Recouvrement Des Creance Cciad [PDF]

Zitiervorschau

Formation :

« RECOUVREMENT DES CREANCES »



Animé par: ALOUACHE Elhachmi Dates: Du 22 au 23 Septembre 2021

I.

TITRE DU DOCUMENT 1. de créances clients .

22 au 23 Septembre 2021

Contenu I. Titre du document 1. de créances et risques clients .

2 2

I-introduction et généralité

4

II- Définition de la créance commerciale

6

IV- Caractéristiques des créances

15

V-Types de créances

17

VI -Quelles sont les causes de retard ?

20

VII Les principales conséquences du risque clients

25

VIII Recouvrement à l’amiables

29

IX Recouvrement JUDICIARE

38

X- L'affacturage permet le transfert du risque d'impayé

44

XI-Les outils de gestion des créances

46

XIII Quel délai de paiement pour une facture ?

85

XIV L'affacturage

87

XV Comment améliorer la trésorerie de mon entreprise ?

50

Bonjour Citation de Thomas Jefferson Né le 13 avril 1743 en Virginie et mort le 4 juillet 1826, troisième président des États-Unis « celui qui apprend quelque chose de moi enrichi son savoir sans réduire le mien, tout comme celui qui allume sa chandelle à la mienne se donne de la lumière sans me plonger dans l’obscurité  »

I . INTRODUCTION ET GÉNÉRALITÉ I .1 Contexte économique actuel et généralité L’importance du sujet pour toute Entreprise est important du fait qu’il peut représenter en moyenne entre 30% et 50% du montant total de l’actif en fonction de la nature de l’activité de l’Entreprise. Ce qui montre la préoccupation des Entreprises pour son traitement d’une façon prioritaire . En effet les impayés constituent l’une des principales causes de défaillance des Entreprises. La problématique du recouvrement de créances est au cœur des préoccupations des Entreprises confrontées à un débiteur non solvable et non crédible. Dans un tel cas comment récupérer sa créance.

L’ impayé ne doit pas être une fatalité Il existe une multiplicité de solutions, aux contours parfois mal définis, et souvent concurrentes entre elles : recouvrement amiable, assurance crédit, externalisation du poste client, recouvrement précontentieux et judiciaire… Les démarches et voies d’actions choisies doivent correspondre à la spécificité de chaque situation. Les critères à prendre en compte concernent en particulier le statut du débiteur, son patrimoine et le montant de la créance. En ces temps où l’économie est e n c r i s e d e c r o i s s a n c e , le recouvrement des créances commerciales est un élément-clé dans la gestion d’une Entreprise. Bon nombre de chefs d’Entreprise l’ont appris à leurs dépens avec la crise : il ne suffit pas de facturer, il est primordial pour l’équilibre financier d’une Entreprise que le chiffre d’affaires se transforme en cash. Bien souvent, les clients ne paient qu’après une action menée par les personnes chargées du recouvrement des créances. Le recouvrement des créances commerciales soit le plus efficace possible, il est nécessaire d’avoir établi des conditions générales de vente suffisamment explicites sur les aspects de transfert de propriété, de garantie contractuelle, de délai de résiliation… Ces conditions générales de vente accompagnées du bon de commande dûment validé et du bon de livraison seront le socle de tout travail de recouvrement. En fonction de l’importance du montant de l’affaire réalisé avec un client, il peut être judicieux d’avoir une politique de risque et d’anticiper les éventuels problèmes de recouvrement. C’est pour cela que le travail de recouvrement des créances commerciales nécessite la mise en place de process bien définis dans le temps avec des actions associées à chaque étape pour facilité le travail des personnes en charge du recouvrement. Les indicateurs de suivi du recouvrement des créances commerciales sont bien sûr le délai

moyen de paiement des clients qui est à mettre en parallèle avec celui des fournisseurs afin de garantir le bon équilibre du BFR de l’Entreprise ; de plus, l’analyse de la balance âgée permet de suivre l’ancienneté des créances et d’adapter le niveau de ses actions de recouvrement en fonction de l’ancienneté de la créance. En matière de recouvrement, il est important d’aller vite car plus le temps passe, p lus la capacité à recouvrer s’amenuise ; en effet parfois les pièces s’égarent, les interlocuteurs changent et l’historique se perd. De plus, il est plus économique de recouvrer à l’amiable que d’entrer dans le recouvrement contentieux qui nécessite des compétences particulières et un formalisme plus contraignant. Enfin, une bonne communication avec les équipes commerciales est un facteur-clé de succès dans le process de recouvrement : les commerciaux sont quotidiennement en contact direct avec les clients et sont bien souvent une source précieuse d’informations. En conclusion, la mise en place d’un recouvrement des créances efficace n’est pas très compliquée et contribue de manière importante à une meilleure gestion de l’Entreprise en améliorant sa capacité d’autofinancement. A chacun des postes de l’Entreprise d’être vigilant sur la santé de ses clients : du service commercial au service financier. Alors que la crise financière a conduit au resserrement des marges, les Entreprises sont contraintes de surveiller au plus près leur poste clients et doivent impérativement identifier des solutions concrètes et adaptées. Les transactions commerciales ont lieu dans un univers d’Entreprises large et complexe et incertain L’ensemble des créances de l’Entreprise, créances récentes en cours de délai « normal » de paiement, créances échues, impayés considérés recouvrables, et créances passées en pertes constituent ensemble le poste clients. L’organisation des processus internes à mettre en place pour en assurer la bonne gestion devront être adaptées et distinctes pour ces différentes catégories de créances. La gestion de ce poste est vitale pour toute Entreprise. Une gestion organisée des relations clients, des délais de paiement, des encaissements et du recouvrement des impayés est indispensable et contribuera à pondérer l’importance de ce poste à l’actif du bilan. Dans le contexte économique actuel, de nombreuses sociétés éprouvent des difficultés à régler leurs dettes, en particulier dans une situation économique difficile. De fait, une grande quantité d’Entreprises retardent leurs paiements afin de disposer de suffisamment de fonds de roulement et de pouvoir maintenir leur cycle d’exploitation. Parallèlement, le nombre

d’insolvabilités augmente. Dès lors, les Entreprises en attente de paiement peuvent soit faire le choix d’investir dans des ressources internes et relancer leur client, soit faire appel à une aide externe en s’adressant à des sociétés et à des experts (avocat , experts judiciaires , sociétés d’assurances etc ) chargés de recouvrement de créances. I 2 Gestion des créances La gestion des créances on peut la cerner sous différents angles : Aspect économique Aspect commercial Aspect financier Aspect juridique Aspect humain Sur le plan économique La gestion des créances peut engendrer des surcoûts aussi bien pour le créancier que pour le débiteur. Pour le créancier, la gestion des recouvrements engendre des surcoûts administratifs et financiers par la mise en place des moyens humains et matériels et tous les frais de justices et de pertes de clients éventuellement. Pour le débiteur, il risque de perte d’un bon fournisseur en favorisant le concurrent et peut engendrer des frais financiers supplémentaires Sur le plan commercial : D'une manière générale, on entend par « poste clients » l'ensemble des créances commerciales de l'Entreprise. C'est-à-dire celles engendrées par la vente régulière de biens ou de services, matérialisées par les factures clients.

La gestion des créances met en relation l’Entreprise avec ses clients, par la vente des produits ou de services à crédit avec un échéancier de remboursement contre une partie monétaires. La naissance de cette créance généralement est un facteur de fidélisation de la clientèle et peut générer une augmentation de chiffre d’affaire et par conséquent l’amélioration des différents indicateurs de gestion à savoir l’amélioration des marges commerciales , de la valeur ajoutées et des résultats financier notamment les capacités d’autofinancement la CAF . Néanmoins, cette augmentation du chiffre d’affaire se fait au détriment de la trésorerie à court terme. Sur le plan comptable et financier D'un point de vue comptable et financier, le poste clients se caractérise par l'ensemble des comptes comptables de la classe 41 (« clients et comptes rattachés »), relatifs aux factures de vente non encore réglées par les clients concernés. Leur montant total apparaît à l'actif du bilan de l'Entreprise, sous la rubrique « créances clients et assimilées », et apparaît souvent comme un actif important du patrimoine des Entreprise, car il correspond in fine aux crédits qu'elles consentent à leur clientèle. Dans la pratique, ce montant représente 30 à 50 % de l'actif total ; ce qui est loin d'être négligeable et même atteindre parfois 60% . Sur le plan juridique La créance est un droit, appartenant au créancier, ou « titulaire de la créance », d’obtenir paiement de la part du débiteur, dans les conditions spécifiées lors de la conclusion de l’opération. Cette forme de transaction est matérialisée par des formes de documents réglementaires et juridiques justifiant la transaction et la créance négociée. Le non respects des clauses contractuelles et des relations commerciales peuvent engendrer des litiges qui seront régler soit à l’amiable ou par la justice d’où l’intervention des huissier de justice , des avocats des juges etc

Sur le plan humain Cette relation client met en relation des êtres humains, avec des relations de confiance, de crédibilité, de confiance qui engendre des négociations à l’amiables .La qualité des relations humaines entre les deux partenaires peuvent régler les litiges et les conflits et éviter de recourir à la justice.

II- DÉFINITION DE LA CRÉANCE COMMERCIALE Les créances client sont l’ensemble des sommes dues à une entreprise dans le cadre de ses ventes de marchandises ou de ses prestations de services. Pour que la créance soit reconnue comme telle, il faut que : -

le bien ou le service aient été fournis au client

-

que la facture correspondante ait été émise

-

que la contrepartie financière, le règlement, n’ait pas encore été perçue par le fournisseur.

La créance cour à compter de la date de fourniture des marchandises, ou de l’exécution de la prestation de services, ou de l’octroi d’un crédit ou service bancaire. A cet effet, la signature d’un bon de livraison, d’une facture acceptée, ou d’un document certifiant la réalisation de la prestation est vivement recommandée. La créance devient exigible et recouvrable dès lors que le délai de paiement a été dépassé.  Ce délai résulte d’un accord entre la banque ou le fournisseur et le client en amont de la transaction commerciale. Dans la plupart des cas, le droit limite ce délai à 45 jours fin de mois, ou 60 jours à compter de la date de facturation (toutefois des exceptions existent comme dans le milieu des transports, ou lorsqu’il s’agit de denrées périssables). Si aucun accord n’a été pris entre les deux parties, un délai de 30 jours est considéré comme acquis au créancier ses délais sont propre au procédures internes de l’entreprise ou de l’établissement bancaire. La créance peut être contractée indifféremment par une personne physique ou par une personne morale. Juridiquement parlant, la créance est le droit que détient une personne morale ou physique, c’est à dire le créancier, auprès de son débiteur. Pour s’acquitter de sa dette, ce dernier doit verser la somme correspondant à la prestation ou à la fourniture prévue. La créance résulte

donc d’une facture comptable émise par le créancier à un client en contrepartie des engagements qu’il prend. Selon l’ Art.2.du règlement de la banque d’Algérie Nº14-03 du 16 février 2014 relatif aux classements et provisionnement des créances et des engagements par signature des banques et établissements financiers, il est entendu par créances au sens du présent règlement, l’ensemble des crédits accordés aux personnes physiques ou morales, inscrits au bilan des banques et établissements financiers.

Du point de vue gestion de risque, tout crédit est une anticipation de revenus futurs et tout crédit comporte le risque que ces revenus ne se produisent pas et qu'aucun remboursement ou bien seulement un remboursement partiel n'ait lieu à l'échéance.. Ce risque appelé risque de contrepartie est essentiel dans l'activité bancaire d'intermédiation et sa bonne gestion est pour toute banque une préoccupation majeure. Cette gestion comporte en fait trois dimensions, une fonction « distribution de crédit » bien intégrée dans l'organisation de la banque, réévaluation du risque pressenti par la contrepartie et la prévention du risque. La créance peut être contractée indifféremment par une personne physique ou par une personne morale.

II.

CARACTÉRISTIQUES DES CRÉANCES CARACTÉRISTIQUES DES CRÉANCES

II- 1 Caractère liquide de la créance : Une créance est liquide lorsqu’elle est évaluée en argent (généralement dans la monnaie ayant cours dans le pays concerné) ou lorsque son titre contient tous les éléments qui permettent une telle évaluation monétaire. Seule une créance revêtant ce caractère peut faire l’objet d’une mise en demeure. Le montant à recouvrer doit être connu et déterminé. Une créance liquide doit être définie dans son montant. La somme à recouvrer doit être calculée. Réclamer une fourchette de prix « entre 100 et 200 KDA» ne peut constituer une créance liquide. Le montant à recouvrer doit être connu , déterminé et rappelé sur le document servant de base au recouvrement : -

Contrat ou convention

-

La facture,

-

un rôle d'imposition,

-

une contravention...

II-2 Une créance exigible Une créance est exigible dès lors que son terme est arrivé à échéance. Elle ne peut être réclamée que lorsque la date à laquelle elle devait être payée ou exécutée est arrivée. Avant cette date, aucune mise en demeure efficace n’est possible. Un paiement à la date d'exigibilité constitue le recouvrement normal. Il faut attendre que la créance soit exigible avant d'agir. Une créance exigible signifie que celle-ci est arrivée à échéance, que le terme est à échoir ou échu. Souvent la créance devient exigible à la facture. 

Après la date d'exigibilité d'un impôt, celui-ci est majoré.



Loyer à chaque fin de mois. Exemple : Une créance arrive à échéance le 30 mars. Le 29 mars, aucune mise en demeure n’est possible. A partir du 30 mars, une mise en demeure est possible par le créancier.

II –3 Relation Créancier - Débiteur 1. Relation créancier –Débiteur Celui qui doit payer la créance s'appelle le débiteur. Mais lorsque la créance n'est pas payée à sa date d'exigibilité, elle devient un impayé. C'est là qu'intervient la question du recouvrement. Le débiteur est lié au créancier, du fait de la créance que celui-ci détient à l'encontre du débiteur. a une créance 1. Créan

2. Débite

cier

ur a une dette

La relation entre le créancier et le débiteur peut naître de plusieurs situations. Normalement, ils sont liés par un contrat. Mais cela peut aussi être le fait de l'État. 2. Le contrat La première cause de la relation entre créancier et débiteur est la conclusion d'un contrat.

Le contrat peut être écrit ou oral. Mais définir d’une façon plus précise les termes du contrat facilitera d'autant son exécution et son recouvrement. Ces étapes évitent les contestations liées à la réalisation même de la prestation. La spécificité des banques ou des organismes financiers réside dans le fait qu’ils émettent des créances sur des contrats portant sur des produits ou des services financiers dont les bénéficiaires n’ont pas honoré le remboursement. La prestation conclue par le contrat doit être la plus détaillée possible comme les conditions et les modalités de remboursement, précisions des échéances de remboursement 3. Le débiteur du fait de la loi La relation peut également naître de la décision d'une autorité publique. Exemples : État pour les impôts ou contraventions ; collectivités locales pour certaines taxes (droit de place, enseignes. 4. La fin de la relation créancier/débiteur La relation entre le créancier et le débiteur n'a pas vocation à s'éterniser. Le recouvrement doit y mettre un terme. La relation créancier/débiteur prend fin avec le paiement de la créance: lorsque le paiement du débiteur intervient dans les conditions normales (dans sa totalité et à la date d'exigibilité), il s'agit d'un recouvrement normal. À défaut le créancier devra faire face à un impayé. Un recouvrement amiable, voire contentieux devra être envisagé contre le débiteur. 5. Paiement

La relation entre le créancier et le débiteur n'a pas vocation à s'éterniser. Le recouvrement doit y mettre un terme. La relation créancier/débiteur prend fin avec le paiement de la créance: Lorsque le paiement du débiteur intervient dans les conditions normales (dans sa totalité et à la date d'exigibilité), il s'agit d'un recouvrement normal. À défaut le créancier devra faire face à un impayé. Un recouvrement  contentieux devra être envisagé contre le débiteur. La vente et le paiement sont deux choses différentes. Dès lors que le produit a été livré, ou la prestation rendue, il y a vente, le chiffre d'affaires est comptabilisé. Le nonpaiement n'annule pas le chiffre d'affaires, mais augmente le volume des créances.

VI RISQUES ET ENJEUX DE GESTION DU POSTE CLIENTS Dans les métiers de la banque, le risque est un élément quotidien. En effet l'activité principale de la banque étant de distribuer du crédit, le risque de non remboursement est omniprésent. Le crédit est une opération récurrente surtout dans notre environnement ou la liquidité est presque chose inexistante chez les clients (entreprise, particulier). En effet, ceux-ci ont toujours des besoins à satisfaire comme le financement de leur exploitation ; de leur consommation le paiement des salaires et impôts ; etc. Par conséquent la relation banque client s'exprime mieux dans les facilités c'est pourquoi la banque doit fixer des limites pour contrecarrer les excès et le défaut pouvant survenir durant la relation. En général, le principal défaut supporté par la banque est le risque de crédit qu'il doit circonscrire par une bonne définition et une bonne analyse à fin d'en avoir une mesure assez correcte lorsqu'elle prête à tel ou tel client particulier ou entreprise) le risque de crédit est fonction du crédit accordé et l'analyse de ce risque à un rôle primordial dans la gestion du risque de crédit. En effet au niveau avec les impayés ma banque est confronté à différents risques à savoir :   

Les Risques Financiers et de Gestion Risque Commercial et Risque Réglementaire Risque organisationnel

Les Risques Financiers Risque de perte d’actif  La perte d’une créance client est une diminution du patrimoine de l’Entreprise  Une provision pour dépréciation des comptes clients est également une diminution du patrimoine de l’Entreprise  Lorsque le poste clients augmente, la Trésorerie de l’entreprise diminue  La perte d’une créance client annihile tous les efforts de l’Entreprise de l’achat, à la production et à la vente du produit ou du service correspondant  La perte d’une créance client est un « sinistre » financier pour l’Entreprise  Les pertes sur créances clients atteignent l’image de « bonne » gestion de l’Entreprise

Risque de marge  La gestion des créances clients fait supporter des charges impactant la marge de l’Entreprise :  Coût interne d’administration –

Charges du personnel

– Frais de gestion  Coût externe de couverture et de contentieux –

Assurance crédit

– Frais de procédures – Coût de financement  Plus la marge bénéficiaire de l’entreprise est faible , moins celle-ci peut absorber une perte et/ou un coût de détention de créance.  Plus le risque client est important, plus la marge faite avec ce client doit être importante

Risque de trésorerie •

La durée du crédit peut entrainer  Un déséquilibre du bilan – Recours accru à l’endettement  Une impasse de Trésorerie –

Dérive des délais de règlement , décalage de flux

– Insuffisance des lignes de crédits bancaires  Un risque de faillite – La durée du crédit client conditionne l’exposition au risque •

La défaillance du client est un facteur aggravant pour l’Entreprise

Risque commercial et risque réglementaire •

Trop grande dépendance de quelques clients

•

Trop d’engagements sur les clients à risque

•

Perte d’un gros client – Répartition des risques – Non-conformité par rapport aux obligations légales (facturation, droit de la concurrence, règles internationales…) – Application des lois

Risque organisationnel •

Trop grande mobilisation sur les mauvaises créances : – Temps passé – Énergie perdue – Investissement dans la conquête de nouveaux clients… insolvables

•

Présentation d’une image POSITIVE de l’entreprise qui négocie ses conditions de vente et sait se faire payer !

VI -QUELLES SONT LES CAUSES DE RETARD ?  Les motifs de non-paiement L’essentiel des motifs de non –paiement pour des causes internes sont résumés dans le tableau suivant : Raison de l'impayé

Exemples

Causes

Problème de libellé, de prix, manque le numéro de commande...

Processus de facturation déficient, contractualisation pas assez claire...

Problèmes de trésorerie du client

Le client n’a pas les moyens financiers de payer ses factures

Lacunes dans l’appréciation de la santé financière de ses clients et l’adaptation des conditions de paiement (réduction des délais de paiement, obtention de garanties…)

Livraison non conforme au bon de commande

Livraison incorrecte ou incomplète

Problèmes logistiques. Lacunes dans la gestion et le traitement des commandes.

Qualité déficiente

Produit défectueux

Problème de production ou si celle-ci est externalisée de contrôles qualités sur les livraisons fournisseurs

Blocage coté comptabilité fournisseurs du client

Validation manquante dans un système, blocage administratif…

Facture incorrecte ou incomplète

Lacunes dans la qualité de la relance client. Le chargé de recouvrement doit comprendre l’organisation et les processus de validation des factures de ses clients afin d’intervenir auprès du bon interlocuteur et au bon

moment pour débloquer les paiements. ...

 

 

 A chaque retard de paiement correspond une cause interne à l'entreprise qui a réalisé la vente. Croire que les retards de paiement ont des causes externes est une faute qui a deux conséquences majeures : 

Rien n’est fait pour améliorer la balance âgée et la trésorerie.



L’opportunité d’amélioration des processus internes grâce aux factures impayées n’est pas exploitée, car ignorée.



Comment mettre en œuvre cette amélioration ?

Première étape : identifier les causes des retards de paiement. Identifier pour chaque facture en retard la raison du non-paiement. Ce travail de qualification des pièces comptables est indispensable pour évaluer les principaux dysfonctionnements. 1.

Qualifier les factures en retard avec un « statut » correspondant à la cause du retard de paiement.

2.

Quantifier les statuts sur la base du montant des factures et leur nombre

Exemples de statuts par typologie : A. Problème de facturation : 

mauvais libellé



information manquante (numéro de commande…)



facturation tardive ou anticipée



problème de prix

B. Litige sur la livraison ou la prestation réalisée 

problème de qualité



problème de quantité



ne correspond pas à ce qui a été commandé

C. Problème administratif 

processus comptabilité fournisseurs incompris ou non pris en compte



problème sur les conditions de paiement qui s’appliquent à la vente

D. Problème de solvabilité de l’acheteur 

problème de trésorerie



dépendance financière



entreprise en situation de défaillance ou proche de la défaillance

E. Absence de relances efficaces 

laxisme dans le recouvrement des créances



relances dirigées vers le mauvais interlocuteur

Deuxième étape : consolider les résultats  Une fois les pièces comptables qualifiées, un tableau récapitulatif permet de prioriser ses actions d’amélioration des processus internes sur les causes les plus significatives en nombre de factures et en valeur. Exemple de tableau de synthèse par ordre de priorité

Statut A. Absence de relances B. Litige livraison / prestation

Montant cumulé

Nombre de

Nombre de

KDA

factures

clients

32 400 KDA

56

34

45 600 KDA

58

18

C. Problème solvabilité

24 500 KDA

14

8

D Problème facturation

16 500 KDA

20

10

E. Problème administratif

2 500 KDA

4

3

 3 processus majeurs sont à améliorer : 

A Absence de relances » processus de recouvrement



B. Litige livraison / prestation » processus logistique



C Problème solvabilité » processus de gestion du crédit client

III- Le processus de la gestion Le processus de la gestion des créances consistera à suivre par conséquent, la vie de la créance, des mesures d’anticipation et de prévention, qui doivent précéder sa naissance, jusqu’à l’exécution judiciaire et la gestion de la créance après déclaration de cessation des paiements du client. De même, l’entreprise veillera à définir de manière précise et claire les règles contractuelles qui régiront la relation commerciale. Anticipation : Les objectifs des mesures préventives est de : -

Réaliser

pour

chaque

client

un

dossier

sans défaut de la prise de

commande jusqu'au parfait paiement -

Faire savoir à vos clients, tout au long de la relation commerciale, que la rigueur de vos procédures internes et documents contractuels ne leur laisse aucune marge de discussion et que vous disposez de moyens efficaces et rapides pour les contraindre au paiement

Le but de l’anticipation est de : -

Faire de la prévention l'impayé un véritable projet collectif

-

Elaborer une procédure unique, adaptée et complète de formalisation de la commande et de suivi des créances

-

Assurer la cohérence entre les différents intervenants

Pour cela il faut assurer les moyens suivants : -

Analyse de vos habitudes commerci ales, documents contractuels et impayés

-

Rédaction de vos contrats et lettres types

-

Implication et formation de votre personnel

Cette anticipation permet les améliorations suivantes : : -

Diminution des impayés

-

Gain de temps

-

Maîtrise de la relation client

-

Image de sérieux et de qualité

-

Contentieux bien préparés

Contractualisation : Le contrat est le résultat de la commune volonté des deux parties .La plupart des créances naissent d’in contrat entre deux parties . c’est un accord écrit par les parties celles-ci pourront se référer et contrôler les engagements de chacune des parties . Des clauses sont prévue en indiquant la marche à suivre et éviter les incidents éventuels pour éviter les litiges . Les parties ont intérêt à anticiper sur des événements qui pourront se produire et à prévoir les mesures correctives .En ce mettant d’accord sur ces conditions à l’avance et se prémunir contre toute forme de déstabilisation de la relation commerciale et éviter les effets de surprise. L’accent sera sur les dispositions contractuelles qui ont une incidence sur le recouvrement des créances nées du contrat : les clauses applicables en cas de non-exécution ou de mauvaise exécution par le débiteur. Une fois que la banque a pris toutes ses dispositions, elle passe à la contractualisation des contrats en connaissance de causes. Garantie : Prévoir une garantie pour assurer la sureté de la créance par différents moyens hypothèques, cautions, nantissements, des avances commerciales, des gages pour garantir le recouvrement et éviter éventuelle ment les défaillances due à une liquidation ou un redressement judiciaire. L’étude des garanties constitue un moyen incontournable pour éviter un maximum de risque client et un moyen de sureté du recouvrement des créances.

Gestion interne des créances : recouvrement à l’amiables La gestion interne des créances constitue un aspect très important dans le processus de la gestion de créances. Sur le plan organisationnel, de voir la place et ‘l’importance qu’‘occupe de la fonction et des recouvrements de créances dans l’organigramme de l’entreprise. de voir également les

relations de cette fonction avec les autres fonctions de l’entreprise notamment avec la fonction gestion de la clientèle et la fonction financière. Les outils de gestion de la fonction recouvrement comme les tableaux de bord, les rapports d’activité de suivi sur tous les plans et notamment faire ressortir l’évaluation de la performance de cette activité. La gestion et la tenue des dossiers clients, l’archivage. Tenir un fichier à jour des clients mauvais payeurs .Gérer ses impayés nécessite une bonne gestion de la part du responsable des recouvrements. Ce dernier doit être capable, à tout moment, de dresser la liste des factures payées et impayées et doit tenir un registre de ses clients mauvais payeurs. Ainsi il pourra, par la suite, refuser de contracter avec ces derniers. Prévoir des mises à niveaux et des formations adaptées et opérationnelles sur le recouvrement des créances et la gestion des risques clients et initiations au logiciel et applications informatiques liées à cette activité. Le créancier gère lui-même ses impayés par l’intermédiaire de son service contentieux. Celui-ci contacte le client par téléphone ou envoie une lettre de relances et mise en demeure Contact direct , , jusqu’ ‘à l’injection à payer .cette phase constitue le règlement à l’amiable . La constitution et la Gestion des documents inhérents aux clients L'unité doit disposer et gérer impérativement : •

la fiche client

•

le dossier client

•

le compte client

La fiche client Elle doit être établie par la structure commerciale et doit comporter : a) des informations administratives sur le client •

coordonnées

•

nom et filiation des responsables

•

mode de règlement

•

renseignement bancaires

•

lieu de livraison

•

adresse de facturation

b) des informations économiques sur le client •

Produits achetés

•

Section d'activité

•

Chiffre d'affaire potentielle

c) l'Historique des relations avec l'Entreprise

•

Commandes antérieures

•

Autres informations

Première partie : identification du client Classement par ordre d’importance •

raison sociale

•

n° de compte bancaire

•

coordonnées des responsables

•

adresse du siège de l'Entreprise cliente

•

adresse des lieux de livraison

•

conditions de paiement et domiciliation bancaire.

•

Une codification des clients est jointe en annexe.

Seconde partie Nature des opérations (mouvements) classées par ordre chronologique (Comptabilité). •

Montant des mouvements

•

Débit, montant des créances

•

Crédit, règlement effectués et les avoirs consentis au client

•

Le solde

Le compte client doit être constamment mis à jour et n'est, en aucune façon, un document réservé seulement à la fonction comptable II représente un moyen privilégie de mesurer la solvabilité du client et le degré de relation commerciale que l'on a avec lui. Politique de Crédit Les modalités de paiement et les formes de crédit à adopter sont fonction : •

du degré de solvabilité et de crédibilité du client

•

de l'importance et de la fréquence des achats

•

de la catégorie ci laquelle appartient le client

•

de la nature des produits

Il convient d'ajouter que le même client peut être servi autant de fois qu'il le souhaite pour peu qu'il fournisse les titres de paiement exigés et que l'on ait pris la précaution d'en vérifier la validité auprès de la banque, en s'assurant que l'unité ait encaissé de façon effective le paiement en cours Le classement se fait d'abord en fonction de la solvabilité des clients Les clients peuvent se décomposer en deux catégories •

les clients actuels de l'Entreprise,

•

les nouveaux clients.

