Astech Travaux [PDF]

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AS-TECH SOLUTIONS

AS-TECH TRAVAUX Notice utilisateurs

AS-TECH Solutions - 11c, rue de Courtalin - Val d’Europe Park - 77700 Magny-le-Hongre AS-TECH Solutions – 1280, avenue des platanes – Future Building II – 34970 Lattes – Boirargues T. : 01.60.42.74.40 Site : www.astech-solutions.com

1

2

GENERALITES.........................................................................................................................................4 1.1

Les ateliers..........................................................................................................................................................4

1.2

Les positions........................................................................................................................................................5

INTERVENTIONS....................................................................................................................................6 2.1

Création d’une intervention...............................................................................................................................6

2.1.1

Onglet dossier : Création depuis un atelier superviseur................................................................................6

2.1.2

Onglet dossier : Création depuis un atelier opérationnel..............................................................................8

2.1.3

Onglet notes...................................................................................................................................................9

2.2

Planification de l’intervention..........................................................................................................................10

2.2.1

Onglet affectation : la planification depuis un atelier superviseur..............................................................10

2.2.2

Onglet affectation : la planification depuis un atelier opérationnel............................................................11

2.3

Programmation de l’intervention.....................................................................................................................12

2.3.1 2.4

Valorisation de l’intervention...........................................................................................................................15

2.4.1

Valorisation des heures effectuées en régie : Saisie des bons.....................................................................16

2.4.2

Valorisation des fournitures (consommables) : Sortie des pièces...............................................................17

2.4.3

Valorisation des Prestataires : Saisie Sous-Traitance...................................................................................18

2.4.4

Valorisation des Matériels et / ou véhicules (non consommables) : Saisie des prêts.................................19

2.4.5

Valorisation des Matériels et / ou véhicules (non consommables) : Onglet Ressources............................20

2.5

3

Onglet affectation : la programmation........................................................................................................12

Clôture de l’intervention...................................................................................................................................21

FONCTIONS SUPPLÉMENTAIRES DEPUIS L’INTERVENTION ........................................................23 3.1

Gestion documentaire......................................................................................................................................23

3.2

Demande de devis à un prestataire..................................................................................................................25

3.3

Envoi d’emails...................................................................................................................................................27

3.3.1

Mails au demandeur.....................................................................................................................................27

3.3.2

Mails à l’intervenant.....................................................................................................................................28

3.3.3

Mails au prestataire......................................................................................................................................29

3.4

Valorisation prévisionnelle...............................................................................................................................30

3.4.1

Prévisionnel Main d’œuvre..........................................................................................................................31

3.4.2

Prévisionnel Fournitures..............................................................................................................................32

Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 2 sur 62

3.4.3

4

5

6

3.5

Emission d’un devis avant travaux....................................................................................................................34

3.6

Passage à la position en cours en masse..........................................................................................................35

PLANNING............................................................................................................................................36 4.1

Horaire..............................................................................................................................................................36

4.2

Planning intervenant.........................................................................................................................................37

MENUS SUPPLÉMENTAIRES..............................................................................................................40 5.1

Intervention rapide...........................................................................................................................................40

5.2

Clôture d’interventions.....................................................................................................................................43

5.3

Grille main d’œuvre..........................................................................................................................................45

5.4

Travaux répétitifs..............................................................................................................................................46

5.5

Saisie des travaux effectués par bien / par opération......................................................................................48

RECHERCHE ET CONSULTATION D’INTERVENTION ......................................................................51 6.1

Interventions : Onglet liste...............................................................................................................................51

6.1.1

La construction du tableau de pilotage : Partie centrale.............................................................................51

6.1.2

Les recherches : Partie gauche.....................................................................................................................54

6.2

7

Prévisionnel Sous traitance..........................................................................................................................33

Interventions terminées...................................................................................................................................57

LES STATISTIQUES..............................................................................................................................58 7.1

Le détail des travaux effectués.........................................................................................................................58

7.2

Editions récapitulatives.....................................................................................................................................59

7.3

Editions spécifiques à la valorisation................................................................................................................60

Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 3 sur 62

1

GENERALITES

Le module de gestion des interventions permet de suivre l’activité technique : travaux en régie, fournitures et matériels utilisés, travaux sous traités. Cet applicatif va permettre de planifier les travaux à effectuer et d’en assurer le suivi technique et financier. 1.1

LES ATELIERS

Ce module s’organise en ateliers, paramétrés par Astech Solutions au démarrage du projet. Il existe 4 types d’ateliers avec un principe hiérarchique :  Méga Superviseur : vision complète de l’intégralité de l’activité de l’ensemble des autres ateliers  Maxi Superviseur : vision des ateliers Superviseurs et Opérationnels qui lui sont rattachés  Superviseur : vision des ateliers Opérationnels qui lui sont rattachés  Opérationnel : vision et gestion de son activité propre uniquement

Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 4 sur 62

1.2

LES POSITIONS

Chaque intervention est suivie grâce à un système de position. La position permet de connaître l’état d’avancement de l’intervention.

