Comunicarea Pe Timp de Pandemie [PDF]

Zitiervorschau

UNIVERSITATEA „1 DECEMBRIE 1918” DIN ALBA IULIA FACULTATEA DE ȘTIINȚE ECONOMICE Alba Iulia, Strada: Gabriel Bethlen Nr.5, 510009, România

PROIECT DE CERCETARE ŞTIINŢIFICĂ CERCETĂRI PRIVIND COMUNICAREA COMPANIILOR PE TIMP DE PANDEMIE

Coordonator: Prof. Univ. Silvia Mihalache Autor: Caisîn Alexandru

Alba Iulia, 2021

1

Cuprins 1. Rezumatul proiectului .............................................................................................. 3 1.1 Informații generale .................................................................................................... 3 1.2 Termeni cheie ............................................................................................................ 3 2. Descrierea științifică a lucrării .................................................................................. 3 2.1 Scopul proiectului de cercetare ................................................................................ 3 2.2 Importanța și relevanța temei .................................................................................. 4 2.2.1 Introducere ....................................................................................................... 4 2.2.2 Noile reguli de comunicare ............................................................................... 4 2.3 Platformele de videoconferințe în contextul pandemic ............................................ 6 2.3.1 Securitatea platformelor de comunicare online .............................................. 7 2.4 Efectele muncii de acasă ............................................................................................ 8 2.4.1 Productivitatea muncii la distanță .................................................................... 8 2.4.2 Efectele muncii la distanță asupra angajaților ................................................. 9 3. Concluzii .................................................................................................................. 10 Bibliografie .................................................................................................................... 11

2

1. Rezumatul proiectului Principalul obiectiv al acesteui proiect este cercetarea metodelor si principiilor de comunicare în afaceri pe timp de pandemie. Se urmărește integrarea metodelor de comunicare online în procesul de gestionare și administrarea a companilor, dar și securitatea acestora. Totodată, proiectul își propune să creioneze avantajele și dezavantajele noilor metode de comunicare, cu ideea de a indentifica cele mai bune soluții. Se studiază perspectivele proceselor de comunicare online, catalizatorul a cărora a stat pandemia de SARS-Cov-2, dar și integrarea acestora ca perspectivă de dezvoltare a întâlnirilor fizice precum și a întregului process managerial, chiar și înafara contextului pandemic.

1.1 Informații generale Tema abordată de proiect reprezintă o cercetare în domeniul comunicării și negocierii în afaceri, în contextul în care acestea au survenit schimbări majore, datorită contextului crizei pandemice dar și a soluțiilor oferite de dezvoltarea și inovarea produsă în domeniul IT. Importanța științifică a temei este dată prin cercetarea termenul de bază în limbajul comunicării care este relație sau raport interpersonal, în situația în care atingerea acestei relații au avut loc unele modificări.

1.2 Termeni cheie •

Raport interpersonal

•

Comunicare virtuală

•

Platforme de comunicare

•

Securitate online

•

Reintegrare

2. Descrierea științifică a lucrării 2.1 Scopul proiectului de cercetare Lucrarea are drept scop studierea situației actuale în procesul de comunicare în afaceri, de a analiza schimbările majore provocate de pandemie, dar și posibilitatea de a integra noi metode de interacțiune în domeniul afacerilor, drept o nouă soluție pentru dezvoltarea companiilor în contextul pandemic dar și ca perspectiva pentru viitor. Vom cerceta securitatea canalelor

3

de comunicare online de la diferiți producători software și evoluția acestora în ultimul an. De asemenea lucrarea își propune studierea efectelor psihologice a noului tip de interacțiune virtuală în procesul de administrare a companiilor, asupra angajaților companiilor.

