Lotus Notes 6 e-könyv 9789636183493 [PDF]

Zitiervorschau

1

Tartalomjegyzék Előszó...................................................................................................................1 Kihez szól ez a könyv?.....................................................................................1 Könyvben használt jelölések............................................................................2 Könyv szóhasználata.......................................................................................3 Egérműveletek.................................................................................................6 ISMERKEDÉS A NOTES PROGRAMMAL......................................................8 Notes szolgáltatások............................................................................................9 Notes indítása................................................................................................18 Belépés a Notes rendszerbe...........................................................................18 Kilépés a Notes programból..........................................................................21 A Notes ablak felépítése....................................................................................21 Menük kezelése, parancsadás.......................................................................21 Eszköztárak....................................................................................................23 Állapotsor......................................................................................................31 Navigációs eszköztár.....................................................................................33 Ablak kezelés.................................................................................................34 Nyitólap.........................................................................................................37 Könyvjelzők, könyvjelzőmappák....................................................................44 Notes biztonság.............................................................................................55 Notes Súgó.....................................................................................................59 ELEKTRONIKUS LEVELEZÉS......................................................................63 Alapfeladatok elvégzése a Quick Notessal........................................................63 Levélírás és küldés.............................................................................................65 Új levél létrehozása.......................................................................................66 Az elektronikus levél címzése.........................................................................67 Kézbesítés beállításai....................................................................................71 Személyes aláírás..........................................................................................79 Levélfejléc......................................................................................................81 Levélpapírok használata................................................................................81 Házon kívül ügynök.......................................................................................84 Fájlok importálása, csatolása, másolása......................................................89 Levél elküldése..............................................................................................93 Bejövő üzenetek kezelése..................................................................................95 Üzenet olvasása.............................................................................................97 Színjelölés....................................................................................................102 Figyelmeztetés új levél érkezésére...............................................................104 Notes Minder...............................................................................................105 Levél megválaszolása..................................................................................108 Levél továbbítása.........................................................................................109 Mellékletek kezelése.....................................................................................110

Levelek rendszerezése..................................................................................116 Beérkező levelek szűrése szabályok segítségével........................................120 Nézet létrehozása.........................................................................................125 Levelek törlése.............................................................................................128 Levelek archiválása..........................................................................................130 Archiválás végrehajtása..............................................................................135 Archivált dokumentumok megnyitása..........................................................136 Meghatalmazás a Levelezés adatbázishoz való hozzáférésre..........................139 Nyomtatás........................................................................................................144 Dokumentum nyomtatása............................................................................144 Nézet nyomtatása.........................................................................................145 Oldalbeállítás..............................................................................................146 Nyomtatási kép............................................................................................147 Fejlécek és láblécek létrehozása.................................................................148 CÍMJEGYZÉKEK.............................................................................................153 Névjegyek exportálása és importálása........................................................157 Műveletek kezdeményezése címjegyzékből..................................................160 Levelezési listák...............................................................................................160 Helyek használata............................................................................................162 NAPTÁR.............................................................................................................169 Naptár megnyitása......................................................................................169 Naptár megjelenítési módjai.......................................................................170 Naptárbejegyzés létrehozása.......................................................................175 Naptár és teendők hozzáférési jogok szabályozása.....................................182 Csoportnaptárak..........................................................................................184 Találkozók szervezése..................................................................................188 Meghívások menedzselése...........................................................................192 Meghatalmazás ütemezési adatokhoz való hozzáférésre.............................194 Naptár nyomtatás........................................................................................197 TEENDŐK..........................................................................................................203 Teendők nézetet megnyitása........................................................................203 Személyes teendő létrehozása......................................................................204 Csoportos teendő létrehozása......................................................................205 Személyes napló..............................................................................................207 Személyes napló használata........................................................................208 SZÖVEGSZERKESZTÉS................................................................................209 Karakterformázás........................................................................................211 Bekezdésformázás........................................................................................212 Összezárható szakasz..................................................................................215 Táblázatok...................................................................................................216 Képek a dokumentumban............................................................................224 Vízszintes határoló vonalak a dokumentumban..........................................226

Forrópontok a dokumentumban..................................................................227 Helyesírás-ellenőrzés..................................................................................232 INFORMÁCIÓ KERESÉS...............................................................................235 Keresés nézetekben..........................................................................................235 Keresés a nézet rendezett oszlopában található adatokban........................235 Keresés a nézet címeiben található valamennyi adatban............................237 Keresés a dokumentum szövegében................................................................238 Keresés a megnyitott dokumentum szövegében...........................................238 Keresésé a nézetben látható dokumentumok szövegében............................239 Személyek keresése......................................................................................249 REPLIKÁCIÓ....................................................................................................252 Új replika létrehozása.................................................................................252 Adatbázis replikálás....................................................................................254 Off-line munka a replikált adatokkal...........................................................259 Replika beállítások......................................................................................260 LOTUS NOTES DOMINO ÉS AZ INTERNET.............................................265 Böngészés az Interneten a Notesban................................................................265 Internetes levelek küldése és fogadása............................................................268 INOTES ..............................................................................................................274 Notes levelek olvasása böngészővel............................................................274 A NOTES 6.5-ÖS VERZIÓ ÚJDONSÁGAI....................................................277 Levelezés.........................................................................................................278 Beérkezett levelek megjelölése........................................................................279 Válasz és továbbítás jelző ikonok....................................................................281 Levélszemét kezelése.......................................................................................282 Azonnali üzenetküldés.....................................................................................285 Naptár...............................................................................................................292 Új naptárbejegyzés létrehozása fogd és vidd módszerrel............................292 A Workplace kezdőlap.....................................................................................293 Nyomtatás........................................................................................................297 Notes nézet exportálása CSV fájlformátumban...........................................298 Internet hitelesítő importálás Smart kártyáról..................................................299

Előszó Kihez szól ez a könyv? Könyvünk mindazoknak a felhasználóknak és érdeklődőknek szól, akik egy nagy teljesítményű, csoportmunkát támogató elektronikus levelezési és naptárkezelési rendszer előnyeit szeretnék kihasználni. A Notes adatbáziskezelési lehetőségeivel csak olyan mélységben foglakozunk, amennyi feltétlenül szükséges az elektronikus levelezés és a naptár kezelés megérté­ séhez, illetve használatához. A könyv közérthetően, egyszerűen megfogalmazva mutatja be a Notes fel­ építését, szolgáltatásait, a kezeléshez szükséges ismereteket. A magyar mellett az angol verzió leírását is megismerhetjük – a parancsok és paraméterek, program üzenetek a magyar kifejezés után zárójelben angolul is megtalál­ hatók. A könyvben való eligazodást segíti, hogy a részletes tartalomjegyzéken kívül tárgymutatót is tartalmaz. A könyv felépítése lehetővé teszi, hogy a felhasználó a könyv segítségével önállóan megtanulhassa a program kezelését, ugyanakkor referencia kézi­ könyvként is haszonnal forgathatja egy–egy probléma megoldására. Minde­ zeken túl még rengeteg ötletet, hasznos tanácsot kap az érdeklődő olvasó a program hatékony használatához, a buktatók elkerüléséhez.

A könyv témakörei •

Notes alapfogalmak és szolgáltatások

•

A Notes kezelőfelülete –könyvjelzők és könyvjelzőmappák, kezdőlap

•

Alapfeladatok elvégzése a QuickNotessal

•

Levélírás és címzés, kézbesítési beállítások, személyes aláírás, levélfejléc, levélpapírok

•

Szövegszerkesztés – táblázatok, grafikák, képek, összezárható szakaszok, forró pontok (gombok) kezelése

•

Fájl importálás és csatolás

•

Bejövő levelek kezelése, szűrése szabályokkal, nézetek készítése

•

Levelezésünk szervezése – házon kívül ügynök, mappák kezelése, levelek archiválása, replikáció

•

Partner adatok (névjegyek) kezelése címjegyzékekkel, levelezési listák, vCard fájlok importálása és exportálása

1

Előszó

•

Naptár és teendők kezelése, találkozók (meeting) menedzselése

•

Notes adatok (nézet, levél, naptár) nyomtatása

•

Keresés a Notes adatbázisokban

•

A Notes és az Internet – böngészés a Weben, internetes levelezés, levelezés és naptárkezelés az iNotessal

Könyvben használt jelölések A könyvben használt betűtípusok jelentését az alábbi táblázat foglalja össze:

Típus

Jelentés

Félkövér Arial

Parancsok, billentyűkombinációk, gombok kiemelése.

Dőlt Arial

Program üzenetei, párbeszédpanelek neve és paraméterei.

Figyelem!

Különösen fontos figyelmeztetéseket, tudnivalókat találunk ezekben az üzenetekben. Veszélyes buktatókat kerülhetünk el, ha megszívlel­ jük ezeket! Ötlet Ötleteket adunk az adott feladat egyszerűbb, gyorsabb és kényelmesebb elvégzésére. Megjegyzés Kiegészítő információk, amelyek segítik egy-egy téma megértését, és teljesebbé teszik a téma leírását. A választási lehetőségeket felsorolásos bekezdésekben, míg az egymást köve­ tő több műveletet sorszámozott bekezdésekben írjuk le. Lássunk erre egy-egy példát!

Az állapotsor testreszabása 

Adjuk ki a Fájl, Beállítások, Állapotsor beállítási (File, Preferences, Status Bar Preferences) parancsot.

– vagy– 

2

Kattintsunk az állapotsor tetszőleges részére az egér jobb gombjával, s a kinyíló helyi menüből válasszuk az Állapotsor beállításai (Status Bar Preferences) parancsot.

Lotus Notes R6

Keretekből álló nyitólap készítése 1. Kattintsunk a nyitólap tetején lévő Kattintson ide a nyitólap beállítása­ inak módosításához (Click here for Welcome Page options) feliratra. 2. Kattintsunk az Új nyitólap létrehozása (Create a new Welcome Page) gombra. 3. Kövessük az Új lap (New Page) varázsló utasításait.

Könyv szóhasználata A számítástechnika nyelve az angol. Igyekeztünk elkerülni az erőltetett „ma­ gyarosításokat", megpróbáltuk felhasználni a már elterjedt, bevett magyar kifejezéseket. De ha a Lotus Notes ettől eltérő kifejezést használ, akkor mi is ezt tesszük - ezért könyvünk szóhasználata megegyezik a programéval! Lássuk a legfontosabb kifejezések, fogalmak jelentését, ahogyan azt a No­ tesban használjuk. Számos parancs kiadásakor párbeszédpanel (a következő példa a Nyomtatás parancs panelje) jelenik meg a képernyőn. Ha a párbeszédpanel sok elemet tartalmaz, akkor ezeket panellapokra osztják a jobb áttekinthetőség érdeké­ ben. Minden laphoz tartozik egy címke (lapfül), amire ha rákattintunk, akkor megjeleníthetjük a lap tartalmát és elvégezhetjük a kívánt beállításokat. A legördülő lista jobb szélén található nyílgombra kattintva lenyílik a lista, amelyből kiválaszthatjuk a szükséges beállítást (például kattintással). A jelölőnégyzet „kipipálásával” bekapcsolunk valamilyen beállítást - általában egymástól függetlenül beállíthatók. A választókapcsolók (kis körök) csopor­ tokban jelennek meg, közülük mindig csak egy választható ki (a körben egy kisebb fekete köröcske jelzi, hogy melyik a kiválasztott paraméter). A méretmező valamilyen számmal kifejezett paraméter megadását teszi lehe­ tővé. A méretmező jobb oldalán lévő fel, illetve le nyílgombokkal növelhet­ jük, illetve csökkenthetjük az értékét, de be is írhatjuk azt a mezőbe.

3

Előszó

Panellapok címkéi

Legördülo lista

Jelölonégyzetek

Választókapcsolók Méretmezo Gombok

A gombokra kattintva újabb beállítási lehetőséghez (pl. Beállítások), vagy szolgáltatáshoz (Nyomtatási kép, OK, Mégse) juthatunk. A Notesban vannak olyan több lapból álló párbeszédpanelek, melyek címkéi nem a panel felső részén egymás mellett jelennek meg, hanem a baloldalon egymás alatt. Amely címke előtt egy pluszjel található, a mögött több lapot is találunk, melyek kattintással kibonthatók. A kibontott lap előtt mínuszjel lát­ ható – a jelre kattintással összecsukhatók a hozzátartozó lapok. Kibontható címke Kibontott címke

Panel választó címkék

4

Lotus Notes R6

A Notes programban a tulajdonságpanel kezelőelemmelel tudhatjuk meg az adatbázisok, dokumentumok, levelek, szövegek jellemzőit. A tulajdonság­ panelek jellegzetessége, hogy nem csak megjeleníthetők az egyes paramé­ terek, hanem beéllíthatók és módosíthatók is.

Panellap címkék

Figyelem! A beállítások azonnal érvényre jutnak – nincs OK, sem Mégse (Cancel) gomb! Ha egy tulajdonságpanel a képernyőn letakar valamit, de nem akarjuk bezárni, mert hamarosan újra szükség lesz rá, akkor a zsugorító gombjára kattintva összezsugoríthatjuk – a legfontosabb beállítási lehetőségek így is elérhetőek. Zsugorító gomb

Kinyitó gomb

A tulajdonságpanel szükség szerint újra kinyitható teljes méretűre. A Notes ablakok tetején gyakran találkozunk eszköztárakkal (hasonlóan a Microsoft Windows operációs rendszerhez, illetve az Office programokhoz). Az eszköztáron lévő gombokkal gyorsan és kényelmesen adhatjuk ki a leg­ gyakrabban használt parancsokat.

5

Előszó

A billentyűkombináció egyszerre, vagy egymásután lenyomott billentyűk sorozatát jelenti. A CTRL+A azt jelenti, hogy tartsuk lenyomva a CTRL billentyűt, nyomjuk meg az A betűt, s végül engedjük fel a CTRL billentyűt. Az ALT, F, K jelentése: nyomjuk meg az ALT billentyűt (és engedjük is fel), majd az F, S végül a K billentyűt.

Egérműveletek Művelet

Leírás

Mire jó?

Mutatás

Mutassunk az egérmuta­ tóval egy meghatározott helyre

Pl. eszköztár gombra mutat­ va súgó információt kapunk felbukkanó szövegként.

Kattintás

Nyomjuk le, majd enged­ jük fel az egér bal gombját.

Pl. parancsadás, gomb „megnyomása".

Dupla kattintás

Nyomjuk le, majd enged­ jük fel az egér bal gombját gyors egymás után kétszer.

Pl. kijelölünk egy szót, az adott nevet felvesszük a címzettek közé.

Jobb kattintás

Nyomjuk le, majd en­ gedjük fel az egér jobb gombját.

Megjeleníti a helyi (gyors) menüt.

Húzás (fogd és vidd)

Tartsuk lenyomva az egér bal gombját, húzzuk az egeret a kívánt helyre, s ott engedjük el a gombot.

Pl. könyvjelző, vagy kijelölt levél áthelyezése.

A beírt karakter helyét a szövegkurzor (röviden: kurzor) határozza meg, ez nem más mint egy villogó függőleges vonal Ne keverjük össze a mutatóval – mutatója az egérnek van!

6

Lotus Notes R6

Az egérmutató alakjai Mutató

Név

Mire használható?

Nyíl

Mutatásra, parancsadásra.

I profil

Szöveg kurzor áthelyezéshez (kattintás a szöveg kívánt helyére), szövegkijelöléshez.

Méretező

Nézetpanel szélességének beállítása.

Méretező

Nézetpanel magasságának beállítása.

Hozzáférhetetlen

Utalás arra, hogy az adott művelet nem végrehajtható.

A fókusz a Notesban egy speciális elem. A fókusz egy adott panelen belül található - mintegy kijelölve ezzel a panelt (az illető panelen belüli kijelölést egy vastag, fekete keret jelzi); a menüparancsok mindig a kijelölt panelre vonatkoznak. A panel tetején megjelenő műveletsor gombjai a lehetséges műveletek végrehajtását teszik lehetővé általában egyetlen kattintással. Muveletsor gombjai

Fókusz

7

Ismerkedés a Notes programmal

A Lotus Notes egy dokumentumkezelő és kommunikációs rendszer. Támo­ gatja a csoportmunkát (groupware), azaz lehetővé teszi, hogy a felhasználók a munkájukhoz szükséges információkat számítógép hálózaton keresztül haté­ konyan és egyszerűen oszthassák meg egymással.

Notes rendszer felépítése A központi számítógépen (szerver) fut a Domino kiszolgáló program. Ez a program irányítja az adatforgalmat, gondoskodik a leveleink továbbításáról, tárolja az adatokat, azonosítja és nyilvántartja a felhasználókat. Mivel az ada­ tok a kiszolgáló számítógépen találhatóak, azok mindenki által bármikor elérhetőek (hiszen a kiszolgáló a nap 24 órájában működik.). A központi számítógéphez a felhasználók saját munkaállomásukon (személyi számítógép) futó Lotus Notes 6 ügyfélprogrammal (kliens) csatlakoznak. A Notes kliens grafikus kezelői felületen keresztül teszi lehetővé a szerveren tárolt adatok elérését, levelek küldést és fogadását, naptárunk és teendőink kezelését, böngészést az Interneten. Notes kliens

Notes kliens Domino szerver Notes kliens

Notes kliens

Notes kliens

A Lotus Notes kliens program Windows (95, 98, ME, NT 4.0, 2000, XP), illetve Macintosh platformon működik. Könyvünkben csak a windowsos változatról – azon belül a 6-s verzióról - írunk, a Macintosh kliensek (nincs magyar verzió) kezelésben és néhány funkcióban eltérnek az itt leírtaktól.

8

Lotus Notes R6

Mi valójában a Notes? A Notes dokumentum adatbázisokat kezel. A Notes adatbázis egyetlen fájl, amely sok dokumentumot tartalmaz előre megtervezett rendszer szerint (ezt a rendszert a terv írja le – lásd a Terv pontban a 10. oldalon). A Notes dokumen­ tum bármilyen digitalizált információt tartalmazhat – lehet benne formázott szöveg, táblázat, kép (elterjedt grafikus fájlformátumok, fax, video), hang. A dokumentumok tárolását, visszakeresését, megosztását végzi a Notes. A Notes-ba beépített elektronikus levelezés adatbázis lehetővé teszi levelek (dokumentumok) létrehozását, szerkesztését, tárolását, eljuttatását a címzet­ tekhez, elolvasását, továbbítását. Foglaljuk össze röviden a Notes funkcióit: 

információtárolás, rendszerezés és visszakeresés,



információk megosztása (csoportmunka támogatása),



információk továbbítása.

Notes szolgáltatások Adatbázis kezelés A megfelelő jogosultságok birtokában megnyithatunk, szerkeszthetünk, mó­ dosíthatunk a Notes-val „hagyományos” értelemben vett adatbázisokat. Ez lehet egy ügyfélnyilvántartás, műszaki leírások különböző termékekről, te­ lefonkönyv, súgó (help) adatok a Notes programról, szakkönyv a Notes programról. A következő példán CD-ROM-ról nyitottunk meg egy olyan Notes adatbázist, amelyben az előző verzióról (R5) írott teljes könyv található.

9

Ismerkedés a Notes programmal

Notes kulcsszavak Mielőtt elmélyednénk a Notes program használatában meg kell ismerkednünk néhány alapfogalommal, amelyek nélkül nem érthetjük meg a Notes műkö­ dését. Adatbázis

Az adatbázisban egy olyan adattár, ami az adatokat a felhasználó számára rendezett és jól áttekinthető formában teszi elérhetővé. Jellemző adatbázis típusok: leveles láda, címjegyzék, vita, dokumentumtár. Terv

A terv (design) határozza meg, hogy miként jelenik meg a megnyitott adat­ bázis a számítógép képernyőjén. A terv részei:      

űrlapok és mezők, nézetek és oszlopok, mappák, oldalak, keretkészletek, és a rajtuk elhelyezett nyomógombok.

A terv cseréjével elérhető, hogy pl. a Levelezés adatbázis kezelő felülete a fel­ használó igényéhez igazodó nyelvű legyen. Dokumentum

A Notes terminológia szerint az információ hordozója a dokumentum. A do­ kumentumok és a terv alkotják az adatbázist. A dokumentum lehet szöveges információ, kép, grafika, de tartalmazhat csatolást (link) is, amellyel könnyen eljuthatunk hasonló információt tartalmazó dokumentumhoz. A Notes elektro­ nikus levelek is dokumentumok. Űrlap

A dokumentumok űrlapon alapulnak, amely mezőkből, feliratokból, nyo­ mógombokból áll. Az űrlapot az adatbázis fejlesztője készíti el, ezt kitöltve tudjuk az adatokat a dokumentumba bevinni. A dokumentumok rendezése, megkülönböztetése érdekében az űrlapok mezőket tartalmaznak. A mezők (pl. feladó, cégnév, határidő) segítségével rendezhetjük adatainkat. Nézet

A nézet (view) az adatbázisban lévő dokumentumok szűrt megjelenítése. A nézetben a dokumentumok összefoglaló adatai láthatóak sorokba, illetve osz­

10

Lotus Notes R6

lopokba rendezett formában. Egy sor egy dokumentumot reprezentál. A sorok csoportosítva is lehetnek a dokumentumok tartalma szerint. A Levelezés adatbázis Elküldött levelek nézetében például csak az elküldött levelek, míg a Minden dokumentum nézetben az adatbázisban létező valamennyi dokumen­ tum látható. A nézeteket a „riport” ikon jelzi, de lehet más ikonjuk is (lásd például az Elküldött levelek nézet). Elküldött levelek nézet Műveletsor

Dokumentum összefoglaló sora

Nézet ikonok

Nézetet az adatbázis tervezője vagy a felhasználó hozhat létre (Létrehozás, Nézet parancs). A nézet tervezője kiválasztási képlet (View Selection Formula) megírásával határozza meg, hogy milyen logikai feltételeknek megfelelő dokumentumok jelenjenek meg az adott nézetben (szűrés). A nézet jellemzően három részből áll: műveletsor (Action Bar), nézet ikonok (View Icons) és a tartalom terület (Content Area). Ezekkel az elemekkel ké­ sőbb részletesen megismerkedünk. Mappa

A mappák (folder) segítségével rendszerezhetjük, illetve a kívánt csoportosí­ tásban jeleníthetjük meg a dokumentumokat. Készíthetünk például egy olyan mappát (Létrehozás, Mappa parancs), amibe a fontos leveleket gyűjtjük. A mappák a mappa neve mellett látható mappa ikonról ismerhetők fel.

11

Ismerkedés a Notes programmal

A Fontos mappa tartalma

A mappa (folder) hasonlóan néz ki, mint a nézet, és többnyire úgy is viselke­ dik. Van azonban egy lényeges különbség: a mappában megjelenő dokumen­ tumok kiválasztásához (szűréséhez) nem használható kiválasztási képlet! Ezért a felhasználónak kell a dokumentumokat hozzáadni a mappához, amire több módszer is van: 

egérrel húzással,



Műveletek, Mappa, Áthelyezés mappába parancs,



a Műveletsor Mappa gombja (ha van az adott nézetben, illetve mappában).

Figyelem! Találkozhatunk olyan mappával is, amelynek az ikonja nem a szokásos mappa ikon. Ilyen például a Beérkező levelek mappa. Ez a mappa azért is kivétel, mert a levelezésszolgáltató program tölti fel dokumentumokkal (de a felhasználó is hozzáadhat dokumentumokat). Érzékelhető különbség a nézet és a mappa között, hogy a mappákból áthelyez­ hetők a dokumentumok másik mappába (ahol eredetileg volt a dokumentum, onnan eltűnik és csak a célmappában látható), de sem a nézetből, sem a nézetbe ne helyezhető át dokumentum! Csak arra van lehetőségünk, hogy a nézetben megjelenő dokumentumokat hozzáadjuk valamelyik mappához – ez azt jelenti, hogy a nézetben továbbra is látható a dokumentum, a mappában valójában csak egy mutató (hivatkozás) jelenik meg, amely az eredeti doku­ mentumra mutat (a dokumentumról nem készül másolat, így ez a művelet nem növeli az adatbázis méretét!). Figyelem! A Súgó sajnos „következetesen” keveri a nézet és a mappa sza­ vakat (sokszor egy témakörön belül is). Ne hagyjuk magunkat megtéveszteni!

12

Lotus Notes R6 Rich text mező

Rich text mező formázott szöveget, objektumokat, fájlmellékleteket, tábláza­ tokat és képeket tartalmazhat. Akkor van a szövegkurzor rich text mezőben, ha a képernyő alján található állapotsoron megjelenik az éppen használt betű­ típus neve, mérete és stílusa (Figyelem! Ezek az állapotsor elemek alapbeállí­ tás szerint nem láthatók az állapotsoron.).

Levelezés A Notes legismertebb és legszélesebb körben használt szolgáltatása az elekt­ ronikus levelezés. Levelezhetünk az azonos Notes hálózatban (domain) lévő partnereinkkel, más levelező rendszerek (pl. Microsoft Exchange, Novell GroupWise) tagjaival, sőt az Interneten keresztül elérhető felhasználókkal is (POP3 és IMAP protokoll szerint).

Elektronikus levelezés

Az elektronikus leveleink ugyanolyan Notes dokumentumok, mint bármilyen más Notes dokumentum. Így tartalmazhatnak formázott szövegeket, tábláza­ tokat, képeket, csatolásokat (links), fájl mellékleteket. A Notes közvetlenül is képes– Domino szerver közreműködése nélkül – inter­ netes levelező szolgáltatásokhoz (POP3, IMAP) kapcsolódni, így az otthoni személyes levelezésünket is elintézhetjük ezzel a programmal.

13

Ismerkedés a Notes programmal

Naptár A Naptárral kezelhetjük időbeosztásunkat, szervezhetjük találkozóinkat, fi­ gyelmeztetést kérhetünk az események előtt. Ismétlődő bejegyzéseket készíthetünk, betekinthetünk mások naptárjába, sőt ha jogunk van rá még bele is írhatunk (ez például egy főnök-titkárnői munkaviszonyban lehet praktikus). A csoportok együttműködését a találkozó szervezése szolgáltatás és a csoport­ naptár segíti.

Naptár

Teendők A naptárhoz szorosan kapcsolódik a teendők (To Do List) kezelése. Segítségé­ vel nyilvántarthatjuk tennivalóinkat, azokat fontosság szerint sorba is rendezhetjük. Csoportos teendőkhöz felelősöket jelölhetünk ki. A feladat Teendok határidő szerint a naptárban is megjeleníthető.

14

Lotus Notes R6

A Teendők segítségével másoknak – csoportnak – is kioszthatunk feladatokat, és azok végrehajtását is nyomon követhetjük.

Címjegyzék Személyes címjegyzékünkben (NAMES.NSF) tárolhatjuk olyan külső part­ nereink elektronikus címeit, akiknek adatai nincsenek meg a Domino szerver címjegyzékében.

Névjegyek

A címjegyzékben partnereink névjegyadatait (beosztás, telefon, fax, stb.) és levelezési listákat is tárolhatunk. Több címjegyzékünk is lehet, keresést végezhetünk minden címjegyzékben, valamint címkenyomtatásra (etikett) is használhatjuk a címjegyzék adatait.

Böngészés az Interneten A Notes programból közvetlenül böngészhetünk az Interneten. Ezt megte­ hetjük úgy, hogy a Notes a telepített Microsoft Internet Explorer, vagy a Netscape Navigator böngésző programot használja, de a weblapokat Notes ablakban jeleníti meg. Célszerű ezt használni, mert így a már meglévő Internetkapcsolatot nem kell paraméterezni (tárcsázás, proxy, stb.), és a weblapok megjelenítése is pontosabb.

15

Ismerkedés a Notes programmal

A másik böngészési módban a Notes saját böngésző „motorját” használja a weblapok letöltéséhez. Ekkor a Notes a weblapokat egy speciális adatbázisba (webnavigátor adatbázis) olvassa be, majd onnan jeleníti meg. Ez lehetővé teszi a kapcsolat nélküli böngészést is, amikor a Notes nem a Webről, hanem a webnavigátor adatbázisból olvassa be a korábban meglátogatott lapokat.

Személyes Napló A Személyes napló adatbázisban olyan dokumentumokat tárolhatunk, amelyeket nem akarunk másokkal megosztani. A személyes napló jól használható naplóként, jegyzetfüzetként.

16

Lotus Notes R6

Itt nem csak naplóbejegyzéseket tárolhatunk, hanem Notes fejléc nélküli tiszta lapokat, ahol szabadon formázhatjuk a szöveget, így ezt hagyományos levelek készítésére is használhatjuk.

Quick Notes A Quick Notes elem segítségével leveleket hozhat létre és küldhet el, új név­ jegyet vehet fel a személyes címjegyzékébe, bejegyzést készíthet személyes naplójában, illetve emlékeztetőt állíthat be a naptárában és mindezt úgy, hogy egyetlen adatbázist sem kell megnyitnia.

Quick Notes

Notes Minder A Notes Minder nevű program akkor is jelzi az új levelek érkezését és meg­ jeleníti a naptári riasztásokat, ha nem fut a Notes ügyfélprogram (így nem terheli a memóriát). Amikor a Notes Minder aktív, ikonja megjelenik a Windows tálca értesítési területén.

17

Ismerkedés a Notes programmal

Notes indítása 

A Windows operációs rendszerekben megszokott módon indíthatjuk el a Notes programot.

Belépés a Notes rendszerbe A Notes rendszert csak regisztrált felhasználók használhatják. A felhasználó azonosítására a jelszó (Password) és a felhasználói név (User Name) szolgál. Megjegyzés A program beállítható úgy, hogy a Notes jelszó szinkronizálva legyen a Windows (NT, 2000, XP) jelszóval. Ekkor elegendő egyszer megadni a jelszót az operációs rendszer indulásakor, a Notes már nem kéri – ez a beállítás munkahelyi környezetben meglehetősen gyakori.

Figyelem! A jelszóban a Notes különbséget tesz a nagy- és a kisbetűk között! A Felhasználó (For User) legördülő listában az utolsó bejelentkezett felhasz­ náló neve jelenik meg, szükség esetén válasszunk ki a saját nevünket. A Hely (At location) legördülő listából azt a helyet kell kiválasztania, ahonnan csatlakozni kíván a levelező szerverhez. Ha például otthonról próbál kapcsola­ tot létrehozni, akkor megváltozik a szerverhez való csatlakozás módja, a mó­ dosításokhoz tartozó beállításokat a megfelelő Hely dokumentum kiválasztá­ sával automatikusan elvégezheti. Szokásos munkahelyi környezetben az Iroda (Hálózat) beállítást soha nem kell megváltoztatni. Telepítéskor a Notes auto­ matikusan hat Hely dokumentumot hoz létre. Ezeket a következő ábrán láthatjuk:

18

Lotus Notes R6

Sikeres bejelentkezés után alapesetben a következő kezdőlap (a neve Nyitólap (Welcome Page)) jelenik meg a Notes ablakban.

Hibás jelszó esetén megjelenik az alábbi ábrán látható üzenet (Wrong pass­ word. (Passwords are case sensitive – be sure to use correct upper and lower case.) Click here if you forgot your password.), innen is lehetőségünk van a jelszó lekérdezésére.

19

Ismerkedés a Notes programmal

Bejelentkezés

A Jelszó lekérdezése (Recover password) gombra kattintva megjelenik a Válassza ki a helyreállítandó azonosítófájlt (Chosoe ID File to Recover) párbeszédpanel, ahol kiválaszthatjuk a helyreállítandó felhasználói azonosítót, ami elindítja a felhasználói azonosító helyreállítási folyamatot. Figyelem! Ez csak akkor működik, ha a Domino adminisztrátor beállította a felhasználói azonosítóhoz a helyreállítási információt! A bejelentkező panelben a Mégse (Cancel) gombra kattintva megjeleníthető a Sikertelen bejelentkezés a programba (Unsuccesful Notes Login) párbe­ szédpanel, ahol a következő lehetőségek közül választhatunk: 

Ismételt bejelentkezés (Try to log in again) - visszakerülünk a jelszómeg­

adási párbeszédpanelhez, ahol ismét beírhatjuk a jelszavunkat.

Bejelentkezés



Másik felhasználói azonosító kiválasztása (Switch to different User ID) – ezt választva megnyílik a Másik felhasználói azonosító kiválasztása

(Choose User ID to Switch To) párbeszédpanel, ahol kiválaszthatunk egy másik felhasználói azonosítót (User ID) a bejelentkezéshez.



20

Jelszó lekérdezése (Try to recover your password) kijelölése után a Válassza ki a helyreállítandó azonosítófájlt (Chosoe ID File to Recover)

Lotus Notes R6

párbeszédpanelt jeleníti meg. Ezt az esetet az előző oldalon már megbe­ széltük. 

A Kilépés a programból (Exit Notes) bezárja a Notes programot.

Kilépés a Notes programból 

Adjuk ki a Fájl, Kilépés (File, Exit) parancsot

– vagy – 

Kattintsunk a program ablak bezárás gombra.

– vagy – 

Nyomjuk le az ALT+F4 billentyűkombinációt.

A Notes ablak felépítése Menük kezelése, parancsadás A program címsora alatt a fő menü sort találjuk. A főmenüben található hat olyan menü, amelyek mindig megjelennek, illetve két olyan menü, amely környezetfüggő. Mindig látható a Fájl (File), Szerkesztés (Edit), Nézet (View), Létrehozás (Create), Műveletek (Actions), valamint a Súgó (Help) menü.

A környezetfüggő menüpontok neve attól függően változik, hogy éppen mit teszünk a programban, illetve milyen elem a kijelölt. Például levélírás közben, ha egy táblázat a kijelölt, akkor megjelenik a Táblázat (Table) menü.

A főmenüből a Windows operációs rendszerben megszokott módon adhatjuk ki a parancsokat. 1. Kattintsunk a menüre. 2. A megjelenő menüben kattintsunk a kívánt parancsra, vagy mutassunk a megfelelő almenüre és a kinyíló almenüben kattintsunk a kívánt parancsra. A parancsokat kiválaszthatjuk billentyűzet segítségével a Windows programokban megszokott módon is. 1. Nyomjuk le az F10, vagy az ALT billentyűt.

21

Ismerkedés a Notes programmal

2. Üssük le a menüben, illetve parancsban megjelenő kiemelt – aláhúzott – betűt. Billentyűzet segítségével elérhetjük a műveletsor és a könyvjelzősáv gomb­ jait, illetve az ablakcímkéket is. Tartsuk lenyomva az ALT billentyűt, s hajtsuk végre a következő műveletek egyikét: 

Ablakváltáshoz üssük le a W betűt, majd megfelelő ablakcímke sorszámát. Ablakcímkék

Könyvjelzok

Muveletsor gombok sorszámai



Könyvjelző gomb megnyomásához üssük le a B betűt, majd megfelelő könyvjelző sorszámát (a tizedik könyvjelzőtől a Notes betűkkel jelöli a könyvjelző gombokat).



A műveletsor kívánt gombjának a megnyomásához üssük le a gomb sorszámát.

A Notesban mindenütt használhatjuk parancsadásra a jobb egérkattintással elérhető helyi menüket. A helyi menük környezetfüggők, azaz tartalmuk attól függ, hogy milyen elemre kattintottunk. Ha például egy kijelölt szövegrészre kattintunk a jobb egérgombbal, akkor a következő ábra bal oldalán látható helyi menü, míg ha egy könyvjelzőre kattintunk, akkor a jobbra látható menü jelenik meg

22

Lotus Notes R6

A helyi menükben megjelenő parancsok többsége a főmenüben is elérhető, ám a helyi menüben általában gyorsabban elérjük azt. Az sem mellékes, hogy nem kell fejben tartanunk, hogy egy adott parancs melyik menüben található, hiszen a jobb kattintásos menü éppen azokat a parancsokat tartalmazza, ame­ lyekkel az adott elemet kezelni tudjuk.

Eszköztárak A főmenü alatt több eszköztár (toolbar) is megjelenik. Hasonlóan más progra­ mokhoz (Windows, Microsoft Office, Lotus SmartSuite) az eszköztárak gombjaival a gyakran használt parancsokat egyetlen kattintással ki tudjuk adni – így pedig gyorsabb és kényelmesebb, mint a legördülő menükkel.

Az eszköztárak használatát a program azzal is igyekszik megkönnyíteni, hogy ha rámutatunk az egérrel valamelyik gombra, akkor egy felbukkanó szöveg­ buborékban (elemleírásban) elárulja a gomb funkcióját és a megfelelő billen­ tyűparancsot. Alapbeállítás szerint az eszköztárak környezetfüggők, van azonban egy uni­ verzális, amely minden környezetben megjelenik. Az eszköztárakat az egérrel fogantyújuknál fogva a képernyő bármely részére húzhatjuk (szélére, közepére – ilyenkor az eszköztár ablakként jelenik meg a képernyőn).

A felesleges eszköztárak kikapcsolhatók, a szükségesek megjeleníthetők, megváltoztatható a gombok mérete, színe, sorrendje, felesleges gombok eltávolíthatók, a szükségesek megjeleníthetők.

Eszköztárak beállítása 1. Adjuk ki a Fájl, Beállítások, Eszköztár-beállítások (File, Preferences, Toolbar Preferences) parancsot.

23

Ismerkedés a Notes programmal

2. A megjelenő Eszköztár beállítások (Toolbar Preferences) párbeszédablak Alapok (Basic), Eszköztárak (Toolbars) és a Testreszabás (Customize) panellapokon hajtsuk végre a kívánt módosításokat. Ötlet Kattintsunk az egér job gombjával valamely eszköztárra és a kinyíló helyi menüből válasszuk az Eszköztár-beállítások parancsot.

Az Alapok (Basic) kategória beállítási lehetőségei Kikapcsolhatjuk az eszköztárak megjelenítését (ezzel helyet nyerünk a képernyőn), ha töröljük az Eszköztárak megjelenítése (Show Toolbars) jelölőnégyzet pipáját. Ha nincs szükségünk a környezetérzékeny eszköztárakra, akkor kapcsoljuk ki a Környezetérzékeny eszköztár megjelenítése (Show context sensitive toolbar) jelölőnégyzetet.

Dönthetünk, hogy mi legyen a eszköztárgombok tartalma (Button displays). Az alábbi lehetőségek közül választhatunk: 

Csak ikon (Icon Only)



Csak szöveg (Text Only)



Ikon és szöveg (Icon and Text).

24

Lotus Notes R6

A gombok méretét kicsire (Small), illetve nagyra (Big) állíthatjuk be. Az előbbi kisebb monitor felbontásnál (800x600), míg az utóbbi nagy felbon­ tásnál (pl. 1024x768) teszi lehetővé, hogy az eszköztárak elférjenek, és ugyanakkor jól láthatóak legyenek a képernyőn. Ezt a Gombméret (Button Size) legördülő listából választhatjuk ki. Az eszköztárgombok felbukkanó szövegének (a gomb leírása) megjelenítését is letilthatjuk – bár nem célszerű. Ehhez kapcsoljuk ki a Felbukkanó elemle­ írás megjelenítése (Show pop up description text) jelölőnégyzetet. Letilthatjuk a elemleírásból a gombnak megfelelő billentyűparancs (pl. Másolás (Ctrl+C)) megjelenítését – kapcsoljuk ki a Billentyűparancs szerepeltetése a felbukkanó szövegben (Show accelerator keys in pop up text) jelölőnégyzetet. Visszaállíthatjuk az eszköztárak alapbeállítását, ha a Teljes visszaállítás (Restore All Defaults) gombra kattintunk.

Az Eszköztárak panellap beállítási lehetőségei Az Eszköztárak (Toolbars) panellapon beállíthatjuk, hogy mely eszköztárakat akarunk megjeleníteni, illetve melyeket nem.

Bekapcsolva a Környezetérzékeny eszköztárak megjelenítése a listában (Show Context Sensitive Toolbars in List) jelölőnégyzetet, a Megjeleníthető

25

Ismerkedés a Notes programmal

eszköztárak (Available Toolbars) listában valamennyi eszköztár megjelenik,

így szükség szerint szabályozhatjuk azok megjelenítését is.

Saját eszköztár készítése 3. Kattintsunk az Új eszköztár (New Toolbar) gombra. 4. Írjuk be az eszköztár nevét az üres mezőbe, majd kattintsunk a mezőn kívülre.

Ide írhatjuk az új eszköztár nevét

5. A Testreszabás (Customize) panellapon, ha szükséges válasszuk ki a Módosítandó eszköztárak kiválasztása (Select the Toolbar to Modífy) legördülő listából az újonnan létrehozott eszköztárat. 6. A Választható gombok (Available Buttons) listában jelöljük ki az eszköz­ tárhoz adandó gombokat, majd kattintsunk a Gomb felvétele (Add Button) gombra. Tipp Használhatjuk a SHIFT billentyűt a „-tól-ig”, míg a CTRL billentyűt a különálló kijelölésre. 7. Ha elkészültünk, akkor kattintsunk az Eszköztár mentése (Save Toolbar), majd az OK gombra.

26

Lotus Notes R6

Megjegyzés A saját készítésű eszköztárak átnevezhetjük, illetve a fölöslegesek törölhetjük.

Saját eszköztár átnevezése 1. Az Eszköztár beállítások (Toolbar Preferences) párbeszédpanel Eszköz­ tárak panellapján jelöljük ki az átnevezendő eszköztárat, majd kattintsunk az Átnevezés (Rename) gombra 2. A megjeleníthető eszköztárak (Available Toolbars) listában javítsuk ki az eszköztár nevét és kattintsunk az OK gombra

Saját eszköztár törlése 

Az Eszköztár beállítások (Toolbar Preferences) párbeszédpanel Eszköz­ tárak panellapján jelöljük ki a törlendő eszköztárat, majd kattintsunk a Törlés (Delete) gombra.