Les clients actuels Ceux-ci peuvent être classés en trois sous-catégories :

•

le client solvable

•

le client ayant enregistré une défaillance exceptionnelle dans le respect de son

engagement de règlement •

le client douteux

Le client solvable est considéré comme client solvable tout client qui règle ses achats à la période fixée et avec lequel l'Entreprise n'a aucune difficulté à recouvrer ses créances. A cette catégorie de client et lorsque le crédit est consenti, il est recommande de recourir à la mise en place de traites simples. Les administrations publiques qui dispensent une fonction de service publique et qui font partie de l'état puissance publique entrent dans cette catégorie. Le crédit que l'unité commerciale peut consentir peut aller au maximum jusqu'à 30 jours sous la synchronisation et l'harmonisation de la Direction Commerciale, étant entendu qu'il convient de rechercher le paiement cash. Cependant, pour les produits à rotation lente et les surstocks, l'unité pourra consentir des délais de paiement plus importants pouvant aller jusqu'à 90 jours dont les modalités pratiques sont précisées ci-dessous Le client exceptionnellement détaillant Un client solvable n'est pas à l'abri d'une défaillance qui peut provenir de la banque ou involontairement de lui-même (chèque retourné impayé par erreur de la banque ou par méconnaissance de sa situation de trésorerie) Dans ce cas, il est laissé la possibilité au Directeur de l'unité d'apprécier si le client peut bénéficier a l'avenir des mêmes dispositions relatives aux clients dits solvables. Si telle est l'éventualité, le client devra au préalable régulariser sa situation avant de prétendre à un quelconque crédit Si, par contre, le Directeur de l'unité considère que le client ne présente plus les garanties nécessaires, ce dernier entre dans la catégorie des clients insolvables. Le client insolvable Est considéré client insolvable tout client dont la crédibilité bancaire n'est pas garantie et avec lequel le risque de non-règlement de ses achats est réel ou dont le titre de paiement est retourné impayé, sauf cas prévu au point L'Entreprise devra se prémunir contre ce risque en exigeant du client un paiement par virement, chèque de banque ou certifié Dans tous les cas, un rapprochement avec la banque est nécessaire pour s'assurer de la fidélité et de l'authenticité de ces titres de paiements, notamment pour les nouveaux clients qui souhaitent procéder à l'enlèvement le mercredi, le jeudi ou le samedi

Les clients nouveaux Cette catégorie peut elle-même être classée en deux le client nouveau solvable : le client nouveau dont l'Entreprise n'a aucune connaissance. Client nouveau solvable : Est considéré client nouveau solvable tout client dont la réception et la solvabilité sont jugées bonnes après vérification auprès des organismes bancaires et commerciaux. Il peut s'agir d'un client nouveau que l'Entreprise veut gagner et qui a été introduit par des agents dûment habilités de l'Entreprise comme il peut concerner les administrations publiques. Dans tous les cas. la solvabilité du client devra être vérifiée et clairement établie. Client nouveau non connu de l'Entreprise Il s'agit ici, de client dont on ne peut apprécier la solvabilité cl avec lequel, il existe un risque de non règlement des achats L'Entreprise devra se prémunir contre ce risque, jusqu'à ce que la fidélisation et la solvabilité du client auront été mises en évidence, de la façon suivante : •

remise d'un chèque de banque

•

vérification de l'authenticité du titre de paiement avant toute livraison de marchandises

Dossier créance Le dossier créance doit comporter obligatoirement, entre autres, les pièces suivantes : •

Bon de Commande (signé par le Gérant pour la SARI.,)

•

Copie de facture

•

Bon d'Enlèvement avec accusé de réception et références de la personne ayant

enlevé la marchandise •

Copie des relances de recouvrement

•

Reconnaissance de la dette

Chaque structure doit ester en justice (présentation des dossiers de créances à l’avocatconseil immédiatement après constatation du non-respect des délais, par les clients ou en cas de contentieux lié à la remise d'un chèque retourné impayé) afin de préserver les intérêts de l'Entreprise. Politique de Marge Les conditions de ventes peuvent varier selon que les produits sont •

des produits à rotation normale

•

des produits présentant des difficultés d'écoulement

Dans le cadre d'une gestion saine et rigoureuse, il y a lieu d'éviter la production de grandes quantités de produits à rotation lente, et d'autres part, d'éviter les ruptures de stock.

Une gestion efficiente des stocks nécessite un suivi permanent de la rotation des stocks ainsi que les moyennes mensuelles des sorties de chaque produit. Pour les produits à rotation normale, la vente doit se faire par bon de commande aux différentes catégories de clientèle avec la marge réglementaire. Pour les autres produits en sur stocks et a rotation lente, qu'il faut Préalablement identifier, il y a lieu de mettre en place de préférence une convention commerciale telle que définie ci-après. Contractualisation des relations Il est à systématiser au maximum la contractualisation des relations commerciales de M avec les différentes catégories de clientèle y compris notamment avec les distributeurs agréés, en mettant en place une convention commerciale qui porterait sur les points essentiels suivants : •

conditions de ventes

•

délai et retard de paiement

•

transport

•

obligations de l'acheteur

•

obligations du vendeur

•

litige

•

force majeure

•

mise en vigueur et délai de la convention

•

modification

Le modèle actuel du contrat M/ clients conventionnés reprend l'ensemble de ces points. Ristourne accordée Un barème de ristourne aux clients conventionnés est appliqué par M afin d'encourager cette catégorie de clientèle à la distribution de ses produits à travers le territoire national. Recouvrement des créances Il est à souligner que la créance est d'essence commerciale et relève par conséquent de la responsabilité du commercial et non pas de la comptabilité, qui. elle, est chargée de l'enregistrement comptable Des rapprochements périodiques (tous les Mercredi) doivent être fait entre les fonctions commerciales, et comptables et des situations doivent être établies avec procès-verbal à l'appui. Constitution de cellules de recouvrement et suivi particulier de la part des responsables des unités commerciales, mais également au niveau du siège entre les Directions Commerciale, Financière et Comptable et Administration Générale. Les agents de recouvrement doivent faire viser à chacune de leurs visites, la reconnaissance de la dette par le client débiteur

La situation de ces créances doit comporter, entre autres les informations suivantes : nature de la créance •

montant de la créance par âge et par nature

•

créances par famille de clientèle (clients, conventionnés, collectivités.

, particuliers etc.... ) •

les coordonnées du client (Raison sociale, adresse)

•

Copie de reconnaissance de la dette ou un procès-verbal contradictoire dûment visé

par le client La cellule recouvrement de l'unité commerciale doit tenir à jour l'ensemble des pièces justificatives se rapportant aux créances pour permettre d'engager toutes actions et relances de recouvrement avec la célérité et la diligence voulues. Un titre de paiement non honoré à l'échéance obéit aux mêmes dispositions que celles des chèques impayés Les unités commerciales sont tenues de transmettre les situations mensuelles reprenant ces informations à la Direction Commerciale pour consolidation, analyse et action de recouvrement appropriée à engager Gestion des chèques impayés Les chèques remis par la clientèle en règlement de leurs factures doivent être déposés auprès de la banque pour encaissement au plus tard dans les deux jours ouvrables qui suivent leur réception par l'unité commerciale ou la succursale. 1 - Première phase Pour assurer un suivi rigoureux des chèques remis pour encaissement à la banque, il est primordial d'établir mensuellement les états de rapprochement bancaire Les chèques remis a l'encaissement, non positionnés par la banque dans les délais ci-après, doivent faire l'objet d'une réclamation écrite auprès de l'agence bancaire de domiciliation de la structure de l'Entreprise qui a réalisé la vente . •

Le lendemain de la remise de chèques à la caisse de l'agence de domiciliation.

•

02 jours calendrier suivant la date de remise des chèques sur les autres agences de la

même banque de la même place •

02 jours calendrier suivant la date de remise de chèques sur les autres banques de la

place •

08 Jours calendrier suivant la date de remise de chèque sur les agences de la

banque en d'autres places •

12 Jours calendrier suivant la date de remise de chèques sur d'autres Banques en des places où la banque n'est pas installée.

Deuxième phase

Une fois le chèque impayé récupéré par l'agent charge de la relation bancaire, il est remis dans la journée même à la structure comptable de l'unité à l'origine de la vente qui procède a son enregistrement sur un registre pré numéroté ouvert spécialement pour les chèques impayés en consignant les informations suivantes : •

Nom. Prénom ou raison sociale du client.

•

Date de réception du chèque.

•

Montant du chèque,

•

Date de remise à la Banque,

•

Motif du rejet,

•

Date de transmission au service commercial contre décharge

La structure comptable informe clans la journée même le service commercial de l'unité pour mesure conservatoire a rencontre du client débiteur concerné. Troisième Phase Le service Commercial de la structure qui a réalisé la vente, une fois le chèque impayé en sa possession doit, dans les 48 heures qui suivent, saisir le client concerné par fax et confirmer par lettre recommandée avec accusé de réception en vue d'une régularisation de sa situation par la remise d'un chèque de banque ou un virement bancaire en compensation du montant de l'impayé ainsi que les différents frais occasionnés (notamment les frais de banque et frais de courrier...) Tout client dont le chèque est retourné impayé doit faire l'objet d'une mesure conservatoire de suspension immédiate des ventes tout en l'invitant à régulariser sa situation sans délai. Après 48 heures, si la régularisation n'intervient pas. les approvisionnements du client concerné sont suspendus immédiatement sur l'ensemble des structures de l'Entreprise, et le dossier transmis à la structure juridique de l'unité qui a réalisé la vente pour engager une action en contentieux au devant de la juridiction compétente Il est à remarquer que la procédure judiciaire ne peut être recevable que si elle est engagée auprès du tribunal de la circonscription prévue dans la convention ou celle du lieu d'établissement du client. Chaque Directeur d'unité Commerciale est tenu d'envoyer aux autres unités et à la Direction Commerciale la liste des clients douteux, tous les 15 jours, en s'assurant de son actualisation et de sa mise a jour a l'effet de généraliser la suspension des ventes à celte catégorie de clients La main levée ne peut être donnée que par le directeur de l'unité a l'origine du blocage ou la Direction Commerciale La main levée ne peut être donnée a un client auteur d'un chèque impayé par le Directeur de l'unité Commerciale qu'après qu'il se soit assuré au préalable :

•

de la régularisation de l'impayé (authentification des moyens de paiement)

•

du calcul et du recouvrement des divers frais liés aux préjudices subis par

l'Entreprise ; il s'agit notamment des commissions bancaires ainsi que des intérêts calculés suivant la formule suivante Montant du chèque impayé X Nombre de jours de crédit X Taux d'intérêts débiteurs/ 36 000 Exemple : Chèque de 10 000 DA remis a l'encaissement le 02/01/2000 au niveau d'une autre agence de la même banque, rejeté le 30/01/2000 pour insuffisance de provision La tentative de règlement a l'aimable n'a pas abouti ; le client n'a régularisé sa situation que le 20/02/2000. Calcul de l'intérêt à appliquer au client : < Nombre de jours de crédit : ( à calculer à partir de la remise à l'encaissement jusqu'à la date de règlement effective) (30 jours J 20 jours) 50 jours Intérêts à faire supporter au client : (le taux d'intérêt débiteur en vigueur fourni par la banque soit 8,5% pour la période considérée) 10 000 DA X 50 X 8,5/ 36 000 - 1 18.05 DA -v Le montant à réclamer au client sera de : Principal du chèque soit : 10 000 DA Frais bancaires : 100 DA par chèque Préjudice financier 1 18.05 DA Observations : Les frais retenus au client en plus du principal du chèque doivent être matérialisés par une pièce de recette pour permettre leur comptabilisation. Quatrième phase : si les tentatives engagées par le service commercial pour le règlement à l'amiable n'ont pas abouti dans un délai n'excédant pas 10 jours calendrier, le dossier complet comprenant les documents suivants : •

le bon de commande du client.

•

la facture commerciale.

•

le bon d'enlèvement et de réception.

•

l'effet de paiement original (chèque).

•

la reconnaissance de la dette du client,

•

le courrier de relance du client pour recouvrement de la créance,

•

la méthode de calcul des intérêts moratoires.

•

le dossier qui a servi à l'établissement de la carte client devant comporter l'extrait de

naissance de la commune d'origine du client pour faciliter les poursuites en citation directe.

•

l'attestation de non paiement délivrée par la banque de M.

Un calcul sur les frais de gestion et les pénalités doit être remis, contre décharge, à la structure chargée du contentieux de l'Entreprise. Chaque unité qui transmet un dossier doit s'assurer de la constitution et du classement du double (copie de l'ensemble des pièces). Cinquième Phase : La structure juridique, une fois le dossier litigieux en sa possession, est tenue d'engager la procédure judiciaire la plus appropriée dans un délai n'excédant pas 10 jours ouvrables. La procédure judiciaire est engagée par les propres moyens de l'unité commerciale lorsque les compétences sont réunies ou en recourant à un avocat qualifié pour une prestation externe Dans tous les cas de figure, les fiais occasionnés par la procédure (frais d'avocat et de gestion) doivent être obligatoirement imputés au client. Ces dispositions doivent être mises en œuvre avec le souci de préserver la clientèle en privilégiant le règlement à l'amiable et de permettre l'amélioration de la trésorerie de l'Entreprise. Codification des clients Principes Il est attribué un Code Unique à chaque client de l'Entreprise. Le code est attribué par l'unité commerciale à laquelle il est rattaché. Chaque client est commercialement domicilié auprès d'une seule structure de M (unité commerciale), Chaque unité commerciale rayonne et déploie ses activités dans une zone géographique délimitée Mode opératoire Documents à réclamer au client (base de la codification) •

Copie légalisée du registre de commerce.

•

Numéro d'identification fiscale.

•

Extrait de Naissance pour les personnes physiques,

•

Statut de la société et pouvoirs donnés à son représentant

Codification a) Contenu et signification des éléments de codification Le code client comprend les parties suivantes : •

02 premiers chiffres: correspondant au code activité de la structure commerciale à

laquelle il est attaché.

•

02 chiffres suivants : représentant le code la wilaya où il est implanté (lieu de son

établissement principal) •

01 chiffre suivant: représentant la catégorie du client

•

03 chiffres suivants: représentant un numéro séquentiel

Il est donné ci-après. •

la liste des wilayas avec leur code

•

le découpage géographique (zones) par unité commerciale.

•

Le code de chaque catégorie de clientèle.

Principe de suivi de recouvrement des créances sur clients Principes généraux Le service de recouvrement de l'unité commerciale doit s'assurer que : a)

Les livraisons des produits rentrent dans le cadre des conventions signées (ou

conclues) entre d'une part, l'Entreprise, et d'autre part, les clients débiteurs. Tous les documents contractuels doivent exister : b)

les factures ont été régulièrement établies et dressées aux clients dans le respect des

clauses contractuelles ; c)

ces factures ont été acceptées par les clients Analyse du compte "Client" (41)

En fin de chaque période comptable (le mois), le compte "clients" doit être analysé. L'analyse de ce compte doit faire apparaître : a)

le montant total des créances recouvrées dans le mois ventilé par :

-

Activité et éventuellement par catégorie de tiers (avec indication du nombre des clients

concernés), -

par ancienneté, délai moyen de paiement, paiement en retard, et par durée des

retards de recouvrement; b)

le montant total des créances en retard de recouvrement ventilé par activité ou

catégorie de tiers et par durée des retards (1 mois, 2 mois, 3 mois, 4 mois, 5 mois, 6 mois et plus de 6 mois) en précisant le nombre de clients en retard de règlement. c)

le nombre de relances envoyées aux clients en retard de paiement, ventilé par activité

et catégorie de tiers. d)

les frais financiers résultants des retards de recouvrement des créances sur clients (à

calculer sur la base du taux des découverts bancaires); e)

le montant des créances en litige ventilé par activité et catégorie de tiers (avec

indication du nombre des clients concernés) .

f)

le montant des créances irrécouvrables ventilé par activité et catégorie de tiers avec

indication du nombre des clients concernés. Ces différents indicateurs de gestion du recouvrement seront comparés chaque mois, à ceux du mois précédent et aux prévisions budgétaires (prévisions des encaissements sur créances exigibles). Le solde du compte "clients" sera rapporté au chiffre d'affaires total réalisé. Cette comparaison peut être faite aussi bien au niveau des codes indicatifs de catégories de tiers qu'au niveau du compte 41"Clients" Les rapports obtenus doivent être exprimés en pourcentage. Ils renseignent sur l'importance ou le taux du chiffre d'affaires non encaissé, c'est à dire des créances sur clients non encore recouvrées. L'analyse du compte "clients" est nécessaire, car elle permet de relancer les clients en retard de paiement de leurs dettes envers l'Entreprise (ou l'unité commerciale) et d'assurer une bonne gestion commerciale Lorsqu'il est établi qu'un montant des créances sur clients est devenu irrécouvrable, il doit être viré au débit du compte 694 "Créances irrécouvrables" par le crédit du compte 470. Les créances litigieuses (ou dont le recouvrement est manifestement incertain) peuvent faire l'objet de constitution de provisions pour dépréciation des créances. Pour que de telles provisions soient admises par l'administration fiscale, il faut: - préciser exactement la nature et l'objet des créances litigieuses, -justifier les motifs qui les rendent probablement irrécouvrables, par exemple: •

extinction du délai de prescription sans qu'une action de justice ait pu suspendre l'effet

: dans ce cas, l'Entreprise a perdu le moyen de recouvrer ses créances même lorsqu'elle dispose de toutes les pièces justificatives

(bons

de

commandes,

lettres de

reconnaissance de dettes, facture reconnue, etc.... ) ; •

absence des pièces justificatives : créance fondée sur une simple commande orale ;

•

"disparition" du client et caractère infructueux des démarches de recouvrement (cas

d'une dissolution d'Entreprise débitrice qui n'a pas payé ses créanciers). Pour être admise en déduction pour l'assiette de l'impôt, les provisions doivent être effectivement comptabilisées, c'est â dire donner lieu à une constatation effective dans les écritures de l'exercice et figurer sur le relevé prévu à cet effet, fourni par l'administration fiscale en même temps que la déclaration de l'IBS.

Les provisions constituées pour dépréciation des créances sont comptabilisées au débit du compte 68 "dotations exceptionnelles aux provisions pour dépréciation des créances" par le crédit du compte 41 "provision pour dépréciation des créances sur les clients" Le suivi des comptes "Clients" devra être fait par un agent n'ayant pas la charge d'enregistrer les opérations de trésorerie relatives aux encaissements sur créances. Les provisions pour dépréciations des créances sur clients devront être approuvées par les responsables de l'Entreprise (Direction commerciale et Direction financière et comptable) L'analyse des comptes "Clients" devra être complétée par celle des ventes. Analyse des ventes Les comptes de la comptabilité récapitulative ne donnent qu'une ventilation sommaire du chiffre d'affaire réalisé, la comptabilité auxiliaire des ventes doit fournir les informations complémentaires. Aussi, la "Production vendue" (71 ) sera, dans le sous-système gestion des ventes et de la clientèle, ventilé par activité et éventuellement par produits fabriques. Cette ventilation sera obtenue par traitement informatique. Grâce à la codification des produits finis vendus. Les informations du sous-système seront saisis et communiquées aux différents utilisateurs "Gestion des ventes et de la clientèle" en deux catégories : -

documents d'entrée au sous-système,

-

documents de sortie au sous-système.

Le sous-système gestion des ventes et de la clientèle : Reçoit -du service commercial, les factures émises et le journal auxiliaire des ventes - du sous-système trésorerie-financement, les règlements des créances reçus des clients ainsi que les acomptes et avances versés par eux Fournit : -

au système budget, les éléments nécessaires a rétablissements des provisions des

encaissements sur créances d'exploitation et des factures a établir -

au sous-système trésorerie financement les informations relatives aux créances sur

clients à couvrir (donc nécessaires a l'établissement du plan de trésorerie ) . : à la comptabilité récapitulative, les mouvements et soldes des comptes ci-dessus indiqués. Facturation

Quels sont les points clés de la facturation d'un point de vue fiscal, réglementaire et commercial ? Comment facturer en évitant les litiges, sources de retards de paiement ? La facturation est une étape essentielle du processus de vente car elle est le carrefour des enjeux financier de l’Entreprise (réalisation du chiffre d’affaire, droit à se faire payer par l’acheteur), légaux (respect des règles de facturation) et fiscaux (TVA, ). Il est par conséquent indispensable que la facture soit juste sur l’ensemble de ces aspects. Si ce n’est pas le cas, elle peut être source de litiges, que ce soit avec le client avec pour conséquences des retards de paiement ou l’administration fiscale (amendes importantes prévues par le code de commerce). Les règles de facturation évoluent fréquemment, il est donc indispensable de se tenir à jour de ses obligations. La réglementation commerciale impose que toute vente de produit ou de prestation donne lieu à une facturation quel que soit le pays de l’acheteur, même si le client est un particulier dès lors que le montant de la transaction est supérieur à un montant défini par la loi ou la procédure interne. C’est au vendeur d’émettre la facture. Quand émettre une facture ? Les factures doivent être émises dès réalisation de la livraison et / ou de la prestation de service. En réalité, un différé de facturation de quelques jours est admis compte tenu des délais administratifs de toute relation commerciale. Exception à cette règle de facturation immédiate, les Entreprises ayant des opérations récurrentes avec leur client au cours d’un même mois peuvent établir une facture récapitulative au plus tard à la fin du mois. Pour cela, l’acheteur doit avoir donné son accord et le principe de la facture récapitulative doit être justifié par la fréquence des transactions. Un bon de livraison doit être cependant émis pour chaque livraison. La facture doit être émise en respectant les délais fixés soit par la loi ou les procédures internes celui au cours duquel s’est produit le fait générateur. Ces obligations légales et fiscales sont cohérentes. Toute facturation anticipée ou tardive est source de litige avec l’acheteur donc de retards de paiement et de pertes de temps et d’énergie pour corriger l’erreur.

Le délai de paiement de la facture. Depuis la mise en application de la, le délai de paiement ne peut dépasser les délais contractuels . Le délai de paiement doit être clairement établi avec l’acheteur dès la négociation commerciale. S’il n’est pas stipulé dans le corps de la facture, la date d’échéance est le résultat de son application. Précisons que le point de départ du délai de paiement est la date d’émission de la facture et en aucun cas la date de réception de la facture, Formalisme d’une facture Les factures doivent être établies en double exemplaire (un pour chaque partie) en langue nationale ou en langue française. Il est aujourd’hui possible de réaliser des factures électroniques en lieu et place des factures papiers. On parle de dématérialisation des factures qui est soumise à des règles strictes. Quelles sont les informations et les mentions obligatoires ? La date d’émission : elle est le point de départ du délai de paiement et est essentielle pour la comptabilité et l’administration fiscale. Le numéro de facture unique et basé sur une séquence continue. Il est impossible d’avoir deux numéros de facture identiques sur le même exercice. La date de la livraison ou de la réalisation de la prestation de service si celle-ci est différente de la date de facture. Les informations concernant le vendeur : Raison sociale, adresse, numéro d’immatriculation au RC, structure juridique, Numéro fiscale. Les informations concernant l’acheteur : Raison sociale, adresse, numéro de fiscal Les informations concernant la transaction la dénomination précise des produits livrés et / ou des services réalisés, la quantité des produits / services, le prix unitaire hors taxe, le taux de TVA applicable,

les réductions et / ou ristournes éventuelles. le montant de TVA à payer par taux d’imposition ainsi que le total hors taxe et le total toutes charges comprises, en cas d’exonération de TVA, la référence à la disposition permettant l’exonération, en cas d’auto-liquidation de la TVA par l’acheteur, une mention relative à l’auto-liquidation telle que « auto-liquidation », la date de règlement calculée conformément au délai de paiement légal et / ou contractuel, les conditions d’escompte pour paiement anticipé par rapport à la date de règlement initialement prévue, le taux de pénalités de retard. Précisions que celles-ci sont dues de plein droit le jour qui suit la date d’échéance de la facture si celle-ci n’est pas payée. Le taux d’intérêt ne peut être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal. Il est par défaut égal au taux directeur principal de la banque centrale . La conservation des factures Les factures originales doivent être conservées pendant un délai de 10 ans par les acheteurs. Le vendeur doit au minimum conserver une copie pendant une même période et ce quel que soit le support utilisé (papier ou dématérialisé). La prescription des factures Les obligations nées entre professionnels dans l’exercice de leur activité sont prescrites 5 ans après la naissance de la dite obligation. Les actions de recouvrement doivent être effectuées durant le laps de temps. A noter que la probabilité de recouvrement d’une créance diminue fortement avec le temps qui passe. Par exemple, seules 60% des factures échues depuis 6 mois sont recouvrées. Que faire en cas d’erreur de facturation ? Si une rectification de la facture est nécessaire suite à une erreur ou à une omission, deux choix sont à disposition du fournisseur : Émettre une nouvelle facture en remplacement de la précédente en faisant référence à l’annulation de la précédente, soit la création d’un avoir faisant référence à la facture initiale. Les sanctions en cas de non respect des règles de facturation Plusieurs services administratifs sont susceptibles de constater des infractions et d’appliquer des amendes qui peuvent être très élevées en fonction de la gravité des faits. Cependant, la première sanction immédiate en cas d’erreurs sur la facture est le refus de l’acheteur de considérer la facture comme étant acceptable, ce qui génère ipso facto des retards de paiement qui perdureront tant que cette dernière n’aura pas été corrigée.

La non émission d’une facture est sanctionné pénalement. La réalisation de fausses factures est considérée comme un délit d’escroquerie et est punie par la loi Conclusion La facturation est le pivot de la relation commerciale dont elle doit être l’exact reflet. Il est indispensable pour des raisons fiscales, légales et de bonne gestion d’être parfait à ce stade clé du processus de vente. Si ce n’est pas le cas, les incidences négatives sont multiples (perte de temps, retards de paiement, détérioration de la relation commerciale, amendes éventuelles…etc.) pour le fournisseur, voire pour l’acheteur. Une facturation de qualité est un des principes de base d’un responsable de recouvrement des créances performant. Facturer juste du premier coup est essentiel ! Externalisation des recouvrements Faire appel à une société de recouvrement permet au commerçant ou à l’entrepreneur créancier de ne pas se disperser et de se concentrer sur son cœur de métier, tout en apportant l’intercession d’un tiers neutre et objectif dont le statut augmente les probabilités de succès. LA SAISIE CONSERVATOIRE Sur présentation soit de l'autorisation du juge ou d'un titre (par exemple lettre de change acceptée et impayée) une saisie conservatoire peut être pratiquée par huissier sur tous les biens mobiliers, corporels ou incorporels, appartenant au débiteur même s'ils sont détenus par un tiers. Ceci va rendre les biens saisis indisponibles, c'est-à-dire que le débiteur ne peut plus les vendre. En cas de saisie sur un compte bancaire les fonds sont bloqués. Ultérieurement, le saisissant impayé, lorsqu'il disposera d'un titre exécutoire (par exemple d'un jugement), va demander la conversion de la saisie conservatoire en saisie exécutoire. Obtenir titre exécutoire Le titre exécutoire peut être défini comme une décision de justice, ou plus largement un acte revêtu de la formule exécutoire, qui permet à un créancier de recourir à l'exécution forcée.

Exécuter Selon de l ‘art 600 de la loi n°08-09 du 25 février 2008 portant code de procédure civile et administrative, l'exécution forcée ne peut être effectuée qu'en vertu d'un titre exécutoire. Les titres exécutoires sont : 1 - les jugements, après épuisement des voies de recours ordinaires ainsi que les jugements assortis de l'exécution provisoire ; 2 - les ordonnances de référé ; 3 - les injonctions de payer ; 4 - les ordonnances sur requête ; 5 - les ordonnances portant frais de justice ; 6 - les arrêts des cours et ceux de la Cour suprême qui comportent une obligation d'exécution ; 7 - les jugements des tribunaux administratifs et les arrêts du Conseil d'Etat ; 8 - les procès-verbaux de conciliation ou d'accord visés par les juges et déposés au greffe ; 9 - les sentences arbitrales déclarées exécutoires par les présidents des juridictions et déposées au greffe ; 10 - les chèques et les lettres de change après signification des protêts au débiteur conformément aux dispositions du code de commerce ; 11 - les actes notariés, notamment ceux relatifs aux baux à durée déterminée des locaux à usage d'habitation et de commerce, aux contrats de crédit, de prêt, de donation, de wakf, de vente d'hypothèque et de dépôt ; 12 - les procès-verbaux de vente aux enchères publiques après dépôt au greffe ; 13 - les jugements portant vente immobilière par adjudication ;

Est considéré également comme titre exécutoire, tout autre acte ou document auquel la loi confère cette qualité. Art. 601. - A l'exception des cas prévus par la loi, l'exécution ne peut avoir lieu qu'en vertu d'une copie du titre exécutoire revêtue de la formule exécutoire suivante :

Traiter la créance irrécouvrable :

Une créance est dite irrécouvrable lorsque sa perte apparaît comme certaine et définitive. C’est au commerçant d’apporter la preuve du caractère irrécouvrable de la créance. Le commerçant doit alors engager des poursuites contre le débiteur en s’adressant à un avocat, un huissier ou un organisme de recouvrement. A la suite de ces poursuites, un constat d’échec doit en résulter pour pouvoir justifier d’une créance irrécouvrable. Un certificat d’irrécouvrable est délivré à l’entreprise. C’est ce document qui permet de constater l’échec des démarches engagées et qui permet alors de passer la créance en pertes. L’irrécouvrable fait généralement suite à une liquidation ou un redressement judiciaire. Dans les deux cas, l'entreprise rencontre des difficultés au point de ne plus être en mesure de faire face à ses dettes et est placée en situation de cessation de paiement. Cependant le redressement est mise en place lorsque l'on estime que l'entreprise mérite d'être sauvegardée tandis que la liquidation est le résultat d'un règlement judiciaire impossible. Comment faire face à l’impayé ?c’est la question cruciale du recouvrement. Le succès du recouvrement repose sur la capacité du responsable du recouvrement à analyser la situation, à savoir négocier des modalités de règlement réalistes, à trouver les arguments pour convaincre le débiteur. Si la situation du débiteur semble trop compromise, le responsable du recouvrement doit rapidement prendre la ou les mesures utiles une mesure conservatoire, engager une action en justice, engager une procédure de saisie. Dans cet environnement économique et juridique difficile, ce séminaire a l’ambition d’aider le lecteur à comprendre et à utiliser tous les moyens, à tous les stades de la vie de la créance, pour optimiser la gestion de son poste clients et son recouvrement

IV- CARACTÉRISTIQUES DES CRÉANCES IV -1 Caractère liquide de la créance :

V-TYPES DE CRÉANCES Règlements de la Banque d’Algérie Nº14-03 du 16 février 2014 relatif aux classements et provisionnement des créances et des engagements par signature des banques et établissements financiers, les créances sont appréhendées en deux catégories

Il est entendu par créances au sens du présent règlement, l’ensemble des crédits accordés aux personnes physiques ou morales, inscrits au bilan des banques et établissements financiers.