2.2 Importanța și relevanța temei 2.2.1 Introducere Pandemia a făcut ajustări serioase la capitolul administrării afacerilor. În timp ce birourile, împreună cu restaurantele și spațiile de coworking, au fost închise, managerii și antreprenorii au transferat aproape toate comunicările și conferințele, online. Drept urmare, acum mai mult ca oricând, apare întrebarea: Întâlnirile față în față vor fi solicitate în viitor? Companiile au într-adevăr nevoie să își întrețină sălile de întâlnire spațioase? Cu toate acestea, procesul de transformare a comunicării în afaceri se desfășoară deja de mult timp, iar autoizolarea forțată a devenit doar un catalizator pentru această schimbare majoră. În mod normal, pentru o comunicare eficientă trebuie să atingem un raport interpersonal bine predefinit prin o relație interpersonală concretă, în dependență de contextul potrivit. Relația reprezintă o “conexiune” invizibilă. Aflată dincolo de cuvintele rostite și de informația transmisă în procesul comunicării. În planul relației se transmit anumite semnale inconștiente care pot fi de armonie sau disonanță, de apropiere sau distanțare, de atracție sau respingere, confort sau disconfort, prietenie sau dușmănie, dominanță sau supunere. Pentru a atinge aceeași “lungime de undă“ cu interlocutorii cu care interacționăm se folosesc câteva elemente și tehnici simple, ușor accesibile, dar eficace în atingerea acesteia, precum sunt: Distanța potrivită, momentul potrivit, contactul vizual, salutul, strângerea de mână, postura trupului, expresia feței sau în dependență de ce gesturi provoacă sau evită interlocutorul. Cum putem atinge această relație potrivită în cazul în care interacțiunea fizică este limitată sau lipsește definitiv? Odată cu transferul afacerii în mediul online, majoritatea tehnicilor de comunicare tradiționale nu mai sunt eficiente. Însă mediul virtual, vine cu propriile tehnici și reguli de comunicare.

2.2.2 Noile reguli de comunicare Atât negocierile offline, cât și cele online se bazează aproximativ pe același principiu - totul depinde de scopul și formatul lor. De exemplu, dacă aceasta este o întâlnire de cunoștințe, atunci mai întâi există o prezentare, în

4

timpul căreia pot fi adresate întrebări, apoi există o discuție liberă, după care se fixează condițiile și obiectivele fiecărei părți. În cazul în care sunt negocieri mai dificile, cum ar fi între două părți opuse, atunci în primul rând, se efectuează un schimb de argumente și apoi se consolidează pozițiile intermediare pe fiecare punct. Cu toate acestea, există încă o diferență: comunicarea la distanță este mai potrivită pentru a discuta sarcini curente, care nu sunt critice sau de o însemnătate mare pentru afaceri. În acest format, oamenii care cooperează între ei de un timp mai îndelungat, se vor înțelege mai bine, de exemplu partenerii de afaceri de o perioadă mai îndelungată, care sunt deja cunoscuți sau chiar prieteni. Dar în alte cazuri, negocierile și colaborarea online poate fi complicată sau chiar contradictorie. De exemplu, atunci când se încheie contracte de o mare importanță, este foarte dificil de a exercita sarcinile necesare online. În multe companii în timpul apogeului pandemiei, aceste procese au fost pur și simplu înghețate. Se spune că „Omul se întâlnește după îmbrăcăminte, dar se petrece după minte” adică este mai bine să ne întâlnim și să ne vedem offline, față în față. Lipsa interacțiunii față în față, are un mare neajuns în procesul de descoperirea a persoanei cu ajutorul limbajului non-verbal. Cu toate acestea în mediul online există propriul limbaj non-verbal, care ne poate comunica multe, precum cât de repede partenerul răspunde la email-uri, felul cum arată site-ul web al companiei cu care de a face sau care sunt recenziile de la anteriorii parteneri sau clienți. Toate acestea poate să ne comunice seriozitatea și capabilitatea potențialilor parteneri, ce ne poate ajuta să colaborăm mai eficient mai departe. Cea mai bună tehnică de a înțelege persoana reprezentativă a unei companii, este metoda de comunicare non-verbală prin analiza formatării scrisorilor, fie cele fizice sau electronice. Secretul scrisorilor stă, adesea, în maniera în care sunt personalizate, în modul subtil și cald în care exprimă sentimente și atitudini personale, ca și în modul în care gâdilă stima de sine și, de ce nu, vanitatea unora dintre cărora le sunt adresate. Scrisorile și email-urile nu sunt adresate unor întreprinderi, ci unor oameni din întreprinderi, cu toate consecințele ce decurg de aici. Mai bun succes vor avea scrisorile scrise personalizat, cu respectare tuturor normelor ortografice și de etică, decât cele scrise robotizat sau cu greșeli gramaticale sau de structură. Primele impresii au un impact foarte mare, indiferent de domeniu de activitate, astfel, dacă avem posibilitatea să provocăm o bună impresie, de ce să nu o facem? Pe lângă email-uri sau alte tipuri de scrisori, companiile au ales ca canal de comunicare, diferite platforme de videoconferințe ce oferă soluții de interacțiune în interiorul afacerii dar și de a menține legătura cu partenerii externi.