A Testreszabás (Customize) panellap beállítási lehetőségei A Testreszabás (Customize) panellapon a kiválasztott eszköztárról levehetjük az általunk nem használt gombokat, illetve feltehetjük azokat, amelyek nekünk szükségesek. 1. A Módosítandó eszköztárak kiválasztása (Select the Toolbar to Modify) listából válasszuk ki a módosítandó eszköztárat. •

A törlendő gombot jelöljük ki az Eszköztár tartalma (Toolbar Contents) listában és kattintsunk az Eltávolítás (Remove) gombra.

•

A Választható gombok (Available Buttons) listában jelöljük ki a felveen­ dő gombokat ((a CTRL billentyűt lenyomva tartva több gombot is kijelöl­ hetünk egyszerre) és kattintsunk a Gomb felvétele (Add Button) gombra.

2. Ha valamennyi módosítással elkészültünk, akkor kattintsunk az Eszköztár mentése (Save Toolbar) gombra. Tipp Egyszerűen elvégezheti a gombok hozzáadása műveletet egérrel, a fogd és vidd módszerrel. Húzza a kívánt eszköztárgombot a Választható gombok (Available Buttons) listából az Eszköztár tartalma (Toolbar Contents) listába.

27

Ismerkedés a Notes programmal

Az új gomb helyének kijelölése

Az Eszköztár tartalma (Toolbar Contents) csoportban a kijelölt gombot balra (Left), illetve jobbra (Right) helyezhetjük az Átrendezés (Reorder) gombok­ kal. Ha a meglévő gombok között nem találunk a kívánt funkciónak megfelelőt, akkor elkészíthetjük mi magunk. A gombok csoportosítására „üres” elválasztókat használhatunk. A szöveggombokkal nevet adhatunk az eszköztárnak, vagy a gombok csoportjait választhatjuk el egymástól Szöveg

Elválasztó

Az elválasztó jelzése szerkesztés közben

Új gomb készítése

1. Jelöljük ki az Eszköztár beállítások (Toolbar Preferences) párbeszédpanel Testreszabás (Customize) panellapján a módosítani kívánt eszköztár nevét. hely a készaz eszköztáron 2. Üres Kattintsunk Új (New) gombra, s a lenyíló menüből válasszuk a Gomb (Button) parancsot.

3. Az Eszköztárgomb szerkesztése (Edit Toolbars Button) párbeszédpa­ nelen a Gombfelirat (Button caption text) mezőbe írt név jelenik meg a gombon, ha az Ikon és szöveg (Icon and Text), illetve a Csak szöveg (Text Only) paramétereket állítottuk be a Gombtartalom (Button displays) listában – az Eszköztár beállítások párbeszédpanel Alapok (Basic) pa­ nellapján. Az Elemleírás szövege (Popup help text) mezőbe írt szöveg jelenik meg a gomb alatt, ha az egérmutatót a gomb fölé visszük.

28

Lotus Notes R6

A Másik ikon (Change Icon) gombra kattintva lehetőségünk nyílik a gombhoz alapbeállítás szerint rendelt ikon lecserélésére más képre. Választhatunk a Képerőforrás beszúrása (Insert Image Resource) listából a Notes programmal kapott ikonok közül, vagy az Új (New) gombra kat­ tintva bármilyen JPEG, vagy GIF képre cserélhetjük az ikonhoz rendelt képet.

A Parancsok és függvények (Command and Function) gombra kattintva kiválaszthatjuk a gombhoz rendelt függvényt, illetve parancsot. Kijelölés után a Beillesztés (Paste) gombra kell kattintanunk. 4. Végül kattintsunk az OK, majd az Eszköztár-beállítások (Toolbar Preferences) ablakban az Eszköztár mentése (Save Toolbar) gombra.

Szöveggomb készítése A szöveggomb valójában csak egy elválasztó elem az eszköztáron, nem lehet „megnyomni”. 1. Jelöljük ki az Eszköztár-beállítások (Toolbar Preferences) párbeszédpanel Testreszabás (Customize) panellapján a módosítani kívánt eszköztár nevét. 2. Kattintsunk az Új (New) gombra, s a lenyíló menüből válasszuk a Szöveg (Text) parancsot. 3. Írjuk be a szöveget a Szöveg (Text) mezőbe, majd kattintsunk az OK gombra, s végül az Eszköztár-beállítások (Toolbar Preferences) párbeszédpanelen az Eszköztár mentése (Save Toolbar) gombra. Megjegyzés A szöveggomb az eszköztár bármely részére áthelyezhető!

29

Ismerkedés a Notes programmal

Üres gomb (elválasztó) 1. Jelöljük ki az Eszköztár beállítások (Toolbar Preferences) párbeszédpanel Testreszabás (Customize) panellapján a módosítani kívánt eszköztár nevét. 2. Kattintsunk az Új (New) gombra, s a lenyíló menüből válasszuk az Elválasztó (Spacer) parancsot. 3. Adjuk meg az elválasztó szélességét (képpontban), majd kattintsunk az OK, s végül az Eszköztár beállítások (Toolbar Preferences) párbeszédpa­ Szöveg nelen az EszköztárElválasztó mentése (Save Toolbar) gombra. Megjegyzés Az elválasztó az Eszköztár tartalma (Toolbar Contents) listában világoskék téglalapként jelenik meg – ez teszi lehetővé, hogy kijelöljük és a helyét megváltoztathassuk, de magán az eszköztáron ez üres részként látható. Az elválasztó jelzése szerkesztés közben

Üres hely a kész eszköztáron

Saját készítésű gombjaink gombfeliratát, felbukkanó szövegét, funkcióját és ikonját bármikor megváltoztathatjuk, szerkeszthetjük. Az előre beépített esz­ köztáraknak csak a gombfeliratát, és a felbukkanó szövegét szerkeszthetjük. 1. Az Eszköztár beállítások (Toolbar Preferences) párbeszédpanel Testre­ szabás (Customize) panellapján jelöljük ki a kívánt eszköztárat, majd kattintsunk a Szerkesztés (Edit) gombra. 2. Végezzük el a szükséges módosításokat a megjelenő Eszköztárgomb szerkesztése (Edit Toolbar Button) panelen, majd kattintson az OK, s végül az Eszköztár mentése (Save Toolbar) gombra.

Eszköztárak visszaállítása alapértelmezettre Bátran kisérletezhetünk, mivel a Notes előre beépített eszköztárai visszaállít­ hatóak az alapértelmezés szerinti állapotukra. 

30

Az Eszköztár-beállítások (Toolbar Preferences) párbeszédpanelen Alapok (Basics) panellapján nyomjuk meg a Teljes visszaállítás (Restore All Defaults) gombot.

Lotus Notes R6

Állapotsor

Állapotsor

Az állapotsor (Status bar) a Notes ablak alján található. Az állapotsorban a rendszer üzenetei jelennek meg, illetve segítségével különböző műveleteket végezhetünk el.

Az állapotsor „helyzetérzékeny” (context-sensitive), azaz a tartalma attól függ, hogy éppen milyen feladaton dolgozunk. Például a levél szerkesztésekor a kijelölt szöveg nyelvét állíthatjuk, illetve ellenőrizhetjük az állapotsorról – balról a második a Nyelv (Language) ikon. Milyen információkat olvashatunk le az állapotsorról (balról jobbra haladva)? 

Az állapotsor bal oldalán (Kommunikáció - Communication) megjelenő villám ikon jelzi a szerverrel történő kommunikációt.



Az Állapot (Status) területen egy adott művelethez kapcsolódó üzenetek láthatóak (pl. Adatbázis törölve, vagy 2 olvasatlan dokumentum van hátra).



A Biztonság (Security) ikonra kattintva megtudhatjuk, hogy a megnyitott adatbázishoz milyen jogosultságunk van.



A Hely (Location) elárulja, hogy mely helyet használjuk, illetve át is válthatunk másik helyre.



A Gyorsválasztó (Quickpick) ikonra kattintva végrehajthatjuk a leggyakoribb levelezési műveleteket (pl. új levél létrehozása, üzenet megnyitása).

Az állapotsor testreszabása Beállíthatjuk, hogy mely elemek milyen sorrendben jelenjenek meg az álla­ potsoron, illetve bizonyos elemek szélességét és magasságát is szabályozhat­ juk.

31

Ismerkedés a Notes programmal 

Adjuk ki a Fájl, Beállítások, Állapotsor beállítási (File, Preferences, Status Bar Preferences) parancsot.

– vagy – 

Kattintsunk az állapotsor tetszőleges részére az egér jobb gombjával, s a kinyíló helyi menüből válasszuk az Állapotsor beállításai (Status Bar Preferences) parancsot.

Az állapotsorban megjeleníteni kívánt elemek kiválasztása (Select Items to

Állapotsor

Appear int he Status Bar) listában „pipáljuk” ki a megjelenítendő elemeket.

Megjegyzés A kijelölt elemről rövid ismertetőt olvashatunk a Leírás (De­ scription) területen. Ha engedélyeztük a Folyamat (Progress) elemet, és bekapcsoltuk a Hangjel­ zés, ha kész (Audible notification when complete) jelölőnégyzet, akkor a Notes sípolással jelzi, hogy az elindított művelet befejeződött (például az adatbázis másolása). Bizonyos elemeknek - például az Állapot (Status) – nem csak a szélességét, hanem a magasságát is beállíthatjuk a Szélesség (Width) és Magasság (Height) méretmezőkben. A kijelölt állapotsor elem Balra (Move Left), illetve Jobbra (Move Right) helyezhető az állapotsoron. Az Alapbeállítások (Defaults) gombra kattintva visszaállíthatjuk az állapot­ sor Notes szerinti eredeti beállítását.

32

Lotus Notes R6

Navigációs eszköztár A navigációs eszközár gombjaival megnyitott adatbázisok, dokumentumok és weblapok között mozoghatunk. Ha rámutatunk egy aktív gombra, akkor a gomb „világít” – kiemelten jelenik meg, ha nem aktív, akkor szürke marad.

Navigációs gombok funkciói A Vissza (Go Back) és az Előre (Go Forward) gombokkal előre-hátra mo­ zoghatunk a megnyitott ablakok között. A gombok jobb oldalán lévő lefelé Navigációs gombok nyílhegyre kattintva megjelenik azon dokumentumok listája, amelyekre ugrani lehet. Vissza

Elore

Keresés

Stop Frissítés

A Stop gomb adatbázis betöltését, vagy weblap letöltést állítja le. A Frissítés (Refresh) gomb Notes nézet, vagy weblap frissítésére (ismételt letöltésére) szolgál. A Keresés (Search) gombbal szövegeket kereshetünk Notes nézetben, doku­ mentumban, vagy weblapon. A Notes keresési lehetőségeiről részletesen olvashatunk az Információ keresés fejezetben a 235. oldalon. Megjegyzés Az első helyen megjelenő parancs attól függ, hogy a fókusz nézetben, megnyitott dokumentumban, vagy weblapon található.

33

Ismerkedés a Notes programmal

Ablak kezelés

Ablak címkék Ablak címkék

Az Ablakcímkékkel (Windows Tab) gyorsan és kényelmesen válthatunk a nyitott ablakok (adatbázisok, dokumentumok) között (a CTRL+Tab billen­ tyűket is használhatjuk).

A fenti ábrán a Nyitólap (Üdvözöljük), Molnár Mátyás – Beérkező levelek mappa, egy Új levél, illetve Molnár Mátyás – Naptára ablakcímkék láthatóak. Az ablakok közt válthatunk az Alt+W billentyűk lenyomásával is. Ekkor az ablakcímkék mellett megjelenő sorszám leütésével válthatunk a kívánt ablakra.

Ablak címkék Könnyedén bezárhatjuk a fölösleges ablakot, ha az ablakcímke Bezárás (X) gombjára kattintunk. Figyeljük meg, hogy amely ablakcímke bezárás gombjára rámutatunk, azt a Notes kiemeli.

Megjegyzések Az ablak bezárható az ESC billentyű lenyomásával is. Az ablakcímkék sorrendje húzással (fogd és vidd módszer) megváltoztatható.

A megnyitott adatbázis vagy dokumentum áthelyezhető önálló ablakba. Ez azért lehet előnyös, mert így a tálcán ennek az ablaknak is megjelenik a gombja, amire rákattintva a Windowsban megszokott módon teszi lehetővé az ablakváltást (Használhatjuk az ALT+TAB billentyűkombinációt is).

34

Lotus Notes R6



Kattintsunk a kívánt ablakcímkére az egér jobb gombjával, majd a kinyíló helyi menüből adjuk ki a Megnyitás új ablakban (Open in New Window) parancsot.

Kérhetjük a windowsos programokban megszokott Ablak (Window) menü­ pont megjelenítését is a menüsorban. Az Ablak menüben megjelenő paran­ csokkal válthatunk az ablakok között, bezárhatjuk a fölöslegeseket, sőt még az állapotsoron lévő gombok menüit is kinyithatjuk. Így billentyűzetről is kiad­ hatunk ablakokat kezelő parancsokat, s elérhetjük az állapotsorban lévő menüket is. 1. Adjuk ki a Fájl, Beállítások, Felhasználói beállítások (File, Prefe­ rences, User preferences) parancsot. 2. Kattintsunk az Alapok (Basics) címkére, majd a Speciális beállítások (Additional Options) csoportban jelöljük be az Ablakmenü megjelenítése (Display Window menu) jelölőnégyzetet.

35

Ismerkedés a Notes programmal Az Ablak menüpont

Az Ablak, Windows (Window, Windows) paranccsal kényelmesen kezelhe­ tünk több ablakot is – például könnyedén bezárhatunk egyszerre több fölös­ legeset is (Ablak(ok) bezárása /CloseWindow(s)/ gomb). Tipp Több nyitott ablak kijelöléséhez tartsuk lenyomva a CTRL billentyűt, és úgy kattintsunk a kijelölendő ablaknevekre.

36

Lotus Notes R6

A kijelölt ablakban lévő adatbázishoz készíthetünk könyvjelzőt a Jelölés könyvjelzővel (Bookmark Window) gombra kattintva. A Másolás könyvjelzőként (Copy as Bookmark) gombra kattintva a kijelölt ablakban lévő adatbázisra mutató lánc kerül a Vágólapra. Beillesztéskor egy adatbázis lánc forró pont (hot spot) keletkezik a Notes dokumentumban.

Nyitólap A Notes indításakor az alapbeállítás szerinti kezdőlap – a neve: Nyitólap (Welcome Page) jelenik meg a képernyőn. A nyitólap segítségével egy helyről, gyorsan és egyszerűen érhetjük el elektronikus leveleinket (Mail), naptárunkat (Calendar) és teendőink listáját (To do list). Gyorsan hozzá­ férhetünk a Névjegyeinkhez (Contacts), személyes naplónkhoz (Personal Journal). 

A Nyitólapon lévő szolgáltatások eléréséhez mutassunk a kívánt gombra vagy ikonra, és amikor az egérmutató kéz alakúvá ( ) változott kattint­ sunk a bal gombbal.

Választhatunk az előre elkészítet nyitólapok közül, testreszabhatjuk a nyitó­ lapot, sőt elkészíthetjük saját nyitólapunkat is, vagy beállíthatunk bármilyen adatbázist kezdőlapnak.

Váltás másik meglévő nyitólapra 1. Váltsunk át a nyitólapra (ha nincs nyitva a nyitólap ablaka, akkor nyissuk meg a könyvjelzősávon a Kedvenc könyvjelzők (Favorites Bookmarks) mappát és kattintsunk az Üdvözöljük (Welcome) elemre). 2. Kattintsunk a nyitólap tetején lévő Kattintson ide a nyitólap beállítása­ inak módosításához (Click here for Welcome Page options) feliratra. 3. Válasszuk ki a Jelenlegi nyitólap (Current Welcome Page selection) le­ gördülő listából a kívánt nyitólapot.

37

Ismerkedés a Notes programmal

Elrejthetjük az Alapok (Basics) és az Alapok és Naptár (Basics and Calendar) nyitólapokon alapesetben megjelenő nap tippjeit (Tipp of the day)– ezt csak akkor tegyük, ha már annyira ismerjük a Notes programot, hogy a nap tippjei között semmi újdonságot nem találunk. 

Kapcsoljuk be A nap tippjeinek az elrejtése (Hide tips of the day) jelölőnégyzetet.

A nyitólapon megjeleníthetjük azokat a gombokat, amelyekkel új levelet, új naptár bejegyzést, új névjegyet, új teendőt, illetve új bejegyzést tehetünk személyes naplónkba. 

Kapcsoljuk be az ’Új elem’ gombok megjelenítése (Show ’New Item’ buttons) jelölőnégyzetet.

Visszaállíthatjuk a megnyitott nyitólapot az eredeti beállítás szerintire. 

Kattintsunk a Vissza a kezdeti beállításhoz (Return to first-time setup) gombra.

Figyelem! Lehetőségünk van arra, hogy bármilyen adatbázist megtegyünk kezdőlapnak (pl. ha jellemzően csak levelezésre használjuk a Notes programot, akkor tegyük meg a levelezés adatbázist nyitólapnak, így a Notes indításakor azonnal a Levelezés ablak jelenik meg a képernyőn, s máris kezelhetjük leveleinket).

38

Lotus Notes R6

1. Ha az adatbázishoz tartozik könyvjelző (Bookmark), akkor kattintsunk rá a jobb egérgombbal (ha nem, akkor előbb a könyvjelzőt kell elkészíte­ nünk). 2. A kinyíló helyi menüből válasszuk a Könyvjelző beállítása kezdőlap­ ként (Set Bookmark as Home Page) parancsot.

Új nyitólap létrehozása Két különböző típusú nyitólapot hozhatunk létre. 

A keretekből álló nyitólapon meghatározhatjuk a keretek számát és formá­ tumát - illetve ami sokkal fontosabb – meghatározhatjuk, hogy mi legyen az egyes keretek tartalma. A keretekben lehetnek adatbázisnézetek, gom­ bok, megtekintés panel, weblapok, indítópult (amelynek segítségével közvetlenül érhetőek el Notes és internetes hivatkozások), a számítógépen tárolt mappák.



A személyes nyitólap egy keretből áll, de ezen belül sokkal szabadabb formátumú az oldal. Lehetnek rajta képek, formázott szövegek (rich text elemek), beágyazott elemek, Java kisalkalmazások.

Keretekből álló nyitólap készítése 1. Kattintsunk a nyitólap tetején lévő Kattintson ide a nyitólap beállítása­ inak módosításához (Click here for Welcome Page options) feliratra. 2. Kattintsunk az Új nyitólap létrehozása (Create a new Welcome Page) gombra. 3. Kövessük az Új lap (New Page) varázsló utasításait. Első lépésben adjunk nevet a lapnak (Give your page a name). A következő lépésben kattintsunk a Kereteket szeretnék használni (I want frames) vá­ lasztó gombra.

39

Ismerkedés a Notes programmal

Harmadik lépésben válasszuk ki a Kerettartalom (Frame Contents) csoport­ ban a nyitólapon megjeleníteni kívánt tartalmakat. A Megtekintés panel is (Include preview pane) jelölőnégyzetet bekapcsolva a nyitólapon megjelenik a kijelölt dokumentum tartalma.

A negyedik lépésben több keretelrendezés közül választhatunk. Az ötödik lépésben meghatározhatjuk, hogy a korábban kiválasztott tartalmak mely keretekben jelenjenek meg.

40

Lotus Notes R6

A hatodik lépésben – ha nem kértük a megtekintés panel megjelenítését a nyi­ tólapon – beállíthatjuk az Indítópult gombjait –segítségével egy kattintással indíthatunk programokat, nyithatunk meg adatbázisokat, weblapokat. A Mű­ veletsor gombjainak megjelenítése (Show action bar buttons) jelölőnégyzet bekapcsolásával kérhetjük, hogy a nyitólapon a keretekben is megjelenjenek az adott adatbázis általános feladatainak elérését meggyorsító gombok (pl. a Beérkező levelek mappa Új levél, Válasz, stb. gombjai). Az utolsó lépésben már csak a Befejezés (Finish) gombra kell kattintanunk. A alábbi ábrán a fenti ábrák szerint készült nyitólap látható.

41

Ismerkedés a Notes programmal

A nyitólapon található keretek szélessége megváltoztatható, ha az egeret a szegély fölé visszük (egérmutató kettős nyíllá változik) és a kívánt méretre húzzuk. A Notes megjegyzi a keret méretét, így a Notes következő indításakor is a beállított méretben jelennek meg kereteink.

A keretek tartalma megváltoztatható, ha a keret jobb oldalán látható balra mutató nyílra kattintunk. A megjelenő Keret váltása (Switch frame to) panelben a kívánt tartalomra kattintva máris a kiválasztott tartalom jelenik meg a keretben. A Keret váltása (Change) panelben megjelenő Frissítés (Refresh) gombbal frissíthetjük az adott keret tartalmát. A nyitólapon lévő valamennyi keret frissítéséhez a navigációs eszköztár Frissítés (Refresh) gombját kell használnunk! Ha már nincs szükségünk a Keret váltása (Switch frame to) panelre, akkor zárjuk be a bal oldalán látható jobbra mutató nyílra kattintással.

Személyes nyitólap készítése 1. Kattintsunk a nyitólap tetején lévő Kattintson ide a nyitólap beállítása­ inak módosításához (Click here for Welcome Page options) feliratra. 2. Kattintsunk az Új nyitólap létrehozása (Create a new Welcome Page) gombra. 3. Kövessük az Új lap (New Page) varázsló utasításait. Első lépésben adjunk nevet a lapnak. A következő lépésben kattintsunk a Személyes lapot szeretnék (I want Personal Page) választó kapcsolóra.

42

Lotus Notes R6

A Nyitólap galéria (Welcome Page gallery) csoportból válasszunk ki egy el­ rendezést (rá kell kattintani). A kijelölt elrendezésre ismét rákattintva egy ablakban megjelenik a kiválasztott nyitólap tartalma, részletes magyarázattal és a testreszabható elemek leírásával.

A Tovább (Next) gombra kattintva léphetünk a következő, s egyben utolsó ablakba, ahol már csak meg kell erősíteni szándékunkat a Befejezés (Finish) gombra kattintással. Íme az elkészült nyitólap!

43

Ismerkedés a Notes programmal

Könyvjelzők, könyvjelzőmappák A Notes ablak bal oldalán található könyvjelzősávon láthatóak a könyvjelzők (Bookmarks) és a könyvjelző mappák (Bookmark folders) ikonjai. A könyv­ jelzőikonokkal gyorsan megnyithatunk egy adatbázist, dokumentumot, web­ lapot, fájlt, míg a könyvjelzőmappák a könyvjelző sávtól jobbra kinyíló panelen könyvjelző listákat jelenítenek meg, ahol további könyvjelzőikonok találhatóak. A Kedvenc könyvjelzők (Favorite Bookmarks) mappát a leggyakrabban hasz­ nált könyvjelzők tárolására célszerű használni. Az Adatbázisok (Databases) könyvjelző mappa segítségével adatbázisokat nyithatunk meg, illetve kereshetünk az adatbázisokban. A További könyvjelzők (More Bookmarks) mappában a Lotus hivatkozások (Lotus Links) almappában a Lotus program hivatalos weblapjaira, míg az Internetes keresőhelyek (Internet Search Sites) almappában kereső szolgálta­ tások weblapjaira (pl. Lycos) mutató hivatkozások találhatóak. A Létrehozás (Create) mappában új dokumentumok készítésére (pl. új levél) van lehetősé­ günk – de ezeket az új dokumentumokat egyszerűbben is létrehozhatjuk. A Startup mappa segítségével a Notes indításakor automatikusan megnyithatunk adatbázisokat, dokumentumokat, Web lapokat, elindíthatunk más programot. Az Előzmények (History) könyvjelzőmappa kinyitásával megtekinthetjük, hogy az előző 7 napban milyen adatbázisokat, Web lapokat, dokumentumokat nyitottunk meg, és persze meg is nyithatjuk azokat. Internet Explorer hivatkozások, illetve Netscape Navigator hivatkozások

(Links) könyvjelzőmappák csak akkor láthatók, ha telepítve van a megfelelő böngésző. Ezek a mappák az Internet Explorer, illetve a Netscape Navigator által meglátogatott weblapokra mutató hivatkozásokat tartalmaznak. Milyen objektumokhoz rendelhetünk könyvjelzőt: 

Notes adatbázisokhoz, dokumentumokhoz,



adatfájlokhoz (pl. Freelance Grafics, Microsoft Word, Microsoft Excel),



parancsikonokhoz,



weblapokhoz.

Könyvjelzők készítése 

44

Húzzuk az adott objektumot (ablakcímkét, ikont) a Könyvjelzősáv (Bookmark Bar) kívánt pontjára.

Lotus Notes R6

A következő ábra bal felső képén az AudioRack (hanglejátszó) program pa­ rancsikonját húzzuk az Asztalról a könyvjelzősávra – eztán a Notes program­ ból indíthatjuk egyetlen kattintással kedvenc hanglejátszó programunkat.

A fenti ábra bal alsó képén egy beérkezett levél ablakcímkéjét, míg a jobb ol­ dalin a Windows Intézőből egy Excel fájl (Címlista.xls) ikonját húzzuk a könyvjelzősávra. Ha rákattintunk egy fájl könyvjelzőjére, akkor a Notes a Windows közreműködésével elindítja a fájlhoz társított programot, s a prog­ ram automatikusan meg is nyitja azt – ebben a példában elindul az Excel program, és automatikusan megnyílik a Címlista.xls fájl. – vagy –

Könyvjelzok

1. Kattintsunk a jobb egérgombbal a megnyitott adatbázisablak üres részére és válasszuk a Könyvjelző hozzáadása (Create Bookmark) parancsot.

2. A Könyvjelző hozzáadása (Add Bookmark) párbeszédpanelen jelöljük ki, hogy a könyvjelzősávra, vagy valamelyik könyvjelzőmappába helyezze a Notes a könyvjelzőt, s kattintsunk az OK gombra.

45

Ismerkedés a Notes programmal

Megjegyzés A Létrehozás (Create) menü Könyvjelző (Bookmark) parancsát is használhatjuk.

Könyvjelző készítés adatbázishoz 1. Adjuk ki a Fájl, Adatbázis, Megnyitás (File, Database, Open) parancsot. 2. A Szerver (Server) legördülő listából válasszuk ki az adatbázist tároló Könyvjelzok szerver nevét, illetve ha Helyi (local) paramétert, ha az adatbázis a saját számítógépünkön található.

3. Kattintsunk a Könyvjelző (Bookmark) gombra, majd jelöljük ki a könyvjelző helyét.

Könyvjelző mappák használata Alapbeállítás szerint, amikor kinyitunk egy könyvjelzőmappát, annak tartalma – a könyvjelzőlista – a könyvjelzősáv mellett egy panelen jelenik meg. A panel fejléce alatt található gombokkal rendezhetjük a mappa tartalmát (Rendezés - Sort), beállíthatjuk a mappa megjelenési módját (Nézet - View), készíthetünk új mappát ( ), kiadhatjuk a keresés ( ) parancsot.

46

Lotus Notes R6

Könyvjelzolista

Választhatunk a nagy (Large Icons), közepes (Medium Icons) és kicsi (Small Icons) ikonos megjelenítések közül, illetve beállíthatjuk, hogy a ne könyvjelző ikonok jelenjenek meg (No Icons), hanem csak a nevük. Kérhetjük, hogy az adatbázisikon mellett megjelenjen az olvasatlan dokumentumok száma (Show Unread Document Count), illetve az adatbázist tároló szerver neve (Show Server Names). A Könyvjelzőablak rögzítése (Pin Bookmarks Window) paranccsal rögzít­ hetjük a könyvjelzőmappa listát a képernyőn, hogy mindig látható legyen. Így az adott adatbázis mappában lévő adatbázisokat azonnal (egy kattintás az adatbázis ikonra) meg tudjuk nyitni. Ötlet A könyvjelzőmappa ablakot rögzíthetjük (illetve feloldhatjuk a rögzí­ tést) a fejléc jobb oldalán látható „tű” gombbal is.

Könyvjelzőlista megjelenítése munkaterületként A könyvjelzőmappa tartalma alapbeállítás szerint a képernyő bal oldalán könyvjelzőlista panelen jelenik meg. Megjeleníthetőek azonban munkaterület lapon is. Az almappák tartalma önálló munkaterület lapon jelenik meg, a lapnév megegyezik az almappa nevével. A következő ábrán a Munkaterü­ let lap: 1 almappa tartalma került egy önálló lapra – ugyanazzal a Munka­ terület lap: 1 névvel. A munkaterület lapon belüli lapok között a kívánt lapfülre kattintva válthatunk át.

47

Ismerkedés a Notes programmal Megjelenítés munkaterületként gomb Almappa ikon

Visszaállítás könyvjelzolista megjelenítésre gomb

Megjelenítés munkaterületként 

Kattintsunk a könyvjelzőmappára, majd a kinyíló könyvjelzőlista panel tetején a Megjelenítés munkaterületként gombra

– vagy – 

Kattintsunk a jobb egérgombbal a könyvjelzőmappára és adjuk ki a Megjelenítés munkaterületként (Display As Workspace) parancsot.

– vagy – 

Kattintsunk duplán a könyvjelzőmappa ikonjára.

Figyelem A Notes megjegyzi a könyvjelzőmappa megjelenítési módját (könyvjelzőlista, illetve munkaterület), s a következő megnyitáskor ugyanúgy jeleníti meg.

Visszatérés a könyvjelzőlista panel megjelenítési módhoz 

Kattintsunk a munkaterület jobb felső sarkában lévő Visszaállítás gombra.

Munkaterület bezárása 

48

A munkaterület az ablakcímkén, illetve a munkaterület jobb felső sarkában lévő bezárás (x) gombra kattintva zárható be.

Lotus Notes R6

Adatbázisikonok kezelése a munkaterületen A munkaterületen megjelenő ikonra kattintva nyitható meg a hozzá tartozó adatbázis, dokumentum, weblap. Megjegyzés A billentyűzet segítségével is kezelhetjük a könyvjelző munkaterületet. A nyílbillentyűk segítségével mozoghatunk a könyvjelzők között, a kijelölt gomb az ENTER billentyű leütésével „nyomható meg”, a TAB billentyűvel a lapok között válthatunk, a CTRL+SHIFT billentyűket lenyomva tartva a nyílbillentyűkkel helyezhetjük át a könyvjelzőket. Egérrel egyszerűen húzással áthelyezhetjük a gombot a kívánt helyre – sőt így még a lapok között is végrehajthatjuk a gombok áthelyezését. A munkaterületen az almappákat olyan ikon jelzi, amelyen a Windowsban megszokott sárga mappa rajza látható. Egy ilyen ikonra kattintva az almappa tartalma önálló munkaterület lapon jelenik meg – ez valójában önálló ablak, ha már nincs szükség rá, akkor a bezárás gombjára kattintva zárható be (vagy az ESC billentyű lenyomásával). A munkaterület ablakcímkéje

Az almappa tartalma önálló munkaterület lapon

A munkaterületen lévő adatbázisikonok jobb alsó sarkában lévő lefelé mutató nyílra kattintva a kinyíló menüből kezdeményezhetjük az adatbázis replikáci­ óját (lásd részletesen a Replikáció fejezetben a 252. oldalon). Nézzük meg egy konkrét példán keresztül, hogy mindezt mire tudjuk a gya­ korlatban hasznosítani. Nyissuk meg az Előzmények (History) könyvjelző­ mappát, és jelenítsük meg munkaterületként. Aztán nyissuk meg az Adatbázi­ sok (Databases) könyvjelzőmappát, azt jelenítsük meg könyvjelzőlistaként és rögzítsük a panelt. Így a két könyvjelzőmappa tartalma egyszerre látható.

49

Ismerkedés a Notes programmal

Adatbázisikon áthelyezése az Elozmények munkaterületrol az Adatbázisok könyvjelzo listára (azaz könyvjelzomappába) húzással

Másoláskor (CTRL billentyu lenyomva tartva húzás közben) az egérmutató jobb alsó sarkában egy plussz jel (+) látható

Keressük meg az Előzmények könyvjelzőmappában azt az adatbázisikont, amelyhez tartozó adatbázist várhatóan sűrűn meg kell nyitnunk a jövőben és húzzuk át az Adatbázisok könyvjelzőmappába. Megjegyzés Létezik egy korábban használt navigációs lehetőség az adatbázisok között – a Notes munkaterület (workspace). A Notes 4-es verziói ezt a felületet (interface) használták az adatbázisok elérésére, s ezt a felületet a 6-os verzióban is elérhetjük. A munkaterület megjelenésében hasonlít a könyvjelzőmappák munkaterületként történő megjelenítési módjára, de másként működik. Ha megnyitunk egy adatbázist, akkor annak adatbázisikonja automatikusan hozzáadódik a Notes munkaterülethez. Az adatbázis megnyitható az adatbázisikonra történő dupla kattintással. A Notes munkaterület nem olyan rugalmas eszköz, mint a könyvjelzők és a könyvjelzőmappák – hiszen csak adatbázisikonok jelenhetnek meg rajta (nem lehet rajta dokumentum, fájl, weblap, windows parancsikon hivatkozás), de kiválóan alkalmas sok adatbázis közti navigálásra. A Notes 6-os verzióban az Adatbázisok (Databases) könyvjelzőmappában a Munkaterület (Workspace) könyvjelzőre kattintva jeleníthetjük meg. A következő ábra a Notes munkaterületet mutatja be.

50

Lotus Notes R6

Könyvjelzők kijelölése 

Több, nem egymást követő könyvjelző, illetve könyvjelzőmappa kijelölé­ séhez tartsuk lenyomva a CTRL billentyűt és kattintsunk sorban a kijelö­ lendő könyvjelző ikonokra.



Több egymás mellett lévő könyvjelző kijelöléséhez tartsuk lenyomva a SHIFT billentyűt és kattintsunk előbb az első, majd az utolsó kijelölendő könyvjelző ikonokra.

Figyelem! Ha könyvjelzőmappára kattintunk a SHIFT billentyű lenyomva tartva, akkor a Notes nem kijelöli azt, hanem megnyitja a mappát munkaterületként (teljes ablakméretben). A kijelölt ikonok körül halvány keret látható – mintha a könyvjelzőikont be­ nyomtuk volna.

Könyvjelzők áthelyezése 

Húzzuk a könyvjelzőt a könyvjelzősáv kívánt pontjára, vagy egy másik könyvjelzőmappába az egérrel.

Figyeljük meg, hogy a húzás közben az egér nyila alatt egy szürke téglalap je­ lenik meg. A célhely pontos meghatározásában egy vastag fekete vonal segít. Ha könyvjelzőmappára húzzuk a könyvjelzőt, akkor a kinyíló panelben jelöl­ hetjük ki, hogy hová tegye a Notes a könyvjelzőt.

Könyvjelző törlése 1. Kattintsunk a jobb egérgombbal a könyvjelzőre. 2. A kinyíló helyi menüből adjuk ki a Könyvjelző eltávolítása (Remove Bookmark) parancsot. 3. Válaszoljunk igennel (Yes) a megerősítő kérdésre.

51

Ismerkedés a Notes programmal

Ötlet Több könyvjelző törléséhez előbb jelöljük ki azokat, aztán kattintsunk bármelyik kijelölt könyvjelzőre és adjuk ki a Könyvjelző eltávolítása (Remove Bookmark) parancsot. A megerősítő kérdés (Biztosan eltávolítja a kijelölt könyvjelzőket?) felhívja figyelmünket, hogy több könyvjelző törlése fog megtörténni.

Törölt könyvjelzők és könyvjelzőmappák visszaállítása 1. Nyissuk meg valamelyik még meglévő könyvjelzőmappát. 2. A Nézet (View) gombra kattintva nyissuk meg a Könyvjelző menüt. 3. Adjuk ki a Visszaállítás (Restore) parancsot.

Könyvjelző beállítása kezdőlapként A kezdőlap a Notes indításakor megjelenő lap, amely nemcsak az alapbeállítás szerinti Nyitólap (Welcome Page) lehet, hanem bármely könyvjelző. 1. Kattintsunk a jobb egérgombbal bármelyik könyvjelzőre, vagy könyvjel­ zőmappára. 2. Kattintsunk a Könyvjelző beállítása kezdőlapként (Set Bookmark as Welcome Page) parancsra. 3. A megerősítő kérdésre válaszoljunk igennel (Yes).

Könyvjelzomappa nyitólapként

Megjegyzés

Amennyiben a kívánt adatbázishoz nem tartozik könyvjelző, akkor előbb készítsük el.

Ha könyvjelzőmappát állítottunk be kezdőlapnak, akkor a mappa munkaterületként jelenik meg, a benne lévő könyvjelzők, pedig adatbázisikonként.

52

Lotus Notes R6

A Nyitólap (Welcome Page) visszaállítása kezdőlapnak 1. Nyissuk meg a Kedvenc könyvjelzők (Favorites) könyvjelzőmappát. 2. Kattintsunk a jobb egérgombbal az Üdvözöljük (Welcome) könyvjelzőre. 3. Adjuk ki a Könyvjelző beállítása kezdőlapként (Set Bookmark as Welcome Page) parancsot. 4. A megerősítő kérdésre válaszoljunk igennel. Figyelem! Ha az Üdvözöljük (Welcome Page) könyvjelző nincs a kedvenc könyvjelzők mappában, akkor mi magunknak kell azt elkészíte­ nünk – ehhez tudnunk kell, hogy az Üdvözöljük nyitólap a bookmark.nsf adatbázisban van (a fájlt megtaláljuk a Notes/Data mappában). Ehhez az adatbázishoz kell könyvjelzőt készítenünk.

Könyvjelzők testreszabása Több helyen is találunk parancsokat, amelyekkel módosíthatjuk (testreszab­ hatjuk) a könyvjelző és könyvjelzőmappák megjelenését. Nézzük sorban a lehetőségeket! 

Kattintsunk a jobb egérgombbal a módosítandó könyvjelzőre vagy könyv­ jelzőmappára.

A Könyvjelző átnevezése (Rename Bookmark) paranccsal módosíthatjuk az ikon nevét (ez a név jelenik meg a felbukkanó szövegként (elemleírás), ha Könyvjelzok testreszabása rámutatunk az ikonra).

53

Ismerkedés a Notes programmal

A Könyvjelzőikon módosítása (Change Bookmark Icon) parancs kiadá­ sával kicserélhetjük a könyvjelzőhöz rendelt ikon képét más grafikára – a megjelenő Képerőforrás beszúrása (Insert Image Resource) panelben vá­ laszthatunk a felhasználható ikonok listájából. Néhány beállítást a Felhasználói beállítások párbeszédpanelben találunk meg. 

Adjuk ki a Fájl, Beállítások, Felhasználói beállítások (File, Prefe­ rences, User Preferences) parancsot és válasszuk ki az Alapok (Basic) panellapot.

A Megjelenítési beállítások (Display Options) csoportban a az Ikonszín séma (Icon color scheme) legördülő listából választhatjuk ki a nekünk tetsző színsémát (színösszeállítást). Az alábbi lehetőségek állnak rendelkezésünkre: 

Teljesen színes (Full color)



Szürkeárnyalatos (Gray color)



Rendszerszín (System color)



Halvány (Pale color)

Ugyanebben a párbeszédpanelben a Könyvjelzőikon mérete (Bookmark icon size) legördülő listában állíthatjuk be a könyvjelző ikonok méretét (Kicsi /small/, Közepes /midle/, és Nagy /big/ értékek közül választhatunk). Figyelem! Ezek a beállítások csak a Notes program újraindításával lépnek életbe. Megjegyzés A könyv képernyőképeit Teljesen színes színsémával készítettük (ez a Notes R6 kliens alapbeállítása).

54

Lotus Notes R6

Notes biztonság A felhasználói azonosító egy fájl, amelyet a Notes adminisztrátor hoz létre, és azokat az adatokat tartalmazza, amelyek segítségével a Notes azonosítani tudja Önt. A felhasználói azonosító fájl a kvetkező adatokat tartalmazza: 

a tulajdonos nevét,



a tulajdonos hitelesítéseit,



a nyilvános és személyes (public és private) kulcsait,.

A felhasználói azonosítót a program a Notes/Data könyvtárban tárolja, a kiterjesztése pedig .ID (pl. MMATYAS.ID). A felhasználói azonosító fájlt biztonságos helyen kell őriznünk. A legcélsze­ rűbb az, ha a felhasználói azonosítót a merevlemezen, míg a másolatát lehető­ leg máshol tárolt hajlékonylemezen tartjuk. Így szükség esetére mindig ren­ delkezni fogunk a felhasználói azonosítónk egy biztonsági másolatával. Ha hajlékonylemezen tartjuk a felhasználói azonosítónk másolatát, akkor azzal más Notes-munkaállomásokról is el tudja érni a Notes programot.

