CDG Guide Memento-Nomenclature [PDF]

Zitiervorschau

Club

des contrôleurs de gestion des ministères économiques et financiers

Mémento

sur les nomenclatures budgétaro-comptables et analytiques utilisées par le contrôle de gestion

MINISTÈRE DE L’ÉCONOMIE, DE L’INDUSTRIE ET DU NUMÉRIQUE

Mémento sur les nomenclatures budgétaro-comptables et analytiques utilisées par le contrôle de gestion Club des contrôleurs de gestion des ministères économiques et financiers

Sommaire

Introduction 3 Partie 1 L  es nomenclatures budgétaires et comptables dans l’outil CHORUS 5 Partie 2 Les nomenclatures analytiques dans l’outil CHORUS 13 Partie 3 L  ’utilisation de ces nomenclatures pour bâtir des dispositifs de contrôle de gestion 15

2 Conclusion 19 Pour aller plus loin L  es principaux textes ou documents de référence 20 Annexe Les comptabilités de l’État 21

Mémento sur les nomenclatures budgétaro-comptables et analytiques utilisées par le contrôle de gestion Club des contrôleurs de gestion des ministères économiques et financiers

Introduction À l’occasion des différents travaux menés par le Club des contrôleurs de gestion en matière de connaissance des coûts, notamment des fonctions support, des références aux nomenclatures budgétaro-comptables et analytiques apparaissent de manière récurrente. Le présent mémento vise à apporter les bases nécessaires à la compréhension de ce cadre. Il recense ainsi, de manière synthétique, les principales nomenclatures présentant un intérêt pour les contrôleurs de gestion et illustre, à travers des cas concrets, leur utilisation par les entités en charge du contrôle de gestion au sein des ministères économiques et financiers.

• Qu’est-ce qu’une nomenclature ? Une nomenclature est un système de classification qui permet d’organiser des informations et d’en faciliter l’exploitation.

• Les nomenclatures dans le contexte du contrôle de gestion au sein du service public de l’État Dans l’exercice de sa mission d’aide à la décision, le contrôleur de gestion peut utiliser différentes nomenclatures, qui peuvent être classées en deux grandes catégories :

-- les nomenclatures budgétaires et comptables, qui s’imposent à tous les acteurs, participent directement à la mise en œuvre des comptabilités budgétaire et générale,

-- les nomenclatures analytiques, qui viennent les compléter, permettent d’effectuer un suivi plus fin, notamment dans une perspective d’analyse des coûts d’une structure, d’une fonction, d’un projet, d’un bien produit ou d’une prestation réalisée.

• Des nomenclatures mises en œuvre dans CHORUS, le système d’information financière de l’État Ces nomenclatures sont mises en œuvre dans le système d’information financière de l’État, qui repose sur le progiciel CHORUS. Ce guide s’articule autour de 3 parties :

-- une première partie sur les nomenclatures budgétaires et comptables dans CHORUS,

-- u  ne deuxième partie sur les nomenclatures analytiques dans CHORUS, -- une troisième partie illustrant, à travers plusieurs cas pratiques, l’utilisation de ces nomenclatures pour bâtir des dispositifs de contrôle de gestion au sein des ministères économiques et financiers.

3

Mémento sur les nomenclatures budgétaro-comptables et analytiques utilisées par le contrôle de gestion Club des contrôleurs de gestion des ministères économiques et financiers

Comptabilités de l’État, axes et nomenclatures La comptabilité de l’État comprend une comptabilité budgétaire, une comptabilité générale, une comptabilité d’analyse des coûts et le cas échéant, une comptabilité analytique. La comptabilité de l’État est un système d’organisation de l’information financière permettant :

-- d  ’établir des comptes réguliers et sincères ; -- de présenter des états financiers reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat à la date de clôture de l’exercice ;

-- de contribuer à la mesure des coûts des actions ou des services et de l’évaluation de leur performance. Pour répondre à ces objectifs, la comptabilité de l’État s’appuie sur l’outil CHORUS, qui permet notamment de tenir une comptabilité des dépenses selon deux axes majeurs :

-- un axe dédié au suivi de la nature de dépenses, par titre,

4

catégorie, comptes budgétaires et du plan comptable de l’État (PCE) ;

-- un axe dédié au suivi de la destination des crédits par mission – programme – action, activité. L’annexe n°1 de ce mémento rappelle les objectifs de ces différentes comptabilités, précisés dans la loi organique n° 2001-692 du 1er août 2001 relative aux lois de finances (article 27) et le décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (notamment ses articles 53 et 153).

Mémento sur les nomenclatures budgétaro-comptables et analytiques utilisées par le contrôle de gestion Club des contrôleurs de gestion des ministères économiques et financiers

Partie 1 - Les nomenclatures budgétaires et comptables dans l’outil CHORUS Ces nomenclatures sont utilisées lors de la budgétisation, la programmation et de l’exécution du budget. Les principales nomenclatures budgétaro-comptables utiles pour les contrôleurs de gestion sont :

-- la nomenclature du cadre de la gestion budgétaire : programme, BOP, UO ; -- la nomenclature par destination : mission / dotation et programme / action / sous-action ;

-- la nomenclature des activités ; -- la nomenclature par nature : titres / catégories. Ces différentes nomenclatures sont mises en œuvre dans le système d’information CHORUS, avec une terminologie spécifique décrite dans ce mémento. La plupart d’entre elles sont obligatoires : dans CHORUS, elles correspondent ainsi à un « axe » de saisie dit obligatoire.

1. Q  ui paie ? Quel budget supporte la dépense ? Le centre financier (axe obligatoire) Un centre financier est une structure de l’organisation qui a autorité pour engager les dépenses et au sein de laquelle est mis en place et/ou exécuté le budget. Pour la mise en œuvre de la LOLF, une organisation financière est définie dans chaque ministère afin d’assurer l’exécution des dépenses et des recettes non fiscales : programme, budget opérationnel de programme (BOP) et unité opérationnelle (UO). Les centres financiers sont codifiés dans l’outil CHORUS sous la forme PPPP-BBBB-UUUU, avec :

-- PPPP : 4 caractères indiquant le programme, -- BBBB : 4 caractères indiquant le BOP, -- UUUU : 4 caractères indiquant l’UO, Illustration : le code 0302-DI13-DI13 correspond à l’UO de la direction interrégionale des douanes de Marseille, relevant du BOP de même niveau, rattaché au programme 302 « Facilitation et sécurisation des échanges ».

