00 Le Livre Des Exercices Excel [PDF]

Zitiervorschau

Par Le Formateur

LIVRE EXCEL

EXERCICES APPRENTISSAGE PAR LA MISE EN PRATIQUE Toutes les sources sont en téléchargements gratuits par simples clics

230 pages CALCUL DES BENEFICES AGENCE DE VOYAGE : CHIFFRES D'AFFAIRES SUIVI DES RESULTATS D'UNE ENTREPRISE FACTURATION CLIENT REMUNERATIONS DES COMMERCIAUX : EXCEL DEBUTANT SUIVI DES COMPTES BANCAIRES CALCULER LES REMISES CLIENTS CALCULER LES CHIFFRES D'AFFAIRES HT ET TTC MARGES VARIABLES ET PRIX DE VENTE REMISES COMMERCIALES VARIABLES RESULTATS ET BILAN TRIMESTRIEL RESULTATS STATISTIQUES ET DENOMBREMENTS AUGMENTATIONS CONDITIONNELLES DES SALAIRES PRIMES SELON RESULTATS SUIVI DU TAUX D'ABSENTEISME CLASSEMENT ET RESULTATS D'UNE EQUIPE DE FOOTBALL COMMISSIONS SUR CHIFFRES D'AFFAIRES PRIMES SELON QUOTAS DE VENTES RECOLTER LES INFORMATIONS MANQUANTES CALCUL DES CHARGES SUR SALAIRES

6 20 34 46 58 70 81 91 107 115 121 135 147 159 169 178 190 204 217 222

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DEBUTER AVEC LES CALCULS ............................................................................................................................ 5 EXERCICE EXCEL DEBUTANT : CALCUL DES BENEFICES ...................................................................................... 6 SOURCE DE L'EXERCICE .............................................................................................................................................. 6 LES OUTILS DU TABLEUR ............................................................................................................................................ 7 PRESENTATION DE L'OBJECTIF ..................................................................................................................................... 9 OPERATIONS DYNAMIQUES ...................................................................................................................................... 10 TECHNIQUES PROFESSIONNELLES DE CALCULS .............................................................................................................. 13 FONCTIONS DE CALCULS AUTOMATIQUES .................................................................................................................... 14 FORMATAGE DES CELLULES ...................................................................................................................................... 18 TECHNIQUES DE CALCULS ............................................................................................................................... 19 AGENCE DE VOYAGE : CHIFFRES D'AFFAIRES .................................................................................................. 20 SOURCE ET PRESENTATION DE L'OBJECTIF .................................................................................................................... 20 TECHNIQUE DE SOMME AUTOMATIQUE ...................................................................................................................... 22 CALCUL DES CHIFFRES D'AFFAIRES.............................................................................................................................. 25 FORMATER LES CELLULES ......................................................................................................................................... 29 CALCULS DE SYNTHESE ................................................................................................................................... 33 SUIVI DES RESULTATS D'UNE ENTREPRISE ...................................................................................................... 34 SOURCE ET PRESENTATION DE L'OBJECTIF .................................................................................................................... 34 CALCULER LA MARGE UNITAIRE ................................................................................................................................. 36 CALCULER LES BENEFICES REALISES ............................................................................................................................ 39 FORMATAGE ET PRESENTATION DES DONNEES ............................................................................................................. 43 COMMANDES CLIENTS ................................................................................................................................... 45 EXERCICE EXCEL SUR LA FACTURATION CLIENT .............................................................................................. 46 SOURCE ET PRESENTATION DE LA PROBLEMATIQUE ....................................................................................................... 46 CALCULER DES MONTANTS REMISES ........................................................................................................................... 48 TOTAUX SELON QUANTITES ET REMISES ...................................................................................................................... 51 TOTAL DE LA FACTURE CLIENT ................................................................................................................................... 53 FORMATER LES DONNEES NUMERIQUES ...................................................................................................................... 55 CHIFFRES D'AFFAIRES ET COMMISSIONS ........................................................................................................ 57 REMUNERATIONS DES COMMERCIAUX : EXCEL DEBUTANT ........................................................................... 58 SOURCE ET PRESENTATION DE L'OBJECTIF .................................................................................................................... 58 CALCULER LA REMUNERATION TOTALE DES COMMERCIAUX............................................................................................. 60 PRESENTATION DES DONNEES ET FORMATAGE ............................................................................................................. 64 INDICATEURS ET SIGNAUX DYNAMIQUES ..................................................................................................................... 66 GERER SES FINANCES...................................................................................................................................... 69 SUIVI DES COMPTES BANCAIRES .................................................................................................................... 70 SOURCE ET PRESENTATION DE L'OBJECTIF .................................................................................................................... 70 CALCUL DU SOLDE .................................................................................................................................................. 72 PRESENTATION ET FORMATAGE DES CELLULES .............................................................................................................. 75 ALERTES VISUELLES DYNAMIQUES .............................................................................................................................. 77 REFERENCES ABSOLUES .................................................................................................................................. 80 EXERCICE EXCEL POUR CALCULER LES REMISES CLIENTS ................................................................................. 81 SOURCE ET PRESENTATION DE LA PROBLEMATIQUE ....................................................................................................... 81 CALCULER UN PRIX REMISE....................................................................................................................................... 82 FIGER UNE CELLULE DANS UN CALCUL ......................................................................................................................... 85 FORMATER LES CELLULES ......................................................................................................................................... 89 HT, TVA ET TTC ............................................................................................................................................... 90 Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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CALCULER LES CHIFFRES D'AFFAIRES HT ET TTC .............................................................................................. 91 SOURCE ET PRESENTATION DE LA PROBLEMATIQUE ....................................................................................................... 91 SYNTHESE DES VENTES REALISEES .............................................................................................................................. 93 CALCULER LE MONTANT DE LA TVA ........................................................................................................................... 94 CALCULER LES PARTS DE POURCENTAGE ...................................................................................................................... 98 CALCULER LA MOYENNE DES CHIFFRES D'AFFAIRES ...................................................................................................... 100 PRESENTATION DES DONNEES................................................................................................................................. 102 DEGRES DE LIBERTE D'UNE CELLULE ............................................................................................................. 106 MARGES VARIABLES ET PRIX DE VENTE ........................................................................................................ 107 SOURCE ET PRESENTATION DE LA PROBLEMATIQUE ..................................................................................................... 107 CALCUL DU PRIX DE VENTE ..................................................................................................................................... 107 FIGER UNE CELLULE DANS UN CALCUL ....................................................................................................................... 109 DEGRES DE LIBERTE D'UNE CELLULE ......................................................................................................................... 111 REMISES VARIABLES ..................................................................................................................................... 114 REMISES COMMERCIALES VARIABLES .......................................................................................................... 115 SOURCE ET PRESENTATION DE LA PROBLEMATIQUE ..................................................................................................... 115 CALCUL D'UN PRIX REMISE ..................................................................................................................................... 115 FIGER L'UNE DES REFERENCES ................................................................................................................................. 117 FORMATER LES CALCULS ........................................................................................................................................ 119 SYNTHESE DES RESULTATS ........................................................................................................................... 120 RESULTATS ET BILAN TRIMESTRIEL ............................................................................................................... 121 SOURCE ET PRESENTATION DE LA PROBLEMATIQUE ..................................................................................................... 121 SYNTHESE DES CHIFFRES D'AFFAIRES ........................................................................................................................ 122 SYNTHESE DES CHARGES ........................................................................................................................................ 125 CALCUL DES MARGES ............................................................................................................................................ 126 CALCUL DES RATIOS .............................................................................................................................................. 127 FORMATS ET PRESENTATION DES RESULTATS.............................................................................................................. 130 CALCULS STATISTIQUES ................................................................................................................................ 134 RESULTATS STATISTIQUES ET DENOMBREMENTS ........................................................................................ 135 SOURCE ET PRESENTATION DE LA PROBLEMATIQUE ..................................................................................................... 135 CALCULS STATISTIQUES AVEC EXCEL ......................................................................................................................... 136 OPTIMISER LES CALCULS PAR LES REFERENCES ABSOLUES .............................................................................................. 136 DENOMBREMENT SELON CRITERE ............................................................................................................................ 141 REPERAGES VISUELS DYNAMIQUES........................................................................................................................... 143 ANALYSE D'UN PROBLEME ........................................................................................................................... 146 AUGMENTATIONS CONDITIONNELLES DES SALAIRES ................................................................................... 147 SOURCE ET PRESENTATION DE LA PROBLEMATIQUE ..................................................................................................... 147 CALCULER UNE AUGMENTATION DE SALAIRE .............................................................................................................. 148 CALCUL D'AUGMENTATION CONDITIONNELLE ............................................................................................................ 150 SYNTHESE ET STATISTIQUES .................................................................................................................................... 152 INDICATEURS VISUELS DYNAMIQUE .......................................................................................................................... 155 COMMISSIONS VARIABLES ........................................................................................................................... 158 PRIMES SELON RESULTATS ........................................................................................................................... 159 SOURCE ET PRESENTATION DE LA PROBLEMATIQUE ..................................................................................................... 159 CALCULS SELON CONDITIONS .................................................................................................................................. 160 CALCULS PAR CORRESPONDANCES ........................................................................................................................... 163 IDENTIFIER AUTOMATIQUEMENT LES COMMERCIAUX................................................................................................... 165

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FONCTIONS DE DECOMPTE .......................................................................................................................... 168 SUIVI DU TAUX D'ABSENTEISME................................................................................................................... 169 SOURCE ET PRESENTATION DE LA PROBLEMATIQUE ..................................................................................................... 169 COMPTABILISER LES ABSENCES................................................................................................................................ 170 COMPTER LES CELLULES VIDES ................................................................................................................................ 171 COMPTER LES CELLULES NON VIDES ......................................................................................................................... 172 CALCULER LE TAUX D'ABSENTEISME ......................................................................................................................... 173 ALERTES VISUELLES SUR LES ABSENCES...................................................................................................................... 175 POINTS ET CLASSEMENT ............................................................................................................................... 177 CLASSEMENT ET RESULTATS D'UNE EQUIPE DE FOOTBALL ........................................................................... 178 SOURCE ET PRESENTATION DE LA PROBLEMATIQUE ..................................................................................................... 178 ANALYSER LE RESULTAT DU MATCH .......................................................................................................................... 179 COMPTABILISER LES POINTS DE L'EQUIPE .................................................................................................................. 182 SYNTHETISER LES RESULTATS DE L'EQUIPE ................................................................................................................. 183 REPERER DYNAMIQUEMENT LES VICTOIRES ................................................................................................................ 187 ANALYSE DES CONTRAINTES ........................................................................................................................ 189 COMMISSIONS SUR CHIFFRES D'AFFAIRES ................................................................................................... 190 SOURCE ET PRESENTATION DE LA PROBLEMATIQUE ..................................................................................................... 190 POURCENTAGES CONDITIONNELS DE COMMISSIONS .................................................................................................... 191 SYNTHETISER LES RESULTATS ET OBJECTIFS ................................................................................................................ 196 ALERTES VISUELLES SUR OBJECTIFS........................................................................................................................... 200 CONTRAINTES SUR LES RECOMPENSES ........................................................................................................ 203 PRIMES SELON QUOTAS DE VENTES ............................................................................................................. 204 SOURCE ET PRESENTATION DE LA PROBLEMATIQUE ..................................................................................................... 204 CALCULS CONDITIONNELS DE RECOMPENSES.............................................................................................................. 205 SYNTHESE DES VENTES .......................................................................................................................................... 207 CALCULER LES PARTS DE PRIMES.............................................................................................................................. 210 ADDITIONS CONDITIONNELLES ................................................................................................................................ 212 IDENTIFIER LES VALEURS SEUILLES ............................................................................................................................ 213 RECHERCHER ET EXTRAIRE ........................................................................................................................... 216 RECOLTER LES INFORMATIONS MANQUANTES ............................................................................................ 217 SOURCE ET PRESENTATION DE LA PROBLEMATIQUE ..................................................................................................... 217 CONSOLIDER LES DONNEES D'UN TABLEAU ................................................................................................................ 218 IMPOTS ET SALAIRES NETS ........................................................................................................................... 221 CALCUL DES CHARGES SUR SALAIRES ........................................................................................................... 222 SOURCE ET PRESENTATION DE LA PROBLEMATIQUE ..................................................................................................... 222 CALCULS DES TAUX ET COMMISSIONS ....................................................................................................................... 223 CALCULS DE SYNTHESE .......................................................................................................................................... 226 IMPOTS ET SALAIRES NETS ..................................................................................................................................... 227

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Introduction : Ce deuxième ouvrage Excel sur les exercices propose une approche différente. L'organisation des mises en pratique est particulièrement soignée. Ce livre permet d'apprendre Excel à partir des bases fondamentales en vous exerçant. Et pour cela, chaque mise en situation débute par le téléchargement gratuit d'un classeur source. Vous concentrez l'étude sur la mise en œuvre des calculs et la mise en page des tableaux. A chaque étape, vous êtes soigneusement guidé(e). Aucune notion n'est laissée au hasard. Aucune technique ne vous échappe. La progression pédagogique millimétrée et parfaitement rythmée vous offre une assimilation sans faille. Aucun des exercices proposés dans ce livre ne figure dans le premier livre Excel des exercices. Il s'agit d'un nouvel ouvrage, à part entière. Les mises en situation sont nombreuses. Tous les cas professionnels majeurs sont traités. L'apprentissage est articulé en trois grandes phases. Vous débutez par les exercices pour débutants. Vous enchaînez avec le niveau intermédiaire pour terminer sur des mises en pratique sollicitant les bases sérieuses d'un utilisateur avancé.

Stéphane ROSSETTI

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Débuter avec les calculs

Lien de la vidéo

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Exercice Excel Débutant : Calcul des bénéfices Cet exercice Excel est le premier d'une longue liste. L'objectif de ces mises en pratique est d'affirmer les connaissances et de peaufiner la maîtrise du tableur. Comme il s'agit du tout premier, nous allons reprendre et énoncer les notions fondamentales, absolument nécessaires pour assurer une progression pédagogique maîtrisée.

La capture ci-dessus illustre la feuille à partir de laquelle nous allons devoir résoudre les calculs. Rassurez-vous, ici nous n'aborderons que des notions destinées aux grands débutants. Cependant, les techniques et méthodes que nous allons invoquer, sont précieuses et pas forcément maîtrisées par les utilisateurs confirmés.

Source de l'exercice Tous les exercices Excel ont pour vocation de perfectionner les connaissances au travers de mises en pratique concrètes. Et à ce titre, nous proposerons pour chacun de récupérer la structure de tableaux existants. • • •

Télécharger le classeur 01-calculs-benefices-exercice-excel.xlsx en cliquant sur son lien, Puis, double cliquer sur le fichier téléchargé pour l'ouvrir dans Excel, Ensuite, cliquer sur le bouton Activer la modification du bandeau jaune de sécurité,

Pour bien commencer, sachez que la terminologie est importante. Avec Excel, nous ne travaillons plus sur des documents comme avec Word. Nous travaillons sur des classeurs. Et par définition, des classeurs sont constitués de feuilles. Nous venons donc d'ouvrir notre premier classeur Excel. Et comme l'indique son onglet en bas de la fenêtre, ce classeur ne propose qu'une seule feuille pour l'instant. Elle est nommée Bénéfices.

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Le bouton + situé à droite de l'onglet permet d'ajouter autant de feuilles que vous le souhaitez, par clics successifs. Chaque feuille est alors matérialisée par son propre onglet. Un clic sur l'un d'entre eux permet d'afficher sa feuille désignée à l'écran. Lorsqu'un classeur est constitué de plusieurs feuilles, il est important de les renommer explicitement. Ce procédé permet de simplifier la navigation dans le classeur. Nous proposons la méthode la plus simple et la plus efficace pour renommer une feuille. •

En bas de l'interface, cliquer sur le symbole +,

Une nouvelle feuille nommée feuil1 apparaît. •

Double cliquer directement sur le texte de son onglet,

Comme vous le constatez, le nom de la feuille est sélectionné. • •

Sans ne rien effacer, saisir directement le nouveau nom suivant : Essai, Puis, valider par la touche Entrée du clavier,

Très simplement, la feuille est effectivement renommée. Elle est désormais active. Notre tableau d'origine existe toujours. Il appartient à la feuille Bénéfices qui n'est pour l'instant pas affichée.

Les outils du tableur Comme vous l'avez constaté, la feuille Essai affiche un quadrillage. Ce quadrillage n'est pas visible sur le tableau téléchargé, pour des raisons de mise en forme. L'arrière-plan de la feuille a été rempli de blanc. Mais il existe bien. Dans tous les cas, ce quadrillage est virtuel. Il ne s'imprime pas. Il sert de repère et d'aide à la saisie. Il décompose une feuille en cases. Ces cases s'appellent des cellules. Ce nom est très important. Ces cellules interviennent dans les calculs Excel par leurs références. Tous les calculs Excel doivent être dynamiques. Aucun résultat ne doit être calculé sur des constantes. Par exemple, la somme du chiffre 5 et du chiffre 7 conduira inexorablement au même résultat, à savoir : 12. Avec Excel, nous ne devons pas sommer ces deux chiffres mais les deux cellules qui les contiennent. Et pour cela, nous devons désigner ces dernières par leurs références. Chaque cellule est située au croisement d'une ligne et d'une colonne. Ces coordonnées (références) peuvent donc être déterminées comme à la bataille navale.

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Les colonnes sont repérées par les lettres de l'alphabet dans les étiquettes situées au-dessus de la feuille. Les lignes sont repérées par des numéros dans les étiquettes situées sur la gauche de la feuille. Dans l'exemple de la capture ci-dessus, nous avons saisi les chiffres 5 et 7. Le chiffre 7 est inscrit dans une cellule qui se trouve au croisement de la colonne C et de la ligne 2. Sa référence est donc C2. Mais il faut tout de suite prendre les bons réflexes. Pour connaître les références d'une cellule sélectionnée, afin d'éviter toute ambiguïté ou mauvaise lecture, il faut consulter la Zone Nom. Cette dernière est située en haut à gauche de la feuille. Elle est encerclée de rouge sur la capture. Elle rappelle la référence de la cellule active, soit C2. Sur la droite de cette Zone nom, nous trouvons une longue zone de saisie horizontale. Il s'agit de la barre de formule. Elle est très précieuse. Elle restitue le contenu exact de la cellule. Dans un cas simple comme le nôtre, elle confirme la valeur portée par la cellule C2 active, soit le chiffre 7. Mais dans le cas de formules, tandis que la cellule affichera le résultat, la barre de formule indiquera la syntaxe du calcul. Le chiffre 5 quant à lui est inscrit dans la cellule B2. Comme nous l'expliquions précédemment, à l'avenir dans Excel, nous ne réaliserons pas la somme de 5 et de 7. Nous effectuerons l'addition de B2 et de C2. Retenez ceci, tout calcul dans Excel doit nécessairement débuter par la saisie du symbole égal (=). Quoiqu'il en soit, en respectant cette philosophie, nous bâtirons des calculs dynamiques et non pas des calculs statiques. Le premier résultat fourni conduira au nombre 12. Mais si le contenu de B2 devient 6 et que le contenu de C2 devient 8, le résultat se mettra automatiquement à jour pour afficher le nombre 14. C'est ainsi que les sociétés construisent des tableaux de bord pour suivre et mettre à jour leurs données. Une fois les nouvelles informations intégrées, tous les résultats et toutes les interprétations tombent automatiquement. Il s'agit d'un système à la fois très puissant et très ergonomique. Pour finir cette brève présentation, vous notez la présence d'un bandeau horizontal en haut de la fenêtre Excel et au-dessus de la Zone nom et de la barre de formule. Il s'agit d'un ruban. Ces rubans offrent toutes les fonctionnalités nécessaires pour manipuler les données dans Excel. Ils sont respectivement accessibles en cliquant sur leurs onglets. Le ruban actif par défaut est le ruban Accueil. Ce ruban Accueil est le plus récurrent. Il offre tous les outils nécessaires, notamment pour le formatage des cellules Excel. Chaque ruban est décomposé en groupes ou en sections. Ces sections sont séparées les unes des autres par un trait vertical. Elles regroupent les outils par thèmes. Dans le ruban Accueil, on note par exemple la présence du groupe Police, puis du groupe Alignement sur sa droite. La section Police offre tous les outils pour mettre en forme les données dans les cellules et les cellules elles-

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mêmes. La section alignement permet de modifier la position horizontale ou verticale d'une donnée dans sa cellule.

Au cours de nos exercices, nous reviendrons régulièrement sur ces notions et cette terminologie fondamentales.

Présentation de l'objectif Il est temps de rejoindre le grand bain. Nous avons récupéré un tableau Excel préconstruit. Il n'attend plus que les calculs et ses résultats. Nous allons prendre soin de décomposer et de démontrer plusieurs méthodes. Nous insisterons néanmoins sur les techniques les plus professionnelles et les plus efficaces. •

En bas de la fenêtre Excel, cliquer sur l'onglet Bénéfices pour revenir sur sa feuille,

Ce tableau présente les résultats d'une entreprise au cours du premier semestre. Les six premiers mois de l'année font figure de titre en ligne 4. Sont énumérés pour chacun, le chiffre d'affaires réalisé, les charges fixes et les charges variables. Ces indications font office de titre et sont situées en colonne B.

Pour chaque mois, donc pour chaque colonne du tableau, il s'agit de calculer le total des charges dans un premier temps. De ce total, nous pourrons en déduire le bénéfice réalisé par l'entreprise mois pas

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mois, donc pour chaque colonne. Et pour chaque ligne, nous devrons faire la somme des chiffres d'affaires, mais aussi des charges fixes et des charges variables. Nous allons très vite le constater et cette notion est fondamentale dans Excel : On ne refait jamais deux fois le même calcul. Sa logique doit être répliquée. Si nous avons déjà bâti la formule pour la somme des chiffres d'affaires, nous devons pouvoir la reproduire pour en déduire la somme des charges. Si nous avons déjà construit la formule pour le calcul du bénéfice en Janvier, nous devons pouvoir la reproduire pour en déduire le bénéfice de chacun des autres mois. Souvenez-vous, aucune constante n'est tolérée. Seules les références des cellules doivent être désignées dans les opérations. Un calcul débute nécessairement sa saisie par le symbole égal (=). C'est lui qui indique à Excel qu'il doit interpréter les données et non pas se contenter de les retranscrire.

Opérations dynamiques Nous proposons de débuter par le calcul des charges pour le mois de Janvier. Ce résultat doit être affiché en cellule C8. Donc le calcul doit être bâti en cellule C8. • • •

Cliquer sur la cellule C8 pour la sélectionner, Taper le symbole égal (=) pour débuter la formule, Cliquer sur la cellule C6 des charges fixes pour l'intégrer dans le calcul,

Comme vous le remarquez, sa référence s'inscrit dans la syntaxe que nous sommes en train de bâtir. • • •

Taper le symbole plus (+) du pavé numérique pour l'addition, Cliquer sur la cellule C7 des charges variables pour l'intégrer dans le calcul, Puis, valider la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée,

La touche Entrée seule aurait suffi pour cette validation. Mais ce raccourci fait partie des techniques et bonnes méthodes importantes à intégrer pour les calculs. Elle permet de valider une formule tout en conservant la cellule active. Avec la touche Entrée seule, nous aurions activé la cellule du dessous.

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L'intérêt de cette méthode est de pouvoir exploiter directement la cellule du résultat, sans devoir la resélectionner. Nous y reviendrons. Quoiqu'il en soit, la cellule C8 affiche le résultat de l'addition. Il s'agit du total des charges pour le mois de Janvier. Souvenez-vous, la barre de formule restitue le contenu exact de la cellule sélectionnée. Tandis que la cellule C8 affiche le résultat du calcul : 13100, sa barre de formule livre sa syntaxe : =C6+C7, ayant conduit à ce résultat. Excel propose une fonction de calcul pour réaliser facilement les additions. Elle se nomme Somme. Il est justifié de l'utiliser lorsque le nombre de cellules à additionner est important. Elle simplifie le calcul en évitant de désigner tour à tour les cellules séparées par le symbole +. Nous allons avoir très vite l'occasion de l'exploiter. Comme nous l'avons expliqué précédemment, nous avons donc construit un calcul dynamique, sur la base des références des cellules impliquées. Donc le résultat dépend de la valeur de ces variables. • • •

Cliquer sur la cellule C7 juste au-dessus, pour la sélectionner, Saisir le montant 5700 à la place de la valeur 5900, Puis valider cette modification à l'aide de la touche Entrée,

Cette action a pour effet de sélectionner la cellule du dessous, soit C8. Et à validation, vous remarquez que le résultat du calcul s'est mis à jour. Il indique désormais une somme de 12900 au lieu de 13100. Et comme nous le disions également, il ne faut jamais refaire deux fois le même calcul dans Excel. Sur la ligne 8, les colonnes D à H doivent produire le même calcul pour chaque mois indiqué. Bien sûr ce sont les charges respectives qui doivent être considérées. Mais ça, Excel est en mesure de le comprendre automatiquement. •

Cliquer sur la cellule C8 pour la sélectionner si elle n'est pas active,

En bas à droite de la cellule sélectionnée, vous notez la présence d'un petit carré. Il est encerclé de rouge sur la capture ci-dessus. Il s'agit de la poignée de la cellule. Cette poignée est fondamentale dans Excel. On l'utilise pour répliquer à l'identique le contenu d'une cellule sur une plage. Par définition, une plage est un groupe de cellules. On l'utilise également pour créer automatiquement

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des séries logiques. Nous y reviendrons. Mais on l'exploite surtout pour reproduire la logique d'un calcul afin de ne pas reconstruire la formule. •

Placer le pointeur de la souris sur ce petit carré de la poignée,

Comme vous le constatez, le curseur de la souris se transforme en une petite croix noire. Excel est prêt à agir. • • •

Cliquer sur cette poignée et maintenir le bouton de la souris enfoncé, Glisser alors la souris sur la droite, jusqu'à la colonne H, Puis, relâcher le bouton de la souris,

Comme vous le remarquez, toutes les cellules de la ligne 8 proposent désormais un résultat. Et chacun semble s'être adapté aux variables de sa colonne. Aucune valeur n'est effectivement identique. •

Cliquer sur la cellule D8 pour la sélectionner,

En consultant la barre de formule de la cellule, vous constatez que les références des cellules impliquées dans le calcul ont suivi le déplacement imposé par la poignée. En colonne C, nous avions bâti le calcul suivant : =C6+C7. En tirant la poignée vers la droite, nous avons imposé un changement de colonne. En colonne D, le calcul s'est donc adapté en conséquence : =D6+D7. De fait, ce sont bien les charges du mois de Février qui ont été automatiquement additionnées. La logique est bien sûr Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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respectée pour les autres colonnes. Vous pouvez le constater en sélectionnant les cellules de résultats tour à tour et en consultant la barre de formule : =E6+E7 puis =F6+F7. Cette logique Excel est très importante. On parle de références relatives. Et c'est grâce à elles que nous pouvons reproduire un calcul afin de ne pas devoir le reconstruire. Chacun est bien sûr dynamique puisqu'il est construit sur les références des cellules, donc des variables.

Techniques professionnelles de calculs La méthode que nous avons présentée et exploitée précédemment est tout à fait correcte. Il s'agit même de la technique standard préconisée. Le calcul est d'abord posé dans la première cellule puis validé. Il est ensuite répliqué sur les autres cellules grâce à la poignée. Mais il existe une méthode encore plus efficace et plus rapide. De plus cette technique ne réplique que les calculs et non la mise en forme, contrairement à la poignée. Nous aurons l'occasion de le constater. Elle consiste à présélectionner l'ensemble des cellules concernées par le calcul. Il s'agit ensuite de bâtir la formule comme si nous raisonnions seulement pour la première cellule de la sélection. Enfin, le calcul doit nécessairement être validé par la combinaison CTRL + Entrée. C'est elle qui intime l'ordre à Excel de le répliquer sur la sélection. Nous proposons de démontrer les avantages de cette méthode professionnelle sur la ligne 9. Le calcul n'est pas plus compliqué que le précédent. Il consiste à déduire le total des charges du chiffre d'affaires. Il s'agit donc d'une bonne occasion de comparer son efficacité avec la précédente méthode. •

Cliquer et glisser la souris de C9 à H9 pour sélectionner la plage C9:H9,

Comme vous le remarquez, dans une plage, la première cellule de la sélection est active par défaut. C'est ainsi que nous allons pouvoir débuter le calcul, comme s'il lui était dédié. •

Taper le symbole = pour initier le calcul,

La saisie débute en effet en cellule C9. • • • •

Cliquer sur le chiffre d'affaires pour le mois de Janvier, soit la cellule C5, Taper le symbole moins (-) du pavé numérique pour la soustraction, Cliquer sur le total des charges pour le mois de Janvier, soit la cellule C8, Puis, valider le calcul par le raccourci clavier CTRL + Entrée,

Tous les résultats sont automatiquement répercutés sur l'ensemble des cellules présélectionnées. Nous avons économisé une manipulation intermédiaire. Cette méthode est d'autant plus efficace que le nombre de résultats à reproduire est important. Toutes les techniques que nous sommes en train d'énoncer sont soigneusement étudiées dans le livre gratuit Excel pour débuter les calculs.