Jelszó megváltoztatása A jelszó megakadályozza, hogy más használja az Ön felhasználói azonosítóját – így más nem férhet a levelezés és naptár adatainkhoz sem. Amikor először indítjuk el a Notes programot, változtassuk meg jelszavunkat valami olyanra, amit mi magunk könnyen megjegyzünk, de másoknak nehéz kitalálni. A jelszó lehet azonos a Windows (NT, 2000 és XP) jelszavunkkal – ebben az esetben a Notes indulásakor nem kér jelszót. Ha közös jelszót akarunk használni a Windowssal, akkor ezt a Notes program telepítésekor kell beállítanunk ezt a lehetőséget (Ha ezt elmulasztjuk, akkor azt csak a Notes kliens újra telepítésével lehet beállítani – lásd részletesen a Notes súgó „A Windows NT/ 2000 jelszó szinkronizálása a Notes jelszóval” témakörében!). Az adminisztrátor beállíthat lejárati dátumot a jelszóhoz, ezzel arra kényszerí­ ti, hogy rendszeresen megváltoztassa a jelszavát. Ha a jelszó lejár, attól be tudunk jelentkezni a Notes programba a lejárt jelszó használatával, de nem tudunk elérni egyetlen szerveren tárolt adatot sem – csak helyi adatbázisokhoz tudunk hozzáférni. 1. Adjuk ki a Fájl, Biztonság, Felhasználói biztonság (File, Security, User Security) parancsot. A Notes kéri a régi jelszavunkat. 2. A Biztonsági alapok (Security basics) panellapon a Bejelentkezési be­ állítások és jelszó (Your Login and Password Settings) csoportban

55

Ismerkedés a Notes programmal

kattintsunk a Jelszó módosítása (Change Password) gombra. A Notes ismét kéri a régi jelszavunkat.

3. A Jelszó megváltoztatása (Change Password) párbeszédpanelen írjuk be az új jelszót az Új jelszó (Enter new password) mezőbe, majd írjuk be ismét az Új jelszó még egyszer (Re-enter new password) mezőbe. 4. Végül kattintsunk az OK gombra. Megjegyzés A Jelszó megváltoztatása (Change Password) párbeszédpa­ nelben a Notes részletesen leírja milyen feltételeknek kell az új jelszónak megfelelnie (ezeket a szabályokat a rendszer adminisztrátor ha­ tározza meg). Rábízhatjuk a Notesra is az új jelszó létrehozását. 1. Kattintsunk a Jelszó létrehozása (Generate Password) gombra a Jelszó megváltoztatása (Change Password) párbeszédpanelen. 2. Jelöljük ki a Válasszon ki egy jelszót (Select your password choice) listában lévő véletlenszerűen előállított jelszavak valamelyikét, majd kattintsunk a Kijelölt jelszó kiválasztása (Choose selected password) gombra.

56

Lotus Notes R6

Megjegyzés Ha nem vagyunk elégedettek a felajánlott jelszavakkal, az Új jelszavak generálása (Get New Choices) gombra kattintva más jelszavakat tud megjeleníteni. A Windowssal szinkronizált jelszó használat esetén a Notes jelszó megváltoz­ tatása a Windows jelszót is megváltoztatja. A szinkronizált jelszót a Windows rendszerben is megváltoztathatjuk, de csak akkor, ha Windows és Notes jel­ szavai már egyeznek. Ha még nem, akkor a Notes programban kell előbb azonosra változtatnunk.

Felhasználó azonosító váltás Ha több felhasználó közösen használ egy számítógépet, akkor a felhasználói azonosító váltás teszi lehetővé, hogy mindenki el tudja érni a saját levelezés, vagy más adatbázisait. Felhasználói azonosító váltásához az azonosítót vagy helyileg kell tárolnia a számítógépen, vagy egy Ön által elérhető szerveren, vagy hajlékonylemezen. A felhasználói azonosító egy fájl, amelyet az rendszer adminisztrátor hoz létre. A Notes ezen fájlban tárolt adatok alapján tudja azonosítani Önt. A felhasználói azonosító a Notes/Data könyvtárban található, az ID kiter­ jesztésről lehet felismerni (pl. CUSER.ID). 1. A Notes indításakor válasszuk a Felhasználó (For User) legördülő listából a kívánt személy nevét, vagy ha az nem jelenik meg a listában (csak azok neve jelenik meg, akik korábban már bejelentkeztek a Notes programba), akkor az Egyéb (More) paramétert.

57

Ismerkedés a Notes programmal

Ha már működik a Notes program: Adjuk ki a Fájl, Biztonság, Azonosítóváltás (File, Security, Switch ID) parancsot. 2. Adjuk meg a felhasználói azonosító fájl elérési útját, és jelöljük ki azt a felhasználói azonosítót, amelyre átváltani szeretnénk. Ekkor a Notes az előző felhasználó azonosítóhoz tartozó valamennyi megnyitott adatbázist automatikusan bezárja.

3. A Notes kéri az azonosító fájlhoz tartozó jelszót. Figyelem! A felhasználó azonosító váltás után meg kell nyitnunk a saját adatbázisainkat – a Nyitólap és a Könyvjelző gombjai az előző felhasználó adatbázisaira mutatnak, ezért a Fájl, Adatbázis, Megnyitás (File, Database, Open) parancsot használjuk! A Levelezés adatbázisunk a szerveren a mail mappában található, az adatbázis neve azonos a felhasználói nevünkkel.

Notes megjelenítés zárolása A Notes megjelenítésének zárolásával védheti adatait, amikor nincs a számí­ tógépénél, és ehhez nem kell bezárnia azt az adatbázist, amellyel éppen dolgozik.

58

Lotus Notes R6 

Nyomjuk meg az F5 billentyűt, vagy adja ki a Fájl, Biztonság Megjelenítés zárolása (File, Security, Lock Display) parancsot.

Zároláskor a Notes automatikusan törli a képernyőt, így senki nem láthatja az Ön adatait.

Notes zárolásának feloldása Bármely billentyű lenyomására megjelenik a jelszó kérő párbeszédpanel, írjuk be a Jelszó (Passwoord) mezőbe a jelszavunkat és válasszuk az OK gombot.

Notes megjelenítés automatikus zárolására 1. Adjuk ki a Fájl, Biztonság, Felhasználói biztonság (File, Security, User Security) parancsot. 2. A Biztonsági alapok (Security Basics) panellapon jelöljük be a Kijelent­ kezési beállítások (Logout Settings) csoportban a Jelentkezzen ki (és zárolja a Notes-képernyőt), ha nem használom a Notes programot legalább 15 percig (Logout (and lock Notes display) if you haven't used Notes for 15 minutes) jelölőnégyzetet, és állítsuk be, hogy a Notes hány percnyi tétlenség után zárolja a megjelenítést.

Notes Súgó A Súgó (Help) a Notes programban mindig elérhető az F1 funkcióbillentyű lenyomásával. A Súgó adatbázis új ablakban nyílik meg. A Súgó adatbázis megnyitható a Súgó, Témakörök (Help, Topics) parancs kiadásával is.

59

Ismerkedés a Notes programmal Kinyitható szakasz Összezárható szakasz

Témakörök panel

Csatolás (link)

Tartalom panel

A Súgóban kereshetünk témakörök, tárgymutató és a keresés nézetek segítsé­ gével. A Súgó ablak bal oldali panelje Témakörök (Contents) nézete a témaköröket (Topics) sorolja fel összezárható szakaszok formájában. A témakör előtti jobbra mutató nyílhegyre kattintva kibonthatjuk (kiterjeszthetjük) a szakasz tartalmát. míg a kibontott szakasz előtt megjelenő lefelé mutató nyílhegyre kattintva összezárhatjuk azt. A Tárgymutató (Index) nézetben ábécébe rendezett tárgyszavak segítségével kereshetünk a Súgó adatbázisban. A Keresés (Search) nézetben a Keresés (Search for) mezőbe írhatjuk be a keresendő szót, majd a Keresés (Search) gombra kattintással indíthatjuk el a keresést.

60

Lotus Notes R6 Keresés mezo

Részletes keresés kibontása gomb

A keresés panelt kibővíthetjük részletes keresési lehetőségekkel, ha Törlés (Delete) gomb mellett a Kibontás gombra kattintunk. Ezekről a keresési lehetőségekről részletesen olvashatunk az Információ keresés fejezetben a 235. oldaltól. A Súgó ablak jobb oldali panelje a kijelölt témakör tartalmát mutatja. Ebben a szövegrészben gyakran láthatunk kék színű aláhúzott szövegrészeket – csato­ lásokat (links) – amelyekre ha rákattintunk, akkor részletesebb információt kapunk a témáról (az egérmutató kéz alakú). A fókusszal kijelölt témakör kinyomtatható, nem kell mást tennünk, mint kiadni a Fájl, Témakör nyomtatása (File, Print Topics) parancsot. Több témakör is kinyomtatható egyszerre, ehhez azonban ki kell jelölni a kívánt témaköröket: 1. Kattintsunk a SHIFT billentyűt lenyomva tartva az első kijelölendő téma­ körre. Ekkor a témakörök bal oldalán megjelenik egy kijelölő sáv és az adott té­ makör előtt a kijelölést jelölő pipa.

61

Ismerkedés a Notes programmal Kijelölosáv

Kijelölt témakörök

2. További témakörök a kijelölősávra kattintással, vagy húzással jelölhetők ki. Szükség esetén a pipára kattintással megszüntethető téves kijelölölés. Ötlet Ha egy adott Súgó témakört gyakran használunk, akkor készítsünk hozzá Könyvjelzőt, mert így egyetlen kattintással megnyithatjuk azt.

62

Elektronikus levelezés A Notes elektronikus levelezési funkciója lehetővé teszi, hogy elektronikus leveleket (e-mail) hozzunk létre, elküldjük azokat, fogadjuk a nekünk címzett leveleket, továbbítsuk azokat. A levelekhez fájlmellékletet csatolhatunk. Beér­ kezett leveleinket mappákba rendezhetjük, a fölöslegeseket törölhetjük, a megőrzendő leveleket archiválhatjuk. A levelek pontos címzését személyes és a szerveren tárolt közös címjegyzékek segítik. A személyes címjegyzékünkben névjegyadatokat is tárolhatunk, levelezési listákat készíthetünk.

Alapfeladatok elvégzése a Quick Notessal A Quick Notes segítségével elektronikus leveleket készíthetünk és küldhetünk el, új névjegyet vehetünk fel a személyes címjegyzékünkbe, beírhatunk szemé­ lyes naplónkba, illetve emlékeztetőt jegyezhetünk be a naptárunkba és mindezt úgy, hogy egyetlen adatbá­ zist sem kell megnyitnia. 

A Quick Notes megnyitásához kattintsunk a Nyi­ tólap Alapok nézetén jobb oldalt középen látható nyílra.

Levél írás a Quick Notesban Ezzel a módszerrel egy rövid, fájlmellékletet tartalmazó levelet készíthetünk az alapbeállítás szerinti kézbesítési beállításokkal. 1. Írjuk be a címzettek nevét az Adja meg a címzettek nevét (Enter names to send mail to) mezőbe. 2. Írjuk be a levél tárgyát az Adja meg a levél tárgyát (Enter a subject) mezőbe.

63

Elektronikus levelezés

3. Az Írja be a levél szövegét (Enter e–mail message) mezőben írjuk be a levél szövegét. 4. Ha elkészültünk, akkor kattintsunk a Küldés (Send) gombra. Megjegyzés Ha nincs kibontva a Feljegyzés (Memo) ablakrész, akkor kattintsunk a Feljegyzés (Memo) felirat jobb oldalán látható gombra.

Névjegy felvétele személyes címjegyzékünkbe Ha gyorsan kell egy névjegy adatit felvenni személyes címjegyzékünkbe, akkor használhatjuk a Quick Notesot. Ha nem látható a Névjegy (Contact) ablak, akkor kattintsunk a Névjegy (Contact) felirat jobb oldalán lévő gombra.

Csak a legfontosabb adatok megadására van lehetőség:    

64

Keresztnév, Vezetéknév, E–mail cím, Irodai telefonszám.

Lotus Notes R6

Emlékeztető naptárbejegyzés létrehozása Megadhatjuk az emlékeztető tárgyát, dátumát és idejét, valamint beállíthatjuk, hogy hány perccel előbb riasszon a Notes.

Az emlékeztető bekerül a naptárunkba a megadott paraméterekkel.

Naplóbejegyzés készítése Személyes naplónkba vehetünk fel egy bejegyzést. Megadhatjuk a bejegyzés tárgyát, kategóriáját és a szövegét.

Levélírás és küldés Mik a teendőink egy egyszerű levél megírásakor? Létre kell hoznunk az új levelet, meg kell címeznünk, illendő kitöltenünk a Tárgy (Subject) mezőt, létre kell hoznunk a levél szövegét (begépeléssel, másolással), szükség szerint

65

Elektronikus levelezés

formáznunk kell a levél szövegét, csatolnunk kell az esetleges másolatokat, be kell állítanunk a kézbesítés paramétereit, s végül el kell küldenünk az elké­ szült levelet.

Új levél létrehozása Új levél létrehozására a Notes több egyszerű és gyors lehetőséget is ad. 

Kattintsunk a Levelezés (Mail) könyvjelzőre, majd a megnyíló Levelezés nézetben kattintsunk a műveletsoron az Új levél (New Memo) gombra.

– vagy – 

Kattintsunk az állapotsor jobb szélén lévő Gyorsválasztó (Quickpick) ikonra és adjuk ki az Levél létrehozása (Create Memo) parancsot.

A megjelenő Új levél (New Memo) ablakban szerkeszthetjük meg a levelet. Az ablak tetején lévő gombokkal a levelezés legfontosabb parancsait adhatjuk ki egyetlen kattintással. A Címzett (To), Másolat (cc) és a Titkos másolat (bcc) mezőkbe kell a levél címzettjeinek nevét, vagy elektronikus levélcímét beírnunk. A Címzett és a Másolat mezőkbe írt neveket a levél valamennyi címzettje látja. A Titkos másolat mezőbe írt nevekből a Címzett és a Másolat mezőkben szereplő cím­ zettek semmit nem látnak, sőt még a titkos másolatot kapók sem látják a többi titkos másolat címzettjét. Levelezés könyvjelzo

Muvelet gombok

Ide írhatjuk a levél szövegét

66

Itt adhatjuk meg a címzetteket

Lotus Notes R6

A mezők között kattintással válthatunk, vagy a TAB, illetve a SHIFT+TAB billentyűkkel. A szövegterületre – ami úgynevezett rich text mező (formázható a tartalma) – gépelhetjük be, illetve másolhatjuk át más fájlokból a levél szövegét. A szö­ vegszerkesztési és formázási lehetőségekkel külön fejezetben foglalkozunk.

Az elektronikus levél címzése A helyes címzés alapvető fontosságú az elektronikus levelezésben, hiszen egyetlen hiba a cím beírásában már lehetetlenné teszi a levél eljuttatását a címzetthez. Szerencsére a Notes több eszközzel is segít a gyors, kényelmes és mégis pontos címzésben!

A levél címzése beírással Ha pontosan tudjuk a címzett nevét, akkor beírhatjuk azt a Címzett (To), Má­ solat (cc), Titkos másolat (bcc) mezőkbe. Nem kell a teljes nevet beírni, mert már néhány karakterből is felismerheti a Notes a címzettet, s automatikusan kiegészíti a nevet. Ha több címzettet akarunk beírni, akkor minden név után nyomjuk le az ENTER billentyűt, vagy írjunk be egy vesszőt (,). A Notes alapbeállítás szerint először a Személyes címjegyzékünkben kezdi a név keresését (ez a saját számítógépünkön lévő NAMES.NSF fájlban van), s ha ott nem találja, akkor folytatja a keresést a szerveren lévő Domino cím­ jegyékben, de vigyázat, mert az első találattal be is fejezi a keresést.

Levél címzése



Ha a kiegészített név megfelelő, akkor nyomjuk le az ENTER billentyűt és ha szükséges kezdjük begépelni a következőt.



Ha a felkínált név nem megfelelő, akkor folytassuk a név, illetve a cím beírását. Ugyanezt kell tennünk, ha a Notes semmivel nem tudja kiegé­ szíteni a beírt néhány karaktert.

Ha a begépelt karakterek nem alkalmasak a címzett egyértelmű azonosítására, akkor a Notes a Névfeloldás (Ambigouos Name) párbeszédpanelen figyel­ meztet erre, s felajánlja a lehetséges neveket.

67

Elektronikus levelezés

Levél címzése

Ötlet Ezt a párbeszédpanelt „ki is kényszeríthetjük” a programból. Írjunk be a névből annyit, mennyit tudunk, majd rögtön utána egy vesszőt – má­ ris megjelenik a Nem egyértelmű név (Ambigous Name) párbeszédpanel.

Címzés címjegyzékek segítségével A címjegyzékek (Address Book) használatának nagy előnye a cím beírásához képest, hogy akkor is tudunk pontosan címezni, ha nem tudjuk pontosan a címeket. Választhatunk személyes vagy a Domino szervereken elérhető címjegyzékekből (itt találhatóak az adott szervezet saját címjegyzékei), de még internetes címjegyzékeket (pl. Bigfoot) is elérhetünk

Személyes címjegyzék Személyes címjegyzékünk a saját számítógépünkön található (NAMES.NSF fájl a Notes\Data mappában). Ebbe a címjegyzékbe mi magunk vehetjük fel partnereink elektronikus címeit, és készíthetünk levelezési listákat – ezeket a műveleteket a Domino szerveren lévő címjegyzékekben csak a rendszergazda tudja végrehajtani, nekünk erre nincs jogunk. A szerveren lévő címjegyzékek­ ben lévő címeket a felhasználó is eléri levelei címzésére, sőt az itt tárolt címek át is másolhatóak a Személyes címjegyzékünkbe.

68

Lotus Notes R6

Címzés címtárak használatával 1. Az új levél ablakában kattintsunk a Cím (Adress) gombra. 2. A Címjegyzék kiválasztása (Choose adress book) legördülő listából válasszuk ki a kívánt címtárat. 3. A következő betűvel kezdődő nevek keresése (Find Names Starting with) mezőbe begépelhetjük a keresett név első néhány karakterét – a Notes a címlistát azonnal a beírt névhez görgeti.

Kijelölosáv

4. Jelöljük ki a kívánt címeket és a Címzett (To), Másolatot kap (cc), Titkos másolat (bcc) gombokra kattintással címezzük meg a levelet. Ötlet Több címet is kijelölhetünk, ha a nevek bal oldalán található „kijelölősávon” a név elé kattintunk, vagy lenyomott bal gombbal végighúzzuk az egeret a kijelölendő nevek mellett. Ugyanezzel a módszerrel szüntethető meg a téves kijelölés. A kijelölt nevek elé a Notes egy pipát helyez el. A tévesen felvett címzettek kattintással kijelölhetők a Címzettek (Recepients) listában és törölhetőek az Eltávolítás (Remove) gombra kattintással. Az Összes eltávolítása (Remove All) gombra kattintva valamennyi címzett törölhető a Címzettek (Recipients) listából!

Beállítási lehetőségek a Címek kijelölése párbeszéd­ panelben A Megjelenítési szempont (View by) legördülő listában állíthatjuk be, hogy a Notes milyen rendezési elv szerint jelenítse meg a neveket.

69

Elektronikus levelezés



Felsorolás név szerint (List by name) – egy kibontott lista név szerint

ábécé sorrendben. 

Notes nevek hierarciája (Notes name hierarchy) – a szervezeten belüli

hierarchikus hitelesítők szerint csoportosítva jelennek meg a nevek. 

Vállalati hierarchia (Corporate hierarchy) – a vállalat szervezeti felépítése

szerinti csoportosítás (ha van ilyen – pontosabban, ha a felhasználó kitöl­ tötte a címjegyzékben lévő személy dokumentum Work/Home párbeszéd­ panel Vállalati hierarchia /Corporate Hierarchy/ lapfülének mezőit). 

Nyelv szerint kategorizálva (Categorized by language) – nevek szerint

ábécé sorrendben csoportosítva összezárható szakaszokba (az összezárt szakasz előtt jobbra mutató nyílhegy látható, kibontásához rá kell kat­ tintanunk erre a nyílra).

A Részletek (Details) gombra kattintva a kijelölt névhez tartozó személy do­ kumentumot (névjegyet) jeleníti meg a program, így láthatóvá válik a névhez tartozó összes információ, ami megkönnyíti a címzett pontos azonosítását.

70

Lotus Notes R6

Személyes címjegyzékünkbe könnyedén átmásolhatjuk a kijelölt címet más címjegyzékekből – ehhez ne kell mást tennünk, mint a Másolás a Szemé­ lyes címjegyzékbe gombra kattintanunk. Figyelem! Egyszerre csak egy név – a fókusszal jelölt (kerettel körbevett) – vehető fel Személyes címjegyzékünkbe, még akkor is, ha több név előtt is ott van a pipa jelölés!

Csak ez a név kerül be a Személyes címjegyzékünkbe!

Kézbesítés beállításai A hagyományos postai levélforgalomhoz hasonlóan az elektronikus levelünket is több módon adhatjuk „postára”. Elküldhetjük levelünket térti vevénnyel – ekkor visszaigazolást kapunk arról, hogy a címzett átvette a levelet, küldhet­ jük a levelet „expressz”, így előbb célba fog érni. Elektronikus levelünk kül­ désekor hasonló kézbesítési utasításokat adhatunk a Notes programnak is, sőt itt még egyéb – a normál postai levelezésben nem létező – kézbesítési beállí­ tásaink is vannak (pl. a digitális aláírás, titkosított levél küldése).

71

Elektronikus levelezés

Alapvető kézbesítési beállítások A leggyakoribb kézbesítési paramétereket egyszerűen megadhatjuk, ha megje­ lenítjük az erre a célra szolgáló beállító sort a műveletsor alatt. Kézbesítési beállítások sor



Erre a gombra kattintva megjelenítheto, illetve elrejtheto a kézbesítési beállítások sora

Magas fontossági szint (High importance) – a címzett nézeteiben felki­

áltójel jelenik meg az üzenetfejléc bal oldalán. A fontosság nincs hatással sem az üzenettovábbítás sebességére, sem annak sorrendjére! 

Olvasási nyugta (Return receipt) –a feladó értesítést kap arról, hogy a

címzett elolvasta (kinyitotta!) a levelet, törölte, vagy kinyomtatta. Figyelem! Ez csak akkor működik, ha a címzett levelező rendszere támo­

gatja ezt a szolgáltatás – és az nincs is letiltva (a rendszergazda letilthatja ezt a levélforgalom csökkentése érdekében, vagy biztonsági meg­ fontolásból). Notes partnerek között ez a szolgáltatás működik. 

Aláírás (Sign) – a Noters ellátja a levelet digitális aláírással – ezzel igazol­

ható, hogy a levél valóban az adott feladótól származik. A címzettet a levél megnyitásakor az állapotsorban megjelenő Aláírta: felhasználó név, Dátum: xxxx Szerver: xxxx (Signed by: ) üzenet tájékoztatja az üzenet hiteles aláírójáról. Beállítható a Notes úgy is, hogy automatikusan minden kimenő levelet el­ lásson digitális aláírással (Fájl, Beállítások, Felhasználói-beállítások /File, preferences, User Preferences/ parancs). 

Titkosítás (Encrypt) – a Notes kódolja a levél tartalmát, így azt csak a

címzettek tudják elolvasni.

Kézbesítési beállítások Valamennyi kézbesítési beállítási lehetőséget megtaláljuk a Kézbesítési beállítások (Delivery Options) párbeszédpanelben.

72

Lotus Notes R6 

Az új levél írásakor kattintsunk a Kézbesítési beállítások (Delivery Options) gombra.

Levél kézbesítési prioritásának beállítása Az Alap (Basic) panellapon a Kézbesítés prioritása (Delivery priority) legör­ dülő listában adjuk meg a következő beállítások egyikét, majd kattintsunk az OK gombra. 

Magas (High) - A Notes azonnal továbbítja az üzenetet.



Normál (Normal) - A Notes a levelezőszerver következő ütemezett

levélküldésekor továbbítja az üzenetet. 

Alacsony (Low) - A Notes a csúcsidőn kívüli időszakban továbbítja az

üzenetet. A csúcsidőn kívüli időszak éjfél és reggel 6 óra közé esik, hacsak a Domino adminisztrátor nem állítja be másként. Modemes vagy nagy kiterjedésű hálózatban (WAN) ezzel a beállítással csökkent­ heti telefonköltségeit.

Levél kézbesítésének megerősítése 

A Basic panellap Kézbesítési jelentés (Delivery report) legördülő listájában adjuk meg a következő beállítások egyikét, majd kattintsunk az OK gombra. •

Csak sikertelen küldéskor (Only on failure) - A Notes csak abban az esetben küld jelentést, ha nem tudta kézbesíteni az üzenetet.

•

Kézbesítés megerősítése (Confirm delivery) - A Notes levélben tájé­ koztat arról, hogy az üzenet kézbesítése sikeres, avagy sikertelen volt-e. Az üzenet tárgya a KÉZBESÍTVE: (DELIVERED) szóval kezdődik.

73

Elektronikus levelezés

Ezt a kézbesítési paramétert akkor érdemes bekapcsolni, ha pl. külföld­ re megy a levél – hiszen a kézbesítési értesítés megnyugtatja a feladót arról, hogy a levelezési rendszer működik, a címzett postaládájába bekerült a levél – most már csak a címzettől függ, hogy elolvassa a levelet. •

Teljes útvonal nyomon követése (Trace entire path) - A Notes minden olyan szerverről jelentést küld, amelyen a továbbított levél keresztülhaladt. Egy utolsó jelentésben pedig azt közli, hogy az üzenet kézbesítése sikeres volt-e vagy sem.

•

Nincs (None) - A Notes semmilyen kézbesítési jelentést nem küld.

Értesítés levél megnyitásáról A Kézbesítési beállítások (Delivery Options) párbeszédpanelben is beállít­ hatjuk, hogy a Notes értesítést küldjön a feladónak, ha a címzett megnyitja a levelet. Sajnos ezt a szolgáltatást jó néhány levelező rendszer nem támogatja. 

Az Alap (Basic) panellapon jelöljük be az Olvasási nyugta (Return receipt) jelölőnégyzetet.

A feladót az alábbi üzenet tájékoztatja arról, hogy a címzett megnyitotta leve­ lét. Az üzenet tárgya a MEGÉRKEZETT: (RECEIVED) szóval kezdődik.

Figyelem! Ha a címzett az Előnézeti panelben néz bele az üzenetbe, a Notes akkor is értesítést küld a levél megnyitásáról! Az senkit ne tévesszen meg, hogy ettől az üzenet nem vált olvasott jelölésűre, mert ez a jelölés bármikor megváltoztatható – ezt az olvasó szabadon megteheti (Szerkesztés, Olvasatlan jelölés /Edit, Unread marks/ parancs). Az olvasót

74

Lotus Notes R6

az állapotsorban megjelenő (Return receipt submitted for delevery) üzenet tájékoztatja arról, hogy a Notes értesítette a feladót a levél megnyitásáról.

Üzenet jellegének beállítása Az üzenet jellegének beállításával jelezhetjük a címzetteknek, hogy egy bizonyos típusú üzenetet küldtünk - például személyes, vagy köszönő jellegű az üzenet. A Notes az üzenet jellegét jelző ikont az üzenet megérkezésekor az üzenet mellett jeleníti meg, sőt megnyitáskor az üzenetben is látható. 

Az Alap (Basic) panellap Üzenet jellege (Mood Stamp) listájában válasszon ki egy típust. Ha nem kívánunk semmilyen típust megjeleníteni, válasszuk a Normál (Normal) beállítást.

75

Elektronikus levelezés

A Notes az üzenettörzs felett megjeleníti az üzenet jellegét azonosító ikont. Üzenet jellege

Üzenet jellegét jelző ikon

Személyes (Personal) Saját (Private) Bizalmas (Confidenital) Köszönöm! (Thank you!) Vita (Flame) Szép munka! (Good Job!) Vicc (Joke) Tájékoztatás (FYI) Kérdés (Question) Emlékeztető (Reminder)

Biztonsági beállítások Az Alap (Basic) lap Biztonsági beállítások (Security Options) csoportban kérhetjük a levél digitális aláírását, titkosítását (kódolt formában történő kül­ dést). Ezeket a lehetőségeket korábban (x. fejezet, y. oldal) már megbeszéltük, ezért itt csak röviden összefoglaljuk a legfontosabb tudnivalókat. 

Aláírás (Sign) – digitális aláírást hoz létre a Notes a levélhez – ezzel iga­

zolható, hogy a levél valóban az adott feladótól származik. Az Internetes felhasználók internetes hitelesítéssel aláírt levelet kapnak. 

Titkosítás (Encrypt) – a Notes kódolja a levél tartalmát, azt csak a címzet­

tek tudják elolvasni. Ha bekapcsoljuk a Biztonsági beállítások mentése alapértelmezettként (Sa­ ve these security options as the default) jelölőnégyzetet, akkor a Notes minden kimenő levél megfelelő küldési paramétereit automatikusan az Aláírás és Titkosítás mezők beállítása szerint állít be!

76

Lotus Notes R6

Levél másolásának letiltása Ezzel a beállítással megakadályozhatjuk, hogy a címzettek lemásolják az üzenetet. Ez pontosan azt jelenti, hogy az üzeneteket nem másolhatják a vágólapra, nem továbbíthatják (forward) őket, nem válaszolhatnak rájuk előzményekkel és nem nyomtathatják ki azokat. 

A Basic lapon jelöljük be a Másolás letiltása (Prevent copying) jelölő­ négyzetet.

Megjegyzés Ez a beállítás pusztán azt jelzi, hogy az üzenet másolása nem kívánatos. A címzettek más eszközökkel azonban tudják másolni az üzenetet. Ha a címzett megpróbálja a levél kijelölt részét másolni, vagy kinyomtatni a levelet, akkor azt tapasztalja, hogy a Szerkesztés, Másolás, illetve a File, Nyomtatás parancsok inaktívak, azaz ki sem adhatók. Továbbítási és válaszolási (előzményekkel) kérésünket a Notes az Ennek a dokumentumnak a tartalmát nem továbbíthatja, és egyéb módon sem másolhatja. A dokumentum sokszorosítás és másolás elleni védelemmel van ellátva. hibaüzenettel fogja visszautasítani.

Speciális kézbesítési beállítások Ezeket a beállítási lehetőségeket a Kézbesítési beállítások (Delivery Options) párbeszédpanel Speciális (Advanced) panellapján találjuk meg.

Kérhetjük a címzettől, hogy egy megadott határidőig válaszoljon levelünkre. A kérés szövege a levélfejlécben jelenik meg. Ráadásul a Notes a címzett

77

Elektronikus levelezés

Teendők nézetébe automatikusan létrehoz egy bejegyzést a levél tárgyának szövegével – a határidőhöz természetesen a válaszadási határidő kerül.



Adjuk meg a határidőt a Válasz határidejének feltüntetése az üzenetben (Stamp message with a ’Please reply by’ date) dátummezőben – ehhez használjuk a dátumválasztót.

Megadhatjuk az üzenet lejárati idejét – azt jelezhetjük a címzettel, hogy az üzenet a megadott dátumot követően jelentőségét veszti. A Notes képes a lejárt dátumú üzenetek archiválására és törlésére is. 

Adjuk meg az üzenet lejárati dátumát a Lejárat dátuma (Expiration date) dátummezőben – ehhez használjuk a dátumválasztót.

Kérhetjük, hogy a levélre érkező válaszokat a Notes megadott felhasználók­ hoz továbbítsa. Mire lehet ez jó? Például a cég vezetője levélben meghívja a kollégáit valamilyen rendezvényre – ezt Ő teheti meg, más nem , de a vála­ szok feldolgozása már az egyik kollégájának a feladata, ezért a válaszokat átirányítjuk hozzá. 

A levélre adott válaszok címzettje (Replies to this memo should be

addressed to) mezőben adjuk meg a címzettek nevét – címjegyzékekből is választhatunk, nem csak begépelhetjük azokat. Ha tudjuk hogy internetes levelező partnerünk a Notes melyik nyelvi változa­ tát használja, akkor hozzárendelhetjük a megfelelő nyelvi karakterkészletet a levélhez. 

Válasszuk ki a kívánt nyelvi karakterkészletet a MIME karakterkészlet (MIME Character Set) legördülő listából.

Ha MIME formátumú üzenetet kap, amelynek tartalma egy adott karakter­ készlettel van megírva, de az üzenet helytelenül adja meg a karakterkészletét, egy listán megjelenő lehetőségek közül választhatja ki a helyes karakterkész­ letet. Ha például egy Japánban élő barátjától kap egy MIME formátumú leve­ let, de csak össze-vissza ASCII karaktereket lát az üzenettörzsben, az arra utal, hogy a feladó helytelenül kódolta az üzenetet, így a Notes nem a megfe­

78

Lotus Notes R6

lelő karakterkészletet használja az üzenet megjelenítésére. A helyes japán karakterkészlet kiválasztását követően a megfelelő formátumban olvashatja el az üzenetet. A Notes kézbesítési beállításait az internetes levelező rendszerek jellemzően nem támogatják, s ez akkor is gondot okoz, ha Notes partner a címzett, de a levél Interneten keresztül jut el hozzá. Kérhetjük a programot, hogy ilyen esetben a kézbesítési beállításokat jegyezze meg, így ezek a szolgáltatások továbbra is működni fognak. 

Kapcsoljuk be a Levél elküldése más Notes levelezést használóknak az Interneten keresztül (Send this email to other Notes mail user(s) trough the Internet) jelölőnégyzetet.

Személyes aláírás Az elküldött levelek alsó részén szöveget (aláírást) és ábrát is elhelyezhetünk. Beállíthatjuk a Notes programot úgy is, hogy az automatikusan aláírást adjon minden elküldött üzenethez. Az egyes kimenő üzeneteket külön is aláírhatjuk. A személyes aláírás szöveg, HTML vagy képfájl lehet (.JPG, .BMP, és .GIF képeket használhatunk aláírásként). Ügyeljünk arra, hogy ezek a fájlok ne legyenek túl nagy méretűek, mert ez jelentősen megnövelheti a továbbítási időt, sőt lehetetlenné teheti a levél továbbítását (vannak olyan internetes leve­ lező rendszerek, amelyek csak legfeljebb 2 MB méretű üzeneteket képesek továbbítani!).

Aláírás készítés 1. Nyissuk meg a Levelezés (Mail) adatbázist, kattintsunk az Eszközök (Tools) gombra, majd a Beállítások (Preferences) parancsra. 2. Kattintsunk az Levelezés, Aláírás (Mail, Signature) címkére.

79

Elektronikus levelezés

3. Az Aláírás (Signature) mezőben adjuk meg az aláírás szövegét, vagy jelöljük be a HTML vagy képfájl (HTML or Image) választógombot, és adjuk meg a kívánt szöveget tartalmazó fájlt. Ötlet Ha bejeljük az Aláírás automatikus hozzáfűzése a kimenő levelek­ hez (Automatically append a signature to the bottom of my outgoing mail messages) jelölőnégyzetet, akkor a Notes automatikusan minden új levél aljára beszúrja az aláírást.

Aláírás hozzáadása egy üzenethez 1. Nyissuk meg az üzenetet, és kattintsunk arra a helyre, ahol az aláírást el szeretné helyezni. 2. Kattintsunk az Eszközök (Tools) gombra, majd az Aláírás beillesztése (Insert Signature) parancsra. 3. Az Aláírás beillesztése (Insert Signature) párbeszédpanelen jelöljük be a Kijelölés az ’Üzenetek beállításai’ párbeszédpanelen beállítottak közül (Select from ‘Mail Preference’) választógombot.

80

Lotus Notes R6

Ha egy külön fájlból szeretné importálni az aláírás szövegét, jelöljük be az Importálás a következő fájlból (szöveg/HTML/kép) (Import from file (Text/HTML/Image)) választógombot, majd adja meg a kívánt fájlt. 4. Kattintsunk az OK gombra.

Levélfejléc Megváltoztathatjuk a levélfejlécben megjelenőn grafikát. Több előre elkészí­ tett lehetőségből választhatunk. 1. Nyissuk meg a Levelezés (Mail) adatbázist, kattintsunk az Eszközök (Tools) gombra, majd a Beállítások (Preferences) parancsra. 2. Kattintsunk a Levélfejléc (Letterhead) címkére. 3. Jelöljünk ki egy fejlécstílust a listán. Ha semmilyen grafikát nem kívánunk használni, válasszuk ki az Egyszerű szöveg (PlainText) beállítást.

4. Kattintsunk az OK gombra. Megjegyzés A felhasználó csak választhat a levélfejléc listában megjelenő grafikák közül, a grafikákat törölni, újakat hozzáadni csak a rendszergazda tud.

Levélpapírok használata Levélpapírok (Stationery) alkalmazásával az egyes üzenetek formátumát és címzetteinek listáját többször is felhasználhatja. Ez akkor hasznos, ha hasonló

81

Elektronikus levelezés

típusú levelet (például a heti jelentést) sokszor kell elküldenie ugyanabban a formátumban ugyanazoknak a személyeknek.

Levélpapír létrehozása 1. Nyissuk meg a Levelezés (Mail) adatbázist. 2. Hozzuk létre azt az üzenetet, amelynek formátumát és címzett-listáját többször is használni szeretné. 3. Kattintsunk az Eszközök (Tools) gombra, majd a Mentés levélpapír­ ként (Save as Statinery) parancsra.

4. Adjuk meg a levélpapír nevét, és kattintsunk az OK gombra. A Notes az Eszközök, Levélpapírok (Tools, Stationery) gyűjtőbe menti a levélpapírt. Tipp Készíthetünk levélpapír nézetben is levélpapírt, ehhez a Levelezés (Mail) adatbázisban jelöljük ki a Levélpapír (Stationary) nézetet, majd adjuk ki a Műveletek, Új, Levélpapír – levél (Actions, New, Memo – Using Stationary) parancsot. Készítsük el a levélpapírt, mint egy hagyományos levelet, majd kattintsunk a Mentés (Save) gombra és adjunk nevet a levélpa­ pírnak.

Egyéni levélfejléc készítése levélpapír segítségével A személyes levélpapír segítségével egyedi fejlécű leveleket küldhetünk.

82

Lotus Notes R6

1. Nyissuk meg a Levelezés (Mail) adatbázist. 2. Adjuk ki a Műveletek, Új, Levélpapír – személyes (Actions, New, Stationary - Personal) parancsot. Ebbe a rich text mezobe másolhatjuk a grafikát

3. Levélfejléc esetén illessze az ábrát a fejléc alatti első zárójelbe, aláírás esetén pedig a vonal alatti zöld zárójelbe. 4. Kattintsunk a Mentés (Save) gombra, és adjunk nevet a levélpapírnak. Megjegyzés A Eszközök, Levélpapírok (Tools, Stationery) gyűjtőben a Személyes levélpapír (Personal Stationery) szakaszban találjuk meg a személyes levélpapírjainkat, a Levélpapírok levélhez (Memo Stationery) szakaszban pedig a “normál” levélpapírjainkat

83

Elektronikus levelezés

Levél létrehozása levélpapír alapján 1. A Beérkező levelek (Inbox) mappában kattintsunk az Eszközök (Tools) gombra, majd a Levélpapírra írt új levél (New Memo – Using Stationery) parancsra. 2. A megjelenő Levélpapír kijelölése (Select Stationary) párbeszédpanelben jelöljük ki a kívánt levélpapírt és kattintsunk az OK gombra.

Levélpapírok szerkesztése, átnevezése, törlése A meglévő levélpapírokat szerkeszthetjük, átnevezhetjük, vagy törölhetjük. 1. Váltsunk át a Levélpapír (Stationery) nézetre, és jelöljük ki az adott levélpapírt. 2. A Szerkesztés (Edit) gombra kattintva szerkeszthetjük, az Átnevezés (Rename Stationery) gombbal átnevezhetjük, míg a Törlés (Delete) gombra kattintva törölhetjük a kijelölt levélpapírt.

Házon kívül ügynök Beállíthatjuk a Notes programot úgy is, hogy amíg házon kívül vagyunk auto­ matikusan értesítse azokat a feladókat erről a tényről, akik ezen idő alatt levelet küldenek nekünk. Ez a levél arról tájékoztatja a feladókat, hogy házon kívül vagyunk, és megadja a visszaérkezés idejét is. Amíg távol vagyunk, a Notes minden feladónak csak egyszer küld választ, függetlenül attól, hogy az adott személytől ezen idő alat hány levelet kaptunk. Ezt a feladatot a Notes a Domino szerveren egy úgynevezett „ügynök” futta­ tásával oldja meg. A Házon kívül ügynök futtatásához legalább szerkesztői

84

Lotus Notes R6

jogosultságunk kell legyen levelezés adatbázisunkhoz, s mi kell legyünk annak tulajdonosa. Figyelem! Alapbeállítás szerint a hétvégeken az ügynök nem válaszol „házon kívül” levéllel! A rendszergazda azonban módosíthatja ezt a beállítást.

Házon kívül ügynök engedélyezése 1. Nyissuk meg a Levelezés adatbázist, és adjuk ki a Műveletek, Eszközök, Házon kívül (Actions, Tools, Out of Office) parancsot. A Dátumok (Dates) panellapon adjuk meg a távozás (leaving) és a vissza­ érkezés (returning) dátumát. Alapbeállítás szerint ezen időpontot a prog­ ram foglaltként jelöli meg. Ha ezt a találkozókhoz szabad időpontként szeretnénk megadni, akkor töröljük A fenti dátumok megjelölése foglalt időpontként (Book Busytime for these dates) jelölőnégyzetet.

Módosíthatjuk a házon kívül üzenet tárgyát és szövegét a Házon kívül üzenet (Out of Office Message) panellapon.

85

Elektronikus levelezés

A Különleges üzenet (Special Message) panellapon a Címzett (To) me­ zőben megadhatjuk azoknak a nevét, akik nem a standard üzenetet kapják. A Tárgy (Subject) mezőben megadhatjuk ennek a speciális üzenetnek a tárgyát, s az alatta lévő mezőben pedig az üzenet szövegét.