2. P  our qui ? Qui est le bénéficiaire de la dépense ? Le centre de coûts (axe obligatoire) Les centres de coûts désignent les différentes entités organisationnelles ou fonctionnelles d’un programme, qui sont les bénéficiaires des ressources financières dont l’engagement résulte des décisions des centres financiers.

5

Mémento sur les nomenclatures budgétaro-comptables et analytiques utilisées par le contrôle de gestion Club des contrôleurs de gestion des ministères économiques et financiers

Les centres de coûts sont codifiés dans l’outil CHORUS sous la forme XXXLLLLGGG, avec :

-- XXX : 3 caractères indiquant les types de « services » ou « métiers » destinataires de la dépense,

-- LLLL : 4 caractères libres ministériels indiquant le service gestionnaire des biens, -- GGG : 3 caractères indiquant la localisation géographique llustration : pour le programme 302 « Facilitation et sécurisation des échanges », les centres de coûts correspondent, pour les services déconcentrés de la douane, aux services des directions interrégionales (DI) et régionales (DR). Ainsi, le centre de coûts représentatif de la DR de Marseille est le suivant : DDIDR00013. Des groupes (ou nœuds) de centres de coûts peuvent également être référencés dans CHORUS : ils permettent d’obtenir des données agrégées lors des restitutions. Illustration : pour le programme 302 « Facilitation et sécurisation des échanges », le groupe DDIDD00010 identifie ainsi l’agrégation des centres de coûts du ressort territorial de l’inter-région de Marseille.

3. P  our quoi ? Quelle est la destination de la dépense ? Le domaine fonctionnel et l’activité (axes obligatoires)

6

Le domaine fonctionnel (axe obligatoire) Le domaine fonctionnel représente la destination du budget de l’État en missions, programmes et actions, conformément au cadre fixé par la LOLF pour l’autorisation parlementaire, au sein des lois de finances. Les domaines fonctionnels sont codifiés dans l’outil CHORUS sous la forme PPPP-AA-SA, avec :

-- PPPP = 4 caractères indiquant le code du programme, -- AA = 2 caractères indiquant le numéro de l’action, -- SA = 2 caractères indiquant le numéro de la sous action. Le niveau le plus fin de l’axe destination dans l’outil CHORUS est la sous-action : ce quatrième niveau est facultatif et permet de détailler les actions en sous-actions pour répondre aux besoins de suivi de certains programmes. Illustration : au PLF 2015, le programme 218 « Conduite et pilotage des politiques économique et financière », rattaché à la mission « Gestion des finances publiques et des ressources humaines », se décompose ainsi en 4 actions correspondant à autant de domaines fonctionnels dans l’outil CHORUS : 01 - État-major et politiques transversales 02 - Expertise, audit, évaluation et contrôle 05 - Prestations d’appui et support 07 - Pilotage des finances publiques et projets interministériels

Mémento sur les nomenclatures budgétaro-comptables et analytiques utilisées par le contrôle de gestion Club des contrôleurs de gestion des ministères économiques et financiers

L’activité (axe obligatoire) La programmation budgétaire et le référentiel d’activités La programmation budgétaire a pour objectif, pour chaque programme du budget de l’État, de mettre en adéquation l’activité prévisionnelle des services avec les crédits (hors dépenses de personnel) notifiés et attendus, pour au moins deux années. Cette programmation, déclinée par budget opérationnel de programme, est effectuée selon un référentiel d’activités propre à chaque programme. Elle est rendue obligatoire par le décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique. Une activité, au sens de la programmation budgétaire, correspond à une tâche ou un ensemble de tâches opérationnelles mises en œuvre par les services. Elle est le niveau de programmation de l’ensemble des ressources budgétaires au sein des budgets opérationnels de programme et des unités opérationnelles. Une circulaire de la direction du budget définit les modalités de la programmation budgétaire (circulaire du 21 octobre 2011). Aux termes de cette circulaire, une activité de programmation doit répondre à plusieurs critères :

-- consommer une ressource budgétaire (en crédits et/ou en emplois) : les dépenses doivent pouvoir être imputées directement sur une (ou plusieurs) activité(s), -- correspondre à des dépenses majoritairement imputables à un seul titre budgétaire, -- pouvoir être suivie en gestion, sans recours à des clés de ventilation (contrairement à la mise en œuvre des activités au sens de la méthode ABC, cf. infra), -- donner une dimension supplémentaire à l’information sur la dépense, sans redondance avec une information déjà existante, issue des autres axes. L’activité apparaît dans l’outil CHORUS sous la dénomination de « programme de financement ». La nomenclature d’activités est construite de telle sorte que chaque dépense puisse être directement rattachée à une activité. Chaque activité doit correspondre à des dépenses de préférence imputées sur un seul titre de la nomenclature par nature et doit être reliée à une seule action ou sous-action de la nomenclature par destination. Les activités peuvent être permanentes (services régaliens, transferts / interventions récurrents ou fonctions support) ou non (certaines dépenses d’interventions, projets). Les activités doivent permettre d’identifier a minima les dépenses relatives aux trois principaux domaines de fonctions support :

-- l’immobilier, -- le fonctionnement courant (logistique et gestion RH), -- l’informatique et les télécommunications.

