Ne vetíts vázlatot! 9789639863033 [PDF]

Zitiervorschau

- Pete Nelson, az Everywhere Marketing alapítója és vezérigazgatója

E

ÖSSZPONTOSÍTÁS Hogyan lehet a legjobb ötleteket kiszûrni, és egyszerû, hatásos kísérôszöveggel elôadni?

MAGYARÁZAT A diavetítéssel illusztált ötletek a mondanivaló és a vizuális elemek megfelelô keverékét hozzák létre. A szerzôrôl:

FIGYELEMFELKELTÉS A diák szövegének felolvasása helyett érdemes kapcsolatot teremteni a közönséggel - és még hatásosabb bemutatót tartani.

A CD-melléklet tartalma: • Cliff egyedi sablonjai, amelyekkel az Olvasó saját bemutatóját felépítheti • Ellenôrzôlisták a bemutatók összeállításához

Az elismert szakíró és kommunikációs szakértô, Cliff Atkinson forradalmasítja az Office PowerPoint kommunikációs módszereit. Népszerû elôadó és tanácsadó – a Fortune 500 listán levô vállalatoknál, ügyvédi irodákban, kormányhivatalokban és üzleti iskolában oktatja innovatív, három lépésbôl álló módszerét.

Ne vetíts vázlatot!

lgondolkozott-e már azon, hogy közönsége mire emlékszik a PowerPoint-prezentációja után? Ha sok szöveget, hosszú vázlatot vetített, bizonyára nem sokra. Prezentációja sokkal hatékonyabb lesz, ha egyszerû stílust választ. Ha mindenki ugyanolyan sima, fényezett és tökéletes stílust alkalmazna, minden prezentáció egyformán nézne ki. Ha szemben az átlaggal, valami egyszerût választ, kitörhet a PowerPoint vizuális unalmából, és emlékezetessé teheti szereplését. Ez a könyv a Ne vetíts vázlatot! módszert mutatja be, amellyel könnyen és gyorsan készíthet - és adhat elô - olyan prezentációkat, amelyek minden szava megmarad a hallgatóságban. Engedje szabadjára a bemutató mögötti történetet - és felejtse el az unalmas felsorolásokat! Cliff Atkinson, a kommunikációs szakértô lépésrôl lépésre vezeti végig az Olvasót három lépésbôl álló új módszerén, amelynek alkalmazásával a bemutatókkal nagyobb hatást lehet elérni. A klasszikus elbeszélési technikák és a vizuális közlések együttes alkalmazásával gazdag és figyelemfelkeltô bemutatók készülhetnek. Ha a legfontosabb dolgokat másképp írjuk fel és adjuk elô, így az ötletek gyorsan életre kelnek.

A hatásos prezentáció

„Cliff ötletei alapján teljesen átdolgoztam a bemutatómat. A hatás elképesztô volt!”

Ne vetíts vázlatot! A hatásos prezentáció

CLIFF ATKINSON

ATKINSON

• A teljes könyv elektronikus formában - és sok minden más

Ára: 6 500 Ft ISBN 978-963-9863-03-3

Cliff egyedi sablonjai, teljes elektronikus könyv és sok más a CD-n!

Tartalomjegyzék Köszönetnyilvánítás ................................................ XIX Bevezetés ............................................................ XXI 1. Alkalmazz újfajta címsorokat!................................. 1 Valóban megválthatja a világot egy PowerPoint-prezentáció? ........... 1 A PowerPoint — vihart kavar .................................................................. 2 Fellépés a média színpadán ...................................................................... 6 Egy rendkívüli történet.............................................................................. 8 A probléma lényege ................................................................................. 12 A lényeg kiemelése................................................................................... 15 Több szemléltetőeszköz alkalmazása .................................................... 18 Elszürkülés ................................................................................................ 20 Határozott választás................................................................................. 21 A változás szele ........................................................................................ 22 Az NVV-erő velünk van .......................................................................... 24

2. Új trükkök öreg kutyának .................................... 25 A PowerPoint három alapeszköze ......................................................... 25 1. trükk: A Diarendező nézettel szabályozzuk a mennyiséget .......... 27 Kutatási eredmények nyomában ................................................... 28 1. tény: Tiszteljük a munkamemória korlátait! ............................ 30 Az NVV figyel a munkamemória korlátaira ................................ 36 A régi módszer figyelmen kívül hagyja a munkamemória korlátait ............................................................. 38 2. trükk: A Jegyzetoldal nézet használata a képek és a kísérőszöveg szinkronizálásához ........................................................ 40 2. kutatási tény: Két csatornával kell dolgoznunk ...................... 42 Az NVV mindkét csatornát munkába állítja ................................ 43 A régi módszer egycsatornás ......................................................... 45

Tartalomjegyzék

3. trükk: Irányítsuk az érzékeket a Normál nézet segítségével ......... 49 3. kutatási tény: Irányítani a figyelmet ......................................... 50 Az NVV irányítja a figyelmet ........................................................ 51 A régi módszer nem irányítja a figyelmet ................................... 53 Jól képzett eszköz .................................................................................... 56

3. Első lépések az NVV-vel ....................................... 57 Az előttünk álló út ................................................................................... 58 A megértés irányítása az NVV-vel ........................................................ 60 Az NVV szíve és agya: a címsorsablon ........................................ 60 A beépített történetszerkezet ......................................................... 62 Az elmélet gyakorlattá válik .......................................................... 65 1. lépés: Válasszunk történetszálat és mintát!...................................... 67 2. lépés: Essünk túl a legfontosabbakon ............................................... 68 3. lépés: A vizuális és verbális szálak kezelése a forgatókönyvben .... 70 Az első öt dia felvázolása ............................................................... 73 A többi dia megrajzolása ................................................................ 74 Egyéni elrendezések alkalmazása ................................................. 74 Képek hozzáadása az első öt diához ............................................ 76 Képek hozzáadása a többi diához................................................. 76 Lépjünk a képernyőre! .................................................................... 76 Előadás több nézetben .................................................................... 78 Prezentáció tábla-PC használatával .............................................. 79 Prezentáció hálózaton keresztül.................................................... 79 Az élmény dokumentálása ............................................................ 80 A három lépés relatív fontossága .......................................................... 81 Első lépések az NVV címsorsablonjával ............................................... 82 Címsorok írása három alapszabály alapján ......................................... 83 1. szabály: Írjunk tömör, teljes mondatokat, alannyal és cselekvő igével ............................................................ 83 2. szabály: Világosan, közvetlenül, egyénien, hétköznapi hangnemben ................................................................ 84 3. szabály: Legyen összefüggő gondolatmenetünk .................... 85

viii

Tartalomjegyzék

4. Az első öt dia tervezése ...................................... 87 Mit mutassunk, mit mondjunk, és mit tegyünk az első öt dián? ....... 88 Kezdjük a címmel és a szerzővel ............................................................ 89 Vegyük fel a történet szálát!.................................................................... 90 Igazítsuk útba a hallgatóságot a Helyzet címsorral! ................... 90 Keltsük fel a hallgatóság érdeklődését a Szerep címsorral! ....... 92 Ragadjuk magunkkal a hallgatóságot az A pont címsor segítségével! ......................................................................... 94 Motiváljuk a hallgatóságot a B pont címsorral! ........................... 98 Keltsünk drámai feszültséget az A és B pont címsorok között!............................................................................... 99 Tereljük egy irányba a hallgatóság figyelmét a Teendő címsorral! ....................................................................... 101 Válasszunk motívumot!......................................................................... 104 Lehull a függöny az I. szakasz végén .................................................. 108 Az öt címsor áttekintése ................................................................ 109 Forduljunk a hallgatóság érzelmeihez ........................................ 110 Az ötletek fókuszálása................................................................... 110 10 tipp az I. szakasz tökélesítésére ....................................................... 111 1. tipp: Ihlet a forgatókönyvíróktól ............................................. 111 2. tipp: 10 történetváltozat ............................................................ 112 3. tipp: Az I. szakasz próbafelvétele ............................................ 113 4. tipp: Több történet, több sablon ............................................... 114 5. tipp: Képzeljük el a hallgatóságot ........................................... 115 6. tipp: Milyen problémával néz szembe a hallgatóság? .......... 116 7. tipp: Stratégiai kollázs ............................................................... 117 8. tipp: A hirdetés sztorija ............................................................. 117 9. tipp: Meggyőző oktatás............................................................. 119 10. tipp: Legyen jó a szöveg!......................................................... 120

5. A II. szakasz diái .............................................. 121 A sorrend és a rangsor problémái ........................................................ 121 Az érthetőség három oszlopa ............................................................... 124 A szál befűzése a tűbe — a hierarchia használata ..................... 127 ix

Tartalomjegyzék

A diák rangsorának meghatározása.................................................... 130 A Teendő címsor igazolása a Téma címsorokkal ...................... 131 A Téma címsorok tisztázása a Magyarázat címsorokkal ........ 137 A Magyarázat címsorok kifejtése a Részletezés címsorokkal . 141 A II. szakasz többi része ............................................................... 145 Essünk túl a legfontosabbakon ............................................................ 148 Függöny a címsorsablon után .............................................................. 151 10 tipp a címsorsablon tökéletesítésére............................................... 153 1. tipp: A hármas ereje .................................................................. 153 2. tipp: Csináljunk helyet négynek ............................................. 154 3. tipp: Igazítsuk szakmánkhoz a II. szakasz oszlopfejléceit... 154 4. tipp: Címsorsablonok csapatoknak ........................................ 156 5. tipp: A történet magva ............................................................. 156 6. tipp: Az NVV a PowerPointon túl .......................................... 156 7. tipp: Hozzunk létre vázlatot ötleteléssel!............................... 157 8. tipp: Használjuk ki csapatunk tehetségeit! ............................ 157 9. tipp: Válasszuk a gyorsliftet! ................................................... 158 10. tipp: Hierarchia az agyunkban .............................................. 159

6. A képes forgatókönyv és a kísérőszöveg................. 161 Mit mutassunk, mit mondjunk, és mit tegyünk az egyes diák vetítésekor? .................................................................... 162 Forgatókönyv készítése......................................................................... 163 A címsorsablon manuális újraformálása.................................... 164 Az NVV-formázó használata....................................................... 166 A munkamemória irányítása előzetes diahátterekkel ............. 168 Az időbeosztás gyakorlása........................................................... 171 Szükség esetén javítsuk a címsorokat! ....................................... 172 A forgatókönyv áttekintése.......................................................... 173 A verbális csatorna tervezése a mondanivaló leírásával.................. 173 A vizuális csatorna tervezése a forgatókönyvvel .............................. 178 A forgatókönyv-készítés három alapszabálya ................................... 181

x

Tartalomjegyzék

1. szabály: Vizuális tömörség, egyértelműség, közvetlenség, egyediség ............................................................... 182 2. szabály: Következetesség és változatosság a II. szakasz oszlopain belül ......................................................... 182 3. szabály: Vázlatkészítés nem csak vetítéshez .......................... 185 10 tipp a forgatókönyv tökéletesítésére ............................................... 187 1. tipp: A Diaminta manuális beállítása...................................... 187 2. tipp: A Jegyzetminta manuális beállítása ............................... 188 3. tipp: Az NVV-formázó telepítése a helyi számítógépre ....... 189 4. tipp: A címsorok szerkesztése .................................................. 190 5. tipp: Diahátterek egyenkénti alkalmazása ............................. 191 6. tipp: Egyedi elrendezések és témák egyedi beállítása .......... 192 7. tipp: Az NVV-forgatókönyv grafikus vágólapja ................... 192 8. tipp: Egész oldalas vetítések nyomtatása ............................... 194 9. tipp: Egymásba ágyazott prezentációk ................................... 194 10. tipp: Címsorpróba .................................................................... 195

7. A forgatókönyv grafikus tervezése ....................... 197 Milyen vázlatot rajzoljunk a diákra? ................................................... 197 Az I. szakasz diavázlatainak megrajzolása ......................................... 198 A címdia .......................................................................................... 199 A bemutatkozó dia vázlatrajza .................................................... 200 A Helyzet dia felvázolása ............................................................. 202 A Szerep dia felvázolása ............................................................... 204 Az A pont és a B pont diák felvázolása ...................................... 207 A Teendő dia és a Téma diák felvázolása ........................................... 213 Triplázzuk meg a hatást három ablaktáblával........................... 215 Szemléltetés .................................................................................... 216 Összekapcsolás ikonokkal ............................................................ 216 Videó, hang és mozgó grafikák használata (csak óvatosan) ............................................................................... 217 A képernyő elfeketítése ................................................................. 218 Az érdeklődés felkeltése egyedi elrendezéssel .......................... 219 Tartsuk mozgásban a motívumot ................................................ 220 xi

Tartalomjegyzék

Az interaktivitás beépítése ........................................................... 221 Több előadó .................................................................................... 221 Visszatérés A-hoz és B-hez .......................................................... 222 Navigációs sáv alkalmazása ................................................................. 223 A Magyarázat diák felvázolása............................................................ 225 A gondolatok kifejtése diagram építésével................................ 226 Grafikon felépítése diák sorozatán keresztül ............................ 228 Vizuális szervező használata vázlatkészítéshez ....................... 228 A Magyarázat dia befejezése ....................................................... 229 Képernyőfotó használata ............................................................. 230 A Részletek diák vázlatai ...................................................................... 231 Átváltás más alkalmazásokba ..................................................... 234 Igazítsuk vázlatainkat a saját szakmánkhoz ............................. 236 Vázlatok a címsorsablonhoz................................................................. 236 Elkészülni, vigyázz, skiccelj! ................................................................ 237

8. Képek a forgatókönyvbe .................................... 239 Milyen ábrát tegyünk a diára? ............................................................. 239 A tervezés korlátai ................................................................................. 240 A képszerkesztés három főszabálya ................................................... 242 1. szabály: Legyen a dia könnyen értelmezhető! ...................... 242 2. szabály: Hangolódjunk rá a hallgatóság ízlésére!................. 245 3. szabály: Tartsuk magunkat az alapokhoz! ............................ 249 Kezdjünk hozzá a képek beillesztéséhez! ........................................... 252 Osszuk meg a feladatokat! ........................................................... 253 Kész képek felhasználása ............................................................. 253 Könnyen fellelhető képek ............................................................ 254 Rajzolás saját kézzel ...................................................................... 255 Egyedi elrendezések alkalmazása a forgatókönyvben ..................... 256 Elrendezések létrehozása önállóan ............................................. 258 Magyarázat diaelrendezés egyedi létrehozása ......................... 264 Részletezés diaelrendezés egyedi létrehozása .......................... 266 Tetszőleges navigációs sáv hozzáadása ..................................... 267

xii

Tartalomjegyzék

Állandó animációk beállítása ....................................................... 269 A Jegyzetminta elrendezés beállítása .......................................... 270 Elrendezések alkalmazása, áttekintése és részletezése............. 270 Képek hozzáadása a Teendő és Téma diákhoz .................................. 273 Az első és a második Téma dia másolása és elhelyezése .................. 275 A III. szakasz diáinak létrehozása ........................................................ 276 Kép nélküli diák ..................................................................................... 277 Képek hozzáadása az I. szakasz diáihoz ............................................. 278 Ábrák hozzáadása a Magyarázat diákhoz .......................................... 280 Képek a Részletezés diákon .................................................................. 281 Finomhangolás és befejezés .................................................................. 285 Ábrák adása a címdiához és az Összegezés diáihoz ................. 285 Áttekintés és képek hozzáadása a Jegyzetoldalhoz .................. 285 A forgatókönyv véglegesítése............................................................... 287 10 tipp a forgatókönyv tökéletesítésére ............................................... 289 1. tipp: Gyűjtsük az ötleteket!....................................................... 289 2. tipp: A fotófeldolgozás alapjai: méretezés, levágás és tömörítés....................................................................... 289 3. tipp: Összetartozó diákhoz egyedi elrendezés segítségével adjuk hozzá ugyanazt a képet ............................... 291 4. tipp: Próbáljunk ki három változatot ...................................... 293 5. tipp: Segítsük a grafikai tervezőt! ............................................ 293 6. tipp: NVV-elrendezéskönyvtár létrehozása ........................... 294 7. tipp: NVV-diagramkönyvtár létrehozása ............................... 295 8. tipp: Kiegészítő információk megjelenítése ........................... 295 9. tipp: Skiccelés élőben!................................................................ 295 10. tipp: Építsünk fel egyetlen ábrát, diáról diára ..................... 295

9. Prezentációk mutatóba ..................................... 297 NVV más helyzetekben ......................................................................... 297 Ügyismertetés a bíróságon .................................................................... 299 I. szakasz: A klasszikus elbeszélés alapjai .................................. 299 Fényképes Helyzet dia .................................................................. 300 A Per prezentáció I. szakaszának diái......................................... 301 xiii

Tartalomjegyzék

A Per prezentáció Teendő és Téma diái ..................................... 303 A cél felé a Terv prezentációval ........................................................... 304 A címsorsablon I. szakasza .......................................................... 305 Képek a Terv prezentációhoz ...................................................... 306 A Terv prezentáció I. szakaszának diái ...................................... 307 A Terv prezentáció Teendő és Téma diái .................................. 309 A Terv prezentáció előadása weben keresztül .......................... 313 Vizsgálat és javaslat az Elemzés prezentáció segítségével............... 314 Képek felkutatása és hozzáadása az Elemzés prezentációhoz............................................................................... 317 Az Elemzés I. szakaszának diái ................................................... 319 Az Elemzés Teendő és Téma diái ............................................... 321 Tartalmas tájékoztatás a Jelentés prezentáció segítségével ............. 322 Képek a Jelentés prezentációhoz ................................................. 325 A Jelentés prezentáció I. szakaszbeli és Téma diái ................... 326 A Jelentés prezentáció Teendő és Téma diái ............................. 327 A diákok figyelmének lekötése az Osztály prezentációval ............. 328 Képek az Osztály prezentációhoz ............................................... 330 Az Osztály prezentáció I. szakaszának diái .............................. 331 A Osztály Teendő és Téma diái................................................... 332 Az ügyfél van az Ajánlat prezentáció középpontjában .................... 334 Képek az Ajánlat prezentációhoz................................................ 336 Az Ajánlat I. szakaszbeli diái....................................................... 336 Az Ajánlat prezentáció Teendő és Téma diáinak áttekintése ............................................................. 338 Az NVV-vel szembeni kifogások kezelése ......................................... 340

10. Az NVV-prezentáció előadása .............................. 343 A prezentáció előadásának három alapszabálya .............................. 344 1. szabály: A kivetítő gondos elhelyezése .................................. 344 2. szabály: Iktassuk ki a figyelemelterelő tényezőket! ............. 345 3. szabály: Előadásunk legyen gördülékeny! ............................ 345 A figyelemelterelő tényezők eltávolítása ........................................... 346 A környezet előkészítése .............................................................. 347

xiv

Tartalomjegyzék

A technika ellenőrzése .................................................................. 348 Számítsunk problémákra .............................................................. 349 Próbáljuk el a zavaró tényezőket ................................................. 349 Jegyzethasználat............................................................................. 350 Párbeszéd kialakítása ............................................................................. 352 Legyünk hitelesek .......................................................................... 352 Bízzunk a diáinkban! ..................................................................... 353 Kérdezz, felelek! ............................................................................. 354 Improvizáljunk — korlátok között ...................................................... 355 Tartsuk a kezünkben a történetet ................................................ 356 Készüljünk fel különböző környezetekre ................................... 356 Emlékeztetők kiosztása ................................................................. 357 Előadás anélkül, hogy jelen lennénk ................................................... 357 A jegyzetoldalak elküldése (nem a diáké) .......................................... 357 Prezentáció létrehozása hálózaton .............................................. 358 És végre, a prezentáció… .............................................................. 359 10 tipp az előadás tökéletesítésére ....................................................... 359 1. tipp: Az élő névjegy ................................................................... 359 2. tipp: Áldomásmester ................................................................. 360 3. tipp: Fejlődjünk! ......................................................................... 361 4. tipp: Újfajta emlékeztető ........................................................... 361 5. tipp: Használjunk fényellenzőt? .............................................. 361 6. tipp: Vizuális emlékezeterősítők.............................................. 362 7. tipp: Tegyük a beszélgetést feszültséggel teltté ..................... 362 8. tipp: A meghitt premier plan ................................................... 362 9. tipp: A notesztábla (flip-chart) lapozása................................. 363 10. tipp: A médiaeszközök előzetes megtervezése ................... 363

A szerzőről .......................................................... 365 A CD-melléklet használata....................................... 366

xv

Tartalomjegyzék

CD-n lévő fejezetek 11. fejezet: 5-perces NVV-tanfolyam ........................ CD-1 Országjáró beszélgetések ................................................................... CD-2 Az emberi tényező .............................................................................. CD-8 Az információs tényező ..................................................................... CD-9 Képi improvizáció ............................................................................ CD-11 1. lépés: A prezentáció létrehozása ........................................ CD-12 2. lépés: A csoport tájékoztatása............................................. CD-13 3. lépés: A gyakorlat felügyelete ............................................ CD-14 4. lépés: Mérlegelés és összegzés ........................................... CD-18 Kifinomult egyszerűség ................................................................... CD-21 A 21. század médiája ........................................................................ CD-23

A függelék: Az NVV alapszabályai és ellenőrzőlistái .... CD-25 Az NVV alapszabályai ..................................................................... CD-25 A címsorok írásának három alapszabálya ............................ CD-25 A forgatókönyv-készítés három alapszabálya ..................... CD-26 Képek hozzáadásának három alapszabálya ......................... CD-26 A prezentáció előadásának három alapszabálya ................. CD-26 Az NVV-ellenőrzőlisták ................................................................... CD-27 Az első öt dia megtervezése ................................................... CD-27 A többi dia megtervezése ........................................................ CD-27 Forgatókönyv készítése ........................................................... CD-27 A forgatókönyv vázlatának elkészítése................................. CD-28 Illusztrációk hozzáadása a forgatókönyvhez ....................... CD-28 A prezentáció előadása............................................................ CD-28

B függelék: NVV-prezentálás két nézetben ............... CD-31 A Diavetítés nézet és a jelölőeszközök használata ....................... CD-31 Az Előadói nézet és az eszközhasználat ........................................ CD-33 Több monitor támogatásának engedélyezése ...................... CD-34

xvi

Tartalomjegyzék

Prezentáció előadása az Előadói nézet segítségével ........... CD-35 A prezentáció próbája Előadói nézetben, második monitor nélkül.......................................................... CD-36 Rajzolás tintával a képernyőre az Előadói nézetben ........... CD-37 Az Előadói nézet hátrányai .................................................... CD-37

C függelék: Az A pont és a B pont címsorai ................ CD-39 D függelék: A Teendő címsorok .............................. CD-43

xvii

Köszönetnyilvánítás Hálával tartozom Juliana Aldous Atkinsonnak (a névegyezés véletlen) és a Microsoft Press csapatának, akik lehetőséget biztosítottak számomra, hogy átdolgozzam a könyvet1, hogy másodszorra még tökéletesebb legyen. Köszönet illeti a szerkesztői csapatot, Sandra Haynest, Valerie Woolleyt, Steve Sagmant, és Jennifer Harrist, akik rendkívüli türelemmel dolgoztak velem — szerencsésnek érzem magam, hogy ilyen tehetséges csapat állt mellettem. Köszönöm Rob Nance-nek a könyvben található illusztrációkat, és Garth Johnsonnak, valamint az iStockphoto közösségnek a bemutató példákban használt fényképeket.

Köszönettel tartozom azoknak, akik az NVV-megközelítés alapjait ihlették: Richard E. Mayernek kulcsfontosságú munkájáért a multimédiás tanulásról, Barbara Mintonak a forradalmian új kritikus gondolkodás módszertanáért, Jonathan Pryce-nak gondolataiért az információk szervezéséről és felépítéséről, a Hughes Aircraft mérnökeinek a STOP ajánlatkészítő módszer kifejlesztéséért és a Los Angelesben tevékenykedő filmproducereknek segítségükért. Köszönet mindenkinek, akiket az NVV fellelkesített és alkalmazni is kezdték, ami nagy mértékben hozzájárult a könyv témájául szolgáló módszer fejlődéséhez és elmélyüléséhez. Külön köszönet illeti az NVV első támogatóit – különösen Mark Laniert, aki az NVV-t idehaza bemutatta, valamint a jogi szakma többi képviselőjét, Lisa Blue-t és Jaine Frasert – valamint a módszert elsőként alkalmazó vállalatokat, a Toyotát, a Nestlé Waters Group-ot, az Amgent, a Sonyt, az Intelt, és a Noel-Levitzet. Köszönöm a rengeteg NVV-olvasó és gyakorlati alkalmazó munkáját – meglátásaik tökéletesítették ezt a kiadást, és halált megvető bátorságuk még a legreménytelenebb helyzetben is reményt ad nekem, hogy az NVV képes megváltoztatni a világot.

Cliff Atkinson

1

A könyv előző – azonos című, de a PowerPoint 2003-a változatán alapuló – kiadása 2005-ben jelent meg a Microsoft Pressnél – a szerk.

Bevezetés A Beyond Bullet Points. Using Microsoft® Office PowerPoint® 2007 to create presentations that inform, motivate, and inspire című könyv megírásával Cliff Atkinsonnak eredetileg az volt a célja, hogy az előadók új módszert kapjanak, amellyel hatékonyabban készíthetnek PowerPoint-prezentációkat. Ezt az eszközt, a BBP-t a szerző a prezentálás új megközelítésének nevezi. A könyv címét értelemszerűen fordítottuk a Ne vetíts vázlatot! felszólító mondattal, és rövidítettük az NVV betűszóval. A továbbiakban tehát a BBP helyett mindenütt az NVV-t használjuk. A szerző maga először nem gondolta, hogy az NVV híre nem sokkal a könyv megjelenése után megjelenik a New York Times, a Wall Street Journal, és a Los Angeles Times címlapjain. Azóta az NVV iránti érdeklődés a könyv első kiadását az eladási listák élére emelte, egy alkalommal az Amazon.com könyveinek listáján is az előkelő negyedik helyen állt. Úgy tűnik, hogy az NVV belopja magát azoknak a felhasználóknak szívébe, akik szeretnének túllépni a PowerPoint-prezentációk szokásos felsorolásain, amelyek csapdába ejtik, egyben elidegenítik az előadókat és a hallgatóságot is. A könyv gyakorlati útmutató, amelyet érdemes kéznél tartani, amikor PowerPoint-prezentációkon dolgozunk; nem mellékesen ötletforrásként is alkalmazható. Aki egyszer kipróbálja az NVV-t, meggyőződhet róla, hogy tényleg működik, és nem akar visszatérni a PowerPoint használatának korábbi módjához: az egyéni felhasználók praktikus, rendezett, összeszedett és fegyelmezett folyamatra lelnek, a vállalatok pedig elérhető, hatásos, hatékony és méretezhető módszertant kapnak. Az NVV manapság szinte minden szakterületen terjed, rendkívül változatos célokkal alkalmazzák. Segít megtervezni és lefolytatni a párbeszédet a hallgatósággal, és útmutatást ad, hogyan, hol és miért alkalmazzunk PowerPoint-prezentációt. Az utóbbi időben az NVV-vel kapcsolatban a „Hogyan csináljam?” kérdést felváltotta a „Hogyan vezessük be a cégnél?”, ami jelzi, hogy az új prezentációs szemlélet magasabb szinteket vett célba.

Bevezetés

A könyv lehetőséget ad arra, hogy a kommunikációról alkotott általános elméletek megvalósulhassanak a gyakorlatban. Segíti a felhasználókat, hogy átjussanak a prezentációk tervezésének és felépítésének legnehezebb buktatóin. A könyv témája az NVV alkalmazása a PowerPoint segítségével, és az alkalmazás új szolgáltatásainak kiaknázása a grafikus tervezés folyamatának meggyorsításához és a próbálkozások eredményének biztosításához azok esetében, akik nem tervezők vagy technikai szakértők. A szerző feltételezi, hogy az Olvasó nem grafikus, és a PowerPoint programon kívül más grafikai alkalmazást nem ismer. Az 1. fejezet egy, az újságok címoldalára került NVV-bemutatót ismertet. A 2. fejezet a kutatási eredmények alapján mutatja be, hogy miért működik az NVV ilyen eredményesen. A 3. fejezet lépésről lépésre ismerteti a folyamat kibontakozását, a 4...8. fejezetek egy közérthető példán keresztül lépésről lépésre mutatják be, hogyan kell az NVV-t alkalmazva létrehozni egy prezentációt. A 9. fejezetben pedig további példákat találunk. A 10. fejezet a prezentáció alatti előadói magatartást ismerteti. A CD-mellékleten található a könyv 11. fejezete: ez egy egyszerű gyakorlatot ismertet, amelynek segítségével bemutatható az NVVmegközelítés. Az A Függelék összefoglalja az egyes fejezetekben lefektetett alapszabályokat és az ott közölt ellenőrzőlistákat – ezt a függeléket az olvasó referencialistaként is használhatja. A B függelék a PowerPointnak azt a két nézetét ismerteti, melyekben a prezentációt célszerű előadni – azaz a Diavetítés nézetet és az Előadói nézetet. A C és a D függelék a prezentációkészítés során használható szövegtípusokat ajánl. A CD-melléklet a fentieken túl tartalmazza a könyv teljes szövegét PDF-formátumban, angol és magyar nyelven egyaránt. Ezen kívül itt található meg az NVV alkalmazásához szükséges két segédeszköz, a BBP Story Template, más néven Címsorsablon, melyekkel létre lehet hozni a módszer alkalmazásához lényeges Word-dokumentumot, illetve a BBP Storyboard Formatter, más néven NVV-formázó, amelyek az NVV-prezentációhoz használható PowerPoint-sablonok (mint érzékelhető, ezen eszközök eredeti és magyarított formában is rendelkezésre állnak). A CD-mellékleten ajándék tartalom is van: a PowerPoint használatát ismertető könyvfejezetek (nem azonos anyagok angol és magyar nyelven), a Microsoft Press értelmező szótára angol nyelven és a SZAK Kiadó angol–magyar informatikai szótára.

xxii

Bevezetés

Van egy új hardvereszköz, amelynek használatát a szerző meggyőződéssel ajánlja a prezentációkészítéshez, – ez a tábla-PC. Ez a speciális számítógép lehetővé teszi, hogy a tervező és az előadó közvetlenül a képernyőre írjon, segít a forgatókönyv gyors és hatékony elkészítésében, valamint új lehetőségeket biztosít a hallgatósággal való együttműködéshez. A tábla-PC már széles körben hozzáférhető, és ma az előadók számára kötelező eszköz. Cliff a könyv első kiadása után kezdte használni a tábla-PC-t, és mára saját NVV-praxisának központi elemévé vált – eszébe sem jutna prezentációt létrehozni vagy előadni nélküle. Felmerült egy közösség iránti igény, amelyhez a felhasználók csatlakozhatnak, hogy további ismereteket szerezzenek az NVV-ről, és segíthessenek másoknak. A www.beyondbulletpoints.com, könyv kísérő webhelye kielégíti ezt az igényt. * A könyv magyar kiadásának gondolatát Smulovics Péter, a Microsoft Magyarország munkatársa vetette fel egy számtalan prezentációt felsorakoztató rendezvényen. Ötletét a kiadó örömmel vette, tekintettel arra, hogy munkatársainak ugyancsak van némi tapasztalata a prezentációkészítés és a PowerPoint alkalmazása terén. Ezek a tapasztalatok egybeesnek Cliff kritikai megállapításaival, melyek a PowerPoint-alkalmazás elterjedt módszereit illetik. Van Cliffnek egy, a könyvben többször emlegetett megállapítása: „A prezentáció ne az előadót szolgálja, hanem a hallgatóságot”. Ezt a konferenciák során „végigszenvedett” prezentációk sokasága alátámasztja. Cliff könyve amerikai könyv, és ezért számolni kell azzal, hogy nálunk nincs minden úgy, mint Amerikában. Nálunk nem fordult még elő, hogy egy NVV-vel vagy hagyományos módszerrel prezentált perbeszédről írtak volna az újságok, bár azt sem tudni, előfordult-e, hogy a bíróságon egyáltalán prezentáltak. Mindenestre már nálunk is vannak helyek és helyzetek, ahol a prezentálás már szinte kötelező: nagyvállalatok munkaértekezletei, termékbemutatók, előadások szakmai konferenciákon. Egyre több oktatási intézmény elvárja, hogy a hallgatók bizonyos szerepléseiken (diplomavédés, tudományos diákkör) vetítéssel kísérjék szavaikat. Így, ha a prezentálás még ritkább, mint Amerikában, de terjed. Így talán az sem káros, ha az a mozgalomszerű kezdeményezés, amelyet a www.beyondbulletpoints.com képvisel, a magyar olvasókhoz is eljut. xxiii

Bevezetés

Van azonban az Amerikától mért távolságnak két technikai jellegű következménye is. Az egyik a tábla-PC-nek szánt szerep. Ennek használata nálunk még messze nem annyira természetes, mint Cliff köreiben, és amikor Cliff azt írja: „ma az előadók számára kötelező eszköz”, nyilván nem Magyarországra gondol. A tapasztalataink viszont azt mutatják, hogy az ilyesmi hamar beszivárog hozzánk is, mindenesetre nem árt, ha felkészülünk rá. Ettől függetlenül, azokon a helyeken, ahol a táblaPC használatát taglalja a könyv, igyekeztünk lábjegyzetben olyan alternatívát is ajánlani, amely közelítően azonos eredményt ad. A másik gond a hazai felhasználók számára az, hogy Cliff a könyvnek ezt a kiadását az Office 2007-re alapozta. Mind a kevesebb számú Word-feladat, mind a lényegesen többször igénybe vett PowerPointpélda a 2007-es változatra alapozva szerepel. E rendszerekben készültek a könyv illusztrációi is. Úgy tűnik, ez nemcsak a magyarok számára okozhat gondot, ezért Cliff a www.beyondbulletpoints.com-on elhelyezett egy segédanyagot, amelynek az a rendeltetése, hogy áthidalja a két Office-verzió különbségét. Ez a segédanyag pdf-formátumban megtalálható a CD-mellékleten, vagy közvetlenül elérhető a http://www.beyondbulletpoints.com/public/2003_Instructions.pdf címen. Először úgy gondoltuk, hogy ezt az anyagot is lefordítjuk, azonban a szerkesztés során célszerűbbnek látszott, hogy azokon a helyeken, ahol Cliff „kattints ide-kattints oda” típusú utasításokat írt, lábjegyzetekben írjuk meg, hogy is néz ez ki PowerPoint 2003-ban. A Word tekintetében ilyen lábjegyzetre nemigen van szükség, azonban a 2003-as Office-szal rendelkező felhasználók nagyon figyeljenek arra, hogy a CD-ről mind a Wordhöz, mind a PowerPointhoz a 2003-as sablont töltsék le. Itt szükséges megjegyezni, hogy Cliff a könyvében több helyen úgy nyilatkozott, hogy a Word és a PowerPoint ismeretét előfeltételnek tekinti. Ennek ellenére, különösen a ritkábban használatos PowerPoint-figurák esetében elég részletes kezelési utasításokat ad. A fordításban ezen nem változtattunk, de a 2003-as eltérések megmutatása során magunk is számítunk az olvasó előképzettségére. Az esetlegesen túlzott optimizmus ellensúlyozására mellékelünk a CD-n részleteket a SZAK Kiadó korábbi PowerPoint-könyveiből. Ezt a bevezetőt Cliff eredeti szövegének felhasználásával készítettük. Kihagytuk azokat a részeket, amelyek az angol nyelvű könyv első és második kiadása közötti különbségeket tárgyalták, hiszen a magyar olvasó az első kiadást valószínűleg nem ismeri. Ezen túl azonban, úgy éreztük, xxiv

Bevezetés

azonosulni tudunk Cliff gondolataival, és – ha úgy tetszik – szájába adhatjuk a magyar olvasónak szóló specifikus témákat is. Méltányos azonban, hogy a bevezetőt Cliff eredeti gondolataival zárjuk. Íme: * Az NVV sokak számára a feje tetejére állítja a PowerPoint-prezentációkkal kapcsolatos hagyományos gondolkodásmódot, és szabadjára engedi az erőt, amely eddig is a szoftvereszközben, és a program felhasználóiban rejtőzött. A könyv középpontjában valójában az egymással kommunikáló emberek állnak: az NVV ennek tiszta, koncentrált és hatásos végrehajtásához nyújt eszközt. Remélem, hogy az Olvasó felfedezi ezt a könyvben, és még sok mást, miközben saját bemutatóját készíti vagy adja elő, és nem vetít vázlatot.

xxv

E

L S Ő

F E J E Z E T

Alkalmazz újfajta címsorokat! A fejezet a következő témaköröket tárgyalja:

9 9 9

Egy NVV-prezentáció, amely az újságok címoldalára került. Az NVV valós, gyakorlati alkalmazásban. Az NVV hatalmas jelentőségének felismerése.

Legalább 253 millió oka lehet annak, hogy miért érdemes a Ne vetíts vázlatot (NVV-) prezentációs módszert kipróbálni. Egészen biztosan ez a véleménye annak az ügyvédnek, aki az NVV-t hívta segítségül a tárgyalóteremben az esküdtek meggyőzésére, hogy azok 253 millió dollárt ítéljenek meg ügyfelének egy per tárgyalásán. Az ő története csak egyike azoknak, amelyek világszerte bizonyítják az NVV hatását a prezentációk eredményességére, és egyben azt az erőt is példázza, amelyet az Olvasó érhet el legközelebbi prezentációjával, ha használja ezt a könyvet.

Valóban megválthatja a világot egy PowerPoint-prezentáció? Ha a „Egy PowerPoint-prezentáció, amely megváltoztatta a világot!” szalagcímmel találkoznánk egy újság címoldalán, a hír láttán jót nevetnénk, hiszen maga a gondolat elég abszurd. Ki gondolná, hogy egy szoftvereszköz – amelyről inkább az unalom, mint a varázslat jut a felhasználók eszébe – képes olyan visszhangot kiváltani, hogy az újságok cikkeznek róla? Hisszük vagy sem, pontosan ez történt azzal a PowerPointprezentációval, amelyet ebben a fejezetben ismertetünk. Az NVV segítségével bárki képes létrehozni olyan PowerPoint-prezentációkat, amely megváltoztatják a világot.

1. fejezet: Alkalmazz újfajta címsorokat!

A könyv fejezetei lépésről lépésre bemutatják az NVV működésének csínját-bínját, megismerjük, hogyan alkalmazhatjuk következő prezentációnk készítése során, és hogyan tartsuk meg előadásunkat. Az NVV-vel való ismerkedés legjobb módja, ha megfigyeljük, hogyan válik be a való életben – egy meghatározott napon, egy konkrét helyen, egyetlen előadóval és hallgatóságával. Ilyen volt az a nap is, amelyen az NVV-t próbára tették, és megdöbbentő ítélet született.

A PowerPoint — vihart kavar A Texas állambeli Angleton lakói lélekben minden nyáron felkészülnek a lehetőségre, hogy Houston melletti városkájukra lecsap a Mexikói öböl egyik pusztító hurrikánja. De senki és semmi nem készítette fel őket arra a forró és párás júliusi napra, amelyen egy egészen másfajta vihar csapott le a 18 ezer lakost számláló csendes kisvárosra. A város főterén a régi, szürke megyei bírósági épület ajtaján televíziós stábok özönlöttek be az előcsarnokba, és a filmezésre alkalmas helyeket keresték. Újságírók egy csoportja tódult a bírósági tárgyalóterembe. A tudósítók bepréselték magukat a kényelmetlen fapadokba, és hordozható számítógépeiken a New York Times, a Wall Street Journal, az Associated Press, a Fortune, és a Reuters szerkesztőségeibe küldték a friss híreket. Az újságírók a nap szenzációjáról tudósítottak Angletonból: egy rendkívül fontos tárgyalás nyitóbeszédeiről, amelyek egy PowerPoint-prezentációval kezdődnek. Mindenki felállt, amikor az esküdtek bevonultak, és elfoglalták helyeiket. A teremben csend honolt, mint a hurrikán szélcsendes magjában, majd felállt egy ember, és szembefordult az esküdtekkel. Senki nem sejtette, hogy az ügyvéd saját viharát szabadítja a bíróságra hordozható számítógépe segítségével. Hiszen, nem közönséges PowerPoint-prezentációval készült – „Ne vetíts vázlatot”-prezentáció volt a tarsolyában. A prezentáció – lehengerlő erejének köszönhetően – a Texason végigsöprő hurrikánokhoz hasonlóan az újságok címoldalára került. Furcsának tűnhet, hogy a PowerPoint egy texasi tárgyalóteremben reflektorfénybe került, de ez csak egy a helyszínek közül, ahová a szinte mindenütt jelenlevő alkalmazás viszonylag rövid, 20 éves történelme során eljutott. Eredetileg üzletemberek számára készült, hogy a tárgyalások során ötleteiket bemutathassák. Manapság a PowerPointtal bárhol találkozhatunk. Bizonyára az Olvasó is egyike azoknak a millióknak, akik 2

A PowerPoint — vihart kavar

használják a PowerPointot, és azoknak a milliárdoknak, akik a hallgatóság soraiban ültek mások prezentációin. A tantermekben a tanárok PowerPoint segítségével mutatják be a tananyagot. A hollywoodi tervezők a stúdiókban PowerPoint alkalmazásával készítik el a filmek kreatív terveit, és a reklámügynökségek tanácstermeiben PowerPoint-prezentáció harangozza be a nagy kampányokat. Katonai vezetők terepen PowerPoint segítségével mutatják be a stratégiai terveiket, és a kampányaik során a politikusok PowerPoint-prezentációkkal vezetik be témáikat. A tárgyalótermekben egyre több ügyvéd hívja segítségül a PowerPointot az ügyek bemutatására, amint azt kollégájuk Angletonban tette. Az ügyvéd számára, aki szólásra emelkedett, nem volt idegen sem a PowerPoint, sem a bírósági tárgyalóterem. Mark Lanier Texasban született és nevelkedett, személyi sérüléssel foglalkozó felperesek ügyeinek képviseletére specializálódott, és ügyfelei számára rengeteg pert megnyert. Korábban nagy ügyvédi irodáknak dolgozott, majd megalapította saját cégét, és Houston külvárosába költözött. Noha nem rendelkezett ugyanazokkal az erőforrásokkal, mint a nagy ügyvédi irodák Houston belvárosának felhőkarcolóiban, Mark hamarosan bebizonyította, hogy manapság egy hordozható számítógéppel és a PowerPoint-programmal – ezek hatékony használatával – bárki ugyanolyan hatást érhet el, mint azok, akiknek korlátlan erőforrások állnak rendelkezésükre. Mark ügyfeléhez fordult, az ügy felpereséhez, aki családjával az első sorban ült. – Bíró úr! – kezdte Mark. – Szeretném bemutatni ügyfelemet az esküdtszéknek és a tisztelt bíróságnak. Carol Ernst felállt, majd Mark bemutatta őt és lányát. Carol férje, Bob, szívrohamban hunyt el. Carol gyanította, hogy az a Vioxx fájdalomcsillapító tabletta okozta a szívinfarktust, amelyet Bob szedett. Pert indított az alperes, a gyógyszer gyártója, azaz a Merck & Co. Inc. ellen. Mark képviselte Carolt a tárgyalások során. Carol leült, és Mark az alperes ügyvédeinek sora előtt az esküdtek emelvénye felé sétált. Az ügyvédeket az alperes két nemzetközileg elismert jogi cég képviselői közül kérte fel. A cég – hadipénztárában több milliárd dollárral – megengedhette magának, hogy a legjobb ügyvédeket alkalmazza. Mark tudta, hogy ilyen félelmetes és feneketlen zsebekkel rendelkező ellenféllel szemben mindent bele kell adnia, és a rendelkezésére álló eszközöket és technikákat képességei szerint a legjobban ki kell használnia, hogy a lehető legmélyebb benyomást tehesse. 3

1. fejezet: Alkalmazz újfajta címsorokat!

Mark megállt az esküdtek emelvénye előtt, és a szemükbe nézett. Az ügyvédi pódiumot az esküdtek megérkezése előtt a tárgyalóterem szélére tolta, mert nem akarta, hogy bármilyen bútordarab, vagy más tárgy közte és hallgatóság e között álljon. Mark köztudottan közvetlen modorú az esküdtekkel a tárgyalóteremben, lassú, texasi dialektussal, szabatosan, társalgási stílusban beszél. Mostanra azonban Mark ellenfelei, tekintve tárgyalóteremben megnyert ügyeinek hosszú sorát, megtanulták, hogy egyszerű stílusát naivitásként értékelni hatalmas és igen drága hiba. Az esküdtszék lesz Mark hallgatósága a per elkövetkezendő hat hete során, és mint azt minden előadó tudja, gyorsan kell döntő benyomást tenni a nézőkre. Erre kiváló alkalmat biztosít a prezentáció alkalmazása a nyitóbeszéd során, amely beavatja az esküdteket az ügybe, és felsorakoztatja a fontos bizonyítékokat. Ez kulcsfontosságú az ügyvédek számára, mivel feltételezik, hogy sok esküdt már a nyitóbeszéd végére elhatározza, hogyan dönt majd az ügyben. Mark nagyon alaposan felkészült, mielőtt az esküdtek elé állt – könnyen a helyébe tudjuk képzelni magunkat, ha voltunk olyan helyzetben, hogy tájékoztató jellegű, és a hallgatóságra azonnal meggyőző hatást kiváltó prezentációt kellett tartanunk. ISMERJÜK MEG HALLGATÓSÁGUNKAT Rendkívül fontos, hogy már a prezentáció tervezésének megkezdése előtt jól megismerjük a hallgatóságunkat. Mark tudott néhány dolgot hallgatóságáról, az emelvényén ülő esküdtekről — mindkét fél jogi képviselői írásbeli kérdőívet állítottak össze az esküdtek számára, amely segítségével megtudhatták, hogy az esküdtszék tagjai 20-as és 40-es éveikben járnak, középiskolai végzettséggel rendelkeznek, és foglalkozásuk rendkívül változatos: van közöttük villanyszerelő, egyetemista, építőipari munkás, műszaki szakértő, háztartásbeli, titkár és kormányzati alkalmazott. Alkalmuk nyílott arra is, hogy személyesen tegyenek fel kérdéseket az esküdteknek. A prezentációk során minél jobban ismerjük a hallgatóságunkat, annál inkább hozzájuk igazíthatjuk az anyagot.

A bíró korábban tájékoztatta az esküdteket, hogy esküjük letétele után ugyanolyan hivatalos személyekké léptek elő, mint saját maga és az ügyvédek. Feladatuk, hogy ebben az ügyben igazságot szolgáltassanak. Figyelemmel kell kísérniük a nyilvános tárgyaláson felhozott összes bizonyítékot, majd a tények és bíró utasításai, valamint a törvények rendelkezései alapján döntést kell hozniuk. Hálás hallgatóság módjára készen álltak arra, hogy meghallgassák az előadó mondanivalóját.

4

A PowerPoint — vihart kavar

A legtöbb tapasztalt előadó állítja, hogy nagyobb prezentációk előtt ideges lesz, és bizonyára Mark is izgulhatott, valószínűleg nem pusztán azért, mert az esküdtek feszülten figyelték. A felperesi ügyvédek, mint Mark, legfeljebb 1 millió dollárt költhetnek arra, hogy ügyfeleik nevében perre vigyenek egy ügyet, és ha veszítenek, akkor a szó szoros értelmében elveszítenek mindent, amit az ügybe fektettek. Az alperesnek is sok a veszítenivalója, mivel ez volt az első eset, amelyben valaki gyógyszeripari cég ellen indított pert. Az ügy által kiváltott negatív médiavisszhangon túl a cég ellen hozott ítélet súlyos következményekkel járhat – kedvezőtlen ítélet esetén dollármilliókat veszíthet, és a hírek hatására a részvényárak esésével a cég piaci értéke milliárdokkal csökkenhet. MEG– JEGYZÉS

Mark Lanier a tárgyalásra való felkészülés során egy online könyvkereskedőnél belebotlott a Ne vetíts vázlatot! első kiadásába, és meghívott Texasba, hogy segítsek az NVV–megközelítés segítségével elkészíteni a nyitóbeszédét. Prezentációjának felépítése során lépésről lépésre követtük a könyvben ismertetett módszert, magam válogattam ki a képeket, és terveztem meg a diákat, amelyek hasonlítanak a fejezetben megjelenő ábrákhoz. Ha a könyv további részében található példákon keresztül követjük az NVV–megközelítés részletes leírásait, saját prezentációinkban ugyanezt a hatékony módszert alkalmazhatjuk.

Az a tény, hogy a PowerPointnak a perben ilyen fontos szerep jutott, nemcsak azt bizonyította, hogy a program sok szakmát megváltoztatott, hanem megmutatta, hogy éles helyzetekben is alkalmazható. A PowerPointot a legtöbben termékeladással vagy információátadással kapcsolják össze, de manapság a vállalatok felső vezetése a legfontosabb munkák ismertetésére is alkalmazza. A cégvezetők napjainkban a vállalati stratégia meghatározására használják a PowerPointot, a tanácsadók a segítségével ajánlják a szervezetek átformálását, és a tisztviselők használatával építenek ki fontos kapcsolatokat. Figyelembe véve, hogy a felperes és az alperes mit kockáztatott a perben, a júliusi tárgyalótermi prezentáció a lehető legnagyobb kockázatú PowerPoint-előadás volt.

5

1. fejezet: Alkalmazz újfajta címsorokat!

Fellépés a média színpadán Mark hordozható számítógépére pillant, amely az esküdtek elől rejtve, az emelvény előtt egy kis asztalon áll. A hordozható számítógép képernyőjén a PowerPoint előadói nézete2 jelenik meg, amely az 1.1. ábrán látható képhez hasonlít. A prezentáció speciális, úgynevezett előadói nézetét csak Mark látja. Ez a sokszor mellőzött PowerPoint-szolgáltatás a televíziós műsorvezetők által használt súgógéphez hasonlatosan olyan információk megjelenítésére szolgál, amelyet a hallgatóságnak nem kell látnia. Például, képernyője bal felső részén Mark ugyanazt az üres diát látja, amelyet az esküdtek. A jobb felső részen szemmel tarthatja jegyzeteit, amelyek emlékeztetik arra, hogy milyen érveket kíván felhozni az egyes diák vetítése során, a képernyő alján pedig megjelenik a következő diák előnézetének sora, és így az egyik diáról zökkenőmentesen térhet át a következőre. Lásd még! A PowerPoint 2007 programmal készített NVV–prezentációk előadói nézetének használatával kapcsolatos részleteket lásd a CD–melléklet B függelékében.

1.1. ábra: A PowerPoint előadói nézete biztosítja Mark számára, hogy miközben látja azt a diát, amelyet az esküdtek a kivetítőn látnak, belepillanthasson jegyzeteibe, és lássa a következő diák miniatűrjeit

2

6

Ez a leírás az Office 2007 PowerPoint alkalmazásának figyelembevételével készült. A leírtak azonban lényegében változatlanul alkalmazhatók a PowerPoint 2003-as alkalmazásban is. Ez a változatfüggetlenség vonatkozik a fejezet egészére – a szerk.

Fellépés a média színpadán

Mark elkezdi a nyitóbeszédét, és hüvelykujjával megnyomja a prezenter gombját (az 1.2. ábrán látható eszközhöz hasonlít). A prezentert tenyerébe rejti, hogy a hallgatóság ne vehesse észre. Ez a kis eszköz állandó társa lesz a következő néhány órában. Beszéd közben a prezenter segítségével lép a soron következő PowerPoint-diához, ami lehetővé teszi számára, hogy beszédsebességének megfelelően lassítsa vagy gyorsítsa a váltásokat, és így biztosítsa az esküdtek számára az előadás gördülékenységét.

1.2. ábra: A prezenter segítségével az előadó a billentyűzet használata nélkül lépkedhet a PowerPoint-prezentáció diái között

– Nagyon fontos számomra, hogy meghallgassák, miről szól ez az ügy – mondja Mark. – Ezért egybegyűjtöttem különböző bizonyítékokat, hogy minél jobban az Önök emlékezetébe véssem őket, és szeretném, hogy a kulcsfontosságú pontokra összpontosítsanak. Mark, megnyomva a prezenter gombját, a PowerPoint-prezentáció első képének megjelenítésére utasítja a számítógépét. Az esküdtek nem látják az emelvény alatt a számítógépet, Carol és Bob képe a Mark háta mögött levő 3 méteres kivetítőernyőn jelenik meg, nagyjából úgy, ahogy az az 1.3. ábrán látható. Arról a helyről, ahol az esküdtek ültek úgy tűnik, hogy Mark egy hatalmas televízió képernyőjén áll, és a háta mögött a vásznon egymás után tűntek elő a képek, szigorú koreográfiát követve, mint egy színházi előadáson.

1.3. ábra: Mark PowerPoint-prezentációjának képei megtöltik a 3 méteres kivetítőernyőt, és meggyőző hátteret biztosítanak beszédéhez 7

1. fejezet: Alkalmazz újfajta címsorokat!

PREZENTER A prezentáció során a figyelmet leginkább az tereli el, ha minden egyes diaváltásnál vissza kell mennünk a billentyűzethez. Vizuális kizökkentés, és egyben megszakítja az előadás természetes menetét is, továbbá azt a benyomást kelti, hogy a számítógép irányít bennünket ahelyett, hogy mi irányítanánk a számítógépet. Ettől a kötöttségtől megszabadíthatjuk magunkat, ahogyan Mark az angletoni tárgyalóteremben teszi egy kis távirányítóval, az úgynevezett prezenterrel, amellyel a prezentációban diáról diára léphetünk. A legtöbb ilyen eszköz kimondottan a PowerPoint-prezentációkhoz készült, és a számítógéphez USB–porton csatlakozik. Használatához nincs szükség semmilyen telepítő programra. Néhány modell csak arra ad módot, hogy két gombbal előre és visszafelé haladjunk, de van olyan eszköz, amelyben lézermutató, valamint a prezentáció közben a képernyő elsötétítésére alkalmas gomb is található.

A kivetített színek, képek és szavak mélyen integrálódnak az előadási módba: a kivetítő kikapcsolása olyan érzést kelt, mintha a színházi kellékek egy része eltűnne a színpadról vagy a moziban eltávolítanák a vásznat. Ez az innovatív médiaszínpad egészen új légkört teremt a tárgyalóteremben – teljes elmélyülést kiváltó élményt, amely a prezentáció következő két és fél órája alatt leköti az esküdtek figyelmét. Mark, miközben egyetlen pillanatra sem szakítja meg a szemkontaktust az esküdtekkel, és nem néz a kivetítőre, mesélni kezd egy izgalmas történetet, felsorakoztatva a felperes bizonyítékait.

Egy rendkívüli történet Mark PowerPoint-diáján – az 1.4. ábrán látható – nem az volt említésre méltó, amit az esküdtek látnak, inkább az, ami hiányzik róla. Mindenki felsorolásjelekkel zsúfolt PowerPoint-diákat várt, joggal, de ezúttal az esküdtek egyetlen, egyszerű fénykép vizuális erejével szembesülhettek a dián. PowerPoint-prezentációkban ritkán találkozhatunk teljes képernyőt betöltő képekkel, de ez a kép tökéletesen illeszkedik Mark előadásának következő lépéséhez. A képernyőn a házaspár fényképe jelenik meg mintegy háttérképként, és Mark egy történetet kezd mesélni, hogy bemutassa Bobot és Carolt az esküdteknek.

8

Egy rendkívüli történet

1.4. ábra: Családi fénykép Bobról és Carolról: a boldog pár a házasságkötés után

– Hadd meséljek egy kicsit Bobról! – mondta Mark. – Nagyszerű ember volt, aki Carolt csodálatos és érdekes helyekre vitte. Washington államban ellátogattak egy sárkányeregető fesztiválra. Albuquerque-ben hőlégballonok felszállását nézték végig. Remekül érezték magukat. Bob rávette Carolt, hogy kezdjenek el tandemkerékpározni. Nem nyertek versenyeket. Csak azért űzték ezt a sportot, hogy együtt lehessenek, és jól érezzék magukat egymás mellett, az éveik során. Mark tisztában van vele, hogy egy újabb és bonyolultabb téma bevezetésének hatásos és hatékony módja egy ilyen elbeszélés a házaspárról. A tandemkerékpározás egyszerű történetével az esküdtek gyorsan képet alkothatnak Carol és Bob kapcsolatáról, életükről. A családi fényképre pillantva könnyen a felperesre asszociálnak, és emlékezteti őket a családjukban készült vagy sokszor nézegetett hasonló fényképekre. A fénykép és a pár életének kiragadott részletei segítenek abban, hogy az esküdtek gyorsan megismerjék Carolt és Bobot, és érzelmi kapcsolat alakuljon ki velük. A fénykép jobban beválik, mint egy felsorolásjelekkel zsúfolt oldal, mivel életünket nem felsorolásjelekben éljük – sokkal inkább képekben és történetekben. – Csak néhány évnyi együttélés után házasodtak össze – folytatja Mark. – Érdekes módon, a sport révén ismerkedtek meg egymással. Carol majd elmeséli, hogy lánya volt a házasságközvetítő kettejük között. – Mark egy közbevetett részlet segítségével tudatja az esküdtekkel, hogy Carolt a bíróság kihallgatja, és egyúttal a várakozás érzését keltette az esküdtszékben, hogy első kézből szerezhetnek majd információkat. Mark tudja, hogy az elkövetkezendő események burkolt utalásai felkeltik a hallgatóság érdeklődését. Carol és Bob életének részleteivel és a képernyőn megjelenített fényképpel Mark a képhez köti a hallgatóság érzelmeit. Mark ismét megnyomja a prezenter gombját. Megjelenik ugyanaz a kép, de ezúttal a kép háttere az 1.5. ábrán látható módon eltűnt.

9

1. fejezet: Alkalmazz újfajta címsorokat!

– Csodálatos napokat töltöttek együtt – folytatja Mark, ahogy az új fénykép megjelenik. – De, végül... A kép halványulni kezd, és a dolgok kezdenek megváltozni. – Hadd mondjam el az okát. Az emberek nincsenek hozzászokva ahhoz, hogy olyan családi fényképeket nézegessenek, amelyeknek a háttere hirtelen eltűnik, tehát Mark vizuálisan előkészíti annak bevezetését, hogy valami váratlan esemény következett be Carol és Bob életében. A hallgatóság érzelmei, amelyeket Mark korábban összekötött a fényképpel, egyszer csak visszájukra fordulnak.

1.5. ábra: A következő dián ugyanaz a kép látható a háttér nélkül, ami jelzi, hogy valami váratlan dolog történt

Megnyomva a gombot, Mark a fénykép újabb verzióját vetíti a képernyőre, de ezúttal Bob hiányzik a képről. Bob helyén vastag fekete vonal jelenik meg az 1.6. ábrán látható módon, a bűnügyi helyszínek krétával rajzolt körvonalaihoz hasonlóan. – Mint tudják, Bob Ernst már nincs közöttük – mondja Mark. – Az egyik tanút, akit szeretnék az ügybe bevonni, nem tudom a tárgyalóterembe hívni. Bob Ernst nem jöhetett ma ide. Már nincs velünk. Nem tudta, hogy egyszer pedig szükség lenne itt rá. Nem hagyott hátra semmilyen képes üzenetet. Nem hagyott ránk semmilyen írást, amelyben a ma megvitatni kívánt dolgokról esne szó. Ez a megdöbbentő fénykép vizuálisan közli az esküdtekkel, hogy a lehető legrosszabb történt – Bob és Carol boldog házassága hirtelen és váratlanul véget ért, amikor Bob szívrohamban elhunyt. Bob helyének fekete körvonala a fényképen vizuálisan rávezet a lényegre, hogy Bob halála fájdalmas űrt hagyott Carol életében és szívében.

10

Egy rendkívüli történet

1.6. ábra: A dián Bob hiányzik a fényképről, csak vastag fekete körvonal jelzi, hogy hol volt egykor

Mark tudta, hogy a hallgatóság Texas egyre konzervatívabbá váló részéből került ki, és az esküdtek általában nem hajlamosak nagy kártérítést ítélni a felperesnek egy ehhez hasonló termékfelelősségi perben. A vastag fekete vonallal, amely Bob helyét jelzi a képen, Mark bevezeti prezentációjának újabb, hatékony kontúrját. Ha az esküdtek elutasítóan fogadják a termékfelelősségi ügyet, Mark egy vizuális trükkel új mederbe tereli nyitóbeszédét egy olyan történettel, amely leköti a konzervatív esküdteket – gyilkossági ügyet kezd taglalni. A harmadik fényképen a fekete körvonal finoman utal egy ismerős helyzetre, amelyet az esküdtek azonnal megértenek – a televízióban gyakran látott bűnügyekre. Az ismerős szituáció szokatlan használata meglepi az esküdteket, és az ötletet azonnal elülteti a fejükben. Ezt a diát a prezentációban tematikailag kulcsfontosságú dia követi. Mark ismét megnyomja a prezenter gombját, és ezúttal egy fekete dia jelent meg a CSI: Angleton3 felirattal (1.7. ábra). „A következőkben mesterdetektívként fogjuk keresni a bizonyítékokat.”

1.7. ábra: A következő dián a CSI: Angleton szöveg jelenik meg, majd Mark közli az esküdtekkel, hogy bűnügyi nyomozásba kezdenek, és megpróbálják kideríteni Bob halálának okát, ezért átvizsgálják a bizonyítékokat 3

CSI: Crime Scene Investigation, a. m. „helyszíni bűnügyi szemle” – utalás az ismert tévésorozatra – a szerk.

11

1. fejezet: Alkalmazz újfajta címsorokat!

Ezzel az egyszerű diával Mark mélyen elgondolkodtatja hallgatóságát. Ha manapság prezentációt tartunk, tudjuk, hogy a hallgatóság rendszerint elvárja, hogy valamilyen formában bevonjuk az előadásba, legalább egy kérdés erejéig, vagy azzal, hogy válaszukat kézfeltartással jelezzék. A bíróságon Marknak erre nem volt lehetősége, és sokkal nehezebb dolga volt az esküdtek figyelmének lekötésével. A probléma megoldása, hogy prezentációjában felkínálja az esküdteknek a főszerepet, és bűnügyi helyszínelőkké lépteti elő őket. Egy szépirodalmi műben a főszereplőt az olvasók hallgatóság kívülről szemlélik. A nem szépirodalmi prezentációban viszont, ha a hallgatóság kerül a középpontba, drámaian növelhetjük azt az érzésüket, hogy együttműködnek velünk. A 4. fejezetben, amikor megtervezzük első öt diánkat, megtanuljuk, hogyan tehetjük prezentációnk főszereplőjévé a hallgatóságot. Mark következő lépése a klasszikus elbeszélés előírásainak megfelelően a főszereplők és a megoldásra váró probléma bemutatása.

A probléma lényege Mark a prezenter segítségével a következő diára lép, amelyen az 1.8. ábrán látható felhőkarcolószerű hasonló vállalati épület jelenik meg.

1.8. ábra: A következő dián Mark a gyógyszeripari cég központi épületét mutatja meg – amely hasonlít az ábrán látható épülethez –, és elmondja az esküdteknek, hogy az ügy bizonyítékai a cég ajtajához vezetnek

– A bizonyítékok egyetlen helyre vezetnek majd bennünket. A világ egyik legnagyobb gyógyszeripari cégének kapujához.

12

A probléma lényege

Mark kifejteti, hogy a bemutatni kívánt bizonyítékok több forrásból származnak, és mindegyik azt igazolja, hogy a gyógyszer okozta Bob szívrohamát. – Lehet ezt csűrni-csavarni – teszi hozzá. – Az esküdteknek végül öszsze kell vetniük a bizonyítékokat mindazzal, ami a tárgyalóteremben elhangzik. Mark a prezenter gombjának segítségével megjeleníteti a következő diát, a kalapács és a zászló képét4 (1.9. ábra).

1.9. ábra: A képernyőn megjelenő kalapáccsal és zászlóval Mark arra utal, hogy az ügyben az esküdteknek kell igazságot szolgáltatniuk

– Önöknek meg kell ismerniük az összes bizonyítékot, mert az Önök feladata igazságot szolgáltatni – mondta Mark. – Csak Önök rendelkeznek ezzel a hatalommal. Sem a bíró. Sem a politikusok. Ezt senki más nem teheti meg. Ezen a ponton megváltoztathatják a világot. Az ítéletet jelképező kalapács és Mark szavai megmutatják a problémát, amellyel az esküdtek szemben állnak: megkapják a cég ellen felhozott bizonyítékokat, meg kell vizsgálniuk őket, és igazságot kell szolgáltatniuk ebben a helyzetben. A 3. fejezetben megtanuljuk, hogyan fokozhatjuk a drámai feszültséget prezentációnk során, amikor két olyan diát tervezünk meg, amelyek megoldatlan probléma elé állítják a hallgatóságot, és a prezentáció segítségével vezetjük el őket a megfejtéshez. A következő percekben Mark az 1.10. ábrán látható diasorozathoz hasonló képek során lépeget végig. – És most hogyan tovább? – teszi fel a kérdést. – Ismét azt javaslom, hogy kövessük a bizonyítékokat.

4

Az amerikai bírósági tárgyalások lényegi kellékei – a szerk.

13

1. fejezet: Alkalmazz újfajta címsorokat!

Ez a mondat, és a kivetített képek egyértelművé teszik azt a vonalat, amelyen Mark továbbviszi a prezentációt, és minden újabb információdarab kellő figyelmet kap. A témavezetéssel és következő prezentációnk témájának a kiválasztásával a 3. és 4. fejezetben foglalkozunk.

1.10. ábra: Az esküdteknek csak követniük kellett egy gyilkossági ügy felépítésének ismerős képletét: indíték + eszközök = halál.

Mark az indíték fogalmát – ismétlődően, képi vagy szóbeli formában – úgy használja, mint egy gyilkossági ügyben, és így a történetet logikussá és emlékezetessé teszi. – Először megmutatom az indítékot. – A képernyőn (fent) megjelenik az indíték szó, valamint egy pénzköteg.

14

A lényeg kiemelése

– Most lássuk az eszközöket! – mondja. A kivetítőn (középen) az esküdtek néhány tabletta képe mellett az eszközök szót olvashatják. – Megmutatom a halált – folytatja Mark. A képernyőn (lent) a halál szó, és Carol mellett Bob ismerős körvonala jelent meg. Ezekkel a diákkal Mark arra készteti az esküdteket, hogy kövessék azt az egyszerű képletet, amely minden gyilkossági ügy hátterében megtalálható: indíték + eszközök = halál. Könyvekből, társasjátékokból vagy a hírekből még azok az esküdtek is ismerhetik ezt a gondolatmenetet, akik nem néznek tévét. Mark korábban a fekete körvonallal burkoltan utalt gyilkossági ügyre, majd a bűnügyi helyszínnel ismét erre hivatkozik, és nyitóbeszéde legfontosabb pontján a gyilkossági ügy alapgondolatára alapozza a prezentáció hátralevő részének szerkezetét. A témavezetés megtervezésével, valamint a szóbeli és képi minták saját prezentációnkba építésével a 4. fejezet elején foglalkozunk.

A lényeg kiemelése Amikor ismét megnyomja a prezenter gombját, és az 1.11. ábrán látható kép jelenik meg, Mark drámaian egyszerű, de rendkívül hatékony dolgot valósít meg. Ez az egyetlen dia a teljes történet lényegét egyetlen képbe sűríti – hasonló diát készítünk majd a 7. és 8. fejezetben. A dia első pillantásra rendkívül egyszerűnek tűnik, hatását tekintve rendkívül kifinomult, mert egy összetett ügyet könnyen érthetővé és követhetővé tett.

1.11. ábra: Ez az összefoglaló dia a teljes ügyet vizuálisan egyetlen képbe sűríti. A képek felett és alatt vízszintes piros vonalak jelzik, hogy ez a dia a prezentáció legfontosabb darabja

15

1. fejezet: Alkalmazz újfajta címsorokat!

A prezentáció tervezése során Mark hatalmas, a hallgatóságának bemutatható információmennyiséggel állt szemben – biztosan mindenki járt már így a prezentációjával. Mark nehezen tudta volna elmagyarázni a gyógyszer bonyolult hatásmechanizmusát, fejlesztését, felülvizsgálatát és tanulmányozását. Feleslegesen bonyolult lenne minden eseményt, az ügyben érintett személyt, és az ügy kibontakozásának összes részletét felidézni. Ijesztően hangzik az ötlet, hogy több mint 3 millió dokumentumból, és a tanúk vallomásairól készült több száz órányi videofelvételből kell kiválasztani a legfontosabb bizonyítékot, amely az ügyet érthetővé teszi. A felhasználható irdatlan információmennyiség birtokában Mark – csakúgy, mint bármely előadó – szembe került a kommunikációhoz rendelkezésére álló idő korlátjával. Kevesebb, mint 2 és fél óra alatt áttekintést kellett adnia az esküdteknek az ügyről, be kellett mutatnia a kulcsfontosságú alapfogalmakat, és a megfelelő információkkal fel kellett készítenie az esküdtszéket a következő hat hét tanúvallomásainak megértésére. Mindezt úgy kellett elérnie, hogy az esküdtek figyelmét és érdeklődését egy pillanatra sem veszítse el. Mint azt majd az 5. fejezetben látjuk, Mark megoldotta a problémát. Nem árasztja el a hallgatóságát adatokkal, hanem nagyjából három egyenlő részre osztva lényegre törő prezentációját ugyanannyi időt tölt minden egyes rész kifejtésével. Mark nyitóbeszédében egy összegző dián a három kulcsfontosságú pont azonosításával és a gyilkossági rejtély ismerős szerkezetének alkalmazásával, szavakkal és képekkel, egyszerű, könnyen érthető esetként vezeti be az esküdtek számára ezt a rendkívül bonyolult ügyet. Mark a prezenter segítségével megjeleníteti a következő – az 1.12. ábrán látható képhez hasonló – diát, amely a kulcsfontosságú pontokat tartalmazta, és a prezentáció három részére tereli a szót. Ahelyett, hogy 3 millió dokumentumot zúdítana az esküdtekre, Mark egy egyszerűnek látszó történet vonalán vezeti végig az esküdtszéket miközben sorra veszi az ügy három legfontosabb részét, és a prezentáció folytatása során részletesen kifejteti az egyes részeket. Az esküdtek nyugodtan figyelik és hallgatják a kibontakozó történetet. Minden prezentációra igaz, hogy a hallgatóság nem jegyzi meg az öszszes látott és hallott információt, de képek segítségével az emlékezetükbe véshetjük a prezentáció felépítését és a diák fontossági sorrendjét. A három dia megjelenését Mark a korábbi összegző dia stílusára alapozza, és a történet vizuális folytatása kiegészíteti mondanivalóját. A diák egysze16

A lényeg kiemelése

rű, osztott képernyős megjelenése, a feltűnő piros szín alkalmazása és a konzisztens grafikai stílus használata biztosítja, hogy megjelenésükkor a több diához viszonyított fontosságuk azonnal nyilvánvalóvá váljék. E módszerek alkalmazásával a 7. fejezetben ismerkedünk meg, amikor saját bemutatónkat készítjük.

1.12. ábra: Lezárva nyitóbeszédének három részét, Mark levetíti azokat a diákat, amelyek továbbviszik a korábbi összefoglaló dia témáját, valamint a vörös hátteret a diák baloldalán

17

1. fejezet: Alkalmazz újfajta címsorokat!

Több szemléltetőeszköz alkalmazása Nyitóbeszédének ezzel az egyszerű, mégis világos és figyelemfelkeltő bevezetőjével Mark sikeresen építi fel az esküdtek számára könnyen követhető szerkezetet. A következő néhány órában a történetet a hátralevő diák segítségével zökkenőmentesen teljes egésszé kerekíti. Noha, valószínűleg ritkán tartunk ilyen hosszúra nyúló prezentációkat, az NVV-megközelítés alkalmazásával bármelyiket arányosan csökkenthetjük 45 percről 15 percre, majd 5 percre. Mark folytatja az előadást. A prezentációban sok dia hasonlít az 1.13. ábrán látható képekre. A diák elrendezése az esküdtek figyelmét a képernyő tetején olvasható legfontosabb információra irányítja – a címsorra, amely az újságok szalagcíméhez hasonlóan összegezte a lényeget. Ezt követően az esküdtek a címsor illusztrációjaként egy képet látnak. Végül az esküdtszék figyelme a képernyőről Markra terelődik, aki részletesen elmagyarázza a dia lényegét. A diákon a vizuális eszközök széles skálája jelenik meg, többek között rengeteg fénykép, orvosi ábra, dokumentum, képernyőfelvételek, idővonalak és még sok más eszköz.

1.13. ábra: A prezentáció egyes részeinek diái hasonló elrendezésűek, ami segíteti hogy az esküdtek gyorsan befogadják az információkat

Mark 153 dián lépeget végig prezentációjában. Egy-egy dia kevesebb, mint egy percig látható. Ez az idő elég ahhoz, hogy a hallgatóság megeméssze a képernyőn megjelenő információkat, mielőtt a következő diához és a történet a következő részhez érkezik. Ez a sebesség vizuálisan leköti az esküdtek figyelmét. Mint azt az 1.13. ábrán látjuk, minden dia alján navigációs sáv helyezkedik el, amelyben a prezentáció főbb részei jelentek meg, hogy a történet témájára és szerkezetére összpontosítsák az esküdtek figyelmét. Hasonló navigációs sáv létrehozásával a 8. fejezetben foglalkozunk. 18

Több szemléltetőeszköz alkalmazása

A hagyományos PowerPoint-diák túl sok információt zúdítanak a hallgatóságra a kivetítőernyőn, de Mark prezentációjában a diák csak egyetlen gondolatot foglalnak magukba, így az esküdteknek kellő idejük van átgondolni az egyes pontokat, amíg Mark magyarázatát hallgatják. Felsorolások felolvasása helyett Mark vizuális emlékeztetőként használja a diákat, amelyek segítenek feleleveníteni a következő lényeges kérdést, amelyre rátér. Ez lehetővé teszi számára, hogy mondandóját természetes és spontán stílusban adja elő, ami a téma alapos ismeretéből és szakmai hozzáértéséből fakad. Ahelyett, hogy a képernyőt nézné, hogy lássa annak tartalmát, Mark figyelmét az esküdtekre összpontosíthatja, és prezentációja során minden esküdttel szemkontaktust létesít. A PowerPoint-diákon túl Mark több szemléltetőeszközt és kelléket is alkalmaz, hogy előadása során lekösse hallgatóság e figyelmét. A kivetítőt időnként írásvetítőre cseréli, ezeken hivatalos iratokat jelenít meg, a lapokon sárga kiemelővel jelöli meg az egyes szakaszokat, miközben a bizonyíték jelentőségét ecseteli. Később notesztáblát (flip-chart) – amelyet „dupla széles” táblának nevez – hív segítségül, erre a filctollal a kulcsszavakat és az alapgondolatokat írja fel. Néhány alkalommal a diák után rövid videót vetít, hogy a lényeget illusztrálja. Esetenként szemléltető eszközöket vesz kézbe, például a szív műanyag modelljét, amikor a szívrohamok tudományos hátterét ismerteti az esküdteknek. Mark különböző eszköztípusokkal teszi változatossá és érdekessé prezentációját, így elkerüli, hogy előadása felületesnek és mesterkéltnek tűnjön. Az egyes eszközök használata után mindig visszatér a 3 méteres kivetítőn megjelenő PowerPoint-prezentációhoz, mivel ez egyesíti vizuálisan előadását, segítségével mindent egységbe foglal, és folytatja a történetet. A hallgatóság érdeklődését a hatalmas vászonra irányítja, az egymást követő és átvezető képek Mark fizikai jelenlétével és hangjával együtt mindent tökéletesen egybeforrasztanak. Az angletoni tárgyalóteremben a PowerPoint új szerepre tett szert – hatékony, meggyőző háttér lett, amely hatalmas hatást gyakorolt az esküdtekre a PowerPoint-vihar szélcsendes magjában.

19

1. fejezet: Alkalmazz újfajta címsorokat!

Elszürkülés Miután Mark befejezte prezentációját, a bíró szünetet rendel el, és az esküdtek elhagyják a tárgyalótermet. Most az alperes csapatán van a sor, hogy megtartsák nyitóbeszédüket. Az alperes ügyvédeinek hordozható számítógépén is készen állt a PowerPoint-prezentáció, az ügyvédek viszszagurítják a pódiumot eredeti helyére, az esküdtszék emelvénye elé. Amikor az esküdtek visszatérnek, a védőügyvéd a pódiumhoz sétál, nyomtatott jegyzeteibe néz, és nekikezd nyitóbeszéde felolvasásának. Az első néhány kulcsfontosságú percben, amikor a hallgatóságot arról kell meggyőzni, hogy az előadás kizárólag róluk szól, az ügyvéd a vállalat egyébként elismerésre méltó történetét részletezi. Ahelyett, hogy a prezentációt emberibbé tenné, mondjuk egy anekdotával, száraz adatokat ismertet azokról az emberekről, akikhez a vállalat különböző termékeivel szeretne eljutni. Miközben az előre elkészített kéziratot olvassa hivatalos és személytelen hangon, egyik kollégája lépeget előre a PowerPointdiákon. Időnként kiesnek a szinkronból, megszűnik az összefüggés az ügyvéd által elmondott és az esküdtek számára vetített információ között. Az ügyvéd alkalmanként hátrafordul a kivetítőhöz, hogy rámutasson egy bonyolult grafikonra vagy egy hosszabb szövegrészre. Ahelyett, hogy dinamikus és figyelemfelkeltő vizuális élményt biztosítana, az ügyvéd a következő dián a vállalat korábbi igazgatójának öltönyös fényképét mutatja, eközben az igazgatóról és családjáról beszél, az igazgató szakmai karrierjét, közéleti munkásságát és állampolgári elkötelezettségét ecseteli. Elmulasztja az alkalmat, hogy az esküdtszék soraiban ülő hétköznapi emberekkel kapcsolatot teremtsen. A védőügyvéd folytatja a vállalat felsőbb vezetőinek fényképét tartalmazó diák vetítését, amelyek az igazgatók iskolázottságát, részletes életrajzát és szakmai sikereik hosszú listáját tárják a hallgatóság elé. Figyelmen kívül hagyva a szabályt, miszerint a kevesebb több, az ügyvéd az ismerős felsorolásjeleket, grafikonokat és hosszú szövegrészeket veti be, amelyeket az esküdtek erejüket megfeszítve olvasnak. Az előre megírt beszéd hűvös és hivatalos hangnemének következtében a védőügyvéd kapcsolata az esküdtekkel nem válik közvetlenné. A pódium – amely az esküdtszék előtt magasodik – falat emelt az előadó és hallgatósága közé, az előre elkészített szöveg megfosztotta az ügyvéd előadását természetes hangjától és spontaneitásától, és a kivetítőn megjelenő PowerPoint-diák 3 méteres figyelemelterelő tényezővé váltak. 20

Határozott választás

Az alperes képviselőjének prezentációja végén mindenki feláll, amikor az esküdtek elhagyják a tárgyalótermet, a bíróság a tárgyalást aznapra berekeszteti. Ha az ügyvédek állításai igazak, a nemrég látott prezentáció lényegesen befolyásolja, hogy az esküdtek a bírósági per végén milyen ítéletet hoznak. Azt, hogy az esküdtek azon a napon mit gondoltak, nem tudni, de a tárgyalóteremben ülő újságírók késlekedés nélkül nyilvánosságra hozták a két PowerPoint-prezentációról alkotott véleményüket.

Határozott választás A hírekben napi rendszerességgel szerepelnek bírósági tudósítások, de kissé szokatlannak tűnik, amikor a beszámoló a prezentációk stílusáról szól. A nyitóbeszédről másnap megjelent tudósítások szerint valami kivételes dolog történt az angletoni tárgyalóteremben. A Fortune beszámolója szerint Mark „ijesztően meggyőző és mesteri nyitóbeszédet tartott”, „jegyzetek nélkül és üdítően egyszerű nyelven” beszélt, és az alperest „kíméletlen és lenyűgöző hévvel” hívta harcba (Roger Parloff, „Stark Choices at the First Vioxx trial,” Fortune, 2005. július 15.). Az újságíró nem vette észre, hogy Mark mégis csak rendelkezett valami jegyzetfélével – PowerPoint-prezentációja előadói nézetben jelent meg számítógépén az esküdtek emelvénye előtt. A New York Times hírül adta, hogy Mark nyitóbeszédével szemben a védőügyvéd prezentációja „higgadt” volt, és „felolvasta beszédének egy részét, majd főként kék-sárga PowerPoint-kördiagramokkal illusztrálta mondanivalóját, illetve hosszú bekezdéseket idézett az Élelmiszer- és Gyógyszer-engedélyezési Hivatal leveleiből” (Alex Berenson, „Contrary tales of Vioxx role in texan's Death,” New York Times, 2005. július 15.). A két módszer közötti különbség azon a napon választási lehetőséget biztosított az esküdtek számára, és a Fortune magazin szerint: „a tárgyalás határozott választási lehetőséget ajánl az esküdteknek. Követhetik Lanier felhívását, és hihetnek az egyszerű, csábító és katartikus történetekben” vagy elfogadhatják a védelem „színtelen, döcögős altató hatású magyarázatát”. Lanier izgalmas kihívással fordul az esküdtekhez, kéri, hogy tartsanak vele, fogják el a bűncselekmény elkövetőjét, és állítsák az igazságszolgáltatás elé. Ezzel szemben a Fortune cikke így folytatódik: a védelem „valami nehéz és kellemetlen feladat végrehajtására kéri az esküdteket, mint például valamilyen gyógyszer bevételére.”

21

1. fejezet: Alkalmazz újfajta címsorokat!

Hat héttel később a per befejeződik, és az esküdtszék elvonulnak az esküdtek szobájába, hogy fontolóra vegyék az ügyet. Másfél napi tanácskozást követően ítéletet hoznak. Az újságírók és ügyvédek ismét megtöltik a tárgyalótermet, hogy meghallgassák az esküdtszék mondanivalóját. Az esküdtek megdöbbentő 253 millió dolláros ítéletet hoztak a felperes javára. A nemzetközi hírverés hatására a gyógyszeripari cég tőkéje 5 milliárd dollárral csökken (Alex Berenson, „Jury Calls Merck Liable in Death of Man on Vioxx,” New York Times, 2005. augusztus 20.). Miután az ügyben ítéletet hirdettek, a Wall Street Journal megszólaltatta az egyik esküdtet: „Amikor [a védelem] beszélt, blablanák tűnt az egész.” „Fogalmunk sem volt mi a fenéről van szó.” (Heather Won Tesoriero, „Merck Loss Jolts Drug Giant, Industry,” Wall Street Journal, 2005. augusztus 22.) A PowerPoint-prezentációnak – amelyet Mark nyitóbeszéde során vetített – a hatása jóval a bírósági tárgyalás után is érezhető volt. Hat hónappal később Mark ismét találkozott az angletoni esküdtekkel, hogy lássa, mire emlékeznek még a tárgyalásról, és az esküdtek emlékezetében még élénken élt a történet és a képek, amelyeket Mark nyitóbeszédében bemutatott.

A változás szele Noha a PowerPoint alkalmazása hozzájárult a felperes győzelméhez, a történetnek még nincs vége. A 253 millió dolláros kártérítést a texasi törvényeknek megfelelően hozott hasonló ítéletek alapján a bíróság 26,1 millió dollárra mérsékelte, és az ügyben az alperes fellebbezett. Kis idő elteltével a gyógyszeripari cég visszaszerezte piaci tőkéjét. De Angletonban azon a bizonyos júliusi napon drámai hatékonyságságú eredmény példája volt megfigyelhető, amelyet ezzel a PowerPoint-módszerrel lehet elérni egyetlen prezentáció során, egyetlen előadóteremben, egyetlen hallgatóság színe előtt. Az NVV-módszert az angletoni per előtt senki nem alkalmazta tárgyalóteremben, de a kiváltott hatás visszhangja még azóta sem ült el a jogi szakmában. Ha ügyvédek egy csoportja a tárgyalóteremben NVV-t alkalmazó ellenféllel találja szemközt magát, tudják, hogy felelniük kell a kihívásra, és prezentációjuk színvonalának mércéjét magasabbra kell emelniük. Azok az ügyvédi csapatok, akik NVV-vel dolgozó ellenfelekbe

22

A változás szele

botlottak a tárgyalóteremben, elkezdték a másik fél által alkalmazott témákat és grafikákat alkalmazni. Például, az angletoni ítéletet követő tárgyalásokon a gyógyszeripari cég védőügyvédei prezentációikban a „Bűnügyi helyszínelés” témát kezdték alkalmazni. Amikor Mark ismét visszatért a tárgyalóterembe, a védőügyvédek stratégiájával szemben ellentétes módszereket használt, és a mércét még magasabbra emelte. Más szakmákban is ugyanezek a hatások érezhetőek, miközben az NVV szinte minden területen átformálja a korábbi helyzetet az előadók számára. Amikor a könyv olvasása során azt fontolgatjuk, hogy saját prezentációinkban alkalmazzuk-e az NVV-t, nem mindig könnyű elképzelni, hogyan alkalmazhatjuk ezeket a módszereket saját szakmánkban. Az ügyvédeken és ügyvédi irodákon kívül más szakmában tevékenykedő szakemberek és szervezetek is jelentős eredményeket érnek el az új megközelítés alkalmazásával – többek között a nagyvállalatok, kormányügynökségek, egyetemek, kutató cégek, és nonprofit szervezetek előadói. Ezekben a csoportokban az előadók az NVV-t sokféle funkcióban használják, például marketing, kereskedelmi, képzési és oktatási céllal. A könyvben különböző területeket érintő, különböző céllal készült prezentációkkal találkozunk, hogy lássuk, hogyan alkalmazhatjuk saját helyzetünkre az NVV-t. A könyv részletesen elmagyaráz mindent, amit Mark és a többi előadó az NVV-megközelítés segítségével elért. A 2. fejezetben megismerkedünk az NVV alapjaival és a szükséges kulcsfontosságú kutatási eredményekkel, majd a 3. fejezetben az NVV-megközelítés három lépését tekintjük át. Ezt követően, a 4. fejezetben elkezdjük az első öt dia megtervezését, illetve az 5. fejezetben a többi dia kialakítását. A 6. fejezetben megtervezzük saját forgatókönyvünket és a kísérőszöveget; a 7. fejezetben elkészítjük a forgatókönyvet, és a 8. fejezetben hozzáadjuk a grafikus elemeket. A 9. fejezetben megvizsgáljuk, hogy az NVV a környezetek és célok milyen skáláján alkalmazható, a 10. fejezet az NVV-prezentációk előadásával kapcsolatban ad tanácsokat. A könyvhöz tartozó CD-melléklet bónusz fejezete bemutatja, hogyan készíthetünk 5 perces NVV-tesztet csapatunkkal, és további, azonnal alkalmazható eszközöket és erőforrásokat nyújt. A könyv webhelye, amely a www.beyondbulletpoints.com címen található, speciális erőforrásokkal szolgál az NVV-módszert alkalmazó előadók egyre gyarapodó táborának. A könyv végén birtokunkban lesz a tudás és eszköztár, amelyre szükségünk lehet, hogy az NVV-t saját prezentációinkban alkalmazhassuk. 23

1. fejezet: Alkalmazz újfajta címsorokat!

Az NVV-erő velünk van Mark angletoni prezentációja csak egy példája annak, hogyan szabadíthatjuk fel az NVV segítségével a magunkba zárt, megnyerő és ellenállhatatlan történeteket. Amikor Mark azon a júliusi napon belépett az angletoni tárgyalóterembe, hogy elmondja nyitóbeszédét, ugyanaz a PowerPoint-program állt rendelkezésére, mint nekünk. Pusztán innovatív módon használta, ami drámai eredményekhez vezetett, és a sajtó is felfigyelt rá. Mindegyikünknek lehetősége van rá, hogy az öreg kutyának új trükköket tanítsunk. Ha nem is tudjuk teljes egészében magunkévá tenni az NVV-t, legalább elhintjük a változás apró magvait, amelyek egy napon a letisztult, hatékony prezentációk pozitív kulturális forradalmává érhetnek.

24

M

Á S O D I K

F E J E Z E T

Új trükkök öreg kutyának A fejezet a következő témaköröket tárgyalja:

9 9

Az NVV- (Ne vetíts vázlatot-) -módszer sikerének titka.

9

A kutatás eredmények összehasonlítása az NVV-vel és a hagyományos módszerrel.

A kulcsfontosságú kutatási eredmények, amelyekkel minden előadónak tisztában kell lennie.

A Ne vetíts vázlatot (NVV) az újságok címoldalára került, mivel drámaian jobb eredményeket hozott, mint a Microsoft® Office PowerPoint® legszélesebb körben alkalmazott hagyományos felsorolásjeles módszere. Az NVV nem véletlenül ilyen sikeres, hiszen az egyszerű, tiszta és lenyűgöző vizuális történetek mögötti kifinomult háttér meghatározza, hogy előadásunk során mit mondunk, mit mutatunk be és mit teszünk. A fejezet megmutatja, hogy mi az NVV sikerének titka, és a hagyományos módszer gyakran miért nem felel meg a várakozásoknak.

A PowerPoint három alapeszköze A PowerPoint 20 éves története során kezdettől fogva lehetővé tette, hogy prezentációnkon az alábbi három nézet segítségével dolgozhassunk: Normál nézet, Jegyzetoldal nézet és Diarendező nézet. Az időközben megjelent PowerPoint-szolgáltatások hasznosnak bizonyultak, de ez a három nézet továbbra is elengedhetetlen alapeszköze a prezentáció képei és kísérőszövege kezelésének. Lásd még! A fejezet a diák elkészítéséhez az előkészületek során használt három nézetet tárgyalja a PowerPoint-prezentáció bemutatását megelőzően. A prezentáció bemutatása során alkalmazható további két nézettel — a Diavetítés nézettel és az Előadói nézettel — kapcsolatban lásd a CD-melléklet B függelékét.

2. fejezet: Új trükkök öreg kutyának

Jegyzetoldal nézet

Normál nézet

Diarendező nézet

2.1. ábra: A PowerPoint három munkanézete: Normál, Jegyzetoldal, Diarendező

Ha a megszokott felsorolásjeles módszerrel hozunk létre szöveges diát, először rendszerint a 2.1. ábrán látható Normál nézetettel kezdjük a munkát, amelyben kattintással a címterülethez adjuk a címet, majd a tartalomterületre kattintva beírjuk a szöveget. Ha szóban többet szeretnénk a diáról beszélni, és az extra szöveg nem fér a tartalomterületre, akkor azon kevesek közé tartozunk, akik a 2.1. ábra közepén látható Jegyzetoldal nézetet használjuk, amelyben a diaterület fent, a kapcsolódó szöveg26

1. trükk: A Diarendező nézettel szabályozzuk a mennyiséget

mező – amely a prezentáció során a képernyőn nem látható – lent, a jegyzetterületen jelenik meg. A diák létrehozását követően a jobb oldalon látható Diarendező nézetet hívhatjuk segítségül, és miniatűrök formájában megtekinthetjük az összes diát. A Normál, Jegyzetoldal, majd Diarendező nézetek használatának ez a sorrendje manapság teljesen elfogadott, és meghatározza a PowerPointmódszerek alapját. A titok nyitja, amellyel az NVV erejét szabadjára engedhetjük, hogy megfordítjuk a sorrendet, és először mindig a Diarendező nézettel dolgozunk, és csak a végén a Normál nézettel. Mint azt ebben a fejezetben meglátjuk, az új sorrend felfedezése révén új trükköket taníthatunk az öreg PowerPoint kutyának – ugyanazokkal a szolgáltatásokkal, amelyek már két évtizede rendelkezésünkre állnak. Ha prezentációkészítéskor magunk is alkalmazzuk az új sorrendet, megérezhetjük, hogy az NVV hogyan hozza ki a PowerPoint hatalmas lehetőségeit, amelyek eddig rejtve maradtak. MEGJEGYZÉS

A Szalag a könyv legtöbb ábráján kicsinyítve jelenik meg, hogy a képek jobban láthatók legyenek. Ha bármikor szeretnénk a Szalagot kis méretre állítani, kattintsunk PowerPoint ablak bal felső sarkában megjelenő Gyorselérési eszköztár mellett található a Gyorselérési eszköztár testreszabása gombra, majd válasszuk A szalag ikonállapotúra csökkentése lehetőséget.5

1. trükk: A Diarendező nézettel szabályozzuk a mennyiséget Nyissunk egy új, üres PowerPoint-prezentációt, és a Nézet lap Bemutatónézetek csoportján kattintsunk a Diarendező gombra6. Megjelenik a Diarendező – a 2.2. ábrán látható módon. A Diarendező nézetet alkalmanként korábban is használtuk, az NVV első trükkje, hogy a munkát mindig ezzel a PowerPoint-nézettel kezdjük. A 6. fejezettől kezdődően a prezentáció 5

6

Ezt a lehetőséget úgy is elérhetjük, ha jobb gombbal kattintunk a Szalagra. Megjegyzendő, hogy az ikonállapotúra csökkentett Szalag esetén a PowerPoint 2007 megjelenése emlékeztet a PowerPoint 2003-éra, így a könyv olvasója az utóbbi rendszerben is könnyen használhatja könyvünket – a szerk. PowerPoint 2003-ban az ablak bal alsó részén, a Rajz eszköztár felett találjuk azt a három ikont, amellyel a Normál és a Diarendező nézet, valamint a diavetítés között lehet váltani. A Diarendező nézet a Nézet menüben is bekapcsolható.

