Le Mind Mapping pour l'entreprise avec Mindmanager 8 210053307X, 9782100533077 [PDF]

Zitiervorschau

Martine JÉSUS

Le

Mind Mapping

pour l’entreprise avec

MindManager 8 Concepts fondamentaux et meilleures pratiques I Réunions, présentations, gestion de projet... gagnez en efficacité ! I Travail collaboratif en ligne... abolissez les distances ! I

Le Mind Mapping pour l’entreprise avec

MindManager 8 Martine JÉSUS

Préface de Scott Rasking

Toutes les marques citées dans cet ouvrage sont des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.

Mise en pages réalisée par Arclemax Maquette de couverture : MATEO

© Dunod, Paris, 2009

ISBN 978-2-10-054241-3

Préface

Mindjet crée des logiciels pour visualiser et gérer l’information. Que vous travailliez seul ou en équipe, son produit phare, le logiciel MindManager vous permet d’être plus efficace, plus créatif et de gagner du temps au quotidien. En intégrant des maps à leurs processus de travail, tous ceux qui manient des données – informations ou idées, qu’ils organisent, développent, partagent et mettent en œuvre – feront immédiatement l’expérience d’une productivité accrue. À travers toute l’entreprise les collaborateurs se verront offrir la possibilité d’unir facilement leurs efforts pour maintenir leur avance sur les concurrents et différencier leurs offres ; les équipes les plus éloignées disposeront en permanence des informations utiles et tous pourront réagir sans tarder aux modifications de leur environnement. Les résultats de l’entreprise s’en trouveront améliorés. Je souhaite exprimer toute ma gratitude à l’équipe de MMD France pour son travail, sa connaissance approfondie des possibilités de MindManager et son engagement dans la rédaction de cet ouvrage. Nous lui sommes redevables tant pour son travail en tant que partenaire que pour son effort considérable d’évangélisation pour l’outil et la méthode depuis de nombreuses années. Je vous invite à tester MindManager via le lien ci-après : www.mindjet.fr Nous vous souhaitons une excellente lecture. Scott Raskin CEO, Mindjet Corporation

Table des matières

Avant-propos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvii

Partie 1 – Vers une nouvelle façon de voir ! Chapitre 1 – MindManager : un logiciel pas comme les autres . . . . . . . . . . 3 1.1 1.2

La vue d’ensemble et bien au-delà ! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4

Recueillir, organiser, analyser, décider . . . . . . . 1.2.1 Le point de départ : le brainstorming . . . . . . 1.2.2 Analyse et décision . . . . . . . . . . . . . . 1.2.3 Traitement des tâches, projets et réunions. . . . 1.3 Relier à des informations intérieures et extérieures 1.3.1 Les maps gigognes . . . . . . . . . . . . . . 1.3.2 Les liens vers d’autres documents . . . . . . . 1.3.3 Les liens vers les bases de données . . . . . . . 1.3.4 Les liens vers l’extérieur. . . . . . . . . . . . 1.4 Diffuser, partager à distance. . . . . . . . . . . . . 1.4.1 Diffuser des maps . . . . . . . . . . . . . . 1.4.2 Partager des maps et documents à distance . . . 1.5 Communiquer avec les autres logiciels . . . . . . . 1.5.1 MindManager et Outlook (ou Lotus) . . . . . 1.5.2 MindManager et les logiciels de gestion de projet. 1.5.3 MindManager et les présentations PowerPoint. . 1.5.4 MindManager et MS Word . . . . . . . . . . 1.5.5 MindManager et Intranet . . . . . . . . . . . 1.6 Une plaque tournante . . . . . . . . . . . . . . . .

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VIII

Le Mind Mapping pour l’entreprise avec MindManager 8

Chapitre 2 – Une visite rapide. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 2.1

Découvrez les lieux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.1 Ouvrir MindManager . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.2 Le tour de l’interface . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.3 Découvrir Sujets et Objets . . . . . . . . . . . . . 2.1.4 Vos tous premiers pas . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.5 Votre première map. . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.6 Premières réponses (brèves) à vos premières questions 2.2 Préparez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.1 Choisir les options de base . . . . . . . . . . . . . 2.2.2 Gérer vos maps . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Partie 2 – Partez sur de bonnes bases Chapitre 3 – Les fondations et les briques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 3.1

Appropriez-vous la méthode : c’est la clé du succès ! . . . . 3.1.1 Jeter vos idées sur l’écran : le Mode brainstorming . . . . 3.1.2 Organiser facilement vos idées . . . . . . . . . . . . . 3.2 Choisissez vos mots. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2.1 Les Mots sur les branches . . . . . . . . . . . . . . . 3.2.2 Les notes et annotations . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2.3 Entraînez-vous… ou de la nécessité de pratiquer ! . . . . 3.3 Pensez et parlez en images . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3.1 Ajouter vos images à la bibliothèque . . . . . . . . . . 3.3.2 Insérer des images dans votre map . . . . . . . . . . . 3.3.3 Utiliser une image d’arrière-plan . . . . . . . . . . . . 3.4 Mettez en exergue ou en relation . . . . . . . . . . . . . . 3.4.1 Enserrer un Sujet et ses sous-branches dans un Entourage 3.4.2 Réunir des sous-branches par une accolade de Synthèse. . 3.4.3 Créer une Relation entre Sujets . . . . . . . . . . . . 3.5 Montez en puissance en ajoutant du sens . . . . . . . . . . 3.5.1 Marquer les Sujets par des icônes et des couleurs . . . . 3.5.2 Ajouter une légende dans votre map . . . . . . . . . . 3.5.3 Capitaliser votre travail . . . . . . . . . . . . . . . . 3.6 Imprimez vos maps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.6.1 Vérifier dans la fenêtre d’aperçu avant impression . . . . 3.6.2 Choisir les options de mise en page . . . . . . . . . . . 3.6.3 Régler le format d’impression . . . . . . . . . . . . .

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Table des matières

3.7

IX

Diffusez vos maps . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.7.1 Exporter en PDF . . . . . . . . . . . . . . 3.7.2 Enregistrer dans un format image . . . . . . 3.7.3 Copier tout ou partie d’une map dans un autre 3.7.4 Utiliser la visionneuse. . . . . . . . . . . . 3.7.5 Diffuser des maps dynamiques lisibles par tous 3.7.6 Concevoir une page Web . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Chapitre 4 – Habillez vos maps pour sortir : Travaillez avec Style . . . . 4.1 Explorez les trésors de l’atelier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1.1 Le Style de Police . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1.2 Les Styles de forme, de couleurs et de branches . . . . . . . . . 4.2 Optez pour la facilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.1 Utiliser les icônes et commandes du ruban Format . . . . . . . . 4.2.2 Mettre en forme avec le pinceau de reproduction de la mise en forme ou la commande Style de sujet . . . . . . . 4.2.3 Adopter « l’uniforme » grâce à la Feuille de Style . . . . . . . . 4.3 Travaillez avec les collections de l’Organiseur de Modèles . . . . . 4.3.1 Utiliser les Modèles des collections de l’Organiseur de Modèles . . 4.3.2 Créer vos Modèles dans l’Organiseur de Modèles . . . . . . . . 4.3.3 Ajouter vos Modèles à la liste des favoris . . . . . . . . . . . . 4.3.4 Modifier le Style par défaut du document vierge . . . . . . . . . 4.4 Diffusez vos Modèles en « prêt à porter » ! . . . . . . . . . . . . . . 4.4.1 Mettre vos collections de Modèles et autres ressources à disposition 4.4.2 Utiliser les collections à disposition . . . . . . . . . . . . . . .

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Partie 3 – Boostez votre efficacité et celle de votre équipe ! Chapitre 5 – Faites des brainstormings productifs et rapides . . . . . 5.1 Trois principes à méditer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2 Quelques conseils de méthode . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3 Des outils professionnels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3.1 L’add-in « theRealizer » pour aller au bout de la créativité . . 5.3.2 Une grille d’évaluation avancée dans MindManager . . . . .

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Chapitre 6 – Sachez présenter vos maps . . . . . . 6.1 Afficher les branches judicieusement . . . . . 6.1.1 Choisir le niveau de détail . . . . . . . . 6.1.2 Cibler un Sujet. . . . . . . . . . . . . 6.1.3 Cibler un Sujet pour le présenter . . . . .

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X

Le Mind Mapping pour l’entreprise avec MindManager 8

6.1.4 Centrer la map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.1.5 Ajuster la map à l’écran. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.1.6 Enregistrer des vues ou des affichages différents de la map à l’écran . 6.2 Présenter avec le Mode Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2.1 Choisir les options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2.2 Apprendre à naviguer et zoomer au clavier . . . . . . . . . . . . 6.2.3 Naviguer avec des Signets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2.4 Appeler des fichiers liés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2.5 Associer des diapositives PowerPoint ou des vidéos . . . . . . . . . 6.2.6 Répéter en minutant vos présentations . . . . . . . . . . . . . . 6.2.7 Rendre vos présentations interactives . . . . . . . . . . . . . . .

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Chapitre 7 – Centralisez vos informations dans des maps portails . . . . . 7.1 S’orienter dans une grande map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.1.1 Naviguer grâce à l’aperçu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.1.2 Fractionner l’écran . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.1.3 Afficher plusieurs maps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.2 Scinder une grande map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.2.1 « Envoyer vers » une autre map . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.2.2 Importer une map dans votre map . . . . . . . . . . . . . . . . 7.3 Mettre le monde à un clic de souris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.3.1 Créer un Lien hypertexte vers un document, une page Web ou un dossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.3.2 Activer un Lien hypertexte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.3.3 Créer un Lien hypertexte vers un document à créer plus tard . . . . 7.3.4 Créer un Lien hypertexte vers une adresse E-mail . . . . . . . . . 7.3.5 Créer un Lien hypertexte vers un Sujet, localement ou dans une autre map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.3.6 Placer des étiquettes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.3.7 Comprendre la différence entre liens Relatifs et Absolus . . . . . . 7.3.8 Réparer des Liens hypertexte brisés . . . . . . . . . . . . . . . . 7.3.9 Jongler avec les Liens hypertexte . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.4 Travailler sur un ensemble de maps liées dans l’Affichage multi-maps 7.4.1 Visualiser l’ensemble des maps d’une map gigogne . . . . . . . . . 7.4.2 Mettre en forme tout ou partie des maps de la map gigogne en même temps . . . . . . . . . . . . . . . . 7.4.3 Combiner l’ensemble des maps pour exporter leur contenu dans Word ou dans des pages Web . . . . . . . . . . . . . . . . 7.4.4 Réunir dans un document zippé toutes les maps et les documents liés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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XI

7.4.5

Envoyer par E-mail toutes les maps et tous les documents qui leur sont liés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.5 Rechercher tout partout avec un moteur de recherche . . . . . . . 7.5.1 Rechercher pour trouver et/ou remplacer un texte dans la map active . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.5.2 Rechercher pour extraire des Sujets de la map active . . . . . . . 7.5.3 Rechercher partout, y compris dans un répertoire et créer des maps portail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.5.4 Rechercher dans les espaces de travail . . . . . . . . . . . . . 7.6 Afficher uniquement l’information souhaitée grâce au filtre . . . . 7.6.1 Afficher ou masquer les Sujets sélectionnés . . . . . . . . . . . 7.6.2 Filtrer les Sujets selon leurs Marqueurs . . . . . . . . . . . . . 7.6.3 Les autres critères de filtrage des Sujets . . . . . . . . . . . . . 7.6.4 Enregistrer une copie de vos maps filtrées . . . . . . . . . . . . 7.6.5 Enregistrer des requêtes (appelées Recherches par MindManager) . 7.6.6 Afficher instantanément les vues d’une map correspondant à différents filtres déjà appliqués . . . . . . . . . . . . . . . . 7.7 Visualiser une map sans MindManager . . . . . . . . . . . . . . . . 7.7.1 La visionneuse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.7.2 Diffuser des maps dynamiques lisibles par tous . . . . . . . . . 7.8 Rechercher de l’information sur Internet et l’organiser . . . . . . . 7.8.1 Créer un lien depuis le navigateur Internet . . . . . . . . . . . 7.8.2 Ajouter des liens depuis le navigateur intégré . . . . . . . . . . 7.8.3 Vous tenir informé en temps réel avec les flux RSS . . . . . . . 7.8.4 Rechercher des informations grâce aux Services Web . . . . . . . 7.9 Extraire les informations d’une base de données . . . . . . . . . . . 7.9.1 Quelles bases connecter à MindManager 7.9.2 Créer une connexion à une base de données 7.9.3 Lancer une requête dans une base de données 7.9.4 Configurer une base de données et extraire les données des tables liées 7.9.5 Afficher les données souhaitées, les modifier ou les actualiser 7.9.6 Gérer les connexions aux bases de données 7.9.7 Réponses au quizz 7.10 Trouver et partager rapidement vos informations sous Windows . . Chapitre 8 – Faites vos réunions sur grand écran . . . . . . . . . . 8.1 Avant la réunion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.1.1 Créer vos Modèles d’invitation avec leur contenu et leur Style 8.1.2 Attacher des pièces jointes . . . . . . . . . . . . . . . . .

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XII

Le Mind Mapping pour l’entreprise avec MindManager 8

8.1.3 Envoyer votre map invitation par e-mail . . . . . . . . . . . . . . 8.2 Pendant la réunion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.2.1 Visualiser « Qui fait Quoi » dans votre map « Ordre du Jour » avec les Marqueurs – Complément sur les Modèles . . . . . . . . . 8.2.2 Spécifier « Pour Quand » dans le volet des tâches des Infos de tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.2.3 Repartir avec votre compte rendu envoyé par e-mail ! . . . . . . . . 8.3 Conseils de méthode pour des réunions plus courtes et plus productives 8.4 Après la réunion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.4.1 Filtrer pour « alléger » ou « censurer » . . . . . . . . . . . . . . . 8.4.2 Filtrer les tâches selon les acteurs, les priorités et les échéances . . . . 8.4.3 Placer des Alertes, sonores ou non . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.4.4 Exporter vos tâches dans les tâches d’Outlook . . . . . . . . . . . . 8.4.5 Exporter la liste des tâches dans un tableau Excel grâce à aHa!1Way . 8.4.6 Compléter rapidement votre map et l’exporter dans Word pour un compte rendu linéaire pour les absents . . . . . . Chapitre 9 – Gardez la maîtrise de vos projets, même complexes ! . . . . . 9.1 Conseils de méthode pour concevoir, planifier et suivre vos projets . . 9.2 Les Modèles MindManager pour la Gestion de Projet . . . . . . . . . 9.3 Planifier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.3.1 Les informations de tâche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.3.2 La gestion des tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.4 Assurer le suivi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.5 Synchroniser votre map projet avec JCVGantt pour planifier plus finement dans le diagramme de Gantt . . . . . . . 9.5.1 Une interface supplémentaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.5.2 Travailler en synchronisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.5.3 Choisir les options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.5.4 Quand utiliser MindManager et JCVGantt . . . . . . . . . . . . 9.6 Exporter dans Excel ou dans une page HTML avec les add-ins AHA! pour faciliter la lecture de votre projet . . . . 9.6.1 Produire dans Excel avec aHa!2Way un tableau du projet, un diagramme de Gantt et des tableaux d’utilisation des ressources . 9.6.2 Produire avec aHa!Matrix une matrice dans une page HTML à partir d’une map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.7 Travailler en équipe sur un ou plusieurs projets. . . . . . . . . . . . . 9.7.1 Donner accès à tous les documents avec Explorateur de dossiers. . . 9.7.2 Identifier les ajouts des uns et des autres avec le Mode Révision . . . 9.7.3 Contrôler l’accès et les droits de modification . . . . . . . . . . .

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. 208 . 209 . 209 . 212 . 218

Table des matières

XIII

9.7.4 9.7.5

Centraliser rendez-vous, e-mails et contacts avec Outlook Linker . Créer tâches, rendez-vous, contacts, etc. dans Lotus Notes grâce à l’add-in Notes Linker . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.7.6 Maîtriser votre calendrier avec la fenêtre de l’ensemble des Alertes 9.8 Assurer facilement reporting, briefings et feed-back totalement adaptés à vos interlocuteurs . . . . . . . . . . . . . . . 9.9

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Publier sur un Intranet les informations sur le projet . . . . . . . . . . . 225

9.10 Introduire des données dans vos maps . . . . . . . 9.10.1 Créer des feuilles de calcul et des graphiques . . 9.10.2 Intégrer des feuilles Excel liées avec Excel Linker 9.10.3 Créer des fenêtres de propriétés personnalisées . . 9.11 Archiver tout le projet et sa documentation . . . . 9.11.1 Constituer un unique fichier archive . . . . . . 9.11.2 Archiver et mapper le contenu de vos dossiers avec l’Explorateur de dossiers . . . . . . . . .

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Chapitre 10 – Pratiquez le travail collaboratif à distance grâce à Mindjet Catalyst ou MindManager Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233 10.1 Découvrir Mindjet Catalyst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.1.1 Disposer de salles de réunion discrètes à discrétion . . . . . . 10.1.2 Posséder un espace sur le serveur Mindjet. . . . . . . . . . 10.1.3 Un espace à aménager . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.1.4 Des invités spéciaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.1.5 Des droits et privilèges variables . . . . . . . . . . . . . . 10.1.6 Un univers feutré . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.2 Tenir des réunions avec Mindjet Catalyst . . . . . . . . . . . . 10.2.1 Envoyer une invitation à une réunion et rejoindre une réunion 10.2.2 Animer une réunion ou y participer 10.2.3 Travailler avec le tableau blanc 10.3 S’installer sur le serveur Mindjet . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.3.1 Entrer dans l’espace en ligne Mindjet Catalyst 10.3.2 Faire le tour de l’interface Gestionnaire d’espace de travail et se préparer 10.4 Travailler avec Mindjet Catalyst . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.4.1 Travailler sur une map 10.4.2 Partager une map avec d’autres utilisateurs 10.4.3 Communiquer aux autres utilisateurs les adresses utiles 10.4.4 Dialoguer avec les autres utilisateurs 10.4.5 Hors ligne ou Déconnecté ? Plus qu’une nuance !

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XIV

Le Mind Mapping pour l’entreprise avec MindManager 8

10.5 Mais qu’est-ce donc que MindManager Web ? . . . 10.5.1 Les heureux propriétaires de MindManager 8 . . 10.5.2 Ceux qui en sont dépourvus . . . . . . . . . . 10.6 Accéder à MindManager Web. . . . . . . . . . . . 10.7 Les interfaces de MindManager Web . . . . . . . . 10.7.1 Le Gestionnaire Web d’espaces de travail 10.7.2 MindManager Web 10.8 Travailler dans une map MindManager Web . . . . 10.8.1 Compléter une map 10.8.2 Découvrir une map créée dans MindManager 8 10.8.3 Partager une map

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Chapitre 11 – Organisez toute votre activité pour une efficacité maximale sans stress. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .241 11.1 Construire une map pour qu’elle vive et prospère . . . . . . . . . . . . . 242 11.2 Planifier dans MindManager selon la méthode du tunnel . . . . . . . 11.2.1 La Prochaine action ou le marchepied qui vous hisse vers le résultat. 11.2.2 La séquence chronologique des actions qui conduisent au résultat . . 11.3 Travailler avec une « map centrale » . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11.4 Mettre un turbo dans votre map centrale avec ResultsManager . . . . 11.5

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Rester concentré et efficace, quoiqu’il arrive grâce à GyroQ . . . . . . . . 252

Partie 4 – MindManager : la plaque tournante de tous vos outils informatiques Chapitre 12 – Créez en quelques clics un document Word de plusieurs centaines de pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .257 12.1 Préparer votre map . . . . . . . . . . . . 12.1.1 Travailler dans la fenêtre des Notes . 12.1.2 Utiliser le Mode Plan . . . . . . . . 12.1.3 Numéroter les branches . . . . . . . 12.2 Choisir l’ordre des branches grâce au tri

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12.3 Définir les paramètres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12.3.1 Choisir les types de contenus à exporter . . . . . . . . 12.3.2 Choisir le traitement des Liens hypertexte, des Relations et des Pièces jointes . . . . . . . . . . . . . . . . . 12.3.3 Choisir le Style du document Word. . . . . . . . . . 12.4 Exporter dans Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12.4.1 Exporter toute votre map . . . . . . . . . . . . . .

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Table des matières

12.4.2 Exporter uniquement les branches sélectionnées 12.4.3 Compléter un document existant . . . . . . . 12.4.4 Exporter une map gigogne . . . . . . . . . . 12.5 Importer un document Word dans une map . . .

XV

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Chapitre 13 – Courte ou longue, créez votre présentation PowerPoint en quelques minutes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13.1 Comprendre la génération des diapositives. . . . . . . . . . . . . . 13.1.1 Les Objets de la diapositive unique . . . . . . . . . . . . . . . 13.1.2 La série des diapositives d’une présentation . . . . . . . . . . . 13.2 Définir les paramètres généraux et choisir le Modèle de conception 13.3 Générer les diapositives automatiquement . . . . . . . . . . . . . . 13.4 Générer les diapositives manuellement . . . . . . . . . . . . . . . . 13.4.1 Déterminer la profondeur de votre présentation et le nombre de diapositives . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13.4.2 Choisir la mise en page de chaque diapositive . . . . . . . . . . 13.4.3 Intégrer des images de la map ou des images extérieures . . . . . 13.4.4 Utiliser astucieusement les Bulles . . . . . . . . . . . . . . . 13.4.5 Exporter les Liens hypertexte . . . . . . . . . . . . . . . . . 13.5 Gagner du temps de préparation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13.5.1 Utiliser une même map pour produire plusieurs présentations . . . 13.5.2 Insérer des diapositives dans une présentation existante . . . . . . 13.5.3 Produire une présentation en trois minutes !. . . . . . . . . . .

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Chapitre 14 – Créez des pages Web professionnelles en quelques secondes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14.1 Les éléments exportés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14.2 Choisir profondeur de navigation et pagination . . . . . . . . . 14.3 Régler les paramètres avancés. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14.3.1 Définir en-tête, pied-de-page et libellés . . . . . . . . . . . 14.3.2 Renommer les instructions de navigation . . . . . . . . . . 14.3.3 Choisir les informations exportées . . . . . . . . . . . . . 14.4 Choisir votre Modèle en fonction du contenu de votre map . . 14.4.1 Le Modèle Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14.4.2 Les Modèles d’exportation en une seule page . . . . . . . . 14.4.3 Les modèles avec Navigation HTML ou JAVA . . . . . . . 14.4.4 Exporter une map gigogne à partir du Mode Multimap . . . . 14.5 Créer vos Modèles pour l’exportation Web . . . . . . . . . . . 14.5.1 Personnaliser le style graphique du modèle . . . . . . . . . 14.5.2 Créer le Modèle final . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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XVI

Le Mind Mapping pour l’entreprise avec MindManager 8

14.6 Optimiser l’exportation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297 14.6.1 Choisir le traitement des documents liés . . . . . . . . . . . . . . . . 297 14.6.2 Mettre en forme les tableaux dans les Notes. . . . . . . . . . . . . . 299 Chapitre 15 – Visualisez et structurez votre liste de tâches Outlook dans MindManager . . . . . . . . . . . . . . .301 15.1 Exporter et synchroniser vos tâches avec Outlook . . . . . . . . . . . . . 302 15.2 Importer vos tâches depuis Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303 Chapitre 16 – Définissez le périmètre et l’arbre fonctionnel de votre projet dans MindManager avant d’exporter dans MS Project 16.1 Exporter dans MS Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16.2 Importer dans MindManager depuis MS Project . . . . . . . . 16.3 Exporter, importer puis réexporter au format MPX . . . . . . .

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Chapitre 17 – Représentez les processus dans Visio . . . . . . . . . . . . . .317 17.1 Exporter dans Visio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317 17.2 Sélectionner votre Modèle Visio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319 Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .321 Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .323

Avant-propos

Ce livre est-il pour vous ? Vous avez ouvert ce livre et vous vous demandez s’il est bien pour vous. Utilisateurs de MindManager, il s’adresse à vous bien sûr et il espère vous faire découvrir des possibilités nouvelles que vous ne soupçonnez pas. Et il est aussi destiné à vous qui avez ouvert ce livre un peu par hasard et qui vous posez ces questions bien légitimes : « Pourquoi m’intéresser au Mind Mapping ? » « N’est-ce pas une mode passagère ? » « Ce nouveau logiciel mérite-t-il que je lui consacre du temps et des efforts ? » Je veux simplement livrer deux constats, très banals, à votre réflexion : • Le monde change : Devenues complexes, les situations demandent que l’on s’intéresse aux relations entre éléments autant qu’aux éléments eux-mêmes et les moyens de communications visuels – plus rapides et plus universels que l’écrit – dominent maintenant les media. • L’entreprise répond comme elle peut à ces changements : Le travail en réseau et en mode projet se répand de plus en plus et la volonté est affichée de faire appel à la créativité de tous – de toutes fonctions et de tous niveaux. Cette réponse ne va pas sans difficultés, d’autant qu’il est demandé à tous de faire plus, mieux et plus vite, avec moins de moyens. Eh bien, l’ambition du Business Mapping® est d’apporter à l’entreprise un outil simple et efficace qui puisse l’aider dans ces nouveaux défis, l’aider car il stimule l’éclosion des idées et le partage. Fondé sur la représentation visuelle du Mind Mapping®, il est non seulement capable de saisir et de mettre en évidence la complexité, mais il la rend immédiatement intelligible par tous, au-delà des cultures (je veux parler des fonctions) et des niveaux. Outillé avec Mindjet MindManager 8 – un logiciel qui allie puissance et simplicité – le Business Mapping change les façons de penser, de travailler, d’échanger et de communiquer au sein de l’entreprise. Il permet aux individus d’être plus efficaces et plus détendus et leur donne l’opportunité de vivre le changement comme un tapis volant sur lequel ils savent danser, plutôt qu’un tapis roulant qui accélère sous leur pas ! Vous êtes peut-être manager, chef de projet, avocat ou ingénieur, policier, banquier ou étudiant, informaticien ou artiste. Beaucoup de gens de votre profession et de bien d’autres utilisent MindMa-

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Le MindMapping avec MindManager 8

nager. Il suffit qu’un ordinateur ne vous soit pas trop étranger et que les logiciels courants de Microsoft Office vous soient relativement familiers. Depuis ses précédentes versions, MindManager n’a cessé de poursuivre son développement, au point d’être devenu un outil stratégique largement déployé dans plusieurs grands groupes français. Qu’il y soit utilisé pour déposer des brevets, planifier des projets complexes, suivre les problèmes de qualité ou partager des informations à grand échelle via un intranet, MindManager apporte à ces entreprises un gain de productivité et une facilité de mise en œuvre tels que de nouvelles utilisations sont découvertes presque chaque jour. Ceci nous fait croire que le jour n’est pas si lointain où MindManager vous sera aussi familier que les chers logiciels de la suite MS Office. Ne perdez donc plus de temps pour vous initier et profiter du bien-être qu’il vous propose !

Comment ce livre est-il conçu ? Ce livre a été conçu pour apporter des idées et des réponses à vos problèmes concrets. Je me suis efforcée de mettre en scène les nombreuses fonctions de MindManager dans le contexte de travail qui m’a semblé le plus approprié et les nombreux exemples que je présente sont fondés sur l’expérience. En effet, nous vivons ici au bureau avec MindManager, nous l’utilisons tous et tous les jours. C’est la plaque tournante de toutes nos activités et mon désir est de vous faire profiter de notre expérience. Je puis vous dire en passant que MindManager est si riche qu’il nous étonne encore ! L’idée n’est pas que vous lisiez ce livre d’un trait ! Regardez plutôt dans la table des matières et choisissez de le découvrir dans les activités qui vous attirent le plus. Des renvois permettent de circuler dans l’ouvrage de façon non linéaire. Toutefois, je vous recommande de commencer par la lecture des deux chapitres de la partie 1 et du premier chapitre de la partie 2. Quelques sections (très peu) du livre sont uniquement disponibles en ligne. Nous les avons choisies car elles correspondent à des utilisations très spécifiques. Pour plus de commodité, nous avons gardé la même numérotation que dans l’ouvrage. C’est le double souci de lui conserver un format maniable et de mettre à votre disposition les dernières mises à jour de l’éditeur qui nous a conduits à faire ce choix.

Que contient-il ? La partie 1 traite de la méthode du Mind Mapping et des adaptations rendues nécessaires par son informatisation. MindManager vous y est présenté très brièvement.

La partie 2 vous fait découvrir tous les éléments de base du logiciel et vous montre comment mettre en forme vos maps.

Avant-propos

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La partie 3 met le logiciel en action dans le cadre des brainstormings, des présentations, de la collecte et du stockage d’informations, des réunions puis de la conduite de projets. Elle montre comment l’utiliser en groupe et à distance.

La partie 4 est consacrée à la communication entre MindManager et les logiciels de Microsoft ainsi qu’à la création de pages Web.

Il me reste à vous souhaiter autant de plaisir à lire ce livre que j’en ai eu à l’écrire. Si vous vous amusez, ne serait-ce qu’un peu, durant vos efforts, nécessaires tout de même pour « tirer tout le jus » de MindManager, je serai comblée et qui sait, j’aurai peut-être le plaisir de faire votre connaissance lors d’une formation ! (Consultez le site mmdfrance.fr) Martine Jésus

À Sitara

PARTIE 1

VERS UNE NOUVELLE FAÇON DE VOIR ! La partie 1 traite de la méthode du Mind Mapping et des adaptations rendues nécessaires par son informatisation. MindManager vous y est présenté très brièvement.

1 MindManager : un logiciel pas comme les autres

Qu’ont en commun des challenges tels que résoudre un problème de qualité endémique, rétablir l’activité d’aéroports frappés par la tempête ou porter secours à des plaisanciers en détresse ? Il est nécessaire d’avoir la vue d’ensemble pour résoudre chacune de ces crises. Or en général, plusieurs personnes détiennent des connaissances utiles, mais aucune d’elles ne possède une solution. La Federal Aviation Administration, qui a reçu des louanges pour sa gestion des 1300 aéroports dont elle a la charge sur la côte Est des USA pendant l’ouragan Katrina en 2005, résout des problèmes de ce type en ayant recours à la visualisation des informations – et plus près de nous, de nombreux Services Départementaux d’Incendie et de Secours y font aussi appel. En effet, représenter visuellement l’information la simplifie, accélère son assimilation et facilite son partage. La visualisation rend l’information interactive et produit du sens et des perceptions nouvelles qui font jaillir les solutions. Doutez-vous de l’efficacité de la représentation visuelle ? Eh bien, faisons ensemble une petite promenade ! Imaginez que vous deviez vous rendre dans la nouvelle maison de campagne d’un ami nichée dans un coin perdu. Vous avez à votre disposition une carte Michelin accompagnée d’un schéma détaillé des dernières longueurs et à côté, plusieurs feuillets portant la description exhaustive du chemin à prendre. Que regardez-vous en premier ? La carte, bien sûr. C’est elle qui vous renseigne

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Chapitre 1. MindManager : un logiciel pas comme les autres

le plus rapidement sur la direction, la distance, la nature des routes et la complexité du trajet. Un coup d’œil et vous en savez déjà beaucoup ! Qu’emportez-vous avec vous, la carte ou la description ? Vous souhaitez sans doute avoir les deux, la vue d’ensemble de la carte – saisie par l’œil aussi vite qu’un appareil photo saisit un instantané – et vous serez heureux d’emporter la description où sont peut-être consignés quelques détails utiles. Mais s’il vous faut choisir entre les deux ? Si vous êtes comme la plupart d’entre nous, vos préférences iront sans hésiter à la carte ! Dans sa forme la plus simple, une map Mindjet MindManager fonctionne comme une carte routière. Elle présente une information complexe sous une forme graphique facile à comprendre. Elle vous permet de repérer facilement carrefours, obstacles, routes et chemins et de décider de la meilleure option. En réalité MindManager vous offre les deux, la vision instantanée de la map et aussi les informations d’un texte détaillé. De plus, c’est vous qui construisez la map ! Mais ceci n’est que la partie immédiatement visible de MindManager et sa puissance a besoin de vous être dévoilée ! Sachez déjà que le bénéfice apporté est tel, que la majorité des entreprises classées parmi les 500 premières par Fortune utilisent aujourd’hui MindManager, tout comme la plupart des grandes entreprises allemandes dans les secteurs les plus divers (MindManager est né en Allemagne). Et chaque jour des entreprises françaises l’adoptent, petites ou grandes. Il n’est pas facile de se frayer un chemin dans l’univers encombré des logiciels et MindManager se propage aujourd’hui essentiellement de bouche à oreille. Malgré cette relative discrétion, une enquête récente de l’éditeur indique que 89 % de ses clients sont satisfaits et prêts à s’équiper davantage, contre une moyenne de 62 % pour le secteur. C’est que MindManager n’est vraiment pas un logiciel comme les autres ! Voyez plutôt !

1.1 LA VUE D’ENSEMBLE ET BIEN AU-DELÀ ! Tout le monde ou presque est aujourd’hui sous pression. Les chefs de projet se battent pour tenir délais et budgets. La communication se déchaîne de haut en bas, de bas en haut et en travers. Les équipes multifonctionnelles se font et se défont. L’information ne cesse de s’accumuler, enfouissant des trésors que plus personne n’a le temps de remarquer. N’aimeriez-vous pas une solution pour être à la fois plus efficace et plus relax ? Imaginez maintenant cette scène : Vous êtes en réunion avec votre équipe. Les idées fusent et s’organisent au fur et à mesure dans une map projetée à l’écran. Les documents de référence sont notés et immédiatement accessibles. Les actions à entreprendre deviennent évidentes. Consignées dans la map, elles apparaissent aussitôt dans les calendriers des uns et des autres et dans votre logiciel de gestion de projet. Fermez les yeux. La map circule dans l’équipe et s’enrichit. Elle vous revient. D’un simple coup d’œil, vous avez connaissance de l’état d’avancement du projet. Vous devez maintenant briefer un fournisseur et rendre compte à votre hiérarchie ? Deux présentations surgissent sous vos yeux, parfaitement adaptées aux besoins de l’un et de l’autre. Un document Word est maintenant nécessaire ? Votre projet doit être placé sur l’intranet ? Ne vous affolez pas, votre rêve n’est pas en train de tourner au cauchemar ! Mindjet MindManager 8 peut faire tout cela pour vous. Mindjet MindManager 8 serait déjà un outil fantastique s’il se bornait à vous donner une vue d’ensemble structurée, colorée et imagée de vos informations, mais ce n’est que le premier pas. Les paragraphes qui suivent ont pour objectif de vous montrer brièvement ce que vous pouvez en attendre.

1.2 Recueillir, organiser, analyser, décider

1.2

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RECUEILLIR, ORGANISER, ANALYSER, DÉCIDER

MindManager est simple à utiliser. C’est son charme, mais c’est aussi un danger. Créer une map demande en effet peu de temps. Créer branches et sous-branches, déplacer, colorer, illustrer s’apparente à un jeu d’enfant. Mais cette simplicité est trompeuse à deux titres : • d’une part, elle peut masquer les efforts nécessaires en vous donnant l’illusion que vous « savez faire ». Or s’il est facile de créer une map, il est plus difficile de construire des maps pertinentes sur un sujet complexe – les seules dont vous avez vraiment besoin ! Ceci demande en effet que vous vous appropriiez une méthode. Bien que facile elle aussi, cette méthode est inhabituelle et exige donc que vous vous entraîniez. • d’autre part, la représentation graphique d’idées, de projets ou d’informations n’est qu’un début qui ne vous laisse en aucun cas soupçonner les possibilités étonnantes que vous offre MindManager.

1.2.1 Le point de départ : le brainstorming Le point de départ est assurément le recueil des idées et la map en est le réceptacle idéal, que vous soyez seul ou en groupe. Celles-ci viennent en général par vagues, dans le désordre et parfois par centaines. MindManager les saisit toutes et rend aisé le repérage des idées maîtresses, dont vous ferez des branches principales autour desquelles s’organiseront les autres, en sous-branches successives. Placer, déplacer, replacer, copier, supprimer sont en effet des opérations instantanées ! Et si des explications sont nécessaires, notes et schémas peuvent être ajoutés aux branches concernées.

1.2.2 Analyse et décision La map ainsi structurée vous permet d’analyser la situation avec une souplesse comparable à celle d’un hélicoptère survolant un territoire. Vous avez besoin d’une vue synthétique sur le problème ? Vous prenez de la hauteur et ne vous intéressez qu’aux branches proches du centre. L’une d’elle retient-elle votre attention ? Vous descendez et tous les détails sont immédiatement visibles, ainsi que la manière dont ils s’articulent et s’influencent les uns les autres. Vous voulez ajouter une idée, noter une question, indiquer un repère ? La map accueille sans difficultés branches nouvelles ou commentaires et vous offrent couleurs, icônes et images pour qualifier et souligner. Préféreriez-vous analyser le problème consigné de façon linéaire sur quelques pages de notes ?

1.2.3 Traitement des tâches, projets et réunions Puisque je vous parle de résolution de problèmes, sachez que de nombreux utilisateurs de MindManager sont chefs de projet. En effet, établir l’organigramme technique d’un projet puis l’arborescence des tâches n’est pas mince affaire et MindManager facilite assurément le processus. Ceci fait, un clic de souris suffit à synchroniser la map avect JCVGantt ou à l’exporter dans MS Project ou tout autre logiciel de gestion de projet. Votre projet vit ensuite sa vie… Vous voulez la vue d’ensemble sur son état d’avancement ? Un autre clic de souris produit une map dans laquelle sont consignées les informations de tâche et les relations de dépendance ! Nul doute que la plupart d’entre vous ne gérez pas votre activité dans MS Project, ni même JCVGantt ! Ne soyez pas déçus. Mindjet sait que vous êtes tous concernés par les réunions, ces grandes génératrices de tâches – et consommatrices de temps ! Aussi MindManager enregistre-t-il aussi les informations de tâche qu’il accueille dans son volet d’action Infos de tâches.

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Chapitre 1. MindManager : un logiciel pas comme les autres

Cette fois, les tâches créées seront envoyées dans Outlook ou Lotus où elles prendront place dans les listes de tâches individuelles. Mais ce n’est pas, loin de là, le seul bénéfice que vous trouverez aux réunions tenues avec map en « Technicolor ». Vous n’avez qu’à songer au temps perdu dans les réunions mal préparées, dans celles où l’on tourne en rond, où l’on s’égare, où l’on se comprend mal, au temps perdu dans l’attente du compte rendu ou dans sa fastidieuse rédaction. Au fait, un manager participe en moyenne à un nombre de réunions situé entre 40 à 60 par mois. Et vous ?

1.3 RELIER À DES INFORMATIONS INTÉRIEURES ET EXTÉRIEURES L’une des forces de MindManager est de relier visuellement des informations entre elles et de vous mettre instantanément sous les yeux les renseignements dont vous avez besoin. Il le fait de différentes façons.

1.3.1 Les maps gigognes La vue d’ensemble a malheureusement des limites imposées, celles de votre écran. Si votre map est très détaillée, vous n’hésiterez donc pas à créer des maps séparées pour y voir plus clair. Vous scinderez ainsi une map projet de grande taille en autant de maps sous-projets que nécessaire ou une map portail d’informations en diverses maps à thèmes spécifiques. Ne craignez pas qu’elles dérivent alors loin de la map initiale en toute indépendance. Vous constituerez une map gigogne dans laquelle toutes les maps seront liées à la map mère, directement ou indirectement, un peu comme les étoiles d’un feu d’artifice qui s’épanouissent successivement à partir d’une unique fusée.

1.3.2 Les liens vers d’autres documents L’une des conditions de l’efficacité est de disposer de la bonne information au bon moment. La fenêtre de Notes est certes là pour accueillir du texte linéaire et même des images et des tableaux, mais il sera souvent utile de consulter les documents d’origine. Fichiers Microsoft ou autres, fichiers images, audio ou vidéo peuvent être facilement reliés aux branches d’une map. Un clic de souris vous suffit à ouvrir le fichier ainsi lié – à condition bien sûr que vous possédiez le programme correspondant.

1.3.3 Les liens vers les bases de données Si de nombreuses informations sont stockées dans des bases de données, il n’est toutefois pas toujours aisé d’accéder rapidement à celles dont on a besoin, encore moins de visualiser sur une même page des données issues de tables différentes. MindManager vous offre la possibilité d’extraire, de lier et de mettre à jour des données à partir de simples maps. Ainsi, une fois la connexion entre MindManager et la base de données configurée, nul besoin d’entrer dans cette dernière ni même de connaître son fonctionnement pour la consulter, voire la modifier.

1.3.4 Les liens vers l’extérieur • Le type de lien le plus simple est celui qui pointe vers une page Internet, qu’un simple clic de souris vous permettra de consulter. Mais MindManager offre des ressources bien plus sophistiquées en matière de liens vers de l’information disponible sur Internet.

1.4 Diffuser, partager à distance

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• En effet, il y a certainement sur le Web des sources d’information que vous consultez régulièrement. MindManager vous propose tout simplement d’organiser et de recueillir en permanence, grâce aux fils d’actualités que vous aurez choisis, les dernières manchettes de vos sites préférés, complétées de quelques lignes de texte dans les notes. Vous pouvez en effet inclure dans une map tous les fils d’actualité souhaités. Une branche réunira par exemple tous les fils RSS de vos sites sportifs favoris, tandis qu’une autre accueillera celles des sites de jardinage et une troisième les informations technologiques que vous surveillez. • Autre situation, vous avez besoin de vous tenir informé en permanence des informations publiées sur un site donné. Si celui-ci met un flux d’actualité à la disposition de ses visiteurs, créez un lien vers lui. Votre Sujet se peuplera de sous-branches elles-mêmes dotées de liens vers les thèmes publiés sur le site. Il vous suffira d’actualiser pour être informé des toutes dernières nouveautés. • Enfin MindManager vous propose de recueillir tous les résultats obtenus sur un sujet à un instant donné par un bon nombre de moteurs de recherche tels que Google puis de les positionner dans une map. Vous glanerez ainsi des textes, des images et encore davantage de liens. Vous rechercherez également sur FaceBook ou Amazon si vous le souhaitez !

1.4

DIFFUSER, PARTAGER À DISTANCE

MindManager se répand désormais à une vitesse appréciable dans nos entreprises, et bien du chemin a été parcouru depuis la première version de ce livre pour l’édition Pro 6. Mais peut-être craignezvous encore de ne pouvoir diffuser vos maps qu’au cercle trop restreint à votre goût des détenteurs de MindManager ? Soyez pleinement rassuré, MindManager 8 vous apporte une très élégante solution. Quant à la demande exprimée par beaucoup d’entre vous de partager des documents pour les travailler ensemble ou séparément, là aussi Mindjet a su répondre à ce besoin.

1.4.1 Diffuser des maps Si les versions précédentes limitaient l’accès aux maps aux heureux possesseurs du logiciel ou de la visionneuse, MindManager 8 transforme vos maps en documents PDF dynamiques, lisibles par tous. Ceux-ci ouvriront et fermeront les branches à leur guise dans Adobe Acrobat et liront les Notes et les pages Internet liées aux Sujets. Et si votre map est destinée à votre Intranet ou votre blog, il vous suffira de l’exporter au format Flash.

1.4.2 Partager des maps et documents à distance Si analyser, décider, planifier ensemble autour d’une table est incomparablement plus lent et plus laborieux sans le support d’une map, imaginez un tel exercice par téléphone ! Grâce à l’espace en ligne sécurisé Mindjet Catalyst, les interlocuteurs, où qu’ils soient, ont besoin d’une simple connexion Internet pour mener leur réunion en travaillant ensemble sur la même map et les mêmes documents. Stockez des documents en toute sécurité sur le serveur Mindjet Catalyst et vous-mêmes et vos invités pourront en disposer à tout moment. N’aviez-vous pas déjà rêvé de travailler ensemble sur une même map, au même moment ou à l’heure qui vous convient ?

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Chapitre 1. MindManager : un logiciel pas comme les autres

1.5 COMMUNIQUER AVEC LES AUTRES LOGICIELS Le « copier coller » a marqué un progrès substantiel. Mais si vous voulez éviter de perdre du temps à copier des informations d’un programme à un autre ou bien à les saisir plusieurs fois, profitez des possibilités offertes par MindManager ! La communication de MindManager avec d’autres applications comporte plusieurs aspects : • il donne un accès immédiat à des données dispersées ou encore les organise de façon éloquente ; • il prépare le terrain avant de confier à d’autres programmes le soin d’effectuer les opérations où ils excellent ; • il produit des documents tout faits dans les formats usuels auxquels tout le monde est habitué.

1.5.1 MindManager et Outlook (ou Lotus) La communication entre MindManager et Outlook est étroite et comporte plusieurs facettes. (La raison pour laquelle je mets Lotus entre parenthèses est que l’interfaçage n’est pas fourni dans MindManager et se fait par l’intermédiaire d’un add-in développé par un tiers – les possibilités offertes n’en sont pas moindres pour autant, au contraire). • Par exemple, vous pouvez expédier dans les Outlook respectifs les tâches dévolues à chaque collaborateur dans la map construite au cours d’une réunion. Vous pourrez dès lors voir à tout moment dans votre map si les échéances convenues sont respectées et si tout se passe bien comme prévu. • Ou encore, vous voulez centraliser dans une map toutes les coordonnées des personnes impliquées dans un projet, regroupées par niveau de responsabilité en cas d’urgence. Liezla à la liste des Contacts d’Outlook et vous n’aurez plus à vous soucier de mise à jour. • Vous voulez avoir sous les yeux l’historique des échanges avec un gros client – qu’ils soient par courrier, téléphone ou E-mail ? Centralisez le tout dans une map. Créez des Liens hypertexte vers les lettres, consignez les conversations dans les Notes et importez les Emails. Vous lirez sur une branche les destinataires de l’E-mail, l’objet et la date, tandis que son contenu sera copié dans les Notes. • Et peut-être voulez-vous créer automatiquement à partir de votre liste de tâches la map de celles qui concernent votre vie privée dans la semaine à venir, organisées par priorités et par nature ? Ceci se fait en quelques clics. Bref, les possibilités sont nombreuses et ce n’est là qu’un modeste échantillon.

1.5.2 MindManager et les logiciels de gestion de projet MindManager est largement suffisant pour des projets relativement simples. Mais l’affaire se corse s’il vous faut jongler avec la disponibilité de diverses ressources ou prendre en compte des contraintes externes. MindManager a alors la sagesse pour la planification et le suivi de passer le relais à des logiciels dont c’est la spécialité, au nombre desquels MS Project bien sûr, mais aussi JCVGantt et tous ceux qui gèrent les fichiers MPX. MindManager ne se contente pas de faciliter en amont la constitution de l’arborescence des tâches, il permet à tout moment de visualiser dans une map l’état d’avancement du projet.

1.5 Communiquer avec les autres logiciels

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Vous voulez la vue d’ensemble ? Ou peut-être voulez-vous discuter avec un ingénieur d’un point particulier ? Devez-vous faire le point avec votre équipe ? Ou bien rendre compte à votre hiérarchie ou votre commanditaire ? Ou peut-être souhaitez-vous informer les futurs utilisateurs ? MindManager vous offre toute flexibilité, que vous utilisiez un filtre pour masquer le superflu ou bien le Mode présentation qui affiche votre map en plein écran et ouvre les branches par un clic puis les ferme automatiquement. La séquence de la présentation, sa profondeur, son thème principal ? Ce choix est le vôtre à tout instant. MindManager vous offre aussi la possibilité de communiquer toutes les informations contenues dans vos maps dans des formats plus classiques.

1.5.3 MindManager et les présentations PowerPoint MindManager vous permet à partir d’une map de créer en un temps record la présentation de votre choix. Courte ou longue, sobre avec des listes à puces ou illustrée avec des portions de la map, c’est vous qui construisez la présentation adaptée aux circonstances. Vous pouvez ainsi, à partir de la même map, créer une présentation pour un client du projet et une autre pour l’équipe ou bien préparer un cours pour les étudiants de première année et un autre pour ceux de quatrième. Vous constaterez avec bonheur que MindManager vous donne un aperçu des « vraies » diapositives et non de leur seule mise en page. Il est ainsi très facile de choisir le nombre et la mise en page des diapositives que vous souhaitez générer.

1.5.4 MindManager et MS Word Même si la représentation visuelle vous apporte une aide considérable pour concevoir un ensemble de procédures ou gérer un projet de recherche, le moment vient où il vous faut bien produire un manuel ou présenter votre thèse. Laissez donc à MindManager le soin de créer le document désiré. Rédigez vos textes dans la fenêtre de Notes attachée à chaque branche. N’hésitez pas à y ajouter images et tableaux. MindManager exporte tout dans Word selon le principe suivant : la structure du document linéaire en chapitres, sous-chapitres et paragraphes est basée sur la hiérarchie des branches de la map. Chaque note d’une branche de la map constitue le corps de texte du paragraphe correspondant. Au cas où vous vous poseriez la question, ce livre a été bien sûr entièrement rédigé dans MindManager. MindManager peut également importer dans une map un document Word et vous donner ainsi la vue d’ensemble de sa structure.

1.5.5 MindManager et Intranet La magie ne s’arrête pas là. MindManager ne se contente pas d’exporter le contenu de vos maps dans des documents Word, il les convertit aussi en pages Web et ce, dans une variété de mises en page. Vous n’avez nul besoin de connaître le langage HTML pour produire et mettre à jour en toute autonomie des pages de fort belle allure contenant images, icônes, tableaux, liens actifs vers les documents ou encore informations sur les tâches. Et je vous rappelle cet autre moment de magie déjà évoqué plus haut où pour illustrer votre propos, vous insérez dans une page Intranet ou un blog une map dynamique que quelques secondes vous ont suffi à produire. Ce sont de telles maps Flash instantanément créées à partir de simples maps MindManager que vous trouvez sur notre site : http://www.mmdfrance.fr/mind-manager/mindjet-mindmanager-8.php

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Chapitre 1. MindManager : un logiciel pas comme les autres

1.6 UNE PLAQUE TOURNANTE Ce bref survol a pour objectif de vous montrer la puissance de MindManager et de vous donner envie de découvrir plus avant parmi ses possibilités celles qui excitent votre imagination. Peut-être choisirez-vous finalement d’utiliser la seule fonction Mind Mapping de MindManager. L’aide qui vous sera apportée sera déjà considérable. Mais ça ne doit pas être faute de savoir tout ce que MindManager peut faire pour vous ! En effet, grâce à sa simplicité et sa richesse, grâce à sa flexibilité, MindManager va bien au-delà de la discipline du Mind Mapping pour entrer dans celle du Business Mapping. Pour vous aussi, il peut devenir la plaque tournante de tous vos outils informatiques, l’endroit où vous gardez la haute main sur tous vos tableaux de bord, le poste de commande qui vous assure la vue d’ensemble sur toutes vos activités et à partir duquel vous pouvez déléguer, suivre, partager et aussi communiquer, publier, présenter avec rapidité et sous les formes les plus variées.

2 Une visite rapide

Il est temps maintenant de vous familiariser avec MindManager, de faire en quelque sorte le tour du propriétaire. Vous vous préparerez ainsi à utiliser MindManager avec le maximum de confort et d’efficacité.

2.1

DÉCOUVREZ LES LIEUX

MindManager propose en effet diverses fenêtres et interfaces, que ce soit pour accéder à certaines ressources au moment où elles sont utiles ou pour afficher des vues alternatives dès lors qu’elles sont plus efficaces. Les principales vous sont dévoilées dans les pages suivantes. Vous découvrirez les autres au fur et à mesure. Vous verrez aussi au fil des pages qu’il existe bien souvent plusieurs façons d’activer une même commande. Vous pourrez avoir couramment le choix entre un bouton ou une icône du ruban, le menu contextuel ou un raccourci clavier. Il est bien sûr logique d’explorer tout d’abord les différents onglets du ruban, avec leurs boutons et leurs icônes. Similaire au ruban des logiciels MS Office 2007, il vous dévoile avec convivialité les fonctions avancées, qui risquaient dans les versions précédentes de vous rester à jamais cachées. Toutefois n’en abusez pas et habituez-vous plutôt à utiliser les raccourcis clavier et les menus contextuels. Ils sont plus rapides et plus élégants. En avant donc pour une première visite !

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Chapitre 2. Une visite rapide

2.1.1 Ouvrir MindManager Lorsque vous lancez MindManager, vous voyez apparaître un panneau d’introduction. Vous pouvez explorer avec profit les documents qui vous sont proposés. N’hésitez pas, lorsque vous avez terminé, à décocher la case en bas à gauche afin d’éviter l’affichage de ce panneau à chaque ouverture de MindManager. En effet, vous pourrez si besoin est retrouver ces documents à tout moment en cliquant sur l’onglet Apprentissage à droite de votre écran. Ceci ouvre un volet des tâches dans lequel sont accessibles des didacticiels, des exemples et autres ressources. Cliquez sur Fermer pour afficher un document vierge.

2.1.2 Le tour de l’interface Vous brûlez sans doute de l’envie de vous lancer, même si la page blanche de MindManager est un peu intimidante. Mais soyez patient, et faites d’abord avec moi le tour du propriétaire. Vous vous y retrouverez ensuite beaucoup plus facilement et saurez où trouver ce dont vous avez besoin. En d’autres termes acceptez de « perdre » quelques minutes pour en gagner beaucoup plus ! Rassurez-vous, je ne vais pas vous asséner le pensum d’ouvrir tous les placards et d’inspecter tous les tiroirs. Mon objectif est simplement que vous vous sentiez déjà chez vous. Vous vous installerez ensuite au fur et à mesure !

Une barre des onglets familière…ou à défaut, conviviale La première impression est bonne ! Si vous connaissez la version 2007 des logiciels Microsoft, la barre des onglets de MindManager vous est familière et, si vous ne la connaissez pas, vous ne pouvez qu’être séduit par l’éloquence des boutons et icônes qui remplacent avantageusement les listes bien taciturnes des menus. En effet, le ruban met en évidence des fonctions qui étaient auparavant cachées au sein des longues listes des menus. Si vous êtes un familier de MindManager, je vous signale déjà mes commandes préférées. Peutêtre les utilisez-vous déjà. Si vous êtes « nouveau », allez sans vous arrêter à la section suivante, vous découvrirez toutes ces commandes le moment venu ! • Dans le menu du bouton MindManager en haut à gauche de l’écran : – Enregistrer sous > Copier la map filtrée, pour enregistrer en l’état une map dont certains Sujets ont été masqués par filtrage. • Dans le ruban Exporter : – Exporter au format Mindjet Player pour créer des documents PDF dynamiques lisibles par tous. – Exporter > Rassembler et archiver pour transporter sur une clé USB ou envoyer par e-mail un fichier unique dans lequel sont emballés votre map et tous les fichiers qui lui sont liés. – Exporter > Mise en forme des diapositives Microsoft PowerPoint pour mettre en forme et visualiser une collection de diapositives dans leur forme finale exacte. – Accès à la commande Dossiers du package par le bouton Options MindManager, pour utiliser les modèles placés sur un serveur dans un dossier partagé. • Dans le ruban Affichage : – Dans le groupe Détail, Afficher/Masquer pour alléger votre map en masquant les informations dont vous n’avez pas besoin à un instant t. – Dans le groupe Filtre, Afficher la branche seule (et ses sous-branches) pour masquer toutes les autres branches y compris le Sujet Central.

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2.1 Découvrez les lieux

• Dans le ruban Insertion, dans le groupe Autres éléments de sujet, Alerte pour : – soulager votre mémoire grâce à la commande Ajouter une alerte de sujet, qui ajoute une alerte à un Sujet requérant votre attention à une heure dite ; – visualiser de bon matin toutes les alertes du jour avec la commande Gérer les alertes de sujet et éviter ainsi les alertes douloureuses ou intrusives. • Dans le ruban Outils : – Dans le groupe Modèles, les commandes Modèles, Styles et Listes de Marqueurs de map pour créer et ranger des modèles à réutiliser et éviter ainsi de réinventer la roue. Vous noterez que la plupart des commandes possèdent un raccourci clavier, qui apparaît lorsque vous pointez sur elles. Repérez ces raccourcis, car ce sont eux que vous utiliserez pour les opérations courantes. C’est beaucoup plus rapide et incomparablement plus fluide lorsque vous opérez en public sur une map projetée à l’écran. Prenez donc de bonnes habitudes dès le début !

Si vous êtes « en panne », utilisez le menu contextuel – que vous affichez par un clic droit. En effet y sont listées toutes les commandes possibles (les autres sont en grisé) sur l’objet que vous avez sélectionné, quel que soit leur ruban de provenance. Autrement dit, lorsque vous ne vous rappelez plus comment faire telle ou telle opération, vous y trouverez la réponse (et vous en profiterez pour repérer le raccourci clavier correspondant) ! Tout au long de l’ouvrage, je vous indiquerai la façon de faire la plus efficace. Autant que vous l’adoptiez tout de suite ! Rappelez-vous, l’objectif de MindManager est de vous faciliter la vie et de vous faire gagner du temps !

Des icônes bien pratiques Il n’est pas question de vous asséner ici le détail des icônes, mais certaines icônes sont d’un usage courant, tandis que d’autres sont tout simplement bien commodes. Je vous invite donc à les découvrir tout de suite. • Dans la barre d’outils d’accès rapide en haut à gauche de l’écran, vous trouvez entre autres les icônes familières d’ouverture du document par défaut, d’enregistrement, d’annulation, d’aperçu avant impression, etc. Vous pouvez de plus personnaliser cette barre en y ajoutant vos icônes favorites (un clic droit affiche son menu contextuel).

Figure 2.1 – La barre d’outils d’accès rapide

• Dans la barre d’état en bas de l’écran à droite, vous trouvez : – un curseur qui règle le facteur de zoom de la map ; – l’icône Détails qui permet de fermer et d’ouvrir jusqu’au niveau choisi les branches du sujet que vous avez sélectionné ; – l’icône Filtre qui donne un accès immédiat à la puissante fonction de filtrage.

Figure 2.2 – La barre d’état

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Chapitre 2. Une visite rapide

• Les icônes Couper, Copier et la commande plus sophistiquée Coller se trouvent dans le ruban Accueil, groupe Presse-papiers. Notez que bien sûr MindManager utilise les mêmes raccourcis clavier que Microsoft pour ces commandes… et pour les autres commandes usuelles. • Vous trouvez ensuite dans le ruban Affichage : – Dans le groupe Zoom, l’icône Ajuster la map qui exploite au mieux l’espace disponible en adaptant la taille de votre map à celle de l’écran. Utilisez de préférence Ctrl + F5. C’est une opération courante ! – Dans le groupe Détail, l’icône Équilibrer la Map qui rééquilibre automatiquement la disposition des branches principales autour du centre. C’est fastidieux et pas si facile à faire soi-même lorsque la map est grande ! • Dans le ruban Format, vous trouvez : – Dans le groupe Sujet, la commande Forme du sujet qui permet de choisir dans la liste déroulante la forme à attribuer au Sujet. Les formes proposées sont toutes celles disponibles pour l’élément sélectionné. – Dans le même groupe, la commande Sens du développement qui détermine la disposition des sous-branches du Sujet sélectionné – des branches principales si vous sélectionnez le Sujet Central. – Dans le groupe Mise en forme, l’icône Barré qui permet de supprimer un texte tout en le laissant visible. J’aime bien l’utiliser sur une liste de choses à faire ou bien pour montrer que tel ou tel aspect d’un problème a été envisagé mais est maintenant réglé ou obsolète. • Et enfin, des commandes qui bien que concernant le format… se trouvent aussi ailleurs ! – L’icône Effacer que vous trouvez dans le groupe Mise en forme du ruban Format et aussi du ruban Accueil, rend d’un seul coup à l’objet sélectionné son apparence par défaut en « effaçant » les attributs extravagants dont vous l’aviez peut-être doté pour stimuler votre imagination et enthousiasmer votre cerveau droit. – La commande Effacer, que vous trouvez elle dans le groupe Edition du ruban Accueil, vous donne le choix dans son menu déroulant d’effacer de l’objet, comme ci-dessus, sa mise en forme (Formats) ou le Lien hypertexte et les Notes éventuels. Le raccourci clavier Ctrl + Espace permet d’effacer la mise en forme. – L’icône Reproduire la mise en forme reproduit quant à elle tous les attributs de mise en forme d’un Sujet. Autrement dit, si vous avez passé beaucoup de temps à choisir la police d’un Sujet, sa couleur, sa forme, la disposition des sous-branches, rassurez-vous, nul besoin de recommencer pour le Sujet voisin. Il vous suffit de sélectionner le Sujet mis en forme, de cliquer sur le ruban Accueil, puis, dans le groupe Presse-papiers sur le pinceau et enfin de sélectionner le Sujet « à peindre ». Mais ça ne s’arrête pas là : si vous maintenez pressée la touche Ctrl, vous pouvez « peindre en série » en sélectionnant tour à tour les Sujets concernés ! De même pour les Objets. Là aussi, je vous incite à utiliser le raccourci clavier Ctrl + Maj + Espace. Il vous sera très précieux lorsque vous noterez en public les sujets débattus dans une réunion.

2.1 Découvrez les lieux

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Trois fenêtres pour travaux divers Pour l’essentiel de votre travail, vous utiliserez trois fenêtres :

Figure 2.3 – Les trois fenêtres utilisées dans MindManager

• La fenêtre principale, habituellement en Mode Map. C’est la grande fenêtre de gauche, celle où vous créez et lisez vos maps. • Le volet des tâches à droite (ne vous désolez pas, si vous êtes gaucher, il est possible de le placer à gauche, voyez section 3.2.2) qui vous donne accès à de nombreux outils supplémentaires, classés en différentes catégories. Vous ouvrez ce volet en cliquant sur l’icône de la barre d’état en bas à droite de l’écran puis en choisissant la catégorie de votre choix dans la liste déroulante. À chacune correspond une offre d’outils et de commandes spécifiques dans le volet des tâches. Si vous préférez, vous pouvez afficher à droite de l’écran une barre verticale présentant sur des onglets toutes les catégories du volet des tâches. Il vous suffit de cocher cette option en bas de la liste déroulante.

C’est ce que je vous conseille par défaut, le volet des tâches du premier onglet Mes Maps s’affiche automatiquement lors du lancement de MindManager. Vous apprendrez à l’utiliser section 2.2.2. Habituez-vous à le fermer lorsque vous ne l’utilisez pas, de façon à accorder le maximum d’espace à votre map.

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Chapitre 2. Une visite rapide

• La fenêtre des Notes. C’est la fenêtre du milieu lorsque tout est ouvert. Elle s’ouvre à partir du ruban Accueil en cliquant dans le groupe Eléments du sujet sur l’icône ou mieux par le raccourci clavier Ctrl+T (ou la touche F11). Bien sûr si vous avez déjà entré des notes, vous cliquerez sur l’icône apparue en fin de Sujet pour accéder directement aux Notes qui lui sont attachées. Cette fenêtre où vous consignez les notes relatives au Sujet préalablement sélectionné est un traitement de texte. Elle a sa propre barre d’outils. Elle existe en « deux largeurs » – normale ou extra large, que vous choisissez grâce à l’icône en haut à gauche de la fenêtre. Seule la taille extra large donne l’accès direct à toutes les icônes de la barre d’outils. Pour plus de confort, vous pouvez modifier les largeurs relatives des 3 fenêtres en plaçant votre curseur à l’extrémité gauche du volet des tâches ou de la fenêtre des notes. Celui-ci change alors de forme et il vous suffit d’étirer ou de rétrécir la fenêtre. Attention, si vous « fermez » une fenêtre de cette façon, MindManager la considérera ouverte et vous la chercherez peut-être en vain lors de la prochaine ouverture. Il vous faudra alors Réinitialiser l’interface. Voir section 2.2.1.

2.1.3 Découvrir Sujets et Objets Je détaillerai plus loin les différents éléments constitutifs d’une map, mais afin d’éviter toute confusion, je vais préciser ici deux mots que je serai amenée à utiliser souvent. Il s’agit de Sujet et d’Objet auxquels je mets à dessein des majuscules. J’utilise le mot Sujet pour désigner un type spécifique d’éléments, ceux susceptibles de recevoir un contenu – texte ou image. Par exemple, une branche principale ou une sous-branche sont des Sujets. Vous en découvrirez d’autres au fur et à mesure. Par contre j’appelle une indication visuelle sans contenu propre Objet avec une majuscule, pour le distinguer des objets qui sont des Sujets. Un Entourage est un Objet. Je suis tentée de dire n’est qu’un Objet. D’accord, il a pour contenu une branche et ses sous-branches, mais il ne peut exister sans cette branche. De même pour une Relation ligne fléchée entre deux branches. Les deux figures ci-dessous montrent les Sujets et les Objets (en traits pointillés noirs) de MindManager.

Figure 2.4 – Sujets de MindManager

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2.1 Découvrez les lieux

Figure 2.5 – Objets de MindManager

Lorsque je voudrai désigner indistinctement des Sujets et des Objets, j’emploierai donc le mot général objets sans majuscule. À titre d’exemple, Ctrl+A sélectionne tous les objets de la map – les Sujets et les Objets mentionnés plus haut.

2.1.4 Vos tous premiers pas Créer une map est facile comme vous allez le voir. Créer une map utile et pertinente peut en revanche demander effort et imagination, mais rappelez-vous, ceci ne dépend pas tant de votre maîtrise de MindManager que de votre compréhension et votre appropriation de la méthode du Business Mapping. Après tout MindManager n’est qu’un outil, sa seule raison d’être est de vous aider et d’être totalement à votre service. C’est avec cette ambition que je veux vous le faire découvrir. Ne brûlez donc pas les étapes et acceptez d’être guidé. Votre seul risque est de prendre dès le départ de bonnes habitudes qui vous feront gagner du temps lorsque vous tournerez à plein régime. Allez-y, c’est parti, cliquez sur l’icône ouvrir un document vierge !

en haut à gauche de la barre d’outils d’accès rapide pour

Donner un titre La première opération consiste à entrer le titre de votre map, c’est-à-dire le sujet de votre réflexion. Prenez l’habitude de toujours entrer un titre. C’est lui qui vous gardera centré sur votre travail, que vous soyez seul ou en groupe. Pour entrer un titre : 1. Tapez votre titre au clavier. Pourquoi pas « Vacances » ? Vous remarquez que le cartouche de Sujet Central est encadré d’un rectangle bleu lorsque vous ouvrez une map. Cela signifie qu’il est sélectionné. Il est inutile de sélectionner le texte à l’intérieur d’un Sujet pour le remplacer. En effet lorsqu’un Sujet est sélectionné, le texte tapé remplace le texte initial. Lorsque vous voulez seulement modifier le texte et non le remplacer, cliquez une seconde fois sur le Sujet sélectionné pour le mettre en mode édition. 2. Pressez immédiatement sur Entrée pour valider. Notez comment la taille du cartouche s’adapte à la taille du texte entré.

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Chapitre 2. Une visite rapide

Ajouter des branches Pour créer une branche principale : Parmi les méthodes possibles, voici les deux plus rapides que je vous conseille d’utiliser : • Presser la touche Entrée. • Double-cliquer sur le fond de la map à l’endroit précis où vous voulez créer votre branche principale. C’est celle que je vous recommande car c’est vous qui choisissez l’emplacement. Une branche principale apparaît – entourée d’un cadre bleu clair – donc sélectionnée. 1. Entrez immédiatement votre texte pour remplacer Sujet principal. Par exemple : « choisir lieu ». 2. Pressez la touche Entrée pour valider. Si vous pressez à nouveau sur Entrée, vous créez une autre branche principale. Si vous créez toutes vos branches ainsi, elles s’ajoutent en suivant le sens des aiguilles d’une montre. Faites attention : pressez Entrée une première fois pour valider le texte et sortir du mode édition, puis Entrée une deuxième fois pour créer une nouvelle branche. Si comme moi vous devez regarder votre clavier, vous ne voulez pas lorsque vous levez le nez, avoir la mauvaise surprise de ne voir qu’une seule branche avec le dernier texte entré ! Pour créer une sous-branche : 1. Cliquez sur la branche à laquelle vous voulez ajouter une sous-branche pour la sélectionner. 2. Pressez la touche Inser. 3. Tapez un texte qui remplacera automatiquement « Sujet secondaire ». Par exemple « Capri ». 4. Pressez Entrée. Hésitez-vous avec « Vierzon » ? Un choix s’offre à vous pour créer une sous-branche de même niveau : – la sous-branche que vous venez de créer est restée sélectionnée – elle est encadrée de bleu : pressez à nouveau sur Entrée ; – ou bien sélectionnez à nouveau la branche principale puis pressez la touche Inser. Adoptez dès maintenant la façon ergonomique de créer branches et sous-branches, celle que vous venez d’employer : la touche Entrée créée une branche de même niveau que la branche sélectionnée, la touche Inser une sous-branche de la branche sélectionnée. Vous n’aurez recours à l’icône du ruban Insertion ou Accueil que pour des cas bien particuliers.

Figure 2.6 – Créer des branches et sous-branches

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2.1 Découvrez les lieux

Et si vous vous êtes trompé, vous pouvez : – supprimer une branche en la sélectionnant puis en cliquant sur la touche Suppr ; – annuler votre action précédente en cliquant sur Ctrl + Z.

2.1.5 Votre première map Laissez-moi vous inviter maintenant à faire une map de votre cru… Je vais toutefois vous en imposer le sujet, par exemple vos prochaines vacances. Oui je sais, vous ne vous intéressez pas à MindManager pour réfléchir sur un thème aussi facile. Vous attendez une aide sur des problèmes complexes et voilà que je vous propose un sujet sur lequel vous n’avez nul besoin de MindManager pour avoir des idées brillantes ! Il me faut en effet vous mettre en garde et vous exhorter à la patience. Si vous voulez que MindManager vous aide à réfléchir sur un sujet compliqué, vous aide à concevoir et suivre un projet complexe ou à organiser une information bouillonnante, si vous voulez qu’il rende votre travail infiniment plus facile et plus rapide, eh bien, il vous faut commencer par utiliser MindManager dans les multiples occasions où vous vous débrouillez parfaitement sans lui et n’en ressentez nul besoin ! Depuis des années vous avez vécu très bien sans MindManager, résolu moult problèmes et pris mille décisions pertinentes. Ce que je vous propose en somme, c’est de faire un effort pour faire ce que vous faites habituellement sans effort ! Il faut en effet vous approprier une nouvelle méthode. Même si très vite elle vous semblera tout à fait facile et naturelle, il n’en reste pas moins que vous êtes habitué à faire autrement. Il vous faut donc changer des années, voire des décennies d’habitudes, acquises depuis l’enfance. Acceptez donc de bonne grâce de plancher sur le sujet banal de vos prochaines vacances !

Générer des idées avant de chercher à les classer Vous avez ouvert un nouveau document en cliquant sur l’icône et entré « Vacances » dans le cartouche de titre.

de la barre d’outils d’accès rapide

Vous venez d’apprendre à créer des branches et pourtant je vous arrête tout de suite. En effet, le plus difficile est de rompre avec la notation linéaire habituelle. Pour vous y habituer je vous invite à noter en vrac toutes les idées qui vous viennent, sans chercher à les structurer en branches et sous-branches. En effet structurer, c’est-à-dire hiérarchiser, est ce que l’on fait sans arrêt lorsque l’on écrit de façon linéaire. Après tout, il faut bien choisir par quoi commencer et ce, alors même qu’on ne sait pas encore tout ce que l’on va dire. Pratique, stimulant pour l’imagination ? Bien sûr que non. La preuve : qui n’a jamais éprouvé l’angoisse de la page blanche, ou jamais bataillé pour intercaler un point oublié entre le petit 2 et le petit 3 du grand C du grand III, ou bien pour déplacer un paragraphe – d’accord c’est plus facile à l’ordinateur qu’à la main, mais tout de même… Aussi prenez ce qui suit au sérieux. C’est lors des séminaires de formation, l’un des apports auquel les participants accordent le plus de valeur. Il leur donne en effet la clé pour ne pas reproduire la laborieuse démarche linéaire tout en se donnant l’illusion de faire une map !

Noter vos idées dans des Sujets flottants Au lieu de vous efforcer de créer directement les branches et sous-branches de votre map, notez d’abord vos idées dans des Sujets flottants.

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Chapitre 2. Une visite rapide

Pour créer un Sujet flottant : 1. Cliquez une fois (et non deux, ce qui crée une branche principale) sur le fond de la map. Vous aviez peut-être déjà remarqué le petit triangle bleu qui s’affiche. 2. Entrez un texte : Il apparaît à la place du triangle bleu, totalement indépendant du Sujet Central, d’où le nom de Sujet flottant. Cliquez sur un autre endroit vierge. Entrez votre texte et ainsi de suite. Vous notez que ces Sujets flottants apparaissent dans un cartouche. Il s’agit d’une Forme. C’est le Style par défaut des Sujets flottants. Vous verrez la gestion des styles en détail section 4.1.2. Si vous avez noté toutes les idées ou questions qui vous venaient à l’esprit au sujet de vos vacances, vous avez quelque chose qui ressemble à la figure 2.7 :

Figure 2.7 – Créer des Sujets flottants

Créer une arborescence Repérez maintenant dans votre liste les mots ou expressions constituant des grands thèmes, par exemple « Lieu », « Voyage ». Ce sont eux qui méritent d’être des branches principales. Pour positionner des Sujets flottants sur des branches, il vous faut les déplacer. C’est simple : 1. Cliquez sur le Sujet, maintenez le bouton de la souris pressé puis faites-le glisser vers l’endroit désiré. Vous remarquez que dès que vous approchez du Sujet central, celui-ci s’encadre de rouge, tandis qu’un indice visuel rouge indique l’endroit précis du dépôt du Sujet.

Figure 2.8 – Déplacer des Sujets flottants

2.1 Découvrez les lieux

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2. Relâchez la souris lorsque l’emplacement vous convient. Vous venez de positionner les branches principales autour du centre de la map. Dans votre liste certaines expressions représentent certainement des détails, des questions ou des alternatives par rapport à ces branches et ont leur place en tant que sous-branches. Procédez de même en approchant cette fois le Sujet sélectionné de la branche appropriée jusqu’à ce qu’elle s’encadre de rouge. Relâchez la souris, le Sujet prend sa place de sousbranche à l’endroit indiqué par l’indice visuel rouge. Il vous arrivera plus tard de vouloir déplacer dans votre map des Sujets flottants et vous constaterez que le Sujet central ou les branches du voisinage ont tendance à s’en emparer pour former une sous-branche dès que vous vous approchez trop près. Pour éviter cela, maintenez la touche Maj pressée pendant tout le déplacement. Votre Sujet pourra alors s’approcher aussi près que vous voudrez tout en gardant son indépendance de Sujet flottant.

Déplacer les branches principales Vos branches principales ne sont peut-être pas dans l’ordre souhaité – en effet on lit spontanément une map dans le sens des aiguilles d’une montre et c’est d’ailleurs le parti pris par MindManager lorsqu’il exporte vers un autre programme. Pour déplacer une branche principale : 1. Cliquez sur sa poignée, c’est le petit bouton, noir ou blanc situé avant le texte. 2. Maintenez le bouton de la souris pressé puis faites-le glisser vers l’endroit désiré signalé par l’indice visuel rouge. 3. Relâchez. Si vous vous contentez de sélectionner le Sujet, vous n’aurez droit qu’à un déplacement latéral. Il vous sera impossible de déplacer la branche verticalement pour la positionner avec précision.

Déplacer les sous-branches Peut-être certaines sous-branches sont-elles mal placées et voulez-vous, soit les déplacer à l’intérieur de la liste des sous-branches, soit les positionner sur un autre Sujet. Pour ce faire : 1. Sélectionnez la sous-branche, maintenez le bouton de la souris pressé puis faites-la glisser vers l’endroit désiré signalé par l’indice visuel rouge. 2. Relâchez. C’est très facile, mais exercez-vous pendant quelques minutes car cela demande au début un peu de doigté. Bien sûr une sous-branche peut être transformée en branche principale et inversement. Elles ne sont pas d’essence différente et seule leur position détermine leur appellation.

Figure 2.9 – Déplacer des sous-branches

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Chapitre 2. Une visite rapide

Toute branche ou sous-branche peut être transformée en Sujet flottant. Il suffit de la saisir et de la faire glisser dans un endroit vierge en maintenant la touche Maj pressée.

2.1.6 Premières réponses (brèves) à vos premières questions Le mystère de la création et du déplacement des branches étant maintenant percé, j’imagine que vous aspirez d’ores et déjà à en savoir plus. Je lève donc pour vous un tout petit coin du voile, avant de vous inviter au chapitre suivant à vous préparer pour une utilisation professionnelle de MindManager !

Ajouter des notes Je ne serais pas surprise que vous ayez la tentation de mettre trop de texte sur vos branches, habitué que vous êtes à écrire des phrases, ou tout simplement inquiet à l’idée d’oublier quelque chose ! Combattez cette mauvaise impulsion dès le début. En effet, gardez en tête qu’une des vertus foncières de la map est de vous donner une vue d’ensemble sur le sujet que vous étudiez et de vous permettre ainsi de repérer l’essentiel immédiatement. Pour cela, vous devez absolument éviter d’encombrer votre map : • Scindez vos phrases en branches et sous-branches et supprimez les mots vides de sens. Songez seulement à leur nombre dans une phrase ! • Notez à part commentaires et remarques : vous verrez plus loin que MindManager a prévu plusieurs possibilités pour ajouter des informations dans la map elle-même, non seulement dans des Sujets flottants mais aussi dans des Bulles. • Enfin, si vous avez besoin d’ajouter des détails, utilisez la fenêtre des Notes. Eh oui, comment consigner efficacement dans une map le tableau des horaires de train dont vous avez besoin ? MindManager vous offre le squelette mais aussi la chair sur les os. Vous découvrirez dans la section 3.2.2 comment ajouter des annotations, entrer du texte au kilomètre dans la fenêtre des Notes et aussi y placer images et tableaux !

Ajouter des couleurs Les couleurs sont une nourriture pour notre cerveau. Si vous en doutez, demandez-vous pourquoi nous sommes passés de la télévision en noir et blanc à la télévision couleur ! N’hésitez donc pas et colorez, sans craindre que votre sérieux soit mis en doute ! Images et couleurs stimulent l’imagination. De plus, elles sont utiles aussi pour mettre en exergue et donner du sens. Le marché du Stabilo Boss®, n’est-il pas florissant ? J’aborde ceci en détail section 3.5. Pour le moment, je vous propose juste d’ajouter un peu de gaieté à votre map. Pour donner des couleurs à un Sujet : 1. Cliquez sur le Sujet que vous voulez colorer. 2. Puis pour attribuer couleurs de ligne, de surlignage et de police, cliquez sur les icônes correspondantes du groupe Mise en forme accessible dans les rubans Accueil et Format : Couleur de ligne, Couleur de surlignage/Remplissage et Couleur de police. Notez d’ores et déjà que les sous-branches héritent de la couleur de ligne de leur branche mère, ce qui n’est pas le cas pour les autres couleurs. Cliquez sur la flèche à droite de l’icône pour accéder à la palette de couleurs et choisir celle qui vous plaît.

2.2 Préparez-vous

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Ajouter des images Votre map a déjà meilleure mine, mais vous aimeriez bien ajouter quelques images pour concrétiser des idées, repérer des informations ou simplement… rêver ! Peut-être trouverez-vous votre bonheur dans la Bibliothèque d’images ! Allons-y donc pour vous donner un avant-goût de ce que je vous montrerai en détail section 3.3. Pour ajouter une image à un Sujet : 1. Cliquez sur l’icône Volet des tâches de la barre d’état en bas à droite de l’écran pour afficher le menu complet puis sélectionnez Bibliothèque. Le volet des tâches s’ouvre à droite de l’écran. Quatre onglets apparaissent en bas de celui-ci. Cliquez sur l’onglet Images pour ouvrir la Bibliothèque des images. 2. Dans la partie haute du volet des tâches, cliquez sur un dossier de la liste ; choisissez celui qui correspond à votre thème, par exemple Véhicules ou Monnaie. Un aperçu des images qu’il contient s’affiche immédiatement dans la partie inférieure du volet des tâches. 3. Sélectionnez le Sujet auquel vous voulez ajouter une image. 4. Cliquez sur l’image de votre choix. L’image apparaît à gauche du texte de votre Sujet. Vous avez trouvé une meilleure image ? Recommencez l’opération. Vous constaterez que la nouvelle image se substitue à la première. N’essayez pas de placer deux images dans un Sujet, cela n’est pas possible.

2.2

PRÉPAREZ-VOUS

Votre première curiosité étant satisfaite, je vous propose maintenant de vraiment vous installer chez vous ! Un nouveau logiciel est un peu comme une nouvelle maison, il faut un certain temps pour s’y sentir totalement à l’aise et se rappeler où l’on a rangé telle et telle chose !

2.2.1 Choisir les options de base L’objectif de ce paragraphe est de vous faciliter la vie et de vous épargner des contrariétés, telles que perdre tout son travail parce que l’électricité vient de se couper ou que MindManager s’est bloqué ! Même si ces incidents sont rares, vous avez sans doute remarqué qu’ils se produisent en général lorsque vous êtes attelé à un travail complexe, dans lequel vous êtes si absorbé, que justement vous n’avez pas enregistré depuis dix minutes au moins. Ô rage, ô désespoir… Dans un autre ordre d’idée, vous aimeriez peut-être que les références du document figurent sur la map que vous venez d’imprimer, ou au contraire que celle-ci soit totalement vierge de tout pied-depage, mais vous ne savez pas comment faire. La plupart des options utilisées par défaut par MindManager sont définies dans la fenêtre des options. Elle comprend plusieurs panneaux et je vous propose d’explorer les principaux. Pour ouvrir la fenêtre des Options, cliquez sur le bouton MindManager en haut à gauche, puis dans la fenêtre du menu, sur le bouton Options MindManager.

Afficher le nom des fichiers en onglet Voici ci-dessous le premier panneau – Affichage – de la fenêtre des Options. À chaque élément de la liste de gauche son panneau de paramétrage. Il suffit de cliquer sur son nom.

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Chapitre 2. Une visite rapide

Figure 2.10 – Fenêtre des options – panneau Affichage

Laissez coché ce qui l’est par défaut. Je vous conseille simplement de cocher en plus Noms des fichiers dans les onglets du classeur. Cette option va de pair avec la précédente qui affiche en bas d’écran les onglets correspondant à chaque map ouverte, ce qui permet de passer aisément de l’une à l’autre en cliquant sur l’onglet voulu. Vous avez peut-être remarqué que les maps ainsi indexées le sont par leur titre dans le Sujet central. Avec cette option supplémentaire, c’est le nom du fichier et non plus le titre qui s’inscrira dans les onglets. Je ne m’attarde pas sur les panneaux Général et Modifier. Les options cochées par défaut vous satisferont probablement.

Améliorer les performances Si vous trouvez MindManager trop lent sur votre système, décochez toutes les options dans le panneau Effets visuels. Vous ne perdrez rien d’essentiel ! Et si le bleu du ruban ne vous plaît pas, profitez-en pour changer de couleur !

Enregistrer les informations récupérées Voici un panneau auquel je vous incite grandement à consacrer quelques instants.

Figure 2.11 – Fenêtre des options – panneau Enregistrer

2.2 Préparez-vous

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• Vous préférerez peut-être moins de dix minutes pour l’option Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les…. Pour ma part, je l’ai réglée à deux minutes, voire une minute – je n’aime pas travailler pour rien. Choisissez bien sûr un temps raisonnable en fonction de la puissance de votre système. • La case du dessus vous propose de créer avant d’enregistrer une copie de sauvegarde de l’enregistrement précédent. Cochez cette option occasionnellement lorsque vous travaillez sur des fichiers « sensibles ». Il vous est sans doute arrivé à vous aussi d’être pétrifié devant l’irrémédiable après avoir cliqué une fois de trop et écrasé votre travail ! • Le champ Emplacement des documents par défaut indique le chemin d’accès du dossier Mes maps créé par MindManager lors de l’installation du logiciel dans le répertoire Mes Documents de votre disque dur. C’est le dossier par défaut dans lequel MindManager vous propose d’enregistrer vos maps. Pour ma part, je modifie ce chemin d’accès de temps à autre en fonction des dossiers sur lesquels je travaille afin de m’éviter les lenteurs de la navigation vers le dossier approprié ! • J’attire enfin votre attention sur le bouton Rétablir en bas du panneau. Cliquez dessus si vous constatez une modification non désirée de l’interface. Cela arrive parfois sur mon Tablet PC. Je me rends alors dans cette fenêtre, je quitte MindManager et je l’ouvre à nouveau. Comme MindManager ouvre automatiquement les maps qui étaient ouvertes puisque j’ai pris soin de cocher cette option proposée juste au-dessus, cela ne me coûte guère plus de trente secondes ! • S’il arrive que le ruban lui-même ait disparu, fermez MindManager avec le gestionnaire des tâches de Windows (Ctrl + Alt + Suppr) et réparez MindManager dans le panneau de configuration > Ajout/suppression de programmes.

Mettre vos maps à votre nom Voici le panneau Informations sur l’utilisateur dans lequel vous entrez vos coordonnées :

Figure 2.12 – Fenêtre des options – panneau Informations Utilisateur

Il est important de renseigner ces champs car MindManager utilise ces informations sur les documents que vous imprimez. Il les utilise également pour identifier vos commentaires lors du processus de révision d’une map.

Écrire vite et sans fautes Le panneau Correction orthographique de la figure ci-dessous vous offre deux options intéressantes : les dictionnaires et la correction automatique.

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Chapitre 2. Une visite rapide

• Lorsque la case Vérifier l’orthographe au cours de la frappe est cochée, l’ondulation rouge familière apparaît à chaque fois que vous tapez un mot inconnu du dictionnaire indiqué dans le dernier champ de ce panneau. La correction orthographique concerne aussi bien les Sujets dans la map que les Notes.

Figure 2.13 – Fenêtre des options – panneau Orthographe

• Lorsque vous prévoyez d’utiliser une langue différente, changez de dictionnaire. Attention, ce changement, n’est valable que pour les maps futures. Vous pouvez également créer vos propres dictionnaires ou ajouter vos dictionnaires extérieurs – par exemple les dictionnaires spécialisés que vous utilisez peut-être déjà dans Word. Pour cela, cliquez sur le bouton Dictionnaires personnels. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton Nouveau, naviguez vers le fichier souhaité puis cliquez sur OK. Assurez-vous alors que la case Suggérer à partir du dictionnaire principal uniquement n’est pas cochée dans les options du panneau. • Le bouton Options de correction automatique ouvre une fenêtre où vous pouvez entrer sans hésiter des raccourcis pour les mots et expressions que vous utilisez souvent. Votre choix affecte le texte de la map et celui des Notes. Les options du panneau Correction orthographique de la fenêtre des Options ne sont pas les seules à agir sur l’orthographe. Vous disposez aussi pour les documents en cours des commandes du ruban Révision > groupe Vérification. • Si vous voulez changer la langue d’un document existant, cliquez sur la commande Définir la langue. Vous ferez votre choix dans la fenêtre qui s’ouvre. Supprimez d’une façon ou d’une autre les fautes d’orthographe, car c’est le menu de correction orthographique qui apparaît, plutôt que le menu contextuel lorsque vous faites un clic droit sur un Sujet porteur d’une telle ondulation ! • Pour corriger l’orthographe du document en cours, choisissez Correction orthographique dans le même groupe. La fenêtre qui s’ouvre vous offre les mêmes options que celle de Word. Pour faire disparaître les ondulations qui persistent sous les mots inconnus de vos dictionnaires, désactivez la correction orthographique en activant la commande Définir la langue, puis en cochant au choix Dans le texte des Sujets sélectionnés et/ou Dans les Notes des Sujets sélectionnés.

2.2 Préparez-vous

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Et pour aménager l’interface « à votre main »… Peut-être avez-vous besoin de petits aménagements supplémentaires dans la fenêtre des Options pour vous sentir vraiment chez vous ! • Ainsi, si vous êtes gaucher, vous serez sans doute heureux d’avoir le volet des tâches à gauche de l’écran plutôt qu’à droite. Allez dans le panneau Général. Cochez en bas Interface utilisateur gaucher. • La fenêtre des Notes est placée par défaut verticalement à la droite de l’écran. Certains d’entre vous la préféreront horizontale. Si tel est votre cas, allez dans le panneau Notes et cliquez sur Horizontale. Je préfère pour ma part la fenêtre des Notes verticale, mais lorsque je travaille sur deux maps simultanément avec un partage d’écran vertical, je change sa position en cliquant à droite de l’icône du ruban Accueil. • Le ruban peut empiéter sur votre espace de travail. Pour le réduire, faites un clic droit sur celui-ci et choisissez dans le menu contextuel Minimiser le ruban. D’autant que vous pouvez ajouter à la barre d’outils d’accès rapide toute icône que vous utilisez régulièrement. Il vous suffit de faire un clic droit sur elle dans le ruban et de choisir la commande Ajouter à la barre d’outils d’accès rapide. Vous pouvez préférer personnaliser cette barre en une seule opération. Pour ce faire, faites un clic droit dans un endroit vierge de la barre et choisissez Personnaliser la barre d’accès rapide dans le menu contextuel. Vous effectuerez alors en une seule opération tous les ajouts ou suppressions désirés dans la fenêtre qui s’ouvre.

2.2.2 Gérer vos maps MindManager veut aussi vous faire gagner du temps en vous évitant les navigations fastidieuses dans votre Explorateur Windows, à la recherche des fichiers sur lesquels vous voulez travailler. C’est le rôle du volet des tâches Mes maps, que j’ai déjà mentionné. Il n’a de commun que le nom avec le dossier Mes maps d’enregistrement par défaut des maps. Entendons-nous bien, ce volet des tâches ne vous dispense pas de classer vos maps. Enregistrer toutes vos maps dans le dossier Mes maps de votre Explorateur Windows proposé par défaut n’est pas un classement que je vous recommande ! Classez tout bonnement vos maps dans les dossiers pertinents, comme tout autre fichier !

Le volet des tâches Mes maps Ce volet des tâches, qui correspond au premier onglet de la barre verticale des onglets à droite de l’écran, est ce que les anglais appellent a mixed blessing. Il est capable de vous rendre de grands services mais il vous empoisonne la vie si vous ne vous en souciez pas ! Ce volet des tâches est séparé en deux parties, Raccourcis vers les maps en haut, pour recevoir les raccourcis vers les fichiers maps souhaités et Raccourcis vers les dossiers en bas, pour créer des raccourcis vers les dossiers de votre Explorateur Windows de votre choix et toutes les maps qu’ils contiennent. Le contenu de ces deux fenêtres variera bien sûr avec le temps puisque vous n’y ferez figurer que les maps qui correspondent à vos projets et à vos activités du moment. • Il vous suffit de cliquer sur Ajouter le raccourci vers la map active pour ajouter un raccourci vers celle-ci dans le volet du haut.

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Chapitre 2. Une visite rapide

Créez des collections en cliquant sur Ajouter une nouvelle collection pour réunir des maps éparpillées dans votre classement. Vous aurez ainsi un pseudo-classement avec une série de collections rassemblant les raccourcis vers toutes les maps pertinentes, quels que soient leurs dossiers d’origine. Il vous suffira de cliquer dessus pour ouvrir la map correspondante.

Par exemple, vous voyez dans la figure ci-dessous, que j’ai actuellement une collection appelée « Livre » dans laquelle sont rangés, le raccourci de la map « sommaire » dans laquelle je rédige le présent ouvrage – elle-même classée dans Windows Explorer dans le dossier « livre » du répertoire Projets -, le raccourci de la map « astuces », classée dans le sous-dossier « Support » du dossier « S » du répertoire « Références » et enfin celui de la map « documentation » classée dans le sous-dossier « D » du même répertoire. Ouf ! Je vous dis que ce volet des tâches vaut de l’or...

Figure 2.14 – Volet des tâches Mes maps

Vous voyez bien que ce serait laborieux d’aller chercher ces fichiers à chaque fois que je veux les consulter ! Bien sûr, lorsque j’aurai terminé, je supprimerai cette collection en faisant un clic droit sur la collection « Livre » et en choisissant Supprimer. Bien entendu, je ne supprimerai ainsi que les raccourcis et non les maps elles-mêmes ! • Pour ajouter dans la partie inférieure un raccourci vers les maps contenues dans un dossier – bien réel cette fois – de votre Explorateur Windows, cliquez sur Ajouter le raccourci de dossier et naviguez vers celui-ci. Exploitez donc la facilité offerte par ce volet des tâches Mes maps et prenez l’habitude de créer des raccourcis vers les maps dont vous vous servez couramment pendant une période donnée. Bien sûr, une fois que vous les avez ouvertes, hâtez-vous de fermer le volet des tâches afin de jouir de tout l’espace pour votre map ! Mettez vos listes régulièrement à jour grâce au menu contextuel droit des icônes de raccourci. Il vous permet en particulier de supprimer collections et raccourcis ou d’actualiser l’état des raccourcis. Pour être sûr que la liste des raccourcis est à jour, autrement dit que vous n’aurez pas la désagréable surprise d’un lien brisé, choisissez l’option d’un indicateur visuel pour les liens brisés. Allez pour cela dans le panneau Effets visuels de la fenêtre des Options et cochez Mettre à jour les liens Mes Maps dynamiquement. Les raccourcis brisés seront ainsi visualisés automatiquement à l’ouverture suivante du volet des tâches ou de MindManager. Il vous sera bien sûr offert la possibilité de les réparer.

2.2 Préparez-vous

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Les documents ouverts récemment Malgré votre brillante organisation du volet des tâches Mes maps, vous trouverez tout de même bien pratique de pouvoir ouvrir sans les chercher les fichiers récents. Il vous suffit pour cela de cliquer sur le bouton MindManager ; vous les verrez listés dans la partie droite de la fenêtre. MindManager n’affiche par défaut que les douze derniers fichiers ouverts. Pour allonger la liste, allez dans le panneau Général de la fenêtre des Options et indiquez le nombre souhaité dans le champ Liste des dernières entrées. Vous connaissez maintenant les lieux ainsi que les rudiments de la création d’une map. Vous avez réglé les principales options. Vous voici fin prêt à passer aux choses sérieuses !

