Chu Trình Doanh Thu - S A [PDF]

Zitiervorschau

Chương 2 : CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CTY DUTCH LADY 2.1 .Mô tả chu trình Tổng quan Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ và thu tiền bao gồm các nhiệm vụ chính: - Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng - Lập lệnh bán hàng và phiếu xuất kho - Lập hoá đơn giá trị gia tăng. - Xuất hàng, giao hàng đến nơi yêu cầu - Ghi nhận các nghiệp vụ bán chịu vào các Số tài khoản có liên quan (nếu công ty bán chịu) - Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu, các khoản giảm trừ nợ phải thu nếu nó có phát sinh - Thu tiền của khách hàng và ghi số kế toán nghiệp vụ khách hàng thanh toán. Các bộ phận có liên quan đến hoạt động bán chịu: - Bộ phận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng và lập lệnh bán hàng - Bộ phận xét duyệt nghiệp vụ bán chịu - Bộ phận lập phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT -Bộ phận kho - Bộ phận vận chuyển - Kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, kế toán vật tư thành phẩm và kế toán kho. 2.1.1.Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình Các hoạt động

Thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý

Hoạt động đặt hàng

- Thông tin về hàng hóa cần bán (tên hàng, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng). - Thông tin về hàng tồn kho (tên hàng, số lượng, đơn giá). - Thông tin về khách hàng (tên, địa điểm, mã số thuế, số dư nợ phải thu, số tài khoản). - Thông tin về nợ phải thu (khách hàng, thời hạn thanh toán, số dư nợ chi tiết theo từng khách hàng, tuổi nợ).

- Tổng hợp tình hình đặt hàng hàng tháng theo từng khách hàng. Hoạt động lập hóa - Thông tin về hàng hóa (tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng thành tiền). đơn

- Thông tin về khách hàng (tên, địa chỉ, mã số thuế, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, số tài khoản).

Hoạt động xuất kho, - Thông tin về hàng hóa cần xuất (tên hàng, số lượng, đơn giá, thời gian giao giao hàng

hàng, địa điểm giao hàng, người giao hàng). - Thông tin về khách hàng (tên, địa chỉ)

Hoạt động Ghi sổ

- thông tin về hàng tồn kho (hàng hóa, số lượng, trạng thái tồn tại như ở kho,cửa hàng hay hàng đang chuyển), doanh thu (mặt hàng, khách hàng, khu vực, kênh phân phối), giá vốn hàng bán(mặt hàng, nhóm hàng) -Thông tin về nợ phải thu ( khách hàng, thời hạn thanh toán, số dư nợ phải thu chi tiết theo từng khách hàng, tuổi nợ). - Tổng hợp theo dõi chi tiết theo từng hóa đơn, theo dõi số dư tổng hợp.

Hoạt động thu tiền

- Thông tin về khách hàng (tên, địa chỉ, mã số thuế, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán). - Thông tin vế nợ phải thu (khách hàng, thời hạn thanh toán, số dư nợ phải thu chi tiết theo từng khách hàng, tuổi nợ). - Thông tin về hóa đơn (số HĐ, ngày HĐ, tên hàng, số lượng, giá mua tổng số tiền, khách hàng). - Thông tin về phương thức thanh toán. - Tổng hợp quá trình thu tiền theo từng khách hàng.

2.1.2.Xác định các chứng từ sử dụng: BẢNG CHỨNG TỪ CHỨNG TỪ

Đơn hàng

NƠI LẬP

NƠI DUYỆT

đặt Bộ phận bán Bộ phận hàng doanh

SỬ DỤNG Ở HOẠT MỤC ĐÍCH ĐỘNG kinh -Hoạt động nhận đặt -Ghi nhận sự đặt hàng của KH hàng, (mặt hàng, SL, chủng loại, thông tin của KH) -Xuất kho -Để xem xét khả năng thanh toán của khách hàng -Làm căn cứ để lập phiếu xuất kho

Phiếu kho

xuất

Bộ phận kho (thủ kho lập)

-Xuất kho

-Ghi số hàng thực xuất

-Lâp hóa đơn

-Làm căn cứ lập hóa đơn bán hàng

-Giao hàng - Ghi sổ

Hóa đơn Phòng kế toán Phòng kế toán -Giao hàng bán hàng lập (kế toán ( Kế toán trưởng ) -Ghi sổ ( Hđ GTGT) kho lâp)

-Kiêm luôn chức năng của phiếu giao hàng cho khách hàng -Để khách hàng làm căn cứ để thanh toán công nợ cho công ty, -làm chứng từ để kê khai và nộp thuế, -Làm căn cứ để ghi nhận doanh thu .