27

2. fejezet: Új trükkök öreg kutyának

vázlatának elkészítése után így dolgozunk majd. Ne csodálkozzunk, miért akarjuk ezt az alig használt nézetet a prezentáció megjelenítésének legfontosabb eszközévé előléptetni: lépjünk ki egy pillanatra a PowerPoint megrögzött gondolkodásmódjából, és tegyünk fel néhány szokatlan kérdést.

2.2. ábra: A Diarendező nézet, amelyben minden diánk miniatűrként jelenik meg

Kutatási eredmények nyomában Amikor a PowerPointról beszélünk, rendszerint a használni kívánt betűtípus méretét, a videoklip beillesztésének módját vitatjuk meg, illetve hogy a kék vagy a fekete színt válasszuk-e a PowerPoint-sablon hátterének. Amiről nem folyik eszmecsere, az a PowerPoint-prezentációkhoz kapcsolódó kutatások témája. Annak ellenére, hogy a PowerPointalkalmazást több szakmában széles körben alkalmazzák, szorongatott helyzetben lennénk, ha olyan kutatási eredményeket kellene felmutatnunk, amelyek alátámasztják, hogy a hagyományos PowerPoint-módszer alapelve, befolyása és hatékonysága minden más módszernél jobb.

28

1. trükk: A Diarendező nézettel szabályozzuk a mennyiséget

Biztosan nem találunk olyan eredményt például, amely azt bizonyítja, hogy PowerPoint diákon a mondanivaló bemutatása felsorolásjelekkel hatékonyabb, mint nélkülük. Nem találunk tanulmányt, amely igazolja, hogy PowerPoint-tervezősablon segítségével kialakított diaháttér jobban segíti a tanulást, mint ha nem alkalmazunk tervezősablont. Nincs menynyiségi bizonyíték és ésszerű magyarázat a széles körben elfogadott PowerPoint-tervezési szabályokra, például a 6 × 6 szabályra – amely szerint minden dián hatsornyi szöveg jelenhet meg, minden sorban 6-6 szóval – sem. Az összehasonlító kutatások hiánya űrt hagyott a program használatával kapcsolatban a kutatási eredményekre alapuló útmutatások terén, és ezt az űrt népszerű hiedelmek és kulturális szokások hamar kitöltötték. Más szóval, azért dolgozunk úgy a PowerPointtal, ahogyan dolgozunk, mert egyszerűen mindig így használtuk a programot, és nem azért, mert bármilyen kutatás bebizonyította, hogy így jobb, mint más módszerrel. Noha a PowerPoint-módszerek összehasonlításával csak kevés vizsgálat foglalkozik, de jelentős mennyiségű kutatási anyag áll rendelkezésre, az élőszó és kivetített képek segítségével folyó kommunikációról. A kognitív tudományok és a tanuláspszichológia területének kutatói évtizedeken keresztül tanulmányozták, hogyan lehet kísérőszöveggel és képekkel segíteni a tanulást. Munkájuk eredménye az információk olyan kincsestára, amelyet közvetlenül felhasználhatunk, amikor PowerPoint segítségével hozunk létre prezentációt. Az egyetlen probléma, hogy a kutatómunka eredménye nem kapcsolódik a PowerPoint felsorolásjeleihez. A kapcsolatot azzal teremtjük meg, hogy a kutatások három fő területét a PowerPoint három nézetében érvényesítjük. Munkánk során tapasztalni fogjuk, hogy három kutatási tény gyorsan eloszlatja a mítoszokat, és elhárítja a hatékony prezentációk útjában álló régi beidegződéseket. Ez a három kutatási tény tisztán rávilágít majd arra, hogy az NVV miért olyan sikeres, és a PowerPoint hagyományos módszerével miért nem lehet hathatós eredményeket elérni. ISMERJÜK HALLGATÓSÁGUNKAT Ezt a fejezetet Dr. Richard E. Mayer, a Santa Barbara-i Kaliforniai Egyetem pszichológia professzorának munkássága ihlette. A tanuláspszichológia területének legtermékenyebb kutatójaként tartják számon. Mayer 18 könyv, több mint 250 cikk és tudományos mű szerzője, és 15 éve a multimédiás tanulást és a problémamegoldást kutatja. Könyveiben, kapcsolódó cikkeiben és írásaiban a tanulást segítő multimédia használatának módszereit ismerteti, és saját, valamint kollégái kutatómunkája alapján lefekteti a multimédiás oktatóanyagok tervezésének alapelveit. 29

2. fejezet: Új trükkök öreg kutyának

A multimédiás tanulás és a PowerPoint alkalmazási lehetőségeinek kutatásával kapcsolatos bővebb információkért lásd: •

Richard E. Mayer, Ed., The Cambridge Handbook of Multimedia Learning (Cambridge University Press, 2005).

•

Cliff Atkinson, „The Cognitive Load of PowerPoint: Q&A with Richard E. Mayer,” www.beyondbulletpoints.com (2004. március).

1. tény: Tiszteljük a munkamemória korlátait! A kommunikációval kapcsolatosan nem mindig tudatosan, de elfogadunk bizonyos feltevéseket, amelyek kisebb-nagyobb mértékben a szó szoros értelmében alakítják gondolkodásmódunkat. Ha a kommunikációról a „feladó” szempontjából beszélünk, aki „üzenetet” küld a „fogadónak”, akkor feltételezhetjük, hogy az információt akadálymentes csatornán keresztül, csővezetékhez hasonló módon küldhetjük, és a közönség a 2.3. ábrán látható módon teljesen sértetlenül „megkapja” a csatorna másik végén.

„csővezeték” 

2.3. ábra: A csővezeték alapelve feltételezi, hogy akadálymentes útvonal köt össze bennünket a közönségünkkel

A csővezetéket szem előtt tartva feltételezzük, hogy bármilyen PowerPoint-prezentációt létrehozhatunk a 2.4. ábrán látható módon. Amikor „a csatornán átküldjük” a PowerPoint-prezentációt, – mint azt a jobb oldalon láthatjuk – a fogadó „megkapja” az üzenetet. Munkánk ezzel befejeződött. A siker egyetlen feltétele, hogy a PowerPoint-prezentációt a csővezetéken „juttattuk célba”. Ha a közönség bármilyen okból nem veszi az üzenetet, az előadó természetesen úgy véli, ez nem az ő hibája, elvégre megtartotta a prezentációt, és hogy a közönség mihez kezd vele, az nem az ő gondja.

30

1. trükk: A Diarendező nézettel szabályozzuk a mennyiséget

A csővezeték elképzelés alkalmazása esetén az előadótól olyasmit hallunk, hogy „bemutattuk nekik a tényeket, de nem értették meg”, vagy „a lényeg egyik fülükön be, a másikon ki”. Ha egy bírósági ítéletben az egyik fél számára kedvezőtlen ítélet születik, gyakran mondják, hogy az esküdtszék nem „értette” a bizonyítékot, vagy egy kereskedelmi prezentáció sikertelenségéért az előadó a közönséget úgy okolja, hogy nem „vette észre” a termék vagy a szolgáltatás előnyeit. A csővezeték metaforájától nehéz megszabadulni, mert mindennap használatos szavakhoz és kifejezésekhez kapcsolódik. Amit a hallgatóságnak prezentálunk

Ami ‐ szerintünk ‐ ebből átmegy

2.4. ábra: A csővezeték szemlélettel feltételezzük, hogy közönségünk mindent „megért”, amit számára „közvetítünk”

Noha, a csővezeték hasonlat kényelmes, a gyakorlatban nem egészen úgy működik, mint ahogyan azt elképzeljük. A vezető tanuláspszichológus, Richard E. Mayer szerint, ha közönségünknek multimédiás prezentációt tartunk, az előadás háromféle eredményhez vezethet (lásd a 2.5. ábrát). Mi történik valójában? Amit a hallgatóságnak prezentálunk

Nincs tanulás

Töredékes tanulás

Értelmes tanulás

2.5. ábra: A közönség valójában nem feltétlenül érti meg a csővezetéken érkező információkat

31

2. fejezet: Új trükkök öreg kutyának

Az első lehetséges eredmény, hogy a közönség nem tanul semmit (jobbra fent). Ez a lehető legrosszabb eset – annak ellenére, hogy a prezentáció elkészítésébe munkát fektettünk, és a közönség időt, és erőfeszítéseket szánt arra, hogy eljöjjön előadásunkra, és figyeljen, nem ment át semmi említésre méltó. A második lehetséges eredmény, hogy a közönség halványan emlékszik a 12. és a 33. dia felsorolásjeleire, valamint a 26. dia grafikonjára – de ennél többet nem tudnak felidézni. Ebben az esetben az előadás néhány foszlányára emlékeznek, mert töredékes tanulás (jobbra középen) játszódott le. Ennek során a hallgatóság néhány dologra emlékszik ugyan, de az előadónak nincsen ráhatása arra, hogy mit tanulnak meg, mert a töredékek a számos információ bármelyikéből származhatnak, és nem tudhatjuk pontosan melyik részből jönnek. A harmadik lehetőség, hogy a hallgatóság pontosan arra emlékszik, amit az előadó eltervezett – a hallgatóság megtapasztalta az értelmes tanulást (jobbra lent). Az értelmes tanulás a csoportok célja, amelyet az együtt töltött idő során szeretnének elérni – a hallgatóság tagjai megértik az előadó mondanivalójának lényegét, és az információkat a prezentáció után képesek megfelelően alkalmazni. A hallgatóság rutinszerűen kijelenti, hogy manapság a PowerPoint-prezentációk „Felejthetőek!” és „Lényegtelenek!”. Ritkán hallani, hogy a hallgatóság és az előadó véleménye egyezne arról, hogy a prezentáció értelmes tanulást eredményezett. Ha szeretnénk a helyzetet a visszájára fordítani, akkor át kell formálnunk a hasonlatot, amely az emberi kommunikációról alkotott elképzeléseinket képviseli. A PowerPoint-prezentációk során a kulcsfontosságú emberi tényező a hallgatóság memóriája, amely befolyásolja, hogy az emberi elme hogyan fogadja, hogyan dolgozza fel és hogyan tárolja az új információkat. Az emberi elmét tanulmányozó kutatók körében általános nézet, hogy – mint azt a 2.6. ábrán látjuk – az emberi memóriának három típusa létezik. Az első típus a szenzoros memória. A szenzoros memória az elme azon része, amelyben a hallgatóság rövid ideig tárolja az első képi- és hangbenyomásokat, miközben a körülvevő környezetet figyeli és hallgatja. A szenzoros memória kapacitása gyakorlatilag határtalan, noha a képeket és hangokat a memória kevesebb, mint egy másodpercig tárolja.

32

1. trükk: A Diarendező nézettel szabályozzuk a mennyiséget

Szenzoros memória

Munka‐ memória

Hosszú távú memória

2.6. ábra: Az emberi memória három típusa: szenzoros, hosszú távú és munkamemória

A második típus a hosszú távú memória – a hallgatóság az elme ezen részében tárolja hosszabb ideig az információkat. Az időtartam 30 másodperc és egy teljes élet között változhat. Prezentációnk szempontjából célunk, hogy a hallgatóság az átadott új információkat ebben a részben tárolja. Az új információk megtanulásán túl szeretnénk, hogy a hosszú távú memóriában tárolt információkat szükség szerint alkalmazni is tudják. A szenzoros memóriához hasonlóan a hosszú távú memória kapacitása is korlátlan. A harmadik típus a munkamemória (néha rövid távú memóriaként emlegetik) – az elmének ezen a részében található hallgatóság figyelme. A munkamemória alapelméletei összetettek, de lényegében a munkamemória az információtárolás átmeneti területe. A szenzoros memória rövid ideig tárolja a képeket és hangokat, a munkamemória figyelmet fordít az információk egy részére, pár másodpercig tárolja azokat, miközben elkezdi a hoszszú távú memóriába integrálni az újdonságokat. Míg a szenzoros memória és a hosszú távú memória kapacitása határtalan, a munkamemória kapacitása az új információk feldolgozására rendkívül korlátozott. George A. Miller 1956-ban megjelent korszakalkotó írásában közli azt a megfigyelését, hogy az emberek néhány mentálisan kialakított „tömböt” tárolnak a manapság munkamemóriaként emlegetett részben. Az eredeti elképzelések szerint az átlagember memóriájának kapacitása az információ típusától függően nagyjából hét tömbből áll, de a munkamemória szakértője, Nelson Cowan felülvizsgálta Miller klasszikus munkáját, és kutatásainak eredményeként a munkamemória új információk tárolására alkalmas területét három vagy négy tömbre becsüli.

33

2. fejezet: Új trükkök öreg kutyának

Lásd még! A munkamemória kapacitásával kapcsolatos bővebb információkért lásd: •

George A. Miller, „The Magical Number Seven, Plus or Minus Two: Some Limits on Our Capacity for Processing Information,” Psychological Review 63, 81-97 (1956).

•

Cliff Atkinson, „The Science of Making Your PowerPoint Memorable: Q&A with Nelson Cowan,” www.beyondbulletpoints.com (June 2004).

Annak ellenére, hogy a munkamemória korlátait már 50 éve felismerték, a fogalom soha nem került be a köztudatba és az emberi kommunikáció értelmezési folyamatába. A csővezeték hasonlat olyan erősen tartja fogva a kollektív tudatot, hogy sikeresen ellenálltunk a felfedezéseket megcáfoló kutatási eredmények alkalmazásának. Bármennyire szeretnénk hinni a feladó és a fogadó közötti akadálymentes csatorna létezésében, az igazság az, hogy a munkamemória korlátai gáncsot vetnek a hasonlatnak. Ha a kommunikációról alkotott elképzeléseinket az emberi memória működésével kapcsolatos kutatói elvárásokhoz szeretnénk igazítani, el kell felejtenünk a régi csatorna elvet, és egy új metaforát kell megtanulnunk – a tűfok hasonlatot (lásd a 2.7. ábrán).

Szenzoros memória

Munkamemória

Hosszú távú memória

2.7. ábra: A munkamemóriának új információk feldolgozására rendelkezésre álló korlátozott kapacitása – a tű fokához hasonlóan – szűk átjárási lehetőséget biztosít a szenzoros memória számára bemutatott információk és a hosszú távú memóriában tárolt információk között

Ha előadásaink elkészítése során ezt a hasonlatot szemünk előtt tartjuk, gyakorlatilag korlátlan információmennyiséget bemutathatunk a hallgatóság szenzoros memóriának (balra). Szeretnénk, hogy az új információkat a hosszú távú memória (jobbra) tárolja. Azonban a munkamemória 34

1. trükk: A Diarendező nézettel szabályozzuk a mennyiséget

olyan módon korlátozza az új információ befogadására alkalmas kapacitás, hogy a tű fokához hasonlóan szűk átjárást (középen) biztosít a két memória között. A munkamemória tűfokának rendkívül apró helye jelenti az erőt próbáló kihívást, amellyel előadóként szembesülünk. Ez az új hasonlat vizuálisan érzékelteti, a hallgatóság miért érzi úgy, hogy szinte semmit vagy csak töredékeket tanult. Ha a munkamemóriának több új információt mutatunk, mint amennyit képes kezelni, a tű fokát a 2.8. ábrán látható módon könnyen túlterheljük, és az csak annyi információt dolgoz fel, és integrál a hosszú távú memóriába, amennyire képes – mint azt az ábra jobb oldalán megtekinthetjük – csak a teljes előadás néhány szeletét. Hiába szeretnénk, hogy befogadja a bemutatott információkat, a hallgatóság soha nem lesz erre képes, ha az információkat megfelelő módon nem segítjük át a tű fokán.

2.8. ábra: Ha több információt mutatunk be, mint amennyit a munkamemória kezelni képes, a hallgatóság csak töredékekre emlékszik majd

A felesleges terhelés csökkentésének a munkamemóriára gyakorolt hatását a kutatók dokumentálták, köztük Mayer is, aki két multimédiás bemutatóval végzett kísérleteket. Az első bemutatóban érdekes, de nem a tárgyhoz tartozó képek jelentek meg, míg a második bemutató ugyanazokat az információkat mutatta az érdekes, de nem a tárgyhoz tartozó képek mellőzésével. Mayer két feltétel alapján mérte a két módszer hallgatóságra gyakorolt hatását: az egyik tényező az emlékezet, a hallgatóság képessége az információ egyszerű visszaidézésére, és az átvitel, az új információk kreatív alkalmazásának képessége. A második bemutatót megtekintő hallgatóság 69 százalékkal több információra emlékezett, és 105 százalékkal kreatívabb megoldásokat adott az információk segítségével, 35

2. fejezet: Új trükkök öreg kutyának

mint az első bemutatót végigkövető hallgatóság. A tanulmány a kísérletek alapján bizonyítékokkal támasztja alá a „kevesebb néha több” elvét – minél kevesebb nem a tárgyhoz tartozó információval terheljük a munkamemóriát, annál hatékonyabb az elsajátítási folyamat.

Az NVV figyel a munkamemória korlátaira A tűfok hasonlatot szem előtt tartva tekintsük meg a 2.9. ábrán, hogyan jelennek meg az NVV-prezentációk a Diarendező nézetben. A tanulmányok bebizonyították, hogy könnyebben tanulunk, ha az információkat feldolgozható adagokban kapjuk. A Diarendező nézetben egyetlen dia formájában jelennek meg az emészthető tömbök. Ez csak egy fő gondolatot tartalmaz, és a mondanivalót a címsor összegzi. Ez a módszer megkönnyíti a hallgatóság számára, hogy történetünket és magyarázatunkat lépésről lépésre kövesse. Egy ismerős minta a hosszú távú memóriában tárolt információkhoz kapcsolja az új információkat

Egy ismerős minta a hosszú távú memóriában tárolt információkhoz kapcsolja az új információkat

Világos útmutatás segíti a szemlélőt, hogy összefüggő szerkezetet hozzon létre Az elrendezés és a háttér a legfontosabb diákra fordítja a figyelmet

2.9. ábra: A Diarendező nézet a munkamemória számára könnyen emészthető tömböket jelenít meg

36

1. trükk: A Diarendező nézettel szabályozzuk a mennyiséget

Az NVV-prezentáció Diarendező nézetében figyelmünk azonnal a legfontosabb diákra terelődik, mert az elrendezés és a háttér segítségével a hallgatóság számára világossá tesszük, hogy mit tartunk lényegesnek. Mint azt majd az 5. fejezetben látni fogjuk, ez a módszer annak a megfeszített munkának aratja le a gyümölcsét, amely során bonyolult elképzeléseinket letisztázzuk, és azonosítjuk a kulcsfontosságú pontokat. A vizuális utalásokkal azonosíthatjuk a prezentáció részeit, amelyek a főbb pontokat, magyarázatokat és egyéb részleteket tartalmazzák. A 6., 7. és 8. fejezetben a prezentáció egyes részeiben a képi és szóbeli folytonosságot azonos elrendezés és háttér alkalmazásával teremtjük meg, de amikor a prezentáció újabb részéhez érkezünk, az elrendezés és a háttér változik majd. Ez a módszer az előadó és a hallgatóság számára is jelzi, hogy hol járnak, valamint a változó elrendezés és háttér vizuális sokszínűsége segíti fenntartani a hallgatóság érdeklődését. A Diarendező nézetben láthatjuk, hogy az NVV vizuális mintát képez a prezentációban. A kutatók felfedezték, hogy a munkamemória információfeldolgozási lehetőségeit növelhetjük, ha visszatérő szerkezeti elrendezést alkalmazunk. Ez azért működhet, mert a munkamemória egyik rendkívül fontos tulajdonsága, hogy kétirányú áramlást tesz lehetővé. A munkamemória – mint azt a 2.10. ábra bal oldalán látjuk – korlátozott mennyiségű beérkező új információ feldolgozását teszi lehetővé, viszont korlátlan mennyiségben tud meglevő információkat kinyerni az ábra jobb oldalán található hosszú távú memóriából.

Új információ

Meglévő információ

2.10. ábra: A munkamemória új információkra alkalmas kapacitása korlátozott (balra), de a hosszú távú memóriából korlátlan mennyiségű meglevő információ feldolgozására képes (jobbra)

37

2. fejezet: Új trükkök öreg kutyának

Ezt a munkamemória klasszikus tesztjével könnyen bebizonyíthatjuk, amely során a kutató egymáshoz nem kapcsolódó számok sorozatát, például az 1 2 1 5 1 5 2 3 5 4 sorozatot mutatja be új információként. Az egyes információtömbök száma – amelyet a kísérleti személy emlékezetében fel tud idézni – jelenti a vizsgált személy munkamemóriájának kapacitását. Ugyanazon számkészlet nagyobb részére emlékezhetünk, ha a munkamemória már ismert szerkezetet vesz elő a hosszú távú memóriából. A memória az új információt értelmes tömbökre tördeli, és a tömbök ugyanazt az információt emlékezetesebb módon tárolják, például 36-99365356 formában – a telefonszámok ismerős felépítésével. Tehát, a „tömböt” a hallgatóság definiálja, amikor beszédes struktúrát rendel az új információhoz a hosszú távú memóriájából. Az NVV segít a hallgatóságnak, hogy gyorsabban befogadja az új információkat, ha a bemutatásuk során ismerős „tömbösítési” szerkezetet alkalmazunk. A 4. és 5. fejezetben például olyan mintát választunk, amelyet a hallgatóság biztosan ismerősnek talál, majd a 7. és 8. fejezetben a diákon vizuálisan továbbfejlesztjük ezt a mintát. Lásd még! A munkamemória korlátozott feldolgozási kapacitásának leküzdésére alkalmazott ismerős szerkezetekkel kapcsolatban lásd: The Cambridge Handbook of Multimedia Learning, Richard E. Mayer, Ed., pp. 19-30 (Cambridge University Press, 2005), John Sweller „Implications of Cognitive Load for Multimedia Learning” című fejezetét.

A régi módszer figyelmen kívül hagyja a munkamemória korlátait Az összehasonlítás kedvéért tekintsük meg a 2.11. ábrán látható hagyományos PowerPoint-prezentáció Diarendező nézetét. A hallgatóság valószínűleg nem tud a munkamemória korlátozott kapacitásáról, de biztosan tudják, miről beszélnek, amikor az ehhez hasonló prezentációkat „Adattemető!” és „Megsemmisítő!” jelzőkkel illetik. Már találkoztunk a túlterhelés fogalmával, és a Diarendező nézet bemutatja, hogy a hagyományos módszer hogyan vezet idáig. Az új információk nyilvánvalóan nem emészthető méretű tömbökben jelennek meg; ehelyett nyomasztó menynyiségű újdonság tölti meg a diákat, egyiket a másik után.

38

1. trükk: A Diarendező nézettel szabályozzuk a mennyiséget

Az információk nem emészthető méretű darabokban jelennek meg

A diák nem segítik az új információk ismerős szerke‐ zetben való bevezetését

Nincs látható jele, hogy mely diák a legfon‐ tosabbak

A szemlélő nem kap segítséget az összefüggő szerkezet felismeréséhez

2.11. ábra: A hagyományos PowerPoint-prezentáció Diarendező nézete nem szolgál könnyen feldolgozható tömbökkel vagy utalásokkal a prezentáció szerkezetére

A nézet tartalmát inkább nevezhetnénk vizuális unalomnak, mint képi szerkezetnek. A legtöbb PowerPoint-prezentációhoz hasonlóan ezek a diák tervezősablont alkalmaznak, előre megtervezett, egységes háttérrel. Az egyforma háttér alkalmazása egységes megjelenést ad a diáknak, de ezzel megfosztjuk magunkat rengeteg tervezési lehetőségtől, amelyek vizuálisan kiemelhetik egyes diákon vagy diák egy csoportján a legfontosabb információkat. A prezentáció vizuális megjelenése monoton, ami hamar unalmassá teszi azt, és egyhamar elvész a hallgatóság figyelme. MÍTOSZ VAGY VALÓSÁG Mítosz: Nincs szükség a prezentáció szerkezetét hangsúlyozó grafikus utalásokra. Valóság: Kutatások bizonyítják, hogy könnyebben tanulunk, ha a prezentáció szerkezetét vizuális utalásokkal emeljük ki.

Lásd még! A fejezet Mítosz vagy valóság keretesében megemlített kutatásokkal kapcsolatban lásd: Richard E. Mayer, Ed., The Cambridge Handbook of Multimedia Learning (Cambridge University Press, 2005).

39

2. fejezet: Új trükkök öreg kutyának

A prezentáció átfogó nézetét szemlélve nem tudjuk rögtön azonosítani a legfontosabb diákat. Viszont minden gondolat azonos vizuális súllyal rendelkezik, és a diák háttere sem utal a gondolatok relatív fontosságára. A munkamemóriának – a maga korlátozott kapacitásával az új információk feldolgozása terén – teljesen egyedül kell a dolgok végére járnia, és lehetetlen feladat elé állítjuk, amikor rábízzuk, hogy az új információkat tárolja, miközben kétségbeesetten próbálja kiszűrni a lényeget. MÍTOSZ VAGY VALÓSÁG Mítosz: A hallgatóság többet tanul, ha több információt mutatunk be. Valóság: Kutatások bizonyítják, hogy könnyebben tanulunk, ha a prezentáció szerkezetét vizuális utalásokkal emeljük ki.

Láthatjuk, hogy nincsen szerkezeti kapcsolat, amely összetartozó egésszé fogná össze a különálló diákat – ez a prezentáció felsorolásjelekkel zsúfolt listák sora, egyik dia a másik hátán. Semmi nyoma valamilyen szokványos szerkezet (pl. az irodalomból ismert bevezetés-tárgyalás-befejezés) kialakítására irányuló szándéknak. Az ilyet a hallgatóság hosszú távú memóriája tárolja, így az segíthetné a munkamemóriát az új információk értelmezésében.

2. trükk: A Jegyzetoldal nézet használata a képek és a kísérőszöveg szinkronizálásához Már kiválasztottuk az NVV-módszer szempontjából legfontosabb PowerPoint-nézetet, és ideje, hogy megismerjük a PowerPoint egy másik, szintén ritkán látott nézetét. Kattintsunk a Nézet menüpontra, majd a Bemutatónézetek csoportban a Jegyzetoldal gombra7! Ezzel a 2.12. ábrán látható Jegyzetoldal nézetre váltunk. Mint korábban említettük, a Jegyzetoldal nézetben megtekinthetjük a kivetített diát, valamint a jegyzetterületet, amely a hallgatóság számára előadás közben nem jelenik meg. Az NVV második trükkje, hogy a Diarendező nézet után mindig a Jegyzetol7

40

PowerPoint 2003-ban a Jegyzetoldal a Nézet menü legördítésével kapcsolható be.

2. trükk: A Jegyzetoldal nézet használata a képek és a kísérőszöveg szinkronizálásához

dal nézettel kell folytatni a munkát. A nézetet a 6. fejezetben használjuk majd először. A következőkben látni fogjuk, hogy ennek a lépésnek két különleges oka van.

2.12. ábra: A Jegyzetoldal nézetben fent a képernyőn megjelenő dia látható, lent a jegyzetterület jelenik meg, amely a képernyőn nem lesz látható

41

2. fejezet: Új trükkök öreg kutyának

2. kutatási tény: Két csatornával kell dolgoznunk A következő kutatási tény – a kettős csatornák elve – állítja, hogy az új vizuális és verbális információkat nem egy, hanem két különálló, de egymáshoz kapcsolódó csatornán fogadjuk és dolgozzuk fel. Allan Paivio az 1970-es években fejtette ki kettős kódolás elméletét, és ugyanebben az évtizedben Alan Baddeley és Graham Hitch hasonló kétcsatornás felépítést fedezett fel a munkamemóriában. Mára a fogalom a kutatók széles körében elfogadott szabvánnyá vált. A csatornák topológiáját a 2.13. ábrán láthatjuk. A kétcsatornás modell szerint a vizuális csatornán (fent) keresztül a látott dolgokat dolgozzuk fel – a képek tartománya fényképeket, illusztrációkat, diagramokat, grafikonokat foglal magában. Az előadó kísérőszövegét a verbális csatorna (lent) – a nyelv tartománya – dolgozza fel.

Vizuális csatorna Verbális csatorna

2.13. ábra: A második kutatási tény szerint a munkamemóriába két csatornán keresztül érkeznek az információk – a vizuális csatornán és a verbális csatornán

Noha, a képernyőn megjelenő szöveg vizuális elem, a munkamemória gyorsan szavakká formálja, és a verbális csatornán küldi át. Hosszú évek kutatómunkája kiderítette, hogy a két csatorna számára érkező információk bemutatásának módja rendkívül nagy hatással van a munkamemória hatékonyságára. Lásd még! A kettős csatornákkal kapcsolatos bővebb információkért lásd:

42

•

Alan D. Baddeley and Graham Hitch, „Working Memory,” in The Psychology of Learning and Motivation: Advances in Research and Theory, G. H. Bower, ed., Vol. 8, pp. 47-89 (Academic Press, 1974).

•

Allan Paivio, Mind and Its Evolution (Lawrence Erlbaum Associates, 2007).

2. trükk: A Jegyzetoldal nézet használata a képek és a kísérőszöveg szinkronizálásához

Az NVV mindkét csatornát munkába állítja A 2.14. ábrán megtekinthetjük, hogyan használja ki az NVV a kétcsatornás modellt, ha a Jegyzetoldal nézetben egy tipikus diára pillantunk. Az oldal tetején olvasható címsor összegzi a lényeget – ezeket a címsorokat a 4. és 5. fejezetben készítjük el. Az oldal alsó felén a képernyőn kívüli szövegmező tartalmazza a kísérőszöveget, amelyet a dia vetítése közben mondunk el – a diák kísérőszövegét a 6. fejezetben írjuk meg. Végül, a 8. fejezetben egyszerű képekkel egészítjük ki mondanivalónkat, és a címsort az oldal felső felében található diaterületen. Az NVV a képanyagot a diaterületen, a kísérőszöveget a vetítés során nem látható szövegmezőben helyezi el

A képi elemek és a szöveg összehangolása biztosítja, hogy a hallgatóságnak ne kelljen megosztania figyelmét a képernyő és az előadás szövege között

A jegyzetterületen rögzít‐ hetők az előadó által elmondandó kritikus információk

2.14. ábra: Az NVV-vel a Jegyzetoldal nézetben a vizuális csatorna információit (a képernyőn látható) diaterületen, a verbális csatornát pedig a képernyőn kívüli szövegmező segítségével kezeljük

43

2. fejezet: Új trükkök öreg kutyának

Ha a kísérőszöveget még a grafikák elkészítése előtt elhelyezzük a nem vetítendő szövegmezőben, jelentősen lecsökkentjük azt az információmennyiséget, amelyet egyébként a diaterületen próbálnánk elrendezni, és ez által a diaterület egyszerű és áttekinthető maradhat. Segítjük a munkamemóriát, hogy arra a gondolatra összpontosítson, amelyről a dia vetítése közben beszélünk. Hagyjuk, hogy a hallgatóság gyorsan elolvassa és átgondolja a címsort, a helyett, hogy szóról szóra felolvasnánk. Az NVV a Jegyzetoldal nézet segítségével szorosan összehangolja a képet és a kísérőszöveget, így a munkamemória mindkét csatornáját hatékonyan kihasználja. Amikor a Jegyzetoldal nézetben egyszerre látjuk a képi és szöveges területet, úgy tűnik, mintha egy diafilmet nézegetnénk, amely egymáshoz kapcsolódó képkockák sorából áll, és a kockák a megfelelően hangzó szövegtömböt is magukban foglalják. Amikor multimédiás hordozót – például, filmet – tervezünk, más szabályokat alkalmazunk, mint nyomtatott szöveg szerkesztése esetén, mert a filmmodell két egyenrangú információs sávval rendelkezik – egy képsávval, amely a képeket tartalmazza, és egy hangsávval, amely a beszédet hordozza. HATÉKONY KÉPERNYŐKÉP ÉS EMLÉKEZTETŐ Ha a diákat a Jegyzetoldal nézetben egy diafilm kockáihoz hasonlóan nézzük, a kettős csatorna elvéhez igazítjuk módszerünket: a vizuális csatornának szánt információk a képernyőn megjelenő diaterületen, a verbális csatorna információi a képernyőn kívüli szövegmezőben láthatók. Így tartalmas emlékeztetőt készíthetünk, amelyet a 2.14. ábrán látható külalakban a Jegyzetoldal formátumban kinyomtathatunk. Ha a PowerPointot így alkalmazzuk, biztosak lehetünk benne, hogy előadásunk és a nyomtatott dokumentum egyaránt hatékony lesz.

Nem véletlen, hogy a diafilm szerkezete gyanúsan hasonlít a kettős csatorna elvére. Amikor hangosfilmet nézünk, elménk összhangba hozza a filmhang és a képkockák különböző információit. A filmkészítők világszerte már egy évszázada sikeresen juttatnak el bonyolult gondolatokat közönségükhöz szinkronizált képek és hangok segítségével, kevés szöveggel, vagy esetenként szöveg nélkül. A munkamemória könnyedén összehangolja a vizuális és verbális csatornát, ha a csatornákhoz érkező információk koordinációja és bemutatásuk módja megfelelő. A hallgatóság az előadó mögött elhelyezkedő képernyőn meglátja és gyorsan átgondolja a dia tartalmát, majd figyelmét az előadóra, valamint szóbeli magyarázatára fordítja. A prezentációt a hallgatóság egységes egészként érzékeli. A Jegyzetoldal nézet vetítésen kívüli jegyzeteinek segít44

2. trükk: A Jegyzetoldal nézet használata a képek és a kísérőszöveg szinkronizálásához

ségével elérhetjük, hogy az előadó a prezentáció közben beszéljen, és hangja kulcsfontosságú információforrás legyen, és ezt a prezentáció nyújtotta élmény tervezése során az előadás egészével együtt kell figyelembe venni. Az NVV alapjaiban módosítja a PowerPoint médiamodelljét papírról diafilmre. A diafilm és az NVV között a különbség a sebesség. A filmekben és a televízióban rendszerint másodpercenként 24…60 filmkockát tekintünk meg. Az NVV-prezentáció a beszélgetés sebességét követi – nagyjából percenként egy dia jelenik meg, – időt hagy a hallgatóság számára, hogy átgondolja az új információkat, majd ezt követően az előadóra figyeljen. Ez az egyenletes és az alkalomhoz illesztett sebesség biztosítja, hogy a hallgatóság a megfelelő időben pontosan a megfelelő dolgokat érzékelje.

A régi módszer egycsatornás Ha nem akarunk mind a vizuális, mind a verbális csatornával dolgozni, akkor, ahogy a 2.15. ábrán láthatjuk, a hagyományos Jegyzetoldal nézetében a diára halmozunk minden információt, amelyet vizuálisan és szóban szeretnénk hallgatóságunknak átadni. Mivel a Jegyzetoldal nézetben az információk számára rendelkezésre álló terület felét nem hasznosítjuk – a nem vetítendő szövegmező üres –, a diaterületen jelennek meg a mondanivaló és a vetítendő képek. Ha PowerPoint-módszerünket nem igazítjuk a kettős csatorna elvéhez, hátrányosan befolyásoljuk az elsajátítás folyamatát. Ha például, nem használjuk a képernyőn kívüli szövegmezőt, ezzel a diaterületen erőforráshiányt okozunk, ami információkkal túlterhelt diák létrehozásához vezet. A szavak rendszerint elsőbbséget élveznek a képekkel szemben, ezért valószínűleg szöveggel telezsúfolt diákat fogunk látni. Ha a tömött diákon még képeket is elhelyezünk, akkor ezek mérete rendszerint levélbélyeg méretű, hogy bepréselhessük őket két szövegmező közé. Ezzel a módszerrel rendkívül bonyolult és nehezen érthető diákat készítünk. Miközben a hallgatóság a túlterhelt diát próbálja értelmezni, nem figyel az előadóra. Amikor figyelmük az előadóra fordul, gyorsan visszapillantanak a diára, és keményen dolgoznak, hogy összehangolják a két információforrást. A kutatók ezt megosztott figyelem effektusának hívják, amely túlzott kognitív terhelést okoz, és ezzel csökken a tanulás hatékonysága. Hasonló jelenséget tapasztalhatunk, amikor filmek vagy tévéműsorok nézése közben a hang kissé kiesik a szinkronból – könnyen észrevehetjük, mert munkamemóriánkra hárul a rosszul összeillesztett képek és szöveg folyamatos szinkronizálásának külön feladata. 45

2. fejezet: Új trükkök öreg kutyának

Ha minden információ rákerül a diára, kezelhetetlen mennyiségűnek bizonyulhat

Ha ugyanaz a szöveg jelenik meg a dián, mint amit az előadó elmond, olyan infor‐ mációfelesleg kelet‐ kezik, amely csökkenti a megértést

A teleírt dia elvonja a figyelmet az előadó szavaitól

Ha nem használjuk a jegyzetterületet, lemondunk a szóbeli előadás támogatá‐ sának lehetőségéről

2.15. ábra: A hagyományos PowerPoint-módszer nem alkalmazza a kettős csatorna elvet, mind a vizuális-, mind a verbális információkat a diaterületen helyezi el

A Jegyzetoldal nem vetítendő szövegmezője elhanyagolásából következő másik probléma, hogy nem ismerjük fel, és nem számolunk egy rendkívül gazdag információforrással PowerPoint prezentációnk során – figyelmen kívül hagyjuk saját kísérőszövegünket. Ennek eredménye, hogy mondanivalónk és a vetített képi elemek között nem jön létre kapcsolat. Ha úgy gondolunk a diaterületre, mind egy darab papírra, és nem egy diafilm képkockájának tekintjük, nem veszünk tudomást az élő prezentáció nélkülözhetetlen eleméről, a hangzó szövegről.

46

2. trükk: A Jegyzetoldal nézet használata a képek és a kísérőszöveg szinkronizálásához

MÍTOSZ VAGY VALÓSÁG Mítosz: Nem kell aggódni, ha a kísérőszöveg nem egyezik a dia tartalmával. Valóság: Kutatások bizonyítják, hogy a hallgatóság a multimédiás prezentáció lényegét jobban megérti, ha figyelmét nem kell megosztania a különböző információforrások között, és nem kell azokat egységesítenie.

Azt gondolhatjuk, hogy az információ szóbeli magyarázat nélkül magában is megáll, de a PowerPoint-dia nem lebeg a térben – hallgatóság előtt állunk, és beszélünk, miközben a kivetítőn megjelennek a diák. Gondosan meg kell terveznünk, hogy mondanivalónk és a képernyőn megjelenő diák hogyan kapcsolódjanak egymáshoz. Ha a nem vetítendő jegyzetterületre semmit nem írunk, nem tudjuk kihasználni az előadói nézet előnyeit (l. a 2.16. ábrát és a CD-melléklet B függelékét) prezentációnk bemutatása során, mert a jobb oldali jegyzet ablaktáblában semmi nem ad útmutatást a megemlíteni kívánt lényeges pontokat illetően. HATÁSTALAN KÉPERNYŐKÉP ÉS EMLÉKEZTETŐ Ha prezentációnkban csak az egyik csatornával dolgozunk, mint azt a 2.15. ábrán láthattuk, könnyen megosztjuk a hallgatóság figyelmét, és felesleges ismétlésekbe kényszerülünk az előadás során. Ha pedig a nem vetítendő jegyzetterületen nem gyűjtjük össze mondanivalónk lényegét, kihagyjuk a lehetőséget, hogy a PowerPoint-program segítségével hatékony emlékeztetőt készítsünk, amelyet egyébként a jegyzetoldalak nyomtatásával tudnánk előállítani.

Nem biztos, hogy a hallgatóság ismeri a kétcsatornás elméletet, de megérzik, amikor az előadó a prezentációjában nem alkalmazza. Amikor az előadó listákat olvas fel a képernyőről, a hallgatóság joggal veti fel, hogy miért nem küldi el e-mailben, vagy miért nem osztja ki papíron. Ennek a csalódottságnak tudományos alapja van – ha prezentációnk teljes szövegét leírjuk a diákra, majd felolvassuk a hallgatóságnak, akkor ellentmondunk a széles körben elfogadott kétcsatornás elméletnek. Feltételezhetnénk, hogy ha ugyanazt az információt többféle módon mutatjuk be, jobban megszilárdítjuk a lényeget. Ha azonban mindkét csatornának ugyanazokat az információt küldjük, csökkentjük a munkamemória kapacitását, és a tanulás hatásfokát ezzel, a kutatók által rendundanciaeffektusnak nevezett tényezővel lerontjuk.

47

2. fejezet: Új trükkök öreg kutyának

Ha a képernyőn kívüli jegyzetterületet nem használjuk a prezen‐ táció diáinak elkészítése során, előadásunk közben nem kapunk majd segítséget

2.16. ábra: Ha a jegyzetterületre nem írjuk le, miről beszélünk majd, nincs értelme az előadói nézetet alkalmazni, mert a jegyzet ablaktáblában semmi nem jelenik meg

Szóbeli előadás közben a verbális információkat egy bizonyos sebességgel értelmezzük. Ha a beszélő prezentálja a mondanivalóját, az információkat más sebességgel dolgozzuk fel – elménk a szöveget vizuálisan fogadja, majd a verbális csatorna számára szavakba foglalja. Mivel ugyanaz az információ ugyanazon a csatornán eltérő sebességgel érkezik, a munkamemóriának meg kell osztania figyelmét a két információforrás között, miközben kétségbe esetten próbálja összehangolni őket. A redundancia gyorsan túlterheli a munkamemóriát, és gyengíti az elsajátítás hatásfokát. Redundancia lép fel akkor is, ha ugyanazt az információt vizuális és szöveges formában mutatjuk be, mert azonos információ két csatornán kerül a memóriába, és a két forrás egyeztetése több erőfeszítésbe kerül. Ezzel rontjuk a munkamemória hatékonyságát, és kialakult a kognitív túlterheléssel csalódást okozunk hallgatóinknak. Szükségtelen az információt ismételni, mivel a verbális csatorna tökéletesen alkalmas a kísérőszöveg befogadására anélkül, hogy azt a vizuális csatorna számára megjelenítenénk. MÍTOSZ VAGY VALÓSÁG Mítosz: Nyugodtan felolvashatom a képernyőről a felsorolási listát. Valóság: Kutatások bizonyítják, hogy a hallgatóság a multimédiás prezentációt jobban megérti, ha a szavak kizárólag kísérőszöveg formájában jelennek meg, nem szükséges elmondani, és a képernyőn is megjeleníteni az információkat.

48

3. trükk: Irányítsuk az érzékeket a Normál nézet segítségével

A redundanciaeffektus feltárásához Mayer két multimédiás prezentáció segítségével végzett kísérleteket. Az első prezentáció ugyanazt az anyagot tartalmazta kísérőszövegben és a képernyőn megjelenő szövegben, a második prezentációban csak a kísérőszöveg kapott helyet a kivetített szöveg nélkül. A második prezentáció hallgatósága 28 százalékkal több információt tudott felidézni, és 79 százalékkal több kreatív megoldással szolgált, mint az első prezentáció vizuálisan is informált hallgatósága. Ily módon a kétcsatornás elmélet felrúgja az egyik központi PowerPoint- feltételezést. A hagyományos elképzelésekkel és gyakorlattal szemben a képernyőről felolvasott felsorolási listák inkább gátolják, mint segítik a tanulást. Kutatási eredmények bizonyítják, hogy ha a képernyőről eltávolítjuk a redundáns szöveget, azt, amelyről éppen beszélünk, javítjuk a tanulás hatékonyságát. Aki úgy dönt, hogy nem igazodik a kettős csatorna elvéhez, csökkenti prezentációnk hatékonyságát. Ha mind a szóbeli, mind a képi anyagot a diaterületen helyezzük el, a zsúfolt dia megosztja a hallgatóság figyelmét a képernyő és az előadó között, és így tovább terheljük a munkamemóriát. Ha ugyanazt az információt képi és szóbeli formában is közvetítjük, a redundancia túlterheli a munkamemóriát. Az NVV segítségével könnyen megoldhatjuk a problémát, ha a Jegyzetoldal nézetben összhangba hozzuk a vizuális és verbális információkat.

3. trükk: Irányítsuk az érzékeket a Normál nézet segítségével A PowerPoint Diarendező és a Jegyzetoldal nézeteivel ezt a problémát megoldottuk, most itt az ideje, hogy visszatérjünk a normál munkához, a PowerPoint jól bevált alkalmazási módjához. Kattintsunk a Nézet lapon a Bemutatónézetek csoportban a Normál nézet gombra. Megjelenik a Normál nézet (l. 2.17. ábra). Az NVV harmadik trükkje, hogy a Normál nézettel dolgozzunk utoljára, a gyakorlatban ezt majd a 7. és 8. fejezetben tesszük. Ennek okát a harmadik kutatási tény magyarázza.

49

2. fejezet: Új trükkök öreg kutyának

2.17. ábra: A PowerPoint leggyakrabban alkalmazott nézete, a Normál nézet

3. kutatási tény: Irányítani a figyelmet A harmadik kutatási tény azzal a PowerPoint-feltételezéssel helyezkedik szembe, amely azt állítja, hogy diáinkat tetszés szerint, bárhogyan létrehozhatjuk, és a hallgatóság megérti a lényeget. A csővezeték hasonlatnál a prezentáció magában létezik, független a hallgatóságtól, akinek a prezentációt tartjuk – az előadó csak betölti az információkat a hallgatóság passzív fejébe. A kutatók azonban már régen tisztában vannak azzal, hogy az elme nem passzív eszköz, sokkal inkább aktív résztvevője a tanulás folyamatának. A hallgatóság elméje kell, hogy értelmet adjon az új információknak, amelyeket a munkamemória feldolgoz. Fontos szerepet játszhatunk abban, hogy a hallgatóság megértse a lényeget, ha meghatározott módon készítjük el a diákat, és azok – mint azt a 2.18. ábrán láthatjuk – a munkamemória figyelmét a legfontosabb vizuális és verbális információra irányítják.

50

3. trükk: Irányítsuk az érzékeket a Normál nézet segítségével

2.18. ábra: A harmadik kutatási tény szerint irányítanunk kell a munkamemória figyelmét

Az NVV irányítja a figyelmet Mint azt korábban láttuk, az NVV módszerrel a PowerPoint-programban minden dia rendelkezik címsorral, amikor elkezdjük a munkát. A Jegyzetoldal nézetben a képernyőn kívüli szövegmezőbe beírjuk a kísérőszöveget, majd a 2.19. ábrán látható módon a Normál nézetben egyszerű grafika hozzáadásával elkészítjük a diát. A dia egyszerűsége ellenére hatékonyan irányítja a munkamemóriát. Nyilvánvaló, hogy hová kell összpontosítani – a dia tetején látható címsorra. Az emberek rendszerint az újságokból csak a címsorokat olvassák el, amelyek egyetlen mondatban összegzik a cikk lényegét, és ebben az esetben a teljes mondat ugyanezt a célt szolgálja. A hallgatóságnak nem kell találgatnia, hogy mi a mondanivalónk lényege – ehelyett lehetővé tesszük számukra, hogy a felvázolt gondolatra összpontosítsanak, és semmilyen felesleges kognitív munka ne zökkentse ki a figyelmüket. A CÍMSOROK KUTATÁSA Michael Alley, a The Craft of Scientific Presentations: Critical Steps to Succeed and Critical Errors to Avoid (Springer, 2005) című tanulmány szerzője két PowerPointprezentációval végzett kísérleteket, a két prezentáció a címsor formátumában tért el egymástól. Az egyik prezentációban a diák felső részén csak mondattöredékek jelentek meg, a második prezentációban a dia legfontosabb gondolatát összegző teljes mondatok kerültek oda. A prezentációkban átadott információk megtanulásának és megértésének tesztelése során a hallgatóság, amely a teljes mondatokból összeállított címsorokkal rendelkező diákat látta, átlagban 11 százalékponttal jobb ered-

51

2. fejezet: Új trükkök öreg kutyának

ményt ért el a másik hallgatósághoz képest, amelynek csak a mondattöredékeket mutatták be. Amikor a dia címterületének segítségével hallgatóság számára összefoglaljuk a lényeget, megfelelően irányítjuk a figyelmet, és a tanulási folyamat során levesszük a munkamemóriájukról a lényeg megkeresésének terhét. A grafika tisztán és egyszerűen ábrázolja a dia lényegét

A címsor összegzi a lényeget

A dia gyors átte‐ kintése után a közönség figyelme az előadóra és a kísérőszövegre fordul A nem odaillő információk nem vonják el a figyelmet

2.19. ábra: A Normál nézetben látható NVV -dia a címsorról a grafikára, majd az előadóra irányítja a munkamemória figyelmét

A kutatók felfedezték, hogy a képi elemek javítják a tanulás hatékonyságát, de kizárólag akkor, ha a lényeget ábrázolják. A 7. fejezetben megfelelő képeket alkalmazunk, amelyek a diák címsoraira összpontosítanak, majd a 8. fejezetben tovább, speciális képi elemeket adunk a diákhoz. Mivel kizárólag az aktuális gondolathoz kapcsolódó grafikus elemeket választunk, a képek történetünk fő részét támogatják, mert kísérőszövegünkkel párhuzamosan a vizuális csatornán keresztül információkat továbbítanak. Ezáltal növelhetjük a munkamemória hatásfokát, mert nem csak a verbális csatornát dolgoztatjuk, hanem munkára fogjuk mind a vizuális, mind a verbális csatornát. Egyben biztosítjuk, hogy a munkamemória figyelmét nem vonják el olyan képi elemek, amelyek nem kapcso52

3. trükk: Irányítsuk az érzékeket a Normál nézet segítségével

lódnak az éppen bemutatott információkhoz. Hasonlóképpen, a dia háttere nem tartalmaz felesleges információkat, amelyek növelnék a memória kognitív terhelését. Az NVV-dia egyszerű összetevői szoros együttműködésben alakítják ki a teljes prezentáció által nyújtott hatást. A hallgatóság először gyorsan feldolgozza a címsort, majd megtekinti a címsort illusztráló egyszerű képet, és végül a figyelmét az előadó szóbeli magyarázatára fordítja. Ennek eredménye egy hatásos multimédiás élmény, amelyben a vizuális és verbális elemek egyensúlyban vannak, segítve az értelmes tanulást.

A régi módszer nem irányítja a figyelmet A bekezdéscím kevés információval szolgál, és arra kényszeríti a nézőt, hogy tovább keresse a lényeget

A grafika nem a dia lényegét ábrázolja

A zsúfolt dia megosztja a nézők figyelmét

A bevásárlócédula‐módszer nem biztosítja az egyes elemeket összekötő szerkezetet

2.20. ábra: A hagyományos PowerPoint-módszer nem segít a munkamemóriának a legfontosabb információ kiválasztásában

A 2.20. ábrán látható, hogy a hagyományos PowerPoint-dián nem derül ki az előadó szándéka, hová is szeretné irányítani a figyelmet – a dia nem tartalmaz erre utaló információt, így nehéz kitalálni, hogy hová kell nézni. A zsúfolt dia feltételezi, hogy van időnk és munkamemória-kapacitá53

2. fejezet: Új trükkök öreg kutyának

sunk, és az írott dokumentumokhoz hasonlóan végigolvassuk a teljes anyagot –, mindeközben a kísérőszövegre is figyelünk. Mint azt a kettőscsatorna-elmélet ismertetése során láttuk, a dián elhelyezett rengeteg információ megosztja a hallgatóság figyelmét a képernyő és az előadó között, és lerontja a tanulás hatékonyságát, ha ugyanazok az információk jelennek meg a képernyőn és a kísérőszövegben. Aki az iskolában a dolgozatokat és a beszámolókat papíron vagy a Word segítségével készítette, természetes átmenetnek tekinti, hogy a PowerPoint-diát cédulának tekintjük, amelyre lejegyezzük gondolatainkat. A teleírt papírral kapcsolatban az az egyik alapvető feltételezés, hogy önmagában is megállja a helyét – rendszerint nincs szükség előadóra, hogy megmagyarázza a gondolatot. A probléma csak az, hogy a PowerPoint-diához társul az előadó kísérőszövege – és a dia ezt a tényt mégsem veszi figyelembe. Egy másik, gyakran felmerülő probléma, hogy ha a diaterületet egy cetlinek tekintjük, hogy hajlamosak vagyunk azt képek helyett szöveggel megtölteni. Noha a kivetítőn megjelenő szöveget elsődlegesen a vizuális csatorna dolgozza fel, a memória gyorsan szavakba foglalja a lényeget, és átküldi a verbális csatornának – így ha szöveggel írunk tele egy diát, nem használjuk ki a vizuális és a verbális csatorna szinkronizált együttműködésével járó hatékonyságtöbbletet. MÍTOSZ VAGY VALÓSÁG Mítosz: Jó dolog, ha a prezentáció tartalmaz grafikákat, de azok nem nélkülözhetetlenek. Valóság: Kutatások bizonyítják, hogy könnyebben tanulunk szavakból és képekből, mint csak szavakból. Ez akkor igaz, ha a képek az elmondottakat illusztrálják, és nem dekorációs céllal adunk képeket a prezentációhoz.

Az egyik ok, amiért ez a dia nem vezeti figyelmünket, a bekezdéscím. Szinte az összes PowerPoint-prezentációban találkozhatunk velük. A bekezdéscím – például a „Témakörök” – segíti az információlisták gyors összeállítását, de semmit nem tesz annak érdekében, hogy a hallgatóság gyorsan megtalálja a dián a legfontosabb információt. Az információk egyszerű kategorizálása és felsorolása nem jár együtt a kritikus gondolkodással, amely elsősorban a listák lényegének kiszűréséhez szükséges. A bekezdéscímek nem közölnek semmi lényegeset, és a közölni kívánt információ talányát megfejtendő a hallgatóság munkamemóriájának további 54

3. trükk: Irányítsuk az érzékeket a Normál nézet segítségével

energiát kell befektetnie a bekezdéscím alatti felsorolásjelek egyes pontjainak összekapcsolásához. Ezek a bekezdéscímek felesleges terhet rónak mind az előadóra, mind a hallgatóságra, mivel mindkét fél azzal küzd, hogy a prezentációban diák végtelen során keresztül keresse a lényeges pontokat. Aki sorra veszi a diákat, és a bekezdéscímeket, valamint a hozzájuk tartozó felsorolási listák gyűjteményét látja, joggal tartja a prezentációt összeszedetlennek, nehezen érthetőnek, és felesleges részletekkel túlzsúfoltnak. A dia háttere nem nyújt képi segítséget a témakörrel kapcsolatban, és noha kézfogás látható rajta, ez nem lényeget illusztrálja, tehát az előadó valószínűleg csak a prezentáció érdekességét próbálta növelni ezzel a képpel. Így szemben áll a kutatásokkal, amelyek bizonyítják, hogy minél kevésbé terheljük túl a munkamemóriát felesleges információkkal, a hallgatóság annál hatékonyabban tanul. MÍTOSZ VAGY VALÓSÁG Mítosz: A hallgatóság többet tanul, ha speciális effektekkel lenyűgözzük őket, és humorral fűszerezzük a prezentációkat. Valóság: Kutatások bizonyítják, hogy könnyebben tanulunk, ha a felesleges és nélkülözhető információkat kiiktatjuk a prezentációból.

A hallgatóság bizonyára nem ismeri azokat a kutatási eredményeket, amelyek szerint az előadónak irányítania kell a hallgatósága figyelmét, de nem beszélnek a vakvilágba, amikor a hagyományos prezentációkra az „útmutatás nélküli, összefüggéstelen listák” és „összevisszaság” címkéket ragasztják. Ahelyett, hogy a prezentáció során kézben tartanánk a munkamemória irányítását, a dia felesleges munkát generál, mert nem tér azonnal a lényegre, nem csatlakozik a vizuális csatornához, és megosztja a figyelmet, illetve az előadó kísérőszövegével redundáns információkat tartalmaz. A ROSSZUL ÖSSZEÁLLÍTOTT SABLON Több szervezet saját vállalati PowerPoint-sablont hoz létre, biztosítandó, hogy a cégnél készített prezentációk egységes vizuális stílussal rendelkezzenek. Ezek a sablonok biztosíthatják a prezentációk egységes megjelenését, ha viszont figyelmen kívül hagyják a fejezetben ismertetett három kutatási tényt, csökkentik az előadók prezentációinak hatékonyságát.

55

2. fejezet: Új trükkök öreg kutyának

Jól képzett eszköz A három kutatási tény fényében szembe tűnik a PowerPoint hagyományos és NVV-módszerének különbsége, és érthető, hogy az NVV miért mutat határozottan jobb eredményeket. Már látjuk az összefüggést a három kutatási tény és a PowerPoint három nézete között, miután megértettük, az új tűfok-hasonlatot, és az NVV-módszer segítségével nézünk szembe a figyelemfelkeltő és hatékony prezentáció elkészítésének kihívásaival. Felejtsük el a PowerPoint régi trükkjeit, mert a fejezetben láthattuk, hogy ha a kutatási tényeket semmibe vesszük, bizonytalan, eredménytelen és a hallgatóságban a csalódottság érzését keltő módszert alkalmazunk. Az új módszer megoldja a problémákat, hatékony, és a hallgatóság számára lenyűgöző és hasznos élményt biztosít. Új trükköket tanítottunk a vén PowerPoint-programnak, és amikor a 3. fejezettel folytatjuk a munkát, új ötletekkel állunk készen arra, hogy szabadjára engedjük az NVV erejét prezentációinkban.

56

H

A R M A D I K

F E J E Z E T

Első lépések az NVV-vel A fejezet a következő témaköröket tárgyalja:

9

Megtanuljuk, hogy a Ne vetíts vázlatot (NVV) hogyan készteti hallgatóságunk munkamemóriájának korlátozott kapacitását az új információk feldolgozására.

9

Látni fogjuk, hogyan válik az NVV címsorsablonja olyan alapeszközzé, amelynek segítségével felépíthetjük a prezentációnk szöveges és képes történetét.

9

Kialakítjuk az NVV címsorsablonját, és áttekintjük a címsorok írására vonatkozó három alapvető szabályt.

Több szempontból is állíthatjuk, hogy a Microsoft® Office PowerPoint® 2007 használatával nem egyszerű és könnyű élő prezentációt készíteni. Ha az előadó szempontjából nézzük a dolgot, nehézséget jelent, hogy sok dolgot akarunk elmondani és megmutatni a prezentáció során, a célunkat, a csomóponti témákat, valamint a gondolatainkat, ötleteinket, anekdotáinkat, érveinket, adatainkat és bizonyítékainkat. Szeretnénk, ha a hallgatóságunk az új információkat teljesen megértve raktározná el hosszú távú memóriájában, ahogy az a 3.1. ábrán is látható.

3.1. ábra: A nagy kihívás, amivel minden előadó szembenéz – a munkamemória korlátozott kapacitása

3. fejezet: Első lépések az NVV-vel

Ahogy azonban az a 2. fejezetből kiderül, az is tudható, hogy mi történik a hallgatóság memóriájában. A szenzoros memória lehetőségeit tekintve korlátlan számú verbális és vizuális információt vagyunk képes hallani és látni, azonban csak egy röpke másodpercre. A hosszú távú memória korlátlan számú információt képes tárolni 30 másodperctől élethosszig. Mégis, az új információk kezelése tekintetében a munkamemória kapacitása a tű foka: ez meglehetősen szűk kapacitást jelent, pár másodperc, amíg figyelmet szentel annak, amit mutatunk és mondunk. Ez azt jelenti, hogy egy üzenet hatékony átadása jóval nehezebb feladat, mintsem létrehozni egy PowerPoint-prezentációt, feltételezve, hogy hallgatóságunk passzív elmével akadálymentesen befogadja azt. Félre kell tennünk a PowerPoint-mítoszokat, és szem előtt kell tartanunk azt a három kutatási tényt, amelyet a 2. fejezetben ismertünk meg: az új információk azon mennyiségének megtalálását, amely a nélkül köti le a munkamemória korlátozott kapacitását, hogy túlterhelné azt; a vizuális és a verbális csatorna egyidejű igénybevételét; valamint a hallgatóság munkamemóriájának irányítását, hogy segítsünk elraktározni az új információkat a hosszú távú memóriájukba. Az ezek elérésére szolgáló Ne vetíts vázlatot (NVV)-módszerek között van néhány új, néhányat már régebbről ismer az Olvasó, néhány régi technikát pedig újfajta módon használunk. Aki kezdő a PowerPoint használatában, annak nem kell elfelejtenie régi szokásokat: már a kezdetektől jobb módszert talál.

Az előttünk álló út Ez a könyv lépésről lépésre végigvezet egy mintaprezentáció készítésén, az NVV elvei szerint alkalmazva a szokványos prezentációs eszközöket és módszereket. Az emberek annyiféle prezentációt találtak már ki, hogy nehéz egy adott típust kiválasztani az NVV alkalmazásának demonstrálására. A 4…8. fejezetekben használt példaprezentáció témájához minden ember hozzá tud szólni (pénzről szól), és alkalmas annak megmutatására, hogyan kezel az NVV egy olyan, nagy kihívást jelentő témát, amelyhez általában csak felsorolásjeleket, diagramokat és grafikonokat használnak. A könyvben szereplő példa egy 45 perces prezentáció, amelyből az Olvasó képet kaphat arról, hogy mi kell egy ilyen hosszú előadás készítéséhez. Ez a példatéma nagyban különbözik az 1. fejezet bírósági prezentációjá-

58

Az előttünk álló út

tól, mégis ugyanolyan érthetően átadható az alapjukat adó megközelítés használatával. Ugyanazt az NVV-folyamatot széles körben alkalmazhatjuk különböző témák, szövegkörnyezetek és célok feldolgozására. A 9. fejezet több példával is szolgál, melyek jó ötleteket adhatnak az Olvasó saját feladatainak megoldásához. MILYEN ESZKÖZÖKRE VAN SZÜKSÉG AZ NVV HASZNÁLATÁHOZ? Ez a könyv és a CD-melléklet tartalmaz mindent, amire szükség van az NVV használatához. Természetesen, szükség van egy számítógépre is, amelyre telepítve van a Word 2007 és PowerPoint 20078. Ha elkezdjük vagy folytatjuk a munkát az NVVvel, a könyv weboldalán, a www.beyondbulletpoints.com-on az olvasó további erőforrásokat talál, és egy olyan közösséget, amelyek és akik segítenek ötletesebben, gyorsabban és könnyebben elkészíteni egy NVV-prezentációt9. Ha van rá a lehetőségünk, hogy tábla-PC használatával hozzunk létre és adjunk elő NVV-prezentációt, akkor gyorsabban dolgozhatunk forgatókönyvünkkel, valamint élő prezentációnkat még hatékonyabbá tehetjük az által, hogy oly módokon kerülhetünk kapcsolatba hallgatóságunkkal, amelyek másképp nem lennének lehetségesek.

Látni fogjuk, hogy az NVV egyszerre könnyű és nehéz. Könnyű, mert nem kell mást tenni, csak magától értetődő hangon elmondani egy történetet, hangsúlyozni a lényeget, vagy vizuálisan szemléltetni azt. A teendő csak annyi, hogy ki kell tölteni egy Word-űrlapot, a dokumentumból létre kell hozni egy PowerPoint-állományt, majd képeket kell hozzáadni a diákhoz. Ugyanakkor az NVV sok tekintetben nehéz is. Az NVV nem gyorsjavítás vagy foltozás, amelyet rá tudunk húzni a jelenlegi PowerPointos szemléletünkre. Az NVV tanulása közben néha nehéz lesz megszabadulni régi beidegzettségeinktől, szokásainktól és gyakorlatunktól. Az NVV alapvető váltást követel a gondolkodásmódban és a rutinokban, különösen attól, aki már évek óta használja a PowerPointot. Az NVV-t nem lehet öt perc vagy egy óra alatt megtanulni, 1-2 nap, egy hét vagy hónap alatt azonban igen, attól függően, hogy milyen gyorsan olvasunk, és alkalmazzuk az olvasottakat a saját prezentációnkon. Noha a tanulási görbe kezdetben nem túl meredek, a folyamat később gyorsabb lesz. Az idő haladtával a könyvből szerzett tudás és az itt leírt technikák és eszközök begyakorlása révén gyorsan tudunk majd NVV-prezentációt készíteni, és olyan, folyamatosan növekvő erőforrás-könyvtárat építünk ki, amelyet a későbbiekben újra meg újra fel tudunk használni. 8

9

A könyv magyar kiadása megfelelő utalásokat tartalmaz ahhoz, hogy az olvasottak Windows XP és Office 2003-környezetben is alkalmazhatóak legyenek – a szerk. A hivatkozott webhely csak angol nyelven érhető el.

59

3. fejezet: Első lépések az NVV-vel

Aki saját céljára vagy egyedül dolgozik, kénytelen önállóan alkalmazni az NVV-t, ám így is helyt tud állni. A legtöbbet azonban akkor hozhatjuk ki az NVV-ből, ha kiaknázzuk a csapatmunka előnyeit. Az NVV olyan folyamatot kínál a szervezeteknek, amilyennel eddig talán még nem rendelkeztek, és gyakran elsőre összehangolja a PowerPointot a közösség kommunikációs stratégiájával. Ha lehetséges, még a legidősebb kollégát is be kell vonni az NVV folyamatába az olyanok mellett, mint a marketingesek, a grafikusok, de bekapcsolható ügyfél is, akik örömmel fognak csatlakozni hozzánk. Ha az NVV összehozza ezeket a különféle csoportokat, a prezentációkészítés hatékony folyamata megnöveli a döntéshozatal sebességét, csökkenti a módosítások számát, és javítja a PowerPointos kommunikáció minőségét, mind az előadóra, mind a hallgatóságra gyakorolt hatását. Az NVV feltárja a csapatban tagjainak nem várt, meglepő képességeit – mérnök-informatikusokról kiderülhet, hogy jók a képtervezésben, tervezők jók egy logikai argumentum megszövegezésében, a statisztikusok pedig megkönnyíthetik az NVV társadalmi elfogadását.

A megértés irányítása az NVV-vel Amikor szembesülünk hallgatóságunk munkamemóriájának korlátozott kapacitásával az új információk feldolgozása terén, a legnagyobb kihívás nem az, hogyan hozzuk létre a látványt és a szöveget, hanem az, hogy hogyan határozzuk meg a létrehozásuk alapját képező struktúrát. Ez a struktúra az ötleteinkre fókuszál, és segít kitalálni, hogy mit és hogyan mondjunk. Ekkor lép színre az a hihetetlenül hatékony szerkesztési eszköz, amelyet használni fogunk: az NVV címsorsablonja.

Az NVV szíve és agya: a címsorsablon A 2. fejezet kétcsatornás elméletének ismeretében a filmkészítés megfelelő modell a multimédiás prezentációk készítéséhez, mivel a vizuális és szóbeli információk egyidejű tervezését és kezelését igényli. A filmkészítők tudják, hogy a filmet legjobb a forgatókönyvvel a kézben elkezdeni. A forgatókönyv sokkal rövidebb és kevésbé részletes, mint egy regény, ugyanis feltételezi, hogy a látványé és a párbeszédeké lesz a főszerep a

60

A megértés irányítása az NVV-vel

történet előadása során. A jó forgatókönyvek a történeteket puszta lényegükig lecsupaszítják, és elhagynak mindent, ami nem tartozik szorosan az események leírásához.

3.2. ábra: Az NVV címsorsablonja, amelyet a Wordben kell kitölteni10

Amikor a forgatókönyvíró befejezi a forgatókönyvet, az olyan hatékony szervezőeszközzé válik, amely szó szerint egy oldalra állít mindenkit. A forgatókönyv a látvány és a párbeszédek tervezésének és megalkotásának kiindulópontja, és a projekt minden résztvevőjének útmutatóként szolgál, hogy világos legyen, ki mit mond és csinál. Az a filmkészítő, aki előbb kezd forgatni, hogy meglenne a forgatókönyv – ez ugyanolyan, 10

A címsorsablon a lemezmellékletrőlletölthető – a szerk.

61

3. fejezet: Első lépések az NVV-vel

mint leírt szerkezet nélkül dolgozni egy PowerPoint-prezentáción –, időt és nyersanyagot pocsékol, mert mindig másra koncentrál, és menet közben találja ki a történetet. Noha gondolataink írásba öntése új lépést illeszt megszokott PowerPoint-tevékenységeink sorába, általa mégis időt és energiát takarítunk meg később. Amikor a következő, 4. fejezetben elkezdjük írni PowerPoint-prezentációnkat, nem kell üres lappal indulnunk, ugyanis a 3.2. ábrán látható címsorsablon végigvezet minket, az út minden egyes lépésén. A címsorsablon a teljes prezentáció központi szervezőeszköze. Ez a prezentációnk szerkezetének vizuális kezelőfelülete, amely segít abban, hogy a nagyobb részeket egy, maximum két oldalon áttekintsük, mielőtt elkezdenénk egyesével hozzáadogatni a diákhoz a látvány- és szöveges elemeket. A címsorsablon több forrásból táplálkozik, egyebek között a klasszikus filozófiából, a kortárs médiatechnikákból és a 2. fejezetben leírt kutatásokból. Ilyen és egyéb ösztönzésekből merít, és egy olyan folyamat lencséjén keresztül mutatja be az ábrázolandó dolgokat, amelyet mi is felhasználhatunk következő prezentációnk elkészítésekor.

A beépített történetszerkezet Arisztotelész görög filozófus 2400 évvel ezelőtt feljegyezte a történetmesélés klasszikus elemeit, beleértve azt az elgondolást is, hogy egy történetnek van eleje, közepe és vége. Ha ezt az időtálló ötletet alkalmazzuk PowerPoint-prezentációinkra is, akkor kommunikációnkat működő, hatékony technikára alapozzuk. A címsorsablon három részből, szakaszból áll, amelyek klasszikus történetszerkezetet formálnak, és megfelelnek a prezentációnk bevezetésének, tárgyalásának és befejezésének. A sablonon minden egyes szakasz között vízszintes fekete sáv van, keresztben az egész oldalon, ahogy az a 3.3. ábra mutatja. Az I. szakasz kezdi a történetünket: felállítja a történet összes kulcselemét, beleértve az elrendezést, a fő stílusvonásokat, a konfliktust és a kívánt végeredményt. A II. szakasz vezeti végig a történetet a konfliktus I. szakaszban elejtett fonalának fölvételével, és kifejti azt a fő karakternek a változó körülményekre válaszként adott cselekedetei és reakciói révén. A III. szakasz fejezi be a történetet egy tetőponttal, egy olyan döntéssel, amelyet a főszereplőnek kell meghoznia, hogy megoldja a helyzetet, feltárva valamit saját jelleméből. Ez a jól bevált szerkezet fenntartja a hallgatóságunk figyelmét, és kíváncsivá teszi őket a folytatásra. 62

A megértés irányítása az NVV-vel

Kezdésként az I. szakaszban tervezzük meg a történetet!

Utána a II. szakaszban fejtsük ki a cselekményt!

Végül a III. szakaszban közöljük a megoldást!

3.3. ábra: Az NVV címsorsablonja klasszikus történetszerkezettel rendelkezik

Ez a három részből álló történetszerkezet azt a természetes mintát követi, amelyen a gondolkodásunk és megértésünk alapszik. Senkinek sincs szüksége különleges képzettségre vagy technológiára ahhoz, hogy megértse a klasszikus történetszerkezetet, ugyanis az emberek mindig így kommunikáltak egymással a történelem folyamán. A történetek képezik a kommunikáció szövegkörnyezetét, összpontosítják a figyelmet azáltal, hogy a hallgatóság számára egyénivé és találóvá teszik az információkat. A történetszerkezet szó szerint összefűzi az elszórt információmorzsákat. A történet segíthet összpontosítani az ötleteinkre és világosabbá tenni szavainkat és képeinket, továbbá megragadó élményt nyújt mind az előadónak, mind a hallgatóságnak.

63

3. fejezet: Első lépések az NVV-vel

Azzal, hogy a múlthoz fordulunk, és ezeket az alapvető ötleteket beillesztjük a jelenlegi PowerPoint-fogalmaink közé, olyan szilárd alapra építkezünk, amely biztosítja, hogy prezentációnk koncentrált, világos és magával ragadó legyen. Létezik egy kutatás a történetszerkezet használatával kapcsolatban is. Ahogy a 2. fejezetben is volt szó róla, a hallgatóságunk hosszú távú memóriája már tartalmaz olyan szerkezeteket, amelyek segíthetnek a munkamemóriának rendezni és integrálni az új információkat. A legalapvetőbb szerkezetek egyike a hármas tagolás, amely számtalan történetnek, regénynek, színházi előadásnak, filmnek és TV-műsornak alkotja az alapját. Ha közelebbi ismeretségbe kerülünk azzal a hatékony, három részből álló rendelkező szerkezettel, amely már létezik hallgatóságunk hosszú távú memóriájában, és ha ráhúzzuk ezt az általunk előadandó új információk szerkezetére, ahogy az a 3.4. ábrán is látható, akkor jó úton vagyunk afelé, hogy áthidaljuk a munkamemória korlátozott kapacitását.

3.4. ábra: Az ismerős, hármas tagolás alkalmazása az új információra, ahogy átadjuk azt a munkamemóriának

A 2. fejezetben leírt kutatási eredmények már mintegy 50 éve léteznek, a történetszerkezet elmélete pedig még régebben – több ezer éve. Működő, kipróbált ötletek és módszerek ezek – az igazi kihívás az, hogyan öntsük gyakorlatba az elgondolásainkat, amikor következő PowerPoint-prezentációnkon dolgozunk. A klasszikus történetszerkezet alapjai és a forgatókönyvíró folyamat már megfelel a PowerPoint követelményeinek, és bele van építve a címsorsablonba, így segítségül szolgálnak munkánk gyors és hatékony elvégzéséhez.

64

A megértés irányítása az NVV-vel

A klasszikus történetszerkezet mellett a címsorsablon olyan meggyőzési technikákat is tartalmaz, amelyek mindenféle prezentációtípusnál, különböző szövegkörnyezetekben hasznosak. Ezek a technikák magukban foglalják Arisztotelész klasszikus elgondolását, mely szerint a meggyőzéshez az érzelmekhez, az értelemhez és a személyes szavahihetőséghez kell fordulni. Még akkor is, ha célunk csak a hallgatóság tájékoztatása valamiről, meg kell győznünk őket arról, hogy figyeljenek. Miért kellene figyelniük? Mit nyújt számukra? A címsorsablonunk I. szakasza biztosítja, hogy rávegyük hallgatóságunkat, hogy figyeljenek az üzenetünkre, míg a II. szakasz révén megkapják tőlünk a döntéshez szükséges logikai érveket. Az érthetőség és tömörség révén az egész prezentációt megtöltjük személyes szavahihetőségünkkel, és vizuális hitelességet adunk hozzá, ha képeinket és az egész prezentáció esztétikáját a hallgatóság ízléséhez igazítjuk.

Az elmélet gyakorlattá válik A címsorsablon újítása az, hogy összegyűjti az elméleteket, és olyan gyakorlati eszközzé gyúrja össze őket, amelyet elég csak megnyitnunk, aztán szinte magától felépíti és elindítja a prezentációinkat. Minden, amit a címsorsablonban csinálunk, befolyásolja a további látványt és elbeszélést, és az információkat előre beállítva és elrendezve építi fel ötleteinket, hogy a legjobban előkészítse azok átjutását hallgatóságunk munkamemóriáján. A címsorsablon biztosítja, hogy minden prezentáció megvalósítsa azt, amire szánják – empatikus a hallgatóság tagjai iránt, hozzájuk igazítja a felhasznált anyagokat, rátér a lényegre és meghatározza az ötletek prioritását és sorrendjét. Nem kell kiváló mesélőnek vagy a kognitív elmélet szakértőjének lennünk; a sablon olyan egyszerűvé teszi a történetünk szerkesztését, mint amilyen az üresen hagyott helyek kitöltése. A címsorsablon celláiba írjunk teljes mondatot, amely leírja, hogy a történet egyes pontjain mi történik – legyen hasonló egy újság címsoraihoz. Miután kitöltöttük az üres helyeket, írjuk meg magát az előadni kívánt történetet. Ha befejeztük, lesz egy teljes, egy- vagy kétoldalas forgatókönyvünk. Ez a folyamat biztosítja, hogy továbbra is az ötleteinkre koncentráljunk, és a prezentáció tartalmazza az összes elemet, amelyre szükség van egy jó történethez.

65

3. fejezet: Első lépések az NVV-vel

Ha PowerPoint-forgatókönyvünket a címsorsablon használatával írjuk meg, akkor először az ötleteinkre összpontosítunk a képek helyett. Miután Wordben befejeztük a sablont, a címsorokat PowerPointba importáljuk, ahol minden teljes leírt mondatunk egy-egy dia címsora lesz, ahogy az a 3.5. ábrán is látható. Ez biztosítja, hogy még mielőtt elkezdünk dolgozni a PowerPointtal, már minden dia esetében tudjuk, hogy mit szántunk rá. Ezután foglalkozzunk az elbeszéléssel, és skicceljük fel a képeket, amelyeket aztán hamarosan lecserélünk a véglegesre.

3.5. ábra: A címsorsablonba írt minden egyes címsor egy diának lesz a címsora

A címsorsablon PowerPoint-diákká alakítása az a sarkalatos módszer, amely segít átformálni a leírt szavakat egy képes történet alapjává. Ez a technika, azáltal, hogy pontosan meghatározza, hogy mit kell ábrázolnunk az egyes diákon, megkönnyíti a képanyag megtalálását, valamint segít a hallgatóságnak gyorsabban megérteni az általunk nyújtott új információkat, ugyanis világosan jelzi minden dia jelentését a címterületen. A 4. fejezetben kezdjük el megtanulni az NVV-alkalmazását; most vizuálisan szemléltetjük, hogyan működik az NVV három lépése, amikor alkalmazzuk az NVV-t az e könyvben található példaprezentációra. Itt láthatjuk, hogy az egyes diák hogyan találják meg szövegkörnyezetüket a nagyobb összefüggésben az NVV három lépésének köszönhetően, amelyek segítenek nekünk és hallgatóságunknak közös nevezőre jutni.

66

1. lépés: Válasszunk történetszálat és mintát!

1. lépés: Válasszunk történetszálat és mintát! A hallgatóság gyors megragadása, motiválása érdekében hamar ki kell alakítani érzelmi kötődést velük; az ezt elősegítő mondatokat az I. szakaszban tervezzük meg, ahova a történetkezdés klasszikus elemeit írjuk. A címsorsablon I. szakaszába írt első öt címsor hozza létre az érzelmi kapcsolatot a hallgatósággal, ez határozza meg a problémát, amellyel szembe kell nézniük, és magyarázza el, hogy hogyan lehet azt megoldani. Itt exponáljuk a történetszálat, amely az egész prezentáció folyamán magára fogja vonni a figyelmet. A történetszálat úgy erősíthetjük meg anynyira, hogy az új információkat átpréselje a hallgatóság munkamemóriáján, hogy alkalmazunk egy ismerős mintát, szóbeli és vizuális motívumot, vagy visszatérő témát. Miután kitöltöttük az I. szakaszt és a címsorsablon többi részét, importáljuk ezt az öt címsort PowerPoint-prezentációnkba, ahol minden egyes kijelentés egy PowerPoint-dia címsora lesz, ahogy az a 3.6. ábrán látható.

3.6. ábra: A címsorsablonba írt első öt mondat az első öt dia címsora lesz

67

3. fejezet: Első lépések az NVV-vel

Amikor Diarendező nézetben megtekintjük az első öt diát, azok címsorai kiadják azt a történetszálat, amely gondolatmenetünket eljuttatja a hallgatósághoz, még a szűk keresztmetszetet jelentő munkamemórián keresztül is (l. 3.7. ábra). Ez a gondolatmenet adja majd a keretet a látványnak és az elbeszélésnek is.

3.7. ábra: Az I. szakasz határozza meg, hogy mit mutatunk meg a munkamemóriának az első öt dián

2. lépés: Essünk túl a legfontosabbakon Az I. szakaszban elindítunk számos hatékony folyamatot, amelyek folytatódnak, miközben létrehozzuk a többi diát a prezentációnkhoz. A II. szakaszban is emészthető darabokra tördeljük az információkat azáltal, hogy teljes mondatos címsorokat írunk a címsorsablonba. Később minden mondat egy dia címsora lesz, ahogy az a 3.8. ábrán is látható. Az NVV-ben a III. szakasz kitöltése bizonyulhat a legnehezebbnek, ha új számunkra ez a gondolkodásmód. Azonban a tanulásába fektetett energia fejleszti a kritikus gondolkozás készségét, és biztosítja, hogy prezentációnk új információi olyan sorrendben és követési távolsággal érkeznek, hogy a hallgatóságunk munkamemóriája ne terhelődjön túl (l. 3.10. ábra).

68

2. lépés: Essünk túl a legfontosabbakon

3.8. ábra: A címsorsablon II. szakaszba írt címsorok lesznek a megmaradt II. szakaszhoz kapcsolt diák címsorai

3.9. ábra: Beépített logikai fastruktúra rangsorolja ötleteinket

69

3. fejezet: Első lépések az NVV-vel

3.10. ábra: A III. szakasz biztosítja, hogy a diákat megfelelő sorrendben és időkülönbséggel mutassuk meg a munkamemóriának

3. lépés: A vizuális és verbális szálak kezelése a forgatókönyvben A filmrendező, amikor a kezében van a kész szöveges forgatókönyv, általában grafikushoz fordul a történetből kiválasztott jelenetek felvázolása érdekében, hogy kiderüljön, hogyan fognak kinézni a dolgok a képernyőn. A képes forgatókönyvek segítenek a csapatok hatékony együttműködésében – a vázlatokból mindenki láthatja, hogy a történet hogyan fog kinézni, így meg tudják tervezni a produkciót, különböző szempontok alapján is. Az NVV képes forgatókönyve a hagyományos PowerPoint-megközelítés sok problémáját megoldja, ugyanis a látvány és az elbeszélés tervezését szilárd és logikus alapon kezdjük meg – történetszerkezet formájában –, ami meghatározza az egész prezentációt. Ez a történetszál a képes forgatókönyv minden elemét összefűzni, és egyik ötlet a másikba fog torkollni. Nincsen ötlet – vagy dia – sajátságos jelentéstartalom, szövegkörnyezet és sorrend nélkül. Még mielőtt a képeket és az elbeszélést hozzáadnánk a prezentációhoz, miközben kitöltöttük a címsorsablont, máris végeztünk egy igen jelentős feladattal. A bonyolult ötleteket emészthető darabokra tördeltük, hogy segítsük átjutásukat a munkamemórián. Mostantól Diarendező nézetben is fogunk dolgozni a történetünkkel: átnézhetjük a történet szerkezetét és sor-

70

3. lépés: A vizuális és verbális szálak kezelése a forgatókönyvben

rendjét, ellenőrizhetjük a tempót és a folyamatosságot, valamint a látványelemek segítségével összekapcsolhatjuk történetünk különböző részeit. Ez a tervezés biztosítja, hogy az erős alapra építkezve folyamatosan bővítsük a prezentációt egyéni látványelemekkel és szavakkal. Ezután hamarosan olyan elrendezéseket fogunk alkalmazni a diahátterekre, amelyek jelzik a II. szakasz diáinak három hierarchikus szintjét (l. 3.11. ábra), és amelyek vizuálisan előre jelzik, hogy mely diák fontosabbak, mint mások, és hogy ezek a diák hogyan következnek sorrendben. Ezután már könnyen megkülönböztethetjük prezentációnk három legfontosabb diáját – ezek a sötétszürkék. Látni fogjuk (a világosszürkék), valamint a harmadik legfontosabb diáinkat is (fehérek), így könnyedén megkereshetjük vagy elrejthetjük őket, ha hirtelen le kell rövidítenünk a prezentációnkat. Ezek a diák az alapjai azoknak a teljesen megtervezett elrendezéseknek és háttereknek, amelyeket a 8. fejezetben adunk hozzá grafikaként, és amelyeket a munkamemória elérésére fogunk használni.

3.11. ábra: Úgy fogjuk elérni a munkamemóriát, hogy előzetes diahátterekkel alkalmazunk elrendezéseket a II. szakaszbeli diák három hierarchikus szintjére

Ezután megtervezzük a prezentáció alatt elhangzó szöveget: minden címsor szóbeli magyarázatát beírjuk a vetítéskor meg nem jelenő szövegmezőbe Jegyzetoldal nézetben (l. 3.12. ábra). A 2. fejezetben leírt kétcsatornás elmélettel összhangban ez segít zökkenőmentesen szinkronizálni a

71

3. fejezet: Első lépések az NVV-vel

látványt és a szóbeli magyarázatot. Miután a diához kísérőszövegként részletes szöveges magyarázatot rögzítettük a jegyzetek közé, válasszuk ki a lehető legegyszerűbb látványelemet az egyes diák címsorának illusztrálásához.

3.12. ábra: Először írjuk be a vetítés közben nem látható jegyzeteket tartalmazó területre (alul), hogy mit fogunk mondani a címsorok mellé. Miután rögzítettük a majdan elmondandó információkat, adjunk hozzá egy egyszerű grafikát a diaterülethez (fent)

72

3. lépés: A vizuális és verbális szálak kezelése a forgatókönyvben

Az első öt dia felvázolása Elkészülve a diák címsoraiba beírt világos és tömör történetszállal, valamint a nem vetített jegyzetterületre írt verbális szöveggel, a következő lépés csapatunk vizuális gondolkodási képességének tesztelése úgy, hogy illusztrációt kell találni a II. szakasz diáinak minden egyes címsorához. Ezt úgy tehetjük meg, hogy felvázolunk egy képi ötletet az öt dia mindegyikéhez (erről a 7. fejezetben fogunk többet tanulni) vagy tábla-PC – ahogy az a 3.13. ábra diáin látszik –, vagy a diák kinyomtatott verziójának használatával. Amikor eljutottunk ide, koncentráljunk arra, hogy a hallgatóság tagjainak hatékony vizuális csatornáját teljes mértékben kihasználjuk azáltal, hogy felvázolunk egy olyan élesen körvonalazott és impozáns vizuális történetet, amely kiegészíti a világos és tömör címsorokat. Mivel a címsorok a történetet csak szavakkal mesélik el, ezért a vázlatoknak érdemes kiegészíteni, kibővíteni és élénkíteni azt a diákon, egyenként és összességében. Szintén itt tervezzük meg mind a vetítés közben látható, mind a nem látható médiát, pl. a fizikai kellékeket, szemléltetéseket, videót, párbeszédet vagy egyéb médiatípusokat/interaktív technikákat.

3.13. ábra: Amint készen van a forgatókönyv, grafikát vázolunk fel az öt dia mindegyikére

73

3. fejezet: Első lépések az NVV-vel

A többi dia megrajzolása A címsorsablon a II. szakasznál is ugyanolyan szilárd alapot jelent, mint az I. szakasznál, abban a tekintetben, hogy segít eldönteni, pontosan mit is mutassunk és mondjunk majd, amikor az új információkat a hallgatóság munkamemóriájának közvetítjük. Ha ez az alap megvan, akkor számtalan kreatív beállítással tehetjük a kiinduló, jól körvonalazott és világos történetet még hatékonyabbá. A II. szakasz diáin (l. 3.14. ábra) vizuálisan végigvisszük az I. szakaszban megalapozott motívumot, hogy segítsünk a munkamemóriának jobban szelektálni és rendezni a nagy mennyiségű új információt.

3.14. ábra: A fennmaradó diákra is rajzolunk

Egyéni elrendezések alkalmazása Miután a csapat már egyetért, kész az összes skicc, utolsó lépésként már csak a megfelelő fotót, diagramot vagy egyéb grafikát kell az egyes diákhoz megtalálni és hozzáadni. Azonban, az előtt, hogy ezt megtennénk, még egyéni elrendezéseket kell létrehoznunk a forgatókönyv különböző részein, az egyes diák felvázolt elrendezésének megfelelően. Ahogy a 3.15. ábrán is látható, ez egy vizuális viszonyrendszert hoz létre a diák között, a címsorsablon hierarchiájának megfelelően. 74

3. lépés: A vizuális és verbális szálak kezelése a forgatókönyvben

A változó diaelrendezés és a különféle hátterek alkalmazásával grafikus utalásokat hozhatunk létre, amelyek mutatják a munkamemóriának az egyes diák relatív fontosságát (l. 3.16. ábra). Ebben a példában a feltűnő fekete-fehér, osztott elrendezés jelzi a legfontosabb diákat. A sötétszürke diák a második, míg a fehérek a harmadik legfontosabbak.

3.15. ábra: Forgatókönyv egyéni elrendezésekkel

3.16. ábra: A diák belső elrendezése és háttere mutatja a munkamemóriának az egyes diák relatív fontosságát az összképen képen belül

75

3. fejezet: Első lépések az NVV-vel

Képek hozzáadása az első öt diához Utolsó lépésként képeket kell találnunk minden diához a vázlataink alapján. Itt élvezhetjük az I. szakaszban végzett írott munkánk gyümölcsét, ugyanis tudjuk, hogy megvannak azok a PowerPoint-diák, amelyek biztosítják, hogy erősen kezdjük prezentációnkat (l. 3.17. ábra). A vizuális és verbális letisztultság a címsorsablon használatával érhető el, amely az alapot adja mindenhez, amit csináltunk.

3.17. ábra: Grafikák hozzáadása a I. szakasz első öt diájához

Képek hozzáadása a többi diához Miután hozzáadtuk a képeket az I. szakasz diáihoz, folytassuk ugyanezt a többi diával, ahogy az a 3.18. ábrán is látható. Használhatunk fényképeket, képernyőfotókat, emblémákat, diagramokat és egyéb illusztrációkat.

Lépjünk a képernyőre! Ha azzal a szemlélettel készítjük a prezentációnkat, amelyet ez a könyv ajánl, minden adva lesz ahhoz, hogy hatásos médiaélményt nyújtsunk. Az ötletek fókuszálása és szűrése a címsorsablonon, a a képes forgatókönyv használatával létrehozott letisztult struktúra egyesíti az üzenetet és a látványt. 76

3. lépés: A vizuális és verbális szálak kezelése a forgatókönyvben

3.18. ábra: Grafikák hozzáadása a maradék diákhoz

Ennek révén kifinomult médiaeszközökkel és módszerekkel bővíthetjük a prezentációnkat. A hátunk mögött levő nagyméretű kivetítő (l. 3.19. ábra), integrálva hangunkat és testi megjelenésünket, olyan médiaélményt nyújt, amely mindenképpen több, mint összetevőinek az összege. Ez a technika számos médiaformát – mozi, színház és televízió – adaptál és olvaszt egybe testünkkel és világos mondanivalónkkal zökkenőmentes prezentációvá.

3.19. ábra: Az NVV segít a hallgatóságnak az élményre koncentrálni, és biztosítja, hogy annak figyelme nem oszlik meg a képernyő és a beszélő között

A prezentáció kivetítésekor diáink mintegy vizuális biztosítókötélként növelik magabiztosságunkat a beszéd közben. Többé nem kell átélnünk azt a kényelmetlen érzést, hogy a szöveg felolvasása közben akaratlanul is figyelmen kívül hagyjuk hallgatóságunkat. Az egyértelmű címsorok és

77

3. fejezet: Első lépések az NVV-vel

a grafikák lehetővé teszik, hogy természetes hangon, szakmai hozzáértésünket bizonyítva magyarázzunk. Közben nyugodtan nézhetjük a hallgatóságot a dia helyett. Ezek a hatékony eszközök növelik magabiztosságunkat, és javítják a szavakkal és vetített képekkel végzett kommunikáció minőségét. A nyugodtabb előadók bátrabban tudnak improvizálni élő prezentációik folyamán.

Előadás több nézetben A Jegyzetoldal nézet, azáltal, hogy lehetőséget nyújt az elmondandó szöveg előzetes leírására, növeli az élő PowerPoint-prezentáció alatti magabiztosságunkat. Amíg a hallgatóság csak a vetített diát látja (a 3.20. ábrán bal felül látható), addig a PowerPoint előadói nézete a számítógépünkön megjeleníti a jobb oldalon a jegyzetek ablaktáblát, amely azt mutatja, amit a nem vetítendő szövegmezőbe írtunk Jegyzetoldal nézetben. A jegyzeteket egyszerűen ki lehet nagyítani, így a megnövekedett betűméretet könnyebb olvasni.

3.20. ábra: Az előadói nézet lehetővé teszi, hogy a hallgatóságnak mutatott dia mellett lássuk azt a szöveget is, amit Jegyzetoldal nézetben a vetítés során nem látható részbe írtunk

78

3. lépés: A vizuális és verbális szálak kezelése a forgatókönyvben

Az NVV átformálja a szociális teret, új lehetőségek széles tárházát nyitja meg, amelyek segítségével PowerPoint-kivetítőnket úgy kezelhetjük, mint a párbeszéd és az együttműködés elősegítésére szolgáló működési teret. A világos történetszerkezet és az új technika lenyűgözik hallgatóságunkat, azonban számos eszköz áll még rendelkezésünkre ahhoz, hogy jobban bevonjuk őket (pl. egyéb médiumok vagy kézzelfogható segédanyagok).

