Analiza Postului "Contabil Sef" [PDF]

Zitiervorschau

Cuprins: Note teoretice…………………………………………...……………………….3-8 Interviu pentru analiza postului……………………...…………………………9-10 Chestionar………………………………………………………………….…11-13 Fisa postului…………………………………………………………………..14-18

ANALIZA SI PROIECTAREA POSTURILOR Aplicarea principiului “omul potrivit la locul potrivit”, care tebuie sa guverneze functia de organizare a oricarei entitati economico-sociale, presupune, logic, cunoasterea exigentelor fiecarui

post (sau functie „X” cand aceasta este unica in cadrul organizatiei), respectiv a cerintelor ce trebuie satisfacute de persoana ce urmeaza sa il ocupe, precum si cunoasterea obiectiva a persoanei respective. Analiza si proiectarea posturilor se integreaza in definirea functiilor, care reprezinta o componenta importanta a procesului de analiza si proiectare a structurii organizatorice si consta in precizarea elementelor ce conditioneaza exercitarea acestor functii si anume rolul, pozitia, atributiile si legaturile lor. Definirea functiilor trebuie sa asigure: • • • •

Perfectionarea organizarii structurale; Perfectionarea lucratorilor; Utilizarea integrala de catre lucratori a timpului de lucru; Posibilitatea aprecierii periodice a valorii salariatilor.

DEFINIREA POSTURILOR Definirea functiilor si a posturilor se realizeaza in contextul tratarii sistemice a conducerii organizatiei. Tratarea sistemica are drept punct de plecare obiectivele organizatiei si semnifica un proces de analiza- sinteza, in care, pornind de la obiectivele generale, se determina componentele sistemului dispuse intr-o anumita configuratie si se constituie apoi ansamblul. In acest proces deductiv- inductiv, fiecare functie componenta a structurii organizatiei este determinata de obiectivele acesteia prin lantul de conexiuni obiectivele organizatiei- activitatile acesteiaatributii- sarcini,elemente organizatorice care se conditioneaza succesiv si al caror continut este esential pentru definirea functiilor si posturilor. Obiectivele organizatiei sunt scopurile, exprimate intr-o forma concreta si masurabila, pe care aceasta si le propune sa le atinga prin activitatea ce o desfasoara intr-o anumita perioada. Functiunea organizatiei reprezinta un grup de activitati omogene, specializate ale acesteia, desfasurate in vederea realizarii unor obiective derivate, rezultate din obiectivele generale ale organizatiei. Activitatea este o componenta a functiunii si consta intr-un ansamblu de atributii de o anumita natura– tehnica, economica, juridica, etc. pentru a caror efectuare sunt necesare cunostiinte specializate. Atributia este un ansamblu de sarcini identice necesare realizarii unei parti dintr-o activitate, care incuba o anumita responsabilitate si reclama competente adecvate. Sarcina constituie cea mai mica unitate de munca individuala avand un sens complet, care reprezinta o actiune clar formulata, orientata spre realizarea unui obiectiv precis si care se desfasoara dupa o procedura stabilita. ð Functia reprezinta, deci, totalitatea atributiilor omogene din punctul de vedere al naturii si complexitatii lor, desemnate in mod regulat si organizat unui angajat al organizatiei. ð Postul reprezinta particularizarea functiei la un loc de munca si la caracteristicile titularului ce il ocupa. Definirea postului se refera la urmatoarele elemente: 2

• • • • •

obiective; sarcini; responsabilitati; autoritate; legaturi.