Position

Etat d’avancement

Observation

Repère

En attente

Intervention créée

Blanc

Affecté

Intervention affectée à un atelier opérationnel

Demande devis

Demande devis faite auprès d’un prestataire

Jaune

Attente confirmation du devis

Devis émis à destination d’un « client »

Orange

Programmé

Le bon de travail a été édité

Vert

Pièces sorties

Les fournitures ont été distribuées

Bleu ciel

En cours

Les travaux ont commencé

Suspendu

Intervention suspendue

Terminé

Intervention terminée pour l’atelier concerné

Visible uniquement depuis un atelier superviseur

Saisie main d’œuvre ou soustraitance effectuée

Rose

Bleu Rouge

Visible uniquement si plusieurs ateliers clôturent

Gris

Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 5 sur 62

2

INTERVENTIONS

2.1

CRÉATION D’UNE INTERVENTION

2.1.1

Module

Colonne

Menu

Travaux

Traitements

Interventions

ONGLET DOSSIER : CRÉATION DEPUIS UN ATELIER SUPERVISEUR

Un atelier superviseur peut créer une intervention mais devra obligatoirement l’affecter à un atelier opérationnel pour sa prise en charge. Pour cet exemple, nous partons du Méga Superviseur 99

1) Cliquer sur Nouveau 2) En fonction des paramétrages prévus, choisir la destination de l’intervention si proposée 3) Cliquer sur Valider

Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 6 sur 62

4) Attribution automatique d’un numéro d’intervention unique 5) Saisir la nature des travaux souhaitée (c’est le titre de l’intervention) 6) Sélectionner le type : les types sont créés au préalable par l’administrateur du module. Ils permettent d’identifier la cause de l’intervention 7) Modifier le degré d’urgence si nécessaire 8) Modifier la date d’intervention souhaitée (ce sera la date de programmation par défaut pour la suite) 9) Sélectionner l’équipement concerné : cela renseigne automatiquement le service d’affectation de cet équipement et les éléments du demandeur si un correspondant est renseigné sur le bien choisi. Sinon, il est possible de renseigner le demandeur manuellement 10) Cliquer sur Valider puis sur l’onglet « Notes »

Nota bene :  L’intervention a la position « En attente » (blanche)  Les champs avec une étoile rouge sont obligatoires  Les champs « Chantier », « Etape », « Phase » et « Section » n’apparaissent pas par défaut. Ils sont dépendants de paramétrages spécifiques du logiciel (se rapprocher des services AS-TECH Solutions pour les activer si nécessaire)

Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 7 sur 62

2.1.2

ONGLET DOSSIER : CRÉATION DEPUIS UN ATELIER OPÉRATIONNEL

La principale différence avec le chapitre précédent concerne l’étape d’affectation. Le choix de l’atelier opérationnel étant fait à la création de l’intervention, l’affectation est automatique. Pour cet exemple, nous partons de l’atelier opérationnel 03 : Bâti Peinture

1) 2) 3) 4) 5)

Sélectionner l’atelier opérationnel souhaité En fonction des paramétrages prévus, choisir la destination de l’intervention si proposée Cliquer sur Valider Renseigner les différents champs (voir chapitre précédent 2.1.1) Valider

Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 8 sur 62

2.1.3

ONGLET NOTES

1) Cliquer sur Modifier 2) Champ « Libellé » : Apporter les précisions nécessaires pour les techniciens de terrain. Ces informations apparaitront sur le bon de travail 3) Champ « Commentaire » : Apporter les précisions éventuelles pour les personnes qui consultent les interventions sur le logiciel. Ces informations n’apparaitront pas sur le bon de travail 4) Champ « Annotation réglementaire » : ce champ est automatiquement renseigné si une annotation réglementaire a été associée au bien concerné par l’intervention (par exemple, présence d’amiante) 5) Cliquer sur Valider puis sur l’onglet « Affectation »

Nota bene :  L’onglet « Notes » passe en rouge lorsqu’une saisie a été faite.

Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 9 sur 62

2.2

PLANIFICATION DE L’INTERVENTION

2.2.1

ONGLET AFFECTATION  : LA PLANIFICATION DEPUIS UN ATELIER SUPERVISEUR

Cette partie est obligatoire lorsque l’on crée une intervention depuis un atelier superviseur. Elle consiste à indiquer l’atelier (ou les ateliers) opérationnel(s) qui va (vont) prendre en charge cette intervention.