5

2.3 Platformele de videoconferințe în contextul pandemic Pandemia Covid-19 și restricțiile impuse privind organizarea întâlnirilor și conferințelor fizice, au schimbat semnificativ formele de comunicare în 2020, continuând să evolueze și în 2021. Soluționarea a mai multor probleme administrative din domeniul afacerilor au trecut în regim online și milioane de angajați au început de la începutul anului 2020 să lucreze de acasă. În acest context, multe platforme pentru videoconferințe, care permit comunicarea între angajați și parteneri, au cunoscut o creștere explozivă de noi utilizatori. Pentru a înțelege cât de masiv au migrat oamenii de afaceri dar și alte categorii de persoane, din oficiile fizice, pe platformele de comunicare online, vom analiza statistica de evoluție a celor mai populare platforme de comunicare video conform datelor comunicate de SimilarWeb. Pentru început vom analiza cea mai veche și cunoscută platformă Skype. În toamna anului 2019, chiar înainte de pandemie, numărul de vizite lunare pe Skype.com a depășit ușor 25 de milioane. Și până în aprilie 2020, când COVID19 a făcut înconjurul lumii, această cifră s-a mărit de patru ori (fig. 1.0) și a ajuns aproape la 100 de milioane.

Fig. 1. Evoluția platformei Skype pe perioada anului 2020

Google Meet a demonstrat o creștere semnificativă în 2020. Platforma are câteva avantaje importante: complet gratuit de utilizat și de a lucra direct din browser. Nu este nevoie o eventuală instalare sau configurare specială. La sfârșitul anului 2019, numărul de vizite lunare la meet.google.com era de puțin peste 100 de milioane. Și un an mai târziu, erau deja peste 1,25 miliarde (Fig. 1.1). Și statisticile nici nu scad la momentul de față.

Fig. 1.1 Evoluția platformei Google Meet în perioada anului 2020

6

2.3.1 Securitatea platformelor de comunicare online Pe lângă utilitățile oferite de platformele audio/video conferințe, există și unele pericole de securitate. Toate platformele mențin actualizat la zi nivelul de securitate al acestora, însă unele pericole oricum există. La situația anului 2021, conform resursei Kaspersky, aproape toate platformele au unele lacune, despre care vom discuta mai departe. Compania Google, vine pe piața de comunicare virtuală cu două platforme: Google Duo și Google Meet (Fig. 2.0). Problemele de securitate care le putem evidenția pentru aceste companii, este politica de colectare a datelor de la utilizatori, practicată de către companie, astfel se poate constitui o amenințare pentru secretele comerciale și se pun în pericol discuțiile secrete sau restricționate ale afacerilor.

Fig. 2.0 Logo-ul platformei Google Meet

Cei de la Microsoft, au lansat o platformă sub denumirea de Microsoft Teams (Fig. 2.1). Este una dintre cele mai utilizate platforme de către corporațiile mari și cele mici, deoarece este una gratuită. Platforma este bine securizată, scanează fiecare fișier la intrare și ieșire, iar acestea nu sunt stocate mai departe de interiorul corporației, ceea ce oferă o mai mare siguranță în timpul utilizării. Apelurile audio și cele video sunt criptate, Fig. 2.1 Logo-ul platformei dar nu integral (de la un capăt la altul) ceea ce provoacă noi Microsoft Teams temeri în procesul utilizării. Skype (Fig. 2.2) criptează informații, dar nu de la un capăt la altul, iar protecția serviciului este configurabilă. De asemenea, folosește software de server local, astfel încât apelurile video și alte date nu părăsesc niciodată rețeaua corporativă - un avantaj evident. Partea vulnerabilă putem considera faptul că produsul este pe cale de moarte. Compania Microsoft planifică să termine administrarea aplicației în iulie 2021, iar Skype pentru Business, va beneficia de asistență până în 14 octombrie 2.2 Logo-ul platformei 2025. După această perioadă, va fi desigur posibilă Fig. Skype utilizarea platformei, însă fără asistența și actualizările de securitate de la Microsoft la zi. Platforma Zoom (Fig. 2.3) este gratuită și oferă posibilitatea de a crea întâlniri de 40 minute cu maxim 100 de persoane concomitent. Serviciul este în conformitate cu standardul internațional de securitate SOC 2, oferă un plan de servicii separat conform HIPAA pentru furnizorii de servicii medicale și are o configurație flexibilă. Organizatorii sesiunii pot bloca participanții chiar dacă au hyperlink-ul și parola potrivită, pot interzice înregistrarea și multe altele. Fig. 2.3 Logo-ul platformei Mulți utilizatori ai platformei au raportat mai multe erori ZOOM

7

care le permite hackerilor să fure datele contului computerului. Alte două erori din aplicație, este posibilitatea atacatorilor să preia complet controlul asupra dispozitivul. În plus, au apărut numeroase rapoarte despre troli pe Internet care vizitează conferințe deschise, neprotejate, pentru a posta comentarii dubioase și pentru a partaja ecranele lor cu conținut obscen, însă compania diminuează erorile permanent. Pe fondul știrilor privind problemele de securitate a platformei, marele corporații au părăsit ZOOM, în favoarea altor companii similare..