Prezentáció tábla-PC használatával Az NVV segítségével maximálisan kiaknázhatjuk tábla-PC-nket azáltal, hogy az élmény és a párbeszéd további növelése érdekében közvetlenül a kivetítőre írunk (l. 3.21. ábra). A 7., 8. és 9. fejezetek számos módszert mutatnak be a tábla-PC használatára a grafikák felvázolásához és az interaktivitás ösztönzésére való felhasználásához.

3.21. ábra: NVV-dia bemutatása tábla-PC használatával

Prezentáció hálózaton keresztül A vizuálisan lebilincselő NVV-diák kiválóan illeszkednek az online értekezletek tartására szolgáló eszközökhöz, pl. a Microsoft Office Live Meetinghez (l. 3.22. ábra). Mivel a tervezéskor a látvány egyszerűsége a fő cél, a diák rákényszerítik az embereket, hogy jobban odafigyeljenek a hangunkra a telefonos vagy számítógépes kapcsolat másik végén.

79

3. fejezet: Első lépések az NVV-vel

3.22. ábra Prezentáció hálózaton keresztül, a Microsoft Office Live Meeting használatával

Az élmény dokumentálása Az NVV segítségével a PowerPoint többet tud nyújtani egy hatékony személyes prezentációnál. Ahogy a 2. fejezetben is olvasható, a hagyományos szemlélet lefékezi a személyek közti kapcsolat lendületét, és olyan PowerPoint-prezentációkat eredményez, amelyek nem működnek jól sem jelenlétes prezentációként, sem önálló dokumentumként. Az NVV révén ezzel szemben, a kétcsatornás elméletnek megfelelően a PowerPointtal nemcsak hatékony prezentáció tartható, hanem hatékony nyomtatott emlékeztető is készíthető (l. 3.23. ábra) vele. A bal oldalon látható Jegyzetoldal nézetben, a képernyőn megjelenő diaterület egy címsort és egy egyszerű grafikát tartalmaz, míg a nem vetített terület azt rögzíti, amiről az előadó beszél. Azáltal, hogy a szöveget elválasztjuk a kijelzőtől, egyaránt hatékony diákat (jobb felül) és emlékeztetőt (jobb alul) tudunk létrehozni. Ha a PowerPoint-dokumentumot oda kívánjuk adni olyan embereknek, akik nem vettek részt az élő prezentáción, ne a diákat, hanem jegyzetoldalakat küldjük el. A jegyzetoldalakat kinyomtathatjuk, hogy legyen fizikai másolatunk, vagy létrehozhatunk egy PDF-verziót, amelyet elektronikusan terjeszthetünk.

80

A három lépés relatív fontossága

A Jegyzetoldal nézet kiaknázza a PowerPoint kommunikációs eszközként való alkalmazásában rejlő egyedi értékeket, ugyanis semmilyen más eszköz nem tud létrehozni olyan állományt, amely egyaránt hatékonyan működik kijelzőn, papíron és hálózaton keresztül.

3.23. ábra: Jegyzetoldal nézet, jól megtervezett diával és jól megtervezett emlékeztetővel, amelyen megtalálható a dia teljes verbális magyarázata

A három lépés relatív fontossága Az NVV három lépését a következők szerint tárgyalják a könyv fejezetei: • 1. lépés: válasszuk ki a követni kívánt történetszálat és mintát. A 4. fejezet vezet végig bennünket a prezentáció első öt diájának megtervezésén a címsorsablon I. szakasz részének kitöltésével. 81

3. fejezet: Első lépések az NVV-vel

• 2. lépés: Essünk túl először a legfontosabbakon. Az 5. fejezet vezet végig bennünket a prezentáció többi diájának prioritását és sorrendjét meghatározó tervezésen. • 3. lépés: A vizuális és verbális szálak kezelése képes forgatókönyvünkben. A 6., 7., 8. és 10. fejezet segít bennünket a forgatókönyv és az elmondott szöveg létrehozásában, a forgatókönyv felvázolásában, grafikák hozzáadásában, végül a prezentáció megtartásában. Noha a 3. lépés több időt vesz igénybe, és több fejezet foglalkozik vele, mint az 1. és a 2. lépéssel, a három lépés mégis nagyjából egyforma fontosságú, ugyanis mindegyik szerepet játszik a munkamemória irányításában. Az 1. lépés azért fontos, mert ekkor hozzuk meg az alapvető döntéseket arról, hogy mire koncentráljon a prezentáció – mindezt annak az alapján, hogy mennyire ismerjük a hallgatóságot, és hogy ők mit akarnak hallani és látni. Ha ez az első öt dia nincs rendesen elkészítve, akkor a prezentációnk többi része is félresiklik. A 2. lépés azért fontos, mert az ötletek prioritásának meghatározása sok időt vesz igénybe. Ha nem egyszerűsítjük le ötleteinket a lényegükig, és nem határozzuk meg a csomópontokat, akkor nem tudjuk kiemelni a legfontosabb információkat a hallgatóság számára. A 3. lépés az előző kettő alapján szóban és képben összegzi ötleteinket. Ha a látványt nem igazítjuk a hallgatósághoz, a szövegkörnyezetet nem találjuk ki, és nem kötjük össze saját fizikai jelenlétünkkel, az első két lépés nem elegendő. Ez a három lépés együtt biztosít hatékony és sokatmondó élményt a hallgatóságunk számára.

Első lépések az NVV címsorsablonjával A címsorsablon használatához másoljuk az NVV_címsorsablon 2007.dotx11 állományt a CD-mellékletről a helyi számítógépre. Keressük meg az NVV címsorsablonját a helyi számítógépen, és kattintsunk rá kétszer. Mivel a fájl formátuma Word-sablon, mint ahogy azt a .dotx (.dot) fájlkiterjesztés is jelzi, a kettős kattintással új, a sablon formátumának megfelelő dokumentumot nyilik meg. Mentsük el az új dokumentumot, majd tekintsük meg a címsorsablont. 11

82

Az Office 2003 felhasználók az NVV_címsorsablon_2003.dot állományt másolják át!

Címsorok írása három alapszabály alapján

Az NVV alapszabályai és ellenőrzőlistái A következő fejezetekben NVV alapszabály-készletekkel fogunk találkozni, melyek a címsorsablon megírására, a képes forgatókönyv felvázolására, a grafikák hozzáadására vonatkoznak. A kulcsfejezetek végén ellenőrzőlistát is találunk, amelyből meggyőződhetünk arról, hogy a rajta szereplő pontokat átvettük. A CD-mellékleten található függelékben megtalálható az alapszabályok és az ellenőrzőlisták felsorolása, amelyeket kinyomtathatunk és kéznél tarthatunk, mikor az NVV-vel dolgozunk.

Címsorok írása három alapszabály alapján Mivel a címsorsablonba írt szöveg átkerül a PowerPoint-diák címterületére, ezért mondatainknak egy bizonyos formát kell követniük. Ezt a formát három fontos alapszabályt követve tudjuk elérni. Ezek az alapszabályok alkalmazhatóak címsorsablonunk minden állítására.

1. szabály: Írjunk tömör, teljes mondatokat, alannyal és cselekvő igével Minden, amit ettől kezdve csinálunk a prezentációnkban, ezekre az általunk beírt címsorokra fog támaszkodni. Ahhoz, hogy mondanivalónkat hatékonyan, következetesen és érthetően juttassuk el hallgatóságunkhoz, a címsoroknak teljes mondatoknak kell lenniük, alannyal és igével. Az igéknek cselekvő alakban érdemes lenniük, hogy mondandónknak dinamikát és közvetlenséget adjanak; ugyanazok az elvek, módszerek és szabályok határozzák meg a jó címsorokat, mint a jó írást. Lásd még! A címsorok érthető és tömör megírásához segítséget nyújt egy kiváló munka, William Strunk Jr. és e. B. White könyve: The Elements of Style (Longman, 2000).

A címsorok teljes mondatokként való írása egyfajta fegyelmet kényszerít ötleteinkre, ugyanis arra késztet bennünket, hogy összefüggő gondolatokká fűzzük össze őket, és kerüljük a félreérthetőséget. Később, amikor majd a PowerPoint-diák címterületére importáljuk a címsorokat, a hallga83

3. fejezet: Első lépések az NVV-vel

tóságunk számára azonnal világos lesz, hogy mit akarunk mondani, ugyanis maguk is elolvashatják minden dia tetején. A címsorokat írjuk mondatszerűen: a kezdőbetűt nagybetűvel, a többit kisbetűvel. Amikor az I. szakasz címsorait írjuk, rövidítsük le őket egy sorra úgy, hogy kitöltsék a cella szélességét, de ne lógjanak át a következő sorba. A II. szakaszban az oszlopok keskenyebbek, így ott a címsorok maximum mintegy két és fél sorosak legyenek. Ezek a korlátozások korlátozzák a szószátyárságot, és biztosítják, hogy a címsorok nem lesznek hosszabbak két sorosnál, amikor bekerülnek a PowerPoint-diák címterületére. TIPP

9

Ha a tömör írásmódra gyakorlati példákat keresünk, elég az újságok címsoraira vetni egy pillantást. Címsor írásakor a szerkesztőnek korlátozott tere van arra, hogy érthetően átadjon egy gondolatot, így nyelvezetének világosnak, közvetlennek és érdekfeszítőnek kell lennie.

Lehet, hogy nehéz lesz címsorainkat rövidre fogni, azonban ez is része annak a folyamatnak, amikor bonyolult gondolatainkat megtanuljuk leegyszerűsíteni a lényegükig. Ez a letisztázás segít abban, hogy prezentációnkban egyből rátérjünk a lényegre.

2. szabály: Világosan, közvetlenül, egyénien, hétköznapi hangnemben A címsorsablonunkban szereplő minden állítás közvetlenül a hallgatósághoz szól a dia címsorán, úgyhogy legyünk egyszerűek, érthetőek, közvetlenek, és használjunk könnyed hangnemet. Egyszerű nyelvezettel mondjuk el, amire gondolunk. Amikor rátérünk a lényegre, írjunk bele olyan részleteket is, amelyek sajátosságot, színt és hatást kölcsönöznek neki. Szavainkat úgy érdemes megválogatni, hogy a hallgatóság minden tagja értse azokat; ne írjunk olyan szavakat a címsorokba, amelyek nem szerepelnek a hétköznapi szókincsükben. A címsor lényege az, hogy a lehető leghatékonyabban segítsen a hallgatóságunknak megérteni a mondanivalónkat – ha ismeretlen szavakat használunk, fel kell tételeznünk, hogy azok a hallgatóság egy része számára is ismeretlenek, és ahelyett, hogy az általános mondandóra figyelnének, inkább azon fognak gondolkozni, hogy mit jelentenek az egyes szavak.

84

Címsorok írása három alapszabály alapján

Egyetlen kivétel e szabály alól az, ha biztosak vagyunk abban, hogy a hallgatóság minden tagja tökéletesen megérti az általunk használt szaknyelvet. A címsorok írásakor gondoljunk arra, hogy megszólítjuk hallgatóinkat, például azokat, akik az asztalunkhoz közel ülnek. Mivel egyszerűen csak párbeszédet folytatunk, a hangunk legyen nyugodt és mindennapi – ne pedig feszült és hivatalos. Ez a semleges hangnem segít elkerülni a címsorok bőbeszédűségét. Később, amikor a hallgatóságunk elolvassa a címsorokat a diákon, a közvetlen hangnem megnyugtatja őket, és nyitottabbak lesznek a gondolatainkra. Sok előadó feltételezi, hogy a hivatalos hangnem tekintélyt kölcsönöz neki, a kutatások szerint az emberek könynyebben tanulnak, ha az információkat hétköznapi stílusban adják át nekik hivatalos helyett. CÍMSOROK ÍRÁSÁNAK HÁROM ALAPSZABÁLYA A címsorsablon sikere attól a stílustól függ, ahogyan mondandónkat lényegére csupaszítjuk. Ezt a három alapszabályt követve írásunk tömör lesz: •

1. szabály: Írjunk tömör, teljes mondatokat, alannyal és cselekvő igével.

•

2. szabály: Legyünk világosak, közvetlenek, egyéniek, és üssünk meg hétköznapi hangnemet.

•

3. szabály: Legyen a celláknak összefüggő gondolatmenete.

3. szabály: Legyen összefüggő gondolatmenetünk Ahogy a 4. és 5. fejezetben meg fogjuk látni, gondolatainkat, amikor beírjuk őket a címsorsablon celláiba, kisebb darabokra tördeljük. E művelet során mindenképpen törekedjünk összefüggő gondolatmenetre, amikor olvassuk őket a cellákban, az egyik gondolatunk kapcsolódjék a másikhoz. Ehhez szükséges, hogy következetesen azonos igeidőt használjunk – a történet általában sokkal dinamikusabb, ha jelen időt használunk. Párhuzamos mondatszerkezet használatával érdemes a cellákban összehangolni a gondolatainkat, így minden érthető és összefüggő lesz. A cellák verbális hozzákapcsolása a címsorsablonhoz akkor lesz fontos, amikor grafikákat adunk a forgatókönyvünkhöz, ahogy arról a 6., 7., 8. és 9. fejezetekben szó lesz.

85

3. fejezet: Első lépések az NVV-vel

ÍRÁS A FALON Noha az írást általában magányos tevékenységnek tekintik, mi ne írjuk egyedül PowerPoint-forgatókönyvünket. Hívjuk meg csapatunk tagjait egy konferenciaterembe. Első lépésként kössünk rá egy projektort a hordozható számítógépünkre, majd mutassuk meg nekik címsorsablonunkat Word-dokumentumként. Ha kivetítjük a címsorsablont, lehetővé válik a csoport tagjai számára, hogy megismerjék, megtárgyalják, megvitassák és elfogadják a prezentáció szerkezetét. Az első alkalmazók áttörő újításnak találták a címsorsablont, mert szervezi az együttműködési folyamatot, jogokat ad az embereknek és közös agymunkára kényszerít.

Most, hogy előkészítettük címsorsablonunkat, és áttekintettük az alapszabályokat, ideje a lényegre térni, és nekikezdeni PowerPoint-prezentációnk első öt diájának.

86

N

E G Y E D I K

F E J E Z E T

Az első öt dia tervezése A fejezet a következő témaköröket tárgyalja:

9 9

Címsorok prezentációnk első öt diájához.

9

Ez a történet az új információk könnyebb megemésztésére szolgál.

Használjunk egy történetet a hallgatóság irányítására, érdeklődésének felkeltésére, motiválására és figyelmének lekötésére és koncentrálására.

Amikor prezentációt mutatunk be, a hallgatóságunk tagjainak mindenféle dolog jár a fejében, amellyel nekünk és az általunk nyújtott információknak versenyeznünk kell, hogy miránk figyeljenek. Gyorsan úrrá kell lennünk a zűrzavaron, különben nem lesz esélyünk arra, hogy a hallgatók munkamemóriáját az új információkra összpontosítsuk. A munkamemória korlátozott kapacitása mellett nincs sok időnk arra, hogy kialakítsuk az első benyomást. A hallgatóság a prezentáció első perceiben véleményt alkot rólunk, előre meghatározza hitelességünket a tárgyalt témával kapcsolatban. Ez olyan helyzetet teremt számunkra, hogy kezdettől fogva igazán jól kell teljesítenünk.

A PowerPoint-prezentáció – hasonlóan egy elbeszéléshez – ötletek sorozata véges időtartamon át. Az emberek természetes módon követik ezt a lineáris szerkezetet, amikor történeteket mesélnek egymásnak – akár személyesen teszik ezt, akár regényekben vagy filmekben. A történet kezdése eleve meghatározza a lehetőségeinket, egyrészt hallgatóságunk korlátozott kapacitásainak legjobb kihasználására az új információk befogadása tekintetében, másrészt a rendelkezésünkre álló rövidke idő felhasználására az első benyomás kialakításához. Ha jól határoztuk meg a sorrendet, akkor a hallgatóság figyelmét gyorsan és hatásosan köthetjük le.

4. fejezet: Az első öt dia tervezése

Mit mutassunk, mit mondjunk, és mit tegyünk az első öt dián? Noha számos elvont elmélet létezik arról, hogy hogyan kell összpontosítani a hallgatóság figyelmét és hogyan kell a megfelelő hatást elérni a prezentáció első perceiben, a PowerPoint szépsége éppen az, hogy rákényszerít elvont gondolataink gyakorlatiassá tételére. Elvégre jövő héten, vagy amikor előadunk, mi leszünk az a bizonyos személy, aki egy bizonyos szobában áll egy bizonyos prezentációval a számítógépén. Erre a napra a címsorsablont tartalmazó Word-dokumentum segítségével készülünk. A megnyitott címsorsablont nagyítsuk akkorára, hogy az I. szakasz betöltse a képernyőt (l. 4.1. ábra). Öt cellát látunk, ahova a 3. fejezetben (Első lépések az NVV-vel) található, „Címsorok írása három alapszabály alapján” c. rész három alapszabályát követve be fogjuk írni az I. szakasz öt címsorát.

4.1. ábra: Az öt cella, ahova be fogjuk írni az I. szakasz öt címsorát

Bár most még Word-dokumentumban dolgozunk, ne felejtsük el, hogy azok a szavak, amelyeket ide leírunk, PowerPoint-prezentációnk első öt diájának címsorai lesznek (l. 4.2. ábra). Ez az öt dia határoz meg mindent, amit prezentációnk első kritikus perceiben mondunk, mutatunk és teszünk, emellett ők adnak lehetőséget az erős és világos kezdésre, valamint a munkamemória irányítására az egész prezentáció folyamán. A klasszikus irodalmi szerkezet által megihletett I. szakasz a jól összerakott történet indítása, amely biztosítja a prezentáció kezdéséhez nélkülözhetetlen információdarabkákat. A szilárd alapozást követően az I. szakaszban számtalan kreatív lehetőségünk lesz a prezentáció vizuális és verbális részeinek kialakításához. Később keresünk majd ötleteket az első

88

Kezdjük a címmel és a szerzővel

öt dia szavainak és képeinek összeállításához. Először azonban nézzünk egy adott példát arra, hogyan illeszthetők az I. szakasz darabkái szorosan és akadály nélkül sorrendbe.

4.2. ábra: Az I. szakaszba írt öt címsor lesz prezentációnk első öt diájának címsora; ezek határozzák meg, hogy mit fogunk mutatni, mondani és tenni a kritikus első néhány percben

Kezdjük a címmel és a szerzővel Ezt a példaprezentációt egy pénzügyi szolgáltatásokat nyújtó cég vezérigazgatója számára készítjük. Csapatával kidolgozott egy új befektetési szolgáltatást, amelyet olyan ügyvezetőknek mutat be, akik cégének potenciális megbízói. Az intelligens és tapasztalt üzletemberekből álló hallgatóságnak nincs felesleges ideje, elvárják, hogy az előadó rögtön a tárgyra térjen. Ezt figyelembe véve kezdünk neki a címsorsablon kitöltésének. Az I. szakasz fölötti legfelső cellában a Cím és téma szöveg helyére a prezentációnk címét írjuk, ez esetben: Megoldáskeresés. A cím után írjuk be a forgatókönyv írójának nevét. (l. 4.3. ábra).

4.3. ábra: Írjuk be a címet és a szerzőt a címsorsablon legfelső cellájába 89

4. fejezet: Az első öt dia tervezése

Miután beírtuk a címet és a szerzőt, nekikezdhetünk az I. szakasz kitöltésének. MIÉRT FONTOS A SZERZŐ MEGNEVEZÉSE? A címsorsablon szerzőjének feltüntetése azért fontos, mert ő az a személy, aki a prezentáció sikeréért elsősorban felelős: ő az előadó. A PowerPoint-fájlok sok cégnél számos kézen mennek át a készítés során, így a tulajdonjog könnyen elsikkadhat vagy bizonytalanná válhat. Az ilyen prezentációk hatása csökken, ugyanis elvesztik a kapcsolatot annak az embernek valódi nevével és arcával, aki a pódiumra áll. Sok ember járulhat hozzá egy prezentációhoz, de egy ember lesz az, aki végül elkészíti. A szerző megnevezése a címsorsablon tetején egyértelművé teszi, hogy kinek köszönhetők a diák és kinek a hírneve és hitelessége forog kockán.

Vegyük fel a történet szálát! A címsorsablon I. szakasza határozza meg az első öt dia címsorainak sorrendjét. Ezek a címsorok hivatottak arra, hogy irányítsák a hallgatóságot, felkeltsék érdeklődését, lekössék és motiválják a hallgatókat, valamint, hogy figyelmüket az előttük álló eseményekre összpontosítsák. Ez az öt címsor ad választ azokra a kérdésekre, amelyeket minden hallgató feltesz minden előadónak: hol és mikor, ki, miért, mi és hogyan. Az I. szakaszban annyira kreatívan kell megválaszolnunk ezeket a kérdéseket, hogy a hallgatóság érdeklődése feltámadjon irányukban, és meggyőzze őket arról, hogy érdemes végighallgatniuk minket.

Igazítsuk útba a hallgatóságot a Helyzet címsorral! Az első dia címsora alapozza meg az egész prezentáció szövegkörnyezetét. A filmekben, ha egy jelenet napközben egy ház valamelyik szobájában játszódik, akkor először gyakran a ház napfényben fürdő külsejéről látunk felvételt, majd ez átfordul belső felvételbe arról a szobáról, ahol a jelenet játszódik. Ezt a filmezési technikát nyitóképnek hívják, ez gyorsan képet ad a hallgatóságnak a történet holjáról és mikorjáról. Az I. szakasz elkezdéséhez írjunk be az első címsort a sablon Helyzet nevű sorába: ez adja a nyitóképet, és megválaszolja a hallgatóság némán feltett kérdését: „Hol vagyok és mikor?” A hol nem feltétlenül földrajzi 90

Vegyük fel a történet szálát!

helyre utal, hanem lehet olyan elvont jelentése is, mint egy szakma, vagy egy általános társalgási téma, amely megalapozza a prezentáció környezetét. A mikor lehet egy megszabott időpont, például ma, ha ez kézenfekvő a hallgatóságnak. Az I. szakasz Helyzet címsorába írjuk be, hogy (l. 4.4. ábra) „Az egész iparágban csökkent a befektetések megtérülése.”

4.4. ábra: Az I. szakasz első címsorába írjuk le a nyitóbeállítást

Ennek a címsornak az eleje („Az egész iparágban”) az üzleti élet területére viszi a prezentáció helyszínét, míg az állítmány jelen idejű igéje jelzi az időkeretet. Most, hogy a hol és a mikor megvannak, a címsor többi része tartalmazhat valami olyat, amivel a helyiségben tartózkodók mindegyike egyetért – például itt azt, hogy „csökken a megtérülés”. Ebben a korai szakaszban a címsornak nem érdemes semmi vitatható vagy bizonytalan dolgot állítania, különben prezentációnk még azelőtt félresiklik, hogy egyáltalán elkezdtük volna. Az utalás a „csökkenő megtérülésre” makrogazdasági szintre helyezi a gondolatmenetet – átfogó képet adunk a helyzetről, amelynek részleteibe rövidesen jobban is belemélyedünk. Ezt a vezérigazgatókból álló hallgatóság megérti, ugyanis mindnyájan ismerik az iparág irányvonalait, és ez a címsor megerősíti azt, amit igaznak tudnak – talán tömörebben, mint az egy prezentációnál megszokott lenne. Az első dia azért fontos, mert lehet, hogy a hallgatóságnak másfajta előzetes elvárásai vannak, mint amit mi akarunk nyújtani. A Helyzet címsor meghívja őket, hogy csatlakozzanak hozzánk, megteremti a közös alapot, és nem hagy kétséget a felől, hogy miről akarunk beszélni. A HELYZET CÍMSOR A Helyzet címsor válaszolja meg a hallgatóság magában föltett kérdését: „Hol vagyok és mikor?”

91

4. fejezet: Az első öt dia tervezése

A Helyzet címsor megírásakor magunkhoz ragadtuk a hallgatóság figyelmének irányítását azzal, hogy az első dián megmutatjuk nekik a történet helyét és idejét (l. 4.5. ábra). A hallgatóságot a történet helyének és idejének megadásával útbaigazítjuk

4.5. ábra: A Helyzet dia címsora irányítja a hallgatóság figyelmét arra, hogy hol vannak és mikor

Miután megírtuk a Helyzet dia címsorát, ideje némi jellegzetességet adnunk a prezentációnak.

Keltsük fel a hallgatóság érdeklődését a Szerep címsorral! A második dia címsora a történet főszereplőjének szerepét mutatja meg. Minden történet szól valakiről, így a PowerPoint-prezentációk története is. A mi történetünk főszereplője egy személy, aki döntést hoz valaminek az elvégzésével kapcsolatban, vagy elkezd hinni valamiben az esemény végére. Eme meghatározás szerint minden tényleges prezentáció főszereplője maga a hallgatóság. Ha a hallgatóságunkat tesszük meg főszereplővé a második dián, akkor sokkal személyesebbnek fogják érezni a prezentációt. Mivel a hallgatóság tagjai részesei lettek a prezentációnak, közvetlen érdekeltségük van a kifejletben, ezért figyelni fognak. A hallgatóság főszereplővé tétele segít abban is, hogy rájuk tudjunk összpontosítani, és abban is, hogy a prezen-

92

Vegyük fel a történet szálát!

tációt az ő igényeikhez szabjuk. Sok PowerPoint-prezentáció szól „rólam”, tekintet nélkül a hallgatóságra. Ezzel a diával emlékeztetjük a hallgatóságunkat, hogy minden „róluk” szól. Ne felejtsük el! Minden prezentáció főszereplője a hallgatóság, mi csak mellékszereplők vagyunk. Ez az élő prezentációkhoz szánt történetek felvázolásának sarokköve.

A prezentáció főszereplője lehet egy személy, például vásárló vagy ügyfél, vagy lehet egy-egy csoport, például egy bizottság, csapat, esküdtszék, tanácskozó testület vagy cég. Ebben a prezentációban a vezérigazgatók a főszereplők, ugyanis ők fognak dönteni együttesen arról, hogy szükségük van-e a segítségünkre. Most, hogy megvan a prezentációnk főszereplője, írjunk egy olyan címsort, amely elmagyarázza a hallgatóság szerepet a felvázolt díszletek közt. A Szerep elnevezésű sorba írjunk be egy címsort, válaszul a hallgatóság kérdésére: „Ki vagyok én ebben a helyzetben?” Jelen példában írjuk be, hogy „Ön a megoldást kereső személy” (l. 4.6. ábra).

4.6. ábra: Az I. szakasz második címsorában írjuk le a hallgatóság szerepét

Egy adott környezetben egy személynek számos különböző szerepe lehet – például ugyanaz az egyén lehet valakinek az ellenőre, egy másiknak a párja, egy harmadiknak pedig az alárendeltje. Itt választunk a hallgatóság tagjainak szerepet a most létrehozott környezetben. Ennek a címsornak az alanya, „Ön”, határozza meg, hogy a hallgatóság, azaz a vezérigazgatók ennek a szituációnak a főszereplői. Most, hogy a történet alanya is megvan, a címsor többi részében egyszerűen állítsunk valamit a hallgatóság helyzetéről, amellyel a szobában mindenki tud azonosulni. Ebben az esetben a vezérigazgatók egyetértenek abban, hogy „megoldás keresése”.

93

4. fejezet: Az első öt dia tervezése

A SZEREP CÍMSOR A Szerep címsor válaszolja meg a hallgatóság csöndes kérdését: „Ki vagyok én ebben a helyzetben?”

A Szerep címsort kitöltve, biztosak lehetünk afelől, hogy azzal, hogy elismerjük szerepüket a prezentáció második diáján (l. 4.7. ábra), felkeltjük a hallgatóság figyelmét. A hallgatóságot tegyük meg a szituáció főszereplőjévé: így keltsük fel a figyelmüket

4.7. ábra: A Szerep dia címsora az által kelti föl a hallgatóság érdeklődését, hogy őket teszi meg a történet főszereplőjévé

A következő dia címsorában ideje felpezsdíteni az eseményeket a főszereplő szempontjából.

Ragadjuk magunkkal a hallgatóságot az A pont címsor segítségével! A harmadik dia címsora indítja útjukra az eseményeket, és nagyszerű alkalmat kínál a hallgatóság gyors megfogására. Érdemes már a prezentáció első pár percében egyfajta érzelmi kapcsolatot kialakítani a hallgatósággal: ez az a bizonyos dia, amely valósággá változtatja ezt az elvont fogalmat.

94

Vegyük fel a történet szálát!

A jó történetek arról szólnak, hogy az emberek hogyan reagálnak valamire, ami megváltozott a környezetükben. Az emberek szeretik azokat a történeteket, amelyek arról szólnak, hogy más emberek hogyan kezelik a környezetben bekövetkezett változásokat, és hogy döntésük mit fed fel jellemükről. Amikor a főszereplő valamilyen változást tapasztal, egyfajta stabilitáshiány keletkezik, ugyanis a dolgok többé már nem olyanok, mint voltak. Ez hozza létre azt a kihívást, amely mozgásba lendíti a történetet. Címsorsablonunkban ezt a kihívást az A pont címsorral határozzuk meg. Ezt a címsort azért hívják A pontnak, mert ettől kezdve vesz részt a hallgatóság a cselekményben. Később meg kell határozzuk azt a pontot, ahol a hallgatóságot felvilágosítjuk a kihívás lényegéről – ez a B pont. Az A pont kihívása, amely mindenkit bevon a prezentációba, lehet egy külső erő által okozott válság, amely megváltoztatta a cég körülményeit, például, egy hirtelen gazdasági esemény vagy egy versenytárs húzása. Lehet belső változás eredménye, például egy állásfoglalás vagy szándék megváltoztatása, új információ, új kutatási jelentés vagy egy helyszíni jelentés. Ne felejtsük el! Az A pont címsor hozza mozgásba a történetet: valamilyen kihívás elé állítja a hallgatóságot.

A változás lehet valami új ösztönzés, egy új ötlet, felfedezés vagy olyan új lehetőség feltűnése, amelyet a főszereplő eddig még nem látott. Másrészt lehet egy hiba felismerése, presztízsveszteség, hanyatló piaci részesedés, a profit csökkenése vagy hirtelen visszaesés a ranglétrán. Ezek azok a fő okok, amelyek miatt az emberek összegyűlnek prezentációkra, legyenek bár pozitívak vagy negatívak. Az A pont címsornak meg kell határoznia azt a kihívást, amellyel az adott hallgatóságnak szembe kell néznie. Ezt úgy hajtjuk végre, hogy az A pont elnevezésű cellában megválaszoljuk a hallgatóság fejében motoszkáló kérdést: „Mi az a kihívás …(amellyel szembe kell néznem ebben a szituációban)?”. Példánkban írjuk be ide: „A bevételek továbbra is stagnálnak, ha nem tesz semmit” (l. 4.8. ábra)! Lásd még! További ötletekért az I. szakasz címsoraival kapcsolatban l. e fejezet „2. tipp: 10 történetváltozat” c. részét.

95

4. fejezet: Az első öt dia tervezése

4.8. ábra: Az I. szakasz harmadik diáján töltsük ki az A pontot – írjuk be azt a kihívást amellyel a hallgatóságnak ebben a szituációban szembe kell néznie

A címsor első része, „A bevételek továbbra is stagnálnak”, egyenesen a tárgyra tér azáltal, hogy leírja az emocionális gépezetet beindító kihívást. Noha elképzelhető, hogy itt muszáj számokról beszélni, mégis biztosak lehetünk abban, hogy még a számok is érzelmi húrokat fognak megpendíteni, különösen akkor, ha ezek a számok nem olyanok, mint amilyeneket a hallgatóság elvár. Az állítás többi része, „ha nem tesz semmit”, kerekké teszi a kihívást, rávilágítva, hogy a semmittevés tovább már akkor sem reális lehetőség, ha a vezérigazgatók is jobban szeretnék, ha a dolgok úgy maradnának, ahogy vannak. Ezzel elmozdulunk a Helyzet címsorban leírt átfogó képtől, amely bemutatta az iparág általános helyzetét, és tértünk a mikroszintre, ahol azt írjuk le, hogy az összkép milyen hatással van a hallgatóság egyes tagjainak életére. Más szavakkal, a Helyzet címsor volt a nagy, általános probléma, és most az A ponttal személyessé tettük a helyzetet, azonosítottuk azt a kihívást, amellyel a hallgatóknak ebben a szituációban szembe kell nézniük. Számos egyéb módja van annak, hogy a címsorokban kifejezzük a lényeget – a CD-melléklet C függelékében találunk egyéb lehetőségeket. Az A pont címsorral elérkeztünk egy olyan érzelmi próbakőhöz, amely kristálytisztává teszi, miért érdemes a hallgatóságunknak ránk és prezentációnkra figyelnie. Amikor azon gondolkozunk, hogy mit is írjunk ide, próbáljunk meg egy hallgató fejével gondolkodva válaszolni erre a kérdésre: „Mit vesztettem volna, ha kihagyom a mai prezentációt?” Vagy másképpen: „Mitől álmatlanok az éjszakáim?”Álmatlanságot okozhatnak az eladások, ösztönös megérzések vagy a tisztánlátás, illetve a helyes út megtalálásának lehetősége. Ha arra koncentrálunk, hogy a hallgatóság mit veszíthet, vagy mi okoz nekik álmatlanságot, akkor megtaláljuk azt, ami miatt valóban aggódnak, és amellyel megszólíthatjuk őket az A pont címsorban.

96

Vegyük fel a történet szálát!

Az A pont címsorának kihívása alapozza meg a történetet, és segít összpontosítani. Elmondhatnánk egy tucat történetet bármilyen témáról; mégis, ha egy feladatra összpontosítunk, leszűkíthetjük a prezentációt egyetlen történetre, amelyet egy bizonyos embercsoportnak mondunk el egy adott pillanatban. Gyakran igen nehéz egy és csak egy kihívást kiválasztani, de mivel a munkamemória kapacitása az új információk terén nagyon korlátozott, át kell vergődnünk ezen a nehéz döntéshozási folyamaton, és ki kell választanunk azt az egyetlen történetszálat, amely a legjobban illik a célunkhoz. A legjobb A pont címsora megírásának érdekében igencsak jól kell ismernünk a hallgatóságunkat, és döntéseinket magunk és csapatunk legjobb tudására, kutatási tapasztalatára, versenyszellemére, elemző képességére és megérzéseire támaszkodva kell meghoznunk. AZ A PONT CÍMSOR Az A pont címsor válaszol a hallgatóság gondolatban feltett kérdésére: „Mi az a kihívás, amellyel szembe kell nézzek?”

Az A pont címsora kitöltésekor győződjünk meg arról, hogy a leírt kihívással a harmadik dia magához ragadja a hallgatóság figyelmét (l. 4.9. ábra). Ragadjuk magunkhoz a hallgatóság figyelmét a leküzdendő kihívás leírásával

4.9. ábra: Az A pont címsora a hallgatóság figyelmét a leküzdendő kihívás leírásával segít megragadni

Alig hogy megjelenik a kihívás a hallgatóság előtt az A pont címsorában, a megoldás máris ott van a következő címsorban.

97

4. fejezet: Az első öt dia tervezése

Motiváljuk a hallgatóságot a B pont címsorral! Senki sem szereti kényelmetlenül érezni magát. Mikor valami kihívással nézünk szembe, nyugtalanok vagyunk, és kényelmetlenül érezzük magunkat, amíg a helyzet újra ki nem egyensúlyozódik. Ugyanez igaz ennek a történetnek, vagy bármely más prezentációnak a főszereplőjére is. Az A pont címsorában leírtuk a megoldandó kihívást. Most ők természetesen látni akarják, hogy hogyan fognak állni a dolgok, amikor újra egyensúlyba kerülnek. Erre szolgál a B pont. A dia címsorának megírásához a B pont elnevezésű cellába írjunk be egy választ a hallgatóság kérdésére: „Hova kell eljutnom?” Ebben a példában írjuk be, hogy „Szeretné növelni bevételeit” (l. a 4.10. ábrán).

4.10. ábra: Az I. szakasz negyedik címsorában töltsük ki a B pontot azzal, ahova a hallgatóság el akar jutni, amikor szembekerül az A pont kihívásával

Ez a címsor tömören megerősíti, amit a vezérigazgatók hallani akarnak – nevezetesen azt, hogy a bevételek növekednek. Ez megalapozza a kívánt végeredményt, amelyben a főszereplő helyzete ismét egyensúlyba kerül. Az A pont címsora írja le a hallgatóságra váró kihívást, míg a B pont címsora megmutatja nekik, hogy hova akarnak kikeveredni ebből a helyzetből. Amikor meglátják a célt, feltölti őket a vágy, hogy a segítségünkkel eljussanak oda. A B PONT CÍMSORA A negyedik dia B pont címsora megválaszolja a hallgatóság újabb kérdését: „Hova akarok eljutni?”

A B pont címsor írásakor győződjünk meg arról, hogy a kívánt eredmény igazolásával a negyedik dia motiválni fogja a hallgatóságunkat (l. 4.11. ábra).

98

Vegyük fel a történet szálát!

Motiváljuk a hallgatóságot azzal, hogy megadjuk nekik, amit kíván

4.11. ábra: A B pont címsor motiválja a hallgatóságot annak meghatározásában, hogy hova akarnak eljutni

Keltsünk drámai feszültséget az A és B pont címsorok között! A címsorsablonban az A és B pont címsorokat tartalmazó cellák fizikailag is elkülönülnek egymástól (ahogy az a 4.12. ábrán is látható), míg a köztük levő cella sötétszürke színű.

Az A és B pont címsorok közti rés drámai feszültséget kelt, ami energiát kölcsönöz a történetnek

4.12. ábra: Az A és B pont címsorok közti feszültség az egész prezentáció érzelmi motorja 99

4. fejezet: Az első öt dia tervezése

Ne feledjük, hogy az A pont címsora a stabilitáshiány érzelmileg kényelmetlen állapotába hozza a hallgatóságot, a B pont címsora pedig leírja az elérni kívánt egyensúlyi állapotot. Ez az egymás után következő két címsor ad löketet a történetnek és a hallgatóságot kíváncsivá teszi a javasolt megoldásra. Az A és B közti feszültség azonnal megfogja a hallgatóságot. A drámai feszültségnek ez az időtálló technikája segít abban, hogy gyorsan megragadjuk és motiváljuk hallgatóságunkat, valamint, hogy érzelmi kapcsolatot alakítsunk ki velük; emellett megválaszolja a hallgatóság egy másik fontos kérdését: „Miért vagyok itt?” TIPP

9

Jó módszer, hogy fejben tartsuk az I. szakasz lényegét, ha a hallgatóság központi kérdésére gondolunk, amelyet minden prezentáció elején föltesznek: „A-ból B-be, mit várhatok ettől?”

Az A és B pont címsoraiban leírt probléma nem csak a hallgatóságot hangolja rá gyorsan a prezentációra, de később nekünk is segít kiválogatni és fontossági sorrendbe állítani az információkat. Hogyan döntsük el, hogy a rendelkezésünkre álló információk közül melyiket tegyük be a prezentációba? A válasz az, hogy csak azokat az információkat válogassuk be, amelyek segítenek a hallgatóságnak betölteni az A és B pontok közti hézagot. Minden más információ felesleges ebben a prezentációban, félretehetjük őket egy másik nap másik prezentációjához. MIT KERES AZ IRODALMI SZERKEZET EGY „INFORMÁCIÓS” PREZENTÁCIÓBAN? A Ne vetíts vázlatot (NVV) használatával kapcsolatos egyik ellenvetés az, hogy a irodalmi szerkezet nem alkalmas az információs prezentációkhoz. Az az elképzelés, hogy az embereket nem kell motiválni az új információk befogadásához, a 3. fejezetben olvasható. Ez azon a mítoszon alapul, hogy a puszta tényeket „betölthetjük” a hallgatóságunk passzív elméjébe, és ők automatikusan felfogják azokat. A kutatások azt mutatják, hogy az embereknek aktívan érdeklődniük kell az új információk iránt, és ha különböző eszközökkel és módszerekkel segítjük őket ebben, akkor jobban meg fogják azokat jegyezni. Miért szalasztanánk el a lehetőséget, hogy lekössük a hallgatóságot, amikor ezzel növelhetjük az összpontosítást és az érdekeltséget? Az I. szakasz drámai módszere (az A és B pont címsorai közötti feszültség segítségével) több ezer éves, és olyan dinamizmust ajánl, amely még ma is működik, alkalmazható bármilyen típusú prezentációhoz.

Az A és B pont címsorai közti feszültség a prezentáció szándékát is meghatározza, így ha tisztázzuk a problémát, tisztázzuk a célt is. Ez a prezentáció központi problémája, és azt a kérdést teszi fel, hogy mit is próbál a 100

Vegyük fel a történet szálát!

prezentáció megoldani. Ez olyan érzelmi központot hoz létre, amely koncentrálja a történetet, és összefüggést teremt annak különböző részei között. Az A és B pontok közti feszültség meghatározza azt a problémát, amelynek megoldásában segíteni akarunk a hallgatóságunknak, valamint megválaszol egy újabb fontos kérdést: „Mit nyújt ez nekem?” Ahogy kitöltjük az A és B pont közti hézagot, úgy adunk keretet a prezentáció további menetének. Ha ezt a keretet jól rakjuk össze, akkor a prezentáció kapcsolatot létesít a hallgatósággal; ha nem, akkor ez a kapcsolat nem jön létre. Valószínűleg a problémának a hallgatóság számára való meghatározása a legnehezebb feladat a prezentációban. Csapatunknak valószínűleg számos vázlatot és átdolgozást kell készítenie, amíg kialakul a végleges A pont és B pont címsor, azonban amikor már megvannak, a prezentáció többi része magától a helyére kerül. A B pont címsor megírására sok módszer létezik – a CD-melléklet C függelékében található néhány közülük. Amikor a problémát az A és B pont címsoraival felvázoltuk, ideje tudatnunk a hallgatósággal, hogy hogyan tervezzük megoldani.

Tereljük egy irányba a hallgatóság figyelmét a Teendő címsorral! Emlékezzünk rá, hogy az A pont címsora határozta meg a kihívást, a B pont címsora pedig megmutatta a hallgatóságnak, hogy hova akarunk eljutni ennek a kihívásnak a fényében. Most a Teendő címsor segítségével szó szerint kitöltjük a hézagot az A és B pont között. A Teendő címsor indokolja, hogy ki az előadó: miért szántuk az időnket annak kitalálására, hogy a főszereplő hogyan tudja megoldani a problémát. Az ötödik dia létrehozásához írjuk be a Teendő elnevezésű sötétszürke cellába a választ a hallgatóságot foglalkoztató kérdésre: „Hogyan jutok el A-ból B-be? Ebben az esetben írjuk be, hogy „Fogadjon fel bennünket a kívánt bevételek eléréséhez”, ahogy az a 4.13. ábrán is látható. Ebben a példában annak érdekében, hogy kitöltsük az A és B pont címsorai közti hézagot, megkérjük a vezérigazgatókat, hogy tőlünk kérjen segítséget a kívánt bevételek eléréséhez. Az első öt dia ismeretében a hallgatóság már tudja, hogy milyen problémával néz szembe, és képes lesz oldani, ha segítünk neki azzal a történettel, amellyel hamarosan folytatni fogjuk.

101

4. fejezet: Az első öt dia tervezése

4.13. ábra: Az I. szakasz ötödik címsorában szólítsunk fel a cselekvésre

Noha a „fogadjon fel” kifejezés talán közvetlenebb, mint amit egy ilyen hallgatóság előtt használni szokás, azonban világos és közvetlen nyelvhasználatával a lényegéig lecsupaszítva közvetíti, hogy mit akarunk a hallgatóktól. Ha nem kívánatos az ennyire közvetlen szóhasználat, módosítsunk a saját és a hallgatóság igényeinek megfelelően. Ebben a példában a további lehetőségek a következők: „Vonjon be minket a lehetőségek felkutatásába,” „fogadjon partneréül a jobb eredmények eléréséhez,” vagy „Gondolja meg, nem mi lennénk-e az Önnek alkalmas csapat.” Bármilyen szóhasználatot is választunk, fontos, hogy az megfeleljen mind nekünk, mind a hallgatóságunknak. A CD-melléklet D függelékében található számos olyan kifejezés, amelyet használhatunk a Teendő címsorokban. A TEENDŐ CÍMSOR A Teendő címsor a hallgatóság következő kérdésére felel: „Hogyan jutok el A-ból B-be?”

A Teendő címsornak le kell írnia, hogy a hallgatóságnak mit kell tennie vagy minek kell hitelt adnia, hogy megoldja az A és B pont címsorok közti feszültség problémáját – lényegében ez a prezentáció célja. A végső szóhasználat fontos, ugyanis a Teendő címsor határozza meg, hogy mit akarunk a hallgatóságunkkal együtt elérni, valamint egy egyértelmű irányt és útvonalat ajánl, amelyet képesek lesznek követni a prezentáció folyamán. Amikor írjuk a II. szakaszt az 5. fejezetben, sokszor fogjuk javítgatni és tesztelni Teendő címsorunkat, és valószínűleg a szóhasználaton is változtatni fogunk. A Teendő címsor emellett döntéshozó formába rendezi gondolatainkat, ami fontos azoknak, akik el akarnak érni valamit. Egy mondatban, a Teendő címsor szavai meghatározzák, hogy honnan tudhatjuk, sikeres

102

Vegyük fel a történet szálát!

volt-e a prezentációnk, legyen a siker akár egy következő találkozó, üzlet, megállapodás vagy kedvező bírálat. Ha a hallgatóság a történetünk végén elfogadja a Teendő címsort, akkor tudhatjuk, hogy sikeres volt. ELAKADTAM! Mit tegyünk, ha elakadunk valahol az első öt dia címsorainak megírása közben? A CD-melléklet C és D függelékeiből ötletet meríthetünk. Vagy, ha az I. szakaszban akadunk el, ugorjunk a II. szakaszra, és térjünk vissza a I.-re később. Az I. szakasz meghatározásában és finomításában gyakran segít, ha kitöltjük a II.-at.

Az I. szakasz Teendő címsorának megírásakor a hallgatóság figyelmének összpontosítását biztosítjuk azzal, hogy az ötödik dián utat mutatunk nekik, amelyen eljuthatnak A pontból B pontba (l. 4.14. ábra). A képen látható Teendő dia háttere sötétszürke, mint a cellája a címsorsablonban; ezzel kitűnik a többi közül, ugyanis tulajdonképpen ez a prezentáció legfontosabb diája. Ha csak egy diánkat mutathatnánk meg, annak a Teendő diának kellene lennie – mire befejeztük ezt a diát a 8. fejezetben, le fogja egyszerűsíteni az egész prezentációt egyetlen látványba, amelyhez a kísérőszövegünk társul.

Irányítsuk a hallgatóság figyelmét azzal, hogy mutatunk nekik egy, az A pontból a B pontba vezető utat

4.14. ábra: A Teendő címsor koncentrálja az I. szakaszt és a történet hátralevő részét

103

4. fejezet: Az első öt dia tervezése

Válasszunk motívumot! Most, hogy választottunk egy történetszálat, amely segít átjutni az információnak a tű fokán, úgy növelhetjük a munkamemória hatékonyságát, hogy megmutatjuk a történetben követni kívánt mintát. Ezt úgy tehetjük meg, hogy az első öt diához tegyünk hozzá egy motívumot vagy visszatérő témát. A motívum a prezentációnkban használható technikák leghatékonyabbika. Egységesíti ötleteinket a történet menetében, színezi a nyelvezetünket. Emellett jelentősen megkönnyíti a diákhoz hozzáadandó grafikák kiválasztását, ugyanis a motívumot összekapcsolhatjuk a látvánnyal. Lehet, hogy úgy tűnik, a motívum csak egy „jó, hogy van” adalék, amely színesebbé és érdekesebbé teszi a prezentációt, azonban egy kutatás kimutatta, hogy jóval több, mint csinos külső. A munkamemória valószínűleg nem képes feldolgozni minden új információt, és ha azokat nem rendezi valami világos szerkezetbe, neki kell végrehajtania ezt – ami egyáltalán nem hatékony folyamat. Azonban egy működő struktúra hatékonyan segítheti kiválogatni, rendezni és integrálni az új információkat. A legjobban azok a struktúrák működnek, amelyek már ott vannak a hallgatóság hosszú távú memóriájában – akár egy ismerős metafora, akár valamilyen rendszerszerűség (például 1-2-3), akár néhány hasonló szituációtéma formájában. Lásd még! A metaforákról és azoknak az emberek gondolkodására gyakorolt hatásáról l. George Lakoff munkáját: Metaphors We Live By, 2nd ed. (with Mark Johnson; University of Chicago Press, 2002).

Például, a legtöbb ember számára ismerős folyamat egy kirakó összerakása, így a kirakózással kapcsolatos szerkezet már létezik a hosszú távú memóriájukban. Amikor kirakó motívumot használunk a történetünk szerkezetéhez, ahogy az a 4.15. ábrán látható, megnöveljük a hallgatóság munkamemóriájának hatékonyságát, így ők sokkal gyorsabban értelmezni tudják az új információkat. Egy már létező struktúra alkalmazása csökkenti a kognitív feszültséget, ugyanis a munkamemóriának nem kell annyi energiát kifejtenie, mintha ő kényszerülne létrehozni egy szerkezetet.

104

Válasszunk motívumot!

4.15. ábra: Amikor a hosszú távú memóriából veszünk elő egy ismerős struktúrát a beszámolónkhoz, hatékonyabbá tesszük a munkamemóriát

Számos, prezentációnkhoz alkalmazható motívumot találhatunk a CDmelléklet D függelékének példáiba ágyazva. Ezeket felhasználhatjuk a saját Teendő címsorunkhoz. Motívumot úgy alkalmazhatunk a prezentációnkban, hogy beleépítjük azt a címsorokba is, mint az ebben a fejezetben, az I. szakasz következő példavariációiban látható. Amikor motívumot keresünk az I. szakasz számára, a következő általános elveket vegyük figyelembe: • Jó, ha a motívum megvan a hallgatóság hosszú távú memóriájában. Be kell hatolnunk a hallgatóság elméjébe, hogy megtaláljuk a megfelelő motívumot, ugyanis a szerkezetnek már léteznie kell a hosszú távú memóriájukban. Ki kell találnunk, hogy mit gondolnak, és mit tudnak a kutatásainkról, interjúinkról és elemzéseinkről. Esküdtszéki tárgyalásokon az ügyvédek néha kérdőívet készítenek az esküdteknek, hogy megtudják, milyen lehetséges témák kelthetnek visszhangot egy jogi prezentációban. Lehet, hogy hasonló mélységű kutatást kell végeznünk, ha prezentációnk különösen fontos. Ha nem ismerjük hallgatóságunkat, vagy nem találunk róluk elég információt, akkor válasszunk egy általános metaforát, mint amilyen a 4.16. ábrán látható ellenőrzőjegyzék motívum. • A motívumnak visszhangot kell keltenie hallgatóságban. A hallgatóság számára adekvát motívumot kell választani, hogy könnyen tudjanak kapcsolatot teremteni vele. A motívum ellenünk is dolgozhat, ha rosszul párosul a struktúrához, ugyanis megzavarhatja a 105

4. fejezet: Az első öt dia tervezése

hallgatóságot, vagy az egész egyszerűen nem vesz minket komolyan. A motívumnak visszhangot kell keltenie bennünk, az előadóban is – válasszunk olyat, amely személyesen kapcsolódik hozzánk, így megmutat valamit személyiségünkből, és természetes lelkesedésünkkel életet viszünk gondolatainkba. Összetett vagy különleges motívumot is használhatunk, ha a hallgatóság minden tagja ismeri, mint a 4.17. ábrán mutatott képletet is.

4.16. ábra: Az ellenőrzőjegyzék motívum ismerős a legtöbb hallgató számára

4.17. ábra: A képlet motívum visszhangot kelt azokban, akik számokkal foglalkoznak

• A motívumnak egyszerűnek kell lennie. Amikor kitalálunk egy motívumot, egyszerűsítsük le és bontsuk szét lényegi részeire, így tudjuk alkalmazni az első öt diára. Például, ha a kirakók általános témája helyett konkrétabb motívumra van szükségünk, akkor összpontosítsuk a motívumot az „illesszük össze a három problémadarabkát a problémakirakóban” mondat szellemében (l. 4.18. ábra). A motívumnak világosnak és könnyen érthetőnek kell lennie, és anélkül kell megfogalmaznia és kiegészítenie gondolatainkat, hogy tekervényes, közhelyes vagy a dolgokat összezavaró lenne.

106

Válasszunk motívumot!

4.18. ábra: A kirakómotívum egyszerű, mégis hatásos

• A motívum emlékezetesebb, ha váratlan. Az is emlékezetesebbé teszi a prezentációt, ha az I. szakaszban meglepő motívum jelenik meg szintén. Válasszunk egy szokatlan intuíciót, új nézőpontot a dolgok szemlélésére vagy egy váratlan módszert az ötletünk bemutatására: ahogy azt a 4.19. ábra példázza. Ha egy motívumot kreatívan használunk azáltal, hogy meglepő környezetbe helyezzük, növelhetjük az érdeklődést és ösztönözhetjük a kreatív gondolkodást és a szellemi részvételt. Minél meglepőbb, érdekesebb és lebilincselőbb a motívum, annál emlékezetesebb. Azonban, ahogy korábban már volt szó róla, minden esetben győződjünk meg arról, hogy a motívum alkalmazkodik-e a hallgatósághoz.

4.19. ábra: Csavarjunk egyet az utazás motívumon, azt javasolva, hogy visszafelé induljunk, és ne előre A BOMBASIKER MOTÍVUM A leghatékonyabb motívumok közül jó pár a közkultúra területéről származik, mint az 1. fejezetben leírt esküdtszéki tárgyalás bevezető nyilatkozata is, amely a népszerű televíziós sorozat ihlette CSI motívumot használta. Jól működő bombasiker motívum a hallgatóságunk esetében a tudomány és a művészet találkozása — a hallgatóság kutatások alapján való megismerése a tudomány, és az őket érdeklő témák újszerű alkalmazása az információkra - a művészet.

107

4. fejezet: Az első öt dia tervezése

• A legjobb motívumok bővíthetők. A motívumunk nagy szerepet fog játszani a prezentáció hátralevő részében is – mind szerkezetileg, mind verbálisan, mind vizuálisan. Minél elegánsabban lehet egyetlen motívumot kiterjeszteni a prezentáció összes szintjére, annál nagyobb hatást fog elérni. A motívum néha előremutató, máskor ötletes, humoros vagy meglepő. Minél mélyebben és szélesebb körben lehet alkalmazni egy motívumot az egész prezentációra, annál egységesebb és elegánsabb lesz a kommunikáció. Érdemes időt szánni a motívum átgondolására, valamint különböző motívumokat kigondolni, ugyanis, ha találunk egy jót, az átalakíthatja történetünk fonalát üvegszállá, melyen az új információ fénysebességgel jut át a munkamemórián.

Lehull a függöny az I. szakasz végén Most, hogy van öt címsorunk, befejezzük az I. szakaszt. Tekintsük át újra a címsorokat! Látszatra egyszerűek, mégis segítenek számos fontos feladat elvégzésében, például a prezentáció hallgatósághoz igazításában, valamint olyan feltételek felállításában, amelyek leszűkítik az átadni kívánt információk körét. Tekintsük ezeket a címsorokat a címsorsablon többi része vázlatának; elképzelhető, hogy később vissza kell térnünk rájuk, hogy beléjük javítgassunk, ahogy készül a prezentáció. MEGJEGYZÉS

Azt, amikor egy újságíró nem a cikke elejére helyezi a legfontosabb információt, annak a neve nyomtemetés (burying the lead) Az I. szakasz szerkezete azért nem jelenti ugyanezt, mert a legfontosabb információt a figyelem legmagasabb szintjére helyezi minden prezentáció kezdetén.

Ha még nem tettük meg, nézessük át az öt címsort a csapatunkkal, és mindenki mással, akinek el kell fogadnia a prezentációt. Ezek a címsorok meghatároznak mindent, ami a történetben ki fog bontakozni, úgyhogy nagyon fontos a többieket is hamar bevonni az írási folyamatba, hogy biztosan a jó úton haladjunk.

108

Lehull a függöny az I. szakasz végén

Soha ne kapkodjuk el az I. szakasz címsorainak megírását – az itt használt szavak tesznek különbséget jó és rosz kezdés között. Nem szokatlan, hogy egy személy vagy csapat többször teljesen átírja az I. szakaszt, amíg a szituáció megfelelő nem lesz a hallgatóság számára. A kivitelező csapat általában sok időt fordít az I. szakasz finomítására, ugyanis – tágabb értelemben – ez az öt címsor határozza meg, hogy a vállalat hogyan ért szót az ügyfelekkel, és hogyan igazítja hozzájuk a prezentációt. Ez az öt egyszerű címsor valójában egyfajta kommunikációs stratégia, és mindenféleképpen megéri, bármilyen erőforrásokat is fektetnénk egyébként a stratégiai vonatkozású kérdések megválaszolásába. A fejezet végén található tippekből ötleteket nyerhetünk az I. szakasz címsorainak fejlesztésével és finomításával kapcsolatban. Most álljon itt néhány dolog, amelyek segítségével ellenőrizhetjük és áttekinthetjük a címsorokat.

Az öt címsor áttekintése Hangosan olvassuk fel az öt címsort, hogy ellenőrizhessük a kívánt hangsúlyozást, folyékonyságot és a nyelvezet érthetőségét. Győződjünk meg arról, hogy a hallgatóság szerint tisztázásra szoruló kérdések mindegyikét megválaszoltuk: hol és mikor, ki, mi, miért és hogyan. Itt állnak a válaszok a hozzájuk tartozó címsorokkal: • A Helyzet címsor Hol vagyok és mikor? • A Szerep címsor Ki vagyok én ebben a helyzetben? • Az A pont címsor Mi az a kihívás, amellyel szembenézek? • A B pont címsor Hol akarok lenni? • (A rés A és B között) Miért vagyok itt? • A Teendő címsor Hogyan jutok el A-ból B-be? TIPP

9

Ha valamikor rögtönzött beszédet kell tartanunk, az I. szakasz első öt címsorának felhasználásával kezdjük előadásunkat. Ez holtbiztos módja a hallgatóságban felmerült, tisztázandó kérdések megválaszolásának, és mélyen lenyűgözi őket.

109

4. fejezet: Az első öt dia tervezése

Forduljunk a hallgatóság érzelmeihez Hallgatóságunk – beleértve ezeket a vezérigazgatókat is – egyik tagja sem pusztán racionális lény, hanem érzelmeik is vannak. Az I. szakasz címsorainál kerüljük el a szigorúan racionális megközelítést, hogy érzelmi kapcsolatot tudjunk kialakítani a hallgatósággal, és hogy meggyőzzük őket arról, hogy az információ fontos számukra. Ezt a kapcsolatot az erős történetkezdés legfontosabb elemeinek alkalmazásával hozhatjuk létre ki, méghozzá a Helyzet, Szerep, A pont, B pont és Teendő diák címsorainak formájában. Azáltal, hogy ezen elemek mindegyikét a hallgatósághoz igazítva mutatjuk be nekik az I. szakaszban, személyesebbé tesszük a szituációt, és biztosítjuk a hatásos kezdést. Ne felejtsük el! Az I. szakasz címsorai érzelmi kapcsolatot alakítanak ki a hallgatósággal.

Az ötletek fókuszálása Ahogy arról a 2. fejezetben már szó volt, ha az információmennyiség túlterheli a hallgatóságot – főleg a prezentáció elején –, az agyuk kikapcsol, mi pedig nem érjük el a kívánt eredményt. Az I. szakasz segít felállítani azokat a kritériumokat, amelyek leszűkítik az elmondható dolgok körét az elmondandó, igazán fontos dolgokra. Amikor az 5. fejezetben megkezdjük a II. szakasz címsorainak írását, látni fogjuk, hogy az I. szakasz címsorai oly módon alapozták meg a történetet, hogy a legszükségesebbekre korlátozták az információmennyiséget, egyidejűleg az általunk elvárt magas szintre emelve a minőséget. NVV-: AZ ELSŐ ÖT DIA MEGTERVEZÉSE Megfelel-e prezentációnk első öt diája az alábbiaknak:

110

•

Ráhangolják a hallgatóságot a prezentációban felvázolt szituációra?

•

Felkeltik a hallgatóság érdeklődését azzal, hogy szerepet adnak nekik a szituációban?

•

Magukkal ragadják érzelmileg a hallgatóságot a megoldandó kihívás (A pont) felvázolásával?

•

Motiválják őket a közös cél elismerésével (B pont)?

•

Azonos irányba állítják őket azzal, hogy felajánlanak egy lehetőséget A pontból B pontba eljutásra (Teendő)?

10 tipp az I. szakasz tökélesítésére

Az első öt dia címsorának ebben a fejezetben bemutatott létrehozási folyamata lefekteti az alapokat, amelyeket bármilyen prezentáció történetére alkalmazhatunk, valamint segít érzelmi szálakat megpendíteni és az ötleteinket koncentrálni. Miután megtanultuk ezeket az alapokat, számos kreatív erőforrás, eszköz és módszer segít majd a saját stílusunkhoz és körülményeinkhez igazítani ezt a szerkezetet. Ha elégedettek vagyunk az I. szakasz címsoraival, ideje a II. szakaszban tartalmat adni történetünknek. Mielőtt rátérnénk az 5. fejezetre, fussunk át a következő részben olvasható 10 tippen, hogy bár elégedettek vagyunk az alapokkal, ötleteket meríthessünk az I. szakasz esetleges további finomításához.

10 tipp az I. szakasz tökélesítésére Az I. szakasz szerkezete nem kötött képlet – csak folytonosan megújítandó alapelv, amely teret ad az improvizációnak az éppen aktuális helyzetben. Ahogy az írók is számtalan történetváltozatot hoznak létre e technológia alkalmazása során, úgy mi is sok változatot készíthetünk ezzel az eszközzel a prezentációnkhoz. Miután megtanultuk az alapokat, bőven van terünk azok igazítására és a rögtönzésre, hogy illeszkedjenek személyiségünkhöz, a hallgatósághoz és helyzethez. Ha készek vagyunk arra, hogy magasabb szintre emeljük a prezentációnkat, olvassuk el az alábbi 10, haladóknak szóló tippet, amelyekkel tovább építkezhetünk.

1. tipp: Ihlet a forgatókönyvíróktól Adjunk lökést kreatív képzeletünknek úgy, hogy visszamegyünk a múltba, hogy lássuk a prezentációtörténetek jövőjét. Mindössze annyit kell tennünk, hogy a történetszerkezet régi szakértőihez fordulunk. Kezdjük Arisztotelész klasszikus könyveivel, a Poétikával és a Retorikával. Számos kiváló könyv létezik a forgatókönyvírásról, melyek Arisztotelész gondolatainak újabb keletű adaptációi: ezek segíthetnek az I. szakasz címsorainak megírásában. Ilyenek tartoznak közéjük: Robert Mckee12 – Story: 12

Az itt olvasható utalás szerint http://www.filmiras.hu/2007/09/15/robert-mckee-story-magyarul/ Jurás Jenő magyarra fordította McKee Story című művét.

111

4. fejezet: Az első öt dia tervezése

Substance, Structure, Style and the Principles of Screenwriting (Regan Books, 1997); Syd Field13 – Screenplay: The Foundations of Screenwriting (Dell, 1984); és James Bonnet – Stealing Fire from the Gods: The Complete Guide to Story for Writers and Filmmakers (Michael Wiese productions, 2006). E művek bármelyike segíthet többet megtudnunk a történetek első jelenetének kulcselemeiről, beleértve a beállításokat, a karakterfejlesztést, a váratlan eseményeket és a cselekmény lényegét. Ha ötletforrásként olvassuk ezeket a könyveket, vegyük figyelembe, hogy a PowerPoint-prezentáció egy sajátságos történettípus, amelyben a hallgatóság a főszereplő, mi pedig csak mellékszereplők vagyunk. Ezt szem előtt tartva biztosak lehetünk abban, hogy minden történetünk megfelel a PowerPoint-prezentációk különleges igényeinek.

2. tipp: 10 történetváltozat Miután begyakoroltuk az öt I. szakaszbeli címsor alapjait, próbáljunk a szituációkban rögtönözni. Például, történetszerkezetünkhöz hozzátartozhat az I. szakasz címsorai sorrendjének megváltozása. Kezdhetjük az A és B pont címsorokkal, és később is meghatározhatjuk a Helyzet, Szerep és Teendő címsorokat. Vagy kezdhetünk a Teendő címsorral, hogy megragadjuk az emberek figyelmét, és ezután folytatjuk a többivel. Néha törölhetünk is egy diát, ha teljes az egyetértés egy adott helyzettel kapcsolatban, bár senkinek sem árt egy információ újbóli tisztázása, hogy mindenki azonos álláspontra jusson. Noha az I. szakasz klasszikus történetszerkezete számtalan történetváltozathoz képez alapot, van egy korlátozottabb történettípus-készlet is, amely szintén segíthet keretet adni saját történeteinknek. Henry M. Boettinger Moving Mountains (Crowell-Collier press, 1989) című könyvében egy tucat történettípust jellemez (alább láthatók összefoglalva), amelyek olyan különböző szituációkat írnak le, amelyekkel a cégek munkatársai szembesülhetnek. E történettípusok többsége segíthet fokozni az A és B pontok dinamikáját, amelyet az I. szakaszban alapoztunk meg. • Történeti elbeszélés „Történelmünk büszkévé tesz minket, és magas elvárásainkat a jelenlegi helyzetben is érvényesíteni akarjuk.”

13

http://www.szemle.film.hu/object.68ae5184-f78c-44f7-881c-ea1bd0aaf060.ivy

112

10 tipp az I. szakasz tökélesítésére

• Válság „Szembe kell néznünk a ránk leselkedő veszélyekkel.” • Csalódottság „ A rendelkezésünkre álló legjobb információk alapján hoztunk egy döntést, de most már tudjuk, hogy nem ez volt a megfelelő – így meg kell próbálnunk valami mást.” • Lehetőség „Most tudunk valamit, amit eddig nem tudtunk, és ami új lehetőséget kínál, ha cselekszünk.” • Válaszút „Eddig problémamentesen haladtunk utunkon, de most választanunk kell, hogy merre tovább.” • Kihívás „Valaki más elért valami fantasztikusat – van bennünk anynyi, hogy ezt mi is megtegyük?” • Hiba felfedezése „Bár úgy tűnik, hogy minden rendben, mégis van egy súlyos probléma, amelyet helyre kell hoznunk.” • Kaland „Tudjuk, hogy kockázatos új dolgokba belevágni, azonban jobb vállalni ezt a kockázatot, mint megmaradni a megszokott kerékvágásban.” • Reagálás egy felszólításra „Azt mondták, hogy ezt kell tennünk, tehát összegyűltünk, hogy kitaláljuk, miképp.” • Forradalom „Hamarosan a szakadék peremén fogunk egyensúlyozni, ha nem változtatunk radikálisan azon, amit most csinálunk.” • Fejlődés „Ha nem tartunk lépést, vissza fogunk esni.” • A nagy Álom „Ha látjuk a lehetőségeinket, akkor a valóságunkká változtathatjuk őket.” Nem számít, hogy milyen jellegű a történetünk, amikor elkezdjük írni az I. szakasz címsorait, tekintsük át ezeket a típusokat, valamelyik talán tud segíteni a megfelelő szavak megtalálásában.

3. tipp: Az I. szakasz próbafelvétele A filmkészítés során a próbafelvételkor a színészek beállnak a kamera elé, hogy lehessen látni, hogyan fognak kinézni a vásznon. A PowerPointprezentációban az első „próbafelvétel” az I. szakasz címsoraival kapcsolatosan történik, és első hallgatóság a csapatunk tagjai. Nagyon fontos,

113

4. fejezet: Az első öt dia tervezése

hogy más embereket is bevonjunk a prezentáció készítésének e fázisába, hogy visszajelzéseket és új nézőpontokat kapjunk. Ha egy kicsi vagy nem hivatalos prezentáción dolgozunk, kérjük meg egy munkatársunkat vagy a főnökünket, hogy tekintse át az I. szakasz címsorait. Ha csoportunkkal beletanulunk az I. szakasz írásának csínjábabínjába, akkor a PowerPoint-prezentációkon túl próbáljuk alkalmazni ezeket a módszereket más kommunikációs forgatókönyvekre is. Egy prezentáció I. szakaszának kidolgozása olyan problémamegoldó keretmunka, amely segíthet egy csoportnak a stratégia tisztázásában, a marketingüzenetek célba juttatásában, projekttervek létrehozásában és egyéb kihívások megoldásában is. Amikor megmutatjuk az I. szakasz címsorait a csapatunknak, nagyszerű alkalom keletkezik új projekt indítására vagy új csapattárs bemutatására is. Az I. szakasz öt címsorának és a tisztázandó kérdéseknek az áttekintésével a csapattagok gyorsan és könnyen megismerkedhetnek a helyzettel.

4. tipp: Több történet, több sablon Nem mindegyik prezentáció felel meg mindenkinek. Az I. szakasz címsorainak értéke abban rejlik, hogy specifikáltak, és úgy vannak kialakítva, hogy egy adott hallgatóság egy adott problémáját oldják meg. De mi van, ha a hallgatóságnak egynél több problémája van? Mi van, ha ugyanazt a prezentációt több különböző hallgatóság látja, amelyek különböző problémákkal küszködnek? Például, marketingtervet kell bemutatnunk különböző hallgatóságoknak, egy bizottságnak, a reklámügynökségünknek vagy az eladási részlegnek. A prezentációt minden esetben másra kell fókuszálni, ezért az I. szakasz különböző verziókban kell, hogy készüljön. Ha nem igazítjuk a prezentációt a hallgatósághoz, nem tudunk kapcsolatot teremteni velük. Az I. szakasz több változatban való létrehozása megfelelő tervezési módszer azon különböző szituációkhoz, melyek mindegyike egy adott hallgatósághoz igazodik. Készítsünk másolatot arról a Word-dokumentumról, amely a jelenlegi szituációsablonunk öt I. szakaszbeli címsorát tartalmazza. Az új dokumentumban írjuk át az A és B pont címsorokat új hallgatóság központi problémája szerint. Ha végeztünk ezzel a módosítással, lehet, hogy szükség lesz a Helyzet és Szerep címsorok módosítására is, ha másfajta körülmények vezettek ehhez a problémához. Sőt, való-

114

10 tipp az I. szakasz tökélesítésére

színűleg a Teendő címsort is felül kell vizsgálnunk, ugyanis az új probléma megoldása valószínűleg különbözni fog az előzőétől. Az I. szakasz külön verzióinak létrehozása után kiválaszthatjuk a soron következő hallgatóságunknak leginkább megfelelő verziót. A többverziós megközelítés akkor is használható, ha több történetet kell elmondanunk amellett, amelyen éppen dolgozunk. Ha új történet van születőben, akkor nyissunk meg egy új címsorsablont, és tartsuk megnyitva, amíg a jelenlegi prezentációnkon dolgozunk, hogy menet közben a második történethez is hozzáadhassunk címsorokat. Ahogy a második prezentáció párhuzamosan fejlődik az elsővel, látni fogjuk, hogy mindkét verziót egyszerre tudjuk finomítani.

5. tipp: Képzeljük el a hallgatóságot! Minél jobban ismerjük a hallgatóságot, annál világosabb lesz a kommunikáció. Amikor nekilátunk az I. szakasz címsorai írásának, szánjunk némi időt a csapatunkkal arra, hogy elképzeljünk mindent, amit tudunk az adott hallgatóságról. Ehhez nyissunk meg egy üres PowerPoint-prezentációt, hozzunk létre egy üres diát, majd szúrjuk be a hallgatóság egy adott tagjának képét, vagy írjuk le egyikük nevét. Ha nagy hallgatósághoz fogunk beszélni, szabjuk a diát az átlagos hallgatóságtaghoz. Kérdezzünk ilyesmi kérdéseket csoportunktól: • Mit tudunk erről az emberről? • Mit hallottunk a személyiségtípusáról? • Hogyan hoz döntéseket? • Mit tudhatunk meg a gondolkodásmódjáról webes kereséssel? • Mit tudhatunk meg a saját szociális hálózatunk alapján arról, hogy hogyan dolgozik együtt más emberekkel? • Hogyan alakítsunk ki olyan hatásos élményt, amely egyezik az ő érdeklődésével és személyiségtípusával?

115

4. fejezet: Az első öt dia tervezése

Írjuk az információkat egy diára, miközben csoportunk tagjai válaszolnak, így mindenki látni fogja az összes információt, rögzítve egy PowerPoint-dián. Ilyenkor csoportunk kollektív gondolkodása alapján próbáljuk jobban megérteni a hallgatóságot. Emellett mélyebben elgondolkozunk róluk és szándékainkról, amely jelentősen növelni fogja címsoraink minőségét.

6. tipp: Milyen problémával néz szembe a hallgatóság? A hallgatóságot érintő probléma pontos meghatározásához próbáljuk beleképzelni magunkat a helyükbe. Az I. szakasz címsorai rögzítik a hallgatóság problémáját és az általunk kínált megoldást. Azonban nem mindig könnyű kitalálni a problémát, hogy biztosak lehessünk a helyes megoldásban. Az 5. tippben leírt vizualizációs gyakorlat segít belelátni a hallgatóságunk elméjébe, így jobb helyzetben leszünk a megfelelő címsorok megírásakor. Egy másik módszer a szerepjáték. Amikor áttekintjük az I. szakasz címsorainak vázlatát, kérjük meg csoportunk egyik tagját, hogy játssza el a hallgatóság egyik döntéshozójának vagy képviselőjének szerepét. Ő átnézheti az előző profilkészítési gyakorlatban gyűjtött anyagot, így jobban bele tudja élni magát a szerepbe. Kérjük meg, hogy legyen az ördög ügyvédje, mikor átnézi a munkánkat, és folyamatosan kérdezzen hasonló kérdéseket: • Mit nyújt ez nekem? • Miért gondolják, hogy ez fontos számomra? • Miért kéne törődnöm vele? Ha ezt a kritikus hangnemet használják, mikor áttekintik a vázlatot, akkor ellenőrizhetjük, hogy a címsorok célba találnak-e. Jobb, hogy ha egy színlelt hallgatóságtól halljuk ezeket a kérdéseket, mint ha azok váratlanul, a prezentációnk során merülnének fel. Amikor meghatároztuk a hallgatóság problémáját, ne lepődjünk meg, ha a prezentációnk egy egészet alkot, és ötleteink letisztult jelentésükben kerülnek felszínre.

116

10 tipp az I. szakasz tökélesítésére

7. tipp: Stratégiai kollázs Ha nagy tétre menő prezentációt kell készítenünk, lehet, hogy szükségünk lesz további erőfeszítésekre, hogy megismerjük hallgatóságunkat. Jó módja megismerésüknek az, ha – szimbolikusan – pár napig a bőrükbe bújunk. Nyissunk meg egy új PowerPoint-fájlt, majd hozzunk létre hat üres diát. A diákra írjunk le egyet-egyet a tisztázandó kérdések közül: Hol? Mikor? Ki? Mi? Miért? Hogyan? Digitális fényképezőgép használatával készítsünk képeket a hallgatóságunk által a saját környezetükben minden nap használt tárgyakról és látható emberekről. A látványnak jelképeznie kell a hallgatóságról gyűjtött adatokat, származzanak azok akár piackutatásból, akár demográfiai felmérésből, akár a csoport tagjainak információiból. A Microsoft Office Online Clip art and Media oldalról ingyenesen tölthetünk le képeket. Ezen kívül cégünk fényképtáraiban kereshetünk engedélyköteles képeket, amelyeket felhasználhatunk, hogy megmutassuk az épületet, amelyben dolgoznak, az általuk használt termékeket, valamint az általuk meglátogatott helyeket. Lapolvasó használatával vihetünk be képeket a dokumentumokba, tolltáblával vázlatokat készíthetünk, videokamera segítségével szúrhatunk videoklipeket be, és mikrofonnal hangokat gyűjthetünk. Amikor ezeket a multimédiás elemeket összegyűjtöttük, rendezzük el őket a hat dián, hogy megszemélyesítsük a hat munkatársat. Méretezzük a különböző elemeket aszerint, hogy milyen fontosnak gondoljuk a hallgatóság számára – például, ha a mozgékonyság a legfontosabb, egy autó képe legyen nagyobb, mint a többi, kevésbé fontos elem. Mutassuk meg a fájlt a csapatunknak, hogy megbeszélhessük, milyen lehet egy napot eltölteni a hallgatóság bőrében. Ezután nyissunk meg egy címsorsablont, és kezdjük meg a munkát az I. szakaszon. Beszéljük meg a csapatunkkal, hogy a címsorok mennyire illenek a munkatársakhoz, majd szerkesszük át őket, ha szükséges. Minél inkább illeszkedik az I. szakasz története a hallgatóságunk életéhez, annál jobb lesz a prezentáció.

8. tipp: A hirdetés sztorija Az I. szakasz történetszerkezetének néhány leghatékonyabb példáját naponta látjuk. Ha figyelünk rájuk, számtalan ötletet meríthetünk a prezentációinkhoz. Ezek a történetek körülöttünk vannak – hirdetések formájában.

117

4. fejezet: Az első öt dia tervezése

A hirdetők ismerik Arisztotetelész gondolatait és módszereit a történetmesélés és meggyőzés terén, ugyanis lényegében minden hirdetés egy történet, amelynek a célja a meggyőzés. Amikor felnézünk egy hirdetőtáblára, kinyitunk egy újságot vagy tévézünk, mini történeteket látunk, amelyek a meggyőzésre épülnek. Minden hirdetésnek egyetlen célja van: hogy meggyőzzön minket valamiről – általában egy termék megvételéről. Ehhez a hirdető az elérhető legújabb és legkifinomultabb multimédiás eszközöket fogja használni. Azonban ugyanazok a klasszikus történetelemek állnak mögöttük, mint amelyeken az I. szakaszban dolgoztunk: a tisztázandó kérdések (hol és mikor, ki, miért, mi és hogyan). A hirdetések esetében ugyanúgy a közönség a főszereplő, mint a PowerPoint-prezentációknál – azaz mi –, ugyanis a hirdető célja az, hogy meggyőzzön minket valami újdonság megvásárlásáról vagy átgondolásáról. Ha egy mosóporreklámot nézünk, hasonlítsuk össze a hallgatóságnak az I. szakasz címsorai láttán magában feltett kérdéseit azzal, amit a televízióban látunk, valahogy így: • Hol vagyok és mikor? Otthon, délután. • Ki vagyok én ebben a helyzetben? Egy olyan valaki, aki készülődik az esti szórakozásra. • Mi az a kihívás, amellyel szembenézek? Spagetti esett a kedvenc ingemre. • Hol akarok lenni? A legjobb formámmal akarom lenyűgözni a kedvesemet ma este. • Hogyan jutok el innen oda? Ha az X mosóport választom, akkor az ingem tiszta lesz a randi idejére. Megindul egy párbeszéd az I. szakasz kérdései és a legtöbb hirdetés között, ugyanis mindkettő szándéka ugyanaz: hogy érzelmi kapcsolatot alakítson ki, és hogy meggyőzzön. Mindkettő ötletesen adja át a történetszerkezet alapjait, hogy elvégezze ezt a munkát. Mikor legközelebb megnézünk egy hirdetést, figyeljük meg a neki formát adó szerkezetet. A történetelemekre néha egy fénykép, hang vagy mozgás is utalhat a szavak helyett, de általában mindegyik forma ott lesz. Amint felismerjük ezt az általános meggyőzésre irányuló történetszerkezetet, tudatában leszünk a történetmesélési módjainak, és képesek leszünk alkalmazni ezeket a saját címsorainkra az I. szakaszban. 118

10 tipp az I. szakasz tökélesítésére

9. tipp: Meggyőző oktatás A nevelők és oktatók egy csónakban eveznek velünk a mai kommunikáció kihívásai során. Őket is befolyásolják a hallgatóság elvárásai, amely most már folyékonyan beszéli a körülötte levő vizuális nyelvet, és ugyanezt a szintet várja el az osztályban is. Például, egy egyetemi oktatót, aki küzd azért, hogy érdekesebbé és lebilincselőbbé tegye építészet óráit, meglepi az a tény, hogy minden építész valamilyen változással küszködik – gazdasági változással, társadalmi változással, demográfiai változással és technológiai változással. Ezért eldönti, hogy klasszikus meggyőzési technikát alkalmaz, és kurzusának kulcstémájául a változást választja. Az I. szakaszban így alakul ki a meggyőző történet: • Hol vagyok és mikor? Építészek állnak a gazdasági, társadalmi és technológiai változások központjában. • Ki vagyok én ebben a helyzetben? Friss diplomásként hamarosan a következő helyzettel kell szembenéznem. • Mi az a kihívás, amellyel szembenézek? Új munkahelyünkön a változások miatt a mi helyzetünk a leginstabilabb. • Mit akarok? Azt akarjuk, hogy képesek legyünk a helyzet kezelésére, és ne számítson, hogy milyen változás történik. • Hogyan jutok el innen oda? Sajátítsuk el még a három legfontosabb technikát, hogy biztosítsuk magunknak a szilárd talajt. Az I. szakasznak ez a meggyőzési szerkezete elegáns keretet biztosít az egész kurzusnak. A tanulók könnyen megértik az egyszerű témát, és végigkövethetik azt az építészet bonyolult történetének különböző eseményein keresztül. A drámai és meggyőző elemek módot adnak a tanulóknak a személyes kötődésre az anyaghoz. Az ehhez hasonló szerkezet megtalálása nem mindig könnyű, azonban nagy különbség van egy unalmas óra és egy lebilincselő prezentáció között. Próbáljuk meg alkalmazni ezt a meggyőzési modellt, amikor legközelebb tanítunk vagy tájékoztatunk, majd meglátjuk, hogyan tudjuk érdekesebbé tenni a dolgokat mind magunk, mind a hallgatóság számára.

119

4. fejezet: Az első öt dia tervezése

10. tipp: Legyen jó a szöveg! Az ügyes szóhasználat mellett használjunk irodalmi technikákat, hogy a címsorokkal világos jelentést közvetítsünk. Az I. szakasz rövid és elegáns, ám valójában gazdag, de tömör történetet mond el, mindössze öt mondatban. A motívum használata az egyik a leghatékonyabb technika; lássuk, vajon fel tudjuk-e használni olyan profi írók módszereit, akiket csodálunk. Az írók, és főleg a költők, értenek hozzá, hogy nagy mennyiségű információt adjanak át kevés szóval. Vegyünk elő egy jó verseskötetet, és figyeljük meg, hogy a költő hogyan használja a szavakat, metaforákat és az ütemet. Fussunk át néhány újságot, majd gondolkozzunk el azon, hogy az újságíróknak hogyan sikerül elmondaniuk bonyolult történeteket egy-egy rövid cikkben. Figyeljünk az emberek beszédére, és próbáljuk meg alkalmazni az I. szakasz címsorokra a hallott közvetlen és egyértelmű kifejezéseket. Ha van jó tollú tag a csapatunkban, kérjük meg, hogy segítsen az I. szakasz címsorainak megírásában, vagy ha megvannak az erőforrásaink, kérjünk fel hivatásos írót. Az egész prezentáció sikere az I. szakaszban használt nyelvezeten múlik: nem fordíthatunk annyi időt és erőforrást a nyelvezet fejlesztésére, amely nem térül meg. És ezt írásban is adhatjuk.

120

Ö

T Ö D I K

F E J E Z E T

A II. szakasz diái A fejezet a következő témaköröket tárgyalja:

9 9 9

Címsorok írása a prezentáció többi diájához. A gondolatok leegyszerűsítése a lényegre. Fontossági és időbeli sorrend a diák között.

Az I. szakasz címsorai az első, kritikus percekben felkészítik a hallgatóság munkamemóriáját a prezentáció befogadására: tájékoztatják, felkeltik az érdeklődését, megragadják a figyelmét és összpontosításra kényszerítik. Az első öt dia tervezése során gyorsan értünk el eredményt, a kihívás csak fokozódik, ahogy a prezentáció többi diáját is tervezni kezdjük.

A sorrend és a rangsor problémái Most jóval több diát fogunk tervezni, annyit: amennyi egy 45 perces vagy hosszabb prezentációhoz kell. Felmerül két új probléma. Az első az, hogy hogyan alakítsuk ki a diák sorrendjét, ha sok van belőlük. A 4. fejezet leírja, hogy a PowerPoint-prezentáció diák időben véges sorozata, miképp egy elbeszélés jeleneteké. Az I. szakaszban a hallgatóság könnyen követi az öt címsor egyenes sorrendjét. Jóval több dia esetén azonban már nehéz nyomon követni, hogy hol járunk – ne felejtsük el, hogy a munkamemória korlátozott kapacitású. Lehet, hogy az I. szakasz után következő néhány diánál még emlékszünk, hogy hol tartunk a történetben, de mi lesz a helyzet a 17., 26. vagy 33. dia esetén? A második új probléma az, hogyan határozzuk meg a diák rangsorát. Minden prezentációban vannak fontosabb és kevésbé lényegi információk – ha sürget az idő, és egyenesen a közepébe kell vágnunk, akkor egyes pontokon, amelyeknél meg kell bizonyosodnunk arról, hogy a hallgatóság emlékszik rájuk és elfogadta őket.

5. fejezet: A II. szakasz diái

Nagyon fontos, hogy tisztázzuk a hallgatóság munkamemóriája számára, hogy ezek a lényegi pontok hol találhatók meg a diák sorozatában. A sorrend és a rangsor problémái felvetik azt a kérdést, hogyan tördeljük gondolatainkat emészthető darabokra, és ezeket hogyan rendezzük úgy, hogy a munkamemória megfelelően kezelje őket; és ugyanakkor hogyan biztosítsuk azt, hogy a hallgatóság emlékezzen az átadni kívánt legfontosabb információkra – ezt illusztrálja az 5.1. ábra.

5.1. ábra: Az egyik legnagyobb kihívás az, hogy az új információkat értelmezhető idő- és fontossági sorrendben adjuk át a közönségnek

Noha nagy kihívásokkal fogunk szembenézni, és nehéz döntéseket kell majd hoznunk, az NVV készen áll a feladatra, miután befejeztük címsorsablon II. szakaszát. Akárcsak az I. szakaszé, a II. szakasz kitöltése is szilárd alapot képez, amely segít kiválasztani, hogy pontosan mit is mutassunk és mondjunk, hogy átadjuk az új információkat a hallgatóság munkamemóriájának. Ha ez az alap megvan, akkor számtalan kreatív kiegészítéssel még hatékonyabbá tehetjük az alapul szolgáló, jól körvonalazott és világos történetet. A kezdéshez vegyük elő a már megkezdett NVV-címsorsablon II. szakaszát, és nagyítsuk fel, hogy a II. szakasz kitöltse a képernyőt, ahogy az az 5.2. ábrán látható. Üres cellákat fogunk látni, ahova a 3. fejezetben (Első lépések az NVV-vel) található, „Címsorok írása három alapszabály alapján” c. részt követve beírjuk a II. szakasz maradék címsorait. Most ugyanúgy Word-dokumentumban dolgozunk, mint az I. szakasz során, de a II. szakasz celláiba írt szavak a PowerPoint-prezentáció további diáinak címsorai lesznek. Amíg az I. szakasz címsorai csak öt diát segítettek megtervezni, addig a II. szakasz címsorai prezentációnk leg122

A sorrend és a rangsor problémái

több diájának alapul szolgálnak. Ha létrehozzuk a II. szakasz címsorait, akkor megoldjuk az idő- és fontossági sorrend problémáját is, ugyanis meglesz minden egyes dia helye a sorban, és az is kitűnik, hogy mely diák az legfontosabbak, a második legfontosabbak, illetve számítanak harmadik legfontosabbnak (l. 5.3. ábra).

5.2. ábra: A cellák, ahova a II. szakasz maradék címsorait fogjuk írni

5.3. ábra: A II. szakasz címsorai meghatározzák a diák idő- és fontossági sorrendjét 123

5. fejezet: A II. szakasz diái

Az érthetőség három oszlopa A II. szakasz három oszlopot tartalmaz, amelyek elnevezése Téma, Magyarázat, illetve Részletezés, ahogy ezt az 5.4. ábrán is láthatjuk. Minden oszlop egyre részletesebb információkat tartalmaz a Teendő címsorról. A Téma oszlopba kerül az a három legfőbb ok, amiért a hallgatóságnak érdemes elfogadnia a Teendő címsort. A Magyarázat oszlop további információkat tartalmaz a Téma oszlop címsorairól, a Részletezés oszlop pedig a Magyarázat oszlop címsorairól.

5.4. ábra: A három oszlop fejléce: Téma, Magyarázat és Részletezés

Hogy megértsük, hogyan is működik a II. szakasz, tekintsük úgy, mint egy témavázlatot, amilyent mindenki használt már házi dolgozathoz. A vázlatban a dolgozat címével kezdve felírjuk a témákat, a magyarázatokat és részleteket, valamint behúzzuk, majd pedig számokkal és betűkkel rendezzük őket. Például felírjuk az első témát, majd megszámozzuk 1-nek. Ezután a témát követő első magyarázatot behúzzuk és 1.a)-val jelöljük, a magyarázatot követő részleteket szintén behúzzuk, és az 1.a) i., 1.a) ii., 1.a) iii. stb. számokkal/betűkkel jelöljük, ahogy itt látható: 124

Az érthetőség három oszlopa

1. Téma (Téma ) a) Magyarázat i. Részlet ii. Részlet iii. Részlet b) Magyarázat Így folytatjuk a mondatok számozását és behúzását, ahogy tovább írjuk a vázlatot.

5.5. ábra: A II. szakasz három oszlopa közti kapcsolat hasonló egy témavázlat címsorainak behúzási szintjeihez

125

5. fejezet: A II. szakasz diái

Amikor a címsorsablonba írjuk a prezentáció vázlatát, ahelyett hogy behúznánk és számoznánk, a címsorokat a II. szakasz megfelelő oszlopaiba írjuk. Az oszlopok színezése megfelel a behúzási szinteknek. Például, ha témavázlatnak tekintjük a II. szakaszt (l. 5.5. ábra), a Magyarázat megfelel az I. szakasz sötétszürke Teendő cellájának (fent). A vázlat első számozott sorában levő téma mondat megfelel a II. szakasz középszürke Téma oszlopának (balra). A behúzás következő szintje a világosszürke Magyarázat oszlopnak (középen) felel meg, míg az utolsó szint a fehér Részletezés oszlopnak (jobbra). EGYÉB LEHETŐSÉGEK A II. SZAKASZBAN A II. szakaszt írhatjuk üres Word-dokumentumba is a Vázlat nézetben, ha az jobban megfelel — de mindenképpen teljes mondatokat írjunk, ahogy a 3. fejezetben (Első lépések az NVV-vel) található „Címsorok írása három alapszabály alapján” című részben le van írva. Emellett tartsuk három szinten a behúzott címsorokat. Van olyan NVV–felhasználó, aki a Word helyett más eszköz segítségével írja címsorsablonját (például Excel, elmetérkép-program vagy akár post-it matricák)… további információk a www.beyondbulletpoints.com weboldalon találhatók ehhez.

Miután felépítettük a témavázlatot a címsorsablon II. szakaszában, prezentációnk hátralévő diáihoz (l. 5.6. ábra) idő- és fontossági sorrendben létrejönnek a címsorok.

5.6. ábra: Az I. szakasz Teendő címsorát (bal fent) követően a II. szakasz három címsortípusa a Téma, Magyarázat és Részletezés diákon jelenik meg

126

Az érthetőség három oszlopa

A prezentáció legfontosabb diáján (balra fent) az I. szakasz sötétszürke Teendő cellájának címsora jelenik meg. A középszürke Téma oszlop címsorai az ugyanilyen középszürke Téma diákra kerülnek (jobb fent), a világosszürke Magyarázat oszlop címsorai a (világosszürke) Magyarázat diákon lesznek (balra lent), míg a fehér Részletezés oszlop címsorai az egyes fehér Részletezés diákra kerülnek (jobbra lent). Láthatjuk, hogy a címsorsablon oszlopfejlécei időbecsléseket is tartalmaznak: a Téma oszlop fejlécében 5 perc, a Magyarázat oszlop fejlécében 15 perc, míg a Részletezés oszlop fejlécében 45 perc látható. Ezek a becslések azt jelzik, hogy úgy töltsük ki az oszlopokat, hogy megfeleljenek a kívánt információszintnek és a prezentáció kívánt hosszúságának. Az egész címsorsablon, beleértve az I. szakaszt és a II. szakasz mindhárom oszlopát, összesen 44 cellából áll, melyek mindegyike egy címsort tartalmaz. Ha átlagosan egy percet időzünk címsoronként, akkor elég anyagunk lesz egy 45 perces prezentációhoz. Ha kihagyjuk a Részletezés oszlopot, akkor összesen 17 címsor lesz címsorsablonunkban; és ha mindegyiknél átlagosan 50 másodpercet időzünk, akkor elég anyagunk lesz egy negyedórás prezentációhoz. Ha kihagyjuk a Magyarázat és Részletezés oszlopokat, 8 címsorunk lesz; ha ezek mindegyikére átlagosan 40 másodpercet szánunk, akkor lesz egy 5 perces prezentációnk. Ebben a fejezetben végül minden cellába kerül egy címsor, így látni fogjuk, hogy hogyan is néz ki egy teljes munkafolyamat. Lásd még! A II. szakasz címsorai adják a prezentáció információszintjeinek legáltalánosabb felosztását. Ha jobban a saját szakterületünkhöz akarjuk igazítani a fejléceket, olvassuk el a „3. tipp: Igazítsuk szakmánkhoz a II. szakasz oszlopfejléceit” részt — érdemes lehet most gyorsan vetni rá egy pillantást, hogy a II. szakasz használatának megtanulása közben fel tudjuk idézni az ott írtakat.