Les créances sont classées en créances courantes et en créances classées. Sont considérées comme créances courantes, les créances dont le recouvrement intégral dans les délais contractuels paraît assuré. Sont considérées comme créances classées, les créances qui présentent l’une des caractéristiques suivantes : •

un risque probable ou certain de non recouvrement total ou partiel ;

•

des impayés depuis plus de trois mois.

Elles sont reparties, en fonction de leurs niveaux de risque, en trois catégories : •

créances à problèmes potentiels ;

•

créances très risquées ;

Catégorie 1 Créances à problèmes potentiels Sont classés dans cette catégorie : Les crédits amortissables dont, au moins, une échéance n’est pas réglée depuis 90 jours et les encours des crédits remboursables en une seule échéance qui ne sont pas réglés 90 jours après leur terme ;

Catégorie 2 - Créances très risquées Sont classées dans cette catégorie : •

les crédits amortissables dont, au moins, une échéance n’est pas réglée depuis 180 jours

et les encours des crédits remboursables en une seule échéance qui ne sont pas réglés 180 jours après leur terme ; Catégorie 3 - Créances compromises Sont classées dans cette catégorie, les créances dont le recouvrement total ou partiel est compromis et dont le reclassement en créances courantes n’est pas prévisible. Il s’agit notamment :

•

des crédits amortissables dont, au moins, une échéance n’est pas réglée depuis plus de

360 jours et des encours des crédits remboursables en une seule échéance qui ne sont pas réglés, au moins, 360 jours après leur terme ; La liste des créances classées, ayant fait l’objet d’au moins une restructuration et dont le montant est supérieur à 50.000.000 DA, doit être communiqué trimestriellement à la commission bancaire et à la Banque d’Algérie. Une instruction de la Banque d’Algérie précisera les modalités d’application de cette disposition. Les créances irrécouvrables sont des créances pour lesquelles il n’existe aucune perspective de recouvrement. Ces créances ne doivent être passées en perte qu’après épuisement des voies amiables ou judiciaires. Néanmoins, les créances de faibles montants peuvent être passées directement en perte, notamment au regard du montant des frais de procédure.

Troisième étape : correction et contrôle Le détail des causes évalué en montant et en récurrence permet de lancer un plan d'actions pour résoudre les dysfonctionnements. Une évaluation continue des causes des créances en retard permettra de constater l'amélioration et d'orienter les nouvelles actions correctives. Ce travail permet une amélioration continue des processus internes. Un logiciel innovant de recouvrement de créances qui permet notamment d'associer à chaque facture un statut (promesse de règlement, litige technique...etc.) et un commentaire, puis de retranscrire dans des rapports le résultat de ce travail. La conservation de l'ensemble de l'historique des factures ainsi que les fonctionnalités permettant de traiter les problèmes identifiés permettent de résoudre rapidement les causes des impayés.  Quelle que soit la terminologie employée pour désigner la gestion des créances client (recouvrement, crédit management, crédit client…etc.), cette fonction qui est trop souvent négligée va au-delà de l’accélération des encaissements.  Elle constitue également une opportunité d’amélioration continue de la qualité des processus internes à l’entreprise. Délais de paiement •

Attention à l'échéance !

•

Pour calculer la date de l’échéance, le mois d’établissement de la facture ne compte pas. Ainsi, pour une facture émise le 2 mars à 30 jours fin de mois, l’échéance se situe au 30 avril, soit 58 jours de délai de règlement...

•

Les factures à régler à 30 jours fin de mois correspondent à une durée de règlement moyenne de 45 jours (le mois de la facturation est retenu pour 15 jours en moyenne, car les factures peuvent être émise le 1er ou le 30 du mois concerné et le mois suivant pour 30 jours).

•

Attention à la date de paiement !

•

Veillez à être très précis dans le libellé des conditions de paiement. Par exemple, on ne parle pas de « règlement à 30 jours » mais de « règlement à 30 jours net », « règlement à 30 jours fin de mois », ou « règlement à 30 jours fin de mois le 10».

Afin de suivre l’évolution des comptes clients et d’éviter le plus possible le recours aux procédures de recouvrement, un bon contrôle des créances s’impose. Le paiement constitue les entrées d'argent de l'entreprise. Les impayés sont un risque, car l'entreprise doit financer ces retards Quand parle-t-on d'« impayés » ? •

internes 

Litige commercial ou technique non résolu



conditions mal négociées



erreurs de facturation



absence de relance

 2- mauvaise volonté du client





Rapport de force



Exigences excessives du fournisseur

3- difficultés financières du client

•

Les délais de paiement pèsent à l’actif de l’entreprise : c’est une richesse virtuelle

•

Quand les délais s’allongent, la trésorerie diminue

•

la trésorerie d’une entreprise traduit son indépendance économique

Délais de paiement •

Attention à l'échéance !

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Pour calculer la date de l’échéance, le mois d’établissement de la facture ne compte pas. Ainsi, pour une facture émise le 2 mars à 30 jours fin de mois, l’échéance se situe au 30 avril, soit 58 jours de délai de règlement...

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Les factures à régler à 30 jours fin de mois correspondent à une durée de règlement moyenne de 45 jours (le mois de la facturation est retenu pour 15 jours en moyenne, car les factures peuvent être émise le 1er ou le 30 du mois concerné et le mois suivant pour 30 jours).

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Attention à la date de paiement !

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Veillez à être très précis dans le libellé des conditions de paiement. Par exemple, on ne parle pas de « règlement à 30 jours » mais de « règlement à 30 jours net », « règlement à 30 jours fin de mois », ou « règlement à 30 jours fin de mois le 10».

Afin de suivre l’évolution des comptes clients et d’éviter le plus possible le recours aux procédures de recouvrement, un bon contrôle des créances s’impose. Le paiement constitue les entrées d'argent de l'entreprise. Les impayés sont un risque, car l'entreprise doit financer ces retards Quand parle-t-on d'« impayés » ?

VII L ES PRINCIPALES CONSÉQUENCES DU RISQUE CLIENTS L’analyse de ses principales conséquences sur l'entreprise, que l'on peut regrouper et ordonnancer selon les quatre domaines d'analyse suivants : -

les effets techniques ;

-

les conséquences juridiques ;

-

les effets sur l'organisation de l'entreprise ;

-

les conséquences comptables et financières (ces dernières n'étant ellesmêmes que les conséquences des aspects techniques, juridiques et organisationnels).

Les conséquences techniques Dans un certain nombre de cas, il arrive que des impayés d'un montant élevé déclenchent une série d'effets techniques en retour. Pour l'essentiel, ces derniers sont : -

annulations de commande et/ou de livraison ;

-

arrêts ou suspensions de la fabrication de lots de produits destinés à des clients défaillants ou litigieux ;

-

récupérations d'un ou plusieurs produits chez le client, suite à un impayé élevé ou à une rupture de contrat, ces derniers faisant l'objet d'une clause de propriété insérée dans ledit contrat de vente ;

-

nécessité de remplacer un ou plusieurs produits défectueux, leur état étant l'objet d'un litige ayant engendré le non-règlement de la facture par le client ;

-

réalisation de prestations de services complémentaires ou supplémentaires à titre gratuit (retouches, réparation, vérification, réglages, re-paramétrages...), afin de débloquer un impayé engendré par un litige technique avec le client ;

-

nécessité de refaire partiellement ou totalement des travaux initialement accomplis, suite à un refus de payer de la part du client, occasionné par le non-respect du cahier des charges initial.

Les conséquences juridiques * Les principales conséquences juridiques communément observées sont : dommages et intérêts à recevoir ou à régler, en cas de non-respect d'une ou

-

plusieurs clauses contractuelles par l'un ou l'autre des co-contractants (soit l'entreprise fournisseuse ou son client) ; -

intérêts de retard rendus obligatoires par le législateur, en cas de retards de paiement ou d'impayés de la part des clients ;

-

rupture et annulation du contrat de vente, suite à un impayé occasionné par un litige devenu insolutionnable ;

-

déclenchement d'une procédure amiable, afin d'éviter de devoir lancer une procédure judiciaire longue et coûteuse ;

-

recours à une procédure de contentieux (procédure judiciaire classique) ;

-

mandatement d'un huissier afin d'empêcher qu'un client indélicat revende ou transforme le ou les produits non payés que l'entreprise lui a déjà livrés, ou à défaut obligation à ce dernier de constituer une provision sur son compte bancaire d'un montant égal à l'impayé (mesures conservatoires) ;

-

action en référé devant le tribunal de commerce compétent (procédure judiciaire accélérée, réalisable que sous certaines conditions) ;

-

déclenchement d'une procédure collective (redressement ou liquidation judiciaire) à rencontre d'un client professionnel (entreprise individuelle, société, association) en cessation de paiement ;

-

décision de justice annonçant la banqueroute personnelle 2 d'un client nonprofessionnel (particulier).

-

Les conséquences sur l'organisation Parmi ces différentes conséquences organisationnelles, on peut noter : -

réorganisation de la comptabilité et de la trésorerie, en recourant soit à des heures de travail supplémentaires (par exemple, dans le cas où le personnel concerné est à mi-temps ou trois-quarts de temps) ou soit à du personnel

supplémentaire (temporaire ou non), ceci afin de s'occuper du recouvrement d'un volume de créances impayées important ; -

mise en place de nouvelles procédures administratives (notamment au niveau de la prise de commande et/ou de la livraison), de manière à enrayer le flux des retards de paiement et/ou d'impayés, dans le cas où celui-ci perdurerait ;

-

externalisation de la gestion du recouvrement des créances clients, en ayant recours à un sous-traitant spécialisé (société d'affacturage ou de recouvrement) ;

-

recours à un organisme de conseil et/ou de formation, pour améliorer les compétences du personnel comptable et/ou administratif en matière de recouvrement de créances ;

-

action de sensibilisation à la problématique des impayés auprès du service commercial et du service logistique, afin de prévenir le plus tôt possible tout risque d'impayé lié à un litige technique.

Les conséquences comptables et financières Comme nous l'avons vu au début de ce chapitre, les effets comptables et financiers ne sont souvent dus qu'à des aspects techniques et/ou juridiques engendrés par des problèmes de recouvrement de créances clients. C'est ce que l'on appelle des conséquences indirectes, dont les principales sont : -

Comptabilisation d'une provision pour litiges (techniques ou juridiques), ces derniers risquant de se terminer par des impayés complets ou partiels de la part des clients concernés ;

-

Constitution d'un avoir, afin d'annuler un contrat ou pour dédommager un client, suite à un litige technique et/ou juridique ;

-

perte de rentabilité du chiffre d'affaires, en cas d'avoirs et/ou d'impayés dus à des litiges techniques et/ou juridiques importants ;

-

diminution du chiffre d'affaires suite à la perte d'un gros client, due à un grave litige n'ayant pu être résolu de manière satisfaisante ;

-

coûts de fabrication et/ou de logistique ne faisant pas l'objet d'une contrepartie en chiffre d'affaires, suite aux conséquences techniques ou commerciales engendrées par un litige important (geste commercial, clause de garantie technique, prestation supplémentaire gratuite, récupération d'un produit faisant l'objet d'une clause de réserve de propriété, annulation pure et simple du contrat de vente...).

Cependant, il existe aussi des conséquences comptables et financières directement occasionnées par le risque clients : -

comptabilisation d'une provision pour dépréciation du poste clients, cette dernière correspondant au montant de créances présentant un risque d'impayés élevé ;

-

comptabilisation en charges exceptionnelles (compte 6714 « Créances devenues irrécouvrables dans l'exercice ») des créances devenues définitivement impossibles à récupérer, suite à la liquidation judiciaire de clients professionnels ou suite à la banqueroute personnelle de clients particuliers ;

-

augmentation « mécanique » du besoin en fonds de roulement (BFR) 1, en cas d'augmentation continue des retards de paiements de la part de clients en difficultés financières passagères ;

-

pertes de trésorerie, en cas d'impayés dus à des défaillances de clients (qu'ils soient des particuliers ou des professionnels) ;

-

pertes de chiffre d'affaires ponctuelles ou définitives, suite à la défaillance d'un ou plusieurs clients réguliers (procédure collective, banqueroute personnelle) ;

-

coûts supplémentaires générés par la gestion du risque clients (coût de recouvrement interne, coût du personnel supplémentaire, coût de formation, coût de sous-traitance de la gestion des impayés, coûts de retour de livraison..)

Les príncipes essentiels à retenir Les impayés subis par les entreprises ne doivent pas être considérés comme une fatalité insurmontable. Négliger de traiter rapidement des impayés peut engendrer des réactions multiples (techniques, commerciales, juridiques et financières) et souvent fortement pénalisantes pour l'entreprise (surcoûts, perte de chiffre d'affaires, désorganisation, litiges juridiques...). Le poste clients est un actif du bilan dont l'importance ne doit absolument pas être sous-estimée ‘et négligée, ‘car il représenté en moyenne entre 30 et 50 % des actifs des entreprises La plupart des services de l'entreprise sont concernés directement et/ou indirectement par la gestion du risque clients. Néglige cet aspect peut coûter très cher, surtout lorsque l'on est une petite entreprise. 1

VIII RECOUVREMENT À L’AMIABLES VIII-1 Recouvrement à l’amiable Comment agir face à l'impayé ? C'est la question cruciale du recouvrement. Le succès du recouvrement repose sur la capacité du responsable du recouvrement à analyser la situation, à savoir négocier des modalités de règlement réalistes, à trouver les arguments pour convaincre le débiteur. Si la situation du débiteur semble trop compromise, le responsable du recouvrement doit rapidement prendre la ou les mesures utiles : prendre une mesure conservatoire, engager une action en justice, engager une procédure de saisie. On ne procédera pas de la même façon, selon qu'on est confronté à un débiteur réticent ou insolvable, qu'on est ou non en concurrence avec d'autres créanciers, que la créance peut ou non être facilement prouvée. C'est du choix judicieux de telle action en paiement, de la prise de telle sûreté, adaptée à la créance ou à l'environnement financier du débiteur, que dépend l'issue de la procédure de recouvrement. Toutes les mesures susceptibles d'être entreprises pour obtenir un paiement du débiteur relèvent du recouvrement. On distingue traditionnellement deux formes de recouvrement : le recouvrement amiable et le recouvrement judiciaire Dans le recouvrement amiable, on cherche à obtenir le paiement par la voie de la négociation et de la persuasion. Dans le recouvrement judiciaire , on procède par la contrainte, en saisissant un bien du débiteur pour le faire vendre et se payer sur le prix de sa vente. Il ne faut pas envisager ces deux formes de recouvrement comme des étapes successives. Le recouvrement amiable a effectivement vocation à être entrepris au début d'une procédure, mais il peut également être effectué ultérieurement, à n'importe quel stade de la procédure. Quand, par exemple, on a engagé une action en paiement devant la justice pour obtenir une décision contre le débiteur, on peut toujours en même temps revenir à la négociation. De même, lorsqu'on a entrepris une procédure d'exécution (saisie ou expulsion), il est toujours possible d'interrompre la procédure si on parvient à un accord avec le débiteur. Le recouvrement forcé n'est pas l'issue inéluctable d'un début de recouvrement amiable infructueux. L'action en justice constitue un moyen efficace d'obtenir paiement lorsque le débiteur n'a pas payé à l'issue d'une première phase amiable de négociation. Elle vise à obtenir d'un tribunal une décision qui incitera le débiteur à payer volontairement et permettra, si le débiteur persiste à ne pas payer, de procéder contre lui au recouvrement forcé.

Le recouvrement amiable consiste à obtenir un paiement volontaire du débiteur. Ce règlement ne sera pas toujours spontané, il faudra parfois convaincre le débiteur, le rappeler à ses obligations au moyen de lettres, d'appels téléphoniques ou de visites amiables. L'objectif du recouvrement amiable est d'obtenir, même tardivement, que le débiteur paie de son plein gré. Il faut savoir ne pas prolonger inutilement cette phase, si le débiteur montre trop de réticence à payer : pendant qu'on négocie avec le débiteur, celui-ci continue de gérer son patrimoine, et peutêtre de régler d'autres créanciers, diminuant ainsi les chances qu'on a de recouvrer sa créance impayée. Il faut donc, lorsque la négociation n'aboutit pas, mettre en œuvre d'autres moyens : une action en justice, une mesure conservatoire, une procédure d'exécution. Quand on a engagé de telles actions, il est toujours possible, et même souhaitable, de tenter d'obtenir du débiteur un paiement à l'amiable. On peut également appeler cela la phase précontentieuse, elle consiste dans la relance pure et simple du client récalcitrant. Le but de tout cela est de rappeler l’obligation de paiement à votre client et, bien évidemment, de trouver une solution afin de résoudre ce problème rapidement. Vous pouvez lui proposer des facilités de paiement si la personne ou la société est dans une situation financière fragile. La procédure n’ira alors pas jusque devant la justice, sous couvert que ce dernier respecte l’accord fixé au préalablement avec vous.

VIII-2 Techniques de relances clients Le créancier ou son mandataire peut recouvrer amiablement en recourant à plusieurs techniques de communication : le courrier, l'appel téléphonique, la visite amiable. Ces différents moyens de communication, plus ou moins formalisés, qui dramatisent la situation à des degrés variables, doivent être utilisés à bon escient; le recouvrement amiable ne s'improvise pas; il peut même être entrepris avec art par les personnes qui en maîtrisent la technique. Il existe plusieurs médias de relance qui ont chacun leur particularité E-mail, e-mail interactif, SMS, courrier, fax, téléphone permettent de relancer efficacement et de manière personnalisée ses clients. -

Les relances téléphoniques

Le recouvrement amiable peut être entrepris à titre préventif. Le créancier contacte le débiteur avant l'échéance, afin de vérifier auprès de lui si la procédure de paiement a été engagée, si les dispositions ont été prises pour régler à l'échéance les sommes dues. Ce contact sera fait par téléphone. Le téléphone : autre média incontournable, le téléphone est le moyen qui permet d’éclaircir un problème de vive voix avec son interlocuteur.  Une bonne partie de l’art de la relance est possible grâce au téléphone qui permet de développer un lien humain, parfois personnel avec ses interlocuteurs et de fixer un cadre permettant de « garantir » les paiements futurs. Parallèlement au processus standard de recouvrement d’une créance client par écrit (jusqu’à la mise en demeure en recommandé), le recours à l’appel téléphonique facilite et accélère généralement le règlement, soit en première intention pour établir d’emblée un contact plus direct, soit en accompagnement ou en relève d’une démarche par courrier quand celle-ci demeure sans effet. Pour optimiser les probabilités de succès d’un recouvrement amiable par téléphone, il convient cependant de respecter un certain nombre de règles précises et intangibles. Préparation de l’appel La technique du recouvrement par téléphone doit tenir compte de la personnalité de l’interlocuteur, de sa situation et l’importance de la dette. Se munir au préalable de tous les éléments nécessaires pour une meilleure garantie de l’entretien. Disposer d’un dossier complet sur le débiteur et les éléments de la créance Il est impératif d’avoir à portée de main, accessibles de façon instantanée au cours de l’appel, toutes les pièces relatives au litige : doubles de facture, bons de livraison, documents contractuels, relevé exhaustif des éventuels antécédents d’incident de paiement… Par ailleurs, une connaissance la plus complète possible de la personnalité du débiteur (intègre ou enclin à la mauvaise foi, bavard ou réservé, franc ou fuyant…), ainsi que de sa position financière et de la bonne ou mauvaise santé de ses affaires, permettra de gérer l’entretien en toute connaissance de cause et d’en conserver le leadership. Définir clairement les objectifs et le canevas de l’entretien Au moment de passer son appel, le créancier (ou son mandataire) doit savoir exactement où il veut aller et comment. Selon les cas, il peut viser un règlement immédiat, un engagement sur un délai précis, la négociation d’un échéancier. Chaque étape de sa stratégie pour

parvenir à l’objectif fixé doit être prévue, avec des éléments d’argumentation préparés pour imposer ses vues et désamorcer les éventuelles objections. Gestion de l’appel À tout moment de l’entretien de recouvrement, le créancier ou son représentant doit rester le maître du jeu, dans un rapport de dominant à dominé, tout en conservant le minimum d’empathie qui permettra d’éviter un blocage et éventuellement de préserver la relation avec le débiteur après résolution du litige. Maîtrise vocale et écoute active Toutes les études comportementales montrent que sourire au téléphone n’a rien d’anodin : il en découle un timbre de voix et un ton qui incitent l’interlocuteur à la positivité plutôt qu’au repli ou à l’affrontement. Adopter un débit clair et pondéré, un peu plus lent que la normale, augmente le degré d’attention du correspondant. Cette technique permet en outre de conserver un certain recul et favorise une écoute active qui saura réagir à toute information potentiellement intéressante et l’exploiter dans le sens des objectifs fixés. Art de la relance et du recentrage Parfois inconsciemment, souvent délibérément, un débiteur pris en défaut de paiement a naturellement tendance à tenter de détourner la conversation du sujet qui fâche, à « parler d’autre chose ». Il importe alors de savoir rebondir immédiatement et de recentrer l’entretien en vue de son objectif initial et exclusif : obtenir du débiteur un engagement formel et précis sur les modalités d’apurement de sa dette. Suivi de l’appel Dans le cas de figure le plus favorable, un entretien téléphonique de recouvrement se solde par un engagement du débiteur, avalisé par le créancier. Quelle que soit la nature de cet engagement, il importe d’en contrôler en temps réel la concrétisation (effectivité du règlement en totalité dans le délai imparti) ou d’en formaliser la validité par document contractuel écrit (paiement différé ou échéancier). Si les engagements ne sont pas suivis d’effet, ou si aucun arrangement n’a pu être trouvé à l’issue de l’entretien, des démarches plus contraignantes devront être envisagées, y compris l’extrémité d’une procédure de recouvrement judiciaire. Une démarche de recouvrement de créance par téléphone, pour être efficace, se doit d’être rigoureusement préparée et planifiée. Lors de l’entretien proprement dit, des techniques éprouvées de communication orale à distance devront être mises en œuvre pour parvenir au résultat escompté. Cet art spécifique n’est pas toujours maîtrisé par le créancier.

Solliciter les services d’une société de recouvrement des expert dans le domaine , dont les collaborateurs sont rompus à toutes les subtilités de cet exercice, peut alors s’avérer une option très rentable, tant en gain de temps qu’au plan financier. Les inconvénients du téléphone sont les suivants : 

il est inadapté pour communiquer sur des états de compte comportant de nombreuses factures (plusieurs dizaines voir centaines)



il prend du temps et dépend de la disponibilité immédiate de son interlocuteur..

Les médias classiques 

Le courrier :

Devant le retard d'un débiteur, le créancier peut avoir intérêt à lui adresser une lettre de rappel. Ce courrier indiquera, de façon courtoise mais ferme, l'objet précis de la réclamation : -

la somme due;

-

son fondement : le contrat de vente ou de prestation conclu à telle date;

-

la nature et la quantité des biens livrés ou la teneur de la prestation de service dont le paiement est réclamé.

Cette lettre de rappel peut utilement être précédée d'un appel téléphonique, qu'on mentionnera dans le courrier. . L'avertissement par courrier Si aucun paiement n'a été effectué depuis le courrier de rappel, après une semaine, il pourra être adressé un courrier d'avertissement qui fera référence au courrier de rappel et réclamera, en des termes plus fermes, le règlement de la créance. On pourra évoquer dans ce courrier l'éventualité d'un recours à un mandataire de recouvrement en cas d'absence de réponse et du non-règlement à réception du courrier. Le débiteur est ainsi prévenu que, s'il persiste à ne pas payer, la relation sera gérée par un tiers; c'est une perspective qui peut le pousser à régler la somme due. On insistera sur l'importance qu'il faut attacher à la rédaction de ces courriers, au choix des termes employés, qui doivent privilégier une lecture intelligible, claire et non vindicative, La lettre de rappel et la lettre d'avertissement seront rédigées sur un ton décidé mais jamais agressif. Elles doivent inciter le débiteur à payer, non l'acculer.



véritable emblème du recouvrement de créances, le courrier est aujourd'hui d’avantage utilisé dans les étapes avancées du processus de relance, lorsqu'il devient nécessaire de formaliser les échanges avec notamment un envoi avec accusé de réception. Les inconvénients du courrier sont nombreux :  – le délai postal. Plusieurs jours sont nécessaires pour qu’il atteigne son destinataire – le taux d’ouverture. Nombreux sont les courriers qui ne trouvent jamais leur destinataire et qui vont directement à la poubelle – le manque d’interactivité. Répondre à un courrier n’est pas instantané à une époque où la facilité à communiquer est devenue une exigence naturelle



Le fax : média un tant soit peu obsolète mais qui est toujours pertinent pour contacter certains types d’acheteurs. En effet, le fax a l’avantage d’être instantané et bénéficie d’un accusé réception de fait.  Une condition de son efficacité est qu’il soit toujours utilisé chez le client et que le numéro de fax soit le numéro de la personne à joindre ou au moins de son service (un fax envoyé à un numéro standard pour toute l’entreprise a peu de chance d’arriver à son destinataire).



L'email : la messagerie électronique est le média qui bénéficie du meilleur taux de retour en recouvrement de créances. Ses avantages sont multiples :  il est envoyé à une adresse personnalisée. Vous êtes sur de toucher le ou les

o

bons destinataires o

il est envoyé instantanément

o

il est possible de joindre un relevé de compte ou une copie de facture en pièce jointe il est facile et rapide de répondre à un email

o

 En revanche, il est inadapté pour gérer les situations problématiques ou conflictuelles. Le ressenti est souvent exacerbé dans les échanges par emails. Dans ce cas, il est nécessaire d’éviter l’escalade puis de prendre son téléphone pour supprimer les incompréhensions et malentendus. 

Les relances face à face

La visite client : une rencontre est souvent un excellent moyen pour résoudre les problèmes éventuels et poser les bases d’un mode de fonctionnement permettant de fluidifier échanges et paiements.  Bien que contraignante (elle consomme du temps), cette solution est pertinente avec les clients stratégiques ou qui nécessitent la mise d’un processus spécifique pour accorder comptabilités clients et fournisseurs. Les nouveaux médias de relance SMS : rejeté par les puristes, le SMS a néanmoins des avantages et est adapté à certaines situations. Par exemple, la relance vers un artisan qui est toute la journée sur son chantier avec son téléphone comme seul moyen de communication mais que vous allez déranger si vous l’appelez. Un SMS solutionne cette situation.  Autre exemple, un SMS de rappel de paiement d’échéance pour un particulier parait tout à fait pertinent. Le SMS est néanmoins inadapté pour les plupart des autres situations et relations commerciales. 

La relance interactive : logiciel de recouvrement de créances, se base sur l’email mais permet d’accentuer l’interaction grâce à un partage des informations contenues dans le logiciel et la possibilité pour le(s) destinataire(s) (client ou acteurs internes) d'interagir sur une page dédiée avec le chargé de recouvrement. Ce média est d'autant plus efficace et apprécié qu'il est simple à utiliser pour l'émetteur comme pour le destinataire. 

Il est donc nécessaire de définir les médias de relance en fonction des multiples réalités de votre entreprise et de sa clientèle. Il n’existe pas de solution toute faite mais bien des processus cohérents qui doivent être créés avec beaucoup de pragmatisme. La qualité de la communication et des échanges avec ses clients est essentielle et comme dans tout processus professionnel, ce point doit être réfléchi et industrialisé grâce à des outils adaptés Bien que l’email (ou l’email interactif) se détache de ses concurrents, il n’existe pas de bon ou de mauvais médias de relance mais seulement des médias de relance adaptés ou non à certaines situations. Le choix de vos médias de relance dépend étroitement des caractéristiques de votre activité La lettre de relance

En matière d’impayé, il s’agit de la première étape consistant en une relance par lettre simple accompagnée le plus souvent de la facture non réglée. Cette lettre se voudra claire et concise afin de rappeler au client ses obligations. Parfois, il suffit d’une seule lettre car ce dernier peut simplement avoir oublié de régler. La lettre de relance doit rappeler le montant dû ainsi que la date de paiement prévue. Vous pouvez également préciser les possibles poursuites si le paiement n’intervient pas. Si vous ne comptez pas amener cette affaire en justice, un envoi par lettre simple suffit. Au contraire, si vous envisagez de faire appel à un professionnel afin de poursuivre la procédure de manière contentieuse, il est vivement indiqué d’envoyer cette relance par recommandé avec accusé de réception afin de bénéficier d’une date certaine et de ce fait d’une preuve de la mise en information du débiteur.

