Office XP - Das Buch [PDF]

Zitiervorschau

Christine Peyton Andreas Heil

Office XP – Das Buch

H:/Sybex/Buch_Office_XP/DasBuchNeu.3d***11.6.2001***16:9:30 Format: A4 596 x 842 pts Original: 476.22 x 680.315 pts *setpagedevice*

Fast alle Hard- und Software-Bezeichnungen, die in diesem Buch erwhnt werden, sind gleichzeitig auch eingetragene Warenzeichen und sollten als solche betrachtet werden. Der Verlag folgt bei den Produktbezeichnungen im Wesentlichen den Schreibweisen der Hersteller. Der Verlag hat alle Sorgfalt walten lassen, um vollstndige und akkurate Informationen in diesem Buch bzw. Programm und anderen evtl. beiliegenden Informationstrgern zu publizieren. SYBEXVerlag GmbH, D+sseldorf, +bernimmt weder die Garantie noch die juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung f+r die Nutzung dieser Informationen, f+r deren Wirtschaftlichkeit oder fehlerfreie Funktion f+r einen bestimmten Zweck. Ferner kann der Verlag f+r Schden, die auf eine Fehlfunktion von Programmen, Schaltplnen o./. zur+ckzuf+hren sind, nicht haftbar gemacht werden, auch nicht f+r die Verletzung von Patent- und anderen Rechten Dritter, die daraus resultiert. Projektmanagement: Simone Schneider Endkontrolle: Gerald Bosch, D+sseldorf Satz: reemers publishing services gmbh, Krefeld X1 Farbreproduktionen: More Colour, Meerbusch Umschlaggestaltung: Guido Kr+sselsberg, Ratingen Belichtung, Druck und buchbinderische Verarbeitung: Media-Print GmbH, Paderborn ISBN 3-8155-0165-2 1. Auflage 2001 Dieses Buch ist keine Original-Dokumentation zur Software der Firma Microsoft. Sollte Ihnen dieses Buch dennoch anstelle der Original-Dokumentation zusammen mit Disketten verkauft worden sein, welche die entsprechende Microsoft-Software enthalten, so handelt es sich um Raubkopien der Software. Benachrichtigen Sie in diesem Fall umgehend Microsoft GmbH, Edisonstr. 1, 85716 Unterschleißheim. Auch die Benutzung einer Raubkopie kann strafbar sein. Der Verlag und Microsoft GmbH Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werks darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder in einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfltigt oder verbreitet werden. Printed in Germany Copyright B 2001 by SYBEX-Verlag GmbH, D+sseldorf

Projekt bersicht

Einleitung

XIX

Word – Das Programm fr Text und Co.

Kapitel 1

1

Excel – Ihr Kalkulationsgenie

Kapitel 2

175

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Kapitel 3

291

Datenverwaltung mit Access

Kapitel 4

379

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Kapitel 5

515

Office und das Internet

Kapitel 6

663

Outlook – Ihre Organisations- und Kommunikationszentrale

Kapitel 7

697

Von A nach C ber B – Der Datenaustausch

Kapitel 8

779

Index

801

III

Inhalt

Einleitung

XIX Das Neue in Office XP

XIX

Zum Buch

XX

Die beiliegende CD

XX

Word – Das Programm fr Text und Co.

1

Kapitel 1

Die Formatierung eines Textes

2 3

Zeichenformatierung

Abs"tze ver"ndern

8 8 10 12 13 14 16 18 20 22 23 26

Blocksatz und Einz ge Weitere Einstellungsm'glichkeiten des Dialogs Absatz H"ngende Abs"tze Verwendung des Schiebereglers Umrandungen f r Abs"tze Linien statt Umrandung Schattierungen Der Seitenrand – schlicht oder romantisch? Eine Extrawurst f r das erste Zeichen – Initiale Nummerierungen Aufz"hlungszeichen – schlicht oder ausgefallen

Die Seite einrichten

29 29 30 32

Unterschiedliche Seitenr"nder im Dokument Weitere Optionen f r das Seitenlayout Die Seitenansicht

Tipps zur Texteingabe

34 35 37 37 39 39 40 42

Die Sache mit den Abs"tzen Seitenwechsel Formatierungszeichen Wandern im Text Markieren mit der Maus und mit der Tastatur Text verschieben/kopieren Drag & Drop

V

Inhalt

Weniger Tipparbeit – AutoTexte

43

Vorhandene AutoTexte einf gen

43 44 45 46 47

Eigene AutoTexte erstellen AutoTexte aufrufen AutoTexte einf gen AutoTexte ausdrucken

Die Rechtschreibpr fung – Word schaut Ihnen auf die Finger Word ist lernf"hig Gr ne Wellen im Dokument Die Rechtschreib- und Grammatikpr fung – Ein Fehler nach dem anderen Text in anderen Sprachen Word bersetzt Suchen und Ersetzen Formate ersetzen Die Silbentrennung

Texte mit Pfiff Kopf- und Fußzeilen Unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen Erste Seite ohne Seitenzahl Kopf- und Fußzeilen in Dokumenten mit Abschnitten Variabler Text in Kopfzeilen Seitenzahlen einf gen Text in Spalten

Nicht immer von vorn – Formatvorlagen und Dokumentvorlagen Formatvorlagen zuweisen Formatvorlagen auf die Schnelle anpassen Formatvorlage "ndern Eine Formatvorlage auf die Schnelle Neue Formatvorlagen erstellen Dokumentvorlagen

Professionelle Dokumente Inhaltsverzeichnis per Mausklick Fußnoten im Text Fußnoten einf gen VI

48 49 50 51 53 54 57 58 60 62 62 65 66 67 68 69 71 73 74 75 76 79 79 84 93 93 95 96

Inhalt

99 101 104 106 107

Indexe einf gen Hyperlinks Hyperlinks – blau und unterstrichen? Quer durch den Text – Verweise Unterschiedliche Versionen

In Reih’ und Glied – Tapstopps und Tabellen

110 111 113 113 114 115 116 119 119 121 123 124 124 125 126 127 127

Tapstopps erstellen Tabstopps auf die Schnelle Tabellen – Text und Zahlen in Spalten und Zeilen Tabellen einf gen Die Tabelle ausf llen Spaltenbreite/Zeilenh'he "ndern Eine Alles markieren. (Weitere Hinweise und Tipps zum Markieren finden Sie im nchsten Abschnitt.)

2

Klicken Sie dann einfach auf das Symbol Blocksatz in der Symbolleiste Format.

Abs"tze ver"ndern

Einige der wichtigen Abstze des Textes sollen eingezogen, also ein St+ckchen vom linken Rand hin zur Seitenmitte einger+ckt werden. Auch hierf+r gibt es ein Symbol, und zwar Einzug vergr5ßern in der Symbolleiste Format. Da Sie damit den Standardeinzug von 1,5 cm verwenden w+rden, Dffnen Sie den Dialog Absatz, um das Maß individuell zu bestimmen. 1

Setzen Sie den Cursor in den relevanten Absatz.

2

Klicken Sie auf Format>Absatz.

Abb. 1.13 Der Dialog Absatz, Registerkarte Einz-ge und Abst'nde

3

Geben Sie im Feld Einzug links die Zentimeter ein, um die Sie den Absatz einr+cken mDchten, also beispielsweise 1,

4

Klicken Sie auf OK.

9

Word – Das Programm f r Text und Co.

Abb. 1.14 Eine Seite mit Blocksatz und Einz-gen

Weitere Einstellungsm'glichkeiten des Dialogs Absatz Betrachten Sie die weiteren EinstellungsmDglichkeiten des Dialogs Absatz auf der Registerkarte Einz%ge und Abst8nde. Sie sehen, dass Sie hier auch einen rechten Einzug einstellen kDnnen. Den Zeilenabstand bestimmen Sie im gleichnamigen Feld – die Erklrung der einzelnen Optionen finden Sie in Tabelle 1.1. Auch die Abstnde zwischen einzelnen Abstzen kDnnen Sie hier festlegen, wobei sich die Abstnde aufeinander folgender Abstze addieren. Hat der erste Absatz einen Abstand von Nach 6 pt und der folgende einen Abstand von Vor 8 pt, ergibt sich ein Gesamtabstand von 14 pt.

Abb. 1.15 Unterschiedliche Absatzabstnde

Auf der Registerkarte Zeilen- und Seitenumbruch des Dialogs Absatz finden Sie einige grundstzliche Einstellungen f+r das Verhalten von Abstzen.

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Abs"tze ver"ndern

Zeilenabst"nde

Option

Auswirkung

Einfach

Wird standardmßig verwendet, passt die ZeilenhDhe an die grDßte verwendete Schriftart einer Zeile an und addiert einen kleinen Zwischenraum

1,5 Zeilen

Verwendet das 1,5-fache des einfachen Zeilenabstandes

Doppelt

Verwendet das Doppelte des einfachen Zeilenabstandes.

Mindestens

Kleinster mDglicher Zeilenabstand, den Word bei Bedarf erhDht, z.B. bei grDßeren Schriftarten oder Grafiken

Genau

Fester Zeilenabstand mit dem Wert des Feldes Maß, den Word nicht verndert. Bei Wahl dieser Option ist der Zeilenabstand +berall gleich.

Mehrfach

Der einfache Zeilenabstand wird um den Faktor im Feld Maß vergrDßert oder verkleinert. Setzen Sie den Zeilenabstand auf 2, so entspricht dies dem Zeilenabstand Doppelt. Tabelle 1.1

Abb. 1.16 Die Registerkarte Zeilenund Seitenumbruch im Dialog Absatz

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Word – Das Programm f r Text und Co.

Aktivieren Sie nach Wunsch die Optionen im Bereich Paginierung: Absatzkontrolle: Damit verhindern Sie, dass die letzte bzw. erste Zeile eines Absatzes alleine auf einer Seite steht (Witwen und Waisen). Zeilen nicht trennen: Verhindert einen Seitenumbruch innerhalb eines Absatzes, der Absatz wird im Zweifelsfall auf der folgenden Seite begonnen. Abs8tze nicht trennen: Verhindert einen Seitenumbruch zwischen einem markierten Absatz und dem dann folgenden. Seitenumbruch oberhalb: F+gt vor dem markierten Absatz einen Seitenwechsel ein.

Unter Umstnden – beispielsweise bei Auflistungen oder /hnlichem - ist die Option Keine Silbentrennung n+tzlich. Dadurch wird der markierte Absatz von der automatischen Silbentrennfunktion ausgenommen.

H"ngende Abs"tze Bestimmte Abstze sehen am besten aus, wenn man sie mit einem hngenden Einzug formatiert. Auf gut Deutsch: Man zieht einen Absatz ein, aber nicht die erste Zeile dieses Absatzes – diese bleibt unverr+ckt an Ort und Stelle. Die zwei Abstze +ber die Probleme des Bewsserungssystems in dem Dokument sollen so gestaltet werden. 1

Markieren Sie die relevanten Abstze.

2

Iffnen Sie den Dialog Absatz +ber Format>Absatz.

3

Klicken Sie im Auswahlfeld Sondereinzug auf die Option H8ngend und geben Sie im Feld Um das Maß ein, um das Sie den Absatz einziehen mDchten.

Nach Besttigung mit der OK-Schaltflche sieht das Ergebnis dann so aus:

Hinweis

Gut zu wissen Der Befehl Erste Zeile im Feld Sondereinzug zusammen mit einem Maß im Feld Um bewirkt einen Erstzeileneinzug bei den markierten Abs'tzen. Dies wird mitunter bei l'ngeren Texten verwendet. Jeder neue Absatz beginnt dann mit einer leicht einger-ckten Zeile. Man sieht diesen Effekt h'ufig in Zeitschriftenartikeln etc. 12

Abs"tze ver"ndern

Abb. 1.17 Die Einstellungen f-r einen hngenden Absatz

Abb. 1.18 Die hngenden Einz-ge im Text

Verwendung des Schiebereglers Es gibt eine Alternative zu der Einstellung von Einz+gen im Dialog Absatz. Sie kDnnen auch den an eine Sanduhr erinnernden Schieberegler im Lineal f+r Einz+ge benutzen. Bei genauem Hinsehen erkennen Sie, dass dieser Regler aus drei kleinen Teilen besteht. Wenn Sie den Mauszeiger an diese Teile heranf+hren, erhalten Sie 13

Word – Das Programm f r Text und Co.

in den jeweiligen Info-Boxen die Erklrung. Der untere Teil bewirkt einen normalen Einzug, das nach oben zeigende Dreieck einen hngenden Einzug und der obere Teil einen rechten Einzug.

Abb. 1.19 Der Regler f-r die Einz-ge

Setzen Sie den Cursor einfach in den Absatz, der einen Einzug erhalten soll, und ziehen Sie an dem entsprechenden Teil des Reglers. Sie kDnnen den Effekt unmittelbar im Absatz sehen. Das Dokument hat nun schon Form angenommen, aber der Fundus der GestaltungsmDglichkeiten bietet noch wesentlich mehr. StDbern Sie noch ein bisschen in diesem Fundus. Mit Umrandungen und Schattierungen lsst sich ein Text optisch noch interessanter gestalten.

Umrandungen f r Abs"tze Die Palette der EinstellungsmDglichkeiten f+r Umrandungen aller Art finden Sie im Men+ Format unter der Option Rahmen und Schattierung. Diese Option Dffnet den gleichnamigen Dialog. Die Grundeinstellungen nehmen Sie im Register Rahmen vor. Dieser Dialog wirkt auf den ersten Blick etwas verwirrend, klrt sich jedoch aufgrund der zumeist grafisch dargestellten Optionen bei nherer Betrachtung. Im Bereich Einstellung klicken Sie auf eines der Rechtecke, die die Art der Umrandung symbolisieren. Wenn Sie nicht mit der einfachen Standardlinie umranden wollen, whlen Sie eine andere Linienart aus, die im Feld Breite variiert werden kann. Des Weiteren haben Sie die MDglichkeit, der Umrandung eine Farbe zuzuweisen. Sie nehmen zunchst alle Einstellungen vor und erst dann klicken Sie auf OK. Um eine der Unter+berschriften in Ihrem Dokument mit einem Rahmen zu verschDnern, machen Sie also einfach Folgendes:

14

1

Setzen Sie den Cursor irgendwo in den Absatz – Sie m+ssen den Absatz nicht markieren. Wenn Sie nichts markiert haben, beziehen sich die Einstellungen immer auf den aktiven Absatz.

2

Iffnen Sie den Dialog Rahmen und Schattierung. Klicken Sie auf der Registerkarte Rahmen auf Kontur.

Abs"tze ver"ndern

Abb. 1.20 Der Dialog Rahmen und Schattierung

3

Markieren Sie gegebenenfalls eine andere Linienart und whlen Sie im Feld Farbe eine Farbe.

4

Beachten Sie die Vorschau. Hier wird deutlich, wie die Umrandung aussehen wird.

5

Klicken Sie zu guter Letzt auf OK.

Die Mberschrift sieht nun aus wie in Abbildung 1.21.

Abb. 1.21 Ein Rahmen f-r den Absatz

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Word – Das Programm f r Text und Co.

Hinweis

Gut zu wissen Bedeutsam ist unter Umst'nden das Feld *bernehmen f-r unten rechts im Dialog, denn mit den Optionen in diesem Feld geben Sie an, um welchen Textbereich sich der Rahmen legen soll. Wenn Sie den Cursor vor Aufruf des Dialogs in einen Absatz platziert haben, wird mit der Option Absatz genau dieser Absatz umrandet. Wenn Sie vorher mehrere Abs'tze markiert haben, legt sich der Rahmen um diese Abs'tze. Aktivieren Sie die Option Text, wird lediglich ein St-ck Text umrandet, das nat-rlich markiert sein muss. Erfahrungsgem'ß stimmt der Effekt nicht immer mit der beabsichtigten Wirkung -berein, so dass es ratsam ist, nach dem bew'hrten "Probieren geht -ber Studieren" vorzugehen! In der Regel entspricht der Eintrag in diesem Feld aber ohnehin dem gew-nschten Bereich.

Einen Rahmen einziehen Sie sind vielleicht ein wenig erschrocken dar+ber, dass der Rahmen viel zu lang ist. Kein Grund zur Sorge, das lsst sich mit ein, zwei Mausklicks schnell ndern. Belassen Sie den Cursor in dem Rahmen und verkleinern Sie ihn +ber einen Einzug, in dem Fall – da der Text linksb+ndig ist – +ber einen Einzug von rechts. Benutzen Sie dazu den Dialog Format>Absatz oder den entsprechenden Teil des Schiebereglers im Lineal. Wenn Sie den Textteil vor der Zuweisung einer Umrandung markieren, erhalten Sie statt einer Umrandung, die +ber die ganze Seitenbreite geht, zwar eine przise Umrandung des Textes, aber es sieht mitunter etwas gedrngt aus. Daher empfiehlt sich im Prinzip der eben beschriebene Weg ohne Markierung. Etwas anderes ist es, wenn Sie bewusst nur einen Teil eines Wortes/einer Zeile umranden mDchten. Dann m+ssen Sie dieses Textst+ckchen vorher markieren.

Abb. 1.22 Einen Teil einer Zeile umranden

Linien statt Umrandung Es muss nicht unbedingt ein kompletter Rahmen sein, den Sie um Text oder Abstze legen. Genauso gut kDnnen Sie auch nur oben, unten, links oder rechts am Text Linien erscheinen lassen. Auch diese Formatierung nehmen Sie im Dialog Rah16

Abs"tze ver"ndern

men und Schattierung auf der Registerkarte Rahmen vor. Durch Anklicken der jeweiligen Seitenlinie(n) des Rahmens im Bereich Vorschau oder der Symbole f+r eine Linie oben, unten, links oder rechts setzen Sie einzelne Linien. Denken Sie daran, den Cursor vorher in den entsprechenden Absatz zu setzen. Auch Linien m+ssen – genau wie Konturen – unter Umstnden +ber Einz+ge verkleinert werden (Format>Absatz>Einzug).

Abb. 1.23 Linien oben, unten, rechts oder links setzen

Ein Absatz (zentriert) mit einer Linie oben und unten und außerdem mit einem Einzug von links und rechts zum Verkleinern der Linie sieht dann aus wie in Abbildung 1.24.

Abb. 1.24 Eine Linie oben und unten

Neben der Linienart, die Sie im gleichnamigen Bereich whlen kDnnen, entdecken Sie in dem Dialog Rahmen und Schattierung noch die Schaltflche Horizontale Linie. Mit dieser Schaltflche Dffnen Sie den Dialog Horizontale Linie, der eine große Auswahl an farbigen Linienvarianten anbietet. Diese Linien sind vor allem f+r die Gestaltung von Webseiten gedacht, aber letztendlich lassen sie sich auch in ein "normales" Word-Dokument einf+gen.

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Word – Das Programm f r Text und Co.

Schattierungen Ein Rahmen kann ergnzt werden durch eine Schattierung als Hintergrundfarbe. Denken Sie bei Schattierungen an langweilige GrautDne, unterschtzen Sie die Farbenpracht, die Word Ihnen bietet. Wenn es passend erscheint, kann der Hintergrund des Rahmens auch mit einer violetten Schattierung hervorstechen. Eine derartige Formatierung htte in einem seriDsen Manuskript vermutlich nichts zu suchen, aber gegen eine Schattierung in einem grauen Farbton ist nichts einzuwenden.

Abb. 1.25 Die Registerkarte Schattierung

18

1

Stellen Sie sicher, dass der Cursor innerhalb des Rahmens steht.

2

Klicken Sie auf Format>Rahmen und Schattierung.

3

Wechseln Sie gegebenenfalls auf die Registerkarte Schattierung.

4

F+r einen einfachen (grauen) Farbton klicken Sie auf ein Kstchen in der Farbpalette. F+r eine grDßere Auswahl an Farben klicken Sie auf die Schaltflche Weitere Farben. Im folgenden Dialog Farben werden nochmals zwei Registerkarten zur Festlegung einer Farbe angeboten.

Abs"tze ver"ndern

Abb. 1.26 Der Dialog Farben f-r eine gr.ßere Farbauswahl

5

Im Feld Linienart belassen Sie es entweder bei transparent oder legen mit einer Prozentzahl eine Art Muster +ber die in der Palette ausgewhlte Farbe.

6

Ganz unten in der Liste finden Sie eine Reihe von Mustern, die auch als Hintergrund verwendet werden kDnnen. Von nicht zu unterschtzender Bedeutung ist bei der Wahl eines dieser Muster der Vorschaubereich, da man sonst kaum eine Vorstellung davon htte, wie sich die gewhlte Option auswirken wird.

Abb. 1.27 Die *berschrift mit Rahmen und Schattierung

Falls Ihnen die ganze Geschichte mit Umrandungen oder Linien und Schattierungen nicht gefllt, klicken Sie einfach auf die Option Kein Inhalt auf der Registerkarte Schattierung bzw. auf das Symbol Ohne im Bereich Einstellungen auf der Registerkarte Rahmen, um alles wieder r+ckgngig zu machen.

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Word – Das Programm f r Text und Co.

Hinweis

Gut zu wissen Schattierungen lassen sich -brigens auch ohne Umrandung einstellen. Sie gehen genau so vor wie bei der Einstellung einer Kontur. Setzen Sie den Cursor in den relevanten Absatz, rufen Sie die Registerkarte Schattierung des Dialogs Rahmen und Schattierung auf und entscheiden Sie sich f-r eine Farbe. Dann verk-rzen Sie die Schattierung gegebenenfalls durch Einz-ge (Format>Absatz>Einzug).

Der Seitenrand – schlicht oder romantisch? Soll eine ganze Seite eine Umrandung erhalten, ziehen Sie das Register Seitenrand zu Hilfe. Ein Seitenrand ist z.B. sinnvoll f+r das Deckblatt einer Arbeit.

Abb. 1.28 Die Registerkarte Seitenrand im Dialog Rahmen und Schattierung

Auf der Registerkarte finden Sie die MDglichkeit, f+r die Seitenrnder entweder einfache Linien zu whlen, die Sie durch Farbe und Breite variieren kDnnen, oder Linien, die sich aus kleinen Piktogrammen zusammensetzen. Diese Linienarten bietet das Feld Effekte. Wenn Sie auf den kleinen Pfeil klicken, Dffnet sich ein Auswahlfeld mit vielen Abbildungen. 20

Abs"tze ver"ndern

Abb. 1.29 Effekte f-r den Seitenrand

Wenn Sie verspielt genug sind und sich per Mausklick f+r eines dieser Elemente entscheiden, erhalten Sie einen Rahmen, der aus diesen Elementen gebildet ist. Sofern die Felder Farbe und Breite aktiv sind, kDnnen Sie das ausgewhlte Piktogramm dann noch entsprechend verndern. Es ist sicherlich Geschmackssache, ob man derartige Seitenrnder als dekorativ empfindet oder doch eher als kitschig. Egal, wie Sie sich entscheiden, beachten Sie auf jeden Fall auch hier das Feld Bbernehmen f%r.

Abb. 1.30 Ein Seitenrand aus Piktogrammen

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Word – Das Programm f r Text und Co.

Eine Extrawurst f r das erste Zeichen – Initiale Unwillk+rlich denkt man bei Initialen an alte Mrchenb+cher, an das große, verschnDrkelte E in "Es war einmal". Dabei sind Initiale, also die VergrDßerung des ersten Buchstaben im Absatz, keineswegs nur etwas f+r nostalgische Texte. Wenn Sie einmal aufmerksam durch Zeitschriften blttern, werden Sie feststellen, dass viele Artikel mit einem Initial beginnen. Mit Word lassen sich solche Initiale leicht erstellen. 1

Setzen Sie den Cursor in den entsprechenden Absatz und whlen Sie aus dem Men+ Format den Befehl Initial.

2

Nachdem Sie entweder die Option Im Text oder Im Rand angeklickt haben, legen Sie im Feld Initialh5he fest, +ber wie viele Zeilen sich das Initial erstrecken soll. Außerdem kDnnen Sie noch den Abstand zum Text bestimmen.

3

Wenn Sie ein Initial in einer Schriftart formatieren, die altmodisch verschnDrkelt ist, verleihen Sie Ihrem Textbeginn tatschlich ein nostalgisches Aussehen. Klicken Sie f+r die Vernderung der Schriftart auf den entsprechenden Auswahlpfeil.

4

Nach der Besttigung der Einstellungen mit OK kDnnen Sie das Initial im Text bewundern.

Abb. 1.31 Der Dialog Initial

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Abs"tze ver"ndern

Abb. 1.32 Absatz mit Initial

Hinweis

Gut zu wissen Es n-tzt nichts, alles zu markieren. Initiale stellt man Absatz f-r Absatz ein. Ein Initial entfernen Sie wieder, indem Sie im Bereich Position die Option Ohne w'hlen.

Nummerierungen Ihr Dokument enthlt zahlreiche Aufzhlungen, die untereinander stehen. F+r diese Aufzhlungen brauchen Sie eine Nummerierung. Lassen Sie die Finger von einer manuellen Nummerierung, Sie tun sich keinen Gefallen! Bei /nderungen w+rde keine automatische Anpassung erfolgen, wenn Sie "von Hand" nummerieren. 1

Markieren Sie die Auflistung.

2

F+r eine einfache Standardaufzhlung, die mit der 1 beginnt, klicken Sie einfach in der Symbolleiste Format auf das Symbol Nummerierung.

Abb. 1.33 Das Symbol Nummerierung in der Symbolleiste Format

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Word – Das Programm f r Text und Co.

Dadurch erhalten die einzelnen Abstze einger+ckte Ordinalzahlen. Lassen Sie sich nicht durch die kleinen Pfeile irritieren: Es handelt sich um Formatierungszeichen, die nicht gedruckt werden; sie signalisieren lediglich einen Tabstopp. Etwas anderes ist es, wenn die Nummerierung nicht mit 1 beginnen und/oder die Formatierung nicht der Standardeinstellung entsprechen soll. 1

Markieren Sie die Auflistung.

2

Klicken Sie im Men+ Format auf Nummerierung und Aufz8hlungszeichen.

3

Wechseln Sie gegebenenfalls auf die Registerkarte Nummerierung. Abb. 1.34 Der Dialog Nummerierung und Aufz'hlungszeichen

24

4

Sie erhalten hier sieben Nummerierungsvarianten. Passt keine dieser Optionen, kDnnen oder m+ssen Sie noch weiter wandern. Klicken Sie dazu auf die Schaltflche Anpassen. Sofern diese Schaltflche nicht aktiv ist, klicken Sie zunchst irgendeine der Optionen an und dann auf die Schaltflche.

5

Sie gelangen in den Dialog Nummerierung anpassen, der diverse EinstellungsmDglichkeiten bietet.

6

In das Feld Beginnen mit geben Sie gegebenenfalls eine andere Ziffer ein und in den Feldern Ausrichtung und Einzug bei bestimmen Sie das Layout der Nummerierung. Die Vorschau zeigt die Vernderungen durch andere Werte in diesen Feldern.

7

Besttigen Sie alle Dialoge mit OK.

Abs"tze ver"ndern

Abb. 1.35 Der Dialog Nummerierung anpassen

Hinweis

Gut zu wissen Sie k)nnen nat-rlich auch in anderer Reihenfolge arbeiten als eben beschrieben: Erst die Nummerierung einstellen und dann schreiben. Mit jedem Dr-cken der
-Taste erscheint dann automatisch das Nummerierungszeichen. Wenn Sie die Nummerierung unterbrechen m)chten, also eine Zeile ohne Nummerierung brauchen, empfiehlt sich ein kleiner Trick: Schreiben Sie auch in die Zeile, in der keine Nummerierung erscheinen soll, ein oder zwei Zeichen und dr-cken Sie die
-Taste, damit Sie die Nummerierung fortsetzen. L)schen Sie daraufhin mit der R-Taste die prophylaktisch geschriebenen Zeichen und das Nummerierungszeichen oder klicken Sie, nachdem Sie den Cursor in den entsprechenden Absatz gesetzt haben, nochmals auf das Symbol Nummerierung, um diese auszuschalten.

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Word – Das Programm f r Text und Co.

Aufz"hlungszeichen – schlicht oder ausgefallen Sind Aufzhlungszeichen passender als Nummerierungen, ist auch das schnell und im gleichen Dialog gemacht. Sofern Sie als Aufzhlungszeichen das zuletzt benutzte verwenden wollen, gen+gt ein Klick auf das Symbol Aufz8hlungszeichen in der Symbolleiste Format. In der Standardeinstellung erscheint ein runder schwarzer Punkt. Auch hier gilt: Entweder erst schreiben und markieren oder erst einstellen und dann schreiben und jeweils die
-Taste dr+cken. F+r ausgefallenere Zeichen brauchen Sie wieder den Dialog. F+r eine Telefonliste kDnnen Sie den Nummern z.B. jeweils ein kleines Telefonsymbol voranstellen. 1

Markieren Sie die Auflistung.

2

Klicken Sie auf Format>Nummerierung und Aufz8hlungszeichen.

3

Wechseln Sie gegebenenfalls auf die Registerkarte Aufz8hlungszeichen. Abb. 1.36 Die Registerkarte Aufz'hlungszeichen

26

4

Sie erhalten hier sieben Aufzhlungsvarianten. Passt keine dieser Optionen, kDnnen oder m+ssen Sie wie gehabt weiter wandern. Klicken Sie dazu auf die Schaltflche Anpassen. Sofern diese Schaltflche nicht aktiv ist, klicken Sie zunchst irgendeine der Optionen an und dann auf die Schaltflche.

5

Sie gelangen in den Dialog Aufz8hlung anpassen. Hier klicken Sie auf die Schaltflche Zeichen.

Abs"tze ver"ndern

Abb. 1.37 Die Aufzhlung anpassen

6

Nun befinden Sie sich im Dialog Symbol. Je nach Schriftart, die Sie hier einstellen, erhalten Sie unterschiedliche Symbolpaletten. Abb. 1.38 Der Dialog Symbol

7

Stellen Sie die Schriftart Wingdings ein und klicken Sie in der Palette auf das Symbol f+r das Telefon.

8

Besttigen Sie beide Dialoge mit OK. 27

Word – Das Programm f r Text und Co.

Hinweis

Gut zu wissen Den Dialog Symbol erreichen Sie auch -ber Einf-gen>Symbol. Gehen Sie diesen Weg, wenn Sie ein einzelnes Symbol einf-gen m)chten.

Damit haben Sie der zuvor markierten Auflistung jeweils ein Aufzhlungszeichen zugewiesen. Bei einer /nderung des Schriftgrades wird +brigens auch das Aufzhlungszeichen verndert.

Abb. 1.39 Der Text mit Aufzhlungszeichen

Hinweis

Gut zu wissen Beachten Sie, dass Sie auch im Dialog Aufzhlung anpassen im Feld Einzug bei Einstellungen f-r das Layout eingeben k)nnen. Die Schaltfl'che Bild f-hrt zu einer Auswahl an kleinen farbigen Bildern, die als Bildaufzhlungszeichen bezeichnet werden. Auch diese Bildchen k)nnen als Aufz'hlungszeichen verwendet werden.

28

Die Seite einrichten

Die Seite einrichten Sie wissen, dass, wenn Sie eine Seite ausdrucken, diese Seite nicht von oben bis unten und von links nach rechts eng bedruckt mit Zeichen ist. Es werden automatisch Seitenrnder in einer bestimmten Breite eingestellt. Diese Standardseitenrnder lassen sich gegebenenfalls ndern. F+r Ihr Dokument kDnnen Sie z.B. einen breiteren rechten Rand einstellen, damit der korrekturlesende Mensch genug Platz f+r seine Bemerkungen hat! 1

Klicken Sie im Men+ Datei auf die Men+option Seite einrichten. Abb. 1.40 Der Dialog Seite einrichten

2

Geben Sie im Feld rechts 4 ein, um einen 4 cm breiten Rand einzustellen.

3

Klicken Sie auf OK, wenn diese Einstellung f+r das gesamte Dokument gelten soll.

Unterschiedliche Seitenr"nder im Dokument Mitunter soll eine Seitenrandbreite nur f+r die aktuelle Seite gelten, also die Seite, in der der Cursor steht. /ndern Sie dann die Option im Feld Bbernehmen f%r auf Dokument ab hier. Sie m+ssen dann aber daran denken, diese Einstellung auf folgende Weise f+r die nachfolgenden Seiten wieder r+ckgngig zu machen.

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Word – Das Programm f r Text und Co.

Setzen Sie den Cursor auf die nchste Seite, rufen Sie den Dialog wieder auf und setzen Sie das Maß f+r den rechten Rand zur+ck. Im Feld Bbernehmen f%r stellen Sie erneut die Option Dokument ab hier ein. Word f+gt bei dieser Vorgehensweise automatisch die benDtigten Abschnittswechsel ein.

Abb. 1.41 Einen Abschnittwechsel festlegen

Ein unterschiedliches Seitenlayout lsst sich auch +ber Abschnitte einstellen. F+gen Sie Abschnittswechsel (Einf%gen>Manueller Umbruch) mit der Option N8chste Seite ein und stellen Sie das gew+nschte Seitenlayout je Abschnitt ein. Beachten Sie, dass bei dieser Vorgehensweise im Feld Bbernehmen f%r die Option Aktuellen Abschnitt gewhlt ist.

Weitere Optionen f r das Seitenlayout Der Dialog Seite einrichten bietet auch Optionen f+r die Einrichtung anderer Dokumente als einer "normalen" Standardseite. Sie finden diese Varianten auf der Registerkarte Seitenr8nder im Bereich Seiten. Klicken Sie auf den Auswahlpfeil. Wenn Sie hier beispielsweise Buch einstellen, um ein entsprechendes Layout zu erhalten, ndern sich die Bezeichnungen f+r die Rnder und Sie kDnnen auch ein Maß f+r den Bundsteg, also den Innenrand der gegen+berliegenden Seiten eingeben, die gebunden werden sollen. Achten Sie dabei auf die Vorschau. Mitunter braucht man kein Hochformat, sondern ein Querformat f+r den Ausdruck des Dokuments bzw. einer Seite. Dies lsst sich ganz einfach umstellen. Klicken Sie im Dialog Seite einrichten auf der Registerkarte Seitenr8nder auf das Symbol f+r Querformat. Soll nur eine Seite quer gelegt werden und nicht das gesamte Dokument, so verfahren Sie wie bei der /nderung der Seitenrnder f+r eine einzelne Seite, Sie stellen also jeweils die richtige Option im Feld Bbernehmen f%r ein oder arbeiten mit Abschnitten.

30

Die Seite einrichten

Abb. 1.42 Die Seite einrichten f-r das Format Buch

Auf der Registerkarte Format ist in der Regel nichts einzustellen, denn Sie belassen es im Normalfall bei dem Format A4. Die Registerkarte Layout bietet Einstellungen f+r die Bearbeitung von Kopf- und Fußzeilen – mehr dazu erfahren Sie im entsprechenden Abschnitt – und die MDglichkeit, den Text eines Dokuments vertikal auszurichten, und zwar mit den Optionen oben (Standard), Zentriert, Blocksatz und unten.

Abb. 1.43 Die Registerkarte Layout im Dialog Seite einrichten

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Word – Das Programm f r Text und Co.

Ein Text mit der vertikalen Ausrichtung unten rutscht an den Fuß einer Seite. Das w+rde so aussehen:

Abb. 1.44 Der Text unten auf der Seite

Die Seitenansicht "Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser", diese Weisheit aus revolutionren Zeiten lange vor der Computer-/ra stimmt in vielen Situation. Bezogen auf die Arbeit am PC kann ein kontrollierender Blick auf das fertige Werk vor dem Ausdruck nicht schaden. Nach den diversen Vernderungen und Formatierungen wre es zum Beispiel an der Zeit, einen Blick auf das Dokument mit Ihrem Manuskript zu werfen, um die Fortschritte am Layout zu begutachten. Eine gute Vorschau auf das Druckergebnis erhalten Sie in der Seitenansicht. In die Seitenansicht gelangen Sie mit einem Klick auf das gleichnamige Symbol oder +ber Datei>Seitenansicht. Sobald Sie die Seitenansicht aufgerufen haben, zeigt der Bildschirm eine modifizierte Symbolleiste. Die Symbole in der Symbolleiste der Seitenansicht enthalten die folgenden Befehle:

32

Die Seite einrichten

Die Symbole in der Seitenansicht

Symbol

Symbolname

Beschreibung

Drucken

Druckt das Dokument

Lupe

Mit dem Symbol Lupe kann man die Lupe ein- oder ausschalten. Sie wirkt hnlich wie eine echte Lupe: Ist sie eingeschaltet, kDnnen Sie das Dokument per Mausklick vergrDßern und wieder verkleinern.

Eine Seite

Mit diesem Symbol bestimmen Sie, dass nur eine Seite angezeigt wird

Mehrere Seiten

Hiermit legen Sie durch Anklicken der kleinen Abbildungen fest, wie viele Seiten die Seitenansicht zeigen soll, und wie sie angeordnet sein werden.

Zoom

Der Zoom vergrDßert oder verkleinert den Ausschnitt

Lineal

Aktiviert die Lineale

Gr5ße anpassen

Klickt man auf dieses Symbol, versucht Word, lngeren Text gleichmßig zu verkleinern, so dass er auf eine Seite passt

Ganzer Bildschirm

Hiermit erhlt man einen Bildschirm, der mehr oder weniger von allen Elementen befreit ist. Hinzu kommt ein Symbol, mit dem Sie wieder in die vorhergehende Ansicht gelangen. Alternativ kDnnen Sie auch die E-Taste dr+cken.

Schließen

Verwenden Sie diese Schaltflche, um die Seitenansicht zu schließen

Kontextsensitive Hilfe Klicken Sie auf dieses Symbol, wird der Mauszeiger zu einem Fragezeichen. Wenn Sie jetzt auf Text klicken, werden im Aufgabenbereich Formatierung anzeigen die Formatierungseigenschaften des Textes aufgelistet. Tabelle 1.2

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Word – Das Programm f r Text und Co.

Hinweis

Gut zu wissen Die Seitenansicht ist -brigens nicht nur zum Betrachten des Dokuments geeignet, Sie k)nnen hier auch schreiben. Wenn Sie einfach drauflostippen, erscheint der Text an der Stelle, an der der Cursor stand, bevor Sie die Seitenansicht ge)ffnet haben. Um den Cursor in der Seitenansicht platzieren zu k)nnen, schalten Sie die Lupe durch Anklicken des Symbols aus.

Abb. 1.45 Die Seitenansicht

Tipps zur Texteingabe Wir gehen davon aus, dass Sie auch ohne viele Erklrungen in der Lage sind, einen "normalen" Text in Word zu schreiben. Daher begann das Kapitel +ber Word mit der Erluterung der diversen FormatierungsmDglichkeiten und nicht damit, Ihnen zu erklren, wie Sie Word quasi als Schreibmaschine benutzen. Dieser Abschnitt soll dies nun nicht nachholen, sondern Ihnen einige n+tzliche Tipps zur rationellen Texteingabe mit auf den Weg geben und auf einige Dinge hinweisen, die mDglicherweise bekannt sind, aber gern ignoriert werden. 34

Tipps zur Texteingabe

Die Sache mit den Abs"tzen Am Ende einer Zeile erzeugt Word automatisch einen Zeilenumbruch. Sie tun sich selbst einen Gefallen, wenn Sie daran denken, nicht aus alter Gewohnheit (sofern Sie die Arbeit an der Schreibmaschine gewohnt sind) am Ende der Zeile hartnckig die
-Taste zu dr+cken, denn damit erzeugen Sie keinen Fließtext, sondern lauter Abstze, zu erkennen an der Absatzmarke am Bildschirm. /rgerlicherweise erfolgt mitunter genau dort ein Zeilenumbruch, wo keiner hingehDrt, z.B. zwischen 100,00 und DM; dies lsst sich durch ein so genanntes gesch%tztes Leerzeichen verhindern. Setzen Sie den Cursor an diese Stelle und dr+cken Sie gleichzeitig S+H+K (Leertaste). Setzen Sie am besten in alle Begriffe, die nicht durch einen Zeilenumbruch auseinander gerissen werden sollten, diese gesch+tzten Leerzeichen, beispielsweise auch bei anderen Maßeinheiten. Unter einem Absatz versteht Word Texteintrge, die zwischen zwei Absatzmarken stehen. Relevant wird diese Zusammenfassung von Text bei der Zuweisung von Formatierungen, die f+r gesamte Abstze gelten (sollen). Außerdem w+rden Sie mit Absatzmarken am Ende der Zeile ein großes Plus der Textverarbeitung verlieren, nmlich Text ganz nach Belieben k+rzen oder ergnzen zu kDnnen, ohne dass sich das Erscheinungsbild verndert. Bei Fließtext, also bei Text ohne Absatzmarken, erreicht man immer einen automatischen Ausgleich des Textes. Sie dr+cken also nur die
-Taste, wenn Sie tatschlich einen neuen Absatz im definierten Sinn erzeugen mDchten. Soll das folgende Wort unbedingt am Anfang der nchsten Zeile stehen ohne einen neuen Absatz zu beginnen, dann benutzen Sie einen so genannten weichen Absatz. Dazu dr+cken Sie die Tastenkombination H+
. Am Bildschirm erscheint dann statt der Absatzmarke ein Hkchen, das im Prinzip so aussieht, wie das Hkchen auf der
-Taste.

Abb. 1.46 Text mit weichen Abstzen

35

Word – Das Programm f r Text und Co.

Hinweis

Gut zu wissen Absatzmarken werden nur angezeigt, sofern Word so eingestellt ist, dass die nicht druckbaren Zeichen bzw. die Formatierungszeichen am Bildschirm erscheinen. Dies erreichen Sie mit dem Symbol einblenden/ausblenden in der Symbolleiste oder -ber Extras>Optionen>Registerkarte Ansicht>Formatierungszeichen. Hier aktiviert man die Formatierungszeichen, die am Bildschirm angezeigt werden sollen (mehr dazu im Abschnitt "Formatierungszeichen" in diesem Kapitel).

Tabu – Text mit Leerzeichen einr cken Selbst bei Menschen, die es gewohnt sind, mit einer Textverarbeitung bzw. mit Word umzugehen, kann man beobachten, dass ein Absatz einger+ckt wird, indem mehrfach die Leertaste gedr+ckt wird, am Ende dann die
-Taste und in der nchsten Zeile genauso. Tun Sie sich den Gefallen und folgen Sie diesem Beispiel auf keinen Fall! Bei Textnderungen haben Sie dann Leerstellen mitten im Text, die Sie erst wieder lDschen m+ssen, und der Zeilenumbruch sitzt an der falschen Stelle. Außerdem sieht es mitunter nur am Bildschirm so aus, als ob Sie einen glatten linken Rand erzeugen, aber im Ausdruck stellen Sie erschrocken fest, dass das leider gar nicht der Fall ist. Nur mit einem "ordungsgemßen" Einzug erfolgt die Anpassung der Formatierung bei Textnderungen: Egal, wie viel Text Sie noch hinzuf+gen oder lDschen, der Einzug bleibt immer erhalten.

Abb. 1.47 So auf keinen Fall: ein Einzug per K-Taste

Abst"nde zwischen Abs"tzen Im vorherigen Abschnitt wurde u.a. die Einstellung f+r Absatzabstnde erwhnt (Format>Absatz>Bereich Abstand). Wenn Sie professionell arbeiten mDchten, ist es zu empfehlen, die Einstellungen auch zu benutzen, also beispielsweise, einen Abstand von 6 pt im Feld Nach einzugeben, um dar+ber einen entsprechenden Abstand zum nchsten Absatz festzulegen. In der Praxis ist es oft so, dass auf diese Einstellung verzichtet und stattdessen die
-Taste gedr+ckt wird, Abstnde also 36

Tipps zur Texteingabe

+ber Leerabstze erzeugt werden. Diese Methode ist gngig und so weit auch keine "Katastrophe", da sie im Prinzip zum Ziel f+hrt und keine weiteren Formatierungseinstellungen behindert. Allerdings kDnnen Sie auf diese Art und Weise keine differenzierten Absatzabstnde einstellen, da die Abstnde immer einem Absatz entsprechen. Planen Sie, Ihr Dokument mit Formatvorlagen zu formatieren, ist es ratsam, auf diese Leerabstze zu verzichten, da Sie die Absatzabstnde in den Formatvorlagen definieren und somit schnell f+r das gesamte Dokument ndern kDnnen.

Seitenwechsel Genauso selbststndig ist Word, wenn es darum geht, eine neue Seite zu beginnen. Wenn das Ende einer Seite erreicht ist, wird automatisch ein Seitenumbruch erzeugt. Wollen Sie den Seitenwechsel nicht Word +berlassen, weil genau an einer bestimmten Stelle, z.B. oberhalb einer neuen Mberschrift, ein Seitenumbruch erfolgen soll, dr+cken Sie einfach die Tastenkombination S+
. Manuelle Seitenumbr+che werden je nach Bildschirmansicht (Normal oder Seitenlayout) durch eine gepunktete Linie mit der Beschriftung Seitenwechsel angezeigt oder durch eine deutliche Trennung der Seiten mittels eines grauen Trennstreifens.

Abb. 1.48 Ein Seitenumbruch in der Ansicht Seitenlayout

Sitzt der manuelle Seitenwechsel doch an der falschen Stelle, kann er mit der _-Taste wieder entfernt werden. Setzen Sie den Cursor direkt vor die gepunktete Linie und dr+cken Sie die _-Taste oder f+hren Sie den Mauszeiger an den grauen Trennstreifen und klicken Sie, wenn Sie die beiden kleinen Pfeile f+r die Leerrume sehen. Sind die Leerume ausgeblendet, erscheint auch in der Ansicht Seitenlayout eine gepunktete Linie, die Sie einfach entfernen kDnnen.

Abb. 1.49 Ein Seitenumbruch in der Ansicht Normal

Formatierungszeichen Formatierungszeichen sind nicht druckbare Zeichen – wie sie fr+her auch hießen. Ist man ein Neuling am PC, erschrecken die diversen kleinen Zeichen auf dem Bild37

Word – Das Programm f r Text und Co.

schirm, weil man bef+rchtet, dass sie auch im Ausdruck erscheinen. Sie tun es nicht. Es empfiehlt sich aber auf jeden Fall, diese Zeichen, zumindest die Absatzmarken, anzeigen zu lassen, denn man erkennt dann sehr viel besser, was sich auf dem Bildschirm abspielt. Sie sehen, wo ein Absatz beginnt und endet, was f+r die Formatierung wichtig ist, Sie sehen auf den ersten Blick, wie viele Leerzeilen zwischen den Abstzen stecken, erkennen die genaue Cursorposition etc.

Abb. 1.50 Die Formatierungszeichen im Text

Formatierungszeichen sind im Einzelnen: die Absatzmarken, kleine Pfeile f+r Tabstopps, Punkte f+r Leerstellen, Bindestriche f+r bedingtes Trennen und gepunktete Unterstreichungen f+r ausgeblendeten Text. Sie finden die Option zum Aktivieren oder Deaktivieren der Zeichen +ber Extras>Optionen Registerkarte Ansicht. Indexeintrge, die Sie in einem Text setzen, werden im Text nur angezeigt, wenn die Option Ausgeblendeten Text aktiviert ist. Bedingte Trennstriche sind +brigens Trennstriche zum Anzeigen von Stellen, an denen ein Wort getrennt werden kann, sofern dies am Ende der Zeile erforderlich ist. Sie werden erzeugt, indem man den Cursor an die entsprechende Stelle im Wort setzt und die Tastenkombination S+- dr+ckt.

Abb. 1.51 Die Formatierungszeichen aktivieren oder deaktivieren

38

Tipps zur Texteingabe

Wandern im Text Abgesehen von den Pfeiltasten gibt es bestimmte Tasten bzw. Tastenkombinationen, mit denen man den Cursor gezielt im Text bewegen kann. Ein kurzer Mberblick:

Bewegen im Text mit Tasten und Tastenkombinationen

Taste

Effekt

P

Zum Anfang der Zeile

:

Zum Ende der Zeile

S+P

Zum Anfang des Dokumentes

S+:

Zum Ende des Dokumentes

O

Eine Bildschirmseite rauf

U

Eine Bildschirmseite runter Tabelle 1.3

Markieren mit der Maus und mit der Tastatur Der Begriff Markieren gehDrt inzwischen fast zum Alltagsvokabular von Computeranwendern. Sie markieren in Word Textabschnitte, um dem Programm mitzuteilen, f+r welchen Bereich der nachfolgende Befehl gelten soll. Sofern man etwas geschickt im Umgang mit der Maus ist, lsst sich Text sehr einfach mit der Maus markieren. Setzen Sie dazu den Cursor an den Anfang der zu markierenden Textstelle und ziehen Sie die Maus mit gedr+ckter Taste bis an das Ende des gew+nschten Bereichs. Außerdem gibt es kleine Tricks zum schnelleren Markieren. Eine Auswahl:

Markieren mit der Maus

Markierungseffekt

Aktion

Ein Wort

Doppelklicken Sie auf das Wort

Eine Zeile

Klicken Sie im linken Randbereich in HDhe dieser Zeile

Ein Absatz

Doppelklicken Sie im linken Rand in HDhe des Absatzes 39

Word – Das Programm f r Text und Co.

Markieren mit der Maus (Forts.)

Markierungseffekt

Aktion

Gesamtes Dokument

Klicken Sie dreimal schnell auf den linken Randbereich Tabelle 1.4

Wenn es eher Gl+ckssache ist, dass Sie mit der Maus den Bereich treffen, den Sie markieren wollen, dann benutzen Sie besser die Tastatur. Setzen Sie den Cursor an den Anfang des Textes und bewegen Sie ihn mit den Pfeiltasten bei gedr+ckter Umschalttaste, also der H-Taste, an das Ende des zu markierenden Bereichs. /hnlich wie bei der Benutzung der Maus gibt es auch beim Markieren mit der Tastatur einige Abk+rzungen. Die wichtigsten finden Sie in der folgenden Liste:

Mit der Tastatur markieren

Tastenkombination

Markierungseffekt

H+:

Bis zum Ende der Zeile

H+P

Bis zum Anfang der Zeile

S+H+:

Bis zum Ende des Dokuments

S+H+P

Bis zum Anfang des Dokuments

S+a

Den gesamten Text Tabelle 1.5

Um das gesamte Dokument zu markieren, kDnnen Sie alternativ im Men+ Bearbeiten den Befehl Alles Markieren benutzen.

Text verschieben/kopieren Stellen Sie fest, dass Ihnen die Reihenfolge bzw. die Anordnung des Textes nicht gefllt, brauchen Sie nat+rlich nicht alles neu zu schreiben – wozu sitzen Sie am Computer? Sie kDnnen Textabschnitte nach Lust und Laune verschieben oder kopieren.

40

1

Markieren Sie den Textabschnitt, den Sie verschieben mDchten.

2

Klicken Sie dann zum Verschieben auf das Symbol Ausschneiden und zum Kopieren auf das Symbol Kopieren. Beide Befehle finden Sie auch im Kontextmen+ und im Men+ Bearbeiten.

Tipps zur Texteingabe

Abb. 1.52 Eine Textpassage kopieren oder verschieben

3

Bewegen Sie nun den Cursor an die Stelle, an der der Text erscheinen soll. Mit einem Klick auf das Symbol Einf%gen bringen Sie den Text an Ort und Stelle. Auch hier kDnnen Sie alternativ das Kontextmen+ benutzen. Direkt nach dem Einf+gen des Textes erscheint das Symbol Einf%gen-Optionen mit einem Auswahlpfeil. In dem entsprechenden Men+ kDnnen Sie die Formatierung des eingef+gten Textabschnitts festlegen.

Abb. 1.53 Die Einf-gen-Optionen

MDchten Sie die Formatierung des eingef+gten Textes genauer bestimmen, setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der der Text erscheinen soll, und klicken im Men+ Bearbeiten auf den Eintrag Inhalte einf%gen. Whlen Sie im folgenden Dialog die gew+nschte Formatierung aus.

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Word – Das Programm f r Text und Co.

Hinweis

Gut zu wissen Sie sind nicht darauf beschr'nkt, Text nur innerhalb eines Dokuments verschieben/kopieren zu k)nnen. Diese Funktionen stehen Ihnen auch zur Verf-gung, wenn Sie Textpassagen zwischen mehreren Dokumenten hin- und herschieben m)chten, beispielsweise -ber die Zwischenablage.

Drag & Drop Text zu verschieben, funktioniert auch mit einer Methode, die zwar etwas Fingerspitzengef+hl erfordert, aber ußerst praktisch ist. Sie hDrt auf den klangvollen Namen Drag & Drop (etwa: Ziehen und Fallenlassen). Markieren Sie den Text und ziehen Sie diesen Textbereich mit gedr+ckter linker Maustaste an den Zielort. Sie werden feststellen, dass sich der Mauszeiger dabei verndert. Der Cursor erscheint als gepunkteter Strich. Wenn Sie die Maustaste loslassen, wird der Text genau an die Stelle des kleinen vertikalen Strichs eingef+gt.

Abb. 1.54 Mit Drag & Drop Text verschieben

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Weniger Tipparbeit – AutoTexte

Hinweis

Gut zu wissen Sie k)nnen die markierte Textpassage auch mit der rechten gedr-ckten Maustaste ziehen. Wenn Sie die Maustaste loslassen, erscheint ein kleines Men-, in dem Sie entscheiden, ob Sie kopieren oder verschieben m)chten.

Weniger Tipparbeit – AutoTexte In vielen Arbeitsbereichen bleibt es nicht aus, dass man bestimmte Floskeln immer wieder schreiben muss, sei es bei geschftlicher Korrespondenz oder im Rahmen wissenschaftlicher Arbeiten. Wenn Sie das 150. Mal "anbei senden wie Ihnen unsere neuen Preislisten" schreiben m+ssen oder einen Satz wie "Es w+rde den Rahmen dieser Arbeit sprengen", werden Sie +ber alternative Beschftigungen nachdenken! Vielleicht reichen aber auch schon die Autotexte, um Ihnen Ihre Arbeit wieder etwas schmackhafter zu machen. Gemeint sind beliebig lange Texte, die Sie als AutoText definieren und die danach auf "Knopfdruck" immer wieder zur Verf+gung stehen. Außerdem bietet Word selbst eine Reihe fertiger Autotexte an.

Abb. 1.55 Fertige Autotexte einf-gen

Vorhandene AutoTexte einf gen Whlen Sie im Men+ Einf%gen den Eintrag AutoText. Im Untermen+ werden einzelne Kategorien aufgelistet, denen die passenden Texte in einem weiteren Untermen+ zugeordnet sind. Um einen Text einzuf+gen, klicken Sie ihn einfach an. Er 43

Word – Das Programm f r Text und Co.

erscheint an der Cursorposition. Sie kDnnen den Weg zu den Autotexten mit der Symbolleiste AutoText abk+rzen (Ansicht>Symbolleisten>AutoText). Klicken Sie hier auf Alle Eintr8ge.

Texterg"nzung – Word blickt voraus Bei entsprechender Einstellung bietet Word Vorschlge an, wie ein Text, der gerade eingegeben wird, fortgesetzt werden kDnnte. Word ermittelt diese Vorschlge durch das Vergleichen der ersten vier Buchstaben eines Wortes mit den Autotexten und Datumsangaben. Der Vorschlag wird dann in einer Textbox +ber dem Text angezeigt. Sie +bernehmen diesen Text durch Dr+cken der §-Taste oder der
-Taste. Ansonsten schreiben Sie einfach weiter und ignorieren den Vorschlag.

Abb. 1.56 Vorschlge anzeigen lassen

Um diese Tipps zu erhalten, muss im Dialog AutoKorrektur auf der Registerkarte AutoText die Option AutoAusf%llen-Vorschl8ge anzeigen aktiviert sein. Zum Aufruf dieses Dialogs klicken Sie im Men+ Einf%gen auf die Option AutoText und im Untermen+ wiederum auf AutoText. Sie finden diesen Dialog auch +ber Extras>AutoKorrektur-Optionen.

Eigene AutoTexte erstellen Wie schon erwhnt, kDnnen Sie sich auch eigene Autotexte definieren. Das geht ganz einfach!

44

1

Schreiben Sie zunchst den Text, den Sie als Autotext definieren mDchten. Abgesehen von wiederkehrenden Floskeln ist die eigene Anschrift eine typische EinsatzmDglichkeit von Autotexten. Schreiben Sie also beispielsweise Ihre Anschrift und markieren Sie dann diesen Text.

2

Whlen Sie im Men+ Einf%gen die Option AutoText. Im Untermen+ klicken Sie auf den Eintrag Neu. Alternativ kDnnen Sie auch die Tastenkombination A+§ verwenden oder in der Symbolleiste AutoText auf Neu klicken.

3

Dadurch Dffnet sich ein kleiner Dialog, in dem Sie dem Autotext, den Sie gerade anlegen, einen Namen geben. Whlen Sie einen kurzen, mDglichst nur aus zwei oder drei Zeichen bestehenden Namen: Je k+rzer der Name, desto einfacher bzw. schneller kDnnen Sie den Autotext spter aufrufen. Klicken Sie dann auf OK.

Weniger Tipparbeit – AutoTexte

Abb. 1.57 Einen neuen Autotext anlegen

Der Autotext ist damit erstellt. Den Vorteil bemerken Sie, sobald Sie ihn benutzen, also statt Ihre Anschrift zu tippen den Autotext einf+gen.

AutoTexte aufrufen Mit der oben beschriebenen Operation ist der markierte Text als AutoText abgelegt, den Sie nun bei Bedarf jederzeit und beliebig oft wieder auf den Bildschirm zaubern kDnnen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1

Platzieren den Cursor an die Stelle, an der der Autotext erscheinen soll. F+r ein Anschreiben setzen Sie ihn also in die linke obere Ecke einer Seite.

2

Geben Sie den Namen des Autotextes ein, achten Sie darauf, dass rechts vom Cursor eine Leerstelle ist, und dr+cken Sie die §-Taste. Danach wird der Name des Autotextes sofort durch den eigentlichen Text ersetzt.

Abb. 1.58 Den Autotext aufrufen

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Word – Das Programm f r Text und Co.

Hinweis

Gut zu wissen Achten Sie beim Definieren eines Autotextes darauf, dass er keine Tippfehler enth'lt. Es ist nicht Sinn der Sache, Autotexte einzuf-gen, die dann korrigiert werden m-ssen. Wenn es doch passiert oder Sie den Text eines AutoText-Eintrags aus irgendeinem Grund 'ndern m)chten, m-ssen Sie den Text erneut als Autotext definieren und den alten ersetzen: Sie legen den korrigierten Text unter dem gleichen AutoText-Namen ab und bejahen die Frage, ob Sie den AutoText-Eintrag ersetzen m)chten.

AutoTexte einf gen Der Weg +ber die §-Taste ist die schnellste Methode, Autotexte auf den Bildschirm zu zaubern, aber sie setzt ein gutes Langzeitgedchtnis voraus, denn man muss sich an die Namen der definierten Autotexte erinnern. Um diesem Problem entgegenzuwirken, kDnnen Sie Autotexte auch aus einer Liste einf+gen, zum anderen kDnnen Sie sich eine Liste aller Autotexte inklusive ihrer Namen ausdrucken lassen.

Abb. 1.59 Alle Autotexte im *berblick

46

Weniger Tipparbeit – AutoTexte

F+r die Methode des Einf+gens benDtigen Sie wieder den Dialog AutoKorrektur und die Registerkarte AutoText. Sie gelangen +ber Einf%gen>AutoText>AutoText auf diese Registerkarte. Auf dieser Registerkarte erhalten Sie eine Liste aller Autotexte, und zwar die von Word angebotenen als auch die von Ihnen erstellten. Markieren Sie einfach den gew+nschten Text – im Vorschaubereich kDnnen Sie sich vergewissern, ob es der richtige ist. Klicken Sie dann auf die Schaltflche Einf%gen.

AutoTexte ausdrucken Um einen Ausdruck der Autotexte zu erhalten, Dffnen Sie im Men+ Datei +ber den Befehl Drucken den gleichnamigen Dialog. Dort wechseln im Feld Drucken von Dokument zu AutoText-Eintr8ge. Mit Hilfe dieser Liste, die Sie dann erhalten, kDnnen Sie wieder die "F3-Methode" benutzen, ohne Ihr Gedchtnis +berstrapazieren zu m+ssen.

Abb. 1.60 Autotext ausdrucken

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Word – Das Programm f r Text und Co.

Die Rechtschreibprfung – Word schaut Ihnen auf die Finger Schon bei der Eingabe von Text kontrolliert Word, ob der Text richtig geschrieben ist. Findet Word Unstimmigkeiten, wird der Rotstift angesetzt und das Wort mit einer roten Wellenlinie unterstrichen. Mitunter streicht Word auch korrekt geschriebene WDrter an, da alle Eingaben mit dem internen WDrterbuch verglichen werden. Ist ein Wort nicht im WDrterbuch enthalten, wird es "angekreidet".

Hinweis

Gut zu wissen Sehen Sie eindeutige Schreibfehler, erhalten aber trotzdem keine roten Unterstreichungen, ist die Rechtschreibpr-fung deaktiviert. Aktivieren Sie sie -ber Extras>Optionen, dann die Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik>Rechtschreibung whrend der Eingabe -berpr-fen.

Hat Word Sie auf einen Fehler hingewiesen, kDnnen Sie die Korrektur wie gewohnt per Hand oder mit Hilfe von Word vornehmen, am einfachsten direkt +ber das Kontextmen+. Betrachten Sie Ihr Dokument und setzen Sie den Cursor in das erste rot unterstrichene Wort.

48

1

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das unterstrichene Wort. Sie erhalten ein Kontextmen+.

2

Sofern Word Eintrge im WDrterbuch gefunden hat, die hnlich klingen wie das unterstrichene, werden diese Eintrge als Korrekturvorschlge aufgelistet. Per Mausklick kDnnen Sie einen passenden Vorschlag gegen das fehlerhafte Wort austauschen.

3

Soll das bemngelte Wort in dem aktiven Dokument nicht mehr rot unterstrichen werden, klicken Sie auf die Option Alle ignorieren. Mit der Option AutoKorrektur erhalten Sie Vorschlge, von denen Sie einen in die AutoKorrektur aufnehmen kDnnen.

Die Rechtschreibpr fung

Abb. 1.61 Das Kontextmen- mit einem Korrekturvorschlag

Word ist lernf"hig Der Wortschatz von Word lsst sich erweitern. Hat Word ein Wort moniert, das definitiv richtig geschrieben ist, kDnnen Sie es mit der Option Hinzuf%gen im Kontextmen+ in das WDrterbuch aufnehmen. Danach kennt Word diesen Begriff und wird ihn nicht wieder kritisieren, es sei denn, er enthlt einen Tippfehler. Einmal hinzugef+gte Begriffe lassen sich aus dem WDrterbuch auch wieder entfernen oder auch selbst wieder korrigieren. 1

Iffnen Sie +ber Extras>Optionen den Dialog Optionen und hier die Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik.

2

Klicken Sie auf die Schaltflche Benutzerw5rterb%cher, whlen Sie das von Ihnen verwendete WDrterbuch, im Normalfall Benutzer.dic, und klicken Sie dann auf Dndern. Abb. 1.62 Das W.rterbuch bestimmen

49

Word – Das Programm f r Text und Co.

3

Sie erhalten einen Dialog namens Benutzer.dic, auf dem alle hinzugef+gten WDrter aufgelistet sind. Korrigieren Sie das falsch geschriebene Wort oder lDschen Sie es mit der Schaltflche L5schen.

Abb. 1.63 Die Liste der hinzugef-gten W.rter

Hinweis

Gut zu wissen Ibrigens k)nnen Sie auch hier neue W)rter einf-gen. Geben Sie den Begriff ein und dr-cken Sie die Schaltfl'che Hinzuf-gen.

Gr ne Wellen im Dokument

50

Ihr Text sieht unter Umstnden ziemlich bunt aus, denn zu den roten Linien kDnnen sich auch noch gr+ne Wellen gesellen. Mit diesen gr+nen Linien zeigt Ihnen Word an, dass mit der Grammatik des Satzes etwas nicht stimmt. Die Grammatikpr+fung von Word ist noch nicht sehr ausgereift, bemngelt zahlreiche Fehler gar nicht und meldet sich andererseits gerade dann, wenn es sich lediglich um einen

Die Rechtschreibpr fung

komplizierten, aber nicht falschen Satzaufbau handelt, aber dennoch lohnt sich ein Blick zur Kontrolle. Genau wie bei den roten Wellenlinien der Rechtschreibpr+fung klicken Sie jetzt auf die gr+nen Wellen, um ein Kontextmen+ zur Grammatikkorrektur zu erhalten.

Abb. 1.64 Ein Vorschlag zur Grammatikverbesserung

In diesem Kontextmen+ sehen Sie einen Hinweis auf den Fehler und eventuell einen Vorschlag zur Verbesserung. Hier (in der Abbildung) hat Word erkannt, dass es sich um ein Adjektiv handelt, das in dem Fall groß geschrieben werden muss.

Die Rechtschreib- und Grammatikpr fung – Ein Fehler nach dem anderen Ist es Ihnen zu m+hselig, unterstrichene WDrter einzeln anzuklicken, kDnnen Sie sich die Fehler nacheinander prsentieren lassen. 1

Iffnen Sie +ber das Men+ Extras den Dialog Rechtschreibung und Grammatik oder dr%cken Sie die /-Taste. Abb. 1.65 Der Dialog Rechtschreibung und Grammatik

51

Word – Das Programm f r Text und Co.

2

Word springt automatisch zu dem ersten Fehler im Text und zeigt einen Dialog zur Korrektur an. Dieser Dialog differenziert je nach Grammatik- oder Rechtschreibfehlern.

Unter dem Bereich Nicht im W5rterbuch erscheint der falsch geschriebene Begriff. Im unteren Bereich des Dialogs werden Vorschlge zur Verbesserung gemacht. Sie kDnnen hier einen der Vorschlge markieren und auf die Schaltflche Dndern klicken oder das Wort im oberen Bereich auf dem +blichen Weg korrigieren, m+ssen aber auch dann auf Dndern klicken. So verfahren Sie, bis Word keine Fehler mehr im Dokument entdeckt und das Ende der Mberpr+fung meldet. Die weiteren Schaltflchen im Dialog haben folgende Bedeutung:

Schaltfl"chen im Dialog Rechtschreibpr'fung

Schaltflche

Beschreibung

Einmal ignorieren

Word springt zum nchsten Fehler, ohne den angezeigten Fehler zu korrigieren

Alle ignorieren

Das Wort wird nicht mehr als fehlerhaft angezeigt

Dem W5rterbuch hinzuf%gen

Nimmt das Wort in das WDrterbuch auf.

Dndern

Korrigiert das fehlerhafte Wort

Alle ndern

Tritt der Fehler mehrmals auf, wird er automatisch von Word korrigiert

AutoKorrektur

Sie wechseln zum Dialog AutoKorrektur (siehe Abschnitt AutoKorrektur)

Optionen

Iffnet die Registerkarte Rechtschreibpr%fung und Grammatik im Dialog Optionen

R%ckg8ngig

Macht eine durchgef+hrte /nderung wieder r+ckgngig Tabelle 1.6

Wenn Word die Grammatik +berpr+ft, gibt es im ansonsten identischen Dialog ein paar Schaltflchen weniger.

52

Die Rechtschreibpr fung

Hinweis

Gut zu wissen Haben Sie Word versehentlich oder bewusst W)rter/S'tze im Dokument ignorieren lassen, k)nnen Sie die Rechtschreibpr-fung und Grammatikpr-fung anweisen, wieder bei Null zu beginnen und alle W)rter bzw. S'tze erneut zu pr-fen. Klicken Sie dazu auf der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik (Extras>Optionen) auf die Schaltfl'che Dokument erneut -berpr-fen.

Text in anderen Sprachen In der Standardeinstellung +berpr+ft Word Text auf Basis des deutschen WDrterbuchs. Allerdings erkennt Word, wenn Sie einen englischen Text schreiben, dass Sie die Sprache gewechselt haben und schlgt das englische WDrterbuch auf. Sofern Sie f+r die romantischen Dinge des Lebens nicht ohnehin auf den PC verzichten, steht dem Brief an die englische Urlaubsbekanntschaft somit nichts mehr entgegen. 1

Klicken Sie im Men+ Extras auf Sprache und im Untermen+ auf Sprache festlegen.

2

Aktivieren Sie die Option Sprache automatisch erkennen, damit die Rechtschreibpr+fung gegebenenfalls automatisch umgestellt wird. Abb. 1.66 Der Dialog zur Bestimmung der Sprache

3

Schreiben Sie nun Ihren Brief und ignorieren Sie zunchst die roten Wellen. Word +berpr+ft nach einigen Stzen die verwendete Sprache und schaltet die Rechtschreibpr+fung um, sofern die verwendete Sprache installiert ist.

53

Word – Das Programm f r Text und Co.

Abb. 1.67 Auch englischer Text wird -berpr-ft

Die Umstellung auf Englisch (oder eine andere Sprache) kDnnen Sie auch manuell vornehmen und z.B. dazu benutzen, die Schreibweise einzelner WDrter in einer fremdlndischen Sprache zu +berpr+fen. Am schnellsten geht das, wenn Sie, nachdem der Begriff rot unterstrichen wurde, das Kontextmen+ aufrufen und +ber den Eintrag Sprache die gew+nschte Sprache bestimmen. Sollte der Begriff auch in der neu gewhlten Sprache falsch geschrieben sein, wird er weiterhin unterstrichen. Im Kontextmen+ erhalten Sie dann entsprechende Korrekturvorschlge in dieser Sprache.

Word bersetzt Im Zeichen der Globalisierung bietet Word in der neuen Version auch einen Mbersetzungsdienst. Mber diesen Dienst kDnnen Sie Begriffe aus dem Deutschen ins Englische +bersetzen lassen (nat+rlich auch umgekehrt). Zustzlich erhalten Sie als Resultat eine kurze grammatische Bestimmung und Einordnung des Begriffs, der +bersetzt wurde. Diese Mbersetzungshilfe funktioniert folgendermaßen:

54

1

Iffnen Sie +ber Extras>Sprache>Bbersetzen den Aufgabenbereich Bbersetzen oder whlen Sie im Auswahlmen+ eines geDffneten Aufgabenbereichs Bbersetzen.

2

Sie sehen, dass Ihnen im oberen Bereich drei MDglichkeiten angeboten werden: Text, Aktuelle Auswahl und Gesamtes Dokument.

3

Um ein Wort +bersetzen zu lassen, aktivieren Sie die Option Text und geben dann den Begriff in das Feld ein.

Die Rechtschreibpr fung

Abb. 1.68 Der Aufgabenbereich Ibersetzen

4

Klicken Sie dann, nachdem Sie als WDrterbuch Deutsch bestimmt haben, auf die Schaltflche Ausf%hren.

5

Im Ergebnisbereich lesen Sie nun die Mbersetzung. Sie kDnnen den +bersetzten Begriff direkt aus diesem Bereich in das Dokument +bernehmen. Markieren Sie es und klicken Sie auf die Schaltflche Ersetzen.

Sofern Sie f+r einen Begriff im aktuellen Dokument eine Mbersetzung suchen, markieren Sie den Begriff und klicken auf Aktuelle Auswahl. Es macht wenig Sinn, zu versuchen, ganze Stze +bersetzen zu lassen. Entweder kommt dann als Antwort, dass Word keinen Vorschlag anbieten kann oder Sie erhalten die Mbersetzung der einzelnen Begriffe, aber nicht im Zusammenhang eines Satzes. Die MDglichkeit, das gesamte Dokument – was auch als Option angeboten wird – +bersetzen zu lassen, ist bisher reine Chimre. Selbst wenn es funktionieren w+rde, wre das Ergebnis wahrscheinlich eher belustigend denn ernsthaft zu verwenden – man denke nur an die diversen Mbersetzungsdienste im Internet. Auch hier sind die Ergebnisse im besten Fall als Roh+bersetzung zu benutzen. Streichen Sie also nicht ad hoc Ihre Anmeldung f+r den nchsten Englischkurs an der Volkshochschule, noch sind Sie im Wesentlichen selbst gefordert, Text brauchbar ins Englische zu +bertragen. Aber als ein WDrterbuch, in dem man schnell mal nachschlagen kann, ist der neue Dienst von Word eine sinnvolle Bereicherung. 55

Word – Das Programm f r Text und Co.

Abb. 1.69 Ein -bersetzter Begriff

Abb. 1.70 Keine große Hilfe

56

Die Rechtschreibpr fung

Suchen und Ersetzen Es kommt immer wieder vor, dass man in einem lngeren Text ein bestimmtes Wort konsequent falsch geschrieben hat. Sie entscheiden beispielsweise erst am Ende Ihrer Kurzgeschichte, dass der Held doch Harry und nicht Herbert heißen soll. In einer solchen Situation bietet sich die Funktion Ersetzen an, denn damit ersparen Sie sich die M+he, jede Eingabe im Text einzeln zu verbessern. Stattdessen macht Word aus jedem "Herbert" automatisch "Harry".

Aus Herbert wird Harry 1

Klicken Sie im Men+ Bearbeiten auf Ersetzen. Dadurch Dffnen Sie den Dialog Suchen und Ersetzen. Abb. 1.71 Der Dialog Suchen und Ersetzen

2

In der Registerkarte Ersetzen geben Sie im Feld Suchen nach den Namen Herbert ein. Im darunter liegenden Feld tragen Sie den Begriff ein, der eingesetzt werden soll, also Harry. Die weiteren Funktionen entnehmen Sie der folgenden Tabelle:

Die Schaltfl"chen im Dialog Suchen und Ersetzen

Schaltflche

Beschreibung

Weitersuchen

Springt zur nchsten Fundstelle

Ersetzen

Ersetzt den angezeigten Text durch den neuen Text

Alle ersetzen

Ersetzt alle gefundenen Textstellen ohne Nachfrage. Benutzen Sie diese MDglichkeit mit Vorsicht und nur, wenn Sie sich Ihrer Sache ganz sicher sind.

Erweitern

VergrDßert den Dialog, Sie haben dann weitere Suchoptionen zur Auswahl Tabelle 1.7 57

Word – Das Programm f r Text und Co.

Ist der Dialog vergrDßert, erweitert er sich um folgende Optionen:

Die Schaltfl"chen im erweiterten Dialog

Suchen

Bestimmt, in welche Richtung der Text, ausgehend von der Cursorposition, durchsucht wird

Groß-/Kleinschreibung

Wenn aktiviert, wird nur Text angezeigt, der auch in der Groß- und Kleinschreibung identisch ist, sonst ist es egal, ob ein Buchstabe groß oder klein geschrieben wurde

Nur ganzes Wort suchen

Sollte Ihr Suchbegriff als Teil eines Wortes auftauchen, wird er bei aktivierter Option nicht gefunden und ersetzt

Platzhalterzeichen verwenden

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie mit Platzhaltern suchen wollen, z.B. ersetzt das Fragezeichen, also das Zeichen ?, einen Buchstaben –, ein Sternchen, auf der Tastatur als * zu finden, eine beliebig lange Zeichenfolge.

Dhnl. Schreibweise?

Findet WDrter, die gleich klingen, aber unterschiedlich geschrieben werden.

Alle Wortformen suchen?

Ersetzt alle Wortformen des zu ersetzendes Wortes Tabelle 1.8

Formate ersetzen Mitunter ist es praktisch, die Funktion Ersetzt f+r Formatierungen zu benutzen. Wenn Sie beispielsweise bestimmte Begriffe in einem lngeren Dokument immer kursiv formatiert haben und dann feststellen, dass diese Begriffe stattdessen fett sein sollten, wre das "von Hand" m+hselig, mit der Funktion Ersetzen ist dieser Vorgang schnell erledigt.

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1

Iffnen Sie +ber Bearbeiten>Ersetzen den Dialog Suchen und Ersetzen.

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Klicken Sie auf die Schaltflche Erweitern. Setzen Sie den Cursor in das Feld Suchen, geben Sie aber keinen Begriff ein, denn Sie mDchten ja eine Formatierung austauschen.

3

Klicken Sie auf die Schaltflche Format, Dffnen Sie den benDtigten Dialog, also Zeichen, wenn es um Zeichenformatierung geht, und stellen Sie hier die aktuelle Formatierung ein.

Die Rechtschreibpr fung

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Klicken Sie dann in das Feld Ersetzen und wiederholen Sie quasi diesen Vorgang, nur dass Sie nun die gew+nschte Formatierung einstellen. Abb. 1.72 Eine Formatierung ersetzen

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Klicken Sie dann auf Alle ersetzen oder auf Ersetzen, wenn Sie jeweils an Ort und Stelle entscheiden mDchten, ob das Format ersetzt werden soll oder nicht. Mit der Schaltflche Weitersuchen oder Ersetzen springen Sie dann zum nchsten entsprechend formatierten Wort.

Hinweis

Gut zu wissen Bei einer fetten Formatierung reicht es nicht, z.B. nur kursiv als neue Formatierung einzustellen, um fett gegen kursiv auszutauschen. In einem zweiten Schritt m-ssen Sie im Feld Ersetzen durch -ber Format>Zeichen das Format Nicht fett einstellen.

Sie kDnnen nat+rlich auch nach einem Begriff mit einer bestimmten Formatierung suchen und diesen dann durch Ersetzen neu formatieren: Sie geben den Begriff ein und stellen das aktuelle Formatierungsattribut ein. Im Feld Ersetzen durch geben Sie dann den Begriff und die gew+nschte Formatierung ein. 59

Word – Das Programm f r Text und Co.

Abb. 1.73 Einen Begriff -ber Ersetzen neu formatieren

Beachten Sie auch die Schaltflche Sonstiges auf dieser Registerkarte. Damit klappen Sie eine Liste von anderen Zeichen und Elementen auf, die sich im Dokument befinden kDnnen. Sie kDnnen auch nach diesen Elementen suchen und sie durch andere ersetzen lassen. Neben der Schaltflche Sonstiges finden Sie die Schaltflche Keine Formatierung, mit der Sie alle in den Feldern Suchen nach und Ersetzen durch eingestellten Formatierungen wieder entfernen.

Hinweis

Gut zu wissen Denken Sie auch daran, dass dieser Dialog auf der Registerkarte Suchen auch die M)glichkeit bietet, einfach nach Begriffen, Formatierungen oder anderen Elementen/Zeichen im Dokument zu suchen, ohne sie ersetzen zu lassen. Der Cursor springt dann jeweils zur entsprechenden Stelle.

Die Silbentrennung

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Sie werden selbst erleben, dass in Texten mit Blocksatz zwischen den WDrtern oft lange L+cken entstehen, da Word den Text so auseinander zieht, dass die letzten Zeichen einer Zeile jeweils b+ndig untereinander stehen. Diese L+cken lassen sich mit Hilfe der Silbentrennung verkleinern. Word bietet eine spezielle Funktion zum Trennen.

Die Rechtschreibpr fung

1

Setzen Sie den Cursor an den Anfang des Textes und rufen Sie im Men+ Extras die Option Sprache und im Untermen+ die Option Silbentrennung auf. Abb. 1.74 Der Dialog Silbentrennung

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Sie erhalten einen Dialog, in dem Sie sich entscheiden kDnnen, ob die Silbentrennung automatisch durchlaufen oder manuell kontrolliert werden soll. Da man bei der automatischen Trennung keine Chance hat, einzugreifen, empfiehlt sich die manuelle Methode.

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Wenn Sie auf die Schaltflche Manuell klicken, erscheinen in kleinen Dialogen nacheinander Trennvorschlge. Word trennt die WDrter nur dann, wenn sie am Ende der Zeile stehen. Wenn WDrter, f+r die Sie eine Silbentrennung eingestellt haben, durch Vernderungen am Text nicht mehr am Ende der Zeile stehen, werden sie auch nicht getrennt. Abb. 1.75 Trennvorschlge

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Akzeptieren (Ja) oder lehnen Sie den ersten Trennvorschlag ab (Nein). Setzen Sie den Cursor gegebenenfalls an eine andere Stelle im Wort. Sie kDnnen +berall dort trennen, wo sich ein Unterstrich befindet.

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Word – Das Programm f r Text und Co.

Hinweis

Gut zu wissen Die Silbentrennung ist nat-rlich nicht nur im Blocksatz anzuwenden, sondern auch, wenn man m)chte, f-r jedes Dokument. Bei der Ausrichtung Blocksatz sollte man allerdings auf keinen Fall darauf verzichten.

Texte mit Pfiff Wenn lngere Texte besonders professionell wirken sollen, sind noch ein paar mehr Elemente und Gestaltungsmittel angebracht bzw. erforderlich als die +blichen Formatierungsattribute: Kopf- und Fußzeilen schaffen Mbersicht, Seitenzahlen sind selbstverstndlich und mitunter ist es sinnvoll, den Text in mehreren Spalten anzuordnen. Formatvorlagen erleichtern generell die Formatierung lngerer Texte und sorgen außerdem f+r ein einheitliches Layout.

Kopf- und Fußzeilen "Rund" wird ein Dokument durch Kopf- und Fußzeilen, z.B. f+r eine Kapitel+berschrift, eine Firmenbezeichnung, eine Grafik (beispielsweise ein Logo) oder /hnliches. Diese Kopf- bzw. Fußzeilen erstellen Sie nicht etwa auf jeder Seite neu. Stattdessen nehmen Sie den viel eleganteren Weg +ber die Funktion Kopf- und Fußzeile und lassen Word f+r sich arbeiten. Ihr Manuskript kDnnten Sie beispielsweise durch eine Kopfzeile ergnzen.

Hinweis CD: Die Datei text mit kopfzeile.doc’ enthlt Beispiele f+r Kopfzeilen

1

Um eine Kopf- oder Fußzeile (im Folgenden nur Kopfzeile genannt, gemeint ist immer beides) zu erstellen, klicken Sie im Men+ Ansicht auf die Option Kopf- und Fußzeile.

2

Sie erhalten eine neue Symbolleiste und einen Bereich, in den Sie Text eingeben und/oder andere Elemente einf+gen kDnnen.

Abb. 1.76 Der Kopfzeilenbereich mit Symbolleiste

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Texte mit Pfiff

3

Wenn auf jeder Seite die gleiche Kopfzeile erscheinen soll, schreiben Sie lediglich den Text in den daf+r vorgesehenen Bereich. Formatieren Sie ihn gegebenenfalls auf dem +blichen Weg, also beispielsweise mit den Mitteln der Zeichenformatierung und/oder Absatzformatierung. Zentrieren Sie beispielsweise den Text.

4

Ganz vorteilhaft wirkt es optisch, wenn Sie die Kopfzeile strker vom +brigen Text abheben, z.B. durch eine Schattierung und/oder eine k+rzere oder lngere Linie unterhalb des Textes. Dazu verfahren Sie wie im Abschnitt Rahmen und Schattierung beschrieben: Setzen Sie den Cursor in den Absatz, weisen Sie +ber Format>Rahmen und Schattierung>Registerkarte Schattierung eine graue Schattierung zu. Wechseln Sie gegebenenfalls auf die Registerkarte Rahmen und weisen Sie hier eine Linie unten an, indem Sie auf das entsprechende Symbol klicken. Stellen Sie dann noch Einz+ge von Links und Rechts ein, wenn Sie die Schattierung und die Linie verk+rzen mDchten (Format>Absatz).

Abb. 1.77 Die Eingaben im Kopfzeilenbereich

Dann schließen Sie die Symbolleiste, indem Sie in der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile auf Schließen klicken. Die Seitenansicht zeigt das Ergebnis. Wenn Sie in der Ansicht Seitenlayout arbeiten, sehen Sie die Kopfzeile auch in Ihrem Dokument, und zwar – zur Abgrenzung vom +brigen Text – in einem grauen Farbton.

Abb. 1.78 Eine Kopfzeile

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Word – Das Programm f r Text und Co.

Seitenzahlen, Datum, Uhrzeit Die +ber die Option Kopf- und Fußzeile aufgerufene Symbolleiste bietet die MDglichkeit, +ber die entsprechenden Symbole u.a. Seitenzahlen, das Datum und die Uhrzeit einzuf+gen. Seitenzahlen werden in der Regel am Fuß einer Seite eingef+gt. Daher wandern Sie vom Kopfzeilenbereich in den Fußzeilenbereich:

Abb. 1.79 In die Fußzeile wechseln

1

Klicken Sie auf das Symbol Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln.

2

Klicken Sie auf das Symbol Seitenzahl einf%gen f+r "einfache" Seitenzahlen.

3

Soll in Ihrem Dokument auch die Gesamtseitenzahl erscheinen, nach dem Muster 1 von 12, dann klicken Sie zuerst auf Seitenzahl einf%gen, schreiben dann von und klicken auf das Symbol Anzahl der Seiten einf+gen.

Mit dem Symbol AutoText einf%gen erhalten Sie eine Liste von Texten, die Word als Autotexte zur Verf+gung stellt. Die meisten Eintrge erklren sich von selbst. Ansonsten f+gen Sie probehalber den einen oder anderen Autotext in die Kopfoder Fußzeile ein, um die Wirkung zu sehen. Die eben beschriebene Variante, Seitenzahl und Gesamtseitenzahl anzeigen zu lassen, erhalten Sie auch mit dem Autotext Seite X von Y. Mit Autotexten, in denen u.a. Erstellt von vorkommt, f+gen Sie den Benutzernamen ein (Extras>Optionen>Benutzerinformationen).

Abb. 1.80 Die Autotexte in der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile

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Texte mit Pfiff

Abb. 1.81 Eine Fußzeile mit einem Autotext

Unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen Etwas aufwndiger wird die Erstellung von Kopfzeilen, wenn Sie f+r die geraden und ungeraden Seiten unterschiedliche Texte vorgesehen haben. Sie m+ssen die entsprechende Einstellung im Dialog Seite einrichten vornehmen. In der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile wird ein Symbol angeboten, das Sie direkt auf die richtige Registerkarte des Dialogs bringt.

Abb. 1.82 Die Seite einrichten f-r verschiedene Kopfzeilen

1

Klicken Sie auf Seite einrichten auf der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile.

2

Sie gelangen geradewegs auf die Registerkarte Layout im Dialog Seiten einrichten. Hier aktivieren Sie die Option Gerade/ungerade anders. Sie sehen, dass Sie auch f+r die erste Seite noch eine gesonderte Kopfzeile erstellen kDnnen (Erste Seite anders). Abb. 1.83 Unterschiedliche Kopfzeilen einrichten

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Word – Das Programm f r Text und Co.

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Wenn Sie den Dialog schließen, gelangen Sie wieder in die Kopfzeile, und zwar in den Bereich f+r eine Ungerade Kopfzeile. Nach der Eingabe eines Textes springen Sie mit dem Symbol N8chste anzeigen in den Bereich Gerade Kopfzeile, um die Kopfzeile f+r die geraden Seitenzahlen zu erstellen. Mit Vorherige anzeigen gelangen Sie notfalls wieder zur+ck.

4

Wenn Sie auch die Option Erste Seite anders aktivieren, gelangen Sie zunchst in den Bereich Erste Kopfzeile und mit N8chste anzeigen dann logischerweise zum Bereich Gerade Kopfzeile.

Hinweis

Gut zu wissen Jndern Sie nachtr'glich die Anzahl der Kopfzeilen im Dialog Seite einrichten, verf'hrt Word folgendermaßen: Hatten Sie nur eine Kopfzeile f-r das gesamte Dokument eingegeben, wird dieser Eintrag bei Jnderung in die ungerade Kopfzeile -bernommen, w'hrend die gerade Kopfzeile und die Kopfzeile der ersten Seite leer bleiben. Reduzieren Sie die Anzahl der Kopfzeilen, verschwinden die Eintr'ge der geraden und der ersten Kopfzeile, aber der Eintrag der ungeraden Kopfzeile bleibt erhalten. Aktivieren Sie diese Kopfzeilen erneut, erscheinen auch deren Eintr'ge wieder.

Erste Seite ohne Seitenzahl Ein gngiges Problem ist die Seitenzahl auf der ersten Seite eines Dokuments bzw. wie man diese Zahl verschwinden lsst. 1

Aktivieren Sie +ber Ansicht>Kopf- und Fußzeile die gleichnamige Symbolleiste. Klicken Sie gegebenenfalls auf Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln.

2

Klicken Sie wieder auf das Symbol Seite einrichten auf dieser Symbolleiste.

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Im Dialog Seite einrichten auf der Registerkarte Layout aktiveren Sie die Option Erste Seite anders. Abb. 1.84 Keine Seitenzahl f-r die erste Seite

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Texte mit Pfiff

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Nach einem Klick auf OK landen Sie im Bereich Erste Fußzeile. Hier f+gen Sie nichts ein.

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Springen Sie mit dem Symbol N8chste Anzeigen in die zweite Kopfzeile und f+gen Sie per Symbol Seitenzahlen ein. Auf dieser Seite erscheint nun wunschgemß die Anzeige 2.

Hinweis

Gut zu wissen Auf der Registerkarte Layout im Dialog Seite einrichten k)nnen Sie auch den Abstand der Kopf- und Fußzeilen vom Seitenrand 'ndern. Standardm'ßig ist 1,25 cm eingestellt.

Kopf- und Fußzeilen in Dokumenten mit Abschnitten Haben Sie – aus welchen Gr+nden auch immer – Abschnittwechsel in Ihr Dokument eingef+gt, sind noch ein paar Besonderheiten zu beachten. Als Erstes wird dann, sofern Sie die Kopfzeile im ersten Abschnitt aufgerufen haben – der Bereich Kopfzeile-Abschnitt 1 – eingeblendet. Wenn Sie hier Text eingeben und dann den Kopfzeilenbereich verlassen, erscheint erwartungsgemß auf jeder Seite diese Kopfzeile. Es lassen sich aber auch abschnittsweise unterschiedliche Kopfzeilen erstellen. Schließen Sie den Kopfzeilenbereich nicht, sondern klicken Sie auf N8chste anzeigen. Sie gelangen in die Kopfzeile-Abschnitt 2. Standardmßig erscheinen hier die Eingaben der Kopfzeile aus Abschnitt eins, was Ihnen auch noch einmal mitgeteilt wird: Rechts oberhalb des Bereichs lesen Sie Wie vorherige.

Abb. 1.85 Der Kopfzeilenbereich eines Abschnitts

Klicken Sie nun auf das Symbol Wie vorherige, um diese Einstellung zu deaktivieren.

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Word – Das Programm f r Text und Co.

Geben Sie den Text f+r die Kopfzeile dieses Abschnitts ein. Sofern Sie die Kopfzeilen weiterer Abschnitte unterschiedlich gestalten mDchten, verfahren Sie wie eben beschrieben: Deaktivieren Sie jeweils das Symbol Wie vorherige auf der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile. Falls Sie wieder den Text aus der Kopfzeile des vorherigen Abschnitts +bernehmen mDchten, aktivieren Sie das Symbol Wie vorherige. Daraufhin werden Sie gefragt, ob die aktuelle Kopfzeile gelDscht und mit der vorherigen verkn+pft werden soll. Bejahen Sie dann diese Frage.

Abb. 1.86 Kopfzeile verkn-pfen oder nicht?

Variabler Text in Kopfzeilen Wenn das Dokument nicht durchweg den gleichen Text in der Kopfzeile enthalten soll, sondern beispielsweise immer die Mberschrift des jeweiligen Kapitels, dann kDnnen Sie ein Feld einf+gen, das automatisch den Text in die Kopfzeile setzt. Damit dies funktioniert, ist es unabdingbar, dass die Mberschriften mit Formatvorlagen formatiert sind. Im Normalfall verwendet man hier den Text der Formatvorlage Bberschrift 1 (oder 2). (Lesen Sie am besten zunchst den Abschnitt Nicht immer von vorn – Formatvorlagen und Dokumentvorlagen, wenn Sie nicht wissen, was gemeint ist!) Die folgenden Schritte setzen voraus, dass das Dokument mit Formatvorlagen formatierte Mberschriften enthlt.

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1

Aktivieren Sie +ber Ansicht>Kopf-und Fußzeile den Kopfzeilenbereich.

2

Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der die Mberschrift erscheinen soll.

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Klicken Sie im Men+ Einf%gen auf die Option Feld. Whlen Sie im gleichnamigen Dialog die Kategorie Verkn%pfungen und Verweise und im Bereich Feldnamen den Eintrag StyleRef.

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Klicken Sie im Bereich Formatvorlagenname auf die Formatvorlage, die dem Text zugewiesen wurde, der in der Kopfzeile auftauchen soll, also auf Bberschrift 1 oder

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Verlassen Sie den Dialog mit OK.

Texte mit Pfiff

Abb. 1.87 Der Dialog Feld – Ein Feld einf-gen

Abb. 1.88 Das Feld in der Kopfzeile mit der *berschrift des Kapitels

Hinweis

Gut zu wissen Alle Jnderungen am Text einer Kopfzeile nehmen Sie im Kopfzeilenbereich vor. Klicken Sie also gegebenenfalls auf Ansicht>Kopf-und Fußzeile, um diesen Bereich wieder einzublenden.

Seitenzahlen einf gen Alternativ zu der oben beschriebenen Methode kDnnen Sie Seitenzahlen auch einf+gen, indem Sie im Men+ Einf%gen auf die Option Seitenzahlen klicken. Damit rufen Sie den gleichnamigen Dialog auf.

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Word – Das Programm f r Text und Co.

Abb. 1.89 Seitenzahlen auf die Schnelle im Dialog Seitenzahlen

In dem Dialog legen Sie die Position und die Ausrichtung der Seitenzahlen fest. Außerdem sehen Sie, dass auch dieser Dialog die Option Seitenzahl auf erster Seite anbietet, die aktiviert oder deaktiviert werden kann. Sofern Sie lediglich einfache Seitenzahlen einf+gen mDchten, kDnnen Sie diese Funktion benutzen, ersparen sich also die M+he, +ber Kopf- und Fußzeilen und den Dialog Seite einrichten zu gehen. Mit der Schaltflche Format rufen Sie den Dialog Seitenzahlenformat auf.

Abb. 1.90 Seitenzahlenformate

Im Feld Zahlenformat finden Sie eine Auswahlliste unterschiedlicher Zeichen, die als Seitenzahlen verwendet werden kDnnen. Das Feld Kapitelnummer einbeziehen ist nur von Interesse, wenn Sie Ihre Mberschriften von Word automatisch durchzhlen lassen. Soll die Kapitelnummer zusammen mit der Seitenzahl aufgef+hrt werden, muss diese Option aktiviert sein. Im Feld Kapitel beginnt mit Formatvorlage whlen Sie aus, welche Mberschriftsebene neben der Seitenzahl erwhnt wird. Sofern Ihr Dokument Abschnitte enthlt, bestimmen Sie im unteren Bereich des Dialogs, ob die Nummerierung jeweils neu anfngt oder fortgesetzt werden soll. Die Nummerierung f+r jeden Abschnitt neu beginnen zu lassen, ist f+r mehrseitige Serienbriefe unentbehrlich, da Word jeden einzelnen Brief in einem neuen Abschnitt anlegt. W+rden Sie diese Option im Serienbrief nicht whlen, w+rde der eine Empfnger Seite 1-3, der nchste Seite 4-6 erhalten usw. 70

Texte mit Pfiff

Hinweis

Gut zu wissen Seitenzahlen lassen sich nur in den Kopf- und Fußzeilen entfernen. Dazu gehen Sie im Men- Ansicht auf Kopf- und Fußzeile. Markieren Sie dann im Bereich der Kopfzeile durch Anklicken das Textfeld um die Seitenzahlen und dr-cken Sie anschließend die _-Taste.

Text in Spalten Soll Ihr Dokument das Layout einer Zeitschrift haben, muss man den Text auf mehrere Spalten verteilen. Das ist mit Word ziemlich einfach zu regeln. Am g+nstigsten ist es, zuerst den Text einzugeben und ihn dann in Spalten zu zwngen. Bedenken Sie aber, dass Fließtext, der eine ganze Seite in Anspruch nimmt, auf Spalten aufgeteilt mehr Raum benDtigt, da zwischen den Spalten Abstand gelassen wird und es hufiger einen Zeilenumbruch gibt. Iffnen Sie Ihr Dokument. 1

Markieren Sie den Text.

2

Klicken Sie im Men+ Format auf Spalten und legen Sie im Dialog Spalten die Anzahl der Spalten fest.

Hinweis CD: Einen Text zum Mben finden Sie in der Datei ‚text in spalten.doc’

Abb. 1.91 Der Dialog Spalten

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Word – Das Programm f r Text und Co.

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Geben Sie anschließen ddie gew+nschte Raumaufteilung ein. Beachten Sie, dass Word die Spalten und Abstnde gleichmßig verteilt, wenn Sie die Option Gleiche Spaltenbreite aktiviert lassen.

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Verlassen Sie den Dialog mit OK.

Nun sehen Sie den Text in die entsprechende Spaltenanzahl aufgeteilt – sofern nicht, arbeiten Sie nicht in der Ansicht Seitenlayout. Wechseln Sie also +ber Ansicht>Seitenlayout die Ansicht. An den Anfang und das Ende des markierten Textes f+gt Word automatisch fortlaufende Abschnittswechsel ein, so dass der vorhandene Text gleichmßig verteilt wird. Wollen Sie das gesamte Dokument in Spalten setzen, m+ssen Sie den Text nicht vorher markieren. Da das gesamte Dokument betroffen ist, benDtigt Word auch keine Abschnittswechsel. Spalten gehDren zu den Seitenformaten und deswegen werden bei unterschiedlichen Spalteneinstellungen in einem Dokument Abschnitte benDtigt.