A szál befűzése a tűbe — a hierarchia használata A II. szakasz – soraival és oszlopaival – kedvesnek és szerénynek tűnhet a Word-dokumentumban, és az sem teszi különlegessé, ha hagyományos témavázlat formáját ölti. A látszat azonban csal – a II. szakasz valójában a kritikai gondolkodás hatékony eszköze, amely számos szakmában, sok embernek segít áttörni az intellektuális zűrzavaron, valamint megtalálni a megragadó mesét az adatok, diagramok és felsorolásjelek tengerében.

127

5. fejezet: A II. szakasz diái

A cellák egyszerű elrendezésébe be van ágyazva egy olyan folyamat, amely ezt az óriási intellektuális erőt felhasználva segít rátérni egyenesen a lényegre. Amikor behúzásokat használunk a témavázlatban, ahogy az előzőekben tettük, akkor ötleteinkre egyfajta hierarchiát alkalmazunk: tudatosan fontosabbnak jelölünk néhány ötletet (a témamondatokat) másoknál (a magyarázatoknál), amelyek szintén megelőznek másokat (a részletezést). A hierarchia gondolati szintjei közti kapcsolatot úgynevezett logikai fa, vagy más néven fadiagram – egy legalább 1700 éves koncepció – segítségével mutathatjuk meg. A logikai fa alapvetően úgy néz ki, mint a ma széles körben mutogatott szervezeti diagramok. Hogy a II. szakaszra épített logikai fa a helyére kerüljön, köré rajzolhatunk egy háromszöget, hogy lássuk az alakját (l. 5.7. ábra). Ez a háromszögforma az a hatékony eszköz, amelylyel lényegükig lecsupaszítjuk ötleteinket, fontossági sorrendbe állítjuk őket és diák sorozataként megmutatjuk őket a hallgatóságnak.

5.7. ábra: A II. szakasz egy hierarchia hatékony alapjaira épül

A háromszöggel illusztrált hierarchia elméletét manapság nem övezi nagy népszerűség, ugyanis a trendek mostanában a szabad folyású, szerves, szabad asszociációs, az emberek és a gondolatok közti kapcsolatok irányába mozdulnak. Azonban mindenképpen szükségünk van egy gondolatszerkezetre, amely segít eldönteni, hogy mely diák fontosabbak másoknál. Nem mutathatunk közönségünk munkamemóriájának fontossági 128

Az érthetőség három oszlopa

sorrend és szerkezet nélküli diasorozatot, mert az korlátozott kapacitása miatt gyorsan túlterhelődne. A szerkezet először feltördeli az összetett információt olyan kisebb darabokra, amilyeneket a munkamemória könynyebben tud kezelni, majd fontossági sorrendet állít fel a darabkák között és adott sorba rendezi őket. A hierarchia az a természetes módszer, amellyel az emberek rutinszerűen végigmennek egy érvelési folyamaton – ha teljesen új számunkra egy téma, amikor először összegyűjtjük a bemutatni kívánt információk számos részletét, érdemes nagy mennyiségű, strukturálatlan információval (a hierarchia aljával) kezdeni. Ezután folytassuk úgy az érvelést, hogy az információkat kisebb csoportokba rendezzük, és elmagyarázzuk jelentésüket (a hierarchia közepe). Végül válasszuk ki a döntési pontokat, a következtetést az elemzett dolgokról (a hierarchia csúcsa). Az érvelési folyamatot a másik irányba is vezethetjük. Így teszünk majd, ha ebben a fejezetben végzünk a II. szakasz kitöltésével. Amennyiben kész érvrendszerrel fogunk a prezentáció elkészítéséhez, jobb, ha a témákkal kezdjük, ezután következzen a magyarázat, végül pedig a részletezés. A II. szakasz esetében mindkét megközelítés tökéletesen megfelelő. TIPP

9

Könnyen felidézhetjük a II. szakasz lényegi elemeit, ha elképzeljük, mit felel a hallgatóság, amikor azt kérdezzük, hogy mi szerepeljen a prezentációban: „Csak azt mutasd, amit látnom kell”.

Miután a szerkezet koncepciót elfogadtuk a II. szakasz szilárd alapjának, ideje a gyakorlatban is kipróbálni a dolgokat, és alkalmazni a hierarchiát a példaprezentáció adott diáira. A PIRAMIS EREJE A II. szakasz tervezetét Barbara Minto könyve, a The Minto Pyramid Principle: Logic in Writing, Thinking, and Problem Solving (Minto International, 1996) ihlette. A könyv kifinomult, alapos és átfogó alkalmazása egy olyan logikaifamódszernek, amelyet Minto fejlesztett ki 30 évvel ezelőtt, hogy vezetési tanácsadóknak megtanítsa az üzleti dokumentumok hatékonyabb írását; most pedig független tanácsadóként tanítja módszerét felsővezetőknek, szerte a világon.

129

5. fejezet: A II. szakasz diái

A diák rangsorának meghatározása Összegezzük az eddigieket: Az I. szakasz címsorai határozzák meg a Helyzet, a Szerep, az A pont, a B pont és Teendő diákat. A hallgatóság problémáját azzal tesszük világossá, ami az A pont címsorában megfogalmazott kihívás és a B pont címsorában kijelölt cél között van. A két címsor közti rés kelti a drámai feszültséget az egész prezentáció során, így most már a teljes hallgatóság feszült figyelemmel hallgatja, hogyan lehet megoldani a problémát. Ezzel a kiszélesített réssel az egész prezentációt a Teendő címsorra fókuszáljuk. Emiatt kerül a háromszög csúcsára a Teendő dia (ahogy az az 5.8. ábrán is látható), míg a II. szakasz a háromszög többi része; és ez fogja diáinkat átpréselni a tű fokát képező munkamemórián, a megfelelő idő- és fontossági sorrend segítségével. A Teendő címsor az összes diát átfogó hierarchia csúcsa

Teendő

5.8. ábra: A hierarchia csúcsán az I. szakasz Teendő diája áll

Ebben a mintaprezentációban a javasolt címsor a „Fogadjon fel bennünket a kívánt bevételek eléréséhez” (l. 5.9. ábra).

5.9. ábra: Az I. szakasz Teendő cellája a beírt címsorral

130

A diák rangsorának meghatározása

Most, hogy a hallgatóság már tisztában van az ajánlott Teendő címsorral, égnek a vágytól, hogy hallják, miért és mennyire jó az ötletünk, amelyet ezután fogunk kifejteni. Ha a II. szakaszban kizárólag a Teendő címsor magyarázatára koncentrálunk, ez teszi lehetővé a prezentáció információmennyiségének csökkentését. Csak azokat az információkat tartsuk meg, amelyek alátámasztják érveinket a Teendő címsorral kapcsolatban, és zárjunk ki minden mást. Lásd még! Mikor a II. szakaszon dolgozunk, tekintsük meg a www.beyondbulletpoints .com oldalon elérhető, befejezett címsorsablonokat. Ezek a sablonok különböző típusú prezentációk II. szakaszainak példái.

A Teendő címsor igazolása a Téma címsorokkal A II. szakasz megkezdésekor első célunk a legfontosabb diák címsorainak megírása lesz. Ha azt akarjuk, hogy hallgatóságunk legalább három témára emlékezzen a prezentációból, akkor ezeket a diákat tudatosan kell elhelyeznünk a prezentációban, és elég időt kell szánnunk a megmutatásukra és megmagyarázásukra. Ezek fontos diák, létrehozásuk a Teendő címsorhoz igazodik. Evégett sűrítsük három Téma címsorra azokat az okokat, amiért hallgatóságunk reagálni fog a cselekvésre szólításra, és összpontosítsunk azokra a fő lépésekre, amelyek leírják ennek mikéntjét. Ehhez három címsort kell írnunk a II. szakasz első oszlopába. Lásd még! Bármikor hasznos lehet gondolatainkat hármas csoportokra bontani, ahogy az később, az „1. tipp: a hármas ereje” című részben lesz olvasható. Azonban, ha a csoportokat négyesre kell bővítenünk, használjuk a „2. tipp: Csináljunk helyet négynek” című részben leírt, bővített sablonverziót.

Ha a Teendő címsor javasol valamit a hallgatóságnak, akkor ők tudni akarják majd, hogy miért kéne megtenniük. Ha a Teendő címsor azt javasolja nekik, hogy kövessenek bizonyos lépéseket, tudni akarják majd, hogy hogyan. Ez fontos döntési pont, ugyanis a prezentáció soron következő összes diáját a miért vagy a hogyan határozza meg. Ha a miértet választjuk, akkor az egész prezentációnak meggyőző jelleget adunk. Ha a hogyant választjuk, akkor az egész prezentációnak magyarázó jelleget adunk. Amikor a prezentáció célja az, hogy meggyőzzön valakit arról,

131

5. fejezet: A II. szakasz diái

hogy tegyen vagy gondoljon valamit, válasszuk a miért típust. Ha a hallgatóság már elfogadta az ötletet, és most arra kell koncentrálnunk, hogy elmagyarázzunk valamit, válasszuk a hogyan típust. Vegyes, meggyőzőmagyarázó prezentációt is létrehozhatunk, ha a hogyant választjuk az első oszlop, a miértet pedig a többi oszlop számára, vagy fordítva. Válasszuk ki azt a kérdést, amely a legjobban kifejezi, hogy a hallgatóság mit akar először megtudni a Teendő címsorról, majd írjuk be – jelen esetben ezt: Miért? – a Téma oszlop fejlécébe, ahogy ezt az 5.10. ábrán is láthatjuk.

5.10. ábra: A Téma oszlop jelöli meg a kérdést: Miért? HÁROM FONTOS DÖNTÉSI PONT Prezentációnkra három fontos döntés van a legnagyobb hatással: az I. szakaszban annak a résnek az azonosítása, amely az A pont címsor kihívása és a B pont címsor elvárt eredménye között van; a Teendő címsor meghatározása az I. szakaszban az egész prezentáció koncentrálásához; valamint a II. szakaszban a miért vagy a hogyan kiválasztása a Téma címsorok számára, ami azt dönti el, hogy a prezentáció meggyőző vagy magyarázó jelleget kap-e.

A Téma oszlop fejléce most azt a kérdést jelöli, amely a közönségben merül fel a cselekvésre szólítás láttán/hallatán – vagyis most: „Miért minket fogadjanak fel a kívánt bevételek eléréséhez?” Kérdésüket úgy válaszoljuk meg, hogy elmagyarázzuk azt a három okot, amiért érdemes elfogadniuk tervünket. A Téma oszlop három középszürke cellájának kitöltéséhez kövessük a 3. fejezetben (Első lépések az NVV-vel) található „Címsorok írása három alapszabály alapján” című rész három alapszabályát, méghozzá csökkenő fontossági sorrendben. Címsoraink legfeljebb mintegy két és fél sor hosszúak legyenek (l. 5.11. ábra). Az első Téma címsor azt állítja, hogy mi „Innovatív háromrészes stratégiát ajánlunk, amely egyszerű, mégis hatékony”; a második Téma címsor állítása az, hogy a mi „Gyakorlott csapatunk olyan, mintha az Ön csapatának része lenne”; a harmadiké pedig az, hogy a mi „Ügyfeleink annyira elégedettek az eredményekkel, hogy sohasem hagynak el minket.” Ez a három Téma címsor világos, tömör és ragaszkodik a lényeghez. Ezáltal a részletek kidolgozása során az összetartozás és az összpontosítás érzetét

132

A diák rangsorának meghatározása

kelti közönségünkben. A munkamemória viszonylag könnyen lépést tart ezekkel az igen sokat jelentő vizuális és verbális részletekkel, és könnyű lesz onnan elraktározni az információkat a hosszú távú memóriába.

5.11. ábra: A címsorsablon II. szakasza a Téma oszlop kitöltött celláival – figyeljük me a címsorok párhuzamos szerkezetét

A három Téma címsor kitöltése nem nehéz, ha előtte eleget gondolkodunk ezekről a kérdésekről, aztán egyszerűen csak leírjuk őket. De lehet, hogy némi energia szükséges lesz még, ugyanis tovább gondolkodhatunk, és hátramarad a kapcsolódó gondolatok egyetlen nagy ötletbe rendezése. Ha nem találjuk a szavakat, próbáljunk ki egy interjúztató módszert: kérjünk meg valakit, hogy hangosan olvassa föl nekünk a Téma oszlop kérdéseit. Mondjuk ki hangosan a válaszokat, majd írjuk őket a Téma oszlop celláiba úgy, ahogy hangzanak. A bonyolult dolgokat nem mindig könnyű a lényegükre leegyszerűsíteni, azonban mégis fontos megtenni, hogy csökkentsük a közönségünk korlátozott kapacitású munkamemóriájának átadandó információmeny133

5. fejezet: A II. szakasz diái

nyiséget. Hiába is mutatnánk és mondanánk el száz lehetőséget; ehelyett jobb, ha az információt lecsupaszítjuk a három leglényegesebb mondatra. A lényeg megtalálása inkább az egyszerűséget, ne pedig az egyszerűsítést helyezze a középpontba; a kritikai gondolkodás tartalmának a megerősítése a cél, nem pedig az esztétika. Ha még mindig nem vagyunk biztosak a válaszokban, helyezzünk el kitöltő szöveget, úgynevezett helyőrzőket a Téma címsorokba, hogy legyen valami kiindulási alapunk. A Téma címsorok megírására érdemes bőven időt szánni, ugyanis a Teendő címsorral együtt ezek a legfontosabb információk, amelyekre a hallgatóságnak emlékeznie kell. Amikor kialakítjuk a Téma címsorokat, gondoljunk arra, hogyan fogják olvasni azok, akiknek megmutatjuk a diák sorozatában. Mivel a 6. fejezetben minden címsorból létrehozunk egy diát, vázoljuk fel ezekhez az első gondolatokat (l. 5.12. ábra). Amikor ehhez hasonlóan, diaként képzeljük el címsorainkat, jobban fogjuk érzékelni, hogyan kapcsolódik egyik a másikhoz a teljes prezentációban. A cél az, hogy ebből a három Téma címsorból ügyesen egy olyan csomagot készítsünk, amelyben az ötletek egymásba folynak, így könnyebb lesz őket illusztrálni később, amikor az ábrákra kerül a sor.

5.12. ábra: A Téma címsorok szolgálnak alapul annak a vizuális történetnek, amelyet a diák segítségével mesélünk el

Fűzzük szorosra a kapcsolatot e között a három Téma címsor között, és tegyük őket emlékezetessé, azáltal hogy az I. szakaszban felhasznált motívumot a szóhasználat révén alkalmazzuk rájuk is. Ne felejtsük el, hogy egy motívum sokkal többről szól, mint a tudásról – arról, hogy jól felismerhető, távlati struktúrát kell találni, amely megkönnyíti az információk átadását a munkamemóriának. Például, ha a Teendő címsorban a kirakó motívumot használjuk („illesszük össze a három problémadarabkát a 134

A diák rangsorának meghatározása

problémakirakóban”), akkor minden Téma címsor elé írjuk oda a megfelelő kifejezést: 1. kirakós darabka, 2. kirakós darabka és 3. kirakós darabka. A kirakó motívum kétféleképpen használható: a három pont kirakós darabkái vagy feltárják, vagy palástolják a végső képet. A fő történetszálat számtalan módon végig lehet vezetni a Téma címsorokon. A döntés attól függ, hogy mit hozunk magunkkal az I. szakasz Teendő címsorából. Például a „Kövessük a történetet három kritikus időszakon át” szövegű Teendő címsor alapján időrendet alkalmazhatunk a Téma címsorokra, de használhatunk egyszerű listát is az „Ellenőrizzük a három időpontot” vagy „Figyeljük meg a három részletet” szövegű Teendő címsorra alapozva. A három Téma címsorral még érdekesebbé és feszültebbé tehetjük a prezentációt, ha elhallgatjuk, mi fog történni (mint a „Leleplezünk három titkot” vagy a „Keresünk három kulcspontot” esetében) – lehetővé téve a hallgatóság számára, hogy bekapcsolódjék, és maga töltse ki az üres részeket. Ahogy az 1. fejezetben is olvashattuk, az ügyvéd is ismerős történetszerkezetet alkalmazott: egy képletet (például Indíték + eszközök = halál), vagy annak egyik változatát (például Tagadás + csalás = igazságtalanság). Motívumokkal kapcsolatos ötletekért tekintsük át a D függelékben található kifejezéseket, majd gondoljuk át, hogyan tudnánk végigvezetni ugyanazt a témát a Téma címsorok nyelvezetén. Bármilyen módszert is választunk a motívummal kapcsolatban, mindenképpen építsük be azt a Teendő és Téma címsorok szóhasználatába, mert később a motívumhoz kapcsolódó látványtervet fogunk alkalmazni a megfelelő diákra. Noha az is elegendő, ha a motívumot csak a Teendő és Téma címsorokra alkalmazzuk, mégis, ha később ki tudjuk terjeszteni a II. szakasz többi címsorára is, akkor a prezentáció még hatékonyabb lesz. Azonban ne nyújtsuk a motívumot az értelmes határon túlra – emlékezzünk vissza a 4. fejezetre: a motívumnak visszhangot kell keltenie a közönségben, ám ha elkoptatják, és túl sokat használják, akkor inkább árt az üzenetünknek, mint használ. Miután beírtuk a három címsort a Téma oszlopba, ellenőrizzük őket úgy, hogy kitöltjük az üres helyeket ebben a mondatban: A három fő ok/módszer, amiért/ahogyan (ide kerül a hallgatóság az I. szakaszból) érdemes (ide kerül a Teendő címsor), a következő: (ide kerül az első Téma címsor), (ide kerül a második Téma címsor) és (ide kerül a harmadik Téma címsor).

135

5. fejezet: A II. szakasz diái

Ebben a mintaprezentációban így szól a teljes mondat: A három fő ok, amiért Önöknek (a vezérigazgatóknak) érdemes felfogadniuk minket a kívánt hozamok eléréséhez, a következő: a mi innovatív, három részből álló stratégiánk egyszerű, mégis kiemelkedően hatékony; tapasztalt csapatunk olyan lesz, mint egy létszámbővítés; és ügyfeleink annyira elégedettek az eredményekkel, hogy kitartanak mellettünk. A TÉMA CÍMSOROK ELLENŐRZÉSE Ellenőrizzük a Téma címsorokat úgy, hogy kiegészítjük ezt a mondatot: A három fő ok/módszer, amiért/ahogyan (ide kerül az öt címsor az I. szakaszból) érdemes (ide kerül a Teendő címsor), a következő: (ide kerül az első Téma címsor), (ide kerül a második Téma címsor) és (ide kerül a harmadik Téma címsor).

Ahhoz, hogy ez a mondat jól hangozzék, minden Téma címsort hasonló formában kell megírni, és hasonló típusú információkat kell tartalmazniuk. Ahogy a Téma címsorok megmagyarázzák a Teendő címsort, ez utóbbinak is össze kell foglalnia a Téma címsorokat. A Teendő és Téma címsoroknak alaposan le kell egyszerűsíteniük a prezentációban átadni kívánt információt a lényegre, valamint ezek határozzák meg a siker mértékét – ha a hallgatóság tagjai emlékeznek rájuk, és elfogadják őket, akkor prezentációnk küldetése sikerült. Ha a siker garanciája nem jelenik meg a Teendő és Téma címsorokban, akkor változtassunk a szóhasználaton, hogy üzenetünk világos és félreérthetetlen legyen. A Téma címsorok ellenőrzésekor azt tapasztalhatjuk, hogy a Teendő címsor nem pontosan olyan, amilyennek szántuk, és lehet, hogy át kell írnunk azt, vagy akár az egész I. szakaszt. Az is lehet, hogy át kell írnunk a három Téma címsort, hogy oly módon igazodjanak a Teendő címsorhoz, hogy a tesztmondat jól hangozzon. Valószínűleg többször is ellenőriznünk kell, és át kell írnunk valamit, amíg elégedettek leszünk az eredménnyel, és készen nem állunk a folytatásra. Amikor kész a három Téma címsor, biztosítottuk, hogy a Teendő diát követő Téma diák igazolják a korábbiakat. A Teendő és Téma címsorok tartalmazzák a hierarchia csúcsán álló legfontosabb információkat (l. 5.13. ábra), és ezek határozzák meg azokat a legjelentősebb és legtöbbet mondó közléseket, amelyekkel le szeretnénk kötni hallgatóságunk munkamemóriáját, és amelyeket rögzíteni szeretnénk a hosszú távú memóriájukba.

136

A diák rangsorának meghatározása

Igazoljuk a Teendő címsort a Téma címsorokkal

1. téma

Teendő

2. téma

3. téma

5.13. ábra: A diák hierarchiájának csúcsán a legfontosabb diák állnak – a Teendő dia és a három Téma dia. Témavázlatban a Teendő a dolgozat bevezetésének felelne meg, a Téma diák pedig a tárgyalás vázlat 1., 2. és 3. pontjának

A Téma címsorok tisztázása a Magyarázat címsorokkal Most, hogy megírtuk a Téma diák címsorait, a következő lépés a címsorok elkészítése a második legfontosabb diákhoz – a Magyarázatokhoz. A II. szakasz minden jelenetét vízszintes cellasor jelképezi, amely a megfelelő Téma cellával kezdődik, és jobb felé magában foglalja az összes szomszédos cellát a Magyarázat és Részletezés oszlopokban (l. 5.14. ábra).

5.14. ábra: II. szakasz, 1. jelenet – vízszintesen, balról jobbra bővülve helyezkedik el a címsorsablonban

137

5. fejezet: A II. szakasz diái

A II. szakasz egyes jeleneteit a Téma cellában lévő címsor fogja egybe azzal, hogy vízszintesen fókuszálja a három oszlopot. A Magyarázat és Részletezés oszlopok fejtik majd ki a fő gondolatot, növekvő mélységben, ahogy balról jobbra és felülről lefelé haladva beírjuk a jelenet címsorait. Ez rendezett és összefüggő egységben tartja az információdarabkákat, a Téma címsorhoz igazodva. A II. szakasz 1. témájának kitöltését kezdjük úgy, hogy írjuk be a Magyarázat fejléc szövege mögé azt a kérdést (akár miért, akár hogyan), amelyet a közönségünk feltesz majd, miután látták a három Téma címsort. Ez ebben az esetben: Hogyan? Olvassuk el újra a Téma címsort, és kérdezzük meg magunktól, hogy hogyan lehet ez igaz – jelen esetben: „Mitől egyszerű és hatékony az innovatív, három részes stratégiájuk? Ahogy azt a Téma oszlopnál is tettük, csökkenő rangsorban írjuk be a három választ a Magyarázat oszlop három cellájába. Miután beírtuk az első okot a Magyarázat oszlop legfelső cellájába, a címsorsablonunk úgy fog kinézni, mint az 5.15. ábra.

5.15. ábra: II. szakasz, 1. jelenet – a Magyarázat oszlop legfelső cellája kitöltve

Írjuk be a második választ az alatta levő cellába, majd a harmadikat az az alattiba, ahogy ez az 5.16. ábrán látható. A Magyarázat oszlop válaszainak részletezniük kell a Téma címsort, és adalékokkal (például kutatási eredményekkel, esettanulmányokkal, pénzügyi elemzésekkel vagy anekdotákkal) kell alátámasztaniuk. A Magyarázat oszlop három válaszát úgy ellenőrizhetjük, hogy kiegészítjük az alábbi mondatot: A (ide kerül a Téma címsor) három fő oka/módja a következő: (ide kerül a Magyarázat oszlop első válasza); (ide kerül a Magyarázat oszlop második válasza) és (ide kerül a Magyarázat oszlop harmadik válasza). 138

A diák rangsorának meghatározása

5.16. ábra: Ha megvizsgáljuk a Magyarázat oszlop három címsorát, meggyőződhetünk arról, hogy alátámasztják a balra levő témát

Ebben a példában az ellenőrzőmondat így szól: Stratégiánk egyszerűségének és egyben kiemelkedő hatékonyságának a következő három fő oka van: először is, közelről figyeljük a piacot és elemezzük az eseményeket; másodszor, találkozunk Önnel, hogy megbeszéljük, mit szeretne tenni; harmadszor, számolunk, jelentést készítünk, és figyelmesen nyomon követjük a trendeket. Ahogy az előző ellenőrzőmondat esetében, a válaszokat most is hasonló formában hasonló típusú információtartalommal kell megírni. Ezt az ellenőrzést vizuálisan úgy végezhetjük el, hogy az ellenőrzőmondatot a bal oldali oszloptól a jobb oldaliig olvassuk. A másik irányba, jobbról balra is érdemes ellenőriznünk a címsorokat – miután elolvastuk a Magyarázat oszlop három címsorát, azt fogjuk tapasztalni, hogy a Téma címsor összefoglalja őket. Ha a Téma címsorokat úgy tekintjük, mint szorosan összefüggő gondolatok egy csomagját, amelyet diasorozat formájában fogunk megjeleníteni, ugyanezt tesszük a Magyarázat címsorokkal is. A címsorok a Magyarázat oszlop három cellájából (l. 5.16. ábra) válnak a megfelelő magyarázó diák címsoraivá: az 5.17. ábrán látható vázlatok mutatják, hogy ebben a példában a gondolatok sorozata hogyan alkotja egy három részes vizuális történet alapját. Az egyes Téma címsorok magyarázatának feltördelése kisebb darabokra csökkenti a diasorozat kognitív töltését, amikor bemutatjuk és kommentáljuk. Ez párhuzamba állítható a kutatásokon alapuló időleges összetartozás elvével, amely megmagyarázza, hogy az emberek jobban ta139

5. fejezet: A II. szakasz diái

nulnak, amikor az animáció és a kísérőszöveg egyszerre hangzik el. Például, ha először megmutatunk egy diagramot és csak utána beszélünk róla, akkor megosztjuk a hallgatóság figyelmét, mivel a munkamemória azzal küzd, hogy összehangolja azt, amit lát és amit hall. A címsorsablon biztosítja, hogy minden magyarázatot emészthető darabokra tördeljünk, így végül sikerül összehangolnunk azt, amit mondunk azzal, amit mutatunk – és egyszerre mindig csak egy ötletet.

5.17. ábra: Figyeljük meg, hogy a Magyarázat címsorok hogyan válnak annak a vizuális történetnek az alapjává, amelyet a diák segítségével mesélünk el

A Magyarázat oszlop celláiban lévő gondolatokat számtalan módon rendezhetjük, például az „ellenőrzőjegyzék” szerkezetben az előző példában, időrendben, sorszámozás vagy bármilyen más módszer, amely segíthet három részben elmagyarázni egy gondolatot. A MAGYARÁZAT CÍMSOROK ELLENŐRZÉSE Ellenőrizzük a három Magyarázat címsort úgy, hogy kiegészítjük ezt a mondatot: Három fő oka/módja (ide kerül a Téma címsor) a következő: (ide kerül a Magyarázat oszlop első válasza); (ide kerül a Magyarázat oszlop második válasza) és (ide kerül a Magyarázat oszlop harmadik válasza).

Amikor megírjuk a Magyarázat címsorokat, biztosítjuk, hogy a Téma diát követő Magyarázat diák igazolják az előbbit. A Magyarázat diák, ahogy az az 5.18. ábrán látható, a diahierarchia közepét képezik, amely a második legfontosabb információkat szolgáltatja a munkamemóriának – az egyes Téma címsorok alá tartozó részeket.

140

A diák rangsorának meghatározása

Fejtsünk ki minden Téma címsort a saját Magyarázat címsoraival

1. a) magyarázat

Teendő

1. téma

1. b) magyarázat

1. c) magyarázat

5.18. ábra: A diák hierarchiájának közepén a második legfontosabb Magyarázat diák állnak. Hagyományos témavázlatok esetén ezek a diák felelnek meg az 1.a., 1.b. és 1.c. vázlatelemeknek

A Magyarázat címsorok kifejtése a Részletezés címsorokkal Most, hogy megírtuk a Téma és Magyarázat diák címsorait, az utolsó lépés a Magyarázat címsor kifejtése: a Részletezés diák címsorainak megírása. A Részletezés oszlopot a Magyarázat oszlop esetében használt módon töltsük ki. Írjuk a Részletezés oszlop fejlécének végére azt a kérdést (akár miért, akár hogyan), amelyet a hallgatóságunk feltesz majd, miután meglátták a Magyarázat címsorokat – ebben az esetben: Hogyan? Az oszlopfejlécekhez választott kérdések a téma szerint fognak változni, néha mindegyik miért lesz, néha mindegyik hogyan, néha a kettő kombinációja. Most olvassunk el minden címsort a Magyarázat oszlopban, és kérdezzük meg, miért vagy hogyan lehetnek igazak. Ebben a példában a kérdésünk hogyan lesz: „Hogyan tudjuk közelről figyelni a piacot és elemezni a történéseket?” Ahogy a Téma és Magyarázat oszlopok esetében tettük, írjuk be a három választ a Részletezés oszlop három cellájába is, csökkenő fontossági sorrendben – a cellák nagyobbak lesznek, hogy a szöveg elférjen bennük. Korlátozzuk a címsorokat két és fél sorra, mint a másik két oszlopnál is. A Részletezés oszlopba írt válaszoknak még tovább kell részletezniük a Magyarázat címsort, és idézniük kell az adalékokat, amelyek alátámasztják 141

5. fejezet: A II. szakasz diái

(l. 5.19. ábra). Itt tároljuk a mennyiségi információt: az esettanulmányokat, diagramokat, grafikonokat, anekdotákat, elemzéseket és bármilyen más részletet, amelyek alátámasztják a balra levő Magyarázat címsort.

5.19. ábra: A három Részletezés címsor vizsgálata, hogy alátámasztják-e a Magyarázat címsort

Gondoljuk végig, hogyan fogjuk vizuálisan bemutatni ezeket a címsorokat (l. 5.20. ábra), mint ahogy a Téma és Magyarázat címsorok esetében tettük. Most is feltördeljük az előző oszlop címsorát kisebb darabokra: a diákon ezeket mutatjuk be vizuálisan és verbálisan. Bármilyen szóhasználatot is alkalmazunk az egyes Részletezés címsorokra, a megfelelő típusú vizuális adalékkal fogjuk alátámasztani, legyen az képernyőfotó, diagram, grafikon, fénykép vagy más illusztráció. Most is számos különböző formába rendezhetjük a címsorokat, az időrenditől kezdve az előtte/utána eredményeken át a sorszámozásig.

5.20. ábra: Figyeljük meg, hogy a Részletezés címsorok képezik annak a vizuális történetnek az alapját, amelyet a diák segítségével mesélünk el

142

A diák rangsorának meghatározása

Miután beírtuk a három címsort a Részletezés oszlopba, ellenőrizzük őket úgy, hogy kiegészítjük ezt a mondatot: A három fő ok/módszer, amiért/amellyel (ide kerül a Magyarázat oszlop címsora), a következő: (ide kerül a Részletezés oszlop első válasza); (ide kerül a Részletezés oszlop második válasza) és (ide kerül a Részletezés oszlop harmadik válasza). Ebben a példában az ellenőrző címsor így szól: A három fő módszer, amellyel közelről figyeljük a piacot és elemezzük a történéseket, a következő: technikai csapatunk adatokat gyűjt minden nemzetközi piacról; végigfuttatjuk a számokat a Jesper Aaberg elemzési modellen; és óránként, hetente, havonta vagy évente küldünk elemzéseket könyvelőinek. Miután ellenőriztük a Részletezés oszlop válaszait, menjünk a második Magyarázat címsorra, és ismételjük meg ezt a lépéssort annak Részletezés címsorai esetében is. Ezt tegyük meg a harmadikkal is. Ha végeztünk, befejeztük a II. szakasz 1. jelenetét, ahogy az az 5.21. ábrán is látható.

5.21. ábra: II. szakasz, 1. jelenet – a címsorsablon összes cellája kitöltve A RÉSZLETEZÉS CÍMSOROK ELLENŐRZÉSE Ellenőrizzük a három Részletezés címsort úgy, hogy kiegészítjük ezt a mondatot: A három fő ok/módszer, amiért/amellyel (ide kerül a Magyarázat oszlop címsora), a következő: (ide kerül a Részletezés oszlop első válasza); (ide kerül a Részletezés oszlop második válasza) és (ide kerül a Részletezés oszlop harmadik válasza).

143

5. fejezet: A II. szakasz diái

Mint mindig, most is hasznos lehet végiggondolni, hogy a címsorok hogyan jelennek meg a diákon. Az 5.22. ábrán a Részletezés címsorok egy anekdota formájában, időrendben, három dián át mondják el a második Magyarázat címsor történetét.

5.22. ábra: Vázlatok mutatják, hogy a Részletezés címsorok hogyan mondanak el időrendben egy történetet

Az 5.23. ábrán a Részletezés címsorok mások, itt a grafikonok és képernyőfotók vázlatai magyarázzák el a harmadik Magyarázat címsort részletesen, lépésről lépésre.

5.23. ábra: Vázlatok mutatják, hogy a Részletezés címsorok hogyan kapcsolnak össze mennyiségi információt diákon keresztül

Amikor a Részletezés címsorok készen vannak, a Magyarázat diát követő Részletezés diák megerősítik az előzőeket. Ez, ahogy az 5.24. ábrán is látható, a hierarchia alja, amely a harmadik legfontosabb információkat mutatja be a munkamemóriának: a Magyarázat címsorok alá tartozó részeket. Most, hogy végeztünk az II. szakasz 1. jelenetének címsoraival, ideje folytatni a 2. és 3. jelenettel. 144

A diák rangsorának meghatározása

1. a) magyarázat

Teendő

1. téma

1. b) magyarázat

1. c) magyarázat

1. a) i. részlet

1. b) i. részlet

1. c) i. részlet

A Magyarázat címsorokat a Részletezés címsorokkal tördeljük emészthető méretű darabokra

5.24. ábra: A hierarchia alján harmadik legfontosabbként a Részletezés diák állnak. A klasszikus vázlatban ezek a diák az 1.a) i., 1.b) ii., 1.c) ii. stb. vázlatelemeknek felelnek meg

A II. szakasz többi része Ha a II. szakasz 1. témája készen van, akkor már csak a II. szakasz többi diájához kell megírnunk a címsorokat. Ugyanezt a műveletet alkalmazzuk a 2. és a 3. témára is. Az ellenőrzőmondatokkal minden szinten ellenőrizzük érvelésünket, és ha szükséges, írjuk át a címsorsablon címsorait, hogy az ellenőrzőmondatok világosak és értelmesek legyenek. A II. szakasz hármas gondolati egységekből épül fel, hogy a hallgatóság könnyebben megérthesse ötleteinket, azonban lehet, hogy nem lesz szükségünk minden szinten három címsorra. Ha csak két címsort szeretnénk használni, akkor a harmadik cellát egyszerűen hagyjuk üresen. Ha egy negyedik cellát is hozzá kell adni a Magyarázat vagy Részletezés oszlopokhoz, akkor vigyük a kurzort egy cellába, kattintsunk a jobb gombbal, majd válasszuk a Cella beszúrása parancsot – ha az új sor további cellákat hoz létre a Téma és Magyarázat oszlopban, akkor az új cellákat egyesítsük a szomszédos cellákkal az oszlopon belül. Ha negyedik Téma címsorra van szükségünk, tekintsük meg a „2. tipp: Csináljunk helyet négynek” javaslatot a fejezet későbbi szakaszában. Ha több mint négy Téma címsorunk keletkezne, akkor valahogy csökkentenünk kell a számukat, akár gondolataink újraformálásával, akár több gondolat egybeolvasztásával. 145

5. fejezet: A II. szakasz diái

Ha nehézségeink támadnak a címsorsablon bármely pontjának kitöltésével, próbáljuk megközelíteni más irányból. Ez a fejezet nyomon követte a II. szakasz kitöltésének folyamatát a hierarchia csúcsától annak aljáig, és ezt mi is megtehetjük, ha jól ismerjük a témakört. Ha nem vagyunk biztosak az üzenetünkben vagy a Téma címsorokban, akkor mindenképpen jobb oldalon, a Részletezés oszlopnál kezdjük, majd onnan haladjunk balra, először a Magyarázat, majd a Téma oszlop felé. Ha befejeztük a II. szakasz három jelenetét, akkor a címsorsablon valószínűleg átnyúlik a következő oldalra. Az 5.25. ábrán látható címsorsablon kitöltött II. szakaszában a Részletezés oszlop címsorait rövidítettük, így láthatjuk egy oldalon a három jelenetet.

5.25. ábra: A minta címsorsablon II. szakasza, amelyben mindhárom jelenet ki van töltve

146

A diák rangsorának meghatározása

Minden gondolat, amelyet bemutatunk a hallgatóságnak, egy kérdést vet fel bennük: „Miért vagy hogyan lehet ez igaz?” Mivel a címsorsablon minden oszlopa a miért vagy a hogyan kérdésre válaszol, azonnali válaszokat tudunk adni. Szakszerűbben fogalmazva: ez létrehozza a hatás-ellenhatás állandó mozgását – az egyik oszlop a „hatás”, a következő az „ellenhatás”. Ez a dinamikus struktúra segít megvizsgálni a történetet minden nézőpontból. Segít abban is, hogy úgy rendezi az információkat, ahogy az emberek természetesen gondolkoznak, ezáltal érdekesebbé és lebilincselőbbé teszi történetünket. EGY INTELLEKTUÁLIS MACHETE Amilyen fontos meghatározni, hogy mi legyen benne a prezentációban, a II. szakasz hierarchiája ugyanolyan fontos a lehetséges diák tekintetében, amelyek kimaradhatnak. A hallgatóság korlátozott kapacitású munkamemóriája mellett nem mutathatunk meg mindent, amit tudunk — ehelyett csak azt mutatjuk meg, amit a hallgatóságnak tudnia kell. A II. szakasz beépített hierarchiája vezet minket végig a néha nehéz, de fegyelmezett kritikus gondolkodási folyamaton, amely kényszerít annak eldöntésére, hogy mit tegyünk be egy prezentációba, és mit hagyjunk ki belőle. A II. szakasz kitöltésének folyamata olyan, mint egy intellektuális bozótvágó kés, amely levagdossa a felesleges adatokat, hogy a világosság keresztültündököljön a szavak dzsungelén. Emellett segít megállapítani a diák idő- és fontossági sorrendjét, hogy gondolataink megfelelően átjuthassanak a tű fokán, azaz a munkamemórián.

Tapasztalni fogjuk, hogy rengeteg információt kihagyunk a prezentációból. Ha úgy látjuk, valami fontosat is kihagytunk, akkor térjünk vissza, és illesszük be a címsorok közé. Ami nem fér be a hierarchiába (például a részletes mennyiségi elemzések), azt a prezentáció elején írásban ki lehet osztani a hallgatóságnak. Amikor megírtuk a II. szakasz címsorait, bizonyosak lehetünk afelől, hogy kifejtettük a prezentáció további diáit is. Most már minden diának megvan a helye a hierarchiában (l. 5.26. ábra). Most még ne aggódjunk a címsorsablon III. szakasza miatt – hamarosan gondunk lesz rá, amikor a 8. fejezetben képeket adunk a forgatókönyvhöz.

147

5. fejezet: A II. szakasz diái

Fejtsük ki a II. szakasz további címsorait

1. a) magyarázat

1. a) i. részlet

2. téma

2. a) magyarázat

2. a) i. részlet

3. téma

3. a) magyarázat

3. a) i. részlet

1. téma

Teendő

5.26. ábra: A diák hierarchiájának többi részét akkor határozzuk meg, amikor megírjuk a II. szakasz többi diáját is, valamint akkor, amikor fontossági sorrendbe állítjuk az egyes diákat NVV ELLENŐRZŐLISTA: A TÖBBI DIA MEGTERVEZÉSE A II. szakasz többi címsora megfelel-e az alábbi feltételeknek? •

Igazolják a Teendő címsort a témák?

•

Megvilágítják a Téma címsorokat a további magyarázatok?

•

Megerősítik a Magyarázat címsorokat a megfelelő részletekkel?

•

Logikus idő- és fontossági sorrendbe helyezik gondolatainkat?

•

Fellelhető bennük a kieszelt motívum?

Essünk túl a legfontosabbakon Most, hogy kitöltöttük a címsorsablont, elvégeztük, amit célként magunk elé tűztünk a fejezet elején – vagyis fontossági sorrendbe állítottuk gondolatainkat, és megfelelő sorrendet is találtuk számukra. A II. szakasz három oszlopa alapozta meg gondolataink fontossági sorrendjét, a hierarchia tetején lévő Téma címsoroktól a középen lévő Magyarázat címsorokon át az alján lévő Részletezés címsorokig.

148

Essünk túl a legfontosabbakon

A II. szakasz létrehozásának folyamata segít kerek mondatok formájában leírni gondolatainkat, ahelyett, hogy listákat és töredékeket használnánk, amelyeket a hallgatóságnak még rendezgetnie kellene. Most létezik egy tiszta gondolatfolyam, amely az egyik gondolatot logikusan a másikhoz kapcsolja. Amikor importáljuk a PowerPointba a címsorokat, hogy a következő, 6. fejezetben a forgatókönyvet készítsünk belőlük, akkor a diák ott automatikusan ugyanabban a sorrendben jelennek meg, ahogy megírtuk őket a II. szakaszban (l. 5.27. ábra). A forgatókönyvben a közönséget úgy kötjük a hierarchia szintjeihez a diaelrendezésekkel és hátterekkel, hogy minden ötletet a megírás sorrendjében mutatunk be. Fontos újítása az NVV-megközelítésnek, hogy miközben hierarchiával fontossági sorrendbe állítja ötleteinket, logikus sorrendbe is rendezi őket a forgatókönyvön belül. 1. téma

1. a) magyarázat

1. a) i. részlet

1. a) ii. részlet

1. a) iii. részlet

1. b) magyarázat

1. b) i. részlet

1. b) ii. részlet

1. b) iii. részlet

1. c) magyarázat

1. c) i. részlet

1. c) ii. részlet

1. c) iii. részlet

2. téma

2. a) magyarázat

2. a) i. részlet

Teendő

5.27. ábra: A hierarchia fontossági sorrendet is beállít a diák között, és megfelelő sorrendbe is helyezi őket

A II. szakasz címsorainak megírásába fektetett munka igazán majd a PowerPoint használatakor fog megtérülni. Amikor három oszloppal hozunk létre egy prezentációt, akkor a gondolatainkat fontossági sorrend szerint, balról jobbra rangsoroljuk. 45 perces prezentáció esetén a II. szakasz minden diáját meg kell mutatnunk. Ha időnk váratlanul lerövidül 15 percre, hagyjuk ki a Részletezés diákat, míg ha csak 5 percünk marad, hagyjuk ki a Magyarázat diákat is. Mivel hierarchiát használtunk a gondolatok fontossági sorrendjének megadására, növelhetjük vagy csökkenthetjük az információszintet a rendelkezésünkre álló időnek megfelelően, anélkül hogy bármilyen szinten fel kéne áldoznunk gondolataink egységét vagy érthetőségét. 149

5. fejezet: A II. szakasz diái

De ami talán a legfontosabb: amit a II. szakaszban elvégeztünk, csökkenti a kognitív terhelést, azáltal hogy a munkamemória számára megkönnyíti a legfontosabb új információk felismerését. A tipikus PowerPointprezentációvázlatok először a részletekkel kezdik, majd a részletek magyarázatával folytatják, végül a kulcspontokkal – az ajánlatokkal vagy összegzésekkel – fejezik be. Más prezentációk egyszerűen felsorolják a részleteket bármilyen magyarázat vagy kulcspont nélkül, amelyek szövegkörnyezetet vagy érthetőséget adnának a részleteknek. Mindkét megközelítés megpróbálja áttuszkolni a hierarchia széles alját a tű fokán, ahogy az az 5.28. ábrán látható. Ha először a részleteket mondjuk el, akkor a hallgatóság munkamemóriája ezeknek információknak a megőrzésével kénytelen megküzdeni, amíg meg nem érti, hogy merre halad a prezentáció.

5.28. ábra: Ha először a részleteket mondjuk el, akkor gyorsan túlterhelhetjük a munkamemóriát

A II. szakasz megfordítja a tipikus vázlatot, és először a legfontosabb információkat adja meg, majd később az ezekhez kapcsolódó többit. Az összpontosított figyelmet a Teendő diának köszönhetjük, ezt követték a Téma diák. Ugyanez a technika működik a II. szakasz jelenetein belül is: bemutatunk egy Téma diát, mielőtt bemutatnánk a Magyarázat diákat, majd minden Magyarázat diához megmutatjuk a Részletezés diákat. Ez a folyamat biztosítja, hogy a Részletezés diák alá lesznek rendelve a fontosabb diáknak. Ha először a hierarchia csúcsát mutatjuk meg, akkor csökkentjük a kognitív feszültséget, azáltal hogy először a lényegre összpontosítunk, és kihagyjuk a nem odatartozó információkat, amelyek elrekeszthetnék a tű fokát. Amikor összefoglaljuk, hogy mit fogunk mondani először, segítünk a hallgatóság munkamemóriájának, hogy megértse a következőket, és 150

Függöny a címsorsablon után

megadjuk a szövegkörnyezetet a részletek számára. Az NVV-vel mindig azt fogjuk először átnyomni a tű fokán, ami a legfontosabb, ahogy az az 5.29. ábrán is látható.

5.29. ábra: Ha először a legfontosabb információkat mutatjuk be, akkor megfelelően kezeljük a munkamemóriát, és keretet adunk a magyarázatokhoz és részletekhez

Ha az NVV használatával fordítunk egyet a szokásos gondolkodásmódunkon, és először a végeredményt, majd a részleteket mutatjuk meg, akkor az emberek jobban fognak rá emlékezni, és könnyebben megértik, amit mondunk. E módszer esetén nem a részletek és az adatok vezetnék a prezentációt, a hallgatóság munkamemóriájának megfelelő kezelése vezeti azt, amely párhuzamba állítható a 2. fejezetben leírt kutatási eredményekkel.

Függöny a címsorsablon után A címsorsablon legnyilvánvalóbb előnye az, hogy egy helyen láthatjuk összes gondolatunkat, és gyorsan átláthatjuk, hogyan kapcsolódnak egymáshoz. Ha kinyomtatjuk a címsorsablont, az végigvezet a történet kezdeti olvasatán, hogy megbizonyodhassunk arról, minden jól hangzik-e. Olvassuk át a címsorsablont, mielőtt kinyomtatnánk. Ha több oldalra nyúlik, érdemes lehet jelenetenként oldalakra osztani a II. szakaszt. Ehhez helyezzük a kurzort bármelyik cellába egy Téma oszlopban, majd a Táblázateszközök lapon kattintsunk az Elrendezés fülre; ezután az Egyesítés csoportban kattintsunk a Táblázat felosztása parancsra. Ezzel elvá-

151

5. fejezet: A II. szakasz diái

lasztjuk az adott sort a fölötte levőtől. Ha meggondoltuk magunkat, kattintsunk a Visszavonás gombra a Gyorselérési eszköztáron. A címsorsablon az a szorgalmas, értelmes és szerkezettel bíró motor, amely vagy mindent működtet a PowerPoint-prezentációnkban, vagy semmit. Ha van egy elegáns alapunk, akkor minél több időt fektetünk a prezentációba, annál egyszerűbb lesz megérteni. Ha nincsen szilárd alapunk, akkor minél több időt fektetünk bele, annál zavarosabb lesz. Ha jól értjük a címsorokat, akkor azok megkönnyítik és bővítik a megértést; ha azonban rosszul, akkor az félreviszi a hallgatóságot: meddő, idegesítő időpocsékolásba. Ezért fontos a lehető legtöbb időt eltölteni szavaink szerkesztésével, összekapcsolásával és tisztázásával. Ahogy mi is használhatjuk arra a címsorsablont, hogy első pillantásra átlássuk és kezeljük címsorainkat, úgy mások is használhatják történetünk áttekintésére. Ha kevés munkatárssal dolgozunk, tegyük ki a címsorsablont számítógépünk képernyőjére, és szerkesszük együtt azt. Ha nagyobb csoporttal dolgozunk, és össze akarunk hívni egy értekezletet a címsorok áttekintésére, akkor a címsorsablon másolatát a megbeszélés előtt küldjük el e-mailben munkatársainknak. TIPP

9

Ne folytassuk a prezentáció készítését, amíg nem véglegesítettük a címsorsablont, és nem fogadta el mindenki, aki részt vesz a létrehozásában.

Nagyon fontos, hogy mindenki elfogadja a címsorsablont, aki részt vesz a prezentáció készítésében. Ebbe beleértendők csapatunk tagjai, cégünk más részlegeinek munkatársai, és bárki, akinek a hozzájárulása kell. Ha a címsorsablont felülvizsgálatra használjuk, akkor gyorsan végrehajthatunk módosításokat a szóhasználaton vagy a szerkezeten, és megkérhetünk másokat is, hogy hasznosítsák szakértelmüket és vállaljanak részt prezentációnk sikeréből. Ha elfogadják a címsorsablont, akkor mindenki az ötleteinkre koncentrálhat a tervezési kérdések helyett, amelyek vitatása ezután már csak zavart keltene. Ha végleg elfogadják a történet szerkezetét és sorrendjét, akkor csökken annak valószínűsége, hogy felesleges időt és energiát pazarolunk el később. Ha személyesen találkozunk másokkal, akkor tegyük ki a címsorsablont a falra, vagy vigyük el néhány példányát az értekezletre. Olyan sorrendben beszéljük át a gondolatokat, ahogy összeállítottuk őket, és vitassuk meg a történet szűkítésének lehetőségeit arra az esetre, ha a 45 perces prezentációidő 15 vagy 5 percre rövidül. 152

10 tipp a címsorsablon tökéletesítésére

A címsorsablon kitöltésével számos okos dolgot viszünk véghez. Elősegítjük az összpontosítást a klasszikus történetszerkezettel. Érvelünk, de közben hatunk az érzelmekre is. Drámai konfliktust hozunk létre, amely fenntartja a hallgatóság érdeklődését. Kiválasztjuk és rendezzük gondolatainkat fontosság szerint és logikai sorrendbe, hogy segítsünk a hallgatóknak emlékezni a tőlünk kapott információkra. Mielőtt folytatnánk a munkát az NVV-megközelítés következő nagyobb lépésével – ez a forgatókönyv megírása –, olvassuk el a következő 10 tippet, mert ötleteket kaphatunk a címsorsablon fejlesztéséhez.

10 tipp a címsorsablon tökéletesítésére A címsorsablonnal a kezünkben biztosak lehetünk benne, hogy lényegre törő történetet mondhatunk el a következő prezentáción. Ha már begyakoroltuk a sablon kitöltésének alapjait, próbáljunk javítani valamit az elgondoláson e 10 tipp felhasználásával.

1. tipp: A hármas ereje Hiába akarunk rengeteg adatot tömni diáinkba, a munkamemória mindig erősen korlátozza a befogadható új információk mennyiségét. A 2. fejezetben szó volt arról, hogy segítenünk kell a hallgatóságnak jobban megérteni a kijelölt célt; az új információkat ehhez hármas egységekben mutatjuk be a munkamemóriának. A címsorsablon többféleképpen is segíthet abban, hogy ötleteinket hármas csoportokba rendezzük. A történet lényegét a Teendő címsor és a három Téma címsor tartalmazza. Minden Téma címsorhoz három másik címsor tartozik a Magyarázat oszlopban. Minden Magyarázat címsorhoz három másik címsor tartozik a Részletezés oszlopban. Talán kihívás lehet ilyen struktúrában, hármas csoportokra bontani címsorainkat, azonban a nehéz munka kifizetődik: a hallgatóság könnyebben befogadja, megjegyzi és megérti gondolatainkat.

153

5. fejezet: A II. szakasz diái

2. tipp: Csináljunk helyet négynek Noha a három az igazán hatékony szám, a II. szakasz kitöltése közben előfordulhat, hogy négy pontra van szükségünk egy oszlopban. Ha bármelyik részben kevesebb pontra van szükségünk, akkor csak hagyjuk üresen a cellát; ha új cellát akarunk hozzáadni, akkor szúrjunk be egyet. Aki olyan címsorsablont szeretne kipróbálni, amelyben a II. szakaszban témánként négy oszlop vagy négy sor van, látogassa meg a www.beyondbulletpoints.com weboldalt. A négy információszinttel rendelkező sablon hátránya az, hogy a cellák száma jelentősen megnövelheti a prezentáció méretét és bonyolultságát. Ne felejtsük el, hogy minél több címsorunk van, annál több időre lesz szükségünk, és a hallgatóknak annál több információt kell feldolgozniuk. A hosszú és bonyolult prezentációk elkerüléséhez inkább maradjunk meg a három pontnál.

3. tipp: Igazítsuk szakmánkhoz a II. szakasz oszlopfejléceit A II. szakasz három oszlopának címsorai az információknak a hierarchián belüli legáltalánosabb kategorizálásán alapulnak. Azonban másképp is vizsgálhatjuk ezeket az oszlopokat – ha a következő listában mutatott változatok egyike jobban illik a szakmánkhoz, akkor egyszerűen csak írjuk át a fejlécet a címsorsablonban. A legáltalánosabb kategóriák e három oszlop számára a Téma, a Magyarázat és a Részletezés.

A piackutatók ilyen oszlopfejléceket igényelhetnek: Javaslat, Magyarázat és Módszertan/Adatok.

154

10 tipp a címsorsablon tökéletesítésére

Az ügyvédek oszlopfejlécei ilyenek lehetnek: Eset, Magyarázat és Bizonyíték.

Az elemzők a Következtetés, Elemzés és Tény fejléceket használhatják:

Fejlécek vezetőknek: Összegezés, Veszteség és Nyereség.

Üzletkötők ilyesmin gondolkodnak: Előny, Jelleg és Bemutatás.

Drámaírói struktúra: Felvonás, Jelenet és Cselekmény.

Ha újságírók lennénk, akkor az oszlopfejléceink szövege Vezérmondat, Szöveg és Részletezés lenne:

Tanárok, oktatók számára: Lecke, Magyarázat és Részletezés.

155

5. fejezet: A II. szakasz diái

4. tipp: Címsorsablonok csapatoknak A II. szakasz jól működik olyan csapatok és szervezetek esetében, amelyeknek több pontot kell megvilágítaniuk különböző hallgatóságok előtt. Példa: a legtöbb csoport a Téma címsorok véges készletét akarja megírni egy témáról, így valaki a csoportból létrehozhat további jeleneteket a II. szakaszhoz. Amikor készen állunk a prezentációra, csak a kiválasztott jeleneteket mutassuk meg, a többit rejtsük el. Ez megtehető az I. szakasz változataival is, ha több „címsorsablon-héjat” is létrehozunk a gyakran használt történetszerkezetekhez.

5. tipp: A történet magva Egy történet magva olyan kifejező részlet, amely magában hordozza, lecsupaszítja és keretbe foglalja az egész történetet – egy 6000 dolláros zuhanyfüggönyről szóló hír a például legtöbb ember számára azoknak a vezetőknek a mértéktelenségét jelképezi, akiket bűnösnek találtak sikkasztásban egy nagy nemzetközi vállalatnál. A történet magvát beírhatjuk az I. szakasz egyik címsorába, mint az egész történet kapszuláját, vagy részletként elhelyezhetjük egy stratégiai fontosságú helyre a Részletezés oszlopban. Legyünk óvatosak a történet magvával! Ha az információ tényleg fontos, és biztosak akarunk lenni abban, hogy emlékezzenek rá és felhasználják, akkor tegyük a Téma címsorokba. Ha pontjaink már világosak, helyezzük el valahol a prezentációban, hogy a hallgatóság felfedezhesse és emlékezhessen rá.

6. tipp: Az NVV a PowerPointon túl Amikor nem találjuk a szavakat, vagy elakadtunk, vagy problémáink vannak az írással vagy a kommunikációval, akkor nyissunk meg egy címsorsablont. A szerkezet megbízhatósága és egyszerűsége megtörheti az intellektuális vagy kreatív elakadást azáltal, hogy érthetőséget és összpontosítást ad. Az emberek a PowerPoint-prezentációkon túlmutató célokra is széles körben használják az NVV címsorsablonját: szerkezetet adnak e-maileknek, óravázlatoknak, rádióadásoknak, hirdetéseknek és iskolai vázlatoknak. Adjunk neki egy esélyt, és lássuk, hogy az érthetőség hova vezet a PowerPointon túl! 156

10 tipp a címsorsablon tökéletesítésére

7. tipp: Hozzunk létre vázlatot ötleteléssel! Minden II. szakaszbeli címsornak jönnie kell valahonnan. Ha nem ugranak elő könnyedén a képzeletünkből, akkor lehet, hogy csak ötletrohammal segíthetünk a dolgon. Számos kiváló könyv és internetes erőforrás áll rendelkezésre (pl. www.innovationtools.com), amelyek segítenek új ötletek kigondolásában, akár egyedül, akár csapatban. Bármelyik módszert is használjuk, meg kell értenünk a kapcsolatot az ötletelés és munkánk gyümölcse, illetve a II. szakaszban használt folyamat között. Az ötletroham egy adott célra szolgáló ötletek gyártásának művészete; támogatja az akadályok nélküli, szabadon gondolkodó környezetet. A prezentációfejlesztés az ötletek kiválasztásának és fontossági sorrendbe állításának művészete; számos különböző képességre támaszkodik, beleértve a kritikus gondolkozást, a kiválasztást, a fontossági sorrendbe állítás képességét és az érvelést. Amikor befejeztük az ötletelést, a címsorsablon segít kiválasztani a prezentáció összpontosításához legjobb gondolatokat. Amint megkezdjük a munkát a II. szakaszon, gyűjtsük össze az összes kéznél levő ötletet, akár listák, akár jegyzetek, akár fehértábla-diagramok, akár más dolgok formájában. Ezután alkalmazzuk a ebben a jelen fejezetben leírt eljárást a II. szakasz címsorainak megírására. Lehet, hogy néha vissza kell váltanunk ötletelő üzemmódba, amikor elakadunk egy címsornál, vagy ha a struktúránk nem működik. Amikor azonban már vannak új ötleteink, térjünk vissza címsorsablon-módba, hogy kiválaszthassuk a megfelelő ötleteket a prezentáció összpontosításához. Az ötletroham és a címsorsablon két különböző, ám egymást kiegészítő módszer, és ha felváltva használjuk őket, akkor a legjobbat hozhatjuk ki belőlük: a történetet támogató legfrissebb gondolatok helyes kiválasztását.

8. tipp: Használjuk ki csapatunk tehetségeit! Gondolkozzunk el a csapatmunkán, amikor gondolatainkat szerkezetbe öntjük! Ha kivetítőt csatlakoztatunk számítógépünkhöz, számos programot meg tudunk jeleníteni, amelyek lehetővé teszik, hogy a csapatunkkal együtt dolgozzuk ki a II. szakasz címsorokat. Saját táblázatokat és logikai fákat is építhetünk a Microsoft Visio, Microsoft Office OneNote vagy a PowerPoint szervezetidiagram-szolgáltatásának segítségével.

157

5. fejezet: A II. szakasz diái

Ha nincs kivetítőnk, vagy jobban kedveljük a manuális megközelítést, akkor használjunk papírt, notesztáblát vagy fehértáblát a logikai fa felrajzolásához. Esetleg írjuk a II. szakasz címsorvázlatait tapadós jegyzetlapokra, és tegyük fel őket a falra egy logikai fát formázva, ahogy azt David Straker írja Rapid Problem Solving with Post-it Notes (Fisher Books, 1997) című könyvében. Kísérletezzünk a módszerekkel és az eszközökkel, amíg meg nem találjuk azt, amelyet legjobban tudunk használni a gondolatok összpontosítására és fontossági sorrendbe állítására. Ha végeztünk, térjünk vissza a Word-dokumentumhoz és írjuk be a címsorokat a címsorsablonba. Egyesek a legfelső szinten gondolkodnak világosan és gyorsan, mások a részletek szintjén. Ha elakadunk a részleteknél, akkor lépjünk egyet vissza, és kérjünk meg egy legfelső szintű gondolkodót/szervezőt, hogy segítsen. Amikor sor kerül a címsorsablon létrehozására, tapasztalni fogjuk, hogy a lehető legjobb prezentációt csapatunk tagjainak tehetségét kihasználva készíthetjük el.

9. tipp: Válasszuk a gyorsliftet! Amikor a vállalkozók kerülgetni kezdik a befektetőket, hogy adjanak pénzt egy kockázatos vállalkozásra, akkor a befektetők az úgynevezett liftbeszédet várják. A gondolat abból indul ki, hogy annyi idő alatt mesélnek el mindent társaságuknak, amennyi a lift útja. Még akkor is előfordulhat, hogy liftbeszédet kell tartanunk, ha nem is kérünk anyagi támogatást a cégünktől, de a prezentáció előtt hív a főnökünk, és azt mondja: „Sajnálom, de nem tudok elmenni a prezentációdra – el tudnád mondani gyorsan, hogy miről lesz szó?” Ha készítettünk címsorsablont, mindig tudni fogjuk, hogy mit mondjunk. Készüljünk arra, hogy válaszoljunk a főnökünknek, tartsuk meg saját liftbeszédünket, először az I. szakasz címsorait összefoglalva, majd írjuk le mindegyiket a II. szakasz Téma címsoraival. Ez megadja a prezentáció szövegkörnyezetét, és lefedi a felső pontokat. Ha a főnökünk többet szeretne megtudni egy adott pontról, akkor belemélyedhetünk jobban úgy, hogy további információkat mondunk el a Magyarázat és Részletezés oszlopokból.

158

10 tipp a címsorsablon tökéletesítésére

Ez az ügyes módszer nem csak a liftbeszédek és a szóbeli összefoglalók esetén jó. Ha marketingleírást kell írnunk beszédünkről, akkor a címsorsablonban már benne van a vázlat: az I. szakasz, valamint a II. szakasz Téma oszlop címsorai. Ha másokkal is előre tudatni szeretnénk beszédünk szerkezetét, akkor összefoglalhatjuk e-mailben is. A címsorsablon e helyzetek mindegyikében segíti a hatékony kommunikációt.

10. tipp: Hierarchia az agyunkban Számos oka van annak, hogy a hierarchia ősi elmélete miért olyan erős még ma is. Néhány kutató abban hisz, hogy az agy hierarchikus struktúrában tárolja és keresi vissza az információkat a hosszú távú memóriából. A szegmentálás például azon a gondolaton alapszik, hogy a hosszú távú memória a munkamemóriában lévő kisebb darabokat besorolja egy-egy felsőbb kategóriába, hogy egyesítse és könnyebben kezelhetővé tegye őket. Néhány szakember abban hisz, hogy az agykéreg hierarchikus módon keresi vissza az információkat. Az mindenesetre biztos, hogy a hierarchia a legtöbb vázlatkészítő rendszer és számos programozási nyelv szervező módszere. A II. szakasz címsorainak írásakor a hierarchia hatékonyságát azzal használhatjuk ki, hogy a struktúrát magától a hosszú távú memóriától kölcsönözzük, és azt alkalmazzuk diáink sorrendjére, amint az az 5.30. ábrán is látható. A hierarchia alapos és jól emlékezetben tartható módszer, amely nekünk és a hallgatóságnak is segít meglátni a probléma lényegét.

5.30. ábra: Ha a diákra a hosszú távú memóriából ismerős, hierarchikus struktúrát alkalmazunk, könnyebben meghatározhatjuk az időrendet és a fontossági sorrendet 159

H

A T O D I K

F E J E Z E T

A képes forgatókönyv és a kísérőszöveg A fejezet a következő témaköröket tárgyalja:

9 9 9

Képes forgatókönyv kialakítása előre megtervezett háttérrel. A prezentáció során elhangzó szöveg megírása. A képes forgatókönyv készítésének három alapszabályának áttekintése.

A Ne vetíts vázlatot (NVV) címsorsablon elkészítésével olyan teljes és átfogó forgatókönyvhöz jutunk, mely meghatározza az összes dia alapját. A történet annyira kikristályosodik, hogy biztosak lehetünk abban, hogy a prezentáció során fellépő esetleges műszaki hiba esetén is meg tudjuk tartani az előadást, elegendő, ha csak egy nyomtatott címsorsablon a kezünkben van. A PowerPoint-prezentáció természetesen képeket is tartalmaz, hiszen a kutatások azt mutatják, hogy az emberek jobban megjegyzik a hallottakat, ha a multimédiás prezentációk során a szöveghez kép is társul.

A 4. fejezetben felvettük a történet szálát, és előkészítettük az új információt a közönség munkamemóriája számára. Az 5. fejezetben a hierarchiaháromszög csúcsának segítségével meghatároztuk a történetszálon végigfutó információsorozat és az elemek sorrendjének irányát. A jelen fejezet a történetszál két alkotóelemére összpontosít. Ez az a két alapvető elem, melyeket minden multimédiás prezentáció során össze kell hangolni: a 2. fejezetben tárgyalt vizuális és verbális csatorna. A következő három fejezetben azt mutatjuk meg, hogyan kezeljük a vizuális és verbális szálakat. A jelen fejezetben megtanuljuk a PowerPoint-prezentációt úgy összeállítani, hogy az ezt a két szálat a hallgatóság figyelmének megosztása nélkül vezesse végig a prezentáció egészén, és feleslegesen terjengősek se legyünk. A 7. fejezet a képes forgatókönyv grafikus elemeinek tervezéséhez és vázlatának elkészítéséhez kínál számos lehetőséget; a 8. fejezet során a kiválasztott vázlathoz hozzáadjuk a végleges grafikai elemeket; és a 9. fejezetben megtekinthetjük, az NVV hogyan viszonyul a különböző típusú prezentációkhoz, melyekhez ihlet-

6. fejezet: A képes forgatókönyv és a kísérőszöveg

szerzés céljából fordulunk. A fent említett fejezetekben leírt technikák elsajátítása beletelik egy kis időbe, de az NVV egyre mélyebb megismerésével ez a folyamat felgyorsul, és a PowerPoint kreatív elképzelések gyors, vizuális modellezésének hasznos eszközévé válik. A prezentációk készítése során félkész megoldások olyan halmazát hozzuk létre, melyekből ihletet meríthetünk a későbbi projektekhez.

Mit mutassunk, mit mondjunk, és mit tegyünk az egyes diák vetítésekor? Annak a lehetősége, hogy kézben kell tartanunk mindent, amit a diavetítés során megmutatunk, elmondunk és teszünk, első pillantásra ijesztően nagy feladatnak tűnhet. Még, ha sikerül is a címsorok olyan világos és következetes halmazát előállítanunk, amilyen a 6.1. ábrán látható, megmarad a kérdés, hogyan tölthetjük fel gyorsan és hatékonyan a címsorsablon üres diáit grafikus elemekkel, kísérőszöveggel és kölcsönhatásokkal? Ugyanakkor hogyan integrálhatjuk ezeket az összetett elemeket zökkenőmentesen élő prezentációvá? A választ úgy kapjuk meg, ha a PowerPointra úgy tekintünk, mint egy képregényre. Ahogy azt a 3. fejezetben említettük, a kész forgatókönyvvel rendelkező filmes általában alkalmaz egy művészt, aki a forgatókönyv alapján rajzokat készít a kijelölt jelenetekhez. Az első rajzok lehetővé tennék a stáb egésze számára, hogy vizuális képünk legyen a filmről, így képesek legyenek a forgatókönyvet beszéddé és vetített képekké alakítani. A képes forgatókönyv (storyboard) nagyon hasznos eszköz, mert lehetőséget nyújt arra, hogy azonos szemszögből láthassuk egy történet számos jelenetét, és megértsük, hogy ezek a jelenetek hogyan kapcsolódnak egymáshoz a kísérőszövegen keresztül. E lényeges perspektíva hiányában nehéz felismerni, a különböző részek hogyan kapcsolódnak egymáshoz és alkotnak egy teljes egészet. Nekünk azonban nincs szükségünk arra, hogy művész készítse el a képes forgatókönyvet; ehelyett elsajátítjuk a PowerPoint alapvető prezentációforgatókönyv-készítési technikáját, minek segítségével megrendezhetjük a történet vizuális és verbális részeit. Ennek eredményeképp a PowerPoint-prezentációt többé nem különálló diakockák halmazának, hanem összefüggő diasorozatnak fogjuk látni, akár egy filmszalag képeit. 162

Forgatókönyv készítése

A PowerPoint-prezentáció ilyen jellegű összeállítása során a forgatókönyvben ne a szavakat és a vizuális elemeket tervezzük külön-külön, hanem azt az összefüggő médiadokumentumot, melyet projektorral, papírt és böngészőt használva mutatunk be a közönségnek.

6.1. ábra: A kész címsorsablon

Forgatókönyv készítése Amikor a 4. és 5. fejezetben leírtak szerint elkészítjük a címsorsablont, egyúttal az információkat is előkészítjük a PowerPoint forgatókönyvének megfelelően. A címsorsablonban az egyes tételek és a látványt képviselő, tömör címsorok megegyeznek azokkal a tömör szövegekkel, amelyek a PowerPoint-diákon információt közvetítik a közönségnek. A címsorok rögzítése a címsorsablonba és a PowerPoint-diákra olyan alapvetően új megoldás, amellyel a PowerPoint az egyszerű vázlat vetítése helyett teljesen új, látványos előadásmódot szolgáltat. Ez a folyamat vázlatainkat a 163

6. fejezet: A képes forgatókönyv és a kísérőszöveg

forgatókönyvbe ágyazza, és biztosítja, hogy az elhangzó és ábrázolt információ kapcsolódjék a történet szerkezetéhez és folyamához. Ugyanakkor biztosítja, hogy a gondolatainkat emészthető méretű darabokra oszszuk fel annak érdekében, hogy a hallgatóság könnyen elfogadhassa azt. Habár a címsorsablonnal egy ideig nem lesz dolgunk, érdemes egy példányát kinyomtatni és elérhető közelségben tartani, míg a PowerPoint forgatókönyvön és dolgozunk. A címsorsablon segítségével a történetet egészben összefoglalva, egy vagy két lapon láthatjuk, de a címsorok PowerPointba történő importálásakor a címsorsablon és a forgatókönyv közötti kapcsolat megszűnik. Ha a későbbiekben módosítjuk a PowerPoint címsorait vagy a prezentáció szerkezetét, érdemes frissíteni a Word- állományt is annak érdekében, hogy a címsorsablon a későbbiekben is jó rendszerező eszköz maradjon.

A címsorsablon manuális újraformálása TIPP

9

Ha már ismerjük a címsorsablon manuális újraformálásának módját, a folyamat csak pár percet vesz igénybe. Ha ezeket a lépéseket egy az egyben ki szeretnénk hagyni, látogassunk el a www.beyondbulletpoints.com webhelyre, ahol megtalálhatjuk azokat az eszközöket, amelyek segítenek a vetítésformázás felgyorsításában.

Annak érdekében, hogy a címsorsablonban készített címsorok egyben a PowerPoint-diák címsoraivá váljanak, némi előkészítő munkára van szükség. Először mentsük el a Word-dokumentumot, majd kattintsunk a Kezdőlap Szerkesztés csoportjában található Kijelölés gombra; ezután az összes címsor kijelöléséhez válasszuk ki Az összes kijelölése parancsot, majd a címsorok másolásához nyomjuk meg a Ctrl+C billentyűkombinációt. Ezután hozzunk létre egy új Word-dokumentumot, és mentsük el a helyi számítógép egyik mappájába úgy, hogy a fájlnév végére a Formázott szót írjuk. Állítsuk a kurzort erre az új dokumentumra, és kattintsunk a Kezdőlap Vágólap csoportjában a Beillesztés gomb legördülő nyilára, majd kattintsunk a legördülő menü Irányított beillesztés parancsára. Az Irányított beillesztés párbeszédablakban jelöljük ki a Formázatlan Unicode Szöveg elemet, majd kattintsunk az OK gombra14. Az új dokumentum olyan lesz, mint ami a 6.2. ábrán látható. 14

Word 2003-ban a Szerkesztés menüben találjuk Az összes kijelölése és az Irányított beillesztés parancsokat, az eljárás a fent leírtakkal azonos – a szerk.

164

Forgatókönyv készítése

6.2. ábra: A címsorsablon címsorai új Word-dokumentumba másolva

Töröljük az oszlopok címsorait tartalmazó sorokat és minden egyéb szöveget a címsorokon kívül. Töröljük az extra szóközöket a szavak közül, és ahol szükséges, adjunk hozzá új sortörést, míg végül soronként csak egy címsorunk lesz. Végül jelöljük ki a Teendő címsort, kattintsunk rá és húzzuk a B pont címsor alá. A dokumentum végső formájában a 6.3. ábrán láthatóhoz kell, hogy hasonlítson. Mentsük a dokumentumot, majd zárjuk be.

6.3. ábra: A Word-dokumentum a felesleges szóközök eltávolítása és új sortörések beszúrása után

165

6. fejezet: A képes forgatókönyv és a kísérőszöveg

Az NVV-formázó használata A címsorsablon újraformázását követő lépés a címsorok PowerPoint 2007-be történő importálása. Ezt az NVV-formázóval végezzük, amely olyan speciálisan megformázott PowerPoint-állomány, amely számos technikai lépést megtesz helyettünk annak érdekében, hogy időt takarítsanak meg, és ne kelljen ezeket a lépéseket manuálisan végrehajtanunk. MEGJEGYZÉS

Ha mégsem kívánjuk az NVV-formázót használni, a manuális beállításokat a jelen fejezet későbbi, az „1. tipp: A Diaminta manuális beállítása” és a „2. tipp: A Jegyzetminta manuális beállítása” részében leírtak alapján végezzük el.

A NVV-formázó használatához másoljuk a CD-mellékleten található NVV-formázó.potx15 állományt a helyi számítógép valamely mappájába, majd keressük meg ezt a mappát, kattintsunk rá kétszer az NVVformázó.potx-re. Mivel a fájl formátuma PowerPoint 2007 tervezősablon, mint ahogy azt a .potx fájl kiterjesztés is jelzi, a kettős kattintással a fájl új, a sablon formátumának megfelelő prezentációt nyit meg. Az új, egyetlen üres diát tartalmazó PowerPoint-fájl Diarendező nézetben nyílik meg. Nevezzük el ezt a prezentációt, és mentsük a helyi számítógépre. A POWERPOINT 2007 HASZNÁLATA Ha korábban nem találkoztunk a PowerPoint 2007-tel, megfigyelhetjük, hogy a felülete teljesen különbözik a korábbi verziókétól. A felső részen található szalag talán a legszembetűnőbb, de a szoftver működésében találunk még számos egyéb változást. A könyv célja a PowerPoint 2007-ben alkalmazott NVV-alapok ismertetése — a szoftver működésével kapcsolatos technikai részletek elsajátításához olvassuk el például Joyce Cox, Joan Preppernau és Katherine Murray Microsoft Office 2007 lépésről lépésre c. mű megfelelő fejezeteit (SZAK Kiadó, 2007, 381—478. oldal).

Kattintsunk a Kezdőlap Diák csoportján az Új dia elemre, és válasszuk a legördülő menü alsó részében található Dia vázlatból parancsot16. Majd a Vázlat beszúrása párbeszédablakban keressük meg és jelöljük ki az imént létrehozott címsorsablont, melynek végére a Formázott szót írtuk, majd kattintsunk a Beszúrás parancsra. (Ha hibaüzenetet kapunk, valószínűleg még nyitva van a formázott Word-dokumentum; ebben az esetben térjünk vissza hozzá és zárjuk be.) 15 16

PowerPoint 2003 esetén az NVV-formázó.pot nevű állománnyal tegyük ugyanezt. A Dia vázlatból parancs a PowerPoint 2003-ban a Beszúrás menüben érhető el – a szerk.

166

Forgatókönyv készítése

Ezekkel a lépésekkel a címsorsablon minden egyes címsorához egy PowerPoint-diát hozhatunk létre, és a címsorok a diakockák tetején találhatók, ahogy azt a 6.4. ábra is mutatja. Ha a bemutatóban találunk üres, címsor nélküli diát, töröljük. A PowerPoint-ablak állapotsorának jobb alsó sarkánál található a három gombbal rendelkező Nézet eszköztár17 – ha balról jobbra a gombokra kattintunk, a forgatókönyv Normál, Diarendező és Diavetítés nézetét láthatjuk. A jelenlegi nézet méretének csökkentéséhez a Nagyítás eszköztáron lévő fület húzzuk balra, a növeléshez pedig húzzuk jobbra. A Nagyítás eszköztártól balra található mutató a nagyítás pontos százalékos arányát jeleníti meg; erre kattintva megnyithatjuk a Nagyítás párbeszédablakot, és további pontosításokat hajthatunk végre.

6.4. ábra: Az NVV-formázóba importált összes címsor Diarendező nézetben, 66%-os nagyításban MEGJEGYZÉS

17

Az NVV alapjainak elsajátítása után egyedileg is megadhatjuk az NVV-formázó beállításait. A sablont elmenthetjük a helyi számítógépre is, hogy új prezentáció készítésekor könnyen hozzáférhető legyen; a részletek a jelen fejezet későbbi, a „3. tipp: Az NVV-formázó telepítése a helyi számítógépre” részében olvashatók.

A PowerPoint 2003-ban ez az Eszköztár az állapotsor fölött, az ablak bal alsó részén van.

167

6. fejezet: A képes forgatókönyv és a kísérőszöveg

A munkamemória irányítása előzetes diahátterekkel Az NVV-címsorsablon használatának egyik előnye, hogy Word-dokumentumban könnyen átlátható, hogyan kapcsolódnak az egyes gondolatok egymáshoz. A címsorsablon különösen hasznos rendszerező eszköz a II. szakasz képeinek esetén, mert láthatóvá teszi a gondolatok vizuálisan megjelenített hierarchiáját. Az egyes oszlopokban fentről lefelé fontosság szerint csökkenő sorrendbe szerepelnek a címsorok, és balról jobbra információs oszlopokat adunk hozzájuk. Amikor azonban a címsorsablont a PowerPointba importáljuk, a sablon nem tükrözi tovább a gondolatok hierarchiáját. Minden, a Diarendező nézetben látható összes dia vizuálisan egyenlő súlyú, az egyes, egymást követő diák között nincs különbség. Ahhoz, hogy a Diarendezőn az információs hierarchia gyorsan áttekinthető legyen, és a munkamemória vizuális utasításokat kapjon, az egyes diák hátterét egyedi elrendezéssel formázzuk úgy, hogy a prezentáció szerkezete láthatóvá váljék. Ezek az egyedi elrendezések csak időlegesek, a képes forgatókönyv készítése során érvényesülnek; később, a 8. fejezetben, módosítjuk ezeket az egyedi elrendezéseket vagy újakat alkalmazunk helyettük. Az NVV-formázó használatával az egyedi elrendezésű Teendő dia sötétszürke hátteret kap, a Téma diák közepesen sötétszürke hátteret, a Magyarázat diák világosszürke hátteret, és az I. szakasz fennmaradó diái, valamint a Részletezés oszlop diái fehér hátteret kapnak. A DIÁK HELYÉNEK MEGHATÁROZÁSA A vetítés diakockái helyének meghatározásához érdemes a címsorsablon Wordben elkészített, nyomtatott változatát kéznél tartani. Ha nehezen találjuk a diákat, mert túl nagyok, vagy a címsorok túl kicsik, változtassuk a Diarendező nagyítását. Számláljuk meg a diákat, ha az segít. Például: ha találtunk egy Téma diát, már tudjuk, hogy közvetlenül utána egy Magyarázat dia következik, majd három Részletezés dia után jön a következő Magyarázat dia, majd újabb három Részletezés dia után a harmadik Magyarázat dia.

Diarendező nézetben a diákat színnel is megjelölhetjük, ha a Ctrl+A billentyűkombináció megnyomásával a prezentáció összes diáját kijelöljük. Ezután kattintsunk a Kezdőlap Diák csoportjában az Elrendezés elemre, és jelöljük ki a legördülő menü Részletezés nevű elrendezését, ahogy az a 6.5. ábrán is látható. Ezt követően a diák hierarchikus sorrendjének megfelelően alkalmazzuk a többi elrendezést, fentről haladva lefelé. Jelöljük ki a Teendő diát, kattintsunk az Elrendezés gombra, majd kattintsunk a legördülő 168

Forgatókönyv készítése

menü Teendő nevű elrendezésére. A következő lépésben jelöljük ki az első Téma diát, tartsuk lenyomva a Ctrl billentyűt, majd kattintsunk a második és harmadik Téma diára, majd ismét az Elrendezés gombra. Ezt követően kattintsunk a legördülő menü Téma nevű elrendezésére.

6.5. ábra: A Részletezés egyedi elrendezés alkalmazása a Diarendező nézetben látható összes diára az NVV-formázóban18

Ezután kattintsunk az első Magyarázat diára, tartsuk lenyomva a Ctrl billentyűt és jelöljük ki a többi Magyarázat diát, majd kattintsunk az Elrendezés gombra. Ezt követően kattintsunk a legördülő menü Magyarázat nevű elrendezésére. Végül kattintsunk az első Helyzet diára, tartsuk lenyomva a Shift billentyűt és jelöljük ki az A pont diát, ezután a Ctrl billentyűt lenyomva tartva jelöljük ki a B pont diát, majd kattintsunk az Elrendezés gombra, ezt követően a legördülő menü I. szakasz nevű elrendezésére.

18

Ez az eljárás sem alkalmazható PowerPoint 2003-ban. A helyettesítő eljárást a 187. oldalon írjuk le. Bár a PowerPoint 2003-ban a tervezősablonokat nem tudjuk módosítani, olyan felhasználói csoportokban, ahol többnyire PowerPoint 2003-at használnak, de a csoport vezetőjének vagy bármely tagjának van hozzáférése PowerPoint 2007-hez, mód van arra, hogy a csapat számára a speciális elrendezéseket PowerPoint 2007-ben elkészítsék, és PowerPoint 2003-as formátumban mentsék el. Ebben az esetben a beállítások egy része (pl. animációk, helyőrző-beszúrások) ugyan elvész, de a háttérszínek és formák megmaradnak.

169

6. fejezet: A képes forgatókönyv és a kísérőszöveg

MEGJEGYZÉS

A könyv CD-mellékletén fenn van az NVV-formázó alapverziója19, amely tartalmazza a forgatókönyv vázlatkészítésénél a diák formázásához szükséges egyedi elrendezéseket. További, a formázók bővebb verziói a www.beyondbulletpoints.com webhelyen találhatók. Aki az NVV-formázót egyáltalán nem kívánja használni, kövesse a jelen fejezet későbbi, az „5. tipp: Diahátterek manuális beállítása” című részében leírt lépéseket.

A címsorokat olvasva görgessünk végig a diákon, és ellenőrizzük, hogy a diák megfelelnek-e a címsorsablon nyomtatott verziójának, és a megfelelő elrendezéseket használtuk-e. Amennyiben hibáztunk, jelöljük ki az adott diát, kattintsunk az Elrendezés gombra, és válasszuk ki a megfelelő elrendezést. A forgatókönyvnek a 6.6. ábrával kell megegyeznie.

6.6. ábra: Diarendező nézet, ahol a Teendő diák háttere sötétszürke, a Téma diák háttere közepes szürke, a Magyarázat diák háttere világosszürke, és a Részletezés diák háttere fehér

19

A magyar kiadás CD-mellékletén megtalálható a PowerPoint-sablon eredeti és magyarított változata – a szerk.

170

Forgatókönyv készítése

Ahogy végiggörgetünk a bemutatón, a diák háttérszínének változása a sötétszürkétől a közepesen sötétszürkén át a világosszürkéig, majd a fehérig azt jelzi, hogy áttértünk egy, az I. szakasz vagy a forgatókönyv három oszlopának megfelelő új pontra. Ezt az átmenetet az elhangzó szavaknak is tükrözniük kell. Bár ez a színezés csak időleges, a különböző színárnyalatok kontrasztja felhívja a figyelmet a hierarchia három szintjére: a sötétszürke szín a legfontosabb Teendő diára irányítja a figyelmet, a közepesen sötétszürke a Téma diákra, a világosszürke a Magyarázat diákra, és a fehér szín a Részletezés diákra. Egyelőre maradjunk ezeknél a háttereknél annak érdekében, hogy a forgatókönyvvel folyó munka során is érzékeljük a struktúrát. A 7. fejezetben áttekintjük és felvázoljuk a különböző információszintek megkülönböztetésére alkalmas háttérszínek, elrendezések és grafikus elemek rangsorát, a 8. fejezetben pedig megtanuljuk mindezek alkalmazását a diák végleges formázásához.

Az időbeosztás gyakorlása Ahogy már az 5. fejezetben láthattuk, a II. szakasz mindhárom oszlopának létrehozásával annyi Téma, Magyarázat és Részletezés dia áll rendelkezésünkre, amennyi egy 45 perces prezentációhoz elegendő. Lehetséges azonban, hogy a 45 perces prezentációt az utolsó pillanatban le kell csökkenteni 15, vagy akár 5 percesre. Most azt gyakoroljuk, hogyan tehetjük meg mindezt csupán pár egérkattintás segítségével. Diarendező nézetben tegyük meg az alábbi lépéseket, hogy a prezentáció során szükségtelenné vált diák elrejtésével csökkentsük a forgatókönyv idejét: • Ha 45 perces prezentációt tartunk, mindent változatlanul hagyunk, és minden diát megjelenítünk a hallgatóságnak. • 15 perces prezentáció készítéséhez tartsuk lenyomva a Ctrl billentyűt, és kattintsunk a prezentáció Részletezés diáira. (Az előzőek során a Részletezés diáknak fehér hátteret adtunk. A szín alapján azonban nem tudjuk a kiválasztást elvégezni, mivel az I. szakasz diáinak háttere is fehér. Célszerű ezért a kijelölést hátulról kezdeni, és kihagyni az első öt fehér diát – a szerk). Ha kijelöltük az összes Részletezés diát, jobb gombbal kattintsunk az egyik diára, és válasszuk a Dia elrejtése parancsot. Ekkor csak az I. szakasz, Téma és Magyarázat diák maradnak meg a bemutatóban; a Részletezés diák 171

6. fejezet: A képes forgatókönyv és a kísérőszöveg

rejtve maradnak. A végeredményt megtekinthetjük, ha az F5 gomb lenyomásával az első diától elindítjuk a vetítést, ahonnan a Diarendező nézethez az Esc billentyű lenyomásával térhetünk vissza. • 5 perces prezentáció készítéséhez végezzük el a 15 perces prezentációhoz szükséges lépéseket, de ezúttal jelöljük ki a fehér színű Részletezés diák mellett (a fehér színű I. szakaszdiákat hagyjuk ki! – a szerk.) jelöljük ki a világosszürke Magyarázat diákat is, majd jobb gombbal kattintsunk az egyik diára és jelöljük ki a Dia elrejtése parancsot. Ekkor csak az I. szakasz, a Téma és a Magyarázat diák jelennek meg a prezentáció során; a II. szakasz többi diája rejtve marad. Ellenőrizzük a végeredményt az F5 billentyű lenyomásával; a Diarendező nézethez pedig az Esc billentyű lenyomásával térhetünk vissza. A Dia elrejtése funkció használatakor a rejtett diákat és azok sorszámát ikon jelzi a Diarendező nézetben lévő diák jobb alsó sarkánál. Ha a rejtett diákat ismét láthatóvá kívánjuk tenni a prezentációhoz, jelöljük ki a diákat, kattintsunk valamelyikre, majd ismét kattintsunk a Dia elrejtése parancsra – az elrejtést jelző ikon eltűnik20. Ne feledjük, hogy a rejtett diák a prezentáció során nem jelennek meg a képernyőn, de nyomtatáskor láthatóvá válnak, hacsak nem hagyjuk üresen a Nyomtatás párbeszédablakban található Rejtett diák nyomtatása jelölőnégyzetet. Ha a prezentáció idejének csökkentése érdekében elrejtjük a diákat, a különböző hosszúságú prezentációkhoz rugalmasan alkalmazkodó fájl áll rendelkezésünkre. A II. szakaszba írt gondolatok hierarchiája lehetővé teszi, hogy pár egérkattintással anélkül változtassuk a prezentáció időtartamát, hogy a mondanivaló integritását csökkentenénk.

Szükség esetén javítsuk a címsorokat! Az időbeosztás Diarendező nézetben történő gyakorlása során felfigyelhettünk arra, hogy egyes címsorok hosszabbak két sornál, vagy a szöveg nem egyenletesen oszlik el a két sorban. Ennek kiküszöbölésére átveszszük a címsor-szerkesztés alapjait, melyről részletesen a jelen fejezet egy későbbi, a „4. tipp: Címsorok szerkesztése” című részében olvashatunk. 20

PowerPoint 2003-ban az eljárás a fent leírtakkal azonos – a szerk.

172

A verbális csatorna tervezése a mondanivaló leírásával

Váltsunk Normál nézetbe, lépjünk diáról diára, s ha olyan címsorra bukkanunk, amely meghaladja a kétsoros határértéket, csökkentsük a méretét. Néha egy-két szó törlésével, a jelentés megváltoztatása nélkül is lerövidíthetjük a címsort. Máskor a szórend átrendezése segít, hogy a szöveg beférjen az adott helyre. Az elosztást úgy javíthatjuk, hogy a kurzort valamelyik szó mögé állítva megnyomjuk az Enter billentyűt, ezáltal a többi szó a következő sorba kerül, s a címsor szavai sokkal egyenletesebben oszlanak el a két sorban. Ragaszkodjunk a legfeljebb kétsoros elrendezéséhez annak érdekében, hogy elegendő hely maradjon a prezentáció látványelemei számára, s igyekezzünk minél tömörebben kifejezni magunkat. (A címsorok szövegdobozokban vannak, melyeket a függőleges oldal közepén levő fogóponttal szélesíthetünk – legyen közben lenyomva a Ctrl billentyű –, és így is elérhetjük a kétsorosságot – a szerk.)

A forgatókönyv áttekintése Gratulálhatunk magunknak! Most már hivatalosan is többre vagyunk képesek a puszta vázlatvetítésnél. A PowerPoint-állományunkba komoly történet ágyazódott bele, sokatmondó címsorok jelentek meg minden egyes dián, még mielőtt a prezentációhoz adtuk volna az egyes látványelemeket, az előzetesen kialakított hátterek mutatják a prezentáció szerkezetét, és a diák olyan elrendezést mutatnak, amely helyettesíti a felsorolásjeles vázlatot. A képes forgatókönyv (storyboard) ötletét a filmgyártók technológiája inspirálta, de ez az eszköz sokkal kifinomultabb névrokonánál. Létrejött egy teljes, integrált és koherens médiadokumentum alapja, amely az elhangzó szavakat és a képernyőn megjelenő látványelemeket egyaránt kezeli.

A verbális csatorna tervezése a mondanivaló leírásával A PowerPoint-diák nem jelentenek egy-egy különálló szigetet, mert az elhangzó szavak mindig összekötik őket. Az összefüggő prezentáció létrehozásához nemcsak az egyes diákat kell megtervezni, hanem a képernyőn megjelenő diákat összekötő szöveget is. A kísérőszöveg megírásá173

6. fejezet: A képes forgatókönyv és a kísérőszöveg

nak elődleges célja, hogy ami elhangzik, zökkenőmentes összhangban legyen a megjelenő diasorozattal, mert így elkerülhető a közönség figyelmének megosztása a két inger között. A hallani és látni valók megfelelő kézben tartásához a jegyzetoldalakat használhatjuk. Kattintsunk a Nézet lapra, majd a Bemutatónézetek csoportban a Jegyzetoldal lehetőségre21! Görgessünk végig a prezentáció diáin, melyek mindegyike a 6.7. ábrán láthatóhoz lesz hasonló. Ebben a nézetben határozottan érvényesül az a koncepció, hogy vizuális és verbális elemekből álló összefüggő mutatványt tervezünk.

6.7. ábra: A tervezett vizuális és verbális elemek áttekintése Jegyzetoldal nézetben. (Az illusztráción a szemléletesség érdekében a diaterületre keretet rajzoltunk) 21

A PowerPoint 2003-ban a Nézet menüben található a Jegyzetoldal parancs – a szerk.

