NOTULEN Rapat Admen [PDF]

Zitiervorschau

NOTULEN RAPAT ADMEN & MANAJEMEN (TIM PTP) HARI/ TANGGAL : 23 Juli 2022 JAM : 12.00 TEMPAT : PUSKESMAS KALIWATES ACARA : RAPAT ADMEN & MANAJEMEN PIMPINAN RAPAT : KETUA : dr. SENDY DWI PERTIWI SEKRETARIS : JANUARUM PESERTA RAPAT : 10 I.

PEMBUKAAN Oleh kepala puskesmas : rapat tim admen dan manajemen akan dirutinkan tiap bulannya , untuk membahas seputar administrasi dan manajemen di puskesmas.

II.

PENYAMPAIAN MATERI HASIL RAPAT Permasalahan : 1. SOTK Puskesmas blm direvisi setelah pergantian Kapus 2. RUK dan RPK Puskesmas th 2022 perlu direvisi krn blm menyertakan hsl PIS PK, Survey Kepuasan Masyarakat, Survey Kepuasan Pasien, Keluhan Pelanggan serta sarpras yg diperlukan 3. Ada sekitar 400an data PIS PK yg blm valid (indikator TB dan ODGJ) 4. Tata naskah yg berlaku blm disosialisasikan lagi 5. ID card pegawai perlu diperbarui ulang 6. Neon box yang lama mati 7. Tata ruang perlu dikaji ulang lewat rapat mutu karena infeksius dan non infeksius belum terpisah 8. Adanya program baru dari pemerintah yaitu J-keren, pelayanan gratis untuk masyarakata yang kurang mampu dan yang premi BPJS, serta beberapa pelayanan rawat jalan 9. Wacana pembuatan poli baru yaitu poli anak dan MTBS,

Pembahasan : 1. Penyusunan SOTK Puskesmas Untuk penyusunan SOTK yang baru saya harap PNS memperoleh porsi yang sama yaitu sebagai pemegang program essensial, sedangkan setelah PNSnya terbagi rata sesuai tupoksi baru tenaga magang mandiri diikutsertakan. Bagi yang pernah ikut pelatihan khusus juga masuk dalam pertimbangan untuk menjadi PJ program. 2. kesepakatan utk mengumpulkan hard copy RUK th 2022 beserta RPK nya masing2 koordinator layanan admen, UKM, UKP, Mutu dg menyertakan kebutuhan sarprasnya dlm jangka waktu seminggu ( Paling lambat 1 Agustus) begitu juga hsl Survei Kepuasan Masyarakat, Survei Kepuasan Pasien dan PIS PK th 2020 3. Membentuk tim admin intervensi PIS PK ( Arum, Fresty, Norma dan Ika) 4. Penomeran untuk SOP diserahkan ke PJ program masing masing Untuk SOP : 445/SOP.(pelayanan).(nomer urut)/311.08/2022 Contoh : 445/SOP.KESLING.001/311.03/2022 Untuk SK : 445/SK.diisi nomer urut/311.03/2022, oleh PJ pengendalian dokumen (Ika) Contoh : 445/SK.001/311/03/2011 Untuk KAK : 445/KAK.KIA.001/311.03/2022 5. Pembaruan ID card lama ke baru warna sesuaikan dengan tema sekarang yaitu biru dan kuning. 6. Perbaikan neon box yang ada di depan gang menuju puskesmas. 7. tata ruang tidak sesuai dengan PPI, infeksius berada di tengah2 pelayanan diantara poli gigi dan poli imunisasi yang notabene non infeksius. Lagipula disana tidak ada sirkulasi udara yang cukup bagus, bahkan exhaust juga tidak ada. Kaji ulang di rapat mutu. 8. Lakukan sosialisasi J-keren pada msayarakat melalui Instagram Puskesmas Kaliwates, dan lakukan sosialisasi di lintas sector dan lintas program di puskesmas melalui mini lokakarya 9. Wacana pembuatan poli baru yaitu poli anak dan MTBS, Mengingat dokter jumlahnya ada 3, serta terdapat perawat yang sudah pernah pelatihan MTBS maka akan ada wacana pembuatan poli anak & MTBS. Selain untuk