Abb. 1.92 Fortlaufender Abschnittswechsel im Text mit Spalten

Einen Spaltenwechsel anordnen Wollen Sie Word nicht komplett die Regie +berlassen, kDnnen Sie auch manuelle Spaltenwechsel anweisen.

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1

Setzen Sie den Cursor an die Position im Text, an der der Spaltenwechsel erfolgen soll.

2

Klicken Sie im Men+ Einf%gen auf den Eintrag Manueller Umbruch.

3

Aktivieren Sie die Option Spaltenumbruch.

Formatvorlagen und Dokumentvorlagen

Abb. 1.93 Manueller Umbruch

Der manuelle Wechsel wird hnlich wie ein Abschnittswechsel durch eine gepunktete Linie angezeigt.

Hinweis

Gut zu wissen M)chten Sie eine Iberschrift -ber einem mehrspaltigen Text zentriert ausrichten, m-ssen Sie die Iberschrift wieder einspaltig anordnen. Markieren Sie dazu die Iberschrift inklusive Absatzmarke, )ffnen Sie den Dialog Spalten und stellen Sie die Option Eine ein. Zentrieren Sie anschließend die Iberschrift.

Nicht immer von vorn – Formatvorlagen und Dokumentvorlagen Mitunter besitzen Abstze eine Menge Formatierungseigenschaften. MDglicherweise wurde die Schriftart gendert, ein Einzug f+r die erste Zeile eingestellt etc. Ein solches B+ndel an Formatierungen sollten Sie zu einer Formatvorlage zusammenfassen, vor allem wenn Sie an einem umfangreichen Dokument mit unterschiedlichen Mberschriftsebenen etc. arbeiten. Mit Formatvorlagen kDnnen Sie Abstzen in einem Rutsch eine Reihe von Gestaltungsmerkmalen zuweisen, so dass auch ein langes Dokument dann schnell "durchformatiert" ist. Dokumentvorlagen sind Dateien, die Word als Basis eines neuen Dokuments verwendet. In Dokumentvorlagen kDnnen Sie Formatvorlagen, Makros etc. speichern.

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Word – Das Programm f r Text und Co.

Erstellen Sie ein Dokument auf Basis dieser Dokumentvorlage, stehen die gespeicherten Informationen zur Verf+gung. Sie kDnnen auch Textpassagen in Dokumentvorlagen schreiben. Diese Texte sind dann von Anfang an in jedem neuen Dokument enthalten. Formatvorlagen kann man nach eigenen Vorstellungen erstellen, aber auch zum Lieferpaket von Word gehDren zahlreiche Formatvorlagen. Die Formatvorlagen, die Word selbst anbietet, lassen sich ebenfalls ganz nach Gusto umgestalten.

Formatvorlagen zuweisen 1

Um eine vorhandene Formatvorlage zu benutzen, setzen Sie den Cursor als Erstes in den Absatz, der die Formatierungsmerkmale der Vorlage erhalten soll, beispielsweise in eine Mberschrift.

2

Klicken Sie nun auf den Auswahlpfeil des Symbols Formatvorlage, das Sie in der Standardeinstellung ganz links in der Symbolleiste Format finden. In der Regel steht dort Standard, d.h., Sie arbeiten mit der Standard-Formatvorlage, außerdem werden bereits zugewiesene Formatierungsattribute angezeigt. Abb. 1.94 Die Liste der Formatvorlagen

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Whlen Sie aus der Liste die gew+nschte Formatvorlage, f+r die Mberschrift z.B. die Vorlage Bberschrift Sie sehen, dass der Absatz die Formatierungseinstellungen, die in der gewhlten Formatvorlage stecken, +bernimmt.

Formatvorlagen und Dokumentvorlagen

Hinweis

Gut zu wissen Wenn Sie mit gedr-ckter H-Taste auf den Auswahlpfeil des Formatvorlagensymbols klicken, erh)ht sich die Liste der angezeigten Formatvorlagen erheblich!

Sie kDnnen Formatvorlagen auch mit Hilfe des Aufgabenbereichs Formatvorlagen und Formatierung zuweisen. Blenden Sie diesen Aufgabenbereich +ber Format>Formatvorlagen und Formatierung ein. Klicken Sie im Bereich W8hlen Sie eine Formatierung auf die gew+nschte Formatvorlage, um sie zuzuweisen.

Hinweis

Gut zu wissen Im Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierungen im Men- des Feldes Formatierung des markierten Textes gibt es die Option Formatierung l.schen. Hiermit werden Sie auf einen Schlag alle Formatierungsmerkmale des aktiven Absatzes los.

Formatvorlagen auf die Schnelle anpassen Sie haben die MDglichkeit, die von Word angebotenen Formatvorlagen auf die Schnelle um bestimmte Formatierungsmerkmale zu ergnzen. Dadurch entsteht dann eine weitere Formatvorlage, die den alten Namen behlt und außerdem die Ergnzung anzeigt. Die anderen Abstze mit der bearbeiteten Formatvorlage erhalten diese Ergnzung nicht. 1

Setzen Sie den Cursor an den Anfang einer Mberschrift und markieren Sie den gesamten Absatz inklusive Absatzmarke, um /nderungen an der Zeichenformatierung vorzunehmen. Stellen Sie den Schriftgrad z.B. auf 16 ein.

2

Die Mberschrift ist nun entsprechend formatiert und taucht in der Liste der Formatvorlagen wie folgt auf: Bberschrift 2 + 16 p. 75

Word – Das Programm f r Text und Co.

Abb. 1.95 Die Formatvorlage Iberschrift 2 + 16 pt

Formatvorlage "ndern Die anderen Mberschriften mit der Formatvorlage Bberschrift 2 bleiben von dieser Aktion unber+hrt. Anders ist es, wenn Sie die Formatvorlage im Dialog ndern, dann bezieht sich diese Vernderung automatisch auf alle Abstze mit der genderten Formatvorlage. Das spart mitunter eine Menge Arbeit! Nehmen Sie beispielsweise die Formatvorlage, die als Bberschrift 3 tituliert wird. Die Annahme ist, dass Sie mehrere Mberschriften mit dieser Formatvorlage formatiert haben.

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1

Setzen Sie den Cursor in eine Mberschrift 3 und Dffnen Sie +ber Format>Formatvorlagen und Formatierung den gleichnamigen Aufgabenbereich.

2

Klicken Sie auf den Pfeil in dem Feld, in dem die aktuelle Formatierung angezeigt wird: Bberschrift 3.

3

Klicken Sie in der Auswahlliste auf Dndern.

4

Klicken Sie im Dialog Formatvorlage 8ndern beispielsweise auf das Symbol Unterstrichen und dann auf OK.

Formatvorlagen und Dokumentvorlagen

Abb. 1.96 Der Aufgabenbereich Formatvorlage und Formatierung

Abb. 1.97 Eine Formatvorlage ndern

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Word – Das Programm f r Text und Co.

Abb. 1.98 Der Dialog Formatvorlage 'ndern

Damit haben, wie Sie im Text sehen kDnnen, alle mit der Bberschrift 3 formatierten Abstze automatisch die /nderung angenommen, sie sind also unterstrichen. Eine ausf+hrlichere Beschreibung der Optionen im Aufgabenbreich Formatvorlagen und Formatierung sowie des Dialogs Formatvorlage 8ndern finden Sie weiter unten im Abschnitt Neue Formatvorlagen erstellen.

Abb. 1.99 Die *berschriften mit der genderten Formatvorlage

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Formatvorlagen und Dokumentvorlagen

Handelt es sich bei der Formatvorlage, die Sie ndern mDchten, um eine Vorlage, die in dem aktuellen Dokument noch nicht verwendet wird, stellen Sie ganz unten in dem Aufgabenbereich im Feld Anzeigen die Option Alle Formatvorlagen ein. Daraufhin werden alle Formatvorlagen in der Liste angezeigt und Sie kDnnen die gew+nschte auswhlen.

Eine Formatvorlage auf die Schnelle MDchten Sie Ihre kreative Seite strker zur Geltung bringen? Dann lassen Sie die von Word angebotenen Formatvorlagen links liegen und erstellen eigene Vorlagen. Die einfachste Methode ist die folgende: Markieren Sie einen gesamten Absatz in Ihrem Dokument inklusive der Absatzmarke am Ende. Weisen Sie diesem Absatz dann die gew+nschten Formatierungen zu. Anschließend klicken Sie mit der Maus in das Symbol bzw. Feld Formatvorlage. Geben Sie nun einfach den Namen ein, den die neue Formatvorlage erhalten soll. Besttigen Sie diese Aktion mit der
-Taste. Anschließend finden Sie die erstellte Formatvorlage in der Auswahlliste des Symbols Formatvorlage.

Abb. 1.100 Eine neue Formatvorlage in der Liste der Formatvorlagen

Neue Formatvorlagen erstellen Sie kDnnen Formatvorlagen aber auch +ber den Aufgabenbereich Formatvorlagen und Format erstellen (und hier+ber auch bearbeiten und lDschen). 79

Word – Das Programm f r Text und Co.

Abb. 1.101 Der Aufgabenbereich f-r Formatvorlagen

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1

Iffnen Sie +ber Format>Formatvorlagen und Formatierung den gleichnamigen Aufgabenbereich.

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Klicken Sie dann auf den Auswahlpfeil der Formatvorlage, die im Feld Formatierung des markierten Textes angezeigt wird. In dem Feld erscheint immer die Formatvorlage des aktiven Absatzes, also des Absatzes, in dem der Cursor steht. Diese Formatvorlage bildet dann sozusagen die Basis f+r die neue Vorlage. Da Sie diese Basis aber auch noch im nchsten Dialog bestimmen kDnnen, spielt der aktive Absatz keine allzu große Rolle. Daher kDnnen Sie alternativ auch einfach auf die Schaltflche Neue Formatvorlage klicken; damit bildet die Formatvorlage Standard die Basis. (Aber wie gesagt: das alles ist auch spter noch einstellbar, so dass es tatschlich egal ist, ob Sie hier oder dort auf Neue Formatvorlage klicken.)

3

Sie erhalten den Dialog Neue Formatvorlage, in dem Sie der neuen Formatvorlage zunchst einen Namen geben. Achten Sie in diesem Dialog vor allem auch auf das Feld Formatvorlage f%r Folgeabsatz. Sie whlen in diesem Feld, welche Formatvorlage automatisch eingestellt werden soll, nachdem Sie im Text einen Absatz mit der neuen Formatvorlage mit der
-Taste abgeschlossen haben.

Formatvorlagen und Dokumentvorlagen

Abb. 1.102 Der Dialog Neue Formatvorlage

Sind Sie dabei, eine Formatvorlage f+r Mberschriften zu erstellen, ist es in der Regel sinnvoll, hier wieder die Formatvorlage Standard bzw. eine Formatvorlage, die f+r Fließtext gedacht ist, zu whlen, denn Sie wollen ja nicht in der Formatvorlage f+r die Mberschrift weiterschreiben. (Anders bei Formatvorlagen f+r Fließtext oder beispielsweise Aufzhlungen – hier belassen Sie es bei der aktuellen Formatvorlage, denn nach dem Dr+cken der
-Taste soll in der Regel wieder diese Formatvorlage eingestellt sein.)

Tipp

Nicht vergessen Ignorieren Sie das Feld Formatvorlage f-r Folgeabsatz nicht! Nichts ist l'stiger, als dauernd die Formatvorlage wieder manuell umstellen zu m-ssen.

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Word – Das Programm f r Text und Co.

Abb. 1.103 Einstellungen im Dialog Neue Formatvorlage

Abb. 1.104 Das Men- Format )ffnen

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Einige Formatierungen kDnnen Sie im Dialog Neue Formatvorlage per Symbol einstellen, z.B. die Schriftart oder den Schriftgrad.

5

F+r weitergehende Formatierungseinstellungen klicken Sie auf die Schaltflche Format und im dann erscheinenden Men+ auf einen der Eintrge f+r weitere Optionen zur Zeichenformatierung, z.B. auf Schriftart, f+r Optionen zur Absatzformatierung auf Absatz.

Formatvorlagen und Dokumentvorlagen

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Sie erhalten dann Dialoge, die genau so aussehen wie die entsprechenden Dialoge, die Sie +ber das Men+ Format in der Men+leiste Dffnen. Nehmen Sie hier die gew+nschten Einstellungen vor.

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Nach Besttigung mit OK landen Sie wieder im Dialog Neue Formatvorlage. Klicken Sie auch hier auf OK.

Hinweis

Gut zu wissen Im Feld Formatvorlage basiert auf k)nnen Sie eine Formatvorlage einstellen, die in etwa Ihren Vorstellungen f-r die neue Formatvorlage entspricht. Da die Einstellungen dieser Formatvorlage -bernommen werden, m-ssen Sie dann nur noch die restlichen Attribute in den Dialogen zur Formatierung eingeben. Dies hat zur Folge, dass Sie nicht bei Null anfangen. Das w-rde die Option Keine Formatvorlage bewirken. Beachten Sie weiterhin, dass sich Jnderungen, die Sie in der "Basisformatvorlage" durchf-hren, auch auf die erstellte Formatvorlage auswirken, da mit der Formatvorlage nur die zus'tzlichen zur "Basisformatvorlage" enthaltenen Formatierungsattribute gespeichert werden. Haben Sie z.B. alle Formatvorlagen auf Basis der Formatvorlage Standard mit der Schriftart Arial erstellt und die Schriftart in keiner Formatvorlage explizit angegeben, 'ndert sich bei einem Wechsel der Schriftart zu Times New Roman in der Formatvorlage Standard die Schriftart bei allen anderen Formatvorlagen auch.

Achten Sie auf die Option Zur Vorlage hinzuf%gen im Dialog Neue Formatvorlage. Wenn Sie diese Option aktivieren, wird die neue Formatvorlage immer im Zusammenhang mit der Dokumentvorlage des aktuellen Dokuments zur Verf+gung stehen. Ansonsten steht sie nur im Zusammenhang mit dem aktuellen Dokument zur Verf+gung. Nachdem Sie auf diesem Weg eine Formatvorlage erstellt haben, wird sie in der Liste der Formatvorlagen, zu Dffnen +ber das Symbol Formatvorlage, angezeigt und Sie kDnnen sie wie +blich zuweisen. Auch im Aufgabenbereich in der Auflistung der Formatvorlagen ist die neue Formatvorlage zu bewundern.

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Word – Das Programm f r Text und Co.

Abb. 1.105 Eine neue Formatvorlage in der Auswahlliste

Dokumentvorlagen Mit Dokumentvorlagen erstellen Sie sich ein globales Layout f+r ein Dokument; außerdem lassen sich mit einer Dokumentvorlage Symbolleisten, Autotexte und Makros speichern. Dokumentvorlagen sind immer dann sinnvoll, wenn Sie eine Reihe von Dokumenten schreiben mDchten/m+ssen, die alle das gleiche Layout haben sollen und f+r die Sie die gleichen Funktionen nutzen. Wenn Sie die Dokumentvorlage nicht ndern, arbeiten Sie auf Basis von Normal.dot, der globalen Standard-Dokumentvorlage bei Word. Achten Sie auf die Erweiterung: Dokumentvorlagen enden auf .dot und nicht auf .doc.

Eine neue Dokumentvorlage erstellen Auch um eine neue Dokumentvorlage zu erstellen, kDnnen Sie viele Wege gehen. Die wenigsten Stolpersteine begegnen Ihnen auf dem folgenden Weg:

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1

Klicken Sie auf Datei>Neu, um den Aufgabenbereich Neues Dokument zu erhalten.

2

Im Aufgabenbereich Neues Dokument sehen Sie unter der Mberschrift Mit Vorlage beginnen den Eintrag Allgemeine Vorlagen. Klicken Sie auf diesen Link.

Formatvorlagen und Dokumentvorlagen

Abb. 1.106 Eine neue Dokumentvorlage beginnen

3

Aktivieren Sie im Dialog Vorlagen im Bereich Neu erstellen die Option Vorlage. Whlen Sie anschließend eine vorhandene Dokumentvorlage aus, die als Basis f+r die neue Vorlage dienen soll. Abb. 1.107 Die Basis f-r die neue Dokumentvorlage whlen

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Word – Das Programm f r Text und Co.

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Stellen Sie die gew+nschten Formatierungen aller Formatvorlagen ein, die in der neuen Dokumentvorlage enthalten sein sollen, also beispielsweise die Formatierung der Formatvorlagen Standard, der Bberschrift 1 bis Bberschrift 4 und eigener Formatvorlagen. Legen Sie f+r jede Formatvorlage z.B. die Schriftart, den Zeilenabstand und den Absatzabstand fest. Nehmen Sie anschließend weitere Formatierungen vor, wie etwa eine Kopfzeile mit einem Text und eine Fußzeile mit der Seitenzahl. Sie kDnnen auch schon Text eingeben, der in allen neuen Dokumenten enthalten sein soll.

Hinweis

Gut zu wissen M)chten Sie in der neuen Dokumentvorlage Formatierungen f-r mehrere Abschnitte festlegen, wie z.B. unterschiedliche Kopfzeilen f-r die erste und die folgenden Seiten, erstellen Sie tempor'r mehrere Seiten/Abschnitte, nehmen Sie dann die notwendigen Einstellungen vor und l)schen Sie anschließend die tempor'ren Seiten/Abschnitte.

5

Abb. 1.108 Die Symbolleiste in der neuen Dokumentvorlage speichern

86

Erstellen Sie gegebenenfalls auch eine Symbolleiste, auf die Sie die Symbole f+r Funktionen und Befehle legen, die Sie bei der Arbeit mit dem Dokument bzw. den Dokumenten hauptschlich nutzen. Beachten Sie hier, dass Sie beim Erstellen der neuen Symbolleiste im Feld Symbolleiste verf%gbar machen die neue Dokumentvorlage whlen.

Formatvorlagen und Dokumentvorlagen

Hinweis

Gut zu wissen Achten Sie auch beim Erstellen anderer Elemente, z.B. Makros, darauf, dass diese Elemente in der neuen Dokumentvorlage gespeichert werden. Auch wenn Sie sp'ter Jnderungen vornehmen, ist hier Aufmerksamkeit geboten. Wenn Sie Formatvorlagen nachtr'glich 'ndern, ist ein waches Auge und ein zweiter Kontrollblick, wo die Jnderungen gespeichert werden, ratsam – insbesondere, wenn Sie diese Jnderungen in einem Dokument vornehmen, das auf dieser Dokumentvorlage basiert.

6

Speichern Sie das Dokument als Dokumentvorlage. Klicken Sie dazu auf Datei>Speichern. Geben Sie der Vorlage einen Namen. Achten Sie auf das Feld Dateityp; hier hat Word automatisch Dokumentvorlage (*.dot) eingestellt. Weiterhin wurde der Standardordner f+r Dokumentvorlagen geDffnet.

Abb. 1.109 Eine Dokumentvorlage speichern

87

Word – Das Programm f r Text und Co.

Ein neues Dokument auf Basis der Dokumentvorlage Wenn Sie nun mit dieser Dokumentvorlage arbeiten mDchten, f+hren Sie die folgenden Schritte durch: 1

Klicken Sie erneut auf Datei>Neu. Whlen Sie im Aufgabenbereich Neues Dokument wieder den Eintrag Allgemeine Vorlagen.

Hinweis

Gut zu wissen Die zuletzt verwendeten Dokumentvorlagen werden im Bereich Mit Vorlage beginnen aufgelistet, so dass ein Klick auf den Namen der Dokumentvorlage ausreicht, um ein neues Dokument mit dieser Vorlage zu erstellen. Sie -berspringen damit den Dialog Vorlagen.

2

Sie gelangen in den Dialog Vorlagen. Auf der Registerkarte Allgemein entdecken Sie die erstellte Dokumentvorlage. Aktivieren Sie im Bereich Neu erstellen die Option Dokument. Markieren Sie die gew+nschte Vorlage und klicken Sie auf OK. Abb. 1.110 Der Dialog Vorlagen zum Auswhlen der Vorlage

88

Formatvorlagen und Dokumentvorlagen

3

Damit Dffnen Sie ein neues Dokument mit allen Elementen und Einstellungen, die in der Dokumentvorlage festgelegt sind. Speichern Sie das neue Dokument wie +blich unter einem neuen Namen als gewDhnliche .doc-Datei.

Hinweis

Gut zu wissen Sie k)nnen im Dialog Vorlagen neue Registerkarten anzeigen lassen, indem Sie im Standardordner f-r Vorlagen (normalerweise C:\WINDOWS\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen) neue Unterordner anlegen und in diese Unterordner Dokumentvorlagen speichern. Die neuen Ordner/Registerkarten erscheinen allerdings erst im Dialog Vorlagen, wenn auch Dokumentvorlagen enthalten sind.

?nderungen an bestehenden Dokumentvorlagen Sie kDnnen beim /ndern bestehender Dokumentvorlagen grundstzlich zwei verschiedene Wege gehen: Entweder Sie Dffnen die Dokumentvorlage als Dokumentvorlage und bearbeiten sie, oder Sie Dffnen ein Dokument, das auf der Dokumentvorlage basiert und nehmen hier die /nderungen vor, z.B. an den Formatvorlagen. Wichtig ist, dass die /nderungen mit in der Dokumentvorlage gespeichert werden (bei Formatvorlagen dient dazu die Option Zur Vorlage hinzuf%gen im Dialog Formatvorlagen 8ndern ). Besttigen Sie beim Verlassen des Dokuments, dass Sie die /nderungen an der Dokumentvorlage speichern wollen. Beachten Sie, dass es hier unter Umstnden zu zwei Speicherabfragen von Word kommt: einmal nach /nderungen im Dokument und einmal nach /nderungen an der Dokumentvorlage. Alternativ (der oben erwhnte erste Weg) Dffnen Sie die Dokumentvorlage: 1

Klicken Sie auf Datei>Nffnen und legen Sie anschließend den Pfad zu der Dokumentvorlage fest (normalerweise C:\WINDOWS\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen[Templates]).

2

Wechseln Sie den Dateityp gegebenenfalls auf Alle Dateien, Alle Word-Dokumente bzw. auf Dokumentvorlagen. Markieren Sie dann die gew+nschte Dokumentvorlage und klicken Sie auf Nffnen.

3

Nehmen Sie die /nderungen an der Dokumentvorlage vor und speichern Sie diese /nderungen ab.

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Word – Das Programm f r Text und Co.

Abb. 1.111 Die Dokumentvorlage .ffnen

Dokumentvorlagen f r vorhandene Dateien benutzen Haben Sie ein Dokument, das Sie auf eine andere Dokumentvorlage "aufsetzen" mDchten, kDnnen Sie die verwendete Dokumentvorlage auch nachtrglich f+r jedes Dokument ndern. 1

Laden Sie das Dokument, dessen Dokumentvorlage Sie ndern mDchten.

2

Iffnen Sie +ber Extras>Vorlagen und Add-Ins den Dialog Dokumentvorlagen und Add-Ins. Abb. 1.112 Der Dialog Dokumentvorlagen und Add-Ins

90

Formatvorlagen und Dokumentvorlagen

3

Klicken Sie auf die Schaltflche Anf%gen, um im Dialog Vorlage verbinden die neu zu verwendende Dokumentvorlage auszuwhlen. Aktivieren Sie die Option Formatvorlagen automatisch aktualisieren, damit die Einstellungen in den Formatvorlagen der neuen Dokumentvorlage auf bereits vorhandenen Text angewendet werden.

Hinweis

Gut zu wissen Im Dialog Organisieren k)nnen Sie Formatvorlagen, Makros, Symbolleisten und Autotexte von einer Dokumentvorlage/einem Dokument in eine andere bzw. ein anderes kopieren. Klicken Sie dazu im Dialog Dokumentvorlagen und Add-Ins auf die Schaltfl'che Organisieren.

Gut zu wissen ist, dass sich bei der oben beschriebenen Vorgehensweise auch das Erscheinungsbild von Text ndern kann, der mit einer Formatvorlage formatiert ist, die eigentlich nicht in der neuen Dokumentvorlage vorhanden ist und somit unverndert bleiben m+sste. In diesem Fall richten Sie Ihr Augenmerk auf die Einstellung Formatvorlage basiert auf im Dialog Neue Formatvorlage bzw. Formatvorlage 8ndern. Ist hier eine Formatvorlage angegeben, die sich in der neuen Dokumentvorlage gendert hat, ndern sich entsprechend auch die Formatierungen der "aufgesetzten" Formatvorlage. Erhalten bleiben aber die zustzlichen Formatierungen, die +ber die "Basisformatvorlage" hinausgehen.

Textabschnitte f r Dateien mit anderen Dokumentvorlagen Wollen Sie einen Textabschnitt in eine Datei mit einer anderen Dokumentvorlage kopieren, ohne die Formatierungen und Formatvorlagen des Textabschnitts mit zu kopieren, sind folgende Schritte notwendig. 1

Laden Sie das betreffende Dokument, markieren Sie den Text und klicken Sie auf das Symbol Kopieren.

2

Iffnen Sie die Zieldatei mit der anderen Dokumentvorlage. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der der Text eingef+gt werden soll. Klicken Sie dann auf Bearbeiten>Inhalte einf%gen.

3

Markieren Sie im Dialog Inhalte einf%gen in dem Bereich, in dem die Formate aufgelistet sind, Unformatierten Text. Klicken Sie dann auf OK.

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Word – Das Programm f r Text und Co.

Abb. 1.113 Das Men- Bearbeiten

Abb. 1.114 Der Dialog Inhalte einf-gen

Formatieren Sie jetzt diesen Text in dem neuen Dokument.

Hinweis

Gut zu wissen Standardm'ßig werden Dokumentvorlagen von Word im Ordner Templates bzw. Vorlagen gespeichert. Sie sehen dies auf der Registerkarte Speicherort f-r Dateien im Dialog Optionen (Extras>Optionen). Hier gibt es auch die M)glichkeit, die Speicherorte zu 'ndern. 92

Professionelle Dokumente

Professionelle Dokumente Zahlreiche Dokumenttypen brauchen nicht nur ein schickes Layout, sondern f+r den professionellen Anstrich weitere Elemente, z.B. ein Inhaltsverzeichnis, Fußnoten und einen Index f+r die schnelle Suche nach Inhalten im Text. Wenn Ihnen nicht klar ist, was damit gemeint ist, blttern Sie an das Ende dieses Buchs – am Schluss finden Sie die Indexeintrge. Eine wissenschaftliche Arbeit z.B. sollte/muss diese Elemente enthalten.

Inhaltsverzeichnis per Mausklick Lngeren Dokumenten mit diversen Kapiteln sollte ein Inhaltsverzeichnis mit Seitenzahlen vorangestellt werden. Abgesehen von der MDglichkeit, auf klassischem Weg einfach ein Inhaltsverzeichnis zu schreiben, gibt es den eleganteren – bzw. bequemeren – Weg, diese Arbeit an Word zu delegieren und sich ein Inhaltsverzeichnis erstellen zu lassen. Damit schlagen Sie mindestens drei Fliegen mit einer Klappe: Sie sparen sich Tipparbeit, es ist garantiert, dass das Inhaltsverzeichnis exakt den Mberschriften im Text entspricht (weil es daraus gebildet wird) und Sie kDnnen per Hyperlink direkt zu den Mberschriften im Text springen. Voraussetzung f+r die Benutzung dieser Funktion ist, dass alle Mberschriften im Dokument mit den f+r Mberschriften vorgesehenen Formatvorlagen formatiert wurden. Dann ist der Rest einfach. 1

Setzen Sie den Cursor an den Anfang des Dokuments, da das Inhaltsverzeichnis an der Position des Cursors eingef+gt wird.

2

Klicken Sie im Men+ Einf%gen auf Referenz und im Untermen+ auf Index und Verzeichnisse.

Hinweis CD: einen Text, der f+r ein Inhaltsvers vorbereitet ist, finden Sie in ‚inhaltsverzeichnis.doc’

Abb. 1.115 Den Dialog Index und Verzeichnisse aufrufen

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Word – Das Programm f r Text und Co.

3

Wechseln Sie gegebenenfalls auf die Registerkarte Inhaltsverzeichnis und entscheiden Sie sich im Feld Formate f+r ein Layout. Außerdem legen Sie hier Seitenzahlen fest, eventuell F+llzeichen sowie die Ebenen, die angezeigt werden sollen. Im Feld Ebenen legen Sie die Zahl der Mberschriftenebenen fest, die in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden sollen, also beispielsweise 3, wenn Sie Texte mit den Formatvorlagen Bberschrift 1, Bberschrift 2 und Bberschrift 3 +bernehmen mDchten.

Tipp

Indexeinstellungen Wenn Sie nicht die Formatvorlagen *berschrift 1 etc. f-r die Iberschriften in Ihrem Dokument verwendet haben, klicken Sie auf die Schaltfl'che Optionen, um im folgenden Dialog aus der Liste die verwendeten Formatvorlagen den Ebenen der Inhaltsangabe zuzuordnen. Iber die Schaltfl'che Fndern gelangen Sie in einen Dialog, in dem Sie die Formatierungen der f-r die Inhaltsangabe verwendeten Formatvorlage einstellen, also das Aussehen der Inhaltsangabe beeinflussen k)nnen.

4

Klicken Sie zu guter Letzt auf OK. Abb. 1.116 Der Dialog f-r die Einstellungen des Inhaltsverzeichnis

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Professionelle Dokumente

5

Nun sehen Sie das fertige Inhaltsverzeichnis mit dem gewhlten Layout. Die graue Schattierung signalisiert lediglich, dass es sich um ein Feld handelt. Damit Sie von einer der Mberschriften per Hyperlink in den Text springen kDnnen, halten Sie die S-Taste gedr+ckt und fahren mit dem Mauszeiger +ber die Mberschrift. Klicken Sie, wenn das Hndchen auftaucht.

Abb. 1.117 Ein Inhaltsverzeichnis mit Seitenzahlen und F-llzeichen

Hinweis

Gut zu wissen Falls Sie eine der Iberschriften im Text 'ndern, muss das Inhaltsverzeichnis aktualisiert werden, da die Jnderungen nicht automatisch -bernommen werden. Dazu setzen Sie den Cursor in das Inhaltsverzeichnis und dr-cken die Taste ). Im dann folgenden Dialog aktiveren Sie die Option Gesamtes Verzeichnis aktualisieren.

Fußnoten im Text Insbesondere in wissenschaftlichen Texten sind Fußnoten ein Muss, weil man hier auf Literatur hinweist, Quellen benennt und in der Regel auch Anmerkungen schreibt, die sich auf den Text beziehen, aber den Argumentationsgang des Textes inhaltlich stDren w+rden. Wer schon zu Zeiten der Schreibmaschine wissenschaftliche Texte verfasst hat, kann ein leidvolles Lied davon singen, wie viele Seiten in den Papierkorb gewandert sind, weil Fußnoten nachtrglich hinzugef+gt werden mussten, aber der Platz nicht mehr reichte und/oder die Nummerierung nicht mehr stimmte. Schnee von gestern und große Erleichterung! In Word steht eine Fußnotenfunktion zur Verf+gung, die die Fußnotenzeichen automatisch durchnummeriert und die Nummerierung gegebenenfalls anpasst. Die Fußnoten kDnnen am Ende der Seite mit dem Fußnotenzeichen erscheinen oder am Ende des Textes, Word bezeichnet sie dann als Endnoten. In beiden Fllen 95

Word – Das Programm f r Text und Co.

werden sie automatisch durch eine kleine horizontale Linie vom Rest des Textes abgetrennt. Die folgenden Schritte beschreiben Fußnoten am Ende der jeweiligen Seite.

Abb. 1.118 Fußnoten am Ende der Seite

Fußnoten einf gen Sie brauchen sich beim Einf+gen von Fußnoten nicht zu +berlegen, ob auf der Seite noch Platz f+r eine Fußnote ist: Word reserviert durch Verr+cken des restlichen Textes nach unten den Platz beim Einf+gen von Fußnoten automatisch, egal, wie viele Fußnoten am Fuß der Seite erscheinen sollen oder wie lang eine Fußnote ist. Bei extrem langen Fußnoten wird der Fußnotentext im unteren Bereich der folgenden Seite fortgesetzt bzw. eine ganze Seite mit Fußnotentext gef+llt.

Abb. 1.119 Der Dialog Fuß- und Endnote

96

1

Setzen Sie den Cursor genau an die Stelle, an der das Fußnotenzeichen erscheinen soll.

2

Iffnen Sie +ber Einf%gen>Referenz>Fußnote den Dialog Fuß- und Endnote.

Professionelle Dokumente

3

Im Dialog Fuß- und Endnote klicken Sie einfach auf OK, wenn Sie die Voreinstellungen +bernehmen wollen. Sofern Sie die Fußnoten am Ende des Textes sammeln wollten, w+rden Sie hier von der Option Fußnoten zu Endnoten wechseln. F+r andere Fußnotenzeichen als 1, 2, 3 etc. klicken Sie auf den Auswahlpfeil am Feld Zahlenformat.

Hinweis

Gut zu wissen Mit der Schaltfl'che Konvertieren k)nnen Sie Fußnoten in Endnoten umwandeln, so dass sie nicht erneut eingef-gt werden m-ssen, falls Sie sich anders entscheiden.

4

Der Beginn der Nummerierung lsst sich ndern. Außerdem kDnnen Sie festlegen, dass die Nummerierung nicht fortlaufend sein, sondern mit jedem Abschnitt oder jeder Seite neu beginnen soll. Klicken Sie nach allen Einstellungen auf Einf%gen.

5

Sie sehen, dass der Cursor nun im Fußnotenbereich steht und dass automatisch eine kleine hochgestellte Ziffer erschienen ist. Schreiben Sie an dieser Stelle den Text f+r die Fußnote. In der Ansicht Normal erscheint ein deutlich vom +brigen Text abgetrennter Bereich.

Abb. 1.120 Fußnoten eingeben in der Ansicht Normal

Wenn Sie jetzt mit dem Cursor zur+ck in den Text gehen, werden Sie bemerken, dass im Text ein Fußnotenzeichen erschienen ist (in der Ansicht Normal klicken Sie auf die Schaltflche Schließen). Am besten kDnnen Sie die gesetzten Fußnoten und die Abgrenzung durch den horizontalen Strich in der Seitenansicht betrachten. Klicken Sie dazu auf das gleichnamige Symbol. Wenn Sie mit dem Cursor +ber ein Fußnotenzeichen im Text fahren, erscheint eine Info-Box, die den Fußnotentext anzeigt.

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Word – Das Programm f r Text und Co.

Tipp

Navigieren zwischen Fußnoten und Text Um vom Text zur-ck in den Text einer Fußnote zu springen, gibt es mehrere Wege. Am schnellsten gelangen Sie zu einer Fußnote, indem Sie -ber Ansicht>Fußnote gehen. Damit landet der Cursor wieder im Fußnotenbereich. Achtung: Klicken Sie nicht auf Einf-gen>Referenz>Fußnote! Damit setzen Sie dann ungewollt eine neue Fußnote. Wenn Sie im Fußnotenbereich (bzw. Endnotenbereich bei Endnoten) auf Ansicht>Fußnote klicken, springt der Cursor zu dem entsprechenden Fußnotenzeichen im Text. Wenn Sie in einem langen Text gezielt zu einem Fußnotenzeichen gelangen m)chten, nehmen Sie am besten den Weg -ber Bearbeiten>Gehe zu, um den Dialog Suchen und Ersetzen aufzurufen. Auf der Registerkarte Gehe zu stellen Sie als Element Fußnote ein, geben die Nummer der Fußnote an und klicken dann auf Gehe zu.

Um eine Fußnote zu lDschen, markieren Sie das Fußnotenzeichen im Text und dr+cken die _-Taste.

Fußnoten formatieren Sofern der Fußnotentext mehr als eine Zeile umfasst, sollte er so formatiert werden, dass alle Zeilen abgesehen von der ersten einger+ckt werden. Dies ist mit einem hngenden Einzug zu erreichen bzw. mit einem hngenden Einzug in Kombination mit einem Tabstopp. Dadurch wird der linke Rand immer "glatt". Damit Sie die entsprechenden Einstellungen nicht Fußnote f+r Fußnote eingeben m+ssen, bietet es sich an, die von Word vorgegebene Formatvorlage f+r Fußnotentext anzupassen (Format>Formatvorlage und Formatierung>Fußnotenzeichen>Dndern).

Abb. 1.121 Fußnote mit einem hngenden Einzug

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Professionelle Dokumente

Indexe einf gen Wenn Sie in diesem Buch ans Ende blttern, entdecken Sie Indexeintrge, also Fachbegriffe aus dem Text unter Angabe der jeweiligen Seitenzahl. Dar+ber kDnnen Sie schnell und gezielt zu bestimmten Erklrungen gelangen. Haben wir diese Indexeintrge m+hselig f+r Sie zusammengestellt, indem wir den ganzen Text durchgegangen sind und die wichtigen Begriffe herausgeschrieben haben? Gern w+rden wir eifrig nicken, aber nein – es war viel einfacher. Mber die Indexfunktion von Word lsst sich ein Index relativ rasch zusammenstellen, da die Begriffe aus dem Text herausgefiltert werden kDnnen. Um einen Indexeintrag zu setzen, verfahren Sie folgendermaßen: 1

Markieren Sie den Begriff, den Sie in den Index aufnehmen mDchten; dies erspart Ihnen die Eingabe des Begriffs in ein Feld des Dialogs, den Sie gleich Dffnen.

2

Klicken Sie im Men+ Einf%gen auf Referenz und im Untermen+ auf Index und Verzeichnisse.

3

Wechseln Sie gegebenenfalls auf die Registerkarte Index.

Hinweis CD: ‚index.doc’

Abb. 1.122 Die Registerkarte Index im Dialog Index und Verzeichnisse

4

Klicken Sie auf die Schaltflche Eintrag festlegen, um den Dialog Indexeintrag festlegen zu Dffnen. Sie sehen, dass der markierte Begriff im Feld Haupteintrag bereits angezeigt wird. Klicken Sie auf Schließen.

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Abb. 1.123 Der Dialog Indexeintrag festlegen

Damit ist der Eintrag festgelegt. Zu erkennen ist dies im Text nur, wenn Sie die so genannten Formatierungszeichen anzeigen lassen (Extras>Optionen>Registerkarte Ansicht>Ausgeblendeten Text). Um die Eintrge am Ende des Textes zu sammeln, Dffnen Sie erneut den Dialog Index und Verzeichnisse. Hier kDnnen Sie auf der Registerkarte Index noch ein paar Einstellungen vornehmen, so etwa die Anzahl der Spalten, in denen die Eintrge aufgelistet werden. Nach einem Klick auf OK erscheint der Index nach einem Abschnittswechsel am Ende des Textes.

Haupt- und Untereintr"ge Mit den obigen Schritten haben Sie einen einfachen Index gesetzt. In der Praxis werden meistens Haupt- und Untereintrge gebildet, d.h., es gibt einen Oberbegriff f+r eine Reihe von inhaltlich dazugehDrenden Untereintrgen. Die MDglichkeit, Untereintrge zu definieren, finden Sie ebenfalls im Dialog Indexeintrag festlegen. Geben Sie hier einen Haupteintrag ein (oder +bernehmen Sie den markierten Begriff) und im Feld darunter einen Untereintrag. Denken Sie daran, dass die verschiedenen Untereintrge nur unter einem Haupteintrag zusammengefasst werden, wenn der Haupteintrag jedes Mal identisch ist. Heißt es mal Abstand mal Abst8nde, funktioniert die Zusammenfassung logischerweise nicht.

100

Professionelle Dokumente

Abb. 1.124 Das Men- Bearbeiten

Bearbeitung von Indexeintr"gen Wenn Sie sich die Indexeintrge anzeigen lassen, kDnnen Sie sie auch direkt im Text bearbeiten. Setzen Sie den Cursor in die geschweifte Klammer und nehmen Sie die gew+nschte Korrektur vor. Sie kDnnen auch hier Untereintrge eingeben, achten Sie aber auf die erforderliche Syntax, also beispielsweise auf den Doppelpunkt zwischen Haupt- und Untereintrag.

Hyperlinks Hyperlinks kennen Sie aus dem Internet. Gekennzeichnet durch eine Hand springen Sie damit von Seite zu Seite. Auf gut Deutsch werden sie als Sprungadressen bezeichnet. Sie m+ssen sich aber nicht unbedingt in die große weite Welt des Internets begeben, um einem Hyperlink zu begegnen; auch in Word stehen sie zur Verf+gung. Dabei gibt es die MDglichkeit, unterschiedliche Ziele zu definieren. Sie kDnnen z.B. zu einer beliebigen Datei springen, zu einer vorher definierten Textmarke, also zu einer namentlich benannten Stelle im Text, zu einer Webseite oder zum Beginn des Dokuments. Um ein Hyperlink zu setzen, mit dem Sie zu einer Textmarke in einem anderen Dokument springen, f+hren Sie die folgenden Schritte durch: 1

Definieren Sie am Zielort, also dort, wo Sie mit Hilfe des Hyperlinks hinspringen mDchten, eine Textmarke. Markieren Sie dazu den Begriff, der das Ziel sein soll (oder setzen Sie den Cursor einfach an eine bestimmte Stelle) und Dffnen Sie +ber Einf%gen>Textmarke den Dialog Textmarke. Hier geben Sie der Textmarke einen Namen und klicken auf Hinzuf%gen. 101

Word – Das Programm f r Text und Co.

Abb. 1.125 Die Textmarke festlegen

2

Markieren Sie den Begriff, von dem Sie per Hyperlink zu der eben definierten Textmarke springen mDchten.

3

Whlen Sie +ber das Men+ Einf%gen den Dialog Hyperlink einf%gen. Abb. 1.126 Der Dialog Hyperlink einf-gen

102

4

Aktivieren Sie auf der linken Seite des Dialogs das Symbol Datei oder Webseite. Legen Sie im Feld Suchen in den Pfad zur gesuchten Datei fest und markieren Sie im unteren Bereich die Zieldatei.

5

Klicken Sie auf die Schaltflche Textmarke und markieren Sie im Dialog Stelle im Dokument ausw8hlen die Textmarke, zu der Sie springen mDchten.

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Abb. 1.127 Die Textmarke festlegen

6

Besttigen Sie beide Dialoge mit OK.

Hinweis

Gut zu wissen Beachten Sie, dass Sie als Ziel auch eine Webseite festlegen k)nnen. Sie geben die Adresse im gleichnamigen Feld ein.

Jetzt erscheint im Text der Hyperlink. Wenn Sie bei gedr+ckter S-Taste mit dem Mauszeiger +ber die Textstelle fahren, erscheint eine Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger. Nun gen+gt ein einfacher Mausklick, um zur entsprechenden Datei und festgelegten Textmarke zu gelangen.

Abb. 1.128 Der Hyperlink im Text

103

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Hyperlinks – blau und unterstrichen? Als rgerlich empfinden Sie vielleicht die Formatierung, die ein Hyperlink automatisch annimmt: blau und unterstrichen. Diese Formatierung, d.h. die Formatvorlage f+r Hyperlinks, lsst sich genau so ndern wie andere Formatvorlagen: 1

Setzen Sie den Cursor in den Hyperlink.

2

Klicken Sie auf Format>Formatvorlagen und Formatierung.

3

Klicken Sie im Aufgabenbereich auf den Auswahlpfeil am Feld Formatierung des markierten Textes, in dem Hyperlink angezeigt wird.

4

Whlen Sie die Option Dndern.

5

Im Dialog Formatvorlage 8ndern klicken Sie auf die Schaltflche Format und im Men+ auf Schriftart.

6

Im Dialog Zeichen verndern Sie die Formatierungseinstellungen nach Wunsch. Besttigen Sie mit OK.

Abb. 1.129 Die Formatvorlage des Hyperlinks ndern

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Hyperlinks erhalten Besuch! Ist ein Hyperlink einmal angeklickt worden, wird aus ihm ein so genannter besuchter Hyperlink. Diese Hyperlinks nehmen eine andere Farbe an, im Standard eine Art Violett. Auch die Formatvorlage eines besuchten Hyperlinks lsst sich wie oben beschrieben ndern.

Hinweis

Sprungadressen definieren Wenn Sie in der Zieldatei keine Textmarke setzen, springen Sie mit dem Hyperlink an den Anfang des festgelegten Dokuments. Nat-rlich k)nnen Sie per Hyperlink auch zu Dateien aus anderen Anwendungen gelangen, z.B. zu einer Excel-Datei oder einer PowerPoint-Folie. Bei einem Excel-Dokument f-hrt der Hyperlink Sie zu der aktiven Zelle der Arbeitsmappe.

Innerhalb eines Dokuments kDnnen Sie mit Hyperlinks zum Anfang des Dokuments springen, zu Mberschriften oder Textmarken. Der Sprung zum Beginn eines Dokumentes scheint etwas +berfl+ssig, da dies ja auch mit der Tastenkombination S+P wunderbar funktioniert. Ansonsten Dffnen Sie den Dialog Hyperlink einf%gen und markieren das Symbol Aktuelles Dokument im linken Bereich. Nun erscheint eine Art Auswahlbaum. Um zu Mberschriften springen zu kDnnen, m+ssen diese zuvor mit einer der entsprechenden Formatvorlagen formatiert worden sein. Sie markieren einfach die gew+nschte "Ziel+berschrift" und klicken auf OK.

Abb. 1.130 Hyperlinks innerhalb des Dokuments setzen

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Hinweis

Hyperlinks entfernen Sie entfernen Hyperlinks im Dialog Einf-gen>Hyperlink mit der Schaltfl'che Hyperlink entfernen.

Quer durch den Text – Verweise Das Setzen von Verweisen ist ebenfalls hilfreich bei der Navigation in einem langen Text, dient aber in erster Linie der Verkn+pfung von Textstellen, um sie bei /nderungen aktualisieren zu kDnnen. Bei Verweisen wird ein Element eines Textes an einer bestimmten Stelle als Verkn+pfung eingef+gt und kann von dort leicht wieder erreicht werden. Denken Sie sich als Beispiel eine Mberschrift in einem lngeren Text. Wenn Sie in einem Satz auf ein Kapitel hinweisen, also etwa schreiben "sehen Sie dazu Kapitel 11 ’Die Flora und Fauna’, dann ist es sinnvoll, die Mberschrift, die hier erwhnt wird, als Verweis einzuf+gen. Dadurch kDnnen Sie diese Mberschrift direkt ansteuern und außerdem den Verweis aktualisieren, falls sich die Mberschrift ndern sollte. Voraussetzung ist wieder einmal, dass Sie die Mberschriften mit Formatvorlagen formatiert haben. 1 Hinweis CD: Einen Text mit Verweisen bietet ‚verweise.doc’ Abb. 1.131 Der Dialog Querverweis

106

Klicken Sie an die Stelle, an der Sie den Verweis einf+gen mDchten, auf Einf%gen>Referenz und im Untermen+ auf Querverweis.

Professionelle Dokumente

2

Legen Sie als Verweistyp Bberschrift fest und im Feld Verweisen auf den Eintrag Bberschriftentext. Damit erscheint der volle Text der Mberschrift als Verweis im Text.

3

Markieren Sie im unteren Bereich die Mberschrift, die Sie einf+gen mDchten.

4

Klicken Sie auf die Schaltflche Einf%gen und danach auf Schließen.

Wenn Sie jetzt die eingef+gte Mberschrift im Text anklicken, wird sie automatisch grau unterlegt als Zeichen, dass es sich um ein so genanntes Feld handelt. Mit gedr+ckter S-Taste kDnnen Sie zu der Mberschrift springen. Zum Aktualisieren, also zum Anpassen an Vernderungen, setzen Sie den Cursor in den Verweis und dr+cken die Taste ).

Abb. 1.132 Die *berschrift als Verweis im Text

Unterschiedliche Versionen Wenn Sie lange an einem bestimmten Text arbeiten und ihn mehrmals +berarbeiten, ist es mitunter von Vorteil, verschiedene Bearbeitungszustnde zu speichern. Um den Wust an Dateinamen, der dadurch mitunter entsteht, zu vermeiden, ist es ratsam, das Angebot von Word, Versionen eines Dokuments anzulegen, zu nutzen. Diese Versionen werden in dem Dokument gespeichert, so dass Sie nur einen Dateinamen auf Ihrer Festplatte finden. 1

Klicken Sie im Men+ Datei auf Versionen.

2

Klicken Sie im Dialog Versionen auf die Schaltflche Jetzt speichern.

3

Geben Sie im Dialog Version speichern einen Kommentar zu dieser Version ein und klicken Sie auf OK.

107

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Abb. 1.133 Versionen anlegen

Abb. 1.134 Eine neue Version hinzuf-gen

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Professionelle Dokumente

Abb. 1.135 Einen Kommentar zum Wiedererkennen der Version eingeben

Damit haben Sie den aktuellen Stand des Dokuments als Version gespeichert. Wenn Sie mehrere Versionen eines Dokuments gespeichert haben, werden diese im Dialog Versionen nach Datum sortiert aufgelistet.

Abb. 1.136 Verschiedene gespeicherte Versionen eines Dokuments

Mit der Option Version automatisch speichern wird bei jedem Schließen des Dokuments eine neue Version hinzugef+gt. MDchten Sie eine ltere Version verwerfen, markieren Sie diese im Dialog Versionen und klicken Sie anschließend auf die Schaltflche L5schen. Mit der Schaltflche Kommentare kDnnen Sie die Kommentare einsehen, aber nachtrglich nicht bearbeiten. Vergeben Sie also schon beim Anlegen einer Version aussagekrftige Kommentare. Um eine ltere Version eines Dokuments wieder ins Leben zur+ckzurufen, markieren Sie die gew+nschte Version im Dialog Versionen und klicken Sie auf die Schaltflche Nffnen. Die ausgewhlte Version wird in einem neuen Fenster von Word angezeigt. Sie sehen in der Titelleiste dieses Fensters das Speicherdatum der Ver-

109

Word – Das Programm f r Text und Co.

sion und die Versionsnummer. MDchten Sie jetzt /nderungen an dieser Version vornehmen und abspeichern, m+ssen Sie die Version als neues Dokument speichern.

Abb. 1.137 Eine alte Version einsehen

Tipp

Versionswirrwarr eind"mmen Wenn Sie f-r ein Dokument viele, viele Versionen angelegt haben, droht die Informationsflut mitunter -berzulaufen und die Dateigr)ße des Dokuments ufert entsprechend aus. Um diese Flut einzud'mmen, trennen Sie sich regelm'ßig von nicht ben)tigten Versionen.

In Reih’ und Glied – Tapstopps und Tabellen Wollen Sie Text an einer Linie ausgerichtet untereinander setzen, bietet sich die Arbeit mit Tabulatoren, auch Tabstopps genannt, an. Neben den Tabstopps bietet Word seit etlichen Versionen auch regelrechte Tabellen an, also Spalten und Zeilen, in die man hineinschreiben kann. Tabellen sind schnell eingef+gt und in ihrer Handhabung auf den ersten Blick recht einfach, sie kDnnen aber in vieler Hinsicht bearbeitet werden, so dass es sinnvoll erscheint, einige der BearbeitungsmDglichkeiten nher zu betrachten. Tabstopps wirken etwas "fragiler" als Tabellen, d.h., man kann einmal gesetzte Tabstopps ungewollt wieder "verlieren", wenn man nicht ordnungsgemß mit ihnen umgeht, daf+r bieten sie im Vergleich zu Tabellen aber auch ein paar Vorteile, z.B. eine dezimale Ausrichtung und F+llzeichen (Nheres 110

In Reih’ und Glied – Tapstopps und Tabellen

dazu spter in diesem Abschnitt). Wir lassen hier sozusagen dem "Alter" Vortritt (die Funktion der Tabstopps gibt es bei Word schon lange, Tabellen kamen spter hinzu) und beginnen diesen Abschnitt mit der Beschreibung von Tabstopps.

Abb. 1.138 Text wird mit Tabstopps untereinander ausgerichtet

Tapstopps erstellen Word ist "von Haus aus" mit Tabstopps ausger+stet. Sobald Sie die T-Taste dr+cken, springt der Cursor zur nchsten Tabstoppmarke. Standardmßig sind die Marken alle 1,25 cm gesetzt. Reicht Ihnen diese Einteilung, brauchen Sie an dieser Stelle eigentlich nicht mehr weiterzulesen (Notfalls kDnnen Sie diese Standardtabstopps auch verndern). Aber wenn Sie f+r eine Tabelle bzw. Auflistung individuelle Tabstoppabstnde benDtigen, m+ssen Sie die Positionen der Tabstopps jeweils festlegen. Dazu gibt es zwei Methoden, eine f+hrt +ber das Lineal am Bildschirm, die andere +ber den Dialog Tabstopps. 1

Sie Dffnen den Dialog Tabstopps im Men+ Format mit der Option Tabstopps. Abb. 1.139 Der Dialog Tabstopps

111

Word – Das Programm f r Text und Co.

2

In diesem Dialog legen Sie Tabstopps f+r den Absatz fest, in dem der Cursor steht. Im Feld Tabstoppposition geben Sie in Zentimetern ein, wie weit der Tabstopp vom linken Rand entfernt sein soll.

3

Ob der Text, den Sie am Tabstopp eingeben, direkt rechts von der Tabstoppmarke beginnt (links), ob er sich um den Tabstopp quasi herumlegt (zentriert) oder am Tabstopp endet (rechts) oder ob bei Eintrgen mit Nachkommastellen jeweils das Komma am Tabstopp stehen wird (dezimal), bestimmen Sie im Bereich Ausrichtung. Die Option Vertikale Linie f+gt eine vertikale Linie am Tabstopp ein.

4

Im Bereich F%llzeichen kDnnen Sie Zeichen aktivieren, mit denen der Leerraum vor einem Tabstopp ausgef+llt wird. F+llzeichen bieten sich vor allem an, wenn zwischen einem Tabstopp und dem nchsten Zeichen in der gleichen Zeile ein großer Zwischenraum steht, wie dies z.B. bei Inhaltsverzeichnissen der Fall sein kann. Klicken Sie einfach auf eine der Optionen.

5

Haben Sie die Einstellungen f+r einen Tabstopp erledigt, klicken Sie auf Festlegen. Erst wenn Sie alle Tabstopps wie beschrieben gesetzt haben, verlassen Sie den Dialog mit OK.

Hinweis

Gut zu wissen In dem Dialog Tabstopps 'ndern Sie auch die Standardtabstopps. Geben Sie im gleichnamigen Feld einfach einen anderen Wert an.

Im Lineal entdecken Sie nun die kleinen Zeichen f+r die gesetzten Tabstoppmarken. Wenn Sie jetzt die T-Taste bettigen, springen Sie jeweils zur nchsten Marke. Dr+cken Sie am Ende der Zeile die
-Taste.

Abb. 1.140 Das Lineal mit Tabstoppmarken

Soll ein Tabstopp gendert werden, markieren Sie ihn in der Liste im Dialog Tabstopps und korrigieren die Einstellungen. Am Ende klicken Sie wieder auf Festlegen.

112

In Reih’ und Glied – Tapstopps und Tabellen

Wichtig zu wissen ist, dass Sie Tabstopps nur dann von einem Absatz zum nchsten +bernehmen, wenn Sie am Ende der Zeile die
-Taste bettigen und nicht mit den Pfeiltasten vorwrts gehen. Achten Sie gut darauf. PlDtzlich die Tabstopps zu "verlieren", weil man nicht die
-Taste gedr+ckt hat, ist ein gngiges Problem beim Umgang mit Tabstopps und f+hrt erfahrungsgemß mitunter sogar zu Verzweiflung und Trnen!

Tabstopps auf die Schnelle Kommt es nicht drauf an, dass die Tabstopps ganz exakt und millimetergenau gesetzt werden, kDnnen Sie Tabstopps auch direkt und schneller im Lineal setzen.

Abb. 1.141 Tabstopps im Lineal gesetzt

1

Whlen Sie zunchst die Ausrichtung des Tabstopps im kleinen linken Quadrat des Lineals. Mit jedem Klick auf dieses Quadrat aktivieren Sie die nchste der mDglichen Ausrichtungen.

2

Sobald die gew+nschte Ausrichtung in der dazugehDrigen Textbox erscheint, klicken Sie mit der Maus im Lineal auf die gew+nschte Position. Auch hier gilt der Tabstopp nur f+r den Absatz, in dem der Cursor steht, aber mit jedem Dr+cken der
-Taste am Ende der Zeile nehmen Sie ihn weiter mit nach unten.

Haben Sie beim Setzen nicht auf Anhieb die richtige Position erwischt, kDnnen Sie Tabstopps im Lineal verschieben. Klicken Sie den fraglichen Tabstopp einfach an und ziehen Sie ihn mit gedr+ckter Maustaste an die neue Position. Das LDschen eines Tabstopps funktioniert hnlich, nur dass Sie ihn dann vom Lineal weg irgendwo ins "Nirwana", d.h. außerhalb des Lineals ziehen.

Tabellen – Text und Zahlen in Spalten und Zeilen Neben den Tabstopps bietet Word auch regelrechte Tabellen, um der Ordnungsliebe gen+ge zu tun und Text und/oder Zahlen sauber untereinander anzuordnen. Die Tabellenfunktion von Word ist mittlerweile außerordentlich leistungsstark, selbst rechnen kDnnen Sie in diesen Tabellen. F+r komplexe Berechnungen sollte bzw. muss man aber nach wie vor auf die Rechenk+nste von Excel zur+ckgreifen. Erstellen Sie eine einfache Tabelle f+r Namen und Telefonnummern, um den Umgang mit Tabellen kennen zu lernen.

113

Word – Das Programm f r Text und Co.

Tabellen einf gen In der Men+leiste finden Sie das Men+ Tabelle. Die Befehle zum Einf+gen und Bearbeiten von Tabellen befinden sich alle im Pulldown-Men+ dieses Men+punktes bzw. in den Untermen+s. Alternativ kDnnen Sie auch die Symbolleiste Tabellen und Rahmen aktivieren und mit den Symbolen dieser Symbolleiste arbeiten (Ansicht>Symbolleisten). 1

Klicken Sie in dieser Symbolleiste auf das Symbol Tabelle einf+gen, aber achten Sie darauf, dass der Cursor an der Stelle steht, an der die Tabelle beginnen soll. Abb. 1.142 Eine Tabelle einf-gen

2

Im Dialog Tabelle einf%gen legen Sie den Umfang der Tabelle fest. Brauchen Sie beispielsweise drei Spalten, um in der Liste untereinander Name, Vorname und Telefonnummer aufzuf+hren, dann geben Sie in das Feld Spaltenanzahl eine 3 ein.

3

Im Feld Zeilenanzahl kDnnen Sie es bei der eingetragenen 2 belassen, da Sie die Zeilenanzahl bequem beim Ausf+llen der Tabelle bestimmen kDnnen.

Abb. 1.143 Der Dialog Tabelle einf-gen

114

In Reih’ und Glied – Tapstopps und Tabellen

4

In der Standardeinstellung sind im Bereich Einstellung f%r optimale Breite die Optionen Feste Spaltenbreite und Auto aktiviert. Mit Auto legt Word die Spalten alle so breit an, dass sich die Tabelle +ber das ganze Blatt erstreckt. Ansonsten geben Sie hier einen Wert ein.

Hinweis

Gut zu wissen Wenn Sie die Option Optimale Breite: Inhalt aktivieren, passt sich die Spaltenbreite dem jeweiligen Eintrag in der Spalte an – Sie sehen die Spaltenbreite quasi mitwachsen.

Nachdem Sie die Einstellungen mit OK besttigt haben, sehen Sie auf dem Bildschirm eine umrandete Tabelle.

Abb. 1.144 Eine leere Tabelle

Wenn die Tabelle nicht an der richtigen Stelle stehen sollte, kDnnen Sie sie am Verschiebepunkt mit der Maus greifen. Dieser Punkt erscheint automatisch, sobald Sie den Cursor in die Tabelle setzen.

Abb. 1.145 Die ausgef-llte Tabelle mit Verschiebepunkt

Die Tabelle ausf llen 1

Nun tragen Sie in die erste Spalte den Namen ein und gehen mit der T-Taste (oder Pfeiltaste) in die nchste Spalte und nach dem entsprechenden Eintrag in die dritte. 115

Word – Das Programm f r Text und Co.

2

Sobald der Text an das Ende einer Zelle stDßt, f+hrt Word automatisch einen Zeilenumbruch durch.

3

Wichtig ist, dass Sie nach dem Eintrag in der letzten Spalte, im Beispiel also nach der Telefonnummer, wieder die T-Taste bettigen, um die Tabelle jeweils um eine Zeile zu verlngern.

Hinweis

Gut zu wissen Benutzen Sie nicht die
-Taste, denn damit w-rden Sie nur den Cursor innerhalb der Zelle eine Zeile tiefer setzen. Sie sind -brigens nicht darauf beschr'nkt, Tabellen nur mit Text zu f-llen, Sie k)nnen in die Zellen auch Grafiken oder wiederum Tabellen einf-gen. Klicken Sie dazu erneut auf Tabelle>Einf-gen>Tabelle.

Wenn Sie schon beim Einf+gen der Tabelle wissen, wie viele Zeilen Sie benDtigen, kDnnen Sie alternativ zum Erweitern der Tabelle whrend des Schreibens auch im Dialog Tabelle einf%gen im Feld Zeilenanzahl die gew+nschte Zeilenanzahl angeben. Damit generieren Sie dann eine fertige Tabelle, in der Sie mit der T-Taste oder den Pfeiltasten vorangehen kDnnen.

Spaltenbreite/Zeilenh'he "ndern Oft wird man feststellen, dass einige Spalten viel zu breit bzw. zu schmal f+r die Eintrge sind. Das Gleiche gilt f+r die ZeilenhDhe. Die LDsung des Problems besteht darin, die Spaltenbreite und/oder ZeilenhDhe den Eintrgen entsprechend anzupassen. Prinzipiell gibt es zwei Wege, um die Breite und HDhe der Spalten bzw. Zeilen zu ndern: Im Dialog oder mit der Maus. Die Maus leistet hier gute Dienste, da man whrend der Aktion mit der Maus die Tabelle noch vor Augen hat. Wenn Sie den Mauszeiger an eine der vertikalen Linien zwischen den Spalten f+hren und dann mit gedr+ckter Maustaste nach rechts oder links gehen, vergrDßern bzw. verkleinern Sie die Spaltenbreite. Dabei verndert der Mauszeiger sein Aussehen. Die ZeilenhDhe beeinflussen Sie auf dem gleichen Wege, nur dass Sie dann an den horizontalen Linien ziehen m+ssen. Halten Sie die A-Taste beim Ziehen gedr+ckt, werden die Maße der Zeilen bzw. Spalten im Lineal angezeigt.

116

In Reih’ und Glied – Tapstopps und Tabellen

Abb. 1.146 Die Spaltenbreite mit der Maus bestimmen

Spaltenbreiten/Zeilenh'hen im Dialog "ndern Ist die Hand zu zittrig oder fehlt die Mbung und der Mauszeiger will und will einfach nicht zu einem Kreuz mit zwei Pfeilen werden, dann nehmen Sie die Einstellungen am besten +ber das Men+ Tabelle im Dialog Tabelleneigenschaften auf den Registerkarten Zeile bzw. Spalte vor: 1

Markieren Sie die ganze Tabelle, wenn alle Spalten die gleiche Breite haben sollen.

2

Klicken Sie auf Tabelle>Tabelleneigenschaften und wechseln Sie gegebenenfalls auf die Registerkarte Spalte. Abb. 1.147 Die Registerkarte Spalte im Dialog Tabelleneigenschaften

3

Aktivieren Sie die Option Bevorzugte Breite und geben Sie das gew+nschte Maß ein. 117

Word – Das Programm f r Text und Co.

4

Sofern die einzelnen Spaltenbreiten unterschiedlich sein sollen, wandern Sie mit der Schaltflche N8chste Spalte durch die Tabelle und stellen die Breite jeweils neu ein. Es ist dann nicht notwendig, die Tabelle vorher zu markieren.

Wechseln Sie auf die Registerkarte Zeile, um die ZeilenhDhe zu definieren. Aktivieren Sie die Option H5he definieren und geben Sie ein Maß ein. Im Feld Zeilenh5he kDnnen Sie entweder Genau oder Mindestens einstellen. Mit Genau ist die HDhe fest definiert. Passen die Eintrge nicht mehr in die Zelle, werden sie abgeschnitten und nicht angezeigt. Mit Mindestens wird die ZeilenhDhe gegebenenfalls vergrDßert, also bei lngeren Eintrgen oder eingef+gten Grafiken, die nicht in die Zelle mit der angegebenen HDhe (und Breite) passen. Diese Option ist insbesondere auch bei der Gestaltung von Webseiten interessant.

Tipp

Spaltenbreite per AutoAnpassen Am einfachsten regeln Sie die Breite aller Spalten mit den Eintr'gen des Untermen-s AutoAnpassen im Men- Tabelle. Wenn Sie hier auf die Option AutoAnpassen an Inhalt klicken, wird die Spaltenbreite dem l'ngsten Text in der Spalte angepasst. Die Option Gr.ße an Fenster anpassen dehnt die Tabelle so, dass sie die gesamte Seitenbreite einnimmt. Die Spaltenbreite w'chst mit den Eintr'gen quasi mit. Ist diese Einstellung versehentlich aktiv, w'hlen Sie Feste Spaltenbreite; die Spalte verh'lt sich dann wieder "normal".

Versetzte Spaltenbreiten Um eine Tabelle mit dem unten abgebildeten Effekt zu erhalten, muss die Zelle, die Sie verk+rzen bzw. verlngern wollen, markiert werden. Dann ziehen Sie an der Trennlinie wie oben beschrieben. Achten Sie aber darauf, die gesamte Zelle zu markieren und nicht nur den Eintrag.

Abb. 1.148 Einzelne Zellenbreiten verndern

118

In Reih’ und Glied – Tapstopps und Tabellen

Eine Zellen teilen den Dialog Zellen teilen. Hier legen Sie fest, in wie viele Spalten und eventuell auch Zeilen Sie die Zelle teilen m)chten.

Spalten/Zeilen einf gen Man f+gt eine Tabelle ein und hat prompt eine Spalte vergessen! Dieses Missgeschick lsst sich problemlos regeln, denn nat+rlich sind auch Word-Tabellen flexibel genug, um nachtrglich Spalten aufzunehmen.

119

Word – Das Programm f r Text und Co.

1

Setzen Sie den Cursor in die Spalte, neben der die neue Spalte eingef+gt werden soll. Klicken Sie dann im Men+ Tabelle auf Einf%gen und im Untermen+ entweder auf Spalten nach links oder Spalten nach rechts (f+gt links oder rechts von der Zelle mit dem Cursor eine Spalte ein). Abb. 1.150 Eine Spalte hinzuf-gen

2

Um eine neue Zeile einzuf+gen, verfahren Sie quasi genau so, nur dass Sie im Untermen+ die entsprechenden Optionen zum Einf+gen von Zellen benutzen.

Denken Sie daran, dass Sie Zeilen nicht einfach durch Dr+cken der
-Taste einf+gen kDnnen wie in "normalen" Texten; mit der
-Taste erzeugen Sie einen Absatz innerhalb der aktuellen Zelle.

Spalten/Zeilen l'schen Es kann passieren, dass Sie im Eifer des Gefechts auch zu viele statt zu wenige Spalten oder Zeilen eingef+gt haben. Von +berfl+ssigen Spalten oder Zeilen kDnnen Sie sich nicht einfach mit der _-Taste trennen, sondern nur mit dem entsprechenden Befehl. Stellen Sie den Cursor in eine Zelle der zu lDschenden Spalte bzw. Zeile. Klicken Sie im Men+ Tabelle auf L5schen und whlen Sie im Untermen+ aus, was Sie lDschen mDchten.

120

In Reih’ und Glied – Tapstopps und Tabellen

Abb. 1.151 Zeilen/Spalten l.schen

Formatieren der Tabelle Brauchen Sie eine Tabelle lediglich wegen der Mbersichtlichkeit, kann man sich damit begn+gen, sie in ihrer einfachen, urspr+nglichen Form zu belassen. Soll die Tabelle ein akzeptables Aussehen haben, ist es ratsam, sie zu formatieren. Dazu gibt es mehrere Wege. Sie kDnnen manuell formatieren, d.h. alle Einstellungen vornehmen, die die Formatierungsdialoge wie Zeichen oder Rahmen und Schattierung anbieten, oder ein so genanntes AutoFormat whlen – und dieses dann auch wieder anpassen. Standardmßig erhalten Sie nach dem Einf+gen einer Tabelle eine Tabellendarstellung mit ußeren und inneren Linien. Entfernen Sie beispielsweise die Querlinien aus Ihrer Tabelle: 1

Markieren Sie die Tabelle +ber das Men+ Tabelle>Markieren>Tabelle.

2

Iffnen Sie +ber Format den Dialog Rahmen und Schattierung.

3

Klicken Sie im Vorschaubereich auf der rechten Seite auf das Symbol f+r die Querlinien, um sie auszublenden.

4

Klicken Sie auf OK.

121

Word – Das Programm f r Text und Co.

Abb. 1.152 Die Querlinien entfernen

Sofern Sie die Option Gitternetzlinien einblenden aktiviert haben, zu finden im Men+ Tabelle, sehen Sie nun eine Tabelle, in der immer noch Querlinien angezeigt werden, aber etwas schwcher als zuvor. Hier handelt es sich um Gitternetzlinien, die lediglich auf dem Bildschirm zu sehen sind. Bei ausgeblendeten Gitternetzlinien ist deutlich zu erkennen, dass die obige Aktion geklappt hat und die Querlinien nicht mehr angezeigt werden. Ansonsten bietet auch die Seitenansicht eine gute Kontrolle.

Hinweis

Gut zu wissen Alternativ zum Dialog Rahmen und Schattierung k)nnen Sie die Linien in einer Tabelle auch mit dem Symbol f-r Rahmenlinien in der Symbolleiste Tabellen und Rahmen bearbeiten. Diese Symbolleiste bietet außerdem eine Funktion, die es tats'chlich nur dort und nicht in einem der Dialoge im MenTabelle gibt: Mit dem Symbol Textrichtung ndern l'sst sich Text in Zellen sozusagen auf den Kopf stellen.

122

Einzelne Querlinien oder vertikale Linien in der Tabelle entfernen oder bearbeiten Sie hnlich wie oben beschrieben, nur dass Sie dann nicht die ganze Tabelle mar-

In Reih’ und Glied – Tapstopps und Tabellen

kieren, sondern jeweils die Spalten oder Zeilen, deren Rahmenlinien entfernt oder gendert werden sollen. Im Dialog Rahmen und Schattierung klicken Sie dann entweder das Symbol f+r Linien oben, unten, links oder rechts an. Beachten Sie in diesem Dialog das Feld Bbernehmen f%r um festzulegen, f+r welchen Bereich der Tabelle die Formatierung gelten soll.

AutoFormate f r die Tabelle Das so genannte AutoFormat leistet gute Dienste, wenn Sie in Eile sind. Hinter dem Autoformat verbergen sich eine ganze Reihe von vorgefertigten Formatierungseigenschaften, die Word automatisch zuweist. Selbst 3D-Effekte befinden sich unter diesen Vorschlgen. Um die Tabelle mit einem Autoformat zu versehen, muss der Cursor in der zu formatierenden Tabelle stehen. Dann klicken Sie im Men+ Tabelle auf die Option AutoFormat f%r Tabellen, um den Dialog Tabelle AutoFormat aufzurufen. In der Liste der Tabellenformatvorlagen sehen Sie mDgliche Formatierungen, wobei der Vorschaubereich hier wieder besonders n+tzlich ist. Im unteren Bereich des Dialogs im Bereich Sonderformate kDnnen Sie Teile bzw. Elemente der Tabelle von der Formatierung ausschließen.

Abb. 1.153 Der Dialog Tabelle AutoFormat

123

Word – Das Programm f r Text und Co.

AutoFormate anpassen Sie kDnnen die Formatierung der Tabelle nicht nur mit den Optionen im Bereich Sonderformate %bernehmen nher bestimmen, sondern haben auch die MDglichkeit, das vorgegebene Autoformat vollstndig anzupassen und auch neue Autoformate zu erstellen. Zum Anpassen eines vorhandenen Layouts markieren Sie es und klicken anschließend auf die Schaltflche Dndern, zum Erstellen eines neuen Autoformats klicken Sie auf die Schaltflche Neu.

Abb. 1.154 Ein neues Autoformat erstellen

Im folgenden Dialog legen Sie die Formatierung der Tabelle fest. Whlen Sie zunchst den Bereich der Tabelle, den Sie formatieren mDchten, im Feld Formatierung %bernehmen f%r aus. Legen Sie anschließend mittels der Formatsymbole oder +ber die Schaltflche Format die gew+nschte Formatierung fest. VerschDnern Sie auf diese Weise jedes Element der Tabelle.

Spezielle Tabellenformate Sie kDnnen die Ausrichtung der gesamten Tabelle auf der Seite und den Textfluss um die Tabelle bestimmen. 1 124

Setzen Sie den Cursor in die Tabelle und rufen Sie im Men+ Tabelle mit dem Eintrag Tabelleneigenschaften den gleichnamigen Dialog auf.

In Reih’ und Glied – Tapstopps und Tabellen

2

Legen Sie auf der Registerkarte Tabelle im Bereich Ausrichtung fest, wie die Tabelle horizontal auf dem Blatt angeordnet wird. Whlen Sie hier eine linksb+ndige Ausrichtung ohne Textfluss, kDnnen Sie im Feld Einzug von links die Tabelle ein St+ck nach rechts rutschen lassen.

3

Im Bereich Textfluss entscheiden Sie, ob der Text neben der Tabelle erscheinen soll oder nicht.

Abb. 1.155 Die Tabelleneigenschaften

Rechnen in Tabellen Ein besondere Funktion ist die MDglichkeit, in den Tabellen zu rechnen. Als Kalkulationsprogramm stellt Excel Words mathematische Fhigkeiten zwar weit in den Schatten, aber wenn es um nicht allzu komplizierte Dinge geht, reicht die Rechenkunst von Word. Das Programm kann z.B. Summen bilden und Produkte und Mittelwerte ausrechnen. Zum Addieren gibt es genau wie in Excel in der Symbolleiste Tabellen und Rahmen das Summensymbol. 1

Setzen Sie den Cursor in die Zelle, in der die Summe berechnet werden soll und klicken Sie das Symbol einfach an.

2

F+r andere Berechnungen rufen Sie im Men+ Tabelle +ber die Option Formel den entsprechenden Dialog auf.

Hinweis CD: Eine vorgefertigte Tabelle f+r Berechnungen ist in ‚tabelle mit berechnungen.doc’ 125

Word – Das Programm f r Text und Co.

3

Im Dialog Formel legen Sie die Berechnung fest. Abb. 1.156 Rechnen in Tabellen: Whlen Sie die Funktion

4

In der Regel schlgt Word als Funktion Summe vor. In den runden Klammern steht, wor+ber die Summe berechnet werden soll. LDschen Sie die Formel, wenn Sie nicht addieren, sondern z.B. multiplizieren mDchten.

5

Iffnen Sie die Auswahlliste des Feldes Funktion einf%gen. Markieren Sie zum Multiplizieren die Funktion Produkt und ergnzen Sie diese Funktion durch die Angabe, in welchen Zellen die relevanten Zahlen stehen, also links oder rechts von der Ergebniszelle oder auch %ber oder unter. Diese Angaben m+ssen in Klammern stehen.

6

Bestimmen Sie +ber den Auswahlpfeil des Feldes Zahlenformat die Nachkommastellen.

7

Klicken Sie zu guter Letzt auf OK.

Sie sehen nun, dass Word brav gerechnet hat. Bedenken Sie, dass – anders als in Excel – Resultate nicht automatisch angepasst werden, falls sich die berechneten Zahlen ndern. Die Ergebnisse m+ssen aktualisiert werden. Die MDglichkeit dazu finden Sie im Kontextmen+ der Feldes unter dem Eintrag Felder aktualisieren. Sie kDnnen auch den Cursor in die Berechnung setzen und die )-Taste dr+cken.

Mit verstreut liegenden Zahlen rechnen Wie in Excel kDnnen Sie auch mit einzelnen Zellen arbeiten bzw. rechnen. Das funktioniert, weil – genau wie in Excel – auch in der Word-Tabelle jede Zelle eine Adresse hat, die sich aus Spalten und Zeilen zusammensetzt. Lassen Sie sich nicht davon irritieren, dass keine Spalten- und ZeilenkDpfe abgebildet sind; bezeichnet werden die Spalten dennoch nach dem Alphabet mit A, B usw. und die Zeilen werden durchnummeriert. Die Adresse der ersten Zelle in der zweiten Zeile heißt demnach A2. Mit diesen Adressen kDnnen Sie Formeln zusammenstellen. Soll also das Produkt aus der ersten Zelle in der ersten Spalte und der zweiten Zelle in der dritten Spalte gebildet werden, lautet die notwendige Formel =A1*C2 .

126

In Reih’ und Glied – Tapstopps und Tabellen

Tabellen l'schen Zum LDschen von Tabellen kDnnen Sie zwei unterschiedliche Wege gehen: Entweder Sie lDschen nur den Inhalt der Tabelle und lassen das Ger+st stehen, oder Sie entfernen das ganze Gebilde. Geht es um den Inhalt der Tabelle, markieren Sie sie einfach und dr+cken anschließend auf die _-Taste. Eine ganze Tabelle markieren Sie am besten im Men+ Tabelle +ber den Eintrag Markieren und die entsprechende Option im Untermen+. Soll die Tabellenstruktur entfernt werden, setzen Sie den Cursor in die Tabelle, klicken im Men+ Tabelle auf L5schen und im Untermen+ auf Tabelle.

Abb. 1.157 Tabelle l.schen

Text umwandeln in Tabellen Es kommt immer wieder einmal vor, dass man erst nach dem Schreiben eines "normalen" Textes feststellt, dass sich das Ganze als Tabelle besser machen w+rde. Deswegen m+ssen nicht alles noch einmal tippen. Word hat f+r diesen Fall vorgesorgt und bietet eine Funktion zum Umwandeln von Text in Tabellen an. 1

Markieren Sie den relevanten Text, im Beispiel ist es die Liste der Mitglieder einer Turnriege. Die Eintrge, die in der Tabelle in einzelnen Zellen stehen sollen, sind per Tabstopp getrennt, die einzelnen Zeilen durch Absatzmarken getrennt.

Hinweis CD: ‚tabellentext.doc’

127

Word – Das Programm f r Text und Co.

Abb. 1.158 Der markierte Text zum Umwandeln in eine Tabelle

2

Klicken Sie im Men+ Tabelle auf Umwandeln und im Untermen+ auf Text in Tabelle.

3

Nun erhalten Sie den Dialog Text in Tabelle umwandeln.

4

Geben Sie hier wie +blich die Anzahl der benDtigten Spalten ein.

5

Beachten Sie den unteren Bereich Text trennen bei. Standardmßig werden die Abstze des Textes der Reihe nach in die Spalten und Zeilen verteilt. Wie Sie sehen, kDnnen Sie auch andere Trennoptionen whlen; im Beispiel benDtigen Sie die Option Tabstopps.

6

Klicken Sie zu guter Letzt auf OK.

Abb. 1.159 Der Dialog Text in Tabelle umwandeln

128

Einer f r alle – Serienbriefe

Hinweis

Gut zu wissen Ibrigens finden Sie auch die Sortierfunktion von Word im Men- Tabelle. Klicken Sie in diesem Men- auf Sortieren und w'hlen Sie im gleichnamigen Dialog die Sortierart. Sortieren funktioniert nicht nur in Tabellen, sondern auch in normalem Text, der jeweils durch Absatzmarken getrennt und markiert sein muss. In Tabellen geben Sie im Dialog Sortieren einfach die Spalte an oder setzen den Cursor in die entsprechende Spalte. Vorsicht: Durch die Sortierung in Spalten wird nicht die ganze Zeile "mitgenommen", sondern es werden nur die Eintr'ge in der entsprechenden Spalte umgestellt!

Einer fr alle – Serienbriefe Die Werbebriefe, mit denen man fast tglich bombardiert wird, die Begleitschreiben der Versandhaus-Kataloge, die Mitteilung +ber die BeitragserhDhung von der Krankenkasse, all diese Briefe sind so genannte Serienbriefe. Sie gehen als Serie "raus": Ein Brief gleichen Inhalts an unzhlige Menschen, aber +ber die jeweilige Adresse (oder andere Variablen) individuell zugeschnitten auf jeden Empfnger. Die Produktion von Serienbriefen mit Word wird zunehmend komfortabler. Es sind zwar nach wie vor diverse Schritte notwendig, aber erstens sind die meisten Befehle oder Optionen aufgrund ihrer Bezeichnungen relativ eindeutig, und zweitens f+hrt Sie der Seriendruck-Assistent der Reihe nach durch die einzelnen Schritte.

Hinweis

Probieren geht ber Studieren Auf der CD finden Sie ein Datei serienbrief.doc. In dieser Datei finden Sie ein vorbereitetes Hauptdokument mit Bedingungsfeldern, die Leerstellen bei leeren Feldern rausfiltern und die Grußzeile auf die Eintr'ge Herr, Frau oder kein Eintrag im Feld Anrede anpassen. Schauen Sie sich diese Datei mit angezeigten Feldfunktionen an, um Anregungen und Hinweise f-r den eigenen Serienbrief zu erhalten.

129

Word – Das Programm f r Text und Co.

Zu einem Serienbrief gehDren das so genannte Hauptdokument, also der eigentliche Brieftext, und die Datenquelle, die die Informationen enthlt, die f+r jeden Brief unterschiedlich sind: Namen, Anschriften etc.; Anschließend werden diese Daten mit dem Hauptdokument verbunden: Die variablen Elemente wandern Brief f+r Brief in die Textschablone, also in das Hauptdokument.

Das Hauptdokument erstellen Um den Vorgang von Anfang an kennen zu lernen, beginnen Sie damit, zunchst den Brieftext zu erstellen und dann den Schritten des Assistenten zu folgen.

Abb. 1.160 Der Aufgabenbereich Seriendruck

130

1

Klicken Sie im Men+ Extras auf die Option Briefe und Sendungen und im Untermen+ auf Seriendruck-Assistent.

2

Sie gelangen in den Aufgabenbereich Seriendruck. Legen Sie hier zunchst fest, dass Sie einen Serienbrief erstellen mDchten, indem Sie die Option Briefe im oberen Teil aktivieren. Den Brieftext kDnnen Sie jetzt schreiben oder auch nach dem Erstellen der Datenquelle, die Reihenfolge spielt keine Rolle. (Der Serienbrief-Assistent fordert Sie allerdings erst spter auf, Ihren Brief zu schreiben; gemeint ist dann aber eher die Zusammenstellung der Adresse und Grußzeile.)

Einer f r alle – Serienbriefe

3

Klicken Sie auf den Link Weiter: Dokument wird gestartet ganz unten im Aufgabenbereich unter der Mberschrift Schritt 1 von 6.

4

Nun whlen Sie im oberen Bereich das Startdokument. Aktivieren Sie die Option Aktuelles Dokument verwenden und klicken Sie auf den Link Weiter: Empf8nger w8hlen. Abb. 1.161 Das Startdokument whlen

5

Sie m+ssen jetzt die Datenquelle festlegen. Da Sie den Serienbrief sozusagen von Null anfangen, gibt es keine Datenquelle, auf die Sie zur+ckgreifen kDnnen. Whlen Sie also unter der Mberschrift Empf8nger w8hlen die Option Neue Liste eingeben.

6

Danach taucht der Link Erstellen auf. Klicken Sie darauf.

7

Dadurch gelangen Sie in den Dialog Neue Adressliste mit den vorgegebenen Standardfeldnamen. Diese Feldnamen werden spter in das Hauptdokument eingef+gt und beim Zusammenf+hren durch die variablen Daten ersetzt. Tragen Sie hier die einzelnen Adressdaten Datensatz f+r Datensatz in die entsprechenden Felder ein. Mit der T-Taste springen Sie in das jeweils nchste Feld oder mit der Tastenkombination H+T-Taste ein Feld zur+ck. 131

Word – Das Programm f r Text und Co.

Abb. 1.162 Die Empfnger whlen

Abb. 1.163 Der Dialog Neue Adressliste

8

132

Unter den vorgegeben Feldnamen gibt es kein Feld f+r die Anrede "Herrn" oder "Frau" im Adressfeld. Sie kDnnten dazu jeweils das Feld Titel benutzen oder aber einen neuen Feldnamen erstellen. F+r einen neuen Feldnamen klicken Sie auf die Schaltflche Anpassen.

Einer f r alle – Serienbriefe

Abb. 1.164 Die Adressliste anpassen – einen Feldnamen hinzuf-gen

9

Klicken Sie auf die Schaltflche Hinzuf%gen, um den kleinen Dialog Feld hinzuf%gen zu erhalten. Tragen Sie hier beispielsweise Anrede ein und klicken Sie dann auf OK. Klicken Sie nochmals auf OK. Abb. 1.165 Das Feld hinzuf-gen

10

Klicken Sie dann jeweils auf die Schaltflche Neuer Eintrag, um eine leere Maske f+r die nchsten Datenstze zu erhalten. Mit den Schaltflchen Erste, Vorherige, N8chste, Letzte wandern Sie zwischen den Datenstzen. Wenn Sie alle Datenstze eingegeben haben, schließen Sie den Dialog mit der Schaltflche Schließen.

11

Danach landen Sie automatisch im Dialog Adressliste speichern. Im Feld Speichern in wird als Speicherort Eigene Datenquelle vorgeschlagen. Geben Sie einen Dateinamen ein. Sie sehen, dass die Datei als .mdb-Datei (Access-Datenbank) gespeichert wird.

12

Der nchste Dialog heißt Seriendruckempf8nger. Hier werden in einer Tabelle mit den Feldnamen als Mberschriften alle Datenstze aufgelistet. Wie Sie der Beschreibung im oberen Teil des Dialogs entnehmen kDnnen, bietet der Dialog die MDglichkeit, die Empfnger nach bestimmten Kriterien zu filtern.

133

Word – Das Programm f r Text und Co.

Abb. 1.166 Die Seriendruckempfnger

13

Klicken Sie dazu auf den Auswahlpfeil neben dem entsprechenden Feldnamen, also beispielsweise auf Ort, wenn Sie nur Empfnger in einem bestimmten Ort anschreiben mDchten. Markieren Sie dann im Men+ diesen Ort.

Hinweis

Gut zu wissen Mit dem Eintrag Weitere Optionen in diesem Men- gelangen Sie in einen Dialog f-r weitere Filter- und Sortierm)glichkeiten. Auf der Registerkarte Datenstze filtern legen Sie Bedingungen fest, nach denen die Datens'tze selektiert werden sollen. W'hlen Sie beispielsweise als Feld PLZ, als Vergleichsoperator Gr.ßer als und geben Sie im Feld Vergleichen mit 80000 ein. Ihr Serienbrief erreicht dann nur Haushalte, deren PLZ mit 8 beginnt.

134

14

MDchten Sie bestimmte Empfnger aus dem Seriendruck herausnehmen, deaktivieren Sie im Dialog Seriendruckempf8nger das Kontrollkstchen auf der linken Seite des Dialogs vor dem entsprechenden Datensatz. Klicken Sie dann auf OK.

15

Sie sehen jetzt wieder das Hauptdokument, außerdem entdecken Sie die Symbolleiste Seriendruck. Der Schritt 3 lautet Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief. Klicken Sie auf diesen Link.

Einer f r alle – Serienbriefe

Abb. 1.167 Filtern und Sortieren von Datenstzen

16

Jetzt geht es darum, die Platzhalter, die nach der Verbindung durch die variablen Angaben ersetzt werden, in das Dokument einzuf+gen. Diese Platzhalter werden als Feldnamen oder Seriendruckfelder bezeichnet. Im mittleren Bereich des Aufgabenbereichs wird der Eintrag Adressblock angeboten, um die entsprechenden Feldnamen "en bloc" einzuf+gen. Es empfiehlt sich, dieses Angebot zu ignorieren, da dieser Adressblock nicht einem "normgerechten Anschriftenfeld" entspricht. (Außerdem lernen Sie den Umgang mit Seriendruckfeldern wesentlich besser, wenn Sie die Felder per Hand einf+gen.) Abb. 1.168 Zur-ck im Hauptdokument – Den Brief schreiben

135

Word – Das Programm f r Text und Co.

17

Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der in einem Adressfeld die Anrede (Herrn oder Frau) steht und klicken Sie auf das Symbol Seriendruckfeld einf%gen in der Symbolleiste Seriendruck.

18

Whlen Sie aus der Liste Anrede (vorausgesetzt, Sie haben den Feldnamen Anrede hinzugef+gt und hier jeweils Herrn oder Frau eingetragen) und klicken Sie auf Einf%gen und dann auf Schließen. F+gen Sie so alle benDtigten Seriendruckfelder in Ihr Hauptdokument ein. Gegebenenfalls – bzw. wahrscheinlich, wenn Sie sie nebeneinander eingef+gt haben – m+ssen Sie die Felder neu platzieren. Ansonsten htten Sie auch ein Feld nach dem anderen einf+gen und zwischendurch die
-Taste dr+cken kDnnen.

Abb. 1.169 Die Symbole in der Symbolleiste Seriendruck

Abb. 1.170 Die Liste der Seriendruck-Felder

136

Einer f r alle – Serienbriefe

Hinweis

Feldfunktionen anzeigen Die Syntax der eingef-gten Seriendruckfelder k)nnen Sie sich anzeigen lassen, indem Sie die Feldfunktionen einblenden (Extras>Optionen, Registerkarte Ansicht, Option Feldfunktionen aktivieren). Einen Blick auf die Syntax der Felder zu werfen, ist insbesondere dann interessant, wenn Sie mit Bedingungsfeldern arbeiten.

Abb. 1.171 Die Seriendruckfelder im Hauptdokument

19

Um den Serienbrief mit einer individuellen Anredezeile auszustatten, gibt es mehrere MDglichkeiten. Der Seriendruck-Assistent bietet eine recht einfache Methode: Klicken Sie auf den Eintrag Grußzeile im Aufgabenbereich. In dem gleichnamigen Dialog kDnnen Sie ein Format f+r die Grußzeile auswhlen, beispielsweise das Format Sehr geehrter Herr "Name".

Abb. 1.172 Die Grußzeile erstellen

Im Hauptdokument lesen Sie nach dem Einf+gen als Platzhalter "Greeting Line" (Grußzeile). Nachteilig bei dieser Methode ist, dass Sie in Kauf nehmen m+ssen, 137

Word – Das Programm f r Text und Co.

dass diese Anrede nicht differenziert zwischen der weiblichen und mnnlichen Form der Anrede, sondern sich mit einem "r" in der Klammer begn+gt. Es heißt dann also: Sehr geehrte[r] Herr.

20

Schreiben Sie den Brieftext, sofern Sie dies noch nicht getan haben. Nun erwartet der Seriendruck-Assistent, dass Sie zum nchsten Schritt gehen (Schritt 4) und sich eine Vorschau der Briefe anzeigen lassen. Klicken Sie also auf den Link Weiter: Vorschau auf Ihre Briefe.

21

Diese Vorschau zeigt die Briefe mit den eingef+gten variablen Elementen. Sie wandern +ber die Schaltflchen mit den Doppelpfeilen durch die einzelnen Briefe und kDnnen so pr+fen, ob alles in Ordnung ist. Falls Sie Fehler in den Briefen (in den Datenstzen) entdecken, klicken Sie auf den Eintrag Empf8ngerliste bearbeiten; dadurch gelangen Sie zur+ck in den Dialog Seriendruckempf8nger, in dem Sie mit der Schaltflche Bearbeiten wieder die Adressliste Dffnen kDnnen.

Abb. 1.173 Der Aufgabenbereich zum Kontrollieren der einzelnen Briefe

Ab geht die Post 22

138

Sofern alles in Ordnung scheint, r+cken Sie vor zu Schritt 5: Weiter: Seriendruck beenden. Der Aufgabenbereich zeigt dann im Bereich Zusammenf%hren die Eintrge Drucken und Individuelle Briefe bearbeiten. Wenn Sie auf die

Einer f r alle – Serienbriefe

Option Drucken klicken, schicken Sie die Briefe direkt als Druckauftrag an den Drucker, mit der zweiten Option, Individuelle Briefe bearbeiten, erhalten Sie ein neues Dokument auf dem Bildschirm, das die fertigen Briefe hintereinander, getrennt durch Abschnittswechsel, anzeigt. Auch hier kDnnen Sie die Briefe noch einmal einzeln +berpr+fen und /nderungen an einzelnen Briefen vornehmen, wenn Sie z.B. nur an einen oder zwei Empfnger eine persDnliche Notiz hinzuf+gen mDchten.

Abb. 1.174 Die Optionen beim Zusammenf-hren

Solange Sie das Hauptdokument und die Datenquelle besitzen, kDnnen Sie diese "fertigen" Briefe jederzeit wiederherstellen. Deswegen werden sie in der Regel nicht gespeichert. Denken Sie daran, dass Sie alle Fehler, die Sie im Brieftext entdecken, im Hauptdokument verbessern. Ansonsten w+rden Sie jeden Brief korrigieren m+ssen, und das ist nicht im Sinne des Erfinders. Schließen Sie die Briefe einfach ohne zu speichern, um zum Hauptdokument zur+ckzukehren und dort eventuell /nderungen oder Korrekturen vorzunehmen.

139

Word – Das Programm f r Text und Co.

Abb. 1.175 Die fertigen Briefe in einem neuen Dokument

Die Symbolleiste Seriendruck Mit der obigen Beschreibung haben Sie Serienbriefe +ber die Schrittfolgen erstellt, die der Seriendruck-Assistent im Aufgabenbereich anbietet. Sie m+ssen diesen Schritten nicht ganz so konsequent folgen. Nachdem Sie die Datenquelle erstellt haben und wieder das Hauptdokument sehen, kDnnen Sie auch +ber die Symbolleiste Seriendruck die Briefe fertig stellen. Sie finden hier das Symbol f+r die Vorschau und die Symbole Seriendruck an Drucker und Seriendruck in neues Dokument. Mit dem Symbol Seriendruckempf8nger gelangen Sie (zur+ck) in den gleichnamigen Dialog und von dort – +ber die Schaltflche Bearbeiten – wieder in die Datenquelle bzw. Adressliste.

Die pers'nliche Anrede Alternativ zu der Grußzeile, die der Seriendruck-Assistent anbietet, kDnnen Sie auch eine Anredezeile in den Serienbrief einbauen, die sauber differenziert zwischen "geehrte" und "geehrter". Der Weg f+hrt +ber das Bedingungsfeld Wenn-Dann-Sonst. Voraussetzung ist, dass es ein Feld gibt wie z.B. oder , in das Sie Herrn oder Frau eingetragen haben, so dass dar+ber eine geschlechtliche Zuordnung mDglich ist. Das eingef+gte Wenn-Dann-Sonst-Feld kontrolliert Datensatz f+r Datensatz die Eintrge im Feld bzw. .

140

1

Setzen Sie den Cursor im Hauptdokument an die Stelle, an der die eigene Grußzeile erscheinen soll.

2

Klicken Sie in der Symbolleiste Seriendruck auf Bedingungsfeld einf%gen.

Einer f r alle – Serienbriefe

Abb. 1.176 Die Auswahl der Bedingungsfelder

3

Klicken Sie im Men+ auf Wenn..Dann..Sonst und legen Sie im folgenden Dialog die Bedingung fest. Abb. 1.177 Das Bedingungsfeld einf-gen: WENN

4

Whlen Sie als Feldname das Feld, das Sie f+r die Anrede benutzt haben, also beispielsweise . Als Vergleich belassen Sie es bei Gleich. In das Feld Vergleichen mit tragen Sie Herrn ein.

5

Im mittleren Bereich geben Sie den Text an, der erscheinen soll, wenn die Bedingung erf+llt wird, wenn also ein Herrn im Feld steht. Der Text lautet also: Sehr geehrter Herr.

6

Im unteren Bereich geben Sie den Text an, der erscheinen soll, wenn die Bedingung nicht erf+llt ist, wenn also im Feld nicht Herrn steht (folglich also Frau). Der Text muss lauten: Sehr geehrte Frau. Verlassen Sie das Dialogfeld mit OK. 141

Word – Das Programm f r Text und Co.

7

Testen Sie das Bedingungsfeld mit dem Symbol Seriendruck-Vorschau in der Symbolleiste Seriendruck. Sie m+ssten jetzt jeweils in der Anredezeile lesen "Sehr geehrter Herr" bzw. "Sehr geehrte Frau". Abb. 1.178 Die Anredezeile

8

Schließen Sie die Vorschau, indem Sie nochmals auf das Symbol klicken, und ergnzen Sie das Hauptdokument in der Anredezeile durch das Feld , denn die Briefempfnger sollen ja namentlich angesprochen werden. Klicken Sie also wieder auf das Symbol Seriendruckfelder einf%gen und f+gen Sie das Feld an Ort und Stelle ein.

Tipp

Formatieren von variablen Elementen Die variablen Elemente im Brief formatieren Sie -ber die eingef-gten Seriendruckfelder. Markieren Sie also das entsprechende Feld und weisen Sie auf dem -blichen Weg die gew-nschte Formatierung zu.