174

A verbális csatorna tervezése a mondanivaló leírásával

Ahogy azt a 2. és 3. fejezetben említettük, az oldal felső része a dián látható elemeket jeleníti meg, az alsó rész az elhangzó szövegre vonatkozó jegyzeteket tartalmazza. (A 6.7. ábrán a dia körül látható keret ténylegesen nem jelenik meg; ezt a funkciót az NVV-formázó beállításai közül eltávolítottuk, annak érdekében, hogy a jegyzetoldalak emlékeztetőjének nyomtatott verziója jobban mutasson.) Jegyzetoldal nézetben a diák címsora kettős szerepet lát el: nem csak a kivetítőn megjelenő főbb gondolatot fogalmazza meg, de összefoglalja a teljes jegyzetoldal mondanivalóját is. Aki hozzászokott ahhoz, hogy vetítés közben sok írott információt lát, a jegyzetoldal használatával akkor is magabiztosan használhatja a verbális csatornát, ha a vizuális megjelenítés egyszerű és lényegre törő a szóbeli mondanivaló emlékeztetője a jegyzetterületen megjeleníthető. TIPP

9

Könnyen felidézhetjük a forgatókönyv lényegi elemeit, ha elképzeljük, amint a hallgatóság a következőt mondja: „Legyen összhangban mindaz, amit hallok azzal, amit látok.”

A Jegyzetoldal nézet úgy használható, hogy miután átolvastuk a dia felső részén látható címsort, helyezzük a kurzort a dia alsó részében található szövegmezőbe, majd írjuk le, amit a címsorral kapcsolatban mondani kívánunk – lásd a 6.8. ábrán látható kinagyított jegyzetterületet. A jegyzetterületre írt szöveg tartalmazza mindazt, amit a dia képernyőre történő vetítése során el kívánunk mondani általában kevesebb, mint egy perc alatt. Ha több a mondanivalónk, és a kísérőszöveg meghaladja a szövegmező korlátait, menjünk vissza a címsorsablonhoz, és több dián osszuk el a gondolatainkat. A jegyzetterületre történő beírással válnak teljessé a gondolatok, az előadónak pedig önbizalmat ad a témával kapcsolatban. Ezzel a megoldással szoros kapcsolatot hozzunk létre a címsorral, ami később segítséget nyújt az előadás során. A prezentáció alatt a címsor röviden tájékoztatja a hallgatóságot a dia gondolati tartalmáról, ezen túl az előadó a téma ismeretében nyugodt hangon mondja el a részletesen leírt magyarázatot.

175

6. fejezet: A képes forgatókönyv és a kísérőszöveg

6.8. ábra: A kinagyított jegyzetterület Jegyzetoldal nézetben, mely egész mondatokban és bekezdésekben megformált gondolatokat jeleníti meg

Aki hozzászokott ahhoz, hogy a mondanivalójának szöveges emlékeztetője megjelenik a képernyőn, nyugodt lehet, hogy mindaz, amit a jegyzetterületre írt, előadói nézetben teljes mértékben látható lesz, de csak az ő számára. Ha befejeztük az aktuális dia jegyzetterületén való munkát, a dia az előadói nézetben 6.9. ábrán látható diához lesz hasonló. A prezentáció során a jegyzetterületre írt szöveg a jobb oldali ablaktáblában lesz látható22.

22

PowerPoint 2003-ban az előadói nézet nem jelentős elrendezésbeli különbséggel megegyezik az itt mutatottal – a szerk.

176

A verbális csatorna tervezése a mondanivaló leírásával

6.9. ábra: A Részletezés dia előadói nézete, ahol a jegyzetterület szöveget tartalmaz

A Jegyzetoldal nézetben való tervezés kellemes velejárója, hogy a folyamat végén nem csak jól megtervezett diákkal rendelkezünk, de hasznos emlékeztetővel is. Ha szeretnénk kiosztani a prezentációt a közönségnek vagy odaadni a hiányzóknak, a címsorok mondanivalóját mindenképpen kerek mondatokban és bekezdésekben fejtsük ki a jegyzetterületen; így az emlékeztető a dia és a szövegmező együttes kinyomtatásával teljes és pontos lesz. MEGJEGYZÉS

Arra is van lehetőség, hogy Normál nézetben szöveget írjunk a jegyzetek ablaktáblába úgy, hogy a kurzort a jegyzetek ablaktáblába a diaterület alá pozícionáljuk. Általános tévedés azt hinni, hogyha a Normál nézet jegyzetek ablaktábláját ily módon használjuk, akkor Jegyzetoldal nézetben vagyunk. A jegyzetek Normál nézetben történő leírásának az a hátránya, hogy nem látjuk, hogy az emlékeztetőben hogyan néznek majd ki az egyes diák. Elveszíthetjük a vászonra kivetített dia és a vásznon meg nem jelenő jegyzetterület kiegyenlített vizuális-verbális egységének perspektíváját is, amelyet a 2. fejezetben leírt kétcsatornás valóság lehető leghatékonyabb kihasználása érdekében zökkenőmentesre hangoltunk.

177

6. fejezet: A képes forgatókönyv és a kísérőszöveg

Most ne foglalkozzunk a Jegyzetoldal nézet formázásával; azt majd a 8. fejezetben nézzük meg, ahol kívánság szerint további grafikus elemeket is elhelyezhetünk a jegyzetterületre. Az olyan prezentációk esetén, melyek emlékeztetőjét nem kívánjuk kinyomtatni, írjunk magunknak rövid jegyzeteket a vetítés diáinak jegyzetterületére. Most, a prezentáció készítésének jelen szakaszában, a mondanivalónkat a lehető legrészletesebben fejtsük ki – ha szorít az idő, írjuk le, ami ezen a ponton lehetséges, és a szöveg részleteibe majd csak később merüljünk bele. Az egyes diákról beszélve a gondolataink rögzítésére használhatunk digitális hangrögzítőt is, majd később átírhatjuk a felvétel során elhangzottakat, és a szövegrészeket beilleszthetjük a megfelelő jegyzet területekre. Esetleg használhatjuk valamelyik beszédfelismerő programot is, pl. a Dragon Naturally Speaking, vagy valamely diktálásra szakosodott, pl. a SpeakWrite Voice-to-Document Service szolgáltatásait, melyeknél a telefonba diktált kísérőszöveget a szolgáltató rövid időn belül átírja és e-mailben megküldi számunkra. Ne feledjük el! Az elhangzó szavakat Jegyzetoldal nézetben írjuk a jegyzetek ablaktáblába, így a mondanivaló teljes kontextusát hozhatjuk létre. Akár ebben a nézetben, akár a Normál nézet jegyzet területére is írhatunk további jegyzeteket.

Most, hogy elkészült és át is olvastuk a PowerPoint-állományt, ideje a prezentáció látványelemeit megtervezni és felvázolni.

A vizuális csatorna tervezése a forgatókönyvvel A forgatókönyv látványelemeivel kapcsolatos első lépés, – így tennék a filmgyártók is –, hogy mielőtt a konkrét, használni kívánt grafikus elemek kiválogatásába fognánk, előbb felskicceljük, mit szeretnénk bemutatni az egyes diákon. Ez felgyorsítja a tervezés folyamatát, mert megakadályozza, hogy a fényképes és grafikus könyvtárak nyújtotta számos vizuális lehetőség között elvesszünk. A vázlatok sorozata segít a következetes stílus kialakításában is, mert a diákat egy egységként láthatjuk, és az összes diát egyszerre tervezhetjük meg.

178

A vizuális csatorna tervezése a forgatókönyvvel

MEGJEGYZÉS

Ha még soha nem készítettünk skiccet PowerPoint-diáról, úgy tűnhet, megint olyan lépésről van szó, amelyre nincs időnk. A vázlatkészítésbe fektetett idő azonban hosszú távon megtérül. Különösen, ha csapat készíti a prezentációt, az egyik legnagyobb frusztrációt a grafikai elemek végtelen ideig tartó javítgatása okozza. Ha előre elkészítjük a diavázlatokat, mindenkit bevonhatunk a kivitelezésbe, biztosítva ezzel, hogy a diák mindenki kívánságának megfelelnek majd. A vizuális koncepcióval kapcsolatos egyetértés létrejötte megelőzi a frusztrációt, a hatékonynak nem nevezhető munkát, a zűrzavart és a későbbi elégedetlenséget.

Kétféleképpen foghatunk a diavázlatok elkészítéséhez – vagy számítógépen, vagy papíron. Messze a legjobb megoldás, ha tábla-PC-t használunk a diák vázlatainak elkészítésére, mert így közvetlenül a PowerPointdiákra rajzolhatunk, ott szerkeszthetjük, vagy törölhetjük a szabadkézzel rajzolt elemeket. Óriási értéke van az elektronikus formátumban készített vázlatoknak, mert a kész munkát akár azonnal e-mailben továbbíthatjuk az érdekelteknek átolvasásra. Ha tábla-PC-t használunk, a számítógépet projektorhoz csatlakoztatva a diák készülő vázlatait közvetlenül megmutathatjuk a csapat többi tagjának – ez különösen hasznos módja a csoport közös vizuális felfogásának, valamint a munkatársak mélyben szunnyadó vizuális kreativitásának megragadására. A tábla-PC-vel történő vetítésvázlat készítéséhez nyissuk meg a diák Normál nézetét, kattintsunk a szalag Review lapjára, majd a Ink csoportból jelöljük ki a Start Inking parancsot. A felbukkanó Pens lap különböző tollakat, színeket és súlyozási faktorokat kínál. Olvassuk el a címsort, majd képzeljük el, hogyan tudnánk azt a legegyszerűbben illusztrálni. Helyezzük a tábla-PC ceruzáját a képernyőn látható címsor alá (vagy érintőképernyős tábla-PC esetén használjuk az ujjunkat vagy körmünket), majd rajzoljuk az illusztrációt közvetlenül a diaterületre, ahogy ezt normál toll és papír esetében tennénk – lásd a 6.10. ábrát. A tábla-PC lehetővé teszi az elektronikus szabadkezes vázlatkészítést, mely könnyen törölhető, átszínezhető, átméretezhető, másolható vagy beilleszthető. Amiatt ne aggódjunk, ha a rajz nem művészi színvonalú – törekedjünk inkább az alapgondolatok kifejezőeszközeinek megragadására, még ha az egyszerű pálcikaemberek, alakzatok és nyilak is. A 8. fejezetben ezeket az egyszerű vázlatokat professzionális, egyszerű és egyértelmű képekké, illusztrációkká és diagramokká alakítjuk majd. Ha még pálcikaembert se tudunk rajzolni, vázlatosan foglaljuk szavakba, mit kívánunk megjelení-

179

6. fejezet: A képes forgatókönyv és a kísérőszöveg

teni a képernyőn. Ezen a ponton ne törekedjünk a tökéletességre – most a kreatív oldalunkat helyezzük előtérbe, s rájövünk, hogy a meglepetés erejével, az egyértelmű mondanivalóval és a humor vizuális megjelentésével elkerülhetjük, hogy a prezentáció merev és személytelen legyen.

6.10. ábra: Tábla-PC fényceruzájával készített diavázlat

A bal oldalon lévő, a Vázlat és a Diák lapot tartalmazó ablaktábla Diák lapján láthatjuk az előbb készített vázlat miniatűr változatát – a vetítés diasorozatának első illusztrációját. TIPP

9

Ha nincs tábla-PC-nk, egér segítségével ugyanúgy készíthetünk vázlatokat a PowerPoint-diákon, ha használjuk a Diavetítés nézetben rendelkezésre álló előadói eszközöket –, ahogy azt a CD-melléklet B függeléke tárgyalja —, azzal a megszorítással, hogy az egérrel készült vázlat kevésbé szabályos és természetes, mint amit a tábla-PC fényceruzájával készítünk.

Ha nincs tábla-PC-nk, a legjobb megoldás a papír használata. A teljes prezentáció vázlatának elkészítéséhez nyomtassuk ki a diákat. Ehhez kattintsunk a Microsoft Office gombra, húzzuk az egeret a Nyomtatás pa-

180

A forgatókönyv-készítés három alapszabálya

rancsra, majd a Nyomtatás párbeszédablak megnyitásához kattintsunk a jobb oldali ablakban megnyíló Nyomtatás23 lehetőségre. A Mit nyomtat legördülő listán a következőket adhatjuk meg: • A diák különálló példányainak nyomtatásához jelöljük ki a legördülő lista Diák elemét. A lapokat aztán a falra ragaszthatjuk vagy gyűrűskönyvbe gyűjthetjük, amelyet később, az egyes diák vázlatkészítése során átlapozhatunk. • Jegyzetoldalak nyomtatásához válasszuk a Jegyzetoldal opciót. Gyűjtsük a kinyomtatott lapokat egy jegyzetfüzetbe, ahol a látványelemeket a diaterületre vázolhatjuk, vagy jegyzeteket készíthetünk, amelyeket később a jegyzet területre írunk. • Az oldalanként megfelelő számú diát tartalmazó lapok nyomtatásához jelöljük ki az Emlékeztetők opciót, kattintsunk a Diák száma oldalanként legördülő menü nyílára, majd kattintsunk az alábbi számok valamelyikére: 1, 2, 3, 4, 6 vagy 9. Ezeket a lapokat oldalanként több dia, a diák miniatűr képeire írt vázlatkészítéséhez használjuk. A formátum kiválasztása után a nyomtatáshoz kattintsunk az OK gombra. Bár a 7. fejezet példái mind tábla-PC-vel készültek, majdnem azonos technikákat alkalmazhatunk a papíralapú képes forgatókönyv készítése során is. TIPP

9

A papíralapú képes forgatókönyv készítését megkönnyíthetjük, ha kilencnél több diát nyomtatunk egyetlen lapra; ennek részleteiről a jelen fejezet „8.tipp: Egész oldalas vetítések nyomtatása” részében olvashatunk.

A forgatókönyv-készítés három alapszabálya A képes forgatókönyv áttekintése és a vele való munka során három alapszabály segíthet abban, hogy ne veszítsük el a fonalat. E tekintetben közömbös, hogy elektronikus vagy papíralapú verzióval dolgozunk.

23

A PowerPoint 2003-ban a Fájl menüben található Nyomtatás parancs azonos megoldást kínál – a szerk.

181

6. fejezet: A képes forgatókönyv és a kísérőszöveg

1. szabály: Vizuális tömörség, egyértelműség, közvetlenség, egyediség A 4. és 5. fejezetben a címsorsablon címsorait a 3. fejezetben szereplő, „Címsorok írása három alapszabály alapján” című részében leírt eljárás szerint írtuk meg. Ahogy a szavak tömörségére, egyértelműségére, közvetlen és sajátos jellegére törekszünk, hasonlóra kell törekednünk a látványelemekkel kapcsolatban is. Akár verbális, akár vizuális elemekkel kommunikálunk, a legfontosabb cél, hogy az üzenetet a leghatékonyabb módon vigyük át. A képes forgatókönyv esetében ez azt jelenti, hogy a lehető legegyszerűbb, a felesleges részleteket mellőző illusztrációkat kell használnunk. Az egyszerű illusztráció nem csak a vizuális üzenet gyors átvitelét teszi lehetővé, de segítségével kikerülhetjük az üzenethez nem tartozó részleteket, amelyek egyébként elterelnék a közönség figyelmét. Amiben bizonytalanok vagyunk, hagyjuk ki a forgatókönyvből. A forgatókönyv-készítés során vessünk a Diarendező nézetben még egy pillantást a címsorok szóhasználatára, nem kell-e a címsorokat átfogalmaznunk annak érdekében, hogy még szorosabban kapcsolódjanak egymáshoz. A prezentáció címsorainak átfogalmazása esetén szerkesszük újra a címsorsablon címsorait is. Ha úgy érezzük, hogy immár túl sokat faragtuk a diák címsorait, jobb egyenesen a címsorsablonhoz visszatérni, és tisztázni a szerkezeti kérdéseket, még mielőtt visszatérnénk a forgatókönyvhöz.

2. szabály: Következetesség és változatosság a II. szakasz oszlopain belül A forgatókönyv készítése során ne feledjük, hogy a II. szakaszban minden a hierarchiáról szól, a címsorsablon II. szakasza az a vezérfonal, amely segít az egyes gondolatok megtartására vagy elvetésére vonatkozó nehéz döntések meghozatalában, és amely automatikusan fontossági sorrendbe rendezi a diákat. Az elsődleges, színes háttérrel rendelkező elrendezés alkalmazásával a diák fontossági szintjét jelöljük, és a Diarendező nézetben egyértelműen láthatjuk, hogy milyen a prezentáció diasorozatának hierarchiája. Most a vizuális technikák segítségével a II. szakasz sziklaszilárd verbális alapját hozzuk létre, annak érdekében, hogy a hierarchiát mind saját magunk, mind a közönségünk számára evidenciává tegyük. A forgatókönyv-készítés megkezdésekor a II. szakasz struktúrája segít 182

A forgatókönyv-készítés három alapszabálya

annak eldöntésében, hogy a diákon mit kellene vizuálisan kifejezni – lásd a 6.11. ábrát. Ahogy azt az 5. fejezetben megtanultuk, a legfőbb cél, hogy a közönség a Teendő és a Téma diákra emlékezzen – ha más nem is marad meg a hallgatókban, ezek a diák hordozzák a legfontosabb információt. E diák vázlatai a leglényegesebb elhangzó, bemutatandó és végrehajtandó elemeket tartalmazzák annak érdekében, hogy meg is maradjanak – ehhez az emlékezetben leginkább megragadó fényképes vagy rajzos, illusztrációkat vagy egyéb látványelemeket használhatjuk. 1. téma

1. a) magyarázat

1. a) i. részlet

1. a) ii. részlet

1. a) iii. részlet

1. b) magyarázat

1. b) i. részlet

1. b) ii. részlet

1. b) iii. részlet

1. c) magyarázat

1. c) i. részlet

1. c) ii. részlet

1. c) iii. részlet

2. téma

2. a) magyarázat

2. a) i. részlet

Teendő

6.11. ábra: A diák viszonylagos fontosságát megjelenítő hierarchia a II. szakaszban

A következő lépésben a második legfontosabb, a Magyarázat diák vázlatait készítjük el, melyek tartalmára valószínűleg emlékezni fog a hallgatóság – itt egyaránt használhatunk grafikonokat, diagramokat és egyéb illusztrációkat. Ezután készülnek el a harmadik legfontosabb, a Részletezés diák vázlatai, melyekre a közönség lehet, hogy nem fog emlékezni – itt grafikonokat, diagramokat, képernyőfotókat és egyéb látványelemeket használhatunk. Amikor a II. szakasz három oszlopának megfelelő diák vázlatait készítjük, érdemes következetesnek maradni az oszlopokon belüli elrendezés, a stílus, valamint a címsorok és grafikus elemek vonatkozásában, ahogy azt a Magyarázat oszlop címsorainak megfelelő, a 6.12. ábrán látható diák is mutatják. Ahogy azt a 7. fejezetben látni fogjuk, az egyes oszlopok diáinak együttes tervezésével, elkerülhető, hogy csak az egyes diákra összpontosítsunk. Ehelyett azt tartjuk szem előtt, mi történik a diák sorozatán keresztül. Ez biztosítja, hogy az egyes diák tervezését a kontextus és a többi diával való kapcsolat határozza meg, nem pedig a dia egyedi tartalma. 183

6. fejezet: A képes forgatókönyv és a kísérőszöveg

6.12. ábra: Vizuális történet megjelenítése a Magyarázat oszlop három diáján keresztül

A II. szakasz azonos oszlopa diáinak felvázolásán túl érdemes az oszlopokat keresztező vázlatkészítésre is gondolni. Ennek megvalósításán most ne gondolkozzunk – mindez a 7. fejezetben, a vázlatkészítési folyamat eredményével együtt automatikusan megtörténik majd. Lényeges azonban tudni, hogyan érvényesül a változatosság szempontja a forgatókönyv készítése során. A 6.12. ábrán látható Magyarázat diák például nem jelennek meg folytatólagos sorozatként a forgatókönyvben, mert az őket követő Részletezés diák széttagolják őket. Ennek ellenére, a vizuális történetet valószínűleg a Magyarázat diák révén kívánjuk előadni még akkor is, ha ezeket a Részletezés diák elválasztják egymástól, mint ahogy az a 6.13. ábrán látható.

6.13. ábra: A történet a Magyarázat oszlop három diáján: a diák sorozatát a Részletezés oszlop diái megszakítják

184

A forgatókönyv-készítés három alapszabálya

A jelen példa diasorozatában megjelenítjük az első Magyarázat diát, majd azt követi három, a gondolatokat kifejtő Részletezés dia. Ezt követően bemutatjuk a második Magyarázat diát, amelyet a gondolatokat kifejtő három Részletezés dia követ. Ez az oda-vissza működő technika segítséget nyújt a hallgatóság számára, mert az első Magyarázat diával összefoglaljuk a mondanivalónkat, majd a Részletezés diákkal kifejtjük azokat. Amikor a Magyarázat diák jegyzetterületére írjuk a kísérőszöveget, érdemes hasonlóképpen összefoglalni azt a diát követő Részletezés diák tartalmát is. Fogjuk fel ezeket a diákat úgy, mint kognitív lépcsőfokokat, melyek vezetik és támogatják a közönség munkamemóriáját a megértés útján.

3. szabály: Vázlatkészítés nem csak vetítéshez PowerPoint-állományunkat hatásos eszközzel terveztük: minden egyes dia egyetlen gondolatot képvisel, melyet – az összefoglaló címsornak megfelelően – majd a prezentáció adott pontján közvetítünk. Ezekhez a címsorokhoz nagy valószínűséggel illusztrációt is készítünk, azonban nem kötelező az információt kizárólag grafikus elemekkel megjeleníteni; egyéb közvetítő eszközökkel és technikákkal is élhetünk. Tarthatunk a kezünkben egy olyan kelléket, amely alkalmas, az adott Magyarázat dia üzenetének közvetítésére, és körbejárhatunk a hallgatóság tagjai között, ahogy az a 6.14. ábrán látható. Váltogathatjuk a számítógépen az alkalmazásokat a címsor üzenetét közvetítő három Részletezés dia kiegészítésére. A három Téma dia illusztrálására akár rövid videoklipet is használhatunk.

6.14. ábra: Kellék felmutatása és vele egyidejűleg fényképének megjelenítése a kivetítőn

A képes forgatókönyv attól függően vezet bennünket, hogy milyen közvetítő eszközök mellett döntünk – a diák címsora és a II. szakasz hierarchiában elfoglalt helye szerint. Ha például nem kívánjuk a legemlékeze-

185

6. fejezet: A képes forgatókönyv és a kísérőszöveg

tesebb videoklipünket egyetlen Részletezés diához sem felhasználni, mert nem akarjuk, hogy a közönségünk a Részletezés diákra jobban emlékezzen, mint a Téma diákra – a klipet inkább valamely Téma diával kapcsolatban használjuk fel. A PowerPoint forgatókönyv lesz az alap a prezentációt irányító egyéb közvetítőeszközök vonatkozásában is. Azokon a diákon, ahol más közvetítőeszközre hivatkozunk, legtöbb esetben csak a címsor marad a képernyőn annak érdekében, hogy világos legyen, mit miért csinálunk, valamint hol a helye mindennek az egész prezentáció kontextusában. Akár egy fénykép is lehet ilyen kellék, hogy mindenki jól láthassa. Erre a technikára hamarosan, a 7. fejezetben láthatunk példát. A FORGATÓKÖNYV HÁROM ALAPSZABÁLYA A PowerPoint-forgatókönyv a filmforgatókönyvektől inspirálva nyújt segítséget a mondanivaló és a bemutatott képek kezelésében. Az alábbi három alapszabály betartásával biztosíthatjuk a forgatókönyv összefüggő jellegét: •

1. szabály. Vizuális tömörség, egyértelműség, határozottság és sajátos jelleg.

•

2. szabály. II. szakasz : következetesség az oszlopokon belüli és változatosság az oszlopokon keresztül nyúló vázlatokban.

•

3. szabály. Vázlatkészítés a nem vetítendő dolgokról is.

NVV-ELLENŐRZŐLISTA FORGATÓKÖNYV KÉSZÍTÉSÉHEZ Megfelel a forgatókönyv az alábbiaknak? •

Tartalmaz-e háttereket, hogy felhívja a figyelmet a Téma, Magyarázat és a Részletezés diákra?

•

Lehetőséget teremt-e arra, hogy a prezentáció idejét képesek legyünk gyorsan csökkenteni vagy növelni?

•

A jegyzetterület tartalmazza-e az egyes diákkal kapcsolatos mondanivaló jegyzeteit?

Amikor már működőképes forgatókönyvvel rendelkezünk, az alábbi 10 tipp segít annak felhasználásában.

186

10 tipp a forgatókönyv tökéletesítésére

10 tipp a forgatókönyv tökéletesítésére A forgatókönyv sokoldalú eszköz a prezentáció alatt elhangzó szavak és tervezett látványelemek elkészítéséhez és megtervezéséhez. Az alapok elsajátítása után az alábbi 10 tipp segítségével tökéletesíthetjük.

1. tipp: A Diaminta manuális beállítása Ha valamely okból kifolyólag úgy döntünk, hogy mellőzzük az NVVformázót, az alábbi lépéseket követve meghatározhatjuk a forgatókönyv vázlatkészítéséhez szükséges alapformát: 1. Nyissunk meg és mentsünk el egy üres PowerPoint prezentációt, és a fejezet korábbi részében tárgyaltaknak megfelelően importálja a PowerPointba a formázott címsorsablon címsorait a következő sorrendben: Új dia, Dia vázlatból24. 2. Kattintsunk a Diarendező nézet Kezdőlap Szerkesztés csoportjában található Kijelölés, Az összes kijelölése gombra25, majd a Diák csoport Elrendezés, Csak cím26 gombjára. 3. Váltsunk Diaminta nézetbe (a Nézet lapon érhető el)27. Kattintsunk jobb gombbal a dia ablaktáblában a cím dobozára, majd jelöljük ki a formázás helyi menüjében28 lévő Calibri betűtípust (vagy egy másik preferált betűtípust), a betűméret legyen 40, és válasszuk a Középre zárás opciót. 4. Ismét kattintsunk jobb egérgombbal a cím dobozára, kattintsunk az Alakzat formázása… menüpontra, majd a megjelenő panelen válasszuk a Szövegdoboz menüpontot29.

24 25 26

27 28 29

A Dia vázlatból parancs a PowerPoint 2003-ban a Beszúrás menüben érhető el. PowerPoint 2003: Szerkesztés menü, Összes kijelölése. PowerPoint 2003: Formátum menü, Beépített elrendezések, majd a Használandó diaelrendezés. munkaablakból a csak címsort tartalmazó elrendezés. PowerPoint 2003: Nézet menü; Minta; Diaminta. PowerPoint 2003: a jelölt beállítások a Formázó eszköztáron hajthatók végre. PowerPoint 2003: a jobb gombos kattintás után megjelenő menüben válasszuk a Helyőrző formázása parancsot, majd tovább a fent leírtak szerint.

187

6. fejezet: A képes forgatókönyv és a kísérőszöveg

5. A megnyíló panelen állítsuk be a következőket: Függőleges igazítás – Középre; Automatikus méretezés – Nincs automatikus méretezés, majd Bezárás30. 6. A diák előző nézetéhez való visszatéréshez kattintsunk a Diaminta lapon található Bezárás csoportjának Minta nézet bezárása parancsra31.

2. tipp: A Jegyzetminta manuális beállítása Ahogy az NVV-formázó a Diamintát használja az összes dia formázási beállításainak meghatározására, a jegyzetoldalak formázását a Jegyzetminta hajtja végre. A Jegyzetminta néhány beállításával lehetőség nyílik arra, hogy a jegyzetoldalak felhasználásával hatékonyan megtervezzük a diákat és a majd elhangzó szavakat. TIPP

9

A Jegyzetminta formázásához szükséges idő csökkentéséhez használjuk a CD-mellékleten található Ne vetíts vázlatot NVV-formázót.

A Jegyzetminta formázásához kövessük az alábbi lépéseket: 1. A munkát folytassuk a korábbi „1. tipp: A Diaminta manuális beállítása” során használt PowerPoint fájllal; és kattintsunk a Nézet lapon található Bemutatónézetek csoport Jegyzetminta elemére32. Kattintsunk jobb gombbal a lap alsó részén található szövegdobozra, majd a legördülő menü Méret és pozíció menüpontjára33. 2. Ügyeljünk arra, hogy a Méret lap Méret és pozíció párbeszédablakában lévő Rögzített méretarány jelölőnégyzet legyen bejelölve. A Szélesség értéke 12,7 cm legyen (a Magasság értéke automatikusan 11,43 cm lesz); majd kattintsunk a Bezárás gombra. 3. Kattintsunk jobb gombbal a lap alsó szövegdobozának szélére, majd a legördülő menü Méret és pozíció menüpontjára. Ne jelöljük be a Rögzített méretarány jelölőnégyzetet, majd állítsuk a Magasság értékét 30 31 32 33

Ezek a beállítások PowerPoint 2003-ban nem állnak rendelkezésre. PowerPoint 2003: Diaminta nézet eszköztár, Minta bezárása parancs. PowerPoint 2003: Nézet menü, Minta; Jegyzetminta. PowerPoint 2003: jobb kattintás, majd a Helyörző formázása parancs.

188

10 tipp a forgatókönyv tökéletesítésére

11,43 cm-re és a Szélességét 15,24 cm-re; ezután kattintsunk a Bezárás gombra34. A Jegyzetminta lap Helyőrzők csoportból további szövegdobozokat, pl. Fejléc, Dátum, Élőláb és Oldalszám adhatunk a jegyzetmintához, illetve törölhetjük őket, ha be vannak állítva35. 4. A Shift billentyűt lenyomva tartva kattintsunk mind a két szövegdobozra, majd a Rajzeszközök lap Elrendezés csoportjában kattintsunk, mutassunk az Igazítás legördítőnyílra, és kattintsunk a Diához igazítás parancsra. Kattintsunk újra az Igazítás legördítőre, majd válasszuk az Igazítás középre vízszintesen parancsot36. Ha a Jegyzetmintákon található szövegdobozokat pontosabban szeretnénk elhelyezni, jobb gombbal kattintsunk a dia hátterére, majd jelöljük ki a helyi menü Rács és vezetővonalak menüpontját!37 Ezt követően kívánság szerint határozzuk meg a rácsok és vezetővonalak beállításait, és kattintsunk az OK gombra. 5. Ismét jelöljük ki a felső szövegdobozt, kattintsunk a szegélyére jobb gombbal. A helyi menü Alakzat formázása parancsával megnyitott panelen válasszuk a Vonal színe lehetőséget. A megnyíló panelen kattintsunk a Nincs tagolás lehetőségre38. 6. Az előző nézethez való visszatéréshez kattintsunk a Jegyzetminta lap Bezárás csoportjában lévő Minta nézet bezárása parancsra.

3. tipp: Az NVV-formázó telepítése a helyi számítógépre Ha a helyi gépünkön is elérhetővé kívánjuk tenni az NVV-formázót, mentsük el a formázót a PowerPoint sablonok mappájába. Ehhez az alábbi lépésekre van szükség: 1. A megnyitáshoz kattintsunk kétszer a fejezet során korábban elmentett NVV-formázóra!

34 35

36 37 38

PowerPoint 2003: A megjelenő panelen a Méret fül, majd a fentiek szerint. PowerPoint 2003: Ezek a szövegdobozok alapértelmezésben megjelennek, de törölhetőek, illetve formázhatóak. PowerPoint 2003: a Formázó eszköztár Középre igazítás ikonjával. PowerPoint 2003: Nézet menü Rács és vezetővonalak. PowerPoint 2003: Rajz eszköztár; Nincs vonal.

189

6. fejezet: A képes forgatókönyv és a kísérőszöveg

2. Kattintsunk a Microsoft Office gombra, majd húzzuk a kurzort a Mentés másként parancsra, ezután kattintsunk a Mentés másként párbeszédablak Egyéb formátumok parancsára. A megnyíló panel alján a Fájl típusa listában válasszuk a PowerPoint-sablon elemet39. 3. A PowerPoint automatikusan kiválasztja a helyi számítógépnek azt a helyét, ahol az alapértelmezett PowerPoint-sablon található. Új prezentáció készítéséhez kattintsunk a Microsoft Office gombra, majd az Új parancsra40; ezt követően jelöljük ki a Sablonok terület Saját sablonok elemét. Az Új prezentáció párbeszédablakban ott találjuk az előbb elmentett sablont – a prezentáció létrehozásához jelöljük ki a sablont, és kattintsunk az OK gombra.

4. tipp: A címsorok szerkesztése A PowerPoint címsorait kétféleképpen szerkeszthetjük. Az első szerint állítsuk a prezentációt Normál nézetbe, majd kattintsunk a dia címterületére, s kezdjünk hozzá a szerkesztéshez! A másik módszernél állítsuk a Normál nézetben bal oldalon látható munkaablakot (Diák és Vázlat) a Vázlat fülre. Ekkor a diák képe helyett a címsorok jelennek meg, mellettük balra egy szám és egy diaikon. Ha a Vázlat lapon a címsorokat szerkesztjük, a módosítások a jobb oldalon látható Dia területen is érvényesülnek és láthatók. A Vázlat ablaktábla és a Dia terület közötti függőleges vonal elmozdítható annak érdekében, hogy a címsorok szélességét a rendelkezésre álló hely növelésével vagy csökkentésével kívánság szerint beállíthassuk. A Vázlat lap a sorban látható diák címsorai áttekintésének olyan hasznos eszköze, ahol a címsorokat felülről lefelé átolvashatjuk. Később ugyanezt a vázlatot kinyomtathatjuk előadói jegyzetként is. (A Vázlat ablaktáblában az egér segítségével kijelölhetünk egyszerre több – ad absurdum az összes – címsort, és ekkor egyszerre formázhatjuk őket – a szerk.)

39 40

PowerPoint 2003: Fájl menü, Mentés másként. PowerPoint 2003: Fájl menü, Új parancs.

190

10 tipp a forgatókönyv tökéletesítésére

5. tipp: Diahátterek egyenkénti alkalmazása Ha nem használjuk az NVV-formázót, nem tudjuk a beépített egyedi elrendezéseket alkalmazni a Téma, a Magyarázat és a Részletezés diákhoz; de az egyenkénti formázásra továbbra is lehetőség van. Ennek gyors végrehajtásához a következő lépéseket kell megtennünk: 1. Diarendező nézetben jobb gombbal kattintsunk a Teendő diára, majd a helyi menü Háttér formázása menüpontjára, ezután kattintsunk a Háttér formázása párbeszédablak Kitöltés, majd az Egyszerű kitöltés parancsára.41 2. Kattintsunk a Szín legördülő menü További színek menüpontjára, jelöljük ki a sötétszürkét, és kattintsunk az OK gombra42. Ellenőrizzük, hogy az átlátszósági csúszka 0%-n álljon, majd kattintsunk a Bezárás gombra! 3. Jelöljük ki az első Téma diát, tartsuk lenyomva a Ctrl billentyűt, majd kattintsunk a második és harmadik Téma diára! 4. Jobb gombbal kattintsunk az egyik kijelölt diára, majd a helyi menü Háttér formázása menüpontjára, ezután kattintsunk a Háttér formázása párbeszédablak Kitöltés, majd az Egyszerű kitöltés parancsára. 5. Kattintsunk a Szín legördülő menü További színek menüpontjára, jelöljük ki a közepesen sötétszürkét, és kattintsunk az OK gombra. Ellenőrizzük, hogy az átlátszósági csúszka 0%-n áll, majd kattintsunk a Bezárás gombra! 6. Ezután kattintsunk az első Magyarázat diára, tartsuk lenyomva a Ctrl billentyűt és jelöljük ki a többi Magyarázat diát. 7. Jobb gombbal kattintsunk az egyik diára, majd a helyi menü Háttér formázása menüpontjára, ezután kattintsunk a Háttér formázása párbeszédablak Kitöltés, majd az Egyszerű kitöltés parancsára. 8. Kattintsunk a Szín legördülő menü További színek menüpontjára, jelöljük ki a világosszürkét, és kattintsunk az OK gombra. Ellenőrizzük, hogy az átlátszósági csúszka 0%-n áll, majd kattintsunk a Bezárás gombra! 41 42

PowerPoint 2003: Formátum; Egyéni háttér A megjelenő panel alján levő, megnevezés nélküli gördítőnyilra kattintva elérjük a További színek parancsot.

191

6. fejezet: A képes forgatókönyv és a kísérőszöveg

Az I. szakasszal és a Részletezés diákkal nincsen semmi dolgunk. Ügyeljünk arra, hogy csak a háttérszíneket módosítsuk, egyébként, a címsorok kivételével, a diákat hagyjuk üresen. Ha ezen a ponton logót, vagy egyéb hátteret, vagy egyéb grafikai elemet szeretnénk a diákhoz adni, mindezek hatással lesznek a tervezésre és a hátterek ebben a fejezetben történő használatára a közönség munkamemóriájának céltudatos irányításában.

6. tipp: Egyedi elrendezések és témák egyedi beállítása A CD-mellékleten található NVV-formázó43 olyan beépített elrendezéseket tartalmaz, amelyeket a Téma, a Magyarázat és Részletezés diákra vonatkozóan alkalmazunk. Ezek a PowerPoint 2007 egyedi elrendezés funkcióira épülnek, melyekről bővebben a 8. fejezetben olvashatunk; ezekkel a funkciókkal az adott ponton módosíthatjuk az aktuális egyedi elrendezéseket, vagy éppen újakat adhatunk a diákhoz. A Téma és Magyarázat diák háttérstílusokat is kapnak az NVV-formázóban lévő egyedi téma részeként, ami az NVV-formázó részét képezi. A témák manuális módosításáról és létrehozásáról bővebben a PowerPoint 2007 könyvekben olvashatunk, ahol az adott témát részletesebben körüljárják.

7. tipp: Az NVV-forgatókönyv blokksémája Az NVV-forgatókönyv üres blokksémájának letöltéséhez látogassunk el a www.beyondbulletpoints.com webhelyre. Ezt a sémát kinyomtathatjuk és az I. szakasz és a Téma részek vázlatának elkészítéséhez fel is használhatjuk, ahogy ezt a 6.15. ábra is mutatja44. Nyomtatáskor fel kell tüntetnünk a címsorokat a nyomtatott verzió megfelelő diáin is. Bár ez most csak nyolc dia vázlatát tartalmazza, ezek a legfontosabb diák, s ezen vázlatok sorozatával inspirációt nyerhetünk a vizuális mintaelemek fejlesztéséhez.

43

44

A CD-mellékleten mind a PowerPoint 2003-hoz, mind a PowerPoint 2007-hez van formázósablon. A 2003-as sablon(ok) kiterjesztése .dot, a 2007-eseké .dotx. A CD-mellékleten levő séma nincs magyarítva.

192

10 tipp a forgatókönyv tökéletesítésére

6.15. ábra: Az NVV-forgatókönyv blokksémája

6.16. ábra: Nyomtatásra kész 20 oldalas, emlékeztető varázslóval létrehozott forgatókönyv

193

6. fejezet: A képes forgatókönyv és a kísérőszöveg

8. tipp: Egész oldalas vetítések nyomtatása Annak ellenére, hogy a PowerPoint legfeljebb oldalanként kilenc dia nyomtatását engedélyezi, a PowerPointhoz vásárolhatunk egy ún. emlékeztető varázslót, amely oldalanként annyi dia nyomtatását teszi lehetővé, amennyit csak szeretnénk. Ez különösen akkor hasznos, amikor a vetítés vázlatát papíron kívánjuk elkészíteni. Például az emlékeztető varázslóval a vetítés 20 diáját úgy is elrendezhetjük egy A4-es oldalon, hogy négy sorban öt-öt dia helyezkedik el, ahogy ez a 6.16. ábrán is látható. Más méretű papíron még több diát is elhelyezhetünk. A bővítmény a diák bélyegképeit egyetlen PowerPoint-diára helyezi, amelyet aztán kinyomtathatunk. Az emlékeztetővarázsló-bővítmény a http://skp.mvps.org/how/ webhelyről letölthető.

9. tipp: Egymásba ágyazott prezentációk Mi történik akkor, ha egészen a prezentáció megkezdésének pillanatáig nem tudjuk, melyik történetet kívánjuk előadni? A 4. fejezet „4. tipp: Több történet, több sablon” részében már feltártuk a két, egymással kapcsolatban álló címsorsablon kialakításában rejlő kapcsolatos lehetőségeket. Feltehetőleg mindkét történet ugyanahhoz a témához kapcsolódik, ezért ugyanazt a Helyzet diát tartalmazzák, hiszen ez a mindenki által elfogadott, a kontextusra vonatkozó általános megállapítás. Ezt a diát felhasználhatjuk bármely, a továbbiakban előadni kívánt történet kiinduló pontjaként is. Ehhez mindkét címsorsablonból hozzunk létre egy különálló PowerPoint-állományt, majd illesszük be a második prezentáció összes diáját az első prezentáció utolsó diája mögé. Ezzel „beágyazott” történetet hozunk létre, amelyben a két történet ugyanabban az állományban van. Jegyezzük meg a második történet Szerep diájának sorszámát. A Helyzet dia vetítésekor kérdezzük meg a közönséget: „Melyiket választják, az elsőt vagy a másodikat?” Ha a válasznak megfelelően az 1. történet útját követjük, a szokásos módon haladjunk végig a diákon! Ha a hallgatóság nem ezt választja, hanem a 2. történetet, írjuk be a második történet Szerep diájának a számát, majd nyomjuk meg az Enter billentyűt, mellyel közvetlenül a megadott diára ugrunk, és onnan kezdődhet a történet előadása.

194

10 tipp a forgatókönyv tökéletesítésére

Ennek a megoldásnak az a hátránya, hogy a PowerPoint-állományban így esetleg száznál is több diát kell kezelnünk. Így kipróbálásakor meg kell keresni az általuk létrehozott nagyméretű prezentációk és a beágyazott vetítések kezelési feladatai közötti egyensúlyt.

10. tipp: Címsorpróba Mielőtt a diákat ellátnánk skiccekkel és grafikus elemekkel, amit a 7. és 8 fejezet során végzünk majd el, érdemes a prezentációt a címsorok alapján elpróbálni. Ebben a helyzetben talán jobb egyedül próbálni, de ha már a korai visszajelzésekre is kíváncsiak vagyunk, próbálhatunk a csapattagok jelenlétében is. Elsőként találjunk megfelelő helyet – akár a saját íróasztalunk mellett, akár egy konferenciateremben. Próbáljuk meg a számítógéphez és a vászonhoz mérten a testünket is tudatosan elhelyezni. Álljunk fel, ahogy az a nyilvános előadások során szokás. Ha prezentert használunk, azt ne a domináns kezünkben tartsuk, így diszkréten tudjuk majd továbbléptetni a diákat. A bemutatónak az első diától történő kezdéséhez nyomjuk meg az F5 billentyűt. Képzeljünk hallgatóságot a szobába, és arccal forduljunk feléjük. A szemünk sarkából figyeljük, amint megjelenik az első dia címsora, melyet használjunk emlékeztetőként a jegyzetek területre írtak révén. Mikor már majdnem befejeztük a megjelenített diával kapcsolatos mondanivalónkat, diszkréten ugorjunk a következő diára, míg szavaink segítségével átváltunk a következő témára, melyre az új dia címsora utal. Természetes mozgással járjunk a teremben, amikor lényeges pontra szeretnénk hangsúlyt helyezni, vagy éppen lelkesedni szeretnénk. Ügyeljünk arra, hogy a kivetítőhöz közel állva a projektor ne világítson a szemünkbe, és ne álljunk a kivetített kép elé. A legfontosabb cél, hogy testünk és hangunk természetes kapcsolatban legyen a hallgatósággal, és a kivetítő a prezentáció kiegészítőjeként ne vonja el a hallgatóság figyelmet. Karunkat tartsuk törzsünk mellett, kivéve, ha egy-egy lényeges pont alátámasztására nem tartjuk szükségesnek, hogy egy vagy mindkét karunkkal gesztikuláljunk. A címsorpróba növeli az önbizalmunkat, s biztosítja, hogy mind a tempó, mind a gondolatok folyama megfelelő legyen. Ha csapattal dolgozunk, a következő lépés megtétele előtt érdemes hasonló próbát rendezni annak érdekében, hogy áttekintsük a történetet, a struktúrát és a prezentáció diáinak folyamát.

195

H

E T E D I K

F E J E Z E T

A forgatókönyv grafikus tervezése A fejezet a következő témaköröket tárgyalja:

9

Az I. szakasz, Teendő, Téma, Magyarázat és Részletek diák vázlatainak elkészítése.

9 9

Az alkalmazható grafikus elemek áttekintése. Az egyéb alkalmazható médiaeszközök és módszerek áttekintése.

Amikor fényceruzát teszünk a képernyőre, vagy ceruzát nyomunk papírra, hogy skicceket készítsünk a diákhoz, forradalmat robbantunk ki a PowerPoint történelmében. Gondoljuk csak át, hogyan használjuk hagyományosan a PowerPointot: a szemünk előtt egy dia ötlik fel, előre megtervezett háttérrel, melynek címterületére beírunk egy címsort — például cégünk nevét —, majd alá sorolunk egy listát a céggel kapcsolatos dolgokról, esetleg, hogy egy kicsit megfűszerezzük, hozzáadunk egy kis fotót a cég épületéről. Ezúttal csináljunk valami egészen mást! Nem kell a sok szöveg: — a mondanivalót a dián a címsor összefoglalja, a mondandónk egy, a képernyőn meg nem jelenő szövegdobozba kerül. Előttünk egy üres dia, csak címsora van — nem marad más hátra: vizuális fantáziánkat kell igénybe venni, hogy szemléletessé tegyük a címsort.

Milyen vázlatot rajzoljunk a diákra? Az ötletek felvázolása gondolkodásunkat teljesen egy irányba tereli, különösen, ha napunk nagy részét szavakkal és számokkal való foglalkozás tölti ki. Ha nincs gyakorlatunk a skiccrajzolásban, elsőre bonyolultnak fogjuk találni, és forgatókönyv-vázlataink látványa – a 7.1. ábra – ijesztőnek tűnhet. De tekintsük egyenként a diákat! Ez a fejezet végigvezet a vázlatkészítés folyamatán, és megmutatja a speciális lehetőségeket, amelyeket az egyes diákon vagy akár több dián keresztül is igénybe vehetünk. Ebben a fejezetben a vázlatkészítés a címsorsablon speciális példái-

7. fejezet: A forgatókönyv grafikus tervezése

hoz kapcsolódik, de, ahogy a 9. fejezetben megjelenő példa mutatja, bármilyen típusú prezentációhoz használhatjuk ezt a módszert. Legyünk türelmesek, míg begyakoroljuk az új vizuális gondolkodást, amint túljutunk az első néhány dián, kreativitásunk beindul, és pillanatok alatt beletanulunk a vázlatkészítésbe.

7.1. ábra: Ez a fejezet végigvezet forgatókönyvünk minden diájának vázlatkészítési folyamatán

Miután beírtuk a bemutatónk mondanivalóját a címsorsablonba, koncentráljunk a forgatókönyv vizuális tartalmának vázlatára. Ne aggódjunk a vázlat művészi minősége miatt – ezek csak a grafikák ideiglenes helyőrzői, amelyeket később adunk minden diához. Tehát, kezdjük az elején, az I. szakasz diáinál alkalmazható vázlatkészítési lehetőségek áttekintésével.

Az I. szakasz diavázlatainak megrajzolása Amint az 5. fejezetben láttuk, a prezentáció első 5 diája jelenti a kritikus pontot a hallgatóságnak mondanivalónk felé irányításában, az élmény személyessé tételében és hozzájuk való igazodásban. Ha címsorainkat a PowerPointba importáljuk, hozzáadódik az öt dia elé még egy – a címdia automatikusan a címűnkből jön létre (7.2. ábra). Most illusztrációkat is

198

Az I. szakasz diavázlatainak megrajzolása

fogunk használni a cím diához az I. szakasz diái előtt, hathatósan kiegészítve ötleteink tiszta és összefüggő folyamatát, amelyet történetünk elején beindítottunk.

7.2. ábra: A címdia és az I. szakasz diái a forgatókönyvben

Ha tábla-PC-t használunk, a diákat először mindig Diarendező nézetben kell megnézni, utána rákattinthatunk egy-egy diára, hogy Normál nézetben dolgozzunk vele, és ha kész, térjünk vissza a Diarendező nézetbe, hogy megtekinthessük munkánk eredményét. Ha papíralapú forgatókönyvet használunk, válasszuk a dia nyomtatási kimenetei közül a számunkra legmegfelelőbbet.

A címdia Amikor elkezdjük az előadást, a címdia jelenik meg elsőként a kivetítőn, feladata tehát a hallgatóságot kíváncsivá tenni, és megadni a prezentáció vizuális hangulatát. Jelen esetben a „Megoldás keresése” címben a „keresés” illusztrálására használjunk egy nagyítóüveget. A 7.3. ábrán látható dia azt mutatja, hogy a vázlatunkon a bal felső sarokba a cégünk emblémája kerül, és a cég színeit használhatjuk a feliratokhoz.

199

7. fejezet: A forgatókönyv grafikus tervezése

7.3. ábra: A címdia vázlata (bal oldalt fent) és három lehetséges bevezető dia skicce; az egyik a szervezetünk emblémájával, a másik három kis ikonnal, és a harmadik csak egy kérdőjellel

A bemutatkozó dia vázlatrajza Az egyik leginkább figyelmen kívül hagyott része az előadásnak a bemutatkozás. A jó bemutatkozás felkelti a hallgatóság érdeklődését a prezentáció iránt, és tanúsítja az előadó szakmai illetékességét a tárgyban. Annak érdekében, hogy történetünk kezdése bizonyosan erős legyen, tervezzünk bemutatkozó diát közvetlenül a címdia mögé. Diarendező nézetben álljunk a kurzorral a címdia mögé, és kattintsunk a szalagon a Kezdőlapon a Diák csoportban az Új dia gombra, majd válasszuk az Üres elrendezést a legördülő menüből45. A bemutatkozó dia vázlata nagymértékben attól függ, hogy ki mutatja be az előadót. Ha a bemutatást külső ember végzi, tegyük cégünk emblémáját a diára (v.ö. a 7.3. ábrán jobbra fent). Ebben az esetben a bemutatás alatt a kivetítőn csak az embléma jelenik meg. Ha az előadó az adott szakterületen különösen jól ismert személy, tegyük a fényképét, vagy egy általa írt könyv borítóját is a bevezető diára.

45

PowerPoint 2003-ban Diarendező nézetben a Diarendező eszköztáron van az Új dia… parancs. Ezzel megnyitjuk a Használandó diaelrendezés munkaablakot, melynek Tartalom elrendezése szakaszában van az Üres dia.

200

Az I. szakasz diavázlatainak megrajzolása

Ennek a diának a jegyzet részébe írjuk azt a bemutató szöveget, amelyet a prezentációt bekonferáló személytől hallani szeretnénk. Legyen rövid és kötetlen, és tartalmazza az ideillő hivatkozásokat. Ez nem a saját egónk növelésére szolgál – a hallgatóságnak, hogy megfelelő keretek között hallgathassák a bemutatót, tudnia kell, hogy a megfelelő ember tartja ezt az előadást. Ha módunk van rá, adjuk a bemutatást végző személy kezébe ennek a diának egy nyomtatott jegyzetoldalát, hogy lássa, mi fog megjelenni a képernyőn, és mit mondhat el bemutatásként. Ha az előadó maga mutatkozik be a prezentáció elején, próbáljuk három képecskével megmutatni, hogy hol helyezkedik el a prezentáció környezetében. Például, ahogy a bal alsó dia mutatja a 7.3. ábrán, helyezzük el szervezetünk emblémáját, amely akkor fog megjelenni, amíg elmondja, hogy mit csinál itt, majd annak az országnak a szilüettjét, ahol nevelkedett, majd kedvenc könyve borítóját vagy filmje plakátját; ez akkor lesz látható, amikor éppen arról beszél, hogyan befolyásolta ez a könyv vagy film, hogy most itt van. Ez a három egyszerű kép arra sarkallja az előadót, hogy természetesen beszéljen, feloldja az egyéniségét, és kapcsolatot teremt a hallgatósággal. Ha később grafikus elemeket adunk hozzá, úgy animáljuk a képeket, hogy kattintásra egymás után jelenjenek meg. Ha a hallgatóság kis létszámú, vagy éppenséggel műhelygyakorlatot (workshop) tart az előadó, megfontolhatjuk egy további dia hozzáadását, amely a hallgatóság tagjait szólítja fel bemutatkozásra – ezt elegendő egy egyszerű kérdőjellel illusztrálni, ahogyan a 7.3. ábrán a jobb alsó dia mutatja. Amikor a kérdőjel megjelenik a képernyőn, az előadó megkéri a hallgatóság tagjait, hogy mutatkozzanak be, és mondjanak el egy dolgot, amelyet szeretnének elérni. Amikor egy-egy ember beszél, a tábla-PC-n fel lehet írni a neveket és a válaszokat a kivetítőre, de notesztábla (flipchart) is megteszi46. Ez a megoldás mutatja a hallgatóságnak, hogy az előadó figyel rájuk, hogy egyetért bizonyos feladatok teljesítésével a prezentáció folyamán, és hogy feljegyzi a beszélgetést. A prezentáció végén újra áttekintheti a kivetítőt vagy noteszoldalt, és ellenőrizheti, hogy mindent teljesített-e.

46

A hallgatók nevét és közléseit Normál nézetben a billentyűzet segítségével is fel lehet írni a kivetítőre.

201

7. fejezet: A forgatókönyv grafikus tervezése

A Helyzet dia felvázolása Ezután a Helyzet dia vázlatát készítjük el, amelyek a hallgatóság figyelmét hívatottak a prezentációra irányítani.

Törekedjünk erős kezdésre! A 4. fejezetben volt arról szó, hogy az első öt dia varázserővel rendelkezik azáltal, hogy elsőként gyakorol hatást az érzelmekre. Az érzelmi hatás fokozásának egyik leghatásosabb módja az, ha teljes képernyős fényképet adunk a diához. Erre a célra jól megfelel egy csökkenő bevételről szóló magazincímlap a címsor alatt a dián, (l. a 7.4. ábra bal felső diája).

7.4. ábra: Négy skicc a Helyzet diához: egy magazin címlapjának képe egy rövid anekdota fekete képernyővel, egy grafikon, és csak a grafikon tengelyei – a vonalat kézzel fogjuk rajzolni TIPP

9

202

Ha egynél több vázlatlehetőséget szeretnénk alkalmazni valamely diához a forgatókönyvünkben, jelöljük ki a diát a Diarendező nézetben, és kettőzzük meg a Ctrl+D billentyűkombináció használatával. Most próbáljunk ki egy másik skiccet a megkettőzött dián, vagy hozzunk létre több diát és vizsgáljuk meg őket párhuzamosan, mielőtt eldöntjük, melyik vázlat a legjobb.

Az I. szakasz diavázlatainak megrajzolása

Mondjunk el egy történetet! Az erős kezdés másik módja egy anekdota – rövid történet – elmondása, mialatt egyáltalán nem jelenítünk meg grafikus elemet a dián. A történet természetesen kapcsolódjon a dia címsorának lényegéhez, és semmiképpen se tartson tovább egy, maximum két percnél, hiszen még sok bemutatnivaló van hátra. Ha egy hosszabb anekdotát szeretnénk bevetni, amely nagyobb részt kaphatna a prezentációban, térjünk vissza a címsorsablonhoz, és nézzük meg, hogyan szőhetnénk bele történetet a Téma, Magyarázat és Részletek diák szövegébe. Mivel az anekdota elmondása alatt nincs szükségünk képre, írjuk a Fekete kimeneti képernyő szavakat a diára. Vagy hajtsuk végre a következőket: kattintsunk jobb gombbal a diára, majd válasszuk ki a helyi menüből a Háttér formázása elemet. A Háttér formázása párbeszédablakban a bal ablaktáblán kattintsunk rendre a Kitöltés elemre, a megjelenő jobb ablaktáblán az Egyszínű kitöltés elemre, majd a Szín legördülő listából válasszuk a Fekete lehetőséget. Ellenőrizzük, hogy az Átlátszóság csúszka 0%-on álljon, majd kattintsunk a Bezárás gombra. Tábla-PC-n írjuk fel magunknak fehér tintával, hogy itt szeretnénk elmondani az anekdotát; ezt mutatja a jobb felső dia a 7.4. ábrán. Később eltávolítjuk a jegyzetet. A szóban forgó dia hátterének feketére állítása biztosítja, hogy amikor a prezentációt Diarendező nézetben tekintjük meg, pontosan lássuk, hol fogjuk a diasoron belül elfeketíteni a képernyőt, és mi történik közvetlenül előtte és utána. Amikor a Címdia után továbblépünk a fekete diára, mondjunk valami ilyesmit: „Tudom, hogy kezdetnek felsorolást várnak tőlem, de én ehelyett szeretnék elmondani egy rövid történetet.” Szavakat mondunk, és az üres képernyő velünk dolgozik: a meglepetés erejével a figyelmet erősen ránk és arra irányítja, amit mondani fogunk – ez egy tipikus erős kezdés.

Kezdjük grafikonnal! Amikor eldöntjük, mi kerüljön a diára, fontos, hogy olyan látványelemet válasszunk, amely leginkább illik a hallgatósághoz. Ha a pénzügyi szféra vezetőinek tartunk előadást, mint ebben a példában, akkor nem jó kezdés a teljes képernyős fénykép a Helyzet dián. Ezek a vezetők ugyanis hozzá vannak szokva a látványosságokhoz, számukra megfelelőbb lehet egy tartalmasabb vizuális hatás – diagram, grafikon. Ha egy olyan diagramot alkalmazunk, amelyet a hallgatóságból mindenki azonnal felismer, (a bal alsó dia mutatja a 7.4. ábrán), gyorsan kapcsolatot teremtünk a hallgatósággal, mert kiderül, hogy ugyanazt a vizuális nyelvet beszéljük. 203

7. fejezet: A forgatókönyv grafikus tervezése

Kezdjük vonal rajzolásával! Még hatásosabbá tehetjük a grafikon alkalmazását, ha a Helyzet dián más médiaelemekkel ötvözzük, és ezzel lekötjük a hallgatóságot, és sokkal érdekesebb élményt nyújtunk neki. Például, a diára csak a grafikon két tengelyét rajzoljuk, ahogyan a jobb alsó dia mutatja a 7.4 ábrán. Amikor az előadó a grafikon tengelyeit mutatja, valami ilyesmit mondhat: „Tudom, hogy mind tudják, hogy mi történik a gyárukban, különösen a legutóbbi hármas kutatási jelentés után.” Egy kis hatásszünet után rajzoljunk a tábla-PC képernyőjére egy vonalat először felfelé, majd lefelé, miközben azt mondjuk „eleinte jól mentek a dolgok, de aztán más irányba fordultak.” Mivel ritkán fordul elő, hogy valaki közvetlenül a képernyőre ír a prezentáció alatt, ez a megoldás biztosan magára vonja a hallgatók figyelmét, és emlékezetes marad. Ha nincs tábla-PC-nk, valami hasonló módon rajzoljuk a grafikon tengelyeit a notesztáblára mielőtt beszélünk, és helyezzük a grafikont a pódium közelébe. Ha készen vagyunk, menjünk a notesztáblához, és rajzoljunk egy hasonló vonalat.

Kezdés videóval A videó használata nagyon jó módja a figyelem megragadásának a prezentáció kezdetén, különösen, ha nagy csoportnak tartjuk az előadást. Ha rendelkezésre áll egy videóklip, röviden utaljunk rá a Helyzet dia címsorában, vagy esetleg, ha kissé hosszabb, áthúzódhat a Szerep dia címsorára is. A megfelelő diához jegyezzük fel, hogy mit kell ott tenni.

A Szerep dia felvázolása Ezek után a Szerep diára kell tennünk valamit, ami leköti a hallgatóságot, és rögvest a cselekmény közepébe helyezi őket. Ha a Helyzet diára fényképet tettünk, mint azt a 7.4. ábra bal felső diája mutatja, használjunk hasonlót ezen a dián is. Mialatt a prezentációt tartjuk, írjunk közvetlenül a fényképre a tábla-PC ceruzájával, húzzuk át a csökkennek szót és írjuk a képernyőre nőnek, ahogyan a bal felső dia mutatja a 7.5. ábrán. Ha nincs tábla-PC-nk, később adjunk ehhez a diához egy szövegdobozt a csökkennek szóval, ehhez használjuk a Beszúrás lapon a Szöveg csoportban található szövegdoboz ikont47. 47

PowerPoint 2003-ban a szövegdoboz ikon a Rajz eszköztáron van.

204

Az I. szakasz diavázlatainak megrajzolása

7.5. ábra: A Szerep dia négyféle vázlata: a Helyzet dia fényképének használata a címsor frissítésével; a Helyzet dia grafikonjának használata nagyító hozzáadásával; csak a címsor és a nagyító; a címsor elrejtése

Hasonló módon, ha a Helyzet dián grafikont alkalmaztunk, (a bal alsó dia a 7.4. ábrán), ezt használhatjuk a Szerep dián is. Tegyünk egy kis nagyítót a diagramra, ezzel illusztrálva a címsor „keresés” témáját (a jobb felső dia a 7.5 ábrán). Ha egy grafikai elemet áthozunk az előző diáról, ez folyamatossá teszi a több forgatókönyvi kereten áthúzódó vizuális történetmondást. A történetet a szóbeli előadás is áramoltatja: a két diát valami hasonlót mondva vezethetünk át egymásba: „bár mind egyetértünk azzal, hogy a bevételek csökkennek, azzal is egyetértünk, hogy valamit tenni kellene.” A Szerep diára lépve azt mondja az előadó „Mint mindenki más, Önök is keresik, mi legyen a következő lépés.”

Nógatás fotóval Próbáljunk valami újat! Azzal, hogy egy nagyítót rajzolunk a Szerep diára (a bal alsó dia a 7.5. ábrán), vizuális buzdítássá változtatjuk. Az egyszerű kép arra ösztönzi az előadót, hogy természetes hangon beszéljen. Amikor ezt a képet látják, a hallgatók a saját képzeletüket fogják használni, és magukat fogják látni a szerepben és a helyzetben, amit szóban és képpel leírunk.

205

7. fejezet: A forgatókönyv grafikus tervezése

A címsor elrejtése Az utóbbi példa nagyítójának vizuális erejét tovább növeli, ha elrejtjük a címsort, ahogyan azt a jobb alsó dia mutatja a 7.5. ábrán. Amikor a címsor nem látható a képernyőn, és az előadó elmagyarázza, mi miért van ott, még jobban aktivizálja a hallgatók figyelmét. Ennek a diavázlatnak az elkészítéséhez egyszerűen töröljük a címsort. Vagy tegyük a következőt: jobb gombbal kattintsunk a címterület szegélyére, és a helyi menüben kattintsunk a Betűszín legördülő listában a Fehér elemre48, ezzel a betű színe azonos lesz a háttérével, azaz a címsor megmarad a dián, de a hallgatóság szeme elől rejtve marad, hacsak ismét meg nem változtatjuk a betűszínt valami olyanra, ami látható. A címsor rejtve marad a hallgatóság elől, ezzel szemben, amikor Normál nézetben dolgozunk a dián, ki tudjuk jelölni a szövegét, amely ekkor láthatóvá válik, így tudjuk olvasni, és tudunk dönteni a megoldásról. Ezt a rejtett címsortechnikát igazán hatásosan az előadói nézetben lehet kihasználni, amikor is a diához csatolva látható a képernyőn meg nem jelenő jegyzetterület. Lehet azonban, hogy az előadó már annyira otthonossá válik a prezentációban, hogy a kép magában megsúgja memóriájának a következő mondanivalónkat.

A papír erejével Bár diáink megjelenítéséhez projektort használunk, fontoljuk meg, nem használhatnánk valamire papírt is. Különösen, ha a hallgatóság soraiban pénzügyi vezetők ülnek, akik részletesen szeretik látni az adatokat, a kézhez kapott kinyomtatott részletes elemzés növeli az előadás hitelességét az I. szakasz diáinak vetítésekor. Az előadó valami ilyesmit mondhat: „Feldolgoztuk a számokat, és mind itt is van, de korlátozott idejükre való tekintettel előre vettük a jelenlegi helyzetünkben a leglényegesebbnek tűnőket, ezek vannak a jelen prezentáció középpontjában.” A kiosztmány lehet a prezentáció Jegyzetoldala kinyomtatva, egy Excel-munkalap, vagy bármilyen más dokumentum. Ha valamilyen papír kézbeadásáról döntünk, jegyezzük ezt fel az adott dia jegyzetterületén.

48

PowerPoint 2003-ban a helyi menü Betűformázás… parancsával férünk hozzá a betűszínhez.

206

Az I. szakasz diavázlatainak megrajzolása

Az A pont és a B pont diák felvázolása Az A pont dia rendeltetése, ahogy a 4. fejezetben leírtuk, hogy közölje a hallgatósággal a kihívást, a B pont dia pedig megerősíti a hallgatóságot abban, hogy mit is akarnak tenni a kihívás fényében, ezzel motiválva őket. Az A és B pont között drámai feszültség jön létre, amelyet a történet hátralévő részében kell megoldani. Az A pont és a B pont címsorának megszövegezése eldönti, hogy célba találunk-e a hallgatósággal, vagy mellélövünk, éppen ezért nagyon fontos, hogy döntünk a vázlatról. Mivel ez a két dia az egész prezentáció kritikus pontja, ezt a két vázlatot párban készítsük el (l. 7.6. ábra), gondoljuk át körültekintően a hallgatóság érzelmeivel való összefüggésüket, és bizonyosodjunk meg róla, hogy a prezentáció foglalkozik a létező problémával, ami az A és B közötti részben testesül meg.

7.6. ábra: Kritikus, hogy célba találunk-e az A pont és a B pont diákkal, mind élőszóban, mind vizuálisan

Használjunk „érzelmi” grafikont A szobában lévő pénzügyi vezetőkhöz jól illeszkedhet egy grafikon használata ezen a két dián is akárcsak a Helyzet diánál. Használjuk a cég alacsony bevételeinek grafikonját az A pont dián, ahogyan azt a bal felső dia mutatja a 7.7. ábrán. A B pont dián alkalmazzunk néhány pontvonalas nyilat, amelyek felfelé mutatnak a lehetséges javuló bevételek értéke felé (a jobb felső dia). Bár a diagramok normális esetben csak az információk tisztán objektív megnyilatkozásait tükrözik, ez a diagram biztosan felkavarja az érzelmeket, ha a vezetők elégedetlenek az A pont számaival, és szeretnének a B ponthoz elérni. Ennek a szokatlan diagramnak a haszná-

207

7. fejezet: A forgatókönyv grafikus tervezése

lata ebben a környezetben érzelmi kapcsolatot teremt a hallgatósággal, bár más környezetben és más hallgatóság számára nem lenne hatásos. Mint minden prezentációnál, mindig azt a grafikát kell választani, amely a hallgatóság számára a legmegfelelőbb.

7.7. ábra: Az A pont és a B pont dia felvázolásának két módja: diagram az A pont dián, majd egy hozzáadott vonal a B pont dián, amely azt mutatja, hogyan emelkednek a bevételek (felső sor). Osztott képernyő-elrendezés, kép a bal oldalon az A pont dián, és egy másik kép hozzáadva a B pont dián (alsó sor)

Kettőzzük a hatást a képernyő megosztásával! Fokozzuk az A pont és a B pont közötti drámai feszültséget azzal, hogy két ellentétes fényképet helyezünk egymás mellé. Ezt tábla-PC-vel úgy tehetjük meg, hogy húzunk egy vonalat az A pont dia közepére, jelezve, hogy el fogunk helyezni két fotót egymás mellett. A vonal bal oldalára helyezzük azt a fényképet, amely az A pontot hivatott bemutatni – például egy lefelé mutató nyilat, ahogyan azt a bal alsó dia mutatja a 7.7. ábrán. Adjuk ugyanezt a képet a B pont diához, majd a középvonal jobb oldalára tegyük az ellentétes fényképet – ebben az esetben egy felfelé mutató nyilat. Ha egymás után mutatjuk a diákat, az A pont dia bemutatja az első fényképet, míg magyarázunk, majd a B pont dián feltűnik a második fotó. A használt fényképektől függően ez az ellentétes képpár sokkal hatásosabban tudja közölni az A és B közötti hatást, mint bármilyen szó.

208

Az I. szakasz diavázlatainak megrajzolása

Kölcsönhatás az A és B pont között A prezentáció élő élmény. Mód van arra, hogy régi és új technikák alkalmazásával erősítsük a környezet életszerűségét, ezzel segítve a hallgatóságot, hogy még inkább beleélje magát az előadásba. Tervezzük meg a forgatókönyvnek azokat a pontjait, ahol a hallgatóságot be szeretnénk vonni a vetítésbe. Az A pont dia különösen jó hely erre. Ha az előadó itt kapcsolatba lép a hallgatósággal, olyan beszélgetést kezdeményezhet, melyből megkapja a szükséges kritikus információkat, vajon jó nyomon haladunk-e. Ha azt halljuk a hallgatóságtól, hogy rossz nyomon vagyunk az A pont diánkkal, az előadó alakítsa át szóbeli elbeszélését, vagy kövessen egy másik utat a prezentációtervben. További információkért tekintsük meg a következő részt a hatodik fejezetben: „9. tipp: Beágyazott vetítések létrehozása”. A forgatókönyvben itt vagy bárhol máshol rengeteg módon kapcsolatba tudunk lépni a hallgatósággal.

Kezdeményezzünk szavazást! A hallgatóság lekötéséhez használjuk a 7.7. ábra bal felső A pont diáját, próbáljuk meg a kapcsolatteremtés létrehozásához az egyik legrégebbi és legegyszerűbb technikát: az előadó tegyen fel egy kérdést. Helyezzünk el egy kérdőjelet a grafikonon. Az A pont dia címsora „Bevételeink alacsonyak maradnak, ha nem teszünk semmit.” Ha ezt a diát kisebb csoportnak mutatjuk, az előadó kérdezzen rá egyenesen: „Egyetért vele vagy ellene van?”, majd beszélgessenek erről. Ha nagyobb hallgatóságnak mutatjuk a diát, kérdezze meg „hányan értenek egyet ezzel?”, majd tartsa fel a kezét, jelezve ezzel a hallgatóságnak, hogy kézfeltartással szavazzanak. Gyorsan meg kell számolni a kezeket, és miközben a következő pontra lépünk, közölni a hallgatósággal a szavazás eredményét: „Úgy tűnik, kétharmaduk egyetért vele. Nos, ma erről fogunk beszélgetni...”. Egy ilyen kis szavazás, mint ez, azt a hatást kelti a közönségben, hogy részesei a beszélgetésnek, és ráadásul megtudhatjuk, mi a hallgatóság álláspontja a témával kapcsolatban. Nagy hallgatóság esetén variálhatjuk ezt a technikát azzal, hogy a hallgatóságot ellátjuk interaktív szavazóeszközökkel. Néhány cég speciálisan a PowerPointhoz gyárt ilyeneket. Ha felteszünk a hallgatóságnak egy kérdést, a szavazás eredménye közvetlenül az A pont diánkon fog megjelenni grafikon formájában, amely összegzi a szavazás eredményét.

209

7. fejezet: A forgatókönyv grafikus tervezése

A motívum bemutatása Eddig a jó kezdéshez a pénzügyi vezetőkkel számokra és diagramokra koncentráltunk. Ha illik a hallgatósághoz, akkor alkalmazhatunk egy motívumot, amely végigvonul az A pont és B pont diáin. Kiválasztva a címsorsablonba megtestesítendő motívumot, bővítsük ki a címsort az adott témára való utalással. Például, ha a kirakós játék motívumot alkalmazzuk, az A pont címsorban ezt írjuk: „ Eltérő tanácsokat hallanak, ami bizonytalanságban tartja Önöket”, a B ponté ez lehet „Az itt látható nagy kép segíteni fog abban, hogy eldöntsék, hogyan javíthatják a bevételeket.” Vázoljunk három kirakós játék darabot az A pont dia bal felső részébe, ahogyan azt a 7.8. ábra mutatja, hogy vizuálisan is utaljunk az össze nem egyeztethető tanácsokra. A B pont dia jobb felső részében ábrázoljuk, ahogyan a darabok összeilleszkednek, és megjelenítik a „nagy képet”.

7.8. ábra: Az A pont és a B pont diák felvázolásának két módja. Felső sor: A motívum bemutatása: a kirakós játék szétszórt darabjai, majd a képpé összeilleszkedő darabok bemutatása. Alsó sor: az A pont dia egy kapcsolómezőt mutat üres jelölőnégyzetekkel, és a B pont dia a bekapcsolt jelölőnégyzeteket mutatja.

A választott motívum az A pont címsorban a következőt sugallhatja: „Önök azt mondják, nem biztosak abban, mit kell tenniük...” és a B pont címsor azt fejezi ki: „...de azt szeretnék tenni, ami jó.” A 7.8. ábra alsó sora szerint az A pont dián egy kapcsolómezőt mutatunk üres jelölőnégyzetekkel, majd a B pont dián bejelöljük ezeket a négyzeteket.

210

Az I. szakasz diavázlatainak megrajzolása

Később az A pont és B pont diák alkalmasak lesznek arra, hogy animációkat adjunk hozzájuk, mert az I. tételben ezek a diák szolgálnak leginkább arra, hogy megfogjuk a hallgatóság figyelmét. A 7.8. ábra felső sorának megfelelően olyan skiccet készítünk, mely szerint a kirakós játék darabjai megjelennek az A pont dián, majd összekeverednek, és később, a B pont dián összeilleszkednek, hogy egy képet alkossanak. És ahogyan a 7.8. ábra alsó sora mutatja, az A pont dián megjelenik a kapcsolómező a jelölőnégyzetekkel, melyeket majd a B pont dián egyenként bejelölhetünk. Bármelyik motívumot is választjuk, a forgatókönyv további diájának felvázolásakor érezni fogjuk, hogyan képes a motívum vizuálisan megjeleníteni a szándékot.

Vizuális összekapcsolás Teremtsünk kapcsolatot a hallgatósággal hasznos információkért! Alkalmazzunk az A pont és B pont diák egyikén vagy mindkettőn egy egyszerű, témánkhoz kapcsolódó fotót, majd ennek apropóján kezdeményezzünk beszélgetést adott témáról. Például, ha az A pont címsor azt fejezi ki: „ Ellentmondó tanácsokat hallanak,” helyezzük a konkurens cég nevét a képernyőre, majd rejtsük el a címsort. Majd, amikor a név feltűnik a dián, az előadó mondja azt: „Megértjük, hogy másokat is megkérdeztek erről. Miket hallottak?” Nemcsak ez a technika bizonyítja a hallgatóság számára, hogy az elejétől figyelni fogunk, és hogy részt vehetnek a beszélgetésben, de ez megnyit nekünk egy ajtót, hogy a hallgatóságtól információt halljunk, amely hasznos lehet számunkra.

Kössük össze az I. szakasz diáit egyszerű grafikonnal vagy fényképpel Ahhoz, hogy minél szorosabban összekössük a diákat, fontoljuk meg egy közös kép használatát az I. szakasz összes diáján keresztül. A 7.9. ábra megmutatja, hogyan tegyük. A címdiára nagyítót skicceltünk, ezt követően a Helyzet dia a gyár csökkenő bevételeinek grafikonját mutatja, majd a Szerep dia együtt mutatja a grafikont és a nagyítót. Az A pont dia tartalmazza a grafikonról a gyár bevételeit ábrázoló vonalat, de most adjunk hozzá egy speciális adatot a cégre vonatkozóan – ehhez más színű tintát alkalmazzunk a tábla-PC-n vagy a papíron, hogy egymástól megkülönböztessük a vonalakat a grafikonon. A B pont dia három felfelé mutató nyíl ábrázolásával illusztrálja, mit szeretne elérni a cég. Az utolsó Teendő dia közvetlenül a felfelé mutató nyilak fölé teszi a nagyítót, és megmutatja a cég logóját. 211

7. fejezet: A forgatókönyv grafikus tervezése

7.9. ábra: Egy vizuális történet egyszerű grafikák használatával az I. szakasz összes diáján keresztül

Ez jó példa arra, hogy PowerPoint-diáinknak nincs többé szüksége tényekkel teleírt papírra. A diáink most már olyanok, mint egy diafilm filmkockái: percenként több, mint egy filmkocka gyorsasággal mozgatva, a hangsávot a saját hangunkkal biztosítva, tiszta és hatásos történethez jutunk. Bár a hallgatóság számára a prezentációnk egyenletes és szakadás nélküli élményt nyújt, tulajdonképpen nagy mennyiségű információt tömörítettünk ezekbe a filmkockákba, és felhasználtuk mind az öt lényeges elemet, amelyek biztosítják, hogy mindig erősen kezdjünk, ahogyan a 4. fejezetben találhatjuk: a hallgatóság figyelmének irányítása, felkeltése, lekötése, motiválása, és összpontosítása. TIPP

9

Hasonló vizuális történetet építhetünk fel az I. szakasz filmkockáin keresztül egy egyszerű fénykép alkalmazásával is, ennek másolásával minden egyes diára, majd további elemek hozzáadásával az egyes diákon. Ha tábla-PC-vel tartjuk prezentációnkat, közvetlenül a fényképre is rajzolhatunk a nagyobb hatás elérése érdekében.

Ha növelni szeretnénk a vizuális hatást az I. szakasz diáin, jelöljük meg azokat a diákat, amelyeken szeretnénk elrejteni a címsort, hogy csak a grafikák legyenek láthatók a hallgatóság számára. Ahogy korábban már leírtuk, ha bemutatunk egy címsor nélküli diát, a képek várakozást keltenek a hallgatóságban irántunk, hogy majd mi megmagyarázzuk a diák jelentését, 212

A Teendő dia és a Téma diák felvázolása

ami megnyerő egymásrautaltságot alakít ki a beszélő és a hallgatóság között. Ez egy, az I. szakasz diáin használt hatásos technika, amellyel érzelmi kapcsolatot alakítunk ki a hallgatósággal. Később a II. szakasz diáin általában a hallgatóság számára látható formában tartjuk címsorainkat, így sokkal nagyobb információmennyiségen át fenn tudjuk tartani a figyelmüket. Bár ebben a példában a 7.9 ábrán látható Teendő dia az I. szakasz csoportjának részeként szerepel, bizonyosodjunk meg arról, hogy vizuálisan összehangoltuk a nagyon fontos Téma diákkal, ahogyan a következőkben fogjuk tenni. TIPPEK TÁBLA-PC-VEL TÖRTÉNŐ VÁZLATKÉSZÍTÉSHEZ Egy vizuális történetet a diákon keresztül tábla-PC-vel úgy jelenthetünk meg a legjobban, ha az utolsó diától az elsőhöz visszafelé haladva dolgozunk. Például a 7.9. ábrán látható diasorozatban először azokat az elemeket vázoljuk fel, amelyeket a jobb alsó Teendő diába szeretnénk belevenni. A Review (Áttekintés) panellapon válasszuk a Start Inking (Szabadkézi műveletek kezdése) elemet és a Pens (Tollak) panellapon kattintsunk a Select Objects (Tárgy kiválasztása) elemre, tartsuk lenyomva a Ctrl billentyűt, mialatt kattintással válasszuk ki a tárgyakat, amelyeket szeretnénk, majd jobb gombbal kattintsunk és válasszuk a Copy (Másolás) elemet. Lépjünk az előző diához, kattintsunk jobb gombbal, és illesszük be az elemeket, majd a Pens (Tollak) fülön kattintsunk az Eraser (Törlés) elemre, és vigyük az egérmutatót a vázlat azon része fölé, amelyre nincs szükségünk. Majd másoljuk ezt a vázlatot, és végezzük ugyanezeket a lépéseket, ahogyan haladunk visszafelé a diákon keresztül. Az, hogy a sorozat utolsó diáját tervezzük először, biztosítja, hogy az utolsó dia szervezése és képzése a jó működést biztosító módon történik — ha az első diától az utolsó felé építenénk, lehet, hogy változtatni kellene az utolsó dia elrendezésén. Azzal, hogy visszafelé dolgozunk a sorozaton, időt is spórolunk, mert így nem kell mindig átterveznünk az azonos elemeket a sorozat diáin. Sajnos, a tábla-PC-n csak Normál nézetben tudunk írni, Diarendező nézetben nem, így gyakran kell oda-vissza váltanunk a két nézet között, ha látni szeretnénk, hogyan halad a történet a diákon keresztül.

A Teendő dia és a Téma diák felvázolása A következő feladatunk a prezentáció legfontosabb csoportját alkotó diák vázlatának elkészítése – ezek a Teendő dia és a Téma diák., Ahhoz, hogy egyben lássuk a Téma diákat, tábla-PC-n menjünk Diarendező nézetbe, majd keressük meg a Téma diákat. A sorozat minden egyes elemét húzzuk a Teendő diák mögé, ahogyan azt a 7.10. ábra mutatja. Ha befejeztük 213

7. fejezet: A forgatókönyv grafikus tervezése

a vázlatkészítést, ezeket a diákat helyezzük az eredeti helyükre. Ezt nem kell minden alkalommal elvégeznünk, de segítségünkre lehet, amikor pallérozzuk forgatókönyvbeli tudásunkat. Fontos, hogy úgy dolgozzunk velük, és úgy lássuk egyben ezt a négy diát, mint egy vizuális csomagot, mert mikor prezentáció során sorban feltűnnek, azt kell közvetíteniük a hallgatóság fel, hogy ezek a diák a legfontosabbak. Ha papíron dolgozunk, fussuk át a forgatókönyvet, hogy lássuk, hol vannak ezek a diák.

7.10. ábra: A sötétszürke Teendő és a közepesen szürke Téma diáknak kell a forgatókönyvben vizuálisan a legemlékezetesebbnek lenniük

A Teendő dia címsora összefoglalja a Téma címsorokat, a Téma címsorok egymás után összefoglalják a Magyarázat címsorokat, és az Magyarázat címsorok összefoglalják a Részletek diákat. Mivel a Teendő címsor az információs hierarchia csúcsán található, ahogyan azt az 5. fejezet leírja, ez valóban az egész prezentáció verbális összefoglalása. Ehhez hasonlóan a Teendő diák vázlata vizuális összefoglalója a Téma diáknak és az egész prezentációnak – ha csak egy diát mutatunk, ez az egy lesz az. A diáknak ez a csoportja, amelyet a Teendő és három Téma dia alkot, olyan fontos, hogy a csoport vázlatát a létező legkreatívabb, legemlékezetesebb és leghatásosabb technikák segítségével akarjuk elkészíteni. Ha van marketinghátterünk, ezeken a diákon az általunk ismert leghatásosabb márkanévadási (branding) technikákat fogjuk alkalmazni – ez a technikák az a fajtája, amelynek segítségével vizuálisan csöpögtetjük az

214

A Teendő dia és a Téma diák felvázolása

üzenetet és egy élményen keresztül egyesítjük. Az egyetlen különbség csak az, hogy nem a vállalati identitáshoz használjuk ezeket a technikákat, ellenkezőleg, a prezentáció legnagyobb gondolataihoz alkalmazzuk. Következnek a technikák, amelyekkel méltó nevet adhatunk gondolkodásunk legmagasabb szintjének a Teendő és Téma diáinkon. Ez néhány alapszintű skiccelési ötlet – ha már otthonosan mozgunk a vázlatkészítésben, próbáljuk ki saját ötleteinket, vagy hívjunk egy grafikus tervezőt, hogy nyújtson segítséget.

Triplázzuk meg a hatást három ablaktáblával Egyszerű, de azért hatásos vizuális technika, ha teljes képernyős fényképet teszünk minden egyes Téma diára. A teljes képernyős fénykép nagyon jól illik a Teendő és Témák diákhoz, ha úgy funkcionálnak, hogy a címsor gondolatát emlékezetessé teszik. A 7.11. ábra jobb felső diáján látható példa mutatja, hogy az első Téma dia utal a „három részes stratégiára”, így a fénykép magába foglal egy táblát egy darab papírral, amelyen három jelölőnégyzet van. A második Téma dia, baloldalt alul, utal egy „tapasztalt csapatra”, a csapatról készült fotót ábrázolja. A harmadik Téma dia utal az „elégedett” ügyfélre, tehát egy ügyfél fotóját ábrázolja rajta 100% felirattal, valamint néhány ügyfél logóját a dokumentum körül.

7.11. ábra: A Teendő diák vázlatai három ablaktáblás elrendezéssel és a Téma diák teljes képernyős fényképpel 215

7. fejezet: A forgatókönyv grafikus tervezése

Most, hogy három fényképet helyeztünk a Téma diákra, használjuk ezeket az elemeket arra, hogy egy táblaképet vagy három álló formátumú grafikus elemet tartalmazó egyszerű diát helyezzünk el egymás mellett. Táblakép létrehozásához a Teendő dián (baloldalt fent), húzzunk keresztül két függőleges vonalat a dián, ezzel létrehozunk három ablakot, majd helyezzünk a három ablaktábla mindegyikébe egy kulcsfontosságú vizuális részletet a Téma diákon található három fénykép mindegyikéről. Ahogyan a 7.11. ábrán látható, írjuk az 1, 2, és 3 számokat a három fénykép alá a Teendő dián, majd írjuk a megfelelő számokat az egyes Téma diákra. Ha sorban mutatjuk be, ezek a vázlatok egy szoros, határozott vizuális csomagot alkotnak ezeken a legfontosabb diákon keresztül.

Szemléltetés A szóbeli prezentáció klasszikus technikája, hogy mutatunk egy kelléket, és megmagyarázzuk, a tárgy hogyan kapcsolódik a prezentációhoz. A Teendő és Téma diák alkalmas helyet biztosítanak a kellékek bevonására, különösen, ha összekapcsoljuk őket a mintánkkal. Például, amikor bemutatjuk az egyes Téma diákat, tartsunk fel egy számozott kirakósjáték-elemet, hogy bevezessük a kirakós játék mintát. Vagy még jobb, ha kiosztunk a hallgatóságnak számozott kirakósjáték-darabkákat, és ők a szó szoros értelmében a saját kezükben viszik ki a teremből a prezentáció fő üzenetét, és kétségtelenül ezt teszik a hosszú távú memóriájukban is. Ha tervezzük, hogy fizikai kelléket használunk, helyezzük a fényképét a Teendő-Téma diákra – a prezentáció alatt, amíg fizikai valójában mutatjuk be a szobában a kelléket, a fényképét mutatjuk a képernyőn.

Összekapcsolás ikonokkal A diák összekötésének másik módja, hogy a háromablakos fényképek módszerét alkalmazzuk, hacsak itt nem egyszerű, gondolatunk lényegét egyetlen vizuális alapformában megjelenítő képeket használunk. Például, ahogyan az a 7.12. ábrán jobbra alul látható harmadik Téma dia mutatja, jelképezzük az „innovatív háromrészes stratégiát” egy dobozzal, benne az 1-2-3 számokkal, a „tapasztalt csapat”-ot három szimbolikus arcból álló csoporttal, és a „mi ügyfeleink ennyire elégedettek”-et egy darab papírral, amelyen az „elégedettség 100%” felirat olvasható. A második Té216

A Teendő dia és a Téma diák felvázolása

ma diára csak az első és második ikont helyezzük, és az első Téma dián csak az első ikont alkalmazzuk. Nagyon jó ötlet azonos grafikát használni a harmadik Téma dián és a Teendő dián – írjunk jegyzetet, hogy meg tudjuk különböztetni a Teendő későbbi változatát, annak érdekében, hogy animációt adjunk ehhez az egyetlen diához.

7.12. ábra: Teendő és Téma diák képlet formájú ikonokkal

Ahogyan itt látható, vizuális képletet építünk ki az ikonokból azáltal, hogy összeadásjelet alkalmazunk az első ikon után és egy egyenlőségjelet a második elem után. Tehát használhatjuk az 1-2-3 számokat vagy az A-BC betűket minden ikon mellett, hogy kapcsolatba hozzuk az ismert szervezeti struktúrát a hallgatósággal, és felépítsük az 1+2=3 vagy az A+B=C képletet. Ha a címsorunk tartalmazza a fogalmat, hozzunk létre képtelen képletet, amelynek nincs szerepe a prezentációban, mint például 1+1=11, ami kíváncsivá teszi a hallgatóságot, várják, hogy kiderüljön, hogyan magyarázzuk meg, mit is jelent ez.

Videó, hang és mozgó grafikák használata (csak óvatosan) Ha tervezzük videó, audió vagy mozgó grafikák használatát a prezentációnkban, vegyük tekintetbe, hogy a médiának ezek a formái olyan mértékben kiemelkednek a prezentáció egyenletes folyamából, hogy csak 217

7. fejezet: A forgatókönyv grafikus tervezése

óvatosan és stratégiai meggondolásból alkalmazhatjuk őket. Mielőtt használatba vesszük az ilyen eszközöket, vegyük tekintetbe a 2. fejezetben leírt tanulmányt, amely úgy találja, hogy ha eltávolítjuk a tárgyhoz nem tartozó információt a multimédiás prezentációból, növeljük a tanulás hatékonyságát. Emlékezzünk, a II. szakaszban minden a forgatókönyvön belüli hierarchiáról szól, és a siker mértéke az, ha a hallgatóság fel tudja idézni és alkalmazni tudja a Téma diákon található információt. Ha videóval, hanggal és mozgó grafikákkal kívánjuk illusztrálni a Téma diák címsorát, ugorjunk előre, és vázoljuk fel ezeket az elemeket a Téma diákon. Legyünk nagyon óvatosak az ilyen típusú eszközök használatával a prezentáció más részeiben, ha a Téma diákon nem használtuk őket – , ha a hallgatóság a Részletek dia menő videójára emlékszik, de a Téma diák üzenetére nem, prezentációnk eredménytelen.

A képernyő elfeketítése Ebben a fejezetben korábban már tanultunk az üres Helyzet diáról, mialatt egy anekdotát mesélünk el, amellyel a címdia után megleptük a felsorolásokat váró hallgatóságot. Most, hogy már rengeteg más dia vázlatát elkészítettük, fontoljuk meg az elfeketítést, kiemelve ezzel a Téma diákat. A vizuális elemek kivetítése a képernyőre lenyűgöző, de ha ezt a varázst megtörjük a képernyő elfeketítésével egy jól kiválasztott időpontban, a hallgatóság figyelmét teljesen magunkra és a gondolatainkra irányítjuk. Ennek megtervezéséhez helyezzünk egy B betűt a Téma diáink sarkába. Később, ha grafikákat adunk a diához, eltávolíthatjuk a betűt, de most ez utasítja az előadót arra, hogy miután az első Téma diát bemutatta, nyomja meg a B billentyűt a billentyűzeten, vagy az erre a célra szolgáló gombot a távirányítón, és ezzel a képernyő feketévé válik. Majd, miután minden szem rá szegeződött, szóban hangsúlyozza a lényeget. Ha befejezte, megnyomja a B billentyűt, és visszatér a Téma diához, mielőtt továbbmenne. (Alternatív lehetőség a W billentyű megnyomása, ez a fehér képernyő be/kikapcsolására szolgál). Később, a második és harmadik Téma diákhoz érve, ugyanezt kell tenni.

218

A Teendő dia és a Téma diák felvázolása

Az érdeklődés felkeltése egyedi elrendezéssel Feltűnő módja a Teendő dia és Téma diáink felépítésének olyan egyedi elrendezés használata, amelyekkel kiemeljük őket a forgatókönyv összes többi diája közül. A 6. fejezetben, amikor létrehoztuk a forgatókönyvet, előzetesen közép szürke hátteret adtunk a Téma diáknak. Ezeket a háttereket a Téma diákon sokkal feltűnőbbre változtathatjuk, – például megosztott képernyő-elrendezéssel. Ez a 7.13. ábrán látható elrendezési stílus, gyors és könnyű módja a diáknak kiemelésének, és különösen jól illeszkedik a korábban ebben a fejezetben leírt ikonok használatához.

7.13. ábra: A Teendő és Témák diák vázlatának elkészítése megosztott képernyő-elrendezéssel a Téma diákon

A 8. fejezetben majd megvizsgáljuk azokat a PowerPoint-szolgáltatásokat, amelyek lehetővé teszik a különböző elrendezések létrehozását és alkalmazását forgatókönyvünk különböző szintjein. Most pedig, ha gyorsan szeretnénk ezeket a diákat létrehozni, hogy lássuk, hogyan néznek ki, amikor megosztott képernyő-elrendezési formában vannak, menjünk a Normál nézetben az első Téma diára. A Beszúrás fülön az Ábrák csoportban kattintsunk az Alakzatok elemre, majd válasszuk a téglalapot49. Helyezzük a kurzort a dia jobb felső részére, kattintsunk és húzzuk, amíg a téglalap el nem foglalja a képernyő felét, majd jobb gombbal kattintsunk a dobozra, és 49

PowerPoint 2003-ban a téglalapot a Rajz eszköztáron találjuk.

219

7. fejezet: A forgatókönyv grafikus tervezése

adjunk neki fehér kitöltőszínt50. Ezután húzzuk a címsort balra, majd a méretező fogantyú segítségével igazítsuk a címsort a diához, ahogyan azt a jobb felső dia mutatja a 7.13. ábrán. Másoljuk és illesszük be a téglalapot a másik két Téma diába, és igazítsuk a címsort. A Teendő dián a dia közepére helyezzünk egy vízszintes fehér téglalapot, hogy megkülönböztessük ezt a diát a Téma diáktól, ahogy a 7.13. ábra bal felső diáján látható. Ha már egyszer megvan az átmeneti elrendezés, a Teendő és Témák diákhoz, készítsünk a szokásos módon vázlatot a diákon.