Biên bản Phòng kế toán ( Giám đốc đối chiếu kế toán công nợ công nợ lập)

-Thu tiền

-Để đối chiếu số trên sổ sách của công ty với số theo ghi chép của khách hàng

-Làm căn cứ để khách hàng thanh toán nợ Phiếu thu

Phòng kế toán ( kế toán tiền lập )

-Thu tiền

-Ghi nhận số tiền thực thu từ khách hàng -Làm căn cứ ghi sổ quỹ , sổ chi tiết liên quan

2.1.3.Hoạt động kiểm soát trong chu trình

Hoạt động

Nhận đặt hàng của KH

Xuất kho

Mục tiêu kiểm Rủi ro soát

Nguyên nhân

Thủ tục kiểm soát

-Ghi nhận thông tin đặt hàng kịp thời, chính xác, hợp lệ. -Bán được hàng cho những KH có đủ khả năng mua hàng

-NVBH ghi nhận thông Khách hàng không tự tin không chính xác về lập đơn đăt hàng mà gọi việc đặt hàng ( sai về điện thoại mặt hàng, chủng loại, số lượng) ghi nhận không chính xác về KH(tên, địa chỉ, mã số thuế…) - Phiếu XK và Hóa đơn đã lập không hợp lệ

- Khách hàng tự lập đơn đặt hàng hoặc gửi phiếu yêu cầu đến công ty

Phòng ngừa và phát hiện rủi ro trong quá trình xuất kho .Để giảm thiểu tối đa mức thiệt hại cho công ty

- Thủ kho xuất không chính xác về hàng hóa( số lương,chủng loại...)mà khách hảng yêu câu - Rủi ro xuất kho không hợp lệ

- Thiếu chứng từ đầu vào(Khách hàng không tự lập đơn đăt hàng mà gọi điện thoại) - Khách hàng không tự lập đơn đăt hàng mà gọi điện thoại

-Rủi ro xuất hàng nhiều hơn số ghi nhận thực tế

- Khách hàng tự lập đơn đặt hàng hoặc gửi phiếu yêu cầu đến công ty - Khách hàng tự lập đơn đặt hàng hoặc gửi phiếu yêu cầu đến công ty

- Thủ kho kiêm nhiệm chức năng giữa xuất kho - Tách biệt trách nhiệm và ghi nhận số thực tế và nhân viên ghi sổ

- Không có cơ sở đối

Giao hàng

Ghi sổ

Thu tiền

Thực hiện kịp thời, đúng và chính xác. Đảm bảo an toàn hàng hóa trong quá trình giao hàng Theo dõi chính xác, kịp thời, đầy đủ khoản phải thu KH , Doanh thu , GVHB, HTK

chiếu so sánh kiểm tra về sau

xuất

- Không có cơ sở đối chiếu , không kiểm soát được cơ sở đối chiếu - Không có cơ sở đối chiếu, xác nhận nghiệp vụ bán hàng

- Không lưu chứng từ Đ Đh - Không có phiếu gia hàng

- Lưu chứng từ ĐĐH

- Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng không chính xac - Chuyển dữ liệu công nợ sai, không kịp thời.

- Thiếu chứng từ đầu vào( Khách hàng không tự lập đơn đăt hàng mà gọi điện thoại) - Cuối tháng mới lập bảng đối chiếu công nợ

- Khách hàng tự lập đơn đặt hàng hoặc gửi phiếu yêu cầu đến công ty - Chuyển dữ liệu/ sổ chi tiết kịp thời, hàng ngày. Đói chiếu công nợ KH định kỳ.

- Thủ quỹ không lưu phiếu thu, không có cơ sở đối chiếu.Thủ quỹ kiêm nhiệm chức năng giữa giữ tiền,ghi chép,theo dõi thu tiền.

- Phân chia trách nhiệm giữa giữ tiền,ghi chép,theo dõi thu tiền.

-Ghi chép thu - Thất thoát tiền, tiền kịp thời,chính xác, - Lạm dụng tiền. đầy đủ. -Không xảy ra mất mát tiền

2.2.Sơ đồ dòng dữ liệu

Khách hàng

Đặt hàng

- Tạo thêm 1 liên để lưu

- Không lưu hóa đơn ở bộ phận kế toán kho

- Tiền được lưu tại quỹ, không kiểm kê thường xuyên.

Xuất kho giao hàng

- Lập phiếu giao hàng

-Kiểm kê quỹ, đối chiếu với ghi chép của kế toán. Hạn chế các thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt.