PARTIE 2

PARTEZ SUR DE BONNES BASES La partie 2 vous fait découvrir tous les éléments de base du logiciel et vous montre comment mettre en forme vos maps.

3 Les fondations et les briques

Vous avez fait le tour du propriétaire et sans doute déjà créé quelques maps. Impatient de vous y mettre, vous brûlez de découvrir le logiciel et de faire parler commandes et icônes ! C’est précisément maintenant qu’il me faut modérer votre élan explorateur pour vous inciter à vous intéresser d’abord à la méthode avant de chercher à connaître les fonctions du logiciel. Vous voulez bien sûr profiter des bienfaits annoncés et ne pas vous borner à une utilisation de MindManager aussi occasionnelle que superficielle et ludique ? N’est-ce pas ? Si tel est votre cas, prenez le temps de vous approprier la méthode à suivre pour construire de bonnes maps, c’est-à-dire des maps faciles à construire malgré leur éventuelle complexité, faciles à comprendre pour qui est bien guidé, des maps qui répondent clairement à la problématique qui les a fait naître et qui vous rendront des services auxquels vous n’osez même pas songer. Cette méthode est simple et vous paraîtra rapidement tout à fait naturelle tant elle est adaptée à notre façon de penser et pourtant vous devrez faire un effort pour vous y habituer et la pratiquer par réflexe, tant vous êtes habitué depuis des décennies à faire autrement.

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Chapitre 3. Les fondations et les briques

En avant donc pour la découverte de la méthode, afin que vos maps ne soient pas qu’une illusion et que vous ne reproduisiez pas inconsciemment la démarche linéaire, si peu commode et pourtant si familière.

3.1 APPROPRIEZ-VOUS LA MÉTHODE : C’EST LA CLÉ DU SUCCÈS ! Qui de nous n’a jamais transpiré pour faire le plan d’une présentation ou d’un rapport, ou bien pour structurer les différentes phases d’un projet ? Bien souvent, ce ne sont pas tant les idées qui manquent que le fil conducteur. Et il est d’autant plus difficile à définir que justement les idées sont plus nombreuses ! Rien d’étonnant à cela puisque notre façon habituelle de noter, en commençant bien sagement en haut à gauche de notre page vierge, nous force à prendre en permanence une décision – celle de choisir quoi inscrire en premier puis en deuxième, etc. et ce, alors même que nos idées se bousculent encore. « Commencez par faire le plan » disait le professeur. Pas facile lorsque l’on n’a pas encore réfléchi à ce que l’on va dire ! Avez-vous déjà essayé de conduire une voiture en appuyant à la fois sur le frein et sur l’accélérateur ? Pas très efficace, n’est-ce pas ? C’est pourtant analogue à ce que nous faisons quand nous essayons tout à la fois, de rassembler nos idées et de les hiérarchiser. À peine une idée est-elle née que la voilà soumise à notre esprit critique, évaluée, soupesée, en danger d’être prestement éliminée ! De plus nos idées nous viennent en général dans le désordre. Vous savez bien... Vous êtes concentré sur votre planning stratégique et vous vous rappelez brusquement que vous avez oublié de donner à manger au chat ! Où noter cela ? Un nœud à votre mouchoir, peut-être ? Et c’est bien la difficulté que rencontrent mes stagiaires au matin du premier jour quand je leur demande de décrire leur fonction. Eh oui, ce n’est pas toujours aussi simple que prévu. Difficile en effet de positionner les soustâches qui leur viennent à l’esprit avant d’avoir placé les missions et les tâches dont elles découlent ! À la différence de la notation linéaire, la map vous donne la possibilité de séparer très facilement les deux processus de production et de structuration des idées. Et vous serez surpris de voir combien tout devient soudainement plus facile et plus rapide ! Non seulement vous organiserez vos idées sans peine, mais vous en aurez davantage ! En effet, même si vous ne vous considérez pas comme un « créatif » débridé, mais plutôt comme un manager pondéré, vos idées sont précieuses. Vous devez en avoir tous les jours – et vos collaborateurs aussi – pour modifier, transformer, améliorer et anticiper au quotidien. Or êtes-vous bien sûr que ce sont toujours les meilleures idées possibles qui sont à la base de vos choix et de vos décisions ? Ou comme la plupart d’entre nous, vous contentez-vous le plus souvent des idées qui vous viennent immédiatement à l’esprit et choisissez-vous la première qui vous semble bonne ? C’est ce que nous faisons, seul ou en groupe lorsque nous terminons trop tôt un brainstorming, par ailleurs déjà affadi par la critique et l’autocensure. Ce que MindManager vous propose, c’est de pratiquer au quotidien, le plus naturellement du monde des brainstormings personnels rapides et productifs, dans lesquels les idées, saisies puis prestement organisées, vous viendront sans effort.

3.1.1 Jeter vos idées sur l’écran : le Mode brainstorming Pour vous aider à bien dissocier la saisie des idées ou des informations de leur organisation, MindManager a conçu un outil particulier.

3.1 Appropriez-vous la méthode : c’est la clé du succès !

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Il s’agit du Mode brainstorming. Le Mode brainstorming recueille pêle-mêle toutes les idées qui vous viennent, importantes ou accessoires, géniales ou banales et il les note sans souci de classement. Malheur en effet à celui qui croit gagner du temps en créant immédiatement branches et sous-branches. Très vite, il s’acharnera à compléter « la première branche en haut à droite » – reproduisant ainsi sans s’en rendre compte sa façon de faire habituelle, qui l’oblige à hiérarchiser avant d’avoir produit. Et bien sûr il « peinera », ne sachant que faire des idées qui viennent mais « vont ailleurs »… ou en plusieurs endroits ! Pour travailler en Mode brainstorming, ouvrez une map vierge, entrez le titre – allez, songez encore aux vacances – puis procédez comme suit : 1. Allez dans le ruban Outils, groupe Conseillers et cliquez sur Lancer un brainstorming. L’interface se modifie légèrement pour laisser place à une barre d’en-tête proposant trois étapes et un champ. Vous y noterez vos idées rapidement et sans effort. 2. Placez le curseur dans le champ intitulé Étape 1 et tapez votre première idée. Par exemple « proximité plage ». 3. Pressez Entrée. Votre texte s’affiche comme Sujet flottant en dessous du titre. 4. Tapez immédiatement votre nouvelle idée et pressez Entrée. Votre texte se place en dessous ou à côté du précédent. Procédez ainsi jusqu’à ce que vous ayez vidé votre tête de toutes vos idées sur le sujet choisi. Ne vous souciez ni des erreurs, ni des redondances, ni des fautes d’orthographe. Vous verrez plus tard. Ne rompez pas le rythme : vous tapez une idée, vous validez, puis une autre idée et vous validez, etc. Je vous ai invité plus haut à jeter vos idées dans des Sujets flottants en affichage normal ou Mode Map. Rien ne s’y oppose, c’est simplement plus lent que d’utiliser le Mode brainstorming et bien sûr vous serez davantage tenté de mêler production et organisation de vos idées… Votre map doit maintenant ressembler plus ou moins à celle ci-dessous :

Figure 3.1 – Saisie des idées en Mode brainstorming

Vous disposez d’une ou plusieurs colonnes de mots ou d’expressions. Regardez la liste de vos idées. Éliminez celles qui sont redondantes ou non pertinentes : sélectionnez-les et pressez la touche Suppr. Remaniez le texte si besoin est. Arrivée à ce point, je quitte le Mode Brainstorming en cliquant sur Terminer le brainstorming en haut à droite car je trouve assez peu pratique les étapes suivantes proposées par MindManager.

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Chapitre 3. Les fondations et les briques

L’étape 2 suppose en effet qu’au vu de cette liste – souvent très longue – vos branches principales vous sautent miraculeusement aux yeux ! Je vous laisse donc explorer les Étapes 2 et 3 et je vous propose ci-dessous ma méthode.

3.1.2 Organiser facilement vos idées En effet, devant une liste volumineuse d’idées, il est bien malaisé de repérer celles qui ont vocation de branches principales, d’autant que bien souvent l’idée fédératrice qui regroupera certaines idées ne figure même pas dans la liste ! Voici donc la méthode que je vous recommande : • Sortez du Mode brainstorming après l’Étape 1 pour retourner dans le Mode Map • Sélectionnez la première idée et attribuez-lui une couleur de surlignage – par exemple jaune. Puis parcourez votre liste du regard à la recherche de l’idée suivante qui vous semble de la même famille. Surlignez-la de la même couleur et ainsi de suite. Vous obtiendrez un ensemble d’idées surlignées de jaune, disséminées parmi votre liste. Grâce à la couleur qui les isole, il vous sera facile de repérer parmi elles le « chapeau », l’idée fédératrice, autrement dit la branche principale… et si elle n’existe pas encore, vous aurez tous les éléments pour la trouver. Il ne vous restera alors qu’à positionner la branche principale à l’endroit de votre choix et à faire glisser les autres Sujets jaunes pour former les sous-branches. Colorez tous les Sujets flottants concernés en une seule fois grâce à la sélection multiple : cliquez sur les Sujets un à un en maintenant la touche Ctrl pressée puis appliquez la couleur choisie. Vous pouvez organiser les Sujets couleur après couleur ou bien colorer d’abord tous les Sujets flottants avant de positionner les branches principales et de structurer. La figure 3.2 montre la map en cours de construction :

Figure 3.2 – Organisation des idées issues du brainstorming

3.2 Choisissez vos mots

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Forcez-vous à utiliser les couleurs même si cela vous semble inutile. Rappelez-vous, votre imagination se nourrit de couleurs ! À l’évidence, la vision sur une même page de toutes vos idées ainsi structurées vous donnera à coup sûr d’autres idées. Non seulement la disposition propre à la map incite à l’expansion et sollicite naturellement votre imagination, mais elle vous invite à faire des rapprochements et provoque des « collisions » d’où naîtront d’autres idées. Et si tout à coup vous viennent des idées nouvelles qui ne trouvent pas naturellement leur place dans votre map, retournez dans le Mode brainstorming pour les recueillir avant de les intégrer à votre map. La figure 3.3 montre la map structurée :

Figure 3.3 – Map structurée après la session de brainstorming

3.2

CHOISISSEZ VOS MOTS

Je n’ai pas jusqu’ici insisté beaucoup sur ce qu’on écrit dans une map. Intuitivement, vous sentez bien qu’il faut faire court pour tout avoir sous les yeux et récolter le bénéfice de la vue d’ensemble, mais instinctivement, vous avez peur d’oublier ou de ne pas être assez explicite. Il est un fait que la plupart des débutants dans la méthode ont tendance à écrire sur les branches des phrases entières. Ceci fait bondir les puristes du Mind Mapping qui ressentent cela comme une trahison et somment le malheureux débutant de n’utiliser que des mots clés – un seul par branche – sous peine de n’arriver jamais à rien. Je vous propose de découvrir le pourquoi de cette exigence afin de mieux comprendre quand il est utile de s’y conformer et quand il est nécessaire de s’en éloigner. La pratique du Business Mapping n’implique pas en effet de renier les bases du Mind Mapping, mais l’utilisation professionnelle demande des adaptations, dues à la nécessité de communiquer et de partager. Le Mind Mapping, conçu pour être pratiqué avec du papier et des crayons, produit avant tout des documents personnels. En effet les maps colorées et abondamment illustrées ont peu de place, quel que soit leur mérite, dans l’univers de nos bureaux et surtout, elles ne « parlent » qu’à leur auteur. Leur objectif originel, tel que défini par Tony Buzan lui-même, est double. Il s’agit premièrement de faciliter la compréhension. Entendez par là, la perception ou la création d’une cohérence dans une masse mouvante d’informations. L’intérêt de les réunir sur une seule page que l’on peut compléter à loisir est bien sûr évident. Deuxièmement, il s’agit d’aider à leur mémorisation – rappelons que Tony Buzan était alors étudiant. Avec la formidable intuition que le cerveau pense en images, il comprend qu’il faut littéralement y imprimer les informations. De là, l’importance accordée aux couleurs, à la

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Chapitre 3. Les fondations et les briques

position dans l’espace, au dessin – de préférence exagéré ou humoristique, et au mot concret qui frappe. Autre utilisation enfin, la créativité, favorisée par la structure radiante de la map, qui invite à l’expansion quasiment vers l’infini – les idées rebondissant de branche en branche. Dans son très beau livre Le Mind Mapping, enfin libéré dans sa réédition de son titre français d’origine Dessine-moi l’intelligence, Tony Buzan nous invite à faire en groupe une expérience. Il faut inscrire dans un cercle le mot « Bonheur », tracer tout autour dix branches et y noter tous les mots que le bonheur évoque pour soi. « Famille », « soleil », « repos », etc. Devinez ce qui arrive : à la surprise générale, on constate lors de la mise en commun que tous les mots diffèrent. La plupart du temps, il n’en est pas un seul qui soit commun à tous les participants ! C’est sur ce dernier aspect que je veux m’arrêter. Que peut-on conclure en effet ? • qu’un mot suggère une grande variété d’idées, qu’il ouvre en quelque sorte la porte de tout un univers et à ce titre mérite bien son nom de mot clé. • mais aussi que cet univers, pourtant ouvert par la même clé, est totalement personnel à chacun de nous ! (Si vous pensez que cela tient au mot choisi et qu’un mot de votre vocabulaire professionnel a plus de chance de voir sa signification partagée, faites l’exercice décrit ci-dessus avec vos collègues et amusez-vous à produire des sous-branches. Vous serez surpris !) Qu’en conclure ? D’une part que nos perceptions et notre expérience sont tout à fait personnelles et qu’un mot, même banal évoque pour chacun de nous un univers qui nous est propre. Gare donc aux malentendus si l’on n’y prend pas garde ! D’autre part que la libre mise en commun des idées est infiniment riche ! Donc, « Oui » sans réserve aux mots clés quand il s’agit de créer et d’imaginer ». « Non » dès lors qu’il s’agit de communiquer ou d’agir. Ayez ceci en tête pour à la fois, capitaliser sur la diversité et communiquer avec clarté !

3.2.1 Les Mots sur les branches Il résulte de ce qui précède que vous choisirez avec soin ce que vous écrivez sur les branches : • d’une part en fonction de la finalité de votre map : – doit-elle par exemple vous aider à trouver des idées ? – ou cherchez-vous à organiser des informations ? – ou bien construisez-vous un plan d’action ? – ou encore préparez-vous une présentation ? • d’autre part en fonction de sa destination – la réservez-vous à votre usage personnel ? – ou bien a-t-elle vocation à être partagée et diffusée ?

Des mots clés ? Il suffit d’un seul mot pour rendre immédiatement présent à notre conscience toute une richesse d’informations et d’évocations. À la différence d’une phrase, il n’enferme pas. Essayez ceci si vous en doutez : inscrivez sur une branche « Reprocher à mon fils ses mauvaises notes à l’école », puis sur trois autres les mots « Fils », « Notes » et « École ». Vous vient-il d’autres idées pour aborder le problème ?

3.2 Choisissez vos mots

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Utilisez donc des mots clés à chaque fois que vous êtes en situation de rechercher des idées, seul ou en groupe. C’est la garantie de leur rapide multiplication ! À quelle condition ces maps à mots-clés peuvent-elles être pérennes ? • soit, elles vous sont personnelles. Vous y avez alors longuement réfléchi et vous comptez les consulter régulièrement. • soit, elles ont été construites à plusieurs. Leur partage se limite alors au cercle de leurs auteurs. Les mots clés auront été dûment commentés, élucidés et décortiqués, au point que leur signification a été libérée de toute ambiguïté. Oui, mais qu’inscrire sur les branches lorsque les mots clés risquent de faillir ?

Ou des expressions ? Tout dépend du type de map que vous construisez. Est-ce une « map portail d’informations », est-ce une « map projet », une « map présentation » ? C’est le bon sens qui vous guidera ! • Si vous voulez organiser un classement, vos branches seront analogues aux étiquettes de vos dossiers et porteront un texte suffisamment précis pour que vous sachiez vers quelles informations elles vous conduisent. • Si vous préparez une présentation, vous écrirez des affirmations, afin de garder votre auditoire concentré sur vos idées et éviter qu’il ne donne libre cours à son imagination pendant que vous parlez. • Si vous planifiez une activité, vous préférerez un verbe et un nom, bref suffisamment d’information pour lever toute ambiguïté quant aux tâches à accomplir. • Impérative lorsque la map est destinée à communiquer, une expression est aussi utile pour les maps personnelles. Le degré de précision que je trouve nécessaire me conduit à utiliser souvent des expressions, mais qui dit expression, ne dit pas morceau de phase ! Chaque expression doit être pensée. Son but est de pointer sur l’essentiel. De ce fait, tous les mots inutiles pour la compréhension doivent être supprimés car ils sont encombrants et « noient » l’important dans l’insignifiant. • Rappelez-vous le fameux « nécessaire et suffisant » des théorèmes de votre jeunesse.

Une petite fonction bien commode MindManager vient d’ailleurs à votre aide si, constatant qu’un Sujet comporte plusieurs idées, vous souhaitez, pris de remords, l’éclater en plusieurs branches ou sous-branches. Il vous suffit en effet de faire un clic droit sur le Sujet en question et de choisir Fractionner le sujet – en plusieurs sujets ou en sujets secondaires, dans le menu contextuel. Ainsi, le sujet « Garçonnet impertinent et drôle » deviendra automatiquement le Sujet « Garçonnet » doté des deux sous-branches « Impertinent » et « Drôle ». Cette commande figure aussi dans le ruban Accueil, groupe Edition. Regardez sous ce jour les maps que vous avez faites et vous envisagerez certainement quelques suppressions. Ah les articles…

3.2.2 Les notes et annotations Mais comment donner le maximum d’informations avec le maximum de concision ? C’est ce que vous allez voir en faisant plus ample connaissance avec des Sujets autres que les Sujets sur les branches. Vous allez ainsi retrouver les Sujets flottants et découvrir les Bulles qui évoquent l’univers des bandes dessinées.

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Chapitre 3. Les fondations et les briques

Et puis, s’éloignant du royaume du Mind Mapping pour entrer dans celui du Business Mapping, la fenêtre des Notes vous offre un endroit où expliciter, développer et compléter les informations sous la forme linéaire habituelle.

Les Sujets flottants Vous avez déjà fait connaissance avec les Sujets flottants dans la section 2.1.5, puisque c’est sous cette forme que vous notez d’abord vos idées avant de les positionner dans l’arborescence de votre map. Ce n’est toutefois pas leur seule utilité ! Voici par exemple, comment je les utilise : • pour indiquer la légende d’une map lorsque je l’imprime (les légendes sont traitées à la section 3.5.2). En effet comme tout Sujet, un Sujet flottant peut recevoir des sous-branches comme ci-dessous :

Figure 3.4 – Utilisation des Sujets flottants pour une légende

• pour ajouter quelques mots qui ne concernent pas une branche en particulier mais un ensemble de branches voisines. Créez-le alors en fin de map, sinon restant immobile, il peut se retrouver éloigné des branches qu’il commente ! • pour présenter des relations entre idées plus complexes que la seule relation à un thème central commun. Le schéma 3.5 qui représente le processus cyclique de la gestion de projet en est un exemple :

Figure 3.5 – Utilisation des Sujets flottants pour présenter des relations entre idées

Reportez-vous à la section 3.4.3 pour les détails sur les Relations.

3.2 Choisissez vos mots

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Les Bulles Pourquoi des Bulles ? Les Bulles servent de pense-bêtes ou accueillent des commentaires et des remarques. Elles n’ont pas leur place dans l’arborescence en tant que branches. Elles ne représentent ni une idée, ni un détail, ni une sous-tâche supplémentaire, mais un peu à la manière d’un Post-it®, elles vous permettent de noter une remarque, un commentaire ou une précision sur un élément de la map. Une Bulle concerne un Sujet spécifique de la map et, attachée à lui, le suit dans tous ses déplacements. Pour ajouter une Bulle : Sélectionnez le Sujet auquel vous voulez ajouter la Bulle, puis cliquez sur l’icône Accueil ou Insertion.

des rubans

Les Bulles sont commodes et d’un usage assez courant. Si vous vous sentez destiné à être un grand amateur de Bulles, habituez-vous à utiliser dès maintenant le raccourci clavier Ctrl + Maj +Entrée.

Pour supprimer une Bulle, cliquez dessus et pressez Suppr. Pour remplacer son texte, cliquez dessus et entrez le nouveau texte. Pour modifier le texte existant, cliquez dessus une première fois, puis une seconde pour passer en mode édition. Placez le curseur à l’endroit voulu et modifiez le texte.

Si vous trouvez qu’une Bulle que vous avez déjà créée serait plus pertinente attachée à un autre Sujet, nul besoin de tout recommencer. Il vous suffit de la déplacer. Pour cela, coupez-la, sélectionnez le nouveau Sujet puis pressez Ctrl+Maj+V. Si votre mémoire chancelle, consultez le menu contextuel droit, vous y trouverez la commande Coller > Coller comme Bulle. Le collage classique du contenu du presse-papiers sur le Sujet créerait simplement une sous-branche du Sujet.

Une Bulle est un Sujet comme les autres, Sujet branche ou Sujet flottant. À ce titre, il peut contenir une image, recevoir des icônes et changer de couleur, et même posséder des sous-branches. Une Bulle peut qualifier un Sujet, y compris une autre Bulle, ou un Objet, comme vous le verrez plus loin.

Les Notes Maintenant que votre map est parfaitement organisée, peut-être avez-vous besoin d’ajouter de la chair sur les os ? MindManager a prévu un emplacement pour ajouter à tout Sujet autant de texte linéaire que nécessaire. Vous pouvez ainsi rédiger tout un rapport en gardant constamment sa structure sous les yeux. C’est bien sûr dans MindManager qu’a été rédigé ce livre. Voici un aperçu de la map qui le contient tout entier :

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Chapitre 3. Les fondations et les briques

Figure 3.6 – La map dans laquelle a été rédigé ce livre

Je vous laisse apprécier – ou peut-être deviner – le confort de la vue d’ensemble sur le sommaire. Non seulement ce fil conducteur toujours visible m’a rendu la rédaction bien plus facile, mais il m’a permis de repérer en cours de route, lacunes, mauvais placements ou redondances – qu’un simple « cliquer glisser » me permettait de corriger. Pour ajouter des Notes à un Sujet : 1. Cliquez sur le Sujet auquel vous voulez ajouter des Notes. 2. Cliquez sur l’icône Notes du ruban Accueil, groupe Eléments du sujet, ou faites Ctrl+T pour ouvrir la fenêtre des Notes. 3. Cliquez dans la fenêtre et entrez vos notes L’icône des Notes

s’affiche dans la map à la fin du Sujet.

Attention vous taperez dans le vide si vous n’avez pas préalablement sélectionné dans la map le Sujet auquel vous voulez ajouter des Notes !

3.2 Choisissez vos mots

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Une note est toujours attachée à un Sujet, par exemple à une branche ou à un Sujet flottant. Elle suit donc celui-ci dans tous ses déplacements dans la map (ou hors de la map si vous copiez le Sujet dans une autre map !). Il suffit de cliquer sur l’icône de Notes à la fin du Sujet pour ouvrir la fenêtre des Notes et lire ou modifier les Notes qui lui sont attachées. Attention, les débutants – en s’efforçant de réduire la longueur du texte placé sur les branches comme ils y ont été encouragés – ont parfois tendance à consigner alors trop de choses dans les Notes – sans doute par crainte de perdre du sens. L’ennui est que celles-ci ne sont pas visibles ! Prenez donc l’habitude de détailler une idée ou un concept dans les sous-branches plutôt que dans les Notes. Réservez-les à des informations dont l’importance est secondaire pour la compréhension ou la communication… ou bien sûr à la rédaction de votre rapport dès lors que votre map en aura parfaitement détaillé le sommaire ! C’est en effet dans les maps destinées à être exportées dans Word et en pages Web que les Notes prennent toute leur importance puisque c’est leur contenu qui constitue le corps du texte. Véritable traitement de texte, la fenêtre des Notes accueille tableaux, graphiques et images et vous pourrez y jouer des puces et des retraits. Vous verrez ceci en détail dans la partie 4, chapitre 12. Pour le moment, limitez vos notes à quelques brèves remarques que vous pourrez lire successivement dans la map sans ouvrir la fenêtre des Notes. Il suffit en effet de pointer votre souris sur l’icône des Notes du Sujet désiré pour que celles-ci apparaissent en pop-up – dans leur intégralité si elles restent concises. Vous pouvez ainsi balayer rapidement toutes les notes de la map.

3.2.3 Entraînez-vous… ou de la nécessité de pratiquer ! À ce stade, j’espère que vous êtes plein d’ardeur et bouillonnant d’idées que vous brûlez d’organiser avec aisance grâce à MindManager. Bravo ! Et vous avez envie d’en venir rapidement au fait, de dynamiser vos réunions et de mener vos projets tambour battant car nous parlons bien de Business Mapping, d’efficacité et de gain de temps dans votre activité professionnelle (et autre bien sûr !). Je vous l’ai promis. Toutefois ne brûlez pas les étapes, ne croyez pas qu’il suffit de connaître toutes les fonctions de MindManager. De même que l’habit ne fait pas le moine, MindManager ne fait pas le Business Mappeur. Vous devez d’abord être comme un poisson dans l’eau avec cette nouvelle façon de noter – je vous le rappelle, très différente de celle que vous pratiquez depuis des années, voire des décennies. Ne sous-estimez ni la force de l’habitude ni la difficulté à changer sa manière de faire, même si elle est laborieuse et peu pratique… Vous allez bien sûr continuer à découvrir MindManager, mais je vous en supplie pratiquez, pratiquez et pratiquez encore – d’abord sur des sujets simples, qui ne demandent pas que vous utilisiez MindManager pour les résoudre. C’est votre appropriation de la méthode qui le demande et l’exige. Dès maintenant vous en savez assez pour pratiquer et je vous invite à le faire aussi avec une feuille et un crayon le plus souvent possible. Et permettez-moi de vous aider en vous balisant le chemin. Il est peut-être plus ardu que vous ne pensez.

Prenez des notes Lorsqu’en début de séminaire je demande aux stagiaires de me dire intuitivement ce qui est le plus facile, prendre des notes – c’est-à-dire noter la pensée d’autrui –, ou produire ses propres notes, ils me

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Chapitre 3. Les fondations et les briques

répondent souvent « produire des notes ». Peut-être parce que l’on se sent a priori plus à l’aise chez soi que chez autrui. Je précise que j’entends par prendre des notes travailler à partir d’un article ou d’une conférence ou d’un ouvrage et, sauf cas particulier d’une pensée confuse, il est bien plus facile de prendre des notes que d’en produire, pour les raisons présentées dans la map ci-dessous.

Figure 3.7 – Prendre des notes et produire des notes

Je vous dis ceci pour vous exhorter à utiliser toutes les occasions possibles de prendre des notes : 1. Vous lisez sans doute bon nombre de revues professionnelles, surligneur à la main. Qui n’a pas quelque part une pile de revues ou de photocopies surlignées ? Informations peut-être précieuses mais assurément mortes… Prenez plutôt la peine de mapper le contenu des articles qui vous intéressent. Lorsque je fais faire cet exercice en séminaire, les participants sont surpris de constater qu’aucune map n’est semblable – elles sont même parfois très différentes et pourtant toutes pertinentes. Leur structure reflète tout simplement les centres d’intérêt différents des mappeurs, leurs préoccupations, le prisme à travers lequel ils reçoivent les informations que leur livre l’article. Quel bénéfice en retirent-ils ? – ils ont fait une lecture critique de l’article et ont pu ajouter leurs éventuels commentaires. – une seule page leur en donne la substantifique moelle. – un seul coup d’œil leur permettra ultérieurement de se remémorer le contenu. Vous aussi, mappez des articles de revue ! C’est un excellent entraînement et de plus cela vous sera utile. 2. Je possède quelques ouvrages dont j’ai pris la peine il y a bien longtemps de mapper le contenu. Eh bien aujourd’hui encore, je sais très précisément ce que je peux y trouver. Nul n’étant parfait, j’en ai d’autres, que je garde car je me rappelle les avoir trouvés intéressants, mais… ne me demandez surtout pas ce qu’ils contiennent ! 3. Il vous arrive sans doute souvent de discuter, avec un collègue ou un client, d’un sujet complexe par téléphone. Construisez donc sur le vif la map de vos échanges. Je vous garantis que lorsque vous ferez le résumé de la discussion en fin d’entretien, votre interlocuteur sera littéralement ébloui par votre esprit de synthèse et votre mémoire ! 4. Attaquez-vous également à la prise de notes lors d’une conférence. Si le conférencier est bon, il vous indiquera sans doute son plan dans son introduction, et voilà vos branches principales ! J’aime particulièrement mapper les débats politiques. Je vous garantis de vous amuser. À l’abri du pouvoir de séduction éventuel de notre homme politique, vous y repérerez avec un œil de lynx, redondances, omissions et contradictions. Cruel, j’en conviens, mais là aussi un excellent terrain d’exercice !

3.2 Choisissez vos mots

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Prenez la parole Voici l’aventure arrivée à l’un de mes amis. Cela commence vraiment comme une mésaventure, mais je vous rassure tout de suite, tout finit bien. Alors qu’il est encore étudiant, le voici invité à un dîner sur le thème des exportations de vin, organisé par la Chambre de Commerce. Il faut préciser que nous sommes en Alsace et que son père est le patron de la plus importante maison de négoce de la région. Quand il entend le président annoncer qu’un brillant jeune homme, promis à un bel avenir et formé aux écoles à Paris, va brosser le tableau des perspectives ouvertes à la profession par le grand marché de 1992, il est certain qu’il s’agit de quelqu’un d’autre, il s’accroche résolument à cette idée… Mais revenu à la réalité, il n’a pas de temps à perdre ! Il n’a bien sûr rien préparé et dans 15’, mort ou vif, il doit défendre devant cette assemblée de notables l’honneur et la réputation de sa famille. Brrr… Heureusement notre jeune homme qui connaît déjà la technique du Mind Mapping ne sort jamais sans un papier et un crayon. Que fait-il ? Il jette en vrac les premières idées qui lui viennent à l’esprit, puis il commence à les regrouper, à les organiser et à les compléter. Peu à peu une arborescence prend forme autour de trois thèmes. Il note des mots, des expressions brutes de fonderie, mais peu importe, il n’a pas le temps de préparer de belles phrases. Quand il se lève, il a totalement retrouvé son calme. Il parle avec éloquence et inspiration. De brefs coups d’œil sur sa feuille lui permettent de suivre le fil de ses idées, de les développer là où il sent l’intérêt de son auditoire, ou bien de passer plus vite lorsqu’il comprend qu’il n’apporte rien. C’est sous les applaudissements qu’il termine. Pensez, un si jeune homme, qui a une pensée si structurée et, qui plus est, parle sans notes ! Cette expérience, on s’en doute, l’a marqué. Qu’en dit-il, bien des années après ? Laissonsle parler ! « Si j’avais été prévenu, j’aurais sans nul doute passé des heures à préparer, pour en fin de compte être mauvais ! J’en aurais noirci des feuillets ! Je les aurais lus, le nez dessus, ou peut-être récités. Je n’aurais été ni naturel, ni attentif aux besoins de l’auditoire. Inconscient de la nécessité d’adapter mon discours, j’aurais de toute façon été incapable de modifier l’ordre ou la longueur des thèmes ainsi préparés. » Vous l’avez deviné, mon ami est un praticien averti du Business Mapping et un utilisateur avancé de MindManager. Mais revenons-en à vous. Si vous devez prendre la parole, sautez sur l’occasion pour faire l’expérience. Utilisez MindManager pour produire vos idées et les organiser, puis fiez-vous à votre map en guise de notes. Vous serez surpris de voir combien vous maîtrisez le déroulement de votre exposé sans jamais en perdre le fil. Un coup d’œil sur votre unique feuille et vous saurez exactement où vous en êtes. S’il vous faut revenir en arrière pour éclaircir un point mal compris, nul problème ! Faut-il développer un thème plus que prévu ou en sauter un autre ? À aucun moment vous ne serez perdu, car MindManager vous offre une totale flexibilité.

Faites des « Listes » Beaucoup de gens font des listes. Ne serait-ce que pour le plaisir voluptueux de rayer ce qui est fait ! Si vous en faites vous aussi, voici une occasion d’utiliser MindManager ! Non seulement vous regrouperez avec facilité tout ce qui mérite de l’être, mais vous viendront à l’esprit par association des tas de choses que vous auriez peut-être oubliées. Vous me répliquerez peutêtre que s’il s’agit de tâches à faire… vous préférez votre liste habituelle !

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Chapitre 3. Les fondations et les briques

Plus tard (voir sections 8.4.4 et 9.7.5), vous apprendrez comment noter directement un rendezvous dans votre calendrier ou créer une tâche dans Outlook à partir d’une telle map, sans la quitter.

3.3 PENSEZ ET PARLEZ EN IMAGES À ce stade, si vous n’êtes pas familier du Mind Mapping, vos premières maps « sérieuses » sont sans doute en noir et blanc, à moins que vous n’ayez retrouvé le plaisir de l’enfance à colorer vos branches et à ajouter des images, grâce au peu que je vous ai montré. Mais peut-être ne l’aviez-vous jamais abandonné ? Le Business Mapping n’est pas hostile à l’utilisation des images comme l’en accuse parfois les puristes du Mind Mapping. Il reconnaît leur puissance à communiquer rapidement et à « marquer » l’esprit. Après tout, nous sommes environnés de pictogrammes. Le code de la route en est truffé et même si, un peu distraite en garant ma voiture, j’ai oublié de noter l’étage du parking, j’ai mémorisé malgré moi qu’elle est à l’étage jaune, poétiquement signalé par une jonquille. Un bon conteur donne vie sous vos yeux à des scènes pleines de vie et vous-même n’hésitez pas à dessiner au paper board un schéma ou un croquis pour vous faire mieux comprendre. Il est donc étonnant que nous ne fassions pas davantage appel aux pictogrammes, schémas et autres images en couleur dans notre vie professionnelle et il est probablement dommageable pour l’appétit d’apprendre de nos enfants que les ouvrages scolaires deviennent de plus en plus ternes au fur et à mesure qu’ils grandissent ! Pour achever de vous convaincre que les images ont leur place dans vos « business maps », laissezmoi vous raconter une histoire en images, avant de vous introduire dans la bibliothèque de MindManager.

Figure 3.8 – Un récit en images

Figure 3-9 – Le même récit en map, mais sans i

Lequel des deux récits préférez-vous ?

3.3 Pensez et parlez en images

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3.3.1 Ajouter vos images à la bibliothèque Nous allons approfondir le maniement des images stockées dans la bibliothèque, mais ce qui est vraiment intéressant, c’est bien sûr d’utiliser vos propres images ! Commençons donc par là. Voici comment ajouter une image à la bibliothèque : 1. Cliquez sur l’icône de la barre d’état en bas à droite de l’écran et choisissez Bibliothèque dans la liste déroulante ou bien cliquez sur l’onglet Bibliothèque si vous avez préféré laisser affichée à droite de l’écran la barre des onglets du volet des tâches. Une fois le volet de la bibliothèque ouvert, cliquez en bas sur l’onglet Images. La figure 3-10 montre le volet des tâches de la bibliothèque d’images. Les images sont classées dans des dossiers selon leur thème. Vous reconnaissez parmi eux le dossier Mes images qui n’est autre que le dossier existant dans votre Explorateur Windows. Si vous cliquez dessus, vous verrez affichées dans la partie inférieure les images qu’il contient déjà.

Figure 3.10 – Le volet des tâches Bibliothèque – onglet Images

Pour ajouter une image à ce dossier ou à n’importe quel autre de la bibliothèque : 1. Sélectionnez le dossier « Mes images ». Il s’ouvre et son contenu s’affichera – il est encore vide pour le moment – dans la partie inférieure du volet. 2. Cliquez sur Ajouter Image entre les deux parties du volet. La fenêtre de navigation de votre Explorateur Windows s’affiche. 3. Naviguez vers l’image convoitée puis cliquez sur Insérer. L’image est ajoutée au dossier « Mes images » et s’affiche aussitôt en miniature dans la partie inférieure de la bibliothèque (figure 3.11).

Figure 3.11 – Ajout d’une image au dossier « Mes images »

Attention à la taille des images que vous utilisez, elles doivent rester de taille modeste sinon vous risquez qu’elles ne soient pas nettes. Expérimentez vous-même en jugeant de l’effet obtenu après introduction dans la map. Vous pouvez ajouter des images aux formats bmp, emf, wmf, gif, jpeg, pcx ou png. Pratiquement tous les formats usuels sont acceptés par MindManager, sauf le format tif qu’il vous faudra convertir.

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Chapitre 3. Les fondations et les briques

Vous pouvez non seulement compléter ainsi par les images adéquates n’importe quel dossier de la bibliothèque en procédant comme ci-dessus, mais aussi créer de nouveaux dossiers et les nommer à votre guise avant de les remplir. Pour ce faire, cliquez à droite sur le répertoire Images et choisissez Nouveau dossier. Entrez le nom du dossier, il se placera ultérieurement dans la liste des dossiers selon son rang dans l’alphabet.

3.3.2 Insérer des images dans votre map Vous voici maintenant prêt à introduire des images dans votre map. Les paragraphes qui suivent vous montrent les différentes façons d’ajouter des images pour obtenir le résultat que vous souhaitez.

Insérer une image de la bibliothèque Ajouter à la map des images de la bibliothèque est très rapide et, s’il s’agit d’images usuelles, vous avez effectivement tout intérêt à les stocker dans la bibliothèque pour les avoir immédiatement à disposition. Il y a deux façons de faire. L’une aura votre préférence, mais vous serez sans doute amené à utiliser les deux. Première façon, pour ajouter une image à un Sujet : 1. Sélectionnez le Sujet et ouvrez le répertoire Images du volet des tâches Bibliothèque, puis le dossier de votre choix. 2. Choisissez l’image voulue dans la partie inférieure du volet des tâches et cliquez dessus. Vous constatez que l’image apparaît dans le Sujet, à la gauche du texte. Seconde façon, pour ajouter une image dans la map ou dans les Notes d’un Sujet : 1. Choisissez l’image dans la Bibliothèque puis faites-la glisser dans la map. Un indice visuel vous indique sa position. Rouge, il montre l’endroit où sera créé un nouveau Sujet image. Vert, il signale que l’image sera ajoutée au Sujet existant sur lequel pointe votre souris. 2. Relâchez la souris pour déposer l’image à l’endroit de votre choix.

Figure 3.12 – Insertion d’une image dans la map – indice visuel rouge

Figure 3.13 – Insertion d’une image dans la map – indice visuel vert

3.3 Pensez et parlez en images

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Pour ajouter l’image dans les Notes d’un Sujet préalablement sélectionné, placez le curseur à l’endroit précis souhaité au sein des Notes, puis faites-la glisser vers lui et relâchez. Quelques conseils : Évitez de placer sans le vouloir – ou même le savoir – des images dans des endroits incongrus… parce que vous avez cliqué innocemment sur une image dans la Bibliothèque, alors que des Sujets étaient sélectionnés à votre insu ! Préférez donc dans les grandes maps la seconde méthode d’insertion ! Notez d’ores et déjà, si vous comptez exporter votre map dans Word, que seules les images de la fenêtre des Notes sont exportées. Word ne tient pas compte des images dans la map même… Ce sujet est traité section 12.1.1.

Insérer une image directement S’il s’agit d’une image à usage unique que vous ne comptez pas réutiliser, ajoutez-la sans passer par la Bibliothèque : 1. Cliquez sur l’icône que vous trouvez dans le ruban Accueil, groupe Eléments de sujet et amenez le curseur de votre souris à un endroit vierge de la map. Vous notez que le curseur a pris la forme d’un « S ». 2. Cliquez à nouveau. Ceci ouvre la fenêtre de navigation de l’Explorateur Windows. 3. Naviguez jusqu’au fichier contenant l’image souhaitée puis cliquez sur le bouton Insérer. L’image apparaît à l’endroit précis que vous avez choisi sur la map – à l’intérieur d’un Sujet, si vous l’avez sélectionné ou bien comme Sujet flottant. Mais peut-être vouliez-vous intégrer cette image à un Sujet existant que vous avez négligé de sélectionner ? Voyez plutôt combien il est facile de jongler avec les images !

Jongler avec les images Nul doute, vous avez déjà essayé de « jouer » avec votre image et vous en avez éprouvé quelques frustrations ! Je parie que vous aimeriez : • Ajouter du texte à un « Sujet image ». • Modifier le texte d’un Sujet contenant une image. • Redimensionner une image. • Changer les positions relatives de l’image et du texte d’un Sujet. • Supprimer l’image à l’intérieur d’un Sujet. • Coller une image de votre presse-papiers dans la map ou dans un Sujet. • Ajouter deux ou trois images dans un même Sujet.

Ajouter du texte à une image Votre image, pour éloquente qu’elle soit, ne se suffit peut-être pas à elle-même et vous voudriez lui ajouter du texte. Rien de plus simple : sélectionnez le Sujet image et commencez à entrer votre texte. Celui-ci viendra à droite de l’image sans se substituer à elle. Vous avez sans doute déjà fait la désagréable expérience de voir le texte du Sujet que vous venez de sélectionner disparaître totalement au profit de celui que vous êtes en train de frapper. Rien de tel entre texte et image, ils s’ajoutent l’un à l’autre dans le Sujet.

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Chapitre 3. Les fondations et les briques

Modifier le texte d’un Sujet contenant une image La présence d’une image ne change pas la façon de modifier le texte du Sujet. Sélectionnez le Sujet puis cliquez une seconde fois pour vous mettre en mode Edition et voir apparaître le curseur, que vous placerez à l’endroit voulu.

Redimensionner une image L’image est trop petite, trop grande, etc. Il est facile de la redimensionner. Sélectionnez d’abord le Sujet (avec ou sans texte), puis cliquez une seconde fois sur l’image elle-même. Vous voyez apparaître ses poignées et il vous suffit de l’étirer ou de la rétrécir à la taille voulue. Attention la qualité dépendra de la taille de l’image d’origine.

Figure 3.14 – Redimensionner une image

Changer la position relative de l’image et du texte d’un Sujet L’image est à gauche alors que vous la préféreriez à droite, ou au-dessus, voire en dessous ? Sélectionnez l’image comme ci-dessus, saisissez-la avec la souris et faites-la glisser à la position voulue. Un indice visuel vert vous montre où elle se situera lorsque vous relâcherez.

Figure 3.15 – Changer la position d’une image

Si cela s’avère difficile – peut-être parce que vous avez choisi comme image une diapositive PowerPoint, qui est donc très grande par rapport au texte – allez plutôt dans le ruban Format et cliquez dans le groupe Sujet sur l’icône Position de l’image.

Supprimer l’image à l’intérieur d’un Sujet Pressez la touche Suppr une fois l’image sélectionnée comme indiqué ci-dessus.

Coller une image du presse-papiers dans la map Vous pouvez coller dans votre map toute image contenue dans le presse-papiers. Il vous suffit de faire un clic droit à un endroit vierge de votre choix puis de presser Ctrl+V.

3.3 Pensez et parlez en images

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Pour ajouter à un Sujet une image contenue dans votre presse-papiers, faites un clic droit sur le Sujet et choisissez Coller > Coller à l’intérieur dans le menu contextuel !

Ajouter deux ou trois images dans un même Sujet… Voici quelque chose qui n’est pas possible. Vous avez sans doute déjà remarqué que si vous ajoutez une image à un Sujet qui en possède déjà une, celle-ci se substitue inexorablement à la première !

Rechercher des images par mots clés Tout en haut du volet des tâches de la bibliothèque se trouve un champ qui vous permet de faire une recherche d’images par mots clés. Ceci vous évite d’ouvrir tous les dossiers, à la recherche de la perle rare ! Entrez un mot correspondant à l’image recherchée et cliquez sur Recherche. MindManager affiche alors dans la fenêtre d’aperçu toutes les images possédant ce mot clé, quel que soit leur dossier d’origine. Pour modifier, supprimer ou ajouter un mot clé à une image, cliquez à droite de son aperçu dans la Bibliothèque pour afficher son menu déroulant et choisissez Modifier les mots clés. Procédez aux ajouts et modifications voulus dans la fenêtre qui s’ouvre. S’il est des images que vous utilisez souvent, ce peut être une bonne idée que de placer leur aperçu dans le dossier Favoris de la Bibliothèque. Pour ce faire, cliquez sur Ajouter aux favoris dans leur menu déroulant.

Figure 3.16 – Recherche d’images par mots clés

3.3.3 Utiliser une image d’arrière-plan Il est possible de modifier le fond de la map MindManager. Un choix de « papiers peints » vous est proposé dans le volet des tâches Bibliothèque dans le répertoire Images d’arrière-plan.

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Chapitre 3. Les fondations et les briques

Ils sont classés dans 5 répertoires. À moins que vous ayez la charge du jardin botanique de Genève, le semis de fleurettes proposé dans le dossier Botanique ne vous inspirera sans doute pas. Quelques fonds de papier ligné ou quadrillé vous tenteront peut-être davantage – encore qu’ils soient d’un style plus anglo-saxon que français. Il est vrai cependant qu’un fond écossais peut produire une impression pour la présentation d’un whisky pur malt à un acheteur potentiel de la marque ! Trêve de plaisanterie, tout comme dans PowerPoint, les fonds ont leur utilité et leur pouvoir de séduction lorsque vous faites une présentation. De plus, vous pouvez ajouter à la Bibliothèque les images d’arrière-plan de votre choix. Il est donc utile de pouvoir choisir celles qui vous conviennent.

Ajouter une image d’arrière-plan à la Bibliothèque Faites un clic droit sur le répertoire Images d’arrière-plan dans la partie haute du volet des tâches et choisissez Ajouter Image d’arrière-plan. Naviguez vers l’image souhaitée puis cliquez sur Insérer. Au fait, vous pouvez supprimer de la Bibliothèque des images et même des dossiers entiers avec tout leur contenu. Il suffit de choisir Supprimer dans leur menu déroulant. Mais réfléchissez bien car leur disparition sera définitive, non seulement du volet des tâches Bibliothèque, mais de votre disque dur !

Ajouter un arrière-plan à une map Peut-être avez-vous déjà procédé comme indiqué plus haut pour les images et vous êtes encore sous le choc. Je vous rassure, la plupart des arrière-plans demandent d’être adoucis. Peut-être êtes-vous aussi déçu de la répétition en mosaïque du logo que vous venez d’intégrer à la Bibliothèque. Mais procédons par ordre : 1. Ouvrez un dossier, par exemple Botanique. Comme pour les images, son contenu s’affiche dans la partie basse du volet des tâches sous forme d’aperçus. 2. Cliquez sur l’aperçu de votre choix, pourquoi pas « flower1 » Le fond de la map se couvre des fleurs de l’aperçu choisi. Si vous aviez anticipé et déjà inséré une image de fond, vous constatez qu’elle a aussitôt été remplacée. À ce stade vous êtes peut-être tenté de renoncer à jamais à un arrière-plan pour votre map : vous pouvez supprimer l’arrière-plan en cliquant sur Effacer l’image d’arrière-plan de la map entre les deux fenêtres du volet des tâches. Mais je vous invite à persévérer et à conserver encore un peu votre arrière-plan… 3. Cliquez à droite dans un endroit vierge et choisissez Arrière-plan > Propriétés de l’arrière-plan dans le menu contextuel. Effectuez les réglages dans la fenêtre qui s’affiche :

3.17 – Fenêtre des paramètres de l’arrière-plan

Il est facile d’opérer ses choix grâce à la fenêtre d’aperçu et au bouton Appliquer.

3.4 Mettez en exergue ou en relation

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4. Commencez par régler la transparence en faisant glisser le curseur. 5. Puis intéressez-vous tout de suite au champ Options. Il vous propose 4 options de disposition en mosaïque dans sa liste déroulante. Essayez-les avec une image asymétrique pour vous rendre compte des différences. La mosaïque couvre la totalité de l’arrière-plan. Quant à l’option Étirer/Ajuster, elle étire votre image derrière votre map. L’image ne couvre alors que la partie de l’arrière-plan occupée par votre map : • elle peut donc être déformée, selon les dimensions de l’espace occupé par la map ; • sa netteté est fonction de la taille finale par rapport à sa taille initiale ; Réservez donc l’utilisation des images de fond étirées à des occasions spéciales, vous risquez sinon de perdre beaucoup de temps. 6. Choisissez si vous le souhaitez une couleur d’arrière-plan dans la palette du champ Couleur. Celle-ci sera plus ou moins visible selon la transparence choisie pour l’image. Le plus souvent, j’ouvre directement la fenêtre Arrière-plan pour choisir une couleur. Essayez lorsque vous êtes en panne d’imagination. Et puis la vie est plus agréable en rose qu’en noir et blanc ! 7. Bien sûr vous pouvez sélectionner une autre image, un clic sur Sélectionner l’image ouvre la fenêtre de navigation et vous permet de rechercher le fichier souhaité – ce que vous ferez pour une image à usage unique qui ne mérite pas de figurer dans votre bibliothèque.

3.4

METTEZ EN EXERGUE OU EN RELATION

Vous savez déjà donner de la vie à votre map par des images et des couleurs. Voici maintenant un moyen d’ajouter du sens : • en regroupant des Sujets pour les mettre en exergue ; • en indiquant entre Sujets les relations que la vue d’ensemble rend soudain évidentes. Pour vous en montrer l’intérêt, je vous invite à découvrir l’utilisation des Entourages et des Relations dans un exemple.

3.4.1 Enserrer un Sujet et ses sous-branches dans un Entourage Abandonnons en effet les vacances pour un sujet plus sérieux. La map représentée cidessous résulte d’une réunion tenue dans la perspective d’un Salon professionnel. Plusieurs sujets restent préoccupants à l’approche la date fatidique, aussi une réunion a-t-elle été organisée à la hâte. Je vous invite à y participer avec moi ! Tout d’abord un tour de table permet à chacun d’exposer brièvement ses problèmes. Ceux-ci sont notés sous le nom de leur propriétaire et regroupés dans la branche « Point au 08/09 ». Pierre avertit par exemple d’un retard dans la fabrication d’un prototype, tandis qu’Anne indique que l’emplacement du stand n’est pas encore définitivement arrêté. Les sous-branches « Prototype », « Stand » et « Communication », correspondant aux sujets à traiter, sont ajoutées à la branche principale « Discussion ». Pierre précisant qu’un client important a demandé une fonction supplémentaire et qu’un fournisseur a livré une pièce

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Chapitre 3. Les fondations et les briques

défectueuse, ces informations viennent compléter la branche « Prototype ». La branche « Stand » est complétée de la même façon.

Figure 3.18 – Saisie des thèmes discutés lors de la réunion

D’un commun accord, le prototype et le stand sont reconnus comme questions prioritaires. Il est donc tout naturel de les mettre en exergue. Pour ce faire, isolez-les des autres par un Entourage en procédant ainsi : Sélectionnez le Sujet que vous voulez entourer – par exemple « Prototype », puis cliquez dans le ruban Accueil ou Insertion > groupe Insertion sur l’icône . Une liste déroulante vous propose dans sa partie haute des Entourages aux bordures variées. Cliquez sur l’Entourage de votre choix. « Prototype » est maintenant entouré par la bordure choisie et vous notez que ses sousbranches sont incluses dans l’Entourage. Remarquez aussi que le cadre bleu de sélection n’encadre plus le Sujet mais l’Entourage lui-même, c’est donc ce dernier qui est maintenant sélectionné. En effet une sélection peut se faire sur un Sujet, mais aussi sur un Objet, tel qu’un Entourage. Profitez-en pour lui donner des couleurs ! Dans le groupe Mise en forme – notez que celui-ci est immédiatement à portée de clic si vous avez opté pour le ruban Accueil – cliquez sur l’icône pour choisir la couleur de pour remplir la surface entourée de la couleur de votre la bordure, puis sur l’icône choix. Ce sont les mêmes outils qui servent à colorer indifféremment les Sujets ou les Objets sélectionnés. Voici donc les branches relatives au prototype et au stand ainsi mises en exergue dans la map. Vous ne pouvez pas voir les couleurs, aussi ai-je varié les bordures des Entourages pour vous permettre de les distinguer l’un de l’autre. De plus, des actions ont été décidées au cours de la réunion pour résoudre toutes les difficultés. Celles qui concernent le prototype et le stand figurent parmi les autres dans la

3.4 Mettez en exergue ou en relation

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branche « Actions », mais elles vous sautent immédiatement aux yeux puisque je les ai bien sûr entourées chacune de l’Entourage approprié.

Figure 3.19 – Utilisation d’Entourages pour mettre en évidence les liens entre différents thèmes de la réunion

Même si vous n’avez pas participé à la réunion, c’est aux Sujets entourés que vous vous intéresserez en priorité et vous comprendrez intuitivement qu’à Entourage identique, thème identique ! Voilà bien du temps gagné ! Entourer une branche inclut automatiquement toutes ses sous-branches, mais vous pouvez : • ajouter un Entourage à l’une des sous-branches pour la mettre en exergue à l’intérieur. • n’entourer que certaines sous-branches d’une même branche. Elles doivent pour cela être contiguës et vous devez procéder astucieusement en les plaçant par exemple comme sous-branches d’une branche intermédiaire sans texte, que vous entourez ! Pour supprimer un Entourage il vous suffit de le sélectionner puis de presser la touche Suppr.

Mettre en forme l’Entourage Vous pouvez, si vous le souhaitez, modifier la bordure d’un Entourage existant et en profiter pour définir tous ses autres attributs en même temps : 1. Sélectionnez l’Entourage que vous venez de créer. Cliquez bien sur la bordure et non sur le Sujet. Assurez-vous toujours que le cadre bleu entoure l’objet sur lequel vous voulez travailler. À défaut, cliquez à nouveau !

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Chapitre 3. Les fondations et les briques

2. Faites un clic droit et choisissez Mise en forme de l’Entourage dans le menu contextuel pour ouvrir la fenêtre de mise en forme. 3. Cliquez sur Appliquer pour voir l’effet produit par vos réglages, puis sur OK.

Ajouter une annotation dans une Bulle Vous venez de regrouper une portion de l’arborescence pour attirer l’attention sur elle. Peut-être souhaiteriez-vous indiquer pour quelle raison ? Si tel est le cas, créez une Bulle pour caractériser l’Entourage. Pour ce faire, sélectionnez l’Entourage par un clic droit et choisissez Insérer le Sujet de synthèse dans le menu contextuel, ou plus simplement sélectionnez l’Entourage puis pressez Inser ! Entrez votre texte puis validez.

3.4.2 Réunir des sous-branches par une accolade de Synthèse La même commande Entourage vous propose une autre fonction, l’accolade de Synthèse, pour réunir les sous-branches d’une même branche. L’accolade de Synthèse est une forme particulière d’Entourage. Tout ce qui précède sur sa création et sur sa mise en forme s’applique donc de la même façon. Pour créer une accolade, cliquez sur la forme de votre choix dans la partie inférieure de la liste déroulante de la commande .

Qualifier l’accolade de Synthèse dans une Bulle et continuer l’arborescence La raison d’être d’une accolade de Synthèse peut être de spécifier un trait commun aux éléments listés, ou bien une conséquence qui en découle, ou encore de leur réserver un sort particulier. Il y a donc un grand intérêt à pouvoir qualifier la nature de ce qui les rapproche. De la même façon qu’un Entourage, une accolade de Synthèse peut être qualifiée par un Sujet récapitulatif, dans une Bulle. Il suffit de la sélectionner et de presser la touche Inser. Une Bulle pouvant porter des sous-branches, rien ne vous empêche d’en faire le point de départ d’une nouvelle arborescence et de continuer ainsi d’étendre votre map à partir de votre thème central.

Figure 3.20 – Bulle attachée à une Accolade, point de départ d’une nouvelle arborescence

Les Bulles et leurs sous-branches ainsi que les textes de leurs Notes seront pris en compte lors de l’exportation dans Word si tel et votre souhait. Voir section 12.3.1 pour plus de détails.

3.4.3 Créer une Relation entre Sujets Vous vous rappelez la réunion sur le thème du Salon ? Eh bien, je reprends la map pour y apporter quelques informations supplémentaires. En effet, c’est parce qu’un client a demandé une fonction supplémentaire et qu’une pièce est défectueuse que le prototype est en retard.

3.4 Mettez en exergue ou en relation

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Une telle relation entre Sujets est matérialisée dans MindManager par une ligne fléchée, appelée Relation.

Figure 3.21 – Relations entre Sujets

Voici comment tracer une Relation entre deux branches : 1. Cliquez sur le ruban Accueil ou le ruban Insertion, groupe Insertion, puis sur la commande Insérer une Relation Vous constatez que le curseur de votre souris a pris la forme d’un crochet. La présence de l’icône rouge à sa droite signifie qu’il ne pointe pas encore vers un emplacement utile. 2. Amenez le curseur sur le Sujet source de la Relation. L’icône rouge est remplacée par un signe + et le Sujet apparaît encadré de rouge. 3. Cliquez sur le Sujet. Si vous commencez à déplacer la souris, une ligne pointillée s’affiche entre le Sujet et le curseur. 4. Faites glisser la souris et pointez sur le Sujet cible. Lorsque le Sujet cible s’encadre de rouge, vous êtes arrivé à destination. 5. Cliquez sur le Sujet. Le curseur reprend sa forme normale tandis que la ligne fléchée est déposée entre les deux Sujets. À son origine, un point bleu, à l’autre extrémité une flèche, tous deux signalés par un point rouge. Ces deux points rouges indiquent que la Relation est sélectionnée. Vous voyez de ce fait ses deux poignées jaunes aux deux extrémités de la ligne pointillée. Saisissez-les avec la souris pour modifier son trajet entre les deux Sujets. Pour travailler sur une Relation, il faut d’abord la sélectionner, c’est-à-dire cliquer dessus. Vous pouvez alors modifier son trajet avec les poignées ou bien la supprimer en pressant la touche Suppr. Vous pouvez afficher l’onglet Format. Le groupe Objets vous propose l’icône Forme de la relation pour choisir une forme de trajet automatique et le sens de la flèche, ainsi que l’icône Ligne pour le style et l’épaisseur de la ligne. Vous changerez la couleur de celle-ci en cliquant sur l’icône du groupe Mise en forme.

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Chapitre 3. Les fondations et les briques

Nul besoin de recommencer l’opération si vous voulez modifier les points d’ancrage d’une Relation. Saisissez l’un ou l’autre des points rouges indiquant aux deux extrémités qu’elle est sélectionnée et amenez-le sur le nouveau Sujet source ou cible. Relâchez lorsque celui-ci apparaît encadré de l’indicateur visuel rouge. Tout Sujet peut être la source ou la cible d’une Relation, y compris une Bulle.

Mettre en forme une Relation Peut-on effectuer en même temps tous ces réglages de mise en forme – et d’autres ? Oui, bien sûr ! Comme pour l’Entourage, une fenêtre unique permet de modifier tous les attributs d’une Relation. Sélectionnez la Relation par un clic droit, puis choisissez Mise en forme de la Relation dans le menu contextuel pour ouvrir la fenêtre de mise en forme.

Ajouter une annotation dans une Bulle Ne serait-il pas utile, la aussi, de connaître la nature de la Relation ? S’agit-il d’un risque, d’une opportunité, d’une cause ou d’une conséquence ? Y a-t-il besoin d’une explication ou d’un commentaire ? Comme pour les Entourages et les Accolades, ajoutez une Bulle ! Sélectionnez la Relation puis pressez la touche Inser.

Figure 3.22 – Qualification d’une Relation dans une Bulle

Vous pouvez déplacer la Bulle. Elle se déplace bien sûr avec la Relation quand vous modifiez le trajet de celle-ci, mais vous pouvez aussi modifier sa position par rapport à la Relation – dont elle restera cependant solidaire. Cliquez sur elle et faites-la glisser à proximité ou le long de la ligne.

3.5 MONTEZ EN PUISSANCE EN AJOUTANT DU SENS Vous voici maintenant familiarisé avec les bases du Mind Mapping, qui pour l’essentiel tiennent à la structuration des idées et informations et à la façon d’y parvenir, ainsi qu’à l’utilisation de couleurs et d’images pour favoriser compréhension, créativité et mémorisation. Dans ce chapitre, vous allez apprendre à utiliser des couleurs ainsi que des images particulières – les Icônes –, dans le but d’apporter du sens aux éléments de la map et de communiquer ce sens à autrui. Nous commençons ainsi à mettre en place les éléments nécessaires pour passer de l’utilisation personnelle de MindManager à l’utilisation partagée, autrement dit, pour passer du Mind Mapping au Business Mapping.

3.5 Montez en puissance en ajoutant du sens

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3.5.1 Marquer les Sujets par des icônes et des couleurs La date approche sûrement. Si ce n’est pas Noël, c’est certainement la Saint-Jean, l’anniversaire de votre fille ou les noces de mousseline de vos parents. Bref, il vous faut préparer une fête et répartir les responsabilités ! Les Icônes ont pour vocation d’ajouter du sens. L’une des vertus clés de la map étant d’offrir une vue d’ensemble, il est important en effet de pouvoir y ajouter des informations utiles de façon économique et concise. Les Icônes sont des images, mais leur format « .ico » est imposé et, à la différence des images traitées à la section 3.3, elles sont petites et de taille fixe, tout comme l’est leur position – devant le texte du Sujet. Les informations supplémentaires apportées devant être comprises par autrui, vous choisirez non seulement les Icônes avec soin, mais mieux encore, vous allez les nommer pour spécifier leur sens. Vous pourrez ainsi ajouter une légende à votre map. En plus des Icônes, MindManager vous offre aussi pour servir de « Marqueurs », les couleurs de surlignage et de police – auxquelles vous attribuerez un nom. Les Couleurs peuvent ainsi, soit mettre de la gaieté dans votre map – elles séduisent votre cerveau droit et stimulent votre imagination -, soit apporter du sens tout comme les Icônes. Elles rendent alors la lecture et l’interprétation de votre map quasi immédiates !

Voici la map toute simple, réalisée pour préparer l’anniversaire de Charlotte, sur laquelle je vous propose de travailler :

Figure 3.23 – Exemple de map : Anniversaire de Charlotte

Les Icônes Marqueurs du volet des tâches Marqueurs de map MindManager propose une Liste de Marqueurs par défaut dans le volet des tâches appelé Marqueurs de map. Cliquez sur le bouton Volet des tâches en bas à droite de l’écran puis choisissez Marqueurs de map dans la liste déroulante pour la découvrir.

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Chapitre 3. Les fondations et les briques

Figure 3.24 – Volet des tâches Marqueurs de map

En haut, un menu et dans la fenêtre, les Icônes classées par groupes. Les trois premiers concernent la gestion des tâches et vous les verrez à la section 8.2.2. Les 4 groupes suivants sont précédés d’un signe + (plus) qui indique la présence d’un contenu dans le groupe. Cliquez dessus pour l’afficher. Le signe – (moins) indique que le contenu est entièrement visible. Cliquez dessus lorsque vous voulez le masquer. L’absence de signe indique que le groupe est vide. • Ajouter une Icône à un Sujet : – Sélectionnez le Sujet, puis cliquez sur l’Icône choisie. – Celle-ci se place en début de texte et vous n’y pourrez rien changer. Pour attribuer la même Icône à plusieurs Sujets, sélectionnez-les tous ensemble (touche Ctrl pressée) avant de cliquer sur l’Icône choisie. Vous pouvez très rapidement attribuer à un Sujet une Icône déjà présente dans la map. Cliquez sur l’Icône d’un Sujet qui la possède, puis faites-la glisser vers le Sujet auquel vous voulez également l’attribuer. Relâchez lorsque celui-ci se surligne en vert. Habituez-vous dès maintenant à procéder ainsi. Cela vous sera très utile en réunion.

Figure 3.25 – Attribution d’icônes déjà présentes dans la map

• Ajoutez d’autres Icônes : – Cliquez maintenant sur une Icône d’un autre groupe. Elle prend place après la précédente. À la différence des Images, plusieurs Icônes peuvent cohabiter sur un même Sujet. – Cliquez maintenant sur une Icône du même groupe :

3.5 Montez en puissance en ajoutant du sens

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Cette icône cette fois se substitue à la précédente ! À vrai dire, pour certains groupes seulement – tel n’est pas le cas par exemple des icônes du groupe Icônes Uniques. Cliquez à droite sur le nom de l’un des groupes. Vous voyez la mention Mutuellement exclusifs dans le menu déroulant. Grisée pour certains groupes comme Couleurs ou Priorités, cette case peut pour la plupart être cochée ou non. Cochez cette mention pour le groupe Emoticônes et cliquez sur l’icône « Heureux » pour l’ajouter au Sujet de la map que vous avez sélectionné. Cliquez maintenant sur lui dans la map. Hop ! Son sourire s’évanouit car il est remplacé par son voisin « Neutre ». Il passera pareillement de « Furieux » à « Heureux ». Cette substitution cesse dès lors que vous décochez la mention Mutuellement exclusifs et le Sujet pourra alors éprouver toutes ces émotions en même temps ! Attention si vous cliquez dans le volet des tâches sur une icône déjà présente sur le Sujet, celle-ci est supprimée ! Cliquez à nouveau pour la faire réapparaître. Vous trouverez plus bas une autre méthode pour supprimer les icônes d’un Sujet. • Renommez les Icônes : Les noms des Icônes du volet des tâches ne sont peut-être pas tous appropriés. Je souhaite par exemple renommer l’icône Urgence en « A faire en ville jeudi ». Pour ce faire : – Cliquez à droite sur l’Icône à renommer dans le volet des tâches et choisissez Renommer dans son menu contextuel. – Entrez le nouveau texte puis cliquez. « A faire en ville jeudi » apparaît désormais dans la liste à côté de l’icône. Ne craignez pas que ce nom bizarre soit devenu le nom universel de l’Icône ! La liste des Marqueurs du volet des tâches est propre à la map active à l’écran. Pour vous en convaincre, ouvrez un document vierge et regardez le nom de l’Icône , il s’appelle toujours « Urgence ». Pour connaître la signification d’une Icône, nul besoin d’ouvrir le volet des tâches, pointez dessus dans la map et celle-ci apparaît en pop-up. • Supprimez les Icônes dans la map : – Cliquez à droite sur l’Icône du Sujet à supprimer, puis choisissez Supprimer dans son menu contextuel. (Distinguez bien le menu contextuel de l’icône de celui du Sujet !) – La commande Supprimer toutes les icônes marqueurs supprime toutes les Icônes du Sujet en même temps.

Les Icônes Marqueurs de la Bibliothèque Oui, il y a davantage d’Icônes ! Peut-être n’avez-vous pas trouvé l’Icône dont vous rêviez dans le volet des tâches Marqueurs de map. Rassurez-vous, il y en a d’autres, rangées dans la Bibliothèque ! Vous ne voyez ici que la sélection propre à la map par défaut. Ouvrez le volet des tâches Bibliothèque puis cliquez en bas sur l’onglet Icônes Marqueurs. S’affiche en haut une liste de dossiers. Les cinq premiers contiennent les chiffres 0 à 9 et les lettres de l’alphabet. Seule la couleur varie. Le dernier contient l’alphabet grec. Il faut cliquer sur le répertoire Icônes pour voir s’afficher les 70 icônes fantaisie de la Bibliothèque et vous en reconnaissez quelquesunes parmi elles ! Même principe que tout à l’heure pour les insérer dans la map : Sélectionnez-le(s) Sujet(s), puis cliquez sur l’Icône choisie.

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Chapitre 3. Les fondations et les briques

Il faut envoyer les invitations ? Ajoutez à la map l’Icône Indiquez que le gâteau sera fait maison ? La tasse de café s’impose.

représentant une enveloppe ! qui réconfortera la cuisinière

Figure 3.26 – Utilisation des icônes de la Bibliothèque

Pensez à cliquer d’abord dans un endroit vierge de la map pour annuler les éventuelles sélections involontaires et éviter comme pour les Images une attribution incontrôlée des Icônes ! Et de retourner dans le volet des tâches Marqueurs de map… Que constatez-vous ? Un nouveau groupe en gris a été créé en fin de liste sous le nom Icônes Générales. Il contient les Icônes et que vous venez de rajouter et celles-ci ne sont pas nommées ; elles ne possèdent qu’un porte-nom. Un clic droit sur l’Icône vous offre une seule possibilité, la renommer (peut-être aussi la supprimer du Sujet si celui qui la porte est resté sélectionné). Cliquez sur Renommer et entrez un nom. Et hop, l’Icône disparaît immédiatement ! Rassurez-vous, vous la retrouvez dans le groupe Icônes Uniques, avec son nom écrit en noir. Une dernière manipulation : supprimez de la map la branche portant l’Icône restée dans le groupe Icônes Générales. Hop ! Cette Icône et son groupe disparaissent de la liste ! Supprimez alors la branche à l’Icône et cette dernière reste bien présente !

Figure 3.27 – Les groupes Icônes Uniques et Icônes Générales

Un constat : toute Icône ajoutée à partir de la Bibliothèque qui demeure sans nom disparaît de la liste des Marqueurs dès lors qu’elle n’est plus utilisée dans la map. Tant qu’elle n’a pas été nommée, elle n’appartient pas de façon permanente à la liste des Marqueurs.

3.5 Montez en puissance en ajoutant du sens

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Retenez ces deux autres façons d’ajouter dans une map des Icônes de la Bibliothèque car elles vous évitent d’ouvrir le volet des tâches a priori : • Si le Sujet possède déjà une Icône, cliquez à droite sur celle-ci pour ouvrir son menu contextuel. Vous y voyez la liste des autres icônes de son groupe et aussi les commandes Remplacer par – qui affiche en sous-menu toutes les autres icônes de la Liste des Marqueurs de la map -, et Autres Icônes qui vous ouvre les portes de la Bibliothèque des Icônes où vous ferez votre choix. • Si le Sujet ne possède pas encore d’Icône, sélectionnez-le puis cliquez sur l’icône Marqueur de son menu contextuel. Vous y voyez la liste de toutes les Icônes déjà présentes dans la liste de Marqueurs. Cliquez comme ci-dessus sur celle de votre choix ou sur la commande Autres Icônes si nécessaire. Bien sûr, non nommées, les nouvelles Icônes choisies dans la Bibliothèque sont classées dans le groupe Icônes Générales du volet des Marqueurs. Il vous faut les nommer dans le volet des Marqueurs pour qu’elles appartiennent à la liste de Marqueurs de la map. Elles passeront alors automatiquement dans le groupe Icônes Uniques. Si vous souhaitez placer l’Icône dans un groupe précis, saisissez-la avec votre souris et faites-la glisser sur le titre de ce groupe. Elle y prendra sa place en fin de liste dès que vous relâcherez la souris. Je vous recommande d’utiliser un nombre limité d’Icônes – toujours les mêmes. Vous mémoriserez ainsi leur signification aisément et vos maps seront immédiatement intelligibles ! Choisissez les soigneusement et d’un commun accord si vous projetez de travailler en équipe. Résistez à la tentation de rechercher davantage d’Icônes, mais si vous y tenez, vous en trouverez sur Internet. Rappelez-vous qu’elles doivent être au format «.ico ». Pour les ajouter à la bibliothèque une fois que vous les aurez téléchargées, cliquez sur Ajouter une Icône entre les deux fenêtres du volet des tâches de la Bibliothèque (onglet Icônes Marqueurs) et naviguez vers le fichier de votre choix. L’aperçu de la nouvelle icône apparaît dans la bibliothèque à la suite des icônes déjà présentes. Attention, ne prenez pas certaines Images pour des Icônes et inversement. En effet MindManager a placé dans la Bibliothèque des Images un dossier, appelé Images Style XP dont les images (au format *.png) sont identiques à certaines icônes !

Les Couleurs de police et de surlignage À la différence de la couleur de branche qui se transmet aux sous-branches, la Couleur de surlignage ou remplissage d’un Sujet lui est propre, sa Couleur de police aussi. Ces deux types de couleur – surlignage/ remplissage et police peuvent donc, tout comme les Icônes, être utilisées pour « marquer » un Sujet. Ne craignez pas d’utiliser des couleurs personnalisées de la palette. En effet, dès que vous utilisez une couleur dans une map, celle-ci apparaît en échantillon en dessous de la palette des couleurs. Il vous suffit alors de cliquer dessus pour attribuer la couleur à d’autres Sujets. Notez toutefois que cet échantillonnage est spécifique à chacune des palettes des trois types de couleur.

Quelques couleurs ont été ajoutées dans la map des festivités d’anniversaire pour donner des indications : le surlignage bleu signifie que c’est Pierre qui s’occupe de louer les services du prestidigitateur, tandis que le vert rappelle à Claire qu’elle est chargée du gâteau. Le texte est en indigo pour les activités de préparation et en orange pour celles du jour de la fête. Ouvrez le volet des tâches Marqueurs de map. Vous constatez que les deux derniers groupes de la liste, Couleurs de surlignage et Couleurs de la police, ne sont plus vides. Ils contiennent chacun les couleurs utilisées dans la map.

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Chapitre 3. Les fondations et les briques

Vous voyez dans la figure ci-dessous qu’elles sont toutes suivies du porte-nom « Nom de Marqueur » en grisé. Et tout comme les Icônes de la Bibliothèque hébergées dans la rubrique Icônes générales, elles disparaissent de la liste si d’aventure elles ne sont plus utilisées dans la map.

Figure 3.28 – Les couleurs dans le volet d’action

Nommez-les ! Faites un clic droit sur leur porte-nom gris puis choisissez Renommer et entrez un nom : celui-ci s’inscrit alors en noir. Utilisées ou non dans la map, elles appartiennent désormais à la liste des Marqueurs de celle-ci.

3.5.2 Ajouter une légende dans votre map Bien sûr, il vous suffit de pointer sur une Icône pour savoir ce qu’elle signifie, mais il n’en va pas de même pour les couleurs. De plus, que faire si vous voulez envoyer la map par courrier à votre cousin Jean ? Vous devez bien sûr l’imprimer. Vous verrez cela en détail section 3.6. Mais en prévision, il vous faut d’ores et déjà préparer la map et lui donner une légende. Ouvrez le volet des tâches Marqueurs de map et dans la partie haute, cliquez sur Insérer une légende dans la map. La fenêtre qui s’affiche vous propose deux options. Attention, c’est la première qui est cochée par défaut alors que vous lui préférerez le plus souvent la seconde qui indique uniquement les Icônes et Couleurs utilisées dans la map ! Attention encore, si une branche est sélectionnée par mégarde, la légende vient s’y ajouter en tant que sous-branche. Si tel est le cas, n’hésitez pas à annuler (Ctrl+Z) et à recommencer !

En l’absence de sélection, la Légende est automatiquement placée en branche principale – où à vrai dire, elle n’a pas vraiment sa place ! En l’occurrence, elle vient quelque peu perturber l’organisation de l’anniversaire de Charlotte. Saisissez-la donc avec la souris et éloignez-la en maintenant la touche Maj pressée pour la détacher du centre. Devenue Sujet flottant, elle se place où vous voulez. Vous noterez que suivant sa position à droite ou à gauche du Sujet central, ses sousbranches basculent d’un côté ou de l’autre. Vous verrez section 4.1.2 comment contrôler la disposition des branches d’un Sujet flottant. Dernier toilettage : les branches intermédiaires portant le nom des groupes ne sont pas vraiment utiles et vous souhaitez peut-être les supprimer. Faites un clic droit pour faire apparaître leur menu contextuel, puis choisissez Supprimer le Sujet (mémorisez le raccourci Ctrl+Maj+Suppr, il vous sera utile !). Leurs sous-branches sont ainsi directement rattachées à « Légende ». Pour finir vous pouvez isoler votre Légende avec un Entourage comme vous l’avez vu section 3.4.1. Les Icônes et couleurs utilisées dans la map mais restées sans nom ne figurent bien sûr pas dans la Légende.

3.5 Montez en puissance en ajoutant du sens

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3.5.3 Capitaliser votre travail Vous venez de consacrer du temps à construire une Liste de Marqueurs pour une map et je parie que vous vous posez des questions d’ailleurs bien légitimes, telles que : • Dois-je refaire ce travail pour chaque map ? • Est-ce seulement utile pour les maps imprimées ? Rassurez-vous, il est possible de conserver les Listes de Marqueurs que vous créez et d’en faire des Modèles, réutilisables dans d’autres maps. Dans la section 8.2.1, vous verrez par exemple l’intérêt d’un tel Modèle de Liste de Marqueurs dans le cadre de réunions récurrentes. N’est-ce utile que pour les maps imprimées ? Non, bien sûr ! Les Marqueurs constituent un moyen puissant de sélectionner dans une map les seuls Sujets possédant des Icônes ou des couleurs déterminées. À quelles fins ? Eh bien, par exemple les masquer, ou au contraire n’afficher qu’eux – pour faire ressortir dans une map complexe les seules informations répondant à certains critères -, ou bien les copier dans une autre map, ou encore modifier un ou plusieurs de leurs attributs, ou peut-être exporter dans Word ou dans PowerPoint une partie seulement des Sujets d’une map, etc. En bref, les Marqueurs sont à la base de la puissante fonction de filtrage que je vous présenterai en détail section 7.6. Mais tout d’abord, vous allez apprendre dans les paragraphes suivants comment utiliser un Modèle de Liste existant, comment personnaliser une liste et enfin comment créer un Modèle de Liste de Marqueurs.

Utiliser un Modèle de Liste de Marqueurs La liste d’origine sur laquelle vous avez travaillé pour créer la liste propre à la map « Anniversaire de Charlotte » est la Liste de Marqueurs de la map par défaut, c’est-à-dire celle associée au document vierge qui s’ouvre lorsque vous cliquez sur l’icône de la barre d’outils d’accès rapide. Eh oui, que vous en ayez conscience ou non, que vous vous en serviez ou non, il y a toujours une Liste de Marqueurs associée à une map. Rassurez-vous, cette Liste de Marqueurs par défaut n’est pas la seule que vous propose MindManager. Vous pouvez en effet choisir comme point de départ une liste différente pour personnaliser vos propres listes. Ces listes toutes préparées par MindManager se trouvent dans l’Organiseur de modèles. Il est temps maintenant d’en découvrir les trésors cachés ! 1. Ouvrez une nouvelle map et cliquez dans le ruban Outils, groupe Modèles, sur la commande Liste de marqueurs de map. La fenêtre de la figure 3.29 apparaît. À gauche une liste, à droite une fenêtre d’aperçu. Cliquez dans la liste sur Par défaut et vous reconnaissez aussitôt à droite le contenu du volet des tâches Marqueurs de la map par défaut. Cliquez tour à tour sur tous les noms de la liste et vous voyez s’afficher un contenu différent. 2. Sélectionnez la liste qui vous convient et cliquez sur les boutons Appliquer puis Fermer. Regardez votre volet des tâches – gardez-le ouvert pour mieux voir – et vous constatez que les Groupes et Icônes de la liste choisie se sont substitués aux originaux ! Vous venez de changer la Liste de Marqueurs attachée à la map. Et si c’est votre map « Anniversaire de Charlotte » qui était active, le fruit de votre travail précédent qui avait transformé la liste initiale a disparu. Les couleurs figurent bien dans la nouvelle liste – c’est normal puisqu’elles sont utilisées dans la map – mais elles sont devenues « sans nom » et ont perdu leur signification !

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Chapitre 3. Les fondations et les briques

Figure 3.29 – L’Organiseur de Modèles de Listes de Marqueurs

D’où l’intérêt de conserver votre travail et d’offrir aussi une place dans l’Organiseur de modèles aux listes que vous créez !

Personnaliser une Liste de Marqueurs Peut-être trouvez-vous à ce stade que personnaliser une liste d’Icônes et de Couleurs auxquelles vous aurez attribué une signification précise est un exercice un peu ennuyeux. Si vous manquez d’appétit pour construire d’ores et déjà vos propres Listes de Marqueurs et les conserver, sautez cette section. Retenez seulement que c’est possible car je vous promets que vous y reviendrez bientôt avec gourmandise ! Au fait, pourquoi conserver une Liste ? Bien sûr, une map unique en son genre aura une liste unique en son genre et l’histoire s’arrête là. Mais songez à toutes les occasions de festivités dans l’année, aux anniversaires de tous vos enfants. Les maps préparatoires contiennent sans nul doute des éléments communs et chaque tâche a certainement son spécialiste attitré ! Plus sérieusement, n’avez-vous pas des activités récurrentes, par exemple des réunions régulières, avec les mêmes personnes, où il vous faut engager, arrêter, différer ou suivre des actions, où vous devez vous interroger sur les risques, la faisabilité, le coût, etc. ? Nous y reviendrons en détail dans la partie 3 chapitres 8 et 9. Et votre intérêt naissant pour les Listes de Marqueurs s’en trouvera redoublé ! Personnellement, je nettoie mes listes en supprimant les Icônes qui ne sont pas pertinentes. Cela peut vous paraître inutile puisque vous avez vu plus haut que MindManager offre le choix de n’insérer dans la Légende ajoutée dans la map que les Couleurs et les Icônes utilisées, mais vous y gagnerez en clarté et vous pourrez mettre ces listes ad’hoc à la disposition d’autres personnes. Vous verrez comment dans les sections 4.4.1 et 4.4.2. Voici comment personnaliser dans le volet des tâches la Liste de Marqueurs d’une map, c’est-àdire supprimer et ajouter certaines Icônes ou certains groupes, les organiser au sein de la liste et aussi ajouter des Couleurs marqueurs :

3.5 Montez en puissance en ajoutant du sens

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• Pour supprimer une Icône ou une Couleur nommée dans le volet des tâches Marqueurs d’une map, faites un clic droit sur l’Icône ou la Couleur et choisissez Supprimer dans son menu déroulant. Vous pouvez supprimer de la même façon certains Groupes, par exemple Emoticônes, Flèches et Drapeaux alors que cette commande est grisée dans le menu des autres groupes. Ceux-ci sont donc imposés. C’est le cas des trois premiers et des trois derniers, réservés aux Icônes Uniques et aux Couleurs. En effet, ces Groupes figurent obligatoirement dans le volet des tâches Marqueurs. Cependant, ils peuvent être vides car il est possible de supprimer leurs Icônes une à une. Je vous suggère en particulier de vider de leur contenu les trois groupes imposés du début, qui qualifient des tâches, si votre map ne concerne pas une activité ou un projet. Les groupes des couleurs ne seront vides quant à eux que si aucune couleur de remplissage ou de police n’est utilisée dans la map. • Les Icônes supprimées d’une Liste de Marqueurs continuent bien sûr d’exister dans la Bibliothèque (et dans les autres listes) et peuvent à tout moment être réintégrées dans la liste en cours. Pour ajouter une Icône ou une Couleur marqueur à une Liste de Marqueurs : 1. Cliquez à droite sur le nom du Groupe auquel vous voulez l’ajouter et choisissez Nouvelle icône marqueur dans le menu contextuel, ou Nouvelle couleur marqueur si vous avez choisi le groupe Couleur de surlignage ou Couleur de la police. La fenêtre de la figure ci-dessous s’ouvre :

Figure 3.30 – Ajout d’une Icône à la Liste de Marqueurs

2. Nommez l’Icône ou la Couleur que vous allez choisir. 3. Cliquez sur la flèche à droite du champ Icône ou Couleur. Ceci affiche selon le cas toutes les Icônes de la Bibliothèque des Icônes ou bien les couleurs de la palette. 4. Cliquez sur l’Icône ou la Couleur de votre choix, puis sur OK. Elle est immédiatement ajoutée à son groupe, en fin de liste. Pour ajouter un Groupe à la Liste des Marqueurs, soit que vous l’ayez précédemment supprimé à tort, soit que vous vouliez en créer un spécifique, cliquez sur Ajouter un nouveau groupe d’icônes en haut du volet des tâches. Entrez son nom dans le porte-nom. Vous pouvez ensuite le garnir par l’une ou l’autre des méthodes ci-dessus. Retenez que si les Icônes appartenant aux groupes imposés (donc aussi les couleurs) prennent obligatoirement place dans leurs groupes respectifs, les autres Icônes peuvent figurer indifféremment dans d’autres groupes – existants ou créés par vous-même. Vous pouvez d’ailleurs les déplacer d’un groupe à l’autre par simple « cliquer glisser ». Cette précision peut vous sembler à ce stade de pure coquetterie, mais vous verrez son importance lors de l’application d’un filtre dans la section 7.6.2.

68

Chapitre 3. Les fondations et les briques

Je vous invite maintenant à titre d’exercice à créer une Liste de Marqueurs toute simple, par exemple pour vos listes de course.

Figure 3.31 – Création d’une Liste de Marqueurs pour vos courses

Cette activité étant inexorablement répétitive, il est certainement utile de conserver cette liste ! Voici donc comment créer un Modèle et l’ajouter à ceux de l’Organiseur.

Créer un Modèle de Liste de Marqueurs Voici comment classer une Liste de Marqueurs dans l’Organiseur de modèles (voir figure 3.29) : 1. Cliquez dans le ruban Outils, groupe Modèles sur la commande Listes de marqueurs de map. La fenêtre de l’Organiseur de modèles s’ouvre à l’onglet Listes de marqueurs de map. La fenêtre contient quatre onglets. Il y a en effet quatre types de Modèles dans MindManager et je traiterai les trois autres un à un. Sachez déjà que leur création et leur utilisation sont tout à fait similaires. 2. Cliquez sur la flèche à droite du bouton Ajouter une nouvelle liste de Marqueurs et choisissez À partir de la map active dans le menu déroulant. Une nouvelle entrée s’ajoute immédiatement en bas de la liste tandis que son contenu s’affiche dans la fenêtre de droite. La nouvelle liste porte le nom du fichier de votre map. 3. Cliquez sur le bouton Renommer en bas à droite et entrez le nom de votre choix. 4. Cliquez sur Fermer pour fermer la fenêtre. Lorsque vous voudrez utiliser cette Liste de Marqueurs pour une nouvelle map et que vous ouvrirez l’Organiseur en allant dans le ruban Outils groupe Modèles > Listes de marqueurs de map, le nouveau Modèle figurera dès lors dans la liste, à sa place dans l’ordre alphabétique.

3.6 IMPRIMEZ VOS MAPS Votre map est maintenant toute prête pour faire son apparition sur le papier ! MindManager possède les trois commandes classiques Mise en page, Aperçu avant impression et Imprimer. Elles sont bien sûr toutes trois accessibles depuis le Bouton MindManager > Imprimer,

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3.6 Imprimez vos maps

mais il suffit d’ouvrir l’une de ces fenêtres au choix car vous pouvez à partir de chacune d’elles accéder aux deux autres. Autrement dit, le raccourci clavier Ctrl+P vous donne accès à la totalité des options de paramétrage. Mais quelle que soit votre porte d’entrée, il est toujours prudent de commencer par vérifier le résultat dans la fenêtre de l’aperçu d’autant que celle-ci est à portée de clic, puisque vous placerez l’icône d’aperçu avant impression dans la barre d’accès rapide (voir section 2.1.2) !

3.6.1 Vérifier dans la fenêtre d’aperçu avant impression En effet, vous constaterez peut-être, non sans surprise, que votre future map imprimée ne ressemble pas à celle que vous attendiez. Vous aurez par exemple tout un espace vide en haut et en bas. Si tel est votre cas, je vous arrête. Inutile de vous acharner à régler les marges dans la fenêtre de mise en page. En effet, MindManager prend votre map dans sa plus grande dimension et ajuste sa taille de façon à la loger au mieux dans une page A4. Il ne se permet en aucun cas de réagencer vos branches pour occuper au mieux tout l’espace ! C’est donc à vous qu’il appartient de le faire. Si le résultat ne vous convient pas, fermez la fenêtre d’aperçu en cliquant sur l’icône Fermer l’aperçu avant impression à droite dans le ruban et déplacez vos branches en conséquence. C’est assez facile si vous avez un écran de largeur classique car il est à peu près homothétique d’une page A4. J’imagine maintenant que la disposition vous satisfait, mais peut-être trouvez-vous superflu ce cadre noir autour de votre map ? Cliquez donc sur l’icône Mise en page dans le groupe Imprimer, à gauche dans le ruban de la fenêtre d’aperçu.

3.6.2 Choisir les options de mise en page La fenêtre de Mise en page se présente ainsi :

Figure 3.32 – Fenêtre de mise en page

70

Chapitre 3. Les fondations et les briques

• Les cases de la rubrique Impression vous offrent plusieurs options : – Décochez la case Arrière-plan si vous ne voulez pas y laisser une cartouche d’encre ! Cela vous évite de modifier votre map. Vous gardez ainsi son fond de couleur, qui sera sans nul doute du plus bel effet si vous devez la projeter ! – Les deux cases suivantes concernent l’impression sur plusieurs pages avec une imprimante au format A4. Elles vous facilitent le travail d’assemblage en vous indiquant d’un trait où massicoter et en numérotant les pages ! – La dernière case Bordure vous donnera ou non un cadre. Vous pouvez même choisir sa couleur. Le cadre donne à la map un aspect fini. Je l’utiliserai donc pour un mode d’emploi ou des procédures, mais je n’en mettrai pas s’il s’agit d’un compte rendu de réunion ou d’un projet car eux s’inscrivent dans une dynamique. • Pour voir l’effet produit par le réglage des Marges, le plus simple est de leur attribuer une valeur après avoir coché la case Bordure, puis de retourner dans la fenêtre d’aperçu en cliquant sur le bouton Aperçu avant impression. Vous aurez ainsi une idée très précise de leur fonctionnement. • La rubrique En-tête et pied-de-page vous donne la possibilité d’ajouter un en-tête et un pied-depage à votre convenance. Vous pouvez choisir dans la liste déroulante à droite des champs les mentions que vous souhaitez indiquer. MindManager les mettra automatiquement à jour. Bien sûr, ces indications peuvent être remplacées par un texte à votre convenance. Notez que MindManager prend par défaut le nom et l’E-mail que vous avez fournis dans la section « Informations sur l’utilisateur » de la fenêtre des Options (voir section 2.2.1). Ces indications sont reprises automatiquement dans la fenêtre des propriétés de la map, accessible par le Bouton MindManager > Préparer > Propriétés. Vous pouvez les y modifier ; ce sont alors ces indications spécifiques à la map que MindManager prendra en compte, en lieu et place des mentions par défaut. Une fois ces réglages effectués, cliquez sur le bouton Imprimer pour accéder à la fenêtre d’impression.

3.6.3 Régler le format d’impression Voici la fenêtre d’impression :

Figure 3.33 – Fenêtre d’impression

3.7 Diffusez vos maps

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Par défaut, le bouton Map entière est cliqué et vous imprimez l’intégralité de la map, mais MindManager vous donne la possibilité de n’imprimer qu’une seule branche avec toute son arborescence. Pour cela, vous devez préalablement sélectionner dans la map la branche à imprimer. Cliquez ensuite sur le bouton Sujet sélectionné qui est alors actif. Cliquez sur le bouton Aperçu avant impression pour jeter un coup d’œil sur le résultat à venir. De retour dans la fenêtre d’impression, intéressez-vous à la rubrique Mise à l’échelle. Sa liste déroulante vous offre un choix de formats d’impression, de la demi-page au poster de 2 m x 1,50 m ! L’aperçu à droite vous donne une idée de l’effet produit !

MindManager ajuste la taille de la map à la place disponible. Si vous désirez imprimer une map dont les branches sont à compléter à la main, choisissez l’option Une Page : Ne pas ajuster à la page si la map est plus petite afin d’avoir la place de vous exprimer sur la page !

Et voilà, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur OK et à attendre que l’imprimante ait fini d’œuvrer.

Tous les paramètres d’impression sont enregistrés avec la map. Enregistrez-la après avoir imprimé, elle sera ainsi toute paramétrée pour l’impression suivante !

3.7

DIFFUSEZ VOS MAPS

Il est sans doute une question qui déjà vous brûle les lèvres : quid des personnes qui ne possèdent pas MindManager ? Je ne saurais trop insister sur les dangers d’exposer sans précaution à une map une personne qui n’en a jamais vu. Le risque est grand qu’elle peine à se glisser dans les arcanes de votre raisonnement et qu’elle ne sache où jeter les yeux ! Aussi je vous donne plus loin quelques conseils pour éviter les effets parfois dévastateurs d’un enthousiasme pourtant animé des meilleures intentions. Mais ceci serait bien sûr une mauvaise raison pour ne pas répondre à votre curiosité ! Vous avez à votre disposition plusieurs possibilités, que voici ci-dessous.

3.7.1 Exporter en PDF MindManager vous donne la possibilité d’exporter vos maps au format PDF même si vous ne possédez pas le logiciel Adobe nécessaire. Pour imprimer en PDF : 1. Effectuez les réglages comme pour une impression normale. Terminez simplement par la fenêtre d’aperçu que vous refermerez en cliquant sur Fermer l’aperçu avant impression, à droite dans le ruban. Si vous avez déjà imprimé puis enregistré votre map, elle est déjà toute paramétrée. 2. Cliquez sur l’icône Exporter en tant que fichier PDF dans le ruban Export. 3. Enregistrez le document PDF à l’emplacement désiré.

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Chapitre 3. Les fondations et les briques

4. Effectuez dans la fenêtre de paramétrage d’exportation PDF qui apparaît les ajustements souhaités sur la taille du Papier et la Sécurité.

3.7.2 Enregistrer dans un format image MindManager vous permet d’enregistrer votre map dans un format image. Cliquez sur l’icône Exporter en tant qu’image dans le ruban Exporter ou bien cliquez sur le Bouton MindManager > Exporter puis sur la commande Exporter en tant qu’image. Choisissez le format image qui vous convient dans la liste déroulante du champ Type de la fenêtre d’enregistrement. Faites vos réglages dans la fenêtre des paramètres d’enregistrement qui s’affiche. Cette fonction vous sera utile pour placer une map simple sur un site web ou un blog.