7

Mémento sur les nomenclatures budgétaro-comptables et analytiques utilisées par le contrôle de gestion Club des contrôleurs de gestion des ministères économiques et financiers

Point d’attention : Pour le contrôleur de gestion, il convient de distinguer a priori l’activité, au sens de la programmation budgétaire, de l’activité au sens de la méthode d’analyse des coûts à base d’activité dite « méthode ABC ». Dans la méthode ABC1, l’activité se définit comme un ensemble de tâches attribuées à une personne, à une machine ou à un groupe de personnes ou de machines. Les activités, regroupées en processus, consomment des ressources pour produire des services. La répartition des ressources consommées entre les activités repose sur la mise en œuvre d’inducteurs de coûts (ex. unités d’œuvre) et implique généralement le recours à des clés. Ainsi, une activité, au sens de la programmation budgétaire, peut correspondre à une activité au sens de la méthode ABC, sans cependant que cela soit systématique. Illustration : les référentiels d’activités concernant les ministères économiques et financiers sont consultables à l’adresse suivante : http://chorus.alize/files/live/sites/chorus/ files/contributed/Chorus/A_votre_service/Organisation_Financiere/Referentiels/ Ref-budgetaire/1_Chorus_Liste_Activites_MEF_2014_08_01.xls Le référentiel d’activités actuellement utilisé par le programme 220 « Statistiques et études économiques » (responsable de programme : Insee), est ainsi construit :

8

Programme de finan-

Programme de cement = = financement activité activité 0220000001 022000000101 022000000102 0220000002 022000000201 022000000202 022000000203 0220000003 022000000301 022000000302 022000000303 0220000004 022000000401 022000000402 022000000403 0220000005 022000000501 022000000502 022000000503 0220000006 022000000601

Type de prog. Désignation

Description

Désignation

Mission regalienne hors HP Coor met dif inf sta Repertoires Comptes Recencemt population Recenc pop dep T3 Dot for com metr DOM Dot recenc COM Enquetes statistique Sta ent etu syn eco STA DEMO RES CON-VIE Sta et s emp rev for Dep soutien hors imm Fonct informatique Invest informatique Fonct courant sup Dépenses immobilières-Immobiler Loyers budgetaires Loyers prives-charg Gestion de parc Action regionale Action regionale

Description

Mission regalienne hors recensement Coordin. Met dif inform statistique Repertoires et comptes Recencement de la population Depenses fonctionnement du recenc pop Dot forf communes metro DOM Dot recencement pour les COM Enquetes statistiques Statistiques entrep etudes synth eco Sta etud soc demo res condit de vie Sta etud soc emploi revenu formation Depenses soutien hors immobilier Fonctionnement informatique Investissement informatique Fonctionnement courant support Immobilier Loyers budgetaires Loyers prives et charges connexes Gestion de parc Action regionale Action regionale

de de financeType prog. de ment (*) (*) financement OB ACT ACT OB ACT ACT ACT OB ACT ACT ACT OB ACT ACT ACT OB ACT ACT ACT OB ACT

Domaine Domaine fonctionfonctionnel nel lié lié

0220-01-01 0220-01-01 0220-01-02 0220-01-02 0220-01-02 0220-02-01 0220-03 0220-03 0220-05 0220-05 0220-05 0220-05 0220-05 0220-05 0220-06

(*) OB : opération budgétaire - ACT : activité

Depuis, l’exercice budgétaire 2013, l’Insee utilise un référentiel d’activités en 15 postes (apparaissant en caractères gras dans le tableau précédent). Auparavant, le référentiel comportait 32 activités qui reprenaient les grandes têtes de chapitre de la nomenclature des « travaux » (ou « codes PAT ») qui était le référentiel de base de l’Insee. Pour en savoir plus sur la méthode ABC :) http://www.performance-publique.budget.gouv.fr/ performance-gestion-publiques/controle-gestion/approfondir/centre-ressources-interministerielcontrole-gestion-cri-cg/qualite-controle-gestion/methode-abc (site internet du Forum de la performance, direction du Budget) 1

Mémento sur les nomenclatures budgétaro-comptables et analytiques utilisées par le contrôle de gestion Club des contrôleurs de gestion des ministères économiques et financiers

Cette modification de nomenclature d’activités a été élaborée pour plusieurs raisons :

-- réduire le nombre d’items pour aller de l’analyse de la dépense passée à la programmation de la dépense à venir, comme souhaité par la direction du budget,

-- revoir certains items pour pouvoir comparer les dépenses de différents programmes budgétaires sur des postes communs (essentiellement les dépenses immobilières et informatiques). Les principes de ce nouveau référentiel d’activités sont les suivants :

-- rattacher chacun des 15 postes à une seule action (une nomenclature emboîtable), -- mélanger une approche « travaux » (recensement, action régionale, comptes) et une approche « nature de la dépense » (loyers budgétaires, gestion de parc, entretien immobilier),

-- distinguer les dépenses de fonctionnement et d’investissement pour le recensement de la population et l’informatique,

-- rassembler dans un seul poste (fonctionnement courant) toutes les dépenses transversales. Pour ce dernier point, ce regroupement est notamment rendu possible par le fait que l’Insee renseigne dans CHORUS l’axe ministériel 1 (explicité dans la partie 2 de ce mémento), le « code PAT » des travaux. Ainsi, une dépense de fonctionnement pourra être précisée par le croisement du code activité avec l’axe ministériel 1. Mise en place de la nouvelle nomenclature d’activités : Une note présentant cette nouvelle nomenclature et faisant des recommandations pour la bonne imputation a permis d’aider les gestionnaires à s’approprier cette nouvelle nomenclature. Ce référentiel a été recodifié automatiquement pour les dossiers dont la gestion avait débuté en 2012. Bilan après 2 années d’utilisation de cette nomenclature d’activités : Désormais, en interne, le plan de financement des différents centres de coût est présenté avec un tableau croisant le code activité (15 postes) et la nature des dépenses (18 postes). Ce référentiel d’activités ayant démontré sa pertinence, l’Insee le conservera pour les prochaines années.

4. Q  uelle nature de dépenses ? Le compte budgétaire (axe obligatoire) La nature de dépenses correspond aux différents biens, services et prestations qui font l’objet d’une traduction financière dans la comptabilité. Le compte budgétaire porte la nomenclature par nature : titre / catégorie / compte du plan comptable de l’État (« compte PCE »).

9

Mémento sur les nomenclatures budgétaro-comptables et analytiques utilisées par le contrôle de gestion Club des contrôleurs de gestion des ministères économiques et financiers

La nomenclature des comptes PCE est consultable sur l’intranet ministériel « CHORUS aux finances » : http://chorus.alize/files/live/sites/chorus/files/contributed/Chorus/A_votre_ service/Organisation_Financiere/Referentiels/Ref-comptable/5_PCE_Referentiel_ V34_20140506_diapason.xlsm Les charges budgétaires de l’État sont réparties en sept titres. Chaque titre est décomposé en catégories de dépenses. Par exemple, les dépenses de fonctionnement qui relèvent du titre 3 « Dépenses de fonctionnement », comprennent deux catégories de dépenses : les dépenses de fonctionnement autres que celles de personnel (catégorie 31) et les subventions pour charges de service public (catégorie 32).