La mise en demeure de payer  La mise en demeure de payer est une intervention formelle faite au débiteur qui n’a pas respecté une obligation qui est, en l’occurrence, celle de payer une somme d’argent. Il s’agit de la dernière étape avant le stade contentieux.  Elle doit notamment respecter certaines mentions obligatoires afin de s’orienter par la suite vers le recouvrement judiciaire : Elle doit être envoyée par le service en charge du recouvrement des factures impayées de votre société mais peut également être effectuée par une société de recouvrement ou par un huissier de justice (sommation de payer qui a la même valeur qu’une mise en demeure de payer). La mise en demeure doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception. Si elle est envoyée par le créancier lui-même elle doit comporter : la date, les coordonnées du destinataire, la demande de règlement, le délai de paiement, les coordonnées de l’expéditeur et reprendre les termes « mise en demeure ». Si la mise en demeure est effectuée par une société de recouvrement, elle doit respecter d’autres mentions plus spécifiques. Le recouvrement amiable par huissier ou avocat Degré supplémentaire dans la démarche, le recours à un huissier ou à un avocat (directement ou dans le cadre des prestations d’une société de recouvrement) renforce la dimension persuasive du processus, sans toutefois, à ce stade, bénéficier du pouvoir contraignant d’un titre exécutoire. Si le recouvrement amiable n’aboutit pas, il se soldera par une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou une sommation par voie d’huissier, préalable nécessaire à tout recours judiciaire. Les différents rôles de l'huissier de justice

Comment choisir les huissiers ? La compétence territoriale de l'huissier de justice correspond généralement à celle du ressort du tribunal d'instance, parfois plus. Il faut donc choisir un huissier résidant le ressort du domicile du débiteur. en pratique, le ressort du tribunal correspond souvent au département ou presque. Le monopole des huissiers Les huissiers ont le monopole pour exécuter les actes de poursuites définies par les voies civiles d'exécution. Il est donc obligatoire d'avoir recours à eux dans la phase de recouvrement contentieux ; alors que dans la phase de recouvrement amiable, le créancier peut choisir une société de recouvrement. Charge des frais Les frais de recouvrement judiciaire seront mis à la charge du débiteur. Toutefois, pour que cette charge ne pèse pas sur le créancier, il faut obtenir le recouvrement L'huissier de justice exerce différentes missions parmi lesquelles : 

le constat, qui peut être utilisé comme élément de preuve,



le conseil et le recouvrement amiable,



la signification de certains actes ou décisions de justice,



l'exécution des décisions de justice et le recouvrement judiciaire ou « contentieux ». La compétence territoriale de l'huissier de justice correspond généralement à celle du ressort du tribunal d'instance. Faire appel à un huissier de justice pour un recouvrement amiable Dans le cadre du recouvrement amiable, l'huissier de justice peut se voir confier la gestion des relations avec le débiteur : relance et suivi d'échéancier... La charge des frais repose alors sur le créancier. Dans le cadre du recouvrement amiable et en l'absence de titre exécutoire, aucune mesure judiciaire à l'encontre du patrimoine du débiteur ne peut être engagée. Société de recouvrement Dans le cadre d'un recouvrement amiable, une société de recouvrement tente d'obtenir le paiement attendu par le créancier, et peut éventuellement gérer les échéanciers. . La mission d'une société de recouvrement

La société gère la relation avec le débiteur : 

les relances,



les encaissements,



les échéanciers... Le débiteur peut toutefois décider d'opérer son règlement directement auprès de son créancier. Un recouvrement limité Le recouvrement amiable, même engagé par un professionnel, est limité par la nature même de cette action : elle est amiable et se fonde, de ce fait, sur un accord avec le débiteur. Le recours à une société de recouvrement ne peut pas toujours aboutir à un paiement. Aucune garantie ne peut donc être donnée au créancier sur l'issue de cette démarche. La charge des frais engagés dur

IX RECOUVREMENT JUDICIARE Pour une créance client impliquant un débiteur particulier, les tribunaux compétents sont le tribunal d’instance ou le tribunal de commerce. Si les deux parties sont des entreprises, seul le tribunal de commerce peut être saisi. Trois procédures différentes peuvent être intentées. En cas de succès, elles débouchent respectivement sur trois types de décision :

IX- 1 L'action en justice Lorsque la phase amiable s'est dans un premier temps révélée infructueuse, le créancier a intérêt à porter le différend qui l'oppose au débiteur devant le tribunal. Il devra alors prouver sa créance. Une action en justice peut avoir plusieurs objectifs. Tout d'abord, l'éventualité du procès peut inquiéter le débiteur et l'inciter à payer sa dette. Dans un second temps, si le débiteur ne paie pas au cours du procès, la décision obtenue en justice, si elle est favorable au créancier, constituera un titre exécutoire grâce auquel le créancier aura le droit de saisir un bien de son débiteur pour se payer . Dans certaines circonstances, le créancier a le droit d'exercer une action en justice contre un autre que le débiteur, pour obtenir le règlement d'une créance impayée.

IX -2 Le recouvrement forcé Le recouvrement forcé consiste à obtenir du débiteur un paiement par la contrainte et contre sa volonté. Ce paiement forcé prend la forme d'une saisie d'un ou plusieurs biens du patrimoine du débiteur, par le ministère d'un huissier de justice. La procédure du recouvrement forcé est soumise à des règles strictes.

Pour avoir le droit d'entamer une procédure de recouvrement forcé, le créancier doit notamment détenir un titre exécutoire (voir n° 1402). La procédure recouvrement forcé peut donc être entreprise après qu'une action en justice aurs donné droit aux prétentions du créancier et reçu force exécutoire. Elle peut être engagée sans action en justice préalable, si le créancier détient par exemple ur. certificat de non-paiement de chèque, ou un acte notarié. Le créancier obtiendra le paiement de sa créance par la vente des biens saisi ou par l'attribution des créances saisies. Le débiteur contre lequel est engagée uns procédure de saisie peut payer avant la fin de la procédure de saisie, s'il ne souhaite pas être contraint à vendre des biens.

IX -3 L'INJONCTION

DE PAYER

C’est la procédure de recouvrement la plus simple et la plus légère. Elle se déroule sans la présence du débiteur. La créance doit donc être incontestable, sinon elle sera rejetée par le juge. Si l’injonction de payer est prononcée, le débiteur pourra cependant s’opposer au paiement en intentant lui-même une procédure auprès du tribunal compétent. La première étape d'un recouvrement de créances est de faire reconnaître sa créance, c'est l'injonction de payer. Vous recevez une injonction de payer. Que faire si elle ne vous semble pas fondée ? Il faut différencier la relance de l'injonction de payer : 

En cas de relance, la contestation s'opère directement auprès du créancier. Si elle ne semble pas justifiée, il convient d'y répondre en expliquant le motif de la contestation en joignant si nécessaire les pièces justificatives : copie du chèque encaissé, ou au moins le numéro et la date d'encaissement, pour que le créancier puisse rechercher le paiement, copie de plainte déposée pour usurpation d'identité...



En cas d'injonction de payer, il s'agit d'une décision de justice qu'il faut contester par voie d'opposition auprès du tribunal qui l'a rendue, dans le délai d'un mois. La contestation peut être déposée par déclaration sur place au greffe du

o

tribunal ou par lettre recommandée avec accusé de réception en y joignant les pièces nécessaires : copie de l'injonction et justificatifs. Le tribunal entend les deux parties avant de rendre une nouvelle décision, qui

o

pourra à son tour être contestée, soit devant la cour d'appel, soit devant la cour de cassation. Obtenir une injonction de payer a pour but de faire reconnaître cette créance et de pouvoir demander son recouvrement forcé.



de textes législatifs. À la suite de cette requête, le juge rend une ordonnance dans laquelle est exposée sa décision. À défaut L'injonction de payer est une procédure judiciaire qui permet d'obtenir rapidement le paiement de ses impayés. La demande d'injonction de payer La demande d'injonction de payer vise à contraindre le débiteur à régulariser la situation. Il s'agit d'une requête déposée au greffe du tribunal. Elle doit comprendre certaines mentions sous peine de nullité :



état civil du demandeur et du défendeur,



motif de la demande,



détail des sommes réclamées,



pièces justificatives, mention de contestation ou de paiement, le créancier demande, dans le mois suivant, l'apposition de la formule exécutoire sur l'ordonnance. Cette demande est à faire auprès du juge qui a rendu la décision. Le créancier détient alors une ordonnance exécutoire, à faire signifier au débiteur. Il pourra ensuite demander à un huissier de justice l'exécution forcée de cette ordonnance. le débiteur peut être amené à payer des dommages et pénalités de retard calculés à partir du taux d'intérêt légal. À quoi sert réellement une injonction de payer ? En pratique, la demande en injonction de payer vise à démontrer au débiteur l'existence de sa dette et tenter d'obtenir un recouvrement amiable. À défaut, et une fois l'injonction obtenue et valablement signifiée, le recouvrement judiciaire, dont les frais seront à la charge du débiteur, peut être engagé. L'ordonnance portant injonction de payer permet le recours au recouvrement contentieux. Cette procédure pouvant être longue, il peut être nécessaire de faire garantir sa créance. Combien coûte une procédure d'injonction de payer et combien de temps faut-il compter ? Si la procédure se déroule sans représentation, que l'assignation est rédigée et déposée par le créancier et sans incident, qu'aucune contestation n'apparaît et que les deux parties spont présentes à l'audience, le coût est nul et la durée écoulée autour d'un mois.

À partir de ce délai et en cas de non-paiement, le créancier peut faire appel à un huissier de justice. En cas de représentation ou d'incident nécessitant le recours à un huissier de justice pour signifier l'assignation au débiteur, le coût peut être estimé à plusieurs centaines de Dinars (avocat, signification). Le délai s'allongera en cas de contestation. En pratique, plus le créancier est diligent (dépôt de la requête, signification au débiteur), plus la procédure sera rapide. Le délai minimum est d'un mois, et le délai maximum de moins d'un an.

Garantir sa créance Garantir sa créance permet au créancier de ne pas supporter les risques liés aux impayés Garantir sa créance peut se faire de deux manières différentes, chacune répondant à des circonstances différentes. mesure conservatoire vise à préserver la solvabilité du débiteur

Exemples : 

Un déménagement du débiteur est prévu.



Le débiteur peut décider la vente de son patrimoine... La prise de mesures conservatoires évite donc la fuite du patrimoine, sur lequel le créancier peut agir pour obtenir le recouvrement de sa créance.

IX -4 Mesure conservatoire La mesure conservatoire est prise à l'initiative du créancier à l'encontre du patrimoine du débiteur afin de garantir le recouvrement futur de sa créance. La prise de mesure conservatoire intervient sur le patrimoine du débiteur. La prise de mesure conservatoire se découpe en deux étapes : la demande au juge et l'exécution par voie d'huissier de justice. Pourquoi demander une mesure conservatoire ? La mesure conservatoire est utile quand il existe un risque que le débiteur se trouve en situation de ne pas payer quand la créance sera exigible. Il peut s'agir : 

d'un déménagement prochain du débiteur,



de la vente de ses biens (maison, véhicule),



de la donation de son patrimoine à sa famille... la prise d'une mesure conservatoire doit être envisagée dans le cas où le débiteur possède un patrimoine significatif, à défaut son intérêt et ses effets sont limités. Mesure conservatoire : la demande au juge La demande est effectuée auprès du juge de l'exécution du Tribunal de Grande Instance du domicile du débiteur. Elle contient l'examen des risques mais également les mesures à prévoir. Exemple : Une saisie conservatoire de créances opérée sur les comptes bancaires, une saisie conservatoire de meubles opérée sur le mobilier du débiteur tout en précisant l'adresse où celle-ci aura lieu... Cette demande est faite en urgence. Le débiteur n'intervient pas dans la procédure : il n'est pas entendu par le juge. L'exécution de la mesure conservatoire L'exécution de la mesure conservatoire nécessite le recours à un huissier de justice. L'huissier de justice opère les mesures précisées dans l'ordonnance rendue par le juge (et uniquement ces mesures) et signifie cette ordonnance au débiteur. Il pourra la contester, mais les mesures conservatoires ont d'ores et déjà été pratiquées. Le recouvrement judiciaire, ou contentieux Obtenir un titre exécutoire permet de demander le recouvrement forcé de la créance. Le recouvrement judiciaire, dit aussi « contentieux », permet de recourir aux saisies sur le patrimoine du débiteur, mais nécessite l'obtention d'un titre exécutoire. Le cadre du recouvrement judiciaire La phase de recouvrement judiciaire se révèle très encadrée, et engendre un délai d'action nécessairement plus long que le recouvrement amiable. Le recouvrement contentieux est strictement encadré par le droit français :



La phase de recouvrement conduit à la saisie des biens mobiliers, immobiliers ou comptes bancaires du débiteur.



Agir et appréhender une partie des biens du débiteur ne peut se faire que sous certaines conditions et selon des procédures bien établies.



Ce rigorisme s'explique par la volonté d'éviter des atteintes aux biens des personnes, et génère un délai d'action important. Recouvrement judiciaire, la procédure

Le recouvrement judiciaire passe par la reconnaissance du titre exécutoire, avant l'exercice des voies civiles d'exécution. 

Les voies civiles d'exécution regroupent l'ensemble des procédures qui peuvent être engagées contre le débiteur, une fois le titre exécutoire émis. Ces procédures sont obligatoirement mises en œuvre par les huissiers.



Le créancier doit donc d'abord posséder un titre exécutoire à l'encontre du débiteur.



Ce titre doit être valablement signifié par voie d'huissier avant toute action.



L'huissier peut alors engager la procédure de recouvrement contentieux. : le recouvrement judiciaire peut apparaître lourd, mais est parfois indispensable pour obtenir un paiement. Titre exécutoire Le titre exécutoire est le fondement du recouvrement contentieux. .Le recouvrement forcé ou « contentieux » ou « judiciaire » nécessite que le créancier soit détenteur d'un titre exécutoire. À quels huissiers transmettre le dossier de recouvrement forcé ? Dans le cadre d'un recouvrement contentieux, s'il est en possession d'un titre exécutoire, le créancier peut demander aux huissiers d'engager les procédures de recouvrement judiciaire. . Procédure de recouvrement Les huissiers ont le choix entre différentes procédures pour obtenir le paiement. Les principales procédures de recouvrement sont les suivantes :



La saisie-vente : consiste en inventaire descriptif du mobilier du débiteur. Ce mobilier pourra par la suite être enlevé pour être vendu aux enchères.



La saisie-attribution : consiste à bloquer les comptes bancaires du débiteur.



La saisie-rémunération : passe par une phase de conciliation devant le juge, à défaut une partie du salaire ou traitement sera retenue pour paiement de la dette.



La déclaration d'indisponibilité du certificat d'immatriculation : une fois signifiée, la carte grise du véhicule ne peut plus être changée. Cette procédure vise à empêcher le débiteur de vendre son véhicule.

Toutes ces procédures nécessitent que l'huissier ait connaissance des informations utiles. Exemples : l'adresse exacte du débiteur, les comptes bancaires, l'employeur, les véhicules... Les huissiers peuvent faire différentes demandes pour obtenir ces informations, mais si le créancier les leur fournit directement, la procédure en est accélérée.

X- L'affacturage permet le transfert du risque d'impayé X-1 Définition et généralité l’affacturage Ce mécanisme vise à faire peser sur une entreprise, extérieure à la relation créancier/débiteur, le recouvrement de la créance. Il répond également à un besoin de trésorerie du créancier. Affacturer L'affacturage doit être considéré comme un mode de gestion des créances. Affacturer : transférer sa créance Le créancier transfère sa créance à un tiers qui se chargera du recouvrement auprès du débiteur et avancera les fonds au créancier. Affacturer permet d'obtenir le recouvrement de créances en transférant celles-ci à une entreprise spécialisée : l'affactureur, ou factor. Le fait d'affacturer est un mécanisme de transfert de créances, utile aux professionnels désireux d'obtenir un paiement rapide. Ce dernier a un coût, mais est immédiat. Il répond, notamment, à un besoin de trésorerie. Affacturer : comment ça fonctionne ?

Fournit une prestation

Créancier

Débiteur Avance les fonds

Affactureur

Paie

Transfère de créance

Se charge du recouvrement

Affacturer permet au créancier d'obtenir un paiement immédiat (généralement proche de 90 % du montant total de la créance). L'affactureur (ou « factor ») se charge du recouvrement et avance les fonds au créancier. Le coût d'affacturage peut être forfaitaire (sur la base d'un nombre de factures et de clients transférés) ou détaillé. Dans ce dernier cas, il correspond à un pourcentage du montant des créances transmises, comme dans le cas d'un emprunt. Ce pourcentage est appliqué pour la période d'avance des fonds, c'est-à-dire jusqu'au paiement. Affacturer ne sert pas uniquement les créances impayées, mais aussi pour toutes les factures d'une société ou d'un artisan... Certaines sociétés ont pour unique activité d'affacturer pour le compte des PME et TPE.

X-2 La cession électronique de créance  Il consiste pour la société créancière à céder sa créance à la société d'affacturage par voie électronique peut constituer une solution intéressante tout en facilitant l'évolution vers le tout numérique. Elle se base sur le fait que les messages par Internet concernant la facture électronique, l'affacturage et le règlement utilisent un même langage informatique, ce qui facilite la mise en place technique du système. En effet, les catégories de messages concernant la facture électronique elle-même et son paiement ont déjà fait l'objet d'une normalisation dans les progiciels destinés aux entreprises. Les messages concernant l'affacturage vont faire l'objet d'une normalisation au niveau international. la société créancière bénéficie d'un apport de liquidités immédiat en échange de la cession de sa créance, ce qui améliore la situation de sa trésorerie et diminue ses frais financiers. Avec une trésorerie plus solide, l'entreprise a plus de marge de manœuvre pour appliquer sa stratégie et pour conquérir des marchés. de plus, cet apport de liquidités est accéléré grâce à une transmission instantanée des informations entre le client et la société d'affacturage alors qu'un envoi par la poste de ces informations peut prendre plusieurs jours. -

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-

des gains de productivité sont réalisés grâce à l'automatisation de la création de la facture, de son expédition et de son traitement les frais de gestion sont réduits, car les frais de traitement et de transfert dans un support numérique sont beaucoup plus bas que ceux qui sont entraînés par le support papier en outre, les données relatives aux factures et aux cessions de créances sont sécurisées grâces au support numérique. Cette baisse du risque peut faciliter le crédit et réduire son coût grâce à une réduction du risque de fausses factures ou de cessions doubles. enfin, le débiteur peut payer par voie électronique au moyen de sa carte bancaire, par virement ou par prélèvement sur son compte bancaire.

Toutefois, pour la cession électronique de créances puisse se généraliser, il faut que les différents acteurs du marché interviennent ensemble de manière coordonnée pour la mise en place des nouveaux messages électroniques concernant l'affacturage. En outre, les PME doivent faire un effort, car les trois quarts des factures qu'elles émettent ne sont pas dématérialisées.

XI-LES OUTILS DE GESTION DES CRÉANCES Des outils tels : le ratio du délai moyen de recouvrement ainsi que le classement chronologique des comptes clients constituent pour le gestionnaire, une source d’information nécessaire pour juger de la mise en application et de l’atteinte des objectifs de la politique de crédit et de recouvrement de l’entreprise. Le délai moyen de recouvrement L’analyse du délai moyen de recouvrement doit se faire en deux étapes. – Tout d’abord, on se doit de comparer le délai moyen de recouvrement réel par rapport au délai moyen de recouvrement ciblé ; c’est-à-dire la période de crédit. – Ensuite, s’il existe un écart défavorable, il faut en déterminer les causes et calculer les frais d’intérêts liés au coût de financement des sommes excédentaires investies dans les comptes clients. • Exemple : • L’entreprise . offre des conditions de crédit de 30 jours à tous ses clients. Les ventes à crédit annuelles s’élèvent à 153 300 000 DA et les comptes clients figurant au bilan sont de 15 120 000 DA l’entreprise . atteint-elle les objectifs de sa politique de crédit ? Sinon, quel est le coût relié au financement des jours excédant la période de crédit si le taux d’intérêt annuel est de 10 % ? 1- déterminons le montant que devrait atteindre le niveau annuel des comptes clients si le délai de 30 jours était respecté. Niveau annuel souhaité = ventes quotidiennes à crédit X période de crédit Niveau annuel souhaité = 153 300 000 X 30 jours 365 jours Niveau annuel souhaité = 420 000 par jour X 30 jours = 12 600 000

Pour compléter l’analyse, on doit examiner les moyennes du secteur afin de juger de l’efficacité de la politique de crédit et de recouvrement de l’entreprise. De plus, les chiffres actuels doivent toujours être mis en perspective avec les chiffres antérieurs afin de déterminer si la tendance du délai moyen de recouvrement est à la hausse ou à la baisse. Finalement, si le délai de recouvrement est supérieur à la période de crédit, il faut procéder à l’examen des pratiques de recouvrement et vérifier quels sont les clients qui ne respectent pas leurs engagements à l’aide d’un classement chronologique.

•

Le classement chronologique des comptes clients permet de grouper les comptes selon leur ancienneté.

•

L’intérêt de cette méthode réside dans le fait qu’elle évite de passer chaque fiche en revue pour détecter les anomalies.

•

Elle résume la situation sur la perception des comptes clients et permet de ce fait d’identifier les clients dont les créances sont en souffrance.

•

Cette façon de procéder nous permet en plus de calculer le montant à affecter aux provisions pour mauvaises créances et de générer un tableau d’ensemble de l’évolution des comptes

Le classement chronologique des créances (au 30.octobre 2016 ) Ancienneté

Nombre

créances

%

Perte

Provision

de clients

probable pour mauvaise

1-30 jours 31-60 jours 61-90 jours 91-120 jours 121-180 jours 180 jours et + total

6 8 5 3 4 3 29

24 420 000 7 660 000 4 376 000 300 000 4 692 000 2 000 000 43 448 000

56% 18% 10% 1% 11% 5% 100%

0,50% 5% 10% 25% 50% 75% total

créances 122 000 383 000 438 000 75 000 2 346 000 1 500 000 4 864 000

Une créance certaine Recouvrer une créance sous-entend que celle-ci existe. Une créance certaine correspond à une dette réelle. Il ne doit pas s'agir d'une prestation qui n'a pas eu lieu. 

Le simple établissement d'un devis ne crée pas une créance, sauf à préciser que le fait d'établir un devis sera facturé en tant que prestation séparée même si le contrat n'est pas conclu par la suite.



Un ordre de réparation, auquel le prestataire ne donne pas suite, ne peut pas établir une créance au profit de ce dernier.



En revanche, une facture suite à réparation ou à intervention peut être qualifiée de certaine. Exemples :



Facture pour prestation de service, la prestation a été réalisée : réparation de pièce de rechange, réparation mécanique, Loyer à chaque fin de mois, l'occupation du local a bien eu lieu : la quittance valide le paiement. Premiere conclusion La démarche préventive commence par un principe de PRUDENCE dans le choix de vos clients et dans les précautions destinées à vous garantir. Les impayés sont toutes les créances non payées que l'entreprise possède. Pour recouvrer ses impayés, l'entreprise peut avoir recours à différentes procédures :



l'injonction de payer, pour faire reconnaître par décision de justice l'existence de son titre exécutoire,

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le recouvrement amiable qui peut permettre la mise en place d'échéancier,

le recouvrement contentieux, qui nécessite un titre exécutoire et permet des mesures judiciaires.

XII- Créances irrécouvrables : écritures et démarches Il se peut qu'une entreprise soit confrontée à la situation où un client peine à respecter sa partie du contrat, à savoir payer sa créance. On parlera, dans ce cas, de créance douteuse ou de créance irrécouvrable selon la situation. La créance est douteuse par principe de prudence, la perte n'est pas garantie mais elle justifie d'une provision douteuse. Lorsque la perte est certaine et définitive, la créance est dite irrécouvrable. La preuve de son irrécouvrabilité incombe au commerçant qui doit, par la suite, engager des poursuites contre le débiteur qui lui permettront de récupérer la TVA sur sa perte. Les écritures sont différentes selon que le créance soit douteuse ou irrécouvrable, le détail de leur enregistrement est donné dans cet article.

XIII-1 La créance douteuse En raison de la mauvaise situation du débiteur, une créance client peut être compromise, on parle alors de créance douteuse ou impayée. En respect du principe de prudence, une créance présentant un caractère simplement douteux et dont la perte n’est que probable ne peut justifier que de la constitution d’une provision dite douteuse. Sur le plan fiscal, la provision pour créance douteuse est déductible du résultat à condition que le risque de non recouvrement soit nettement précisé et que la perte soit probable à la date de clôture. Il est important de passer les écritures de provision afin d'enregistrer le risque de non recouvrement d'une créance. La provision doit cependant être limitée qu’au montant hors taxe de la créance, la TVA étant récupérable en cas de créance définitivement irrécouvrable. Constatation de la créance douteuse : Enregistrement d'écriture comptable : Constatation de la dépréciation relative à la créance douteuse : A débiter : 6817-Dotations aux dépréciations des actifs circulants A créditer : 491-Dépréciations des comptes clients (pour le montant hors taxe de la créance douteuse)

XII -2 La créance irrécouvrable Une créance est dite irrécouvrable lorsque sa perte apparaît comme certaine et définitive. C’est au commerçant d’apporter la preuve du caractère irrécouvrable de la créance. Le commerçant doit alors engager des poursuites contre le débiteur en s’adressant à un avocat, un huissier ou un organisme de recouvrement. A la suite de ces poursuites, un constat

d’échec doit en résulter pour pouvoir justifier d’une créance irrécouvrable. Un certificat d’irrécouvrable est délivré à l’entreprise. C’est ce document qui permet de constater l’échec des démarches engagées et qui permet alors de passer la créance en pertes. L’irrécouvrable fait généralement suite à une liquidation ou un redressement judiciaire. Dans les deux cas, l'entreprise rencontre des difficultés au point de ne plus être en mesure de faire face à ses dettes et est placée en situation de cessation de paiement. Cependant le redressement est mise en place lorsque l'on estime que l'entreprise mérite d'être sauvegardée tandis que la liquidation est le résultat d'un règlement judiciaire impossible. Constatation de la créance irrécouvrable : Enregistrement d'écriture comptable : Annulation de la créance douteuse et constatation d’une perte : A débiter : 654-Perte sur créances irrécouvrable (montant HT non perçu)                    44571-TVA collectée (TVA non perçue) A créditer : 416-Clients douteux Reprise de la dépréciation antérieurement enregistrée : A débiter : 491-Dépréciations des comptes clients A créditer : 7817-Reprises sur dépréciations des actifs circulants La TVA sur créance irrécouvrable La récupération de la TVA ne peut se faire qu’à la suite d’une créance devenue définitivement irrécouvrable.

XIII Comment améliorer la trésorerie de mon entreprise ? La trésorerie est l'indicateur financier le plus important d'une petite entreprise. La trésorerie permet d'assurer la pérennité de l'entreprise, son état doit être une préoccupation quotidienne pour tout chef d'entreprise. Connaitre les leviers pour une amélioration de la trésorerie de l'entreprise est indispensable pour bien la maitriser. Améliorer ma trésorerie via l'augmentation de mes ventes Faire la course au chiffre d'affaires pour améliorer sa trésorerie n'est pas la solution miracle. Il est même parfois faux de penser que la hausse de chiffre d'affaires puisse améliorer la trésorerie. En effet, le besoin en fonds de roulement est proportionnel au chiffre d'affaires et donc de cause à effet, plus on augmente son chiffre d'affaires, plus on augmente son besoin en financement et donc on dégrade sa trésorerie. Ceci explique certaines difficultés d'entreprise en forte croissance. Il faut donc trouver des solutions ! Afin

d'éviter les difficultés de trésorerie voire améliorer sa trésorerie en cas de hausse de chiffre d'affaires, il faut soit augmenter les capitaux permanents soit anticiper les financements à court terme avec son banquier. La gestion de mon besoin en fonds de roulement Beaucoup de chefs d'entreprises ne maîtrise pas la notion de besoin en fonds de roulement et ne pilotent pas les flux de trésorerie(argent qui sort versus argent qui rentre). La gestion du besoin en fonds de roulement passe par la diminution des créances clients et la baisse des stocks. Pour maîtriser et améliorer sa trésorerie, des procédures strictes doivent être mis en œuvre. Le besoin en fonds de roulement doit être le sujet principal de tous les acteurs de l'entreprise. Par ailleurs, le dirigeant d'entreprise, pour améliorer sa trésorerie, pourra identifier les axes de financement des créances clients (l'appel à un cabinet spécialisé en recouvrement de créancespeut être une solution dans ce cas) et stocks de sa société. A lire aussi, Comment optimiser ma trésorerie et diminuer mes frais bancaires?  Le choix du financement Les entreprises ont souvent tendance à vouloir financer leurs investissements par autofinancement et donc ne pas recourir à l'emprunt. De prime abord ce type de décision peut paraître judicieuse. En effet, il est tentant d'économiser les frais financier liés à un emprunt. Toutefois, ce raisonnement ne trouve pas sa finalité dans le cas d'une gestion optimum de trésorerie. En effet, sans une analyse fine et préalable de sa rentabilité, le recours à l'autofinancement peut conduire à une dégradation de la trésorerie de l'entreprise. Dans ce cas et pour améliorer sa trésorerie, il faudra recourir à une augmentation de capital ou alors à un emprunt à moyen ou long terme. Améliorer ma trésorerie en améliorant ma rentabilité De nombreuses entreprises ne savent pas déterminer leur seuil de rentabilité et ne mettent pas en œuvre une véritable politique commerciale leur permettant de l'atteindre. Ne pouvant pas couvrir leurs charges fixes ni enregistrer leurs premiers bénéfices, elles enregistrent d'année en année des pertes. Cette accumulation de pertes conduit donc à une diminution de leurs capitaux propres et par conséquent à une dégradation de leur fonds de roulement. Pour améliorer la trésorerie de l'entreprise en cas de perte de rentabilité, il convient de reconstituer les fonds propres en réalisant une augmentation de capital. Améliorer ma trésorerie : la baisse d'activité L'effet de crise financière aura pesé sur une majorité des secteurs d'activités ce qui a engendré une baisse d'activité. Il y a lieu de distinguer les baisses ponctuelles et les baisses conjoncturelles d'activité. Dans ce dernier cas, si aucune action n'est menée sur le niveau de production et qu'aucune politique de diminution des frais fixes n'est mise en œuvre, l'entreprise court un fort risque de dégradation de sa trésorerie compte tenu de

l'augmentation de son besoin en fonds de roulement. Pour améliorer sa trésorerie, l'utilisation d'un tableau de bord de gestion trouve toute son utilité. Enfin, le recours aux charges variables devra être privilégié. Les créances client dans le bilan Les créances client sont enregistrées à l’actif du bilan. Elles constituent d’ores et déjà un acquis pour l’entreprise en termes d’imputation. Le compte 411 « clients » doit être débité à la date de fourniture des marchandises ou de réalisation de la prestation, et une subdivision du compte 70 « ventes de produits fabriqués, prestations de services, marchandises » doit être crédité. Dès lors que la créance devient recouvrable (délai écoulé), et qu’aucun règlement n’est effectué, le compte 411 est crédité, par le débit du compte 416 « clients douteux ou litigieux ». A règlement, le compte 416 est crédité au profit du débit du compte de trésorerie (voir aussi les flux de trésorerie). L’impact sur la trésorerie de l’entreprise Bien évidemment, un retard de paiement ou un impayé représentent de la liquidité en moins dans la trésorerie de l’entreprise. D’où l’importance du provisionnement en amont afin de faire face à ce désagrément. Pour de petites créances client, l’entreprise dotée d’une bonne santé financière doit arriver à faire face pendant le laps de temps où la créance est un manque à gagner pur pour la structure. Si les créances viennent à s’accumuler, ou que l’une d’elles est particulièrement importante, elles peuvent amener l’entreprise à freiner son développement. Ce moment de tension pour le dirigeant s’accompagne de temps perdu à accomplir des formalités, de stress et de démotivation. En finalité, c’est le besoin en fonds de roulement qui va être amputé. Conséquences sur le BFR (besoin en fonds de roulement) Le besoin en fonds de roulement représente tout ce que l’entreprise doit investir au quotidien pour le fonctionnement de son activité. Une baisse de trésorerie due à une créance client conséquente aboutit à termes à une diminution du fonds de roulement. Un fonds de roulement revu à la baisse entraîne irrémédiablement une décision particulièrement dure à prendre pour l’entreprise : la baisse de son BFR. Un BFR moins important signifie des capacités de production amoindries, et donc un chiffre d’affaires en berne dû à des clients qui ne payent pas. L’entreprise se trouve alors sur une pente dangereuse.