3.7.3 Copier tout ou partie d’une map dans un autre document Savez-vous qu’il est simple comme bonjour de reproduire dans un document Word ou PowerPoint votre map telle qu’elle apparaît à l’écran ? Il vous suffit de sélectionner le Sujet central et de le copier dans le Presse-papiers. Activez ensuite dans l’application de destination la commande Collage spécial et choisissez Image en mode point. De la même façon, vous pouvez insérer dans ces mêmes documents un Sujet donné et son arborescence tels qu’ils apparaissent à l’écran. Ceci est un moyen très rapide d’illustrer vos documents Word ou PowerPoint par tout ou partie d’une map !

3.7.4 Utiliser la visionneuse MindManager propose une visionneuse qui permet aux personnes qui ne sont pas équipées de MindManager de lire néanmoins les maps que vous leur adressez. Vous pouvez télécharger sur www.mmdfrance.fr une visionneuse qui vous permet d’ouvrir les maps en lecture seule. Le lecteur peut naviguer, déployer les branches et même filtrer les maps mais il ne peut enregistrer aucun document. Voir section 7.7.

3.7.5 Diffuser des maps dynamiques lisibles par tous À l’exception de la visionneuse, tous les formats de diffusion déjà listés imposent de présenter des maps toutes branches déployées, avec les inconvénients déjà évoqués. Avec MindManager 8, vous disposez dans le ruban Exporter d’une nouvelle commande, Exporter au format Mindjet Player, qui crée des maps dynamiques au format PDF, dont les branches s’ouvrent et se ferment au gré du lecteur, comme dans MindManager ! Ajoutez à cela que même les Notes des Sujets sont accessibles et que les liens vers les pages Web sont actifs ! La map peut aussi être exportée au format Flash pour diffusion sur un intranet ou un blog. L’exportation au format Mindjet Player est traitée en détail à la section 7.7.2.

3.7.6 Concevoir une page Web MindManager vous permet en quelques clics de souris de générer des pages HTML. Le Modèle d’exportation Web appelé Présentation crée une page portant une image de votre map dont les branches s’ouvrent au fur et à mesure que l’on clique sur elles. L’exportation en pages Web est traitée au chapitre 14 et le modèle Présentation spécifiquement section 14.4.1.

4 Habillez vos maps pour sortir : Travaillez avec Style

Vos premières maps seront certainement réservées à votre usage personnel. Cela ne veut pas dire pour autant que leur look vous est indifférent, loin de là, et je suis sûre que vous avez déjà éprouvé des désirs de mise en forme. Plus question de les contenir, car pour « sortir » et s’adresser à une plus large audience – ce que vous allez faire dans les chapitres suivants – vos maps doivent être habillées avec style ! Dans ce chapitre, vous allez apprendre comment modifier l’allure de vos maps pour que votre message soit parfaitement adapté à leur contenu et à l’audience à laquelle vous vous adressez. Vous verrez aussi comment conserver un Style qui vous convient pour pouvoir le réutiliser ultérieurement.

4.1

EXPLOREZ LES TRÉSORS DE L’ATELIER

Les éléments de votre map vous semblent peut-être ternes mais vous savez déjà, pour l’avoir entrevu, qu’ils peuvent prendre des couleurs et aussi des formes ! En effet, vous avez déjà utilisé les icônes du groupe Mise en forme des rubans Accueil ou Format pour modifier l’apparence d’objets préalablement sélectionnés. Vous allez maintenant découvrir comment réaliser toutes les modifications désirées sur un Sujet avec un minimum d’efforts. Et ce, grâce aux fenêtres de dialogue propres à chacune des catégories de

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Chapitre 4. Habillez vos maps pour sortir : Travaillez avec Style

mise en forme proposées par MindManager. Vous pourrez y choisir, police, formes et couleurs, et disposition des sous-branches. L’ensemble de ces paramètres constitue le Style d’un Sujet. Je parlerai donc soit de Style tout court, soit quand il y a lieu de préciser, de Style de police, de Style de forme ou de Style de branches (signifiant par là la disposition de ses sous-branches ou Sujets secondaires).

4.1.1 Le Style de Police Une fenêtre spécifique permet de modifier toutes les propriétés de la police d’un Sujet. Pour l’ouvrir : 1. Sélectionnez le Sujet par un clic droit. 2. Choisissez Police dans le menu contextuel. 3. Vous déterminez dans cette fenêtre les attributs de Style de la même façon que dans Word. 4. Cliquez sur OK ou sur Appliquer pour le paramétrage du second onglet. Peut-être souhaitez-vous en effet, jouer des majuscules et minuscules ? C’est dans l’onglet Mise en majuscules que vous ferez votre choix.

Figure 4.1 – Fenêtre de propriétés de la police du Sujet : onglet Mise en majuscules

Vous noterez que si vos choix du premier onglet concernent uniquement le Sujet sélectionné, le choix des majuscules/minuscules affecte en revanche tous les Sujets de votre map qui sont de même nature. (Branches principales et sous-branches sont dans ce cas traitées indépendamment). Vous pouvez ainsi décider en cours de création de mettre tous les Sujets principaux en majuscules. Faites ce choix pour l’un d’entre eux et tous les Sujets principaux présents et à venir se conformeront à votre désir !

4.1.2 Les Styles de forme, de couleurs et de branches Tous ces Styles peuvent pour un Sujet donné être modifiés dans une seule fenêtre dotée de quatre onglets : 1. Sélectionnez le Sujet par un clic droit.

75

4.1 Explorez les trésors de l’atelier

2. Choisissez Mise en forme du Sujet dans le menu contextuel.

Figure 4.2 – Fenêtre de mise en forme du Sujet – onglet Forme et Couleur

Chacun des onglets est détaillé dans les paragraphes qui suivent. 3. Une fois vos choix effectués dans un onglet, cliquez sur Appliquer et passez à l’onglet suivant. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK pour fermer la fenêtre.

L’onglet Forme et Couleur Appelé Forme et Couleur, le premier onglet (voir figure 4.2) affiche dans sa partie gauche les Formes disponibles pour le Sujet sélectionné, tandis que la partie droite vous permet de choisir ses couleurs. Les formes ci-dessus sont proposées pour le Sujet central et les Sujets sur les branches. Sujets flottants et Bulles peuvent prendre certaines formes spécifiques. • Automatique correspond à la Forme et aux couleurs par défaut du Sujet. J’y reviendrai plus loin. • Quant à la dernière Forme, elle vous propose d’utiliser une Image personnalisée. Attention, il ne s’agit pas d’ajouter une image au Sujet comme vous avez appris à le faire précédemment, mais de donner à la branche elle-même – au Sujet lui-même – la forme d’une image. Le texte, s’il y en a un, sera alors inscrit à l’intérieur de cette image. Une autre image pourra alors très bien être ajoutée à l’intérieur du Sujet. Pour utiliser une image personnalisée : 1. Cliquez indifféremment sur la miniature Image personnalisée ou sur le bouton Sélectionner l’image. La fenêtre de navigation affiche le répertoire Formes, qui contient les dossiers Ovales, Rectangles et Rectangles arrondis. 2. Ouvrez un dossier, sélectionnez le fichier de votre choix puis cliquez sur Insérer. Vous remarquez que l’image se présente comme un cartouche. C’est le cas de toutes les images du répertoire Formes. En effet, bien que vous puissiez naviguer dans cette fenêtre vers tout autre fichier image dans votre Explorateur Windows, MindManager vous offre a priori des images spécialement conçues pour servir de « forme ». Ce sont des cartouches destinés à accueillir un texte. 3. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre et appliquer la forme au Sujet.

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Chapitre 4. Habillez vos maps pour sortir : Travaillez avec Style

Les images du répertoire Formes appartiennent à la Bibliothèque de MindManager et sont accessibles dans le volet des tâches Bibliothèque, dans le répertoire Formes. Explorez le contenu des dossiers, affiché dans la partie inférieure de la Bibliothèque. Comme dans les répertoires Images et Icônes Marqueurs de map déjà explorés, vous pouvez ajouter les images de votre choix dans la bibliothèque, soit directement dans le dossier sélectionné, soit dans un dossier que vous aurez préalablement créé et nommé en cliquant sur Nouveau dossier dans le menu contextuel du répertoire Formes ou de l’un de ses dossiers. Pour plus de détail, reportez-vous section 3.3.1. Si vous souhaitez introduire dans votre map une image personnelle à usage unique, vous naviguerez directement vers son fichier dans la fenêtre de navigation. Tous les formats d’image classiques sont acceptés. L’image choisie apparaît dans l’aperçu à gauche du bouton Sélectionner l’image. Un clic sur Appliquer et… vous êtes déçu car l’image sur la branche est vraisemblablement déformée ! Vous devez en effet, vous rendre immédiatement dans l’onglet Dimensions et Marges pour définir l’emplacement réservé au texte. C’est ce que je vous montre plus bas. Si vous recevez une map avec une image qui vous plaît en guise de forme de sujet, vous pouvez l’ajouter à votre Bibliothèque de Formes à partir de cet onglet. Il vous suffit après avoir sélectionné le Sujet concerné et ouvert cette fenêtre, de cliquer sur le bouton Enregistrer l’image et d’enregistrer le fichier image dans le répertoire des Formes. Mais finissez d’explorer les autres paramètres de l’onglet Forme et Couleur. • La palette Ligne à droite, vous permet de choisir la couleur de la branche du Sujet ou de la bordure de sa Forme éventuelle. • La palette suivante Remplissage détermine la couleur de remplissage de la Forme, ou de surlignage du texte s’il ne possède pas de forme. Le curseur vous permet de régler la transparence de la couleur choisie. Attention, lorsque vous utilisez une image pour Forme, elle possède ses propres couleurs. La couleur de remplissage est inopérante et vous devez veiller à choisir la couleur du texte – écrit pardessus – telle qu’il reste lisible.

L’onglet Alignement

Figure 4.3 – Fenêtre de mise en forme du Sujet : onglet Alignement

4.1 Explorez les trésors de l’atelier

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Vous n’utiliserez cet onglet que si le texte de votre Sujet comporte plusieurs lignes ou si vous lui avez ajouté une Image. Ne confondez pas ces images ajoutées aux Sujets avec les images utilisées précédemment comme Formes personnalisées du Sujet lui-même ! Vous pouvez toujours ajouter une Image à un Sujet, y compris dans une Forme personnalisée. Jugez-en avec les Formes de la Bibliothèque. • Les trois boutons radio du haut règlent la justification du texte dans le Sujet. Les icônes indiquent l’effet attendu. • Les miniatures de la partie inférieure illustrent les positions relatives de l’image et du texte dans le Sujet. • Les boutons radio sont actifs ou non en fonction du choix précédent et permettent d’affiner la position du texte s’il y a lieu compte tenu de la taille de l’image. Je vous laisse expérimenter en utilisant le bouton Appliquer.

L’onglet Dimensions et Marges Dans cet onglet Dimensions et marges, vous pouvez ajuster la taille de l’image que vous avez choisie comme forme personnalisée.

Figure 4.4 – Fenêtre de mise en forme du Sujet : onglet Dimensions et Marges (avec image)

• Je vous conseille d’ignorer le champ Largeur préférée. Il sert à compresser automatiquement l’image et il est pratiquement inopérant. • En revanche, l’aperçu vous permet de définir la taille relative du texte et de l’image et d’éviter que celle-ci ne soit déformée. Saisissez les poignées et faites glisser les bords du cartouche pour le redimensionner, puis saisissez le rectangle et repositionnez-le si besoin est.

Entraînez-vous avec plusieurs images. Cliquez sur Appliquer, constatez et recommencez jusqu’à ce que vous soyez satisfait du résultat.

78

Chapitre 4. Habillez vos maps pour sortir : Travaillez avec Style

Le rectangle indique la taille du texte par rapport à celle de l’image. Si vous le diminuez, vous diminuez la taille relative du texte et l’image sera donc agrandie. C’est pourquoi, si votre image est par exemple trop aplatie, il vous faudra pour y remédier aplatir le rectangle et non l’inverse. Un peu de pratique n’est pas inutile ! Vous pouvez aussi vous contentez de l’image, sans aucun texte, comme ci-dessous.

Figure 4.5 – Taille de l’image personnalisée dans la fenêtre de mise en forme à gauche, dans la map à droite

• Le paramètre Marge intérieure ne sert que si le Sujet porte et une Image et un texte (à l’intérieur de sa Forme). Augmenter sa valeur éloigne l’image du texte tandis que la diminuer a l’effet inverse. Mais peut-être l’onglet Dimensions et Marges se présente-t-il comme ci-dessous ?

Figure 4.6 – Fenêtre de mise en forme du Sujet : onglet Dimensions et Marges (sans image)

C’est que vous avez choisi une forme classique pour le Sujet sélectionné. • Le champ Largeur préférée règle alors la longueur maximale du Sujet et affecte le saut à la ligne du texte.

4.1 Explorez les trésors de l’atelier

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Là encore, ignorez-le – à moins que vous souhaitiez la même longueur maximale pour toutes les branches -, car il existe un moyen simple de régler la longueur d’un Sujet. Sélectionnez celui-ci. Pointez le curseur de votre souris sur l’un des bords du cadre bleu puis tirez à droite ou à gauche suivant le nombre de lignes souhaité.

Figure 4.7 – Réglage de la longueur d’un Sujet

• L’espace vierge autour du texte inscrit dans une forme classique peut être réglé dans les champs Marges.

L’onglet Mise en page des Sujets secondaires L’onglet Mise en page des sujets secondaires se présente comme ci-dessous pour tous les Sujets sur des branches et pour les Bulles. Le Sujet central et les Sujets flottants proposent des choix supplémentaires que vous verrez en fin de paragraphe.

Figure 4.8 – Fenêtre de mise en forme du Sujet : onglet Mise en page des sujets secondaires

La partie gauche contrôle la disposition des sous-branches du Sujet sélectionné, tandis que la partie droite offre un choix de formes de branches et de points d’ancrage. Les sous-branches sont dirigées vers l’aval ou le bas du Sujet sélectionné, parfois vers le haut, mais jamais vers l’amont. 1. Choisissez la disposition des sous-branches en cliquant sur l’une des quatre miniatures proposées : – La miniature Automatique – sélectionnée lorsque vous n’avez encore fait aucun réglage – correspond au Style par défaut du Sujet sélectionné dans la map. Dans la map MindManager par défaut, dont le Style par défaut est le style Map, la disposition des sousbranches est en effet celle illustrée par la miniature. Lorsque le Style par défaut est l’un des deux autres Styles proposés, ne vous étonnez pas, la miniature Automatique n’illustre pas la réalité. – La miniature Map dispose les sous-branches vers le haut et vers le bas, de part et d’autre du Sujet sélectionné (comme dans la map par défaut de MindManager).

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Chapitre 4. Habillez vos maps pour sortir : Travaillez avec Style

– La miniature Organigramme dispose les sous-branches en organigramme. Le choix de cette miniature provoque l’apparition du champ Profondeur de l’organigramme. Vous choisirez dans sa liste déroulante le niveau de sous-branches à disposer en organigramme. – Quant à la miniature Arborescence, elle dispose toutes les sous-branches vers le bas. Sa sélection désactive les choix de points d’ancrage qui apparaissent alors en grisé. Le point d’ancrage est en effet imposé, tel qu’illustré par la miniature.

Créez un Sujet avec plusieurs niveaux de sous-branches et essayez les différentes dispositions en cliquant sur Appliquer. 2. Puis sélectionnez le point d’ancrage des sous-branches en cliquant sur les boutons Extérieur, Centré ou Etalé. Vous noterez que la longueur des branches reste inchangée, quel que soit le choix effectué 3. En effet, celle-ci se règle dans le champ Distance du parent – les sous-branches s’éloignant d’autant plus de leur Sujet parent que la valeur indiquée est élevée. 4. Quant au champ Distance entre sujets de même niveau, il détermine la distance entre toutes les branches sœurs, filles de la branche sélectionnée. 5. Il vous reste à choisir la forme des sous-branches parmi la liste des formes proposées. 6. Lorsque tous vos réglages sont terminés dans tous les onglets, vous pouvez enfin cliquer sur OK.

Je vous invite à essayer chacune des possibilités afin de vous rendre compte par vousmême de l’effet produit. L’onglet du Sujet central et celui d’un Sujet flottant offrent pour la disposition des branches des choix supplémentaires. En effet, Sujet central et Sujet flottant sont tous deux un point de départ autonome.

Figure 4.9 – Choix disponibles pour la disposition des sous-branches des Sujets flottants

Le choix effectué sur le Sujet central a bien sûr un impact majeur sur l’allure de la map puisqu’il régit la disposition des branches principales autour de lui. Sujet central et Sujet flottant offrent tous deux la possibilité : • d’orienter un organigramme vers le haut ou vers le bas ou bien de le répartir entre bas et haut ; • d’orienter les branches de l’arborescence vers le bas, toutes vers la droite ou bien réparties entre droite et gauche ; • de diriger toutes les branches vers la droite avec la sélection de la miniature Map à droite.

4.2 Optez pour la facilité

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Si les sous-branches d’un Sujet flottant peuvent être orientées grâce au choix de la miniature Map adaptative, soit toutes vers la droite, soit toutes vers la gauche selon la position de celui-ci par rapport au Sujet central, il n’est pas possible en revanche d’orienter toutes les branches du Sujet central vers la gauche. Certains utilisateurs ayant exprimé leur regret, cette lacune sera peut-être corrigée !

L’onglet Mise en page générale Ce cinquième onglet est spécifique au Sujet central.

Figure 4.10 – Fenêtre de mise en forme du Sujet : onglet Mise en page générale

• Cochez la case Apparence organique pour rendre les sous-branches plus épaisses. • L’épaisseur des branches principales dépend quant à elle de la position du curseur Epaisseur de ligne du sujet principal. Faites des essais jusqu’à obtenir l’effet désiré. • Cochez la case Afficher une ombre pour avoir un effet de relief. Ce peut être plaisant sur un site Web, mais n’en abusez pas car cela nuit à la lisibilité d’une map complexe ! • Le second curseur contrôle l’espacement minimum des branches principales.

4.2

OPTEZ POUR LA FACILITÉ

Avec cette exploration exhaustive, certains parmi vous se sont bien amusés, tandis que d’autres sont franchement inquiets – ce sont d’ailleurs peut-être les mêmes ! En effet, vous voulez certainement opérer plus simplement ou au moins être en mesure de réutiliser ce que vous avez déjà fait. Rassurez-vous c’est possible, et de plusieurs façons selon votre besoin ! Nous allons voir successivement : • • • •

le ruban Format ; le pinceau de reproduction de la mise en forme et la commande Style de sujet ; la fenêtre de Style ; les Modèles de Style.

4.2.1 Utiliser les icônes et commandes du ruban Format La première bonne nouvelle est que vous pouvez faire tout ou presque tout ce que vous venez de faire sur un Sujet sans ouvrir ni la fenêtre de mise en forme des polices, ni celle des couleurs et formes !

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Chapitre 4. Habillez vos maps pour sortir : Travaillez avec Style

Le ruban vous offre en effet la possibilité d’effectuer une à une les modifications de style sur un sujet, par de simples clics. Les utilisateurs de la version 6 apprécieront l’accès immédiat aux icônes de l’ancienne barre d’outils de format avancée qu’il leur fallait afficher. Explorez avec moi le ruban Format. Le deuxième groupe qui met en forme les Objets vous est connu (voir section 3.4.3), de même le groupe Mise en forme qui propose les palettes pour colorer Sujets ou Objets ainsi que les options pour les polices. Restent à découvrir les groupes Sujet et Mise en page. Une première remarque, icônes et commandes sont grisées si vous n’avez rien sélectionné dans la map. Sélectionnez un Sujet quelconque. Vous remarquez que certaines icônes du ruban prennent aussitôt des couleurs. Ce sont toutes celles qui sont pertinentes pour le Sujet sélectionné ; les autres restent grisées. • Sélectionnez maintenant un Sujet sur une branche et cliquez sur la grosse icône Forme du Sujet à gauche dans le ruban. Vous reconnaissez dans le menu déroulant toutes les Formes proposées dans l’onglet Forme et Couleur de la fenêtre de Mise en forme du Sujet. Cliquez sur la forme de votre choix pour l’attribuer au Sujet. Sélectionnez maintenant une Bulle et vous constatez que de nouvelles formes se sont ajoutées. • Les icônes , et du même groupe Sujet vous proposent dans leur menu déroulant respectif, les sens de développement possibles pour les Sujets secondaires, la forme des sous-branches et la position relative de l’image et du texte du Sujet sélectionné. • Les icônes du groupe Mise en page méritent que l’on s’y attarde car, à la différence des précédentes, elles n’ont pas leur équivalent dans la fenêtre Mise en forme du Sujet. En effet, si vous êtes observateur, vous avez peut-être remarqué que la première et la troisième sont colorées, même en l’absence de toute sélection dans la map, alors que les deux autres restent obstinément grisées. En effet, ces icônes affectent la mise en page de la totalité des Sujets de la map : – les icônes et éloignent ou rapprochent les unes des autres toutes les branches de même niveau ; – les icônes et éloignent ou rapprochent les sous-branches de leur branche mère. Par contre, vous devez impérativement aller dans la fenêtre de Mise en forme pour procéder à des réglages individuels. L’icône tionnées.

permet quant à elle d’aligner dans la map les branches principales que vous avez sélec-

La série d’icônes de la partie inférieure de la liste déroulante de cette icône contrôle l’alignement des branches disposées en organigramme. Elle est particulièrement utile car un organigramme a tout de même meilleure allure si ses « boîtes » sont bien alignées horizontalement !

En conclusion Pour mettre en forme Sujets et Objets individuellement, vous utiliserez le plus souvent les icônes du ruban. Vous utiliserez les fenêtres si tous vos choix sont arrêtés ! À ce stade, vous vous demandez peut-être à quoi servent les fenêtres de Police et de Mise en forme, puisqu’elles font largement double emploi avec les commandes et icônes du ruban Format ! Question bien légitime, à laquelle vous allez bientôt trouver réponse !

4.2 Optez pour la facilité

83

4.2.2 Mettre en forme avec le pinceau de reproduction de la mise en forme ou la commande Style de sujet Vous venez de passer un long moment à « habiller » un Sujet et l’idée de tout recommencer pour donner le même look aux Sujets voisins ne vous enchante guère ! Heureusement le pinceau de reproduction de la mise en forme et le Style de sujet viennent à votre secours.

Le pinceau de reproduction de la mise en forme 1. Cliquez sur le Sujet dont vous voulez reproduire la mise en forme, puis sur l’icône se trouve dans le ruban Accueil, groupe Presse-papiers.

qui

2. Cliquez sur le Sujet que vous souhaitez modifier. Le Sujet prend tous les attributs du premier, de la police à l’espacement des sous-branches – existantes ou futures – en passant bien sûr par la forme et la disposition de celles-ci. Pour reproduire la mise en forme sur plusieurs Sujets, cliquez sur ceux-ci tout à tour en maintenant la touche Ctrl pressée. Notez que la mise en forme peut être reproduite de Sujet à Objet et inversement. Sont alors reproduits les seuls attributs possédés en commun.

Le Style de sujet La même fonction et plus encore est assurée par la commande Style de sujet dont l’icône se trouve à l’autre extrémité du ruban Accueil, dans le groupe Style. Logiquement, vous trouvez aussi cette commande dans le ruban Format. Par son menu déroulant cette icône permet de créer un Nouveau style à partir du sujet sélectionné. Le nouveau Style de sujet, constitué de tous les attributs de mise en forme et mise en page de son Sujet d’origine sera dès lors listé dans le menu déroulant de tous les Sujets sous le nom Style de sujet 1 (puis 2…). Il pourra ainsi être attribué à tout autre Sujet que vous aurez préalablement sélectionné. Très simple si vous n’avez créé qu’un ou deux Styles, plus compliqué si vous avez toute une liste de Sujets de 1 à n ! Dans ce cas, vous cliquerez dans le menu déroulant sur Organiser les styles de sujet, afin de visualiser les différents Styles dans le volet des tâches. Un clic sur le style de votre choix attribuera celui-ci au(x) Sujet(s) sélectionné(s). Vous pourrez en profiter pour donner un nom descriptif aux Styles afin de les identifier directement dans le menu déroulant de l’icône. Pour ce faire, cliquez dessus dans le volet des tâches, puis sur la flèche qui apparaît à droite. Un clic sur la commande Renommer, et le tour est joué ! Mais deux commandes établissent fermement la supériorité du Style de sujet sur le pinceau de reproduction. L’une vous permet de mettre à jour ce Style, l’autre, de sélectionner tous les Sujets qui le possèdent. En effet, si chemin faisant, vous trouvez quelques défauts à votre Style de sujet, ne perdez votre temps en vains regrets ni en laborieuses modifications, modifiez comme vous le souhaitez les attributs d’un Sujet quelconque porteur du Style de sujet, sélectionnez-le, puis cliquez sur Organiser les styles de sujet pour ouvrir le volet des tâches. Dans le menu contextuel du Style d’origine, choisissez Mettre à jour le style pour le faire correspondre à la sélection : comme par enchantement, tous les Sujets de la map concernés adoptent immédiatement le Style mis à jour. Quant à la commande Sélectionner tous les sujets qui utilisent ce style, elle est ma favorite. En effet, elle vous permet non seulement de compter les Sujets concernés, mais aussi de les sélectionner.

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Chapitre 4. Habillez vos maps pour sortir : Travaillez avec Style

Vous pourrez alors les copier dans une nouvelle map ou encore les masquer, ou bien n’afficher qu’eux seuls (je vous donne rendez-vous à la section 7.6.1 sur le filtre) ! Si vous voulez modifier les attributs d’un Sujet porteur d’un Style de sujet, affichez son menu contextuel par un clic droit et choisissez Effacer le style de sujet avant d’utiliser la barre d’outils ou la fenêtre de mise en forme. À défaut, vous aurez la surprise, lorsque vous sélectionnez tous les sujets qui utilisent le style, de voir que malgré son apparence il est toujours considéré comme porteur du Style de sujet ! N’ayez pas de regret si cette bibliothèque de styles de sujet – enregistrée avec la map – n’est valable que pour elle, la section 4.3.2 répond à votre désir.

4.2.3 Adopter « l’uniforme » grâce à la Feuille de Style Tout ceci reste malgré tout laborieux ! Heureusement, MindManager vous offre une méthode simple pour modifier automatiquement l’apparence de toute votre map. Grâce à elle en effet, tous les objets de même nature et/ou de même rang – existants ou futurs – adopteront automatiquement les attributs de votre choix. Autrement dit, c’est un peu comme si vous conceviez un uniforme – uniforme qui offre en outre l’avantage de pouvoir être appliqué à d’autres maps comme vous le verrez section 4.3.1.

La fenêtre du Style 1. Ouvrez une map vierge et créez quelques branches et sous-branches sur le thème de votre choix. Ajoutez un ou deux Entourages et une Relation, puis dans le ruban Format, cliquez cette fois sur l’icône Style de la map du groupe Style et choisissez dans le menu déroulant la commande Modifier.

Figure 4.11 – La fenêtre de Style d’une map

4.2 Optez pour la facilité

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La map affichée ressemble à votre map, mais ce n’est pas votre map. En effet, elle ne reflète ni le texte de ses Sujets ni leur nombre. Par contre tous les objets présents ont une apparence identique à ceux de votre map. Cette map est en fait comparable au masque des diapositives PowerPoint. Elle contient un exemplaire (plusieurs si nécessaire) de tous les objets susceptibles d’être présents dans une map – objets dont vous allez pouvoir dans cette fenêtre modifier la mise en forme. 2. Définissez le Style des objets. Tous ces objets sont listés sur la gauche, de part et d’autre d’un curseur, et cliquer sur leur nom les sélectionne automatiquement dans la map. Cliquez plutôt dans la map sur l’objet convoité, c’est tout aussi simple ! • Ceci présente de plus l’avantage d’afficher tout de suite, selon la nature de l’objet : – soit les deux commandes de mise en forme Modifier la police et le texte du sujet et Modifier la mise en forme du sujet lorsqu’il s’agit d’un Sujet. Identiques aux commandes Police et Mise en forme du Sujet du menu contextuel, elles ouvrent les fenêtres de Mise en forme que vous connaissez bien. – soit directement la fenêtre de Mise en forme de la Relation ou de l’Entourage. Vous travaillerez alors dans ces fenêtres exactement comme vous l’avez fait précédemment lorsque vous les avez ouvertes dans la map. Intéressez-vous au curseur de la partie gauche, car il définit le nombre de niveaux de sousbranches que vous pouvez mettre en forme. En effet, le nombre des niveaux de branche affichés varie selon sa position. Le dernier niveau, nommé Aperçu, ne peut être mis en forme : il reçoit, comme toutes ses branches aval, les mêmes attributs que sa branche mère. Songez bien au travail demandé avant de régler le curseur au maximum ! • Les boutons Format et Police et texte du ruban sont redondants, mais pas le bouton Rétablir le Style. Celui-ci est votre planche de salut, si d’aventure vous n’aimez pas les modifications que vous venez d’effectuer ! Cliquez sur lui et l’objet sélectionné reprend ses attributs d’origine. • Quant aux deux boutons suivants situés dans le groupe Map, ils vous permettent respectivement de mettre en forme l’Arrière-plan et le texte des Notes. 3. Lorsque vous êtes satisfait de votre travail, cliquez sur Appliquer et fermer à droite dans le ruban. De retour dans le Mode Map, vous constatez que tous les objets ont adopté la mise en forme que vous venez d’attribuer à leur masque dans la fenêtre de Style. De plus, tous les nouveaux objets que vous créez adoptent eux aussi d’entrée le nouveau Style. Si pour quitter la fenêtre du Style, vous cliquez sur Annuler dans la barre d’état, vos modifications ne sont pas appliquées et votre map reste dans son état initial. Mais tout se passe-t-il exactement comme prévu ? Prenez par exemple l’une de vos maps précédentes, sur lesquelles vous avez expérimenté les mises en forme. Si certains Sujets ont bien adopté le nouveau Style et endossé l’uniforme, d’autres sont restés insensibles et ont gardé leurs atours ! La raison en est que vous les aviez modifiés individuellement avant de travailler dans la fenêtre de Style et – comme il est normal – les réglages personnalisés l’emportent sur la règle générale ! À cela un remède : sélectionnez l’objet récalcitrant puis cliquez sur l’icône Effacer du groupe Mise en forme (ruban Accueil ou Format).Il adopte aussitôt l’aspect standard. C’est pratique, mais attention toutefois : toutes les personnalisations sont annulées sans exception et aucune modulation n’est possible. Autrement dit, réfléchissez bien à l’allure générale que vous voulez donner à votre map avant de vous lancer dans la personnalisation d’objets précis. Vous éviterez ainsi de perdre un temps précieux !

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Chapitre 4. Habillez vos maps pour sortir : Travaillez avec Style

Autre éventualité, vous trouvez après tout belle allure à un Sujet personnalisé de votre map – au point de souhaiter que tous les Sujets de même catégorie adoptent son Style. Dans ce cas, ouvrez sa fenêtre de mise en forme par un clic sur Mise en forme du Sujet dans son menu contextuel. Cliquez sur le bouton Style en bas à gauche de la fenêtre et choisissez Enregistrer comme nouveau Style par défaut. Cliquez sur OK et tous les Sujets non personnalisés de même nature et de même niveau, existants ou à créer, adopteront sa mise en forme. Vous noterez que tous les attributs de couleurs et de formes sont transmis, quel que soit l’onglet dans lequel vous avez cliqué sur le bouton Style. Faites de même dans la fenêtre Mise en forme de la Police si vous désirez modifier la police. Retournez dans la fenêtre de Style, vous y verrez le reflet des changements que vous venez d’effectuer. En résumé : Si vous voulez rapidement modifier le Style d’un type d’Objet ou de Sujet – c’est-àdire le format de tous les Objets et Sujets de même rang, vous utiliserez dans la map les fenêtres de Mise en forme et le bouton Style et non les icônes et commandes du ruban Format. Au fait, le Style que vous venez de définir appartient à la map. Il est enregistré avec elle et il est devenu son Style par défaut. Une remarque : il n’y a pas de map sans Style. La map par défaut que vous ouvrez en cliquant sur l’icône de la barre d’outil possède donc aussi un Style, appelé bien sûr Style par défaut, ce qui veut dire Style par défaut de la map par défaut. Notez que les couleurs de remplissage et de police possédées par un Sujet au titre d’un Style ne sont pas des Marqueurs (voir section 3.5.3) Si à l’instant même, vous vous dites que vous aimeriez bien, après tous ces efforts, pouvoir réutiliser pour d’autres maps le Style que vous venez de créer, je vous comprends et je vous invite à passer au chapitre suivant !

4.3 TRAVAILLEZ AVEC LES COLLECTIONS DE L’ORGANISEUR DE MODÈLES MindManager vous donne la possibilité de conserver vos propres créations comme Modèles, afin que vous puissiez les réutiliser sur d’autres maps. Mais pour vous inspirer et parce qu’il est plus facile d’améliorer ce qui vous plaît déjà que de partir de zéro, MindManager vous propose dans son Organiseur ses propres collections de Modèles de Style. Vous allez donc apprendre successivement à appliquer un Modèle de Style existant, puis à créer vos propres Modèles de Style.

4.3.1 Utiliser les Modèles des collections de l’Organiseur de Modèles Lorsque dans le ruban Format, vous cliquez sur l’icône Style de map, vous voyez dans le menu déroulant un aperçu des Modèles de Style proposés par MindManager dans l’Organiseur. Si l’un d’eux vous plaît, cliquez dessus et votre map adopte immédiatement le nouveau Style. Toutefois, lorsque vous aurez ajouté à l’Organiseur vos propres Styles (voir section 4.3.2), leur aperçu n’apparaîtra pas spontanément dans la liste déroulante – une petite opération est en effet nécessaire (voir section 4.3.3). Aussi préférerez-vous cliquer sur Affecter à partir de l’Organiseur de modèles.

4.3 Travaillez avec les collections de l’Organiseur de Modèles

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En effet, tous les Modèles de Style sont conservés dans l’Organiseur de Modèles. Pour appliquer à une map un Style de l’Organiseur de Modèles, allez dans le ruban Format, groupe Style et cliquez sur Style de map > Affecter à partir de l’Organiseur de Modèles. Ceci ouvre l’onglet Modèles de Style de l’Organiseur de Modèles. Vous y trouvez à gauche la liste des Modèles et à droite l’aperçu du Modèle que vous sélectionnez dans cette liste. Notez que l’Organiseur est le seul endroit où vous verrez aussi les Modèles de vos collections (voir section 4.4.2). Si l’un d’eux vous plaît, appliquez-le à la map active en cliquant sur OK, ou Appliquer pour voir l’effet produit avant de confirmer votre choix. Attention, cette opération et irréversible, et si la map possédait un Style de votre création que vous n’aviez pas encore enregistré… il est perdu à jamais ! Mais revenez encore une fois au menu déroulant de l’icône Style de map pour vous intéresser cette fois à la commande Format des Notes. Grâce à elle, vous modifiez la police de toutes les Notes existantes et à venir si d’aventure celle du Modèle de Style choisi ne vous satisfait pas. Et si vous aimez tellement le style de votre map que vous le voulez pour toute nouvelle map, cliquez sur Adopter le style de map actuel comme style par défaut.

4.3.2 Créer vos Modèles dans l’Organiseur de Modèles Voici maintenant comment enregistrer vos propres Styles comme Modèles dans l’Organiseur de Modèles. Pour cela, retournez dans l’Organiseur de Modèles. Il vous est déjà familier si vous y avez précédemment rangé vos Listes de Marqueurs.

Figure 4.12 – Enregistrement d’un Style dans la fenêtre de l’Organiseur de Modèles

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Chapitre 4. Habillez vos maps pour sortir : Travaillez avec Style

Procédez comme suit pour créer un nouveau Modèle de Style : 1. Ouvrez la map dont vous voulez enregistrer le Style. 2. Allez dans le ruban Outils, groupe Modèles, puis cliquez sur l’icône Styles de map. Ceci ouvre la fenêtre Modèles de Style de l’Organiseur de Modèles (voir figure 4.12). 3. Cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau Modèle de Style et choisissez À partir du style de la map active. Apparaît à la fin de la liste des Modèles le nom de la map active. Cliquez sur le bouton Renommer situé sous l’aperçu pour donner à votre nouveau Modèle un nom plus approprié. Votre Modèle trouvera sa place dans la liste selon son rang alphabétique. Les trois autres boutons en dessous de l’aperçu sont les commandes relatives aux fichiers. Modifier et Dupliquer vous permettent sans risque de modifier un Modèle existant. Dupliquer crée une copie du Modèle. Avec Modifier, vous l’affichez dans la fenêtre de Style ! Lorsque vous avez terminé, deux options, Enregistrer le Style et Fermer et Fermer sans enregistrer, s’offrent à vous.

L’Organiseur liste les fichiers par ordre alphabétique. Si vous ne créez qu’un ou deux modèles appelez-les par exemple « Alice » et « Adèle » pour qu’ils apparaissent en début de liste et ne vous souciez pas des commandes présentes sous la liste. Si par contre, vous comptez créer plusieurs Modèles pour différentes occasions, organisez-les en Collections. Pour ce faire, créez des dossiers sous la racine du répertoire MindManager. Cliquez sur Nouveau dans la section Commandes de dossier, puis entrez le nom de votre Collection. Vous pourrez modifier son nom ultérieurement ou la supprimer avec tout son contenu en cliquant sur les boutons appropriés. Pour y ranger un Modèle, il vous suffira de la sélectionner avant d’ajouter le Modèle. Vous pouvez faire glisser un Modèle d’un dossier à un autre avec votre souris !

4.3.3 Ajouter vos Modèles à la liste des favoris Si MindManager a placé d’office dans vos favoris les modèles qu’il vous propose, il vous appartient d’y faire figurer ceux que vous créez. Pour le faire : • Cliquez sur le gros bouton MindManager > Nouveau > À partir des styles et modèles. • Dans la fenêtre qui s’ouvre choisissez l’onglet Styles de map et cliquez sur Ajouter un style de map… Ceci ouvre le dossier des styles dans l’explorateur Windows. Choisissez le style souhaité et cliquez sur Ouvrir. L’aperçu du style s’affiche alors dans la fenêtre. Il sera visible aussi dans le menu déroulant de la commande Style de map du ruban Format. Vous pourrez ainsi soit ouvrir directement une nouvelle map possédant le style souhaité, soit lui appliquer ce style en cours de création.

4.3.4 Modifier le Style par défaut du document vierge Peut-être trouvez-vous le Style de la map par défaut trop austère. Voulez-vous des branches courbes ou biseautées ou différemment colorées ? Rien de plus facile : vous pouvez personnaliser le Style par défaut, autrement dit le Style de la map par défaut que vous ouvrez en cliquant sur l’icône . Voici comment :

4.4 Diffusez vos Modèles en « prêt à porter » !

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1. Ouvrez un document vierge. 2. Allez dans le ruban Format et cliquez sur l’icône Style de la map à droite dans le ruban. Choisissez Modifier. Ceci ouvre la fenêtre de Style (voir 4.2.3). 3. Procédez dans cette fenêtre aux modifications souhaitées sur chacun des éléments représentés, puis fermez la fenêtre en cliquant sur Appliquer et Fermer dans le ruban. Vous pouvez créer quelques branches et autres objets pour vous rassurer sur l’effet produit et retourner si besoin est dans la fenêtre du Style pour les retouches finales. 4. De retour dans la map, cliquez sur l’icône Style de la map et choisissez cette fois Adopter le style de map actuel comme style par défaut. Un message vous informe qu’il en a bien été fait selon votre volonté. La preuve étant dans le pudding, cliquez sur l’icône et constatez en créant quelques objets que la map par défaut a bel et bien changé de look !

4.4

DIFFUSEZ VOS MODÈLES EN « PRÊT À PORTER » !

Les Modèles que vous venez d’ajouter sont rangés avec ceux de MindManager dans l’Organiseur de Modèles. Malheureusement, ce dernier vous est personnel, car situé dans un répertoire de votre système, auquel vous êtes le seul à pouvoir accéder. Voici en effet son chemin d’accès : c:\Documents and Settings\"Profil Utilisateur"\Local Settings\Application Data\Mindjet\ MindManager\7\Library\FRE\Styles Souvenez-vous que toutes les ressources de MindManager sont classées dans les dossiers du répertoire FRE, d’un accès – lorsqu’il est possible, tout de même assez laborieux ! Heureusement, MindManager a prévu de rendre visibles et accessibles à partir de toute bibliothèque personnelle – que ce soit l’Organiseur de modèles ou la Bibliothèque, des éléments classés dans des dossiers qui lui sont extérieurs.

4.4.1 Mettre vos collections de Modèles et autres ressources à disposition En effet, vous travaillez en équipe et, avec Vincent, François, Paul et les autres, vous souhaitez utiliser les mêmes Modèles et bien sûr, les mêmes Images et les mêmes Formes personnalisés ! Rangez donc tous les fichiers des ressources que vous voulez partager – c’est ainsi que MindManager les appelle, dans un dossier partagé, placé sur un serveur et accessible à vous tous. Mais si vous voulez partager des Styles, il vous faut tout d’abord créer les fichiers de Style. En effet, ceux-ci possèdent leur extension spécifique – *.mmas, au lieu de *.mmap pour les fichiers map. Alors que l’Organiseur de modèles se charge de créer ces fichiers pour vous, vous devez cette fois le faire vous-même. C’est très simple : ouvrez la map dont vous voulez enregistrer le Style. Cliquez sur le bouton MindManager > Enregistrer sous, puis choisissez Style de map MindManager sur la droite. Cliquez sur Enregistrer et le Style de la map (*.mmas) est enregistré comme Modèle dans le dossier de votre choix. À ce stade, imaginons que vous avez créé un dossier partagé « notre_equipe », contenant des fichiers Images et des fichiers de Style.

90

Chapitre 4. Habillez vos maps pour sortir : Travaillez avec Style

Et si vous travaillez seul, n’allez pas croire que ceci ne vous concerne pas ! Classez vos ressources dans un dossier lambda. Ainsi elles ne seront pas perdues si vous changez de version de MindManager ou de PC !

4.4.2 Utiliser les collections à disposition Voici maintenant comment vous-même, Vincent et toute l’équipe devez procéder, chacun sur votre PC, pour afficher ces nouvelles ressources dans vos Bibliothèques et vos Organiseurs, aux côtés des Collections de MindManager : 1. Cliquez sur le bouton MindManager, puis sur le bouton Options MindManager. Dans la fenêtre des options, choisissez Dossiers de composition dans la liste de gauche. C’est un peu sibyllin j’en conviens, disons que cela signifie Dossiers de collections. MindManager affiche à droite le panneau correspondant.

Figure 4.13 – Fenêtre de création pour les nouvelles collections

2. Cliquez sur Nouveau.

Figure 4.14 – Fenêtre de définition de la nouvelle collection

3. Entrez un nom. Il s’agit d’un nom d’usage. C’est le nom sous lequel s’affichera le dossier contenant les fichiers du dossier « notre_equipe » dans l’Organiseur de modèles ou la Bibliothèque. Choisissez de préférence un nom pertinent. Je l’appelle ici « Equipe-Styles » 4. Cliquez sur l’icône à droite du champ Chemin d’accès et naviguez vers le dossier « notre_equipe » qui contient les ressources

4.4 Diffusez vos Modèles en « prêt à porter » !

91

Le chemin d’accès de ce dossier s’affiche dans le champ. 5. Cliquez sur la flèche à droite du champ Type de Ressource et choisissez dans la liste déroulante le type des ressources à afficher. Je choisis ici Styles.

Figure 4.15 – Définition du type de ressources à afficher

6. Cliquez sur OK. Vous pouvez maintenant lire dans la fenêtre initiale (figure 4.14) votre nouveau nom, ajouté à la liste des collections déjà présentes, suivi entre parenthèses du type de la ressource, soit « Equipe-styles (Styles) ». 7. Cliquez sur OK. Vos ressources sont désormais disponibles dans l’Organiseur de Modèles de Styles dans le dossier de collection intitulé « Equipe ». Votre collection ne figure pas réellement dans les dossiers de votre logiciel MindManager. Vous avez seulement créé un raccourci vers un dossier extérieur à MindManager. En procédant ainsi, vous avez non seulement l’avantage du partage, mais aussi celui de conserver vos collections si pour une raison ou une autre vous devez réinstaller MindManager. Si je fais l’hypothèse que vous avez choisi tour à tour chacun des autres types de ressources, voici ce que vous trouvez dans votre Bibliothèque ou dans votre Organiseur de Modèles.

Dans la Bibliothèque Images Un dossier que vous avez nommé par exemple « Equipe-Images » est désormais visible dans le volet des tâches Bibliothèque, à la même racine que le répertoire désormais intitulé MindManager qui contient les images de la bibliothèque de MindManager. Notez que vous avez dû utiliser un autre nom de dossier car vous ne pouvez pas appeler deux dossiers de collection du même nom, même si le type de la ressource diffère. Cliquez sur le dossier de collection et l’aperçu des images qu’il contient s’affiche dans la partie inférieure du volet des tâches. S’il est vide, c’est que le dossier « notre_equipe » ne contient aucun fichier image d’un format accepté par la Bibliothèque d’Images.

Images d’arrière-plan ou Formes Vous trouvez les dossiers « Equipe-AP » et « Equipe-Formes », avec le même contenu, puisque les Bibliothèques d’Images, de Formes et d’Arrière-plans acceptent toutes trois les mêmes formats images. Une différence majeure toutefois, les images affichées sont alors respectivement des Images, des images d’Arrière-plans et des images de Formes et se comportent en conséquence. Naturellement, ceci

92

Chapitre 4. Habillez vos maps pour sortir : Travaillez avec Style

n’est qu’un exemple pour illustrer le mécanisme. Vous choisirez bien sûr pour l’Arrière-plan et les Formes des images adaptées.

Icônes Le dossier « Equipe-ico » est présent mais probablement vide… à moins que vous n’ayez placé des images au format *.ico dans le dossier « notre_equipe » sur le serveur. Voir section 3.5.1.

Dans l’Organiseur de Modèles Comme mentionné précédemment, cet organiseur contient quatre types de modèles, Modèles de Map, Modèles de Style, Modèles Web (section 13.5) et Listes de Marqueurs. Voici ce que vous trouverez dans chaque onglet dès lors que vous avez sélectionné son nom comme type de ressource : Le dossier de la nouvelle collection apparaît à la même racine que le dossier MindManager qui contient les Modèles MindManager de l’Organiseur. Lorsque vous l’ouvrez, la liste des Modèles qu’il contient s’affiche, ainsi que leur aperçu. Un dossier vide signifie que le dossier « notre_equipe » ne contient pas pour le moment de fichier du type considéré. Tous les membres de votre équipe ont maintenant à leur disposition à partir de leur propre Bibliothèque et de leur Organiseur de Modèles, toutes les ressources spécifiques que vous avez choisies et construites ensemble et toute ressource ajoutée au dossier partagé est aussitôt disponible pour tous !

Vous repérez facilement qu’une collection est située à l’extérieur de MindManager par le fait que son nom apparaît dans les bibliothèques à la même racine que le répertoire de MindManager. Attention, qu’ils soient sur votre disque dur ou sur votre serveur, si vous supprimez une Image de la Bibliothèque ou un Modèle dans l’Organiseur, vous les supprimez pour de bon. Par contre si vous voulez supprimer un dossier de collection extérieur à la Bibliothèque ou à l’Organiseur de Modèles, vous devez passer par la fenêtre des Options > Dossiers de composition, sélectionner son nom dans la liste des collections et cliquer sur le bouton Supprimer. Vous êtes maintenant armé jusqu’aux dents pour faire plus vite et plus facilement ce que vous faites tous les jours – seul et en équipe – et pour communiquer plus clairement vos objectifs, vos plans d’action, vos consignes, votre expertise, etc. En avant donc pour découvrir le formidable potentiel du Business Mapping et produire plus et mieux avec moins d’effort !

PARTIE 3

BOOSTEZ VOTRE EFFICACITÉ ET CELLE DE VOTRE ÉQUIPE ! La partie 3 met le logiciel en action dans le cadre des brainstormings, des présentations, de la collecte et du stockage d’informations, des réunions puis de la conduite de projets et de la gestion de toute l’activité. Elle montre comment l’utiliser en groupe et à distance.

5 Faites des brainstormings productifs et rapides

Utiliser le Mode brainstorming est le réflexe personnel que vous avez maintenant acquis, je l’espère, pour vider votre tête de toutes vos idées ou informations avant de commencer à structurer votre réflexion. Voir section 3.1. Si je reviens sur ce sujet, c’est que MindManager est aussi un outil formidable pour les brainstormings de groupe auxquels il peut redonner tout leur lustre. En effet, les brainstormings sont souvent si frustrants que nombre d’entreprises les ont déclarés démodés et de fait, abandonnés. Pourtant, ils restent un instrument privilégié de l’innovation et vous n’avez aucune raison de vous priver de ce moyen efficace de générer des idées. Voulez-vous instaurer facilement une culture de l’innovation au sein de votre équipe ou de votre entreprise ? Oui, sans doute. Alors prenez l’habitude d’organiser régulièrement des brainstormings avec MindManager. Faites du brainstorming un « art de travailler » ! Après tout, si les inventions majeures font la manchette des journaux, ce sont les améliorations modestes, mais régulières, et les petites innovations de tous les jours, qui garantissent la croissance des entreprises. Mais laissez-moi proposer trois principes à votre réflexion.

5.1

TROIS PRINCIPES À MÉDITER • Le premier est que tout est interconnecté. C’est vrai, semble-t-il, de l’univers, et certainement des organisations.

96

Chapitre 5. Faites des brainstormings productifs et rapides

Un outil, qui met en lumière les interdépendances dans l’entreprise et représente de façon simple le réseau complexe des relations entre fonctions, n’est-il pas alors très utile, pour sauter les barrières – que les structures édifient trop souvent – à la création des « petites » améliorations ? • Le deuxième principe dit que le processus de notre pensée est au moins aussi important que son objet. En d’autres termes, l’un des obstacles à l’innovation est la difficulté à changer notre façon de penser, individuelle et collective, face à un problème. Un outil qui met en évidence, d’une part nos croyances et nos présupposés, et d’autre part les liens jusque-là insoupçonnés entre des faits ou des idées, n’est-il pas alors très utile, pour faire jaillir des solutions nouvelles que l’on n’aurait pas imaginées ? • Le dernier principe enfin est que nous sommes tous créatifs. Selon une étude américaine, 5 % seulement des personnes de plus de 45 ans sont créatives, le pourcentage monte à 10 à l’âge de 17 ans. Cependant, à 5 ans, 90 % de ces personnes étaient créatives ! Un outil qui permet à chacun de retrouver et de développer le potentiel créatif qui est en lui n’est-il pas un formidable catalyseur d’innovation et de motivation ? Si ceci était une charade, je n’aurais plus qu’à vous demander « mon tout » ! Mais vous avez deviné, je veux parler de la différence que peut faire l’utilisation de MindManager dans le fonctionnement de votre équipe ou de votre entreprise.

5.2 QUELQUES CONSEILS DE MÉTHODE Je passe sur les dérives qui ont pu au fil du temps défigurer les brainstormings, tels un animateur trop directif ou trop « gradé » et un groupe trop homogène, ou trop expert sur le sujet – rappelez-vous que Decca Records refusa les Beatles et qu’IBM rejeta l’idée du photocopieur qui fit la fortune de Xerox ! Voici comment tirer le meilleur parti de l’utilisation de MindManager et du Mind Mapping. Je suppose que vous avez prévu pour votre session de brainstorming un vidéoprojecteur. • En début de séance : – Laissez l’objectif affiché quelque part à la vue de tous – en titre, s’il n’est pas trop volumineux, ou à défaut dans un Sujet flottant. Il est bon en effet de formuler l’objectif. Vous aurez soin qu’il ne soit ni trop précis ni trop vague. – Fixez la durée – raisonnable – grâce au Minuteur de MindManager (voir section 6.2.6), ainsi que le nombre minimum d’idées à générer. Les participants resteront ainsi frais et dispos et seront stimulés. • Pendant la séance : – Notez bien sûr toutes les idées en vrac en utilisant le Mode brainstorming. – Retournez de temps en temps dans le Mode Map afin d’y organiser rapidement les idées produites. Non seulement la disposition radiante invite à l’expansion, mais elle provoque des combinaisons insolites d’où surgiront de nouvelles idées. N’hésitez pas à déplacer les idées et à les dupliquer, mais retournez en Mode brainstorming à chaque fois que la structure freine l’imagination au lieu de la stimuler. • À la fin de la séance : – Prenez soin de conclure par une réorganisation finale de la map

5.3 Des outils professionnels

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Vos invités viennent de vous consacrer un peu de leur temps. Il est normal qu’ils partent avec le sentiment d’avoir atteint un résultat ! Vous pouvez analyser rapidement les idées et les répartir en différentes catégories, par exemple, idées prometteuses, intéressantes ou folles, ou encore idées pour le marketing, la R&D, etc. – Transformez immédiatement en action les idées directement applicables et exportez-les dans les Outlook respectifs de ceux à qui vous les confiez (voir section 9.7.4). – Mentionnez deux ou trois idées parmi les meilleures ou les plus créatives. Les gens aiment les séances courtes et vivantes qui débouchent sur des actions concrètes. Faites en sorte que les vôtres le soient si vous voulez qu’ils se pressent nombreux à vos brainstorming ! Et justement, si les participants sont nombreux et la séance plus longue : 1. Demandez d’abord aux participants de se livrer à l’exercice individuellement pendant quelques minutes, de noter leurs idées puis de les structurer dans une map, sur le papier ou sur leur ordinateur portable. 2. Réunissez-les ensuite par deux ou trois selon la taille du groupe. Chaque tandem doit produire une map unique, en respectant bien sûr les règles de bonne conduite. Vous verrez alors qu’ils ne songent pas un instant à se censurer, mais qu’ils se réjouissent plutôt des similarités et s’émerveillent des différences. 3. Selon le nombre de participants, réunissez à nouveau les groupes deux à deux ou bien procédez en commun à la construction de la map finale projetée sur grand écran. « On ne s’arrêterait plus ! » ai-je entendu dire à plus d’un participant. 4. Pendant que vous y êtes, définissez donc à l’écran, en groupe, les critères auxquels doivent répondre les idées pour être retenues, puis procédez sur le champ à l’analyse et à la sélection. Y en a-t-il encore parmi vous parmi pour s’inquiéter du dépouillement des brainstormings ? Peut-être ce qui précède vous a-t-il convaincu de pratiquer le brainstorming de façon régulière pour exploiter pleinement votre potentiel de créativité ? Peut-être songez-vous à en instituer la pratique systématique dans votre équipe ou votre entreprise afin que les problèmes cessent enfin d’être des problèmes pour devenir des opportunités ? Si tel est le cas, jetez donc un coup d’œil à l’add-in « theRealizer » pour MindManager. Il vous permet d’aller plus loin encore et de mener jusqu’au bout l’évaluation de l’énorme quantité d’idées que vous aurez produites.

5.3

DES OUTILS PROFESSIONNELS

5.3.1 L’add-in « theRealizer » pour aller au bout de la créativité Vous le savez peut-être, les habitants des pays de l’Europe du Nord pratiquent le Mind Mapping quasiment dès le berceau. Faut-il y voir une relation avec le fait que la Finlande se hisse à nouveau dans la dernière étude de l’OCDE au premier rang des performances scolaires ? Certes, il s’agit seulement de deux faits, que je me permets de rapprocher. Rien d’étonnant en tout cas qu’un Suédois soit l’auteur de cet add-in qui vous aide à trouver à partir de vos brainstormings des solutions pertinentes réellement innovantes. Que vous travailliez seul ou en groupe, theRealizer vous accompagne dans le processus créatif, en vous aidant à formuler la meilleure définition de votre challenge ou de votre problème, puis en stimulant votre imagination avec les outils et méthodes de la pensée latérale pour générer le maximum

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Chapitre 5. Faites des brainstormings productifs et rapides

d’idées. Il vous guide ensuite dans le tri et l’évaluation de la moisson des idées trouvées. Vos idées sont capturées, organisées, filtrées dans MindManager et prêtes à être diffusées et intégrées dans le plan d’action qui vous conduira à leur mise en œuvre. Vous trouverez des explications détaillées sur cet add-in ainsi qu’un exemple sur le site www.mmdfrance.fr/livre.php. Vous pouvez le télécharger à l’adresse http://www.mmdfrance.fr/mind-manager/telecharger-mindjet-mindmanager-8-addins.php et l’essayer à loisir. Une fois installé, l’add-in theRealizer se lance à partir de l’icône apparue à droite dans le ruban Outils. Les fonctions qu’il vous propose sont accessibles dans le volet des tâches.

Figure 5.1 – L’add-in theRealizer dans le volet des tâches

Je vous propose ci-dessous de passer en revue les différents onglets du volet des tâches theRealizer avant de vous donner un exemple.

L’onglet Configurer la map et les cartes La commande Ajouter séquences de travail crée dans votre map trois branches, qui seront travaillées successivement : Définir le défi, Générer des idées et Ordre de priorité. Il vous est aussi proposé une liste déroulante de thèmes : Marketing, Organisation, etc. Vous pourrez ainsi adapter à votre défi la série des cartes de stimulation d’idées qui vous seront proposées.

L’onglet Définir le défi La commande Entrer les défis ouvre une fenêtre où entrer différents énoncés de votre défi, tandis qu’un premier jeu de cartes vous invite à trouver le maximum de définitions possibles. Toutes ces définitions viennent s’ajouter en sous-branches du Sujet Définir le défi. Eh oui, il est toujours prudent de vérifier que l’on s’attaque au « bon problème », sinon aucune idée ne sera utile ! Assurez-vous que sa définition est claire, concise, stimulante et formulée comme un challenge. J’ai toujours trouvé efficace de formuler mes challenges sous la forme « Comment pouvons-nous… », que vous pouvez abréger en CPN !

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5.3 Des outils professionnels

Sélectionnez dans la map le meilleur challenge ou défi et cliquez sur Marquer le défi sélectionné dans le volet des tâches. C’est pour le résoudre que vous allez générer des idées.

Figure 5.2 – La fenêtre d’entrée des défis

L’onglet Générer des idées Vous commencerez certainement par vider votre tête de toutes les idées qui vous viennent spontanément à l’esprit… et mon conseil est bien sûr de procéder à cet exercice en Mode Brainstorming comme expliqué au paragraphe précédent. En effet, la structuration de ces premières idées vous en donnera d’autres, par comblement des lacunes ou associations. Une fois ces idées positionnées en sous-branches du Sujet Générer des idées, cliquez sur la commande Entrer de nouvelles idées pour ouvrir la fenêtre correspondante. Comme dans le Mode Brainstorming, il vous suffit de taper votre texte dans le champ indiqué puis de frapper la touche Entrée pour que vos idées se positionnent automatiquement en sous-branches du Sujet Générer des idées. Si vous avez ajouté une description de votre idée, cliquez sur l’icône Ajouter de la fenêtre, et la description sera alors consignée dans les Notes du Sujet. Bien sûr, ces nouvelles idées seront produites grâce à l’aide de trois séries de cartes qui vous forcent à « sortir du cadre » ! Si décidément vous ne produisez pas assez – il faut agiter beaucoup d’idées pour en trouver une bonne – faites un petit détour dans l’onglet Echauffement, déchaînez-vous sur une map brouillon, puis revenez à vos moutons.

Figure 5.3 – Les cartes de stimulation d’idées

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Chapitre 5. Faites des brainstormings productifs et rapides

Vous pouvez personnaliser vos jeux de cartes et créer vos propres cartes de défis ou d’idées.

L’onglet Ordre de priorité Les commandes de cet onglet vous aident à évaluer vos idées, à les trier, à les affiner et à préparer le plan d’action qui conduira à leur mise en œuvre. Commencez bien sûr par éliminer toutes les idées, parfois farfelues, qui n’auront servi que de marchepied à des idées plus intéressantes, pour ne conserver que celles que vous avez réellement besoin d’évaluer. • La commande Diagramme de classement vous propose de positionner dans un diagramme toutes les idées retenues – celles que vous avez sélectionnées dans la map – le long de deux axes correspondant au couple de critères d’évaluation que vous aurez choisi dans la liste déroulante. Déterminez la pente et l’espacement des lignes rouge et bleue selon l’importance respective des deux critères et selon votre niveau d’exigence pour chacun d’eux. theRealizer affecte alors aux idées une Priorité MindManager en fonction de leur position par rapport à ces deux lignes. Cliquez sur le bouton Priorités dans la map et les idées sont automatiquement dotées dans la map de ces mêmes priorités. Les couples de critères du diagramme de classement peuvent être personnalisés selon vos besoins. • La commande Ajouter des branches de classement vous aide à trier les idées dans la map et à prendre des décisions à leur égard, tandis que la commande Ajouter des branches d’approfondissement vous invite à affiner la ou les idées les plus prometteuses et à entreprendre les actions nécessaires à leur réalisation.

Voici un exemple : Confrontée à la récente augmentation du nombre des réclamations, la société Sans Peur et Sans Reproche a invité les meilleurs d’entre elle à une séance de brainstorming. Définir le défi a permis d’agiter les nombreuses causes possibles du problème et l’examen des faits a conduit à retenir les défis ci-dessous comme les plus porteurs d’amélioration. CPN (Comment Pouvons-Nous) éviter les erreurs de livraison ? CPN mieux identifier les commandes urgentes ? CPN livrer plus rapidement ? CPN amener le personnel de l’entrepôt à être plus attentif ? CPN faciliter le travail du personnel de l’entrepôt ? CPN faire appel à un service de courrier privé ? CPN communiquer efficacement avec Jojo ? C’est finalement ce dernier défi qui a été retenu, Jojo étant comme vous l’avez deviné le chef du service des expéditions. La phase suivante est d’abord conduite en Mode brainstorming, avant que les cartes theRealizer viennent ajouter de nouveaux flux d’idées. À l’arrêt du Minuteur, un premier tri rapide permet aux participants d’éliminer un grand nombre d’idées extravagantes. En effet, si la plupart ont eu leur utilité lorsqu’il s’agissait de rebondir sans cesse de pierre en pierre à la recherche d’un diamant, elles ne méritent plus que l’on s’y attarde.

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5.3 Des outils professionnels

Dix idées ont finalement été retenues pour être soumises à l’évaluation du diagramme. Vous les voyez listées dans la map ci-dessous.

Figure 5.4 – Liste des idées retenues pour l’évaluation

Impact/Effort est le couple de critères retenu pour leur classement dans le diagramme de l’onglet Ordre de priorité. Le réglage de la pente des deux droites et de leur écartement va dépendre de la réponse à des questions telles que celles-ci : Quel niveau d’effort sommes-nous prêts à accepter pour un impact donné ? ou Combien d’idées sommes-nous prêts à creuser ? Et hop, voici les dix idées positionnées dans le diagramme et aussitôt dotées d’un numéro de Priorité.

Figure 5.5 – Le diagramme de classement

Un clic sur le bouton Priorités dans la map et celles-ci s’affichent sur les branches correspondantes !

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Chapitre 5. Faites des brainstormings productifs et rapides

Figure 5.6 – Les priorités affichées dans la map

Et maintenant quelles décisions nos compères vont-ils prendre ? Un simple clic sur Ajouter des branches de classement ajoute automatiquement à la branche Ordre de priorité des sous-branches qui vont les aider dans leurs choix. Regardez plutôt dans la map de la figure 5.7 !

Figure 5.7 – Le tri des idées dans la map

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5.3 Des outils professionnels

Eh bien, dans l’immédiat, il est décidé de téléphoner davantage à Jojo et de lui confirmer par e-mail tout ce qu’il doit savoir. Jojo sera donc équipé sans tarder d’un Blueberry. L’idée d’un extranet sera transmise au directeur des ventes pour communiquer avec ses grands comptes. Quant à l’idée qu’il est décidé d’affiner par nos amis, c’est d’inviter Jojo au siège de la société Sans Peur et Sans Reproche. Une nouvelle série de branches theRealizer va les y aider, les branches d’approfondissement. Allez, une nouvelle map leur donnera plus d’espace pour s’exprimer : un simple clic droit sur la branche inviter interlocuteur pour ouvrir le menu contextuel et choisir Envoyer à > Nouvelle map liée et le tour est joué… mais c’est ce que vous verrez à la section 7.2.1.

5.3.2 Une grille d’évaluation avancée dans MindManager L’évaluation des idées est à l’évidence très importante et le processus présenté au paragraphe précédent peut n’être qu’une simple étape éliminatoire pour obtenir la liste des quelques quatre ou cinq idées suffisamment méritantes pour être retenues. Comment procéder plus avant ? Que vous soyez seul ou en groupe, MindManager vous apporte une aide appréciable. Comme je vous le suggérais à la section 5.2, terminez donc la séance par un brainstorming sur les critères de sélection possibles. Efforcez-vous d’en générer une quinzaine, dont vous veillerez à garder l’énoncé clair, simple et spécifique. Sélectionnez par exemple les quatre plus importants. Que diriez-vous maintenant d’un tableau créé et affiché sur le champ dans MindManager, dans lequel vous attribuerez à chaque idée une note sur chacun des critères retenus ? En effet, le but de l’évaluation n’est pas de choisir la moins mauvaise parmi de piètres solutions, ni de négliger plusieurs bonnes options, mais bel et bien de mieux comprendre la valeur de chacune des idées. C’est ainsi que vous déciderez peut-être qu’il vaut la peine de corriger un ou plusieurs points très faibles d’une idée – qui réduisent son score – tout simplement parce que l’un des points positifs qu’elle possède est très fort. La figure 5.8 vous montre un tableau créé en un clin d’œil dans une branche de la map. Vous apprendrez comment faire à la section 9.10.1.

Imaginez que vous hésitiez entre quatre modèles pour votre prochaine voiture – l’équivalent ici de nos idées. Vous avez retenu trois critères de choix, le prix d’achat, la consommation en carburant et le confort. À chaque voiture, vous attribuez une note de 0 pour Nul, à 3 pour Excellent, selon sa performance sur le critère. Ici, vous avez même ajouté une pondération pour chaque critère. Choisirez-vous nécessairement la voiture 4 qui obtient le meilleur score ? Pas nécessairement, peut-être opterez-vous finalement pour la voiture 3, après avoir découvert qu’il est très facile de trouver une bonne occasion.

Figure 5.8 – Image tableau

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Chapitre 5. Faites des brainstormings productifs et rapides

Protégez-vous de l’effet de halo en évaluant vos idées : • Notez chacune d’elles séparément sur chaque critère, ne les comparez pas • Ne notez pas une idée sur tous les critères à la fois. Muni de ces conseils et de ces outils, vous ferez des brainstormings productifs et efficaces. Alors ayez-y recours beaucoup plus fréquemment, pour les grandes ambitions comme pour les petits détails ! Puisque ce sont souvent eux qui font la différence, n’est-ce pas ? Et si vous avez encore du mal à recruter des participants, dites-le moi…

6 Sachez présenter vos maps

Les maps sont un remarquable outil de présentation, mais attention, elles sont capables du meilleur comme du pire ! Les présentations sont le fruit d’un travail – et je ne parle pas là de leur confection, mais de toutes les analyses faites en amont, des idées développées, triées et validées, des problèmes résolus, des décisions prises, etc., etc. Vous attendez, n’est-ce pas, de vos présentations que leur qualité rende justice à tout ce travail, plutôt que de le trahir ! MindManager vous aide à deux titres : • D’abord, à construire très rapidement votre présentation, puisqu’un même document évolue tout naturellement de l’état de brouillon à celui de support de présentation parfaitement finalisé et ce, tout en continuant d’héberger vos annotations et vos pense-bêtes. • Enfin le moment venu, à communiquer clairement à vos interlocuteurs ce que vous voulez leur dire. Ce dernier point est l’objet de ce chapitre qui vous montre comment utiliser les diverses fonctions de MindManager pour présenter vos maps efficacement. En effet, si la vue d’ensemble vous a été précieuse pour développer votre réflexion, si elle vous permet – une fois votre travail abouti – d’embrasser le sujet traité d’un seul coup d’œil, dans toute sa cohérence et sa richesse, songez ne serait-ce qu’un instant, à l’effet produit sur un être innocent à qui vous la montreriez sans ménagement… Vous souriez ? J’ai pourtant vu l’effet dévastateur de certaines maps sur des collaborateurs qui s’étaient sentis littéralement agressés par ce qui peut faire penser à des araignées géantes. Car enfin, où regarder, où commencer, comment circuler, que comprendre, que conclure ? Soyez donc prudent. Ne laissez pas en tête à tête vos maps déployées avec qui ne les a pas encore apprivoisées !

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Chapitre 6. Sachez présenter vos maps

L’efficacité de votre présentation à autrui dépend donc de votre habileté à mettre en œuvre les fonctions qui permettent de dévoiler votre map progressivement. Elle dépend aussi du libellé que vous aurez choisi pour les branches de votre map. Permettez-moi de vous donner quelques conseils : J’ai fait dans ma jeunesse – et même plus tard – beaucoup de présentations médiocres… ou qui auraient pu être meilleures. Puis j’ai découvert un livre sur le thème des présentations et l’art de communiquer avec efficacité, par un collaborateur de McKinsey – autant dire un expert en présentation ! Voici ce qu’il recommande, transcrit dans mes propres termes : • Soyez très clair et très précis sur votre objectif. Écrivez-le ! • Prenez le temps de décrire votre cible, ce qu’elle sait, ce qu’elle ignore, ce qu’elle souhaite savoir, ce que vous voulez qu’elle sache, ce que vous voulez qu’elle fasse. Gardez ces descriptions sous les yeux pendant tout le temps que vous travaillez à votre présentation. Ne sont-ce pas là des branches de map bien utiles à garder sous les yeux et que vous n’aurez de surcroît aucun mal à masquer, l’heure de la présentation venue ? (Voir section 7.6). Lorsque votre propos est de convaincre, nous dit-il, commencez par présenter d’abord vos recommandations, puis passez le reste du temps à montrer à vos interlocuteurs, par des informations qui les touchent, pourquoi et comment vous êtes arrivé à cette conclusion. Luttez contre la tendance que nous avons à reproduire, avant de présenter nos conclusions, la démarche qui nous a permis de les atteindre – que ce soit l’ordre chronologique ou la séquence de nos analyses. Je sais, cela semble familier à ceux qui sont passés chez les « lessiviers » ou autres sociétés anglo-saxonnes, et sans doute insolite, voire même provoquant à d’autres – tant cela est étranger à notre culture qui préfère construire petit à petit et garder pour la fin les informations les plus importantes, afin d’emporter l’adhésion lors de la conclusion ! Mais le fond du message n’est autre que : « Si vous voulez convaincre votre auditoire, ne l’abandonnez pas à lui-même ! » Indiquez-lui d’abord le but, puis guidez-le sur la route qui y mène, pour éviter qu’il ne s’égare ou n’erre dans des chemins de traverse ». Cela ne vous fait-il pas penser aussitôt à une map ? N’est-ce pas exactement ce qu’elle vous permet : rappeler constamment la conclusion ou le but, placé au centre, et indiquer tout à la fois l’endroit où vous êtes, le chemin parcouru et l’itinéraire restant ? Que vous commenciez à l’américaine par la conclusion, ou que vous dérouliez votre propos de façon plus classique, que vous cherchiez à convaincre ou que vous donniez des informations, vous le ferez avec une map bien plus confortablement qu’avec une présentation linéaire, dont chaque diapositive chasse la précédente. Ce que vous écrirez sur vos branches découle de la même logique. Ainsi, non seulement vous vous garderez des textes trop bavards, mais aussi des textes vides de sens et vous préférerez sans hésiter « Un marché énorme » à « Taille du marché » ou « Une croissance à deux chiffres » à « Evolution » ! Autre utilisation, autres règles ! N’en déplaise à Tony Buzan et ses féaux, la map de présentation du Business Mapping n’est pas une map de mots clés ! Que vous donniez des informations ou que vous cherchiez à convaincre, votre intérêt n’est pas de susciter pendant que vous parlez, une profusion d’idées et d’interrogations aussi nombreuses que diverses chez votre auditoire. Au lieu de simples mots, ce sont donc de courtes déclarations ou affirmations que vous écrirez sur vos branches, afin de canaliser dans la direction voulue la réflexion de ceux qui vous écoutent. Il n’en reste pas moins que confronté à une map pour la première fois, le néophyte ne sait pas trop où regarder. L’utilisateur averti lui-même, a besoin d’être guidé lorsque la map est complexe.

6.1 Afficher les branches judicieusement

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Que faire ? Leur présenter d’abord les grandes lignes, notées sur les branches principales, puis développer ensuite les détails en fonction de leur centre d’intérêt ou de leur niveau de connaissance préalable. C’est ce que vous allez faire grâce aux commandes d’affichage des branches puis au Mode Présentation.

6.1

AFFICHER LES BRANCHES JUDICIEUSEMENT

Vous connaissez déjà les signes + et – à l’extrémité d’une branche qui permettent de l’ouvrir ou de la fermer. Voici d’autres commandes plus puissantes, pour dévoiler ce que vous voulez quand vous voulez !

6.1.1 Choisir le niveau de détail Vous pouvez choisir jusqu’à quel niveau afficher les sous-branches d’un Sujet. Pour mieux voir, essayez de préférence sur une map à l’arborescence généreuse. 1. Sélectionnez le Sujet – branche, Sujet flottant ou Bulle – pour lequel vous voulez choisir les niveaux de sous-branches à afficher 2. Cliquez sur la flèche à côté de l’icône dans la barre d’état en bas à droite de l’écran, puis choisissez le nombre de niveaux souhaités dans le menu déroulant. Les commandes sont grisées lorsqu’elles ne sont pas disponibles pour le Sujet sélectionné. La commande Réduire la map – que vous délaisserez au profit du raccourci clavier Ctrl+F3 – ramène le Sujet central au centre de l’écran et présente la map réduite à ses seules branches principales et ce, quelle que soit la partie de la map visible à l’écran. Pour dévoiler progressivement les sous-branches d’une branche, utilisez le raccourci clavier Ctrl+D. Il ouvre ou ferme successivement tous les niveaux de sous-branches de la branche sélectionnée par permutation circulaire. C’est rapide et élégant.

6.1.2 Cibler un Sujet La touche F3 permet de se focaliser totalement sur une branche. Sélectionnez-la, puis cliquez sur F3. MindManager ferme toutes les autres branches, ouvre la branche sélectionnée et l’amène au centre de l’écran. Cette commande est particulièrement utile pour isoler un Sujet au sein d’une map de grande taille. C’est en ce moment même, où j’écris ce livre – dans MindManager bien sûr – une commande que j’utilise fréquemment. En effet, j’ai besoin de temps à autre de déployer la map pour situer le sujet que je traite parmi l’ensemble ou pour vérifier sa relation avec des points déjà abordés. Une fois ceci fait, je retourne à la branche en cours de rédaction en la sélectionnant puis en pressant la touche F3.

6.1.3 Cibler un Sujet pour le présenter La touche F4 sa voisine lui ressemble et va un pas plus loin puisqu’elle masque tous les Sujets autres que celui sélectionné, y compris le Sujet central, mais elle va aussi un pas… moins loin car elle affiche le Sujet en l’état, c’est-à-dire avec ses sous-branches ouvertes ou fermées. La même touche F4 vous ramène dans le Mode map initial.

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Chapitre 6. Sachez présenter vos maps

Vous vous alarmez peut-être de l’effort que ces raccourcis demandent à votre mémoire ? N’ayez pas d’inquiétude, cette fonction vous est offerte dans le ruban, à l’onglet Affichage, groupe Filtrer, sous le nom Afficher la branche seule. Sa jumelle Afficher les autres branches vous permet de retourner au Mode Map. Cette fonction est très utile pour insister sur un point donné lors d’une présentation. Voilà tout l’intérêt de la touche F4 en l’absence du ruban, qui est masqué dans le Mode présentation. Notez que le Sujet à sélectionner n’est pas forcément une branche contrairement à ce que laisse supposer le nom de la commande, vous pouvez tout aussi bien afficher ainsi un Sujet flottant ou une Bulle pour frapper les esprits en cours de présentation !

6.1.4 Centrer la map Pour afficher une map au centre de l’écran avec toutes ses branches principales fermées, utilisez la commande Ctrl+F3. Faites ceci pour présenter une map à autrui hors Mode Présentation. Pour déployer les branches progressivement, utilisez le raccourci Ctrl+D, de préférence au clic sur le signe + en bout de branche. En effet, il ouvre la branche niveau par niveau, tandis que le clic ouvre la branche dans l’état de déploiement où elle se trouvait lors de sa fermeture.

6.1.5 Ajuster la map à l’écran Vous avez fermé les sous-branches de votre map au-delà du deuxième niveau, si bien qu’elle apparaît maintenant toute petite sur l’écran ! Faites Ctrl+ F5 pour l’ajuster à la taille de l’écran. Les raccourcis clavier sont rapides et de plus, transparents en public, mais si vous craignez de surcharger votre mémoire, utilisez l’icône du ruban Affichage, groupe Zoom.

6.1.6 Enregistrer des vues ou des affichages différents de la map à l’écran Le travail sur votre map vous conduit à vous focaliser sur un Sujet, puis sur un autre, à en déployer plus ou moins les sous-branches, jusqu’à un certain niveau, puis jusqu’à un autre. Bref, si votre map est volumineuse, vous déplacer dans la map et jongler avec l’ouverture et la fermeture des Sujets pour bien dominer les données d’une situation ou pour les présenter peut s’avérer laborieux. Aussi MindManager vous propose-t-il une fonction que vous devez vous habituer à utiliser car elle vous simplifiera la vie. Elle vous permet en effet d’enregistrer dans le fichier d’une map différents affichages de cette map (c’est-à-dire avec telle ou telle branche ouverte ou fermée) et de les faire apparaître à l’écran par un simple clic de souris ! Pour enregistrer un affichage particulier de la map dans le fichier : • Ouvrez et fermez les Sujets de votre choix de façon à afficher à l’écran la map telle que vous souhaitez la voir à nouveau ultérieurement. • Cliquez dans le ruban Affichage sur le bouton Mode Map en haut à droite du groupe Affichages du document et choisissez Enregistrer l’affichage dans le menu déroulant. Ceci ouvre une fenêtre (voir figure 6.1). • Entrez dans le champ le nom de votre choix pour l’affichage et cliquez sur OK.

6.2 Présenter avec le Mode Présentation

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Figure 6.1 – Le menu déroulant et la fenêtre d’enregistrement

Le nom choisi pour cet affichage spécifique figure maintenant dans le menu déroulant de l’icône Mode Map sous la rubrique Modes Map enregistrés. Quel que soit l’état de la map à l’écran, un clic sur ce nom modifie immédiatement l’affichage de la map en conséquence. Vous pouvez ainsi afficher alternativement diverses sections de la map avec une grande économie de mouvement ! À tout moment, vous pouvez mettre cet affichage à jour en cliquant sur Enregistrer sous « nom de l’affichage ». Quant à la commande Modes Map, elle ouvre une fenêtre pour Supprimer ou Renommer les affichages ou Modes Map déjà enregistrés.

Figure 6.2 – Le menu déroulant après enregistrement de deux affichages

6.2

PRÉSENTER AVEC LE MODE PRÉSENTATION

Même si MindManager vous permet de produire en un temps record de belles présentations PowerPoint (partie 4, chapitre 13), je vous invite à considérer son Mode présentation comme une alternative sérieuse à PowerPoint – dont il peut d’ailleurs intégrer les diapositives si nécessaire. Le Mode présentation fait automatiquement ce que je viens de vous montrer au chapitre précédent ! C’est-à-dire qu’il commence par montrer à l’auditoire les grands thèmes et il vous permet de les dérouler un à un sous ses yeux. Voyons un peu les bénéfices pour les uns et les autres : • L’auditoire : Le Sujet central de la réflexion est toujours présent sous ses yeux. Il sait exactement où vous en êtes dans l’articulation de votre présentation. Il voit où vous voulez en venir. • Vous : Vous avez mis beaucoup moins de temps que prévu pour préparer cette présentation. Vous tenez bien en main votre auditoire. Vous revenez en arrière sans peine, pour souligner un point important. Vous abrégez ou sautez toute une section, plus familière à votre auditoire que vous ne le pensiez. Vous notez sur le vif toutes les remarques et questions. Vous résumez avec brio. • L’auditoire et vous : Vous vous adaptez à ses besoins et à son rythme, vous intégrez ses remarques et ses questions. Pour une fois, il ne s’ennuie pas et il se souviendra remarquablement bien de ce que vous lui aurez raconté. Cela mérite bien une promotion ou au moins des félicitations… sauf que vous ne choisissez pas pour votre galop d’essai la présentation du plan stratégique à votre Président !

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Chapitre 6. Sachez présenter vos maps

Il faut d’abord vous être fait des alliés au sein de votre équipe… et puis vous être exercé à manipuler !

6.2.1 Choisir les options Prenons à titre d’exemple la map sur la constitution européenne (figures 6.1 et 6.2). Pour lancer le Mode Présentation, choisissez la commande Affichage, groupe Affichages du document.

Mode Présentation dans le ruban

Dans le Mode Présentation, la fenêtre est agrandie au maximum et la barre d’outils de Windows est masquée. La map y apparaît centrée avec ses branches principales fermées. Si votre map est de trop grande taille, faites Ctrl+F5 ou cliquez sur le bouton Démarrer pour l’ajuster à l’écran. Lorsque vous cliquez sur une branche avec votre souris, celle-ci s’entoure du cadre bleu de sélection et s’ouvre pour afficher ses sous-branches de premier niveau. Attention : cliquez bien sur le corps du Sujet et non sur le signe + comme vous le faites en Mode map. En effet, ceci afficherait l’arborescence du sujet telle que vous l’avez laissée en Mode map.

Figure 6.3 – Map sur l’Union Européenne dans l’interface Mode Map

Les autres branches s’estompent légèrement. Cliquez sur l’une des sous-branches, elle s’entoure de bleu et s’ouvre. Cliquez sur une autre, elle s’ouvre à son tour, tandis que la précédente se ferme. Tel est en effet le principe du Mode Présentation : la branche sélectionnée s’ouvre et les autres se ferment et /ou s’estompent afin que toute l’attention soit concentrée sur le Sujet sélectionné. Le Mode Présentation possède sa propre barre d’outils, affichée en bas de l’écran. Elle vous permet de naviguer et de choisir certaines options grâce au bouton Options situé à gauche. Un clic sur Terminer la Présentation, à droite, vous ramène dans l’interface habituelle Mode Map.

6.2 Présenter avec le Mode Présentation

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Les options utiles : • Développer un niveau ou… deux contrôle le nombre de niveaux de branches qui seront automatiquement ouvertes lorsqu’une branche est sélectionnée

Figure 6.4 – La même map en Mode présentation

Sautez pour le moment l’option Consulter tous les sujets. J’y reviens dans un instant. • Décochez Réduire automatiquement les sujets pour laisser ouvertes les branches qui ont déjà été explorées. • L’option Ruban affiche le ruban et la barre d’état. Ceci vous permet certes de travailler sur la map et d’accéder aux fonctions qui n’ont pas de raccourci clavier, en revanche, vous perdez l’impact du plein écran ! Je vous laisse découvrir l’option Afficher/Masquer – aussi accessible dans le ruban Affichage, groupe Détails – et expérimenter avec elle. • Par contre, je vous livre la clé des deux options précédentes car vous risquez d’expérimenter en vain ! En effet, elles concernent uniquement l’action de pointer sur un Sujet pour le mettre en valeur, mais SANS cliquer. Mettre les sujets en évidence « souligne » d’une ombre le Sujet, tandis que Mettre en évidence les cadres du sujet fait tout simplement ce qu’elle dit. Les deux options peuvent être mises en œuvre simultanément. Attention, à la différence de tous les autres paramétrages, les options que vous choisissez pour le Mode Présentation ne sont pas enregistrées avec la map – les options par défaut reprennent d’ailleurs le dessus dès que vous sortez du Mode Présentation. Vous devez donc faire vos réglages sur le vif, juste avant de commencer votre présentation. Les autres boutons de la barre d’outils : • Utilisez le bouton Démarrer pour conclure votre présentation et terminer comme vous avez commencé, c’est-à-dire map centrée et branches principales fermées.

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Chapitre 6. Sachez présenter vos maps

• Les boutons Précédent et Suivant permettent de se déplacer de branche en branche vers l’arrière ou vers l’avant. Bien que préférables à la souris si vous déroulez tranquillement votre présentation pas à pas, sans grands retours en arrière ni grands sauts en avant, ils sont moins discrets que les raccourcis clavier que je vous suggère d’utiliser dans le paragraphe qui suit. • J’en viens à l’option Consulter tous les sujets, car c’est lorsque vous bannissez la souris qu’elle trouve sa pertinence, lorsque vous utilisez pour naviguer dans la map les commandes ci-dessus, les touches Tab du clavier (voir ci-dessous) ou celles de la télécommande. En effet, vous remarquez en utilisant les commandes ou les raccourcis que MindManager ne balaye les sujets affichés en les entourant du cadre bleu qu’à la condition que l’une au moins des sousbranches de même niveau possède elle-même des sous-branches. À défaut, la commande Suivant, « passe » directement au Sujet suivant… sauf si vous cochez cette option. • Les boutons

et

actionnent le Zoom arrière ou avant.

• Le bouton Ouvrir un... affiche la liste de toutes les maps ouvertes. Utilisez cette liste pour circuler entre les maps ouvertes ou pour ouvrir une map différente. Vous verrez dans les paragraphes suivants des alternatives pour éviter ces opérations perturbatrices et peu élégantes au cours d’une présentation.

6.2.2 Apprendre à naviguer et zoomer au clavier Procédez ainsi pour naviguer sans donner le mal de mer à vos invités ! • Entraînez-vous à utiliser les raccourcis clavier. Inutiles pour des présentations « entre soi », ils vous éviteront lors de présentations plus formelles de donner mal au cœur à votre auditoire par des mouvements de souris intempestifs. Je vous assure que j’ai vu des stagiaires agiter frénétiquement leur souris autour d’une branche dont ils voulaient souligner l’importance, au point de déclencher l’hilarité ! Utilisez les touches Tab et Maj+Tab pour passer à la branche suivante ou à la précédente. Le Sujet central est automatiquement sélectionné lorsque vous activez le Mode Présentation et le premier Tab ouvre la première branche à midi et ainsi de suite dans le sens des aiguilles d’une montre – sens naturel de lecture d’une map. Les touches fléchées ont aussi leur utilité. Notez qu’à la différence des Tab, elles n’ouvrent pas les branches et sélectionnent tous les Sujets, en particulier les Bulles.

Si vous êtes à distance de votre clavier, utilisez les boutons de la télécommande. Ils fonctionnent comme les boutons Précédent et Suivant ou les touches Tab et Maj+Tab ! • Votre map est-elle trop grande, ou trop petite ? Préférez aux boutons et la mollette de votre souris. Pressez la touche Ctrl et tournez la mollette vers vous pour réduire la taille de la map, ou loin de vous pour l’agrandir. Sans être totalement fluide, le mouvement en sera moins saccadé ! • Si vous voulez montrer d’autres maps, ouvrez-les au préalable pour éviter les temps morts (si vous avez vraiment oublié de les ouvrir, Ctrl+O ouvre la fenêtre de navigation dans l’explorateur Windows sans quitter le Mode présentation).

6.2 Présenter avec le Mode Présentation

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Mais pour plus de fluidité, utilisez le raccourci Ctrl+Tab qui permet de circuler entre les maps selon leur ordre d’ouverture. Si celui-ci ne vous convient pas, vous pouvez créer des Liens hypertexte comme je vous le montre dans un prochain paragraphe. Et si une map est devenue inutile, n’hésitez pas à la fermer ; le raccourci Ctrl+W ferme la map affichée et affiche celle qui la précédait ! Et si d’aventure, vous avez modifié la map à fermer, vous ferez préalablement Ctrl+S pour enregistrer les modifications si besoin est. Notez que vous faites tout cela très rapidement et dans la plus grande discrétion, sans quitter le Mode Présentation ! • Pour accéder à un document dans une autre application sans quitter le Mode présentation, utilisez la commande Alt+Tab qui vous permet de choisir le document à afficher parmi les fichiers ouverts. C’est en fait le Lien hypertexte (voir section 7.3) qui vous offrira la solution la plus élégante pour accéder d’un seul clic de souris à un document dans une autre application.

6.2.3 Naviguer avec des Signets Les Signets sont des marqueurs sans nom posés sur les Sujets, que vous pouvez utiliser pour naviguer vers certains Sujets de la map ou encore pour signaler les Sujets qui demandent une attention temporaire. Elles permettent de circuler dans la map d’une façon prédéterminée. Vous pouvez ajouter des Signets individuellement à des Sujets ou bien utiliser la commande Signets multicritères pour ajouter ces Signets sur la base des propriétés du Sujet. La fonction Signets multicritères fonctionne de la même façon que le Filtre multicritères que je vous présente dans la section 7.6. Elle se trouve dans le ruban Insertion, groupe Autres éléments de sujet > menu déroulant de la commande Signet. Pour le moment, ajoutez simplement un Signet à un Sujet. Pour ce faire, il suffit de le sélectionner, puis de cliquer sur la commande Signet dans le ruban Insertion. Le Signet est signalé par l’icône à la fin du Sujet. Pour naviguer en utilisant les Signets, vous devez cliquer sur le premier Sujet porteur d’un Signet puis presser Ctrl+ ; (point virgule) pour passer au Signet suivant ou Ctrl+, (virgule) pour revenir au Signet précédent. Vous n’utiliserez les commandes Signet précédent et Signet suivant du menu contextuel droit de l’icône que sur une map de travail si la fluidité n’est pas votre souci. Pour supprimer un Signet, choisissez Supprimer le signet dans ce même menu ou bien cliquez sur l’icône dans le ruban après avoir sélectionné le Sujet porteur. Si vous voulez supprimer tous les Signets en même temps, vous devrez passer par le ruban Insertion > Autres éléments de sujet > menu déroulant de la commande Signet.

6.2.4 Appeler des fichiers liés Afficher au cours d’une présentation des documents créés dans une autre application est une opération simple. Le paragraphe suivant est entièrement consacré à PowerPoint, du fait de l’intérêt de la combinaison entre les deux logiciels pour des présentations puissantes. Il ne s’agit toutefois que d’un cas particulier. Vous utilisez pour accéder à un autre document la fonction Lien hypertexte que je décris en détail section 7.3. Un Lien hypertexte vers un document se crée sur un Sujet, Branche, Bulle ou Sujet flottant. Il est matérialisé par une icône à la fin du Sujet. Cette icône varie selon l’application du document lié. Un simple clic sur cette icône ouvre le document dans son application dans une fenêtre qui s’ouvre à droite de l’écran. Cette fenêtre est le navigateur intégré à MindManager (voir section 7.3.2).

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Chapitre 6. Sachez présenter vos maps

Pour ouvrir le document dans une fenêtre autonome, choisissez Ouvrir le lien hypertexte hors de MindManager dans le menu contextuel de l’icône de lien. Il suffit alors pour revenir dans la map en Mode présentation de cliquer sur MindManager dans la barre d’état de Windows ou de presser Alt + Tab. Vous pouvez bien sûr créer sur un Sujet un Lien hypertexte vers une autre map. Un clic sur l’icône matérialisant le Lien hypertexte à la fin du Sujet ouvre la nouvelle map en Mode présentation et Ctrl + Tab vous permet de revenir élégamment dans la map d’origine. Voici deux exemples de Liens hypertexte dans une map, l’un vers une map, l’autre vers un document Word (figure 6.5).

Figure 6.5 – Liens hypertexte sur des Sujets

6.2.5 Associer des diapositives PowerPoint ou des vidéos L’association MindManager/PowerPoint est d’une efficacité remarquable dans les présentations ! Il est en effet des informations pour lesquelles une diapositive s’impose. Voici deux opérations que je pratique couramment : • Ma présentation est préparée dans MindManager et à chaque fois que j’ai besoin de faire appel à des diapositives, je crée un Lien hypertexte vers le fichier PowerPoint concerné, sur la branche appropriée. Bien évidemment, vous souhaitez que vos diapositives s’affichent automatiquement en mode diaporama. Vous ne voulez pas les afficher dans le navigateur intégré et passer par le menu contextuel manque d’élégance et de fluidité. Voici donc comment un simple clic vous apportera satisfaction : Pour que vos fichiers PowerPoint s’ouvrent en mode diaporama, procédez ainsi : 1. Enregistrez-les au format *.PPS avant de créer vos Liens hypertexte. Ou encore, demandez à votre système d’ouvrir tous vos fichiers PowerPoint avec la visionneuse PowerPoint le temps de votre présentation. Pour ce faire, faites un clic droit sur un fichier PowerPoint quelconque dans votre Explorateur Windows. Choisissez Ouvrir avec puis Choisir le programme. Sélectionnez Microsoft PowerPoint Viewer dans la liste des programmes proposés et cochez la case Toujours utiliser ce programme pour ouvrir ce type de fichier en bas de la fenêtre. 2. Allez dans le ruban Accueil, affichez le menu déroulant de l’icône Lien hypertexte et décochez Utiliser le navigateur intégré pour les liens hypertexte. Le moment venu, un simple clic sur l’icône de Lien hypertexte vous fera quitter momentanément MindManager pour afficher la ou les diapositives correspondantes. Quoi de mieux en effet qu’une diapositive pour illustrer, disons, les différents composants des os du poignet ? Pressez la touche Echap et vous revenez dans MindManager pour finir d’exposer votre stratégie opératoire ! Et bien sûr, vous pouvez tout aussi bien lier un fichier vidéo pour montrer le déroulement de l’opération et faire entendre les cris du patient !