1) Cliquer sur Nouveau 2) Sélectionner l’entité (atelier Opérationnel) 3) Les autres champs sont facultatifs mais permettent de planifier le travail à faire par cet atelier (intervenant, opération, date de début et de fin prévue…) 4) Cliquer sur Valider 5) Recommencer la procédure (points 1 à 4) pour un autre atelier opérationnel si besoin Nota bene :  L’intervention passe en position « Affecté » (rose) pour l’atelier superviseur  L’intervention apparait dans la liste de l’atelier opérationnel en position « En attente » (blanche)  Les listes « Equipe », « Intervenant », « Opération » et « Fournisseur » doivent être créés au préalable par l’administrateur du module.  Equipe : ensemble d’intervenants  Intervenant : technicien de terrain qui va prendre en charge l’intervention  Opération : action à réaliser  Fournisseur : prestataire à qui l’on va confier l’intervention Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 10 sur 62

2.2.2

ONGLET AFFECTATION  : LA PLANIFICATION DEPUIS UN ATELIER OPÉRATIONNEL

Lorsque nous avons fait le choix de l’atelier opérationnel en création (chapitre 2.1.2), l’affectation à l’atelier est déjà faite. Seul le bouton modifier est alors accessible (pour compléter les autres champs). Il n’est pas possible dans ce cas d’ajouter un autre atelier opérationnel.

1) Cliquer sur Modifier 2) Compléter les champs souhaités : intervenant, opération, date de début et de fin prévue… 3) Cliquer sur Valider

Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 11 sur 62

2.3

PROGRAMMATION DE L’INTERVENTION

2.3.1

ONGLET AFFECTATION  : LA PROGRAMMATION

1) Sélectionner l’atelier opérationnel (simple clic) 2) Cliquer sur le bouton « Programmer »

Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 12 sur 62

3) 4) 5) 6)

Modifier la date de programmation si besoin (par défaut = date d’intervention souhaitée) Choisir l’impression du bon (Oui = envoi direct à l’imprimante ou aperçu). Dans cet exemple, choix « Aperçu » Modifier le nombre de copie désiré si besoin Cliquer sur Valider

Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 13 sur 62

Le bon de travail reprend l’ensemble des éléments saisis précédemment.

Via la barre d’action située en haut de l’édition, il est possible de :



 : Imprimer le document



 : Exporter le document (Pdf, Word, Excel…)



 : Sortir de l’édition

Nota bene :  L’intervention passe en position Programmé (vert)  Le bouton « Programmer » est également disponible depuis l’onglet Dossier pour les ateliers opérationnels seulement (onglet affectation obligatoire pour les ateliers superviseurs)

Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 14 sur 62

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2.4

VALORISATION DE L’INTERVENTION

La valorisation consiste à indiquer le travail réalisé et donc le coût correspondant. Il existe 4 possibilités de valorisation :    

Heures de travail en régie Fournitures (consommables) utilisées Travaux effectués par un prestataire Matériel et / ou véhicule utilisés

Chaque type de valorisation fait l’objet d’un chapitre ci-après. Module

Colonne

Menu

Travaux

Traitements

Interventions / Valoriser

1) Sélectionner l’intervention souhaitée 2) Si atelier opérationnel : cliquer sur le bouton « Valoriser » depuis l’onglet dossier ou l’onglet affectation 3) Si atelier superviseur : cliquer sur le bouton « Valoriser » depuis l’onglet affectation uniquement

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2.4.1

VALORISATION DES HEURES EFFECTUÉES EN RÉGIE  : SAISIE DES BONS

1) Cliquer sur Nouveau 2) Si un intervenant et / ou une opération ont été saisis au moment de l’affectation, ils sont rapatriés automatiquement, sinon, les renseigner 3) Préciser la date de réalisation (par défaut date du jour) 4) Indiquer le temps passé 5) Modifier le prix unitaire si besoin (voir nota bene) 6) Modifier les heures proposées si besoin (soumis à paramétrage) 7) Modifier le type proposé si besoin 8) Valider 9) Recommencer la procédure à partir du point 1 si plusieurs lignes (plusieurs intervenants, ou plusieurs opérations ou plusieurs dates) Nota bene :  Le tarif unitaire se paramètre au démarrage du projet : il peut se baser sur l’intervenant, sur l’opération effectuée, sur une table de tarifs…  Après création d’une 1ère ligne, on peut la dupliquer pour faciliter la saisie des suivantes. Pour ce faire, après avoir cliquer sur Nouveau, cliquer sur le bouton Duplication  Les horaires des agents peuvent être saisis dans le menu Intervenant et ainsi faciliter la saisie des heures de début et de fin si nécessaire  Dès qu’une 1ère ligne de valorisation a été saisie, l’intervention passe en position « En cours » (bleu)  Il est également possible de saisir les heures des agents via le menu « Grille main d’œuvre » (voir chapitre 4.3) Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 17 sur 62

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2.4.2

VALORISATION DES FOURNITURES (CONSOMMABLES)  : SORTIE DES PIÈCES

1) 2) 3) 4)

Cliquer sur Nouveau Sélectionner la référence utilisée (liée au module Stock) (ou saisir le champ Commentaire si pas de magasin) Indiquer la quantité sortie Le prix unitaire est rapatrié automatiquement en cas de sélection de référence existante ou doit être saisi si utilisation du champ commentaire 5) Valider 6) Recommencer la procédure (point 1 à 5) pour les autres fournitures

Nota bene :  Pour utiliser la fonction « Référence », il est nécessaire de disposer du module « Stocks Achats » d’AS-TECH Solutions

Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 19 sur 62

2.4.3

VALORISATION DES PRESTATAIRES  : SAISIE SOUS-TRAITANCE

1) Cliquer sur Nouveau 2) Si un fournisseur et / ou une opération ont été saisis au moment de l’affectation, ils sont rapatriés automatiquement, sinon, les renseigner 3) Renseigner le numéro de facture si connu 4) Préciser la date de réalisation (par défaut date du jour) 5) Indiquer la quantité et le prix unitaire 6) Indiquer la remise et / ou la pénalité si nécessaire 7) Possibilité de rattacher cette saisie à un contrat existant, à un marché… 8) Valider 9) Recommencer la procédure à partir du point 1 si plusieurs lignes (plusieurs fournisseurs, ou plusieurs opérations ou plusieurs dates)

Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 20 sur 62

2.4.4

1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)

VALORISATION DES MATÉRIELS ET / OU VÉHICULES (NON CONSOM MABLES) : SAISIE DES PRÊTS

Cliquer sur Nouveau Sélectionner le type de location Sélectionner la référence utilisée (liée au module Prêt et réservation) Le prix unitaire est rapatrié automatiquement Modifier la date si nécessaire (par défaut date du jour) Valider Recommencer la procédure (point 1 à 6) pour les autres matériels

Nota bene :  Pour utiliser cet écran, il est nécessaire de disposer du module « Prêt » d’Astech Solutions  Cet onglet « Saisie des prêts » permet d’indiquer un matériel et un coût d’utilisation interne sans gestion de planning de ressources. Pour gérer les plannings, utiliser l’onglet « Ressources » de l’intervention (voir chapitre suivant)

Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 21 sur 62

2.4.5

1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)

VALORISATION DES MATÉRIELS ET / OU VÉHICULES (NON CONSOM MABLES) : ONGLET RESSOURCES

Cliquer sur Nouveau Sélectionner le type de location Sélectionner la référence utilisée (liée au module Prêt et réservation) Indiquer la période du prêt (date et heure de début et de fin) Préciser le type de tarification (dépend du paramétrage du module Prêt et réservation) Valider Recommencer la procédure (point 1 à 6) pour les autres matériels

Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 22 sur 62

2.5

CLÔTURE DE L’INTERVENTION

Le mode de clôture dépend des paramétrages initiaux du logiciel. Les possibilités :  Dernier atelier opérationnel qui clôture entraîne la clôture complète  1er atelier qui clôture entraîne la clôture complète (déconseillé)  Double clôture obligatoire : Clôture d’un atelier superviseur nécessaire après clôture de l’ensemble des ateliers opérationnels

1) Se positionner sur l’atelier souhaité 2) Cliquer sur le bouton « Clôturer » depuis l’onglet Dossier

Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 23 sur 62

3) Préciser la date de clôture si nécessaire (par défaut date du jour ou date de dernière valorisation suivant paramétrage) 4) Indiquer si oui ou non il est nécessaire d’imprimer la facture (au choix par défaut suivant paramétrage) 5) Les autres champs sont également dépendants des paramétrages, par défaut, ils n’apparaissent pas 6) Cliquer sur Valider Nota bene :  En fonction du mode de clôture choisi, l’intervention passe en position « Terminé » (gris) ou disparait de la liste pour basculer dans les archives (Menu « Interventions terminées » disponible dans la colonne Statistiques)  Seules les interventions avec la position « En cours » peuvent être clôturées

Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 24 sur 62

3 3.1

FONCTIONS SUPPLÉMENTAIRES DEPUIS L’INTERVENTION GESTION DOCUMENTAIRE

Il est possible de lier à l’intervention des pièces jointes (images, pdf, liens internet…). Cette fonction doit être paramétrée au préalable.

1) Se positionner sur l’onglet Dossier de l’intervention 2) Cliquer sur l’engrenage puis sur « Documents »

3) Visibilité des documents déjà disponibles (clic sur Visualiser pour les ouvrir) 4) Pour en ajouter un autre, cliquer sur « Nouveau » (2 fois)

Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 25 sur 62

5) Saisir la référence (possibilité de l’automatiser via un paramétrage) 6) Indiquer le titre 7) Choisir le thème et le stockage

8) Nom physique : cliquer sur les points à droite et aller chercher le document 9) Valider

Le trombone jaune en haut à droite précise la présence et le nombre de documents disponibles

Il est possible d’afficher automatiquement la fenêtre de gestion documentaire lors de la programmation de l’intervention ou de la réédition du bon d’intervention. Pour se faire, il convient de cocher OUI dans la section « Edition des documents liés ». Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 26 sur 62

La valeur par défaut du radiobouton se renseigne grâce au paramètre INTERV_EDITDOCPROG. 3.2

DEMANDE DE DEVIS À UN PRESTATAIRE

1) Se positionner sur l’onglet Dossier de l’intervention 2) Cliquer sur l’engrenage puis sur « Demande Devis »

3) Préciser une observation pour le fournisseur si nécessaire 4) Cliquer sur Apercevoir Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 27 sur 62