mengurangi jumlah antrian di poli umum, serta tidak menempatkan anak dengan dewasa. Selain itu, rencananya akan diletakkan yang sekarang ruang promkes sebagai poli anak & MTBS, karena selain letaknya berada di dekat ruang non infeksius, dekat pula dengan ruang ramah anak. RENCANA TINDAK LANJUT 1. Revisi SK SOTK per 1 Agustus 2022 (PJ : Koord Kepegawaian) 2. Pengumpulan hard copy RUK dan RPK th 2022 oleh masing2 koord Layanan Admen, UKM, UKP, Mutu kepada PJ Admen, UKM, UKP dan Mutu paling lambat tgl 7 Agustus 2022 3. Entry hasil intervensi PIS PK oleh admin intervensi (PJ : Koord PISPK ) 4. Sosialisasi tata naskah via WAG tgl 25 Juli (dr Sendy), masukkan dalam manual mutu ( drg Ervina 5. Lakukan foto ID card pakai baju keki lalu pesan online tanggal : 1 Agustus 2022( PJ promkes) 6. PJ sarpras akan memanggil tukang listrik lalu akan dilakukan kalkulasi perbaikan dan diajukan ke bendahara JKN 7. Merapatkan tata ruang pada rapat mutu, untuk perubahan tata ruang 8. Melakukan sosialisasi kepada lintas sector pada mini lok eksternal bulan Juli 2022 oleh kapus 9. Akan dibahas di rapat UKP dan apabila sudah fix dan kepala puskesmas setuju langsung dibuat SK.

NOTULEN RAPAT ADMEN & MANAJEMEN (TIM PTP) HARI/ TANGGAL : 7 September 2022 JAM : 12.00 TEMPAT : PUSKESMAS KALIWATES ACARA : RAPAT ADMEN & MANAJEMEN PIMPINAN RAPAT : KETUA : dr. SENDY DWI PERTIWI SEKRETARIS : JANUARUM PESERTA RAPAT : 10 I. PEMBUKAAN Diawali dengan tindak lanjut rapat yang terdahulu 1. Revisi SK SOTK per 1 Agustus 2022 (PJ : Koord Kepegawaian) sudah dilakukan 2. Pengumpulan hard copy RUK dan RPK th 2022 oleh masing2 koord Layanan Admen, UKM, UKP, Mutu kepada PJ Admen, UKM, UKP dan Mutu paling lambat tgl 7 Agustus 2022 baru sebagian 3. Entry hasil intervensi PIS PK oleh admin intervensi (PJ : Koord PISPK ) sudah dibentuk tim dan dilakukan 4. Sosialisasi tata naskah via WAG tgl 25 Juli (dr Sendy), masukkan dalam manual mutu ( drg Ervina sudah disosialisasikan belum dimasukkan di manual mutu 5. Lakukan foto ID card pakai baju keki lalu pesan online tanggal : 1 Agustus 2022( PJ promkes) sudah dilakukan 6. PJ sarpras akan memanggil tukang listrik lalu akan dilakukan kalkulasi perbaikan dan diajukan ke bendahara JKN sudah diajukan tidak ada pagu 7. Merapatkan tata ruang pada rapat mutu, untuk perubahan tata ruang sudah dilakukan 8. Melakukan sosialisasi kepada lintas sector pada mini lok eksternal bulan Juli 2022 oleh kapus sudah dilakukan di mini lokakarya eksternal 9. Akan dibahas di rapat UKP dan apabila sudah fix dan kepala puskesmas setuju langsung dibuat SK. Sudah dilakukan dan sudah ada SK II.

PENYAMPAIAN MATERI Permasalahan :

1. Tupoksi admen disesuaikan dengan jadwal pelaksanaan manajemen mutu yang sudah tertuang di dalam rencana mutu. 2. Bulan November adalah mulai untuk Menyusun daftar oertanyaan SMD dan pelaksanaan MMD. 3. Pembentukan SK tim PTP persiapan akhir tahun untuk Menyusun RUK dan Renstra Pembahasan : 1. Di dalam manajemen terdapat rencana kerja mutu berdasarkan hasil pelatihan manajemen tahun 2019, kita pilih di sisa tahun terakhir ini program apa saja yang bisa dievaluasi, mengingat kegiatan juga banyak, prioritas adalah MFK karena merupakan program baru. 2. PJ UKM dan UKP Menyusun daftar pertanyaan, tetapi bukan pertanyaan yang tidak dimenegerti oleh masyarakat, harus yang mudah dimengerti oleh masyarakat, tidak perlu banyak satu program cukup satu sesuai kebutuhan, selain dari instrument SMD yang akan disusun juga keluhan pelanggan , serta saran dan kritik masyarakat perlu kita inventaris secara benar. SOP tentang keluhan pelanggan tolong dikaji ulang bagaimana cara menjawab, berapa hari tenggat waktu menjawab dan lain lain. Dibicarakan di rapat mutu. 3. Segera dibentuk SK tim PTP meningat sudah mau akhir tahun. Proses perencanaan harus segera berjalan. III. RENCANA TINDAK LANJUT 1. Mulai dilakukan identifikasi prioritas mana yang akan dievaluasi (dr Sendy ), dimulai dari pembentukan tim MFK . 2. Daftar pertanyaan dikumpulkan ke PJ program masing2 lalu diajukan di kapus untuk persetujuan list pertanyaan. 3. SK tim PTP akan diTL ketua tim manajemen dan KaTU