86

Lotus Notes R6

Megtilthatjuk, hogy megadott személyeknek és csoportoknak ne küldjön házon kívül levelet a Notes. Megadhatjuk olyan csoportok nevét, amelyek címére érkezett levelekre nem kell házon kívül üzenetet küldeni – hiszen mi magunk is ennek a csoportnak vagyunk a tagja, s lehet, hogy a csoport vezetője küldte a levelet, Ő pedig biztosan tudja, ha házon kívül vagyunk.

A Házon kívül ügynök engedélyezése

Megadhatjuk azokat a kifejezéseket (Enterrel határolva), melyek ha szere­ pelnek a tárgy mezőben, akkor nem kell házon kívül levelet küldeni. 2. Az ügynök aktiválásához kattintsunk az Engedélyezés (Enable) gombra, s válaszoljunk igennel a tájékoztató és megerősítő kérdésre

Az engedélyezés sikerességéről újabb üzenet tájékoztat.

87

Elektronikus levelezés

Házon kívül ügynök leállítása A Notes a visszatérési dátumtól kezdődően naponta Örülök, hogy újra itt van! (Welcome Back!) levelet küld Önnek, mindaddig, míg le nem állítjuk az ügy­ nök működését. 1. Nyissuk meg a Levelezés adatbázist, és adjuk ki a Műveletek, Eszközök, Házon kívül (Actions, Tools, Out of Office) parancsot. 2. Kattintsunk a Leállítás (Disable) gombra. 3. Válaszoljunk a megerősítő kérdésre, és nyugtázzuk az ügynök leállítását jelző üzenetablakot.

Ha előbb visszaérkeztünk a megadott időpontnál, és a távollét idejét foglaltként jegyeztük be a Naptárba, akkor döntenünk kell, hogy ez a foglaltság megszűnjön, vagy maradjon.

88

Lotus Notes R6

Fájlok importálása, csatolása, másolása Szövegfájlokat, szövegszerkesztővel készült fájlokat, HTML-fájlokat, gra­ fikus fájlokat, illetve táblázatkezelő alkalmazással létrehozott fájlokat importálhat a levél (dokumentum) rich text mezőibe. Szövegszerkesztő alkalmazással készített importált fájlok megőrzik az eredeti formátumukat (betűtípusokat, színeket, stb.). Az importálás akkor hasznos, ha az eredeti alkalmazás helyett inkább a Notes programban szeretnénk dolgozni az adatokkal, és várhatóan nem lesz szükség az adatok frissítésre. Bármilyen típusú fájlt csatolhatunk a levélhez (sőt bármilyen Notes doku­ mentumhoz is), például végrehajtható fájlokat (programokat, script fájlokat), grafikus vagy tömörített fájlokat, akár Notes adatbázisokat is (NSF kiter­ jesztésű fájlok). Fájl csatolásakor a Notes a fájl másolatát csatolja, így a művelet az eredeti példányra semmilyen hatással nincs. A csatolt fájlokat a beillesztés helyén egy ikont jelképezi, amin látható a fájl típusa és neve, ha a fájlt kezelő alkalmazása telepítve van a számítógépen. A Notes egy általános ikont jelenít meg, ha a fájl alkalmazása nincs telepítve. Más programok adatit is bemásolhatjuk a Notes levélbe, dokumentumba – ehhez nem kell más tennünk, mint a megszokott módon használni a Windows Vágólapot (Clipboard).

Fájlok importálása 1. Vigyük a szövegkurzort abba a pozícióba, ahová a fájlt importálni kíván­ juk. 2. Adjuk ki a Fájl, Importálás (File, Import) parancsot.

89

Elektronikus levelezés

3. Válasszuk ki az importálandó fájl típusát a Fájltípus (File type) legördülő listából. 4. Keressük meg az importálandó fájlt és kattintsunk az Importálás (Import) gombra.

Importálható fájltípusok A képeket egyenként kell importálni a Notes programba. Ha egy fájl több gra­ fikát tartalmaz, a Notes csak az elsõ grafikát importálja. Grafikus fájlok PCX (Paintbrush)

Fájlkiterjesztés .PCX

Fájlleírás Rasztergrafika

PIC (Lotus)

.PIC

Lotus 1-2-3 programban készített kép

CGM (Computer Graphics Metafile)

.CGM

ANSI Metafile® formátumot támogató szoftverben készített kép

TIFF (Tag Information File Format)

.TIF

TIFF formátumot támogató szoftverbe beolvasott bitkép

BMP (Bitkép)

.BMP

Bitkép

GIF

.GIF

Graphics Interchange Format kép

JPEG

.JPG

Joint Photographics Experts Group kép

A Notes az importálás során más alkalmazások számos formátumát, illetve szolgáltatását átalakítja a Notes programban használatos szolgáltatásokká! Erről részletesen a program Súgójában (Help) olvashatunk. Szövegszerkesztõve l létrehozott fájlok

Fájlkiterjeszté s

Támogatott verziók, megjegyzések

Lotus Word Pro®

.LWP

R97, R9

Microsoft Rich Text formátum (RTF)

.RTF

Az .RTF kiterjesztésű dokumentumokat támogató alkalmazások (például Word)

Microsoft Word

.DOC

97, 2000, 2002

WordPerfect®

.DOC, .WPD, .WPT

5.x, 6.x, 7.x, 8

ASCII szöveg

Tetszőleges

Nem formázott szöveg

Tabulált ASCII szöveg

Tetszőleges

Sorokba és oszlopokba rendezett

90

Lotus Notes R6 Szövegszerkesztõve l létrehozott fájlok

Fájlkiterjeszté s

Támogatott verziók, megjegyzések ASCII szöveg, rekordonként legfeljebb 1536 karakter

Strukturált ASCII szöveg

Tetszőleges (kivéve .TAB, .TXT, .PRN, .RPT)

Mezők és mezőértékek alapján rendezett ASCII szöveg (egyszerű szövegmezőnként 256 bájt)

A HTML fájlok szövege, és a helyben tárolt képei importálhatók. Ha nem helyben vannak tárolva a képek, az eredeti dokumentumban a grafika helyén X jellel megjelölt piros négyzet látható. HTML-fájl HTML

Fájlkiterjesztés .HTM, .HTML

Fájlleírás Minden HTML verzió.

A Lotus 1-2-3 és Microsoft Excel táblázatkezelővel készült fájlok importálha­ tók. Az importált számolótáblákat a Notes saját táblázattá alakítja. A Notes a több munkalapból álló fájlokból az első munkalapot importálja, s abból is csak az első 64 oszlopot. Ha egy adott munkalap szélesebb, mint a Notes ablak, a képernyőn nem lát­ ható adatok a vízszintes gördítősáv segítségével jeleníthetők meg. A Notes dokumentumokban használható legnagyobb szövegszélesség körülbelül 57,8 cm. Az ezen túlnyúló szövegrészek nem jelennek meg. Táblázatkezelõ fájlok Lotus 1-2-3

Fájlkiterjesztés .WK*

Támogatott verziók R96, R97, R9

Microsoft Excel

.XLS

95, 97, 2000, 2002

Fájlok csatolása Az elektronikus levelezés talán leghasznosabb szolgáltatása a fájlcsatolás. Óriási előny, hogy bármilyen fájlt elküldhetünk mellékletként, s azt a címzett (ha van hozzá megfelelő programja) fel is tudja dolgozni (a programfájl fut­ tatható, a szöveg-, vagy képfájl szerkeszthető, és így tovább). 1. Vigyük a szövegkurzort abba a pozícióba, ahová a fájlmelléklet ikonját el akarjuk helyezni. 2. Adjuk ki a Fájl, Csatolás (File, Attach) parancsot.

91

Elektronikus levelezés

– vagy – Kattintsunk a Csatolás (Attach) gombra a Dolumentum szerkesztése (Edit Document) eszköztáron.

3. Kapcsoljuk be a Tömörítés (Compress) jelölőnégyzetet, ha a fájlokat tö­ mörítve szeretnénk csatolni. 4. Válasszuk ki a csatolandó fájlt és kattintsunk a Létrehozás (Create) gombra. Ötlet Több fájlt is kijelölhetünk egyszerre, ha a CTRL billentyűt lenyomva tartva kattintunk a fájlnevekre.

Windows Vágólap használata A Windows Vágólappal (Clipboard) más programokhoz hasonlóan lehet má­ solni, áthelyezni adatokat a Notes dokumentumokba. A Notes fogadni tudja az egyszerű szöveget, rich text típusú szöveget, grafikát, táblázatot és OLE-ob­ jektumokat, bitképfájlokat vagy metafájlokat (Macintosh rendszer esetében PICT fájlokat), HTML adatokat. Megjegyzés Rich text típusú szöveget, grafikákat, táblázatokat és objektumokat csak rich text mezőkbe másolhat. Ha módosítani szeretnénk a beillesztendő és már a Vágólapon lévő szöveg vagy objektum formátumát, akkor használjuk a Szerkesztés menü Irányított beillesztés (Edit, Paste Special) parancsot.

92

Lotus Notes R6

Figyelem! A választási lehetőségek a vágólapra másolt tartalomtól függnek!

Levél elküldése Ha elkészültünk a levéllel, akkor már csak el kell küldenünk. 

A levél elküldéséhez kattintsunk a Küldés (Send) gombra

Piszkozat mentése Ha nem tudjuk bejezni a levelet, akkor mentsük el piszkozatként. A piszkoza­ tot később megnyitva tovább szerkeszthetjük, s ha elkészült, akkor persze el is küldhetjük. 

Kattintsunk a Mentés piszkozatként (Save as draft) gombra.

- vagy 

Zárjuk be a levelet (pl. ESC billentyű lenyomásával) és a megjelenő Üzenet küldése (Send Mail) párbeszédpanelen kattintsunk a Csak mentés (Save Only) gombra.

93

Elektronikus levelezés

Figyelem! A piszkozatainkat a Piszkozatok (Drafts) nézetben találjuk meg.

94

Lotus Notes R6

Bejövő üzenetek kezelése A bejövő leveleink fejlécét a Levelezés (Mail) adatbázis Beérkező levelek (Inbox) mappában nézhetjük meg. Az olvasatlan jelölésű leveleket a Notes piros betűszínnel jeleníti meg, és a fejléc bal oldalára egy piros csillagot helyez el. Olvasatlan levelet tartalmazó gyűjtő neve félkövér betűvel látható, a gyűjtő mögött zárójelben megjelenő szám pedig az adott gyűjtőben lévő olvasatlan dokumentumok számát jelzi.

Bejövo üzenetek kezelése Olvasatlan üzenetek száma

Muveletsor gombok

Nézet panel

Könyvjelzo sáv

Navigációs panel

Megtekintés (minta) panel

Navigációs panel nézetei és mappái A Beérkező levelek (Inbox) mappában láthatjuk a beérkezett üzeneteinket. A Piszkozatok (Drafts) kerülnek a befejezetlen leveleink mentései – ezeket a későbbiekben tovább szerkeszthetjük, s ha elkészültek, akkor el is küldhetjük.

95

Elektronikus levelezés

Az Elküldött levelek (Sent) nézet­ ben láthatjuk az első címzett neve szerinti sorrendben az elküldött üzeneteinket. A Szemétgyűjtőbe (Trash) kerül­ nek törölt leveleink. A tévedésből törölt levelek helyreállíthatóak, a végleges törlést pedig a szemétgyűj­ tő kiürítésével tudjuk megoldani (ez azért fontos, mert helyet a postalá­ dánkban csak ez a művelt szabadít fel).

Nézet összezárása

Nézet kibontása

A Nézetek (Views) Minden doku­ mentum (All Documents) nézetben a levelezés adatbázis valamennyi dokumentuma (a naptárbejegyzé­ seink és a teendők is) láthatók, míg a Levélszálak (Mail Threads) a leveleink és rájuk érkezett válaszleveleket nézhetjük meg együtt.

Az elso levél

A levélre érkezett válaszok

A Mappákban (Folders) saját és közös mappáinkat láthatjuk – ezek a mappák kiválóan alkalmasak arra, hogy beérkezett leveleinket rendszerezzük. Az Eszközök, Szabályok (Tools, Rules) nézetben leveleink szűrésére készí­ tett szabályok láthatók. A Levélpapírok (Stationary) nézetben sajátkészítésű levélpapírjainkat találjuk (a levélpapírok meggyorsítják az ismétlődő üzenetek elkészítését). Az Archiválás (Archive) nézet csak akkor látható, ha már beállí­ tottuk a Levelezés adatbázis archiválási paramétereit – ebben az esetben itt az archivált leveleinket nézhetjük meg. A Nézetek, Mappák, Eszközök ikonok előtt megjelenő plusz (+), illetve mínusz (-) jelekre kattintva összezárhatjuk, illetve kiterjeszthetjük az adott nézethez tartozó alszinteket.

96

Lotus Notes R6

Üzenet olvasása 

Kattintsunk duplán a levél fejlécére. A Notes ablakban nyitja meg a leve­ let, az ablakcímkén a levél tárgyának szövege látható.



Belenézhetünk az üzenetekbe a Megtekintés (Preview) panel segítségével is. A megtekintés panel megjelenítéséhez adjuk ki a Nézet, Előnézeti panel, Előnézeti panel megjelenítése (View, Document Preview, Show Preview) parancsot.

Megtekintés panel méretének a beállítása húzással

Megtekintés panel megjelenítése/elrejtése

97

Elektronikus levelezés

Ötlet Egy kattintással megjeleníthetjük, illetve elrejthetjük a megtekintés panelt, ha rákattintunk a Minta (Preview) feliratra a jobb oldali nézet alján. A megtekintés panel húzással méretezhető. Figyelem! Ha a feladó visszajelzést kért az üzenet elolvasásáról (Olvasási nyugta /Return receipt) jelölőnégyzet a Küldés paraméterei /Delevery Optins/ ablakban), akkor is kap erről értesítést, ha a megtekintés panelen néztünk bele az üzenetbe – ugyanakkor a Beérkező levelek (Inbox) panelen nem változik az üzenet fejléce olvasott jelölésűre (fekete betűszín), hacsak a beállítások között ezt nem változtatjuk meg!

Nézet rendezése, frissítése A beérkezett levelek kezelését megkönnyíti a rendezés – kattintsunk a fejlécen arra a gombra, amit a rendezés szempontjaként akarunk felhasználni. A ren­ dezés lehetséges mind csökkenő, mind növekvő sorrendben – ezt többszöri kattintással tudjuk beállítani (a fejléc melletti nyílhegy iránya jelzi a rendezettség módját).

Nézet rendezése, frissítése

Az oszlop tartalma szerint rendezheto

Oszlopszélesség állítás

Ha az oszlopfejléc jobb szélére mutatunk, és az egérkurzor átalakul kéthegyű vízszintes nyíl rajta egy függőleges vonallá, akkor az oszlop szélessége hú­ zással beállítható. Frissítés ikon

A megnyitott adatbázisokkal végzett munka során előfordulhat, hogy közben valaki más ugyanazon az adatbázison változtat valamit. Ekkor a mi nézetünk már nem az adatbázis tényleges tartalmát mutatja – szükség van tehát a nézet (aktualizálására). Amennyiben frissíteni kell, ezt a Nézet panel bal Frissítés frissítésére gomb a Navigációs eszköztáron felső sarkában megjelenő Frissítés ikon is jelzi.

98

Lotus Notes R6 Frissítés ikon

Frissítés gomb a Navigációs eszköztáron 

A frissítéshez kattintsunk a Frissítés ikonra, vagy a navigációs eszköztár Frissítés (Refresh) gombjára.

– vagy – 

Adjuk ki a Nézet, Frissítés (View, Refresh) parancsot.

Ötlet Az F9 funkcióbillentyű lenyomásával is frissíthetjük az aktuális nézetet. Ötlet A Levelezés adatbázis és az első olvasatlan levelet megnyithatjuk, ha kiadjuk a Gyorsválasztó (Quick) menü Olvasatlan levelek átfutása (Unread) parancsot.

Gyorsválasztó (Quick)

Navigálás a levelezés Ugrás az elozo olvasatlan levélre nézeteiben A Navigálás a nézetben (Navigation in view) eszköztáron két gombot is Gyorsválasztó (Quick) találunk, melyekkel kényelmesen „ugrálhatunk” az olvasatlan jelölésű levelek közt. Ugrás a következo olvasatlan levélre Ugrás az elozo olvasatlan levélre

Ugrás a következo olvasatlan levélre

Ötlet A következő olvasatlan üzenetre a TAB billentyűvel, míg az előző olvasatlan üzenetre a SHIFT+TAB billentyűkombinációval ugorhatunk.

99

Elektronikus levelezés

Levélolvasást segítő nézetek Az olvasatlan levelek „megkeresését” könnyíti meg a Csak olvasatlan levelek megjelenítése nézet. 

Adjuk ki a Nézet, Megjelenítés, Csak az olvasatlanok (View, Show, Unread only) parancsot

Ha ismét minden dokumentumot meg szeretnénk jeleníteni, akkor ismét adjuk ki a Nézet, Megjelenítés, Csak az olvasatlanok (View, Show, Unread only) parancsot. A levelek kijelölésének ellenőrzését könnyíti meg a Csak a kijelöltek megje­ lenítése nézet. 

Adjuk ki a Nézet, Megjelenítés, Csak a kijelöltek (View, Show, Selec­ ted only) parancsot

100

Lotus Notes R6

Ha újra minden dokumentumot meg szeretnénk jeleníteni, akkor ismét adjuk ki a Nézet, Megjelenítés, Csak a kijelöltek (View, Show, Selected only) parancsot (a pipa eltűnik a parancs bal oldaláról).

Kijelölés a Levelezés nézetben Több levél kinyomtatása, törlése, másolása, áthelyezése a dokumentumok kijelölése után lehetséges. 

Ha egy vagy több dokumentumot szeretnénk kijelölni, vagy törölni szeretné kijelölésüket, kattintson az egyes dokumentumok mellett a bal oldali oszlopra.



Ha több egymást követő levelet szeretnénk kijelölni, akkor húzzuk az egérmutatót az egyes dokumentumok mellett a bal oldali oszlopban le vagy fel.



A nézet összes dokumentumát kijelölhetjük a Szerkesztés, Mindet Gyorsválasztó (Quick) kijelöli (Edit, Select All) paranccsal.

Ötlet A Mindet kijelöli parancs kiadható a CTRL+A billentyűkombináció Ugrás azlenyomásával elozo olvasatlan is. levélre 

A nézet összes dokumentumát kijelölését megszüntethetjük a Szerkesztés, Kijelölések visszavonása (Edit, Deselect All) Ugrás a következo olvasatlan levélre paranccsal.

A kijelölt dokumentumok számát a Notes az állapotsorban jelzi, s a dokumen­ tum bal oldalán egy pipa ikon látható.

Levelek megjelölése olvasottként vagy olvasatlanként A dokumentumokat megjelölheti olvasottként vagy olvasatlanként anélkül, hogy azokat meg kellene nyitnia. Ezek a jelölések az olvasó jelölései, nincs összefüggés azzal a visszajelzéssel, amit a küldő kérésére a Notes küld a levél megnyitásáról! Az olvasott levelet megjelölhetjük olvasatlanként, így emlé­ keztethetjük magunkat arra a tényre, hogy ezt a levelet még alaposan át kell olvasnuk.

101

Elektronikus levelezés

1. Jelöljük ki a leveleket úgy, hogy a bal oldali oszlopban melléjük kattin­ tunk. 2. Nyissuk ki a Szerkesztés, Olvasási jelek beállítása (Edit, Unread Marks) menüt és válasszuk a kívánt parancsot: •

A Kijelölt elemek elolvasva (Mark Selected Read) paranccsal olvasott­ ként jelölhetjük meg a kijelölt leveleket.

•

A Mindegyik elolvasva (Mark All Read) parancs segítségével a Levelezés adatbázis összes levelét olvasottként jelölheti meg.

•

A Kijelölt elemek olvasatlanok (Mark Selected Unread) parancs hatására a kijelölt levelek olvasatlan megjelölést kapnak.

•

A Mindegyik olvasatlan (Mark All Unread) parancs az adatbázis összes dokumentumát olvasatlanként jelöli meg.

Ötlet A levél két állapota (olvasott - olvasatlan) között billentyűzet segítsé­ gével is válthatunk, ha a kijelölés után lenyomjuk az INSERT billentyűt.

Színjelölés Beállíthatjuk, hogy a megadott személyektől érkező levelek egy kiválasztott színnel jelenjenek meg a Beérkező levelek mappában. Megadhatjuk a levélfej­ léc szövegének, illetve hátterének a színét. Legfeljebb három féle színkombi­ nációt állíthatunk be, de egy színhez több feladót is kapcsolhatunk.

A beállított színek a Beérkező levelek mappában és a Minden dokumentum nézetben láthatók, illetve minden olyan mappában, amelyet a színek beállítása után a Beérkező levelek terve alapján készítünk el.

102

Lotus Notes R6

Figyelem! Az olvasatlan üzenetek is az így beállított színekben jelennek meg, azaz nem piros színnel, de a piros csillagok továbbra is láthatók mellettük.

Színjelölés beállítása beérkező levelekhez 1. A Levelezés adatbázisban adjuk ki a Műveletek, Eszközök, Beállítások (Actions, Tools, ) parancsot. 2. Kattintsunk a Levelezés (Mail), majd a Színek (Colors) címkére.

Címjegyzék gombok

3. A Feladók neve ( Sender Names) felirat alatti mezőkbe írhatjuk be azoknak a személyeknek a nevét, akiknek az üzeneteit a beállított színkombinációval kívánjuk megjeleníteni. Az ENTER billentyű leütésével válasszuk el egymástól a neveket. Választhatunk címjegyzékből is, ehhez kattintsunk a mező jobb alsó sarkánál lévő lefelé mutató nyílra. Megjegyzés A Feladók neve mezőkbe csak személyek nevét lehet beírni, csoportok (levelezési listák) nevét nem! Ötlet A Feladók neve mezőkben megadhatunk személynevet vagy egy vezetéknevet (József vagy Kovács), így például azonos színnel jelölhetjük családtagjaink leveleit.

103

Elektronikus levelezés

4. A Nézetszínek (View colors) felirat alatti nyilakra kattintva jelenítsük meg a színválasztó legördülő menüket, és adjuk meg a Háttérszínt (Bacground color) és a Szövegszínt (Text color). 5. Végül kattintsunk az OK gombra.

Egyéni színjelölések eltávolítása 

A Beállítások (Preferences) párbeszédpanel Levelezés (Mail) panellap­ jának Színek (Colors) lapján kattintsunk A levelezés alapértelmezett színeinek visszaállítása (Restore default Mail colors) gombra.

Figyelmeztetés új levél érkezésére A Notes képes hanggal, egy párbeszédpanelen megjelenő üzenettel, illetve a Windows tálca állapotjelző területén megjelenő ikonnal figyelmeztetni arra, hogy új levelünk érkezett. Egy külön program – Notes Minder – pedig a Notes ügyfélprogram futtatása nélkül is értesítést kapunk az új levél érkezéséről. 1. Adjuk ki a Fájl, Beállítások, Felhasználói beállítások (File, Preferences, User preferences) parancsot. 2. Kattintsunk a Levelezés (Mail) címkére.

3. Ha értesítést szeretnénk kapni új levél érkezéséről, akkor jelöljük be az Új üzenet átnézése x percenkét (Check for new mail every x minutes)

104

Lotus Notes R6

jelölőnégyzetet. Szükség szerint a perc értéket írjuk át igényeinek megfelelően (alapbeállítás: 15 perc). 4. Az Amikor új üzenet érkezik (When New Mail Arrives) paramétercsoport­ ban a következő figyelmeztetési lehetőségek közül választhat: 

Felbukkanó ablak megjelenítése (Show a popup) – új üzenet érkezé­ sekor megjelenik egy ablak az Új levél érkezett (You have a new mail) üzenettel. A Megnyitás (Open) gombra kattintva megnyílik a Levelezés adatbázis Beérkező levelek mappája. Az OK gombra

kattintva bezárhatjuk az üzenetablakot. 

Hang lejátszása (Play a sound) – bármilyen .WAV hangfájl

lejátszható új levél érkezésekor (persze hangkártya és hangszóró (fülhalgató) kell legyen a számítógépünkben). 

Ikon megjelenítése a rendszer tálcáján (Show an icon in System tray) – a Windows tálca (Taskbar) értesítési területén megjelenő Új levél ikon figyelmeztet a levél érkezésére.

5. Kattintsunk az OK gombra.

Notes Minder A Notes Minder nevű program akkor is jelzi az új levelek érkezését és megje­ leníti a naptári riasztásokat, ha nem fut a Notes ügyfélprogram (így nem terheli a memóriát). Amikor a Notes Minder aktív, ikonja megjelenik a Windows tálca értesítési területén.

Notes Minder indítása Figyelem Ha többen felváltva dolgoznak ugyanazon számítógépen, akkor a Minder indítása előtt előbb indítsa el a Notes ügyfélprogramot a saját felhasználói azonosítójával (User ID), mert a Minder mindig az utoljára bejelentkezett felhasználó levelezés adatbázisát ellenőrzi! 

Adjuk ki a Start, Minden program menü, Lotus Application almenü­ jéből a Notes Minder parancsot.

A Notes Minder ellenőrzi, hogy érkezett-e levelünk, gondoskodik naptárunk szerinti riasztásokról – anélkül, hogy futna a Notes ügyfélprogram. Ha műkö­ dik a Notes Minder, akkor az ikonja megjelenik a Tálca értesítési területén.

105

Elektronikus levelezés

Ez az ikon a levelezés adatbázis állapotától függően változik. Jelzi, ha le­ velünk érkezett, vagy a Naptárunk valamely bejegyzéséhez aktívvá vált a riasztás. Ha az egérkurzort a Minder ikon fölött tartjuk, akkor egy szövegdobozban megjelenik a Levelezés adatbázisunk állapota, vagy az utolsó ellenőrzés ideje.

A Minder ikon jelentése Ikon

Jelentés A Minder aktív, nincs olvasatlan levél. Olvasatlan üzenet a Beérkező levelek (Inbox) mappában (a két ikon egymást váltva villog!). A Minder nem tud a szerverhez kapcsolódni. A Minder fut, de működése szünetel – nincs engedélyezve.

Ha a Minder ikonra a jobb egérgombbal kattintunk, akkor a kinyíló helyi menüben megtaláljuk a Minder kezeléséhez szükséges parancsokat. 

A Notes megnyitása (Open Notes) paranccsal elindíthatjuk a Notes ügyfél programot.

106

Lotus Notes R6



Az Ellenőrzés most (Check Now) parancs kiadásával a Minder azonnal leellenőrzi, hogy van-e új levelünk a szerveren.



Az Üzenetadatok megtekintése (View Mail Summary) parancs egy ablakban megjeleníti az olvasatlan leveleink fejlécét.



A Tulajdonságok (Properties) parancs kiadásával a következő beállítási lehetőségekhez jutunk: •

Az új üzenet érkezésére figyelmeztethet a Minder hangjelzéssel (Hang­ jelzés /Audible Notification/), vagy egy párbeszédpanelben megjelenő üzenettel (Értesítés üzenetről a képernyőn /Visual Notification for Mail/).

•

A Kihagyott riasztások megjelenítése (Show Missed Alarms) jelölő­ négyzet bekapcsolásával a Minder párbeszédpanelen figyelmeztet azokra a naptári riasztásokra, amelyek akkor fordultak elő, amikor a Notes nem működött.

•

Beállíthatjuk, hogy a Minder milyen gyakran ellenőrizze, hogy van-e új levelünk – Levelek ellenőrzése x percenként (Check for Mail Every x Minutes).

•

Az ellenőrzés kikapcsolása (Disable Checking) jelölőnégyzetet bekapcsolásával letiltjuk a Notes Minder működését.



Az Engedélyezve (Enabled) parancs ki-, illetve bekapcsolja a Minder programot, a program bezárása nélkül.



A Kilépés (Exit) parancs bezárja a Notes Minder programot (kilépés a programból).

107

Elektronikus levelezés

Levél megválaszolása A válaszlevelet elküldhetjük a feladónak, illetve a feladónak és az üzenet összes címzettjének. A válaszba belefoglalhatjuk az eredeti üzenetet, valamint annak bármely mellékletét. 1. Nyissuk meg vagy jelöljük ki az üzenetet. 2. Ha csak a feladónak akarunk válaszolni, kattintsunk a műveletsor Válasz (Reply) gombjára, majd adjuk meg a válasz típusát. Ha a feladónak és minden látható címzettnek kívánunk válaszolni, akkor kat­ tintsunk a műveletsor Válasz mindenkinek (Reply to all) gombjára, majd adjuk meg a válasz típusát.

Válasz típusa

Leírás

Válasz (Reply)

A küldött válasz semmit sem tartalmaz az eredeti üzenetből.

Válasz előzményekkel

A válasz tartalmazza az eredeti üzenetet és az összes korábbi üzenetet.

(Reply with History) Válasz melléklet nélkül

(Reply without Attachement(s)) Válasz internetes stílusú előzményekkel

(Reply with Internet– Style History)

A válasz az előző beállításhoz hasonlóan minden előzményt tartalmaz, kivéve a fájlmellékleteket. A válasz az eredeti szöveg sortöréses változatát tartalmazza, amely a bal margónál a > karakter jelölést (alapértelmezés szerint) tartalmazza. Az előzmények nem tartalmazzák a képeket, csatolt fájlokat, OLE objektumokat és összezárható szakaszokat.

3. Szükség esetén adjuk meg a további címzettek nevét a Címzett (To), a Másolat (cc) és a Titkos Másolat (bcc) mezőkben, illetve töröljük a feles­ leges címzetteket, majd írjuk be az üzenet szövegét. Ha az előzményekkel

108

Lotus Notes R6

együtt küldi el a választ, megjegyzéseket szúrhat be az eredeti üzenetet tartalmazó részbe is. 4. Kattintsunk a Küldés (Send) gombra.

Levél továbbítása Továbbított az üzenet tárgya előtt a Fw: előtag látható. Az előtag kikapcsolha­ tó (Fájl, Beállítások, Felhasználói beállítások parancs). 1. Nyissuk meg, vagy jelöljük ki a levelet vagy a dokumentumot. Ha több üzenetet akarunk egyetlen üzenetként továbbítani, jelöljük ki az üzeneteket úgy, hogy a levélfejlécektől balra lévő oszlopra kattintunk.

2. Kattintsunk a műveletsor Továbbítás (Forward) parancsára, majd adjuk meg a továbbítás típusát.

Továbbítás típusa

Leírás

Továbbítás (Forward)

A teljes eredeti üzenetet továbbítja.

Továbbítás melléklet nélkül (Forward

Az előző beállításhoz hasonlóan a teljes üzenetet továbbítja, kivéve a fájlmellékleteket.

without Attachment(s)) Internetes stílusú továbbítás (Internet

Style Forward)

A továbbított üzenet az eredeti szöveg sortöréses változatát tartalmazza, amely a bal margónál a > karakter jelölést (alapértelmezés szerint) tartalmazza. A továbbított üzenet nem tartalmazza a képeket, csatolt fájlokat, OLE objektumokat és összezárható szakaszokat.

3. Címezze meg az üzenetet a Címzett (To), a Másolat (cc) és a Titkos másolat (bcc) mezők kitöltésével. 4. Írjuk be esetleges megjegyzéseinket a levélbe. Szükség esetén adjuk meg a kézbesítési beállításokat. 5. Kattintsunk a Küldés (Send) gombra.

109

Elektronikus levelezés

Figyelem! Ha továbbítani próbáltunk egy üzenetet, és mindössze egy sor jelenik meg a levélben, amely a Továbbította: (Forwarded by:) szöveget és az Ön nevét tartalmazza, a feladó megakadályozta a továbbítást (Másolás letiltása /Prevent copying/ paraméter).

Mellékletek kezelése

Fájlmellékletek kezelése

A fájlmellékletet a Nézet panelen a fejléc mellet egy „gémkapocs” jelzi, a levélben pedig a szövegterületen ikonként jelenik meg.

A mellékletek kezelésére három lehetőségünk is van – a Mellékletek (Attach) menü parancsai (ezek a parancsok a jobb egérkattintással elérhető helyi menüben is megtalálhatóak), illetve a Melléklet tulajdonságpanel.

110

Lotus Notes R6 Fájlmellékletek kezelése Mellékletek parancs

Fájlmelléklet megtekintése A Notes programba beépítettek egy fájlmegjelenítő (viewer) szolgáltatást, ami megmutatja a fájl tartalmát, ha nincs olyan program a számítógépünkön, amivel megnyithatnánk a mellékletet. Ekkor azonban csak megnézhetjük a melléklet tartalmát, de nem szerkeszthetjük.

A Notes a következő fájltípusokat tudja megjeleníteni: Ami Pro 3.x (.SAM)

Lotus WordPro® 96/97, R9 (LWP)

AmiDraw (.SDW)

Microsoft Excel 2.x, 3.0, 4.0, 5.0, 7.0, 97, Office 2000 (.XLS)

Az .AVI és .MOV fájlok (animációk megjelenítéséhez)

Microsoft PowerPoint 4.x, 7.0, 97 (.PPT)

Bitkép (.BMP)

Microsoft Word for Macintosh 2.0, 3.0

CCITT Group 3 Fax (.TIF)

Microsoft Word for Windows 6.0, 7.0, 97,

111

Elektronikus levelezés

Ami Pro 3.x (.SAM)

Lotus WordPro® 96/97, R9 (LWP) Office 2000 (.DOC)

CompuServe (.GIF)

Microsoft Office 2000 béta fájlformátumok

Computer Graphics Metafile (.CGM)

Paintbrush/DCX (multi-page PCX) (.PCX)

A .DIB és .EPS fájlok

PICT és PICT2 Graphics (.PCT)

Végrehajtható fájlok (.EXE)

Revisable Form Text (.RFT)

HTML (.HTM)

Rich Text formátum (.RTF)

JPEG fájl (.JPEG, .JPG)

Tagged Image File Format (.TIF és .EPS)

Lotus 1-2-3® 3.0, 4.0, 5.0, 6.x, R9 (WK*, 123)

Szövegfájl (.TXT)

Lotus 1-2-3 97 és 98, R9 (123)

Windows Metafile Graphic (.WMF)

Lotus 1-2-3 for Macintosh

WordPerfect 5.x, 6.x, 7.x

Lotus 1-2-3 for OS/2 ® (WG2)

WordPerfect 8

Lotus Freelance for OS/2 (.PRS)

WordPerfect for Macintosh 2.0, 3.0

Lotus Freelance (.PRE, .PRZ)

WordPerfect Graphics (.WPG)

Lotus Freelance teljes objektumtámogatás

XyWrite

Lotus PIC (.PIC)

ZIP fájlok (.ZIP)

Lotus SmartSuite Release 9 fájlformátumok 1. Kattintsunk duplán a fájlmelléklet ikonjára. 2. A megjelenő Melléklet (Attachment) tulajdonságpanelen kattintsunk a Megtekintés (View) gombra. – vagy –

112

Lotus Notes R6

1. Kattintással jelöljük ki a fájlmelléklet ikonját. 2. Adjuk ki a Melléklet, Megjelenítés (Attachment, View) parancsot. A Notes egy ablakban jeleníti meg a mellékelt fájl tartalmát, és a menüsoron megjelenik a Megtekintő (Viewer) menüpont. Ebben a menüben (a fájl típu­ sától függően) különböző parancsokkal szabályozhatjuk a fájl megjelenítését. Például egy Lotus 1-2-3 fájlt megtekinthetünk rácsvonalakkal vagy azok nél­ Melléklet megtekinto kül is, növelhetjük, illetve csökkenthetjük a betűméretet. Megtekinto menü

Fájlmellékletek nyomtatása A megtekintő ablakban lévő melléklet kinyomtatható a Fájl, Nyomtatás (File, Print) paranccsal.

Megjegyzés Ez a nyomtatási mód nagyon kevés beállítási lehetőséget biztosít a nyomtatás vezérlésére. Célszerűbb a mellékletet típusának megfelelő programmal megnyitni azt, és onnan kinyomtatni.

113

Elektronikus levelezés

Fájlmelléklet megnyitása A Notes a csatolt fájlt ugyanazzal a programmal nyitja meg, mint amelyikkel létrehozták, amennyiben a számítógépen megvan az adott program. Valójában a Notes utasítja az operációs rendszert (pl. Windowst), hogy indítsa el a mel­ léklet fájltípusához társított alkalmazás megfelelő programverzióját és ez a program nyitja meg a fájlt. 1. Kattintsunk duplán a fájlmelléklet ikonjára. 2. A megjelenő Melléklet (Attachment) tulajdonságpanelen kattintsunk a Megnyitás (Open) gombra. – vagy – 1. Kattintással jelöljük ki a fájlmellékletet. 2. Adjuk ki a Melléklet, Megnyitás (Attachment, Open) parancsot.

Fájlmelléklet szerkesztése A melléklet szerkesztésekor a Notes a fájlt abban az alkalmazásban nyitja meg, amellyel azt létrehozták. Amikor a szerkesztett mellékletet az alkalma­ zásban menti és bezárja, a Notes a dokumentumban (levélben) a régi fájlt automatikusan kicseréli a módosítottra. 1. Kattintsunk duplán a fájlmelléklet ikonjára. 2. A megjelenő Melléklet (Attachment) tulajdonságpanelen kattintsunk a Szerkesztés (Edit) gombra. – vagy – 1. Kattintással jelöljük ki a fájlmellékletet. 2. Adjuk ki a Melléklet, Szerkesztés (Attachment, Edit) parancsot.

Fájlmelléklet mentése A csatolt fájlokat merevlemezre, hajlékonylemezre vagy fájlszerverre ment­ heti. A Notes a fájl másolatát menti, az eredetit a dokumentumhoz csatolva hagyja. Ha egy dokumentumhoz több csatolt fájl tartozik, elmentheti őket külön-külön, vagy az összest egyszerre. 

Egyetlen fájl mentéséhez jelöljük ki a fájlmellékletet (kattintással), és adjuk ki a Melléklet, Mentés (Attacment, Save) parancsot.



Több fájl mentéséhez az egérmutató húzásával jelöljük ki a menteni kívánt fájlokat, majd adjuk ki a Mellékletek, Összes kijelölt mentése (Attach­ ments, Save All Selected) parancsot. Az előző ábrán láthatjuk, hogy ez a

114

Lotus Notes R6

parancs csak akkor jelenik meg a Mellékletek (Attachments) menüben, ha Mellékletek legalább két mellékletet kijelöltünk! mentése



Az összes fájl mentéséhez jelöljük ki bármelyik fájlmellékletet, majd ad­ juk ki a Melléklet, Összes mentése (Attachment, Save All) parancsot.

Ötlet Egyszerűen húzzuk a fájlmelléklet ikonját a Notes levélből a kívánt mappába (ehhez persze előbb azt láthatóvá kell tenni – például a Windows Intéző segítségével).

Fájlmellékletek törlése A fölöslegessé vált, vagy túl nagy mellékletek törlése azért célszerű, mert így helyet szabadítunk fel a szerveren lévő postaládánkban. Figyelem, a törlés nem visszavonható művelet – a törölt mellékletek nem állíthatók helyre! 

Egyetlen fájl törléséhez jelöljük ki a fájlmellékletet (kattintással), és adjuk ki a Melléklet, Törlés (Attacment, Remove) parancsot.



Több fájl törléséhez az egérmutató húzásával jelöljük ki a törlendő fájlo­ kat, majd adjuk ki a Mellékletek, Összes kijelölt törlése (Attachments, Remove All Selected) parancsot.



Az összes fájl törléséhez jelöljük ki bármelyik fájlmellékletet, majd adjuk ki a Melléklet, Összes törlése (Attachment, Remove All) parancsot.

115

Elektronikus levelezés

Ötletek A mellékletek mentése és törlése egy paranccsal is végrehajtható (Mellékletek, Összes kijelölt mentése és törlése parancs). A mellékletekre vonatkozó valamennyi parancs kényelmesen kiadha­ tó a jobb kattintással elérhető a helyi menüből!

Levelek rendszerezése Különösen a nagy levélforgalmat lebonyolító felhasználók számára fontos, hogy rendet tartsanak postafiókjukban. Készítsünk saját mappákat, s helyez­ zük oda a megfelelő leveleket. Ezt a „postabontó” szabályok segítségével a Notes is képes automatikusan elvégezni. A megőrzendő leveleket archiváljuk a saját munkaállomásunkra, a fölöslegeseket pedig töröljük – helyet szabadít­ va fel ezekkel a műveletekkel a szerveren lévő postafiókunkban (a postafiók méretét a rendszer adminisztrátor határozza meg).

Mappák kezelése A nézeteknek és a mappáknak két fő típusa van: megosztott (sok felhasználó által elérhető) és saját (egy felhasználó érheti el). Emellett olyan típusú map­ pát és nézetet is létrehozhatunk, amely az első használat során megosztottból saját típusúra vált. A nézet és a mappa típusát létrehozásakor lehet meghatá­ rozni, ez később már nem is módosítható. A saját mappákat a Notes két helyen tudja tárolni: 

Szerveren lévő adatbázisban (ha van hozzá jogosultságunk). Ezek a map­ pák különböző munkaállomásokról is elérhetőek (ha más gépen jelentke­ zünk be a Notes rendszerbe).



A munkaasztalfájlban. Ekkor csak saját munkaállomásunkról érhetjük el a mappát.

Mappa készítés 1. Nyissuk meg a Levelezés adatbázist. 2. Adjuk ki a Létrehozás, Mappa (Create, Folder) parancsot. 3. Adjunk nevet a mappának a Mappa létrehozása (Create folder) párbeszédpanel Mappa neve (Folder name) mezőjében. 4. Ha a navigációs panelen szeretné létrehozni a mappát, a hely megadására szolgáló mezőben válassza a Mappák (Folders) lehetőséget. Ha a navigá­ ciós panel egy már meglévő mappájában szeretne almappát létrehozni,

116

Lotus Notes R6

annak a nevét válasszuk ki a hely megadására szolgáló mezőben. Az új mappa létrejövetelét követően a mappa mellett pluszjel jelenik meg, és az új mappa a megadott mappa alatt összezárva látható.