Sarcina concretizeaza latura actionala a atributiei, adica ceea ce se face efectiv in cadrul acesteia. Responsabilitatea concretizeaza latura atitudinala a atributiei si reprezinta obligatia de a indeplini anumite sarcini presupuse de atributia respectiva. Competenta concretizeaza latura formala a atributiei si reprezinta capacitatea unei persoane de a indeplini corespunzator o atributie sau o sarcina, avand doua laturi: 1. competenta acordata (autoritatea), reglementata prin acte legislativ-normative sau prin decizii ale conducerii organizatiei. 2. competenta intrinseca a persoanei (cunostinte si experienta), prevazuta prin nomenclatoarele de pregatire si stagiu. Autoritatea este dreptul de a da dispozitii, de a face sa se actioneze potrivit unor decizii luate de persoana investita in acest sens. Conceptul de autoritate este strans legat de cele de influenat si putere, dezvoltate de psihologia si sociologia organizasionala. Influenta reprezinta schimbarea de comportament sau de atitudine a unei persoane sau a unui grup de persoane in urma actiunii directe sau indirecte a altei persoane sau altui grup. Influenta poate fi pozitiva (se produce in sensul dorit de cel care o exercita) sau negativa (in sensul contrar celui dorit). Puterea reprezinta capacitatea de a exercita o influenta, adica posibilitatea de a produce schimbarea dorita in comportamentul sau atitudinea altei persoane sau altui grup. Tipuri de putere, delimitate in functie de bazele pe care se exercita, sunt: puterea legitima (conferita de baza legala), puterea de referinta (bazata pe dorinta de imitare), puterea de competenta, puterea de recompensa, puterea coercitiva. Autoritatea este, deci, o putere legitima, bazata pe recunoasterea legitimitatii de a exercita o influenta in virtutea pozitiei formale pe care cel investit cu autoritatea respectiva o detine in cadrul organizatiei. Sursele autoritatii formale, care determina existenta si exercitarea ei sunt: sistemul legislativnormativ; organizatia, cu regulile si practicile proprii privind exercitarea autoritatii. In conceptia moderna, postul trebuie tratat nu numai ca o simpla componenta structurala care insumeaza elementele mentionate, ci si ca o cale de personalizare a fiecarui loc de munca, in scopul aplicarii principiului mentionat la inceputul capitolului.

3

ANALIZA POSTURILOR Analiza posturilor consta in studierea complexa a acestora din punctul de vedere al factorilor determinabili de influenta, al atributiilor ce le revin, al naturii acestora, al conditiilor necesare indeplinirii corespunzatoare a obligatiilor si asumarii responsabilitatilor, al nivelului de pregatire corect al ocupantilor lor, al conditiilor ocuparii lor (cerinte intelectuale si fizice, program de lucru, retributie, etc.). Astfel definita, analiza posturilor trebuie sa satisfaca cerinte precise: • • • • • •

sa fie sistematica, adica sa porneasca de la obiective clar definite si sa utilizeze metode si tehnici stiintifice; sa prezinte situatia reala a posturilor la momentul efectuarii ei; sa fie obiectiva si riguroasa; sa se refere la elementele definitorii ale posturilor si nu la calitatile ocupantilor acestora; sa se bazeze pe instruirea prealabila a persoanelor insarcinate sa faca cercetarea respectiva; sa fie subordonata permanent unei viziuni cuprinzatoare asupra lantului mentionat obiective- activitati- atributii- sarcini si asupra ansamblului proceselor de munca din cadrul organizatiei.

Analiza posturilor se finalizeaza cu descrierea posturilor si specificarea posturilor. Descrierea postului consta in prezentarea informatiilor esentiale privitoare la toate elementele ce caracterizeaza postul respectiv, pentru a furniza baza necesara evaluarii sale in continuare si, mai ales, pentru a oferi ocupantului sau si sefului acestuia cunostintele indispensabile indeplinirii corespunzatoare atributiilor prevazute. Descrierea postului trebuie sa fie completa, clara ,concisa si si contina: • • • •

elementele de identificare a postului (denumirea, compartimentul, eventual codul sau); rolul si pozitia acestuia (descrierea globala a postului, natura sa ierarhica, functionala, de stat major, subordonarea sa ierarhica); atributiile ce-i revin, sarcinile de indeplinit si responsabilitatile pe care le incumba; legaturile pe care trebuie sa le aiba in cadrul si in afara organizatiei.

Descrierea postului se caracterizeaza in fisa postului sau fisa de descriere a postului care: • •

Defineste rolul si contributia postului la realizarea obiectivelor organizatiei; Constituie baza contractului de munca al ocupantului.

