Amat Noguera Nuria - Documentacion Cientifica y Nuevas Tecnologias de La Informacion [PDF]

Zitiervorschau

NURIA AMAT PROFESORA DE DOCUMENTACION CIENTíFICA Y TELDOOCUMENTACION DE LA ESCUELA UNIVERSITARIA DE BIBLIOTECONOMIA Y DOCUMENTACION DE BARCELONA

Documentación Científica y Nuevas tecnologías de la Información

1. Documentación e Información Científica 1.1. Definición de Documentación Científica Al proceso de reunir documentos sobre un tema determinado y al tratamiento de estos documentos para su difusión precisa, exhaustiva e inmediata se le ha venido denominando Documentación Científica. Consolidada esta disciplina a un rango científico, es la ciencia que estudia el proceso de comunicación de las fuentes documentales con objeto de obtener conocimientos nuevos. La Documentación Científica, o Information Scíence para el mundo anglosajón, es, pues, la ciencia interdisciplinaria que investiga el comportamiento de la información, las fuerzas que gobiernan su utilización y las técnicas del procesamiento de la información para su accesibilidad óptima. El proceso incluye la producción, diseminación, recolección, organización, recuperación, almacenamiento e interpretación de la informacion. En otras palabras, se trata de la actividad científica que se ocupa de la colecta y análisis de los documentos científicos y otras fuentes de conocimientos nuevos, del almacenamiento de la información en ellos contenida y de la recuperación y difusión de la misma a fin de que alcance rápida y eficazmente a quienes puedan utilizarla. 1.1.1.

Concepto de documento

La información científica acostumbra a transmitirse sobre un soporte. Así, entendemos por documento todo conocimiento fijado materialmente sobre un soporte y que puede ser utilizado para consulta, estudio o trabajo. El documento es una herramienta indispensable para transmitir conocimientos. ideas y dar testimonio de los hechos. El documento permite la comunicación humana, es un importante medio de formación y docencia y puede materializar todos los conocimientos humanos, constituyendo asi una memoria colectiva. 1.1.2.

Características de un documento

Para la Documentación Científica un documento es válido cuando reúne las cualidades siguientes: - Originalidad: Ha de ser fruto de una investigación o estudio. - Fiabilidad: Digno de crédito. Tanto sus autores como sus fuentes dehen poderse conocer e identificar. - Utilización: Precisa es su posibilidad de ser utilizado y difundido. Ha de permitir un fácil acceso. La sola excepción son los documentos confidenciales, que tienen una utilización limitada. 1.1.3.

Tipo. de documentos

Según su naturaleza, podemos diferenciar cuatro clases de documentos: a) Documentos en forma de papel: manuscritos, impresos, fotografias y reproducciones. b) Documentos en película: materiales audiovisuales, flimicos y microformas. c)Documentos en forma magnética: discos y cintas magnéticas, diskets, cassettes, etc. 4) Documentos en forma electrón!ca: discos ópticos, ya sea video disco o disco digital. De acuerdo con su contenido, los documentos se dividen en: a)Primarios: publicaciones originales presentadas integramente. b) Secundarios: representación condensada de documentos primarios. c) Terciarios: listas de publicaciones secundarias. d) De referencia: documentos de consulta cuya disposición interior permite y facilita la información rápida, precisa e inmediata. 1.1.4.

Objetivos de la Documentación Científica

Exhaustividad: proporcionar toda la información, publicada o no, que exista sobre cualquier tema, materia, disciplina o ciencia. Pertinencia: procurar aquéllos y todos los documentos existentes que se refieran a un tema o área de trabajo. - Precisión: conseguir aquella información exacta y definida para el usuario que la solicite. Rapidez: facilitar la documentación e información en un mínimo espacio de tiempo. - Economía: procurar que el acceso a la información cientifica sea lo más económico posible. 1.1.5.

Funciones documentales

Si por sistema entendemos el conjunto de elementos que se interseccionan para conseguir un objetivo determinado, diremos que las funciones documentales tendrán características de sistema y procesarán una serie de elementos y operaciones que serán siempre parecidas, seguirán un mismo orden y resultarán comunes a todos los sistemas documentales. Las diferencias radicarán tan sólo en el tipo de tecnología utilizada y en la diversidad de documentos a procesar y difundir.

Ésta es la estructura básica de todo centro o sistema documental. La diferencia entre los diferentes sistemas documentales vendrá determinada por la apreciación de objetivos y el nivel de profundidad de cada operación. 1.1.6.