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Si vous sélectionnez tour à tour les cellules des résultats, vous constatez comme précédemment, que les références des cellules impliquées se sont déplacées avec le calcul. La formule d'origine : =C5-C8 se transforme en : =D5-D8 pour la colonne D puis en : =E5-E8 et ainsi de suite. On parle toujours de références relatives. • • •

Cliquer dans les charges variables pour le mois de Février, soit D7 pour la sélectionner, Saisir 2900 pour remplacer l'ancien montant de 5150, Puis, valider la modification à l'aide de la touche Entrée du clavier,

Nous confirmons une fois de plus le dynamisme des calculs. A validation, le total des charges s'est actualisé. Comme il est lui-même impliqué dans le calcul des bénéfices, ce dernier s'est actualisé en cascade.

Fonctions de calculs automatiques Excel propose un large éventail de fonctions avec des spécificités et compétences adaptées à tout type de besoins. Nous aurons l'occasion de les aborder les unes après les autres. Parmi elles, des fonctions proposent d'automatiser la construction de calculs basiques, comme pour la somme. Chaque fonction doit être renseignée. Les éléments nécessaires au calcul doivent être indiqués entre ses parenthèses. On parle de paramètres ou d'arguments. La fonction Excel Somme est l'une des plus simples. Le seul paramètre requis est la plage de cellules sur laquelle l'addition doit être effectuée. Imaginons qu'il s'agisse de réaliser l'addition de 10 cellules. Grâce à la fonction Somme, une simple sélection de la plage suffit. Dans le cas d'un calcul décomposé comme précédemment, il faut désigner tour à tour chacune des 10 cellules en intercalant à chaque fois le symbole +. Le gain de temps est donc considérable. Mais c'est aussi une façon de sécuriser le calcul en évitant des erreurs et oublis. La colonne I de la feuille Bénéfices demande de réaliser la somme de chacune des lignes. Nous allons proposer trois méthodes différentes. Chacune offre un avantage. A vous de choisir celle qui vous convient le mieux. Et nous allons débuter par la méthode standard mais aussi la plus utilisée. En revanche, ce n'est pas la plus rapide. Dans ce premier exemple, nous allons appeler la fonction automatisée. Elle se charge d'inscrire le symbole égal (=). Nous ne devons donc pas le saisir nousmêmes. Mais il sera bien présent. • •

Sélectionner la première cellule du calcul, soit I5 pour la somme des chiffres d'affaires, Tout à fait à droite du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Somme automatique,

Ce bouton est matérialisé par une lettre M orientée à 90°. En réalité, il s'agit de la lettre Grecque Sigma, beaucoup utilisée en mathématiques dans les équations. Comme le montre la capture ci-dessous, une info-bulle décrit le bouton et rappelle son raccourci clavier associé. Il est donc intéressant de savoir qu'une somme automatique peut être enclenchée par la combinaison Alt + =.

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Après avoir cliqué, vous remarquez qu'une formule s'inscrit dans la cellule sélectionnée du total. Sur cette feuille, elle semble déborder sur la cellule H5. Il n'en est rien. Il s'agit simplement de spécificités d'alignements prédéfinis qui contraignent l'affichage. Tout rentrera dans l'ordre à validation.

A ce stade, Excel émet une proposition avant validation. Comme il décèle la présence de cellules numériques adjacentes, il les intègre dans sa suggestion. Le symbole égal (=) a bien été inscrit automatiquement en préfixe. Puis, Excel exploite sa fonction Somme. Et entre les parenthèses, il désigne la plage de cellules C5:H5. Les deux points dans cette syntaxe sont importants. Ils signifient : De C5 à H5. En d'autres termes, Excel propose de réaliser la somme de chacune des cellules de la ligne 5, comprises entre les colonnes C et H. Et ces cellules représentent en effet tous les chiffres d'affaires à additionner. La suggestion est donc la bonne. Les anticipations d'Excel sont souvent pertinentes. Mais sachez que si la formule est en attente, c'est précisément pour que vous puissiez la corriger avant validation. Il suffirait de désigner à la souris la plage de cellules correcte. Et les références se mettraient automatiquement à jour dans les parenthèses de la fonction Somme. •

Valider cette proposition par le raccourci clavier CTRL + Entrée,

Le total se cale bien dans sa cellule en colonne I. Au passage, il est parfaitement cohérent. De surcroît il est dynamique, ne l'oubliez pas. Une modification sur l'un des chiffres d'affaires réalisés implique la mise à jour automatique du total. On ne fait jamais deux fois le même calcul dans Excel. Désormais vous le savez. Et grâce au raccourci clavier précédent, la cellule du résultat est toujours active. Il n'est donc pas nécessaire de la resélectionner avant de tirer la poignée. •

Placer la souris sur la poignée en bas à droite de la cellule I5,

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Lorsque le curseur se transforme en une croix noire, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, tirer cette poignée vers le bas jusqu'en cellule I9, puis relâcher le bouton de la souris,

Comme vous le constatez, en quelques actions très rapides, nous obtenons tous les résultats de synthèse. Et à ce titre, il est intéressant d'observer que les bénéfices dégagés ne sont pas très importants, pour ce premier semestre. Cette conclusion aurait été difficile à atteindre en première lecture. Voici donc l'un des intérêts majeurs de ces formules de calculs dynamiques dans Excel. Si à l'avenir ce tableau est utilisé comme modèle, il suffit de mettre à jour les chiffres dans les colonnes des mois. Les calculs s'enclencheront automatiquement pour la nouvelle période. Une fois encore et fort naturellement, les références relatives sont entrées en jeu. La formule que nous avons bâtie à l'origine est la suivante : =SOMME(C5:H5). Il s'agit de la somme des chiffres d'affaires sur la ligne 5. Mais cette fois nous n'avons pas tiré la poignée vers la droite, mais vers le bas. Donc, nous n'avons pas changé de colonne mais de ligne. En cohérence, Excel a adapté les références des cellules impliquées dans le calcul, en modifiant leur indice de ligne. Si vous sélectionnez le dernier résultat répercuté en cellule I9, la formule répliquée est la suivante : =SOMME(C9:H9). Il s'agit de la somme de tous les bénéfices sur la ligne 9. Abordons maintenant la deuxième des trois techniques proposées. Excel offre des fonctions pour lesquelles il simplifie l'écriture de la syntaxe, comme dans l'exemple précédent. Mais rien n'empêche d'inscrire manuellement le nom de la fonction. Dans ce cas, il est indispensable, comme nous l'avons appris, de débuter la syntaxe de la formule par le symbole égal (=). Et si nous sommes capables de l'écrire, nous sommes capables de l'intégrer dans la méthode de présélection fort précieuse, que nous avons découverte. • •

Sélectionner tous les précédents calculs, soit la plage I5:I9, Enfoncer la touche Suppr pour les effacer,

Nous retrouvons des cellules vierges de résultats. Remarque importante : La touche Suppr du clavier ne supprime que le contenu de la cellule. Sa mise en forme, comme les couleurs et bordures, demeure. Pour tout effacer, il existe un bouton matérialisé par une gomme sur la droite du ruban Accueil. Malgré cette suppression, la plage de cellules est toujours sélectionnée. Et comme nous l'avions déjà constaté, la première est active par défaut.

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Taper le symbole égal (=) pour débuter la formule, Saisir le nom de la fonction, soit Somme, Ouvrir la parenthèse de la fonction pour accueillir les données à calculer, Sélectionner tous les chiffres d'affaires, soit la plage de cellules C5:H5,

Vous remarquez que les deux points (:) s'intègrent automatiquement dans la syntaxe lors de la sélection.

• •

Fermer la parenthèse de la fonction Somme, Puis, valider le calcul par le raccourci clavier CTRL + Entrée,

Grâce à cette technique, la formule est automatiquement répliquée sur les lignes du dessous, par le jeu des références relatives. Nous obtenons fort logiquement, strictement les mêmes résultats qu'avec la première méthode. D'ailleurs, la formule finale est identique. Dans ce cas précis, cette seconde solution semble légèrement plus longue. Mais sachez qu'elle est valable pour tous les calculs. Elle est donc universelle. Enfin, nous proposons d'aborder la troisième technique, de loin la plus confortable et la plus rapide. Mais elle est spécifique à la somme automatique. De plus, elle requiert que le tableau s'y prête. Les données doivent être agencées en conséquence. Les résultats à calculer doivent être situés dans des cellules contigües au tableau de données. En d'autres termes, il ne doit pas y avoir de ligne ou de colonne de séparation. Si c'est le cas, il faut exploiter l'une des deux premières méthodes proposées. • • •

Sélectionner tous les totaux précédemment calculés, soit la plage de cellules I5:I9, Enfoncer la touche Suppr du clavier pour les supprimer, Sélectionner toutes les données à sommer + les cellules de résultats, soit la plage C5:I9,

•

Cliquer sur le bouton Somme automatique du ruban Accueil ou réaliser le raccourci ALT + =,

Instantanément, tous les résultats apparaissent. Deux actions ont suffi. Le procédé ne coûte pas plus de temps si le tableau est plus volumineux. Pourtant, il produira d'autant plus de calculs. Cette dernière méthode est précieuse, mais une fois encore, elle est spécifique à la somme automatique. A vous de choisir la technique qui vous convient. La plus professionnelle et la plus efficace dans la majorité des cas est la deuxième, celle qui consiste à présélectionner et valider par CTRL + Entrée. Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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Formatage des cellules Nous en avons terminé avec les calculs pour ce premier petit exercice. Il consistait à prendre contact avec l'environnement Excel, à apprendre la terminologie, à comprendre le fonctionnement du tableur et à découvrir des méthodes de calculs dynamiques. Nous devons néanmoins peaufiner la présentation. Toutes les données proposées sont des informations numériques. Et plus précisément, il s'agit de valeurs monétaires. Nous devons donc les afficher au format Euro. Mais attention, cette remarque est fondamentale. Une unité de mesure (Kg, m²...) ou une devise (€, $...) ne doit jamais s'écrire dans une cellule. Il s'agit d'un format à appliquer. Si le symbole est inscrit dans la cellule, la donnée numérique est assemblée avec un texte. Il en résulte un texte. Et aucun calcul ne peut se faire avec du texte. Une alerte visuelle est d'ailleurs automatiquement déclenchée par Excel dans ce cas. Tout texte est par défaut aligné à gauche dans sa cellule. A l'inverse, toute donnée numérique est alignée à droite dans sa cellule. Pour appliquer ce format monétaire, toutes les valeurs numériques du tableau doivent d'abord être sélectionnées. • •

Sélectionner la plage de cellules C5:I9, Dans la section Nombre du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Format Nombre Comptabilité,

Instantanément, toutes les valeurs sont affichées au format monétaire. Et ce n'est pas seulement le symbole de l'Euro qui est concerné. Vous notez le séparateur de milliers pour les nombres dépassant les Mille. Vous notez la présence des décimales pour la précision. Il est possible de ne pas les afficher. Nous y reviendrons en temps voulu. Sachez enfin que le raccourci clavier pour appliquer ce format est le CTRL + M, M pour Money en américain. Nous l'avions évoqué au travers des exercices Word. Il existe une règle générale. Dans la plupart des cas, un raccourci clavier est composé de la touche CTRL et de la première lettre du mot américain, sauf quand celle-ci est déjà exploitée par un autre raccourci.

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Techniques de calculs

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Agence de voyage : Chiffres d'affaires Ce deuxième exercice Excel, niveau débutant, fait suite au premier sur le calcul des bénéfices d'une entreprise. Nous y avons décomposé l'apprentissage pour une prise de contact en douceur. Nous y avons énoncé la philosophie du tableur et les techniques professionnelles de calculs. De même, nous avons insisté sur la terminologie, essentielle pour la bonne compréhension. Dans cette nouvelle mise en pratique, nous souhaitons démontrer l'efficacité des méthodes de calculs que nous avons apprises. Bien sûr, nous reviendrons sur les bases abordées précédemment.

La capture ci-dessus illustre un extrait du tableau Excel à partir duquel nous allons devoir résoudre les calculs.

Source et présentation de l'objectif Comme toujours, nous proposons de récupérer une source de travail préconçue. • • •

Télécharger le classeur 02-ventes-agence-de-voyage.xlsx en cliquant sur son lien, Double cliquer sur le fichier téléchargé pour l'ouvrir dans Excel, Puis, cliquer sur le bouton Activer la modification du bandeau jaune de sécurité,

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Ce classeur Excel est constitué d'une seule feuille comme l'indique son onglet, en bas à gauche de l'interface. Et cette feuille est nommée Ventes. Elle propose trois tableaux. Ils sont intimement liés. Ils relatent l'activité d'une agence de voyage. Le premier tableau synthétise les nombres de billets ayant été vendus sur une période de trois mois, pour plusieurs destinations.

Deux rangées de synthèse sont à considérer. Tout d'abord, le nombre de billets vendus doit être calculé en colonne F, pour chaque destination. Il s'agit d'un bon moyen de les comparer les unes aux autres. Et puis, le nombre de billets vendus doit être calculé en ligne 12 pour chaque mois. C'est un bon moyen de déceler les périodes les plus propices. Dans les deux cas, l'opération est une addition. Et dans ce contexte précis, nous avions appris une méthode, tout à fait efficace, pour exploiter la somme automatique d'Excel.

Le deuxième tableau énumère les prix des billets pour ces destinations et périodes respectives. Il ne demande aucune synthèse. Il doit être utilisé comme intermédiaire pour produire les calculs du tableau final, celui des chiffres d'affaires réalisés. Le dernier tableau précisément est vierge de données numériques. Elles doivent toutes être calculées. Elles doivent se déduire des deux tableaux précédents. Si nous connaissons le prix du billet pour une période et une destination et le nombre de billets vendus pour ces mêmes période et destination, nous pouvons en déduire le chiffre réalisé. Le calcul consiste en une simple multiplication. Mais souvenezvous des fondamentaux Excel sur lesquels nous avons insisté lors du premier exercice. Tout d'abord, chaque calcul doit être dynamique. Aucune constante n'est tolérée. Ils doivent être construits en impliquant les cellules par leurs références. Elles seront ainsi considérées comme des variables. Si le Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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nombre de billets ou le prix du billet évolue, le calcul du chiffre d'affaires bâti sur ces variables évoluera aussi. De plus, on ne refait jamais deux fois le même calcul dans Excel. Une fois un chiffre d'affaire calculé, sa formule devra être répliquée automatiquement sur l'ensemble des autres cellules concernées.

Enfin, vous remarquez la présence de deus rangées de synthèse, comme pour le premier tableau, respectivement en colonne F et en ligne 31. Elles consistent à déduire la somme des chiffres d'affaires produits d'une part par destination, et d'autre part par mois. Ces résultats statistiques permettront de comparer efficacement les chiffres entre eux pour établir les conclusions qui s'imposent.

Technique de somme automatique Nous savons écrire un calcul manuellement. Et pour cela, nous avons appris qu'il devait nécessairement débuter par le symbole égal (=). Mais dans le cas de l'addition d'une grande quantité de valeurs, nous avons compris que la fonction somme automatique d'Excel était plus productive. Le premier exercice sur le calcul des bénéfices a contribué à le démontrer. Et dans un cas particulier comme celui-ci, il existe une méthode on ne peut plus efficace. Les cellules des résultats sont toutes adjacentes aux données à sommer. Il n'y a ni ligne ni colonne de séparation. Et dans ce contexte, comme le prouve le livre Excel gratuit pour débuter les calculs, il suffit d'étendre la sélection des données à additionner jusqu'aux cellules de résultats. Dès lors, la fonction Somme automatique d'Excel se charge de réaliser les additions ligne à ligne et colonne à colonne. Comme nous avons le souci d'insister sur les techniques professionnelles de calculs, nous allons le prouver. •

Dans le premier tableau, bouton de la souris maintenu enfoncé, cliquer et glisser de la cellule C6 à la cellule F12,

Nous sélectionnons ainsi la plage de cellules C6:F12. Dans la syntaxe Excel, les deux points (:) signifient : de C6 à F12. Nous aurions aussi pu commencer par cliquer seulement sur la cellule C6, au croisement donc de la colonne C et de la ligne 6. Alors, avec la touche MAJ maintenue enfoncée, nous aurions cliqué sur la cellule F12. Toutes les cases comprises entre la première et la dernière auraient été sélectionnées. C'est une technique que nous avons approuvée dans les exercices Word débutant, afin de réaliser des sélections précises de portions de textes. Rappelez-vous, la touche MAJ est généralement matérialisée par une flèche verticale orientée vers le haut. Elle est située au-dessus de la touche CTRL sur le clavier. Et sa désignation anglaise est Shift. •

Tout à fait à droite du ruban Accueil situé au-dessus de la feuille, cliquer directement sur le bouton Somme automatique, comme l'illustre la capture ci-dessous,

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Instantanément, tous les résultats en ligne et en colonne surgissent. La méthode est presque scandaleuse de simplicité et d'efficacité. Mais souvenez-vous, le contexte est particulier. Les rangées de résultats sont collées au tableau. Il s'agit néanmoins du cas le plus fréquemment rencontré. Nous avions donné la définition des rubans dans le premier exercice Excel. Il s'agit de ces bandeaux orientés à l'horizontale, au-dessus de la feuille Excel. Ils proposent de très riches fonctionnalités selon l'onglet activé. Et le ruban actif par défaut est le ruban Accueil. Il est décomposé en sections. Chaque section est séparée d'une autre par un trait vertical. Elles regroupent les outils par thème. La section Police offre tous les outils de mise en forme de texte. La section alignement propose des réglages de positionnement des données dans les cellules. Comme vous l'avez remarqué, le bouton de la somme automatique est matérialisé par une lettre M orientée à 90 degrés. En réalité, il s'agit de la lettre grecque Sigma. Son info-bulle nous rappelle que nous aurions pu réaliser le raccourci ALT + = à la place du clic. Quoiqu'il en soit, pour obtenir tous ces résultats de synthèse, deux simples actions ont suffi. Il s'est d'abord agi de sélectionner l'ensemble des cellules additionnées en incluant les cellules vides des résultats à placer. Ainsi, aucune ambiguïté n'est soufferte pour Excel. Le tableur comprend qu'il doit tout sommer ligne à ligne et colonne à colonne. Et puis, nous avons simplement cliqué sur le bouton Somme automatique pour procéder. Enfin et c'est important, bien que nous n'ayons pas énoncé et décomposé le calcul nous-mêmes, Excel a fort logiquement respecté le principe des références relatives. Il a décalé les indices de lignes ou de colonnes des cellules impliquées dans l'addition, selon le sens de déplacement du calcul. •

Cliquer sur le premier total de ligne, soit la cellule F6,

Nous mettons ainsi en évidence le nombre de billets vendus pour la ville de Paris sur la période des trois mois. Si vous consultez la barre de formule au-dessus de la feuille, vous découvrez la syntaxe de la fonction construite par Excel : =SOMME(C6:E6).

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Le calcul débute bien par le symbole égal (=), mais Excel l'a inscrit pour nous. Il s'agit en effet d'une fonction automatique. Puis, suit le nom de la fonction pour l'opération à réaliser, soit Somme. Entre les parenthèses de cette fonction, sont désignées les cellules impliquées dans ce calcul : C6:E6. Souvenez-vous de la signification des deux points dans la syntaxe Excel. La somme est réalisée de C6 à E6. Toutes les cellules intermédiaires sont incluses dans l'opération. Si les deux points étaient remplacés par un point-virgule (;), la somme serait réalisée seulement sur C6 et E6. Quoiqu'il en soit, pour le résultat en F6, l'addition a été opérée sur les cellules de la ligne 6. •

Cliquer maintenant sur la cellule F11 pour la sélectionner,

Nous mettons en évidence la somme des billets vendus pour la ville d'Athènes sur la période des trois mois.

Comme l'indique sa barre de formule, le calcul est fort naturellement identique. Mais les références des cellules impliquées ont été adaptées, ici en ligne, pour suivre le déplacement de la formule. L'opération est réalisée 5 lignes plus bas. Elles intègrent donc les cellules situées 5 lignes en-dessous, à l'indice 11. La logique est bien sûr respectée pour les colonnes. En cellule C12, la somme est réalisée pour le mois de Juin, soit sur la colonne C : =SOMME(C6:C11). Deux rangées plus à droite, en E12 pour le mois d'Août, les références des cellules impliquées sont donc ajustées en colonne : =SOMME(E6:E11). Ces remarques sont donc fondamentales pour tous les calculs que nous construirons manuellement. Nous maîtriserons ainsi parfaitement leur réplication.

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Souvenez-vous aussi de la zone Nom en haut de la feuille Excel, à gauche de la barre de formule. Elle est encerclée de rouge sur les captures ci-dessus. Elle rappelle sans ambiguïté la référence de la cellule active. • • •

Sélectionner la cellule du nombre de billets pour Paris en Juin, soit C6, Saisir le nombre 54 à la place de 48, Puis, valider par la touche Entrée,

Instantanément, trois résultats ont été mis à jour. Cela prouve que nos calculs, bâtis sur les références de cellules donc des variables, sont bien dynamiques. Donc notre tableau peut être exploité comme modèle à l'avenir, puisque désormais les calculs attendent les données pour produire les synthèses. Ces trois résultats sont la somme en Juin en C12, la somme pour Paris en F6 et la somme de tous les billets vendus au croisement en F12. Enfin, vous notez un léger défaut d'alignement en ligne 12, aussi bien à l'horizontale qu'à la verticale. Ce sera l'occasion, à l'issue de cet exercice, de manipuler quelques outils de mise en forme spécifiques.

Calcul des chiffres d'affaires Le dernier des trois tableaux est vide de résultats. Il doit afficher les chiffres d'affaires réalisés chaque mois, pour chaque destination. Le calcul est simple. Il consiste en une multiplication, celle du nombre de billets vendus par le prix du billet. A l'instar de la fonction Somme, Excel propose la fonction Produit. Mais son utilisation est justifiée lorsque le nombre de cellules impliquées dans le calcul est important. Dans le cas contraire, comme ici, elle n'apporte pas grand intérêt. Bien sûr, une fois le premier chiffre d'affaires calculé, pour Paris en Juin, la formule doit être répliquée sur l'ensemble des autres cellules. Il est hors de question de réécrire la syntaxe à chaque fois. Et à ce titre, nous proposons d'exploiter deux méthodes. Nous les avons présentées lors du premier exercice. La première est conventionnelle. Elle consiste à exploiter la poignée de la cellule du résultat. La seconde est très efficace. Elle consiste à présélectionner toutes les cellules concernées avant de débuter la saisie du calcul. • • • • • • • •

Sélectionner la première cellule du calcul, soit C25 pour Paris en Juin, Taper le symbole égal (=) pour débuter la formule, Cliquer sur la cellule du nombre de billets pour Paris en Juin, soit C6, Taper le symbole de l'étoile (*) du pavé numérique pour enclencher la multiplication, Cliquer sur la cellule du prix du billet pour Paris en Juin, soit C16, Valider la formule par le raccourci CTRL + Entrée pour conserver la cellule active, Cliquer sur le petit carré en bas à droite de la cellule pour sélectionner sa poignée, Puis, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, glisser sur la droite jusqu'à la colonne E du mois d'Août et relâcher le bouton de la souris,

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Nous répliquons ainsi le calcul du chiffre d'Affaires pour Paris en Juin, sur les mois de Juillet et Août. Comme nous l'avions expliqué, les références des cellules impliquées dans le calcul ont suivi le déplacement de la formule, imposé par la poignée. Il n'est pas possible de tirer la poignée d'une cellule en diagonale. C'est la raison pour laquelle, nous n'avons pas pu reproduire la logique de la formule sur l'ensemble du tableau. Mais comme ils ont tous les trois la même organisation, la logique peut bien sûr être reproduite sur les lignes du dessous. La plage de cellules C25:E25 du précédent calcul répercuté doit toujours être sélectionnée. Sinon, vous devez préalablement resélectionner cette plage.

• • •

Cliquer sur la poignée de la sélection, située en bas à droite de la cellule E25, Puis, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, glisser vers le bas jusqu'à la ligne 30, Enfin, relâcher le bouton de la souris,

Ainsi, nous répliquons les calculs dynamiques de tous les chiffres d'affaires, jusqu'à obtenir le résultat de la dernière destination pour le dernier mois, soit Athènes pour le mois d'Août. •

Sélectionner cette dernière cellule, soit E30,

Comme vous le constatez en consultant sa barre de formule, la logique a parfaitement été adaptée par le jeu des références relatives. Le calcul original que nous avons bâti en C25 est le suivant : =C6*C16. En le répliquant jusqu'à la cellule E30, nous nous sommes déplacés de 2 colonnes vers la droite et de 5 lignes vers le bas. C devient E, 6 devient 11 et 16 devient 21. De fait, les cellules impliquées ont respecté ce déplacement pour produire le chiffre d'Affaires avec les valeurs concernées pour Athènes en Août : =E11*E21. Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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Il est temps de réaliser le même calcul par la seconde méthode, très efficace. Mais avant cela, nous devons supprimer les précédents résultats. • •

Sélectionner la première cellule des résultats, soit C25, Tout en maintenant la touche MAJ enfoncée, cliquer sur la dernière, soit E30,

Cette méthode efficace permet d'englober dans la sélection, toutes les cellules comprises entre le premier et le dernier clic. •

Enfoncer alors la touche Suppr du clavier et conserver la sélection active,

Tous les calculs sont ainsi effacés. Et comme l'illustre la capture ci-dessus, la première cellule d'une plage est active par défaut. C'est ainsi que nous allons naturellement bâtir la formule comme si elle lui était dédiée, afin de la reproduire automatiquement sur l'ensemble des autres. • • • • •

Taper le symbole égal (=) pour débuter le calcul, Sélectionner le nombre de billets pour Paris en Juin, soit C6, Taper le symbole de l'étoile (*) pour enclencher la multiplication, Cliquer alors sur le prix du billet pour Paris en Juin, soit C16, Puis, et c'est fondamental, valider la formule par le raccourci CTRL + Entrée,

Avec strictement la même formule que précédemment, tous les résultats des chiffres d'affaires sont instantanément répliqués dans les cellules présélectionnées. Nous n'avons pas tiré la poignée. De fait, la méthode est plus rapide. Et les références des cellules ont bien suivi le déplacement du calcul. Rappelez-vous de même qu'ils sont tous bâtis sur des variables. Donc, ces calculs sont parfaitement dynamiques. Ils pourront être exploités pour d'autres périodes ou d'autres agences. • • • •

Sélectionner la cellule du nombre de billets pour Athènes en Août, soit E11, Saisir 40 à la place de 38 et valider par la touche Entrée, Sélectionner le prix du billet pour Athènes en Août, soit E21, Saisir 1210 à la place de 1050 et valider par la touche Entrée,

Comme vous le constatez, le chiffre d'affaires pour Athènes en Août s'est automatiquement actualisé. Il est passé de 39900 à 48400. Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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Double cliquer sur ce résultat, soit sur la cellule E30,

Cette méthode est intéressante pour activer la saisie, et donc la modification de la cellule. Nous pouvons y visualiser, en lieu et place, la syntaxe de la formule répliquée.

Cette méthode est de même très intéressante pour obtenir une traçabilité du calcul. Excel repère les cellules impliquées par des jeux de couleurs. Et à ce titre, nous confirmons la cohérence de la bonne réplication de la logique, en ligne et en colonne. Une fois que la saisie d'une cellule portant une formule est activée, vous ne devez pas cliquer dans une autre cellule pour la désactiver. Vous endommageriez le calcul en désignant une nouvelle référence. •

Enfoncer la touche Echap en haut à gauche du clavier ou la touche Entrée,

La touche Echap permet d'abandonner une action en cours. La touche Entrée permet de valider une action. Comme aucune modification n'a été entreprise, dans ce contexte, les deux touches produisent le même résultat. Et nous retrouvons le résultat numérique de la cellule. Il convient maintenant de calculer les sommes des chiffres d'affaires, en ligne et en colonne. Comme pour le premier tableau, le contexte est favorable. Les cellules des résultats sont accolées aux données

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à additionner. Nous allons donc pouvoir reproduire la méthode la plus efficace pour la somme automatique. • • • •

Sélectionner la première cellule des chiffres d'affaires à additionner, soit C25, Avec la touche MAJ enfoncée, cliquer sur la dernière cellule du total à trouver, soit F31, Puis, relâcher la touche Maj, Réaliser alors le raccourci clavier Alt + =,

Toutes les sommes sont automatiquement produites. Souvenez-vous, il s'agit du raccourci pour la somme automatique. S'il ne vous convient pas, vous pouvez choisir de cliquer sur le bouton Somme automatique à droite dans le ruban Accueil. Une sélection suivie d'un clic ou d'un raccourci a suffi pour produire tous les résultats, automatiquement adaptés aux indices de lignes et de colonnes. Cette méthode est donc définitivement précieuse.