Tartsuk mozgásban a motívumot A vázlataink elkezdik valóban erősíteni vizuális történetünket, ha a motívumot használunk a címsorsablonban. Például, vigyük át a kirakósjátékmotívumot az I. szakasz diáiról a Teendő diára, ahogyan a 7.14. ábra bal felső diáján látható.

7.14. ábra: Az Teendő és Témák diák vázlatának elkészítése kirakósjáték-motívummal

50

PowerPoint 2003-ban a kitöltés ikonja is a Rajz eszköztáron van.

220

A Teendő dia és a Téma diák felvázolása

Kezdjük a jobb alsó harmadik Téma diával, helyezzünk három egymáshoz illesztett kirakósjáték-darabot az 1-2-3 számokkal, majd az első kettő darabkát tegyük a bal alsó második Téma diára, majd az első darabkát tegyük a jobb felső első Téma diára. Még fotókat is adhatunk a diákhoz, ha szeretnénk – tegyük egy dokumentum fotóját a jobb felső első Téma diára, egy ember fotóját a bal alsó diára és az ügyfél felmérési űrlapot és az emblémát a jobb alsó diára. A fényképek ebben a példában az éppen használt fotótól függően lehetnek teljes képernyősek vagy kisebbek. Lehetnek egyszerű képobjektumok is eltávolított háttérrel. Vagy ha igazán kreatívat szeretnénk alkotni, hozzuk össze a kirakósjáték-motívumot és a fényképeket úgy, hogy minden fotót tegyünk egy kirakósjáték-darabka belsejébe.

Az interaktivitás beépítése Ahogy az A pont és B pont diák alkalmasak arra, hogy kérdéseket tegyünk fel, és párbeszédet alakítsunk ki, másik jó hely erre a második és harmadik Téma diák előtt van. Ahhoz, hogy meg tudjuk tervezni az interakciót a hallgatósággal ezeken a pontokon, Téma diáink vázlatának elkészítése után menjünk Diarendező nézetbe, válasszuk ki az 1. Téma diát, majd nyomjuk le a Ctrl+D billentyűkombinációt a duplázásához. Húzzuk az 1. Téma dia másodpéldányát pontosan a 2. Téma dia elé. Most jelöljük ki a 2. Téma diát, kettőzzük meg és húzzuk a másodpéldányt pontosan a 3. Téma dia elé. Miután az előadó bemutatta, az 1. Téma diát követő Magyarázat és Részletek diákat, ismét az 1. Téma diát fogjuk látni. Itt elidőzhet, kérdéseket tehet fel. Ha befejezte, továbbmegy a 2. Téma diára. A 2. Téma dia után ismét elidőzhet, majd továbblép a 3. Téma diára. A 8. fejezetben, miután képeket adtunk hozzájuk, próbaképp megkettőzzük ezeket a diákat, hogy vizuálisan is ellenőrizzük a Téma diákat I. és a II. szakasz végén.

Több előadó Előfordul, hogy több előadó tart egy prezentációt – ha ezt tervezzük, bízzunk meg három előadót egy-egy témával a II. szakaszban. Amikor sorra kerülnek az illető számára kijelölt Téma, Magyarázat és Részletek diák az

221

7. fejezet: A forgatókönyv grafikus tervezése

első előadó adja át neki a mikrofont. Az előadók cseréje nyomatékot ad az egyes Téma diáknak, de mivel a prezentáció alapját egy egységes címsorsablon képezi, a hallgatóság megtapasztalja az egységességet, és megérti az egyetlen történetet. Ha ilyet tervezünk, mindegyik Téma diára jegyezzük fel a kijelölt előadó nevét.

Visszatérés A-hoz és B-hez Mindig, legyünk nagyon figyelmesek, amikor a forgatókönyvben az egyes képeket vizuálisan összekapcsoljuk. Például, ha tábla-PC-n készítjük a megosztott képernyőjű fénykép beállítását az A pont és B pont diákhoz, ahogyan az a 7.15. ábra bal oldali és középső diáján látható, vigyük át a fényképet a Teendő diára. Itt húzzunk egy nyilat a két fényképen át, kifejezve ezzel, hogy szeretnénk a hallgatóságot az A pontból a B pontba vinni, és tegyük az 1 2 3 számokat a nyílra, ahogyan a 7.15. ábra jobb oldali diáján látható. A következő Téma diákon majd kifejtjük az 1-2-3 számok struktúráját. Ha ilyen többleteket alkalmazunk egy egységes vizuális történetnél a forgatókönyv „felvonásain” és „színein” keresztül, prezentációnk sokkal elegánsabbá válik.

7.15. ábra: A vázlatok azt mutatják, hogyan vigyük át a megosztott képernyős beállításokat az A pont és B pont diákról a Teendő diára

Most, hogy már felfedeztük a Teendő és Témák diák felvázolásának módját, a Téma diákat Diarendező nézetben tegyük vissza arra a helyre, ahova a sorban tartoznak. Tekintsük át a forgatókönyvet, hogy lássuk, hogyan vezetik a diák a hallgatóság munkamemóriáját a forgatókönyv szintjein

222

Navigációs sáv alkalmazása

keresztül – először az első Téma diával, utána a Magyarázat diákkal, majd a Részletek diákkal, a diatervezés minden egyes szintjén, amelyek a vizuális történetet továbbítják. Most pedig ismerjük meg a többi dia összekapcsolásának egy vizuális módját – a navigációs sáv használatát.

Navigációs sáv alkalmazása A prezentáció diáit még szorosabban összekapcsolhatjuk navigációs sáv alkalmazásával a képernyő alján. A hagyományos PowerPoint-felfogásban a képernyő alján található üres hely általában a prezentációt tartó szervezet emblémáját tartalmazza. Természetesen használhatjuk cégünk emblémáját arra, hogy a forgatókönyv bármely magában álló diájának lényegét ábrázoljuk, ha a címsor arra utal, vagy alkalmazhatjuk az emblémát a bevezető dián, ahogyan azt korábban leírtuk. De ne akarjuk az emblémánkat más diákon használni, mert ha ezt tesszük, a tárgyhoz nem tartozó vizuális információt adunk a munkamemóriának feldolgozásra, ami, ahogyan azt a 2. fejezetben leírtuk, rontja az elsajátítás hatékonyságát. (Azon kívül, ha minden diára elhelyezzük az emblémánkat, ezzel azt a helytelen vizuális üzenetet közvetítjük, hogy minden dia rólunk szól, miközben valójában minden a hallgatóságról szól.) Sokkal jobb módja a Magyarázat és Részletek diák alján található kicsi üres hely kihasználásának az, ha megismertetjük a hallgatósággal a prezentáció szerkezetét és aktuális helyzetünket benne. Ha például kirakósjáték-motívumot használunk a prezentációban, akkor miután az első darabot elhelyeztük az első Téma dián, adjunk hozzá egy kicsi vízszintes sávot a következő Magyarázat és Részletek diák aljára, majd helyezzünk el egy kis kirakósjáték-darabot ezeken a diákon, ahogyan a 7.16. ábrán látható. A 8. fejezetben meg fogjuk tanulni, hogy tudjuk létrehozni és felhasználni a navigációs sávot egyedi elrendezés használatával. Miután hozzáadtuk a második darabot a második Téma diához, adjunk egy hasonló kirakósjáték-darabot a navigációs sávhoz ennek a résznek a maradék Magyarázat és Részletek diáin, ahogyan a 7.17. ábrán látható. Majd miután a harmadik kirakósjáték-darabot is hozzáadtuk a harmadik Téma diához, adjunk három hasonló kirakósjáték-darabot a navigációs sávhoz ennek a szakasznak a maradék Magyarázat és Részletek diáin.

223

7. fejezet: A forgatókönyv grafikus tervezése

7.16. ábra: A világosszürke Magyarázat diák és a fehér Részletek diák olyan navigációs sávot tartalmaznak, amelyen kirakósjáték-darab van

Mikor a hallgatóság a diákat egymás után látja, a navigációs sáv azonosnak tűnik, amíg a következő Téma szakasz diáihoz nem érünk, amikor új kirakósjáték-darab tűnik fel, tudatva a hallgatósággal, hogy új szakaszban vannak.

7.17. ábra: A második Téma dia és a Magyarázat és Részletek diák navigációs sávval, amelyhez még egy kirakósjáték-darabot adtunk

224

A Magyarázat diák felvázolása

A Magyarázat diák felvázolása A következő feladatunk a prezentáció második legfontosabb diáinak felvázolása – ezek a II. szakasz minden Témájának Magyarázat diái. Diarendező nézetben keressük meg a világosszürke Magyarázat diákat, majd mindegyiket húzzuk a hozzá tartozó Téma dia mögötti helyre, hogy együtt lássuk őket (vö. 7.18. ábra). Ha befejeztük a vázlatkészítést, húzzuk vissza ezeket a diákat az előző helyzetükbe. Mint ahogyan a Teendő diánál és Témák diáknál, itt is nagyon fontos, hogy ezeket a diákat úgy lássuk egyben, és úgy dolgozzunk velük, mint egy csomaggal – ahogyan minden Téma címsor összegzi az utána következő Magyarázat címsorokat, minden egyes Téma dia vizuálisan összegzi a Magyarázat diákat.

7.18. ábra: Az első közepesen szürke Téma dia és a hozzá tartozó világosszürke Magyarázat diák

Nézzük meg a vázlatot, amelyet a Téma diához készítettünk, majd olvassuk el a Magyarázat címsorokat, és képzeljük el, hogyan tudnánk a történetet ezeken a diákon megjeleníteni. Ha be tudunk mutatni egy egyedülálló vizuális történetet a Magyarázat diákon, tegyük meg. De lehet, hogy a Magyarázat diák különálló tények, amelyeket csak az őket megelőző Téma dia köt össze, és nem kapcsolódik az egyik a másikhoz. Ha a Részletek diák különálló, egymástól független gondolatok, alkalmazzunk egyedülálló illusztrációkat mindegyikhez, és más technikák, például hasonló megosztott képernyő-elrendezés vagy navigációs sáv használata – segítségével alakítsuk ki a vizuális összekötésüket, mint azt korábban leírtuk. 225

7. fejezet: A forgatókönyv grafikus tervezése

A gondolatok kifejtése diagram építésével Gyakori probléma a hagyományos PowerPoint-prezentációban, hogy egy-egy diagram vagy grafikon nagyon nehezen érthető – vagy legalábbis egyetlen dián egyszerre nem válik érthetővé. Ha a hallgatóságunknak bármely diagram vagy grafikon információi újak, könnyen túlterhelhetjük a korlátozó munkamemóriát, és ronthatjuk az elsajátítást. Ennek a problémának a gyökerét úgy tudjuk felszámolni, hogy a címsorsablonban, amikor a Magyarázat és Részletek címsorokat írjuk, apró darabokra tördeljük a Téma címsorokat, amelyek később azoknak az egyedi diáknak az alapjául fognak szolgálni, amelyek a képernyőn kevesebb mint egy percig tűnnek fel. Az NVV módszerével az információt kis darabokra tördeljük, nem magyarázunk egytelen dián percekig nagy információadagokat diagramok sorozata segítségével. Egy-egy részletet kevesebb mint egy percig magyarázva az új információkat egyenletesen adjuk át a Magyarázat diák sorozatában. Mindig csak a soron következő információt mutatjuk és mondjuk, megfelelő ideig, biztosítva ezzel, hogy nem terheljük túl a hallgatóság munkamemóriáját, és nem osztjuk meg figyelmét a között, amit mondunk, és amit éppen mutatunk. Miután a címsorsablonban a Magyarázat címsorok létrehozásával feltördeltünk egy gondolatot, a diagram hatásos módon képes illusztrálni gondolatainkat egy folyamat leírása során, vagy megmutatni azt, valaminek a részei hogyan tartoznak egybe. Például, a „háromrészes stratégia” illusztrálására tehetünk a Téma diánkra egy egyszerű diagramot három számozott dobozzal, ahogyan a 7.19. ábra bal felső diáján látható. Vigyük tovább ezt az egyszerű struktúrát úgy, hogy három hasonló dobozt alkalmazunk a harmadik Magyarázat dián. Tegyünk számcímkéket a dobozok alá, majd egy szemet az első dobozba, ezzel ábrázolva, hogy „nagyon figyelünk”, egy órát, hogy „találkozunk Önökkel”, és egy sort kis számokból, hogy illusztráljuk, „felfaljuk a számokat”, ahogyan a 7.19. ábra jobb alsó diáján látható. Alkalmazzunk egy nyilat a diagramban balról jobbra a mozgásirány megmutatására. Azután tegyük ugyanezt az első két dobozt a második Magyarázat diára (bal alsó) és csak az első dobozt az első Magyarázat diára (jobb felső).

226

A Magyarázat diák felvázolása

7.19. ábra: Egy Téma és egy Magyarázat dia vázlata diagram bemutatásával a diákon keresztül

Tekintsük át ezt a négy diát. Először az egyszerű 1-2-3 illusztrációt mutatjuk meg, amely bevezeti és összefoglalja a témát. Ezután megmutatjuk és elmondjuk az első címsort a diagram első részével, és felépítjük a diagramot a következő két dián. Megjegyezzük, hogy a harmadik Magyarázat dia több részletet tartalmaz, mint a Téma dia. Általában a Téma diát olyan egyszerűre szeretnénk, amennyire csak lehet, így nem árasztjuk el hallgatóságunk munkamemóriáját túl gyorsan túl sok új információval. Ahogy felépítjük a diagramot a három Magyarázat dián keresztül, az utolsó dia könnyen érthető, mert minden elemét egyenként megfelelően bevezettük már mind verbálisan, mind vizuálisan. Ez a példadiagram alapszintű – amikor hasonló szemléletet alkalmazunk más típusú diagramoknál, meg kell bizonyosodnunk arról, hogy helyesen hangoltuk össze a munkamemória verbális és vizuális csatornáit, ahogyan a 2. fejezetben leírtuk. Amikor ilyen módon mutatjuk be diáinkat, akkor Richard E. Mayer kutatásában leírt kutatásalapú időleges összefüggési elv alapján is igazítunk rajta, amely elv azokon a tanulmányokon alapul, amelyek rámutatnak, hogy az emberek jobban megértik az információt, ha az animációt és az elbeszélést együtt adjuk elő, mintsem, ha először animációt és utána az elbeszélést.

227

7. fejezet: A forgatókönyv grafikus tervezése

TIPP

9

Ha úgy találjuk, hogy címsoraink nem teljesen illeszkednek a sorozathoz, amelyben információt szeretnénk bemutatni, térjünk vissza a címsorsablonhoz, és először itt hozzuk rendbe a címsorokat, majd térjünk vissza a PowerPointhoz, hogy megfelelően megszerkesszük azokat.

Grafikon felépítése diák sorozatán keresztül A gondolat kis darabokra tördelése a címsorsablonban a Magyarázat címsorok létrehozásával, majd grafikon építése a megfelelő Magyarázat diák során keresztül, akkor illusztrálja hatásos módon gondolatainkat, ha menynyiségi információt írunk le. A forgatókönyv címsorainak sorát figyelembe véve pontosan tudjuk, mit szeretnénk közölni, mielőtt elkezdjük építeni a grafikont. Megismétlem, ez azért van, mert a címsorok szövegezése a címsorsablonban meghatározza, milyen vázlatot készítünk. Akkor építsünk grafikont a Magyarázat diák sorozatán keresztül, ha a címsorok speciális mennyiségi információt tartalmaznak, mint például „egy gyár átlagos bevétele 20%” és „az Önök átlagos bevétele 10%”, majd „Tudunk segíteni a rést betölteni.” Ha a címsoraink nem ilyen információt fejtenek ki, de szeretnénk olyanná tenni őket, térjünk vissza a címsorsablonhoz, és nézzük meg, hogyan módosíthatjuk a címsorokat, hogy a grafikon működjön. TIPP

9

Ha nehézségeink vannak a Magyarázat diák vázlatának elkészítésével, akkor először a Részletek diák vázlatait készítsük el, majd térjünk vissza a Magyarázat diákhoz. Ez a módszer segítségünkre lehet, mert a Magyarázat dia összefoglalja az őt követő Részletek diákat, és ha először a Részletek diák vázlatát készítjük el, akkor ezeket felhasználhatjuk a Magyarázat dia vizuális összefoglalásához.

Vizuális szervező használata vázlatkészítéshez Korábban, a 7.8. ábrán láthattuk, hogy egy kapcsolómező jelölőnégyzetekkel elősegítheti egy gondolat vizuális továbbvitelét az A pont és B pont diákon keresztül. Próbáljunk ki egy hasonló koncepciót jelölőnégyzetek használatával, amellyel vizuálisan szervezhetjük saját gondolatainkat Magyarázat diáinkon. A 7.20. ábra bal felső részében a Téma dia a háromrészes stratégia illusztrálására egy papírdarabot ábrázol, amelyen három bekapcsolt jelölőnégyzet van. Az első Magyarázat diára (jobb felső) helyez228

A Magyarázat diák felvázolása

zünk el egyetlen jelölőnégyzetet, és írjuk mellé az elemzés szót a címsorból, majd a második Magyarázat dián (bal alsó) tegyünk hozzá egy második jelölőnégyzetet, és ide a konzultáció szót írjuk a címsorból. A harmadik Magyarázat dián (jobb alsó) adjunk hozzá egy harmadik jelölőnégyzetet a címsorból vett követés szóval.

7.20. ábra: Egy Téma és Magyarázat diák vázlatának készítése a diákat szorosan egymáshoz kötő ellenőrzőlista használatával

Amikor sorban tűnnek fel, a Téma dia bevezeti a három jelölőnégyzet egyszerű vizuális fogalmát, az első Magyarázat dia bevezeti a címsorból az elemzés fogalmát, a következő dia az előzőre épít és hozzáadja a találkozás fogalmát, majd a harmadik dia az előzőre építve hozzáadja a konzultáció fogalmát. Amikor az egyes Magyarázat diákat visszahúzzuk a saját helyükre a forgatókönyvben, ezzel a vizuális ellenőrzőlista-történet egy másik elrendezését mutatjuk be, és ugyanakkor összefűzzük a következő Részletek diákkal.

A Magyarázat dia befejezése Az a sok vázlatkészítési lehetőség, amelyet ebben a fejezetben eddig áttekintettünk, jó lehet a többi Magyarázat diákhoz. Például, elég lehet egyszerűen néhány szót írni a Magyarázat diára, ahogyan az a 7.21. ábra jobb felső diáján látható, amely feljegyzi, hogy „minden nagyobb céget” sze229

7. fejezet: A forgatókönyv grafikus tervezése

retnénk a diába belefoglalni. Vázoljunk fel egy marokszámítógépet a diára, ahogyan a bal alsó dián látható, annak illusztrálására, hogy „a szó – száll”, vagy használjunk néhány fényképet, köztük telefont és számítógép-képernyőt annak illusztrálására, hogy „a kommunikáció összhangban van az Önök stílusával”, ahogyan a jobb alsó dián látható.

7.21. ábra: Egy Téma dia és Magyarázat diák, amelyelyek fényképeket, szöveget és képernyőfotót tartalmaznak

Képernyőfotó használata Gyors illusztráláshoz megfontolhatjuk a képernyőfotó alkalmazását. Majdnem minden, ami megtekinthető a számítógép képernyőjén, alkalmazható képernyőfotóként, és megjeleníthető a dián, beleértve az asztal képeit, weboldalakat, dokumentumokat stb. A képernyőfotó másik hasznos felhasználási területe részletes mennyiségi információk összefoglalása más dokumentumokban történő felhasználáshoz. Például, minden egyes pénzösszeg vagy más mennyiségi információ a címsorban, valószínűleg egy Excel-táblázatból, vagy más adatforrásból származik, ahol megvannak a részletes számítások is. Ha ezeket a számításokat a prezentáció során szeretnénk elvégezni, valószínűleg órákat kellene rászánnunk, de ha ezt tennénk, nem lenne időnk a prezentáció többi részének kielégítő bemutatására. Ehelyett alkalmazzunk egy közeli felvétellel készült képernyőfotót a táblázatról a dián, és amikor ezt a diát 230

A Részletek diák vázlatai

megjelenítjük, magyarázzuk el, hogy a részletes adatok benne vannak. Tegyünk feljegyzést a diára, hogy a táblázatot nyomtatott formában is vigyük magunkkal, feltéve, hogy a részletes pénzügyi elemzés és magyarázat alátámasztja a címsort. Ekkor a címsor a fő gondolatunkat közli, amelyet szeretnénk keresztülvinni, a táblázatról készített képernyőfotó mutatja, hogy szeretnénk hangsúlyozni ezt a pontot, szóbeli magyarázatunk közvetíti, amit szeretnénk, és a nyomtatott eredmények is ezt támasztják alá. A DIAGRAM NEM ILLESZKEDIK Ha egy másik prezentációban használt diagramot szeretnék az új NVV-prezentációnkhoz illeszteni, vegyük elő a címsorsablont, és gondoljuk ki, hogy a diagram magyarázatának darabjai hol illeszkednek a teljes történetbe. Ha a diagram a hallgatóság számára új információkat tartalmaz, szükséges lehet kis részekre osztani, hogy megkönnyítsük az új információk átvitelét a hallgatóság munkamemóriáján keresztül. Amikor a címsorsablont használjuk a diagram magyarázásához, gondoljunk a diagram három fő részére, és írjuk le azokat a Téma címsorokban. Majd fejezzük be a címsorsablont úgy, mint azelőtt, minden egyes Téma diát osszunk fel kis részekre a Magyarázat címsorokban, majd minden Magyarázat alrészt osszunk kis részekre a Részletek címsorokban. Amikor visszatérünk a forgatókönyvhöz, hogy áttekintsük a címsorokat, akkorra már lefektettük az alapokat a diagramban található új információkat egyenként, diáról diára elmagyarázó sorozathoz.

Ha befejeztük a Magyarázat diák felvázolását, Diarendező nézetben húzzuk vissza mindegyik diát oda, ahova a forgatókönyv sorozatában tartozik. Most nézzünk a forgatókönyvre, és meglátjuk, hogyan vezetik ezek a diák a hallgatóságot a prezentáció részein keresztül – először a Téma diával, ezt követi az Magyarázat dia, majd a Részletek diák, ezek mind előreviszik a vizuális történetet.

A Részletek diák vázlatai Az utolsó feladatunk a prezentáció harmadik legfontosabb diáinak felvázolása – ezek a Részletek diák, amelyek minden Magyarázat dia után megtalálhatók. Álljunk Diarendező nézetbe, kicsinyítsük a megjelenítést, hogy együtt lássuk a Magyarázat és Részletek diák beállításait, ahogyan a 7.22. ábrán látható. Fontos, hogy ezt a négy diát együtt lássuk, és együtt dolgozzunk velük, mint egy csomaggal. Amikor megírunk egy Magyarázat címsort a II. tételben, az összegzi az azt követő Részletek címsorokat. Hasonlóképpen minden Magyarázat dia a Részletek diák vizuális összefoglalója. 231

7. fejezet: A forgatókönyv grafikus tervezése

7.22. ábra: Egy világosszürke Magyarázat dia és az azt követő három fehér Részletek dia

Nézzük meg a Magyarázat dia vázlatát, majd olvassuk el az azt követő Részletek címsorokat, és képzeljük el, hogyan folytatjuk a történetet a Részletek diákon. Ha be tudunk mutatni egy egyszerű vizuális történetet a Részletek diákon, megtehetjük. De lehet, hogy a Részletek diák egymástól független gondolatokat tartalmaznak, amelyeket csak a megelőző Magyarázat dia fűz össze – ebben az esetben alkalmazzunk különálló illusztrációkat minden Részletek diához. Mostanára már beletanulhattunk a dolgokba, mivel már sok vázlatkészítési elemmel megismerkedtünk, amelyeket a Részletek diákon is alkalmazhatunk. A forgatókönyv bármely szintjén használható néhány illusztrációt létrehozó technika, attól függően, hogy a címsor mit mond. Itt van néhány technika, amelyet a Részletek diák vázlatkészítéséhez használhatunk. • Fotók, képernyőfotók vagy más grafikák. Mint az előző szinten, alkalmazzunk fényképeket a Részletek diákon, például egy könyvborító fotóját, ahogy a 7.23. ábra bal alsó diáján, vagy egy weblapról készült képernyőfotót, ahogy a jobb alsó dián. Ha a fotó magában nem elég, további információkat tartalmazó elemeket is felhasználhatunk, amelyeket szeretnénk a fotóhoz hozzátenni, mint a nyilak a földgolyón a jobb felső dián.

232

A Részletek diák vázlatai

7.23. ábra: Magyarázat dia egy diagram részletével és Részletek diák fotóval és hozzátett nyilakkal, fényképpel és egy képernyőfotóval

• Grafikon, kép és diagram használata. Grafikonokat, képeket és diagramot alkalmazhatunk egyetlen dián vagy három Magyarázat vagy Részletek dián keresztül, attól függően, miről szól a címsorunk. A 7.24. ábra felső sorában felvázolt Részletek diákon a grafikonok egyetlen címsort illusztrálnak.

7.24. ábra: Magyarázat diák egy diagram részletével és Részletek diák fényképekkel, képernyőfotókkal és grafikonokkal

233

7. fejezet: A forgatókönyv grafikus tervezése

Átváltás más alkalmazásokba Sok esetben egy tevékenység bemutatásához szeretnénk átváltani a PowerPointon kívülre, más alkalmazásokhoz. Valaki például szeretne átváltani Excelbe, hogy bemutassa, hogyan kell használni szolgáltatásai egyikét, vagy Wordbe, hogy megmutassa, hogyan kell egy dokumentumot szerkeszteni. A Magyarázat címsor a 7.25. ábra bal felső diáján azt mondja: „Először: figyelmesen megvizsgáljuk a piacot, és elemezzük, mi történik” Itt használhatunk egy további grafikont vagy csak a címsort magában, ha Normál nézetben a címdobozra kattintunk és a képernyő közepére húzzuk.

7.25. ábra: Egy Magyarázat dia, amely azt mutatja, amikor átkapcsolunk más alkalmazásba, a Részletek diák rejtve maradnak mialatt a másik programot használjuk

A három Részletek dia könnyen illusztrálható élő bemutatóval (jobb felső), az aktuális elemzési modell áttekintésével (bal alsó) és a felhasználói fiókoldal szolgáltatásainak áttekintésével (jobb alsó). – Írjuk fel ezeket a lehetőségeket minden diára, ahogyan a 7.25. ábrán látható. Ezután kattintsunk az első Részletek diára és tartsuk lenyomva a Ctrl billentyűt, így kattintsunk a második és harmadik Részletek diára, majd kattintsunk jobb gombbal, és a menüből válasszuk a Dia elrejtése elemet. A hallgatóság ezt a három rejtett diát nem fogja látni, de mi a tervezési fázisban érzékeljük, hogy a címsorok ott vannak, melyek megmutatják azokat a pontokat, amiket a következő három percben át fogunk tekinteni. 234

A Részletek diák vázlatai

A prezentáció alatt, amikor az előadó egy Magyarázat diához ér (balra fent), élőszóban megmagyarázza a címsor pontjait. Ha készen állunk, hogy átváltson az első élő demonstrációnkhoz, nyomja le az Alt+Tab kombinációt, majd a megjelenő ablakban a Tab billentyű ismételt megnyomásával válassza ki a megfelelő alkalmazást, amelyet előzetesen megnyitottunk az asztalon. Miután megmutatta, ami a címsor illusztrálásához szükséges volt, nyomja meg ismét az ALT+Tab billentyűkombinációt, válassza ki az asztalon megnyitott alkalmazások közül azt, amelyik a második rejtett diához (bal oldalt alul) tartozik. Miután befejeződött a demonstráció, az Alt+Tab billentyűkombináció segítségével ismét válaszsza ki az asztalon nyitva lévő alkalmazások közül azt, amelyik a harmadik rejtett diához (jobb oldalt alul) tartozik. (Ha engedélyezett a Microsoft Aero™ színséma a Windows Vista számítógépen, az Alt+Tab helyett a Windows billentyűt kell lenyomva tartani, és a Tab billentyű ismételt lenyomásával lehet az alkalmazást kiválasztani 3D felület használatával.) Ha készen van a harmadik demonstráció, az Alt+Tab billentyűkombinációval vissza lehet térni a PowerPointhoz, ahol ismét a Magyarázat diát fogjuk látni. A címsor itt azt foglalja össze, amit a demonstráció alatt tettünk; innen haladjunk előre a következő diához, amelyik a következő Magyarázat dia lesz. Ezzel a technikával a PowerPoint eszközként használható annak kezelésére, ami a képernyőn és a képernyőn kívül történik. A diák címsorai – mint mindig – megalapozzák azt a gondolatot, amelyet közölni szeretnénk a prezentációval. Ugyanilyen technikákat használhatunk számos egyéb nem PowerPointos média kezeléséhez is, például: • Notesztábla, fehértábla, krétatábla. • Írásvetítő. • Videoklipp, hanghatás vagy mozgó grafika. • Fizikai kellék. • Papíralapú emlékeztetők.

235

7. fejezet: A forgatókönyv grafikus tervezése

Igazítsuk vázlatainkat a saját szakmánkhoz Mikor azon gondolkozunk, milyen más vázlat készülhet Részletek diánkhoz, tekintsük át a II. szakasz lehetséges címsorait az 5. fejezetben a „3. tipp: Igazítsuk a II. szakasz oszlopfejléceit a saját szakmánkhoz”részben. Például, a piackutató Részletek diáin valószínűleg képernyőfotók lesznek az elemzett árufajtákról, rövid videoklippek a célcsoportról és természetesen grafikonok, képek és diagramok. Az ügyvéd Részletek diáin speciális bizonyítékok lesznek, képernyőfotó a „forró” dokumentumokról, fényképek, rövid videoklippek a videovallomásokról és tudományos rajzok. A szoftverkereskedő Részletek diáin valószínűleg a termékbemutatók különböző részei fognak megjelenni.

Vázlatok a címsorsablonhoz Bizonyos idő szükséges ahhoz, hogy elsajátítsuk a diavázlatok elkészítésének tudományát. Ha sok fáradság árán kitaláltuk, hogyan készítsük el a diagramot, grafikont és más elemet a Magyarázat vagy Részletek diákhoz, lehet, hogy hasznosnak fogjuk találni otthagyni pár percre a PowerPointot, és áttekinteni címsorsablonunk egy kinyomtatott példányát. Olvassuk át a címsorokat a Magyarázat oszlopban föntről lefelé, és közvetlenül az oszlopon keresztül vázoljuk, hogyan szeretnénk az egyes Magyarázat diákat illusztrálni, például egy diagrammal, ahogyan a 7.26. ábrán látható. Majd olvassuk át a címsorokat a Részletek oszlopban, és vázoljuk, hogyan illusztráljuk az egyes Részletek diákat, például demonstrációval, videoklippel vagy diagrammal. Itt jobban látható, hogy az egyes Magyarázat diák vázlata a tőle jobbra lévő Részletek címsorok összegzése és bevezetése lehet. TIPP

9

236

A címsorsablonon történő közvetlen vázlatkészítés visszakapcsol bennünket a szóbeli történethez, amit írtunk, és segít, hogy lássuk mit próbáltunk végrehajtani különböző perspektívákból. Ahhoz, hogy közvetlenül a címsorsablonban készítsük a vázlatot, mialatt egy csapattal dolgozunk, helyezzük el a PowerPoint-dián a címsorsablon egy képernyőfotóját, és vetítsük ki.

Elkészülni, vigyázz, skiccelj!

7.26. ábra: Vázoljuk fel a címsorsablon nyomtatott verziójára azt, amit közvetlenül szeretnénk illusztrálni

Jegyezzük meg ezt a technikát, amikor először írjuk meg a címsorsablont, és ahogy haladunk előre a forgatókönyv vázlatkészítésében. NVV-ELLENŐRZŐLISTA A FORGATÓKÖNYV VÁZLATÁNAK ELKÉSZÍTÉSE Úgy készítsük el a forgatókönyvünk vázlatát, hogy világosan látszódjon: •

hol vannak az I. szakasz, Téma, Magyarázat és Részletek diáink,

•

hogyan mondjuk el a történetünket diák sorozatán át, a forgatókönyv minden szintjén,

•

milyen képeket fogunk használni,

•

hol szeretnénk használni más dokumentumot, kelléket és más médiát.

Elkészülni, vigyázz, skiccelj! Most, hogy már rengeteg technikát sajátítottunk el, lássunk hozzá a forgatókönyv maradékának skicceléséhez. Először a forgatókönyv összes diájához készítsünk vázlatot, még akkor is, ha már van néhány kész grafikánk, melyekről tudjuk, hogy szeretnénk használni – ilyen módon nem 237

7. fejezet: A forgatókönyv grafikus tervezése

veszünk el az egyedi diák vizuális részleteiben, ami meggátolna abban, hogy elidőzzünk a maradék diákon. Miután minden diának helyben elkészítettük a vázlatát, a 8. fejezetben Diarendező nézetben nézzük majd át az egész forgatókönyvet, hogy felbecsüljük, mennyi időnk van a grafikák hozzáadására, hol kell először időt fordítani a megoldásra, milyen forrásaink vannak, és kitől kérhetünk segítséget, ha szükségünk van rá. Ez a folyamat nagy kihívásnak tűnhet most, de minél több forgatókönyvet készítünk, annál több ügyességre teszünk szert. Amikor a címsorsablont írjuk, segítségünkre lehet, ha hívunk egy másik személyt, hogy együtt dolgozzunk. Aki tábla-PC-t használ, kivetítheti a forgatókönyvet képernyőre, és együtt készítheti el munkatársával a vázlatát; aki papírt használ, felragaszthatja az egyedi diák kinyomtatott változatát a falra, és ily módon dolgozhatnak együtt. Amikor szövegesen szerkesztjük a címsorsablont, keressünk vizuális szerkesztési, összefűzési és tökéletesítési módokat a forgatókönyvhöz. Ha egy teljesen kész, vázlatokkal rendelkező forgatókönyv van a kezünkben, itt az ideje, hogy a vázlatokat átalakítsuk végleges grafikákká, amikor a következő fejezetben befejezzük a PowerPoint forgatókönyvének kidolgozását.

238

N

Y O L C A D I K

F E J E Z E T

Képek a forgatókönyvbe A fejezet a következő témaköröket tárgyalja:

9 9 9

A képek hozzáadásának három alapvető szabálya. Egyedi elrendezések alkalmazása a forgatókönyv különböző részein. Ábrák hozzáadása a forgatókönyv valamennyi diájához.

Azt mondják, egy kép többet mond ezer szónál is, de ha valaki maga nem tud rajzolni, honnan szerezzen megfelelő képeket? A gondolatok képi megjelenítése sokak számára ijesztő feladatnak tűnhet, különösen, ha felsorolásokkal tömött PowerPoint-diákhoz szokott. Szerencsére az eddigiek során már alaposan előkészítettük ezt a pillanatot — kezünkben van a forgatókönyv, amely tartalmazza a prezentáció öszszes diáját, és minden egyes dia tartalmazza annak az ábrának a skiccét, amelyet hozzá szeretnénk adni. A Ne vetíts vázlatot (NVV)-szemléletnek megfelelően célunk, hogy megkönnyítsük a hallgatóságnak az új információk megértését. A következő feladatunk olyan ábrák hozzáadása a forgatókönyvhöz, amelyekkel anélkül jeleníthetjük meg mondanivalónkat a diákon, hogy mértéktelenül sok új információt zúdítanánk a hallgatóságra.

Milyen ábrát tegyünk a diára? A forgatókönyv ábráinak véglegesítése egyszerre könnyű és bonyolult feladat. Könnyű, mert nem kell mást tennünk, mint a forgatókönyvet követve az egyes diák címsora alá feltenni azokat a képeket, amelyeket oda terveztünk. Ez azonban bonyolult is, mert végtelenül sok kép és stílus közül kell kiválogatnunk azokat, amelyek számunkra és a hallgatóság számára a legmegfelelőbbek. Akinek nincs tapasztalata a grafikai programokkal, annak ez a feladat különösen rémisztőnek tűnhet. Fogjuk fel úgy, mint bármely más munkát – mérjük fel a feladatot, találjuk ki mit kell tennünk, majd tervezzük meg a megvalósítás módját. Ebben a fejezetben lépésről lépésre, a projektet kisebb, könnyebben kezelhető feladatokra bontva tanulhatjuk meg, hogyan adjunk képeket a forgatókönyvhöz.

8. fejezet: Képek a forgatókönyvbe

A tervezés korlátai A PowerPoint könnyen kezelhető és hatékony médiaeszköz, amely lenyűgöző hatásokra képes. A PowerPoint-felhasználók azonban többnyire nem képzőművészek. Ráadásul minden rajzfeladatnak vannak időkeretei, amelyek korlátozzák, hogy mit tehetünk – bármennyire is szeretnénk sok időt szentelni egy műalkotás létrehozására, a valóságban általában legkésőbb másnapra, esetleg a jövő hétre el kell készítenünk a prezentációnkat. Fontos, hogy tisztában legyünk a korlátainkkal, és azokat figyelembe véve tervezzük meg projektünket. A következő kérdések merülnek fel: • Mekkora a feladat? Tekintsük át a prezentációt a Diarendező nézetben a 8.1. ábra szerint, hogy lássuk, hány képre van szükségünk. Jobb, ha először azt vesszük számba, hogy hova nem kell beszúrni ábrát, így azokat a diákat már figyelmen kívül is hagyhatjuk. Ha például a prezentációnak csak a 15 perces változatát adjuk elő, rejtsük el a 45 perces előadás többletdiáit (ahogy a 6. fejezetben tanultuk), és csak a maradékkal foglalkozzunk. Ugyanígy, ha a 45 perces változat egyes diáin előírtuk, hogy – ötleteinket bemutatandó – át kell váltani másik alkalmazásra, akkor ezekre a diákra sem kerül kép, hiszen el fogjuk rejteni őket. • Mennyi időnk van? Mérjük fel, mennyi időnk van a feladatra! Ha a prezentáció jelentés, amelyet délutánra kell elkészíteni, a meglevő erőforrásokat kell a leghatékonyabban felhasználni, de ha egy új termék három hónapon belüli bevezetéséről szól, nyilván több időt fordíthatunk rá, illetve másokat is bevonhatunk a munkába. Gondoljuk át, hogy van-e egyéb határidőnk a PowerPoint-állomány végleges verziójának elkészítése előtt, például marketing- vagy jogi jóváhagyás, hiszen ezek a tényezők befolyásolják, hogy pár óránk, egy vagy néhány napunk, egy hetünk, egy hónapunk, vagy több időnk van-e a munka befejezésére. • Honnan szerezzünk képeket? Ez a fejezet számos lehetőséget mutat arra, hogyan szerezhetünk képeket a diáinkhoz, de a bemutatott erőforrások közül a leghasznosabb a képtárwebhely lesz. A képtárwebhelyek olyan adatbázisok, ahol fényképeket, rajzokat, mozgó grafikákat és videókat találhatunk. Ha a képek jogvédettek, fontos, hogy megszerezzük a felhasználási jogot. A képtárwebhelyek 240

A tervezés korlátai

úgy vannak felépítve, hogy az engedélyezési folyamat egyszerű legyen. A képek jogdíja az ingyenestől több száz dollárig, vagy még tovább terjedhet. A fejezetben az iStockphoto51 nevű webhelyet fogjuk használni, amelynek adatbázisa több mint kétmillió képet tartalmaz. A képek többségének használati joga pár dollárba kerül. Számos hasonló képtárat is találunk, ha a keresőnkbe azt írjuk be például, hogy stock photography presentations.

8.1. ábra: A forgatókönyv áttekintése

• Mennyi a rendelkezésre álló költségkeret? Ha nem áll rendelkezésünkre pénz, csak ingyenes képeket, képernyőfotókat, illetve saját készítésű grafikákat használhatunk fel. Akinek van 20 dollárja, az iStockphoto oldalról szerezhet tíz képet, darabját 2 dollárért. 500 dollárért megbízhatunk egy grafikust, mondjuk 10 órára, de ha van 10 000 dollárunk, rendelhetünk videót is, amelyet a kulcsfontosságú diákra és a forgatókönyv egyéb részeire is illeszthetünk. • Milyen egyéb erőforrások állnak rendelkezésre? Ha tudunk, magunk is készíthetünk illusztrációkat valamilyen rajzolóprogram segítségével, de saját fotóinkat is megszerkeszthetjük egy képfeldolgozó programmal. Aki nem jártas az ilyesmiben, gondolja át, kitől 51

http://www.istockphoto.com

241

8. fejezet: Képek a forgatókönyvbe

kérhetne segítséget, mondjuk egy házon belüli rajzolócsoporttól vagy a munkatársaitól. Ha van rá anyagi forrás, a képszerkesztést kiadhatjuk hivatásos grafikusnak is. Bármilyen korlátaink is legyenek, nincs szükség rajzórákra ahhoz, hogy a PowerPoint-forgatókönyvünk hatásos legyen. Ebben a fejezetben számos olyan új eszközt és alapvető grafikai módszert bemutatunk és szemléltetünk, amelyeket már ma alkalmazhatunk a PowerPoint-prezentációk elkészítéséhez.

A képszerkesztés három főszabálya Amikor képeket illesztünk a forgatókönyvhöz, az a leglényegesebb szempont, hogy ne különálló diákat hozzunk létre, hanem összefüggő mutatványt, amely a vizuális és a verbális csatornákon keresztül egyszerre jut el a hallgatósághoz. A betűtípusok, képek és animációk között könnyű elveszni, eközben nem vagyunk képesek nyomon követni a mondanivalónkat, illetve figyelemmel kísérni, hogy a látottak és hallottak segítenek-e a hallgatóságnak üzenetünk megértésében. Ha a képekkel való munka során betartjuk az itt következő három fő szabályt, nem veszítjük el a fonalat.

1. szabály: Legyen a dia könnyen értelmezhető! A 7. fejezetben a diák egymás után helyezésével létrehoztuk a forgatókönyv vázát, és kialakítottuk a szintek közötti hierarchiát. Ezzel biztosítottuk, hogy a Diarendező nézet pontosan mutassa, hogy időben hogyan irányítjuk a hallgatóság figyelmét. Ennek megfelelően most az egyes diákra fogunk koncentrálni, hogy lássuk, hogyan irányíthatjuk a leghatékonyabban a hallgatóság figyelmét bármely pillanatban, vizuálisan és verbálisan egyaránt. A legjobb, ha a diák megtervezésekor a megjelenítést és a szöveget teljes összefüggésében tekintjük át – ezt Jegyzetoldal nézetben tehetjük meg, amelynek a formája, ahogy a 8.2. ábrán is látható, megvalósítja az információhierarchia három szintjét.

242

A képszerkesztés három főszabálya

8.2. ábra: Az adathierarchia a Jegyzetoldal nézetben

A hierarchia csúcsán címsor helyezkedik el, amely az aktuális mondanivalót összegzi. A hierarchia második szintjén kép található, a címsor vizuális magyarázata. Ezek látszanak a vetítés során. A harmadik szint pedig a vetítéskor nem látható, a jegyzetterületen megjelenő szöveges magyarázat, amellyel a címsorhoz és a látványelemhez fűzhetünk további megjegyzéseket. Soha ne feledkezzünk meg arról, hogy nem elegendő, ha csak soroljuk az információkat. A puszta beszéd önmagában nem elég ahhoz, hogy a maximális információ átmenjen. A prezentáción megjelölhetjük az információk fontossági sorrendjét, és ezzel segíthetjük a szóbeli előadást. Például, amikor az előadó felemeli a hangját, azt jelzi, hogy amiről éppen beszél sokkal fontosabb, mint amit korábban halkabban mondott. Egyéb klasszikus előadói módszerekkel is nyomatékosíthatja a szavait, például a hanghordozással vagy a szünetekkel. Bár a képszerkesztés során a Normál nézetben dolgoznunk az egyes diákkal, időnként térjünk vissza a Jegyzetoldal nézetbe, hogy a diákat a kísérőszöveggel összefüggésben láthassuk. 243

8. fejezet: Képek a forgatókönyvbe

Ahhoz, hogy könnyebben megjegyezzük hogyan fog a beszéd illeszkedni a diákra helyezett képekhez, tekintsük meg a 8.3. ábrán Normál nézetben látható alapértelmezett diaelrendezés beépített hierarchiáját. Bármilyen elrendezés megjelenítésekor azt szeretnénk, hogy a hallgatóság figyelmét először a dián látható legfontosabb információ keltse fel – ez a mondanivalónkat összegző címsor. A címsor egyértelműen leírja a témát a hallgatóság számára, az előadót emlékezteti a tárgyra, és elősegíti, hogy mind a közönség, mind az előadó ugyanarra összpontosítson.

8.3. ábra: A diák hierarchiája a Normál nézetben

Ezután szegeződjön a hallgatóság tekintete a dia második legfontosabb elemére, a képre. Bármilyen képet is helyezünk ide, annak a címsort kell illusztrálnia, és elő kell segítenie, hogy a hallgató munkamemóriájának vizuális csatornája révén pontosabban értse a mondanivalónkat. A képnek a lehető legtöbb gondolatot kell vizuális formában egyesítenie, mégis elegendően egyszerűnek kell lennie ahhoz, hogy könnyen értelmezhessék. Kezdetben, amikor a címsorokat elhelyezzük a PowerPoint-diákon, a kép helye az alapértelmezett elrendezés szerint a képernyő közepén van, ahol jól látható és könnyen értelmezhető. Ezt az elrendezést a forgató244

A képszerkesztés három főszabálya

könyv hierarchiájának megfelelően átszabhatjuk. Ha a későbbiek folyamán módosítunk a diaelrendezéseken, őrizzük meg azok egyszerűségét. Ha lehetséges, tartalmazzanak világos térközöket, vizuális lélegzetvételhez juttatva a hallgatóságot, hogy könnyebben feldolgozhassák az új információkat. Bár a diák alapelrendezésének stílusa egyszerű, összhatása mégis kifinomult, hiszen a hallgatóság csak egy pillantást vet rá, és már érti is a lényeget. Ezzel a „verbális-vizuális olvasással” pillanatok alatt megérthető az üzenetünk, így a hallgatóság munkamemóriája a szavainkra tud figyelni. A fejezet egy későbbi részében az olvasást egyszerű animációs módszerrel fogjuk megerősíteni úgy, hogy először csak a címsort jelenítjük meg, a grafikát csak röviddel utána. A cél, hogy a hallgatóság gyorsan felfogja, mi van a dián – akkor is meg kell érteniük a dia lényegét, ha azt csak pár másodpercig jelenítjük meg, majd elsötétítjük a képernyőt. Ha a dia kezdeti beállítása ilyen, azaz gyorsan átadja a címsor jelentését, akkor ezután a háttérbe kerül, az előadó pedig szóban részletezheti a tartalmát.

2. szabály: Hangolódjunk rá a hallgatóság ízlésére! Túl egyszerű lenne a dolgunk, ha a diáinkhoz akármilyen képet hozzáadhatnánk. Van egy esztétikai korlát – a hallgatóság ízlése. Szívünk szerint feltehetően a saját ízlésünkre hallgatnánk, de az igazat megvallva, a hallgatóság véleménye fontosabb, mint a sajátunk. Esztétikai döntéseink önmagukban lehetnek jók, lehetnek rosszak, de komoly kommunikációs akadályt jelenthetnek, ha nem egyeznek meg a hallgatóságéval. Hiába készítünk egyértelmű, jól megalapozott szerkezetű címsorsablont, ha a hallgatóság a nem megfelelően kiválasztott kép miatt háborog, nem törődnek a mondanivalónkkal. A hatékonysághoz nem elegendő az alapos tudás, hitelesnek is kell lenni. Amíg a PowerPoint nem létezett, az előadó szónoki képességeivel, gondolataival, tekintélyével és megjelenésével alapozta meg hitelességét. Manapság, a PowerPointot használva ezt ki kell egészíteni vizuális hitelességünkkel is – nélküle prezentációnk amatőrnek és tartalmatlannak fog tűnni, és vele mi magunk is. Mivel képeink minőségét értékelni fogják, nagyon fontos, hogy ismerjük meg a prezentációnk közönségét – a hallgatóságot. Amikor az I. szakasz első öt diája segítségével vizsgáljuk a hallgatóságot, és megpróbáljuk elérni, hogy a prezentációt állítsuk a fókuszpontba, egyúttal tudjunk meg

245

8. fejezet: Képek a forgatókönyvbe

minél többet az ízlésükről is. Aki már egy ideje egy adott szakmában vagy ágazatban dolgozik, annak valószínűleg van elképzelése az ott elfogadott ízlésről. Például, ha vállalati alkalmazottaknak tartunk előadást, a vállalat marketinganyagaiból, éves jelentéséből vagy irodai környezetéből merítsünk esztétikai ötleteket. Ha egy döntőbizottságnak adunk elő, a bizottság kérdőíveit vehetjük alapul, illetve a kulturális szempontokat és a helyi adottságokat. Bárki is legyen a hallgatóság, fontos, hogy a csoportnak megfelelő képeket válasszunk, hogy azok ne álljanak az üzenetünk útjába. Másodsorban vegyük figyelembe, hogy mi magunk is azonosulni tudjunk az esztétikai elemekkel, így fellépésünk magabiztos és természetes lesz. Habár a különféle hallgatóságok általános ízlése és kultúrája sokféle lehet, az NVV-t alkalmazva tudnunk kell, hogy csak az alapstílusokat használhatunk, hogy ne terheljük feleslegesen oda nem illő dolgokkal a munkamemóriát. Ennek ellenére attól, hogy a stílus egyszerű, még nem biztos, hogy megfelel a hallgatóság ízlésének. Amikor a képtáradatbázisokban a hallgatóság ízlésének megfelelő képek után kutatunk, lehetőleg böngésszünk át annyit, amennyire csak van időnk, hogy a lehető legalaposabban megismerjük a lehetőségeinket. Például a 8.4. ábrán mutatott forgatókönyvrészlet bal felső részén a címsorban az „Innovatív háromrészes stratégiát ajánlunk, amely egyszerű, mégis hatékony” szöveg olvasható, és a 7. fejezetben a vázlatterv azt jelzi, hogy ide egy felírótábla (clipboard)52 képét szeretnénk beszúrni. Ha az iStockphoto képtárwebhelyen rákeresünk a clipboard kifejezésre, több, mint 1400 találatot53 kapunk – ami azt jelenti, hogy több mint 1400 kép áll rendelkezésünkre. Elképzelhető, hogy ezek egy része meg is felel – de az is lehet, hogy egyik sem. TIPP

9 52

53

A képválasztás általános alapelve, hogy törekedjünk az egyszerűségre, és ha efelől kétségeink támadnak, inkább hagyjuk ki az adott a képet. Mindig kérjünk meg valakit, hogy nézzék át a képeinket, és gyűjtsük be a véleményeket, hogy a képek mind a saját ízlésünknek, mind a hallgatóság ízlésének leginkább megfeleljenek.

Bár a clipboard szó magyar megfelelőjeként általánosan a vágólap szó használatos, a Google a vágólapra nem ad képi találatot arról a csíptetős tábláról, melynek angolul clipboard a neve. A papírkereskedés weblapja szerint ennek az eszköznek felírótábla a neve – a szerk. A találatok száma a magyar kiadás szerkesztésekor 2496. Ugyanekkor a Google-találatok száma 1 230 000.

246

A képszerkesztés három főszabálya

8.4. ábra: Vezető pénzügyi munkatársaknak szóló prezentáció esztétikai ellentmondásai

Amikor a képeinket próbáljuk megfeleltetni a hallgatóság ízlésének, ne arra koncentráljunk, hogy az adott kép szerintünk jó-e vagy rossz, hanem hogy alkalmas-e arra, hogy egy adott címsor lényegét közvetítse egy adott hallgatóság felé. A találatokat végiggörgetve kiderül, hogy a képek nagy része esztétikailag nem illik a példaprezentáció közönségéhez – a vezető pénzügyi munkatársakhoz. A jobb felső sarokban például a felírótáblán látható rajz karikaturisztikus, így azt sugallhatja, hogy az üzenetünk sem komoly. A bal alsó sarokban lévő képen egy kéz a felírótáblára jegyzetel, de esztétikailag ez sem megfelelő, mivel ez is karikatúrajellegű, így túl játékosnak tűnik, és esztétikailag nincs összhangban a konzervatív pénzügyi szolgáltatások marketingstílusával. Egy olyan képet, amelyen valaki egy felírótáblát tart a kezében akár fel is használhatnánk, de a jobb alsó példa is túl játékos ebben az összefüggésben. Ráadásul a felírótábla alig kivehető, mivel a képernyőterület nagyon kis százalékát foglalja el. Ez arra is jó példa, hogy óvatosnak kell lenni a személyeket ábrázoló képekkel, különösen a kulcsfontosságú vagy magyarázó diák esetében. A példában látható fotó elvonja a figyelmet a címsor jelentéséről, és a nézőben olyan gondolatokat ébreszt, hogy „Bárcsak ismerném ezt a pasit”, vagy „Mi sosem járkálunk felfelé mutató hüvelykujjal az irodában”, vagy „Nekem nem tetszik a frizurája”. Megismétlem, nem az a lényeg, hogy ezek a képek tetszenek-e vagy sem, mert más összefüggésben bármelyik megfelelő lenne, de a pénzügyi munkatársak számára nem. 247

8. fejezet: Képek a forgatókönyvbe

TIPP

9

Fontos szempont, hogy amikor gyakran használt forrásból szerzünk be képeket, ne használjunk olyanokat, amiket már láttunk valahol, mert az elcsépelt, agyonhasznált kép szintén elvonja a figyelmet a címsorról.

Habár a keresési eredményeink közül egyik példa sem illik a pénzügyesekhez, találhatunk jót is. A 8.5. ábra bal felső sarkában látható felírótábla képe például elég egyszerű ahhoz, hogy a prezentáció diájára kerülhessen. A fejezet nem foglalkozik a képszerkesztő programokkal, de azért néhány egyszerű dolgot megtehetünk annak érdekében, hogy ez a kép megfelelő legyen, ha már csak kész képek állnak rendelkezésünkre. A PowerPoint rajzeszközei segítségével rajzoljunk a képre három négyzetet. Így létrejönnek a jelölőnégyzetek (jobb felső kép). Ezután adjuk hozzá pipákat (jobb alsó kép). Húzzuk el a képet a képernyő jobb oldalára, rajzoljunk a bal oldalra egy fekete téglalapot, majd a címsort húzzuk balra, és a betűszínét változtassuk fehérre (jobb alsó kép).

8.5 ábra: Közeledés a hallgatóság ízlésvilágához

A jobb alsó sarokban lévő utolsó dia már közelebb áll a pénzügyi szolgáltatásokkal foglalkozó hallgatóság ízléséhez, mint korábban, a 8.4. ábrán bemutatott rajz és fotó. Egy grafikus valószínűleg még jobb munkát végzett volna ezen a dián, de ha mindent magunknak kell elkészítenünk, illetve csak meglévő képeket és PowerPoint-rajzeszközöket használunk, az előzőekhez hasonlóan rögtönözhetünk és átdolgozhatunk képeket, hogy a legjobbat tudjuk adni. 248

A képszerkesztés három főszabálya

MEGJEGYZÉS

A stílus egyszerűsége időnként nagyon hatékony stratégiának bizonyul. Ha mindenki ugyanolyan sima, fényezett és tökéletes stílust alkalmazna, minden prezentáció egyformán nézne ki. Ha szemben az átlaggal, valami egyszerűt választunk, kitörhetünk a PowerPoint vizuális unalmából, és emlékezetessé tehetjük szereplésünket. Ennek a módszernek persze kockázata is van: ha a hallgatóság azokra az esztétikai elemekre számít, amelyeket eddig látott, lehet, hogy nem lesz sikerünk. Ezért igyekezzünk előre megbizonyosodni arról, hogy a döntésünk megfelel majd mind magunknak, mind pedig a hallgatóságunknak.

Az olyan tényezők, mint az ösztönös ízlés, tehetség és gyakorlat akkor nyomnak igazán sokat a latban, amikor keressük, létrehozzuk vagy beszúrjuk a képeket. Bízhatunk benne, hogy van ösztönünk ahhoz, hogy rátaláljunk a közönségünk ízlésének megfelelő grafikákra. De az is lehet, hogy ehhez – legalábbis önértékelésünk szerint – nincs tehetségünk: ha így érzünk, kérjük a munkatársaink vagy a grafikusok segítségét a legodaillőbb képek felkutatásához – vagy használjuk azokat az NVV-prezentációk számára tervezett grafikákat, amelyek a www. beyondbulletpoints.com címen érhetők el.

3. szabály: Tartsuk magunkat az alapokhoz! Az NVV-prezentáció létrehozásának ebben a szakaszában keményen megdolgoztunk azért, hogy mindent stabil alapokra helyezzünk, kezdve a szövegtől a címsorsablon szerkezetén keresztül egészen a vázlatrajzokig. De ha nem ügyelünk arra, hogy a lefektetett alapok keretei között maradjunk, és megzavarjuk az NVV kiegyensúlyozott működését biztosító mechanizmust, a dolgok hamar összekuszálódhatnak. A legnagyobb csábítás, hogy mondanivalónk grafikus kifejtése érdekében a szükségesnél több dolgot tegyünk a diákra. Általában egy egyszerű grafikával kezdjük, de aztán többnyire egyre bonyolultabbá tesszük a diát. Azonban kutatások igazolják, hogy minél több kiegészítő információval szolgálunk, annál jobban terheljük a munkamemóriát, és csökkentjük az érthetőséget. Minden újabb felsorolásjel, amelyet hozzáadunk a diához, minden további szín és minden különleges képi elem csak megnehezíti a hallgatóság véges kapacitású memóriája számára az új információk feldolgozását. Ezért következetesen hagyjunk ki mindent, ami nem kapcso-

249

8. fejezet: Képek a forgatókönyvbe

lódik szorosan a tárgyhoz. Inkább vegyünk el a diákból, mint hozzáadjunk, és mindig gondoljunk arra, hogy a zsúfoltság elhomályosítja, a ritkítás megvilágosítja a lényeget. Ha azon vesszük észre magunkat, hogy a mondanivalónk kifejtése végett egyre többet adunk hozzá a diákhoz, az valószínűleg a gondolataink rendezetlenségéből adódik, tehát jobb, ha ilyenkor a címsorsablon segítségével ellenőrizzük, hogy az előadás melyik részére vezethető vissza a dia. Álljunk ellen annak, hogy túl sok képi elemet használjunk fel. Prezentációnk egységességét azok veszélyeztetik a legjobban, akik megpróbálják elérni, hogy még több adatot tegyünk a diákra. Vegyünk egy példát! Az egyik diánkhoz a PowerPoint rajzeszközeivel készítettünk egy egyszerű képet (a 8.6. ábrán balra fent látható), amelyen egy földgömb látható három nyíllal: „ Szakmai csapatunk a nemzetközi piac minden részéről vesz fel adatokat.” címsort illusztrálja.

8.6. ábra: Egy grafikus NVV-alap rontása

Ezután odahívjuk a főnökünket az asztalunkhoz, hogy kikérjük a véleményét. Szerinte jobban kellene hangsúlyozni a nemzetközi piacokról való adatgyűjtés léptékét. Megkér, hogy a nemzetközi piac kifejezés elé írjuk félkövér és dőlt betűkkel a valamennyi szót, és adjunk a képhez még három nyilat, hogy ezzel jelezzük, hogy több nemzetközi piacot ábrázolunk. Majd azt mondja, hogy szeretné egyértelművé tenni a címsort, ezért a nemzetközi piac-ot pontosítsuk a pénzügyi szóval, így a címsor már nem

250

A képszerkesztés három főszabálya

kétsoros lesz, hanem három (jobb felső kép). Mivel nem biztos benne, hogy megfelelő-e a dia, ezért ő is megkérdezi a főnöke véleményét, aki szerint ki kellene hangsúlyozni a címsorban szereplő adatok fontosságát. Megkér, hogy az adatok szót módosítsuk nagybetűsre, és tegyünk rá még egy fotót, amelyen valamiféle adatok ismerhetők fel (bal alsó kép). Majd véletlenül arra jár a műszaki igazgatóhelyettes, aki szerint a dia nincs egyensúlyban, ezért adjunk hozzá még egy képet, egy informatikai csoportról (jobb alsó kép). A dia, minden javító célzatú szándék ellenére, a kiegészítések után sokkal rosszabb lett. Ahogy a régi mondás tartja, „A több – kevesebb.” Az NVV-dia címsora már az eredeti változatban is a legszembetűnőbb helyen volt (bal felső kép), nincs szükség semmilyen díszítésre a kiemeléséhez – a hallgatóság először automatikusan a címsort olvassa el, majd a képre tekint, és hallgatja az előadót. Az egyes szavak kiemelése megtöri a címsor könnyű olvasását (jobb alsó kép), és felesleges vizuális versengést okoz, hogy hova is nézzünk először. Ugyanez történik, mikor újabb három nyilat rajzolunk a földgömb köré, illetve két további képet szúrunk be – ezek az egyértelmű és könnyen áttekinthető diát őrjítő zagyvalékká változtatják. A hallgatóság így már nem látja át másodpercek alatt a teljes diát, pedig ez az első szabály. A folyamat eltért az NVV-szemlélet alapelveitől, és megtörte a dia hatásosságát. Azonban nemcsak egyetlen dia NVV-alapjait rendítette meg, hanem az egész diasorozatot is szétzilálta. Ha nem látjuk át a teljes címsorsablont, könnyű elveszni az egyes diákban. Az NVV-elv érvényesítéséhez például az összes dián alkalmazzunk azonos betűtípust, és a címsorok mérete is egyezzen meg, így mindegyik könnyen olvasható lesz, és vizuálisan összekapcsolódnak. A forgatókönyv hierarchiaszintjein belül következetesen tartsuk a címsorok pozícióját, mintha az egyik dia a következőbe folyna át. Csak bizonyos esetekben szakítsunk a következetes NVV-szemlélettel – például, amikor megtörjük a gondolatmenetet, hogy jelezzük, a következő gondolat jóval fontosabb, ahogy azt a címsorsablonban meghatároztuk. Az előző példában a kollégáink ok nélkül szakították meg a következetességet – a címsorhoz adott, felesleges részletek összességükben nem váltak hasznára a prezentációnak, sőt rontottak rajta. A helyzetet tovább ronthatja, ha elkezdünk újabb diákat adni a forgatókönyvhöz, és azokat anélkül átrendezni, hogy a módosításokat a címsorsablonban is rögzítenénk: ekkor rövidesen a prezentáció menete és folytonossága is szétesik.

251

8. fejezet: Képek a forgatókönyvbe

A 8.6. ábrán bemutatott probléma megoldásának grafikus módja egyszerű – a címsor ábrázolásához szükséges, minimális képi elemeken kívül távolítsunk el mindent, ahogy az eredeti dián volt (bal felső kép). A szervezeti problémák megoldása kicsit bonyolultabb. Az embereknek az a késztetése, hogy minél több különleges adalékot használjanak fel, többnyire szokásokon és spekuláción alapul, mint például az, amikor azt hiszszük, hogy több szövegből az emberek feltétlenül többet értenek meg, vagy hogy pizzával kell kínálnunk valakit, hogy lekössük a figyelmét, illetve hogy az embereknek arra van szükségük, hogy szórakoztassuk őket, és nem arra, hogy segítsünk nekik megérteni valamit. Ahhoz, hogy megóvjuk a nehezen felépített NVV-alapokat, ragaszkodjunk a 2. fejezetben tanult kutatási eredményekhez: az eredményes prezentáció stratégiája, hogy értessük meg: „A kevesebb – több” nem puszta frázis.. KÉPEK HOZZÁADÁSÁNAK HÁROM ALAPSZABÁLYA A képek hozzáadása a forgatókönyv tervezésének legutolsó lépése. Az alábbi három alapszabály betartásával biztosíthatjuk a vizuális minőséget: •

1. szabály: Legyen könnyen értelmezhető!

•

2. szabály: Hangolódjunk rá a hallgatóság ízlésére!

•

3. szabály: Tartsuk magunkat az alapokhoz!

Kezdjünk hozzá a képek beillesztéséhez! Miután átnéztük a forgatókönyv összes diájának a vázlatát, gondoljuk végig, hol találunk az elérhető erőforrások figyelembe vételével odaillő képeket. Most a forgatókönyv első tervezetét kell létrehoznunk, a végleges változatra később kerül sor. Ne fordítsunk túl sok időt egy-egy képre, másképpen könnyen rámehet az egész napunk úgy, hogy mást nem is csinálunk. Ehelyett tegyünk fel valamit piszkozatként a diára, még akkor is, ha nem teljesen az, amire gondoltunk, és később térjünk vissza kijavítani a pontatlanságokat. Olyan sorrendben haladjunk, amellyel a leghatékonyabban tudjuk kihasználni az időnket, kezdve azzal, hogy mások segítségét kérjük.

252

Kezdjünk hozzá a képek beillesztéséhez!

MEGJEGYZÉS

A könyv feltételezi, hogy az olvasó tisztában van a PowerPoint 2007 alapjaival, mint például a rajzeszközök használatával, a beszúrással, az átméretezéssel és a képek levágásával. Ha az alkalmazás használati útmutatójára vagy emlékeztetőre van szükségünk, számos kiadvány létezik, köztük Joyce Cox és Joan Preppernau Microsoft Office 2007 lépésről lépésre (Microsoft Press — SZAK Kiadó, 2007) című munkája. A fotókkal való munka áttekintése a fejezet későbbi, „2. tipp: A fotófeldolgozás alapjai: méretezés, levágás és tömörítés” című részében található.

Osszuk meg a feladatokat! Ha van segítségünk a forgatókönyv képeinek megkereséséhez vagy létrehozásához, először őt mozgósítsuk, így az egyéb munkák is folyamatban maradhatnak. Kiváló módja munkatársaink tájékoztatásának, hogy a mintaprezentációt más néven elmentve másolatot hozunk létre a számukra. Az újonnan létrehozott PowerPoint-állományból töröljük ki azokat a diákat, amelyek a munkatársak számára feleslegesek. Így, amikor a munkatársak megnyitják az állományt, csak azokat a diákat látják, amelyeket hozzájuk rendeltünk, és ha kérésünknek megfelelően a Jegyzetoldal nézetben jelenítik meg a diákat, láthatják a mondanivalónkat összegző címsort, a vetítésben nem megjelenő részletes kísérőszöveget és a vázlatrajzot, amelyet a 7. fejezetben adtunk hozzá a diához. A másolatba behelyettesíthetik a kiválasztott képeket, és amikor visszaküldik az állományt, beszúrhatjuk az új diákat az alappéldányba, átmásolhatjuk a teljes diákat, de azt is megtehetjük, hogy csak a dia területén lévő képet visszük át. Ha egyedi készítésű grafikák felhasználására is van lehetőségünk, oszszuk ki azokat, és küldjünk másolatot a grafikusnak. A grafikusokkal való együttműködésre vonatkozóan további tanácsokat találunk e fejezet későbbi, „5. tipp: Segítsük a grafikai tervezőt” című részében.

Kész képek felhasználása Fontos, hogy ha tudjuk, csökkentsük a munka mennyiségét. Például, ha már rendelkezésünkre áll 10 kész kép a szükséges 40-ből, és azokat hozzáadtuk a forgatókönyvhöz, akkor már 25%-os készültségi fokon állunk, ami megkönnyíti a helyzetünket. Ezután használjunk fel korábban készült

253

8. fejezet: Képek a forgatókönyvbe

anyagokat. A legelső hely, ahonnan képeket szerezhetünk, korábbi NVVprezentációnk, ha van ilyen. Idővel rendezzük könyvtárba az NVV-prezentációinkat, ez meggyorsítja a megvalósítási folyamatot. Ennek a könyvtárnak a segítségével kevesebb erőfeszítéssel hozhatunk létre NVV-prezentációkat, egyre több felhasználható anyaggal. Ha nincsenek korábbi NVVprezentációink, valószínűleg vannak egyéb képeink másfajta prezentációkból, amelyeket, ha egyszerűek és hűen ábrázolják egy címsor mondanivalóját, felhasználhatunk – de ha túl bonyolultak, vagy más okból nem illeszkednek a forgatókönyvünk NVV-alapjaihoz, ne használjuk őket.

Könnyen fellelhető képek Számos forrásból szerezhetünk fotókat a prezentáció számára. Aki jól fotózik, készítsen maga képeket. De sokkal jobb egy képtárwebhelyet felkeresni. A fotógalériákban általában a keresőmezőbe írt kulcsszavak alapján kereshetünk képeket, mint azt például a „clipboard” esetében tettük. A 8.7. ábrán egy keresési eredményeket tartalmazó képernyő látható az iStockphoto webhelyről. Megéri az időt, hogy a sikeresebb keresés érdekében megtanuljuk a fejlett keresési eszközök használatát. Az olyan webhelyeken, mint az iStockphoto, több mint 2 millió kép található, és a gyakori kifejezésekre a keresés gyakran több száz vagy több ezer eredményt hoz. Szűkítsük a keresést olyan speciális jellemzők segítségével, mint a szín, a függőleges vagy a vízszintes tájolás, illetve a népszerűségi mutató. Ha fehér hátterű képet keresünk, a keresett kifejezéshez írjuk hozzá az „isolated” (leválasztott) szót. Ha találunk olyan képet, amely majdnem megfelel az elképzeléseinknek, kattintsunk rá a kép részleteinek megjelenítéséhez, hátha találunk ott hasonló fotókat, vagy a készítő portfóliójának elérhetőségét. Ne töprengjünk azon, hogyan juthatnánk képekhez! Feltehetően sokkal több könnyen elérhető kép áll a rendelkezésünkre, mint gondolnánk, különösen annak, aki vállalatnál dolgozik. A legtöbb marketing részlegnél található olyan képtár, amelynek az elemeit fel lehet használni prezentációkhoz. Minden esetben bizonyosodjunk meg arról, hogy rendelkezünk-e a szükséges engedélyekkel a képek felhasználásához, illetve hogy a képek képernyős megjelenítésre vannak-e optimalizálva, és nem nyomtatáshoz.

254

Kezdjünk hozzá a képek beillesztéséhez!

8.7. ábra: Keresési eredmények („clipboard”) az iStockphoto webhelyen TIPP

9

Keressük fel a könyvhöz kapcsolódó, www.beyondbulletpoints.com webhelyet, amelyből további ötleteket meríthetünk ahhoz, hogyan találjunk és adjunk hozzá képeket NVV-prezentációnkhoz. Létrejött ott egy hálózati közösség, azzal a céllal, hogy megkönnyítse a grafikák megrajzolását. Egyszóval mindenképpen tekintsük át az eszköztárat, gyakorlatokat és módszereket, illetve a sablonokat, hogy egyszerűbben és gyorsabban végezhessük a munkánkat.

Rajzolás saját kézzel A PowerPointnak számos olyan rajzeszköze van – alakzatok, vonalak, nyilak, feliratok, diagramok és grafikonok –, amelyeket az olvasó bizonyára már tud alkalmazni. Ezeket ugyanúgy hozzáadhatjuk a diához, mint egy egyszerű képet, de a rajzeszközök segítségével egyéb grafikus 255

8. fejezet: Képek a forgatókönyvbe

elemeket is létrehozhatunk, például feliratokat egy meglévő képhez. Ha ismerünk egyéb rajzprogramokat, vagy valakit, aki ismer, sokkal több erőforrás jut a birtokunkba.

Egyedi elrendezések alkalmazása a forgatókönyvben A PowerPoint 2007 tartalmaz néhány új szolgáltatást, amelyek az alkalmazás korábbi verzióihoz képest jóval egyszerűbbé teszik a képek hozzáadását az NVV-forgatókönyvhöz. Ahogy a 7. fejezetben a jellegzetes elrendezések létrehozásával kezdtük a forgatókönyv összeállítását, a legjobb, ha most az Egyedi elrendezés szolgáltatással kezdjük a munkát a PowerPointban, amelynek segítségével a címsorsablon szakaszaihoz igazíthatjuk a forgatókönyv szakaszait. A 6. fejezetben a Téma, a Magyarázat és a Részletezés diák elrendezésében különböző színű háttereket alkalmaztunk, hogy a Diarendező nézetben világosan megkülönböztethetőek legyenek, és a prezentációt időben méretezhessük. Ezek a vizuális utalások jelzik a hallgatóság munkamemóriájának, hogy a diasorozatból mely diák fontosabbak a többinél. A 7. fejezetben a diaelrendezések felvázolásának különféle módszereit tekintettük át, amelyek ezekre az alapokra épültek, és biztosítják a prezentáció egyértelmű hierarchiáját. Most az a cél, hogy a PowerPoint szolgáltatásait használva hozzuk létre a felvázolt diaelrendezéseket, és különböző színek alkalmazásával hívjuk fel a figyelmet a legfontosabb diákra, majd a másodrendű, illetve a harmadrendű diacsoportokra. A mintaprezentáció 8.8. ábrán látható Téma, Magyarázat és Részletezés diái mutatják, hogy a sorrend és a színezés hogyan képes együttesen érzékeltetni a diák közötti fontossági sorrendet. A Téma elrendezés (bal oldali) jellegzetes osztott képernyős elrendezés, bal oldalán egy egyszínű téglalappal, jobb oldalán egy képpel. A Magyarázat elrendezés (középső) is osztott képernyős diaelrendezés, akárcsak a Téma diaelrendezés, csak a bal oldali téglalap színe világosabb. Az utolsó, Részletezés diaelrendezés (jobb oldali) nem osztott képernyős, hanem vízszintes elrendezésű, és nem tartalmaz színes mezőt. A Magyarázat dia alsó részén lévő szürke sáv megkülönbözteti a Téma elrendezéstől, de egyben vizuális folytonosságot biztosít a Részletezés diákkal, mi256

Egyedi elrendezések alkalmazása a forgatókönyvben

vel ez a szürke sáv azokon is megtalálható, egy navigációs elemmel együtt. Ez egy 1-es számmal ellátott, apró felírótábla, mely jelzi, hogy ez a dia a prezentációnak az első Téma diát követő szakaszában helyezkedik el. Most a példában bemutatottakhoz hasonló egyedi elrendezéseket fogunk tervezni, majd alkalmazzuk őket a prezentáció Téma, Magyarázat és Részletezés diáira. Alkalmazzunk olyan elrendezést, amely a Téma diákra irányítja az első figyelmet

Másodjára a Magyarázat diákra figyeljünk

A harmadik hely a Részletezés diáké

8.8. ábra: Egyedi elrendezések alkalmazása a Téma, Magyarázat és a Részletezés diákra TIPP

9

A mintaprezentációban használt, a 8. és a 9. fejezetben látható képek saját prezentációinkban való felhasználására a www.istockphoto.com/beyondbulletpoints.php címen igényelhetünk engedélyt, amely az iStockphoto webhelynek az NVV-felhasználók számára létrehozott területe.

Habár ez a könyv fekete-fehér nyomtatású, amikor a prezentáció szintjeinek elrendezését tervezzük, a színekre is figyelemmel lehetünk. A színekről alkotott, széles körben elfogadott elmélet szerint egyes színek, mint a vörös vagy az erős kontrasztú keverékszínek, mint a fekete és a fehér, feltűnőbbek, mint a többi. Ennek tudatában a Téma diákon lévő téglalapot töltsük ki a fekete színnel, hogy kontrasztot alkosson a fehér háttérrel, mivel azt szeretnénk, hogy a figyelem először ezekre a diára irányuljon. Majd a Magyarázat diákat fessük barackszínűre, a Részletezés diákat pedig hagyjuk fehéren. Vagy: a Téma diaelrendezés legyen vörös, a Magyarázat kék, a Részletezés pedig fehér. A választott színek mindig legyenek összhangban a gondolataink hierarchiájával. Ha szeretnénk a cégünket jelképező színeket átültetni az egyedi elrendezéseinkbe, vegyük figyelembe, hogy azok ellentétben állhatnak a hallgatóság munkamemóriáját befolyásoló céljainkkal. Tegyük fel, 257

8. fejezet: Képek a forgatókönyvbe

hogy a vörös a cég színei között van; ekkor a Magyarázat és a Részletezés diaelrendezésekben használt vörös elemek elvonják a figyelmet a címsorról és a képről, meghiúsítva, hogy a diáink irányítsák a hallgatóság figyelmét. TIPP

9

Előfordulhat, hogy amikor a prezentációnk gondolatainak fontossági sorrendjét kifejező színeket választunk, ellenállásba ütközünk a cégünkön belül. Ebben az esetben, az NVV-alapjaink megóvása érdekében, hívjunk össze egy megbeszélést, amelyen elmagyarázhatjuk a többieknek a közönséggel folytatott hatékony kommunikáció verbális és vizuális hierarchiájának fontosságát, esetleg levetíthetjük egy prezentáció NVV- és nem NVV-verzióját, annak illusztrálásaként, az NVV hogyan használja fel a színeket a hallgatóság figyelmének irányításához, és hogyan illeszti be azokat a prezentációszerkezetébe.

GONDOLATOK A SZÍNRŐL A legtöbb grafikai tervezéssel foglalkozó könyv leírja, hogyan használjuk a színeket, de vannak kifejezetten színekről szóló könyvek is, mint Lesa Sawahata Color Harmony Workbook: A Workbook and Guide to Creative Color Combinations (Rockport Publishers, 2001) c. munkája. A színek vizsgálata közben ne feledjük, hogy a diák hátterének színe hatással lehet az érzelmekre és a hangulatra. Azt is vegyük számításba, hogyan jelennek majd meg a színek a kivetítőn. Ha még a diák szerkesztése előtt szeretnénk kipróbálni a színeket, a címsorsablon I. szakaszában lévő három hasáb hátterét töltsük ki azokkal a színekkel, amelyeket a forgatókönyv megfelelő diaelrendezéseiben akarunk alkalmazni.

A www.beyondbulletpoints.com oldalon egy sor előre elkészített egyedi elrendezésből válogathatunk, de megbízhatunk egy grafikust is, illetve a következő egyszerű lépések alapján mi magunk is megtervezhetjük a diaelrendezéseinket.

Elrendezések létrehozása önállóan A különféle szintű diák egyedi elrendezéseinek létrehozásához kattintsunk a Nézet lap Bemutatónézetek csoportjában a Diaminta parancsra. A bal oldali áttekintő munkaablakban láthatók azok a beépített elrendezések, amelyeket a diákon alkalmazhatunk. Bármilyen egyedi elrendezést hozzáadhatunk itt, de mint mindig, a legjobb, ha a prezentáció legfontosabb diáival kezdünk.

258

Egyedi elrendezések alkalmazása a forgatókönyvben

Egyedi Téma diaelrendezés létrehozása54 Ahogy a vázlataink segítségével a 7. fejezetben már kipróbáltuk, számos módja van annak, hogyan használjuk az elrendezéseinket a Téma diák összeállításakor, hogy azok kitűnjenek a többi közül. A legfontosabb diák előtérbe helyezésének az egyik leggyorsabb és legegyszerűbb módja, ha osztott képernyős elrendezést alkalmazunk. Egyedi osztott képernyős elrendezés létrehozásához és a Téma diákon való alkalmazásához tegyük meg a következő lépéseket: 1. Az egyedi diaelrendezést Diaminta nézetben hozzuk létre: kattintsunk a Nézet lap Bemutatónézetek csoportjában a Diaminta parancsra! 2. Az áttekintő ablaktáblában kattintsunk jobb gombbal a nagy méretű Office-téma Diaminta ábrára (ez nagyobb a többinél). Amikor kijelölünk egy Diamintát az áttekintő ablaktáblában, a minta összes szerkeszthető eleme megjelenik a Diaminta dia ablaktáblában, nagy méretű nézetben. Az Office Téma Diaminta meghatározza az újonnan létrehozott diaminták és egyedi elrendezések formázását. Itt állíthatjuk be a betűk típusát, méretét és színét, ha azokat az összes diára alkalmazni szeretnénk, de ebből az egy diamintából semmit sem törölhetünk. Ha végeztünk, kattintsunk a jobb gombbal az Office-téma Diaminta diára az áttekintő ablaktáblában, majd válaszszuk a Fődokumentum megőrzése lehetőséget. 3. A jobb gombbal kattintsunk az áttekintő ablaktáblában közvetlenül a Diaminta dia alá, majd válasszuk az Elrendezés beszúrása menüpontot. 4. Kattintsunk a jobb gombbal az általunk létrehozott egyedi elrendezésre, válasszuk az Elrendezés átnevezése lehetőséget, majd a írjuk be a megjelenő párbeszédablakba: Téma elrendezés; ezután kattintsunk az Átnevezés gombra. 5. Kattintsunk jobb gombbal a diamintára a Dia ablaktáblában, válaszszuk a Rács és vezetővonalak lehetőséget, majd a megjelenő párbeszédablakban, a Vezetővonal beállításai között jelöljük be a Vezetővonalak megjelenítése jelölőnégyzetet, és kattintsunk az OK gombra. 54

A PowerPoint 2003-ban egyedi elrendezések létrehozására az átlagfelhasználó számára elérhető eszközökkel nincsen mód. A szerző kidolgozott egy formázósablont PowerPoint 2003-prezentációk készítésére, amely tartalmazza a szükséges elrendezéseket. Ez a sablon és magyarított változata a könyvhöz mellékelt CD-n megtalálható.

259

8. fejezet: Képek a forgatókönyvbe

Ekkor ideiglenes vezetővonalak jelennek meg, amelyek segítségével egymáshoz igazíthatjuk a dia objektumait. A vezetővonalakat az előbbi lépéseket követve, a jelölőnégyzet törlésével távolíthatjuk el. A vezetővonalak használatával kapcsolatos további tudnivalókat a PowerPoint Súgójában olvashatjuk. 6. Töröljük a Diaminta lap Minta elrendezése csoportjában az Élőláb jelölőnégyzetet, majd gördítsük le a Helyőrző beszúrása listát, és kattintsunk a Kép lehetőségre. Ezután húzzuk ki úgy a téglalapot, hogy az a dia jobb felét teljesen kitöltse. 7. Ezután kattintsunk a Beszúrás lap Ábrák csoportjában az Alakzatok menüpontra. Válasszuk a téglalapot, majd húzzuk ki olyan méretűre, hogy a dia bal felét teljesen kitöltse. 8. Kattintsunk a jobb gombbal a téglalapba, és adjuk meg a kitöltőszínt – ebben a példában legyen fekete. 9. A Shift billentyűt lenyomva jelöljük ki a téglalapot és a helyőrzőt, majd kattintsunk a jobb gombbal és válasszuk a Hátraküldés lehetőséget. 10. Jelöljük ki a címterületet, és ha szükséges, húzzuk a bal oldali téglalap közepére az átméretező fogópontokkal. Módosítsuk a címterület szövegét erre: „A Téma címsor szerkesztéséhez kattintson ide”! Ha szükséges, állítsunk a betűszín kontrasztján, hogy a színes téglalapon olvasható legyen: kattintsunk a jobb gombbal a címterületre, és módosítsuk a Betűszín beállítását – ebben a példában fehérre, ahogy a 8.9. ábrán látható. 11. A Normál nézetbe való visszatéréshez kattintsunk a Diaminta nézet lapon a Minta nézet bezárása menüpontra. TIPP

9

260

Új egyedi elrendezések létrehozása és beillesztése helyett a 6. fejezetben alkalmazott vázlatelrendezéseket is átszabhatjuk és átnevezhetjük. Ehhez jelöljük ki és nevezzük át a Témavázlatok egyedi elrendezést Téma diára, az előző eljárás 2. lépésének utasításait követve, majd szabjuk át az elrendezést. Ha végeztünk, térjünk vissza a Diarendező nézetbe, és láthatjuk, hogy a Téma diák elrendezése a módosításainknak megfelelően, automatikusan frissült.

Egyedi elrendezések alkalmazása a forgatókönyvben

8.9. ábra: Téma diák egyedi elrendezésének létrehozása

8.10. ábra: A Téma egyedi elrendezés kijelölése és alkalmazása a diára 261

8. fejezet: Képek a forgatókönyvbe

Most, hogy létrehoztuk a Téma egyedi elrendezést, jelöljünk ki egy Téma diát, és a Kezdőlap Diák csoportjában kattintsunk az Elrendezés menüpontra. Az Office téma ablak most már tartalmazza a létrehozott Téma elrendezést, ahogy a 8.10. ábra mutatja. Ha a Téma elrendezésre kattintunk, automatikusan alkalmazzuk a formázást, ahogy a 8.11. ábrán látható.

8.11. ábra: A Téma elrendezés alkalmazása Téma diára

A dia jobb oldalán lévő képhelyőrzőbe kétféleképpen szúrhatunk be képet. Az egyik lehetőség, hogy a képet a vágólapra másoljuk, majd a Kép helyére – nem a kép ikonjára – kattintva beillesztjük. A másik lehetőség, hogy rákattintunk a képhelyőrző közepén lévő képikonra, hogy megnyissuk a Kép beszúrása párbeszédablakot, a 8.12. ábrán látható módon.

262

Egyedi elrendezések alkalmazása a forgatókönyvben

Ha rátaláltunk arra a képre, amelyet fel szeretnénk használni, célszerű azt a számítógép vagy a hálózat egy gyakran használt mappájába menteni, hogy könnyen megtaláljuk és beszúrhassuk55. MEGJEGYZÉS

Ha a PowerPoint diák vázlatának elkészítésekor tábla-PC-t használtunk, győződjünk meg arról, hogy töröltük a diáról a vázlatot, miután vagy mielőtt hozzáadtuk a képeket.

8.12. ábra: A beszúrni kívánt kép kijelölése

Bármelyik módszert is választjuk a beszúráshoz, a kép automatikusan kitölti a képernyő jobb oldalán lévő Képhelyőrzőt. Bár a kép eredetileg fekvő, a képhelyőrző automatikusan levágja, hogy kitöltse a függőleges teret. Ha nincs érzékünk a képek átméretezéséhez, ez a szolgáltatás a segítségünkre van. Ha mi magunk szeretnénk átméretezni vagy levágni egy képet, jelöljük ki azt a 8.13. ábra alapján, és a Képeszközök lap eszközeit használva végezzük el a módosításokat.

55

A PowerPoint 2003-ban ezt az elrendezést úgy állíthatjuk elő, hogy kiválasztjuk az előre beépített szürke osztott elrendezést, és a jobb oldali üres mezőbe – a szövegdoboz méretre igazításával – beszerkesztjük a Tartalom nevű beépített elrendezést.

263

8. fejezet: Képek a forgatókönyvbe

8.13. ábra: Automatikusan levágott és a képhelyőrzőbe beszúrt kép

Magyarázat diaelrendezés egyedi létrehozása Ezután, az előző lépéseket követve, hozzunk létre egy egyedi elrendezést, amelyet az összes, a 7. fejezet vázlatain alapuló Magyarázat diára alkalmazunk56. Az osztott képernyős elrendezés alkalmazása a példaprezentáció Magyarázat diáira csak egy lehetőség, de ebben az esetben ez az elrendezés kiegészíti a Téma diaelrendezést. Egy másik osztott képernyős egyedi elrendezés létrehozásához és a Magyarázat diákra való alkalmazásához a következőket kell tennünk: 1. A Nézet lapon válasszuk a Diaminta nézetet. 2. Az áttekintő ablaktáblában helyezzük a kurzort pontosan a korábban létrehozott Téma elrendezés alá, majd kattintsunk rá a jobb gombbal, és válasszuk az Elrendezés beszúrása menüpontot. 56

A 2003-as NVV-sablonban van hasonló előre elkészített elrendezés.

264

Egyedi elrendezések alkalmazása a forgatókönyvben

3. A jobb gombbal kattintsunk az általunk létrehozott egyedi elrendezésre, válasszuk az Elrendezés átnevezése lehetőséget, majd a megjelenő párbeszédablakba írjuk be: „Magyarázat”; ezután kattintsunk az Átnevezés gombra. 4. Töröljük az Élőlábak jelölőnégyzetet a Diaminta lap Minta elrendezése csoportjában. 5. Ezután kattintsunk a Beszúrás lap Ábrák csoportjában az Alakzatok menüpontra. Válasszuk a Téglalapot, majd húzzuk ki olyan méretűre, amíg a dia bal felét teljesen kitöltse. 6. Kattintsunk a jobb gombbal a téglalapba, és adjuk meg a kitöltőszínt – ezúttal legyen sötétszürke. A jobb gombbal kattintsunk a téglalapba, és a megjelenő menün kattintsunk a Hátraküldés lehetőségre! 7. Jelöljük ki a címterületet, és ha szükséges, húzzuk a bal oldali téglalap közepére az átméretező fogópontokkal. Módosítsuk a címterület szövegét, ahol ez lesz olvasható: „Az Elrendezés címsor szerkesztéséhez kattintson ide!” 8. A Helyőrző beszúrása parancsra kattintva helyezzünk a dia jobb oldali felére helyőrzőt! Amikor legördül a lehetőségek listája, vessünk egy pillantást az egyedi elrendezésben alkalmazható helyőrzőtípusokra. A korábban bemutatott Téma egyedi elrendezésben feljegyzéseink szerint a Téma diáknak mindig kell tartalmazniuk egy képet, tehát célszerű volt a Kép helyőrző alkalmazása, a térkitöltés érdekében pedig a PowerPoint a képeket automatikusan levágta. De a Magyarázat diák esetében, ha azokon a képeken kívül mást is el szeretnénk helyezni, jobb, ha a Tartalom menüpontot választjuk, ahogy a 8.14. ábrán látható. Ez lehetővé teszi, hogy azokra a diákra, amelyekre alkalmazzuk ezt az elrendezést, mindenféle tartalomtípust beilleszthessünk. Megtehetjük azt is, hogy egyáltalán ne használunk helyőrzőt az egyedi elrendezésünkben – ebben az esetben a későbbiek folyamán önállóan adhatunk hozzá képeket a diákhoz. TIPP

9

Ha a Magyarázat egyedi elrendezésünk ugyanolyan, mint a Téma egyedi elrendezés, új elrendezés beszúrása helyett másoljuk le a Téma elrendezést, nevezzük át, és végezzük el a megfelelő beállításokat.

265

8. fejezet: Képek a forgatókönyvbe

8.14. ábra: Magyarázat diák egyedi elrendezésének létrehozása – a Helyőrzők beszúrása legördülő menü számos beállítási lehetőséget nyújt

Részletezés diaelrendezés egyedi létrehozása Most a Részletezés diák számára hozunk létre egyedi elrendezést. A Téma és a Magyarázat diaelrendezések szerepe, hogy kiemeljék a velük készült diákat: a Részletezés diaelrendezés a láthatóság szempontjából a Diarendező nézetben a harmadik szintet képviseli, ezért nem szükséges osztott képernyősnek lennie. Egyedi elrendezés létrehozásához és a Részletezés diákra való alkalmazásához a következőket kell tennünk: 1. A Nézet lapon válasszuk a Diaminta nézetet. 2. Az áttekintő ablaktáblában helyezzük a kurzort pontosan a korábban létrehozott Magyarázat elrendezés alá, majd kattintsunk rá a jobb gombbal, és válasszuk az Elrendezés beszúrása menüpontot.

266

Egyedi elrendezések alkalmazása a forgatókönyvben

3. A jobb gombbal kattintsunk az általunk létrehozott egyedi elrendezésre, válasszuk az Elrendezés átnevezése lehetőséget, majd a megjelenő párbeszédablakba írjuk be: „Részletezés”; ezután kattintsunk az Átnevezés gombra. 4. Töröljük az Élőlábak jelölőnégyzetet a Diaminta lap Diaminta elrendezése csoportjában. Hagyjuk változatlanul az elrendezést. A Helyőrző beszúrása listát legördítve kattintsunk a Tartalom menüpontra, és húzzuk a helyőrzőt a dia címsor alatti területére, majd töröljük ki a szöveget a Tartalom helyőrzőből. Módosítsuk a címterület „Cím beírásához kattintson ide” szövegét. Ezután valami olyat adunk hozzá az egyedi elrendezéshez, ami a prezentációfelépítésére fogja figyelmeztetni a hallgatóságot – a 8.15. ábrán látható tetszőleges navigációs sávot.

