Chuong 3 Quan trị mua hàng va Du tru [PDF]

Zitiervorschau

CHƯƠNG 3 QUẢN TRỊ MUA HÀNG và DỰ TRỮ TS. Phạm Ngọc Dưỡng

Muỗng đường này đến tới nhà bạn liên quan đến những người nào?

Mua hàng là những hoạt động thông thường liên quan đến việc phát những đơn hàng đặt mua những sản phẩm/dịch vụ sẵn có để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào (đối với doanh nghiệp thương mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng) một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp.

n -

§ -

§

§ -

Là hình thức mua hàng trong đó khi doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu. Mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu SX/KD của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Để có đuợc quyết định lượng hàng sẽ mua trong từng lần, doanh nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thị trường, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lượng hàng thực tế của doanh nghiệp. Lượng hàng cần mua: M = B + Dck– Ddk + Dhh Trong đó : M - Lượng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kì kinh doanh B – Lượng hàng bán ra (theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kì Ddk- Lượng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh Dck – Lượng hàng hoá dự trữ cuối kì ( kế hoạch ) để chuẩn bị cho kì kinh doanh tiếp theo Dhh: Định mức hao hụt ( nếu có ).

Mua hàng theo lô lớn là lượng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó.

Dự trữ Dự trữ là việc lưu giữ những hàng hoá hay nguyên liệu trong kho của chính doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp cũng như nhu cầu sản phẩm của kh/hàng. Dự trữ có thể là: sản phẩm hay nguyên liệu, nhiên liệu đang lưu trong kho, đang trên đường vận chuyển, đang chờ sản xuất dở dang…và cả những thành phẩm đang chờ bán. Chức năng của quản trị dự trữ § Đáp ứng đầy đủ, chính xác các yêu cầu sản xuất về nguyên vật liệu. § Bảo đảm nguồn dự trữ để quá trình sản xuất diễn ra liên tục, hiệu quả thông qua việc tạo nguồn dự trữ tối ưu (bufer). § Ngăn ngừa khả năng cạn kiệt nguồn lực SX vì các lý do bất khả kháng. § Ngăn ngừa những biến động bất thường lên giá thành SP (tích trữ, đề phòng trượt giá). §

Giảm tối đa chi phí sản xuất thông qua việc tối ưu hóa chi phí dự trữ.

Chi phí quản trị dự trữ

Chi phí về vốn

Lượng vốn đầu tư vào hàng dự trữ

Chi phí cho các dịch vụ hàng dự trữ

Bảo hiểm Thuế Trang bị trong kho

Chi phí kho bãi

Kho công cộng Kho thuê Kho của công ty Hao mòn vô hình

Chi phí rủi ro đối với hàng dự trữ

Hư hỏng Hàng bị thiếu hụt Điều chuyển hàng giữa các kho

v Phân loại hàng dự trữ (kỹ thuật phân tích ABC) l Dựa vào giá trị hàng hóa dự trữ hàng năm của từng loại hàng được qui thành tiền. l Giá trị hàng hóa dự trữ hàng năm của một loại hàng được tính bằng tích số giữa giá bán 1đvsp với số lượng dự trữ hàng năm của loại hàng đó. l Phân tích A-B-C dựa trên nguyên tắc 20-80 của Pareto (nhà kinh tế học Italy, TK 19). Ø 20% KH -> 80% lợi nhuận -> Thị trường mục tiêu Ø 20% SP -> 80% doanh thu -> CL phát triển SP Ø 20% hàng dự trữ -> 80% giá trị hàng dự trữ của DN.

Ví dụ minh họa: Giả sử tại một công ty có số liệu về nhu cầu hàng hóa như sau: Hãy phân loại theo ABC????

§ SP 3 và 6 chiếm tới 73,2% tổng giá trị. § SP1, 5, 7, 8, và 10 =10,5% tổng giá trị. § SP 2, 4, và 9 =16.3% tổng giá trị.

Như vậy để nâng cao hiệu quả thì: 1. Dành các nguồn tiềm lực (đầu tư có trọng tâm) để mua hàng nhóm A nhiều hơn nhóm B, C. 2. Xác định chu kỳ kiểm toán khác nhau cho các nhóm khác nhau: Ø Đối với sản phẩm tồn kho nhóm A, việc tính toán phải được thực hiện thường xuyên, mỗi tháng một lần. Ø Đối với sản phẩm tồn kho nhóm B, việc tính toán thực hiện trong chu kỳ dài hơn, thường mỗi quý một lần. Ø Đối với sản phẩm tồn kho nhóm C, việc tính toán thực hiện sáu tháng một lần.