5) Choisir le fournisseur souhaité

6) Imprimer ou non le document

Nota bene :  L’intervention passe en position « Demande devis » (jaune) Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 28 sur 62

 Cette action n’est possible que lorsque l’intervention est en position « En attente » 3.3

ENVOI D’EMAILS

Cette fonction doit être paramétrée au préalable. 3.3.1

MAILS AU DEMANDEUR

1) Se positionner sur l’onglet Dossier de l’intervention 2) Cliquer sur l’engrenage puis sur « Envoi par mail » (bouton disponible uniquement si une adresse mail est renseignée pour le demandeur)

Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 29 sur 62

3) Choisir le mail type à envoyer et cliquer sur Sélection 3.3.2

MAILS À L’INTERVENANT

1) Se positionner sur l’onglet Affectation de l’intervention 2) Cliquer sur le bouton « Envoi mail » (bouton disponible uniquement si un intervenant ou un fournisseur est renseigné)

3) Choisir le mail type à envoyer et cliquer sur Sélection Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 30 sur 62

3.3.3

MAILS AU PRESTATAIRE

1) Se positionner sur l’onglet Affectation de l’intervention 2) Cliquer sur le bouton « Envoi mail » (bouton disponible uniquement si un intervenant ou un fournisseur est renseigné)

3) Choisir le mail type à envoyer et cliquer sur Sélection

Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 31 sur 62

3.4

VALORISATION PRÉVISIONNELLE

Le logiciel permet de planifier les ressources nécessaires à une intervention avant sa programmation.

1) Cliquer sur le bouton « Prévisionnel » sur l’onglet Dossier de l’intervention (depuis un atelier opérationnel) 2) Cliquer sur le bouton « Prévisionnel » sur l’onglet Affectation de l’intervention (depuis un atelier superviseur)

3) Choisir l’onglet souhaité : Prévisionnel Main d’œuvre / Pièces / Sous traitance Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 32 sur 62

3.4.1

PRÉVISIONNEL MAIN D’ŒUVRE

1) Cliquer sur Nouveau 2) Si un intervenant et / ou une opération ont été saisis au moment de l’affectation, ils sont rapatriés automatiquement, sinon, les renseigner 3) Préciser la date prévue (par défaut date du jour) 4) Indiquer le temps prévu 5) Modifier le prix unitaire si besoin (renseigné par défaut si paramétré) 6) Modifier les heures proposées si besoin (soumis à paramétrage) 7) Valider 8) Recommencer la procédure à partir du point 1 si plusieurs lignes (plusieurs intervenants, ou plusieurs opérations ou plusieurs dates)

Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 33 sur 62

3.4.2

PRÉVISIONNEL FOURNITURES

1) 2) 3) 4)

Cliquer sur Nouveau Sélectionner la référence prévue (liée au module Stock) (ou saisir le champ Commentaire si pas de magasin) Indiquer la quantité prévue Le prix unitaire est rapatrié automatiquement en cas de sélection de référence existante ou doit être saisi si utilisation du champ commentaire 5) Valider 6) Recommencer la procédure (point 1 à 5) pour les autres fournitures

Nota bene :  Pour utiliser la fonction « Référence », il est nécessaire de disposer du module « Stocks Achats » d’Astech Solutions

Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 34 sur 62

3.4.3

PRÉVISIONNEL SOUS TRAITANCE

Cet écran va permettre de prévoir l’intervention d’un prestataire externe mais également de générer un bon de commande directement auprès du prestataire.

1) Cliquer sur Nouveau 2) Si un fournisseur et / ou une opération ont été saisis au moment de l’affectation, ils sont rapatriés automatiquement, sinon, les renseigner 3) Préciser la date prévue (par défaut date du jour) 4) Indiquer la quantité et le prix unitaire 5) Indiquer la remise si nécessaire 6) Possibilité de rattacher cette saisie à un contrat existant, à un marché… 7) Valider 8) Recommencer la procédure à partir du point 1 si plusieurs lignes (plusieurs fournisseurs, ou plusieurs opérations ou plusieurs dates)

Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 35 sur 62

Il est possible de générer un bon de commande pour le prestataire via le bouton « Commande » à partir de ce prévisionnel (nécessité de disposer du module Stocks Achats d’AS-TECH Solutions) 3.5

EMISSION D’UN DEVIS AVANT TRAVAUX

1) Saisir la valorisation prévisionnelle correspondant au devis à émettre (voir chapitre précédent 3.4) 2) Se positionner sur l’onglet Dossier de l’intervention 3) Cliquer sur l’engrenage puis sur « Attente confirmation du devis » Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 36 sur 62

4) L’intervention passe en position « Attente confirmation du devis » (orange) 3.6

PASSAGE À LA POSITION EN COURS EN MASSE

Depuis la liste des interventions, il est possible de changer la position d’interventions programmées à en cours via une sélection multiple. Pour se faire, il convient de sélectionner les interventions souhaitées via un double clic (celles-ci passent en rouge) et de cliquer sur le lien bleu « en cours ». Seules les interventions en position programmée seront traitées.

Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 37 sur 62

4 4.1

PLANNING HORAIRE

Module

Colonne

Menu

Travaux

Fichier

Intervenant / Horaire

Cet écran sert à définir les heures travaillées par intervenant. Ces renseignements seront utilisés pour les plannings et les arrêts. Sur l’écran Intervenant, onglet horaire, pour renseigner un numéro de semaine, cliquer sur le lien Semaine, indiquer l’année et la semaine désirée puis actualiser. Pour renseigner un horaire par défaut annuel, ne rien indiquer dans semaine. Pour renseigner un horaire par défaut sans tenir compte de l’année, ne rien indiquer dans année et semaine.

Pour créer plusieurs semaines avec les mêmes horaires ou sur un autre intervenant, créer une première semaine puis la dupliquer en cliquant sur le lien duplication.

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4.2

PLANNING INTERVENANT

Module

Colonne

Menu

Travaux

Planning

Planning intervenant

L’affichage du planning intervenant présente : -

Les tâches prévues (Prévision main d’œuvre) en bleu Les tâches faites (Saisie main d’œuvre) en jaune Les arrêts (Saisie des arrêts) en rouge (couleur personnalisable et qui peut être différente en fonction de l’arrêt)

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Lorsque les heures de début et de fin sont renseignées, les tâches apparaissent en fonction de ces heures, lorsqu’il n’y a pas d’heure de début ou de fin, la tâche apparait dans la partie haute (hors horaires). Il est possible d’ajuster les horaires ou de les déplacer grâce au clic gauche de la souris. Grâce au clic droit de la souris il est également possible de les modifier, les dupliquer ou les supprimer.

Clic droit « Détails » :

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Les plannings des intervenants peuvent être affichés simultanément en cochant les cases qui précèdent les noms (maximum 4 à la fois) :

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5

MENUS SUPPLÉMENTAIRES

5.1

INTERVENTION RAPIDE

Module

Colonne

Menu

Travaux

Traitements

Intervention rapide

Ce menu a la même finalité que le menu Intervention. Il permet la création d’intervention en centralisant l’ensemble des informations sur un même écran. Quel que soit le mode de création choisi, l’ensemble des interventions apparaitront dans le menu « Interventions ».

1) 2) 3) 4)

Cliquer sur Nouveau Choisir le ou les ateliers concernés Indiquer la nature des travaux Choisir le bien concerné

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5) A la sélection du bien, cet écran intermédiaire s’affiche, choisir le type 6) Compléter les autres champs si nécessaire 7) Cliquer sur Valider

8) Le champ « Libellé » correspond à l’onglet notes (voir chapitre 2.1.3) 9) Les autres champs correspondent à l’onglet affectation (voir chapitre 2.2) 10) Cliquer sur Valider

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11) L’intervention est créée 12) A partir des boutons bleus en bas de l’écran, il est possible de faire l’ensemble des actions vues dans les chapitres précédents.

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5.2

CLÔTURE D’INTERVENTIONS

Module

Colonne

Menu

Travaux

Traitements

Clôture d’interventions

Ce menu permet de faire des clôtures multiples d’intervention

1) Personnaliser l’affichage afin de pouvoir arbitrer les clôtures à effectuer (voir chapitre 5.1 : Intervention Onglet Liste) 2) Filtrer les interventions à afficher grâce à la position à gauche de l’écran (« En cours » ou « Terminé » suivant l’organisation retenue) puis actualiser

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3) Sélectionner les interventions à clôturer : soit via le bouton « sélection totale », soit en double cliquant sur chaque ligne à clôturer (la ligne passe en rouge quand elle est sélectionnée). Il est également possible de sélectionner un ensemble de lignes grâce à la touche majuscule du clavier (clic 1 ère ligne, clic dernière ligne en maintenant la touche majuscule) 4) Cliquer sur Clôturer. L’intégralité des lignes sélectionnées (rouges) sont clôturées

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5.3

GRILLE MAIN D’ŒUVRE

Module

Colonne

Menu

Travaux

Traitements

Grille main d’œuvre

Ce menu alimente la saisie des heures de régie, comme l’écran Saisie des bons (voir chapitre 4.2.1), seule la présentation de l’écran est différente.

1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9)

Sélectionner l’atelier concerné Sélectionner l’intervention à saisir Cliquer sur Modifier Le curseur se positionne dans le champ date et ouvre un calendrier, choisir la date souhaitée Le curseur se positionne automatiquement dans le champ suivant « Intervenant », sélectionner l’intervenant Le curseur se positionne automatiquement dans le champ Opération, sélectionner l’opération Indiquer le temps et le temps facturé Recommencer la procédure sur la ligne suivante si plusieurs intervenants ou opérations ou dates Cliquer sur Valider

Nota bene :  En cliquant sur le signe + en début de ligne, il est possible de dupliquer celle-ci  En faisant un clic droit sur le signe + en début de ligne, il est possible de dupliquer ou supprimer celle-ci  Les lignes saisies sur cet écran apparaissent dans le menu « Saisie des bons » Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 47 sur 62

5.4

TRAVAUX RÉPÉTITIFS

Module

Colonne

Menu

Travaux

Traitements

Travaux répétitifs

Ce menu a pour objectif de créer des interventions à échéance régulières (1 fois par semaine, par mois…). Ce chapitre traite uniquement de l’onglet « Périodicité » spécifique aux travaux répétitifs, voir chapitre Intervention pour la création des autres onglets. Attention, un paramétrage spécifique est nécessaire pour activer cette fonction. Se rapprocher d’Astech Solutions.