8.15. ábra: A Részletezés diák egyedi elrendezésének létrehozása

Tetszőleges navigációs sáv hozzáadása Navigációs sáv létrehozásához szúrjunk be egy téglalap alakzatot, majd húzzuk a dia aljára, és méretezzük úgy, hogy végigérjen a dián. A sáv elhelyezése nem akadályozza a diák egyszerű vizuális olvasását, és szürke 267

8. fejezet: Képek a forgatókönyvbe

színével nem hívja fel magára túlzottan a figyelmet. Adjuk hozzá ugyanezt a sávot a korábban létrehozott Magyarázat diaelrendezéshez, így vizuális összeköttetést teremtünk a Magyarázat és a Részletezés diaelrendezések között. Ha olyan kiegészítő elemet is szeretnénk használni, amely segíti a nézőket a prezentáció követésében, helyezzünk egy kis ikont a jobb alsó sarokba. A 8.16. ábrán a Részletezés diaelrendezés jobb alsó sarkának a nagyított képe látható, amelyen egy behajtott sarkú lap finom kis jelzéssel kalauzolja végig a hallgatóságot a prezentáció ezen szakaszán. Kis mérete révén nem okoz zavart a dia egészének összetételében. Valamivel több segítséget adunk az eligazodásban, ha egy 1-es számot helyezünk a lapra, amely a prezentáció aktuális részének első szakaszát jelzi. Ha ezt kívánjuk tenni, másoljuk le kétszer a Részletezés egyedi elrendezést, nevezzük át a másolatokat, majd helyezzünk el egy 2-est, illetve egy 3-ast a két új elrendezésen, hogy a megfelelő szakaszokra alkalmazzuk őket. Ha felötlene, hogy cégünk emblémáját helyezzük el a navigációs sávon, ne tegyük – felesleges képi információ lenne, ami egyrészt nem illusztrálná a diák címsorainak üzenetét, másrészt nem tükrözi a prezentációszerkezetét.

8.16. ábra: A Részletezés diaelrendezés jobb alsó sarkában lévő navigációs elem felnagyított nézete

Ha önállóan hozzuk létre saját egyedi elrendezéseinket és navigációs elemeinket, azokat egy NVV-könyvtárba helyezhetjük, így későbbi prezentációink során is felhasználhatók – a könyvtár elvével kapcsolatos további tudnivalók a fejezet későbbi, „6. tipp: Az NVV-elrendezéskönyvtár létrehozása” című részben találhatók57.

57

A PowerPoint 2003-ban a navigációs sávot csak egyenként lehet elhelyezni.

268

Egyedi elrendezések alkalmazása a forgatókönyvben

Állandó animációk beállítása A fejezet korábbi, „1. szabály: Legyen könnyen értelmezhető” című szakaszában leírtakat alátámasztva, az információkat a képernyőn abban a sorrendben is bemutathatjuk, ahogy elképzelésünk szerint a hallgatóság munkamemóriája feldolgozza őket – először jelenjen meg a címsor, ezt a hallgatóság gyorsan elolvassa, majd a grafikai elemek, amelyeket rögtön a címsor után megtekinthetnek. Ez akkor lesz hatékony, ha az egyedi elrendezésbe helyőrzőket állítunk be. Példa: a korábbi Téma diaelrendezésben jelöljük ki a cím- és a képhelyőrzőt, majd kattintsunk az Animációk lapon az Egyedi animáció menüpontra. Az Egyedi animáció ablakban válasszuk az Effektus hozzáadása lehetőséget, mutassunk az Eltűnés menüre, majd kattintsunk az Elhalványul menüpontra. Az Indítás legördülő menüből válasszuk Az előző után, majd a Sebesség menüből a Gyors lehetőséget. A Diaminta lapon kattintsunk a Minta nézet bezárása parancsra.

8.17. ábra: Animáció hozzáadása a Téma diaelrendezés címsorához és helyőrzőjéhez

Most az összes olyan dián, amelyre a Téma egyedi diaelrendezést alkalmaztuk képhelyőrzővel, először automatikusan elhalványul a címsor, majd rögtön utána a kép is – olyan sorrendben, ahogy szeretnénk, hogy a 269

8. fejezet: Képek a forgatókönyvbe

hallgatóság munkamemóriája feldolgozza az új információkat. A címsor és a kép efféle bemutatása anélkül varázsol következetes és finom mozgalmasságot a képernyőre, hogy elvonná a figyelmet az üzenetről. Ahhoz, hogy az animációink hatásosak legyenek, szükségünk lesz arra, hogy helyőrzők segítségével képeket szúrjunk be – ha önállóan adunk képeket a diákhoz, az animációkat is önállóan kell hozzáadni minden egyes diához. TIPP

9

Habár nem lényegesek, létrehozhatunk egyedi elrendezéseket a címdiához és az I. szakasz diáihoz is. De ki is hagyhatjuk ezt a lépést, és később alkalmazhatjuk a PowerPoint alapértelmezett Címdia elrendezését a címdiára és a Csak cím elrendezést az I. szakasz diáira.

A Jegyzetminta elrendezés beállítása Amikor befejeztük az egyedi elrendezések módosításait, kattintsunk a Jegyzetminta menüpontra a Nézet lap Bemutatónézetek csoportjában. Itt grafikus elemeket adhatunk a jegyzetekhez, és később emlékeztetőként kinyomtatjuk őket. Például adjuk hozzá a cégünk emblémáját, hogy az megjelenjen a kinyomtatott emlékeztetőn: szúrjuk be a Jegyzetminta elrendezés bal alsó sarkába, ahogy a 8.18. ábrán látható. Ezenkívül oldalszámokat is elhelyezhetünk a jobb alsó sarokban. A céges embléma, amely csak a nyomtatott emlékeztetőkben lesz látható, nem zavarja meg a 8.18. ábrán kijelölt diaterülettel és az alatta lévő jegyzetterülettel megalapozott vizuális–verbális egyensúlyt. Ha befejeztük a módosításokat, kattintsunk a Jegyzetminta lapon a Minta nézet bezárása parancsra.

Elrendezések alkalmazása, áttekintése és részletezése58 Akár a beépített elrendezéseket használjuk, akár magunknak hozunk létre egyedi elrendezéseket, próbáljuk ki azokat most, a prezentációnk megfelelő diáin. 58

A PowerPoint 2003-ban az egyéni elrendezések nem alkalmazhatók.

270

Egyedi elrendezések alkalmazása a forgatókönyvben

8.18. ábra: Jegyzetminta szerkesztése

1. A Diarendező nézetben jelöljük ki a prezentáció összes diáját (pl. a Ctrl+A billentyűkombináció megnyomásával)! 2. A Kezdőlap Diák csoportjában kattintsunk az Elrendezés gombra az egyedi elrendezéseinket tartalmazó legördülő menü megjelenítéséhez, majd jelöljük ki, és alkalmazzuk a Részletezés diaelrendezést az összes diára.

271

8. fejezet: Képek a forgatókönyvbe

3. Ezután kattintsunk a címdiára, majd az Elrendezés gombra, és alkalmazzuk a Címdia elrendezést, végül pedig a Ctrl billentyű nyomva tartása mellett kattintsunk az I. szakasz diáira és alkalmazzuk rájuk az I. szakasz diaelrendezést, ha rendelkezésre áll, ha nem, akkor a Csak cím diaelrendezést. 4. Tartsuk újra lenyomva a Ctrl billentyűt, és jelöljük ki az összes Téma diát, majd kattintsunk az Elrendezés gombra és a Téma diaelrendezésre. 5. Ezután jelöljük ki a Magyarázat diákat, kattintsunk az Elrendezés gombra, majd a Magyarázat diaelrendezésre. Miután befejeztük az egyedi elrendezések hozzárendelését, a diasorozatunknak a 8.19. ábrán látható módon kell megjelennie. Most, hogy helyükre kerültek az egyedi elrendezések, megfelelő alapokat hoztunk létre a képeknek, amelyeket ezután adunk hozzá az egyes diákhoz.

8.19. ábra: Egyedi elrendezéssel ellátott Téma, Magyarázat és Részletezés diák

Az egyedi elrendezések rendkívüli rugalmasságot nyújtanak, ha jobban megismerjük őket, és megtaláljuk a módját, hogyan egyszerűsíthetjük le és tehetjük gyorsabbá a grafikai feladatainkat. Az a legnagyszerűbb az egyedi elrendezésekben, hogy egyszerű velük kísérletezni – ha a létrehozott elrendezés nem nyeri el a tetszésünket, vagy nem válik be, esetleg hibás lett, egyszerűen visszakereshetjük az elrendezést a Diaminta nézetben, ahol módosíthatjuk, a módosítások pedig automatikusan frissítik a mintára épülő diákat. Ha egy dia nem frissült, jelöljük ki, és kattintsunk a Kezdőlap Diák csoportjában lévő Visszaállítás gombra, hogy visszaállítsuk a dia alapértelmezett beállításait. Ha a rendelkezésünkre álló egyedielrendezés-készletünk elnyerte a tetszésünket, a Diaminta nézetben kimásolhatjuk az áttekintő ablaktáblából, és beilleszthetjük további

272

Képek hozzáadása a Teendő és Téma diákhoz

prezentációkba, elmenthetjük a prezentációnkba, hogy később újra használhassuk, vagy feltehetjük a www.beyondbulletpoints.com oldalra, hogy mások is használhassák. POWERPOINT —TÉMÁK A létrehozott egyedi elrendezések az alapértelmezett PowerPoint 2007 témákhoz kapcsolódnak, amelyek a prezentációnk színeit és betűtípusait vezérlik. A témákról bővebben a PowerPoint 2007 tankönyvekben olvashatunk. Ha egy témát el szeretnénk menteni a helyi számítógépre, hogy a későbbiekben alkalmazhassuk prezentációnkhoz, kattintsunk a Tervezés lap Témák csoportjában a Téma ablak jobb oldalán lévő, lefelé mutató Egyebek nyílra, majd kattintsunk a Minden téma legördülő menü végén található Aktuális téma mentése lehetőségre, adjunk neki nevet, és kattintsunk a Mentés gombra. Ezek után, amikor végiggörgetjük a témaminiatűröket a Tervezés lap Témák csoportjában, köztük lesz az új téma is. Ha szeretnénk valakinek átadni a témát, adjuk át azt a prezentációt, amelyhez létrehoztuk. Állományként is elküldhetjük a témát, PowerPoint-sablonban. Ehhez kattintsunk a Microsoft Office gombra, mutassunk a Mentés másként menüpontra, majd kattintsunk az Egyéb formátumok lehetőségre, és adjunk neki nevet. Fájltípusnak válaszszuk a PowerPoint sablont, majd kattintsunk a Mentés gombra. Amikor valaki rákattint a PowerPoint 2007 sablon ikonra, a PowerPoint 2007 megnyit egy új prezentációt az adott témával.59

Képek hozzáadása a Teendő és Téma diákhoz Az egyedi elrendezések kialakításával megteremtjük a képek diára illesztésének alapját. A következőkben a 7. fejezetben felvázolt és a 8.20. ábrán látható Teendő és Téma diáinkhoz adunk ábrákat. A Teendő diavázlat (bal felső) egy háromablakos képelrendezést ábrázol, amely, mint a prezentáció legfontosabb diája, felhívja magára a figyelmet. Ahogy azt a 7. fejezetből megtudhattuk, ha a prezentációnk csak egy diából áll, ez legyen az, mivel egyben lezárja az I. szakaszt és vizuálisan összegzi a hátralévő Téma diákat. Mindhárom Téma dia osztott képernyős elrendezésű, és a Teendő dia három grafikája közül rájuk kerül egy-egy.

59

A témák a PowerPoint 2003-ban nem alkalmazhatók.

273

8. fejezet: Képek a forgatókönyvbe

8.20. ábra: Teendő és Téma diák eredeti vázlatai

Ha a háromablakos Teendő diaelrendezést később is szeretnénk használni, hozzunk létre egyedi elrendezést, és mentsük el Teendő3 néven. Az egyedi elrendezést a következőképpen hozzuk létre: a címsort toljuk a dia közepére. Szúrjunk be egymás mellé három kép-helyőrzőt – mindegyik legyen 19,05 cm magas, hogy teljesen kitöltse a diát függőlegesen, és 8,38 cm széles, hogy a 25,40 cm-es dia egyharmadát töltse ki vízszintesen. Animáljuk a helyőrzőket úgy, hogy kattintásra jelenjenek meg. Miután létrehoztuk és alkalmaztuk az egyedi elrendezést a Teendő diára, mindegyik képhelyőrzőbe szúrjunk be egy fotót – a képeket a program automatikusan megfelelő méretűre vágja, a 8.21. ábra bal felső részén látható módon. Szúrjuk be ugyanazt a három képet külön-külön a Téma diaelrendezések megegyező képhelyőrzőibe (jobb felső, bal alsó és jobb alsó)60. Ahogy a 7. fejezetben megtanultuk, célszerű a legfontosabb diáinkon fotókat használni, mivel hatnak az érzelmekre, és jóval emlékezetesebbek, mint a szöveg. Ha a képek egységes stílusúak, és megfelelnek a hallgatóság ízlésének, erős hatást keltenek, és vizuálisan végigviszik a történetet a diasorozaton. Megjegyezzük, hogy a 8.20. ábra harmadik Téma diájának (jobb alsó) eredeti vázlata egy ügyfél-elégedettségi felmérésről szólt. Mivel nem találtunk a vázlatnak megfelelő ábrát az adatbázisban, a 8.21. ábrán látható végleges dia (jobb alsó) egy diagramot tartalmaz, hogy illuszt60

Ezt az elrendezést a PowerPoint 2003-ban egyedileg, a fent leírt módon tudjuk létrehozni.

274

Az első és a második Téma dia másolása és elhelyezése

rálja az „eredményeinket”. Nem mindig fogunk a vázlatunknak tökéletesen megfelelő képeket találni, ilyenkor rögtönözzünk, és próbáljuk megtalálni a lehető legjobb megoldást, a kereteinken belül.

8.21. ábra: A Teendő és Téma diák, képekkel

Az első és a második Téma dia másolása és elhelyezése Miután létrehoztuk a Téma diákat, a legfontosabb fogalmakat a leghatékonyabban úgy tarthatjuk folyamatosan szem előtt egy 45 perces prezentáció alatt, ha a megfelelő diákat az egyes szakaszokba másoljuk. Ehhez a Diarendező nézetben tartsuk lenyomva a Ctrl billentyűt, kattintsunk az első és a második Téma diára, majd nyomjuk meg a Ctrl+D billentyűkombinációt a diák másolásához. Most a Téma dia első másolatát húzzuk pontosan a második elé, a másodikat pedig pontosan a harmadik elé. Ha a helyükre kerültek a lemásolt diák, amikor megjelenítjük az első Téma diához kapcsolódó Magyarázat és Részletezés diákat, az eddig látottak képi összegzéseként újra az első Téma dia jelenik meg, mielőtt továbblépnénk a második Téma diára. A második Téma dia csoportja után ugyanez fog történni, csak akkor a Téma dia második másolata jelenik meg újra a harmadik előtt.

275

8. fejezet: Képek a forgatókönyvbe

A III. szakasz diáinak létrehozása Emlékezzünk vissza, hogy a 4. és az 5. fejezetben, ahol a címsorsablont készítettük, nem írtuk meg a történet III. szakaszát – a megoldást. Most néhány kattintással pontot teszünk a történet végére. A történetet úgy is befejezhetjük, ahogy kezdtük, azaz a Ctrl billentyűt lenyomva tartva kijelöljük az A pont és B pont, valamint a Teendő diákat. A kijelölés után nyomjuk meg a Ctrl+D billentyűkombinációt a három dia lemásolásához. A másolatokat húzzuk a prezentáció végére, a II. szakasz utolsó Részletezés diája mögé. Ha meg szeretnénk különböztetni ezeket a diákat az I. szakaszbeli megfelelőjüktől, rejtsük el a címsoraikat, ahogy a 8.22. ábra mutatja.

8.22. ábra: Az A pont, B pont és Teendő diák másolatai rejtett címsorral, mint a III. szakasz záródiái

Amikor az előadó elérkezik a prezentáció végén a III. szakasz A pont diájához, ilyesmit mondhat: „Emlékezzenek vissza, ma a fix bevételeik áttekintésével kezdtünk (a B diára mutat), és megállapítottuk, hogy növelni szeretnék a bevételeket. Ma erre fókuszáltunk – pontosan kiszámoltuk, hogyan lehetne ebből a lapos vonalból felfelé emelkedőt kihozni. Nos (a Teendő diára mutat), ma azt mutattuk be, hogy háromféleképpen tudnánk orvosolni a bevételeikkel kapcsolatos panaszaikat. Az első lehetőség, hogy innovatív, háromrészes stratégiánk…” Ezek az ismerős képek visszaterelik a figyelmet a történet kezdésének fő problémájára, és vizuálisan is megerősítik az üzenetet, amelyre a hallgatóságnak emlékeznie kell. Ugyanazok a diák segíthetnek az erős vizuális és verbális befejezésben, amelyekkel kezdtünk. Módosíthatjuk a diák sorrendjét, vagy átdolgozhatjuk, fejleszthetjük őket, illetve szövegesen rögtönözhetünk. Bármit is szeretnénk mondani a befejező III. szakaszban, győződjünk meg arról, hogy a másolt diák jegyzetterületét frissítettük-e.

276

Kép nélküli diák

Kép nélküli diák Miután befejeztük a prezentáció legfontosabb diáit, a következőkben azokat a diákat tesszük rendbe, amelyekre nem kerül kép, vagy nem jelennek meg a képernyőn vetítéskor. A 8.23. ábrán látható forgatókönyv-vázlatok négy példát mutatnak az ilyen diákra – elsötétedő képernyő egy II. szakaszbeli dián (bal felső), egy kellék megjelenítése (jobb felső), átváltás egy másik alkalmazásba egy Magyarázat dián (bal alsó), és egy Részletezés dia elrejtése, amelyet nem mutatunk a prezentáció alatt (jobb alsó).

8.23. ábra: Képet nem alkalmazó PowerPoint-diák mintavázlatai

A képernyő elsötétítéséhez (l. a 8.24. ábra bal felső részét) kattintsunk a jobb gombbal a diára, és a háttér színét állítsuk feketére, vagy szúrjunk be rá egy fekete téglalapot, kitöltve a képernyőt. Más sötét színt is használhatunk a képernyő vagy a téglalap kitöltésére, de a címsor színe mindig egyezzen meg a háttérrel, így a címsor nem fog látszani a képernyőn. Ha kelléket szeretnénk felmutatni, sötétítsük el a képernyőt, vagy húzzuk le a címsort a képernyő közepére (jobb felső kép). Másik lehetőség, ha beszúrjuk a kellék képét a diára. (Kelléket reklámstúdióktól, barkácsboltból, játékboltokból, vagy színházi kellékesektől szerezhetünk.) Habár ezen a dián csak szöveg található, ne feledjük, hogy a vizuális elem, amely illusztrálja a címsort, az előadó és a kellék lesz.

277

8. fejezet: Képek a forgatókönyvbe

Amikor másik alkalmazásba kell átváltani a Magyarázat dián, húzzuk középre a címsort (bal alsó kép). Habár ez a dia szintén csak szöveget tartalmaz, a szöveg itt címsorként szolgál: a következő műveletünket mutatja be, miután átváltunk a másik alkalmazásra. Ha ezután prezentációt tartunk a másik alkalmazásban, a 7. fejezetben leírtak szerint ne feledjük elrejteni a kapcsolódó Részletezés diákat (jobb alsó kép): a jobb gombbal kattintsunk a diára, és válasszuk a Dia elrejtése parancsot. Figyeljük meg, hogy a dia jobb alsó sarkában lévő sorszám át van húzva.

8.24. ábra: Ábra nélküli kész diák

Képek hozzáadása az I. szakasz diáihoz Térjünk vissza a prezentáció elejére, és adjuk hozzá a 7. fejezetben felvázolt, és a 8.25. ábrán látható ábrákat az I. szakasz diáihoz. A 8.26. ábrán látható befejezett példában a Helyzet (bal felső) PowerPoint-diagram a vonal alakját rendkívül egyszerűen, magyarázat nélkül ábrázolja. A diagramoknál megszokott magyarázatra itt nincs szükség, mert ebben az esetben a hallgatóság jól ismeri a diagramot, és elfogadja az adatok hitelességét.

278

Képek hozzáadása az I. szakasz diáihoz

8.25. ábra: Az I. szakasz diáinak eredeti vázlatai

Most nem az a cél, hogy elemezzük a grafikont, amelyet a prezentáció későbbi részében, egy Részletezés dián valószínűleg megteszünk, hanem, hogy a lehető leggyorsabban ismertessük a közönséggel a témát, és meghatározzuk a kereteket.

8.26. ábra: Ábrákkal ellátott I. szakaszbeli diák

279

8. fejezet: Képek a forgatókönyvbe

A Szerep dia (jobb felső) egyszerű nagyítót ábrázol, a címsort pedig elrejtettük, hogy ne növelje a vizuális hatást. Az A dia (bal alsó) szintén egy egyszerű PowerPoint-diagram, a B dián (jobb alsó) pedig a PowerPoint rajzeszközeivel hozzáadtunk az A dia diagramjához három szaggatott nyilat, hogy ábrázoljuk a bevételek növekedését.

Ábrák hozzáadása a Magyarázat diákhoz A 7. fejezetben azt írtuk, hogy a Magyarázat diák vázlatai fényképek, emblémák, diagramok, illetve más illusztrációk beszúrását írják elő. A 8.27. ábrán egy Téma dia, valamint a hozzá kapcsolódó három Magyarázat dia látható. A Téma diához már hozzáadtunk egy képet (bal felső kép).

8.27. ábra: Ábrával ellátott Téma dia a kapcsolódó Magyarázat diák eredeti vázlataival

Keressünk a vázlatoknak megfelelő ábrákat, és adjuk hozzá a diákhoz, ahogy a 8.28. ábra mutatja. Figyeljük meg, hogy a vágólap-ábrák egy történetet mesélnek el, diáról diára, miközben a kezdő Téma dia üzenetét magyarázzák – a Magyarázat diák pedig az azokat követő Részletezés diákat mutatják be és összegzik, vizuálisan. Ha a címsorsablon és a vázlatok elő280

Képek a Részletezés diákon

írását követve ábrákat és diagramokat alkalmazunk a Magyarázat diákon, tulajdonképpen egy vizuális történetet állítunk össze lépésről lépésre. Ha a Magyarázat diáink ugyanazt a háttérgrafikát tartalmazzák – ebben a példában egy üres felírótáblát –, a képek hozzáadásának megkönynyítésére használjunk egyedi elrendezéseket, ahogy a fejezet későbbi, „3. tipp: Összetartozó diákhoz egyedi elrendezés segítségével adjuk hozzá ugyanazt a képet” című részében olvasható.

8.28. ábra: Ábrákkal ellátott Magyarázat diák

Képek a Részletezés diákon Egy 45 perces prezentáció összeállításakor a munka nagy részét a képek felrakása teszi ki, beleértve a Részletezés diák elkészítését is. Lehet, hogy vannak a 8.29. ábrán láthatóakhoz hasonló vázlatképeink vagy képernyőfotóink, amelyeket hozzáadhatunk ezekhez a diákhoz.

281

8. fejezet: Képek a forgatókönyvbe

8.29. ábra: Ábrával ellátott Magyarázat dia (bal felső) a kapcsolódó Részletezés diák eredeti vázlataival

Ha az iStockphoto.com oldalról származó képeket használunk, és hozzáadtuk a talált képeket, ezek a diák valószínűleg úgy fognak kinézni, mint a 8.30. ábra jobb felső és bal alsó részében láthatóak.

8.30. ábra: Fényképekkel és képernyőfotókkal ellátott Részletezés diák

282

Képek a Részletezés diákon

A II. szakasz diáihoz szükséges képek egyik legkézenfekvőbb és leginkább szem előtt lévő forrása a számítógépünk képernyője. Képernyőfotózáshoz nyomjuk meg a Print Screen billentyűt (általában a PrtSc felirat látható rajta), majd a Normál nézetben kattintsunk a jobb gombbal egy diára, és a Beillesztés paranccsal helyezzük el a képet a dián. A Képeszközök és a Formátum lapok (elérésükhöz kattintsunk a képre) lehetőségei segítségével finomíthatunk a képernyőfotón. A képernyőmentéseket kezelő programok, mint a SnagIt (www.techsmith.com), egyéb testreszabási lehetőségeket is nyújtanak, mint például az árnyék hozzáadása. A képernyőfotókat elvi megoldásként használjuk – például a képernyőfotó kiválóan alkalmas arra, hogy egy webhelyet szöveges részletei nélkül mutasson be, ahogy a 8.30. ábra jobb alsó részében látható. Ha egy képernyőfotó részleteit szeretnénk bemutatni, vágjuk le az adott esetben lényegtelen részeket, és győződjünk meg arról, hogy a részleteket tartalmazó kép elég nagy ahhoz, hogy még a terem végében ülők is el tudják olvasni. Ezen kívül, mint a 8.31. ábrán látható, cégemblémát, fényképeket és több képernyőfotót is adhatunk a Részletezés diákhoz.

8.31. ábra: Részletezés diák emblémával, fényképpel és képernyőfotóval

Ha a Részletezés diánkra diagramot helyezünk, a dia, végleges formájában, feltehetően a 8.32. ábra jobb felső részére fog hasonlítani. A diagramokhoz kapcsolódó segédvonalak, szövegek és kutatások nagy része papíralapú megjelenítésre alkalmas, a PowerPoint-diagramokat általában

283

8. fejezet: Képek a forgatókönyvbe

falra vetítik az előadó magyarázata közben. Mivel az élő előadásban jelen van az egyidejű szóbeli magyarázat, a diákra tervezett diagramok általában egyszerűbbek lehetnek, mint a papíron megjelenők.

8.32. ábra: Részletezés diák diagramal és képernyőfotóval

Az NVV-szemlélet szerint mindig biztosak lehetünk abban, hogy a címsor összefoglalja a diagram lényegét – ez azért lehetséges, mert a címsor mondanivalóját azelőtt tisztázzuk, mielőtt kiválasztanánk a magyarázó diagramot. Ha valaki nem volt jelen, és nem hallhatta a szöveges magyarázatunkat, adjuk oda neki a prezentáció diacímsort, diagramot és képernyőn nem megjelenő jegyzeteket tartalmazó Jegyzetoldal verzióját. Ha a diagram olyan diasorozaton keresztül jelenik meg (részletesen lásd a 7. fejezetben), amely a címsorok sorrendjéhez van igazítva, segít az új információkat kis adagokban, a hallgatóság felfogóképességének megfelelő lépésekben tálalni. Ahhoz, hogy a diagram ne legyen zavaros, és a rendelkezésre álló adatokra fókuszáljon, egyszerűsítsük a formázását, távolítsuk el a felesleges vonalakat, grafikai elemeket, színeket és rácsokat. Kerüljük a szükségtelen díszítéseket és különleges effektusokat, amelyek, ahogy a 2. fejezetben leírtuk, megnehezítik a hallgatóság számára az információk feldolgozását. Egyszerű stílusra törekedjünk, ami lehetővé teszi, hogy az adatok önmagukért beszéljenek. Ha az adatainkat diagramon kell bemutatnunk, nézzünk utána olyan könyvekben, amelyek segítségünkre lehetnek az adatok hatásos megjelenítésében. Ilyen Stephen Few, Show Me the Numbers: Designing Tables and Graphs to Enlighten (Analytics Press, 2004) című könyve.

284

Finomhangolás és befejezés

A 8.32. ábra jobb és bal alsó képernyőfotóin a PowerPoint rajzeszközeivel készített nyilak láthatók. Ezek kiemelik a fontos információkat, amelyek a címsor vizuális magyarázatát adják.

Finomhangolás és befejezés Most, hogy kezünkben van egy piszkozat, amelynek minden diáján van egy ábra, nézzük át az egészet, és gondoljuk végig, hogyan finomíthatnánk vagy javíthatnánk a prezentációt.

Ábrák adása a címdiához és az Összegezés diáihoz A filmek esetében a bevezető rész adja meg a történet alaphangulatát. Hasonló hatást érhetünk el, ha képet adunk a címdiához. Alkalmazzuk a címdiára ugyanazt a stílust, amelyet az I. szakasz többi diájára. Ha fényképeket teszünk az I. szakasz diáira, tegyünk a címdiára is. Majd a címdiánál használt stílust alkalmazzuk a záródiára, ami látható marad a képernyőn a prezentáció befejezése után is. A záródia létrehozásához kattintsunk a Kezdőlapon az Új dia menüpontra, majd a legördülő menüben kattintsunk az Üres lehetőségre61. Adjunk hozzá egyszerű képet vagy olyan szöveget, amelyre szeretnénk, ha a közönség az előadás után is emlékezne. A diára felírhatjuk például cégünk nevét, partneradatainkat, a webcímünket, és elhelyezhetünk rajta egyszerű képet is, amely a prezentáció témájára utal.

Áttekintés és képek hozzáadása a Jegyzetoldalhoz Az NVV forgatókönyv-formázó, amellyel a 6. fejezetben létrehoztuk a diáinkat, magában foglalja a Jegyzetminta formázását, ami a jegyzetoldalt egyenlő arányban osztja el a képernyőn megjelenő diának rendelkezésre álló hely és a magyarázó gondolatainkat tartalmazó jegyzetterület helye között. A dia-helyőrző körvonalát eltávolítottuk, felfedve a kinyomtatott jegyzetoldalon lévő fehér teret. A Diaminta és a Jegyzetminta háttere egyaránt fehér, és mivel sem a diának, sem a jegyzetterületnek nincs körvonala, a dia címsora a teljes kinyomtatott oldal gondolatait összegzi. 61

Az üres lehetőség a PowerPoint 2003-ban az Új diára kattintva megjelenő Dia elrendezése munkaablakban választható ki.

285

8. fejezet: Képek a forgatókönyvbe

A jegyzetoldalak nyomtatási képének megtekintéséhez kattintsunk a Microsoft Office gombra, mutassunk a Nyomtatás menüpontra, majd a Nyomtatási kép lehetőségre. A Nyomtatási kép nézetben kattintsunk a Nyomtatandó legördülő menüben kattintsunk a Jegyzetoldal lehetőségre62. Az előnézet megtekintése után kattintsunk a Nyomtatási kép bezárása gombra az előző nézetbe való visszatéréshez. További képeket is hozzáadhatunk a jegyzetoldalakhoz, ha kívánjuk, például a 8.33. ábra alján látható diagramhoz hasonlót.

8.33. ábra: Jegyzetoldal nézet grafikonnal 62

A PowerPoint 2003-ban a Fájl menü Nyomtatás parancsára megnyíló Nyomtatás panelen kell beállítani a Mit nyomtat? listán a Jegyzetoldal lehetőséget, majd a Nyomtatási kép elemre kattintunk.

286

A forgatókönyv véglegesítése

Miután elvégeztük a diák beállítását és az ábrák hozzáadását, a jegyzetterületek áttekintése végett nézzünk meg még egyszer minden diát a Jegyzetoldal nézetben, és bizonyosodjunk meg arról, hogy a jegyzeteink érthetőek és tömörek. Kezdjük az első jegyzetoldallal: olvassuk el a címsort, tekintsük át a grafikus elemeket, majd olvassuk végig a jegyzetterületet, és győződjünk meg arról, hogy gördülékeny-e. Miután a jegyzetterületen lévő utolsó sort is elolvastuk, görgessünk le a következő jegyzetoldalra, és nézzük meg, hogy egyenletesen folytatódik-e az előző jegyzetoldalon elkezdett történet. Nem haszontalan, ha a teljes dokumentumot kinyomtatjuk, így ellenőrizhetjük a fogalmazást és a folyamatosságot.

A forgatókönyv véglegesítése Gratulálunk! A PowerPoint-forgatókönyv elkészült! A végleges prezentációnknak hasonlónak kell lennie a 8.34. ábrához.

8.34. ábra: Elkészült forgatókönyv képeket tartalmazó diákkal

287

8. fejezet: Képek a forgatókönyvbe

Miután áttekintettük az elkészült prezentációt, nem árt, ha megmutatjuk valakinek, aki ellenőrizi, nem hagytunk-e ki valamit, nem ejtettünk-e gépelési hibát, vagy nem állítunk-e valótlant. Ellenőrzéshez a prezentációt jegyzetoldal formájában adjuk át, így nemcsak azt tisztázhatjuk, ami a képernyőn megjelenik, hanem a jegyzetterületen lévő információkat is. POWERPOINT-ÁLLOMÁNY MENTÉSE PDF-FORMÁTUMBAN A Microsoft Office 2007 rendszer új szolgáltatása révén a dokumentumainkat a népszerű PDF-formátumban is elmenthetjük. Ha a PowerPoint-állományt PDFformátumban mentjük, prezentációnkat olyan változatban küldhetjük el elektronikusan, amelyet mások nem tudnak módosítani. A prezentációk PDF-állományba mentéséhez látogassunk el a Microsoft letöltési központjába a www.microsoft.com oldalon, az ingyenes Microsoft Office 2007 bővítmény, a Microsoft Save as PDF or XPS letöltéséhez63. A bővítmény telepítése után nyissunk meg egy PowerPointprezentációt, kattintsunk a Microsoft Office gombra, majd a Mentés másként gombra és válasszuk a PDF lehetőséget. A Közzététel PDF-formátumban párbeszédablakban jelöljük ki a fájl nevét, majd a Fájltípus legördülő menüből válasszuk a PDF lehetőséget. Kattintsunk a Beállítások gombra, majd a Beállítások párbeszédablakban, a Közzéteendő alatt válasszuk a Jegyzetoldalak lehetőséget. (Mivel mind a diaterületet, mind a jegyzetterületet használjuk, rendszerint a teljes jegyzetoldalakat el szeretnénk küldeni, nem csak a diákat önmagukban.) Módosítsunk egyéb beállításokat is, ha kívánjuk, majd kattintsunk az OK gombra a Beállítások párbeszédablak bezárásához. Végezetül, a Közzététel PDF-formátumban párbeszédablakban, kattintsunk a Közzététel lehetőségre. NVV-ELLENŐRZŐLISTA: ILLUSZTRÁCIÓK HOZZÁADÁSA A FORGATÓKÖNYVHÖZ A végleges illusztrációk: •

a lehető legegyszerűbben és világosan ábrázolják a címsorokat?

•

tükrözik-e a prezentáció hierarchiájának szintjeit és a szintek változatossága közötti összefüggést?

•

nélkülöznek-e mindenféle felesleges vizuális információt?

•

összhangban vannak a hallgatóság ízlésével?

Nagy utat jártunk be, mióta az 1. fejezetben elindultunk az NVV-szemlélet ösvényén, a könyvben ismertetett mintaprezentáció segítségével pedig elkezdhetjük az NVV-t a prezentációinkra alkalmazni.

63

Ez a funkció a Microsoft Office 2007 egyes magyar változataiban alapszolgáltatás – a szerk.

288

10 tipp a forgatókönyv tökéletesítésére

A következő, 9. fejezetben több prezentációt láthatunk, amelyekből további ihletet meríthetünk, a 10. fejezetben pedig néhány alapszabályt és tippet olvashatunk, amelyeket érdemes megfontolni a prezentációk hallgatóság előtti előadásakor. Ha belejöttünk az illusztrációk hozzáadásába, olvassuk el a következő 10 tippet, a fejezetben leírt alapmódszerek tökéletesítésére.

10 tipp a forgatókönyv tökéletesítésére A képes forgatókönyv sokoldalú eszköz a prezentáció kísérőszövege és kivetített képi elemei megtervezésére és elkészítésére. Az alapok elsajátítása után az alábbi 10 tipp segítségével tökéletesíthetjük a forgatókönyvet.

1. tipp: Gyűjtsük az ötleteket! A kreatív képi megoldások utánpótlásának nagyszerű módja, ha azokat eltároljuk. Ha érdekes elrendezéseket, fényképeket, ábrákat, grafikonokat vagy egyéb képi elemeket fedezünk fel egy újságban, magazinban, könyvben vagy bármilyen nyomtatott anyagban, vágjuk ki vagy másoljuk le, és tegyük el egy mappába. Elektronikus anyagok számára pedig hozzunk létre egy OneNote-mappát, és a kivágás eszköz segítségével mentsük el az elemet elektronikus képként. Legközelebb, ha megakadunk, nézzük át a papíralapú vagy az elektronikus mappáinkat, hogy ötleteket merítsünk.

2. tipp: A fotófeldolgozás alapjai: méretezés, levágás és tömörítés Ha fotót kívánunk a diára helyezni, előfordulhat, hogy nem úgy néz ki a dián, ahogy szeretnénk, vagy a mérete nem felel meg a PowerPointprezentációnak. A problémák megoldására a fotókkal végezhető három legfontosabb eljárást kell alkalmaznunk: a méretezést, a levágást és a tömörítést.

289

8. fejezet: Képek a forgatókönyvbe

Amikor beszúrunk a diára egy képet, elképzelhető, hogy az a képernyőnek csak egy részét tölti ki, így vizuális lehetőségeinek csak egy részét közvetíti. A kép kommunikációs hatásának a növelése érdekében méretezzük át úgy, hogy a teljes képernyőt kitöltse. Ehhez kattintsunk a képre. Ekkor kör alakú méretező pontok jelennek meg a kép négy sarkán – húzzuk el az egyiket a kép nagyításához addig, amíg a teljes diaterületet lefedi. Vigyázzunk, nehogy a kép oldalain megjelenő, négyzet alakú méretező pontok egyikét húzzuk el, mert azzal eltorzítjuk a képet. Mindig tartsuk meg az eredeti képarányokat, így a hallgatóságnak bemutatott fotók nem torzulnak el. Nézzük meg, hogy valódi méretében tiszta és éles-e a kép. Ha nem, keressünk másikat. Soha ne használjunk életlen, szemcsés, homályos vagy egyéb szempontból hibás képet – elvonja a figyelmet és csorbítja a vizuális hitelességünket. Az emberek általában éles képeket látnak, és ha a diáinkon nem ugyanezt nyújtjuk számukra, az csökkenti a prezentációnk értékét, a nagyszerű gondolatok ellenére is. Miután átméreteztük a képeket, és ellenőriztük, hogy tiszták és éleseke, előfordulhat, hogy túllógnak a dia keretein. Ebben az esetben vágjuk le a képet úgy, hogy csak az a része maradjon meg, amelyet a diára szeretnénk helyezni. Kattintsunk a képre: ekkor megjelenik a Képeszközök és Formátum lap, amelyen elérhetők a Képeszközök. Kattintsunk a Levágás menüpontra a Méret csoportban. A méretezőpontok a levágáshoz használandó fogópontokká változnak. A kép egyik szélének levágásához húzzuk el a levágandó szélen lévő fogópontot a kép közepe felé. A képeknél alkalmazott harmadik módszer a tömörítés. A Formátum lap Kiigazítás csoportjában érhető el, miután rákattintottunk a képre. Nem ritka, hogy egy nagy felbontású kép mérete több száz megabájt, ami feleslegesen növelné a PowerPoint-állomány méretét. Egy ilyen hatalmas kép problémákat okozhat, mikor e-mailben szeretnénk elküldeni, vagy meg szeretnénk osztani a PowerPoint-állományt. Oldjuk meg a problémát még felmerülése előtt azzal, hogy a képeket arra a lehető legkisebb méretűre tömörítjük, ami a képernyőn még tisztán jelenik meg. Jelöljük ki a képet, kattintsunk a Képek tömörítése gombra, majd a Beállítások menüpontra, ahol válasszuk ki a Kimenet lehetőségek közül a célnak megfelelőt – minél alacsonyabb a ppi, annál kisebb a fájlméret – és kattintsunk az OK gombra.

290

10 tipp a forgatókönyv tökéletesítésére

3. tipp: Összetartozó diákhoz egyedi elrendezés segítségével adjuk hozzá ugyanazt a képet Ha a prezentáció egymással összefüggő diáinak háttérgrafikája megegyezik, az egyedi elrendezés szolgáltatás segítségével alkalmazzuk azokat a diára. Mondjuk, egy felírótáblát vázoltunk fel három Magyarázat diára, ahogy a 8.35. ábra mutatja. A vázlatok alapján tudjuk, hogy ugyanarra a felírótábla ábrára van szükségünk, illetve három-három jelölőnégyzetre.

8.35. ábra: Három, megegyező grafikai háttérrel rendelkező Magyarázat dia

Ebben az esetben, miután megtaláltuk a felírótábla ábrát, keressük meg a fejezet korábbi, „A Magyarázat diaelrendezés egyedi létrehozása” részében elkészített Magyarázat diaelrendezést. Kattintsunk rá a jobb gombbal, és válasszuk az Elrendezés megkettőzése parancsot. Kattintsunk a jobb gombbal a létrehozott elrendezésmásolatra, és az Elrendezés átnevezése parancsot választva nevezzük át az elrendezést „Magyarázat-Felírótáblá”ra. Töröljük ki a képhelyőrzőt, ha van, majd adjuk hozzá a felírótábla ábrát és a három kis négyzetet a PowerPoint rajzeszközei segítségével. Ha befejeztük, kattintsunk a Diaminta lap Minta nézet bezárása parancsára. A diarendező nézetben a Ctrl billentyűt lenyomva tartva jelöljük ki azokat a Magyarázat diákat, amelyekre szeretnénk elhelyezni a felírótábla ábrát, majd a Kezdőlap Diák csoportjában válasszuk az Elrendezés lehetőséget. Ekkor a 8.36. ábrán látható Office téma ablak jelenik meg, amely tartalmazza az imént létrehozott Magyarázat-Felírótábla elrendezést. Ha a Magyarázat-Felírótábla elrendezésre kattintunk, a 8.37. ábrán látható módon, a példa összes kijelölt diájára alkalmazzuk a módosításokat, megspórolva a képek egyenkénti hozzáadására fordítandó időt és energiát. A felírótáblákról már csak a pipák és a szövegmezők hiányoznak, hogy egyezzenek a vázlatainkkal. 291

8. fejezet: Képek a forgatókönyvbe

8.36. ábra: Előre elkészített egyedi elrendezés alkalmazása

Nem mindig állnak rendelkezésünkre olyan képek, amelyeket az egyedi elrendezések segítségével egyszerre több diára is alkalmazhatunk, de ha igen, ezzel a módszerrel biztos, hogy tetszetős diákat fogunk alkotni, és abban is biztosak lehetünk, hogy nem fogjuk véletlenül elrontani az alapgrafikákat, mivel azokat csak az egyedi elrendezésben lehet módosítani.

8.37. ábra: Egyetlen kattintással automatikusan megformázhatjuk a diákat, és mindegyikhez hozzáadhatjuk ugyanazt az alapgrafikát; ezután adunk további képeket a diákhoz

292

10 tipp a forgatókönyv tökéletesítésére

4. tipp: Próbáljunk ki három változatot Nem tudhatjuk előre, mi lesz az eredmény, és ez különösen igaz a képekre. Ezért adjunk több lehetőséget magunknak, mielőtt eldöntenénk, hogyan tervezzük meg a diákat. Amikor egy profi tervezőcég elkezd egy munkát, bevett szokás, hogy bemutat három változatot az ügyfélnek. A cég szemszögéből a három teljesen különböző változat szabad kezet ad a grafikai tervezőknek a kreatív kibontakozásban. Az ügyfél szempontjából ez több lehetőséget jelent, amelyeket áttekinthetnek, és a számukra legmegfelelőbbet választhatják. Viszont fontos. hogy mind a két fél mentes legyen az érzelmi kötődéstől a különböző változatokhoz, illetve legyen a követendő irányvonal eldöntésekor felhasználható hivatkozási és összehasonlítási alap. Ez a kipróbált módszer biztosan beválik a PowerPoint-forgatókönyvek tervezésénél is. Válasszuk ki az elkészített prezentáció Téma diáinak vázlatait, és próbáljunk meg három különböző változatot tervezni. A változatokat mutassuk be a csoportunknak, majd kívülállóknak is, és kérjünk visszacsatolást. Ha mi is elégedettek vagyunk azzal az arculattal, amely elnyerte a többiek tetszését, terjesszük ki a stílust a prezentáció összes diájára.

5. tipp: Segítsük a grafikai tervezőt! Ha van rá lehetőségünk, kérjünk segítséget hivatásos grafikai tervezőtől a diák és a forgatókönyv megalkotásában. Minél hamarabb vonjuk be a munkába – ha lehetséges, már a címsorsablon írása alatt –, hogy minél többet ismerjen meg a gondolkodásmódunkból. Ha a kezdetektől együtt dolgozunk a grafikai tervezővel, elkerülhetjük azt a kellemetlen helyzetet, amikor valaki a grafikus kezébe nyom egy PowerPoint prezentációt azzal, hogy „szép legyen”, a grafikusnak pedig nincs lehetősége megérteni a felépítést. Ez a helyzet senkinek sem kedvez. Ehelyett a címsorsablon hárítsa egyenesen az előadóra a történet egyértelmű felépítésének felelősségét. Az így készült forgatókönyvből a grafikai tervező láthatja, hogy milyen sorrendben kívánjuk megjeleníteni a gondolatainkat, és hogyan támasztjuk alá az üzenetünket a prezentáción keresztül. Beszéljük meg, hogy a Téma, a Magyarázat és a Részletezés diák hogyan alakítják a prezentáció hierarchiáját, és magyarázzuk el: szeretnénk, ha a diák háttere és elrendezése a hallgatóság munkamemóriája számára a prezentáció felépítésére utalna. Mindig lapozzuk végig a diákat Jegyzetoldal nézetben, hogy a grafikai tervező biztosan megértse a képernyőre kivetített kép és a kísérőszöveg közötti kapcsolatot. 293

8. fejezet: Képek a forgatókönyvbe

Ha mindenben megegyeztünk, kérjük meg a grafikai tervezőt, hogy készítsen három teljesen különböző témaváltozatot egy tesztfájlban, amelyet az I. szakaszból és a II. szakaszból választunk. Így összehasonlíthatjuk a különböző változatokat, és kiválaszthatjuk azokat az összetevőket és stílusokat, amelyek a közönségünk és a mi számunkra is a legmegfelelőbbek. Kérdezzünk, hogy biztosan megértsük, miért ajánl egy bizonyos változatot a grafikai tervező. A közös munka folyamán biztosan sugalmazunk új ötleteket és felfogást, amitől a prezentáció jól megtervezettnek fog mutatkozni. A grafikai tervező nem fogja magára vállalni azt a feladatot, hogy kitalálja, mit és milyen sorrendben akarunk mondani. Gyorsítsuk fel a tervezési folyamatot, és kerüljük el a zűrzavart. A grafikai tervező attól szabadul fel, amit egy tervező csinál a legjobban – a tervezéstől. Ezzel a szemlélettel olyan gördülékeny folyamatot alakíthatunk ki, amely biztosan mindenki számára hasznos kommunikációs tapasztalatot nyújtó PowerPoint-prezentációt eredményez.

6. tipp: NVV-elrendezéskönyvtár létrehozása Ha vannak olyan munkatársaink, akik szintén NVV-felhasználók, fogjunk össze és hozzunk létre egy NVV-tervezés könyvtárat. Ha a cégünk használja a Microsoft Windows® SharePoint® Services rendszert, létrehozhatunk egy közös webhelyet azok számára, akik meg szeretnék osztani a PowerPoint-állományaikat. Például létrehozhatunk Téma elrendezések és diák, Magyarázat elrendezések és diák vagy Részletezés elrendezések és diák dokumentumkönyvtárat. Azután bárki, aki az egyik tervezési módszerrel készít prezentációt, a megfelelő mappába helyezheti azt. Többé nem kell sem nekünk, sem a csoportunk tagjainak az alapoktól kezdeni a prezentációk felépítését. Ellenkezőleg, lesz egy könyvtárnyi alapötletünk, ami csak arra vár, hogy felhasználjuk. Ha a cégünk engedélyezi a Diatár-szolgáltatást, további szolgáltatásokat is találhatunk, amelyeket az NVV-diáink révén megosztásra és együttműködésre használhatunk.

294

10 tipp a forgatókönyv tökéletesítésére

7. tipp: NVV-diagramkönyvtár létrehozása Sokan viszonylag kevés PowerPoint-diagramot használnak a munkájukkal kapcsolatos információk elmagyarázására. Ahelyett, hogy minden alkalommal új diagramokat hoznánk létre, inkább tervezzünk meg néhány gyakran használt diagramot, egyértelmű és következetes stílusban, amely a legjobb tervezési alapelveken alapul. Akár magunk tervezzük meg a diagramkészletünket, akár egy szakember, a mennyiségi adatok megjelenítésének egységesítésével a formázásra fordítandó időt is megtakaríthatjuk, illetve megőrizhetjük a megjelenített adatok egységességét.

8. tipp: Kiegészítő információk megjelenítése Képek feliratozásához kattintsunk a Beszúrás lap Ábrák csoportjában az Alakzatok menüpontra, majd a Képfeliratok csoportból válasszuk ki a kívánt stílust. Miután a felirat felkerült a diára, módosíthatjuk szöveg hozzáadásával és a formázás módosításával, mint bármely más PowerPoint-alakzatot.

9. tipp: Skiccelés élőben! A gyakorlott forgatókönyv-felhasználó megteheti, hogy képek nélkül, csak címsorokkal alakítja ki a PowerPoint-diákat. Az élő előadás során tábla-PC-t használva egymás után illusztrálja a soron következő címsorokat. Rendkívül lebilincselő és érdekes élményt fog nyújtani a hallgatóságnak, ráadásul a PowerPointban készített vázlatokat elmenthetjük, és az illusztrált fájlt elküldhetjük a megjelenteknek.

10. tipp: Építsünk fel egyetlen ábrát, diáról diára Ha különösen ambíciózusak vagyunk, próbáljuk meg egyetlen ábra felépítésére alapozni a prezentációt. Ezt alaposan meg kell terveznünk a címsorsablonban. Az alapötlet az, hogy diánként mutassuk be a kép egyegy részletét, miközben szóban magyarázatot fűzünk minden részlethez, mindaddig, amíg a prezentáció végére a kép teljes egészében látható lesz. Ezzel a módszerrel az egészen nagy ábrákat is el tudjuk magyarázni a hallgatóságnak. 295

K

I L E N C E D I K

F E J E Z E T

Prezentációk mutatóba A fejezet a következő témaköröket tárgyalja:

9 9 9

Néhány Ne vetíts vázlatot- (NVV)-szemléletű példaprezentáció áttekintése. Különböző témákra alkalmazott NVV-alapelvek. Ihletmerítés a példákban alkalmazott módszerekből.

A könyv mindeddig egy példaprezentációval szemléltette, hogyan alkalmazhatjuk a Ne vetíts vázlatot (NVV) alapelveit. A 4. fejezet azt mutatta be, hogy a címsorsablon I. szakasza hogyan segíti a hallgatóság munkamemóriáját a bemutató első öt diájával közvetített gondolatok átbocsátásában, az 5. fejezet pedig azt, hogy a II. szakasz hogyan vezet végig a diák rangsorának és sorrendjének beállításán. A 6. fejezet a PowerPoint-prezentáció képes forgatókönyvének és kísérőszövegének összeállításához szolgált tanácsokkal, a 7. fejezet pedig ismertet néhányat a forgatókönyv diavázlatai tervezésének számtalan módja közül. Végül a 8. fejezetben összefutott minden szál, ahol a diák rangsorának megfelelő egyedi elrendezéseket hoztunk létre, a diákat pedig a céljainknak, a címsoroknak és a hallgatóság ízlésének megfelelő képekkel egészítettük ki.

Ezekben a fejezetekben ugyan egyetlen példabemutatót használtunk, az NVV-módszer azonban más területeken is alkalmas az üzenetünk kifejtésére, és a hallgatóság munkamemóriájának az egyértelmű és alapos megértés irányába terelésére.

NVV más helyzetekben Az NVV használatával létrehozható szöveges és képi variációk száma a szó szoros értelmében végtelen. Ebben a fejezetben az NVV több, különféle témákra való alkalmazásának példáit találjuk. A következő szituációkra mutatunk megoldásokat:

9. fejezet: Prezentációk mutatóba

• A per – Ügyismertetés az esküdtek előtt perbeszédben. • A terv – Egy csapat munkájának megfelelő irányban tartása a projekt megvalósítása menetében. • Az elemzés – Piackutatási eredmények összegzése ügyfeleink számára. • A jelentés – A főnökség támogatásának elnyerése vagy megújítása tevékenységünkhöz. • Az osztály – Új téma előadása a diákoknak. • Az ajánlat – Közvetlen értékesítési tárgyalás egy cég és ügyfele között. A terjedelem korlátai miatt nem közlünk teljes prezentációkat, a fejezetben látható példák csak válogatott részleteket mutatnak be a címsorsablonokból, forgatókönyvekből és diákból; elsősorban a kritikus I. szakasz, Teendő és Téma diákra fókuszálva, szemben a Magyarázat és Részletezés diákkal, amelyek a saját képeinket, diagramjainkat, grafikonjainkat és képernyőfotóinkat tartalmazzák. A könyvben látható összes bemutató ugyanarra a folyamatra épül, de megjelenésükben és hatásukban eltérőek. Prezentációink szándékunk szerint visszatükrözik az esetről esetre változó hallgatóság felfogását is, mely utóbbi meghatározza a címsorsablon szövegét, a forgatókönyv képeit és a tapasztalatok nyújtásának módját. A könyv korábbi fejezeteiben szereplő pénzügyi példához hasonlóan e fejezet példabemutatói is igazodnak egy adott költségkerethez a képtervezés vonatkozásában, azt szemléltetve, mi mindent érhetünk el egyetlen képtárwebhely és a saját kreativitásunk segítségével – bár, ha a forrásaink szabadok, illetve hivatásos grafikussal dolgozunk, talán még jobb eredményeket érhetünk el. Szeretnénk érzékeltetni, hogy a képek beillesztése a címsorsablon készítésekor végzett kemény munkánknak köszönhetően könnyedén megy. Akinek a képszerkesztés nem az erőssége, kérjen segítséget másoktól, de mindenki látogasson el a munka e részét megkönnyíteni hivatott, folyamatosan frissített grafikai ötlettárat tartalmazó www.beyondbulletpoints.com oldalra.

298

Ügyismertetés a bíróságon

Ügyismertetés a bíróságon A könyv egy tárgyalótermi NVV-prezentáció példájával kezdődött. Érdemes egy kis időre visszatérni erre a példára, hogy lássuk, mitől sikerült olyan jól a bemutatott prezentáció első öt diája. Lehet, hogy sosem fogunk perbeszédet tartani a bíróságon, a folyamat áttekintése közben mégis gondoljunk arra, mi hogyan írnánk meg tömören és világosan a címsorsablon I. szakaszának szövegét, és hogyan alkalmaznánk hatásos, mégis egyszerű képi eszközöket a forgatókönyvben.

I. szakasz: A klasszikus elbeszélés alapjai A 4. fejezet szerint, a prezentáció elején nemcsak a hallgatóság munkamemóriájának áteresztőképessége jelent kihívást, hanem az is, hogyan teremtsük meg az érzelmi kapcsolatot a hallgatókkal. Mark Lanier, a felperes képviselője, akinek NVV-szemléletű nyitóbeszédét az 1. fejezetben ismertettük, minden célját elérte azzal, hogy a 9.1. ábrán látható módon rendezte el gondolatait a címsorsablon I. szakaszban, ezzel megalapozta a történet fonalát és szerkezetét, ami nagy segítség volt az esküdtek számára az ügy megértésében.

9.1. ábra: A példaprezentáció I. szakasza

Habár az I. szakasz tömören fogalmaz, nagyon jól példázza, hogy egy sor velős állítás milyen dinamikusan alapoz meg egy hatásos vizuális történetet a PowerPointban. Amikor az I. szakasz állításain dolgozunk, ne feledkezzünk meg ennek kiemelkedően fontos szerepéről. Ha jól ismerjük a hallgatóságunkat, és megtaláljuk a nekik megfelelő szöveget, el fogjuk érni a célunkat, ahogy az ügyvéd is a példában. Ha nem fordítunk kellő figyelmet az I. szakaszra, és a mondandónk sem megfelelő, kudarcot vallunk.

299

9. fejezet: Prezentációk mutatóba

MEGJEGYZÉS

Megjegyezzük, hogy a példában az I. szakasz kategória-címsorait megváltoztattuk. A Témából Eset, a Részletezésből Bizonyíték lett. A fejezet többi példáját is a prezentáció tartalmához szabjuk, ahogy azt az 5. fejezet „3. tipp: Igazítsuk a II. tétel oszlopfejléceit szakmánkhoz” című részében leírtuk.

Fényképes Helyzet dia A címsorsablon Helyzet címsora, „Bob Ernst halott” gyorsan a tárgyalás témájára irányítja az esküdtek figyelmét – Bob Ernst szívrohamban halt meg. Ahogy az 1. fejezetben leírtuk, ez a világos és egyenes kijelentés lényege a Helyzet diának, amely ebben a példában egyetlen fénykép három változatát mutatja be, a 9.2. ábrán pedig három dián látható. Az I. szakaszbeli diák címsorát ebben és a fejezet többi példájában is elrejtettük. A II. szakasz nagy részének folyamán a címsoroknak láthatónak kell lenniük, mivel azok irányítják a Magyarázat és Részletezés diák új információinak megértését, viszont az I. szakasz során a címsorok nem lényegesek, mivel itt elsősorban érzelmi hatást szeretnénk kelteni, és minden esetben a kísérőszöveg szolgáltatja a vizuálisan megjelenített diákkal összhangban lévő verbális információkat.

9.2. ábra: Az esküdteknek egy lebilincselő történetet előadó Helyzet dia

Ahogy Mark Carolról és Bobról mesél, mialatt a kivetítőn az első fotó látható, a kép életre kel. Az esküdtek érzelmileg Bobhoz és Carolhoz kötődnek, mert megismerve közös életük részleteit, azt szeretetre méltónak találták. De az első dia révén keltett érzelmek hamar megváltoznak a második dia megjelenésével, amelynek háttere azt sugallja, hogy valami váratlan fog történni. A harmadik dia rendkívül szívbe markoló látványt 300

Ügyismertetés a bíróságon

nyújt, ahol Carol hirtelen egyedül marad, csak egy üres körvonal jelzi az űrt, ahol egykor a férje állt. Habár a képsorozat nagyon egyszerű, a hatása annál nagyobb. Amikor a Helyzet címsor szövegén és illusztrálásán gondolkodunk, fontoljuk meg, hogyan tudnánk felhasználni mi is egy egyszerű történetet és képet a hallgatóság megfogásához.

A Per prezentáció I. szakaszának diái Egy kitalált, szórakoztató történet főszereplőjét a hallgatóság kívülről figyeli. De egy élő NVV-prezentáció esetén az I. szakasz Szerep mondatát annak figyelembevételével kell megírnunk, hogy a hallgatóság azt érezze, hogy a történetnek a főszereplői ezúttal ők. Bob előző, körvonalas képéről Mark akkép lép tovább, hogy az esküdteket a Szerep dián az egyszerű, CSI: Angleton felirattal helyszínelők szerepébe helyezi (a 9.3. ábrán a jobb felső kép). Ezzel az elrejtett „Legyen Ön is CSI-helyszínelő, és keressen bizonyítékokat!” címsort illusztrálta.

9.3. ábra: A Per prezentáció Helyzet, Szerep, A pont és B pont diái

Mark tudja, hogy ezzel a módszerrel megfogja hallgatóságát, mivel az esküdtek nagy része azt jelölte be a kérdőíven, hogy a népszerű CSI: A helyszínelők című televíziós sorozat az egyik kedvence. Még, ha egyik esküdt sem látta volna a CSI: A helyszínelőket, biztos, hogy hallottak már róla, a 301

9. fejezet: Prezentációk mutatóba

műsor átfogó reklámkampányának köszönhetően. Amikor Szerep címsorunkat írjuk és illusztráljuk, gondoljuk végig, milyen szöveget és képeket használhatnánk fel, hogy a hallgatóságot valami hasonlóan hatékony módszerrel hirtelen a történet középpontjába állíthassuk. A 4. fejezetben részletezett klasszikus elbeszélő stílust követve Mark ezután a főszereplőket mutatja be az A pont dia feladványa segítségével. Ebben az esetben Mark a rejtett címsorban adta meg az esküdtek feladványának megoldását, „A nyomok egy gyógyszerészeti vállalathoz vezetnek”, amit a bal alsó képen levő irodaépület-félével illusztrált. Forgatókönyvírói kifejezéssel, így mutatta be az A dia címsorába rejtett feladványt – egy akadály vagy egy esemény, amellyel szembetalálja magát a főhős, és elindítja a történetet továbblendítő cselekményt. Mark története esetében az akadályt az a nyom jelenti, amelyet a „Helyszínelőknek” követniük kell. De, hogy pontosan értelmezhető legyen, Marknak egy másik döntő elemet is meg kellett adnia – a B pontot, azaz az esküdtek szerepét, amit „A bíróság igazságot szolgáltat Ernstnének” címsorral adott meg a címsorsablonban. A bírói kalapács képe (jobb alsó) és Mark kísérőszövege kiélezi a problémát, amellyel az esküdtek szembetalálják magukat: követik a gyógyszergyárhoz vezető nyomokat (A pont), majd igazságot szolgáltatnak az ügyben (B pont). A szokásos PowerPoint-prezentációk ritkán hatnak a hallgatóság érzelmeire, engedik, hogy a hallgatók maguktól jöjjenek rá, miért vonatkozik rájuk ez az információ. Ezzel szemben a címsorsablon I. szakaszában Mark prezentációja hatékonyan alkalmaz olyan elbeszélési módszert, amely személyes kötődést alakít ki a téma és a hallgatóság között. Azzal, hogy rést hagy az A pont (az esküdtek jelenlegi álláspontja) és a B pont (ahova el kell jutniuk) között, Mark rátapintott a klasszikus történetfelépítés alapelemének lényegére – a feloldandó feszültségre. Az embereket kényelmetlenül érinti a feszültség, ezt pedig csak a nyomozás oldhatja fel, ami a főszereplőt cselekvésre készteti. A probléma bemutatásával Mark mind érzelmileg, mind értelmileg leköti az esküdteket, és megválaszolja a legnehezebb kérdést, amit a hallgatóság feltehet az előadónak: „Mi közöm ehhez?”

302

Ügyismertetés a bíróságon

A Per prezentáció Teendő és Téma diái A címsorsablon I. szakasza segítségével Mark egyértelművé teszi, hogy milyen úton juthat el a hallgatóság A pontból B pontba. Ahogy az 1. fejezetben részletesen leírtuk, a 9.4. ábra bal felső részén látható Teendő dia a teljes prezentáció lényegét egyetlen, „Az eset három összetevőjét figyelembe véve Ernstné bűnügy áldozata lett” rejtett címsoron alapuló diába sűríti. A háromelemes indíték + eszközök = halál képlettel Mark úgy tálalta az esküdteknek a rengeteg új információt, mintha az egész olyan egyszerű lenne, mint az egyszeregy. Amennyire ismert a gyilkosság-rejtély motívum, az esküdtek annyira ismerik az olyan, mint az egyszeregy kifejezést. Ha a következő történetet olyan egyszerű megérteni, mint ezt, az esküdtek pihenhetnek, amíg az ügyre figyelnek. Ez után Mark úgy írta meg a címsorsablon II. szakaszát, hogy az az ügy történetét nagyjából három egyenlő nagyságú Eset címsorra ossza. Ezek magyarázatára egyenlő időt szán. Az Eset dia továbbhordozza az 1-2-3 számozást a Teendő diák ikonjainak a felnagyított másával. A diákon felhasznált képeket nagy körültekintéssel kellett kiválasztani, hogy hordozza az egyes Eset diák címsorainak a lényegét. A címsorsablonban rögzített Eset címsorok, leszűrik és összegzik az összes kapcsolódó és elkövetkező Magyarázat és Bizonyíték címsort. Esetünkben a forgatókönyv összes Eset képe szintén a kapcsolódó Magyarázat és Bizonyíték diák összegzését szolgálja.

9.4. ábra: A Per prezentáció Teendő és Eset diái

303

9. fejezet: Prezentációk mutatóba

Ahogy itt egyszerűen, mégis hatékonyan illusztráljuk, azt szeretnénk, ha az Eset diák gondolatait, képeit és a kísérőszövegeit a hallgatóság elraktározná a hosszú távú memóriájába. Ez arra emlékeztet, amikor az I. szakasz és az Eset diák megtervezésekor a legjobb kreatív és szellemi képességeink keverékét alkalmazzuk, mivel azok jelentik a legfontosabb közölnivalónk szóbeli és képi kivonatát. Mark a Teendő és az Eset diákra alkalmazva építette fel jól ismert történetét, és ezzel megoldotta a legnehezebb kommunikációs feladatot, amivel minden előadó szembetalálhatja magát – hogyan könnyítsük meg a hallgatóság számára az új információk feldolgozását. Ahogy a 2. fejezetben leírtuk, bármennyire is reméljük az ellenkezőjét, az igazság az, hogy az információkat nem lehet tölcsérrel beletölteni a hallgatóság fejébe. A hallgatóság munkamemóriája gyorsan megtelik, ha túl sok ismeretlen információhoz jut, vagy ha nem megfelelő az előadás. Mark, hogy felülkerekedjen ezen a problémán, és növelje a hallgatóság képességét az eset megértésére, az ügyben felmerülő új információkat az I. szakasz és II. szakasz során egy ismert kerettörténeten keresztül adja elő – a gyilkosság-rejtély motívummal. A diákon alkalmazott illusztrációk az iStockphoto webhelyről származó képek, családi fotók felhasználásával, valamint a PowerPoint grafikus eszközeivel készültek. Ez a prezentáció nagyon jól példázza, hogy az NVVprezentációk egyszerű vizuális felületei hogyan jelzik a mögöttük rejlő kifinomult verbális stratégiát, mégis a szemlélet hatása nagyon erőteljes, valóságos és mélyreható. Aki egyszerű vizuális felületeket alkalmaz a saját verbális NVV-felépítéséhez, a saját prezentációi esetében is hasonló eredményre jut.

A cél felé a Terv prezentációval A Per prezentáció példája számos olyan verbális és vizuális módszert mutatott be, amelyeket az is alkalmazhat a prezentációjához, aki még soha nem tette be a lábát tárgyalóterembe. A következő, Terv elnevezésű példa projektcsapatok vezetői számára lehet hasznos. A forgatókönyv szerint a csapatnak határidőre kell teljesítenie egy feladatot, de nehézségekbe ütköztünk, ami késlelteti a végrehajtást. A csapat tagjainak többsége egy irodában dolgozik, nekik ezt a prezentációt holnap reggel mutatjuk be. A többiek más városokban dolgoznak, így ugyanezt a prezentációt holnap délután webkonferencia keretében újra előadjuk.

304

A cél felé a Terv prezentációval

A címsorsablon I. szakasza Mielőtt hozzákezdtünk a címsorsablonhoz, felmértük a hallgatóságunkat, és tudjuk, hogy mindenki tart a projekt csúszásától, de tapasztalt projektmenedzserként azt is tudjuk, melyek az alapvető problémák, és hogyan lehet megoldani azokat. A 9.5. ábrán látható Helyzet állítás megerősíti „Megküzdünk azért, hogy befejezzük a projektet, és kiérdemeljük a jutalmat.” A jutalomra hivatkozás rögtön valami olyat mond ki, ami személyesen érinti a hallgatóságot.

9.5. ábra: A Terv példaprezentáció I. szakasza

A 9.6. ábra forgatókönyvvázlatában a Helyzet sor küzdelemre hivatkozik, ezért a Helyzet dián egy versenyt futó csoport motívuma jelenik meg (bal felső kép).

9.6. ábra: A Terv prezentáció Helyzet, Szerep, A pont és B pont diái

305

9. fejezet: Prezentációk mutatóba

Ne feledjük, hogy az NVV-prezentációk motívumai nem egyszerűen azért kerülnek a címsorsablonba és a diára, hogy „legyen itt valami”, sokkal inkább azért, hogy szolgálják azt a stratégiát, amely az új információknak a hallgatóság hosszú távú memóriájába való juttatását korábbról ismert verbális és vizuális szerkezetekre alapozva biztosítja. A címsorsablon Szerep mondata kijelenti, hogy „A megoldatlan problémák miatt azonban vissza kell állnunk a rajtvonalra”, amit a Szerep dián a 0 percen álló stopperóra jelképez, a verseny kezdetére utalva (jobb felső kép). Az A pont állítása továbbviszi a futóverseny motívumot, és az A pont diára skiccelt gátakkal (bal alsó) azt sugallja vizuálisan a hallgatóságnak, hogy „Néhány akadály került az utunkba”. A B pont dia (jobb alsó) jobb szélén egy futó látható, aki sikerrel veszi az akadályokat, és eléri a célvonalat, illusztrálva a „Célba érhetünk, ha leküzdjük az akadályokat” címsort.

Képek felkutatása és hozzáadása a Terv prezentációhoz A költségkeretünk ebben a projektben is véges, ezért, mielőtt kiválasztjuk a címsorsablonban és a vázlatokban alkalmazandó motívumot, érdemes pár percet arra fordítani, hogy milyen képi erőforrások állnak a rendelkezésünkre. Remek motívumötleteink lehetnek, de ha nincsenek megfelelő képeink, nem tudjuk őket vizuálisan megvalósítani. Egy lightbox64 egy képtárwebhelyen a képgyűjtés hasznos eszköze. Segítségével az idő során egy helyen gyűjthetünk képeket, anélkül, hogy az engedélyekért fizetni kellene, amíg nem használjuk fel a fotókat. Hozzunk létre, például, az iStockphoto oldalon egy Terv prezentáció nevű lightboxot. A példaprezentáció futóverseny motívumának megfelelően keressünk rá a hurdles (gát), runners (futók) és a finish line (célvonal) kifejezésekre, és ha találunk kapcsolódó fotót, kattintsunk az Add to Lightbox gombra. Az előugró ablakban válasszuk ki a Terv prezentáció lightboxot, majd kattintsunk a Hozzáadás gombra. Ha befejeztük a keresést, nyissuk meg a Terv prezentáció lightboxot, ahol láthatók a kiválasztott képek miniatűrjei (9.7. ábra).

64

A lightbox a képtárwebhelyeken, pl. az iStockphoto lapon létrehozható tárolóhely, ahol a regisztrált felhasználó gyűjtheti az őt érdeklő képeket.

306

A cél felé a Terv prezentációval

9.7. ábra: A Terv prezentáció Lightbox az iStockphoto oldalon

A Terv prezentáció I. szakaszának diái Rákeresve az iStockphoto oldalon a runners (futók) szóra, számos, a hallgatóság ízlésének megfelelő találatot kapunk. Szúrjuk be az egyiket a Helyzet diára (9.8. ábra bal felső dia), majd a címsort küldjük hátra a kép mögé, (ezt tegyük majd meg az I. szakasz többi diájával is). Ezután keressünk rá a stopwatch (stopper) kifejezésre, és a képet adjuk hozzá a Szerep diához (jobb felső). Amikor a hurdles (gát) kifejezésre kerestünk rá, nem kaptunk olyan képet, amelyen három gát szerepelne, mint a vázlaton, de egyetlen gát is megteszi jelképként az A pont dián (bal alsó). A Finish Line (célvonal) keresése sem hozott a vázlattal egyező eredményt, de egy futópálya és egy PowerPoint 2007 rajzeszközökkel készített, Finish Line feliratú zászló éppen megfelel a B pont diára (jobb alsó). Ahogy a fenti példák is mutatják, nem mindig találunk a vázlatunkkal tökéletesen egyező képet, de valószínűleg találunk hasonlót.

307

9. fejezet: Prezentációk mutatóba

9.8. ábra: A Terv prezentáció Helyzet, Szerep, A pont és B pont diái

Ahogy korábban leírtuk, az A pont dia döntő fontosságú. Itt kell meggyőződnünk arról, hogy a hallgatóságunk érzelmileg ráhangolódott az eléjük tárt feladatra. Hogy erről megbizonyosodjunk, az A pont dia megjelenítésekor kérdezzük meg a közönségtől, Miféle problémát lát, amely az útjában áll?, majd, ha van tábla-PC-nk65, a válaszokat, például túlóra, széteső értekezletek, túl sok e-mail, írjuk közvetlenül a képernyőre, ahogy a 9.8. ábrán láthatjuk. A körkérdés és a válaszok felírása megmozgatja a prezentációt, mivel nem mi mondjuk meg a hallgatóknak, hanem ők maguk mondják el, hogy mi a problémájuk. Így nem idegenítjük őket el, azt éreztetve, hogy mindent tudunk róluk, hanem felkeltjük bennük a tulajdonosi érzést. A B pont dia (jobb alsó) kifejtésekor azt kell megerősítenünk bennük, hogy „Igen, ezek valóságos problémák voltak, és egymás után mindet le kellett küzdenünk, hogy elérjünk a célvonalra”.

65

Nagyon valószínű azonban, hogy a prezentációt nem tábla-PC-ről vetítjük. Ebben az esetben arra van lehetőségünk, hogy az ESC gomb megnyomásával visszatérjünk Normál nézetbe, és a megjegyzéseket a PowerPoint grafikus eszközeivel és a billentyűzet segítségével írjuk a képernyőre. Emellett végső soron a fehértábla és a notesztábla is megteszi

308

A cél felé a Terv prezentációval

A Terv prezentáció Teendő és Téma diái Annak ellenére, hogy az A pont diánál a hallgatóság már lehetőséget kapott a megszólalásra, vizsgálataink és projektmenedzseri tapasztalataink arra késztetnek, hogy kitérjünk azokra az akadályokra, amelyek a címsorsablon három Téma diáján szerepelnek (l. 9.9. ábra).

9.9. ábra: A Terv címsorsablonjának II. szakasza

Vigyük tovább a futóverseny motívumot a 9.10. ábra bal felső részén látható Teendő dia rajzvázlatára, és írjuk rá a gátakra az 1-es, 2-es és 3-as számokat. Folytassuk a számozást a Téma diákon (jobb felső, bal alsó és jobb alsó), hogy jelezzük, a sorban melyik gátról van szó a prezentáció adott szakaszában.

309

9. fejezet: Prezentációk mutatóba

9.10. ábra: A Teendő és Téma diák vázlatai

Mivel mindhárom Téma dián ugyanazt a gátat ábrázoló képet helyezzük el, a 8. fejezet „3. tipp: Összetartozó diákhoz egyedi elrendezés segítségével adjuk hozzá ugyanazt a képet” című részében leírt módon egy egyedi Téma diaelrendezést ezzel a képpel. Vegyük elő az A pont dián lévő gátat ábrázoló képet, vágjuk le a széleit, és helyezzük el az osztott képernyős elrendezés bal szélén, ahogy a 9.11. ábra mutatja.

9.11. ábra: Egyedi elrendezés alkalmazása az I. szakasz diáira 310

A cél felé a Terv prezentációval

Térjünk vissza a Teendő dia Normál nézetére, és adjuk hozzá a gát képét háromszor, alkalmazzuk az új Téma egyedi elrendezést a Téma diákra, és a 9.12. ábra szerint, helyezzük el a képeket a képhelyőrzőkben. Ha van tábla-PC-nk, a Teendő dia (bal felső) megjelenítésekor írjuk fel a képernyőre az 1-es, 2-es és 3-as számokat az egyes gátak alá, miközben a „Minden akadályt leküzdünk, ha szembenézünk velük, és győzni akarunk” címsorra hivatkozunk.

9.12. ábra: Grafikákkal ellátott Teendő és Téma diák

Amikor elérkezünk az első Téma diához, írjuk fel a Fő gát szót a gát képe feletti üres helyre. Eközben a hallgatóságnak az A pont diához kapcsolódó hozzászólásaira utalunk. A dián rövidített formában szerepeltetjük „A legfőbb gát átviteléhez a projekttervet minden reggel felül kell vizsgálni” címsort (jobb felső). Ezután írjuk fel a Kommunikáció szót a második Téma diára (bal alsó), miközben „A kommunikációs gát átvitele érdekében a dolgokat személyesen beszéljük meg” címsor rövidített változatát magyarázzuk. Végül írjuk fel a Dupla munka szöveget a harmadik Téma diára (jobb alsó), mialatt a lerövidített „A duplamunkagát átviteléhez a kész munkákat az intraneten ki kell pipálni” címsor jelentését ecseteljük. MEGJEGYZÉS

A Téma diák címsorait azért rövidítjük le, hogy legyen elég hely a képernyőn a tábla-PC-vel kiírt szövegek számára. Ha nincs táblaPC-nk, szúrjunk be szövegmezőket!

311

9. fejezet: Prezentációk mutatóba

A többi Magyarázat és Részletezés dia felvázolásánál, majd a képek hozzáadásához a diacímsorok elkészítéséhez használjuk a 7. fejezetben részletezett képi lehetőségeket, a 9.13. ábrának megfelelően. Ahogy a korábbi fejezetekben láthattuk, ezek az illusztrációk fényképek, képernyőfotók, diagramok vagy egyéb képi elemek is lehetnek. Adjunk hozzá navigációs sávokat a Magyarázat és a Részletezés diák egyedi elrendezéseihez, utalásként a prezentáció felépítésére és, hogy minden egyes dia jobb alsó sarkában következetesen végigvihessük a gát alakjában megjelenő képi motívumot.

9.13. ábra: Magyarázat és Részletezés diák vázlatai és végleges változatai

A végleges diák az iStockphoto oldalról származó képek segítségével közvetítik a címsorok üzenetét. A Magyarázat dián (bal felső) alkalmazott kép betölti a teljes képernyőt, a címterületét pedig olyan színnel töltöttük ki, hogy tisztán kivehető legyen. A szervezeti ábrát tartalmazó Részlete312

A cél felé a Terv prezentációval

zés diára (jobb felső) további nyilakat rajzoltunk, a címsor átszerkesztésének jelölésére, az irodaépületeket ábrázoló Részletezés dián (bal alsó), pedig kétszer jelenik meg az irodaépület képe, valamint egy nyíl, amely az „új egység”-re utal. Az, hogy az utolsó Részletezés dián látható jógázó alak illusztrálja azt, hogy „rugalmasak vagyunk”, bizonyos közegekben komolytalanul hathat, de ennek a céges csapatnak szóló prezentáció esetében tökéletes eszköz némi képi humor ábrázolására. TIPP

9

A képtárwebelyeken megvásárolható képek általában különböző méretűek. Az iStockphoto oldalon, például kisebb, képernyőn való bemutatásra kiválóan alkalmas 72 dpi felbontású, és a PowerPoint képmezőt általában kitöltő 19,05 cm × 25,40 cm méretű képeket vásárolhatunk. Figyelmesen olvassuk el a képek engedélyezési megállapodását és méretspecifikációját mielőtt megvásárolnánk, hogy megbizonyosodjunk, megfelel-e a céljainknak.

A Terv prezentáció előadása weben keresztül Amikor a következő napon, webkonferencián a csoport többi tagjának adjuk elő ugyanazt a prezentációt, egy webböngészőre és egy telefonra, vagy egy számítógépes mikrofonra és hangszórókra lesz szükségünk. Ilyen virtuális környezetben nyilván nem tudunk táblát és más olyan képernyőn kívüli eszközt használni, mert ezeket a hallgatóság nem láthatja, de igénybe vehetünk egyéb kiegészítő szolgáltatásokat, mint például a Microsoft Office Live Meeting. Például, amikor a korábbi A pont diát a Live Meeting konzollal jelenítjük meg, tegyük fel ugyanazt a kérdést a hallgatóságnak, csak most a konzol eszközei segítségével egészítsük ki a diát, szúrjunk be szövegmezőket, ahova a 9.14. ábrán látható módon, felírhatjuk a hallgatóság hozzászólásait. Esetleg készítsünk felmérést a Live Meeting konzol eszközeinek segítségével, ahol a válaszadók a feltett kérdéseinkre szavazhatnak, vagy jegyzeteljük le a beszélgetéseket a szövegképernyőre, hogy mindannyian láthassuk. Az NVV különösen jól alkalmazható hálózaton keresztüli értekezletek lebonyolítására, mivel megnyerő vizuális stílusával ellensúlyozza a személyes jelenlét hiányát. A beépített eszközöket a gyors kötelezettség- és felelősségvállalások ösztönzésére is kitűnően fogjuk használni, mivel pontosan tudjuk, hogy használjuk – például az A pont és B pont diák mellett – a Téma diákon.

313

9. fejezet: Prezentációk mutatóba

Túlóra

Szétszórt értekezletek

Nem világos stratégia

Túl sok e‐mail 

Duplamunka

9.14. ábra: Microsoft Office Live Meeting segítségével megjelenített A pont dia, szövegmezőkkel

Vizsgálat és javaslat az Elemzés prezentáció segítségével Most, hogy ráéreztünk a tervek NVV-szemléletű bemutatásának az ízére, a következő példa újabb kihívással szolgál – piackutatási eredményeket kell bemutatni és elemezni viszonteladók számára. Viszonteladóink eladásai nagymértékben csökkentek, ezért a piackutató cégünket hívták segítségül. Az ilyen, mennyiségi adatokat felsorakoztató prezentációkat adatvezérelt prezentációnak nevezzük. Már a 2. fejezetben, a kutatásokkal kapcsolatban elmondtuk, ironikus, hogy sok „adatvezérelt”, hagyományos PowerPoint-prezentáció alapgondolata nem terjed ki a kutatásra, mint kiindulópontra. Ezek a prezentációk arra a mítoszra alapoznak, hogy az információt elég közölni a hallgatósággal, és az majd befogadja. Nem tartják tiszteletben a munkamemória korlátait új információk átadásakor, a vizuális és a verbális csatornák szinkronizálásakor és a hallgatóság figyelmének irányításakor. Az NVV viszont tá314

Vizsgálat és javaslat az Elemzés prezentáció segítségével

maszkodik ezekre a kutatási eredményekre, és azt vallja, hogy adatvezérelt prezentáció nem létezik – csak „észlelésvezérelt” prezentáció van, mivel végül is a megértés a hallgatóság elméjén múlik, nem az adatokon. Az Elemzés prezentáció 9.15. ábrán látható I. szakasza jól példázza, hogy az egykori adatvezérelt prezentáció mennyire másképpen fest az NVV-szemléletű átdolgozás után. Ebben a példában a Helyzet bejegyzés azt állítja, hogy beszállítójuk azért fordult a piackutatóhoz, mert „az elmúlt évben a reprezentatív piaci szegmentumokban csökkent a forgalmunk”. Ezután a Szerep állítás a beszállítóikat helyezi az a történet főszerepébe a „A számok mögé kell néznünk és elemeznünk kell a helyzetet” címsorral. Az A pont állítása a problémát érzékelteti, amivel úgy gondoljuk, hogy az ügyfelek szembe találták magukat: „Lék támadt a fedezeti bázison.” A B pont aztán tovább erősíti a beszállítókban, hogy „Stratégiát kell kidolgozni a költségek visszafogására”. És mit kell tennie a hallgatóságnak, hogy eljusson A pontból a B pontba? A Teendő dia tanúsága szerint „A közlekedési módok megváltoztatásával betömünk három rejtett léket, ahol jövedelem szivárog el”.

9.15. ábra: Az Elemzés példaprezentáció I. szakasza

Segítségünkre lehet, ha a II. szakasz oszlopainak fejlécét a prezentációhoz igazítjuk: Téma helyett legyen Javaslat, Magyarázat helyett pedig Módszertan/Adatok. A címsorsablon I. szakaszát most is a Teendő címsorral zárjuk, mint mindig, és a II. szakasz Téma (Javaslat) címsoraival folytatjuk. Aztán az egyes Téma (Javaslat) címsorokat a 9.16. ábrán látható módon további magyarázatokkal és Részletezés (Módszertan/Adatok) címsorokkal egészítjük ki. Ez a gondolataink rendszerezésének logikus módszere, melynek révén képesek leszünk ugyanazt az anyagot, 5, 15 vagy 45 percben is előadni a 6. fejezetben részletezettek szerint, anélkül hogy a kritikus gondolásmódunk integritását és minőségét elvesztenénk. 315

9. fejezet: Prezentációk mutatóba

9.16. ábra: Az Elemzés címsorsablon első Téma (Javaslat) címsora a hozzá kapcsolódó Magyarázat és Részletezés állításokkal

Habár az NVV-felépítés érthetőnek és logikusnak tűnik, teljes egészében a feje tetejére állítja az adatvezérelt PowerPoint-prezentációk általánosan használt szerkezetét. A hagyományos felfogás szerint egyből belevághatunk az adatok és a módszertan ismertetésébe, és csak a legutolsó diákon teszünk javaslatokat. Ez a prezentációfelépítés magától értetődő, hiszen azt gondolhatjuk, hogy ha az elejéről kezdjük és egyszerre egy lépést részletezünk, majd végül elérkezünk a javaslatokhoz, a gondolataink hitelesebbek lesznek. Ennek azonban az a kockázata, hogy túl sok új információval árasztjuk el a hallgatóság korlátozott befogadóképességű munkamemóriáját, ahogy a 9.17. ábra mutatja, amitől csak összezavarodnak – ez, ironikus módon, lerombolja a hitelességünket.

9.17. ábra: Először a módszertan és az adatok bemutatása következik, még mielőtt a munkamemóriát gyorsan elárasztanánk a javaslatainkkal

316

Vizsgálat és javaslat az Elemzés prezentáció segítségével

Az információelárasztás tünete, ha az ügyfelek megkérnek, hogy ugorjunk a végére, vagy térjünk a lényegre – ami azt jelzi, hogy nem a lényegre helyeztük a hangsúlyt. Az újságírók ezt a szerkezeti felépítést nyomtemetésnek nevezik, mert a legfontosabb információkat nem a figyelem legfelső szintjére helyezzük. Jó hír, hogy valószínűleg nem kell új információkat létrehoznunk a prezentációhoz – csak át kell dolgoznunk a címsorsablon szerkezetét, hogy biztosítsuk, a legfontosabb információkat fogjuk először továbbítani a hallgatóság munkamemóriájának. Ez nem azt jelenti, hogy nem fogunk részletes adatokat vagy összetett diagramokat bemutatni a Magyarázat és a Részletezés (Módszertan /Adatok) diákon. Ha az ügyfeleinknek már van tapasztalata az összetett adatszerkezetek terén, az ilyen elemeket tartalmazó diák nem fogják kimeríteni munkamemóriájukat, mivel az adatok hasonló felépítésének megértése már jelen van a hosszú távú memóriájukban. Ha fontos, hogy az adatforrás is rendelkezésünkre álljon, biztosítsuk azt papíron, vagy elektronikus dokumentumként a prezentációval együtt.

Képek az Elemzés prezentációhoz Most, hogy megcímkéztük a Magyarázat és Részletezés (Módszertan/ Adatok) oszlopok adatait, és meghatároztuk az II. szakasz diáinak rangsorát és sorrendjét, engedjük szabadjára a kreativitásunkat, hogy a prezentáció leglényegesebb, felső szintje olyan érdekes, megragadó, sokatmondó és emlékezetes legyen az ügyfelek számára, amennyire csak lehet. Vizuálisan kell kreatívnak lenni. Ez az állítólagos adatvezérelt prezentáció esetében kezdetben nem tűnik szellemileg megerőltetőnek, de az NVV ismeretében tudjuk, hogy a kreatív vizuális felületek a szigorú kritikai gondolkodásmódra épülő konstrukcióink legfelső szintjén helyezkednek el. Ha a képeink megfelelnek a hallgatóság ízlésének, üdítően fognak rájuk hatni, és maga a prezentáció fog minket megkülönböztetni a konkurencia unalmas, céltalan és élettelen, felsorolásjelekkel teli prezentációitól. Ha az elemzés költségkerete véges, akárcsak a korábbi példák esetében gyorsan szét kell néznünk, milyen képeink vannak, amelyeket motívumként felhasználhatnánk a címsorsablonban és a forgatókönyvben. Igazodva „a lék betömése” verbális motívumhoz, ha rákeresünk az „oil well (olajkút)” kifejezésre az iStockphoto oldalon (csak a Vector Illustration kategóriát engedélyezve), a 9.18. ábrán látható eredményt kapjuk –

317

9. fejezet: Prezentációk mutatóba

egy sor olajkúttal kapcsolatos ikont. Ezt a fajta grafikát illusztrációnak nevezi az iStockphoto oldal, ami annyit jelent, hogy ez nem fénykép, hanem vektorgrafikus kép, amelyet a megfelelő programokkal lehet megnyitni és szerkeszteni. Ha nem ismerjük ezeknek a programoknak a működését, a legtöbb illusztráció mellett megtalálható a diákra beszúrható verziója is, amit aztán a kívánt méretre szabhatunk és csak a kívánt részeket használjuk fel, ahogy a következő példákban is tesszük.

9.18. ábra: Keresési eredmények az „oil well” kifejezésre az iStockphoto oldalon SAJÁT GRAFIKÁK LÉTREHOZÁSA Ha nem találjuk a kívánt illusztrációkat, elkészíthetjük azokat mi magunk is, vagy megbízhatunk valakit, hogy készítse el egy vektoros képszerkesztővel. Az ábrák megalkotásakor törekedjünk az egyszerűségre. Ha .emf vagy .wmf fájlformátumba exportáljuk ezeket a grafikákat, a PowerPoint 2007 grafikus eszközei révén képesek leszünk csoportba foglalni, szétbontani és átszínezni az elemeket.

318

Vizsgálat és javaslat az Elemzés prezentáció segítségével

Az Elemzés I. szakaszának diái Címsorsablonunk és a forgatókönyvünk feldolgozásának menetében az eddigi gyakorlatunknak megfelelően először az I. szakasz elrendezéseit állítsuk be, vázoljuk fel a diákat, majd adjunk hozzá az ábrákat. A 9.19. ábrán osztott képernyős elrendezés látható, az eddigiektől annyiban eltérően, hogy ez a változat fekvő tájolású, a felső részén egy rajz, alatta egy iStockphoto oldalról származó kép található. A címsorsablon I. szakaszának diáin a címsorok el vannak rejtve, lehetővé téve, hogy a grafikák vizuális ereje és a kísérőszöveg együtt adja elő a történetet. A Helyzet dia (bal felső) felső részén az ügyfelek adataiból létrehozott, lefelé ívelő diagram látható, ami az eladások visszaesését ábrázolja, alatta pedig egy pénztárgépszalag képe. „ Az elmúlt évben a reprezentatív piaci szegmentumokban csökkent a forgalmunk” címsort illusztrálják. A Szerep dia (jobb felső) alján egy kimutatás képe látható, felül egy olajkút. Ezek illusztrálják a „A számok mögé kell néznünk, és elemeznünk kell a helyzetet. Az A pont dián (bal alsó) ugyanaz az olajkút és a „nem eladó” felirat látható, ami az „Az Ön jövedelmi bázisán lék támadt” címsort illusztrálja. A B pont dián (jobb alsó) szintén ugyanaz az olajkút látható, valamint egy pénztárgép fiókjából felfelé mutató nyíl a „Stratégiát kell kidolgozni a költségek visszafogására” címsor illusztrálására.

9.19. ábra: Az Elemzés prezentáció Helyzet, Szerep, A pont és B pont diái

319

9. fejezet: Prezentációk mutatóba

A diák következetesen fekvő tájolású, osztott képernyős elrendezése mozgalmasságot áraszt, ahogy a váltakozó képek átadják a rejtett címsorok jelentését, amit szóban fűzünk hozzájuk. Az I. szakaszbeli diák egyedi elrendezését úgy készítjük el, hogy a diához adunk egy képhelyőrzőt, majd a címsorok betűszínét fehérre állítjuk, hogy ne látszanak a fehér háttéren (l. 9.20. ábra).

9.20. ábra: Az I. szakasz diák vízszintes tájolású, osztott képernyős egyedi elrendezése

Ahogy a 8. fejezetben leírtuk, miután létrehoztuk a képhelyőrzőt tartalmazó egyedi elrendezést, és alkalmaztuk a diákra, a helyőrzőre kell kattintani jobb gombbal és a helyi menüből a Beillesztés parancsot választani: a kép automatikusan a helyőrzőhöz igazodik. A kép ikonra kattintva is beszúrhatjuk a számítógépünkön lévő grafikát. Ha kellő gyakorlatot szereztünk az egyedi elrendezések létrehozásában, osszuk meg a sajátjainkat másokkal, hogy megkönnyítsük a dolgukat – ha Kép helyőrzőt (és nem Tartalom helyőrzőt) használtunk az egyedi elrendezésünknél, csak annyit kell tenniük, hogy rákattintanak, hozzáadnak egy képet, és nem kell elrendezések létrehozásával, képek levágásával és méretezésével foglalkozniuk.

320

Vizsgálat és javaslat az Elemzés prezentáció segítségével

Az Elemzés Teendő és Téma diái Az I. szakasz diáinak képpel ellátott, vízszintes elrendezése olyannyira bevált, hogy a Teendő és a Téma diákra is alkalmazhatunk hasonlót, csak most osszuk három részre a diát vízszintesen, és hagyjuk, hogy a címsorok láthatóak maradjanak. A 9.21. ábra bal felső részén látható Teendő dia egy, a szállítókról szóló képet tartalmaz, és három új olajkutat, amelyek az „A közlekedési módok megváltoztatásával betömünk három rejtett léket, ahol jövedelem szivárog el”. (A címsort lerövidítjük, hogy ne legyen hosszabb két sornál.) Az első Téma dián (jobb felső) csak egy olajkút, alatta pedig országúton haladó autók láthatók, ami a „A városközi utazásokon 22% költséget lehet megtakarítani.” címsorban részletezett első jövedelemforrást illusztrálja. A második Téma dián (bal alsó) a második olajkút látható, alatta pedig egy városi forgalmat ábrázoló kép, ami a „A városi utazások csökkentésével további 15% nyerhető” címsort illusztrálja. A harmadik Téma dián (jobb alsó) a harmadik olajkút és egy repülőgép látható, ami a „A légi utakon további 7% hozható be” címsor illusztrációja.