Vorhandene Datenquellen benutzen Eben wurde beschrieben, wie Sie einen Serienbrief erstellen, ohne bereits eine Datenquelle erstellt zu haben. Sie mussten also den langen Weg gehen, und ganz von vorn anfangen. In der Praxis werden Sie oft auf eine vorhandene Datenquelle zur+ckgreifen kDnnen, d.h. Briefe an Empfnger verschicken, deren Daten bereits in einer Adressdatei erfasst sind. Auch dann beginnen Sie wie gehabt mit folgenden Schritten: 142

1

Klicken Sie auf Extras>Briefe und Sendungen>Seriendruck-Assistent.

Einer f r alle – Serienbriefe

2

Whlen Sie die Option Briefe und klicken Sie auf Weiter: Dokument wird gestartet.

3

Whlen Sie die Option Aktuelles Dokument verwenden und klicken Sie dann auf Weiter: Empf8nger w8hlen im unteren Bereich.

4

Aktivieren Sie die Option Vorhandene Liste verwenden und klicken Sie auf Durchsuchen. Abb. 1.179 Die Option Vorhandene Liste verwenden

5

Dies f+hrt in den Dialog Datenquelle ausw8hlen. Hier suchen und markieren Sie die gew+nschte Datei und klicken auf Nffnen.

Danach sind Sie wieder im Dialog Seriendruckempf8nger, und die nchsten Schritte entsprechen den oben beschriebenen.

143

Word – Das Programm f r Text und Co.

Abb. 1.180 Der Dialog Datenquelle ausw'hlen

Zusammenarbeit mit Outlook Vielfach werden Adressen in der Adressverwaltung von Outlook gespeichert. Als Teil von Office ist es nicht weiter verwunderlich, dass auch Outlook-Adressen f+r die Word-Seriendruckfunktion verwendet werden kDnnen. Klicken Sie im Aufgabenbereich Seriendruck im Bereich Empf8nger w8hlen auf die Option Von Outlook-Kontakten whlen und im Bereich darunter auf W8hlen Sie einen Kontakteordner.

Abb. 1.181 Outlook-Kontakte f-r den Seriendruck verwenden

144

Einer f r alle – Serienbriefe

Haben Sie mehrere Profile f+r Outlook eingerichtet, m+ssen Sie jetzt das zu verwendende Profil auswhlen. Im folgenden Dialog Kontaktlistenordner w8hlen bestimmen Sie den Ordner, der die Adressen f+r den Serienbrief liefern soll.

Abb. 1.182 Den Kontakt-Ordner auswhlen

Vermissen Sie in diesem Dialog einen Kontakte-Ordner aus Outlook, kontrollieren Sie in Outlook, ob der Ordner auch zur Verwendung als Adressbuch freigegeben ist. Blenden Sie dazu in Outlook die Ordnerliste ein, und klicken Sie im Kontextmen+ des Ordners auf Eigenschaften. Wechseln Sie im Dialog Eigenschaften des Ordners auf die Registerkarte Outlook-Adressbuch und aktivieren Sie die Option Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen.

Tipps zum Umgang mit dem Seriendruck Die Seriendruckfunktion von Word ist recht umfangreich und kann hier nicht erschDpfend abgehandelt werden. Dies wre ein eigenes Buch wert. Deswegen wenigstens in Kurzform eine paar weitere Hinweise und Tipps, vor allem f+r den Fall, dass manches nicht so recht klappt oder Sie sich irgendwie "verlaufen". Wenn alles nach Plan geht, werden mit dem Hauptdokument die Informationen +ber den Pfad zur Datenquelle und deren Name gespeichert, so dass beim erneuten Aufrufen des Dokuments die Datenquelle gleich zur Verf+gung steht. Mitunter passiert es, dass die Datenquelle nicht greifbar ist, sei es, dass sie gelDscht wurde (was mDglichst nicht passieren sollte!) oder dass eventuell auf das Netzwerk nicht zugegriffen werden kann. Sie erhalten dann eine entsprechende Meldung und im gleichen Dialog die Schaltflche Datenquelle suchen. Dar+ber Dffnen Sie den Dialog, in dem Sie die Datenquelle suchen und – so Gott will – finden und Dffnen kDnnen. Alternativ Dffnen Sie zunchst das Hauptdokument ohne Datenquelle und importieren diese dann spter erneut.

Datenquelle neu importieren Wollen Sie den Weg +ber Importieren gehen, klicken Sie in dem Dialogfeld mit der Meldung, dass die Datenquelle fehlt, auf die Schaltflche Optionen und danach auf die Schaltflche Daten>Steuersatzquelle entfernen. Anschließend wird das Haupt-

145

Word – Das Programm f r Text und Co.

dokument geDffnet. Sie kDnnen es daraufhin bearbeiten wie ein normales Dokument. Die Symbolleiste f+r den Seriendruck ist zwar noch vorhanden, aber es lassen sich keine neuen Seriendruckfelder einf+gen. Nun versuchen Sie, die Datenquelle neu zu importieren: 1

Klicken Sie auf Extras>Briefe und Sendungen>Seriendruck-Assistent.

2

Aktivieren Sie im Aufgabenbereich im Bereich Empf8nger w8hlen die Option Vorhandene Liste verwenden.

3

Klicken Sie auf den Link Durchsuchen im mittleren Bereich und legen Sie im Dialog Datenquelle ausw8hlen die Datenquelle fest.

Korrekturen in der Datenquelle Wenn Sie unter den variablen Daten, also den Namen, Adressen etc., Fehler entdecken oder sonstige /nderungen vornehmen mDchten, beispielsweise weil sich die Adresse gendert hat, brauchen Sie erneut die Datenquelle. 1

Iffnen Sie gegebenenfalls das Hauptdokument.

2

Klicken Sie in der Symbolleiste Seriendruck auf das Symbol Seriendruckempf8nger.

3

Klicken Sie im gleichnamigen Dialog auf die Schaltflche Bearbeiten.

4

Dies f+hrt Sie in die Maske f+r die Eingabe der Daten. Nehmen Sie hier die notwendigen /nderungen vor.

Die Serienbriefe per E-Mail verschicken Damit jeder an der allgemeinen Verunreinigung der Posteingnge durch MassenE-Mails aktiv teilhaben kDnnen, ist es inzwischen ganz einfach, Massen-Mails aus der Serienbrieffunktion zu generieren. Voraussetzung ist, dass Ihnen f+r jeden Empfnger die E-Mail-Adresse bekannt ist und diese E-Mail-Adresse in einem Feld der Datenquelle ordnungsgemß eingegeben ist. Klicken Sie dann beim Bearbeiten des Hauptdokuments auf das Symbol Hauptdokument-Setup in der Symbolleiste Seriendruck. Whlen Sie im Dialog Hauptdokumenttyp die Option E-Mail-Nachrichten. Anschließend bearbeiten Sie den "Serienbrief" wie gehabt, allerdings werden Sie im Schritt 6 des Assistenten nur die Option E-Mail vorfinden. Klicken Sie auf diese Option, um die Mails auf den Weg zu bringen. Im Dialog Seriendruck in E-Mail whlen Sie im Feld An das Feld der Datenquelle, das die E-Mail-Adressen enthlt. Geben Sie noch eine Betreffzeile ein und legen Sie das Format der E-Mail fest. Klicken Sie abschließend auf OK.

146

Einer f r alle – Serienbriefe

Abb. 1.183 Den Typ des Hauptdokuments ndern

Abb. 1.184 Serienbriefe via E-Mail verschicken

Troubleshooting f r Serienbriefe Mitunter scheint die Situation beim Serienruck so verfahren, dass es am besten ist, alles "auf Anfang" zu setzen und die Serienbriefaktion neu zu starten. Deswegen ist es nicht unbedingt notwendig, den Text des Hauptdokuments neu zu tippen. Verwandeln Sie das Dokument am besten in ein "normales" Dokument und anschließend wieder zur+ck in ein Hauptdokument. 1

Iffnen Sie die Datei mit dem Hauptdokument.

2

Klicken Sie in der Symbolleiste Seriendruck auf das Symbol HauptdokumentSetup.

3

Aktivieren Sie in dem kleinen Fenster Hauptdokumenttyp die Option Normales Word-Dokument und klicken Sie auf OK.

Das Dokument enthlt als Mberbleibsel aus Seriendruckzeiten nur noch bereits eingef+gte Seriendruckfelder. Entfernen Sie sie je nach Bedarf, indem Sie sie markieren und die _-Taste dr+cken. Soll das Dokument doch wieder zum Seriendruck verwendet werden, kDnnen Sie nun von ganz vorne beginnen.

147

Word – Das Programm f r Text und Co.

Abb. 1.185 Hauptdokumenttypen

Hinweis

Seitenzahlen in Serienbriefen Verwenden Sie Seitenzahlen in den Serienbriefen, m-ssen Sie eine besondere Einstellung im Dialog Seitenzahlenformat vornehmen (Einf-gen>Seitenzahlen>Format). Aktivieren Sie im Bereich Seitennummerierung die untere Option und geben Sie eine 1 in das Feld Beginnen bei ein.

Umschl"ge/Etiketten adressieren Mber die Seriendruckfunktion von Word lassen sich auf bequeme Art und Weise auch Umschlge und Etiketten adressieren.

148

1

Klicken Sie auf Extras>Briefe und Sendungen>Umschl8ge und Etiketten.

2

Wechseln Sie im Dialog Umschl8ge und Etiketten auf die entsprechende Registerkarte. Geben Sie dann die Empf8nger(adresse) und gegebenenfalls (bei Umschlgen) die Absenderadresse ein.

3

Wenn Sie Adressen mit Outlook verwalten, kDnnen Sie sie auch aus dem Adressbuch beziehen. Klicken Sie dazu auf das entsprechende Symbol.

4

F+r die Auswahl bzw. Anpassung der Umschlge/Etiketten klicken Sie auf die Schaltflche Optionen. Legen Sie im folgenden Dialog fest, welche Umschlge/Etiketten Sie verwenden.

Einer f r alle – Serienbriefe

Abb. 1.186 Der Dialog Umschl'ge und Etiketten

Abb. 1.187 Der Dialog Umschlagoptionen

149

Word – Das Programm f r Text und Co.

Hinweis

Gut zu wissen M)chten Sie Umschl'ge oder Etiketten f-r die Adressen eines Serienbriefes erstellen, w'hlen Sie in Schritt 1 des Seriendruck-Assistenten die entsprechende Option. W'hlen Sie dann die gleiche Datenquelle wie f-r den Serienbrief. Damit Sie anschließend die durch den Seriendruck eingesparte Zeit nicht mit dem Sortieren und Zuordnen der Umschl'ge/Etiketten zu den Serienbriefen verbringen, ist es ratsam, f-r beides die gleiche Sortierung der Datenquelle zu verwenden. Dann k)nnen Sie beide "Stapel" abarbeiten und die Adressen m-ssten in beiden F'llen in der gleichen Reihenfolge vorliegen.

Grafiken richtig platzieren Auch eine Textverarbeitung wie Word wird zunehmend "grafischer", einerseits in der Bedienungsf+hrung selbst und andererseits mit immer mehr MDglichkeiten, Text durch Zeichnungsobjekte und Bilder auszugestalten. In diesem Abschnitt erfahren Sie, welche MDglichkeiten es in Word gibt, Grafiken/Objekte richtig zu platzieren und anzuordnen und den Textfluss bzw. die Umbruchart zu bestimmen. (In dieser Hinsicht gibt es zwischen Zeichnungsobjekte wie z.B. Autoformen und Grafiken [Bildern] keinen großen Unterschied, deswegen wird im Folgenden der Begriff Objekt oder Autoform verwendet.) Meistens ist es nicht damit getan, Objekte einfach an eine bestimmte Stelle zu ziehen; Sie werden erleben – oder haben es auch schon leidvoll erlebt – dass sich Objekte "selbststndig" machen und plDtzlich nicht mehr da sind, wo sie sein sollen oder wo sie gerade noch waren. Die Anordnung von Objekten ist nicht ganz ohne T+cken. Deswegen soll anhand einiger Beispiele geklrt werden, wie Sie diese Anordnung am besten in den Griff bekommen.

Der Textfluss Am besten, Sie Dffnen ein Dokument, das Text enthlt, aber bisher noch keine Objekte, so dass Sie die Erklrungen von Anfang an mitspielen kDnnen. 1

150

Klicken Sie in der Symbolleiste Zeichnen auf eines der Symbole f+r AutoFormen, beispielsweise auf die Ellipse.

Grafiken richtig platzieren

Abb. 1.188 Die Symbolleiste Zeichnen

2

Sie sehen, dass sich auf dem Bildschirm sofort ein Zeichnungsbereich bildet mit der Aufforderung Erstellen Sie Ihre Zeichnung hier. Ihnen wird also freundlicherweise gesagt, was zu machen ist. Außerdem wird eine neue Symbolleiste eingeblendet, die Symbolleiste Zeichnungsbereich. Abb. 1.189 Der Zeichnungsbereich

3

Ziehen Sie die Ellipse in dem Zeichnungsbereich auf.

4

Sie kDnnen nun beides bearbeiten, sowohl die AutoForm als auch den Zeichnungsbereich, wobei der Zeichnungsbereich in mancher Hinsicht Vorrang hat, solange die Autoform sich in diesem Bereich befindet. Wenn Sie nur eine Autoform in den Text einf+gen, kDnnen Sie diese Form mit gedr+ckter linker Maustaste aus dem Zeichnungsbereich ziehen und dann die Umbruchart, die Position etc. bestimmen. Die Arbeit mit dem Zeichnungsbereich bietet vor allem Vorteile, wenn Sie eine Zeichnung mit mehreren Objekten zusammenstellen, da die Objekte in dem Zeichnungsbereich zusammengehalten werden. Da im Folgenden mit einer Grafik gearbeitet wird, entfernen Sie am besten den Zeichnungsbereich. Markieren Sie ihn und dr+cken Sie die _-Taste, aber f+hren Sie diese Aktion erst durch, wenn Sie die Autoform herausgezogen haben, sie wird sonst auch gelDscht. Der Umgang mit Zeichnungsbereichen wird weiter unten erklrt.

151

Word – Das Programm f r Text und Co.

Hinweis

Gut zu wissen Dass beim Aufziehen einer Autoform der Zeichnungsbereich erscheint, ist Teil der Standardeinstellung, kann aber ge'ndert werden. Pffnen Sie dazu im Dialog Optionen die Registerkarte Allgemein und deaktivieren Sie die Option Automatisch beim Einf-gen von AutoFormen einen neuen Zeichnungsbereich erzeugen.

5

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Rand der Autoform, um das Kontextmen+ aufzurufen. Abb. 1.190 Das Kontextmen- der Grafik

152

6

Klicken Sie im Kontextmen+ auf die Option AutoForm formatieren und wechseln Sie im gleichnamigen Dialog gegebenenfalls auf die Registerkarte Layout.

7

Hier finden Sie die MDglichkeiten, die Umbruchart zu bestimmen. Damit legen Sie fest, ob die Autoform den Text verdeckt oder ihn auf irgendeine Weise "beiseite" schiebt. Am besten, klicken Sie die verschiedenen Symbole einmal an und betrachten den Effekt.

Grafiken richtig platzieren

Abb. 1.191 Die Registerkarte Layout im Dialog AutoForm formatieren

Hinweis

Gut zu wissen In der Standardeinstellung ist die Umbruchart Mit Text in Zeile eingestellt. Mit dieser Einstellung verh'lt sich ein Objekt wie ein "normales" Zeichen: Es l'sst sich mit dem Text ausrichten, aber nicht frei auf dem Blatt bewegen.

8

Wenn Sie auf die Schaltflche Weitere klicken, werden auf der Registerkarte Textfluss weitere Umbrucharten angeboten. Whlen Sie als Beispiel zu guter Letzt Passend. Damit fließt der Text sozusagen direkt um die Autoform herum.

153

Word – Das Programm f r Text und Co.

Abb. 1.192 Der Text fließt um das Objekt

Anker werfen Neben bzw. im Zusammenhang mit dem Textfluss ist die Position der Autoform zu pr+fen und zu bestimmen. Die unschDne Eigenart von Objekten, bei /nderungen am Text wie von Geisterhand den angewiesenen Ort zu verlassen, ist Grund f+r so manchen Frust und /rger. Deswegen ist es gut zu wissen, wie Sie dieser Unart zu Leibe r+cken. Klren Sie also als Erstes, wie sich das Objekt bei Textnderungen (also vornehmlich Textergnzung oder Entfernen von Text) verhalten soll. Grundstzlich lassen sich drei Einstellungen vornehmen: Das Objekt kann sich mit dem Absatz verschieben. Die Position des Objekts ist fest auf der Seite vergeben, egal, ob ein Absatz weiter nach unten rutscht. Das Objekt verhlt sich wie ein normales Textzeichen. Die erste MDglichkeit verwendet z.B. Objekte, die inhaltlich zum Text eines bestimmten Absatzes passen. Die zweite Variante bietet sich f+r Grafiken an, die unabhngig vom Text ihre Position auf der Seite beibehalten sollen. Die dritte MDglichkeit kann man verwenden, um z.B. kleine Grafiken direkt in den Textfluss zu integrieren oder grDßere Grafiken, an deren Seite kein Text stehen soll, zentriert auszurichten.

Objekte mit dem Text verschieben Soll sich das Objekt mit dem Absatz verschieben, bieten sich folgende Einstellungen an:

154

1

Markieren Sie das Objekt/die Autoform und rufen Sie +ber die rechte Maustaste das Kontextmen+ auf.

2

Rufen Sie den Dialog zum Formatieren des Objekts/der Autoform auf.

Grafiken richtig platzieren

3

Wechseln Sie gegebenenfalls auf die Registerkarte Layout. Whlen Sie eine Umbruchart, aber nicht Mit Text in Zeile, und klicken Sie auf die Schaltflche Weitere. Abb. 1.193 Die Registerkarte Bildposition im Dialog Erweitertes Layout

4

Wechseln Sie im Dialog Erweitertes Layout gegebenenfalls auf die Registerkarte Bildposition.

5

Aktivieren Sie die Option Objekt mit Text verschieben.

6

Verlassen Sie beide Dialoge mit OK.

7

Sie sehen dann +ber dem Objekt am linken Rand in der HDhe der Absatzmarke den Anker, der anzeigt, mit welchem Absatz das Objekt verschoben wird, mit anderen Worten: an welchem Absatz das Objekt zurzeit verankert ist.

8

Bewegen Sie die Maus auf diesen Anker. Ziehen Sie den Anker dann mit gedr+ckter Maustaste in die HDhe der Absatzmarke, mit der das Objekt verschoben werden soll.

9

Damit der Anker der ausgewhlten Absatzmarke nicht mehr von der Seite weicht, muss auch der Anker verankert werden. Iffnen Sie nochmals die Registerkarte Bildposition im Dialog Erweitertes Layout (AutoForm formatieren>Layout>Weitere).

155

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Abb. 1.194 Der Anker des Objekts

Abb. 1.195 Die Registerkarte Bildposition mit der Option Verankern

156

10

Aktivieren Sie die Option Verankern im Bereich Optionen. Das Prchen bleibt nun zusammen, auch wenn Sie das Objekt verschieben. Sie kDnnen den Anker nicht einmal mehr mit der Maus an eine andere Position setzen. Die Position des Objekts wird jetzt immer von diesem Anker aus bestimmt. Sie erkennen "verankerte" Anker an dem angedeuteten Schloss.

11

Ziehen jetzt das Objekt an die gew+nschte Position. Achten Sie darauf, dass es nicht zu weit von der Absatzmarke entfernt ist, da das Objekt bei /nderungen im Text auf den Seitenrand rutschen kann.

Grafiken richtig platzieren

Objekte fest auf der Seite Sollen sich die Objekte nicht mit dem Text verschieben m+ssen Sie auf der Registerkarte Bildposition im Dialog Erweitertes Layout andere Einstellungen vornehmen. Deaktivieren Sie die Option Objekt mit Text verschieben. Auch nach dieser Aktion werden Sie den Anker am Rand sehen kDnnen, allerdings wird er nicht mit dem Text verschoben. Das Objekt steht fest auf der Seite.

Abb. 1.197 Die Autoform bleibt an Ort und Stelle

Objekte im Text Um Objekte wie ganz normale Zeichen behandeln zu kDnnen, m+ssen Sie die Optionen auf der Registerkarte Layout erneut ndern. 1

Rufen Sie +ber das Kontextmen+ des Objekts den Dialog AutoForm formatieren auf.

2

Wechseln Sie gegebenenfalls auf die Registerkarte Layout.

3

Whlen Sie als Umbruchart Mit Text in Zeile. Klicken Sie auf die Schaltflche Weitere und Dffnen Sie die Registerkarte Bildposition. Sie werden feststellen, dass die Optionen zum Verhalten des Objekts jetzt gar nicht aktiv sind.

Nachdem Sie die Wahl der Umbruchart mit OK besttigt haben, werden Sie sehen, dass sich das Objekt nun wie normaler Text ausrichten lsst. Setzen Sie den Cursor in den Absatz mit dem Objekt. Sie kDnnen beispielsweise auf das Symbol Zentriert in der Symbolleiste Format klicken, um das Objekt in die Mitte zu r+cken. 157

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Abb. 1.198 Die Einstellung f-r Objekte, die sich wie normale Zeichen verhalten

Der Zeichenbereich Beim Einf+gen der Autoform haben Sie den Zeichenbereich gesehen, diese leere Flche mit einer grauen Umrandung. Sie werden aufgefordert, in diesem Bereich Ihre Zeichnung zu erstellen. Es gibt mehrere MDglichkeiten, mit diesem Zeichnungsbereich umzugehen. Sie kDnnen der Aufforderung Folge leisten und eine bzw. mehrere AutoFormen in diesem Bereich zeichnen und sie dann teilweise mit und im Zeichnungsbereich bearbeiten. Lesen Sie dazu den nchsten Abschnitt. Sie kDnnen den Zeichnungsbereich ignorieren, d.h. einfach außerhalb dieses Bereichs klicken, wenn er erscheint. Sie werden sehen, dass die Autoform, die Sie angeklickt haben und aufziehen wollten, dann ohne den Zeichnungsbereich in einer bestimmten GrDße im Text erscheint. Sie kDnnen die Autoformen im Zeichnungsbereich zeichnen und sie dann aus dem Bereich herausziehen und weiterbearbeiten wie oben beschrieben.

Hinweis

Gut zu wissen Einen leeren Zeichnungsbereich erhalten Sie -ber Einf-gen>Grafik>Neue Zeichnung. 158

Grafiken richtig platzieren

Funktion des Zeichnungsbereichs Der Zeichnungsbereich – neu in dieser Office-Version – f+hrt zunchst zu gewissen Irritationen, weil nicht auf den ersten Blick klar wird, welche Vorteile er bietet. Letztendlich zeigt sich aber, dass es g+nstig ist, vor allem Zeichnungen, die aus mehreren Objekten/Formen bestehen, in diesem Bereich zu erstellen. 1

Klicken Sie auf eine der Autoformen und ziehen Sie in dem Zeichnungsbereich die Form auf. Wiederholen Sie dies mit zwei weiteren Autoformen. Achten Sie darauf, dass der Zeichnungsbereich beim Zeichnen der nchsten Formen markiert ist, ansonsten erhalten Sie einen neuen Zeichnungsbereich. Abb. 1.199 Drei Autoformen im Zeichnungsbereich

2

Sie nutzen jetzt die Formatierung des Zeichnungsbereichs f+r die Bestimmung der Umbruchart und Positionierung, d.h. f+r die Einstellungen, die eben in Zusammenhang mit der Formatierung der einzelnen Autoform beschrieben wurden. Klicken Sie also mit der rechten Maustaste an den Rand des Zeichnungsbereichs.

Hinweis

Umbruch von AutoFormen F-r Objekte/Autoformen, die sich in einem Zeichnungsbereich befinden, l'sst sich die Umbruchart nur -ber den Zeichnungsbereich einstellen. Der Dialog AutoForm formatieren bietet auf der Registerkarte Layout lediglich die M)glichkeit der horizontalen und vertikalen Positionierung innerhalb des Zeichnungsbereichs (Position im Diagramm). 159

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Abb. 1.200 Den Dialog Zeichnungsbereich formatieren -ber das Kontextmenaufrufen

3

Whlen Sie im Kontextmen+ die Option Zeichnungsbereich formatieren.

4

Wechseln Sie gegebenenfalls auf die Registerkarte Layout und bestimmen Sie die Umbruchart.

5

Iffnen Sie +ber die Option Weitere den Dialog Erweitertes Layout und aktivieren Sie die Registerkarte Bildposition. Bestimmen Sie hier im Bereich Optionen das Verhalten des Zeichnungsbereichs bei Textnderung.

Positionieren und Skalieren Es wurde weiter oben erwhnt, dass der Zeichnungsbereich bestimmte Vorteile bietet. Werfen Sie nun einen Blick auf diese Vorteile. Ein weiteres Feature von Office XP besteht darin, dass Sie Objekte gruppieren, um sie dann als Gruppe, d.h. en bloc, bearbeiten zu kDnnen. Diese M+he bleibt Ihnen teilweise erspart, wenn Sie die Autoformen/Objekte in einem Zeichnungsbereich aufziehen/einf+gen und dort auch belassen, da sich bestimmte Aktionen automatisch auf alle Objekte in einem Zeichnungsbereich beziehen (kDnnen). Wenn Sie beispielsweise alle Objekte im Zeichnungsbereich zusammen an eine andere Stelle setzen mDchten, gehen Sie einfach mit dem Mauszeiger an den Rand des Zeichnungsbereichs und ziehen Sie ihn mit gedr+ckter linker Maustaste an eine andere Stelle. Sie werden sehen, dass sich alle in dem Zeichnungsbereich enthaltenen Elemente mitbewegen und ihre Position zueinander bewahren.

160

Grafiken richtig platzieren

Abb. 1.201 Versetzen des Zeichnungsbereichs

Tipp

Troubleshooting L'sst sich der Zeichnungsbereich nicht wie gew-nscht greifen und verschieben, haben Sie als Umbruchart vermutlich Mit Text in Zeile eingestellt. Jndern Sie also die Umbruchart -ber Zeichnungsbereich formatieren>Layout.

Es ist allerdings auch mDglich, die einzelnen Objekte innerhalb des Zeichnungsbereichs zu verschieben, was bei einer "echten" Gruppierung nicht mDglich wre, weil sich die einzelnen Elemente nicht mehr markieren und bearbeiten ließen. Innerhalb des Zeichnungsbereichs klicken Sie das Objekt einfach an und ziehen es an den gew+nschten Ort. Praktisch ist auch die GrDßenvernderung der Objekte innerhalb eines Zeichnungsbereichs. Mber die Skalierung lsst sich die GrDße aller Objekte um das gleiche Maß verndern. 1

Markieren Sie den Zeichnungsbereich durch Anklicken.

2

Klicken Sie auf das Symbol Zeichnung skalieren in der Symbolleiste, die automatisch aktiv ist, wenn der Zeichnungsbereich markiert ist.

161

Word – Das Programm f r Text und Co.

Abb. 1.202 Ein markiertes Objekt im Zeichnungsbereich verschieben

Abb. 1.203 Die Symbolleiste f-r den Zeichnungsbereich

3

Abb. 1.204 Eine Zeichnung skalieren

162

F+hren Sie den Mauszeiger auf einen der Ziehpunkte und ziehen Sie mit gedr+ckter Maustaste nach innen oder außen. Sie sehen, dass sich die GrDße aller Objekte ndert, aber die Proportionen beibehalten werden.

Formulare zum Datensammeln

Wenn die Funktion Zeichnung skalieren nicht aktiviert ist, besitzt der Zeichnungsbereich Ziehecken, mit denen man seine GrDße beeinflusst. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger auf eine der Ecken, so dass der Mauszeiger die Form dieser Ziehecken annimmt. Ziehen Sie dann mit gedr+ckter Maustaste nach innen oder außen.

Tipp

Einf"rbung der Zwischenbereiche Abgesehen von den einzelnen Objekten kann der Zeichenbereich selbst eingef'rbt werden. Sie finden die Farbpalette unter Zeichenbereich formatieren>Farben und Linien>Farbe.

Tipp

By the way Sie finden in diesem Buch ein ganzes Kapitel, in dem ausf-hrlich beschrieben, wird, welche unterschiedlichen M)glichkeiten es gibt, Objekte in Dokumente einzubetten (einf-gen, verkn-pfen etc.). Das alles erfahren Sie im Kapitel "Von A nach C -ber B – Der Datenaustausch".

Formulare zum Datensammeln Bei Formularen denkt man unwillk+rlich an die Steuererklrung und hnlich unangenehme Dinge, die man schon seit Wochen aufschiebt. Word hingegen bietet die MDglichkeit, Formulare zu erstellen, die eine praktische Angelegenheit sind. Nehmen wir einmal folgendes Beispiel: Sie haben Kunden, die sich hin und wieder +ber Ihre Produkte beschweren! Manche dieser Kunden machen dies per Telefon. Diese Beschwerden m+ssen erfasst und gesammelt werden, wof+r Sie die Formularfunktion von Word benutzen. Dieses Vorgehen beinhaltet – kurz gesagt – die folgenden drei Aufgaben: Erstellen eines Word-Formulars. Versand des Word-Formulars an den Kunden, z.B. per E-Mail. 163

Word – Das Programm f r Text und Co.

Speicherung der Kundeneingaben zur Weiterverwendung in Excel oder Access, nachdem der Kunde das Word-Formular zur+ckgeschickt hat. Mit anderen Worten: Sie erstellen zunchst das Formular in einer Dokumentvorlage. Anschließend sch+tzen Sie das Formular, so dass nur noch die Formularfelder (die Bereiche des Formulars, in die der Kunde Eintrge vornehmen darf) ausf+llbar sind. Sie schicken an den Kunden ein neues Word-Dokument, das auf dieser Dokumentvorlage basiert. Nachdem Sie das ausgef+llte Dokument zur+ckererhalten haben, speichern Sie nur die Werte/Inhalte der Formularfelder in einer .txt-Datei. Anschließend kDnnen Sie diese .txt-Datei in Excel oder Access importieren.

Erstellen der Dokumentvorlage f r das Formular 1

Beginnen Sie eine neue Dokumentvorlage.

2

Lassen Sie sich die Symbolleiste Formular anzeigen (Ansicht>Symbolleiste>Formular).

3

Gestalten das Layout Ihres Formulars. Geben Sie zunchst die Texte und Elemente ein, die der Kunde nicht ndern kDnnen soll. Verwenden Sie f+r die Anordnung am besten Tabellen. F+gen Sie anschließend an den Stellen, an denen der Kunde Eingaben machen soll, entsprechende Formularfelder ein.

Abb. 1.205 Die Symbolleiste Formular

Abb. 1.206 Das Formular f-r die Kundeneingabe

164

Formulare zum Datensammeln

4

Setzen Sie den Cursor in die erste Zelle des Formulars, in die die Kundenangaben gehDren, also in die Spalte neben Name, und klicken Sie dann auf das Symbol Textformularfeld in der Symbolleiste Formular. Verfahren Sie genau so in den Feldern f+r Firma und Anschrift.

5

F+r das Feld Produkt brauchen Sie eine Auswahlliste, damit der Kunde das Produkt nicht eintippt, sondern auswhlt. Setzen Sie den Cursor in das Feld und klicken Sie auf das Symbol Dropdown-Formularfeld und anschließend auf Formularfeld-Optionen. Abb. 1.207 Der Dialog Optionen f-r Dropdown-Formularfelder

6

Geben Sie das erste Produkt ein und klicken Sie auf Hinzuf%gen. Verfahren Sie genau so f+r das nchste Produkt. Klicken Sie zu guter Letzt auf OK.

7

Nachdem Sie f+r die Seriennummer, das Kaufdatum etc. jeweils wieder ein Textformularfeld eingef+gt haben, benutzen Sie f+r die Frage nach den anderen Produkten ein Kontrollkstchen. Platzieren Sie den Cursor und klicken Sie also auf das Symbol Kontrollk8stchen-Formularfeld. Die Frage lsst sich nun durch Anklicken einfach ankreuzen, wenn der Kunde sie bejahen mDchte.

8

Sch+tzen Sie das Formular, indem Sie auf das Symbol Formular sch%tzen klicken.

9

Sie sehen, dass es in dem Feld Produkt nun einen Auswahlpfeil gibt, +ber den eine Liste mit den Produkten geDffnet wird.

165

Word – Das Programm f r Text und Co.

Abb. 1.208 Das fertige Formular mit ge.ffneter Auswahlliste

10

Haben Sie alle Arbeiten an der Dokumentvorlage abgeschlossen, m+ssen Sie sie insgesamt vor /nderungen sch+tzen, damit Ihre Kunden spter nur in den Formularfeldern Eingaben vornehmen kDnnen. Klicken Sie auf Extras>Dokument sch%tzen und whlen Sie im gleichnamigen Dialog die Option Formulare. Vergeben Sie auf jeden Fall ein Kennwort, ansonsten wre der Schutz f+r die Katz.

11

Das Formular ist nun fertig. Speichern Sie jetzt die Dokumentvorlage +ber Datei>Speichern unter>Dateityp Dokumentvorlage(*dot).

Abb. 1.209 Das Formular vor Fnderungen sch-tzen

Sie kDnnen f+r die unterschiedlichen Felder des Formulars Eigenschaften festlegen. Heben Sie dazu gegebenenfalls den Formularschutz wieder auf. Setzen Sie dann den Cursor in das betreffende Formularfeld und klicken Sie auf das Symbol Formularfeld-Optionen. Im folgenden Dialog kDnnen Sie je nach Typ des Formularfeldes unterschiedliche Eigenschaften bestimmen. Erwhnenswert ist die MDglichkeit, +ber die Schaltflche Hilfstext hinzuf%gen einen Text festzulegen, der in der Status166

Formulare zum Datensammeln

leiste bzw. nach Bettigung der !-Taste erscheint. Sie kDnnen weiterhin, z.B. bei Textformularfeldern, die Lnge der Eingabe beschrnken oder das mDgliche Eingabeformat auf Datumsangaben reduzieren.

Das Formular benutzen Wenn Sie dieses Formular nutzen, d.h. an einen Kunden verschicken mDchten, dann Dffnen Sie +ber Datei>Neu zunchst ein neues Dokument basierend auf der Dokumentvorlage des Formulars.

Abb. 1.210 Das Formular verwenden

Speichern Sie dann das Dokument "normal" +ber Datei>Speichern. Schicken Sie dem Kunden (z.B. per E-Mail) dieses gespeicherte Dokument zu. Der Kunde wiederum schickt Ihnen das ausgef+llte Formular zur+ck.

Abb. 1.211 Das vom Kunden zur-ckgeschickte Formular

Sie Dffnen es in Word und speichern es +ber Datei>Speichern unter> im Feld Dateityp Nur Text (*txt).

167

Word – Das Programm f r Text und Co.

Hinweis

Weiterbearbeitung von Daten Damit Sie die Daten des Formulars problemlos weiterbearbeiten k)nnen, ist es ratsam, nur die Daten des Kunden – also die Daten der Formularfelder zu speichern. Aktivieren Sie dazu im Dialog Speichern unter -ber Extras>Speicheroptionen die Option In Formularen nur Daten speichern.

Abb. 1.212 Die Antwort als .txtDatei speichern

Sie erhalten dann den Dialog Dateikonvertierung. Besttigen Sie diesen Dialog mit OK. Nur die Daten des Formulars werden in einer .txt-Datei abgelegt. F+r die Weiterverwendung der Antwortdaten soll Excel herhalten. Iffnen Sie also Excel mit der Arbeitsmappe, in der Sie die Beschwerden sammeln. Importieren Sie die .txt-Datei +ber Daten>Externe Daten importieren>Daten importieren. Whlen Sie im Dialog Datenquelle ausw8hlen die fragliche Datei mit den Daten des Formulars. Folgen Sie den Schritten des Textkonvertierungs-Assistenten, und achten Sie dabei darauf, die Einstellungen so zu whlen, dass die Informationen der einzelnen Formularfelder jeweils in einer Zelle gespeichert werden. Im Normalfall m+ssen Sie bestimmen, dass es sich um getrennte Werte handelt und dass das Trennzeichen ein Semikolon ist. Klicken Sie im Dialog Daten importieren auf die Schaltflche Eigenschaften. 168

Formulare zum Datensammeln

Abb. 1.213 Der Dialog Dateikonvertierung

Abb. 1.214 Die Daten importieren

Im Dialog Eigenschaften des externen Datenbereichs deaktivieren Sie die Option Abfragedefinition speichern, damit Sie noch weitere Kundenantworten importieren kDnnen. Nachdem Sie diesen Dialog besttigt haben, gelangen Sie zur+ck in den Dialog Daten importieren. Klicken Sie nun auf die erste Zelle der Zeile, in die die Daten der .txt-Datei geschrieben werden sollen, und besttigen Sie dann den Dialog mit OK.

169

Word – Das Programm f r Text und Co.

Abb. 1.215 Die Eigenschaften des externen Datenbereichs

Abb. 1.216 Die importierten Daten in Excel

170

Arbeiten in der Gliederungsansicht

Arbeiten in der Gliederungsansicht Weiter vorn in diesem Kapitel wurde beschrieben, wie man einem Dokument +ber die Funktion Inhaltsverzeichnis ein Inhaltsverzeichnis hinzuf+gen kann. Es gibt noch einen anderen Weg, ein Inhaltsverzeichnis bzw. eine Gliederung zu erstellen, und zwar in der speziell daf+r vorgesehenen Ansicht. Diese Ansicht bietet insbesondere bei umfangreichen Texten, die durchstrukturiert werden m+ssen, Vorteile. Bei dieser Methode beginnen Sie damit, zunchst die Gliederung zu erstellen und dann den Text zu schreiben, Sie folgen also eher dem klassischen – in der Schule/Universitt vermittelten – Weg beim Aufbau einer schriftlichen Arbeit! 1

Klicken Sie im Men+ Ansicht auf Gliederung, um in diese Ansicht zu wechseln.

2

Auf dem Bildschirm erhalten Sie unter der Symbolleiste Format eine neue Symbolleiste, mit der Sie die Gliederungspunkte hierarchisch anordnen, also hDher stufen oder tiefer stufen kDnnen. Außerdem lsst sich die Anzeige der Gliederungsebenen Erweitern oder Reduzieren. Abb. 1.217 Die Symbolleiste Gliederung

3

Schreiben Sie nun Ihre Gliederungspunkte und dr+cken Sie nach jedem Punkt die
-Taste. Achten Sie auf das Symbol Formatvorlage, in der Bberschrift 1 angezeigt wird. Word hat also automatisch die vordefinierte Formatvorlage f+r Mberschriften dieser Ebene zugewiesen.

4

Schreiben Sie zunchst alle weiteren Gliederungspunkte und k+mmern Sie sich nicht um die Hierarchie. Abb. 1.218 Die *berschriften in der Gliederungsansicht eingeben

5

Bringen Sie jetzt die Mberschriften auf die inhaltlich richtigen Ebenen. Setzen Sie dazu den Cursor jeweils in die Mberschrift, deren Ebene verschoben werden muss. Um beispielsweise den ersten Unterpunkt (Mberschrift Ebene 1.1)

171

Word – Das Programm f r Text und Co.

zu verndern, klicken Sie auf das Symbol Tiefer stufen. Damit erhlt die Mberschrift die Vorlage Bberschrift 2 und wird etwas einger+ckt. Stufen Sie andere Ebenen gegebenenfalls weiter nach unten. Sofern Sie sich dabei vertun, klicken Sie auf Symbol H5her stufen. Abb. 1.219 Die Gliederungsebenen anpassen

6

Nachdem Sie die Gliederung in der gew+nschten Form erstellt haben, wechseln Sie wieder in die Ansicht, in der Sie normalerweise arbeiten. Sie sehen, dass die Mberschriften hier nicht mehr einger+ckt sind, sie besitzen aber die entsprechenden Formatvorlagen. Die Einz+ge in der Gliederungsansicht dienen also lediglich dem Mberblick.

Sollen die Mberschriften entsprechend ihrer Ebenen tatschlich einger+ckt sein, bietet es sich an, die Formatvorlagen zu ndern und hier Einz+ge einzustellen. (Blttern Sie notfalls zur+ck zum Abschnitt Formatvorlagen 8ndern in diesem Kapitel.) Die Tabelle zeigt die gebruchlichsten Symbole der Symbolleiste Gliederung und ihre Bedeutung.

Die wichtigen Symbole der Symbolleiste Gliederung

Symbol

Beschreibung Stuft den Absatz auf die hDchste Ebene Stuft den Absatz um eine Ebene hDher Stuft den Absatz um eine Ebene tiefer Wandelt den Absatz in normalen Text um Verschiebt den Absatz in der Reihenfolge um einen Absatz nach oben

172

Hilfreiche Tastaturk rzel

Die wichtigen Symbole der Symbolleiste Gliederung (Forts.)

Symbol

Beschreibung Verschiebt den Absatz in der Reihenfolge um einen Absatz nach unten Erweitert die Gliederung, so daß alle Ebenen angezeigt werden Reduziert die Gliederung, so dass weniger Ebenen angezeigt werden Zeigt nur die erste Zeile des Fließtextes an Schaltet die Anzeige der Formatierung an/aus Tabelle 1.9

Hilfreiche Links und Newsgroups http://www.mvps.org/word/ http://mypage.bluewin.ch/reprobst/WordFAQ/ microsoft.public.de.word de.comp.text.ms-word

Hilfreiche Tastaturkrzel

Tastenkombination

Beschreibung

S+H+a

Schriftart ndern

S+H+p

Schriftgrad ndern

S+H+
Spalte bzw. Format>Zeile.

Abb. 2.21 Spalten/Zeilen ein-/ausblenden

Zellen mit Namen Bezeichnungen wie A1 oder C32 sind zwar eindeutig, aber bei umfangreichen Tabellen wird es schwer, sich zu erinnern, welche Berechnungen oder welcher Eintrag in welcher Zelle vorgenommen wurden. Man muss unter Umstnden lange in den Tabellen/Arbeitsblttern wandern, um die gew+nschte Zelle zu finden. Einfacher ist es, den Zellen einen Namen zu geben, der auf den Inhalt schließen lsst, z.B. einen Namen wie Bruttoumsatz.

Tipp

Definition von Zellbereichen Sie k)nnen auch Zellbereichen einen Namen geben.

Haben Sie in Ihrer Arbeitsmappe derartige Namen vergeben, ist es sehr viel einfacher, die entsprechende Zelle zu aktivieren. Man braucht den Namen in der Auswahlliste der Bearbeitungsleiste lediglich anzuklicken, und schon ist man am Ziel. Auch in Berechnungen kDnnen Sie die Namen einsetzen. 196

Einf hrung in Excel

Abb. 2.22 Namen f-hren zum Ziel

1

Markieren Sie die Zellen oder Bereiche, die einen Namen erhalten sollen.

2

Iffnen Sie das Men+ Einf%gen und klicken Sie im Untermen+ des Eintrags Namen auf die Option Definieren.

3

Im Dialog Namen definieren geben Sie im Feld Namen in der Arbeitsmappe den neuen Namen ein. Klicken Sie dann auf OK.

Abb. 2.23 Namen vergeben

Tipp

Festlegung von mehreren Namen Sie k)nnen auch mehrere Namen in einem Rutsch festlegen. Legen Sie dazu die Zellen, die den neuen Namen erhalten sollen, im Feld Bezieht sich auf fest. Geben Sie dann den neuen Namen ein und klicken Sie auf Hinzuf-gen. Ganz schnell sind Namen auf folgende Art vergeben: Markieren Sie die Zelle, die den Namen erhalten soll, und geben Sie dann den Namen in das Namensfeld in der Bearbeitungsleiste ein.

197

Excel – Ihr Kalkulationsgenie

Im gleichen Dialog Namen definieren lDschen Sie auch +berfl+ssige Namen. Aber Vorsicht: Haben Sie den Namen bereits in einer Formel verwendet, prsentiert Excel Ihnen in der entsprechenden Zelle die Fehlermeldung #NAME?.

Namenskonventionen f r Zellnamen

Bei den Namen m+ssen Sie ein paar Regeln einhalten: Das erste Zeichen muss ein Buchstabe sein, ansonsten sind Buchstaben, Ziffern, Punkte und Unterstriche erlaubt Die Namen d+rfen keine Leerzeichen enthalten Sie m+ssen mit maximal 255 Zeichen auskommen Excel unterscheidet nicht zwischen Groß- und Kleinbuchstaben, der Name ERGEBNIS ist identisch mit Ergebnis Namen d+rfen nicht so lauten wie die Zellbez+ge/Adressen, A3 oder Z1S45 beispielsweise sind nicht erlaubt Tabelle 2.6

Formeln – Das Rckgrat der Berechnungen Die Strke von Excel ist das Rechnen. Da das Rechnen in Excel nach mathematischen Regeln funktioniert, ist es eigentlich kaum notwendig, spezifische ExcelKenntnisse zu haben; sofern Sie die Grundlagen der Mathematik beherrschen, kDnnen Sie das Programm problemlos anweisen, Berechnungen durchzuf+hren. Excel beherzigt bei den Berechnungen die alte Schulregel: Punkt- vor Strichrechnung; auch und nicht nur Klammersetzung interpretiert Excel richtig. Sie kDnnen die Berechnungen wie in jedem halbwegs brauchbaren Taschenrechner aufbauen. Sollten Sie sich allerdings an die Kopfrechenhilfe, die Sie letztes Ostern als Werbegeschenk erhalten haben, gewDhnt haben, werden Sie sich etwas umstellen m+ssen.

Einfache Formeln eingeben Die Grundregeln des Rechnens in Excel sollen am Beispiel einer vereinfachten Tabelle zur Berechnung der Kopierkosten eines Monats verdeutlicht werden. Hinweis CD: Sie finden diese Berechnung in der Datei ‚kopierer.xls"

198

Ziel ist es, die Gesamtkosten eines Kopierers pro Monat zu errechnen. Wie man der Abbildung entnehmen kann, ergeben sich die Gesamtkosten, indem man die Fixkosten, die sonstigen Kosten und das Produkt aus den gedruckten Seiten und den Kosten pro Seite addiert. Mit einer entsprechenden Formel weisen Sie Excel an, diese Kosten zu berechnen.

Formeln – Das R ckgrat der Berechnungen

Abb. 2.24 Die Beispieltabelle Kopierkosten

Drei Regeln sind dabei und generell bei der Eingabe von Formeln zu beachten:

Grundregeln f r die Formeleingabe

Es muss die Zelle aktiviert sein, in der das Ergebnis stehen soll Jede Formel beginnt mit einem Gleichheitszeichen Man verwendet die Zelladressen und nicht die Eintrge in den Zellen Tabelle 2.7 1

Im Beispiel aktivieren Sie die Zelle F4, in der das Ergebnis f+r den KopierPlus berechnet werden soll.

2

Geben Sie ein: = B4 + C4 + D4 * E4.

3

Entsprechend geben Sie die Formel f+r den KopierMinus in die Zelle F5 ein: = B5 + C5 + D5 * E5.

Vereinfachte Formeleingabe Sie m+ssen bei langen Reihen von Berechnungen die Formel nicht jedes Mal erneut tippen. Excel bietet die MDglichkeit, Zellen mit Formeln "auszuf+llen", ein Vorgang, der vergleichbar ist mit dem "Kopieren". Dar+ber werden Sie im Abschnitt Ausf%llen von Formeln mehr erfahren.

199

Excel – Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.25 Die Formeln in der Beispieltabelle

Auch die Eingabe von Formeln vereinfacht Excel noch: Anstatt die Adresse der Zelle einzutippen, kDnnen Sie die jeweilige Zelle einfach anklicken, um sie in die Formel aufzunehmen. Diese Form der Adresseneingabe bietet sich besonders dann an, wenn Sie mit Zellen rechnen, die auf anderen Arbeitsblttern oder gar in anderen Arbeitsmappen stehen, da Excel die Adresse automatisch um die Arbeitsmappennamen und Arbeitsblattnamen erweitert. Wechseln Sie einfach auf das gew+nschte Arbeitsblatt (die gew+nschte Arbeitsmappe), klicken Sie auf die Zelle und setzen Sie dann die Eingabe der Formel fort oder besttigen Sie die Formel mit
.

Hinweis

Arbeitsblatt bergreifender Formeleinsatz Wurde eine Zelle eines anderen Arbeitsblattes f-r die Formel benutzt und Sie 'ndern den Namen dieses Arbeitsblattes, so wird diese Jnderung automatisch auch in der Formel durchgef-hrt.

200

Formeln – Das R ckgrat der Berechnungen

Haben Sie einzelnen Zellen Namen gegeben, die Sie per Mausklick in Ihre Formel aufnehmen, f+gt Excel automatisch diese Namen und nicht die Adressen in die Formel ein.

Namen verwenden in Formeln In umfangreichen Tabellen kann es etwas m+hselig werden, Formeln einzugeben, da man in der Regel lngst vergessen hat, ob das benDtigte Zwischenergebnis oder der benDtigte Zellinhalt in der Zelle A11 oder B112 zu finden sind. Mit der oben beschriebenen Methode, die relevanten Adressen einfach anzuklicken, w+rden Sie kreuz und quer durch die Arbeitsmappe wandern, um die Adressen f+r die neue Formel zusammenzutragen. Solche Probleme werden umgangen, wenn die Zellen Namen haben, die auf den jeweiligen Inhalt hinweisen. In Formeln kann man dann anstelle der Adresse der Zelle deren Name verwenden.

Abb. 2.26 Adressen und Namen in Formeln

1

Zum Einf+gen eines Namens in eine Formel Dffnen Sie das Men+ Einf%gen. Whlen Sie dort die Option Namen und in dem dann erscheinenden Untermen+ den Eintrag Einf%gen.

2

Im Dialog Namen einf%gen markieren Sie den Namen der gew+nschte Zelle und klicken anschließend auf OK.

Abb. 2.27 Namen in Formeln einf-gen

201

Excel – Ihr Kalkulationsgenie

Hinweis

Gut zu wissen Problematisch ist es, Namen an Zellen zu vergeben, die Sie f-r Formeln verwenden, welche ausgef-llt werden sollen, und zwar deshalb, weil Namen immer als so genannte absolute Bez-ge (siehe Abschnitt Relative/Absolute Bez-ge) in Formeln eingef-gt werden.

Formeln ber mehrere Arbeitsmappen Wie Sie oben gelesen haben, ist es einfach, in Formeln auch auf Werte/Zelladressen in anderen Arbeitsmappen zuzugreifen. Iffnen Sie einfach die zweite Arbeitsmappe und wechseln Sie whrend der Formeleingabe zu dieser Arbeitsmappe, um auf die betreffende Zelle zu klicken. Excel k+mmert sich dann um die richtige Zelladresse in der Formel. Falls es notwendig ist, erweitert Excel die Adresse der "Quellzelle" auch um eine Pfadangabe, damit die entsprechende Arbeitsmappe wiedergefunden werden kann. So einfach wie dieser arbeitsmappen+bergreifende Informationsfluss erstellt ist, so unsicher kann die Verbindung sein. Im Folgenden werden die Grundlagen erklrt, die Sie vor den grDbsten Mberraschungen bewahren. Um die Erklrung verstndlicher zu machen, werden zwei Begriffe jetzt neu definiert: Die Zieldatei ist die Datei, in der die Formel mit dem Verweis auf eine Zelle in der Quelldatei steht. Entsprechend ist die Quelldatei die Datei, die die Zelle enthlt, mit deren Wert in der Zieldatei gerechnet wird. Die einfachste Formel mit Informationen aus einer anderen Arbeitsmappe sieht dann folgendermaßen aus:

Abb. 2.28 Mit mehreren Arbeitsmappen arbeiten

Sie sehen in der Abbildung 2.28 den Pfad zu der Quelldatei, den Namen der Quelldatei, den Namen des Arbeitsblattes in der Quelldatei und die Adresse der Zelle auf dem Arbeitsblatt. Damit Excel den Wert aus dieser Zelle auslesen kann, m+ssen diese Informationen stimmen. Da Excel die Angaben beim Erstellen der Formel per Mausklick automatisch einf+gt, ist davon auszugehen, dass sie zunchst richtig 202

Formeln – Das R ckgrat der Berechnungen

sind. Problematisch wird die Sache erst, wenn Sie die Quelldatei umbenennen oder verschieben, das Arbeitsblatt in der Quelldatei umbenennen oder die Zieldatei verschieben. Generell verhlt sich Excel (in der Standardeinstellung) bei Verkn+pfungen dieser Art folgendermaßen: Sind beide Dateien geDffnet, werden /nderungen in der Quelldatei sofort an die Zieldatei weitergereicht. Iffnen Sie die Zieldatei, testet Excel alle Verkn+pfungen in der Datei und versucht, die aktuellsten Informationen aus den Quelldateien auszulesen, auch wenn diese gerade geschlossen sind. Bevor Excel diesen Test beginnt, werden Sie in einem Dialog um Zustimmung gebeten. Verweigern Sie die Zustimmung zum Aktualisieren der Informationen, arbeitet Excel mit den zwischengespeicherten Werten aus der vorherigen Arbeitssitzung.

Abb. 2.29 Sollen die Verkn-pfungen beim Iffnen aktualisiert werden?

Stimmen Sie der Aktualisierung zu (und Excel hat keine Probleme, die Quelldateien zu finden), wird die Arbeitsmappe mit den aktualisierten Informationen geDffnet; sind hingegen Probleme aufgetreten, kDnnen Sie die Arbeitsmappe ohne Aktualisierung Dffnen oder die Verkn+pfungen manuell bearbeiten und kontrollieren.

Abb. 2.30 Bei Fehlern in den Verkn-pfungen bittet Excel um Verfahrensanweisung

Klicken Sie auf Verkn%pfung bearbeiten, werden Ihnen im gleichnamigen Dialog die Verkn+pfungen in der Datei aufgelistet. In der Spalte Status wird eine Fehlermeldung ausgegeben oder OK, wenn mit der betreffenden Verkn+pfung alles in Ordnung ist. Die Fehlermeldung d+rfte in den meisten Fllen Quelle nicht gefunden lauten; diese Meldung hat die oben bereits genannten Ursachen (Verschieben und Umbenennen von Dateien). Zunchst wird demonstriert, wie Sie diesen Fehler

203

Excel – Ihr Kalkulationsgenie

beheben; anschließend wird erklrt wie Excel sich beim Verschieben und Umbenennen von Dateien/Arbeitsblattnamen verhlt, um den Fehlern entgegenzuwirken. Markieren Sie die Verkn+pfung mit der Fehlermeldung, klicken Sie anschließend auf die Schaltflche Quelle 8ndern und bestimmen Sie im folgenden Dialog die Quelldatei. Mitunter m+ssen Sie in einem weiteren Dialog noch den Namen des Arbeitsblattes angeben. Beseitigen Sie auf diesem Weg alle Fehler in den Verkn+pfungen.

Tipp

Verkn pfung ber Men f hrung Sie k)nnen den Dialog Verkn-pfungen bearbeiten auch -ber das Men- Bearbeiten aufrufen

Abb. 2.31 Die Verkn-pfungen bearbeiten

Die Gefahr von Fehlern in den Verkn+pfungen ist immer dann gegeben, wenn Sie Arbeitsmappen kopieren, verschieben oder umbenennen bzw. Arbeitsbltter umbenennen oder lDschen. Belassen Sie Ihre Dateien immer an einem Ort unter dem einmal vergebenen Namen, ist die folgende Beschreibung f+r Sie nicht besonders interessant. Aber bereits, wenn Sie Arbeitsmappen per E-Mail erhalten oder auf Diskette weiterreichen wollen, sollten Sie die folgenden Informationen ber+cksichtigen:

204

Komplexe Rechnungen mit Funktionen

/ndern Sie den Namen der Quelldatei mit Hilfe des Dialogs Speichern unter, werden, sofern Ziel- und Quelldatei geDffnet sind, alle Verkn+pfungen in der Zieldatei auf den neuen Namen angepasst – Sie arbeiten also mit den Werten aus der neuen Datei. Ist die Zieldatei nicht geDffnet, werden diese /nderungen nicht durchgef+hrt und die Verkn+pfung verweist weiterhin auf die alte Datei. /ndern Sie den Namen der Quelldatei im Windows-Explorer, kann Excel diese /nderung nicht aktualisieren. Sie m+ssen die Verkn+pfungen dann per Hand anpassen. /ndern Sie Tabellenblattnamen in der Quelldatei, wird auch diese /nderung in die Zieldatei +bernommen, sofern Ziel- und Quelldatei geDffnet sind. Auch hier gilt, dass diese /nderungen nicht in die Zieldatei +bertragen werden, wenn diese geschlossen ist. Sofern Ziel- und Quelldatei auf einer Festplatte liegen, wird die Pfadangabe zwar als absoluter Pfad ausgegeben, Excel arbeitet intern aber mit relativen Pfadangaben. Hieraus ergibt sich folgendes Verhalten: Verschieben Sie beide Dateien, so dass der relative Pfad erhalten bleibt, kann Excel die Verkn+pfung aktualisieren. Dies ist z.B. der Fall, wenn beide Dateien in einem Ordner liegen und Sie diesen verschieben. Verschieben Sie z.B. nur die Zieldatei, so dass die relative Pfadangabe nicht mehr erhalten ist, m+ssen Sie die Verkn+pfung per Hand wieder auf den neuesten Stand bringen. Liegen Ziel- und Quelldatei auf unterschiedlichen Festplatten, wird die Pfadangabe absolut gesehen; dies bedeutet, dass Sie die Zieldatei bedenkenlos verschieben kDnnen, solange die Pfadangaben zur Quelldatei erreichbar bleibt. Hingegen f+hrt jedes Verschieben der Quelldatei zu Fehlern.

Komplexe Rechnungen mit Funktionen Excel wre nicht Excel, wenn die RechenmDglichkeiten schon mit Formeln erschDpft wren. Es gibt eine Vielzahl von Funktionen, die das Berechnen von Ergebnissen vereinfachen. Es ist nicht mDglich, in diesem Buch mehrere hundert Funktionen vorzustellen, von daher werden vier gngige Funktionen behandelt, um beispielhaft den grundstzlichen Umgang mit Funktionen zu erklren.

Summe Stellen Sie sich vor, Sie wollten in dem Beispiel der Kopierkosten die monatlichen Gesamtkosten berechnen. Sie kDnnen entweder eine Formel verwenden, die die einzelnen Positionen addiert, oder Sie verwenden die Funktion Summe. 1

Aktivieren Sie dazu die Zelle, in der das Ergebnis erscheinen soll.

2

Klicken Sie auf das Symbol AutoSumme. Daraufhin erscheint ein Laufrahmen. Alle Zellen in diesem Rahmen werden addiert.

Hinweis CD: ‚kopierer.xls’ das Arbeitsblatt ‚Gesamtkosten’ 205

Excel – Ihr Kalkulationsgenie

3

Dr+cken Sie einfach die
-Taste, um das Ergebnis zu erhalten. Sollte der Bereich, den der Laufrahmen umschließt, nicht die Zellen enthalten, die Sie summieren wollen, markieren Sie einfach vor der Bettigung der
-Taste den gew+nschten Bereich.

Abb. 2.32 Summen berechnen

Mittelwert Sind Sie an den durchschnittlich gedruckten Seiten der Kopierer interessiert, liefert die Funktion Mittelwert das entsprechende Ergebnis. Hinweis CD: ‚kopierer.xls’ das Arbeitsblatt ‚Gesamtkosten’ Abb. 2.33 Die Mittelwertfunktion aufrufen

206

1

Aktivieren Sie die Zelle, in der das Ergebnis berechnet werden soll. Klicken Sie dann auf den Auswahlpfeil des Symbols AutoSumme, und whlen Sie im Men+ den Eintrag Mittelwert.

Komplexe Rechnungen mit Funktionen

2

Markieren Sie anschließend den Bereich der Zellen, +ber die der Mittelwert berechnet werden soll. Im Beispiel ist es E4 bis E10.

3

Besttigen Sie mit der
-Taste.

Abb. 2.34 Den Mittelwert berechnen

Wenn, dann, sonst Etwas komplizierter als bei Summe oder Mittelwert wird es bei der so genannten Wenn-Funktion. Diese Funktion bietet die MDglichkeit, Berechnungen an bestimmte Bedingungen zu kn+pfen, anders ausgedr+ckt: Nur wenn eine vorher definierte Bedingung erf+llt ist, wird eine bestimmte Berechnung durchgef+hrt. Folgendes Beispiel: Wenn der SprDssling gute Schulzensuren nach Hause bringt, dann erhlt er zustzlich zum Taschengeld einen Bonus, der abhngig ist von der geschriebenen Zensur. F+r eine derartige Berechnung ist die Wenn-Funktion anzuwenden. Am besten, Sie werfen zunchst einen Blick auf die Abbildung der Beispieltabelle. Der Bonus soll nur bezahlt werden, wenn die Zensur 3 oder besser ist. Deswegen lautet die Bedingung: Zensur Makro>Aufzeichnen. Abb. 2.149 Das Makro anlegen

285

Excel – Ihr Kalkulationsgenie

3

Geben Sie dem Makro im Dialog Makro aufzeichnen einen Namen und legen Sie ein Tastenk+rzel fest, mit dem es aufgerufen werden kann.

4

Die Makroaufzeichnung beginnt und die Symbolleiste zum Beenden der Aufnahme wird eingeblendet. Weiterhin enthlt die Symbolleiste ein Symbol, mit dem Sie von relativen Verweisen auf absolute Verweise wechseln kDnnen. Ist das Symbol gedr+ckt, werden relative Verweise aufgezeichnet, ist es ausgeschaltet, absolute Verweise. Der Unterschied zwischen "aus" und "gedr+ckt" ist schwer zu erkennen, aber f+r die Aufzeichnung von Makros sehr wichtig.

5

Deaktivieren Sie das Symbol und klicken Sie auf den Zeilenkopf der vierten Zeile, um diese zu markieren. Da die relativen Verweise deaktiviert sind, wird das Makro immer die vierte Zeile markieren. Klicken Sie anschließend auf das Symbol Kopieren. Abb. 2.150 Die Aufzeichnung beginnt

286

6

Whlen Sie jetzt den Namen der Zelle mit der Summe aus dem Namensfeld in der Bearbeitungsleiste aus. Diese Zelle wird aktiviert.

7

Klicken Sie auf das Symbol Relativer Verweis, um es zu aktivieren, und klicken Sie auf den Zeilenkopf der f+nften Zeile.

8

Anschließend klicken Sie auf das Symbol Einf%gen. Das Makro wird jetzt aufgrund des relativen Verweises zuk+nftig die Zeile +ber der Zelle mit der Summe markieren.

Makros

Abb. 2.151 Die Zelle mit der Summe aktivieren

Abb. 2.152 Den Artikel kopieren

9

Klicken Sie auf Einf%gen>Zeilen, um +ber dem neuen Artikel eine neue Zeile zu erstellen. Diese Zeile ist jetzt aktiviert.

287

Excel – Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.153 Die Zeile mit dem "Hilfsartikel" markieren

10

Markieren Sie die sechste Zeile durch Klicken auf den Zeilenkopf. Klicken Sie anschließend auf Kopieren. Aufgrund der relativen Verweise wird das Makro die letzte Zeile markieren und kopieren.

11

Klicken Sie anschließend wieder auf den Zeilenkopf der f+nften Zeile und auf das Symbol Einf%gen. Der relative Verweis sorgt daf+r, dass zuk+nftig der neue Artikel in die leere Zeile eingef+gt wird.

12

Der Hilfsartikel in der sechsten Zeile kann gelDscht werden, klicken Sie also auf den Zeilenkopf der sechsten Zeile und dr+cken Sie anschließend die _-Taste. Beenden Sie die Makroaufnahme mit einem Klick auf das Symbol Aufzeichnung beenden.

Abb. 2.154 Die neue Zeile markieren

Abb. 2.155 Das Makro beenden

288

Testen Sie das Makro; rufen Sie es am einfachsten mit der festgelegten Tastenkombination auf. Um ein Makro wieder zu lDschen, rufen Sie den Dialog Makro +ber

Makros

Extras>Makro>Makros auf. MDchten Sie einen Blick auf den Code werfen, markieren Sie das Makro in diesem Dialog und klicken auf die Schaltflche Bearbeiten. Mitunter sind kleine /nderungen in dieser Ansicht schneller erledigt – auch wenn man kein Fachmann in VBA ist – als ein Makro neu aufzuzeichnen.

Abb. 2.156 Der Makrocode

Die Makrosicherheit Makros sind in Verruf geraten, seit findige Programmierer Viren +ber Makros in Office-Dokumenten in den Umlauf bringen. Um dieser Gefahr entgegenzuwirken und dennoch die MDglichkeiten von Makros nicht beschneiden zu m+ssen, hat Microsoft Ihnen die Entscheidung und Verantwortung zugestanden, festzulegen, wie Excel mit Makros umgehen soll. Rufen Sie den Dialog Sicherheit +ber Extras>Optionen>Registerkarte Sicherheit>Schaltflche Makrosicherheit auf. Sie finden in diesem Dialog auf der Registerkarte Sicherheitsstufe drei Optionen, die den Umgang von Excel mit Makros bestimmen. In der Variante Hoch werden nur Makros ausgef+hrt, die ein Zertifikat besitzen – allerdings d+rften dies die wenigsten sein, die Ihnen begegnen werden. Erstellt ein Kollege ein Makro f+r Sie, wird er sicherlich kein Zertifikat daf+r anfordern, und auch das Makro, das Sie eben erstellt haben, besitzt ein solches Zertifikat nicht. Die mittlere Option blendet bei jedem Iffnen einer Datei, die Makros enthlt, einen 289

Excel – Ihr Kalkulationsgenie

Dialog ein, der abfragt, ob diese aktiviert werden sollen. Hier sind Sie auf Ihre Menschenkenntnis bzw. auf die Qualitt Ihres Virenscanners angewiesen, um eine Entscheidung zu treffen.

Abb. 2.157 Die Makro-Sicherheitsstufen

Hilfreiche Tastaturkrzel

290

Tastenkombination

Beschreibung

S+Pfeiltaste

Bewegen an den Rand des aktuellen Datenbereichs

P

Bewegen an den Anfang der Zeile

S+P

Bewegen an den Anfang des Tabellenblattes

S+:

Bewegen zur letzten Zelle im Tabellenblatt

%

Anzeigen des Dialogfeldes Gehe zu

H+%

Anzeigen des Dialogfeldes Suchen

T

Bewegen zwischen nicht gesperrten Zellen in einem gesch+tzten Tabellenblatt

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder Die unterschiedlichen Ansichten von PowerPoint Die ersten Schritte – Folien erstellen Platzhalter und Textfelder bearbeiten Grafiken einf gen Ein Diagramm auf der Folie Aus einem Guss Der Folienmaster Notizen f r den Vortrag Wer macht was? – Organigramme Strukturiertes Vorgehen – Die Arbeit in der Gliederung Immer der Reihe nach – Die Foliensortierung Folien drucken Flimmerstunde – Die Bildschirmpr"sentation Effekte f r die einzelnen Elemente Die Bildschirmpr"sentation vorf hren Hilfreiche Links und Newsgroups Hilfreiche Tastaturk rzel

292 293 301 317 323 328 335 342 344 345 348 352 353 358 372 377 378

3

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Ein Programm, das schon in seinem Namen Power ank+ndigt, weckt Erwartungen. Diese Erwartungen werden in vielerlei Hinsicht erf+llt, wenn nicht gar +bertroffen. Angetreten als Prsentationsprogramm, das hauptschlich dazu gedacht war, Folien f+r anschauliche Vortrge zu erstellen, ist PowerPoint mittlerweile ein Instrument, mit dem man neben den klassischen Folien f+r den Overhead-Projektor vor allem Bildschirmprsentationen vorbereitet, f+r die die ganze Palette der Animationen genutzt werden kann. Die neue Version brilliert vor allem durch noch mehr MDglichkeiten bei den Animationen, die bei aller Raffinesse zum Teil mit wenigen Mausklicks einzustellen sind.

Die unterschiedlichen Ansichten von PowerPoint In PowerPoint gibt es unterschiedliche Ansichtsformen. Jede dieser Ansichten ist f+r spezielle Aufgaben ger+stet. Es ist zwar mDglich, die meisten Operationen in mehreren Ansichten durchzuf+hren, aber am besten funktionieren sie in der Ansichtsform, die eigens f+r diese oder jene Aufgabe vorgesehen ist. Bis auf die Gliederungsansicht kDnnen die verschiedenen Ansichtsformen im Men+ Ansicht oder mit den entsprechenden Symbolen links unten am Bildschirm aufgerufen werden.

Abb. 3.1 Die unterschiedlichen Ansichten finden Sie im Men- Ansicht

292

Die ersten Schritte – Folien erstellen

Ein kurzer Ausrichtung und klicken Sie eine der Optionen im Untermen% an. F+r die vertikale Ausrichtung Dffnen Sie wieder den Dialog AutoForm formatieren. Wechseln Sie hier auf die Registerkarte Textfeld. In dem Feld mit der (ungl+cklichen!) Bezeichnung Textanchorpunkt legen Sie fest, ob der Text oben, unten oder in der Mitte erscheinen soll. Im Bereich Innerer Seitenrand bestimmen Sie, welcher Randbereich des Platzhalters nicht mit Text beschrieben wird, also den Abstand vom Text zum Rand.

309

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.23 Text vertikal ausrichten

Hinweis

Gut zu wissen Die Option Text in AutoForm umbrechen f-hrt Zeilenumbr-che im Platzhalter durch. Wenn die Option Gr.ße der AutoForm dem Text anpassen aktiviert ist, l'sst sich die H)he des Platzhalters nicht frei bestimmen, sondern springt immer wieder auf die ben)tigte Zeilenanzahl zur-ck.

Drehen Die Registerkarte Textfeld bietet auch die Option Text in AutoForm um 908 Grad drehen. Wenn Sie diese Option anklicken, passiert das, was die Option ank%ndigt: Der Platzhalter wird gedreht. Deaktivieren Sie bei diesem Vorhaben die Option Text in AutoForm umbrechen. Nach dieser Aktion sieht der Text so aus:

310

Platzhalter und Textfelder bearbeiten

Abb. 3.24 Text um 908 gedreht

Deaktivieren Sie diese Option gegebenenfalls wieder, damit der Text wieder gerade liegt. Bei einem eingef+gten Textfeld haben Sie mehr MDglichkeiten, da sich ein Textfeld frei drehen lsst. Probieren Sie dies anhand des eingef+gten Textfeldes aus. 1

Markieren Sie das Textfeld, um die Ziehpunkte und den Punkt zum Drehen zu erhalten.

2

F+hren Sie den Mauszeiger an den Drehpunkt und drehen Sie das Feld mit gedr+ckter Maustaste in die gew+nschte Ausgangsposition.

Abb. 3.25 An einem Textfeld drehen

Farbe f r die Platzhalter Nicht nur der Text kann Farbe annehmen, auch die Platzhalter kDnnen angemalt werden. Auch auf die Gefahr hin, dass die Folie etwas bunt wird, soll dem Platzhalter des Titels eine Farbe zugewiesen werden. 1

Klicken Sie im Kontextmen+ wieder auf Platzhalter formatieren.

2

Wechseln Sie gegebenenfalls auf die Registerkarte Farben und Linien. 311

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.26 Die Registerkarte Farben und Linien mit aufgeklapptem MenFarbe

3

Hier sehen Sie zunchst die Standardeinstellung: Keine F%llung und keine Linie.

4

Klicken Sie auf den Auswahlpfeil im Feld Farbe, um dem Platzhalter eine Hintergrundfarbe zu gDnnen.

5

Klicken Sie auf ein Kstchen in der Farbpalette oder auf eine der Optionen im unteren Bereich.

Hinweis

Gut zu wissen Die Option Weitere Farben f-hrt zum Dialog Farben, dem Sie weiter oben schon begegnet sind. Mit der Option F-lleffekte landen Sie im Dialog F-lleffekte, in dem Sie zweifarbige Hintergr-nde, Strukturen und Muster einstellen k)nnen. Bl'ttern Sie f-r n'here Erkl'rungen zum Kapitel 9 Zeichnungsobjekte und Grafiken. Mit der Option Hintergrund -bernimmt der Platzhalter die Farbe des Folienhintergrunds.

312

Platzhalter und Textfelder bearbeiten

6

Soll der Platzhalter noch eine farbige oder schwarze Linie erhalten, klicken Sie im Bereich Linie auf den Auswahlpfeil am Feld Farbe und whlen hier eine Farbe.

7

Sie kDnnen noch die Strke der Linie und einen Stil festlegen.

8

Klicken Sie nach allen Einstellungsnderungen auf OK.

Formatieren Sie gegebenenfalls auch den unteren Platzhalter nach diesem Muster. Auch der Hintergrund der Folie soll nicht in seinem Ursprungszustand bleiben. Die Bearbeitung des Hintergrunds ist aber erst weiter unten im Abschnitt Folien aus einem Guss an der Reihe.

Abb. 3.27 Die farbigen Platzhalter

Aufz"hlungszeichen "ndern Die zweite Folie ist f+r zweispaltigen Text vorgesehen. Abgesehen vom Titel steht dieser Text als Aufzhlung untereinander (sofern Sie als Folienlayout Titel und zweispaltigen Text gewhlt haben). Als Aufzhlungszeichen kDnnen Sie auch andere als diejenigen whlen, die dem Text automatisch vorangestellt werden. Dazu sind einige Schritte erforderlich: 1

Geben Sie zunchst den Text ein. Sie sehen, dass mit dem Dr+cken der
-Taste jeweils ein neues Aufzhlungszeichen erscheint.

2

Zum Tieferstufen der einzelnen Punkte dr+cken Sie die T-Taste. Dadurch werden die Unterpunkte einger+ckt und erhalten ein anderes Aufzhlungszeichen. 313

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.28 Text als Aufzhlung

Abb. 3.29 Einger-ckter Text mit Aufzhlungszeichen

3

314

Rufen Sie das Kontextmen+ des (linken) Platzhalters auf und klicken Sie auf die Option Nummerierung und Aufz8hlungszeichen. hier+ber gelangen Sie in den gleichnamigen Dialog (den Sie eventuell schon aus dem Kapitel 1 Word – Das Programm f%r Text und Co. kennen).

Platzhalter und Textfelder bearbeiten

Abb. 3.30 Der Dialog Nummerierung und Aufz'hlungszeichen

4

Whlen Sie aus diesem Angebot ein Aufzhlungszeichen aus oder wandern Sie +ber die Schaltflche Benutzerdefiniert zu dem Dialog Symbol. Je nach eingestellter Schriftart erhalten Sie hier unterschiedliche Paletten mit Symbolen, die Sie alle als Aufzhlungszeichen verwenden kDnnen.

5

F+r originelle Aufzhlungszeichen stellen Sie am besten die Schriftart Wingdings oder Webdings (sofern sie installiert ist) ein. Markieren Sie das gew+nschte Symbol, seien Sie hier jedoch vorsichtig: Auch wenn es verlockend ist, ein Palme oder /hnliches zu whlen, wirken diese Symbole als Aufzhlungszeichen tendenziell +bertrieben. Abb. 3.31 Die Zeichenpalette der Schriftart Wingdings

315

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

6

Nachdem Sie Ihre Auswahl besttigt haben, sind Sie wieder im Dialog Nummerierung und Aufz8hlungszeichen. Hier kDnnen Sie noch die Farbe und die GrDße des Zeichens verndern (als Prozent von der OriginalgrDße).

7

Stellen Sie auch f+r den rechten Platzhalter die neuen Aufzhlungszeichen ein.

Formatieren Sie gegebenenfalls auch den Text und die Platzhalter. Unter sthetischen Gesichtspunkten ist es sicherlich zu empfehlen, bei den bisher gewhlten Farben zu bleiben. Zum Probieren kDnnen Sie nat+rlich in den Farbtopf greifen und zum Beispiel testen, wie ein zweifarbiger Farbverlauf aussehen w+rde oder eine Struktur als Hintergrund f+r die Platzhalter (Platzhalter formatieren>Registerkarte Farben und Linien>Farbe>F%lleffekte.)

Abb. 3.32 Die Folie mit genderten Aufzhlungszeichen und einem formatierten Platzhalter

Es ist geplant, ein Farbschema f+r alle Folien bis auf die Titelfolie zu verwenden. Wie das geht, wird weiter unten beschrieben. Dieses Farbschema legt die Farben f+r die (meisten) Elemente auf einer Folie fest. Die Einstellungen, die Sie f+r einzelne Folien manuell zuweisen, bleiben von dem Farbschema unber+hrt. Es liegt bei Ihnen, wie Sie verfahren mDchten: Sie kDnnen diverse Formatierungen ausprobieren, aber alles wieder r+ckgngig machen und dem Farbschema den Vortritt geben oder es bei den Einstellungen belassen, so dass sich das Farbschema nur auf die noch nicht formatierten Elemente auswirkt.

316

Grafiken einf gen

Hinweis

Die richtige Reihenfolge Wenn mehrere Platzhalter (bzw. Grafiken/Objekte) -bereinander liegen, k)nnen Sie festlegen, was im Vordergrund und was im Hintergrund sein soll. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eines der Objekte – bei Textfeldern und Platzhaltern nicht auf den Text, sondern auf den Rand – und w'hlen Sie aus dem Kontextmen- den Eintrag Reihenfolge. In dem Untermen- bestimmen Sie die Position des Objekts.

Grafiken einfgen Ein paar Bilder und Grafiken machen Folien in der Regel sehr viel lebendiger. Inwieweit Folien eher textlastig sind oder hauptschlich auf Grafiken beruhen, hngt sicherlich vom Thema der Prsentation ab, aber es wre schade, wenn Sie ganz auf die MDglichkeit verzichten w+rden, die Folien durch Grafiken auszugestalten. Gerade im multimedialen Zeitalter sind die Augen an visuelle Anreize gewDhnt und mDchten nicht nur trockenen Text vor die Nase gesetzt bekommen. F+r das Einf+gen von Grafiken stehen – wie +blich – mehrere MDglichkeiten zur Verf+gung. Grundstzlich kDnnen Sie – wie in Word und anderen Office-Anwendungen – ClipArts aus der Clip-Sammlung oder andere Bilder, die als Datei vorliegen, einf+gen (Einf%gen>Grafik>Aus Datei) und/oder Zeichnungsobjekte mit den Mitteln der Symbolleiste Zeichnen selbst zeichnen. Die Bearbeitung dieser Grafiken und Zeichnungsobjekte interressiert hier weniger; vielmehr geht es in diesem Abschnitt vor allem darum, zu klren, wie Sie je nach Folienlayouttyp Grafiken optimal in Ihre Power Point-Prsentationen einf+gen kDnnen. 1

Wenn Sie die aktuelle Folie mit dem Layout Titel und zweispaltiger Text mit einer Grafik ergnzen mDchten, klicken Sie auf Einf%gen>Grafik>ClipArt.

2

Der Aufgabenbereich ClipArt einf%gen wird geDffnet. Nun sollen Sie in knappen Schritten erfahren, wie Sie einen Clip einf+gen kDnnen.

3

Geben Sie in das Feld Text suchen einen Suchbegriff ein, also eine Art Schl+sselwort f+r eine passende Grafik. Probieren Sie es mit "Natur". Sie erhalten eine relativ große Auswahl an Bildern.

4

Klicken Sie auf den Pfeil am rechten Rand des gew+nschten Bildes und whlen Sie im Men+ die Option Einf%gen.

317

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.33 Der Aufgabenbereich ClipArt einf-gen

Abb. 3.34 Den Clip einf-gen

318

Grafiken einf gen

5

Dadurch landet der ausgesuchte Clip auf der Folie und muss nun weiter bearbeitet, d.h., mindestens in der GrDße angepasst und vermutlich neu positioniert werden.

Abb. 3.35 Die ClipArt auf der Folie

Anders ist es, wenn Sie eine neue Folie einf+gen und f+r diese Folie von vornherein ein Folienlayout whlen, das u.a. f+r Grafiken/Clips gedacht ist. Sie haben die Qual der Wahl zwischen einer ganzen Anzahl von Layouts, wobei es drauf ankommt, welche Elemente Sie auf der neuen Folie darstellen mDchten. Betrachten Sie die Folienlayouts genauer. Im Beispiel soll die nchste Folie Text und eine Grafik enthalten. Dazu passt beispielsweise das Layout Titel, Text und ClipArt aus der Kategorie Andere Layouts. Nachdem Sie diesen Folientyp eingef+gt haben, erscheint die leere Folie mit dem Platzhalter f+r Clips.

Abb. 3.36 Das Folienlayout f-r Text und eine ClipArt

Wenn Sie nun aufforderungsgemß doppelt auf den Platzhalter klicken, wird der Dialog Bild ausw8hlen geDffnet. In diesem Dialog kDnnen Sie ebenfalls einen Suchbegriff eingeben. Klicken Sie dann auf die Schaltflche Suchen.

319

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.37 Der Dialog Bild ausw'hlen

Wandern Sie nun durch das Angebot, markieren Sie den Clip, den Sie einf+gen mDchten, und klicken Sie auf OK. Die Grafik landet in dem Platzhalter, der f+r die ClipArt reserviert war. Verndern Sie gegebenenfalls die GrDße des Clips an den Ziehpunkten und beginnen Sie dann mit der Texteingabe im linken Platzhalter.

Abb. 3.38 Die Folie mit eingef-gter ClipArt

320

Grafiken einf gen

Die Inhaltsfolien verwenden Falls Sie auf einer Folie mehrere Clips/Grafiken einf+gen mDchten, ist es am bequemsten, ein Folienlayout aus der Kategorie Inhaltslayouts zu whlen. Hier finden Sie Layouts, die f+r bis zu vier "Inhalte" vorbereitet sind. Sie entscheiden nach dem Einf+gen der Folie, welche Objektart sie enthalten soll: eine Tabelle, ein Diagramm. eine ClipArt, eine Grafik, eine schematische Darstellung oder einen Mediaclip. Soll beispielsweise die nchste Folie der Prsentation in erster Linie Abbildungen zeigen, bietet sich eines der Layouts f+r drei oder vier Inhalte an. 1

Markieren Sie das Layout Titel, Inhalt und zwei Inhalte und klicken Sie im Men+ auf Neue Folie einf%gen.

2

Sie erhalten drei kleine Platzhalter mit den Symbolen f+r die Objekte, die man einf+gen kann. Klicken Sie nacheinander in den drei Platzhaltern auf das kleine Symbol ClipArt einf%gen, um jeweils den Dialog Bild ausw8hlen aufzurufen. Abb. 3.39 Die Platzhalter f-r die Inhalte auf der Folie

3

Im Dialog Bild ausw8hlen geben Sie einen Suchbegriff ein, wandern jeweils durch die Auswahl, markieren das gew+nschte Bild und klicken auf OK. (Mbrigens: Das Stichwort "Meer" brachte eine Reihe zum Thema passende Clips.)

4

Bearbeiten Sie nach dem Einf+gen die ClipArts. Verndern Sie gegebenenfalls die GrDße und positionieren Sie die Clips richtig bzw. nach Wunsch. Denken Sie dabei an die F+hrungslinien, die Ihnen bei der Ausrichtung helfen.

ClipArts neu einf"rben PowerPoint bietet bei der Grafikbearbeitung eine MDglichkeit mehr als die anderen Anwendungen: Eine ClipArt kann komplett neu eingefrbt und damit an die +brigen Farben der Folie angepasst werden. 321

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

1

Rufen Sie das Kontextmen+ der Grafik auf, die Sie bearbeiten mDchten, und whlen Sie Grafik bearbeiten.

2

Wechseln Sie auf die Registerkarte Grafik und klicken Sie auf die Schaltflche Neu einf8rben.

3

Im Dialog Bild neu einf8rben werden die verwendeten Farben angezeigt. Aktivieren Sie jeweils das Kontrollkstchen vor der Farbe, die Sie verndern mDchten. Klicken Sie dann auf den Auswahlpfeil der Farben im Bereich Neu und whlen Sie eine neue Farbe. Der Vorschaubereich zeigt den Effekt.

4

Um eine eingestellte Farbe wieder zu entfernen, deaktivieren Sie das entsprechende Kontrollkstchen. Dies bringt die urspr+ngliche Farbe zur+ck.

Abb. 3.40 Eine ClipArt neu einfrben

Die Annahme, dass Sie eine Prsentation "im Ernstfall" aus den von Office angebotenen ClipArts zusammenstellen, ist nicht sehr realistisch. Normalerweise w+rde man eigene Bilder verwenden, die als Datei vorliegen. In dem Fall m+ssten Sie auf das Symbol Grafik einf%gen klicken, um den gleichnamigen Dialog zu Dffnen und hier den Pfad zur gesuchten Datei festlegen. Sofern Sie Ihre eigenen Grafikdateien der bzw. einer Clip-Sammlung hinzugef+gt haben, funktioniert nat+rlich der Klick auf das Symbol ClipArt einf%gen, da Sie dar+ber die Clip-Sammlungen durchforsten.

322

Ein Diagramm auf der Folie

Ein Diagramm auf der Folie Auf einer der Folien soll ein Diagramm dargestellt werden. Dieses Vorhaben lsst sich leichter realisieren, als es klingt, denn PowerPoint – ebenso wie Word, wo Sie auf die gleiche Weise ein Diagramm einf+gen kDnnten – bietet vorgefertigte Musterdiagramme an, die lediglich angepasst werden m+ssen. Sie erhalten eine Tabelle, in die Sie die Werte eintragen, und im Hintergrund erscheint ein Diagramm, das diese Werte ausdr+ckt. Das ist tatschlich so einfach, dass man sich an diese Aufgabe herantrauen kann, auch wenn man bisher nicht die geringste Ahnung vom Erstellen von Diagrammen hatte. 1

Whlen Sie aus der Kategorie Andere Layouts die letzte standardmßige Vorlage Titel und Diagramm und klicken Sie im Auswahlmen+ auf Neue Folie einf%gen.

2

Klicken Sie auf der Folie doppelt auf das Symbol f+r ein Diagramm.

3

Nun erscheint eine Tabelle mit Mustereintrgen und im Hintergrund ein Diagramm, und zwar als Standardeinstellung ein so genanntes S8ulendiagramm. Tragen Sie die Werte, die Sie darstellen mDchten, in die Tabelle ein. Abb. 3.41 Das Rohdiagramm

4

Sie sehen, dass sich das Diagramm entsprechend der Eingaben sofort verndert. Schließen Sie die Tabelle mit dem Schließkreuz, sobald Sie alle Werte eingegeben haben.

5

Das Diagramm ist nun auf der Folie, aber es befindet sich im Bearbeitungsmodus. Klicken Sie irgendwo außerhalb des Rahmens, um den Bearbeitungsmodus des Diagramms zu verlassen und wieder eine normale Folie mit einem eingef+gten Diagramm auf dem Bildschirm zu haben.

323

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.42 Das eingef-gte Diagramm

Beachten Sie beim Umgang mit einem Diagramm den Unterschied zwischen der Folie und dem eben erwhnten Bearbeitungsmodus. Um das Diagramm zu bearbeiten – und nicht die Folie – m+ssen Sie diesen Modus per Doppelklick auf das Diagramm aktivieren. Sie sehen dann einen gestrichelten Rahmen und die Symbolleiste des Diagramms. Sofern Sie die Werte ndern und nicht nur an der ußeren Erscheinung des Diagramms feilen mDchten, m+ssen Sie die Tabelle wieder einblenden. Dies erreichen Sie +ber die Men+auswahl Ansicht>Datenblatt.

Zur Bearbeitung des Diagramms Ein Diagramm besteht aus diversen Elementen. Microsoft geizt hier nicht mit FormatierungsmDglichkeiten; Sie kDnnen im Prinzip jedes einzelne Diagrammelement bzw. Objekt verndern. Markieren Sie das Element entweder per Maus, indem Sie es anklicken, oder, was mitunter einfacher ist, +ber das Symbol Diagrammobjekte. Das Objekt, das Sie in dieser Liste auswhlen, ist das markierte. Neben diesem Symbol befindet sich das Symbol, mit dem Sie den Dialog zum Formatieren des Objekts Dffnen. Dieses Symbol heißt je nach ausgewhltem Objekt formatieren und bietet unterschiedliche, zum Objekt passende Einstellungen. Um wieder zur+ck zur Folie zu gelangen, klicken Sie irgendwo außerhalb des Rahmens. Da die Bearbeitung im Kapitel 2 Excel – Ihr Kalkulationsgenie genau beschrieben wird, folgt hier nur beispielhaft die Beschreibung einer Formatierungseinstellung. Die Beschriftung der Rubrikenachse soll gendert werden.

324

1

Wechseln Sie gegebenenfalls per Doppelklick auf das Diagramm in den Bearbeitungsmodus.

2

Klicken Sie auf den Auswahlpfeil des Symbols Diagrammobjekt und whlen Sie in der Liste Rubrikenachse, um diesen Teil des Diagramms zu markieren.

Ein Diagramm auf der Folie

Abb. 3.43 Das Symbol Achse formatieren

3

Klicken Sie auf das Symbol Achse formatieren, um den gleichnamigen Dialog zu Dffnen.

4

Verndern Sie in diesem Dialog die SchriftgrDße (Registerkarte Schrift) und die Ausrichtung der Beschriftung. Stellen Sie auf der Registerkarte Ausrichtung 308 ein. Abb. 3.44 Der Dialog Achse formatieren, Registerkarte Ausrichtung

Abb. 3.45 Das Diagramm mit schrg gestellter Beschriftung

325

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Diagrammoptionen Weitere MDglichkeiten, das Diagramm zu bearbeiten, bietet der Dialog Diagrammoptionen, aufzurufen +ber den gleichnamigen Eintrag im Men+ Diagramm (achten Sie darauf, dass der Bearbeitungsmodus aktiv ist). (Diesem Dialog begegnen Sie automatisch, wenn Sie in Excel ein Diagramm per Diagramm-Assistent erstellen). Wichtig ist gleich die erste Registerkarte, die Registerkarte Titel, auf der Sie die Beschriftung des Diagramms verndern und es durch einen Titel (ein Titel erscheint bereits auf der Folie, ist in diesem Fall also nicht unbedingt notwendig) ergnzen kDnnen. MDglicherweise irritiert Sie, dass Sie hier statt der +blichen Y-Achse lesen: Gr5ßenachse (Z). Die Erklrung ist einfach, aber tatschlich nicht auf den ersten Blick erkennbar: Das Standarddiagramm, das eingef+gt wurde, ist eine 3D-Variante eines Sulendiagramms. Dadurch werden die Namen der Achsen anders vergeben. Die GrDßenachse wird als Z-Achse bezeichnet, die Reihenachse erhlt den Namen Y-Achse. Diese ist hier nicht vorhanden.

Abb. 3.46 Die Diagrammoptionen

Hinweis

Gut zu wissen Im Symbol Objekt formatieren finden Sie den Eintrag Bodenflche. Wenn Sie dieses Objekt markieren und ihm beispielsweise eine andere Farbe zuweisen, k)nnen Sie die Z-Achse deutlich erkennen. Auch das Objekt Wnde befindet sich in der Auswahlliste des Symbols, und auch hierbei handelt es sich um ein Objekt, das es naturgem'ß nur bei 3D-Darstellungen gibt.

326

Ein Diagramm auf der Folie

Wandern Sie gegebenenfalls durch die weiteren Registerkarten des Dialogs. Zur Verdeutlichung der Werte kDnnen Sie beispielsweise das Gitternetz erweitern bzw. ergnzen (Registerkarte Gitternetzlinien).

Abb. 3.47 Gitternetzlinien einstellen

Im Men+ Diagramm entdecken Sie außerdem den Eintrag Diagrammtyp. Damit Dffnet sich der gleichnamige Dialog, in dem Sie sich von dem aktuellen Diagrammtyp verabschieden und einen anderen auswhlen kDnnen. Achten Sie beim Wechseln des Typs aber darauf, dass er auch zu den dargestellten Werten passt und aussagekrftig ist. Gegen Ausprobieren spricht nat+rlich nichts, zumal es die Vorschau gibt. Markieren Sie in der Liste einen anderen Typ und klicken Sie auf die lngliche Schaltflche mit der Bezeichnung Schaltfl8che gedr%ckt halten f%r Beispiel.

Abb. 3.48 Der Dialog Diagrammtyp

327

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

F+r alle noch offenen Fragen blttern Sie am besten zur+ck zum Kapitel 2 Excel – Ihr Kalkulationsgenie, in dem kurz auf Diagramme zur+ckgekommen wird, wenn es um die Animationen geht. Hier hat PowerPoint nmlich ein paar Besonderheiten f+r Diagramme auf Lager. Es sei aber auch an dieser Stelle schon erwhnt: Animationen funktionieren nur f+r Diagramme, die Sie in PowerPoint auf die eben beschriebene Art und Weise erstellen. F+r aus Excel importierte Diagramme funktionieren die PowerPoint-Animationen nicht.

Aus einem Guss Nachdem Sie bereits f+nf Folien erstellt haben, ist es an der Zeit, dar+ber nachzudenken, wie die Prsentation ein einheitliches Layout erhlt und "rund" wirkt. (Diese Mberlegung htte man auch an den Anfang stellen kDnnen, aber es schien g+nstiger, zunchst das Erstellen von "normalen" Folien zu demonstrieren, statt gleich zu Beginn auf Prsentationsdesigns und /hnliches einzugehen). Ein einfacher Weg, der Prsentation mehr Einheitlichkeit zu verleihen, f+hrt +ber den gleichen farbigen Hintergrund. Noch ein St+ck weiter gehen Sie, wenn Sie f+r die Folien ein komplettes Design +bernehmen.

Ein Hintergrund f r die Titelfolie Ein Hintergrund, sei es eine einheitliche Farbe, ein Farbverlauf, eine Struktur oder auch eine passende Grafik, kann optisch eine Menge bewirken. F+r die Beispielprsentation soll f+r die erste Folie eine Grafik unterlegt werden, die nchsten Folien sollen +ber ein Farbschema eine einheitliche Farbe bzw. ein einheitliches Layout erhalten.

Eine Grafik als Hintergrund Um Folien mit einem Hintergrund auszustatten, klicken Sie im Men+ Format auf den Eintrag Hintergrund. Dadurch gelangen Sie in den gleichnamigen Dialog.

Abb. 3.49 Der Dialog Hintergrund

1 328

Wechseln Sie +ber den Arbeitsbereich auf der linken Seite zur ersten Folie, und Dffnen Sie +ber Format den Dialog Hintergrund.

Aus einem Guss

2

Iffnen Sie dort die Auswahlliste und rufen Sie mit einem Klick auf den Eintrag F%lleffekte den gleichnamigen Dialog auf. Sie sind ihm bereits mehrfach begegnet. Aktivieren Sie die Registerkarte Grafik. Abb. 3.50 Der Dialog F-lleffekt, Registerkarte Grafik

3

Klicken Sie auf die Schaltflche Grafik ausw8hlen und bestimmen Sie im folgenden Dialog den Pfad zur gew+nschten Datei. Klicken Sie dann auf Einf%gen, im nchsten Dialog auf OK und im Dialog Hintergrund auf Bbernehmen (da nur die erste Folie diesen Hintergrund erhalten soll).

Abb. 3.51 Die Titelfolie mit einem Hintergrundbild

329

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Die nchsten Folien sollen alle den gleichen Farbhintergrund erhalten. Statt diese Hintergrundfarbe +ber Format>Hintergrund zuzuweisen, soll ein Farbschema f+r die Folien benutzt werden.

Tipp

Gut zu wissen Grunds'tzlich wird empfohlen, f-r Folien, die -ber einen OH-Projektor gezeigt werden, einen eher hellen Hintergrund zu w'hlen. Sofern Sie einen Farbverlauf als Hintergrund definieren, seien Sie auch hier vorsichtig.

Die Verwendung von Farbschemas Ein Farbschema besteht aus acht Farben, die f+r das Design der Folie benutzt werden. Die Farben gelten f+r den Hintergrund, den Text und die Linien, Schatten, Titeltext, Farbf+llungen und f+r Hyperlinks. Diese Farben lassen sich wiederum verndern und bearbeiten. Die Titelfolie spielt eine Sonderrolle und hat deswegen einen besonderen Hintergrund erhalten. Die restlichen Folien sollen durch ein Farbschema ein und denselben Hintergrund erhalten und damit auch gleich eine einheitliche Farbe f+r den Text auf den Folien. Entfernen Sie gegebenenfalls alle Formatierungen, die Sie probehalber eingestellt haben. Die Farbschemas ersetzen einmal eingestellte Formatierungen nicht. 1

Abb. 3.52 Die Folien markieren

330

Markieren Sie im Arbeitsbereich auf der linken Seite auf dem Register Folien die restlichen Folien durch Anklicken. Halten Sie dabei die H-Taste gedr+ckt.

Aus einem Guss

2

Klicken Sie auf den Pfeil des aktuell eingeblendeten Aufgabenbereichs und whlen Sie im Men+ Foliendesign – Farbschemas. Abb. 3.53 Der Aufgabenbereich Foliendesign – Farbschemas

3

Betrachten Sie die Auswahl an Farbschemas und entscheiden Sie sich f+r eins der Muster (im Beispiel wird das Schema mit einem taubenblauen Hintergrund genommen). Klicken Sie auf den Auswahlpfeil und im Men+ auf F%r ausgew8hlte Folien %bernehmen. Damit wird den markierten Folien dieses Schema zugewiesen. Auch das Diagramm hat die Farben des Schemas +bernommen, sofern Sie es nicht gesondert formatiert hatten.