Specificarea postului se determina din descrierea acestuia si contine cerintele privind pregatirea, experienta, trasaturile de personalitate, aptitudinile fizice si speciale, indispensabile ocuparii postului respectiv. Specificarea postului deriva din analiza postului orientata spre persoana care urmeaza sa-l ocupe. Actiunea de specificare a postului poate prezenta unele deficiente: • •

Riscul bazarii pe calitatile persoanei care a ocupat anterior postul; Riscul deformarii cerintelor postului in functie de calitatile persoanei care urmeaza sa-l ocupe; 4

• • •

Exces in descrierea calitatilor necesare ocuparii postului, ceea ce ingreuneaza sensibil demersul gasirii unei persoane cu asemenea calitati; Lipsa de rigoare, folosirea unor formulari vagi (de exemplu, ”trebuie sa se preocupe”, “sa dovedeasca bune cunostinte”, etc.); Introducerea in descrierea cerintelor a unor criterii excesiv restrictive (de exemplu, limita de varsta).

Analiza posturilor, cu cele doua componente mentionate, trebuie sa fie focalizate prin urmatoarele obiective: • • •

Simplificarea muncii , realizata primordial pe baza studiului metodelor de lucru; Stabilirea standardelor de munca, realizata prin studiul timpului de munca (in primul rand M.T.M.- Methods Time Measurement); Sustinerea celorlalte activitati componente ale M.R.U. mentionate in capitolul 1 in sensul: furnizarii datelor necesare planificarii resurselor umane; sustinerii recrutarii personalului pentru a fi mai eficace; asigurarii succesului selectiei si orientarii psihoprofesionale in functie de criterii clare de referinta; furnizarii bazei pentru evaluarea obiectiva a performantelor individuale, pentru stabilirea obiectivelor dezvoltarii resurselor umane, pentru aprecierea de catre salariati a judiciozitatii optiunilor privind cariera profesionala.

Exista mai multe tipuri de analiza ale posturilor: • • • •

Orientata asupra postului, finalizata cu descrierea postului; Orientata asupra persoanei care urmeaza sa ocupe postul, finalizata cu specificarea postului; Combinata; Strategica, concentrata asupra dinamicii postului, adica asupra, modificarii acestora produse sub impactul procesului tehnologic, al schimbarilor in societate, etc..

Procesul de analiza a postului cuprinde urmatoarele etape in viziunea lui I. Ivancevich si W.Glueck (op. cit.) : • • • • • • • •

Analiza structurii organizatorice; Stabilirea modului de folosire a informaaiilor specifice analizei posturilor; Selectarea posturilor ce vor fi supuse analizei; Colectarea datelor si analiza lor; Pregatirea descrierii postului; Pregatirea specificarii postului; Folosirea informatiilor rezultate din etapele precedente pentru proiectarea postului; Aplicarea proiectarii postului;

(ultimele doua etape sunt specifice proiectarii postului care constituie obiectul sub capitolului urmator ). Metode de analiza a posturilor folosite frecvent sau recomandate in literatura de specialitate sunt : •

Analiza documentelor existente (permite analistului cunoaşterea şi înţelegerea naturii postului sau a specificului sarcinilor de muncă, nu este suficientă şi trebuie folosită în cuplu cu alte metode, cere o competenţă înaltă a analistului). 5