6.2 Présenter avec le Mode Présentation

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Pour créer une image à partir de diapositives PowerPoint, il suffit d’enregistrer le fichier PowerPoint en choisissant un format image dans le menu déroulant Type de fichier de la fenêtre d’enregistrement.

Figure 6.6 – Présentation d’une diapositive PowerPoint dans le corps d’une map

N’hésitez pas à donner à votre map un arrière-plan de couleur (section 3.3.3). Celui-ci s’estompe pour ne subsister que derrière la ou les branches explorées qu’il met ainsi en exergue.

6.2.6 Répéter en minutant vos présentations La fonction Minuteur vous permet de définir un compte à rebours pour vos présentations. C’est essentiellement pour calibrer mes présentations que je la trouve utile. Bien sûr vous pouvez aussi l’utiliser en session de brainstorming ou en réunion. Le minuteur affiche discrètement le temps restant et vous pouvez le placer à l’endroit qui vous convient. Il donne un signal visuel, ou même sonore, lorsque le temps est écoulé. Pour lancer le minuteur, allez dans le ruban Outils, groupe Réunions et cliquez sur la commande Minuteur. Vous l’avez deviné, il sert aussi à limiter la durée des réunions ! La figure 6.7 montre le minuteur, avec son menu contextuel droit, qui permet entre autres de choisir une durée prédéfinie, d’afficher les secondes, et de le masquer jusqu’à 5 minutes avant l’échéance.

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Chapitre 6. Sachez présenter vos maps

Figure 6.7 – Le Minuteur de MindManager

6.2.7 Rendre vos présentations interactives … ou voguer au fil de l’eau ! Toutes les présentations n’ont pas lieu au Grand Amphi ! Vous utiliserez aussi le Mode présentation dans des groupes de travail où vous compléterez et corrigerez bien volontiers la map présentée. Le Mode présentation de MindManager l’emporte indéniablement sur le diaporama PowerPoint dans sa capacité à accueillir toute modification sur le vif ! Vous voulez créer des branches, les supprimer ou les déplacer ? Pas de problème ! Sauf que les branches se referment et que les menus et les barres d’outils ne sont pas apparents, me direz-vous ! Pensez donc à décocher Réduire automatiquement les sujets dans la liste des Options pour maintenir ouvertes les branches que vous ouvrez. Vous pouvez aussi cocher Ruban pour faire apparaître les rubans et les volets des tâches en haut et à droite de l’écran. Mais laissez-les plutôt masqués et utilisez tout l’espace pour votre map. En effet, vous avez tout ce qu’il vous faut pour travailler : les touches clavier Inser et Entrée pour ajouter des branches, Suppr pour les supprimer, la souris pour les déplacer ! Et si malgré mes exhortations, vous avez oublié les raccourcis clavier pour vos autres besoins, songez au menu contextuel droit !

7 Centralisez vos informations dans des maps portails

Si le Mind Mapping doit pour bonne part ses lettres de noblesse à la génération d’idées et reste un incomparable outil de brainstorming, MindManager nous emmène sur un autre terrain, celui du Business Mapping et du recueil d’informations à grande échelle. En effet, de rare l’information est devenue abondante, de chère elle est devenue bon marché et de lointaine, elle est devenue accessible, à portée de quelques clics de souris. Autant dire que le traitement et le management des informations, quel que soit le nom qu’on lui donne, est devenu avec la créativité l’un des challenges majeurs des entreprises. Qui ne s’est jamais senti littéralement agressé par le flot des documents à lire, à classer, à communiquer, à produire dans une variété toujours croissante de formats, allant du document Word aux pages Web ou à la vidéo, en passant par le PDF et bien sûr Excel et PowerPoint. Qui ne s’interroge sur le moyen de trouver non seulement une bonne idée, mais l’idée qui va faire la différence par rapport à la concurrence ?

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Chapitre 7. Centralisez vos informations dans des maps portails

Qui ne cherche à faire sens de toutes les informations détenues pour prendre les bonnes décisions, celles qui permettent de faire la course en tête ? Créativité et gestion de l’information sont les deux grands challenges qui se posent aujourd’hui aux entreprises. Car c’est du mélange des informations et des idées que naissent les solutions novatrices dont elles ont besoin pour assurer leur succès et leur pérennité. Est-ce facile ? Non, trop d’outils, trop linéaires, faits pour un monde stable et raisonnable… Savez-vous qu’une étude récente réalisée aux USA par la société IDC montre qu’une organisation de 1 000 collaborateurs perd en moyenne 2,5 millions de dollars par an du fait de l’incapacité à localiser des informations qu’elle sait pourtant détenir ! La recherche de l’information peut prendre de 15 à 35 % du temps d’un employé. MindManager est l’outil facile et flexible totalement adapté à ces circonstances nouvelles. Non seulement, il donne le moyen de maîtriser l’information, de la compléter, de l’assembler comme les pièces d’un puzzle en unités « signifiantes », mais véritable plaque tournante, il fédère aussi tous les autres outils pour vous permettre d’agir mieux et plus vite. Vous verrez ceci en détail dans la partie 4. Dans ce chapitre, nous nous intéressons aux « maps portails de connaissance », celles qui contiennent toutes les informations relatives à un sujet. Selon la complexité de celui-ci, elles peuvent devenir très grandes et dépasser largement les limites d’un écran, même de taille « XXL » !

7.1 S’ORIENTER DANS UNE GRANDE MAP Bien sûr, je peux zoomer pour réduire la taille de la map et même cliquer sur l’icône du ruban Affichage, ou faire Ctrl+F5 pour ajuster sa taille à celle de l’écran ; mais comme la mienne, votre acuité visuelle a sans doute ses limites ! Aussi, appliquez quelques remèdes simples – que vous connaissez déjà pour la plupart -, tels que fermer les branches inutiles en cliquant sur le signe en fin de branche, ou presser sur F3 pour centrer et ouvrir le Sujet qui vous intéresse tout en fermant automatiquement tous les autres. Rappelez-vous que F4 vous propose même de n’afficher que la seule branche désirée à l’exclusion de toutes les autres, y compris ses branches mères et sœurs !

7.1.1 Naviguer grâce à l’aperçu Une fenêtre d’aperçu vous permet de vous déplacer avec assurance et diligence vers un endroit éloigné de votre map. Pour afficher la fenêtre d’aperçu de la map : 1. Cliquez sur le ruban Affichage > groupe Zoom > commande Panorama et Zoom. Une barre intitulée Panorama et Zoom apparaît dans votre map. 2. Placez le curseur de la souris sur cette barre. La fenêtre s’ouvre. Elle affiche une petite version simplifiée de votre map. Le rectangle bleu entoure la partie de la map visible à l’écran. 3. Saisissez-le avec la souris et faites-le glisser vers la portion de la map qui vous intéresse. Celle-ci apparaît immédiatement à l’écran. La fenêtre s’ouvre lorsque vous pointez sur la barre, elle se ferme lorsque vous l’éloignez. Ainsi elle n’encombre pas l’écran, mais si vous préférez la maintenir ouverte, cliquez sur le bouton à gauche de la croix de fermeture.

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7.1 S’orienter dans une grande map

Si l’aperçu de la map est trop petit à votre goût, vous pouvez agrandir la fenêtre d’aperçu. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bord de la fenêtre et de l’étirer dès que le curseur change de forme. La taille de l’aperçu s’ajuste. Faites glisser la fenêtre vers un endroit où elle ne vous gênera pas en saisissant sa barre de tête avec la souris. De la même façon, vous pouvez faire varier le facteur de zoom de la map à l’écran en modifiant la taille du rectangle bleu dans la fenêtre Panorama et Zoom.

Figure 7.1 – La fenêtre Panorama et Zoom

7.1.2 Fractionner l’écran Et voilà que travaillant sur la branche « Les Défis » de ma map sur l’Europe (voir figures 6.1 et 6.2), j’ai besoin de me référer aux informations sur « Les Politiques » situées à l’autre extrémité. Ce n’est assurément pas commode. Que faire ? Je fractionne mon écran. Il est en effet possible d’afficher deux parties éloignées d’une même map en même temps. 1. Allez dans le ruban Affichage > groupe Fenêtre et choisissez dans le menu déroulant de la commande Fractionner, « horizontal » ou « vertical ». L’écran se partage en deux, tandis que s’affiche en bas, ou à droite, une autre portion de votre map, centrée sur le titre. Première remarque, elle est estompée. Cliquez dessus, c’est l’autre partie qui s’estompe. Ceci vous donne un moyen facile de savoir sur quelle partie de votre map vous agissez. 2. Utilisez la fenêtre Panorama et Zoom pour afficher à l’écran la partie de la map souhaitée 3. Retournez dans le menu de la commande Fractionner et choisissez Supprimer le fractionnement lorsque vous souhaitez redonner à votre écran son aspect normal.

Figure 7.2 – Deux parties éloignées d’une même map affichées simultanément

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Chapitre 7. Centralisez vos informations dans des maps portails

Vous pouvez certes utiliser cette fonction pour consulter une partie éloignée de votre map, mais vous pouvez faire bien plus. Imaginez que vous vouliez copier une branche ou la déplacer d’un bout à l’autre de votre map alors que vous ne pouvez voir la branche source et la branche cible ensemble à l’écran ! Eh bien, vous pouvez copier ou déplacer une branche (ou tout Sujet flottant) de la façon habituelle en la saisissant là où elle est, puis en la faisant glisser dans l’autre partie de l’écran pour la déposer là où vous voulez. Attention, « les » maps se logent dans l’espace disponible. Gare aux fenêtres ouvertes dont vous n’avez pas l’utilité !

7.1.3 Afficher plusieurs maps Ce qui précède vous donne peut-être envie de transférer des branches non seulement à l’intérieur de votre grande map, mais aussi d’une map à une autre. Vous procéderez exactement de la même façon : 1. Ouvrez les maps sur lesquelles vous voulez travailler. 2. Allez dans le ruban Affichage > groupe Fenêtre et choisissez Réorganiser. Une fenêtre affiche la liste de tous les fichiers ouverts. 3. Cliquez successivement sur le nom des fichiers que vous voulez afficher simultanément en maintenant pressée la touche Ctrl. Sauf si votre écran est immense, vous vous contenterez d’afficher deux maps ! 4. Cliquez au choix sur Mosaïque verticale, horizontale ou Cascade, puis sur OK. Les maps s’affichent, chacune dans sa fenêtre surmontée d’une barre portant le nom du fichier. Cette fois, aucune des maps n’est estompée. Seule l’est la barre de titre lorsque la map n’est pas la map « active ». Vous pouvez redimensionner les fenêtres des maps en saisissant leur bordure et en les étirant pour les faire se chevaucher par exemple. 5. Fermez la map ou les maps devenue(s) inutile(s) en cliquant sur la croix en haut à droite de leur barre de titre, puis restaurez la map restante dans sa taille initiale.

7.2 SCINDER UNE GRANDE MAP Si votre map prend des proportions importantes, il peut être opportun de la scinder. En effet pour développer une branche donnée, vous serez plus à l’aise en démarrant une map nouvelle plutôt qu’en travaillant au sein d’une map déjà très riche. Eh bien, MindManager crée automatiquement pour vous une nouvelle map à partir d’un Sujet. Le texte du Sujet devient le Sujet central de la nouvelle map !

À titre d’exemple, voici comment je m’y suis prise pour construire la map sur l’Union Européenne : après une solide séance en Mode brainstorming, j’ai mis en place les différentes branches, selon les grands thèmes que je voulais aborder. J’y ai placé quelques sousbranches, puis voulant développer la branche « Historique », j’ai ressenti le besoin d’être plus à l’aise. J’ai donc « envoyé » celle-ci avec ses quelques sous-branches dans une autre map.

7.2.1 « Envoyer vers » une autre map MindManager vous permet en effet d’envoyer un sujet et son arborescence dans une autre map, qu’il crée automatiquement. Pour ce faire :

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7.2 Scinder une grande map

1. Faites un clic droit sur le Sujet concerné. 2. Choisissez Envoyer vers > Nouvelle Map liée dans le menu contextuel. La fenêtre ci-dessous s’ouvre (figure 7.3) :

Figure 7.3 – Fenêtre d’envoi d’une branche vers une nouvelle map

3. Cliquez sur Affecter le Sujet sélectionné au nouveau Sujet central pour que la branche devienne le Sujet central de la nouvelle map. 4. Cliquez sur OK puis enregistrer la nouvelle map sous le nom de votre choix. La nouvelle map s’ouvre. Elle a pour Sujet central le texte du Sujet initialement sélectionné et pour branches principales les sous-branches que vous avez déjà créées. Vous pouvez la compléter à loisir. Fermez-la. Retournez maintenant vers la map d’origine en cliquant sur l’icône à la fin du Sujet central. Vous constatez que seul subsiste le Sujet initialement sélectionné. Ses sous-branches ont disparu tandis que l’icône est apparue en fin de Sujet. Cliquez sur cette icône et vous ouvrez la nouvelle map. MindManager a créé automatiquement un Lien hypertexte depuis le Sujet vers la nouvelle map et inversement ! Vous apprendrez section 7.3 à créer un tel lien vers tout autre document de votre choix. Vous pouvez aussi « envoyer » plusieurs Sujets en même temps dans une nouvelle map. Ils seront alors obligatoirement placés en branches principales. Si vous décochez la case Supprimer les sujets d’origine et créer des liens hypertexte vers les sujets exportés, les sous-branches seront exportées mais resteront en place dans la map d’origine et aucun Lien hypertexte ne sera créé vers la nouvelle map.

Vous pouvez être tenté de conserver les sous-branches de niveau 1 d’un Sujet exporté de façon à savoir ce qu’il contient. Prenez garde, il n’y a pas synchronisation avec la map exportée. Je vous déconseille donc de le faire. Si cela est indispensable faites une annotation dans une Bulle ou écrivez une Note !

Une map liée créée par la commande Envoyer vers conserve un lien avec sa map d’origine. Cliquez sur l’icône située près du Sujet Central ou sur l’une des icônes si vous avez envoyé plusieurs sujets en même temps ! Vous ouvrez la map amont et le Sujet dont elle est issue est directement sélectionné ! (voir section 7.3.4).

7.2.2 Importer une map dans votre map C’est ce que vous ferez si, après avoir complété votre nouvelle map bien à votre aise en disposant de tout l’écran, vous souhaitez réintégrer son contenu dans la map d’origine. Pour importer la map précédemment créée :

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Chapitre 7. Centralisez vos informations dans des maps portails

1. Faites un clic droit sur l’icône de Lien hypertexte

du Sujet exporté.

2. Choisissez Insérer une map liée dans le menu contextuel (Insérer la map liée serait plus exact). Tout le contenu de la map importée s’affiche en sous-branches du Sujet d’origine. Vous constatez que la branche d’origine, qui est devenue Sujet central de la nouvelle map, est dupliquée. Pour supprimer la branche doublon tout en gardant ses sous-branches, choisissez Supprimer le Sujet dans son menu contextuel ou utilisez le raccourci clavier Ctrl + Maj + Suppr. Vous verrez à la section 7.4 comment grâce à l’Affichage multi-maps fusionner en une seule map une série de maps liées. Mais que faire si vous voulez intégrer à votre map une map que vous avez développée indépendamment, donc sans lien avec elle ? Dans ce cas, sélectionnez dans la map le Sujet auquel vous voulez ajouter les branches d’une autre map, puis faites un clic droit et choisissez Insertion > Map dans le menu contextuel. Naviguez vers la map souhaitée dans la fenêtre de navigation puis cliquez sur Insérer. Rien ne vous empêche en procédant ainsi d’importer sur un Sujet porteur d’un Lien hypertexte vers une map, une map différente.

7.3 METTRE LE MONDE À UN CLIC DE SOURIS Mais vous vous demandez peut-être à quoi sert une énorme map pleine d’informations, si elle est si grande que vous perdez la vue d’ensemble, si grande que vous avez du mal à trouver l’information – dont vous savez certes qu’elle y est… mais où ! Et que dire de toutes les informations qui se réfèrent à un document détaillé ou à une page Web ? Devez-vous recopier dans les notes de MindManager les 453 pages de la directive européenne sur l’alimentation des canards de Barbarie ? Rassurez-vous, non ! Vous venez de voir comment « scinder » une grande map en morceaux plus digestes, puis comment la reconstituer si besoin est. Vous apprendrez aussi section 7.5 à trouver « l’aiguille dans la botte de foin ». Mais auparavant, voyez comment ajouter encore bien davantage d’informations à votre map sans toutefois en augmenter la taille ! La map est un squelette, elle vous permet de réunir et de structurer sur une seule page toutes les informations que vous connaissez, ou souhaitez connaître, sur le sujet que vous avez inscrit en son centre. Mais pour prendre réellement connaissance d’une information dans tous ses détails, vous devez bien sûr la consulter dans sa forme d’origine. De plus vous voulez être sûr de toujours disposer de la dernière version ! Les Liens hypertexte vous apportent la solution : un seul clic de souris sur une icône et vous avez sous les yeux un document Word ou une page Web. Bref, MindManager vous relie à tous les documents accessibles depuis votre ordinateur et ce, quel que soit leur format. (Il vous faut bien sûr le programme correspondant sur votre PC pour les ouvrir !) Le principe du Lien hypertexte est de partir d’un Sujet donné de la map – son origine – pour arriver sur un autre élément extérieur ou non à MindManager, – sa destination.

7.3 Mettre le monde à un clic de souris

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Vous pouvez ajouter des Liens hypertexte qui pointent vers : • un fichier, une page Web ou un dossier ; • une adresse E-mail ; • un Sujet de la même map ou d’une autre map. Leur origine peut être soit un Sujet de la map soit un texte dans les Notes d’un Sujet. Un Sujet ne peut être l’origine que d’un seul Lien hypertexte. C’est là une différence essentielle avec les Pièces jointes, dont je vous parlerai section 7.4 Par contre un nombre illimité de Liens hypertexte peuvent pointer vers la même destination. Quant aux Notes d’un Sujet, elles peuvent contenir autant de Liens hypertexte que de mots dans le texte !

7.3.1 Créer un Lien hypertexte vers un document, une page Web ou un dossier Pour ajouter un Lien hypertexte vers un document, une page Web ou un dossier : 1. Sélectionnez le Sujet ou le texte de la Note que vous souhaitez comme origine 2. Cliquez à droite et sélectionnez Ajouter un lien hypertexte dans le menu contextuel Profitez-en pour mémoriser le raccourci clavier Ctrl+K indiqué à droite de la commande. Les Liens hypertexte sont d’un usage courant et ce raccourci vous fera à coup sûr gagner du temps. La fenêtre ci-dessous apparaît (figure 7.4) :

Figure 7.4 – Fenêtre de création d’un Lien hypertexte

3. Entrez dans le champ Créer un lien vers le chemin d’accès du fichier de destination ou bien l’adresse Internet de la page Web, mais vous préférerez sans doute : – pour lier un fichier : cliquer sur le bouton à droite du champ Créer un lien vers, puis naviguer vers le fichier de destination dans la fenêtre de navigation. Cliquez sur Ouvrir lorsque vous l’avez sélectionné ; – pour lier une page Web : coller l’url de votre navigateur dans le champ Créer un lien vers ; – pour lier un dossier, cliquer sur le bouton et naviguer vers lui comme vous le feriez vers un fichier. L’icône est réservée aux documents des espaces de travail en ligne (chapitre 10).

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Chapitre 7. Centralisez vos informations dans des maps portails

4. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre de Lien hypertexte. L’icône du programme du document de destination apparaît à l’extrémité du Sujet origine. Pointez sur cette icône avec votre souris et un pop-up vous indique le nom du fichier et son chemin d’accès. Si l’origine est un texte dans une Note, celui-ci est écrit et souligné en bleu, tout comme un lien hypertexte dans MS Word.

7.3.2 Activer un Lien hypertexte Les Liens hypertexte vers des fichiers Lorsque vous cliquez dans la map sur une icône de Lien hypertexte, le fichier s’ouvre dans son application dans un navigateur intégré à MindManager à droite de l’écran. L’avantage est bien sûr de garder sous les yeux la map et sa structure, tout en affichant le document lié. Veillez à fermer la fenêtre des Notes, car si elle est ouverte, vous ne voyez à l’écran qu’elle et le volet du navigateur à sa droite ! Il est dommage que l’intérêt réel du navigateur soit un peu diminué par le fait que, bien que surmontés du ruban de leur application, les documents y sont en lecture seule. Protégés de façon impromptue et à votre corps défendant par un mystérieux mot de passe, ils ne peuvent être modifiés. Il semble toutefois que telle n’était pas l’intention initiale de l’éditeur, aussi l’affaire est-elle à suivre ! Vous pouvez heureusement choisir d’ouvrir les fichiers à l’extérieur de MindManager lorsque vous cliquez sur leur icône. Pour cela, cliquez dans le ruban Accueil sur la flèche de l’icône Lien hypertexte et décochez Utiliser le navigateur intégré pour les liens hypertexte.

C’est bien sûr ce que vous ferez lorsque vous utilisez le Mode Présentation de MindManager pour que vos diapositives PowerPoint s’affichent directement au format diaporama. Prenez bien soin de décocher cette option avant de commencer (voir sections 6.2.4 et 6.2.5)! Si la majorité de vos fichiers liés le sont à des fins de consultation, vous laisserez cochée l’option d’affichage par défaut dans le navigateur, car vous pouvez toujours faire un choix différent pour un document lié donné. Faites simplement un clic droit sur son icône et choisissez dans le menu contextuel Ouvrir le lien hypertexte hors de MindManager. Notez que les fichiers liés ciblés à partir des Notes s’ouvrent automatiquement dans leur application hors de MindManager. Vous êtes sans doute intrigué par la flèche bleue dans la barre d’outils du navigateur à droite du champ où apparaît le nom de fichier. Bizarrement, elle vous offre la possibilité d’afficher une page Internet à la place du document visible dans le navigateur : collez l’adresse de celle-ci dans le champ puis cliquez sur Accéder.

Les liens hypertexte vers des pages Web Très intéressant est l’affichage des pages Web dans le navigateur intégré.

7.3 Mettre le monde à un clic de souris

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Outre les possibilités de navigation offertes par la page elle-même, vous disposez des boutons offerts par la barre d’outils (voir figure 7.26). L’icône vous permet d’ouvrir la page Web en dehors du navigateur MindManager si vous le souhaitez.

Les liens hypertexte vers des dossiers Eux aussi peuvent être ouverts dans le navigateur. Le seul avantage est une meilleure visibilité de la liste de leur contenu. Un fichier ouvert à partir du navigateur s’affiche en dehors du navigateur de MindManager.

7.3.3 Créer un Lien hypertexte vers un document à créer plus tard Il est possible de créer un Lien hypertexte vers un document qui n’existe pas encore !

C’est sérieux ! Imaginez que vous veniez justement de créer la branche « Budget » dans la map des préparatifs du mariage de votre fille. ll faudra bien qu’à un moment ou à un autre, vous vous attaquiez à ces calculs, mais plus tard… Pour l’instant, vous ne souhaitez pas vous interrompre dans la préparation de l’événement. Qu’à cela ne tienne ! Vous pouvez créer un Lien hypertexte vers un document en même temps que vous le créez… avec l’intention de le compléter plus tard. • Choisissez cette fois Nouveau document dans la partie gauche de la fenêtre Lien hypertexte. Elle se transforme ainsi :

Figure 7.5 – Fenêtre Lien hypertexte vers un document à créer ultérieurement

• Entrez le nom du fichier que vous voulez créer, sélectionnez son extension dans la liste déroulante – dans notre exemple, « xls » pour un fichier Excel – puis cliquez sur le bouton Modifier pour naviguer, dans la fenêtre qui s’ouvre, vers le dossier dans lequel vous souhaitez le classer. Cliquez sur OK. Vous l’ouvrirez plus tard en dehors de MindManager en cliquant sur l’icône Lien hypertexte du Sujet pour le compléter.

7.3.4 Créer un Lien hypertexte vers une adresse E-mail Vous devez confirmer votre commande de fleurs. N’interrompez pas votre réflexion. Sélectionnez la branche « Fleurs », puis cliquez cette fois sur le dernier pavé Adresse électronique de la colonne de gauche pour ouvrir la fenêtre suivante (figure 7.6) :

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Chapitre 7. Centralisez vos informations dans des maps portails

Figure 7.6 – Fenêtre Lien hypertexte vers une adresse E-mail

Entrez l’adresse e-mail dans le premier champ, l’objet dans le second, puis cliquez sur OK. L’icône indique la présence de ce type de Lien hypertexte. Lorsque vous l’activerez, un message vierge « prêt à compléter » s’ouvrira dans votre messagerie. Attention, ces liens ne fonctionneront pas si vous utilisez une messagerie sur Internet.

7.3.5 Créer un Lien hypertexte vers un Sujet, localement ou dans une autre map Vous pouvez pointer, à partir d’un Sujet donné, non pas vers un document extérieur, mais vers un autre Sujet de la map. Voici comment faire : 1. Sélectionnez le Sujet origine ou le texte des Notes origine, ouvrez la fenêtre Ajouter un lien hypertexte, puis cliquez sur Sujet dans cette map dans sa partie gauche. Une fenêtre s’ouvre, affichant la liste structurée de tous les Sujets de la map.

Figure 7.7 – Lien hypertexte vers un Sujet d’une map

2. Cliquez sur les signes + précédant les Sujets pour les ouvrir jusqu’à ce que vous trouviez celui de votre choix. Sélectionnez-le, puis cliquez sur OK. L’icône apparaît à l’extrémité du Sujet origine. Pointez dessus pour lire en pop-up le texte du Sujet destination, mais cliquez dessus pour activer le Lien hypertexte et vous rendre à destination. Le Sujet ciblé se place alors dans le champ visible de l’écran. Vous verrez section 7.3.9, une autre façon de créer un Lien hypertexte local.

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7.3 Mettre le monde à un clic de souris

Les Liens hypertexte locaux sont une alternative aux Relations. En effet, la map est confuse si cellesci sont trop nombreuses, ou si origine et destination sont trop éloignées. Si vous avez créé un Lien hypertexte vers une autre map, vous pouvez choisir de pointer directement sur un Sujet spécifique plutôt que sur le Sujet Central. C’est facile, il suffit de combiner les deux opérations précédentes : Ouvrez la fenêtre Lien hypertexte pour naviguer vers le fichier MindManager à lier. Votre choix effectué, cliquez sur le bouton Sélectionner le Sujet juste en dessous et sélectionnez celui-ci parmi la liste des Sujets de la map liée qui s’affiche comme ci-dessus. Cliquez sur OK. Ce type de destination est indiqué sur le Sujet origine par l’icône . Lorsque vous activez le Lien hypertexte, la map liée s’ouvre et si le Sujet ciblé se trouve éloigné du Sujet central, elle défile rapidement sous vos yeux jusqu’à ce qu’il soit visible à l’écran.

7.3.6 Placer des étiquettes Si la map liée est de taille importante avec de très nombreuses branches et sous-branches, Bulles et Sujets flottants, il peut être difficile de repérer le Sujet que vous cherchez dans la liste précédente. Aussi les Etiquettes vous offrent-elles un moyen efficace de sélectionner immédiatement le Sujet voulu, dans la même map ou sur une autre. Vous placerez donc une Etiquette sur un Sujet lorsque vous savez déjà que vous aurez besoin plus tard de vous y référer. Pour placer une Etiquette : 1. Sélectionnez le Sujet sur lequel vous voulez placer une Etiquette. 2. Allez dans le ruban Insertion > groupe Autres éléments de sujet, puis cliquez sur la commande Etiquette. Une fenêtre s’ouvre. 3. Donnez un nom d’usage à votre Etiquette. Par exemple le nom du Sujet – proposé par défaut – ou une abréviation de celui-ci. Le nom d’une Etiquette ne doit pas contenir d’espace. Utilisez « _ » pour lier deux mots. 4. Cliquez sur le bouton Ajouter puis sur Fermer. Le nom de la nouvelle Etiquette s’ajoute à la liste des Etiquettes déjà présentes dans la map. Lorsque vous voudrez pointer vers l’une des Etiquettes de la map depuis un autre Sujet, vous cliquerez sur le bouton radio Afficher les sujets étiquetés uniquement dans la fenêtre précédente (figure 7.7). Une Etiquette sur un Sujet est signalée par l’icône

. Pointez dessus pour lire son nom.

7.3.7 Comprendre la différence entre liens Relatifs et Absolus MindManager créé par défaut des liens relatifs – le bouton Relatif est coché dans la fenêtre (voir figure 7.4) et la plupart du temps vous n’aurez à vous soucier de rien.

Toutefois, l’insouciance pouvant causer quelques déconvenues que je tiens à vous épargner, je vous invite, si la différence entre lien absolu et lien relatif ne vous est pas familière, à imaginer cette petite scène : Voulant inviter à dîner votre voisin du dessus, vous avez rédigé un petit mot à son intention. Que faites-vous ? Vous le glissez dans sa boîte aux lettres dans une enveloppe à son nom. Du moins c’est ce que vous vouliez faire, car parti au loin en coup de vent, vous

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Chapitre 7. Centralisez vos informations dans des maps portails

retrouvez l’enveloppe dans votre poche. Allez-vous la confier à la Poste en l’état ? Non, il vous faut maintenant la compléter et ajouter « N° 33 rue de la Tour qui Tourne à Tournus » – puisque c’est là que vous et lui habitez… L’intérêt ? Vous pouvez poster votre enveloppe ainsi libellée n’importe où ; vous êtes, en principe, sûr qu’elle arrivera à destination. (Par contre s’il a entre temps déménagé… tant pis pour lui !) Quel rapport avec mes maps et mes Liens hypertexte me direz-vous ? Celui-ci : si vous avez créé un lien absolu, en cliquant sur le bouton Absolu (voir figure 7.4), vous voyez s’inscrire dans le champ Créer un hyperlien vers le chemin d’accès intégral du fichier, à partir de la racine du disque dur ou du lecteur réseau – autrement dit son adresse complète. Vous pouvez alors déplacer votre map sans risque, où bon vous semble dans votre classement, le Lien hypertexte trouvera toujours le fichier lié puisqu’il sait où aller le chercher... s’il est bien sûr lui resté à sa place !

Si vous avez créé un Lien hypertexte Absolu vers un fichier placé dans un dossier partagé sur un serveur, vous pouvez « donner » votre map à toute personne y ayant accès. Où qu’elle classe la map, le fichier lié sera toujours accessible. Par contre si vous comptez déplacer la map et ses documents liés, sur une clé USB par exemple, ou les graver sur un CD, placez-les dans des dossiers voisins (« dans le même immeuble ») et assurez-vous que les liens créés sont Relatifs. Ainsi, apparaît dans le champ Créer un lien vers la seule partie du chemin d’accès qui ne leur est pas commune – ce sera par exemple le seul nom du fichier si map et document de destination sont dans le même dossier. Vous pourrez alors déplacer l’ensemble en respectant leurs positions relatives.

Vous pouvez modifier la nature de tous les liens d’une map en une seule fois. Pour cela, allez dans le Bouton MindManager > Préparer > Propriétés puis en bas de la fenêtre de l’onglet Résumé, cliquez sur le bouton Absolus ou Relatifs selon votre besoin. Une fenêtre vous demande confirmation. Cliquez sur Oui et tous les liens de la map sont alors ajustés. Si cela vous paraît compliqué, ne vous inquiétez pas. MindManager sait vous libérer de ces soucis ! Vous verrez bientôt comment section 7.4.4.

7.3.8 Réparer des Liens hypertexte brisés Il arrive lorsque vous ouvrez une map, que l’icône affichée à l’extrémité d’un Sujet ait été remplacée par celle-ci . Vous cliquez alors sur elle en vain. Ou bien le fichier n’est plus à l’emplacement initial (absolu ou relatif), ou bien la page Web a disparu. Le lien est brisé. Faites alors un clic droit sur l’icône et choisissez Modifier le lien hypertexte dans son menu contextuel. Ceci ouvre la fenêtre Modifier le lien hypertexte qui vous permettra de naviguer vers le nouvel emplacement du fichier ou de coller la nouvelle adresse Internet. S’il y a beaucoup de liens brisés, allez dans le ruban Accueil > groupe Eléments du sujet > menu déroulant de la commande Lien hypertexte et choisissez Réparer tous les liens hypertexte. Une fenêtre vous permet de naviguer vers chaque fichier successivement. Attention les Liens hypertexte ainsi réparés sont absolus. Si vous tenez à ce qu’ils soient relatifs, vous pouvez les modifier tous en même temps dans la fenêtre Propriétés comme indiqué ci-dessus.

7.4 Travailler sur un ensemble de maps liées dans l’Affichage multi-maps

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7.3.9 Jongler avec les Liens hypertexte Pour supprimer un Lien hypertexte d’un Sujet, nul besoin d’ouvrir la fenêtre : cliquez à droite sur l’icône, puis choisissez Supprimer le lien hypertexte. Vous pouvez également Copier ou Couper un Lien hypertexte pour le Coller sur un autre Sujet. Vous cliquerez alors à droite sur le nouveau Sujet auquel vous le destinez et vous choisirez Coller > Coller le lien hypertexte dans son menu contextuel. De même, pour créer sur un Sujet un lien vers une page Web, vous pouvez Copier l’adresse de celle-ci dans le presse-papiers, puis faire un clic droit sur le Sujet et choisir Coller le lien hypertexte dans le menu contextuel. Le cliquer glisser est un autre moyen simple de créer un lien vers un fichier ou une page Web. Saisissez l’icône du document dans l’explorateur Windows ou l’icône Internet dans la barre d’adresse du navigateur Internet et faites la glisser sur l’icône MindManager de la barre d’état de Windows afin d’afficher la map et d’y déposer l’icône. Vous obtiendrez selon l’endroit de votre dépôt, soit simplement le lien attaché à votre Sujet cible, soit une sous-branche portant le nom du fichier et dotée d’un lien vers lui (c’est le même principe que l’ajout d’une image, voir section 3.3.2). Vous pouvez créer très simplement un Lien hypertexte local, c’est-à-dire de Sujet à Sujet dans une même map. Sélectionnez le Sujet cible par un clic droit et choisissez Copier comme lien hypertexte dans le menu contextuel. – Sélectionnez ensuite le Sujet source, cliquez sur Coller > Coller le lien hypertexte dans son menu contextuel et l’icône de Lien hypertexte local s’affiche en fin de Sujet. Cliquez dessus et vous voilà rendu sur le Sujet cible.

7.4

TRAVAILLER SUR UN ENSEMBLE DE MAPS LIÉES DANS L’AFFICHAGE MULTI-MAPS

Si la taille de votre map devient si imposante qu’elle vous prive de la vue d’ensemble, les Liens hypertexte vous apportent une solution astucieuse, et ce, que les liens vers les autres maps proviennent de la commande Envoyer vers ou de la fenêtre de Liens hypertexte. Si vous renouvelez l’opération dans les nouvelles maps créées, vous pouvez construire ainsi une énorme map gigogne, constituée d’un ensemble de maps qui lui sont toutes liées à différents niveaux. C’est ce que j’ai fait sur la map ci-dessous (figure 7.8) :

Figure 7.8 – Map mère contenant des Liens hypertexte vers d’autres maps

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Chapitre 7. Centralisez vos informations dans des maps portails

MindManager possède une interface spéciale qui vous offre cette fois une vue d’ensemble sur la map principale ou map mère et sur les maps qui lui sont liées directement ou indirectement, appelées ici maps filles. C’est l’Affichage multi-maps. Pour l’ouvrir, sélectionnez le ruban Affichage > groupe Affichages du document puis cliquez sur la commande Affichage multi-maps.

Figure 7.9 – Ouverture de l’Affichage multi-maps

Figure 7.10 – Vue de l’Affichage multi-maps

Toute map liée à la map mère ou à ses maps filles a sa place dans cet espace, quel que soit son niveau dans la hiérarchie. Vous ne la verrez toutefois que si vous avez choisi d’afficher les maps du niveau auquel elle appartient (voir ci-dessous). En effet, par défaut, seules les maps de premier niveau sont affichées.

7.4.1 Visualiser l’ensemble des maps d’une map gigogne Ici, MindManager affiche en haut à gauche l’aperçu de la map qui est active en Mode Map, puis ceux des maps qui lui sont liées directement – ce sont les maps de premier niveau -, ou indirectement – c’est-à-dire toutes les maps liées aux précédentes, directement ou indirectement. Les maps liées sont donc par rapport à la map mère, de niveau 1, 2, 3… L’Affichage multi-maps possède un ruban et des commandes spécifiques pour effectuer des opérations sur la ou les maps sélectionnées sans qu’elles soient ouvertes. Vous verrez ces opérations dans les paragraphes suivants. • Pour sélectionner une map, cliquez sur son aperçu. Elle est alors entourée d’un cadre bleu.

7.4 Travailler sur un ensemble de maps liées dans l’Affichage multi-maps

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• Pour sélectionner plusieurs maps, cliquez tour à tour sur les aperçus des maps désirées en maintenant la touche Ctrl pressée. Les commandes Sélectionner tout et Désélectionner tout du groupe Edition permettent respectivement de sélectionner toutes les maps affichées (Ctrl+A le fait aussi) et de désélectionner toutes les maps sélectionnées. • Vous pouvez ouvrir une map par un simple double clic sur son aperçu. Elle le sera en Mode Map. Si vous la modifiez, enregistrez-la puis cliquez sur Actualiser une fois de retour dans l’Affichage multi-maps pour mettre à jour son aperçu. Attention, l’Affichage multi-maps ne travaille que sur les maps enregistrées ! • Utilisez la commande Niveaux de map du groupe Affichage pour choisir le nombre de niveaux de maps liées qui seront affichées : – « Afficher Un niveau » est l’option par défaut. – Choisissez « Afficher tous les niveaux » pour les voir tous. Le niveau par rapport à la map mère est indiqué par un chiffre en bas de l’aperçu, de même que le nom du fichier. • La commande Miniatures permet de régler la dimension des aperçus. Grâce à cette vue d’ensemble, vous pouvez directement vous rendre dans la map qui sollicite votre intérêt. • Pour quitter l’Affichage multi-maps et revenir en Mode Map, cliquez sur la commande Fermer l’affichage multi-maps en haut à droite du ruban. L’Affichage multi-maps ne fonctionne pas vers l’amont. En d’autres termes, il donne à voir les maps qui sont liées – vers l’aval – à une map donnée mais il n’indique pas si cette map est elle-même liée à d’autres en amont.

7.4.2 Mettre en forme tout ou partie des maps de la map gigogne en même temps Le groupe Affecter du ruban spécifique à l’Affichage multi-maps vous permet d’assigner d’un seul coup un même Modèle à l’ensemble des maps que vous avez sélectionnées dans l’interface Multimap. Ses commandes concernent les trois types de Modèles : Style, Liste de Marqueurs et Web.

Figure 7-11 – Les trois commandes du groupe Affecter

Vous pouvez ainsi affecter le même modèle de Style aux maps que vous avez sélectionnées en cliquant sur la commande Styles de map. Celle-ci ouvre la fenêtre des Styles de l’Organiseur de Modèles (voir section 4.2.3) dans lequel vous effectuez le choix du modèle à appliquer. Cliquez sur OK et les aperçus des maps que vous aviez sélectionnés se modifient. Attention, rien ne se produira sur les Sujets dont la mise en forme a été personnalisée ! Vous pouvez affecter de la même façon le même Modèle Web aux maps sélectionnées (voir section 14.4.4) et la même Liste de Marqueurs (voir section 3.5.3) car cette commande ouvre la fenêtre du même nom dans l’Organiseur de Modèles. Ces deux dernières opérations sont moins spectaculaires que la première, puisque le résultat n’est visible qu’en différé !

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Chapitre 7. Centralisez vos informations dans des maps portails

7.4.3 Combiner l’ensemble des maps pour exporter leur contenu dans Word ou dans des pages Web La commande Combiner tout créée une nouvelle map qui a pour point de départ la structure de la map mère. Toutes les maps liées y sont importées, à l’emplacement approprié. Prenez garde à la duplication des branches exportées avec Envoyer vers (voir section 7.2.1). De telles maps peuvent atteindre de très grandes dimensions. Elles sont principalement utilisées pour l’exportation dans Word, traitée en détail section 12.4.4 et pour l’exportation en pages Web (voir section 14.4.4). Vous noterez que les Liens hypertexte vers des documents autres que des maps sont présents et actifs dans la map combinée. Vous pouvez enregistrer celle-ci où vous le souhaitez sans craindre de les briser car ces liens hypertexte sont absolus.

7.4.4 Réunir dans un document zippé toutes les maps et les documents liés L’Affichage multi-maps est le lieu où vous pouvez en toute tranquillité d’esprit transférer sur une clé USB la somme de tous les documents que vous avez unis ainsi par des liens. MindManager sait confectionner un fichier archive rassemblant toutes les maps liées à une map mère jusqu’à la nième génération, ainsi que tous les documents qui sont liés à ces maps – et ce, quel que soit leur emplacement dans votre Explorateur Windows. MindManager en fait une copie et ajuste automatiquement les Liens hypertexte qui les lient entre eux. Voici comment procéder : 1. Ouvrez la map mère, à laquelle sont liées directement ou indirectement toutes les autres maps, puis affichez l’Affichage multi-maps. 2. Assurez-vous que la totalité des maps liées est affichée en cliquant sur Afficher tous les niveaux dans la liste déroulante de la commande Niveaux de map, puis cliquez sur Sélectionner tout. Tous les aperçus sont alors encadrés d’un épais trait bleu. 3. Cliquez dans le groupe Multi-maps sur la commande Rassembler et archiver. La fenêtre de l’Assistant Rassembler et archiver s’affiche :

Figure 7.12 – Fenêtre de l’assistant Rassembler et archiver

7.5 Rechercher tout partout avec un moteur de recherche

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Vous y voyez la liste intégrale des documents liés à l’une quelconque des maps de la map gigogne. Par défaut, ils sont tous cochés, donc tous inclus dans l’archive. 4. Décochez si besoin est les documents que vous ne voulez pas joindre, puis cliquez sur Suivant. 5. Choisissez l’emplacement de votre fichier archive et modifiez si nécessaire l’extension .ZIP en .EXE pour avoir un fichier auto-extractible. Cliquez sur Suivant. 6. Indiquez un mot de passe si vous le souhaitez, puis cliquez sur Terminer. Une fenêtre affiche la progression de la confection du fichier archive. 7. Lorsque celle-ci est achevée, vous pouvez cliquer sur Ouvrir le dossier pour voir le fichier archive, créé dans son dossier de destination. Et voici prête votre présentation cruciale de demain matin ! Le fichier est prêt à être transféré sur votre clé USB puis dézippé. N’oubliez surtout pas de dézipper votre fichier. Si vous ouvrez la map avant dézippage, les liens ne fonctionneront pas ! Pour dormir sur vos deux oreilles, testez vos liens sur un autre ordinateur afin de vous assurer que tout est bien en ordre de bataille et que vous êtes prêt à faire feu des quatre fers !

Bien évidemment, vous avez pensé à désactiver la commande Utiliser le navigateur intégré pour les liens hypertexte dans le ruban Accueil > Lien hypertexte. Pardi ! Vous voulez que les fichiers PowerPoint que vous avez liés s’ouvrent en diaporama depuis votre map en Mode Présentation !

7.4.5 Envoyer par E-mail toutes les maps et tous les documents qui leur sont liés Il s’agit d’une opération en tout point similaire à la précédente, si ce n’est que le fichier archive que vous constituez est automatiquement attaché en pièce jointe à un message prêt à l’envoi dans votre messagerie. Pour ce faire vous devez cliquer sur Envoyer en tant que courrier électronique au lieu de Rassembler et archiver dans le ruban de l’Affichage multi-maps. Je n’utilise pas fréquemment cette deuxième fonction car le fichier joint atteint rapidement une taille telle que son arrivée à bon port s’en trouve compromise ! Par contre, cette dernière fonction est d’un usage courant, pratiquée dans l’interface normale où seuls les documents liés de premier niveau sont joints à la map. Vous en verrez un exemple avec l’envoi d’une invitation à une réunion dans la section 8.1.3.

7.5

RECHERCHER TOUT PARTOUT AVEC UN MOTEUR DE RECHERCHE

À ce stade vous vous demandez peut-être comment faire pour retrouver une information spécifique – votre map portail d’information ayant pris des dimensions fort importantes ! MindManager met à votre disposition une variété de moyens, en fonction de ce que vous recherchez et des éléments que vous possédez pour lancer votre recherche !

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Chapitre 7. Centralisez vos informations dans des maps portails

Par exemple, les icônes et les couleurs du volet des tâches Marqueurs de map, qui ajoutent un sens à l’information, vous permettent aussi de la repérer (voir section 3.5.1). Vous découvrirez à la section 7.6.2 que vous pouvez aussi utiliser un Texte comme marqueur d’un Sujet. Grâce au filtre, vous apprendrez comment extraire des informations selon la possession de tel ou tel de ces marqueurs. Une autre possibilité consiste à utiliser le Mode révision pour repérer les ajouts selon leur date. Je vous montre comment à la section 9.7.2. Mais l’objet de cette section est de vous apprendre à utiliser le puissant moteur de recherche de MindManager. Vous allez donc voir ici comment retrouver un Sujet qui contient un texte donné. Le moteur de recherche de MindManager est capable de trouver instantanément un mot ou un groupe de mots dans une map ou un ensemble de maps. Ces mots peuvent être présents dans un Sujet de la map, dans les Notes, dans les Liens hypertexte mais aussi dans les Ressources, les Textes marqueurs et les Commentaires que vous verrez plus loin.

7.5.1 Rechercher pour trouver et/ou remplacer un texte dans la map active Pour rechercher un mot – ou une expression – donné dans la map affichée à l’écran, entrez-le dans le champ situé tout à droite dans la barre des onglets du ruban, puis cliquez sur le bouton Rechercher et remplacer qui le suit. Ceci ouvre un menu déroulant représenté figure 7.13.

Figure 7.13 – Menu déroulant du bouton Rechercher et Remplacer

Les trois premières commandes sélectionnent tout simplement les Sujets de la map active possédant le mot ou l’expression recherchée. Quant aux deux suivantes elles ouvrent la fenêtre Rechercher et Remplacer, comparable à celle de Word. Cliquez sur le bouton Options pour développer totalement la fenêtre :

Figure 7.14 – Fenêtre Rechercher et Remplacer

7.5 Rechercher tout partout avec un moteur de recherche

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MindManager ne se contente pas de rechercher dans le texte des Sujets les occurrences du mot (ou du groupe de mots). Il vous propose si vous le souhaitez, d’explorer les Notes et les Liens hypertexte – autrement dit le nom des fichiers liés –, et aussi le nom des Ressources, les Textes marqueurs (traités section 7.6.2) et les Commentaires attachés aux Sujets (traités section 9.7.2). La recherche peut de plus tenir compte de la casse et s’en tenir aux occurrences strictes du mot, à l’exclusion de toute portion de ce mot. Un bouton radio donne le choix entre l’exploration de tous les Sujets ou bien des seuls Sujets visibles à l’écran. L’onglet Rechercher se contente de trouver et de sélectionner où qu’il se trouve le mot recherché, tandis que l’onglet Remplacer vous permet en plus de lui substituer le mot ou l’expression de votre choix. Vous pouvez en cliquant sur Suivant (et Remplacer) balayer (et traiter) un a un les Sujets concernés ou bien les traiter en une seule fois en cliquant sur Rechercher tout ou Remplacer tout. Si le mot recherché est situé dans les Notes, les Ressources ou les Commentaires attachés aux Sujets de la map, il pourra ainsi y être remplacé par le mot de votre choix. Notez qu’une nouvelle Ressource attribuée ainsi devra être nommée (voir fin de la section 8.3) dans le volet des tâches Marqueurs de map pour appartenir à la Liste des marqueurs de la map, si bien sûr elle n’y figure pas déjà.

S’il n’est pas possible de modifier par ce moyen un Texte marqueur – l’option est grisée, MindManager ouvre cependant le volet des tâches où vous pouvez choisir un autre Texte marqueur parmi la liste existante.

7.5.2 Rechercher pour extraire des Sujets de la map active Les commandes de la dernière section du menu de la figure 7.13 ressemblent furieusement aux précédentes, mais elles présentent les résultats de la recherche de façon totalement différente ! Cliquez sur l’une d’elle après avoir entré votre texte et vous voyez s’ouvrir le volet des tâches Recherche à droite de l’écran. Cliquez sur Plus d’options de recherche pour y faire vos choix, puis sur le bouton Rechercher. Cette fois, les résultats de la recherche s’affichent sous la forme d’une liste de tous les Sujets « possédant » le mot indiqué. Vous noterez que chaque Sujet est précédé d’une icône spécifique qui indique la nature du mot recherché – texte du Sujet, texte dans les Notes, Ressource, etc. (figure 7.16). Cliquez sur l’un des Sujets de la liste et il est aussitôt sélectionné dans la map. Attention, si MindManager sait rechercher les occurrences dans le nom d’un fichier lié par un Lien hypertexte, il n’explore cependant pas le contenu du document lié lui-même.

Si la liste des sujets est longue, cliquez sur Définir la recherche pour l’afficher sur toute la hauteur du volet. Si vous souhaitez modifier la recherche, un clic sur Définir la recherche ouvre à nouveau le panneau précédent. Notez la flèche à droite du champ Rechercher ; elle vous donne accès à tous les mots précédemment entrés.

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Chapitre 7. Centralisez vos informations dans des maps portails

Figure 7.15 – Résultat d’une recherche dans le volet de tâches

Si vous travaillez sur une map gigogne, lancez cette recherche à partir de l’Affichage multi-maps. Toutes les maps que vous aurez sélectionnées dans cet espace – elles sont entourées d’un cadre bleu – seront alors explorées. Il vous suffit de cliquer sur la commande Recherche dans le ruban de l’Affichage multi-maps. Tous les Sujets concernés sont listés, précédés du nom de fichier de la map qui les contient. Voulez-vous isoler dans une nouvelle map toutes les informations que vous venez de rechercher ? Cliquez sur le bouton Envoyer vers à droite du titre Résultats. Les Sujets rassemblés dans une nouvelle map sont dotés d’un Lien pointant vers le Sujet correspondant dans la map d’origine. Ça n’est peut-être pas ce que vous espériez. Alors faites donc glisser un à un à partir du volet des tâches tous les Sujets de la liste dans une nouvelle map, ils seront cette fois équipés de leur attribut ! Veillez toutefois à enregistrer cette nouvelle map dans le même dossier que la première, car à défaut, les liens s’il y en a, seraient rompus ! Vous remarquez que cette recherche tient compte des accents mais – à la différence de la précédente – ne distingue pas la casse, ni les mots et les portions de mots. Elle recherche toujours dans toute la map, que les Sujets soient fermés ou pas et elle ne permet pas de remplacer les mots ainsi trouvés. À vous donc de choisir l’une ou l’autre méthode suivant votre besoin !

7.5.3 Rechercher partout, y compris dans un répertoire et créer des maps portail MindManager ne se contente pas de chercher dans la map active et toutes celles qui lui sont liées, ni dans toutes les maps ouvertes ; il est capable de rechercher dans les profondeurs de votre classement et même dans les maps de vos espaces de travail sur le serveur Mindjet Catalyst (voir chapitre 10). Si vous cherchez une gemme dont vous avez oublié l’emplacement, entrez le texte que vous recherchez dans le champ à droite des onglets du ruban ou directement dans le volet des tâches Recherche. Cliquez sur l’icône du volet Recherche et naviguez vers le répertoire que vous souhaitez explorer. Cochez la case Inclure les sous-dossiers, et MindManager parcourra toutes les maps de tous les dossiers et sous-dossiers du répertoire sélectionné, au plus profond de leurs entrailles (voir figure 7.16, à gauche) en tenant compte des Options de recherche choisies !

7.5 Rechercher tout partout avec un moteur de recherche

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Figure 7.16 – Résultats de recherches avancée dans le volet des tâches Recherche

Que voyez-vous s’afficher dans la partie inférieure du volet Recherche ? • au-dessus de chaque Sujet ou liste de Sujets, le nom du fichier map qui les contient ; • et précédant chaque Sujet une icône indiquant la nature de l’élément qui contient le texte recherché : Notes, texte d’un lien hypertexte, etc. Un simple clic dans le volet Recherche sur le Sujet convoité, et la map à laquelle il appartient s’ouvre et le sélectionne ! Mais quel autre bénéfice ce mode de recherche offre-t-il donc ? Eh bien, n’aimeriez-vous pas constituer une map qui réunisse toutes les sources d’informations sur le thème recherché contenues dans votre ordinateur et qui vous permette d’y accéder directement. Rien n’est plus simple. Cliquez sur le bouton Envoyer vers et choisissez, par exemple, Nouvelle map. MindManager ouvre une map, crée un Sujet principal du nom du texte recherché, lui ajoute en sous-branches de premier niveau les noms de tous les fichiers maps du répertoire exploré où il a trouvé ce texte et enfin ajoute à ces sous-branches le ou les Sujets effectivement porteurs du texte dans ces maps. Chacun d’eux est doté d’un Lien hypertexte qui pointe vers le Sujet dans sa map d’origine. Vous pouvez en toute sérénité enregistrer cette map portail où bon vous semble car les liens que MindManager a créés sont absolus (voir section 7.3.7 si besoin est). L’explication est j’en conviens un peu laborieuse, aussi je vous suggère d’essayer. Le résultat spectaculaire, d’autant que vous pouvez, si votre ordinateur est assez puissant, explorer une bonne cascade de répertoires, dossiers et sous-dossiers ! Notez que si vous n’avez aucune idée de l’endroit à explorer, vous pouvez toujours demander à la fonction Rechercher sur le bureau de Windows ou de Google de parcourir tout votre ordinateur, MindManager leur laisse sonder le contenu de vos maps !

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Chapitre 7. Centralisez vos informations dans des maps portails

7.5.4 Rechercher dans les espaces de travail Si vous êtes Propriétaire ou Utilisateur d’un ou plusieurs espaces de travail en ligne sur le serveur Mindjet Catalyst, vous pouvez effectuer une recherche de la même façon. Lancez la recherche depuis le Gestionnaire d’espace de travail en cliquant sur Rechercher dans le menu contextuel d’un espace de travail particulier. Vous aurez le choix de rechercher dans cet espace ou dans tous les espaces de travail. En effet, les commandes du menu déroulant du bouton Rechercher en haut à droite du ruban et les options spécifiques du volet des tâches sont souvent grisées alors même que vous êtes connecté à Mindjet Catalyst. Procéder comme ci-dessus les réveille ! Une fois le volet des tâches Recherche ouvert, vous disposez des mêmes options de recherche qu’en local, excepté bien sûr les liens hypertexte. Mais en échange, MindManager recherche dans le nom des pièces jointes et s’intéresse au nom des fichiers stockés dans les espaces. Même les espaces, les maps et documents cachés (c’est-à-dire masqués) sont pris en compte si vous le souhaitez (voir figure 7.16, à droite). Un clic sur le bouton Envoyer vers crée cette fois une map locale, dont les liens sur les branches pointent vers les maps du serveur. Celles-ci ne seront bien sûr accessibles que lorsque vous serez connecté au serveur. Et si je ne l’ai pas dit, la fonction Rechercher et Remplacer un texte dans la map active s’applique sans histoire aux maps de l’espace de travail.

7.6 AFFICHER UNIQUEMENT L’INFORMATION SOUHAITÉE GRÂCE AU FILTRE MindManager vous aide à toujours garder la vue d’ensemble et il s’efforce de vous offrir à la fois puissance et simplicité. La vue d’ensemble est en effet au cœur de MindManager. C’est elle qui vous permet d’avoir instantanément une vision claire et dynamique d’un sujet, de comprendre, d’imaginer et de retenir. Mais bien sûr, cela se complique lorsque votre map atteint de grandes dimensions. Aussi MindManager vous donne-t-il la possibilité de masquer certaines informations pour n’afficher que celles qui vous intéressent à un instant t – autrement dit de filtrer. Vous pouvez filtrer de différentes manières, par exemple en sélectionnant d’abord les Sujets que vous voulez masquer ou afficher – MindManager vous propose de nombreuses façons de sélectionner automatiquement des Sujets. C’est l’objet du prochain paragraphe. Mais vous pouvez aussi filtrer directement sur la base de la possession de certains éléments. Ceci s’effectue grâce au Filtre multicritères que je traite ensuite.

7.6.1 Afficher ou masquer les Sujets sélectionnés Un clic sur l’icône

de la barre d’état en bas à droite déroule les commandes du filtre.

Prenez l’habitude d’utiliser cette icône de préférence à celle du ruban Affichage, groupe Filtrer ; ceci vous permet en effet de garder affiché le ruban de votre choix. Les deux premières commandes permettent respectivement d’Afficher uniquement les Sujets sélectionnés et de les Masquer.

7.6 Afficher uniquement l’information souhaitée grâce au filtre

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Vous pouvez bien sûr sélectionner les Sujets manuellement à votre gré mais MindManager peut procéder pour vous à des sélections automatiques. Vous pouvez par exemple : • utiliser la commande Rechercher que vous venez de découvrir section 7.5.1pour sélectionner tous les Sujets porteurs d’un mot donné avec le bouton Rechercher tout dans la fenêtre Rechercher et Remplacer. • utiliser la commande du ruban Accueil > groupe Edition > Sélectionner > Sélection spéciale pour ne sélectionner que les Sujets ou les Objets d’un type donné. Notez au passage que pour « alléger » la map et mettre hors de vue des catégories spécifiques de Sujets et d’Objets, de même que les icônes, vous pouvez recourir à la commande du ruban Affichage > groupe Détails > Afficher/ masquer.

7.6.2 Filtrer les Sujets selon leurs Marqueurs Marquer des Sujets par des couleurs, des icônes ou des textes est indispensable pour repérer rapidement les informations que vous cherchez dans une map de grande taille. Les Marqueurs sont traités en détail section 3.5.3. Notez que les couleurs de remplissage et de police possédées par un Sujet dans le cadre d’un Style (voir sections 4.2.2 et 4.2.3) ne sont pas des Marqueurs. Repérer des Sujets est une chose, mais les isoler de la masse des autres informations pour les analyser à loisir est incontestablement plus utile encore ! C’est ce que fait le Filtre multicritères, qui vous offre la possibilité de définir les attributs qui serviront de critères pour le filtrage des Sujets. Explorons-le : cliquez sur le bouton de la barre d’état et choisissez Filtre multicritères dans le menu déroulant. Ceci ouvre la fenêtre ci-dessous (figure 7.17) :

Figure 7.17 – Fenêtre du Filtre multicritères

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Chapitre 7. Centralisez vos informations dans des maps portails

Vous y reconnaissez dans la partie droite le contenu du volet des tâches Marqueurs de votre map – ou peut-être un extrait de celui-ci, puisque seuls figurent les Marqueurs utilisés dans la map. Mais auparavant, retournez un instant dans le volet des tâches. Je veux vous présenter un autre type de Marqueur. Il s’agit des Textes marqueurs, déjà mentionnés plus haut.

Les Textes marqueurs Ils fonctionnent comme les Icônes et les Couleurs du volet des tâches Marqueurs de map (section 3.5) et c’est le plus souvent dans de grandes maps, pour faciliter une recherche, que vous les utiliserez (voir section 7.5.2). Pour les créer, cliquez sur la commande Ajouter un nouveau groupe de textes marqueurs en haut du volet des tâches. Une fois le groupe nommé, ajoutez lui tous les Textes que vous voulez avec le menu contextuel droit. Symbolisés par l’icône dans le volet des tâches Marqueurs, les Textes marqueurs se placent dans la map en dessous du Sujet, sous la forme d’une étiquette. Ils sont précédés du nom de leur groupe.

Figure 7.18 – Texte marqueur dans la map et dans le volet des tâches Marqueurs de map

Les Textes marqueurs trouvent leur place aussi bien dans les Légendes insérées dans les maps que dans les Modèles de Listes de Marqueurs. Naturellement, ils figurent s’il y a lieu dans la fenêtre du filtre montrée ci-dessus.

Le paramétrage et l’activation du Filtre multicritères : 1. Cochez dans la fenêtre de la figure 7-17, les Couleurs, Textes ou Icônes marqueurs que vous voulez utiliser comme critères de filtrage. 2. Cliquez sur le bouton radio approprié : – Marqueur quelconque sélectionne tous les Sujets possédant l’un au moins des critères que vous avez cochés. Autrement dit, un Sujet doit posséder OU le critère…. OU le critère…, etc. – Tous les marqueurs sélectionne uniquement les Sujets possédant tous les critères cochés. Le Sujet doit dans ce cas posséder ET le critère… ET le critère…, etc. 3. Cliquez sur le bouton Filtrer et choisissez : – Afficher les Sujets correspondants pour afficher les seuls Sujets possédant les marqueurs choisis. – Masquer les Sujets correspondants si vous souhaitez au contraire les masquer. La fenêtre se ferme et votre map est modifiée en fonction de vos choix. Lorsqu’une map est filtrée, les Sujets masqués sont encore présents dans la map. La nouvelle icône qui figure dans la barre d’état indique la présence d’un filtre et un simple clic dessus affiche à nouveau les Sujets masqués.

7.6 Afficher uniquement l’information souhaitée grâce au filtre

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Vous pouvez filtrer une map en plusieurs étapes successives. Cependant, la commande Supprimer le filtre fait réapparaître d’un coup tous les Sujets masqués. Utilisez le bouton Annuler pour annuler successivement les filtres appliqués... si vous n’avez pas encore enregistré votre map !

Une subtilité du filtre : Peut-être vos essais vous laissent-ils perplexes…

Vous avez par exemple demandé le filtrage des seuls Sujets possédant les deux Icônes et . Vous êtes absolument sûr d’avoir coché la case Tous les Marqueurs, sûr d’avoir choisi Afficher les Sujets correspondants. Alors pourquoi donc les Sujets qui possèdent une seule des deux icônes restent-ils obstinément affichés ? La fonction filtre seraitelle en cause ? «Et pourtant, il marche », je vous le garantis ! Lisez plutôt et regardez les figures 7.19 et 7.20 : Si vous cochez plusieurs Icônes appartenant à un même groupe, le filtre fond les deux options de sélection ET et OU lorsqu’elles sont attribuées à un même Sujet. Pour qu’il différencie ces icônes, vous devez impérativement les placer dans des groupes différents dans le volet des tâches Marqueurs de map. Heureusement, c’est tout simple, il vous suffit, une fois les groupes créés, d’y faire glisser les Icônes avec la souris.

Un « marqueur » hors norme mais utile, le Style de Sujet Peut-être vous rappelez-vous que le Style de Sujet, traité à la section 4.2.2, vous offre la possibilité de sélectionner tous les Sujets qui le portent. Ce faisant, il vous permet de les masquer ou au contraire de n’afficher qu’eux seuls, donc de les filtrer ! N’hésitez donc pas à utiliser le Style de sujet comme critère supplémentaire de filtrage. Vous l’actionnerez à partir du volet Styles de sujet avant ou après le Filtre multicritères. S’il ne fait pas partie de ce dernier, il peut néanmoins figurer parmi les critères multiples de filtrage !

Figure 7.19 – Map et son volet des tâches Marqueurs de map (extrait)

Figure 7.20 – La même map filtrée et la fenêtre du filtre multicritères

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Chapitre 7. Centralisez vos informations dans des maps portails

7.6.3 Les autres critères de filtrage des Sujets Couleurs, Icônes et Textes marqueurs ne sont pas les seuls critères de choix disponibles pour le filtrage des Sujets dans la fenêtre du Filtre multicritères. Vous découvrirez les deux onglets suivants, le premier dans le contexte de l’utilisation de MindManager en réunion à la section 8.4.2 et le second lorsque je vous parlerai de la gestion de projet section 9.4 et 9.7.2. Pour le moment, je vous invite à cliquer sur l’onglet Autres propriétés de Sujet. Ceci ouvre la page ci-dessous (figure 7.21). Vous pouvez en effet choisir comme critère de filtrage d’un Sujet, la possession – dans l’ordre – d’un Lien hypertexte, de Notes, d’une Etiquette, de Pièces jointes, d’un Signet ou d’une Alerte.

Figure 7.21 – Fenêtre du filtre multicritères – onglet Autres propriétés du Sujet

C’est à l’Etiquette que va ma préférence. En effet, sur mes grandes maps portails d’information, je marque d’une Etiquette les Sujets vers lesquels je veux pouvoir pointer à partir de maps opérationnelles. Or il m’arrive de vouloir afficher sur ces grandes maps, les seuls Sujets auxquels j’ai attribué une Etiquette. Je vois ainsi tous les Sujets que j’ai jugés importants lorsque je les ai saisis dans la map (voir section 7.3.5 sur les Etiquettes). Attention, si vous voulez filtrer les Sujets, et selon des Marqueurs listés dans l’onglet Marqueurs, et aussi selon des critères appartenant à ce dernier onglet, vous devez impérativement procéder en deux fois. L’ordre n’a pas d’importance, mais vous devez, avant votre second filtrage, effacer les choix effectués lors du premier. Pour ce faire, cliquez sur Effacer en bas du volet correspondant.

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7.6 Afficher uniquement l’information souhaitée grâce au filtre

MindManager vous indique par une coche à la fin du texte de l’onglet qu’une sélection de critères a été opérée dans le volet de droite. Vous devez vous assurer avant de choisir vos critères dans un volet donné qu’aucun onglet ne possède de coche. En effet, les critères qui y sont cochés seraient encore actifs ! Retournez donc dans l’onglet non désiré pour cliquer sur Effacer dans le volet correspondant. Ne blâmez pas trop hâtivement le filtre si vous n’obtenez pas ce que vous attendez, vous avez sans doute omis d’annuler vos choix antérieurs ! Je filtre tant et plus et je puis vous garantir que le filtre marche très bien… à condition de ne pas être étourdi ! Vous retrouverez le filtre multicritères à la section 8.4.2. dans le cadre d’un exemple concret.

7.6.4 Enregistrer une copie de vos maps filtrées Il s’agit en fait de créer tout simplement une nouvelle map qui, à la différence de votre map filtrée, ne contiendra que ce qui est visible à l’écran. En effet, si vous avez visualisé sur une même map les tarifs correspondant à différentes catégories de revendeurs, vous n’enverrez à l’un d’entre eux que ce qui le concerne ! Vous masquerez donc grâce au filtre les informations superflues et créerez une nouvelle map expurgée. Pour créer une nouvelle map avec le seul contenu visible d’une map filtrée, cliquez sur le Bouton MindManager et choisissez Enregistrer sous > Copier la map filtrée. N’oubliez jamais que lorsque vous avez appliqué un filtre, le bouton Sujets masqués, qu’un simple clic suffit à faire réapparaître !

signale la présence de

7.6.5 Enregistrer des requêtes (appelées Recherches par MindManager) L’idée vous est peut-être venue de créer ainsi plusieurs maps à partir d’une même map portail, chacune correspondant à un filtre différent.

Supposons que vous soyez chargé de la veille dans un laboratoire pharmaceutique et que votre map – destinée aux différents chercheurs –, contienne une somme d’informations sur toutes sortes de sujets. Pour leur faciliter la tâche vous avez imaginé de filtrer votre map une fois pour ne garder que ce qui concerne les affections rénales, puis une autre fois les insuffisances cardiaques, etc., et de placer sur le serveur les copies filtrées correspondantes. Pas mal, mais un peu laborieux tout de même car il vous faut mettre régulièrement toutes ces maps à jour ! Aussi une solution beaucoup plus pratique consiste-t-elle à enregistrer les différentes requêtes, c'est-à-dire les critères de filtrage que vous avez définis tour à tour, de façon que chacun puisse choisir d’un seul clic la requête ou sélection de critères qui le concerne. Voici donc comment enregistrer une requête ou Recherche, c’est-à-dire un ensemble de critères de filtrage (ou de sélection) : 1. Effectuez la sélection des Marqueurs à posséder dans le premier onglet et cliquez sur le bouton Correspondance approprié. 2. Cliquez sur le bouton Recherches sauvegardées (recherches est le nom, assez malheureux je trouve, donné par MindManager aux requêtes – ne confondez pas ces recherches avec celles de la section 7.5) et choisissez Enregistrer la recherche dans le menu déroulant.

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Chapitre 7. Centralisez vos informations dans des maps portails

3. Dans la fenêtre qui s’ouvre, entrez le nom que vous souhaitez donner à cette requête pour la retrouver facilement dans le futur, – dans l’exemple ci-dessous Priorités de Vincent, puis faites OK et filtrez la map si vous le souhaitez.

Figure 7.22 – La fenêtre de saisie du nom de la requête

Vous avez supprimé le filtre et continué à travailler sur la map. Vous avez procédé à un deuxième filtrage, cette fois sur une Date de fin dans l’onglet Informations de tâches et vous avez enregistré la nouvelle requête sous le nom Echéance du 17. Maintenant vous souhaitez appliquer à nouveau le filtre initial : 1. Affichez la fenêtre Filtre multicritères et cliquez sur le bouton Recherches sauvegardées. Cette fois figurent en tête du menu déroulant les deux requêtes que vous avez enregistrées. 2. Cliquez sur la première Priorités de Vincent. Immédiatement, le panneau correspondant s’affiche dans la fenêtre du filtre et il vous suffit de cliquez sur Filtre.

Figure 7.23 – La liste déroulante du bouton Recherches sauvegardées

Et bien sûr, vous pouvez afficher les seules Priorités de Vincent à l’Echéance du 17 en appelant les deux requêtes successivement. Vous pouvez dans cette liste modifier une recherche déjà enregistrée ou encore, en cliquant sur la commande Recherches la Renommer ou la Supprimer dans la fenêtre qui s’ouvre. Notez que les Recherches sauvegardées sont propres à la map dans laquelle elles ont été créées. Elles ne peuvent pas être appliquées à une autre map, même si celle-ci a été créée par la commande Envoyer vers du menu contextuel d’un Sujet. Vous noterez en effet que le Filtre n’est pas actif dans l’Affichage multi-maps. Impossible donc d’appliquer une requête à un ensemble de maps liées.

Les Recherches sauvegardées lors de l’application du Filtre multicritères sont bien sûr valables pour la Sélection multicritères et réciproquement. La Sélection multicritères, en tout point semblable au filtre, est accessible dans le ruban Accueil > groupe Edition > commande Sélectionner. De plus, vous pouvez sauvegarder par la commande Recherches toute sélection manuelle ou autre opérée dans la map.

7.7 Visualiser une map sans MindManager

145

Vous utiliserez également le Filtre multicritères et les éventuelles Recherches sauvegardées pour ajouter un Signet à des Sujets spécifiques. Allez dans le menu Insertion, groupe Autres éléments de sujet et cliquez sur Signets multicritères ou Ajouter un signet par recherche.

7.6.6 Afficher instantanément les vues d’une map correspondant à différents filtres déjà appliqués Cette fonction vous a été présentée au paragraphe 6.1.6. Si je la mentionne ici, c’est qu’elle trouve une utilité toute particulière lorsqu’ayant appliqué différents filtres à vore map, vous souhaitez consulter rapidement les différents affichages qui en résultent. Enregistrez chacun de ces affichages sous un nom adéquat et vous passerez de l’une à l’autre par un simple clic sur leur nom dans le menu déroulant de l’icône Mode Map du ruban Affichage. La commande Mode Maps permet de Supprimer ou Renommer les vues ainsi créées. Ne confondez pas cette fonction avec la fonction Recherches qui précède. En effet les Sujets que vous rajoutez après l’enregistrement des vues persisteront à l’écran quel que soit l’affichage enregistré que vous appelez. Par contre, si vous appliquez le filtre en utilisant une recherche que vous avez enregistrée, tous les Sujets présents, neufs ou vieux, sont concernés.

7.7

VISUALISER UNE MAP SANS MINDMANAGER

7.7.1 La visionneuse MindManager propose une visionneuse pour la lecture des maps. Celle-ci est comparable à l’Acrobat Reader de Adobe®, qui s’il ne permet pas de créer les fichiers PDF, permet de les lire. On navigue dans l’interface de la visionneuse tout à fait normalement, on peut y ouvrir et y fermer les Sujets, faire une recherche et appliquer un filtre. Par contre, on ne peut ni enregistrer les maps, ni utiliser les fonctions d’exportation. Cette visionneuse est gratuite et peut être téléchargée sur le site de l’éditeur ou de MMD France (www.mmdfrance.fr). Le lien de téléchargement est automatiquement indiqué dans les E-mails que MindManager prépare pour vous lorsque vous utilisez la commande Bouton MindManager > Envoyer pour envoyer vos maps (voir section 8.1.3). La visionneuse MindManager 7 lit les maps MindManager 8. Vous pouvez également graver le fichier d’installation *. EXE sur un CD-Rom, en même temps que les maps que vous voulez communiquer. N’installez pas la visionneuse si MindManager est installé sur votre système !

7.7.2 Diffuser des maps dynamiques lisibles par tous Au format PDF MindManager 8 résout le problème de la diffusion des maps à qui n’a pas la chance de posséder le logiciel. La commande Exporter au format Mindjet Player dans le ruban Exporter crée en effet des maps dynamiques dont les branches s’ouvrent et se ferment au rythme choisi par le lecteur, tout comme dans MindManager ! Il vous suffit d’enregistrer le fichier.

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Chapitre 7. Centralisez vos informations dans des maps portails

La map produite apparaît alors dans Adobe Acrobat avec ses seules branches principales. Pour la lire, le lecteur doit, comme dans MindManager, cliquer sur la petite croix en fin de branche. S’ouvre alors le premier niveau de branche et ainsi de suite. Le contenu de la map lui est donc dévoilé progressivement sans le risque qu’il soit accablé par la profusion immédiate des détails. Ajoutez à cela qu’il peut lire les Notes attachées à chaque Sujet et cliquer sur les liens hypertexte pour accéder aux pages Web correspondantes. Des boutons (figure 7.24) permettent au lecteur d’ajuster la map à l’écran et de la centrer, tandis que les barres de défilement et le curseur de zoom lui donnent toute liberté pour explorer telle ou telle partie de la map. Il peut même effectuer une recherche de mots – les Sujets les contenant seront sélectionnés un à un. Une autre caractéristique fort sympathique est la totale flexibilité offerte par la fonction Impression ! Vous pouvez en effet choisir ce que vous imprimez et ajouter en-tête et pied de page à votre guise. Attention, veillez bien pour imprimer la map à utiliser le bouton en bas de la fenêtre Mindjet Player (figure 7.24) et non celui d’Adobe qui vous donnerait… une page blanche ! Ceci fait, vous pouvez sélectionner dans la map la partie spécifique que vous souhaitez imprimer. Il vous suffit de cliquer dans la map à l’endroit voulu et de glisser. Tout ce qui se trouve dans le ruban ainsi créé sera imprimé !

Figure 7.24 – Barre d’outils de la fenêtre Mindjet Player

Figure 7.25 – Options d’impression dans la fenêtre Mindjet Player

7.7 Visualiser une map sans MindManager

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Cette merveille, qui lève l’obstacle encore trop souvent rencontré de la difficulté à diffuser les maps, suppose toutefois que vous disposiez au moins de la version 8 d’Adobe Acrobat. En effet si tout le monde peut lire les maps dynamiques grâce à Adobe Acrobat Reader (téléchargeable gratuitement à l’adresse http://www.adobe.com/reader), les versions d’Adobe Acrobat antérieures à la 8 ne permettent pas de les créer. Il me faut également vous préciser ce que Mindjet Player prend et ne prend pas en compte. Vous retrouverez avec plaisir : • toutes les informations de tâche – icônes, dates et ressources ; • toutes les icônes marqueurs de la bibliothèque de base, les textes marqueurs ainsi que les couleurs de surlignage, de ligne et de police ; • des liens hypertexte actifs s’ils pointent vers des pages Web ou d’autres Sujets de la map (seulement vers des pages Web dans les Notes) ; • les images présentes dans la map si leur format est GIF, JPG ou PNG – à défaut leur emplacement est réservé. Vous verrez : • les Relations – avec leur forme uniformément arrondie ; • les Entourages – toujours rectangulaires quelle que soit la forme d’origine – ainsi que les accolades de Synthèse ; • l’Arrière-plan – toujours dans sa disposition en mosaïque ; vous pourrez même l’imprimer si vous le souhaitez. Par contre, • les feuilles de calcul et les fenêtres de propriétés n’apparaissent pas dans les Sujets ; • les Sujets ajoutés en mode Révision ne portent ni les couleurs de leur auteur ni les Commentaires ; • les Notes comprenant soit des images, soit des tableaux, soit des mots surlignés n’apparaissent pas du tout, bien que l’icône de Notes du Sujet soit présente. Vos Notes ne seront lisibles que si elles contiennent uniquement du texte – texte qui peut cependant être agrémenté de puces, de couleurs de police variées et de liens hypertexte vers des pages Web. Sur le plan du Style, vous noterez que : • ni l’épaisseur des branches, ni l’apparence organique, ni l’ombre ne sont prises en compte ; • par contre, le Style de la map et des Sujets sont respectés, y compris la disposition en organigramme. Dernier point important, comme pour l’exportation dans Word, la map est exportée dans sa totalité, quel que soit le niveau de détails affiché à l’écran. Vous devez donc impérativement utiliser le Filtre si vous souhaitez en masquer certaines parties. J’imagine que si vous avez fait de votre map un fichier PDF dynamique, c’est dans le but de la communiquer. Là encore MindManager vous facilite la vie puisqu’il a ajouté au menu du gros bouton MindManager la commande Envoyer > Envoyer au format Mindjet Player. Un e-mail tout prêt est alors créé, portant la map PDF en pièce jointe. Il est même indiqué où télécharger Acrobat Reader dans le corps de l’e-mail au cas où le destinataire n’en posséderait qu’une version tout à coup démodée !

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Chapitre 7. Centralisez vos informations dans des maps portails

Au format Flash Vous tenez peut-être un blog ou bien vous alimentez couramment l’Intranet de votre entreprise et ce que je raconte ci-dessus vous fait pâlir d’envie ? Sachez que vous pouvez obtenir exactement le même résultat au format Flash – le choix est le vôtre au moment de la création du fichier. Il vous suffit de dérouler le champ Type et de choisir Maps Mindjet Player – Flash (.swf) dans la fenêtre d’enregistrement.

7.8 RECHERCHER DE L’INFORMATION SUR INTERNET ET L’ORGANISER Vous arrive-t-il de voler de page en page et de lien en lien sur Internet ? Comment vous y prenez-vous ? Regrettez-vous de vous être laissé emporter loin de cette page pleine de soleil devenue introuvable, pestez-vous d’être freiné par tous ces copier-coller d’adresses URL ou bien avez-vous une liste de Favoris interminable ? MindManager vous facilite grandement la tâche en vous permettant, tout en surfant sans contrainte au gré du vent, de créer la map où vous pourrez visualiser et organiser toutes ces possibilités de vacances de rêve ! Voici différentes façons de saisir rapidement dans une map des informations trouvées sur Internet.

7.8.1 Créer un lien depuis le navigateur Internet Vous pouvez procéder de deux façons : • Ouvrez une map et votre navigateur Internet. L’icône

figure dans sa barre d’outil.

Dès qu’une page retient votre attention, cliquez sur cette icône. Si vous jetez un coup d’œil à votre map, vous verrez une branche portant le titre de la page Web et un Lien hypertexte vers elle ! Continuez ainsi à chaque fois qu’une page vous intéresse. • Procédez comme ci-dessus, mais au lieu de cliquer sur l’icône de la barre d’outil du navigateur, cliquez sur l’icône précédant l’adresse de la page, puis faites-la glisser sur l’icône dans la barre d’état de Windows en bas de l’écran. Lorsque la map s’affiche, faites-y glisser votre souris et relâchez lorsque l’indice visuel rouge indique l’endroit souhaité pour déposer la branche et son lien. Cette deuxième méthode vous permet d’ores et déjà d’organiser le fruit de vos recherches et de modifier le texte de la branche si nécessaire.

7.8.2 Ajouter des liens depuis le navigateur intégré Tous ceux qui ont aimé l’add-in Capt apprécieront de le voir quasiment intégré à MindManager et d’un maniement beaucoup plus aisé ! En effet, à partir d’une première page Web affichée grâce à un lien dans une map, vous pouvez surfer au gré des liens qu’elle propose et, par un simple clic, ajouter à votre map un lien vers chacune des pages qui retiennent votre attention ! Sélectionnez un Sujet dans la map et cliquez sur l’icône Ajouter à la map dans la barre d’outils de la figure 7.26. Une branche s’ajoute aussitôt au Sujet sélectionné, qui porte et le nom de la page Web et un Lien hypertexte pointant vers elle.

7.8 Rechercher de l’information sur Internet et l’organiser

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Figure 7.26 – Barre d’outils du navigateur intégré

Pour peu que votre écran soit assez large, vous pouvez même copier des extraits de la page affichée et les coller dans les Notes du Sujet correspondant. Vous pourrez ainsi consulter les informations hors connexion Internet ou les imprimer si besoin est. La figure 7.27 montre une map créée en quelques minutes rassemblant une sélection d’informations en vue d’un voyage à Saint Paul de Vence. Vous disposez de boutons dans la barre d’outils pour revenir aux pages précédentes ou suivantes, actualiser la page affichée ou revenir à la page initiale. L’icône de la barre d’outils ouvre la page Web en dehors du navigateur MindManager.

Figure 7.27 – Map portant de nombreux liens créés à partir du navigateur intégré

7.8.3 Vous tenir informé en temps réel avec les flux RSS Une fonction particulièrement puissante de MindManager consiste à vous relier de façon dynamique avec les sites Web de votre choix. MindManager sait en effet afficher dans une map le contenu de fils d’actualité ou flux RSS. Ainsi, pour pouvoir enregistrer automatiquement dans une map les toutes dernières nouvelles publiées sur un site, il vous suffit de créer votre propre Section de map avec le flux RSS du site désiré. Pour créer la map qui vous tient au courant des informations publiées sur les sites de votre choix : • Ouvrez le volet des tâches Sections de map – directement à partir de la barre des onglets à droite de l’écran ou en cliquant dans le ruban Insertion sur Sections de map dans le groupe Map.

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Chapitre 7. Centralisez vos informations dans des maps portails

• Faites un clic droit sur le répertoire Sections de map et choisissez Ajouter un nouveau flux d’actualité dans la bibliothèque. Ceci ouvre la fenêtre ci-dessous (figure 7.28).

Figure 7.28 – Fenêtre de création d’une section de map dynamique flux RSS

• Copiez dans le champ l’URL du flux RSS choisi, puis cliquez sur OK. • Les flux RSS sont le plus souvent signalés sur la page d’un site par le bouton sur lui et copiez l’URL qui s’affiche dans le navigateur.

. Cliquez

Ceci crée un nouveau dossier, « Fils d’actualités » et dans ce dossier une Section de map « dynamique ». La figure 7.29 affiche à titre d’exemple trois Sections de map dynamiques contenues dans ce dossier.

Figure 7.29 – Sections de map « Fils d’actualités » dans le volet des tâches

Une fois le dossier Fils d’actualités créé, affichez directement la liste de la figure 7.29 à partir de son menu contextuel. • Faites maintenant glisser les Sections de map « dynamiques » une à une sur le Sujet central d’une map vierge. Les manchettes contenues dans le fil d’actualités apparaissent dans des sous-branches de la Section de map. Un résumé est recueilli dans les Notes, tandis qu’un Lien hypertexte permet d’accéder à la page du site. À chaque fois que vous voudrez actualiser la map, il vous suffira de faire un clic droit sur le fond de la map et de choisir Actualiser tous les Sujets. Les branches affichées seront alors remplacées par des branches « fraîches ». S’il en est que vous voulez conserver, déplacez-les vers un Sujet « normal » !

7.8 Rechercher de l’information sur Internet et l’organiser

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Vous pouvez aussi procéder à l’actualisation Sujet par Sujet « dynamique » en faisant un clic droit sur le Sujet et en choisissant Section de map > Actualiser dans le menu contextuel.

Figure 7.30 – Map de recueil des informations de fils d’actualités

Vous pouvez modifier a priori l’apparence qu’aura un Sujet fil d’actualité une fois placé dans une map – par exemple pour le rendre plus explicite s’il ne contient que du texte. Il vous suffit dans le volet des tâches de choisir Modifier dans son menu contextuel et de procéder aux changements souhaités. Notez que ces modifications ne seront sans doute pas visibles dans le volet des tâches.

7.8.4 Rechercher des informations grâce aux Services Web Grâce aux sections de map Services Web, vous effectuez dans MindManager vos recherches sur des sites tels que Google ou Amazon et les résultats s’affichent dans une map que vous mettrez à jour automatiquement ! C’est le nouveau service que vous offre MindManager. MindManager a prévu 8 services Web classés dans le volet des tâches Sections de map en trois catégories : • E-commerce, avec les sections de map Amazon France, ebay et la base de données StrikIron (pour laquelle vous devez avoir souscrit à un abonnement) ; • Recherche, avec les moteurs de recherche Google, Yahoo et Live Search • Réseau social avec MySpace et FaceBook

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Chapitre 7. Centralisez vos informations dans des maps portails

Pour effectuer une recherche • Ouvrez le volet des tâches Sections de map, • Choisissez dans la partie inférieure du volet la section de map qui vous intéresse, puis faites la glisser dans la map pour la déposer à l’endroit voulu. Une fenêtre s’ouvre (figure 7.31) indiquant les paramètres de la recherche. Son contenu varie en fonction de la section de map. Elle propose en général comme sujet de recherche le texte du Sujet parent. La fenêtre varie en fonction du type de service et un identifiant et mot de passe peuvent vous être demandés. • Modifier le champ Rechercher si besoin est, indiquez le nombre de résultats souhaités et choisissez s’il y a lieu la rubrique adéquate dans la liste déroulante du dernier champ. • Cliquez sur OK.

Figure 7.31 – Fenêtre de paramétrage d’une recherche sur Amazon

Après quelques secondes le Sujet Service Web s’affiche, suivi d’autant de sous-branches que de résultats demandés. La figure 7.32 montre la map résultant d’une recherche des livres de l’éditeur Mazenod sur Amazon et sur ebay.

Figure 7.32 – Résultat de recherches sur Amazon et ebay

7.8 Rechercher de l’information sur Internet et l’organiser

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• Cliquez sur les liens hypertexte pour afficher les pages Web correspondantes dans le navigateur intégré ou bien ouvrez la fenêtre des Notes pour lire un résumé de l’élément concerné. Vous avez sans doute remarqué que le Sujet Web Service contient une fenêtre de propriétés (voir section 9.10.3) que vous affichez en cliquant sur la flèche verte. C’est là que les paramètres de la recherche sont enregistrés.

Pour modifier une recherche • Au choix : – double-cliquez sur la fenêtre de propriétés ; – cliquez sur l’icône Recherche en début de Sujet et choisir Recherche… dans le menu contextuel. Ceci ouvre à nouveau la fenêtre de définition des paramètres de la recherche. • Modifiez les paramètres. • Cliquez sur OK. Les résultats issus de la nouvelle recherche se substituent immédiatement aux précédents. Si vous souhaitez ne modifier que l’objet de la recherche, il vous suffit de sélectionner le Sujet Services Web dans la map et d’entrer votre nouveau texte. Ne faites rien d’autre, vous verrez les résultats affichés changer automatiquement.

Pour actualiser une recherche Si vous n’avez pas ouvert votre map depuis un certain temps, vous avez besoin de la mettre à jour. Rien de plus facile. Deux possibilités s’offrent à vous : • Cliquez sur l’icône

en fin de Sujet.

• Faites un clic droit sur un endroit vierge de la map et choisissez Actualiser tous les sujets. Ainsi si votre map contient les résultats de plusieurs Services Web, tous seront actualisés automatiquement.

Si vous utilisez beaucoup les possibilités de liaison dynamique de MindManager – avec Excel, Outlook, des bases de données ou des services Web, je vous suggère pour actualiser tous les Sujets de retenir le raccourci clavier Maj + F5 – cousin du très pratique Ctrl+ F5 qui ajuste la taille de la map à l’écran !

Vous pouvez personnaliser une recherche, c’est-à-dire ajouter une ou plusieurs branches à la liste des résultats ou encore ajouter du texte dans les Notes d’un résultat. Tous ces ajouts subsistent lors de l’actualisation du Sujet, sauf bien sûr dans le cas des Notes si le résultat n’étant plus d’actualité, il a disparu de la liste !

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Chapitre 7. Centralisez vos informations dans des maps portails

Pour conserver les résultats d’une recherche Mais après tout, il se peut que loin de vouloir actualiser les résultats, vous souhaitiez les conserver en l’état ! Dans ce cas, allez dans le menu contextuel du Sujet Services Web et choisissez Convertir en sujet normal. L’icône qui le précède disparaît alors, ainsi que sa fenêtre de propriétés.

7.9 EXTRAIRE LES INFORMATIONS D’UNE BASE DE DONNÉES Cette section a été placée en ligne sur le site www.mmdfrance.fr/livre.php. Si la section suivante a été placée en ligne bien qu’elle traite d’une fonction nouvelle de MindManager, c’est que ce choix correspond à la volonté de garder au livre une épaisseur raisonnable et à la supposition que seuls certains parmi vous seront appelés à utiliser MindManager avec une base de données. Vous trouverez traités en ligne les thèmes ci-dessous :

7.9.1 Quelles bases connecter à MindManager 7.9.2 Créer une connexion à une base de données 7.9.3 Lancer une requête dans une base de données 7.9.4 Configurer une base de données et extraire les données des tables liées 7.9.5 Afficher les données souhaitées, les modifier ou les actualiser 7.9.6 Gérer les connexions aux bases de données 7.9.7 Réponses au quizz Si vous utilisez une base de données, voici un bref aperçu de ce que fait MindManager. En effet, les bases de données contiennent une telle quantité d’informations qu’il est souvent bien difficile de disposer à l’instant t des précieux éléments dont on a besoin ! Or, MindManager sait établir des connexions à des bases de données et lier les tables entre elles. Il vous permet ainsi, non seulement de visualiser dans une même map des informations spécifiques provenant de tables différentes, mais aussi d’afficher le résultat des requêtes faites à partir d’une table principale dans des tables qui lui sont liées. Les résultats de ces recherches sont dynamiques. Il vous suffit d’actualiser les Sujets concernés pour afficher les dernières données entrées dans la base. De la même façon, les modifications faites dans MindManager sont intégrées à celle-ci.

7.10 Trouver et partager rapidement vos informations sous Windows

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7.10 TROUVER ET PARTAGER RAPIDEMENT VOS INFORMATIONS SOUS WINDOWS ENTpedia, créée par la société GRI, éditeur de solutions de gestion des connaissances et de recherche d’information, est une solution serveur qui intègre MindManager 8. Elle vous offre via Internet Explorer une interface Web unique pour travailler avec vos dossiers et fichiers Windows et avec les maps que vous avez créées. • ENTpedia capture et structure l’information : pour chaque dossier Windows, un bouton d’action permet de créer une map associée dans laquelle vous pouvez organiser vos idées et informations provenant de différentes sources (Internet, fichiers et dossiers). • ENTpedia facilite le partage des informations dans les organisations en publiant le contenu des maps et des documents liés en pages Web sur l’intranet. • ENTpedia permet de trouver rapidement toutes les informations concernant un sujet donné, que ce soit dans les maps ou dossiers et fichiers Windows. Le moteur de recherche indexe tout le contenu et, via les flux RSS, vous restez informé de l’évolution des maps en production ou publiées, d’un dossier, d’un fichier ou d’une page Web relative à votre sujet. Pour plus d’information sur ENTpedia, rendez-vous sur www.mmdfrance.fr/livre.php

8 Faites vos réunions sur grand écran

Schématiquement les bonnes réunions comportent des discussions, l’atteinte d’un consensus et des décisions, toutes censées faire progresser la situation qui les a provoquées. Cela n’est-il pas a priori plutôt excitant ? Comment se fait-il alors que l’on parle couramment de réunionite, une affection de l’entreprise – aiguë ou pas, qui vous a certainement tous fait souffrir un jour ou l’autre. En effet, qui n’a jamais ressenti « pendant », énervement, frustration ou ennui et « après », impatience ou (légère) dépression – selon qu’il attend le compte rendu ou doit le rédiger ? Maintenant que les vidéoprojecteurs sont un équipement courant, MindManager est sans doute le moyen le plus puissant et le plus simple pour « révolutionner en douceur » vos réunions. N’avezvous pas spontanément recours au paper board pour dessiner, dès qu’il s’agit d’expliciter un raisonnement complexe ou de noter tous les éléments affectés par une situation ? N’est-il pas courant que les uns et les autres pointent alors du doigt vers ce qui retient leur attention ou même se lèvent pour compléter ou corriger ce qui est écrit ? Eh bien MindManager vous apporte non seulement la même dynamique qu’autour du paper board ou du tableau blanc, mais il vous permet d’exploiter facilement les informations recueillies, que ce soit en leur attachant les documents pertinents ou en les exportant immédiatement dans des formats usuels. Vous verrez que s’il est nécessaire, comme je l’ai souligné dans la partie 3, chapitre 6, d’apprivoiser les interlocuteurs auxquels vous présentez une map pour la première fois, ceux que vous invitez à

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Chapitre 8. Faites vos réunions sur grand écran

construire une map avec vous entrent par contre tout naturellement dans le jeu sans que vous ayez à leur dire ne serait-ce qu’un mot sur MindManager. Si vous en doutez, laissez-moi vous raconter cette petite anecdote :

Je m’occupe d’une association qui s’intéresse à l’histoire et au patrimoine historique. Nous avions, il y a quelques années, prévu un voyage pour découvrir la Bourgogne romane. Tous fort occupés, nous avions laissé le temps filer et nous abordions la première réunion sous pression, après une dure journée de travail. J’avais décidé d’emporter mon ordinateur et mon vidéoprojecteur. Sans rien dire, je projette sur le mur une map vierge. Aucune réaction. Pressés d’entrer dans le vif du sujet, mes cinq amis n’y accordent aucune attention ! Tandis qu’ils parlent, je crée une branche, puis une autre : « Budget », « Hébergement », « Transport », etc., auxquelles viennent s’ajouter de-ci de-là quelques sous-branches. Mais peu de temps s’écoule avant que ne soit évoquée notre précédente excursion en pays Cathare. À la branche « Leçons du passé », j’ajoute donc aussitôt « Budget » – dépassé – et « Guide » – incompétent. C’est alors que Pierre se lève brusquement et fonce vers le mur, le doigt tendu. Et voilà qu’avec le plus grand naturel, tous se tournent vers la map – où je note leurs remarques et suggestions – et à grand renfort de doigts pointés, des branches sont commentées, corrigées, déplacées etc. Quand Jean revient après s’être absenté pendant un bon quart d’heure, Anne prend spontanément la parole pour « le mettre à niveau » en quelques minutes ! Et de nous quitter plus tôt que prévu avec le sentiment d’avoir réellement avancé… Il y en a bien un pour me dire « C’est pas mal ton truc »… J’avoue que sur le coup, j’ai été déçue. Pardi ! Quand on pense avoir montré quelque chose d’extraordinaire… Puis j’ai réalisé que c’était une expérience formidablement positive. Cette façon de noter leur avait paru si confortable qu’ils se l’étaient appropriée immédiatement, sans même y penser ! Inutile de dire que toutes nos réunions se tiennent depuis avec MindManager, qui en a profité pour essaimer dans leurs entreprises respectives. Je vous propose donc de voir comment exploiter MindManager pour des réunions plus courtes, plus productives et moins fréquentes. Et suivez mon exemple, ne dites pas à votre équipe que vous allez changer votre façon de travailler. Parions que la plupart penseraient spontanément que cela n’augure rien de bon ! C’est que tous, nous avons dû nous adapter à tant d’outils nouveaux, porteurs de tant de promesses… tenues ou pas ! Pour vous montrer comment utiliser MindManager avec profit, avant, pendant et après vos réunions, pour les rendre plus productives et plus enlevées, je vous invite à la réunion d’un Comité de direction. De l’information y sera partagée, des discussions iront bon train, des décisions y seront prises et les actions à entreprendre y seront définies.