1) Créer l’intervention (voir chapitre 2) 2) Anticiper les éléments à saisir : saisie prévisionnelle par exemple (qui sera reprise sur toutes les interventions créées)

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3) 4) 5) 6) 7) 8) 9)

Onglet périodicité, cliquer sur Modifier Indiquer le type de périodicité (exemple : mensuel) Indiquer le nombre de périodicité (exemple : 2 signifie tous les 2 mois) Envoi les jours fériés : si case cochée, l’intervention sera créée même si l’échéance est un jour férié Jours de la semaine, décocher éventuellement les jours où l’intervention ne doit pas se générer Indiquer la date de début de traitement Indiquer combien de jours à l’avance l’intervention doit se créer (exemple : 3 jours avant l’échéance calculée l’intervention apparaitra dans le menu Interventions) 10) Indiquer la date de fin de traitement 11) Choisir la position dans laquelle l’intervention sera créée. Attention, si choix « Clôture », l’intervention n’apparaitra pas dans le menu Intervention mais directement dans le menu « Intervention terminée » (dans ce cas, prévoir une valorisation réelle) 12) Cliquer sur Valider Nota bene :  Ce fonctionnement prévoit que les interventions seront automatiquement créées dans le menu Interventions (ou Interventions terminées si choix Clôture) X jours avant l’échéance prévue  Le bouton « Créer Interventions » permet de forcer cette création automatique et donc va créer toutes les interventions prévues sur la période indiquée. Cette fonction est intéressante pour la gestion des plannings des agents notamment mais peut être dangereuse car de nombreuses interventions générées peuvent « polluer » la liste des interventions à gérer.

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5.5

SAISIE DES TRAVAUX EFFECTUÉS PAR BIEN / PAR OPÉRATION

Module

Colonne

Menu

Travaux

Traitements

Saisie des travaux effectués par bien Saisie des travaux effectués par opération

Ces menus permettent la saisie rapide des heures hors intervention et sont principalement utiles aux services de la voirie ou des espaces verts. Le fonctionnement est similaire à la saisie rapide de la main d’œuvre (Grille main d’œuvre) avec une validation unique lorsque toutes les saisies sont effectuées et non lors de chaque mouvement. Cette validation génère des saisies comptoirs avec des heures en réel. Il y a 2 types de fonctionnement : 

Saisie intervenant (ou équipe) par bien



Saisie Intervenant (ou équipe) par opération

Lors de l’entrée dans le formulaire « Saisie des travaux effectués par bien », après avoir renseigné un n° d’intervenant, les heures passées pour la semaine à partir de la date indiquée classées par bien s’affichent. Si aucun mouvement n’existe, ce sont les biens pré-sélectionnés d’une saisie précédente qui s’affichent. Si aucune pré-sélection n’a été effectuée, l’écran sort vierge.

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Lors du clic sur le bouton modifier, la sélection multiple des biens s’affiche :

Il est possible de retrouver cette sélection multiple en cliquant sur le + de la première colonne. Celui-ci permet également la suppression de la ligne :

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Saisie ensuite des opérations et temps réalisés par bien et par jour. Possibilité pour chaque mouvement d’indiquer un commentaire en bas de l’écran.

Il est également possible de dupliquer le bien de la ligne en cliquant sur le + de la première colonne afin d’ajouter des opérations pour le même bien et la même journée. Une fois la saisie validée, on pourra, pour chaque ligne (sortie comptoir créée), ajouter des pièces et / ou du matériel, voire dupliquer la semaine entière.

Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 52 sur 62

Pour la « Saisie des travaux effectués par Opération » le fonctionnement est à l’identique mais avec des sélections d’opérations en remplacement des biens.

6

RECHERCHE ET CONSULTATION D’INTERVENTION

6.1

INTERVENTIONS : ONGLET LISTE

Module

Colonne

Menu

Travaux

Traitements

Interventions

Cet écran « Liste » est disponible sur plusieurs menus du logiciel (Interventions, Clôtures d’interventions, Travaux répétitifs, Interventions terminées) et fonctionne toujours suivant la même organisation.