Titres budgétaires

10

Catégories budgétaires

Titre 1

Dotations des pouvoirs publics

Titre 2

Dépenses de personnel

21 Rémunérations d’activité 22 Cotisations et contributions sociales 23 Prestations sociales et allocations diverses

Titre 3

Dépenses de fonctionnement

31 Dépenses de fonctionnement autres que de personnel 32 Subventions pour charges de service public (SCSP)

Titre 4

Charges de la dette

41 Intérêts de la dette financière négociable 42 Intérêts de la dette financière non négociable 43 Charges financières diverses

Titre 5

Dépenses d’investissement

51 Dépenses pour immobilisations corporelles de l’État 52 Dépenses pour immobilisations incorporelles de l’État

Titre 6

Dépenses d’intervention

61 Transferts aux ménages 62 Transferts aux entreprises 63 Transferts aux collectivités territoriales 64 Transferts aux autres collectivités 65 Appels en garantie

Titre 7

Dépenses d’opérations financières

71 Prêts et avances 72 Dotations en fonds propres 73 Dépenses de participations financières

Chaque compte PCE est rattaché à un titre et à une catégorie. À titre d’exemple, le compte PCE 6062100000 (achat non stocké d’eau) est rattaché au titre 3 (dépenses de fonctionnement) et à la catégorie 31 (dépenses de fonctionnement autres que de personnel).

Mémento sur les nomenclatures budgétaro-comptables et analytiques utilisées par le contrôle de gestion Club des contrôleurs de gestion des ministères économiques et financiers

La nomenclature des achats : les groupes de marchandises La nomenclature des achats s’inscrit dans le cadre de l’amélioration des pratiques d’achat et repose désormais sur l’identification de 370 groupes de marchandises, qui représentent des familles de biens ou services ayant des caractéristiques communes. Cette nomenclature est structurée en domaines (31 domaines), segments et sous-segments ou groupe de marchandises (GM). Elle identifie, pour chaque compte PCE, un ou plusieurs groupes de marchandises (GM), un groupe de marchandises ne renvoyant qu’à un seul compte PCE. En contrôle de gestion, les groupes de marchandises peuvent être utilisés dans le suivi de certains coûts. Le compte PCE permet ainsi à la fois :

-- l’enregistrement des charges en comptabilité générale, -- l’imputation des dépenses sur l’axe nature des dépenses budgétaires à un niveau de détail plus fin que les catégories budgétaires. Les groupes de marchandises permettent dans certains cas un suivi plus fin que les comptes PCE.

5. Autres axes • La tranche fonctionnelle L’article 8 de la LOLF indique que « pour une opération d’investissement, l’autorisation d’engagement couvre un ensemble cohérent et de nature à être mis en service ou exécuté sans adjonction ». La « tranche fonctionnelle d’investissement » est le support d’une affectation d’autorisations d’engagement sur un projet dont la réalisation s’effectuera sur plusieurs années et pourra nécessiter des engagements juridiques répartis sur plusieurs exercices. Une tranche fonctionnelle (TF) inclut ainsi le montant total des crédits qu’il sera nécessaire d’engager pour une opération d’investissement. Il existe donc un référentiel de TF, utilisé pour l’affectation, le retrait et le report dans le nouvel exercice des TF et l’exécution sur les TF. Les TF sont créées ou modifiées dans CHORUS par les gestionnaires ministériels.

11

Mémento sur les nomenclatures budgétaro-comptables et analytiques utilisées par le contrôle de gestion Club des contrôleurs de gestion des ministères économiques et financiers

La codification des TF est la suivante :

-- « TF » + 6 caractères alphanumériques (8 caractères). L a numérotation est incrémentale et automatique. Elle est interministérielle mais propre à un périmètre financier. Il n’y a pas de tranches de numéros réservés par ministère. La création d’une TF nécessite la saisie de différentes informations. L’utilisateur suit la procédure suivante :

-- Saisie de la désignation de la TF. -- Saisie des données relatives à la TF : >> Une description et une désignation permettant d’associer un libellé à la TF, >> Les dates d’effet (date de début de validité, date de fin de validité, date d’expiration) définissant l’intervalle de validité,

>> Le groupe d’autorisations permettant de définir les habilitations sur la TF, >> Les attributs de la TF.

Groupe autorisations

12

Attribution des autorisations communes à tous les programmes de financement auxquels est affecté le même groupe d’autorisations.

A remplir par « TF » suivi du code du programme choisi par l’administrateur ministériel.

Champ Alphanum. Taille : 10

Illustration : La nomenclature des tranches fonctionnelles est utilisée par le pôle contrôle de gestion de la sous-direction du cadre de vie (service de l’environnement professionnel, au Secrétariat général) pour suivre les dépenses liées aux opérations immobilières d’investissement pluriannuelles. Une analyse précise des coûts de plusieurs opérations immobilières considérées comme stratégiques est effectuée, par l’intermédiaire de tableaux de bord, environ tous les trimestres.

• Le fonds Le fonds désigne la source de financement : fonds européens, fonds de concours et attributions de produits pour le budget général, les budgets annexes (excepté pour les recettes non fiscales) et les comptes spéciaux dotés de crédits. Dans CHORUS, cette information doit être obligatoirement saisie, même lorsque la dépense n’est pas imputée sur un fonds. Dans ce cas, la valeur à saisir est N/A (valeur par défaut). Les fonds de concours sont constitués, d’une part, par des fonds à caractère non fiscal versés par des personnes morales ou physiques pour concourir à des dépenses d’intérêt public et, d’autre part, par les produits de legs et donations attribuées à l’État. Les attributions de produits sont les recettes tirées de la rémunération de prestations régulièrement fournies, par un service de l’État. À ce jour, la nomenclature des fonds n’est pas utilisée par les entités en charge du contrôle de gestion.

Mémento sur les nomenclatures budgétaro-comptables et analytiques utilisées par le contrôle de gestion Club des contrôleurs de gestion des ministères économiques et financiers

Partie 2 - Les nomenclatures analytiques dans l’outil CHORUS Les nomenclatures analytiques permettent d’effectuer un suivi plus fin que les nomenclatures budgétaro-comptables, notamment dans une perspective d’analyse des coûts d’une structure, d’une fonction, d’un projet, d’un bien produit ou d’une prestation réalisée. Dans l’outil CHORUS, elles correspondent à des axes facultatifs. Une très grande variété d’approches découle de ce caractère facultatif et de la relative liberté accordée pour définir ces axes.