4

Sie kDnnen einzelne Farben dieses Schemas nun auch noch verndern. F+r das Beispiel soll die Schrift nicht weiß bleiben, sondern einen warmen Gelbton erhalten.

5

Klicken Sie im Aufgabenbereich Foliendesign auf den Link Farbschemas bearbeiten.

6

Wechseln Sie auf die Registerkarte Benutzerdefiniert, markieren Sie hier das Kstchen f+r Text und Zahlen und klicken Sie dann auf die Schaltflche Farbe 8ndern.

7

Whlen Sie im Dialog Text- und Zeilenfarbe einen Farbton und klicken Sie auf OK. 331

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.54 Der Dialog Farbschema bearbeiten

Abb. 3.55 Die Farbe f-r Text und Zahlen ndern

8

332

Wiederholen Sie diesen Vorgang f+r das Element Titeltext; nehmen Sie am besten denselben Farbton, damit die Folien nicht zu bunt werden! Klicken Sie im Dialog Farbschema bearbeiten zu guter Letzt auf Bbernehmen. Damit erhalten alle Folien, die mit diesem Farbschema formatiert wurden, die eingestellte Farbe f+r Text, Zahlen, den Titel und auch f+r Linien (es sei denn, es waren schon Formatierungen vorhanden).

Aus einem Guss

Abb. 3.56 Die Folien mit dem zugewiesenen Farbschema

Ganz im Trend – Folien erhalten ein Design Unabhngig von der MDglichkeit, mit Farbschemas zu arbeiten, um ein einheitliches Aussehen zu erzeugen, kDnnen Sie auch Entwurfsvorlagen benutzen. Damit sind Sie alle Sorgen hinsichtlich der Gestaltung Ihrer Prsentation los: Sie whlen eine dieser Vorlagen, und die Folien erhalten ein uniformes Erscheinungsbild, z.B. gleichbleibende Hintergr+nde, Schmuckelemente, Schrifttypen und sonstige Attribute. In der Auswahl befinden sich zahlreiche recht ansprechende Designvorlagen; das Problem mit derartigen vordefinierten Mustern ist allerdings, dass sie zu leicht zu identifizieren sind. So kann es vorkommen, dass man unter Umstnden etwas abfllig auf Ihre Prsentation reagiert, weil man die Vorlage erkennt und man der Meinung ist, Sie htten sich zu wenig M+he gegeben! In der Tat ist eine Entwurfsvorlage schnell zugewiesen. (Wir spielen den Vorgang hier nur theoretisch durch, die Beispielprsentation bleibt davon unber+hrt.) 1

Klicken Sie auf den Link Entwurfsvorlagen, sofern der Aufgabenbereich Foliendesign noch geDffnet ist. Ansonsten klicken Sie im Auswahlmen+ eines anderen Aufgabenbereichs auf Foliendesign – Entwurfsvorlagen.

2

Mit dieser Option Dffnen Sie den Aufgabenbereich Foliendesign mit der Einstellung Entwurfsvorlagen. Hier suchen Sie sich eine Entwurfsvorlage aus. Die Vorlagen sind in drei Kategorien eingeteilt: Es werden die in der Prsentation aktuell verwendeten Vorlagen, die zuletzt verwendeten und die generell zur Verf+gung stehenden Vorlagen gezeigt. 333

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.57 Der Aufgabenbereich Foliendesign – Entwurfsvorlagen

3

Abb. 3.58 Die Entwurfsvorlage zuweisen

334

Um die Vorlage zu +bernehmen, klicken Sie im Men+ der markierten Vorlage entweder auf F%r alle Folien %bernehmen oder auf F%r ausgew8hlte Folien %bernehmen. Ein Klick direkt auf das Symbol weist das Designebenfalls allen Folien zu.

Der Folienmaster

Hinweis

Hintergrundprobleme bei Folien Wenn Ihnen auff'llt, dass eine der Folien aus der Reihe tanzt, liegt das vermutlich daran, dass dieser Folie bereits ein Hintergrund zugewiesen wurde. Damit auch diese Folie das neue Design akzeptiert, muss der Hintergrund bereits vorhandene wieder entfernt werden.

Eine Entwurfsvorlage entfernen Von einer einmal zugewiesenen Vorlage kDnnen sich auch wieder trennen. Whrend die R+ckkehr zum Standarddesign in fr+heren Versionen etwas umstndlich war, weil man eine bestimmte, ziemlich versteckte Datei finden musste, ist es neuerdings ganz einfach: Wenn Sie sich dazu entschlossen haben, m+ssen Sie im Aufgabenbereich Foliendesign lediglich auf das Symbol Standarddesign.pot klicken, um es f+r alle Folien zu +bernehmen. Damit kehren alle Folien zu ihrem Ursprungszustand zur+ck.

Der Folienmaster Es gibt nicht nur normale Folien, sondern auch Folienmaster. Damit bietet PowerPoint ein praktisches Instrument, Folien einheitlich zu gestalten, wobei es nicht nur um Farben geht, wie bei den Farbschemas, sondern auch um andere Elemente auf der Folie. Die Formatierungen und Einstellungen im Folienmaster gelten f+r alle Folien der Prsentation (bzw. f+r die, denen der Folienmaster zugewiesen wird). Es bietet sich also an, in dem Folienmaster z.B. das Firmenlogo, den Hintergrund und/ oder bestimmte Zeichnungselemente aufzunehmen, kurz, alles, was auf jeder Folie zu sehen sein soll. Ein Folienmaster wird mit der Prsentation gespeichert.

Hinweis

Gut zu wissen Die Reihenfolge der Beschreibung passt eigentlich nicht ganz. In der Praxis w-rden Sie eher, d.h. gleich zu Beginn der Arbeit an einer neuen Pr'sentation, mit dem Gestalten des Folienmasters beginnen. Uns erschien es f-r dieses Kapitel allerdings g-nstiger, zuerst Schritt f-r Schritt ein paar "einfache" Folien zu erstellen. 335

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

F+r die Beispielprsentation soll ein Folienmaster erstellt werden, der eine Fußzeile erhlt und ein kleines Zeichnungsobjekt. Diese Ergnzung wird sich dann auf alle Folien auswirken. 1

Mber das Men+ Ansicht>Master>Folienmaster gelangen Sie zum Folienmaster. Im Untermen+ sehen Sie, dass es nicht nur einen Folienmaster gibt, sondern auch "Master" f+r Notizen und Handzettel. Abb. 3.59 Den Folienmaster aufrufen

2

Abb. 3.60 Der leere Folienmaster

336

Sie erhalten dann einen leeren Folienmaster mit diversen Objektbereichen f+r bestimmte Elemente sowie eine neue Symbolleiste. Die hierarchisch gegliederten Platzhalter dienen der Formatierung des Textes auf den verschiedenen Ebenen, sofern dieser Text auf allen Folien ein identisches Aussehen haben soll. Beachten Sie den linken Arbeitsbereich des Bildschirms: Dort wird jetzt nur der Folienmaster angezeigt.

Der Folienmaster

Gestalten des Folienmasters Um den Folienmaster zu gestalten, gehen Sie mehr oder minder so vor wie bei einer normalen Folie. In der Regel wird man das Master nicht +berladen, damit noch Spielraum zur Gestaltung der einzelnen Folien bleibt.

Kopf- und Fußzeile Um die Folien +ber den Folienmaster um eine Fußzeile zu bereichern, sind die folgenden Schritte notwendig: 1

Klicken Sie auf Einf%gen>Foliennummer oder Ansicht>Kopf- und Fußzeile, um die Eintrge f+r den Datumsbereich, den Fußzeilenbereich und den Seitenzahlenbereich festzulegen.

2

Sie erhalten den Dialog Kopf- und Fußzeile mit den Optionen Datum und Uhrzeit, Foliennummer und dem Feld f+r den Fußzeilentext. Wo die Eintrge jeweils angezeigt werden, kDnnen Sie in der Vorschau erkennen. Je nach aktivierter Option ist der entsprechende Bereich in der Vorschau fett umrandet.

3

Wenn Sie die Option Datum und Uhrzeit aktivieren, kDnnen Sie zwischen Automatisch aktualisieren oder Fest whlen. Dann tragen Sie in dem entsprechenden Feld ein bestimmtes Datum ein. Abb. 3.61 Der ausgef-llte Dialog Kopf- und Fußzeile

4

Klicken Sie Sie zu guter Letzt auf die Schaltflche F%r alle %bernehmen.

Beachten Sie auch die Option Auf Titelfolie nicht anzeigen. Mitunter ist es g+nstig, diese Option zu aktivieren, da die Titelfolie ohne die diversen Eintrge optisch besser wirkt. 337

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Auf dem Folienmaster tauchen die Einstellungen, die Sie eben im Dialog eingegeben haben, nicht auf. Sie sehen Sie erst auf den anderen Folien der Prsentation.

Eine AutoForm auf dem Folienmaster Auf allen Folien soll das Logo des Reiseveranstalters zu sehen sein. Von daher bietet es sich an, dieses Logo auf dem Folienmaster zu platzieren. (F+r das Beispiel zeichnen wir der Einfachheit halber eine AutoForm auf; im Normalfall w+rden Sie das Logo vermutlich als Datei vorliegen haben.) 1

Iffnen Sie in der Symbolleiste Zeichnen das Men+ AutoFormen und whlen Sie aus dem Untermen+ Standardformen das Symbol f+r eine Sonne.

2

Ziehen Sie die Sonne auf der Folie auf (lesen Sie eventuell im Kapitel 9 Zeichnungsobjekte und Grafiken nach, wie Sie mit AutoFormen umgehen).

3

Weisen Sie der Sonne +ber das Symbol F%llfarbe ein nettes Gelb zu, positionieren Sie die Form und bearbeiten Sie sie nach Wunsch weiter.

Abb. 3.62 Eine AutoForm f-r den Folienmaster

Wenn Sie mit der Gestaltung des Folienmasters fertig sind, kehren Sie in die Prsentation zur+ck. Klicken Sie dazu auf die Schaltflche Masteransicht schließen in der Symbolleiste oder whlen Sie Ansicht>Normal.

Abb. 3.63 Die Masteransicht schließen

338

Der Folienmaster

Sie sehen nun, dass die bereits vorhandenen Folien das Design des Folienmasters angenommen haben. Im unteren Bereich taucht der Fußzeilentext auf und je nach Einstellung im Dialog Kopf- und Fußzeilen werden Foliennummern und ein Datum angezeigt. Außerdem schm+ckt eine Sonne den oberen linken Bereich.

Abb. 3.64 Die Folien mit dem Design des Folienmasters

Hinweis

Gut zu wissen Auch den Hintergrund legt man in der Regel -ber den Folienmaster fest. Im Beispiel wurde dies aber mit dem Farbschema geregelt. Wenn Sie auf dem Folienmaster eine Hintergrundfarbe einstellen, aber eine Folie nicht mit diesem Hintergrund erscheint, liegt das daran, dass dieser einzelnen Folie bereits ein Hintergrund zugewiesen wurde. Sobald Sie diese Folie von ihrem Hintergrund befreien, erh'lt sie den Hintergrund der Masterfolie. Aktivieren Sie also gegebenenfalls diese Folie und )ffnen Sie -ber Format>Hintergrund den gleichnamigen Dialog. W'hlen Sie hier im Feld f-r die Farben Automatisch und klicken Sie auf *bernehmen.

339

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Kopf- und Fußzeilen Kopf- und Fußzeilen k)nnen Sie auch einzelnen Folien g)nnen. Sie gehen genau so, vor wie eben beschrieben, nur dass Sie nicht im Master arbeiten. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfl'che *bernehmen.

Speichern des Masters Wollen Sie das Outfit des Folienmasters f+r zuk+nftige Prsentationen sicher aufbewahren, whlen Sie im Dialog Speichern unter den Dateityp Entwurfsvorlage (*.pot). Es bietet sich an, Entwurfsvorlagen im selben Ordner zu speichern, in dem die von Microsoft mitgelieferten Vorlagen gespeichert sind. Dieser Ordner heißt (zurzeit!) Templates. Mberpr+fen Sie also bitte, welchen Ordner Sie finden. Ein Trick, um den richtigen Ordner ausfindig zu machen, ist, dass Sie Windows (Start>Suchen>Dateien/Ordner) nach folgendem Eintrag suchen lassen: *.pot. An den gefundenen Dateien kDnnen Sie dann den richtigen Ordner ablesen.

Abb. 3.65 Der Folienmaster als Entwurfsvorlage speichern

Mehrere Folienmaster erstellen Es lassen sich auch mehrere Folienmaster mit unterschiedlicher Gestaltung erstellen. F+r die Formatierung der Folien f+r die Prsentation kDnnen Sie dann entweder auf den einen oder anderen Folienmaster zur+ckgreifen. 340

Der Folienmaster

F+r einen zweiten Folienmaster klicken Sie in der Symbolleiste Folienmaster auf Neuen Folienmaster einf%gen. Diesen neuen Master bearbeiten Sie wie gehabt, f+gen aber andere Elemente ein und/oder formatieren ihn anders als den ersten Folienmaster. Um ihn als alternativen Folienmaster zu verwenden, weisen Sie der Prsentation oder einem Teil der Folien die entsprechende Entwurfsvorlage zu. 1

Iffnen Sie den Aufgabenbereich Entwurfsvorlagen. Die beiden (oder mehrere) Folienmaster werden hier angezeigt. Abb. 3.66 Die Folienmaster im Aufgabenbereich Entwurfsvorlagen

2

Klicken Sie auf den gew+nschten Folienmaster, wenn er f+r alle Folien der Prsentation gelten soll.

3

Ansonsten markieren Sie vorher die Folien, f+r die der neue Folienmaster gedacht ist, und klicken im Men+ des Masters auf F%r ausgew8hlte Folien %bernehmen.

341

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.67 Den Folienmaster f-r ausgewhlte Folien -bernehmen

Notizen fr den Vortrag GehDren Sie zu den genialen Geistern, die nie etwas vergessen, dann kDnnen Sie diesen Abschnitt +berspringen; falls Sie wie jeder normale Mensch mit dem Gedchtnis auf Kriegsfuß stehen, gehen Sie lieber auf Nummer Sicher und verlassen Sie sich auf den Notizzettel von PowerPoint. Sie kDnnen zu jeder Folie Notizseiten als Gedchtnisst+tze erstellen. Damit man Folien und Notizzettel nicht durcheinander wirft, kann die Folie, zu der der Notizzettel gehDrt, als verkleinerte Abbildung auf dem Notizzettel erscheinen.

Notizen erstellen Es gibt mehrere MDglichkeiten. Wenn Sie sich nur ein paar Bemerkungen notieren mDchten, die beim Erstellen der Folie wichtig sind, geben Sie Ihren Text einfach in dem Notizbereich unterhalb der Folie ein. Sie kDnnen die Notizen auch in der daf+r vorgesehenen Ansicht eingeben.

342

1

Klicken Sie auf Ansicht>Notizseite.

2

Dadurch erhalten Sie auf dem Bildschirm eine Darstellung der Notizseite. In der Standardeinstellung ist der obere Bereich der Seiten mit der Folie belegt und darunter befindet sich der Platz f+r Notizen.

Notizen f r den Vortrag

Abb. 3.68 Eine Notiz eingeben

Abb. 3.69 Die Notizseite

343

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

3

Falls die Schrift im Notizbereich so gut wie nicht zu lesen ist, vergrDßern Sie die aktuelle Zoom-Einstellung. In der Regel hilft ein Zoom von 75%. Jetzt kDnnen Sie Ihre Notizen auch ohne Brille in den Notizbereich eintippen.

4

Sollte der Notizbereich zu klein oder groß sein, markieren Sie ihn und verndern Sie durch die Bewegung der Ziehpunkte die GrDße. Gleiches ist mit der Abbildung der Folie mDglich.

Wer macht was? – Organigramme Ein bewhrtes Mittel, Organisationsstrukturen zu verdeutlichen, sind Organigramme: Eine Kombination aus Kstchen und Text, die untereinander mit Linien verbunden sind, so dass eine Art Baumstruktur entsteht. Aus dieser Baumstruktur lassen sich Hierarchien und Zuordnungen ablesen. Da es in einer Prsentation hufig darum geht, interne (Betriebs-)Strukturen oder /hnliches darzustellen, gehDrt zu PowerPoint das Modell eines Organigramms.

Organigramme einf gen Es gibt mehrere Wege, ein Organigramm einzuf+gen: Entweder Sie whlen aus der Auswahl der Folienlayouts eine Vorlage, die f+r Organigramme geeignet ist (eines der Inhaltslayouts oder das Layout mit dem abgebildeten Organigramm in der Kategorie Andere Layouts), oder Sie whlen die leere Prsentation (zu finden unter den Inhaltslayouts) und klicken im Men+ Einf%gen auf die Option Grafik und im Untermen+ auf Organigramm.

Abb. 3.70 Der Dialog Diagrammsammlung

344

Strukturiertes Vorgehen – Die Arbeit in der Gliederung

Wenn Sie ein Inhaltslayout gewhlt haben, klicken Sie auf den kleinen Kreis in dem Symbol f+r die Inhalte: Schematische Darstellung oder Organigramm einf%gen. Das klassische Organigramm f+r die Darstellung hierarchischer Beziehungen erhalten Sie mit dem Symbol oben links. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, sehen Sie vier Felder eines Organigramms auf der Folie. Wenn Sie auf einer leeren Folie den Men+befehl Einf%gen>Grafik>Organigramm aufrufen, erhalten Sie nicht die Auswahl an DarstellungsmDglichkeiten, sondern direkt das Modell f+r hierarchische Beziehungen.

Strukturiertes Vorgehen – Die Arbeit in der Gliederung Die bisherigen Folien wurden in der Ansicht Normal erstellt. Sie haben eine Folie nach der anderen kreiert und sich um deren Gestaltung gek+mmert. Einen etwas anderen Weg gehen Sie, wenn Sie im Gliederungsbereich arbeiten: Sie legen zunchst die Struktur Ihrer Prsentation fest, indem Sie die Mberschriften f+r die Folien eingeben sowie den Text, der unter diesen Mberschriften auf verschiedenen Gliederungsebenen erscheinen soll. Durch Symbole zum HDher- und Tieferstufen regeln Sie die Hierarchie der Mberschriften und Eintrge. PowerPoint erstellt nach diesen Vorgaben dann die Folien. Allerdings sind Sie in diesem Bereich darauf beschrnkt, Text einzugeben – das Einf+gen von Grafiken etc. ist nicht mDglich.

Abb. 3.71 Der Arbeitsbereich Gliederung

345

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Der Gliederungsbereich Um in der Gliederungsansicht zu arbeiten, klicken Sie im Arbeitsbereich auf die Registerlasche Gliederung. Ziehen Sie sich den Bereich dann grDßer auf. Iffnen Sie zur weiteren Arbeit in dieser Ansicht die Symbolleiste Gliederung (Ansicht>Symboleisten>Gliederung). Sollten die Gliederungsoption an dieser Position nicht aufgelistet sein, whlen Sie die Option Ansicht>Symboleisten>Anpassen sowie die Registerkarte Symbolleisten und die Checkbox Gliederung. Nachdem Sie die Gliederung in die Bearbeitung einbezogen haben, finden Sie Symbole, die Ihnen die Strukturierung der Prsentation vereinfachen, am linken Rand der Gliederungsansicht wieder. Sofern die bereits erstellte Prsentation geDffnet ist, sehen Sie im Arbeitsbereich Gliederung die Symbole f+r die vorhandenen Folien, vor denen die Foliennummern angegeben werden. Hinter diesen Symbolen werden die Mberschriften der Folie angezeigt. Unter diesen wiederum steht nach rechts einger+ckter Text, der mit einem Aufzhlungszeichen beginnt und in einem Platzhalter unter der Mberschrift erscheint. Je weiter der Text einger+ckt ist, desto weiter unten steht er in der Gliederungshierarchie. Auch in der Gliederungsansicht kDnnen Sie den Text formatieren. Dazu stehen die Symbolleiste Format und/oder die Eintrge im Men+ Format zur Verf+gung.

Vorgehensweise im Gliederungsbereich Wenn Sie die Arbeit an einer Prsentation im Gliederungsbereich beginnen, bietet sich folgende Vorgehensweise an: Geben Sie zuerst den Text ein, der auf den Folien erscheinen soll, und dr+cken Sie am Ende jedes Gliederungspunktes oder jeder Mberschrift (Mberschriften sind Gliederungsebene 1) die
-Taste. Lassen Sie sich nicht davon irritieren, dass PowerPoint dann automatisch eine neue Folie erstellt. Mit der
-Taste erstellen Sie immer einen Gliederungspunkt der vorausgegangenen Ebene: Sind Sie also in der Ebene 1 (Mberschrift), erzeugen Sie auch eine neue Ebene 1.

Die Einstufung des Textes Haben Sie die Texteingabe abgeschlossen, k+mmern Sie sich um die Hierarchie in der Prsentation. Setzen Sie dazu den Cursor in die Textzeile, deren Gliederungsebene Sie ndern wollen. Mit den Symbolen Tieferstufen und H5herstufen wechseln Sie die Gliederungsebene in die entsprechende Richtung. /ndern Sie Ebene 1 (Mberschrift) zu Ebene 2 oder tiefer, ordnet PowerPoint diesen Text unter die vorhergehende Mberschrift. Wird ein Text zu Ebene 1 (Mberschrift), erstellt PowerPoint eine neue Folie. Solange Sie nichts ndern, beginnt PowerPoint mit einer Titelfolie und f+gt immer eine Folie mit einem großen Platzhalter f+r Text ein (Folienlayout Titel und Text). Haben Sie eine Folie mit zwei nebeneinander liegenden Platzhaltern f+r Text, wechseln Sie mit den Tasten S+
zwischen den beiden Feldern. 346

Strukturiertes Vorgehen – Die Arbeit in der Gliederung

Abb. 3.72 Die verschiedenen Ebenen in der Gliederungsansicht

Die anderen Symbole der Symbolleiste Gliederung bewirken Folgendes:

Die Symbole der Symbolleiste Gliederung

Symbol Bezeichnung

Effekt

Nach oben

Verschiebt den aktuellen Gliederungspunkt nach oben

Nach unten

Verschiebt den aktuellen Gliederungspunkt nach unten

Gliederung reduzieren

Blendet alle Unterpunkte der aktuellen Folie aus, unter der Mberschrift erscheint ein senkrechter Strich

Gliederung erweitern

Blendet alle Unterpunkte der aktiven Folie wieder ein

Alle Ebenen reduzieren

Blendet alle Unterpunkte der Folien aus

Alle Ebenen erweitern

Blendet alle Unterpunkte der Folien wieder ein

Mbersichtssfolie

Sehen Sie bitte den Abschnitt +ber Inhaltsfolien

Formatierung anzeigen Zeigt den Text mit oder ohne Formatierung an Tabelle 3.1 347

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Eine Foliensortierung Abb. 3.73 Die Foliensortierungsansicht

348

Immer der Reihe nach – Die Foliensortierung

2

Markieren Sie die Folie, deren Position Sie verndern mDchten, und ziehen Sie sie mit gedr+ckter Maustaste an die gew+nschte Position. Wo die Folie landet, erkennen Sie an dem grauen senkrechten Strich. Abb. 3.74 Die Reihenfolge verschieben

3

Wenn Sie f+r den nchsten Vortrag nicht alle Folien benDtigen, kDnnen Sie hier auch einzelne Folien ausblenden. Dazu markieren Sie die Folie mit einem Mausklick und klicken anschließend auf das Symbol Folie ausblenden. Die Foliennummer der ausgeblendeten Folie wird durchgestrichen. (Diese Funktion ist vor allem bei Bildschirmprsentationen relevant – ansonsten kDnnen Sie die Folie ja einfach +berspringen und nicht zeigen.)

Abb. 3.75 Eine ausgeblendete Folie

349

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Ein erneuter Klick auf das Symbol gliedert die Folie wieder in die Prsentation ein. Sofern Sie schon Einblendzeiten getestet haben, ist die f+r jede Folie reservierte Zeit unterhalb der Folie vermerkt. (Zu diesen Einblendzeiten erhalten Sie im entsprechenden Abschnitt weitere Informationen). Ein Doppelklick auf eine Folie Dffnet die Normalansicht, in der Sie die jeweilige Folie bearbeiten kDnnen. Folien lassen sich auch in der Normalansicht im linken Arbeitsbereich auf dem Register Folien sortieren. Markieren Sie die Folie, die verschoben werden soll, und ziehen Sie sie mit gedr+ckter Maustaste an die neue Position.

Abb. 3.76 Sortieren im Arbeitsbereich

Die Seitenansicht Neu in dieser PowerPoint-Version ist, dass es jetzt auch hier eine Seitenansicht gibt. Pr+fen Sie also vor dem Ausdruck, wie die Folien aussehen werden. Klicken Sie auf Datei>Seitenansicht. Falls Sie die Folien auf einem Schwarzweiß-Drucker ausdrucken werden, ist es empfehlenswert, zu kontrollieren, wie die Folien in dieser Ansicht wirken. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste auf Optionen, whlen Sie Farbe/Graustufe und im Untermen+ Graustufe. Ein Klick auf Farbe in dem gleichen Men+ bringt die Farbe zur+ck.

350

Immer der Reihe nach – Die Foliensortierung

Abb. 3.77 Die Seitenansicht mit aufgeklappten MenOptionen

Wie Sie sehen, bietet dieses Men+ auch die MDglichkeit, die Folie zu skalieren und Kopf- und Fußzeilen festzulegen. Im Feld Druckbereich kDnnen Sie bestimmen, was Sie ausdrucken mDchten. Mit den Eintrag Handzettel verkleinern Sie die Folien so, dass mehrere auf einer Seite ausgedruckt werden. Mit der Option Notizseiten drucken Sie Ihre Notizen zusammen mit der verkleinerten Abbildung der zugeordneten Folie.

Abb. 3.78 Vier Folien auf einem Handzettel

351

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Folien drucken Um in PowerPoint zu drucken, klicken Sie im Men+ Datei auf die Option Drucken.

Abb. 3.79 Der Dialog Drucken

Im Dialog Drucken und dort im Feld Drucken legen Sie fest, was Sie drucken wollen: Notizseiten, Folien etc. Im Bereich Exemplare geben Sie die Anweisung, wie viele Kopien jeweils gedruckt werden sollen. Ganz unten im Dialog kDnnen Sie einen Folienrahmen festlegen und die Option aktivieren, dass die Kommentare mit einbezogen, also ausgedruckt werden. Mber die Schaltflche Vorschau gelangen Sie in die eben beschriebene Seitenansicht.

352

Flimmerstunde – Die Bildschirmpr"sentation

Hinweis

Folien f r den Ausdruck Wenn Sie auf Folien ausdrucken, achten Sie bitte darauf, dass Sie die f-r Ihren Drucker geeigneten Folien benutzen. Insbesondere Tintenstrahldrucker ben)tigen spezielle Folien. Auch bei Laserdruckern k)nnen Sie nicht irgendeine Qualit't verwenden, da durch die Hitzeentwicklung bei falschen Folien der Drucker besch'digt werden kann. Denken Sie daran, die Folien auf der richtigen Seite zu bedrucken!

Flimmerstunde – Die Bildschirmpr.sentation Eine Prsentation unter Verwendung von Folien ist eine mehr oder minder klassische Vorgehensweise. Aber selbst gut durchdachte Folien haben den Nachteil, dass sie keine Bewegung zeigen kDnnen. Damit liegen eine ganze Reihe von PowerPointFeatures ungenutzt in der Ecke: Mbergnge von Folie zu Folie, raffinierte Effekte f+r den Aufbau des Textes und anderer Elemente, Klangeffekte etc. Die LDsung bieten so genannte Bildschirmpr8sentationen; statt auf Folien f+hren Sie Ihre Ideen – oder was immer das Thema des Vortrags ist – direkt auf einem (Groß-)Bildschirm vor. Auch automatisch ablaufende Prsentationen, die auf Wunsch immer wieder von vorne beginnen, lassen sich erstellen. Auch um eine Bildschirmprsentation vorzubereiten, beginnen Sie damit, die einzelnen Folien zusammenzustellen und in die gew+nschte Reihenfolge zu bringen. Wenn Sie das getan haben, wechseln Sie in die Bildschirmansicht. Werfen Sie am besten schon mal einen Blick in die Bildschirmpr8sentation, damit Sie ahnen, wie die Folien in einer Bildschirmprsentation aussehen. Aktivieren Sie die erste Folie und klicken Sie auf Ansicht>Bildschirmpr8sentation. Die erste Folie nimmt nun den ganzen Bildschirm ein. Klicken Sie mit der Maus, um die nchste Folie anzeigen zu lassen etc. Wenn die Folien durchlaufen sind, klicken Sie erneut, um in die Ansicht Normal zur+ckzukehren.

353

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.80 Bildschirmprsentation mit einem Folien-bergang (von unten eingeblendet)

Von Folie zu Folie Wenn Sie Folien auf einen OH-Projektor legen, gibt es keinen Mbergang. Es erscheint einfach eine neue Folie auf der Leinwand. Anders bei einer Bildschirmprsentation: Hier kDnnen Sie festlegen, wie sich die nchste Folie ank+ndigt bzw. einblendet. F+r diese so genannten Folien%berg8nge kDnnen Sie spezielle Effekte mit oder ohne Sound einstellen. Sie legen sie im Aufgabenbereich Folien%bergang fest. Wie +blich ist es mDglich, f+r jede Folie einen eigenen Mbergang oder einen einheitlichen Folien+bergang f+r die komplette Prsentation festzulegen. Sie kDnnen Mbergnge sowohl in der Ansicht Normal als auch in der Foliensortierung bestimmen. Markieren Sie die Folie(n), f+r die der Mbergang gelten soll. Sollen alle Folien den gleichen Mbergangseffekt erhalten, reicht es, eine Folie zu markieren und dann – nach der Einstellung des Mbergangs – auf die Schaltflche F%r alle Folien %bernehmen zu klicken. In der Praxis bietet es sich an, nicht zu viele unterschiedliche Mbergnge einzustellen bzw. insgesamt nur einen, aber zum Probieren kDnnen Sie nat+rlich munter in das Angebot greifen und die eine Folie hineinschweben und die andere einblenden lassen.

354

1

Um den Aufgabenbereich aufzurufen, klicken Sie in der Foliensortierungsansicht auf das Symbol Folien%bergang. In der Normalansicht gehen Sie +ber das Men+ Bildschirmpr8sentation und klicken auf den Eintrag Folien%bergang.

2

Aktivieren Sie als Erstes die Option AutoVorschau im unteren Bereich, damit Sie den Effekt des eingestellten Mbergangs direkt sehen kDnnen.

Flimmerstunde – Die Bildschirmpr"sentation

Abb. 3.81 Der Aufgabenbereich Folien-bergang

3

Klicken Sie im Feld F%r ausgew8hlte Folien %bernehmen auf den Auswahlpfeil und whlen Sie aus der Auswahlliste aus, wie der Mbergang vonstatten gehen soll. Die Mbergangsart, f+r die Sie sich entscheiden, bezieht sich immer auf den Wechsel zwischen der vorhergehenden Folie zur aktuellen Folie.

4

Im Feld Geschwindigkeit kDnnen Sie noch einstellen, in welchem Tempo der Mbergang ablaufen soll.

5

Um Klangeffekte einzustellen, klicken Sie auf den Auswahlpfeil am Feld Sound. Damit k+ndigt sich die Folie dann mit Glockengelut, einem Kassengerusch etc. an. (Nehmen Sie Applaus, wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihre Prsentation gefllt – Sie erhalten dann zumindest von einer Seite Beifall!) F+r einen Klang, der nicht zur Sammlung gehDrt, whlen Sie in der Liste den Eintrag Anderer Sound, um den Dialog Sound hinzuf%gen aufzurufen, der vergleichbar ist mit dem Dialog Nffnen. Legen Sie den Pfad fest, whlen Sie die von Ihnen gew+nschte Sounddatei und besttigen Sie dann mit OK.

6

Wechseln Sie in die Bildschirmpr8sentation und lassen Sie die Vorf+hrung ablaufen. Da Sie die Option Bei Mausklick aktiviert gelassen haben, erscheint die nchste Folie erst nach einem Klick mit der Maus irgendwo auf die Folie. Der nchste Abschnitt beschreibt, wie Sie auch ohne Maus auskommen. 355

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Hinweis

Bei Mausklick! Noch ein Hinweis zur Option bei Mausklick im Bereich Nchste Folie: diese Option sollten Sie auf jeden Fall aktiviert lassen, da Sie damit die Dauer der Pr'senz einer Folie auf dem Bildschirm bestimmen, entweder bei einem Probedurchlauf zum Festlegen der Einblendzeiten (dies wird im Abschnitt Wiedergabezeiten genauer erkl'rt) oder beim Vorf-hren jeweils durch Mausklick auf die Folie.

Wiedergabezeiten In der Bildschirmprsentation folgt eine Folie der nchsten. Logischerweise gilt es in diesem Zusammenhang zu klren, in welchen zeitlichen Abstnden die Folien auf dem Bildschirm erscheinen sollen. Prinzipiell stehen zwei Varianten zur Auswahl: Entweder die Folien gleiten quasi selbstttig +ber den Bildschirm, dann m+ssen Wiedergabezeiten festgelegt werden; oder Sie haben die Regie; dann warten Sie einfach auf ungeduldiges Scharren mit den F+ßen, um zu wissen, dass es Zeit ist, per Mausklick die nchste Folie aufzurufen. Die Wiedergabezeit f+r den automatischen Ablauf stellen Sie am besten in einem Probedurchlauf ein, weil Sie dabei einschtzen kDnnen, wie lange die Folie zu sehen sein sollte.

Einblendzeiten testen Der Probedurchlauf funktioniert folgendermaßen: Sie klicken immer dann, wenn der Bildschirm die nchste Folie (oder Animation) zeigen soll. PowerPoint merkt sich, wie viel Zeit verstrichen ist und hlt sich beim nchsten Start der Prsentation automatisch an diese Zeiten.

356

1

Sie starten den Probelauf, indem Sie in der Foliensortieransicht auf das Symbol Neue Einblendzeiten testen klicken. Auch im Men+ Bildschirmpr8sentation finden Sie diese Option.

2

Wenn die erste Folie lange genug auf dem Bildschirm zu sehen war, teilen Sie PowerPoint per Mausklick mit, dass die nchste Folie erscheinen soll. Whrend des Tests wird ein Dialog angezeigt, der Ihnen die Einblendzeiten anzeigt.

Flimmerstunde – Die Bildschirmpr"sentation

Abb. 3.82 Neue Einblendzeiten testen

Abb. 3.83 Die Zeiten f-r den Probedurchlauf

3

Am Ende ermittelt PowerPoint die Gesamtzeit des Prsentationsdurchlaufs und fragt, ob die eben ermittelte Anzeigedauer zuk+nftig gelten sollen.

Abb. 3.84 Die Anzeigedauer speichern?

Ohne Probedurchlauf stellen Sie Einblendzeiten im Aufgabenbereich Folien%bergang (Bildschirmpr8sentation>Folien%bergang) ein. Geben Sie im Bereich N8chste Folie im Feld Automatisch nach die Zeit an, die die Folie auf dem Bildschirm verharren soll.

Abb. 3.85 Einblendzeiten festlegen

357

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Haben Sie Einblendzeiten mittels eines Probedurchlaufs festgelegt, werden diese Zeiten in diesem Feld angezeigt. Sie kDnnen sie hier auch verndern. Wenn Sie auf F%r alle Folien %bernehmen klicken, gilt die angegebene Zeit f+r alle, ansonsten nur f+r die markierte(n) Folien(n).

Effekte fr die einzelnen Elemente Abgesehen von den Effekten f+r die Mbergnge kann mehr oder minder jedes Element auf einer Folie durch Animationen zum Leben erweckt werden. Die neue Version von PowerPoint bietet in dieser Hinsicht erwartungsgemß sehr viel Neues. Ob man dies alles nutzen mDchte, ist eine andere Frage, aber machbar ist eine Menge. Die Animationen f+r die einzelnen Elemente auf einer Folie legen Sie am einfachsten in der Normalansicht fest. Sie bearbeiten immer die Folie, die Sie auch auf dem Bildschirm sehen. Es f+hren mal wieder viele Wege nach Rom bzw. zu Effekten bzw. Animationen. Probieren Sie es zunchst mit der einfacheren und schnelleren Variante, den Animationsschemas. Mit diesen Animationsschemas wird allen Platzhaltern auf der aktuellen Folie bzw. den markierten Folien ein einheitlicher Effekt zugewiesen. Bei den benutzerdefinierten Animationen geht es dann wirklich zur Sache!

Animationsschemas 1

Klicken Sie im Men+ Bildschirmpr8sentation auf den Eintrag Animationsschemas oder im Men+ eines eingeblendeten Aufgabenbereichs auf Foliendesign – Animationsschemas. Dadurch wird der Aufgabenbereich Foliendesign mit der Einstellung Animationsschemas geDffnet.

2

Achten Sie darauf, dass wieder die Option AutoVorschau aktiviert ist. Sofern Sie die AutoVorschau nicht einstellen mDchten, testen Sie den eingestellten Effekt mit der Schaltflche Wiedergabe.

3

Whlen Sie in der Auswahlliste des Feldes F%r ausgew8hlte Folien %bernehmen einen Effekt aus.

4

Ganz unten im Aufgabenbereich finden Sie das Symbol Bildschirmpr8sentation. Klicken Sie auf dieses Symbol, um den eingestellten Effekt auch in der Ansicht Bildschirmpr8sentation zu betrachten.

5

Klicken Sie auf F%r alle Folien %bernehmen oder wechseln Sie zur zweiten Folie bzw. markieren Sie die nchste(n) und stellen Sie erneut ein Animationsschema ein.

Klicken Sie auf Keine Animation, wenn Sie das eingestellte Schema wieder r+ckgngig machen wollen. 358

Effekte f r die einzelnen Elemente

Abb. 3.86 Der Aufgabenbereich Foliendesign – Animationsschemas

Abb. 3.87 Ein Animationsschema auswhlen

359

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Benutzerdefinierte Animationen Mit einer benutzerdefinierten Animation bereiten Sie die Folien f+r eine professionelle Prsentation vor. Jedes Element der Folie kann einzeln animiert werden. Was dann noch alles mDglich ist, ist kaum aufzuzhlen: Jedem Element kDnnen auch mehrere Effekte zugewiesen werden, die Effekte kDnnen variieren, die Geschwindigkeit, mit der die Effekte ablaufen, lsst sich einstellen, die Reihenfolge der einzelnen Animationen kann gendert werden etc. Selbst Animationspfade kDnnen eingebaut werden, d.h. eine Strecke, auf der sich ein Element entlangbewegt und f+r Diagramme gibt es noch einmal besondere Animationen. Microsoft hat sich hier einiges einfallen lassen – Sie werden sehen, dass kaum W+nsche unerf+llt bleiben! Bei der F+lle der MDglichkeiten, kDnnen wir allerdings lediglich das Prinzip erklren und ein paar Anregungen geben; Ihnen bleibt gerade bei den Animationen das Studieren und Probieren. Damit Sie in den vollen Genuss der Angebotspalette kommen, entfernen Sie am besten als Erstes alle eventuell eingestellten Animationsschemas. Klicken Sie dazu im Aufgabenbereich Foliendesign f%r Animationsschema auf Keine Animation und dann auf F%r alle Folien %bernehmen, so dass Sie "jungfruliche" Folien vor sich haben. Beginnen Sie dann mit den Einstellungen f+r die erste Folie. Beachten Sie dabei, dass Sie alle Elemente, die auf dem Folienmaster platziert wurden, (im Beispiel war es die kleine Sonne) auch nur auf dem Master animieren kDnnen. Falls Sie also mit der Animation der Sonne beginnen mDchten, m+ssten Sie zum Folienmaster wechseln. 1

Iffnen Sie +ber Bildschirmpr8sentation>Benutzerdefinierte Animation den gleichnamigen Aufgabenbereich. Alternativ kDnnen Sie auch das Men+ des aktiven Aufgabenbereichs aufklappen und dort die Option Benutzerdefinierte Animation whlen.

2

Markieren Sie das erste Element, das Sie animieren mDchten (beispielsweise den Platzhalter mit dem Titel) und klicken Sie auf die Schaltflche Effekt hinzuf%gen.

3

Sie erhalten ein kleines Men+ mit Untermen+s. Whlen Sie beispielsweise Eingang>Schachbrett. Durch die aktivierte AutoVorschau wird der Effekt sofort angezeigt.

Tipp

Effekte ohne Ende Mit der Option Weitere Effekte gelangen Sie erwartungsgem'ß zu weiteren Effekten, zu sehen in Abbildung 3.90. Wie gesagt: Die Benutzerdefinierte Animation l'sst kaum W-nsche offen! 360

Effekte f r die einzelnen Elemente

Abb. 3.88 Der Aufgabenbereich Benutzerdefinierte Animation

Abb. 3.89 Einen Effekt hinzuf-gen

361

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.90 Noch mehr Effekte

362

4

Bestimmen Sie, wann der Effekt einsetzen soll. Im Feld Starten lesen Sie Beim Klicken, was bedeutet, dass der Effekt erst durch einen Mausklick ausgelDst wird. Die Option Mit vorheriger bzw. Nach vorheriger bezieht sich auf den vorherigen bzw. nachfolgenden Effekt. Wenn Sie hier z.B. Mit vorheriger einstellen, beginnt die Schachbrett-Animation, sobald die Folie auf dem Bildschirm erscheint, also quasi mit dem Folien+bergang.

5

Variieren Sie den Effekt, wenn Sie mDchten. Klicken Sie dazu auf den Auswahlpfeil am Feld Richtung. (Achtung: dieses Feld wird je nach eingestelltem Effekt anders bezeichnet.) Eine anderes Tempo legen Sie +ber das Men+ des Feldes Geschwindigkeit fest.

6

Unterhalb der Animationsauflistung gibt es die beiden Schaltflchen mit den Pfeilen zum /ndern der Reihenfolge der Animationen, sofern Sie bereits mehrere Effekte eingestellt haben (bei einem Effekt sind die Schaltflchen logischerweise nicht aktiv).

7

Klicken Sie auf die Schaltflche Wiedergabe, um die Animation erneut zu testen. Stellen Sie dann weitere Effekte ein. Sie kDnnen dem ersten Objekt einen zweiten bzw. mehrere Effekt(e) zuweisen und/oder das nchste Objekt in Angriff nehmen.

Effekte f r die einzelnen Elemente

Hinweis

Gut zu wissen Nutzen Sie zum Testen am besten die Bildschirmprsentation, die Sie -ber das gleichnamige Symbol unten im Aufgabenbereich aktivieren. Man sieht hier besser, wie sich die Einstellungen auswirken. Sie m-ssen die Pr'sentation nicht bis zum Ende durchlaufen lassen. Klicken Sie irgendwo mit der rechten Maustaste; im Kontextmen- gibt es die Option Prsentation beenden.

Die eingestellten Animationen werden automatisch nummeriert und im mittleren Bereich des Aufgabenbereichs aufgelistet. Links neben den aufgelisteten Effekten sehen Sie Nummern. Diese Nummern sehen Sie auch auf der Folie neben den Elementen. In der Auflistung kann man die eingestellte Animation durch Anklicken markieren. Die Einstellungen des markierten Effekts werden im Aufgabenbereich angezeigt. Sofern Sie einen anderen Effekt auswhlen mDchten, klicken Sie auf die Schaltflche Dndern.

Abb. 3.91 Die Auflistung der eingestellten Animationseffekte

363

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Hinweis

Gut zu wissen Wenn Sie einem Element bereits einen Effekt zugewiesen haben, erscheint, sofern die Animation des Elements markiert ist, oben im Aufgabenbereich nicht mehr Effekt hinzuf-gen, sondern Fndern. Markieren Sie das Element auf der Folie, k)nnen Sie einen zweiten Effekt hinzuf-gen. Diese neue Animation erscheint dann auch in der Auflistung. Davor sehen Sie nun eine 2, ebenso wie auf der Folie neben dem Element.

Wenn Sie auf den Pfeil der markierten Animation klicken, erhalten Sie ein Men+, in dem Sie ebenfalls den Start des Effekts festlegen kDnnen. Außerdem finden Sie hier den Eintrag Effektoptionen.

Abb. 3.92 Das Men- der Animation

364

Effekte f r die einzelnen Elemente

Effektoptionen Der Dialog Effektoptionen besteht je nach Animation aus in der Regel drei, mitunter auch nur zwei Registerkarten, die unterschiedliche Optionen zum "Verfeinern" und Steuern der Animation anbieten.

Abb. 3.93 Die Registerkarte Textanimation

Wurde beispielsweise ein Element animiert, das Text enthlt, lsst sich auf der Registerkarte Textanimation bestimmen, wie der Text animiert wird, en bloc oder absatzweise, oder ob die angef+gte Form animiert wird oder nur der Text innerhalb dieser Form.

Abb. 3.94 Registerkarte Effekt

Ferner kDnnen Sie einstellen, wie die Zeichen des Textes erscheinen: alle gleichzeitig, wort- oder zeichenweise. Diese MDglichkeit bietet die Registerkarte Effekt im Feld Text animieren.

365

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Auf dieser Registerkarte kDnnen Sie die Animation auch mit einem Sound unterlegen.

Abb. 3.95 Registerkarte Anzeigedauer

Auf der Registerkarte Anzeigedauer kDnnen Sie neben den Einstellungen der Geschwindigkeit und der Art, wie die Animation gestartet wird (die Sie auch im Aufgabenbereich festlegen kDnnen), bestimmen, ob der Animationseffekt mit einer VerzDgerung beginnen soll – legen Sie dazu im Feld Verz5gerung die Sekunden fest – und wie hufig er wiederholt wird. Sie kDnnen festlegen, dass er gleich zweimal, dreimal oder noch hufiger ablaufen soll. Mit der Schaltflche Trigger blenden Sie die Option Effekt starten beim Klicken auf ein. Mit dieser Option klammern Sie eine Animation aus dem regulren Ablauf der Folie aus. Diese ausgeklammerte Animation wird nur ausgef+hrt, wenn Sie auf ein bestimmtes Objekt der Folie klicken. Sinnvoll ist diese Einstellung zum Beispiel, wenn Sie ein spezielles Element in die Folien eingef+gt haben, das eigens dazu da ist, Animationen auszulDsen.

Abb. 3.96 Einen Effekt per Trigger ausl.sen

366

Effekte f r die einzelnen Elemente

Der Dialog Effektoptionen bietet auch spezielle Effekte f+r Diagramme, allerdings nur, wenn das Diagramm in PowerPoint erstellt wurde. Importierte Diagramme, z.B. aus Excel, genießen diese Sonderbehandlung nicht. Die speziellen Effekte f+r Diagramme finden Sie gegebenenfalls auf der Registerkarte Diagrammanimation. Hier legen Sie fest, ob und wie die Diagrammelemente einzeln animiert werden sollen.

Abb. 3.97 Diagramm-Effekte einstellen – Registerkarte Diagrammanimation

Tipp

Nicht zu viel des Guten! Da es so viele interessant oder lustig wirkende Effekte gibt, ist man leicht versucht, zu viel des Guten einzustellen, so dass es schließlich -berall flimmert, blinkt und h-pft. Zum Experimentieren ist dies auch sehr sinnvoll, Ihrem Publikum sollten Sie allerdings etwas mehr Ruhe g)nnen.

Animationspfade Ganz neu ist die MDglichkeit, Objekte so zu animieren, dass sie auf einem bestimmten Pfad entlanglaufen. Damit brechen Sie zu neuen Ufern und Abenteuern auf, denn Sie verlassen die letztendlich ja vorgefertigten Animationen – egal, wie viele es davon gibt.

367

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Am Beispiel eines/des Folienmasters soll diese MDglichkeit genauer betrachtet werden. Beachten Sie bitte: F+r Folienmaster lassen sich nur benutzerdefinierte Animationen einstellen, und alles, was Sie hier festlegen, gilt f+r jede Folie der Prsentation. 1

Iffnen Sie +ber Ansicht>Master>Folienmaster den Folienmaster Ihrer Prsentation.

2

Aktivieren Sie gegebenenfalls den Aufgabenbereich Benutzerdefinierte Animation +ber Bildschirmpr8sentation>Benutzerdefinierte Animation.

3

Markieren Sie, sofern Sie das Beispiel nachvollzogen hatten, das kleine Objekt links im Titelbereich. Es soll +ber der Bildschirmprsentation laufen.

4

Klicken Sie auf Effekt hinzuf%gen

5

Whlen Sie Animationspfade. Das Untermen+ zeigt, dass Sie diverse MDglichkeiten haben: Sie kDnnen, wie Sie sehen, mehr oder minder fertige Pfade benutzen oder +ber Benutzerdefinierte Pfade zeichnen einen eigenen Pfad kreieren, entweder in der Variante Freihand oder zusammengesetzt aus Linien und Kurven. Klicken Sie nach dem Motto "Wenn schon, denn schon" auf Freihand.

6

Der aktuelle Mauszeiger wandelt sich in ein Zeichenkreuz. Dies bewirkt, dass der Mauszeiger als eine Art Stift arbeitet. Mit der gedr+ckter Maustaste zeich-

Abb. 3.98 Einen Animationspfad auswhlen

368

Effekte f r die einzelnen Elemente

nen Sie die Pfadpunkte bzw. -linien, auf dem sich das Objekt bewegen soll. Dr+cken Sie am Ende der Linie die E-Taste, dadurch wird automatisch die Vorschau angeschaltet. Abb. 3.99 Den Pfad zeichnen

7

Stellen Sie nun die Optionen ein: Im Feld Starten, wann die Animation beginnen soll, und im Feld Geschwindigkeit das Tempo. Im Feld Pfad kDnnen Sie mit der Option Punkte bearbeiten die Knotenpunkte der Linie sehen und diese bearbeiten, also den Linienverlauf noch verndern und/oder die Pfadrichtung umkehren.

Tipp

Gut zu wissen Zu empfehlen sind hier folgende Einstellungen: Stellen Sie als Startpunkt Beim Klicken ein oder Nach vorheriger (dann beginnt das Objekt automatisch zu laufen, also nach dem Folien-bergang-Effekt). Auf der ersten Folie bzw. den weiteren legen Sie dann f-r das erste animierte Element Nach vorheriger fest. Dann l'uft diese Animation automatisch ab, nachdem das kleine Objekt seinem Animationspfad gefolgt ist.

8

Denken Sie an die Effektoptionen, die Sie mit dem Auswahlpfeil der Animation Dffnen. Der Dialog heißt jetzt Benutzerdefinierter Pfad. Hier finden Sie u.a. die passenden Soundeffekte. 369

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Pr"sentationseinstellungen Nachdem die Folien durch Mbergnge und Animationen f+r eine Bildschirmprsentation vorbereitet sind, geht es in diesem und dem folgenden Abschnitt noch um ein paar grundstzliche Einstellungen. Links unten auf dem Bildschirm sehen Sie whrend der Prsentation einen kleinen Pfeil. Mit einem Klick auf diesen Pfeil Dffnet sich ein Kontextmen+, das bestimmte Optionen f+r den Ablauf der Prsentation enthlt. Da Sie das entsprechende Kontextmen+ auch erhalten, wenn Sie mit der rechten Maustaste irgendwo auf den Bildschirm klicken, kann man auf diesen Pfeil genauso gut verzichten bzw. ihn verschwinden lassen. Klicken Sie dazu im Men+ Extras auf den Eintrag Optionen. Um den Pfeil auszublenden, deaktivieren Sie auf der Registerkarte Ansicht die Einstellung Schaltfl8che "Popupmen%" einblenden.

Abb. 3.100 Allgemeine Prsentationseinstellungen

Am Ende der Prsentationen kDnnen Sie die letzte Folie auf dem Bildschirm lassen oder einen schwarzen Bildschirm zeigen. Um zum Ausdruck zu bringen, dass die Bildschirmprsentation zu Ende ist, empfiehlt sich die zweite Variante, die Sie ebenfalls auf der Registerkarte Ansicht einstellen. Außerdem m+ssen die Zuschauer so nicht die ganze Zeit auf die letzte Folie starren.

370

Effekte f r die einzelnen Elemente

Einstellungen im Dialog Bildschirmprsentation einrichten Mber das Men+ Bildschirmpr8sentation rufen Sie den Dialog Bildschirmpr8sentation einrichten auf. Hier gibt es einige Einstellungen, die Sie beachten sollten. Wichtig ist vor allem der Bereich N8chste Folie rechts im Dialog. Wenn Sie Einblendzeiten f+r die Folien festgelegt haben und – aus welchen Gr+nden auch immer – zur Einstellung Manuell wechseln, dann sollte als Folien+bergang die Einstellung Bei Mausklick aktiviert sein (Bildschirmpr8sentation>Folien%bergang>Bereich N8chste Folie). Ansonsten stockt die Prsentation bei der Vorf+hrung und ließe sich durch einen Mausklick nicht dazu bewegen, weiterzulaufen. Sie m+ssten das Kontextmen+ aufrufen und dort auf Weiter klicken, erst dann w+rde sich die Prsentation wieder in Bewegung setzen. Professioneller wirkt es sicherlich, wenn Sie eine Unterbrechung vermeiden.

Abb. 3.101 Bildschirmprsentation einrichten

F+r bestimmte Anwender kDnnte die Einstellung Ansicht an einem Kiosk spannend sein. Damit erreichen Sie, dass eine Prsentation automatisch wie in einer Endlosschleife abluft, also nach der letzten Folie immer wieder von vorne anfngt, und zwar so lange, bis jemand gndig die E-Taste dr+ckt. Dauerhaft ablaufende Prsentationen sehen Sie mitunter in Schaufenstern, auf Messen etc. Die Standardeinstellung, in der Sie bisher gearbeitet haben, nennt sich das Pr8sentation durch einen Redner. Im Gegensatz zu der Variante Kiosk hat hier der Redner noch weitgehend das Zepter in der Hand.

371

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Die Bildschirmpr.sentation vorfhren Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, um die Bildschirmprsentation einzurichten, ist es einfach, sie vorzuf+hren. 1

Rufen Sie die gew+nschte Prsentation auf und aktivieren Sie die erste Folie.

2

Klicken Sie auf die Schaltflche Bildschirmpr8sentation oder im Men+ Ansicht auf den Eintrag Bildschirmpr8sentation, um die Vorf+hrung zu starten.

3

Haben Sie Wiedergabezeiten festgelegt bzw. immer die Startoption Mit oder Nach vorheriger, luft die Prsentation ohne Ihre Hilfe ab. Wenn Sie keine Wiedergabezeiten und als Startoption Bei Mausklick eingestellt haben, rufen Sie die nchste Folie und die Animationen per Mausklick auf.

4

Klicken Sie unter Umstnden mit der rechten Maustaste, um ein Kontextmen+ zu erhalten. Mit den Eintrgen dieses Kontextmen+s kDnnen Sie die Prsentation steuern, z.B. die vorhergehende Folie bzw. Animation aufrufen oder gezielt zu einer Folie springen.

Tipp

Gezieltes Navigieren Erg'nzen Sie die Folien zur gezielteren Navigation gegebenenfalls mit Interaktive Schaltflchen. Sie finden diese M)glichkeit im Men- Bildschirmprsentation. Klicken Sie auf die gleichnamige Option, markieren Sie im Untermenden passenden Eintrag und ziehen Sie die Form auf. Nach dem Aufziehen )ffnet sich automatisch der Dialog Aktionseinstellungen. Legen Sie hier im Feld Hyperlink zu das Ziel fest, zu dem -ber die Schaltfl'che gesprungen werden soll. Sie k)nnen auch mit "normalen" Hyperlinks arbeiten und Ziele definieren. Dieser Vorgang funktioniert genau wie bei Word, bl'ttern Sie also gegebenenfalls zur-ck zu diesem Kapitel.

5

Mit der Option Zeigeroption>Stift holen Sie sich einen Stift, mit dem Sie whrend der Prsentation in die Folien schreiben oder zeichnen kDnnen. Diese Kritzeleien sind nur temporr, Sie schreiben nicht tatschlich auf die Folien.

Das Kontextmen+ bietet auch die Option Pr8sentation beenden, mit der Sie bei lauten Buhrufen jederzeit die Prsentation abbrechen kDnnen.

372

Die Bildschirmpr"sentation vorf hren

Pack and Go Last but not least muss die MDglichkeit in Betracht gezogen werden, dass die Prsentation nicht am heimischen Rechner abgewickelt wird, sondern auf einem Rechner, der irgendwo anders steht. In diesem Fall kDnnen Sie alle benDtigten Dateien auf eine Diskette kopieren. Als Extra-Bonbon liefert Microsoft ein Abspielprogramm, das Sie sogar weitergeben d+rfen. Allerdings unterst+tzte der Projektor in der Vergangenheit nicht alle Animationen. Testen Sie Ihre Prsentation also mit diesem Viewer, bevor Sie sich f+r eine Prsentation auf den Bahamas anheuern lassen. Um die Prsentation reisefertig zu machen, m+ssen Sie sie zunchst einmal Dffnen. 1

Klicken Sie im Men+ Datei auf Pack & Go.

Abb. 3.102 Pack and Go aufrufen

Im ersten Dialog gibt der Assistent einen Mberblick +ber die Schritte, die folgen werden. Der zweite Dialog gibt Ihnen die MDglichkeit, noch weitere Prsentationen in diesem Durchgang mit einpacken zu lassen. Danach sind Sie aufgefordert, das Ziellaufwerk oder Verzeichnis anzugeben, in dem die Prsentation verpackt werden soll. 373

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.103 Auswhlen der Prsentationen, die gepackt werden sollen

Abb. 3.104 Das Zielverzeichnis angeben

Abb. 3.105 Was soll zur Prsentation gepackt werden?

374

Die Bildschirmpr"sentation vorf hren

Bestimmen Sie, was zusammen mit der Prsentation in das Zielverzeichnis kopiert werden soll.

Abb. 3.106 Den Projektor hinzuf-gen

Wenn Sie den Projektor hizuf+gen mDchten, kDnnen Sie ihn mit der Schaltflche Den Viewer downloaden aus dem Internet ziehen. Sie gelangen zum Download Center von Microsoft. Wenn Sie alle Schritte durchlaufen haben, klicken Sie auf Fertig stellen.

Abb. 3.107 Die Prsentation ist reisefertig

Am Zielcomputer angekommen, legen Sie ihre Diskette/Datentrger ein und klicken auf die Datei Pgnsetup.Exe, die den Viewer entpackt. Die nachfolgenden Schritte sind auf Basis des mit dem Office 2000 ausgelieferten Projektors durchgef+hrt, da zum Zeitpunkt der Arbeit an diesem Buch der neue Viewer noch nicht zur Verf+gung stand. Es ist aber davon auszugehen, dass der Weg hnlich bleiben wird.

375

PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Wieder m+ssen Sie festlegen, in welches Verzeichnis die Dateien gelegt werden sollen. Um die Prsentation aus diesem Verzeichnis heraus zu starten, klicken Sie auf die Datei Ppview32.exe.

Abb. 3.108 Die Prsentation entpacken

So vorbereitet kDnnen Sie Ihre Prsentation auf wildfremden Rechnern vorf+hren. Uns bleibt nur noch, Ihnen viel Spaß auf den Bahamas zu w+nschen.

Zielgruppenorientierte Pr"sentation Wollen Sie eine Bildschirmprsentation f+r verschiedene ZuhDrer einsetzen und sollen je nach ZuhDrerschaft unterschiedliche Folien wegfallen oder in einer anderen Reihenfolge erscheinen, kDnnen Sie mit dem Befehl Zielgruppenorientierte Pr8sentation im Men+ Bildschirmpr8sentation den gleichnamigen Dialog aufrufen, um verschiedene Versionen einer Prsentation zu verwalten.

Abb. 3.109 Den Dialog Zielgruppenorientierte Pr'sentation aufrufen

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Hilfreiche Links und Newsgroups

Im Dialog Zielgruppenorientierte Pr8sentation werden die bereits erstellten Prsentationen aufgelistet. Um eine neue Prsentation zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltflche Neu.

Abb. 3.110 Die zielgruppenorientierte Prsentationen verwalten

Im Dialog Zielgruppenorientierte Pr8sentation definieren geben Sie der Prsentation einen Namen und bestimmen, welche Folien Sie +bernehmen wollen und in welcher Reihenfolge sie erscheinen sollen.

Abb. 3.111 Folien in der zielgruppenorientierten Prsentation

Hilfreiche Links und Newsgroups http://www.ppt-faq.de/ http://www.cognosphere.ch/powerpoi.htm http://www.rdpslides.com/pptfaq/ microsoft.public.de.german.powerpoint

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PowerPoint – Folien und bewegte Bilder

Hilfreiche Tastaturkrzel

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Tastenkombination

Beschreibung


oder n oder U

Ausf+hrung der nchsten Animation oder Wechsel zur nchsten Folie

p oder R oder O

Ausf+hrung der vorangegangenen Animation oder Wechsel zur vorhergehenden Folie

Geben Sie die Foliennummer ein, und dr+cken Sie dann


Wechsel zur Folie

b oder .

Anzeige eines schwarzen Bildschirms oder R+ckkehr von einem schwarzen Bildschirm zur Bildschirmprsentation

w oder ,

Anzeige eines leeren Bildschirms oder R+ckkehr von einem leeren Bildschirm zur Bildschirmprsentation

s oder +

Anhalten einer automatischen Bildschirmprsentation oder erneutes Starten

E oder -

Beendigung einer Bildschirmprsentation

l

LDschung von Notizen auf dem Bildschirm

S+p

Wiedereinblendung eines verborgenen Zeigers und/oder Umwandlung des Zeigers in einen Stift

Datenverwaltung mit Access Die Arbeitsumgebung Eine Datenbank mit Vorlagen Eine Datenbank mit Assistenten Mit Tabellen arbeiten Mit Formularen arbeiten Mit Berichten arbeiten Mit Abfragen arbeiten Datenzugriffsseiten Daten suchen, finden und ersetzen Fertig stellen der Datenbank Wissenswertes

380 383 387 402 437 465 474 491 497 501 511

4

Datenverwaltung mit Access

In diesem Kapitel werden Sie das Datenbankmanagementsystem Access kennen lernen. Sofern Sie bisher Ihre Daten mehr oder minder m+hsam mit Hilfe von ExcelTabellen verwaltet oder f+r Textsammlungen Hunderte von Dokumenten angelegt haben, machen Sie nun Bekanntschaft mit einer effektiven Arbeitshilfe. Datenbanken bieten Ihnen dar+ber hinaus die MDglichkeit der vereinfachten gemeinsamen Verwaltung in Arbeitsgruppen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie den Zugriff +ber ein Netzwerk oder +ber das Internet bereitstellen mDchten. Begeben Sie sich auf eine Reise in die professionelle Welt der Datenverwaltung und stellen Sie fest, wie einfach Sie selbst an der Entwicklung teilnehmen kDnnen. In den einzelnen Abschnitten werden Sie lernen, wie man eine Datenbank plant und notwendige Tabellen zur Datenspeicherung erstellt. Damit Sie Ihre Daten auch komfortabel bearbeiten und durchsuchen kDnnen, werden Sie Formulare entwickeln. Schließlich erstellen Sie Berichte, mit deren Hilfe Ihre Daten in Listen dargestellt und f+r den Ausdruck vorbereitet werden.

Hinweis

Beispieldatenbanken Alle Datenbanken, die im Verlauf des Kapitels erstellt werden, finden Sie auch auf der dem Buch beiliegenden CD. Damit Sie wissen, welche Datenbank im jeweiligen Abschnitt verwendet wird, werden Sie zu Beginn noch einmal darauf hingewiesen. Beachten Sie aber unbedingt: Nachdem Sie die jeweilige Datenbank auf Ihre Festplatte kopiert haben, m-ssen Sie zuerst den Schreibschutz aufheben. Andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung. Pffnen Sie dazu das Kontextmen- im Windows-Explorer und w'hlen Sie dort die Option Eigenschaften. Entfernen Sie danach das H'kchen vor der Option Schreibgesch-tzt. Schließen Sie das Dialogfeld wieder. Jetzt k)nnen Sie die Datenbank )ffnen und mit der Arbeit beginnen.

Die Arbeitsumgebung Datenbanken stellen besondere Anforderungen an Benutzer und Ersteller. Im Vergleich zu anderen Office-Anwendungen, wird der Schwerpunkt auf die schnelle Verarbeitung großer Datenmengen gelegt.

380

Um dieses Ziel zu erreichen, bedarf es zunchst einer schnellen internen Verarbeitung der Daten. Um auch whrend der Erstellungsphase mit wenigen Handgriffen eine lauffhige Anwendung zu erzeugen, ist eine zustzlich angepasste Arbeitsoberflche notwendig.

Die Arbeitsumgebung

In diesem Abschnitt werden Sie daher einen ersten Einblick in die Arbeitsoberflche erhalten.

Arbeitsoberfl"che Starten Sie Access +ber das Start-Men+ Ihrer Windows-Umgebung. Rufen Sie dazu mit dem Befehl Start>Programme>Microsoft Access die Anwendung auf. Die Arbeitsoberflche erscheint und ist zur Erstellung bzw. zum Aufruf einer bestehenden Datenbank bereit.

Abb. 4.1 Die Arbeitsoberflche in Access

Die wichtigsten Funktionen befinden sich in einem neuen Dialogfenster (dem so genannten Aufgabenbereich), das in der rechten Hlfte des Bildschirmfensters angezeigt wird.

Men leiste Wie bei den anderen Office-Produkten auch erfolgt der Zugriff auf alle Access-Befehle +ber die Men+leiste.

Abb. 4.2 Die Men-leiste in Access

381

Datenverwaltung mit Access

Nachdem Sie in der Men+leiste eine Option ausgewhlt haben, erscheint in gewohnter Weise das dazugehDrige Pulldown-Men+.

Abb. 4.3 Das Dropdown-Feld des Befehls Extras in der Men-leiste

Die Pulldown-Men+s weisen in Access an einigen Stellen Besonderheiten auf, die im weiteren Verlauf des Kapitels nher beschrieben werden.

Symbolleiste Mber die Symbolleiste kDnnen die wichtigsten Funktionen mit einem Klick aufgerufen werden. Sie stellt eine Auswahl der verf+gbaren Befehle dar und kann bei Bedarf an die eigenen Bed+rfnisse angepasst werden.

Abb. 4.4 Die Symbolleiste in Access

382

Eine Datenbank mit Vorlagen

Eine Datenbank mit Vorlagen Wenn Sie eine neue Datenbank benDtigen, die keine besonderen Anforderungen erf+llen soll, stehen Ihnen die zahlreichen Vorlagen von Access hilfreich zur Seite. Nach dem Aufruf der Vorlage begleitet Sie Access durch den Erstellungsvorgang. Sie werden nach allen notwendigen Angaben gefragt und geben bereits die ersten Stammdaten ein. Dadurch wird die Datenbankentwicklung auch f+r relativ unge+bte Nutzer mDglich. Im folgenden Beispiel werden Sie eine Adressdatenbank erstellen. 1

Iffnen Sie Access, indem Sie den Befehl Start>Programme>Microsoft Access aufrufen.

2

Whlen Sie im Aufgabenbereich die Option Mit Vorlage beginnen>Allgemeine Vorlagen. Abb. 4.5 Das Auswahlfenster Vorlagen

3

Markieren Sie die Vorlage Contact Management und besttigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf die Schaltflche OK.

4

Es Dffnet sich ein Dialogfeld, das Sie zur Eingabe eines Dateinamens f+r die neue Datenbank auffordert. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Private Adressen.mdb und besttigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf Erstellen.

383

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.6 Den Speicherort der Datenbank angeben

5

Im nchsten Dialogfeld weist Sie der Assistent noch einmal darauf hin, um welchen Datenbanktyp es sich handelt. Fahren Sie mit dem Erstellen fort, indem Sie auf Weiter klicken.

6

Sie erhalten nun die MDglichkeit, Ihre Datenbank anzupassen. Nicht benDtigte Felder deaktivieren Sie durch einen Klick auf das jeweilige Kontrollkstchen. Im Beispiel belassen Sie es jedoch bei der Vorauswahl und besttigen mit Weiter.

Abb. 4.7 Access fragt noch einmal zur Sicherheit

384

Eine Datenbank mit Vorlagen

Abb. 4.8 Die gew-nschten Felder auswhlen

7

Stellen Sie das Layout der Bildschirmanzeige auf den Wert Standard ein und klicken Sie auf Weiter. Abb. 4.9 Das Layout auswhlen

8

Stellen Sie den Stil f+r die gedruckten Berichte ein und besttigen Sie Ihre Auswahl mit Weiter.

385

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.10 Den Berichtsstil einstellen

9

Weisen Sie der Datenbank den Namen Private Adressen hinzu. Dieser Name ist unabhngig vom Dateinamen und wird spter als Mberschrift in der Titelleiste der Datenbank angezeigt.

10

Im nchsten Dialogfeld werden Sie gefragt, ob die Datenbank sofort geDffnet werden soll. Besttigen Sie mit einem Klick auf die Schaltflche Fertig stellen. Am Ende des Erstellungsprozesses erhalten Sie eine fertige Datenbank, die auf Ihre Dateneingaben wartet.

Abb. 4.11 Der Datenbank einen Namen geben

386

Eine Datenbank mit Assistenten

Tipp

Weitere Vorlagen Wenn Ihnen die mitgelieferten Vorlagen nicht ausreichen, schauen Sie doch einfach mal auf die Support-Seite von Microsoft. Um auf die Seite zu gelangen, )ffnen Sie in der Men-leiste die Option Ansicht>Symbolleisten>Aufgabenbereich. Im Aufgabenbereich w'hlen Sie den Men-befehl Mit Vorlage beginnen>Vorlagen auf Microsoft.com. Ihr Browserfenster )ffnet sich und leitet Sie zur entsprechenden Seite.

Eine Datenbank mit Assistenten MDchten Sie lieber eine Datenbank von Grund auf selbst gestalten, bietet Ihnen Access Unterst+tzung durch aufeinander abgestimmte Assistenten an. In den folgenden Schritten werden Sie eine einfache und an Ihre Bed+rfnisse angepasste Datenbank zur Verwaltung von Adressen erstellen. In ca. 20 Minuten werden Sie eine Tabelle zur Datenspeicherung und ein Formular zur Dateneingabe erstellt haben. Zum Schluss werden Sie noch einen Bericht erstellen, der die Ausgabe der Adressen auf dem Drucker ermDglicht.

Eine leere Datenbank erstellen Bevor Sie Ihrer Datenbank Elemente hinzuf+gen kDnnen, m+ssen Sie der Datei, im Gegensatz zu den anderen Office Produkten, zuerst einen Namen zuweisen und die noch leere Datenbank abspeichern. Dieses Vorgehen ist notwendig, da Access nach der Eingabe eines Datensatzes diesen sofort abspeichert. Nur so kann gewhrleistet werden, dass auch bei einer Unterbrechung der Stromzufuhr Ihre Arbeit nicht im Daten-Nirvana verschwindet und Sie wieder von vorne beginnen m+ssen. 1

2

Um eine neue Datenbank zu erstellen, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Icon Neu. Alternativ whlen Sie im Aufgabenbereich die Option Neu>Leere Datenbank. Das Dialogfenster Neue Datenbankdatei Dffnet sich und Sie werden zur Eingabe eines Dateinamens in das Feld Dateiname aufgefordert. Geben Sie der Datei den Namen Meine Adressen.mdb und besttigen Sie mit einem Klick auf Erstellen.

Abb. 4.12 Eine neue Datenbank erstellen

387

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.13 Den Dateinamen festlegen

Die Datei wird gespeichert und das Datenbankfenster von Access erscheint erneut.

Das Datenbankfenster Das Datenbankfenster stellt die Schaltzentrale Ihrer Datenbank dar. Alle Elemente, die im Rahmen der Arbeit mit der Datenbank notwendig sind, werden an dieser Stelle aufgelistet und stehen zum Zugriff zur Verf+gung.

Abb. 4.14 Das Datenbankfenster

388

Eine Datenbank mit Assistenten

Die Steuerungsleiste am linken Seitenrand ermDglicht Ihnen den direkten Zugriff auf die Objekte Ihrer Datenbank, mit deren Hilfe Sie neue Elemente erstellen kDnnen. So erhalten Sie beispielsweise +ber das Objekt Tabellen Zugriff auf die notwendigen Assistenten, um ein neues Tabellen-Element zu erstellen. Bevor Sie tiefer in die einzelnen Elemente einsteigen werden, verschaffen Sie sich zunchst einen Mberblick:

Die Objekte des Datenbankfensters

Objekt

Beschreibung

Tabellen

Tabellen dienen der Speicherung Ihrer Daten

Abfragen

Abfragen bilden die Grundlage f+r die Funktion einer Datenbank, indem mehrere Tabellen gleichzeitig angezeigt und nach Wunsch gefiltert werden kDnnen. Außerdem bieten Abfragen die MDglichkeit, große Datenmengen zu aktualisieren und externe Daten gezielt an vorhandene Tabellen anzuf+gen.

Formulare

Formulare dienen der +bersichtlichen Darstellung der in den Tabellen enthaltenen Daten

Berichte

In Berichten werden die Daten optisch aufbereitet und zum Ausdruck vorbereitet

Seiten

Das Objekt Seiten enthlt die Funktionen zur Erstellung von so genannten Datenzugriffsseiten. Sie dienen dem Zugriff auf eine Access-Datenbank mit Hilfe eines Webbrowsers. Einsatzgebiet ist die Publizierung der Datenbank im Internet bzw. Intranet.

Makros

Mit Hilfe von Makros erweitern Sie die Funktionalitt Ihrer Datenbank, indem Sie Programmablufe automatisieren kDnnen

Module

F+r den fortgeschrittenen Nutzer bietet Access mit den Modulen eine Schnittstelle zur Programmiersprache Visual Basic an

Gruppen

Mit Hilfe des Objekts Gruppen kDnnen Sie einzelne Elemente Ihrer Datenbank f+r verschiedene Nutzer +bersichtlich anordnen und so deren Bedienung vereinfachen Tabelle 4.1

389

Datenverwaltung mit Access

Tabellen mit dem Assistenten erstellen Tabellen bilden den wichtigsten Bestandteil einer Datenbank. In ihnen werden alle Daten aufbewahrt. Bevor Sie mit der Erstellung von Tabellen beginnen, ist es notwendig, zu klren, welche Daten erfasst werden sollen. Auf die Grundregeln der Planung einer Datenbank wird spter noch einmal nher eingegangen. Um eine Tabelle mit Hilfe des Assistenten zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1

Klicken Sie in der Objektleiste des Datenbankfensters auf Tabellen.

2

Im Hauptfenster auf der rechten Seite erscheinen daraufhin drei AuswahlmDglichkeiten. Klicken Sie auf Erstellt eine Tabelle unter Verwendung des Assistenten.

3

Markieren Sie im Listenfeld Beispielfelder den Wert Vorname und klicken Sie auf die Schaltflche >. Der Wert wird nun dem Listenfeld Felder der neuen Tabelle hinzugef+gt.

4

Wiederholen Sie den Vorgang f+r die Felder Nachname, Adresse, Ort, Postleitzahl, TelefonPrivat, Mobiles Telefon, Faxnummer, EmailAdresse und Geburtsdatum. Bettigen Sie danach Ihre Eingabe mit einem Klick auf die Schaltflche Weiter.

Abb. 4.15 Den Tabellen-Assistenten verwenden

390

Eine Datenbank mit Assistenten

Abb. 4.16 Die Feldnamen auswhlen

5

Der Tabellen-Assistent erwartet nun die Eingabe des Tabellennamens. Belassen Sie es bei Adressenliste. Die Einstellung Assistent soll Prim8rschl%ssel festlegen kann ebenfalls bleiben. Besttigen Sie mit einem Klick auf Weiter. Abb. 4.17 Den Tabellennamen eingeben und einen Primrschl-ssel festlegen

6

Im nchsten Dialogfeld werden Sie gebeten, Access mitzuteilen, wie Sie weiter vorgehen mDchten. Besttigen Sie die Voreinstellung Direkt Daten in die Tabelle eingeben und klicken Sie auf die Schaltflche Fertig stellen.

7

Um im weiteren Verlauf mit der Datenbank arbeiten zu kDnnen, geben Sie anschließend einige Datenstze in die geDffnete Tabelle ein. 391

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.18 Die Daten in die Tabelle eingeben

Ihre erste Tabelle ist damit fertig gestellt.

Hinweis CD: Meine Adressen.mdb

Fertige Beispiele Damit Sie nicht alle Daten per Hand in die Tabelle eintragen m-ssen, finden Sie die hier verwendeten Beispiel-Datenbanken auch auf der beiliegenden CDROM in der Datei Meine Adressen.mdb.

Formulare mit dem Assistenten erstellen Im vorherigen Abschnitt haben Sie gesehen, dass Tabellen direkt nach deren Erstellung mit Daten gef+llt werden kDnnen. Da in dieser Ansicht aber nicht alle Felder gleichzeitig auf der Bildschirmoberflche angezeigt werden kDnnen, bietet Ihnen Access das Hilfsmittel Formulare an. Die dort verwendete grafische Oberflche ermDglicht eine bessere Mbersicht und vereinfacht die Dateneingabe. Erstellen Sie nun mit Hilfe des Formular-Assistenten in wenigen Schritten ein Formular: 1

392

Iffnen Sie in der Objektleiste des Datenbankfensters den Arbeitsbereich Formulare, indem Sie die entsprechende Schaltflche bettigen.

Eine Datenbank mit Assistenten

Abb. 4.19 Das Datenbankfenster Formulare

2

Starten Sie den Assistenten Erstellt ein Formular unter Verwendung des Assistenten im Datenbankfenster, indem Sie mit der linken Maustaste doppelt auf die entsprechende Bezeichnung klicken.

3

Das Dialogfenster des Formular-Assistenten Dffnet sich. Im Feld Tabellen/Abfragen werden Sie aufgefordert, eine Tabelle auszuwhlen, auf der das Formular basieren soll. Im Feld Verf%gbare Felder sehen Sie die von Ihnen erstellten Felder Ihrer Tabelle. Markieren Sie alle Felder, indem Sie die S-Taste gedr+ckt halten, whrend Sie mit der linken Maustaste auf die einzelnen Felder klicken. Klicken Sie anschließend auf die Schaltflche Weiter. Abb. 4.20 Die gew-nschten Felder f-r das Formular auswhlen

393

Datenverwaltung mit Access

4

Sie kDnnen nun ein Layout f+r Ihre Seiten bestimmen. Belassen Sie es an dieser Stelle bei der voreingestellten Option. Besttigen Sie anschließend Ihre Eingaben mit einem Klick auf die Schaltflche Weiter.

5

Das folgende Dialogfeld zur Auswahl des Formats kennen Sie bereits. Behalten Sie die Einstellung Standard bei und klicken Sie auf Weiter.

Abb. 4.21 Das Layout auswhlen

Abb. 4.22 Ein Format auswhlen

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Eine Datenbank mit Assistenten

6

Vor der Fertigstellung des Formulars werden Sie noch gebeten, einen Namen einzugeben. Nennen Sie das Formular frm_Adressenliste. Klicken Sie danach auf die Schaltflche Fertig stellen. Abb. 4.23 Dem Formular einen Namen geben

Hinweis

Gut zu wissen Um die Elemente Ihrer Datenbank leichter unterscheiden zu k)nnen, f-gen Sie am Anfang des Elementnamens ein eindeutiges Pr'fix hinzu. Benutzen Sie z.B. frm f-r Formulare, abf f-r Abfragen und ber f-r Berichte.

7

Ihr Formular wird daraufhin geDffnet.

Um zwischen den einzelnen Datenstzen zu wechseln, benutzen Sie die Navigationsschaltflchen am unteren Seitenrand des Formulars. Im weißen Feld sehen Sie dabei gleichzeitig die Datensatznummer des angezeigten Datensatzes. Die Ziffer am Ende der Navigationsleiste gibt die Gesamtzahl der Datenstze an.

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Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.24 Das fertige Formular frm_Adressenliste

Abb. 4.25 Die Navigationsschaltflchen im Formular

Die Bedeutung der einzelnen Navigationsschaltflchen wird anhand der folgenden Tabelle noch einmal erlutert:

Die Funktionen der Navigationsschaltfl"chen im Formular

Schaltflche

Funktion Gehe zum ersten Datensatz Gehe zum vorherigen Datensatz Gehe zum nchsten Datensatz Gehe zum letzten Datensatz Neuen Datensatz einf+gen Tabelle 4.2

396

Eine Datenbank mit Assistenten

Berichte mit dem Assistenten erstellen Berichte dienen einer +bersichtlichen Darstellung der gesammelten Daten und kDnnen direkt auf einen Drucker ausgegeben werden. Sie kDnnen somit den Ausdruck Ihrer Daten individuell gestalten, ohne dabei auf Formulare zur+ckgreifen zu m+ssen. MDchten Sie beispielsweise nur die Namen und Telefonnummern Ihrer Adressliste ausgeben, nicht aber die dazugehDrigen Kontaktdaten, ermDglicht Ihnen der Bericht den Ausdruck aller 13 Datenstze auf nur einer Seite. UnnDtige Druckkosten werden so vermieden, und außerdem sparen Sie Papier! Um eine Telefonliste mit Hilfe des Berichts-Assistenten zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: 1

Iffnen Sie in der Objektleiste des Datenbankfensters den Arbeitsbereich Berichte, indem Sie die entsprechende Schaltflche bettigen. Abb. 4.26 Das Datenbankfenster Berichte

2

Wie Sie es bereits von der Erstellung eines Formulars kennen, werden Sie im nchsten Dialogfeld wieder nach den im Bericht anzuzeigenden Feldern gefragt. Whlen Sie dieses Mal jedoch nur die Felder Vorname, Nachname und TelefonPrivat aus und besttigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf die Schaltflche Weiter.

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Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.27 Die Auswahl der gew-nschten Felder

3

Abb. 4.28 Die Felder gruppieren

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Im nchsten Dialogfeld kDnnen Sie Ihre Daten nach Feldern gruppieren. Im Bericht werden daraufhin alle Daten zusammengefasst, die der angegebenen Gruppierungsebene entsprechen. Um Ihre Telefonliste +bersichtlicher zu gestalten, whlen Sie im linken Fenster das Feld Nachname aus und klicken auf die Schaltflche >, um es als Gruppierungsebene dem Bericht hinzuzuf+gen. Besttigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf Weiter.

Eine Datenbank mit Assistenten

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Zustzlich zur Gruppierung kDnnen Sie Ihre Daten noch auf- bzw. absteigend sortieren lassen, damit Ihre Telefonliste auch bei mehreren hundert Datenstzen noch +bersichtlich bleibt. Iffnen Sie zu diesem Zweck das obere Men+ und whlen Sie das Feld Vorname aus. Abb. 4.29 Das Feld Vorname im Bericht sortieren

Hinweis

Gut zu wissen Schon so manches Mal hat die Bezeichnung auf- bzw. absteigend sortieren zu Irritationen gef-hrt. Leider sieht man erst nach dem Erstellen des Berichts, was damit gemeint ist. Deshalb an dieser Stelle noch einmal: aufsteigend = Sortierreihenfolge a, b, c, d, e... absteigend = Sortierreihenfolge z, y, x, w, v...

5

Legen Sie nun das Layout Ihres Berichts fest und besttigen Sie mit einem Klick auf Weiter.

6

Im nchsten Dialogfeld erhalten Sie die MDglichkeit, ein Format zu bestimmen, d.h., die farbige Gestaltung des Berichts zu beeinflussen. Whlen Sie das Format Fett aus und besttigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf die Schaltflche Weiter.

399

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.30 Das Layout festlegen

Abb. 4.31 Das Format festlegen

7

400

Geben Sie dem Bericht zum Schluss noch einen Namen. Um auch hier die Mbersicht zu bewahren, f+gen Sie am Anfang des Namens ein eindeutiges Prfix ein, das Sie zuk+nftig f+r alle Berichte verwenden werden. Besttigen Sie mit einem Klick auf Fertig stellen.

Eine Datenbank mit Assistenten

Abb. 4.32 Dem Bericht einen Namen geben

Sehen Sie sich nun Ihren Bericht an. Sie werden feststellen, dass Ihre Telefonliste recht +bersichtlich erscheint. Die Sortierung nach Nachnamen erlaubt ein schnelles Auffinden der jeweiligen Person. Auf die Anzeige von +berfl+ssigen Daten, wie z.B. des Geburtsdatums, wurde verzichtet, so dass eine Seite ausreicht, um alle Daten auf einen Blick zu erfassen.

Abb. 4.33 Die fertige Telefonliste

401

Datenverwaltung mit Access

Hinweis

Die Demodatenbank Nordwind.mdb Unabh'ngig von den Vorlagen liefert Microsoft die Demodatenbank Nordwind.mdb auf der Installations-CD-ROM mit aus. Wenn Sie sich mit Access intensiv auseinander setzen m)chten, finden Sie in dieser Datei Beispiele zu allen Elementen der Datenbank Access.

Mit Tabellen arbeiten Nachdem Sie Ihre erste Datenbank mit Hilfe der Assistenten erstellt haben, werden nun die einzelnen Bestandteile genauer unter die Lupe genommen. In diesem Abschnitt werden die Grundlagen der Datenbank nher betrachtet. Zuerst erhalten Sie Hinweise, was bei der Planung einer Datenbank bedacht werden sollte und erfahren, wann man von einer relationalen Datenbank spricht. Danach erfolgt die praktische Umsetzung anhand eines konkreten Beispiels. Im Beispiel erstellen Sie Tabellen einer Datenbank, die zur Verwaltung der Mitarbeiterumstze in einem bundesweit arbeitenden Betrieb verwendet wird. Damit die enthaltenen Daten in optimaler Form gespeichert werden kDnnen, nehmen Sie anschließend noch einige Korrekturen an den Feldeigenschaften vor. Zu guter Letzt wird erlutert, was man unter einer Beziehung innerhalb einer Datenbank versteht und wie diese erstellt werden kann.

Planung einer relationalen Datenbank Bei der Datenbank Access handelt es sich um ein so genanntes relationales Datenbanksystem. Was bedeutet der Zusatz "relational" in diesem Zusammenhang? Das primre Ziel jeder Datenbank besteht in der nutzerfreundlichen Verwaltung großer Datenbestnde. Gleichzeitig soll gewhrleistet werden, dass der Speicherplatz so gut wie mDglich ausgenutzt wird und unnDtige Dateneingaben vermieden werden. Wie Sie diese Ziele mit Hilfe einer Datenbank in die Praxis umsetzen, soll anhand des nachfolgenden Beispiels verdeutlicht werden. Angenommen, Sie besitzen ein Adressbuch, in dem Sie neben den Kontaktdaten zu jeder Person auch noch bei jedem Treffen einige Gesprchsnotizen aufzeichnen. Die einfachste Art der Digitalisierung best+nde im Anlegen eines Textdokuments, 402

Mit Tabellen arbeiten

das alle Informationen fortlaufend enthlt. MDchten Sie jedoch nach einem Kriterium in diesem Dokument filtern und diese Daten ausdrucken – z.B. alle Personen, die in M+nchen wohnen – so wre dieser Vorgang bereits nicht mehr mDglich. Stattdessen kDnnten Sie eine Tabelle in Excel anlegen und f+r jede Person eine Zeile mit mehreren Spalten anlegen. In den Spalten w+rden Sie die Daten getrennt voneinander aufbewahren, so dass Sie diese mit Hilfe des Filters durchsuchen kDnnten. Neben den nur einmal vorkommenden Informationen zu jeder Person, wie z.B. Postleitzahl, Wohnort etc. m+ssen Sie aber auch noch die Gesprchsnotizen verwalten. MDchten Sie auch diese in einzelnen Feldern aufbewahren, kDnnten Sie f+r jede Gesprchsnotiz eine neue Spalte anlegen. Eine gezielte Filterung wre dann aber nicht mehr mDglich, da Sie in mehreren Spalten filtern m+ssten. In Access kDnnen Sie sich diesen Arbeitsaufwand sparen. In dem Sie die Kontaktdaten in einer ersten Tabelle speichern und die Gesprchsnotizen in einer zweiten Tabelle, benDtigen Sie zur Speicherung der Gesprchsnotizen nur noch ein Feld. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von einer Mastertabelle (Kontaktdaten) mit der dazugehDrigen Detailtabelle (Gesprchsnotizen). Damit Access den Zusammenhang zwischen beiden Tabellen erkennt, m+ssen Sie noch eine Beziehung herstellen (vergleichen Sie dazu den Abschnitt "Beziehungen zwischen Tabellen"). Im beschriebenen Fall handelt es sich um eine 1-zu-n-Beziehung (geschrieben: 1:n), da einer Person mehrere Gesprchsnotizen zugeordnet werden kDnnen. MDchten Sie eine bereits bestehende Gesprchsnotiz einer zweiten Person zuweisen, um die erneute Eingabe der Information zu vermeiden, benDtigen Sie dar+ber hinaus eine m-zu-n-Beziehung (geschrieben: m:n). Da dieser Beziehungstyp in Access nicht direkt hergestellt werden kann, erstellen Sie in der Praxis eine dritte Tabelle, die mit den anderen beiden Tabellen jeweils durch eine 1:n-Beziehung verbunden wird. Die Aufteilung von Daten in ihre einzelnen (atomaren) Bestandteile und deren Untergliederung in mehrere Tabellen, die zusammengehDrende Datenbestnde vereinigen, bezeichnet man auch als den Prozess der Normalisierung. Eine besondere Form der Beziehung ist die so genannte 1-zu-1-Beziehung (geschrieben: 1:1). Im Prinzip handelt es sich bei dieser Variante um eine Tabelle, deren Inhalte in zwei verschiedene Tabellen ausgelagert wurden. Der Verkn+pfungstyp 1:1 erlaubt nur die Verbindung zwischen einem Datensatz der Mastertabelle und einem Datensatz der Detailtabelle. Ein echter Vorteil entsteht daraus nicht, so dass dieser Verkn+pfungstyp nur bei Tabellen mit einer großen Anzahl von Feldern zum Einsatz kommt, um diese +bersichtlicher zu gestalten. Um eine Beziehung zwischen zwei Tabellen herstellen kDnnen, muss Access in der Lage sein, die Inhalte beider Tabellen eindeutig zu identifizieren. In der Praxis mDchten Sie zum Kontakt Erich M%ller schließlich nicht die Notizen anzeigen, die Sie Laula Lintu zugewiesen haben.

403

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.34 Eine relationale Datenbank im Vergleich zur Datenspeicherung in Excel

Damit Access weiß, welche Datenstze der Detailtabelle zum Datensatz in der Mastertabelle gehDren, muss das Programm diese Information erhalten und speichern kDnnen. Diese Aufgabe +bernimmt der so genannte Prim8rschl%ssel (auch als Schl%sselfeld bezeichnet). Der Inhalt dieses Feldes darf in jeder Tabelle nur ein einziges Mal vorkommen, da ansonsten eine korrekte Zuordnung nicht mehr mDglich und eine Fehlermeldung die Folge ist. Die Eindeutigkeit kDnnen Sie festlegen, indem Sie der Feldeigenschaft Indiziert den Wert Ja ohne Duplikate zuweisen. Wird an dieser Stelle der Wert ein zweites Mal eingegeben, verhindert Access dessen Speicherung. Um diese Aufgabe zu automatisieren, kDnnen Sie der Mastertabelle auch ein Feld hinzuf+gen, das mit dem Felddatentyp Autowert formatiert ist und die Feldeigenschaft Indiziert: Ja ohne Duplikate besitzt. Wird ein neuer Datensatz angelegt, f+llt Access das Feld automatisch mit einem Zahlenwert, der wahlweise um 1 hochgezhlt oder zufllig erzeugt wird. Der Datensatz Erich M%ller erhlt dadurch automatisch einen Zahlenwert, der nur einmal vorhanden ist und den Datensatz eindeutig identifiziert. Selbst wenn in Ihrer Datenbank eine zweite Person mit dem Namen Erich M%ller auftauchen sollte, der zufllig auch noch die gleiche Anschrift besitzt, erhalten beide im Auto-WertFeld eine eigene Identifikationsnummer. Trotz gleicher Kontaktdaten kDnnen die Datenstze somit von Access differenziert behandelt werden. Die eigentliche Verbindung der beiden Datenstze findet in der Detailtabelle statt. In dieser Tabelle muss es ebenfalls ein zustzliches Feld geben, das den Wert des Primrschl+ssels der Mastertabelle aufnehmen kann. F+gen Sie nun in Ihrer Datenbank Erich M%ller, der die Identifikationsnummer 100 besitzt, eine neue Gesprchsnotiz hinzu, wird diese Identifikationsnummer 100 in ein daf+r vorgesehenes Feld der Detailtabelle +bertragen. 404

Mit Tabellen arbeiten

Tipp

Ordentliche Bezeichnungen sind wichtig Es ist hilfreich, wenn Sie dem Feld des Prim'rschl-ssels in der Mastertabelle und dem entsprechenden Feld zur Speicherung dieses Wertes in der Detailtabelle jeweils den Namen ID und zus'tzlich eine aussagekr'ftige Bezeichnung zuweisen. M)chten Sie sp'ter die Felder der Tabelle 'ndern, werden Sie sofort daran erinnert, dass diese Felder Schl-sselfunktionen einnehmen und deshalb mit Vorsicht zu behandeln sind.

Eine Tabelle erstellen Erstellen Sie nun Ihre erste Tabelle und schaffen Sie damit die Basis f+r Ihre Datenbank. Ziel ist die Erstellung einer Datenbank zur Verwaltung von Vertriebsmitarbeitern. Es soll mDglich sein, die Umstze der einzelnen Mitarbeitern darzustellen und diese einer Region zuzuordnen. Um doppelte Datenstze zu vermeiden, ergibt die Auswertung der Daten folgende Tabellenstruktur:

Der Tabellenaufbau f r die Datenbank Vertriebsmitarbeiter

Name der Tabelle

Felder der Tabelle

Format

tab_Region

RegionID

Auto-Wert

Region

Text (50)

Einwohner

Zahl (Long Integer)

Flche

Zahl (Long Integer)

MitarbeiterID

Autowert

RegionID

Zahl (Long Integer)

Name

Text (50)

Vorname

Text (50)

Telefonnummer

Text (50)

tab_Mitarbeiter

405

Datenverwaltung mit Access

Der Tabellenaufbau f r die Datenbank Vertriebsmitarbeiter (Forts.)

Name der Tabelle

Felder der Tabelle

Format

tab_Ums8tze

UmsatzID

Autowert

MitarbeiterID

Zahl (Long Integer)

Monat

Datum/Uhrzeit

Umsatz

Zahl (Whrung) Tabelle 4.3

1

Erstellen Sie zunchst eine neue Datenbank und geben Sie ihr den Namen Vertriebsmitarbeiter.mdb. Abb. 4.35 Die Datenbank anlegen

406

2

Das Datenbankfenster erscheint. Stellen Sie sicher, dass Sie in der Objektleiste das Element Tabelle ausgewhlt haben und klicken Sie auf Erstellt eine Tabelle in der Entwurfsansicht.

3

Das leere Entwurfsfenster Dffnet sich. Um der Tabelle neue Felder hinzuzuf+gen, m+ssen Sie diese manuell eintragen. Klicken Sie in der Spalte Feldname in die erste Zeile und +bernehmen Sie die Angaben der Tabelle tab_Region.

4

Die Spalte Felddatentyp legt fest, welche Art von Daten in das Feld eingetragen werden d+rfen. Mbernehmen Sie vorerst die vorgeschlagenen Werte aus der Tabelle. Klicken Sie nach der Eingabe aller Daten f+r die Tabelle tab_Region auf die Schaltflche Erstellen.

Mit Tabellen arbeiten

Hinweis

Gut zu wissen Benutzen Sie in der Spalte Feldname ausschließlich Namen ohne Leerzeichen. Obwohl diese von Access akzeptiert werden, k)nnen beim Datenaustausch mit anderen Anwendungen Schwierigkeiten entstehen. Vermeiden Sie auch unbedingt die Verwendung von Sonderzeichen, wie z.B. [], ! oder Akzentzeichen.

Abb. 4.36 Die Felder der Datenbank und den Felddatentyp festlegen

5

Nachdem alle Werte der Tabelle tab_Region eingetragen sind, speichern Sie Ihre Eingaben. Schließen Sie daf+r die Tabelle, indem Sie auf die Schaltflche am oberen rechten Rand des Entwurfsfensters klicken.

6

Access fragt noch einmal, ob Sie Ihre Eingaben speichern mDchten. Besttigen Sie mit einem Klick auf die Schaltflche Ja. Abb. 4.37 Das Tabellenentwurfsfenster schließen

407

Datenverwaltung mit Access

Tipp

Schließen Sie nicht die gesamte Anwendung Bei der Arbeit mit Access sind immer mehrere Fenster ge)ffnet. Wenn Sie die X-Schaltflche zum Schließen eines Fensters verwenden, benutzen Sie immer die des innen gelegenen Fensters, ansonsten schließen Sie die Datenbank komplett. Aber keine Angst: Ihre Daten und Jnderungen werden auf jeden Fall vorher gespeichert!

