Guide SaaS RH 2010: Portail RH Et Processus Collaboratifs [PDF]

Zitiervorschau

Guide RH SaaS 2010

Les nouvelles solutions RH 2010 Outils et pratiques RH innovants, disponibles à la demande en mode SaaS Extrait : Portail RH et processus collaboratifs Vous pouvez télécharger le guide complet sur notre site

Gestion intégrée des talents Réseau social RH 2.0 Portail RH et processus collaboratifs Pilotage et décisionnel RH Bulletin de salaire électronique Gestion des risques professionnels Accidents du travail Enterprise Feedback Management (EFM) Le modèle SaaS pour les RH

Sommaire

Guide RH SaaS 2010

I.

Les outils RH à l’horizon 2010

3

II.

Gestion intégrée des talents

6

III. Réseau social RH d’entreprise 2.0

7

IV. Portail RH et processus collaboratifs

8

V.

9

Pilotage et décisionnel RH

VI. Bulletin de salaire électronique

10

VII. Gestion des risques professionnels

12

VIII. Accidents du travail

13

IX.

Enterprise Feedback Management (EFM)

14

X.

Le mode SaaS pour le SIRH

16

XI.

Le Club Alliances Ressources Humaines

17

XII.

Définitions

18

2

Les outils RH à l’horizon 2010

I - Les NTIC au cœur de la fonction Ressources Humaines Elle est loin l’époque où la fonction ressources humaines était encore désignée sous le vocable de « fonction du personnel » ou « administration du personnel ». L’évolution ces dernières décennies a été importante, et la technologie, notamment l’informatique, en est devenue l’un des moteurs. Parallèlement, la fonction ressources humaines (et l’on peut même parler des fonctions ressources humaines) a élargi son champ de compétences pour occuper une place stratégique au sein de l’entreprise. Apparue à la fin des années 90 aux États-Unis, l’e-GRH, ou GRH électronique, a fait son chemin dans les entreprises pour devenir indispensable. Quel que soit le nom que l’on donne à ce phénomène, les NTIC sont désormais au cœur d’un nombre croissant de directions des ressources humaines. Recrutement, management, formation, paie, reporting… chaque département a connu son lot d’évolutions liées à la technologie, voire de révolution. L’objectif de ce guide sera donc d’abord de dresser un état des lieux des problématiques de quelques-unes des fonctions RH évoquées précédemment, et des outils qui apportent une réponse pertinente et efficace à ces problématiques. Mais aussi, au-delà de cet état des lieux, de faire de la prospective en mettant en avant de nouveaux outils RH dont la diffusion et l’utilisation sont appelées à se généraliser.

II - Evoluer encore, et se projeter au-delà des crises Il est manifeste que l’année 2009, au niveau de l’entreprise et de sa gestion, restera marquée par les crises. Crise économique tout d’abord, qui a pu conduire les directions générales à utiliser les ressources humaines comme une variable d’ajustement. Mais aussi crise due à l’apparition de la grippe A, qui a rappelé la nécessité de disposer d’outils RH souples, performants, adaptés à la gestion de situations extrêmes. Dans un environnement de plus en plus concurrentiel, où les contraintes de rentabilité sont de plus en plus fortes, la Direction des Ressources Humaines (DRH) doit faire face à une exigence de réduction des coûts de plus en plus importante, impulsée par les dirigeants d'entreprises qui voient dans les ressources humaines un gisement d'économies à réaliser qui n'a pas encore totalement été exploité. L’ un des objectifs donnés à la DRH est d'amorcer un processus de changement en cherchant les solutions possibles afin de réduire les coûts de gestion des ressources humaines (GRH) mais également en réduisant les effectifs de la fonction. Bien évidemment, la GRH doit aussi aspirer à une amélioration qualitative de son fonctionnement. Elle doit par exemple avoir comme but une meilleure diffusion des messages managériaux destinés à tous les salariés, en particulier au management intermédiaire, ayant un rôle particulièrement délicat d'intermédiation entre les directions générales d'une part et les exécutants d'autre part. On voit ainsi apparaître une forte décentralisation de la gestion des ressources humaines où les managers se voient attribuer des tâches liées à la gestion de leurs équipes qu'ils n'effectuaient pas auparavant. Dans ce contexte le développement et l'intégration d'outils qui s'appuient sur les Technologies de l'Information et de la Communication (TIC), considérés comme des supports techniques particulièrement favorables à l'obtention des performances recherchées, deviennent une solution aux problématiques auxquelles sont confrontées les Directions des Ressources Humaines. Ils sont en effet susceptibles d’automatiser un certain nombre de tâches qui nécessitaient précédemment l'allocation de ressources financières et humaines importantes. Mais les adaptations et évolutions logicielles imposées par les situations de crise, peuvent aussi être porteuses de rentabilité et d'efficacité à plus long terme, et se mettre au service des entreprises au quotidien.