1. L  ’axe ministériel n°1, l’axe ministériel n°2 et le projet analytique ministériel • L’axe ministériel n°1 nécessite d’être paramétré dans l’outil CHORUS. Chaque programme en définit l’objet et la maille en fonction de ses besoins de pilotage. Illustration : -- Pour tous les programmes utilisant l’axe ministériel n°1, celui-ci correspond à des regroupements de dépenses définis dans une perspective d’analyse de gestion et de suivi des ressources allouées.

-- Par exemple, à la DAJ, l’axe ministériel n°1 comporte 5 rubriques :

07-DAJDepIndivisesNaf

DAJ dépenses indivises ou non affectables

07-DAJSD1DroitCommPub

DAJSd1 : droit de la commande publique

07-DAJSD2DroitPrivPen

DAJSd2 : droit prive et droit pénal

07-DAJSD3DroitPubEuro

DAJSd3 : droit public euro et internat

07-DAJSD4RegulatEco

DAJSd4 : régulations économiques

• L’axe ministériel n°2 correspond à un champ libre dans l’outil CHORUS. Il est pour l’instant très peu renseigné dans nos ministères. Illustration : -- Il correspond, pour le programme 302 « Facilitation et sécurisation des échanges » à une zone de nommage dans laquelle figure le numéro donné par l’application OSCAR (utilisée pour passer des commandes auprès des fournisseurs, via CHORUS Formulaires) à chaque dossier de dépense.

-- Le projet analytique ministériel est un axe supplémentaire, également facultatif, qui permet une segmentation des projets et donc un suivi des dépenses par projet identifié.

13

Mémento sur les nomenclatures budgétaro-comptables et analytiques utilisées par le contrôle de gestion Club des contrôleurs de gestion des ministères économiques et financiers

Illustration : -- Au SIRCOM, le projet analytique ministériel correspond à une segmentation des projets en 8 catégories, figurant dans le tableau ci-après.

14

07-COM-0218001120201

Campagnes

07-COM-0218001120202

Études

07-COM-0218001120203

Éditorial

07-COM-0218001120204

Événementiel

07-COM-0218001120205

Services de presse

07-COM-0218001120206

Support production

07-COM-0218001120207

Dépenses transversales

07-COM-0218001120208

Sites Internet

2. Les localisations interministérielle et ministérielle L’axe « localisation interministérielle », obligatoire, représente un axe géographique (pays, région, département, commune) et s’appuie sur la codification Insee de ces données géographiques. L’axe « localisation ministérielle » identifie un axe géographique propre à chaque ministère. Illustration : Pour le programme 302 « Facilitation et sécurisation des échanges », la valeur de l’axe « localisation interministérielle » correspond au code Insee de la région du siège du centre financier considéré.

3. L’axe Nature détaillée ministérielle Cet axe est pour l’instant relativement peu utilisé dans nos ministères. Il ne l’est que par certaines entités du Secrétariat général, par le programme 302 «Facilitation et sécurisation des échanges » et le programme 156 « Gestion financière et fiscal du secteur public local ». Illustration : Pour le programme 302 « Facilitation et sécurisation des échanges », cet axe est utilisé pour effectuer un suivi spécifique du parc naval (référencement des unités navales).

Mémento sur les nomenclatures budgétaro-comptables et analytiques utilisées par le contrôle de gestion Club des contrôleurs de gestion des ministères économiques et financiers

Partie 3 - L’utilisation de ces nomenclatures pour bâtir des dispositifs de contrôle de gestion Cette partie a pour objectif d’illustrer, à travers quelques cas pratiques, comment les nomenclatures sont utilisées par les contrôleurs de gestion pour bâtir un dispositif de contrôle de gestion.

Illustration n°1 : Le suivi des coûts du programme 156 « Gestion financière et fiscale du secteur public local »

Dans le cadre des projets annuels de performance (PAP) et des rapports annuels de performance (RAP), le programme 156 produit une présentation des crédits de personnel (T2) et des autres crédits (HT2) par action et sous-action au titre de la justification au premier euro (JPE). Concernant les crédits HT2, le programme 156 récupère les données ventilées par action dans l’application Farandole. L’exploitation de la restitution « INF-BUD-40 » de CHORUS permet en outre à la DGFiP d’extraire les informations utiles et pertinentes pour produire des études de coûts ciblées. Ainsi, un filtre par centre de coûts permet de réaliser une analyse de coût sur un type de structure (Direction Régionale des Finances Publiques par exemple). Enfin, les crédits HT2 du programme 156 sont regroupés par type de comptes PCE pour cibler des natures de dépenses. La DGFiP distingue, au titre du contrôle de gestion, et pour ses besoins propres de chiffrages, trois catégories de dépenses :

-- l’immobilier (intégrant par exemple les fluides, les loyers budgétaires, les loyers financiers) ;

-- les frais d’environnement de l’agent (les fournitures, le matériel de bureau par exemple) ;

-- les dépenses liées aux missions (notamment l’affranchissement, l’impression, les frais de déplacement). Ces regroupements spécifiques permettent de distinguer les dépenses liées aux structures et aux agents des autres dépenses pour les suivre spécifiquement. Illustration n°2 : La Délégation aux systèmes d’information (DSI) : un suivi des dépenses liées aux systèmes d’information qui s’appuie sur les nomenclatures CHORUS

La Délégation aux systèmes d’information (DSI) du Secrétariat Général s’est fixée pour objectif de mieux maîtriser les dépenses informatiques et de faciliter leur présentation et leur compréhension tant en exécution qu’en programmation budgétaire. Elle a porté entre la fin 2011 et le premier semestre 2012, avec le ministère de la défense, un mandat de « transparence des coûts », pour le compte de la Direction interministérielle des