6.1.1

LA CONSTRUCTION DU TABLEAU DE PILOTAGE  : PARTIE CENTRALE

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1) Cocher la case « Visible » pour faire apparaitre le tableau de bord des positions 2) Cocher les différentes cases du centre de l’écran pour construire votre propre tableau de pilotage (l’ordre des coches correspond à l’ordre des colonnes et est consultable en bas au fur et à mesure de la construction) 3) Les colonnes du bas sont ensuite « déplaçables » grâce à un glisser-déplacer si nécessaire 4) Actualiser

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5) La partie gauche de l’écran est fixe et comprend toujours le numéro et le titre de l’intervention 6) La partie centrale présente le tableau des interventions suivant les choix effectués 7) Ce tableau de bord est mémorisé et correspond à l’utilisateur connecté. Il reste néanmoins modifiable suivant la même procédure. 8) Ce tableau de bord est exportable via l’enveloppe située en bas de l’écran Nota bene :  On peut revenir à l’écran précédent grâce au triangle noir situé dans la zone de recherche  Chaque case cochée au centre de l’écran devient un critère de recherche supplémentaire (voir suite du chapitre)

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6.1.2

LES RECHERCHES  : PARTIE GAUCHE

1) Liste déroulante de critères : chaque case cochée à l’étape précédente devient un critère de recherche d’intervention. Choisir le critère souhaité 2) Préciser le type de recherche : à partir de / commence par / contient / égal 3) Taper la recherche dans le champ jaune 4) Actualiser

Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 56 sur 62

1) Position : cocher la ou les positions spécifiques à afficher (ce critère se cumule avec le précédent si double recherche) 2) Possibilité de cocher ou décocher toutes les positions grâce au lien hypertexte bleu « Position »

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1) 2) 3) 4) 5) 6)

Possibilité de cumuler les recherches précédentes avec les filtres « fixes » prévus Pour le champ souhaité, cliquer sur les points à droite de la ligne Sélection la valeur souhaitée Valider Le code correspondant s’affiche dans le champ de filtre Il est possible de sélectionner plusieurs valeurs suivant la même procédure pour un même champ (point 2 à 4 ci-dessus)

Titre : 621840736.docx Date : Thursday 27 October 2022 Version : 1 Page 58 sur 62

6.2

INTERVENTIONS TERMINÉES

Module

Colonne

Menu

Travaux

Statistiques

Interventions terminées

L’ensemble des interventions clôturées ou rejetées sont enregistrées dans ce menu.

1) Possibilité de Déclôturer une intervention si nécessaire (elle réapparaîtra dans le menu « Intervention » en position En cours) 2) Possibilité de modifier ou compléter une intervention depuis ce menu (valorisation supplémentaire par exemple) suivant les mêmes procédures que le menu « Interventions »

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7

7.1

LES STATISTIQUES

LE DÉTAIL DES TRAVAUX EFFECTUÉS

Module

Colonne

Menu

Travaux

Statistiques

Détail travaux

1) Sélectionner l’atelier souhaité 2) Préciser les postes de dépenses souhaités si nécessaire : Pièces, Régie, Sous-traitance 3) Indiquer les filtres souhaités (voir chapitre 5.1.2) ou taper la valeur recherchée dans « Désignation poste » : par exemple « Plaquette » pour retrouver les changements de plaquettes de frein 4) Actualiser

Nota bene :  Ce menu est également accessible depuis le référentiel des biens via l’engrenage  Le résultat obtenu est exportable via l’enveloppe en bas de l’écran  La colonne observation correspond au commentaire de la valorisation

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7.2

EDITIONS RÉCAPITULATIVES

Module

Colonne

Menu

Travaux

Statistiques

Impression récapitulative

Ce menu permet d’éditer des documents récapitulatifs concernant les interventions effectuées

5) 6) 7) 8) 9)

Choisir la thématique : Champ Nom Préciser l’édition souhaitée suivant la thématique : Champ Type  Préciser la période souhaitée Cocher les options souhaitées Partie centrale : renseigner les filtres éventuels (attention, principe de bornage donc si une seule valeur souhaitée, la mettre dans les 2 champs « De » et « Au ») 10) Partie centrale : possibilité de choisir le critère de tri souhaité en le faisant remonter en 1 er Critère (tout en haut grâce à un glisser-déplacer) 11) Cliquer sur Apercevoir ou Imprimer

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7.3

EDITIONS SPÉCIFIQUES À LA VALORISATION

Module

Colonne

Menu

Travaux

Statistiques

Récapitulatif Opérations

Ce menu permet d’éditer des documents concernant l’activité effectuée, basée sur la valorisation des interventions (Opérations, Intervenants, Sous-traitant) toutes interventions confondues.

1) 2) 3) 4) 5)

Choisir la thématique : Champ Nom Préciser l’édition souhaitée suivant la thématique : Champ Type  Préciser la période souhaitée Cocher les options souhaitées Partie centrale : renseigner les filtres éventuels (attention, principe de bornage donc si une seule valeur souhaitée, la mettre dans les 2 champs « De » et « Au ») 6) Partie centrale : possibilité de choisir le critère de tri souhaité en le faisant remonter en 1 er Critère (tout en haut grâce à un glisser-déplacer) 7) Cliquer sur Apercevoir ou Imprimer

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