Chu trình SX

Chu trình CP

Thu tiền

Ngân hàng

Lập hóa đơn theo dõi công nợ

Hệ thống tổng hợp, lập BC

Hệ thống lương

Chu trình doanh thu

Mối quan hệ giữa chu trình doanh thu và các chu trình, đối tượng khác được mô tả khái quát ở sơ đồ sau:

Khách hàng

Thanh toán Đặt hàng Chu trình doanh thu

Cung cấp HH/DV Dữ liệu Hệ thống kế toán tổng hợp, lập báo cáo

Ngân hàng Thanh toán Y/c mua hàng

Chu trình chi phí

Doanh số tính lương Y/c sản

Chu trình

Sơ đồ cấp 0 hoạt động và dòng thông tin trong chu trình doanh thu

Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình Quá trình bán hàng, cung cấp hàng hóa, dịch vụ và thu tiền sẽ trải qua bốn hoạt động chính: (1) nhận đặt hàng, (2) Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, (3) lập hóa đơn, theo dõi công nợ, (4) thu tiền. Trình tự thực hiện các hoạt động có thể thay đổi tùy theo đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, về mặt tổng quát, mỗi hoạt động đều thực hiện những chức năng riêng, sẽ có các dòng thông tin, dữ liệu mang các nội dung nhất định đi vào làm cơ sở cho việc thực hiện chức năng đó. Từ đó tạo ra các dòng thông tin thể hiện chức năng của từng hoạt động và cung cấp cho các hoạt động khác bên trong và bên ngoài chu trình.

Khách hàng

Chu trình chi phí/Chu trình SX Đặt hàng

Yêu cầu hàng hóa/TP Đặt hàng

Đặt hàng được chấp thuận

Cung cấp HH/DV

Thanh toán

Đặt hàng được chấp thuận

Đặt hàng đã thực hiện

Thu tiền Thông tin sẽ thanh toán

Thanh toán/tiền

Lập hóa đơn theo dõi công nợ Doanh số lương

Hệ thống kế toán/ lập BC

Ngân hàng

Hệ thống lương

2.2.1. Hoạt động nhận đặt hàng Hoạt động đầu tiên bắt đầu cho chu trình doanh thu là hoạt động nhận đặt hàng. Hoạt động này sẽ tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng, xem xét khả năng, điều kiện để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và thông tin cho khách hàng kết quả xử lý yêu cầu đặt hàng của khách hàng. Dòng dữ liệu đi vào làm cơ sở cho hoạt động đặt hàng thực hiện là các yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ từ khách hàng chuyển đến. Các nội dung thực hiện trong hoạt động đặt hàng có thể biểu diễn trong sơ đồ dòng dữ liệu sau:

Khách hàng Đặt hàng

Dữ liệu hàng hóa Kiểm tra hàng hóa

Dữ liệu khách hàng

Trả lời đặt hàng

Dữ liệu kiểm tra Dữ liệu kiểm tra

Xử lý giao hàng

Thông báo kết quả ĐH đươc chấp nhận

ĐH đươc chấp nhận

Xử lý xuất kho

Kiểm tra khách hàng Dữ liệu khách hàng

Đặt hàng Chu trình chi phí/chu trình sx

Xử lý lập hóa đơn

Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng 2.2.2Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hóa dịch vụ: Hoạt động này sẽ tiến hành xuất kho, giao hàng hoặc thực hiện các lao vụ, dịch vụ cung cấp cho khách hàng, đồng thời xác nhận được nội dung thực hiện thực tế của quá trình cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Dòng thông tin đi vào làm cơ sở cho hoạt động này thực hiện là dòng thông tin mang nội dung cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện từ hoạt động đặt hàng chuyển đến, đảm bảo cho sự vận động của hàng hóa, quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng đã được xét duyệt. Các nội dung thực hiện trong hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ có thể biểu diễn trong sơ đồ dòng dữ liệu:

Xuất hàng

Từ xử lý đặt hàng

Đặt hàng chấp thuận Đặt hàng được chấp thuận

Xuất kho hàng hóa

Xuất kho

Giao hàng Tới xử lý lập hóa đơn

Giao hàng Xác nhận nhận hàng

Giao hàng

Khách hàng

Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ 2.2.3.Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi công nợ: Hoạt đông này sẽ tổ chức ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ đã được thực hiện nhằm xác nhận, theo dõi, quản lý và đánh giá quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Cơ sở để thực hiện hoạt động này là dòng thông tin cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện nhận từ hoạt động đặt hàng, và dòng thông tin xác nhận nội dung công việc đã thực tế thực hiện từ hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ chuyển đến. Các nội dung thực hiện trong hoạt động này có thể biễu diễn trong sơ đồ dòng dữ liệu sau:

Từ xử lý đặt hàng

Từ xử lý xuất kho cung cấp hàng

Đặt hàng chấp thuận

Xuất kho và gửi hàng

Đối chiếu xác nhận Khách hàng

DL

Theo dõi nợ Bán hàng hoàn thành

Bán hàng hoàn thành (Hóa đơn)

Lập hóa đơn bán hàng BH

Sổ kế toán

Hệ thống kế toán tổng hợp/ Ht lương

Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý hóa đơn, theo dõi công nợ 2.2.4.Hoạt động thu tiền: Căn cứ vào nội dung hoạt động bán hàng đã thực hiện và được tổ chức theo dõi để thực hiện hoạt động thu tiền của khách hàng. Yêu cầu của hoạt động thu tiền là đảm bảo thu đầy đủ, chính xác, kịp thời những hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ đã thực hiện cũng như phản ánh đúng thực tế tình hình thanh toán của khách hàng. Các nội dung thực hiện trong hoạt động này có thể biểu diễn trong sơ đồ dòng dữ liệu sau:

Nợ phải thu khách hàng

Khách hàng Thông tin thanh toán

Lựa chọn thanh toán thanh toán

Tình trạng nợ

Lập chứng từ

Thanh toán

Xác nhận thu tiền

Ghi nhận nội dung

Thanh toán/tiền Ngân hàng

Sổ kế toán

Sơ đồ dòng dữ liệu xử lý thu tiền

2.3.Lưu đồ chứng từ Chia làm 5 hoạt động Nhận đặt hàng

Xuất kho + lập hóa đơn

Giao hàng

Ghi sổ

Thu tiền

Sơ đồ cấp 0 dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ

a)

Hoạt động nhận đặt hàng: Mô tả lưu đồ : Khách hàng gọi điện đến cho công ty, yêu cầu lập đơn đặt hàng. Nhân viên bán hàng sẽ lập đơn đặt hàng ( bao gồm 2 liên) theo yêu cầu của khách hàng. Sau khi kí vào đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng sẽ gửi đơn đặt hàng đến cho bộ phận kinh doanh, Bộ phận kinh doanh xem xét khả năng thanh toán, giới hạn nợ của khách hàng, nếu khách hàng đủ khả năng mua hàng của công ty, trưởng phòng kinh doanh kí xác nhận lên đơn đặt hàng, một đơn đặt hàng lưu lại tại bộ phận kinh doanh, một đơn đặt hàng được gửi cho thủ kho lưu lại.

Thủ kho

Phòng kinh doanh

Khách hàng

A PXK

ĐĐH

Báo cáo nợ của KH

Xét duyệt bán hàng Kí duyệt

Đối chiếu SL HKT kí duyệt ĐĐH ĐĐH A ĐĐH b)

N

Hoạt động xuất kho, lập hóa đơn

Mô tả lưu đồ : Thủ kho sau khi nhận được đơn đặt hàng từ bộ phận kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho ( gồm 4 liên). Thủ kho sẽ xuất hàng hóa trong kho và ghi nhận số hàng thực xuất vào phiếu xuất kho, sau đó lưu lại PGH. lưu lại 1 liên và đưa 3 liên của phiếu xuất kho cho kế toán kho, kế toán kho lập hóa đơn giá trị gia tăng, có chữ kí xác nhận của Kế toán trưởng. Hàng được chuyển lên xe cho bộ phận giao hàng, kèm theo 3 hóa đơn gía trị gia tăng và 3 phiếu xuất kho.

Thủ kho

Kế toán kho

BP kinh doanh

Phiếu xk

Lập phiếu xuất khẩu

Đối chiếu SL HKT kí duyệt ĐĐH

Lập hợp đồng GTGT

Phiếu xuất khẩu ( liên 4)

PXK Xuất hàng hoàng hóa và ghi sổ lượng

HĐ

Bộ phận giao hàng

Phiếu xuất khẩu ( liên 4)

ĐĐH N

Phiếu xuất khẩu

N

Giao hàng: Mô tả lưu đồ : Hàng phải qua bộ phận bảo về để kiểm tra, bảo vệ sẽ xác nhận số hàng trong xe và kí nhận lên 3 liên của phiếu xuất kho. Khi hàng được đưa đến cho khách

hàng, khách hàng sẽ kí lên 3 hóa đơn và 3 phiếu xuất kho, khách hàng sẽ giữ lại 1 liên của phiếu xuất kho và hóa đơn đỏ. Lưu đồ giao hàng