15

Mémento sur les nomenclatures budgétaro-comptables et analytiques utilisées par le contrôle de gestion Club des contrôleurs de gestion des ministères économiques et financiers

systèmes d’information et de communication (DISIC). Ce mandat avait pour objectif la définition d’un référentiel de coûts liés aux systèmes d’information (coûts SI) normalisé destiné à accroître la lisibilité interministérielle de ces coûts et en améliorer le pilotage. Le groupe de travail a défini un référentiel, en s’inspirant d’un modèle s’inspirant de l’approche dite « ABC » (activity based costing). Ce référentiel met en œuvre un modèle à 3 axes prenant en compte trois dimensions :

-- l’axe ressources : ce que le service SI acquiert -- l’axe activités : ce que le service SI réalise -- l’axe services : ce que le service SI fournit La totalité des coûts SI est ainsi imputée sur chacun des trois axes, qui sont indépendants et complémentaires. Le référentiel prévoit de suivre les dépenses selon trois mailles de finesse : les mailles large et moyenne sont définies au niveau interministériel, la maille fine étant laissée à l’appréciation des directions. Pour la gestion 2014, la DSI a accompagné les principaux programmes SI du ministère dans la mise en œuvre de l’axe services. 4 programmes ont été concernés (programmes 156, 218, 221 et 302). Les programmes restants (programmes 134, 220 et 305) ont vocation à le mettre en œuvre dans un deuxième temps.

16

Le périmètre des dépenses SI concernées est à ce stade l’ensemble des dépenses hors titre 2 et s’appuie sur les nomenclatures CHORUS :

-- l’axe ressources s’appuie sur la nomenclature budgétaro-comptable par nature : titre et catégorie, compte PCE. Un complément peut être apporté par le groupe de marchandises lorsqu’il est renseigné. Toutefois aucune adaptation n’a été envisagée à ce stade et le groupe de marchandises n’est pas restitué au niveau de la requête INFOBUD40 en crédits de paiement ;

-- l’axe services s’est appuyé en 2014, soit sur le référentiel de programmation par activité, soit sur l’axe analytique PAM (Projet Analytique Ministériel), selon les programmes, au prix d’une évolution plus ou moins importante. Le renseignement de l’axe PAM n’est pas obligatoire dans CHORUS contrairement à celui du référentiel de programmation par activité. Le niveau demandé est celui de la maille moyenne qui est le niveau attendu pour les consolidations tant ministérielles qu’interministérielles. Le recueil des règles de comptabilité budgétaires publié le 25 juillet 2014 précise la nomenclature d’activités définie par l’article 66 du décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 (GBCP). Le référentiel de programmation par activités doit notamment permettre d’identifier les dépenses informatiques et de les décrire selon une nomenclature précise. La nomenclature présentée dans le recueil (certes à titre illustratif et non impératif) est celle de l’axe services, tel que demandé par l’exercice de transparence des coûts SI.

Mémento sur les nomenclatures budgétaro-comptables et analytiques utilisées par le contrôle de gestion Club des contrôleurs de gestion des ministères économiques et financiers

En conséquence, la DSI a organisé avec les directions des réunions bilatérales sur le suivi des dépenses informatiques selon l’axe services en 2015 par les programmes 134, 156, 218, 220, 302 et 305, les programmes restant libres d’utiliser à leur choix, l’axe analytique PAM ou le référentiel de programmation par activités. Illustration n°3 : Le programme 302 « Facilitation et sécurisation des échanges » : les référentiels CHORUS au service du contrôle de gestion

Depuis le déploiement de CHORUS, les informations financières relatives au programme 302 font l’objet d’une mise en perspective selon 3 vues :

-- l’allocation des ressources aux budgets opérationnels de programme (BOP), -- l’analyse de gestion pour répondre notamment à la justification au premier euro (JPE),

-- la connaissance des coûts dans une approche analytique. Des référentiels au service du dialogue de gestion et de l’allocation des ressources aux BOP Depuis 2009, la DGGDI a mis en place un dispositif d’allocation des ressources (hors charges de personnel) aux budgets opérationnels de programme (BOP) du programme 302 qui repose, pour les services déconcentrés (directions interrégionales métropolitaines et services territoriaux d’outre-mer) et les services à compétence nationale (SCN2), sur des natures de charges, appelés « groupes de budgétisation » auxquels sont associés des déterminants particuliers (exemple : nombre d’agents en ETPT, m2 de surface, nombre de véhicules). La mise en œuvre de ce dispositif s’appuie dans CHORUS sur :

-- une identification des BOP qui renvoie au référentiel des centres financiers ; -- des regroupements de charges (ex. fonctionnement courant, parc immobilier, parc automobile, ..) placés au croisement d’un compte PCE et d’une valeur du référentiel axe ministériel n°1. Le double référencement appliqué à ces regroupements permet de s’appuyer sur des natures de charges répertoriées comptablement au niveau du compte PCE, d’une part, et des affectations au regard d’un usage et d’une responsabilité financière déterminée, d’autre part. À titre d’illustration, au compte PCE n°60625000 « achats non stocké carburants et huiles », sont associées trois valeurs de l’axe ministériel n°1 qui correspondent à l’utilisation de cette nature de charge au regard de trois types de parcs : automobile (07-DDI020PACH), naval (07-DDI-080PCN) et aérien (07-DDI-090PADF) et à une prise en charge financière particulière. Les dépenses de carburants imputées sur les deux premiers axes BOP qui correspondent à des directions fonctionnelles (centres informatiques, écoles et direction nationale du renseignement et des enquêtes) 2

17

Mémento sur les nomenclatures budgétaro-comptables et analytiques utilisées par le contrôle de gestion Club des contrôleurs de gestion des ministères économiques et financiers

ministériels relèvent des BOP locaux, alors que celles qui sont imputées sur le troisième relèvent du BOP central du programme 302. En recourant à ces référentiels CHORUS, il est ainsi possible via les restitutions (restitution INF-BUD-40) d’assurer au bon niveau le suivi de ces charges et d’en faire un élément du dialogue de gestion. Des référentiels pour asseoir le suivi des grandes natures de dépenses et la JPE Au titre de la JPE établie dans le cadre des projets annuels de performance (PAP) et des rapports annuels de performance (RAP), la DGDDI produit notamment une présentation synthétique de l’utilisation des crédits du programme 302 qui distingue, par titre, des dépenses qui sont regroupées par grandes natures : dépenses liées à l’agent, dépenses liées aux missions et dépenses liées à la logistique de base et à l’immobilier. Cette nomenclature de dépenses qui est issue d’un cadre commun défini dans les années 1990 au sein des administrations économiques et financières, les tableaux d’analyse de gestion (TAG), a été maintenue et adaptée dans l’environnement de CHORUS. Ces natures de dépenses peuvent être notamment rapprochées des indicateurs synthétiques retenus pour les fonctions support.