Guide RH SaaS 2010

Les chiffres du marché des logiciels et services de gestion de la paie et des ressources humaines (SIRH) pour 2008 Ce marché représentait en 2008 1,6Mds d'euros. Il se décomposerait ainsi :



paie et administration du personnel, 43%



gestion du temps et des activités (GTA), 23%



solution et services GRH (gestion des ressources humaines) 33%

Cette dernière catégorie inclu la GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences), le recrutement, la gestion des carrières et de la formation. Pour 2009, PAC anticipe une progression des solutions GRH, mais un recul des autres activités. Cette progression en matière de gestion des ressources humaines (GRH) s'explique en partie par la forte progression du e-learning et de la gestion des talents. Source : Le monde informatique et PAC

3

Les outils RH à l’horizon 2010

III - Des contraintes légales à transformer en atouts (DIF, GPEC, Dématérialisation…) En début d’année 2009, le Club Alliances Ressources Humaines a réalisé une grande enquête auprès des décideurs de la fonction RH. Plus d’une centaine d’entre eux ont répondu, nous permettant ainsi de rédiger un rapport sur les « Enjeux du Capital Humain ». Ce rapport est téléchargeable gratuitement sur notre site : http://ressources-humaines.solution-as-a-service.com Parmi les questions posées, nous avons listé les contraintes auxquelles la fonction RH doit faire face en priorité. Voici les résultats :

Quelles sont les contraintes auxquelles la fonction Ressources Humaines est confrontée ? La décentralisation des process RH L'obligation légale liée à la GPEC (Loi Borloo-Larcher) Le renforcement de l’efficacité des processus RH L’hétérogénéité de vos outils de gestion RH L'obsolescence des savoir-faire des salariés L'hétérogénéité des processus RH Les évolutions règlementaires La complexification des organisations Non réponse Autre, précisez 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

Les évolutions réglementaires sont citées par plus de 80% des répondants comme la contrainte majeure pour la fonction Ressources Humaines (Ce résultat est encore amplifié par l’importance des obligations légales liées à la GPEC). La complexification des organisations, mais aussi des contraintes légales, est donc bien un enjeu majeur pour la fonction RH dans les années qui viennent. En matière de Gestion des RH les contraintes légales sont nombreuses. Entré en vigueur avec la Loi du 4 mai 2004 relative à la formation professionnelle tout au long de la vie et au dialogue social, le Droit Individuel à la Formation (DIF) permet au salarié, à sa demande et avec l'accord de son employeur, de bénéficier de 20 heures de formation par an. Le DIF peut représenter de formidables opportunités à travers les aides et prises en charge financières, la bonne construction du dialogue social, la montée en compétences et le relais vers une construction de la GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences). La loi Borloo du 18 janvier 2005 obligeait toutes les entreprises de plus de 300 salariés à entamer une négociation avec les partenaires sociaux autour de leur GPEC avant le 1er janvier 2008. Cette loi précise l’obligation faite aux entreprises de mettre en œuvre un dispositif de GPEC. Comment passe-t-on de la stratégie de l’entreprise à ses conséquences sur l’emploi, les métiers et les compétences ? Et comment décline-t-on ces objectifs de GPEC en actions RH ? Un pré-requis indispensable : la démarche de GPEC ne doit pas être portée par la seule DRH, mais aussi par la Direction Générale, et surtout acceptée par tous et portée par le management. Bien menée, cette démarche est le reflet d’une politique de GRH dynamique et d’une vision claire de l’avenir en matière d’emplois et de compétences. A cela s’ajoutent de nouvelles opportunités juridiques relatives à la dématérialisation des documents. Ce phénomène récent, pas encore totalement appréhendé par les entreprises françaises, représente un enjeu majeur dans l'économie numérique actuelle et future.