Bien souvent, la seule solution qui reste à l’entrepreneur reste de faire appel au crédit bancaire en attendant que la créance client soit recouvrée. Cette démarche n’est pas aisée, particulièrement si le débiteur de l’entreprise s’avère insolvable ou en dépôt de bilan. Prenez l'habitude de suivre votre facturation et prévenir l'accumulation de créances irrécouvrables. Conséquences sur le Tableau de Compte de Résultat (TCR) L’impact négatif des provisions des créances et des créances irrécouvrable sur le résultat de l’entreprise et par conséquent sur les capacités d’autofinancement de la banque

ANNEXES COMPLEMENTS DE LECTURES

.Les crédits accordés par la banque Opération par laquelle un établissement de crédit met ou promet de mettre à la disposition d'un client une somme d'argent, moyennant intérêts et frais, pour une durée déterminée ou indéterminée. (Lorsque le crédit est dit gratuit, les frais et les intérêts sont nuls). Le cédant devient alors un créancier et le cessionnaire un débiteur. Crédit et dette sont donc des termes qui décrivent une même opération considérée de deux points de vue opposés. Il est possible de distinguer les crédits en fonction : -

de leur durée,

-

de leur objet,

-

de la garantie exigée en fonction du prêt accordé,

-

de l'identité du créancier ou du débiteur :

il existe des crédits -

au jour le jour,

-

à court terme (de trois mois à deux ans),

-

à moyen terme (de deux ans à sept ans)

-

et à long terme ;

Crédit par nature : -

les crédits à la consommation sont accordés aux particuliers pour leur consommation personnelle,

-

les crédits d'investissement, représentés par des obligations émises par les entreprises, sont utilisés par les entreprises pour financer l'acquisition d'installations et d'équipements ;

-

un crédit hypothécaire est composé de prêts garantis par des terrains ou des bâtiments ;

-

les crédits bancaires sont accordés par les banques et prennent la forme de prêts, d'opérations d'escompte ou de découvert de compte ;

-

le crédit international est accordé à certains États par d'autres États, par les ressortissants de pays étrangers ou les institutions financières internationales telles que la Banque internationale pour la reconstruction et le développement.;

-

la dette publique est composée de crédits accordés à l'État, représentés par les obligations émises par les autorités publiques.

Les différents types de crédit : Il existe plusieurs variétés de crédits : On les classe généralement selon deux critères : la durée et la nature de l'opération. En fait, la durée du crédit est toujours est liée à la nature de l'opération qu'il finance, conformément à une règle stricte de gestion financière Le délai d'exigibilité d'une dette doit correspondre au degré de liquidité de l'actif qu'elle a servi à acquérir. Ainsi, il ne peut pas être question d'utiliser un crédit remboursable sur un an, pour installer une usine qui commence à fonctionner qu'au bout de trois ans Nous serons amenés à distinguer trois types de crédits : Le crédit à court terme ou crédit de fonctionnement, le crédit à moyen terme, et le crédit à long terme ou crédit d'investissement.

I) Le crédit à court terme  : Une entreprise ou un particulier quelques soit sa santé financière est parfois confronté à des besoins de trésorerie. Ce sont des besoins à court terme qui permettent aux clients de la banque de faire face à ces engagements auprès des fabricants ; des fournisseurs ; de son personnel pour les entreprises ou encore une liquidité monétaire pour ces besoins personnels pour le particulier. C'est un crédit dont la durée ne dépasse pas deux (2) ans et il porte essentiellement sur des besoins liés à :

-

L'approvisionnement en petit matériel ; en petits équipements ;

-

La fabrication des produits ;

-

La commercialisation des produits ;

-

La consommation ; etc.

On peut distinguer plusieurs types de concours : -

Ceux accordes en anticipation de rentrée certaine et qui, selon le montant la durée, feront l'objet d'un contrat de prêt

-

Ceux accordent en anticipation d'épargne qui feront l'objet, dans tous les cas d'une offre préalable et d'un contrat de prêt.

-

Ceux enfin, qui permettent d'éviter un décaissement immédiat.

Le crédit à court terme comprend plusieurs catégories dont entre autres on peut citer : A) Le découvert en compte : C'est un financement à court terme sous forme de trésorerie donner au titulaire du compte par le banquier. Le découvert porte sur un montant maximum à ne pas dépasser, il est remboursé sur une période fixée à l'avance en accord avec le banquier. Cette période ne peut pas dépasser deux (2) ans parce qu'il s'agit d'un crédit à court terme. Il est assujetti à un taux d'intérêt débiteur fixé par la banque. Ce découvert peut être renouvelé par tacite reconduction fait l'objet d'une convention passée entre la banque et le client

II) Le crédit à moyen terme : D'une durée de 2 à 7 ans, le crédit à moyen termes accordé soit par une seule banque, soit par une banque en concours avec un établissement spécialisé (crédit national, crédit d'équipement des PME, etc.) Il faut éviter dans tous les cas, que la durée du financement soit longue que la durée d'utilisation du bien que crédit à moyen terme finance.

Celui-ci s'applique donc à des investissements de durée moyenne telle que les véhicules et les machines et de façon plus générale, à la plupart des biens d'équipements et moyens de production de l'entreprise La durée du prêt doit cependant tenir compte de possibilité financière de l'entreprise. Celle-ci en effet, en pendant cette période, doit pouvoir non seulement assurer le remboursement du crédit, mais encore dégagé un autofinancement suffisant pour reconstituer le bien qui s'use (c'est l'amortissement)par le crédit à moyen terme, le banquier distingue ceux qui sont réescomptables de ceux qui ne le sont pas. Si dans les deux cas, la banque prend le risque de l'opération, elle a la possibilité dans le premier cas de mobiliser sa créance. Comme le crédit à court terme, le crédit à moyen terme comprend aussi plusieurs catégories entre autres on peut citer : Le crédit de consommation (crédit ou prêt affecté : exemple : le crédit auto ; le crédit d'équipements ; ...) III) Le crédit à long terme : D'une durée de 7 à 10 ans, il est accordé par les institutions financières spécialisées. Pour ce type de financement, la banque ne joue, la plupart du temps qu'un rôle d'intermédiaire avec toutefois, dans certains cas, une participation en risque avec l'établissement préteur. Ces institutions financières spécialisées assurent le financement de ces crédits sur les sources provenant principalement d'emprunt obligataire. En guise d'exemple de crédit à long terme on a : A) Le crédit d'investissement : c'est un crédit qui peut être à moyen ou à long. Mais le plus souvent il est utilisé pour le long terme. Et ses caractéristiques sont : 1) Définition : Un crédit d'investissement est un crédit ou un prêt à moyen ou à long terme dont le taux d'intérêt, les modalités d'utilisation et le plan de remboursement sont fixés par contrat. 2) But : il peut servir à financer des investissements en actifs fixes comme des bâtiments, des machines, de l'équipement, etc. Un crédit d'investissement peut aussi financer la reprise ou la création d'un commerce.

Enfin, ce type de crédit sert aussi souvent à reconstituer le fonds de roulement afin de conférer à l'entreprise une structure financière saine. 3) Fonctionnement : Supposons qu'une entreprise souhaite effectuer un investissement mais ne dispose pas des fonds Nécessaires ou ne souhaite pas y affecter les fonds dont elle dispose. Elle s'adressera alors à une banque avec laquelle elle négociera les différentes modalités du crédit. Le résultat de ces négociations est alors établi dans un contrat. Suivant l'objet de l'investissement, le crédit peut être utilisé en une fois (par exemple pour le financement d'une machine, du fonds de roulement) ou par tranches (par exemple pour la construction d'un hangar). A chaque utilisation, la banque exigera toutefois des documents prouvant l'authenticité des investissements, comme des factures, des états d'avancement, etc. Une fois le crédit entièrement utilisé, l'entreprise procédera au remboursement suivant un plan d'amortissement convenu, par le biais de versements périodiques. On peut opter pour un amortissement fixe ou un amortissement dégressif. Dans tous les cas, l'amortissement se fait en deux parties, d'une part l'amortissement du capital et d'autre part l'amortissement de l'intérêt. 4) Durée : elle est fonction de l'objet financé et correspondra en principe toujours à sa durée de vie économique. La durée d'un crédit d'investissement ne peut cependant jamais être inférieure à trois ans ni supérieure à vingt ans. 5) Coût : Comme on l'a dit plus haut, des intérêts sont imputés sur l'encours du crédit. Pour calculer ces intérêts, l'on part du taux de base pour les crédits d'investissement, majoré d'une marge donnée. Cette marge est fonction de la "qualité" de l'entreprise (plus précisément sa capacité de remboursement, les perspectives de revenus, etc.), de la durée du crédit et du risque inhérent à l'objet financé.

Le taux d'intérêt peut être fixe ou variable. En cas de taux variable, une clause de révision périodique est prévue. En fonction de l'évolution du taux du marché, le taux d'intérêt est adapté à la hausse ou à la baisse. Les intérêts peuvent être payables mensuellement, trimestriellement ou, exceptionnellement, semestriellement ou annuellement. Le mode de calcul et de paiement des intérêts a une grande influence sur le coût global du crédit. 6) Risque : Le risque est qu'à l'échéance l'entreprise ne soit pas en mesure de rembourser. Ce risque est d'autant plus grand que l'investissement financé s'avère peu rentable et ne génère dès lors pas suffisamment de revenus au regard des obligations financières supplémentaires. C'est pourquoi la banque effectuera une analyse approfondie de l'impact du nouvel investissement sur la gestion globale de l'entreprise. Dans le cadre de son analyse, elle se concentrera principalement sur la capacité de remboursement B) Le crédit bail : Il s'agira de tout le matériel dont l'entreprise a besoin pour son activité courante. Ces sommes de financement utilisées par le système bancaires ne sont pas nombreuses et se limitent à une intermédiation financière de la banque qui joue le rôle de relais financier entre le client et l'institution de crédit bail. Ces matériels peuvent être des meubles ou des immeubles. Ce qui nous permet de définir le crédit bail comme une technique de financement d'une immobilisation ou d'un mobilier par laquelle une banque ou une société financière acquiert un bien meuble ou immeuble pour louer pour une valeur résiduelle, généralement faible en fin de contrat. Il permet aussi de surmonter les écueils que sont les traditionnelles garanties bancaires. En ce concerne les techniques du crédit bail le principe simple porte souvent sur des biens (meubles ou immeubles) à usage professionnel. C'est une opération qui fait intervenir trois protagonistes :

_ L'entreprise qui veut disposer du bien mobilier ou immobilier ; _ Le fournisseur vendeur de ce bien généralement une autre entreprise industrielle et commerciale ; _ L'établissement de crédit bail Concrètement, il revient au locataire de choisir le fournisseur et de déterminer les spécifications du matériel à financer. Ensuite, la société de crédit bail acquiert le bien à financer qui a été choisi pour mettre à la disposition du locataire Seulement, le fournisseur (propriétaire) concernant le titre propriété alors que le locataire assume les risques et les charges pour une durée fixée en rapport avec la durée de vie économique du bien ou celle de son amortissement fiscal. Pendant cette durée, le locataire paie en retour le loyer comprenant l'amortissement du bien, les frais financiers ainsi qu'une marge bénéficiaire sous réserve d'une valeur réelle fixée à la signature du contrat. A l'issue du de la période de location, trois options s'offrent à l'entreprise locatrice : Ø Lever la promesse de vente en acquérant définitivement le bien à un prix égal à la valeur résiduelle du matériel ; -

Conclure un nouveau contrat de crédit bail sur le même matériel ;

-

Rendre le bien au propriétaire.

Ce crédit bail mobilier qui est à l'origine des financements des entreprises a été étendu aux particuliers pour le financement des voitures de tourisme et étendu à d'autres biens.

Le risque de crédit : Les risques liées au crédit sont multiples et multidimensionnels en plus des risques généraux que court la banque (risques commerciaux, risques de gestion interne, risques opérationnels et techniques,...). Le risque de crédit comprend :



Le risque de contrepartie : qui est pour une banque ou une entreprise qu'une contrepartie (partie d'une transaction sur le marché de gré à gré) n'honore pas ses obligations envers elles. C'est le risque de défaillance d'un débiteur sur lequel l'établissement détient une créance ou un engagement de hors bilan assimilable. Il comprend en général : Les crédits octroyés Les titres détenus Les engagements hors bilan



Les véhicules qui permettent la distribution des risques sont les produits, les contrats à terme et les options.



Le risque de liquidité : qui apparaît lorsque le client se trouve dans une situation d'illiquidité (temporaire ou conjoncturelle). On parle alors de risque de non paiement



Le risque lié à l'activité de la structure du demandeur : est le risque lié à une baisse du chiffre d'affaires dont les conséquences se font surtout ressentir au niveau de la rentabilité puis de la liquidité si la chute est durable. En effet, l'entreprise en proie à des difficultés financières va faire une hiérarchie de ses engagements, donner une position secondaire au créancier « banque » et honorera tardivement ses engagements auprès de celle-ci.



Le risque sectoriel : lié au secteur d'activité



Le risque financier : rattaché aux crises financières macroéconomiques (dévaluation, révision du taux par la banque centrale)



Une chute de la valeur de l'actif net de la caisse d'épargne dont le cout des ressources a augmenté au-delà de la rémunération fixe des prêts consentis aux investisseurs



Une chute de la valeur de l'actif immobilier négativement corrélée aux taux d'intérêt. Ainsi, alors que les marges des caisses d'épargne devenaient négatives et ces caisses étaient vulnérables, certains investisseurs immobiliers se trouvaient en difficulté, voire dans l'incapacité de faire face à leurs obligations.



Le risque opérationnel : concerne des risques d'ordre organisationnel liés au fonctionnement même de l'établissement de crédit. Il a été démontré que les crises financières surtout dans nos pays ont eu pour cause les défaillances ou manquements du système de contrôle de l'activité bancaire. En fait, la banque

doit surtout veiller à un système d'octroi du crédit qui ne présente aucune faille surtout au niveau des autorisations qui provoquent dans la plupart des cas une dérive du risque de crédit. 

Le risque politique : lié à la probabilité que le changement de législation ou de réglementation réduisent le taux de rendement attendu des investisseurs.

LES CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE

Il est dans l’intérêt de l’entreprise de communiquer au futur client ses conditions de prix et conditions générales de vente. En effet, les conditions générales de vente ont pour objet – lorsqu’elles sont licites ! – de « faire la loi » entre fournisseur et client. Vous avez tout intérêt à procéder de même si votre client est un PARTICULIER La législation en vigueur impose de voir figurer dans les conditions générales de vente : 

le barème des prix (avec les remises et leur justification détaillée)



les rabais, remises et avantages particuliers ;



les conditions de règlement (délais, escomptes, etc) ;



les pénalités de retard (ne pas oublier de les faire figurer également au bas des factures, conformément aux dispositions de l’article L441-3 du code de commerce).

Décret exécutif n° 06-306 du 17 Chaâbane 1427 correspondant au 10 septembre 2006 fixant les éléments essentiels des contrats conclus entre les agents économiques et les consommateurs et les clauses considérées comme abusives. Afin que le client ne puisse prétendre n’avoir pas eu connaissance des conditions générales de vente du fournisseur, ces conditions générales de vente figureront au dos de tous les documents précontractuels notamment facture, bon de livraison, devis. Si le fournisseur a une clientèle « particulière », il faudra en outre faire figurer dans les conditions générales de ventes, les mentions imposées par la loi applicable aux pratiques commerciales . Art. 3. . Les éléments essentiels du contrat prévus par le décret cité plus haut sont:

– . les spécificités et la nature des biens et/ou services ; – . les prix et tarifs ; – . les modalités de paiement ; – . les conditions et délais de livraison ; – . les pénalités de retard dans le paiement et/ou dans la livraison ; – . les modalités de garantie et de conformité des biens et/ou services ; – . les conditions de révision des clauses contractuelles ; – . les conditions de règlement des litiges ; – . les procédures de résiliation du contrat ;

Autres types de garantie  Les clauses pénales La clause pénale permet au fournisseur – et au client qui est présumé avoir accepté les conditions générales de ventes – de fixer forfaitairement les dommages intérêts dus notamment en cas de retard de paiement Ä Les clauses de réserve de propriété Elle permet d’obtenir la restitution de la marchandises ou du matériel vendus si le client n’en paie pas le prix à l’échéance convenue. Ä Les acomptes et dépôts de garanties Il y a intérêt à percevoir un acompte substantiel à la commande. Pour un nouveau client, il est parfois préférable de consentir un rabais sur le prix en échange d’un acompte important. Il en va de même pour le dépôt de garantie que demandent les entreprises de location ÄLes cautions Le cautionnement est un procédé simple et peu onéreux de garantie de la créance. Préférez une caution bancaire limitée dans son montant et en durée. Si la banque refuse de cautionner le futur client, il faut s’interroger sur la santé financière du client. Ä Les sûretés réelles Ce genre de garantie est réservé aux opérations importantes. ÄL’affacturage C’est une technique permettant au vendeur de se décharger de la gestion des ses comptes clients, d’être garanti contre le risque d’impayé., ce système est régi par décret législatif n°9308 du 25/04/1993. I - Comment recouvrer une créance impayée ?

Lorsqu’un client ne règle pas sa facture à temps, la première étape est de le relancer de manière « amiable » via une lettre de relance ou une mise en demeure pour l’informer du délai imparti. Sans réaction de sa part, l’informer que vous allez faire appel à d’autres méthodes judiciaires et contentieuses afin de le faire réagir et éviter des frais supplémentaires (frais de procédure, frais d’huissier etc). Si ce dernier ne réagit toujours pas, des solutions judiciaires existent telles que l’ordonnance d’injonction de payer, le référé provision ou encore l’assignation au fond. Pour faciliter ces démarches, l’aide d’un cabinet de recouvrement ou d’un professionnel (avocat ou huissier de justice) est fortement conseillée car le droit en vigueur dans cette situation peut s’avérer difficilement compréhensible.

I-1 La phase dite “amiable” On peut également appeler cela la phase précontentieuse, elle consiste dans la relance pure et simple du client récalcitrant. Le but de tout cela est de rappeler l’obligation de paiement à votre client et, bien évidemment, de trouver une solution afin de résoudre ce problème rapidement. Vous pouvez lui proposer des facilités de paiement si la personne ou la société est dans une situation financière fragile. La procédure n’ira alors pas jusque devant la justice, sous couvert que ce dernier respecte l’accord fixé au préalablement avec vous.

La lettre de relance En matière d’impayé, il s’agit de la première étape consistant en une relance par lettre simple accompagnée le plus souvent de la facture non réglée. Cette lettre se voudra claire et concise afin de rappeler au client ses obligations. Parfois, il suffit d’une seule lettre car ce dernier peut simplement avoir oublié de régler. La lettre de relance doit rappeler le montant dû ainsi que la date de paiement prévue. Vous pouvez également préciser les possibles poursuites si le paiement n’intervient pas. Si vous ne comptez pas amener cette affaire en justice, un envoi par lettre simple suffit. Au contraire, si vous envisagez de faire appel à un professionnel afin de poursuivre la procédure

de manière contentieuse, il est vivement indiqué d’envoyer cette relance par recommandé avec accusé de réception afin de bénéficier d’une date certaine et de ce fait d’une preuve de la mise en information du débiteur. La mise en demeure de payer  La mise en demeure de payer est une intervention formelle faite au débiteur qui n’a pas respecté une obligation qui est, en l’occurrence, celle de payer une somme d’argent. Il s’agit de la dernière étape avant le stade contentieux.  Elle doit notamment respecter certaines mentions obligatoires afin de s’orienter par la suite vers le recouvrement judiciaire : Elle doit être envoyée par le service en charge du recouvrement des factures impayées de votre société mais peut également être effectuée par une société de recouvrement ou par un huissier de justice (sommation de payer qui a la même valeur qu’une mise en demeure de payer). La mise en demeure doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception. Si elle est envoyée par le créancier lui-même elle doit comporter : la date, les coordonnées du destinataire, la demande de règlement, le délai de paiement, les coordonnées de l’expéditeur et reprendre les termes « mise en demeure ». Si la mise en demeure est effectuée par une société de recouvrement, elle doit respecter d’autres mentions plus spécifiques. I-2 La phase contentieuse Malgré vos différentes relances et la mise en demeure de payer le client se montre toujours récalcitrant à vous régler, il est temps de mettre vos menaces à exécution. Pour cela, il existe différentes méthodes plus ou moins coercitives et des professionnels qualifiés (cabinet de recouvrement, huissier de justice ou avocat) peuvent vous aider dans ce nouveau défi. Dans tous les cas, il faut faire appel à la justice pour obtenir un titre exécutoire (acte juridique par lequel un créancier peut obtenir le recouvrement forcé de sa créance). Ce dernier s’obtient de plusieurs manières.  L’ordonnance d’injonction de payer (OIP) L’ordonnance d’injonction de payer est une procédure judiciaire permettant au créancier d’obtenir la condamnation de son débiteur à payer la somme d’argent qu’il lui doit. Il s’avère

que c’est une procédure peu coûteuse et relativement rapide. Elle est idéale pour des petits montants. Plusieurs Conditions sont à remplir pour obtenir gain de cause : L’OIP doit par exemple être introduite par voie de requête adressée au tribunal du domicile ou du siège social du débiteur. Le tribunal compétent dépend du montant de la somme réclamée mais généralement elle va s’introduire devant le Tribunal d’Instance pour les litiges de moins de 10 000 DA Si la créance est de nature commerciale, il faudra s’adresser au Tribunal de Commerce compétent. La procédure n’est pas contradictoire, ce qui signifie que le juge rendra sa décision sans avoir écouté les justifications du débiteur car il n’est pas convoqué à l’audience tout comme le créancier. Le juge se base alors uniquement sur les documents fournis par le créancier pour déterminer si la créance est justifiée. Pour qu’une requête soit recevable, elle doit émaner d’un contrat ou d’une obligation statutaire mentionnant obligatoirement le montant de la dette. Elle peut aussi provenir d’une lettre de change, d’un billet à ordre, de l’acceptation d’une cession de créance professionnelle. Il est important de noter que cette procédure ne peut pas concerner les dettes provenant d’une pension alimentaire ou d’un chèque sans provision puisqu’il existe des procédures spécifiques à ces deux cas. Une fois l’ordonnance rendue par la juridiction compétente, elle doit être signifiée par un Huissier de Justice au débiteur. Vous pouvez également demander à ce dernier de procéder à l’exécution de l’ordonnance par diverses saisies (meubles, salaire, compte bancaire etc) dans le délai d’un mois (délai de contestation du débiteur) après la signification. Cette méthode peut s’avérer très efficace lorsque le débiteur est solvable. Le référé-provision  Tout comme l’injonction de payer, le référé-provision est une procédure mise en place par le législateur afin de simplifier le recouvrement d’une dette par l’obtention d’une décision de justice (ordonnance).  Cette demande, pour être recevable, doit être justifiée par le créancier. Il devra prouver l’existence de la dette grâce à un contrat ou des factures par exemple. On dit que «l’obligation n’est pas sérieusement contestable » quand le créancier justifie d’un contrat, d’un devis ou d’une reconnaissance de dette par accepté par le débiteur et que l’obligation ne peut pas faire doute dans l’esprit du juge.

L’urgence qui est normalement demandée en cas de procédure en référé n’est pas exigée ici. La procédure à suivre n’est pas très compliquée. Elle se fait par voie d’assignation (contradictoire) qui sera la plupart du temps rédigée par un Avocat et signifiée par un Huissier de Justice (obligatoire), cela a pour but de convoquer le débiteur à une audience. Lors de cette audience, le juge statuera sur la demande qui lui est soumise et s’il y adhère, rendra une ordonnance d’exécution provisoire. Le référé-provision est une procédure rapide car elle permet d’obtenir une décision exécutoire dans les 15 jours à 1 mois suivant l’audience. Il faut noter que ce dernier n’est pas possible en cas de chèque sans provision ou quand le client fait l’objet d’une procédure de redressement/ liquidation judiciaire. L’assignation au fond  L’assignation au fond est généralement utilisée lorsque l’injonction de payer ou le référéprovision ne sont pas efficaces ou lorsque ces deux premières procédures ne sont pas adaptées à la situation.  Lorsqu’il s’agit de recouvrement de créance, on utilise l’assignation au fond lorsque le montant réclamé est bien supérieur aux petits litiges que l’on peut rencontrer d’ordinaire. Plus précisément, lorsque les conseils d’un avocat sont vivement requis afin de résoudre le litige c’est généralement cette procédure qui sera choisie car elle demande des moyens plus conséquents et du temps pour qu’il y ait un vrai débat contradictoire. Le créancier cite alors le débiteur à comparaître par voie d’huissier devant le juge qui statuera selon les moyens invoqués et les pièces justificatives fournies. La juridiction compétente dépend du montant et de la nature du litige. L’assignation en paiement est très utile lorsque l’obligation est sérieusement contestable contrairement au référé-provision. Un véritable débat contradictoire aura lieu avec des moyens de défenses soulevés par le débiteur venant en contestation de la créance invoquée. Faire appel à un Huissier de Justice  Votre créance est enfin reconnue par la juridiction compétente, il faut maintenant la faire exécuter c’est-à-dire procéder officiellement au recouvrement de la dette.  Dans ce cas-là, seul un officier ministériel tel qu’un Huissier de Justice est habilité pour recouvrer cet arriéré. Il sera donc obligatoire lors de votre visite à son étude de vous munir du

titre exécutoire (décision condamnant le débiteur) afin qu’il puisse mettre en place les voies d’exécution afférentes. L’Huissier de Justice va, sur la base des informations que vous lui avez fournies, procéder à des recherches telles que la banque du débiteur, son employeur, son adresse exacte etc. Suite à cela, plusieurs méthodes vont être envisagées comme la saisie sur les comptes bancaires (saisie-attribution), la saisie sur salaire, la saisie de biens meubles ou immeubles … Généralement, ces méthodes s’avèrent assez efficaces à moins que le débiteur ne soit pas solvable, et dans ce cas le recouvrement peut prendre plus de temps.



II Créances clients : définition, impact et recouvrement

  Il faut être averti du fait que le plus ardu dans cette procédure n’est pas l’obtention du titre exécutoire, car si votre demande est parfaitement fondée le juge va y accéder mais c’est le recouvrement qui parfois peut prendre plusieurs semaines, mois ou années dans certains cas. Les créances clients représentent le chiffre d'affaire non encaissé dû à un décalage entre la facturation et le paiement des clients. Elle représente un manque à gagner pour l'entreprise et peut freiner le développement de cette dernière. Une créance client devient recouvrable lorsque le délai de paiement accordé au client arrive à expiration. II-1 Définition de la créance client Les créances client sont l’ensemble des sommes dues à une entreprise dans le cadre de ses ventes de marchandises ou de ses prestations de services. Pour que la créance soit reconnue comme telle, il faut que : le bien ou le service aient été fournis au client que la facture correspondante ait été émise que la contrepartie financière, le règlement, n’ait pas encore été perçue par le fournisseur. La créance cour à compter de la date de fourniture des marchandises, ou de l’exécution de la prestation de services. A cet effet, la signature d’un bon de livraison, d’une facture acceptée,

ou d’un document certifiant la réalisation de la prestation est vivement recommandée. La créance devient exigible et recouvrable dès lors que le délai de paiement a été dépassé.  Ce délai résulte d’un accord entre le fournisseur et le client en amont de la transaction commerciale. Dans la plupart des cas, le droit français limite ce délai à 45 jours fin de mois, ou 60 jours à compter de la date de facturation (toutefois des exceptions existent comme dans le milieu des transports, ou lorsqu’il s’agit de denrées périssables). Si aucun accord n’a été pris entre les deux parties, un délai de 30 jours est considéré comme acquis au créancier. La créance peut être contractée indifféremment par une personne physique ou par une personne morale. II-2 Les créances client dans le bilan Les créances client sont enregistrées à l’actif du bilan. Elles constituent d’ores et déjà un acquis pour l’entreprise en termes d’imputation. Le compte 411 « clients » doit être débité à la date de fourniture des marchandises ou de réalisation de la prestation, et une subdivision du compte 70 « ventes de produits fabriqués, prestations de services, marchandises » doit être crédité. Dès lors que la créance devient recouvrable (délai écoulé), et qu’aucun règlement n’est effectué, le compte 411 est crédité, par le débit du compte 416 « clients douteux ou litigieux ». A règlement, le compte 416 est crédité au profit du débit du compte de trésorerie (voir aussi les flux de trésorerie). II-3 L’impact sur la trésorerie de l’entreprise Bien évidemment, un retard de paiement ou un impayé représentent de la liquidité en moins dans la trésorerie de l’entreprise. D’où l’importance du provisionnement en amont afin de faire face à ce désagrément. Pour de petites créances client, l’entreprise dotée d’une bonne santé financière doit arriver à faire face pendant le laps de temps où la créance est un manque à gagner pur pour la structure. Si les créances viennent à s’accumuler, ou que l’une d’elles est particulièrement importante, elles peuvent amener l’entreprise à freiner son développement. Ce moment de tension pour le dirigeant s’accompagne de temps perdu à accomplir des formalités, de stress et de démotivation. En finalité, c’est le besoin en fonds de roulement qui va être amputé. II- 4 Conséquences sur le BFR (besoin en fonds de roulement)

Le besoin en fonds de roulement représente tout ce que l’entreprise doit investir au quotidien pour le fonctionnement de son activité. Une baisse de trésorerie due à une créance client conséquente aboutit à termes à une diminution du fonds de roulement. Un fonds de roulement revu à la baisse entraîne irrémédiablement une décision particulièrement dure à prendre pour l’entreprise : la baisse de son BFR. Un BFR moins important signifie des capacités de production amoindries, et donc un chiffre d’affaires en berne dû à des clients qui ne payent pas. L’entreprise se trouve alors sur une pente dangereuse. Bien souvent, la seule solution qui reste à l’entrepreneur reste de faire appel au crédit bancaire en attendant que la créance client soit recouvrée. Cette démarche n’est pas aisée, particulièrement si le débiteur de l’entreprise s’avère insolvable ou en dépôt de bilan. Prenez l'habitude de suivre votre facturation et prévenir l'accumulation de créances irrécouvrables. II-5 Comment recouvrer des créances clients ?