•

• •

•

•

•

•

Observarea (una din cele mai precise metode, presupune ca unul sau mai mulţi experţi în domeniu să observe un executant individual sau colectiv şi să înregistreze fără a interveni ce, de ce, când, unde şi cum se efectuează activitatea, datele sunt înregistrate într-un formular standard). Interviul (constă într-o discuţie liberă şi pertinentă sub forma unor întrebări-răspunsuri între analistul postului şi deţinătorul acestuia, având drept obiective culegerea datelor şi obţinerea unor opinii). Chestionarul pentru analiza postului (deoarece se consideră că timpul consumat şi cheltuielile efectuate cu analiza posturilor sunt relativ ridicate, multe organizaţii au în vedere chestionarele ca una din principalele metode rapide şi eficiente de a obţine date şi informaţii relevante despre un număr de posturi, acest chestionar conţine un ansamblu de întrebări adresate deţinătorului postului dispuse într-o succesiune logică şi corespunzătoare scopului analizei). Chestionarul PAQ (Position Analysis Questionnaire) pentru analiza postului elaborat la Universitatea Purdue- SUA, contine 194 intrebari si este completat de catre analistul postului, care decide daca o anumita cerinta la care se refera o intrebare este importanta sau nu in implinirea sarcinilor de munca ce revin postului; Metoda incidentelor critice, dezvoltata de J. Flanagan, permite obtinerea informatiilor despre post in termeni comportamentali (incidentul critic este o situatie particulara, pozitiva sau negativa, in comportamentul persoanei care ocupa postul sau in performantele acesteia; comportamentele critice sunt observabile si masurabile, putand furniza indicii pretioase pentru evaluarea performantelor); (urmăreşte identificarea principalelor tipuri de comportamente critice, speciale, neobişnuite, erorilor şi insuficienţelor observate în realizarea sarcinilor, precum şi influenţa pe care acestea o exercită asupra rezultatelor obţinute, incidentul critic nu are semnificaţia de conflict, ci aceea de aspect particular, pozitiv sau negativ al comportamentului deţinătorului postului sau a performanţelor acestuia). Tehnici de reprezentare grafica a fluxurilor informationale (scheme bloc, diagrame de rutina , schema ASME a fluxului informational, schema verticala SCOM a fluxului informational) care ofera indicii privind implicarea unui post in fluxurile informationale specifice diferitelor lucrari ce-i revin. (înregistrarea datelor şi informaţiilor necesare se realizează prin observarea directă a activităţii angajaţilor, iar pentru reprezentarea acţiunilor specifice necesare realizării sarcinilor se elaborează grafice ale proceselor sau activităţilor desfăşurate pe diferite posturi, exemple: schema generală a procesului, graficul desfăşurării procesului, graficul executant-maşină) Analiza functionala a posturilor, care extinde aria de referinta, ocupandu-se nu numai de caracteristicile mentionate mai sus ale postului (rol, pozitie, atributii, etc.), ci ssi de instructiuni de lucru pentru realizarea sarcinilor, abilitati necesare , standarde de performanta , cerinte de pregatire a angajatilor etc.

Analiza posturilor presupune nu numai desfăşurarea procesului propriu-zis de analiză, ci şi prezentarea rezultatelor sale de bază sub forma descrierii postului şi specificaţiei postului. Fişa Postului este unul din documentele de formalizare a structurii organizatorice, care defineşte locul şi contribuţia postului în atingerea obiectivelor individuale şi organizaţionale şi care este caracteristic şi individului şi organizaţiei, deoarece constituie baza contractului de angajare. Descrierea postului constă în prezentarea tuturor aspectelor importante ale postului sau în prezentarea funcţiilor postului. De aceea, descrierea postului depinde de natura activităţilor desfăşurate şi de scopul pentru care aceasta se întocmeşte. 6

În general, descrierea postului trebuie astfel elaborată încât să acopere următoarele elemente ale postului: denumirea postului, obiectivele postului, nivelul ierarhic, superiorul direct, relaţiile organizatorice, sarcinile-cheie, autoritatea acordată, principalele cerinţe (pregătire, experienţă, etc.). Descrierile de post nu au caracter permanent, ci trebuie să fie reexaminate şi actualizate ori de câte ori se constată că au intervenit schimbări importante în conţinutul muncii, la nivelul postului sau în cadrul organizaţiei. Specificaţia postului derivă din analiza postului, este un rezultat de bază al acesteia şi se determină din descrierea postului. Specificaţia postului conturează îndemânările specifice, cunoştinţele, abilităţile şi alte caracteristici fizice şi personale care sunt necesare pentru îndeplinirea unei lucrări. Specificaţia postului pune accentul şi conţine o descriere sumară a cerinţelor umane ale postului. Prin urmare, dacă descrierea postului este un rezultat al analizei postului orientate spre descrierea sarcinilor sau a funcţiilor postului, specificaţia postului derivă din analiza postului orientată spre persoane. Este foarte important ca specificaţiile de post să fie clare, să conţină obiective realizabile şi să reflecte nevoile reale ale organizaţiei. În elaborarea specificaţiei postului există unele riscuri:  Ne bazăm pe descrierea calităţilor ocupantului anterior  Specificarea excesivă şi exagerarea nivelului cerinţelor  Folosirea unor fraze vagi, fără sens  Introducerea unor criterii nejustificat de restrictive.