8.1 AVANT LA RÉUNION Des managers (39 % sur un échantillon de 700) déclarent passer plus de trois heures par jour en réunion ! N’est-il pas crucial de réduire ce temps ? Mais au fait, pourquoi nombre de réunions sontelles si peu efficaces ? La condition d’une réunion réussie n’est-elle pas l’existence d’un ordre du jour précis et consensuel et d’un objectif bien défini, ainsi qu’une bonne préparation des participants – toutes choses trop souvent laissées au hasard ? Prenez garde, MindManager rend cette phase de préparation tellement rapide que désormais, plus personne n’aura d’excuse !

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8.1 Avant la réunion

Accompagnez donc une entreprise dans la préparation de sa réunion avec MindManager. Mais laissez-moi d’abord vous décrire brièvement le contexte. L’entreprise Techbois fabrique et commercialise des produits de traitement du bois. Un nouvel équipement est en cours d’installation dans l’un des ateliers de l’usine et il y a plusieurs sujets de préoccupation – allant des mesures à prendre pour le personnel concerné, au respect du planning de livraison, en passant par la qualité. Chargée de préparer l’ordre du jour du Comité de Direction, l’assistante du Directeur général a utilisé le Mode révision pour demander aux différents directeurs les points qu’ils souhaitaient ajouter, de sorte que l’ordre du jour soit précis et consensuel. Nous verrons ce mode en détail à la section 9.7.2, et je vous propose de commencer au moment où l’ordre du jour est établi. Que reste-t-il à faire ? Envoyer par e-mail l’invitation à la réunion, comportant le contexte, l’objectif, l’ordre du jour et les documents à lire au préalable. Je vais dans ce cadre, vous présenter les Modèles de maps, les Pièces jointes, l’envoi par E-mail et la « lecture » des fichiers map.

8.1.1 Créer vos Modèles d’invitation avec leur contenu et leur Style Les Modèles de Map Que diriez-vous d’une invitation comme celle-ci ? Elle contient toutes les informations nécessaires. Elle est rapide à préparer et un seul clic de souris suffit pour l’envoyer aux destinataires.

Figure 8.1 – La map d’invitation à la réunion

De plus, il y a sur cette map des branches et des éléments qui, à l’évidence sont constants pour toutes les réunions du Comité de Direction. La première question qui vous vient à l’esprit est sans doute celle-ci : « Puis-je conserver les éléments qui ne changent jamais ? » La réponse est oui, bien sûr, grâce aux Modèles de maps. L’Organiseur de Modèles vous est familier si vous y avez précédemment rangé vos Modèles de Listes de Marqueurs (voir section 3.5.3) ou bien vos Modèles de Styles (voir section 4.3.2). De la même façon, MindManager permet d’enregistrer comme modèle une map et son contenu.

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Chapitre 8. Faites vos réunions sur grand écran

L’Organiseur de Modèles de Maps s’ouvre en affichant le ruban Outils et en cliquant sur l’icône Modèles de map. Tout comme les autres, il vous offre : • une liste de modèles généraux ; • deux dossiers contenant des collections spécifiques, Modèles pour Projet et Modèles Visio dont je parlerai à la section 9.2 et à la section 17.2. Le principe étant le même pour tous les modèles, vous trouvez à gauche la liste des modèles de l’Organiseur et à droite l’aperçu du modèle sélectionné.

Figure 8.2 – Fenêtre de l’Organiseur de Modèles de maps

Vous passerez par lui pour ouvrir la nouvelle map qui contiendra déjà tous les éléments du modèle choisi, en cliquant sur le bouton Nouvelle Map. Explorez les modèles ! Certains vous proposent non pas un contenu de map mais de fait, un Style… à ceci près que les Sujets sont déjà tout créés. Il vous suffit de substituer vos propres textes aux textes génériques. Vous aurez la surprise de voir apparaître pour certains modèles un Assistant. Cet assistant qui peut être personnalisé vous aide à remplir rapidement la map, dans l’ordre des aiguilles d’une montre. Si vous êtes intéressé, vous trouverez plus d’information sur le site www.mmdfrance.fr/livre.php. Et bien sûr vous pouvez, comme vous l’avez vu à propos des Modèles de Style, créer dans l’Organiseur vos propres modèles à partir des Modèles de Map proposés (voir section 4.3.2).

Mais revenons-en à notre réunion. Plutôt que d’utiliser le Modèle « Réunion » de la collection générale, je vous propose de créer votre propre modèle : À l’évidence toutes les invitations aux futurs Comités de Direction posséderont les branches « Contexte », « Objectifs » et « Ordre du jour » et les participants sont toujours les mêmes. Vous pouvez aussi ajouter une branche « Actions réunion N-1 » pour y rappeler les déci-

8.1 Avant la réunion

161

sions d’action prises lors de la réunion précédente. Et pourquoi ne pas créer un Sujet flottant, nommé « Documents », que vous utiliserez pour indiquer les documents à préparer ou pour attacher, soit en pièces jointes (voir le paragraphe suivant), soit par un lien hypertexte les documents à lire au préalable ?

Figure 8.3 – Modèle de Map d’invitation pour le Comité de Direction

Je vous laisse construire une map telle que celle-ci afin d’en faire un Modèle comme dans la figure 8.2. Profitez-en donc pour indiquer sur la branche « Participants », « Dupont », « Dupond » et « Durand », bref le nom réel de vos collègues ! Rangez vos Modèles de maps dans des dossiers spécifiques, comme vous l’avez fait pour vos Styles. Créez par exemple un dossier « Réunions » dans votre Organiseur. Votre modèle est prêt à être utilisé pour chaque convocation du Comité de direction. Et bien sûr, si vous ne voulez pas garder un Modèle de Map égoïstement pour vous seul, créez-le, non pas dans votre Organiseur de Modèles, mais dans un dossier partagé placé sur un serveur. Pour cela, enregistrez votre map en choisissant Modèle de map MindManager dans la liste proposée par la commande Enregistrer sous. (Reportez-vous à la section 4.4.1 pour plus de détail sur le partage des Ressources).

Les Sections de map ou Modèles de Sujets Prédéfinis Il est inutile d’encombrer l’invitation d’informations comme la date, l’heure et le lieu si celles-ci sont immuables. C’est ce que nous avons supposé dans le modèle ci-dessus. Il est cependant des circonstances exceptionnelles. Aussi, à défaut de créer un Sujet spécifique dans votre modèle de map, créez un modèle de Sujet, appelé Section de map. Vous aurez ainsi plus de souplesse. Pour créer une Section de map : 1. Créez dans une map le Sujet (et ses sous-branches) que vous voulez réutiliser. 2. Sélectionnez-le. 3. Ouvrez le volet des tâches Sections de map avec l’icône Volet des tâches en bas à droite de la barre d’état puis choisissez Ajouter les Sujets sélectionnés au milieu du volet.

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Chapitre 8. Faites vos réunions sur grand écran

L’aperçu du Sujet s’affiche immédiatement à la fin des aperçus existants. Si vous avez sélectionné plusieurs Sujets, il sera créé autant de modèles de Sujet que de Sujets sélectionnés. Pour utiliser une Section de map : 1. Ouvrez le volet des tâches Sections de map. Saisissez avec la souris celle que vous souhaitez ajouter à la map active et faites-la glisser sur le Sujet cible. 2. Relâchez lorsque l’indice visuel rouge vous indique l’emplacement où vous voulez la déposer. Les Sections de map du volet des tâches ont un menu contextuel. Ajoutez aux Favoris celles que vous utilisez fréquemment et éliminez celles qui ne sont pas utiles. Cela vous évitera une recherche fastidieuse ! Pour partager des modèles de Sujet, envoyez aux destinataires une map dans laquelle vous aurez fait glisser toutes vos Sections de map et demandez-leur de les enregistrer comme tels sur leur propre système.

Mais ne perdons pas de vue la prochaine réunion ! Construisez donc à partir du Modèle de Map que vous venez de créer une nouvelle map, que vous compléterez, et à laquelle vous ajouterez les documents à consulter en pièces jointes. Vous l’enverrez ensuite par E-mail aux participants. Et je vous promets de vous en dire davantage sur les modèles section 8.2.1, pendant la réunion ! Notez seulement que les noms des participants ont été surlignés, chacun d’une couleur différente. Le « noir et blanc » empêche que cela vous saute aux yeux, aussi croyez-moi sur parole !

8.1.2 Attacher des pièces jointes Votre map ressemble maintenant à celle de la figure 8.1 Le contexte a été précisé, les objectifs aussi, le « Directeur Financier » et le « DSI » – en congé – ont été retirés de la liste et l’ordre du jour a été complété. Trois documents vont être discutés pendant la réunion : les prévisions de vente, le compte d’exploitation et le compte rendu du Comité d’entreprise. Associez-les donc à la map afin que les participants puissent les consulter avec le minimum d’effort ! Pour faire cela, vous connaissez déjà la fonction Lien hypertexte (voir section 7.3.1). En voici une seconde, l’attachement de documents en Pièces jointes. Au fait, créez donc les trois documents mentionnés plus haut sur votre disque dur afin d’expérimenter par vous-même. Créez par exemple les fichiers Excel « cpte_expl.xls » et « prev_vtes.xls » et le fichier Word « cr_ce.doc ». Retenez bien la différence entre Pièces jointes et Liens hypertexte : lorsqu’un document est attaché à une map en pièce jointe, son contenu est stocké comme partie intégrante du fichier map, alors que le fichier lié par un lien hypertexte reste un document extérieur, à la map. L’intérêt est bien sûr de pouvoir déplacer la map ou la transmettre sans risquer de « perdre » les Pièces jointes en cours de route. L’autre avantage est de pouvoir attacher plusieurs Pièces jointes à un même Sujet.

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8.1 Avant la réunion

Alors pourquoi les Liens hypertexte, pensez-vous peut-être ? La réponse tient dans les inconvénients des Pièces jointes. Le premier est que la pièce jointe est un document « statique ». Si l’original est appelé à être mis à jour, votre pièce jointe sera rapidement obsolète. Le second inconvénient est le poids de la map qui, augmenté du poids des Pièces jointes, peut très vite devenir important ! Pour ajouter une Pièce jointe à votre map : 1. Sélectionnez par un clic droit le Sujet auquel vous voulez attacher la Pièce jointe et choisissez Ajouter une pièce jointe dans le menu contextuel.

Figure 8.4 – Fenêtre d’ajout d’une Pièce jointe

2. Dans la fenêtre ci-dessus, choisissez Ajouter un ou plusieurs fichier(s) existant(s) en tant que pièce jointe, puis cliquez sur le bouton de navigation pour sélectionner le(s) fichier(s) à joindre. Ajoutez par exemple le fichier « cpte_expl.xls » au Sujet flottant « Documents ». 3. Cliquez sur OK. apparaît à la fin du Sujet « Documents », indiquant qu’il possède une (ou L’icône plusieurs) pièce(s) jointe(s). Ajoutez les deux autres documents : les prévisions de vente, « prev_vtes.xls » et le compte rendu du CE, « cr_ce.doc ». S’ils sont dans le même répertoire, ajoutez-les en une seule opération. Pour ce faire, sélectionnez-les successivement en maintenant pressée la touche Ctrl. Notez qu’il suffit de pointer sur avec la souris pour voir en pop-up la liste des documents joints au Sujet, précédés de l’icône de leur programme. S’il n’y en a qu’un seul, vous pouvez même voir la date de dernière modification du document. Très bien, mais comment prendre connaissance des dites Pièces jointes ? en fin de Sujet. La liste des Pièces jointes s’affiche Pour cela, faites un clic droit sur l’icône (figure 8.5) et il vous suffit de cliquer sur le document désiré pour l’ouvrir.

Figure 8.5 – Menu contextuel des Pièces jointes

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Chapitre 8. Faites vos réunions sur grand écran

Pour agir plus finement sur vos Pièces jointes, ouvrez la fenêtre ci-dessous. Pour ce faire, vous pouvez cliquer sur Gérer les pièces jointes si vous avez déjà ouvert le menu contextuel de l’icône , ou plus simplement cliquer directement sur l’icône elle-même.

Figure 8.6 – Fenêtre de gestion des pièces jointes

Toutes les Pièces jointes sont listées dans cette fenêtre, suivies – information ô combien utile – de la date à laquelle le document a été modifié. Les boutons de droite vous permettent d’agir sur le document préalablement sélectionné dans la liste : • Lorsque vous cliquez sur Ouvrir, un message s’affiche. Il demande confirmation. Si vous décochez la case appropriée pour ne plus qu’il s’affiche, vous devrez pour rétablir ce message, cliquez sur le bouton MindManager > Options de MindManager et ouvrir le panneau Sécurité afin d’y cocher Afficher les messages d’avertissement lors de l’ouverture de pièces jointes. • La commande Enregistrer sous vous permet d’enregistrer la pièce jointe comme document à part entière dans votre classement. Celui-ci vivra alors sa vie indépendamment de votre map. Ce bouton n’est bien sûr pertinent que pour les maps qui vous sont transmises. Vous avez sans doute remarqué dans la fenêtre d’ajout d’une pièce jointe (figure 8.4) le deuxième bouton radio. Il vous propose de joindre un document qui n’existe pas encore, donc de le créer ! Il vous suffit de lui donner un nom et de choisir son type dans le menu déroulant du champ Extension. Notez bien qu’il n’existe pas en tant que fichier séparé de votre map ! Évitez les Pièces jointes dans une map destinée à une présentation. Vous préférerez l’élégance du clic du Lien hypertexte à l’affichage d’une liste déroulante pour « appeler » des documents de référence ! Consultez la section 7.4.4 pour travailler en toute sérénité, sans craindre de perdre le fil... je veux dire le lien !

8.1.3 Envoyer votre map invitation par e-mail Votre invitation est maintenant prête à être envoyée par e-mail aux heureux destinataires. Envoyez-la ! Mais auparavant, je vous invite à vous livrer à un petit exercice qui vous fera découvrir toutes les subtilités de la combinaison Pièces jointes et Liens hypertexte – absolus et relatifs. Faites donc ceci : - Supprimez les Pièces jointes « cpte_expl.xls » et « prev_vtes.xls pour ne conserver que « cr_ce.doc ».

» du Sujet « Documents »

8.1 Avant la réunion

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- Remplacez-les par deux Liens hypertexte, l’un ABSOLU vers le fichier « cpte_expl.xls », l’autre RELATIF vers le fichier « prev_vtes.xls ».

Au fait, un même Sujet peut porter à la fois des Pièces jointes et un Lien hypertexte, il n’y a pas de contre-indication !

Pour envoyer maintenant les invitations par e-mail : Cliquez sur le bouton MindManager et choisissez Envoyer, puis Envoyer en tant que pièce jointe. La fenêtre de l’Assistant d’envoi vous aide à confectionner votre E-mail. Vous avez déjà rencontré cet Assistant sections 7.4.4 et 7.4.5. La première fenêtre de l’Assistant vous est montrée figure 7.12.

Vous voyez listés dans cette fenêtre les deux fichiers « cpte_expl.xls » et « prev_vtes.xls » et vous n’êtes nullement surpris de ne pas y trouver « cr_ce.doc » ! Parmi les choix qui s’offrent à vous, cliquez sur le bouton radio Ajouter la map avec les documents liés. Les fichiers dont vous laissez les cases cochées seront rassemblés avec votre map dans un unique fichier .ZIP.

Sur les deux fichiers listés, décochez « cpte_expl.xls ». Cliquez sur Suivant. Entrez les données souhaitées, et cliquez enfin sur Terminer. Une barre montre la progression de la confection du fichier ZIP, puis le message portant le fichier ZIP en pièce jointe s’ouvre dans votre messagerie, prêt à être envoyé !

Attention, il n’y a aucun moyen de récupérer le mot de passe. Si vous l’oubliez, vous devrez recommencer l’opération.

Souvenez-vous qu’il n’est pas indispensable que votre destinataire possède MindManager pour lire votre map. Pour plus de détail, reportez-vous à la section 7.7.1.

Et maintenant, vérifiez « pour voir » ! Vous serez ainsi pleinement rassuré sur le contenu de vos envois ! Enregistrez ce fichier ZIP, par exemple sur votre bureau. Au fait, n’oubliez pas dans votre hâte de dézipper le fichier ! Au besoin, rappelez-le à votre destinataire, car c’est indispensable ! Que constatez-vous ? Tout d’abord que le fichier ZIP contient bien la map et le fichier « prev_vtes.xls », le seul document qui était resté coché dans l’Assistant d’envoi. Ouvrez maintenant la map. Bravo ! Les deux Liens hypertexte fonctionnent… et bien sûr la Pièce jointe « cr_ce.doc » est présente elle aussi.

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Chapitre 8. Faites vos réunions sur grand écran

Voici la morale de l’histoire : si vous désirez joindre les fichiers liés par un Lien hypertexte, ne vous souciez de rien. Que le lien d’origine soit Relatif ou Absolu, peu importe. Si vous laissez cochés les fichiers dans l’Assistant – ils le sont par défaut – MindManager les copie et réajuste les liens. La seule différence avec la Pièce jointe est qu’il existe bel et bien un fichier séparé. Vous décocherez les cases des fichiers, bien sûr si vous ne voulez pas les communiquer – mais aussi si vous voulez que le destinataire de l’e-mail ait accès aux fichiers d’origine au lieu de recevoir de simples copies. Mais attention, dans ce cas les Liens hypertexte doivent impérativement être absolus et… les documents accessibles ! (Pour un rappel sur Liens hypertexte Relatifs et Absolus, voir section 7.3.7). L’intérêt ? Budgets et plannings sont sujets à modifications et il est bon de s’assurer que tout le monde est bien penché sur l’unique « dernière » version ! Et accessoirement vos E-mails seront plus légers !

8.2 PENDANT LA RÉUNION MindManager saisit sur le vif idées, informations, commentaires et décisions. L’ayant construite ensemble, les participants s’approprient la map. Ils trouvent claire, précise et concise la représentation visuelle des options débattues et des décisions prises. Grâce à la map projetée à l’écran, leur attention reste centrée sur les sujets à traiter. Les digressions sont rares – notées si besoin dans une branche « Autre » pour traitement ultérieur – et les redondances encore plus. Les décisions précédentes sont affichées. Enjeux, hypothèses, faits et opinions sont facilement clarifiés, recensés et soupesés. Le plan d’action est rapidement décidé, échéances et responsabilités sont visibles de tous. Les gains de productivité apportés par MindManager sont nombreux et substantiels ! Je vais, dans le contexte de la réunion Techbois, vous montrer comment se déroule habituellement une réunion avec MindManager.

8.2.1 Visualiser « Qui fait Quoi » dans votre map « Ordre du Jour » avec les Marqueurs – Complément sur les Modèles Voici enfin arrivée l’heure de la réunion de notre équipe du Comité de Direction de Techbois ! Dans la salle, le vidéoprojecteur projette à l’écran la map avec l’ordre du jour. C’est l’occasion d’une petite révision : la branche « Ordre du jour » de l’invitation de la figure 8.1 a en effet été exportée dans une nouvelle map grâce à la commande Envoyer vers > Nouvelle map liée de son menu contextuel. Voir section 7.2.1.

Figure 8.7 – Ordre du jour à projeter en début de réunion

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8.2 Pendant la réunion

Et la réunion de commencer… par le « Point technique », inscrit à l’ordre du jour : La première question concerne l’implantation du nouvel équipement dans l’usine. C’est bien sûr le Directeur de production qui répond. Il envisage de proposer son pilotage à Durand – qu’il est bien sûr nécessaire de former. Ce qu’il dit est aussitôt consigné dans la map en sous-branches de « Implantation », « Mise en marche » et « Formation » (voir la figure ci-dessous). S’il pense que ce qui est noté ne reflète pas exactement sa pensée, il le dira, de même qu’un autre participant n’hésitera pas à demander un éclaircissement ou une précision. Quelqu’un d’autre demande maintenant si certaines tâches ne s’en trouveront pas supprimées. Oui ! Ceci est noté dans la branche « Point technique », tandis que le DRH évoque aussitôt la nécessité de reclasser le personnel dont la tâche est devenue obsolète. Mais il était prévu à l’ordre du jour de traiter plus tard de l’aspect humain dans le détail ! Qu’importe ! La branche « Aspect Humain » est prête à recevoir remarques, propositions et bien sûr décisions et actions ; il sera très facile de revenir sur le thème « Point technique » pour le compléter et épuiser le sujet. Comme signalé plus haut j’ai surligné le nom des participants de couleurs différentes dans la map d’invitation de la figure 8.1. Fantaisie, avez-vous peut-être pensé. Eh bien, non ! Il s’agit simplement d’indiquer par une couleur sur la map – à chaque fois que c’est utile – « Qui a dit quoi » ou « Qui fait quoi ». Les remarques qui n’ont pas leur place sur une branche, mais méritent néanmoins d’être consignées, sont placées dans des Bulles – colorées elles aussi de la couleur de leur auteur. Cela apporte-t-il de la clarté ? Oui, évidemment ! Est-ce suffisant ? Non ! Il faut distinguer clairement ce qui est information et action ! Là encore, le « noir et blanc » nous trahit, mais sachez que les actions – et elles seules – sont écrites en rouge ! De plus elles sont toujours situées sur les dernières branches des arborescences – c’est logique, puisqu’elles viennent en conclusion de la discussion.

Figure 8.8 – La map en cours de réunion

À ce point de la réunion, est consigné dans la map ci-dessus, en haut à droite, « Proposer à Durand » (de devenir pilote de la nouvelle machine). Il s’agit d’une action ; elle est donc écrite en rouge – ici en italique et en police plus grande -, et surlignée de vert, couleur du Directeur de Production qui en est chargé. A gauche, vous pouvez lire que le même doit « Demander une proposition au fournisseur » de la machine pour la formation de Durand.

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Chapitre 8. Faites vos réunions sur grand écran

Lui échoit aussi de « Faire les bilans de compétence » du personnel à reclasser, tandis que le DRH – surligné en mauve – se charge de « recenser » les postes disponibles. D’ores et déjà, le Directeur Commercial a précisé qu’il avait un besoin en « administrations des ventes » – Bulle bleue – et le Directeur de Production en « logistique » – Bulle verte. En résumé, chaque branche écrite en rouge correspond à une action, autrement dit à une TÂCHE et sa couleur de surlignage indique QUI en a la responsabilité. Vous voulez ajouter d’autres informations de façon tout aussi concise ? Ouvrez le volet des tâches Bibliothèque puis le répertoire Icônes Marqueurs de map. Vous pourrez ainsi indiquer, en choisissant l’Icône appropriée, que telle action comporte un risque ou que tel sujet nécessite plus d’informations. Je sais, il manque une information cruciale qui est POUR QUAND les tâches doivent être accomplies. Rassurez-vous ceci sera résolu au paragraphe suivant. Mais auparavant, j’ai encore quelque chose d’important à vous dire.

Retour sur les Modèles… Comme promis section 8.1.1, voici le temps de vous reparler des Modèles de Map. Si vous avez reproduit la map de la figure 8.1, affichez donc le volet des tâches Marqueurs de map à droite de l’écran. Que voyez-vous ? Sans surprise, les Couleurs de surlignage/remplissage et de Police utilisées dans la map sont listées dans leurs groupes respectifs, tandis que les Icônes que vous avez ajoutées figurent dans le groupe Icônes Générales. Toutes sont suivies de « Nom de Marqueur » en grisé. Au-dessus figurent les groupes de la Liste des Marqueurs par défaut. Bien sûr votre impulsion est de créer comme vous l’avez appris section 3.5.1 la Liste de Marqueurs qui correspond à cette map, c’est-à-dire de supprimer les Icônes ou groupes d’Icônes inutiles et de nommer les Couleurs et Icônes que vous comptez utiliser.

Figure 8.9 – Le volet des tâches Marqueurs de map en l’état

Pourquoi ne pas le faire en effet et enregistrer votre nouvelle liste dans l’Organiseur des Modèles à l’onglet Liste de Marqueurs pour pouvoir la réutiliser ! Appelez la par exemple « Réunion Comité Direction ». Mais mieux encore, vous pouvez intégrer cette Liste de Marqueurs directement à un Modèle de Map, en l’occurrence le modèle « Comité Direction » ! Car les Modèles de Map ne sont pas tout à fait comme les autres ; ils ne sont ni comme les Modèles de Listes de Marqueurs ou les Modèles de Style déjà vus, ni comme les Modèles Web que vous verrez à la section 14.4. En effet, Marqueurs et Styles ne sont pour une map que des paramètres. Certes, ils sont obligatoires » puisque toute map possède un Style, une Liste de Marqueurs et une Mise en page Web, mais vous pouvez fort bien ne point vous en soucier !

8.2 Pendant la réunion

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Figure 8.10 – Enregistrement de la Liste de Marqueurs dans l’Organiseur de Modèles

Eh bien, puisqu’une Liste de Marqueurs est un paramètre obligatoire, vous n’avez aucune raison n’est-ce pas, de garder pour votre Modèle de Map « Comité Direction » la Liste des Marqueurs par défaut ! Vous allez donc modifier le modèle que vous avez déjà enregistré section 8.1.1. Pour ce faire : Retournez dans l’Organiseur des Modèles de Maps par le ruban Outils > Modèles de map, sélectionnez le modèle dans la liste et cliquez sur le bouton Modifier. Remarquez dans la barre des onglets l’extension .mmat (« t » comme template et non .mmap) du fichier que vous venez d’ouvrir ; il vous rappelle que vous travaillez sur un modèle et non sur une map lambda. Qu’allez-vous faire ? Bien sûr, appliquer à votre Modèle la Liste de Marqueurs que vous venez de créer dans l’Organiseur de Modèles de Listes de Marqueur ! Voir partie 2, section 3.5.3. Enregistrez maintenant la map modèle et fermez-la. Vérifions : Ouvrez à nouveau l’Organiseur des Modèles de map, sélectionnez « Comité Direction » dans la liste et cliquez sur le bouton Nouvelle Map. Un nouveau document s’ouvre, prêt à être complété pour une nouvelle invitation. Vous constatez en ouvrant le volet des tâches Marqueurs de map que la liste est bien telle que vous l’avez modifiée (figure 8.11). Envoyez maintenant par la commande Envoyer vers la branche « Ordre du jour » dans une nouvelle map. Vous constatez que celle-ci possède la même Liste de Marqueurs de map. Conclusion : lorsque vous scindez une map (voir section 7.2), les nouvelles maps créées possèdent la même Liste de Marqueurs que la map d’origine. Et il en va de même de leur Style et de leur Mise en page Web.

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Chapitre 8. Faites vos réunions sur grand écran

Figure 8.11 – Nouveau volet des tâches des Marqueurs du Modèle de Map

Je vous conseille si vous avez beaucoup de modèles de prendre la peine de les décrire au moment où vous les créez. Leur description s’affiche dans l’Organiseur au-dessus de l’aperçu et elle vous permet de sélectionner à coup sûr celui que vous voulez. Pour ce faire, ouvrez le modèle (*.mmat), s’il est déjà créé, en cliquant sur le bouton Modifier : 1. Cliquez sur le bouton MindManager et sélectionnez Préparer puis Propriétés. 2. Choisissez l’onglet Résumé et entrez une brève description du Modèle dans le champ Commentaires. 3. Cliquez sur OK puis enregistrez le Modèle.

Retour à la réunion Imaginer des couleurs dans un livre en noir et blanc vous demande, j’en conviens, un petit effort, mais vous admettrez sans peine que, grâce à elles, il est possible de voir du premier coup d’œil, quelles sont les actions à entreprendre – c’est-à-dire les tâches à effectuer – et qui en a la charge. Il n’en manque pas moins une information cruciale qui est « Pour quand » !

8.2.2 Spécifier « Pour Quand » dans le volet des tâches des Infos de tâches Voici le moment de découvrir un autre volet des tâches, celui de l’onglet Infos de tâches. Nous l’étudierons en détail à la section 9.3 sur les projets, qu’il concerne plus spécifiquement, et je ne m’intéresse ici qu’au premier et au troisième champ. Le premier champ permet d’assigner une Priorité à la tâche préalablement sélectionnée. Un clic sur la flèche à droite du champ déroule la liste des 9 niveaux de Priorité proposés par MindManager. Deux remarques : • Les Icônes de priorité sont aussi accessibles dans le groupe Priorités du Volet des tâches Marqueurs de map. Nul besoin donc de venir dans ce volet pour les attribuer. • De plus, vous pouvez supprimer dans le volet Marqueurs de map les niveaux de priorité que vous n’avez pas l’intention d’utiliser dans la map active. La vraie raison pour ouvrir dès maintenant le volet des tâches Infos de tâches est donc l’attribution à chaque tâche d’une Date de fin.

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8.2 Pendant la réunion

1. Sélectionnez l’action ou la tâche à laquelle vous voulez fixer une échéance. 2. Cliquez sur la flèche à droite du champ Échéance puis sélectionnez la date voulue dans le calendrier.

Figure 8.12 – Sélection des Dates de fin dans le calendrier

La date apparaît écrite en noir dans le champ, tandis que la case qui la précède est automatiquement cochée. Dans le même temps s’affiche dans la map en dessous de la branche sélectionnée une étiquette portant la date de fin.

Figure 8.13 – Étiquette portant les informations de tâche

Si vous voulez annuler cette information, sélectionnez la branche désirée et cliquez sur Effacer dans le volet Infos de tâches.

Nous voici maintenant en fin de réunion et voici à quoi ressemble la map que les membres du Comité de direction ont construites ensemble. Ce que les uns et les autres ont à faire, et à quelle échéance, est parfaitement clair et visible par tous. Je vous l’accorde, indépendamment du manque de couleurs, ce n’est en fait pas du tout clair pour vous, vous qui n’avez pas assisté à la réunion ! C’est pourquoi, MindManager a tout spécialement prévu de produire dans Word un compte rendu d’un genre plus classique ! Vous verrez cela en détail dans la partie 4, chapitre 12, où vous retrouverez le compte rendu de la réunion du Comité de Direction de l’entreprise Techbois, exporté à partir de la map ci-après. Ceci mis à part, les membres du Comité de Direction – uniquement eux bien sûr – n’ontils pas là le compte rendu de leur réunion ? Un compte rendu instantané ! Fini le pensum de la rédaction de compte rendu et la longue attente de sa diffusion !

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Chapitre 8. Faites vos réunions sur grand écran

Figure 8.14 – La map construite pendant la réunion du Comité de Direction

8.2.3 Repartir avec votre compte rendu envoyé par e-mail ! Quelques clics pour confectionner un e-mail et courez vers votre bureau pour avoir une chance d’arriver avant lui ! Imaginez plutôt ! Vous sortez de réunion et vous avez immédiatement sous les yeux la vue d’ensemble et les détails de ce qui s’est dit, de ce qui a été décidé, de ce que vous (et les autres) devez faire et pour quand. Vous voulez jeter un œil sur les documents consultés ? Un seul clic et vous les avez à disposition ! MindManager vous réserve d’autres surprises, mais avant cela, je veux vous faire part de mon expérience et de celle de mes clients avec les réunions MindManager.

8.3 CONSEILS DE MÉTHODE POUR DES RÉUNIONS PLUS COURTES ET PLUS PRODUCTIVES Les réunions avec MindManager sont un excellent moyen de familiariser les gens à la méthode et à l’outil. Impliqués tout naturellement dans la construction de la map, ils se l’approprient facilement. Peut-être certains se borneront-ils à participer aux réunions sans utiliser eux-mêmes l’outil. J’ai rencontré cela parmi des seniors, peu soucieux de jongler avec des logiciels.

8.3 Conseils de méthode pour des réunions plus courtes et plus productives

173

Pour les autres, l’important est de ne pas brusquer les choses. Prenez l’habitude de diffuser aux participants deux comptes rendus, la map construite ensemble, en PDF au besoin et un document Word classique (vous verrez ci-après que grâce à l’exportation dans Word ceci demande à peine plus de travail !). Vous verrez les participants abandonner petit à petit le compte rendu Word, chacun à son rythme, pour n’apporter finalement en réunion que la map de la réunion précédente.

Voici quelques conseils • Dans le type de réunion pris ci-dessus pour exemple, il est difficile à la personne qui anime la réunion de noter en même temps dans MindManager. Il est judicieux de solliciter celui ou celle qui ferait le compte rendu de la réunion si elle était classique. • Cette personne doit avoir un minimum d’aisance pour taper du texte au clavier ! • Elle n’hésitera pas à demander à l’auteur d’une remarque ou d’une proposition de confirmer ou préciser sa pensée si nécessaire, afin de lever sur le champ toute ambiguïté. Ceci se fait naturellement et ne reste d’ailleurs pas l’apanage de celui ou celle qui note ! • Elle notera sur une branche séparée – baptisée « Autre » ou « A voir plus tard », toute contribution qui, bien qu’intéressante, ne concerne pas directement les sujets à l’ordre du jour. L’attention reste ainsi focalisée sur les thèmes à traiter, sans qu’il y ait frustration ou perte d’idées ou d’informations précieuses. • Pour ce qui est de MindManager, il suffit théoriquement à cette personne de savoir créer et déplacer des branches et ouvrir les volets des tâches Marqueurs de map et Infos de tâches. De fait – le but n’étant pas de souffrir et faire souffrir - il est bien préférable qu’elle ait une certaine fluidité et sache utiliser les astuces présentées ci-dessous. • Même lorsque vous attribuez aux tâches une Ressource (voir ci-dessous), autrement dit une personne responsable, je vous incite fortement à utiliser de préférence les Couleurs pour identifier les personnes au cours des réunions. À cela plusieurs raisons : – les Couleurs sont immédiatement visibles et « donnent » l’information beaucoup plus rapidement ; – il est possible de « marquer » ainsi dans la map les informations et les remarques placées dans des Bulles et pas seulement les branches actions ; – les Couleurs s’attribuent plus rapidement ; – lorsqu’une map est partagée ou révisée, des Couleurs sont utilisées pour repérer immédiatement les apports des différents intervenants. Vous le verrez section 9.7.2 ; – et enfin, le fait d’avoir sa Couleur personnelle favorise le sentiment de chacun d’appartenir à l’équipe, peut-être parce que celle-ci met en valeur l’identité et suggère la permanence ? – MindManager vous propose 70 Icônes, plus des séries de chiffres et de lettres. C’est beaucoup ! Même si vous n’y trouvez pas votre bonheur. Je vous recommande de vous en tenir à une demi-douzaine, auxquelles vous attribuerez une signification immuable. C’est là, qu’elles prendront toute leur puissance de communication et de sélection. Et puisqu’elles sont destinées à faire partie de votre langage commun, pourquoi ne pas organiser une réunion d’équipe pour choisir ensemble les Icônes et définir leur sens ? Et s’il vous manque malgré tout l’Icône de vos rêves, vous pouvez toujours la créer avec un éditeur d’icônes. Reportez-vous au site www.mmdfrance.fr/livre.php pour plus d’information.

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Chapitre 8. Faites vos réunions sur grand écran

Et des astuces qui font la différence ! • Le maximum d’espace doit bien évidemment être donné à la map pour garder le bénéfice de la vue d’ensemble : les volets des tâches seront donc ouverts avec une extrême parcimonie. • Le processus doit être « transparent » et ne pas ralentir le rythme de la réunion. De plus, vous ne voulez pas faire souffrir les gens avec vous ! Soyez discrets, choisissez la manière la plus économique de faire une opération. Utilisez les raccourcis clavier – c’est impératif pour créer les branches, cela va sans dire ! Voici donc comment opérer : N’ouvrez le volet des tâches Marqueurs de map qu’en début de réunion et encore, uniquement si vous ne connaissez pas les propriétaires des couleurs, ou si elles n’appartiennent pas à la palette principale. Il vous suffit en effet de cliquer sur une Couleur marqueur du volet des tâches pour l’attribuer au Sujet préalablement sélectionné. Le reste du temps, vous pourrez certes utiliser l’icône réglée sur rouge et l’icône du groupe Mise en forme – les couleurs utilisées sont affichées sous la palette – mais vous préférerez assurément le Reproducteur de mise en forme – et mieux encore, son raccourci Ctrl+Maj+Espace. Ainsi, vous copierez à la fois la couleur rouge de la police et sa couleur de surlignage ! Et les Icônes direz-vous ? Pour une première introduction, cliquez dans le ruban Accueil sur la commande Icônes marqueurs. Son menu déroulant vous propose toutes les icônes de La liste des Marqueurs de la map et uniquement celles-ci. Voici j’espère qui vous convainc de l’utilité d’une liste de Marqueurs « nettoyée » des icônes inutiles ! Une fois l’icône présente dans la map, il vous suffit alors de la saisir avec la souris et de la faire glisser sur la branche voulue. Elle y sera copiée lorsque vous relâcherez. Quant aux icônes mutuellement exclusives, modifiez-les par permutation circulaire d’un simple clic. Le volet des tâches Infos de tâches sera uniquement ouvert pour fixer les dates, puis aussitôt refermé ! J’en profite pour revenir ici sur les Ressources. Je vous ai certes convaincu – du moins je l’espère, de préférer en réunion une Couleur pour indiquer le responsable d’une action – pas de problème dans ce cas de mélanges de couleurs, puisque la sagesse demande qu’il n’y en est qu’un seul ! Par contre les tâches d’un projet mettent volontiers à contribution plusieurs personnes et les couleurs ne nommeront pas les responsables lors de l’exportation de la map réunion dans Word ! Indiquer les Ressources à la rubrique correspondante est donc utile et nécessaire. Or, vous ne le ferez pas dans le volet des tâches Infos de tâche ! Et pour deux bonnes raisons : • Si vous avez dix tâches à répartir entre trois personnes, vous devrez entrer dix fois un nom…pas vraiment un gain de temps. • Si malgré tout c’est ce que vous avez fait, ouvrez donc le volet des tâches Marqueurs de map. Qu’y voyez-vous listés dans le groupe Ressources ? Les trois noms… et peut-être plus pour peu que vous ayez tapé une fois « Alain » et une autre « alain » ! Que remarquez-vous encore ? Que ces noms sont en grisé ! Cela doit vous rappeler quelque chose. Et oui, bien qu’apparemment « nommées » les Ressources entrées dans le volet Infos de tâche n’appartiennent pas à la Liste de marqueurs de la map. Supprimez toutes les tâches d’« Alain » dans la map et « Alain » disparaît de la liste des Ressources. Créez un Modèle à partir de la Liste de marqueurs de cette map et le groupe Ressources y sera résolument vide. Que faire donc ? Et bien, entrer directement les noms dans le groupe Ressources du volet Marqueurs de map en cliquant sur Nouvelle ressource dans le menu contextuel du groupe : Vous ne les entrez ainsi qu’une seule fois, puisque vous les attribuerez aux tâches comme n’importe quelle icône de la Liste de marqueurs.

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8.4 Après la réunion

Elles sont écrites en noir et non en grisé, ce qui signifie qu’elles appartiennent à la Liste de marqueurs de la map, qu’elles soient pour l’heure affectées ou non à un Sujet de la map. Vous avez dans le feu de l’action entré une Ressource dans le volet Infos de tâche ? Ce n’est pas interdit ! Mais hâtez-vous de retaper le nom de la Ressource dans le volet Marqueurs de map avec la commande Renommer de son menu contextuel afin que sa présence, de volatile devienne permanente. Sa police passera alors du gris au noir.

8.4

APRÈS LA RÉUNION

La réunion encore toute fraîche en mémoire, le Directeur de Production de Techbois est de retour à son bureau. Imaginez que c’est vous ! La map sous les yeux, vous vous intéressez avant tout bien sûr à ce que vous devez faire ! Je vais maintenant filtrer la map afin d’afficher les seules informations souhaitées – en l’occurrence celles qui concernent le Directeur de Production que vous êtes -, puis vous montrer comment placer des alertes sonores et exporter vos tâches dans Outlook.

8.4.1 Filtrer pour « alléger » ou « censurer » Filtrer est une opération facile dans MindManager. Si vous voulez profiter de l’avantage énorme de la vue d’ensemble, utilisez d’abondance le filtre qui vous permet d’extraire les informations utiles à un moment donné. Ceci dit, vous l’utiliserez aussi pour masquer celles que vous ne voulez pas communiquer ! Vous avez vu section 7.6.1 que des commandes de l’icône Sélectionner située dans le ruban Accueil permettent de sélectionner de façon précise des Sujets spécifiques. Un simple clic sur la commande appropriée du bouton de la barre d’état en bas d’écran et vous choisissez soit de les masquer, soit de n’afficher qu’eux seuls.

Figure 8.15 – Le rectangle de sélection

La sélection par rectangle est une autre méthode de sélection rapide que vous utiliserez soit pour masquer ou supprimer une partie de la map, la copier ou la déplacer, soit pour changer les attributs de ses objets. Cliquez dans un endroit vierge de la map près de la zone à sélectionner, puis faites glisser rapidement la souris enfoncée. Étirez le rectangle qui s’ouvre. Tous les Sujets à l’intérieur seront sélectionnés. Attention, dès que le rectangle effleure un Sujet, celui-ci est sélectionné !

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Chapitre 8. Faites vos réunions sur grand écran

Procédez rapidement, sinon le pointeur de la souris se transforme en une petite main quelques instants après votre clic ! Vous pouvez alors déplacer la map dans l’écran mais pas créer de rectangle par cliquer-glisser.

Et bien sûr, vous avez déjà rencontré section 7.6.2 la puissante fonction du Filtre multicritères que vous allez continuer de découvrir ci-dessous.

8.4.2 Filtrer les tâches selon les acteurs, les priorités et les échéances Vous sortez de réunion et – Directeur de Production – vous vous intéressez bien sûr avant tout à ce que vous devez faire vous, pour quelles dates et avec quelles priorités. Vous allez donc utiliser le Filtre multicritères pour afficher ces seules informations. Pour plus de facilité, nous vous suggérons de télécharger la map de la figure 8.14 sur le site www.mmdfrance.fr/livre.php. Ouvrez le Filtre multicritères par l’icône

de la barre d’état.

Figure 8.16 – Le filtre multicritères de la map « Réunion »

Est affichée dans la fenêtre, à l’onglet Marqueurs de map (figure 8.16), la liste de tous les Marqueurs utilisés dans la map réunion du Comité de Direction Techbois… Puisque vous voulez voir quelles sont les actions dont vous êtes chargé, cochez les cases « Dr de Production » et « Pour action » dans les groupes correspondants. Cliquez ensuite sur le bouton radio Tous les Marqueurs pour afficher les branches qui sont à la fois écrites en rouge – celles-là seules sont des tâches – et surlignées de vert – ce sont les vôtres. Activez le filtre et vous obtenez la map ci-dessous (figure 8.17). Voulez-vous maintenant savoir ce que vous devez faire avant le 26 septembre ? Rien n’est plus simple, vous allez continuer à filtrer. Votre map, précédemment filtrée ne contient plus que les actions, c’est-à-dire les tâches, dont vous avez la responsabilité. Vous allez maintenant afficher uniquement celles qui doivent être réalisées avant la date de votre choix.

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8.4 Après la réunion

Figure 8.17 – Le compte rendu de la réunion filtré par le Dr de Production

Pour afficher les tâches en fonction des échéances : 1. Ouvrez à nouveau la fenêtre Filtre multicritères. 2. Dans l’onglet Marqueurs de map qui a servi au premier filtrage, cliquez sur Effacer en bas à gauche pour annuler les critères de sélection précédents. En effet, à défaut de décocher toutes les cases du précédent filtre, tous les Sujets resteront obstinément affichés. N’allez pas en conclure que le filtre ne marche pas ! 3. Choisissez ensuite l’onglet Informations de tâches. La fenêtre Filtre multicritères se présente maintenant comme ceci (figure 8.18) :

Figure 8.18 – Choisir les dates dans le filtre multicritères

Cliquez sur la flèche à droite du champ Fin pour choisir le moment où l’action doit être achevée. L’option Choisir une date ouvre un double calendrier. La date choisie s’affiche dans les deux calendriers. Si vous souhaitez voir les tâches devant être effectuées pendant

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Chapitre 8. Faites vos réunions sur grand écran

une plage de temps donnée, sélectionnez la date de début de la plage dans le calendrier de gauche et sa date de fin dans celui de droite.

Entrez la date du jour et celle du 26 septembre puis activez le filtre. La map ci-dessous affiche les actions que vous devez avoir effectuées pour le 26 septembre.

Figure 8.19 – Le compte rendu filtré selon les marqueurs et les informations de temps

Attention : lorsque vous supprimez le filtre que vous avez appliqué à une map, les sélections faites dans la fenêtre Filtre multicritères ne sont pas supprimées pour autant. Une coche dans un onglet vous indique que des critères de sélection y seront actifs si le filtre est à nouveau actionné. Annulez si besoin est toutes les données périmées en cliquant sur Effacer dans les différents onglets. Reportez-vous si nécessaire au paragraphe 7.6.3.

8.4.3 Placer des Alertes, sonores ou non Parmi vos actions, le « calcul » de productivité doit être prêt pour le 16 octobre. Il vous demande bien une semaine de préparation ! Afin d’être sûr de le commencer en heure et en temps, confiez à MindManager le soin de vous prévenir ! Cette fonction est similaire aux fonctions d’Outlook Rendez-vous et Rappel que vous utilisez peutêtre. La fonction Alerte est gérée par un service spécifique à MindManager qui marche en arrièreplan, si bien que vous serez à coup sûr alerté à l’heure dite, que vous soyez en train d’utiliser MindManager ou non !

Pour créer une Alerte 1. Assurez-vous que la map est enregistrée. Il est impossible en effet de créer une Alerte dans une map qui n’est pas enregistrée. 2. Sélectionnez le Sujet sur lequel vous voulez placer l’Alerte. Une Alerte peut être placée sur tout type de Sujet. 3. Cliquez sur le ruban Insertion > groupe Autres élément de sujet > Alerte. La fenêtre ci-dessous apparaît (figure 8.20). 4. Entrez dans chaque champ les informations demandées. Vous pouvez entrer une mention spécifique, peut-être « Impérativement ! » ou « Quoi qu’il m’en coûte ! » Mais l’une des mentions proposées fera souvent l’affaire.

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8.4 Après la réunion

Figure 8.20 – Fenêtre de création d’une Alerte

S’il s’agit d’une tâche récurrente, cliquez sur le bouton Ajouter une périodicité et cochez les cases appropriées selon la fréquence souhaitée pour l’Alerte. 5. Cliquez sur OK. L’icône à la fin du Sujet indique la présence d’une Alerte. Pointez dessus et vous voyez en popup l’objet de l’Alerte, sa date et le laps de temps qui vous en sépare.

Figure 8.21 – Caractéristiques de l’alerte en pop-up

Pour modifier ou supprimer une Alerte Faites un clic droit sur l’icône du Sujet, puis choisissez Modifier pour ouvrir la fenêtre de l’Alerte et modifier ses paramètres. Vous pouvez aussi la Supprimer. Et maintenant que va-t-il se passer ?

Pour recevoir une Alerte En toute tranquillité vous poursuivez vos activités sans plus vous soucier de ce maudit calcul et vous avez raison, puisqu’à l’heure dite cette fenêtre surgira sur votre écran (figure 8.22).

Figure 8.22 – Fenêtre de réception d’une Alerte

Cliquez sur le bouton Ouvrir la map. Lorsqu’elle s’ouvrira, le Sujet concerné sera sélectionné, prêt à recevoir toute votre attention ! Veillez à ce que cette apparition intempestive – peut-être sonore – ne soit pas incongrue ! Il ne vous serait pas agréable d’être rappeler à l’ordre au beau milieu d’une présentation !

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Chapitre 8. Faites vos réunions sur grand écran

Gestion du système d’Alerte Vous pouvez heureusement agir de façon préventive en affichant à tout moment une fenêtre listant les Alertes que vous avez posées. Vous choisirez de les voir toutes ou seulement celles du jour. À partir de cette fenêtre, soit vous accédez directement au Sujet dont vous avez sélectionné l’Alerte dans la liste, soit vous Supprimez ou Modifiez cette dernière sans même vous rendre dans la map concernée. Pour ouvrir la fenêtre de gestion des Alertes, ouvrez le menu déroulant de la commande Alerte dans le ruban Insertion, groupe Autres éléments de sujet et choisissez Gérer les alertes de sujet.

Options du système d’Alerte Vous les trouvez à partir du bouton MindManager dans le menu des Options MindManager, à la rubrique Alertes de sujets. Vous pouvez faire trois choses : • Vérifier que le système des alertes est activé. La case est cochée par défaut. Si elle ne l’est pas, vous pouvez créer des alertes mais pas en recevoir ! • Rendre vos alertes sonores en cochant la case appropriée. • Synchroniser les Rendez-vous d’Outlook avec les Alertes de MindManager. Cette fonction crée automatiquement un Rendez-vous dans Outlook. Vous pouvez alors à partir de MindManager ouvrir ce Rendez-vous par le menu contextuel de l’icône . Attention, vous pouvez modifier l’Alerte, soit directement dans MindManager, soit dans Outlook, mais les deux systèmes étant indépendants, les Alertes MindManager ne peuvent être créées ou supprimées que dans MindManager.

8.4.4 Exporter vos tâches dans les tâches d’Outlook Vous venez de filtrer la map compte rendu du Comité de Direction afin de visualiser les seules tâches dont vous-même – Directeur de Production – avez la responsabilité. Je vous propose maintenant de les exporter dans Outlook. Si vous êtes utilisateur d’Outlook, MindManager vous offre des possibilités de communication étonnantes entre les deux programmes. Je les trouve puissantes et très pratiques et je les utilise quotidiennement. Je traite ici de la seule exportation des tâches dans Outlook. Je vous montrerai d’autres fonctions à la section 9.7.4 sur les projets et dans la partie 4 sur la communication avec les logiciels de Microsoft.

Pour le moment, prenez votre map filtrée pour envoyer les tâches dans Outlook. Veillez, si vous vous livrez à quelques essais « pour voir », à indiquer des dates éloignées et groupées. Vous supprimerez ainsi les tâches créées plus facilement. Vous n’avez en effet nulle envie de retrouver des tâches fictives au beau milieu de vos tâches réelles ! 1. Cliquez dans le ruban Exporter sur Exporter les infos des tâches vers Microsoft Outlook. La fenêtre suivante s’affiche (figure 8.23) :

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8.4 Après la réunion

Figure 8.23 – Fenêtre d’exportation dans Outlook

2. Pour l’exportation initiale choisissez uniquement les deux premières options. Elles sont d’ailleurs sélectionnées par défaut. Le premier bouton assure que, si des tâches de la map existent déjà dans Outlook, leurs informations de tâche seront synchronisées avec celles d’Outlook. Autrement dit, vous n’avez nul besoin de vous soucier d’une éventuelle duplication de tâches. 3. Cochez la case Exporter seulement les Sujets qui utilisent Informations de tâches. Vous exporterez ainsi dans Outlook uniquement les branches qui possèdent au moins une information de tâche : Date de début ou de fin, Durée, % Achevé, Priorité ou Ressource. Si vous cochez Exporter tous les Sujets Mindjet MindManager, absolument toutes les branches de la map seront considérées comme des tâches – plus en prime, le titre de la map ! Prenez l’habitude de considérer qu’une branche avec des sous-branches est une Tâche récapitulative de ses sous-tâches. Seules les sous-branches ou sous-tâches situées le plus en aval seront donc susceptibles de se voir attribuer des Dates de début et de fin ou des Durées. Dates de début et de fin ainsi que durée ne sont ainsi pour une branche mère que la résultante des données attribuées à ses filles. Respectez ce principe et vous éviterez bien des déconvenues ! 4. Cliquez sur OK. S’il vous est demandé l’autorisation d’accéder à Outlook pendant quelques minutes, donnez-la ! L’échange des données est en général très rapide. La figure 8.24 montre la liste des tâches telle qu’elle a été créée dans Outlook, par exportation de la map de la figure 8.17.

Figure 8.24 – Liste des tâches Outlook exportées

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Chapitre 8. Faites vos réunions sur grand écran

Vous y retrouvez les Dates de début et de fin (ici Échéance) et les Priorités – Outlook n’a que trois niveaux, Haute, Normale et Faible qui correspondent aux niveaux 1, 2 et 3 de MindManager. Vous verrez en ouvrant la fenêtre d’une tâche, qu’affichées ou non dans la liste des tâches, toutes les Informations de tâche (sauf une, les Ressources) entrées dans MindManager y figurent, y compris les Notes entrées dans la fenêtre des Notes. L’un des grands avantages de la communication entre Outlook et MindManager est bien sûr la synchronisation des tâches entre Outlook et MindManager et la possibilité de les organiser selon une variété de critères et de présentations – j’y reviens en détail dans le chapitre 15 – mais c’est aussi la synchronisation avec d’autres données d’Outlook, telles les Rendez-vous, les Contacts ou les E-mails… Je vous donne donc rendez-vous à la section 9.7.4 ! Voici une exportation que je fais couramment et que vous adopterez peut-être. Il n’est pas rare en effet, qu’en train de construire une map, je pense soudainement à une tâche à faire sans aucun lien avec le sujet de ma réflexion ! J’ouvre alors une map vierge, crée une branche à son nom, puis j’ajoute une information de tâche et j’exporte dans Outlook. Je ferme la map, bien sûr sans l’enregistrer et je continue mon travail. Cela ne me prend que quelques secondes et me libère totalement l’esprit ! Maintenant que GyroQ existe, je dois avouer malgré tout que j’ai plutôt recours à lui pour répondre à ces situations ! Vous découvrirez cet add’in au chapitre 11 section 11.5.

8.4.5 Exporter la liste des tâches dans un tableau Excel grâce à aHa!1Way aha!1Way est un petit add-in qui ravira tous ceux d’entre vous qui aiment lister les tâches dans un tableau Excel. Regardez la map construite pendant la réunion (figure 8.14). Peut-être préférez-vous réunir sur une même branche de cette map toutes les tâches, ou plus simplement masquer dans l’arborescence tous les autres échanges ? Avec le filtre, rien de plus facile, puisque vous avez « marqué » les tâches avec la couleur de police rouge. Maintenant, cliquez sur l’icône aha!1Way, apparue après installation dans le ruban Exporter (figure 8.25), et un tableau Excel se construit immédiatement sous vos yeux (figure 8.26) !

Figure 8.25 – L’icône aHa!1Way dans le ruban Exporter

La première colonne liste les tâches en respectant l’arborescence, que vous pouvez contracter ou développer à votre guise, tandis que les colonnes suivantes indiquent toutes les Informations de tâche entrées dans MindManager. Les différentes Ressources sont même dotées de couleurs spécifiques (différentes toutefois de celles éventuellement attribuées dans MindManager). aha!1Way ne coûte presque rien et s’avère un instrument synthétique extrêmement utile au début de toutes les réunions récurrentes ! Vous pouvez télécharger cet add-in à l’adresse http://www.mmdfrance.fr/mind-manager/telecharger-mindjet-mindmanager-8-addins.php

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8.4 Après la réunion

et l’essayer gratuitement. Vous trouverez des exemples d’utilisation sur le site www.mmdfrance.fr/livre.php.

Figure 8.26 – L’icône aHa!1Way dans le ruban Exporter

8.4.6 Compléter rapidement votre map et l’exporter dans Word pour un compte rendu linéaire pour les absents Vous avez peut-être remarqué que le Directeur Financier n’était pas de la partie à la réunion Techbois. La vie étant pleine d’imprévus, il y a des absents aux réunions et, pour informés qu’ils soient sur le contexte, la map compte rendu risque d’être pour eux bien trop taciturne ! Et que dire des destinataires du compte rendu qui n’étaient pas invités ? Une map resterait pour eux sans nul doute hermétique ! Vous voici donc conduit à rédiger ce bon vieux compte rendu de réunion dans sa forme classique. Vous n’êtes cependant pas trop à plaindre puisque vous disposez, n’est-ce pas, de notes bien organisées. Il vous suffit de rajouter quelques commentaires dans la fenêtre des Notes de chacun des sujets ou des Bulles figurant dans votre map. MindManager se charge d’exporter le tout dans Word. L’exportation dans Word est traitée en détail à la partie 4, chapitre 12. MindManager exporte même les informations sur les tâches. Vous trouverez donc dans votre document linéaire des tableaux indiquant échéances et responsabilités. Mais pour cela vous devez ajouter une précision, à savoir le nom du responsable de chaque action dans le champ Ressources du volet des tâches Infos de tâches. En effet MindManager n’interprète pas les Couleurs marqueurs ! Vous demandez-vous encore pourquoi, puisque vous devez maintenant entrer le nom des Ressources dans le Volet des tâches Marqueurs de map, avoir choisi des Couleurs marqueurs pour identifier les participants ? Si oui, vous doutez encore de l’avantage procuré par l’utilisation des Couleurs marqueurs en réunion ! Je vous invite donc à relire la section 8.3 ! Et que diriez-vous de placer ce compte-rendu sur votre intranet ? Rien de plus facile, comme vous le verrez section 14.4.3 !

9 Gardez la maîtrise de vos projets, même complexes !

En français, le terme « gestion de projet » est en général réservé aux projets complexes, orchestrés par un Chef de projet. Aussi ne vous sentez-vous peut-être pas concerné, si tel n’est pas votre titre ! Erreur ! N’êtes-vous pas, quelle que soit votre fonction – que vous soyez responsable de marketing, directeur de production ou expert dans un domaine spécifique – constamment impliqué dans des projets, les vôtres ou ceux d’autrui, seul ou au sein d’une équipe ? Ce qui suit est donc aussi pour vous ! Si vous êtes actif dans le cadre de projets transversaux, vous savez qu’il n’est pas toujours facile d’intégrer dans votre travail « normal » les tâches « supplémentaires » qu’ils génèrent. L’organisation des entreprises reste souvent conçue pour répondre aux besoins d’un monde relativement stable, attachée à maximiser l’efficacité des tâches répétitives et à optimiser les processus. Elle ne favorise pas toujours l’imagination, la souplesse, la réactivité, le partage des informations et l’alliance des compétences que requiert un environnement en changement constant. Dans ce contexte, MindManager n’est pas un outil de plus, ce peut être le cœur même d’une façon différente de travailler ensemble, de créer et de communiquer – plus naturelle, plus gratifiante, plus rapide et plus efficace. Les projets peuvent être simples ou très complexes, ne durer que quelques jours ou de nombreux mois, n’impliquer que deux ou trois personnes ou une quantité d’acteurs, partenaires et parties prenantes. Vous allez voir que dans tous les cas, MindManager a un rôle à jouer – seul si le projet est rela-

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Chapitre 9. Gardez la maîtrise de vos projets, même complexes !

tivement simple, ou s’il est plus complexe, en association avec d’autres logiciels dédiés à la planification. Mais au fait, qu’est-ce qu’un projet ? C’est « la conception, la planification et la réalisation d’un ensemble de tâches devant produire un résultat concret en réponse à un objectif clairement précisé, dans des limites de temps et de coûts bien définies. » Rassurez-vous, mon propos n’est pas de vous infliger un discours sur le management de projet. Il risquerait d’être ennuyeux et il y a plus compétent que moi sur le sujet. Il me suffit de souligner que la complexité d’un projet est directement liée à sa durée, au nombre de personnes impliquées et à la diversité de leurs rôles, et aussi à l’abondance des informations qui le concernent – informations de natures diverses, disponibles dans une variété de formats. À cela s’ajoutent les contraintes de budget et de temps et, bien souvent un environnement mouvant, ou encore des difficultés à communiquer ou à maîtriser des outils informatiques sophistiqués. Si je rappelle ceci, c’est pour jeter la lumière sur tout ce qui peut tourner mal, sur le nombre des difficultés à surmonter ! Laissez-moi en faire l’inventaire, non pas pour écrire un scénario catastrophe, mais simplement pour pointer les domaines où MindManager trouve toute son utilité : • L’objectif devient au fil du temps une cible mouvante sans que vous y preniez garde : – MindManager vous aide à définir le cap et à le garder visible de tous. Si objectifs et périmètre sont amenés à varier, c’est au vu et au su de chacun qu’ils seront modifiés. • Les dépenses et/ou le temps dérivent, du fait d’exigences nouvelles ou de problèmes inattendus : – MindManager vous permet tout à la fois de garder la maîtrise du déroulement du projet grâce à la vue d’ensemble et de vous concentrer sur les détails ou les domaines qui requièrent votre attention. – MindManager vous aide à garder sous les yeux les risques et les enjeux. – MindManager vous aide dans les négociations éventuelles à faire les arbitrages nécessaires, par exemple entre qualité et délais ou bien entre coûts et qualité. • Les membres de l’équipe travaillent dans leur coin et communiquent mal entre eux : – MindManager leur permet de comprendre et de situer leur contribution à l’ensemble du projet. – MindManager facilite la mise à jour et le partage rapide des informations. – MindManager maintient à portée de clic tous les documents utiles. • Les membres de l’équipe s’essoufflent et les énergies déclinent : – La facilité du feed-back avec MindManager permet de les garder motivés, car ils voient « le film » se dérouler sous leurs yeux. – Et s’ils ont grâce à MindManager participé à la conception du projet, leur implication et leur enthousiasme n’en seront que plus grands ! • Vous passez bien trop de temps à rendre compte au maître d’ouvrage, à consulter les parties prenantes et à informer la hiérarchie :

9.1 Conseils de méthode pour concevoir, planifier et suivre vos projets

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– MindManager vous offre une grande souplesse pour présenter à chacun l’aspect qui le concerne, à partir d’un seul document et au format approprié – map MindManager, document Word ou PowerPoint. L’objectif des pages qui suivent est de vous donner une méthode, des exemples et des idées pour exploiter les fonctions de MindManager et gérer plus efficacement et plus facilement vos projets.

9.1

CONSEILS DE MÉTHODE POUR CONCEVOIR, PLANIFIER ET SUIVRE VOS PROJETS

MindManager vous aide à surmonter les difficultés habituellement rencontrées dans toutes les phases de la conduite du projet. Il le fait de plusieurs façons : • tout d’abord, et c’est la base du Business Mapping, en vous donnant en permanence la vue d’ensemble sur le projet, tout divisé qu’il soit en tâches et sous-tâches confiées à différents spécialistes ; • en vous offrant des Modèles de maps pour exploiter la représentation visuelle à chaque phase de son déroulement et créer un véritable « centre de commandes » ; • par des fonctions spécialisées – notamment pour faciliter le travail en équipe – et bien sûr par la communication fluide avec les logiciels de gestion de projets et ceux de la suite Microsoft Office. Je vous invite dans les paragraphes qui suivent à découvrir et à utiliser ces outils en m’accompagnant dans la conduite d’un projet, de sa phase de conception à sa clôture. Bien sûr, si vous êtes seul à concevoir votre projet de vacances dans les îles aléoutiennes, le processus que je décris peut être allégé et certains Modèles ignorés…

La conception du projet : l’opportunité d’une vision commune Il est des cas où le projet vous est présenté déjà bien défini par le maître d’ouvrage. Mais il en est d’autres où il naît d’une situation confuse, d’un problème, ou d’une opportunité. Ce sont là les circonstances idéales pour impliquer acteurs et parties prenantes et leur faire explorer ensemble la situation. Que diriez-vous d’un brainstorming ? Vous pouvez procéder en plusieurs étapes, d’abord l’analyse, puis la génération d’idées. MindManager se prête par exemple particulièrement bien à l’analyse FFPM (ou SWOT, l’acronyme anglais) des forces, faiblesses, possibilités et menaces. Tout dépend bien sûr de l’ampleur du sujet à débattre, mais je vous conseille d’expérience, à chaque fois que cela est possible, de tout noter sur une seule et même map, car les pistes de solutions ou de risques surgissent, bien sûr, au fur et à mesure que les problèmes sont découverts ou mieux compris. Je vous suggère ici d’employer la méthode exposée au chapitre 5. Demandez avant la réunion à toutes les personnes concernées, acteurs futurs et parties prenantes, de se livrer à un brainstorming personnel préalable. Donnez-leur un modèle si vous pensez que c’est utile pour stimuler leur réflexion, mais pensez alors à leur dire d’utiliser le Mode brainstorming de MindManager (voir section 3.1.1 pour plus de détails) ! Bien sûr, vous aurez recours avec profit à l’add-in theRealizer si vous avez la chance d’en être équipé (voir section 5.3.1) ! En faisant ainsi, vous éviterez bien des déconvenues, telles un système informatique vécu par ses utilisateurs comme une usine à gaz – soit qu’on ait réellement ignoré ou sous-évalué certains de leurs besoins, soit qu’on ait du mal à leur vendre un « bébé » tout habillé !

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Chapitre 9. Gardez la maîtrise de vos projets, même complexes !

De la map finale, sortent l’objectif du projet et une idée assez précise du résultat final attendu. Celle-ci contient bien sûr beaucoup d’autres informations, qui seront ventilées et organisées dans des maps spécialisées. Ainsi, MindManager capture et organise rapidement l’abondance des idées et informations générées dans cette phase de conception, alors que celles-ci sont habituellement saisies dans une masse de notes et de feuilles de paper board disparates, bien difficiles à exploiter. L’intérêt essentiel de cette phase réside dans le fait qu’acteurs et parties prenantes ont acquis une vision commune – au sens littéral du mot – de l’objectif et du périmètre du projet, dès lors qu’est apparu clairement ce qu’il est opportun de faire, et pourquoi. Et d’expérience, je peux vous assurer qu’il est bien plus facile, lorsque celles-ci sont notées et positionnées dans une map, de démasquer les opinions que nous travestissons de toute bonne foi en faits et de découvrir les présuppositions que nous faisons inconsciemment, alors qu’elles ne sont que des hypothèses ! Innovation, disiez-vous ? Mais il est maintenant temps de passer à la phase de définition du Projet et MindManager nous propose pour ce faire un Modèle.

9.2 LES MODÈLES MINDMANAGER POUR LA GESTION DE PROJET MindManager propose dans l’Organiseur de Modèles, quinze Modèles de Maps consacrés à la gestion de Projets. Pour travailler avec ceux-ci, allez dans le ruban Outils et cliquez sur la première icône, Modèles de map pour ouvrir l’Organiseur de Modèles. Ouvrez le dossier « Modèles pour Projet ». Les Modèles de Maps sont traités en détail section 8.1.1.

Le Modèle Définition du Projet Les Modèles sont rangés dans l’ordre alphabétique. Cherchez donc Définition du Projet dans la liste pour ouvrir une nouvelle map sur la base de ce modèle.

Figure 9.1 – Sélection du Modèle « Définition du Projet »

9.2 Les Modèles MindManager pour la Gestion de Projet

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L’Assistant vous guide dans le remplissage de la map. Parcourez-le, les questions qu’il pose peuvent vous inspirer, sinon fermez-le sans regret. Je ne m’en servirai pas ici. Consultez www.mmdfrance.fr/ livre.php sur les Assistants. Dans cette map sont consignés la définition du problème, les critères de succès, les livrables, les risques, etc., bref, toutes données nécessaires à l’établissement du plan. Si vous êtes passé par le stade précédent de réflexion et de conception, de nombreux éléments de la map produite trouvent leur place dans cette nouvelle map et la définition du problème et les livrables sont rapidement formalisés. Notez que MindManager vous propose une branche et ses sous-branches pour attacher tous les documents relatifs au projet. Je vous laisse imaginer combien il est pratique que toute la documentation soit organisée visuellement et centralisée sur une même map. Chacun repère ainsi facilement ce dont il a besoin et peut ouvrir immédiatement le fichier désiré grâce aux Liens hypertexte. Ne soyez pas rebuté par leur nombre si la documentation est abondante, je vous donne rendez-vous avec la Section de map « Explorateur de dossiers » section 9.7.1 ! Cette map est celle que tous les participants au projet doivent connaître. Elle doit être disponible pour ses acteurs à tout moment, car c’est elle qui leur montre le cap à tenir. Vous la trouvez donc tout naturellement « liée » à nombre des autres maps dont vous allez découvrir les Modèles conçus pour le responsable et les acteurs du projet. Elle sera bien sûr, « liée » impérativement aux maps de la planification et du suivi du projet ! Que votre projet soit petit ou grand, que vous soyez seul ou nombreux, cette map est LA MAP indispensable – de même que la suivante !

Le Modèle Planification du Projet C’est bien sûr le cœur du sujet et je le traite en détail par un exemple au paragraphe suivant. Si je le laisse provisoirement de côté, c’est que le Modèle en lui-même n’apporte rien, ce sont les fonctions de planification qui sont importantes. J’attire par contre votre attention sur d’autres Modèles que propose MindManager. Bien sûr certains ne concernent que des projets de grande taille. Parcourez-les tout de même, car ils peuvent vous donner des idées pour d’autres utilisations !

Les autres Modèles • Certains ont pour mérite principal de représenter sous une forme facile à assimiler des éléments importants pour le projet : – le Modèle Évaluation des risques ; – le Modèle Satisfaction des « clients » (maître d’ouvrage et parties prenantes) ; – le Modèle Ressources (matérielles) disponibles. • Parmi mes préférés : – Le Modèle Circuits de communication. Il indique qui consulter selon le niveau de la difficulté rencontrée – avec bien sûr les coordonnées des personnes. – La Liste des membres de l’équipe. Vous pouvez ainsi les situer visuellement dans leur fonction et leur ligne hiérarchique et même ouvrir immédiatement un message vierge libellé à leur adresse e-mail ! – Le Modèle Entretien avec un membre de l’équipe. Il offre sur une seule page, dans sa partie droite un guide d’entretien à utiliser lors du recrutement de la personne pour le projet et dans sa partie gauche, un guide pour l’entretien de fin de projet. Il est à l’évidence intéressant pour les deux interlocuteurs de tenir ce second entretien avec sous les yeux les réponses données lors du premier ! Et bien sûr si vous êtes DRH, voici un modèle qui peut être adapté au recrutement tout court, en mettant en parallèle les requis pour le poste et les qualifications du candidat, ou encore aux entretiens de fin d’année pour mieux mesurer les progrès accomplis et apprécier si les objectifs mutuels ont été tenus ou non.

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Chapitre 9. Gardez la maîtrise de vos projets, même complexes !

• Parmi les must : – Le Modèle Tableau de bord du projet. Il propose au Chef de Projet de réunir sur une même map grâce à des Liens hypertexte, toutes les maps contenant les informations sur le projet : sa définition, sa planification, son déroulement, le budget, etc. – Le Modèle Audit du projet. Il est bien sûr précieux à la fin du projet de réunir en une seule map tous les éléments d’analyse sur le projet, son déroulement, ses succès et ses difficultés afin d’en tirer les leçons pour le futur. Même s’il s’agit de petits projets, où vous êtes peut-être le seul concerné, prenez donc l’habitude d’en faire ainsi l’audit et de conserver ces maps dans un endroit à part. Les consulter – et ce format visuel en permet une lecture très rapide – vous évitera de retomber dans les mêmes erreurs ou de réinventer la roue ! Il va sans dire que ces Modèles ne sont que des suggestions. Vous pouvez bien sûr les modifier à votre convenance ou créer les vôtres !

Voici ci-dessous la map Définition du projet réalisée par la société Techbois à partir du Modèle MindManager pour préparer sa participation au Salon de la construction en bois qui a lieu le 8 novembre. J’utiliserai ce projet au paragraphe suivant pour en montrer le découpage en différentes tâches et sous-tâches et la planification. Vous pouvez télécharger les maps présentées sur le site www.mmdfrance.fr/livre.php.

Figure 9.2 – Définition du projet avec le Modèle MindManager

9.3 Planifier

9.3

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PLANIFIER

Simples ou complexes, longs ou courts, les projets dans lesquels vous êtes en permanence impliqués nécessitent que vous planifiiez. MindManager, s’il permet de gérer de bout en bout des projets relativement simples, n’est pas un logiciel de planification. Aussi recourrez-vous à des logiciels spécifiques dès lors que votre projet se scinde en une multiplicité de tâches et sous-tâches, dépendantes les unes des autres et faisant appel à une abondance de ressources. Dans ce cas, pourquoi utiliser MindManager ? C’est que – beaucoup de nos clients utilisateurs de MS Project ou autres logiciels de planification vous le diront – MindManager apporte une première valeur ajoutée pour l’établissement de l’arborescence des tâches. Grâce à la vue d’ensemble, aisée à appréhender et à partager, il facilite le travail d’organisation des tâches - idéalement fait en commun autour d’un grand écran. En aidant au repérage des lacunes et des interdépendances, il concourt à la production d’une arborescence solide qui sera alors exportée dans un logiciel de gestion de projet ou synchronisée avec JCVGantt. Cette phase concourt grandement à la contribution et à l’implication des différents acteurs et leur donne la vision d’ensemble sur le déroulement prévu du projet. Lorsque dans MindManager, les branches sont des tâches… Si vous éprouvez le besoin de voir le déroulement de votre projet dans le temps, vous pouvez être tenté comme je le vois faire parfois, d’introduire dans MindManager la notion de chronologie en dirigeant toutes les branches vers la gauche et en considérant toute tâche comme précédant dans le temps les tâches situées à sa droite dans l’arborescence menant au centre de la map. J’aborde cette question en détail au chapitre 11, mais pour l’instant gardez-vous de faire cela si vous ne voulez pas compromettre l’exportation de votre map dans un logiciel de gestion de projet. En effet, même si vous n’êtes pas utilisateur de MS Project, vous n’êtes pas obligé pour autant de vous priver de la représentation de votre projet dans un diagramme de Gantt. Le logiciel de gestion de projet JCVGantt vous offre une solution excellente et peu onéreuse (voir section 9.5) ! Votre map projet sera donc une map « normale » en ce sens qu’elle part du centre où figure le résultat visé, inscrit les grands axes d’actions à accomplir sur les branches principales et entre dans toujours plus de détails au fur et à mesure qu’elle s’éloigne de son centre. Dans cette disposition, chaque branche est une tâche récapitulative des sous-tâches que sont ses sous-branches. Les relations temporelles, tant au sein des arborescences issues de chacune des branches principales qu’entre elles, ne sont pas représentées par la structure de l’arborescence, mais par des Relations entre branches. Ah ! J’oubliais une dernière recommandation pourtant de première importance : prenez donc la peine de formuler vos tâches avec précision. Écrirez-vous « Prototypes » comme tâche élémentaire ? Non, bien sûr ! Sinon comment saura-t-on s’il s’agit de les fabriquer ? de les exposer ? de les détruire ou de les cacher ? Le contexte, me direz-vous. Et bien, épargnez-vous donc surprises ou contrariétés ! Une tâche s’exprime correctement par un verbe + un complément. Astreignez-vous à cette discipline, même si vous êtes en tête à tête avec votre projet. Vous pouvez découvrir des tâches auxquelles vous n’aviez pas pensé ! Je vous signale même la formulation adoptée par PRINCE 2 – une méthodologie de gestion de projets d’origine anglaise en passe de devenir un standard international – qui va jusqu’à exprimer une tâche en la tenant pour réalisée. Ceci donne par exemple « Prototypes fabriqués » au lieu de « Fabriquer Prototypes ». J’aime bien le caractère quasiment coercitif de cette formulation. Pas vous ? À partir de là, de trois choses l’une : • votre projet est de grande ampleur et vous exportez votre map directement dans MS Project ou dans tout autre logiciel de gestion de projet grâce au format MPX pour procéder à la planification. Reportez-vous alors à la partie 4, chapitre 16 ;

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Chapitre 9. Gardez la maîtrise de vos projets, même complexes !

• vous synchronisez avec le logiciel de gestion de projet JCVGantt qui, moins complexe que les précédents, n’en accomplit pas moins l’essentiel de leur travail. Et vous garderez le sourire grâce à sa simplicité ! Voir section 9.5 ; • vous effectuez la planification dans MindManager si votre projet est de complexité modérée. Vous pourrez toujours le scinder en une série de maps pour former une map gigogne que vous gérerez dans l’interface Affichage multimaps. Voir section 7.4.

9.3.1 Les informations de tâche C’est dans le volet des tâches Infos de tâche à droite de l’écran que MindManager rassemble, les informations spécifiques à la notion de tâche dans la partie haute (figure 9.3), et des outils de gestion des tâches dans la partie basse. Je vous propose de vous intéresser tout d’abord à la définition des informations de tâche. Vous y retrouvez les champs Priorité et % Achevé avec, cette fois, leurs icônes au grand complet ! Vous pouvez y renseigner les champs Date de début, Échéance et Durée, ainsi que le champ Ressources, où peuvent être entrés tous les noms, séparés par une virgule. À vrai dire, vous n’entrerez qu’exceptionnellement les Ressources dans ce volet puisque le lieu le plus pertinent pour leur saisie est le volet Marqueurs de map. En effet, créer la liste des Ressources dans le groupe Ressources du volet des tâches Marqueurs de map vous permet de ne les saisir qu’une seule fois. Vous les attribuerez alors à partir de ce volet des tâches comme tout autre Marqueur (pour plus de détail, voir la fin de la section 8.3). Pour ajouter une ou plusieurs Informations de tâche à une branche, sélectionnez-la puis choisissez ou entrez la valeur souhaitée dans les champs concernés. Toutes les informations données apparaissent en étiquette en dessous de la branche. • Décochez la case Afficher les Informations de tâche pour masquer les étiquettes lorsque leur présence surcharge inutilement la map. (Vous pouvez aussi le faire dans le ruban Affichage, groupe Détails, commande Afficher/Masquer). • Cochez si nécessaire la case Afficher l’année dans les informations de tâches. Par économie de place, ne le faites que si votre projet s’étale sur plus d’une année !

Figure 9.3 – Le volet des tâches Infos de tâches et les Informations de tâches

Utilisez la commande Effacer pour supprimer toutes les informations et recommencer si vous avez des difficultés à imposer vos dates.

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9.3 Planifier

Voici la map préparée par la société Techbois pour préparer sa présence au Salon (figure 9.4).

Figure 9.4 – Planification de la participation de Techbois au salon

Les Dates de début et de fin ont été attribuées aux seules branches situées à la limite extérieure de la map. Lorsque pour des raisons pratiques, l’on souhaite visualiser les dates à un niveau plus en amont, ceci est fait a posteriori, en remontant pas à pas vers l’intérieur de la map et en prenant en compte à chaque étape les dates des différentes sous-branches. Attention, faites ceci uniquement si vous gérez votre projet entièrement dans MindManager ! Si vous prévoyez de communiquer avec un logiciel de gestion de projet, celui-ci se chargera de calculer les dates des tâches récapitulatives. Ne prenez surtout pas le risque de le contrarier ! Des Relations ont été placées entre les tâches dépendant les unes des autres. Par exemple, « concevoir catalogue » ne peut pas être terminée avant que le « prototype B2 soit approuvé » et « préparer panneaux photos » vient forcément après « fabriquer prototypes ». Des icônes à la signification convenue ajoutent de l’information. Par exemple, certaines (rouge) qui indique que le OK de la Direction doit être tâches sont précédées de l’icône signale un jalon. Le projet n’ayant pas débuté, toutes les obtenu, tandis que l’icône « non commencée ». tâches possèdent l’icône

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Chapitre 9. Gardez la maîtrise de vos projets, même complexes !

Une branche porte un Lien hypertexte vers la map Définition du projet : celle-ci sera ainsi immédiatement disponible à chaque fois que nécessaire. Cependant Karen, qui a reçu la mission de veiller au bon déroulement du projet, a besoin d’une vue plus synthétique du planning dont elle devra assurer le suivi. Va-t-elle devoir calculer elle-même les dates en remontant pas à pas vers l’intérieur de la map, tenant compte à chaque étape des dates notées dans les différentes sous-tâches ? Heureusement non, MindManager fait le travail pour elle ! À moins que vous n’ayez le projet d’exporter votre map dans JCVGantt ou MS Project (ou au format MPX intermédiaire) – auquel cas laissez-leur le soin d’effectuer les calculs –, abandonnez donc la gestion des tâches à MindManager et faites-lui calculer les informations de tâches, d’autant qu’il tient compte automatiquement des week-ends et congés ! Je reviens sur les logiciels de gestion de projet à la section 9.5 et au chapitre 16.

9.3.2 La gestion des tâches C’est dans la partie inférieure du volet Informations de tâche que se trouvent les outils de gestion des tâches, dont l’utilisation est bien sûr facultative !

Figure 9.5 – La rubrique Gestion des tâches du volet Infos de tâches

Karen a sélectionné la branche récapitulative Matériel et coché dans le volet la case Appliquer les informations de tâche aux parents jusqu’ici, c’est-à-dire en termes plus sobres « appliquer les informations de tâche aux tâches amont jusqu’à ce niveau ». La figure 9.6 montre le résultat obtenu.

Figure 9.6 – Calcul des informations de tâches

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9.3 Planifier

Karen constate ainsi que la documentation sera préparée entre le 01/06 et le 31/08 et que tout ce qui concerne le matériel doit être terminé au 30/09. Mais les week-ends et congés ont-ils bien été pris en compte ?

Calendrier par défaut et calendrier spécifique Le calendrier est valable pour toutes les Ressources – autrement dit il n’est pas possible de le personnaliser (JCVGantt permet de le faire, voir section 9.5). Par contre chaque projet, c’est-à-dire chaque map peut avoir son propre calendrier et ses jours de congés spécifiques. Le calendrier par défaut est défini dans les Options de MindManager (voir section 2.2.1). Vous pouvez les définir et/ou les consulter en les affichant directement à partir du volet Infos de tâche par un clic sur Options d’informations des tâches tout en bas. Si ce calendrier n’est pas adapté pour le projet affiché à l’écran – peut-être n’y travaillez-vous que trois jours par semaine ou que le weekend –, cliquez sur Calendrier de map à la ligne du dessus. Les données que vous entrez dans la fenêtre qui s’ouvre (figure 9.7) se substituent pour la map active aux données par défaut. Elles sont enregistrées avec elle.

Figure 9.7 – Fenêtre de personnalisation du calendrier de la map active

Calcul des infos de tâches Vous noterez dans la map de Karen que se sont affichées les Durées, calculées par MindManager en fonction des Dates de début et de fin. Rappelez-vous que vous êtes en effet en mode Gestion de projet et qu’en conséquence, vous ne pouvez pas traiter les Durées à la légère. La Durée dépend des Dates de début et de fin et si vous voulez noter que vous avez 15 jours pour effectuer un travail qui vous en prendra 3, vous vous abstiendrez de lancer cette fonction sur une branche amont ! Les dates et durées des branches intermédiaires sont grisées pour rappeler que résultant d’un calcul, elles ne peuvent être modifiées. Non calculée, une Ressource peut toutefois leur être ajoutée si besoin est. L’icône devant le Sujet « Matériel » indique que c’est à partir de lui que le calcul a été lancé. Si vous lancez un calcul sur un Sujet, tous les Sujets entre lui et les Sujets pour lesquels vous avez entré des informations de tâche sont porteurs d’informations de tâche calculées et les nouvelles tâches que vous créez en aval de ce Sujet sont intégrées au calcul. Vous pouvez à tout moment sélectionner le Sujet maître du calcul et décocher la case idoine. Les données calculées disparaissent aussitôt et vous ne gardez ainsi que les données d’origine… complétées s’il y a lieu.

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Chapitre 9. Gardez la maîtrise de vos projets, même complexes !

Notez : • que toutes les Durées sont converties en jours ; • que, si vous attribuez à une tâche élémentaire : – une Date de début et une Date de fin, MindManager calcule la Durée correspondante ; – une Date de début et une Durée, MindManager calcule la Date de fin correspondante ; – une Date de fin et une Durée, MindManager calcule la Date de début correspondante ; – une Date de début, une Durée et une Date de fin, MindManager recalcule la Date de fin en fonction de la Durée ; – seulement une Durée, MindManager… met des Dates de début et de fin fantaisistes ! – seulement une Date de début, MindManager lui donne la même Date de fin et une Durée de 1 jour.

Relations et Dépendances L’un des outils vedettes de la gestion de projet est bien sûr la Dépendance, qui indique par exemple qu’une tâche ne peut être finie avant qu’une autre ne le soit, ou encore avant qu’une autre ne soit commencée, etc. Eh bien MindManager sait créer des Dépendances et ajuster les dates des tâches concernées en conséquence !

Créer une Dépendance de Fin à Début La plus simple des dépendances, celle de Fin à Début, peut être créée tout simplement au moyen d’une Relation allant du Sujet source au Sujet cible. Essayez tout de suite, créez deux sous-tâches d’une tâche principale et donnez à toutes deux la date du jour comme Date de début. Indiquez une Durée de 5 jours pour la première sous-tâche puis créez une Relation entre elle et la seconde sous-tâche. Lancez maintenant le calcul sur la tâche principale. Vous constatez que la Date de début de la seconde sous-tâche a été automatiquement décalée, tandis que l’icône indiquant la nature de la Dépendance a été ajoutée dans une Bulle pour qualifier la Relation.

Figure 9.8 – Dépendance de Fin à Début

Créer les trois autres Dépendances, Début à Début, Début à Fin et Fin à Fin Pour créer ces trois Dépendances, vous devez obligatoirement passer par le volet Infos de tâches : • Activez d’abord la gestion des tâches en lançant le calcul sur une branche amont. • Sélectionnez les deux tâches à lier en maintenant la touche Ctrl pressée. • Choisissez la Dépendance voulue dans la liste déroulante du champ Dépendances entre tâches. Notez bien que : • le calcul doit être lancé en amont de chacune d’elles lorsque les tâches appartiennent à deux ensembles de tâches distincts,

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9.3 Planifier

• l’ordre de sélection des branches correspond à celui de la relation de dépendance – exemple : Dépendance Fin à Fin signifie que la tâche 1, sélectionnée en premier, doit être terminée pour que la tâche 2, sélectionnée en second puisse se terminer. La tâche 1 est déterminante, la tâche 2 dépendante. Sélectionnez toujours la tâche déterminante avant la tâche dépendante.

Les Dates des tâches dépendantes sont ajustées automatiquement s’il y a lieu, selon les contraintes décrites ci-dessous. Les Durées des tâches ne sont pas modifiées. Une ligne fléchée portant l’icône appropriée est créée entre les branches concernées. •

Fin à Début : la tâche déterminante doit être terminée pour que la tâche dépendante puisse commencer. • Début à Fin : la tâche déterminante doit être commencée pour que la tâche dépendante puisse se terminer. • Début à Début : la tâche déterminante doit être commencée pour que la tâche dépendante puisse commencer. • Fin à Fin : la tâche déterminante doit être terminée pour que la tâche dépendante puisse se terminer. Vous pouvez créer en même temps plusieurs Dépendances successives de même nature en sélectionnant plusieurs branches à la suite l’une de l’autre (maintenez la touche Ctrl pressée).

• Pour supprimer une Dépendance, il suffit de supprimer la ligne fléchée. Les informations de tâche restent inchangées. • Si après avoir créé une Dépendance, pris de remords, vous annulez l’opération, la ligne fléchée disparaît et les dates reprennent leur valeur initiale.

Pour éviter toute mauvaise surprise, Karen a donc pris soin d’ajouter une Dépendance Fin à Fin entre les tâches « Fixer tarifs » et « Concevoir catalogue ». En effet le tarif doit être fixé pour que la conception du catalogue puisse être finalisée, ce qu’indique bien le sens de la ligne fléchée (figure 9.9).

Figure 9.9 – Dépendance Fin à Fin

Voici Karen maintenant parée pour assurer le suivi du projet ! Cette map est une prévision. Enregistrez-la comme telle, même pour des « petits » projets. Cela vous permettra au moins une fois – à la fin du projet – de comparer la réalité à la prévision et d’en tirer les enseignements pour la fois prochaine !

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Chapitre 9. Gardez la maîtrise de vos projets, même complexes !

La map projet montrée à la figure 9.4 a conservé le Style map, qui était le sien lorsqu’elle a accueilli le brainstorming à l’origine du projet. Toutefois, une fois arrivé au stade de la planification, vous préférerez peut-être utiliser le Style Organigramme, visuellement plus ordonné, pour la mise en page du Sujet central. Reportez-vous si nécessaire à la section 4.1.2. Vous voici maintenant fin prêt pour vous lancer et affronter les duretés de la réalité ! Pardi, qui a jamais vu un projet se dérouler exactement comme prévu ?

9.4 ASSURER LE SUIVI C’est donc à participer au suivi du déroulement du projet que vous êtes maintenant invité.

Figure 9.10 – État d’avancement

Nous sommes aujourd’hui le 8 octobre et un mois avant le salon, Karen a besoin de faire un nouveau point sur le projet. Les Dates des tâches sont restées inchangées depuis l’établissement du planning. Chaque personne Ressource a simplement indiqué par une icône ou le % d’achèvement au 8 octobre de chacune des tâches dont elle a la charge. Le drapeau passé du rouge au vert indique que l’autorisation de la Direction a été obtenue. Cette mise à jour a été faite lors d’une réunion, mais chacun se réjouit de bientôt pouvoir travailler sur la map au moment qui lui convient puisque la société Techbois vient de souscrire au service Mindjet Catalyst (voir chapitre 10).

9.4 Assurer le suivi

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La figure 9.10 montre la map après que Karen a lancé le calcul sur chacune des branches principales. Comme vous le voyez, MindManager consolide en amont, non seulement les dates des tâches récapitulatives, mais aussi leur % d’achèvement. Les icônes portent alors un point noir , indiquant qu’elles résultent d’un calcul. Grisées tout comme les dates et durées, elles ne sont bien sûr pas actives. Vous remarquez deux nouvelles icônes et . Celles-ci sont ajoutées automatiquement par MindManager tant sur les tâches élémentaires que calculées, lorsqu’elles sont « en retard » ou « à risque ». Une tâche est considérée « à risque » par MindManager lorsque son % d’achèvement par rapport à sa Date de fin fait craindre qu’elle ne soit pas terminée à temps.

Vous pouvez même demander à MindManager de surligner ces tâches en retard ou à risque de la couleur de votre choix en cochant les cases appropriées dans le volet des tâches. Ces couleurs se substituent alors aux éventuelles couleurs de surlignage d’origine et la prochaine section vous montre tout leur intérêt !

Filtrez votre map pour y voir plus clair ! Vous voulez savoir ce qui reste à faire ? Inutile en tout cas d’encombrer votre map avec les tâches déjà terminées ! Et on imagine que Karen souhaite se concentrer uniquement sur les points sensibles ! Utilisez donc le filtre pour n’afficher que ce qui est utile ! Reportez-vous si nécessaire aux sections 7.6.2 et 8.4.2 sur le Filtre multicritères.

Figure 9.11 – La même map après application du filtre masquant les tâches achevées

La figure 9.11 montre la map après un premier filtrage où j’ai masqué les tâches achevées, puis un second ou j’ai affiché uniquement les tâches roses (en retard) OU jaunes (à risque) qui ont été automatiquement surlignées par MindManager. Si toutes les icônes de % achevé présentes dans la map apparaissent dans la fenêtre du filtre, qu’elles soient d’origine ou de calcul, il n’en va pas de même des icônes et de tâches en retard et à risque. C’est donc selon les couleurs de surlignage correspondantes que vous filtrerez pour afficher les tâches sensibles.

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Chapitre 9. Gardez la maîtrise de vos projets, même complexes !

Karen a supprimé le filtre et cette fois-ci, c’est Hugues qui ouvre la map car il veut savoir quelles tâches il doit terminer entre aujourd’hui 8 octobre et le 22 octobre. Il constate (figure 9.12) qu’il y en deux, « Contruire le stand » et « Fabriquer les prototypes », cette dernière lui étant signalée comme en retard !