Guide RH SaaS 2010

4

Les outils RH à l’horizon 2010

IV - Chiffres et tendances Quels seront les prochains chantiers de votre Département Ressources Humaines ?

Dématérialisation de documents RH Gestion des plans de succession et de mobilité Gestion des entretiens d’évaluation et des carrières Pilotage Décisionnel RH Communications RH / Manager / Salarié (portail RH)

Ces chiffres sont tirés de notre rapport 2009 « Enjeux du Capital Humain », téléchargeable gratuitement sur le site :

Gestion des archives et documents RH

Non pas de projet

Distribution des documents RH

Ne sais pas

http://ressources-humaines.solution-as-a-service.com

Gestion des accidents du trav. et des risques pro.

En cours d'amélioration

Gestion du recrutement

Oui pour 2009

Gestion des notes de frais

Oui pour 2010

Gestion des Postes, Emplois et Compétences (GPEC) Gestion du Droit Individuel à la Formation (DIF) Gestion du plan de formation Gestion des temps Gestion de la paie

0%

20%

40%

60%

80%

100%

ASP, mode hébergé, SaaS… des solutions en ligne qui trouvent leur place dans les entreprises. Il sera beaucoup question dans ce guide de solutions disponibles en ligne. Ces solutions s’opposent aux progiciels traditionnels, qui nécessitent une infrastructure spécifique, installée en interne dans l’entreprise. Selon le degré d’externalisation de la solution, on parlera de mode ASP, mode hébergé, On Demand, Software-as-a-Service ou Solution-as-aService, qui correspondent à des choix techniques différents. Ce dernier mode permet de confier entièrement aux éditeurs l’exploitation des solutions, dans le cadre d’un service accessible par internet, sur la base d’un loyer mensuel ou annuel, comprenant non seulement les fonctionnalités et la gestion des données, mais aussi le coût des moyens informatiques mis en œuvre, l’évolution des versions et la maintenance des applications. Un chapitre de ce guide est consacré aux avantages de ce modèle d’externalisation.

Tendances



Les viviers de candidats

Lors d'une conférence annuelle en 2009, des intervenants RH ont fait le point sur les outils RH les plus attendus pour 2010... tout en mettant en exergue les "flops" de l'année 2009.



La mobilité interne (facilitée par la GPEC)



L'évènementiel 2.0

Mis au purgatoire pour 2009 :



La présélection des candidats



les CV vidéos



les CV anonymes



second life



l'attribution de stock-options

Enfin, les outils innovants dans le domaine RH qui pourraient prendre leur essor en 2010 :



Le microblogging



Les communautés 2.0 internes

Les succès de l'année 2009 :



Les profils riches



Les logiciels RH en mode SaaS



La RH prédictive



Les réseaux sociaux

Guide RH SaaS 2010

Source : www.wk-rh.fr

5

Portail RH et processus collaboratif

Plus d’informations, transmises et partagées plus vite Selon plusieurs études récentes, les principaux enjeux des équipes RH concernent l’automatisation des processus, la réduction des coûts, le partage d’informations (plus d’informations, plus vite…). Dans un cadre d’inflation des règlementations sociales, existe-t-il des solutions simples permettant de rendre les équipes plus efficaces et les collaborateurs plus motivés dans un environnement toujours plus complexe? Une réponse au moins s’impose : le portail SIRH. Portail de communication et de pilotage associé au système de paie de l’entreprise, un SIRH couvre généralement les principales fonctions suivantes : gestion automatisée des processus RH sur la base de workflows (demandes de congés, formation, recrutement...), gestion des talents (grilles de compétences, carrières, évaluations…), gestion des informations RH (espace documentaire, self service RH, dématérialisation des contrats ou des bulletins de paie…), gestion des plannings, des absences et des temps… De nombreuses fonctions et services sont ainsi à disposition des équipes RH, des managers et collaborateurs, et permettent de répondre à des problématiques RH complexes. Quelques fonctions importantes proposées par un portail RH : Organigramme et annuaire d’entreprise, espace documentaire structuré, « News internes », compteurs de congés, accès aux historiques de carrière, de formation, grilles de compétences, métiers et postes, graphes d’évolution de rémunération d’un salarié ou d’un service. En corollaire, la sécurité des données doit être totalement garantie : authentification par mot de passe, gestion des profils, bases hébergées, bulletins de paie cryptés, les protections ne manquent pas. Bénéfices à attendre : Les bénéfices d’un portail RH performant sont multiples : plus d’informations, plus vite, plus de capacité de décision donnée aux managers, des processus RH fluides et fiables.