INTERVIU PENTRU ANALIZA POSTULUI PLAN DE ACŢIUNE 7

Pregatiti o însiruire logica a întrebarilor, pentru a-l ajuta pe intervievat sa-si puna în ordine gândurile cu privire la post; Dupa ce ati reusit sa creati o atmosfera destinsa, rugati-l pe candidat sa va povesteasca, pur si simplu, ce face el la serviciu zi de zi. Va fi mai degajat si veti obtine mult mai multe informatii; Asigurati-va ca titularul postului nu va ofera doar formulari vagi, dar nici descrieri în care sa supraliciteze activitatea postului sau; Obtineti declaratii clare la autoritatea celui intervievat de a lua decizii si la nivelul de supervizare asigurat de superiorul sau direct. CHESTIONAR PENTRU INTERVIU 1.

Care sunt sarcinile îndeplinite în cadrul postului? Raporteaza rezultatele finaciar-contabile ale firmei. Asigură respectarea Legii Contabilităţii la nivel de firmă. Organizează şi coordonează activitatea echipei din subordine. Elaborează şi implementează sistemul general de evidenţă contabilă.

2.

Care este rolul postului în contextul colectivului / sectiei / serviciului / atelierului etc? Postului are rolul de a organiza contabilitatea şi controlul înregistrării operaţiunilor economico-financiare ale firmei, pentru reflectarea cât mai fidelă a patrimoniului, a situaţiei financiare şi a rezultatelor obţinute

3.

Care sunt sarcinile preponderente ale postului? (descrierea lor)

4.

Care sunt responsabilitatile dumneavoastra? Răspunde de eficienţa activităţii economice. Răspunde de respectarea dispoziţiilor şi a indicaţiilor date de asociaţi în legătură cu problemele de care se ocupă în cadrul serviciilor

5.

Care sunt relatiile interpersonale în colectivul de munca, cu superiorii si subordonatii? Relatii iearhice si functionale.

6.

Ce subordonati aveti? Descrieti pe scurt posturile, numarul lor, responsabilitatile. Are în subordine: contabil 1, contabil 2.

7.

Ce relatii exterioare aveti cu clientii si furnizorii?

8.

Care sunt constrângerile impuse de post?

9.

Care sunt constrângerile postului impuse subordonatilor?

10. Cum folositi timpul de lucru? 8

norma intreaga: 40 de ore de lucru pe saptamana program de lucru zilnic: 8.00 - 17.00 pauza de masa: 13.00 - 14.00 11. Ce dificultati întâmpinati în exercitarea muncii?

12. Care sunt cerintele postului privind pregatirea profesionala? Care este parerea dumneavoastra cu privire la gradul în care corespundeti acestor cerinte? 13. Sunteti antrenat si în alte activitati colaterale postului (sindicat, activitati social-culturale, consiliu de conducere a colectivului etc.)? Consilul de conducere a colectivului 14. În ce masura va ajuta/sustrag de la îndeplinirea sarcinilor profesionale? 15. Propuneri pentru eliminarea deficientelor sesizate.

Chestionar Când răspunzi la acest chestionar, pentru 'Rareori' tastează 1, pentru 'Ocazional' tastează 2, pentru 'Frecvent' tastează 3. 9

1.

2

Acest post presupune utilizarea unui vocabular de nivel universitar…

2.

3

Acest post necesită înţelegerea sensurilor cuvintelor…

3.

3

Acest post necesită abilităţi de folosire a cuvintelor compuse…

3

Acest post presupune folosirea cuvintelor în rezolvarea problemelor…

3

Acest post necesită recunoaşterea conceptelor comune între idei diferite în aparenţă…

6.

2

Acest post solicită interpretarea cuvintelor compuse…

7.

3

Acest post presupune lucrul cu numere…

8.

3

Acest post necesită folosirea calculelor numerice…

9.

3

Acest post necesită lucrul cu formule numerice…

10.