Figure 9.12 – La map initiale avec uniquement les tâches d’Hugues restant à faire entre le 8 et le 22 octobre

Pour arriver à ce résultat, il a filtré en deux temps. 1. Il a d’abord choisi dans l’onglet Marqueurs de map du filtre les critères 100 % achevé, puis tous les noms de ressources autres que le sien. Puis il a cliqué sur Filtrer > Masquer les Sujets correspondants. 2. Il a ensuite continué à filtrer dans l’onglet Informations de tâches du filtre et a cliqué sur Choisir une date dans le champ Fin, puis sélectionné la plage du 8 au 22 octobre, non sans avoir au préalable annulé avec la commande Effacer les critères de sélection de l’onglet Marqueurs. Pour terminer, il a cliqué sur Filtre > Afficher les Sujets correspondants. Vous m’avez suivi ? Peut-être avez-vous opéré différemment. Ce n’est pas en effet la seule façon de faire, mais le résultat doit être le même ! Si ça n’a pas marché, c’est que vous avez oublié le nerf de la guerre. Voulez-vous essayer à nouveau ? (Peut-être une petite révision section 8.4.2 vous aidera-t-elle ?). Si vous ouvrez maintenant à droite de l’écran le volet des tâches Marqueurs de map de la map que vous avez téléchargée, que constatez-vous ? Tout d’abord qu’il a été « nettoyé » de toutes les icônes non utilisées, puis que toutes les ressources sont listées dans le groupe Ressources. Comme leur police est noire, vous savez qu’elles ont été directement entrées dans ce volet et qu’elles appartiennent donc à la Liste de marqueurs de la map. Que voyezvous également si vous baissez les yeux vers le groupe des Couleurs de remplissage ? Cette même liste de ressources ! Rassurez-vous, cette duplication a ses raisons ! Si je la préconise pour les projets de complexité moyenne où la responsabilité de chaque tâche échoit à une seule personne, c’est que d’une part, la Couleur n’a pas son pareil pour identifier un Sujet dans une map – elle permet un repérage quasi immédiat et facilite la mémorisation – et que d’autre part, l’indication des Ressources dans la rubrique appropriée assure leur présence lors de l’exportation de la map dans d’autres applications, y compris en pages Web et bien sûr elle permet d’assigner plusieurs Ressources à une même tâche !

9.5 Synchroniser votre map projet avec JCVGantt pour planifier plus finement dans le diagramme de Gantt

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Voici ci-dessous deux autres raisons qui me font vous encourager à utiliser les couleurs pour identifier les Ressources à chaque fois que c’est possible : • Comme vous le verrez section 9.7.2, la couleur est le moyen utilisé par le Mode révision pour identifier les différents intervenants sur une map. • Les couleurs de MindManager sont transmises dans les diagrammes de Gantt de JCVGantt en fonction de l’option de synchronisation des couleurs choisie (voir section 9.5). À l’évidence une map est tout à fait suffisante pour suivre le déroulement d’un projet tel que celui-ci. Vous gardez facilement la vue d’ensemble. Vous y ajustez les dates et les % d’achèvement, vous ajoutez des icônes pour marquer les points critiques et MindManager vous signale automatiquement les tâches à surveiller. Cependant vous apprécierez peut-être si vos projets sont plus complexes, la visualisation de leur déroulement dans le temps sous la forme d’un diagramme de Gantt. C’est ce que je vous propose au chapitre suivant, et rassurez-vous, vous n’avez pas à choisir entre la gestion des tâches par MindManager ou par JCVGantt car les deux sont compatibles.

9.5

SYNCHRONISER VOTRE MAP PROJET AVEC JCVGANTT POUR PLANIFIER PLUS FINEMENT DANS LE DIAGRAMME DE GANTT

JCVGantt est un logiciel de gestion de projets développé par une société tierce. C’est un add-in à MindManager mais il fonctionne aussi indépendamment de MindManager. J’en parle ici, car si un diagramme de Gantt est utile à la plupart d’entre vous, la nature de vos activités ne justifie pas pour autant que vous soyez équipé d’un logiciel de gestion de projets tel que MS Project, trop onéreux et beaucoup trop compliqué ! Simple ne veut toutefois pas dire simpliste ! Tout en restant convivial, JCVGantt sait aussi gérer des projets complexes. Il accepte par exemple plusieurs Calendriers, gère l’utilisation des Ressources en pool, traite les quatre types de Dépendances, calcule les Coûts et accepte vos formules de calcul sur des Feuilles de tableur. À tel point que certaines sociétés l’utilisent en complément de MS Project, car il exporte ses données dans MS Project et peut importer depuis MS Project via MindManager. Ce qui est impressionnant chez JCVGantt, c’est sa totale synchronisation avec MindManager ! À tel point que Mindjet, l’éditeur de MindManager a décidé d’en faire l’acquisition !

9.5.1 Une interface supplémentaire Lorsqu’après avoir installé JCVGantt, vous ouvrez à nouveau MindManager, vous constatez qu’un nouvel onglet, JCVGantt Pro est apparu dans le ruban. Ne vous affolez pas si la partie Gestion des tâches a disparu du volet des tâches Infos de tâche ! C’est qu’ayant déjà installé des versions antérieures de JCVGantt sur votre PC, vous devez faire disparaître les vestiges du passé ! Consultez le site www.mmdfrance.fr/livre.php pour la procédure détaillée.

202

Chapitre 9. Gardez la maîtrise de vos projets, même complexes !

Fonctionnant en harmonie avec la fonction Gestion des tâches de MindManager, JCVGantt vous offre de fait une interface supplémentaire, dotée de son propre ruban. Lorsque vous synchronisez une map avec JCVGantt, vous affichez alternativement celle-ci ou son diagramme de Gantt selon l’onglet que vous choisissez dans la barre d’état de Windows – MindManager ou JCVGantt. Si vous avez plusieurs maps ouvertes dans MindManager, que vous avez toutes synchronisées avec JCVGantt, vous verrez donc dans la barre d’état Windows autant d’onglets JCVGantt que de maps. Heureusement, ils portent le même nom qu’elles ! Comme il est logique pour une interface, toutes les données sans exception présentes dans JCVGantt sont enregistrées dans le fichier MindManager – qu’elles soient visibles ou non (voir section 9.5.2) en mode Map ! Retenez donc qu’il n’est nul besoin de créer un fichier spécifique !

Des données telles que le Coût des Ressources, leur Calendrier ou leur taux de Charge sont ainsi stockées dans la map bien qu’elles ne soient visibles que dans l’interface JCVGantt ! Il en va de même pour tous les calculs personnalisés dont vous avez entré les formules dans les Feuilles utilisateur accessibles par le ruban Compléments.

Figure 9.13 – Le projet Salon exporté dans JCVGantt juste après la création de l’arborescence dans MindManager

Mais comme je vous l’ai dit, JCVGantt est aussi un logiciel autonome et si certains parmi vos interlocuteurs ne possèdent que JCVGantt, vous pouvez tout de même travailler avec eux sur vos projets conçus dans MindManager ! Dans ce cas – et seulement dans ce cas –, enregistrez le fichier au format *.JCV3 dans JCVGantt, à partir du bouton JCVGantt > Importer/exporter > Exporter. Envoyez-le leur.

9.5 Synchroniser votre map projet avec JCVGantt pour planifier plus finement dans le diagramme de Gantt

203

Ils vous le retourneront une fois modifié et vous l’exporterez sans peine depuis JCVGantt dans MindManager par le bouton JCVGantt > Importer/Exporter > Exporter dans MindManager.

9.5.2 Travailler en synchronisation Vous avez bien sûr construit l’arborescence des tâches dans MindManager puisque c’est l’outil idéal pour le faire ! Sélectionnez maintenant toutes les branches principales et cliquez dans le ruban JCVGantt Pro sur Afficher la branche dans JCVGantt. Notez que cette commande a un pendant, Masquer la branche dans JCVGantt, ce qui permet donc de stocker dans la map des informations qui ne sont pas des tâches sans avoir à les masquer ! Ces deux commandes ont aussi fait leur apparition dans le menu contextuel des Sujets depuis l’installation de JCVGantt. Cliquez ensuite sur Ouvrir JCVGantt et voici ce qui s’affiche à l’écran.

Vous pouvez télécharger la map et une version d’essai de JCVGantt Pro 3 sur www.mmdfrance.fr/livre.php

Lorsqu’une map a déjà été synchronisée, JCVGantt affiche automatiquement les branches que vous avez choisi d’afficher la première fois, il vous suffit alors d’ouvrir JCVGantt à partir du ruban. Vous modifierez ou compléterez l’affichage selon vos besoins.

JCVGantt étant un logiciel de gestion de projets, autant lui laisser le soin de planifier les tâches ! Saisissez donc maintenant quelques barres de tâche avec votre souris et déplacez-les le long de l’échelle de temps préalablement ajustée dans le ruban Affichage propre à JCVGantt (figure 9.16). Placez votre curseur à la fin d’une barre de tâche, cliquez lorsqu’il change de forme et tirez pour allonger la barre vers la droite et modifier ainsi la Date de fin de la tâche et sa Durée. Retournez dans MindManager (cliquez sur l’onglet de la barre Windows ou utilisez Alt + Tab si celle-ci est masquée). Les dates définies dans JCVGantt sont affichées dans la map ! Cependant, lorsque vous synchronisez une map avec JCVGantt pour la première fois, vous avez peut-être déjà indiqué des Infos de tâche pour les tâches élémentaires dans MindManager et même lancé le calcul des infos de tâche pour les tâches récapitulatives (voir section 9.3.2). Peu importe ! JCVGantt s’accommode très bien de ce que vous avez déjà fait et se contente de compléter en amont les informations manquantes. De plus, si vous introduisez dans JCVGantt les % de tâche achevée (voir ci-dessous), vous verrez signalées dans MindManager les tâches en retard ou à risque par les icônes correspondantes et même par des couleurs si ces options sont cochées dans le panneau Gestion des tâches.

Attention cependant, lorsque vous avez synchronisé votre map et que JCVGantt est ouvert, vous ne pouvez modifier dans MindManager que la date de Début et/ou la Durée des tâches. Si vous essayez de changer la date de Fin, vous voyez celle-ci reprendre obstinément sa valeur d’origine. Vous avez par contre toute liberté pour modifier ces données dès lors que l’interface JCVGantt est fermée. JCVGantt tiendra bien sûr compte des changements lors de la synchronisation suivante. Notez toutefois que JCVGantt ne calcule pas la Date de début à partir d’une Date de fin et d’une Durée. Il prend tout bonnement votre Date de fin comme Date de début. Vous ne faites donc pas de rétroplanning avec JCVGantt !

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Chapitre 9. Gardez la maîtrise de vos projets, même complexes !

Ajoutez maintenant le nom de « Jean » comme Ressource pour la tâche « Imprimer catalogue » dans le Volet des tâches infos de tâche de MindManager (figure 9.14).

Figure 9.14 – La tâche « Catalogue » dans le volet des tâches Infos de tâches de MindManager

Vous constatez que « Jean » est immédiatement apparu à la fin de la barre de tâche « Imprimer catalogue » dans JCVGantt (figure 9.15).

Figure 9.15 – La même tâche dans JCVGantt

Indiquez maintenant dans JCVGantt une Dépendance de fin à fin entre le jalon « Prototypes B2 approuvé » et la tâche « Imprimer Catalogue ». Constatez que la tâche « Imprimer catalogue » est maintenant dépendante et que son déplacement est soumis à contrainte. Pour ce faire, double-cliquez sur la barre de la tâche « Imprimer catalogue » et choisissez l’onglet Prédecesseurs dans la fenêtre qui s’ouvre. Double-cliquez dans la première ligne du champ « Nom » et choisissez la tâche prédécesseur (ou déterminante) dans la liste déroulante, faites de même dans la colonne suivante pour choisir la nature de la dépendance, puis cliquez sur OK. La dépendance est aussitôt matérialisée dans MindManager par une ligne fléchée entre les deux branches, qualifiée FF dans une Bulle. Vous voyez aussi apparaître sur cette ligne l’icône , caractéristique de la Gestion des tâches dans MindManager, et si vous êtes observateur, vous remarquez que ce n’est pas la bonne ! Déplacez la première Bulle (FF) afin de dégager l’autre pour la supprimer. Si vous faites le contraire pour ne laisser subsister que l’icône, JCVGantt obéira : il transformera la Dépendance en Fin à Début et déplacera les tâches en conséquence ! En d’autres termes, si vous synchronisez avec JCVGantt, établissez les Dépendances dans JCVGantt. Elles sont alors matérialisées dans MindManager par une ligne fléchée portant une Bulle qui indique par ses initiales la nature de la Dépendance ! Si vous y tenez, vous pourrez créer dans MindManager les Dépendances de Fin à Début par des Relations, mais tout autre type de Dépendance créé par la Gestion des tâches serait immédiatement interprété par JCVGantt comme Dépendance de Fin à Début.

Voici ci-dessous (figure 9.16) le diagramme de Gantt du projet Salon de la société Techbois au 8 octobre. Comparez-le à la map de la figure 9.10 avec laquelle il est synchronisé.

9.5 Synchroniser votre map projet avec JCVGantt pour planifier plus finement dans le diagramme de Gantt

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Figure 9.16 – Diagramme de Gantt du projet Salon au 8 octobre

9.5.3 Choisir les options JCVGantt vous donne la possibilité par son ruban Options de synchroniser certains attributs et certaines fonctions avec MindManager. Vous synchroniserez par exemple les Couleurs de remplissage des Sujets et des barres de tâche ou bien les Relations de MindManager avec les Dépendances de JCVGantt. Cette dernière option est activée par défaut, ce qui est utile… sauf si vous avez placé dans MindManager des Dépendances autres que Fin à Début avant de synchroniser ! Que faire si vous avez déjà créé dans MindManager des Dépendances autres que Fin à Début avant de synchroniser ? La situation n’est pas totalement désespérée : ouvrez JCVGantt avant de choisir les branches à afficher. Désactivez la commande Synchroniser avec les Relations de MindManager. Retournez dans MindManager pour afficher les branches. Les Dépendances auront malheureusement disparu dans JCVGantt, mais au moins les dates des tâches n’auront pas été modifiées !

Et bien sûr, vous synchroniserez avec le Filtre de MindManager. Amusez-vous à n’afficher dans le diagramme de Gantt ci-dessus que les seules tâches de Jean qui ne sont pas achevées ! Appliquez par exemple le filtre de MindManager en deux temps – la première fois, cochez « Jean » parmi les Ressources et choisissez Afficher ; la deuxième fois, annulez le critère précédent, cochez l’icône puis choisissez Masquer. D’autres choix permettent d’appliquer le filtre en une seule fois. Voulez-vous essayer à titre d’entraînement ? Il existe dans les Options de MindManager accessibles depuis le gros bouton MindManager un panneau JCVGantt Pro 3.

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Chapitre 9. Gardez la maîtrise de vos projets, même complexes !

La deuxième option fait double emploi avec la commande Appliquer les filtres de l’onglet Options de JCVGantt. Quant à la première, voici ce qu’elle signifie : • lorsqu’elle est cochée, toute branche qui possède des informations de tâche voit aussitôt ces dernières disparaître dans MindManager si vous activez la commande Masquer la branche dans JCVGantt ; • lorsqu’elle n’est pas cochée, ces informations de tâches restent dans la map, bien que la tâche soit effectivement masquée dans JCVGantt.

9.5.4 Quand utiliser MindManager et JCVGantt Voici des conseils issus de mon expérience et celle des utilisateurs que je connais. • Utilisez l’interface MindManager en amont pour concevoir votre projet et construire l’arborescence des tâches. Établissez la liste des Ressources dans le volet des tâches Marqueurs de map et attribuez-les aux tâches. L’avantage de les introduire ici est que vos Ressources appartiendront à la Liste des marqueurs du projet (voir section 3.5.3). • Utilisez l’interface JCVGantt pour planifier et pour assurer le suivi de votre projet. Déplacez les barres de tâche le long de la ligne de temps. Ajoutez les Dépendances. Complétez le tableau des Ressources, accessible dans l’onglet Affichage. Vous y trouvez en effet le nom des Ressources que vous avez déjà attribuées aux tâches dans MindManager. Ajoutez-y leur Coût, leur Calendrier et leur Taux de charge. Les Ressources peuvent aussi être créées directement dans ce tableau. Attribuées aux tâches dans JCVGantt, elles figurent dans la map et bien sûr dans la liste des Ressources du volet Marqueurs de map, mais en grisé. Pour attribuer une Ressource à une tâche directement dans JCVGantt, doublecliquez sur la barre de tâche, puis cliquez sur l’onglet Ressources de la fenêtre de propriétés. Choisissez le nom de la Ressource dans la liste déroulante qui s’affiche lorsque vous cliquez sur la flèche à droite du champ Nom. Pour indiquer le % d’achèvement d’une tâche, placez le curseur de la souris sur le bord gauche de la barre de tâche, puis cliquez et tirez ; un épais très noir s’affiche, ainsi que le %. Relâchez à l’endroit désiré. L’icône de % achevé correspondante s’affiche dans MindManager. • Utilisez MindManager à chaque fois que vous avez besoin : – de la vue d’ensemble pour mieux maîtriser le déroulement des différentes parties du projet ; – d’une vue synthétique et flexible, par exemple pour présenter à votre hiérarchie l’état d’avancement du projet ou insister sur un point particulier ; – du détail d’une section particulière et de son impact sur le reste du projet pour discuter avec un membre ou une partie de l’équipe.

9.6 EXPORTER DANS EXCEL OU DANS UNE PAGE HTML AVEC LES ADD-INS AHA! POUR FACILITER LA LECTURE DE VOTRE PROJET C’est pour répondre aux besoins des grandes entreprises avec lesquelles elle travaille intimement que la société néerlandaise Aha! a développé trois add-ins pour MindManager, aHa!1Way, que je vous

9.6 Exporter dans Excel ou dans une page HTML avec les add-ins AHA! pour faciliter la lecture de votr 207 projet

ai présenté à la section 8.4.5, aHa!2Way et aHa!Matrix. Leur objectif est d’apporter instantanément des compléments utiles à vos maps.

9.6.1 Produire dans Excel avec aHa!2Way un tableau du projet, un diagramme de Gantt et des tableaux d’utilisation des ressources aHa!2Way produit, tout comme JCVGantt, un tableau du projet et un diagramme de Gantt. Moins complet que JCV Gantt, il est toutefois d’un coût plus modique et d’un maniement qui ne saurait être plus simple, puisque c’est directement dans MS Office Excel qu’il affiche les données. Un simple clic dans l’icône apparue après installation de l’add-in dans le ruban Exporter (figure 9.17), puis sur le bouton Start export fait apparaître un classeur Excel. Il s’agite quelques instants sous vos yeux… ne vous inquiétez pas, ne le touchez pas, laissez-le travailler !

Figure 9.17 – L’icône aHa!2Way dans le ruban Exporter

Lorsqu’il a terminé, vous constatez que plusieurs feuilles ont été créées (figure 9.18) : • La feuille Project est un tableau présentant l’arborescence des tâches avec dans les colonnes suivantes toutes les informations relatives au projet, y compris les Ressources, chacune dotée d’une couleur spécifique. Notez que les Notes apparaissent comme Commentaires des cellules correspondantes. • La feuille Gantt Chart affiche ces mêmes tâches sous forme d’un diagramme de Gantt aux barres colorées comme les Ressources qui en ont la charge. • Les feuilles Utilisation de Ressources, une par Ressource, indiquent dans un tableau les tâches et les heures effectuées par la ressource, permettant ainsi le calcul de son coût.

Figure 9.18 – Une map projet et le tableau et le diagramme de Gantt correspondants

Pouvez-vous modifier les données du projet ? Oui ! • Dans Excel, un système de flèches à gauche de chaque tâche permet de déplacer les barres de tâche du diagramme de Gantt et bien sûr, vous pouvez préférer modifier les dates de début et de fin dans le tableau du projet. Cliquez sur Update map dans le ruban aHa !2WayXLS pour mettre à jour les données dans MindManager.

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Chapitre 9. Gardez la maîtrise de vos projets, même complexes !

• Dans MindManager, vous pouvez modifier les informations de tâche, puis cliquer sur Update sheet dans le ruban aHa !2WayXLS pour mettre à jour les données Excel. En effet celui-ci reste affiché quelle que soit l’application à l’écran. Vous pouvez donc avec aHa!2Way synchroniser avec MindManager tant que vous n’avez pas cliqué sur Close Project. En effet, ceci déconnecte les deux fichiers et propose l’enregistrement du classeur Excel. Il diffère en ceci de aHa!1Way (section 8.4.5) qui ne permet pas la mise à jour de la map à partir du tableau Excel et ne propose ni diagramme de Gantt, ni tableaux d’utilisation des ressources.

9.6.2 Produire avec aHa!Matrix une matrice dans une page HTML à partir d’une map Un seul clic sur l’icône dans le ruban Exporter de MindManager et aHa!Matrix affiche dans une page html une matrice permettant à tous de lire très rapidement, sous une forme familière, les informations contenues dans une map.

À titre d’exemple, regardez la figure ci-dessous. Elle montre une map recensant les risques concernant un projet. Pour chaque risque sont indiqués, sa « probabilité », son « impact » et sa « proximité ». Trois marqueurs couleurs correspondent aux niveaux « Fort », « Moyen » et « Faible ». Dans chaque cas, l’un de ces mêmes marqueurs qualifie le degré des mesures prises pour parer au risque. À chaque branche peut être ajoutée une Note. Vous retrouvez dans la matrice obtenue, en ordonnée la liste des risques – les Sujets principaux, et en abscisse leurs caractéristiques – les sous-branches. Un rapide coup d’œil permet de voir que le « risque N° 2 » a un impact fort et une proximité moyenne tandis que le N° 5 a un impact et une proximité faibles. Voulez-vous connaître les dates d’identification et de dernière vérification du « risque N° 3 » ? Les « 15 septembre » et « 16 novembre 2009 » ! Cliquez simplement sur la case « Dates » du « Risque N° 3 ». Ces dates figuraient dans les Notes de la branche correspondante.

Figure 9.19

Une telle matrice est idéale pour représenter les résultats d’un questionnaire. La société aHa! l’a utilisée pour mettre en évidence pour le compte du gouvernement néerlandais les votes des différents

9.7 Travailler en équipe sur un ou plusieurs projets

209

partis sur diverses propositions dans les provinces des Pays-Bas et afficher les commentaires lorsque souhaité. Vous pouvez télécharger ces add-in à l’adresse http://www.mmdfrance.fr/mind-manager/telecharger-mindjet-mindmanager-8-addins.php et les essayer gratuitement. Vous trouverez des exemples d’utilisation sur le site www.mmdfrance.fr/livre.php.

9.7

TRAVAILLER EN ÉQUIPE SUR UN OU PLUSIEURS PROJETS

Vous avez pu effectuer un travail tel que le précédent seul ou bien en équipe. Voyez maintenant comment certaines fonctions de MindManager rendent le travail de suivi facile à effectuer, même lorsque toute une équipe est impliquée. En effet MindManager : • assure à tous la disponibilité immédiate de tous les documents nécessaires ; • identifie chacun des collaborateurs intervenant en différé sur une même map ; • centralise coordonnées et e-mails importants échangés tout au long du projet ; • permet de déléguer sans perdre de vue les échéances.

9.7.1 Donner accès à tous les documents avec Explorateur de dossiers Promesse faite, promesse tenue. Pour éviter que vous ne renâcliez à créer un à un les Liens hypertexte vers tous les documents concernant votre projet, MindManager le fait automatiquement pour vous, comme je vous l’ai annoncé section 9.2. Découvrez comment, en explorant avec moi les trésors cachés du volet des tâches Sections de map !

Figure 9.20 – Le volet des tâches Sections de map

Tous les dossiers du volet des tâches Sections de map contiennent des Sections de map « dynamiques », à côté des Sections de map statiques vues à la section 8.1.1. Elles sont « dynamiques » car elles affichent dans la map des données appartenant à d’autres applications, qu’elles mettent à jour de façon dynamique grâce à la liaison qu’elles gardent avec elles. C’est « Explorateur de dossiers » qui vous intéresse à présent. En effet, il vous permet non seulement de mapper automatiquement le contenu de tout un répertoire – ses dossiers et ses fichiers – mais il crée aussi un Lien hypertexte vers chacun d’eux. Ce qui est magique, c’est que quelques clics

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Chapitre 9. Gardez la maîtrise de vos projets, même complexes !

suffisent à créer cette map, qui de surcroît se met à jour automatiquement à chaque fois qu’une nouvelle pièce est versée à l’un quelconque des dossiers de l’Explorateur Windows ainsi « explorés » ! Voici comment mapper rapidement des dossiers de l’Explorateur Windows : 1. Ouvrez une map vierge.

Les figures 9.21, 9.22 et 9.23 illustrent à titre d’exemple le mapping des dossiers relatifs au projet constitué par l’écriture du présent ouvrage.

Figure 9.21 – Les dossiers du répertoire du projet « Livre » dans l’Explorateur Windows

Figure 9.22 – Création automatique des branches et des Liens hypertexte vers les dossiers et fichiers

Une fenêtre s’ouvre qui vous donne accès à l’Explorateur Windows. 2. Ouvrez le volet des tâches Sections de map, puis le dossier « Explorateur de fichiers ». Saisissez avec votre souris l’aperçu « Tous les fichiers et dossiers » parmi les trois aperçus proposés, puis faites-le glisser sur le titre de la map. Relâchez lorsqu’apparaît l’indice visuel rouge indiquant où sera déposée la branche. 3. Naviguez vers le dossier que vous souhaitez explorer, puis cliquez sur OK. Si votre dossier est bien garni, MindManager travaille quelques instants puis crée dans la map un Sujet du nom du dossier exploré. Il porte deux niveaux de sous-branches correspondant à son contenu hiérarchisé. Chaque Sujet ainsi créé possède une fenêtre de propriétés (voir section 9.10.3), où sont indiqués les dates de création et de dernière modification du dossier ou du fichier ainsi que son chemin d’accès, et un Lien hypertexte qui pointe directement vers lui.

9.7 Travailler en équipe sur un ou plusieurs projets

211

Figure 9.23 – Les fenêtres de propriétés des dossiers et fichiers

MindManager explore les dossiers jusqu’au niveau 2 afin que vous ne soyez pas submergé ! Si vous avez besoin d’affiner votre index, explorez plus avant en répétant l’opération avec les dossiers du deuxième niveau. Choisissez parmi les trois possibilités offertes, la Section de map qui répond le mieux à votre besoin d’indexation. Supprimez les sujets doublons par Ctrl+Maj+Sup. Notez qu’en revanche, supprimer une branche dans la map ne supprime pas le fichier ou le dossier dans l’Explorateur Windows ! Ces liens avec l’Explorateur Windows sont dynamiques. La map est automatiquement mise à jour, avec de nouvelles branches au fur et à mesure que vous créez dans l’Explorateur des nouveaux dossiers et fichiers et de nouvelles données dans la fenêtre de propriétés lorsque vous modifiez les fichiers existants. Si votre map est ouverte, vous devez toutefois l’actualiser manuellement. Pour actualiser tous les Sujets dynamiques de la map en même temps, faites un clic droit sur le fond de la map et choisissez Actualiser tous les Sujets. Mais vous pouvez aussi actualiser les Sujets. Pour ce faire, il vous suffit de faire un clic droit sur l’icône de fenêtre de propriétés précédant le Sujet et de choisir Actualiser dans le menu contextuel. Votre Sujet sera actualisé uniquement si l’option Actualisation automatique est cochée. Si l’option Actualisation silencieuse est elle décochée, vous serez consulté avant l’actualisation. Vous pouvez ainsi visualiser dans cette map les contenus de dossiers classés dans des répertoires différents. Nul besoin de les réunir physiquement. Vous pouvez mettre cette map à disposition de toute l’équipe et la placer où vous voulez sur le réseau – les liens créés sont absolus – et plus personne ne perdra de temps à rechercher la précieuse information qu’il lui faut. Et si malgré la vue d’ensemble vous ne repérez pas le précieux document, lancez une recherche de texte ! (Voir section 7.5.)

Imaginez un instant combien cette fonction – « l’Explorateur de dossiers » n’était alors qu’un add-in à la version de MindManager de l’époque – a pu nous faciliter la vie lors de la création de MMD France. Lorsque l’on n’est que deux pour tout faire, il va sans dire que réactivité et flexibilité s’imposent ! Consulter ou modifier en moins de 15 minutes, 5 ou 6 documents différents est un exercice redoutable qu’il faut à tout prix maîtriser ! Qu’avonsnous fait ? Tout simplement « mappé » l’intégralité de notre classement dans l’Explorateur

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Chapitre 9. Gardez la maîtrise de vos projets, même complexes !

Windows. Les branches inutiles supprimées, celles telles que « tarif », « fiche produit » ou « formation » colorées et dotées d’images pour un repérage immédiat et hop, cette map, toujours ouverte, nous a évité mainte recherche lente et fastidieuse dans notre Explorateur Windows !

9.7.2 Identifier les ajouts des uns et des autres avec le Mode Révision Travailler à plusieurs sur la même map en temps différé pourrait s’avérer périlleux. Heureusement, le Mode Révision de MindManager permet la réelle collaboration d’équipes ou d’individus autour de maps communes, complétées et mises à jour tout au long du déroulement d’un projet. Le processus du Mode Révision se prête à plusieurs types d’utilisation. Pour en expliquer le principe, je commence par l’exemple d’un emploi ponctuel, puis je vous décris l’une de mes applications personnelles, avant d’aborder l’utilisation en équipe dans le cadre de la gestion d’un projet.

Exemple d’un emploi ponctuel : vous faites partie du Comité des fêtes de votre village et vous avez la responsabilité des festivités de la Saint-Jean. Vous avez jeté quelques idées sur une map, que vous voulez faire circuler pour récolter avis et suggestions. Vous envoyez donc votre map par e-mail à un premier collègue. Il y ajoute ses idées et ses commentaires et la fait suivre. En fin de parcours, la map vous revient avec l’ensemble des ajouts, modifications et commentaires des uns et des autres. Tous sont identifiés visuellement par des couleurs de police et de surlignage, qui ont été automatiquement attribuées par MindManager à chacun des « réviseurs ». De plusieurs choses l’une : vous décidez que toutes ces idées sont folles et vous les éradiquez de la map d’un seul clic ou bien vous les gardez toutes – ou seulement quelquesunes – et vous les convertissez en Sujets « normaux ». Je vais maintenant reconstituer pour vous ce qui s’est passé ! Voici tout d’abord la map que vous avez préparée et que vous voulez faire circuler. Vous pouvez la télécharger sur www.mmdfrance.fr/livre.php.

Figure 9.24 – La map prête à être envoyée par e-mail pour révision

1. Allez dans le ruban Révision et cliquez dans le groupe Suivi sur l’icône Lancer la révision. Si vous n’avez pas encore entré ces données dans la fenêtre des Options MindManager accessible par le bouton MindManager, il vous est demandé d’indiquer votre nom et votre adresse e-mail la première fois que vous lancez ce mode. Cette information est en effet utilisée pour identifier vos interventions.

9.7 Travailler en équipe sur un ou plusieurs projets

2. Cliquez sur l’icône Transférer.

213

Envoyer la map dans le même groupe, puis sur la commande

L’Assistant d’envoi d’e-mail que vous connaissez fait son travail (voir sections 7.4.4 et 7.4.5) et confectionne un e-mail qui s’affiche dans votre messagerie, prêt à envoyer. Il n’est pas indispensable de mettre votre map en Mode révision et de procéder comme ci-dessus pour confectionner cet e-mail. La commande du bouton MindManager, Envoyer > Envoyer en tant que pièce jointe pour révision le fait pour vous.

« Pierre », votre premier destinataire, connaîtra l’objet de votre envoi grâce à la mention « Révision » qui apparaîtra dans le champ Objet de l’e-mail. De plus, la map jointe s’ouvrira automatiquement en Mode révision une fois dézippée. Transportez-vous maintenant en imagination devant l’écran de « Pierre » qui vient d’ouvrir votre map. Il a décliné son identité si nécessaire, puis il ajoute Sujets et Notes. Vous constatez que ceux-ci sont automatiquement surlignés d’une couleur. Attention, seuls les Sujets ajoutés sont signalés par les couleurs. Les Sujets existants dont le texte est modifié ne sont pas colorés. « Pierre » pressent-il qu’un commentaire sera utile pour justifier sa suggestion de piquenique sur un radeau ? Il sélectionne le Sujet en question et choisit Nouveau Commentaire dans le groupe Commentaires. La petite fenêtre de commentaire s’ouvre. Y sont indiqués son nom, la date et l’heure. Ces indications précèdent le commentaire qu’il ajoute. Il ferme la fenêtre. L’icône en fin de Sujet indique la présence d’un Commentaire. Commentaire que le réviseur suivant « Nicolas » s’empressera de commenter ! En effet, un même Sujet peut posséder des Commentaires issus de plusieurs réviseurs, car il est possible d’ajouter son grain de sel à un Commentaire existant. Cliquez sur l’icône à la fin du Sujet, puis cliquez dans la fenêtre sur l’icône . Votre nom, la date et l’heure s’affichent aussitôt à la suite des Commentaires existants. Il vous reste à cliquer dans la bande bleue puis à entrer votre texte. L’icône vous permet de supprimer les Commentaires que vous sélectionnez – les vôtres, si vous avez des remords… et même les autres (chut !). Si vous voulez simplement ajouter un Commentaire à un Sujet existant qui n’en possède pas, sélectionnez-le et cliquez sur Nouveau commentaire pour ouvrir une fenêtre.

Figure 9.25 – Fenêtre de commentaires

214

Chapitre 9. Gardez la maîtrise de vos projets, même complexes !

Et si « Nicolas » veut protester ou contester tout de suite les idées de « Pierre », il cliquera sur l’icône Envoyer la map du groupe Suivi pour vous retourner la map par e-mail en choisissant Répondre à l’expéditeur ! Vous voici à nouveau devant votre ordinateur, découvrant dans un festival de couleurs votre map révisée par tous vos collègues successivement. Que faire ?

Figure 9.26 – La map révisée, avec ajouts et commentaires des réviseurs

Les deux icônes et du groupe Modifications vous permettent de circuler dans la map en passant d’un Sujet révisé à l’autre dans le sens des aiguilles d’une montre.

Figure 9.27 – Les icônes de la barre de révision

Pour terminer la révision : 1. Pointez sur l’icône à la fin du Sujet pour prendre connaissance des Commentaires dans le pop-up qui s’affiche. 2. Vous pouvez alors décider, soit de garder le Sujet, soit de le supprimer. Accepter dans le groupe ModificaPour le conserver, cliquez sur la flèche de l’icône tions et choisissez Accepter le Sujet en révision. La commande Accepter tous les sujets en révision conserve en bloc tous les Sujets de la map ajoutés ou modifiés. Ils y sont déjà, allez-vous dire ! Oui, le travail de ces commandes est de les « déshabiller » de leur couleur de révision pour les « normaliser » et leur redonner leurs attributs par défaut. L’icône permet de la même façon de les supprimer, soit un à un, soit tous en même temps. Et les Commentaires ? vous demandez-vous. 3. Pour supprimer tous les Commentaires sur un Sujet, cliquez à droite sur son icône choisissez Supprimer les commentaires.

et

4. Cliquez sur Terminer la révision dans le groupe Suivi. Attention, cliquer sur un autre onglet du ruban ne termine pas pour autant le Mode révision et vous aurez la surprise de créer vos propres branches dans une couleur inattendue – la couleur de réviseur qui vous est attribuée par défaut par MindManager ! Retournez alors dans le ruban Révision et cliquez dans le groupe Suivi sur le bouton Terminer la révision pour terminer la session.

215

9.7 Travailler en équipe sur un ou plusieurs projets

Scénario d’une utilisation personnelle Avant de passer au scénario gestion de projets, je veux partager avec vous l’une de mes grandes utilisations du Mode révision. Je l’utilise en effet toute seule, sur mes propres maps ! Plus précisément sur les maps portails de fort grande taille, dans lesquelles je note toutes les informations que je glane ça et là, pouvant concerner l’activité de MMD France. En effet, lorsque je note une information, je n’ai pas forcément le temps de réfléchir immédiatement à son intérêt réel ou à la façon de l’exploiter. Alors comment la repérer ou même me la remémorer quand justement je veux réfléchir à notre développement futur ? Et bien, j’utilise le Mode révision ! Ma map portail est la plupart du temps en Mode révision. En effet, je l’enregistre dans ce mode et de ce fait, elle s’ouvre automatiquement en Mode Révision – ce qui m’empêche nullement de procéder à toute autre opération. Voici comment je procède, et vous allez ce faisant découvrir d’autres fonctions utiles également pour l’utilisation en gestion de projet : Le moment est venu d’explorer les possibilités de paramétrage du Mode révision proposées dans la fenêtre Paramètres de révision. 1. Cliquez dans le groupe Suivi, sur l’icône de révision.

Paramètres pour ouvrir la fenêtre Paramètres

Figure 9.28 – Fenêtre des paramètres de révision

2. Choisissez vos couleurs. Choisissez dans cette fenêtre les couleurs de surlignage et de police qui seront attribuées aux Sujets et aux Notes que vous ajoutez. En effet si vous laissez cliqué Affecter les couleurs automatiquement, ces couleurs varient suivant votre rang dans le processus de révision. C’est indifférent pour la map portail en question, mais pas pour une map partagée, comme vous le verrez plus bas. Je clique donc sur Affecter des couleurs personnalisées et bien sûr, je choisis mes couleurs au sein de notre société : je suis casaque bleue ! C’est la couleur qui m’identifie sur nos « maps réunions » ! Enregistrez vos choix de couleurs une fois pour toutes en cliquant sur le bouton Valeurs par défaut puis sur la commande Enregistrer en tant que valeurs par défaut. Quelle que soit la map révisée, tous vos ajouts seront dès lors à ces couleurs.

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Chapitre 9. Gardez la maîtrise de vos projets, même complexes !

3. Si vous le désirez, choisissez un Préfixe ou une Icône qui seront automatiquement ajoutés aux Sujets ajoutés. Préfixe et Icône sont le plus souvent utilisés uniquement pour la map en cours. Vous ferez, par exemple, précéder vos ajouts de l’icône si vous êtes chargé d’indiquer le budget pour certaines tâches. La map sera ainsi prête à filtrer sur le critère « coût » ! Le texte du Préfixe précède celui du Sujet et pourra vous servir dans une recherche, au même titre qu’un Texte marqueur. 4. Cochez la case Enregistrer toutes les modifications dans des commentaires ! (C’est la phrase tronquée en bas de la fenêtre.) Ceci assure qu’un avis de modification sera automatiquement présent pour tout Sujet, non seulement lorsqu’il a été ajouté, mais aussi lorsqu’il a subi une modification, quelle qu’elle soit. Il a peut-être reçu une Icône, une Image ou des Informations de tâches, ou bien ces dernières sont changées, de même que ses Notes ou bien ses attributs de Couleur et de Police. Bref tout changement vous sera signalé par la présence de l’icône et par la mention Sujet modifié, signée et datée, dans la fenêtre de commentaires. Et si un Sujet est supprimé, l’avis de disparition est indiqué, dans la fenêtre de commentaires du Sujet amont s’il s’agit d’une sous-branche, du Sujet qui la porte s’il s’agit d’une Bulle et du Sujet central s’il s’agit d’une branche principale ou d’un Sujet flottant. Il est important de cocher ce paramètre lors du partage d’une map. Pensez à demander de cocher cette case à toute personne intervenant depuis son PC sur la map partagée. Notez que vous serez soulagé de ces soucis en travaillant sur Mindjet Catalyst (voir chapitre 10) ! 5. Cliquez sur OK.

Comment me sers-je des indications apportées par le Mode révision ? Une fois par mois environ, nous consacrons chez MMD France une demi-journée à réfléchir sur nos axes de développement. Auparavant, je passe en revue toutes les informations ou idées qu’au gré de mes lectures et inspirations j’ai ajoutées dans mes maps portails depuis la fois précédente. Vous l’avez deviné, je suis chargée de la veille ! Je peux certes passer de l’un à l’autre de ces ajouts grâce aux icônes et du ruban Révision, mais compte tenu de la grande taille des maps, je préfère de loin utiliser le filtre ! Pour utiliser le filtre et n’afficher dans la map que les Sujets ajoutés ou modifiés : 1. Ouvrez le Filtre multicritères en cliquant sur le bouton

de la barre d’état.

Pour plus de détails sur le filtre voir section 7.6. 2. Cliquez sur l’onglet Informations de Révision. Vous voyez listés à droite dans la figure 9.30, mon nom répertorié en tant qu’auteur de commentaires sous la rubrique Auteurs des commentaires de sujet, et mon nom en tant qu’auteur d’ajouts ou de suppressions de Sujets ou de modifications de Notes sous la rubrique Auteurs de sujets en révision. Dans le cas d’une map partagée en Mode révision, se trouvent listés ainsi tous les réviseurs. Cochez les réviseurs dont vous voulez afficher les révisions. 3. Cliquez ensuite sur la flèche à droite du champ Créé le pour choisir la période ou la date à laquelle ont été modifiés les Sujets ou commentaires recherchés.

9.7 Travailler en équipe sur un ou plusieurs projets

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4. Cliquez maintenant sur Filtre > Afficher les sujets correspondants.

Figure 9.30 – La fenêtre Informations de révision du filtre multicritères

Je clique donc sur mon nom dans ces listes. La fenêtre se ferme et seuls apparaissent dans ma map les Sujets recherchés, c’est-à-dire ajoutés ou commentés – soit entre deux dates, soit le mois d’avant, selon mon choix. Voilà qui soulage grandement ma mémoire et accélère la recherche ! Pour terminer la révision, soit « j’accepte » les Sujets traités, qui deviennent normaux, soit je les garde en l’état pour la prochaine fois. Par contre, je conserve toujours les Commentaires qui me permettent de faire une recherche par date si nécessaire. Si je voulais les enlever, il me suffirait de cliquer à droite sur l’icône de l’un des Sujets et de choisir Supprimer les commentaires. Comme juste après le filtrage, les Sujets demeurent sélectionnés, ils seront tous supprimés en même temps ! Scénario de l’utilisation dans le cadre du travail en équipe sur un projet Les deux scénarios précédents m’ont donné l’occasion de vous montrer toutes les fonctions que vous allez utiliser. Le principe de la méthode consiste à placer la map de suivi du projet sur un serveur dans un dossier partagé. À la fréquence choisie par le chef de projet pour le reporting – tous les vendredis après-midi par exemple, chaque acteur doit, dans la plage horaire qui lui a été attribuée, actualiser la map pour la partie dont il a la charge. Il le fait en Mode révision, de façon que ses Commentaires et modifications soient facilement repérables. Lorsque toutes les mises à jour sont effectuées, le chef de projet ouvre la map à son tour. Il peut utiliser le filtre pour repérer les points délicats et ajouter ses commentaires avant de terminer la révision. En dehors de la période fixée pour la mise à jour de la map, celle-ci peut être consultée par tous les acteurs du projet en lecture seule. Le mot de passe pour la modification (voir ci-dessous), changé toutes les semaines par le Chef de projet, leur est communiqué en temps utile. Le lundi matin, chacun prend connaissance, en lecture seule, de la map révisée par le Chef de projet. Il pourra grâce au Filtre multicritères n’afficher que les seules tâches possédant

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Chapitre 9. Gardez la maîtrise de vos projets, même complexes !

des Commentaires du Chef de projet, ou bien ces dernières, plus celles qu’il doit avoir terminées ou commencées à la fin de la semaine. Entre nous, ceci devrait vous inciter à adopter sans hésiter Mindjet Catalyst ! (voir chapitre 10).

Si vous travaillez en synchronisation avec JCVGantt pour planifier et suivre votre projet dans un diagramme de Gantt, modifications et commentaires automatiques sont immédiatement créés dans MindManager mis en Mode révision lorsque vous créez ou supprimez des tâches dans JCVGantt. Voir section 9.5 sur JCVGantt.

9.7.3 Contrôler l’accès et les droits de modification Vu le caractère sensible de certaines informations contenues dans la map, n’est-ce pas une bonne idée que de la protéger par mot de passe ? Il existe deux types de mots de passe, l’un pour l’ouverture de la map et l’autre pour sa modification. Pour ajouter un mot de passe : 1. Allez dans le menu du bouton MindManager et choisissez Préparer > Chiffrer le document. 2. Dans la fenêtre Sécurité, entrez les deux mots de passe, l’un pour ouvrir la map, l’autre pour la modifier, puis cliquez sur OK. 3. Enregistrez la map. Attention : à partir de ce moment, vous ne pouvez plus ouvrir la map ou la modifier sans entrer le(s) mot(s) de passe. De plus, la casse doit être respectée. Le fichier ne peut pas être récupéré si vous perdez le mot de passe. Il vous est proposé lors de l’ouverture d’une map protégée par un mot de passe de garder celui-ci en mémoire. Pour ce faire, cochez la case Mémoriser le mot de passe. Le mot de passe ne vous sera dès lors plus demandé. Attention toutefois si vous utilisez un PC différent, pensez au problème des numéros de téléphone abrégés, pratiques… tant que vous êtes à votre bureau ! Lorsqu’il y a deux mots de passe, ceux-ci sont demandés successivement. Les personnes ne possédant pas les droits de modification, donc pas le mot de passe demandé dans la deuxième fenêtre, cliqueront sur le bouton Lecture seule. Centralisez donc tous vos mots de passe dans une seule map située dans un endroit toujours accessible… et bien sûr dûment protégée par un mot de passe ! Et si vous prêtez votre ordinateur, vous trouverez dans les Options MindManager accessibles par le bouton MindManager, dans la rubrique Sécurité, le bouton Effacer pour supprimer tous les mots de passe mémorisés !

9.7.4 Centraliser rendez-vous, e-mails et contacts avec Outlook Linker Un projet vit et son déroulement s’accompagne bien sûr de quantité de rendez-vous, d’échanges d’email et de contacts.

9.7 Travailler en équipe sur un ou plusieurs projets

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Comment centraliser cette masse d’informations de façon à les avoir toujours sous la main au moment où vous en avez besoin ? Grâce à Outlook Linker, qui fait lui aussi partie des trésors du volet des tâches Sections de map. Il vous propose une collection de Sections de map ou Sujets dynamiques qui communiquent de façon fluide avec les éléments d’Outlook.

Laissez-moi prendre pour exemple la planification de mes vacances. Je rêve en effet de visiter la Thaïlande et je vous invite à créer une map avec moi : Un petit séjour au Sud, une virée dans les montagnes du Nord… Tiens au fait, même si je suis en bonne forme, un check-up chez le médecin, voire quelques vaccinations sont à prévoir. J’appellerai le Dr Bonsoin lundi prochain. Je pourrais bien sûr ouvrir Outlook pour y noter cette tâche, mais je n’aurais pas trace de cette action dans ma map ! C’est là qu’intervient Outlook Linker qui me propose un Sujet « intelligent » pour à la fois créer cette tâche dans Outlook et ajouter ses composantes à ma map. Pour ce faire, je sélectionne la branche « médecin », j’ouvre le volet des tâches Sections de map, puis le dossier Microsoft Outlook Linker. Je clique sur l’aperçu du Sujet « Nouvelle tâche ». Une branche s’ajoute fugitivement à la branche « médecin » tandis que s’ouvre la fenêtre des tâches Outlook. J’enregistre et ferme les données sur la tâche et j’autorise l’échange de données entre les deux applications si cela m’est demandé.

Figure 9.31 – Ajout du Sujet dynamique « Nouvelle tâche »

MindManager créée alors un Sujet dynamique qui affiche toutes les informations entrées dans Outlook, y compris les notes éventuelles dans la fenêtre des Notes. La flèche verte à droite du Sujet dynamique permet d’ouvrir et fermer le Sujet selon que vous voulez ou non voir les données qu’il contient.

Figure 9.32 – Les données de tâche Outlook dans le Sujet dynamique

Si je vais dans Outlook, j’y trouve cette tâche listée parmi les autres, exactement comme si je l’y avais créée directement.

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Chapitre 9. Gardez la maîtrise de vos projets, même complexes !

Je dois modifier la tâche, car je m’avise que le cabinet du médecin est fermé le lundi ! Je peux le faire tout aussi bien directement dans Outlook qu’à partir de MindManager. Dans qui précède le Sujet dynamique et je choisis la map, je clique à droite sur l’icône Ouvrir la tâche dans Microsoft Outlook dans le menu contextuel. Ceci ouvre la fenêtre des tâches Outlook dans laquelle je procède aux modifications. Les données dans la map sont aussitôt modifiées. Je me suis rendu compte de mon erreur devant Outlook plutôt que devant ma map ? Aucun problème, toute modification d’une tâche liée ainsi est immédiatement prise en compte dans MindManager, que la map concernée soit fermée ou ouverte. En continuant ma map, il me vient tout d’un coup à l’esprit que mon ami Jean a fait un séjour en Thaïlande. Cela tombe bien, je prévois d’organiser un dîner la semaine prochaine. Voici une bonne occasion d’inviter Jean et aussi mon frère qui est du voyage. Je vais donc créer un Rendez-vous dans mon calendrier Outlook. Je pourrais bien sûr procéder comme toute à l’heure et cliquer sur le Sujet dynamique « Nouveau rendezvous », mais non, je vais faire différemment… pour un même résultat ! Cette fois, je sélectionne la branche « dîner avec Jean » par un clic droit et je choisis Envoyer vers, puis Microsoft Outlook en tant que Rendez-vous dans le menu contextuel. La fenêtre Rendez-vous Outlook s’ouvre. J’y note le rendez-vous ainsi que les invités, j’en profite pour leur envoyer un e-mail, puis j’enregistre et je ferme. Sous réserve de l’autorisation de communiquer, MindManager affiche aussitôt les coordonnées du Rendez-vous et les invités dans la map ! Très bien lorsqu’il s’agit d’une tâche ou d’un rendez-vous nouveaux, allez-vous dire, mais quid d’éléments existants ! MindManager y a pensé, puisque vous pouvez depuis Outlook « exporter » dans une map une Tâche ou un Rendez-vous existant. Il vous suffit de sélectionner dans Outlook l’élément concerné, puis de cliquer sur l’icône apparue lors de l’installation dans la barre d’outils d’Outlook, pour l’envoyer et le lier à la map qui est ouverte. Attention, sélectionnez préalablement dans la map le Sujet auquel vous souhaitez ajouter l’élément. À défaut, il sera ajouté en branche principale. Si MindManager est fermé, l’opération cidessus ouvre une nouvelle map qu’il vous faudra bien sûr enregistrer. Pour conserver les données créées dans la map mais les déconnecter d’Outlook, choisissez Se déconnecter de Microsoft Outlook dans le menu contextuel de l’icône précédant le Sujet dynamique. Celle-ci se transforme alors et indique que le lien est rompu. Vous pouvez également grâce à la commande Imprimer du menu contextuel imprimer la fenêtre de données telle qu’elle apparaît dans la map. Tout ce qui précède est également valable pour les Notes et les Contacts d’Outlook, à ceci près que je ne peux pas les créer par la commande Envoyer vers mais seulement par les Sections de map correspondantes. La planification de mes vacances n’est bien sûr qu’un intermède plaisant, dont le seul but est de vous montrer comment vous pouvez centraliser dans une même map les Contacts, Rendez-vous et Tâches qui font partie de la vie autour de votre projet. Il me reste à vous monter l’une de mes utilisations favorites d’un autre Sujet dynamique de Outlook Linker, celui qui assure la liaison avec les e-mails et que rien ne révèle dans MindManager puisque

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9.7 Travailler en équipe sur un ou plusieurs projets

bien évidemment, c’est uniquement à partir d’Outlook que je peux « exporter » ceux-ci dans MindManager ! Voici comment procéder : 1. Sélectionnez dans MindManager la branche à laquelle vous voulez ajouter l’e-mail. 2. Sélectionnez dans Outlook l’e-mail que vous désirez « exporter » dans MindManager. 3. Cliquez sur l’icône

de la barre d’outils d’Outlook, (ou

pour lier tout un dossier).

Figure 9.33 – « Envoi » depuis Outlook d’un e-mail dans MindManager

Un Sujet qui a pour texte l’objet du mail est aussitôt créé. Il porte une fenêtre avec les coordonnées, la date et l’heure d’envoi ou de réception de l’e-mail. Les Pièces jointes sont là, bien sûr, tout comme le texte de l’e-mail qui est copié dans les Notes !

Figure 9.34 – Création du Sujet dynamique correspondant dans MindManager

Je vais vous dire pourquoi je l’adore : il me sert à assurer le suivi de mes clients. J’ai en effet une grande map intitulée « Grands Comptes » dans laquelle j’enregistre les coordonnées des personnes contacts et la correspondance que j’entretiens avec elles. J’ai pour certaines entreprises un dossier spécifique à leur nom dans Outlook, où sont placés en vrac tous les courriers échangés, mais pour d’autres, je ne conserve pas les e-mails parce que les contacts sont moins fréquents. Et pourtant j’ai dans ma map toutes ces informations disponibles et parfaitement structurées – grâce, d’une part à des branches liées vers des dossiers d’e-mails (précédées de ), d’autre part à des branches nominatives suivies de sous-branches référençant l’icône tous les e-mails entrants ou sortants échangés avec la personne concernée. Déconnectées d’Outlook dans le menu contextuel de l’icône après que toutes les informations ont été recueillies, elles sont devenues des tableaux de Propriétés personnalisées. Celles-ci sont traitées section 9.10.3. Grâce à cette map, lorsqu’une personne m’appelle un an après un premier contact – c’est une histoire vraie – et me dit « Nous vous avions contacté, il y a un an environ pour savoir si… », je me retiens certes de l’interrompre pour lui dire « En effet, Monsieur Duraton nous a adressé un e-mail le 3 octobre 2008 à 10h47 ». En revanche, je ne me prive pas de lui

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Chapitre 9. Gardez la maîtrise de vos projets, même complexes !

montrer que je suis au courant dans les moindres détails de la demande formulée alors. En l’occurrence, je crois que cela a impressionné… moi au moins ! Dernières cerises sur le gâteau : • Lorsque les e-mails en question contiennent des pièces jointes, celles-ci sont également ajoutées à la map au Sujet créé comme Pièces jointes. • Vous pouvez déplacer votre map sans crainte de briser les liens avec Outlook car ceux-ci sont absolus. (Par contre, vous ne pouvez pas déplacer les messages si vous voulez pouvoir les ouvrir dans Outlook). • Lorsque vous voulez avoir sous les yeux l’historique de tous les échanges avec une personne, il vous suffit d’exporter la branche à son nom dans Word (voir section 12.4.2). Seront ainsi listés tous les textes des e-mails, précédés de leurs coordonnées.

Tout cela est bien joli, mais vous ne voyez pas l’icône dans votre barre d’outils Outlook !! La liaison avec MindManager est sans doute simplement désactivée. Dans le menu Aide d’Outlook 2007, choisissez Eléments désactivés. Si MindManager figure dans la liste, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Activer. Dans Outlook 2003, vous choisirez dans le menu Aide, A propos de Microsoft Outlook et vous cliquerez sur le bouton Éléments désactivés.

9.7.5 Créer tâches, rendez-vous, contacts, etc. dans Lotus Notes grâce à l’add-in Notes Linker J’ai bien conscience que tout ce que je viens de raconter n’a pu générer chez vous qu’envie et frustration si vous ne travaillez pas avec MS Office Outlook mais avec Lotus Notes ! Vous serez donc heureux d’apprendre qu’une tierce partie – un éditeur allemand – a développé Notes Linker, un add-in permettant à MindManager et Lotus Notes de communiquer entre eux comme le font MindManager et Outlook. Vous pouvez le télécharger à l’adresse suivante et l’essayer tout à loisir : http://www.mmdfrance.fr/mind-manager/telecharger-mindjet-mindmanager-8-addins.php Tout comme Outlook Linker, Notes Linker est une Section de map « dynamique » qui, une fois l’add-in installé, figure dans le volet des tâches Sections de map.

Figure 9.35 – Les Sections de map intelligentes de Notes Linker

9.7 Travailler en équipe sur un ou plusieurs projets

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Non seulement, il fait dans sa version Pro tout ce qui est décrit ci-dessus avec Outlook Linker, mais il possède des fonctions supplémentaires puissantes que vous activerez à partir de son ruban (voir figure 9.36). Parmi celles-ci : • l’importation directe de contacts de votre carnet d’adresses Lotus Notes dans le groupe Ressources du volet des tâches Marqueurs de map ; • l’importation de Liens hypertexte vers des documents sélectionnés dans Lotus Notes, sur des Sujets ou sur du texte de leurs Notes ; • la création de Liens hypertexte vers des vues de votre base de données Lotus Notes ; • la création dans une map de branches pour chacune de vos tâches ouvertes dans Lotus Notes avec les Liens hypertexte correspondants ; • la création d’e-mails, porteurs en pièce jointe de la map active ou de son image, destinés à toutes les adresses e-mail dont il est fait mention dans la map ; • la création de sous-branches porteuses de Liens hypertexte vers tous les documents contenus dans le dossier de votre boîte de réception donné comme Sujet ; • la sélection parmi les e-mails envoyés de ceux que vous voulez ajouter à votre map ; • la recherche du nom d’un Sujet dans toute votre base Notes indexée et la création de sousbranches pour chaque document trouvé, avec les données cherchées et un Lien hypertexte vers elles ; • l’importation automatique dans une map des Rendez-vous du jour et du lendemain, de la semaine en cours ou de la semaine suivante.

Figure 9.36 – Le ruban de Notes Linker

9.7.6 Maîtriser votre calendrier avec la fenêtre de l’ensemble des Alertes Vous avez vu section 8.4.3 comment placer des Alertes afin d’être prévenu par MindManager en heure et en temps qu’un Sujet dans une map demande votre attention. Lorsque vous travaillez avec une équipe, il est courant que vous déléguiez des tâches aux uns et aux autres et que vous attendiez des réponses aux questions que vous avez posées ou aux demandes que vous avez faites. Eh bien, utilisez abondamment les alertes pour vous remémorer ce qu’on doit vous fournir ! Les alertes vous offrent en effet un moyen commode de garder la maîtrise sur tout ce que vous attendez d’autrui grâce à la fenêtre de récapitulation de toutes les alertes présentes sur votre système. Pour voir toutes les Alertes que vous avez placées, passées, présentes ou futures : 1. Cliquez sur le ruban Insertion, puis dans le groupe Autres éléments de sujet, sur la flèche à droite de l’icône Alerte et choisissez Gérer les alertes de sujet. La fenêtre ci-dessous s’affiche :

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Chapitre 9. Gardez la maîtrise de vos projets, même complexes !

Figure 9.37 – La fenêtre des Alertes

Les Alertes y sont listées sous le nom d’usage que vous leur avez donné. Par exemple « Budget à fournir par François » ou « Devis par l’imprimeur », suivi du nom de la map où elles sont et du temps vous séparant de l’échéance de l’alerte. Les alertes d’actualité sont en gras, tandis que celles dont l’échéance est passée sans que la map correspondante ait été ouverte et sans qu’elles aient été supprimées sont mentionnées comme étant en retard. 2. Double-cliquez sur le nom de la map dont vous voulez voir le Sujet « en alerte ». La map s’ouvre et le Sujet en question est automatiquement sélectionné. Les Alertes peuvent être modifiées ou supprimées. Notez que le seul moyen de supprimer une Alerte est soit de cliquer sur le bouton Supprimer dans la fenêtre des Alertes, soit de le faire dans la map en cliquant à droite sur l’icône du Sujet. En effet supprimer le Sujet ou la map qui sont source de l’alerte ne supprime pas l’Alerte du service de notification.

Pour distinguer dans cette fenêtre les Alertes sur les tâches que je dois faire moi-même de celles placées sur les tâches déléguées ou sur les réponses attendues, je fais précéder ces dernières de la mention « à faire par… » ou « à fournir par… » (pour un prestataire extérieur), suivi du nom de la personne en charge.

9.8 ASSURER FACILEMENT REPORTING, BRIEFINGS ET FEED-BACK TOTALEMENT ADAPTÉS À VOS INTERLOCUTEURS Focalisés sur les tâches dont ils ont la responsabilité, les différents acteurs peuvent perdre de vue l’état d’avancement de l’ensemble du projet, laissant le « privilège » de cette connaissance au seul Chef de projet. Ce dernier trouve peut-être très consommateur de temps de fournir un feed-back fréquent à ses troupes ou d’informer maître d’ouvrage et parties prenantes. Et pourtant, il sait fort bien que des acteurs motivés et des partenaires bien informés sont des conditions essentielles de la réussite du projet ! Tout comme dans la phase amont, MindManager lui apporte ici une réelle valeur ajoutée et cela au niveau de la communication. Est-il facile de se faire une idée globale de l’avancement d’un projet complexe à coups d’ascenseurs dans le diagramme de Gantt ou dans un tableau Excel ? Peut-être... Est-il facile de communiquer à partir de ces documents ? Certainement non.

9.9 Publier sur un Intranet les informations sur le projet

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À l’évidence, MindManager est bien mieux adapté pour donner une vue d’ensemble et il peut le faire à partir de vos documents de travail sans que vous ayez à vous préoccuper de les transposer dans des applications plus seyantes ! Que vous permet MindManager ? • de donner une vue d’ensemble de l’état du projet et de dérouler progressivement les branches en choisissant très précisément le niveau de détail adapté à votre interlocuteur et à ses besoins. Voir section 6.2 sur le Mode Présentation. • de masquer les informations qui encombrent inutilement la map. Pour présenter aux parties prenantes ou au maître d’ouvrage, vous choisirez par exemple, de filtrer les branches pointant vers les documents (voir section 7.6), de masquer Bulles et Commentaires, Alertes et étiquettes d’Informations de tâches (voir section 6.2.1) ; vous choisirez peut-être d’illustrer votre propos de quelques diapositives en diaporama ou d’une vidéo que vous lancerez par un simple clic. Pour une présentation à votre équipe, vous n’afficherez, grâce au filtre, que les seules tâches du chemin critique. JCVGantt vous les colore en rouge. Ajoutez-leur l’icône de Priorité 1 dans JCVGantt, retournez dans MindManager, filtrez et le tour est joué ! • de vous focaliser au contraire avec toute votre équipe ou avec l’ingénieur concerné sur les tâches d’une seule arborescence, tout en ayant disponibles à un clic de souris les documents dont vous avez besoin. • et dans tous les cas, de naviguer vers l’avant ou vers l’arrière en fonction des questions éventuelles et des éléments à voir ou revoir. En résumé, un seul et unique document vous suffit pour faire, un reporting général, un feed-back à l’équipe, ou un briefing précis à un ingénieur. Quelques secondes pour « aménager » temporairement la map en fonction de votre auditoire et vous êtes paré ! Comment faire si vous suivez le projet dans JCVGantt ou dans MS Project ? Si vous travaillez en synchronisation avec JCVGantt (voir section 9.5), vous disposez en permanence de votre map, prête à être présentée. Et si vous travaillez directement dans un fichier au format *.JCV3, exportez votre projet dans MindManager. De même si vous travaillez dans MS Project, importez votre projet dans MindManager. Reportezvous aux sections 15.2 et 15.3.

9.9

PUBLIER SUR UN INTRANET LES INFORMATIONS SUR LE PROJET

MindManager vous permet de publier ainsi toutes les informations relatives au projet. Générer des pages Web avec MindManager est si simple que mettre à jour l’information est un jeu d’enfant. Il vous suffit de cliquer sur un bouton pour exporter en pages Web le contenu de votre map mise à jour. Vous découvrirez partie 4 chapitre 14 les secrets de l’exportation en pages Web, mais sachez déjà que votre équipe pourra à tout moment consulter le « Site du projet » sur votre intranet et accéder à partir de ses pages, à tous les documents du projet.

9.10 INTRODUIRE DES DONNÉES DANS VOS MAPS L’une des préoccupations constantes de Mindjet est l’ajout de toujours plus de valeur ajoutée, tout en conservant la simplicité d’utilisation du logiciel. C’est ainsi que MindManager, vous offre la possibilité de communiquer de façon transparente avec des bases de données et d’extraire puis afficher dans

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Chapitre 9. Gardez la maîtrise de vos projets, même complexes !

une interface unique des données stockées dans des applications et/ou des fichiers différents. Vous verrez plus bas un exemple avec la liaison avec Excel Linker, mais voici d’abord des outils simples pour intégrer des données dans une map. Consultez le site www.mmdfrance.fr/livre.php.

9.10.1 Créer des feuilles de calcul et des graphiques Vous êtes en train de peser le pour et le contre de différentes solutions. Le coût fait partie des critères d’évaluation et vous avez besoin de faire un rapide calcul. Pour vous éviter de changer d’application, MindManager vous offre le confort d’un tableur et il affiche même vos données numériques sous forme graphique ! Voici comment insérer une feuille de calcul dans un Sujet : 1. Sélectionnez le Sujet, puis allez dans le ruban Insertion, groupe Autres éléments de sujet et choisissez Feuille de calcul. Une feuille de calcul vierge apparaît dans le Sujet lui-même. 2. Double-cliquez sur le tableau pour le mettre en Mode Edition et entrez les données dans la Feuille de calcul. La barre d’outils du Mode Edition vous donne accès aux commandes de la Feuille de calcul. Vous disposez des formules classiques simples et de certaines commandes de mise en forme du tableau. Voir figure 9.38. 3. Cliquez sur OK ou Annuler pour mettre fin au Mode Edition. Vous pouvez aussi coller des données copiées à partir, soit d’une feuille de calcul, soit d’un document Word si celles-ci sont séparées par des tabulations. Pour voir davantage de rangées ou de colonnes agrandissez la fenêtre en faisant glisser les poignées des bordures. Faites de même pour la diminuer. Vous pouvez choisir d’afficher ou masquer les barres de titre des lignes et des colonnes dans la fenêtre Propriétés de la feuille de calcul. Pour l’ouvrir, faites un clic droit sur l’icône et choisissez Propriétés de la feuille de calcul dans le menu contextuel.

Figure 9.38 – Feuille de calcul dans un Sujet en Mode Edition

La flèche verte en haut à droite du Sujet permet de « fermer » et « ouvrir » le tableau ou le graphe. C’est l’icône devant le Sujet qui vous révèle son existence ! Vous préférez l’éloquence d’un graphique ?

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9.10 Introduire des données dans vos maps

Voici comment afficher les mêmes donnés sous la forme graphique de votre choix : 1. Ouvrez le tableau s’il est fermé, puis cliquez à droite sur l’icône graphique dans le menu contextuel.

et choisissez Mode

Il vous est demandé de définir la plage des données à afficher. Faites-le par sélection avec votre souris – et choisissez le groupement, – par colonnes ou rangées. 2. Cliquez sur OK. Un graphique s’affiche (voir la figure 9.40 obtenue à partir d’un fichier Excel). Vous pouvez modifier un grand nombre de ses paramètres dans une même fenêtre. 3. Cliquez à droite sur l’icône

, puis choisissez Propriétés du graphique.

La fenêtre des Propriétés du graphique s’affiche. 4. Cliquez sur OK une fois vos choix effectués. Vous pouvez aussi double-cliquer sur le graphique pour faire apparaître sa barre d’outils si vous souhaitez ne modifier qu’un ou deux de ses paramètres ou si vous voulez retrouver la Feuille de calcul. Le menu contextuel droit de l’icône vous permet d’Imprimer le contenu du Sujet, graphique ou tableau, ou encore de Supprimer les données pour retrouver un Sujet « normal ». Vous pouvez également coller le contenu dans une autre application (voir section 3.7.3). Au fait, le Sujet est par ailleurs un Sujet « normal » et vous pouvez vous livrer sur lui à toutes les opérations possibles sur un Sujet !

9.10.2 Intégrer des feuilles Excel liées avec Excel Linker Bien évidemment, Excel est le logiciel idéal pour vous livrer à des calculs ! Bonne nouvelle, vous pouvez établir une liaison dynamique entre MindManager et Excel afin d’intégrer à votre map tout ou partie d’une feuille de calcul Excel. Les données visibles dans MindManager seront ainsi constamment à jour. Cette fenêtre « en temps réel » peut être particulièrement utile si vous devez suivre l’évolution de chiffres de ventes, de cours d’actions ou autres données aussi versatiles. Vu le nombre de données stockées par les entreprises dans des feuilles de calcul, la possibilité d’afficher ces chiffres dans vos maps présente un avantage appréciable ! Ce peut être par exemple un moyen commode : • d’effectuer dans votre map-même des choix et arbitrages, grâce à l’affichage simultané d’extraits de feuilles de calcul différentes ; • de montrer rapidement la composante financière d’une décision ou d’une option parmi d’autres éléments affichés dans une map ; • de rappeler élégamment les données de marché dans la map de présentation du lancement d’un nouveau produit ; • et bien d’autres choses encore… Voici comment faire depuis Excel : 1. Sélectionnez une plage de données dans la feuille de calcul Excel.

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Chapitre 9. Gardez la maîtrise de vos projets, même complexes !

2. Cliquez sur l’icône du ruban Compléments (Excel 2007) ou de la barre d’outils standard (voir fin du section 9.7.4 si cette icône n’apparaît pas). Si MindManager est ouvert, un nouveau Sujet est créé dans la map active, comme branche principale, ou comme sous-branche si un Sujet est sélectionné. Le nouveau Sujet contient les données de la feuille de calcul. Si MindManager n’est pas déjà ouvert, il s’ouvre, ouvre une nouvelle map et crée une branche principale pour contenir les données de la feuille de calcul. Plus vraisemblablement, vous éprouverez le besoin de consulter vos données chiffrées Excel lorsque vous serez en train de travailler sur une map. Voici alors ce que vous ferez depuis MindManager : 1. Sélectionnez le Sujet, puis cliquez sur l’icône Plage de données Excel dans le ruban Insertion. Si Excel n’est pas ouvert, il démarre et vous demande d’ouvrir une feuille de calcul. S’il est ouvert, il affiche la feuille de calcul active. 2. Sélectionnez, ainsi qu’il vous l’est demandé, la plage de données que vous souhaitez importer dans MindManager puis cliquez sur OK. Retournez dans MindManager. Vous y voyez les données Excel insérées dans un nouveau Sujet, sous-branche du Sujet sélectionné. Ce tableau s’ouvre, se ferme et se redimensionne comme celui du paragraphe précédent. Si une partie seulement des données est affichée, redimensionnez le tableau. Un double clic sur le tableau affiche immédiatement la feuille Excel correspondante. Si vous y modifiez les données de la plage sélectionnée, les modifications sont instantanément affichées dans MindManager. Lorsque vous ouvrez une map dans laquelle sont insérées des données Excel, actualisez les Sujets concernés pour être bien sûr que les éventuelles modifications faites dans Excel depuis la dernière ouverture de la map sont bien prises en compte. Vous pouvez actualiser les Sujets en bloc par la commande Actualiser tous les Sujets du menu contextuel qui s’ouvre par un clic droit sur le fond de la map, ou au cas par cas en cliquant sur Actualiser dans le menu contextuel droit de l’icône en tête du Sujet. Vous pouvez également dans ce menu contextuel - lorsque le Sujet est ouvert : • Transformer le tableau Excel en un graphe en choisissant Mode graphique puis Propriétés du graphique pour paramétrer celui-ci dans une seule fenêtre. • Imprimer le contenu du Sujet, graphique ou tableau. • Modifier la plage sélectionnée dans Excel avec la commande Actualiser la plage de données Microsoft Excel. • Supprimer la liaison avec le fichier Excel avec la commande Se déconnecter de Microsoft Excel. Le tableau devient alors propre à MindManager et l’icône se transforme en conséquence.

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9.10 Introduire des données dans vos maps

Figure 9.39 – Sujet avec une fenêtre de données liées à un fichier Excel

Figure 9.40 – Les mêmes données sous forme graphique

9.10.3 Créer des fenêtres de propriétés personnalisées Ces fenêtres répondent au besoin d’un format standard réutilisable pour recueillir des données personnalisables. Imaginez que vous vouliez centraliser dans une map les données concernant les acteurs d’un projet, ou encore faire une enquête auprès des futurs utilisateurs pour recueillir des données sur leurs besoins ou leurs contraintes. MindManager vous permet de créer une sorte de formulaire standardisé que vous pourrez utiliser pour entrer ou faire entrer des données prédéfinies et préformatées. Comme les tableaux et les graphiques, ces fenêtres s’insèrent dans un Sujet. À titre d’exemple, la figure 9.41 montre la fenêtre de propriétés avant et après le recueil des informations personnalisées sur un collaborateur. Un seul détail déplaisant, les dates antérieures à 1970 ne sont pas acceptées !

Figure 9.41 – Fenêtre de données avant et après recueil des informations

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Chapitre 9. Gardez la maîtrise de vos projets, même complexes !

Dans cette fenêtre, la liste de gauche des propriétés à renseigner est constante, tandis que la partie droite est destinée à recevoir les valeurs personnalisées des propriétés. La création de la fenêtre se déroule en deux étapes : • La définition de la liste des Propriétés de la colonne de gauche, ainsi que le format des données correspondantes. À ce stade vous disposez d’un tableau avec une liste de Propriétés prête à être complétée par l’entrée de données. • Le remplissage du tableau par l’entrée dans la colonne de droite – par vous-même ou par chacune des personnes sollicitées – des données relatives à chaque Propriété. Voici comment créer une fenêtre de Propriétés à compléter : 1. Sélectionnez le Sujet, puis dans le ruban Insertion, groupe Autres éléments de sujet, choisissez Propriétés personnalisées. Une boîte de dialogue apparaît dans laquelle vous pouvez définir la liste des Propriétés. Voir la figure 9.42. 2. Cliquez sur Nouveau, puis entrez le nom de la première propriété et ainsi de suite jusqu’à ce que soient listées toutes les propriétés souhaitées. 3. Sélectionnez tour à tour chacune des propriétés de la liste afin de choisir son format dans la liste déroulante du champ Type.

Figure 9.42 – Définition des propriétés : sélection du type des données

4. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre de dialogue lorsque vous avez terminé. Le tableau est prêt à être complété. Il est inséré dans le Sujet, précédé de l’icône

.

Si vous voulez créer d’autres Sujets dotés de la même fenêtre de propriétés, copiez le Sujet avant d’entrer les données ou mieux encore créez un modèle de Sujet dans le volet des tâches Sections de map (voir section 8.1.1).

9.11 Archiver tout le projet et sa documentation

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Et pour compléter le tableau de la fenêtre de Propriétés : 1. S’il est fermé, ouvrez le Sujet en cliquant sur la flèche verte à droite, puis double-cliquez dans le tableau afin de le mettre en Mode Edition. 2. Cliquez successivement dans chaque champ vierge et entrez les données correspondantes.

Figure 9.43 – Entrée des données dans la fenêtre

3. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé. permet de modifier la liste des Propriétés – ceci ouvre la Le menu contextuel de l’icône fenêtre de définition des Propriétés -, d’imprimer la fenêtre, ou de la supprimer du Sujet.

9.11 ARCHIVER TOUT LE PROJET ET SA DOCUMENTATION Voici maintenant votre projet terminé !

9.11.1 Constituer un unique fichier archive Si vous avez travaillé avec la map « Tableau de bord du projet », l’ensemble des maps relatives à la vie du projet lui sont liées – de la map « Définition du Projet » à la map « Audit », en passant par les maps concernant l’équipe. Vous avez lié à ces diverses maps toutes sortes de documents aux formats les plus variés. Vous disposez en fait d’une map gigogne qui contient tout le projet ! Effectuez une dernière opération simple et rapide qui vous permettra de conserver en lieu sûr cet ensemble cohérent et de le consulter facilement. Capitalisez vos efforts, constituez une archive de votre projet, comme je vous ai appris à le faire dans l’interface du Mode Multimap (voir section 7.4.4) !

9.11.2 Archiver et mapper le contenu de vos dossiers avec l’Explorateur de dossiers Retrouvez-vous toujours les documents que vous cherchez ? Où bien faites vous partie comme moi – mais je suis guérie ! – de ceux qui ne retrouvent jamais rien ou presque. Si tel est votre cas, vous appartenez sans doute à l’une de ces deux catégories : ceux qui jettent tout pour se débarrasser ou ceux qui gardent tout au cas où, mais… où ?! Eh bien j’ai le bonheur de vous annoncer que grâce aux CD-Rom et à MindManager, votre problème est réglé, du moins pour les documents électroniques.

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Chapitre 9. Gardez la maîtrise de vos projets, même complexes !

Même si vous ne souffrez pas de ces syndromes, ce qui suit vous intéresse. En effet si par malheur tous les documents de votre projet ne sont pas organisés au sein de la belle map gigogne évoquée cidessus, voici pour vous une autre solution.

Il s’agit d’un exemple vécu, puisque je vais vous montrer ce que nous avons fait chez MMD France, lors d’une grande opération d’archivage ! Les dossiers à archiver ont été organisés en une arborescence dans l’Explorateur Windows. Celle-ci a ensuite été gravée sur autant de CD-Rom qu’il était nécessaire, CD 1, CD 2, 3, 4, 5, etc. Le CD 1 a été placé dans le lecteur de CD-Rom et une première map vierge, appelée CD 1 a été ouverte et enregistrée sur le serveur dans un dossier intitulé « archives_lambda ». Comme je l’explique à la section 9.7.1, la Section de map Explorateur de fichiers a ensuite été amenée sur le titre de la map et le répertoire « CD1 », visible à la racine « E:\ » de notre lecteur de CD, a été choisi dans la fenêtre de sélection dans l’Explorateur Windows. Les dossiers qui se sont affichés en niveau 2 de l’arborescence créée dans la map ont été explorés à leur tour de la même façon. Chacun des CD-Rom a été ainsi mappé sur la « map archive ». Dans cette précieuse map, tous les dossiers et fichiers contenus dans les différents CD-Rom sont donc visualisés par CD de façon hiérarchisée, nommés, et dotés d’un Lien hypertexte pointant vers leur emplacement sur le CD pertinent. Devinez-vous ce que nous faisons maintenant dès que nous recherchons un document ainsi archivé ? Nous ouvrons MindManager, puis le volet des tâches Rechercher dans les fichiers. Le fonctionnement du moteur de recherche est expliqué en détail section 7.5.3. Et oui, il faut bien sûr risquer un mot ou une expression susceptible de figurer dans le nom du fichier recherché – ou même dans ses Notes, s’il s’agit d’une map. Nous cliquons ensuite sur à droite du champ Rechercher dans pour naviguer vers le dossier « archives_ l’icône lambda » du serveur – dossier qui ne contient que les maps CD1, CD2, etc. Un clic sur Plus d’options de recherche affiche la liste des emplacements à explorer. Après avoir coché Texte du Sujet et Notes, nous cliquons sur le bouton Rechercher. MindManager explore toutes les maps CD en quelques secondes et affiche dans le volet des tâches la branche ou la liste des branches portant le texte cherché, chacune précédée du nom de la map CD qui la possède. Il suffit alors de cliquer sur la branche trouvée dans le volet des tâches pour ouvrir la map qui recèle le trésor, puis d’introduire dans le lecteur de CD-Rom le CD qui lui correspond. La précieuse branche est bien sûr sélectionnée et un clic sur son icône de Lien hypertexte ouvre le document convoité dans son application. Je vous promets que l’on entend invariablement s’exclamer sur un ton jubilatoire « c’est quand même génial » à chaque fois qu’un document est ainsi exhumé ! Pour en revenir à votre projet, de telles maps, vous indexent les documents de votre projet, vous offrent la vue d’ensemble sur l’indexation et vous trouvent en un temps record les documents que vous souhaitez consulter !

10 Pratiquez le travail collaboratif à distance grâce à Mindjet Catalyst ou MindManager Web

Sachez que Mindjet, l’éditeur de MindManager, travaille en permanence sur le nouveau service Mindjet Catalyst. Il a même changé son nom initial Mindjet Catalyst ! Mais ne vous inquiétez pas, si vous possédez déjà Mindjet Catalyst, vous bénéficiez d’une substitution. L’ambition de Mindjet étant d’améliorer sans cesse la convivialité de ce service, nous avons préféré placer en ligne l’essentiel de ce chapitre afin que vous disposiez à tout moment d’informations parfaitement à jour sur Mindjet Catalyst. Vous trouverez donc ci-dessous exposés la raison d’être et le principe de fonctionnement de Mindjet Catalyst et MindManager Web à l’heure où ce livre est mis sous presse, mais par prudence, consultez le site www.mmdfrance.fr/livre.php avant de poursuivre plus avant votre lecture ! Avez-vous des problèmes urgents à régler – de qualité par exemple – qui nécessitent de faire discuter ensemble le constructeur à Vigo, le concepteur à Vélizy et le sous-traitant à Sochaux ? Réunis-

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Chapitre 10. Pratiquez le travail collaboratif à distance grâce à Mindjet Catalyst ou MindManager Web

sez donc 12 personnes autour de la même table virtuelle pour s’informer, prendre des décisions et créer un planning en moins d’une heure chrono ! Rêvez-vous d’une map Projet que chaque membre de l’équipe consulte et complète au moment qui lui convient ? Placez-la sur le serveur et elle pourra même être en permanence modifiée par plusieurs personnes simultanément ! Votre assistante est-elle déjà à la photocopieuse en vue de remplir une lourde mallette ou bien envisagez-vous de transférer tous vos documents sur votre portable ? Envolez-vous plutôt vers vos partenaires tête et pied légers, sachant que toute la documentation, le planning et le suivi du projet seront à portée de clic où que vous soyez ! Autant vous le dire tout de suite, Mindjet Catalyst ou MindManager Web sont des outils fantastiques… • ... si membre ou patron d’une équipe ou encore consultant ou enseignant, vous voulez faire fi des distances et travailler efficacement avec vos partenaires – même éloignés de quelques mètres de couloir seulement ! • ... ou si seul, mais grand voyageur, vous rêvez de travailler à distance sur vos maps et documents sans vous encombrer d’un portable, jongler avec les clés USB ou gérer les portedocuments de Windows… Vous n’êtes pas dans ce cas ? Alors, vous préférerez peut-être passer votre chemin car Mindjet Catalyst ou MindManager Web est un service auquel il faut être abonné. Toutefois, Mindjet vous offrant la possibilité d’être pendant 30 jours gratuitement propriétaire d’un compte, vous auriez bien tort de ne pas faire l’expérience !

10.1 DÉCOUVRIR MINDJET CATALYST Mindjet Catalyst est le nom du service par lequel Mindjet, l’éditeur du logiciel, met à votre disposition un espace en ligne sécurisé. Ceci vous permet : • de tenir à tout moment et avec qui vous voulez des réunions à distance aidés du support visuel de tout document affiché sur votre écran ou sur celui de l’un de vos interlocuteurs. Vous disposez d’une messagerie instantanée ; • de stocker sur un espace sécurisé dédié non seulement des maps, mais tout document sous Windows ; • de travailler sur eux dans cet espace, où que vous soyez et quelle que soit l’heure, grâce à une simple connexion Internet ; • d’y inviter d’autres personnes à y lire, modifier ou créer des documents à leur convenance ; • d’y travailler avec vos invités simultanément ou non sur les mêmes ] maps. À la lecture de cette description sommaire une foule de questions vous viennent sans doute à l’esprit. Comment vous répondre ? Par où commencer ? Dommage qu’un livre ne puisse déjà imprimer des maps dynamiques ! Aussi pardonnez-moi de vous imposer un ordre, qui peut-être ne traitera qu’en dernier de la question qui vous brûle les lèvres ! Avant d’entrer dans le détail des manipulations et des fonctions, je vais m’efforcer ci-dessous de vous donner le principe de fonctionnement dans ses grandes lignes et de vous familiariser avec le vocabulaire. Non seulement Mindjet Catalyst ou MindManager Web vous offrent le confort d’un outil collaboratif tel que Webex, mais ils font beaucoup plus, car ils mettent aussi à votre disposition un espace

10.1 Découvrir Mindjet Catalyst

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privé sur le serveur Mindjet. La première possibilité, évoquée à la section suivante, étant la plus connue, c’est à la seconde, plus nouvelle, que je consacre les sections X.1.2 à 10.1.6. Voici donc les services apportés par Mindjet Catalyst !

10.1.1 Disposer de salles de réunion discrètes à discrétion Des salles à réserver trop longtemps à l’avance, des personnes qui squattent la salle que vous avez pourtant retenue ? Même si vous ne connaissez pas ces contraintes propres à mainte grande société, vous apprécierez le fait de pouvoir réunir à tout moment et où qu’ils soient les interlocuteurs de votre choix autour d’une table virtuelle sur laquelle ne manque aucun des documents nécessaires. Une simple convocation par e-mail suffit ! Bien évidemment, c’est peut-être de Prévisions de vente dans un tableau Excel que vous prévoyez de discuter, mais songez plutôt au confort de lancer votre réunion à partir de MindManager, avec une map qui présente l’ordre du jour et pointe avec rapidité et élégance vers tous les documents que vous souhaitez montrer à vos interlocuteurs !

10.1.2 Posséder un espace sur le serveur Mindjet Votre compte Mindjet Catalyst, vous réserve aussi l’accès à un espace personnel et sécurisé sur le serveur Mindjet, dont vous serez le Propriétaire et dans lequel vous pourrez créer des espaces de travail spécifiques étanches – par exemple un pour chacun de vos projets ou de vos clients – et y inviter d’autres personnes dans la limite prévue par votre abonnement. À partir de maintenant, je vais utiliser une métaphore pour vous faire découvrir les coulisses de Mindjet Catalyst !

10.1.3 Un espace à aménager Imaginez que vous venez de devenir l’heureux propriétaire d’un plateau aménageable (votre compte), situé au 10e étage d’un immeuble (le serveur Mindjet). Vous avez fait l’acquisition de cette surface dans le but d’y créer des espaces séparés étanches – à la fois salles de travail et espaces de stockage, que vous comptez mettre à disposition de certains collaborateurs.

10.1.4 Des invités spéciaux En tant que Propriétaire, vous allez pouvoir lancer vos invitations depuis le plateau, auquel vous avez accédé grâce à votre badge (vos identifiant et mot de passe). Informées par e-mail, les personnes que vous invitez devront accepter de se rendre à l’adresse indiquée et fournir toutes informations nécessaires pour le badge qui leur permettra de pénétrer dans la salle d’attente de l’étage. Ces personnes sont les Utilisateurs de votre compte. Leur nombre est limité par la nature de votre abonnement – 2, 5… 20, 30 utilisateurs… À certains de ces invités, vous aurez conféré le droit de pénétrer sur le plateau pour, tout comme vous, y créer des salles dont ils seront Propriétaires, tandis que les autres attendront sagement dans la salle d’attente d’être conviés à rejoindre une ou plusieurs des salles déjà créées. Les premiers ont-ils donc dès lors les mêmes droits que vous, Propriétaire du plateau ? Non, bien sûr ! • Vous pouvez à tout moment leur retirer le droit à créer des salles si vous pensez qu’ils en abusent.

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Chapitre 10. Pratiquez le travail collaboratif à distance grâce à Mindjet Catalyst ou MindManager Web

• Eux ne peuvent en aucun cas vous exproprier, alors que vous pouvez carrément – comme tout autre invité d’ailleurs, les expulser de l’étage s’ils se rendent insupportables. • Ils ne peuvent inviter dans leurs salles que des personnes déjà convoquées par vous et présentes dans la salle d’attente, alors que vous pouvez lancer en ville des invitations supplémentaires si votre abonnement le permet. Notez toutefois qu’ils ne sont pas obligés de vous inviter dans les salles qu’ils ont créées. • Invité ou non dans tous les espaces, vous avez naturellement les moyens, en tant que Propriétaire, de savoir tout ce qui se passe chez vous et en particulier qui occupe combien de m² !

10.1.5 Des droits et privilèges variables C’est là, qu’un peu de magie intervient sur le plateau ! En effet, figurez-vous que les salles ainsi créées ne sont visibles qu’à leur créateur et aux membres qu’il y a conviés ! Tous les autres invités sur le plateau en ignorent l’existence car ils ne voient ni porte ni nom – y compris le Propriétaire du plateau, si n’étant pas le créateur, il n’a pas été invité et n’a pas consulté ses registres ! Ainsi, vous pouvez héberger sur votre plateau (compte) dans des salles spécifiques (espaces de travail) des projets concurrents ou encore vos affaires privées et inviter des ennemis mortels dans des salles distinctes. Soyez tranquille, ils ne se croiseront pas et les murs n’auront pas d’oreilles. Oui, pour les ennemis mortels, à condition toutefois de prendre certaines précautions ! En effet, le créateur d’une salle en est logiquement le Propriétaire et à ce titre, il possède une clé en or. Mais cette clé, il peut la partager avec un ou plusieurs des membres qu’il a invités ; ce faisant, il leur confère sur la salle les mêmes pouvoirs que les siens. Copropriétaires, ils peuvent tout comme lui gérer la salle en toute indépendance, c’est-à-dire y inviter des membres, la renommer ou même la supprimer ! Maîtres des invitations, les Propriétaires décident du statut des autres membres de la salle, statut qu’ils peuvent modifier à tout moment – y compris celui de leurs copropriétaires. En effet, d’autres invités moins chanceux ne seront qu’Auteurs. Dotés d’un simple crayon, ils n’ont ni autorité sur les autres membres ni droit de regard sur le devenir de la salle, mais ils pourront y créer, y modifier, y importer, y consulter et même y supprimer à leur guise tout document de leur choix. Quant aux derniers invités, humbles Lecteurs, il ne leur sera confié qu’une paire de lunettes à seules fins de consultation des documents. Notez qu’un Propriétaire de salle ne peut pas modifier son propre statut. Certes, il peut tout de même démissionner, mais à la condition de n’être pas le seul Propriétaire. Si tel est le cas, il devra nommer un remplaçant avant de partir. Enfin, il expulse qui il veut. Mais nul besoin d’attendre l’expulsion pour quitter les lieux… tout Auteur ou Lecteur peut s’en aller de son plein gré. Il vaut mieux cependant réfléchir avant de claquer la porte car tout départ est définitif. Il faut être réinvité pour entrer à nouveau. Quel est donc le statut qui ne devra jamais être donné à des personnes qui doivent ignorer leur présence respective ? Celui de Propriétaire d’une salle (espace de travail). En effet, doté du droit d’ajouter des membres, celui-ci peut voir la liste de tous les membres que le Propriétaire du plateau (compte) a invités sur celui-ci (Utilisateurs du compte).

10.2 Tenir des réunions avec Mindjet Catalyst

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10.1.6 Un univers feutré Vos documents ainsi hébergés sont-ils en sécurité ? La confidentialité est-elle respectée ? Mindjet répond naturellement « Oui » à ces questions. Je suis tentée d’ajouter, « dans les limites actuelles de nos connaissances » selon la célèbre formule. Mindjet a assurément pris toutes les précautions possibles et dispose des meilleures certifications, tant pour la protection de ses serveurs, la sécurisation de chaque compte que le chiffrage des données personnelles. Ma propre expérience me permet de confirmer que les espaces de travail à l’intérieur d’un compte sont bien étanches, qu’ils sont dérobés à la vue de qui ne doit pas les voir et que des invités à des "tables" différentes se côtoient sans le savoir. Il n’en reste pas moins que vos données ne sont pas hébergées sur un serveur interne à votre entreprise…

10.2 TENIR DES RÉUNIONS AVEC MINDJET CATALYST Cette section et les suivantes sont disponibles sur www.mmdfrance.fr/livre.php. Elles sont au moment de votre lecture mises à jour selon les dernières améliorations apportées par l’éditeur du logiciel. Assurez-vous tout de même que ce qui précède reflète toujours la réalité de Mindjet Catalyst ! Notez que les réunions que vous lancez n’ont pas lieu dans votre espace privé et que les données visualisées ne font que transiter par le serveur Mindjet – en toute sécurité – le temps de votre réunion. Dans la section 10.2, vous trouverez les sujets suivants :

10.2.1 Envoyer une invitation à une réunion et rejoindre une réunion 10.2.2 Animer une réunion ou y participer 10.2.3 Travailler avec le tableau blanc

10.3 S’INSTALLER SUR LE SERVEUR MINDJET Dans cette section, vous trouverez :

10.3.1 Entrer dans l’espace en ligne Mindjet Catalyst 10.3.2 Faire le tour de l’interface Gestionnaire d’espace de travail et se préparer

10.4 TRAVAILLER AVEC MINDJET CATALYST Dans cette section, vous trouverez :

10.4.1 Travailler sur une map 10.4.2 Partager une map avec d’autres utilisateurs 10.4.3 Communiquer aux autres utilisateurs les adresses utiles

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Chapitre 10. Pratiquez le travail collaboratif à distance grâce à Mindjet Catalyst ou MindManager Web

10.4.4 Dialoguer avec les autres utilisateurs 10.4.5 Hors ligne ou Déconnecté ? Plus qu’une nuance !

10.5 MAIS QU’EST-CE DONC QUE MINDMANAGER WEB ? MindManager Web est une version Web de MindManager accessible par Internet. Elle ne nécessite aucune installation sur l’ordinateur ! Et de plus, tout comme vous le faites à partir de MindManager Pro 7 ou 8, vous pouvez lancer une réunion à partir de MindManager Web ou accéder à tout moment à vos documents stockés dans votre espace privé sur le serveur Mindjet. Travailler avec MindManager Web, c’est donc utiliser un service entièrement hébergé par Mindjet.

10.5.1 Les heureux propriétaires de MindManager 8 Autant vous donner tout de suite la bonne nouvelle, si vous êtes l’heureux possesseur d’une édition MindManager 8 et si vous disposez d’un compte Mindjet Catalyst au titre de Propriétaire ou d’Utilisateur, vous bénéficiez aussi de MindManager Web !... Cependant c’est dans des situations bien spécifiques que vous y aurez recours ! Quand donc utiliserez-vous MindManager Web ? • Eh bien, chaque fois que tenu éloigné de tout ordinateur équipé de MindManager, vous voudrez tout simplement lancer une réunion avec des interlocuteurs distants et, pourquoi vous en priver, bénéficier du support visuel d’une map. Ou encore lorsque vous aurez besoin de consulter les documents de vos espaces de travail et y créer et modifier des maps. Comme ce n’est pas un miracle total, il vous faut tout de même un ordinateur armé d’une connexion Internet ! Mine de rien, cela vous permet de « voyager léger », puisqu’avec pour tout bagage vos identifiant et mot de passe et l’adresse du site de l’éditeur http://www.mindjet.fr, vous pouvez squatter n’importe quel ordinateur avec votre bureau en ligne ! • Je suis sédentaire, me dites-vous. MindManager Web est-il donc sans intérêt pour moi ? Non, puisqu’il vous autorise à élargir le cercle des Utilisateurs de votre compte à des personnes qui sont dépourvues de MindManager ! Invitées sur votre compte pour rejoindre un espace de travail, elles auront accès aux versions Web du Gestionnaire d’espace de travail et de MindManager.