5. Válasszunk az alábbi lehetőségek közül: 

Ha az aktuális adatbázis alapértelmezett nézetét vagy mappáját szeretné használni a mappa új terveként, akkor nincs más teendőnk, mint az az OK gombra kattintani. Ha a hely megadására szolgáló mezőben a Mappák le­ hetőséget választotta, az új mappa megjelenik a navigációs panelen.



Ha más típust vagy stílust szeretnénk választani, kattintsunk a Speciális (Advanced) gombra.

Válasszunk az alábbi lehetőségek közül, vagy hajtsuk végre mindkettőt: 

Jelöljük ki vagy módosítsuk a mappa típusát a Mappa típusa (Folder type) listában.

117

Elektronikus levelezés 

Ha egy meglévő mappa stílusát szeretnénk felhasználni, kattintsunk a Másolás (Copy from) gombra. Ha nem kívánjuk más mappa stílusát má­ solni, válasszuk az Üres (Blank) lehetőséget.



Ha az adatbázis egyik már meglévő nézete és mappája sem jeleníti meg a kívánt módon az információkat, testreszabott mappát hozhatunk létre, ha rákattintunk a Mentés és testreszabás (Save and customize) gombra.

Ötlet Ha jobb gombbal kattintunk egy meglévő mappára, a megjelenő helyi menü segítségével törölhetjük, átnevezhetjük a mappát, illetve ha nem megosztott mappáról van szó, módosíthatjuk a mappa tervét.

Mappa áthelyezése 1. Nyissuk meg az áthelyezendő mappát. 2. Adjuk ki a az Műveletek, beállításai, Áthelyezés (Actions, Folder Másoláskor egérmutató Mappa felett jobbra egy plusz jel látható Options, Move) parancsot.

3. Válasszuk ki a mappa új helyét a a Áthelyezés (Choose a folder) párbe­ szédpanelben és kattintsunk az OK gombra.

118

Lotus Notes R6

Mappa átnevezése 1. Nyissuk meg az átnevezendő mappát. 2. Adjuk ki a Műveletek, Mappa beállításai, Átnevezés (Actions, Folder Options, Rename) parancsot. 3. Írjuk be az új nevet a Név (Name) mezőbe, majd nyomjuk meg az OK gombot.

Mappa törlése Figyelem! A mappa törlése nem törli a benne lévő dokumentumokat, leveleket – a Minden dokumentum (All Documents) nézetben továbbra is megtalálhatóak. 1. Nyissuk meg a törlendő mappát. 2. Adjuk ki a Műveletek, Mappa beállításai, Mappa eltávolítása (Actions, Folder Options, Remove Folder) parancsot. 3. A törlés nem visszavonható művelet, ezért a Notes megerősítő kérdést tesz fel. Ha tényleg törölni akarjuk a mappát, akkor válaszoljunk a kérdésre igennel (Yes).

Levelek áthelyezése és másolása mappákba A mappák segítségével rendszerezhetjük leveleinket – ez különösen azoknak fontos, akiknek nagy a levélforgalmuk. Miután létrehoztuk a mappákat, he­ lyezzük át a megfelelő leveleket a megfelelő mappákba. A fölösleges levelek törlésével még áttekinthetőbbé tehetjük beérkező levelek mappánkat, sőt ezzel helyet szabadítunk fel a postafiókunkban. 1. Jelöljük ki a leveleket. 2. Adjuk ki a Műveletek, Mappa, Áthelyezés mappába (Action, Folder, Move to folder) parancsot.

119

Elektronikus levelezés

3. Jelöljük ki a célmappát – készíthetünk új mappát is ebben a párbeszéd­ panelben, ha rákattintunk az Új mappa létrehozása (Create New Folder) gombra. 4. Áthelyezéshez kattintsunk az Áthelyezés (Move), másoláshoz a Hozzáadás (Add) gombra. Ötlet A kijelölt leveleket húzással áthelyezhetjük a kívánt mappába. Másoláshoz húzás közben tartsuk lenyomva a CTRL billentyűt.

Másoláskor az egérmutató felett jobbra egy plusz jel látható

Beérkező levelek szűrése szabályok segítségével A levélszabályok segítségével a Notes automatikusan végre tud hajtani megadott műveleteket a meghatározott feltételeknek megfelelő új beérkező üzeneteken. Létrehozható például olyan szabály, amely egy adott feladótól érkezett levelet automatikusan áthelyez a megadott mappába, vagy elküldi

120

Lotus Notes R6

valakinek az üzenet másolatát, vagy az üzeneteket még azelőtt törli, hogy megjelenne a Beérkező levelek mappában. A létrehozott üzenetszabályokat a Notes a Levelezés adatbázis Szabályok nézetben tárolja. Több szabályt is megadhatunk, sorrendjük módosításával megszabhatjuk egymáshoz vi­ szonyított prioritásukat. Ha nem kívánjuk valamelyik szabályt használni, akkor letilthatjuk, vagy ha fölösleges, akkor törölhetjük is azt.

Szabály létrehozása 1. Nyissuk meg a levelezés adatbázist, és kattintsunk a navigációs panelen az Eszközök, Szabályok (Tools, Rules) nézetre. 2. Kattintsunk az Új szabály (New Rule) gombra a műveletsoron. 3. Állítsuk be a feltételeket, a kivételeket és a végrehajtandó műveleteket.

Választható feltételek, kivételek 

A Létrehozás (Create) választókapcsolók közül válasszuk ki, hogy Feltételt (Condition), vagy a Kivételt (Exeption) akarunk beállítani.

A Választható feltételek legördülő listából kiválaszthatjuk, hogy az üzenet mely részét (pl. tárgy) kell ellenőriznie a Notes programnak, majd meg kell

121

Elektronikus levelezés

adnunk egy állítást (pl. tartalmazza), végül be kell írnunk, vagy ki kell választanunk az ellenőrzendő feltételt (pl. egy bizonyos szót). Megadhatjuk például azt a feltételt, hogy a Feladó (Sender) Tartalmazza a Molnár szót. Ekkor a Notes minden olyan üzenetet szűrni fog, melynek feladója Molnár vezetéknevű (pl. Molnár Mátyás, Molnár Veronika, Molnár Géza stb.). Figyelem! A Tartalmazza ezt feltétel a szavakon belül is keres (szótöredé­ ket) és nem különbözteti meg a kis- és nagybetűket. Például a mol karaktersorozat keresésekor megtalálja a Molnár, molnár, Moldova, Moldován, MOL szavakat.

Az üzenet részei

A beérkezo üzenet mérete bájtban Minden beérkezo levél

A beérkező üzenet mérete szerint is szűrhetünk. A bájtban megadott mérethez képest kisebb mint (is less then), nagyobb mint (is greater then), egyenlő (equal), nem (not egual) relációkat választhatunk. Megadhatjuk a Minden dokumentum (all documnets) feltételt is – ekkor a Notes minden beérkező dokumentumon (a kivételeket leszámítva) elvégzi a megadott műveletet. Például szabadságunk ideje alatt minden beérkező levelet átirányíthatunk magán célú internetes levelezési címünkre. Megjegyzés Több feltételt, illetve kivételt is megadhatunk logikai ÉS (AND), illetve VAGY (OR) kapcsolattal összefogva.

Végrehajtható műveletek. A Művelet megadása (Specify Actions) csoportban az alábbi műveletek közül választhatunk: 

Áthelyezés mappába (Move to folder),



Másolás mappába (Copy to folder),



Lejárat dátumának beállítása (Set expire date),



Fontosság módosítása (Change importance to),



Törlés (Delete),

122

Lotus Notes R6 

Másolat küldése (Send copy to).

Megjegyzés Ha a Másolat küldése műveletet állítjuk be, akkor választhatunk, hogy a teljes levelet, vagy csak a fejlécét (tárgy, címek, küldés dátuma) továbbítsa a Notes. A feltételeket és a kivételeket a Hozzáadás (Add), és az Eltávolítás (Remove) gombokkal vehetjük fel, illetve törölhetjük. A műveleteket a Művelet megadása (Add Action) gombbal adhatjuk meg, illetve az Eltávolítás (Remove) gombbal törölhetjük. A következő szabály az ibm és (logikai VAGY kapcsolat) a szamalk internet­ tartományból (pl. né[email protected], né[email protected]) érkező – kivétel, ha Nagy Katalin a feladó – levelek fontosságát magasra állítja és áthelyezi azokat a Megbízótól nevű mappába.

Szabályok sorrendje A kész szabályok az Eszközök, Szabályok (Tools, Rules) nézetben elkészítésük sorrendjében láthatóak.

123

Elektronikus levelezés

Figyelem! A Notes a szabályokat felülről lefelé sorrendben hajtja végre. A magasabb rendű (prioritású) szabályt feljebb kell helyeznünk, mert az olyan üzenet esetén, amely több szabálynak is megfelel, a Notes először a felül lévő szabályt alkalmazza (ez különösen fontos, ha a művelet áthelyezés, vagy törlés)! 1. Jelöljük ki az áthelyezendő szabályt. 2. A műveletsor Fel (Move Up), illetve Le (Move Down) gombjaival helyez­ zük a szabályt a kívánt helyre. Engedélyezett szabály

Szabályok nézet a navigációs panelen

Szabály engedélyezése vagy letiltása 1. Jelöljük ki a kívánt szabályokat. 2. Kattintsunk a műveletsor Engedélyezés (Enable) vagy Letiltás (Disable) gombjára. Ötlet Engedélyezhetjük, illetve letilthatjuk a szabályt úgy is, hogy az előtte lévő körben kattintással elhelyezzük, vagy éppen kivesszük a pipát.

Szabály törlése 1. Jelöljük ki a törlendő szabályokat. 2. Kattintsunk a műveletsor Törlés (Delete) gombjára.

124

Lotus Notes R6

Szabály szerkesztése 1. Jelöljük ki a szerkesztendő szabályt. 2. Kattintsunk a műveletsor Szerkesztés (Edit) gombjára. 3. A megjelenő Szabály szerkesztése (Edit rule) párbeszédpanelen végezzük el a kívánt módosításokat és kattintsunk az OK gombra.

Nézet létrehozása Létrehozhatunk nézeteket az adatbázisokban, ha rendelkezünk az ehhez szük­ séges jogosultsággal. A saját készítésű nézeteket törölhetjük is. Jól használ­ hatjuk a nézeteket arra, hogy például a levelezés adatbázisunkban található leveleket általunk megadott szűrőfeltételek segítségével csoportosítva és rendezve jelenítsük meg. Ne feledkezzünk meg a nézet és a mappa közti kü­ lönbségről (lásd a Notes kulcsszavak fejezetben a 10. oldalon). 1. Jelöljük ki, vagy nyissuk meg azt az adatbázist, amelyben nézetet akarunk létre hozni. 2. Adjuk ki a Létrehozás, Nézet (Create, View) parancsot.

3. A Nézet létrehozása (Create View) párbeszédpanel Nézet neve (View name) mezőben adjuk meg a nézet nevét. A Nézettípus (View type) legördülő listából válasszon egy nézettípust. 4. A Válassza ki az új nézet helyét (Select a location for new view) mező­ ben a határozzuk meg a nézet helyét:

125

Elektronikus levelezés

•

Ha azt szeretnénk, hogy a nézet a legfelső szinten jelenjen meg, ne jelöljünk ki semmit.

•

Ha a nézetet egy adott nézet alatt akarjuk megjeleníteni, jelöljük ki a helyét a listában.

Ötlet Többszintű nézet szerkezetet úgy is kialakíthatunk, hogy a különböző szintű nézetneveket a backslash (\) karakterrel határolva írjuk be a Nézet neve (Viev name) mezőbe.

5. A Másolás innen (Copy from) gombra kattintva meghatározhatjuk, hogy mely nézet stílusát kívánjuk felhasználni az új nézethez.

Az Üres (Blank) elemet választva semmilyen más nézet stílusát nem má­ solja a Notes az új nézetre. Ha az adatbázis egyik már meglévő nézete és mappája sem jeleníti meg a kívánt módon az információkat, testreszabott nézetet hozhatunk létre, ha rákattintunk a Mentés és testreszabás (Save and Costumize) gombra. Ekkor az új nézet a Designer (Tervező) munka­ területen nyílik meg, ahol lehetőségünk van a nézet paramétereinek teljeskörű beállítására. A Designer használatát ebben a könyvben nem tárgyaljuk, mert ez már Notes programozási témakör. Ha véletlenül

126

Lotus Notes R6

nyitottuk meg a Designer munkaterületet, akkor zárjuk be (pl. az ESC billentyű lenyomásával).

A nézetek testreszabásáról a Domino Designer 6 súgójának Szabványos szerkezeti nézet létrehozása (Creating a standard outline view) című té­ maköréből tájékozódhatunk, ha telepítve van az a program és a súgó. 6. A szűrési feltételek meghatározásához kattintsunk a Feltétel hozzáadása (Add Condition) gombra. Ezzel a módszerrel Notes képletek programozása nélkül is könnyen meghatározhatjuk a szűrési (kijelölési) feltételeket. A feltételek megadási lehetőségei – Dátum szerint (By Date), Mappa szerint (In Folder), Mező szerint (By Field), Példa űrlap kitöltése (Fill Out Example Form), Szerző szerint (By Author), Több szó (Multiple Words), Űrlap szerint (By Form) – megegyeznek az Összetett keresés fejezet Keresés alpontjában (245. oldal) leírtakkal. Figyelem!

Ha saját, képletet (formula) használó kijelölési (szűrési) feltételeket aka­ runk meghatározni, akkor jelöljük be a Kijelölés képlet szerint (Select by formula) jelölőnégyzetet, majd adjuk hozzá a képletet A kijelölés feltételei (Selection conditions) listához. A képletek használata Notes programozói feladat, de ha kíváncsiak vagyunk a képletek használatára, akkor a témáról további információt a Domino Designer 6 súgójában olvashatunk. 7. Az új nézet létrehozásához kattintsunk az OK gombra.

127

Elektronikus levelezés

Az új nézet a navigációs panelen Nézetek (Views) nézet alatt jelenik meg.

Nézet törlése 1. A navigációs panelen jelöljük ki a törlendő nézetet. 2. Adjuk ki a Műveletek, Nézet beállításai, Nézet eltávolítása (Actions, View Options, Remove View) parancsot. 3. A megerősítő kérdésre válaszoljunk az Igen gombra kattintással.

Levelek törlése A levelek törölése a Lotus Notes 6 programban „kétfázisú”. A törölt levelek a Szemétgyűjtő (Trash) nézetbe kerülnek, s a levelezési beállítások Törléskije­ lölés (Soft Delete) csoportjában megadott időtartamig ott is maradnak, vagy addig, amíg ki nem töröljük őket a szemétgyűjtőből. Ez a kétfázisú törlés lehetővé teszi, hogy a tévedésből törölt az üzeneteket helyreállítsuk.

Meddig tárolja a Notes a törölt leveleket a Szemétgyűjtő nézetben? 1. Levelezés nézetben kattintsunk a műveletsor Eszközök (Tools) gombjára, s válasszuk a Beállítások (Preferences) parancsot. 2. A Levelezés (Mail) panellap Alapok (Basics) lapján a Törléskijelölés (Soft Delete) csoportban adjuk meg órában, hogy a törölt levelek meddig maradjanak a Szemétgyűjtő (Trash) nézetben.

128

Lotus Notes R6 Levelezés panellap Alapok lapja

Kijelölt levelek

Törlésre kijelölt levelek az itt beállított ideig maradnak a Szemétgyujtoben

Levelek törlése 1. A Levelezés adatbázis bármely mappájában, vagy nézetében (kivéve a Szemétgyűjtőt) jelöljük ki a törölni kívánt leveleket. 2. Kattintsunk a Műveletsor Törlés gombjára, vagy adjuk ki a Szerkesztés, Törlés (Edit, Delete) parancsot. – vagy – Húzzuk a kijelölt leveleket a Szemétgyűjtő (Trash) nézetbe.

A törölt levelek azonnal a Szemétgyűjtő (Trash) nézetbe kerülnek – a korábbi Notes verziókban ehhez frissíteni kellett a nézetet!

129

Elektronikus levelezés

Törlésre kijelölt levelek visszaállítása 

Jelöljük ki a visszaállítandó leveleket a Szemétgyűjtő (Trash) nézetben és kattintsunk a műveletsor Visszaállítás (Restore) gombjára.



A Szemétgyűjtő (Trash) nézetben lévő összes levél visszaállításához kattintsunk a műveletsor Az összes visszaállítása (Restore All) gombjára.

Törlésre kijelölt levelek végleges törlése 

Jelöljük ki a Szemétgyűjtő (Trash) nézetben a véglegesen törlendő levele­ ket és kattintsunk a Műveletsor Kijelölt elem törlése (Delete Selected Item) gombjára, és válaszoljunk igennel a megerősítő kérdésre.



A Szemétgyűjtő (Trash) nézetben lévő összes levél véglegesen törléséhez kattintsunk a műveletsor Szemétgyűjtő ürítése (Empty Trash) gombjára, és válaszoljunk igennel a megerősítő kérdésre.

Figyelem! A véglegesen törölt levelek helyreállítására nincs lehetőség!

Levelek archiválása Az archiválás kiváltképpen levelezési adatbázisok esetében hasznos. A Notes az elküldött levelek egy példányát menti az Elküldött levelek nézetben, ami a Levelezés adatbázis méretének növekedését eredményezi. Törölni ezeket nem, de archiválni igencsak célszerű. Mappák létrehozásával rendszerezheti elküldött és beérkezett leveleit, de ettől még nem csökken a Levelezés adat­ bázis mérete. Ha viszont saját gépünkre archiválunk, akkor ez lemezterületet

130

Lotus Notes R6

szabadít fel a szerveren (azaz a postafiókunkban) és gyorsítja a Levelezés adatbázis működését. Az archiválás első lépésében be kell állítanunk az archiválási paramétereket. Ezután következhet maga az archiválás, ami lehet ütemezett (automatikus), kezdeményezhetjük mi magunk is a művelet elindítását, illetve archiválhatjuk a kijelölt leveleket.

Archiválási beállítások 1. Nyissuk meg a levelezés adatbázist. 2. Adjuk ki a Műveletek, Archiválás, Beállítások (Actions, Archive, Settings) parancsot. Nézzük milyen archiválási beállításokat kínál a Notes.

Az Archiválási beállítások (Archive Settings) párbeszédpanel Alapok (Basics) panellapján ellenőrizzük, hogy a hol van az archiválás elvégzésének a helye, illetve, hogy hol van az archívum tárolási helye (Cél /To/). A Módosítás (Change) gombra kattintva az Archívum szerverének kivá­ lasztása (Choose Archive Server) párbeszédpanelen meghatározhatjuk, hogy hol fusson az archiváló program, illetve az archív adatbázis tárolási helyét. 

A Notes kliensen (On my Notes Client) választókapacsolót beállítva a munkaállomásunkon, A Domino szerveren (Ont he Domino Server)

választókapcsolót bejelölve pedig a Domino szerveren fut az archiváló program. 

A választókapcsolók melletti legördülő listából pedig az archivált adatok tárolási helyét választhatjuk ki (a Helyi (Local) paraméter jelenti a saját gépünket).

131

Elektronikus levelezés Itt fut az archiváló program

Itt tárolja a Notes az archív adatbázist

A Beállítások (Settings) panellapon ellenőrizhetjük, hogy a munkahelyünkön milyen feltételcsoportok készültek, s kiválaszthatjuk közülük a használni kívántakat. A kijelölt feltételcsoport az Archiválás engedélyezése (Enable archiving) jelölőnégyzet kipipálásával engedélyezhető. A kijelölt feltétel­ csoport beállításai a paraméter alatti mezőben olvashatók.

A Szerkesztés (Edit) gombra kattintva módosíthatjuk a kijelölt feltételcso­ portot, míg a Hozzáadás (Add) gombbal új, saját feltételcsoportot hozhatunk létre. Az Archiválási feltételek beállításai (Archive Criteria Settings) párbeszédpa­ nel első mezőjében adhatjuk meg a feltételcsoport nevét. Ha archiválás helyett törölni szeretnénk a feltételeknek megfelelő leveleket, akkor kapcsoljuk be Az adatbázis törlése archiválás nélkül (Just clean up this database without archiving) választókapcsolót.

132

Lotus Notes R6

Szabályozhatjuk, hogyan történjen meg a levelek törlése. Az adatbázisban lévő dokumentumok méretének csökkentése (Reduce the size of document from this databes) választókapcsolót bejelölve két lehetőség közül választhatunk. Ez a beállítás törlés helyett csökkenti a dokumentumok méretét. •

Mellékletek eltávolítása, összegzés meghagyása (Remove attachement, leave summary) – Az összegzés megőrzi a legfontosabb mezőket (pl. a Levelezés adatbázisban az üzenet tárgyát).

•

Mellékletek eltávolítása, összegzés és 40 KB meghagyása () – A legtöbb levél 40 KB-nál kisebb méretű, így ezzel a beállítással viszonylag kevés dokumentum méretét kell a programnak csökkenteni.

Nem szükséges a Levelezés adatbázis valamennyi nézetét és gyűjtőjét archiválni. Kijelölhetjük, hogy mely mappákból és nézetekből szeretnénk archiválni a leveleket, sőt több feltételcsoport létrehozásával különféleképpen archiválhatjuk a különböző mappákat. 

Kattintsunk a Dokumentum kijelölése (Select Documents) gombra és, kapcsoljuk be az E nézetekben és mappákban () jelölőnégyzetet, majd jelöljük ki a kívánt nézeteket és gyűjtőket.

Ötlet Több nézet és gyűjtő kijelöléséhez tartsuk lenyomva a CTRL billentyűt, s így kattintsunk rájuk. A Speciális (Advanced) panellapon beállíthatjuk, hogy a válasszal rendelkező leveleinket ne törölje a Notes archiváláskor. Az archiválási napló készítése alapbeállítás szerint megtörténik (ha nincs szükségünk a naplóra, akkor kap­ csoljuk ki a Naplózza az összes archiválási tevékenységet ebbe a napló­ adatbázisba /Log all archiving activity into a log database/ jelölőnégyzetet). Ha bekapcsoljuk a Tartalmazza az archivált dokumentumok hivatkozásait is

133

Elektronikus levelezés

(Include document links to archived documents) jelölőnégyzetet, akkor az archivált dokumentumokat az archív adatbázis megnyitása nélkül is elérhetjük az archiválási naplóból.

Az archiválási folyamat történhet ütemezetten is – a megadott időben automa­ tikusan végrehajtja a Notes. Ehhez kapcsoljuk be Az ütemezett archiválás helyben történjen (Scheduled archiving will occur locally) jelölőnégyzetet. Az ütemezési beállításokhoz az Ütemezés (Schedule) gombra kattintással férünk hozzá.

134

Lotus Notes R6

Megadhatjuk, hogy milyen napokon, mely időpontban fusson le automatiku­ san az archiváló program. Beállíthatjuk azt is, hogy az archiválás csak akkor fusson le, ha a megadott Helyre (Location) jelentkeztünk be.

Archiválás végrehajtása Bármikor kezdeményezhetjük egy adatbázis archiválását, függetlenül attól, hogy van-e beállított ütemezése az adott adatbázisnak. 1. Nyissuk meg azt az adatbázist, amelynek archiválni akarjuk a dokumentu­ mait. Figyelem! Az adatbázisban engedélyezve kell lennie az archiválási feltételek legalább egy csoportjának. 2. Adjuk ki a Fájl, Adatbázis, Archiválás (File, Database, Archive) paran­ csot, és válaszoljunk Igennel a megerősítő kérdésre. 3. Zárjuk be és nyissuk meg újra az adatbázist. Megjegyzés Ha még nincs archiválási adatbázis, a Notes létrehoz egyet.

Kijelölt dokumentumok archiválása 1. Nyissuk meg azt az adatbázist, amelynek archiválni akarjuk a dokumentu­ mait. 2. Jelöljük ki a kívánt nézetben vagy gyűjtőben az archiválandó dokumentu­ mokat. 3. Adjuk ki a Műveletek, Archiválás, Kijelölt dokumentumok archiválása (Actions, Archive, Archive Selected Documents) parancsot, és válasszuk ki az archiválás célkönyvtárát.

Ötlet Húzzuk a kijelölt dokumentumokat az Archiválás gyűjtőben található egyik feltételcsoportra. Mielőtt ezt megtennénk, a navigációs panelen bontsuk ki az Eszközök, Archiválás (Tools, Archive) gyűjtőt.

135

Elektronikus levelezés

Archivált dokumentumok megnyitása 

Bontsuk ki az Eszközök, Archiválás (Tools, Archive) gyűjtőt, majd kattintsunk bármely feltételcsoportra.

Önálló ablakban megnyílik az archív adatbázis – itt az eredeti adatbázisban megszokott módon nyithatjuk ki a kívánt dokumentumot – kattintsunk duplán a dokumentum fejlécére. Archív adatbázis

Archiválási napló használata Az archiválási napló adatbázis az archivált adatbázisokban végbemenő összes archiválási műveletet tartalmazza. A Notes alapértelmezés szerint létrehozza ezt az adatbázist. Ha nincs rá szükségünk, akkor letilthatjuk a létrehozását az Archiválási beállítások, Speciális panellapján – kapcsoljuk ki a Naplózza az összes archiválási tevékenységet ebbe a naplóadatbázisba jelölőnégyze­ tet.

136

Lotus Notes R6

Archiválási napló megnyitása 1. Adjuk ki a Műveletek, Archiválás, Napló megnyitása (Actions, Archive, Open Log) parancsot. Napló bejegyzések

2. Az archiválási naplók (Archiving Logs) ablakban kattintsunk a duplán a megfelelő naplóbejegyzésre. Az Overall Archive Statistics ablakban a Stats lapon az archiválás vala­ mennyi fontos adatát (ideje, forrás adatbázis neve, archivált dokumentumok száma, stb) megnézhetjük.

137

Elektronikus levelezés

A Links lapon láthatjuk az archivált dokumentumok tárgyát, az archiválás ide­ jét. A fejléc előtt látható sárga „szamárfüles” lap ikonra (csatolásra) kattintva – az egérmutató kéz alakú – a Notes megnyitja az archivált dokumentumot.

Csatolás az archivált dokumentumra

Archivált dokumentumok visszaállítása Figyelem! Csak teljes (nem csökkentett méretű) dokumentumokat lehet az archív adatbázisokból visszaállítani. 1. Nyissuk meg a feltételcsoporthoz tartozó archív adatbázist. 2. Jelöljük ki a helyreállítandó dokumentumot. 3. Adjuk ki a Szerkesztés, Másolás vagy Kivágás (Edit, Copy vagy Cut) parancsot. 4. Nyissuk meg azt az adatbázist, majd a nézetet vagy gyűjtőt, ahová az ar­ chivált dokumentumokat vissza szeretnénk állítani. 5. Adjuk ki a Szerkesztés, Beillesztés (Edit, Paste) parancsot. Megjegyzés Ez a művelet megegyezik a Windows programokban megszokott másolás, illetve áthelyezés a Vágólappal (Clipboard) műveletekkel.

Archivált dokumentumok törlése Az archivált dokumentumok törlése pontosan megegyezik az eredeti dokume­ ntumok törlésével.

138

Lotus Notes R6

1. Nyissuk meg a feltételcsoporthoz tartozó archív adatbázist. 2. Jelöljük ki a törölni kívánt dokumentumokat. 3. Kattintsunk a Törlés (Delete) gombra.

Meghatalmazás a Levelezés adatbázishoz való hozzáférésre Jogokat adhatunk másoknak arra, hogy elolvassák leveleinket, betekintsenek naptárunkba és teendőink listájába, találkozó szervezéséhez ellenőrizzék üte­ mezési (foglaltsági) adatainkat – s mindezt a rendszeradminisztrátor közre­ működése nélkül. Tekintsük át a jogosultsági szinteket: Minden levél, naptár és teendő – az itt megadott jogosultság egyránt vonat­

kozik leveleinkre, naptárunkra és teendőinkre. Csak naptár és teendő – ezek a jogok csak a naptárunkra és teendőinkre vo­

natkoznak, a leveleinkre nem (lásd a Naptár és teendők hozzáférési jogok szabályozása fejezetben a 182. oldalon). Ütemezési (foglaltsági) adatok – itt szabályozhatjuk, hogy a találkozó szer­

vezője mennyit lásson foglaltsági adatainkból (lásd a Meghatalmazás ütemezési adatokhoz való hozzáférésre fejezetben a 194. oldalon).

Meghatalmazás a Levelezés adatbázishoz való hozzáférésre 1. Nyissuk meg a postafájlunkat és adjuk ki a Műveletek, Eszközök, Beállítások (Actions, Tools, Preferences) parancsot és válasszuk ki a Hozzáférés és meghatalmazás (Acces & Delegation), azon belül pedig a Levelezés és naptár elérése (Acces to Your Mail & Calendar) panellapot.

139

Elektronikus levelezés

2. Kattintsunk a Személy vagy csoport hozzáadása (Add Person or Group) gombra, majd a megjelenő Személyek/Csoportok hozzáadása (Add Person/Groups) párbeszédpanelen állítsuk be, hogy kinek, mihez, s milyen jogokat adunk. Az első paramétercsoportban válasszuk ki, hogy mindenkinek, avagy csak kiválasztott személyeknek adunk jogokat.

140

Lotus Notes R6

A második paramétercsoportban döntsük el, hogy a postafájlunk mely részéhez akarunk jogokat adni. A teljes postafájlhoz több jogot adhatunk, mint a naptár és teendőkhöz. A harmadik paramétercsoport lenyíló listájából válasszuk ki a megfelelő jogosultságot. Ha a levelezésünket is hozzáférhetővé tettük, akkor az alábbi lehetőségek közül választhatunk:     

bármely dokumentum elolvasása, bármilyen dokumentum elolvasása és létrehozása, levelek küldése az Ön nevében, bármilyen dokumentum elolvasása, szerkesztése és létrehozása, leve­ lek küldése az Ön nevében, bármilyen dokumentum elolvasása, szerkesztése, létrehozása és törlé­ se, levelek küldése az Ön nevében, bármilyen dokumentum elolvasása, szerkesztése, létrehozása, létreho­ zott dokumentumok törlése.

A negyedik paramétercsoportban található beállítási lehetőségek: 

Értesítések továbbítása, ha Ön a találkozó meghívottja (Forward

notices where you are the invitee of the meeting) – a naptárkezelő minden alkalommal e-mail formájában értesül arról, ha a naptár tulaj­ donosa találkozóra való meghívást kap. Ez az e-mail az eredeti értesítésre mutató dokumentumhivatkozást tartalmaz. 

Értesítések továbbítása, ha Ön a találkozó elnöke (Forward notices

where you are the cher of the meeting) – a naptárkezelő minden alkalommal e-mail formájában értesítést kap, ha a naptár tulajdonosa – Ő a meghívó személy, az elnök – választ kap egy általa szervezett találkozóra való meghívásra.. Ez az e-mail egy az eredeti értesítésre mutató dokumentumhivatkozást tartalmaz. 

A Ha az üzenet sajátként van megjelölve (If the message is marked as private) legördülő listában adhatjuk meg, hogy mi történjen az esetleges magánjellegű üzenetekkel. Megadhatjuk például, hogy a magánjellegű üzenetek is eljussanak a naptárkezelőhöz, de az csak a nem magánjellegű részleteket láthassa.

Gyorsabban elérhetjük mások levelezését, naptárát és a teendők listáját (per­ sze ha van hozzá jogunk), ha gyorsítóparancsot rendelünk hozzá – mindezt úgy tehetjük meg, hogy közben a saját postaládánkat kezeljük.

141

Elektronikus levelezés 

Válasszuk ki a Gyorsítóparancsok hozzárendelése (Shortcuts to Others’ Mail) panellapon az első mezőben, hogy kinek a levelezéséhez, illetve naptárához akarunk hozzáférni.

Más felhasználó postafájlának megnyitása 

A saját Levelezés, Naptár, vagy Teendők nézetben kattintsunk a nézet neve mellett jobbra lévő nyílra, s válasszuk ki a Levelezés megnyitása: név (Open Mail for név) parancsot.

Gyorsítóparancs Nagy Katalin Levelezés adatbázisának megnyitásához

Megjegyzés Ha nincs gyorsítóparancsunk más felhasználó Levelezés adatbázisához, akkor használhatjuk a Más személy levelezésének megnyitása (Open Anotern Person’s Mail) parancsot.

142

Lotus Notes R6

Gyorsítóparancs Nagy Katalin Levelezés Ha a felkínált nevek közt nincs a keresett személy, akkor kattintsunk az Egyéb adatbázisának (Other) paraméterre és a kinyíló Postafájl megnyitása (Open Mail File) pár­ megnyitásához

beszédpanelben válasszuk ki a kívánt személyt.

143

Elektronikus levelezés

Nyomtatás A Notesban kinyomtathatunk egy, vagy több dokumentumot, kijelölt nézetet (például a Beérkező levelek mappa tartalmát), Notes dokumentumban vagy weblapon lévő keretek tartalmát. Nyomtatás előtt megtekinthetjük a kinyom­ tatandó adatok nyomtatási képét (print preview). A nyomtatási feladatokat a Notes képes a háttérben is elvégezni, így a nyomtatási parancs kiadása után szinte azonnal folytathatjuk a munkát a Notesban.

Dokumentum nyomtatása 1. Nyissuk meg a nyomtatandó levelet, vagy jelöljük ki a Bejövő üzenetek nézetben (több dokumentumot is kijelölhetünk egyszerre).

Nyomtatás

2. Adjuk ki a Fájl, Nyomtatás (File, Print) parancsot.

Szükség esetén válasszuk ki A Kijelölt dokumentumokat (Selected Documents) választókapcsolót. Nyomtatás előtt ellenőrizhetjük a dokumentum nyomtatási képét (Print Preview). 

Kattintsunk a Nyomtatási nézet (Print preview) párbeszédpanel a Nyomtatási kép (Preview) gombjára.

144

Lotus Notes R6

– vagy -– 

Adjuk ki a Nyomtatás, Nyomtatási kép (File, Print Preview) parancsot

Megjegyzések Többoldalas nyomtatási feladat esetén a Következő oldal (Next Page) gombbal a következő, míg az Előző oldal (Previous Page) gombbal az előző oldalra lapozhatunk. Szükség szerint nagyíthatjuk (kattintás a pluszjeles nagyítóval), illetve kicsi­ nyíthetjük (kattintás a mínuszjeles nagyítóval)a nyomtatási képet. A Több oldal (More Pages) gombra kattintva a több oldalas dokumentumból az összes oldalt (legfeljebb tizenkettőt) megjeleníteni a Notes a Nyomtatási kép (Print Preview) ablakban.

Nézet nyomtatása A Notes adatbázisokban a nézet jellemzően egy lista (pl. a Beérkező levelek mappában a kapott levelek fejléceit szedi listába a program). 1. Jelöljük ki a nyomtatandó nézetet (kattintással), vagy mappát. 2. Adjuk ki a Fájl, Nyomtatás (File, Print) parancsot. 3. A Nyomtató (printer) panellapon válasszuk ki a Kijelölt nézet (Selected view) választókapcsolót. A következő ábrán a Nézet Beérkező levelek mappát látjuk a képernyőn, illetve nyomtatása kinyomtatva.

Beérkezo levelek nézet a képernyon

Beérkezo levelek nézet nyomtatásban

Kicsinyíto egérmutató

145

Elektronikus levelezés

Megjegyzés Ha nézetben kijelölünk dokumentumokat, akkor a nézet nyomtatásakor csak a kijelölt dokumentumok jelennek meg a papíron.

Oldalbeállítás Nyomtatás előtt határozzuk meg a kinyomtatandó dokumentum oldalbeállí­ tásait. 

Adjuk ki a Fájl, Oldalbeállítás (File, Page Setup) parancsot

– vagy – 

Válasszuk ki a Nyomtatási nézet párbeszédpanel (Print Preview) Oldal­ beállítás (Page setup) panellapját.

Az Oldalmargók (Page Margin) csoportban a margókat állíthatjuk be: 

Szövegtörzs fölött (Above body), Szövegtörzs alatt (Below body) – ez a

felső és az alsó szövegmargó. 

Fejléc fölött (Above header), Lábléc alatt (Below footer) – a fejléc, illetve

a lábléc távolsága a lap felső, illetve alsó szélétől. Az Oldalméret (Page Size) csoportban a Méret (Size) legördülő listából vá­ laszthatjuk ki a kívánt papírméretet. A Szélesség (Width) és a Magasság (High) mezőkben egyedi papírméretet is megadhatunk.

146

Lotus Notes R6

A Tájolás (Orientation) csoportban Fekvő (Landscape), illetve Álló (Portrait) papírtájolás állíthatunk be. A Papírforrás (Paper Source) csoportban az Első oldal (First page) legördülő listából válasszuk ki azt a papíradagolót, amelyből vett papírra kell az első oldalt nyomtatni. A Többi oldal (Other pages) legördülő lista határozza meg, hogy a többi oldalt mely papírforrásból vett papírokra kell nyomtatni. Az Automatikus választás (AutoSelect Tray) a nyomtató első használható tál­ cáját jelenti. A Boríték, kézi adagolás (Manual Feed) a nyomtató kézi ada­ golóját jelenti (borítékra, vastagabb papírra nyomtathatunk így). A További beállítások (Miscellaneous) csoportban állíthatjuk be a Kezdő oldalszámot (Start page numbers at) az oldalszámot tartalmazó fejléc­ ben/láblécben. A Vágási jelek (Print crop marks) jelölőnégyzet bekapcsolá­ sával a Notes a lap sarkaiba derékszögű vágási jeleket nyomtat.

Nyomtatási kép A Notes programban nyomtatás előtt megtekintheti a dokumentum oldalelren­ dezését és az oldaltöréseket is. Ez azért hasznos, mert az oldaltörések, a hosszú sorok törése, a margók, illetve más jellemzők nyomtatásban eltér­ hetnek a képernyőn megjelenőktől.

Nyomtatási kép megtekintése 1. Nyissuk meg, vagy jelöljük ki a dokumentumot (több dokumentumot is kijelölhetünk egyszerre). 2. Adjuk ki a Fájl, Nyomtatási kép (File, Print Preview) parancsot.

Vágási jel

147

Elektronikus levelezés

Ha ki szeretnénk nagyítani a képet, kattintsunk az oldalon belülre a pluszjeles nagyító egérmutatóval. Kicsinyítéshez kattintsunk az oldalra a mínuszjeles nagyító egérmutatóval. Többoldalas dokumentum nagyítási képét nézve az oldalak között a Következő oldal (Next Page) vagy az Előző oldal (Previous Page) gombokra kattintva lapozhatunk. A Több oldal (Multi Page) gombbal egyszerre több oldalt (legfeljebb tizenkettőt) a jeleníthetünk meg (az Egy oldal (Single Page) gombbal léphetünk vissza az egyoldalas nyomtatási képhez). 3. Kattintsunk a Kész (Done) gombra, ha befejeztük a dokumentum megte­ kintését – ezzel bezárjuk a Nyomtatási kép (Print Preview) ablakot. Ötlet A nyomtatási kép megjeleníthető a Fájl, Nyomtatás (File, Print) parancsot kiadva a Nyomtatási kép (Print View) párbeszédpanel Nyomtatási kép (Preview) gombjára kattintva is. A nyomtatási képét szí­ nesben is megnézhetjük, ha bejelöljük a Nyomtatás (Print) párbeszédpanel Nyomtatási minőség (Print Quality) csoportjában a Megtekintés színesben (Preview in color) jelölőnégyzetet.

Fejlécek és láblécek létrehozása A kinyomtatott Notes dokumentumokhoz fejlécet (header) – a lap tetején – és láblécet (footer) – a lap alján – rendelhetünk. A fejléc és a lábléc a kinyomta­ tott dokumentum minden oldalán megjelenik. A fejlécben és a láblécben el­ helyezhetünk formázott szöveget, oldalszámot, a kinyomtatás dátumát és idejét, sőt a dokumentum címét is. A fejléc és a lábléc elemeit tabulátorokkal pozícionálhatjuk. Nem lehet azonban a fejléchez és a lábléchez szegélyt adni, illetve képet elhelyezni bennük. A fejléc és a lábléc vonatkozhat az adatbázis valamennyi dokumentumára, vagy csak egy adott dokumentumra. 1. Nyissuk meg az adatbázist, vagy a dokumentumot. 

148

Fejléc adatbázishoz – Adjuk ki a Fájl, Adatbázis, Tulajdonságok (File, Database, Properties) parancsot és válasszuk ki a Nyomtatás (Printer) panellapot. Megjelenik az Adatbázis (Database) tulajdon­ ságpanel.

Lotus Notes R6



Fejléc dokumentumhoz – Adjuk ki a Fájl, Dokumentum tulajdonságai (File, Document Properties) parancsot és válasszuk ki a Nyomtatás (Printer) panellapot. Megjelenik a Dokumentum (Document) tulajdonságpanel.