3

Acest post necesită înţelegerea conceptelor derivate din numere…

11.

3

Acest post necesită interpretarea informaţiilor pe baza cifrelor…

12.

3

Acest post necesită utilizarea strategică a numerelor…

13.

3

Acest post necesită capacitatea de a acţiona cu rapiditate…

3

Acest post necesită asumarea riscurilor în procesul de luare a deciziilor…

3

Acest post necesită să acorzi timp pentru o abordare chibzuită şi metodică…

2

Acest post necesită să te ocupi singur/ă de noi acţiuni…

1

Acest post necesită capacitatea de a te acomoda cu faptul că ceilalţi trasează planul acţiunii…

3

Acest post presupune obişnuinţa cu feedback frecvent din partea supervizorului.…

2

Acest post presupune lucrul într-un mediu competitiv…

3

Acest post presupune înţelegerea detaliilor necesare desfăşurării activităţii…

2

Acest post necesită abilitatea de a-i convinge pe ceilalţi…

3

Acest post necesită lucrul cu date financiare şi/sau cu proceduri administrative…

3

Acest post necesită înţelegerea sistemelor din cadrul companiei…

3

Acest post necesită să te acomodezi şi să te conformezi procedurilor operaţionale standard …

2

Acest post necesită ajutarea celorlalţi…

2

Acest post necesită preocuparea continuă pentru bunăstarea celorlalţi…

3

Acest post presupune pregătirea sau îndrumarea celorlalţi…

2

Acest post necesită desfăşurarea unor activităţi ştiinţifice şi/sau tehnice…

3

Acest post necesită căutare de informaţii şi/sau interacţiune cu

4. 5.

14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22.

23. 24. 25. 26. 27. 28. 29.

10

documente tehnice… 30.

3

Acest post necesită analizarea datelor şi conceperea ipotezelor…

31.

1

Acest post necesită lucrul cu unelte şi/sau echipament mecanic…

2

Acest post necesită înţelegerea modului de funcţionare a unui angrenaj mecanic…

1

Acest post necesită lucrul în aer liber şi/sau cu utilaje…

1

Acest post necesită capacitatea de a gândi într-un mod original şi creator…

1

Acest post oferă libertatea de a fi original…

2

Acest post necesită acomodarea într-un mediu de muncă bine organizat…

2

Acest post permite o abordare bazată pe intuiţie în rezolvarea problemelor…

3

Acest post necesită abilitatea de a lua decizii într-o manieră realistă şi practică…

3

Acest post necesită capacitatea de a fi obiectiv/ă în luarea deciziilor…

3

Acest post necesită abilitatea de automotivare…

3

Acest post necesită abordarea mai multor obiective în acelaşi timp…

3

Acest post presupune acceptarea supervizării în ceea ce priveşte fixarea ritmului de lucru…

43.

3

Acest post presupune responsabilitatea conducerii celorlaţi…

44.

3

Acest post necesită abordarea cu diplomaţie a celorlalţi…

2

Acest post necesită permiterea altcuiva să fixeze cursul de desfăşurare a activităţilor...

46.

1

Acest post necesită capacitatea de a lucra izolat/ă…

47.

2

Acest post presupune lucrul în echipă …

48.

3

Acest post necesită implicare activă în relaţiile interpersonale…

3

Acest post necesită acomodarea permanentă cu constrângerile organizaţionale …

3

Acest post permite contestarea abordării tradiţionale a sarcinilor…

3

Acest post necesită capacitatea de a te acomoda cu programul de rutină stabilit…

2

Acest post presupune menţinerea unei atitudini prudente şi vigilente…

2

Acest post necesită acceptarea motivelor celorlalţi aşa cum sunt prezentate…

2

Acest post necesită păstrarea unei atitudini pozitive privind oamenii şi rezultatele…

3

Acest post permite posibilitatea de a contesta ideile şi planurile celorlalţi …

32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42.

45.

49. 50. 51. 52. 53. 54. 55.

11

56. 57.