Abb. 4.38 Die Eingaben speichern

7

Im nchsten Dialogfeld kDnnen Sie einen Namen f+r Ihre Tabelle festlegen. Da Sie im weiteren Verlauf mit mehreren Tabellen arbeiten werden, verwenden Sie auch hier einen zusammengesetzten Namen, der durch einen Unterstrich gekoppelt ist. Geben Sie in das Feld die Bezeichnung tab_Region ein und klicken Sie auf die Schaltflche OK.

8

Im nchsten Dialogfeld werden Sie gefragt, ob Access einen Primrschl+ssel festlegen soll. Besttigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf die Schaltflche Ja.

Abb. 4.39 Den Tabellennamen festlegen

Wiederholen Sie die Schritte auch f+r die anderen beiden Tabellen tab_Mitarbeiter und tab_Ums8tze.

408

Mit Tabellen arbeiten

Abb. 4.40 Einen Primrschl-ssel erstellen

Hinweis

Gut zu wissen Access legt an dieser Stelle einen Prim'rschl-ssel an. Wurde w'hrend der Tabellenerstellung das erste Feld als AutoWert festgelegt, benutzt Access automatisch dieses Feld als Prim'rschl-ssel. Besitzt das erste Feld jedoch ein anderes Format, wie z.B. Text, so f-gt Access selbstst'ndig ein neues Feld hinzu und definiert dieses als Prim'rschl-ssel. Sie k)nnen den Prim'rschl-ssel auch w'hrend der Tabellenerstellung festlegen, indem Sie die entsprechende Zeile markieren, -ber die rechte Maustaste das Kontextmen- )ffnen und dort den Befehl Primrschl-ssel anklicken. In der linken Leiste der Zeile erscheint daraufhin ein kleines Schl-sselsymbol.

Feldoptionen anpassen Bevor Sie mit den Tabellen weiterarbeiten und Daten eingeben kDnnen, m+ssen einige Felder noch nachbearbeitet werden. Beim Eintrag des Felddatentyps eines Feldes haben Sie bereits ein Format f+r die sptere Verwendung festgelegt. Sehen Sie nun, wie Sie diese Einstellungen weiter beeinflussen und an Ihre Bed+rfnisse anpassen kDnnen. Da in Ihrer Datenbank nicht alle Felddatentypen verwendet werden, finden Sie an dieser Stelle noch einmal eine kurze Zusammenfassung:

409

Datenverwaltung mit Access

Die Felddatentypen im Optionen die Registerkarte Tabellen/Abfragen und passen Sie die Standardfeldgr)ße f-r Felder des Typs Text an.

5

Bevor die Daten gespeichert werden, weist Access Sie darauf hin, dass die Regeln f+r die Datenintegritt gendert wurden. Da Sie im Feld Region ab jetzt keine Leerfelder mehr zulassen, w+rden Datenstze ohne einen Inhalt in diesem Feld nicht mehr g+ltig sein. Bereits vorhandene Datenstze ohne einen Eintrag w+rden daraufhin unwiderruflich gelDscht. Besttigen Sie die Meldung mit einem Klick auf Ja. 413

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.44 Die Sicherheitsmeldung zur Datenintegritt

Telefonnummern Werfen Sie erneut einen Blick auf die Tabelle tab_Mitarbeiter an. Vielleicht wundert es Sie, dass das Feld Telefonnummer mit dem Felddatentyp Text formatiert wurde. Da zur Trennung von Vorwahl und Rufnummer in der Regel Klammern oder ein Bindestrich eingesetzt werden, w+rde der Felddatentyp Zahl eine Fehlermeldung nach sich ziehen. Eine Formatierung mit dem Felddatentyp Text hingegen erlaubt diese Sonderzeichen. Der einzige Nachteil dieser Vorgehensweise besteht darin, dass man mit Textfeldern keine Berechnungen durchf+hren kann – was jedoch bei Telefonnummern nur selten vorkommen d+rfte! 1

Iffnen Sie die Tabelle tab_Mitarbeiter im Entwurfsfenster und markieren Sie das Feld Telefonnummer. Um dem Nutzer die Eingabe der Telefonnummer zu erleichtern, soll dem Textfeld eine Standardformatierung zugewiesen werden.

2

Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte Allgemein geDffnet ist und klicken Sie in das Feld Eingabeformat.

3

Rechts neben dem Feld erscheint daraufhin eine Schaltflche, die Sie durch einen Klick aktivieren.

Abb. 4.45 Die Tabelle tab_Mitarbeiter in der Entwurfsansicht

414

Mit Tabellen arbeiten

4

Der Eingabeformat-Assistent erscheint. Mit seiner Hilfe kDnnen Sie das Format des Textfeldes beeinflussen. Markieren Sie das Format f+r Telefonnummern und besttigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf die Schaltflche Weiter. Abb. 4.46 Der Eingabeformat-Assistent

5

Sie kDnnen die Telefonnummern innerhalb Ihrer Tabelle mit bzw. ohne die angegebenen Symbole speichern. Der Eingabeformat-Assistent schlgt Ihnen standardmßig die Speicherung ohne Symbole vor. /ndern Sie diese Einstellung und aktivieren Sie stattdessen die Speicherung mit Symbolen. Besttigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf die Schaltflche Weiter.

Abb. 4.47 Die Symbole in Tabelle speichern

415

Datenverwaltung mit Access

Hinweis

Gut zu wissen Mehr Informationen zu Eingabeformaten finden Sie in der Onlinehilfe unter den Schlagworten Eingabeformat; Zahl>Eingabesyntax und Beispiele.

Felddatentyp Memo Der Felddatentyp Memo ermDglicht Ihnen die Eingabe von lngeren Texten, die 255 Zeichen +berschreiten. Wird das Memofeld innerhalb eines Formulars verwendet, kDnnen außerdem Zeilenumbr+che verwendet und angezeigt werden. In den lteren Versionen konnte dieser Felddatentyp nicht indiziert werden, was sich negativ auf die Suchgeschwindigkeit auswirkte. Seit Access XP ist dieses Problem behoben. Wird das Memofeld innerhalb von Berichten zur Gruppierung der Daten verwendet, kDnnen jedoch nur die ersten 255 Zeichen zur Sortierung genutzt werden.

Felddatentyp Zahl Wenn Sie innerhalb von Access mit Feldinhalten Rechenoperationen durchf+hren mDchten, m+ssen die Felder den Felddatentyp Zahl erhalten. Damit die Vergeudung von Speicherplatz vermieden wird, stehen Ihnen innerhalb der Entwurfsansicht auf der Registerkarte Allgemein>Feldgr5ße verschiedene Optionen zur Verf+gung.

Abb. 4.48 Das Pulldown-MenFeldgr)ße des Felddatentyps Zahl

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Mit Tabellen arbeiten

Tipp

Feldgr'ßen immer optimal definieren In der Planungsphase der Datenbank sollten Felder vom Typ Zahl einer genaueren Betrachtung unterzogen werden. Stellt sich in der sp'teren Verwendung heraus, dass die Feldgr)ße nicht optimal eingestellt war und eine Jnderung vorgenommen werden muss, k)nnen Datenverluste nicht ausgeschlossen werden.

Die Eigenschaft Feldgr.ße des Felddatentyps Zahl

Option

Wertebereich

Speicherplatz

Byte

Ganze Zahlen zwischen 0 und 255

1 Byte

Integer

Ganze Zahlen zwischen -32.768 und 32.767

2 Byte

Long Integer

Ganze Zahlen zwischen -2.147.483.648 und 2.147.483.647

4 Byte

Single

Zahlen mit max. 7 Nachkommazahlen

4 Byte

Double

Zahlen mit max. 15 Nachkommazahlen

8 Byte

Replikations-ID

So genannte Global Unique Identifier (GUID), 16 Byte der bei Replikationen verwendet wird

Dezimal

Zahlen von -1028 bis 1028 mit max. 28 Nachkommastellen

12 Byte Tabelle 4.6

Sie finden alle Werte auf der Registerkarte Allgemein>Feldgr5ße. Da in der Beispieldatenbank Vertriebsmitarbeiter.mdb nur Zahlen mit der FeldgrDße Long Integer verwendet werden, kDnnen Sie die Voreinstellungen beibehalten.

Felddatentyp Datum/Uhrzeit Der Felddatentyp Datum/Uhrzeit ist ausschließlich f+r entsprechende Eingaben reserviert. Durch die spezielle Behandlung der Daten wird es sogar mDglich, mit Datumsangaben zu rechnen. So kann z.B. mit Hilfe des Geburtsdatums und unter Zuhilfenahme des aktuellen Datums das Alter berechnet werden. 417

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.49 Die Feldgr.ße einstellen

Da Datums- und Uhrzeitangaben in verschiedenen Formaten verwendet werden, kann das Erscheinungsbild im Entwurfsmodus gendert werden. Schauen Sie sich das Beispiel in der Tabelle tab_Ums8tze an, indem Sie auf das Feld Monat klicken. In der sich Dffnenden Registerkarte Allgemein klicken Sie in das Feld Format und Dffnen das Pulldown-Men+.

Abb. 4.50 Formate des Felddatentyps Datum/ Uhrzeit

An dieser Stelle kDnnen Sie auswhlen, ob das Feld ein Datum, eine Uhrzeit oder beide Angaben enthalten soll und wie diese angezeigt werden.

Hinweis

Gut zu wissen Wenn Sie auf der Registerkarte Allgemein die Option Eingabeformat aktivieren, erhalten Sie weitere M)glichkeiten zur Beeinflussung der Daten w'hrend der Eingabe.

418

Mit Tabellen arbeiten

In manchen Fllen kann es sinnvoll sein, vollautomatisch das aktuelle Tagesdatum in einem Datensatz zu speichern. Um sich die Eingabe dieses Wertes zu ersparen, klicken Sie in der Entwurfsansicht auf die Registerkarte Allgemein und aktivieren die Option Standardwert. Am rechten Zeilenende erscheint eine kleine Schaltflche. Aktivieren Sie diese mit einem Klick.

Abb. 4.51 Einen Standardwert bestimmen

Es Dffnet sich der Ausdrucks-Generator. Klicken Sie in der unteren Hlfte des Fensters auf Funktionen und dort auf den Ordner Eingebaute Funktionen. Im mittleren Fenster erscheint daraufhin eine Auswahlliste. Klicken Sie auf Datum/Uhrzeit, so dass im rechten Fenster die dazugehDrigen Optionen geDffnet werden. Klicken Sie nun doppelt auf den Wert Datum und besttigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf die Schaltflche OK.

Abb. 4.52 Der Ausdrucks-Generator

Der Standardwert wurde angepasst und die Funktion Datum() als Standardwert eingef+gt.

419

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.53 Der Standardwert Aktuelles Datum in der Entwurfsansicht

Wenn Sie anschließend Ihre Tabelle Dffnen und einen neuen Datensatz anlegen, wird im Datumsfeld das aktuelle Tagesdatum vollautomatisch gespeichert. Eine solche Vorgehensweise empfiehlt sich z.B. in Datenbanken, in denen zu einem spteren Zeitpunkt nachvollzogen werden soll, wann der Datensatz hinzugef+gt wurde.

Felddatentyp Whrung Der Felddatentyp W8hrung wird ausschließlich zur Speicherung von Geldwerten benDtigt. Der Vorteil besteht in der automatischen Formatierung des Betrags unter Hinzuf+gung der jeweiligen Whrungsangabe. 1

Iffnen Sie nun die Tabelle tab_Ums8tze in der Entwurfsansicht und markieren Sie das Feld Umsatz, indem Sie das Feld mit dem Mauszeiger anklicken.

2

Klicken Sie auf der Registerkarte Allgemein in die Option Format und Dffnen Sie das Pulldown-Men+. Whlen Sie das Format W8hrung aus.

3

Um sicherzustellen, dass alle Angaben mit maximal zwei Nachkommastellen angezeigt werden, klicken Sie in der Registerkarte Allgemein auf die Option Dezimalstellenanzeige und Dffnen das Pulldown-Men+. Legen Sie das gew+nschte Format fest, indem Sie auf die Zahl 2 klicken.

Abb. 4.54 Das Whrungsformat festlegen

420

Mit Tabellen arbeiten

Abb. 4.55 Die Anzahl der Dezimalstellen festlegen

Hinweis

Gut zu wissen Wenn Sie das Format Whrung ausgew'hlt haben, legt Access die Nachkommastellen automatisch auf zwei Stellen nach dem Komma fest. Vielleicht fragen Sie sich nun, weshalb man zus'tzlich die M)glichkeit zur Einstellung der Nachkommastellen erh'lt? Die Erkl'rung ist simpel: In einigen Branchen (z.B. Bankwesen) wird tats'chlich mit mehr Stellen nach dem Komma gerechnet, so dass die Option zur manuellen Einstellung einen Sinn ergibt.

Felddatentyp Ja/Nein Mit Hilfe des Felddatentyps Ja/Nein kDnnen Sie die Werte Null (0) und Eins (1) speichern. Meist kommt dieser Typ zur Anwendung, wenn Datenstze markiert werden sollen, um anhand dessen ausgewertet werden zu kDnnen. So kDnnen Sie beispielsweise ein Ja/Nein-Feld als Markierungsfeld verwenden, um unter Verwendung der Filterfunktion alle entsprechenden Datenstze anzuzeigen bzw. auszudrucken.

Felddatentyp OLE-Objekt OLE-Objekte (= Object Linking and Embedding) ermDglichen die Speicherung von Objekten innerhalb der Datenbank. In Access dienen sie meist zur Speicherung von Bildern. Mit diesem Felddatentyp ist aber auch die Einbettung von Objekten anderer OfficeAnwendungen mDglich, wie z.B. eines Excel-Charts. 421

Datenverwaltung mit Access

Felddatentyp Hyperlink Wird als Felddatentyp Hyperlink festgelegt, kDnnen Sie durch einen Klick auf den Feldinhalt direkt eine Internetadresse ansteuern. Die Eingabe des Protokolls http:// entfllt und wird von Access automatisch vorgenommen. Um einen funktionst+chtigen Hyperlink zu erhalten, bedarf es also nur der Eingabe des Zielhosts, wie z.B. www.fireball.de. Um den Hyperlink von anderen Eingaben zu unterscheiden, wird der sichtbare Text in blauer Farbe dargestellt.

Abb. 4.56 Die Hyperlinks in der Datenblattansicht

Sie kDnnen Hyperlinks außerdem beeinflussen, indem Sie den Mauszeiger +ber den entsprechenden Hyperlink bewegen und dann per Klick auf die rechte Maustaste das Kontextmen+ Dffnen.

Abb. 4.57 Das KontextmenHyperlinks

Im unteren Auswahlfenster kDnnen Sie dem Hyperlink +ber die Option Text anzeigen einen alternativen Titel zuweisen. Wenn Sie an dieser Stelle den Titel Such422

Mit Tabellen arbeiten

maschine Fireball eintragen, sehen Sie diesen Eintrag spter auch in der Tabelle. Der darunter liegende Hyperlink enthlt jedoch weiterhin den Eintrag http://www.fireball.de/.

Hinweis

Gut zu wissen Wenn Sie im Kontextmen- den Befehl Hyperlink bearbeiten w'hlen, besteht die M)glichkeit, auch nachtr'glich die Zieladresse anzupassen. Auch E-MailAdressen k)nnen damit als Hyperlink hinterlegt werden. Sie m-ssen dazu lediglich das Pr'fix http:// durch mailto: ersetzen.

Felddatentyp Nachschlage-Assistent Ein ußerst n+tzliches Instrument bietet Ihnen Access in Form des Nachschlage-Assistenten. Angenommen, Sie mDchten die Muttersprache jedes Mitarbeiters in Ihrer Datenbank notieren. Das wre sinnvoll, um bei Anfragen eines fremdsprachigen Kunden schnell auf betriebsinterne Ressourcen zur+ckgreifen zu kDnnen. Um sich wiederholende Texteingaben zu ersparen, w+rden Sie eine zweite Tabelle anlegen, in der Sie ausschließlich die Sprache notieren. Solange es sich um wenige Werte handelt, kDnnen Sie sich diese Arbeit aber auch sparen, indem Sie die Sprachen in eine so genannte Werteliste eintragen, die Sie mit dem Nachschlage-Assistenten generieren. 1

Iffnen Sie die Tabelle tab_Mitarbeiter in der Entwurfsansicht.

2

Da Sie die Angabe der Muttersprache vor dem Namen eintragen mDchten, benDtigen Sie eine Leerzeile. Markieren Sie daf+r die Zeile Name, indem Sie mit der Maus auf das Feld links neben dem Feldnamen klicken.

3

Iffnen Sie das Kontextmen+, indem Sie auf die rechte Maustaste klicken, und whlen Sie die Option Zeilen einf%gen.

4

Geben Sie anschließend in die Spalte die Bezeichnung Feldname Muttersprache ein.

5

Klicken Sie in die Spalte Felddatentyp und markieren Sie die Option Nachschlage-Assistent.

423

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.58 Eine Zeile markieren

Abb. 4.59 Eine leere Zeile einf-gen

Abb. 4.60 Den Nachschlage-Assistenten .ffnen

6

424

Der Nachschlage-Assistent fragt nun nach der Herkunft der Daten. /ndern Sie die Voreinstellung und aktivieren Sie die Option Ich m5chte selbst Werte in die Liste eingeben.

Mit Tabellen arbeiten

Abb. 4.61 Die Herkunft der Werte auswhlen

Hinweis

Gut zu wissen Sie k)nnen Daten, die im Nachschlage-Assistent verwendet werden, auch aus einer bestehenden Tabelle beziehen. Belassen Sie es dann bei der Standardvorgabe und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten. Voraussetzung ist jedoch, dass die Tabelle bereits existiert.

7

Geben Sie anschließend die Werte in das Feld ein. Falls Sie mehrere Spalten benDtigen, kDnnen Sie diese erzeugen, indem Sie unter Spaltenanzahl den Wert entsprechend erhDhen. Besttigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf die Schaltflche Weiter.

8

Behalten Sie im nchsten Dialogfeld die Voreinstellung f+r die Beschriftung bei und besttigen Sie mit einem Klick auf Fertig stellen.

9

Iffnen Sie die Tabelle in der Datenblattansicht und markieren Sie das Feld Muttersprache. Sie kDnnen nun in der Auswahlliste einen Wert markieren, um diesen als Feldwert zu +bertragen.

425

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.62 Neue Werte im Nachschlage-Assistenten eingeben

Abb. 4.63 Eine Beschriftung hinzuf-gen

Abb. 4.64 Das Nachschlagefeld in der Datenblattansicht

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Mit Tabellen arbeiten

Wenn Sie die Eingabe von Werten verhindern wollen, die nicht in der Liste enthalten sind, muss eine weitere Einstellung vorgenommen werden. Iffnen Sie dazu noch einmal die Tabelle in der Entwurfsansicht und markieren Sie das Feld Muttersprache. Aktivieren Sie die Registerkarte Nachschlagen in der unteren Hlfte der Anzeige. /ndern Sie nun den Wert Nur Listeneintr8ge auf Ja.

Abb. 4.65 Die Option Nur Listeneintr'ge in Tabelle -bernehmen

Versucht der Benutzer anschließend, einen Wert in die Tabelle einzugeben, der nicht in der Liste enthalten ist, Dffnet sich folgende Fehlermeldung:

Abb. 4.66 Die Fehlermeldung bei Eingabe eines nicht vorhandenen Wertes

Allgemeine Feldformatierungen Im vorherigen Abschnitt wurden die speziellen Optionen der Felddatentypen erlutert. Einige Optionen sind hingegen generell verf+gbar und werden deshalb an dieser Stelle beschrieben.

Option Beschriftung Unabhngig vom Feldnamen kDnnen Sie in der Registerkarte Allgemein die Option Beschriftung einstellen. Die hier vorgenommenen Eingaben werden spter in Formularen oder Berichten benutzt, um die Beschriftungsfelder mit einer aussagekrftigen Bezeichnung zu versehen.

427

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.67 Eine Beschriftung festlegen

Tipp

Achten Sie auf verst"ndliche Bezeichnungen Wenn Sie als Feldnamen eine f-r den Nutzer verst'ndliche Bezeichnung verwenden, kann die Angabe im Feld Beschriftung entfallen. Enth'lt der Feldname Leer- oder Sonderzeichen, m-ssen Sie jedoch weiterhin das Feld Beschriftung benutzen, da dieser Text an keine einschr'nkenden Namenskonventionen gebunden ist.

Option Standardwert In einigen Fllen werden Sie Felder verwenden, in denen ein Wert besonders hufig eingetragen werden soll. Mit der Option Standardwert kDnnen Sie diesen Wert voreinstellen. Gibt der Nutzer einen Datensatz ein, ist das entsprechende Feld bereits mit dem Standardwert gef+llt. Nur wenn ein anderer Wert eingegeben werden soll, muss der Nutzer diesen manuell ndern. Ansonsten reicht es aus, den Eintrag zu besttigen.

Abb. 4.68 Einen Standardwert festlegen

428

Mit Tabellen arbeiten

Option G'ltigkeitsregel/G'ltigkeitsmeldung Mit Hilfe der Option G%ltigkeitsregel kDnnen Sie den Eingabebereich in einem Feld auf erlaubte Werte eingrenzen. Dies ist sinnvoll, wenn ung+ltigen Eingaben durch den Benutzer vorgebeugt werden soll. MDchten Sie beispielsweise ein Feld zur Eingabe von Postleitzahlen einf+gen, so legen Sie hierf+r folgende G+ltigkeitsregel fest:

Abb. 4.69 Die G-ltigkeitsregel f-r Postleitzahlen festlegen

Erlaubt sind demnach alle Eingaben, die weder den Wert 0 noch Werte grDßer als 99.999 enthalten. Falls der Nutzer dennoch einen nicht zulssigen Wert eingibt, soll er von Access entsprechend informiert werden. Da die Standardfehlermeldung nicht besonders aussagekrftig ist, kDnnen Sie in der Option G%ltigkeitsmeldung einen alternativen Text eintragen. Wird nun ein falscher Wert eingegeben, erscheint Ihre personalisierte Meldung auf dem Bildschirm.

Abb. 4.70 Eine personalisierte Fehlermeldung nach nicht zulssiger Eingabe

Hier noch eine Auswahl weiterer Einstellungen, um G+ltigkeitsregeln zu definieren:

Zul"ssige G ltigkeitsregeln in Access

G+ltigkeitsregel

Bedeutung

Wie "ID?????"

Wert muss mit ID beginnen und f+nf weitere Zeichen enthalten 429

Datenverwaltung mit Access

Zul"ssige G ltigkeitsregeln in Access (Forts.)

G+ltigkeitsregel

Bedeutung

< 1000

Wert muss kleiner als 1.000 sein

> 5000 Oder Ist Null

Wert muss grDßer 5.000 sein oder muss leer bleiben

0

Wert darf nicht Null sein

Beziehungen aufrufen. Abb. 4.72 Das Fenster Beziehungen

433

Datenverwaltung mit Access

2

Bevor Sie die Beziehungen erstellen kDnnen, m+ssen Sie zuerst die betroffenen Tabellen zum Fenster Beziehungen hinzuf+gen. Markieren Sie dazu jede Tabelle im Dialogfenster Tabelle anzeigen, indem Sie sie mit dem Mauszeiger markieren und danach die Schaltflche Hinzuf%gen bettigen. Abb. 4.73 Die Tabellen zum Fenster Beziehungen hinzuf-gen

3

Nachdem Sie alle Tabellen eingef+gt haben, schließen Sie das Fenster Tabelle anzeigen durch einen Klick auf die entsprechende Schaltflche.

4

Legen Sie nun die erste Beziehung fest. Klicken Sie mit dem Mauszeiger auf das Feld RegionID der Tabelle tab_Region und halten Sie die linke Maustaste gedr+ckt. Ziehen Sie anschließend den Mauszeiger bei gedr+ckter Maustaste +ber das Feld RegionID in der Tabelle tab_Mitarbeiter und lassen Sie die Maustaste wieder los. Es Dffnet sich das Fenster Beziehungen bearbeiten. Abb. 4.74 Das Dialogfenster Beziehungen bearbeiten

434

Mit Tabellen arbeiten

5

Aktivieren Sie die referenzielle Integritt, indem Sie das passende Kontrollkstchen aktivieren. Besttigen Sie anschließend Ihre /nderungen mit einem Klick auf die Schaltflche Erstellen.

Die Optionen einer Beziehung zwischen Master- und Detailtabelle

Kontrollkstchen

Bedeutung

Mit referenzieller Integrit8t

Pr+ft die G+ltigkeit einer Verkn+pfung zwischen Master- und Detailtabelle. Sind die Felder Aktualisierungsweitergabe an verwandte Felder und L5schweitergabe an verwandte Datens8tze deaktiviert, verhindert die referenzielle Integritt die LDschung eines Datensatzes in der Mastertabelle, solange dazugehDrige Datenstze in der Detailtabelle vorhanden sind. Um eine referenzielle Integritt zu aktivieren, m+ssen beide Felder den gleichen Felddatentyp besitzen.

Aktualisierungsweitergabe an verwandte Felder

Wird das Kontrollkstchen aktiviert, werden /nderungen der Mastertabelle auch an die verbundenen Detaildatenstze weitergegeben.

L5schweitergabe an verwandte Datens8tze

Wird das Kontrollkstchen aktiviert, erfolgt bei LDschung eines Datensatzes der Mastertabelle auch die LDschung aller dazugehDrigen Datenstze in der Detailtabelle. Beachten Sie jedoch, dass diese Option nicht immer erw+nscht ist, und aktivieren Sie die Funktion deshalb mit Bedacht! Tabelle 4.9

Schauen Sie sich nun die Vernderungen im Fenster Beziehungen an: Zwischen den Tabellen tab_Region und tab_Mitarbeiter zeigt sich jetzt eine Linie, die die Beziehung zwischen den Tabellen grafisch verdeutlicht. Die Zahl 1 und das Brillensymbol +ber der Linie verdeutlichen, dass es sich bei der Verkn+pfung um eine so genannte 1:n-Beziehung (sprich: eins zu N) handelt. Einer Region kDnnen damit mehrere Mitarbeiter zugeordnet werden. Wiederholen Sie nun die Schritte f+r die zweite Beziehung. Ziehen Sie dabei die MitarbeiterID der Tabelle tab_Mitarbeiter auf das Feld MitarbeiterID in der Tabelle tab_Ums8tze. Aktivieren Sie auch hier die referenzielle Integritt, so dass Sie anschließend folgendes Bild im Fenster Beziehungen sehen sollten:

435

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.75 Die grafische Darstellung einer Beziehung im Fenster Beziehungen

Abb. 4.76 Ben.tigte Beziehungen

Um eine Beziehung zwischen der Mastertabelle und der Detailtabelle herzustellen, m+ssen die verkn+pften Felder unbedingt den gleichen Datentyp besitzen. Andernfalls kann der Wert nicht korrekt gespeichert und die Beziehung nicht erzeugt werden. Eine Ausnahme bildet dabei die Verwendung des Felddatentyps AutoWert als Primrschl+ssel in der Mastertabelle. Um den Autowert in der Detailtabelle zu speichern, benDtigen Sie dort ein Feld, das mit dem Felddatentyp Zahl formatiert wurde und die FeldgrDße Long Integer besitzt. Ein Primrschl+ssel muss demnach nur in der Mastertabelle vorhanden sein.

436

Mit Formularen arbeiten

Mit Formularen arbeiten Um sich die Arbeit zu erleichtern, kDnnen Sie an dieser Stelle auch mit der Datenbank Vertriebsmitarbeiter1.mdb weiterarbeiten, die Sie auf der dem Buch beiliegenden CD-ROM befindet.

Hinweis CD: Vertriebsmitarbeiter1.mdb

Ein Formular manuell erstellen Wie Sie ein Formular mit Hilfe des Assistenten erstellen, haben Sie bereits weiter oben in diesem Kapitel erfahren. Da das Layout der automatisch erstellten Formulare jedoch hufig nicht den Anforderungen des Nutzers entspricht, lernen Sie in diesem Abschnitt die manuelle Erstellung von Formularen kennen. Damit die Eingabe der Regionen ein wenig komfortabler vonstatten geht, entwerfen Sie nun ein geeignetes Formular. 1

Klicken Sie im Datenbankfenster auf die Schaltflche Formulare und whlen Sie die Option Erstellt ein Formular in der Entwurfsansicht. Die Entwurfsansicht f+r Formulare erscheint. Abb. 4.77 Die Entwurfsansicht eines Formulars

2

Bevor dem Formular Felder hinzugef+gt werden kDnnen, muss Access wissen, aus welcher Tabelle die angezeigten Daten stammen. Bewegen Sie nun den Mauszeiger +ber den quadratischen Kasten in der linken oberen Ecke des Entwurfsfensters und klicken Sie doppelt, um das Eigenschaftsfenster des Formulars zu Dffnen.

3

Beim angezeigten Fenster handelt es sich um die Eigenschaften, die sich auf alle Teile des Formulars beziehen. Um die Datenherkunft zu bestimmen, aktivieren Sie die Registerkarte Daten. Iffnen Sie das Dropdown-Men+ der Option Datenherkunft und whlen Sie die Tabelle tab_Region aus.

437

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.79 Die Herkunft der Daten bestimmen

4

Nachdem die Datensatzherkunft festgelegt ist, erscheint die so genannte Feldliste, in der alle Tabellenfelder auflistet sind.

5

Um ein Feld in das Formular einzubauen, ziehen Sie es bei gedr+ckter Maustaste aus der Feldliste in die Entwurfsansicht. Wenn die gew+nschte Position erreicht ist, lassen Sie die Maustaste los.

6

Wiederholen Sie den Vorgang f+r die Felder Einwohner und Fl8che. Ihr Formular sollte nun folgendes Aussehen haben:

Abb. 4.80 Die Feldliste

Abb. 4.81 Eingef-gtes Feld im Formular

438

Mit Formularen arbeiten

Abb. 4.82 Ein fertiges Formular

Um sich das Ergebnis mit den dazugehDrigen Daten anzuschauen, aktivieren Sie die Option Formularansicht +ber das Auswahlmen+ des Symbols Ansicht.

Abb. 4.83 In die Formularansicht wechseln

Wie Sie sehen, sind die Felder noch etwas willk+rlich platziert. Sie kDnnen jedoch bereits mit Hilfe der Navigationsschaltflchen zwischen den einzelnen Datenstzen wechseln. Access f+gt die daf+r notwendigen Schaltflchen ohne Ihr Zutun in das Formular ein.

Abb. 4.84 Ein aktives Formular

Das Layout des Formulars anpassen Widmen Sie sich nun den LayoutmDglichkeiten innerhalb von Formularen. Auch wenn die Assistenten bereits einen hohen Komfort bez+glich des Layouts bieten, werden Sie die eine oder andere Einstellung noch nachtrglich anpassen wollen. 439

Datenverwaltung mit Access

Tipp

Gut zu wissen Wenn Sie Ihre Datenbank auch anderen Nutzern zur Verf-gung stellen wollen, sollten Sie genug Zeit f-r das Layout der Formulare in Ihrer Planung vorsehen. Formulare stellen die Schnittstelle zwischen der Datenbank und dem Nutzer dar. Solange der Nutzer auch gleichzeitig der Entwickler der Datenbank ist, wird es keine Probleme bei der Bedienung geben. Nutzer ohne tiefere Datenbankkenntnisse hingegen m-ssen deren Struktur anhand der Oberfl'che erkennen, um die Inhalte effektiv nutzen zu k)nnen. Sie sind daher gut beraten, wenn Sie wichtige Felder durch Effekte (Farbe, Rahmen etc.) kenntlich machen und somit dem Nutzer die Arbeit erleichtern.

Felder ausrichten Verbessern Sie nun das Erscheinungsbild Ihres Formulars, indem Sie die Felder ausrichten, so dass sie vertikal identisch angeordnet sind. 1

Iffnen Sie das Formular in der Entwurfsansicht. Markieren Sie alle Felder, indem Sie die H-Taste gedr+ckt halten und gleichzeitig mit dem Mauszeiger auf das weiße Feld Region klicken. Halten Sie die H-Taste weiterhin gedr+ckt und markieren Sie per Mausklick auch die anderen beiden Felder.

Abb. 4.85 Die Felder markieren

Tipp

Mehrere Felder bewegen Sie k)nnen mit Hilfe des Mauszeigers auch mehrere Felder markieren. Halten Sie dazu die linke Maustaste gedr-ckt, w'hrend Sie einen Kasten um die zu markierenden Felder ziehen. 440

Mit Formularen arbeiten

2

Achten Sie darauf, dass der Mauszeiger +ber dem Rand eines Feldes steht, so dass er die Form einer Hand annimmt. Iffnen Sie nun das Kontextmen+, indem Sie die rechte Maustaste klicken, und whlen Sie die Option Ausrichten>Linksb%ndig.

Abb. 4.86 Das Kontextmen- zum Ausrichten von Textfeldern aufrufen

Als Ergebnis erhalten Sie drei Textfelder, die przise aneinander ausgerichtet sind. Unabhngig von den Funktionen zum Ausrichten kDnnen Sie die Felder auch "Freihandplatzieren". Markieren Sie dazu das jeweilige Feld und bewegen Sie den Mauszeiger +ber den Feldrand, bis eine Hand erscheint. Halten Sie dann die linke Maustaste gedr+ckt und ziehen Sie das Feld mit der Maus an den gew+nschten Ort.

Abb. 4.87 Das Datenfeld verschieben

MDchten Sie nur das Bezeichnungsfeld, nicht aber das Datenfeld verschieben, so markieren Sie das Bezeichnungsfeld und positionieren den Mauszeiger +ber dem Kasten in der linken oberen Ecke. Halten Sie die Maustaste anschließend gedr+ckt und ziehen Sie das Feld an die gew+nschte Position.

441

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.88 Ein Bezeichnungsfeld verschieben

Folgende Tasten kDnnen ebenfalls zur Positionierung benutzt werden:

Die Tastenkombinationen zur Positionierung

Tastenkombination

Bedeutung

Cursortasten

Schrittweise in die jeweilige Richtung (kleiner Abstand)

S+Y

Schrittweise in die jeweilige Richtung (großer Abstand)

H+Y

Verkleinern des Textfeldes

H+V

VergrDßern des Textfeldes Tabelle 4.10

Rahmen als Orientierungshilfe Gerade bei Formularen mit einer großen Menge an Datenfeldern wird die Arbeitsoberflche f+r den Benutzer schnell un+bersichtlich. Jede gute Software bietet Ihnen deshalb Orientierungshilfen, mit denen zusammengehDrende Daten optisch gruppiert werden kDnnen. Access bietet Ihnen dazu die Hilfsmittel Rahmen, Linie und das Registersteuerelement an. Sie finden diese Hilfsmittel in der Toolbox, die beim Aufruf der Entwurfsansicht erscheint. Ziehen Sie f+r Ihr Formular einen Rahmen auf.

Abb. 4.89 Die Toolbox f-r Steuerelemente

442

Mit Formularen arbeiten

Tipp

Toolbox einblenden Falls die Toolbox nach dem Pffnen der Entwurfsansicht nicht automatisch angezeigt werden sollte, k)nnen Sie sie mit Hilfe der Men-leiste -ber die Option Ansicht>Toolbox einblenden.

1

Iffnen Sie das Formular Region in der Entwurfsansicht.

2

Zeichnen Sie einen Rahmen, indem Sie auf das Icon Rechteck in der Toolbox anklicken. Wenn Sie den Mauszeiger +ber den Detailbereich der Entwurfsansicht bewegen, ndert sich dessen Aussehen. Klicken Sie an einer freien Stelle die linke Maustaste und ziehen Sie bei gedr+ckter Maustaste ein Rechteck auf. Abb. 4.90 Ein Rechteck einf-gen

3

Markieren Sie das Rechteck und rufen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmen+ auf. Verwenden Sie die Option F%ll-/Hintergrundfarbe, um dem Rechteck eine Farbe zuzuweisen.

4

Markieren Sie anschließend die Felder Fl8che und Einwohner. Whlen Sie in der Men+leiste den Befehl Bearbeiten>Kopieren und f+gen Sie nun den kopierten Inhalt an der gleichen Stelle wieder ein. Abb. 4.91 Felder kopieren und wieder einf-gen

443

Datenverwaltung mit Access

Hinweis

Gut zu wissen Die Entwurfsansicht von Access arbeitet mit Ebenen. Das bedeutet, dass ein Element, das zuerst erstellt wurde, r'umlich unter einem Element liegt, das sp'ter erstellt wurde. Probieren Sie es einfach einmal aus: Wenn Sie die Originalfelder Einwohner und Flche in den Bereich des Rechtecks ziehen, werden diese vom Rechteck verdeckt. Ziehen Sie jedoch die Kopien in den Bereich des Rechtecks, so werden diese angezeigt, da der Kopiervorgang nach der Erstellung des Rechtecks stattgefunden hat.

5

Ziehen Sie die kopierten Felder Einwohner und Fl8che +ber das Rechteck und richten Sie die einzelnen Elemente nach Wunsch aus. LDschen Sie anschließend die Originalfelder.

6

Erstellen Sie ein zweites Rechteck mit einer anderen Hintergrundfarbe und kopieren Sie das Feld Region dort hinein.

Abb. 4.92 Die Felder im Rechteck positionieren

Sie haben gesehen, wie man Felder innerhalb von Formularen hervorhebt. Ziel ist dabei die optische Unterstreichung relevanter Elemente, so dass der Nutzer auf den ersten Blick alle wichtigen Daten erfasst. Vermeiden Sie aber unbedingt den Einsatz dieser Hilfsmittel, wenn gleichwertige Daten nur verschDnert werden sollen!

444

Mit Formularen arbeiten

Registersteuerelement Die Verwendung der Option Registersteuerelement basiert auf der gleichen Vorgehensweise aber im Gegensatz zum einfachen Rechteck kDnnen Sie Felder auf mehreren Karten verteilen. So kDnnen Sie beispielsweise auf der ersten Karte die Informationen auf ein Minimum reduzieren. Alle weiteren Angaben findet der Nutzer anschließend auf der zweiten Karte mit der Bezeichnung Zusatzdaten.

Abb. 4.93 Die Registerkarte im Einsatz

Ihre Anwendung erhlt dadurch ein professionelles Design, und selbst Formulare mit einer Vielzahl von Feldern kDnnen benutzerfreundlich auf einer Bildschirmseite dargestellt werden.

Unterformulare erstellen Datenbanken dienen der Verkn+pfung von Datenbestnden +ber mehrere Tabellen hinweg. Damit diese Verkn+pfungen auch whrend der Ein- und Ausgabe effektiv genutzt werden kDnnen, m+ssen sie auch innerhalb von Formularen abgebildet werden. Unterformulare lDsen dieses Problem elegant und ohne großen Programmieraufwand. Dabei handelt es sich um Formulare, die innerhalb eines bereits bestehenden Formulars verwendet werden, um zugehDrige Datenbestnde anzuzeigen. In der Datenbank zur Verwaltung der Vertriebsmitarbeiter werden demnach zwei Hauptformulare mit den entsprechenden Unterformularen benDtigt. Das erste Hauptformular soll die Informationen einer Region anzeigen und im Unterformular die entsprechenden Datenstze der Mitarbeiter enthalten. Das zweite Hauptformular zeigt die Mitarbeiterdatenstze inklusive der Umstze. Im vorherigen Abschnitt haben Sie ein Formular zur Verwaltung der Regionen erstellt. Sie werden dieses Formular nun erweitern, so dass die dazugehDrigen Mitarbeiter angezeigt werden.

445

Datenverwaltung mit Access

1

Iffnen Sie das Formular Region in der Entwurfsansicht.

2

VergrDßern Sie den Detailbereich, indem Sie den Mauszeiger am unteren Ende des Balkens positionieren, so dass sich die Form des Mauszeigers in eine horizontale Linie ndert. Ziehen Sie nun bei gedr+ckter Maustaste den Bereich nach unten.

3

F+gen Sie anschließend ein Unterformular ein. Klicken Sie dazu in der Toolbox auf die Schaltflche Unterformular/-bericht.

4

Bewegen Sie den Mauszeiger +ber den Detailbereich im Entwurfsfenster, so dass sich dessen Aussehen in das eines Kreuzes ndert. Klicken Sie auf eine freie Stelle und ziehen Sie bei gedr+ckter Maustaste ein Rechteck auf.

Abb. 4.94 Die Detailansicht vergr.ßern

Abb. 4.95 Unterformular einf-gen

446

Mit Formularen arbeiten

Abb. 4.96 Ein ungebundenes Unterformular

Tipp

Gr'ßen"nderung des Unterformulars Sie k)nnen die Gr)ße des Unterformulars beeinflussen. Ziehen Sie dazu mit der Maus an den eckigen Symbolen des Formulars und stellen Sie das gew-nschte Format ein.

5

Der Unterformular-Assistent Dffnet sich. Sie erhalten die MDglichkeit, ein bestehendes Formular zu verwenden oder ein neues Formular zu erstellen. Da noch kein zweites Formular zur Verf+gung steht, besttigen Sie mit Weiter.

6

Der Assistent fordert Sie zur Auswahl der Datenquelle aus. Whlen Sie im Optionsfeld Tabellen/Abfragen die Tabelle tab_Mitarbeiter und whlen Sie alle Daten aus. Indem Sie auf die Schaltflche >> klicken, werden alle Felder zum Unterformular hinzugef+gt. Besttigen Sie anschließend Ihre Eingaben mit einem Klick auf die Schaltflche Weiter.

447

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.97 Ein neues Unterformular erstellen

Abb. 4.98 Die gew-nschten Datenfelder auswhlen

7

448

Damit das Unterformular nur die Mitarbeiter anzeigt, die zur gewhlten Region des Hauptformulars gehDren, muss Access noch wissen, welche Felder miteinander verkn+pft werden sollen. Besttigen Sie die Eingabe mit Weiter.

Mit Formularen arbeiten

Abb. 4.99 Beziehung herstellen

8

Im nchsten Dialogfeld werden Sie nach einem Formularnamen gefragt. Um Unterformulare von Hauptformularen unterscheiden zu kDnnen, verwenden Sie das K+rzel ufrm und erweitern den Namen mit einer verstndlichen Bezeichnung. In diesem Fall lautet der vollstndige Name ufrm_Mitarbeiter. Besttigen Sie anschließend Ihre Eingabe mit einem Klick auf die Schaltflche Fertig stellen.

Abb. 4.100 Das eingef-gte Unterformular in der Entwurfsansicht

449

Datenverwaltung mit Access

Wenn Sie das Formular in der Formularansicht Dffnen, finden Sie im Bereich des Hauptformulars die Regionen mit den dazugehDrigen Mitarbeitern im Unterformular.

Abb. 4.101 Das Haupt- und Unterformular whrend der Bearbeitung

Das Layout des Unterformulars anpassen Leider weist das erstellte Unterformular noch einige SchDnheitsfehler auf. So nehmen die Felder MitarbeiterID und RegionID unnDtigen Platz weg. Andere Daten wie Name, Vorname und Telefonnummer werden hingegen nicht vollstndig angezeigt. Um Einstellungen in Unterformularen zu beeinflussen, haben Sie grundstzlich zwei MDglichkeiten: Entweder Sie ndern Einstellungen, indem Sie das Hauptformular Dffnen und an dieser Stelle das Unterformular anpassen, oder Sie Dffnen das Unterformular direkt und nehmen dort die gew+nschten Einstellungen vor. Widmen Sie sich nun Schritt f+r Schritt den einzelnen Problemen.

Die Formularansicht beeinflussen Bevor Sie /nderungen am eigentlichen Formular vornehmen, sollten Sie sich noch einmal das Unterformular genauer ansehen. Iffnen Sie es dazu im Entwurfsmodus.

450

Mit Formularen arbeiten

Abb. 4.102 Das Unterformular in der Entwurfsansicht

Die Felder sind untereinander angeordnet. Trotzdem werden die Daten in der Datenblattansicht (also in Form einer Tabelle) angezeigt, wenn Sie das Formular in der Formularansicht Dffnen. Wie ist das mDglich?

Abb. 4.103 Das Unterformular in der Formularansicht

Die LDsung liegt in den Eigenschaften des Formulars. Iffnen Sie das Formular ufrm_Mitarbeiter in der Entwurfsansicht und blenden Sie dessen Eigenschaften ein.

Abb. 4.104 Die Eigenschaften des Formulars .ffnen

Aktivieren Sie die Registerkarte Format und Dffnen Sie das Dropdown-Men+ der Option Standardansicht.

451

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.105 Die Standardansicht festlegen

An dieser Stelle erkennen Sie, dass als Anzeigeart Datenblatt eingestellt ist.

Tipp

Gut zu wissen Ersparen Sie sich das mehrfache Erstellen von Formularen, indem Sie bereits vorhandene Formulare als Unterformulare einsetzen und die gew-nschte Anzeigeart anpassen.

Spalten in Formularen ausblenden Die beiden ersten Spalten im Unterformular werden whrend der Dateneingabe durch den Nutzer nicht benDtigt. Um sie auszublenden, gehen Sie folgendermaßen vor:

452

1

Iffnen Sie das Unterformular in der Entwurfsansicht.

2

Markieren Sie die Spalte MitarbeiterID, indem Sie mit dem Mauszeiger auf den Spaltennamen klicken.

3

Iffnen Sie das Kontextmen+ und whlen Sie die Option Spalten ausblenden.

4

Wiederholen Sie den Vorgang f+r die Spalte RegionID. Ihr Formular sollte danach folgendes Aussehen haben:

Mit Formularen arbeiten

Abb. 4.106 Eine Spalte markieren

Abb. 4.107 Das KontextmenSpalten ausblenden aufrufen

Abb. 4.108 Das Formular mit ausgeblendeten Spalten

Vielleicht stellen Sie sich nun die Frage, weshalb man nicht zu Beginn ein Formular mit den benDtigten Spalten erstellt und dieses dann als Unterformular verwendet. Bei genauerer Betrachtung klrt sich die Frage: Access kann auf die ausgeblendeten Felder nicht verzichten, und zwar wegen der Datenherkunft. In der Datenherkunft werden die jetzt ausgeblendeten Felder weiterhin abgefragt. Dabei stellt der Wert RegionID die Verbindung zwischen dem Haupt- und dem Unterformular her, so wie Sie es im Beziehungsfenster festgelegt haben. Auch wenn das Feld in der Ansicht nicht mehr erscheint, muss das Feld demnach auf jeden Fall in der Datenherkunft mit einbezogen werden. 453

Datenverwaltung mit Access

Hinweis

Gut zu wissen Wenn Sie ausgeblendete Spalten wieder einblenden m)chten, rufen Sie in der Men-leiste den Befehl Format>Spalten einblenden auf. Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie die gew-nschten Spalten markieren und wieder einblenden k)nnen.

Die Spaltenbreite anpassen Obwohl Sie die ersten beiden Felder ausgeblendet haben, reicht der Platz zur vollstndigen Anzeige aller Daten im Unterformular noch nicht aus. Damit der Nutzer trotzdem alle Informationen im Unterformular auf einen Blick erfassen kann, ndern Sie noch die Spaltenbreiten und vergrDßern das Unterformular. 1

Iffnen Sie das Hauptformular Region in der Formularansicht.

2

Setzen Sie den Mauszeiger zwischen die Spalten Muttersprache und Name. Der Mauszeiger ndert seine Form in einen Balken mit zwei Pfeilen. Abb. 4.109 Die Spaltengr.ße ndern

454

Mit Formularen arbeiten

3

Dr+cken Sie die linke Maustaste und ziehen Sie die Spalte auf die gew+nschte GrDße. Wiederholen Sie den Vorgang auch f+r die anderen Spalten. Abb. 4.110 Die Spalten nach Anpassung der Spaltengr.ße

4

Wechseln Sie anschließend noch einmal in die Entwurfsansicht und passen Sie die GrDße des Unterformulars an. Verringern Sie dessen HDhe und erweitern Sie die Breite, damit auch lngere Namen angezeigt werden kDnnen.

Abb. 4.111 Das fertig gestellte Formular

Ihr Formular ist damit fertig gestellt und zum Einsatz bereit.

455

Datenverwaltung mit Access

Hinweis

Gut zu wissen Falls Sie die Spaltenbreite zu groß gew'hlt haben sollten und Spalten deshalb nicht mehr angezeigt werden, k)nnen Sie deren Gr)ße auch manuell einstellen. Markieren Sie dazu eine sichtbare Spalte und w'hlen Sie im Kontextmen- die Option Spaltenbreite. Im folgenden Dialog k)nnen Sie die Breite als Zahlenwert eingeben.

In Formularen rechnen F+r die anstehende Aufgabe benDtigen Sie ein zweites Hauptformular mit einem Unterformular. Erstellen Sie daher noch ein Hauptformular aus der Tabelle tab_Mitarbeiter und ein Unterformular aus der Tabelle tab_Ums8tze. Alternativ dazu kDnnen Sie auch die Datenbank Vertriebsmitarbeiter3.mdb von der Buch-CD-ROM Dffnen und damit weiterarbeiten. Hinweis CD: Vertriebsmitarbeiter3.mdb Abb. 4.112 Ein Formular zur Anzeige der Umstze pro Mitarbeiter

Dieses Formular bietet Ihnen eine Mbersicht der Umstze jedes Mitarbeiters. Damit Sie auch +berblicken kDnnen, wie viel Umsatz Ihr Mitarbeiter insgesamt erwirtschaftet hat, ist die Anzeige der Gesamtsumme w+nschenswert.

456

Mit Formularen arbeiten

1

Iffnen Sie dazu das Formular ufrm_Ums8tze in der Entwurfsansicht. Erstellen Sie anschließend einen Arbeitsbereich im Formularfuß. Positionieren Sie den Mauszeiger +ber dessen Kante und ziehen Sie ihn bei gedr+ckter Maustaste nach unten.

Abb. 4.113 Einen Formularfuß erstellen

Bisher haben Sie ausschließlich im Detailbereich des Formulars gearbeitet. Zustzlich stehen Ihnen aber auch noch folgende Seitenbereiche zur Verf+gung:

Die Seitenbereiche eines Formulars

Seitenbereich

Funktion

Seitenkopf/Seitenfuß

Wird beim Drucken bzw. bei der Bildschirmanzeige auf jeder Seite am Seitenanfang bzw. Seitenende mit ausgegeben

Formularkopf/Formularfuß

Wird beim Drucken bzw. bei der Bildschirmanzeige eines Formulars am Anfang bzw. Ende mit ausgegeben

Detailbereich

Wird zur Anzeige der Datenstze verwendet Tabelle 4.11

2

Erstellen Sie ein ungebundenes Textfeld, indem Sie in der Toolbox die entsprechende Option auswhlen und das Feld im Formularfuß zeichnen.

3

Legen Sie im Bezeichnungsfeld einen aussagekrftigen Namen fest.

4

Iffnen Sie das Eigenschaftsfenster des Textfeldes und wechseln Sie auf die Registerkarte Daten.

5

Markieren Sie die Option Steuerelementinhalt und geben Sie den Text =Summe(Umsatz) ein. Die Anzeige springt automatisch auf =Summe([Umsatz]), da Access erkennt, dass es sich bei Umsatz um ein Feld des Formulars handelt und diese immer eckige Klammern eingefasst werden.

457

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.114 Ein ungebundenes Textfeld

Abb. 4.115 Die Datenherkunft f-r eine Summe definieren

6

Abb. 4.116 Das Whrungsformat festlegen

458

Wechseln Sie auf die Registerkarte Format und dort zur Option Format. Whlen Sie zur Formatierung des berechneten Wertes W8hrung aus.

Mit Formularen arbeiten

Das Ergebnis in der Entwurfsansicht:

Abb. 4.117 Ein berechnetes Textfeld

Iffnen Sie nun das Hauptformular Mitarbeiter und sehen Sie sich das Ergebnis an. Obwohl Sie den Formularfuß erstellt haben, wird dieser nicht angezeigt, da das Unterformular in der Datenblattansicht erscheint. Im Gegensatz zu allen anderen Darstellungsformen werden hierbei ausschließlich die Felder des Detailbereichs angezeigt. Um das gew+nschte Ergebnis zu erzielen, m+ssen Sie daher noch einige Anpassungen vornehmen. 1

Iffnen Sie das Unterformular in der Entwurfsansicht und wechseln Sie zum Eigenschaftsfenster.

2

Stellen Sie auf der Registerkarte Format die Option Standardansicht auf Endlosformular. Abb. 4.118 Ein Endlosformular anzeigen

3

Um Platz zu sparen, passen Sie das Formular an, indem Sie die Bezeichnungsfelder im Formularkopf verschieben.

4

Die Datenfelder verbleiben im Detailbereich und werden nebeneinander angeordnet. 459

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.119 Die angeordneten Felder im Formular

Nachdem Sie das Formular geschlossen und die Einstellungen gespeichert haben, Dffnen Sie das Hauptformular Mitarbeiter. Das Ergebnis kann sich sehen lassen und bietet einen schnellen Mberblick.

Abb. 4.120 Das Hauptformular Mitarbeiter

Tipp

Aktualisierung auf Nachfrage Wenn Sie Formulare sowohl zur Betrachtung als auch zur Eingabe neuer Datens'tze verwenden, kann es schnell passieren, dass die angezeigten Daten nicht sofort aktualisiert werden. Access verwendet dieses Vorgehen, um die Arbeitsbelastung Ihres Prozessors so gering wie m)glich zu halten.

460

Mit Formularen arbeiten

Nachdem Sie die Eingabe beendet und das Formular geschlossen haben, werden die Daten sp'testens beim erneuten Anzeigen des Formulars aktualisiert. Sie k)nnen aber auch eine Aktualisierung erzwingen, indem Sie den Cursor in das Datenfeld setzen und danach die )-Taste bet'tigen. Access berechnet daraufhin das Feld neu.

Besondere Formulare: PivotTable Der Pivot-Assistent vereinfacht Ihnen die Erstellung komplexer Formulare. Die Anzeige der Informationen wird per Drag and Drop festgelegt. 1

Starten Sie im Datenbankfenster den Formularassistenten und whlen Sie die Tabelle tab_Ums8tze als Datengrundlage aus.

2

Markieren Sie die Option PivotTable im Dialogfenster des Layouts.

3

Besttigen Sie alle weiteren Angaben mit einem Klick auf Weiter und geben Sie dem Formular den Namen frm_PivotTable_Ums8tze.

4

Das Formular Dffnet sich. Ziehen Sie nun aus dem Auswahlfenster das Feld MitarbeiterID in die Spalte des Formulars. Wiederholen Sie den Vorgang f+r die Felder Monate zur Anzeige der Zeilen und Ums8tze f+r den Hauptbereich.

Abb. 4.121 Die Anzeigefelder per Drag & Drop auswhlen

461

Datenverwaltung mit Access

Das fertige Formular:

Abb. 4.122 Eine Pivot-Tabelle

Tipp

By the way Um in den Spalten die Namen der Mitarbeiter anzuzeigen, ben)tigen Sie eine Abfrage. Wie Sie diese erstellen, erfahren Sie in einem sp'teren Abschnitt dieses Kapitels.

Die Layout-Option PivotChart ermDglicht Ihnen die grafische Darstellung der Inhalte. Das grundstzliche Vorgehen entspricht der Erstellung einer Pivot-Tabelle, so dass auf die ausf+hrliche Darstellung an dieser Stelle verzichtet wird.

Besondere Formulare: Auswahlmen erstellen Zum Schluss des Abschnitts werden Sie noch eine n+tzliche Funktion kennen lernen, die Sie beim Navigieren innerhalb von Formularen unterst+tzt. Bisher mussten Sie in den Formularen die Navigationsschaltflchen am unteren Seitenrand benutzen, um zu den gew+nschten Datenstzen zu gelangen. Um eine solche "blinde Suche" zu vermeiden, stellt Ihnen Access in der Toolbox das leistungsstarke Hilfsmittel Kombinationsfeld zur Seite. 462

Mit Formularen arbeiten

1

Iffnen Sie das Formular Mitarbeiter in der Entwurfsansicht. Whlen Sie anschließend in der Toolbox das Hilfsmittel Kombinationsfeld aus und ziehen Sie ein Rechteck im Formular auf.

2

Der Kombinationsfeld-Assistent erscheint. /ndern Sie die vorgegebene Auswahl und aktivieren Sie die Funktion Einen Datensatz im Formular basierend auf dem im Kombinationsfeld gew8hlten Wert suchen. Abb. 4.123 Der KombinationsfeldAssistent

Tipp

Gut zu wissen Manchmal f-hren die Bezeichnungen der Auswahlm)glichkeiten innerhalb der Assistenten zu Verwirrung und sind nicht sofort verst'ndlich. Damit Sie Fehler in Ihrer Datenbank vermeiden, sollten Sie vor dem Ausprobieren neuer Komponenten eine Kopie Ihrer Datenbank anlegen und diese zum Testen verwenden. Nachdem Sie die einzelnen Schritte nachvollzogen haben und der Test erfolgreich verlaufen ist, wiederholen Sie die Schritte in Ihrer Originaldatenbank.

3

Whlen Sie die Felder MitarbeiterID, Name und Vorname aus und besttigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf Weiter. 463

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.124 Die Feldauswahl

4

Im nchsten Dialogfeld kDnnen Sie entscheiden, welche Daten spter im Kombinationsfeld angezeigt werden sollen. Behalten Sie die Voreinstellungen bei und besttigen Sie mit Weiter.

5

Geben Sie dem Kombinationsfeld einen Namen. Nachdem Sie die /nderungen gespeichert und das Formular erneut geDffnet haben, kDnnen Sie im Dialogfeld einen Mitarbeiter auswhlen. Die Auswahl hat zur Folge, dass die dazugehDrigen Daten auch im Haupt- und Unterformular angezeigt werden.

Abb. 4.125 Die anzuzeigenden Spalten festlegen

464

Mit Berichten arbeiten

Abb. 4.126 Das Auswahlfeld im fertigen Formular

Mit Berichten arbeiten Die Erstellung von Berichten mit Hilfe des Assistenten haben Sie bereits zu Beginn dieses Kapitels kennen gelernt. In diesem Abschnitt werden Ihnen MDglichkeiten aufgezeigt, wie Sie einen Bericht manuell erstellen und an Ihre Bed+rfnisse anpassen kDnnen. Wenn Sie die vorherigen Abschnitte +bersprungen haben, Dffnen Sie nun die Datenbank Vertriebsmitarbeiter5.mdb von Ihrer CD-ROM.

Das Entwurfsfenster

Hinweis CD: Vertriebsmitarbeiter5.mdb

Wechseln Sie zur Entwurfsansicht eines Berichts, indem Sie im Datenbankfenster die Option Berichte auswhlen und die Schaltflche Erstellt einen Bericht in der Entwurfsansicht aktivieren. Das Fenster zeigt die Seitenbereiche Seitenkopf, Detailbereich und Seitenfuß, hnlich den Seitenbereichen eines Formulars. Zustzlich kDnnen Sie noch die Seitenbereiche Berichtskopf und Berichtsfuß anzeigen lassen. Whlen Sie dazu in der Men+leiste den Befehl Ansicht und aktivieren Sie die Option Kopf-/Fußzeile des Berichts.

465

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.127 Die Entwurfsansicht eines Berichts

Die Seitenbereiche eines Berichts

Seitenbereich

Funktion

Seitenkopf/Seitenfuß

Wird beim Drucken bzw. bei der Bildschirmanzeige auf jeder Seite am Seitenanfang bzw. Seitenende mit ausgegeben

Berichtskopf/Berichtsfuß

Wird beim Drucken bzw. bei der Bildschirmanzeige eines Berichts am Anfang bzw. Ende mit ausgegeben

Gruppenkopf/Gruppenfuß

ErmDglicht die gruppierte Anzeige von Datenstzen durch Auswahl eines oder mehrerer Felder, die als Gruppierungsebene ausgewhlt werden

Detailbereich

Wird zur Anzeige der Datenstze verwendet Tabelle 4.12

466

Mit Berichten arbeiten

Abb. 4.128 Kopf-/Fußzeile einblenden im MenAnsicht

Werden Daten gruppiert dargestellt, kDnnen Sie zudem noch GruppenkDpfe und -f+ße anzeigen lassen.

Felder in den Bericht einf gen Bevor Sie dem Bericht ein Feld hinzuf+gen kDnnen, m+ssen Sie zuerst die Datenherkunft bestimmen. Die Vorgehensweise gleicht der von Formularen. 1

Iffnen Sie das Fenster Eigenschaften des Berichts und legen Sie als Datenherkunft die Tabelle tab_Ums8tze fest.

2

Die Feldliste erscheint daraufhin mit den zur Verf+gung stehenden Feldern. Ziehen Sie die Felder MitarbeiterID, Monat und Umsatz in den Detailbereich.

3

Markieren Sie die Bezeichnungsfelder und schneiden Sie sie aus. F+gen Sie diese anschließend in den Seitenkopf ein. Abb. 4.129 Ein einfacher Bericht

4

Schließen Sie die Entwurfsansicht. Sie werden zur Eingabe eines Berichtsnamens aufgefordert. Geben Sie ber_Mitarbeiter ein.

Nach dem Iffnen des Berichts werden die ausgewhlten Felder fortlaufend angezeigt.

Felder im Bericht gruppieren Zurzeit sind die Daten im Bericht noch ein wenig un+bersichtlich angeordnet. Damit sich die Lesbarkeit verbessert, ist eine Anordnung nach Mitarbeitern w+nschenswert. Um dieses Ziel zu erreichen, soll das Feld MitarbeiterID gruppiert werden. 467

Datenverwaltung mit Access

1

Iffnen Sie wieder die Entwurfsansicht und whlen Sie im Men+ Ansicht die Option Sortieren und gruppieren.

2

Das Dialogfeld Sortieren und gruppieren erscheint. Whlen Sie in der Spalte Feld/Ausdruck das Feld MitarbeiterID aus.

3

Um in der Entwurfsansicht einen eigenen Bereich f+r das gruppierte Element zu erzeugen, klicken Sie in der unteren Hlfte des Dialogfeldes in das Feld Gruppenkopf und stellen Sie dieses auf Ja. Schließen Sie anschließend das Dialogfeld.

4

Die Entwurfsansicht zeigt nun einen neuen Bereich an. Ziehen Sie das Feld MitarbeiterID in den Kopfbereich und passen Sie dessen GrDße an.

Abb. 4.130 Ein Gruppierungsfeld auswhlen

Abb. 4.131 Einen Gruppenkopf hinzuf-gen

Abb. 4.132 Das Feld im Gruppenkopf ausrichten

468

Mit Berichten arbeiten

Betrachten Sie das Ergebnis: Alle Umstze sind nun pro Mitarbeiter angeordnet, so dass sich die Inhalte leicht +berblicken lassen.

Abb. 4.133 Die Berichtsansicht mit Gruppierung

Berichte formatieren Berichte werden benutzt, wenn Datenbestnde +bersichtlich dargestellt und f+r den Ausdruck vorbereitet werden sollen. Es bietet sich daher an, die einzelnen Elemente zu formatieren, um deren Lesbarkeit zu verbessern. Access bietet eine Reihe von EinstellungsmDglichkeiten, mit deren Hilfe Sie die Erscheinungsweise eines Berichts verbessern kDnnen. Um ein Berichtselement zu formatieren, m+ssen Sie es zuerst mit dem Mauszeiger markieren. Daraufhin stehen Ihnen sowohl im Kontextmen+ als auch in der Symbolleiste mehrere Funktionen zur Verf+gung.

Abb. 4.134 Formatieren mit dem Kontextmen-

469

Datenverwaltung mit Access

Die Symbolleiste bietet Ihnen zudem direkten Zugriff auf die wichtigsten Formatierungsoptionen.

Abb. 4.135 Die Berichtselemente mit Hilfe der Symbolleiste formatieren

Zustzliche FormatierungsmDglichkeiten finden Sie im Kontextmen+ unter der Option Eigenschaften. Iffnen Sie dazu die Registerkarte Format.

Abb. 4.136 Formatieren mit den Eigenschaften des Elements

Mit Hilfe dieser MDglichkeiten sind Ihren W+nschen fast keine Grenzen mehr gesetzt. Beachten Sie aber beim Layout, dass nicht zu viele verschiedene Farben in den Ansichten verwendet werden, die einen Bericht lediglich "bunt" machen statt +bersichtlich. Ihr Bericht hat nun folgendes Aussehen:

470

Mit Berichten arbeiten

Abb. 4.137 Ein Bericht mit Formatierungen

Tipp

Probleme mit der Darstellung Wenn Sie Berichte mit dem Assistenten erstellen, wird Ihnen bei vielen Feldern folgendes Ph'nomen begegnen: Die Anzeige der Felder erscheint auf den ersten Blick korrekt. Wenn Sie jedoch mit den Navigationsschaltfl'chen auf die zweite Berichtsseite wechseln, erscheinen dort keine Inhalte. Lediglich ein bzw. mehrere kleine Punkte sind am linken Seitenrand zu erkennen. Um dieses Problem zu l)sen, kehren Sie in die Entwurfsansicht zur-ck und k-rzen die Linien. Achten Sie darauf, dass Sie wirklich alle Linien bearbeiten, da teilweise zwei Linien -bereinander liegen.

Besondere Berichte: Diagramme erstellen Diagramme hneln dem Layout-Format PivotChart, werden jedoch innerhalb von Access durch eine unabhngige Programmkomponente generiert. Die Verwendung von Diagrammen ist immer dann angezeigt, wenn Daten bildhaft dargestellt werden sollen. Im folgenden Beispiel sollen die Einwohnerzahlen den Regionen gegen+bergestellt werden. 1

Iffnen Sie einen Bericht in der Entwurfsansicht und whlen Sie im Men+ Einf%gen die Option Diagramm.

2

Zeichnen Sie im Detailbereich ein Rechteck und whlen Sie im erscheinenden Dialogfeld die Tabelle tab_Region als Datensatzherkunft aus.

471

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.138 Die Tabelle auswhlen

3

Sie werden nun nach den im Diagramm verwendeten Feldern gefragt. Markieren Sie die Felder Region und Einwohner und besttigen Sie Ihre Auswahl mit Weiter.

4

Whlen Sie als Diagrammtyp S8ulendiagramm und besttigen Sie Ihre Eingabe.

Die Diagrammtypen in Access

Diagrammtyp

Beschreibung

Sulendiagramme:

Das Sulendiagramm zeigt Vernderungen im Zeitverlauf oder stellt Vergleiche zwischen verschiedenen Elementen dar

– Einfaches Sulendiagramm – 3D-Sulendiagramm – Zylindersulendiagramm – Kegelsulendiagramm – Pyramidensulendiagramm Balkendiagramme – Einfaches Balkendiagramm – 3D-Balkendiagramm – 3D-Zylinderbalkendiagramm – 3D-Kegelbalkendiagramm – 3D-Pyramidenbalkendiagramm 472

Die vertikale Anordnung der Werte bei horizontaler Anordnung der Kategorien unterstreicht Vernderungen +ber einen Zeitraum hinweg Das Balkendiagramm zeigt einzelne Werte zu einem bestimmten Zeitpunkt oder stellt Vergleiche zwischen Elementen dar Die horizontale Anordnung der Werte bei vertikaler Anordnung der Kategorien unterstreicht Vernderungen

Mit Berichten arbeiten

Die Diagrammtypen in Access (Forts.)

Diagrammtyp

Beschreibung

Ein Flchendiagramm betont die Gesamtheit – Einfaches Flchendiagramm der /nderungen +ber die Zeit, indem es die Summe der aufgezeichneten Werte anzeigt. – 3D-Flchendiagramm Zustzlich werden Beziehungen zwischen den einzelnen Werten veranschaulicht, indem deren Anhufung optisch erkennbar wird. Flchendiagramme:

Liniendiagramme: – Einfaches Liniendiagramm – 3D-Liniendiagramm Kreisdiagramme: – Einfaches Kreisdiagramm – 3D-Kreisdiagramm

Ein Liniendiagramm vergleicht Werte im Zeitverlauf. Im Gegensatz zum Flchendiagramm wird nur die Beziehung zwischen den Werten dargestellt, nicht jedoch deren Anhufung. Ein Kreisdiagramm zeigt Verhltnisse von Teilen zur Gesamtmenge. Es enthlt ausschließlich eine Datenreihe, wodurch die Prioritt eines Elements besonders deutlich hervorgehoben wird.

Das Blasendiagramm ermDglicht die Darstel– Einfaches Blasendiagramm lung drei verschiedener Variablen. Dabei erscheinen zwei Werte auf einer X/Y-Achse. – 3D-Blasendiagramm Der dritte Wert wird in Form der BlasengrDße veranschaulicht. Blasendiagramm:

Ringdiagramm

Ein Ringdiagramm zeigt hnlich einem Kreisdiagramm das Verhltnis von Teilen zur Gesamtmenge an. Es kDnnen jedoch mehrere Datenreihen gleichzeitig angezeigt werden.

Punktdiagramm

Das Punktdiagramm hnelt dem Blasendiagramm, wobei lediglich zwei Werte auf der X/Y-Achse miteinander verglichen werden kDnnen Tabelle 4.13

5

Besttigen Sie die restlichen Fragen des Assistenten, ohne /nderungen vorzunehmen.

6

Formatieren Sie nun das Diagramm nach Ihren W+nschen. Verkleinern Sie gegebenenfalls die SchriftgrDßen bzw. vergrDßern Sie die Anzeigeflche des Diagramms. Speichern Sie anschließend das Diagramm unter dem Namen ber_RegionDiagramm. 473

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.139 Der fertige Bericht mit Diagrammanzeige

Sie wissen nun, wie man Berichte mit Daten f+llt und deren Anzeige mittels eines Diagramms optisch aufbereiten kann.

Mit Abfragen arbeiten Abfragen sind in Access das Salz in der Suppe. Mit ihrer Hilfe kDnnen Sie Daten aus verschiedenen Tabellen kombinieren und sortieren. Sie erstellen sich somit eine neue Datengrundlage, die Sie spter innerhalb von Tabellen, Formularen und Berichten weiterverwenden kDnnen. Mit Abfragen kDnnen Sie: Felder aus mehreren Tabellen kombinieren Daten filtern Neue Tabellen aus anderen Tabellen erstellen Daten aus einer Tabelle einer anderen Tabelle hinzuf+gen Mehrere Zeilen aus einer Tabelle anhand eines Auswahlkriteriums lDschen Werte eines oder mehrerer Felder berechnen

474

Mit Abfragen arbeiten

Auswahlabfragen erstellen Auswahlabfragen stellen die am hufigsten verwendete Abfrageform dar. Wenn Sie beispielsweise manuell einen Bericht erstellen mDchten, der sowohl Inhalte aus der Tabelle tab_Mitarbeiter als auch aus der Tabelle tab_Ums8tze enthalten soll, erstellen Sie zuerst eine passende Auswahlabfrage. 1

Iffnen Sie im Datenbankfenster die Option Abfragen und aktivieren Sie Erstellt eine neue Abfrage in der Entwurfsansicht. Abb. 4.140 Die Entwurfsansicht Abfrage und das Dialogfenster Tabelle anzeigen

2

F+gen Sie die Tabellen tab_Mitarbeiter und tab_Ums8tze hinzu, indem Sie die entsprechenden Eintrge im Dialogfeld Tabelle anzeigen markieren und auf die Schaltflche Hinzuf%gen klicken.

3

Ziehen Sie anschließend das Feld Name aus der Tabelle tab_Mitarbeiter in die erste Spalte mit der Bezeichnung Feld. Alternativ kDnnen Sie auch das Dropdown-Men+ Dffnen und das entsprechende Feld in der Liste auswhlen.

4

Wiederholen Sie den Vorgang f+r die Felder Vorname und Umsatz. Abb. 4.141 Die Felder f-r eine Abfrage auswhlen

475

Datenverwaltung mit Access

5

Um die Abfrage nach Namen zu sortieren, Dffnen Sie das Optionsfeld Sortierung in der Spalte Name und aktivieren die Option Aufsteigend.

Abb. 4.142 Die Namen aufsteigend sortieren

Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen abf_MitarbeiterUmsatz und schauen Sie sich das Ergebnis in der Datenblattansicht an.

Abb. 4.143 Das Ergebnis der Abfrage in der Datenblattansicht

In der Statusleiste erkennen Sie, dass insgesamt 143 Datenstze angezeigt werden, d.h., alle Mitarbeiter werden nach ihren Nachnamen sortiert, mit den jeweiligen Umstzen verbunden und angezeigt. Auf der Basis einer solchen Abfrage kDnnen Sie nun Formulare und Berichte erstellen und verwenden. Insbesondere wenn mehrere Tabellen miteinander kombiniert werden m+ssen, bieten Abfragen daher eine schnelle MDglichkeit, die gew+nschten Informationen zusammenzustellen.

Abfragen einschr"nken Um die Ergebnisse einer Abfrage gezielt einzuschrnken, stehen Ihnen zwei verschiedene MDglichkeiten zur Verf+gung. Bevor Sie die folgenden Einstellungen vornehmen, kopieren Sie die im vorigen Abschnitt erstellte Abfrage zweimal und benennen Sie die Kopien abf_MitarbeiterUmsatz_Filter und abf_MitarbeiterUmsatz_Parameter. 476

Mit Abfragen arbeiten

Einschr"nkungen mit Filtern Sie kDnnen Abfragen mit Hilfe von Filtern einschrnken. Geben Sie dazu den Filterparameter in der Entwurfsansicht des Abfragefensters direkt ein. 1

Iffnen Sie die Abfrage abf_MitarbeiterUmsatz_Filter in der Entwurfsansicht.

2

Tragen Sie im Optionsfeld Kriterien den Namen Lintu ein. Der Name wird automatisch von Access in Anf+hrungszeichen gesetzt.

Abb. 4.144 Ein Filterkriterium zur Einschrnkung des Nachnamens angeben

Iffnen Sie anschließend die Abfrage in der Datenblattansicht.

Abb. 4.145 Das Ergebnis der gefilterten Abfrage

Wie Sie sehen, werden nur noch die Datenstze angezeigt, die im Feld Name den Text Lintu aufweisen. Sie kDnnen mit dieser Methode auch nach Wortteilen suchen. Verwenden Sie dazu folgende Parameter:

Das Optionsfeld Kriterium verwenden

Eingabe in Kriterium

Suchergebnis

"Anders" oder "Evers"

Findet alle Datenstze, die den Wert Anders oder Evers beinhalten

< 10000

Findet alle Datenstze, die Werte kleiner als 10.000 beinhalten

477

Datenverwaltung mit Access

Das Optionsfeld Kriterium verwenden (Forts.)

Eingabe in Kriterium

Suchergebnis

Wie "H*"

Findet alle Datenstze, die mit dem Wert H beginnen

Wie "H????"

Findet alle Datenstze, die mit dem Wert H beginnen und vier weitere Zeichen besitzen

Zwischen 10000 und 20000

Findet alle Datenstze, die Werte zwischen 10.000 und 20.000 beinhalten

Zwischen #01/01/1990# Und #01/01/2002#

Findet in einem Datumsfeld alle Datenstze, die nach dem 1.1.1990 und vor dem 1.1.2002 liegen Tabelle 4.14

Mit Hilfe der verschiedenen Operatoren sind Ihre Abfragen sehr flexibel. Die Eingabe von Kriterien ist dabei nicht auf ein Feld beschrnkt, so dass auch mehrere Felder zur gleichen Zeit eingeschrnkt werden kDnnen.

Hinweis

Gut zu wissen Datumsangaben m-ssen immer von Doppelkreuzen umschlossen werden, da dessen Formatierung sonst nicht erkannt wird. Geben Sie alle Anweisungen im Feld Kriterium ohne Anf-hrungszeichen ein, da Access diese bei Bedarf automatisch einsetzt. F-gen Sie sie n'mlich manuell bei einem Zahlenwert hinzu, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Access erkennt dann nicht die Zahl, sondern Zahlen, die als Text interpretiert werden. Eine logische Suche wie Suche zwischen Zahl und Zahl ergibt dann keinen Sinn mehr.

Einschr"nkungen mit Parametern Anstatt das Filterkriterium direkt in die Abfrage einzugeben, kDnnen Sie Access auch dazu veranlassen, den Benutzer vor dem Ausf+hren der Abfrage nach dem entsprechenden Wert zu fragen. 1 478

Iffnen Sie die Abfrage abf_MitarbeiterUms8tz_Parameter in der Entwurfsansicht.

Mit Abfragen arbeiten

2

Geben Sie in das Optionsfeld Kriterium folgenden Text ein: [Geben Sie einen Nachnamen ein]. Abb. 4.146 Einen benutzerdefinierten Parameter einrichten

3

Wenn Sie nun die Abfrage Dffnen, erscheint das Dialogfenster Parameterwert eingeben, das den Benutzer zur Eingabe eines Parameters auffordert. Aus diesem Grund ist es wichtig, einen aussagekrftigen Parameternamen zu benutzen, da dieser gleichzeitig als Mberschrift im Dialogfeld verwendet wird.

Abb. 4.147 Ein Dialogfeld, das auf einer Parameterabfrage basiert

Einschr"nkungen mit Beziehungen Die dritte Form der Datenfilterung wird mit Hilfe von Beziehungen realisiert. Bevor Sie sich die Auswirkungen von /nderungen der Beziehungen anschauen kDnnen, benDtigen Sie zuerst eine neue Auswahlabfrage, die aus den Tabellen tab_Region und tab_Mitarbeitern besteht. 1

Iffnen Sie die Abfrage im Entwurfsmodus.

2

Damit in der Abfrage alle Felder beider Tabellen angezeigt werden, m+ssen Sie normalerweise alle Felder in die jeweiligen Spalten der Abfrage ziehen. Sie kDnnen aber auch die oberste Spalte beider Tabellen, die mit einem Sternchen (*) versehen sind, in die Abfrage einf+gen. In der Folge werden alle Daten beider Tabellen angezeigt.

3

Werfen Sie nun einen Blick auf den oberen Teil des Fensters. Sie kDnnen erkennen, dass Access die Beziehungen zwischen den Tabellen auch in Abfragen anzeigt. Um die Beziehungen bearbeiten zu kDnnen, klicken Sie mit dem Mauszeiger auf die Linie zwischen den beiden Tabellen und Dffnen im Kontextmen+ den Befehl Verkn%pfungseigenschaften. 479

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.148 Eine Abfrage in der Entwurfsansicht, die alle Felder beider Tabellen anzeigen wird

Abb. 4.149 Das Beziehungsfenster .ffnen

4

Es Dffnet sich ein Dialogfenster, das die Eigenschaften der Beziehung nher beschreibt und drei AuswahlmDglichkeiten bietet.

Abb. 4.150 Die Verkn-pfungseigenschaften einstellen

Einstellung 1 entspricht der Standardeinstellung beim Erstellen einer Beziehung. 480

Mit Abfragen arbeiten

Praxisbeispiel Sie mDchten wissen, welcher Region bisher noch kein Mitarbeiter zugeordnet wurde. 1

Stellen Sie daf+r die Eigenschaft der Beziehung auf den Wert 2, so dass alle Datenstze aus der Tabelle Region angezeigt werden. Wenn Sie die Abfrage anschließend Dffnen, erkennen Sie bereits die Zeilen mit leeren Eintrgen in den Feldern der Tabelle Mitarbeiter. Um jedoch nur die Regionen anzuzeigen, denen bisher noch kein Mitarbeiter zugeordnet wurde, muss die Abfrage verfeinert werden.

2

F+gen Sie der Auswahlabfrage das Feld RegionID der Tabelle tab_Mitarbeiter hinzu. So kDnnen Sie gezielt Eintrge in diesem Feld filtern und gleichzeitig durch die ersten beiden Spalten alle Felder anzeigen.

3

Geben Sie als Kriterium den Ausdruck Ist Null ein.

Abb. 4.151 Die Abfrage nach Nullwerten durchsuchen

Wenn Sie die Abfrage Dffnen, erhalten Sie folgendes Ergebnis:

Abb. 4.152 Das Abfrageergebnis

481

Datenverwaltung mit Access

Wie Sie sehen, lohnt sich die ausf+hrliche Beschftigung mit Abfragen. Bedenken Sie, wie lange es dauern w+rde, wenn es sich bei den Datenstzen nicht um 16, sondern um 1.000 Regionen handeln w+rde. Die Aufgabe w+rde nicht nur mehrere Stunden Arbeit in Anspruch nehmen, sondern auch noch mit hoher Wahrscheinlichkeit Fehler im Ergebnis produzieren.

Tabellenerstellungsabfrage Mit Hilfe von Abfragen kDnnen auch neue Tabellen erstellt werden. Das ist sinnvoll, wenn Sie Datenbestnde aus mehreren Tabellen kombinieren mDchten, um diese dann als zusammengehDrende Tabelle exportieren zu kDnnen. 1

Iffnen Sie die Entwurfsansicht und f+gen Sie die Tabelle tab_Region hinzu.

2

Iffnen Sie das Kontextmen+ und whlen Sie die Option Abfragetyp>Tabellenerstellungsabfrage.

3

Geben Sie der zu erstellenden Tabelle im folgenden Dialogfeld den Namen tab_tabellenerstellungsabfrage. Besttigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf OK.

4

F+gen Sie der Entwurfsansicht die Felder Name und Vorname hinzu. Diese Felder werden spter in die neue Tabelle +bernommen.

Abb. 4.153 Eine Tabellenerstellungsabfrage anlegen

Abb. 4.154 Den Namen der Tabelle festlegen

482

Mit Abfragen arbeiten

Abb. 4.155 Die Felder auswhlen

5

Geben Sie der Abfrage anschließend den Namen abf_tabellenerstellungsabfrage. Sie sehen nun in der Anzeige des Datenbankfensters die neu erstellte Abfrage. Abb. 4.156 Die Tabellenerstellungsabfrage im Datenbankfenster

6

Um mit Hilfe der Abfrage eine Tabelle zu erzeugen, muss diese erst aktiviert werden. Klicken Sie dazu auf das Symbol der Abfrage. Es Dffnet sich ein Dialogfenster mit einem Sicherheitshinweis. Besttigen Sie mit Ja. Abb. 4.157 Ein Sicherheitshinweis vor der Abfrage

7

Bevor die Abfrage die neue Tabelle erstellt, erhalten Sie noch einmal eine Meldung +ber die geplanten Aktivitten. Besttigen Sie auch diese Frage mit Ja. 483

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.158 Das Dialogfeld zur Information -ber die neu erstellte Tabelle

Um das Ergebnis betrachten zu kDnnen, wechseln Sie im Datenbankfenster in die Anzeige Tabellen. Sie finden dort eine neue Tabelle, die von nun an wie andere Tabellen verwendet werden kann.

Hinweis

Gut zu wissen Wenn Sie eine Tabellenerstellungsabfrage erneut ausf-hren, wird die bereits vorhandene Tabelle gel)scht. Bevor dies geschieht, werden Sie noch einmal durch ein Dialogfeld darauf hingewiesen. M)chten Sie die Tabelle jedoch nur einmalig erstellen, so empfiehlt es sich, die dazugeh)rige Abfrage nach deren Aufruf zu l)schen.

Abb. 4.159 Durch Abfrage erstellte Tabelle

Aktualisierungsabfrage Aktualisierungsabfragen stellen eines der mchtigsten Instrumente der Datenbank Access dar. Mit ihrer Hilfe kDnnen Sie in Sekundenschnelle Tausende von Datenstzen nach Ihren W+nschen ndern bzw. neu erstellte Tabellenfelder mit Inhalten f+llen. Zur Vorbereitung m+ssen Sie zuerst die Tabelle tab_Mitarbeiter kopieren und die Kopie in tab_aktualisierungsabfrage umbenennen. F+gen Sie der Tabelle danach ein neues Textfeld mit der Bezeichnung Name_und_Vorname hinzu und stellen Sie sicher, das dem Feld 250 Zeichen zugewiesen werden kDnnen.

484

Mit Abfragen arbeiten

1

Iffnen Sie anschließend eine neue Abfrage und whlen Sie die Tabelle tab_aktualisierungsabfrage aus. Klicken Sie im Kontextmen+ auf Abfragetyp>Aktualisierungsabfrage.

2

F+gen Sie dem unteren Bereich der Abfrage die Felder Name, Vorname und Name_und_Vorname hinzu.

3

Schreiben Sie in das Feld Aktualisieren des Feldes Name_und_Vorname folgende Anweisung: [Name]& ", "&[Vorname]. Abb. 4.160 Eine Aktualisierungsabfrage erstellen

4

Geben Sie der Abfrage den Namen abf_aktualisierungsabfrage.

Die Aktualisierungsabfrage wird die Daten der Felder Name und Vorname zeilenweise auslesen. Danach werden die Daten in das neue Feld Name_und_Vorname geschrieben und zwischen den Werten ein Komma mit folgendem Leerzeichen eingef+gt. F+hren Sie nun Ihre Abfrage aus und sehen Sie sich danach die Tabelle an.

Abb. 4.161 Die aktualisierte Tabelle

485

Datenverwaltung mit Access

Tipp

Gut zu wissen Die vorgestellte Aktualisierungsvariante l'sst sich sehr gut zur Vorbereitung eines Datenexports verwenden. Anstatt beispielsweise innerhalb von Word mit Hilfe der Serienbrieffunktion die einzelnen Datenfelder auszuw'hlen, um eine Adressliste in einem Dokument zu erstellen, k)nnen Sie alle Elemente bereits in Access zusammenstellen. Sie m-ssen danach nur noch ein Feld innerhalb von Word einf-gen und k)nnen bei der erneuten Verwendung die Daten in Access einfach aktualisieren lassen.

Anf geabfrage Anf+geabfragen finden hufig Verwendung beim Datenimport. Wenn Sie beispielsweise neue Mitarbeiter in Ihre Datenbank einf+gen mDchten, die bereits in einer anderen Tabelle erfasst sind, kDnnen diese ohne lstiges Kopieren hinzugef+gt werden.

Hinweis CD: Vertriebsmitarbeiter7.mdb

486

Die Beispieldatenbank Vertriebsmitarbeiter7.mdb enthlt daf+r die Tabelle tab_neue_mitarbeiter, so dass Sie direkt mit der Erstellung der Abfrage beginnen kDnnen. 1

Iffnen Sie eine Abfrage in der Entwurfsansicht.

2

F+gen Sie der Abfrage die Tabelle tab_neue_mitarbeiter hinzu.

3

Ziehen Sie die Felder Name und Vorname in den unteren Abfragebereich.

4

Whlen Sie +ber das Kontextmen+ den Befehl Abfragetyp>Anf%geabfrage.

5

Whlen Sie im folgenden Dialogfeld die Tabelle tab_Mitarbeiter aus, um die Zieltabelle festzulegen. Besttigen Sie mit OK.

6

Zur+ck im Entwurfsfenster erscheint im unteren Teil der Abfrage eine zustzliche Zeile Anf%gen an. Whlen Sie gegebenenfalls die Felder aus, in welche die Daten eingef+gt werden sollen.

7

Schließen Sie die Abfrage und geben Sie ihr den Namen abf_neuemitarbeiter_anfuegen.

Mit Abfragen arbeiten

Abb. 4.162 Die Tabelle zum Anf-gen der Daten angeben

8

Aktivieren Sie die Abfrage, indem Sie auf das neu erstellte Icon im Datenbankfenster klicken.

9

Besttigen Sie alle Sicherheitsmeldungen mit Ja.

Als Ergebnis finden Sie die hinzugef+gten Datenstze in der Tabelle tab_Mitarbeiter.

Abb. 4.163 Die angef-gten Datenstze

Hinweis

Gut zu wissen Wenn Sie mit Anf-geabfragen auch Autowerte -bertragen wollen, kommt es in vielen F'llen zu Fehlermeldungen und zum Abbruch der Aktion. Iberpr-fen Sie daher, ob in der Zieltabelle bereits Datens'tze mit gleichem Autowert vorhanden sind. Diese k)nnen nicht -berschrieben werden. Um das Problem zu umgehen, vermeiden Sie die Ibertragung des Autowerts. Access legt daraufhin selbststst'ndig einen neuen Wert an.

487

Datenverwaltung mit Access

L'schabfrage LDschabfragen dienen zum gezielten LDschen von Datenstzen innerhalb einer Tabelle. Die Auswahl der zu lDschenden Datenstze wird – wie bei Auswahlabfragen auch – mit den entsprechenden Parametern eingegrenzt (siehe auch Abschnitt Auswahlabfrage). Um die eben angef+gten Datenstze wieder zu lDschen, bedienen Sie sich folgender Vorgehensweise: 1

Erstellen Sie eine neue Abfrage in der Entwurfsansicht und f+gen Sie die Tabelle tab_Mitarbeiter hinzu.

2

Klicken Sie im Kontextmen+ auf den Befehl Abfragetyp>L5schabfrage.

3

Im Entwurfsfenster wird eine neue Zeile mit der Bezeichnung L5schen hinzugef+gt.

4

Ziehen Sie die Felder * (Sternchen) und Vorname in den unteren Teil der Ansicht. Sie haben damit einerseits alle Felder der Tabelle ausgewhlt und kDnnen andererseits ein Kriterium im Feld Vorname festlegen.

5

F+gen Sie dem Feld Vorname das Kriterium Neu* hinzu. Die Anzeige ndert sich nach Verlassen des Feldes in Wie "Neu*".

6

Schließen Sie die Entwurfsansicht und geben Sie der LDschabfrage den Namen abf_neuemitarbeiter_loeschen.

7

F+hren Sie die Abfrage aus, indem Sie im Datenbankfenster auf das entsprechende Symbol klicken. Besttigen Sie die Sicherheitsmeldung mit Ja.

Abb. 4.164 Das L.schkriterium festlegen

488

Mit Abfragen arbeiten

By the way Beim Anf-gen der neuen Datens'tze wurde allen Mitarbeitern im Vornamen der Vorsatz Neu hinzugef-gt, um sie sp'ter leichter identifizieren zu k)nnen. Aus diesem Grund k)nnen Sie diesen Wortteil nun als Filterkriterium benutzen.

Die vorher hinzugef+gten Datenstze wurden aus der Tabelle entfernt.

Die SQL-Ansicht Um zu verstehen, wie Abfragen in der Praxis arbeiten, bietet Ihnen Access die so genannte SQL-Ansicht an. SQL (= Standard Query Language bzw. Deutsch: standardisierte Abfragesprache) ermDglicht Ihnen das Erstellen von Abfragen im Befehlszeilenmodus. F+r die meisten Aufgabenstellungen benDtigen Sie diesen Modus nicht unbedingt. Sptestens beim Arbeiten mit Webdatenbanken sollten Sie sich jedoch mit dem Thema vertraut machen, wobei Ihnen Access mit der SQL-Ansicht hilfreich zur Seite steht. 1

Iffnen Sie f+r dieses Beispiel die Abfrage abf_Mitarbeiter_SQLAnsicht in der Entwurfsansicht. Abb. 4.165 Die Abfragetabelle tab_Mitarbeiter

2

Iffnen Sie das Kontextmen+ und whlen Sie den Befehl SQL-Ansicht. 489

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.166 Die SQL-Ansicht -ber das Kontextmen.ffnen

3

Ein Dialogfenster erscheint. Sie sehen den Code, der hinter Ihrer Abfrage steht.

4

F+gen Sie der Entwurfsansicht das Feld Name hinzu und geben Sie als Kriterium M%ller an.

Abb. 4.167 Die Abfrage als SQL-Befehl

Hinweis

Gut zu wissen Um wieder zur Entwurfsansicht zur-ckzugelangen, bewegen Sie den Mauszeiger -ber den blauen Balken des SQL-Fensters und )ffnen das Kontextmen-. W'hlen Sie anschließend den Befehl Entwurfsansicht.

Abb. 4.168 Das Kriterium in der Abfrageentwurfsansicht angeben

5

490

Iffnen Sie anschließend wieder die SQL-Ansicht und schauen Sie sich das Ergebnis an.

Datenzugriffsseiten

Abb. 4.169 Das Kriterium in der SQL-Ansicht ansehen

Innerhalb von SQL werden ausschließlich englische Begriffe zum Definieren der Abfrage verwendet. Betrachten Sie nun die Bestandteile im Einzelnen: SELECT whlt alle Felder (der Tabelle tab_Mitarbeiter) und zustzlich das Feld Name (der Tabelle tab_Mitarbeiter) aus. FROM definiert die Tabelle, aus der die Felder ausgewhlt werden. WHERE grenzt die angezeigten Datenstze ein, indem alle Felder gefiltert werden, die dem Kriterium M%ller im Feld Name entsprechen.

Datenzugriffsseiten Nachdem Ihre Datenbank fertig gestellt ist, mDchten Sie Ihre Daten vielleicht auch anderen Nutzern zur Verf+gung stellen. Falls das der Fall sein sollte, kDnnen Sie Ihre Datenbank als Kopie weitergeben, so dass andere in der Lage sind, damit weiterzuarbeiten. Was aber, wenn die Daten immer auf dem neuesten Stand und die Mitarbeiter auf die gleichen Daten zugreifen sollen? W+rden Sie die Datenbank kopieren, kDnnten die Mitarbeiter zwar mit den Daten arbeiten. Werden jedoch Vernderungen vorgenommen, so finden diese nur lokal und damit f+r andere unerreichbar statt. Access bietet Ihnen mit Datenzugriffsseiten eine effektive LDsung an. Anstelle eines Formulars verwenden Sie zur Darstellung und Eingabe neuer Daten Ihren Webbrowser. Leider funktioniert diese Technik zurzeit nur mit dem Internet Explorer ab Version 5.0. Zustzlich muss auf Ihrem PC ein Webserver installiert sein, der die Verarbeitung von Datenzugriffsseiten unterst+tzt. Unter Windows 95/98 ist dies der Personal Webserver, der von Microsoft kostenlos zur Verf+gung gestellt wird. Die leistungsfhigere Variante finden Sie auf Rechnern, die mit einem Windows-2000-Betriebssystem eingerichtet sind. Hier kann der IIS 5.0 (Internet Information Server) optional installiert werden und bietet auch professionellen Arbeitsumgebungen leistungsstarke Kapazitten. Am einfachsten erstellen Sie Datenzugriffsseiten mit Hilfe des Assistenten. Da die Erstellung in der Entwurfsansicht den Formularen sehr hnlich ist, wird an dieser Stelle auf eine detaillierte Darstellung verzichtet. 491

Datenverwaltung mit Access

Hinweis CD: Vertriebsmitarbeiter8.mdb und Ordner Datenzugriffsseite

Die im folgenden Abschnitt erstellte Datenzugriffsseite finden Sie auch auf der CDROM in der Datenbank Vertriebsmitarbeiter8.mdb. Ebenfalls im Ordner enthalten ist die entsprechende HTML-Seite, die sich im Ordner Datenzugriffsseite befindet. Damit Sie auf die Seite zugreifen kDnnen, m+ssen die o.g. Voraussetzungen erf+llt sein und die Dateien in ein Verzeichnis Ihres Webservers kopiert werden. 1

Iffnen Sie im Datenbankfenster die Option Seiten. Whlen Sie anschließend die Option Erstellt eine Datenzugriffsseite unter Verwendung des Assistenten.

2

Whlen Sie im Dialogfenster alle Inhalte der Tabellen tab_Region und tab_Mitarbeiter aus und besttigen Sie mit Weiter.

3

Geben Sie als Gruppierungsebene den Wert Region an und besttigen Sie erneut mit Weiter.

4

Im nchsten Dialogfeld sortieren Sie die Datenstze nach Name und zustzlich nach Vorname.

5

Geben Sie anschließend Ihrer Seite den Namen seite_regionmitarbeiter und besttigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf Weiter.

6

Das Entwurfsfenster erscheint. Klicken Sie mit dem Mauszeiger in den Bereich Titeltext durch Klicken hinzuf%gen und ersetzen Sie den Text durch Mitarbeiter nach Regionen.

Abb. 4.170 Das Datenbankfenster f-r Datenzugriffsseiten

492

Datenzugriffsseiten

Abb. 4.171 Die Daten nach Namen und Vornamen sortieren

Abb. 4.172 Einen Titel eingeben

493

Datenverwaltung mit Access

Tipp

Hinzuf gen zus"tzlicher Felder Am rechten Bildschirmrand erscheint die Feldliste. Wenn Sie Ihrer Datenzugriffsseite zus'tzliche Felder hinzuf-gen m)chten, )ffnen Sie den entsprechenden Ordner und ziehen das jeweilige Feld per Drag and Drop in die Entwurfsansicht.

7

Schließen Sie die Entwurfsansicht. Ein Dialogfeld erscheint, das Sie zur Eingabe eines Dateinamens auffordert. Beachten Sie hierbei, dass Access an dieser Stelle eine HTML-Seite erstellt, die unabhngig von Ihrer Access-Datenbank gespeichert wird! Legen Sie nun den Ordner Vertriebsmitarbeiter im Ordnerbereich Ihres Webservers an und speichern Sie die Datei in diesem Ordner. Abb. 4.173 Einen Dateinamen festlegen

8

494

Eine Warnmeldung erscheint. Sie werden noch einmal darauf hingewiesen, dass es sich bei Datenzugriffsseiten um Dateien handelt, die ausschließlich +ber einen Webserver angezeigt werden kDnnen.