Formater les cellules Les calculs sont désormais terminés. Mais il est important de livrer un rendu clair et explicite. Quelques défauts d'alignement doivent être corrigés. De même, hormis pour le premier tableau, les valeurs numériques doivent être affichées en Euros. •

Sélectionner la dernière ligne du premier tableau, soit la plage C12:F12,

Ces quatre cellules présentent les deux mêmes défauts. L'alignement vertical n'est pas centré. En d'autres termes, les données numériques ne sont pas placées au milieu dans la hauteur de la cellule. Leur alignement à droite présente un décalage par rapport à toutes les autres valeurs numériques du tableau. Il s'agit d'un retrait que nous allons devoir supprimer. •

Dans la section Alignement du ruban Accueil, cliquer une fois sur le bouton Diminuer le retrait,

Cet outil est situé juste à côte du bouton Aligner à droite. Et comme vous le remarquez, les valeurs sélectionnées se sont déplacées dans leurs cellules. Elles sont désormais calées sur la même verticale que les autres données du tableau. •

Toujours dans la section Alignement du ruban Accueil, cliquer cette fois sur le bouton Aligner au centre,

Les données sélectionnées remontent ainsi dans la hauteur de la cellule. Nous aurions pu optimiser ces opérations de correction en incluant la dernière ligne du troisième tableau dans la sélection. Souvenez-vous, c'est la touche CTRL qui permet de réaliser des multi-sélections. Mais qu'à cela ne tienne, nous avons une autre méthode intéressante à proposer pour optimiser les tâches.

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Bref, comme l'illustre la capture ci-dessus, les sommes sont désormais présentées de façon homogène par rapport au reste du tableau. • •

Sélectionner la ligne de total du tableau des chiffres d'affaires, soit la plage C31:F31, Enfoncer la touche F4 du clavier,

Nous l'avions présentée au cours des exercices Word. Cette touche permet de répéter la dernière action automatiquement. Aucune autre action ne doit donc être entreprise entre temps. Et comme vous le remarquez, les données numériques des chiffres d'affaires sont elles aussi désormais convenablement alignées dans la largeur et la hauteur de la cellule. En cas de souci, vous pouvez toujours reproduire la diminution du retrait et l'alignement vertical, à l'aide des boutons de la section Alignement du ruban Accueil. Les valeurs du deuxième et du troisième tableau doivent désormais être affichées en Euros, pour plus de clarté. Rappelez-vous et c'est important, une unité de mesure ou une devise ne doit jamais être écrite dans une cellule, au risque de transformer la donnée en texte. Il doit toujours s'agir d'un format à appliquer. Ce format a une incidence sur l'affichage et non le contenu. Nous proposons d'optimiser les opérations en regroupant les sélections. • •

Sélectionner les données numériques du deuxième tableau, soit la plage C16:E21, Tout en maintenant la touche CTRL enfoncée, sélectionner les données numériques du troisième tableau, soit la plage de cellules C25:F31,

Nous additionnons ainsi la sélection de la seconde plage de cellules à la première. Elles sont en effet toutes deux concernées par ce formatage en Euro. A l'issue de la multi-sélection la touche CTRL doit être relâchée. •

Réaliser alors le raccourci clavier CTRL + M,

Instantanément, toutes les cellules sélectionnées sont formatées en Euros. La combinaison de touches CTRL + M est le raccourci du bouton Format Nombre Comptabilité de la section Nombre dans le ruban Accueil. Il est encerclé de rouge sur la capture ci-dessous. Vous pouvez donc l'utiliser à la place du raccourci si vous le souhaitez.

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Ce format monétaire ajoute le symbole de l'Euro mais ce n'est pas tout. Vous notez la présence de décimales. Elles ne sont pas nécessaires dans notre cas. Elles alourdissent la présentation et n'apportent aucune valeur ajoutée. Un espace fait office de séparateur de milliers pour les nombres dépassant les Mille. Cette présentation facilite la lecture des grandes valeurs. La sélection des deux plages doit toujours être active. •

Dans la section Nombre du ruban Accueil, cliquer deux fois de suite sur le bouton Réduire les décimales,

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Les décimales disparaissent et la présentation s'en trouve clarifiée. Il est important de comprendre que nous avons réduit la précision sur les décimales, seulement à l'affichage. Pour une valeur comme 5,05 réduite à 5 par ce procédé, Excel continuera toujours de considérer la valeur d'origine pour ses calculs, soit 5,05. La valeur résultante 5 est un affichage simplifié sur demande de l'utilisateur. •

Dans le deuxième tableau, sélectionner le prix du billet pour Paris en Juillet, soit la cellule D16,

Il s'agit d'une confirmation importante. Souvenez-vous, la barre de formule restitue le contenu exact d'une cellule sélectionnée. Et comme l'illustre la capture ci-dessus, Excel continue de considérer la valeur d'origine, soit 1215. Le formatage Euro est destiné à l'affichage, pour les bienfaits de la présentation. Si cette cellule avait proposé des décimales réduites à l'affichage, elles auraient été restituées dans cette barre de formule. Voilà donc pour ce deuxième exercice. Il a permis de consolider les bonnes méthodes de calcul à assimiler. Nous poursuivrons l'apprentissage des techniques et fonctionnalités Excel dans les exercices suivants.

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Calculs de synthèse

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Suivi des résultats d'une entreprise Dans ce troisième exercice Excel, niveau débutant, nous poursuivons l'entraînement sur la mise en œuvre des calculs simples. Les opérations proposées demeurent relativement triviales en effet. Mais elles n'en sont pas moins efficaces et surtout dynamiques, comme l'impose la philosophie Excel. Une fois les calculs bâtis, le modèle peut être déployé pour exploitation.

Source et présentation de l'objectif

La capture ci-dessus illustre le tableau à partir duquel nous allons devoir résoudre les calculs. Pour bien débuter, nous proposons donc de le télécharger. • • •

Télécharger le classeur 03-calculs-des-benefices.xlsx en cliquant sur son lien, Double cliquer sur le nom du fichier téléchargé pour l'ouvrir dans Excel, Puis, cliquer sur le bouton Activer la modification du bandeau jaune de sécurité,

Ce classeur est constitué d'une seule feuille. Elle est nommée Bénéfices, comme en atteste son unique onglet, en bas à gauche de l'interface Excel.

Le tableau de cette feuille synthétise les ventes réalisées par une entreprise au cours d'une période indéterminée. L'objectif final est d'obtenir le bénéfice total dégagé. Mais des calculs intermédiaires sont nécessaires. En colonne B, entre les lignes 5 et 11, sont énumérées les désignations des articles ayant été vendus. A ce titre, nous remarquons un petit défaut de mise en forme. Plus précisément, il s'agit d'une anomalie d'alignement. Contrairement au reste des informations de ce tableau, ces désignations ne sont pas centrées dans la hauteur de leur cellule. Il s'agira donc de corriger ce problème, en même temps que nous peaufinerons la présentation, à l'issue des calculs.

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Les colonnes C et D, pour les mêmes lignes, énumèrent respectivement le prix d'achat et le prix de vente de chacun. De fait, nous devons en déduire, par calcul dynamique, la marge unitaire opérée en colonne E. Rappelez-vous, un calcul dynamique signifie qu'aucune constante ne doit être utilisée. Pour le premier article par exemple, il ne s'agira pas de réaliser l'opération : 98-62. Le calcul devra être construit sur les références des cellules, donc des variables. Ainsi, si les prix évoluent, la marge unitaire réalisée s'actualisera automatiquement. Dès lors, nous bâtirons un modèle exploitable pour d'autres périodes ou sociétés.

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La colonne F recense les quantités qui ont été vendues respectivement pour ces mêmes articles. La multiplication de cette quantité par la marge unitaire calculée en amont, conduira donc au bénéfice réalisé pour chacun. Nous n'aurons plus qu'à les additionner pour produire le résultat final du bénéfice total. Bien sûr au cours de cet exercice, nous aurons à cœur d'employer les bonnes méthodes et d'insister sur les techniques professionnelles de calculs avec Excel.

Calculer la marge unitaire L'opération est très simple. Elle consiste à déduire le prix d'achat du prix de vente. Il s'agit donc d'une soustraction. Mais cette soustraction doit se faire sur les références des cellules pour produire un résultat dynamique. Une formule doit être construite à l'endroit où le résultat est attendu. Rappelezvous, dans la syntaxe, lorsque nous construisons le calcul manuellement, nous devons débuter la saisie par le symbole égale (=). C'est ainsi que nous signifions à Excel d'interpréter les données et non de se contenter de les restituer.

La première formule doit être établie en cellule E5, pour la première marge unitaire. Rappelez-vous de la présence de la zone Nom, en haut à gauche de la feuille, encerclée de rouge sur cette capture. Elle rappelle sans ambiguïté la référence de la cellule sélectionnée. Sur sa droite, la longue zone de saisie correspond à la barre de formule. Elle restitue le contenu exact d'une cellule sélectionnée. Nous y reviendrons. • • •

Cliquer dans la première marge unitaire à calculer, soit la cellule E5, pour la sélectionner, Taper le symbole égal (=) pour débuter l'opération, Avec la souris, cliquer sur le premier prix de vente,

Ainsi, la référence de la cellule D5 s'ajoute dans la syntaxe du calcul. • •

Taper le symbole moins (-) du pavé numérique pour enclencher la soustraction, Cliquer sur le premier prix d'achat pour l'inclure dans l'opération,

La référence de la cellule C5 s'intègre ainsi dans la syntaxe de la formule. •

Valider le calcul par le raccourci clavier CTRL + Entrée,

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Cette technique est importante et intéressante. Elle permet de valider un calcul tout en conservant la cellule active. L'objectif est de pouvoir agir sur cette dernière dans la foulée, sans devoir la resélectionner. Bien sûr, nous aurions pu valider seulement avec la touche Entrée. Mais dans ce cas, nous aurions activé la cellule du dessous.

Nous obtenons le premier résultat tout à fait cohérent, en considérant le prix d'achat et le prix de vente. La barre de formule, encerclée de rouge sur la capture, rappelle la syntaxe exacte du calcul posé. Dans le même temps, la cellule affiche son résultat. Comme nous l'avons dit à maintes reprises, on ne doit jamais refaire deux fois le même calcul dans Excel. Nous devons le répliquer. Et ce processus est rendu possible grâce aux références des cellules incluses dans la formule. L'opération est réalisée sur la ligne 5. En demandant à Excel de le reproduire sur les lignes du dessous, il adaptera l'indice de ligne des cellules impliquées. C'est ce que l'on appelle les références relatives. Et c'est la poignée d'une cellule qui permet de répliquer sa formule en la tirant dans un sens bien précis. Souvenez-vous, cette poignée est matérialisée par un petit carré noir situé en bas à droite de la cellule active. Elle est encerclée de rouge sur la capture ci-dessus. Lorsque vous pointez dessus, le curseur de la souris se transforme en une croix noire. Jusqu'alors, nous avions appris à tirer cette poignée dans une direction, en cliquant et glissant à l'aide de la souris. Mais il est temps de découvrir une astuce intéressante. • •

Placer le curseur de la souris sur la poignée de la cellule E5, Puis, double cliquer,

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Excel détecte automatiquement les bornes du tableau. De fait, sans tirer la poignée, il réplique la logique du calcul sur les lignes du dessous, jusqu'à la dernière. Cette méthode est particulièrement intéressante pour les tableaux longs, dont le contenu dépasse la hauteur de l'écran. Tous les résultats sont cohérents et semblent s'être adaptés ligne à ligne. •

Cliquer sur la dernière marge calculée, soit la cellule E11 pour la sélectionner,

A l'origine, pour la première marge unitaire, nous avons bâti le calcul suivant : =D5-C5. En consultant la barre de formule de la cellule E11, vous constatez qu'il s'est transformé en : =D11-C11. La formule a été répliquée 6 lignes plus bas. Donc, par le jeu des références relatives, Excel a automatiquement impliqué dans le calcul, les cellules situées 6 lignes plus bas. Il en va de même pour les autres cellules intermédiaires, selon leur position. • • •

Sélectionner le prix de vente de ce dernier article, soit la cellule D11 sur sa gauche, Saisir le nombre 17 directement à la place de l'ancienne valeur 16, Puis, valider par la touche Entrée,

Instantanément, vous constatez que la marge unitaire s'est actualisée, confirmant que le calcul est dynamique. Comme les autres calculs que nous allons bâtir le seront aussi, notamment pour les bénéfices, les mises à jour s'opèreront en cascade. Le fait de modifier un prix d'achat ou un prix de vente, modifiera automatiquement la marge unitaire. Comme le bénéfice sera calculé sur cette dernière, il s'actualisera donc automatiquement en cascade. Prenez-soin en revanche de ne pas être tenté de modifier la valeur d'une cellule de calcul, comme celles de la colonne E. Vous détruiriez la formule en place. C'est pourquoi, conventionnellement pour un modèle, nous protégeons les cellules des calculs à l'issue de la conception. Nous avions démontré ce procédé dans la formation sur la facturation automatisée de clients. Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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Calculer les bénéfices réalisés Nous l'avons évoqué précédemment, le calcul du bénéfice consiste à multiplier la marge unitaire par la quantité vendue. Là encore, les cellules doivent être impliquées dans l'opération par leurs références. Ainsi, nous pourrons reproduire la logique sur la hauteur de la colonne G. Mais cette fois, nous proposons d'employer une méthode professionnelle très efficace et différente de la précédente. Nous l'avons d'ailleurs préconisée lors des deux exercices précédents. Elle consiste à présélectionner toutes les cellules dans lesquelles doivent apparaître les résultats. En l'occurrence ici, il s'agit de la plage G5:G11. Puis elle consiste à construire la formule comme si elle était dédiée uniquement à la première d'entre elles (G5). Mais la méthode de validation par la combinaison CTRL + Entrée, permet de répliquer la logique en adaptant les références dans le sens de déplacement de la plage. • •

Sélectionner le premier bénéfice à calculer, soit la cellule G5, Puis, tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, glisser jusqu'à G11,

Nous sélectionnons ainsi la plage de cellules G5:G11.

Comme vous le constatez, la première cellule de cette plage n'est pas grisée comme les autres. Pourtant, elle est bien sélectionnée elle aussi. Excel indique qu'il s'agit de la cellule active dans cette plage. De fait, nous allons pouvoir mettre en œuvre la technique professionnelle énoncée précédemment. •

Taper le symbole égal (=) pour initier la formule,

Comme vous le remarquez, il s'inscrit dans la première cellule (G5) de cette plage sélectionnée. Nous devons poursuivre cette logique en bâtissant le calcul avec les cellules de la même ligne. • • • •

Cliquer sur la première marge unitaire, soit la cellule E5 pour l'inscrire dans la syntaxe, Taper le symbole de l'étoile (*) du pavé numérique pour enclencher la multiplication, Cliquer sur la première quantité, soit la cellule F5 pour l'intégrer dans la syntaxe, Puis, valider la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée,

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Instantanément, tous les bénéfices sont calculés. Cette méthode est encore plus rapide et efficace que la dernière. Nous n'avons pas eu besoin de tirer la poignée. Mais la méthode de la poignée est tout à fait fonctionnelle et aurait conduit au même résultat. •

Sélectionner le dernier bénéfice calculé, soit la cellule G11,

Bien que la méthode utilisée ait été différente, la remarque est la même que précédemment, fort heureusement. La formule que nous avons bâtie à l'origine implique les cellules de la ligne 5 : =E5*F5. En répliquant la logique par le raccourci clavier sur cette plage présélectionnée, les références ont suivi le déplacement pour impliquer les cellules situées 6 lignes plus bas : =E11*F11.

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Il nous reste à trouver la somme des bénéfices. Comme nous l'avons appris lors des exercices précédents, lorsque l'addition fait intervenir un grand nombre de valeurs, il est préférable d'exploiter la somme automatique d'Excel. Ici, la cellule du résultat n'est pas collée au reste du tableau. Nous ne pouvons donc pas exploiter la technique consistant à présélectionner toutes les valeurs avec la cellule du résultat. Nous devons décomposer la formule. La somme automatique, comme son nom l'indique, se charge d'inscrire le symbole égal. Nous ne devons donc pas l'ajouter manuellement. • •

Sélectionner la cellule du bénéfice total à calculer, soit G13, Tout à fait à droite du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Somme automatique,

Comme l'illustre la capture ci-dessus, le bouton Somme automatique est matérialisé par une lettre M orientée à 90 degrés. Il s'agit en fait de la lettre grecque Sigma. L'info-bulle nous rappelle que cette somme automatique peut être appelée par le raccourci clavier Alt + =. Excel inscrit automatiquement sa proposition de calcul dans la cellule où elle est appelée. La syntaxe débute par le symbole égal (=) suivi du nom de la fonction. Toute fonction requiert que les éléments à calculer lui soient passés entre ses parenthèses. Et précisément, entre les parenthèses, Excel désigne la plage de cellules G5:G12. Souvenez-vous, les deux points (:) sont importants dans la syntaxe. Ils signifient : De G5 à G12. Mais cette proposition n'est pas tout à fait correcte. C'est pourquoi la formule n'est pas validée, elle est en attente de correction potentielle par l'utilisateur. Et c'est ce que nous allons faire. Excel étend la plage proposée jusqu'à la cellule adjacente à celle du résultat. Or, la cellule G12 est en dehors du tableau et elle est vide. Nous pourrions la laisser mais nous sommes puristes. • •

Sélectionner uniquement les bénéfices à additionner, soit la plage G5:G11, Puis, valider la formule à l'aide de la touche Entrée,

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Le raccourci CTRL + Entrée n'est pas nécessaire ici. En effet, ce calcul ne doit pas être répliqué. Donc, il n'est nul besoin de conserver la cellule active.

Nous obtenons en effet la somme dynamique des bénéfices précédemment calculés. Ce résultat de synthèse est précieux. Il offre une lecture transversale du tableau. Sa simple indication permet de savoir si les résultats sont satisfaisants ou non. Ensuite, le détail peut être étudié au cas par cas pour prendre les mesures qui s'imposent. • •

Sélectionner le premier prix d'achat, soit la cellule C5, Saisir le nombre 60 à la place du nombre 62 et valider par Entrée,

Comme vous le constatez, nos calculs sont parfaitement bâtis et respectent la philosophie Excel. A validation de la modification, la marge calculée en E5 s'est actualisée pour considérer ce nouveau prix. Comme elle est elle-même impliquée dans le calcul du bénéfice, celui-ci s'est instantanément mis à

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jour en G5. Et comme il appartient aux variables conduisant au calcul du bénéfice total, il s'est luimême actualisé en cascade en G13.

Formatage et présentation des données L'apparence d'un tableau Excel ne doit jamais être négligée. Si les alignements sont homogènes, si la présentation est aérée et si les données numériques sont correctement formatées, la lecture et l'interprétation des informations s'en trouvent grandement clarifiées. Toutes ces valeurs numériques, hormis la colonne des quantités, doivent être formatées en Euro. Souvenez-vous et c'est fondamental, une unité de mesure ou une devise ne doit jamais être écrite dans une cellule. Si tel est le cas, l'information de cellule est transformée en un texte. Et aucun calcul ne peut se faire sur des textes. Nous devons donc appliquer le format de l'Euro. Un format s'applique aux cellules sélectionnées. Nous proposons de regrouper toutes les plages concernées dans une même sélection, malgré la présence intercalée de la colonne F des quantités. Nous l'avons déjà démontré, c'est la touche CTRL du clavier qui permet d'additionner des sélections. • • •

En glissant la souris, sélectionner tout d'abord la plage de cellules C5:E11, Tout en maintenant la touche CTRL enfoncée, sélectionner la plage des bénéfices G5:G11, Toujours avec la touche CTRL enfoncée, cliquer sur la cellule G13 du bénéfice total,

Nous réunissons dans une même sélection toutes les cellules concernées par le formatage en Euro. La dernière cellule d'une multi-sélection n'apparaît pas grisée. C'est ainsi. •

Réaliser maintenant le raccourci clavier CTRL + M,

Instantanément, toutes les valeurs sélectionnées sont formatées en Euros. Outre le symbole de l'Euro, vous constatez l'apparition de décimales. Cette précision est inutile dans notre cas. Nous ne manipulons que des nombres entiers. Elle alourdit la présentation. Nous devons donc les supprimer. Un espace fait office de séparateur de millier pour simplifier la lecture des grandes valeurs. Cette combinaison de touches CTRL + M, M pour Money, est le raccourci du bouton Format Nombre Comptabilité dans la section Nombre du ruban Accueil. A droite de cette section d'ailleurs, vous notez la présence de deux outils permettant de manipuler les décimales. Le premier ajoute de la précision tandis que le second la réduit. •

Cliquer deux fois de suite sur le bouton Réduire les décimales,

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Les décimales disparaissent et l'apparence du tableau s'en trouve allégée. Sachez que ces formatages ne concernent que l'affichage. Si vous réduisez deux fois les décimales d'un nombre comme 15,15 par exemple, vous obtenez la valeur 15. Mais Excel continue de considérer la valeur d'origine, pour ses calculs notamment, soit 15,15. En début de formation, nous avions évoqué un défaut d'alignement dans la hauteur, pour les désignations de la colonne B. • •

Sélectionner la plage de cellules B5:B11, Dans la section Alignement du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Aligner au centre,

Tous les textes sont désormais parfaitement centrés dans la hauteur de la cellule.

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Commandes clients

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Exercice Excel sur la facturation client Nous abordons ici le quatrième exercice Excel, niveau débutant. Dans les précédentes mises en pratique, nous avons appris les techniques professionnelles permettant de bâtir des calculs dynamiques. Nous souhaitons mettre en œuvre ces acquis pour dresser les factures des clients.

La capture ci-dessus illustre le tableau à partir duquel nous allons devoir résoudre le cas.

Source et présentation de la problématique Nous proposons donc de récupérer le classeur Excel de ce tableau pour focaliser notre attention sur l'élaboration des formules. • • •

Télécharger le classeur 04-facturation-client.xlsx en cliquant sur son lien, Double cliquer sur le nom du fichier téléchargé pour l'ouvrir dans Excel, Puis, cliquer sur le bouton Activer la modification du bandeau jaune de sécurité,

Ce classeur est constitué d'une seule feuille comme en témoigne son unique onglet, en bas à gauche de l'interface Excel.

Des mises en forme spéciales, avec fusion de cellules notamment, sont proposées en entête de feuille pour la présentation de la facture. Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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Les données à considérer sont situées dans le tableau qui débute à partir de la ligne 10.

En colonne B et à partir de la ligne 11, sont énumérées les références des articles achetés par le client en cours. La colonne C propose les désignations correspondantes. En colonne D, sont énumérées les quantités achetées par le client, pour ces produits respectifs.

La colonne E recense les prix de vente de ces articles. En colonne F, une remise en pourcentage est accordée. Elle varie selon le produit. Il va donc s'agir de l'intégrer dans les calculs. Et justement, la colonne G propose de livrer le premier résultat dynamique. Il s'agit de calculer le prix unitaire remisé par article. Dès lors, nous devrons en déduire pour chacun, le total hors taxes, en considérant les quantités respectivement achetées. Et la somme de ces totaux hors taxes par article, doit conduire au montant total hors taxe à facturer au client. Ce résultat doit apparaître en cellule H18. Après application du taux de TVA, nous pourrons produire la facture finalisée avec le montant TTC de la commande.

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Calculer des montants remisés Le premier calcul en colonne G doit fournir le prix unitaire remisé pour chacun des articles. Ces opérations doivent être dynamiques, comme nous l'avons appris. Elles doivent donc être bâties sur les références des cellules. Ainsi, si les prix ou remises évoluent, les calculs se mettent automatiquement à jour.

Dans l'exemple du premier article en ligne 11, le prix sans remise en E11 est affiché à 795 Euros. En F11, il est indiqué qu'une remise de 3% doit lui être déduite. Le calcul consiste donc à soustraire le montant de cette remise au montant d'origine, soit : E11 - E11*F11. • • •

Cliquer sur le premier prix unitaire remisé à calculer, soit sur la cellule G11, Taper le symbole égal (=) pour débuter la formule, Sélectionner le premier prix unitaire sans remise, soit la cellule E11,

La référence de la cellule apparaît ainsi dans la syntaxe de la formule. •

Taper le symbole moins (-) du pavé numérique pour enclencher la soustraction,

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Cliquer de nouveau sur le même prix unitaire sans remise, soit E11, Taper le symbole de l'étoile (*) du pavé numérique pour enclencher la multiplication, Cliquer alors sur le premier montant de la remise, soit la cellule F11, Puis, valider la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée,

Cette combinaison de touches permet de valider le calcul en conservant la cellule active. Nous souhaitons en effet l'exploiter dans la foulée.

Le premier résultat tombe. Il s'agit de le répliquer sur les autres cellules de la colonne. C'est fondamental, on ne refait jamais deux fois le même calcul dans Excel. En bas à droite de la cellule du résultat, soit en G11, vous notez la présence d'un petit carré. Ce carré est la poignée de la cellule. Si vous pointez dessus avec la souris, son curseur se transforme en une petite croix noire. Il est possible de tirer cette poignée pour répliquer le calcul sur les lignes du dessous. Mais dans l'exercice précédent, nous avons appris une méthode encore plus efficace. • •

Placer le curseur de la souris au-dessus de ce carré pour qu'il se transforme en une croix, Puis, double cliquer avec le bouton gauche,

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Excel détecte automatiquement les bornes du tableau. De fait, il réplique la logique du calcul de la remise sur l'ensemble des cellules concernées. •

Cliquer sur la dernière d'entre elles, soit G16 pour la sélectionner,

Le calcul que nous avons bâti à l'origine implique les cellules de la ligne 11 : =E11-E11*F11. En double cliquant sur la poignée du résultat, nous avons intimé l'ordre de répliquer sa logique sur les lignes du dessous. Ce déplacement a imposé aux références des cellules impliquées de s'adapter. Ainsi, 5 lignes plus bas, ce sont les cellules de la ligne 16 qui sont intégrées dans la formule : =E16-E16*F16. De fait, nous obtenons bien le prix unitaire remisé pour l'article concerné. Par ce déplacement, on dit que les références sont relatives. Cette méthode du double clic sur la poignée est donc particulièrement intéressante. Nous aurions pu présenter ce calcul de façon plus propre ou plus conventionnelle. Accorder une remise de 3% revient à payer 97% du prix, c’est-à-dire (100% - 3%) ce qui équivaut à (1-0,03). En langage dynamique, avec les références des cellules, le pourcentage total payé est donc de (1-F11). Il doit être appliqué sur le prix de l'article. Le calcul est donc le suivant : E11*(1-F11). Les parenthèses sont nécessaires car la multiplication est prioritaire sur la soustraction. Or, c'est bien cette différence calculée en amont qui doit être appliquée sur le prix d'origine. • • • • • • • • • • •

Sélectionner tous les résultats précédents, soit la plage de cellules G11:G16, Enfoncer la touche Suppr du clavier pour effacer tous les résultats de calculs, Cliquer alors sur la cellule G11 pour la sélectionner indépendamment, Taper le symbole égal (=) pour initier la formule, Cliquer sur le prix unitaire sans remise, soit la cellule E11 pour l'inclure dans la syntaxe, Taper le symbole de l'étoile (*) pour enclencher la multiplication, Ouvrir la parenthèse pour opérer la factorisation, Taper le chiffre 1 suivi du symbole moins (-), Cliquer alors sur le montant de la remise à appliquer, soit la cellule F11, Fermer la parenthèse du calcul et valider par le raccourci CTRL + Entrée, Puis, double cliquer sur la poignée de la cellule du résultat,

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Comme vous le constatez, les résultats sont les mêmes. Cela prouve que les deux formules sont identiques et que dans les deux cas, les références des cellules se sont adaptées au déplacement du calcul. Mais ici, la syntaxe est plus sobre. Elle est factorisée.