3

Acest post presupune să fii motivat de un mediu de muncă cooperant şi armonios…

3

Acest post necesită preocuparea pentru nevoile celorlalţi…

Fisa postului DENUMIREA POSTULUI: CONTABIL-ŞEF RELAŢII IERARHICE: - este subordonat Directorului Economic - are în subordine: contabili RELAŢII DE COLABORARE: cu Managerii firmei RELAŢII DE REPREZENTARE: reprezintă firma faţă de organele de control de specialitate, în relaţia cu băncile/alte instituţii financiare, cu persoanele/organizaţiile cu care intră în contact în interes de serviciu. SCOPUL POSTULUI: Titularul postului are rolul de a organiza contabilitatea şi controlul înregistrării operaţiunilor economico-financiare ale firmei, pentru reflectarea cât mai fidelă a patrimoniului, a situaţiei financiare şi a rezultatelor obţinute. ACTIVITĂŢI PRINCIPALE: 1.

ASIGURĂ RESPECTAREA LEGII CONTABILITĂŢII LA NIVEL DE

FIRMĂ 2.

ELABOREAZĂ ŞI IMPLEMENTEAZĂ SISTEMUL GENERAL DE

EVIDENŢĂ CONTABILĂ A FIRMEI 3.

RAPORTEAZĂ REZULTATELE ECONOMICE ALE FIRMEI

4.

COORDONEAZĂ

ACTIVITATEA

COMPARTIMENTULUI

CONTABILITATE ATRIBUŢII PRINCIPALE (şi sarcini aferente): 1. Asigură respectarea Legii Contabilităţii la nivel de firmă  Asigură întocmirea documentelor justificative privind operaţiile contabile  Urmăreşte înregistrarea cronologică şi sistematică în contabilitate a tuturor operaţiilor patrimoniale  Exercită controlul preventiv privind legalitatea operaţiunilor

12

 Asigură controlul înregistrărilor contabile, procedeele de prelucrare a datelor şi exactitatea acestora  Organizează păstrarea documentelor justificative, a registrelor şi bilanţurilor contabile 2. Elaborează şi implementează sistemul general de evidenţă contabilă  Stabileşte planul de conturi şi asigură implementarea acestuia  Stabileşte monografia contabilă privind înregistrarea operaţiunilor patrimoniale  Stabileşte proceduri de lucru specifice care să asigure evidenţa contabilă  Stabileşte principiile de organizare a sistemului informaţional contabil 3. Raportează rezultatele economice ale firmei  Asigură întocmirea registrelor contabile în conformitate cu legislaţia în vigoare  Asigură întocmirea raportărilor: destinate Administraţiei Financiare şi de control, bancare, statistice  Asigură întocmirea bilanţului contabil  Prezintă Directorului Economic rapoarte conţinând rezultate financiar-contabile 4. Organizează şi coordonează activitatea echipei din subordine  Stabileşte sarcinile contabililor din subordine şi priorităţile în executarea acestor sarcini  Participă la programele de elaborare şi actualizare a fişelor de post ale salariaţilor din subordine  Evaluează periodic activitatea salariaţilor din subordine  Negociază şi conciliază situaţiile conflictuale apărute în relaţiile interpersonale  Propune

recompensarea/sancţionarea

personalului

din

subordine

conform

normativelor interne  Aprobă planificarea concediilor de odihnă pentru angajaţii din subordine  Asigură respectarea normelor interne de funcţionare de către personalul din subordine RESPONSABILITĂŢILE POSTULUI: Legat de activităţile specifice, răspunde de:  Calitatea activităţii contabile a societăţii şi de corectitudinea analizelor contabile  Întocmirea corectă şi la timp a raportărilor lunare, trimestriale şi anuale  Îndeplinirea la timp şi întocmai a sarcinilor specifice trasate sau stabilite de DE  Calitatea raportărilor şi a informărilor 13