10.5.2 Ceux qui en sont dépourvus Et quid de ceux qui ne possèdent pas MindManager 8 ? Sont-ils condamnés à attendre les invitations des uns et des autres pour travailler avec MindManager Web ? Non, ils peuvent souscrire à un abonnement annuel à MindManager Web. Ainsi ils pourront, tenir des réunions avec qui bon leur semble, travailler sur la version en ligne de MindManager, et ils seront aussi Propriétaires d’un compte Mindjet sur lequel ils inviteront à les rejoindre leurs interlocuteurs privilégiés – possesseur ou non de MindManager – à concurrence du nombre prévu par leur abonnement.

10.6 Accéder à MindManager Web

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Ceci est une élégante solution pour ceux que leur entreprise n’autorise pas à installer sur leur ordinateur des logiciels hors équipement standard.

10.6 ACCÉDER À MINDMANAGER WEB Cette section et les suivantes sont disponibles sur www.mmdfrance.fr/livre.php. Elles sont au moment de votre lecture mises à jour selon les dernières améliorations apportées par l’éditeur du logiciel. Assurez-vous tout de même que ce qui précède reflète toujours la réalité de MindManager Web !

10.7 LES INTERFACES DE MINDMANAGER WEB Dans cette section, vous trouverez :

10.7.1 Le Gestionnaire Web d’espaces de travail 10.7.2 MindManager Web

10.8 TRAVAILLER DANS UNE MAP MINDMANAGER WEB Dans cette section, vous trouverez :

10.8.1 Compléter une map 10.8.2 Découvrir une map créée dans MindManager 8 10.8.3 Partager une map

11 Organisez toute votre activité pour une efficacité maximale sans stress

Si vous êtes arrivé à cette page, vous avez été conquis par MindManager et pour peu que vous soyez devenu un mappeur compulsif, votre collection de maps est déjà substantielle. Vos maps sont grandes ou petites, temporaires ou pérennes, anodines ou essentielles, puisque MindManager est votre fidèle compagnon dès qu’il s’agit de clarifier vos idées, jeter les grandes lignes d’un projet ou consigner quelque information. Mais n’êtes-vous pas confronté à de nouveaux challenges ? N’avez-vous jamais découvert par hasard une « idée pépite » dans une map dont vous aviez oublié l’existence ! Une map n’est-elle pas tombée en désuétude pour être devenue touffue au point d’être confuse, alors même qu’elle traitait d’un sujet brûlant ! N’avez-vous jamais oublié une tâche pourtant dûment consignée ! Si ceci ne vous concerne pas, ça ne saurait tarder, donc autant lire ce qui suit ! Dans les deux premiers paragraphes de ce chapitre, je vous donne des conseils de construction pour assurer à vos maps une vie longue et utile quelle que soit leur complexité. Le troisième paragraphe vous invite à mettre en place un accès facile à vos maps ou aux dossiers qui les contiennent, tandis que les deux derniers sont consacrés à deux add-ins qui apportent à MindManager une fantastique valeur ajoutée.

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Chapitre 11. Organisez toute votre activité pour une efficacité maximale sans stress

11.1 CONSTRUIRE UNE MAP POUR QU’ELLE VIVE ET PROSPÈRE L’essentiel de ce qui suit est emprunté avec sa permission à Nick Duffill. Nick utilise une analogie pour montrer que, tout comme l’habit ne fait pas le moine, le logiciel ne fait pas la map. Il compare le résultat que vous recherchez, c’est-à-dire votre projet réussi, à un beau saladier en bois. Le logiciel ou le tour de l’ébéniste sont-ils suffisants pour obtenir le résultat ? Non, il vous faut dans un cas un ciseau de sculpteur parfaitement aiguisé et dans l’autre une map bien affûtée. Si l’un et l’autre sont émoussés, le résultat ne saurait être à la hauteur de vos attentes. Bref, j’insiste à nouveau, il ne suffit pas de connaître toutes les touches, commandes et fonctions de MindManager pour créer des maps utiles ; autrement dit l’outil affûté qui vous mène élégamment au but n’est pas MindManager, mais la map pointue et d’excellente facture que vous construisez grâce à lui. Tout comme les ciseaux de l’ébéniste, les maps auront une forme différente selon le travail à accomplir. De plus, tel le ciseau, la map doit continuer à trancher dans le vif du problème, même si elle est utilisée encore et encore. Hélas, le risque d’émoussement d’une map croît avec sa taille et le nombre de personnes qui travaillent dessus ! Tout commence pour le mieux, puis les progrès s’amenuisent jusqu’à ce que ne sachant plus que faire avec votre map, vous l’abandonniez. Intéressez-vous avant tout à ce que la map fait pour vous aider à atteindre votre objectif ou répondre à votre problème nous dit Nick Duffill, qui nous livre le secret d’une map bien aiguisée. Il consiste tout simplement à stocker dans votre map non pas un seul type d’informations, mais deux : • les informations concernant le sujet de la map, que ce soit une présentation, le plan d’un projet, etc. ; • les informations sur le processus d’élaboration de la map et sur son état présent. Les premières ne sont rien d’autre que l’instantané à l’instant t du résultat du processus et trop souvent, la map ne contient que celles-ci. Les secondes, en général considérées comme allant sans dire, ne sont pas notées. Pourtant la map excelle à recueillir les unes et les autres, contrairement à un document Word ou PowerPoint où les annotations sont plutôt laborieuses. Ne vous en privez donc pas, car c’est l’un des secrets de l’efficacité du Business Mapping. En effet, si le processus est évident au début, les problèmes commencent dès que le volume des informations est tel qu’il s’en trouve obscurci ! La lame a perdu son tranchant. Où en êtes-vous ? Où porter votre attention ? Que faire maintenant ? Si vous travaillez seul, vous avez toujours le loisir de laisser reposer la map, mais si vous êtes en groupe, l’enthousiasme initial ne tarde pas à se transformer en scepticisme ou en réticence, voire en franche hostilité. Laissez-moi prendre l’exemple simple du brainstorming. Les étapes traditionnelles du processus sont les suivantes : 1. Définir le problème 2. Définir les critères de sélection 3. Exposer le problème aux participants un ou deux jours à l’avance 4. Générer des idées sans les évaluer 5. Les regrouper et les structurer pour en générer davantage 6. Éliminer les idées baroques 7. Évaluer systématiquement les idées restantes selon les critères de sélection 8. Attribuer les tâches

11.1 Construire une map pour qu’elle vive et prospère

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Combien parions-nous que votre dernière Map brainstorming ne reflète que les étapes 4 et 5 et que toutes les autres sont implicites – dans votre tête ou celle de l’animateur. Pourtant, si vous indiquez ou vous en êtes de ce processus, votre map peut vivre longtemps et toute nouvelle idée saura où et comment s’y intégrer sans anéantir toute l’inspiration et la réflexion antérieures. En effet, ajouter une idée ou une information à une map sans s’inquiéter du processus ne fait que l’alourdir et la rendre confuse, au point que bientôt vous ne voulez plus la voir. Frustré, vous ragez contre cette promesse fausse – pensez-vous – de clarification. Allons donc ! Puisque vous connaissez maintenant la cause, il ne vous reste qu’à appliquer le remède ! Car d’où vient le mal ? Et bien, de ce que vous accumulez des idées ou des informations sans décider de leur impact ou de leur signification vis-à-vis du résultat. Voici ci-dessous comment procéder, afin d’obtenir la map de la figure 11.1.

Figure 11.1 – Modèle pour la gestion du processus de construction d’une map

Même modeste, un projet met en jeu quantité d’éléments – des problèmes, des opinions, des contraintes, des savoir-faire, des idées, des personnes, des faits, des ressources et j’en passe. Que faitesvous de tout cela ? • Commencez par créer dans votre map une branche Boîte de réception pour placer tous ces éléments. C’est le lieu de stockage pour tout ce qui n’a pas encore trouvé son utilité ou sa place dans le projet, soit parce que vous n’avez pas encore la vue complète de celui-ci, soit parce que vous ne savez pour l’heure ni ce qui s’en trouvera affecté, ni dans quelle mesure. • Créez ensuite la branche Projet proprement dite. Vous prendrez soin d’y consigner la description aussi claire et précise que possible du résultat attendu. C’est bien sûr cette branche qui contient la planification des tâches devant conduire au résultat et c’est elle et elle seule que vous présenterez à votre hiérarchie ou à votre client. Êtes-vous surpris qu’une seule branche soit dévolue au projet lui-même ? Bien sûr, le contenu de celle-ci peut être « envoyé à » une autre map, qui lui reste liée (voir section 7.2.1 !). Peut-être… et pourtant, les autres sont tout aussi importantes, puisqu’elles constituent le site de construction de votre branche ou map Projet. C’est là en effet que vous creusez une idée ou réfléchissez aux implications sur votre projet d’une nouvelle information, d’une innovation méthodologique ou d’une difficulté inattendue.

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Chapitre 11. Organisez toute votre activité pour une efficacité maximale sans stress

• La branche Ressources et Outils accueille les méthodologies, les critères de décision, les contraintes, les informations pertinentes, le budget, les coordonnées des acteurs, bref tout ce que vous allez utiliser au moment opportun. • Quant à la branche Processus ou Chantier, c’est là que vous notez tout ce qu’il vous faut faire pour élaborer le plan du projet. Comme vous savez où vous voulez aller et ce qu’il faut faire, il vous suffit de passer en revue l’organisation de votre map, d’apprécier son état par rapport à la séquence du processus et de faire ce qu’il faut pour la maintenir dans la trajectoire. En conséquence, tout comme dans la branche Projet, ce sont aussi des tâches qui figurent dans cette branche ! Vous y trouverez par exemple « Vérifier les conséquences de la nouvelle réglementation », si « nouvelle réglementation » est une information notée dans la branche Boîte de réception, qui attend d’être traitée. La figure 11.2 illustre l’utilisation d’une telle map pour le lancement d’une campagne de publicité par une agence.

Figure 11.2 – Exemple de map au processus de création maîtrisé

La branche Idées du Sujet Boîte de réception est liée à une map brainstorming en cours, les autres sont vides car rien n’est pour l’heure en souffrance. Idées, informations ou méthodes ont déjà été évaluées, prises en compte et positionnées… ou placées dans la corbeille si leur mérite est ailleurs. La branche Ressources et outils héberge entre autres des études de marché et des informations sur la concurrence. Elle indique aussi les Marqueurs qui seront utilisés pour ajouter visuellement de l’information dans la map – notez qu’il suffit de créer la Liste de ces marqueurs ou de l’attribuer à la map si elle existe déjà (voir section 3.5.3). À moins bien sûr que vous ne décidiez de créer un Modèle de map (voir section 4.3) ! Tous les problèmes, idées, risques ou questions relatifs au projet sont saisis, puis triés, analysés, réglés, retenus ou éliminés dans cette map. De tout ce labeur, le client ne verra rien. Seul le concerne en effet le plan final et sa mise en œuvre, la branche Projet. Il y trouvera des tâches et des jalons tels que « Rédiger communiqué de presse » ou « Maquette prête », tandis que « Passer en revue les idées du brainstorming » et les « Évaluer par rapport à la stratégie » sont des tâches qui figurent dans la branche Processus ou chantier. C’est le travail que l’agence effectue dans les coulisses.

11.2 Planifier dans MindManager selon la méthode du tunnel

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Cette map contient donc à la fois les résultats visibles et le processus qui y a conduit. L’agence peut l’utiliser pour présenter, expliquer et négocier, aussi bien avec son équipe interne qu’avec son client. Et oui ! Il suffit de masquer ou de développer les branches pertinentes ! La map est le seul outil qui vous offre un espace unique à la fois pour héberger tous les stades de l’évolution d’un concept jusqu’au produit fini et pour gérer le processus même de cette évolution. La map se distingue des autres outils par trois fonctions en apparence anodines, mais ô combien puissantes : • la mise en évidence des relations entre informations, auxquelles elles fournissent ainsi un contexte, donc une signification ; • la faculté de déplacer aisément une information, qui permet avec un effort minimal de modifier sa signification ; • le passage immédiat de la vue d’ensemble à un endroit précis de la map, qui fait d’elle un document d’une incroyable souplesse, immédiatement adaptable à l’objectif, à l’auditoire et à la situation quels qu’ils soient. Mais si la map excelle en ces domaines, vous ressentez peut-être le besoin de réunir sur une même map toutes les tâches, peut-être pressantes, qui sont consignées dans toute la collection des maps qui renferment l’essence même de votre activité ! L’add-in ResultsManager que je vous présente à la section 11.4 fait cela pour vous avec maestria, mais il me faut d’abord vous initier à un nouveau type de map Projet, la « map tunnel », car ce sont les maps de prédilection de ResultsManager et avec ou sans lui, les chances sont grandes que vous les aimiez aussi !

11.2 PLANIFIER DANS MINDMANAGER SELON LA MÉTHODE DU TUNNEL C’est à la branche ou map Projet, celle qui contient la planification du projet que je m’intéresse maintenant, celle qui accueille la planification du projet. Autant vous prévenir tout de suite, cette méthode de planification diffère de celle que je vous ai exhorté à suivre au section 9.3. Pour être honnête, elle la contredit même. Aussi employez-la uniquement si vous n’utilisez pas un logiciel de gestion de projet pour planifier les projets que vous concevez dans MindManager. Si j’en juge par la tendance spontanée des participants que j’accueille en formation, cette façon différente de noter les tâches vous paraîtra sans doute plus naturelle, car la méthode consiste tout simplement à noter les résultats ou actions nécessaires dans l’ordre de leur succession, en y mêlant si besoin est des informations qui ne sont pas des tâches. Mais tout d’abord pénétrez-vous d’un concept, qui bien que très simple, vous rendra plus efficace à lui tout seul !

11.2.1 La Prochaine action ou le marchepied qui vous hisse vers le résultat Une Prochaine action est toute action qui peut être effectuée immédiatement sans qu’il soit nécessaire d’obtenir ou de préparer quelque chose d’autre au préalable. Si je vous en parle ici, c’est que l’absence de Prochaine action clairement identifiée tend inexorablement à muer une volonté d’agir en simple velléité. À titre d’exemple, « aller chez le dentiste » n’est pas une Prochaine action ; c’est pourquoi dans votre map « À faire », vous butez sans cesse sur elle en murmurant « Il faut que je m’en occupe ! ». Qu’estce qui vous retient donc, à part la peur ? Et bien, vous devez d’abord « trouver le numéro de téléphone », puis « repérer dans votre agenda les dates possibles » et enfin « prendre rendez-vous ». Voilà ! Vous venez

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Chapitre 11. Organisez toute votre activité pour une efficacité maximale sans stress

d’identifier deux Prochaines actions et de découvrir qu’aller chez le dentiste est bel et bien un projet – petit certes, mais un projet tout de même. Sachez que si vos maps ou vos listes « À faire » restent trop souvent et trop longtemps encombrées, c’est qu’y sont déguisés en tâches de véritables miniprojets ! Déshabillez donc, si j’ose dire, ces imposteurs qui squattent vos maps « À faire » afin d’en voir et en décrire les dessous ! La figure 11.3 dévoile ainsi la séquence des actions qui vont inexorablement vous mener chez le dentiste. C’est la planification en tunnel du projet « Aller chez le dentiste ».

Figure 11.3 – Le concept de Prochaine action

11.2.2 La séquence chronologique des actions qui conduisent au résultat La « map tunnel » est organisée selon le principe suivant : • le centre de la map représente le projet réalisé ; • des actions sont notées à tous les niveaux de l’arborescence, mais les plus éloignées du centre sont celles qui doivent être faites en premier. Vous vous rapprochez ainsi du centre au fur et à mesure que vous progressez vers votre objectif ; autrement dit, plus vous avancez, plus vous voyez le bout du tunnel ! Comme dans un tunnel, vous vous dirigez vers la lumière sans risque de distraction, constamment centré sur le résultat à atteindre. Lorsque vous parcourez les sujets de votre map de l’extérieur vers l’intérieur, vous avez une vue à peu près chronologique des actions qui constituent votre plan, comme dans la figure 11.3. Car vous construisez la map ainsi : 1. Créez près du Sujet central un Sujet résultat intermédiaire ou une activité proche du résultat final. 2. Ajoutez en sous-branches de ce Sujet, les actions qui doivent être effectuées avant que ce résultat soit obtenu ou cette activité entreprise. 3. Répétez l’opération jusqu’à ce que vous arriviez à une Prochaine action, c’est-à-dire une action qui doit être faite avant l’action notée en amont, mais que rien ne vous empêche d’accomplir immédiatement… sauf éventuellement l’attente d’un résultat en provenance d’une branche voisine, – ce qui sera alors indiqué dans la map par une Relation. Reprenons à titre d’exemple la planification de la campagne de publicité à laquelle nous avons travaillé plus haut. Vous remarquerez dans la figure 11.4 qu’au lieu d’actions, nous avons noté des résultats. En effet, demandez-vous simplement ce qui doit avoir eu lieu pour que cette description soit vraie et vous avez les étapes précédentes du projet. Ceci s’apparente à la technique du rétroplanning qui permet de toujours se concentrer sur ce que l’on veut obtenir, au lieu de perdre du temps à envisager ce qui est possible ou acceptable comme dans la planification vers l’avant.

11.3 Travailler avec une « map centrale »

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Figure 11.4 – Planification en « tunnel »

Prenez la dernière branche de la map. Vous y lisez que le Service consommateur doit être prêt avant que la Campagne de publicité ne soit lancée. Pour qu’il soit prêt, les FAQ doivent être mises à jour. Qu’est-ce qui vous en empêche ? Apparemment rien ! Il s’agit donc d’une Prochaine action, une action que vous pouvez entreprendre dès maintenant pour peu que vous ayez le temps. Les commerciaux doivent aussi être briefés sur les offres spéciales. Là, impossible de le faire, car celles-ci doivent être définies avant. L’action ou son résultat Offres spéciales définies devrait donc figurer en aval de Commerciaux… Or elle est déjà notée en résultat nécessaire avant que la Boutique en ligne soit modifiée. Afin d’éviter les redondances, c’est une Relation qui indique dans la map cette séquence d’actions. Vous avez sans doute remarqué dans cette map des informations et des idées – elles sont précédées des icônes et – ce qui était proscrit dans une map Projet destinée à un logiciel de gestion de projets, qui transforme sans état d’âme toutes les branches en tâches (rappelez-vous toutefois que vous pouvez toujours masquer ce que vous voulez par le filtre dans MindManager – voir section 7.6). Il est pourtant bien commode de montrer au client les idées à discuter, telles les publications cibles du communiqué, en même temps qu’on lui présente le plan. Vous pouvez ici tout vous permettre ou presque. Comme vous le verrez à la section 11.4, pour peu que vous ayez pris soin d’attribuer l’icône de % de tâche achevées à toutes les actions, ResultsManager saura trouver parmi toutes les maps qui contiennent vos projets et vos activités celles qui demandent votre attention immédiate ou prochaine, pour vous les mettre sous les yeux sans pardon ni merci ! La map de la figure 11.4 porte toutes ses branches à gauche. J’ai fait ce choix, car la séquence des actions s’inscrivant selon notre façon habituelle de « lire » le temps de gauche à droite, elle vous paraît naturelle. Ne vous y trompez pas, rien ne s’oppose à positionner une branche principale à droite du Sujet central. De la même façon, les tâches à faire en premier seront situées à l’extérieur, mais cette fois la séquence des actions se lira de droite à gauche. Une seule règle donc pour lire et travailler les maps tunnel, de l’extérieur vers l’intérieur !

11.3 TRAVAILLER AVEC UNE « MAP CENTRALE » Maintenant que vous voici chapitré sur ce qu’il faut faire et ne pas faire pour que vos maps vous apportent toute l’aide promise, le moment est venu de vous aider à gérer facilement votre collection de maps.

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Chapitre 11. Organisez toute votre activité pour une efficacité maximale sans stress

En effet, il est si aisé de consigner des informations dans une map, d’y creuser une idée ou d’y donner corps à un projet petit ou grand, que vous voilà maintenant sans doute atteint de mapmania. Or j’ai trop souvent entendu un poignant « Au secours ! Je me noie dans mes maps » pour ignorer le risque que vous courez dès lors, de les perdre ou d’oublier jusqu’à leur existence. Certes les fonctions Recherche de MindManager (section 7.5) ou de Windows vous porteront secours en cas de panique, mais elles ne sauraient tenir lieu d’outils de gestion de l’information ! Je vous suggère donc d’organiser vos maps dans une Map Centrale. Vous y recenserez toutes vos possessions de façon à pouvoir y accéder immédiatement, où qu’elles se trouvent dans votre Explorateur Windows. Cela vous paraît-il difficile ? Non ! Il suffit de créer des Liens hypertexte et vous connaissez pour ce faire plusieurs techniques (voir la section 7.3.1 et le début de la section 9.7.1). Créez dans votre Map Centrale les Sujets pertinents puis placez-y les Liens hypertexte adéquats. Ceux-ci pointeront : • soit directement vers des maps, pouvant elles-mêmes être des maps gigognes (voir section 7.4 sur les multimaps) auxquelles sont liés des dossiers et des maps, auxquelles sont liés d’autres dossiers et d’autres maps, etc. (cf. le moine de la boîte à camembert), auxquelles… etc. • soit vers des dossiers contenant des maps elles-mêmes gigogne et/ou pointant vers des dossiers qui contiennent des maps qui… etc. Ouf ! J’espère que vous m’avez suivie. De fait, c’est pour une fois plus difficile à dire qu’à faire ! Bref cette Map Centrale reflète toute votre activité et vous donne la clé d’accès à tous vos comptes rendus de réunion, vos brainstormings, vos projets, vos idées de vacances, votre map « À faire », etc., où qu’ils soient rangés dans votre classement. Dans la figure 11.5, la Map Centrale comporte cinq Sujets principaux, Projets – répartis entre projets partagés et projets personnels –, Réunions, Privé et Map de saisie quotidienne, sur laquelle je reviendrai plus loin. On devine que la branche Projets partagés pointe, soit vers un répertoire placé sur un serveur dans un dossier partagé auquel ont accès tous les membres de l’équipe, soit bien sûr vers les espaces de travail auxquels vous avez accès sur Mindjet Catalyst. Il contient sans doute divers maps et dossiers. Quant aux maps des projets qui n’impliquent que l’heureux possesseur de la Map Centrale, elles sont sans doute dans un ou plusieurs dossiers sur son disque dur et si elles sont disséminées au sein de l’arborescence Windows, rien ne l’empêche de créer des sous-branches supplémentaires qui pointeront vers elles et eux.

Figure 11.5 – Map Centrale

11.4 Mettre un turbo dans votre map centrale avec ResultsManager

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La Map Centrale de la figure 11.5 est égayée de quelques images. Ce n’est pas un hasard mais une incitation à embellir votre propre map : comme vous allez la regarder tous les matins, autant que vous y preniez plaisir ! D’ailleurs, vous prendrez soin de créer un raccourci vers votre map Map Centrale dans le volet des tâches Mes maps ! Avec cette Map centrale, vous avez fait un premier pas vers la sérénité. ResultsManager va vous permettre de l’atteindre.

11.4 METTRE UN TURBO DANS VOTRE MAP CENTRALE AVEC RESULTSMANAGER En effet, un challenge de taille subsiste. C’est le long et fastidieux parcours au quotidien de toutes ces maps, en quête des tâches à faire, ou encore l’entrée dans les maps projet pertinentes, d’actions déjà notées dans des maps réunion ou brainstorming ! ResultsManager se charge de tout ceci pour vous ! Que vous ayez 10 ou 30 projets en cours – rappelez-vous, j’appelle projet toute initiative qui nécessite plus d’une action –, qu’ils soient petits ou complexes, qu’ils soient personnels ou impliquent d’autres acteurs, le couple MindManager/ResultsManager vous garantit un contrôle sans faille, de la vue d’ensemble au moindre détail. Relaxez-vous, l’essentiel est automatiquement porté à votre attention ! Que fait donc ResultsManager ? • Il génère des tableaux de bord en extrayant de vos maps ce qui est nécessaire. • Il crée ou met à jour des tâches dans des maps existantes. • De plus, il se configure selon les options que vous souhaitez. ResultsManager a été développé par Nick Duffill sur la base l’ouvrage « Getting Things Done » de David Allen, un grand prêtre américain de l’efficacité, qui vient d’ailleurs d’être traduit en français. Suivre les principes de GTD augmentera à coup sûr votre efficacité. Pour plus d’information, consultez www.mmdfrance.fr/livre.php. Faire suivre pour vous ces principes par ResultsManager et MindManager non seulement garantit que vous y arriviez, mais augmentera votre efficacité de façon stupéfiante. Je vous en parle en fervente utilisatrice. Vous pouvez télécharger ResultsManager à l’adresse http://www.mmdfrance.fr/mind-manager/ telecharger-mindjet-mindmanager-8-addins.php et l’essayer à loisir pendant 28 jours. Il a pour l’heure un défaut, il est en anglais, mais il s’intègre sans difficulté à la version française de MindManager. Le voici en action : ResultsManager ajoute l’onglet ResultsManager au ruban MindManager.

Figure 11.6 – L’onglet ResultsManager dans le ruban

ResultsManager opère un balayage systématique de toutes les maps liées directement ou indirectement à votre Map Centrale y compris celles placées sous Mindjet Catalyst. Il y repère les tâches ou actions grâce à plusieurs attributs, l’icône de % achevé , les dates de fin et l’icône à laquelle il attribue la signification deadline ou date limite.

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Chapitre 11. Organisez toute votre activité pour une efficacité maximale sans stress

Je vous propose un essai tout simple : 1. Vérifiez que vous êtes en « Express Mode » en cliquant sur le bouton User Mode du ruban ResultsManager, groupe Options. Pour l’heure, cliquez sur OK dans la fenêtre des Options, puis Non dans la fenêtre qui suit. Ceci fait, ouvrez une map vierge. 2. Créez une tâche avec la commande Insert Activity dans le ruban ResultsManager, groupe Activity. Vous êtes invité dans une boîte de dialogue à lui donner un nom, par exemple « ResultsManager testé » – notez que j’exprime le résultat de l’activité, plutôt que l’action elle-même. Cette fenêtre – voir figure 11.7, vous guide dans l’attribution des Infos de tâche. Cliquez sur Today et la date du jour s’inscrit dans le champ Due date. Indiquez dans Contexts le contexte de l’opération, par exemple « Maison » si vous souhaitez tester ResultsManager chez vous à tête reposée. Quant à Owners, en l’absence d’indication d’un propriétaire pour la tâche, c’est à vous, heureux possesseur de l’ordinateur, qu’elle sera automatiquement dévolue.

Figure 11.7 – Créer une tâche (Activity) avec ResultsManager

Ajoutez aussitôt une activité, à faire cette fois par Paul. Votre map ressemble à celle-ci :

Figure 11.8 – Le volet Marqueurs de map après création d’une tâche avec ResultsManager

11.4 Mettre un turbo dans votre map centrale avec ResultsManager

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Vous trouvez sans doute tout aussi simple de créer une tâche et ses attributs « normalement », sans passer par cette commande. Vous avez raison, mais utilisez-la au moins la première fois, car comme vous le voyez dans le volet des tâches, son utilisation a pour effet de créer dans la Liste des marqueurs de votre map des marqueurs spécifiques à ResultsManager. Vous les aurez ainsi à disposition pour qualifier les activités créées ultérieurement. 3. Enregistrez cette map où vous voulez mais prenez soin de la laisser ouverte. 4. Créez un tableau de bord en cliquant sur la commande Create dashboard, groupe Dashboard. En quelques secondes une nouvelle map apparaît, générée par ResultsManager et intitulée Daily Actions Dashboard for… you ! Ouvrez toutes ses branches. Vous y voyez le résultat « ResultsManager testé » doté d’un Lien hypertexte qui pointe directement vers la branche de la map d’origine.

Figure 11.9 – Tableau de bord des actions de la semaine à venir

Première constatation, l’activité de Paul n’apparaît pas. En effet, il s’agit de votre tableau de bord et non du sien. Seconde constatation, votre activité apparaît deux fois, une fois dans la branche supérieure de couleur bleue – c’est celle qui héberge vos tâches à faire impérativement (icône ) au jour dit, dans la semaine qui vient –, puis une deuxième fois dans la branche verte qui recense toutes vos Prochaines actions, toutes les actions notées dans vos maps que vous pouvez effectuer sans attendre pour faire progresser vos projets. Si vous partagez cette map avec Paul, vous indiquerez votre nom dans le champ Owners des tâches qui vous reviennent. Ainsi, chacun de vous ne verra que ses tâches propres lorsqu’il créera sur son ordinateur personnel le Daily Actions Dashboard ou tableau de bord de ses actions quotidiennes. Et maintenant, rêvez… Imaginez le contenu de cette map si elle avait parcouru vos 30 maps projet et vos 10 maps réunion, partagées ou non, si elle avait identifié ce qui vous concerne, sélectionné ce qui est important et repéré les tâches que vous devez faire maintenant et celles que l’on vous doit ! Un rêve, auprès duquel l’inspection des 40 maps une à une prend tout à coup des allures de cauchemar ! Mais il y a mieux encore, renonçant à votre journée de RTT d’aujourd’hui suite à l’incitation de notre président, vous repoussez votre test de ResultsManager à demain : 1. Sélectionnez l’action « ResultsManager testé » dans la map Daily Dashboard que vous venez de générer, puis cliquez sur l’icône Edit Activity, groupe Activity. Vous reconnaissez la fenêtre déjà ouverte lors de la création de l’activité.

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Chapitre 11. Organisez toute votre activité pour une efficacité maximale sans stress

2. Indiquez maintenant Tomorrow dans le champ Due date et cliquez sur OK. (Ignorez pour le moment le contenu de la fenêtre suivante en cliquant sur Non.) Notez que rien ne vous empêche bien sûr d’effectuer cette modification de date dans le volet Infos de tâche de MindManager. 3. Cliquez maintenant sur la commande Send Changes, groupe Dashboard, puis activez en fin de branche le Lien hypertexte qui pointe vers l’activité « ResultsManager testé » dans sa map d’origine. Que voyez-vous ? La nouvelle date que vous venez d’entrer ! 4. Retournez vers la map Daily Dashboard et cliquez à nouveau sur la commande Create Dashboard. Il vous est demandé si vous souhaitez régénérer la map. Faites OK et votre activité est cette fois notée dans la map tableau de bord comme à faire le jour d’après. En résumé, vous pouvez à partir de votre map Daily Dashboard ou tableau de bord de vos tâches quotidiennes, mettre à jour toutes les maps dont ces tâches sont extraites. Vous indiquez qu’une tâche est terminée ? Vous changez sa date limite, son contexte ou son propriétaire ? Vous lui ajoutez une sous-branche lorsque vous vous apercevez qu’un résultat doit être obtenu avant de l’entreprendre ? un clic sur Send changes et toutes les maps d’origine sont instantanément mises à jour !

Ceci vous met peut-être l’eau à la bouche ? Sachez que ce n’est qu’un pâle aperçu des possibilités offertes par ResultsManager. ResultsManager saura aussi vous indiquer toutes les tâches que vous attendez un jour donné de Pierre, Paul ou Jacques… et toutes celles que vous avez promises. En déterminant vos options, vous créerez des maps tableaux de bord que vous pourrez synchroniser avec Outlook ou vous choisirez de construire des maps projets « classiques » qui puissent être synchronisées avec JCVGantt ou exportées dans MS Project. Voici cependant mon conseil : en attendant de gérer avec ResultsManager toutes vos activités ou presque – c’est le but –, commencez tout de même modestement, afin d’apprivoiser pleinement la méthode et l’outil. Choisissez par exemple un ou deux projets à moyen terme impliquant bon nombre de tâches à effectuer au cours du mois qui vient et expérimentez ! Voici maintenant un outil beaucoup plus simple que ResultsManager et bien qu’il s’intègre parfaitement à lui, vous n’avez nul besoin de travailler avec ResultsManager pour en tirer plein bénéfice !

11.5 RESTER CONCENTRÉ ET EFFICACE, QUOIQU’IL ARRIVE GRÂCE À GYROQ En effet, vous faites tout le temps ces expériences : quelque chose survient tout à coup, alors que vous êtes plongé dans un travail qui n’a pourtant rien à voir, vous vous souvenez brusquement que votre femme vous a chargé de trouver un dogsitter pour le week-end, votre chef passe la tête pour vous donner une information importante ou encore vous vous remémorez soudain qu’Adrien vous a promis sans enthousiasme un rapport pour après-demain. Lâchez-vous immédiatement votre travail pour noter ou agir séance tenante de peur d’oublier, ou bien mettez-vous à contribution votre mémoire déjà surchargée ? Si oui, gare au stress et à la dispersion ! C’est là que GyroQ intervient comme par magie. Faites simplement Ctrl+q et une petite fenêtre s’affiche par-dessus le document à l’écran quel qu’il soit, dans laquelle vous notez en quelques secondes ce qui doit l’être. Un clic sur le bouton Ajouter et vous vous replongez en toute sérénité dans votre travail, dans le confort inestimable d’une totale tranquillité d’esprit. GyroQ est un pense-bête

11.5 Rester concentré et efficace, quoiqu’il arrive grâce à GyroQ

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intelligent qui remplace avantageusement les célèbres petites feuilles jaunes qui, si elles agrémentent maints bureaux, tendent trop souvent à avoir leur vie propre. Elles me font toujours un peu penser au sparadrap du capitaine Haddock… Vous pouvez télécharger Gyroq à l’adresse http://www.mmdfrance.fr/mindmanager/telecharger-mindjet-mindmanager-8-addins.php et l’essayer gratuitement pendant 15 jours. GyroQ est un add-in pour MindManager, lui aussi conçu par Nick Duffill qui excelle à tirer tout le jus du Business Mapping et de MindManager. GyroQ capture au fil de l’eau ce qui vous arrive de façon impromptue au cours de la journée avant qu’un clic sur le bouton Envoyer la liste vous restitue au moment choisi par vous, vos saisies classées, datées et organisées dans une map spécifique intitulée « Map GyroQ de saisie quotidienne ». GyroQ vous propose cinq types de base, "Idée", "Information", "Action", "je dois à…" et "j'attends de…" pour qualifier ce que vous entrez dans la fenêtre de saisie par les Marqueurs et les Informations correspondantes dans MindManager.

Figure 11.10 – La saisie d’une idée dans GyroQ

Tandis que le type Information saisit, outre le texte entré dans le champ, le contenu texte – liens compris – du presse-papiers, les types Je dois à… et J’attends de… saisissent aussi les personnes concernées et la date de l’engagement. Vous l’avez deviné, ces données deviendront dans MindManager Notes, Liens hypertexte, Ressources et Infos de tâche.

Figure 11.11 – Une saisie avancée dans GyroQ

Au moment opportun, le soir par exemple, vous traiterez toutes les informations contenues dans votre map. Vous appellerez votre maman, enverrez un rappel à Adrien ou classerez telle ou telle information dans la map projet qu’elle concerne.

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Chapitre 11. Organisez toute votre activité pour une efficacité maximale sans stress

Attention, gardez-vous bien de tenir la « Map GyroQ de saisie quotidienne » pour le lieu de stockage d’idées à l’abandon, d’informations périmées ou d’actions toujours remises au lendemain ! J’ai idée que les dates de saisie ne sont là que pour vous donner mauvaise conscience si besoin est ! Bref, prenez l’habitude de « nettoyer » votre map au moins une fois par semaine, ou mieux tous les jours à heure fixe, c’est-à-dire l’habitude de prendre une décision sur ce qui doit être délégué, transmis, classé, tranché, creusé, fait sur le champ ou… supprimé. Ceci est d’autant plus facile que vous pouvez expédier tout élément de la Map de saisie quotidienne dans la map qui le concerne. En effet, l’installation de GyroQ crée dans le menu contextuel des Sujets la commande nouvelle Placer dans une autre map. Cliquez sur celle-ci et une liste déroulante vous propose par commodité les maps récemment ouvertes, en plus de la commande Choisir la map de destination ouvrant l’explorateur Windows. Le Sujet ainsi expédié disparaît de la Map de saisie quotidienne ou de toute autre map pour apparaître dans sa map d’accueil, noté dans une branche intitulée Boîte de réception, créée par GyroQ pour la circonstance. Ceci ne doit pas vous surprendre, puisque c’est là n’est-ce pas, que suivant les bons préceptes de la section 11.1, vous stockez provisoirement tout élément en attente de traitement ! GyroQ vous permet aussi de personnaliser les Types comme vous l’entendez. Par exemple, vous enverrez une saisie directement dans la map projet qui la concerne, sans passer par la Map de saisie quotidienne. Votre Map GyroQ de saisie quotidienne sera bien sûr liée à votre Map Centrale (bons préceptes cette fois de la section 11.3). Si vous travaillez avec ResultsManager, elle sera naturellement balayée comme toutes les autres maps liées à la Map Centrale. Maintenant que vous savez obtenir de vos maps l’efficacité que vous en attendez pour conduire votre activité, il est temps de découvrir comment MindManager vous fait gagner plus de temps encore, grâce à sa communication fluide avec les logiciels de MS Office. C’est l’objet de la partie 4.

PARTIE 4

MINDMANAGER : LA PLAQUE TOURNANTE DE TOUS VOS OUTILS INFORMATIQUES La partie 4 est consacrée à la communication entre MindManager et les logiciels de Microsoft ainsi qu’à la création de pages Web.

12 Créez en quelques clics un document Word de plusieurs centaines de pages

MindManager est un outil fantastique même si votre seul objectif est de produire un document dans Word. Vous pouvez y jeter vos idées dans le désordre, les structurer, les compléter de-ci de-là et les réarranger au fur et à mesure que votre pensée se développe. À dire vrai, plus le sujet est riche et complexe, plus MindManager vous offre des moments jubilatoires ! Pour une révision méthodologique, reportez-vous section 3.1.1. L’exportation fonctionne ainsi : le document Word généré à partir de la map est structuré en chapitres, sous-chapitres, paragraphes, etc., selon la hiérarchie des branches dans MindManager. Les titres reprennent le libellé des branches tandis que les textes sont constitués par les Notes correspondantes, rédigées dans la fenêtre des Notes.

Bien sûr, ce livre a été totalement écrit dans MindManager et je ne l’aurais pas écrit sans lui. Je vous vois sourire ! Je veux dire qu’indépendamment du sujet, j’aurais été incapable

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Chapitre 12. Créez en quelques clics un document Word de plusieurs centaines de pages

de l’écrire, surtout en trois mois sans abandonner aucune de mes autres activités et en célébrant raisonnablement Noël ! J’ai travaillé en permanence dans « Sommaire », une grande map très détaillée. Grâce à la touche F3 ou F4, je focalisais l’écran sur la section de map en cours et je tapais dans la fenêtre des Notes de chaque branche. S’agissait-il d’indiquer où le thème évoqué était traité en détail ? Placer une Relation entre deux branches de la map ou un Lien hypertexte dans les Notes ne me prenait guère plus de trois secondes. Un paragraphe n’était pas terminé ou nécessitait des illustrations ? Une Icône ou une Couleur servirait à le repérer ultérieurement. Sophie devait réaliser les maps illustrant les exemples ? Des Bulles lui donnaient conseils et consignes. Il lui fallait commencer à introduire les images dans une section alors que le texte définitif n’était pas encore arrêté ? La branche correspondante était exportée pour elle dans une nouvelle map, et je travaillais dès lors en Mode révision sur cette section (identifiée par un Entourage). Et je passe sur le changement de place de certains paragraphes, parfois à un stade tardif, quand il m’apparaissait soudain qu’un sujet demandait à être traité dans un autre chapitre, ou qu’une séquence n’était pas logique !

12.1 PRÉPARER VOTRE MAP La qualité de votre document Word, dépend bien sûr de sa structure et de la clarté de sa mise en page, mais aussi du contenu de ses blocs de texte et de leur bonne présentation. Vous avez bien sûr toute latitude pour retravailler dans Word le document obtenu une fois la map exportée, mais autant minimiser ce travail ! Sachez que MindManager est capable d’exporter dans Word la plupart des éléments de la map, à l’exclusion des images qui sont dans la map elle-même (mais il exporte celles des Notes) et des Sujets flottants – ce qui n’est pas surprenant, car où les placerait-il ! Dans les paragraphes qui suivent, je vous montre comment préparer votre map au mieux dans MindManager en vue de l’exportation.

12.1.1 Travailler dans la fenêtre des Notes Le traitement de texte de MindManager n’a certes pas toute la sophistication de Word. Il ne propose pas de numérotation et ses puces sont sommaires, mais il fait déjà beaucoup. La fenêtre des Notes possède sa propre barre d’outils. Elle n’apparaît en entier que lorsque la fenêtre est ouverte à sa taille maximale (utilisez l’icône en haut à gauche). Dans la version raccourcie, cliquez sur l’icône pour accéder à toutes les options habituelles de mise en forme de la police. Les icônes et en haut à droite, permettent de passer des Notes d’un Sujet à celles de celui qui le suit ou le précède.

Figure 12.1 – La barre d’outils des Notes

Certaines icônes sont identiques à celles des barres d’outils de la map. Ne vous trompez pas ! Celles de la map agissent sur les éléments sélectionnés de la map, celles de la fenêtre des Notes sur le texte des notes.

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12.1 Préparer votre map

• Vous reconnaissez l’icône de Lien hypertexte , mais utilisez plutôt le raccourci Ctrl+K ! Tout texte porteur d’un Lien hypertexte apparaît souligné et écrit en bleu. Vous l’activez par un double clic. Un Lien hypertexte pointe aussi bien vers un document extérieur que vers un Sujet spécifique de la map ou d’une autre map. Voir section 7.3 si besoin est. • L’icône permet d’insérer une Image dans la fenêtre des Notes, à l’endroit même où est placé le curseur de la souris. Vous pouvez aussi faire glisser une image dans les Notes depuis la Bibliothèque. Reportez-vous à la section 3.3.2. • L’icône suivante permet de créer des tableaux. Cette fonction est très utile pour soigner votre mise en page dans Word ou dans les pages Web, aussi vais-je vous la présenter en détail. Utilisez-la de préférence aux tabulations ! Pour insérer un tableau : Placez votre curseur à l’endroit où vous voulez insérer votre tableau. Cliquez sur l’icône sélectionnez le carré selon le nombre de lignes et de colonnes désiré.

et

• Pour un tableau plus grand, cliquez sur Autres options en dessous du quadrillage. • Un tableau vide s’affiche dans les Notes. Entrez le texte cellule par cellule. Vous pouvez mettre en forme le tableau et aussi y insérer des images. • Il est possible d’ajouter ou de supprimer lignes et colonnes une fois le tableau créé. Placezvous dans le tableau à l’endroit souhaité, puis cliquez à nouveau sur l’icône. Le menu qui s’affiche vous propose les commandes appropriées. Vous pouvez très facilement sélectionner une cellule, une ligne, une colonne ou le tableau tout entier en cliquant en haut à gauche de l’élément à sélectionner et en faisant glisser votre souris en bas à droite de celui-ci. MindManager surligne provisoirement en noir l’élément sélectionné. Vous pouvez ainsi colorer avec le surligneur la cellule que vous avez sélectionnée, tandis que vous surlignez son texte d’une couleur différente avec le même surligneur.

Figure 12.2 – Fenêtre de mise en forme des tableaux

Toutes les cellules du tableau créé sont entourées de fines lignes noires, mais vous pouvez mettre en forme votre tableau comme vous le souhaitez. Pour ce faire : 1. Sélectionnez d’abord les cellules que vous voulez modifier. 2. Cliquez sur l’icône et choisissez Mise en forme du tableau

.

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Chapitre 12. Créez en quelques clics un document Word de plusieurs centaines de pages

MindManager affiche la fenêtre précédente (figure 12.2) : Le bouton radio Cellules met en forme les cellules sélectionnées. Cliquez sur le bouton Tableau si vous voulez traiter la totalité du tableau. 3. Choisissez parmi les icônes de la première rangée les bordures souhaitées. 4. Faites votre sélection dans les trois champs qui suivent. 5. Cliquez sur Fermer ou Annuler pour fermer la fenêtre. MindManager continue d’afficher les bordures en pointillé même si vous avez choisi l’icône « Aucune ». Ces bordures ne seront pas visibles dans Word, ni dans les pages Web. Pour les supprimer dans MindManager, fermez cette fenêtre, placez votre curseur dans le tableau, puis cliquez sur l’icône de la barre d’outils et choisissez Masquer le quadrillage dans le menu déroulant. Si vous avez des tableaux ou des images de grandes tailles, il vous suffit pour les voir de saisir la barre de la fenêtre des Notes et de l’étirer vers la gauche pour l’agrandir. Il n’en va évidemment pas de même dans Word où la taille de la page est fixe ! Pour être sûr que votre tableau ou votre image tienne dans la largeur d’une page Word, limitez sa taille à 80 % environ de la fenêtre des Notes ouverte dans sa grande largeur. (L’icône en haut à gauche de la fenêtre des Notes a alors la forme suivante .)

12.1.2 Utiliser le Mode Plan Le moment est venu d’explorer une nouvelle interface, le Mode Plan, comparable à celui de Word. Le Mode Plan vous donne la représentation linéaire du contenu de votre map, autrement dit, le plan du futur document dans Word, avec ses chapitres, paragraphes et sous-paragraphes. Cliquez sur l’icône Mode Plan dans le ruban Affichage. Le Mode Plan vous sert essentiellement à revoir les titres de vos chapitres et paragraphes avant l’exportation. En effet, vous ressentirez certainement le besoin de modifier certains de vos titres afin qu’ils soient parfaitement intelligibles. Faites-le ici ! Vos changements seront pris en compte dans le Mode Map habituel. Vous pouvez également déplacer un paragraphe, donc une branche, par simple cliquer-glisser. Les icônes la commande

ou permettent « d’ouvrir » ou de « fermer » chapitres et paragraphes, tandis que de la barre d’état en bas de l’écran règle le niveau de détail général.

À gauche de l’écran une colonne affiche devant chaque Sujet les Icônes Marqueurs présentes dans la map, tandis que dans la partie droite, des colonnes indiquent la présence éventuelle sur le Sujet, d’une Etiquette, de Notes, d’un Lien hypertexte, de Pièces jointes et d’un Signet. Vous pouvez choisir ou non d’afficher ces colonnes grâce à un clic droit sur la barre grise en haut de la liste. Il est possible en cliquant sur son icône d’ouvrir la fenêtre des Notes d’un Sujet pour les visualiser ou les modifier. Si vous voulez ajouter une Icône, un Lien hypertexte ou une Pièce jointe dans ce mode, cliquez dans la colonne appropriée en face du Sujet sélectionné pour ouvrir la fenêtre correspondante. De fait, vous pouvez travailler dans cette interface de la même façon que dans le Mode Map. Si vous le souhaitez, vous pouvez enregistrer votre map en Mode Plan sous forme de fichier texte ou html – pour l’incorporer rapidement dans des pages Web par exemple. Cliquez pour cela sur le bouton MindManager > Enregistrer sous > Map MindManager ou Autres formats, puis déroulez le menu du champ Type dans la fenêtre d’enregistrement pour y choisir « Texte brut (*.txt ») ou « Page Web (*.html) ».

12.1 Préparer votre map

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Vous pouvez également imprimer tout ou partie de votre plan, au niveau de détail souhaité, avec ou sans les notes ou autres informations. Notez que vous devez posséder Word. Pour imprimer le plan : 1. Ouvrez ou fermez les branches selon le niveau de détail que vous souhaitez à l’impression. Si vous ne voulez imprimer que certaines branches, sélectionnez-les. 2. Cliquez sur le bouton MindManager, puis sur Imprimer > Imprimer. 3. Choisissez vos paramètres dans la boîte de dialogue puis cliquez sur Imprimer. Vous choisirez d’imprimer ou non le texte des Notes et le cas échéant, les Commentaires de révision et les Informations de tâche. Vous ouvrez par la commande Imprimer > Mise en page la fenêtre qui vous permet de choisir l’orientation et les marges de votre feuille A4. Ces paramètres de mise en page pour l’impression en Mode Plan sont enregistrés avec votre map. Ce détour par le Mode Plan n’est pas un prérequis, il vous permet simplement de visualiser l’allure générale du document lorsqu’il sera exporté dans un document Word. Vous retrouverez le Mode Map en cliquant sur l’icône apparue en bas dans la barre d’état. Chapitres et paragraphes seront numérotés dans Word selon le Style de Word que vous aurez choisi. Si vous voulez plus de latitude pour choisir le style de votre numérotation, faites-le dans MindManager.

12.1.3 Numéroter les branches MindManager propose une numérotation dynamique des branches. La numérotation des branches n’est pas indispensable pour l’exportation car elle est prise en charge par défaut par MS Word. Elle vous donne cependant la possibilité de personnaliser votre numérotation. La numérotation appliquée à l’ensemble de la map commence à midi et les sous-branches sont numérotées de haut en bas, qu’elles soient situées à droite ou à gauche dans la map. Voici comment numéroter automatiquement branches et sous-branches : 1. Sélectionnez le Sujet central ou une branche selon que vous voulez numéroter toutes les branches de la map ou seulement celles de la branche sélectionnée. 2. Affichez le ruban Format, puis dans le groupe Mise en page, cliquez sur la flèche de l’icône Numérotation et choisissez Options de numérotation. 3. Choisissez vos options dans la fenêtre puis cliquez sur OK. Le nombre de niveaux numérotés dans le champ Profondeur est limité à 5, mais le troisième champ permet de prolonger la numérotation en répétant les choix. L’aperçu à droite vous montre le résultat de vos choix. Les numéros ne peuvent être ni modifiés ni supprimés dans la map. Vous devez pour ce faire ouvrir à nouveau cette fenêtre et cliquer sur les boutons voulus. Si vous avez numéroté toute la map ou une branche donnée, vous ne pouvez pas supprimer uniquement une partie de leur numérotation. Par contre la numérotation est dynamique. Si vous déplacez une branche numérotée, sa numérotation et celle de toutes les branches et sous-branches concernées changent automatiquement. De même si vous créez ou supprimez une branche.

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Chapitre 12. Créez en quelques clics un document Word de plusieurs centaines de pages

12.2 CHOISIR L’ORDRE DES BRANCHES GRÂCE AU TRI L’exportation commence la collecte des branches à midi et tourne dans le sens des aiguilles d’une montre. Tous les éléments d’une map peuvent être exportés – y compris les Bulles – à l’exception des Sujets flottants. En effet, Word ne saurait pas où les situer ! Vous ne pouvez pas choisir l’ordre d’exportation des branches, placez-les donc dans l’ordre souhaité. Heureusement, la fonction tri vous permet de les déplacer automatiquement. Voici comment trier les branches dans une map : 1. Sélectionnez le Sujet central ou une branche selon que vous voulez trier les branches de la map ou seulement celles de la branche sélectionnée. 2. Allez dans le ruban Format et, dans le groupe Mise en page, choisissez Trier les Sujets. Cette commande n’est pas active si vous n’avez rien sélectionné ! 3. Faites votre choix dans la fenêtre des options de tri puis cliquez sur OK. Vous pouvez trier selon l’ordre Alphanumérique ou Alphabétique uniquement et choisir entre En avant et En arrière. Notez au passage que la fonction tri vous permet également de regrouper les tâches selon leur Priorité et leur % achevé. La rubrique suivante définit la profondeur du tri : – Sujets secondaires uniquement ne se préoccupe que du seul niveau de sous-branches immédiatement en aval du Sujet sélectionné. – Sous-arborescence entière trie la totalité de l’arborescence du Sujet. – tandis que Jusqu’au niveau permet de choisir jusqu’à quel niveau de sous-branches effectuer le tri. Pour revenir à l’ordre initial, cliquez sur l’icône , ou mieux, faites Ctrl+Z. Voici un moyen simple de positionner vos branches en vue de l’exportation dans Word : Ajoutez manuellement devant le texte du Sujet le numéro correspondant à l’ordre voulu pour les branches principales. Sélectionnez le titre, puis actionnez le tri. Sujets secondaires et En avant doivent être cochés. Les branches se repositionnent automatiquement ! Pour conserver la disposition initiale, n’enregistrez pas la map !

12.3 DÉFINIR LES PARAMÈTRES Je rencontre régulièrement parmi vous des gens qui, déçus par la mise en page du document Word obtenu, blâment MindManager. En fait, MindManager exporte par défaut dans le modèle « normal.dot » de Word. Peut-être savezvous pourquoi le titre des paragraphes de niveau 3 est dans ce style, écrit en caractères gras, dans une police de taille supérieure à celle des paragraphes de niveau 2, qui sont eux-mêmes écrits en caractères normaux ? Ceci donne en effet aux documents créés une apparence quelque peu chaotique ! Heureuse nouvelle cependant pour les utilisateurs de Word 2007, cette difficulté y est résolue. J’y reviendrai et aux utilisateurs de Word 2003, je proposerai une solution le moment venu. Auparavant, passons en revue les différents onglets de paramétrage. MindManager demande de lancer l’exportation pour ouvrir la fenêtre de paramétrage. Cliquez sur l’icône Word du ruban Export et enregistrez le document Word comme il vous est demandé.Vous pouvez aussi passer par le bouton MindManager > Exporter > Exporter vers MS Word.

12.3 Définir les paramètres

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Ce faisant, vous exporterez toute votre map. Vous verrez plus loin section 12.4 comment exporter uniquement les branches que vous souhaitez.

12.3.1 Choisir les types de contenus à exporter La fenêtre de paramétrage de l’exportation Word comporte trois onglets. Dans l’onglet Général, vous déterminez le contenu de votre document Word.

Figure 12.3 – Fenêtre des paramètres d’exportation Word – onglet Général

• Choisissez le style de votre structure de numérotation, le nombre de niveaux à numéroter et le niveau de mise en retrait des paragraphes dans les menus déroulants respectifs. Si vous avez personnalisé votre numérotation (voir section 12.1.3), choisissez « Pas de structure de numérotation » afin d’éviter dans Word une double numérotation ! • La rubrique Exportation des attributs de tâches vous permet de cocher les informations de tâches que vous souhaitez exporter s’il y a lieu. Celles-ci figureront dans un tableau, placé juste avant le corps de texte du paragraphe. • De même, cochez dans la rubrique Options d’exportation les éléments à exporter : – Les Icônes apparaîtront entre le numéro et le texte des titres de paragraphe. – Le contenu des Bulles (Notes et sous-branches comprises) sera présenté dans un encadré, après le texte de la branche à laquelle elles sont attachées. Les Bulles qualifiant une accolade de Synthèse sont traitées de la même façon que si elles étaient attachées directement à la branche mère.

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Chapitre 12. Créez en quelques clics un document Word de plusieurs centaines de pages

– Les Commentaires de révision seront placés dans un cartouche à fond jaune sous cet entête, directement après le texte du paragraphe. Tandis que les Textes marqueurs figureront immédiatement après le tableau des informations de tâche. – Enfin les Conteneurs de données – c’est-à-dire les tableaux des Feuilles de calcul ou des fenêtres de Propriétés personnalisées seront présentées après les informations de tâche. C’est le tableau des données qui sera affiché dans le document Word, même si vous avez choisi d’afficher dans la map les données sous forme graphique. Cependant, vous pouvez toujours lui substituer dans Word la copie du graphique (voir 3.7.3). Notez que le tableau est exporté, qu’il soit visible ou non dans le Sujet. – Quant à la case Insérer le sommaire au début du document, cochez-la lorsque vous exportez un document volumineux. MindManager créée alors pour vous la table des matières et affiche les numéros de page.

12.3.2 Choisir le traitement des Liens hypertexte, des Relations et des Pièces jointes L’onglet Avancé possède trois rubriques : la première concerne les liens, la deuxième l’image de la map en début de document et la dernière l’en-tête et le pied-de-page.

Options des liens Les trois cases successives traitent les différents types de liens présents dans la map : • D’abord les Relations entre branches et les Liens hypertexte locaux. Cochez la première case pour créer les liens hypertexte correspondants dans Word. • Cochez la case Exporter les Liens hypertexte pour exporter les Liens hypertexte vers des documents ou des dossiers externes. Ils deviendront également des liens hypertexte dans Word. Enregistrez le document Word où vous voulez, l’adresse du lien hypertexte est ajustée en conséquence. Cependant, elle sera absolue ou relative, selon sa nature dans MindManager. Voir section 7.3.7 sur les liens absolus et relatifs. (Ne laissez pas d’espaces dans vos noms de fichiers, vous éviterez les mauvaises surprises !) • Si vous cochez la case Exporter les pièces jointes, des fichiers individuels seront automatiquement créés pour elles. Ils seront placés dans un dossier au nom du fichier map, créé automatiquement dans le même répertoire que le document Word. Des liens hypertexte vers ces fichiers seront insérés dans le texte Word aux endroits voulus.

Options graphiques de la map Cette rubrique n’est active que si vous avez opté pour une image dans l’onglet Général. Choisissez dans la liste déroulante l’apparence que vous souhaitez pour elle (« Exporter le graphique comme indiqué » signifie « tel qu’affiché à l’écran »). Il est en général prudent de se limiter à deux niveaux de branches !

En-tête et pied de page Ceux-ci ne sont pertinents que si le Modèle Word que vous avez choisi n’en possède pas.

12.3 Définir les paramètres

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12.3.3 Choisir le Style du document Word C’est dans l’onglet Modèle Word que vous choisissez la feuille de Style du document Word à créer. Si vous n’exportez qu’occasionnellement, laissez les réglages en l’état et exportez. Vous pourrez effectuer directement dans Word des modifications de Style. Si vous êtes équipé de Word 2007, il vous sera facile d’obtenir un résultat de belle allure. En effet, il suffit dans Word 2007 de pointer vers les Jeux de style proposés par la commande Modifier les styles du ruban Accueil pour que le document affiché adopte immédiatement le style choisi. La collection est jolie et vous y trouverez certainement votre affaire. Toutefois si vous prévoyez d’exporter souvent, vous préférerez sans doute à la feuille par défaut « normal.dot » l’un des modèles de feuilles de style de votre entreprise. Les remaniements dans Word seront ainsi minimisés et vous gagnerez du temps ! Pour ce faire, cliquez sur le bouton Modèles de l’utilisateur dans la liste déroulante du champ Modèle Word pour ouvrir le dossier de vos modèles Word et y faire votre choix. Oui ! Mais peut-être qu’aucun modèle spécifique n’a été placé dans ce répertoire ! Si tel est votre cas et si vous êtes équipé de Word 2003, voici comment créer facilement la feuille de Style qui transformera enfin votre map dans le document Word de vos rêves ? Si vous avez dix minutes, voici une méthode simple pour créer une feuille de style qui ne vous décevra pas ! 1. Créez dans une map un exemplaire de tous les Sujets, Objets et informations et éléments que vous serez susceptibles d’exporter dans un document Word – sans oublier les Commentaires de révision et les Textes marqueurs !

Figure 12.4 – Map comprenant un exemplaire de tous ses éléments

2. Cochez les cases appropriées dans les deux onglets de paramétrage précédents puis exportez (voir 12.4) et ouvrez le document Word ainsi créé (figure 12.5). 3. Modifiez les styles précédés de « MM » (pour MindManager) comme il vous convient. Chacun des éléments présents dans la map et exportés peut être mis en forme. Pour ouvrir dans Word 2003 la fenêtre de mise en forme du texte sélectionné, allez dans le menu Format et cliquez sur Styles et mise en forme. Ajoutez un en-tête – dans laquelle vous introduirez éventuellement votre logo – et un pied-de-page et vous êtes prêt à enregistrer cette mise en page comme Modèle Word. 4. Allez dans Fichier > Enregistrer sous et choisissez « Modèle de Document (*.dot) » dans la liste déroulante du champ Type. Donnez un nom à votre fichier. Vous avez ainsi créé dans Word un modèle de Style. Vous le verrez à l’avenir dans MindManager dans la liste des Styles disponibles lorsque vous choisirez Modèles de l’utilisateur

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Chapitre 12. Créez en quelques clics un document Word de plusieurs centaines de pages

après avoir cliqué sur la flèche à droite du premier champ dans l’onglet Modèle Word de la fenêtre d’exportation Word. Attention toutefois, pour une raison mystérieuse MindManager ne tient aucun compte des retraits définis dans la page de style de Word. Il y substitue résolument ceux que vous avez définis dans le champ Retrait jusqu’à du premier onglet et malheureusement, il n’applique pas le retrait au corps de texte des paragraphes. Vous devrez donc le faire dans le document Word. Dommage…

Figure 12.5 – Résultat de l’exportation dans Word

12.4 EXPORTER DANS WORD Une fois tous vos paramétrages effectués, cliquez sur le bouton Exporter. Une fenêtre affiche la progression de l’exportation. Ceci peut prendre quelques minutes si votre rapport est très long et contient de nombreux tableaux et images. Lorsque l’exportation est terminée, cliquez sur le bouton Ouvrir. MindManager vous permet d’exporter non seulement toute une map, mais aussi des parties d’une map. Vous pouvez compléter un document déjà exporté ou encore fondre en un seul document toutes les maps d’une map gigogne à partir de l’Affichage multimaps. C’est ce que vous allez voir dans les paragraphes qui suivent.

12.4 Exporter dans Word

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12.4.1 Exporter toute votre map En procédant comme indiqué ci-dessus, vous exportez toujours la map entière. Toutes les branches visibles à l’écran sont exportées avec toutes leurs sous-branches, qu’elles soient ouvertes ou fermées. S’il est des branches que vous ne voulez pas exporter mais que vous désirez conserver dans la map, appliquez un filtre (voir section 7.6) pour les masquer. Les branches ainsi masquées ne seront pas exportées.

12.4.2 Exporter uniquement les branches sélectionnées Sélectionnez les branches que vous voulez exporter. Faites un clic droit sur l’une d’elles et choisissez Envoyer vers puis Microsoft Word dans le menu contextuel. À quelques exceptions près, vous retrouvez dans la fenêtre de paramétrage les mêmes options que ci-dessus. Cliquez sur le bouton Envoyer vers lorsque vos choix sont effectués. C’est après l’exportation que vous enregistrerez le document. Si vous n’avez pas ouvert de document Word vierge, MindManager le fera pour vous. Pour éviter un résultat incongru, veillez bien à ne laisser aucun autre fichier Word ouvert, car le dernier affiché serait considéré comme document maître et accueillerait le contenu de votre map. Ceci peut être un avantage comme vous allez le voir ci-dessous, mais demande à être contrôlé !

12.4.3 Compléter un document existant Vous venez d’exporter un long document. Vous avez passé du temps à le corriger dans Word et peutêtre avez-vous même modifié le style d’un niveau de paragraphes ! Or voilà que vous avez oublié un point important, une branche principale et ses sous-branches ! Devez-vous tout réexporter, anéantissant ainsi votre travail dans Word ? Non ! Vous pourriez bien sûr travailler directement dans Word, mais MindManager vous permet d’insérer astucieusement le contenu de votre branche supplémentaire dans votre document Word déjà exporté. 1. Créez votre nouvelle branche principale à l’endroit approprié de la map. 2. Ouvrez le document Word déjà exporté et placez le curseur de votre souris à l’endroit du document où vous voulez insérer le chapitre supplémentaire. 3. Retournez dans la map. Sélectionnez la branche à exporter par un clic droit et choisissez Envoyer vers, puis Microsoft Word dans le menu contextuel. 4. Cliquez immédiatement sur le bouton Envoyer vers de la fenêtre de paramétrage. Vous constaterez dans le document Word la présence du nouveau chapitre et de ses paragraphes à l’emplacement prévu, parfaitement intégrés en Style et en numérotation ! Attention, si vous avez choisi d’inclure le sommaire ou l’image de la map en tête du document, ceux-ci ne seront pas mis à jour automatiquement ! Tout n’est pas perdu ! Vous pouvez très facilement introduire l’image d’une map ou d’un Sujet quelconque en la copiant dans le Presse-papiers. Placez ensuite votre curseur à l’emplacement voulu du document Word puis cliquez sur le bouton Coller du ruban Accueil et choisissez Collage spécial. Choisissez Image dans la liste proposée dans la fenêtre qui s’ouvre et cliquez sur OK. Dans Word 2003, ces commandes sont disponibles dans le menu Edition.

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Chapitre 12. Créez en quelques clics un document Word de plusieurs centaines de pages

12.4.4 Exporter une map gigogne Si vous travaillez sur un document volumineux, un manuel de procédures par exemple, vous serez amené à créer une map gigogne afin d’avoir l’espace nécessaire pour détailler toujours davantage les différentes parties de votre document. Voir section 7.4. Lorsqu’enfin vous avez terminé, vous disposez donc d’une map mère, dont vous avez exporté de nombreuses branches afin que chacune devienne le cœur d’une nouvelle map. De plus, ces nouvelles maps prenant à leur tour de l’ampleur, vous avez exporté certaines de leurs branches pour donner naissance à de nouvelles maps, toujours plus détaillées. Et ainsi de suite, au point qu’à votre map initiale, sont liées des maps, auxquelles sont liées des maps, auxquelles sont liées des maps, etc. Cela n’est pas sans rappeler ces étiquettes de camembert où des moines se contemplent se contemplant en train de contempler… leur fromage ! Comment faire pour produire dans Word un document où chaque information se trouve positionnée à la place qui lui revient ? En effet, si vous exportez la map mère dans Word depuis l’interface Mode Map habituelle, attendez-vous à obtenir un texte ponctué de liens hypertextes vers les autres fichiers MindManager, un point c’est tout ! Heureusement MindManager vous permet de réaliser très rapidement le document intégral que vous souhaitez grâce à l’Affichage multimaps. Un clic de souris vous suffit en effet pour créer une immense map combinant toutes les maps liées de près ou de loin à la map initiale. C’est cette map que vous exporterez dans Word, et nul besoin de l’enregistrer, puisque son rôle est uniquement de permettre cette exportation. 1. Ouvrez la map mère à laquelle sont liées toutes les autres. 2. Cliquez sur le ruban Affichage et choisissez la commande le groupe Affichages du document.

Affichage multimaps dans

3. Choisissez « Afficher tous les niveaux » dans le menu déroulant de la commande Niveaux de map, groupe Affichage. Les aperçus de la totalité des maps liées s’affichent aussitôt dans l’interface. 4. Cliquez sur Combiner tout, à droite dans le ruban. C’est – sur la base de la map mère et par importation de toutes les maps qui lui sont liées – une map totalement nouvelle qui se crée alors sous vos yeux. Attention cependant avant de procéder à l’exportation dans Word. En effet, vous venez d’importer en même temps toutes les maps liées. Or dans cette opération – qui au cas par cas se fait avec la commande du menu contextuel droit du Sujet porteur Insertion > Map –, le Sujet central de la map importée devient une sous-branche de la branche porteuse du lien. Si cette map a été précédemment créée, comme dans notre exemple, par exportation de cette branche par la commande Envoyer vers, celle-ci se trouve donc dupliquée et vous devez supprimer la branche initiale (faites un clic droit et choisissez Supprimer le Sujet dans le menu contextuel, ou mieux faites Maj + Ctrl + Suppr !) Pour rendre plus facile la suppression des branches dupliquées dans la map, prenez soin au cours de votre travail d’identifier par une Icône spécifique, ou une Couleur marqueur, les branches que vous venez d’exporter vers une nouvelle map. En effet, vous pourrez alors dans votre map combinée sélectionner selon le critère choisi toutes les branches concernées et les supprimer en une seule fois ! La Sélection multicritères fonctionne comme le filtre (voir section 7.6.2). Elle est accessible par le ruban Accueil > groupe Edition > menu déroulant de la commande Sélectionner. Attention, l’Affichage multimaps travaille avec des maps enregistrées. Si vous modifiez l’une des maps, enregistrez-la. De retour dans l’Affichage multimaps, vous cliquerez ensuite sur Actualiser dans le ruban.

12.5 Importer un document Word dans une map

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12.5 IMPORTER UN DOCUMENT WORD DANS UNE MAP Importer un document Word dans une map est peut-être une opération à laquelle vous n’aurez recours qu’occasionnellement. Rappelez-vous cependant l’existence de cette fonction car il est des occasions où elle rend d’incomparables services ! Vous y aurez recours, soit pour mieux comprendre la structure d’un document complexe et volumineux, soit pour faire ce que j’appelle « du neuf avec du vieux » ! Importer un document Word est très simple. Il suffit d’aller dans le bouton MindManager et de choisir Importer puis Importer un document Microsoft Word. Naviguez vers le document Word que vous voulez importer et cliquez sur Ouvrir. Une barre de progression apparaît, puis disparaît lorsque la map s’affiche tout à coup à l’écran. Nul besoin d’ouvrir une map vierge, MindManager le fait pour vous. MindManager utilise les styles des Titres de Word pour déterminer la hiérarchie des branches dans la map. Il est donc indispensable que le document soit structuré selon un Style de Word. Le principe est le suivant : les textes de style Titre 1 deviennent des branches principales, les textes de style Titre 2 des sous-branches et ainsi de suite – tout texte de style Normal (ou d’un style autre qu’un style de Titre) est inclus comme Notes de la branche qui le précède directement. Si tout le texte de votre document est au style « Normal », il sera entièrement importé dans les Notes du Sujet central et vous n’obtiendrez aucune branche ! Vous pouvez aussi n’importer qu’une partie d’un document Word ou bien compléter une map déjà importée. Dans ce cas, vous lancerez l’importation dans le document Word lui-même. Sélectionnez d’abord dans MindManager le Sujet – tout Sujet convient – auquel vous voulez ajouter l’arborescence, puis ouvrez le document dans Word. Sélectionnez-le ou les paragraphes concernés puis cliquez sur l’icône , apparue dans l’onglet Compléments ou la barre d’outils de Word après l’installation de MindManager. Le contenu choisi, dûment structuré, sera positionné dans votre map à l’endroit que vous aurez choisi.

Je vous donne ici un exemple vécu : J’ai traduit de l’anglais il y a quelques mois le fichier d’aide du logiciel de gestion de projet JCVGantt. Ce logiciel étant bien établi sur les marchés anglo-saxons, l’auteur du fichier d’aide s’est limité à indiquer dans une rubrique séparée les nouveautés par rapport à la version précédente. Un parti pris peu satisfaisant, m’a-t-il semblé, pour les utilisateurs nouveaux découvrant le logiciel ! Heureusement, j’avais à ma disposition un document Word de 132 pages, comportant 278 images, icônes et copies d’écran ! S’il ne faut que quelques secondes pour importer un texte d’une centaine de pages – cela dépend bien sûr de la puissance de votre système – quelques minutes sont en revanche nécessaires si le document contient de nombreuses images comme celui dont il est question. Heureusement la barre de progression vous tient au courant et vous permet de rester optimiste… Le résultat en vaut la peine. Mon objectif était de redistribuer certaines des nouveautés de JCVGantt Pro, là où le sujet était traité dans le mode d’emploi. Devinez ce qui s’est passé. Je me suis retrouvée à éliminer les inévitables redondances soudain devenues visibles, à créer, déplacer, supprimer branches et sous-branches, bref à restructurer totalement la map et à refondre entièrement le mode d’emploi. Cela m’a pris en tout et pour tout, une heure et demie, y

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Chapitre 12. Créez en quelques clics un document Word de plusieurs centaines de pages

compris le temps de tester les nouvelles fonctions – qui sont nombreuses comme certains d’entre vous peuvent le constater. Certes, cela aurait été plus rapide sans MindManager, car de deux choses l’une, ou je n’aurais jamais entrepris ce travail de Titan ou bien, dans la plus totale confusion… j’aurais finalement renoncé !

13 Courte ou longue, créez votre présentation PowerPoint en quelques minutes

PowerPoint est un logiciel merveilleux. Mais comme de toutes les bonnes choses, il arrive que l’on en abuse. À telle enseigne qu’il est aujourd’hui souvent adoré ou abhorré dans les entreprises ! Parmi les reproches qu’on lui fait, il est celui de rendre les présentations monotones. Reproche injuste, car PowerPoint permet des mises en page spectaculaires. Mais que de temps passé, et pour quelle réelle valeur ajoutée ? L’autre reproche est injuste lui aussi. PowerPoint ne porte la responsabilité, ni des diapositives trop fournies, ni des polices trop petites qu’il nous faut parfois déchiffrer. La map que MindManager décompose en diapositives lorsque vous l’exportez dans PowerPoint ne vous protège pas de ce dernier travers. Elle vous aide cependant en vous donnant une vue d’ensemble sur les titres et le contenu de vos diapositives en devenir – qu’elle vous permet de modifier en quelques clics. Et bien sûr, vous passez en un temps record, de quelques idées en vrac, à une présentation parfaitement structurée, au look professionnel. Quelques clics suffisent en effet pour générer une présentation PowerPoint, ayant le masque de votre choix, la longueur de votre choix et agrémentée d’images originales. Dix diapositives, cinquante diapositives à partir de la même map ? Rien de plus simple ! Même si le Mode présentation de MindManager offre une incomparable souplesse (voir section 6.2), PowerPoint est encore le logiciel de présentation incontournable dans plus d’une orga-

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Chapitre 13. Courte ou longue, créez votre présentation PowerPoint en quelques minutes

nisation. Il est donc très utile de savoir produire, avec une grande rapidité, une présentation professionnelle, parfaitement adaptée au temps dont vous disposez. Oui, mais voilà, vous êtes nombreux à vous déclarer déçus par cette promesse pourtant alléchante ! Ce chapitre est donc tout spécialement fait pour vous, car il vous dévoile les mystères du paramétrage et de la mise en page, afin que vous obteniez enfin ce dont vous rêvez ! Il vous explique d’abord le principe de la génération des diapositives, puis vous guide à travers les deux fenêtres de paramétrage et de mise en forme.

13.1 COMPRENDRE LA GÉNÉRATION DES DIAPOSITIVES La fonction d’exportation dans PowerPoint vous propose deux types de présentation : • Une diapositive unique dans laquelle tous les Sujets de la map sont convertis en Objets. • Une série de diapositives dont vous pouvez choisir le nombre et la mise en forme. Le choix entre ces deux types s’effectue dans le ruban Export, par les commandes Exporter en tant que diapositive Microsoft PowerPoint unique et Exporter en tant que présentation Microsoft PowerPoint, accessibles en cliquant sur la petite flèche à droite de l’icône PowerPoint .Vous pouvez aussi passer par le bouton MindManager. Notez que quel que soit le type d’exportation choisi, tous les Sujets de la map sont par défaut exportés dans PowerPoint, même si leur Sujet parent est fermé. Si vous ne voulez pas exporter certains Sujets, masquez-les préalablement grâce au Filtre (voir paragraphe 8.4.1) !

13.1.1 Les Objets de la diapositive unique Si cette exportation vous donne la possibilité de manipuler dans PowerPoint tous les Sujets exportés comme n’importe quel Objet, vous risquez néanmoins d’être surpris par l’apparence de la diapositive générée. L’exportation présente en effet des contraintes et obéit à certains principes, que je liste cidessous. Sachez déjà qu’elle trouve son application privilégiée pour des données à présenter dans un organigramme. N’entrez donc dans les détails qui suivent sur les contraintes et les règles que si vous êtes intéressé par ce type de document, sinon passez directement au paragraphe suivant ! Les contraintes : • l’apparence de tous les Objets est identique – texte dans un carré bleu pour les Sujets principaux et secondaires, bulle verte pour les Bulles – quelle que soit la mise en forme des Sujets d’origine ; • les connecteurs sont tous identiques – en angle – quelle que soit la forme des branches d’origine ; • les Relations et les Entourages sont eux aussi tous identiques ; • quant aux éléments suivants, ils ne sont pas exportés : – images ; – icônes et Textes marqueurs ; – Feuilles de calcul et Fenêtres de propriétés personnalisées ; – Informations de tâche ; – Notes ; – Liens hypertexte et Pièces jointes.

13.2 Définir les paramètres généraux et choisir le Modèle de conception

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Les principes suivis : Ils concernent la mise en page, qui peut être de trois types différents : « Map » avec tous les Objets vers la droite, « Arborescence » avec tous les Objets vers le bas et vers la droite, ou « Organigramme ». Dans chaque cas, le Sens du développement à partir du Sujet central gouverne la mise en page dans PowerPoint, quels que soient les sens de développement des autres Sujets (voir figure 13.1).

Figure 13.1 – Map et diapositive unique correspondante

13.1.2 La série des diapositives d’une présentation Concevoir facilement toute une présentation sera votre objectif dans la plupart des cas. C’est donc à ce type d’exportation que sont consacrés les paragraphes suivants.

13.2 DÉFINIR LES PARAMÈTRES GÉNÉRAUX ET CHOISIR LE MODÈLE DE CONCEPTION 1. Lorsque vous choisissez dans le ruban Export la commande Exporter en tant que présentation Microsoft PowerPoint, vous êtes tout d’abord invité à enregistrer le document PowerPoint qui va être généré. Ceci ouvre la fenêtre Paramètres du format d’exportation PowerPoint.

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Chapitre 13. Courte ou longue, créez votre présentation PowerPoint en quelques minutes

Figure 13.2 – Fenêtre des paramètres d’exportation PowerPoint

Cochez les cases en fonction de vos souhaits. Vous pouvez en particulier : • Afficher le cadre, c’est-à-dire choisir de présenter dans un cadre toutes les images de map qui apparaîtront dans les diapositives. • Afficher les notes de sujet comme commentaires – les Notes n’apparaissent jamais dans le corps des diapositives mais elles peuvent en revanche figurer comme texte dans l’affichage de PowerPoint Page de commentaire. • Afficher les liens hypertexte. Voir section 13.4.5. • Supprimer les nouvelles lignes du texte de sujet peut vous déstabiliser ! Sachez qu’il s’agit simplement de supprimer un éventuel saut de ligne dans un Sujet MindManager en-tête de diapositive, pour vous en remettre au saut de ligne pertinent dans PowerPoint. • Quant à Afficher la bulle dans les diapositives d’en-tête – ne souriez pas – cette option, lorsqu’elle est choisie pour un Sujet destiné à être le titre d’une diapositive « en-tête », affiche sur un fond de couleur personnalisable (Couleur d’arrière-plan de la bulle) le texte que vous aurez indiqué dans la ou les Bulles qui lui sont attachées. Voir section 13.4.4. • Enfin, vous pouvez choisir si vous le souhaitez un Modèle PowerPoint en cliquant sur l’icône . Le choix du Modèle de PowerPoint est bien sûr déterminant pour le look de votre présentation et la fenêtre de sélection du Modèle n’est pas très éloquente ! Faites donc un tour dans PowerPoint pour avoir une idée de l’allure des Modèles et repérer leur nom. Mais peut-être disposez-vous d’un Modèle avec votre propre charte graphique ! • Ne vous préoccupez pas pour l’instant de la section Paramètres de mise en page automatique, j’y reviens dans le prochain paragraphe. Si, pressé de voir le résultat, vous cliquez alors sur le bouton Exporter de cette fenêtre sans être préalablement passé par la Mise en forme des diapositives, vous laissez à MindManager le soin de générer les diapositives « Automatiquement ». Bien qu’il fasse de son mieux, – il optimise la mise en page de façon à prendre en compte tous les Sujets de la map une fois et une seule –, je suis prête à parier que vous serez déçu du résultat ! Je vous invite donc à regarder de plus près ce qui s’est passé afin de découvrir comment tailler toute présentation à votre main !

13.3 Générer les diapositives automatiquement

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13.3 GÉNÉRER LES DIAPOSITIVES AUTOMATIQUEMENT Pour comprendre pourquoi la présentation générée automatiquement est telle qu’elle est en taille et en apparence, recommencez l’opération ci-dessus, mais cette fois, cliquez sur le bouton Mise en forme des diapositives dans la fenêtre Paramètres du format d’exportation. Dans le volet des tâches à droite de l’écran s’affichent alors les aperçus de la série des diapositives, tandis que les branches de la map sont tout à coup enserrées dans une série de cadres bleutés.

Figure 13.3 – Interface de mise en forme des diapositives

La map ci-dessus, que vous pouvez télécharger sur www.mmdfrance.fr/livre.php, a généré « automatiquement » 74 diapositives dans le Modèle de PowerPoint « Capsules ». Premier constat, chaque cadre bleuté de la map correspond à une diapositive dans le volet des tâches et ils portent le même numéro, ce qui rend le repérage très facile. Deuxième constat, les diapositives affichées sont bien des diapositives « réelles » avec les textes « réels » de la map. Pour vous en convaincre, modifiez quelque chose dans votre map et vous verrez la diapositive correspondante s’actualiser immédiatement dans le volet (cliquez au besoin sur Régénérer toute la map au-dessus des diapositives). Le fait que MindManager ait généré les diapositives « automatiquement » est confirmé par ce qui est indiqué dans le champ Générer les diapositives. En conséquence, MindManager, d’une part vous a imposé le nombre des diapositives, et d’autre part a choisi leur mise en page. Selon quel principe faitil cela ? Et bien, il « découpe » la map de façon que chaque Sujet soit présent une fois et une seule dans la présentation. Autrement dit, il est guidé par le double souci d’exhaustivité et de non duplication. Impossible donc en mode automatique de modifier le nombre de diapositives générées. En revanche, vous pouvez changer leur mise en page, quoique de façon limitée. Vous procéderez en effet à quelques modifications de mise en page à l’intérieur de chaque diapositive en cliquant sur la flèche à droite de son aperçu pour dérouler le menu des mises en page disponibles en fonction des éléments qu’elle contient.

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Chapitre 13. Courte ou longue, créez votre présentation PowerPoint en quelques minutes

Figure 13.4 – Modifications de la mise en forme d’une diapositive dans le volet des tâches

Les vignettes de la figure 13.4 illustrent les mises en page possibles pour la diapositive sélectionnée. Leur nombre et leur contenu varient en fonction du contenu propre à la diapositive concernée. Reportez-vous section 13.3.3 si vous choisissez une mise en page avec image. Si vous voulez choisir un autre Modèle de PowerPoint, cliquez sur le bouton Paramètres en bas à gauche du volet des tâches. Il ouvre la fenêtre Paramètres du format d’exportation précédente (figure 13.2). J’en profite pour revenir comme promis sur la mystérieuse rubrique Paramètres de mise en page automatique de cette fenêtre : Si vous cochez la case Afficher Sujets et branches en tant qu’Objets PowerPoint, vous devez choisir un niveau de branche dans le champ Niveau des Sujets et ce faisant, vous imposez à tout Sujet de ce niveau d’être présent – une fois et une seule – en tant qu’Objet dans la série des diapositives générées (reportez-vous au paragraphe 13.1 pour savoir quels attributs sont exportés). Exemple d’exportation automatique d’une map pour laquelle cette option a été cochée avec 1 niveau :

Figure 13.5 – Diapositives « objet » générées en mode automatique – niveau 1

Les Sujets « 3 » et « 5 » possèdent 1 niveau de sous-branches. Ils font donc l’objet d’une diapositive Objet ! Pourquoi n’est-ce pas le cas des Sujets « 2 » et « 4 » ? Eh bien, le « 4 » ne satisfait pas à la demande, quant au « 2 », il inclurait les Sujets de la diapositive « 3 » déjà pris en compte !

13.4 Générer les diapositives manuellement

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Vous me suivez ? Bravo ! Je choisis 2 niveaux. À vous de jouer ! Voici un aperçu de ce que vous obtenez :

Figure 13.6 – Diapositives « objet » générées en mode automatique – niveau 2

Si vous êtes surpris, c’est que 2 niveaux signifie en l’occurrence 2 niveaux ou moins (mais au moins 1). Si vous cliquez sur la flèche à droite de l’aperçu de ces diapositives Objet, vous constatez qu’aucune mise en page alternative ne vous est possible ! Aussi hâtez-vous vers le paragraphe suivant qui vous permet de personnaliser à votre guise votre présentation. Que vous soyez dans la fenêtre de paramétrage ou dans le volet de mise en forme, vous devez cliquer sur le bouton Exporter pour générer le fichier PowerPoint. La barre de progression de l’exportation s’affiche. Cliquez sur le bouton Ouvrir pour découvrir votre présentation !

13.4 GÉNÉRER LES DIAPOSITIVES MANUELLEMENT Vous n’avez décidément aucune excuse d’abandonner à MindManager le soin d’effectuer des choix automatiques, car il est très facile de personnaliser la série des diapositives qu’il produit dans PowerPoint. Pour personnaliser votre présentation, choisissez tout simplement « Manuellement » dans le champ Générer les diapositives en haut du volet des tâches. La première diapositive générée par MindManager présente une image de la map limitée à ses branches principales. Si vous souhaitez une image différente, substituez-lui dans PowerPoint l’image de la map telle que vous la souhaitez. Pour plus de détails sur l’enregistrement d’une map dans un format image, voir section 3.7.2 ou 3.7.3 pour sa copie.

13.4.1 Déterminer la profondeur de votre présentation et le nombre de diapositives Deux commandes se sont ajoutées au-dessous du champ Générer les diapositives. Vous pouvez grâce à elles : • Ajouter des diapositives pour les sujets sélectionnés – une fenêtre vous demande si vous souhaitez ou non inclure dans la diapositive ses sous-branches, si elle en a. • Supprimer les diapositives des Sujets sélectionnés.

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Chapitre 13. Courte ou longue, créez votre présentation PowerPoint en quelques minutes

Ce faisant, grâce aux cadres bleutés qui indiquent les éléments de la map inclus dans chaque diapositive, vous visualisez immédiatement les conséquences des modifications apportées. La numérotation permet de repérer très facilement la correspondance entre branches et diapositives. Vous avez donc toute liberté pour créer autant de diapositives que vous voulez, pour dupliquer des branches ou en ignorer. Vous pouvez aussi supprimer une diapositive à partir de son aperçu en cliquant sur Supprimer la diapositive dans le menu déroulant de celle-ci.

13.4.2 Choisir la mise en page de chaque diapositive Dans ce mode, chaque diapositive vous donne à choisir parmi la totalité des neuf mises en pages disponibles. Si votre diapositive contient une liste à puces, le champ Profondeur de puces en bas du volet des tâches vous permet de choisir le niveau de puces désiré. Restez bien sûr raisonnable et assurez-vous que votre diapositive reste lisible ! Comme le champ Source de l’image, ce champ est grisé lorsque ces réglages ne sont pas cohérents avec la mise en page choisie. Lorsque vous êtes satisfait de votre séquence de diapositives, de leur nombre et de leur mise en page, cliquez sur le bouton Exporter du volet des tâches.

13.4.3 Intégrer des images de la map ou des images extérieures Si vous choisissez une mise en page avec image, vous devez préciser la source de l’image souhaitée dans le champ Source de l’image. Choisissez dans la liste déroulante « Sujet » – c’est-à-dire l’image présente sur la branche –, ou « Image de map », c’est-à-dire l’image de la branche dans la map – avec un ou deux niveaux de sous-branches. Quelle que soit l’option choisie, MindManager se charge d’ajuster la taille de l’image à l’emplacement disponible dans la diapositive. Si vous souhaitez introduire dans votre diapositive une image qui n’est pas dans la map, sélectionnez une vignette avec image et choisissez « Aucune image » dans le champ Source de l’image. MindManager ménagera pour l’image l’espace approprié. Vous procéderez dans PowerPoint à son insertion, une fois la map exportée.

Figure 13.7 – Contenu d’une diapositive dans la map et diapositive générée

13.4 Générer les diapositives manuellement

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La figure 13.8 montre six mises en page possibles d’une même diapositive (parmi les neuf proposées). Les deux dernières sont conçues pour accueillir une image ou un graphique extérieurs à MindManager.

Figure 13.8 – Différentes mises en page d’une même diapositive

Les « images de map » (au milieu à droite dans la figure 13.8) peuvent être un moyen de familiariser progressivement vos interlocuteurs avec les maps, tout en restant dans un format classique !

Apprenez à utiliser astucieusement les images ! Par exemple, pour introduire un graphique Excel dans une diapositive, copiez-le dans le presse-papiers, puis sélectionnez le Sujet pertinent dans MindManager et choisissez Coller > Coller à l’intérieur dans son menu contextuel. Il vous suffit alors de choisir Sujet comme Source de l’image dans le volet de mise en forme des diapositives. Vous pouvez de la même façon y introduire le tableau de chiffres. Dans ce cas, choisissez Coller > Collage spécial dans le menu contextuel du Sujet, Image dans la fenêtre, puis cliquez sur Coller à l’intérieur. Voyez-vous une autre façon de faire ?

13.4.4 Utiliser astucieusement les Bulles Vous vous désolez de ce que MindManager n’exporte pas dans PowerPoint le texte des Notes ? Et bien, voici le moyen d’introduire un texte dans une diapositive d’en tête : 1. Ajoutez une ou plusieurs Bulles aux Sujets que vous souhaitez mettre en page comme diapositive d’en tête. 2. Dans la fenêtre Paramètres du format d’exportation, cochez la case Afficher la bulle dans les diapositives d’en tête.

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Chapitre 13. Courte ou longue, créez votre présentation PowerPoint en quelques minutes

3. Choisissez Aucune dans le champ Couleur d’arrière-plan de la bulle ou toute autre couleur de votre choix.

13.4.5 Exporter les Liens hypertexte Si vous avez coché cette option dans la fenêtre Paramètres du format d’exportation, les Liens hypertexte sont exportés à la condition que : • le Sujet possède une diapositive qui lui est propre ; • la mise en page de celle-ci comporte une liste à puces. Le lien apparaît comme dernier élément de la liste, précédé de la mention « voir lien ». Le nom du fichier et son adresse (ne laissez pas d’espaces dans vos noms de fichiers) apparaissent en toutes lettres, mais rien ne vous empêche de leur donner dans PowerPoint un nom plus attrayant. Attention, le lien n’est actif qu’en mode diaporama ! L’adresse du lien hypertexte est absolue ou relative, selon sa nature dans MindManager (voir section 7.3.6.). Utilisez plutôt des liens absolus car MindManager ignore au moment de l’exportation l’endroit où le fichier PowerPoint sera enregistré. Si vous utilisez des liens relatifs, assurez-vous avant d’exporter de l’endroit d’enregistrement par rapport aux fichiers liés de façon que les liens ne soient pas brisés !

13.5 GAGNER DU TEMPS DE PRÉPARATION Dans ce qui suit, je vous montre comment vous pouvez exploiter pleinement la création de présentations PowerPoint à partir d’une map pour gagner du temps.

13.5.1 Utiliser une même map pour produire plusieurs présentations Imaginez quelques secondes un vrai scénario catastrophe. Vous avez préparé un magistral diaporama PowerPoint de 35 diapositives pour une importante présentation à votre PDG ou à votre meilleur client. Elle doit durer une heure trente. Nul doute, c’est long… À tel point que celui-ci vient juste de vous prévenir – moins d’une heure avant – qu’il n’a que trois quarts d’heure à vous accorder ! De deux choses l’une, ou vous avez construit votre présentation directement dans PowerPoint et vous vous sentez défaillir, ou bien vous avez exporté une map dans PowerPoint et vous voyez l’avenir plus clair ! Car la situation n’est nullement désespérée. Naturellement, je sais que de telles horreurs n’arrivent que dans les livres, mais voyons tout de même. Je ne considère bien sûr que le deuxième cas de figure ! Que faites-vous ? Vous ouvrez votre map et vous activez la commande Mise en forme des diapositives PowerPoint par le ruban Export ou le bouton MindManager. L’interface change aussitôt pour afficher le volet des tâches dans lequel vous reconnaissez les aperçus des diapositives de toute votre présentation PowerPoint. Les paramètres choisis ont en effet été enregistrés avec votre map. Vous commencez par enregistrer votre map sous un nouveau nom, par exemple Turbo15 pour la distinguer de Turbo35 et ses 35 diapositives. En effet, vous ne voulez pas perdre le paramétrage de la map, même si celle-ci est déjà exportée !

13.5 Gagner du temps de préparation

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Votre map Turbo15 vous permet d’effectuer facilement des choix : soit survoler tous les thèmes prévus – ce qui revient à ignorer les branches extérieures –, soit au contraire approfondir tel ou tel sujet brûlant et ignorer les autres. Dans l’un ou l’autre cas, fauchez, fanez, tranchez, supprimez les diapositives des branches devenues inutiles. Vous pouvez pour cela soit filtrer, soit utiliser la commande Supprimer les diapositives des Sujets sélectionnés en haut du volet des tâches. La commande Ajouter des diapositives pour les Sujets sélectionnés vous offre toute flexibilité pour créer une diapositive alors que vous avez supprimé celle(s) des branches intermédiaires. Votre collection de diapositives se rétrécit comme dans un rêve tout en gardant une parfaite cohérence. Peut-être même, qu’avec ces 15 diapositives si rapidement dégainées, vous allez impressionner par votre réactivité et votre esprit de synthèse ! En tout cas, je vous mets au défi de faire cet exercice en si peu de temps directement dans PowerPoint. La morale de cette histoire est que vous pouvez préparer plusieurs présentations à partir de la même map, selon l’auditoire auquel vous les destinez ou le temps dont vous disposez – et nul besoin de le faire sous stress ! Par mesure de précaution, enregistrez la map sous un nom différent pour chaque paramétrage et ce, même si vous avez déjà produit vos présentations dans PowerPoint.