Totaux selon quantités et remises Nous devons exploiter les résultats dynamiques précédents pour calculer les totaux hors taxes en colonne H. Bien entendu, pour les besoins de la facturation, ces totaux doivent considérer les remises mais aussi les quantités achetées. Le calcul est trivial. Il consiste à multiplier le prix unitaire remisé par la quantité. Mais une fois encore, tout comme pour les exercices précédents, nous proposons de changer de méthode. Il s'agit de nous familiariser avec la technique consistant à présélectionner toutes les cellules des résultats à trouver, pour les répliquer encore plus simplement. Bien entendu, la méthode précédente faisant intervenir la poignée serait parfaitement fonctionnelle. •

Sélectionner tous les totaux à calculer, soit la plage de cellules H11:H16,

Comme nous l'avions déjà remarqué lors des mises en pratique précédentes, dans une plage présélectionnée, la première cellule n'est pas grisée. Excel indique qu'elle est active par défaut. Nous

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allons donc pouvoir construire le calcul comme s'il lui était dédié. Puis, la réplication reproduira la logique sur toutes les cellules de la plage ainsi présélectionnée. •

Taper le symbole égal (=) pour débuter le calcul,

Il s'inscrit en effet dans la première cellule de la plage sélectionnée, soit H11. • • • •

Cliquer sur le prix unitaire remisé de la même ligne, soit la cellule G11, Taper le symbole de l'étoile (*) du pavé numérique pour enclencher la multiplication, Cliquer alors sur la quantité de la même ligne, soit la cellule D11, Puis, valider nécessairement la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée,

Sans avoir besoin d'utiliser la poignée, grâce à la présélection et à la validation par le raccourci clavier, le calcul est répliqué sur l'ensemble des cellules. La formule que nous avons bâtie est donc la suivante : =G11*D11. •

Cliquer sur le dernier total hors taxes, soit la cellule H16 pour la sélectionner,

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Le constat est le même que précédemment. Les références des cellules impliquées dans la formule ont suivi le déplacement du calcul, bien que la méthode soit différente. Le total HT calculé en ligne 16 correspond bien au résultat de l'article concerné sur cette même ligne. Nous avons pris soin de bâtir tous nos calculs sur des variables, soit à partir des références des cellules. De fait, ils sont tous dynamiques et pour preuve : • • •

Sélectionner le PUHT sans remise du premier article, soit la cellule E11, Saisir directement le prix 815 à la place de l'ancien montant de 795, Puis, valider la modification avec la touche Entrée du clavier,

Comme cette cellule est impliquée dans le calcul du PUHT avec remise et celui du Total HT, les deux cellules G11 et H11 se sont automatiquement actualisées pour intégrer le nouveau prix de vente. Si nous avions terminé cette facturation, le montant global de la facture du client, aurait lui aussi été affecté.

Total de la facture client En H18, nous devons additionner tous les totaux HT des produits achetés. Les cellules sont nombreuses. Il est préférable d'exploiter la somme automatique plutôt que de poser manuellement l'opération. De ce résultat, nous déduirons le montant de la TVA et donc le total TTC à facturer. • •

Sélectionner la cellule H18 du total hors taxes à calculer, Tout à fait à droite du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Somme automatique,

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Ce bouton est matérialisé par une lettre M orientée à 90 degrés, comme l'illustre la capture ci-dessus. Il s'agit en fait d'un Sigma grecque. Son info-bulle indique qu'il est possible d'enclencher la somme automatique par le raccourci clavier Alt + =. Quoiqu'il en soit, la syntaxe de la formule s'inscrit automatiquement dans la cellule où elle est appelée, soit H18 : =SOMME(H11:H17). Comme il s'agit d'une fonction automatique, Excel place le symbole égal pour nous. Puis il appelle la fonction Somme. Toute fonction requiert les cellules à calculer entre ses parenthèses. Il s'agit de la plage H11:H17. Cette suggestion intuitive n'est pas tout à fait correcte même si elle conduirait au résultat. Excel propose toutes les cellules numériques de la colonne en descendant jusqu'à la case adjacente : H17. Mais cette dernière est en dehors du tableau et elle est vide. Il est plus correct de ne pas l'inclure. C'est pourquoi la fonction Somme automatique est en attente de correction de la part de l'utilisateur. • •

Resélectionner précisément la plage de cellules H11:H16, Puis valider la fonction par la touche Entrée par exemple,

Nous obtenons bien le montant total hors taxes dynamique de la facture du client. Pour terminer la facturation, il reste deux opérations à accomplir. Elles sont très simples. La première consiste à calculer le montant de la TVA. Il s'agit d'une multiplication. Mais nous pourrions réaliser le calcul final directement, pour conduire au montant TTC. Le raisonnement est le même que pour le calcul du prix unitaire avec remise, à une différence près. Il ne s'agit plus d'une soustraction mais d'une addition. Cette TVA est à compter en plus. Donc le calcul consiste à ajouter au total HT (H18), le montant de la TVA sur ce total (G19*H18), ce qui donne : H18 + H18*G19. Mais nous pourrions aussi le factoriser : =H18*(1+G19). Cependant, dans cet exercice, il est proposé de décomposer le calcul. • • • • • •

Cliquer sur la cellule H19 pour la sélectionner, Taper le symbole égal (=) pour initier la formule, Cliquer sur le total hors taxes pour intégrer sa cellule H18 dans la syntaxe du calcul, Taper le symbole de l'étoile (*) du pavé numérique pour enclencher la multiplication, Cliquer sur la TVA pour intégrer sa cellule G19 dans la syntaxe de la formule, Puis, valider le calcul à l'aide de la touche Entrée par exemple,

Nous obtenons un résultat cohérent qui représente bien les 20% du montant total. Dès lors, nous pouvons en déduire le montant TTC à facturer au client. Il consiste en une simple addition du total HT Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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et du montant de la TVA précédemment calculé. Ce calcul peut être posé manuellement plutôt que de faire intervenir la fonction Somme automatique d'Excel. • • • • • •

Sélectionner la cellule du total TTC à calculer, soit H20, Taper le symbole égal (=) pour débuter l'opération, Sélectionner le total hors taxes de la facture pour intégrer sa cellule H18 dans la formule, Taper le symbole plus (+) du pavé numérique pour enclencher l'addition, Cliquer sur le montant de la TVA pour intégrer sa cellule H19 dans le calcul, Valider l'opération à l'aide de la touche Entrée par exemple.

Nous venons de finaliser les calculs dynamiques pour cette facturation client. Le total TTC obtenu apparaît tout à fait cohérent dans la mesure où il est supérieur de 20% au montant hors taxes de la facture. Souvenez-vous, si l'une des données change, comme une quantité, un PUHT ou une remise, tous les calculs liés se mettent à jour en cascade, jusqu'au montant final TTC.

Formater les données numériques Nous devons peaufiner la présentation pour afficher les valeurs monétaires au format Euro. Nous le répétons dans chaque exercice, un format doit être appliqué. La devise ne doit jamais être saisie dans la cellule. La colonne des quantités ne doit fort logiquement pas être altérée. Il en va de même pour celle des remises. En revanche, les totaux calculés entre les lignes 18 et 20 sont concernés. Nous proposons de les intégrer dans la même sélection pour optimiser les opérations. • • •

Sélectionner la plage de cellules E11:E16, En maintenant la touche CTRL enfoncée, sélectionner la plage de cellules G11:H16, Toujours avec la touche CTRL enfoncée, sélectionner la plage de cellules H18:H20,

Nous l'avons déjà évoqué et pratiqué, la touche CTRL permet d'additionner les sélections pour les regrouper. La cellule H18 de la deuxième plage n'apparaît pas grisée. Mais ne vous y trompez pas, elle est bien sélectionnée. Comme précédemment, Excel indique qu'elle est active par défaut. •

Dans la section Nombre du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Format Nombre Comptabilité,

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Ce bouton applique donc le format monétaire aux cellules sélectionnées. Son raccourci clavier est CTRL + M, M pour Money en américain. La présentation proposée est plus intuitive.

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Chiffres d'affaires et commissions

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Rémunérations des commerciaux : Excel débutant Cette mise en pratique est le cinquième exercice Excel niveau débutant. Les opérations à mettre en œuvre ne sont pas plus complexes que dans les cas précédents. Mais désormais, il n'est plus question de colonnes intermédiaires pour décomposer les calculs. Toutes les opérations doivent être regroupées dans une même formule.

Il s'agit donc d'une très bonne occasion de poursuivre l'entraînement et de consolider les acquis.

Source et présentation de l'objectif Comme toujours, la structure du tableau est déjà conçue. Le classeur Excel est donc proposé au téléchargement. • • •

Télécharger le classeur 05-resultats-des-commerciaux.xlsx en cliquant sur son lien, Double cliquer sur le nom du fichier pour l'ouvrir dans Excel, Puis, cliquer sur le bouton Activer la modification du bandeau jaune de sécurité,

Ce classeur est constitué d'une seule feuille. Elle est nommée Résultats comme l'indique son unique onglet en bas à gauche de l'interface Excel.

Le tableau de cette feuille recense les commerciaux d'une entreprise. Ils sont énumérés en colonne B à partir de la ligne 5 jusqu'à la ligne 14.

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Ces commerciaux sont tous rémunérés tout d'abord selon une partie de salaire fixe. Chacun de ces salaires est indiqué en colonne C. Ils jouissent tous d'une prime d'ancienneté. Cette dernière diffère logiquement selon le commercial. Leurs montants sont renseignés en colonne D.

Cette prime doit bien sûr être incluse dans le calcul final du salaire mensuel. En l'occurrence ici, il s'agit d'une simple addition. Chaque mois, les commerciaux de cette entreprise réalisent des ventes. Leurs résultats sont mentionnés en colonne F. Une commission est attribuée proportionnellement au résultat de chacun. Il s'agit d'un pourcentage à appliquer sur le montant des ventes par commercial. Ce pourcentage de commission n'est pas le même pour tous. Il doit donc être intégré dynamiquement dans le calcul final du salaire. L'opération est une simple multiplication à ajouter au résultat précédent de l'addition.

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Comme vous le savez, un calcul doit toujours être dynamique dans Excel. Cela implique qu'il n'est jamais bâti sur des constantes. Il s'agira comme toujours de construire les formules sur les références des cellules et non les valeurs qu'elles contiennent. Ces pourcentages de commission sont inscrits en colonne E, respectivement pour chaque commercial.

Calculer la rémunération totale des commerciaux Ce salaire total du mois doit donc être calculé à l'extrémité du tableau, soit en colonne G. Pour bien asseoir les techniques que nous avons démontrées jusqu'alors, nous proposons d'obtenir le résultat avec deux méthodes différentes. La première consiste à exploiter la poignée de la cellule pour répliquer la logique de la formule. La seconde consiste à bâtir le calcul sur la plage présélectionnée. Comme vous le savez, une formule Excel débute nécessairement par le symbole égal (=). Et elle doit être bâtie à l'endroit où son résultat est attendu, soit en cellule G5 pour le premier. • • • • • • • • • •

Cliquer dans la cellule G5 pour la sélectionner, Taper le symbole égal (=) pour débuter la formule, Sélectionner le fixe mensuel de la même ligne pour intégrer sa référence C5 dans la syntaxe, Taper le symbole plus (+) du pavé numérique pour enclencher l'addition, Sélectionner la prime d'ancienneté de la même ligne pour inclure sa référence D5, Taper le symbole plus (+) pour poursuivre l'addition, Sélectionner le pourcentage de commission pour intégrer sa référence E5 dans le calcul, Taper le symbole de l'étoile (*) du pavé numérique pour déclencher la multiplication, Sélectionner le total de la même ligne pour inscrire sa référence F5 dans la formule, Valider enfin le calcul par le raccourci clavier CTRL + Entrée,

Souvenez-vous, cette combinaison de touches permet de valider une saisie tout en conservant la cellule active. Ainsi, nous n'aurons pas besoin de la resélectionner pour reproduire la logique de la formule dans la foulée. La touche Entrée seule aurait elle aussi validé le calcul. Mais la cellule du dessous aurait été activée, imposant à l'utilisateur de remonter ensuite sur la cellule du dessus. Comme l'indique la capture ci-dessus, nous obtenons le premier salaire en ligne 5, donc pour le commercial Hochon. Ce résultat est inscrit en cellule G5 comme le rappelle la zone Nom, située en haut à gauche de l'interface Excel. Sur sa droite, la longue zone de saisie horizontale est la barre de formule. Cette dernière dont nous avions donné la définition, rappelle le contenu exact de la cellule. Dans le cas d'une formule, elle affiche sa syntaxe : =C5+D5+E5*F5, tandis que la cellule elle-même restitue son résultat.

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Les parenthèses ne sont pas nécessaires dans cette syntaxe. Etant donné que la multiplication est prioritaire sur l'addition, le pourcentage (E5) est appliqué indépendamment sur le total des ventes (F5). Le résultat de cette opération est alors additionné aux autres valeurs du calcul. Nous avons insisté sur cette philosophie à maintes reprises. On ne refait jamais deux fois le même calcul dans Excel. Sa logique doit être répliquée, en l'occurrence sur les lignes du dessous ici, pour les autres commerciaux. Et c'est la poignée d'une cellule portant une formule qui permet de reproduire cette dernière.

En bas à droite de la cellule active, soit G5, vous notez la présence d'un petit carré. Il s'agit de la poignée de la cellule. Si vous pointez dessus, le curseur de la souris se transforme en une petite croix noire. Cette croix indique que la poignée est prête à être exploitée. • •

Pointer sur la poignée de la cellule G5 pour obtenir la croix noire, Puis, double cliquer à l'aide du bouton gauche de la souris,

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Comme vous le constatez, la formule est instantanément répliquée sur la hauteur du tableau. Excel détecte automatiquement les bornes de ce dernier. Nous aurions aussi pu accompagner la poignée dans le mouvement en cliquant et glissant vers le bas jusqu'à la ligne 14. Quoiqu'il en soit, cette méthode très efficace nous a permis, sur la base d'une seule formule, d'obtenir les calculs de tous les salaires des commerciaux. Et par le jeu des références relatives, ils se sont parfaitement adaptés. Chaque formule répliquée considère bien les données du commercial pointé sur sa ligne. •

Sélectionner le tout dernier résultat, soit la cellule G14,

Comme vous le constatez, le calcul d'origine en G5 : =C5+D5+E5*F5 s'est transformé 9 lignes plus bas, soit en G14 en : =C14+D14+E14*F14. Cela confirme donc que les références des cellules impliquées dans la formule ont suivi le sens du déplacement. Ici, ce sont les lignes qui ont été impactées pour suivre la réplication de ligne en ligne. En conclusion, le résultat obtenu en G14 pour le commercial Bernard, a bien pris en compte toutes les données de ce dernier, sur sa propre ligne. Nous souhaitons atteindre ces mêmes résultats avec la seconde méthode. Nous insistons sur cette dernière à chaque exercice. Elle est particulièrement efficace. Elle consiste à présélectionner l'intégralité des cellules dans lesquelles les données doivent être calculées. Mais avant cela, les précédents calculs doivent être supprimés bien entendu. • •

Sélectionner tous les précédents résultats, soit la plage de cellules G5:G14, Enfoncer la touche Suppr du clavier pour effacer les calculs,

La plage de cellules est toujours sélectionnée. Et comme vous le remarquez, la première, G5, n'est pas sur brillée. Elle appartient bien à la sélection pourtant. Excel indique simplement qu'elle est active par défaut dans cette plage. Et c'est ainsi que nous allons pouvoir reconstruire la formule comme si elle lui était dédiée. • • • • • • • • •

Taper le symbole égal (=) pour débuter le calcul, Sélectionner le fixe mensuel de la même ligne pour intégrer sa référence C5 dans la syntaxe, Taper le symbole plus (+) du pavé numérique pour enclencher l'addition, Sélectionner la prime d'ancienneté de la même ligne pour inclure sa référence D5, Taper le symbole plus (+) pour poursuivre l'addition, Sélectionner le pourcentage de commission pour intégrer sa référence E5 dans le calcul, Taper le symbole de l'étoile (*) du pavé numérique pour déclencher la multiplication, Sélectionner le total de la même ligne pour inscrire sa référence F5 dans la formule, Enfin, valider nécessairement le calcul par le raccourci clavier CTRL + Entrée,

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Les résultats tombent instantanément. Ils sont automatiquement répliqués sur l'ensemble des cellules sélectionnées. Et bien que nous n'ayons pas tiré la poignée, les références des cellules impliquées dans le calcul, se sont déplacées vers le bas, pour suivre la chronologie des cellules indiquées. Cette méthode se résume en deux points essentiels. Tout d'abord, la plage de cellules des calculs doit être présélectionnée. Ensuite, la formule doit obligatoirement être validée par le raccourci CTRL + Entrée. Pour terminer les calculs, un résultat statistique sur le total des salaires versés peut s'avérer opportun. Nous proposons de l'afficher en colonne G, en laissant une ligne de séparation, soit en G16. • • • •

Sélectionner tout d'abord la cellule F16, Saisir le titre : Somme, puis valider, Sélectionner ensuite la cellule G16, Tout à fait à droite du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Somme automatique,

Ce bouton est matérialisé par la lettre grecque Sigma. Elle ressemble à la lettre M orientée à 90 degrés. Comme il s'agit d'une fonction automatique, elle inscrit elle-même le symbole égal (=) nécessaire pour débuter la formule. Et à ce stade, elle propose une plage de cellules à sommer G5:G15. Elle est en attente de validation ou de modification. Souvenez-vous, dans la syntaxe, les deux points (:) signifient : de G5 à G15. Nous allons profiter de la temporisation d'Excel pour apporter une correction. Le calcul proposé aboutirait au bon résultat. Mais il n'est pas logique d'intégrer la cellule G15 dans la sélection. Elle est située en dehors du tableau et elle est vide. •

A la souris, sélectionner précisément les résultats des commerciaux, soit la plage G5:G14,

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Puis, valider le calcul avec la touche Entrée par exemple,

Nous obtenons le résultat de : 16398,83. Il indique instantanément le montant versé par l'entreprise en salaires.

Présentation des données et formatage Les données que nous venons de greffer au tableau dénotent par rapport au reste de la présentation. Elles sont dénuées de mise en forme. De plus, la hauteur de la ligne n'est pas conforme à celle des autres. Mais avant de nous soucier de cette information de synthèse, nous souhaitons commencer par afficher toutes les valeurs monétaires, en Euros. Souvenez-vous, une devise ne doit jamais être inscrite dans une cellule. Cette information textuelle transformerait la cellule elle-même en un texte, interdisant tout calcul. Nous devons appliquer un format, plus précisément le format monétaire. Et pour optimiser les opérations, nous souhaitons regrouper toutes les cellules concernées, dans une même sélection. Dans le tableau, la colonne E est à exclure puisqu'il s'agit de pourcentages. Nous devons donc sélectionner les colonnes C et D situées juste avant. Puis, nous devons ajouter dans la sélection les colonnes F et G situées juste après. Enfin, nous ne devons pas oublier d'ajouter le calcul de synthèse, soit la cellule G16. Rappelez-vous, c'est la touche CTRL du clavier qui permet de réaliser des multisélections. • • • •

Sélectionner tout d'abord la plage de cellules C5:D14, Tout en maintenant la touche CTRL enfoncée, sélectionner la plage de cellules F5:G14, Toujours avec la touche CTRL enfoncée, cliquer sur la cellule G16, Puis, dans la section Nombre du ruban Accueil, cliquer sur Format Nombre Comptabilité,

Toutes les valeurs regroupées dans la sélection apparaissent instantanément formatées en Euros. Cette mise en forme est bénéfique pour la clarté et la compréhension du tableau.

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Le résultat de synthèse, en bas du tableau, doit bien sûr être mis en évidence. Les hauteurs de lignes ont été réglées sur 21,6 pt. Nous devons reproduire ce réglage sur la ligne 16. • • •

Sélectionner par exemple le résultat de synthèse en G16, Dans la section Cellules du ruban Accueil, juste à gauche du bouton Somme automatique, cliquer sur le bouton Format, Dans la liste, choisir Hauteur de ligne,

• •

Dans la petite boîte de dialogue qui suit, taper la valeur 21,6, Puis, valider par Ok,

La hauteur de ligne est effectivement augmentée. Mais désormais, les données apparaissent alignées en bas de leurs cellules. De plus, d'autres attributs de mise en forme doivent être ajoutés pour les faire ressortir. Plutôt que d'enchaîner plusieurs actions, nous pouvons récupérer et répliquer ce qui existe. Le titre de la colonne G en G4 est déjà mis en forme.

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Tout à fait à gauche du ruban Accueil, il existe un outil précieux. Il se nomme Reproduire la mise en forme. Il est matérialisé par un petit pinceau. Il consiste à répliquer tous les attributs de mise en valeur d'une cellule, sur une autre. Voyons comment l'exploiter : • •

Sélectionner la cellule déjà correctement formatée, soit G4, Cliquer sur le bouton du pinceau à gauche du ruban Accueil, pour prélever sa mise en forme,

Comme vous le constatez, le curseur de la souris se transforme en une croix blanche accompagnée du symbole d'un pinceau. •

Cliquer désormais sur la cellule devant recevoir ces attributs, soit F16,

Instantanément, l'alignement est transformé. La cellule récupère une couleur de fond. Le texte est grossi et la couleur de police est adaptée. De la même manière, il s'agit de récupérer des attributs adaptés pour les appliquer au résultat de synthèse en G16. Une cellule numérique de la colonne G fera l'affaire. • • •

Sélectionner la cellule G14 par exemple, Cliquer sur le bouton du pinceau à gauche dans le ruban Accueil, Cliquer alors sur la cellule de synthèse en G16,

Grâce à cette précieuse technique, nous avons donc optimisé les opérations de mise en forme, de manière à ne pas devoir toutes les refaire.

Indicateurs et signaux dynamiques Un tableau Excel est performant lorsqu'il est animé par des calculs dynamiques, comme ici. Il peut dès lors être utilisé comme un modèle pour une exploitation sur d'autres périodes ou par d'autres entreprises. La modification des données numériques implique le recalcul automatique et la mise à jour des résultats de formules. Mais un tableau Excel est d'autant plus performant lorsqu'il est animé par des indicateurs de couleurs qui réagissent eux aussi dynamiquement. Tous les réglages de mise en forme que nous avons réalisés précédemment sont statiques. Une fois qu'ils sont placés, ils ne bougent plus. Ils ne peuvent donc pas réagir en fonction des données du tableau.

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C'est pourquoi Excel propose la fonctionnalité de mise en forme conditionnelle. Elle permet de faire ressortir des cellules en fonction de leurs valeurs. De fait, si les valeurs évoluent, les couleurs peuvent changer de destinataire. Nous proposons par exemple de faire ressortir dynamiquement les deux meilleures ventes du mois d'une part et d'autre part, les deux meilleures rémunérations. Comme pour une mise en forme classique, il convient dans un premier temps de sélectionner la plage de cellules concernée. • • • •

Sélectionner tout d'abord les ventes du mois, soit la plage de cellules F5:F14, Dans la section Styles du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Mise en forme conditionnelle, Dans la liste qui apparaît, pointer sur Règles des valeurs de plage haute/basse, Dans le sous menu qui s'affiche, cliquer sur 10 valeurs les plus élevées,

Bien sûr, nous souhaitons mettre en évidence, seulement les deux meilleures ventes et non les dix meilleures. Mais il s'agit d'une règle générale à paramétrer. • •

Dans la boîte de dialogue qui suit, remplacer la valeur 10 par le chiffre 2, Avec la liste déroulante, choisir une couleur verte à la place du rouge,

Instantanément, les effets sont retranscrits sur les cellules sélectionnées, bien que la boîte de dialogue ne soit pas encore validée. Ce procédé rend ainsi parfaitement compte des réglages dynamiques opérés. •

Cliquer sur le bouton Ok pour valider cette première règle,

Les deux meilleures ventes ressortent du lot de façon évidente. Elles attirent l'œil. Cette mise en valeur dynamique est donc précieuse pour tirer des interprétations immédiates. Cette conclusion n'était pas évidente à atteindre aussi rapidement, à la première lecture du tableau. Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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Sélectionner maintenant tous les salaires, soit la plage de cellules G5:G14, Dans la section Styles du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Mise en forme conditionnelle, Dans la liste qui apparaît, pointer sur Règles des valeurs de plage haute/basse, Dans le sous menu qui s'affiche, cliquer sur 10 valeurs les plus élevées, Dans la boîte de dialogue qui suit, remplacer la valeur 10 par le chiffre 2, Avec la liste déroulante, choisir une couleur verte à la place du rouge, Puis, valider ces réglages dynamiques avec le bouton Ok,

Cette mise en valeur dynamique est déjà riche d'enseignements. Nous constatons en effet que le deuxième meilleur salaire ne correspond pas à la deuxième meilleure vente. En ligne 9, le vendeur Céhef bénéficie en effet d'un salaire fixe largement supérieur à la moyenne. Les résultats du vendeur Galls en ligne 10 ne suffisent pas à combler cet écart. Vérifions maintenant que ces réglages sont bien dynamiques. • •

Sélectionner la cellule F7 des ventes pour le commercial Rouana, A la place du résultat 15100, saisir 35200 et valider,

En modifiant le résultat du vendeur Rouana, le calcul de son salaire s'est dynamiquement actualisé. De fait, la mise en forme conditionnelle a dynamiquement réagi sur ce deuxième meilleur score. La couleur s'est déplacée automatiquement. N'oublions pas l'actualisation dynamique du résultat de synthèse en bas du tableau. Nous avons donc bâti un modèle Excel parfaitement dynamique et particulièrement ergonomique quant à l'interprétation des données.

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Gérer ses finances

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Suivi des comptes bancaires Nous terminons la partie des exercices Excel pour débutant avec une sixième et dernière mise en pratique. Nous enchaînerons ensuite avec des exercices pour utilisateurs intermédiaires. Ici, il s'agit de réaliser le suivi des comptes bancaires. Comme toujours, les calculs doivent être dynamiques. Ainsi le modèle du relevé pour le mois en cours pourra être exploité pour les autres périodes.

Source et présentation de l'objectif Le tableau modèle est déjà prêt. Il propose la structure pour l'organisation des données et l'essentiel de la mise en forme. Nous devons donc commencer par le récupérer. • • •

Télécharger le classeur 06-releve-de-banque.xlsx en cliquant sur son lien, Double cliquer sur le fichier pour l'ouvrir dans Excel, Puis, cliquer sur le bouton Activer la modification du bandeau de sécurité,

Ce classeur est constitué d'une unique feuille. Elle se nomme Comptes comme le mentionne son onglet, en bas à gauche de l'interface Excel. Le tableau de cette feuille propose de réaliser un suivi relativement simple des comptes pour particuliers. Les dates des opérations sont inscrites en colonne B, entre les lignes 6 et 16. Et à ce titre, nous pouvons noter un défaut d'alignement. Comme il s'agit d'indications numériques, elles devraient être alignées à droite dans leurs cellules. L'indication sur ces opérations est décrite en colonne C, respectivement pour les mêmes lignes. Il peut s'agir d'un débit, soit d'argent dépensé à soustraire du solde ou d'un crédit, soit d'argent reçu à additionner au solde.

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Les montants de ces débits et crédits sont renseignés respectivement en colonnes D et E. Forcément, lorsqu'il s'agit d'un débit, la cellule du crédit pour la ligne correspondante est vierge. Et inversement, lorsqu'il s'agit d'un crédit, la cellule du débit pour la ligne correspondante est vide. Mais ce n'est pas parce qu'une cellule est vide qu'elle ne doit pas être intégrée dans le calcul. Souvenezvous, nous souhaitons bâtir un modèle dynamique exploitable pour les autres périodes. Pour le premier calcul, soit le 2 du mois en ligne 6, si nous nous contentons de soustraire le montant du débit au montant du solde, en ignorant la cellule vide du crédit, le tableau produira de graves erreurs pour les mois suivants. Imaginons en effet qu'il s'agisse désormais d'un crédit pour la première opération de ce mois. Comme la cellule n'est pas impliquée dans le calcul, le résultat conduira au solde d'origine. Cet exercice est donc intéressant à plus d'un titre. Il insiste sur l'aspect dynamique des opérations à bâtir devant intégrer les références des cellules. Il explique que le modèle doit être portable et doit considérer toutes les cellules concernées, même si elles sont vides. Enfin, il va démontrer qu'une cellule vide, bien que ne portant pas explicitement la valeur Zéro (0), n'est pas gênante pour Excel.

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Calcul du solde La formule à bâtir est triviale. Elle consiste à soustraire le débit au montant du solde et à lui additionner le crédit de la même ligne. Il en résultera le nouveau solde calculé dynamiquement. Cette formule devra être répliquée sur la hauteur du tableau. Ainsi, par le jeu des références relatives comme vous le savez, à chaque précédent solde, sera déduit le débit et additionné le crédit de la ligne en cours. Le premier calcul doit être posé en cellule F6. Il doit considérer le solde précédent placé en F5. Il doit aussi faire intervenir la cellule D6 pour le débit et la cellule E6 pour le crédit. • • • • • • • •

Cliquer sur le premier solde à calculer, soit la cellule F6 pour la sélectionner, Taper le symbole égal (=) pour initier l'opération, Cliquer sur le précédent solde, soit la cellule F5 pour intégrer sa référence dans la syntaxe, Taper le symbole moins (-) du pavé numérique pour enclencher la soustraction, Sélectionner le débit de la ligne en cours, soit la cellule D6 pour l'intégrer dans la formule, Taper le symbole plus (+) du pavé numérique pour déclencher l'addition, Sélectionner le crédit de la ligne en cours, soit la cellule E6 pour l'inscrire dans le calcul, Enfin, valider la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée,

La touche Entrée aurait parfaitement validé l'opération. Mais souvenez-vous, cette combinaison de touches permet de conserver active la cellule du résultat. De fait et dans la foulée, nous pourrons l'exploiter sans devoir la resélectionner, pour répercuter sa logique de calcul sur les autres cellules.

Quoiqu'il en soit, nous obtenons le premier résultat du solde en cours. Il est parfaitement cohérent. Son montant est inférieur au précédent du fait de la présence d'un débit. La cellule vierge du crédit est bien impliquée dans le calcul. En l'état, elle est ignorée par Excel puisque vide. Mais si nous tapions une valeur dans sa cellule, nous constaterions que le solde serait automatiquement et dynamiquement crédité. Nos calculs sont donc parfaitement dynamiques pour un modèle portable.