2. A Nyomtatandó paramétercsoportban válasszuk ki, hogy Fejlécet (Header), vagy Láblécet (Footer) akarunk készíteni.

149

Elektronikus levelezés

3. A Fejléc/Lábléc szövege (Header/Footer) mezőbe írjuk be a fejléc/lábléc szövegét. Szükség szerint formázzuk a beírt szöveget a Betűtípus (Font), Méret (Size) és a Stílus (Style) listákban található paraméterekkel. Ha kész kattintsunk a zöld pipára. 4. A Fejléc és lábléc nyomtatása az első lapra (Print header and footer on first page) jelölőnégyzet kikapcsolására a Notes az első oldalra nem nyomtatja ki a fejléc/láblécet. 5. Beszúrhatunk a fejléc/láblécbe oldalszámot, összesen oldalszámot, a nyomtatás dátumát és/vagy idejét, és a dokumentum címét. Beillesztendõ elem

Gomb

Oldalszám ('&P' a Fejléc/lábléc szövege mezőben) Teljes oldalszám ('&Q' a Fejléc/lábléc szövege mezőben) A dokumentum kinyomtatásának dátuma ('&D' a Fejléc/lábléc szövege mezőben) A dokumentum kinyomtatásának idõpontja ('&T' a Fejléc/lábléc szövege mezõben) Tabulátor ('|' jel a Fejléc/lábléc szövege mezõben) A dokumentum címe ('&W' a Fejléc/lábléc szövege mezõben)

6. Igény szerint használjuk a Tabulátor gombot a fejléc/lábléc szövegeinek igazítására.

Tabulátorok használata a fejlécben és a láblécben A tabulátor nélkül beírt szöveg balra igazodik

balra

A középre igazítandó szöveg elé és mögé tabulátort kell tenni

| középre |

Jobbra igazításhoz a szöveg elé két tabulátort kell beszúrni

| | jobbra

A szöveg első részét balra, míg a második felét jobbra igazítandó szúrjunk be egy tabulátort a két szövegrész közé

balra | jobbra

A szöveg első része balra, második része középre, harmadik része jobbra kerül – határoljuk a három szövegrészt egy-egy tabulátorral

balra | középre | jobbra

150

Lotus Notes R6

Dokumentumstíluslap Több kijelölt dokumentum nyomtatását szabályozhatjuk a Dokumentumstílus­ lap (Documents style) segítségével. 

Minden dokumentum új oldalra kerül (Print each document on a new

page) – minden kinyomtatásra kerülő dokumentumot új oldalon kezd a Notes.



Minden dokumentum külön nyomtatási feladat (Print each document as a

separate print job) – a Notes minden dokumentumot külön nyomtatási feladatként küld a nyomtatóra (hálózati nyomtatásnál így előfordulhat, hogy a kollégák által kinyomtatott anyagok az általunk nyomtatott dokumentumok közé kerülnek!). 

Nyomtatás folytonosan, egy üres sorral a dokumentumok között (Print

continuously with one blank line between documents) – a fenti ábra nyomtatási feladata folyamatosan nyomtatva a következő ábrán látható.

151

Elektronikus levelezés

Nagyító ikon



Nyomtatás folytonosan üres sorok nélkül (Print continuously with no

blank line between documents). – az egymást követő dokumentumokat nem választja el egymástól üres sorokkal a program.

152

Címjegyzékek

A Személyes címjegyzékünk (NAMES.NSF) névjegyadatokat, levelezési listákat tárolhatunk. A levél címzésekor begépelhetjük a címzettek nevét, a Notes a Személyes címjegyzékünkben keresi a személy levélcímét, s ha ott nem találja, akkor fordul a saját szerverünkön lévő Dominó címjegyzékhez. A levelezési lista használatával több címzettet is könnyedén megadhatunk, nem kell minden címzettet egyenként beírni. A levelezési lista valójában egyetlen névvel azonosított csoport. A címjegyzék adatait címkenyomtatásra is használhatjuk. A címjegyzék Névjegy nézetéből leveleket küldhet és találkozókra hívhat meg személyeket. A címjegyzékből kezdeményezhetjük levél küldését, illetve találkozó ütemezését.

Címjegyzék megnyitása 

Kattintsunk a Címjegyzék (Adress Book) könyvjelzőre.

Névjegy hozzáadása kézzel 1. Nyissuk meg címjegyzékét, adjuk ki a Létrehozás, Új, Névjegy (Create, New, Contact) parancsot. 2. Írja be a személy nevét a Vezetéknév (First) és a Keresztnév (Last) mezőbe.

153

Címjegyzék

3. Ha kívánjuk, adjuk meg a személy Második keresztnevét (Midle), Megszólítását (Title) és Utótagját (Suffix). Írjuk be a személy levélcímét az E-mail cím (Email) mezőbe. Ha meg szeret­ nénk adni a személy által használt levelezőprogram adatait (például Internetes levelezési cím), kattintsunk az E-mail cím felirattól jobbra lévő gombra. Ha törölni szeretnénk az adott bejegyzést, kattintson a Törlés (X) gombra.

Törlés gomb

Igény szerint adjuk meg a személyről tárolni kívánt összes adatot az Üzleti adatok (Business) és a Személyes adatok (Personal) panellapon. Megadhat­ juk például a vállalat nevét, különböző telefonszámokat, a személy szüle­ tésnapját, és egyéb e-mail címeit. Csatolt fájl ikonja

Rich text formátumú szövegmezo

A Tároló (Briefcase) panellapon a személyhez társítandó mellékleteket és rich text formátumú szöveget illeszthetünk be.

154

Lotus Notes R6

Ötlet Ha például egy meghirdetett állásra érkező pályázó adatait visszük be a címjegyzékbe, csatolhatjuk az önéletrajzát, beírhatjuk a Megjegyzés mezőbe a pályázathoz kapcsolódó megjegyzéseinket. A Speciális (Advanced) panellapon beállíthatjuk az Internetes és a Notes hite­ lesítéseket. Kategóriába (Categories) sorolhatjuk a névjegyet – így azokat könnyebben megtaláljuk a Névjegyek kategória szerint (Contacts by Category) nézetben. A Kulcsszavak (Keywords) listában tegyünk pipát a kívánt kulcsszó elé, vagy az Új kulcsszó (New keyword) mezőbe írjuk be az újat.

Névjegy adatok felvétele beérkezett üzenetből, Névjegyadatok

frissítése Bármely beérkező levélből készíthetünk új névjegyet. Ha levelet kap egy a címjegyzékben szereplő személytől, akinek új e-mail címe van, frissítheti a névjegy meglévő adatait az új címmel.

Megjegyzés Nem történik meg automatikusan a meglévő névjegyek frissí­ tése: a következő eljárás segítségével megőrizhetjük névjegyadataink naprakészségét. 1. Nyissuk meg a beérkező levelet, a meghívást vagy a teendőt. 2. Kattintsunk a műveletsoron az Eszközök, Feladó hozzáadása a címjegyzékhez (Tools, Add Sender to Adress Book) gombra. 3. Ellenőrizzük a Notes által megjelenített névjegyadatokat, majd kattintsunk az OK gombra. Ha a Notes úgy találja, hogy a név már szerepel a cím­ jegyzékben, akkor kérhetjük a névjegy adatainak frissítését (például az üzenetben található új e-mail címmel).

155

Címjegyzék

Névjegyadatok frissítése

Névjegy felvétele nyilvános Domino címjegyzékből Figyelem! Egyszerre csak egy nevet vehetünk át a Személyes címjegyzé­ künkbe! 1. Nyissuk meg a Domino címjegyzéket – kattintsunk a műveletsoron a Címjegyzékek (Adress Books) gombra. 2. Jelöljünk ki egy nevet a fókusszal.

Fókusz

Másolás a Személyes címjegyzékbe gomb

3. Kattintsunk a Másolás a Személyes címjegyzékbe (Copy to personal Adress Book) gombra.

156

Lotus Notes R6

Névjegy törlése Személyes címjegyzékből 1. Jelöljük ki a fölösleges névjegyeket.

2. Kattintsunk a műveletsoron a Névjegy törlése (Delete) gombra. A Notes megjelöli törlésre a névjegyeket. A tényleges törlés a nézet frissítésekor (F9) a figyelmeztető üzenetre adott igenlő válasszal történik meg.

Névjegy adatok módosítása 1. A címjegyzékben kattintsunk duplán a kívánt névre. 2. A szükséges módosítások elvégzése után kattintsunk a műveletsoron a Mentés és bezárás (Save and Close) gombra.

Névjegyek exportálása és importálása A Személyes címjegyzékben található névjegyeket exportálhatjuk vCard típu­ sú fájl formájában, és importálhatjuk is a címjegyzékbe az ilyen formátumú adatokat. A vCard fájlok kiterjesztése VCF, egy fájl több névjegyet is tartal­ mazhat. Ezt a fájltípust más levelező rendszerek is ismerik (pl. a Lotus Organizer 6.0, Microsoft Outlook, Microsoft Outlook Express), így megold­ ható köztük a névjegyek cseréje. A vCard fájlok jellemző mezői a Név, a Megszólítás, a Telefonszám, a Fax, a Cím, az Állam és az Irányítószám mezőt. A Notes az ezekben a mezőkben található adatokat a névjegy dokumentum megfelelő mezőibe importálja. A vCard fájlokat elküldhetjük a levél mellékleteként, s így meg is kaphatjuk azokat.

157

Címjegyzék

vCard fájlok importálása 1. A Személyes címjegyzékünkben adjuk ki a Fájl, Importálás (File, Import) parancsot. 2. Válasszuk a Fájltípus (Files of type) listában a vCard paramétert. 3. Tallózással keressük meg az importálni kívánt .VCF fájlt, majd kattintsunk az Importálás (Import) gombra. Ha egy névjegy található a fájlban, egy párbeszédpanelben megjelennek annak adatai. Ha több névjegy van a fájlban, egy lista jelenik meg, amelyen csillag (*) látható minden olyan név mellett, amely már szerepel a címjegyzékben.

4. Válasszunk a következő lehetőségek közül: •

Ha importálni szeretnénk az egy névjegyet tartalmazó fájlt, kattintsunk a Mentés (Save) gombra.

•

Ha több névjegyet tartalmazó fájlból csak bizonyos névjegyeket kívánunk importálni, kattintással jelöljük ki a megfelelő névjegyeket, majd kattint­ sunk A kiválasztottak importálása (Import selected) gombra.

•

Ha a fájlban található összes névjegyet importálni szeretnénk, kattintsunk Az összes importálása (Import all) gombra. Ha már szerepel egy az importálandóval megegyező névjegy a fájlban, a Notes másik névjegy dokumentumot hoz létre.

Ötlet Ha az operációs rendszer mappáiban látja a vCard fájlt, úgy is létre­ hozhat belőle Névjegy dokumentumot vagy dokumentumokat, hogy ráhúzzuk a címjegyzék Névjegyek (Contacts) nézetére.

158

Lotus Notes R6

Ha levél mellékleteként kap vCard fájlt, az abban található névjegyeket meg­ tekintheti, ha kijelöljük a melléklet ikonját, majd a Megjelenítés (View) gombra kattintunk. Ezt követően a fenti lépések szerint mentheti a címjegy­ zékbe az adatokat.

vCard fájlok exportálása 1. Jelöljük ki az exportálandó névjegyeket. 2. Adjuk ki a Fájl, Exportálás (File, Export) parancsot. 3. A Fájltípus (Files of types) mezőben válassuk ki a vCard 2.1 vagy vCard 3.0 paramétert.

4. Adjuk meg a fájl nevét. A Notes automatikusan kiegészíti a fájlnevet a VCF kiterjesztéssel. 5. Kattintsunk az Exportálás (Export) gombra. Megjelenik a vCard x.y exportálása (vCard x.y Export) párbeszédpanel. •

Ha kijelöltük a kívánt névjegyeket, kattintsunk a Kijelölt dokumentumok (Selected documnets) választókapcsolóra.

•

Notes levelezést használók számára hagyjuk meg a Nemzetközi (UTF-8) beállítást, más levelezőrendszert használók számára válasszuk A saját karakterkészlet (Native character set) választókapcsolót.

•

Ha Notes rendszert használóknak adjuk tovább a fájlt, és névjegy minden lehetséges adatát meg szeretnénk velük osztani, a Csak az alapvető cím­ mezők (Only basic adress fields) választókapcsoló helyett válasszuk ki Az összes mező (All fields) választókapcsolót.

6. Kattintsunk az OK gombra.

159

Címjegyzék

Műveletek kezdeményezése címjegyzékből Levél küldése 1. Jelöljük ki a címzetteket a címjegyzékben. 2. Kattintsunk a műveletsor Feljegyzés készítése (Write Memo) gombjára. Megjegyzés A Notes valamennyi kijelölt nevet az új levél Címzett (to) mezőjébe másolja.

Találkozó ütemezése 1. Jelöljük ki a címzetteket a címjegyzékben. 2. Kattintsunk a műveletsor Találkozó ütemezése (Schedule Meeting) gombjára.

Levelezési listák Levelezési lista (Mailing list) segítségével egyszerre több partnernek címez­

hetünk leveleket, nem kell minden címzettet egyenként megadni. A levelezési lista valójában egy csoport, amely csak levelezésre használatos. A Személyes címjegyzékünkben hozhatunk létre a csoportokat, a Domino szerver címjegyzékekben ehhez a rendszer adminisztrátornak van lehetősége. A levelezési listák (csoportok) a Csoportok (Groups) nézetben láthatók. A csoportokban lévő nevek a tagok névjegyadataira mutatnak, így ha valaki­ nek megváltozik a címe vagy a telefonszáma, akkor nem kell az adatokat minden olyan csoportban módosítani, amelyben szerepel az adott személy. A csoportok más csoportokat, illetve név nélküli címeket is tartalmazhatnak.

Levelezési lista készítése 1. Személyes címjegyzékünkben jelöljük ki a csoport tagjait. 2. Kattintsunk a műveletsoron az Eszközök (Tools) gombra és válasszuk a Másolás új csoportba (Copy into New Group) parancsot

160

Lotus Notes R6

A Csoport neve (Group name) mezőben adjunk nevet a csoportnak. A Cso­ port típusa (Group type) maradhat Többcélú (All purpose) – ez levelezésre is használható. Ha több listát is használunk, akkor célszerű Kategóriákba (Cate­ gory) sorolni azokat. A Leírás (Description) mezőben beírhatjuk a csoport rövid jellemzését. A Tagok (Members) mezőbe beírhatjuk a tagok nevét ENTER-rel határolva, név vagy Csoport kiválaszthatjuk bármely elérhető címjegyzékből. 3. Ha elkészültünk, akkor kattintsunk műveletsor Mentés és bezárás (Save and Close) gombjára. Megjegyzés A csoport neve előtt a címjegyzékekben „hármas mellalak” ikon látható.

Levelezési lista készítés beérkezett üzenetből A beérkező levél, meghívás vagy teendő valamennyi címzettjét felveheti egy új levelezési listába. 1. Nyissuk meg az üzenetet, meghívást vagy teendőt.. 2. Adjuk ki a Műveletek, Címzettek hozzáadása, A címjegyzék új csoportjához (Tools, Add recepients, to new Grpoup in Adress Book) parancsot.

161

Címjegyzék

A Csoport neve (Group name) mezőben adjunk nevet a csoportnak. A Csoport típusa (Group type) maradhat Többcélú (All purpose) – ez leve­ lezésre is használható. Ha több listát is használunk, akkor célszerű Kate­ góriákba (Category) sorolni azokat. A Leírás (Description) mezőben beírhatjuk a csoport rövid jellemzését. Ha a egy személyt nem szeretnénk felenni a levelezési listára, akkor a Tagok (Members) mezőben kattintsunk a nevére (vegyük ki a pipát). 3. Ha elkészültünk, akkor kattintsunk az OK gombra.

Levelezési lista szerkesztése 1. Kattintsunk a Névjegyek panel Csoportok nézetére, jelöljük ki a módosí­ tandó levelezési listát. 2. Kattintsunk a műveletsor Csoport szerkesztése (Edit Group) gombjára. 3. Végezzük el a szükséges módosításokat majd kattintsunk a műveletsor Mentés és bezárás (Save and Close) gombjára.

Levelezési listák törlése 1. Jelöljük ki a fölösleges levelezési listák nevét. 2. Kattintsunk a műveletsoron a Csoport törlése (Delete Group) gombra. A Notes megjelöli törlésre a névjegyeket. A tényleges törlés a nézet frissíté­ sekor (F9) a figyelmeztető üzenetre adott igenlő válasszal történik meg.

Helyek használata A hely dokumentumok (location documents) fontos konfigurációs dokumen­ tumok, amiket a program a személyes címjegyzékünkben tárol (a Speciális (Advanced) mappa Helyek (Locations) nézetében). A Notes klienssel különböző levelezés szerverekhez (pl. Lotus Domino, internetes POP3)

162

Lotus Notes R6

kapcsolódhatunk, ráadásul különböző fizikai kapcsolatokon keresztül (helyi hálózaton, telefonvonalon, kábel– vagy ADSL kapcsolattal). A hely dokumentumok a különböző kapcsolattípusra vonatkozó információkat tárolja. Néhány jellemző hely dokumentumban tárolt adat: 

kapcsolat típusa,



levelező szerver neve,



továbbító szerver neve,



miként dolgozunk a postaládánkkal (on–line, avagy off–line módon),



Web böngészéshez használt böngésző,



hogyan egészítse ki a Notes a beírt levélcímeket.

Azonban nem csak a hely dokumentumok tartalmaznak fontos konfigurációs adatokat, hanem a Kapcsolat (Connection) és a Fiók (Account) dokumentu­ mok is. Ezeket is a személyes címjegyzékünkben találjuk meg.

Telepítéskor a Notes automatikusan hat Hely dokumentumot hoz létre. Ezeket a következő ábrán láthatjuk:

Sikere Konfiguráláskor a Notes a megadott információk alapján feltölti ezeket a Hely dokumentumokat, valamint a szükséges Kapcsolat és Fiók dokumentumokat.

163

Címjegyzék

Váltás másik helyre Ahhoz hogy az adott fizikai helyen (iroda, otthon, úton) kommunikálni tudjunk, előbb át kell váltanunk a használandó kapcsolattípusnak megfelelő Hely dokumentumra. Erre a Notes több lehetőséget is kínál. 

Ha a Notes nem használ közös jelszót a Windowssal (szinkronizált jelszó), akkor a Notes indításakor a jelszó párbeszédpanelen kiválaszthatjuk a kívánt Hely dokumentumot.



Adjuk ki a Fájl, Mobil, Aktuális hely kiválasztása (File, Mobil, Current Location) parancsot, s a megjelenő párbeszédpanelben jelöljük ki a megfelelő helyet, és kattintsunk az OK gombra.



Kattintsunk az állapotsor jobb oldalán lévő Hely (Location) gombra és válasszuk ki a szükséges helyet.

Hely dokumentum létrehozása és szerkesztése Kellő odafigyeléssel és a szükséges információk birtokában mi magunk is létrehozhatunk új Hely dokumentumokat, illetve szerkeszthetjük azokat. A felhasználónak nagy segítség a Kliens újrakonfigurálás varázsló (Client

164

Lotus Notes R6

Reconfiguration Wizard), mert az minden konfigurációs adatot pontosan beír az aktuális Hely dokumentumba, és automatikusan létrehozza a konfigurált csatlakozási mód típusához a szükséges Kapcsolat vagy Fiók dokumentumo­ kat is. 1. Személyes címjegyzékünk Helyek nézetében válasszuk a műveletsor Új, Hely (New, Location) parancsát. Szerkesztéshez kattintsunk duplán a kívánt Hely dokumentumra.

2. Az Alapok (Basics) panellapon a Hely neve (Location Name) mezőbe írjuk be a hely nevét. 3. A Hely típusa (Location Type) mezőben válasszuk ki a kapcsolat típusát. Választási lehetőségeink: 

Ha helyi hálózatot (például az irodában), kábelmodemet vagy ADSL telefonvonalat szeretnénk használni, válasszuk a Helyi hálózat elemet.



Ha Domino szerverhez szeretnénk telefonvonalon csatlakozni, miközben a helyi hálózati hozzáférést egy hálózati szerver adja, válasszuk a Telefonos hálózat elemet.



Ha Domino szerverhez szeretnénk csatlakozni telefonos modemmel telefonvonalon, válasszuk a Notes közvetlen tárcsázás elemet.



Ha internetszolgáltatóhoz akarunk csatlakozni telefonvonalon modemmel, válasszuk a Telefonos hálózat elemet.



Ha saját helyet kívánunk létrehozni (mert a megadott helyek közül egyik se felel meg az igényeinknek), válasszuk az Egyéni elemet.



Ha kapcsolat nélküli módban szeretnénk maradni (ha például mindig helyileg dolgozik, és nem replikál) válasszuk a Nincs kapcsolat elemet.

Megjegyzés A kijelölt hely típusától függően a Notes más és más beállítási lehetőségeket jelenít meg.

165

Címjegyzék

4. Írjunk be egy e-mail címet az Internetes levelezési cím (E–mail address) mezőbe. Ez lehet a szervezeten belüli Notes levélcím internetes változata, például [email protected], vagy egy internetszolgáltató által adott email cím, például [email protected]. Ötlet Ha az Interneten két levelező szolgáltatót akarunk elérni, akkor hoz­ zunk létre két helyet két különböző címmel, és mindkettőnél más email címet állítsunk be. 5. Az Idő/dátum/telefonszám megkérdezése mezőben az Igen (Yes) lehe­ tőséget választva, a Notes a hely használatakor megkérdezi a helyre vonatkozó adatokat (például az Úton hely használatakor így adhatjuk meg a szálloda telefonszámát). 6. A Proxy mezőben (ez a közvetlen tárcsázás típusú helyeken nem jelenik meg) adja meg a proxy szerver adatait, ha a cége használ ilyet. 7. A Szerverek (Servers) panellapon a Saját/levelezőszerver ( server) mezőbe írjuk be saját Domino szerverünk nevét.

8. Ha szükséges, a Továbbítószerver ( server) mezőben megadhatjuk a hely továbbító szerver nevét. 9. A Katalógus vagy tartomány keresési szervere ( server) mezőben megadhatjuk a hely tartományi keresési szerverét (ha van ilyen). 10. A Domino címjegyzékszerver (Domino Address server) mezőben adhatjuk meg a hely Domino címjegyzékszerverét, míg a Sametime szerver ( server) mezőben a hely Sametime szerverét. 11. A Portok (Ports) panellapon legalább egy portot jelöljünk ki a Használandó portok (Used Ports) listából. Megjegyzés További portokat a Fájl, Beállítások, Felhasználói beállítások paranccsal engedélyezhetünk. Ha nem tudjuk biztosan, melyik portot használjuk, akkor forduljunk a Domino adminisztrátorhoz, telefonos

166

Lotus Notes R6

modemkapcsolatnál pedig nézze meg a hardverdokumentációt (általában valamelyik COM-port).

12. A Levelezés (Mail) panellapon adjuk meg a hely levelezési beállításait. Fontos döntés, hogy a leveleket a szerveren szeretnénk-e tárolni (on-line munkavégzés), vagy kapcsolat nélkül (off-line módban) akarunk dolgozni a helyi levelezési adatbázisban, és a változásokat replikálni.

Itt adhatjuk meg, hogy hogyan használja a Notes az automatikus névkiegészítést, és hogy azt csak az első találatig keresse, avagy nézze át az összes címjegyzéket. 13. Az Internetböngésző (Internet Browser) panellapon kiválaszthatjuk a helyhez használni kívánt böngészőt – Notes, Notes Internet Explorerrel, Netscape Navigator, Microsoft Internet Explorer vagy Egyéb (Other) lehetőségeink vannak. Az Egyéb lehetőséget választva más Internet böngészőt is kijelölhetünk (pl. Opera). 14. A Replikáció (Replication) panellapon engedélyezhetjük a hely replikáció­ ját és ekkor megadhatjuk a hely replikációs ütemezését is.

167

Címjegyzék

15. A Speciális (Advanced) panellapon további beállításokat adhatunk meg, például a webolvasást, a Java kisalkalmazások biztonságát és a MIME beállítását. 16. Végül kattintsunk műveletsor a Mentés és bezárás (Save and Close) gombjára.

168

Naptár

A Naptárban nyilvántarthatunk találkozókat, előjegyzéseket, évfordulókat, emlékeztetőket és eseményeket (közös elnevezés: naptárbejegyzések). A naptárbejegyzésekhez riasztást rendelhetünk, így talán nem késsük le azokat. Ismétlődő bejegyzések elkészítését is rábízhatjuk a Notes programra. Ellenőrizhetjük mások időbeosztását (Naptárát), találkozókra szóló meghí­ vókat küldhetünk, nyomon követhetjük a meghívottak válaszait, illetve lefog­ lalhatjuk a találkozóhoz szükséges erőforrásokat. A Naptárt kinyomtathatjuk, feltüntethetjük benne a munkaszüneti napokat. Ha jogot kaptunk hozzá, akkor más felhasználó Naptárát is kezelhetjük.

Naptár megnyitása 

Kattintsunk a Naptár (Calendar) könyvjelzőre.

– vagy – 

A Levelezés adatbázisban kattintsunk a Levelezés (Mail) melletti nyílra és válasszuk a Váltás a naptárra (Switch to Calendar) parancsot.

– vagy – 

A Nyitólapon (Welcome) kattintsunk a Naptár (Calendar) ikonra.

169

Naptár

Naptár megjelenítési módjai A Naptár különböző megjelenítési módokkal támogatja bejegyzéseink könnyű áttekintését és kezelését. A Notes a különböző naptárbejegyzéseket más-más színnel jelöli, ráadásul ezt a színjelölést meg is változtathatjuk. A mai (aktuális) napot fekete hátterű fejléccel, s fehér betűszínnel emeli ki a Notes. Ha rámutatunk az egérrel valamelyik bejegyzésre, akkor egy előreugró ablakban megjelennek a bejegyzés legfontosabb adatai. A Naptár könyvjelzo

A mai nap

Ha rámutatunk egy bejegyzésre, akkor egy eloreugró ablakban megjelennek a bejegyzés legfontosabb adatai

Színjelölés megváltoztatása 1. Adjuk ki a Műveletek, Eszközök, Beállítások (Actions, Tools, Prefe­ rences) parancsot. 2. Válasszuk a Naptár és teendők, Színek (Calendar and To Do, Colors) panellapot.

170

Lotus Notes R6

3. Állítsuk be a kívánt bejegyzés háttérszínét (Background color) és a szö­ vegszínt (Text color), s végül válasszuk az OK gombot.

Naptár megjelenítési módjai A Naptárat különböző formátumokban nézhetjük meg. Választhatunk egynapos, hetes, havi megjelenítési módok között. 

Adjuk ki a Nézet, Formátum módosítása (Format, Change Format) parancsot, s válasszuk ki a kívánt megjelenítési módot.

– vagy – 

Kattintsunk a naptár címke jobb oldalán lévő nyílhegyre és válasszuk ki a kinyíló menüből a kívánt megjelenítési módot.

171

Naptár

Naptár nézet címkék

Két munkahét megjelenítés

A nyilakra kattintva az adott nézet egységével léphetünk elore, illetve vissza

Ötlet Egy adott napot egynapos formátumban jeleníthetünk meg, ha bármely naptárnézetben a nap fejlécére kattintunk. A kiválasztott nézetből megjeleníthetjük csak azokat a napokat, ahol van be­ jegyzés – ezt összegzésnek (summary) nevezi a Notes. 

Adjuk ki a Nézet, Megjelenítés, Összegzés (View, Show, Summary) parancsot.

A saját (privát) bejegyzést kulcs ikon jelzi

172

Lotus Notes R6

Ugyanezen parancs ismételt kiadásával térhetünk vissza a hagyományos nap­ tárnézetre.

Ugrás egy megadott dátumra A Naptár bal oldalán megjelenő dátumválasztó segítségével könnyedén ugor­ hatunk a kívánt dátumra. Ha ez a dátum az éppen látható hónapban van, akkor csak rá kell a dátumra kattintani.

Egy hónapot elore

Egy hónapot vissza

Ugrás a mai napra

A dátumválasztó bal és jobb felső sarkában lévő nyilakra kattintva egy hóna­ pot léphetünk vissza, illetve előre. A dátumválasztó évszámára kattintva az aktuális évhez képest három évet vissza, illetve kettőt előre léphetünk – a kinyíló menüben kell csak az adott évre kattintani. Hasonlóan választhatunk az év bármely hónapja közül – kattintsunk a kinyíló menüben a kívánt hónapra. A mai napra bármikor könnyedén visszatérhetünk a dátumválasztó bal alsó sarkában lévő A mai nap (Today) hivatkozásra kattintva. Kiadhatjuk a Nézet, Ugrás dátumra (View, Go To Date) parancsot is – ek­ kor is segít a dátumválasztó.

Dátumválasztó

173

Naptár

Naptár mininézete Ha nem szeretnénk a Beérkező levelek között megjeleníteni a meghívásokat, a naptári értesítéseket és a teendőértesítéseket, de szükségünk van olyan helyre, ahol az elvégzendő feladatokra emlékeztető értesítéseket tároljuk, használjuk a mininézetet (MiniView). Mininézetben minden megválaszolatlan értesítés látható, valamint megjelenik a találkozók és a teendők naptárban rögzített időpontja is.

Mininézet konfigurálása Ha még nem konfiguráltuk a mininézetet a naptárbejegyzések és a teendők megjelenítésére, akkor a Naptár dátumválasztó alatt a Konfigurálás (Configure) gomb látható.



Kattintsunk a Konfigurálás (Configure) gombra, majd az OK gombra kattintva engedélyezze a mininézetet.

A mininézet konfigurálása után a Teendők (To Do List), illetve az Új értesí­ tések (New Notices) gomb melletti nyílra kattintva válthat át a Naptár és a Teendők között. Megválaszolásuk után az értesítések eltűnnek a mininézetből.

174

Lotus Notes R6

A mininézetben látható értesítések megnyitása: 

jelöljük ki az értesítést, és kattintsunk a Megnyitás (Open) gombra.

Ha el szeretnénk távolítani egy meghívást a mininézet Új értesítés (New Notices) nézetéből, jelöljük ki az értesítést, majd kattintsunk az Eltávolítás (Remove) gombra. Ez eltávolítja az értesítést a mininézetből, de nem törli az értesítést, és nem utasítja el a meghívást. Az értesítés továbbra is elérhető a Levelezés Minden dokumentum (All documents) nézetében, valamint a Naptár Találkozók (Meetings) nézetében. A mininézet frissítése ugyanolyan időközönként megy végbe, mint amilyen gyakran a beérkező levelek mappát frissíti a Notes. Persze a frissítésre is ugyanúgy lehetőségünk van (F9).

Mininézet letiltása 1. Ha nem szeretnénk használni a mininézetet, akkor tiltsuk le. Ugyanez az eljárás szolgál a mininézet ismételt engedélyezésére is. 2. Nyissuk meg a Naptár nézetet, adjuk ki a Műveletek, Eszközök, Beállítások (Actions, Tools, Preferences) parancsot. 3. Kattintsunk a Naptár és teendők (Mail & To Do), majd a Megjelenítés (Display) címkére. 4. Kapcsoljuk ki a Naptárbejegyzések megjelenítése a Levelezés néze­ teiben (Displaying Calendar Entries in Mail Views) csoportban található A naptár- és ütemezési dokumentumok elhelyezése egy speciális Új értesítések mininézetbe a feldolgozáshoz (Put C&S documents into a special New Notices MiniView for processing) jelölőnégyzetet. 5. Kattintsunk az OK gombra a Beállítások (Preferences) párbeszédpanel bezárásához 6. Zárjuk be, majd nyissuk meg újra a Naptárt.

Naptárbejegyzés létrehozása Készíthetünk előjegyzés, emlékeztető, egész napos esemény, évforduló és ta­ lálkozó típusú bejegyzéseket. A bejegyzés típusát a Notes ikonnal és színnel jelzi.

175

Naptár

Naptárbejegyzések jelölése Ikon

Naptárbejegyzés

Színjelölés

Egész napos esemény (Event)

Sárga

Évforduló (Anniversary)

Halvány lila

Előjegyzés (Appointment)

Világos zöld

Emlékeztető (Reminder)

Halvány bézs

Találkozó (Meeting)

Halvány kék

Naptárbejegyzések típusai Művelet

Bejegyzés típusa

Időpontok kijelölése saját célra

Előjegyzés (Appointment)

Mások meghívása

Találkozó (Meeting)

Adott, évenként ismétlődő dátum (például születésnap) ütemezése

Évforduló (Anniversary)

Emlékeztető készítése egy adott időpontra

Emlékeztető (Reminder)

Egy vagy több napos időtartam

Egész napos esemény (Event)

Előjegyzés készítése 

Naptár nézetben kattintsunk a műveletsor Új (New) gombjára, majd vá­ lasszuk az Előjegyzés (Appointment) parancsot és állítsuk be a kívánt paramétereket.

A Tárgy (Subject) mezőbe írjuk be az előjegyzés tárgyát – ez lesz majd látható a naptár különböző nézeteiben. A Kezdés (Starts) és a Befejezés (Ends) mezőkben adjuk meg a kívánt idő­ pontokat – használhatjuk a dátumválasztót, illetve az óraválasztót. A Hely (Location) mezőbe írhatjuk be a bejegyzés helyét. Ha bekapcsoljuk a Ceruzás naptárbejegyzés (Pencil In) jelölőnégyzetet, akkor a bejegyzés időpontja szabad időpontként jelenik meg találkozó ütemezésekor.

176

Lotus Notes R6 A Tárgy mezo tartalma jelenik meg a naptár nézetben

Óraválasztó panel

A Megjelölés sajátként (Mark Private) jelölőnégyzet bekapcsolásával meg­ akadályozhatjuk, hogy mások – akik betekinthetnek naptárunkba – elolvassák a bejegyzést. A bejegyzés dátumát és idejét látják, de a tartalmát nem. A Leírás (Description) mezőbe részletes leírása írható be, illetve fájlok csatol­ hatók a bejegyzéshez. Ötlet Ha duplán kattintunk a naptár egy időszakaszára, akkor a Naptár és teendők (Calendar and To Do) panellapjának Alapok (Basic) lapján beállított típusú új naptárbejegyzés hozhatunk létre. Az alapbeállítás szerinti naptárbejegyzés típusa

177

Naptár

Riasztás beállítása naptárbejegyzéshez 

Kapcsoljuk be az Értesítést kérek (Notify me) jelölőnégyzetet, s a megje­ lenő Riasztási beállítások (Alarm notification options) párbeszédpanelen állítsuk be a riasztás paramétereit.

A Riasztás indul (Alarm will go off) mezőben adhatjuk meg, hogy a bejegy­ zés kezdési időpontja előtt, vagy után mennyivel jelenjen meg a figyelmeztető üzenet.

Hang lejátszása ikon

A Hang lejátszása (Play sound) jelölőnégyzet bekapcsolásával kiválaszthat­ juk a riasztáskor lejátszandó hangot (a Windows rendszerhangjai közül). A Hang lejátszása ikonra kattintva meg is hallgathatjuk a kiválasztott hangot. Ha bekapcsoljuk a Levélértesítés küldése tárggyal (Send mail notification with subject) jelölőnégyzetet, akkor kiválaszthatjuk a Címzettek (Recipient) mezőben, hogy ki kapjon a riasztással egy időben e-mailben emlékeztető üze­ netet. Az üzenet a naptárbejegyzés tárgyának szövegét fogja tartalmazni. Megjegyzés Ha később meggondoljuk magunkat, és az adott naptárbejegy­ zéshez még sincs szükségünk riasztásra, jelöljük be a Riasztás letiltása, mielőtt ez az esemény megtörténik (Disable an alarm notification before this event occurs) jelölőnégyzetet. A riasztás ablakban jelenik meg, a beállított hangjelzés kíséretében. A Kész (Done) gombra kattintva a Notes többé nem figyelmeztet az adott bejegyzésre.

178

Lotus Notes R6

A Késleltetés (Snooze) gombra kattintva a Késleltetés (Snooze for) mező­ ben beállított idő múlva újra figyelmeztet a Notes. A Megnyitás (Open) gombra kattintva a Notes megnyitja a riasztáshoz tarto­ zó naptárbejegyzést.

Elmulasztott riasztások kezelése A Notes a program indításakor ellenőrzi, hogy a legutóbbi kilépés óta eltelt időben volt-e ütemezett naptári riasztás. Ha igen, a Notes rákérdez, hogy meg kívánja-e jeleníteni a riasztást. Az elmulasztott riasztások megjelenítéséhez kattintsunk az Igen (Yes) gombra. A Nem (No) gombbal törölhetjük az elmu­ lasztott riasztásokat. Ha az Igen gombra kattintunk, a Notes megjeleníti az Elmulasztott riasztások (Missed Alarms) párbeszédpanelt. 1. Jelöljük ki a megismételni kívánt riasztásokat, írjuk be a percek számát a Késleltetés (Snooze for) mezőbe, s végül kattintsunk a Késleltetés (Snooze) gombra. A ki nem jelölt riasztásokat a Notes töröli.

179

Naptár

2. Az összes riasztás törléséhez kattintsunk a Kész (Done) gombra.

Ismétlődő naptárbejegyzések 

Ismétlődő bejegyzés készítéséhez jelöljük be az Ismétlődik (Repeats) jelölőnégyzetet, s a megjelenő Ismétlési beállítások (Repeat Options) párbeszédpanelen állítsuk be az ismétlődés paramétereit.

Az ismétlődésgyakoriságának beállítási lehetőségei Ismétlődés

Leírás

Naponta (Daily)

A beállítás minden nap és minden x. (legfeljebb 31.) nap közötti értéket vehet fel.

Hetente (Weekly)

Az ismétlődési időköz egytől minden nyolcadik hétig változhat.

180

Lotus Notes R6

Ismétlődés

Leírás

Havonta dátum szerint (Monthly by Date)

Az ismétlődés egytől tizenkettő hóig változhat, ezen belül meg kell adnunk, hogy a hónap hányadik napján (elsején, másodikán stb.) kerüljön sor a bejegyzésre. Ha a következő hónaptól kezdődően szeretnénk ismételtetni az eseményt, jelöljük be a Számlálás a hónap végétől (Count from the end of the month) jelölőnégyzetet.

Havonta nap szerint (Monthly by Day)

Az ismétlődés egytől tizenkettő hóig változhat, ezen belül meg kell adnunk, hogy a hónap melyik napján (első vasárnapján, első hétfőjén stb.) kerüljön sor a bejegyzésre. Ha a következő hónaptól kezdődően szeretnénk ismé­ teltetni az eseményt, jelöljük be a Számlálás a hónap végétől (Count from the end of the month) jelölőnégyzetet. A beállítás értéke az évente és a tízévente között vál­ tozhat.

Évente (Yearly) Egyéni (Custom)

Válasszuk ki a kívánt dátumokat a dátumválasztó se­ gítségével, majd a Kijelölt dátum hozzáadása (Add selected date) gombra kattintva vegyük fel a kiválasz­ tott dátumokat a párbeszédpanel jobb oldalán lévő dátumlistára. Ha valamelyik dátumot törölni szeretnénk a listáról, jelöljük ki, majd üssük le a DELETE billentyűt.

A Találkozó ismétlődése (How Long the Meeting Repeats) csoportban az ismétlődés időtartamát megadhatjuk egy adott dátumig – eddig (to) válasz­ tókapcsoló, illetve egy adott Időtartamig (continuing for) napban, hétben, hónapban és évben. Kivételek megadása csoportban szabályozhatjuk, hogy ha egy találkozó

dátuma hétvégére esik, akkor a Notes program az adott bejegyzést hová helyezze át, avagy akkor törölje-e inkább.

Naptárbejegyzés módosítása 1. Kattintsunk duplán a módosítandó naptárbejegyzésre. 2. A kívánt módosítások elvégzése után kattintsunk a műveletsor Mentés és bezárás (Save and Close) gombjára.

181

Naptár

Figyelem! Ismétlődő naptárbejegyzés módosítása és törlése esetén a Notes visszakérdez, hogy a kapcsolódó bejegyzések sorsa mi legyen.

Naptárbejegyzés törlése 1. Jelöljük ki a törlendő naptárbejegyzést. 2. Adjuk ki a Szerkesztés, Törlés (Edit, Delete) parancsot. – vagy – Üssük le a DELETE billentyűt.

Naptár és teendők hozzáférési jogok szabályozása Ne felejtsük el, hogy a Naptár és teendők adatokhoz adott hozzáférési jogok nem vonatkoznak a levelezésünkre (lásd a Meghatalmazás a Levelezés adatbázishoz való hozzáférésre fejezetet a 139. oldalon), és azt sem, hogy Naptárunkhoz történő hozzáférést a foglaltsági adatokhoz történő hozzáfé­ réstől függetlenül szabályozhatjuk (lásd a Meghatalmazás ütemezési adatokhoz való hozzáférésre fejezetet a 194.oldalon). 1. Kattintsunk a műveletsoron az Eszközök (Tools) gombra és válasszuk a Beállítások (Preferences) parancsot. 2. Válasszuk a Hozzáférés és meghatalmazás, Levelezés és naptár elérése (Access & Delegation, Access to Your Mail & Calendar) panellapot. 3. A Személy vagy csoport hozzáadása (Add Person or Group) gombra kattintva meghatározhatjuk a megjelenő Személyek/csoportok hozzá­ adása (Add person/Group) párbeszédpanelen, hogy kinek, milyen jogot akarunk adni.

182

Lotus Notes R6

Az első pontban meghatározhatjuk, hogy ki férhet hozzá postafájlunkhoz (ne felejtsük el, hogy ebben van a levelezésünk, a naptárunk és a teendőink listája).