Datenzugriffsseiten

Abb. 4.174 Die Warnmeldung Datenzugriffsseite

Um Ihre Datenzugriffsseite zu Dffnen, klicken Sie im Datenbankfenster auf das entsprechende Symbol.

Abb. 4.175 Das Icon zum Iffnen der Seite im Datenbankfenster

Abb. 4.176 Die Datenzugriffsseite nach dem Aufruf -ber das Datenbankfenster

Alternativ dazu kDnnen Sie Ihre Seite auch direkt +ber Ihren Browser aufrufen. Geben Sie in diesem Fall in der Zeile Adresse folgendes Ziel an: http://localhost/vertriebsmitarbeiter/region_mitarbeiter.htm Mit Hilfe der Navigationsleiste kDnnen Sie nun zwischen den Datenstzen wechseln und Filter einsetzen. 495

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.177 Die Anzeige der Datenzugriffsseite im Browser

Hinweis

Gut zu wissen Die angezeigten Datenzugriffsseiten erm)glichen auch die Eingabe bzw. Jnderung von Datenbest'nden. Zeigt die Seite jedoch gruppierte Datenbest'nde an, sind diese M)glichkeiten deaktiviert. Um Datenzugriffsseiten zur Bearbeitung zu erstellen, ben)tigen Sie daher mehrere Seiten, die auf einzelnen Tabellen basieren. Anschließend k)nnen Sie eine Steuerseite erstellen, die per Hyperlink die einzelnen Seiten miteinander verbindet.

496

Daten suchen, finden und ersetzen

Daten suchen, finden und ersetzen Der Sinn einer Datenbank wird in Frage gestellt, wenn man die dort abgelegten Daten nicht oder nur schwer wiederfindet. Gefordert sind deshalb leistungsstarke Werkzeuge, die dem Nutzer das Auffinden vereinfachen. Die Verwendung von Abfragen und deren MDglichkeiten wurde bereits erlutert. In diesem Abschnitt werden Werkzeuge vorgestellt, die Ihnen das Suchen in Tabellen und Formularen erleichtern sollen, ohne dass vorher eine Abfrage erstellt werden muss. Abfragen werden dadurch aber nicht +berfl+ssig, da Sie nur mit deren Hilfe komplexere Suchkriterien speichern und wiederverwenden kDnnen. Die nachfolgenden Werkzeuge beschrnken sich deshalb auf den Einsatz von Suchanfragen, die eher selten durchgef+hrt werden.

Einfaches Suchen/Ersetzen Die einfache Suchfunktion gleicht einer Volltextsuche des gerade geDffneten Fensters. Wenn Ihnen das Suchkriterium bekannt ist und Sie nicht sicher sind, in welchem Feld sich der Eintrag befindet, ist dieses Werkzeug den anderen vorzuziehen. 1

Iffnen Sie zur Demonstration das Formular Region.

2

Klicken Sie anschließend in der Symbolleiste auf das Fernglassymbol.

3

Das Dialogfeld Suchen und Ersetzen Dffnet sich. Wenn Sie bereits ein Formularfeld markiert hatten, wird dessen Wert im Fenster Suchen nach angezeigt.

4

Der Befehl Suchen in ermDglicht es Ihnen, den Suchbereich zu erweitern. Die Voreinstellung +bernimmt das aktive Feld im Formular. Wenn Sie den Wert auf Region: Formular ndern, werden alle Felder des aktiven Formulars durchsucht. Abb. 4.178 Das Dialogfenster Suchen und Ersetzen

497

Datenverwaltung mit Access

Tipp

Voreinstellung zum Suchen Sie k)nnen die Suche innerhalb des gesamten Formulars voreinstellen. Rufen Sie dazu in der Men-leiste den Befehl Extras>Optionen auf. Wechseln Sie anschließend zur Registerkarte Bearbeiten/Suchen und stellen Sie die Option Suchen/Ersetzen-Standard auf den Wert Allgemeine Suche. Das Suchfenster )ffnet sich danach zuk-nftig mit der M)glichkeit, eine -bergreifende Suche durchzuf-hren.

5

Passen Sie anschließend den Wert Vergleichen nach Bedarf an. Die Einstellung Teil des Feldinhaltes findet alle Eintrge, die den Suchwert an einer Stelle enthalten. Der Wert m%ller findet die Eintrge M%ller, M%llerstochter oder Altenm%ller. Sie haben außerdem die MDglichkeit, Suchparameter (z.B. *, Datenbank-Dienstprogramgramme>Bbersichts-Manager.

2

Access +berpr+ft nun, ob bereits ein Mbersichtsformular vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, werden Sie entsprechend informiert. Abb. 4.188 Access pr-ft, ob bereits eine *bersicht vorhanden ist

3

Der Mbersichts-Manager Dffnet sich. Sie haben nun die MDglichkeit, die Haupt+bersicht zu bearbeiten oder eine neue Mbersichtsseite anzulegen. 503

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.189 Der *bersichts-Manager ohne Eintrag

4

Der Haupt+bersicht soll eine Schaltflche zum Iffnen eines Formulars hinzugef+gt werden. Klicken Sie dazu auf Bearbeiten.

5

Das Dialogfeld Bbersichtselement bearbeiten fordert Sie auf, Ihre Eingaben zu ttigen. Geben Sie in der ersten Zeile den Namen Mitarbeiter nach Regionen anzeigen an. Whlen Sie in der zweiten Spalte die Option Formular im Bearbeitungsmodus 5ffnen und in der dritten Zeile das Formular Region aus. Besttigen Sie Ihre Eingaben mit OK.

6

Wiederholen Sie den Vorgang und f+gen Sie das Formular Mitarbeiter hinzu.

Abb. 4.190 Ein Formular zur *bersicht hinzuf-gen

Sie haben nun dem Hauptformular die beiden Formulare zugeordnet. Um zu vermeiden, dass die Berichte in der Haupt+bersicht stehen, legen Sie anschließend noch ein zweites Mbersichtsformular an.

504

1

Wechseln Sie zur Anfangsseite des Bbersichts-Mangers.

2

Klicken Sie auf die Schaltflche Neu. Sie werden jetzt zur Eingabe eines Mbersichts-Seitennamens aufgefordert. Geben Sie der Seite den Titel Berichte 5ffnen.

3

Markieren Sie den Eintrag Berichte 5ffnen und klicken Sie auf Bearbeiten.

Fertig stellen der Datenbank

4

F+gen Sie beide Berichte hinzu und wechseln Sie wieder zur Hauptseite des Bbersichts-Managers.

5

Markieren Sie die Haupt+bersicht und klicken Sie auf die Option Bearbeiten.

6

F+gen Sie nun eine Verkn+pfung von der Haupt+bersicht zur neu erstellen Mbersicht Berichte 5ffnen hinzu, indem Sie auf Neu klicken.

7

Geben Sie dem Element den Namen Ergebnisse ansehen und stellen Sie in der zweiten Zeile den Wert Zur Bbersicht gehen ein. In der letzten Spalte whlen Sie nun die Unter+bersicht Berichte 5ffnen aus.

Abb. 4.191 Eine Unter-bersicht in die Haupt-bersicht einf-gen

Schließen Sie anschließend alle Dialogfelder. Im Datenbankfenster erkennen Sie zwei /nderungen: Zunchst wurde vom Mbersichts-Manager im Datenbankfenster Tabellen eine neue Tabelle mit dem Namen Switchboard Items erstellt, in der alle notwendigen Daten gespeichert werden. Danach wurde im Datenbankfenster Formulare das Element Bbersicht erstellt. Dabei handelt es sich um ein Formular zur Darstellung der einzelnen Men+s. Iffnen Sie nun das Formular und schauen Sie sich das Ergebnis an.

Abb. 4.192 Das Formular Ibersicht

505

Datenverwaltung mit Access

Mber die Schaltflchen des Formulars gelangen Sie nun zu den gew+nschten Objekten. Die Schaltflche Ergebnisse ansehen Dffnet dabei eine Unteransicht, welche die Schaltflchen zum Iffnen der Berichte enthlt.

Funktionen beim Start der Datenbank Einige Einstellungen, die den Start der Datenbank betreffen, kDnnen vom Autor der Datenbank ebenfalls beeinflusst werden. 1

Whlen Sie in der Men+leiste den Befehl Extras>Start.

2

Im folgenden Dialogfenster werden Ihnen mehrere MDglichkeiten angeboten, um die Eigenschaften der Datenbank beim Start zu beeinflussen.

Abb. 4.193 Die Eigenschaften der Datenbank beim Start beeinflussen

Die folgende Tabelle erlutert die wichtigsten EinstellungsmDglichkeiten auf einen Blick.

Die Einstellungsm'glichkeiten beim Start der Datenbank

506

Option

Beschreibung

Anwendungstitel

Beschreibung der Datenbank, die in der Titelleiste am oberen Rand angezeigt wird

Anwendungssymbol

Icon, das innerhalb der Datenbank verwendet und in Titeln mit angezeigt wird. Die Datei muss dabei die Dateiendung .ico tragen.

Men+leiste

MDglichkeit zum Anzeigen selbsterstellter Men+leisten beim Start der Datenbank

Formular/Seite anzeigen

Definiert ein Formular, das beim Start der Datenbank automatisch angezeigt wird (z.B. Bbersicht)

Fertig stellen der Datenbank

Die Einstellungsm'glichkeiten beim Start der Datenbank (Forts.)

Option

Beschreibung

Kontextmen+leiste

MDglichkeit zum Anzeigen selbsterstellter Kontextmen+s Tabelle 4.15

Die Datenbank komprimieren und reparieren Was auch immer mit Dateien angestellt wird: Keine Datei ist sicher vor Fehlern. Auch Access-Datenbanken sind davor nicht gefeit. Stellen Sie sich vor, Ihre Arbeit an der Datenbank wird durch einen Stromausfall vorzeitig beendet. Hufig +bersteht die Datenbank einen solchen Zwischenfall unbeschadet. Wenn Sie jedoch gerade einen Schreibvorgang eingeleitet haben, kann es passieren, dass dieser nicht vollstndig beendet wird. Ergebnis: Die Daten werden fehlerhaft bzw. unvollstndig abgespeichert. Schlimmstenfalls kann in einem solchen Fall die Datenbank nicht mehr geDffnet werden. Das zweite Problem besteht bei Datenbanken im stetigen Datenzuwachs. Solange Sie neue Datenstze hinzuf+gen, wchst die Datenbank aufgrund der neuen Daten bestndig an. Die GrDße der Datenbank bleibt auch dann bestehen, wenn Sie Inhalte lDschen, da die leeren Felder weiterhin enthalten sind und Speicherplatz verbrauchen. Eine erhebliche Zunahme der DateigrDße wird auch durch neue Objekte bzw. /nderungen an bestehenden Objekten, wie z.B. Formularen, hervorgerufen. Um Datenfehler, leere Datenfelder und unkomprimierte Objekte zu optimieren, stellt Ihnen Access ein Zusatztool zur Verf+gung, das alle Probleme durch Ausf+hren eines Vorgangs – der Funktion Datenbank komprimieren und reparieren – behebt 1

Iffnen Sie Access, ohne dabei eine Datenbank zu Dffnen.

2

F+hren Sie in der Men+leiste den Befehl Extras>Datenbank-Dienstprogramme aus und whlen Sie die Option Datenbank komprimieren und reparieren.

3

Whlen Sie die zu komprimierende Datenbank aus und besttigen Sie mit einem Klick auf die Schaltflche Komprimieren.

4

Im nchsten Dialogfenster Datenbank komprimieren nach werden Sie nach einem neuen Datenbanknamen gefragt. Sie kDnnen einen neuen Namen angeben oder den alten Namen beibehalten. Besttigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf Speichern.

507

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.194 Die Datenbank auswhlen

Tipp

Sicherheitskopie Nutzen Sie das Komprimieren der Datenbank, um eine Sicherheitskopie anzulegen. Geben Sie der Datenbank beim Speichern einen neuen Namen und arbeiten Sie in Zukunft mit dieser Datei weiter. Die alte Datenbank speichern Sie in einem anderen Ordner. Falls die Datenbank einmal unwiederbringlich besch'digt werden sollte, haben Sie somit Zugriff auf die 'ltere Version.

Datenexport und -import In vielen Fllen werden Sie bereits vor der Erstellung einer Access-Datenbank Informationen innerhalb einer anderen Anwendung verwaltet haben. Um bereits bestehende Daten in Access zu nutzen, steht Ihnen die Importfunktion zur Verf+gung. An dieser Stelle wird deutlich, wie groß der Vorteil eines aufeinander abgestimmten Programmpakets wie Microsoft Office ist.

508

Fertig stellen der Datenbank

Datenimport Benutzen Sie beispielsweise Outlook zur Verwaltung Ihres Adressbuchs, so kDnnen Sie die Daten in wenigen Schritten in eine Access-Datenbank integrieren. 1

Iffnen Sie in der Men+leiste den Befehl Datei>Externe Daten und whlen Sie die Option Importieren.

2

Ein Dialogfeld Dffnet sich. Whlen Sie im Feld Dateityp den Eintrag Outlook() aus. Die Angabe eines Dateinamens entfllt. Besttigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf Importieren. Abb. 4.195 Die Outlook-Daten importieren

3

Falls auf Ihrem Rechner mehrere Outlook-Profile eingerichtet sind, werden Sie nun im Dialogfeld Profil ausw8hlen zur Auswahl des gew+nschten aufgefordert. Besttigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf die Schaltflche Weiter.

4

Iffnen Sie im nchsten Dialogfeld den entsprechenden Ordner und whlen Sie das gew+nschte Adressbuch aus.

5

Besttigen Sie alle folgenden Dialogfelder mit Weiter.

Am Ende wurde Ihrer Datenbank eine neue Tabelle mit der Bezeichnung OutlookAdressbuch hinzugef+gt, die Sie nach Wunsch weiterbearbeiten kDnnen. 509

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.196 Auswahl des Adressbuchs

Datenexport Sie kDnnen nicht nur Daten aus fremden Anwendungen in Ihre Datenbank importieren, sondern auch eigene Daten +ber das Kontextmen+ in folgende Anwendungen exportieren:

Unterst tzte Exportformate in Access

Exportformate von Access Microsoft Excel 5 bis 2000 (*.xls) HTML-Dokument (*.html, *.htm) Textdateien (*.txt, *.csv, *.tab, *.asc) Microsoft Active Server Pages (*.asp) Microsoft IIS 1 bis 2 (*.htx, *.idc) Richt Text Format (*.rtf) XML Dokumente (*.xml) dBASE 3 bis 5 (*.dbf) Lotus 1-2-3- WK1 bis WK3 (*.wk1, *.wk3, *wj2) Paradox 3 bis 8 (*.db) Tabelle 4.16 510

Wissenswertes

Neu hinzugekommen ist die MDglichkeit des Datenexports in die Struktursprache XML. Verkn+pfungen von Access +ber eine Webdatenbank bei gleichzeitiger Nutzung durch serverbasierte Datenbanken (Microsoft SQL-Server, Oracle etc.) werden damit erheblich vereinfacht.

Wissenswertes Zum Schluss noch einige Hinweise, die an anderer Stelle nur unzureichend erlutert werden konnten.

Optionen einstellen Obwohl Sie in allen Office-Anwendungen in der Men+leiste den Befehl Extras>Optionen vorfinden, sollten Sie sich in Access die speziellen EinstellungsmDglichkeiten nher anschauen. Auszugsweise werden Ihnen hier die wichtigsten Registerkarten und deren Optionen vorgestellt.

Registerkarte Ansicht Im Bereich Im Makroentwurf anzeigen finden Sie zwei Kontrollkstchen, die standardmßig deaktiviert sind. Wenn Sie Makros erstellen mDchten, die mehrere Untermakros enthalten sollen, aktivieren Sie die Option Namensspalte.

Registerkarte Allgemein Wenn Sie Ihre Datenbanken beim Schließen automatisch komprimieren mDchten, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkstchen in der linken Spalte der Registerkarte. An dieser Stelle kDnnen Sie auch den Standardordner festlegen, in dem neue Datenbanken gespeichert bzw. geDffnet werden. Tragen Sie dazu die vollstndige Pfadbezeichnung in das Feld Standarddatenbankordner ein.

Registerkarte Bearbeiten/Suchen Die Einstellungen beeinflussen die Suchfunktion innerhalb von Access. Wenn Sie Ihre Datenbank standardmßig im Volltext durchsuchen mDchten, ndern Sie die Vorgabe im Bereich Suchen/Ersetzen-Standard auf den Wert Allgemeine Suche. Bei Verwendung großer Datenbanken beachten Sie unbedingt die Einstellung im Textfeld auf der rechten unteren Seite. Sind mehr als 1.000 Datenzeilen vorhanden, werden diese nicht mehr angezeigt. Sie m+ssen daher den Wert gegebenenfalls anpassen. Bedenken Sie aber, dass dadurch die Arbeitsgeschwindigkeit sinken kann.

511

Datenverwaltung mit Access

Registerkarte Tastatur Mit den Optionen auf dieser Registerkarte beeinflussen Sie das Cursorverhalten. Insbesondere das Cursorverhalten beim Eintritt in Feld sollten Sie an Ihre Gewohnheiten anpassen, da die Standardeinstellung das ganze Feld markiert, was schnell zu Datenverlusten durch LDschen f+hren kann.

Registerkarte Tabellen/Abfragen Die Registerkarte Tabellen/Abfragen werden Sie sicherlich hufiger aufrufen und bearbeiten. Hier kDnnen Sie die Standardeinstellungen f+r die Erstellung neuer Tabellen und Abfragen voreinstellen und somit notwendige Korrekturen auf ein Minimum reduzieren. Insbesondere das Feld AutoIndex beim Importieren/Erstellen sollte an Ihre Gewohnheiten angepasst werden, damit die Erstellung des Primrschl+ssels automatisch erfolgen kann.

Weitere Auf der Registerkarte Weitere finden sich zwei wichtige Funktionen wieder. Die Einstellung Standarddateiformat ist aus Sicherheitsgr+nden auf Access 2000 voreingestellt. Wenn Sie das neue Dateiformat von Access 2002 verwenden wollen, ndern Sie diese Einstellung im entsprechenden Dropdown-Men+. Die Option Standard5ffnungsmodus betrifft den Betrieb der Datenbank in Mehrbenutzerumgebungen. Wenn Sie die Option Exklusiv whlen, kann jeweils nur ein Nutzer die Datenbank Dffnen. Bei freigegebener Datenbank kDnnen Sie die Einschrnkungen weiter spezifizieren. Mit der Option Standard bei Datensatzsperrung erstellen Sie Richtlinien zur Datensatzverwaltung. Die Standardeinstellung Keine Sperrungen ermDglicht mehreren Nutzern, den gleichen Datensatz zu bearbeiten. Wird die Aktualisierung der Anzeige nicht rechtzeitig vorgenommen, kommt es eventuell zu Datenverlusten vorheriger Eingaben. In Mehrbenutzerumgebungen sollte daher immer Bearbeiteter Datensatz ausgewhlt sein.

Seiten Die Option Standardseitenordner ermDglicht es, den Speicherort f+r Datenzugriffsseiten explizit anzugeben. Zielort ist in der Regel ein Ordner auf Ihrem Webserver.

Die Nordwind.mdb Microsoft liefert mit allen Office-Pakten, die Access beinhalten, eine Beispieldatenbank aus. Je nach Installationsart und Betriebssystem befindet sich diese Datenbank in einem Unterordner des Ordners c:\Programme\Microsoft Office\. Um die Datei zu finden, nutzen Sie die Suchfunktion des Windows-Explorer und suchen Sie nach der Datei nordwind.mdb, im Falle einer englischsprachigen Version nach northwind.mdb. 512

Wissenswertes

Die Datenbank bietet Ihnen viele hilfreiche Beispiele f+r alle wichtigen Datenbankoperationen an. Alle Codes sind mit ausf+hrlichen Beschreibungen versehen, so dass auch Profis noch das ein oder andere Feature entdecken kDnnen. Unabhngig von den vorhandenen Elementen ist die Datenbank mit umfangreichen Datenbestnden ausgestattet. Falls Sie also einmal eine neue Datenbank entwerfen mDchten und Ihnen Testdaten fehlen, importieren Sie doch einfach die Daten der Nordwind-Datenbank. UnnDtige Dateneingaben werden dadurch vermieden und Sie sparen Zeit und Nerven.

Access-Hilfe im Internet Access bietet Ihnen eine umfangreiche Onlinehilfe an. Die meisten Fragen werden dort beantwortet werden. Das grDßte Problem ist jedoch in den meisten Fllen das Auffinden der entsprechenden Hilfeinformation. Manchmal ist es daher sinnvoll, die Informationsvielfalt des Internets zu nutzen. Suchen Sie doch einfach einmal in einer Suchmaschine nach den Stichworten +access +faq +erstellen. Zustzlich bieten sich als Suchbegriffe alle Worte an, die typisch f+r Access sind (z.B. Formular, Bericht, Schaltfl8che, Tabelle, Datenzugriffsseite etc.). In Kombination mit den o.g. Suchworten, werden Sie mit Sicherheit f+ndig. An dieser Stelle noch einige gute Access-Ressourcen im Internet:

Access im WWW

URL http://search.support.microsoft.com/kb/c.asp?DU=C&LNG=GER&SA=PER http://www.accessware.de/accessware/index.html http://www.accessprofipool.de/ http://www.donkarl.com/ http://www.accessusergroup.com/ Tabelle 4.17

513

Datenverwaltung mit Access

Auch in Newsgroups erhalten Sie schnelle und professionelle Hilfe:

Die deutschsprachigen Access-Newsgroups

Gruppenname microsoft.public.de.access de.comp.datenbanken.ms-access Tabelle 4.18

514

Ihr Internetauftritt mit FrontPage Ansichten in FrontPage Web mit Vorlage erstellen Einfaches Web erstellen Web mit Zusatzfunktionen versehen Webseiten warten Weiterf hrende Informationen

517 522 529 602 645 659

5

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Das Internet begeistert immer mehr Menschen. Jeden Tag kommen Hunderte neuer Nutzer zur Netzgemeinde hinzu und tragen durch eigene Internetseiten zur Informationsvielfalt im World Wide Web bei. Ob Sie nun die Erstellung einer eigenen Firmenprsenz anstreben oder Ihren Lebenslauf im Internet verDffentlichen mDchten: In diesem Kapitel werden Sie die MDglichkeiten kennen lernen, wie FrontPage Sie bei der Erstellung Ihrer Webseite unterst+tzt. Im ersten Abschnitt wird eine Webseite mit Hilfe von Vorlagen erstellt. Sie werden schnell erkennen, welchen Leistungsumfang das Werkzeug FrontPage bietet. Vielleicht reichen Ihnen diese MDglichkeiten sogar schon aus, um Ihr Ziel zu erreichen. In den folgenden Abschnitten werden Sie tiefer in die MDglichkeiten von FrontPage einsteigen und Erfahrungen mit den einzelnen Komponenten sammeln. Beginnend mit einer Seite werden Ihnen Schritt f+r Schritt die einzelnen Layoutfunktionen nher gebracht. Zum Schluss werden Sie Ihre Webseite noch mit einer Datenbank verbinden und deren Inhalte dynamisch zur Verf+gung stellen. Wartungsarbeiten minimieren sich dadurch auf die Korrektur der Datenbestnde und ermDglichen somit den kosteng+nstigen Einsatz neuer Technologien bei gleichzeitig hoher Qualitt der gebotenen Informationen. Freuen Sie sich auf eine Entdeckungsreise, die Ihnen die neue Welt der Technik ein wenig nher bringt und Ihnen vielleicht sogar neue Freunde beschert. Zunchst noch ein paar Hinweise zum Gebrauch der verwendeten Begriffe. F+r Internetseiten existieren mittlerweile die verschiedensten Synonyme. Hufig ist nicht gleich ersichtlich, ob mit dem Begriff alle Seiten einer in sich abgeschlossenen Homepage gemeint sind oder ob sich der Begriff auf eine einzelne Seite bezieht. In diesem Buch orientieren sich die Autoren an den innerhalb von FrontPage verwendeten Begriffen. Wird von einem Web bzw. von einer Webseite (= Internetprsenz bzw. Homepage) gesprochen, so ist damit das komplette Verzeichnis inklusive aller enthaltenen Dateien gemeint. Soll eine einzelne Seite besprochen werden, so wird an dieser Stelle der Begriff Datei bzw. Seite verwendet.

Demo-Webs auf der CD Sie finden alle in diesem Kapitel verwendeten Webs auch auf der dem Buch beiliegenden CD-ROM. Da die Dateien nach dem Kopieren aus technischen Gr+nden mit einem Schreibschutz versehen sind, finden Sie außerdem jedes Web im jeweiligen Ordner als ZIP-Datei. Wenn mDglich, verwenden Sie diese Dateien zur Weiterbearbeitung auf Ihrem Rechner, um den Schreibschutz nicht per Hand aufheben zu m+ssen. Zum Entpacken der ZIP-Dateien, benDtigen Sie eine spezielle Software. Auf der beiliegenden 516

Ansichten in FrontPage

CD-ROM finden Sie die Freeware Powerarchiver. Installieren Sie die Software auf Ihrem Rechner und entpacken Sie damit die Dateien in einen vorher angelegten Ordner auf Ihrer Festplatte.

Ansichten in FrontPage Bevor Sie in die Tiefen von FrontPage einsteigen, sollten Sie sich einen ersten Mberblick verschaffen. Vielleicht kennen Sie bereits andere Webeditoren, mit deren Hilfe Sie Ihre Internetseiten im Quellcode geschrieben haben. Vermutlich waren Sie schon dankbar +ber farbig hervorgehobene Steuerzeichen, um diese von den Inhalten deutlich zu unterscheiden. FrontPage bietet Ihnen mehr. Sie haben die MDglichkeit, im WYSIWIG-Modus (= What you see is what you get) Seiten zu zeichnen, ohne dabei im Quellcode arbeiten zu m+ssen. MDchten Sie aber lieber Handarbeit leisten und FrontPage nur zur Erstellung einzelner Elemente benutzen, bietet Ihnen das Programm auch einen professionellen Modus zur Bearbeitung des Quellcodes an. FrontPage wurde dabei von den Entwicklern im Hinblick auf die Anwenderfreundlichkeit optimiert. Mber den Bereich Ansichten gelangen Sie mit einem Klick in alle wichtigen Funktionsbereiche, die nachfolgend kurz erlutert werden. Weitere Hinweise zu den Elementen finden Sie im Verlauf des Textes.

Hinweis

Gut zu wissen Sie k)nnen die Ansichten in FrontPage auch -ber die Men-leiste aufrufen, indem Sie hier den Befehl Ansicht>Ihre Ansicht ausf-hren.

Seite Die Option Seite erlaubt Ihnen einen Direktzugriff auf Internetseiten, die Sie bearbeiten mDchten. Der Bereich Ordnerliste enthlt alle Dateien und Unterordner Ihres Webs. Wenn Sie eine Datei bearbeiten mDchten, klicken Sie doppelt auf das entsprechende Symbol in der Ordnerliste (hier: Index.htm). Anschließend Dffnet sich in der rechten Bildschirmhlfte ein Bearbeitungsfenster, in dem Sie die Datei editieren (= bearbeiten) kDnnen.

517

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Sind mehrere Dateien geDffnet, erkennen Sie dies an den Registerkarten am oberen Rand des Bearbeitungsfensters. Um zwischen den Dateien zu wechseln, klicken Sie mit dem Mauszeiger die entsprechende Karte an.

Abb. 5.1 Ansichten: Seite

Am unteren Rand des Bearbeitungsfensters kDnnen Sie zwischen den Bearbeitungsmodi Normal, HTML und Vorschau wechseln.

Bearbeitungsmodi in FrontPage

Bearbeitungsmodus

Bedeutung

Normal

Sie kDnnen Inhalte einf+gen, ndern oder lDschen. Eine Bearbeitung der Seite per Drag and Drop ist mDglich.

HTML

In diesem Modus findet die Bearbeitung unmittelbar im Quellcode statt. Damit wird die Einbettung fremder Skripte (z.B. JavaScript) ermDglicht.

Vorschau

Der Modus Vorschau dient der Betrachtung der fertigen Webseite. Umstndliches Iffnen der Webseite in einem externen Browser entfllt. Tabelle 5.1

518

Ansichten in FrontPage

Ordner Die Ansicht Ordner ersetzt innerhalb von FrontPage den Windows-Explorer. Alle Manipulationen, die Sie an Dateien Ihres Webs durchf+hren, sollten hiermit vorgenommen werden. Dadurch wird gewhrleistet, dass alle Links die innerhalb einer Webseite vorhanden sind, automatisch an den neuen Speicherort angepasst werden. Eine manuelle Korrektur entfllt damit und erspart Ihnen viele Stunden Handarbeit.

Abb. 5.2 Ansichten: Ordner

Berichte Die Ansicht Berichte bietet Ihnen leistungsstarke Funktionen zur Wartung Ihres Webs an. In +bersichtlicher Form werden Ihnen alle wesentlichen Rahmendaten zur Verf+gung gestellt. So erfahren Sie beispielsweise, welche Dateien noch nicht auf fehlerhafte Hyperlinks +berpr+ft worden sind. Außerdem werden Sie vor Seiten gewarnt, die f+r den Nutzer mit langen Wartezeiten verbunden sind.

519

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.3 Ansichten: Berichte

Navigation FrontPage bietet Ihnen die MDglichkeit, automatische Navigationsleisten in Ihr Web einzuf+gen. Dadurch ist es nicht notwendig, die Seiten per Hand zu verlinken.

Abb. 5.4 Ansichten: Navigation

520

Ansichten in FrontPage

In der Ansicht Navigation kDnnen Sie per Drag and Drop Dateien miteinander in Beziehung setzen. Nachdem Sie innerhalb Ihrer Webseite Gemeinsame Randbereiche eingef+gt und die Komponente Navigationsleiste aktiviert haben, erscheinen die notwendigen Hyperlinks vollautomatisch.

Hyperlinks Es ist nicht leicht, innerhalb eines großen Webs den Mberblick zu behalten. Die Ansicht Hyperlinks bietet Ihnen ein Werkzeug, das Sie sonst nur in teuren Webeditoren vorfinden. Nachdem Sie in der Ordnerliste eine Datei ausgewhlt haben, erscheint im rechten Bildschirmbereich eine grafische Darstellung der Hyperlinks. Verweist ein Link einer anderen Seite auf die geDffnete Datei, so wird dies durch einen hinf+hrenden Pfeil gekennzeichnet. Sind innerhalb der geDffneten Datei Hyperlinks enthalten, die auf andere Seiten verweisen, werden diese durch einen wegf+hrenden Pfeil gekennzeichnet.

Abb. 5.5 Ansichten: Hyperlinks

Aufgaben Aufgaben dienen innerhalb von FrontPage der Organisation von Wartungsarbeiten. Auch grDßere Webseiten kDnnen damit leicht von mehreren Mitarbeitern verwaltet und aktualisiert werden. 521

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Bei Aufgaben handelt es sich eine um Notiz, die einer Datei hinzugef+gt werden kann. So kann Herr Schmitt seiner Kollegin Frau Lintu eine Nachricht hinterlassen, dass auf einer Seite noch /nderungen vorgenommen werden m+ssen. Damit Herr M+ller sich dar+ber informieren kann, ob die Aufgabe erledigt wurde, kann Frau Lintu sie nach Durchf+hrung der Arbeit als "erledigt" markieren.

Abb. 5.6 Ansichten: Aufgaben

Um eine neue Aufgabe hinzuzuf+gen, rufen Sie in der Men+leiste den Befehl Datei>Neu>Aufgabe auf.

Web mit Vorlage erstellen FrontPage bietet Ihnen verschiedene MDglichkeiten, eine Webseite zu erstellen. In vielen Fllen reicht es aus, sich die Arbeit von einem der zahlreichen Assistenten abnehmen zu lassen. Kleinere Projekte kDnnen damit mit sehr geringem Aufwand verwirklicht und notfalls innerhalb eines Tages im Internet publiziert werden. Wenn Ihnen die automatisch generierten Seiten nicht ausreichen sollten, kDnnen Sie Ihr Web selbstverstndlich auch im Nachhinein anpassen und erweitern. In diesem Abschnitt werden Sie erfahren, wie Sie mit Hilfe des Assistenten in wenigen Schritten ein eigenes Web erstellen kDnnen.

Hinweis CD: Ordner "PrivateHomepage.zip" 522

Sie kDnnen sich das Web auch von der Buch-CD in einen Ordner kopieren und damit arbeiten. Kopieren Sie daf+r die Datei PrivateHomepage.zip in einen freien Ordner auf Ihrer Festplatte und entpacken Sie den Inhalt.

Web mit Vorlage erstellen

Tipp

Assistenten kennen lernen Bevor Sie die Bedienung von FrontPage kennen lernen, sollten Sie unbedingt alle Assistenten einmal ausprobiert haben. Iberpr-fen Sie die erstellten Seiten im Browser an und achten Sie auf die verwendeten Komponenten. Sollten Sie sp'ter einmal Schwierigkeiten bei der Verwendung einer Komponente haben, k)nnen Sie einfach ein Demo-Web )ffnen und dort in der entsprechenden Datei nachschauen.

Den Assistenten aufrufen Wie in den anderen Office Produkten auch erstellen Sie neue Dokumente +ber die Men+leiste. Klicken Sie dazu den Befehl Datei>Neu>Seite oder Web an. In der rechten Bildschirmhlfte erscheint daraufhin der Aufgabenbereich, der verschiedene Optionen zur Verf+gung stellt.

Hinweis

Der Aufgabenbereich Alternativ k)nnen Sie den Aufgabenbereich auch einblenden, indem Sie in der Men-leiste den Befehl Ansicht>Aufgabenbereich aktivieren.

1

Whlen Sie im Aufgabenbereich die Option Neu>Leeres Web und klicken Sie doppelt auf das entsprechende Symbol.

2

Das Dialogfeld Webvorlagen Dffnet sich. Bevor Sie ein Web erstellen, m+ssen Sie dessen Speicherort festlegen. Klicken Sie hierf+r auf die Schaltflche Durchsuchen.

523

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.7 Aufgabenbereich in FrontPage

Abb. 5.8 Webvorlagen

524

Web mit Vorlage erstellen

3

Es erscheint ein Dialogfeld zur Auswahl des Speicherorts. Whlen Sie im Feld Suchen in den Ordner Eigene Dateien aus. Legen Sie anschließend einen neuen Ordner mit der Bezeichnung PrivateHomepage an, indem Sie auf die Schaltflche Ordner erstellen klicken und den Namen eingeben. Abb. 5.9

Neuen Ordner anlegen

Tipp

Gut zu wissen Erstellen Sie jedes neue Web in einem eigenen Ordner. Es kann Ihnen sonst passieren, dass bereits vorhandene Dateien mit denen des neuen Webs gemischt werden. Wenn Sie sp'ter das Web im Internet ver)ffentlichen m)chten, werden diese Dateien ebenfalls mit -bertragen, was in den meisten F'llen nicht erw-nscht ist.

4

Nachdem Sie den Vorgang besttigt haben, wechselt FrontPage automatisch in den entsprechenden Ordner. Es ist nicht notwendig, an dieser Stelle einen Dateinamen anzugeben! Besttigen Sie mit einem Klick auf die Schaltflche Nffnen.

525

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.10 Speicherort besttigen

5

Das Dialogfeld Webvorlagen erscheint wieder. Whlen Sie nun die Vorlage Pers5nliches Web aus und besttigen Sie mit einem Klick auf OK. Eine Anzeige erscheint, die den Fortschritt whrend der Erstellungsphase anzeigt.

6

Nachdem alle notwendigen Dateien erzeugt worden sind, erscheint die Ansicht Seite. Um die Startseite zu bearbeiten, klicken Sie in der Ordnerliste auf die Datei index.htm. In der rechten Bildschirmhlfte erscheint die Datei daraufhin im Anzeigemodus Normal.

Abb. 5.11 Das Web wird erstellt

Wie Sie sehen kDnnen, erstellt der Assistent nicht nur die Grundstruktur Ihrer Homepage, sondern f+gt auch Textbeispiele ein. Passen Sie diese einfach an Ihre Vorstellungen an und f+llen Sie die Seiten mit den gew+nschten Inhalten.

526

Web mit Vorlage erstellen

Abb. 5.12 Startseite der Homepage

Das Ergebnis betrachten Um auf die volle Funktionalitt der erstellten Webseite zugreifen zu kDnnen, Dffnen Sie die Seite in Ihrem Browser. 1

Rufen Sie in der Men+leiste den Befehl Datei>Browservorschau auf. Abb. 5.13 Browservorschau in der Men-leiste

527

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

2

Falls sich auf Ihrem System bereits mehrere Browser befinden, haben Sie nun die MDglichkeit, den auszuwhlen, den Sie verwenden mDchten.

In der Browservorschau kDnnen Sie Ihre Webseite betrachten und auf deren Funktionalitt hin +berpr+fen. Da die Anzeige whrend der Bearbeitung von FrontPage nicht immer der Endansicht entspricht, sollten Sie Ihre Webseite vor der VerDffentlichung auf jeden Fall in der Browservorschau testen. Nur so ist garantiert, dass Ihr Besucher wirklich sieht, was Sie ihm zeigen wollen.

Weitere Vorlagen Wenn Ihnen die mitgelieferten Vorlagen noch nicht ausreichen sollten, stehen Ihnen auf der Microsoft-Webseite weitere zur Verf+gung. Whlen Sie im Aufgabenbereich die Option Mit Vorlage beginnen>Vorlagen auf Microsoft.com. Ihr Browser Dffnet sich und Sie werden zur Downloadseite weitergeleitet.

Abb. 5.14 Weitere Vorlagen auf Microsoft.com

528

Einfaches Web erstellen

Einfaches Web erstellen Im folgenden Abschnitt werden Sie die Grundfunktionen zur Webseitengestaltung kennen lernen. Falls Sie bereits mit der Textverarbeitung Word vertraut sind, werden Ihnen viele Funktionen wiederbegegnen.

Webseiten planen Bevor Sie eine Webseite im Internet verDffentlichen, sollten Sie sich Gedanken um die Strukturierung des Inhalts machen. Vielleicht sind Sie schon auf Internetseiten gestoßen, die +ber Suchmaschinen informative Inhalte versprechen, aber nach einem Besuch einen enttuschenden Eindruck hinterlassen? In einem solchen Fall hat der Webseiten-Autor zwar seine Seiten mit gezielten Schlagworten versehen, aber dar+ber den Inhalt vergessen. Ziehen Sie aus dieser Erfahrung die Konsequenz, Ihre Seite erst dann zu verDffentlichen, wenn Sie mit den Inhalten zufrieden sind. Ihre Besucher werden es Ihnen danken! Manche Informationen kDnnen nur schlecht in Schriftform vermittelt werden. Der Einsatz von Bildern ermDglicht im Internet deshalb die grafische Darstellung – ob nun in Form eines Fotos oder einer aufwndig erstellten Mbersichtsgrafik. Bedenken Sie jedoch, dass Bilder die Ladezeiten Ihrer Seite extrem verlngern kDnnen. Nicht jeder Besucher wird sich diese Zeit nehmen und verrgert die nchste Suchmaschine ansteuern, um einen anderen Anbieter zu finden. Insbesondere der Einsatz animierter Grafiken stellt in diesem Zusammenhang ein Problem dar. Sie sind deshalb gut beraten, wenn Sie Ihre Seiten mit wenigen, aber daf+r wohl +berlegten Grafiken optisch verbessern. In den folgenden Abschnitten werden Sie eine Webseite erstellen, die eine ClipArtSammlung beherbergt und einige Begleitseiten liefert. Dabei wird die Navigationsstruktur mit Hilfe der Navigationsleisten von FrontPage realisiert. Eine Rolle werden Tabellen spielen, mit deren Hilfe Sie Seiteninhalte positionieren kDnnen.

Ein Web erstellen Bevor Sie Ihre neue Seite beginnen, m+ssen noch einige Vorbereitungen getroffen werden. Wenn Sie FrontPage noch nicht geDffnet haben, starten Sie das Programm +ber den Befehl Start>Programme>Microsoft FrontPage in der Startleiste. Falls Sie das Beispiel-Web des vorherigen Abschnitts nachvollzogen haben, Dffnet sich dieses automatisch wieder im Bearbeitungsmodus. 1

Um ein neues Web anzulegen, whlen Sie im Aufgabenbereich die Option Neu>Leeres Web und richten unter Optionen einen neuen Ordner mit der Bezeichnung Bilderwelten ein. 529

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Hinweis

Gut zu wissen Sie k)nnen ein leeres Web auch -ber den Befehl Datei>Neu>Seite oder Web bzw. in der Symbolleiste -ber das Dropdown-Men- des Icons Neue Seite erstellen.

2

Whlen Sie anschließend im Dialogfeld der Webvorlage das Icon Leeres Web.

Im Fenster Ordnerliste erscheint daraufhin eine Baumstruktur mit den Ordnern _private und images.

Hinweis

Der Unterschied zwischen Web und Webseite Wie bereits erw'hnt, ist die Begriffsvielfalt im Internet manchmal etwas verwirrend. Grunds'tzlich handelt es sich bei einem Web um eine in sich geschlossene Einheit, die mehrere Seiten (also Dateien) enth'lt, welche logisch zusammengeh)ren. Wenn Sie in Ihrem Browser die Microsoft-Homepage unter www.microsoft.de aufrufen und innerhalb der Seiten navigieren, handelt es sich dabei um ein Web. Innerhalb von FrontPage kommen jedoch noch einige Dateien hinzu. Wie Sie sehen konnten, hat FrontPage zus'tzliche Ordner angelegt, die der internen Verwaltung dienen. Der Surfer kommt mit diesen Dateien nicht in Kontakt, f-r den Web-Autor sind diese jedoch zur Ablage von FrontPage-Komponenten notwendig.

FrontPage zeigt standardmßig nur die wichtigsten Ordner in der Ordnerliste an. Wenn Sie alle angelegten Ordner anzeigen mDchten, m+ssen Sie auf den Windows-Explorer ausweichen und die versteckten Dateien sichtbar machen. Iffnen Sie dazu den Windows-Explorer und aktivieren Sie in der Men+leiste den Befehl Extras>Optionen>Ansicht>Versteckte Dateien und Ordner>Alle Dateien und Ordner anzeigen. Sie erhalten daraufhin folgende Anzeige: 530

Einfaches Web erstellen

Abb. 5.15 FrontPage-Web im Windows-Explorer

Je nachdem, welche Komponenten Sie in Ihrem Web verwenden, erstellt FrontPage noch weitere versteckte Ordner.

Texte erstellen und bearbeiten Webseiten bestehen vornehmlich aus Text. Auch wenn Autoren immer wieder auf andere Gestaltungsmittel wie Grafiken, Animationen etc. zur+ckgreifen, transportiert letztlich der Text die gew+nschten Informationen. Erstellen Sie nun eine Begr+ßungsseite, die den Besucher willkommen heißt und einen kurzen Mberblick bietet. 1

Um dem Web eine Seite hinzuzuf+gen, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Icon Neue Seite einf%gen.

Damit wird dem Arbeitsbereich eine neue Seite hinzugef+gt, die sofort bearbeitet werden kann. Um im Falle eines Systemausfalls keinen Datenverlust zu erleiden, sollten Sie Datei jedoch zuerst speichern. 2

Wie in anderen Office-Anwendungen auch speichern Sie die Datei, indem Sie in der Men+leiste den Befehl Datei>Speichern unter auswhlen. Geben Sie der Datei den Namen index.htm.

Abb. 5.16 Neue Datei in FrontPage

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Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Hinweis

Gut zu wissen Die Konventionen f-r Dateinamen im Internet weisen zwei Besonderheiten auf: Verzichten Sie unter allen Umst'nden auf Umlaute (', ), -) und Sonderzeichen wie ?, / oder %, da diese außerhalb des deutschsprachigen Raums nicht verwendet werden k)nnen bzw. als Steuerzeichen eingesetzt werden. Erkundigen Sie sich außerdem bei Ihrem Provider, welche Dateinamen als Start-Dateinamen reserviert sind. Sie sind auf jeden Fall auf der sicheren Seite, wenn Sie Ihre Startdatei mit dem Namen index.htm bzw. index.html bezeichnen. Ebenfalls m)glich ist default.htm oder home.htm, die jedoch nicht in jedem Fall unterst-tzt werden. Ein Aufruf Ihrer Homepage mit einer Internetadresse wie www.ihrname.de ist dann nicht mehr m)glich.

Ab jetzt kDnnen Sie Ihren Gedanken freien Lauf lassen. Geben Sie einen Begr+ßungstext ein und weisen Sie kurz auf die Inhalte hin.

Abb. 5.17 Die Startseite

532

Einfaches Web erstellen

Abs"tze formatieren /hnlich wie in einer Textverarbeitung kDnnen Sie Formatierungen auch innerhalb von Webseiten verwenden. Einzelne Schriftzeichen oder Abstze lassen sich in ihrer GrDße und im Schrifttyp verndert, Sie kDnnen Farben zuweisen und die Textausrichtung bestimmen. 1

Weisen Sie der Mberschrift Herzlich Willkommen die Formatvorlage Bberschrift 1 zu. Setzen Sie dazu den Cursor in die entsprechende Textzeile. Whlen Sie anschließend in der Symbolleiste den Befehl Formatvorlage und markieren Sie im Dropdown-Men+ die Bezeichnung Bberschrift 1. Abb. 5.18 Absatzformatierung: *berschrift 1

2

Whlen Sie anschließend in der Symbolleiste den Befehl Zentrieren, um den Text in der Seitenmitte auszurichten.

Im Bearbeitungsfenster erscheint Ihr formatierter Text:

Abb. 5.19 Formatierte *berschrift

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Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Zeichen formatieren Neben ganzen Abstzen kDnnen auch einzelne Zeichen formatiert werden. Der Vorteil besteht im gezielten Einsatz von typografischen Hervorhebungen, ohne dass davon andere Satzteile betroffen sind. Der Name auf der Willkommensseite soll betont werden: 1

Markieren Sie den Namen, indem Sie den Mauszeiger vor den ersten Buchstaben setzen und den markierten Bereich bei gedr+ckter Maustaste bis zum Ende erweitern.

2

Klicken Sie in der Symbolleiste auf den Button Fett.

3

Klicken Sie anschließend in der Symbolleiste auf den Button Kursiv.

Abb. 5.20 Markierter Text

Ihr Text sollte nun folgendes Aussehen haben:

Abb. 5.21 Formatierter Text

Weitere Zeichenformatierungen finden Sie in der Symbolleiste Format:

Abb. 5.22 Symbolleiste Format

Hinweis

Symbolleiste anzeigen lassen Falls die Symbolleiste nicht angezeigt werden sollte, w'hlen Sie in der Men-leiste den Befehl Ansicht>Symbolleisten>Format.

534

Einfaches Web erstellen

Harte und weiche Formatierungen Zur Planung einer Homepage gehDrt auch der Einsatz von Schriftformatierungen. Um den Wartungsaufwand so gering wie mDglich zu halten, sollten Sie so weit wie mDglich mit Formatvorlagen arbeiten. Nehmen Sie spter eine /nderung an der Formatvorlage vor, werden alle Textelemente Ihrer Seite an die neue Formatierung angepasst. Man spricht in diesem Fall von einer weichen Formatierung. Bei einer harten Formatierung wird die Zuweisung des Formats manuell vorgenommen. Soll ein anderes Format zugewiesen werden, muss der Text an allen Stellen manuell nachbearbeitet werden Wenn Sie jedoch zur Formatierung eine Formatvorlage verwenden, kDnnen Sie die /nderungen innerhalb der Vorlage vornehmen. Im Ergebnis werden alle Textstellen, die mit der Formatvorlage formatiert wurden, an die neuen Einstellungen angepasst.

Formatvorlagen "ndern Um den Vorteil der weichen Formatierung nutzen zu kDnnen, m+ssen Sie die /nderungen innerhalb der Formatvorlage vornehmen. Im Abschnitt Abs8tze formatieren haben Sie die Mberschrift im zweiten Arbeitsschritt mit einer "harten Formatierung" versehen, um den Text zu zentrieren. Damit zuk+nftig alle Elemente der Formatvorlage Bberschrift 1 auf der Seite zentriert werden, m+ssen Sie das Format der Formatvorlage zuweisen.

Abb. 5.23 Formatvorlagen bearbeiten

1

Entfernen Sie zuerst die Formatierung Zentriert, indem Sie mit dem Mauszeiger in die Textzeile Herzlich Willkommen und dann auf das Icon Zentrieren in der Symbolleiste klicken. 535

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2

Der Text wird wieder an den linken Seitenrand ger+ckt. Whlen Sie in der Men+leiste den Befehl Format>Formatvorlage.

3

Das Dialogfenster Formatvorlage erscheint. Whlen Sie im Fenster Formatvorlagen die Vorlage h1 aus und klicken Sie auf die Schaltflche Dndern.

Hinweis

Gut zu wissen Die Abk-rzungen im Dialog Formatvorlagen entsprechen nicht den Abk-rzungen, die Sie in der Symbolleiste wiederfinden. Um die Formatierungsbefehle in HTML m)glichst kurz zu halten – Ziel ist eine m)glichst kurze Ladezeit der Seite – werden zur Kenntlichmachung die an dieser Stelle aufgef-hrten Abk-rzungen verwendet. Wenn Sie sich ausf-hrlicher mit HTML-Elementen besch'ftigen m)chten, finden Sie in der Onlinehilfe SelfHTML von Stefan M-nz einen sehr guten Begleiter. Die Datei ist auch auf der dem Buch beiliegenden CD-ROM enthalten.

4

Abb. 5.24 Formatvorlage bearbeiten

536

Das Dialogfeld Formatvorlage bearbeiten Dffnet sich. Um die Voreinstellungen zu ndern, klicken Sie auf die Schaltflche Format und whlen den Befehl Absatz aus.

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5

Whlen Sie im Feld Ausrichtung die Option Zentriert aus und besttigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf OK, bis Sie sich wieder im Hauptfenster von FrontPage befinden.

Abb. 5.25 Ausrichtung: Zentriert

Die Mberschrift erscheint wieder zentriert, wobei die Informationen zur Formatierung auf der Formatvorlage basieren. Der Unterschied macht sich bemerkbar, wenn Sie einem weiteren Absatz die Formatvorlage Bberschrift 1 zuweisen. Ohne Ihr weiteres Zutun wird auch dieser zentriert angezeigt.

Tabellen erstellen und bearbeiten Im folgenden Abschnitt erfahren Sie, wie Tabellen erstellt und formatiert werden. Normalerweise werden Tabellen innerhalb einer Textverarbeitung dazu verwendet, zusammengehDrende Inhalte in +bersichtlicher Form darzustellen. Bei der Erstellung von Internetseiten werden Sie jedoch auch die Layouteigenschaften von Tabellen kennen und schtzen lernen. In vielen Fllen reichen die Standardformatierungen Linksb%ndig, Rechtsb%ndig und Zentriert nicht aus, um Texte oder Bilder auf der Seite zu positionieren. Daher empfiehlt es sich in vielen Fllen, unsichtbare Tabellen zur Textausrichtung zu benutzen. 537

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Tabellen erstellen Im folgenden Beispiel wird eine Seite erstellt, die eine kurze Mbersicht bietet und in Spalten angeordnet ist. 1

Legen Sie eine neue Seite an und speichern Sie die Datei unter dem Namen uebersicht.htm.

2

Erstellen Sie eine Tabelle mit drei Spalten und einer Zeile, indem Sie auf das Symbol Tabelle einf%gen in der Symbolleiste klicken und die entsprechenden Felder markieren.

3

Diese Tabelle wird ausschließlich zur Positionierung der Inhalte benutzt. Entfernen Sie daher den Rahmen. Setzen Sie den Cursor in die Tabelle und whlen Sie anschließend in der Men+leiste den Befehl Tabelle>Tabelleneigenschaften>Tabelle. Stellen Sie Im Dialogfeld Tabelleneigenschaften die Option Rahmenst8rke auf 0 (Null). Abb. 5.27 Tabelleneigenschaften

4

538

Im Arbeitsbereich wird die Tabelle durch Punkte gekennzeichnet, die spter im Browser nicht mehr sichtbar sind. F+gen Sie nun in jede Tabellenzelle eine neue Tabelle mit zwei Zeilen und einer Spalte ein. Dazu setzen Sie den Cursor in die jeweilige Spalte der Haupttabelle und wiederholen die Schritte 1 und 2.

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Tipp

Nullwerte in HTML Nullwerte m-ssen in HTML immer explizit angegeben werden. Wenn Sie ein Element formatieren und in den Eigenschaften der Standardwert voreingestellt bzw. kein Wert angegeben ist, ist dies nicht gleichbedeutend mit dem Wert Null. Kritisch sind solche Nullwerte insbesondere innerhalb folgender Dialogfelder: Randbereiche im Dialogfeld Seiteneigenschaften, Text- und Zellenabstand im Dialogfeld Tabelleneigenschaften, horizontaler und vertikaler Abstand im Dialogfeld Bildeigenschaften.

Abb. 5.28 Tabelle mit Untertabellen

5

Geben Sie jetzt in die erste Zeile die Mberschriften ein und formatieren Sie diese mit dem Format Fett. In die zweite Zeile tragen Sie einen erklrenden Text ein.

Abb. 5.29 Tabellen mit Inhalt

539

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Tabellen ausrichten Standardmßig werden alle Elemente in einer Tabelle vertikal zentriert ausgerichtet. Da die einzelnen Tabellen jedoch auf gleicher HDhe beginnen sollen, muss diese Einstellung korrigiert werden. 1

Markieren Sie die Spalten der Haupttabelle, indem Sie den Mauszeiger +ber deren Rand f+hren. Der Mauszeiger ndert daraufhin seine Form in einen nach unten zeigenden Pfeil. Halten Sie die linke Maustaste gedr+ckt, whrend Sie den Mauszeiger +ber alle Spalten bewegen.

2

Wenn alle Spalten markiert sind, rufen Sie in der Men+leiste den Befehl Tabelle>Tabelleneigenschaften>Zelle auf. /ndern Sie die Voreinstellung der Option Vertikale Ausrichtung auf den Wert Oben. Besttigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf die Schaltflche OK.

Abb. 5.30 Spalten markieren

Abb. 5.31 Zelleneigenschaften

540

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Ihre Tabellen werden nun am oberen Tabellenrand ausgerichtet.

Abb. 5.32 Vertikal ausgerichtete Tabellen

Hinweis

Gut zu wissen Falls die Formatierung nicht das gew-nschte Ergebnis erbringt, sollten Sie noch einmal pr-fen, in welcher Tabelle Sie die Formatierung vorgenommen haben. Um die Ausrichtung der Untertabellen zu bestimmen, muss diese Einstellung in der Haupttabelle vorgenommen werden.

Tabellen formatieren Damit Mberschriften und Inhalte einer Tabelle optisch zu unterscheiden sind, kDnnen Sie die Zellen auch formatieren. Weisen Sie der Mberschriftenzeile einen gelben Hintergrund zu. 1

Setzen Sie den Mauszeiger in die erste Zelle. Rufen Sie das Kontextmen+ auf, indem Sie die rechte Maustaste klicken, und whlen Sie den Befehl Zelleneigenschaften aus.

2

Whlen Sie die Option Hintergrund>Farbe und aktivieren Sie den gelben Hintergrund. Besttigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf die Schaltflche OK.

541

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Abb. 5.33 Hintergrundfarbe bestimmen

3

Abb. 5.34 Tabelle mit Hintergrundfarbe

542

Wiederholen Sie den Vorgang f+r die anderen Zellen mit Mberschrift. Die Seite hat daraufhin folgendes Aussehen:

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Tabellengr'ße festlegen Eine Besonderheit in HTML stellen die Angaben von GrDßen dar. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein Zeichen, eine Tabelle oder um Frames handelt. In allen Fllen kDnnen Sie die GrDßenangabe in Prozent oder in Pixel (Maßeinheit f+r die Bildschirmanzeige) vornehmen. Die Entscheidung +ber die Maßeinheit hngt vom Verwendungszweck ab. Wenn Sie beispielsweise eine Tabelle immer im Vollbild anzeigen mDchten, kDnnen Sie die GrDßendarstellung auf 100% belassen. Unabhngig von der BildschirmauflDsung des Users wird die Tabelle dann immer den gesamten Bildschirmbereich ausf+llen. Die Verwendung von GrDßenangaben in Pixeln bietet sich immer dann an, wenn es auf exakte Zeilenumbr+che ankommt. Soll der Inhalt Ihrer Tabelle immer in der gleichen Darstellung angezeigt werden, m+ssen Sie diese Variante zur Darstellung whlen. Im Beispiel werden Sie vor das Problem gestellt, dass die Tabellen zu nahe nebeneinander liegen. Eine optische Trennung wird zwar durch den Tabellenrahmen erzeugt, die zu geringe Zwischenspalte lsst die Inhalte jedoch aneinander "kleben". Um das Problem zu lDsen, weisen Sie den Untertabellen eine Maximalbreite von 90% zu. Gehen Sie dabei wie folgt vor: 1

Setzen Sie den Cursor in die erste Tabelle und Dffnen Sie im Kontextmen+ den Befehl Tabelleneigenschaften.

2

Markieren Sie die Option Breite angeben und geben Sie in das dazugehDrige Feld den Wert 90 ein. Stellen Sie die Art der Breite auf in Prozent ein. Abb. 5.35 Tabellenbreite angeben

543

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3

Wiederholen Sie den Vorgang f+r die anderen beiden Untertabellen. Ihre Mbersicht sollte nun folgendes Aussehen haben:

4

Zentrieren Sie anschließend die Tabellen, indem Sie die Spalten der Haupttabelle markieren und deren Zelleneigenschaften aufrufen. Stellen Sie die Option Horizontale Ausrichtung auf den Wert Zentriert.

Abb. 5.36 Angepasste Tabellen

Wenn Sie nun die Datei in der Browservorschau Dffnen, kDnnen Sie sehen, dass alle Tabellen mittig angezeigt werden.

Abb. 5.37 Vollbild zentrierte Tabellen

Testen Sie den Unterschied, indem Sie die Breite des Browserfensters verkleinern. Wren die Tabellenbreiten in der Maßeinheit "Pixel" angegeben, w+rde ein Scrollbalken am unteren Seitenrand erscheinen. Die Angabe in Prozent bewirkt eine automatische Anpassung an das Browserfenster. 544

Einfaches Web erstellen

Abb. 5.38 Verkleinertes Browserfenster

Hinweis

Gut zu wissen Es kann vorkommen, dass Sie eine Zelle mit der Maßeinheit Prozent formatiert haben und trotzdem keine Anpassung erfolgt. In der Regel liegt die Ursache daf-r in den anderen Zellen der Tabelle, die mit einer Angabe in Pixel formatiert wurden. Um den Fehler zu beseitigen, kontrollieren Sie sowohl die Zellen- als auch die Tabelleneigenschaften und stellen Sie sicher, dass alle Werte in Prozent angegeben sind.

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Bilder einf gen und bearbeiten Als Nchstes werden Sie der Webseite Bilder hinzuf+gen, die anderen Nutzern zum Download bereitgestellt werden sollen.

Bildformate im Internet Je nachdem, in welchem Format Ihre Bilder bzw. Grafiken vorliegen, m+ssen diese noch bearbeitet werden, bevor sie von einem Webbrowser angezeigt werden kDnnen. Sie bewegen sich auf der sicheren Seite, wenn Sie Ihre Bilder in eines der beiden Formate GIF oder JPG umwandeln. Leider ist die Anzahl der Bildbearbeitungsprogramme ins Unermessliche gestiegen, so dass an dieser Stelle keine Anleitung zur Erstellung von Bildern mit aufgenommen werden kann. Die meisten Bildbearbeitungsprogramme bieten Ihnen aber im Men+ Datei mit den Befehlen Speichern unter oder Exportieren die MDglichkeit zur Umwandlung bereits vorhandener Bilder. Beide Formate werden von den gngigen Browsern problemlos verarbeitet und angezeigt.

JPG oder GIF?

Dateityp

Verwendungszweck

JPG

Bilder mit vielen Farben bzw. mit hochauflDsenden Farb+bergngen

GIF

Bilder mit geringer Farbanzahl bzw. animierte Bilder Tabelle 5.2

Tipp

Umgang mit berfl ssigen Zeilen Iberfl-ssige Zeilen k)nnen sp'ter ausgeschnitten werden. Sie vermeiden durch dieses Vorgehen ein st'ndiges Neueinf-gen von Tabellenzeilen.

546

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Bild einf gen Erstellen Sie zunchst eine neue Seite und geben Sie ihr den Namen bilder.htm. Damit dem Besucher eine +bersichtliche Seite prsentiert wird, nutzen Sie auch hier wieder Tabellen als Layouthilfe. 1

Erstellen Sie eine Tabelle mit zwei Spalten und zwanzig Zeilen.

2

Positionieren Sie den Mauszeiger im Feld der ersten Zeile/Spalte. Iffnen Sie den Ordner Bilder und ziehen Sie bei gedr+ckter Maustaste das Bild bilder-audio.jpg in das Tabellenfeld.

Abb. 5.39 Eingef-gtes Bild

Das Bild ist nun innerhalb der Tabelle positioniert. Wiederholen Sie den Vorgang auch f+r die anderen Bilder und ordnen Sie diese nach Kategorien. Legen Sie dabei f+r jede Kategorie eine neue Tabelle an und setzen Sie im Zwischenraum eine Mberschrift ein, die Sie mit der Formatvorlage Bberschrift 2 formatieren. Wenn Sie mDchten, kDnnen Sie in den rechts gelegenen Tabellenfeldern noch einen beschreibenden Text hinzuf+gen. Ihre Tabelle sollte danach folgendes Aussehen haben:

Abb. 5.40 Eingef-gte Bilder

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Thumbnails erstellen Eines der grDßten Probleme im Internet besteht in den langen und damit kostenintensiven Mbertragungszeiten. Gerade bei reich bebilderten Seiten, wiegt dieser Aspekt schwer, so dass Besucher schlimmstenfalls den Seitenaufbau abbrechen. Um den Einsatz von Grafiken nutzerfreundlicher zu gestalten, kDnnen diese als Thumbnails (= Daumennagel) angezeigt werden. Dabei handelt es sich um eine verkleinerte Abbildung mit reduzierter Farbtiefe, die mit einem Hyperlink hinterlegt ist. Klickt der Surfer mit dem Mauszeiger auf die Abbildung, wird in einem neuen Browserfenster die Originalgrafik angezeigt. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie alle Grafiken doppelt zur Verf+gung stellen m+ssen – sowohl die reduzierte als auch die Originalgrafik. FrontPage unterst+tzt Sie bei dieser Mehrarbeit. Die neue Version bietet eine Teilautomatisierung des Vorgangs. 1

Markieren Sie mit dem Mauszeiger die erste Grafik. Es erscheint die Symbolleiste Grafiken, die verschiedene Funktionen zur Bearbeitung bereitstellt. Aktivieren Sie das Icon Automatische Miniaturansicht per einfachem Klick mit dem Mauszeiger.

2

Das ausgewhlte Bild wird daraufhin in ein Thumbnail umgewandelt. Die Originalgrafik bleibt dabei erhalten und wird im Browser durch einen Klick auf das Bild aufgerufen. Beachten Sie, dass der Hyperlink innerhalb des Bearbeitungsfensters nicht funktioniert.

Abb. 5.41 Symbolleiste Grafiken

Abb. 5.42 Anzeige als Thumbnail

548

Einfaches Web erstellen

3

Speichern Sie nun die Datei bilder.htm. Sie werden zuerst gefragt, ob Sie die /nderungen speichern mDchten. Besttigen Sie diesen Vorgang. Anschließend erscheint das Dialogfeld Eingebettete Dateien speichern. FrontPage weist Sie darauf hin, dass eine neue Datei erzeugt wurde, die vor der Verwendung noch gespeichert werden muss. Legen Sie einen Ordner mit dem Namen klein an und behalten Sie den von FrontPage vorgegebenen Dateinamen bei.

Abb. 5.43 Thumbnail speichern

Tipp

Spezieller Ordner f r Thumbnails Um die Ibersicht in Ihrem Bilder-Ordner zu erhalten, sollten Sie einen Unterordner anlegen, der ausschließlich der Speicherung von Thumbnails dient. Dieses Vorgehen ist zwar nicht obligatorisch, vereinfacht aber die sp'tere Wartung erheblich.

Bei einigen Bildern werden Sie den Hinweis erhalten, dass die Grafik nicht umgewandelt werden kann. Die Meldung erscheint, wenn die Ausgangsgrafik kleiner ist, als das von FrontPage vorgesehene Format f+r Thumbnails. Belassen Sie in diesem Fall einfach das Bild in dessen OriginalgrDße.

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Wenn Sie die Seite anschließend in der Browseransicht Dffnen, werden alle Thumbnails durch einen blauen Rahmen kenntlich gemacht. Die Rahmenstrke kann von Ihnen +ber das Dialogfeld Bildeigenschaften (siehe Abschnitt Bildeigenschaften bearbeiten) angepasst werden. Sie kDnnen den Rahmen auch ganz entfernen, was jedoch nicht empfehlenswert ist. Bedenken Sie, dass der Besucher der Seite nicht wissen kann, bei welchem Bild es sich um ein Thumbnail handelt. Wenn Sie zu Beginn der Seite darauf hinweisen, dass alle eingerahmten Grafiken mit einem Hyperlink zur Originalgrafik hinterlegt sind, ersparen Sie Ihrem Besucher viele unnDtige Klicks. Er wird es Ihnen danken!

Bildeigenschaften bearbeiten Neben den Einstellungen, die auch auf der Symbolleiste Grafiken zu finden sind, enthlt das Dialogfeld Bildeigenschaften noch einige wichtige Einstellungen. Sie rufen das Dialogfeld auf, indem Sie ein Bild mit dem Mauszeiger markieren und danach im Kontextmen+ (rechte Maustaste) den Befehl Bildeigenschaften auswhlen. Auf der Registerkarte Erscheinungsbild kDnnen Sie die Umbruchart festlegen. Texte, die sich im Bereich der Grafik befinden, werden je nach Einstellung an den rechten oder den linken Seitenrand verschoben. In der Standardeinstellung ist kein Umbruch festgelegt, so dass der Text entweder +ber oder unter der Grafik angezeigt wird.

Abb. 5.44 Bildeigenschaften: Erscheinungsbild

550

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Die Option Layout ermDglicht es, die Ausrichtung der Grafik auf der Seite zu bestimmen und die Abstnde zum Text festzulegen. Außerdem wird an dieser Stelle die Rahmenstrke eingestellt. MDchten Sie auf die Darstellung eines Rahmens verzichten, so geben Sie als Wert 0 (Null) ein. Auf der Registerkarte Allgemein findet sich die MDglichkeit, eine Alternative Darstellungsweise anzugeben.

Abb. 5.45 Bildeigenschaften: Allgemein

Wichtig ist dabei die Angabe im Feld Text. Kann die Grafik aus irgendeinem Grund nicht angezeigt werden, so erhlt der Besucher zumindest einen aussagekrftigen Hinweis darauf, was sich hinter der Grafik verbirgt. Auch wenn das Eintragen der Hinweistexte einen Mehraufwand bedeutet, lohnt sich das Vorgehen aus zwei Gr+nden. Stellen Sie sich vor, Sie setzen Grafiken zur Navigation ein und es kommt zu einem Ausfall der Grafikanzeige (z.B. wenn der Surfer die Grafikanzeige ausgeschaltet hat). Erscheint kein Hinweistext, so surft der Besucher der Seite im Nebel! Außerdem kann der Hinweistext dem Besucher von Hilfsprogrammen vorgelesen werden. Sie erschließen damit Ihre Webseiten auch sehbehinderten Besuchern. 551

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Abb. 5.46 Verwaiste Grafik mit Hinweistext

Bilder mit Hyperlinks versehen Wenn Sie noch nicht wissen, welche Aufgabe ein Hyperlink hat, sollten Sie zuerst den Abschnitt Hyperlinks erstellen und bearbeiten lesen. Bilder kDnnen, wie jede Art von Texten auch, mit Hyperlinks versehen werden, sei es, um eine Navigationsstruktur vollstndig mit Hilfe von Bildern aufzubauen oder um durch ein Firmenlogo auf eine externe Seite zu verweisen. Im Gegensatz zu Texten kDnnen Bilder aber auch mehrere Hyperlinks enthalten. Um Ihrer Seite eine Suchfunktion hinzuzuf+gen, erstellen Sie eine neue Seite mit dem Namen suche.htm.

552

1

F+gen Sie der Datei die Abbildung bilder-europa.jpg hinzu und markieren Sie die Grafik mit dem Mauszeiger, so dass die Symbolleiste Grafiken erscheint.

2

Whlen Sie das Icon Polygonf5rmiger Hotspot aus und umrahmen Sie auf der Karte Frankreich. Um einen neuen Ansatzpunkt zu markieren, klicken Sie auf die linke Maustaste. Wenn der Bereich fertig gestellt ist, beenden Sie die Eingabe durch einen Doppelklick.

3

Es erscheint das Dialogfeld Hyperlink bearbeiten. Tragen Sie im Feld Adresse die URL www.fr.altavista.com ein. Den Protokolltyp http:// f+gt FrontPage automatisch hinzu.

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Abb. 5.47 URL f-r Hotspot festlegen

4

Je nachdem, wie kontrastreich Ihr Bild ist, wird der Rahmenbereich des Hotspots nur sehr undeutlich sichtbar sein. Um die Anzeige der Grafik zu unterdr+cken, klicken Sie in der Symbolleiste Grafiken auf das Icon Hot-spots markieren.

Als Ergebnis erhalten Sie eine auf Ihre Hotspots reduzierte Darstellung.

Abb. 5.48 Hotspot im Entwurf

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Ihr Internetauftritt mit FrontPage

5

Damit der Surfer bereits bei Mauskontakt erkennt, dass es sich um einen Hyperlink handelt, weisen Sie dem Hotspot noch einen aussagekrftigen Text zu. Klicken Sie dazu doppelt in den Bereich des Hotspots, so dass sich das Dialogfeld Hyperlink bearbeiten Dffnet, und klicken Sie anschließend auf die Schaltflche QuickInfo. Geben Sie als Name Frankreich ein und besttigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

Abb. 5.49 QuickInfo hinzuf-gen

Betrachten Sie das Ergebnis in der Vorschau und fahren Sie mit dem Mauszeiger +ber das Land Frankreich. Der Hinweistext erscheint. Wenn Sie nun auf den Bildausschnitt klicken, werden Sie zur Suchseite von AltaVista Frankreich weitergeleitet.

Abb. 5.50 QuickInfo in der Vorschau

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Tipp

Kennzeichnungspflicht von Hotspots Weisen Sie Ihren Besucher bereits im Text darauf hin, dass durch Anklicken der einzelnen Bereiche der Grafik unterschiedliche URLs aufgerufen werden.

Seiteneigenschaften bearbeiten Sie haben nun die Grundfunktionen zur Erstellung von Internetseiten kennen gelernt. Bevor Sie die Seiten verDffentlichen, sollten jedoch noch einige Rahmeninformationen festgelegt werden. Alle wichtigen Einstellungen, die sich auf eine Seite (Datei) beziehen, finden Sie im Dialogfeld Seiteneigenschaften. Iffnen Sie nun die Datei index.htm. Um zum Dialogfeld Seiteneigenschaften zu gelangen, setzen Sie die Einf+gemarke in den Seitenbereich und whlen im Kontextmen+ den Befehl Seiteneigenschaften.

Tipp

By the way An dieser Stelle kann leider nicht auf alle Einstellungsm)glichkeiten eingegangen werden, die meisten Optionen sind jedoch selbsterkl'rend. Schauen Sie sich die Registerkarten einfach in aller Ruhe an. Falls Sie dennoch eine Frage haben, hilft Ihnen die Kontexthilfe bzw. Direkthilfe weiter. W'hlen Sie dazu das Fragezeichen am rechten oberen Rand des Dialogfeldes aus und klicken Sie mit dem Mauszeiger auf die gew-nschte Option.

Registerkarte Allgemein Einige Einstellungen sollten Sie jedoch von Anfang an vornehmen, da sie die Nutzerfreundlichkeit erheblich steigern. Auf der Registerkarte Allgemein finden Sie zunchst das Feld Titel. Der eingegebene Text wird spter in der Titelleiste des Browsers angezeigt und von Suchmaschinen zur Indizierung der Webseite verwendet.

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Abb. 5.51 Seiteneigenschaften: Allgemein

Hinweis

Gut zu wissen Vielleicht sind Ihnen bei der Benutzung von Suchmaschinen die zahlreichen Seiten aufgefallen, deren Titel die Bezeichnung Neue Seite 1 oder Please insert a document title tr'gt. Hierbei handelt es sich um automatisch generierte Titel des Webeditors, die als Platzhalter den Autor zur Eingabe eines Titels auffordern. Bevor Sie Ihre Seiten im Internet ver)ffentlichen, sollten Sie daher unbedingt alle Seiten auf einen aussagekr'ftigen Titel hin -berpr-fen! Anstatt alle Seiten zu )ffnen, k)nnen Sie auch einfach mit Hilfe der Suchfunktion alle Seiten auf den Wortlaut Neue Seite durchsuchen lassen. Unbenannte Dokumente werden so schnell ausfindig gemacht.

Wenn Sie mDchten, kDnnen Sie dem Besucher Ihrer Seite auch ein Lied beim Aufruf der Seite vorspielen. Geben Sie dazu im Feld Hintergrundsound>Adresse die Zieldatei ein und legen Sie fest, wie oft die Sounddatei wiederholt werden soll. 556

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Registerkarte Hintergrund Die Registerkarte Hintergrund ermDglicht es, eine Hintergrundfarbe bzw. ein Hintergrundbild festzulegen. Wenn Sie zudem die Option Wasserzeichen aktivieren, bleibt das Hintergrundbild statisch und wird auch durch einen Scrollvorgang nicht in seiner Position verndert. Beachten Sie jedoch, dass dieses Feature ausschließlich bei der Benutzung des Internet Explorers funktionst+chtig ist.

Abb. 5.52 Seiteneigenschaften: Hintergrund

Interessant sind auch die EinstellungsmDglichkeiten im Bereich Farben. Wenn Sie einen dunklen Hintergrund verwenden, sollten Sie Ihre Schriftfarbe anpassen, so dass ein ausreichender Kontrast erzeugt wird. Wenn Sie die Farbeinstellungen der Hyperlinks ebenfalls ndern mDchten, sollte dies mit Bedacht geschehen. Ein aktiver Hyperlink, der farblich einem nicht aktiven Hyperlink entspricht, wird vom Besucher nicht mehr in seiner Funktion erkannt.

Registerkarte Seitenrnder Die Einstellungen der Registerkarte Seitenr8nder spielen eine Rolle, wenn Sie Grafiken oder Text mit einem bestimmten Abstand vom Seitenrand anzeigen mDchten. Ein in der Praxis hufig auftauchendes Problem ist die Positionierung einer Titelgrafik am oberen Seitenrand, ohne dass ein Leerraum entsteht. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkstchen Oberen Rand festlegen und geben Sie als Abstand 0 (Null) Pixel an. 557

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Navigationsleisten erstellen und bearbeiten Was in einem Buch das Inhaltsverzeichnis ist, trgt bei der Arbeit mit Webseiten den Namen Navigationsleiste. Die Navigationsleiste ermDglicht dem Nutzer den Wechsel zwischen verschiedenen Seiten, die sich innerhalb einer Webseite befinden. Navigationsleisten kDnnen mit Hilfe von Grafiken oder Texten erstellt werden. Wesentlich ist dabei, dass sie mit einem Hyperlink unterlegt sind. Klickt der Surfer auf die Grafik bzw. den Text, wird er zur Zielseite weitergeleitet. Wie Sie Hyperlinks manuell erstellen, wird im Abschnitt Hyperlinks erstellen und bearbeiten beschrieben. Da diese Methode jedoch sehr zeitaufwndig sein kann, stellt Ihnen FrontPage die Komponente Gemeinsame Randbereiche zur Verf+gung, die Ihnen diese Arbeit abnimmt. 1

Um Ihre Seiten vorzubereiten, Dffnen Sie zunchst die Datei index.htm.

2

Whlen Sie in der Men+leiste den Befehl Format>Gemeinsame Randbereiche aus. Das dazugehDrige Dialogfeld erscheint.

3

Aktivieren Sie im Bereich Anwenden auf das Kontrollkstchen Alle Seiten, um die Navigationsstruktur in allen Seiten einzubauen.

4

Damit FrontPage weiß, an welcher Position die Navigationsleiste erstellt werden soll, aktivieren Sie die Kontrollkstchen Links und Navigationsschaltfl8chen einschließen. Besttigen Sie anschließend Ihre Eingaben mit OK. Abb. 5.53 Gemeinsame Randbereiche einstellen

558

Einfaches Web erstellen

Tipp

Randbreite f r Texten und Grafiken Sie k)nnen gemeinsame Randbereiche auch zur Anzeige von Texten oder Grafiken verwenden, die auf allen Seiten wiederholt werden sollen. So bietet es sich zum Beispiel an, den unteren Randbereich zu aktivieren, um dort Copyright-Hinweise, die eigene URL und eine E-Mail-Adresse anzugeben.

5

In der Ansicht Normal erscheint die Datei index.htm danach mit einem Randbereich, der jedoch noch keine Hyperlinks, sondern einen Hinweis enthlt. Abb. 5.54 Navigationsleiste ohne Verkn-pfungen

6

Um FrontPage mitzuteilen, welche Dateien in der Navigationsleiste aufgef+hrt werden sollen, wechseln Sie zur Ansicht Navigation.

7

Die vorher erstellte Datei uebersicht.htm soll mit in die Navigationsleiste aufgenommen werden. Da die Seite hierarchisch der Startseite untergeordnet ist, ziehen Sie den Dateinamen aus der Ordnerliste in das Navigationsfenster und bewegen es an den unteren Rand des Rechtecks. Es erscheint eine Verbindungslinie, die andeutet, dass die Verkn+pfung erfolgreich hergestellt wurde. Halten Sie whrend des Vorgangs die linke Maustaste gedr+ckt.

559

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.55 Seitennavigation erstellen

Wiederholen Sie den Vorgang f+r die Seiten bilder.htm und suche.htm. 8

Abb. 5.56 Umbenennen des Navigationstitels

560

Unabhngig vom Seitentitel, den Sie in den Seiteneigenschaften eingestellt haben, erhlt jede Datei (durch ein Rechteck reprsentiert) einen Namen. Dieser Name wird spter in der Navigationsleiste angezeigt und sollte aus Gr+nden der Lesbarkeit mDglichst aus einem Wort bestehen. Um den Namen zu ndern, Dffnen Sie das Kontextmen+ der jeweiligen Datei. Whlen Sie anschließend den Befehl Umbenennen und tragen Sie eine Bezeichnung ein.

Einfaches Web erstellen

Ihr Navigationsfenster sollte nun folgendes Aussehen besitzen:

Abb. 5.57 Fertig gestellte Navigationsstruktur

Die Hyperlinks sind nun hergestellt und bereits verwendungsfhig. Um das Ergebnis zu betrachten, Dffnen Sie die Datei index.htm.

Abb. 5.58 Hauptseite mit Navigationsleiste

Hyperlinkleisteneigenschaften bearbeiten Ihre Startseite verf+gt nun +ber eine funktionst+chtige Navigationsstruktur. Wenn Sie eine hierarchisch untergeordnete Seite Dffnen, weist diese noch immer durch einen Infotext darauf hin, dass die Eigenschaften der Hyperlinkleiste der Bearbeitung bed+rfen. Damit die Navigationsleiste auch auf diesen Seiten sichtbar wird, m+ssen Sie noch einige Einstellungen im Dialogfeld Hyperlinkleisteneigenschaften vornehmen. Sie Dffnen das Dialogfeld, indem Sie mit dem Mauszeiger doppelt auf den Infotext in einer der untergeordneten Seiten klicken (z.B. suche.htm). Auf der Registerkarte Allgemein legen Sie fest, welche Ebenen Sie der Hyperlinkleiste hinzuf+gen mDchten. Belassen Sie die Einstellung auf Untergeordnete Ebene. Damit der Nutzer wieder zur Startseite zur+ckfindet, aktivieren Sie im Bereich Zus8tzliche Seiten das Kontrollkstchen Homepage. So stellen Sie sicher, dass mit einem Klick wieder die Startseite erreicht werden kann. 561

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Aktivieren Sie außerdem das Kontrollkstchen Bbergeordnete Seite im gleichen Bereich. In unserem Beispiel entspricht diese noch der Homepage. Kommt jedoch eine Unterseite hinzu, wird auch die hierarchisch hDher gelegene Seite angezeigt.

Abb. 5.59 Registerkarte Allgemein

Die Registerkarte Stil ermDglicht Ihnen eine optische Aufbereitung der Navigationsleiste. Im Feld Stil w8hlen kDnnen Sie entscheiden, ob die Hyperlinks aus Grafiken erstellt oder als Text angezeigt werden sollen. Indem Sie im Fenster scrollen, kDnnen Sie sich die zahlreichen Vorlagen anschauen und per Mausklick die gew+nschten auswhlen. Wenn Sie grafische Schaltflchen verwenden, werden Ihnen im Bereich Orientierung und Erscheinungsbild die Optionen Lebendige Farben verwenden und Aktive Grafiken verwenden angeboten. Probieren Sie die verschiedenen Parameter einfach einmal aus und schauen Sie sich das Ergebnis in der Browservorschau an.

562

Einfaches Web erstellen

Abb. 5.60 Registerkarte Stil

Hinweis

Gut zu wissen Einige Einstellungen, wie z.B. die Anzeige aktiver Grafiken, sind in der Vorschau von FrontPage nicht verf-gbar. Um b)sen Iberraschungen aus dem Weg zu gehen, sollten Sie Ihre Seiten zwischendurch mit der Browservorschau betrachten. Bevor Sie die Browservorschau aufrufen, speichern Sie alle ge)ffneten Dateien durch Aufrufen des Men-befehls Datei>Alle speichern, um eine korrekte Darstellung zu gew'hrleisten.

Das Bilderbuch-Web in der Browservorschau:

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Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.61 Webseite mit fertig gestellter Navigation

Hyperlinks erstellen und bearbeiten In den vorangegangenen Abschnitten sind Ihnen bereits zwei Formen von Hyperlinks begegnet. Indem Sie eine Grafik in ein Thumbnail umgewandelt haben, wurde automatisch im Hintergrund der Grafik ein Hyperlink erzeugt. Klickt der Besucher der Seite eine Grafik an, erscheint daraufhin die Originalgrafik im neuen Fenster. Danach haben Sie Navigationsleisten in Ihr Web eingebaut, um dem Nutzer einen Wechsel zwischen den einzelnen Seiten zu ermDglichen. Sie haben damit bereits die grundlegende Funktion eines Hyperlinks kennen gelernt. Immer, wenn ein Hyperlink ins Spiel kommt, geht es darum, ein zweites Element aufzurufen – sei es nun eine Seite oder ein neues Bild. In diesem Abschnitt werden Sie erfahren, wie Sie Hyperlinks manuell einrichten. Außerdem werden Ihnen noch einige besondere Hyperlink-Arten vorgestellt, die Sie mit Diensten außerhalb des World Wide Webs verbinden (E-Mail-Hyperlinks und Newsgroup-Hyperlinks).

564

Einfaches Web erstellen

Textmarken erstellen Hyperlinks kDnnen grundstzlich auf drei unterschiedliche Ziele verweisen: 1

Zielpunkt innerhalb einer Seite

2

Zielpunkt innerhalb einer Webseite

3

Zielpunkt außerhalb einer Webseite (Webseite eines fremden Anbieters)

Um einen Zielpunkt innerhalb einer Seite anzusteuern, muss zuerst eine Textmarke (auch als Anker bezeichnet) erstellt werden. Im folgenden Beispiel wird der Seite bilder.htm eine Navigation zugewiesen, so dass der Besucher per Hyperlink die einzelnen Kategorien erreichen kann. 1

Iffnen Sie zunchst die Datei und positionieren Sie den Cursor vor dem ersten Buchstaben der ersten Kategorie.

2

Whlen Sie in der Men+leiste den Befehl Einf%gen>Textmarke aus. Alternativ kDnnen Sie auch die Tastenkombination S+g verwenden, um das Dialogfeld Textmarke aufzurufen.

3

Geben Sie in das Feld Name der Textmarke eine eindeutige Bezeichnung ein. Verzichten Sie dabei unbedingt auf Leer- oder Sonderzeichen, da dies zu Problemen in den Verweisen f+hren kann. Besttigen Sie Ihre Eingabe mit OK. Abb. 5.62 Dialogfeld Textmarke

4

Im Bearbeitungsfenster wird die Textmarke durch ein Symbol in Form eines Fhnchens dargestellt. Im Browser ist das Symbol jedoch nicht mehr sichtbar. 565

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

5

Wiederholen Sie die Schritte auch f+r die anderen beiden Kategorien.

Mit Hilfe der Textmarken haben Sie soeben das Ziel f+r einen Hyperlink definiert. Um auf die Textmarken zugreifen zu kDnnen, m+ssen Sie noch den dazugehDrigen Hyperlink erstellen. 1

Tragen Sie am Anfang der Seite ein kleines Men+ ein, das der Navigation dienen soll. Abb. 5.64 Markierter Text

Abb. 5.65 Textmarken auswhlen

566

2

Markieren Sie Einfache Bilder und Dffnen Sie im Kontextmen+ den Befehl Hyperlink.

3

Das Dialogfeld Hyperlink einf%gen Dffnet sich. Whlen Sie im Bereich Link zu den Befehl Aktuelles Dokument.

4

Im Dialogfenster erscheinen daraufhin die im Dokument vorhandenen Textmarken. Markieren Sie die Textmarke ersteMarke und besttigen Sie mit einem Klick auf OK.

Einfaches Web erstellen

5

Ihr Text wird nun zu einem Hyperlink umgewandelt, der den Nutzer zur ersten Kategorie weiterleitet. Abb. 5.66 Fertiger Hyperlink

6

Wiederholen Sie die Schritte f+r die beiden anderen Texte und weisen Sie ihnen die entsprechenden Textmarken zu.

Wenn Sie anschließend die Seite in der Browseransicht Dffnen, kDnnen Sie die eben erstellten Links zur Navigation benutzen. Ein Klick auf die Mberschrift Buttons bewirkt einen Sprung innerhalb der Seite zur Textmarke zweiteMarke. Dadurch lsst sich langes Scrollen vermeiden.

Tipp

Verwendung von Textmarken Sie k)nnen auch eine Textmarke am oberen Seitenrand erstellen und den Nutzer durch Einf-gen von Hyperlinks mit dem Titel Zur-ck in umgekehrter Richtung an den Seitenanfang zur-ckf-hren.

Interne Hyperlinks Interne Hyperlinks haben Sie bereits whrend der Erstellung der Navigationsleiste verwendet. Sie unterscheiden sich von externen Hyperlinks durch eine relative Pfadangabe. Angenommen, die Seite bilder.htm ist unter der Adresse http://www.bilderbuch.bb/ bilder.htm zu erreichen. Wenn Sie von der Indexseite auf diese Datei verweisen mDchten, kDnnten Sie einen Hyperlink mit der vollstndigen Adresse (= absoluter Hyperlink) angeben. Dem steht auch erst einmal nichts entgegen. Wollen Sie jedoch Ihr Web auch auf einer CD-ROM publizieren, so w+rden diese Links eine Einwahl ins Internet zur Folge haben. Eine Verwendung im Offlinemodus wre also nicht mehr mDglich. Um diesem Problem vorzubeugen, richtet FrontPage automatisch so genannte relative Hyperlinks ein. Der Hyperlink enthlt dann nicht mehr die vollstndige Adresse,

567

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

sondern nur noch den zur Ordnerhierarchie relativen Pfadnamen. Da die Dateien index.htm und bilder.htm im gleichen Ordner liegen, lautet der relative Pfad bilder.htm. Um auf der Startseite noch einen zustzlichen Hyperlink zur Datei bilder.htm hinzuzuf+gen, schreiben Sie noch einen Hinweistext und weisen dem Wort Hier einen Hyperlink zu: 1

Markieren Sie das Wort Hier.

2

Rufen Sie anschießend per Kontextmen+ das Dialogfeld Hyperlink einf%gen auf. Stellen Sie sicher, dass im Bereich Link zu der Befehl Datei oder Webseite aktiviert ist. Whlen Sie im mittleren Bereich des Dialogfeldes die Datei bilder.htm aus und besttigen Sie mit OK.

Abb. 5.67 Markiertes Wort

Abb. 5.68 Hyperlink zuweisen

Im Bereich Adresse sehen Sie, dass die Verkn+pfung zur Datei relativ erfolgt.

568

Einfaches Web erstellen

Externe Hyperlinks Das Anlegen eines externen Hyperlinks erfolgt analog zum Anlegen eines internen Hyperlinks. Wie bereits im Abschnitt Bilder mit Hyperlinks versehen erlutert wurde, reicht es aus, im Dialogfeld Hyperlink einf%gen das Feld Adresse mit der Bezeichnung www.zieldomaine.de zu versehen. FrontPage f+gt der Adresse dann automatisch das WWW-Protokoll http:// hinzu.

E-Mail-Hyperlinks Hyperlinks kDnnen nicht nur auf WWW-Adressen verweisen, sondern auch zu anderen Zielen f+hren. So kDnnen Sie dem Besucher der Seite als KontaktmDglichkeit Ihre E-Mail-Adresse mitteilen und diese innerhalb des Textes in schriftlicher Form wiedergeben. Effektiver ist jedoch die Benutzung eines Hyperlinks, der die E-Mail-Adresse direkt an die E-Mail-Software weitergibt und ein Eingabeformular Dffnet. 1

Um der Startseite eine E-Mail-Adresse hinzuzuf+gen, Dffnen Sie zunchst die Datei index.htm und tragen am unteren Seitenrand die E-Mail-Adresse [email protected] ein.

2

Markieren Sie danach den Text und Dffnen Sie das Dialogfeld Hyperlink einf%gen. Aktivieren Sie im Bereich Link zu den Befehl E-Mail-Adresse.

3

Tragen Sie in das Feld E-Mail-Adresse die von Ihnen verwendete E-MailAdresse noch einmal ein. FrontPage ergnzt automatisch das Prfix mailto:. Wenn Sie mDchten, kDnnen Sie im Feld Betreff auch noch eine Betreffzeile vordefinieren. Der Nutzer kann diese spter trotzdem verndern. Besttigen Sie danach Ihre Angaben mit OK.

Abb. 5.69 E-Mail-Adresse als Hyperlink einf-gen

569

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

In der Browservorschau erhalten Sie daraufhin folgendes Ergebnis:

Abb. 5.70 E-Mail-Link in der Browservorschau

Klickt der Nutzer nun auf den Link, Dffnet sich die installierte E-Mail-Software. Nach Eingabe der Nachricht, kann die E-Mail sofort versendet werden.

Abb. 5.71 E-Mail-Software

570

Einfaches Web erstellen

Newsgroup-Hyperlinks Neben dem World Wide Web und E-Mails bietet Ihnen das Internet noch Newsgroups an. Man spricht dabei auch vom so genannten Usenet. Um Newsgroups anzuzeigen, benDtigen Sie eine Newsreader-Software. Da Sie mit dem Betriebssystem Windows arbeiten, erhalten Sie mit der Installation des Internet Explorers auch Outlook Express als Newsreader. Wenn Sie Ihren Besuchern eine Newsgroup empfehlen mDchten, kDnnen Sie deren Aufruf voll automatisieren, indem Sie einen Hyperlink zu einer Newsgroup auf Ihrer Seite anlegen. Im Folgenden soll der Seite suche.htm ein Newsgroup-Hyperlink hinzugef+gt werden. 1

Iffnen Sie die Datei und tragen Sie den Namen der Newsgroup als Text am unteren Seitenrand ein.

2

Markieren Sie anschließend den Text und rufen Sie im Kontextmen+ das Dialogfeld Hyperlink einf%gen auf. Achten Sie darauf, dass im Bereich Link zu der Befehl Datei oder Webseite aktiviert ist. Geben Sie in das Feld Adresse folgende Zeile per Hand ein: news:de.comp.graphik und besttigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf OK.

Abb. 5.72 Hyperlink zur Newsgroup einf-gen

In der Browservorschau sehen Sie den eingebetteten Newsgroup-Hyperlink. Wenn Sie den Hyperlink durch einen Mausklick aktivieren, Dffnet sich Ihr Newsreader und trgt die Gruppe vollautomatisch ein.

571

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.73 Browservorschau Newsgroup-Link

Abb. 5.74 Abbonierte Newsgroup in Outlook Express

572

Einfaches Web erstellen

Hinweis

Gut zu wissen Je nach Betreiber der Newsgroup m-ssen Sie sich zuerst bei einem Provider registrieren, der Ihnen Zugang zu einem Newsgroup-Archiv gew'hrt. In vielen F'llen stellt Ihnen Ihr Provider einen solchen Zugang zur Verf-gung. Sie k)nnen sich aber auch kostenlos bei news.cis.dfn.de registrieren. Es handelt sich dabei um einen Service der Freien Universit't Berlin, der f-r jedermann zug'nglich ist.

Designs verwenden Sie werden im Laufe der Zeit feststellen, dass gerade die Frage des Designs Ihrer Seiten viel (z.T. unnDtige) Zeit verschlingt. Auch wenn es zweifellos wichtig ist, dass man sich Gedanken +ber das Layout macht, kommt es primr auf die Bereitstellung der Inhalte an. FrontPage unterst+tzt Sie bei der Layoutgestaltung der Seite, indem es Ihnen vorgefertigte Designs zur Auswahl anbietet. F+r den Autor einer Webseite ergeben sich daraus zwei Vorteile: 1

Sie kDnnen allen Seiten ein einheitliches Layout zuweisen, ohne sich stndig zu fragen, ob eine Formatierung Ihrer Seitenrichtlinie entspricht.

2

Sie kDnnen sich in der Erstellungsphase voll und ganz Ihrem Inhalt widmen. Erst zum Schluss weisen Sie Ihren Seiten ein Design zu.

Tipp

Achtung! Bevor Sie Ihren Seiten ein Design hinzuf-gen, erstellen Sie unbedingt eine Sicherungskopie Ihres Webs. Arbeiten Sie danach mit dieser Sicherungskopie weiter und probieren Sie erst einmal aus, welche Auswirkungen die Design'nderungen nach sich ziehen. Warum dieses Vorgehen?

573

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Mit einer Design'nderung k)nnen Sie alle Webseiten mit einem Klick aktualisieren! Das ist ein Vorteil beim Erstellen eines gleichm'ßigen Layouts. Sie -berschreiben damit aber auch alle Voreinstellungen; entfernen demnach alle manuell eingef-gten Elemente (wie z.B. Hintergr-nde etc.). Der Befehl R-ckgngig ist nach Anwendung des Designs nicht mehr m)glich!

Design zuweisen

Hinweis CD: BilderbuchmitDesign.zip

Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, sollten Sie Ihren Web-Ordner kopieren und anschließend mit der Kopie weiterarbeiten. Wenn Sie sich das Ergebnis anschauen mDchten, kDnnen Sie auch die Datei BilderbuchmitDesign.zip von der CD-ROM in ein freies Verzeichnis kopieren und dort entpacken. Um dem Web ein Design zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:

Abb. 5.75 Design auswhlen

574

1

Iffnen Sie das Web. Whlen Sie anschließend in der Men+leiste den Befehl Format>Design. Es Dffnet sich das Dialogfeld Designs.

2

Um allen Seiten das Design zuzuweisen, markieren Sie im Bereich Design zuweisen an das Kontrollkstchen Alle Seiten.

3

Whlen Sie nun ein Design Ihrer Wahl in der linken Liste aus und aktivieren Sie gegebenenfalls die Kontrollkstchen Lebendige Farben etc. am unteren Seitenrand.

Einfaches Web erstellen

4

Bevor FrontPage die /nderungen an allen Seiten durchf+hrt, wird noch einmal eine Warnmeldung ausgegeben. Besttigen Sie die Frage mit Ja. Abb. 5.76 Warnmeldung vor Designnderung

5

Ihren Seiten wurde nun das ausgewhlte Design zugewiesen. Falls Ihrer Startseite bereits zu einem fr+heren Zeitpunkt ein Design zugewiesen wurde, kann diese Seite nicht aktualisiert werden. Iffnen Sie in diesem Fall die Datei und wiederholen Sie die obigen Schritte. Whlen Sie im Fenster Design zuweisen an das Kontrollkstchen Ausgew8hlte Dateien aus.

Hinweis

Gut zu wissen FrontPage f-hrt diesen Vorgang nicht automatisch aus, um ungewollte Jnderungen der Startseite zu unterbinden. Schließlich hat diese Seite eine Schl-sselfunktion in Ihrem Web, da Sie dem Besucher als Einstiegsseite dient.

6

Speichern Sie zum Abschluss aus Sicherheitsgr+nden das Web, bevor Sie mit weiteren /nderungen fortfahren.

Gut zu wissen Wie bei jeder T'tigkeit mit einem Softwareprodukt, sollten Sie auch w'hrend der Arbeit mit FrontPage Ihre Dateien immer wieder mal manuell speichern.