Các chi phí liên quan đến mua hàng và dự trữ (1) Chi phí đặt hàng (ordering cost) o Là chi phí để thực hiện đơn hàng, bao gồm: l Chi phí lập, gửi, nhận đơn đặt hàng; l Chi phí nhận hàng: vận chuyển, bốc dỡ…; l CP giao nhận, kiểm tra chất lượng hàng hóa; l CP thanh quyết toán lô hàng; è Những chi phí này thường được tính chung theo từng lô hàng. Tỉ lệ thuận với số lần đặt và nhận hàng, tỉ lệ nghịch với số lượng sản phẩm trong một đơn hàng. (2) Chi phí mua hàng o Là chi phí để mua một lượng hàng mới. o Chi phí này không liên quan nhiều đến các mô hình dự trữ.

(3) Chi phí lưu kho (duy trì dự trữ) o Là chi phí liên quan đến việc giữ và bảo quản hàng hóa trong kho trong một khoảng thời gian xác định. l CP thuê kho, bãi; l CP dịch vụ lưu kho, CP bảo quản hàng hóa; l CP phát sinh trong quá trình bảo quản; l CP liên quan đến hàng hóa: bảo hiểm, thuế, khấu hao; l CP cơ hội do vốn đọng trong hàng dự trữ. è Chi phí này tỉ lệ thuận với số lượng h/hóa dự trữ. Để giảm chi phí lưu trữ thì nên đặt hàng nhiều lần với số lượng ít, nhưng làm như thế lại làm tăng chi phí đặt hàng.

(4) Chi phí do cạn dự trữ _Outstock o Là chi phí xuất hiện trong trường hợp cầu vượt cung (mất khách hàng vì không đáp ứng kịp, đủ nhu cầu). o Chi phí loại này khó đánh giá và mang tính chủ quan.

q Các mô hình mua hàng hiệu quả a) Hệ thống “kéo”: Là hệ thống dự trữ trong đó, các đơn vị của doanh nghiệp hoạt động độc lập, việc hình thành và điều tiết dự trữ do từng đơn vị đảm nhiệm (kéo hút sản phẩm vào dự trữ tại đơn vị) Đây là hệ thống dự trữ phân tán thích hợp với các doanh nghiệp hoạt động độc lập trên các thị trường rộng lớn, hoặc việc tập trung quản trị dự trữ sẽ gây nhiều tốn kém và không hiệu quả.

b) Hệ thống “đẩy”: Là hệ thống do một trung tâm điều tiết dự trữ chung (quyết định “đẩy” sản phẩm dự trữ vào các đơn vị) Hệ thống này khá phức tạp nhằm tối ưu dự trữ cho cả hệ thống, trong điều kiện hiện nay do phát triển thông tin, hệ thống này càng được áp dụng rộng rãi.

Trung tâm thu mua

q Mô hình mua hàng - Hệ thống “kéo” l Mô hình quy mô đơn hàng tối ưu (Economic Order Quantity- EOQ) l Mô hình đặt hàng theo lô sản xuất tối ưu (POQ/EPL- Production Order Quantity/Economic Production Lot) l Mô hình đặt hàng với chi phí cạn dự trữ xác định (hàng để lại nhà c/c – Back Order Quantity Model)

l Mô hình đặt hàng trước thời điểm tăng giá l Mô hình đặt hàng tích hợp

(1) Mô hình quy mô đơn hàng tối ưu (Economic Order Quantity- EOQ) Điều kiện để áp dụng mô hình EOQ: § Toàn bộ lg hàng của một đơn hàng được nhận ngay trong cùng một chuyến § Nhu cầu phải được xác định và đều trong năm. § Giá đơn vị không thay đổi theo qui mô đặt hàng. § Chi phí đặt một đơn hàng là bằng nhau bất kể qui mô lô hàng. § Chi phí tồn kho tuyến tính theo số lượng hàng tồn kho. § Cạn dự trữ có thể được bỏ qua do cung cấp hàng đúng lúc. + Giao hàng ngay (không chờ đợi) + Giao hàng có độ trễ (có chờ đợi) EOQ + Đặt hàng có mức dự trữ an toàn + Đặt hàng để được chiết khấu theo số lượng + Mô hình đặt hàng đa sản phẩm (cùng chuyến xe)

Đặt: Da: Tổng nhu cầu trong 1 năm (kỳ),

Da = 360

N: số ngày làm việc trong năm (kỳ) d: nhu cầu/ngày =>> d = Imax: Tồn kho tối đa

��

Imin: Tồn kho tối thiểu Q: Lượng hàng đặt (giao) Q>0 ==>> Số lượng đơn hàng =

, cùng thời điểm: Imax = Imin + Q

S: Chi phí đặt hàng mỗi lần H: Chi phí lưu kho 1 đơn vị hàng hóa trong 1 năm (kỳ); Pu hoặc C : giá đơn vị hàng hoá *** Chú ý: Da và H phải cùng một đơn vị thời gian thường là 01 năm