La cadena documental

Las operaciones o funciones documentales se organizan y trabajan en forma de cadena. Los elementos de esta cadena son las operaciones necesarias para el funcionamiento de todo sistema documental y para proporcionar las informaciones adaptadas a cada tipo de necesidad: selección, análisis, búsqueda y difusión documental . Según el grado de profundidad, teenificación, fondo documental y objetivos prioritarios de estas operaciones, los sistemas de información documental se denominarán: centros de documentación, bibliotecas científicas, bibliotecas de depósito, servicios de análisis, centros de referencia, servicios de teledocumentación y/o bases de datos. 1. La selección documental consiste en escoger entre los millones de documentos producidos mundialmente (publicados y no publicados por vías comerciales) aquellos que cubren el campo definido por el centro o sistema documental y que por su utilidad merecen registrarse en el fondo o bien ser transmitidos a los usuarios interesados. El primer tipo de información lo constituyen las fuentes internas, y el segundo tipo, las fuentes externas al sistema en las que éste actúa como intermediano. Las fuentes externas al sistema están constituidas por otros sistemas de información -dado que un centro documental nunca puede trabajar aislado-, como son servicios de análisis, bases de datos, servicios de teledocumentación, etc. Las fuentes internas son las que conforman el fondo bibliográfico del sistema gracias a la selección de documentos o publicaciones primarias y secundarias (articulos, tesis, informes, boletines de resúmenes, etc.). 2. El análisis documental, Para que un texto pueda considerarse como un documento diferente a otro exige que primeramente entre en la rase de análisis. El análisis documental se refiere, pues, al conjunto de operaciones cuyo resultado consiste en representar el contenido de un documento de forma diferente al original. Da lugar a la elaboración de un documento secundario o conjunto de referencias bibliográficas a las cuales irán dirigidas las preguntas de información documental de los usuarios. Las operaciones del análisis las dividiremos en: a) Descripción bibliográfica. b) Indización y lenguajes de indización. c) Resumen. 3. La búsqueda documental. Si el resultado del análisis es la referencia bibliográfica completa de un documento, la búsqueda documental consistirá en los procedimientos manuales, mecánicos, automáticos y/o intelectuales a seguir para obtener de entre todo el fondo bibliográfico analizado aquellos documentos o referencias que respondan a cada consulta especifica. Con tal fin, los documentos deben estar organizados en ficheros o memorias de diversos tipos para permitir una búsqueda manual. a partir de boletines bibliográficos impresos u otros medios, y una búsqueda opilisie o de acceso directo a la memoria de un ordenador por terminales de teleproceso.

Tanto en la búsqueda como en la operación de análisis ejercen un papel fundamental los llamados lenguajes documentales o de indización, puesto que se trata del lenguaje utilizado para comunicar con el contenido de los documentos, así como del lenguaje a utilizar para exponer las preguntas que se refieran a unos documentos en concreto y no a otros. El lenguaje documental y el lenguaje libre ejercen la función de puente entre los documentos y las preguntas dirigidas al sistema. 4. La difusión documenta, última función de la cadena, consiste en difundir la información que responda a las preocupaciones informativas de los usuarios mediante una serie de servicios especificos que se denominan del siguiente modo: - Servicio de Búsquedas Bibliográficas Retrospectivas (RB), que consiste en encontrar aquellos documentos que respondan a un tema de interés del usuarto. -Servicio de Difusión Selectiva de la Información (DSI), en el que a partir de un perfil o necesidad informativa determinada por cada usuario, éste recibirá periódicamente las referencias bibliográficas entradas en el sistema y que respondan a su perfil. - Servicio de Referencia o de Consulta, que ofrece la información directamente a partir de obras de referencia (anuarios, repertorios, etc.). - Servicio de Obtención de Documentos Primarios, mediante la distribución de fotocopias, documentos en préstamo. microformas o documentos electrónicos. Estos cuatro servicios pueden efectuarse de forma manual o bien mediante comunicaciones de acceso a ordenadores, lo cual implica la existencia de un quinto servicio denominado: -Servicio de Teledocumentacián o acceso online a las bases de datos. Y, por último, en el caso de que el sistema realice publicaciones sobre su propio fondo bibliográfico: -Servicio de Publicaciones Periódicas, de forma impresa, magnética y/o electronica. 1.2.

Centros de Documentación y/o Bibliotecas Científicas. Bibliotecas de Depósito. Servicios de Análisis.Bases de datos. Centros de Referencia