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En bas à droite de la cellule du résultat (F6) qui doit toujours être sélectionnée, vous notez la présence d'un petit carré. Il s'agit de la poignée de la cellule. Dans le cas d'un calcul, elle permet de reproduire sa logique. Nous avons insisté sur ce point à maintes reprises dans les précédents exercices. On ne refait jamais deux fois le même calcul dans Excel. Si vous pointez sur ce petit carré à l'aide de la souris, vous notez que son curseur se transforme en une petite croix noire. Excel indique que la poignée est prête à être exploitée. • •

Pointer sur la poignée de la cellule F6 sélectionnée, Lorsque le curseur se transforme en une croix noire, double cliquer,

Excel détecte automatiquement les bornes du tableau. De fait, cette méthode très efficace permet de reproduire le calcul confortablement, sur toutes les lignes du dessous. Nous aurions aussi pu accompagner le mouvement en cliquant et glissant la poignée de la cellule jusqu'à la dernière ligne, soit la ligne 16. Nous avons appris cette méthode dans les précédents exercices pour débutants. Sachez d'ailleurs que le double clic sur la poignée ne fonctionne pas à l'horizontale. Donc, lorsqu'il s'agira de reproduire une formule sur d'autres colonnes, nous cliquerons et glisserons sa poignée. Enfin et comme vous le savez, il existe une autre méthode particulièrement efficace. Comme nous l'avons démontrée à de nombreuses occasions, nous ne la réaliserons pas ici. Mais elle consiste à présélectionner toutes les cellules des résultats à trouver, soit la plage de cellules F6:F16. Ensuite, il convient de bâtir la formule comme s'il s'agissait seulement de la première ligne, soit strictement comme nous l'avons fait précédemment. Enfin, il s'agit de valider la formule nécessairement par la combinaison CTRL + Entrée. De la sorte, le calcul est répliqué sur toutes les cellules instantanément, sans même devoir agir sur la poignée. A la lecture des résultats, la surprise est agréable. Nous remarquons que le solde en fin de mois est supérieur et nettement à celui du début. La troisième opération est en effet une remise de chèque dont le montant est important. Ceci tend à prouver que le calcul répliqué a bien suivi la chronologie des opérations. Nous allons le voir, les références des cellules impliquées ont en effet suivi le sens de déplacement imposé par la poignée.

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Sélectionner le tout dernier solde calculé, soit la cellule F16,

Comme vous le savez, la barre de formule située au-dessus de la feuille Excel rappelle le contenu exact de la cellule sélectionnée. En l'occurrence ici, il s'agit de la syntaxe de la formule ayant conduit au résultat affiché. Et comme vous le remarquez, par rapport à la toute première formule bâtie en F6 : =F5-D6+E6, les indices de ligne des cellules impliquées ont augmenté autant de fois que de lignes ont été franchies : =F15-D16+E16. Par cette reproduction naturelle, Excel a bien considéré les éléments contextuels nécessaires. Il s'agit en l'occurrence du précédent solde situé en F15, soit la ligne du dessus. Mais il s'agit aussi du débit et du crédit pour la date en cours, soit respectivement les cellules D16 et E16. De fait et nous ne le répèterons jamais assez, ce modèle de suivi des comptes bancaires est parfaitement dynamique. Si la valeur d'une opération change, le solde pour la date en cours s'actualise. Comme il est lui-même impliqué directement ou indirectement dans toutes les opérations qui suivent, les soldes des lignes du dessous se mettent à jour eux aussi automatiquement. Une dernière opération triviale reste à matérialiser. Elle consiste à restituer le dernier solde calculé, dans une cellule indépendante, en F18, pour des raisons de clarté. Pour conserver l'aspect dynamique, il suffit de réaliser l'égalité entre les deux cellules. • • • •

Sélectionner la cellule F18, Taper le symbole égal (=), Cliquer sur le dernier solde en cellule F16 pour réaliser l'égalité, Valider ensuite à l'aide de la touche Entrée par exemple,

Grâce à une mise en forme prédéfinie, le résultat est d'autant plus parlant. Il méritera, lui comme les autres, d'être affiché au format monétaire. Nous n'en avons pas fini avec les simulations. Nous ajouterons des fonctionnalités dynamiques fort intéressantes, à cet outil de suivi des comptes bancaires. Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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Présentation et formatage des cellules Tout d'abord, nous souhaitons travailler sur la présentation du tableau. Les travaux de mise en forme ne doivent jamais être négligés. Ce sont eux qui rendent limpide la lecture d'un tableau au premier coup d'œil, notamment pour les personnes non initiées. Ils facilitent l'interprétation des résultats. Ils renforcent donc la pertinence d'un outil conçu avec Excel. Les valeurs numériques des opérations et des soldes doivent être affichées en Euros. Nous le répétons à chaque occasion, la devise ne doit jamais être inscrite manuellement dans la cellule. Nous devons appliquer un format. Et pour optimiser les opérations, nous souhaitons regrouper toutes les cellules concernées dans une même sélection. Rappelez-vous, c'est la touche CTRL du clavier qui permet d'additionner des sélections, lorsque les plages ne sont pas adjacentes. • • • •

Sélectionner tout d'abord la plage de cellules D6:F16 en glissant avec la souris, Tout en maintenant la touche CTRL enfoncée, sélectionner le premier solde en F5, Toujours avec la touche CTRL enfoncée, ajouter le dernier solde en F18, Dans la section Nombre du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Format Nombre Comptabilité,

Toutes les cellules ainsi regroupées dans la sélection apparaissent formatées en Euro.

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Cliquer sur la cellule du premier débit en D6 pour la sélectionner,

La barre de formule restitue le contenu exact d'une cellule sélectionnée. En la consultant, au-dessus de la feuille, vous remarquez qu'Excel continue de considérer la donnée brute d'origine. Un format est destiné à l'affichage et à l'impression pour améliorer la présentation. La devise ou l'unité de mesure ne doit jamais apparaître dans cette barre de formule. Nous devons désormais corriger le petit défaut d'alignement des dates des opérations en colonne B. Par esprit de cohérence, le titre en B4 doit subir la même mise en forme. Comme toutes les autres cellules de la colonne sont vides, la méthode la plus efficace consiste à la désigner intégralement par son étiquette.

• •

Cliquer sur l'étiquette B de colonne pour la désigner intégralement, Puis, dans la section Alignement du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Aligner à droite,

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La présentation est désormais plus cohérente. Ces ajustements ont l'air de rien mais sans eux, des défauts imperceptibles et gênants subsisteraient sur le rendu papier.

Alertes visuelles dynamiques Pour parfaire ce petit outil Excel de suivi des comptes bancaires, nous souhaitons déclencher automatiquement des jeux de couleurs, en fonction de la valeur du solde. Un indicateur rouge doit alerter lorsque le solde devient bas, par exemple inférieur à 100 Euros. Un indicateur jaune doit se déclencher lorsque le solde est considéré comme faible, inférieur à 300 Euros par exemple. Ces couleurs doivent donc surgir dynamiquement en respectant ces règles. Il ne s'agit pas d'une mise en forme classique, qui une fois qu'elle est posée est statique. Dans l'exercice précédent, nous avons mis en œuvre la mise en forme conditionnelle. Mais cette fois, nous ne souhaitons pas faire ressortir les deux plus grandes valeurs. Nous devons construire ces règles régissant ces alertes. La chronologie est importante dans la construction. Les critères de ces deux règles se chevauchent lorsque le solde est inférieur à 100 Euros. Mais la dernière règle posée est prioritaire. Donc, nous devons débuter par celle déclenchant l'alerte jaune. • • • • •

Sélectionner tout d'abord la plage de cellules F5:F16, Avec la touche CTRL Enfoncée, cliquer sur F18 pour l'inclure dans la sélection, Dans la section Styles du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Mise en forme conditionnelle, Dans la liste qui apparaît, pointer sur Règles de mise en surbrillance des cellules, Dans le sous menu qui suit, cliquer sur la règle : Inférieur à,

Une petite boîte de dialogue apparaît. Elle consiste à définir la règle selon laquelle la couleur à indiquer doit se déclencher sur la plage de cellules sélectionnée. • • •

Dans la zone de saisie, taper la valeur 300, Dans la liste déroulante sur sa droite, choisir le remplissage jaune, Puis, valider ces réglages en cliquant sur le bouton Ok,

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De retour sur la feuille, aucune alerte n'est fort logiquement déclenchée. Pour l'instant, aucun solde ne répond à ce critère. Nous aurons l'occasion de faire des simulations. Mais tant que la plage de cellules est toujours sélectionnée, nous proposons de bâtir la seconde règle de mise en forme conditionnelle. • • • • • •

Dans le ruban Accueil, cliquer sur le bouton Mise en forme conditionnelle, Dans la liste, pointer sur Règles de mise en surbrillance des cellules, Puis, choisir l'option : Inférieur à, Dans la boîte de dialogue, saisir la valeur 100, Conserver le remplissage rouge associé et proposé par défaut, Valider cette règle par le bouton Ok,

Nous proposons désormais de réaliser une petite simulation en modifiant les valeurs des débits et crédits. Tant pis si les désignations des opérations ne sont plus en cohérence. L'objectif est de constater que non seulement les calculs sont dynamiques, mais aussi que des alertes de couleurs se déclenchent automatiquement. • •

Sélectionner le premier crédit en cellule E8, Enfoncer la touche Suppr du clavier pour l'effacer,

Comme vous le remarquez, instantanément, le solde en cours et tous les suivants s'actualisent dynamiquement. La première vérification est donc conforme à nos attentes. •

Dans la cellule D8 de débit sur sa gauche, saisir 2900 et valider par Entrée,

Non seulement le solde et les suivants se mettent à jour, mais des alertes dynamiques de couleurs se déclenchent. Elles sensibilisent l'utilisateur sur l'aspect préoccupant de la situation. • •

Sélectionner la cellule E13, Remplacer la valeur 90 par 480 et valider,

Là encore, les calculs et les couleurs s'adaptent à la nouvelle situation. • • •

Sélectionner le dernier débit soit la cellule D16, Enfoncer la touche Suppr du clavier pour effacer la valeur, Dans la cellule E16 du crédit sur sa droite, saisir le montant 500,

Au passage, vous remarquez qu'il se formate tout seul en Euros puisque la mise en forme est prédéfinie. Et ensuite, nous remarquons que nous sauvons les meubles in extremis. L'alerte de couleur

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a disparu. Elle révèle deux indications importantes. Nous sommes créditeurs et possédons une certaine marge.

Avec seulement des notions d'initiation, nous avons réussi à bâtir un petit outil dynamique pour le suivi des comptes bancaires. Rendez-vous donc dans les prochains exercices où il s'agira désormais de découvrir des techniques et calculs du niveau intermédiaire.

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Références absolues

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Exercice Excel pour calculer les remises Clients Dans ce premier exercice Excel, niveau intermédiaire, nous entrons immédiatement dans le vif du sujet. C'est en effet une notion cruciale du tableur qui est au centre des débats. Il s'agit des références absolues. Dans les exercices pour débutants, nous avons exploité le mode de fonctionnement d'Excel sur les références relatives, pour pouvoir reproduire un calcul sans ne jamais le refaire.

Mais des cas spécifiques comme ici, mettent à mal ces fameuses références relatives. Et ces cas, sont beaucoup plus fréquents qu'on ne le croit. Pourtant l'objectif est toujours le même. Une fois un calcul bâti, il ne doit pas être reconstruit, il doit être reproduit.

Source et présentation de la problématique Ce petit classeur Excel est proposé au téléchargement. Nous devons donc le récupérer. • •

Télécharger le classeur 01-calculs-des-remises-clients.xlsx en cliquant sur son lien, L'ouvrir dans Excel et cliquer sur le bouton Activer la modification du bandeau de sécurité,

Ce classeur est constitué d'une seule feuille nommée Remises. En colonne B, le tableau liste les articles de sport en vente, de la ligne 8 à la ligne 15. En colonne C et pour les mêmes lignes, sont énumérés les prix de vente respectifs pour le grand public. Un défaut de mise en forme est à noter dans ces deux colonnes. L'alignement dans la hauteur n'est pas conforme au reste de la présentation. Les informations sont calées en bas des cellules. Il s'agira de les remonter. Un taux de remise est inscrit en cellule D5 (12%). Il doit être exploité dynamiquement pour calculer les prix de vente concédés aux clients privilégiés. Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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Calculer un prix remisé Comme vous le savez, chaque formule doit être bâtie sur les références des cellules. C'est ainsi que nous obtenons des résultats dynamiques. Ils varient si les cellules impliquées dans le calcul changent de valeur. Une simple modification du pourcentage de remise en cellule D5 doit actualiser tous les prix revendeurs. Le prix public annoncé pour le premier article en cellule C8 est de 320 Euros. La remise de 12% inscrite en D5 doit lui être appliquée pour obtenir le prix revendeur en D8. Le calcul de la remise est donc le suivant : =C8*D5 Cette remise doit être soustraite au montant de départ. Donc le calcul décomposé du prix remisé (revendeur), est le suivant : =C8 - C8*D5 Un calcul doit être écrit dans la cellule où le résultat est attendu. Et comme vous le savez, il doit nécessairement débuter par le symbole égal (=). • • • • • • • •

Sélectionner la cellule du premier résultat à trouver, soit D8, Taper le symbole égal (=) pour débuter le calcul, Cliquer sur le prix public de la ligne en cours pour intégrer la cellule C8 dans la syntaxe, Taper le symbole moins (-) du pavé numérique pour enclencher la soustraction, Cliquer de nouveau sur la cellule C8, Taper le symbole étoile (*) du pavé numérique pour déclencher la multiplication, Sélectionner le taux de remise pour inclure la cellule D5 dans la syntaxe de la formule, Puis, valider le calcul à l'aide du raccourci clavier CTRL + Entrée,

Nous l'avons exploitée à maintes reprises dans les exercices Excel pour débutants, cette combinaison de touches permet de valider une cellule tout en la conservant active. L'intérêt est de pouvoir l'exploiter dans la foulée sans devoir la resélectionner.

Le résultat obtenu est tout à fait cohérent. Il est bien dynamique.

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En D5, saisir 10 à la place de 12 puis valider par la touche Entrée,

Instantanément, le résultat s'actualise en effet. La remise étant moins importante, le prix revendeur augmente. •

En D5, saisir de nouveau 12 à la place de 10,

Nous récupérons ainsi la valeur d'origine. A chaque occasion nous insistons sur une notion fondamentale. Dans Excel, on ne refait jamais deux fois le même calcul. Pour reproduire une formule, nous avons pris l'habitude d'exploiter la poignée de la cellule du résultat. •

Cliquer sur la cellule D8 pour sélectionner de nouveau le résultat du calcul,

Cette poignée est matérialisée par le petit carré situé en bas à droite de la cellule active. Si vous pointez dessus, le curseur de la souris se transforme en une croix noire. Excel indique que la poignée est prête à être exploitée. • •

Pointer sur la poignée de la cellule D8, Lorsque le curseur est une croix noire, double cliquer avec le bouton gauche de la souris,

Nous aurions aussi pu accompagner le mouvement en cliquant et en glissant cette poignée à la verticale jusqu'à la ligne 15. Avec le double clic, et dans le cas d'un calcul à reproduire sur la hauteur, Excel détecte les bornes du tableau. De fait, il reproduit automatiquement la logique du calcul.

Mais cette fois et à notre grande surprise, la technique que nous avons adulée jusqu'alors ne semble plus fonctionner. Les montants calculés sont soit incohérents soit des erreurs. La raison est pourtant évidente selon le fonctionnement des références relatives sur lesquelles nous avons longuement insisté. Les références des cellules impliquées dans la formule s'adaptent pour suivre le déplacement imposé par la poignée.

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Le calcul que nous avons bâti en D8 est le suivant : =C8-C8*D5. Il fait donc intervenir le prix public sur la ligne 8 (C8) et la remise en ligne 5 (D5). •

Double cliquer sur la cellule D9 du dessous pour activer la modification de la cellule,

Dans le cas d'une formule, cette technique met en évidence par des jeux de couleurs, les cellules intervenant dans la construction.

Pour le calcul du prix de vente suivant, Excel a fort logiquement considéré le prix public suivant, soit la cellule C9 au lieu de la cellule C8. La logique étant répercutée une ligne plus bas, il implique les cellules situées une ligne plus bas. C'est ce que l'on appelle les références relatives. Jusque là tout va bien. Mais comme vous le remarquez, la remise a elle aussi subi le déplacement. Le prix n'est plus multiplié par la cellule D5. Il est désormais multiplié par la cellule D6, soit celle de la ligne du dessous. Or, cette cellule est vide. C'est la raison pour laquelle le prix revendeur est identique au prix public dans ce cas. • •

Enfoncer la touche Echap du clavier pour annuler la saisie de la cellule, Puis, double cliquer sur celle du dessous, soit D10,

Le même protocole est respecté une ligne plus bas. Le prix public considéré est désormais situé en C10, soit deux lignes en dessous du calcul d'origine. De fait, la remise impliquée est elle aussi considérée deux lignes plus bas, soit en D7. Et cette fois, il s'agit du titre de la colonne, soit d'un texte. Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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C'est la raison pour laquelle la multiplication échoue. Excel renvoie une erreur sous forme de message : #VALEUR!.

Figer une cellule dans un calcul Dans ce problème à résoudre, le taux de remise est une cellule de référence. Excel doit la considérer comme telle. Il serait absurde de répliquer ce même taux de remise dans une colonne supplémentaire pour l'impliquer dans une formule où les références relatives fonctionneraient. Cette répétition de valeurs alourdirait la présentation. Une modification du taux de remise impliquerait le changement dans toutes les cellules concernées. Dans la formule, nous devons indiquer à Excel que la cellule du taux de remise ne doit pas bouger. Nous devons la figer pour qu'elle ne suive pas le déplacement lors de la répercussion du calcul. C'est ce que l'on appelle les références absolues. Cette notion est fondamentale et incontournable dans Excel. C'est la touche F4 du clavier qui permet de figer une cellule désignée dans la formule. • • • • • • • • • • •

Enfoncer la touche Echap du clavier pour désactiver la précédente saisie, Sélectionner tous les précédents résultats, soit la plage de cellules D8:D15, Enfoncer la touche Suppr du clavier pour éliminer tous les calculs sélectionnés, Puis, sélectionner seulement la cellule D8, Taper le symbole égal (=) pour démarrer la formule, Sélectionner le premier prix public pour intégrer C8 dans la syntaxe, Taper le symbole moins (-) du pavé numérique pour la soustraction, Cliquer de nouveau sur C8, Taper le symbole de l'étoile (*) du pavé numérique pour la multiplication, Sélectionner alors le taux de remise en D5, Puis, enfoncer la touche F4 du clavier,

Instantanément, des dollars viennent encadrer les références de la cellule du taux de remise. Un dollar se positionne devant l'indice de colonne ($D). Un autre se place devant l'indice de ligne ($5). Dans la syntaxe Excel, cette notation interdit à la cellule de se déplacer en ligne et en colonne. Elle est complètement figée. Il est donc possible de ne conserver qu'un seul des dollars pour empêcher le déplacement seulement dans l'une des deux directions. Nous y reviendrons en temps voulu. Ces

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dollars peuvent aussi s'inscrire manuellement. Mais la touche F4 du clavier est plus efficace. Elle doit être enfoncée juste après avoir désigné la cellule à figer. • •

Valider la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée, Puis, double cliquer sur la poignée du résultat pour répliquer la logique sur tout le tableau,

Cette fois, les résultats sont parfaitement cohérents. Plus aucune erreur n'est à signaler. Le pourcentage est bien appliqué sur chaque montant de départ. •

Double cliquer sur le troisième résultat, soit la cellule D10 pour afficher sa formule,

C'est bien le prix public correspondant, soit deux lignes plus bas, qui est considéré. Mais cette fois, la remise qui lui est appliquée n'a pas bougé. Immuablement et grâce aux références absolues, il s'agit désormais de la cellule D5, figée par les dollars dans la syntaxe. • •

Enfoncer la touche Echap du clavier pour annuler la saisie de la cellule, En D5, taper 10 à la place de 12,

Tous les résultats s'actualisent instantanément. La cellule D5 du taux de remise est désormais considérée comme une cellule de référence. Nous venons donc de démontrer la solution qui permet Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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de dénouer bien des problématiques dans Excel. Grâce aux références absolues, nous serons désormais capables de bâtir un seul calcul dynamique à reproduire, même lorsque des cellules de référence sont à considérer. La syntaxe du calcul que nous avons construit peut-être simplifiée. Pour la première ligne par exemple, retrancher 10% sur les 320 Euros de départ, revient à payer (100%-10%) du montant. Le calcul factorisé est donc le suivant : 320*(1-10%). Nous proposons de le mettre en application en exploitant la technique de présélection de toutes les cellules concernées. Cette méthode permet de reproduire la formule sur l'ensemble des cellules par le raccourci CTRL + Entrée. Tous les précédents résultats doivent d'abord être éliminés. • •

Sélectionner tous les prix revendeurs, soit la plage de cellules D8:D15, Enfoncer la touche Suppr du clavier pour vider les cellules de leur contenu,

La première cellule d'une plage présélectionnée n'apparaît pas grisée. Elle est pourtant bien incluse. Et justement, Excel indique qu'elle est active par défaut. C'est ainsi que nous allons pouvoir construire la formule comme si elle lui était dédiée. • • • • • • • •

Taper le symbole égal (=) pour débuter le calcul, Sélectionner le prix public de la première ligne, soit la cellule C8, Taper l'étoile du pavé numérique (*) pour enclencher la multiplication, Ouvrir la parenthèse pour la factorisation, Taper le chiffre 1 pour les 100% de départ, suivi du symbole moins, soit 1 -, Sélectionner le taux de remise à retrancher, soit la cellule D5, Enfoncer la touche F4 du clavier pour la figer dans le calcul, Fermer la parenthèse et valider nécessairement par le raccourci CTRL + Entrée,

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Nous obtenons fort logiquement les mêmes résultats que précédemment. Mais nous simplifions la syntaxe de la formule. De plus, nous exploitons les références absolues avec une technique de réplication on ne peut plus efficace. Nous exploitons donc Excel de façon professionnelle.

La formule que nous avons créée pour la première cellule de la plage en ligne 8, fait intervenir les références de la ligne 8 et de la ligne 5 : =C8*(1-$D$5) En répliquant cette logique par le raccourci clavier sur l'ensemble des cellules, en ligne 15 finale, le calcul fait intervenir les références de la ligne 15 et de la ligne 5 : =C15*(1-$D$5) Comme précédemment donc, les références des prix publics ont suivi le sens du déplacement. Et comme précédemment aussi, grâce aux références absolues, nous avons figé la cellule du taux de remise. Celle-ci n'a donc pas bougé pour être appliquée à tous les prix, malgré le déplacement. •

En cellule D5, saisir 12 à la place de 10,

Etait-il nécessaire de le souligner, nos calculs demeurent fort logiquement dynamiques. Notre modèle est donc portable et exploitable pour d'autres cas, d'autres produits ou encore d'autres enseignes. Tous les résultats se sont parfaitement recalculés, sur la base de cette remise de référence. Dans nos entraînements futurs, nous constaterons que ces fameuses références absolues décuplent la puissance et les possibilités offertes par Excel.

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Formater les cellules La mise en forme d'un tableau ne doit jamais être négligée. L'interprétation des données en dépend. Nous devons corriger le petit défaut d'alignement que nous avons évoqué en préambule de cette formation. Mais nous devons aussi formater les prix en Euros. Rappelez-vous de cette notion fondamentale : Une devise ne doit jamais être inscrite manuellement dans une cellule. Un format doit lui être appliqué. • •

Sélectionner tous les prix, soit la plage de cellules C8:D15, Dans la section Nombre du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Format Nombre Comptabilité,

Nous aurions pu réaliser le raccourci clavier CTRL + M. Les montants sont désormais formatés en Euros. Ils affichent tous deux décimales pour des raisons d'homogénéité dans la présentation. L'alignement à droite de ces valeurs facilite leur lecture. Nous avons abordé cette notion dans les exercices Excel pour débutants, il est possible d'agir sur la précision de ces décimales. C'est pourquoi sont proposés les boutons Ajouter une décimale et Réduire les décimales, sur la droite de la section Nombre. Rappelez-vous que si une valeur est arrondie à l'affichage, il s'agit simplement d'une question de présentation. Excel continuera toujours de considérer le nombre d'origine, à la décimale près. Pour l'alignement au centre de la cellule, nous devons réaliser deux sélections dissociées. Les désignations en colonne B sont alignées à gauche. Les montants en colonne C et D sont alignés à droite. Cette différence d'alignement horizontal impose que leur alignement vertical soit défini tour à tour, notamment du fait de la présence de retraits. • • • •

Sélectionner les désignations, soit la plage de cellules B8:B15, Dans la section Alignement du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Aligner au centre, Sélectionner ensuite la plage de cellules C8:D15, Cliquer de nouveau sur le bouton Aligner au centre dans le ruban Accueil,

La présentation est désormais homogène. Toutes les informations sont parfaitement centrées dans la hauteur des cellules. Si nous avions regroupé ces trois colonnes dans une même sélection, nous aurions perdu les retraits qui permettent de décaler les données par rapport au bord de la case. Cette technique aère la présentation et propose une lecture plus agréable des tableaux Excel.

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HT, TVA et TTC

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Calculer les chiffres d'affaires HT et TTC Nous abordons ici le deuxième exercice Excel, niveau intermédiaire. Dans le précédent, nous avons appris à exploiter une notion fondamentale. Les références absolues permettent de figer une cellule dans le calcul.

Comme vous allez le constater, dans ce cas pratique au demeurant fort conventionnel, elles vont s'avérer indispensables afin de produire des calculs dynamiques réplicables.

Source et présentation de la problématique Afin de concentrer les travaux sur la mise en œuvre des calculs, nous proposons de récupérer un tableau existant. • • •

Télécharger le classeur 02-chiffre-affaires-librairie.xlsx en cliquant sur son lien, Double cliquer sur le nom du fichier pour l'ouvrir dans Excel, Puis, cliquer sur le bouton Activer la modification du bandeau jaune de sécurité,

Ce classeur est constitué d'une seule feuille nommée CA. Son tableau consiste à réaliser la synthèse des chiffres d'affaires d'une librairie. Entre les lignes 5 et 10 pour les colonnes C à E, sont énumérées les ventes réalisées par catégories, au cours des trois premiers mois. Ces catégories sont renseignées en colonne B.

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En ligne 11 et en colonne F, les totaux de ces chiffres d'affaires doivent être calculés dans un premier temps. Nous obtiendrons ainsi les résultats par catégorie et par mois. Sur la base de ces montants hors taxes, nous devrons fournir les totaux TTC. C'est pourquoi il est demandé tout d'abord de calculer la valeur de la TVA en colonne G. Il s'agit d'une simple multiplication à réaliser entre chaque somme et le pourcentage de la TVA, inscrit en cellule de référence C13. Vous l'avez compris, les références absolues vont entrer en jeu.

Par simples additions avec les totaux hors taxes, ces résultats permettront d'obtenir les totaux TTC en colonne H. Enfin, des calculs de synthèse sont attendus en colonnes I et J. La première consiste à restituer le pourcentage des ventes d'une catégorie par rapport à l'ensemble des catégories. Il suffit de diviser son total par la somme des ventes réalisées. Nous obtiendrons ainsi la proportion des chiffres. Cet indicateur est pertinent pour interpréter et optimiser les ventes. Et puis, la dernière colonne doit afficher la moyenne des chiffres réalisés par catégorie, pour les trois mois.

A l'issue des calculs, nous nous soucierons de la présentation à l'aide de quelques formats adaptés.