Pour qu’une créance soit recouvrable, il faut que le délai de paiement accordé, ou le minimum de 30 jours calendaires autorisé au débiteur, soit arrivé à expiration. Toutefois, même à ce terme, la loi exige du créancier qu’il tente d’obtenir le règlement des sommes par l’emploi d’une procédure amiable avec son débiteur. Le fournisseur doit donc mettre en place un protocole de relance qui pourra, dans un premier temps, être téléphonique, pour aboutir, si la situation ne se décante pas, à des courriers recommandés avec accusé de réception. Si les tentatives de règlement amiable se soldent par un échec, le créancier peut demander à une société tierce, spécialisée dans le recouvrement de créances, d’intervenir. Une convention est alors signée entre le créancier et le chargé de recouvrement, stipulant les conditions exactes de la procédure: -

montant de la créance

-

fondement de la créance (marchandises ou services qui ont été fournis)

-

le coût de la procédure (à la charge du créancier)

-

les conditions de recouvrement des fonds et de leur encaissement

III -Le recouvrement de créances Les règlements impayés représentent un vrai fléau dans notre système économique actuel. Quelques factures en attente depuis trop longtemps et c’est toute la trésorerie d’une structure, surtout si elle est de taille modeste, qui est mise à mal. Mais quelles solutions

s’offrent au dirigeant ou à l’indépendant qui se retrouve dans cette situation délicate ? Ce sera soit la justice, soit un cabinet de recouvrement de créances. III -1 Un passage difficile Etre victime d’impayés est vraiment un moment difficile à vivre. L’injustice de la situation, l’impuissance face au silence du créancier. Cela est tout autant nuisible à la bonne marche d’une entreprise qu’au moral de l’entrepreneur lui-même. Cela peut même entraîner à la victime du préjudice une difficulté à régler ses propres factures. Il est alors important de pouvoir mettre en place des mesures afin de procéder au recouvrement de créances dans les meilleurs délais. La nature de la relation commerciale entre en ligne de compte dans le choix de cette procédure. S’agit-il d’un client fidèle ou occasionnel ? S’agit-il d’un mauvais payeur régulier ? III-2 Le recours à la justice En faisant appel à un Huissier de Justice pour le recouvrement de vos créances, vous vous engagez dans une voie judiciaire qui peut se traduire par une mise en place de délais de règlement, par une saisie à titre conservatoire ou encore par une injonction de payer. Selon les cas de figure, ce peut être le débiteur qui doive s’acquitter des frais d’Huissier. III-3 Un cabinet de recouvrement de créances Vous pouvez aussi choisir de faire appel à un cabinet de recouvrement de créances. Ils s’occupent de tout à votre place en privilégiant le plus souvent l’accord à l’amiable. Certaines formules ne nécessitent pas d’avance et les honoraires sont déduits seulement du montant de la créance lorsque celle-ci est régularisée. IV La cession électronique de créance Trop de clients qui ne vous paient pas! Problème de trésorerie? En effet, les PME sont souvent confrontées à des problèmes de trésorerie qui peuvent les exposer à la faillite s'ils deviennent trop importants. Cette situation s'explique en partie par le fait qu'elles doivent souvent financer un poste client sur les clients qui pèse lourd dans leur bilan comptable et la loi de modernisation de l'économie du 4 août 2008 n'a pas suffi à régler le problème. En effet, ce poste représentait 500 milliards d'euros pour les entreprises françaises en 2010. En 2011, les entreprises devaient supporter un délai moyen de paiement de près de deux mois et des retards de près de trois semaines.

Force est donc de constater que les modes de financement classiques tels que les autorisations de découvert, l'affacturage, l'escompte ou la loi Dailly ne suffisent pas toujours à garantir une trésorerie saine aux entreprises, car ils ne financent que 13 % de leurs besoins à court terme. IV-1 La cession électronique de créance qui consiste pour la société créancière à céder sa créance à la société d'affacturage par voie électronique peut constituer une solution intéressante tout en facilitant l'évolution vers le tout numérique. Elle se base sur le fait que les messages par Internet concernant la facture électronique, l'affacturage et le règlement utilisent un même langage informatique, ce qui facilite la mise en place technique du système. En effet, les catégories de messages concernant la facture électronique ellemême et son paiement ont déjà fait l'objet d'une normalisation dans les progiciels destinés aux entreprises. Les messages concernant l'affacturage vont faire l'objet d'une normalisation au niveau international. IV-2 Les avantages de la cession électronique de créances sont multiples. la société créancière bénéficie d'un apport de liquidités immédiat en échange de la cession de sa créance, ce qui améliore la situation de sa trésorerie et diminue ses frais financiers. Avec une trésorerie plus solide, l'entreprise a plus de marge de manœuvre pour appliquer sa stratégie et pour conquérir des marchés. de plus, cet apport de liquidités est accéléré grâce à une transmission instantanée des informations entre le client et la société d'affacturage alors qu'un envoi par la poste de ces informations peut prendre plusieurs jours. -

des gains de productivité sont réalisés grâce à l'automatisation de la création de la facture, de son expédition et de son traitement

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les frais de gestion sont réduits, car les frais de traitement et de transfert dans un support numérique sont beaucoup plus bas que ceux qui sont entraînés par le support papier

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en outre, les données relatives aux factures et aux cessions de créances sont sécurisées grâces au support numérique. Cette baisse du risque peut faciliter le crédit et réduire son coût grâce à une réduction du risque de fausses factures ou de cessions doubles.

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enfin, le débiteur peut payer par voie électronique au moyen de sa carte bancaire, par virement ou par prélèvement sur son compte bancaire.

Toutefois, pour la cession électronique de créances puisse se généraliser, il faut que les différents acteurs du marché interviennent ensemble de manière coordonnée pour la mise en place des nouveaux messages électroniques concernant l'affacturage. En outre, les PME doivent faire un effort, car les trois quarts des factures qu'elles émettent ne sont pas dématérialisées. V Récupérer ses créances: comment faire? Les factures impayées concernent la quasi-totalité des entreprises de nos jours. Déstabilisation de la trésorerie, temps dédié aux relances, les impayés empoisonnent la bonne marche d’une entreprise. Un chiffre est édifiant : un quart des faillites de personnes morales sont dues aux impayés et aux retards de paiement. Si l’entreprise n’est pas complètement démunie face à cela, il est bien souvent préférable de faire appel à des experts pour récupérer ses créances. V-1 La lettre de relance La lettre de relance constitue le premier acte afin de récupérer ses créances. Elle rappelle le client sur son obligation de payer, et lui remémore le montant. Un délai de huit ou quinze jours peut être accordé au débiteur. Courtoise mais directe, la lettre de relance peut être réitérée si le dirigeant estime qu’elle peut suffire à décanter la situation. V-2 La mise en demeure La mise en demeure monte d’un cran dans la procédure de recouvrement. Le dirigeant y précise que ses courriers précédents sont restés sans réponse, et il y indique son intention d’engager une action en justice si le règlement n’intervient pas dans les plus brefs délais. Pour être valablement utilisée dans un dossier judiciaire, la mise en demeure nécessite d’être envoyée en recommandé avec accusé de réception. V-3 Les professionnels En dernier recours, ou si l’entreprise ne souhaite pas s’occuper elle-même de la procédure, les services d’un cabinet de recouvrement peuvent être plus que pratiques pour récupérer des créances. Habitués à traiter avec les clients les plus récalcitrants, ces experts de la négociation savent généralement arriver à leurs fins. Leurs services s’avèrent particulièrement indispensables lorsque votre client est parti sans laisser d’adresse. Des

bureaux d’études ou des agences de recouvrement , peuvent alors se charger de retrouver le débiteur afin de pouvoir lancer la procédure de recouvrement. VI- Créances irrécouvrables : écritures et démarches Il se peut qu'une entreprise soit confrontée à la situation où un client peine à respecter sa partie du contrat, à savoir payer sa créance. On parlera, dans ce cas, de créance douteuse ou de créance irrécouvrable selon la situation. La créance est douteuse par principe de prudence, la perte n'est pas garantie mais elle justifie d'une provision douteuse. Lorsque la perte est certaine et définitive, la créance est dite irrécouvrable. La preuve de son irrécouvrabilité incombe au commerçant qui doit, par la suite, engager des poursuites contre le débiteur qui lui permettront de récupérer la TVA sur sa perte. Les écritures sont différentes selon que le créance soit douteuse ou irrécouvrable, le détail de leur enregistrement est donné dans cet article. VI-1 La créance douteuse En raison de la mauvaise situation du débiteur, une créance client peut être compromise, on parle alors de créance douteuse ou impayée. En respect du principe de prudence, une créance présentant un caractère simplement douteux et dont la perte n’est que probable ne peut justifier que de la constitution d’une provision dite douteuse. Sur le plan fiscal, la provision pour créance douteuse est déductible du résultat à condition que le risque de non recouvrement soit nettement précisé et que la perte soit probable à la date de clôture. Il est important de passer les écritures de provision afin d'enregistrer le risque de non recouvrement d'une créance. La provision doit cependant être limitée qu’au montant hors taxe de la créance, la TVA étant récupérable en cas de créance définitivement irrécouvrable.

Constatation de la créance douteuse : Enregistrement d'écriture comptable : Constatation de la dépréciation relative à la créance douteuse : A débiter : 6817-Dotations aux dépréciations des actifs circulants A créditer : 491-Dépréciations des comptes clients (pour le montant hors taxe de la créance douteuse) VI -2 La créance irrécouvrable

Une créance est dite irrécouvrable lorsque sa perte apparaît comme certaine et définitive. C’est au commerçant d’apporter la preuve du caractère irrécouvrable de la créance. Le commerçant doit alors engager des poursuites contre le débiteur en s’adressant à un avocat, un huissier ou un organisme de recouvrement. A la suite de ces poursuites, un constat d’échec doit en résulter pour pouvoir justifier d’une créance irrécouvrable. Un certificat d’irrécouvrable est délivré à l’entreprise. C’est ce document qui permet de constater l’échec des démarches engagées et qui permet alors de passer la créance en pertes. L’irrécouvrable fait généralement suite à une liquidation ou un redressement judiciaire. Dans les deux cas, l'entreprise rencontre des difficultés au point de ne plus être en mesure de faire face à ses dettes et est placée en situation de cessation de paiement. Cependant le redressement est mise en place lorsque l'on estime que l'entreprise mérite d'être sauvegardée tandis que la liquidation est le résultat d'un règlement judiciaire impossible. Constatation de la créance irrécouvrable : Enregistrement d'écriture comptable : Annulation de la créance douteuse et constatation d’une perte : A débiter : 654-Perte sur créances irrécouvrable (montant HT non perçu)                    44571-TVA collectée (TVA non perçue) A créditer : 416-Clients douteux Reprise de la dépréciation antérieurement enregistrée : A débiter : 491-Dépréciations des comptes clients A créditer : 7817-Reprises sur dépréciations des actifs circulants La TVA sur créance irrécouvrable La récupération de la TVA ne peut se faire qu’à la suite d’une créance devenue définitivement irrécouvrable. Un duplicata de la facture doit être transmit au client avec la mention suivante : « Facture demeurée impayée pour la somme de … euros (prix net) et pour la somme de… euros (TVA) qui ne peut faire l’objet d’une déduction (article 272 du CGI) ». Néanmoins, les entreprises sont dispensées d’adresser ce duplicata dans la mesure où elles envoient à chaque client défaillant un état récapitulatif des factures irrécouvrables. VII- Le guide pour gérer ses impayés Les impayés et retards de paiement représentent un problème récurrent pour bon nombre d’entreprises et d’indépendants en France. Pour recouvrer les sommes en minimisant au maximum la perte de temps consacré à cette tâche, une stratégie efficace de gestion des impayés s’impose. Pour vous aider, voici en bref notre guide pour gérer ses impayés.

VII-1 Première étape : la conciliation Lorsque l’on se retrouve face à une situation d’impayé, il est toujours préférable de recourir à une conciliation avec le créancier. Un appel téléphonique ou un courrier électronique afin de lui rappeler la facture en attente peut permettre à l’entreprise de conserver une bonne relation avec le client tout en récupérant son du. VII- 2 Deuxième étape : la relance Lorsque la conciliation n’a rien donné, il est nécessaire de passer par une lettre de relance. Elle est l’occasion de proposer un nouveau délai de paiement au débiteur, et peut contenir, si le dirigeant le décide, le montant des indemnités de retard. Attention toutefois car l’application de ces indemnités risque de rendre le règlement plus difficile à obtenir. La lettre de relance peut être renouvelée si nécessaire. VII-3 Troisième étape : la mise en demeure Si vous en arrivez à la mise en demeure, c’est que les relations avec le mauvais payeur se sont dégradées ou que celui-ci fait simplement la sourde oreille. La mise en demeure doit préciser que l’entreprise va recourir à la voie judiciaire si le règlement n’intervient pas au terme échu. VII-4 Quatrième étape : Huissier de Justice ou cabinet de recouvrement En dernier ressort, vous avez la possibilité de confier le recouvrement à un Huissier de Justice. Celui-ci pourra alors engager les actions en justice qui lui paraissent nécessaires. Mais si vous souhaitez qu’un prestataire extérieur s’occupe de toute la démarche depuis le premier constat d’impayé, adressez-vous directement à un cabinet de recouvrement de créances. Des professionnels Contentieux s’occupent de toute la gestion des impayés à votre place, même pour de petites sommes. VIII- Le recours contre les impayés d’entreprise Contre les problèmes d’impayés, les entreprises peuvent avoir recours à une gestion en interne, à un Huissier de Justice ou à un cabinet de recouvrement de créances. Si le recours à un Huissier ou un cabinet professionnel peut avoir un coût, la gestion des impayés en interne revient souvent plus chère à l’entreprise. Mobiliser une personne, payer des courriers en recommandé, puis patienter indéfiniment…

VIII -1 La gestion en interne S’il est possible de gérer en interne une procédure de recours contre les impayés de l’entreprise, il n’est pas sûr que cela soit très économique. Une personne doit être mobilisée pour cela, et elle doit posséder des talents de négociations en plus de connaissances de juriste. Le recours démarre par une ou plusieurs lettres de rappel (ou de relance) destinées à accorder un nouveau délai censé motiver le mauvais payeur. Si la relance ne suffit pas, il faut passer par une mise en demeure. L’entreprise a la possibilité de demander des intérêts de retard, selon le taux légal d’usage, qui démarrent dés le premier jour de retard de paiement. VIII-2 L’Huissier de Justice Si la mise en demeure n’a pas porté ses fruits, il vous faudra vous tourner vers un Huissier de Justice. Lui seul est habilité à user de la voie judiciaire contre les débiteurs. Si l’Huissier est efficace dans son rôle, il décide seul d’éventuels délais pouvant être accordés pour le règlement. Vous n’aurez pas votre mot à dire. VIII-3 Les spécialistes du recouvrement Faire appel à des spécialiste du recouvrement est un moyen simple et sans risque de bénéficier d’un recours contre les impayés d’entreprise. Ces cabinets mettent leurs compétences de juristes et leur habitude de la négociation à votre service. Des agences de recouvrement vous proposent ce type de prestations avec des formules adaptées au flux commercial de votre structure. IX Gérer ses impayés Gérer ses impayés est un enjeu majeur pour la santé d'une entreprise. Aujourd'hui trop d'impayés existent du fait du laxisme du chef d'entreprise ou de son manque de fermeté. Lorsque la situation devient critique, il est bien souvent trop tard pour réagir. Il existe pourtant quelques astuces pour se protéger contre les mauvais payeurs et éviter les impayés. IX -1 Tenir un fichier à jour des clients mauvais payeurs Gérer ses impayés nécessite une bonne gestion de la part du chef d'entreprise. Ce dernier doit être capable, à tout moment, de dresser la liste des factures payées et impayées et doit

tenir un registre de ses clients mauvais payeurs. Ainsi il pourra, par la suite, refuser de contracter avec ces derniers. Le commerce repose sur une relation de confiance... Le chef d'entreprise ne doit pas contracter avec une personne qui ne lui inspire pas confiance. S'il a toujours des doutes, il est possible de se renseigner sur internet ou auprès du Greffe du Tribunal de Commerce sur la solvabilité de ses futurs clients. IX-2 La gestion commerciale La 1ere des choses à faire pour se protéger des impayés, est de respecter un certain formalisme : -

S'assurer que le client à pris connaissance des conditions générales de ventes et les a acceptées ;

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Etablir un devis ou un bon de commande ainsi qu'un bon de livraison, ce qui permettra de prouver que l'ensemble du cycle de vente a été respecté ;

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Envoyer la facture au client, sans elle il n'a aucune raison de régler sa créance, en mentionnant le délai de règlement ou date d'échéance, ainsi que le montant des pénalités de retard.

IX- 3 Comment se protéger? La clause de réserve de propriété Cette clause permet au chef d'entreprise de conserver la propriété des biens vendus tant que la facture n'a pas été réglée ; La caution Cette pratique est surtout utilisée dans les secteurs bancaire et immobilier. Le versement d'arrhes ou d'un acompte Bien que cette pratique ne protège pas directement contre le risque d'impayés, elle permet tout de même au chef d'entreprise de s'assurer du paiement d'une partie de la vente. Les trois points développés ci-dessus sont les méthodes les plus simples et les plus faciles à mettre en place à un moindre coût. Il évidemment d'autres méthodes, plus onéreuses, qui fonctionnent à la performance, via les services de cabinet de recouvrement de créances. Recouvrement de créance : la mise en demeure

La mise en demeure permet à un créancier d’obliger son débiteur à respecter sa part du contrat (paiement, livraison,...). Pour l'effectuer, le créancier doit pouvoir prouver que sa créance existe, qu’elle est liquide et qu’elle est arrivée à échéance. C’est un acte officiel et formel qui doit respecter certaines règles : elle doit être délivrée par lettre recommandée avec accusé de réception ou bien par acte d'huissier et doit contenir certaines mentions obligatoires sous peine d’être qualifiée d'informelle et d’être sanctionnée par la nullité. X-1 Définition de la mise en demeure : La mise en demeure est un acte officiel et formel de la procédure de recouvrement d’une créance impayée. Elle est définie par l’article 1344 du Code Civil. C’est un acte par lequel le créancier somme son débiteur de s’exécuter en accomplissant une obligation à laquelle il s’est soumis dans un contrat. Cette obligation peut prendre plusieurs formes. Par exemple : payer la somme due, terminer un travail commencé mais pas achevé, livrer des marchandises X-2 Objectif de la mise en demeure : L’objectif de la mise en demeure est de pousser le débiteur à s’exécuter en lui mettant la pression avec la menace d’une action en justice s’il ne le fait pas. On veut l’inciter à agir afin de parvenir à une résolution amiable du litige. Il s’agit donc d’un moyen de pression et en aucun cas d’une contrainte qui pèserait sur le débiteur. Parfois, la mise en demeure peut aussi être une condition à l’ouverture d’une procédure. En effet, dans certains cas, la loi exige qu’une mise en demeure soit présentée au débiteur avant d’introduire contre lui une action en justice. X-3 Conditions de la mise en demeure : Pour qu’une mise en demeure soit possible, la créance concernée doit remplir certaines conditions cumulatives, au nombre de trois : Caractère certain de la créance : Dire que la créance doit être certaine signifie que l’existence de cette créance doit pouvoir être prouvée. Généralement, c’est une facture qui va permettre d’établir ce caractère certain de la créance. Caractère liquide de la créance :

Une créance est liquide lorsqu’elle est évaluée en argent (généralement dans la monnaie ayant cours dans le pays concerné comme l’euro pour la France) ou lorsque son titre contient tous les éléments qui permettent une telle évaluation monétaire. Seule une créance revêtant ce caractère peut faire l’objet d’une mise en demeure. Caractère exigible de la créance : Une créance est exigible dès lors que son terme est arrivé à échéance. Elle ne peut être réclamée que lorsque la date à laquelle elle devait être payée ou exécutée est arrivée. Avant cette date, aucune mise en demeure efficace n’est possible. Exemple : Une créance arrive à échéance le 30 mars. Le 29 mars, aucune mise en demeure n’est possible. A partir du 30 mars, une mise en demeure est possible par le créancier.

X-4 Effets de la mise en demeure : La mise en demeure est un acte important dans la procédure de recouvrement. Ses effets sont multiples. Intimidation du débiteur : L’effet premier, si la mise en demeure est efficace, est de faire peur au débiteur et de l’inciter à s’exécuter dans le délai imparti afin d’éviter une action en justice. C’est l’effet principal recherché. Point de départ des intérêts ou du poids de la charge sur le débiteur: Dans le cas d’une obligation de payer, la date de la mise en demeure sert de point de départ des intérêts moratoires. C’est à partir de ce jour que les intérêts courent, jusqu’au jour de l’exécution de l’obligation. Ce point a son importance car il permet le calcul des intérêts dus par le débiteur au créancier. Dans le cadre d’une obligation de livrer des marchandises, le jour de la mise en demeure est le jour à partir duquel les risques de la chose pèsent sur le débiteur, sauf s’ils pesaient déjà sur lui. Les risques sont donc exclusivement à la charge du débiteur à compter de ce jour. X-5 Mode de délivrance de la mise en demeure : La mise en demeure peut être délivrée au débiteur par deux voies différentes :

Délivrance par courrier : La mise en demeure peut être délivrée au débiteur par courrier. Toutefois, il est exigé dans ce cas de le faire par lettre recommandée avec accusé de réception. En effet, cela sécurise le processus en assurant une bonne réception du courrier par le destinataire. L’avis de réception faisant foi, le courrier prouve la date de réception. Avec ce processus, le débiteur ne peut pas se targuer de ne pas avoir reçu la mise en demeure. Délivrance par acte d’huissier : L’autre façon de délivrer une mise en demeure est le recours à un huissier de justice. Il suffit de se rendre chez un huissier et de lui prouver l’obligation non exécutée par le débiteur (à l’aide d’une facture par exemple). L’huissier peut alors rédiger un acte qu’il délivre lui-même au débiteur, en mains propres. Là encore, la sécurité est accrue et le risque de perte du courrier ou de mauvaise foi du débiteur qui prétendrait ne pas avoir reçu la mise en demeure est totalement écarté. Choix du mode de délivrance : En principe, le mode de délivrance de la mise en demeure reste au libre choix du créancier. Lui seul décide d’avoir recours à un huissier de justice ou de se contenter d’envoyer un courrier recommandé avec accusé de réception. Cependant, il existe des cas où la loi impose un acte d’huissier de justice. Par exemple : dans le cas d’une mise en demeure pour refus de renouveler un bail, le code de commerce impose une mise en demeure par acte d’huissier. X-6 Contenu obligatoire de la mise en demeure : La mise en demeure doit respecter des règles de forme. Elle doit notamment contenir des données imposées : date de rédaction, coordonnées du destinataire, exposé de la situation litigieuse, demande de résolution du litige par l’exécution de l’obligation du débiteur, délai dans lequel la situation doit être régularisée, coordonnées et signature de l’expéditeur. La mise en demeure doit également contenir impérativement l’expression « mise en demeure ». Cela permet d’être clair et permettre une certaine transparence. De cette manière, le débiteur ne peut pas opposer un manque de compréhension du document puisque l’intention du créancier de mettre en demeure est clairement exposée. X-7 Qui peut utiliser la mise en demeure ?

Tout le monde peut utiliser le mécanisme de la mise en demeure. Aucune exigence particulière n’est posée. Les mineurs et les majeurs protégés (tutelle, curatelle) peuvent également mettre en demeure leur débiteur. Une possibilité est posée pour les créanciers qui le souhaitent : ils peuvent se faire assister d’un avocat, d’un huissier de justice par exemple. Mais ceci reste une possibilité, ce n’est en aucun cas une obligation qui pèse sur eux. X-8 Sanction d’une mise en demeure informelle : Une mise en demeure informelle est une mise en demeure qui ne respecte pas une règle importante qui lui est pourtant applicable. Dans, ce cas, il apparaît logique qu’il y ait une sanction car le respect des règles est indispensable au vu de l’importance de l’acte de mise en demeure. Le risque encouru est la nullité. Mais pour cela, il faut se trouver dans l’un des trois cas suivants : La mise en demeure vise plusieurs destinataires mais l’un d’eux n’est pas désigné dans l’acte, par oubli. La mise en demeure d’avoir à payer des loyers est adressée à l’un seul des deux époux concernés. La mise en demeure est adressée à un chef d’entreprise qui a été dessaisi de son pouvoir de diriger l’entreprise dans un jugement de liquidation judiciaire. Dans ces trois cas, la mise en demeure est frappée de nullité et elle est donc privée de ses effets. X- 9 Abus du créancier et défense du débiteur : Si le créancier semble avoir tous les pouvoirs pour recouvrer sa créance impayée, en réalité il n’en est rien. Son pouvoir connaît des limites. En effet, la mise en demeure n’est qu’un moyen qui lui est offert de tenter de recouvrer sa créance sans avoir à passer par la voie judiciaire. Toutefois, le créancier ne doit pas abuser de ce pouvoir. C’est pourquoi, en cas d’abus, le débiteur peut avancer ce caractère abusif de la mise en demeure en démontrant que le créancier s’en est servi outre mesure (mises en demeures qui se multiplient, harcèlement, mise en demeure sans fondement, etc.). Dans des cas comme le harcèlement, une action en justice peut même être intentée par le débiteur contre le créancier. La mise en demeure est donc un acte utile mais à consommer avec modération et prudence. XI Nantissement de créance : définition, conditions, effets

Le nantissement de créance est un mécanisme juridique permettant au créancier de s’assurer le paiement de sa créance par le débiteur. C’est ce qu’on appelle un privilège. Pour mettre en œuvre un tel processus, des conditions de forme sont nécessaires : il faut notamment un écrit et la publication de l’acte. Le nantissement a pour effet de créer un privilège au bénéfice du créancier qui se retrouve en tête de liste des personnes à désintéresser, c'est-à-dire qu'il dispose d'une priorité de paiement sur les autres créanciers. XI-1 Définition Le nantissement de créance est un système juridique dans lequel le débiteur d’une créance affecte un ou plusieurs biens meubles incorporels à la garantie de la dette dont il est redevable. C’est un privilège offert au créancier. Exemples de biens meubles incorporels : fonds de commerce, fonds agricole, brevet d’invention, solde de compte bancaire. XI- 2 Les conditions de forme du nantissement de créance Le nantissement de créance étant un acte important avec des conséquences lourdes, il doit donc respecter des conditions de forme pour être valable. Exigence d’un écrit Pour réaliser un nantissement, un écrit, signé par les deux parties, est exigé. Cet écrit peut prendre la forme d’un acte sous seing privé. Le nantissement doit être enregistré par le créancier sur un registre spécifique tenu par le greffe du tribunal de commerce. Il peut aussi prendre la forme d’un acte notarié. Dans les deux cas, l’acte de nantissement doit clairement désigner la ou les créances garanties par le nantissement, sous peine de nullité. Exigence d’une publication sur un registre spécifique Le nantissement doit être publié dans un registre dédié, qui est géré par le greffe du tribunal de commerce. L’objectif de la publication est d’informer les tiers de l’existence du nantissement et ainsi d’éviter que le débiteur ne vende le bien offert en nantissement à l’insu du créancier pour contourner le nantissement. C’est donc une mesure de protection des intérêts du créancier. XI-3 Les effets du nantissement de créance Le créancier nanti devient, grâce au nantissement, un créancier privilégié. Il bénéficie d'une priorité de paiement sur les autres créanciers (créanciers chirographaires ou ceux disposant

de privilèges généraux). Si le débiteur ne paie pas sa dette au créancier, celui-ci peut vendre ou faire vendre le bien nanti pour obtenir le paiement de sa créance. Les autres créanciers ne peuvent pas être payés avant le créancier nanti, sauf s'ils bénéficient de privilèges spéciaux (ex: le Trésor Public). XIIMise en demeure : intérêt, formalisme, jurisprudence La mise en demeure est un document envoyé par un créancier à son débiteur afin de réclamer son du resté impayé soit par négligence soit par refus. XII-1 La mise en demeure : quel intérêt ? Avant d’entamer un recours judiciaire, il faut envoyer une mise en demeure sauf si il est prévu par le contrat que le débiteur est en demeure dès l’échéance de la dette. Dans le cas où le créancier irait en justice sans avoir envoyer une mise en demeure au préalable, le débiteur aurait un délai raisonnable pour payer sa dette. Et si le débiteur paie sa dette dans ce délai raisonnable alors les frais de justice seront à la charge du créancier. De plus, l’envoie de la mise en demeure déclenche l’exigibilité des intérêts de retard. On peut cependant noter que certaines obligations n’exigent pas de mise en demeure comme les obligations de ne pas faire et les obligations dites « continues ». XII-2 La mise en demeure : le formalisme La mise en demeure n’est pas régit par un formalisme particulier. Il faut simplement qu’elle soit faite par écrit via un envoi recommandé ou un huissier. Généralement, cet écrit comporte la mention « mise en demeure » et informe le débiteur sur 3 points.Le premier est le montant de la dette arrivée à échéance. Le deuxième fixe un délai de paiement à respecter. Le troisième avertit des poursuites judiciaires en cas de non respect du délai prévu qui est souvent de 10 jours. XII- 3 La mise en demeure : la jurisprudence Depuis 2010, le jugement de l’opérateur numéricable fait jurisprudence dans le cas d’un abus de mise en demeure. En effet, un abonné ayant résilié son contrat chez numéricable a reçu des lettres de relance suivi d’une mise en demeure pour des factures dont il n’était plus le débiteur puisqu’il a avait résilié.Cet abonné a reçu gain de cause car il a été victime d’un

abus d’une mise en demeure l’incitant à payer des factures dont il n’était pas redevable. Il a reçu 300 euros de dommages et intérêts. Si vous n'avez ni le temps ni les compétences pour mettre en place cette procédure, sachez toutefois que des cabinets spécialisés comme le Cabinet d'Ormane, proposent des services de recouvrements de créances à la performance, qui permettent souvent d'obtenir d'excellents résultats.