2.4 Efectele muncii de acasă 2.4.1 Productivitatea muncii la distanță Colacul de salvare a multor afaceri în perioada restricțiilor impuse de autorități din cauza pandemiei cu noul tip de coronavirus, a fost munca de la domiciliu. În perioada de tranziție a muncii din oficii spre munca la distanță, majoritatea companiilor erau îngrijorate de o posibilă scădere masivă a productivității. Îngrijorările acestora sau dovedit a fi greșite, cel puțin astfel ne comunică sondajul efectuat de către compania Microsoft, pe un eșantion de 9000 de manageri și angajați. Conform sondajului, 82% dintre respondenți au răspuns că productivitatea a rămas neschimbată sau în unele cazuri este chiar în creștere. Un alt factor pozitiv a decentralizării muncii din oficii, este micșorarea eventualelor cheltuieli suferite de companie dacă ar fi activat în mod obișnuit, precum: costurile pentru chirii, servicii de curățenie, utilități, costuri cu alimentația angajaților, de întreținere a clădirilor și altele. Toate acestea au favorizat economisirea resurselor, care au putut fi utilizate pentru a diminuarea efectelor provocate de pandemie. Dacă unele sondaje comunică că productivitatea a crescut sau a rămas neschimbată, un al sondaj efectuat de către echipa Vocon, vine cu date opuse precedentului. Conform acestui sondaj, s-au înregistrat micșorări drastice în profitul și productivitatea unor companii. Aceste contradicții între sondaje, creionează foarte bine inegalitatea între posibilitățile afacerilor mari și a celor mici. Conform studiului publicat de cei de la Vocon la finalul lunii septembrie 2020, 60% dintre managerii implicați în sondaj au comunicat despre un regres în productivitatea companiilor sale, pe când în luna aprilie ai aceluiași an, doar 40% comunicau despre unele înregistrări la capitolul regrese. Această diferență este o dovadă a faptului că menținerea programului de activitate de la distantă, duce treptat spre o scădere a productivității companiilor. La un nou sondaj efectuat de aceeași echipă, pe un eșantion de 150 de manageri și persoane din domeniu, 40 % din respondenți au identificat ca problemă principală ai acestui regres este distanțarea socială, pe când 37% spun că problema este în activitatea de la distanță și în anturajul oferit de acesta.

8

În final putem spune că productivitatea poate varia în timp, însă în perioada actuală, este puternic influențată de către distanțarea socială și munca de la distanță, fiind îndreptată spre un vector negativ.