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Synthèse des ventes réalisées Nous savons parfaitement réaliser des calculs manuels. Nous pourrions additionner tour à tour les valeurs demandées, afin de produire la première somme à répliquer. Mais, lorsque les données à additionner sont nombreuses, nous avions compris que l'utilisation de la fonction Excel Somme automatique était plus pertinente. Et lorsque le contexte s'y prête comme ici, une méthode associée la rend redoutable d'efficacité. Elle consiste à présélectionner l'ensemble des cellules à sommer avec les cellules vides des résultats à placer. Ces dernières sont en effet collées au tableau. •

Sélectionner toutes les ventes à additionner avec les cellules vides adjacentes des résultats à produire, soit la plage C5:F11,

Sans ambiguïté, nous indiquons donc à Excel quelles sont les valeurs à sommer en lignes et en colonnes et à quels emplacements les résultats doivent être livrés. •

Tout à fait à droite du ruban Accueil, cliquer alors sur le bouton Somme automatique,

Instantanément, sans même devoir reproduire le calcul, tous les totaux hors taxes sont livrés. La ligne 11 offre les montants pour chaque mois. La colonne F propose les totaux pour chaque catégorie. Ce bouton qui ressemble à une lettre M orientée à 90 degrés est en fait matérialisé par la lettre grecque Sigma. Comme le rappelle son info-bulle, sur la présélection, nous aurions pu obtenir le même résultat grâce au raccourci clavier alt + =. Vous en conviendrez, cette méthode est redoutable d'efficacité. Voyons la logique appliquée par Excel. •

Sélectionner le premier résultat sur la ligne 11, soit la cellule C11,

En consultant la barre de formule, nous remarquons que l'addition a bien été réalisée sur les cellules de la colonne C, soit pour le mois de Janvier : =SOMME(C5:C10) Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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Souvenez-vous, dans la syntaxe Excel, les deux points séparant les cellules signifient de C5 à C10. En les remplaçant par un point-virgule (;), nous réaliserions la somme seulement sur C5 et C10. •

Sélectionner la cellule D11 sur sa droite,

Les références relatives sont entrées en jeu. Excel a décalé les coordonnées des cellules impliquées dans l'addition, une colonne sur la droite. C'est ainsi qu'il produit la somme des ventes en colonne D, donc pour le mois de Février : =SOMME(D5:D10) Naturellement, cette logique se répercute pour la somme du mois de Mars en colonne E. Et bien entendu, ce raisonnement est respecté pour les sommes en lignes. Le premier résultat pour les Romans en ligne 5 implique les ventes de la même ligne : =SOMME(C5:E5) Pour les Thrillers en ligne 10, soit 5 lignes plus bas, les coordonnées des cellules sont donc déplacées de 5 lignes. =SOMME(C10:E10)

Calculer le montant de la TVA Le calcul qui suit n'est pas anodin. Il consiste à livrer le montant dû à la TVA de 5,5%, sur chaque somme hors taxes calculée en colonne G. Certes, il s'agit de réaliser une simple multiplication entre les deux valeurs. Cependant, ce pourcentage de TVA est situé dans une cellule isolée, soit une cellule de référence. Nous proposons de commettre l'erreur dans un premier temps, pour mieux comprendre comment aboutir au résultat dans un deuxième temps. • •

Sélectionner le premier résultat à calculer, soit la cellule G5, Taper le symbole égal (=) pour débuter la formule,

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Sélectionner le premier total hors taxes, soit la cellule F5 pour l'intégrer dans la syntaxe, Inscrire l'étoile du pavé numérique (*) pour enclencher la multiplication, Puis, désigner le pourcentage de TVA, soit la cellule C13 pour l'intégrer dans la formule, Valider la syntaxe par le raccourci clavier CTRL + Entrée,

Le résultat produit apparaît tout à fait cohérent. •

Cliquer et glisser la poignée de ce calcul à la verticale jusqu'en ligne 10,

Rien ne va plus. Toutes les valeurs produites sont nulles. Aucune TVA hormis la première n'est valable. La raison est pourtant simple sur la base du raisonnement des références relatives, que nous avons démontré précédemment avec les sommes. Le calcul que nous avons bâti en ligne 5 fait intervenir le total HT de la même ligne et le taux de TVA en ligne 13 : =F5*C13 •

Double cliquer sur la cellule G6 juste en dessous pour visualiser sa formule,

De cette manière, Excel surbrille dans des couleurs différentes, les cellules impliquées dans le calcul répliqué. Et la raison de cet échec saute instantanément aux yeux. En répliquant la logique une ligne Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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plus bas, Excel a naturellement intégré dans la formule les cellules situées une ligne plus bas. Certes, le montant HT à considérer est bien celui de la ligne 6 désormais, soit la cellule F6. Mais le taux de TVA quant à lui n'est inscrit que dans une cellule, il s'agit de la cellule de référence C13. En impliquant la cellule vide située juste en dessous, le calcul produit fort logiquement un résultat vierge. La cellule F5 du montant hors taxes d'origine doit rester libre de ses mouvements. Mais nous devons indiquer que le taux de TVA ne doit pas suivre le déplacement. Ce sont les références absolues qui permettent de figer une cellule dans un calcul. Et pour ce faire, nous devons exploiter la touche F4 du clavier après avoir désigné la cellule à figer. Mais avant cela, nous devons commencer par supprimer les précédents résultats. • • • • • • • •

Sélectionner tous les résultats précédents, soit la plage de cellules G5:G10, Enfoncer la touche Suppr du clavier pour effacer les formules, Puis, cliquer sur la cellule G5 pour la sélectionner indépendamment, Taper le symbole égal (=) pour débuter la construction de la formule, Désigner le premier total hors taxes, soit la cellule F5, Inscrire le symbole de l'étoile (*) pour enclencher la multiplication, Puis, désigner le taux de TVA, soit la cellule C13 pour inclure sa référence dans la syntaxe, Enfoncer alors la touche F4 du clavier pour la figer dans le calcul,

Instantanément, des dollars viennent encadrer les coordonnées de la cellule. Elle est complètement figée désormais. Elle ne peut se déplacer ni en colonne ($ devant le C), ni en ligne ($ devant le 13). Dans les applications futures, nous verrons qu'il peut s'avérer nécessaire de libérer l'une de ces coordonnées. Nous venons d'appliquer les références absolues. Et nous proposons de constater l'incidence. •

Valider la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée,

Pour l'instant rien ne change. Le premier résultat était déjà correct. Fort logiquement, nous obtenons le même montant que précédemment. •

Cliquer et glisser la poignée du résultat à la verticale, jusqu'en ligne 10,

Nous obtenons désormais des valeurs de TVA calculées sur la base des montants hors taxes respectifs. Nous n'avons pas double cliqué sur la poignée du calcul comme nous le faisons souvent. Par cette

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technique, Excel détectant les bornes du tableau, reproduit automatiquement la logique jusqu'à la fin. Mais ici, la dernière cellule située en ligne 11 doit afficher la somme de ces montants de TVA. Le calcul change. C'est la raison pour laquelle nous avons accompagné la poignée, précisément jusqu'à l'emplacement spécifié. Les valeurs obtenues semblent donc cohérentes. Nous proposons de vérifier la bonne réplication de la logique. •

Double cliquer sur le dernier résultat, soit la cellule G10, pour afficher sa syntaxe,

Le calcul bâti à l'origine en ligne 5 implique le HT de la même ligne (F5) et le taux de TVA en ligne 13 (C13) : =F5*$C$13. 5 lignes plus bas en cellule G10, c'est fort naturellement que la TVA est calculée sur la base du HT situé lui aussi en ligne 10 (F10). Mais comme vous le constatez, désormais le taux de TVA est bien considéré en référence de la cellule C13 qui n'a pas suivi le déplacement imposé par la poignée de la cellule : =F10*$C$13. •

Enfoncer la touche Echap du clavier pour annuler la saisie de la cellule,

Les totaux TCC en colonne H peuvent maintenant être déduits des deux précédents calculs. Il suffit d'ajouter le montant dû à la TVA, au total hors taxes de la même ligne. Toutes les coordonnées impliquées dans ce calcul doivent naturellement suivre le déplacement imposé. Les références absolues ne sont donc pas de mise. Pour produire ces résultats, nous proposons d'employer une méthode efficace que nous préconisons souvent. Elle consiste à présélectionner l'ensemble des cellules des résultats, puis à bâtir le calcul comme s'il s'agissait seulement du premier et à valider par le raccourci CTRL + Entrée pour le répliquer. •

Sélectionner tous les TTC à calculer, soit la plage de cellules H5:H10,

La première cellule de la plage, H5, n'apparaît pas grisée. Elle est pourtant bien sélectionnée. Excel indique qu'il s'agit de la cellule active par défaut dans la sélection. C'est pourquoi nous allons pouvoir construire la formule comme si elle lui était vouée. • •

Taper le symbole égal (=) pour débuter la construction, Cliquer sur le premier montant HT pour intégrer la référence F5 dans la syntaxe,

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Inscrire le symbole plus (+) du pavé numérique pour enclencher l'addition, Puis, désigner le premier montant de TVA pour inclure sa référence G5 dans la formule, Enfin, valider le calcul par le raccourci clavier CTRL + Entrée,

En effet, tous les montants TTC sont calculés et ils sont cohérents.

Cette méthode est particulièrement intéressante d'autant qu'elle est valable pour tout type de formule. Mais dans ce cas précis, nous aurions pu aller encore plus vite. L'addition est une somme. Les résultats sont accolés aux valeurs à additionner. En conséquence, nous aurions pu exploiter la première méthode que nous avons présentée pour la somme automatique. • • • •

Sélectionner tous ces résultats, soit la plage de cellules H5:H10, Enfoncer la touche Suppr du clavier pour effacer les calculs, Sélectionner désormais tous les montants à additionner avec les cellules vides pour placer les résultats, soit la plage F5:H10, Puis, cliquer sur le bouton Somme automatique, tout à fait droite dans le ruban Accueil,

Une sélection suivie d'un clic a suffi pour livrer tous les résultats.

Calculer les parts de pourcentage Le résultat statistique proposé en colonne I est tout à fait intéressant. Il doit rendre compte de la proportion des ventes réalisées pour chaque catégorie. Instantanément, nous saurons quelles sont les rubriques qui fonctionnent le mieux. Il s'agit de comparer chaque montant HT avec la somme des ventes en F11. Le calcul est donc une division. Mais encore une fois, chaque montant HT doit se déplacer avec la formule. En revanche, la somme des ventes pour la division est placée dans une unique cellule. Elle doit être figée par les références absolues pour ne pas se déplacer avec le calcul répliqué. • • •

Sélectionner la cellule du premier résultat à trouver, soit I5, Taper le symbole égal (=) pour débuter la formule, Désigner le premier total hors taxes pour intégrer sa référence F5 dans le calcul,

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Inscrire le symbole slash (/) du pavé numérique pour enclencher la division, Désigner la somme des totaux HT pour intégrer sa référence F11 dans la syntaxe, Enfoncer la touche F4 du clavier pour la figer dans le calcul, Valider la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée, Puis, cliquer et glisser la poignée de la cellule à la verticale jusqu'à la ligne 10,

Fort logiquement, nous obtenons des valeurs inférieures à 1. Il s'agit en effet de parts de pourcentage. Ces résultats doivent donc être formatés en tant que tels. Nous pouvons profiter de la sélection sur l'intégralité de la plage, grâce à l'action menée précédemment avec la poignée. •

Dans la section Nombre du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Style de pourcentage,

La présentation des résultats est désormais plus conforme et plus simple à lire. Instantanément, nous remarquons que les Thrillers réalisent les meilleures proportions de ventes. Nous pourrions ajouter

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des décimales à ces valeurs, grâce aux boutons de la section Nombre. Mais dans le cas de parts de pourcentage, ce sont les ordres de grandeur qui comptent. Si nous n'avions pas figé la cellule de la somme dans ce calcul, au fur et à mesure de la réplication, nous aurions divisé chaque montant HT par la cellule située en dessous soit F12 puis F13 etc... Ces cellules étant vides, elles auraient provoqué une erreur retournée sous la forme suivante par Excel : #Div0!. La division par zéro est en effet impossible en mathématiques. La formule que nous avons bâtie pour obtenir le premier résultat fait donc intervenir les cellules de la ligne 5 et de la ligne 11 : =F5/$F$11. Par réplication et étant donné que la cellule F11 est figée, le dernier résultat construit la formule impliquant les cellules de la ligne 10 et toujours de la ligne 11 : =F10/$F$11.

Calculer la moyenne des chiffres d'affaires Pour obtenir la moyenne des chiffres d'affaires par catégorie, nous pourrions simplement diviser la somme de chaque ligne par trois. Chaque total est en effet consolidé sur trois valeurs. Mais comme nous l'avons dit, tout calcul Excel doit être bâti sur des variables. Or le chiffre 3 est une constante. Et les constantes sont à bannir. C'est pourquoi, nous proposons simplement d'exploiter la fonction Excel Moyenne. Son utilisation et sa syntaxe sont identiques à la somme automatique. Le résultat diffère complètement bien entendu. Comme il s'agit d'une fonction automatique, nous ne devons pas inscrire le symbole égal. Excel le fera pour nous. • • •

Sélectionner la cellule de la première moyenne à trouver, soit J5, Tout à fait à droite du ruban Accueil, cliquer sur la flèche du bouton Somme automatique, Dans la liste, choisir la Moyenne,

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A l'instar de la somme, la fonction Moyenne est en attente de validation par l'utilisateur. Et c'est tant mieux. Pour ce calcul, Excel intègre naturellement toutes les cellules numériques adjacentes de la même ligne. Or, il doit seulement être bâti sur les trois premières, celles des ventes pour chaque mois.

• • •

A la souris, sélectionner uniquement ces trois valeurs, soit la plage de cellules C5:E5, Puis, valider la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée, Dans la foulée, tirer la poignée du résultat à la verticale jusqu'en ligne 10,

Nous obtenons bien la moyenne des chiffres d'affaires réalisés pour le trimestre. Et à ce titre, puisque le calcul consiste en une division, vous notez l'apparition d'un grand nombre de décimales. C'est un défaut que nous corrigerons avec le formatage des cellules.

La formule que nous avons construite à l'origine en ligne 5 intègre donc les chiffres d'affaires sur cette même ligne : =MOYENNE(C5:E5). Comme toujours par le jeu des références relatives, en répliquant ce calcul sur les lignes du dessous, la moyenne est effectuée sur les chiffres d'affaires correspondants : =MOYENNE(C10:E10). Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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En ligne 11, il nous reste à calculer la somme des montants TTC et des parts de pourcentage. Concernant ces dernières, si elles sont cohérentes, leur addition doit conduire à 100%. •

Sélectionner toutes les valeurs à sommer avec les deux cellules vides des résultats à fournir, soit la plage de cellules H5:I11,

De cette manière, nous indiquons à Excel sans ambiguïté que les sommes doivent être réalisées en colonnes. •

Cliquer alors sur le bouton Somme automatique du ruban Accueil,

La somme de toutes les parts de pourcentage conduit bien au résultat attendu, confirmant la cohérence des précédents calculs.

Présentation des données La mise en forme globale du tableau est déjà fort avancée. Mais les données monétaires doivent être affichées en Euro. Et comme vous le savez pertinemment, le symbole de la devise ne doit jamais être écrit dans la cellule. Nous devons appliquer un format monétaire. Toutes ne sont pas concernées. Une rupture intervient en colonne I du fait de la présence des pourcentages. Et nous devons les conserver en l'état. Nous proposons néanmoins de regrouper toutes les cellules ciblées dans une même sélection. Ainsi, nous optimiserons les opérations de formatage. Il s'agit de techniques que nous avons répétées à maintes reprises dans les exercices Excel pour débutants. C'est la touche CTRL du clavier qui permet d'additionner des sélections pour les regrouper. • • •

Sélectionner tout d'abord la plage de cellules C5:H11, Tout en maintenant la touche CTRL enfoncée, sélectionner la plage de cellules J5:J10, Dans la section Nombre du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Format Nombre Comptabilité,

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Toutes les valeurs numériques, hormis les pourcentages, sont ainsi formatées en Euros. Un séparateur de millier facilite la lecture des grandes valeurs. Toutes sont dotées de deux décimales. Ce formatage est légitime pour le montant de la TVA, le TTC et la moyenne du CA. Mais pour les quatre premières colonnes, de C à F, cette précision n'est pas nécessaire. Elle alourdit la présentation. • •

Sélectionner la plage de cellules C5:F11, Dans la section Nombre du ruban Accueil, cliquer deux fois de suite sur le bouton Réduire les décimales,

Nous allégeons ainsi la présentation pour plus de clarté. Pour terminer en beauté et conférer encore plus de dynamisme à ce tableau de suivi des chiffres d'affaires, nous souhaitons mettre en place une mise en forme conditionnelle. Comme nous l'avons appris au travers des exercices précédents, il s'agit de faire varier la couleur de certaines cellules en fonction des valeurs qu'elles portent. Rien à voir donc avec les réglages traditionnels de mise en forme. Mais cette fois, nous ne souhaitons pas faire simplement ressortir les meilleurs chiffres ou les pires. Nous souhaitons que toute la ligne soit concernée. Nous pourrons ainsi facilement repérer les catégories de livres qui se vendent le mieux. Un tel critère se construit par le biais d'une formule. Et c'est nouveau pour nous. • • •

Sélectionner la plage de cellules B5:J10, Dans la section Styles du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Mise en forme conditionnelle, En bas de la liste, choisir Nouvelle règle,

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Dans la boîte de dialogue qui suit, sélectionner le dernier type : Utiliser une formule pour déterminer..., Dans la zone de saisie juste en-dessous, taper le symbole égal (=) pour initier la syntaxe du critère, Sur la feuille, cliquer sur le premier total hors taxes pour intégrer la référence F5 dans la règle,

Vous le remarquez, les coordonnées de la cellule désignée sont automatiquement figées par Excel. Et justement, nous souhaitons que ce critère soit bâti sur le montant HT de chaque ligne. La colonne ne doit donc pas bouger. La ligne en revanche doit être libre. • • • •

Enfoncer deux fois de suite la touche F4 du clavier de manière à ne conserver le dollar que devant l'indice de colonne, ce qui donne : $F5, Taper de nouveau le symbole égal (=) pour l'égalité à vérifier, Puis, saisir la fonction Max suivie d'une parenthèse, soit max(, Sélectionner alors l'ensemble des totaux hors taxes et fermer la parenthèse, ce qui donne : max($F$5:$F$10),

Pour cette plage, nous prenons soin de conserver les références absolues. Chaque montant doit être comparé à la plus grande valeur (Max) sur cette plage de cellules, dont les bornes ne bougent pas. Si ce critère est vérifié, une couleur de fond verte doit être enclenchée. • • • •

Cliquer sur le bouton Format situé en bas de la boîte de dialogue, Dans la nouvelle boîte de dialogue, activer l'onglet Remplissage, Puis, choisir une couleur verte dans la palette, Valider par Ok pour revenir sur la première boîte de dialogue,

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L'aperçu indique la mise en forme conditionnelle qui sera déclenchée sur les cellules sélectionnées, lorsque le critère saisi juste au-dessus sera vérifié. •

Valider de nouveau par Ok pour revenir sur la feuille Excel,

Instantanément la dernière ligne est repérée. Nous l'avions déjà constaté grâce aux parts de pourcentage, les thrillers représentent en effet les meilleures ventes. •

En cellule C10, saisir 1000 à la place de 2944 et valider par Entrée,

Aussitôt la couleur verte se déplace pour repérer la catégorie Jeunesse. A cause de cette modification, les Thrillers ne constituent plus les meilleures ventes. Vous comprenez donc l'intérêt de la mise en forme conditionnelle. Elle réagit dynamiquement sur les résultats des calculs qui eux-mêmes sont dynamiques. Elle facilite grandement la lecture et l'interprétation des tableaux de synthèse. Pour parfaire l'application, nous pourrions bâtir une règle de format dynamique similaire mais consistant à repérer la catégorie la moins lucrative.

Dans ce cas, le critère à poser implique la fonction Min pour comparer chaque total hors taxes avec le plus petit résultat : =$F5=MIN($F$5:$F$10). Bien entendu, il s'agit d'adapter la symbolique de couleur.

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Degrés de liberté d'une cellule

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Marges variables et prix de vente Ce troisième exercice Excel niveau intermédiaire est l'occasion d'améliorer la maîtrise des références absolues. Comme nous l'avons appris dans les mises en situation précédentes, elles permettent de figer des cellules dans un calcul. En effet, dans des contextes particuliers, certaines références ne doivent pas suivre le déplacement de la formule lors de la réplication.

Source et présentation de la problématique Comme toujours, nous proposons de débuter les manipulations depuis un classeur préconçu. • • •

Télécharger le classeur 03-simulation-marges-ventes.xlsx en cliquant sur son lien, Double cliquer sur le nom du fichier pour l'ouvrir dans Excel, Puis, cliquer sur le bouton Activer la modification du bandeau jaune de sécurité,

Ce classeur n'est constitué que d'une seule feuille nommée Simulation. Elle offre la structure du tableau de simulation des marges sur les ventes. Des articles sont énumérés en colonne B entre les lignes 7 et 12. Pour chacun et donc pour chaque ligne, le prix d'achat est inscrit en colonne C. Entre les colonnes D et H, il convient de calculer le prix de vente pour chaque article en tenant compte d'une marge variable. Ces marges sont inscrites en ligne 4 entre les colonnes D et H. Comme nous le répétons à chaque occasion, on ne refait jamais deux fois le même calcul dans Excel. L'enjeu consiste donc à poser l'unique formule en cellule D7 et à la répliquer sur l'ensemble du tableau. Et nous allons le voir, il va s'agir d'exploiter les subtilités des références absolues.

Calcul du prix de vente Prenons pour exemple le tout premier résultat à livrer en cellule D7. La marge correspond au pourcentage en D4 à appliquer au prix d'achat en C7. Le calcul de la marge est donc le suivant : C7*D4. Et cette marge doit être ajoutée au prix d'origine, ce qui conduit à la formule suivante : C7 + C7*D4. Pour des raisons de clarté, nous proposons de factoriser ce calcul. • • • • •

Sélectionner la toute première cellule à calculer soit la cellule D7, Taper le symbole égal (=) pour débuter la formule, Cliquer sur le premier prix d'achat pour intégrer sa référence C7 dans le calcul, Taper le symbole de l'étoile (*) du pavé numérique pour enclencher la multiplication, Ouvrir la parenthèse pour la factorisation,

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Taper le chiffre 1 suivi du symbole plus (+), soit : 1+, Cliquer sur le premier pourcentage pour intégrer sa référence D4 dans la formule, Fermer la parenthèse de la factorisation, Puis, valider le calcul par le raccourci clavier CTRL + Entrée,

Comme vous le savez désormais, cette combinaison de touches permet de valider une formule tout en conservant la cellule active. L'objectif est de l'exploiter dans la foulée sans devoir la resélectionner préalablement.

La formule que nous avons bâtie est donc la suivante : =C7*(1+D4). Décomposée, elle revient bien au calcul que nous avions premièrement proposé : C7 + C7*D4. Le prix de vente est bien supérieur de 50% au prix de revient. Cette logique doit désormais être répercutée sur l'ensemble du tableau afin de livrer tous les résultats. Chaque marge doit être appliquée sur chaque prix d'achat. Comme vous le savez, c'est la poignée d'une cellule qui permet de reproduire une formule en adaptant les références des cellules impliquées. Mais une poignée ne peut pas être tirée sur la diagonale. Dans un premier temps, nous proposons donc de livrer les résultats pour la première ligne. La poignée est matérialisée par le petit carré placé en bas à droite de la cellule active. •

Pointer sur la poignée de la cellule D7 sélectionnée,

Le curseur de la souris se transforme en une croix noire. •

Cliquer et glisser cette poignée à l'horizontale jusqu'en colonne H,

Nous obtenons tous les résultats numériques pour la première ligne de calcul, soit la ligne 7. Mais ces valeurs ne semblent pas cohérentes. Il n'est pas possible de proposer un prix de vente à 1417 Euros pour un produit acheté seulement à 18 Euros. C'est pourtant bien le résultat livré en cellule H7, la faute aux références relatives. En effet, en l'absence d'indication contraire, les références des cellules impliquées dans la formule suivent le déplacement imposé par la poignée. •

Cliquer sur la cellule H7 pour la sélectionner,

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Cette anomalie surgit en consultant la barre de formule de la cellule active. Le calcul d'origine : =C7*(1+D4), s'est transformé selon la syntaxe suivante : =G7*(1+H4). Pour la même ligne, la formule s'est déplacée quatre colonnes plus loin. Les références des cellules impliquées ont suivi ce mouvement. Excel ne considère plus la marge de 50% en D4 mais la marge de 250% quatre colonnes plus loin en H4. Ce raisonnement est parfait. C'est exactement ce que nous souhaitions. En revanche, pour le prix d'achat, ce n'est plus la cellule C7 qui est considérée mais la cellule G7, située quatre rangées plus à droite. Or G7 correspond au calcul du précédent prix de vente. Le prix d'achat est toujours situé en colonne C. Donc, nous devons indiquer à Excel de ne pas déplacer sa cellule lorsque la formule est répliquée.

Figer une cellule dans un calcul Nous l'avons compris dans les précédents exercices, c'est la touche F4 du clavier qui permet de figer les références d'une cellule désignée dans un calcul. Cette touche doit être enfoncée juste après avoir cliqué sur la cellule à intégrer. Elle a pour effet d'encadrer ses références avec des dollars. Mais il est aussi possible d'agir a posteriori. • • •

Double cliquer sur la cellule D7 pour activer sa modification, Cliquer ensuite entre la lettre C et le chiffre 7 pour désigner la cellule C7 dans la syntaxe, Enfoncer alors la touche F4 du clavier pour la figer dans le calcul,

Deux dollars apparaissent. Le premier se positionne devant l'indice C de colonne. Il indique que la cellule n'a pas l'autorisation de se déplacer à l'horizontale. Le second se place devant l'indice 7 de ligne. Il indique que la cellule n'a pas le droit de se déplacer à la verticale. La formule est désormais la suivante : =$C$7*(1+D4). • •

Valider cette modification par le raccourci clavier CTRL + Entrée, Puis, tirer de nouveau la poignée à l'horizontale jusqu'en colonne H,

Nous obtenons ainsi tous les prix de vente pour la première ligne, soit pour le premier article. Et cette fois les résultats sont cohérents. •

Cliquer sur le dernier résultat, soit la cellule H7 pour l'activer,

En consultant la barre de formule, nous constatons comme précédemment que le pourcentage de la marge a bien suivi le déplacement imposé par la poignée. Tandis que le premier prix de vente est calculé en tenant compte d'une marge à 50%, le dernier est calé sur la marge à 250%, quatre colonnes plus loin. Et contrairement au constat précédent, cette fois le prix d'achat de l'article reste figé dans sa cellule. Quel que soit le calcul, c'est toujours le prix de revient en C7 qui est désormais considéré. Avec le déplacement, le prix unique de l'article est multiplié avec chacune des marges en colonne respective : =$C$7*(1+H4). Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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Il est temps de répliquer cette logique sur l'ensemble du tableau pour produire les prix de vente de tous les articles en considérant chacune des marges. Nous l'avions appris, il est possible de reproduire plusieurs calculs en même temps. •

Sélectionner tous les résultats, soit la plage de cellules D7:H7,

La poignée est désormais située en bas à droite de la sélection, soit en bas à droite de la dernière cellule H7. •

Cliquer et glisser cette poignée à la verticale jusqu'en ligne 12,

Malgré la correction apportée par les références absolues, nous obtenons une série de résultats complètement farfelus. Il est même à noter la présence d'erreurs de calculs. Et pourtant, ce phénomène s'explique fort logiquement. •

Double cliquer sur le tout dernier résultat, soit la cellule H12,

Nous visualisons ainsi son contenu en lieu et place. Les cellules impliquées dans le calcul s'affichent explicitement par leurs références. De plus, Excel déclenche un jeu de couleur pour mieux les repérer dans le tableau.

Ce prix de vente doit considérer la dernière marge placée en H4. Mais comme nous avons reproduit la logique sur les lignes du dessous, la cellule concernée a suivi le mouvement. Contrairement au prix d'achat de l'article, nous ne l'avons pas figée. Mais ce n'est pas tout, le prix d'achat considéré n'est pas correct. Pour ce dernier résultat, c'est la cellule C12 qui doit être impliquée et non la cellule C7. Comme nous l'avions figée, elle a suivi les indications et ne s'est pas déplacée. Nous allons comprendre que les deux degrés de liberté d'une cellule (ligne et colonne) peuvent se manipuler indépendamment.