XIII Quel délai de paiement pour une facture ? Déterminer la date maximum de paiement d’une facture peut être un casse-tête lorsque l’on ne connaît pas toutes les coutumes et vocabulaires associés à son secteur d’activité. La décade, par exemple, signifie un délai de 10 jours. Certains secteurs d’activité pratiquent des délais de paiement spécifiques... De manière générale et sans disposition contraire mentionnée sur la facture, le délai de paiement légal est de 30 jours à compter de la réception du produit ou de la réalisation de la prestation. Un délai allant jusqu’à 45 jours fin de mois ou 60 jours calendaires peut être négocié entre les parties. En cas de retard de paiement, des pénalités et un forfait pour frais de recouvrement sont prévus par la loi. XIII-1 Présentation de l’outil Déterminer la date de paiement d’une facture est souvent un casse-tête, particulièrement pour les jeunes entrepreneurs ne maîtrisant pas forcément les codes du marché et souhaitant avant tout conserver leur clientèle en leur accordant des facilités. Pourtant, la loi de modernisation de l’économie a posé et remodelé au fil des années les bases des délais de paiement. Si certaines activités répondent à des conditions spécifiques, dans tous les cas, ne pas respecter les délais de paiement peut exposer le débiteur à des sanctions financières. Ce calculateur vous permet de connaître la date maximum exacte de paiement d’une facture lorsqu’un délai y est indiqué. Il suffit pour cela de remplir la date d’émission de la facture et le nombre de jours de délai de paiement qui y figure. Les délais de paiement entre professionnels (BtoB) : ce que dit la loi La réglementation sur les délais de paiement d’une facture entre professionnels (BtoB) précise clairement les conditions dans lesquelles les sommes dues doivent être honorées. Légalement, sans disposition contraire mentionnée sur la facture et sans accord entre le client et son fournisseur de marchandises ou son prestataire de services, le délai de

paiement est de 30 jours à compter de la réception des produits ou de l’exécution de la prestation. Si le fournisseur ou le prestataire le précise sur ses documents, un paiement au comptant peut être exigé. Les factures périodiques (ou récapitulatives) doivent être payées dans un délai de 45 jours maximum suivant leur date d’émission. Possibilité d’étendre le délai de paiement à 45 jours fin de mois (ou 60 jours calendaires) Un délai supérieur à 30 jours peut toutefois être mis en place sous réserve d’accord commercial entre les parties. Il peut aller au maximum jusqu’à 45 jours fin de moi ou 60 jours calendaires à compter de la date de facturation (c’est à l’entreprise de choisir entre 45 jours fin de mois ou 60 jours calendaires !). Notez que « 45 jours fin de mois » signifie 45 jours après le dernier jour du mois d’émission de la facture (ou à la fin du mois au cours duquel expire le délai de 45 jours). La « coutume » de la décade en matière de délai de paiement La décade signifie 10 jours. C’est-à-dire que si le délai de paiement est de 30 jours après la décade, et que la facture est émise le 8 du mois, alors le délai de 30 jours démarre au 10 du mois. Si la facture est émise le 12, le délai court à compter du 20. Les dérogations Certains secteurs d’activité et certains types de produits répondent à d’autres délais de paiement de facture. Il en va ainsi des produits alimentaires, bétail vivant, viande fraîche, alcool et raisins pour la fabrication de vin. Les sanctions pour délai de paiement non respecté Les pénalités de retard Les Conditions Générales de Vente (CGV) et/ou la facture doivent mentionner un taux de pénalités de retard que l’entreprise créancière pourra facturer à son client débiteur en cas de retard de paiement de la facture. Le taux d’intérêt applicable est généralement égal au taux directeur en vigueur à la Banque Centrale européenne (BCE) au 1er janvier ou au 1er juillet de l’année civile concernée, majoré de 10 points, sans être inférieur à 2.70 % (taux minimum au 1er juillet 2017). Le taux d’intérêt de retard peut être comptabilisé par jour de retard entre la date d’échéance et la date à laquelle la facture de pénalité de retard est émise.

La pénalité est appliquée sur le montant TTC de la facture en retard.

L’indemnité pour frais de recouvrement En complément des pénalités de retard, une indemnité est due par le débiteur à l’entreprise créancière. Son montant est forfaitaire et s’élève à 40 euros (sauf si le débiteur est en procédure collective). Une indemnisation complémentaire peut être présentée au débiteur lorsque les frais de recouvrement sont supérieurs à 40 euros, sur présentation du justificatif. À défaut de résolution amiable, le professionnel pourra saisir letribunal de commerce . L'affacturage L'affacturage est un moyen de recouvrement des dettes qui fait intervenir un organisme de crédit spécialisé ou une banque appelé « affactureur ». Un créancier qui souscrit un contrat d'affacturage aura 3 options : un service de recouvrement, une assurance-crédit et une avance de trésorerie. L'affacturage : un service de recouvrement L'affacturage permet de sous-traiter la gestion du poste client de l'enregistrement des factures à l'encaissement en passant par les relances clients en cas de retard de paiement ou les contentieux en cas de défaut de paiement. Cependant, si le créancier souscrit uniquement au service de recouvrement dans le cadre d'un affacturage il n'aura pas l'assurance de recouvrer sa créance : le créancier paie uniquement pour un service. L'affacturage : la couverture du risque Si le créancier souscrit à l'assurance-crédit alors il sera sûr d'être payé. Il cède sa créance à l'affactureur. L'affactureur va payer la créance au créancier soit en date de cession de la créance (avance de trésorerie) soit à l'échéance de la créance. A compter de la cession de la créance, c'est l'affactureur qui supporte le risque de défaut de paiement de la part du débiteur. L'affactureur devient en quelque sorte le créancier et le créancier initial recouvre sa créance. Le risque que l'affactureur prend à la place du créancier a un coût : c'est l'assurance-crédit. L'affacturage : une avance de trésorerie Lorsqu'un créancier souscrit une assurance-crédit avec avance de trésorerie auprès d'un affactureur, sa créance non échue peut lui être payée immédiatement. Dans ce cas, l'affacturage permet de payer la créance au créancier déduite du coût de l'assurance-crédit et des Frais bancaires correspondants à l'avance de trésorerie.

En plus de l'affacturage, retenez que vous pouvez aussi faire appel à des sociétés de recouvrement de créances, afin d'obtenir le paiement de certaines de vos factures. Exemple de suivi et procédure des recouvrements de la créance d’une unité commerciale : GESTION DE LA CLIENTELE ET POLITIQUE DE CREDIT L'entreprise M classe actuellement sa clientèle suivant les catégories ci-après : -

Distributeurs conventionnés se sont les clients liés à

l'entreprise par des contrats annuels et qui bénéficient d'une ristourne sur ventes en fonction des quantités achetées ; - Collectivités publiques : ( APC. Hôpitaux. Ministères). - SARL : ce sont des sociétés privés. - CASAP : ce sont des coopératives agricoles spécialisés de services. - Essaimes : ce sont d'anciens travailleurs de M qui ont repris l'activité

de

distribution

à leur compte dans certains

établissements. - Prestataires :

ce sont des particuliers qui sont spécialises dans

les prestations en matière d'Hygiène. - Divers : entrent dans cette catégorie tous les clients particuliers et occasionnels

Ces différentes catégories de clientèle obéissent aux mêmes regles commerciales, hormis les Distributeurs Conventionnés qui bénéficient d'une ristourne déterminée en fonction des quantités achetées.

Gestion de la Clientèle et Politique de Crédit

Une gestion du fichier client doit permettre une connaissance de la clientèle de M et donc, de son marché pour une plus grande efficacité mais également pour la sauvegarde de ses intérêts Une politique de crédit apportera aussi l'assouplissement souhaite par

les unités commerciales d'une part, et d'autre part, elle doit renforcer la compétitivité de l'entreprise dans un marché concurrentiel. La constitution et la Gestion des documents inhérents aux clients L'unité doit disposer et gérer impérativement : 

la fiche client



le dossier client



le compte client

La fiche client Elle doit être établie par l'unité commerciale et doit comporter : a) des informations administratives sur le client 

coordonnées



nom et filiation des responsables



mode de règlement



renseignement bancaires



lieu de livraison



adresse de facturation

b) des informations économiques sur le client 

Produits achetés



Section d'activité



Chiffe d'affaire potentielle

c) l'Historique des relations avec l'entreprise 

Commandes antérieures



Autres informations

Première partie : identification du client Classement par ordre d’importance 

raison sociale



n° de compte bancaire



coordonnées des responsables



adresse du siège de l'entreprise cliente



adresse des lieux de livraison



conditions de paiement et domiciliaron bancaire.



Une codification des clients est jointe en annexe.

Seconde partie

Nature des opérations (mouvements) classées par ordre

chronologique (Comptabilité) . 

Montant des mouvements



Débit, montant des créances



Crédit, règlement effectués et les avoirs consentis au client



Le solde

Le compte client doit être constamment mis à jour et n'est, en aucune façon, un document réservé seulement à la fonction comptable II représente un moyen privilégie de mesurer la solvabilité du client et le degré de relation commerciale que l'on a avec lui. Politique de Crédit Les modalités de paiement et les formes de crédit à adopter sont fonction : 

du degré de solvabilité et de crédibilité du client



de l'importance et de la fréquence des achats



de la catégorie ci laquelle appartient le client



de la nature des produits

Il convient d'ajouter que le même client peut être servi autant de fois qu'il le souhaite pour peu qu'il fournisse les titres de paiement exigés et que l'on ait pris la précaution d'en vérifier la validité auprès de la banque, en s'assurant que l'unité ait encaissé de façon effective le paiement en cours Le classement se fait d'abord en fonction de la solvabilité des clients Les clients peuvent se décomposer en deux catégories 

les clients actuels de l'entreprise,



les nouveaux clients.

Les clients actuels Ceux ci peuvent être classés en trois sous-catégories : 

le client solvable



le client ayant enregistré une défaillance exceptionnelle dans le respect de son engagement de règlement



le client douteux

Le client solvable est considéré comme client solvable tout client qui règle ses achats à la période fixée et avec lequel l'entreprise n'a aucune difficulté à recouvrer ses créances. A cette catégorie de client et lorsque le crédit est consenti, il est recommande de recourir à la mise en place de traites simples. Les administrations publiques qui dispensent une fonction de service publique et qui font partie de l'état puissance publique entrent dans cette catégorie. Le crédit que l'unité commerciale peut consentir peut aller au maximum jusqu'à 30 jours sous la synchronisation et l'harmonisation de la Direction Commerciale, étant entendu qu'il convient de rechercher le paiement cash. Cependant, pour les produits à rotation lente et les surstocks, l'unité pourra consentir des délais de paiement plus importants pouvant aller jusqu'à 90 jours dont les modalités pratiques sont précisées ci-dessous Le client exceptionnellement détaillant Un client solvable n'est pas à l'abri d'une défaillance qui peut provenir de la banque ou involontairement de lui-même (chèque retourné impayé par erreur de la banque ou par méconnaissance de sa situation de trésorerie) Dans ce cas, il est laissé la possibilité au Directeur de l'unité d'apprécier si le client peut bénéficier a l'avenir des mêmes dispositions relatives aux clients dits solvables. Si telle est l'éventualité, le client devra au préalable régulariser sa situation avant de prétendre à un quelconque crédit Si, par contre, le Directeur de l'unité considère que le client ne présente plus les garanties nécessaires, ce dernier entre dans la catégorie des clients insolvables. Le client insolvable Est considéré client insolvable tout client dont la crédibilité bancaire n'est pas garantie et avec lequel le risque de non-règlement de ses achats est réel ou dont le titre da paiement est retourné impayé, sauf cas prévu au point L'entreprise devra se prémunir contre ce risque en exigeant du client un paiement par virement, chèque de banque ou certifié Dans tous les cas, un rapprochement avec la banque est nécessaire pour s'assurer de la fidélité et de l'authenticité de ces titres de paiements, notamment pour les nouveaux clients qui souhaitent procéder à l'enlèvement le mercredi, le jeudi ou le samedi

Les clients nouveaux Cette catégorie peut elle-même être classée en deux' le client nouveau solvable le client nouveau dont l'entreprise n'a aucune connaissance. Client nouveau solvable Est considéré client nouveau solvable tout client dont la réception et la solvabilité sont jugées bonnes après vérification auprès des organismes bancaires et commerciaux. Il peut s'agir d'un client nouveau que l'entreprise veut gagner et qui a été introduit par des agents dûment habilités de l'entreprise comme il peut concerner les administrations publiques. Dans tous les cas. la solvabilité du client devra être vérifiée et clairement établie. Client nouveau non connu de l'entreprise Il s'agit ici, de client dont on ne peut apprécier la solvabilité cl avec lequel, il existe un risque de non règlement des achats L'entreprise devra se prémunir contre ce risque, jusqu'à ce que la fldélisation et la solvabilité du client auront été mises en évidence, de la façon suivante : 

remise d'un chèque de banque



vérification de l'authenticité du titre de paiement avant toute livraison de marchandises

Dossier créance Le dossier créance doit comporter obligatoirement, entre autres, les pièces suivantes : 

Bon de Commande (signé par le Gérant pour la SARI.,)



Copie de facture



Bon d'Enlèvement avec accusé de réception et références de la personne ayant enlevé la marchandise



Copie des relances de recouvrement



Reconnaissance de la dette

Chaque unité doit ester en justice (présentation des dossiers de créances à l’avocat-conseil immédiatement après constatation du non-respect des délais,

par les clients ou en cas de contentieux lié à la remise d'un chèque retourné impayé) afin de préserver les intérêts de l'entreprise. Politique de Marge Les conditions de ventes peuvent varier selon que les produits sont 

des produits a rotation normale



des produits présentant des difficultés d'écoulement

Dans le cadre d'une gestion saine et rigoureuse, il v a heu d'éviter la production de grandes quantités de produits à rotation lente, et d'autres part, d'éviter les ruptures de stock. Une gestion efficiente des stocks nécessite un suivi permanent de la rotation des stocks ainsi que les moyennes mensuelles des sorties de chaque produit. Pour les produits à rotation normale, la vente doit se faire par bon de commande aux différentes catégories de clientèle avec la marge réglementaire. Pour les autres produits en sur stocks et a rotation lente, qu'il faut Préalablement identifier, il y a lieu de mettre en place de préférence une convention commerciale telle que définie ci après. Contractualisation des relations Il est à systématiser au maximum la contractualisation des relations commerciales de M avec les différentes catégories de clientèle y compris notamment avec les distributeurs agréés, en mettant en place une convention commerciale qui porterait sur les points essentiels suivants : 

conditions de ventes



délai et retard de paiement



transport



obligations de l'acheteur



obligations du vendeur



litige



force majeure



mise en vigueur et délai de la convention



modification

Le modèle actuel du contrat M/ clients conventionnés reprend l'ensemble de ces points.

Ristourne accordée Un barème de ristourne aux clients conventionnés est appliqué par M afin d'encourager cette catégorie de clientèle à la distribution de ses produits à travers le territoire national.

Recrouvrement des créances Il est à souligner que la créance est d'essence commerciale et relève par conséquent de la responsabilité du commercial et non pas de la comptabilité, qui. elle, est chargée de l'enregistrement comptable Des rapprochements périodiques (tous les Mercredi) doivent être fait entre les fonctions commerciales, et comptables et des situations doivent être établies avec procès-verbal à l'appui. Constitution de cellules de recouvrement et suivi particulier de la part des responsables des unités commerciales, mais également au niveau du siège entre les Directions Commerciale, Financière et Comptable et Administration Générale. Les agents de recouvrement doivent faire viser à chacune de leurs visites, la reconnaissance de la dette par le client débiteur La situation de ces créances doit comporter, entre autres les informations suivantes : nature de la créance 

montant de la créance par âge et par nature



créances

par

famille

de clientèle (clients, conventionnés,

collectivités., particuliers etc.... ) 

les coordonnées du client (Raison sociale, adresse)



Copie de reconnaissance de la dette ou un procès-verbal contradictoire dûment visé par le client

La cellule recouvrement de l'unité commerciale doit tenir à jour l'ensemble des pièces justificatives se rapportant aux créances pour permettre d'engager toutes actions et relances de recouvrement avec la célérité et la diligence voulues. Un titre de paiement non honoré à l'échéance obéit aux mêmes dispositions que celles des chèques impayés

Les unités commerciales sont tenues de transmettre les situations mensuelles reprenant ces informations à la Direction Commerciale pour consolidation, analyse et action de recouvrement appropriée à engager

Gestion des chèques impayés Les chèques remis par la clientèle en règlement de leurs factures doivent être déposés auprès de la banque pour encaissement au plus tard dans les deux jours ouvrables qui suivent leur réception par l'unité commerciale ou la succursale. 1 - Première phase Pour assurer un suivi rigoureux des chèques remis pour encaissement à la banque, il est primordial d'établir mensuellement les états de rapprochement bancaire Les chèques remis a l'encaissement, non positionnés par la banque dans les délais ci-après, doivent faire l'objet d'une réclamation écrite auprès de l'agence bancaire de domiciliaron de la structure de l'entreprise qui a réalisé la vente . 

Le lendemain de la remise de chèques à la caisse de l'agence de domiciliation.



02 jours calendrier suivant la date de remise des chèques sur les autresagences de la même banque de la même place



02 jours calendrier suivant la date de remise de chèques sur les autresbanques de la place



08 Jours calendrier suivant la date de remise de chèque sur les agences de la banque en d'autres places



12 Jours calendrier suivant la date de remise de chèques sur d'autres Banques en des places où la banque n'est pas installée.

deuxième phase Une fois le chèque impayé récupéré par l'agent charge de la relation bancaire, il est remis dans la journée même à la structure comptable de l'unité à l'origine de la vente qui procède a son enregistrement sur un registre pré numéroté

ouvert spécialement pour les chèques impayés en consignant les informations suivantes : 

Nom. Prénom ou raison sociale du client.



Date de réception du chèque.



Montant du chèque,



Date de remise à la Banque,



Motif du rejet,



Date de transmission au service commercial contre décharge

La structure comptable informe clans la journée même le service commercial de l'unité pour mesure conservatoire a rencontre du client débiteur concerné. Troisième Phase Le service Commercial de la structure qui a réalisé la vente, une fois le chèque impayé en sa possession doit, dans les 48 heures qui suivent, saisir le client concerné par fax et confirmer par lettre recommandée avec accusé de réception en vue d'une régularisation de sa situation par la remise d'un chèque de banque ou un virement bancaire en compensation du montant de l'impayé ainsi que les différents frais occasionnés (notamment les frais de banque et frais de courrier...) Tout client dont le chèque est retourné impayé doit faire l'objet d'une mesure conservatoire de suspension immédiate des ventes tout en l'invitant à régulariser sa situation sans délai. Après 48 heures, si la régularisation n'intervient pas. les approvisionnements du client concerné sont suspendus immédiatement sur l'ensemble des structures de l'entreprise, et le dossier transmis à la structure juridique de l'unité qui a réalisé la vente pour engager une action en contentieux au devant de la juridiction compétente Il est à remarquer que la procédure judiciaire ne peut être recevable que si elle est engagée auprès du tribunal de la circonscription prévue dans la convention ou celle du lieu d'établissement du client. Chaque Directeur d'unité Commerciale est tenu d'envoyer aux autres unités et à la Direction Commerciale la liste des clients douteux, tous les 15 jours, en s'assurant de son actualisation et de sa mise a jour a l'effet de généraliser la suspension des ventes à celte catégorie de clients La main levée ne peut être donnée que par le directeur de l'unité a l'origine du blocage ou la Direction Commerciale

La main levée ne peut être donnée a un client auteur d'un chèque impayé par le Directeur de l'unité Commerciale qu'après qu'il se soit assuré au préalable : 

de la régularisation

de l'impayé (authentification des moyens de

paiement) 

du calcul et du recouvrement des divers frais liés aux préjudices subis par l'entreprise ; il s'agit notamment des commissions bancaires ainsi que des intérêts calculés suivant la formule suivante

Montant du chèque impayé X Nombre de jours de crédit X Taux d'intérêts débiteurs/ 36 000 Exemple : Chèque de 10 000 DA remis a l'encaissement le 02/01/2000 au niveau d'une autre agence de la même banque, rejeté le 30/01/2000 pour insuffisance de provision La tentative de règlement a l'aimable n'a pas abouti ; le client n'a régularisé sa situation que le 20/02/2000. Calcul de l'intérêt à appliquer au client : < Nombre de

jours de crédit : ( à calculer à partir de la remise à

l'encaissement jusqu'à la date de règlement effective) (30 jours

J

20 jours)

50

jours Intérêts à faire supporter au client : (le taux d'intérêt débiteur en vigueur fourni par la banque soit 8,5% pour la période considérée) 10 000 DA X 50 X 8,5/ 36 000 - 1 18.05 DA -v Le montant à réclamer au client sera de : Principal du chèque soit : 10 000 DA Frais bancaires : 100 DA par chèque Préjudice financier 1 18.05 DA Observations : Les frais retenus au client en plus du principal du chèque doivent être matérialisés par une pièce de recette pour permettre leur comptabilisation. Quatrième phase : si les tentatives engagées par le service commercial pour le règlement à l'amiable n'ont pas abouti dans un délai n'excédant pas 10 jours calendrier, le dossier complet comprenant les documents suivants : 

le bon de commande du client.



la facture commerciale.



le bon d'enlèvement et de réception.



l'effet de paiement original (chèque).



la reconnaissance de la dette du client,



le courrier de relance du client pour recouvrement de la créance,



la méthode de calcul des intérêts moratoires.



le dossier qui a servi à l'établissement de la carte client devant comporter l'extrait de naissance de la commune d'origine du client pour faciliter les poursuites en citation directe.



l'attestation de non paiement délivrée par la banque de M.

Un calcul sur les frais de gestion et les pénalités doit être remis, contre décharge, à la structure chargée du contentieux de l'entreprise. Chaque unité qui transmet un dossier doit s'assurer de la constitution et du classement du double (copie de l'ensemble des pièces). Cinquième Phase : La structure juridique, une fois le dossier litigieux en sa possession, est tenue d'engager la procédure judiciaire la plus appropriée dans un délai n'excédant pas 10 jours ouvrables. La procédure judiciaire est engagée par les propres moyens de l'unité commerciale lorsque les compétences sont réunies ou en recourant à un avocat qualifié pour une prestation externe

Dans tous les cas de figure, les fiais occasionnés par la procédure (frais d'avocat et de gestion) doivent être obligatoirement imputés au client. Ces dispositions doivent être mises en œuvre avec le souci de préserver la clientèle en privilégiant le règlement à l'amiable et de permettre l'amélioration de la trésorerie de l'entreprise. Codification des clients Principes Il est attribué un Code Unique à chaque client de l'entreprise. Le code est attribué par l'unité commerciale à laquelle il est rattaché. Chaque client est commercialement domicilié auprès d'une seule structure de M (unité commerciale), Chaque unité commerciale rayonne et déploie ses activités dans une zone géographique délimitée

Mode opératoire Documents à réclamer au client (base de la codification) 

Copie légalisée du registre de commerce.



Numéro d'identification fiscale.



Extrait de Naissance pour les personnes physiques,



Statut de la société et pouvoirs donnés à son représentant

Codification a) Contenu et signification des éléments de codification Le code client comprend les parties suivantes : 

02 premiers chiffres: correspondant au code activité de la structure commerciale à laquelle il est attaché.



02 chiffres suivants : représentant le code la wilaya où il est implanté (lieu de son établissement principal)



01 chiffre suivant: représentant la catégorie du client



03 chiffres suivants: représentant un numéro séquentiel

Il est donné ci-après. 

la liste des wilayate avec leur code



le découpage géographique (zones) par unité commerciale.



Le code de chaque catégorie de clientele.

Principe de suivi de recouvrement des créances sur clients Principes généraux Le service de recouvrement de l'unité commerciale doit s'assurer que : a) Les livraisons des produits rentrent dans le cadre des conventions signées (ou conclues) entre d'une part, l'entreprise, et d'autre part, les clients débiteurs. Tous les documents contractuels doivent exister : b) les factures ont été régulièrement établies et dressées aux clients dans le respect des clauses contractuelles ; c) ces factures ont été acceptées par les clients Analyse du compte "Client" (41)

En fin de chaque période comptable (le mois), le compte "clients" doit être analysé. L'analyse de ce compte doit faire apparaître : a) le montant total des créances recouvrées dans le mois ventilé par : -

Activité et éventuellement par catégorie de tiers (avec indication du nombre des clients concernés),

-

par ancienneté, délai moyen de paiement, paiement en retard, et par durée des retards de recouvrement;

b) le montant total des créances en retard de recouvrement ventilé par activité ou catégorie de tiers et par durée des retards (1 mois, 2 mois, 3 mois, 4 mois, 5 mois, 6 mois et plus de 6 mois) en précisant le nombre de clients en retard de règlement. c) le nombre de relances envoyées aux clients en retard de paiement, ventilé par activité et catégorie de tiers. d) les frais financiers résultants des retards de recouvrement des créances sur clients (à calculer sur la base du taux des découverts bancaires); d) le montant des créances en litige ventilé par activité et catégorie de tiers (avec indication du nombre des clients concernés) .

e) le montant des créances irrécouvrables ventilé par activité et catégorie de tiers avec indication du nombre des clients concernés.

Ces différents indicateurs de gestion du recouvrement seront comparés chaque mois, à ceux du mois précédent et aux prévisions budgétaires (prévisions des encaissements sur créances exigibles). Le solde du compte "clients" sera rapporté au chiffre d'affaires total réalisé. Cette comparaison peut être faite aussi bien au niveau des codes indicatifs de catégories de tiers qu'au niveau du compte 41"Clients" Les rapports obtenus doivent être exprimés en pourcentage. Ils renseignent sur l'importance ou le taux du chiffre d'affaires non encaissé, c'est à dire des créances sur clients non encore recouvrées.

L'analyse du compte "clients" est nécessaire, car elle permet de relancer les clients en retard de paiement de leurs dettes envers l'entreprise (ou l'unité commerciale) et d'assurer une bonne gestion commerciale Lorsqu'il est établi qu'un montant des créances sur clients est devenu irrécouvrable, il doit être viré au débit du compte 694 "Créances irrécouvrables" par le crédit du compte 470. Les créances litigieuses (ou dont le recouvrement est manifestement incertain) peuvent faire l'objet de constitution de provisions pour dépréciation des créances. Pour que de telles provisions soient admises par l'administration fiscale, il faut: - préciser exactement la nature et l'objet des créances litigieuses,

-justifier les motifs qui les rendent probablement irrécouvrables, par exemple: •

extinction du délai de prescription sans qu'une action de justice ait pu suspendre l'effet : dans ce cas, l'entreprise a perdu le moyen de recouvrer ses créances même lorsqu'elle dispose de toutes les pièces de

commandes,

justificatives

(bons

lettres de reconnaissance de dettes, facture reconnue,

etc.... ) ; •

absence des pièces justificatives : créance fondée sur une simple commande orale ;

•

"disparition" du client et caractère infructueux des démarches de recouvrement (cas d'une dissolution d'entreprise débitrice qui n'a pas payé ses créanciers).

Pour être admise en déduction pour l'assiette de l'impôt, les provisions doivent être effectivement comptabilisées, c'est â dire donner lieu à une constatation effective dans les écritures de l'exercice et figurer sur le relevé prévu à cet effet, fourni par l'administration fiscale en même temps que la déclaration de l'IBS.