¡Lượng tồn kho bình quân trong kỳ (năm): I = ¡Chi phí đặt hàng trong kỳ (năm) =

I max + I min Q + 0 Q = = 2 2 2

Số lần đặt hàng trong năm

x

Chi phí cho mỗi lần đặt hàng

ó Cđh (Q ) =

Chi phí lưu kho Lượng tồn kho ¡Chi phí lưu kho trong kỳ (năm) = bình quân x cho một đơn vị ó Clk trong 1 năm

¡Tiền mua hàng trong kỳ (năm) =

Tổng lượng hàng Giá mua hàng 1 x mua trong năm đơn vị

¡Tổng chi phí cho tồn trữ chung hàng (năm): = (CP đặt hàng + CP lưu trữ + CP mua hàng)

Da ´S Q

(Q ) = I ´ H = Q ´ H 2

Cmh = Da ´ Pu

TC = Cđh (Q ) + Clk (Q ) + Cmh ö æ Da ö æ Q* ç ç ÷ TC = ç * ´ S ÷ + ç ´ H ÷÷ + (Da ´ Pu ) èQ ø è 2 ø

Mô hình EOQ

Chi phí hàng năm

Chi phí cực tiểu

Tổng chi phí Lưu kho + Mua hàng

Phí lưu kho/năm

Phí mua hàng/năm Lượng đặt hàng kinh tế (Q*)

Lượng đặt hàng

æ Da ö æQ ö ç ÷ TC = ´ S + ´ H ÷ Þ Min Hay đhlk çQ ÷ ç2 ¡Mục tiêu của D/nghiệp là ø è ø è

è Như vậy qui mô đơn hàng tối ưu (Q*) ¡Chu kỳ đặt hàng (T) =

ố ượ

đơ

à

*

ÞQ =

2SDa H

�

S=

H

ố ư

¡Nếu gọi L là thời gian chờ nhận hàng thì điểm đặt lại hàng (ROP) ROP = lượng hàng tiêu thụ trong ngày * thời gian chờ ROP = *

�

∗ L = d. L

(i) EOQ - Đặt hàng giao ngay

(ii) EOQ – Mô hình đặt hàng phải chờ

Reorder Point

Ví dụ minh họa Một cửa hàng kinh doanh phân bón, nhu cầu cả năm là 100 ngàn tấn, chi phí đặt hàng cho mỗi đơn hàng là 10 triệu đồng, chi phí tồn trữ cho mỗi tấn là 5000 đồng. Cửa hàng hoạt động 250 ngày/năm và thời gian cung ứng (từ lúc đặt hàng đến khi nhận hàng) là 10 ngày Hãy tính: - Sản lượng đặt hàng tối ưu? - Số lần đặt hàng trong năm? - Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng ? - Tổng chi phí lưu kho tối thiểu và mức lưu kho tối thiểu ở thời điểm đặt hàng theo mô hình EOQ?

Bài tập minh họa Công ty SAWACO chuyên bán vale ống nước chuyên dụng cho các nhà thầu, các nhà bán lẻ và thợ sửa ống nước. Cuối mỗi năm Cty kiểm kê thấy rằng lượng hàng tồn kho lên tới hàng ngàn vale. Trước tình hình đó, tổng giám đốc yêu cầu tính toán lại lượng hàng đặt mỗi lần để giảm lượng hàng tồn kho và tiết kiệm chi phí lưu kho. Sau khi kiểm kê và phân tích, NV kế toán báo cáo như sau: mỗi năm DN làm việc 250 ngày và lượng bán ra mỗi năm là 10.000 vale; mỗi lần đặt hàng là 400 vale/đơn hàng; chi phí đặt hàng là 5,5 triệu đồng/đơn hàng; chi phí lưu kho là 0,4 triệu đồng/vale/năm và thời gian chờ hàng về đến kho là 3 ngày kể từ ngày đặt. Là chuyên viên quản trị logistics, hãy tư vấn cho TGĐ có nên thay đổi cách đặt hàng hay không? Và cách đặt hàng mới tiết kiệm được bao nhiêu tiền?