NOTULEN RAPAT ADMEN & MANAJEMEN (TIM PTP) HARI/ TANGGAL : 4 Oktober 2022 JAM : 12.00 TEMPAT : PUSKESMAS KALIWATES ACARA : RAPAT ADMEN & MANAJEMEN PIMPINAN RAPAT : KETUA : dr. SENDY DWI PERTIWI SEKRETARIS : JANUARUM PESERTA RAPAT : 10 IV. PEMBUKAAN Diawali dengan tindak lanjut rapat yang terdahulu 1. Mulai dilakukan identifikasi prioritas mana yang akan dievaluasi (dr Sendy ), dimulai dari pembentukan tim MFK . (belum ) 2. Daftar pertanyaan dikumpulkan ke PJ program masing2 lalu diajukan di kapus untuk persetujuan list pertanyaan. Sudah 3. SK tim PTP akan diTL ketua tim manajemen dan KaTU (belum ) V.

PENYAMPAIAN MATERI Permasalahan : 1. SK TIM PTP belum dibuat 2. Pembentukan tim MFK belum dilakukan 3. Pembuatan uraian Tugas belum dibuat sesuai SOTK yang baru 4. Mengingatkan SMD dan MMD dilakukan bulan November 5. Laporan SMP, KOMDAT, rawat jalan belum rutin sebelum tgl 5 dikumpulkan 6. Update file kepegawaian yang baru dan pembuatan list ceklist kepegawaian yang baru Pembahasan : 1. Kelupaan untuk membuat SK tim PTP Dibuat ketua, wakil ketua, sekretaris, anggota : semua PJ (setidaknya ada 10 orang) Tupoksinya adalah : -

Analisis situasi wilayah kerja, perilaku Kesehatan masyarakat,

-

Identifikasi permasalahan yang ada di wilayah kerja memalui hasil PKP

-

Analisis hambatan yang ada baik internal dan eksternal

-

Menyusun program prioritas program pelayanan di puskesmas

-

Menghitung anggaran

2. Pembentukan tim MFK belum dilakukan MFK ada ketua, sekretaris, coordinator masing2 sie: -

Manajemen Keselamatan dan Keamanan

-

Program Manajemen Pengelolaan Bahan Berbahaya dan Limbah Berbahaya

-

Program Manajemen Kedaruratan (emergency)

-

Program Manajemen Pengamanan Kebakaran

-

Program Manajemen Alat Kesehatan

-

Program Manajemen Sistem Utilitas

-

Program Pendidikan dan Pelatihan

3. Pembuatan uraian Tugas yang terbaru tolong sesuaikan dengan panduan dari dinas Kesehatan sudah ada di g-drive 4. Mengingatkan SMD dan MMD dilakukan bulan November dikooridnator sementara oleh PJ promkes 5. Laporan SMP, KOMDAT, rawat jalan selama ini belum dikumpulkan setiap tgl 5, hal ini disebabkan kelalaian petugas SIK, padahal sebenarnya hal itu sudah dibahas di pra minlok. Untuk lebih memudahkan maka SIK berhubungan dengan PJ yang bersangkutan agara mudah mengisi SIK dan tidak terlambat. 6. Update file kepegawaian yang baru dan pembuatan list ceklist kepegawaian yang baru VI. RENCANA TINDAK LANJUT 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Segera dibuat tim PTP yang terbaru (katU dan drg ervina) Pembuatan SK tim MFK segera dibuat ( bastomy) Uraian tugas segera dipenuhi oleh PJ kepegawaian (bu endah) Persiapan SMD dan MMD pada bulam November Koordinasi dengan PJ UKM dan PJ UKP untuk pengumpulan pelaporan Sesuaikan cek list dan isi oleh PJ kepegawaian