4. A második pontban válasszuk a Csak naptár és teendő (Only Calendar and To Do) választókapcsolót. A harmadik lépésben szabályozhatjuk, hogy milyen jogokat adunk. A naptár és a teendők listájához az alábbi választási lehetőségeink vannak: – Bármely naptárbejegyzés és teendő elolvasása (Read Any Calendar

Entry or To Do), – Bármely naptárbejegyzés és teendő létrehozása, szerkesztése és törlése (Read, Create, Edit and Delete Any Calendar Entry or To Do).

5. A negyedik pontban meghatározhatjuk, hogy a kapott meghívásokat a Notes automatikusan továbbítsa az első pontban megadott személynek vagy csoportnak. 6. Végül kattintsunk az OK gombra.

Más személy naptárának a megnyitása A felhasználó jogokat delegálhatunk más Notes felhasználók számra. Meg­ engedhetjük, hogy mások megnyissák a Naptárunkat, de azt már esetleg nem, hogy bele is írjanak (lásd részletesen a következő fejezetet).

183

Naptár 

Kattintsunk a műveletsoron az Eszközök (Tools) gombra és válasszuk ki a Naptár megnyitása (Open Calendar) parancsot.

– vagy – 

Nyissuk le a Naptár legördülő menüt és válasszuk a Más személy naptárának a megnyitása (Open Another Person’s Calendar) parancsot.

A megjelenő Naptár megnyitása (Open Calendar) párbeszédpanelben vá­ lasszuk ki a használni kívánt címjegyzéket, illetve azt a személyt, akinek a naptárát meg szeretnénk nézni.

Csoportnaptárak A csoportnaptárak segítségével kényelmesen és gyorsan ellenőrizhetjük, hogy a csoport tagjai elérhetőek-e egy adott időpontban.

184

Lotus Notes R6 Az egérmutatóval alakja

Csoportnaptár létrehozása 1. A naptár nézetben kattintsunk a műveletsoron az Eszközök (Tools) gombra, majd válasszuk a Csoportnaptárak megtekintése és létrehozása (View & Create Group Calendars) parancsot. 2. Kattintsunk a műveletsor Új csoportnaptár (New Group Calendar) gombjára. Megnyílik az Új csoportnaptár (New Group Calendar) pár­ beszédpanel.

Címjegyzék gomb

3. Írjuk be a Cím (Title) mezőbe a csoport nevét. A Tagok (Members) me­ zőben adjuk meg a személyek és csoportok nevét. (Ha címjegyzékből szeretnénk kiválasztani a tagokat, kattintsunk a Tagok (Members) mező jobb alsó sarkánál lévő nyíl gombra.)

185

Naptár Címjegyzék gomb

4. Kattintsunk az OK gombra. A Notes megjeleníti a Csoportnaptárt, és felveszi azt a Csoportnaptár nézet csoportnaptárakat felsoroló listájára.

Csoportnaptár megnyitása 

Kattintsunk a Naptár (Calendar) nézet nyílgombjára, s a lenyíló menüből válasszuk ki a Csoportnaptár megnyitása: xxx (Open Group calendar: xx) parancsot.

Ötlet Kényelmesen megnyithatjuk az elkészült csoportnaptárat, ha könyvjel­ zőt készítünk hozzá.

Csoportnaptár megjelenési módjának megváltoztatása 

Nyissuk meg a csoportnaptárt, majd kattintsunk a műveletsor Megjele­ nítési beállítások (Display Options) gombjára. A Notes megnyitja a Beállítások (Options) párbeszédpanelt.

186

Lotus Notes R6

Megadhatjuk, hogy a csoportnaptár hány órától jelenítse meg a tagok el­ foglaltsági adatait a Kezdés időpontja (Starting Time) mezőben – ebben segít az időpontválasztó. Az egyszerre látható időtartam hosszát az Időtartam (Duration) legördülő listából választhatjuk ki – egy 1 és 12 közé eső számot választhatunk.

Tagok hozzáadása és eltávolítása 1. A Naptár nézetben nyissuk meg a kívánt Csoportnaptárt. 2. Kattintsunk a műveletsor Tagok (Members) gombjára. Megjelenik a Nevek kiválasztása (Select Names) párbeszédpanel. 3. A Nevek kiválasztása párbeszédpaneltől jobbra látható listán lévő nevek­ hez adja hozzá, vagy távolítsa el közülük a kívánt neveket.

4. Kattintsunk az OK gombra. Ötlet Úgy is módosíthatja a tagok listáját, hogy kijelöli a Csoportnaptárt a Csoportnaptár nézetben, majd a Szerkesztés (Edit) gombra kattint. A Notes megjeleníti az Új csoportnaptár (New Group Calendar) párbeszédpanelt, amelyen a Csoportnaptár Cím (Title) mezője és Tagok (Members) mezője egyaránt módosítható.

187

Naptár

Találkozók szervezése A Notes Naptár segítségével találkozókat (meetings) szervezhetünk, ellenőriz­ hetjük a meghívottak foglaltsági adatait, kiküldhetjük a meghívót Notes elektronikus levélben, a meghívottak könnyedén válaszolhatnak, s a meghívó nyomon követheti válaszaikat. Helyiséget és más szükséges erőforrásokat foglalhatunk le a találkozóhoz – ha ezek az adatok elérhetők Notes adat­ bázisból! A meghívó és a meghívottak menedzselhetik a találkozót (pl a meghívó módosíthatja az időpontot, a meghívott az elfogadott meghívást később visszautasíthatja).

Találkozó létrehozása 

Nyissuk meg a Naptárt és kattintsunk a műveletsor Találkozó ütemezése (Schedule a Meeting) gombjára.

A hagyományos naptárbejegyzésekhez hasonlóan itt is megtaláljuk a tárgy, hely, kezdés és befejezés dátuma, ideje mezőket, az Értesítést kérek, Megje­ lölés sajátként, s a Ceruzás naptárbejegyzés jelölőnégyzeteket, és itt is megadhatunk más időzónát. Rendelhetünk kategóriát a találkozóhoz, csatol­ hatunk mellékletet hozzá, és részletes leírásra is van módunk. A találkozót is beállíthatjuk ismétlődő naptárbejegyzésnek. Ezek beállítása a korábban meg­ ismertek szerint történik. A találkozó naptárbejegyzéshez azonban még jó néhány – csak a találkozóra jellemző paraméter és szolgáltatás tartozik. Elnök (Chair) – automatikusan a találkozót szervező személy neve kerül ebbe

a mezőbe, de ha kell, akkor javítható a mező tartalma. Hely (Where) – ebben a csoportban nem csak a találkozó helyét írhatjuk be,

hanem ha a Domino adminisztrátor engedélyezte, akkor a helyiséget és az egyéb szükséges erőforrásokat (pl. projektor) is lefoglalhatjuk. Meghívottak (Invities) – itt adhatjuk meg a kötelező (required), illetve a nem

kötelező (optional) résztvevők neveit, s azokét, akik tájékoztatást kapnak a találkozóról. A kötelezően résztvevők meghívójában a műveletsoron megjelennek a válaszadást segítő gombok. A nem kötelező résztvevőknek lehetőségük van a találkozó időpontját felvenni a saját naptárukba. Akik tájékoztatást kapnak, azok ceruzás bejegyzésként vehetik fel a találkozót naptárukba. A kötelező résztvevők nevei a meghívó Címzett, a nem kötelező résztvevőké a Másolat, míg a tájékoztatást kapók nevei a Titkolt másolat mezőbe kerülnek. Ütemező (Scheduler) – segít megtalálni azt az időpontot, ahol senki sem

foglalt a meghívottak közül.

188

Lotus Notes R6

Találkozó ütemezése 

Kattintsunk az Ütemező (Scheduler) gombra.

Az Ütemező az Összegzés (Summary) és a Részletek (Details) nézetekkel segít a megfelelő időpont megtalálásában. A Részletek (Details) nézetben színkódokkal jeleníti meg a Notes a meghí­ vottak foglaltsági adatait. Ha az időpont nem felel meg mindenkinek (kötelező és nem kötelező résztvevőknek), akkor a találkozó tervezett időpontját barna sávként jeleníti meg a program. A meghívottak (invities) kiválaszthatók címjegyzékekbol is

Az ütemezo nézetei

Színkódok jelentése

A találkozó kezdő és befejező időpontja megváltoztatható – egyszerűen húz­ zuk egérrel a találkozót jelképező hasáb bal, illetve jobb oldalát a kívánt idő­ pontba. Az egész találkozó – változatlan időtartam mellett – is áthelyezhető. A következő ábrán láthatjuk, hogy ezen műveletek közben milyen alakú az egérmutató.

189

Naptár Találkozó áthelyezése

Találkozó áthelyezése

Kezdés ideje

Befejezés ideje

Kezdés ideje Ha a tervezett

Befejezés ideje időpont mindenkinek megfelel, akkor a találkozó időpontjában zöld színű hasáb látható.

Zöld sáv jelzi, hogy a találkozó mindenkinek megfelel

Zöld sáv jelzi, hogy a találkozó mindenkinek megfelel

Az Összegzés (Summary) nézetben a Notes felsorolja a tervezett napra a le­ hetséges időpontokat. Javaslatokat kérhetünk a kijelölt napra, a következő 7, illetve 30 napra, a kijelölt hétre, vagy hónapra. A Javasolt időpontok a kijelölt napra (Suggested times for selected day) gombra kattintva választ­ hatunk, hogy milyen időszakon belül adjon a program javasolt időpontokat. A Jelölje be, ha… (Check if all required can attend) gombra kattintva dönthe­ tünk arról, hogy milyen várható megjelenési arány mellett hirdetjük meg a találkozót.

Dupla kattintással megnyitható a meghívott naptára

A találkozó küldés paraméterei egy kicsit mások, mint egy normál üzeneté – három csak a találkozókra jellemző jelölőnégyzet jelenik meg a kézbesítési beállítások párbeszédpanelen. Nem kérek választ a résztvevőktől (I do not want to receive replies from

participants) – a meghívottakat a Notes nem szólítja fel válaszadásra (nem is

190

Lotus Notes R6

jelennek meg a meghívóban ezek a gombok a műveletsoron), de a címzettek bejegyezhetik naptárukba a találkozó időpontját. Célszerűen akkor használhat­ juk ezt a beállítást, ha nagyon sok a meghívott, s amúgy sem szempont, hogy elfogadják, avagy visszautasítják a meghívást a címzettek.

A találkozó speciális kézbesítési beállításai

Ellenjavaslatok letiltása (Prevent counter-proposing) – a címzettek nem

javasolhatnak más időpontot a találkozóra. Meghatalmazás tiltása (Prevent delegating) – a címzettek nem ruházhatják át

másra a meghívást.

Meghívottak válaszai A meghívó tárgy mezője a Meghívás (Invitation) szóval kezdődik. A megnyi­ tott meghívó műveletsorában megjelennek a meghívó kezeléséhez szükséges gombok. Ezekkel a meghívottak egyszerűen tudják a kívánt választ megadni a meghívásra. A meghívott válaszához megjegyzést fűzhet, kiegészítő informá­ ciót kérhet, ellenőrizheti saját naptárában, hogy a jelzett időpontban ráér–e.

Válaszadási lehetőségek Elfogadás (Accept) – elfogadva a javasolt időpontot az bekerül a meghívott

naptárába foglalt jelzéssel. Ha a meghívó nem tiltotta le a meghívottak vá­ laszait, akkor automatikusan válaszlevél megy a meghívó címére a meghívás elfogadásáról, az Elfogadta (Accepted) szóval kezdődő tárgy mezővel. Visszautasítás (Decline) – a meghívott részéről ez a visszautasítás végleges,

az esetleges újraütemezésről nem kap értesítést. A válaszüzenet tárgya a Visszautasította (Declined) szóval kezdődik.

191

Naptár

Delegálás (Delegate) – a meghívott a meghívást más személynek adja

tovább. A találkozó szervezője erről elektronikus levélben kap értesítést. Ellenőrizhető, hogy akire átruházzuk a meghívást ráér–e a találkozó idő­ pontjában. A meghívótól érkező esetleges frissítések fogadásához be kell kapcsolnunk a Tájékoztatás a frissítésekről (Keep Me Informed) jelölő­ négyzetet. Új időpont (Propose New Time) – a meghívott más időpontot javasol a

találkozó megtartására. A művelet közben lehetőség van ellenőrizni, hogy a javasolt új időpont megfelelő–e a többi meghívottnak is. Ha a találkozó szervezője elfogadja a javasolt új időpontot, akkor a Notes automatikusan értesíti erről a meghívottakat. Feltételes elfogadás (Tentatively Accept) – a találkozó ceruzás bejegyzés­

ként kerül be a meghívott naptárába (ezt az időtartamot szabadnak jelzi a Notes).

Meghívások menedzselése A találkozóra szóló meghívó elküldése és megválaszolása után mind a meghí­ vónak (Owner), mind a résztvevőknek (Participant) lehetősége van a meghí­ vás menedzselésére.

Meghívó személy műveletei 

Jelöljük ki a naptárban a találkozót, majd kattintsunk a Tulajdonos műveletei (Owner Actions) gombra és válasszuk ki a kívánt parancsot.

Újraütemezés (Reschedule) – új kezdési és befejezési időpontot adhatunk

meg. Ellenőrizhetjük, hogy az új időpont megfelel–e a meghívottaknak. Törlés (Cancel) – a Beállítások törlése () párbeszédpanelen szabályozhatjuk,

hogy mi történjen a találkozóval és az arra érkezett válaszokkal.

192

Lotus Notes R6

A találkozó törléséről értesítő levélhez megjegyzéseket fűzhetünk (További megjegyzések hozzáfűzése az értesítéshez jelölőnégyzet bekapcsolva). Megerősítés (Confirm) – a Notes minden résztvevőnek emlékeztetőt küld

elektronikus levélben a találkozó helyéről és idejéről. Az értesítő levélhez megjegyzéseket fűzhetünk (További megjegyzések hozzáfűzése az értesítéshez jelölőnégyzet bekapcsolva). Meghívottak állapotának megtekintése (View Invitee Status) – ha a meghívó nem tiltotta le a meghívottak válaszait, akkor a Notes a Meghívottak állapota

(Participant Status) párbeszédpanelben foglalja össze a meghívottak válaszait. Ezt a jelentést ki is nyomtathatjuk, ha a Nyomtatás (Print) gombra kattintunk.

193

Naptár

Levél küldése minden meghívottnak (Send Memo to All Invitees) – a Notes

létrehoz egy új üzenetet, s a meghívottak címét automatikusan elhelyezi a címmezőkbe. Levél küldése azon meghívottnak, akik válaszoltak (Send Memo to Invitees,

Who Have Responded) – a Notes létrehoz egy új üzenetet mindazon meghívottakat megcímezve, akik már válaszoltak a meghívóra. Levél küldése az eddig nem válaszoló meghívottnak (Send Memo to Invi­

tees, Who Have Not Responded) – a Notes létrehoz egy új üzenetet mindazon meghívottakat megcímezve, akik még nem válaszoltak a meghívóra.

Résztvevők műveletei Visszautasítás (Decline) – a korábban elfogadott meghívást utasíthatjuk

vissza. A meghívott részéről ez a visszautasítás végleges, az esetleges újraütemezésről nem kap értesítést. Delegálás (Delegate) – a már elfogadott meghívást a meghívott a más sze­

mélynek adja tovább ahhoz hasonlóan, mintha ezt a meghívás megérkezé­ sekor tenné meg. Új időpont (Propose New Time) – a meghívott a már elfogadott meghívásra

más időpontot javasol – ugyanazok a lehetőségek, mint amikor a meghívásra rögtön ezt teszi.

Meghatalmazás ütemezési adatokhoz való hozzáférésre Beállíthatjuk, hogy amikor a találkozó szervezője ellenőrzi a foglaltsági ada­ tokat, akkor a saját naptárbejegyzéseinkből mennyi legyen a számára látható. Ezek a jogok függetlenek a levelezésünkhz, illetve naptár és teendőinkhez adott jogoktól (lásd a Meghatalmazás a Levelezés adatbázishoz való hozzáférésre és a Naptár és teendők hozzáférési jogok szabályozása fejezeteket). A párbeszédpanelen látható adatok szintjét a Domino adminisztrátor határozza meg. Legalább annyi mindig látható mások számára is, hogy egy adott idősza­ kaszban Ön foglalt vagy szabad. A naptárbejegyzések szövege, például a Tárgy is megjelenhet másoknak. Ha az adminisztrátor engedélyezte a részletes adatok megjelenítését, mi magunk ebben az esetben is dönthetünk arról, hogy ezek a bizalmas adtok láthatóak legyenek a találkozó szervezője számára, avagy mégsem.

194

Lotus Notes R6

1. Kattintsunk a műveletsoron az Eszközök (Tools) gombra és válasszuk a Beállítások (Preferences) parancsot. 2. Válasszuk a Hozzáfeqérés és meghatalmazás, Ütemezés elérése (Access & Delegation, Access to Your Schedule) panellapot.

3. Adjuk meg, hogy kik férhetnek hozzá a foglaltsági adatainkhoz. •

Mindenki megtekintheti ütemezési adatait (Everyone may see your schedule information) – bárki szervez találkozót, láthatja foglaltsági adainkat.

•

Senki sem láthatja az Ön ütemezési adatait (No one may see your schedule information) – nem engedélyezzük foglaltsági adataink megte­ kintését.

•

Ütemezési adatok megjelenítése csak a következő személyek vagy csoportok számára (Only the following people or groups may see your schedule information) – csak a megadott személyek, illetve csoportok láthatják foglaltsági adatainkat.

4. A Megtekinthető ütemezési információk (What schedule information they may see) paramétercsoportban állítsuk be, hogy miként legyenek láthatóak foglaltsági adataink a találkozó szervezője számára.

195

Naptár

•

Csak az elérhetőségi és foglaltsági adatok (Only information about when you are busy or available) – a találkozó szervezője csak azt látja foglalt, vagy szabad-e a meghívott a találkozó tervezett időpontjában.

•

A naptárbejegyzések részletes adatainak a megtekintése (Detailed information about when you are busy or available) – az értekezlet szervezője, ha a jobb egérgombbal rákattint a foglalt szakaszra (ilyenkor az egérmutató alakja: ) a kinyíló helyi menüből kiadott parancsokkal részletesebb információt kaphatnak a naptárbejegyzésről.

•

Csak az elérhetőségi és a foglaltsági adatok, de a következő sze­ mélyek részletesebb adatokat láthatnak (Only information about when you are busy or available, except the following people may see detailed information) – a részletes adatokhoz csak a megadott személyek férhetnek hozzá.

Ha nem akarjuk, hogy a részletes adatok közt megjelenjen a naptár­ bejegyzés tárgya, akkor töröljük a Ha a részletes adatok elérhetővé válnak, ne szerepeljen azok között a naptárbejegyzés tárgya (Do not include the subject of a calendar entry when detailed information is made available) jelölőnégyzetet. Figyelem! Az ütemezési beállítások és a levelezéshez, illetve naptárhoz és teendőkhöz adott jogosultságok (Levelezés és naptár elérése panellap) függetlenek egymástól!

196

Lotus Notes R6

Naptár nyomtatás A Notes Naptár elemei többféleképpen is kinyomtathatók, sőt, a Nyomtatás parancs segítségével akár szerkeszthető és mások számára továbbítható doku­ mentum is létrehozható.

Naptár kinyomtatása 1. Nyissuk meg a Naptárt. 2. Adjuk ki a Fájl, Nyomtatás (File, Print) parancsot. – vagy – Kattintsunk a Nyomtatás (Print) gombra az eszköztáron 3. A Naptár nyomtatása (Print Calendar) párbeszédpanel Nyomtatandó (What to Print) csoportjában jelöljük be a Naptár nyomtatása (Print calendar) választógombot.

A Nyomtatási tartományban (Print Range) – attól függően, hogy milyen nap­ társtílust választottunk – határozhatjuk meg, hogy milyen dátum és időtarto­ mány naptáradatait akarjuk kinyomtatni.

197

Naptár

A Naptár stílusa (Calendar style) legördülő listából választhatjuk ki, hogy milyen bontásban kívánjuk kinyomtatni a naptárunkat.

Nyomtatható naptárstílusok Beállítás

Nyomtatás

Napi bontás (Daily Style)

Oldalanként egy napot nyomtat ki.

Heti bontás (Weekly Style)

Oldalanként egy hetet nyomtat ki.

Munkahét szerinti bontás (Work Week Style)

A Notes a Munkahét nézet szerint nyomtatja ki a bejegyzéseket.

Havi bontás (Monthly Style)

Oldalanként egy hónapot nyomtat ki.

Gördülő (Rolling Style)

A Nyomtatási tartomány területen megadott időtartamot nyomtatja ki, az Ettől az oldaltól mezőben megadott héttől kezdve az Eddig mezőben megadott héttel bezárólag.

Naptárlista (Calendar List)

Listaszerűen nyomtatja ki a naptárbejegyzéseket.

Teendők (To Do List)

A teendők listáját nyomtatja ki.

Három részre osztott megjelenítés (Trifold Style)

Napi, heti és havi bontásban, három részre osztott megjelenítésben nyomtatja ki az adatokat. Ezt célszerű fekvő tájolásban kinyomtatni.

A következő ábrán heti bontás, gördülő, naptárlista és havi bontás stílusú nyomtatásokat láthatunk.

198

Lotus Notes R6

A Naptárstílus (Calendar Style) panellapon a naptárnyomtatás mikéntje sza­ bályozható. A Mit nyomtasson a program minden naptárbejegyzésben (What to Print in Every Calendar Entry) paramétercsoportban adhatjuk meg, hogy a naptár­ bejegyzések mely adatait és hogyan nyomtassa ki a program. 

Töröljük a pipát az első oszlopból azon elemek mellől (a Név /Name/ osz­ lopban olvasható a különböző elemek neve), amelyeket nem akarunk kinyomtatni. Ikon Gondolatjel Leírás (Tárgy/hely/elnök)

Befejezés idopontja Kezdés idopontja

Módosíthatjuk az egyes elemek nyomtatásához használt betűtípust, ha rákat­ tintunk az elem neve mellett, a Betűtípus (Font) oszlopban látható betűtípus feliratra, méretének módosításához pedig az elem neve mellett, a Méret (Size) oszlopban látható számra. A Stílus (Style) oszlopban látható stílusnévre kattintva megadhatjuk, hogy az adatokat Egyszerű, Félkövér, Aláhúzott, vagy Áthúzott stílussal nyomtassa a program.

199

Naptár

A kinyomtatott listán előrébb vagy hátrébb vihetjük a kijelölt elemet a Felfelé (Up), illetve a Lefelé (Down) gombokkal. Ötlet Az Azonos stílus (Make Same) gombra kattintással mindegyik sorral a kijelölt sorral azonos formátumra állíthatjuk be.

A Stílus beállításai (Style Options) paramétercsoportban beállíthatjuk, hogy minden naptárbejegyzés leírásának csak az első sorát nyomtassa ki a program, a Naptár nézetnek megfelelően. Bekapcsolva a Sorok és időszakaszok át­ méretezése (Expands rows, time-slots as needed) jelölőnégyzetet a Notes megnöveli a vízszintes időszakaszok magasságát – hogy a lehető legtöbb be­ jegyzés teljes szövege elférjen a rendelkezésre álló helyen. Heti, a havi és a munkahetes bontásnál nyomtathatjuk a naptárat három oldalra, így vízszintesen több hely áll rendelkezésre az információk megjelenítésére (Hét szétosztása három oldalra /Spread week across 3 pages/ jelölőnégyzet). Heti, a havi és a munkahetes bontásnál nyomtathatjuk a naptárat az Egy hét nézetnek megfelelő módon, ha bekapcsoljuk a Sorok/oszlopok formátum használata (Use row/column format) jelölőnégyzetet. Bekapcsolhatjuk a Hétvégéket is (Include weekends) jelölőnégyzetet, így a Notes a hétvégi napokat is kinyomtatja (Heti, a Havi és a Három részre osztott

200

Lotus Notes R6

megjelenítés esetén). A Három hónap megjelenítése a fejlécen (Print three month banner) jelölőnégyzet bekapcsolásával a program lap tetejére kinyom­ tatja az előző, a folyó és a következő hónap kisméretű naptárát. Elrejthetjük nyomtatásban a „saját” minősítésű naptárbejegyzéseinket (Személyes be­ jegyzések elrejtése /Hide private entries/). Az Oldaltípusok (Page types) listából kiválaszthatjuk a határidőnaplónkba

beleillő laptípust. Ezek mérete megfelel a hagyományos menedzser naptárak méretének. Háromrétű oldal (Trifold Sections) paramétercsoport csak a Háromrétű (Trifold Style) naptár stílus választása esetén (Nyomtató /Printer/ panellap)

jelenik meg.

A három különböző terület nyomtatását szabályozhatjuk külön–külön. Mindegyik területnél választhatunk a Napi, Heti, Munkahét szerinti, Havi, Gördülő, Teendőlista és Megjegyzések lehetőségek közül. Ötlet Ha a legutóbbi beállításokat szeretnénk visszaállítani, akkor kattintsunk a Visszaállítás (Restore) gombra.

Naptár mentése és továbbítása dokumentumként A Naptár kinyomtatása helyett továbbíthatjuk a naptár tartalmát elektronikus levélben. 1. Nyissuk meg a Naptárt és adjuk ki a Fájl, Nyomtatás (File, Print) paran­ csot. 2. A Nyomtatandó (What To Print) paramétercsoportban jelöljük be a Naptár nyomtatása dokumentumba (Print calendar to a document) választókapcsolót. Megváltoznak a beállítási lehetőségek! A Nyomtatási beállítások (Print Settings) csoportban paraméterezhetjük, hogy mely adatok szerepeljenek a továbbítandó dokumentumban (például háromhavi fejléc, heti bontás és naptárlista esetén a hely, havi bontás esetén pedig megadhatjuk a betűméretet).

Figyelem!

201

Naptár

3. Kattintsunk a Nyomtatási kép (Preview) gombra (az OK gomb nem is aktív!). A Notes egy új levélbe másolja a naptárt, ahol a következő lehetőségek közül választhatunk:

202



A Továbbítás (Forward) gombra kattintva elküldhetjük levélként a dokumentumot.



A Bezárás (Close) gombra kattintva mentés nélkül bezárhatjuk a dokumentumot.



A Nyomtatás (Print) gombra kattintva kinyomtathatja a dokumen­ tumot.

Teendők

A Teendők (ToDo) segítségével egyszerűvé válik a feladatok nyilvántartása, megjelenítése és rendszerezése, illetve a Csoportos teendők használatával másoknak is kioszthatunk feladatokat. A Teendők is a Levelezés adatbázis része, annak egy speciális nézete, a Naptárhoz hasonlóan. A Naptár nézetben is megjeleníthetők a Teendők.

Teendők nézetet megnyitása 

Kattintsunk a Nyitólapon a Teendők (To Do List) hivatkozásra.

– vagy – 

Kattintsunk a Teendők (To Do List) könyvjelzőre.

– vagy – 

A Levelezés adatbázisban kattintsunk a Levelezés (Mail) fejléc melletti nyílra, majd kattintsunk a kinyíló menü Váltás a teendőkre (Switch to To Do) parancsára.

A Teendők nézet.

Ezek a nézetek segítenek rendszerezni teendoinket

203

Teendők

Személyes teendő létrehozása 1. A Teendők nézetben adjuk ki a Műveletek, Új teendő (Actions, New ) parancsot. – vagy – Kattintsunk a műveletsor Új teendő (New ) gombjára.

Személyes teendőhöz válasszuk a Megbízott (Assign To) paramétercsoport Én (Myself) választókapcsolóját. A Tárgy (Subject) mezőbe írt szöveg jelenik meg a teendők lista Tárgy (Subject) mezőjében és a Naptár nézetben is. A prioritás (Priority) mezőben megadhatjuk a teendő prioritását. A Teendők nézet teendőlistáján szám jelöli az elem prioritását (Magas=1, Közepes=2, Alacsony=3, Nincs=szám nélkül). Ha szükséges, a Kategória (Category) mezőben megadhatjuk, vagy kiválaszt­ hatjuk a bejegyzés kategóriáját. Igény szerint töltsük ki a Határidő (Due by) és a Kezdés (Start by) határideje mezőt. Itt is beállíthatunk ismétlődő bejegy­ zést (Ismétlődik /Repeats/ jelölőnégyzet). A Leírás (Description) mezőben igény szerint beírhatunk szöveget, készíthe­ tünk hivatkozásokat, beszúrhatunk fájlmellékleteket és képeket. Hasonlóan a naptárbejegyzésekhez itt is megjelölhetjük sajátként (Private) a teendőt, s kérhetünk hozzá riasztást (Alarm). 2. Ha minden kívánt paramétert beállítottunk, akkor kattintsunk a Mentés és bezárás (Save and Close) gombra. A Notes hozzáadja az elemet a Teendők nézethez. Ötlet Részletes adatokat nem tartalmazó teendőt a Teendők nézetben úgy is létrehozhatunk, hogy lenyomva tartjuk a CTRL billentyűt, és a következő szabad területre kattintunk, és beírjuk a szöveget.

204

Lotus Notes R6

Csoportos teendő létrehozása Csoportos teendő létrehozásakor megbízhatunk a teendővel egy vagy több személyt, értesítést küldhetünk részükre a megbízásról. A meghívásokhoz hasonlóan a megbízásokra is a beépített válaszlehetőségek (Elfogadás, Visszautasítás, Meghatalmazás, Javaslat új dátumra, Kész) segítségével válaszolhatnak a címzettek. 

Csoportos teendő készítéséhez válasszuk a Megbízott (Assign to) paramé­ tercsoportban a Mások (Assign To) választókapcsolót.

A Résztvevők (Participants) paramétercsoportban adhatjuk meg, hogy kiknek és miként akarjuk a feladatot kiosztani. Kötelező (Required) – Ezek a résztvevők olyan értesítést kapnak, amely tar­

talmazza a válaszadási lehetőségeket (Elfogadás, Visszautasítás, Meghatalma­ zás, Javaslat új dátumra, Kész). Részvételük nem kötelező (Optional) – Ezeknek a résztvevőknek nem köte­

lező részt venniük a teendőben, de olyan értesítést kapnak, amely tartalmazza a válaszadási lehetőségeket (Elfogadás, Visszautasítás, Meghatalmazás, Javaslat új dátumra, Kész). Tájékoztatás (FYI) – Ezek a személyek csak tájékoztató értesítést kapnak.

Nem állnak rendelkezésükre a kötelezően és nem kötelezően részt vevők válaszadási lehetőségei, de hozzáadhatják a teendőt Teendők nézetükhöz. A többi megbízott nem látja értesítésében az ebben a mezőben (titkos másolat) megadott neveket.

205

Teendők

Teendők megjelenítése a Naptárban 1. Teendők nézetben adjuk ki a Műveletek, Eszközök, Beállítások (Actions, Tools, Preferences) parancsot. 2. Válasszuk ki a Naptár és teendők, Teendők (Calendar & To Do, To Do) panellapot. 3. Kapcsoljuk ki a Ne jelenítse meg a teendőket a naptárban (Do not display To Do entries in the Calendar) jelölőnégyzetet.

Teendő szerkesztése 1. Nyissuk meg a módosítani kívánt teendőt és végezzük el a szükséges mó­ dosításokat. 2. Végül kattintsunk a Mentés és bezárás (Save and Close) csoportos teendő esetében a Megbízások mentése és elküldése (Save and Send Assignment) gombra.

Teendők törlése 

Jelöljük ki a teendőt és kattintsunk a műveletsor Törlés (Delete) gombjára.

Figyelem! A teendő megerősítő kérdés nélkül véglegesen törlődik – nem kerül a Szemétgyűjtőbe!

206

Lotus Notes R6

Személyes napló A Személyes napló (Personal journal) adatbázisban tároljuk azokat a doku­ mentumokat, amelyeket nem kívánunk másokkal megosztani. A személyes napló használható naplóként, jegyzetfüzetként és akár olyan dokumentumok tárolására is, amelyeket nem akarunk másokkal megosztani. Ha még nem hoztuk létre a Személyes naplónkat, és az Alapok nyitólapon rákattintunk a Személyes napló (Personal journal) gombra, akkor a Notes megkérdezi, hogy létrehozza–e azt. Ha bejelöljük a Még nincs személyes naplóm () választógombot, akkor néhány paraméter megadása után a Notes létrehozza Személyes napló adatbázisunkat (név.nsf fájlkiterjesztéssel). Később is létrehozhatunk, akár több személyes naplóadatbázist. 1. Adjuk ki a Fájl, Adatbázis, Új (File, Database, New) parancsot.

2. A Szerver (Server) listában válasszuk a Helyi listaelemet. A Cím (Title) mezőbe írjuk be a személyes naplóadatbázis nevét. A beírt cím megjelenik a Fájlnév (File Name) mezőben, az .NSF kiterjesztéssel kiegészítve. A sablonlistán (Template) jelöljük ki a Személyes napló (R6) /Personal Journal (R6)/ sablont, s végül kattintsunk az OK gombra. Ötlet A Quick Notes Naplóbejegyzés eleme (Journal entry) segítségével az adatbázis megnyitása nélkül is készíthetünk bejegyzést a Személyes naplónkba. Ha több személyes naplónk is van, akkor azokat a Fájl, Adatbázis, Megnyi­ tás paranccsal nyithatjuk meg – célszerű ezekhez könyvjelzőt rendelni.

207

Teendők

Személyes napló használata A Személyes napló adatbázisban két dokumentumtípus, Naplóbejegyzés és Tiszta lap hozható létre. Ezeket a műveletsor Új naplóbejegyzés (New journal entry), illetve Új tiszta lap (New cleen sheet) gombokkal készíthetjük el. Naplóbejegyzés –töltsük ki a bejegyzés Cím (Title) mezőjét, majd írjuk be a

törzsszöveget a cím alatti mezőbe, végül mentsük el a bejegyzést. A bejegyzés címe a Minden dokumentum (All Documents) és Kategória szerint (By Category) nézet listájában jelenik meg. Tiszta lap – ez fejléc nélkül megjelenő és fejléc nélkül nyomtatott dokumen­

tumot jelent. Ezt olyan dokumentumok esetén használhatjuk, ahol nem kell a képernyőn vagy nyomtatásban megjeleníteni a dokumentum címét. Ha címet vagy kategóriát szeretnénk rendelni a tiszta laphoz, kattintsunk a dokumentum tetején található Cím vagy kategória hozzáadása (Title/Categiry) gombra.

A Nézet panelen található nézetekkel jól csoportosíthatjuk naplóbejegyzése­ inket. A Módosítva (Modified) és a Cím (Title) oszlopfejlécekre kattintva növekvő, illetve csökkenő sorrendbe rendezhetjük a naplóbejegyzéseket. Ötlet Ha többet szeretnénk tudni a személyes naplóadatbázis használatáról, nyissuk meg a személyes naplóadatbázist, és adjuk ki a Súgó, Adatbázis használata (Help, Using This Database) parancsot. A súgó információt a Notes önálló dokumentumként ablakban jeleníti meg.

208

Szövegszerkesztés

A Windows-os környezetben és a szövegszerkesztő programokban megszokott szerkesztési alapeszközök a Notesban is a rendelkezésünkre állnak. A kurzorpozícionálás, szövegkijelölés, szövegtörlés gyakorlatilag ugyanúgy működik, mint bármilyen szövegszerkesztő programban. A Notesban is fontos a szövegrészek helyes tagolása, tördelése. Hasonlóan a Word szövegszerkesztő programhoz itt is alapvető formai egység a bekezdés. Különösen fontos ez a felsorolásos, illetve sorszámozott bekezdéseknél. A helyes bekezdéstagoláshoz jellemzően itt is két billentyű kombinációt hasz­ nálunk. Billentyű

Formai tagolás

ENTER

Új bekezdés

SHIFT+ENTER

Új sor

A Notes dokumentumokban az új sor és az új bekezdés vezérlőjelek nem jele­ níthetők meg a képernyőn, ezért a bekezdéstagoláskor egy kicsit jobban oda kell figyelnünk. Ötlet Ha egy sor előtt a kijelölősávon duplán kattintunk, akkor a Notes kije­ löli a teljes bekezdést, amihez az adott sor tartozik – ezzel a „trükkel” megállapíthatjuk, hogy meddig tart egy bekezdés.

Kurzorpozícionáló billentyűk Billentyű

Kurzor mozgása



Balra, jobbra, fel, le

Home

Sor elejére

End

Sor végére

Ctrl+Home

Dokumentum elejére

Ctrl+End

Dokumentum végére

209

Szövegszerkesztés

Billentyű

Kurzor mozgása

Page Up

Lapozás előre

Page Down

Lapozás hátra

Ctrl+

Következő szó elejére

Ctrl+

Előző szó elejére

Kurzorpozícionálás egérrel 

Kattintson a kívánt pozícióra.

Kijelölés billentyűzettel A SHIFT billentyűt lenyomva tartva a kurzormozgató billentyűket használva jelölhetjük ki a kívánt szövegrészt. Amit a kurzor átugorna, azt jelöli ki a program. Billentyű

Kijelölés

SHIFT+kurzormozgató nyilak

A nyíl irányában jelöl ki a program

SHIFT+Home

A sor elejéig

SHIFT+End

A sor végéig

SHIFT+CTRL+Home

A dokumentum elejéig

SHIFT+ CTRL+End

A dokumentum végéig

Kijelölés egérrel Kijelölés a szövegterületen Néhány – a Word szövegszerkesztőben is használt – kijelölési módszert mutat be a következő táblázat. Müvelet

Kijelölés

Dupla kattintás

Szó

Húzás

Szövegblokk

210

Lotus Notes R6

Különösen nagyobb szövegblokk kijelölésénél használhatjuk kényelmesen a következő kijelölési módot. 1. Kattintsunk a kijelölendő szövegblokk első karaktere elé 2. Tartsuk lenyomva a SHIFT billentyűt és kattintsunk a kijelölendő szöveg­ blokk végére.

Kijelölő sáv használata Ha szerkesztjük a levelet, akkor a szöveg bal széle és az ablak bal széle között mindig láthatunk egy üres sávot. Az egérmutató ezen a sávon jobbra dőlő nyíl alakot vesz fel (mint a Word szövegszerkesztőben). Ezt a sávot szövegki­ jelölésre használhatjuk.

Müvelet a kijelölősávon

Kijelölt szöveg

Kattintás

Sor

Dupla kattintás

Bekezdés

Húzás

Több sor

Karakterformázás Ne felejtsük el, hogy a meglévő szöveg formázása a szövegrész kijelölése után lehetséges! A legfontosabb karakterformázási parancsokat a Szövegtulajdonságok eszköztárral egyszerűen el tudjuk végezni. 1. Jelöljük ki a formázandó szövegrészt. 2. Kattintsunk a kívánt formátumnak megfelelő gombra, vagy válasszunk a megfelelő legördülő listából.

211

Szövegszerkesztés Betuméret

Betutípus

Varázsceruza

Félkövér Dolt

Valamennyi karakterformátumot be tudjuk állítani a Szöveg (Text) tulajdon­ ságpanel segítségével. 1. Jelöljük ki a formázandó szövegrészt. 2. Kattintsunk a Tulajdonságok (Properties) gombra az Univerzális eszköztáron. 3. A megjelenő tulajdonságpanelen állítsuk be a kívánt formátumot. Számozott lista Bekezdés igazítása Felsorolás

Behúzás Kihúzás

Térköz

Stílus

A Stílus (Style) listából aláhúzott, áthúzott, felsőindex, alsóindex formátumo­ kat választhat. A Szín (Color) legördülő lista a karakterszín beállítását teszi lehetővé. A Nyelv Language) legördülő lista a kijelölt szöveg nyelvi formátumát hatá­ rozza meg (pl. magyar, vagy német) – ebből tudja a Notes, hogy melyik helyesírás–ellenőrzőt kell használnia a szövegrész ellenőrzéséhez.

Bekezdésformázás A leggyakrabban használt bekezdés formázási parancsokat (igazítás, behúzás, bekezdésköz, felsorolás, sorszámozás) szintén az eszköztár tudjuk gyorsan és kényelmesen elvégezni. 1. Jelöljük ki a formázandó szövegrészt (Figyelem! Ha egy bekezdést for­ mázunk, akkor elegendő, ha a szövegkurzor a bekezdés belsejében helyezkedik el.). 2. Kattintsunk a kívánt formátumnak megfelelő gombra a Szövegtulajdonsá­ gok eszköztáron.

212

Lotus Notes R6 Számozott lista Felsorolás

Bekezdés igazítása Térköz

Behúzás Kihúzás

Stílus

Gomb

Funkció

Térköz

A bekezdés után egyes (single), másfeles (1,5) és dupla (double) térközt állít be.

Igazítás balra

Bekezdés balra igazítás

Középre igazítás

Bekezdés középre igazítás

Igazítás jobbra

Bekezdés jobbra igazítás

Sorkizárás

Bekezdés sorkiegyenlítés

Behúzás

Bekezdés bal oldali behúzása 0,25 hüvelykkel (kb. 0,63 cm)

Kihúzás

Bekezdés bal oldali kiengedése a bal margó felé 0,25 hüvelykkel (kb. 0,63 cm)

Felsorolás

Felsorolásos („bajuszos”) bekezdések

Számozott lista

Sorszámozott bekezdések

Stílus

A Basic (alap), Headline (Címsor), Bullet (felsorolás) stílusokat állítja be.

Felsorolásos és sorszámozott bekezdések 1. Jelöljük ki a formázandó bekezdéseket (az első és az utolsó bekezdés teljes kijelölésére nincs szükség, elég ha „belejelölünk”). 2. Kattintsunk a Számozott lista (Numbered), illetve a Felsorolás (Bulleted) gombra.