18

Pour établir cette présentation des crédits, le rattachement de chaque dépense effectuée dans le progiciel CHORUS à une nature de charge de la table TAG est réalisé par association d’un compte PCE à une valeur d’axe ministériel n°1 selon un référentiel défini par la DGDDI. Outre la présentation de la JPE au niveau de l’ensemble du programme, ce cadre permet de comparer les structures de charges entre budgets opérationnels de programme (BOP) de mêmes types (ex. territoriaux métropolitains). Il est par ailleurs adapté à l’analyse des dépenses du BOP central. Des référentiels pour améliorer la connaissance des coûts Afin de répondre aux objectifs de la LOLF, la DGDDI met en œuvre le dispositif d’analyse des coûts par action (CAC) du programme 302 mais également une démarche approfondie de connaissance des coûts, sur la base des référentiels issus de CHORUS. Dans un dispositif partagé par l’ensemble des programmes, la CAC du programme 302 repose ainsi sur un référentiel d’une vingtaine d’activités de programmation qui alimente un suivi par actions (domaine fonctionnel). En dehors de la production de la CAC, la DGDDI met en œuvre l’axe projet analytique ministériel pour les besoins de l’analyse des coûts au titre de l’activité informatique. En outre, la DGDDI a développé des approches analytiques plus fines des coûts dans des domaines d’action plus spécifiques, notamment pour le calcul des taux d’intervention au titre de sa mission fiscale.

Mémento sur les nomenclatures budgétaro-comptables et analytiques utilisées par le contrôle de gestion Club des contrôleurs de gestion des ministères économiques et financiers

Dans le cadre de ces approches, différentes combinaisons d’axes CHORUS sont ainsi utilisées. Outre les axes déjà évoqués, il convient de citer notamment le référentiel des centres de coûts qui permet de passer d’une vue par BOP de financement à une vue par bénéficiaire de la dépense. Enfin, les perspectives de production d’une comptabilité analytique dans CHORUS, à laquelle la DGDDI participe depuis 2012, ont nécessité l’approfondissement de la réflexion sur les modalités d’utilisation de ces axes CHORUS dans cette comptabilité : regroupements de charges identifiées comme devant faire l’objet de déversements, centres de coûts pertinents, objets de coûts. La nécessité de définir un cadre et de veiller à son application Afin d’assurer la mise en œuvre de ces différentes vues, la DGDDI a formalisé un cadre de nomenclatures, régulièrement actualisé, permettant de définir les combinaisons de référentiels nécessaires à leur production. Ce cadre prend la forme d’une note aux responsables de BOP, accompagnée d’un guide d’aide à l’imputation et des nomenclatures établies (ex. associations GM/PCE/axe ministériel n°1 ou GM/axe ministériel n°1 et activité). Ce dispositif s’intègre au contrôle interne budgétaire, au regard en particulier des exigences relatives à la qualité des imputations.

19

Conclusion Bien qu’hétérogène et souvent étroitement liée au positionnement et à la nature des missions confiées au contrôle de gestion, l’exploitation de l’outil CHORUS par les entités en charge du contrôle de gestion, a contribué à améliorer de façon significative le suivi des coûts dans nos ministères économiques et financiers. Ce mémento constitue une première étape de partage des concepts et des pratiques existantes. Il a vocation à être complété dans un deuxième temps par des échanges de pratiques entre contrôleurs de gestion.

Mémento sur les nomenclatures budgétaro-comptables et analytiques utilisées par le contrôle de gestion Club des contrôleurs de gestion des ministères économiques et financiers

Pour aller plus loin Les principaux textes ou documents de référence Textes de référence : -- Loi organique n° 2001-692 du 1er août 2001 relative aux lois de finances : http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte. do?cidTexte=JORFTEXT000000394028

-- Décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique : http://www.legifrance.gouv.fr/ affichTexte.do;jsessionid=ACBE6AC00CDD2222B9B6A89E8DF2C9F3. tpdjo12v_3?cidTexte=JORFTEXT000026597003&categorieLien=id

-- Recueil des règles de comptabilité budgétaire de l’État (direction du Budget – JO du 25 juillet 2014) : http://www. performance-publique.budget.gouv.fr/actualites/2014/ publication-recueil-regles-comptabilite-budgetaire-etat

20

Documentation interministérielle : -- « CHORUS pour tous » (téléchargeable sur le portail « Diapason » des utilisateurs de Chorus) :

-- https://chorus-diapason.finances.ader.gouv.fr/diapason/accueil/ afficheAccueil.do

-- Guide des restitutions de CHORUS : téléchargeable sur le portail « Diapason » des utilisateurs de Chorus

Documentation propre aux ministères économiques et financiers : Glossaire des référentiels CHORUS : téléchargeable sur l’intranet du SAFI (Secrétariat général) http://chorus.alize/files/live/sites/chorus/files/contributed/Chorus/Moder_Gestion_ Publique/Ressouces_documentaires/Glossaire_correspondances_Chorus_v0_9.xls

Mémento sur les nomenclatures budgétaro-comptables et analytiques utilisées par le contrôle de gestion Club des contrôleurs de gestion des ministères économiques et financiers