9.21. ábra: Az Elemzés prezentáció Teendő és Téma diái

Ezek az I. szakaszbeli és Téma diák együtt lenyűgözően izgalmas módon mutatják be a hallgatóság számára legfontosabb információkat. A soron következő, 9.22. ábrán látható Magyarázat és Részletezés diák, a nyomtatott másolatokkal és számolótáblákkal már a mennyiségalapú érvelés mélységeibe vezetik a hallgatóságot, ahogy azt ők el is várják. A Részletezés elrendezéseken egy kis olajkút ikon viszi tovább a vizuális témát. 321

9. fejezet: Prezentációk mutatóba

9.22. ábra: Példák az Elemzés Magyarázat és Részletezés diáira

Nemcsak adatokat gyűjtöttünk össze a diákra, de rabul ejtettük a hallgatóság fantáziáját is, hogy pontosan értsék elvont javaslataink egyértelmű vizuális kifejezésekkel közvetített jelentését. Az eljárást tekintve pedig, egy tetszetős megjelenésű, észlelésvezérelt prezentációt varázsoltunk egy adatvezérelt prezentációból.

Tartalmas tájékoztatás a Jelentés prezentáció segítségével A következő NVV-prezentáció példa valóságos a forgatókönyvre épül. Csapatunk a közelmúltban részt vett egy termék (A termék) sikeres bevezetésében, és most egy másik termék (B termék) bevezetésén dolgozik. A területi igazgató látogatást kíván tenni nálunk, mi pedig szeretnénk bemutatni, hogy haladnak a dolgok, ezért készítünk a számára egy prezentációt – a Jelentést. Mivel ezzel az igazgatóval csak ritkán találkozunk, ez jó lehetőség a személyes megismerkedésre, és mivel ez csak egy állapotjelentés, nem javaslattétel, mint az Elemzés volt, az első gondolatunk, hogy informatív prezentációt készítünk a számára a jelenlegi helyzetről. 322

Tartalmas tájékoztatás a Jelentés prezentáció segítségével

Amennyire nehéz volt eltávolodni az adatvezérelt prezentáció mítoszától, még a 2. fejezetben ismertetett kutatási eredmények fényében is, pontosan annyira nehéz elhatárolódni az információs prezentáció gondolatától. Kitarthatunk reményünk mellett, hogy csak előadjuk az igazgatónak az új információkat, és ő majd automatikusan tudomásul veszi, de a valóság az, hogy csak akkor érti meg a hallottakat, ha az új információk beépülnek a hosszú távú memóriájába. Ez azt jelenti, hogy oly módon kell tálalnunk az új információkat, hogy a munkamemóriája megfelelően kezeli azokat. Az információs jelző gyakran azt jelzi, hogy a prezentációnak nincs egyértelmű célja. Ha rákérdezünk arra, hogy az emberek mit értenek a kifejezés alatt, rendszerint azt válaszolják, hogy tényeket szeretnének felsorolni, jellemzően felsorolási lista formájában. De cél vagy kontextus nélkül egy lista nem más, mint egy lista. Ha csak egyszerűen tájékoztatni szeretnénk valakit a tényekről, nem szükséges prezentáció létrehozásával vagy egy értekezlet összehívásával bajlódnunk – elég, ha elküldjük az adatokat emailen vagy Word dokumentumban, illetve Excel számolótáblaként, és ne raboljuk a magunk és a hallgatóságunk idejét. De ha már összegyűlünk, annak mindig legyen célja – az információk és tények hasznosítása. Ha a tények közlésén kívül van más okunk a találkozóra, a címsorsablon I. szakasza biztos kiindulópontjává válhat a prezentációnak, mivel az I. szakasz elkészítésének folyamata mindig arra késztet minket, hogy az információkat könnyen érthetővé, a hallgatóság számára sokatmondóvá és praktikussá alakítsuk. Az információs prezentációkból rendszerint hiányzik a bevezetés, tárgyalás és befejezés hármassága, de az I. szakasz felépítés révén biztos, hogy lesz erős kezdés és befejezés is. A II. szakasz sajátos szerkezetével a prezentáció középső részében a figyelem legfelső szintjére fogjuk emelni a legfontosabb információt, és bizonyosan ugyanezen a szinten nyújtunk magyarázatot és részleteket is. Ahelyett, hogy minden egyes információdarabot felsorolnánk, és minden részletet megmutatnánk, térjünk rá a legfontosabb információkra, és csak a legfontosabb részleteket mutassuk be. Ebben a példában nem javaslunk semmit és nem próbálunk eladni valamit az igazgatónak, de ő azért adhat valamit nekünk, amire szükségünk van – folyamatos támogatást. Ha a prezentáció révén nem sikerül bebizonyítanunk, hogy tökéletesen látjuk el a feladatunkat, biztosak lehetünk benne, hogy már nem folytatjuk sokáig. Az igazgató viszont azt szeretné megtudni, hogy helyt tudunk-e állni, mert akkor más problémák kezelésre tud összpontosítani. Ilyen kilátások mellett, a Jelentés prezentáció 323

9. fejezet: Prezentációk mutatóba

címsorsablonjának I. szakasza a 9.23. ábrán látható formát ölti. A példa Helyzet állítása az, hogy „Az A termék bemutatója óramű pontosságú volt”, a Szerep állítás pedig azt erősíti, hogy „A B termék bemutatója épp ilyen simán fog menni”.

9.23. ábra: A Jelentés prezentáció I. szakasza

Az A pont állítása azt a problémát összegzi, amivel az igazgató találja szembe magát: „Az igazgatónak nem volt alkalma arra, hogy megismerje, hogy mentek itt a dolgok az elmúlt negyedévben”. A B pont, ahova az igazgató el szeretne jutni: „Meg kell győzni arról, hogy a dolgok simán fognak menni.” Hogyan juthat el a bizonytalan A pontból a biztos B pontba? Az egyszerű Teendőt követve, „Egyazon célokért dolgozunk”. Ahelyett, hogy kétségek között hagytuk volna a főnökünket a teendőit illetően, az imént olyan módon közöltünk információkat, ami biztosítja számára, hogy tehet valamit az ügyben, még akkor is, ha az valami új és szokatlan – ebben az esetben, hogy biztos legyen az előrehaladásunkban. Ahogy a 9.23. ábrán látható, a II. szakasz oszlopfejléceit megváltoztatjuk: Téma helyett Összefoglalás, Magyarázat helyett Analízis és Részletezés helyett Szintézis fog szerepelni. Amikor írjuk a Téma (Összefoglalás) címsorokat, a három legfontosabb pontot érintjük, amelyek azt magyarázzák, miért lehet biztos az igazgató abban, hogy elérjük a kitűzött céljainkat: • 1. téma: Elmondtuk, amit közölni akartunk. • 2. téma: Azon vagyunk, hogy teljesítsük az új feladatokat. • 3. téma: Megfelelünk a kihívásoknak.

324

Tartalmas tájékoztatás a Jelentés prezentáció segítségével

A címsorsablon többi részének megvalósítása közben elkészítjük a Magyarázat és a Részletezés diákat, amelyek olyan diagramokat, képernyőfotókat, képeket és anekdotákat tartalmaznak, amelyek alátámasztják az igazgató bizonyossága iránti igényünket. Tudva, hogy rendelkezésünkre állnak a szükséges részletes információk, nyugodtan a lényeges I. szakaszbeli és Téma diák vizuális szerkezetének elkészítésére koncentrálhatunk, a többi tartalmas információ átadása végett.

Képek a Jelentés prezentációhoz Ha a címsorsablon és a forgatókönyv vázlatai az óramű verbális motívumra utalnak (és a motívum megfelelő lesz az igazgatónak is), keressünk rá az iStockphoto oldalon a gears (fogaskerék) szóra, megkapjuk a 9.24. ábrán látható, amelyet számos I. szakaszbeli és Téma dia vizuális motívumaként használhatunk.

9.24. ábra: A gears (fogaskerék) szó találata az iStockphoton

325

9. fejezet: Prezentációk mutatóba

A Jelentés prezentáció I. szakaszbeli és Téma diái Habár a 9.25. ábrán látható példák címsorait elrejtettük, a képek vizuális hatása egyértelmű. A jobb felső Helyzet dián az iStockphoto oldalról származó óramű kép látható egy egyszerű szövegmezővel, amiben az olvasható, hogy A termék bemutatója, ami a rejtett, Az A termék bemutatója óramű pontosságú volt címsort illusztrálja. A jobb felső Szerep dián ugyanaz az óramű jelenik meg egy ugyanolyan szövegmezővel, amiben az olvasható, hogy B termék bemutatója, ami „A B termék bemutatója épp ilyen simán fog menni” címsorra utal. A szövegmezők helyett használhatjuk a termékek emblémáját is.

9.25. ábra: A Jelentés prezentáció Helyzet, Szerep, A pont és B pont diái

A bal alsó A pont dián egy három fogaskereket ábrázoló iStockphotografika látható és egy szövegmező, benne egy kérdőjellel, ami az „Az igazgatónak nem volt alkalma arra, hogy megismerje, hogy mentek itt a dolgok az elmúlt negyedévben” címsort illusztrálja. A jobb alsó B pont dián, ugyanaz a kép három PowerPoint-rajzeszközökkel készített nyilat is tartalmaz a „Meg kell győzni arról, hogy a dolgok simán fognak menni” címsor illusztrálására.

326

Tartalmas tájékoztatás a Jelentés prezentáció segítségével

A Jelentés prezentáció Teendő és Téma diái Ezután szúrjunk be három feliratot, az 1-es, 2-es és 3-as számokkal a Teendő dia minden egyes fogaskereke és nyila mellé, ahogy a 9.26. ábrán látható – amikor megjelenítjük a diát, szóban hozzáfűzzük, hogy három oka van annak, hogy az igazgatót arról kívánjuk meggyőzni, hogy „Egyazon célokért dolgozunk” (ahogy ezt a rejtett címsor írja). Majd az első Téma dián (jobb felső) csak a képet használjuk és adjunk hozzá egy nyilat az első Téma címsor illusztrálására: „Elmondtuk, amit közölni akartunk” Az ezt követő II. szakaszbeli diák mutatják majd meg a teljesítés Analízisét és Szintézisét. Ezután, a bal alsó második Téma diához adjunk hozzá még egy nyilat és a második Téma címsort, „Azon vagyunk, hogy teljesítsük az új feladatokat”. Az ezt követő diák mutatják majd meg az új célok Analízisét és Szintézisét. Végül, a jobb alsó harmadik Téma diához adjunk hozzá egy harmadik és egyben utolsó nyilat is, valamint a harmadik címsort, „Megfelelünk a kihívásoknak”. Az ezt követő II. szakaszbeli diák adják majd meg az Analízist és a Szintézist ahhoz, hogyan fogjuk leküzdeni a problémáinkat. Amikor a Magyarázat (Analízis) és a Részletezés (Szintézis) diák egyedi elrendezéseit hozzuk létre, a fogaskerekek kisebb méretű képét helyezzük el a navigációs sávon, hogy továbbvigyük a prezentáció vizuális témáját azokon a diákon.

9.26. ábra: A Jelentés prezentáció Teendő és Téma diái 327

9. fejezet: Prezentációk mutatóba

Mivel ezt a prezentációt igen kis hallgatóságnak adjuk elő, adjuk oda a Jegyzetoldalakat is nyomtatott formában. De akárhogyan is csináljuk, az NVV-alapelvek segítségével sikerül az eredeti információs ténylistát átalakítanunk egy sokkal tartalmasabb és hasznosabb történetre, amelyet mind vizuálisan, mind verbálisan továbbvittünk.

A diákok figyelmének lekötése az Osztály prezentációval Az NVV segítségével nemcsak a tárgyalóteremben, hatásos – helye van az oktatás minden szintjén minden osztályteremben. Hiszen a 2. fejezetben részletezett kutatási eredmények ösztönözték a multimédiás eszközök tanulást serkentő hatását vizsgáló nevelési tanácsadókat, hogy az NVV-t széles körben leteszteljék és alkalmazzák. Aki a PowerPointot tanításra használja, hamar rájön, hogy az NVV praktikus és hatásos segítséget nyújt a diákoknak az új ismeretek elsajátításában. És ahogy az Elemzés példa esetében láthattuk, egy NVV-szemléletű oktatási prezentációban általában nem új dolgokat adunk elő, csak rendszerezzük a meglévő ismeretanyagot, hogy a diákok munkamemóriája könnyebben tudja kezelni azt. Ahogy az NVV más összefüggésben vizsgált, egyéb alkalmazási lehetőségeinél is tettük, az oktatási prezentációt is a címsorsablon I. szakaszának létrehozásával kezdjük. Ebben az esetben a prezentáció első néhány diájának az a célja, hogy megpróbáljuk az előadásunk témáját a legjobb képességeink szerint érzelmileg közelebb vinni a hallgatósághoz, és felépíteni azt a vázat, amely segít a diákoknak megérteni a tananyag többi részét. Arra kell törekednünk, nehogy elveszítsék a diákok érdeklődését, és megtartsuk tanulási motivációjukat: az első diától az utolsóig azon leszünk, hogy segítsük fenntartani ezeket. A 9.27. ábrán bemutatott I. szakasz szerint a tanár a DNS-ről tart előadást. A Helyzet sorban azt állítjuk, hogy „A DNS minden idők egyik legnagyobb tudományos felfedezése”, majd az „Ebben az osztályban valamiképpen ti is részesei lehettek ennek a felfedezésnek” – szerephez juttatjuk a diákokat, ezzel a tárgyhoz kötjük őket. Ezután megfogalmazzuk a problémát, amellyel a diákok szembetalálják magukat az A pontban, „Aki nincs tisztában a megismerés módszereivel, annak a számára a DNS olyan lesz, mint egy megoldhatatlan kirakós játék”, majd a B pont: „Ezt a 328

A diákok figyelmének lekötése az Osztály prezentációval

nagy mozaikot úgy fedezzük fel, mintha kirakóst játszanánk”. Tehát, hogyan oldhatják fel a feszültséget a diákok a között, hogy meg tudják-e fejteni a DNS rejtélyét vagy sem? A Teendő alapján: „Rakd ki a DNS-mozaikot három lépésben”!

9.27. ábra: Az Osztály példaprezentáció I. szakasza

Miután megírtuk a prezentáció izgalmas kezdetét jelentő I. szakaszt, a következő lépés II. szakasz oszlopainak feltöltése. Kezdhetjük azzal, hogy a Téma oszlopfejléceket, ha úgy tetszik, Leckére módosítjuk. A tanárok számára sokszor azt jelenti a legnagyobb kihívást a II. szakasz megírásakor, hogy megállják, hogy nem készítenek Magyarázat és Részletezés diákat, mivel azok általában már megvannak valamilyen formában. Sokkal nehezebb a Magyarázat és Részletezés diákat besorolni a három, tömör Téma (Lecke) címsorba. Fontos, hogy csak néhány Téma címsort mutassunk a diákoknak, olyanokat, amelyekre biztosan emlékezni fognak, és később hivatkozási pontként fog szolgálni a hosszú távú memóriájuknak a Magyarázat és a Részletezés címsorok megértéséhez. Ebben a példában, a Téma (Lecke) címsorok szerint arra a három legfontosabb pontra fogunk kitérni, amelyet a diákoknak mindenképpen meg kell jegyezniük: • 1. téma: Elméleti alapok. • 2. téma: A kutatás megszervezése. • 3. téma: A meglevő ismeretek alkalmazása. Folytassuk a címsorsablon másik két oszlopának a kitöltésével, majd hozzuk létre a II. szakasz diáit, a fejezet többi pédájában leírt folyamat alapján.

329

9. fejezet: Prezentációk mutatóba

Képek az Osztály prezentációhoz A címsorsablonban és a forgatókönyvben felvázolt kirakó motívumért, bármelyik dia Normál nézetében, a Beszúrás lap Ábrák csoportjában kattintsunk a ClipArt menüpontra. A ClipArt ablaktáblán írjuk be a „kirakó” keresőszót, majd kattintsunk a Keresés gombra. Ha rátaláltunk a megfelelő kirakós alakzatra, mutassunk rá az egérrel, kattintsunk rá a képtől jobbra lévő nyílra, és a 9.28. ábrának megfelelően válasszuk a Beszúrás lehetőséget.

9.28. ábra: Egy kirakós darab beszúrása a PowerPoint ClipArt ablaktáblája segítségével

Előfordulhat, hogy nem szeretnénk a kirakó kép minden elemét felhasználni, de attól még nyugodtan dolgozhatunk vele, hiszen ez egy vektorgrafika, amit a Microsoft Office Online Clip art and Media oldal átméretezhetőnek nevez. Az a nagyszerű ezekben a grafikákban, hogy a PowerPoint grafikus eszközei segítségével összetevőkre bonthatjuk, ha csak egyes részleteiket szeretnénk a diákon megjeleníteni. Másik előnye ennek a grafikatípusnak, hogy nyugodtan átméretezhetjük a nélkül, hogy az éles, tiszta vonalait elveszítenénk.

330

A diákok figyelmének lekötése az Osztály prezentációval

Jobb gombbal kattintsunk a diára beszúrt kirakógrafikára, majd a helyi menüben a Csoportok/Csoportbontás parancsra. (Ha a helyi menüben nem jelenik meg a Csoportbontás lehetőség, a clip art nem átméretezhető.) Lehet, hogy ekkor egy PowerPoint-üzenetablak jelenik meg, amelyen az olvasható: „Ez importált objektum, nem csoport. Szeretné Microsoft Office rajzobjektummá konvertálni?” Kattintsunk az Igen gombra, majd jobb gombbal újra a grafikára, majd a Csoportosítás, Csoportbontás lehetőségre a helyi menüben, ami után a grafika részeire bomlik. TIPP

9

Amikor vektorgrafikákat keresünk a Microsoft Office Online Clip Art And Media oldalon, onnan fogjuk tudni, hogy tényleg vektorgrafikát találtunk, hogy a keresési eredmények mező Méretek adatai között ott szerepel az átméretezhető kifejezés.

Távolítsuk el a csoport számunkra felesleges részeit, majd ha kell, módosítsuk az objektumok kitöltő színét. Amikor kitöröltük azokat az elemeket, amelyeket nem szeretnénk megtartani, és egyéb módosításokat is eszközöltünk a clip arton, jobb gombbal kattintsunk bele grafikába, és a helyi menüből válasszuk a Csoportok/Újracsoportosítás lehetőséget – ezzel újra egy csoportba foglaljuk a grafika sok kis különálló részét. A clip art átméretezéséhez jelöljük ki, hogy a méretezőpontok megjelenjenek. Tartsuk lenyomva a Shift billentyűt, és a grafika kívánt méretének beállításához húzzuk el az egyik sarokban lévő méretezőpontot. Ha méretezőpont elhúzása közben lenyomva tartjuk a Shift billentyűt, azzal megvédjük a grafika arányait. Ellenkező esetben a kép eltorzul.

Az Osztály prezentáció I. szakaszának diái Az I. szakaszbeli diák egyedi elrendezésének létrehozásakor változtassuk feketére a háttér színét, majd alkalmazzuk az elrendezést a többi diára is – ezzel elrejtjük a címsorokat, (ahogy a 9.29. ábra mutatja). A címsorsablon és a forgatókönyv vázlatai alapján, a Helyzet diához (bal felső) adjunk hozzá egy „DNS” feliratú szövegmezőt. Animáljuk a szót úgy, hogy amikor rákattintunk a diára, a DNS-felirat lassan elhalványul, miközben szóban az „A DNS minden idők egyik legnagyobb tudományos felfedezése” címsorra utalunk. A Szerep diához (jobb felső) adjunk hozzá egy szövegmezőt, benne elhalványuló kérdőjelekkel, hogy felkeltsük a diákok kíváncsiságát, miközben az „Ebben az osztályban valamiképpen ti is részesei lehettek ennek a felfedezésnek” címsort bizonygatjuk. 331

9. fejezet: Prezentációk mutatóba

9.29. ábra: Az Osztály Helyzet, Szerep, A pont és B pont diái

A bal alsó A pont dián sokszorozzuk meg a kirakódarabokat, hogy kitöltsék a képernyőt, a kitöltőszínt változtassuk feketére, majd animáljuk úgy a csoportot, hogy a dia megjelenésekor beússzon, miközben az „Aki nincs tisztában a megismerés módszereivel, annak a számára a DNS olyan lesz, mint egy megoldhatatlan kirakós játék”, rejtett címsorra hivatkozunk. A jobb alsó B pont diához adjunk hozzá egy DNS-láncot ábrázoló képet az iStockphoto oldalról, másoljuk át a kirakódarabokat az A pont diáról, és illesszük be a kép felé, majd távolítsuk el a kirakódarabok kitöltő színét, hogy csak a körvonalaik látszanak. Amint megjelenik a DNS-kirakó, hivatkozzunk a B pont „Ezt a nagy mozaikot úgy fedezzük fel, mintha kirakóst játszanánk” címsorára. Ezek az A pont és B pont diák alátámasztják a kirakó motívumot, és izgalmas vizuális vázat alkotnak a téma számára.

A Osztály Teendő és Téma diái Ezután, rövidítsük le a Teendő címsort, „Rakd ki a DNS-mozaikot”, ahogy a 9.30. ábra bal felső részén látható. Keressünk rá a weben a „custom puzzle” kifejezésre, és számtalan olyan céget fogunk találni, amely csupán 11 dollárért elkészít számunkra egy egyedi kirakós játékot a DNS-fotónk fel-

332

A diákok figyelmének lekötése az Osztály prezentációval

használásával66. Ha van rá keretünk, vegyünk egyet, és, miközben a rejtett, „Rakd ki a DNS- mozaikot három lépésben” címsorra utalunk a Teendő dia bemutatásakor, osszuk ki a diákoknak a DNS-kirakó megfelelő darabjait, hogy a saját kezükben tarthassák a motívumot. Mondjuk el a diákoknak, hogy most a megoldásra váró feladványt tartják a kezükben, és kérdezzük meg, mit gondolnak, hogyan lehetne megoldani.

9.30. ábra: A Osztály prezentáció Teendő és Téma diái

A Téma (Lecke) diákon a címsorok legyenek láthatóak, de az első ellátott Téma diáról (jobb felső) töröljünk ki néhány kirakódarabot. A címsor szövege: „Elméleti alapok”. A második, „A kutatás megszervezése” címsorú Téma diáról (bal alsó) még több darabot töröljünk ki, és végül, a harmadik, „A meglevő ismeretek alkalmazása” diáról (jobb alsó) pedig az összeset. A címsorsablon címsorai alapján, hozzuk létre a többi diát a Téma diák felhasználásával, hogy végigkalauzoljanak minket és a diákjainkat a DNS-rejtély megoldásának lebilincselő élményén.

66

A magyar olvasónak a http://puzzle.lap.hu felkeresése segíthet, de megfelelő nyomtatópapír beszerzése után házilag is tudunk kirakóst készíteni.

333

9. fejezet: Prezentációk mutatóba

A HÁROMÉVES TANTERV Annak ellenére, hogy a Osztály példaprezentáció egy 45 perces előadáshoz készült, az NVV-címsorsablon felhasználásával egy jóval hosszabb előadást, vagy akár egy többéves tantervet is megtervezhetünk. Gondoljuk végig, mennyivel több idő áll rendelkezésünkre — 45 perc, 2 óra, 3 nap vagy 3 év — és a Téma oszlopba írjuk össze, melyik az a három legfontosabb Téma, amelyet meg szeretnénk tanítani az alatt az idő alatt. Majd balról jobbra folytassuk a munkát a címsorsablonban — adjuk hozzá még több oszlopot a Részletezés oszloptól jobbra, attól függően, menynyire szeretnénk belemélyedni az anyagba.

Ezek a diák, az izgalmas címsorsablonnal együtt, vizuális mozgalmasságot és érdekességet árasztanak, ami növeli annak a valószínűségét, hogy a diákok megjegyzik és alkalmazzák a legfontosabb információkat.

Az ügyfél van az Ajánlat prezentáció középpontjában Az utolsó NVV-példa a fejezetben egy újabb módját mutatja be annak, hogyan szabadítja fel az NVV a prezentációban rejlő verbális és vizuális energiákat – ezúttal egy közvetlen értékesítési előadáson, amelyet egy interneten szolgáltató cég tart potenciális ügyfelének. A hagyományos PowerPoint-prezentációk tipikus vázlata olyan fő címsorokra építkezne, mint a Cégünkről, a Csapatunkról, Szolgáltatásainkról, Mitől vagyunk mások, vagy Ügyfeleink – az üzenet lényegében az lenne, „minden RÓLUNK szól”. És persze minden egyes oszlop címsorát listák és listák követnék, és nem lenne körülöttük egy összekötő történet. Az ilyen prezentációkat rendszerint a marketingesek készítik, akik arra törekednek, hogy az üzenet egyszerű, uniformizált és konzisztens legyen, amelyet aztán azzal adnak át a kereskedőknek, hogy az ügyfeleknek pontosan ezt mondják. Az egyetlen probléma, hogy a cégeknél szokásos típusprezentációk általában konzervatívak, általánosak és egysíkúak – egyszóval, unalmasak. Nem meglepő, hogy a kereskedők az ilyen prezentációkat mellőzik, annak ellenére, hogy néha dollármilliókat, számtalan munkaórát és mérhetetlen energiát fektettek beléjük. Hibáztatjuk ezért őket?

334

Az ügyfél van az Ajánlat prezentáció középpontjában

A hagyományos prezentációk végül is az eladások csökkenéséhez vezethetnek, mert ha mégis megkísérlik bemutatni őket, a megtámadott ügyfelek hamar kitessékelik a kereskedőt az ajtón, hogy ilyen egysíkú, fennhéjázó felsorolásokkal ne pazarolják az idejüket. A probléma úgy oldható meg, hogy a cég egybehívja a marketingcsoportot és a kereskedőket egy közös értekezletre, majd kivetítő segítségével bemutatják az NVV-címsorsablont (9.31. ábra), amelyet azután együtt dolgoznak át. Ha együtt tekintik át az I. szakasz első öt címsorát, a marketingesek és a kereskedők meg tudnak egyezni abban, hogy a terepen minden esetben egy olyan történettel kell indítani, amely a potenciális ügyfelet teszi meg a prezentáció főszereplőjének. A Helyzet sor állításával azt bizonygassuk az ügyfélnek, hogy a „számai teljesen tévesek”, a Szerep állítással pedig azt, hogy „Sürgősen javítani kell találati arányát”. Ezzel a két egyszerű állítással a prezentáció központi témája „minden rólunk szól”-ról hirtelen „minden Önről szól”-ra változott – a hangsúly áttevődött az ügyfélre.

9.31. ábra: Az Ajánlat példaprezentáció I. szakasza

A prezentáció közönségre szabott átalakítása az A pont címsorával folytatódik, amely az ügyfél problémáját így definiálja, „Jelenlegi lekérdezései nem érik el a kívánt célt.”, majd a B pont címsorával, ami az ügyfél célját határozza meg: „Gyakrabban és pontosabban kell találatot elérnie”. Hogyan juthat el az ügyfél A-ból B-be? A megoldást a Teendő címsor biztosítja az „Tűzzön ki három célt, így nagyobb valószínűséggel fog találni” állítással. Amíg a csapat áttér I. szakasza II. szakasz részre, hogy kidolgozza a prezentáció hátralévő részeit, a II. szakasz címsorait változtassuk meg Témáról Előnyre, Magyarázatról Jellegre, és Részletezésről Bemutatásra, ha nincs ez ellen senkinek kifogása. Most, a Téma (Előny) oszlopba írjunk olyan címsorokat, amelyek azt magyarázzák, hogyan érjük el a három 335

9. fejezet: Prezentációk mutatóba

célt, amelyek segítik a hallgatóságot a saját céljaik elérésében. A Hogyan? kérdés megválaszolásával tesszük inkább magyarázóvá, mint meggyőzővé a prezentációt, ahogy az 5. fejezetben részleteztük, így a prezentáció inkább hasonlít tanácsadói, mintsem tipikus értékesítési tárgyalásra. De még fontosabb, hogy ez a felépítés az ügyfelek szempontjából határozza meg és emeli ki a három legfontosabb előnyt az I. szakasz környezetéből: • 1. szakasz Az X szolgáltatással jobb bevételi számokat érhet el. • 2. szakasz Az Y szolgáltatással jobb fedezetet/profitot érhet el. • 3. szakasz Z szolgáltatással javíthatja a vásárlók elégedettségét. A kínált előnyöket szorosan beillesztettük a címsorok szövegezésébe, hogy azok a hallgatóság figyelmének legfelső szintjére kerülnek. A további II. szakaszbeli oszlopokban minden bizonnyal a szolgáltatásainkat fogjuk ecsetelni, de most mindhárom Téma (Előny) dia egyértelművé teszi, hogy a prezentáció információi mennyire fontosak a hallgatóság számára. Ez biztosítja már az elejétől fogva, hogy a hallgatóság egyértelműen tudja a választ a következő kérdésre, „Miért fontos ez nekem?”. Ha a szolgáltatásunk vagy termékünk több mint három előnnyel jár, könnyedén változtathatunk a prezentáción további Témák létrehozásával és az adott ügyfél számára nem releváns diák elrejtésével.

Képek az Ajánlat prezentációhoz Ahogy szoktuk, a címsorsablon motívumai és a forgatókönyv vázlatai alapján, keressünk rá a dartboard kifejezésre az iStockphoto oldalon. Az eredmény a 9.32. ábrán láthatóhoz lesz hasonló.

Az Ajánlat I. szakaszbeli diái Hozzunk létre és alkalmazzunk az I. szakasz diákra egyedi elrendezést, amelyen hagyja a címsorok fehérek, így nem látszanak a képernyőn. A Helyzet diára, ahogy a 9.33. ábra bal felső részén látható, helyezzünk el az ügyfelek adataira szabott diagramot, ami a számok csökkenését mutatja, amit a rejtett címsorunk úgy ír le, „Számai teljesen tévesek voltak.”, és a motívumunk bemutatásaként adjuk hozzá a darttáblát. A jobb felső Szerep 336

Az ügyfél van az Ajánlat prezentáció középpontjában

dián, húzzuk tovább a diagram görbéjét felfelé, hogy a darttábla közepébe érjen, miközben szóban hozzáfűzzük, „ Sürgősen javítani kell találati arányát”. A bal alsó A pont diához adjuk hozzá a nyíl képét, és forgassuk el úgy, hogy felfelé mutasson, a PowerPoint rajzeszközeivel létrehozott céltáblától eltérő irányba – ekkor a rejtett, „ Jelenlegi lekérdezései nem érik el a kívánt célt” címsorra utalunk. A jobb alsó B pont dián forgassuk el úgy a nyilat, hogy a céltábla közepébe találjon, ezzel magyarázva a rejtett, „Gyakrabban és pontosabban kell találatot elérnie” címsort.

9.32. ábra: A dartboard keresés eredménye az iStockphoto oldalon

Ha módunkban áll, vigyünk magunkkal egy igazi darttáblát, amikor felkeressük ügyfeleinket, és helyezzük el a falon vagy egy széken. Amikor az A pont diára kattintunk, dobjunk el egy nyilat, és tévesszük el a célt. Ahogy továbbhaladunk a B pont diára, kézzel helyezzük a nyilat a tábla közepébe.

337

9. fejezet: Prezentációk mutatóba

9.33. ábra: Az Ajánlat Helyzet, Szerep, A pont és B pont diái

A segédeszköz használata természetesen ösztönzőleg hat a beszélgetésre – például az A pont dia közben megkérdezhetjük, „A lekérdezései mindig célba találnak?”, a B pont dia közben pedig azt, hogy „Szeretné tudni, hogyan találhat pontosan célba?”.

Az Ajánlat prezentáció Teendő és Téma diáinak áttekintése A 9.34. ábra bal felső részén látható Teendő dia létrehozásakor, a darttábla grafikáját helyezzük középre és másoljuk le kétszer a nyilat, így három lesz, ezeket forgassunk és helyezzünk a tábla középpontjához. Hagyjuk a címsort rejtve, miközben szóban fejtsük ki, „Tűzzön ki három célt, így nagyobb valószínűséggel fog találni”. A Téma (Előny) diákra (jobb felső, bal alsó és jobb alsó) alkalmazzunk a 8. fejezetben leírt, osztott képernyős egyedi elrendezést, ahol a diák jobb felét egy képhelyőrző foglalja el. Az egyedi elrendezés bal felére helyezzük el a nyilat és a céltáblát, hogy továbbvigyük ezt a vizuális elemet a prezentáció legfontosabb diáin. A darttábla és nyíl egyaránt olyan elemek, amelyek jól illenek a kapcsolódó Magyarázat és Részletezés diák navigációs sávjára. Jó húzás, ha a műanyag nyilat és a darttáblát ott hagyjuk az ügyfélnél, ami a motívum és az üzenet állandó fizikai emlékeztetője lesz.

338

Az ügyfél van az Ajánlat prezentáció középpontjában

9.34. ábra: Az Ajánlat prezentáció Teendő és Téma diái

Folytassuk a megszokott módon, I. szakasza II. szakasz diák létrehozásával, és amikor elérkezünk a Bemutatás (Részletezés) diákhoz, a 7. és 8. fejezetben részletezettek szerint, átváltunk egy másik alkalmazásra az asztalon, hogy az X, Y és Z szolgáltatások elő bemutatását a megfelelő helyen szemléltessük. A címsorsablon alapján az NVV-eljárással egy olyan ajánlati csomagot állíthatunk össze, amelyet bármelyik kereskedő könnyedén testére szabhat az egyedi elrendezések és helyőrzők segítségével. A kereskedőnek nem kell semmilyen szintű grafikai tapasztalatokkal rendelkeznie az elrendezések létrehozása során. De talán a legfontosabb, mivel a történet kreatív koncepciójában és cselekményében jelen vannak a kereskedők, sajátjuknak fogják érezni és azt gondolják, ez valami olyan, amit tényleg tudnak használni. MEGJEGYZÉS

Ahogy a fejezet elején már említettük, a példák grafikai tervezésekor korlátozott költségvetést, képtárakat és PowerPointban létrehozható grafikákat vettünk figyelembe. Nagyobb költségkerettel, megbízhatunk egy hivatásos tervezőt, hogy kifejezetten a prezentációnk számára hozzon létre egyedi elrendezéseket és grafikákat. A költség- és időkeretünkön belül csak a képzeletünk és a kreativitásunk határozza meg a lehetőségeinket.

339

9. fejezet: Prezentációk mutatóba

Az NVV-vel szembeni kifogások kezelése Ez a fejezet arra hozott példákat, hogyan lehet alkalmazni az NVVszemléletet a különféle prezentációkra. Csak egy futó pillantást tudtunk vetni az előttünk álló, korlátlan verbális és vizuális lehetőségekre. Amikor hozzákezdünk egy NVV-prezentáció létrehozásához, ne feledjük, hogy közben bármelyik döntésünk meghatározhatja, hogy vajon elérjük-e a célunkat a közönségnél vagy sem. A sikerünk a címsorsablon szövegezésén, a forgatókönyv felvázolt illusztrációin, a diák esztétikai megjelenésén, és végül, a prezentáció közvetítésének módján és a hallgatóság figyelmének lekötésén múlik. Ha kipróbáljuk az NVV-t, és nem válik be, vagy inkább nem talált kedvező fogadtatásra, az általában a címsorsablon, a forgatókönyv, a képek, a stílus vagy a közvetítés módjának a hiányosságaira utal. A címsorsablon tartalma időnként intellektuálisan nem felel meg a hallgatóságnak, illetve a szövegezés túl egyszerű, vagy nem elég egyszerű. Néha a forgatókönyv képei vagy az előadás módja nem felel meg a hallgatóság ízlésének. Ha ezek közül bármelyik előfordul, vitassuk meg a helyzetet a csoportunkkal – illetve a hallgatósággal, ha van rá lehetőség – hogy kitaláljuk mi lehetett a gond, majd térjünk vissza a címsorsablonhoz, a forgatókönyvhöz, az alapszabályokhoz, és a hallgatóság igényeinek felméréséhez. Azonban előfordulhat, hogy kitűnő NVV-prezentációt mutatunk be, mégis úgy találjuk, hogy a hallgatóság nem ért egyet a véleményünkkel. Például, ha az első NVV-prezentációnkat egy olyan csoportnak adjuk elő, amely erős „felsoroláskultúrával” rendelkezik, az első kérdés az lehet, „Hol vannak a felsorolások, amire számítottunk?” vagy „Ez túl egyszerű – hol marad a szöveg?”. Ha számíthatunk rá, hogy ilyen lesz a fogadtatás, közöljük a hallgatósággal előre, hogy mi fog következni. Vigyük magunkkal a Jegyzetoldalak nyomtatott példányait, és osszuk ki, miközben szóban biztosítjuk a hallgatóságot afelől, hogy a részletes információk azokon szerepelnek, nem a diákon. Biztosítsuk őket, hogy tiszteletben tartjuk az idejüket és nagyon sok energiát fordítottunk a számukra legfontosabb információk összegyűjtésére. Az NVV óriási váltást jelent gondolkodás és cselekvés terén, és fenyegetést jelenthet a szervezeteken belül fennálló ügyrendre. A fejezet egyes példái azt szemléltették, hogy léteznek mélyen gyökerező PowerPointszokások és -kultúrák, és óriási ellenállásba ütközhet az, aki a megszokottól

340

Az NVV-vel szembeni kifogások kezelése

eltérő dolgokat hoz létre. Az NVV-vel szembeni kifogások gyakran nem a módszertannal vagy a prezentáció tartalmával kapcsolatosak, sokkal inkább a hallgatóság egy tagjának az előadó hitelességét nyilvánosan megkérdőjelező erőfitogtatása. Más esetekben, az NVV sikeres alkalmazása másokat kényelmetlenül érinthet, mert nem tudnak valamit, amit mi igen, és ennek eredményeképpen megpróbálnak akadályokat gördíteni elénk. AZ NVV-VEL SZEMBENI VÁLLALATI ELLENÁLLÁS LEKÜZDÉSE Az NVV sikerességéhez vezetésre van szükség, különösen, ha csoportban vagy egy szervezeten belül dolgozunk. Nem elég a hatékony szemlélet, mivel a világ legjobb szemléletét is elnyomhatja vaskalapos „felsoroláskultúra”. Ha a szervezeti kultúránk nem képes kitörni a hagyományos PowerPoint-felfogás szűk keretei közül, ahhoz az egész szervezetre kiterjedő, felsővezetői elkötelezettségre van szükség, amely mindenkinek megadja a jogot és az erőforrást a sikeres átmenethez egy jóval hatékonyabb szemléletmódba. Ez történt azoknak nagyvállalatoknak a felsővezetői szintjén, amelyek úgy döntöttek, hogy túllépnek a korábbi hagyományos, működésképtelen szemléletükön. Az NVV-szemlélet átvételével kapcsolatos, további szervezeti példák megtekintéséhez, látogassunk el a www.beyondbulletpoints.com oldalra.

Ha hasonló reakciókra számítunk, hallgassuk végig a hozzászólást és ha az jogos, fogadjuk el, és mondjuk azt, hogy figyelembe fogjuk venni a következő prezentáció előkészítésénél. De ha a megjegyzések sokkal inkább elvekről, mint a prezentációról szólnak, védjük meg az NVV-szemléletünket, és magyarázzuk el hogyan és miért működik hatékonyan a megérthetőség növelésében. Említsük meg a 2. fejezet kutatási eredményeit, a 4. fejezet klasszikus történetfelépítési javaslatát, az 5. fejezet logikaikritikai gondolkodásstruktúráját, és azt ahogy a címsorsablon egyensúlyba hozza a verbális és vizuális csatornákat a 6. fejezettől a 8. fejezetig. Ha szükséges, hívjunk össze külön értekezletet a cégen belül, ahol a 2. fejezet kutatási eredményei segítségével összehasonlíthatjuk a hagyományos és az NVV-módszert. Ha biztosak vagyunk abban, hogy megfelelően előkészítettük NVV-prezentációnkat, abban is biztosak lehetünk, hogy azt is demonstráljuk, hogyan és mitől működik a prezentációnk. Most, hogy számos prezentáció példát áttekintettünk, ideje továbblépni a következő fejezetre és áttekinteni azokat az elemeket, amelyeket az NVV-prezentációk előadásakor kell figyelembe vennünk.

341

T

I Z E D I K

F E J E Z E T

Az NVV-prezentáció előadása A fejezet a következő témaköröket tárgyalja:

9 9 9

A figyelemelterelő tényezők kiiktatása a prezentáció környezetéből. A prezentáció elpróbálása. Dinamikus prezentáció a Ne vetíts vázlatot- (NVV-) szemlélettel.

Az NVV-szemlélet egyik fő célja — magabiztosságot adni az előadónak és olyan eszközöket, amelyek segítségével mély lélegzetet véve jól el tud lazulni a prezentáció alatt. A lélegzik ige latinul spirare, amelynek származéka az inspirál, azaz ösztönöz, késztet szavunk. Az NVV szerepe ez — az előadót minél hatásosabb előadás tartására inspirálni. Az NVV legtöbb eleme támaszul szolgál az előadónak. Most, amikor befejeztük a példaprezentációk megismerését, és arra készülünk, hogy életre keltsük saját történetünket, nem árt újra felidézni őket.

Bár az NVV-prezentáció lényegesen különbözik a hagyományos PowerPoint-diáktól, munkánk igazi gyümölcse mégis annak magabiztos megértése, hogy mit akarunk mondani, és hogyan akarjuk mondani. A PowerPoint lehetőségeit a diák tervezésének eszközein túl olyan eszközökkel is kibővítettük, amelyek a hallgatóságot az új információk sokkal hatékonyabb megértéséhez segítik. Mivel gondolataink szervezéséhez és a történet strukturálásához a címsorsablont használjuk szellemi szerszámként, a PowerPoint kreatív eszközül szolgál ahhoz, hogy a médialehetőségek határtalan tárházát vehessük igénybe önmagunk kifejezéséhez. Amikor megnyitjuk az NVV prezentációnkat, valójában egy szellemileg kifinomult médiaeszköz-rendszerrel találkozunk, amely vegyíti tiszta gondolatainkat és történetünket az előadási technológiával. Itt az ideje, hogy ezzel az eszközrendszerrel megelevenítsük saját történetünket.

10. fejezet: Az NVV-prezentáció előadása

A prezentáció előadásának három alapszabálya A produkció szakkifejezés arra utal, amikor a filmesek filmre veszik a színészek élő játékát. A filmrendező rengeteg időt tölt a jelenetek beállításával és a felvétellel, így az utolsó vágásnál a legjobb teljesítményt tudja felhasználni. Mi azonban PowerPoint-produkciónkban nem engedhetjük meg magunknak ezt a luxust, mert élő környezetben adunk elő, ami azt jelenti, hogy rendszerint csak egy lövésünk van, hogy megnyerjük a hallgatóságot. Az elemek teljes keverése az élő prezentációban nagy kihívás, de már tudunk uralkodni a tervezett média felett, az NVV-prezentációban szándékunk szerint hangzanak el a kimondott szavak, jelennek meg a vetített diák, és kerülnek papírra a nyomtatott emlékeztetők. Amikor PowerPoint segítségével prezentálunk, bizonyos alapszabályok felállítása és betartása segítségünkre lehet az élmény egyensúlyban tartásában.

1. szabály: A kivetítő gondos elhelyezése Egy élő NVV-prezentáció képmérete és -elhelyezése teljesen más élményt nyújt, mint a hagyományos PowerPoint prezentációé. A hagyományos prezentáció során gyakorta van az előadó közelében egy monitor, de ez szinte lényegtelen vizuális segítség, amely valójában veszteség nélkül elhagyható. Az NVV esetén a hallgatóság úgy érzékelheti az előadót, mintha szó szerint egy nagy televíziós készülék belsejében lenne egy színpadon. Szem előtt kell tartani, hogy az előadó élő, szükségképpen megnyerő része a prezentációnak, ő a kritikus hangsáv, amely egyben tartja az egészet. Amikor a kivetítő elé lép, egy olyan vegyes közvetítő eszköz jön létre, amilyen korábban nem volt. A kivetített kép láthatóvá teszi az elvont gondolatokat, az előadó teste a prezentáció alapvető része lesz, hangja irányítja és közvetíti az élményt adó jelenséget. Miután sok időt fektettünk bele vizuális médiánk létrehozásába, teljesen meg kell bizonyosodnunk arról, hogy a kivetítő és elhelyezése megfelelő-e a prezentációhoz. Sok rosszul tervezett konferenciaterem van, sokszor a csillár vagy más építészeti elem fontosabb a nyújtható médiaélménynél. Ha módunk van rá, az esemény szervezőjétől kérjünk megfelelő körülményeket. Nem szabad a kivetítő ernyőt vagy a vetítővásznat az 344

A prezentáció előadásának három alapszabálya

előadóval szemben elhelyezni a teremben, mert ez megosztja a figyelmet, és szükségtelen külön terhet helyez a hallgatóságra, arra kényszerítve őket, hogy folyamatosan előre és hátra nézzenek, hol az előadóra, hol a kivetítőre. Közben magukban azon dolgoznak, hogy összeegyeztessék a két vizuális forrás információit. Ehelyett bizonyosodjunk meg arról, hogy a képernyő közvetlenül mögöttünk van, illetve csak egy picivel mellettünk, hogy a kivetítő fénye ne világítson a szemünkbe.

2. szabály: Iktassuk ki a figyelemelterelő tényezőket! Könnyen eltérhetünk a mondanivaló tárgyától, amikor se vége, se hossza annak, hogy a PowerPoint-állományt finomítsuk, például több grafikai elemet, animációt és speciális hatást próbálunk hozzáadni. Ha a diákat megtartjuk alapformátumukban, előnyünkre fog szolgálni. Az egyszerű kivitel megvéd minket attól, hogy összezavarodjunk a szükségtelen részletektől, a hallgatóságot pedig attól, hogy összezavarodjanak a túl sok történéstől a képernyőn. A figyelemelterelő tényezők kiiktatása lehetővé teszi, hogy mi irányítsuk a médiát, ahelyett, hogy a média irányítana bennünket. A PowerPointot akkor használjuk jól, ha az emberek egyáltalán észre sem veszik, hogy használjuk. Nem az az igazi, ha a diáinkat dicsérik: ez azt jelentené, hogy a közönség ránk figyelt a gondolataink helyett. A prezentáció legfontosabb eredménye az, ha a hallgatóság megérti azt, amit közölni szeretnénk. A prezentáció végeztével azt szeretnénk, ha a hallgatóság a rendkívüli gondolatainkról beszélne, nem pedig a rendkívüli effektjeinkről. A média tisztán érthetővé tétele kihívást jelent. Amikor azért teszünk erőfeszítéseket, hogy a történet struktúrája ne legyen észlelhető a történet előadása során, azért is meg kell dolgoznunk, hogy a produkció más elemei is rejtve maradjanak. A figyelemelterelő tényezők kiküszöbölését akkor kell kezdeni, amikor a hallgatóság bejön a terembe, és akkor fejeződhet be, amikor elhagyják azt.

3. szabály: Előadásunk legyen gördülékeny! Fontos, hogy PowerPoint-prezentációnkat hozzuk összhangba személyiségünkkel, így hiteles kapcsolatot tudunk kialakítani a hallgatósággal. Amikor például arra szánunk időt, hogy gondosan kitöltsük a címsorsab345

10. fejezet: Az NVV-prezentáció előadása

lont, magabiztos uraivá válunk a történetnek, ami lehetővé teszi, hogy felszabadultan rögtönözzünk az előadáson, és a hallgatósághoz igazítsuk szavainkat ahelyett, hogy leragadnánk a hagyományos PowerPointszemléletben szokásnál, amikor is felolvassák a felsorolásokat. Az új szemlélet sokkal nyugodtabb és kényelmesebb előadói stílust eredményez, amely a hallgatóságban a nyugalom és kényelem érzetét kelti. De azért ne gondoljuk, hogy ez „mindent szabad” prezentáció, sőt, a rögtönzésnek nagyon fontos meghatározott forma kikötései vannak. Ezt az alapelvet sok művészetben alkalmazzák, például, a dzsesszben is, amelyben a zenészek csak azután improvizálnak, miután a zenei irányzat alapvető technikáit alaposan elsajátították. Hasonló módon, akkor rögtönözhetünk az ebben a könyvben leírt és az alapszabályokban lefektetett kikötésekkel, ha már az alapvető prezentációformákat elsajátítottuk. HÁROM ALAPSZABÁLY PREZENTÁCIÓNK ELŐADÁSÁHOZ Forgatókönyvünk segít abban, hogy kimondott szavainkat, kivetített képeinket és kinyomtatott emlékeztetőinket kezelni tudjuk. Kövessük ezt a három alapszabályt, biztosítva ezzel, hogy ami megmarad az élő prezentáció élményéből, az lenyűgöző legyen: •

1. szabály: A kivetítő.

•

2. szabály: Iktassuk ki a figyelemelterelő tényezőket!

•

3. szabály: Előadásunk legyen gördülékeny!

A figyelemelterelő tényezők eltávolítása Ezidáig a könyv arra összpontosított, hogy segítségünkre legyen egy olyan PowerPoint-prezentáció elkészítésében, amely minimálisra csökkenti a figyelemelterelő tényezőket, amelyek egyébként túlterhelnék a hallgatóság munkamemóriájának korlátozott kapacitását. A szükségtelen információkat a prezentációból a címsorsablonra fókuszálva tudjuk eltávolítani. Ha követjük a forgatókönyv elkészítésének és tervezésének alapszabályait, a tárgyhoz nem tartozó információkat a prezentáció területén kívül tudjuk tartani. A képeket és a szöveget egyaránt a címsorral fogjuk össze. Miután eltávolítottuk a figyelemelterelő tényezőket a PowerPointprezentációból, itt az ideje, hogy arra összpontosítsunk, hogy az előadás környezetéből is távolítsuk el a figyelemelterelő tényezőket. 346

A figyelemelterelő tényezők eltávolítása

A környezet előkészítése A fizikai környezet, amelyben az előadást tartjuk, éppen annyira fontos, mint a történet, amelyet elmondunk. Kemény munkánk minősége csökken, ha a terem fizikailag kényelmetlen, ha zavaró lárma van, ha nincs konnektor a projektor számára, vagy ha a terem leromlott állapotban van. Ahogy személyes felelősséggel tartozunk a címsorsablonért, tennünk kell a környezet fizikai hatása érdekében is. Komoly vezetői és diplomáciai képességeket aktivizálunk, hogy együtt tudjunk dolgozni létesítménygondnokokkal, hogy megbizonyosodjunk arról, minden rendben van. Ha be tudunk jutni a terembe, ahol az előadást tartani fogjuk, nézzünk körül a prezentáció előtt, így meg tudjuk tervezni, mire lesz szükségünk. Ha bejutunk a terembe, nézzük meg a fizikai tér kialakításának lehetőségeit, és, ha lehetséges, próbáljuk el a prezentációt a tényleges környezetben. Ha nincs lehetőségünk a fizikai hely előzetes megtekintésére, vegyük fel a kapcsolatot valakivel, aki ismeri a termet, és tudakolódjunk a terem berendezéséről. TIPP

9

A terem megvilágítása problémát jelenthet a PowerPoint-prezentáció tekintetében. Egyrészről szeretnénk, ha az emberek a kivetítőernyőt tisztán látnák, másrészről azonban nem jó az sem, ha a terem olyan sötét, hogy az emberek elbóbiskolnak. A legújabb projektorok fényereje annyira nagy, hogy a hallgatóság a kivetített képeket akkor is tisztán látja, ha a lámpákat nem kapcsolják le. Ha megnézhetjük a termet, amelyben a prezentációt tartani fogjuk, próbáljuk ki a projektort, és álljunk a terem végébe, hogy az ott ülők szemszögéből is lássuk a dolgokat. Állítsuk be a megvilágítást úgy, hogy a teremben mindenki tisztán láthassa a diákat és minket is. Kérjünk meg valakit a személyzetből, hogy legyen segítségünkre, ha a kapcsolókhoz nem könnyű hozzáférni, vagy ha további megvilágításra van szükségünk.

A legkevesebb az, hogy mi is és a hallgatóság is fizikailag kényelmes környezetben legyünk. Legyenek meg az olyan alapvető üzemeltetési feltételek az előadás tartásához, mint pl. az emelvény, de rendelkeznünk kell fizikai szabadsággal is, hogy kényelmesen mozoghassunk a teremben beszédünk közben. Ha tábla-PC-t használunk NVV-prezentációnk megtartásához, helyezzük az emelvényre vagy egy kis asztalra a hallgatóság látókörén kívül, és bizonyosodjunk meg róla, hogy a projektorkábel és az áramforrás elérhető. 347

10. fejezet: Az NVV-prezentáció előadása

Ha már elégedettek vagyunk a fizikai környezettel, foglalkozzunk azokkal a műszaki eszközökkel, amelyeket a PowerPoint-prezentáció kivetítéséhez használni fogunk.

A technika ellenőrzése A történetek erős kezdésre építenek, ami megadja a hangot és az irányt az elbeszélés többi részének. Természetesen beépítettük az erős kezdést a címsorsablon első szakaszába, de a prezentáció valójában már akkor megkezdődik, amikor a hallgatóság megpillantja és felismeri az előadót. Az erős kezdés gyenge lesz, ha azt látják, hogy épp bedugja a projektorkábelt a számítógépbe, élesíti a képet a vásznon, és keresi a vetítendő PowerPoint-állományt a számítógépe asztalának ikonerdejében. A közönség általában elnéző az ilyen zavaró dolgokkal szemben, de inkább ne számítsunk erre. Ez az, amiért elő kell készíteni a technikai feltételeket. Amikor felmérjük a termet, amelyben az előadást fogjuk tartani, szánjunk időt arra, hogy kipróbáljunk minden szükséges teendőt, ami a prezentációhoz használt technika beállításához kell. Csatlakoztassuk a projektort a számítógéphez, kapcsoljuk be a felszerelést, és nyissuk meg a PowerPoint-állományt. Végezzünk el minden szükséges beállítást, majd igazítsuk a képet a vászon vagy a kivetítőernyő méretéhez, és élesítsük. Ha prezentert használunk a diák léptetéséhez, próbáljuk ki, hogy biztosak legyünk benne, megfelelően működik. Teszteljük az internetkapcsolatot, ha szükségünk van rá, és nézzünk át minden hálózaton keresztül működő eszközt, amelyet a projektoron szeretnénk megmutatni a prezentáció alatt. Ha tervezzük weblapok megjelenítését, készítsünk biztonsági másolatot róluk a helyi számítógépre, arra az esetre, ha valamilyen gond lenne az internetkapcsolattal. Ha használni fogjuk a PowerPoint előadói eszközeit a Diarendező nézetben vagy a tábla-PC-n, nézzük át a B függelék útmutatását a CD-mellékleten a prezentáció előkészítéséhez. Ha nem tudjuk az eszközöket beállítani és kipróbálni a teremben a prezentációt megelőzően, legalább a prezentáció előtt annyival állítsuk be az eszközöket, hogy legyen elég időnk megoldani bármely fellépő technikai problémát. A próbát előzetesen hasonló teremben is elvégezhetjük.

348

A figyelemelterelő tényezők eltávolítása

Számítsunk problémákra Még akkor is létre tudunk hozni egy elfogadható prezentációt, ha valami tönkremegy. Ha például, az előadás ideje váratlanul 45 percről 15 percre, mi több, 5 percre rövidül, gyorsan átalakíthatjuk a prezentációt a lecsökkentett időhöz az előre kiválasztott diák elrejtésével, ahogyan a 6. fejezetben tettük. Ha a számítógépünk elromlik és nincs mód pótolni, azért még be tudjuk mutatni a prezentáció összes pontját a kinyomtatott címsorsablon, forgatókönyv, a vázlatrajzok és a jegyzetoldal vagy diasorok használatával. Ha a projektor égője kiég, és nincs pótégő, egyszerű diáink elég érthetőek lesznek ahhoz, hogy kis hallgatóság számára egy asztalnál a számítógép képernyőjén mutogassuk. Az alapos előkészítés lehetővé teszi, hogy magabiztosan bemutassuk a prezentációt, nem számít, mi kerül az utunkba. Ha a prezentáció különösen fontos, mint például a perbeszéd egy fontos bírósági tárgyaláson vagy plenáris vitaindító egy fontos konferencián, gondoskodjunk segítségről, aki a prezentáció biztonsági másolatát egy másik számítógépen párhuzamosan futtatja, és mindkét számítógépet csatlakoztassuk rá egy váltókapcsolóra – ha valami váratlan történik, zavartalanul tudjuk folytatni a tartalékgépről a prezentációt.

Próbáljuk el a zavaró tényezőket Azelőtt a diakészítés befejezéséig kellett várnunk, amíg először elpróbálhattuk a prezentációt. Az NVV használatával azonban próbálhatjuk az egész folyamat alatt. Amikor a címsorsablont írjuk a 4. és 5. fejezetben, bele tudjuk magunkat élni a történetünkbe. Amikor a 6. fejezetben elkészítettük a forgatókönyvet és az előadásszöveget, rögzítettük a történet sorrendjét és folyását, amikor a forgatókönyv vázlatát elkészítettük és grafikákat adtunk hozzá. A 7. és 8. fejezetben megismerkedtünk a kivetítőn megjelenő vizuális elemekkel, amikor felskicceltük a forgatókönyvet, majd ábrákat adtunk hozzá. Az NVV-folyamat minden egyes lépése alatt szellemileg átéltük a prezentáció lényegét, és észrevettünk számos lehetséges zavaró tényezőt, amitől gondunk támadhat, ha túlságosan a diákra bízva magunkat arra számítunk, hogy majd az eszünkbe jut minden részlet, amelyet be akarunk mutatni.

349

10. fejezet: Az NVV-prezentáció előadása

Tartsuk meg a prezentáció főpróbáját, és távolítsuk el a figyelemelterelő tényezőket az előadásból, amelyek a rossz előkészítésből származhatnak. Ha ellenőriztük a termet és a technikai feltételeket, álljunk arra a fizikai helyre, ahol az előadást fogjuk tartani, és tartsuk meg a teljes prezentációt. A prezentáció alatt minden szem ránk szegeződik, és az emberek lesni fogják, hogy mennyire lelkesedünk és érdeklődünk a téma iránt. Ha monotonon és érdektelen hangon beszélünk, ne lepődjünk meg, ha a hallgatóság visszatükrözi a lelkesedés hiányát. Igyekezzünk változtatni a hangunkat a fontos pontok kiemeléséhez, tartsunk hatásszünetet, amikor egy különleges részletbe vágunk bele. Keményen megdolgoztunk a történetünk prezentálásáért – engedjük, hogy lelkesedésünk átjöjjön a hangunkon és az arckifejezésünkön. Amikor próbálunk, biztosan belefutunk olyan elnagyolt helyekbe vagy részletekbe, amelyeket szívesen megváltoztatnánk a prezentációban, tehát legyen kéznél egy darab papír lejegyezni a módosítást magunk számára. Majd térjünk vissza a tervezéshez, és tegyük meg a végső változtatásokat a diákon. Kérjünk meg valakit a csapatunkból, hogy vegyen részt a próbán, és adjon őszinte visszajelzést a prezentációról, mert más szemével látva a dolgokat, több hibát vehetünk észre. Az emberek hajlamosak arra, hogy csak a jó dolgokra figyeljenek, tehát kérjük meg az értékelőnket, hogy ne csak azt erősítse meg, amit jól csinálunk, hanem javasoljon olyan szempontokat is, amelyeket javítani tudunk. Jó ötlet sokféle véleményt kérni, mert mindenki más szemszögből fog tanácsot adni. Vegyünk figyelembe minden visszajelzést, amit kapunk, és végezzük el a szükséges változtatásokat.

Jegyzethasználat Az előadói nézet, (részletesen leírva a B függelékben a CD-mellékleten), nagy előny az előadónak, és hasznos eszközökkel szolgál, hogy emlékeztessen minket, mit akarunk mondani. Nem csak a jegyzetek ablaktábla tartalmaz utalást arra vonatkozóan, mit akarunk mondani, de a címsoraink és egyszerű ábráink is ezt teszik, valamint az alul található diaminiatűrök, amelyek a következő pontok vizuális összegzését mutatják. TIPP

9 350

Az egyik leggyakoribb verbális figyelemelterelő tényező a töltelékszavak használata, mint ühüm, izé, ööö, gondolom, tudják. A legtöbb ember nem igazán van tudatában annak, hogy használja ezeket a szavakat — még a legtapasztaltabb előadók is. A zavaró tölte-

A figyelemelterelő tényezők eltávolítása

lékszavak csökkentése érdekében készítsünk hangfelvételt beszédünkről, így vissza tudjuk hallgatni magunkat, és megszámolhatjuk az öööket. Vagy kérjünk meg valakit, hogy számolja a töltelékszavak előfordulását, mialatt beszélünk. A legbiztosabb gyógymódja ennek a zavaró szokásnak mindenekelőtt az, ha megtapasztaljuk, hogy ezt tesszük.

Hiába kerültünk bensőségesen családias viszonyba a prezentációnkkal, jó, ha az emelvényre fellépve a kezünkben tartunk egy kinyomtatott címsorsablont vagy forgatókönyvet. Ne használjuk a teljes jegyzetoldalt előadói jegyzetként – az írott szöveg a jegyzet-területen kísértésbe vihet, hogy a lapról olvassuk, és fizikailag lapoznunk kell egyik oldalról a másikra, ami zavaró lehet. E helyett előadói jegyzetnek a címsorsablont, a forgatókönyv szövegvázlatát vagy a bélyegképeket javasoljuk. Ezeket a következő lépéseket végrehajtva nyomtathatjuk ki: 1. Nyissuk meg Wordben a címsorsablont tartalmazó dokumentumot! Ha bármilyen változtatást végzünk a forgatókönyv címsorain, frissítsük a Word-dokumentumot, hogy tükrözze a változásokat, majd mentsünk el egy másolatot. 2. A forgatókönyv szövegvázlatának kinyomtatásához nyissuk meg a PowerPoint-állományt, kattintsunk a Microsoft Office gombra, kattintsunk a Nyomtatás parancsra, a Nyomtatás párbeszédpanel Mit nyomtat területén kattintsunk a Vázlat nézet elemre. Utána kattintsunk az OK gombra. 3. A forgatókönyv bélyegképeinek nyomtatásához a Mit nyomtat területen kattintsunk az Emlékeztetők elemre, és válasszuk a 6-ot vagy a 9-et a legördülő listáról. Hagyjuk a Rejtett diák nyomtatása jelölőnégyzetet kijelölve, majd kattintsunk az OK gombra. 4. Jegyzetoldalak emlékeztetőinek nyomtatásához kattintsunk a Nyomtatás elemre, és a Mit nyomtat területen kattintsunk a Jegyzetoldal elemre. Ha használunk rejtett diákat, töröljük a Rejtett diák nyomtatása jelölőnégyzetet, majd kattintsunk az OK gombra. Nyomtathatunk oldalanként egy diát, de a forgatókönyv bélyegképeivel és a jegyzetoldalak nyomtatásával elegendő anyag áll rendelkezésünkre.

351

10. fejezet: Az NVV-prezentáció előadása

5. Ha már ezzel foglalkozunk, nyomtassunk ki mindenféle más emlékeztető anyagot, amelyre esetleg utalni fogunk a prezentáció alatt, például Visio-diagramokat vagy -folyamatábrákat, Excel-táblázatokat, valamint részgrafikonokat és ábrákat. Ha már mindent kinyomtattunk, gyűjtsük össze a dokumentumokat egy mappában, így minden egy helyen lesz, ha elő kell venni valamelyiket. TIPP

9

Ha a forgatókönyv bélyegképeiből akarunk előadói jegyzetet készíteni, a prezentációban a Nézet fül Nézetek csoportjában válasszuk az Emlékeztetőminta elemet, ott elképzelésünknek megfelelően testre szabhatjuk a megjelenítést.

Párbeszéd kialakítása A címsorsablon I. szakaszában a hallgatóságot tesszük a történetünk főszereplőjévé, a történetet olyanná alakítjuk, hogy minden róluk szóljon, és ne rólunk. Ne legyen a prezentáció olyan színházi előadás, amelyben az előadó a sztár, aki egy rajongó csapatot szórakoztat, hanem a hallgatóság kiszolgálását segítő szereposztás része. Ez elmozdulás attól a nézettől, hogy a PowerPoint elsődleges funkciója az előadó segítése egy új nézet felé, mely szerint a PowerPoint rendeltetése a hallgatóság segítése. A prezentáció nem egyirányú utca; az előadó és a hallgatóság kölcsönhatását párbeszéd létrehozására használja. Mivel az előadó szólal meg elsőként, ő felelős a kölcsönhatás elindításáért.

Legyünk hitelesek A prezentációval létrehozott párbeszédet mi kezdjük – elvégre a hallgatóság az idejét adja, hogy meghallgassa, mit akarunk mondani. Nagyobb érdeklődés várható a hallgatóságtól, ha híre megy, hogy értünk a dologhoz. Sokféle módon tanúsíthatjuk személyes hitelességünket, kezdve a bemutatkozással, amelyet a forgatókönyvünkben a 7. fejezetben terveztünk meg, folytatva gondolataink tisztaságával és üzeneteink frissességével, majd befejezve diáink vizuális és elbeszélésünk verbális hitelességével.

352

Párbeszéd kialakítása

Amikor elkezdjük írni a vázlatot, adjuk a nevünket a címsorsablonban a szerző nevét közlő sorban, hogy ezzel mutassuk ki személyes felelősségünket a prezentáció folyamatáért az elejétől a végéig. Részvételünk legnagyobb nyeresége az, hogy a prezentáció végül is egyéniségünk kiterjesztésévé válik. Amikor az I. szakaszban fókuszáljuk a történetet, majd a II. szakaszban három fő pontba foglaljuk gondolatainkat, egyre magabiztosabbá válunk az üzenetünkben. A forgatókönyv tervezéséhez használt kreativitás révén azt érezhetjük, hogy a PowerPoint-prezentáció mintegy a személyiségünk folytatása. Amikor nyilvánosság előtt beszélünk, az egyik legnagyobb veszélyhelyzet az, ha azt gondoljuk, hogy mást kell mutatnunk, mint aki vagyunk. Ez a probléma fokozottan jelentkezik, ha egy központilag készített vállalati PowerPoint-állományt kaptunk, szokás szerint túlstilizált, de unalmas kivitellel. Bár ezek a prezentációk a felszínen menőnek tűnhetnek, de többnyire szív és lélek nélküliek, mert ezek csak egy adott ember személyisége révén kerülhetnek a prezentációba. A csapdából magunk készítette PowerPoint-állomány használatával törhetünk ki, amely az alkalmazott történetben és a vizuális elemekben kifejezi jellemünket és személyiségünket. Ezt a személyes kezdést a prezentáció saját hangunkon való előadásával folytathatjuk hatásosan. A hallgatóság mindig jobban kedveli az egyéni prezentációkat, amelyek még ha nem is tökéletesek, de egyéniek és kifejezőek, szemben a makulátlan és hibátlan, de lelketlen általános termékekkel. Amikor prezentációt tartunk, sose féljünk önmagunk lenni, mert az emberek valójában ezt várják el tőlünk.

Bízzunk a diáinkban! Sok emberben félelmet ébreszt a gondolat, hogy nyilvánosan kell beszélniük. A félelem gyakran abból ered, hogy az előadó nincs megelégedve a saját történetével, saját magával vagy felkészültségének szintjével. Az erős történet, személyiségünk érvényre juttatása az előadás menetében, és a prezentáció teljes végigpróbálása eloszlathatja a félelmeket. A saját tervezésű diák kivetítése közben magabiztosságunk egyre nő.

353

10. fejezet: Az NVV-prezentáció előadása

Miután a PowerPointban dolgoztunk Jegyzetoldal, Normál és Diarendező nézetben is, sokoldalúan tisztában vagyunk az anyaggal. Amikor rálépünk egy új diára, annak a címsora megsúgja, miről kell ott beszélnünk. A címsor a hallgatóságot is megszólítja, ez nyugalmat sugall nekik, és segíti őket annak megértésében, amit ezzel a ponttal át szeretnénk adni. A következő segítség a grafikai elem a dián. Az NVV egyszerűsített tervezési szemléletének egyik előnye, hogy a diákon nincsenek felsorolások és felesleges összevisszaságok; egyszerű ábrákkal illusztrált, kerek mondatokból álló címsorokat mutatunk. Az ilyen egyszerű diák célja az előadó és a hallgatóság közötti együttműködés ösztönzése. Azzal, hogy kevesebbet mutatunk meg a kivetítőn, felkeltjük a hallgatóság kíváncsiságát. Ezután kérdéseket tehetünk fel a diáról élőszóban a hallgatóságnak, amelyeket minden egyes dia jegyzetterületén írásban pontosan megtervezünk. A hallgatóságnak saját szavainkkal elmagyarázzuk a címsor és a kép jelentését. Ez a három alapelem – címsor, kép, és a hangunk – együtt dolgozik azon, hogy bensőséges párbeszéd jöjjön létre, amely leköti a hallgatóság figyelmét. Amikor befejezünk egy gondolatot, lépjünk át a következő diára és gördülékenyen fogjunk bele annak előadásába, hogy a párbeszéd természetes módon folytatódjon. Az új PowerPoint-szemlélet alkalmazása esetén a hallgatóság koncentrált figyelmét a nyugodt szemléletünkkel, az érdekes történettel és a lenyűgöző vizuális elemekkel nyerjük el. Beszéd közben nézzünk végig a termen, a terem minden részében létesítsünk közvetlen szemkontaktust a hallgatóság egy-egy tagjával. Nézzük az arcukat, hogy lássuk, hogyan reagálnak a prezentációra. Ha az emberek izegnek-mozognak vagy idegesek, szükséges lehet lelkesedésünk és beszédszintünk fokozására.

Kérdezz, felelek! Ha jól dolgoztunk a címsorsablonon, amikor a prezentációt a hallgatóság feltételezett igényeihez igazítottuk, előre felkészülünk kérdésekre, és fel is tesszük közülük azokat, amelyekre az egyes szakaszok befejeztével kíváncsiak vagyunk. Nagyon fontos, hogy időt biztosítsunk a kérdésekre és válaszokra – még ha mindenről beszélünk is, a döntéshozó emberek szívesen tesznek még fel kérdéseket, hogy érezzék, hozzájárultak a produkcióhoz. A forgatókönyv tervezetének megfelelően beszélgetésre sor kerülhet az

354

Improvizáljunk — korlátok között

I. szakasz legelején, az első és második Téma dia bemutatása után, vagy miután elmondtuk az előre megírt összegzést, és a hallgatóságot hozzászólásra szólítjuk fel. Néhány esetben éppen az a cél, hogy néhány kérdés készakarva megválaszolatlanul maradjon, így a hallgatóság mindenképpen rájuk fog kérdezni, és így tartalmas kérdés-felelet szakasz alakul ki. Ha nagy hallgatóság előtt tartjuk a prezentációt, a feltett kérdést megválaszolás előtt ismételjük meg, hogy a teremben mindenki biztosan hallja. Ha valaki egy bizonyos diáról tesz fel kérdést, a kinyomtatott forgatókönyv segítségével állapítsuk meg a megfelelő diaszámot, majd gépeljük be a dia számát, és nyomjuk meg az enter billentyűt, hogy közvetlenül ahhoz a diához ugorjunk. Ha egy általános kérdéshez kapcsolódó diát szeretnénk megmutatni a II. szakasz egyik jelenetéből, írjuk be a II. szakasz bármely diájának számát, amely megfelel a kérdéshez, majd nyomjuk meg az Enter billentyűt. Ha van olyan többletanyagunk, amely nem illeszkedik a II. szakasz diáihoz, de úgy gondoljuk, hogy valószínűleg fognak róla kérdezni, adjuk a többletdiákat a prezentáció végéhez, és ugorjunk rájuk, ha kérdés van velük kapcsolatban. TIPP

9

A PowerPoint-forgatókönyvet előreléptetési segédeszközként használjuk, ha a vetítés során navigálni kell. Mielőtt elkezdjük a prezentációt, lépjünk a Diarendező nézetbe, és olyan méretben jelenítsük meg a forgatókönyvet, hogy az összes diát egyszerre lássuk — mondjuk 33%-on. Hagyjuk a prezentációt ebben a nézetben, és amikor készen állunk az előadásra, nyomjuk meg az F5 billentyűt a kezdéshez. Szükség esetén az Esc billentyű lenyomásával térhetünk vissza a Diarendező nézetbe. Ha jól ismerjük a forgatókönyvet, kérdés esetén rákattintunk a kérdéses diára, s így közvetlenül ráugorhatunk.

Improvizáljunk — korlátok között Mivel az új PowerPoint-állományunk kellően rugalmas, végtelen sok változatot rögtönözhetünk vele, feltéve, hogy követjük az NVV-szemlélet alapjait, és ragaszkodunk az alapszabályokhoz. Ezek a szabályok a prezentációt erősen a gyökereihez kötve tartják, miközben új dolgokat próbálunk ki.

355

10. fejezet: Az NVV-prezentáció előadása

Tartsuk a kezünkben a történetet Magabiztos előadásmódunknak köszönhetően a hallgatók kérdéseket tesznek fel a prezentáció alatt, vagy elmondják saját történeteiket. Ez jó jele annak, hogy a hallgatóságnak tetszik az előadói stílusunk, és, ha ilyen módon terveztük meg az előadást a forgatókönyvben, ez nagyon jó. Megvan viszont a veszélye annak, hogy a kérdések eltérítenek az irányunktól, kiesünk az időbeosztásunkból és a történet menetéből. Fogadjuk a kérdéseket barátságosan: ha tudunk, adjunk rájuk gyors választ, vagy megköszönve utaljuk át a kérdés-felelet szakaszba a prezentáció végére. Ha nem tudjuk a választ a kérdésre, ismerjük be, hogy nem tudjuk, és ajánljuk fel, hogy utánanézünk a dolognak. Lényeges, hogy történetünk maradjon folyamatos; ha nem így van, könnyen elveszíthetjük az irányításunkat a helyzet fölött. Az NVV-szemlélet célja az, hogy ellenállhatatlan, a hallgatóság igényeire szabott történetet hozzon létre, amely megelőzi a kérdéseiket, így a hallgatók végig teljesen elmélyülnek az előadásban. Ha elvétjük a célt, és a történet a hallgatósághoz nem illőnek bizonyul, a prezentáció után szánjunk időt a címsorsablon áttekintésére. Különösen az I. szakasz jeleneteinél vigyázzunk arra, hogy a történet teljesen lebilincselje a hallgatóságot. Ha rugalmasan változtatnunk kell, a dia számának begépelésével mindig előre tudunk ugrani a prezentáció bármely pontjára. Bemutathatjuk a prezentációnak a 6. fejezetben leírt 5 perces változatát, amely magában foglalja az egész I. szakaszt, a II. szakasz témáinak első diáit, az egész III. szakaszt: ezek együtt adják történetünk alapvető struktúráját.

Készüljünk fel különböző környezetekre Az NVV-szemlélet időtálló klasszikus történeti struktúrán alapszik, ami mindenkire hatással van: egyformán tudjuk használni különböző méretű hallgatóságok esetén. Sok esetben egy nagy képernyő elegendő a prezentáció kivetítéséhez; terjedelmes hallgatóság esetén a kivetítőernyőnek elég nagynak kell lennie ahhoz, hogy a hátsó sorokban ülő emberek is tisztán lássák a diákat. A nagy méretű hallgatóság gyakran akadályt jelent az előadásunk alatti visszajelzések észlelésében, de ez nem akadályozza meg a bensőséges beszélgetést, ahogyan korábban ebben a fejezetben leírtuk.

356

Előadás anélkül, hogy jelen lennénk

Egy- vagy kétszemélyes hallgatóság számára a prezentációt nagy képernyőjű laptop, a kinyomtatott diák vagy éppen marokszámítógép használatával is megoldhatjuk. Ezeknek az eseteknek mindegyikében elveszítjük a kivetített nagy kép erejét, de nyerünk azzal, hogy kényelmesebb és beszélgetősebb a szemlélet, közvetlen a kezdés, és nem kell foglalkozni a technikai beállításokkal.

Emlékeztetők kiosztása Sok előadó jobbnak találja az emlékeztetők kiosztását a prezentáció utánra időzíteni, hogy elkerüljék a zavaró tényezőket. Másrészről, a hallgatóság sokszor előre kéri az emlékeztetőket, mert szeretnek az előadás alatt papírra jegyzetelni. Próbáljuk ki mindkét módszert, hogy lássuk, melyik hatásosabb magunk és a hallgatóságunk számára. Kompromisszumos megoldás, ha előre kiosztjuk a címsorsablon egyoldalas változatát, így a hallgatóságnak van egy alaptérképe arról, hova igyekszünk. A prezentáció kezdetekor megemlíthetjük, hogy a végén kiosztunk majd egy átfogó emlékeztetőt a kinyomtatott jegyzetoldalak formájában.

Előadás anélkül, hogy jelen lennénk Ha nem tudjuk személyesen megtartani az előadást, nyilvánvalóan maradnak a kommunikációnak azok a fajtái, amelyek csak élő környezetben működnek. De az, hogy fizikailag nem tudunk jelen lenni, nem kell, hogy meggátoljon bennünket az előadás megtartásában – csak máshogy kell kialakítani a PowerPoint prezentációt.

A jegyzetoldalak elküldése (nem a diáké) Amikor a 7. fejezetben képeket teszünk a diákra, tudjuk, hogy az NVV használatával elkészített diáknak nem sok az értelme, ha nem nézzük meg őket Jegyzetoldal nézetben. Ez áll akkor is, ha a PowerPoint-prezentációt elküldjük valakinek, aki nem tud személyesen részt venni az előadáson, tehát soha ne küldjük el csak a diákat – mindig küldjük el a jegyzetoldalakat. 357

10. fejezet: Az NVV-prezentáció előadása

Az emlékeztetők jegyzetoldal formájában nyomtatott dokumentumként gyors olvasást tesznek lehetővé. Az olvasó, amikor átlapozza a címsorokat és vizuális elemeket, gyorsan megérti a dokumentum fő gondolatait, majd elmélyülhet, ha akar, az elbeszélés jegyzetterületen található részleteinek olvasásában. A jegyzetoldalak elküldésének hatásos módja a PDF-formátum, ahogyan a 9. fejezetben leírtuk. Amikor e-mailben küldjük el a pdf-formátumú jegyzetoldalakat, a hallgatóság hozzáfér minden információhoz, amit szeretnénk bemutatni, de nincs hozzáférése az eredeti PowerPoint-állományhoz, így a grafikai anyag és a szöveg átszerkesztésére nincs módja.

Prezentáció létrehozása hálózaton Személyes jelenlét híján a prezentációt megjeleníthetjük webböngészőben. Ahogy a 9. fejezet példaprezentációjában leírtuk, az NVV-prezentációk jól működnek webböngészőn, mert a web alkalmas az ilyen történetstruktúrák megjelenítésére. Az egyszerű vizuális struktúrák is alkalmazhatók a szöveggel összhangban, valamint lehetséges az információ emészthető méretű darabokra tördelése, az egyenletes elhelyezés és az egyenletes folyamat. NVV-ELLENŐRZŐLISTA: A PREZENTÁCIÓ ELŐADÁSA A prezentáció előtt és alatt megtettük-e a következőket: •

a környezet előkészítése, műszaki ellenőrzése, előzetesen megfelelő próba;

•

fizikai jelenlét és élő hangok használata az élmény életre keltése érdekében;

•

a hallgatóság lekötése, rejtve és nyíltan;

•

NVV-eszközök és -technikák használata hallgatóságunk munkamemóriájának kezeléséhez.

A prezentáció hálózatossá tételének legegyszerűbb módja a jegyzetoldalak közzététele egy webhelyen pdf-formátumban. Átalakíthatjuk a prezentációt webes formátumúvá, amely lehetővé teszi a hangzó szöveg lejátszását, mialatt a diákat megjelenítjük. A legtöbb ilyen eszközzel, mint a Microsoft Office Live Meeting, a diák egy keresőben jelennek meg, és egy mikrofont használunk a jegyzetterületre írni kívánt elemek felvételére. Amikor a hallgatóság nézi a diákat, hallja az elbeszélésünket a számítógépén keresztül. Néhány hálózatos technológiai megoldás a jegyzetterületet láthatóvá is teszi. 358

És végre, a prezentáció…

És végre, a prezentáció… Most már készen állunk arra, hogy megtartsuk a prezentációt a hallgatóságunknak. Van egy NVV-szemléletű tökéletes prezentációnk, biztosak vagyunk abban, hogy fókuszált, tiszta és megnyerő történetünkkel meggyőzzük a hallgatóságot. Mikor ezt a rendszert alkalmazzuk más prezentációkhoz, tartsuk kezünk ügyében ezt a könyvet, és látogassuk meg ennek a könyvnek a társwebhelyét a www.beyondbulletpoints.com oldalon, ott ötletek és inspirációk állandó készletéhez jutunk. Már megláttuk miért így dolgozik az NVV, itt az ideje, hogy nekikezdjünk saját prezentációnknak. Amikor elkezdjük az NVV használatát, tartsuk a kezünkben ezt a könyvet, hogy lépésről lépésre vezessen végig a folyamaton. Találjunk valakit, aki hajlandó segíteni ebben. Ezt a szemléletet alkalmazva jó eredményt kapunk, ez lendületet ad ahhoz, hogy közösségünkön belül tisztább és hatásosabb kommunikáció alakuljon ki. Amikor Ne vetíts vázlatot-életet kezdünk élni, nincs visszaút – megállíthatatlanul haladunk egy sokkal hatásosabb előadásmód felé.

10 tipp az előadás tökéletesítésére Íme, hozzájutottunk egy rugalmas és szilárd rendszerhez gondolataink életre keltéséhez a PowerPoint használatával. Mielőtt prezentációt tartunk, tekintsük át a következő 10 tippet, hogy ötleteket merítsünk fantáziánk megmozdításához vagy inspirációt, hogy valami újat próbáljunk ki.

1. tipp: Az élő névjegy A hagyományos vázlatkészítési szemléletben az előadó rendszerint sokat fáradozik azon, hogy elhelyezze a cége emblémáját a Diaminta nézet egy elrendezésén, hogy rányomja szervezete vizuális bélyegét minden diára. Viszont a kutatások (l. 2. fejezet) eredményeit követve az NVV kerüli az összes dián megjelenő vizuális információt, és helyette különböző technikákat alkalmaz, hogy a szervezet azonosságát a prezentáción végigvigye. A logó elhagyása a mintadiáról növeli a képernyő valódi felhasználhatósá359

10. fejezet: Az NVV-prezentáció előadása

gát információk bemutatásához, és annyi kreatív lehetőséget tesz hozzáférhetővé, amennyit csak az üres képernyő megenged. Az embléma a dián akadályozza a hallgatót abban, hogy teljesen elmélyedjen a történetben. Ezeken az okokon kívül az élő prezentáció során a vizuális bélyeg a dián azért sem fontos, mert minden szem rajtunk van, valójában az előadó az élő névjegy. Gondolataink kiváló minősége, az ellenállhatatlan történet, az érdekes vizuális elemek és a figyelem állandó lekötése mind hozzájárulnak, hogy a hallgatóság nem fogja egyhamar elfelejteni a prezentációt. Abban az esetben, ha a hallgatóság mégis elfelejtene néhány részletet az előadásból, mindig meglesz az emlékeztető, amely tartalmazza a jegyzetoldalakon a logónkat.

2. tipp: Áldomásmester Aki még nem tagja valamely szónok szakkörnek, még beléphet. Minden szónoknak hasznára van, ha rendszeresen eljár találkozókra azzal a céllal, hogy beszédtudománya fejlődjön. Jó választás a nemzetközi áldomásmester klub, a Toastmaster International (www.toastmasters.org), olcsó67, és minden klub megversenyezteti tagjainak önkéntes próbálkozásait. Ha csatlakozunk, részt vehetünk beszédgyakorlatokon, és kész beszédek sorozataihoz jutunk hozzá egy gyakorlókönyv didaktikai sorrendjének megfelelően. A legnagyobb előny minden bizonnyal egyszerűen a rendszeres látogatásból származhat, mivel lehetőségünk lesz támogató környezetben előadásokat tartani, fejleszteni képességeinket, hogy megbirkózzunk az idegességgel és növeljük magabiztosságunkat – nemcsak nyilvános előadásnál, de a kommunikáció terén minden tekintetben. Sok klub még nem tette magáévá a prezentációs technológiák használatát. Ha a helyi egyesületünk még nem használja a PowerPointot, vigyünk egy projektort és mutassunk be néhányat azok közül az ötletek közül, amelyeket ebből a könyvből sajátítottunk el a vetített média és az erős előadói jártasság együttesére vonatkozóan.

67

A belépti díj 27 $, a féléves tagdíj 20 $ – a szerk.

360

10 tipp az előadás tökéletesítésére

3. tipp: Fejlődjünk! Egy élő prezentáció a kommunikációs jártasság teljes spektrumából merít, de nincs olyan ember, aki mindenben egyformán jó. Valószínűleg jobbak vagyunk az NVV-folyamat egy-egy részében – például történetírásban, címsorszerkesztésben, a lényeg kiszűrésében, az okfejtés ellenőrzésében, a vizuális elemek létrehozásában vagy a retorikában, az előadás tényleges megtartásában. Ha ismerjük erősségünket, foglalkozzunk egy másik területtel, hogy dolgozzunk magunk tökéletesítésén. Ha például jók vagyunk az írásban, tanuljunk rajzolást, vagy ha jók vagyunk a rajzolásban, dolgozzunk a nyilvános beszéden. Csak nyújtózkodással növekedhetünk.

4. tipp: Újfajta emlékeztető Próbáljunk nem szokványos feljegyzési emlékeztetőt létrehozni: tartalmazza a három Téma diát egyetlen lapon. Amikor a hallgatóság tagjai látják az egyes Téma diákat a képernyőn, az emlékeztetőn is a megfelelő képre irányul a figyelmük, és ez megerősíti a magas szintű vizuálisverbális üzenetet, amelyet közölni szeretnénk.

5. tipp: Használjunk fényellenzőt? A legtöbb szabványos üléstermet fénycsővilágítás és hagyományos tábla jellemzi, de olcsó világítási trükkökkel megváltoztathatjuk a terem légkörét, megszüntetve ezzel a prezentáció unalmas környezetének figyelemelterelő tényezőit. Egyszerű módja például a prezentációkörnyezet bevilágításának egy fényellenző használata, amely egy kivágott mintával lefedett fényforrás. Amikor lekapcsoljuk a világítást, ezt a mintázatot egy felületre vetíti. Szövevényes mintákat vetíthetünk, hogy az egyenetlen falat eltakarjuk, vagy lágy színeket a vakító fények halványítására. Mint minden vizuális elemnél, elő kell készítenünk a prezentációt, minden vizuális hatásnak világosnak kell lennie és sosem téríthet el az üzenettől. Ha fényellenzőt használunk, vagy bármely más speciális világítást, ne felejtsük el, hogy az embereknek az üzenetre kell emlékezniük, nem a megvilágításra.

361

10. fejezet: Az NVV-prezentáció előadása

6. tipp: Vizuális emlékezeterősítők Gondot okoz fejben tartani, hogy mikor mit akarunk mondani? Próbáljunk meg a diákon speciális ábrákat használni, hogy előhozzuk az emlékeinket. Ha például kivetítünk egy bizonyos képet a dián, és az a tervünk, hogy bizonyos pontokat hozunk létre, mikor beszélünk róla, akkor minden pontot társítsunk egy elemmel a fényképen. Ha képet használunk a dián vizuális emlékezeterősítőként, gondolatainkat valamint a prezentációt is emlékezetessé tehetjük.

7. tipp: Tegyük a beszélgetést feszültséggel teltté Henry M. Boettinger azt írja a Mozgó hegyek-ben (Crowell-Collier Press, 1989), „a gondolatok cseréje olyan, mint a nagyfeszültség: minél nagyobb a teljesítménye, annál veszélyesebb”. Ez nagyon is érvényes a prezentációkra: olyan sok kifejező elemet tömörít egy rövid mondatba, hogy még értelmesebbé válik, amikor kisebb részekre tördeljük: • Gondolatokat mutatunk be, nem a saját egónkat. • A prezentáció kölcsönhatás, minimum két ember vesz részt benne. • A prezentáció nagy feszültségű. Nem lehet unalmas. • A prezentáció veszélyes. Sok a kockázata. • A prezentáció nagy teljesítményű. Van hatása. Legközelebb, mikor beszélünk, emlékezzünk Boettinger bölcs definíciójára, és összpontosítsunk a prezentációnkba tömörített értelemre.

8. tipp: A meghitt premier plan A leghatásosabb technikák egyike a filmekben a színész arcának felnagyítása, ami a meghittség érzését kelti a közönségben. Bár ez a technika a prezentációkban nem terjedt el, megjelentek bizonyos új, ehhez hasonló technológiák.

362

10 tipp az előadás tökéletesítésére

Például, egy IMAG képfelnagyító kamera közelít rá az előadó arcára, mialatt élőben beszél. A kép gyakran egy széles osztott képernyőn jelenik meg az előadó PowerPoint-diái mellett. Ha lehetőségünk van az arcunk kinagyítására egy képernyőn, ragadjuk meg a lehetőséget – megadjuk a hallgatóságnak az esélyt, hogy közelről a szemünkbe nézzen. Mielőtt azonban ezt megtesszük, próbáljuk ki az élő kamera használatát egy sminkes jelenlétében, hogy biztosak legyünk abban, jól nézünk ki a nagy képernyőn.

9. tipp: A notesztábla (flip-chart) lapozása Ha notesztáblát is használunk a vetített prezentáció mellett, amikor átmegyünk a táblához, teljes mondatban írjuk fel az idetartozó címsor jegyzetébe, hogy mi szerepel a forgatókönyvben ennél a diánál. Írjuk fel a címsort a táblára, a folyamatosságot biztosítva mutassuk meg a hallgatóságnak, és hívjuk fel rá a figyelmüket azzal, hogy vastagítjuk a felírást. A címsor a táblán látható marad az után is, hogy visszatérünk a számítógéphez, ezért gondolni kell arra, akarjuk-e, hogy ez a poén látható legyen a prezentáció további részei alatt – ellenkező esetben takarjuk el az írást egy üres oldallal.

10. tipp: A médiaeszközök előzetes megtervezése Ha tábla-PC-vel vagy notesztáblával dolgozunk, tervezzük meg a diákat vagy a kinyomtatott részleteket, még használatuk előtt. Például, indíthatunk egy dia háttérjelenetével, majd írjuk felül tábla-PC használatával. Megtehetjük ezt beszkennelt dokumentumokkal, képernyőfotókkal, és majdnem bármelyik médiatípussal, úgyhogy, amikor elkezdjük a tervezést, már van vizuális kezdőpontunk. MEGJEGYZÉS

68

Ne felejtsük el átnézni a CD-mellékletet, ahol egyebek között egy bónuszként adott 11. fejezetet, a függeléket, valamint az NVVcímsorsablon és forgatókönyv-formázó egy-egy példányát találjuk.68

A magyar kiadáshoz mellékelt CD-n rajta van az eredeti CD érintetlen, teljes anyaga, továbbá a 11. fejezet és a függelékek magyar nyelvű változata, valamint a hivatkozott sablonok lefordított változata magyar nyelvű 2003-as és 2007-es Wordben, illetve PowerPointban.

363

A szerzőről Cliff Atkinson a PowerPoint‐alkalmazás bírósági tárgyalásokon és máskörnyezetben való hatékony használatának vezető szakértője. Beyond Bullets Point (BBP) című könyve69, amely az Amazon.com legnagyobb példányszámban eladott könyveinek listáján az előkelő ötödik helyen áll, olyan prezentációs szemléletet ajánl, amely világszerte átalakíthatja a kommunikációt. Cliff részt vett egy prezentációsorozat megtervezésében, amely segített meggyőzni az esküdtszéket, hogy a bíróság 253 millió dollárt ítéljen meg a felperesnek az első Vioxx tárgyaláson 2005-ben70. A Fortune magazin „ijesztően hatékony” jelzővel illette az esetet. Rendszeresen kikérik tanácsát jogi ügyekben, és oktatja módszerét vezető ügyvédi irodáknál, kormányügynökségnél, üzleti iskolákon, külkereskedelmi társaságoknál, és olyan nagyvállalatoknál, mint a Sony, a Toyota, a Nestlé, az Amgen, a Bristol-Myers Squibb, az Intel, a Microsoft, továbbá az Amerikai Igazságügyi Társaság és az Amerikai Ügyvédi Kamara keretében. Angol irodalomból és újságírásból a texasi Baylor Egyetemen bakkalaerátust, majd Londonban, a Richmond Amerikai Nemzetközi Egyetemen egyetemi diplomát szerzett. Miután századosi rangban leszerelt az amerikai légierőtől, több induló San Francisco-i cégnél dolgozott marketingtanácsadóként. Cliff pillanatnyilag a BBP Media, LLC igazgatója Los Angelesben.

69

70

(Microsoft Press, 2007) – a könyvben a BBP helyett a az NVV (Ne vetíts vázlatot!) betűszót használjuk – a szerk. A Vioxx-ügyről l. http://www.antidepresszans.tenyek-tevhitek.hu/kockazatok-es-mellekhatasok.htm – a szerk.