13.5.2 Insérer des diapositives dans une présentation existante Vous venez de peaufiner dans PowerPoint la map que vous avez exportée. Vous avez par exemple ajouté ça et là quelques graphiques. Or vous vous avisez maintenant qu’il serait opportun d’insérer au milieu de la présentation quelques diapositives supplémentaires. Vous pouvez bien sûr le faire directement dans PowerPoint, mais il est aussi simple d’ajouter des branches supplémentaires dans votre map pour la compléter. Elle sera ainsi à jour pour d’autres utilisations. Naturellement, vous ne voulez pas réexporter toute votre map et annuler ainsi les retouches que vous venez de faire. Aucun problème, MindManager se contentera d’exporter les nouvelles branches et d’intégrer dans votre présentation les diapositives créées, à l’emplacement de votre choix. 1. Ouvrez la présentation PowerPoint dans laquelle vous voulez insérer des diapositives et sélectionnez la diapositive après laquelle vous voulez ajouter les nouvelles. 2. Sélectionnez dans MindManager la branche que vous voulez exporter, choisissez Envoyer vers dans le menu contextuel, puis cliquez sur Microsoft PowerPoint. Dans la fenêtre Paramètres du format d’exportation qui s’ouvre, cliquez immédiatement sur le bouton Mise en forme des diapositives afin de définir dans le volet des tâches les diapositives à créer ainsi que leur mise en page. 3. Cliquez sur Exporter. Les diapositives sont insérées à l’endroit que vous avez choisi. Vous pouvez insérer ainsi une map entière en sélectionnant le Sujet central. Lorsque vous insérez des éléments d’une map extérieure ayant déjà été exportée, assurez-vous qu’aucun Modèle de présentation PowerPoint n’a été choisi dans la fenêtre Paramètres du format d’exportation. En effet, c’est ce Modèle qui s’imposerait alors à toute la présentation d’accueil ! En revanche, si ce champ est vierge, les nouvelles diapositives adopteront bien le style de la présentation qui est ouverte.

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Chapitre 13. Courte ou longue, créez votre présentation PowerPoint en quelques minutes

13.5.3 Produire une présentation en trois minutes ! Un de mes clients se plaignait un jour de la tyrannie de PowerPoint dans son organisation. Non pas tant dans le cadre de présentations formelles, mais dans les innombrables mini réunions où deux ou trois personnes échangent idées et expériences. Il me disait « On ne peut rien discuter chez nous sans diapositives PowerPoint. Quelle perte de temps, même si elles sont simples ! ». Il faut dire qu’il s’agit d’une société d’informatique, bien équipée en vidéoprojecteurs et matériels de tout genre. Tel n’est sans doute pas votre cas, mais vous pouvez très bien avoir à présenter quelque chose en urgence et craindre d’effrayer vos interlocuteurs avec une map ! Ayez donc tout prêt un modèle de « map à compléter », dont vous aurez déjà paramétré l’exportation dans PowerPoint. En voici un ci-dessous qui supprime la première diapositive « image de la map » et présente sagement les sous-branches sous forme de liste à puces. Vous pouvez le télécharger sur www.mmdfrance.fr/livre.php.

Figure 13.9 – Diapositive paramétrée « prête à compléter »

Copiez la branche 1 autant de fois que nécessaire, puis sélectionnez les branches tour à tour et tapez votre texte en remplacement. La branche 2 laisse la place pour l’insertion d’une image extérieure dans PowerPoint. Supprimez-la si elle est inutile.

14 Créez des pages Web professionnelles en quelques secondes

Si vous vous demandez pourquoi vous intéresser à ce chapitre quand il y a dans votre entreprise des experts en la matière, songez tout simplement que, si eux ont l’art et la manière, c’est vous qui possédez la matière ! Que diriez-vous de publier sur un Intranet le suivi de votre projet, de présenter un nouveau produit sur un CD-Rom ou de remettre à un client le CD-Rom de votre présentation et ce, en toute autonomie et toute rapidité, grâce à quelques clics de souris ? Non seulement MindManager prend en charge la structure de vos pages, mais il vous libère totalement du souci de connaître le langage HTML et ses subtilités ! Et ne croyez surtout pas que cette fonction est anecdotique. Elle recèle en effet un formidable potentiel d’efficacité. C’est ce qu’a bien compris l’une des plus grandes entreprises françaises, qui a conçu avec MindManager une immense boîte à outils qu’elle met à la disposition de ses collabora-

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Chapitre 14. Créez des pages Web professionnelles en quelques secondes

teurs sur son Intranet, avec des pages Web qui se régénèrent en quelques clics et pointent constamment vers les derniers référents. De plus des pages Web doivent être adaptées à la fois à leur cible et à leur contenu. MindManager vous propose à cet effet une collection de Modèles et je vous montre dans ce chapitre comment choisir le plus adapté. Vous y verrez aussi comment traiter les documents liés et les maps gigognes. Et vous pourrez personnaliser vos pages selon votre degré d’expertise, en modifiant des modèles existants, en créant vos propres modèles ou en utilisant ceux d’un tiers !

14.1 LES ÉLÉMENTS EXPORTÉS Une bonne nouvelle, vous pouvez exporter si nécessaire tout le contenu de votre map ! J’entends par là ses Sujets, ses Icônes et Images et aussi ses Notes, ses Informations de tâche et Commentaires de révision, ses Bulles et même ses Pièces jointes, tout comme ses Relations et ses Liens hypertexte, internes ou externes. Vous pouvez choisir non seulement la mise en page qui convient au contenu de votre map, mais aussi ce que vous souhaitez exporter. Je vous propose pour une première expérience d’exporter la map ci-dessous (figure 14.1) :

Figure 14.1 – Map à exporter en page Web

Assurez-vous que tous les Sujets que vous voulez exporter sont ouverts dans la map. Ceci est un point important avec le Modèle Image de la map cliquable. Dans ce Modèle, l’image de la map créée correspond en effet à la map telle qu’affichée à l’écran. Choisissez donc judicieusement le niveau de détail des branches par un bon arbitrage entre informations perdues et surcharge de la map. 1. Cliquez sur l’icône du ruban Export ou encore sur le bouton MindManager, puis sur Exporter > Exporter en tant que pages Web. 2. Si votre map est enregistrée, MindManager crée par défaut, à la même racine qu’elle, un dossier spécifique du même nom pour accueillir tous les fichiers qui seront créés. Vous pouvez choisir un autre dossier de destination dans la rubrique Options d’exportation de la fenêtre de dialogue.

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14.1 Les éléments exportés

3. Ceci fait, cliquez impérativement sur le bouton Sélectionner un modèle pour choisir le modèle de pages Web pertinent pour votre map. Une nouvelle fenêtre de dialogue s’ouvre à l’écran (figure 14.2) :

Figure 14.2 – Collection des Modèles Web

Les Modèles Web de MindManager sont classés dans des dossiers, que vous devez ouvrir en cliquant sur le signe + qui les précède. Vous voyez alors la liste des Modèles qu’ils contiennent et, à droite, les aperçus correspondants. 4. Cliquez par exemple sur Image de la map cliquable, puis sur OK. La fenêtre précédente réapparaît. 5. Cliquez sur Enregistrer. Lorsque tout est terminé, cliquez sur Ouvrir et vous voyez la même chose que dans MindManager, à ceci près que vous êtes dans votre navigateur Internet ! Ce modèle crée une page Web contenant l’image de la map telle qu’à l’écran (reportez-vous à la section 14.3.3 si sa taille ne vous convient pas). Cliquez sur une branche porteuse d’un Lien hypertexte et hop, le document s’ouvre ! Les Pièces jointes par contre ne sont pas accessibles, pas plus que les Notes. Vous choisirez peut-être de masquer leurs icônes dans le ruban Affichage > Afficher/Masquer. Si vous êtes curieux, recommencez l’opération et cliquez cette fois sur Ouvrir le dossier dans la barre d’exportation. Vous trouverez dans le répertoire créé, outre les fichiers image et html, le dossier Documents liés dans lequel MindManager a copié tous vos documents liés par un Lien hypertexte. Attention, les fichiers sont écrasés à chaque nouvelle exportation. Tenez en compte et enregistrez à part les essais que vous souhaitez conserver ! Le fichier « index.html.txt » contient le code HTML de la page Web. Vous pouvez ainsi l’insérer dans une autre page Web. Vous devrez alors copier le fichier image et le dossier puis les coller à la racine appropriée. Vous allez explorer plus loin les autres Modèles d’exportation Web. Une fois votre choix arrêté, vous suivrez toujours les mêmes étapes pour produire vos pages Web. Retenez ceci : avec tous les autres Modèles, que les sujets de votre map soient ouverts ou fermés, votre map est exportée dans son intégralité ! Vous devez donc masquer avec le Filtre (section 7.6) les branches dont vous ne voulez pas.

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Chapitre 14. Créez des pages Web professionnelles en quelques secondes

14.2 CHOISIR PROFONDEUR DE NAVIGATION ET PAGINATION Les Modèles qui suivent sont tous concernés par la commande Personnaliser. Celle-ci ouvre la fenêtre Personnaliser la mise en page Web et le style qui comporte trois onglets : vous choisirez dans le premier la navigation et la pagination, vous définirez votre contenu dans le deuxième et… vous laisserez probablement le dernier aux experts (voir section 14.5.1) ! Voici donc le premier onglet. 1. Cliquez à nouveau sur l’icône d’exportation en pages Web tionner un modèle pour choisir un autre Modèle.

, puis sur le bouton Sélec-

2. Ouvrez par exemple le dossier Plan statique puis sélectionnez l’un de ses Modèles. 3. Cliquez sur OK et choisissez cette fois Personnaliser dans la fenêtre précédente. 4. Cliquez sur l’onglet Pagination et Navigation pour choisir les profondeurs de navigation et de pagination qui seront utilisées avec le modèle choisi. Voici la fenêtre correspondant aux Modèles Plan statique (figure 14.3) :

Figure 14.3 – Paramètres de Pagination et de Navigation

– Le champ Profondeur de Navigation détermine le niveau de détail du menu de navigation. Observez dans l’aperçu le résultat obtenu avec chacune des options. – Cliquez maintenant sur la flèche à droite du champ Pagination. Deux possibilités s’offrent à vous. Essayez-les et observez le résultat dans l’aperçu. Changez l’option du premier champ, et essayez à nouveau. La pagination indique comment la map est divisée en pages Web individuelles, selon le niveau de branche. Retenez votre combinaison préférée puis allez dans l’onglet Paramètres avancés.

14.3 RÉGLER LES PARAMÈTRES AVANCÉS Les paramètres avancés sont classés en plusieurs rubriques. Vous entrerez dans ces rubriques vos informations personnelles, vous y personnaliserez titres et instructions de navigation et enfin vous choisirez votre contenu. Voici les plus intéressants.

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14.3 Régler les paramètres avancés

14.3.1 Définir en-tête, pied-de-page et libellés Dans la rubrique Informations sur l’utilisateur, vous remplacerez dans la colonne de droite les informations proposées par vos informations personnelles. Supprimez tout simplement l’information si elle n’est pas pertinente. Ainsi : • Remplacez « Texte de pied-de-page » par le texte que vous voulez faire figurer en bas de chaque page, par exemple « Copyright 2009-2011 ».

Figure 14.4 – Exemple de modification possible

• « Informations sur le contact » précède l’adresse E-mail qui vous est demandée plus bas. Vous pouvez indiquer par exemple « Pour nous contacter ». • Viennent ensuite deux lignes allant de pair : un texte doté d’un lien et l’adresse Web vers laquelle il pointe. Supprimez le tout si c’est inutile ou substituez-y vos données, par exemple « Pour un essai gratuit » remplacera « Optimisé par Mindjet MindManager » et « http://www.sensationsfortes.com/essai.htm » l’adresse du site de Mindjet !

14.3.2 Renommer les instructions de navigation De même, vous pouvez modifier les libellés de la rubrique Etiquettes de Navigation. Les deux avant-dernières lignes « Légende des icônes » et « Aperçu de la map » correspondent à un menu de navigation et auraient mieux leur place dans la rubrique suivante. Ils ne figureront sur les pages que si vous choisissez plus bas de créer les fenêtres correspondantes. C’est à ce stade un peu abstrait, mais vous aurez vite fait après l’exportation de repérer ce qui ne vous plaît pas et c’est ici que vous trouverez la plupart des remèdes à vos maux !

14.3.3 Choisir les informations exportées Les deux dernières rubriques, Etiquettes de section et Afficher, vont de pair au moins pour partie, puisque la première demande comment nommer certains éléments de la map tandis que la seconde demande s’ils doivent être exportés ou non !

Figure 14.5 – Paramètres avancés : Titre des Sections et Affichage

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Chapitre 14. Créez des pages Web professionnelles en quelques secondes

Dans la rubrique Etiquettes de section, vous pouvez également remplacer le texte de la colonne de droite par le vôtre. S’il vous convient, si l’information n’existe pas dans la map ou si vous ne souhaitez pas l’exporter, contentez-vous de l’ignorer ! Toutes les lignes de la rubrique Afficher possèdent un menu déroulant. Pour le voir, placez votre curseur à l’extrémité droite de chaque ligne. Il vous est le plus souvent proposé « Vrai » ou « Faux ». Vous sélectionnerez pour chaque ligne l’un ou l’autre, suivant que vous voulez ou non exporter l’information correspondante. • Fenêtre secondaire Légende des icônes génère un pop-up, tandis que Page Présentation de la map produit une page spécifique où apparaît en pleine page l’image de la map. • À la ligne Facteur de zoom de la présentation, vous choisirez le facteur de zoom de cette image de la map. C’est un paramètre particulièrement important pour l’exportation avec le Modèle « Image de la map cliquable » utilisé plus haut. • Style de lien hypertexte des sujets concerne les Modèles Web qui exportent les Notes. Par défaut MindManager place une petite image cliquable de la map (avec un seul niveau de branches) en tête de la première page. En choisissant dans la liste déroulante « Miniatures de map », vous aurez une telle image cliquable au début de chaque nouvelle page. « Aucun » supprime toute image, tandis que « Liens textuels » crée la liste cliquable des sous-branches exportées dans la page. Ouf, voilà qui est terminé ! Vous serez heureux de créer un Modèle (voir section 14.5) pour éviter de refaire ce travail à chaque fois que vous voulez exporter une map ! Ignorez pour l’instant le dernier onglet. Cliquez sur OK puis sur Enregistrer et contemplez enfin le fruit de vos efforts ! Vous reconnaissez ci-dessous notre map Réunion du chapitre 8.

Figure 14.6 – Pages Web générées dans le Modèle Plan statique

14.4 Choisir votre Modèle en fonction du contenu de votre map

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14.4 CHOISIR VOTRE MODÈLE EN FONCTION DU CONTENU DE VOTRE MAP Maintenant que vous savez exporter en pages Web et modifier les paramètres, il est temps de vous montrer les différents Modèles et les pages qui en résultent. Votre choix sera bien sûr guidé avant tout par vos objectifs de communication. Notez que la map que je vais utiliser dans les exemples qui suivent contient tous les éléments possibles, du Sujet flottant aux Commentaires de révision et aux Informations de tâches en passant bien sûr par les Notes, les Pièces jointes et les Liens hypertexte.

14.4.1 Le Modèle Présentation Le Modèle Présentation reproduit en pages HTML le Mode présentation de MindManager. Autrement dit, vous circulez dans la map comme vous le feriez dans le Mode présentation, en ouvrant les Sujets progressivement au fur et à mesure que vous cliquez sur eux. Il est important de bien comprendre le fonctionnement de l’ouverture des Sujets. Celle-ci dépend en effet de deux facteurs : • d’une part le chiffre de profondeur de navigation que vous indiquez dans la fenêtre de personnalisation Pagination et Navigation ; • d’autre part l’état d’ouverture des Sujets dans la map avant l’exportation.

Le plus simple est de vous donner un exemple : La map ci-dessous (figure 14.7) sur l’Europe comprend un maximum de 7 niveaux de branches lorsqu’elle est totalement déployée. Vous pouvez la télécharger sur www.mmdfrance.fr/livre.php.

Figure 14.7 – La map prête à être exportée dans le Modèle Présentation

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Chapitre 14. Créez des pages Web professionnelles en quelques secondes

Notez que tous les Sujets sont fermés, à l’exception du Sujet « Les traités », dont la branche « Rome » est partiellement déployée. - Si vous réglez la profondeur de navigation à 7 ou plus, vous pourrez dans la page Web ouvrir tous les Sujets un à un par clics successifs et ce, quel que soit leur état dans la map – ouverts ou fermés. - Si vous choisissez par contre un chiffre inférieur à 7 – par exemple 2, comme je l’ai fait dans cet exemple – vous ne pourrez ouvrir que deux niveaux de branches. C’est ce que vous voyez figure 14.8 dans l’écran de droite, où je clique en vain sur le Sujet « Nice ». En revanche, vous voyez à gauche le Sujet « Rome » de niveau 2 ouvert ! Oui, car ce Sujet était ouvert dans la map (figure 14.7). Notez qu’il s’ouvre en une seule fois et non branche après branche et tel qu’il était dans la map. Si vous regardez la map, vous pouvez prédire qu’aucun des autres Sujets ne pourra être ouvert au-delà du niveau 2 !

Figure 14.8 – La map exportée dans le Modèle Présentation

Devinez maintenant – avant de le constater en essayant – ce qui se passera avec une profondeur de navigation à 3 au lieu de 2 ! (Réponse en fin de paragraphe) En résumé, pour être sûr de pouvoir dérouler toutes les branches une à une, réglez la profondeur de navigation à son maximum. Vous serez ainsi à l’abri des mauvaises surprises. Cette mise en page a les mêmes mérites que le Mode présentation. Mais : • Elle ne permet pas d’avoir accès aux Notes. • Elle ne conserve pas les Liens hypertexte et les Pièces jointes. Cependant une macro a été développée pour, au choix ouvrir la branche ou le document qui lui est lié. Consultez www.mmdfrance.fr/livre.php pour plus de renseignements. • Les Relations ne sont pas affichées. • Les Sujets flottants ne sont visibles que lorsque le Sujet central est sélectionné. Et puis, je ne sais pas ce que vous en pensez, mais je trouve ce fond gris assez vilain. Rendez-vous section 14.5.1 pour voir comment le « blanchir » !

Voici la réponse à la question ci-dessus : chaque Sujet pourra s’ouvrir jusqu’au niveau 3 maximum, à l’exception de « 2006 » – Sujet de niveau 3, sous-branche de la branche « Rome » – qui s’ouvrira pour afficher ses sous-branches telles qu’ouvertes dans la map. Bravo ! Vous voyez bien que ça n’est pas si compliqué !

14.4 Choisir votre Modèle en fonction du contenu de votre map

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14.4.2 Les Modèles d’exportation en une seule page Je vous laisse le soin d’explorer le Modèle Plan simple. Comme son nom l’indique, il est simple, il n’exporte que les Sujets, leurs Notes et les Liens hypertexte, dans une seule page – « en noir et blanc », ou presque – car il exporte tout de même les Images contenues dans les Notes et offre le choix des couleurs pour les Liens hypertexte. Le Modèle une Page produit lui aussi une seule page, mais il exporte en revanche tout le contenu de la map, y compris, Icônes, Images, Pièces jointes, Relations, Bulles et Commentaires de révision. Seuls les Sujets flottants sont ignorés. Ceci est valable pour tous les Modèles que je présente à partir de maintenant. Vous réglerez la Profondeur de navigation pour déterminer dans la page le nombre de sauts de rubrique à sous-rubrique. Toutes les informations du type Commentaires de révision ou Informations de tâche seront signalées par un bandeau de couleur surmontant le tableau des données, qui peut s’ouvrir et se fermer à volonté. Ce Modèle n’est recommandé que si votre map a un nombre de Sujets principaux limité, de même pour les niveaux de branches – par exemple, deux. Au delà, vous risquez de vous perdre, dans une page décidément très longue ! Voici ci-dessous (figure 14.9) une map à six Sujets principaux et un seul niveau de sous-branches exportée dans ce modèle : la navigation se fait indifféremment en cliquant sur les branches de l’image miniature de la map ou sur la liste des rubriques qui lui fait suite.

Figure 14.9 – Exportation dans le Modèle Page sans cadre

Pièces jointes et documents liés par un Lien hypertexte sont traités de la même façon. Ouvrez par curiosité le dossier Documents liés qui a été créé dans le répertoire d’exportation et vous y trouverez, copiés, documents liés et pièces jointes (voir section 7.6.1).

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Chapitre 14. Créez des pages Web professionnelles en quelques secondes

14.4.3 Les modèles avec Navigation HTML ou JAVA Les Modèles Plan statique ou Plan dynamique sont les Rolls de l’exportation Web avec MindManager ! Grâce à leur fenêtre de navigation, HTML ou JAVA, vous pouvez sans crainte de vous perdre, naviguer de pages en pages presque à l’infini. J’exagère certes, mais ce sont les Modèles que vous choisirez sans hésiter, à chaque fois que vous voudrez exporter une map complexe avec de nombreuses informations. Réglez tous les paramètres dans les onglets présentés ci-dessus puis exportez ! L’exportation en pages Web est si rapide et si facile, qu’il n’est pas rare d’exporter de nombreuses fois pour voir le résultat de différents paramétrages. MindManager exportant toujours dans le même dossier par défaut, celui-ci finit par contenir un mélange d’éléments actifs de votre site et d’éléments périmés. Un conseil, faites le ménage ! Cliquez dans la fenêtre sur Supprimer le dossier avant de réexporter ! Les figures suivantes montrent, en haut une partie de map, en bas le site que celle-ci a généré (figures 14.10 et 14.11). Vous reconnaissez notre map du chapitre 8. Et c’est bien sûr dans l’exportation de maps gigognes que l’exportation avec fenêtre de navigation dynamique montre toute sa puissance. C’est l’objet du paragraphe qui suit.

Figure 14.10 – La map prête à exporter

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14.4 Choisir votre Modèle en fonction du contenu de votre map

Figure 14.11 – Le site généré avec le modèle Navigation dynamique

Vous aurez une déconvenue si Mindjet n’a pas encore corrigé une erreur. En effet, si tel est le cas, le menu dynamique n’apparaît pas dans la fenêtre de gauche. La faute en est à la regrettable apostrophe dans Page d’accueil. La situation n’est toutefois pas désespérée : remplacez l’expression par Accueil dans la rubrique Etiquettes de navigation de l’onglet Paramètres avancés de la fenêtre Personnaliser la mise en page Web et le style.

14.4.4 Exporter une map gigogne à partir du Mode Multimap Si le Modèle Plan dynamique est parfaitement adapté à l’exportation de maps complexes possédant un nombre élevé de niveaux de sous-branches, il est tout aussi à l’aise avec un autre type de complexité, celui d’une série de maps toutes imbriquées les unes dans les autres. MindManager sait traiter avec le Modèle Plan dynamique toute la série des maps emboîtées visibles dans le Mode Multimap, accessible dans le ruban Affichage ! Pour créer des pages Web pour l’ensemble des maps de l’Interface Multimap avec le Modèle Plan dynamique, procédez ainsi : 1. Ouvrez la map mère et affichez tous les niveaux de maps liées (voir section 7.4). 2. Dans le groupe Edition du ruban, cliquez sur raccourci clavier Ctrl+A).

Sélectionner tout (ou utilisez le

3. Puis dans le groupe Affecter, cliquez sur Modèles Web Le panneau Modèles Web de la fenêtre d’exportation déjà connue s’affiche. Choisissez votre Modèle dans le dossier Plan dynamique – par exemple « Rouge » – puis cliquez sur OK.

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Chapitre 14. Créez des pages Web professionnelles en quelques secondes

Figure 14.12 – Réseau de maps liées à une map mère à exporter en pages Web

4. Cliquez maintenant sur Exportation en pages Web dans le groupe Multimap. La boîte de dialogue Paramètres d’exportation Web multimaps apparaît :

Figure 14.13 – Boîte de dialogue Paramètres de l’exportation Web multimaps

Elle vous propose : – soit d’attribuer à toute la série des maps liées les mêmes paramètres que ceux de la map mère, tels que vous venez de les définir – c’est l’option cochée par défaut ; – soit de conserver pour chacune des maps les paramètres que vous avez préalablement définis pour elle dans le Mode Map. 5. Cliquez sur Exporter. Deux barres de progression s’affichent, la barre principale et une autre barre, montrant successivement la progression de l’exportation de chaque map liée. Cliquez sur Ouvrir pour voir le résultat. Vous constaterez que toutes les maps ont été exportées dans des pages HTML de même style et que tous les liens de toutes les maps sont actifs quel que soit le format des documents liés.

14.5 Créer vos Modèles pour l’exportation Web

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Notez que la fenêtre de navigation concerne uniquement les pages de la partie du site visualisée. Vous devez pour retourner en arrière et retrouver la fenêtre de navigation correspondant à la map en amont, soit cliquer sur « Précédente », soit fermer la fenêtre selon le choix de cible effectué (voir section 14.6.1). Pour que toutes les pages générées soient accessibles depuis la même fenêtre de navigation, utilisez la fonction Combiner tout de l’interface multimaps (Pour plus de détails, voir section 12.4.4). Si vous souhaitez qu’une map liée conserve le format *.MMAP et ne soit pas exportée, vous pouvez soit l’attacher en Pièce jointe, soit demander cette option dans la fenêtre de Lien hypertexte (voir section 14.6.1), lorsque vous créez celui-ci. Elle sera alors copiée avec les autres documents liés et pièces jointes dans le répertoire Documents liés. Si une map portant des Liens hypertexte vers d’autres maps est exportée depuis l’interface habituelle Mode Map, celles-ci sont par défaut traitées comme les autres documents liés et restent au format *.MMAP. Vous pouvez toutefois changer cette option dans la fenêtre de Lien hypertexte (section 14.6.1). Les pages Web générées le seront alors selon le Modèle que vous aurez attribué à chaque map.

14.5 CRÉER VOS MODÈLES POUR L’EXPORTATION WEB Comme vous l’avez vu, cela demande un peu de temps pour choisir un modèle Web et encore plus, pour personnaliser vos pages à vos coordonnées. Il est donc bien tentant de créer vos propres Modèles. Mais avant cela, vous souhaitez sans doute modifier l’apparence de votre site et la rapprocher de votre charte graphique. C’est l’objet du paragraphe qui suit.

14.5.1 Personnaliser le style graphique du modèle Je pars d’un Modèle de l’Organiseur de Modèles Web pour le modifier. Voici comment : 1. Allez dans le ruban Outils et choisissez Modèles Web. 2. Sélectionnez dans la liste de gauche le modèle voulu, puis cliquez à droite sur le bouton Dupliquer. En effet, gardez l’original et travaillez plutôt sur une copie ! Laissez le temps à MindManager de copier tous les fichiers composant le modèle. Ils sont nombreux ! 3. Renommez votre futur modèle, puis cliquez sur Modifier. Vous vous souvenez sans doute de l’onglet Modification des modèles de la fenêtre Personnaliser la mise en page Web et le style que vous aviez ignoré ? C’est lui qui s’ouvre maintenant. 4. Cliquez sur le bouton Ouvrir le dossier des modèles Web. Une liste impressionnante apparaît dans votre Explorateur Windows. Ce sont tous les fichiers constituant le modèle que vous avez choisi. Attention, l’accès à ces fichiers ne vous est peut-être pas autorisé. Si tel est le cas, faites appel à votre administrateur système.

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Chapitre 14. Créez des pages Web professionnelles en quelques secondes

Une opération simple consiste à modifier les fichiers du sous-dossier Images dans le dossier Res. Ouvrez le fichier « logo.gif » et vous reconnaissez l’image qui apparaît en haut à gauche des pages Web générées. Remplacez-la par votre logo (au même nom) ! La taille de l’image est de 52 x 52 pixels. Ne vous en éloignez pas trop ! Vous pouvez modifier de la même façon les autres images. La manipulation des autres fichiers demande un peu plus d’expertise. Vous pouvez toutefois vous risquer dans la modification des feuilles de style du sous-dossier styles situé dans le dossier Res. Voulez-vous par exemple modifier la couleur d’arrière-plan du Modèle Présentation ? Dupliquez ce modèle comme indiqué ci-dessus, ouvrez le dossier du modèle dans le panneau Modification des modèles. Faites un clic droit sur le fichier Res > shared.css et choisissez Ouvrir avec > Bloc-notes. Recherchez par le menu Edition « Gray » et dans la section WINDOW: OVERVIEW MAP, remplacez-le par « White ». Vous aurez ainsi un fond blanc plutôt que gris dans le Modèle Présentation.

Figure 14.14 – Modification dans la feuille de style de la couleur de fond du Modèle Présentation

Modifier la mise en pages ou retirer des composants de la map suppose d’intervenir sur les fichiers HTML ou JavaScript ou les macros MindManager. Les magiciens du Web peuvent consulter le manuel d’instructions en anglais ! Les autres feront preuve de prudence… 5. Cliquez sur OK après avoir fait vos modifications, puis sur Fermer. Vous voici maintenant avec un tout nouveau Modèle, que vous pouvez appliquer à n’importe quelle map. Hélas, trois fois hélas ! Le modèle Web ne concerne que l’aspect graphique des pages Web. Les onglets Pagination et Navigation et Paramètres avancés de la fenêtre de personnalisation sont ignorés ! Même si vous n’exportez pas tous les jours, vous aurez sans doute quelques réticences à entrer à chaque fois vos coordonnées et autres données ! Avez-vous trouvé la solution pour éviter un tel pensum ? La voici !

14.5.2 Créer le Modèle final Si vous exportez occasionnellement, vous consentirez peut-être à définir les Paramètres avancés au cas par cas… En revanche, si vous utilisez régulièrement Intranet pour communiquer l’état d’avancement de vos projets ou un CD-Rom pour remettre vos présentations à vos clients, vous voulez un modèle d’exportation Web complet tout prêt ! Si tel est votre cas, ouvrez une map, choisissez votre Modèle Web, puis définissez tous les paramètres de l’onglet Paramètres avancés. Exportez-la. Ceci est nécessaire pour enregistrer tous ses paramètres d’exportation Web. Lorsque le résultat vous convient, supprimez son contenu, puis enregistrez-la comme Modèle de Map dans l’Organiseur de Modèles. Je vous suggère d’y créer un dossier « spécial Web », dans lequel vous classerez les Modèles de Maps correspondant aux différents Modèles Web – Plan dynamique, Une Page, Présentation etc. – que vous êtes susceptibles d’utiliser.

14.6 Optimiser l’exportation

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Toute map créée à partir de ce Modèle de Map sera toute paramétrée, prête à être exportée immédiatement en pages Web. Il vous suffit de cliquer sur Exporter en tant que page Web puis sur Enregistrer ! Attention toutefois, si vous modifiez votre choix de Modèle Web – y compris dans la même catégorie – en cliquant sur Sélectionner un modèle, vous perdez toute la personnalisation de l’onglet Paramètres avancés ! Vous pouvez même placer ces Modèles de Map parmi vos favoris. Pour ce faire : 1. Cliquez sur la flèche à droite de l’icône de la barre d’outils d’accès rapide en haut de l’écran et choisissez À partir des styles et modèles. Vos Modèles favoris – de Styles ou de Maps, s’affichent en aperçus dans une fenêtre. 2. Cliquez sur l’onglet Modèles de Map. Vous pouvez choisir dans cette fenêtre le modèle que vous souhaitez pour votre nouvelle map. Les modèles proposés par leur aperçu appartiennent bien sûr à l’Organiseur des Modèles. Chacun d’eux, sauf le premier qui est la map par défaut – possède un menu contextuel qui permet de le Modifier à partir de cette fenêtre. La commande Supprimer se borne bien sûr à le supprimer de la liste des favoris ! 3. Cliquez Ajouter un modèle de map pour ajouter votre modèle à la liste des favoris. 4. Sélectionnez votre Modèle favori dans la fenêtre de l’Organiseur qui s’est ouverte, puis cliquez sur Ouvrir. Le Modèle s’ajoute à la fenêtre des favoris. Il vous suffira de double-cliquer sur son aperçu pour ouvrir une nouvelle map possédant les mêmes paramètres. Vous préférerez peut-être paramétrer directement la map par défaut ? Dans ce cas, il vous faut le faire dans l’Organiseur de Modèles de map (Reportez-vous si nécessaire aux sections 8.1.1 et 4.3.2). Sélectionnez l’aperçu « Nouvelle Map vierge », puis cliquez sur Modifier. Vous procéderez ainsi aux modifications sur le Modèle par défaut lui-même. Dès lors, toute map créée à partir de la map par défaut pourra être exportée directement en pages Web sans que vous vous souciiez du paramétrage… Vous pouvez bien sûr en profiter pour lui appliquer tout autre Modèle de Style ou de Liste de Marqueurs.

14.6 OPTIMISER L’EXPORTATION Il vous reste à voir deux choses pour optimiser totalement votre site Web. Il s’agit du traitement des documents liés et de l’exportation des tableaux qui sont dans les Notes.

14.6.1 Choisir le traitement des documents liés Le moment est venu de vous intéresser au bouton Options en bas de la fenêtre de Lien hypertexte. Il ouvre en effet une fenêtre supplémentaire qui n’a d’utilité que pour l’exportation en pages Web, mais qui permet une grande flexibilité. Ceux parmi vous qui souhaitent créer des pages Web pour partager des informations sur un intranet doivent y consacrer quelques minutes. (Sur les Liens hypertexte, voir section 7.3.)

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Chapitre 14. Créez des pages Web professionnelles en quelques secondes

Voici cette fenêtre dont je vais vous décrire les différents champs (figure 14.15) :

Figure 14.15 – Options des Liens hypertexte

• Texte du lien vous permet d’entrer un texte, qui sera utilisé dans la page Web à la place du nom de fichier du document lié ou de l’adresse Internet. • Cadre cible permet de choisir dans la liste déroulante le cadre ou la fenêtre où s’ouvrira le document lié. – « Nouvelle fenêtre » charge le document lié dans une nouvelle fenêtre, sans nom, du navigateur. – « Cadre parent » charge le document lié dans la fenêtre parente du cadre contenant le lien. Si le cadre contenant le lien n’est pas imbriqué, ceci est alors équivalent à « Fenêtre de base » : le document lié est chargé dans la fenêtre de base du navigateur. – « Cadre identique » charge le document lié dans le même cadre (ou la même fenêtre) que le lien. C’est la cible par défaut, de sorte qu’il est le plus souvent inutile de la spécifier. – « Cadre supérieur » charge le document lié dans la fenêtre de base du navigateur, en supprimant tous les cadres. • Fichier source est une fonction très importante, qui détermine la copie ou non du fichier lié : – « Copier le fichier – créer un lien relatif » est l’option par défaut : le fichier lié est copié dans le dossier Documents liés du site Web créé (les pièces jointes sont aussi traitées de cette façon). C’est cette option que vous utiliserez pour placer votre site sur un CDRom ou une clé USB. – « Ne pas copier le fichier – utiliser le lien tel quel » : le fichier n’est pas copié et le lien pointe vers le fichier d’origine à son emplacement. C’est l’option que vous utiliserez si vous voulez que toute une équipe puisse, à partir de la page Web, consulter un fichier constamment mis à jour. Le fichier lié sera placé sur un serveur dans un dossier partagé. Avec cette option, les fichiers liés aux fichiers liés de tous formats sont également accessibles. – « Ne pas copier le fichier – créer un lien relatif » produit le même résultat, mais la position relative du répertoire Web et du fichier lié ne doit pas varier. • Lien hypertexte de la map permet lorsque vous liez un fichier map de choisir le traitement de la map liée à la map exportée. – « Conserver le lien en tant que lien vers un fichier de document » crée un lien vers le fichier *.MMAP (c’est le traitement par défaut « Non défini »). Cette option peut être associée à l’une ou l’autre des options de Fichier Source. – « Convertir le lien en lien de page Web » exporte la map liée en pages Web dans le Modèle Web qui lui est associé. Vous utiliserez bien sûr de préférence le Mode Multimap pour exporter en pages Web une map qui contient des maps qui lui sont liées. C’est le seul

14.6 Optimiser l’exportation

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moyen d’exporter plusieurs niveaux de liens. Toutefois, si vous souhaitez que certaines des maps restent dans le format fichier MMAP, vous effectuerez ce réglage sur leur Lien hypertexte dans l’interface normale. • Le dernier champ Arguments, permet de donner des instructions au programme du document lié.

14.6.2 Mettre en forme les tableaux dans les Notes Je vous conseille vivement l’utilisation de tableaux de préférence aux puces et aux tabulations pour la mise en page de votre texte. Facultative pour l’exportation dans Word où vous pouvez toujours corriger après coup, elle s’impose pour l’exportation en pages Web. Les tableaux sont en effet la garantie que tous les éléments de la fenêtre des Notes seront exactement positionnés à l’endroit prévu et bien sûr, ils seront invisibles ! Ce sujet est traité à la section 12.1.1. Vous devez cependant vous assurer que vos tableaux tiendront dans les pages Web. Pour contrôler la taille d’un tableau : 1. Placez votre curseur dans le tableau. 2. Cliquez sur l’icône de la barre d’outils des Notes et choisissez Mise en forme du tableau . 3. Cliquez sur l’onglet Largeur du tableau et des colonnes.

Figure 14.16 – Fenêtre de définition de la taille d’un tableau

Utilisez le deuxième bouton radio uniquement si vous savez quoi indiquer ! Le troisième a bien sûr ma préférence puisqu’il ajuste automatiquement la largeur du tableau et de ses colonnes à l’espace disponibles sur la page Web. Indiquez juste le % de cet espace que doit occuper le tableau. N’êtes-vous pas maintenant paré pour produire en un clin d’œil des pages Web à en faire pâlir d’envie plus d’un – spécialiste ou non !

15 Visualisez et structurez votre liste de tâches Outlook dans MindManager

L’exportation des Tâches dans Outlook et leur synchronisation entre les deux applications peuvent se faire de deux façons différentes. 1. Vous avez appris section 8.4.4 à exporter toutes les branches d’une map portant des informations de tâche avec l’icône Exporter les infos des tâches vers Microsoft Outlook du ruban Export. Vous pouvez aussi passer par le bouton MindManager, commande Exporter > Exporter les infos des tâches vers Microsoft Outlook. 2. Vous avez vu section 9.7.4 comment créer à partir de MindManager une tâche dans Outlook avec une Section de map Outlook Linker. Vous pouvez aussi créer celle-ci par la commande contextuelle Envoyer à > Microsoft Outlook en tant que Tâche. Ces deux méthodes d’exportation comportent des différences : • Certes, dans les deux cas, les modifications apportées dans l’une ou l’autre application se synchronisent. Mais si cette synchronisation est automatique avec une Section de map « intelligente », elle demande dans le premier cas de cliquer sur l’icône Synchroniser les tâches Microsoft Outlook du ruban Export. (Vous notez en effet que cette commande s’est substituée à la commande initiale Exporter… car la map a déjà été exportée.)

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Chapitre 15. Visualisez et structurez votre liste de tâches Outlook dans MindManager

• Dans le premier cas, l’exportation dans Outlook concerne l’ensemble des branches (qu’il s’agisse de toutes les branches ou, si vous l’avez choisi, uniquement de celles possédant une Information de tâche). Dans le second cas, l’exportation se fait Sujet par Sujet • Dans le premier cas, les Informations de tâche sont enregistrées dans le volet des tâches Infos de tâches et peuvent être synchronisées avec un logiciel de gestion de projets, JCVGantt par exemple. Dans le second, ces informations sont enregistrées dans une Fenêtre de propriétés attachées au Sujet. Les Tâches ne sont pas les seuls éléments d’Outlook pouvant être synchronisés au moyen de Sections de map, il en va de même des Contacts et des Rendez-vous. La communication avec Outlook grâce aux Sections de map Outlook Linker est traitée en détail partie 3, chapitre 9, section 9.7.4 dans le cadre d’un exemple. Ceci étant précisé, je m’intéresse dans ce qui suit au premier type d’exportation et à l’opération symétrique, l’importation des tâches depuis Outlook.

15.1 EXPORTER ET SYNCHRONISER VOS TÂCHES AVEC OUTLOOK Les informations échangées sont bien sûr les Tâches elles-mêmes, ainsi que leurs Dates de début et de fin, leurs Priorités (de 1 à 3), leur % Achevé et leurs Notes. Je vous rappelle ma recommandation. Ne considérez comme Tâches dans MindManager que les branches extérieures de la map. Les branches intermédiaires sont des tâches récapitulatives – leurs dates dépendent de celles de leurs sous-tâches. Entrez donc des informations de tâches uniquement pour ces branches extérieures. Ceci fait, procédez comme indiqué au 1. et sélectionnez dans la fenêtre Exporter et Synchroniser les tâches avec Microsoft Outlook le bouton radio Exporter seulement les sujets qui utilisent Informations de tâches. Vous éviterez ainsi d’envahir votre liste de tâches Outlook d’items aussi indésirables qu’inattendus !

Figure 15.1 – Sélection des branches portant des informations de tâches

Soyez prudent dans vos expérimentations ! Donnez des dates très éloignées pour que des tâches fictives ne perturbent pas votre planning. Groupées à un horizon lointain, elles seront ainsi faciles à repérer et à supprimer de votre liste de tâches Outlook ! La fenêtre ci-dessus est commune aux deux opérations, exportation de tâches depuis la map et synchronisation une fois la map exportée.

15.2 Importer vos tâches depuis Outlook

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Rappelez-vous que seules les deux premières cases sont à cocher lorsque votre intention est d’exporter – à moins que vous ne vouliez voir votre map se peupler soudainement d’une multitude de branches – une par tâche déjà présente dans votre liste de tâches Outlook ! Par la suite, vous pourrez spécifier lors de chaque synchronisation, comment traiter les changements : • Synchroniser les modifications avec Outlook met à jour les tâches Outlook selon les modifications effectuées aux tâches dans MindManager et inversement. Si un changement a été effectué sur une tâche dans les deux applications, il vous sera demandé comment le traiter pendant la synchronisation. • Exporter les nouvelles tâches vers Outlook ajoute à la liste des tâches Outlook les tâches ajoutées dans MindManager. Si cette option n’est pas activée, certaines tâches pourront figurer dans MindManager, mais pas dans la liste des tâches Outlook. • Importer les nouvelles tâches depuis Outlook ajoute à la map les tâches de la liste Outlook qui n’y sont pas déjà présentes. Si cette option est désactivée, certaines tâches de la liste des tâches Outlook peuvent ne pas figurer dans votre map MindManager. • Restaurer les tâches supprimées dans… fait réapparaître toute tâche précédemment supprimée dans MindManager mais pas dans Outlook ou inversement. Cliquez sur OK, lorsque vous avez terminé. Une fenêtre vous demande l’autorisation de communiquer avec Outlook. Donnez-la lui ! Mais le fin du fin, c’est de pouvoir organiser dans une map les tâches de la liste Outlook dans une grande diversité de présentations. C’est le sujet du paragraphe qui suit.

15.2 IMPORTER VOS TÂCHES DEPUIS OUTLOOK Voulez-vous voir les seules tâches concernant votre activité de golfeur, toutes celles de votre semaine, ou bien une combinaison des deux ? Importez-les dans MindManager ! Vous donnerez ainsi de la vie à une liste de tâches sans relief ! En effet MindManager vous permet de poser un filtre et d’importer dans Outlook les seules tâches répondant à certains critères – par exemple, les tâches à faire entre telle et telle date et/ou les tâches appartenant à telle catégorie. De surcroît MindManager vous propose de les structurer selon les critères de votre choix. Voici comment faire : 1. Ouvrez une map vierge. 2. Cliquez sur le bouton MindManager. Choisissez Importer puis Importation de tâches Microsoft Outlook. (Notez que si la map a déjà été exportée, la commande disponible ne sera pas Importer… mais Synchroniser…) Ceci ouvre l’assistant d’importation. Il vous propose dans sa première fenêtre d’importer les tâches, soit autour du Sujet central, soit en sous-branches d’un Sujet principal. Laissez le premier bouton coché. 3. Cliquez sur Suivant et sélectionnez le dossier des tâches Outlook ou éventuellement le sous-dossier à importer, puis cliquez sur Suivant. La fenêtre suivante s’affiche (figure 15.2) : 4. Cliquez sur le bouton radio Configurer le filtre pour les tâches importées pour filtrer les tâches selon les critères proposés. 5. Définissez les critères du filtre à appliquer dans les trois champs proposés.

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Chapitre 15. Visualisez et structurez votre liste de tâches Outlook dans MindManager

Ceux-ci possèdent les mêmes listes déroulantes – à gauche la liste des Informations de tâche et à droite le choix des données pour chacune d’elles. Par exemple, choisissez « Date de fin » à gauche et fixez à droite l’échéance. Choisissez Catégorie et la liste des catégories indiquées dans votre liste de tâches Outlook s’offre à vous.

Figure 15.2 – Paramètres d’importation des tâches depuis Outlook

Attention, cliquez sur le bouton radio Tous du champ Posséder pour que tous les critères définis soient satisfaits, sinon il suffira que l’un d’eux au moins le soit. 6. Cliquez sur Suivant et choisissez les deux critères successifs de regroupement. Ceci se fait dans une deuxième fenêtre qui fonctionne comme la précédente. MindManager vous propose en effet, si vous le souhaitez, de structurer les tâches qu’il va importer, selon la même liste de critères. 7. Cliquez sur Suivant, puis sur Terminer. MindManager vous donne aimablement dans la dernière fenêtre de l’assistant le récapitulatif de ce qu’il va faire. Retournez en arrière si vous avez des regrets !

Voici un exemple. La figure 15.3 donne la liste Outlook des travaux d’automne de mon sous-dossier « jardin ». Je l’importe en filtrant selon le critère Priorités > « Priorité haute ». Puis je choisis d’organiser ces tâches, par Catégorie – toutes les catégories de tâches seront donc les branches principales -, puis par % achevé. La figure 15.4 montre la map obtenue.

15.2 Importer vos tâches depuis Outlook

305

Figure 15.3 – Liste des tâches du sous-dossier Outlook « jardin »

Figure 15.4 – La map de ces mêmes tâches, filtrées et organisées

N’est-elle pas bien plus éloquente que la simple liste des tâches ? Et ne vous étonnez pas, si vous avez choisi de structurer selon les jours de la semaine ou les mois de l’année, de voir leur nom s’afficher en anglais ! Et voici la même liste avec un autre angle de vue.

306

Chapitre 15. Visualisez et structurez votre liste de tâches Outlook dans MindManager

Figure 15.5 – Les mêmes tâches, filtrées et organisées selon des critères différents

Ces maps seront bien sûr synchronisées avec les tâches d’Outlook à chaque fois que vous le demanderez, soit en cliquant sur l’icône du ruban Export, soit dans le menu du bouton MindManager. Notez que les critères choisis lors de l’importation le sont une fois pour toutes ! Attention, il vous faudra déplacer les tâches si elles ne sont plus à leur place dans la structure, MindManager ne le fait pas automatiquement. Par exemple, ce sera inutile dans ma deuxième map, si Priorités et Catégories ne changent pas, mais indispensable dans la première car le % achevé changera ! Et alors ? Il vous suffit tout simplement de créer une nouvelle map par importation ! Cette fonction est très puissante, elle vous offre autant d’angles de vue que voulez sur votre liste de tâches. Vous pouvez par exemple, créer tous les matins votre « map des tâches du jour », organisée par Priorités et Catégories, puis tous les débuts de mois, la « map des tâches du mois » réunissant tous vos projets, classés en Catégories, ou encore, pour chacun de vos projets, la map de leurs tâches, organisée par Dates de début ou de fin. Ce seront vos « maps projet ». La rubrique Catégorie est utile pour distinguer les différents projets, comme je le suggère ci-dessus, mais rien ne vous empêche de l’utiliser pour des activités, telles que réunions, appels téléphoniques, etc. ou encore pour distinguer le « privé » du « professionnel » ! Autrement dit vous pouvez très bien à partir de votre liste de tâches Outlook, créer une map « Loisirs », une map « Mes tâches de la semaine » et une autre « Préparation du congrès annuel ». Voilà qui vous donne une vue d’ensemble plus éloquente sur votre activité ! Votre liste Outlook ne vous paraît-elle pas tout à coup bien terne ? Et n’oubliez pas que vous pouvez l’alimenter à partir de MindManager, que ce soit avec la Section de map Outlook Linker (voir section 9.7.4) ou la commande Exporter du bouton MindManager. (voir fin de la section 8.4.4) !

15.2 Importer vos tâches depuis Outlook

307

Si vous possédez ResultsManager, que je vous ai présenté au chapitre 11, les tâches à faire viennent à vous tout naturellement et s’offrent instantanément à vos yeux sur une même map, quels que soient l’emplacement et le nombre des maps dont elles sont issues ! Mais ceci ne vous dispense peut-être pas pour autant de recenser les tâches dans Outlook si vous travaillez avec d’autres. Rassurez-vous, les deux systèmes sont compatibles.

16 Définissez le périmètre et l’arbre fonctionnel de votre projet dans MindManager avant d’exporter dans MS Project

Je vous ai montré dans la partie 3, chapitre 9, comment utiliser MindManager pour la gestion de votre activité et de vos projets. Si ceux-ci restent de taille modeste, MindManager, aidé d’Outlook et des Sections de map Outlook Linker, suffit à focaliser votre attention sur ce qui doit être fait, quand et par qui. Si vos projets sont complexes, vous avez évidemment besoin d’un logiciel spécialisé de gestion de projets pour assurer la planification. Mais trop souvent les projets commencent directement par la planification et l’affectation des tâches. Comme je vous l’ai montré, MindManager est l’outil qui vous servira à déterminer les objectifs du projet, à collecter les informations et envisager les scénarios possibles. Et enfin, brainstorming et vue d’ensemble sur la structuration des tâches vous permettront de créer sans peine l’arborescence, base de la planification.

310

Chapitre 16. Définissez le périmètre et l’arbre fonctionnel de votre projet dans MindManager avant d’exporter dans MS Project

MindManager est capable de communiquer avec MS Project et il peut aussi utiliser le format standard MPX que lisent la plupart des logiciels de gestion de projet. Vous importerez les informations contenues dans ces logiciels dans MindManager pour effectuer facilement feed-back et reporting ainsi que je vous le montre section 9.8. Si vous n’êtes pas équipé de ces logiciels ou si vous cherchez un outil complémentaire plus léger, intéressez-vous à JCVGantt qui vous propose une solution puissante et peu onéreuse. Il a pour particularité de fonctionner en totale synchronisation avec MindManager. Vous l’utiliserez aussi en exportation et importation pour les projets volumineux. Il offre l’avantage d’exporter aussi toutes ses données vers MS Project et vers Excel. Je vous en parle dans la section 9.5. Dans ce chapitre, je vous montre comment exporter dans et importer depuis MS Project. Je vous donne également quelques indications sur l’utilisation du format MPX.

16.1 EXPORTER DANS MS PROJECT La map ci-dessous est celle que nous avons faite pour la création de MMD France. Vous y voyez classées par grandes rubriques toutes les tâches de préparation.

Figure 16.1 – La map projet introduction de MindManager par MMD France

Un jalon avait été fixé, la date de décision Go/No Go. C’est la seule information de tâche qui a été entrée. Une Relation indique que la constitution de la société est bien sûr liée à cette décision, de même que l’achat de matériel informatique. Elle a été exportée ainsi dans MS Project.

16.1 Exporter dans MS Project

311

Voici comment faire : 1. Préparez la map afin de n’exporter que les tâches. Vous pouvez soit masquer par un filtre les branches que vous ne voulez pas exporter, soit attribuer aux branches tâches au moins une Information de tâche 2. Cliquez dans le ruban Export sur l’icône Exporter infos des tâches vers Microsoft Project ou encore sur le bouton MindManager, commande Exporter > Exporter infos des tâches vers Microsoft Project et enregistrez, ainsi qu’il vous est demandé, le fichier *.MPP sous le nom et à l’emplacement de votre choix. La fenêtre ci-dessous s’affiche (figure 16.2).

Figure 16.2 – Paramètres d’exportation dans MS Project

3. Effectuez vos réglages. Vous pouvez en cliquant sur le premier bouton n’exporter que les tâches portant des Informations de tâches. C’est parfait si vous avez donné au moins une information pour chaque tâche. Les branches intermédiaires étant considérées comme tâches récapitulatives, elles figureront à leur place dans la liste de l’arborescence. Je choisis en général le deuxième bouton qui exporte toutes les tâches car je préfère masquer dans la map les branches qui ne sont pas des tâches. Cochez la case Exporter les Relations comme dépendances entre tâches. 4. Si vous voulez utiliser les Priorités de votre map, cliquez sur le bouton Mapping pour indiquer dans la fenêtre, les correspondances entre les 9 niveaux de MindManager et les 1 000 de MS Project. Pour cela, indiquez dans la colonne MS Project la valeur maximum de la plage correspondant à la priorité dans MindManager, puis cliquez sur OK. 5. Cliquez sur Exporter, puis sur Ouvrir lorsque l’exportation est terminée.

312

Chapitre 16. Définissez le périmètre et l’arbre fonctionnel de votre projet dans MindManager avant d’exporter dans MS Project

Voici le fichier MS Project généré à partir de la map de la figure 16.1 :

Figure 16.3 – La map projet de MMD France exportée dans MS Project

Vous voyez que la date de début des tâches « enregistrement » de la société et « Achat Équipement » sont alignées avec le jalon « Go/No Go ». Utilisez les Relations dans votre map pour indiquer les dépendances entre tâches qui sont cruciales. Exportées dans MS Project, elles seront ainsi plus faciles à repérer dans la liste ! Si vous avez d’autres applications ouvertes sur votre système, il se peut qu’une fenêtre vous informe que « le serveur est occupé ». En l’occurrence le serveur n’est autre que MS Project en train de « servir » les commandes MindManager et le message ne concerne pas le serveur réseau. Il suffit d’attendre que l’activité sur votre disque dur s’arrête, puis de cliquer sur Réessayer. Il est possible de n’exporter dans MS Project que certaines tâches, que vous avez préalablement sélectionnées. La ou les tâches étant sélectionnées, faites un clic droit et choisissez Envoyer vers puis Microsoft Project dans le menu contextuel. S’affiche alors la même fenêtre d’exportation que ci-dessus. Le bouton Exporter est remplacé par Envoyer à.

16.2 Importer dans MindManager depuis MS Project

313

Si aucun fichier MS Project n’est ouvert, un nouveau fichier est créé. Par contre si un fichier est ouvert, les tâches ainsi exportées lui seront ajoutées. C’est un moyen facile de compléter un projet déjà exporté. En effet les nouvelles tâches seront insérées juste au-dessus de la tâche que vous aurez préalablement sélectionnée dans le fichier *.MPP.

16.2 IMPORTER DANS MINDMANAGER DEPUIS MS PROJECT Une fois votre planification effectuée dans MS Project, avec toutes les dépendances entre tâches définies et toutes les ressources affectées, vous pouvez importer votre map dans MindManager afin d’avoir la vue d’ensemble de votre projet. Les Informations de tâches sont importées dans MindManager et grâce au Filtre (voir section 7.6), vous pouvez avoir de votre projet une représentation visuelle synthétique et pertinente sous des angles différents. Par exemple, vous apprécierez d’un coup d’œil ce qui doit être fait avant telle date, ou par untel, ou encore ce qui doit être fait par untel avant telle date. Pour importer un projet MS Project dans MindManager : 1. Choisissez la commande du bouton MindManager, Importer puis Importer un document Microsoft Project. 2. Naviguez dans la fenêtre vers le fichier à importer, puis cliquez sur Ouvrir. Cette fenêtre s’affiche :

Figure 16.4 – Fenêtre d’importation d’un projet MS Project

3. Cliquez sur le premier bouton pour ajouter les tâches au Sujet central et cochez si vous le souhaitez la case Ignorer les tâches indiquées comme achevées (100 %). 4. Cliquez sur Importer.

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Chapitre 16. Définissez le périmètre et l’arbre fonctionnel de votre projet dans MindManager avant d’exporter dans MS Project

Une fois exporté dans MS Project, le projet de lancement de MindManager par MMD France y a été planifié. La figure 16.5 montre son état d’avancement au 31 décembre.

Figure 16.5 – Suivi du projet dans MS Project

Les deux maps suivantes donnent deux vues différentes du projet tel qu’il a été importé dans MindManager. La première map affiche uniquement les tâches – qu’elles soient achevées, commencées, pendantes ou à venir – que Dahan doit faire pour permettre le démarrage de la société.

Figure 16.6 – Map du projet importé après application du filtre

16.3 Exporter, importer puis réexporter au format MPX

315

La deuxième affiche les tâches à faire par Abdellah, si la décision est prise de créer la société.

Figure 16.7 – La même map filtrée selon d’autres critères

Attention toutefois, il s’agit d’un instantané. Vous utiliserez l’importation à chaque fois que vous voudrez avoir cette vue d’ensemble ou informer vos interlocuteurs sur l’avancement du projet comme je l’ai indiqué dans la section 9.8. Vous ne pouvez pas procéder à des modifications sur les maps importées, puis les réexporter dans le fichier *.MPP. Vous devez pour cela passer par l’intermédiaire du format MPX que je vous décris dans le dernier paragraphe. Si vous travaillez sur un projet de très grande taille, il se peut que soient importées des informations dont vous n’avez pas besoin à l’instant t, telles des tâches planifiées dans un lointain futur. Dans ce cas, utilisez le filtre de MS Project pour masquer ce dont vous ne voulez pas, puis cliquez sur l’icône qui est apparue dans l’onglet Compléments ou la barre d’outils de MS Project lors de l’installation de MindManager. Ceci ouvre la fenêtre de la figure 16.4. Si vous n’avez pas de map ouverte, MindManager créée une nouvelle map pour accueillir les données. Si vous avez une map ouverte, les branches créées lui sont ajoutées. Vous préférerez importer les tâches sur une nouvelle branche principale si vous avez déjà indiqué dans cette map des informations, en vue d’un reporting par exemple. Choisissez dans ce cas le bouton Ajouter les tâches à un nouveau Sujet principal dans la fenêtre de dialogue.

16.3 EXPORTER, IMPORTER PUIS RÉEXPORTER AU FORMAT MPX La plupart des logiciels de gestion de projet peuvent lire et créer des fichiers au format standard MPX. Bien que créé par Microsoft pour échanger de l’information entre MS Project et ces logiciels, ce format de fichier peut être lu, mais pas généré par MS Project !

316

Chapitre 16. Définissez le périmètre et l’arbre fonctionnel de votre projet dans MindManager avant d’exporter dans MS Project

C’est un format texte brut, que vous utiliserez par exemple, si vous n’avez pas MS Project, pour générer à partir d’une map un fichier qui pourra être lu par MS Project sur un autre ordinateur. Mais il peut vous servir aussi à réimporter dans un fichier MS Project des modifications faites dans un fichier map, ce que vous ne pouvez pas faire directement. Pour exporter une map dans un fichier MPX : 1. Cliquez dans le ruban Export sur l’icône Exporter les infos de tâches en tant que fichier MPX ou bien sur le bouton MindManager, puis sur Exporter > Exporter les infos de tâches en tant que fichier MPX. 2. Enregistrez le futur fichier *.MPX, ainsi qu’il vous est demandé. 3. Une fenêtre apparaît dans laquelle vous pouvez choisir les Paramètres d’exportation MPX. Choisissez entre un planning ou un rétroplanning en cliquant le bouton radio approprié. Vous devez selon le cas, entrer dans votre map la Date de début ou de fin du projet comme Information de tâche du Sujet central – ou de la branche que vous exportez. 4. Cliquez sur Exporter une fois vos réglages effectués, puis sur Ouvrir lorsque l’exportation est terminée. Par ailleurs, utilisez l’icône dans votre map pour indiquer toutes les tâches qui sont des jalons (la fin d’un événement important). Ceci facilitera le reporting. Leur durée doit être égale à zéro. Attention, toutes les branches extérieures doivent posséder une Durée pour être prises en compte tandis que les branches intermédiaires ne doivent comporter aucune Information de tâche. Pour importer dans une map à partir d’un fichier MPX : 1. Cliquez sur le bouton MindManager et choisissez Importer > Importer le fichier MPX. 2. Sélectionnez le fichier à importer dans la fenêtre de navigation. Celui-ci sera importé dans la map ouverte, sous le Sujet central, ou sous une branche si vous l’avez préalablement sélectionnée, ou encore, dans une nouvelle map si aucune map n’est ouverte. Soyez patient, s’il s’agit d’un fichier de grande taille, l’importation peut prendre un peu de temps. Comme pour l’exportation, vous devez définir les paramètres dans la fenêtre Paramètres d’importation MPX – Si vous avez l’intention de réexporter le projet dans MS Project après l’avoir modifié dans MindManager, choisissez Importer seulement les informations de contrainte des tâches. Seules seront alors importées les dates de tâches qui sont des contraintes. – Si vous souhaitez un instantané de l’avancement du projet à des fins de reporting, choisissez Importer informations de planification des tâches. Dans ce cas, toutes les informations de tâche seront importées dans MindManager, mais la réexportation dans MS Project ne sera plus possible. – Si vous avez l’intention d’exporter à nouveau dans MS Project, importez les dépendances entre tâches comme Relations et cliquez le dernier bouton radio. – Si vous voulez simplement un instantané du planning, cette information n’est sans doute pas utile et vous pouvez cliquer sur le bouton Ignorer les prédécesseurs et successeurs. 3. Cliquez sur Importer lorsque vous avez terminé. Si vous importez les dépendances entre tâches en tant que Relations leur nombre peut brouiller quelque peu votre map ! Dans ce cas, allez dans la fenêtre de Style (voir section 4.2.3) et dotez-les d’une couleur claire et d’un trait fin. Vous les rendrez ainsi quasi invisibles !

17 Représentez les processus dans Visio

Visio, qui visualise des données dans une variété de formes graphiques, est mieux adapté que MindManager à la représentation des organigrammes et des processus. Toutefois, si Visio excelle à décrire visuellement les processus existants, il n’est pas vraiment conçu pour imaginer facilement leur évolution. Il est plus efficace de les analyser dans MindManager et d’y rechercher par brainstorming comment les améliorer. Ainsi, si vous devez discuter et améliorer constamment les différentes étapes d’un processus de production durant un projet, vous pouvez utiliser MindManager pour saisir et organiser rapidement les informations dans une map pour ensuite les exporter dans Visio. Si vous ne voyez pas l’icône dans le ruban Export ou le menu du bouton MindManager > Exporter, pour vous assurer que cette commande est activée. Vous devez avoir Visio XP/2002 ou Visio 2003 ou 2007 installé sur votre système. Cliquez sur le bouton MindManager > bouton Options MindManager > Extensions.

17.1 EXPORTER DANS VISIO Vous pouvez exporter votre map dans un Organigramme ou un Diagramme de flux. L’exportation dans un Organigramme Visio traduit simplement la map en un dessin utilisant les formes par défaut de l’Organigramme Visio. L’exportation dans un Diagramme de flux vous permet de la même façon de créer rapidement un Diagramme de flux générique et en outre, elle vous donne la possibilité de spécifier les formes que vous voulez utiliser pour chaque Sujet dans le dessin créé.

318

Chapitre 17. Représentez les processus dans Visio

Vous devrez pour ce faire sélectionner un gabarit Visio et préparer la map avant l’exportation, comme je vous le montre au paragraphe suivant. 1. Cliquez sur l’icône du ruban Export. 2. Enregistrez le futur fichier sous le nom et à l’emplacement désiré, ainsi qu’il vous est demandé. La fenêtre ci-dessous apparaît :

Figure 17.1 – Paramètres d’exportation MS Visio

3. Cliquez sur Organigramme ou Diagramme de flux. Précisez si vous souhaitez exporter chaque processus sur une feuille différente – premier bouton cliqué – ou tous les processus sur la même feuille – second bouton cliqué. Si vous avez choisi un Diagramme de flux, vous pouvez aussi choisir en cochant les cases d’Exporter les Relations ou d’Exporter les sujets de synthèse comme indicateurs du processus de flux. 4. Cliquez sur Exporter, puis sur Ouvrir pour voir le nouveau dessin créé dans Visio. Vous ne pouvez pas exporter une map dans un document existant. Un nouveau document Visio est créé à chaque exportation depuis MindManager. Si vous voulez exporter uniquement une partie de la map, choisissez cette option. Voici une map et le Diagramme de flux correspondant :

Figure 17.2 – Une section de map exportée dans Visio

319

17.2 Sélectionner votre Modèle Visio

Ce qui est exporté… • Les Liens hypertexte. Les Liens hypertexte vers les éléments extérieurs sont exportés comme liens hypertexte, les Liens hypertexte locaux comme liens entre formes. • Les Notes. Les Notes des Sujets sont exportées comme propriétés spéciales des formes.

… et ce qui ne l’est pas • les Pièces jointes, les Couleurs de police de ligne et de surlignage, les Informations de tâches et les Images.

17.2 SÉLECTIONNER VOTRE MODÈLE VISIO MindManager vous permet de choisir les formes du gabarit d’un modèle Visio si vous exportez dans un Diagramme de flux. De plus vous pouvez pour les Diagrammes de flux, définir un schéma de circulation dans MindManager en utilisant, les accolades de Synthèse pour les flux séquentiels (figure 17.2), et les Relations pour les flux non structurés. Cochez les cases appropriées dans la fenêtre d’exportation. Pour sélectionner dans MindManager les formes d’un modèle Visio, il faut préalablement les importer. Pour ce faire : 1. Cliquez sur le bouton MindManager et choisissez Importer > Sélectionner des gabarits Microsoft Visio. 2. Choisissez un modèle parmi la liste proposée dans la fenêtre qui s’ouvre. Cochez la case Inclure les icônes Début et Fin si vous voulez n’exporter qu’une partie de la map ou bien la fractionner en plusieurs dessins. 3. Cliquez sur Sélectionner. Le nouveau groupe d’Icônes, Formes Diagramme de flux simple a été ajouté à la liste des Marqueurs. Il contient les formes Visio du modèle sélectionné. Le groupe Contrôle Export Visio contient le cas échéant les deux icônes « Début » et « Fin » servant à indiquer le début et la fin des sections de la map à exporter.

Figure 17.3 – Les Icônes Visio dans le volet d’action Marqueurs

4. Marquez les Sujets de votre map avec ces Icônes pour indiquer les formes à utiliser pour chacun d’eux dans le dessin. Placez les Icônes « Début » et « Fin » si besoin est. Vous pouvez ajouter des Sujets de Synthèse récapitulatives pour indiquer un flux séquentiel et des Relations pour indiquer un flux non structuré. 5. Exportez lorsque votre map est prête. Vous pouvez utiliser les Icônes « Début » et « Fin » quand vous exportez dans un Organigramme, mais les formes ne sont pas prises en compte.

Conclusion

Me voici arrivée au terme de cette exploration de MindManager. Je ne vous ai bien sûr pas tout dit, tant les possibilités de MindManager sont grandes. Par exemple, je ne vous ai pas parlé du fonctionnement de MindManager sur Tablet PC, si pratique pour prendre des notes au vol. (Consultez www.mmdfrance.fr/livre.php pour en savoir plus.) Et surtout, je n'ai mis en scène que quelques applications de MindManager, que j'ai voulu choisir parmi celles qui font votre quotidien. En fait, les applications possibles de MindManager n'ont que votre imagination pour limite. Si vous êtes Dirigeant, il sera un outil précieux dans le cadre de votre réflexion stratégique, tant pour clarifier votre vision que pour établir et communiquer la feuille de route, une fois vos objectifs établis. Si vous êtes Directeur des Ressources Humaines, mettez des Modèles à la disposition des collaborateurs. Vous rendrez ainsi les entretiens d'évaluation et les recrutements plus faciles. Si vous vous occupez de Qualité, favorisez la collaboration des équipes et centralisez et organisez l'information tout au long des phases d'analyse et de résolution de problèmes. Si la Capitalisation de la Connaissance est votre centre d'intérêt, MindManager est l'outil idéal pour recueillir une information exhaustive, pour l'organiser et la coder avant de l'exporter dans Word ou de la placer sur un Intranet. Quelle que soit votre fonction, associé à ResultsManager, il prendra en charge l’organisation de votre activité pour vous assurer une efficacité maximale dans une détente parfaite. Mais MindManager va plus loin encore ! Grâce à son interface ouverte et son langage XML, il peut être intégré aux progiciels et ERP de votre entreprise et trier et extraire pour vous les informations souhaitées pour les positionner automatiquement dans une map où elles restent en liaison dynamique avec leur source. Ces exemples ont pour but de vous faire entrevoir les applications du Business Mapping et les possibilités de MindManager, au-delà des fonctions intégrées. Si vous souhaitez davantage d'information sur ce sujet, consultez www.mmdfrance.fr/livre.php.

Index A accolade de synthèse 56 ajouter 56 bulle 56 exportation dans Visio 319 add-in GyroQ 182, 252 JCVGantt 201, 225 Notes Linker 222 ResultsManager 249, 307 theRealizer 97, 187 affichage multi-maps combiner tout 268 fichier archive 132 map flitrée 145 afficher ajuster la map à l’écran 108 avec un filtre 138, 176 centrer la map 108 choisir le niveau de détail 107 cibler un sujet 107 catégories de sujets ou d’objets 139 équilibrer la map 14 fractionner l’écran 119 information de tâche 192 information souhaitée 138 nom des fichiers en onglet 23 naviguer 112 panorama et zoom 112, 118 plusieurs maps 120 réduire la map 107 s’orienter 118 scinder 120 supprimer le fractionnement 119 aHa!1Way 182 aHa!2Way 207 aHa!Matrix 208 ajouter une couleur 22 une image 23, 47 une image d’arrière-plan 52 une image d’arrière-plan à la Bibliothèque 52

une note 22, 42 un texte 49 un arrière-plan 52 une bulle 41 une icône 60 alerte créer 178 filtrer 142 gérer 180, 223 modifier 179 options 180 périodicité 179 placer 178 sonore 178 supprimer 179, 224 aménager l’interface 27 arborescence 56 accolade de synthèse 56 créer 20 mise en forme des sujets secondaires 80 projets 309 arrière-plan 53 ajouter 52 ajouter une image 52 bibliothèque 52 collections 91 conseils 53 couleur 53 effacer 52 étirer/ajuster 53 impression 70 options d’affichage 53 propriétés 52 sélectionner l’image 53 supprimer 52 assistant d’envoi 165

B barre d’état 13 d’outils d’accès rapide 13 des onglets 12

324

Index

bibliothèque 47, 76 ajouter image 47 images 47 images d’arrière-plan 52 formes 75 nouvelles ressources 90 volet des tâches 48 brainstorming 34 conseils 36, 95 grille d’évaluation 103 méthode 96 mode 34 theRealizer 97 bulle 39, 41, 56, 58 ajouter 41 coller 41 couper 41 exportation dans Word 56 supprimer 41 Business Mapping 10, 17, 37, 40, 43, 45, 46, 58, 106, 117, 187, 189, 242

C changer la position 50 choisissez vos mots 37 collection 28, 86 coller une image 50 compte Mindjet 234 abonnement 235 auteurs 236 copropriétaires 236 identifiant 238 lecteurs 236 mot de passe 238 propriétaire 235, 236, 238 sécurité 237 utilisateurs 235 contacts 218 couleur 53, 54 couleurs de ligne 22 courriel 165 créer une arborescence 20 une branche principale 18 une sous-branche 18

D déplacer les branches principales 21 diagramme de Gantt 191, 201, 207 options 205 MS Project 310 données base de données 154 calcul sous forme de graphique 225

feuille de calcul 225 feuille Excel 225 introduire des données 225 propriétés personnalisées 229

E effacer 14 effacer l’image d’arrière-plan de la map 52 effets visuels 28 e-mail 218 envoyer toutes les maps et tous les documents qui leur sont liés 133 liens hypertextes 164 Outlook 221 emplacement des documents par défaut 25 enregistrer 25 au format standard MPX 310 dans un format image 72 enregistrer des recherches 143 enregistrer une copie d’une map filtrée 143 mode plan 260 récupération automatique 25 entourage 53, 54, 56 ajouter 53 bulle 56 mise en forme 54, 55 sujet de synthèse 56 supprimer 55 envoyer vers 169 équilibrer la Map 14 équipe arrière-plan 91 brainstorming 95 collections 90 icônes 92 images 89 modèles 89 organiseur de modèles 92 projets 209, 212 réunion 172 sécurité 218 étiquette filtrer 142 liens hypertexte 127 placer 127 étirer/ajuster 53 Excel actualiser 228 déconnecter 228 Excel Linker 227 exporter dans un tableau Excel 182, 207 graphique 228 imprimer 228 plage de données 227

325

Index

exporter au format Flash 148 au format Mindjet Player 145 au format MPX 315 bulle 263, 274 commentaires de révision 264 dans MS Project 309, 310 dans Outlook 180, 218, 301, 302 dans PowerPoint 271 dans Visio 317 dans Word 56, 257 en format image 72 en page Web 283 en PDF 71 feuille de calcul 264 icône 263 image de la map cliquable 284 image 258, 278 informations de tâches 263 lien hypertexte 264, 274 map gigogne 268 map gigogne en pages web 293 notes 274 options d’exportation 263 pièce jointe 264 propriétés 264 relations 264 texte marqueur 264

F favoris 51 fenêtre des notes 16, 42, 43 principale 15 filtrer 138 afficher ou masquer les sujets sélectionnés 138 conseils 141, 142 enregistrer des recherches 143 enregistrer une copie d’une map filtrée 143 exportation dans MS Project 311, 313 exportation dans PowerPoint 272 exportation dans Word 267 exportation en page web 285 filtre multicritère 138, 139, 176 importation depuis Outlook 303 informations de révision 216 paramétrage 140 recherche sauvegardée 143, 144 selon les autres propriétés 142 selon les échéances 176 selon les priorités 176 selon marqueurs 139 selon possession d’alertes 142 selon possession d’étiquettes 142

selon possession de liens hypertexte 142 selon possession de notes 142 selon possession de pièces jointes 142 selon possession de signets 142 supprimer le filtre 141 format(s) 47 conseils 82 couleur de ligne 22 couleur de police 22 couleur de surlignage/remplissage 22 effacer 85 effacer la mise en forme 14 entourage 55 Flash 148 forme du sujet 14 map gigogne 131 mise en forme 82 mise en page 82 PDF dynamique 145 relation 58 reproduire la mise en forme 14, 83, 174 sens du développement 14 sujet 82 tri des branches 262 forme 91 du sujet 14

G générer des idées avant de les classer 19 gérer vos maps 27

I icône(s) 58, 60, 63 (%) achevé 192 ajouter 60 ajouter du sens 58, 59 ajouter une icône (à la bibliothèque) 63 autres icônes 63 bibliothèque 61 collections 92 conseils 60, 62, 63 équipe 92 filtrer selon 139 format « .ico » 59 générales 62, 63 groupes 60, 67 liste de marqueurs 59 marqueurs 59, 67 masquer 139 mutuellement exclusifs 61 nom 61, 62 notes 42 priorité 170, 192 remplacer par 63

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renommer 61 supprimer 61, 67 uniques 61, 63 volet des tâches marqueurs de map 59 image(s) ajouter à la bibliothèque 47 ajouter dans les notes 259 ajouter du texte 49 arrière-plan 51 bibliothèque 48 changer la position 50 collections 90, 91 coller à l’intérieur 50 comme forme 75 conseils 49 d’arrière-plan 51, 52 de la bibliothèque 48 enregistrer 76 enregistrer une map comme image 72 exportation dans PowerPoint 278 exportation dans Word 258 exportation en page web 284, 288 favori 51 format 47 forme 76 image de la map cliquable 284, 288 insérer 48 modifier le texte 50 modifier les mots clés 51 partager 90 positions relatives de l’image et du texte 77 rechercher par mots clés 51 redimensionner 50 remplacer dans modèle web 296 style 75 supprimer 50 taille 47 importer depuis MS Project 313 depuis Outlook 218, 303 depuis un fichier MPX 315 depuis Word 269 impression aperçu avant impression 68, 69, 70, 71 arrière-plan 70 bordure 70 en PDF 71 en-tête 70 fenêtre de mise en page 69 imprimer 68, 70 informations sur l’utilisateur 70 map entière 71 mise à l’échelle 71 mise en page 68, 69, 261 mode plan 261 pied-de-page 70 propriétés 70

Index

sujet sélectionné 71 information (s) gérer 117, 155 Internet 148 partager 155 sur l’utilisateur 25 insérer des images 48, 49 interface 12 barre d’état 13 barre d’outils d’accès rapide 13 barre des onglets 12 fenêtre des notes 16 mode map 15 réinitialiser l’interface 16 rétablir 25 ruban 12 ruban de l’affichage multimap 130 volet des tâches 15

L langue 26 lien(s) hypertexte(s) brisé 128 combiner tout 132 dans une map envoyée par e-mail 159, 164, 165, 166 dans Visio 319 depuis le navigateur Internet 148 documentation projets 189 e-mail 133 envoyer vers une autre map 120 explorateur de fichier 209 exportation dans PowerPoint 280 exportation dans Word 264 exportation en page web 285, 290, 291, 295, 297 fichier archive 132, 232 filtrer selon 142 insérer une map liée 122 lien hypertexte vs pièce jointe 161, 162, 164, 165 liens absolus et relatifs 127, 165, 166, 264 liens hypertextes locaux 113, 126, 127 masquer 139 mode présentation 113, 114 modifier 128 navigateur intégré 114, 124, 148 options 297 ouvrir 122 relations 127 supprimer 129 sur le texte d’une note 123, 259 sur un sujet 123 vers d’autres maps 248 vers un document 123

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Index

vers un document à créer plus tard 125 vers un dossier 123 vers un sujet 126 vers un sujet dans une autre map 126 vers une adresse e-mail 125 vers une page web 123 liste(s) de marqueurs 59, 131 des dernières entrées 29 Lotus Notes contacts 223 e-mails 223 lien hypertexte 223 Notes Linker 222 recherche 223 rendez-vous 223 ressources 223 tâche 222

M map(s) 237 ajuster la map à l’écran 108 au format Mindjet Player 145 centrale 247, 249 centrer la map 108 choisir le niveau de détail 107 cibler un sujet 107 co-éditer une map 237, 239 collections 28 combiner tout 132, 268, 295 communications avec les autres logiciels 8 compte rendu 172 copier tout ou partie 72 de saisie quotidienne 254 diffuser 71 dynamique 145 e-mail 164 envoyer vers une autre map 120 équilibrer la map 14 gérer 27, 242, 247 gigogne 6, 130, 131, 231, 268, 293 importer une map 121 imprimer 68 invitation 164 lien avec informations extérieures 6 lien hypertexte 6 mère 268 multimap 268 naviguer 118 partager une map 237 portail 39, 117, 215, 216 présentation 39 projet 39, 191, 201 raccourci 27 réduire la map 107

s’orienter 118 scinder 120, 192 suivi 198 traitement des informations 5 tunnel 245 volet des tâches Mes maps 27 vue d’ensemble 4 marges 70 marqueur(s) 59, 67 ajouter une nouvelle liste de Marqueurs 68 bibliothèque 61 conseils 63, 67 couleur de police 59, 63 couleur de surlignage 59, 63 créer un modèle de liste de marqueurs 68 filtrer selon 139 groupes 66 icônes 59 légendes 64, 140 liste de marqueurs 62, 65, 67 liste de marqueurs par défaut 59 marqueurs Visio 319 modèle de liste de marqueurs 65, 140 nom 61, 62, 64 organiseur de modèles 65 personnaliser une liste de marqueurs 66 renommer 64 ressources 174 ResultsManager 251 scinder une map 169 supprimer 61 textes marqueurs 140 masquer avec un filtre 138 des catégories de sujets ou d’objets 139 informations de tâches 192 méthode(s) 33 penser et parler en images 46 tunnel 245 ajouter des couleurs 22 ajouter des images 23 ajouter des notes 22 brainstorming 5, 34, 96, 187, 242 choisissez vos mots 37 exportation dans Outlook 182 faire des listes 45 générer des idées avant de les classer 19 GyroQ 182 map centrale 247 Mind Mapping 33, 37, 46 mode révision 212 mots clés 37, 38 notes 39, 41, 43 organiser vos idées 36 prendre la parole 45 projets 187 réunion 172, 183

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révision 217 tâche 181, 191 traitement des informations 5 votre première map 19 vue d’ensemble 4, 186, 187, 191, 211, 225, 232, 309 Mind Mapping 1, 10, 37, 46, 58, 96, 97, 117 Mindjet Catalyst 234, 237 co-éditer une map 234, 237 espaces de travail 235 gestionnaire d'espace de travail 237 partager une map 237 propriétaire 238 réunion 234, 237 réunion à distance 234 serveur Mindjet 235, 237 tableau blanc 237 utilisateur 238 Mindjet Player 145 MindManager Web 234, 238, 239 abonnement 238 gestionnaire d'espace 238 gestionnaire Web d'espaces de travail 239 serveur Mindjet 238 utilisateurs 238 minuteur 115 brainstorming 96 présenter avec 115 mise en forme 54, 55, 85 mode brainstorming 35, 36 méthode 35, 36, 96 sujet flottant 35 mode map 15 enregistrer les affichages de la map 108 fenêtre principale 15 mode plan avant exportation dans Word 260 enregistrer 260 imprimer 261 mode présentation associer des diapositives PowerPoint 114 démarrer la présentation 110 lien hypertexte 113 option 110 présenter 109 terminer la présentation 110 vs PowerPoint 271 mode révision accepter 214 commentaire 213 conseils 216 couleurs personnalisées 215 démarrer 212 exportation 264 filtre multicritères 216 informations utilisateur 212 modifications 216

Index

options 212 paramètres de révision 215 terminer 214 modèle(s) 170 audit du projet 190 circuits de communication 189 collections 92 conseils 162 créer vos modèles web 295 définition du projet 188 de map 159, 168, 187 de map pour exportation en pages web 296 de pages web 289, 295, 297 de style 86 de sujet 230 décrire 170 entretien avec un membre de l’équipe 189 équipe 89 évaluation des risques 189 favoris 297 image de la map cliquable 284 liste de marqueurs 65, 68, 131, 168 liste des membres de l’équipe 189 nouvelles ressources 90 organiseur de modèles 65, 188 plan statique 286 planification du projet 189 pour projets 188 ressources matérielles disponibles 189 satisfaction des clients 189 sections de map 161 sélectionner un modèle de pages web 285 style 131 tableau de bord du projet 190 utiliser un modèle de liste de marqueurs 65 web 131 web plan dynamique 292 web plan simple 291 modifier le texte 50 les mots clés 51 mots clés 38 MS Project conseils 312, 315, 316 dépendance 311 envoyer à 312 exporter 310 filtrer 313 importer 313 priorités 311 relations 311

N note(s) 39, 41, 43 ajouter 42

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Index

dans Outlook 219 dans Word 257 fenêtre des notes 16, 42, 43, 258 filtrer 142 icône des notes 42 images dans les notes 259 lire 43 mise en forme d’un tableau 299 modifier 43 tableaux dans les notes 259, 299 numérotation numéroter les branches 261 options de numérotation 261 profondeur 261 trier les branches 262

O objet(s) 16, 139 accolade de synthèse 56 couleurs 54 définition 16 entourage 54 relation 56 option(s) 23, 53 de base 23 effets visuels 28 emplacement des documents par défaut 25 informations sur l’utilisateur 25 langue 26 liste des dernières entrées 29 orthographe 25 ouverture de pièces jointes 164 récupération automatique 25 révision 26, 212 organiser 36 Outlook conseils 221, 302 contacts 220 éléments désactivés 222 e-mail 221 exporter vos tâches 180, 302 filtrer 303 importer vos tâches 303 méthode 301 note 220, 221 Outlook Linker 218 pièces jointes 221 rendez-vous 220 ResultsManager 307 synchroniser vos tâches 182, 302 tâche 219, 301

P page(s) web attention 293 choisir votre modèle 289 combiner tout 295 conseils 290, 291, 297 créer vos modèles 295 éléments exportés 284 en-tête 287 étiquettes de navigation 287 exporter 283 image de la map cliquable 288 informations exportées 287 informations utilisateur 287 liens hypertexte 285, 290, 291, 295, 297 map gigogne 131, 293 miniatures de la map 288 mise en forme tableaux 299 modèle de map 296 modèle plan dynamique 292 modèle plan simple 291 modèle plan statique 286 modèle présentation 289 optimiser l’exportation 297 options 297 organiseur de modèles 296 organiseur de modèles web 295 pagination 286 paramètres avancés 286 personnaliser 286 personnaliser le style graphique 295 pied-de-page 287 profondeur de navigation 286 sélectionner un modèle 286 traitement des documents liés 297 zoom 288 pièce(s) jointe(s) ajouter 163 avantages et inconvénients 162 dans une map envoyée par E-mail 164 enregistrer 164 exportation dans Word 264 exportation en page web 290 filtrer 142 gérer 164 Outlook 221 ouvrir 164 police 22 portail d’information 142 PowerPoint bulle 274 conseils 279, 280, 282 exporter 271 générer automatiquement 275 générer des diapositives 272 générer manuellement 277

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image 278 insérer dans un document existant 281 lien hypertexte 274, 280 mise en forme des diapositives 275 mise en page 278 modèle de conception 273 note 274 objet 272, 276 paramètres 273, 276 supprimer les (une) diapositive(s) 277 volet des tâches 275 présenter ajuster la map à l’écran 108 centrer la map 108 choisir le niveau de détail 107 cibler un sujet 107 communiquer 105 conseils 106, 109, 112, 116 construire 105 minuteur 115 mode présentation 109 réduire la map 107 projet(s) % achevé 192 arborescence 309 archiver 231 audit du projet 190 brainstorming 187, 309 communication 224 conception 187 conseils 187 dans MS Project 309 date de début 192 date de fin 192 définition du projet 190 dépendance 201, 204, 311, 316 documentation 231 documentation projets 189 durée 192 échéance 192 entretien avec un membre de l’équipe 189 exporter et importer au format MPX 315 feed-back 224 feuille de calcul 201 filtrer 199 format standard MPX 310 importer depuis MS Project 310 Intranet 225 JCVGantt 192, 310 liste des membres de l’équipe 189 maîtrise 185 marqueurs 192 mode révision 212 modèle 188 modèle circuits de communication 189 modèle définition du projet 188 modèle évaluation des risques 189

Index

modèle planification du projet 189 modèle ressources matérielles 189 modèle satisfaction des clients 189 organiseur de modèles 188 page HTML 206 planifier 187, 191, 245 priorité 192 prochaine action 245, 251 relation 191, 196, 204, 246, 311, 316 ressources 192, 201 rétroplanning 246, 316 suivi 187, 198, 209, 283 synchroniser avec JCVGantt 201, 310 tableau de bord 251 tableau de bord du projet 190 travailler en équipe 209 vue d’ensemble 309 propriétés de l’arrière-plan 52

R raccourcis 27 recherche(s) affichage multimaps 136 dans la map active 134, 135 dans les espaces de travail 138 dans un répertoire 136 enregistrer 143 explorateur de fichier 231 filtrer 143 image 51 moteur de recherche 155 recherche sauvegardée 143 rechercher et/ou remplacer un texte dans la map active 134 renommer 144 supprimer 144 volet des tâches 232 récupération automatique 25 redimensionner une image 50 réinitialiser 16 relation(s) 58 bulle 58 conseils 58 créer 56 exportation dans Visio 319 exportation dans Word 264 exportation en page web 290, 291 rendez-vous 218 reproduire la mise en forme 14 rétablir 25 réunion(s) 157 après 175 avant 158 compte rendu 172, 183 conseils 157, 161, 172, 174, 183

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Index

couleurs 173 date de fin 170 exporter dans Word 183 exporter vos tâches 180 filtrer 175 icônes 173 informations de tâches 174 liste de marqueurs 168, 174 marqueurs 166 mode révision 159 modèles de map 159 pendant 166 pièces jointes 162 ressources 161, 174 sur écran 157 tableau blanc 237 révision(s) 26 JCVGantt 218 paramètres 215 ruban 12

S section(s) de map de sujet 161, 230 Excel Linker 227 explorateur de dossiers/dossiers 209, 231 flux RSS 149 Notes Linker 222 Outlook Linker 218, 302 sécurité conseils 218 mot de passe 165, 218 ouverture de pièces jointes 164 sélection affichage multimap 131 afficher les sujets sélectionnés 138 masquer les sujets sélectionnés 138 multicritères 144 par recherche 139 par type de sujets ou d’objets 139 recherche sauvegardée 144 sélectionner l’image 53 sens du développement 14 serveur Mindjet sécurité 237 services Web 151 signet(s) ajouter à un sujet 113 filtre multicritères 145 filtrer 142 multicritères 113 naviguer avec 113 recherche sauvegardée 145 style(s) apparence organique 81

arborescence 80 branches 74 collections 90 conseils 76, 78, 79, 86 couleur 74 créer vos modèles 87 de l’organiseur de modèles 86 de police 74 distance entre sujets de même niveau 80 du document Word 265 enregistrer comme nouveau style par défaut 86 épaisseur de ligne 81 fenêtre de style 81, 84 forme 74, 75 image 75 justification du texte 77 largeur préférée 77, 78 majuscules 74 map gigogne 131 marge intérieure 78 modèle de style 81 modifier la mise en forme du sujet (dans la fenêtre du style) 85 modifier la police (dans la fenêtre du style) 85 ombre 81 onglet alignement 76 onglet dimensions et marges 76, 77, 78 onglet forme et couleur de la fenêtre de mise en forme 75 onglet mise en page des sujets secondaires 79 onglet mise en page générale 81 organigramme 80 organiseur de modèles 86 par défaut 88 point d’ancrage des sous-branches 80 rétablir le style 85 style de sujet 83 sujet central 80 sujet flottant 80 utiliser les modèles 86 sujet(s) 16, 139 bulle 41 central 17 créer une branche principale 18 créer une sous-branche 18 définition 16 déplacer (un sujet flottant) 20 déplacer les branches principales 21 déplacer les sous-branches 21 de synthèse 56 flottant 19, 20, 35, 40 principal 18 secondaire 18 style 74 style du sujet central 80 supprimer 19

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Index

supprimer 19, 52 une image 50 une bulle 41 un entourage 55 surlignage 22, 76 synchroniser avec Excel 227 avec JCVGantt 310 avec Outlook 218, 302

T tableau actualiser 228 dans les notes 259, 299 dans Word 264 Excel Linker 227 feuille de calcul 103, 226 graphiques 226 imprimer 220, 227 mise en forme 259, 299 options 259 plage de données 227, 228 propriétés personnalisées 221, 229 quadrillage 260 tâche(s) à risque 199 afficher l’année 192 afficher/masquer 192 calcul des infos de tâches 195 calendrier spécifique 195, 202, 206 date de début 181, 182, 192 date de fin 181, 182, 192 durée 192 échéance 182, 192 en retard 199 exporter dans Outlook 180, 301 exporter dans MS Project 311 gestion des tâches 194, 202 map tunnel 245 organisation 181, 245 ouvrir dans Microsoft Outlook 220 ressources 192 synchroniser avec Outlook 301 volet des tâches infos de tâche 170 taille des images 47 textes marqueurs 140 Tony Buzan 37

V Visio diagramme de flux 317, 319 exporter 317 gabarit 319 indicateur du processus de flux 318 lien hypertexte 319 marqueurs 319 organigramme 1, 317, 319 sélectionner votre modèle 319 visionneuse 72, 145 volet des tâches 12, 15, 59 bibliothèque 48, 61, 76 marqueurs de map 59, 140 mes maps 27 mise en forme danss PowerPoint 275 theRealizer 98 bibliothèque 48 marqueurs de map 59 mes maps 27 votre première map 19 vue d’ensemble 4, 37, 138

W Word bulles 263 combiner tout 268 compléter un document 267 conseils 265 contenus à exporter 263 commentaires de révision 264 exporter 257, 267 exporter les branches sélectionnées 267 exporter une map gigogne 268 icônes 263 images 258 importer depuis 269 informations de tâches 263 lien hypertexte 264 mise en forme 259 mode plan 260 modèles de l’utilisateur 265 paramètres d’exportation 262 pièces jointes 264 relations 264 styles du document Word 265, 269 textes marqueurs 264

Martine Jésus Préface de Scott Raskin

LE MIND MAPPING POUR L’ENTREPRISE AVEC MINDMANAGER 8 Cet ouvrage s’adresse non seulement aux utilisateurs du Mind Mapping et de MindManager, mais aussi à tous ceux qui veulent développer leur efficacité professionnelle et celle de leurs équipes. Le Mind Mapping consiste à représenter ses idées et à organiser sa réflexion de manière visuelle. MindManager 8 transforme cette méthode personnelle en un puissant outil de travail collaboratif capable de modifier les façons de penser, d’innover, de travailler, d’échanger et de communiquer au sein de l’entreprise. Que vous ayez à mener des réunions, trouver des solutions, gérer des informations complexes ou conduire des projets, vous découvrirez ici les méthodes à appliquer, les fonctions du logiciel à utiliser et les astuces à connaître. • La partie 1 présente brièvement la méthode du Mind Mapping et le logiciel MindManager. • La partie 2 fait découvrir tous les éléments de base du logiciel. • La partie 3 met le logiciel en action dans le cadre de brainstormings, présentations, collecte et stockage d’informations, de réunions et de la conduite de projets. Elle donne les clés d’un réel travail collaboratif. • La partie 4 est consacrée à la communication entre MindManager et les logiciels de Microsoft ainsi qu’à la création de pages Web.

Vous trouverez sur www.mmdfrance.fr et www.dunod.com les maps des exemples utilisés dans ce livre, des suppléments importants gratuits et des mises à jour en ligne.

ISBN 978-2-10-054241-3

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MARTINE JÉSUS, ingénieur et MBA Insead, a exercé en entreprise pendant plus de vingt ans. C’est pour introduire le Mind Mapping dans le monde de l’entreprise grâce à MindManager qu’elle a créé MMD France. Elle assure régulièrement des formations inter et intra-entreprise à ce qui est devenu le « Business Mapping » et réalise des missions de conseil ad hoc.