Témoignage : Mme Outhenin, DRH Generix Group « Dans le cadre de son développement, Generix a souhaité harmoniser ses processus RH sur une solution unique, hébergée et fournie en mode SaaS. Nous avons retenu une solution hébergée, pour sa souplesse de paramétrage, sa large couverture fonctionnelle, et l'ergonomie de son portail RH. Depuis la mise en œuvre, nous continuons les évolutions de notre SIRH, « à la demande » et à notre rythme. »

Conseils d’experts

Pour aller plus loin :  Questionnez notre expert sur Linkedin

 Mobiliser les utilisateurs (réunion d’information, questionnaire en ligne …).  Choisir une solution simple d’utilisation et adaptée, chaque fonction doit s’exécuter en 2 ou 3 clics.  Réaliser une maquette ou mettre en place une équipe pilote pour valider les processus.

Guide RH SaaS 2010

 Suivez l’actualité de ce sujet sur notre blog  Téléchargez nos documents en ligne  Participez à un webinaire  Twitter : http://twitter.com/clubdrh

6

Le mode SaaS pour les RH

Souplesse, accessibilité… des atouts pour la gestion du Capital Humain La notion de Solution as a Service – SaaS – désigne un service applicatif métier ou non, disponible directement sur Internet, et garantissant un engagement de service. Cette nouvelle génération d’applications en ligne propose la mise à disposition d’une solution logicielle sous forme d’abonnement par utilisateur. Ce service est souscrit auprès d’un spécialiste SaaS, qui assurera la maintenance et les mises à jour de la solution. Il comprend également l’hébergement des données par un spécialiste métier, lequel s’engage à administrer les applications, les serveurs et les services informatiques depuis un centre d’hébergement, au jour le jour, sans que vous ayez à vous en inquiéter. Certes, la gestion des ressources humaines est par nature une fonction tournée vers l’humain, et non vers la technique. Il apparaît néanmoins évident que la gestion optimale du capital humain, du fait de la complexité et de la pression grandissante de la réglementation, a tout à gagner à l’utilisation d’outils dédiés performants. Donc à l’évolution du système d’information vers des solutions dédiées aux tâches rébarbatives de la fonction RH, sources d’erreurs ou pire de manquement aux obligations légales. Dans le cadre de cette évolution, les solutions en mode hébergé, et notamment les solutions-as-a-service, qui combinent souplesse, mises à jour permanentes, accessibilité par l’ensemble des managers et collaborateurs depuis des sites distants, offrent une alternative tout à fait crédible. Ce qui explique leur présence manifestement de plus en plus importante au sein des services RH. ...A l’instar du mouvement du logiciel libre, le Cloud Computing et le modèle SaaS découlent d’une réelle innovation technologique et proposent des avantages clients majeurs dépassant, sans aucun doute, les freins à leurs adoptions… Patrick BENICHOU, cité par www.indicerh.com

Tendance 2010 : L’analyse du CXP Le CXP a recensé 10 grandes tendances pour l'année 2010. Parmi celles qui concernent directement les acteurs des ressources humaines et les partenaires du Club Alliances RH, nous avons noté celle-ci : "...Le modèle du "serviciel" (logiciel + service) séduira de plus en plus les entreprises, surtout les entreprises de taille modeste (mais pas seulement), en partie grâce à la maîtrise des coûts qu'assure une consommation à la demande ou sur abonnement, mais aussi parce que le SaaS rend possible d'autres façons de travailler (entreprise éclatée, mobilité, télétravail...)..."