Resulta arriesgado establecer una tipología absolutamente delimitada de centros o sistemas que realicen las operaciones de la cadena documental antes explicada. Partiendo de una categoria establecida mundialmente, de acuerdo con los objetivos, el grado de profundidad, tecnología y fondo documental de estas operaciones, los centros podrán dístinguirse unos de otros o denominarse: Centros de Documentación y/o Bibliotecas Científicas, Bibliotecas de Depósito, Servicios de Análisis, Bases de Datos y Centros de Referencia. En algunos casos la distinción es muy clara y en otros sucede muy a menudo, que un tipo de centro o sistema participa también de las características del centro designado por otro nombre, y viceversa. No se trata, sin embargo, de un problema terminológico, sino de aprender el significado de cada denominación y de ese modo comprender la razón por la cual un centro de documentación especializado, por ejemplo, puede ser a la vez una base de datos, etc. 1.2.1 Centros de Documentación y/o Bibliotecas Científicas Si una biblioteca científica tiene como objetivo proporcionar la documentación científica a sus usuarios, hoy en día está obligada necesariamente a aplicar las técnicas documentales propias a la Documentación Científica. En este sentido, Biblioteca Científica y Centro de

Documentación son considerados como términos sinónimos, ya que cumplen con los mismos objetivos y servicios de la cadena documental. Los Centros de Documentación se distinguen entre ellos de acuerdo con sus objetivos primordiales, su carácter nacional e internacional, su especialidad y su campo de actuación. Pueden ser de tres tipos: nacionales, internacionales y especializados. a) Centros de Documentación nacionales o estatales. Su tarea esencial reside en procesar (seleccionar, analizar y difundir) toda la información y documentación producida en el país y, en algunos casos, parte de la extranjera, pero especialmente la nacional. Trabajan con campos científicos bastante amplios. Dependen, generalmente, de organismos gubernamentales. Ayudan a elaborar la política documental del país. Resulta obligado que estos centros nacionales automaticen sus trabajos y servicios, como resultado de haber introducido la información en un ordenador. Son, por tanto, también centros productores de bases de datos en su campo científico. Ofrecen publicaciones impresas y/o magnéticas de su fondo bibuográfico y analitico. Ejemplos a considerar de entre los Centros de Documentación Nacionales son el CDST (en ciencia y tecnología) y el CDSH (en ciencias humanas), ambos dependientes del CNRS, en Francia . En España actúan a este nivel los siguientes centros: - ICYT, para ciencia y tecnología - ISOC, para ciencias sociales y humanidades -IBIM, para biomedicina -CIDC (Consorci d’Informació i Documentació de Catalunya). b) Centros de Documentación internacionales. Son centros especializados en un campo de la ciencia muy definido y que procesan toda la información y documentación que se produce mundialmente sobre esta disciplina. También se les denomina más frecuentemente Servicios de Análisis. c) Centros de Documentación especializados. Trabajan en una disciplina científica muy concreta, a nivel nacional y/o internacional, pero de manera profunda, teniendo muy en cuenta las necesidades de sus propios usuarios. La especialización les permite ofrecer una pertinencia y calidad documental. No necesariamente tienen que producir una base de datos propia, aunque muchos de ellos sean también creadores de bases de datos y en ese caso vendan la información de forma magnética, online o de forma impresa. Normalmente, publican boletines bibliográficos o de resúmenes. Poseen una biblioteca en el propio centro y en la mayoría de los casos disponen de un servicio de teledocumentacion. En Barcelona se distinguen los siguientes: - El Centro Nacional de Información y Documentación del Servicio Social de Higiene y Seguridad en el Trabajo. El Centro de Documentación de Economía y Estadistica del CIDC. La Biblioteca del Hospital de San Pablo.

La Biblioteca de la Facultad de Físicas y Químicas. - La Biblioteca del Instituto Químico de Sarriá. 1.2.2.

Servicios de Análisis

Son centros dedicados esencialmente a elaborar el análisis documental de los documentos primarios publicados internacionalmente sobre una disciplina concreta, con la finalidad primordial de difundirlos comercialmente a través de publicaciones impresas y/o magnéticas. También denominados Abstracting and Indexing Services, cubren en su conjunto todas las áreas científicas, tecnológicas, empresariales, sociales y de humanidades. Acostumbran a ser centros productores de bases de datos que venden y distribuyen la información en cintas magnéticas, online y en boletines de resumenes. Ejemplos muy conocidos de Servicios de Análisis son Chemical Abstracts Service, Excerpta Medica,Index Medicus, Biological Abstracts y un largo etcétera. A la mayoría de los Servicios de Análisis se les califica también con el término base de datos bibliográfica. 1.2.3.

Bibliotecas de Depósito

Son bibliotecas cientificas cuyo principal objetivo reside en conservar, con expresa intención de difundir, todos los documentos originales científicos a nivel territorial, nacional o internacional. El calificativo de depósito viene determinado por el hecho de que este tipo de bibliotecas abren cuentas de depósito (en forma de talonarios de cupones) a sus clientes (otras bibliotecas y usuarios), de forma que para solicitar la reproducción (fotocopia o microforma) de un documento en concreto basta con enviar los cupones que correspondan al número determinado de páginas que se desea obtener. Estas bibliotecas de depósito deben proporcionar los documentos con la máxima rapidez posible, pues de otro modo no tiene sentido su calificativo, y debe existir una como mínimo en cada pais o Estado. Una muestra ejemplar de biblioteca de depósito es la British Library Lending Division (Gran Bretaña) 1.2.4.