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Degrés de liberté d'une cellule Cette notion est absolument fondamentale pour profiter de la pleine puissance d'Excel. Nous devons apporter la solution permettant de calculer l'ensemble des données du tableau sur la base d'une seule formule. Il n'est pas acceptable d'envisager de réécrire la syntaxe sur chaque ligne ou colonne pour pallier les défauts de déplacement. Comme nous l'avons constaté, les dollars des références absolues figent les deux degrés de liberté d'une cellule. Ils l'empêchent de se déplacer à l'horizontale comme à la verticale. Il suffit simplement de conserver un seul des deux dollars pour accepter le déplacement dans une direction mais pas dans l'autre. Le prix d'achat doit être considéré pour les calculs respectifs des prix de vente. La cellule C7 doit donc pouvoir suivre le déplacement vers le bas tout en restant figée dans sa colonne. Le dollar doit donc être inscrit seulement devant l'indice de colonne : $C7. Inversement, les marges doivent être appliquées respectivement pour chaque colonne mais ne doivent pas se déplacer en hauteur. En d'autres termes, les références ne doivent pas changer de ligne. Nous devons seulement figer la ligne du premier pourcentage : D$4. Les dollars peuvent s'inscrire indépendamment au clavier. Mais l'emploi récursif de la touche F4 est conseillé. • • • •

Enfoncer la touche Echap du clavier pour abandonner la modification de la dernière formule, Puis, double cliquer sur le tout premier calcul à reproduire, soit la cellule D7, Cliquer juste après la lettre C de la première référence pour la désigner, Enfoncer la touche F4 du clavier,

Un seul dollar subsiste en effet mais ce n'est pas le bon. Il est désormais placé devant l'indice de ligne. Or, nous devons figer la colonne et libérer la ligne. •

Enfoncer de nouveau la touche F4 du clavier,

Cette fois l'unique dollar vient se positionner devant l'indice de colonne pour empêcher tout déplacement horizontal ($C7). • •

Cliquer ensuite juste après la lettre D de la seconde cellule impliquée, Enfoncer une première fois la touche F4 du clavier,

De cette manière, les deux dollars apparaissent. En l'état, la cellule du pourcentage de marge est complètement figée. Or nous devons la libérer en colonne. •

Enfoncer une seconde fois la touche F4 du clavier,

Seul le dollar devant l'indice de ligne persiste (D$4). Le déplacement vertical est donc interdit. • •

Valider ces modifications par le raccourci clavier CTRL + Entrée, Tirer la poignée de la cellule à l'horizontale jusqu'en colonne H,

Fort logiquement, nous obtenons exactement les mêmes résultats que précédemment. Nous avions certes pallié le problème pour la première ligne mais pas pour l'ensemble du tableau. •

Tirer la poignée de la sélection à la verticale jusqu'en ligne 12,

Cette fois, tout rentre dans l'ordre en effet. Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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Double cliquer sur le tout dernier résultat en H12 pour visualiser la formule déplacée,

Pour le prix de vente en colonne H et ligne 12, c'est bien le pourcentage en colonne H qui est appliqué tout en conservant sa ligne 4. Et c'est bien le prix d'achat en ligne 12 qui est impliqué tout en conservant sa colonne C. Voilà donc un contexte dans lequel il est indispensable de figer des cellules spécifiquement. Seule l'une des deux références doit être fixée. Dans un cas il s'agit de la colonne et dans l'autre de la ligne. Forts de ces acquis, nous pourrons désormais bâtir des modèles de tableaux complètement dynamiques, quel que soit le contexte. Il suffit de modifier un prix de vente et/ou un pourcentage pour constater la mise à jour des calculs respectifs. Et pour une exploitation optimale du tableur, il est important de rappeler la technique de reproduction de calcul la plus professionnelle. Rappelez-vous, c'est celle qui consiste à présélectionner toutes les cellules des résultats à trouver. Il s'agit ensuite de bâtir l'unique formule comme si elle était seulement dédiée au premier calcul puis à la répliquer par raccourci clavier. Pour cela, nous devons commencer par effacer les précédents résultats. • •

Sélectionner la plage de cellule D7:H12, Enfoncer la touche Suppr du clavier pour éliminer les calculs,

Dans cette plage désormais vierge, vous constatez que la première cellule n'est pas grisée. Comme nous l'avons déjà expliqué, elle est pourtant bien intégrée dans la sélection. Excel indique simplement qu'il s'agit de la cellule de référence. C'est pourquoi nous allons pouvoir bâtir le calcul sur cette base, bien que l'ensemble du tableau soit concerné. •

Taper le symbole égal (=) pour débuter la formule,

Il s'inscrit en effet seulement dans la première cellule de la plage, • • • • • • • • •

Cliquer sur le premier prix d'achat pour intégrer sa référence C7 dans la syntaxe, Enfoncer trois fois de suite la touche F4 du clavier pour fixer la colonne et libérer la ligne ($C7), Taper le symbole de l'étoile (*) pour enclencher la multiplication, Ouvrir la parenthèse pour factoriser le calcul, Taper le chiffre 1 suivi du symbole plus (+), soit 1+, Cliquer sur le premier pourcentage pour intégrer sa référence D4 dans la syntaxe, Enfoncer deux fois de suite la touche F4 du clavier pour fixer la ligne et libérer la colonne (D$4), Fermer la parenthèse de la factorisation, Enfin, valider la formule par la combinaison CTRL + Entrée,

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Ce raccourci clavier est absolument nécessaire pour parfaire le procédé. Le calcul est certes strictement identique au précédent. Mais grâce à la présélection, il est automatiquement déployé et répliqué sur l'ensemble des cellules désignées. Nous n'avons pas eu besoin de tirer la poignée dans un premier temps à l'horizontale pour la tirer ensuite à la verticale. Cette technique est à la fois précise, puissante et rapide. Pour finaliser le tableau, il convient d'afficher les prix en Euros. Il s'agit d'un formatage. Nous insistons sur ce point à chaque reprise. En aucun cas une unité de mesure ou une devise ne doit être écrite dans la cellule. En associant une donnée textuelle à une valeur numérique, nous la transformerions en un texte. Et aucune opération de calcul ne peut être réalisée sur du texte. Nous devons donc appliquer le format de l'Euro. • •

Sélectionner tous les prix, soit la plage de cellules C7:H12, Cliquer alors sur le bouton Format Nombre Comptabilité dans la section Nombre du ruban Accueil,

Les données numériques sont désormais formatées en Euro avec deux décimales. La lecture et la compréhension du tableau s'en trouvent renforcées. Si vous sélectionnez le prix d'achat en C7 qui n'est pas le fruit d'un calcul, vous constatez que la barre de formule continue d'afficher le nombre brut tandis que la cellule restitue le formatage.

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Remises variables

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Remises commerciales variables A l'instar de la mise en pratique précédente, ce quatrième exercice Excel niveau intermédiaire permet d'exploiter les fameuses références absolues dans des conditions très spécifiques. Nous avions figé seulement l'une des références des cellules impliquées dans le calcul. De la sorte, sur la base d'une formule unique, nous avions réussi à répercuter la logique sur l'ensemble du tableau.

Source et présentation de la problématique Pour cet exercice sur les remises commerciales, nous proposons une fois encore de récupérer un tableau offrant les données à manipuler. • • •

Télécharger le classeur 04-calcul-des-remises-commerciales.xlsx en cliquant sur son lien, Double cliquer sur le fichier téléchargé pour l'ouvrir dans Excel, Puis, cliquer sur le bouton Activer la modification du bandeau jaune de sécurité,

Ce classeur est constitué d'une seule feuille nommée Remises.

Son tableau liste des articles de parapharmacie en colonne B entre les lignes 7 et 15. Chacun d'entre eux possède un prix de vente public. Ils sont respectivement énumérés en colonne C pour les lignes respectives. L'objectif consiste à concéder des prix remisés pour des revendeurs sélectionnés. Ces derniers sont identifiés en ligne 6, entre les colonnes D et H. La remise consentie est variable. Pour un grossiste, la déduction à appliquer est de 18% alors qu'elle n'est que de 8% pour un Discounter par exemple. Ces taux variables sont énumérés en ligne 4 pour les colonnes respectives.

Calcul d'un prix remisé L'opération consistant à trouver le montant de la remise en fonction d'un taux est triviale. Elle consiste à appliquer ce taux sur le prix de vente. Il s'agit d'une simple multiplication. Pour livrer la première remise accordée pour les magasins Discount, l'opération est donc la suivante : C7*D4. Bien entendu, il est fondamental de bâtir le calcul sur les références des cellules pour produire des résultats dynamiques, capables d'évoluer si les données changent.

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Cette remise doit être déduite du prix de vente. L'opération consiste en une soustraction : C7 - C7*D4. Comme la multiplication est prioritaire sur la soustraction, c'est bien le montant de la remise calculée qui est soustrait au prix de vente initial. Nous pourrions aussi factoriser ce calcul, comme nous l'avons fait dans l'exercice précédent. Sa syntaxe serait alors la suivante : C7*(1-D4). C'est à vous de choisir la méthode qui vous convient. • • • • • • • •

Sélectionner la première cellule du prix de vente remisé à calculer, soit la cellule D7, Taper le symbole égal (=) pour débuter la formule, Cliquer sur le premier prix public pour intégrer la référence C7 dans le calcul, Taper le symbole moins (-) du pavé numérique pour enclencher la soustraction, Sélectionner de nouveau le prix public, soit la cellule C7, Taper le symbole de l'étoile (*) du pavé numérique pour enclencher la multiplication, Désigner alors le premier taux de remise pour intégrer la référence D4 dans la syntaxe, Enfin, valider le calcul à l'aide du raccourci clavier CTRL + Entrée,

Cette combinaison est précieuse pour valider une formule et conserver la cellule du calcul active. Le premier résultat tombe et il est cohérent. Le prix de vente livré est naturellement inférieur au prix de vente public.

La formule que nous avons construite est la suivante : =C7-C7*D4. Comme vous le savez, on ne refait jamais deux fois le même calcul dans Excel. Cette formule doit être répliquée sur l'ensemble du tableau afin de calculer tous les prix de vente remisés. Et c'est la poignée de la cellule qui permet de reproduire la logique d'un calcul. Cette poignée est matérialisée par le petit carré noir situé en bas à droite de la cellule D7 active. Lorsque vous pointez dessus, le curseur de la souris se transforme en une croix noire. Excel indique qu'il est prêt à répliquer le calcul. Souvenez-vous, une poignée ne peut pas être tirée en diagonale. Il faut donc décomposer l'opération sur les deux dimensions. • •

Pointer sur la poignée de la cellule D7, Cliquer et glisser la souris à l'horizontale jusqu'en colonne H,

Tous les résultats numériques sont livrés pour cette première ligne. Ils proposent un grand nombre de décimales. Nous pallierons ce désagrément d'affichage en temps voulu avec un format adapté. A première vue, les résultats sont cohérents. Chaque montant remisé est bien inférieur au prix de vente public. Mais en y regardant de plus près, il n'en est rien. Le prix de vente concédé avec une remise de 12% est inférieur au prix de vente pour lequel la remise accordée est de 15%. Ce n'est pas logique. Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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Comme la poignée a déplacé le calcul pour reproduire la logique sur les autres cellules de la ligne, les références des cellules impliquées ont suivi le déplacement. Nous proposons de le constater. •

Sélectionner le dernier résultat livré, soit la cellule H7,

Comme l'indique sa barre de formule au-dessus de la feuille, le calcul initial : =C7-C7*D4 a effectivement été transformé pour suivre le déplacement imposé : =G7-G7*H4. La ligne ne change pas mais nous nous retrouvons quatre colonnes plus à droite. De fait, le prix de vente est considéré quatre rangées plus loin, soit G7 au lieu de C7. Or G7 est censée représenter le précédent prix de vente remisé. C'est la raison pour laquelle tous les résultats hormis le premier sont erronés.

Figer l'une des références Ce prix public ne doit donc pas changer de colonne lorsque le calcul est reproduit. Comme nous l'avons appris, c'est la touche F4 du clavier qui permet de fixer une référence dans un calcul. Elle a pour effet d'encadrer les indices de la cellule avec des dollars : $C$7. Le dollar devant l'indice C de colonne empêche tout déplacement horizontal. Le dollar devant l'indice 7 de ligne empêche tout déplacement vertical. Or, comme nous l'avons compris lors du précédent exercice sur le calcul des prix de vente en fonction de marges variables, cette cellule doit être libre de se déplacer à la verticale. Pour tous les autres produits en effet, ce sont bien les prix respectifs qui doivent être considérés. Donc seule la colonne doit être figée : $C7. Le raisonnement est similaire pour le taux de remise. Mais le degré de liberté concerné n'est pas le même. Pour que chaque taux soit respectivement appliqué, la cellule D4 doit être libre de se déplacer horizontalement. Donc sa colonne ne doit pas être figée. Mais ces taux n'existent qu'en ligne 4. Les références des cellules ne doivent donc pas descendre lorsque la formule est répliquée sur les lignes du dessous. Donc la ligne doit être figée : D$4. Pour construire la bonne formule, nous devons commencer par éliminer les précédents résultats. • • • • • •

Sélectionner l'ensemble des données calculées, soit la plage de cellules D7:H7, Enfoncer la touche Suppr du clavier pour supprimer les calculs, Cliquer alors sur le premier résultat à trouver, soit la cellule D7 pour la sélectionner, Taper le symbole égal (=) pour débuter l'écriture de la formule, Désigner le premier prix public pour intégrer la référence C7 dans la syntaxe, Enfoncer la touche F4 du clavier pour figer la cellule,

Deux dollars apparaissent, empêchant tout déplacement. Comme nous l'avons expliqué, ce prix public doit être libre de se déplacer à la verticale. Le dollar ne doit pas intervenir devant l'indice de ligne. •

Enfoncer de nouveau la touche F4 du clavier,

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Un seul dollar persiste mais il est placé devant l'indice de ligne et non devant l'indice de colonne. •

Enfoncer une troisième fois la touche F4 du clavier,

Cette fois, l'unique dollar est placé devant l'indice de colonne ($C7) interdisant tout déplacement horizontal. • • • • • • • •

Taper le symbole moins (-) du pavé numérique pour annoncer la soustraction, Désigner de nouveau le prix public, soit la cellule C7, Enfoncer trois fois de suite la touche F4 pour ne figer que la colonne, Taper le symbole de l'étoile (*) du pavé numérique pour déclencher la multiplication, Désigner alors le premier taux de remise pour intégrer la référence D4 dans la formule, Enfoncer deux fois la touche F4 pour ne figer que la ligne, Puis, valider le calcul par le raccourci clavier CTRL + Entrée, Cliquer et glisser la poignée de la cellule du résultat à l'horizontale jusqu'en colonne H,

Cette fois, les résultats sont cohérents. Le prix remisé à 12% est bien supérieur au prix remisé à 15%. •

Enfin, cliquer et glisser la poignée de la sélection à la verticale jusqu'en ligne 15,

Ces deux étapes nous ont permis de répliquer la logique du calcul sur l'ensemble du tableau. De fait, nous livrons tous les prix remisés pour chacun des produits énumérés.

Nous proposons de constater que les références des cellules impliquées dans le calcul se sont adaptées comme nous l'avons ordonné. •

Double cliquer sur le tout dernier résultat en cellule H15 pour afficher sa formule,

Excel livre la syntaxe et repère les cellules dans la feuille par des jeux de couleurs. Pour ce dernier prix de vente remisé en ligne 15, le prix public considéré a bien suivi le déplacement sur la hauteur. Il s'agit de la cellule C15 pour le dernier produit sur la même ligne. Et malgré le déplacement à l'horizontale, le prix public est resté dans sa colonne : $C15. Inversement, malgré le déplacement à la verticale, le taux de remise est resté sur sa ligne. En revanche, il s'est bien déplacé à l'horizontale pour appliquer chaque taux respectif : H$4.

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Cette technique avancée sur les références absolues nous a donc permis de bâtir une formule unique pour répliquer la logique du calcul sur l'ensemble du tableau. Ce procédé est précieux pour livrer des modèles dynamiques. Les calculs sont bien bâtis sur des variables. La moindre modification de prix public ou de taux engendrera la mise à jour du résultat concerné. Nous aurions pu mettre en œuvre une méthode professionnelle pour reproduire encore plus simplement la formule sur l'ensemble du tableau. Elle consiste à présélectionner toutes les cellules des résultats à trouver. Il s'agit ensuite de construire le calcul normalement et de le valider par le raccourci clavier CTRL + Entrée. Cette méthode professionnelle est enseignée dans le livre gratuit pour débuter avec les calculs dans Excel.

Formater les calculs La présentation des résultats ne doit jamais être négligée. La lecture et la compréhension d'un tableau en dépendent. La précision apportée par les décimales est trop importante. Les données calculées doivent être affichées en Euro. Il s'agit simplement de leur appliquer le format monétaire. • •

Cliquer sur le premier prix soit la cellule C7 pour la sélectionner, Tout en maintenant la touche Maj enfoncée, cliquer sur le dernier soit la cellule H15,

Cette technique que nous avons démontrée dans les exercices pour débutants permet d'intégrer dans la sélection, toutes les cellules comprises entre la première et la dernière. La touche Maj est généralement matérialisée par une flèche verticale orientée vers le haut. Elle est située au-dessus de la touche Ctrl. Sa désignation anglaise est Shift. •

Dans la section Nombre du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Format Nombre Comptabilité,

Instantanément, l'affichage de tous les prix est normalisé. Les données numériques sont formatées en Euro. Les décimales sont limitées à deux chiffres. La présentation est désormais homogène et cohérente. Nous aurions aussi pu exploiter le raccourci clavier CTRL + M. Dans le ruban, les deux boutons situés à l'extrémité de la section Nombre, permettent de jouer sur la précision des décimales.

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Synthèse des résultats

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Résultats et bilan trimestriel Avec ce nouvel exercice Excel, nous terminons la mise en pratique du niveau intermédiaire. Il s'agit de produire des calculs dynamiques permettant à une société de livrer le bilan de son activité. Les chiffres d'affaires et les charges doivent être confrontés. Des opérations statistiques doivent permettre une interprétation explicite des résultats.

Source et présentation de la problématique Dans un premier temps, il s'agit de réceptionner le tableau structurant les données à analyser. • • •

Télécharger le classeur bilan-trimestriel-excel.xlsx en cliquant sur son lien, Double cliquer sur le fichier téléchargé pour l'ouvrir dans Excel, Puis, cliquer sur le bouton Activer la modification du bandeau de sécurité,

Ce classeur est constitué d'une feuille unique nommée Bilan. Son tableau présente les résultats de la société au cours du premier trimestre. En colonne B et pour les lignes 5 à 8 sont identifiés les matériels et prestations ayant générés un chiffre d'affaires. Ces revenus sont décortiqués pour chaque mois et pour les mêmes lignes entre les colonnes C et E. Il convient de calculer la somme et la moyenne des ventes en bout de ligne, plus précisément en colonnes F et G. Toujours en colonne B mais cette fois pour les lignes 10 à 14, sont identifiées les dépenses. Ces charges sont référencées numériquement pour chaque mois, pour les lignes respectives, entre les colonnes C et E. Les mêmes calculs statistiques sur la somme et la moyenne sont demandés en colonnes F et G. Nous pourrons ainsi confronter plus facilement les entrées et sorties d'argent.

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Ensuite, pour chaque mois de l'exercice, ce sont des calculs de synthèse et de ratio qui sont demandés entre les lignes 16 et 22. Ces ratios permettront notamment de mettre en exergue des pics de ventes ou des anomalies de dépenses.

Synthèse des chiffres d'affaires Nous débutons fort logiquement par la partie supérieure du tableau. En colonne F, nous devons premièrement livrer la somme des chiffres d'affaires pour chaque prestation identifiée en colonne B. L'emploi de la fonction Excel Somme automatique est préconisé, à plus forte raison que la colonne des résultats touche celles des données numériques. Nous allons pouvoir exploiter sa méthode la plus efficace, notamment enseignée dans le livre gratuit pour débuter les calculs. Elle consiste à sélectionner toutes les valeurs à additionner avec les cellules vides attendant les résultats. • •

Sélectionner tous les chiffres d'affaires à additionner en incluant les cellules adjacentes destinées à recevoir les résultats, soit la plage C5:F8, Tout à fait à droite du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Somme automatique,

Instantanément, toutes les sommes des chiffres d'affaires sont livrées ligne à ligne grâce à la présélection qui ne souffrait aucune ambiguïté. Ce bouton Somme automatique est matérialisé par la lettre grecque Sigma. Elle ressemble à un M orienté à 90 degrés. Comme il s'agit d'une fonction automatique, nous n'avons pas eu besoin d'introduire par le symbole égal (=) comme nous l'aurions fait pour un calcul décomposé manuellement. Excel l'insère pour nous. Et nous proposons de vérifier son calcul ainsi que son raisonnement. •

Sélectionner le premier résultat, soit la cellule F5,

La barre de formule livre la syntaxe suivante : =SOMME(C5:E5) Excel introduit fort logiquement la syntaxe par le symbole égal (=). Il exploite ensuite la fonction Somme. Entre les parenthèses, sont renseignées les références des cellules à additionner. Les deux points (:) précisent une plage de cellules continue. En d'autres termes, Excel réalise la somme de C5 à E5. Grâce à la présélection, la fonction a compris que l'addition devait être produite pour les cellules

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de la même ligne. Souvenez-vous, le point-virgule (;) en lieu et place des deux points (:) aurait ordonné la somme de C5 et E5. •

Sélectionner désormais le dernier résultat, soit la cellule F8,

Comme l'indique sa barre de formule, l'opération réalisée est fort naturellement identique. Mais les références des cellules impliquées ont été déplacées sur les lignes du dessous. La logique est respectée grâce à ce qu'on appelle les références relatives. L'addition est proposée sur les cellules de la même rangée, soit la ligne 8 : =SOMME(C8:E8) Nous obtenons ainsi la somme des chiffres d'affaires réalisée par les formations au cours des trois premiers mois. Les moyennes des chiffres d'affaires représentent une donnée statistique intéressante en termes de comparaison. Il est proposé de les calculer ligne à ligne, soit pour chaque prestation, en colonne G. Nous devons exploiter la fonction Excel Moyenne. Elle se charge d'additionner les valeurs et de diviser le résultat par leur nombre, tout en préservant un calcul parfaitement dynamique au gré des modifications. La méthode précédente ne peut plus être exploitée. Les cellules des résultats sont séparées des données à calculer par les résultats intermédiaires de la somme. Qu'à cela ne tienne, nous allons fournir les indications nécessaires à Excel en pas à pas. • • •

Sélectionner la cellule de la première moyenne à calculer, soit G5, Tout à fait à droite du ruban Accueil, cliquer sur la flèche du bouton Somme automatique, Puis dans la liste, choisir la fonction Moyenne,

La syntaxe de l'opération s'inscrit automatiquement dans la cellule présélectionnée. Elle est identique à la précédente. Seul le nom de la fonction change. La somme est remplacée par la moyenne. Contrairement à la méthode précédente, le résultat n'est pas livré instantanément. La fonction Moyenne est en attente de validation et c'est tant mieux. Comme vous le remarquez, dans sa proposition, Excel intègre la somme du chiffre d'affaires précédemment calculé en colonne F. Cette donnée doit être exclue. Nous souhaitons calculer la moyenne des chiffres d'affaires ligne à ligne pour le trimestre, soit pour les valeurs comprises entre les colonnes C et E. •

A la souris, sélectionner la plage de cellules C5:E5,

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Excel adapte automatiquement la syntaxe de sa fonction pour restreindre les données à moyenner : =MOYENNE(C5:E5) •

Valider la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée,

Rappelez-vous, cette combinaison de touches permet de valider un calcul tout en conservant la cellule du résultat active. Nous devons en effet l'exploiter pour répercuter la logique sur les lignes du dessous. Le résultat calculé propose un grand nombre de décimales. Il s'agit en effet d'une division. Nous pallierons ce défaut grâce à un format de cellule adapté. Pour répliquer cette formule afin de calculer la moyenne sur les lignes du dessous, nous devons exploiter la poignée de la cellule du résultat. Cette dernière est matérialisée par le petit carré noir situé en bas à droite de la case. Lorsque vous pointez dessus avec la souris, son curseur se transforme en une croix noire. Il indique qu'Excel est prêt à reproduire la logique. •

Cliquer et glisser la poignée de la cellule à la verticale jusqu'à la ligne 8,

Toutes les moyennes sont automatiquement livrées. Elles correspondent bien au trimestre de chaque ligne, grâce à la sélection que nous avons ajustée avant de valider la fonction Excel. Si vous sélectionnez le dernier résultat en cellule G8, en consultant sa barre de formule, vous constatez que les références impliquées se sont adaptées tout comme pour la somme précédemment. La moyenne n'est plus calculée sur les cellules de la ligne 5, mais sur les cellules de la ligne 8. =MOYENNE(C8:E8) Les références des cellules impliquées se sont adaptées pour honorer le déplacement imposé par la pognée. Nous terminons les opérations sur les chiffres d'affaires avec la ligne 9. Cette synthèse est importante. Cette ligne propose de faire ressortir la somme des chiffres d'affaires par mois cette fois. Il s'agit d'un bon moyen de comparer les résultats par périodes. Nous proposons d'englober la colonne F dans l'opération. Ainsi nous produirons la somme des totaux. La méthode préconisée est toujours la présélection incluant les cellules vierges de la ligne en 9. En indiquant à Excel où placer les résultats, il effectuera les additions colonne à colonne sans ambiguïté, soit mois pas mois. • •

Sélectionner toutes les valeurs à additionner avec les cellules de la ligne 9, soit la plage C5:F9, Tout à fait à droite du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Somme automatique,

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Les résultats de synthèse sont instantanément livrés en respectant le mécanisme des références relatives. En cellule C9, ce sont les chiffres de la colonne C qui sont additionnés, soit ceux qui correspondent au mois de Janvier : =SOMME(C5:C8) Deux colonnes plus loin pour le mois de Mars, l'addition porte sur les chiffres de la colonne E : =SOMME(E5:E8)

Il apparaît de façon évidente que le mois de Mars a produit le meilleur résultat du trimestre. Voilà l'un des intérêts de ces calculs statistiques intermédiaires. Souvenez-vous de cette remarque importante, toutes les formules sont bâties sur les références des cellules. Elles sont donc dynamiques. Si des chiffres d'affaires venaient à évoluer, les résultats des calculs se mettraient automatiquement à jour. C'est ainsi que nous construisons des modèles de tableaux parfaitement dynamiques.

Synthèse des charges La deuxième partie de ce tableau propose de reproduire exactement les mêmes techniques. Cependant, il s'agit désormais de synthétiser les dépenses. Ainsi, ces résultats pourront facilement être confrontés pour dresser un bilan explicite. Nous proposons de reproduire les mêmes méthodes. En revanche, la technique associée à la somme automatique permet d'aller encore plus vite. • •

Sélectionner toutes les charges à additionner en incluant les cellules vides de la ligne et de la colonne adjacentes, soit la plage de cellules C10:F15, Puis, cliquer sur le bouton Somme automatique dans le ruban Accueil,

En effet, une sélection suivie d'un clic suffit à livrer toutes les additions ligne à ligne et colonne à colonne. Pour que cette méthode fonctionne, il est impératif que les cellules des résultats à calculer soient adjacentes aux données numériques. C'est très souvent le cas. En C15, l'addition des coûts est réalisée pour le mois de Janvier : =SOMME(C10:C14) En E15, cette addition est naturellement adaptée pour le mois de Mars : Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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=SOMME(E10:E14) Au passage, nous remarquons que les dépenses sont plus élevées le mois où le chiffre d'affaires est le plus important. Une certaine logique semble respectée dans le fonctionnement de l'entreprise. En cellule F10, l'addition des coûts est bien réalisée sur la ligne des dépenses dues aux fournitures : =SOMME(C10:E10) Cette logique est répliquée quatre lignes plus bas en cellule F14 pour produire la somme des dépenses dues aux frais divers sur cette même ligne : =SOMME(C14:E14) Il nous reste à calculer la moyenne de ces dépenses pour le trimestre en suivant le même protocole que celui utilisé pour la moyenne des chiffres d'affaires. • • • • • •

Sélectionner la cellule de la première moyenne à calculer, soit G10, Dans le ruban Accueil, cliquer sur la flèche du bouton Somme automatique, Dans la liste, choisir Moyenne, Réajuster la proposition en sélectionnant les trois premières cellules, soit la plage C10:E10, Valider la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée, Puis, tirer la poignée du résultat à la verticale jusqu'à la ligne 14,

Ces données méritent d'être formatées pour une lecture plus claire. Nous procédons par ordre. Nous grouperons les opérations de mise en forme une fois tous les calculs accomplis. Les premières conclusions tombent néanmoins. Les dépenses sont fort heureusement moins importantes que les gains. Pour le comprendre, il suffit de comparer la cellule F15 de la somme des coûts avec la cellule F9 de la somme des chiffres d'affaires.

Calcul des marges Il est temps de dresser le bilan des résultats pour ce premier trimestre. En ligne 16, il convient de calculer la marge brute réalisée chaque mois. L'opération consiste en une simple soustraction des coûts sur le chiffre d'affaires. Ce premier résultat de synthèse permettra d'y voir plus clair sur la santé de l'entreprise. Ce calcul doit être posé manuellement. Tout calcul débute par le symbole égal (=). Nous devons exploiter les références des cellules pour conserver un tableau parfaitement dynamique. •

Sélectionner la cellule de la première marge à calculer soit C16,

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Taper le symbole égal (=) pour initier la formule, Cliquer sur le premier total des chiffres d'affaires pour intégrer sa référence C9 dans la syntaxe, Taper le symbole moins (-) du pavé numérique pour la soustraction, Cliquer sur le premier total des coûts pour intégrer sa référence C15 dans la formule,

Cette logique doit être répliquée pour les autres mois et le total du trimestre. • •

Valider le calcul par CTRL + Entrée pour conserver la cellule active, Tirer la poignée du résultat à l'horizontale jusqu'en colonne F,

Toutes les marges sont largement positives confirmant la bonne santé de la société. Le bilan est donc encourageant comme le confirme la synthèse des marges pour le trimestre en cellule F16. Le mois de Mars tient sa position de leader. Il sera opportun de paramétrer des mises en forme conditionnelles. Par des jeux de couleurs dynamiques, elles permettront de faire instantanément ressortir les valeurs seuilles. Elles garantissent une meilleure compréhension des données de synthèse.