Quelques avantages du mode SaaS     

Accès immédiat à vos outils applicatifs. Couverture fonctionnelle plus large. Approche métier plus pointue. Flexibilité d’implémentation. Hébergement et sécurisation de vos données.

Aucun coût caché. Le tarif d’une solution en mode SaaS inclut :  La surveillance et l’administration des serveurs.  Les sauvegardes quotidiennes.  L’installation des mises à jour de sécurité.  La mise à niveau de la

Guide RH SaaS 2010

Pour aller plus loin :  Questionnez notre expert sur Linkedin  Suivez l’actualité de ce sujet sur notre blog  Téléchargez nos documents en ligne  Participez à un webinaire  Twitter : http://twitter.com/clubdrh

7

Le Club Alliances RH (Ressources Humaines)

Une Alliance de compétences et de solutions pour les Ressources Humaines Les membres de l'Alliance Ressources Humaines se regroupent autour d’IBM pour apporter aux entreprises des solutions métiers complètes en mode « as a service » . Notre approche s'appuie sur le modèle « as-a-service » ce qui vous permet de répondre plus efficacement aux besoins de votre entreprise :  liberté d’accès par Internet et utilisation optimisée de la solution  pas d’installation sur vos serveurs et postes de travail  rapidité de mise en œuvre : pas de déploiement  coût Global de Possession minimal  retour Sur Investissement optimal  recentrage de votre activité sur votre cœur de métier  sécurité et disponibilité optimales des données  flexibilité et qualité de service Chaque module peut être pris séparément ou venir compléter votre existant. Ensemble, ils offrent une solution complète à votre entreprise. * Une solution-as-a-service est fournie comme un service permanent, payé à l’usage, et non plus simplement comme un assemblage d e matériels, de logiciels et de prestations.

Partenaires métier : INFOR propose des logiciels d’entreprise meilleurs en acquérant et en améliorant des solutions éprouvées et fonctionnellement riches, supportées par des milliers d’experts métier. En quelques années, Infor est devenu le troisième plus grand fournisseur de logiciels de gestion d’entreprise. Plus de vingt ans d’expérience dans le conseil RH et l’édition de progiciels de gestion ont permis à TalentSoft de devenir le Leader français de la Gestion Intégrée des Talents en mode SaaS. TalentSoft combine Gestion de la Performance et Développement des Compétences (GPEC). C’est la seule suite logicielle en mode SaaS à intégrer le cycle complet de Gestion des Talents : identification, évaluation, développement, planification. Avec TalentSoft, les DRH d’entreprise de toutes tailles et tous secteurs personnalisent et gèrent sans compétences informatiques leurs processus RH : recrutement, évaluation, revues de personnel, mobilité, rémunération, formation et GPEC. Plus de 100 000 collaborateurs sur 11 pays sont gérés par TalentSoft. NOVAPOST opère un service en ligne de distribution et d’archivage dématérialisé des bulletins de paie pour le salarié et l’employeur. Côté employeur : les bulletins de salaire sont archivés électroniquement dans un coffre-fort électronique pour une durée de 5 ans minimum. Côté employé : ses bulletins de salaire sont déposés dans son coffre-fort électronique® personnel et sécurisé. Il conserve cet espace à vie et continue à l’utiliser en cas de changement d’employeur. 100% internet, le service Novapost RH permet aux entreprises de réduire leurs coûts, optimiser leur processus métier, valoriser le collaborateur et diminuer leur consommation de papier. CA2I, spécialiste des solutions Ressources Humaines depuis plus de 20 ans propose un SIRH complet, avec sa Solution-as-a-Service intégrée pour l’automatisation des processus de Paie et de Gestion des Ressources Humaines, et son Portail de communication et de pilotage RH. Son offre globale permet aux PME de se doter d’une solution performante tout en conservant la maîtrise de ses budgets informatiques. Grimmersoft propose une approche globale des questionnaires RH (évaluation des compétences, gestion des entretiens annuels, suivi Qualité de la formation, enquête interne) pour un suivi des profils collaborateurs et la mesure du climat social. Dans le cadre de son accompagnement, Grimmersoft propose des services d’intégration au SIRH, mais aussi du conseil méthodologique et de l’expertise statistique. Le savoir-faire de Grimmersoft est basé sur 25 ans d’expérience. Human Capital Management Consulting, entité d’IBM dédiée au conseil RH, accompagne depuis plus de 10 ans ses clients dans le choix et la mise en place de toutes leurs solutions RH. Répondant à l’intérêt croissant de nos clients pour le modèle « solution-as-a-service », nous proposons une démarche d’assistance adaptée à ce type de solution, axée sur une mise en œuvre rapide de la solution choisie. BlueKanGo est une société française basée à Rennes proposant depuis 2003 une solution globale en mode Software As A Service (SaaS) qui couvre tous les processus Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement des entreprises et administrations. BlueKanGo commercialise son offre auprès des moyens et des grands comptes mais également auprès des PME et des administrations. Aujourd’hui, BlueKanGo est présent dans les secteurs de la santé, de l’agroalimentaire, de l’industrie, du service… Avec plus d’une soixantaine de collaborateurs, une croissance à deux chiffres chaque année, BlueKanGo réalise un chiffre d’affaires de 5 millions d’euros en 2009. Depuis près de 25 ans et plus de 25 000 clients dans le monde, Bodet Software facilite la gestion des ressources dans 3 domaines principaux : la gestion des temps et des ressources humaines, le contrôle des accès, le pilotage d'atelier. Bodet Software propose ses solutions soit en mode SAAS soit en mode licence combinées à de multiples services additionnels pour optimiser la réussite du projet client.