2.4.2 Efectele muncii la distanță asupra angajaților Cum am specificat mai sus, unele companii au înregistrat progrese, iar altele mai puțin sau chiar deloc. Dacă e să vorbim despre persoanele concret implicate în aceste procese de administrare la distanță a afacerilor, atunci aceștia au avut de suferit cel mai mult. Profesorul Asistent de Management, Michael Parke de la Universitatea din Pennsylvania a declarat: „Se pare că angajații au posibilitatea de a petrece mai mult timp acasă, în timp ce lucrul a trecut la distanță. Nu e nevoie să facă naveta zilnică, se pot îmbrăcat lejer și să caute mai bine de treburile pe lângă casă. Cu toate acestea, costul pare a fi o pierdere de sens, de scop, care la locul de muncă, este în mare măsură determinată prin relațiile puternice și coerente în grup, dar și feedback-ul direct din parte șefului sau a colegilor.” Lucrul de acasă, înseamnă imposibilitatea stabilirii relațiilor, sau a acelui raport interpersonal. A crea o relație bună înseamnă și a alege, din gama de comportamente a colegilor posibile, doar pe acelea care asigură cea mai bună bază empatică de comunicare cu interlocutorul. În lumea virtuală aceasta este imposibilă, afectând direct angajații companiei, ca rezultat se afectează și productivitate. Echipa Microsoft a realizat o cercetare, conform cărei a demonstrat că lipsa interacțiunii fizice, și a colaborării față în față a angajaților, duce la diminuarea capacităților creierului uman, astfel scade și inovațiile produse în companie. Raportul spune că, în 2019, până la 56% dintre liderii companiilor implicate în sondaj, au simțit că firmele lor au fost inovatoare în planul produselor și serviciilor sale. Pe când în anul 2020, numărul respondenților care au susținut că compania lor a fost inovatoare a scăzut până la 40%. Angajaților le place să lucreze conform unui grafic flexibil, cât mai comod. Această idee s-a păstrat timp de câteva decenii, până când flexibilitatea nu a devenit un mod normal de viață. În acest context când modul de lucru nu mai e o alegere, dar un lucru normal, a început să simtă nevoia de a delimita spațiul personal de cel dedicat muncii. Conform unui nou sondaj efectuat de compania The Chief Executive Group, pe un eșantion de 500 de manageri, cu scopul de a identifica problema principală odată cu trecerea la munca de acasă. Conform rezultatelor obținute, 60% din respondenți au declarat că problema principală este cultura managerială, anume lipsa acesteia duce la demoralizarea angajaților și poate provoca chiar și dereglări mentale. Printre problemele mentale provocate de munca la distanță pe termen lung sunt: singurătatea, anxietatea, stresul, lipsa interlocutorilor față-în-față.

9

3. Concluzii Pandemia a arătat că pe lângă comunicarea tradițională, o bună alternativă este cea virtuală. Transferul afacerilor în format digital, a venit cu multe părți pozitive, precum: posibilitatea de a invita persoane importante, care nu au posibilitatea să fie prezenți fizic la întâlnire; o economisire semnificativă de resurse financiare sau de a accelera procesul executiv al companiei. Dar, în același timp, toată lumea este deja obosită de tapetele "în floare" din propria locuință, precum și de membrii de familie sau animalele de companie, care pot apărea brusc în cadru. Lipsa interacțiunii fizice pentru un termen îndelungat, provoacă efecte negativă asupra sănătății mentale ale angajaților, drept rezultat scade nivelul de inovare și productivitatea a companiilor. Oamenii de afaceri, au simțit datorită contextului pandemic, că dețin un mai mare potențial de comunicare și interacțiune, față de cum își imaginau un an în urmă. Dacă cândva puteau să asiste maxim la 3 conferințe zilnic, acum numărul acestora, datorită comunicării la distanță a crescut chiar până la 7 sau 8 pe zi. Tehnologia de comunicare la distanță, și implementarea acesteia în procesul de administrarea a afacerilor, are un bun potențial pentru viitor, însă doar într-un format hibrid, fiind combinate cu cele față în față pentru a evitata problemele provocate de lipsa interacțiunii interpersonale și a întregului anturaj virtual.

10

4. Bibliografie 1. Ștefan Prutianu, Antrenamentul abilităților de comunicare, Editura POLIROM, Iași, 2005 2. Ștefan Prutianu, Manual de comunicare și negocieri în afaceri, Editura POLIROM, Iași, 2000 3. Tomas Chamorro-Premuzic, 4 major long-term psychological effects of continued remote work [https://www.fastcompany.com/90544975/4major-long-term-psychological-effects-of-continued-remote-work] (data publicării: 31/08/2021) 4. Garret Hollander, What We Now Know are the Negative Effects of Work from Home [https://resources.m-files.com/blog/what-we-nowknow-are-the-negative-effects-of-work-from-home-4] (data publicării: 15/10/2020) 5. Microsoft, Flexible ways of working are here to stay, finds new European research – with leaders focused on maintaining culture and innovation [https://news.microsoft.com/europe/features/flexible-waysof-working-are-here-to-stay-finds-new-european-research-with-leadersfocused-on-maintaining-culture-and-innovation/] (data publicării: 15/10/2020) 6. Sergey Golubev, The problems with videoconferencing apps [https://www.kaspersky.com/blog/videoconference-softwaresecurity/35196/] (data publicării: 28/04/2020) 7. Moscow Time, Statistics on the growth in popularity of video chats and video communication services in 2020 [https://www.cnews.ru/news/line/2021-0209_statistika_rosta_populyarnosti] (data publicării: 09/02/2021) 8. Vyacheslav Volodkovich, A new business meeting culture [https://www.if24.ru/novaya-kultura-delovyh-vstrech/] (data publicării: 18/08/2020)

11