Les provisions constituées pour dépréciation des créances sont comptabilisées au débit du compte 68 "dotations exceptionnelles aux provisions pour dépréciation des créances" par le crédit du compte 41 "provision pour dépréciation des créances sur les clients"

Le suivi des comptes "Clients" devra être fait par un agent n'ayant pas la charge d'enregistrer les opérations de trésorerie relatives aux encaissements sur créances. Les provisions pour dépréciations des créances sur clients devront être approuvées par les responsables de l'entreprise (Direction commerciale et Direction financière et comptable)

L'analyse des comptes "Clients" devra être complétée par celle des ventes. Analyse des ventes Les comptes de la comptabilité récapitulative ne donnent qu'une ventilation sommaire du chiffre d'affaire réalisé, la comptabilité auxiliaire des ventes doit fournir les informations complémentaires. Aussi, la "Production vendue" (71 ) sera, dans le sous-système gestion des ventes et de la clientèle, ventilé par activité et éventuellement par produits fabriques. Cette ventilation sera obtenue par traitement informatique. Grâce à la codification des produits finis vendus. Les informations du sous-système seront saisis et communiquées aux différents utilisateurs "Gestion des ventes et de la clientèle" en deux catégories : -

documents d'entrée au sous-système,

-

documents de sortie au sous-svstème. Le sous système gestion des ventes et de la clientèle :

Reçoit

-du service commercial, les factures émises et le journal auxiliaire des ventes - du sous-système trésorerie-financement, les règlements des créances reçus des clients ainsi que les acomptes et avances versés par eux

Fournit :

-

au système budget, les éléments necessaire a rétablissements des provisions des encaissements sur créances d'exploitation et des factures a établir

-

au sous-système trésorerie financement les informations relatives aux créances sur clients à couvrir (donc necessaire a l'établissement du plan de trésorerie ) .

:

à la comptabilité récapitulative, les mouvements et soldes des comptes cidessus indiqués.

Facturation Quels sont les points clés de la facturation d'un point de vue fiscal, réglementaire et commercial ? Comment facturer en évitant les litiges, sources de retards de paiement ? La facturation est une étape essentielle du processus de vente car elle est le carrefour des enjeux financier de l’entreprise (réalisation du chiffre d’affaire, droit à se faire payer par l’acheteur), légaux (respect des règles de facturation) et fiscaux (TVA, ). Il est par conséquent indispensable que la facture soit juste sur l’ensemble de ces aspects. Si ce n’est pas le cas, elle peut être source de litiges, que ce soit avec le client avec pour conséquences des retards de paiement ou l’administration fiscale (amendes importantes prévues par le code de commerce). Les règles de facturation évoluent fréquemment, il est donc indispensable de se tenir à jour de ses obligations. La réglementation commerciale impose que toute vente de produit ou de prestation donne lieu à une facturation quel que soit le pays de l’acheteur, même si le client est un particulier dès lors que le montant de la transaction est supérieur à un montant défini par la loi ou la procédure interne. C’est au vendeur d’émettre la facture. Quand émettre une facture ? Les factures doivent être émises dès réalisation de la livraison et / ou de la prestation de service. En réalité, un différé de facturation de quelques jours est admis compte tenu des délais administratifs de toute relation commerciale.

Exception à cette règle de facturation immédiate, les entreprises ayant des opérations récurrentes avec leur client au cours d’un même mois peuvent établir une facture récapitulative au plus tard à la fin du mois. Pour cela, l’acheteur doit avoir donné son accord et le principe de la facture récapitulative doit être justifié par la fréquence des transactions. Un bon de livraison doit être cependant émis pour chaque livraison. La facture doit être émise en respectant les délais fixés soit par la loi ou les procédures internes celui au cours duquel s’est produit le fait générateur. Ces obligations légales et fiscales sont cohérentes. Toute facturation anticipée ou tardive est source de litige avec l’acheteur donc de retards de paiement et de pertes de temps et d’énergie pour corriger l’erreur. Le délai de paiement de la facture. Depuis la mise en application de la, le délai de paiement ne peut dépasser les délais contractuels . Le délai de paiement doit être clairement établi avec l’acheteur dès la négociation commerciale. S’il n’est pas stipulé dans le corps de la facture, la date d’échéance est le résultat de son application. Précisons que le point de départ du délai de paiement est la date d’émission de la facture et en aucun cas la date de réception de la facture, Formalisme d’une facture Les factures doivent être établies en double exemplaire (un pour chaque partie) en langue nationale ou en langue française. Il est aujourd’hui possible de réaliser des factures électroniques en lieu et place des factures papiers. On parle de dématérialisation des factures qui est soumise à des règles strictes. Quelles sont les informations et les mentions obligatoires ? La date d’émission : elle est le point de départ du délai de paiement et est essentielle pour la comptabilité et l’administration fiscale. Le numéro de facture unique et basé sur une séquence continue. Il est impossible d’avoir deux numéros de facture identiques sur le même exercice. La date de la livraison ou de la réalisation de la prestation de service si celle-ci est différente de la date de facture. Les informations concernant le vendeur : Raison sociale, adresse,

numéro d’immatriculation au RC, structure juridique, Numéro fiscale. Les informations concernant l’acheteur : Raison sociale, adresse, numéro de fiscal Les informations concernant la transaction la dénomination précise des produits livrés et / ou des services réalisés, la quantité des produits / services, le prix unitaire hors taxe, le taux de TVA applicable, les réductions et / ou ristournes éventuelles. le montant de TVA à payer par taux d’imposition ainsi que le total hors taxe et le total toutes charges comprises, en cas d’exonération de TVA, la référence à la disposition permettant l’exonération, en cas d’auto-liquidation de la TVA par l’acheteur, une mention relative à l’auto-liquidation telle que « auto-liquidation », la date de règlement calculée conformément au délai de paiement légal et / ou contractuel, les conditions d’escompte pour paiement anticipé par rapport à la date de règlement initialement prévue, le taux de pénalités de retard. Précisions que celles-ci sont dues de plein droit le jour qui suit la date d’échéance de la facture si celle-ci n’est pas payée. Le taux d’intérêt ne peut être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal. Il est par défaut égal au taux directeur principal de la banque centrale . La conservation des factures Les factures originales doivent être conservées pendant un délai de 10 ans par les acheteurs. Le vendeur doit au minimum conserver une copie pendant une même période et ce quel que soit le support utilisé (papier ou dématérialisé). La prescription des factures Les obligations nées entre professionnels dans l’exercice de leur activité sont prescrites 5 ans après la naissance de la dite obligation. Les actions de recouvrement doivent être effectuées durant le laps de temps. A noter que la probabilité de recouvrement d’une créance diminue fortement avec le temps qui passe. Par exemple, seules 60% des factures échues depuis 6 mois sont recouvrées. Que faire en cas d’erreur de facturation ?

Si une rectification de la facture est nécessaire suite à une erreur ou à une omission, deux choix sont à disposition du fournisseur : Émettre une nouvelle facture en remplacement de la précédente en faisant référence à l’annulation de la précédente, soit la création d’un avoir faisant référence à la facture initiale. Les sanctions en cas de non respect des règles de facturation Plusieurs services administratifs sont susceptibles de constater des infractions et d’appliquer des amendes qui peuvent être très élevées en fonction de la gravité des faits. Cependant, la première sanction immédiate en cas d’erreurs sur la facture est le refus de l’acheteur de considérer la facture comme étant acceptable, ce qui génère ipso facto des retards de paiement qui perdureront tant que cette dernière n’aura pas été corrigée. La non émission d’une facture est sanctionné pénalement. La réalisation de fausses factures est considérée comme un délit d’escroquerie et est punie par la loi Conclusion La facturation est le pivot de la relation commerciale dont elle doit être l’exact reflet. Il est indispensable pour des raisons fiscales, légales et de bonne gestion d’être parfait à ce stade clé du processus de vente. Si ce n’est pas le cas, les incidences négatives sont multiples (perte de temps, retards de paiement, détérioration de la relation commerciale, amendes éventuelles…etc.) pour le fournisseur, voire pour l’acheteur. Une facturation de qualité est un des principes de base d’un responsable de recouvrement des créances performant. Facturer juste du premier coup est essentiel !

Comptabilisation des créances • 1-Lorsque le client devient douteux • 1-1-Transfert de la créance client au compte N° duclients compte Montant LIBELLE douteux Débit Crédit Débit Crédit 416 411

Exercice N Clients douteux (montant TTC) Clients

X X

1.2-Constatation de la perte de valeur pour le montant probable de la perte estimée N° du compte Débit Crédit

685 491

LIBELLE Exercice N Dotations aux pertes de valeur – actifs courants Perte de valeur sur comptes de clients (HT)

Montant Débit Crédit X X

2-A la clôture des exercices suivants 2.1-Si la perte de valeur a augmenté N° du compte Débit Crédit

685 491

LIBELLE Exercices suivants Dotations aux pertes de valeur – actifs courants Perte de valeur sur comptes de clients (HT)

Montant Débit Crédit

X X

2.2- Si la perte de valeur a diminué N° du compte Débit Crédit

491 785

Montant LIBELLE Débit Crédit Exercices suivants Perte de valeur sur comptes de clients (HT) X Reprises d’exploitation sur pertes de valeur X – actifs courants

3-Sortie de l’actif (lorsque la créance est soldée) 3.1-Si la créance est totalement recouvrée (le client paie la totalité de la créance) 3.1.1. Comptabilisation de l’encaissement de la créance N° du compte Débit Crédit

5XX 416

LIBELLE Comptes de trésorerie Clients douteux (montant TTC)

Montant Débit Crédit

X X

1.Reprise de la perte de valeur N° du compte Débit Crédit 491 785

LIBELLE

Montant Débit Crédit Perte de valeur sur comptes de clients X (HT) X Reprises d’exploitation sur pertes de valeur – actifs courants

Si la créance est irrécouvrable (le client ne paie pas) Si la créance était totalement provisionnée N° du compte Débit Crédit 44571 491 416

N° du compte Débit Crédit

654 44571 491

416

LIBELLE TVA collectée Perte de valeur sur comptes clients (montant HT) Clients douteux (montant TTC)

LIBELLE Pertes sur créances irrécouvrables (pour le montant non enregistré en perte de valeur) TVA collectée Perte de valeur sur comptes clients (montant HT) Clients douteux (montant TTC)

Montant Débit Crédit X X X

Montant Débit Crédit

X X X

X

Si la créance était partiellement provisionnée La perte de valeur est imputée sur le montant de la créance (elle n’est pas reprise par le biais d’un compte de reprise de perte de valeur : compte 785). Si la perte de valeur n’a pas été provisionnée à 100%, la différence

Processus de planification La mission présente ce que fait votre Entreprise, ce qu’elle offre comme service, et autant que possible, la façon dont elle le fait ou se distingue. La mission est un énoncé que vous présentez à vos clients et qui leur permet de déterminer s’ils veulent faire des affaires avec vous. Il s’agit de la raison d’être de l’organisation, liée à son existence même. Pourquoi existonsnous ? Elle est par nature intemporelle, c’est à dire non liée à un calendrier La vision d’Entreprise, elle, est un énoncé qui sera utilisé principalement en interne avec vos employés et partenaires. La vision permettra de définir où vous voulez aller, de communiquer clairement ce que vous désirez atteindre comme objectifs, de mobiliser et de motiver les gens pour vous suivre dans cette vision. Contrairement à la mission la vision est bornée dans le temps et est donc valable à une échéance donnée. C’est la réponse à la question : « Quel positionnement souhaitons-nous pour l ‘Entreprise dans trois ans ? » Il peut s’agir d’élément purement quantitatif à tire d’exemple création de 100 nouvelles agences pour une période de trois ans ou qualitatif être un fournisseur préféré pour un portefeuille de clientèles.

Finalité : La définition de la finalité de l’Entreprise est un préalable indispensable à la détermination des objectifs car ceux-ci sont la traduction de la finalité. Ils correspondent à des questions sur ce qu’est l’Entreprise, sur ce qu’elle sera et sur ce qu’elle devrait être. Les valeurs d’Entreprise sont le résultat de l’histoire de l’Entreprise et fondent son identité, sa culture. en effet mettre en œuvre la mission et atteindre la vision mais pas n’importe comment et en respectant les valeurs fondamentales. Il s’agit donc d’un nombre

restreint de valeurs auxquelles on croit de manière forte et qui sont nécessaire A la réussite dans les meilleures conditions. Les valeurs sont indissociables des comportements quel ‘on souhaite susciter et promouvoir. Il s’agira de créativité, d’esprit d’équipe, d’équité, de responsabilité, de respect, etc. Les valeurs s’adresse en priorité aux collaborateurs, mais intéressent également les autres parties prenantes ; clients, partenaires économiques, société général. La stratégie : Elle consiste à poser la question du comment

La gestion de l’Entreprise consiste à planifier, organiser, coordonner, contrôler des décisions et des actions d’une organisation. La fonction de contrôle entre dans le processus de gestion comme fonction fondamentale au même que la fonction Planification, Organisation, l’adhésion ou impulsion Comme, le montre le schéma ci dessus . Le contrôle de gestion est le processus par lequel les dirigeants s’assurent que les ressources sont obtenues et utilisés avec efficience, efficacité , pertinence et amélioration conformément aux objectifs de l’organisation et que les actions en cours vont bien dans le sens de la stratégie définie.

Processus de gestion :

Ressource de base Les 6 M

Fonctions fondamentales Le processus de gestion Planification

Objectif fixé Résultat final

Impulsion

/ Moyens humains Matières Machines Méthodes Monnaie(capitaux) Marchés

Organisation

Contrôle

[email protected]

11

Le management : action ou art ou manière de conduire une organisation, de la diriger, de planifier son développement, de la contrôler, s’applique à tous les domaines d’activité. L’Entreprise doit mobiliser l’ensembles de ses ressources les moyens humains, techniques, financiers, marchés, matières dont elle dispose pour réaliser ses objectifs. Ces objectifs sont réalisés par le biais de quatre activités principales : -Planification -L’organisation -L’impulsion ou activation - Le contrôle

Le management ne peut s’élaborer sans une stratégie qui est un ensemble de choix, de priorités , d’engagement pris en vue d’atteindre un certain nombre d’objectifs.la stratégie recouvre : -les domaines d’activités, grâce auquel l’organisation va pouvoir vivre et dans lequel elle va opérer ; -le « vecteur de croissance « indiquant la manière selon laquelle elle va se développer ; -les objectifs qu’elle va essayer d’atteindre, -les synergies , qu’elle va rechercher et développer -les compétences distinctives sur lesquelles elle fera porter tous ces efforts •

Performance

CONTROLE DE GESTION Centre stratégique

objectifs Mesure de la pertinence

Mesure de l’efficacité

moyens

résultats

Contrôle de gestion

Mesure de l’efficience Centre opérationnel

[email protected]

•

15

Processus : système de contrôle de gestion englobe à la fois un processus et une structure. Le processus et l’ensemble des actions mises en œuvre. La structure concerne les adaptations organisationnelles et les constructions d’information qui facilitent le processus.

•

Les dirigeants :

•

Les dirigeants fonctionnels : collectent, résument et présentent l’information utile au processus. Ils font les calculs, les écarts, les analyses et soumettent leur conclusion aux jugements des dirigeants opérationnels. Dirigeant opérationnels incorporent leur jugement dans le système, adoptent les plans

d’action permettant d’atteindre les objectifs et voient leurs performances mesurées à partir de ceci. •

Les ressources : les matières premières, l’information, les biens matériels, les équipements, les ressources financière et les ressources immatérielles (l’innovation , recherche développement , formation , marketing, compétences managériales )

•

Une Entreprise est performante si

•

Efficience : une Entreprise est efficiente lorsqu’elle maximise ses résultats en utilisant le minimum de moyens.

•

Efficacité : Un système est efficace lorsqu’il permet d’atteindre les résultats les plus proches des objectifs tracés.

•

Pertinence : Pour qu’un système soit pertinent, il faut qu’il met en œuvre les moyens lesquels adaptés en quantité et en qualité aux objectifs escomptés.

•

Croissance : l’Entreprise est tenu d’améliorer sans cesse ses résultats , d’une façon périodique

•

La compétitivité :des indicateurs de performances à comparer avec les Entreprises de la concurrence

Rappel sur les principaux indicateurs paramètres et ratios financiers Mode de calcul et signification des différents soldes de gestion : Ventes de marchandise en l’état - Achats revendus de marchandises --------------------------------------------------------------= Marge commerciale sur ventes en l’état + Production de l’exercice ventes de biens /services produits variation stocks de produits immobilisations produites par l’Entreprise pour elle même - Consommation de l’exercice achats consommés de matières et fournitures autres charges externes --------------------------------------------------------------= Valeur ajoutée + Subvention d’exploitation - Impôts et taxes - charges du personnel --------------------------------------------------------------= Excédent brut d’exploitation

+ Autres produits d’exploitation - Autres charges d’exploitation + Reprises d’exploitation; transfert de charges - Dotations d’exploitation -------------------------------------------------------= Résultat opérationnel +/- Résultat financier -------------------------------------------------------= Résultat courant - Impôts sur les résultats Résultat Après impôts Produits exceptionnels Charges exceptionnelles +/- Résultat exceptionnel l-------------------------------------------------------= Résultat net de l’exercice

La structure du bilan fonctionnel le bilan comptable ne permet pas d’opérer cette lecture fonctionnelle. Il est donc nécessaire de reclasser et retraiter certaines rubriques du bilan comptable pour obtenir le bilan fonctionnel. L’analyse fonctionnelle procède au classement des emplois et des ressources en quatre masses homogènes.  L’entreprise possède des ressources Ressources stables Passifs circulants

Cycle long de financement Dettes liées au cycle d’exploitation

 Ces ressources servent à financer des emplois Emplois stables

Cycle long d’investissement

Actifs circulants

Biens et créances liés au cycle d’exploitation

Le FRF compare le financement permanent ( à plus d’un an ) à l’actif immobilisé net (à plus d’un an ).

FRF = Financement Permanent – Actif Immobilisé net  Le FRF permet d’apprécier l’équilibre financier de l’Entreprise ; il est un indicateur de sa solvabilité et de son risque de cessation de paiements.  Le FRF représente un marge de sécurité financière de l’Entreprise et une garantie de remboursement des dettes à moins d’un an pour les créanciers.  Deux situations peuvent se présenter : FRF positif : l’équilibre financier est respecté. L’Entreprise en principe solvable. FRF négatif : l’équilibre financier n’est pas respecté des risques d’insolvabilité sont probables.

Défintion / Escompte

Remise , Rabais , Ristournes

 Les termes Remise, Rabais, Réduction, Ristourne et Escompte généralement employés ont un sens commun proche, mais dans le langage commercial et comptable, chaque vocable renvoie à une notion particulière.  L'escompte est une réduction financière accordée en cas de règlement comptant. En d'autres termes, c'est la somme déduite à un débiteur qui acquitte sa dette avant l'échéance.  L'escompte ne peut pas être assimilé au rabais: le rabais est lié à une opération commerciale alors que l’escompte n’est relatif qu’à une opération financière. Les rabais, remises et ristournes sont des réductions sur ventes accordées. Rabais : réductions sur les prix de vente accordées aux clients en raison d’un défaut de qualité des produits ou de non-conformité des produits avec la commande.

Remises : réductions accordées aux clients qui achètent des grandes quantités. Ristourne : réductions sur le montant global des ventes d’une certaine période (mois,trimestre…).

Le métier de Chargé de recouvrement Le chargé de recouvrement contacte par téléphone le débiteur, ou le rencontre en vis-à-vis, pour obtenir le recouvrement de sa dette pour le compte du créancier. Il effectue le recouvrement, amiable ou judiciaire, de créances civiles ou commerciales. Activités. • Contacte ou rencontre les débiteurs pour obtenir le paiement intégral de la dette ou , à défaut négocier des accords de paiements échelonnés. • Recueille les arguments des débiteurs sur les causes de l’impayé (problèmes financiers, perte d’un client, situation personnelle et professionnelle…) • Etablit, avec le débiteur, le diagnostic précis de sa situation financières (actif et passif). • Oriente le débiteur vers les aides financières ou subventions lui permettant d’assainir sa situation financière. • Convient, avec le débiteur d’un plan de remboursement intégral ou échelonné, de la dette en le persuadant de l’intérêt d’un règlement à l’amiable. • Suit régulièrement les encaissements selon l’échéancier convenu et prend à nouveau contact avec le débiteur en cas d’impayé. • Met à jour les dossiers : saisit dans le logiciel interne de traitement de dossiers toutes les informations utiles au recouvrement ou communique ces informations à un autre gestionnaire. Activités annexes • Suite les dossiers de surendettement avec le Secrétariat de la Banque de France. • Suite les procédures collectives avec les mandataires judiciaires. • Assure le recouvrement et son suivi dans le cadre d’une procédure judiciaire Conditions d’exercice 1. Statut (CSP) : employé, agent de maîtrise 2. Nature du contrat : le CDI est la norme 3. Lieu : sédentaire dans les locaux de l’entreprise ou itinérant 4. Modalités : activité pouvant être étalée sur 6 jours (samedi matin) et parfois en horaires décalés le soir. 5. Equipement / matériels : bureau, téléphone, ordinateur, logiciel de gestion des débiteurs, internet, bases de données et de renseignements, annuaires et, éventuellement, véhicule de fonction, GPS, cartes pour le chargé de recouvrement itinérant.

6. Liaisons – relations a. Externes : débiteurs (entreprises / particuliers) b. Internes : dirigeant, responsables hiérarchiques (N+1), autres chargés de recouvrement, comptable, formateur, chargé de qualité. Compétences génériques (Savoir Faire) • Capacité à aborder et convaincre un débiteur, pour engager avec lui une discussion efficace sur sa situation financière. • Savoir faire preuve d’empathie envers le débiteur afin de nouer des relations de confiance avec lui. • Etre capable de communiquer avec tact sur des sujets sensibles auprès du débiteur pour obtenir les informations désirées et/ou atteindre l’objectif de recouvrement fixé. • Savoir écouter et observer et tenir compte des contraintes des interlocuteurs débiteurs dans le montage du plan de remboursement. • Observer la situation du débiteur et évaluer son niveau de vie pour en déduire sa capacité à rembourser. • Maîtriser la conduite d’entretien et les situations conflictuelles. Conduire un entretien au téléphone ou en vis-à-vis sur des sujets sensibles (argent, budget) et dans un contexte parfois difficile (chômage, divorce, surendettement). • Savoir négocier, avec fermeté et politesse, en s’adaptant à son interlocuteur, un plan de remboursement qui sera tenu dans la durée. Fiche métier du chargé de recouvrement • Savoir garder en toutes circonstances la maîtrise de ses émotions et de soi et tempérer son interlocuteur dans les situations conflictuelles. Connaissances (Savoirs) • Basique du droit à la consommation (Civil/commercial) et des techniques de recouvrement. • Connaissances des procédures d’exécution et délais de recouvrement : fonctionnement, acteurs, différentes formes de saisies, expulsions, ordonnances, jugements, rédaction d’actes, etc… Qualités attendues (Savoir être) • Empathie, ouverture d’esprit et discrétion • Capacité d’écoute et d’observation • Adaptation et recherche de compromis • Fermeté et courtoisie • Gestion de ses émotions

• Esprit de synthèse. Conditions d’accès au métier. Niveau de formation initiale : • Autodidacte avec une expérience professionnelle à Bac +2/3. • CQP agent ou technicien supérieur en recouvrement.

Accès au métier et passerelles Métiers de départ -

Juriste

-

Cadre de l’ école de banque

-

Commercial (conseiller)

-

Chargé de recouvrement

-

Chargé d’études économiste, ressources humaine, management etc

Métiers d’arrivée • Conseiller clientèle banque assurance, organisme de crédit • Manager : responsable d’équipe • Responsable du site ou d’agence • Formateur chargé de qualité. Tendances d’évolution Evolution des effectifs • Un métier en croissance dans le cadre de la hausse de la sous-traitance des activités de recouvrement par les entreprises. Evolution des compétences • Renforcement des compétences juridiques et linguistiques • Utilisation de nouveaux outils (logiciels de recouvrement, progiciels, GPS) • Développement de la relation client dans la démarche de recouvrement • Capacité d’adaptation aux changements liés à l’évolution de l’environnement économique.

Des injonctions de payer Art. 306. - Par dérogation aux règles établies pour l'introduction de l'action, le titulaire d'une créance d'un montant déterminé, liquide, échue, exigib le et constatée par écrit, notamment par écrit sous seing privé, portant reconnaissance de dette, engagement de paiement ou facture visée par le débiteur, peut présenter au président

du tribunal, dans le ressort duquel se trouve le domicile du débiteur, une demande sous forme de requête en double exemplaire, comprenant : 1 - les nom, prénoms, et domicile réel ou élu du créancier, en Algérie ; 2 - les nom, prénoms et domicile réel ou élu du débiteur, en Algérie ; 3 -la dénomination, forme et siège social de la personne morale ainsi que la qualité de son représentant légal ou conventionnel ; 4 - un exposé sommaire des motifs de la créance, ainsi que son montant. A l'appui de la requête il sera joint tous les documents établissant la créance. Art. 307. - Le président statue par ordonnance au plus tard dans les cinq (5) jours du dépôt de la demande. Si la créance lui parait établie, il ordonne au débiteur de se libérer de son montant et des frais ;dans le cas contraire, il rejette la demande. L'ordonnance rejetant la demande n'est susceptible d'aucun recours, sauf pour le créancier à procéder suivant les règles établies pour l’introduction des actions. Art. 308. - Le greffier en chef remet au créancier une expédition de l'ordonnance. Elle est signifiée au débiteur avec commandement d'avoir à se libérer du principal de la créance et des frais, dans un délai de quinze (15) jours. Le commandement doit, à peine de nullité, mentionner que le débiteur peut contester l'injonction de payer dans un délai de quinze (15) jours, à compter de la date de signification. La contestation est portée en référé devant le juge qui a rendu l'ordonnance. La contestation suspend l'exécution de l'injonction de payer. Art. 309. - Si la contestation n'est pas introduite dans les délais fixés, l'injonction de payer acquiert force de chose jugée ; dans ce cas, le greffier en chef octroie la formule exécutoire à qui la demande, au vu d'un certificat de non contestation. Toute ordonnance contenant injonction de payer, pour laquelle la formule exécutoire n'aura pas été demandée dans l'année de sa date, sera périmée et ne produira aucun effet.

Des titres exécutoires Art. 600. - L'exécution forcée ne peut être effectuée qu'en vertu d'un titre exécutoire. Les titres exécutoires sont :

1 - les jugements, après épuisement des voies de recours ordinaires ainsi que les jugements assortis de l'exécution provisoire ; 2 - les ordonnances de référé ; 3 - les injonctions de payer ; 4 - les ordonnances sur requête ; 5 - les ordonnances portant frais de justice ; 6 - les arrêts des cours et ceux de la Cour suprême qui comportent une obligation d'exécution ; 7 - les jugements des tribunaux administratifs et les arrêts du Conseil d'Etat ; 8 - les procès-verbaux de conciliation ou d'accord visés par les juges et déposés au greffe ; 9 - les sentences arbitrales déclarées exécutoires par les présidents des juridictions et déposées au greffe ; 10 - les chèques et les lettres de change après signification des protêts au débiteur conformément aux dispositions du code de commerce ; 11 - les actes notariés, notamment ceux relatifs aux baux à durée déterminée des locaux à usage d'habitation et de commerce, aux contrats de crédit, de prêt, de donation, de wakf, de vente d'hypothèque et de dépôt ; 12 - les procès-verbaux de vente aux enchères publiques après dépôt au greffe ; 13 - les jugements portant vente immobilière par adjudication ; Est considéré également comme titre exécutoire, tout autre acte ou document auquel la loi confère cette qualité. Art. 601. - A l'exception des cas prévus par la loi, l'exécution ne peut avoir lieu qu'en vertu d'une copie du titre exécutoire revêtue de la formule exécutoire suivante : République algérienne démocratique et populaire Au nom du peuple algérien et terminée par la formule suivante : A- en matière civile : En conséquence, la République algérienne démocratique et populaire mande et

ordonne à tous huissiers et à tous agents sur ce requis de mettre à exécution le présent jugement, arrêt..., aux procureurs généraux et aux procureurs de la République près les tribunaux, d'y tenir la main, à tous commandants et officiers de la force publique de prêter main-forte pour l'exécution forcée, lorsqu'ils seront légalement requis. En foi de quoi le présent jugement a été signé.

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B - en matière administrative : La République algérienne démocratique et populaire mande et ordonne au ministre, au wali, au président de l'assemblée populaire communale, et à tout autre responsable administratif, chacun en ce qui le concerne, mande et ordonne tous huissiers sur ce requis, en ce qui concerne les procédures suivies contre les parties privées, de pourvoir à l'exécution du présent jugement, arrêt... Art. 602. - Tous les bénéficiaires d'un titre exécutoire ont le droit d'en obtenir une copie portant la formule exécutoire prévue par l'article 601 ci-dessus, dite "grosse". Elle n'est remise qu'au bénéficiaire en personne ou à la personne mandatée par procuration spéciale. Le greffier en chef ou l'officier public, selon le cas, appose la formule exécutoire sur le titre exécutoire et signe la grosse qui comporte la mention "grosse conforme à l'original" qui est revêtue du sceau de l'émetteur. Le greffier en chef ou l'officier public doit mentionner sur la copie originale conservée en sa possession la date de délivrance et le nom de la personne à laquelle a été remise la grosse. Il est fait, en outre, mention de cette délivrance sur le registre spécial des grosses avec la signature et la qualité de la personne à laquelle elle a été remise. Art. 603. - Il ne peut être délivré qu'une seule copie en forme exécutoire à chaque bénéficiaire. Toutefois, la partie qui, avant d'avoir fait exécuter le titre, a perdu ladite copie, peut en obtenir une seconde par ordonnance sur requête, selon les conditions suivantes : 1 - présentation d'une requête motivée, datée et signée ; 2 - convocation régulière et à la diligence du demandeur, de toutes les parties devant le président de la juridiction compétente, en vue de présenter leurs observations, lesquelles sont 137

consignées sur le procès -verbal annexé à la minute de l'ordonnance qui sera prononcée. Le président de la juridiction rend dans tous les cas une ordonnance motivée. En cas de refus, l'ordonnance peut être révisée si les conditions de délivrance sont à nouveau réunies. Art. 604. - Tous les titres exécutoires sont susceptibles d'exécution sur toute l'étendue du territoire algérien. Pour l'exécution forcée des titres exécutoires, les magistrats du ministère public sont tenus de requérir la force publique, dans un délai maximum de dix (10) jours à dater du dépôt de la demande de réquisition. La demande de réquisition est inscrite sur un registre spécial tenu à cet effet. Il est délivré un récépissé justifiant le dépôt de cette demande.

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