BPGH

KT công nợ

D HĐBH

PXK

E

PXK

HDBH GHI CÔNG NỢ

KH KÍ XÁC NHẬN PXK

PXK

HDBH

HĐBH SCT

KH E

Trưởng P. KD

N

N

D c)

Hoạt động ghi sổ: Mô tả lưu đồ : Bộ phận giao hàng đưa 1 phiếu xuất kho và 1 hóa đơn bán hàng về cho bộ phận kinh doanh để ghi nhật kí bán hàng rồi lưu lại, 1 phiếu xuất kho đưa cho kế toán kho để ghi nhận giảm số hàng trong kho, theo dõi trên sổ chi tiết hàng hóa, và ghi

tăng gía vốn hàng bán, hóa đơn sẽ được đưa cho kế toán công nợ để ghi tăng khoản phải thu của khách hàng trên sổ chi tiết nợ phải thu khách hàng và ghi tăng doanh thu. Cuối tháng, kế toán công nợ dựa vào sổ chi tiết phải thu khách hàng, lập biên bản đối chiếu công nợ (2 liên) giám đốc sẽ kí xác nhận lên 2 liên, sau đó biên bản đối chiếu công nợ sẽ được gửi cho khách hàng, nếu đúng với số nợ của khách hàng, khách hàng sẽ kí nhận và gửi lại 1 liên cho công ty, kế toán công nợ sẽ lưu lại để làm căn cứ cho số dư đầu tháng tiếp theo.

Kế toán công nợ

Kế toán công nợ BP giao hàng

BP giao hàng

Ghi giảm HTK, ghi tăng GVHB theo dõi trên sổ chi tiết

Sổ chi tiết HTK

N

BP giao hàng

PXK

HĐ

PXK

PXK

Phòng kinh doanh

Ghi tăng NPT, ghi tăng DT

Ghi nhật kí bán hàng

Sổ chi tiết NPT

HĐ

Sổ chi tiết DT

PXK

HĐ

N

Lập biên bản đối chiếu công nợ, xin chữ kí GĐ

N

HĐ

N

Nhật kí bán hàng Sổ chi tiết NPK

Biên bản đối chiếu công nợ

Xin chữ kí KH

Biên bản đối chiếu công nợ

Khách hàng

Biên bản đối chiếu công nợ

N

d)

Hoạt động thu tiền: Khi khách hàng trả tiền mặt trực tiếp cho công ty, kế toán tiền sẽ lập phiếu thu ( gồm 3 liên), ghi số tiền khách hàng trả, kí nhận lên phiếu thu, sau đó đưa phiếu thu cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận tiền và kiểm tiền, xác nhận lên phiếu thu đã thu đủ số tiền ghi trong phiếu, khách hàng kí nhận, và giữ lại1 liên. 1 liên của phiếu thu được đưa đến cho kế toán tiền để ghi tăng số tiền đã nhận được, lưu lại phiếu thu, và 1 liên đưa cho kế toán công nợ để ghi giảm số tiền phải thu của khách hàng và lưu lại phiếu thu. Nếu KH thanh toán bằng chuyển khoản ,ngân hàng gửi giấy báo có, sau đó KT công nợ căn cứ vào giấy báo có để ghi giảm nợ phải thu và ghi tăng tiền gửi ngân hàng, lưu lại giấy báo có theo số thứ tự. Theo mô tả bao gồm các hoạt động : o o o o o

Lập phiếu thu Xác nhận thanh toán của khách hàng Ghi nhận nghiệp vụ thanh toán Lưu phiếu thu Lưu giấy báo có

Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng:

NH

Giấy báo nợ

Ghi sổ

SCT PTKH

SCT TGNH

Giấy báo nợ

N Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt

KẾ TOÁN TIỀN

THỦ QUỸ

D

Khách hàng

KẾ TOÁN CÔNG NỢ Khách hàng

Phiếu thu

Tiền

Lập phiếu thu

Phiếu thu

Nhận tiền, kiểm tra, xác nhận, lấy chữ kí KH

Phiếu thu

E

Ghi sổ SCT PTKH

Ghi số tiền, kí nhận Phiếu thu

D

Phiếu thu

Phiếu thu

N Ghi sổ

NKTT

Phiếu thu

Phiếu thu

N

Tiền

E Khách hàng

N