Bài tập thực hành 2.1: Một của hàng bán được = 8.000 iPad/năm, trong năm của hàng mở của 250 ngày. Mỗi lần đặt hàng của hàng phải chờ 3 ngày làm việc. Hãy xác định điểm đặt hàng lại. Giải:

(iii) EOQ – Mô hình tồn kho an toàn

TCTTr

æ Da ö Q*ö æ = çç ´ S ÷÷ + H .ç Qantoan + ÷ 2 ø è è Q* ø

Mức độ tồn kho

Q

Điểm đặt hàng lại Hàng tồn kho an toàn 0

T6 T1

T2

T3

T4

T5

Thời gian

Thời điểm đặt hàng Thời gian chuẩn bị giao nhận hàng

Thời điểm nhận hàng

Hàng tồn kho hết

(iv) EOQ - đặt hàng giá chiết khấu theo số lượng Trên thực tế, các lô hàng có qui mô lớn có thể được hưởng một chiết khấu giảm giá. Điều này hợp với một thực tế là các nhà cung cấp muốn khuyến khích khách hàng mua đơn hàng với số lượng lớn. Chi phí tồn kho của họ vì thế cũng có thể tiết kiệm. l Giả định ¡Nhu cầu xác định, đều ¡Giá đơn vị hàng hoá chiết khấu theo số lượng ¡Toàn bộ hàng hoá đặt hàng giao 1 lần ¡Số lượng hàng hóa đặt cố định mỗi lần là Qi ¡Thời gian đặt hàng – nhận hàng bằng 0 ¡Tồn kho ban đầu bằng 0 ¡Chi phí đặt, nhận hàng: không phụ thuộc vào quy mô đơn hàng ¡Chi phí lưu trữ tồn kho tuyến tính theo số lượng tồn kho

ö æ Da ö æ Q* TC = çç * ´ S ÷÷ + çç ´ H ÷÷ + (Da ´ P Pi) u) èQ ø è 2 ø

P1 P2

P3

Toàn bộ chi phí của hoạt động mua sắm, tồn kho và đặt hàng. Pi(Q) Ci(Q) là giá đơn vị phụ thuộc vào qui mô đặt hàng. H = h × Ci (Q ) là tỷ lệ chi phí lưu trữ tồn kho so với giá đơn vị mặt hàng

l Tổng chi phí cho mỗi mức giá: Da Qi TC i = ( ´ S ) + ( ´ H ) + (CPii ´*DDa) a) Qi 2

§ Nếu giá chiết khấu theo số lượng sẽ ảnh hưởng đến: • Chi phí lưu trữ tồn kho: (H = h*Pu) • Chi phí mua hàng: Pu thay đổi theo qui mô đơn hàng § Hàm TC(Q) là hàm không liên tục

Trình tự tính EOQ

• Bước 1 - Với mức giá thấp nhất (lượng mua cao nhất): üKiểm tra xem EOQ có nằm trong khoảng chấp nhận giá thấp hay không. üNếu EOQ thỏa mãn thì tiến hành đặt hàng với mức = EOQ tính được üNếu không thỏa mãn chuyển qua bước tiếp theo

• Bước 2 – Thực hiện tiếp thủ tục ở mức giá cao hơn üNếu EOQ không thỏa mãn sẽ tiếp tục tìm ở mức giá cao hơn (quay lại bươc 2 – vòng lặp) üNếu EOQ thỏa mãn chuyển sang bước 3

• Bước 3: Tính tổng chi phí cả năm, lựa chọn ph/án có tổng chi phí thấp nhất üGồm cả chi phí đặt hàng, chi phí tồn kho và mua sắm cho các mức đặt hàng theo EOQ và mức cận dưới của các khoảng đặt hàng có giá thấp hơn

Quy trình tìm mức đặt hàng hiệu quả

Xếp bảng giá từ thấp - cao Tính EOQ với mức giá thấp nhất EOQ thỏa mãn điều kiện mức giá

Có

Đặt hàng bằng đúng EOQ

Không Tính EOQ với mức giá tiếp theo EOQ thỏa mãn điều kiện mức giá

Không

Có Tính TC với lượng đặt hàng tối thiểu để được hưởng các mức giá thấp mà EOQ không thỏa mãn; TC ứng với EOQ thỏa mãn

Đặt hàng với mức có TCmin

(2) Mô hình xác định qui mô hàng theo lô sản xuất tối ưu (POQ/EPQ/EPL-Production Order Quantity/Economic Production Quantity/Economic Production Lot)

Mô hình lượng đặt hàng theo lô sản xuất được áp dụng trong trường hợp lượng hàng được đưa đến một cách liên tục, hàng được tích luỹ dần cho đến khi lượng đặt hàng được tập kết hết. Mô hình này cũng được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp vừa sản xuất vừa bán hoặc doanh nghiệp tự sản xuất lấy vật liệu để dùng. Trong những trường hợp này cần phải quan tâm đến mức sản xuất hàng ngày của nhà sản xuất hoặc mức cung ứng của nhà cung ứng.

Q t= p

T

T

=

ố ầ đặ

à