Partenaire Technique : La majorité des solutions-as-a-service proposées sont hébergées dans le centre IBM de Montpellier qui est l'un des plus modernes et des plus sûrs d'Europe.

Guide RH SaaS 2010

8

Définitions

Best of breed : Littéralement, le meilleur de sa catégorie. Se dit d'une solution logicielle prétendant offrir des fonctions avancées sur un segment de marché bien délimité. Cette notion s'oppose à celle de "tout intégré", solution se démarquant par la polyvalence de sa couverture fonctionnelle. (source : journal du net) CHSCT : Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail. FDS : Fiche De Sécurité. SaaS : Solution as a service (ou Software as a Service) – SaaS – désigne un service applicatif métier ou non, disponible directement sur Internet, et garantissant un engagement de service. Cloud Computing : ...Les utilisateurs (le plus souvent des entreprises) ne sont plus propriétaires de leurs serveurs informatiques mais peuvent ainsi accéder de manière évolutive à de nombreux services en ligne sans avoir à gérer l'infrastructure sous-jacente, souvent complexe. Les applications et les données ne se trouvent plus sur l'ordinateur local, mais - métaphoriquement parlant - dans un nuage (Cloud) composé d'un certain nombre de serveurs distants interconnectés… (source : wikipedia.org) Enterprise Feedback Management (EFM) : L’EFM désigne une tendance de management où toutes les informations d'entreprise collectées par le biais d’enquêtes, tests, évaluations, sondages, sont centralisées au sein d'une seule plateforme connectée au reste du système d'information et mutualisable entre les différents métiers de l'entreprise.

Guide RH SaaS 2010

9

Nous contacter

Testez… ...nos solutions sans engagement.

En vous connectant sur le site : http://ressources-humaines.solution-as-a-service.com En nous contactant par téléphone au : 01 71 16 19 60

Contactez… ...nos experts ressources humaines.

En nous contactant par mail : [email protected] Twitter :

Participez…

http://twitter.com/clubdrh

...à nos séminaires.

Linkedin : http://www.linkedin.com/groups?gid=2094399

Téléchargez… ...notre documentation.

Viadeo : http://www.viadeo.com/hu03/0022axw36p9sizj3/ressourceshumaines-club-alliances

Retrouvez l’ensemble des Clubs Alliances sur : http://www.cluballiances.com Et sur le blog http://leblogducluballiances.blogspot.com/

Ce guide a été réalisé par : Marketor Etudes, Conseil et Exécution pour les nouvelles technologies Maison des ESSEC 70, rue Cortambert 75116 Paris Tél. : 01 71 16 19 60

Guide RH SaaS 2010

www.marketor.fr

10