Annexe : Les comptabilités de l’État Loi organique n° 2001-692 du 1er août 2001 relative aux lois de finances - Art. 27 : L’État tient une comptabilité des recettes et des dépenses budgétaires et une comptabilité générale de l’ensemble de ses opérations. En outre, il met en œuvre une comptabilité destinée à analyser les coûts des différentes actions engagées dans le cadre des programmes. Les comptes de l’État doivent être réguliers, sincères et donner une image fidèle de son patrimoine et de sa situation financière. Décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique - Art. 53 : La comptabilité publique est un système d’organisation de l’information financière permettant : 1. De saisir, de classer, d’enregistrer et de contrôler les données des opérations budgétaires, comptables et de trésorerie afin d’établir des comptes réguliers et sincères ; 2. De présenter des états financiers reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat à la date de clôture de l’exercice ; 3. De contribuer au calcul du coût des actions ou des services ainsi qu’à l’évaluation de leur performance. Elle est également organisée en vue de permettre le traitement de ces opérations par la comptabilité nationale. - Art. 153 : La comptabilité de l’État comprend une comptabilité générale, une comptabilité budgétaire, une comptabilité d’analyse des coûts, et le cas échéant, une comptabilité analytique. En outre l’État assure une comptabilisation des valeurs inactives. Section 1 : La comptabilité budgétaire - Art. 154 : La comptabilité budgétaire de l’État comporte une comptabilité des affectations et des autorisations d’engagement, une comptabilité des crédits de paiements et des recettes ainsi qu’une comptabilité des autorisations d’emplois. Elle enregistre et restitue, pour le budget général, les budgets annexes et les comptes spéciaux, les opérations d’ouverture et la consommation des autorisations prévues à l’article 34 de la loi organique du 1er août 2001.

21

Mémento sur les nomenclatures budgétaro-comptables et analytiques utilisées par le contrôle de gestion Club des contrôleurs de gestion des ministères économiques et financiers

Les conditions dans lesquelles elle est établie sont précisées par arrêté du ministre chargé du budget. Section 2 : La comptabilité générale - Art. 162 Les ordonnateurs constatent les droits et obligations de l’État et procèdent à l’inventaire des biens. Ils s’assurent, conformément au cadre de référence du contrôle interne comptable mentionné à l’article 170, de la qualité des opérations qui leur incombent au regard des dispositions de l’article 57 et de l’établissement des documents transmis aux comptables publics pour la tenue de la comptabilité générale. - Art. 163 : La comptabilité générale de l’État est tenue par les comptables publics de l’État conformément aux règles fixées par l’arrêté prévu à l’article 54. - Art. 164 : Un arrêté du ministre chargé du budget précise la nature et les conditions de circulation et de conservation des pièces justificatives et des documents relatifs aux opérations de la comptabilité générale.

22

Section 3 : La comptabilité d’analyse des coûts - Art. 165 : La comptabilité d’analyse des coûts est tenue par les ordonnateurs sous réserve des compétences du ministre chargé du budget pour la mise en œuvre de l’article 38 de la loi organique du 1er août 2011. Elle a pour objet : 1. D’informer le Parlement, dans le cadre des projets et des rapports annuels de performances prévus aux articles 51 et 54 de la loi organique du 1er août 2001, de l’ensemble des moyens alloués, directement ou indirectement, à la réalisation de chacune des actions des programmes prévus à l’article 7 de la même loi ; 2. De permettre le rapprochement entre ces moyens et les résultats obtenus. Elle se fonde sur les données de la comptabilité budgétaire et de la comptabilité générale. Un arrêté du ministre chargé du budget fixe les conditions et les règles de la tenue de cette comptabilité.

Mémento sur les nomenclatures budgétaro-comptables et analytiques utilisées par le contrôle de gestion Club des contrôleurs de gestion des ministères économiques et financiers

Section 4 : La comptabilité analytique - Art. 166 : Les principes régissant la comptabilité analytique sont fixés par arrêté du ministre chargé du budget. Cette comptabilité est tenue par les ordonnateurs. Le ministre chargé du budget et le ministre intéressé arrêtent conjointement la liste des services de l’État ou des opérations soumis à la tenue d’une comptabilité analytique. - Art. 59 La comptabilité analytique est fondée sur la comptabilité générale. Elle a pour objet, sous les réserves et dans les conditions propres à chaque catégorie de personnes morales mentionnées à l’article 1er, de mesurer les coûts d’une structure, d’une fonction, d’un projet, d’un bien produit ou d’une prestation réalisée et, le cas échéant, des produits afférents en vue d’éclairer les décisions d’organisation et de gestion. Section 5 : La comptabilisation des valeurs inactives - Art. 167 : Les règles relatives à la comptabilisation des valeurs inactives sont fixées par arrêté du ministre chargé du budget.

23

Ce document a été réalisé dans le cadre du Club des contrôleurs de gestion des ministères économiques et financiers qui :  s’attache à l’enrichissement mutuel de ses membres dans une optique de montée en compétence et de professionnalisation ;  est un lieu d’échange d’informations, d’expériences et de références, à visée opérationnelle ;  met en relation les contrôleurs de gestion ministériels afin de mutualiser leurs bonnes pratiques et tendre ainsi vers une harmonisation progressive des modalités d’exercice et d’utilisation du contrôle de gestion au sein des ministères économiques et financiers. Le Club regroupe les directions et services suivants :  AIFE – Bureau des cabinets – DAJ – DGDDI – DGE – DGFIP – DG INSEE - DG Trésor  Secrétariat général : CPFI - DRH 2C - DSI – SAFI 1C – SEP 1A – SEP 2A - Sircom Ont plus particulièrement contribué à l’élaboration de ce guide :      

Philippe LATASTE (DGDDI) Patrick CARREL (SG/DSI) Laurent GRANGERET (SG/SAFI 1C) Patrick GRISELLE (DG INSEE) Emmanuel MOREAU (SG/SAFI 1C) Bouchra NAZZAL (SG/SAFI 1C) Ont également apporté leur soutien et leurs nombreux conseils :

Club

des contrôleurs de gestion des ministères économiques et financiers

                 

Aren BASMADJIAN (DGE) Marlyse BOD (AIFE) Catherine BISSON (DG INSEE) Marie CHRISTIE (SG/DRH 2C) Magali CLEMENT (DGFiP) Sylvie CORZANI (Bureau des cabinets) Roselyne COUPRIE (DG INSEE) Hélène COUSIN (DGFiP) Arnaud DEMOY (DGE) Raphaëlle GREGOGNA (SG/IGPDE) Jérôme HORGUE (SG/SEP 2A) Gowtam JINNURI (DGDDI) Silvia LAMBERTUCCI (SG/SEP 2A) Brigitte LEKIME (SG/SIRCOM) Sylvie LEYGUE (DAJ) Béatrice SIMON (DGFiP) Igor SOULIGOUX (DGFiP) Laura VAN HOEK (DG Trésor)

Sous-direction des affaires budgétaires et de la performance Bureau performance et contrôle de gestion SAFI 1C MARS 2015