 Stabilirea şi executarea corecţiilor contabile  Reprezentarea firmei la întâlniri ce au ca obiect cu precădere problemele contabile ale firmei Legat de funcţiile manageriale, răspunde de:  Coordonarea eficientă a personalului din subordine şi respectarea de către acesta a reglementărilor interne  Utilarea corespunzătoare a subordonaţilor cu resursele necesare  Calitatea pregătirii profesionale a angajaţilor din subordine Legat de disciplina muncii, răspunde de:  îmbunătăţirea permanentă a pregătirii sale profesionale şi de specialitate  păstrarea confidenţialităţii informaţiilor şi a documentelor legate de firmă  utilizarea resurselor existente exclusiv în interesul firmei  respectă prevederile normativelor interne şi procedurile de lucru privitoare la postul său  adoptă permanent un comportament în măsură să promoveze imaginea şi interesele firmei  se implică în vederea soluţionării situaţiilor de criză care afectează firma AUTORITATEA POSTULUI:  Decide asupra modului de întocmire a lucrărilor contabile  Semnează corespondenţa departamentului pe probleme de specialitate  Semnează spre verificare toate documentele financiar-contabile care necesită semnătura Contabilului-Şef  Solicită documentaţie de specialitate şi consultanţă în domeniul financiar-contabil  Utilizează echipamente/consumabile/materiale şi calculatorul puse la dispoziţie de firmă  Stabileşte prioritatea executării sarcinilor pentru personalul din subordine  Propune recompense/penalizări, prelungirea/încetarea activităţii după perioada de probă a subordonaţilor  Stabileşte măsuri de eficientizare a activităţii personalului din subordine  Aprobă/respinge cererile de concediu pentru subordonaţi (motivând în cazul refuzului)  Este locţiitorul Directorului Economic pe perioadele în care acesta nu este disponibil 14

Aprobat, Director General

Titular de post

DRU

Director

Data

Data

Departament Data

Data

SPECIFICAŢIILE POSTULUI NIVEL DE STUDII: Superioare profil Finanţe-Contabilitate CURSURI DE PREGĂTIRE: Legislaţie contabilă, Management EXPERIENŢĂ: ÎN SPECIALITATE: minimum 5 ani PE POST: 2 ani CUNOŞTINŢE NECESARE:  Cunoştinţe solide de contabilitate  Cunoştinţe solide de legislaţie financiar-contabilă  Proceduri de gestiune  Utilizare programe de contabilitate  Cunoştinţe operare MS Office (Excel, Word foarte bine) APTITUDINI ŞI DEPRINDERI NECESARE:  Gândire analitică şi sintetică  Aptitudini de calcul  Aptitudini de comunicare  Planificare şi organizare a operaţiilor şi activităţilor  Acordare şi transmitere de informaţii CERINŢE PENTRU EXERCITARE: Studii necesare: 15

-

pregătire de bază: studii superioare economice (finanţe-contabilitate)

-

specializare-perfecţionare: curs de management

Experienţă (stagii) în ani: -

în domeniu (specialitate): minim 5 ani;

-

în funcţii de conducere: minim 1an;

 Inteligenţă de nivel superior  Atenţie concentrată şi distributivă  Iniţiativă  Spirit organizatoric  Echilibru emoţional  Plăcerea pentru lucrul cu cifre  Capacitate de a evalua şi a lua decizii  Capacitate de a lucra cu oamenii  Rezistenţă mare la stres  Uşurinţă, claritate şi coerenţă în exprimare COMPETENTA POSTULUI SI LIMITE DE ATIUNE -

la solicitarea conducerii (asociaţilor) participă la discutarea şi susţinerea activităţii proprii. -

în lipsa managerului (delegaţie, concediu sau boală) poate pricinui delegarea de

autoritate pentru înlocuirea acesteia pe perioada respectivă; -

raspunde de realizarea calitativa si in termen a lucrarilor;

-

raspunde de respectarea legalitatii;

-

raspunde de respectarea normelor legale privind secretul si confidentialitatea

datelor si informatiilor; -

raspunde de exactitatea datelor furnizate

responsabilitatea realizarii sarcinilor de serviciu este data de atributiile de serviciu cuprinse in fisa postului. CARACTERISTICI DE PERSONALITATE (aptitudini, capacităţi): conformism, rigoare, exactitate, spirit practic, aptitudini de informare, tact, amabilitate, conducerea şi controlul oamenilor, ambiţie, încredere în sine. onestitate şi confidenţialitate, posibilitate de analiză,

16

competenţă receptivitate, calm, seriozitate, corectitudine.

17