575

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Das Layout der Seiten wurde vereinheitlicht. Die von Ihnen erstellten Schaltflchen in der Navigationsleiste sind jedoch noch immer vorhanden und entsprechen nicht den Vorgaben des ausgewhlten Designs. Auch hier haben die Programmierer von FrontPage aus Fehlern gelernt. Um zu vermeiden, dass aufwndig erstellte Men+leisten mit einem Klick im Daten-Nirwana landen, m+ssen die Einstellungen im Dialogfeld Hyperlinkleisteneigenschaften manuell angepasst werden. 1

Iffnen Sie das Dialogfeld Hyperlinkleisteneigenschaften, indem Sie den Mauszeiger +ber eine Navigationsleiste bewegen und +ber das Kontextmen+ (rechte Maustaste) den entsprechenden Befehl aufrufen.

2

Wechseln Sie zur Registerkarte Stil und scrollen Sie im Fenster Stil w8hlen bis zum oberen Rand. Aktivieren Sie den Bereich Seitendesign verwenden und besttigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

Abb. 5.77 Schaltflchen des Seitendesigns aktivieren

Die Schaltflchen der Designvorlage sollten nun angezeigt werden.

576

Einfaches Web erstellen

Abb. 5.78 Fnderungen der Schaltflchen in der Ansicht Normal

Design bearbeiten In vielen Fllen werden Ihnen die vorgegebenen Designvorlagen bereits ausreichen. Sollten Sie mit einigen Einstellungen nicht einverstanden sein, kann jedes einzelne Element nachbearbeitet und damit an Ihre Vorstellungen angepasst werden. 1

Iffnen Sie den Men+befehl Format>Design und aktivieren Sie im Dialogfeld die Schaltflche Dndern.

2

In der Spalte oberhalb der Schaltflche erscheint daraufhin eine zustzliche Befehlsleiste, mit deren Hilfe Sie die Anpassungen vornehmen kDnnen. Abb. 5.79 Befehlsleiste: Jndern

3

Um die Farben der unterschiedlichen Designelemente zu ndern, klicken Sie auf die Schaltflche Farben. Es Dffnet sich ein Dialogfeld. Wechseln Sie zur Registerkarte Farbrad und klicken Sie im Farbkreis einen Bereich an. Im Vorschaubereich Muster f%r Design kDnnen Sie sich das Ergebnis vorab betrachten. Sind Sie mit den Einstellungen zufrieden, besttigen Sie mit OK. 577

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.80 Farben anpassen

4

Wenn Sie die Standarddesigns von FrontPage nicht +berschreiben mDchten, kDnnen Sie Ihre /nderungen auch als neue Designvorlage speichern. Rufen Sie dazu die Schaltflche Speichern unter im Dialogfeld Designs auf und geben Sie Ihrer Vorlage einen neuen Namen.

Abb. 5.81 Neue Vorlage benennen

Probieren Sie die einzelnen EinstellungsmDglichkeiten einfach aus. Verwenden Sie dazu aber mDglichst eine Sicherungskopie, um spter keine Schwierigkeiten beim Wiederherstellen der Ausgangsversion zu bekommen.

578

Einfaches Web erstellen

Tipp

Entsorgung alter Designs Im Laufe der Zeit werden Sie Ihrem Web u.U. verschiedene Designs zuweisen. Grafikdateien der alten Designs werden bei Jnderungen nicht automatisch gel)scht und somit wiederholt auf den Server -bertragen. Um alte Designs zuverl'ssig zu l)schen, w'hlen Sie die Ansicht Berichte und klicken Sie auf den Befehl Unbenutzte Designs. FrontPage fragt Sie daraufhin, ob das Web neu berechnet und alle unben)tigten Dateien entfernt werden sollen. Best'tigen Sie die Frage mit Ja.

Frames erstellen und bearbeiten In diesem Abschnitt werden Ihnen die EinsatzmDglichkeiten von Frames innerhalb der Webseite vorgestellt. Sie finden die in diesem Abschnitt verwendeten Beispiele auch auf der Begleit-CDROM. Entpacken Sie dazu die Datei WebmitFrames.zip in einen freien Ordner auf Ihrer Festplatte.

Hinweis CD: WebmitFrames.zip

Was sind Frames? Eine Webseite, die mit Hilfe von Frames aufgebaut ist, besteht immer aus mehreren Dateien. Im Gegensatz zu einer normalen HTML-Seite kDnnen diese Dateien in Frameseiten gleichzeitig angezeigt werden. Damit mehrere Dateien im gleichen Browserfenster angezeigt werden kDnnen, muss die Software des Clientrechners wissen, in welchen Bereichen die einzelnen Dateien erscheinen sollen. Und genau das bewerkstelligen Frames (deutsch: Rahmen). BenDtigte Positionierungsdaten werden dabei nicht innerhalb der anzuzeigenden Dateien mitgeliefert, sondern in einer zustzlichen Datei bereitgestellt. Diese Datei erstellt das so genannte Frameset (im Schaubild: Indexseite) und bildet damit in der Praxis das Hauptfenster, in das alle anderen Dateien eingebettet werden.

579

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.82 Dateien einer Frameseite

Frames erstellen FrontPage erleichtert Ihnen die Erstellung von Frameseiten erheblich, indem es die notwendigen Dateien vollautomatisch zusammenstellt.

Abb. 5.83 Seitenvorlagen: Frameseiten

580

1

Iffnen Sie in der Symbolleiste das Dropdown-Men+ des Icons Neue Seite und whlen Sie den Befehl Neue Seite aus.

2

Das Dialogfeld Seitenvorlagen erscheint. Wechseln Sie zur Registerkarte Frameseiten und Dffnen Sie die Vorlage Inhaltsverzeichnis.

Einfaches Web erstellen

Hinweis

Gut zu wissen Je nachdem wie Sie Ihre Frames anordnen m)chten, k)nnen Sie auch eine der anderen Vorlagen ausw'hlen. Falls keine der Vorlagen Ihren Vorstellungen entspricht, w'hlen Sie zun'chst eine halbwegs passende Vorlage aus und f-gen Sie sp'ter die fehlenden Frames manuell hinzu.

3

Nach Besttigung Ihrer Eingabe wird Ihnen das Layout der Frameseite im Bearbeitungsfenster angezeigt. Um die Fenster bearbeiten zu kDnnen, m+ssen Sie nun noch die jeweiligen Zielfenster angeben. Klicken Sie in beiden Fenstern auf Neue Seite, so dass zwei neue Dateien erzeugt werden. Abb. 5.84 Seiten f-r die Inhalte definieren

581

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Tipp

Ein neues Frameset Wenn Sie bereits Dateien mit Inhalten zur Verf-gung haben, k)nnen diese verwendet werden, ohne die Daten noch einmal einzugeben. Erstellen Sie dazu wie oben angegeben ein neues Frameset und klicken Sie zum Verkn-pfen auf die Schaltfl'che Startseite festlegen. Sie werden daraufhin zur Auswahl der gew-nschten Datei aufgefordert.

4

Abb. 5.85 Dateien des Framesets speichern

582

Die beiden Fensterinhalte wechseln zur Farbe Weiß und kDnnen sofort bearbeitet werden. Bevor Sie jedoch mit dem Hinzuf+gen von Texten beginnen, speichern Sie zuerst alle Dateien, indem Sie in der Men+leiste den Befehl Speichern unter auswhlen. Das dazugehDrige Dialogfeld erscheint und fordert Sie zur Eingabe eines Dateinamens f+r das Frameset auf. Da nacheinander drei Dateien gespeichert werden, orientieren Sie sich an der blauen Umrandung im rechten Vorschaufenster, um aussagekrftige Namen zuweisen zu kDnnen. Im Beispiel-Web erhlt die Frameset-Datei den Namen index.htm, die Datei des linken Fensterinhalts den Namen links.htm und die Datei des rechten Fensterinhalts den Namen rechts.htm.

Einfaches Web erstellen

Frames direkt bearbeiten Die Bearbeitung von Frames weist einige Besonderheiten auf, die an dieser Stelle nher erlutert werden sollen. In den meisten Fllen stehen Ihnen dabei drei verschiedene Methoden zur Verf+gung, um die /nderungen vorzunehmen: 1

Direkte /nderung im jeweiligen Fenster

2

/nderungen +ber das Dialogfeld Frameeigenschaften

3

/nderungen im Bearbeitungsmodus HTML

Zeigen Sie zunchst das Frameset an, indem Sie die Datei index.htm Dffnen.

Abb. 5.86 Startseite des Framesets

Um ein Fenster zu bearbeiten, setzen Sie die Einf+gemarke in den jeweiligen Bereich und beginnen mit Ihrer Eingabe in gewohnter Weise. Wenn Ihnen die automatisch erzeugten RahmengrDßen nicht zusagen sollten, kDnnen Sie diese durch einfaches Ziehen mit der Maus anpassen. Positionieren Sie dazu den Mauszeiger auf der Trennlinie zwischen den beiden Fenstern und ziehen Sie den Rahmen bei gedr+ckter linker Maustaste in die gew+nschte Richtung.

Frameeigenschaften bearbeiten Wenn Sie im Bearbeitungsfenster einen Frame anzeigen und den Mauszeiger innerhalb einer Seite positionieren, erhlt das Kontextmen+ den zustzlichen Eintrag Frameeigenschaften.

583

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Um sich die Frameeigenschaften des rechten Fensters anzuschauen, Dffnen Sie +ber das Kontextmen+ den Befehl Frameeigenschaften. Stellen Sie davor sicher, dass sich der Cursor im Fenster befindet.

Abb. 5.87 Frameeigenschaften

Das Dialogfeld bietet Ihnen die wichtigsten Einstellungen in Bezug auf das aktive Fenster an. So kDnnen Sie im Bereich Name eine Bezeichnung vergeben, auf die spter durch Hyperlinks Bezug genommen werden kann.

Tipp

Framebezeichnungen Je nachdem, mit wie vielen verschiedenen Frames Sie arbeiten m)chten, bieten sich Bezeichnungen an, die den Ort des Frames wiedergeben, wie z.B. oben, unten, links, rechts, Mitte etc.

Im Bereich Framegr5ße legen Sie die Maße der Seite fest. HDhe und Breite kDnnen in Pixel, Prozent oder relativ zu den anderen angezeigten Seiten eingestellt werden. Der Bereich R8nder legt den Abstand des Textes zum Rahmen des Frames fest. Damit der Text nicht am Seitenrand "klebt", sollten Sie unbedingt einen Abstand whlen, der die Inhalte gut lesbar erscheinen lsst. 584

Einfaches Web erstellen

Tipp

Gleichm"ßige Seitenr"nder f r alle Seiten Um eine optische Unruhe w'hrend des Lesens zu vermeiden, sollten Sie darauf achten, dass die Seitenr'nder auf allen Seiten gleich gew'hlt werden.

Im Bereich Optionen kDnnen Sie festlegen, ob der Benutzer die GrDße der Frames selber einstellen kDnnen soll oder ob diese fest fixiert werden. Die Einstellung Bildlaufleisten gibt an, ob diese nur bei Bedarf, immer oder nie angezeigt werden sollen.

HTML der Frameseite bearbeiten Alle bisher genannten EinstellungsmDglichkeiten haben sich vorrangig auf die angezeigten Frameseiten bezogen. Wie in der Einleitung erlutert, besteht jeder Frame aber auch aus einer Rahmendatei – dem Frameset. Um Einstellungen an dieser Datei vorzunehmen, wechseln Sie im Hauptfenster von FrontPage zum Ansichtsmodus HTML der Frameseite. Die Ansicht wechselt zum HTML-Quellcode des Framesets. An dieser Stelle kDnnen Sie spezielle Einstellungen vornehmen und bei Bedarf den Quellcode manuell anpassen bzw. manipulieren.

Abb. 5.88 Quellcode des Framesets

585

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Hinweistext f r Browser ohne Frames Es gibt sie noch: Browser, die keine Frames anzeigen kDnnen und in der Folge auch nicht deren Inhalte. Um Ihrem Besucher aber eine Fehlermeldung zu ersparen, kDnnen Sie ihm einen alternativen Hinweistext einblenden, der anstelle der Frames angezeigt wird. Solange Sie Ihre Internetseiten f+r Lnder mit hoher technischer Ausstattung gestalten, benDtigen Sie diesen Texthinweis eigentlich nicht mehr. Die Browser der letzten Jahre besitzen alle den notwendigen Funktionsumfang. MDchten Sie aber auch eine Anzeige Ihrer Seite in anderen Lndern dieser Welt sicherstellen, dann sollten Sie unbedingt eine alternative Navigation ohne Frames anbieten. Um den Text zu editieren, klicken Sie im Hauptfenster auf die Schaltflche Ohne Frames. Sie kDnnen nun den Hinweistext bearbeiten und eventuell einen Link zu einer framelosen Variante Ihrer Homepage angeben.

Abb. 5.89 Hinweistext f-r Browser ohne Unterst-tzung von Frames

Neuen Frame hinzuf gen Wie bereits erwhnt, m+ssen Sie das Grundger+st Ihrer Frameseite in FrontPage mit Hilfe der Vorlagen erstellen. Reichen Ihnen die angebotenen Frames nicht aus, kDnnen Sie aber auch noch nachtrglich neue Frames hinzuf+gen.

586

1

Setzen Sie den Cursor in das Fenster, das einen neuen Frame erhalten soll.

2

F+hren Sie in der Men+leiste den Befehl Frames>Frame teilen aus. Ein Dialogfenster erscheint, in dem Sie angeben kDnnen, ob das Fenster horizontal oder vertikal geteilt werden soll. Besttigen Sie anschließend Ihre Eingabe mit OK.

Einfaches Web erstellen

Abb. 5.90 Neuen Frame hinzuf-gen

3

Speichern Sie vor der Bearbeitung der Inhalte das neue Fenster unter einem eigenen Dateinamen ab.

Hyperlinks in Frames verwenden Vorrangig werden Frames zur Anzeige von Navigationsleisten verwendet. Da in der Ansicht Navigation kein eindeutiger Seitenbezug erstellt werden kann, m+ssen Sie die Frameseiten manuell per Hyperlink miteinander verbinden. Damit die Datei im gew+nschten Fenster geDffnet wird, m+ssen Sie FrontPage die entsprechende Position mitteilen, indem Sie den Namen des Zielframes angeben. 1

Iffnen Sie die Datei index.htm und markieren Sie den Text Erste Seite im linken Framefenster. Abb. 5.91 Markierter Text

587

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

2

Iffnen Sie im Kontextmen+ den Befehl Hyperlinks und whlen Sie als Zieldatei erste_seite.htm aus. Abb. 5.92 Zieldatei auswhlen

3

Um den Zielframe zu bestimmen, klicken Sie auf die Schaltflche Zielframe.

4

Das Dialogfenster Zielframe Dffnet sich. Um die Datei im rechten Fenster Ihres Framesets anzuzeigen, markieren Sie im Bereich Aktuelle Frameseite die entsprechende Grafik.

Abb. 5.93 Dialogfeld Zielframe

Alternativ kDnnen Sie den Namen des Frames auch im Textfeld Zieleinstellung angeben oder einen Zielpunkt im Bereich Bbliche Ziele auswhlen. Dabei besitzen die Einstellungen folgende Bedeutungen: 588

Einfaches Web erstellen

Inlineframe aus. Im Text erscheint ein neuer Arbeitsbereich. Abb. 5.95 Inlineframe ohne Seitenbezug

590

3

Whlen Sie die Schaltflche Neue Seite. Sie kDnnen nun sofort mit der Bearbeitung des Textes beginnen.

4

Speichern Sie anschließend die Datei iframe.htm. Wie bei anderen Frames werden Sie auch beim Inlineframe aufgefordert, die dazugehDrige Datei zu speichern. Geben Sie dieser Datei den Namen iframe-inhalt.htm.

Einfaches Web erstellen

Abb. 5.96 Inlineframe im Bearbeitungsmodus

Um die GrDße und Position von Inlineframes zu bestimmen, markieren Sie durch einen Klick mit der linken Maustaste den Rand des Frames. Mit Hilfe der Eckpunkte kDnnen Sie anschließend die GrDße anpassen. Indem Sie die Maustaste gedr+ckt halten, verschieben Sie den Inlineframe an eine andere Position innerhalb der Seite.

Formulare erstellen und bearbeiten Alle bisherigen Elemente von FrontPage dienten der Darstellung von Inhalten, die Sie selbst dem Besucher der Seite zur Verf+gung stellen mDchten. Damit der Besucher auch mit Ihnen kommunizieren kann, bedarf es einer EingabemDglichkeit. F+r diesen Zweck wurden in HTML so genannte Formulare implementiert, die Ihnen verschiedene MDglichkeiten f+r die Eingabe von Werten bieten. Die Abbildung 5.97 zeigt alle Formularkomponenten mit der dazugehDrigen Bezeichnung auf einen Blick.

Ein Formular erstellen Bevor Sie ein Formular erstellen, sollten Sie wissen, welche Informationen Sie von Ihrem Besucher erhalten mDchten. Um zuk+nftige /nderungen Ihrer Webseite am Besucher auszurichten, sind auch Fragen zu statistischen Erhebungszwecken mDglich. Bedenken Sie aber in einem solchen Fall, dass nicht jeder Nutzer bereit ist, diese Daten auszuf+llen. Zunehmender Frust +ber Online-FragebDgen f+hrt letztlich zur fehlenden Lust, diese auszuf+llen. Manchmal sind deshalb weniger Fragen effizienter!

591

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.97 Formularkomponenten

Erstellen Sie zunchst eine neue Datei und geben Sie ihr den Namen formular.htm. 1

Bevor Sie Felder in das Formular einf+gen kDnnen, m+ssen Sie zunchst einen Formularbereich festlegen. F+hren Sie dazu in der Men+leiste den Befehl Einf%gen>Formular>Formular aus. Im Anzeigefenster erscheinen daraufhin zwei Schaltflchen, die mit einer Linie umrandet sind.

2

F+gen Sie nun einige Abstze ein, indem Sie den Cursor vor der ersten Schaltflche positionieren und die M-Taste mehrfach dr+cken.

3

Zur leichteren Ausrichtung der Felder sollen sie innerhalb einer Tabelle positioniert werden. Deswegen wird eine Tabelle mit zwei Spalten und drei Zeilen erstellt.

4

Setzen Sie den Cursor in die zweite Spalte der ersten Zeile und f+hren Sie den Men+befehl Einf%gen>Formular>Textfeld aus. Geben Sie in die erste Spalte als Beschreibung Vorname und Name ein.

Abb. 5.98 Leeres Formular

592

Einfaches Web erstellen

Abb. 5.99 Textfeld einf-gen

Hinweis

Gut zu wissen Sie k)nnen zur Beschriftung von Feldern auch die Feld-Komponente Bezeichnung benutzen. F-gen Sie dazu zuerst ein Feld Ihrer Wahl ein und geben Sie anschließend einen beschreibenden Text ein. Markieren Sie danach beide Elemente und f-hren Sie in der Men-leiste den Befehl Einf-gen>Formular>Bezeichnung aus.

5

F+gen Sie in der zweiten Spalte ein Optionsfeld ein, indem Sie in der Men+leiste den Befehl Einf%gen>Formular>Optionsfeld auswhlen. Wiederholen Sie den Vorgang f+r ein zweites Optionsfeld und beschriften Sie die Felder mit den Bezeichnungen m und w. Abb. 5.100 Optionsfeld einf-gen

6

F+gen Sie in der dritten Zeile einen Textbereich ein, indem Sie in der Men+leiste den Befehl Einf%gen>Formular>Textbereich whlen, und f+gen Sie eine Beschriftung hinzu.

593

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.101 Textbereich einf-gen

Auch ohne weitere Einstellungen ist Ihr Formular nun einsatzbereit. Um jedoch die Funktionalitt nutzen zu kDnnen, m+ssen Sie die Webseiten zuerst auf einem Webserver installieren (lesen Sie dazu den Abschnitt Webseiten warten).

Formularfeldeigenschaften bearbeiten Nachdem Sie die Formularfelder erstellt haben, m+ssen diese noch an die spezifischen Erfordernisse angepasst werden. Je nach Feldtyp kDnnen Sie einem Formularfeld einen Standardwert zuweisen, dessen GrDße bestimmen etc. Nehmen Sie nun die notwendigen Einstellungen f+r das Beispielformular vor:

Abb. 5.102 Formularfeldeigenschaften eines Textfeldes

594

1

Markieren Sie mit dem Mauszeiger das Formularfeld Vorname und Name. Iffnen Sie anschließend im Kontextmen+ den Befehl Formularfeldeigenschaften.

2

Das Dialogfeld Textfeldeigenschaften erscheint. Um spter auf das Feld zugreifen zu kDnnen, geben Sie dem Textfeld im Bereich Name die Bezeichnung name und stellen im Bereich Breite (in Zeichen) den Wert 50 ein.

Einfaches Web erstellen

Hinweis

Gut zu wissen Vermeiden Sie im Bereich Name Eingaben mit Leer- oder Sonderzeichen. Je nach sp'terem Verwendungszweck k)nnen diese Eingaben zu Kollisionen f-hren.

3

Legen Sie anschließend erweiterte Einstellungen fest, indem Sie das dazugehDrige Dialogfeld +ber die Schaltflche G%ltigkeit Dffnen. Markieren Sie im Bereich Textformat die Kontrollkstchen Buchstaben und Leerraum. Sie gewhrleisten mit dieser Einstellung, dass der Benutzer keine Zahlenwerte als Namen eingeben kann. Um die Lnge des eingegebenen Namens zu beschrnken, geben Sie im Bereich Datenl8nge den Wert 50 f+r die maximale Lnge ein. Abb. 5.103 G-ltigkeitspr-fung f-r ein Textfeld

4

Um spter eine erleichterte Datenauswertung zu gewhrleisten, nehmen Sie nun noch die Einstellungen f+r die Optionsfelder vor. Markieren Sie das Optionsfeld m8nnlich und Dffnen Sie das Dialogfeld Optionsfeldeigenschaften. Geben Sie in den Bereich Wert den Text m8nnlich ein. 595

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.104 Formularfeldeigenschaften eines Optionsfeldes

5

Wiederholen Sie den Vorgang f+r das Optionsfeld weiblich und geben Sie als Wert weiblich ein.

6

Zuletzt nehmen Sie noch die Einstellungen f+r den Textbereich vor. Markieren Sie das Element und Dffnen Sie das Kontextmen+ Formularfeldeigenschaften.

7

Tragen Sie im Bereich Name den Wert Informationen ein, um die Inhalte in der spteren Auswertung eindeutig identifizieren zu kDnnen. Geben Sie in den Bereich Anfangswert einen Text ein, der den Besucher zur Eingabe seiner Informationen auffordert. Stellen Sie die Breite auf 70 Zeichen ein. Der Bereich Anzahl der Zeilen gibt die HDhe des Textbereichs in Zeilen an. Stellen Sie den Wert auf 10.

Abb. 5.105 Formularfeldeigenschaften eines Textbereichs

Als Ergebnis erhalten Sie in der Browservorschau ein ansehnliches Formular, das den Nutzer selbsterklrend begleitet.

596

Einfaches Web erstellen

Abb. 5.106 Fertiges Formular in der Browservorschau

Formulareigenschaften bearbeiten Ihre Formularfelder sind nun f+r die Eingabe der Daten vorbereitet. Unabhngig von den einzelnen Elementen m+ssen Sie FrontPage noch mitteilen, was letztlich mit den Daten geschehen soll. Im folgenden Beispiel werden Sie erfahren, wie Sie die Formulardaten in einer Datei speichern kDnnen, um diese z.B. in einer Tabellenkalkulation oder einer Datenbank weiterverarbeiten zu kDnnen. Um die notwendigen Einstellungen vorzunehmen, m+ssen Sie in das Dialogfeld Formulareigenschaften wechseln. 1

Setzen Sie dazu die Einf+gemarke in den Bereich des Formulars und rufen Sie +ber das Kontextmen+ den Befehl Formulareigenschaften auf. Abb. 5.107 Kontextmen-: Formulareigenschaften

597

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

2

Das Dialogfeld Formulareigenschaften erscheint. Geben Sie im Bereich Ergebnisse Speichern>Dateiname den Dateinamen info-benutzer.csv ein. /ndern Sie anschließend im Bereich Formulareigenschaften>Formularname die Bezeichnung auf Benutzerinformationen.

Abb. 5.108 Dialogfeld Formulareigenschaften

Hinweis

Gut zu wissen Sie k)nnen als Ziel auch eine E-Mail-Adresse oder eine Datenbank angeben. Wenn auf Ihrem Server die FrontPage-Servererweiterungen nicht zur Verf-gung stehen, m-ssen Sie die Einstellung Andere Empfnger w'hlen. Weitere Eingaben erfragen Sie bei Ihrem Provider.

3

598

Wenn Sie mit dem Formular Werte speichern mDchten, die nicht vom Nutzer eingegeben werden sollen, klicken Sie auf die Schaltflche Erweitert. Im vorliegenden Beispiel speichern Sie den Wert Januar, der Ihnen die Auswertung in einer Datenbank spter erheblich erleichtert. Klicken Sie dazu auf die Schaltflche Hinzuf%gen. Benennen Sie das unsichtbare Formularfeld und geben Sie einen Wert vor.

Einfaches Web erstellen

Abb. 5.109 Unsichtbares Formularfeld einf-gen

Nachdem der Nutzer das Formular ausgef+llt und die Schaltflche Absenden aktiviert hat, werden die Daten zuk+nftig in der angegebenen Datei im Ordner _private gespeichert. 4

Weitere Optionen kDnnen Sie einstellen, indem Sie im Dialogfeld Formulareigenschaften die Schaltflche Optionen bettigen. Iffnen Sie die Registerkarte Best8tigungsseite und klicken Sie im Bereich URL der Best8tigungsseite auf die Schaltflche Durchsuchen. Whlen Sie als Ziel die Datei formular-bestaetigung.htm aus. Zur Mbernahme der Einstellungen klicken Sie auf OK.

Abb. 5.110 Dialogfeld Optionen der Formulareigenschaften

Neben der Besttigungsseite kDnnen Sie auf den einzelnen Registerkarten noch folgende wichtige Einstellungen vornehmen: 599

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Trennzeichen zum Speichern der Daten Optionale zweite Datei, in der die Daten gespeichert werden sollen (z.B. als Sicherungskopie) E-Mail-Adresse zur Weiterleitung der Daten und deren Einstellungen (Format, Betreffzeile etc.) Angabe der Felder, die gespeichert werden sollen Sie kDnnen nun Ihr Formular testen. Um dessen Funktionalitt nutzen zu kDnnen, muss das Web jedoch zuerst auf einem Webserver verDffentlicht werden, der mit den FrontPage-Servererweiterungen ausgestattet ist. Wenn Sie auf Ihrem Rechner einen Webserver installiert haben, kann ein lokaler Test erfolgen. Sind Sie sich sicher, dass alle Einstellungen korrekt vorgenommen wurden, ist aber auch die direkte VerDffentlichung auf Ihrem Webserver im Internet mDglich. Testen Sie nun Ihr Formular und geben Sie Daten in die entsprechenden Felder ein. Nachdem Sie die Schaltflche Absenden aktiviert haben, erscheint Ihre Besttigungsseite. Zustzlich zum vorgegebenen Text enthlt die Seite noch einmal alle eingegebenen Daten Ihres Formulars.

Abb. 5.111 Besttigungsseite im Browser

600

Einfaches Web erstellen

Um auf die Daten zuzugreifen, kopieren Sie die Datei, in der die Daten gespeichert wurden, auf Ihren lokalen Rechner. Wenn Sie das Web auf einem Microsoft Internet Information Server lokal verDffentlicht haben, finden Sie die Datei im Ordner: Laufwerk:\Inetpub\wwwroot\WebmitFrames\_private\

Abb. 5.112 Speicherort der Datei info-benutzer.csv

Tipp

Probieren geht ber Studieren – Datenimport in Access Bevor Sie die Daten Ihrer Benutzer in einer Datei sammeln, sollten Sie einige Beispieldatens'tze eingeben und diese in Ihre Auswertungs-Software importieren (z.B. Excel, Access). Sie stellen damit sicher, dass die Daten auch wirklich weiterverwendet werden k)nnen. Bei Access treten z.B. Schwierigkeiten auf, wenn die Datens'tze per Kommata getrennt werden und vom Benutzer w'hrend der Eingabe ebenfalls Kommata verwendet werden. Stellen Sie in diesem Fall ein alternatives Trennzeichen in den Formulareigenschaften ein.

601

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Web mit Zusatzfunktionen versehen FrontPage bietet Ihnen neben der allgemeinen Funktionalitt eines Webeditors auch Funktionen an, die normalerweise einen zeitraubenden Programmieraufwand erfordern. Diese Zusatzfunktionen werden in FrontPage als WebBots bezeichnet. Im folgenden Abschnitt werden Sie eine Reihe dieser Komponenten nher kennen lernen und auf Besonderheiten beim Einsatz hingewiesen. Bedenken Sie jedoch, dass die meisten WebBots nur bei installierten FrontPage-Servererweiterungen funktionst+chtig sind. Falls Ihr Provider diese Funktion nicht unterst+tzt, kDnnen Sie das hier verwendete Demo-Web auf Ihrem Server installieren und testen, welche Komponenten trotzdem lauffhig sind.

Hinweis CD: WebmitWebbots.zip

Sie finden das Web auf der CD-ROM in der Datei WebmitWebbots.zip. Kopieren Sie Datei auf Ihrer Festplatte in einen freien Ordner und entpacken Sie deren Inhalt mit Hilfe der Freeware Powerarchiver (ebenfalls auf der CD-ROM verf+gbar).

Besonderheiten der WebBots FrontPage bietet mit den WebBots Komponenten an, die Ihnen den Einbau verschiedener Funktionen in Ihrer Webseite erleichtern. MDchten Sie beispielsweise einen Seitenzhler auf Ihrer Webseite prsentieren, so bedarf es dazu eines kleinen Programms auf dem Server. Je nach verwendetem Provider sind diese Zusatzkomponenten bereits auf dem Server enthalten. Die Einrichtung innerhalb der Webseite muss jedoch manuell erfolgen, indem der notwendige Quellcode in der Seite platziert wird. FrontPage nimmt Ihnen diese Arbeit mit fertig vorkonfigurierten Komponenten ab, die bereits whrend der Erstellungsphase getestet werden kDnnen.

Tipp

Provider-seitige Unterst tzung ist erforderlich Informieren Sie sich vorher bei Ihrem Provider, ob die FrontPage-Komponenten unterst-tzt werden. Fragen Sie daf-r gezielt nach den Frontpage-Servererweiterungen und geben Sie auch die Version Ihres Frontpage-Pakets mit an (Frontpage 98, 2000, XP). Eventuell m-ssen die Erweiterungen erst f-r Sie freigeschaltet werden. Falls Ihnen die Einrichtung zu teuer ist, k)nnen Sie auch problemlos mit kostenlosen Komponenten arbeiten, die auf einem Fremdserver gehostet werden. Eine große Anzahl von Anbietern finden Sie auf einschl'gigen Seiten im Internet, z.B. www.kostenlos.de. 602

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Datum und Uhrzeit einf gen Eine der hufigsten und gleichzeitig lstigsten Aufgaben bei der Wartung von Webseiten besteht in der Aktualisierung des Datums. Suchmaschinen verwenden diesen Wert als Parameter zur Einstufung Ihrer Seiten. Wird die Seite hufig aktualisiert und dies durch Angabe des Datums kenntlich gemacht, wird Ihre Seite auch hufiger von den Suchrobotern besucht werden. Die Komponente Datum und Uhrzeit nimmt Ihnen diese Arbeit ab, indem sie das Datum nach jeder /nderung der Seiteninhalte aktualisiert. 1

Legen Sie eine neue Datei mit der Bezeichnung datum.htm an.

2

Setzen Sie die Einf+gemarke an die Stelle innerhalb Ihrer Seite, an der spter das Datum erscheinen soll.

3

Whlen Sie in der Men+leiste den Befehl Einf%gen>Datum und Uhrzeit. Das Dialogfeld Datum und Uhrzeit erscheint. Sie kDnnen nun einstellen, ob beide Werte oder nur jeweils einer der beiden angezeigt werden soll. Im Bereich Anzeige kDnnen Sie festlegen, ob die Aktualisierung nur nach einer Bearbeitung der Seite stattfindet (erstes Optionsfeld) oder auch bei Aktualisierung +bergeordneter Seiten (zweites Optionsfeld). Abb. 5.113 Datum und Uhrzeit automatisch einf-gen

4

Besttigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf OK. Innerhalb Ihrer Seite erscheint daraufhin das aktuelle Tagesdatum und die Uhrzeit. Dass es sich dabei nicht um einen einfachen Text handelt, erkennen Sie, wenn Sie mit dem Mauszeiger +ber das Feld fahren. Ein kleines Symbol in Form einer Seite erscheint, das auf einen Feldinhalt hinweist. Abb. 5.114 Mauszeiger -ber einem automatischen Datumsfeld

603

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Datenbank anbinden Eine der zukunftstrchtigsten Komponenten finden Sie in FrontPage mit dem Datenbank-Assistenten. Mit seiner Hilfe kDnnen Sie Datenbanken an Ihre Webseite anbinden und somit dem Besucher dynamische Inhalte zur Verf+gung stellen. Im Extremfall kann mit dieser MDglichkeit die vollstndige Webseite verwaltet werden – von der Navigationsleiste bis hin zum Seiteninhalt. Damit Sie Datenbanken einsetzen kDnnen, bedarf es aber einiger Voraussetzungen: 1

Ihr Provider muss das verwendete Datenbankformat unterst+tzen.

2

Das Verzeichnis der Datenbank muss zum Schreiben freigegeben sein, um neue Eintrge vornehmen zu kDnnen.

3

Der Provider muss die von Ihnen verwendete Skriptsprache zur Datenbankanbindung unterst+tzen.

Wenn Sie auf Ihrem Rechner einen eigenen Webserver besitzen, kDnnen Sie die Funktionalitt auch zu Hause testen. Unter Windows NT und 2000 benDtigen Sie dazu den Internet Information Server. F+r Windows 95 und 98 steht der Personal Webserver kostenlos zur Verf+gung. Standardmßig verwendet FrontPage zur Abfrage von Datenbankeintrgen die Sprache ASP (Active Server Pages).

604

1

Erstellen Sie eine neue Datei mit dem Namen datenbank.asp. Achten Sie darauf, dass die Dateiendung unbedingt .asp lautet und nicht .htm oder .html. Andernfalls kann Ihre Webseite keine Verbindung zur Datenbank aufnehmen!

2

Whlen Sie in der Men+leiste den Befehl Einf%gen>Datenbank>Ergebnisse. Das Dialogfenster des Datenbank-Assistenten Dffnet sich. Um einen ersten Test durchzuf+hren, sollten Sie zunchst eine Verbindung mit der Demo-Datenbank Nordwind.mdb herstellen. Besttigen Sie dazu die Voreinstellung und klicken Sie auf die Schaltflche Weiter.

3

Whlen Sie im nchsten Dialogfeld im Bereich Datensatzquelle die Tabelle Artikel aus und besttigen Sie mit Weiter.

4

Sie gelangen zum Dialogfeld Weitere Optionen. Klicken Sie auf die Schaltflche Sortierung, um weitere Einstellungen vorzunehmen.

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Abb. 5.115 Datenbank auswhlen

Abb. 5.116 Tabelle auswhlen

Abb. 5.117 Optionen bestimmen

605

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

5

Whlen Sie in der linken Spalte das Feld Artikelname aus und +bernehmen Sie das Feld durch einen Klick auf die Schaltflche Hinzuf%gen in den Bereich Sortierreihenfolge.

6

Im nchsten Dialogfeld kDnnen Sie die Formatierungsoptionen in Bezug auf die Tabelle vornehmen. Belassen Sie es vorlufig bei den Einstellungen und besttigen Sie mit Weiter.

Abb. 5.118 Nach Artikelname sortieren

Abb. 5.119 Tabelle formatieren

7

606

Im letzten Schritt legen Sie fest, wie viele Datenstze gleichzeitig angezeigt werden sollen. Belassen Sie es bei der Voreinstellung. Besttigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf die Schaltflche Fertig stellen.

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Abb. 5.120 Anzahl der Datenstze angeben

Tipp

Achtung Vermeiden Sie die Einstellung Alle Datenstze zusammen anzeigen. Beinhaltet die Datenbank eine große Anzahl von Datens'tzen, kann der Seitenaufbau mehrere Minuten in Anspruch nehmen. In der Konsequenz bricht der Besucher die Anzeige ab, da er mit einem Fehler rechnen wird.

Im Anzeigefenster von FrontPage erscheint die Tabelle mit den notwendigen Eintrgen. Wenn Sie mDchten, kDnnen Sie diese Felder wie gewohnt formatieren.

Abb. 5.121 Ansicht der Datenbankabfrage in FrontPage

607

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Um die Anzeige mit Datenstzen zu f+llen, m+ssen Sie die Seite zuerst auf dem Webserver verDffentlichen. Im Gegensatz zu Dateien mit der Endung .htm kDnnen ASP-Dateien nicht lokal aufgerufen und angezeigt werden.

Tipp

Zieladresse definieren Sie m-ssen demnach in jedem Fall im Browser als Zieladresse http://localhost/ihrverzeichnis/dateiname.asp angeben und nicht den absoluten Pfad c:\inetpub\wwwroot\ihrverzeichnis\dateiname.asp.

Abb. 5.122 Datenbankabfrage im Browser

ODBC-Quelle einrichten Wenn Sie bereits eine eigene Datenbank erstellt haben, kDnnen Sie auch diese zur Abfrage verwenden. Um die Verbindung zwischen der ASP-Seite und der Datenbank herzustellen, benDtigen Sie jedoch eine Schnittstelle, die der Kommunikation zwischen Internetseite und Datenbank dient. Grundstzlich stehen Ihnen dabei zwei verschiedene Methoden zur Verf+gung. Wenn Sie Ihre Datenbank auf verschiedenen Servern einsetzen mDchten, kDnnen Sie eine so genannte DSN-lose-Verbindung erstellen. 608

Web mit Zusatzfunktionen versehen

FrontPage richtet die notwendigen Verbindungsparameter (Angabe des Treibers etc.) innerhalb des Quelltextes automatisch ein. Der Nachteil dieser Methode besteht in einer gewissen Geschwindigkeitseinbuße, die jedoch bei kleineren Datenbanken vernachlssigt werden kann. Um eine DSN-lose Verbindung zu erstellen, m+ssen Sie zuerst die gew+nschte Datenbank in einen Ordner Ihres Webs kopieren. Im Demo-Web befindet sich die Datei Vertriebsmitarbeiter8.mdb im Ordner Datenbank. 1

Erstellen Sie eine neue Datei mit dem Namen datenbank-vertriebsmitarbeiterdsnlos.asp.

2

Whlen Sie anschließend in der Men+leiste den Befehl Einf%gen>Datenbank>Ergebnisse und aktivieren Sie das Optionsfeld Neue Datenbankverbindung verwenden. Klicken Sie anschließend auf die Schaltflche Erstellen.

3

Whlen Sie im Dialogfeld Webeinstellungen auf der Registerkarte Datenbank die Schaltflche Hinzuf%gen.

4

Geben Sie der Datenbank einen Namen und belassen Sie als Verbindungstyp Datei oder Ordner im aktuellen Web. Klicken Sie auf die Schaltflche Durchsuchen und whlen Sie die Datenbank aus. Besttigen Sie Ihre Eingaben mit zweimaligen Klick auf OK. Abb. 5.123 DSN-lose-Verbindung festlegen

5

Die folgenden Schritte entsprechen denen des vorherigen Abschnitts.

Wenn Sie die MDglichkeit haben, eine System-DSN durch Ihren Provider eintragen zu lassen, sollten Sie dies gegebenenfalls in Anspruch nehmen. Damit die Datenbank auch auf dem lokalen Server angezeigt werden kann, m+ssen Sie lokal ebenfalls eine System-DSN festlegen. Dabei spielt es keine Rolle, wo sich die Datenbank befindet, d.h., die Datenbank kann auch in einem Verzeichnis außerhalb des Webs gespeichert sein. Zum 609

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Geschwindigkeitsvorteil gesellt sich also der Vorteil einer erhDhten Sicherheit, da die Datenbank nicht einmal mehr physisch auf dem Webserver im Verzeichnis der Webseite liegen muss.

Hinweis

Gut zu wissen In einer System-DSN werden Informationen dar-ber gespeichert, wie Verbindungen zu Datenquellen/-Providern auf dem Rechner hergestellt werden.

Wenn Sie mit dieser Variante arbeiten mDchten, m+ssen Sie zuerst die Schreibberechtigung f+r den Webbenutzer freigeben. Aus Sicherheitsgr+nden ist dies normalerweise nicht der Fall. Iffnen Sie dazu den Windows-Explorer und wechseln Sie in das Verzeichnis der Datenbank. Markieren Sie die Datenbank durch einfachen Klick mit dem Mauszeiger und Dffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmen+. Whlen Sie den Befehl Eigenschaften aus und wechseln Sie zur Registerkarte Sicherheitseinstellungen. F+gen Sie gegebenenfalls das Internetgastkonto IUSR_Rechnername hinzu und erlauben Sie zu Demozwecken den Vollzugriff.

Abb. 5.124 Sicherheitseinstellungen des Verzeichnisses einstellen

610

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Tipp

Achtung! Bevor Sie mit Ihrem Rechner wieder ins Internet gehen, sollten Sie die Zugriffsrechte des Internetgastkontos wieder deaktivieren. Alternativ k)nnen Sie auch Ihren Webserver deaktivieren, um unerlaubte Zugriffe zu vermeiden.

Die notwendigen Vorbereitungen zur Einrichtung einer System-DSN sind nun getroffen, so dass Sie mit deren Einrichtung beginnen kDnnen. 1

Um auf dem lokalen Rechner eine System-DSN anzulegen, Dffnen Sie in der Windows-Startleiste den Befehl Start>Einstellungen>Systemsteuerung>Verwaltung>Datenquellen (ODBC). Unter Windows 95/98/NT finden Sie diesen Eintrag direkt in der Systemsteuerung.

2

Whlen Sie den entsprechenden Treiber aus. Im Beispiel handelt es sich um eine Access-Datenbank. Besttigen Sie anschließend Ihre Auswahl mit einem Klick auf die Schaltflche Fertig stellen. Abb. 5.125 Treiber auswhlen

3

Wechseln Sie zur Registerkarte System-DSN und klicken Sie auf die Schaltflche Hinzuf%gen. Das Dialogfeld ODBC Microsoft Access Setup erscheint. Geben Sie einen Datenquellnamen ein und optional einen beschreibenden Text. 611

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.126 Datenquellparameter einstellen

4

Um die Datenquelle zu bestimmen, klicken Sie auf die Schaltflche Ausw8hlen. Wechseln Sie im Bereich Verzeichnisse zum Ablageordner der Datenbank und whlen Sie anschließend im Bereich Datenbankname die Datenbank durch Markieren mit dem Mauszeiger aus. Besttigen Sie Ihre Eingaben mit zweifachem Klick auf die Schaltflche OK.

Abb. 5.127 Datenquelle auswhlen

Die Datenbank wurde damit im System registriert und steht ab jetzt allen Anwendungen zur Verf+gung. Wechseln Sie zur+ck zu FrontPage und erstellen Sie eine neue Seite zum Testen der Datenbankverbindung.

612

1

Whlen Sie in der Men+leiste den Befehl Einf%gen>Datenbank>Ereignisse aus und aktivieren Sie das Optionsfeld Neue Datenbankverbindung verwenden. Klicken Sie anschließend auf die Schaltflche Erstellen.

2

Whlen Sie im Dialogfeld Neue Datenbankverbindung als Verbindungstyp die Option Systemdatenquelle auf dem Webserver aus.

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Abb. 5.128 System-DSN als Datenquelle festlegen

Hinweis

Gut zu wissen Da Sie Ihr Web sp'ter wahrscheinlich auf einem externen Host speichern werden, muss die Bezeichnung der dortigen System-DSN mit der Bezeichnung auf dem lokalen Rechner -bereinstimmen. Damit die Daten nicht in Vergessenheit geraten, sollten Sie sich diese in einer gesonderten Textdatei notieren.

3

Klicken Sie anschließend auf die Schaltflche Durchsuchen. Das Dialogfeld zeigt Ihnen alle aktiven System-DSNs auf. Whlen Sie die von Ihnen erstellte Datenbank VertriebsmitarbeiterDSN aus und besttigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf OK. Abb. 5.129 Systemdatenquelle auswhlen

613

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Im weiteren Verlauf kDnnen Sie wie gewohnt fortfahren.

Inhaltsverzeichnis erstellen Gute Homepage-Betreiber bieten dem Besucher nicht nur eine Navigationsleiste an, sondern auch ein Inhaltsverzeichnis, mit dem der direkte Zugriff auch auf tiefer verschachtelte Seiten ermDglicht wird. Inhaltsverzeichnisse kennen Sie aus jedem Buch. Die Mberschriften der einzelnen Kapitel werden dabei zusammengestellt und ermDglichen einen schnellen Mberblick. FrontPage macht sich dabei die Eigenschaften der Ansicht Navigation zunutze. Bevor Sie also ein Inhaltsverzeichnis erstellen kDnnen, m+ssen Sie zunchst +ber eine Startseite verf+gen und die Seiten in der Ansicht Navigation miteinander verbinden.

Abb. 5.130 Inhaltsverzeichnis einf-gen

614

1

Erstellen Sie eine neue Seite und weisen Sie ihr den Namen inhaltsverzeichnis.htm zu. F+gen Sie die Seite ebenfalls in der Ansicht Navigation hinzu, so dass sie automatisch in der Navigationsleiste angezeigt wird.

2

Setzen Sie die Einf+gemarke in die Seite und whlen Sie in der Men+leiste den Befehl Einf%gen>Webkomponenten.

3

Das Dialogfeld Webkomponente einf%gen Dffnet sich. Whlen Sie im Bereich Komponententyp die Option Inhaltsverzeichnis aus. Im Bereich Inhaltsverzeichnis w8hlen muss die Option F%r diese Webseite markiert sein. Besttigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf die Schaltflche Fertig stellen.

Web mit Zusatzfunktionen versehen

4

Das Dialogfenster Inhaltsverzeichniseigenschaften Dffnet sich. Achten Sie darauf, dass im Bereich URL der Startseite die richtige Datei ausgewhlt ist.

5

Um sicherzustellen, dass auch neue Seiten in das Inhaltsverzeichnis mit aufgenommen werden, aktivieren Sie das Kontrollkstchen Inhaltsverzeichnis bei jeder Seitenbearbeitung aktualisieren. Besttigen Sie Ihre Eingabe mit OK. Abb. 5.131 Eigenschaften des Inhaltsverzeichnisses bearbeiten

6

Stellen Sie sicher, dass im Bereich Ansichten Navigation die Seite Inhaltsverzeichnis mit eingetragen ist, damit diese vom Nutzer aufgerufen werden kann.

Abb. 5.132 Verkn-pfung in Navigationsleiste

Sie sehen nun in der Ansicht Normal Ihre Komponente zur Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses. Whrend der Bearbeitung mit FrontPage werden an deren Stelle ausschließlich Platzhaltertexte angezeigt. Erst nach der VerDffentlichung Ihres Webs werden die Platzhalter durch Hyperlinks ersetzt.

615

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.133 Inhaltsverzeichnis in FrontPage

Abb. 5.134 Inhaltsverzeichnis nach der Ver.ffentlichung

Inhaltsverzeichnis anhand von Seitenkategorien Neben der Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses, das alle Dateien einer Seite auflistet, kDnnen Sie auch mit Hilfe der Seitenkategorien gezielte Kataloge zusammenstellen. Ihr Besucher erhlt dadurch eine reduzierte Auswahl, die alle thematisch zusammengehDrenden Seiten auflistet. Um die Funktion zu nutzen, m+ssen Sie vorher Ihre Seite einer oder mehreren Kategorien zugeordnet haben. Sie erreichen dies, indem Sie in einer geDffneten Seite +ber das Kontextmen+ den Befehl Seiteneigenschaften aufrufen und im erscheinenden Dialogfeld auf der Registerkarte Arbeitsgruppe die gew+nschten Kategorien zuordnen. Um ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen, das auf den Seitenkategorien basiert, Dffnen Sie eine neue Datei. 616

Web mit Zusatzfunktionen versehen

1

Whlen Sie in der Men+leiste den Befehl Einf%gen>Webkomponente und aktivieren Sie den Komponententyp Inhaltsverzeichnis. Markieren Sie im rechten Fenster die Option Basierend auf Seitenkategorie. Besttigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf Fertig stellen. Abb. 5.135 Inhaltsverzeichnis mit Seitenkategorien

2

Im sich anschließend Dffnenden Dialogfenster whlen Sie eine oder mehrere Kategorien aus, die mit in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden sollen. Besttigen Sie mit einem Klick auf OK.

Abb. 5.136 Kategorien f-r das Inhaltsverzeichnis auswhlen

Anstatt alle Seiten im Inhaltsverzeichnis aufzulisten, werden im Beispiel nur noch die Dateien mit der Kennzeichnung Gesch8ftlich aufgef+hrt. 617

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Zugriffsz"hler einbinden Unabhngig davon, ob Ihre Webseite geschftliche oder private Inhalte an den Besucher weitergibt: F+r den Autor ist es sinnvoll, zu wissen, wie viele Besucher sein Angebot wahrnehmen, sei es, um innerhalb eines Marketingkonzepts Entscheidungen zum verf+gbaren Budget zu treffen, oder sei es, um zu erfahren, ob die Pflege einer Webseite +berhaupt der M+he wert ist. Ein Zugriffszhler auf der Startseite ermDglicht die hierf+r notwendige quantitative Erfassung der Besucherzahlen. Da es sich hierbei um eine der meistgenutzten Komponenten handelt, sei an dieser Stelle noch einmal darauf hingewiesen, dass zu deren Nutzung die FrontPage-Servererweiterungen installiert sein m+ssen. Iffnen Sie nun die Datei index.htm und platzieren Sie den Cursor an einer freien Stelle. 1

Iffnen Sie in der Men+leiste den Befehl Einf%gen>Webkomponenten. Das Dialogfeld erscheint. Whlen Sie in der linken Spalte die Option Zugriffsz8hler aus und markieren Sie in der rechten Spalte ein passendes Layout. Abb. 5.137 Zugriffszhler hinzuf-gen

2

618

Das Dialogfeld Eigenschaften des Zugriffsz8hlers Dffnet sich. Sie kDnnen an dieser Stelle noch einmal das Layout ndern. Bei Bedarf kDnnen Sie einen Startwert eingeben und die Anzahl der anzuzeigenden Stellen festlegen. Besttigen Sie danach Ihre Eingabe mit einem Klick auf OK.

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Abb. 5.138 Eigenschaften des Zugriffszhlers

Innerhalb von FrontPage sehen Sie nun einen Platzhalter mit der Bezeichnung Hit Counter.

Abb. 5.139 Zugriffszhler in FrontPage

Erst nachdem die Seite auf dem Webserver verDffentlicht wurde, beginnt der Zhler seine Arbeit und zeigt Ihnen jeden neuen Besuch an.

619

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.140 Zugriffszhler auf der Webseite

Websuche erstellen Suchmaschinen im Internet sind wie das Salz in der Suppe. Ohne die Hilfe dieser mchtigen Werkzeuge w+rde die Informationsvielfalt keinem Surfer zur Verf+gung stehen. Grundlage einer gut durchsuchbaren Seite ist eine ausgereifte Navigation, die mit selbsterklrenden Bezeichnungen arbeitet. Ein Inhaltsverzeichnis erweitert die Mbersichtlichkeit und fasst alle Dateien auf einer Seite zusammen. Eine Websuche bietet dem Nutzer aber noch mehr. So kDnnen nicht nur die Titel, sondern auch die Inhalte selbst nach Schlagworten durchsucht werden; unabhngig davon, ob diese mit dem Titel der Seite in Beziehung stehen oder nicht. Um die Suchfunktion in Ihr Web zu integrieren, bietet es sich an, diese in eine neue Datei zu verlagern. So kDnnen Sie auch noch eventuelle Erklrungen hinzuf+gen, und die Ergebnisse finden ausreichend Platz zur Anzeige. Erstellen Sie jetzt eine neue Datei mit dem Namen suche.htm und f+gen Sie diese der Navigationsansicht hinzu.

620

1

Whlen Sie in der Men+leiste den Befehl Einf%gen>Webkomponente. Im Dialogfenster markieren Sie als Komponententyp Websuche und besttigen Ihre Eingabe mit einem Klick auf OK.

2

Das Dialogfeld Suchformulareigenschaften Dffnet sich. Auf der Registerkarte Suchformulareigenschaften kDnnen Sie die Eigenschaften des Formulars nach Wunsch einstellen.

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Abb. 5.141 Websuche einf-gen

Abb. 5.142 Suchformular einstellen

3

Wechseln Sie anschließend zur Registerkarte Suchergebnisse. Aktivieren Sie im Bereich Anzeigeoptionen alle Kontrollkstchen, um die Zusatzdaten zu den gefundenen Dateien anzuzeigen. Besttigen Sie danach Ihre Eingaben mit einem Klick auf OK.

621

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.143 Suchergebnisse einstellen

Im Bearbeitungsfenster erscheint das Suchformular.

Abb. 5.144 Suchformular in FrontPage

Indizierung aktivieren Bevor Sie das Suchformular letztlich nutzen kDnnen, m+ssen Sie noch festlegen, welche Suchmethode verwendet werden soll. FrontPage bringt eine eigene Suchfunktion mit, die standardmßig aktiviert ist. Leistungsstrker ist jedoch der Indexdienst von Microsoft, der in vielen Fllen zur Verf+gung steht. Um den Indexdienst auf Ihre Webseite anzuwenden, f+hren Sie in Windows 2000 in der Startleiste den Befehl Start>Einstellungen>Systemsteuerung>Verwaltung> Computerverwaltung aus. 622

Web mit Zusatzfunktionen versehen

1

Wechseln Sie in der Struktur zu Computerverwaltung>Dienste und Anwendungen>Indexdienst und Dffnen Sie den Ordner Web\Verzeichnisse. Abb. 5.145 Der Ordner Web\Verzeichnisse

2

Markieren Sie den Ordner Verzeichnisse und Dffnen Sie das Kontextmen+. Whlen Sie den Befehl Neu>Verzeichnis aus.

3

Suchen Sie im Bereich Pfad nach dem Verzeichnis, in dem Sie Ihre Webseite verDffentlicht haben. Geben Sie anschließend im Bereich Alias einen alternativen Namen ein. Stellen Sie sicher, dass im Bereich Indexaufnahme das Optionsfeld Ja aktiviert wurde und besttigen Sie Ihre Eingaben mit OK.

Abb. 5.146 Verzeichnis in den Index aufnehmen

623

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Je nach Grundeinstellung des Indexdienstes kann es mehrere Minuten dauern, bis Ihre Seiten indiziert wurden und eine Suchanfrage mDglich ist. Um den Indexdienst in Ihrer Websuche zu nutzen, m+ssen Sie noch eine Einstellung im Quellcode vornehmen. Standardmßig durchsucht FrontPage nmlich die Webseiten mit einer internen Komponente und greift nicht auf den Indexserver von Windows zu. 1

Iffnen Sie Ihr Suchformular in FrontPage.

2

Wechseln Sie zur Anzeige HTML.

3

Suchen Sie nach dem Wort b-useindexserver und stellen Sie den Wert zwischen den Anf+hrungszeichen auf 1.

4

VerDffentlichen Sie anschließend Ihr Web auf dem Server.

Wenn Sie alle Schritte befolgt haben, sollten Sie nun beim Aufruf der Seite und nach der Eingabe eines Suchwortes folgende Ansicht erhalten:

Abb. 5.147 Suchergebnisse im Formular

Um Suchanfragen, die alle Seiten anzeigen, zu verbieten, sperrt FrontPage die Abfrage nach einzelnen Buchstaben und festgelegten AusschlusswDrtern, wie z.B. "und", "bitte" etc. Eine Suchanfrage nach diesen Begriffen w+rde den Besucher auf eine Seite mit folgendem Hinweis weiterleiten: 624

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Abb. 5.148 Ergebnis einer Suche mit ignoriertem Wort

Top-Listen erstellen Top-Listen stellen ein neues Feature in FrontPage XP dar. Mit Hilfe dieser Komponente kDnnen Sie Kennzahlen zur Benutzung Ihrer Homepage auch Besuchern zur Verf+gung stellen. Folgende Daten kDnnen dabei erfasst und angezeigt werden: Besuchte Seiten in Ihrem Web Verweisende Domnen Verweisende URLs Suchbegriffe Besucher Verwendete Betriebssysteme Verwendete Browser Erstellen Sie nun eine neue Seite und speichern Sie die Datei unter dem Namen topliste.htm. 1

Whlen Sie in der Men+leiste den Befehl Einf%gen>Webkomponente. Markieren Sie im Dialogfeld den Komponententyp Top-10-Liste und whlen Sie im Bereich Verwendungsliste w8hlen die Option Besuchte Seiten aus.

2

Whlen Sie im folgenden Dialogfeld das Layout Ihrer Liste aus und geben Sie der Seite einen aussagekrftigen Titel.

Nachdem die Seite auf dem Webserver verDffentlicht wurde, beginnt die Datenerfassung. Wenn Sie die Daten den Besuchern nicht zugnglich machen wollen, vermeiden Sie die Aufnahme der Seite in der Navigationsansicht. 625

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.149 Top-Liste erstellen

Abb. 5.150 Eigenschaften der Top-10-Liste

Dynamische Effekte Bei dynamischen Effekten handelt es sich in FrontPage um Komponenten, die whrend der Anzeige aktiv werden. Sie bringen damit ein wenig mehr Leben in das Web. Bedenken Sie aber beim Einsatz solcher Komponenten, dass diese den Besucher auch irritieren kDnnen. Setzen Sie sie daher mit Bedacht ein.

Hoverschaltfl"che Hoverschaltflchen werden in der Regel als Navigationselemente eingesetzt. Im Gegensatz zu einer normalen Grafik, die mit einem Hyperlink hinterlegt ist, wechselt eine Hoverschaltflche ihr Aussehen, sobald eine Aktion erfolgt. 626

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Legen Sie nun eine neue Datei mit dem Namen dynamische_elemente.htm an. 1

Whlen Sie in der Men+leiste den Befehl Einf%gen>Webkomponente. Markieren Sie im Bereich Komponententyp die Option Dynamische Effekte und whlen Sie im rechten Fenster Hoverschaltfl8che aus. Besttigen Sie Ihre Eingabe mit OK. Abb. 5.151 Hoverschaltflche einf-gen

2

Im Dialogfeld Hoverschaltfl8chen-Eigenschaften kDnnen Sie das Aussehen festlegen. Tragen Sie einen Schaltflchentext ein und geben Sie die Ziel-URL an. Legen Sie anschließend die Farben und GrDßenangaben fest und besttigen Sie mit einem Klick auf OK.

Abb. 5.152 Hoverschaltflchen-Eigenschaften festlegen

Ihre Schaltflche ist nun sofort einsatzbereit. Da es sich bei dieser Komponente um reine Grafiken handelt, kDnnen Sie sie auch auf einem Server einsetzen, der nicht +ber die FrontPage-Servererweiterungen verf+gt. 627

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Laufschrift Laufschriften sind Texte, die auf einer Internetseite in Bewegung sind. Um Ihrer Seite eine Laufschrift hinzuzuf+gen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1

Whlen Sie in der Men+leiste den Befehl Einf%gen>Webkomponente. Markieren Sie im Bereich Komponententyp die Option Dynamische Effekte und whlen Sie im rechten Fenster die Option Laufschrift aus. Besttigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

2

Im sich Dffnenden Dialogfenster geben Sie im Bereich Text den Inhalt der Anzeige vor. Stellen Sie im Bereich Verhalten ein, in welcher Form die Laufschrift animiert werden soll. Legen Sie die restlichen Parameter nach Wunsch fest.

Abb. 5.153 Einstellen der Eigenschaften einer Laufschrift

Um die Laufschrift in Aktion zu sehen, wechseln Sie in die Vorschau-Ansicht oder Dffnen Sie die Datei in der Browservorschau.

Anzeigenwechsler Falls Sie auf Ihrer Webseite Werbung schalten mDchten, kDnnen Sie dies professionell verwirklichen, indem Sie den Anzeigenwechsler verwenden. Der Anzeigenwechsler ermDglicht es, mehrere Grafiken hintereinander zu schalten und diese zeitlich versetzt anzeigen zu lassen. Sie integrieren den Anzeigenwechsler in Ihre Seite, indem Sie in der Men+leiste den Befehl Einf%gen>Webkomponente whlen und in den dynamischen Elementen den Anzeigenwechsler auswhlen.

628

Im erscheinenden Dialogfeld legen Sie durch einen Klick auf die Schaltflche Hinzuf%gen die anzuzeigenden Grafiken fest. Stellen Sie im Bereich Anzeigedauer keinen zu hohen Wert ein und passen Sie die Breite und HDhe an. Schließlich kDnnen Sie noch verschiedene Mbergangseffekte auswhlen, die der Darstellung einen besonders attraktiven Reiz verleihen.

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Abb. 5.154 Anzeigenwechsler konfigurieren

Die Beispielseite mit allen drei dynamischen Effekten ergibt daraufhin im Webbrowser folgendes Bild:

Abb. 5.155 Dynamische Effekte auf einen Blick

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Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Seiten berg"nge erstellen Seiten+bergnge dienen auf Webseiten zur grafischen Untermalung und als optische Navigationshilfe. Je nach Einstellung wird beim Anzeigen einer neuen Seite eine Animation gestartet. 1

Um Seiten+bergnge auf Ihre Webseiten anzuwenden, Dffnen Sie eine Datei Ihres Webs und whlen danach in der Men+leiste den Befehl Format>Seiten%bergang.

2

Im Dialogfeld Seiten%bergang kDnnen Sie die Einstellungen nach Wunsch vornehmen und mit OK besttigen.

Abb. 5.156 *bergangseffekt einstellen

Tipp

Probieren geht ber Studieren Probieren Sie die verschiedenen Einstellungen einfach einmal aus. Auch wenn die Beschreibungen der Ibergangseffekte einen Eindruck vermitteln, ersetzen sie nicht den optischen Eindruck auf der fertigen Seite.

Wenn Sie nun zwischen zwei Seiten wechseln, wird im Browserfenster der Seiten+bergang sichtbar.

630

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Abb. 5.157 Spiralf.rmiger Seiten-bergang

Bedenken Sie beim Einsatz dieser Komponente, dass die ausgewhlten Effekte ausschließlich im Microsoft Internet Explorer angezeigt werden kDnnen.

Seitenbanner erstellen Seitenbanner dienen dem Besucher Ihrer Webseiten als Orientierungshilfe und werden meist zur Anzeige von Mberschriften benutzt. Um die Komponente effektiv einzusetzen, sollten Seitenbanner immer in Verbindung mit einem oberen Randbereich und einem zugewiesenen Design kombiniert werden. Erstellen Sie nun einen Seitenbanner, der grafisch angezeigt wird. 1

Erstellen Sie eine neue Seite mit dem Namen seitenbanner.htm und weisen Sie ihr ein Design zu.

2

F+gen Sie dem Web einen oberen Randbereich hinzu, indem Sie in der Men+leiste den Befehl Format>Gemeinsame Randbereiche whlen und das entsprechende Kontrollkstchen aktivieren.

3

Setzen Sie den Cursor in den oberen Randbereich und whlen Sie in der Men+leiste den Befehl Einf%gen>Seitenbanner aus. Markieren Sie im sich Dffnenden Dialogfeld, dass der Inhalt des Seitenbanners als Grafik angezeigt werden soll. Besttigen Sie anschließend Ihre Eingabe mit OK.

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Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.158 Eigenschaft und Inhalt des Seitenbanners

Der Seitenbanner wird daraufhin auf allen Seiten eingef+gt. Alle Seiten ohne zugewiesenes Design erhalten als Seitenbanner ausschließlich einen Text. Seiten mit zugewiesenem Design haben folgendes Aussehen:

Abb. 5.159 Seite mit Seitenbanner

Fotoalbum erstellen Wie Sie einzelne Bilder Ihrer Homepage hinzuf+gen kDnnen, wissen Sie bereits. FrontPage stellt Ihnen zur Erstellung grDßerer Bildersammlungen aber noch eine besonders n+tzliche Komponente zur Verf+gung, die Ihnen diese Arbeit erheblich erleichtert. Mit Hilfe der Komponente Fotoalbum kDnnen Sie ganze Verzeichnisse in Sekundenschnelle +bersichtlich zusammenfassen, ohne dabei Zeit durch das Layout zu verlieren. Erstellen Sie f+r das folgende Beispiel eine neue Datei mit dem Namen fotoalbum.htm. 1

632

Whlen Sie in der Men+leiste den Befehl Einf%gen>Webkomponente und aktivieren Sie im Bereich Komponententyp die Option Fotoalbum. Besttigen Sie anschließend Ihre Eingabe mit OK.

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Abb. 5.160 Fotoalbum erstellen

2

Das Dialogfenster Eigenschaften der Fotosammlung erscheint. F+gen Sie nun der Fotosammlung einige Bilder hinzu, indem Sie die Schaltflche Hinzuf%gen aktivieren und mehrere Bilder auswhlen.

Tipp

Mehrfachauswahl Sie f-gen mehrere Bilder auf einmal hinzu, indem Sie die Dateien mit dem Mauszeiger markieren und dabei die H-Taste gedr-ckt halten.

3

Geben Sie anschließend im Bereich Bildtitel einen aussagekrftigen Text an. Optional kDnnen Sie auch noch im Bereich Beschreibung einen Beschreibungstext hinzuf+gen.

4

Wechseln Sie anschließend zur Registerkarte Layout und whlen Sie die Option Vertikales Layout aus. Besttigen Sie danach Ihre Eingaben mit einem Klick auf OK.

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Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.161 Bilder zum Album hinzuf-gen

Abb. 5.162 Layout bearbeiten

634

Web mit Zusatzfunktionen versehen

5

Speichern Sie danach Ihre Datei erneut. Die ausgewhlten Bilder werden nun dem Web hinzugef+gt. Wenn Sie mDchten, kDnnen Sie wieder einen neuen Ordner erstellen, um die Bilder separat zu speichern. Besttigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

Abb. 5.163 Bilder im Web speichern

Ihr Fotoalbum ist nun fertig gestellt. Selbstverstndlich kDnnen Sie alle Bereiche auch nach Ihren W+nschen anpassen und formatieren. Wenn Sie nun die Seite im Browser betrachten, werden Sie feststellen, dass alle Bilder als Thumbnails angezeigt werden. Ein Klick mit dem Mauszeiger auf das Bild bewirkt die Anzeige des Originalbildes in einem neuen Fenster.

Abb. 5.164 Fotoalbum im Webbrowser

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Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Cascading Stylesheets Neben der Sprache HTML, die Ihnen bereits eine relativ große Vielfalt an Formatierungsoptionen bietet, kDnnen Sie Ihr Webseitenlayout noch weiter verfeinern. Neben erweiterten Formatierungsoptionen bieten Ihnen Cascading Stylesheets die MDglichkeit, das Layout Ihrer Webseite mittels einer einzigen Steuerungsdatei festzulegen. Der Vorteil liegt klar auf der Hand: Anstatt auf Hunderten von Seiten z.B. das Layout der Formatvorlage Bberschrift 2 zu ndern, kDnnen Sie diese /nderung an einer Stelle zentral durchf+hren, um den gleichen Effekt zu erzeugen.

Lokales Stylesheet verwenden MDchten Sie die besonderen Formatierungsoptionen lediglich auf einer Seite einsetzen, kDnnen Stylesheets auch innerhalb der Datei verwendet und dort lokal gespeichert werden. Erstellen Sie eine neue Datei und speichern Sie diese unter dem Namen styleheetlokal.htm. 1

Geben Sie einen Text ein und positionieren Sie den Cursor in der gleichen Zeile.

2

Whlen Sie in der Men+leiste den Befehl Format>Formatvorlage. Um eine neue Formatvorlage zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltflche Neu. Abb. 5.165 Neue Formatvorlage erstellen

636

Web mit Zusatzfunktionen versehen

3

Geben Sie im Bereich Name eine Bezeichnung ein, unter der Sie die Formatvorlage spter aufrufen kDnnen. Behalten Sie im Bereich Formatvorlagentyp die Voreinstellung Absatz bei. Abb. 5.166 Formatvorlage benennen

Tipp

Einsatz von Formatvorlagen Sie k)nnen auch eine Formatvorlage nutzen, um einzelne Zeichen zu formatieren. Wenn Sie beispielsweise auf einer Seite Initialen verwenden, sollten Sie sich hierf-r eine eigene Formatvorlage anlegen und als Formatvorlagentyp Zeichen ausw'hlen.

4

Klicken Sie nun auf die Schaltflche Format und whlen Sie den Befehl Zeichen aus. Stellen Sie danach die gew+nschte Schriftart, den Schriftschnitt und den Schriftgrad ein. Besttigen Sie anschließend Ihre Eingaben mit zweimaligem Klick auf OK.

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Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.167 Zeichen formatieren

5

Abb. 5.168 Formatvorlage zuweisen

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Weisen Sie Ihrem Text die Formatvorlage zu, indem Sie in der Symbolleiste das Dropdown-Men+ Formatvorlage Dffnen und Ihre neu angelegte Vorlage auswhlen.

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Der Text wechselt nun seine Formatierung gemß den Voreinstellungen, die Sie in der Formatvorlage festgelegt haben. Die dazu notwendigen Einstellungen werden hierbei innerhalb des Quelltextes der Seite gespeichert; sie stehen damit f+r die gesamte Datei, nicht aber dem gesamten Web zur Verf+gung.

Abb. 5.169 Formatierter Text mit Stylesheet

Globales Stylesheet verwenden Solange Ihre Webseite keine Geschftskunden anspricht, sind dem Layout T+r und Tor geDffnet. Handelt sich bei den Besuchern jedoch um zahlende Kunden, sollten Sie unbedingt alle Seiten mit einer einheitlichen Gestaltung ausstatten. In Bezug auf Textinhalte erreichen Sie dies am einfachsten mit Hilfe eines globalen Stylesheets. Dabei werden die Informationen zu allen Formatvorlagen in einer einzigen Datei abgelegt. Nachdem Sie die Seiten Ihres Webs mit dieser Datei verkn+pft haben, werden alle Texte entsprechend der vorgegebenen Einstellungen angezeigt. Eine Ausnahme bilden dabei "harte Formatierungen", die nachtrglich manuell zum Text hinzugef+gt wurden. Verzichten Sie daher bereits whrend der Erstellung Ihrer Texte auf harte Formatierungen, soweit dies mDglich und sinnvoll erscheint. Nachfolgend werden Ihnen die einzelnen Schritte zur Erstellung eines globalen Stylesheets detailliert erlutert. 1

Whlen Sie in der Symbolleiste das Icon zur Erstellung einer neuen Seite aus. Abb. 5.170 Neue Seite hinzuf-gen

2

Wechseln Sie zur Registerkarte Stylesheet und whlen Sie die Vorlage Standardstylesheet aus.

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Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.171 Stylesheet-Vorlage auswhlen

Hinweis

Gut zu wissen Sie k)nnen auch bereits vorgefertigte Stylesheets verwenden und die individuellen Anpassungen sp'ter vornehmen. In der Regel erfordert die manuelle Erstellung jedoch kaum mehr Zeitaufwand.

3

Im Arbeitsfenster erscheint eine leere Datei. Speichern Sie diese unter dem Namen global.css in einem neuen Ordner Ihres Webs mit dem Namen css ab. Zustzlich sehen Sie die neue Symbolleiste Stil. Klicken Sie dort auf das Icon Formatvorlage.

4

Das Dialogfenster Formatvorlage Dffnet sich. Um eine neue Formatvorlage hinzuzuf+gen, verfahren Sie analog zum vorherigen Abschnitt: Klicken Sie auf die Schaltflche Neu. Geben Sie einen Namen ein und whlen Sie die Schaltflche Format, um die Einstellungen anzupassen.

Abb. 5.172 Leere Stylesheet-Datei

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Web mit Zusatzfunktionen versehen

Hinweis

Gut zu wissen Wenn Ihnen die Erstellung von Stylesheets im Quellcode eher liegt, k)nnen Sie die entsprechenden Befehle auch direkt im Fenster eingeben.

5

Whlen Sie den Befehl Zeichen, um Schriftart und Schriftschnitt anzupassen. Im Bereich Effekte aktivieren Sie das Kontrollkstchen Unterstrichen. Besttigen Sie anschließend die Eingabe mit OK. Abb. 5.173 Zeichen formatieren

6

Klicken Sie noch einmal auf die Schaltflche Format und whlen Sie den Befehl Rahmen. Whlen Sie im Bereich Einstellung das mittlere Fenster aus und stellen Sie im Bereich Farbe den Wert Blau ein. Besttigen Sie danach mit OK. 641

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.174 Rahmen formatieren

7

Abb. 5.175 Absatz formatieren

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Klicken Sie ein zweites Mal auf die Schaltflche Format aus und whlen Sie die Option Absatz. Stellen Sie die Ausrichtung auf den Wert Zentriert und den Abstand vor auf den Wert 20 ein. Besttigen Sie danach Ihre Eingaben mit zweimaligem Klicken auf OK.

Web mit Zusatzfunktionen versehen

8

Schließen Sie nun die Datei global.css und speichern Sie die vorgenommenen /nderungen. Zum Testen des Stylesheets legen Sie jetzt eine neue Datei mit dem Namen stylesheet-global.htm an. Schreiben Sie einen Text in die erste Zeile und belassen Sie den Cursor an seiner Position. Abb. 5.176 Text ohne Formatierung

9

Bevor Sie den Text formatieren kDnnen, m+ssen Sie zuerst die Datei global.css mit dem Dokument stylesheet-global.htm verkn+pfen. Whlen Sie dazu in der Men+leiste den Befehl Format>Link zu Stylesheet und klicken Sie auf die Schaltflche Hinzuf%gen. Wechseln Sie nun in den Ordner css und whlen Sie die Datei global.css aus. Besttigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Abb. 5.177 Stylesheet festlegen

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Im erscheinenden Dialogfeld haben Sie die MDglichkeit zu entscheiden, ob Sie das ausgewhlte Stylesheet auf diese Datei oder auf Ihr gesamtes Web anwenden mDchten. Belassen Sie es vorerst bei der Einstellung Ausgew8hlte Seite und besttigen Sie mit OK.

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Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.178 Eingef-gtes Style-sheet

Hinweis

Gut zu wissen Sie k)nnen auch mehrere Stylesheets zuordnen und diese parallel verwenden. Sich -berschneidende Einstellungen werden hierarchisch abgearbeitet. Mit den Schaltfl'chen Nach oben und Nach unten k)nnen Sie diese Einstellung beeinflussen.

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Abb. 5.179 Formatvorlage auswhlen

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Um dem Text die Formatierung des globalen Stylesheets zuzuweisen, Dffnen Sie in der Symbolleiste wieder das Dropdown-Men+ Formatvorlage und whlen den Namen Ihrer Vorlage aus.

Webseiten warten

Im Arbeitsbereich erscheint daraufhin der Text mit der zugewiesenen Formatierung.

Abb. 5.180 Formatierter Text mit globalem Stylesheet

Hinweis

Gut zu wissen Testen Sie jede Formatvorlage mit den Browsern Internet Explorer und Netscape Navigator, bevor Sie Ihre Seiten ver)ffentlichen. Nicht alle Formate, die Ihnen in den Auswahlfeldern angeboten werden, k)nnen auch auf alle Elemente angewendet werden. Zudem werden nicht alle Formatierungen in jedem Browser angezeigt. Solange die zugewiesene Formatierung keine besondere Stellung als optische Orientierungshilfe besitzt, spielt dieser Faktor keine allzu große Rolle. Elemente, die eine Navigationsfunktion einnehmen, sollten auf jeden Fall in allen Browsern identisch erscheinen!

Webseiten warten Sie sind nun am Ende Ihrer Arbeit angelangt. Ihre Webseite luft bereits problemlos auf Ihrem Rechner. Im Vergleich zu anderen Medien haben Sie mit Ihrer Webseite die MDglichkeit, Informationen kontinuierlich anzupassen und zu aktualisieren. Dateien werden hinzugef+gt und Inhalte werden verbessert oder wieder entfernt. In diesem Abschnitt werden Sie noch einige Werkzeuge kennen lernen, die Ihnen die kontinuierliche Arbeit erleichtern sollen. Außerdem werden Sie erfahren, wie Sie Ihre fertig gestellte Seite verDffentlichen, d.h. anderen Nutzern im Internet zur Verf+gung stellen. Zu guter Letzt erhalten Sie noch eine tabellarische Zusammenstellung n+tzlicher Internetadressen und eine Checkliste zur Erstellung Ihrer Webseite. 645

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Webseiten ver'ffentlichen Der Abschluss Ihrer Arbeit besteht in der VerDffentlichung (auch Publizieren genannt) Ihrer Webseite. Obwohl FrontPage eigentlich eine Software zur Erstellung von Internetseiten ist, beinhaltet das Paket noch ein zustzliches Programm, das diese Aufgabe +bernimmt. Normalerweise m+ssten Sie sich daf+r eine Zusatzsoftware zulegen, die je nach Hersteller zwischen DM 50,- und 150,- liegen kann. Im Prinzip handelt es sich dabei um einen Kopiervorgang, der die Dateien von Ihrem Rechner auf den Internetserver +berspielt. Normalerweise erfolgt dieser Vorgang +ber ein spezielles Protokoll – das File Transfer Procol (ftp). Eine direkte Mbertragung zum HTTP-Server stellt außerhalb Ihres lokalen Rechners eher die Ausnahme dar. Um Ihre Webseite im Internet zu verDffentlichen, gehen Sie wie folgt vor: 1

Whlen Sie in der Men+leiste den Befehl Datei>Web ver5ffentlichen.

2

Ein Dialogfeld erscheint. Geben Sie im Bereich neben der Schaltflche Durchsuchen die Adresse Ihrer Webseite an, die Sie von Ihrem Provider erhalten haben, z.B. ftp://www.ihreseite.de/.

Abb. 5.181 Ziel zur Ver.ffentlichung festlegen

Hinweis

Gut zu wissen Eventuell haben Sie von Ihrem Provider auch eine Internetpr'senz-Adresse erhalten. Geben Sie diese in der Form ftp://111.222.333.444/ ein.

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Webseiten warten

3

Besttigen Sie danach Ihre Eingabe mit OK. Ihr Rechner nimmt nun Verbindung mit dem Internet auf und kontaktiert den Zielhost. Aus Sicherheitsgr+nden werden Sie nach einer kurzen Zeit zur Eingabe Ihres Benutzernamens und eines Passwortes aufgefordert. Sie erhalten diese Angaben von Ihrem Provider. Tragen Sie die Werte in die Felder Name und Kennwort ein (achten Sie auf Groß- bzw. Kleinschreibung) und besttigen Sie mit einem Klick auf OK. Abb. 5.182 Benutzername und Passwort eingeben

4

Das Dialogfenster Web ver5ffentlichen erscheint wieder. Um den Mbertragungsvorgang zu starten, klicken Sie auf die Schaltflche Ver5ffentlichen. Abb. 5.183 Ver.ffentlichung einleiten

5

Nachdem der Vorgang eingeleitet wurde, zeigt Ihnen eine Statusanzeige den bisherigen Verlauf an.

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Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Hinweis

Gut zu wissen Ab der zweiten Ver)ffentlichung sollten Sie unbedingt die optionalen Einstellungen n'her betrachten. Klicken Sie dazu im Dialogfeld auf die Schaltfl'che Optionen. Die Einstellung Nur genderte Seiten ver.ffentlichen reduziert dabei die Ibertragungszeit auf ein Minimum und spart damit bares Geld.

Abb. 5.184 Statusanzeige der *bertragung

6

Abb. 5.185 Fehler: Fehlende FrontPage-Servererweiterungen

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Falls ein Fehler auftritt, werden Sie an dieser Stelle dar+ber informiert. Die Abbildung zeigt eine Fehlermeldung, die durch fehlende FrontPage-Servererweiterungen provoziert wurde.

Webseiten warten

7

Nach Abschluss der Mbertragung erscheint ein Besttigungsfeld. Wenn Sie auf die Schaltflche Fertig klicken, kDnnen Sie mit Ihrer Arbeit fortfahren.

Abb. 5.186 Beendete *bertragung

Lassen Sie sich ruhig einmal die Protokolldatei anzeigen, indem Sie auf den entsprechenden Hyperlink klicken. FrontPage listet Ihnen darin auf, welche Arbeiten erledigt wurden und an welcher Stelle Fehler aufgetreten sind.

Abb. 5.187 Protokolldatei der *bertragung

Portnummer einstellen Standardmßig ist dem FTP-Protokoll die Portnummer 21 zugeteilt. Falls Sie von Ihrem Provider keinen besonderen Hinweis erhalten haben, reichen die Einstellungen des vorherigen Abschnitts vollkommen aus, um eine Verbindung herzustellen. 649

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Wurde Ihnen jedoch eine andere Portnummer zugeteilt, so m+ssen Sie diese zustzlich konfigurieren. Das nachfolgende Beispiel verwendet den FTP-Server des Hosts www.ihrname.de mit der Portnummer 1234. Geben Sie dazu als Zielhost die Adresse in gewohnter Weise ein und f+gen Sie am Ende der Domain einen Doppelpunkt gefolgt von der Portnummer an: ftp://www.ihrname.de:1234/

Hyperlinks neu berechnen Wenn Ihr Web hufig abgendert und angepasst wird, sollten Sie in regelmßigen Abstnden Ihre Webseite neu berechnen lassen. Fehlerhafte Hyperlinks werden erkannt und gegebenenfalls repariert. Wenn Sie von Ihrer Webseite aus auf fremde Anbieter verweisen, werden diese externen Links gesondert aufgef+hrt und kDnnen ebenfalls online +berpr+ft werden. Zur Pr+fung sollten Sie alle geDffneten Datei schließen und danach folgendermaßen vorgehen: 1

Whlen Sie in der Men+leiste den Befehl Extras>Hyperlinks neu berechnen. Ein Dialogfeld weist Sie noch einmal auf die anstehenden Arbeiten hin. Besttigen Sie die Neuberechnung mit einem Klick auf die Schaltflche Ja. Abb. 5.188 Neuberechnung starten

2

650

Je nach GrDße der Webseite und Anzahl der externen Hyperlinks kann die Berechnung mehrere Minuten dauern. Wechseln Sie danach im Hauptfenster im Bereich Ansichten auf Berichte. In mehreren Zeilen werden die Ergebnisse der Berechnung detailliert dargestellt.

Webseiten warten

Abb. 5.189 Ergebnisse im Bericht anzeigen

Tipp

Einzelne Pr fung der Links Sie k)nnen externe Hyperlinks auch einzeln pr-fen, indem Sie im Bericht auf den Link Externe Hyperlinks klicken und danach -ber das Kontextmen- den Befehl Hyperlink -berpr-fen ausw'hlen.

Aufgaben organisieren Aufgaben dienen in FrontPage der einfacheren Zusammenarbeit, wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig mit der Gestaltung der Webseite betraut sind. Um einer Datei eine Aufgabe zuzuweisen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1

Iffnen Sie die gew+nschte Datei in der Normalansicht.

2

Whlen Sie in der Men+leiste den Befehl Datei>Neu>Aufgabe.

3

Das Dialogfeld Neue Aufgabe erscheint. Tragen Sie in das Feld Name der Aufgabe eine Kurzbezeichnung ein, die auf den Inhalt schließen lsst. Whlen Sie anschließend im Feld Zugewiesen an einen Teilnehmer aus, oder geben Sie einen neuen Teilnehmer ein. Stellen Sie die Prioritt ein und formulieren Sie anschließend einen beschreibenden Hinweistext. Besttigen Sie danach Ihre Eingaben mit OK.

651

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.190 Neue Aufgabe hinzuf-gen

4

Um die Aufgaben im Mberblick anzuzeigen, klicken Sie im Bereich Ansichten auf die Schaltflche Aufgaben.

Das Anzeigefenster von FrontPage listet Ihnen daraufhin alle Aufgaben auf. In der Zeile Status erkennen Sie, welche Aufgaben noch nicht begonnen sind. Eine Aufgabe wird als erledigt gekennzeichnet, wenn die betreffende Seite das nchste Mal geDffnet und inhaltlich verndert wurde.

Abb. 5.191 Ansicht: Aufgaben

Berichte benutzen Berichte ermDglichen dem Autor einen schnellen Mberblick +ber alle Aktivitten der Webseite. Auf einer Seite werden Ihnen die wichtigsten Kenndaten geliefert, die vor der VerDffentlichung noch einmal +berpr+ft werden sollten: Anzahl der Dateien Anzahl der Bilder Unverkn+pfte Dateien 652

Langsame Seiten

Webseiten warten

Neue und veraltete Dateien Pr+fdaten der Hyperlinks Unerledigte Aufgaben Komponentenfehler Unbenutzte Designs In wenigen Sekunden kDnnen Sie anhand dieser Daten sicherstellen, ob eine VerDffentlichung unbedenklich ist oder die Webseite erneut bearbeitet werden sollte. 1

Um die Berichte in der Mbersicht anzuzeigen, klicken Sie im Bereich Ansichten des Hauptfensters auf die Schaltflche Berichte. Abb. 5.192 Ansicht: Berichte

2

Detaillierte Informationen erhalten Sie durch einen Klick auf eine der Verkn+pfungen in der Spalte Name. Abb. 5.193 Detailbericht: Alle Dateien

653

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

3

Um wieder zur Anzeige aller Berichtsdaten zur+ckzugelangen, whlen Sie in der Men+leiste den Befehl Ansicht>Berichte>Site%bersicht.

Abb. 5.194 Anzeige aller Berichtsdaten wieder aktivieren

Im- und Export von Seiten Die Im- und Exportschnittstelle von FrontPage bietet Ihnen vereinfachte MDglichkeiten zur Integration einzelner Dateien in Ihr Web bzw. zum Export in einen anderen Webeditor.

Datenimport Wenn Sie bereits eine bestehende Webseite besitzen, die nicht mit FrontPage erstellt wurde, kDnnen Sie Ihre alte Seite auch vollstndig importieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

654

1

Whlen Sie in der Men+leiste den Befehl Datei>Importieren. Klicken Sie anschließend im Dialogfeld Importieren auf die Schaltflche Aus einem Web.

2

Der Webimport-Assistent startet. Wenn sich Ihre Webseite auf dem lokalen Rechner befindet, aktivieren Sie das obere Optionsfeld. Geben Sie anschließend im Feld Adresse den lokalen Speicherort an und aktivieren Sie das Kontrollkstchen Unterordner einschließen.

3

Sie kDnnen nun bei Bedarf Dateien vom Import ausschließen. Markieren Sie dazu die nicht erw+nschten Dateien und klicken Sie danach auf die Schaltflche Ausschließen. Besttigen Sie nach Abschluss der Auswahl mit einem Klick auf die Schaltflche Weiter und im darauf folgenden Dialogfeld mit Fertig stellen.

Webseiten warten

Abb. 5.195 Importieren von Dateien oder Ordnern

Abb. 5.196 Importweb auswhlen

Abb. 5.197 Unerw-nschte Dateien ausschließen

655

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Die Dateien werden daraufhin importiert und stehen fortan in der Ordneransicht zur weiteren Bearbeitung zur Verf+gung.

Hinweis

Gut zu wissen Sie k)nnen Webseiten auch direkt aus dem Internet auf Ihren Rechner importieren. Geben Sie daf-r w'hrend der Ausf-hrung des Import-Assistenten die URL an und bestimmen Sie, bis zu welcher Ebene die Dateien auf Ihren Rechner kopiert werden sollen.

Datenexport Falls Sie die Daten Ihrer Webseite in einer anderen Software weiterverwenden mDchten, stehen Ihnen dazu verschiedene Exportformate zur Verf+gung. Um eine Datei zu exportieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

Abb. 5.198 Dateityp auswhlen

656

1

Iffnen Sie die betreffende Datei in FrontPage.

2

Whlen Sie in der Men+leiste den Befehl Datei>Exportieren. Stellen Sie im Bereich Speichern den Zielordner ein, in dem Sie die Datei speichern mDchten. Benennen Sie die Datei im Feld Dateiname und f+gen Sie ihr eine erlaubte Dateiendung hinzu. Um eine Liste der erlaubten Dateiendungen zu sehen, Dffnen Sie das Dropdown-Men+ Dateityp. Nachdem alle Angaben vorliegen, speichern Sie die Datei durch einen Klick auf die Schaltflche Speichern.

Webseiten warten

Im folgenden Beispiel wurde die Datei unter dem Namen datenblatt_export.xls gespeichert. Ein Doppelklick im Windows-Explorer Dffnet daraufhin die Datei in der Tabellenkalkulation Excel.

Abb. 5.199 Exportierte Webseite in Excel

Hinweis

Gut zu wissen Vielleicht m)chten Sie Ihre Datei auch in einem der anderen Webformate speichern und suchen diese vergeblich im Men-befehl Exportieren. Schauen Sie stattdessen im Dialog Speichern unter nach und )ffnen Sie das Dropdown-Men- Dateityp. Sie erhalten daraufhin eine Anzeige mit allen zul'ssigen Dateiformaten, die im Internet Anwendung finden und von FrontPage bearbeitet werden k)nnen.

Suchen und Ersetzen Gerade bei langen Seiten kann es sehr m+hselig sein, wenn Sie einzelne Textstellen wieder auffinden mDchten. Die Funktion Suchen und Ersetzen reduziert diesen Zeitaufwand auf ein Minimum. Um eine Textstelle zu suchen, gehen Sie wie folgt vor: 1

Iffnen Sie die zu durchsuchende Datei. Whlen Sie in der Men+leiste den Befehl Bearbeiten>Suchen.

2

Geben Sie im Feld Suchen nach den gew+nschten Begriff ein und whlen Sie im Dropdown-Men+ Suchrichtung optional eine Suchrichtung aus. Klicken Sie anschließend auf die Schaltflche Weitersuchen. 657

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.200 Eine Zeichenkette suchen

Tipp

Alle Seiten durchsuchen Sie k.nnen auch alle Seiten Ihres Webs durchsuchen, indem Sie im Suchbereich das Optionsfeld Alle Seiten aktivieren. Das Optionsfeld Ausgewhlte Seiten durchsucht hingegen diejenigen Seiten, die zum Zeitpunkt der Suche in der Normalansicht ge.ffnet sind.

3

Das geDffnete Fenster wird nun nach dem Begriff durchsucht. Falls ein Suchergebnis gefunden werden konnte, wird es durch eine Markierung hervorgehoben. Das Suchfenster bleibt dabei geDffnet, so dass Sie durch erneutes Anklicken der Schaltflche Weitersuchen mit Ihrer Suche fortfahren kDnnen.

Abb. 5.201 Ergebnis der Suche

Wenn Sie den Text anschließend ersetzen mDchten, wechseln Sie im Dialogfeld Suche zur Registerkarte Ersetzen. Geben Sie in das Feld Ersetzen durch einen neuen Begriff ein und klicken Sie anschließend auf die Schaltflche Ersetzen. Ein Klick auf die Schaltflche Alle Ersetzen bewirkt eine Ersetzung aller gefundenen Begriffe ohne Nachfrage. 658

Weiterf hrende Informationen

Abb. 5.202 Suchergebnis ersetzen durch neuen Begriff

Hinweis

Gut zu wissen Sie k)nnen die Suchfunktion auch innerhalb des HTML-Quelltextes nutzen. Wechseln Sie dazu in die Ansicht HTML und aktivieren Sie im Dialogfeld Suchen/Ersetzen das Kontrollk'stchen In HTML suchen.

Weiterfhrende Informationen In diesem Abschnitt finden Sie noch einige hilfreiche Informationen, die Ihnen die Arbeit ein wenig erleichtern sollen.

Checkliste zur Webseite Die Checkliste zur Webseite enthlt wichtige Fragestellungen, die Sie auf jeden Fall vor der VerDffentlichung +berpr+fen sollten.

659

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Checkliste Inhalt Checkliste Inhalt

Beschreibung

Check

Bieten Sie dem Nutzer eine Linksammlung an und verweisen dort auf alle Anbieter, die wiederum auf Ihre Seite verweisen? Sind die Inhalte klar, kurz und prgnant erklrt? Sind die Inhalte frei von Texten, die dem Urheberrecht unterliegen? Werden die Inhalte bei Bedarf aktualisiert? Sind alle Seiten mit einem Aktualisierungsdatum versehen? Tabelle 5.4

Checkliste Technik Checkliste Technik

Beschreibung

Check

Funktionieren alle Hyperlinks? Ist die Seite nach einer Aktualisierung online getestet worden? Haben Sie Ihre Homepage in Suchmaschinen angemeldet? Wurde die Homepage vor der VerDffentlichung von einer zweiten Person +berpr+ft? Tabelle 5.5

Checkliste Nutzerfreundlichkeit Checkliste Nutzerfreundlichkeit

Beschreibung Ist die E-Mail-Adresse gut sichtbar eingef+gt? Ist die eigene URL auf allen Seiten angebracht? KDnnen Ihre Besucher Sie auch +ber ein Formular kontaktieren? 660

Check

Weiterf hrende Informationen

Checkliste Nutzerfreundlichkeit (Forts.)

Beschreibung

Check

Sind +berfl+ssige Grafiken entfernt worden? Sind die verwendeten Schriften gut lesbar? Sind alle Grafiken mit einem Beschreibungstext versehen? Sind interessante Inhalte in einer druckerfreundlichen Version verf+gbar? Ist der Schreibstil an Ihre Besucher angepasst? Tabelle 5.6 Hier noch einige Hinweise zu Inhalten, die problematisch werden kDnnten und bei Nichtbeachtung rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kDnnen: Verwenden Sie keine Texte, deren Urheberrechte nicht geklrt sind! Verwenden Sie keine Bilder oder Grafiken, die nicht ausdr+cklich als Freeware gekennzeichnet sind. Bieten Sie keine Downloads auf Ihrer Seite an, deren Autor Sie nicht selber sind. Auch Freeware darf nur vom Autor selbst zum Download angeboten werden! VerDffentlichen Sie keine Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen etc. von Personen, die nicht ausdr+cklich zugestimmt haben. Wenn Sie Hyperlinks auf externe Internetseiten verwenden, f+gen Sie den rechtlichen Hinweis (= Disclaimer) ein. Einen stndig aktualisierten Disclaimer erhalten Sie +ber www.disclaimer.de. Damit sind Sie auf der sicheren Seite! Nachfolgend erhalten Sie eine Aufzhlung von Links, die Ihnen bei der Gestaltung von Webseiten n+tzlich sein kDnnen.

661

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Links zum Webdesign

URL

Titel

Http://www.karzauninkat.com/Goldhtml/ goldhtml.htm

Die goldenen Regeln f+r schlechtes HTML

Http://www.selfhtml.de/

SelfHTML – Das Standardwerk f+r alle HomepageErsteller

Http://www.w3.org/TR/REC-html40/

W3C – HTML 4.01 Specification

Http://www.disclaimer.de/

Disclaimer zur rechtlichen Abgrenzung von Inhalten fremder Webseiten.

Http://www.teamx.com/faq.htm

Hufig gestellte Fragen zu FrontPage

Microsoft.public.de.FrontPage

Deutschsprachige Newsgroup zu FrontPage

662

Office und das Internet Der Bildschirm des Internet Explorers Adressen suchen und finden Lieblingsseiten: Favoriten Anpassen des Browers Vorhandene Dateien als Webseiten ver'ffentlichen Auf ins Netz

664 666 674 678 684 694

6

Office und das Internet

Auch die letzten Versionen von Office waren auf Kooperation mit dem Internet angelegt, zum einen dadurch, dass dem Office-Paket der Internet Explorer beigelegt wurde, zum anderen dadurch, dass sich in einem Teil der Anwendungen nicht nur normale Dateien, sondern auch Webseiten erstellen und vorhandene Dateien im HTML-Format speichern lassen. Die Ausrichtung auf das Internet wurde in der neuen Version weiter ausgebaut, deutlich vor allem in Outlook, wo man +ber das MSN gemeinsame Besprechungstermine verwalten kann. In diesem Abschnitt wird zunchst die Arbeitsweise des Internet Explorers vorgestellt und beschrieben, wie Sie mit Internetseiten umgehen; nebenbei erhalten Sie ein paar Tipps zur Suche in Suchmaschinen. Der zweite Teil erklrt die Funktionalitt, um "normale" Dateien (Word, Excel, PowerPoint) als Webseiten zu speichern.

Der Bildschirm des Internet Explorers Der Sprung ins Netz erfolgt +ber den Aufruf des Internet Explorers.

Hinweis

Aufruf des Windows-Explorers Der Internet Explorer meldet sich auch, wenn Sie im Windows-Explorer doppelt auf eine HTML-Datei oder eine Grafik im JPG- oder GIF-Format klicken, sofern der Internet Explorer Ihr Standardbrowser ist und diese Dateitypen in Windows dem Internet Explorer zugeordnet sind.