213

Szövegszerkesztés

Bekezdésformázás vonalzóval A vonalzóval bekezdések behúzását, vagy tabulátorok beállítását végezhetjük el. Ha nem látszik a vonalzó, akkor jelenítsük meg: 

adjuk ki a Nézet, Vonalzó (View, Ruler) parancsot.

Bekezdés behúzás beállítás vonalzóval A vonalzón két, egymás csúcsára állított háromszög alakú csúszka található. A felső háromszöggel a bekezdés első sora húzható kijjebb vagy beljebb. Az Elso sor behúzása alsó háromszöggel a bekezdés többi sora (az elsőt kivéve – függő behúzás) húzható beljebb, vagy kijjebb. Elso sor behúzása

Függo behúzás beállítása Függo behúzás beállítása

A háromszög csúszkák alatti téglalappal a bekezdés bal oldalát húzhatjuk beljebb, vagy kijjebb, anélkül, hogy az első sor, illetve a függő behúzás beállításokat megváltoztatnánk.

Tabulátorok beállítása vonalzóval 1. Jelöljük ki a bekezdés(eke)t, ahol tabulátorokat kívánunk beállítani 2. Kattintsunk arra a helyre, ahová bal tabulátort akarunk elhelyezni (a vonal­ zón megjelenik a tabulátor jele).

214

Lotus Notes R6

A jobb, tizedes vagy középtabulátor megadásához kattintsunk a jobb egér­ gombbal a vonalzóra, és válasszuk a megfelelő parancsot a helyi menüből. A tabulátorok helye húzással egyszerűen megváltoztatható. A tabulátor eltávo­ lítása is könnyű – kattintsunk a tabulátor jelére a vonalzón. A tabulátor típus módosításához kattintsunk az egér jobb gombjával a tabulátorra, és a menüből válasszuk ki a kívánt típust.

Összezárható szakasz A dokumentum szakaszai (Section) egy vagy több bekezdés egyetlen sorba történő összezárására használhatók. Így a bekezdés(eke)t csak szükség esetén kell kibontani (megjeleníteni). A szakaszok olyan dokumentumok rendezésére használhatók, amelyek a nagy mennyiségű összefüggő információt különböző szakaszokba csoportosítva tartalmazzák. Egy szakaszba egy vagy több bekez­ dés is összezárható, sőt lehet benne táblázat és kép is.

Szakasz létrehozása 1. Szükség esetén váltsunk át szerkesztés módba. 2. Jelöljük ki a szakaszba összezárni kívánt bekezdés(eke)t. 3. Adjuk ki a Létrehozás, Szakasz (Create, Section) parancsot. Megjegyzés A Notes szakaszcímként alapértelmezés szerint az első bekezdés első sorát használja.

Szakasz törlése a tartalom megtartásával Ez a parancs a szakasz címét törli, de megmarad a szakasz tartalma (kibontva) – nem visszavonható művelet. 1. Kattintsunk a szakaszra.

215

Szövegszerkesztés

2. Adjuk ki a Szakasz, Szakasz törlése (Section, Remove section) paran­ csára.

Figyelem A Szakasz (Section) menü csak akkor jelenik meg, ha kijelöltük a szakaszt!

Szakasz törlése a tartalommal együtt 1. Kattintsunk a szakaszra. 2. Adjuk ki a Szerkesztés, Törlés (Edit, Clear) parancsot. Tippek A téves törlés visszavonható a Szerkesztés, Visszavonás (Edit, Undo) paranccsal. Az utolsó szerkesztő művelet visszavonható a CTRL+Z gyorsbillentyűkkel is.

Táblázatok A Notes dokumentumokban (levélben) létrehozhatunk egyszerű és összetet­ tebb -, táblázatokat, de készíthetünk táblázatot egy másik táblázaton belül is. A táblázatokat csak rich text mezőben készíthetünk. Készíthetünk:     

216

alap (szokásos), címkézett, kinyitható, animált, és programozott táblázatot.

Lotus Notes R6

Alaptáblázat létrehozása 1. Vigyük a kurzort arra a helyre, ahová a táblázatot el kívánjuk helyezni. 2. Adjuk ki a Létrehozás, Táblázat (Create, Table) parancsot. 3. A Táblázat típusa (Table Type) csoportban kattintsunk az alaptáblázat gombjára.

4. A Táblázat mérete (Table Size) csoportban adjuk meg a sorok és oszlopok számát (legfeljebb 64 oszlop és 256 sor lehet egy táblázatban). A táblázat szélességét (Table width) három módon állíthatók be: 

Margókhoz illeszkedik (Fit width margins) – a táblázat margótól

margóig kitölti az adott szövegtörzs szélességét. 

Ablak méretnyi (Fit to wondow) –a táblázat baloldaltól a jobb

oldalig, a dokumentumban lévő rich text mező margóit túllépve teljesen kitölti a dokumentumot. 

Rögzített szélesség (Fixed width) – az oszlop szélessége a

dokumentumtörzs méretétől független rögzített méretű. A Táblázat (Table) tulajdonságpanel sokrétű formázási lehetőségeket kínál a táblázatok formázására. Az első panellapon (Táblázat elrendezése /Table Layout/) megváltoztathatjuk a táblázat szélességét. A kijelölt cellák oszlop­ szélessége lehet rögzített (Fixed width), illetve tartalomhoz igazodó (Legjobb méret /Size to fit/).

217

Szövegszerkesztés

Beállítható a cella minimális magassága, a sorok távolsága és az oszlopszé­ lesség – ez azonban kijelöléstől függetlenül a teljes táblázatra egységesen vonatkozik. A cellatartalom függőleges igazítása (Vertically align) azonban csak a kijelölt cellákra vonatkozik. A cellatartalom vízszintes igazításához a szerkesztőléc igazítás gombjait használhatjuk.

Táblázatok szerkesztése Általában elegendő a táblázat valamely cellájába kattintani, hiszen ez egy cellát, sort és oszlopot egyértelműen kijelöl. Persze több cellát is kijellhetünk egyszerre. Ezután használhatjuk a Táblázat, Táblázat kiválasztása (Table, Table Select) almenüt, amiből a következő kijelölési lehetőségeket választ­ hatjuk: Sor(ok) (Row(s)) – teljes sor, illetve sorok kijelölése, Oszlop(ok) (Column(s)) – teljes oszlop, illetve oszlopok kijelölése, Minden cella (All Cells) – a táblázat összes celláját kijelöli, Egész (Entire) – a teljes táblázat kijelölése.

Fontos Mi a különbség a Minden cella és az Egész kijelölés között? A Minden cella kijelölése estén a DELETE gombbal valamennyi cella tartalmát törli a program, de megmarad az üres táblázat. Az Egész kijelölés után a DELETE gombbal maga a táblázat törlődik, nemcsak az adatok – nem marad üres táblázat a törlés után.

Sorok, illetve oszlopok beszúrása A program az új sort a kijelölt sor fölé, az új oszlopot pedig a kijelölt oszloptól balra szúrja be. 1. Vigyük a kurzort a megfelelő sor, illetve oszlop bármely cellájába. 2. Adjuk ki a Táblázat, Sor beszúrása (Table, Insert Row), illetve az Oszlop beszúrása (Insert Column) parancsot.

218

Lotus Notes R6

Ötlet Több sor és oszlop beszúrúsához célszerű a Táblázat, Speciális beszúrás (Table, Insert Special) parancsot használni. A megjelenő Táblázatsorok és –oszlopok beszúrása (Insert Table Rows or Columns) párbeszédpanelben beállíthatjuk, hogy sorokat, vagy oszlopokat akarunk beszúrni, megadhatjuk ezek számát, sőt a Hozzáfűzés (Append) gombbal azt is megadhatjuk, hogy az oszlopkat a táblázat jobb széléhez, illetve a sorokat a táblázat aljához fűzze a program.

Sorok, illetve oszlopok törlése 1. Jelöljük ki a törlendő sort (sorokat), illetve oszlopot (oszlopokat) – egy sor, illetve oszlop kijelöléséhez elegendő, ha valamely cellájába kattintunk. 2. Adjuk ki a Táblázat, Kijelölt sor(ok) törlése (Table, Delete Selected Row(s)), illetve a Kijelölt oszlop(ok) törlése (Delete Selected Column(s)) parancsot. A program figyelmeztet, hogy ez a művelet nem vonható vissza (This opera­ tion cannot be undone. Do you wish to proceed?). A folytatáshoz az Igen (Yes) gombra kell kattintanunk. Ötlet Több sor és oszlop törléséhez célszerű a Táblázat, Speciális törlés (Table, Delete Special) parancsot használni. A megjelenő Táblázatso­ rok és –oszlopok törlése (Delete Table Rows or Columns) párbeszédpanel­ ben beállíthatjuk, hogy sorokat, vagy oszlopokat akarunk törlni, és megadhat­ juk ezek számát.

A program a kijelölt sort (illetve az alatta lévőket), valamint a kijelölt oszlopot (illetve a balra lévőket) törli. A következő ábrán a második sorban volt a kurzor, majd kettő sort töröltünk a táblázatból.

219

Szövegszerkesztés

Táblázat törlése 1. Vigyük a kurzort a táblázat bármelyik cellájába. 2. Adjuk ki a Táblázat, Táblázat kiválasztása, Egész (Table, Table Select, Entire) parancsot. 3. Nyomjuk le a DELETE billentyűt. Megjegyzés Szerencsére ez a művelet – ellentétben a sorok, illetve oszlopok törlésével – visszavonható.

Cellák egyesítése és felosztása A cellák egyesítésével több cella egyesíthető egy közös cellává. Ha a cellák tartalmaznak adatot, akkor az eredeti cellák tartalma az új közös cellában függőlegesen elrendezve jelenik meg.

Cellák egyesítése egy cellává Cellák csak címkézett vagy kinyitható táblázat megjelenített soraiban egyesít­ hetők. Nem lehet egyesíteni a cellacsoportot, ha a táblázat bármelyik cellájá­ nak beállítása Legjobb méret vagy Rögzített szélesség. 1. Jelöljük ki az egyesíteni kívánt cellákat. 2. Adjuk ki a Táblázat, Cellák egyesítése (Table, Merge Cells) parancsot. A következő példán az első és második oszlop második és harmadik sorában lévő négy cellát jelöltük ki és egyesítettük.

220

Lotus Notes R6

Egyesített cella felosztása Csak egyesített cellákat lehet felosztani. Az egyesített cellák felosztásakor a cellák úgy jelennek meg, mint az egyesítés előtt. Az egyesített cellák adatai azonban a bal szélső cellába függőlegesen elrendezve jelennek meg. 1. Helyezzük a kurzort a felosztani kívánt korábban egyesített cellába. 2. Adjuk ki a Táblázat, Cellák szétválasztása (Table, Split Cell) parancsot.

Táblázatoszlop szélességének beállítása a vonalzóval Táblázat valamely oszlopába kattintva a vonalzón az adott oszlop bal, illetve jobb szélét mutató jelzők láthatók. Figyelem! Ne tévesszük ezeket össze a behúzások csúszkákkal! Az oszlop bal széle

Az oszlop jobb széle

Ezek a behúzás csúszkák

1. Kattintsunk a módosítani kívánt oszlopra. 2. Ha nem látható, akkor jelenítsük meg a Vonalzót (Nézet, Vonalzó /Viev, Ruler/ parancs). 3. Végezzük el az alábbi műveleteket a vonalzón: •

Az első árnyékolt vonalzójelzőt húzzuk az oszlopszélesség kívánt kezdőpontjához.

•

A második árnyékolt vonalzójelzőt húzzuk az oszlopszélesség kívánt végpontjához.

Címkézett táblázat A címkézett táblázatnak egyszerre csak egy sora látható, a kívánt sor a megfelelő címkére történő kattintással jeleníthető meg. Címkézett táblázat formázásakor vegyük figyelembe, hogy az egyes címkék sorokat jelentenek.

221

Szövegszerkesztés

Ha például egy új sort szúrunk be a táblázatba, egy új címke is megjelenik. A sorok között a táblázatcímkére kattintva választhatunk.

A címkézett táblázat sajátos formázási lehetőségeket kínál a Táblázat tulaj­ donságpanel Táblázat sorai (Table rows) panellapján. Szabályozhatjuk miként jelenjenek meg a sorok:

Címkék lent

A címkére kattintva jelölhető ki a sor (Users pick row via tab buttons) – ez

nem más, mint a címkézett táblázat. A sor feliratokkal jelölhető ki (Users pick row via captions) – ekkor a táblázat

valójában átalakul kinyitható táblázattá. Sorváltás x miliszekundumonként (Switch row every x miliseconds) – a

táblázat átalakul animált táblázattá (az animáció csak olvasás módban látható – a CTRL+E billentyűkombinációval válthatunk szerkesztő módba, illetve szerkesztő módból olvasás módba.

222

Lotus Notes R6

Programozott sorváltás (Switch row programmetically) – a táblázat átalakul

programozott táblázattá. A kijelölt sorhoz tartozó címke felirata a Címke szövege és felirata (Tab label and caption) mezőbe írható be – a mező mellett megjelenő kicsi zöld pipa gombra kattintva jelenik meg a felirat a táblázat címkén. A címkeszöve­ gek formázhatóak (betűtípus, méret, stílus, szín), egyenlő méretre állíthatók be. Sőt meghatározhatjuk, hogy a címkék a táblázat mely részén jelenjenek meg (fent, balra, lent, jobbra) – a következő ábrán a címkék a táblázat lenti oldalán láthatóak.

Címkék lent

Kinyitható táblázat Az kinyitható táblázat összezárható szakaszokat tartalmaz. A sorok jobb ol­ dalán megjelenő Teljes méret gombra kattintva jeleníthető meg az adott sor (lásd a következő ábrát). Ez teszi lehetővé, hogy egyszerre csak egy címsor­ hoz tartozó információit jelenítsünk meg. Sorfelirat

Teljes méret gomb

Második címsorhoz tartozó információ megjelenítve

A kinyitható táblázat feliratozása 1. Vigyük a kurzort a feliratozni kívánt sorba és adjuk ki a Táblázat, Táblá­ zattulajdonságok (Table, Properties) parancsot. 2. Válasszuk ki a Táblázat sorai (Table rows) panellapot. 3. Írja be a felirat kívánt szövegét A kijelölt sorhoz csoportban (For selected row) a Címke szövege és felirata (Tab label and caption) mezőbe. 4. Igény szerint válasszuk ki a felirat kívánt betűtípusát, betűméretét, betűstí­ lusát és színét.

223

Szövegszerkesztés

Animált táblázat Olvasás módban az animált táblázat az egyes sorokat alapbeállítás szerint két másodpercenként jeleníti meg (ez persze megváltoztatható). Az olvasás és a szerkesztés módok között a CTRL+E billentyűkombinációval, vagy az Univerzális eszköztár Dokumentum szerkesztése (Edit Document) gombjával lehet váltani.

Programozható táblázat A programozható táblázat olyan táblázat, amely műveletek vagy mezőképle­ tek szerint más-más sort jelenít meg – erről bővebben a Lotus Domino Designer 6 súgójában olvashatunk – az ilyen táblázatok elkészítése jellemzően programozói feladat, könyvünk nem tárgyalja ezen témaköröket

Képek a dokumentumban Dokumentumokba grafikákat másolhatunk, illetve importálhatunk. A doku­ mentumba beillesztett grafikákat átméretezhetjük, feliratokat vagy forrópon­ tokat rendelhetünk hozzájuk. Grafikát csak rich text mezőben adhatunk hozzá dokumentumhoz.

Grafikus fájl importálása dokumentumba Dokumentumba BMP, GIF, JPEG, PCX Image, és TIFF 5.0 fájlokat importál­ hatunk. 1. Szerkesztés módban kattintsunk arra a helyre, ahová a grafikát be szeret­ nénk szúrni. 2. Adjuk ki a Fájl, Importálás (File, Import) parancsot.

224

Lotus Notes R6

3. Jelöljük ki az importálandó fájlt és kattintsunk az Importálás (Import) gombra. Az beillesztett grafika méretezhető, felirat és forrópont (hotspot) rendelhető hozzá. 

Jelöljük ki a grafikát és kattintsunk a Tulajdonságok (Properties) gombra az Univerzális eszköztáron.

A grafika dokumentumban történő pozicionálása beállítható a Kép tulajdon­ ságpanel Bekezdés igazítása (Paragraph alignment) címke (balról a har­ madik) Igazítás (Alignment) csoportjában. Ötlet A kijelölt grafika méretezhető a a jobb alsó sarkában megjelenő mére­ tező négyzet húzásával.

225

Szövegszerkesztés

Méretezo négyzet

Vízszintes határoló vonalak a dokumentumban A dokumentum szövegegységeinek elkülönítésére vízszintes vonalakat (vo­ nalzókat /horizontal rule/) hozhatunk létre a dokumentumban. A vonalzókhoz szélességet, magasságot és színt (beleértve a fokozatos átmenetes színt) rendelhetünk. Vízszintes vonalzót csak rich text mezőben készíthetünk.

Vízszintes vonalzó létrehozása 1. A dokumentumban jelöljük ki a vonalzó helyét. 2. Adjuk ki a Létrehozás, Vízszintes vonalzó (Create, Horizontal Rule) Méretezo parancsot. négyzet

Vízszintes vonalzó formázása 

Jelöljük ki a formázandó vonalzót és nyissuk meg a Vízszintes vonalzó (Horizontal Rule) tulajdonságpanelt.

Egyszínu kitöltés Színátmenetes kitöltés fentrol lefelé

A Vízszintes vonal adatai (Horizontal Rule Properties) panellapon beállíthat­ juk a vonalzó szélességét (Width) és magasságát (Height). Rendszer színséma gomb

A Kitöltés (Fill) paramétercsoport Szín (Color) legördülő palettájából kivá­ Átlátszóság gomb laszthatjuk a vonalzó színét. Választhatunk egyszínű, gomb illetve színátmenetes Átlátszóság megszüntetése

226

Lotus Notes R6

kitöltést fentről lefelé. Beállíthatjuk a vonalzó színét az operációs rendszer Egyszínu kitöltés színsémájának megfelelően is. Ha nem akarunk szegélyárnyékolást a vonal­ Színátmenetes kitöltés fentrol lefelé zón, akkor kapcsoljuk be a Nincs 3D árnyékolás (No 3D Shading) jelölő­ négyzetet. Rendszer színséma gomb Átlátszóság gomb Átlátszóság megszüntetése gomb

Beállíthatjuk úgy a vonalzó színét, hogy a háttérszíne átlátszódjon – a szín­ paletta átlátszóság gombjára kattintva. Az átlátszóságot az átlátszóság meg­ szüntetése gombra kattintva szüntethetjük meg.

Forrópontok a dokumentumban A forrópont (hot spot) olyan Rich text mezőben lévő szöveg vagy kép, amely­ re rákattintva a felhasználó műveletet indíthat el, felbukkanó szöveget jelenít­ het meg, vagy hivatkozás által mutatott helyre ugorhat.

Gombok a dokumentumban Gombra kattintva a rendszer műveletet hajt végre. Küldhetünk például levelet, amelyben olyan gomb van, ami rákattintásra választ küld a feladónak. Gom­ bot – ez lehet bármilyen grafika – csak rich text mezőben hozhatunk létre. 1. Helyezzük a kurzort a dokumentumban arra a helyre, ahol a gombot el kívánjuk helyezni. 2. Adjuk ki a Létrehozás, Forrópont, Gomb (Create, Hotspot, Button) parancsot. 3. A megjelenő Gomb (Button) tulajdonságpanelen kattintsunk a Gomb adatai (Button properties) címkére (balról az első címke).

227

Szövegszerkesztés

4. Írjuk be a gomb nevét a Felirat (Label) mezőbe. 5. A Sortörés (Wrap label text as needed) jelölőnégyzet bekapcsolásával en­ gedélyezhetjük a gombfelirat sorokra tördelését. 6. A gomb szélességének megadásához válasszuk a Szélesség (Width) legördülő listából az alábbiak egyikét: 

Az alapértelmezett érték a Maximális szélesség (Maximum width).



A Minimális szélesség (Minimum width) érték megadása esetén a gomb a megadott értéknek megfelelő szélességű lesz, ha azonban a Sortörés jelölőnégyzet nincs bejelölve, és a szöveg másképp nem fér ki, a gomb szélessége a felirat szélességéhez fog alkalmazkodni. A szöveg középre igazítva jelenik meg. A megengedett legkisebb szé­ lesség 0,635 cm.



A Rögzített szélesség (Fixed width) megadása esetén a beírt szám jelenti a gomb szélességét, a felirat méretétől függetlenül. Ha a Sortörés jelölőnégyzet be van jelölve, és a felirat nem fér ki a meg­ adott szélességen, a felirat sortöréssel jelenik meg. Ha azonban a Sortörés jelölőnégyzet nincs bejelölve, és a felirat nem fér el a megadott szélességű gombon, a szöveg csak részben jelenik meg. A megengedett legkisebb szélesség 0,635 cm.



Ha a Tartalomhoz értéket (Fit content) választjuk, a gomb mérete a felirat szélességéhez igazodik.



A Rögzített (karakterszám) (Fixed (chars)) beállítással rögzített szélességű gombot készíthetünk.

7. A Stílus (Style) csoportban állítsuk be a gomb hátterét (Background) és szegélyét (Border). 8. A Programozó panel (a képernyő alsó része) alján kattintsunk a Művelet hozzáadása (Add Action) gombra – ez a gomb akkor jelenik meg, ha a Futtatás (Run) csoport jobboldali legördülő listájából az Egyszerű műve­

228

Lotus Notes R6

let(ek) (Simple action(s)) paramétert választottuk – és válasszuk ki a

gombhoz rendelni kívánt műveletet. Készíthetünk csak a weben működő gombokat is, amikhez JavaScripteket (programokat) rendelhetünk – A Futtatás (Run) legördülő listából válasszuk a Web paramétert. A Művelet szerkesztése (Edit action) párbeszédpanel Művelet (Action) legördülő listájából válasszuk ki a kívánt műveletet. A választott művelet­ nek megfelelő beállítási lehetőségek jelennek meg a panelben – állítsuk be szükség szerint azokat.

Az előző ábrán a Válasz a feladónak (Replay) műveletet választottuk, ezért dönthetünk, hogy a választ csak a feladónak, vagy mindenkinek el­ küldje-e a Notes. A válaszlevél szövegét is megadhatjuk, sőt kérhetjük, hogy a Notes az eredeti levél tartalmát tegye be a válaszba (Dokumentum egy példányának felvétele az üzenetbe / /). A Hozzáadás (Add) gombra kattintva rendelhetjük a beállított műveletet a gombhoz. 9. A gomb tulajdonságainak mentéséhez kattintsunk a Tervezés panelen kívülre. Figyelem! Amikor a címzett elolvassa a levelünket és rákattint a általunk készített gombra, akkor figyelmeztető üzenetet kaphat – válaszküldés esetén az alábbi panel jelenik meg a képernyőn:

229

Szövegszerkesztés

Gondosan olvassuk el az üzenetet, s döntsünk belátásunk szerint! Ha nem va­ gyunk biztosak a dolgunkban, akkor kérjünk segítséget a rendszergazdától.

Felbukkanó szöveg A felbukkanó szöveggel kiegészítő információt nyújthatunk a felhasználóknak – a szövegre kattintva vagy az egérmutatót a szöveg fölé mozgatva (az egér­ mutató kéz alakú) a Notes felbukkanó szöveget jelenít meg. Felbukkanó szö­ veget (popup text) csak rich text mezőben hozhatunk létre. 1. Jelöljük ki azt a szövegrészt, amelyhez felbukkanó szöveget szeretnénk rendelni. 2. Adjuk ki a Létrehozás, Forrópont, Felbukkanó szöveg (Create, Hotspot, Text Pop-up) parancsot. 3. A Felbukkanó szöveg (Hotspot Pop up) tulajdonságpanelen kattintsunk az Információ címkére (balról az első címke). 4. Írjuk be a megjelenítendő szöveget a Felbukkanó szöveg (Popup text) mezőbe, a befejezéshez kattintsunk a pipára (a Felbukkanó szöveg mező jobb oldalán).

230

Lotus Notes R6

5. Attól függően, hogy a felbukkanó szöveget mikor kívánja megjeleníteni, a Megjelenítés (Show popup) csoportban jelöljük be a Rámutatáskor (On mouse over), vagy a Kattintásra (On click) választókapcsolót. 6. A Forrópont stílusa (Hotspot style) csoportban jelöljük be a megfelelő stílus választókapcsolót (Szegély a szöveghez /Border the text/ – szegély a forrópont szövege körül, Szöveg kiemelése /Higlight the text/ – sárga kiemelő szín a forrópont szövegén, Nincs /None/ – nincs megkülönböz­ tetés).

Hivatkozás–forrópont létrehozása weblapra A levélben kiegészítő információra mutató hivatkozásokat helyezhetünk el. A weblapra mutató hivatkozás–forrópontra kattintva a dokumentum (levél) olvasója kényelmesen megnyithatja a hivatkozott weblapot. 1. Jelöljük ki azt a szövegrészt, amelyhez hivatkozást szeretnénk rendelni. 2. Adjuk ki a Létrehozás, Forrópont, Hivatkozás-forrópont (Create, Hotspot, Link Hotspot) parancsot. 3. A Forrópont erőforrás-hivatkozás (Hotspot Resource Link) tulajdonság­ panelen kattintson a Forrópont adatai (Hotspot Info) címkére.

231

Szövegszerkesztés

Beillesztés (Paste) gomb

4. A Tartalom (Content) csoportban található Típus (Type) mezőben vá­ lasszuk az URL beállítást. 5. Az Érték (Value) mezőbe írjuk be a teljes URL-címet, például http://www.ibm.com. 6. Ha a hivatkozás egy adott keretre mutat, adja meg azt a Keret (Frame) mezőben (például, Jobb /Right/, Bal /Left/, Középső /Center/). Ötlet Írjuk be az URL-címet közvetlenül a dokumentumba. Alapértelmezés szerint a Notes az így begépelt URL-címeket forróponttá alakítja. Megjegyzések Ha nem szeretnénk, hogy a Notes a begépelt hivatkozást automatikusan forróponttá alakítsa, akkor adjuk ki a Fájl, Beállítások, Felhasználói beállítások (File, Preferences, User preferences) parancsot, és az Alapok (Basic) panellapon található Speciális beállítások (Additional Options ) mezőben töröljük kattintással az Internetes URL-címek (http://......) forróponttá alakítása (Make Internet URLs into hotspots.) para­ méter pipáját. A Beillesztés (Paste) gombra kattintva beszúrhatjuk a vágólapon lévő hivat­ kozás szövegét az Érték (Value) mezőbe.

Helyesírás-ellenőrzés A Notes helyesírás–ellenőrzéskor a hibák kereséséhez a főszótárt (kiterjesz­ tésük .DIC) és a felhasználói szótárt (USER.DIC) használja. A helyesírás– ellenőrző az ismétlődő szavakat is vizsgálja (például "az az"), de nem ellenőrzi az egy karakterből álló szavakat (például: "a"), a betűket nem tartalmazó szövegrészeket (például: 75% vagy 235), és a 64 karakternél hosszabb szavakat. Ellenőrizhetjük a teljes dokumentum, vagy csak a kijelölt szövegrész helyes­ írását (ezt jelzi is a Helyesírás–ellenőrzés (Spell Chek) párbeszédpanel bal alsó sarkában a Notes). 1. Kattintsunk a dokumentum elejére, vagy jelöljük ki az ellenőrzendő szö­ vegrészt.

232

Lotus Notes R6

2. Kattintsunk a Helyesírás–ellenőrzés (Spell Chek) gombra a Dokumen­ tum szerkesztése eszköztáron. Válasszuk ki a Javaslat (Suggest) listából a megfelelő szót, vagy javítsuk ki a megfelelő helyesírásra a hibás szót a Nincs a szótárban (Not in dictionary) mezőben, s kattintsunk a Csere (Replace) gombra. A szó minden előfordulásának megváltoztatásához kattintsunk a Mindet cseréli (Replace All) gombra.

Ha a szó jó úgy ahogy van, és hozzá akarjuk, adni azt a felhasználói szótár­ hoz, kattintsunk a Felvétel a szótárba (Add to dictionary) gombra (a Notes a későbbiekben már felismeri a felvett szót). Az adott szót kihagyhatjuk az ellenőrzésből, ha rákattintunk a Kihagyás (Skip) gombra, míg az szó összes előfordulásának kihagyásához a Kihagyja mind (Skip All) gombra kell kattintanunk.

Helyesírás-ellenőrzés alapértelmezéseinek megadása 1. Adjuk ki a Fájl, Beállítások, Felhasználói beállítások (File, Preferences, User Preferences) parancsot. 2. Válasszuk a Nemzetközi, Helyesírás–ellenőrzés (International, Spelling) panellapot. Beállíthatja a helyesírás-ellenőrzőt, hogy figyelmen kívül hagyja a számokat tartalmazó, illetve a csak nagybetűből álló szavakat.

233

Szövegszerkesztés

Ha a szerkesztett dokumentum többnyelvű, de nincs minden szövegrész nyel­ ve megjelölve, akkor a Notes menet közben át tud váltani a jelöletlen nyelv szótárára, és csak akkor vált szótárat, ha jelölt – megadott – nyelvű szöveget talál.

Megjegyzés Az alapértelmezett nyelv a Jelöletlen (Non–tagged). A helyesírás-ellenőrző a Jelöletlen szöveg helyesírását az alapértelmezett szótár alapján ellenőrzi. Ha azt szeretnénk, hogy a helyesírásellenőrző a dokumentum bizonyos szavait ne ellenőrizze, akkor az adott sza­ vakat lássuk el Ismeretlen (Unknow) jelöléssel. 

A kijelölt szövegrész nyelvi jelölése beállítható a Szöveg (Text) tulajdon­ ságpanel Betűtípus (Font) panellapján a Nyelv (Language) legördülő listában.

– vagy – 

Kattintsunk az állapotsor Nyelv (Language) gombjára és válasszuk ki a kívánt nyelvet.

Megjegyzés Célszerű a többnyelvű szövegrészeket mindenütt a megfelelő nyelvre beállítani, így biztosan a nyelvnek megfelelő szótárat fogja a Notes használni az ellenőrzéshez.

234

Információ keresés

A Notes program keresési szolgáltatásai segítségével sokféle információ – szöveg, dokumentum, adatbázis, emberek neve vagy internetes webhely – gyorsan és kényelmesen megtalálható. Kereshetünk: 

a nézet azon oszlopának látható adataiban, amely szerint rendezett a nézet,



nézetben látható valamennyi adatban,



megnyitott dokumentum szövegében,



nézetben látható dokumentumok szövegében,



személyeket személyes címtárakban, Interneten,



a kívánt információt tartalmazó weblapokat.

Keresés nézetekben Keresés a nézet rendezett oszlopában található adatokban A Notes annak az oszlopnak az adataiban keres, amely szerint rendezett a nézet. Ha például a Beérkező levelek (Inboox) mappát Név (Who) szerint rendeztük, akkor ebben az oszlopban megkereshetjük a megadott karakterek­ kel kezdődő nevű szerző (küldő) nevét. A Notes ebben a keresésben nem kü­ lönbözteti meg a nagy- és kisbetűket. 1. Nyissuk meg a kívánt adatbázist és váltsunk át a szükséges nézetre. 2. Rendezzük a nézetet azon oszlop szerint (kattintsunk az oszlopfejlécre), amelyben keresni szeretnénk. 3. Adjuk ki a Nézet, Kezdete (View, Starts With) parancsot.

235

Információ keresés

4. A Kezdete (Starts with) párbeszédpanel Keresendő szöveg (Search text) mezőjébe írjuk be a keresendő szöveget. Név oszlop szerint rendezett nézet

A keresés eredménye

5. Kattintsunk a Keresés (Search) gombra. A Notes a keresési feltételnek megfelelő első dokumentumot kijelöli a fó­ kusszal. Ötlet Gyorsan megnyithatjuk a Kezdete (Starts With) panelt, ha az adott né­ zetben leütjük a keresendő szöveg első betűjét.

236

Lotus Notes R6

Keresés a nézet címeiben található valamennyi adatban A Szerkesztés, Keresés és csere (Edit, Find/Replace) paranccsal a nézet dokumentumcímeiben kereshetünk. Ily módon gyorsan megkereshetünk egy dokumentumot, de a Notes csak a nézetben látható szövegben keres, a doku­ mentum törzsében nem. Például megkereshetjük a Beérkező levelek (Inbox) mappában a megadott szöveget tartalmazó tárgyú leveleket. 1. Nyissuk meg az adatbázist annál a nézetnél, amelyikben keresni szeret­ nénk. 2. Adjuk ki a Szerkesztés, Keresés és csere (Edit, Find/Replace) paran­ csot. 3. A Notes megnyitja a Keresés (Find) párbeszédpanelt, a Keresés (Find) mezőbe írjuk be a keresett szöveget és kattintsunk a Következő (Find Next) gombra. A Keresés beállításai (Find options) címkére kattintva finomíthatjuk a kere­ sési paramétereket.

Kis– és nagybetűk különböznek (Case sensitive) – bekapcsolásával a Notes

megkülönbözteti a kis– és nagybetűket, egyébként nem. Ékezetek figyelembevétele (Accent sensitive) – bekapcsolva a megadott szö­

veggel egyező ékezetes karaktereket tartalmazó szöveget keres a Notes. Csak ha ez a teljes szó (Whole words) – csak az önmagában álló szavakat

találja meg a program, egyébként a keresett szövegrész bárhol előfordulhat a

237

Információ keresés

szóban (pl. a ház szöveget keresve megtalálja a házmester, a vadházasság és a házias szavakat is Irány (Direction) – Előre (Forward) keresésnél az aktuális helyről a nézet vé­ ge felé, míg Hátra (Backward) keresésnél az aktuális helyről a nézet eleje felé

történik a keresés. Körbefuttatás (Wrap at start/end) – ha nincs bekapcsolva ez a paraméter,

akkor a dokumentum végére (előre haladó keresés), illetve a dokumentum elejére (visszafelé haladó keresés) érve leáll a keresés.

Keresés a dokumentum szövegében Keresés a megnyitott dokumentum szövegében A megnyitott dokumentum szövegében megkereshetjük az adott szöveget, sőt azt ki is cserélhetjük más szövegre. 1. Nyissuk meg a dokumentumot és adjuk ki a Szerkesztés, Keresés és csere (Edit, Find/Replace) parancsot. 2. A Szöveg keresése a dokumentumban (Find Text in Document) párbe­ szédpanelben a Keresés (Find) mezőbe írjuk be a keresett szöveget. 3. Ha cserélni szeretnénk, akkor írjuk be az új szöveget a Mire cseréli (Rep­ lace with) mezőbe. Elso találat

Következo találat

238

Lotus Notes R6

Megjegyzés A Mire cseréli (Replace with) mező csak akkor érhető el, ha a dokumentum szerkesztés módban van. A megnyitott dokumentumban a CTRL+E billentyűkombinációval válthatunk olvasás módból szerkesztés módba, majd vissza. A Következő (Next Find) gombra kattintva a Notes kijelöli a következő talá­ latot. A Csere (Replace) gombbal a megtalált szöveget, míg a Mindet cseréli (Replace All) gombbal a keresett szöveg valamennyi előfordulását kicserélhetjük. A Keresés beállításai (Find options) megegyeznek az előző pontban (Keresés a nézet rendezett oszlopában található adatokban) leírtakkal.

Keresésé a nézetben látható dokumentumok szövegében Minden adatbázisban megkereshetjük az aktuális nézetben lévő dokumen­ tumok közül azokat, amelyek a megadott szöveget (szót vagy kifejezést) tartalmazzák. Ezt a keresési folyamatot meggyorsíthatjuk, ha előbb az adat­ bázist indexeljük. 1. Nyissuk meg az adatbázist és azt a nézetet, amelyikben keresni szeretnénk. Ha az egész adatbázisban kívánunk keresni, akkor a Minden dokumentum (All documents) nézetet válasszuk, ha van ilyen nézet az adatbázisban. 2. Adjuk ki a Nézet, Keresés ebben a nézetben (View, Search This View) parancsot. A megjelenő Keresés panelben a Keresés (Search for) mezőbe írjuk be a keresett szöveget. (Ha több szóból álló kifejezést keresünk, tegyük idézőjelek közé, például "marketing jelentés"). A Több (More and refine) gombra kattintva a kibővülő keresés panelben lehetőségünk nyílik elmenteni a keresést, illetve korábban mentett keresést betölteni. Az Indexelés (Index) gombbal elindíthatjuk az adatbázis indexe­ lését.

239

Információ keresés További keresési lehetoségek Nem indexelt adatbázis

Ha az adatbázis már indexelt, akkor a Több (More and refine) gombra kattint­ va finomíthatjuk a keresést – ekkor a keresés panelben számos új gomb jele­ nik meg (lásd a Keresés indexelt adatbázisban fejezetban a 245. oldalon).

A Notes megjeleníti a keresésnek megfelelő dokumentumok listáját, valamint a Keresés panel (Search bar) felső részén egy üzenetet, amely az egyező do­ kumentumok számát adja meg (ez az állapotsorban is megjelenik).

240

Lotus Notes R6 Talált dokumentumok száma

Keresés eredménye

Ha megnyitjuk a megtalált dokumentumokat, akkor azt látjuk, hogy a Notes kijelölte a dokumentumok szövegtörzsében a keresett szöveggel egyező szö­ vegrészeket. A találatok között előre (CTRL+), illetve vissza (CTRL-) lépked­ hetünk Megjegyzés A Notes csak a dokumentum fő szövegtörzsében talált egyezéseket jelöli ki, míg az alábbi területeken talált egyezéseket nem: 

a dokumentum Tárgy mezője,



dátum- vagy számmezők,



a dokumentum rejtett mezője,



fájlmellékletek és MIME mezők.

Összetett keresés A keresési operátorok közvetlenül beírhatók a Keresés (Search For) mezőbe. Hasonlóan működnek, mint a legtöbb webes keresőprogram operátorai (azaz a Boole-algebra alapján), de néhány nagyon hatékony funkcióval kibővítve. Így például az is megadható, hogy a keresett szó melyik mezőben kell legyen és milyen legyen az írásmódjuk a kis- és nagybetűk tekintetében. Helyettesítő karakterek segítségével szótöredékekre is kereshetünk. Figyelem! Az operátorok foglalt szavak. Ha a keresésben az operátor úgy fordul elő, mint normál szöveg, például "Rock and Roll", akkor a kifejezést idézőjelek közé kell tenni.

241

Információ keresés

Az alábbi táblázatban a legfontosabb operátorokat foglalja össze, az összes lehetőség a Súgó Keresési lekérdezés finomítása operátorokkal pontban olvasható. Operátor

Leírás

Példa

mezőnév CONTAINS

Az operátor előtt álló mezőnek tartalmaznia kell az operátor után utána álló szöveget. A szavakat és a 'CONTAINS' operátort szóközökkel kell határolni.

„[tárgy] CONTAINS bizal­ mas” – olyan dokumentu­ mok keresése, amelyek projektnév mezője tartal­ mazza a bizalmas szót.

A dokumentumokban az AND szóval összekapcsolt feltételek vagy szavak mindegyikének szerepelnie kell.

„pillangó AND eb AND ló” – olyan dokumentumokat talál, amelyekben mindhárom szó előfordul.

A dokumentumokban az OR szóval összekapcsolt szavak közül legalább egynek szerepelnie kell.

„pillangó OR eb OR ló” – olyan dokumentumokat talál, amelyekben legalább az egyik szó előfordul.

Ezzel az operátorral nega­ tívvá tehető a keresés. A NOT operátort szavak közé írhatjuk be.

A „pillangó AND NOT eb” – azokat a dokumentumokat találja meg, amelyekben a pillangó szó előfordul, de az eb szó nem.

PARAGRAPH

Olyan dokumentumokat keres, amelyekben a PARAGRAPH szó előtt és után álló szavak ugyanabban a bekezdésben fordulnak elő.

„egér PARAGRAPH bil­ lentyűzet” – olyan doku­ mentumokat talál, ame­ lyekben az egér és a billentyűzet szavak egy bekezdésen belül fordulnak elő.

SENTENCE

Olyan dokumentumokat keres, amelyekben a SENTENCE szó előtt és után álló szavak ugyanabban a mondatban fordulnak elő.

„egér SENTENCE floppy” – olyan dokumentumokat talál, amelyekben az egér és a floppy szavak egy monda­ ton belül fordulnak elő.

mezőnév =

AND &

OR |

NOT !

242

Lotus Notes R6

Operátor

Leírás

Példa

* ?

A * helyettesítő karakter tetszőleges számú és bármilyen karaktert helyettesít.

„*mer*” – olyan dokumen­ tumokat talál, amelyekben előfordulnak a merül, lemerül, merész, elmerül szavak.

A ? helyettesítő karakter csak egy bármilyen karaktert helyettesít. Dátumokban és számokban nem használhatók.

„mer???” – olyan doku­ mentumok keresése, ame­ lyekben előfordulnak a merész, merülő, mereng, (vagy más hatbetűs, „mer”– rel kezdődő) szavak.

EXACTCASE

A Notes a megadott szóval a kis- és nagybetűk tekintetében is pontosan megegyező szavakat keres.

„exactcase Kovács” –: megtalálja a „Kovács” szót tartalmazó dokumentumo­ kat, de nem találat a „kovács” vagy a „KOVÁCS” szavakat tartalmazó dokumentumok.

= (egyenlő) < (kisebb, mint) > (nagyobb, mint) = (nagyobb vagy egyenlő)

Ezekkel az operátorokkal számok és dátumok keres­ hetők, de csak szám, illetve dátum mezőkben.

„FIELD dátum