Centros de Orientación o de Referencia

Se trata de organismos que remiten al usuario a la fuente o fuentes más aptas para obtener la información deseada. Es decir, el centro de referencia no proporciona la información solicitada, sino que dirige al usuario a donde puede obtenerla. De acuerdo con la UNISIST, es un tipo de centro que debería existir en todos los países. La política del centro varía según la infraestructura informativa que el país posea. En un grado de desarrollo considerable se preocupará por la utilización óptima de la información nacional y dirigirá un mínimo de consultas a países extranjeros. En países menos desarrollados remitirá con mayor frecuencia a fuentes exteriores y servirá de punto de enlace entre el sistema de información interior y el exterior. Existen centros de orientación o de referencia a nivel internacional y especializados. Al no existir aún en España centros de este tipo, pondremos como ejemplo el Centro de Referencia de la Library of Congress (Estados Unidos) y el SOS/DOC, en Francia.

El National Referral Cenrer de la Library of Congress (Washington) es un servicio gratuito que dirige, a quienes necesitan información sobre cualquier tema científico, hacia las fuentes que pueden proporcionársela. El servicio de referencia utiliza un listado de 13.OO() fuentes en el que se indica la especialización y el tipo de información que pueden proporcionar. El fichero de este centro, mantenido al día, es utilizado principalmente por los especialistas en referencia del centro; también pueden acceder a él los lectores de la Library of Congress a través de terminales situados en varias salas de lectura y las agencias federales mediante teledocumentación. El Centro de Referencia no está equipado para proporcionar bibliografía o respuestas a preguntas temáticas especificas: su función, como la de todo centro de este tipo, es dirigir a los usuarios hacia las fuentes idóneas, que con frecuencia se hallan en la misma Biblioteca del Congreso. Cuando se estableció, en 1962, proporcionaba información en ciencia y tecnologia. En la actualidad abarca todas las áreas temáticas y mantiene una cobertura sistemática para las fuentes del pais, así como también fuentes internacionales y extranjeras, entendiendo por fuente de información cualquier organismo, institución, grupo o individuo especializado en un determinado campo del saber y dispuesto a compartir sus conocimientos. Las peticiones al servicio de referencia pueden hacerse por carta, teléfono o visita personal. Se aceptan preguntas sobre cualquier tema, y si no se conoce la fuente adecuada se intenta localizar utilizando los amplios medios de que el centro dispone. Las respuestas proporcionan el nombre, la dirección, el teléfono y una breve descripción de las fuentes de información pertinentes. Para que el centro pueda proporcionar una información completa, las preguntas deben incluirr: -exposición clara y completa de la información requerida; - fuentes de información ya consultadas; - requisitos especiales que pueden dar derecho al peticionario a utilizar fuentes de información que no son normalmente accesibles. Entre sus publicaciones cabe destacar: - A Directory of Information Resources in the United States. - Who knows? El Service d’orientation vers les sources d’information et de Documentation Scient¡fiques et techniques orienta del mismo modo desde Francia a los usuarios que buscan información científica y técnica. Las características de sus ficheros para responder a la información le permiten, también, editar repertorios y directorios de diversos campos temáticos. 1.2.5.

Bases de datos

Aquellos centros que partiendo de la creación de un fichero bibliográfico deciden procesarlo por ordenador de acuerdo a un programa informático establecido se convierten en productores de bases de datos. Independientemente del campor temático, las bases de datos se dividen en bibliográficas y no bibliográficas. Las bases de datos bibliográficas distribuyen su rondo en revistas de resúmenes, cintas magnéticas y/o online. Entre las más conocidas (existen más de un millar en la actualidad) destacan: INPADOC, CHEMICAL ABSTRACTS, MIEDLINE, IBIOSIS, PASCAL, SCISEARCH, MARC, etc.

La mayoría de estas bases de datos, con nombre idéntico o distinto, corresponden a los Servicios de Análisis antedichos.

1.2.6.

Servicios de Teledocumentación

Para acceder a las bases de datos desde un mismo servicio es necesario que éstas, o un número importante de ellas, se hallen a su vez procesadas en un gran ordenador (host) que actúe como distribuidor y permita el acceso a cada una de ellas por terminal de teleproceso y mediante una comunicación instantánea y dialogada (onlíne) con la base de datos correspondiente. Ello es posible desde cualquier punto del mundo mediante la utilización de un servicio de teledocumentación que dispone de un equipo mínimo para hacer las búsquedas online. Muchos centros documentales y bibliotecas científicas, además de organismos, instituciones o usuarios privados, disponen de estos servicios.