Sie landen dann auf der Startseite und sind sicherlich nicht +berrascht, dass der Aufbau des Arbeitsbildschirms vergleichbar ist mit dem in allen Office-Anwendungen. Aber es gibt auch Symbole, die hier anders und neu sind. In der Standard-Symbolleiste finden Sie von links nach rechts die folgenden Symbole:

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Der Bildschirm des Internet Explorers

Die Symbole auf der Standard-Symbolleiste im Internet Explorer

Schaltflche

Bedeutung F+hrt auf die vorherige Seite F+hrt auf die nachfolgende Seite Bricht den Aufruf einer Seite ab Ruft die Seite neu auf F+hrt zur Startseite Iffnet die Suchfunktion von Microsoft F+hrt zu den Favoriten Zeigt die Links der letzten Tage Iffnet Outlook Express bzw. das Standard-E-Mail Programm Druckt die angezeigte Website Ruft das Programm zum Bearbeiten des Quelltextes auf Tabelle 6.1

In der Adressenleiste wird die Adresse der aktuellen Seite bzw. der Pfad zu der Datei angezeigt. Auf der Symbolleiste Links kDnnen Sie Symbole erstellen, die Sie im Direktflug zu einer Seite bringen. Im Auslieferungszustand ist die Symbolleiste von Microsoft vorbelegt. Sie kDnnen diese Vorbelegung aber ndern, schauen Sie dazu in den Abschnitt Favoriten.

Abb. 6.1 Die Symbolleiste Links

665

Office und das Internet

Adressen suchen und finden Webseiten haben Adressen; in der Internetterminologie tragen sie die Bezeichnung URL, was f+r Uniform Resource Locator steht. Ohne eine solche Adresse lsst sich keine Seite aufrufen. Es gibt unterschiedliche MDglichkeiten, Adressen zu erfahren: Manche werden weitergereicht oder empfohlen, manche/viele werden in den Medien publiziert, manche entdeckt man per Zufall etc. Eine Adresse zu kennen, ist der schnellste Weg, um gezielt eine Seite aufzurufen. Daher ist es sinnvoll, Adressen zu sammeln, die man f+r brauchbar hlt. Wenn man eine Adresse nicht genau kennt, hat man mitunter Erfolg, indem man eine Adresse einfach ausprobiert. So lassen sich die Seiten bekannter Unternehmen oder Institutionen oftmals direkt mit ihrem Namen aufrufen, da er als Domainname reserviert wurde. Und da alle Webpage-Adressen mit http//: beginnen (womit das Mbertragungsprotokoll angegeben wird), gefolgt von www., lsst sich eine Adresse einfach testen, beispielsweise www.commerzbank.de oder www.fokus.de. Die Schreibweise muss jedoch genau stimmen, ansonsten erscheint die Meldung, der Sie im Internet leider nicht selten begegnen: Error!

Abb. 6.2 Eine Fehlermeldung im Internet

Seiten aufrufen 1

Sofern Sie die Adresse der gew+nschten Seite kennen, tragen Sie diese Adresse in die Symbolleiste Adresse ein. Achten Sie dabei genau auf die richtige Syntax. In den neueren Browsern kDnnen Sie das Prfix http:// jedoch inzwischen weglassen, der Aufruf funktioniert trotzdem.

2

Lassen Sie sich nicht davon irritieren, dass der Internet Explorer mitunter die Auswahlliste des Symbols Dffnet. Er bietet Ihnen dann eine Liste bereits besuchter Seiten an, deren Adresse mit den von Ihnen eingegebenen Zeichen beginnen.

3

Wenn Sie die Adresse komplett eingegeben haben, dr+cken Sie die
-Taste.

Abb. 6.3 Die Auswahlliste der besuchten Seiten

666

Adressen suchen und finden

4

Sollten Sie noch keine Verbindung zum Internet haben, wird der Dialog zum Einwhlen eingeblendet. Geben Sie hier gegebenenfalls Ihr Kennwort und Ihren Benutzernamen ein.

Danach wird die Seite aufgebaut, was unterschiedlich lange dauern kann. Sofern viele Bilder, Fotos und/oder Animationen auf der Seite vorhanden sind, brauchen Sie mitunter etwas Geduld, bis sich die Seite in voller SchDnheit prsentiert. Sofern Sie Informationen suchen, aber keine konkrete Adresse im Kopf haben, m+ssen Sie sich auf die Suche nach passenden Seiten machen. Hier kommen die Suchmaschinen ins Spiel, die Sie dabei unterst+tzen, Seiten im Internet zu finden.

Hinweis

Gut zu wissen Suchmaschinen suchen Informationen im Internet. Sie kriechen quasi 24 Stunden lang durch das Netz und indizieren Webseiten. Die Betreiber verwenden daf-r teils automatische Suchprogramme, so genannte Robots, die durch das Netz wandern, teils wird die Indexierung von menschlichen Wesen vorgenommen.

Suchmaschinen verwenden Unabhngig von der verwendeten Suchmaschine ist deren Aufbau +berall hnlich. Vergleichbar mit einem klassischen Stichwortverzeichnis geben Sie in das Feld zum Suchen ein Stichwort oder auch mehrere StichwDrter ein, die die gesuchte Information kurz beschreiben. Danach werden Kurzbeschreibungen von Seiten prsentiert, auf denen diese StichwDrter auftauchen. Diese Auflistungen enthalten oft auch eine F+lle von nutzlosen oder unpassenden Seiten bzw. Adressen. Sie sind dann gefragt, die Spreu vom Weizen zu trennen und die Adressen herauszupicken, die vielversprechend klingen. Notfalls rufen Sie die Seite per Hyperlink auf, pr+fen, ob sie inhaltlich was taugt und gehen gegebenenfalls wieder zur+ck zur Auflistung. Bei der Eingabe der StichwDrter sollte man +berlegt vorgehen. Fasst man den Suchbegriff zu allgemein, werden viel zu viele Adressen prsentiert, ist er zu spezifisch, kann das Ergebnis zu mager ausfallen. In der Regel finden Sie neben dem Feld f+r die Eingabe des Suchbegriffs eine Option mit der Bezeichnung Erweiterte Suche oder hnlich. Dar+ber gelangen Sie zu einer Seite, auf der Sie die Suche verfeinern kDnnen bzw. Informationen dar+ber erhalten, wie Sie die Suchbegriffe +ber UNDund ODER-Verkn+pfungen (Boolesche Regeln) eingrenzen oder genauer festlegen.

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Office und das Internet

Abb. 6.4 Eine Auflistung von Adressen

Abb. 6.5 Erweiterte Suche bei Lycos

Die meisten Suchmaschinen unterst+tzen folgende Schreibweisen: Schreiben Sie mehrere WDrter in Anf+hrungszeichen, werden die Begriffe zusammengehalten. Geben Sie direkt vor einem Wort ein Minuszeichen ein (-), wird bei der Suche dieser Begriff ausgeklammert. Rezepte -Backen liefert also alle Eintrge der Suchmaschine zum Thema Rezepte, ausgenommen Rezepte zum Backen. Das Minuszeichen kann in der Regel auch als NOT eingegeben werden. Doch alle Theorie ist grau! Es kommt hufig vor, dass die Suchmaschinen Ihre nach allen Regeln der Kunst formulierten Sucheingaben auch vDllig ignorieren.

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Adressen suchen und finden

Abb. 6.6 Die Suche spezifizieren

F+r die erfolgreiche Suche kann der beste Rat nur lauten: Probieren Sie so viele Suchmaschinen und so viele Informationsquellen aus, wie Sie Zeit und Lust haben. Nichts auf der Welt verpflichtet Sie, einer Suchmaschine treu zu bleiben. Sie werden sehen, dass auch bei gleichen Suchbegriffen die Treffer (sowohl inhaltlich als auch von der Anzahl her) von Suchmaschine zu Suchmaschine variieren.

Tipp

So genannte Meta-Suchmaschinen Oft lohnt es sich, zu Beginn einer Suche eine Meta-Maschine zu benutzen, da man sich dadurch die M-he erspart, selbst diverse Suchmaschinen an die Arbeit zu schicken. MetaGer ist eine solche Meta-Suchmaschine, zu sehen in Abbildung 6.7.

Abb. 6.7 Suchen bei MetaGer

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Office und das Internet

Suchen von Seiten mit dem Suchassistenten Der Internet Explorer bietet auch die MDglichkeit, den Suchassistenten zu verwenden. Sie arbeiten in diesem Fall nicht mit einer Suchmaschine, sondern kDnnen problemlos auf mehrere Suchmaschinen zugreifen. Klicken Sie auf das Symbol Search (Suchen), um die Suchhilfe in Anspruch zu nehmen. Links im Bildschirm wird ein Bereich eingeblendet, in dem Sie die Suche formulieren. Legen Sie zuerst fest, was Sie suchen mDchten und geben Sie anschließend die Suchbegriffe ein.

Abb. 6.8 Der Suchassistent

Nachdem Sie auf die Schaltflche Suchen geklickt haben, werden Ihnen anschließend die Ergebnisse aufgelistet. Klicken Sie nun auf einen der Eintrge, wird die entsprechende Seite im rechten Bereich des Fensters angezeigt. Mber die Schaltflche Anpassen (Customize) legen Sie fest, welche Suchmaschinen in welcher Reihenfolge beim Suchen verwendet werden sollen. Sie kDnnen Ihre Suche auch auf die Schnelle in die Symbolleiste Adressen eingeben. Beginnen Sie die Eingabe mit einem ? und schreiben Sie dann den Suchbegriff. Besttigen Sie Ihre Anfrage anschließend mit der
-Taste.

670

Adressen suchen und finden

Abb. 6.9 Das Ergebnis der Suche

Abb. 6.10 Die Suche des Internet Explorers anpassen

671

Office und das Internet

Weitere Tipps zum Suchen Abgesehen von booleschen Regeln gibt es noch weitere EingabemDglichkeiten und Suchbeschrnkungen.

Zusammenhalten durch Anf hrungszeichen Anf+hrungszeichen funktionieren ziemlich gut, um Begriffe zusammenzuhalten und so die Suche einzuschrnken. Mitunter filtert man dadurch aber auch zu stark; probieren Sie es jeweils aus.

Die Suche nach S"tzen, beispielsweise nach Zitaten oder Liedertexten Geben Sie den Satz in Anf+hrungszeichen ein, als Beispiel: "To be or not to be". Diese Eingabe bringt Seiten, in denen dieser Satz zusammenhngend auftaucht, das heißt aber nicht, dass es Seiten sind, die alle zum Zitat aus Shakespeares Hamlet f+hren.

Die Suche nach Begriffen und Eigennamen Geben Sie den Begriff in Anf+hrungszeichen ein, zum Beispiel "Frankfurter W%rstchen". Bei diversen Suchmaschinen ist diese Zusammenhaltung sinnvoll, wenn Sie tatschlich die essbaren W+rstchen meinen!

Groß- und Kleinschreibung Ob Sie die Groß- bzw. Kleinschreibung bei den Suchbegriffen beachten, spielt ebenfalls eine gewisse Rolle. Wenn Sie alles klein schreiben, also auch den Anfangsbuchstaben bei einem Substantiv, wird die Schreibweise auf den Seiten im Regelfall ignoriert und Sie erhalten mehr Treffer.

Volltextsuche Sie kDnnen auch probieren, Seiten bzw. Informationen mit Hilfe einer so genannten Volltextsuche zu erhalten. Dazu schreiben Sie Ihre Frage, zusammengehalten durch Anf+hrungszeichen, direkt als ganzen Satz in das Suchfeld. Sie kDnnten also beispielsweise eingeben: "Was ist Ebbe und Flut?"

Hyperlinks benutzen Wenn Sie eine Seite aufgerufen haben, kDnnen Sie mit den Hyperlinks auf dieser Seite die Tour durch die weiteren Seiten beginnen. Wo immer der Mauszeiger die Form einer Hand annimmt, steckt ein Hyperlink, also eine Sprungadresse zu einer anderen Seite. Diese Seite muss nicht zur gleichen Homepage gehDren, sondern kann Sie auch zu einer vDllig anderen Adresse (URL) f+hren. Mitunter sind Sie in null Komma nichts weit von der urspr+nglichen Homepage entfernt und lesen plDtzlich etwas +ber den Regenwald, nur weil Sie urspr+nglich eine Seite namens www.wetter.de aufgerufen haben. 672

Adressen suchen und finden

Webseiten speichern Wenn Sie eine Webseite entdeckt haben, die f+r Sie interessant ist, kDnnen Sie sie auf Ihrer Festplatte speichern. So kDnnen Sie dann spter bequem darauf zugreifen.

1

Klicken Sie wie +blich im Men+ Datei auf Speichern unter. Abb. 6.11 Speichern einer Seite

2

Legen Sie dann fest, in welchem Verzeichnis die Datei abgelegt werden soll. Sie haben nun mehrere MDglichkeiten hinsichtlich des Dateityps, in dem Sie die Seite speichern.

Mit dem Dateityp Webseite, komplett werden die HTML-Seiten inklusive aller Grafiken in einem neuen Ordner gespeichert. Das Format Webarchiv, einzelne Datei (mht) speichert die Seite und alle zur Anzeige benDtigten Informationen in einer Datei mit der Endung .mht. Webseite, nur HTML speichert die Seite im HTML-Format, allerdings nicht die Grafiken. Das Format Textdatei speichert nur den Text der Seite.

Abb. 6.12 Die Dateitypen beim Speichern von Webseiten

673

Office und das Internet

Grafiken speichern Das Internet ist eine Fundgrube f+r Bilder und Grafiken aller Art, oft auch von hoher Qualitt. Sie kDnnen diese Bilder ebenfalls auf Ihrem Rechner speichern. 1

Klicken Sie das gew+nschte Bild mit der rechten Maustaste an.

2

Whlen Sie im Kontextmen+ die Option Bild speichern als.

3

Whlen Sie im Dialog Bild speichern das Verzeichnis und geben Sie einen Dateinamen ein. Beachten Sie den Dateityp: Da die Datei aus dem WWW stammt, ist sie entweder im GIF-Format oder im JPG-Format.

Abb. 6.13 Eine Grafik speichern

Vergessen Sie nicht, dass Sie sich /rger einhandeln, wenn Sie ein Bild aus dem WWW f+r kommerzielle Zwecke nutzen, ohne vorher um Erlaubnis gefragt zu haben. So unorthodox das Internet auch erscheint, das Copyright gilt auch hier.

Lieblingsseiten: Favoriten Sofern Sie davon ausgehen, dass Sie eine Seite in der Zukunft hufig aufrufen werden, m+ssen Sie sich die Adresse weder auf einen Zettel notieren, den man drei Tage spter ohnehin verloren hat, noch das ganze Wandern per Hyperlinks von vorn beginnen. Bequemer ist es, sich die Seite zu den Favoriten zu legen. Im Gegensatz zum Speichern der Webseite mit dem Befehl Speichern unter wird bei den Favoriten nur die Adresse der Webseite abgelegt, so dass beim Aufruf eines Favoriten immer die aktuelle Seite aus dem Internet angezeigt wird. 674

Lieblingsseiten: Favoriten

Zur Aufnahme einer Seite in den Kreis der Favoriten verfahren Sie folgendermaßen: 1

Klicken Sie auf das Symbol Favoriten. Im linken Bereich des Bildschirms werden anschließend die Favoriten aufgelistet. Abb. 6.14 Die Favoriten

2

Klicken Sie auf das Symbol Add (Hinzuf%gen), geben Sie dem Eintrag einen Namen und legen Sie fest, in welchem Ordner die Verkn+pfung zur Seite abgelegt werden soll. Klicken Sie auf die Schaltflche Create in (Erstellen in), falls der Dialog die Ordnerliste nicht anzeigt. Verlassen Sie den Dialog mit OK. Abb. 6.15 Eine Adresse zu den Favoriten hinzuf-gen

675

Office und das Internet

3

Anschließend finden Sie den neuen Favoriten im Bereich Favoriten. Um auf die Eintrge in den Ordnern des Bereichs Favoriten zugreifen zu kDnnen, reicht es aus, den Ordner anzuklicken.

Abb. 6.16 Die Favoriten mit Unterordnern und Eintrgen

Sie gelangen zu einer Seite, deren Adresse im Ordner Favoriten gespeichert ist, indem Sie im Bereich Favoriten auf den Namen klicken, den Sie dem Eintrag mit dieser Adresse gegeben haben. Gegebenenfalls m+ssen Sie durch die Untermen+s der angelegten Ordner wandern.

Favoriten verwalten Haben sich im Laufe der Zeit viele Adresseneintrge angesammelt, ist es sinnvoll, f+r Ordnung im Ordner Favoriten sorgen und die Adressen in thematisch passende Ordner zu legen. Rufen Sie eine Ihrer favorisierten Seiten auf und klicken Sie im Men+ Favoriten auf den Eintrag Organize Favorites (Favoriten verwalten), um den gleichnamigen Dialog zu Dffnen. In diesem Dialog lassen sich Ordner und Dateien wie im Windows-Explorer per Drag and Drop verschieben. Einen neuen Ordner erstellen Sie mit der gleichnamigen Schaltflche bzw. mit Create Folder. Wenn Sie nicht die Drag and Drop-Methode benutzen, markieren Sie die Adresse, die Sie in den Ordner hineinlegen mDchten, klicken auf die Schaltflche Move to Folder (Verschieben nach) und Dffnen im Dialog Ordner suchen den Zielordner. Klicken Sie dann auf OK.

676

Lieblingsseiten: Favoriten

Abb. 6.17 Favoriten verwalten

Hinweis

Gut zu wissen Sie finden in den Favoriten den Ordner Links. Alle Eintr'ge in diesem Ordner werden auf der gleichnamigen Symbolleiste des Internet Explorers angezeigt. Um die Symbole der Symbolleiste Links zu 'ndern, legen Sie im Ordner Links neue Verkn-pfungen an oder entfernen alte.

Sie kDnnen die Favoriten auch im Bereich Favoriten per Drag & Drop verschieben und sortieren.

Favoriten weitergeben Die Verweise in den Favoriten werden in einzelnen Dateien mit der Endung .url und im Normalfall im Ordner C:\Windows\Favoriten gespeichert. MDchten Sie Ihre Favoriten verschicken, kopieren Sie einfach die betreffenden Dateien aus dem Ordner Favoriten. Erhalten Sie neue Verweise von Bekannten, speichern Sie diese Dateien im Ordner Favoriten.

677

Office und das Internet

Abb. 6.18 Die Favoriten im Explorer

Anpassen des Browers Auch den Internet Explorer m+ssen Sie nicht so hinnehmen, wie er sich zunchst prsentiert. Die meisten MDglichkeiten, bestimmte Standardeinstellungen zu verndern, finden Sie im Dialog Internetoptionen, aufzurufen +ber das Men+ Tools (Extras).

By the way Wir benutzen f-r die folgende Beschreibung nur die deutschen Bezeichnungen, auch wenn in der diesem Buch zugrunde liegenden Version vieles noch nicht -bersetzt war. Die Bilder weichen also z.T. von den Beschreibungen ab.

Die Startseite "ndern Als Startseite erscheint nach der Installation des Internet Explorers die Homepage von Microsoft, d.h., bei jedem Start des Internet Explorers wird zuerst die Webseite von Microsoft angezeigt. Soll diese Seite beim nchsten Aufruf des Internet Explo678

Anpassen des Browers

rers nicht als Startseite zu sehen sein, kDnnen Sie auch eine andere Seite als Startseite definieren oder den Internet Explorer so einrichten, dass er eine leere Seite zeigt. 1

Rufen Sie +ber das Men+ Ansicht die Internetoptionen auf.

2

Wechseln Sie auf die Registerkarte Allgemein. Abb. 6.19 Die Registerkarte Allgemein im Dialog Internetoptionen

3

Bestimmen Sie im Bereich Startseite durch Anklicken der Schaltflche Leere Seite, dass eine leere Seite angezeigt wird, oder legen Sie +ber die gleichnamige Schaltflche die aktuelle Seite als neue Startseite fest (die Sie vorher nat+rlich aufgerufen haben m+ssen).

Die Hintergrundfarbe "ndern Fast alle Seiten haben einen irgendwie farbigen Hintergrund definiert. Sollte dies tatschlich mal nicht der Fall sein, erscheinen die Seiten auf dem Farbhintergrund, der bei Ihrem Internet Explorer eingestellt ist. Welche Farbe das ist, sehen Sie am deutlichsten, wenn Sie eine leere Seite als Startseite festlegen, in der Adressenleiste also about blank zu lesen ist. Auch die Standardfarben f+r Text und Hyperlinks, differenziert nach besucht und nicht besucht, kDnnen Sie verndern. 679

Office und das Internet

Diese Hintergrundfarbe lsst sich ndern. 1

Rufen Sie +ber das Men+ Extras den Dialog Internetoptionen und die Registerkarte Allgemein auf.

2

Klicken Sie auf die Schaltflche Farben im unteren Bereich des Dialogs.

3

Klicken Sie auf die Kachel neben Hintergrund und entscheiden Sie sich in der Farbpalette f+r eine Farbe.

4

Klicken Sie gegebenenfalls auf die Kacheln f+r Links und besuchte Links, um auch deren Standardfarben zu verndern.

Abb. 6.20 Die Farbeinstellungen ndern

Eine Schriftart einstellen Ebenso wie die Farben lsst sich auch die Schriftart festlegen, in der Text erscheint, sollte auf den Webseiten nichts definiert sein.

680

1

Rufen Sie +ber das Men+ Extras den Dialog Internetoptionen auf.

2

Klicken Sie auf die Schaltflche Schriftarten im unteren Bereich des Dialogs auf der Registerkarte Allgemein.

3

Legen Sie im Dialog Schriftarten die gew+nschten Schriftarten fest und ebenso den Schriftgrad.

Anpassen des Browers

Abb. 6.21 Die Schriftart ndern

Weitere Einstellungsm'glichkeiten Der Dialog Internetoptionen bietet neben den eben besprochenen Farbeinstellungen und der /nderung der Schriftart weitere EinstellungsmDglichkeiten, die sich u.a. auf Sicherheit, die E-Mail-Funktion und die Verbindung beziehen. Sie finden alles auf den entsprechenden Registerkarten.

Die Registerkarten des Dialogs Internetoptionen

Die Register

EinstellungsmDglichkeiten

Registerkarte Sicherheit

Hier legen Sie die Sicherheitsstufe fest

Registerkarte Inhalt

Hier geht es u.a. um die Kontrolle der Internetinhalte

Registerkarte Verbindung

Hier finden Sie einen Verbindungsassistenten, der dabei hilft, den Computer mit dem Internet zu verbinden

Registerkarte Programme

Hier legen Sie fest, welche Programme Sie f+r E-Mails und News verwenden

Registerkarte Erweitert

Bietet eine Reihe von Einstellungen zum Verhalten des Browers beim Surfen. Hier lsst sich auch einstellen, inwieweit Bilder und multimediale Elemente angezeigt werden. Tabelle 6.2

681

Office und das Internet

Programme aus dem Netz GrDßere oder kleinere Computerprogramme lassen sich in H+lle und F+lle direkt aus dem Netz holen, als so genannte Downloads. Eine Reihe von Softwarefirmen vertreibt ihre Programme mittlerweile nur als Shareware +ber das Internet. Bei Shareware handelt es sich um Programme, die man sich vom Webserver der Firma laden und dann eine Zeit lang – oft 30 Tage – kostenfrei ausprobieren kann. Wenn diese Schnupperzeit vorbei ist, muss man das Produkt erwerben, falls man es weiterhin nutzen mDchte. Es gibt aber auch Programme, die Sie kostenfrei downloaden d+rfen – oftmals sind es Beta-Versionen (also Vorversionen) von neuen Programmen oder Updates zu bereits entwickelten Programmen. Diese Programme werden als Freeware bezeichnet.

Programme downloaden Der Vorgang, ein Programm – oder auch Sound-, Bild- und Textdateien – auf Ihren Rechner zu laden, ist in der Regel ausgesprochen unkompliziert. Haben Sie eine Seite geDffnet, auf der eine DownloadmDglichkeit besteht, werden Sie einen Button finden, auf dem so etwas steht wie "Hier klicken zum Downloaden" oder /hnliches. Oft wird Ihnen auch die GrDße angezeigt, so dass Sie wissen, ob die Speicherkapazitt Ihres Rechners +berhaupt f+r das, was Sie downloaden mDchten, ausreicht bzw. abschtzen kDnnen wie lange der Download dauern wird. Wenn Sie dann klicken, beginnt der Downloadprozess automatisch und Sie brauchen lediglich den Speicherort zu bestimmen.

Abb. 6.22 Iffnen oder speichern?

Whrend des Downloadens sehen Sie den Fortschritt des Vorgangs und wie lange er noch dauern wird. Vorsicht vor umfangreichen Programmen (in MByte): Unter Umstnden erhalten Sie die Meldung, dass der Vorgang etliche Stunden dauern wird! 682

Anpassen des Browers

Last, but not least: Offline Wenn Sie eine Seite hufig ansteuern, kDnnen Sie diese offline verf+gbar machen. Rufen Sie dazu den Dialog Zu Favoriten hinzuf%gen auf und aktivieren Sie die Option Make available offline (Offline verf%gbar machen). Mit dieser Funktion werden Ihnen Ihre Lieblingsseiten regelmßig zur Verf+gung gestellt und auf den neuesten Stand gebracht. Sie haben damit die MDglichkeit, die Seiten zu betrachten, ohne dass eine Onlineverbindung aufgebaut werden muss.

Abb. 6.23 Eine Seite offline verf-gbar machen

Besttigen Sie mit OK. Die Seite wird nun synchronisiert. Um die Seite tglich zu synchronisieren, Dffnen Sie +ber Extras>Synchronisieren den Dialog Zu synchronisierende Objekte. Markieren Sie die betreffende Seite und klicken Sie auf die Schaltflche Properties (Eigenschaften). Iffnen Sie dann die Registerkarte Schedule (Zeitplan) und aktivieren Sie hier die Option Using the following schedule (Geplante Aktualisierung). Mber Add (Hinzuf%gen) kDnnen Sie nun den Zeitplan festlegen.

683

Office und das Internet

Abb. 6.24 Wann soll synchronisiert werden?

Abb. 6.25 Den Zeitplan einstellen

Vorhandene Dateien als Webseiten ver:ffentlichen Wie eingangs bereit erwhnt, lassen sich sowohl in Word als auch in PowerPoint und Excel Dateien direkt als Webseiten speichern. Dies ist die schnellste und sicherlich einfachste Methode, der Gemeinde der Webseitenbesitzer beizutreten. Dieser Abschnitt soll klren, welche Einstellungen und Schritte vorgenommen werden m+ssen, um die Dateien zu konvertieren. 684

Vorhandene Dateien als Webseiten ver'ffentlichen

Word-Dateien als Webseiten speichern Wir treffen folgende Annahme: Sie haben irgendwann eine Datei erstellt, die zunchst nicht f+r das Web gedacht war, sondern beispielsweise als Werbezettel oder Aushang. Diese Datei enthlt formatierten Text, einen Hintergrund (Format>Hintergrund), eine horizontale Linie, Linien oben und unten und außerdem ein Symbol und eine Autoform mit hinzugef+gtem Text. Sie hat folgendes Aussehen:

Abb. 6.26 Die Word-Datei f-r das Internet

Weboptionen Bei Word gibt es eine Reihe von EinstellungsmDglichkeiten speziell f+r die VerDffentlichung von Dateien im Netz. Diese Einstellungen +berpr+fen Sie am besten vor dem Speichern als Webseite. 1

Iffnen Sie +ber Extras>Option den gleichnamigen Dialog und wechseln Sie auf die Registerkarte Allgemein.

2

Klicken Sie auf die Schaltflche Weboptionen.

685

Office und das Internet

Abb. 6.27 Die Weboptionen aufrufen

Registerkarte Browser Auf dieser Registerkarte bestimmen Sie, f+r welchen Browser die Webseiten optimiert werden sollen. Je enger Sie die Auswahl treffen, desto kleiner (in KByte) werden die Dateien. Im Bereich Optionen kDnnen Sie zustzliche Einstellungen vornehmen.

Abb. 6.28 Die Registerkarte Browser

686

Vorhandene Dateien als Webseiten ver'ffentlichen

Registerkarte Dateien Auf dieser Registerkarte bestimmen Sie u.a., ob lange Dateinamen verwendet werden sollen und ob die Links in Ihrer Prsentation beim Speichern aktualisiert werden sollen. Registerkarte Bilder Auf dieser Registerkarte bestimmen Sie die AuflDsung in Pixeln, f+r die die Darstellung optimiert werden soll. Zustzlich zur AuflDsung kDnnen Sie die Pixel pro Zoll angeben. Je kleiner der Wert ist, den Sie whlen, desto kleiner werden die Dateien. Registerkarten Codierung und Schriftarten Auf diesen Registerkarten nehmen Sie lnderspezifische Einstellungen vor, d.h., welche Codierung und Schriftarten verwendet werden.

Die Datei speichern Mit der Zeit gehend mDchten Sie diese Seite auf die Schnelle "ins Netz" stellen. Daher soll sie als Webseite gespeichert werden, damit sie in einem Browser angezeigt werden kann. 1

Iffnen Sie +ber Datei>Als Webseite speichern den Dialog Speichern unter. Abb. 6.29 Der Dialog Speichern unter

2

Iffnen Sie den Ordner f+r Ihr Webprojekt. Falls Sie noch keinen Ordner angelegt haben, klicken Sie auf das Symbol Neuen Ordner erstellen und erstellen Sie einen Ordner. 687

Office und das Internet

3

Achten Sie auf den Dateityp. Dieser wurde automatisch auf .htm umgestellt. Geben Sie der Datei den Namen index, da es die erste Seite Ihrer Website ist. (Im Kapitel 5 Ihr Internetauftritt mit FrontPage kDnnen Sie nachlesen, auf welche Namenskonventionen Sie beim Speichern von Webseiten, die f+r das Internet gedacht sind, achten m+ssen.)

4

Klicken Sie auf die Schaltflche Titel 8ndern, um im Dialog Seitentitel 8ndern festzulegen, was in der Titelleiste des Browsers erscheinen soll, wenn diese Seite aufgerufen wird.

5

Klicken Sie zu guter Letzt auf Speichern.

Abb. 6.30 Den Titel der Webseite ndern

Nun ist es an der Zeit zu pr+fen, wie die Seite im Browser prsentiert wird. Iffnen Sie den Internet Explorer und klicken Sie hier auf File>Open (Datei>Nffnen). Klicken Sie dann auf Browse (Durchsuchen), um den Pfad zur Datei festzulegen. Markieren Sie die Datei und klicken Sie auf Nffnen und im Dialog Open (Nffnen) auf OK.

Abb. 6.31 Die Seite im Internet Explorer

688

Vorhandene Dateien als Webseiten ver'ffentlichen

Nun wird Ihnen die eben erstellte Datei angezeigt. Vielleicht sind Sie positiv +berrascht: Die Seite hat fast das Aussehen wie in Word. Sofern Sie noch /nderungen und Ergnzungen vorhaben, gehen Sie zur+ck zu Word und nehmen Sie diese /nderungen vor. Betrachten Sie dann wieder die Seite im Internet Explorer, denken Sie aber daran, dass Sie die Seite nach jeder /nderung aktualisieren m+ssen. Klicken Sie dazu auf das entsprechende Symbol oder auf View>Refresh (Ansicht>Aktualisieren).

Fazit und Hinweis Das Anzeigen dieser Seite im Internet Explorer ging so "glatt", weil es sich um eine schlichte Seite handelt mit wenig Text und anderen Elementen. Sofern Sie von vornherein wissen, dass Sie eine Datei erstellen, die als Webseite verDffentlicht werden soll, beginnen Sie diese Datei auch als Webseite. Dazu klicken Sie auf Datei>Neu und whlen im Aufgabenbereich Neues Dokument die Option Leere Webseite. Wenn Sie die Datei in einem Weblayout erstellen, sind die Word-Funktionen, die im Browser nicht angezeigt werden, deaktiviert, so dass Sie gar nicht erst in Versuchung geraten. Arbeiten Sie dann auf jeden Fall mit Tabellen, um sicherzustellen, dass die Anordnung der Elemente auch im Browser ordentlich angezeigt wird. Formatieren Sie die Tabelle gegebenenfalls so, dass die Rahmenlinien nicht sichtbar sind (Format>Rahmen und Schattierung>Ohne). Die Tabellen dienen dann lediglich der Anordnung, zu sehen sind sie nicht; man spricht in diesem Zusammenhang von Blindtabellen.

Hinweis

Gut zu wissen Wenn Sie in Word Grafiken einf-gen, die Sie auch auf einer Webseite verwenden, ist es ratsam, einige Einstellungen f-r diese Bilder festzulegen. Klicken Sie in der Symbolleiste Grafik auf das Symbol Bilder komprimieren. Im Dialog Bilder komprimieren bestimmen Sie die Aufl)sung der Bilder und ob von den Bildern gegebenenfalls nur der verwendete Ausschnitt gespeichert werden soll. Mit diesen Optionen k)nnen Sie die Dateigr)ße und damit die Ladezeit optimieren.

PowerPoint-Folien als Webseiten speichern Insbesondere PowerPoint-Folien sind prdestiniert, ins Netz gestellt zu werden, denn auf Folien werden ohnehin Inhalte gezeigt, die f+r ein Publikum gedacht sind. Iffnen Sie als Erstes wieder den Dialog Weboptionen, wie gehabt zu erreichen +ber Extras>Optionen>Registerkarte Allgemein>dann Schaltflche Weboptionen. Im

689

Office und das Internet

gleichnamigen Dialog nehmen Sie auf den verschiedenen Registerkarten die notwendigen bzw. gew+nschten Einstellungen vor. Sie sind weitgehend identisch mit den Einstellungen bei Word, deshalb sollen hier nur die Einstellungen erwhnt werden, die spezifisch f+r PowerPoint sind. Registerkarte Allgemein Legen Sie hier mit der ersten Option das Aussehen der Schaltflche/Links fest, die PowerPoint automatisch einf+gt. Mit der mittleren Option aktivieren Sie eventuell vorhandene Animitationen in der Prsentation. Die Animationen laufen nur im Internet Explorer 4.0 oder hDher, und auch dort nicht einwandfrei. Mit der letzten Option erreichen Sie, dass die eingef+gten Prsentationen proportional an die GrDße des Bildschirms angepasst werden.

Abb. 6.32 Die Registerkarte Allgemein

Die Pr"sentation speichern

690

1

Um die Prsentation in das HTML-Format zu +bertragen, Dffnen Sie +ber Datei>Als Webseite speichern den Dialog Speichern unter.

2

Klicken Sie anschließend auf die Schaltflche Ver5ffentlichen.

3

Im Dialog Als Webseite ver5ffentlichen legen Sie zunchst fest, ob Sie die gesamte Prsentation oder nur Teile davon verDffentlichen mDchten. Sind die Notizen nur f+r Sie persDnlich gedacht, deaktivieren Sie die entsprechende Option Sprechernotizen anzeigen. Auch in diesem Dialog kDnnen Sie festlegen, f+r welche Browser die Prsentation angepasst werden soll. Legen Sie abschließend den Seitentitel und den Dateinamen bzw. Speicherort fest.

Vorhandene Dateien als Webseiten ver'ffentlichen

Abb. 6.33 PowerPoint als Webseiten ver.ffentlichen

4

Klicken Sie abschließend auf die Schaltflche Ver5ffentlichen. Es wird eine Datei unter dem festgelegten Namen gespeichert und im gleichen Verzeichnis ein neuer Ordner mit dem Namen der Datei angelegt. MDchten Sie Ihre Prsentation dann ins Internet bringen, m+ssen Sie sowohl die Datei als auch den Ordner mit allen darin enthaltenen Dateien auf den Webspace laden.

Abb. 6.34 Die PowerPoint-Prsentation im Browser

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Office und das Internet

Hinweis

Gut zu wissen Mit der Schaltfl'che Weboptionen gelangen Sie in den oben beschriebenen Dialog zur Einstellung der Weboptionen.

Excel-Dateien ver'ffentlichen Der Vorgang, eine Datei als Webseite zu verDffentlichen, funktioniert in Excel genauso wie in Word und PowerPoint. Pr+fen Sie vor der VerDffentlichung die Weboptionen. Klicken Sie dazu auf Extras>Optionen>Registerkarte Allgemein>Schaltflche Weboptionen. Im Dialog Weboptionen kDnnen Sie diverse Einstellungen vornehmen, von denen meisten mit denen in Word bzw. PowerPoint vergleichbar sind. Erwhnt werden sollen hier nur noch die Optionen, die von den MDglichkeiten in den anderen beiden Anwendungen abweichen. Registerkarte Allgemein Hier empfiehlt es sich, die erste Option zu aktivieren, um sicherzustellen, dass alle Formeln funktionieren, auch wenn sie auf Daten zugreifen, die nicht mit verDffentlicht werden.

Abb. 6.35 Die Registerkarte Allgemein der Weboptionen

692

Vorhandene Dateien als Webseiten ver'ffentlichen

Als Webseite speichern 1

Iffnen Sie die entsprechende Arbeitsmappe und klicken Sie auf Datei>Als Webseite speichern.

2

Im Dialog Speichern unter kDnnen Sie noch einige Einstellungen vornehmen. Im Bereich Speichern bestimmen Sie, ob die gesamte Arbeitsmappe als Webseite verDffentlicht wird oder lediglich die aktuelle Auswahl, also das aktive Arbeitsblatt. Auch hier kDnnen Sie wieder mit der gleichnamigen Schaltflche den Titel ndern, also festlegen, was in der Titelleiste im Browser erscheint. Mber die Schaltflche Ver5ffentlichen Dffnen Sie den Dialog Als Webseite ver5ffentlichen. Abb. 6.36 Einstellungen im Dialog Als Webseite ver)ffentlichen

3

Im Feld W8hlen kDnnen Sie ebenfalls spezifizieren, welche Teile der Arbeitsmappe verDffentlicht werden sollen. Wichtig ist der Bereich Betrachtungsoptionen. Mit der Option Interaktivit8t hinzuf%gen mit legen Sie fest, dass die Daten auf der Seite vom Betrachter verndert und/oder neu angeordnet werden kDnnen. Im Feld daneben lsst sich die Interaktivtt genauer bestimmen. Auch hier finden Sie die Schaltflche Dndern, +ber die Sie den Titel f+r die Titelleiste festlegen als auch die Mberschrift f+r den Bereich, den Sie zur VerDffentlichung vorgesehen haben. Bestimmen Sie außerdem den Dateinamen und den Speicherort.

4

Klicken Sie zu guter Letzt auf die Schaltflche Ver5ffentlichen.

693

Office und das Internet

Abb. 6.37 Das Excel-Diagramm im Internet Explorer

Auf ins Netz Nachdem Sie die HTML-Seiten auf die eine oder andere Art und Weise erstellt haben, m+ssen Sie die Seiten, damit sie im Internet betrachtet werden kDnnen, auf den f+r Sie reservierten Speicherplatz bei Ihrem Provider kopieren. Jeder Provider, der etwas auf sich hlt, bietet eine Informationsseite an, die diesen Vorgang beschreibt. Sie benDtigen in der Regel eine FTP-Clientsoftware, mit der Sie die Dateien kopieren, und Sie sollten den Rechnernamen (machine name) Ihres Providers sowie Ihren Benutzernamen (user name) und Ihr Passwort parat haben, damit Sie Zugang zum Speicher erhalten. Mit diesen Informationen ausger+stet, erstellen Sie mit der FTP-Clientsoftware eine Verbindung zu Ihrem reserviertem Speicherplatz und kopieren die Dateien. Der Provider bietet die entsprechende Software (FTP-Client) im Normalfall zum Downloaden aus dem Internet an. Immer mehr Provider stellen inzwischen auch die MDglichkeit zur Verf+gung, die HTML-Dateien ohne FTP-Programm auf den Speicherplatz zu kopieren. Bei diesen Providern finden Sie Webseiten, auf denen Sie die Dateien bestimmen kDnnen, die Sie verDffentlichen mDchten. Das Kopieren +bernimmt dann der Browser f+r Sie. Da der Weg +ber ein FTP-Programm nach wie vor der klassische ist, wird im Folgenden diese Vorgehensweise beschrieben. 1

694

Starten Sie das FTP-Programm. (Im Beispiel wird der WS_FTP Pro gezeigt.) Zunchst m+ssen Sie einen neuen Server konfigurieren. Die Angaben haben Sie von Ihrem Provider erhalten.

Auf ins Netz

Abb. 6.38 Die Verbindungsdaten des Servers eingeben

2

Klicken Sie dann auf Verbinden (Connect). Es wird eine Verbindung hergestellt, und Sie sehen im linken Bereich des Programms die Dateien auf Ihrer Festplatte. Suchen Sie hier die Dateien, die Sie +bertragen mDchten. Im rechten Bereich wird die Verzeichnisstruktur auf Ihrem Webserver angezeigt. Abb. 6.39 Die Dateien zum *bertragen auswhlen

3

Markieren Sie im linken Bereich die Ordner und Dateien, die Sie +bertragen mDchten. Haben Sie im rechten Bereich das Zielverzeichnis ausgewhlt, klicken Sie auf die Schaltflche zum Mbertragen der Dateien. Nach kurzer Zeit werden die Dateien auf dem Webserver liegen. 695

Office und das Internet

Abb. 6.40 Die -bertragenen Dateien

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Outlook – Ihre Organisationsund Kommunikationszentrale

7

Outlook – Ihre Organisations- und Kommunikationszentrale

Outlook kam mit Office 97 als Nachfolger von Schedule auf den Markt und war mit den damals neuen Internetzugngen und vielen neuen Funktionen die wirklich entscheidende Vernderung gegen+ber Office 95. Outlook war von Anfang an ein sehr leistungsstarkes Programm. Gegen+ber der letzten Version ist es in mancher Hinsicht noch leistungsfhiger geworden. Vor allem die MDglichkeiten der gemeinsamen Terminplanung wurden ausgebaut. Allerdings verabschiedet sich Outlook in dieser Version von seinen Wurzeln: Schedule wird nun nicht mehr unterst+tzt.

Einsatzbereiche von Outlook Das Programm ist wesentlich mehr als ein einfacher Terminkalender, auch wenn es das auch ist. Es ist ein fast universelles Programm zum Managen der eigenen Termine und zur Besprechungsplanung bei mehreren Beteiligten, zum Sammeln von – in der Terminologie von Outlook – Aufgaben, zur Verwaltung von Adressdaten und zum Versenden und Empfangen von Mail-Nachrichten, sei es zwischen vernetzten Rechnern oder global per Internet. Zahlreiche Funktionen und Features sind von Menschen mit einem normalen Terminkalender nicht unbedingt brauchbar und zu verwenden. F+r alle, die tatschlich von einem Termin zum anderen hetzen und im Meer Ihrer Aufgaben und Projekte unterzugehen drohen, ist Outlook hingegen ein n+tzliches Instrumentarium. Vorteilhaft mag es sich vor allem auch f+r diejenigen erweisen, in deren Hnden die nervenaufreibenden Aufgabe liegt, gemeinsame Termine f+r mehrere Personen zu finden und festzusetzen. Die Besprechungsfunktionen von Outlook bieten in dieser Hinsicht einiges Neues. Auf den folgenden Seiten werden zunchst die wichtigsten Funktionen von Outlook erklrt. Sie lernen u.a. den Kalender, die Aufgabenplanung und die Adressverwaltung kennen. Zhlen Sie zu den termingestressten Leuten, wird sich vor allem die Beschreibung, wie Sie die Mbersicht +ber Termine wahren kDnnen, als n+tzlich erweisen. Praktisch ist auch die Organisierung von kleineren oder grDßeren Projekten im Ordner Aufgaben; damit lsst sich sehr gut +berblicken, welche Aufgaben anstehen, welche der Erledigung harren und welche sie erleichtert abhaken kDnnen. In den letzten Abschnitten des Kapitels geht es um die Beschreibung grundstzlicher Einstellungen und Einrichtungen, z.B. wie Sie Outlook f+r die gemeinsame Terminplanung vorbereiten, wie Sie ein Internet-E-Mail-Konto einrichten und verschiedene Benutzerprofile anlegen. Außerdem wird beschrieben, wie Sie Outlook individuell anpassen und Ansichten nach Maß einrichten.

Der Arbeitsbildschirm

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Nach dem Aufruf von Outlook erscheint eine Oberflche, die dem bekannten Arbeitsbildschirm hnelt, sich aber z.T. auch deutlich unterscheidet. Sie finden auch hier Titelleiste Men%leiste, Symbolleiste sowie die Statuszeile am unteren Rand. Zwischen den oberen Leisten und der Statuszeile liegt der Bereich Posteingang, in dem

Der Arbeitsbildschirm

Sie im Moment von Outlook begr+ßt werden. Spter werden hier die eingegangenen Nachrichten aufgelistet werden. Die linke Leiste des Bildschirms wird als Outlook-Leiste bezeichnet. Diese Leiste enthlt Verkn+pfungen zu den wichtigsten Outlook-Ordnern, den einzelnen Bestandteile von Outlook. Mit einem Klick auf OutlookVerkn%pfungen, Eigene Verkn%pfungen oder Weitere Verkn%pfungen kDnnen Sie hier navigieren. Wie Sie sehen werden, lsst sich die Outlook-Leiste durch neue Eintrge erweitern. Der gesamte Aufbau des Outlook-Bildschirms ist variabel. Je nach Ttigkeit und Aufgabe kDnnen Sie ihn so einrichten, dass er optimal zu der aktuellen Operation passt, die Sie mit Outlook durchf+hren wollen.

Abb. 7.1 Der Bildschirm mit Outlook-Leiste

Sie sehen in der Abbildung 7.1 die Mbersicht Outlook Heute. In dieser Mbersicht werden Verweise auf die Kalendereintrge, Aufgaben und Nachrichten des aktuellen Tages angezeigt. Klicken Sie mit der Maus auf einen der Eintrge, wird das entsprechende Element geDffnet. Sie rufen diese Mbersicht mit dem Symbol Outlook Heute in der Outlook-Leiste auf. Wie Sie die unterschiedlichen Outlook-Elemente, also die Kalendereintrge, Aufgaben, Notizen etc. erstellen und bearbeiten, wird in den folgenden Abschnitten erklrt. Sie kDnnen nicht nur +ber die Outlook-Leiste auf die unterschiedlichen Ordner zugreifen. Wenn Sie auf das Symbol Ordnerliste klicken, wird die Ordnerliste eingeblendet, die die Struktur der Outlook-Ordner anzeigt. Falls das Symbol in der Men+leiste nicht dargestellt wird, kDnnen Sie mit dem Men+befehl Ansicht>Symbolleiste>Erweitert oder Ansicht>Ordnerliste die Ordnerliste anzeigen lassen. Mit einem 699

Outlook – Ihre Organisations- und Kommunikationszentrale

nochmaligen Klick auf das Symbol blenden Sie diese Liste wieder aus. Der Unterschied zur Outlook-Leiste besteht darin, dass in der Ordnerliste alle Ordner angezeigt werden, whrend in der Outlook-Leiste nur Verkn+pfungen zu den Ordnern erscheinen, die Sie selbst erstellen oder die Outlook von vornherein bereitstellt.

Abb. 7.2 Die Ordnerliste

Sie kDnnen die Ordnerliste auch nur kurzfristig f+r die Auswahl eines Ordners einblenden. Klicken Sie dazu auf die Ordner-Mberschrift. Die Ordnerliste wird dann eingeblendet und nach der Auswahl eines Ordners automatisch wieder ausgeblendet.

Abb. 7.3 Die Ordnerliste bei Bedarf kurzfristig einblenden

700

Der Terminkalender

Ordner in Outlook Outlook-Ordner sind nicht das Gleiche wie Ordner, die Sie zur Einhaltung einer gewissen Ordnung f+r die unterschiedlichen Dateien auf Ihrer Festplatte anlegen. Sie finden die Outlook-Ordner auch nicht auf der Festplatte, da sie lediglich der Organisation der einzelnen Elemente dienen. Jeder Ordner kann nur einen Elementtyp aufnehmen, also entweder Termine, oder Kontakte etc. Anstelle der OutlookOrdner existiert auf Ihrer Festplatte eine Datei mit der Endung .pst oder – wenn Sie Windows 2000 verwenden – eventuell mit der Endung .lis. In der Standardeinstellung trgt diese Datei die Bezeichnung Outlook.pst, in der Ordnerliste wird sie mit der Mberschrift Outlook Heute – (Pers5nlicher Ordner) angezeigt In dieser Datei werden alle Elemente von Outlook und die Outlook-Ordnerstruktur gespeichert. Sie kDnnen sich auch zustzliche persDnliche Ordner (Datendateien) anlegen und gleichzeitig Dffnen.

Der Terminkalender Da Termine sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich eine große Rolle spielen und es mitunter nicht leicht fllt, den Mberblick zu bewahren, soll als Erstes der Terminkalender von Outlook erklrt werden. Nach dem Aufruf von Outlook landen Sie automatisch im Ordner Posteingang. Um den Posteingang zu verlassen und zum Kalender zu wechseln, klicken Sie einfach auf das Symbol Kalender im linken Rand, also in der Outlook-Leiste. Daraufhin erscheint auf dem Bildschirm eine Mixtur aus Tageskalender, Monats+berblick und einem kleinen Bereich f+r die so genannten Aufgaben. Es handelt sich um eine der Ansichten im Kalender, um die Tages-/Wochen-/Monatsansicht des Kalenders. Sie kDnnen aber auch andere Ansichten aufrufen. Die GrDße der einzelnen Bereiche kDnnen Sie verschieben, indem Sie mit gedr+ckter Maustaste an den jeweiligen Trennlinien ziehen. Auch die horizontale Trennlinie zwischen Monats- und Aufgabenblock lsst sich auf diese Weise verschieben. Sofern Sie gleich anfangen mDchten, Outlook zu benutzen, ist es wichtig, zu wissen, wie die Tagesanzeige des Kalenders zu ndern ist. Ein anderer Tag erscheint auf dem Kalender, wenn Sie im Monats+berblick oben rechts im Bildschirm auf das entsprechende Datum klicken. Sie wechseln die angezeigten Monatskalender entweder mit den kleinen nach links bzw. rechts weisenden Pfeilen neben dem Monatsnamen oder indem Sie auf den Monatsnamen klicken und den Mauszeiger bei gedr+ckter Maustaste in der Auswahlliste auf den gew+nschten Monat bewegen. Der ausgewhlte Tag im Monatsblock erscheint unterlegt. Tage, an denen Termine eingetragen wurden, sind fett markiert.

701

Outlook – Ihre Organisations- und Kommunikationszentrale

Abb. 7.4 Einen anderen Monat anzeigen lassen

Standardmßig wird im Tageskalender ein Tag angezeigt, Sie kDnnen aber auch mehrere Tage gleichzeitig einblenden. Dazu markieren Sie diese Tage im Monatsblock, wobei Sie zur Mehrfachmarkierung beim Anklicken wie +blich die S-Taste gedr+ckt halten m+ssen. Damit Sie das aktuelle Datum ebenfalls prsent haben, wird dieses Datum umrandet. Denken Sie in diesem Zusammenhang daran, das Systemdatum richtig eingestellt zu haben, denn Outlook +bernimmt Datum und Uhrzeit aus den BIOS-Einstellungen des Systems.

Hinweis

Gut zu wissen Sie stellen das Systemdatum und die Systemuhrzeit im Dialog Eigenschaft von Datum/Uhrzeit ein. Diesen Dialog erreichen Sie, indem Sie in der Taskleiste doppelt auf die Zeitangabe klicken

Im Tageskalender gibt es einen hellen Bereich und einen dunklen Bereich. Der helle Bereich gilt als "Arbeitszeit", der dunkle als "Freizeit". Mit den vertikalen Bildlaufleisten wandern Sie im Tageskalender durch den Tag. Termine werden als weiße Textboxen angezeigt. In diesen Textboxen finden Sie zustzlich kleine Symbole, die den Termintyp signalisieren:

702

Der Terminkalender

Die Symbole an den Termineintr"gen

Symbol

Beschreibung Ein Kreis mit zwei Pfeilen bedeutet, dass es sich um eine Besprechungs- oder Terminserie, also um wiederkehrende Termine, handelt Eine Glocke bedeutet, dass Sie eine Erinnerung f+r einen Termin oder eine Besprechung eingeschaltet haben Ein Schl+ssel bedeutet, dass der Termin als privat gekennzeichnet wurde. Private Eintrge kDnnen auf einem Netzwerk von anderen Personen, auch wenn sie eine Zugangsberechtigung zu Ihrem Kalender haben, nicht eingesehen werden. Tabelle 7.1

Termineingabe Um Termine einzutragen, rufen Sie ein spezielles Fenster auf. 1

Klicken Sie auf das Symbol Neuer Termin. Auch ein Doppelklick auf die gew+nschte Uhrzeit in der Tagesanzeige bringt Sie in das Fenster Termin. Abb. 7.5 Einen Termin eingeben

703

Outlook – Ihre Organisations- und Kommunikationszentrale

2

Aufgrund der vorgegebenen Felder mit den entsprechenden Bezeichnungen ist dieser Dialog recht eindeutig. Die Eingaben in den Feldern Betreff und Ort werden in der Terminbox im Tageskalender angezeigt. Der große freie Bereich ist f+r Ihre Notizen gedacht.

3

Whlen Sie im Feld Anzeigen als eine Option, um den Status des Termins anzuzeigen. Je nach Option erhlt die Terminbox in Tageskalender einen andersfarbigen linken Rand. In der Standardeinstellung sind die Rnder bei Frei weiß, Mit Vorbehalt gestrichelt blau, Gebucht dunkelblau und bei Abwesend violett. (Diese Einstellungen kDnnen bei vernetzten Rechnern in der Besprechungsplanung gesehen werden.)

4

Im Feld Beschriftung kDnnen Sie dem Termin je nach Kategorie einen farbigen Hintergrund f+r den Tageskalender zuweisen. Diese Farbgebung dient insbesondere der Mbersichtlichkeit – kann aber unter Umstnden sicherlich das Gegenteil hervorrufen!

5

Beachten Sie das Feld Erinnerung, das Ihrem Gedchtnis auf die Spr+nge hilft. In diesem Feld kDnnen Sie Outlook anweisen, Sie an einen Termin zu erinnern, und zwar Minuten, Stunden oder auch Tage vor dem Termin. Unabhngig von dem Programm, in dem Sie gerade arbeiten, erscheint dann automatisch ein kleiner Dialog auf dem Bildschirm, der Sie auf den Termin hinweist – allerdings muss Outlook dazu im Hintergrund geDffnet sein.

6

Wenn Sie den Dialog ausgef+llt haben, klicken Sie auf die Schaltflche Speichern und schließen.

Danach haben Sie wieder das Blatt des Tageskalenders vor Augen, auf dem jetzt der Termin zu lesen ist, den Sie gerade eingetragen haben. Auf Termine, die im Tageskalender außerhalb des angezeigten Zeitraums liegen, wird mit dem abgebildeten Symbol in der Zeitspalte hingewiesen. Sie m+ssen gut hinschauen, es ist sehr klein!

Hinweis

Gut zu wissen Neigen Sie zur langfristigen Planung Ihrer Termine, ist Outlook f-r Sie nicht geeignet. Termine, die nach dem 31. August 4500, 23:58 Uhr liegen, werden von Outlook nicht mehr akzeptiert!

704

Der Terminkalender

Missgeschicke bei der Termineingabe Outlook weist Sie auf Unstimmigkeiten bei der Termineingabe hin. Wenn Sie z.B. versehentlich versuchen, einen Termin in die Vergangenheit zu legen oder wenn sich der neue Termin mit anderen Terminen +berschneidet, erscheint +ber der Betreffzeile im Dialog zur Termineingabe auf der Registerkarte Termin eine Warnmeldung.

Abb. 7.6 Termine mit *berschneidung

Diese Warnmeldung erhalten Sie nicht nur bei dem neuen Termin, sondern auch bei den alten Terminen, die vorher noch fehlerfrei waren. Whlen Sie f+r einen Termin die Option Frei, erhalten Sie allerdings bei Mberschneidungen keine Warnmeldung. Haben Sie sich mit Ihren Terminen +bernommen, sieht das im Tageskalender so aus:

Abb. 7.7 Termin-*berschneidungen im Tageskalender

705

Outlook – Ihre Organisations- und Kommunikationszentrale

Termine bearbeiten oder l'schen Es ist gang und gbe, dass sich Termine verschieben oder dass sie ganz abgesagt werden. In Outlook kDnnen Sie auf solche /nderungen schnell und einfach reagieren. 1

Um einen Termin zu verndern, doppelklicken Sie auf den Termineintrag im Tageskalender.

2

Dadurch landen Sie wieder im Terminfenster, in dem Sie nun /nderungen und Ergnzungen vornehmen kDnnen.

Wenn Sie im Tageskalender direkt auf den Termineintrag klicken, kDnnen Sie die Betreffzeile auch hier editieren. Die reservierte Zeit lsst sich verk+rzen oder verlngern, indem Sie den oberen oder unteren Rand des Eintrags mit gedr+ckter Maustaste bewegen. Den gesamten Termin verschieben Sie, indem Sie den Eintrag mit der linken Maustaste am linken Rand greifen und nach oben oder unten ziehen.

Abb. 7.8 Einen Termin verschieben

Zumindest in Outlook sind Sie einen Termin schnell wieder los; verfahren Sie folgendermaßen:

706

1

Markieren Sie den Termin. Klicken Sie dazu auf den linken Rand des Termineintrags.

2

Dr+cken Sie die _-Taste. Alternativ kDnnen Sie auch auf das Symbol L5schen klicken. Schon haben Sie sich von einem Termin befreit.

Der Terminkalender

Erinnerungen – Die Glocke l"utet Wenn Sie sich von Outlook an einen Termin erinnern lassen, erhalten Sie den unten abgebildeten Dialog. Sollten sich seit dem letzten Aufruf von Outlook mehrere Erinnerungsmeldungen gesammelt haben, werden diese tabellarisch aufgelistet.

Abb. 7.9 Die Erinnerungen

Im Kopfbereich des Dialogs sehen Sie die Betreffzeile des ausgewhlten Termins, darunter steht der Zeitpunkt. MDchten Sie weiterhin an diesen Termin erinnert werden, whlen Sie in der Auswahlliste eine Zeitangabe und klicken auf die Schaltflche Erneut erinnern. Alternativ kDnnen Sie den Termin oder die Aufgabe auch +ber die Schaltflche Element 5ffnen bearbeiten. Die Schaltflche Schließen beendet die Folge der Erinnerungen f+r das ausgewhlte Element, mit der Schaltflche Alle schließen verabschieden Sie sich von allen aufgelisteten Erinnerungsmeldungen.

Immer wieder sonntags – Wiederkehrende Termine Sowohl im Privat- als auch im Berufsleben haben die meisten Menschen regelmßig feste Termine: Jeden Montag Abend Skat, immer freitags Aerobic, ein Treffen mit der Projektgruppe jeden ersten Mittwoch im Monat. Damit man diese Termine nicht verschwitzt, sie aber auch nicht jedes Mal erneut eintragen muss, bietet Outlook Terminserien an. Damit gibt man die Anweisung, die Termine f+r einen definierten Zeitraum einzutragen. 1

Zunchst gehen Sie vor wie bei einem normalen Termineintrag. F+llen Sie die Felder im entsprechenden Fenster aus.

2

Klicken Sie auf das Symbol Serientyp, bevor Sie den Termin speichern. 707

Outlook – Ihre Organisations- und Kommunikationszentrale

3

Im Dialog Terminserie legen Sie das Serienmuster fest, bestimmen also, in welchen Intervallen der Termin stattfindet. Im gleichen Dialog geben Sie im Bereich Seriendauer an, bis wann die Termine vorgemerkt werden sollen. Klicken Sie dann auf OK. Vergessen Sie nicht das Speichern des Termins bzw. der Serie.

Abb. 7.10 Eine Terminserie definieren

Um eine Terminserie zu bearbeiten, klicken Sie im Tageskalender doppelt auf einen dieser Termine. Nun werden Sie zuerst gefragt, ob Sie die ganze Serie bearbeiten wollen oder nur den einzelnen Termin. Je nachdem, wie Sie sich entscheiden, gelangen Sie entweder in das Fenster Terminserie, in dem Sie /nderungen f+r alle Termine vornehmen, oder in das Fenster Termin, in dem Sie nur diesen einzelnen Termin bearbeiten. Genau so funktioniert das LDschen eines Termins aus der Terminserie: Entweder alle werden gelDscht oder ein spezifischer.

Abb. 7.11 Eine Terminserie .ffnen

708

Der Terminkalender

Aus Terminen werden Besprechungen Einen gemeinsamen Besprechungstermin f+r mehrere Teilnehmer zu finden, ist bekanntlich ein Kapitel f+r sich: Kaum einer der Vorschlge ist akzeptabel, mal kann die eine Person nicht, dann wieder hat die nchste genau dann schon einen anderen Termin und, sorry, der darauf folgende Vormittag ist f+r den Dritten im Bunde vDllig ausgeschlossen. Je mehr Leute an dem Treffen teilnehmen m+ssen oder mDchten, desto schwieriger wird die Terminfindung. Wenn Sie Outlook verwenden, kann diese Aufgabe unter Umstnden eher zu bewltigen sein: Nicht Sie suchen einen f+r alle akzeptablen Termin, sondern Outlook qult sich damit ab, die Beteiligten unter einen Hut zu bringen. Wenn Sie diese MDglichkeit ausschDpfen mDchten, verfahren Sie folgendermaßen: 1

Iffnen Sie den Ordner Kalender und tun Sie erst einmal so, als ob Sie einen "normalen" Termin eintragen.

2

Bevor Sie auf die Schaltflche Speichern und schließen klicken, wechseln Sie auf die Registerkarte Terminplanung.

3

Um die Teilnehmer der Besprechung festzulegen, klicken Sie auf die Schaltflche Weitere einladen, wodurch Sie ein Men+ mit der Option Von Adressbuch hinzuf%gen Dffnen. Abb. 7.12 Teilnehmer der Besprechung auswhlen

4

Im Dialog Teilnehmer und Ressourcen ausw8hlen whlen Sie dann die Teilnehmer aus. Markieren Sie die Namen der gew+nschten Teilnehmer und nehmen Sie sie per Mausklick auf die Schaltflchen Erforderlich oder Optional in Ihre Besprechungsplanung auf. Klicken Sie dann auf OK. 709

Outlook – Ihre Organisations- und Kommunikationszentrale

Sollten Sie auf einige Frei/Gebucht-Informationen (die Optionen, die Sie in Ihrem Terminkalender im Feld Anzeigen als eingestellt haben: Frei, Gebucht etc.) einiger Teilnehmer keinen Zugriff haben, erscheint ein entsprechender Hinweis von Outlook. Danach haben Sie wieder die Registerkarte Teilnehmerverf%gbarkeit vor Augen. Die Teilnehmer finden Sie jetzt im Bereich Alle Teilnehmer. Rechts in dieser Liste kDnnen Sie die Zeitplne der Teilnehmer einsehen. Der weiße Balken +ber dem Zeitbereich markiert den vorgesehenen Zeitraum f+r den gemeinsamen Termin. Teilnehmer, deren Termine Sie nicht einsehen kDnnen, werden mit schwarzen Balken gekennzeichnet.

Abb. 7.13 Die Termine der Teilnehmer

Lassen Sie Outlook jetzt einen passenden Termin suchen, an dem alle Teilnehmer Zeit haben. 1

Klicken Sie auf die Schaltflche AutoAuswahl. Sofern es +berhaupt mDglich ist, verschiebt Outlook den Besprechungstermin so, dass es keine Mberschneidungen gibt.

2

Damit alle Beteiligten +ber die gegl+ckte LDsung des Problems in Kenntnis gesetzt werden, klicken Sie auf die Schaltflche Senden, um eine entsprechende Nachricht abzuschicken. In dieser Nachricht wird den Teilnehmern der Termin sowie der Ort der Besprechung mitgeteilt, wobei es f+r die Teilnehmer immer noch die Optionen gibt, den Termin anzunehmen, unter Vorbehalt anzunehmen oder abzulehnen. Die Entscheidung der Teilnehmer landet dann wieder bei Ihnen im Posteingang.

Um die Frei/Gebucht-Informationen einzusehen, m+ssen Sie gemeinsamen Zugriff auf einen Exchange- oder vergleichbaren Server haben oder den Pfad zur .vfb-Datei des Teilnehmers im entsprechenden Feld des Kontakts eingetragen haben. Mber die Frei/Gebucht-Informationen lesen Sie weiter unten in diesem Kapitel Nheres. 710

Ereignisse

Abb. 7.14 Die Eingabe der Frei/Gebucht-Informationsdatei auf der Registerkarte Details des Kontakts

Ereignisse Ereignisse haben bei Outlook eine feste Definition: Termine, die ganztgig sind oder mehrere Tage dauern. Die Ereignisse werden in der Kopfzeile des Tageskalenders angezeigt, dem so genannten Banner. Ebenso wie Terminen kDnnen Sie auch Ereignissen einen Status zuweisen: Unterschiedliche Farben am linken Rand des Tageskalenders signalisieren diesen Status. Es gibt wie gehabt Frei, Mit Vorbehalt, Gebucht oder Abwesend.

Ein Ereignis festlegen 1

Um ein Ereignis festzulegen, klicken Sie im Men+ Aktionen auf den Eintrag Neues ganzt8giges Ereignis. Alternativ tragen Sie einen Termin wie +blich ein und setzen ein Hkchen vor die Option Ganzt8gig.

2

F+llen Sie den Dialog aus und klicken Sie danach auf die Schaltflche Speichern und schließen.

Abb. 7.15 Ein Ereignis im Banner des Tageskalenders

711

Outlook – Ihre Organisations- und Kommunikationszentrale

Zum Bearbeiten klicken Sie doppelt auf den Eintrag im Banner. Dadurch gelangen Sie wieder in das Eingabefenster Ereignis. Doppelklicken Sie in einen leeren Banner, kDnnen Sie ein neues Ereignis erstellen. Da Outlook Ereignisse als ganztgig definiert, wechselt es automatisch in das Fenster Termin, sobald Sie das entsprechende Hkchen entfernen.

Ereignisse als Serie Um bestimmte Ereignisse als periodisch einzutragen, gehen Sie hnlich vor wie bei Terminserien. 1

Klicken Sie im Men+ Aktionen auf den Eintrag Neues ganzt8giges Ereignis.

2

Nachdem Sie den Dialog Ereignis ausgef+llt haben, klicken Sie auf das Symbol Serientyp und legen im folgenden Dialog die Eigenschaften der Serie fest.

Feiertage in Outlook bernehmen In der Standardeinstellung gDnnt uns der Terminkalender von Outlook keinen einzigen Feiertag, selbst Weihnachten ist nicht vermerkt. Sie m+ssen selbst festlegen, dass die Feiertage bestimmter Lnder eingetragen werden sollen. 1

Whlen Sie im Men+ Extras den Eintrag Optionen und wechseln Sie im gleichnamigen Dialog auf die Registerkarte Einstellungen. Klicken Sie auf dieser Registerkarte auf die Schaltflche Kalenderoptionen.

2

Klicken Sie im Dialog Kalenderoptionen auf die Schaltflche Feiertage hinzuf%gen. Im Dialog Feiertage in Kalender eintragen whlen Sie das/die Land/Lnder, dessen/deren Feiertage Sie anzeigen lassen wollen und klicken dann auf OK.

Abb. 7.16 Die Lnderauswahl f-r die Feiertage

712

Ereignisse

Die Feiertage tauchen in den Bannern der einzelnen Tage auf. Etwas verwunderlich ist, dass Outlook sie nicht als Serie interpretiert, sondern bis ins Jahr 2005 als Einzelereignisse auffasst. Arbeiten Sie mit mehreren Profilen an einem Rechner, muss der eben beschriebene Vorgang f+r jedes Profil wiederholt werden.

Abb. 7.17 Ein Feiertag im Tageskalender

Feiertage entfernen Waren Sie etwas voreilig mit der Mbernahme von Feiertagen, kDnnen Sie diese Tage auch wieder aus dem Kalender streichen. Wechseln Sie gegebenenfalls in den Ordner Kalender und ndern Sie die Ansicht auf Ereignisse. Benutzen Sie dazu entweder das Symbol Aktuelle Ansicht oder gehen Sie den Weg +ber das Men+ Ansicht>Aktuelle Ansicht>Ereignisse. Nach der /nderung werden alle Ereignisse auf dem Bildschirm aufgelistet, Sie m+ssen sie nun nach Serientyp und Kategorien gruppieren. Wollen Sie nur die Feiertage eines Landes lDschen, f+gen Sie noch die Gruppierung nach Termin-/Besprechungsort hinzu (lesen Sie dazu den Abschnitt Gruppieren von Objekten). LDschen Sie anschließend die Gruppe mit den +berfl+ssigen Feiertagen: Klicken Sie auf die Mberschrift der betreffenden Gruppe und dr+cken Sie die _-Taste.

713

Outlook – Ihre Organisations- und Kommunikationszentrale

Abb. 7.18 Alle Feiertage auf einen Blick zeigt die Ansicht Ereignisse

Aufgaben Wenn man sich nicht gerade im Urlaub befindet und unbeschwert in den Tag hineinleben kann, hat man normalerweise an unzhlige Dinge zu denken und hundert grDßere oder kleinere Aufgaben zu erledigen – beruflich und privat. Outlook kann Sie davor bewahren, den Mberblick +ber anstehende Aufgaben zu verlieren und Sie dabei unterst+tzen, den jeweiligen Status einer Aufgabe im Blick zu haben. Im Tageskalender sehen Sie im unteren rechten Bereich den Aufgabenblock. F+r eine genauere Betrachtung der Aufgaben bietet Outlook auch einen speziellen Ordner, +ber den Sie weiter unten lesen. Im Aufgabenblock werden alle Aufgaben gesammelt, wobei die zuletzt eingegebenen oben in der Liste stehen. So geben Sie eine Aufgabe ein:

714

1

Klicken Sie doppelt in ein freies Feld des Aufgabenblocks.

2

Sie gelangen in das Eingabefenster Aufgabe, das Sie entsprechend der Felder ausf+llen. Der Text in der Betreffzeile erscheint in dem Aufgabenblock. In das Feld Beginnt am kDnnen Sie ein Datum f+r den geplanten Beginn und in das Feld F8llig am den Flligkeitstermin der Aufgabe eingeben. Weiterhin kDnnen Sie den Status der Aufgabe eintragen. Nach diesen Angaben lassen sich die Aufgaben im gleichnamigen Ordner spter sortieren.

3

Wenn Sie mit dem Ausf+llen fertig sind, klicken Sie auch hier auf Speichern und schließen.

Aufgaben

Im Aufgabenblock werden Sie nun an diese Aufgabe erinnert.

Abb. 7.19 Eine Aufgabe eingeben

Mber das Men+ Ansicht kDnnen Sie im Untermen+ des Eintrags Ansicht Aufgabenblock nher bestimmen, welche Aufgaben je nach Flligkeit angezeigt werden sollen.

Abb. 7.20 Die Ansichten des Aufgabenblocks

715

Outlook – Ihre Organisations- und Kommunikationszentrale

Erledigte Aufgaben kDnnen Sie im Aufgabenblock mit einem Hkchen versehen, dadurch wird die Aufgabe automatisch durchgestrichen. Zum LDschen einer Aufgabe klicken Sie nach dem Markieren einfach auf das Symbol L5schen. Mberfllige Aufgaben werden rot hervorgehoben.

Abb. 7.21 Der Aufgabenblock im Tageskalender

Das Symbol in der ersten Spalte im Aufgabenblock ist relevant, wenn Sie in einem Netz arbeiten. Es zeigt an, ob Ihnen eine Aufgabe von einer anderen Person +bertragen wurde und ob Sie diese Aufgabe dann angenommen haben. Andersherum sehen Sie auch, ob Sie eine Aufgabe weitergeleitet, aber noch keine R+ckmeldung erhalten haben. Ein Klick auf eine der Spalten+berschriften in dem Aufgabenblock sortiert die Aufgaben nach der jeweiligen Mberschrift, also nach Symbolen, erledigt/unerledigt oder den Angaben in der Betreffzeile. Sie erkennen die Sortierung an dem kleinen Pfeil in der Spalten+berschrift.

Wiederkehrende Aufgaben Nicht nur Termine oder Ereignisse, auch bestimmte Aufgaben kehren immer wieder. Von daher lassen sich auch Aufgaben als Aufgabenserie definieren.

716

1

Beginnen Sie mit einem Doppelklick in ein leeres Feld des Aufgabenblocks.

2

F+llen Sie das Fenster Aufgabe so weit wie mDglich aus und klicken Sie auf das Symbol Serientyp.

3

Im Dialog Aufgabenserie im Bereich Serienmuster legen Sie fest, in welchen Abstnden die Aufgabe ansteht. Nach einem Klick auf OK sind Sie wieder im Dialog Aufgabe.

Verschiedene Ansichten des Tageskalenders

4

Speichern und schließen Sie die Aufgabenserie mit der entsprechenden Schaltflche.

Abb. 7.22 Wiederkehrende Aufgaben definieren

Die nchste Aufgabe aus der Serie wird immer erst erstellt, wenn Sie die vorhergehende Aufgabe als erledigt deklariert haben, oder auch zu einem spteren Zeitpunkt, je nachdem, welchen Zeitraum Sie im Feld Neue Aufgabe erstellen jeweils eingetragen haben.

Verschiedene Ansichten des Tageskalenders Im Tageskalender (Symbol Aktuelle Ansicht>Tages-/Wochen-/Monatsansicht) kDnnen Sie jederzeit zwischen einem Tages-, Wochen- oder Jahreskalender wechseln. Den Tageskalender Dffnen Sie aus einer anderen Ansicht heraus mit dem Symbol Tagesansicht. Mit dem Symbol Wochenansicht sehen Sie alle Tage einer Woche, mit dem Symbol Monatsansicht die Tage eines Monats.

Abb. 7.23 Die Symbole zum Wechseln der Ansicht

717

Outlook – Ihre Organisations- und Kommunikationszentrale

Abb. 7.24 Die Wochenansicht

Abb. 7.25 Die Monatsansicht

718

Verschiedene Ansichten des Tageskalenders

Hinweis

Gut zu wissen Sie sehen, dass in der Monatsansicht der Aufgabenblock ausgeblendet wird.

Die Termine sind in der Wochen- und Monatsansicht nicht mehr in einem Zeitraster eingetragen, außerdem fehlen die farbigen Markierungen, die Sie im Feld Anzeigen als eingetragen haben (Gebucht, Frei etc.), die Beschriftungen wie Privat, Gesch8ftlich etc. werden beibehalten. Mberschneidungen werden optisch nicht mehr so deutlich wie in der Tagesansicht dargestellt. Sie kDnnen aber auch hier per Doppelklick den Termineintrag aufrufen, um ihn zu bearbeiten. Mit dem Symbol Zu Heute wechseln wird das aktuelle Datum markiert und die entsprechende Woche bzw. der entsprechende Monat angezeigt. Die unterschiedlichen Kalenderformen lassen sich auch +ber das Men+ Ansicht aufrufen. Sie kDnnen +ber das Symbol Aktuelle Ansicht oder +ber den Men+befehl Ansicht>Aktuelle Ansicht weitere Ansichtstypen der Termine und Ereignisse einstellen. Die Ansichten beeinflussen nicht den Inhalt oder die Daten, sondern beziehen sich nur auf die Darstellungsform. Unter anderem gibt es Ansichten mit einer tabellarischen Anordnung der Elemente. Wie Sie mit dieser Form der Darstellung umgehen, lesen Sie im Abschnitt Tabellarische Bbersicht %ber Termine und Ereignisse.

Abb. 7.26 Termine in tabellarischer Darstellung

719

Outlook – Ihre Organisations- und Kommunikationszentrale

;berblick durch Kategorien In den diversen bisher besprochenen Dialogen zur Eingabe von Terminen, Ereignissen und Aufgaben befindet sich auf der ersten Registerkarte im unteren Teil ein Bereich, in dem Sie Eintrge in Kategorien einteilen kDnnen.

Abb. 7.27 Termine werden Kategorien zugeordnet

Der Vorteil derartiger Kategorien mag nicht eindeutig sein, aber letztendlich dienen sie der Mbersicht und einem schnelleren Zugriff auf Termine, Ereignisse etc. Sinnvoll ist die M+he nat+rlich nur, wenn es sich mengenmßig lohnt, Termine, Ereignisse etc. zu gruppieren. Auch bei Aufgaben kann die Einteilung in Kategorien mitunter empfehlenswert sein. Weisen Sie z.B. Aufgaben, die zu einem Projekt oder Auftraggeber gehDren, einer gesonderten Kategorie zu, erhalten Sie im Handumdrehen eine Mbersicht, welche Aufgaben dieses Projekts schon erledigt sind und welche noch nicht.

Kategorien eingeben Einen Termin (im Folgenden wird nur von Terminen die Rede sein, gemeint sind aber auch immer Ereignisse, Aufgaben etc.) einer Kategorie zuzuordnen, ist schnell gemacht.

720

1

Iffnen Sie das Fenster, in dem Sie einen Termin bearbeiten oder neu anlegen.

2

Klicken Sie auf die Schaltflche Kategorien und setzen Sie im gleichnamigen Dialog vor diejenigen Kategorien ein Hkchen, denen der Termin zugeordnet werden soll. Diese Kategorien erscheinen im oberen Bereich des Dialogs. Haben Sie Ihre Auswahl beendet, klicken Sie auf OK. Im Eingabefenster finden Sie im Feld neben der Schaltflche Kategorien diese Auswahl wieder.

Optionen>Registerkarte Ansicht>Feldschattierung), sehen Sie, dass die Werte der Tabelle als Felder eingef+gt wurden, die Tabelle hingegen nicht. Sie kDnnen die Tabelle mit den in Word zur Verf+gung stehenden Mitteln in Form bringen.

Abb. 8.6 Die eingef-gten Werte in der Word-Tabelle

Ein Zellergebnis aus Excel im Word-Text Wollen Sie in Word nur das Endergebnis einer Berechnung aus Excel in den Text integrieren, und zwar so, dass sich das Ergebnis nahtlos dem Text anpasst, gehen Sie wie folgt vor: 1

Markieren Sie die Zelle mit dem Ergebnis und klicken Sie auf das Symbol Kopieren.

2

Wechseln Sie zu Word und positionieren Sie den Cursor an der Stelle im Text, an der das Ergebnis eingef+gt werden soll.

3

Vermutlich soll die Zahl bei /nderungen in Excel aktualisiert werden – der Kopieraufwand w+rde sich ansonsten kaum lohnen, denn man kDnnte diese Zahl ja einfach eintippen. Klicken Sie im Men+ Bearbeiten also wieder auf Inhalte einf%gen, um den gleichnamigen Dialog zu erhalten. Aktivieren Sie hier das Hkchen vor Verkn%pfung einf%gen und markieren Sie die Einstellung Unformatierten Text. Dadurch passt das eingef+gte Element nahtlos in den Text.

Wenn Sie nicht verkn+pfen wollen, kDnnen Sie mit dem Symbol Einf%gen arbeiten, da Sie dann den Dialog Inhalte einf%gen nicht benDtigen.

787

Von A nach C ber B – Der Datenaustausch

Abb. 8.7 Einzelne Zellen einer Excel-Tabelle in ein Word-Dokument integrieren

Abb. 8.8 Das Ergebnis f-gt sich harmonisch in den Text ein

Ein Word-Text in PowerPoint Sofern es sich lohnt, kDnnen Sie auch einen in Word geschriebenen Text in PowerPoint einf+gen. Bedenken Sie aber, dass der Text auf einer Folie eine wesentlich grDßere Schrift haben muss, damit er noch lesbar ist. Mit folgenden Schritten kommen Sie zum Ziel: 1

Markieren Sie den Text in Word und klicken Sie auf das Symbol Kopieren.

2

Setzen Sie in PowerPoint den Cursor an die Stelle in einem Textfeld oder Platzhalter, an der der Text eingef+gt werden soll und klicken Sie auf Einf%gen.

3

Formatieren Sie den Text wie in PowerPoint +blich.

Der Text ist eingef+gt, aber es werden keine /nderungen +bertragen.

Eine Pr"sentation mit einer Word-Gliederung beginnen Bei einer komplexen Prsentation ist es angebracht, strukturiert vorzugehen und den geplanten Inhalt gut zu gliedern. Sofern Sie eine entsprechende Gliederung f+r den gleichen Inhalt, aber einen anderen Zweck in Word bereits erstellt haben, kDnnen Sie Ihre Prsentation auf dieser Gliederung aufbauen. 788

Eine Excel-Tabelle in PowerPoint

1

Klicken Sie in PowerPoint im Men+ Einf%gen auf Folien aus Gliederung.

2

Bestimmen Sie im folgenden Dialog die Word-Datei, die die Gliederung enthlt.

PowerPoint legt entsprechend der vergebenen Formatvorlagen Folien an. Dieses Verfahren ist vergleichbar mit der Methode, eine Prsentation nicht in der Normalansicht, sondern weitgehend im Arbeitsbereich Gliederung zu erstellen bzw. zu beginnen.

Eine Excel-Tabelle in PowerPoint Da Zahlenmaterial oft dazu genutzt wird, die Inhalte eines Vortrags zu illustrieren, kann es vorkommen, dass Sie eine Excel-Tabelle oder Teile davon in Prsentationen verwenden wollen. Der Vorgang ist allerdings fast der gleiche wie beim Einf+gen eines Word-Textes. 1

Markieren Sie den fraglichen Bereich der Tabelle und klicken Sie auf das Symbol Kopieren.

2

Wechseln Sie zu PowerPoint.

3

Markieren Sie den Platzhalter, in den die Tabelle eingef+gt werden soll, und klicken Sie dann im Men+ Bearbeiten auf die Option Inhalte einf%gen. Bei einer leeren Folie klicken Sie direkt auf den Men+punkt Inhalte einf%gen.

4

Im Dialog Inhalte einf%gen aktivieren Sie das Hkchen vor Verkn%pfung einf%gen, wenn Sie /nderungen +bernehmen wollen. Entscheiden Sie sich dann f+r eine Darstellungsform.

Hinweis

Gut zu wissen Wenn Sie ein Excel-Objekt in PowerPoint eingef-gt haben, tauchen mitunter auch die Gitternetzlinien in PowerPoint auf. Wenn das passiert, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle und dann auf die Option WorksheetObjekt und im Untermen- auf Edit. Sie )ffnen damit Excel mit der entsprechenden Datei. Rufen Sie im Men- Extras den Dialog Optionen auf. Hier deaktivieren Sie die Gitternetzlinien auf der Registerkarte Ansicht.

789

Von A nach C ber B – Der Datenaustausch

Serienbriefe mit vorhandenen Adressen Im Abschnitt Ein Brief f%r viele – Serienbriefe im Kapitel 1 Word – Das Programm f%r Text und Co. wurde die Produktion von Serienbriefen beschrieben, und zwar in der Variante, dass auch die Datenquelle im Word-Dokument erstellt wurde. Sofern mit Access gearbeitet wird, ist es realistischer, davon auszugehen, dass die relevanten Adressen in Access gespeichert sind und dass diese Daten als Datenquelle genutzt werden bzw. genutzt werden sollen. Es wre +berfl+ssige Arbeit, sie nochmals in Word einzugeben.

Access-Daten f r einen Serienbrief nutzen Erstellen Sie in Word den Text f+r den Serienbrief und lassen Sie dabei Platz f+r das Adressfeld. Speichern und schließen Sie die Datei. Wechseln Sie zu Access und Dffnen Sie die Datenbank, die die Adressdaten enthlt.

Abb. 8.9 Die Datenbank mit den Adressdaten

Markieren Sie im Datenbankfenster die Tabelle (oder Abfrage) mit den Adressdaten. Klicken Sie dann auf den Pfeil am Symbol Office-Verkn%pfung und whlen Sie aus dem Men+ Seriendruck mit Microsoft Word.

Abb. 8.10 Den Serienbrief auf den Weg bringen

790

Von Excel nach Access

Im folgenden Dialog werden Sie gefragt, was der Assistent tun soll. Aktivieren Sie die erste Option, wenn das Dokument, also der Brieftext, bereits existiert. Bestimmen Sie anschließend das Word-Dokument, das Sie mit dem Brieftext vorbereitet haben. Word wird mit dem gewhltem Dokument geDffnet. Der Seriendruck ist bereits so weit fortgeschritten, dass Sie direkt die Seriendruckfelder, die in diesem Fall aus der Datenbank stammen, einf+gen kDnnen.

Von Excel nach Access Sicherlich ist auch der Fall denkbar, dass Sie Datenbestnde bisher in Excel verwaltet haben, aber mit dem Erwerb des neuen Office-Pakets inklusive Access die MDglichkeiten der Datenbank ausschDpfen wollen. Das lsst sich regeln, denn Sie kDnnen die vorhandenen Daten nach Access transportieren. Voraussetzung ist lediglich, dass die Daten in tabellarischer Form vorliegen, was in der Regel der Fall ist. Die hier beschriebene Methode belsst die Daten auch in Excel, erstellt aber keine Verkn+pfung zwischen Excel und Access, so dass keine Aktualisierung stattfindet. In Excel sind einige Vorbereitungen erforderlich: 1

Iffnen Sie die Arbeitsmappe und aktivieren Sie die fragliche Tabelle.

2

Markieren Sie die Zellen, in die Sie Daten eingegeben haben, aber markieren Sie keine Zellen mit Berechnungen, da Access Formeln nicht erkennt. Denken Sie beim Markieren an die MDglichkeit, nicht zusammenhngende Bereiche bei gedr+ckter S-Taste mit der Maus zu markieren.

3

Whlen Sie im Men+ Einf%gen den Eintrag Namen und legen Sie einen Namen f+r diesen Bereich fest.

4

Iffnen Sie Access mit der Datenbank, die die Daten aus Excel aufnehmen soll.

5

Whlen Sie im Men+ Datei den Eintrag Externe Daten. Aus dem Untermen+ whlen Sie Importieren

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Im Dialog Importieren whlen Sie die Arbeitsmappe, die die Daten enthlt. Achten Sie darauf, als Dateityp auch Excel-Arbeitsmappen (*.xls) eingestellt zu haben.

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Der Import-Assistent f%r Kalkulationstabellen +bernimmt die Regie und f+hrt durch die nchsten Dialoge. Im ersten Dialog aktivieren Sie die Option Benannte Bereiche anzeigen. Whlen Sie dann aus der Liste den Bereichsnamen, den Sie eben vergeben haben.

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Von A nach C ber B – Der Datenaustausch

Abb. 8.11 Den Bereich zum Importieren auswhlen

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Abb. 8.12 Enthlt die erste Zeile die Feldnamen?

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Im folgenden Dialog bestimmen Sie, ob die erste Zeile des Bereichs die Feldnamen enthlt oder nicht. Sie kDnnen die Feldnamen in einem spteren Dialog noch ndern.

Von Excel nach Access

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Anschließend legen Sie fest, ob die Daten in eine neue Tabelle eingef+gt oder an eine vorhandene Tabelle angehngt werden sollen. Aktivieren Sie die Option, eine neue Tabelle verwenden. Sollen die Daten an eine vorhandene Tabelle anf+gt werden, ist es zu empfehlen, die Daten mit einer entsprechenden Abfrage aus der neuen Tabelle an die gew+nschte Tabelle anzuf+gen, da Sie nur auf diesem Weg die Daten mit der Abfrage gegebenenfalls noch manipulieren kDnnen. Abb. 8.13 Die Daten in eine neue Tabelle schreiben

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Im folgenden Dialog kDnnen Sie die Feldnamen und Felddatentypen bearbeiten. Klicken Sie auf die entsprechenden Spalten, um zwischen den Feldern zu wechseln.

11

Lassen Sie gegebenenfalls einen Primrschl+ssel hinzuf+gen.

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Von A nach C ber B – Der Datenaustausch

Abb. 8.14 Die einzelnen Felder bearbeiten

Abb. 8.15 Den Primrschl-ssel hinzuf-gen

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794

Bestimmen Sie im letzten Dialog den Namen der Tabelle, in die die Daten geschrieben werden sollen.

Access-Daten in Excel

Abb. 8.16 Den Tabellennamen festlegen

Access-Daten in Excel Genau so, wie Sie Daten von Excel nach Access +bertragen kDnnen, kDnnen Sie umgekehrt auch Daten aus Access nach Excel transferieren. Wenn Sie die Daten einfach nur kopieren wollen, ist das schnell gemacht. 1

Markieren Sie die Daten in Access, z.B. in der Tabelle oder Abfrage, und klicken Sie dann auf das Symbol Kopieren.

2

Wechseln Sie zu Excel und aktivieren Sie die linke obere Ecke des Bereichs, in den die Daten eingef+gt werden sollen.

3

Klicken Sie auf das Symbol Einf%gen.

Auch hier kDnnen Sie die Daten so +bertragen, dass /nderungen in Access von Excel +bernommen werden. Das hat vor allem Vorteile, wenn die Quelle eine Access-Abfrage ist. Damit kDnnen Sie ohne großen Aufwand bestimmen, welche Datenstze in Excel auftauchen sollen, ohne dass Sie jedes Mal eine neue Verkn+pfung erstellen m+ssen. Folgende Schritte sind notwendig: 1

Whlen Sie in Excel im Men+ Daten den Eintrag Externe Daten importieren. Klicken Sie im Untermen+ auf Neue Abfrage erstellen.

2

Im Dialog Datenquelle ausw8hlen entscheiden Sie sich f+r Access-Datenbanken. 795

Von A nach C ber B – Der Datenaustausch

Abb. 8.17 Die Datenquelle auswhlen

3

Whlen Sie im Dialog Datenbank ausw8hlen die Datenbank aus, auf die Sie zugreifen mDchten.

4

Im Dialog Query-Assistent whlen Sie die Tabellen und Spalten/Felder, die Sie importieren mDchten.

5

Im nchsten Dialog kDnnen Sie die Selektionskriterien festlegen.

6

Nach der Selektion kDnnen Sie die Sortierreihenfolge festlegen.

7

Im letzten Dialog des Assistenten aktivieren Sie die Option Daten an Microsoft Excel zur%ckgeben. Excel fordert Sie anschließend in einem kleinen Dialog auf, die obere linke Ecke des Bereichs zu bestimmen, in den die Daten eingef+gt werden sollen.

Abb. 8.18 Die zu importierenden Felder whlen

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Daten aus dem Internet in Office-Anwendungen

Abb. 8.19 Die Daten selektieren

Abb. 8.20 Die Daten einf-gen

Nachdem Sie die Daten eingef+gt haben, kDnnen Sie sie jederzeit aktualisieren lassen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in den Bereich der Daten und im Kontextmen+ auf Daten aktualisieren. Mit dem Eintrag Abfrage bearbeiten kDnnen Sie die Dialoge zum Auswhlen der Felder, zum Festlegen der Selektion und der Sortierung aufrufen.

Daten aus dem Internet in die Office-Anwendungen kopieren Nachdem Microsoft die im Folgenden beschriebene MDglichkeit in der Ank+ndigung zu Office XP auf den deutschen Webseiten f+r so ausschlaggebend hielt, dass dieses Feature zu den zwDlf wichtigsten Neuerungen von Office XP gehDrt, darf und soll es hier nicht fehlen: Sie kDnnen Daten im Internet Explorer markieren und +ber die Zwischenablage in Word und andere Office-Anwendungen einf+gen. 797

Von A nach C ber B – Der Datenaustausch

Warum dieses Feature unter der Auflistung der Neuheiten in Office XP aufgef+hrt wird, bleibt etwas rtselhaft – es stand auch bisher zur Verf+gung.

Abb. 8.21 Die markierte Meldung im Browser

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1

Markieren Sie im Internet Explorer den f+r Sie relevanten Text/Bereich. Ziehen Sie dazu die Markierung mit der Maus +ber dem betreffenden Bereich auf.

2

Klicken Sie im Men+ Bearbeiten auf Kopieren.

3

Setzen Sie den Cursor in Word, Excel oder PowerPoint an die Stelle, an der Sie das Elemente einf+gen mDchten.

4

Klicken Sie auf das Symbol Einf%gen. Beim Einf+gen erscheint das bekannte SmartTag. Im Men+ kDnnen Sie genauer festlegen, wie das kopierte Element eingef+gt werden soll.

Daten aus dem Internet in Office-Anwendungen

Abb. 8.22 Die eingef-gte Meldung in Word

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H:/Sybex/Buch_Office_XP/IndexDB.3d from 11.6.2001 Page size: 168,00 x 240,00 mm

Index

A Abfrage Aktualisierungsabfrage 484 Anfgeabfrage 486 Ausfhren 483 Auswahlabfrage 475 Autowert 487 erstellen 474 Lschabfrage 488 Mit Beziehungen 479 Optionen 512 Parameter 478 Sortieren 476 SQL-Ansicht 489 Tabellenerstellungsabfrage 482 Verknpfungseigenschaften 479 Abfragen, In Access 389 Absatz 35 formatieren in Frontpage 533 Zentrieren 533 Absatzabstand 10 Absatzabstnde 8 Absatzformatierung 2, 8 Absatzkontrolle 12 Absatzmarken 35, 38 weiche 35 Abschnitte 3, 30 Kopf- und Fußzeilen 67 Spalten 72 Abschnittswechsel 3 Absolute Adressierung 223 Abspielprogramm 373 Abstimmungsschaltflchen, Outlook 748 Abstze, hngend 12 Abstze nicht trennen 12 Abstze:, Erste Zeile 12 Access Normalisierung 403 Prim(rschlssel 404 Achse 325 Active Server Pages, In Frontpage 604 Add-Ins 90 Adressen Webseiten 666 Zellen 179 Adressliste 131 Aktionseinstellungen 372 Aktivitten, Outlook 741

Aktualisieren 107 Verknpfung 203 Aktualisierungsabfrage 484 Alt-Tag 551 An Zellgr.ße Anpassen, Zellen Ausrichtung 188 Anf0geabfrage 486 Animation (ndern 363 mit Sound 366 starten 362 Animationen 358 benutzerdefiniert 360 Animationspfade 367 Animationsschema, entfernen 358 Animationsschemas 358-358 Animitationen, auf Webeiten 690 Anker 154 In Frontpage 565 Ansicht, Datenblattansicht 425 Ansichten 283, 517 Aufgaben 521 Berichte 519 HTML 518 Navigation 520 neu erstellen 730 Normal 518 Ordner 519 Powerpoint 293 Seite 517 Tabellarische 723 Vorschau 518 wechseln 717 zurcksetzen 730 Antwort senden an, Outlook 748 Antworten, Outlook 752, 775 Anzeigedauer 357, 366 Anzeigenwechsler 628 Arbeitsbildschirm, Internet Explorer 664 Arbeitsbltter lschen 178 umbenennen 177 verschieben/kopieren 178 Arbeitsmappenschutz 271 Arbeitsoberflche, In Access 381 Arbeitsumgebung, In Access 380 Archivierung, Outlook 755 ASP, In Frontpage 604 Assistent, Datenbank-Assistent in Frontpage 604 Assistenten Befehlsschaltfl(chenAssistent 501

Eingabeformat-Assistent 415 Webimport-Assistent 654 Aufgaben 521, 714 In Frontpage 651 Outlook 733 Serien 716 Aufgabenbereich Foliendesign 333 Folienlayout 294 in Frontpage 523 Aufgabenblock 714 Aufzhlungszeichen 26, 313, 315 Aufzhlungzeichen, ndern 26 Ausblenden, Spalten/Zeilen 196 Ausdrucks-Generator 419 Ausf0llen Datumsangaben 219 Eigene Reihen definieren 224 Excel 218 Formeln/Funktionen 222 Relative/Absolute Bezge 223 Zellen Ausrichtung 186 Ausrichten, freihand 441 Ausrichtung 8, 309 auf der Seite 31 Blocksatz 8 Zellen 185 Ausschneiden, Excel 217 Auswahlabfrage erstellen 475 Tabelle hinzufgen 475 Auswahlausschließender Filter, In Datenbanken 501 Auswahlbasierter Filter, In Datenbanken 500 Auswahlmen0 462 Auto-Ausf0lloptionen 219 AutoAnpassen 118 AutoAusf0llen 44 Autofilter, Datenstze in Excel 255-255 AutoForm 338 AutoFormat 121 anpassen 124 AutoFormen 150, 159 AutoIndex 512 Autostart, Formular 506 AutoSumme, Funktionen in Excel 205 AutoText, aufrufen 45 AutoTexte 43 definieren 44 drucken 46 einfgen 46

801

H:/Sybex/Buch_Office_XP/IndexDB.3d from 11.6.2001 Page size: 168,00 x 240,00 mm

Index

AutoVorschau Outlook Autowert, In Abfragen

354 734 487

B BCC, Outlook 745 Bearbeiten, Verkn0pfung 203 Bearbeitungsleiste 176 Bearbeitungsmodus 786 Bearbeitungsmodus. 324 Bedienungsfeld 140 Bedingte Formatierung 225 Bedingte Trennstriche 38 Befehlsschaltflchen-Assistent, In Access 501 Benutzerdefinierte Animation 360 Benutzerdefinierte Ansichten 283 Benutzerdefinierte Diagrammtypen 229, 239 Benutzerdefinierte Listen, Ausf0llen 224 Benutzerdefinierte Pfade 368 Benutzerdefinierte Zahlenformate, Zellen 189 Benutzerprofile, Outlook 770 Benutzerw.rterb0cher 49