Calcul des ratios Les parts de pourcentage sont précieuses dans un tableau de synthèse. Elles mettent en valeur de façon évidente les écarts réalisés entre différentes périodes ou prestations. Le premier ratio à calculer

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consiste à connaître la proportion de la marge pour chaque mois par rapport à l'ensemble des mois. Le calcul consiste donc à diviser la marge du mois par la marge du trimestre. • • • • • •

Cliquer sur le premier pourcentage de marge à calculer, soit la cellule C17, Taper le symbole égal (=) pour débuter la formule, Désigner la première marge pour intégrer sa référence C16 dans la syntaxe, Taper le symbole slash (/) du pavé numérique pour enclencher la division, Désigner le total des marges pour intégrer la référence F16 dans la syntaxe, Valider le calcul par le raccourci clavier CTRL + Entrée,

Le résultat obtenu est fort logiquement inférieur à 1. Il s'agit d'une donnée à convertir en pourcentage. •

Tirer la poignée de la cellule à l'horizontale jusqu'en colonne E,

La reproduction génère des erreurs et c'est tout à fait logique. Jusqu'alors nous avons bénéficié du raisonnement naturel d'Excel au travers des références relatives. Mais précisément dans ce contexte, la cellule servant à la division ne doit pas suivre le déplacement imposé par la poignée. Chaque marge doit être divisée par le même total. •

Double cliquer sur le dernier calcul répliqué, soit la cellule E17,

Excel affiche ainsi la syntaxe de la formule. De plus, des jeux de couleurs mettent en évidence les cellules impliquées.

Nous avons répercuté le calcul sur les deux colonnes situées à droite de la formule d'origine. Les références des cellules impliquées ont donc suivi le déplacement. C'est ce que nous souhaitons pour la marge de chaque mois à diviser. Elle est repérée en bleu sur la capture. En revanche, chacune des ces marges doit être divisée par le total du trimestre. Mais lui aussi a suivi le déplacement. De fait, la division est réalisée par une cellule vide, conduisant à une erreur. Nous devons exploiter les références absolues pour indiquer à Excel que cette cellule ne doit pas suivre le mouvement. Il s'agit d'utiliser la touche F4 du clavier après avoir désigné la cellule à figer dans la syntaxe. Mais nous pouvons aussi modifier la formule existante pour ne pas devoir la refaire. • • • •

Enfoncer la touche Echap du clavier pour abandonner la modification de la cellule E17, Double cliquer sur la cellule C17 pour entrer en mode modification de formule, Cliquer entre la lettre F et le chiffre 16 pour désigner la cellule à figer, Puis, enfoncer la touche F4 du clavier,

Deux dollars surgissent pour encadrer les références de la cellule. Le dollar devant la lettre interdit tout déplacement à l'horizontale, soit en colonne. Le dollar devant le numéro interdit tout déplacement à la verticale, soit en ligne. La formule étant répliquée seulement sur la largeur, nous

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pourrions nous contenter du dollar devant l'indice F de colonne. Dans ce cas précis néanmoins, il n'est pas gênant de conserver les deux. •

Enfoncer deux fois de suite la touche F4 du clavier,

Seul un dollar persiste. Il est désormais positionné devant la lettre. Il interdit à la cellule du total des marges de suivre le déplacement à l'horizontale : =C16/$F16. • •

Valider la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée, Puis, tirer la poignée du résultat à l'horizontale jusqu'en colonne E,

Cette fois, toutes les parts de pourcentage sont calculées et sont cohérentes. A première vue, la somme des trois conduit bien à un résultat de 100%. Nous y verrons d'autant plus clair une fois ces résultats formatés en pourcentage.

Si vous sélectionnez le dernier résultat, vous constatez que la cellule de la marge du mois s'est bien adaptée au déplacement imposé par la poignée. En revanche, celle du total est restée figée grâce aux références absolues. C'est ainsi que le calcul a pu être répliqué pour continuer d'assurer un modèle parfaitement dynamique. Les parts de pourcentage qui restent à calculer concernent les chiffres d'affaires des prestations. Il s'agit donc pour chacune de diviser le total du mois par le total du trimestre. Et, en répliquant le réglage de référence absolue que nous venons d'opérer, nous pouvons même produire une seule formule à répercuter sur l'ensemble des lignes et colonnes. Pour une telle prestation, le total de la division doit être figé en colonne. Et pour qu'il puisse se déplacer en ligne afin de s'adapter à chacune, sa ligne doit être libérée. Le chiffre d'affaires de chaque mois doit pouvoir se déplacer en ligne comme en colonne. Ainsi, pour chaque mois et pour chaque prestation, chaque chiffre d'affaires sera bien divisé par le total du trimestre correspondant. • • • • • •

Sélectionner la première part de pourcentage à calculer, soit la cellule C18, Taper le symbole égal (=) pour initier le calcul, Désigner le premier chiffre d'affaires pour les ordinateurs afin d'intégrer la référence C5, Taper le symbole slash (/) du pavé numérique pour enclencher la division, Sélectionner le total pour les ordinateurs afin d'intégrer la référence F5 dans le calcul, Enfoncer trois fois la touche F4 du clavier pour figer la colonne et libérer la ligne,

De cette manière, nous autorisons le total à s'adapter en hauteur pour chaque prestation. Dans le même temps, nous lui interdisons tout déplacement horizontal pour servir de référence à la division sur chaque ligne (=C5/$F5). Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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Valider la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée, Tirer la poignée du résultat à l'horizontale jusqu'en colonne E, Puis, tirer la poignée de la sélection à la verticale jusqu'en ligne 22,

En exploitant les subtilités des références absolues, nous avons en effet réussi à répercuter la logique de calcul sur tout le tableau avec une seule formule. Si vous sélectionnez le tout dernier résultat, soit la cellule E22, vous remarquez que le chiffre d'affaires total du mois de Mars est bien divisé par le total des chiffres d'affaires pour le trimestre.

Formats et présentation des résultats Avant de mettre en évidence les résultats par des réglages de mise en forme conditionnelle, la présentation du tableau doit être soignée. La clarté et la compréhension en dépendent. Les résultats numériques des coûts et chiffres d'affaires doivent premièrement être formatés en Euro. • •

Cliquer sur la cellule C5 pour la sélectionner, Tout en maintenant la touche Maj enfoncée, cliquer sur la cellule G16,

Cette technique particulièrement efficace permet d'intégrer dans la sélection, toutes les cellules comprises entre la première et la dernière. Les cellules vierges ne sont certes pas concernées par ces réglages. Mais précisément, comme elles sont vides, elles ne seront visuellement pas affectées. Rappelez-vous, la touche Maj est généralement matérialisée par une flèche verticale orientée vers le haut. Elle est placée sur le clavier au-dessus de la touche Ctrl. Sa désignation anglaise est Shift. •

Dans la section Nombre du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Format Nombre Comptabilité,

Tous les chiffres d'affaires et coûts sont instantanément formatés en Euros. Les décimales des moyennes sont régulées et limitées à deux chiffres. Cette précision est largement suffisante. Seules les moyennes proposent d'ailleurs des chiffres non nuls après la virgule. Pour plus de clarté, il convient donc de réduire la précision des décimales pour tous les autres résultats. Ces réglages n'impactent que l'affichage. Excel continue de considérer précisément chaque nombre même s'il affiche un résultat tronqué, pour des raisons de confort de lecture. Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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Sélectionner cette fois la plage de cellules C5:F16, Dans le ruban Accueil, tout à fait à droite de la section Nombre, cliquer deux fois de suite sur le bouton Réduire les décimales,

La présentation apparaît instantanément plus aérée. Le tableau devient petit à petit d'autant plus simple à déchiffrer. Le bouton situé à gauche du précédent permet l'opération inverse. Il est en effet possible d'augmenter la précision sur les décimales. Les calculs scientifiques notamment le justifient. Les parts quant à elles doivent être livrées en pourcentage. Les décimales ne nous intéressent pas. Dans les calculs de ratios, seuls les ordres de grandeur importent. • •

Sélectionner toutes les parts de pourcentage, soit la plage de cellules C17:E22, Dans la section Nombre du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Style de pourcentage,

Tous les ratios sont instantanément convertis. Ce réglage est encore une fois très bénéfique pour la clarté des informations à interpréter. Pour finaliser la conception de ce bilan, nous proposons désormais d'appliquer des réglages de mise en forme dynamique. Il s'agit de faire ressortir avec des symboliques de couleur, des informations capables de captiver l'attention à la première lecture. Ces mises en valeur doivent être dynamiques. En d'autres termes, elles doivent réagir en fonction des informations numériques calculées ellesmêmes dynamiquement. Il s'agit la mise en forme conditionnelle d'Excel qui permet de poser des règles sur des plages de cellules prédéfinies.

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Pour faciliter l'interprétation du bilan à la première lecture, nous proposons de faire ressortir le chiffre d'affaires le plus important, réalisé au cours du trimestre. Nous souhaitons de même mettre en valeur les coûts générés les plus importants. Les symboliques de couleur associées sont prépondérantes. Le rouge interpelle sur un aspect négatif au contraire du vert. Ces couleurs doivent réagir dynamiquement, en fonction des résultats calculés. • • • •

Sélectionner les chiffres d'affaires de toutes les prestations, soit la plage de cellules C5:E8, Dans la section Styles du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Mise en forme conditionnelle, Dans la liste, pointer sur la rubrique Règles des valeurs de plage Haute/Basse, Dans le sous menu qui apparaît, choisir 10 valeurs plus élevées,

Nous souhaitons seulement faire ressortir le chiffre d'affaires le plus important et non les 10 meilleurs. Il s'agit d'une règle de base à ajuster. • • •

Dans la petite boîte de dialogue qui suit, remplacer le nombre 10 par le chiffre 1, Avec la liste déroulante, choisir un remplissage vert pour définir une symbolique positive, Valider ces réglages de mise en forme dynamique en cliquant sur le bouton Ok,

Instantanément, nous constatons que ce sont les formations du mois de Mars qui ont développé le chiffre d'affaires le plus important. Si ces données venaient à évoluer, la couleur verte s'adapterait désormais dynamiquement pour repérer le chiffre le plus important.

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Sélectionner tous les coûts générés au cours du trimestre soit la plage de cellules C10:E14, Dans la section Styles du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Mise en forme conditionnelle, Pointer de nouveau sur la rubrique Règles des valeurs de plage haute/basse, Dans le sous menu, choisir une fois encore l'option 10 valeurs les plus élevées,

Dans la boîte de dialogue qui suit, comme précédemment, nous devons ajuster les paramètres afin de faire ressortir uniquement le pire résultat. • •

Remplacer le nombre 10 par le chiffre 1, Conserver la mise en valeur rouge et valider par Ok,

L'indication dynamique est sans appel. L'alerte de couleur attire immédiatement l'œil. Les frais dus au personnel sont les dépenses les plus importantes. C'est une fois de plus le mois de Mars qui ressort. Il s'agit sans doute de prestations temporaires d'intérimaires pour faire face à la demande. Bien sûr, nous pourrions ajouter d'autres règles de mise en forme conditionnelle. Il est même possible de les gérer par calculs afin de déclencher des alertes spécifiques. Mais il est important de garder à l'esprit que pour faire ressortir des indicateurs de couleur, encore faut-il que ces couleurs ne soient pas trop nombreuses. Quoiqu'il en soit, notre modèle de tableau pour livrer le bilan des résultats de l'entreprise est à la fois parfaitement fonctionnel et dynamique.

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Calculs statistiques

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Résultats statistiques et dénombrements Nous entamons ici les entraînements Excel du niveau avancé. Cet exercice propose de dépouiller les données issues des résultats d'une compétition d'athlétisme. Différents intervenants ont participé au saut en longueur, au saut en hauteur et à la course du 100 mètres.

Le tableau illustré par la capture ci-dessus livre les performances de chacun. Des lignes de calculs vides attendent les résultats statistiques mentionnés. Il va s'agir d'employer les fonctions dédiées d'Excel. Et nous allons le voir, grâce à elles, les cellules de texte intercalées ne seront pas un problème.

Source et présentation de la problématique Avant toute chose, nous proposons de récupérer le tableau modèle afin de concentrer l'étude sur l'élaboration des calculs. • • •

Télécharger le classeur resultats-et-statistiques.xlsx en cliquant sur son lien, Double cliquer sur le nom du fichier téléchargé pour l'ouvrir dans Excel, Puis, cliquer sur le bouton Activer la modification du bandeau jaune de sécurité,

Ce classeur est constitué d'une unique feuille nommée Statistiques. Les athlètes sont énumérés en colonne B entre les lignes 5 et 12. Leurs résultats dans chaque discipline mentionnée en ligne 4, sont inscrits entre les colonnes C et E pour les lignes respectives. Pour chacune de ces épreuves, il va s'agir de dresser le bilan des résultats entre les 13 et 18 sous forme de données statistiques. Le dernier calcul en ligne 18 est spécifique. Il s'agit de dénombrer les athlètes qualifiés selon les contraintes respectives à chaque épreuve. Et ces conditions de sélection sont inscrites en ligne 19.

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A l'issue des calculs, nous exploiterons des règles de mise en forme conditionnelle de manière à faire ressortir dynamiquement les sportifs les plus vaillants dans chaque discipline.

Calculs statistiques avec Excel Toutes ces fonctions statistiques sont regroupées et naturellement proposées dans Excel. Elles sont en effet très courantes. •

Tout à fait à droite du ruban Accueil, cliquer sur la flèche du bouton Somme automatique,

Souvenez-vous, ce bouton Somme automatique est matérialisé par la lettre grecque Sigma ressemblant à une lettre M orientée à 90 degrés.

Au clic sur cette flèche, une liste apparaît. Toutes les fonctions usuelles et dérivées de la somme y sont proposées. Quasiment toutes les fonctions nécessaires à la réalisation de cet exercice sont présentes. La moyenne parle d'elle-même. Elle doit agir sur une plage de cellules à désigner, comme nous l'avons appris. Mais c'est aussi le cas pour les autres. La fonction Max extrait la plus grande des valeurs, soit la meilleure performance ici. La fonction Min isole la plus petite des données, soit la moins bonne performance. La fonction NB comptabilise toutes les cellules numériques d'une plage. En d'autres termes, elle permettra de calculer le nombre de participants pour chaque épreuve.

Optimiser les calculs par les références absolues Il existe une méthode classique pour exploiter chacune de ces fonctions. Comme nous l'avons appris, elle consiste à : • • • •

Sélectionner la cellule du résultat à trouver, Choisir la fonction appropriée dans la liste associée à la somme automatique, Redéfinir la plage de cellules à la souris, si nécessaire, Valider le calcul et le répliquer avec la poignée de la cellule.

Mais il est aussi possible de saisir directement au clavier le nom de la fonction à utiliser. Nous proposons donc de calculer la moyenne dans un premier temps. Et nous allons répliquer le calcul de cette fonction sur toutes les cellules entre les colonnes C et E et entre les lignes 13 et 17. Nous adapterons ensuite le nom de la fonction, selon le calcul statistique demandé. Pour que ce calcul puisse être répliqué en colonne, les références des cellules impliquées doivent être libres de suivre le mouvement sur la largeur. En revanche, bien que le calcul soit répliqué sur les lignes Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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du dessous, les plages impliquées doivent toujours être bornées entre les lignes 5 et 12. Les références des cellules doivent donc être figées en ligne. Et comme nous avons atteint le niveau Excel avancé, nous proposons de mettre en œuvre la technique de calcul la plus efficace avec Excel. Elle consiste à présélectionner toutes les cellules des résultats à livrer. • •

Sélectionner la plage de cellules C13:E17, Taper le symbole égal (=) pour débuter la formule,

Nous insistons à chaque occasion sur cette notion essentielle permettant la mise en œuvre de cette méthode professionnelle. Dans une plage de cellules sélectionnées, la première d'entre elles n'est pas grisée. Cela signifie qu'elle est active par défaut. C'est la raison pour laquelle nous allons pouvoir construire le calcul comme s'il lui était dédié, soit sur la première colonne C. •

Saisir le nom de la fonction suivi d'une parenthèse, soit Moyenne(,

La casse importe peu. C'est l'orthographe de la fonction qui est essentielle. Une fonction est reconnue par son nom strict. Vous pouvez donc le saisir indifféremment en minuscules ou en majuscules. • •

Sélectionner tous les résultats pour la discipline de la hauteur, soit la plage C5:C12, Enfoncer la touche F4 du clavier,

C'est ainsi qu'entrent en jeu les références absolues. En l'état, les cellules impliquées sont complètement figées : $C$5:$C$12. Le dollar devant l'indice de ligne interdit tout déplacement à la verticale. C'est bien ce que nous souhaitons. Le dollar devant l'indice de colonne empêche tout déplacement à l'horizontale. Or les moyennes doivent être calculées pour les autres disciplines, donc sur les autres colonnes. •

Enfoncer une nouvelle fois la touche F4 du clavier,

Cette fois, seuls les dollars devant les indices de ligne de la plage persistent : C$5:C$12. Si nous enfoncions une nouvelle fois cette touche F4, les dollars se déplaceraient devant les indices de colonne. Une dernière impulsion sur la touche les ferait disparaître pour retrouver l'état d'origine de la plage.

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Fermer la parenthèse de la fonction Moyenne, Puis, valider nécessairement le calcul par le raccourci clavier CTRL + Entrée,

C'est cette combinaison de touches, sur une plage présélectionnée, qui permet de parachever le processus de cette fabuleuse méthode de calcul. Comme vous le constatez, la logique est répliquée sur toutes les cellules désignées, sans avoir eu besoin de tirer la poignée du résultat. Les moyennes sont cohérentes pour chaque colonne. A ce stade, elles sont certes reproduites à l'identique sur chaque ligne. C'est volontaire. Comme nous le disions, fort de nos acquis, nous adapterons ensuite ces calculs en modifiant simplement le nom de la fonction à exploiter. La formule que nous avons bâtie, sur la base de la première cellule de la plage (C13), est la suivante : =MOYENNE(C$5:C$12) •

Double cliquer sur la cellule E13 pour visualiser sa syntaxe,

En même temps que la syntaxe apparaît en effet, Excel attribue une légère couleur de fond aux cellules impliquées afin de les identifier plus facilement. La logique ayant été déplacée deux colonnes sur la droite, la formule a suivi ce mouvement sur la largeur pour réaliser la moyenne pour l'épreuve du 100 mètres, soit sur la colonne E : =MOYENNE(E$5:E$12) En revanche, comme nous avons judicieusement empêché le déplacement à la verticale, en cellule E17 par exemple, soit quatre lignes plus bas, la syntaxe est strictement identique : =MOYENNE(E$5:E$12). Le calcul devra bien porter sur cette plage mais le nom de la fonction devra changer pour adapter le résultat à la demande.

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Il est intéressant de constater que les cellules de texte sont ignorées. C'est la raison pour laquelle nous avons désigné l'ensemble de la plage les incluant. Nous procurons ainsi des calculs dynamiques capables d'intégrer ces valeurs en cas de mise à jour. En ligne 14, nous devons désormais adapter la formule de manière à extraire la meilleure performance dans chaque discipline. La judicieuse méthode que nous avons exploitée est valable en modification. La technique consiste à présélectionner la plage, à engager la modification sur la première cellule et à répliquer la logique par le même raccourci clavier. • •

Enfoncer la touche Echap du clavier pour abandonner la modification de formule, Sélectionner toutes les meilleures performances à calculer, soit la plage de cellules C14:E14,

Une fois encore, la première cellule (C14) n'est pas grisée. Elle est donc active par défaut dans sa plage. • •

Dans la barre de formule, remplacer le nom : Moyenne par Max, Puis, valider nécessairement par le raccourci CTRL + Entrée pour répliquer le calcul,

Toutes les meilleures performances sont effectivement extraites instantanément. Grâce à l'intervention pertinente des références absolues, une simple adaptation du nom de la fonction a suffi pour livrer tous les résultats statistiques demandés. Lorsque la mise en forme conditionnelle sera appliquée, ces résultats de synthèse seront d'autant plus flagrants. Néanmoins pour la discipline du 100 mètres, une inversion fort logique est à constater. La meilleure performance correspond au temps le plus faible. Spécifiquement pour ce résultat, nous devrions donc remplacer la fonction Max par la fonction Min. Une petite balise active se déclenche à proximité du premier résultat. Il s'agit d'une simple suggestion de la part d'Excel. Ce dernier juge la formule potentiellement incohérente dans la mesure où des cellules adjacentes n'ont pas été intégrées dans le calcul. En effet, les résultats précédents des moyennes ne doivent pas être inclus. • •

Cliquer sur la flèche de cette balise active, Dans la liste, choisir Ignorer l'erreur,

Si vous double cliquez sur le dernier résultat de cette ligne pour afficher sa syntaxe, soit sur la cellule E14, vous constatez que la plus grande valeur est en effet estimée, non plus sur la colonne C mais sur

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la colonne E : =MAX(E$5:E$12). La logique est donc parfaitement répliquée et adaptée. Pensez-bien à utiliser la touche Echap du clavier pour abandonner la modification de la formule. Nous proposons de reproduire la même méthode pour adapter les calculs suivants. En ligne 15, nous devons extraire la moins bonne performance dans chaque discipline. Nous devons donc exploiter la fonction Excel Min. • • •

Sélectionner les résultats à adapter, soit la plage de cellules C15:E15, Dans la barre de formule, remplacer la fonction Moyenne par la fonction Min, Puis, valider par CTRL + Entrée pour répliquer la modification sur la plage de cellules,

Les valeurs se mettent instantanément à jour. Les plus mauvaises performances sont extraites. Ces résultats statistiques cumulés sont précieux pour offrir une lecture transversale des informations. La remarque est la même que précédemment pour l'épreuve du 100 mètres. Spécifiquement pour ce résultat, nous devrions intervertir les fonction Min et Max. La formule est désormais la suivante : =MIN(C$5:C$12). Elle continue bien d'agir entre les lignes 5 et 12 inamovibles. Deux rangées plus loin pour l'épreuve du 100 mètres, les références se sont déplacées pour adapter la synthèse : =MIN(E$5:E$12). En ligne 16 nous devrons livrer un résultat qui sera d'autant plus intéressant lorsque celui de la ligne 17 sera calculé à son tour. Il s'agit de connaître le nombre d'athlètes ayant participé à l'épreuve. Vous remarquez l'inscription de la mention Absent pour certains sportifs. Nous l'avons évoqué, la fonction Excel Nb comptabilise toutes les cellules numériques dans une plage définie. En d'autres termes, toutes les cellules vides et les cellules de texte sont exclues du décompte. • • •

Sélectionner les résultats à livrer, soit la plage de cellules C16:E16, Dans la barre de formule, remplacer la fonction Moyenne par la fonction Nb, Valider par CTRL + Entrée pour répliquer la modification sur les autres cellules,

Vous remarquez que les dénombrements divergent fort logiquement à cause d'absences dans certaines disciplines. Ces résultats numériques sont des entiers. Les décimales ne sont pas nécessaires et alourdissent la présentation. Nous profitons donc de la sélection toujours active sur la plage. •

Dans la section Nombre du ruban Accueil, cliquer 2 fois sur le bouton Réduire les décimales,

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Il est intéressant de noter que la signature de ces fonctions est identique. Elles requièrent toutes un seul paramètre. Il s'agit de la plage de cellules sur laquelle l'opération doit être réalisée. Bien sûr, le calcul lui, diffère selon la fonction utilisée. Et nous allons le voir, pour la suivante, le principe est le même. L'objectif est de comptabiliser le nombre d'inscrits par épreuve. En d'autres termes, sur la plage de cellules, il faut être en mesure de comptabiliser toutes les cellules non vides, textuelles ou numériques. Cette fonction n'est pas proposée dans la liste associée à la somme automatique. Elle se nomme NbVal. • • •

Sélectionner tous les résultats à trouver, soit la plage de cellules C17:E17, Dans la barre de formule, remplacer la fonction Moyenne par la fonction NbVal, Valider par CTRL + Entrée pour répliquer la modification sur toutes les cellules,

8 athlètes sont effectivement inscrits dans chaque discipline. •

Cliquer 2 fois sur le bouton Réduire les décimales dans le ruban Accueil,

Si vous supprimez l'une des mentions absent dans le tableau, instantanément, le résultat statistique précédent se met à jour. Nos formules sont parfaitement dynamiques pour proposer un modèle à exploiter.

Dénombrement selon critère Le dernier calcul en ligne 18 est particulier. Il s'agit bien d'un dénombrement mais conditionnel. Ces conditions sont respectivement inscrites sur la ligne du dessous. Il s'agit de connaître le nombre de sportifs qualifiés dans chaque discipline. Tous les athlètes ayant franchi au moins 1,30 mètre sont qualifiés pour le saut en hauteur. Tous ceux ayant dépassé 5 mètres sont qualifiés pour la longueur. Tous les candidats ayant franchi la ligne en moins de 12,50 secondes sont retenus pour le 100 mètres. Comme cette fonction doit analyser un critère pour effectuer le décompte, sa signature est nécessairement différente. Cette fonction se nomme Nb.Si. Sa syntaxe est la suivante : =Nb.Si(Plage_sur_laquelle_compter ; Critère_à_verifier) La plage de cellules pour le dénombrement est identique à celles exploitées jusqu'alors. Le critère doit être dynamique. Il doit donc se nourrir de la contrainte inscrite en ligne 19. Mais cette dernière doit être accompagnée d'un opérateur de comparaison. Il s'agit en effet de savoir si la performance de chaque candidat analysé est inférieure ou supérieure à la contrainte imposée. Cet opérateur doit être inscrit entre guillemets pour être interprété par Excel. Il doit donc être concaténé à la cellule du critère. Souvenez-vous, la concaténation consiste à assembler des informations. Et cet assemblage se réalise par le Et Commercial (&) intercalé entre chaque donnée à joindre. Cet opérateur est situé en haut à gauche du clavier, sur la touche 1. • • •

Sélectionner tous les résultats à trouver, soit la plage de cellules C18:E18, Taper le symbole égal (=) pour débuter le calcul, Saisir le nom de la fonction suivi d'une parenthèse, soit Nb.Si(,

Attention, il s'agit bien d'un point (.) entre les deux termes et non d'une virgule. Aussitôt après avoir ouvert la parenthèse, vous constatez qu'une info-bulle apparaît. Elle guide le concepteur pour renseigner les arguments. Et comme nous l'avons évoqué, la plage doit d'abord être désignée. Dès lors le critère pourra être renseigné. Les deux doivent être séparés d'un point-virgule.

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Sélectionner les résultats de la première discipline, soit la plage de cellules C5:C12,

Les références absolues ne sont plus nécessaires ici. En répliquant la formule sur les autres disciplines, les références des cellules doivent bien se déplacer en colonne. Et ce calcul, ne doit pas être reproduit sur d'autres lignes. •

Taper un point-virgule (;) pour passer à l'argument du critère,

Vous remarquez que l'info-bulle continue de vous accompagner. Elle mentionne en gras l'argument qu'il s'agit désormais de renseigner, à savoir le critère. • • •

Taper l'opérateur Supérieur ou égal entre guillemets, soit : ">=", Enfoncer la touche 1 en haut à gauche pour ajouter l'opérateur de concaténation (&), Puis, sélectionner la cellule du critère pour assembler sa référence C19 dans la syntaxe,

Là encore les références absolues ne doivent pas entrer en jeu. Les critères doivent s'adapter au fur et à mesure que la formule est répliquée sur la droite. Donc les cellules doivent suivre le déplacement en colonne. • • •

Fermer la parenthèse de la fonction Nb.Si, Puis, valider la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée, Cliquer deux fois sur le bouton Réduire les décimales dans le ruban Accueil,

La formule que nous avons bâtie est la suivante : =NB.SI(C5:C12;">="&C19).

4 athlètes ont donc franchi 1,30 mètre au saut en hauteur. 3 candidats seulement ont été en mesure de franchir 5 mètres au saut en longueur. Ces résultats sont parfaitement cohérents en consultant brièvement les données détaillées du tableau. Pour le saut en longueur la formule s'est donc naturellement adaptée sur la colonne D, pour la plage et le critère : =NB.SI(D5:D12;">="&D19). Et il en va de même pour l'épreuve du 100 mètres en colonne E : =NB.SI(E5:E12;">="&E19). Mais pour cette dernière, l'opérateur doit être adapté. En effet, il s'agit de compter les sportifs ayant couru le 100 mètres en moins de 12,5 secondes. En l'état, la formule dénombre tous ceux qui ont couru en plus de 12,5 secondes.

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Sélectionner le dernier résultat, soit la cellule E18, Dans la barre de formule, remplacer l'opérateur supérieur (>) par l'opérateur inférieur (=$F$5;C5*$G$5;SI(C5>=$F$4;C5*$G$4;C5*$G$3)) Elle est certes relativement complexe. Elle met en jeu l'imbrication des fonctions Si et dans le même temps des références absolues. Mais elle permet d'analyser un cas difficile et assure un parfait dynamisme. Et c'est grâce aux références absolues judicieusement employées que nous allons pouvoir répliquer la logique de ce calcul. Pour cela, nous devons exploiter la poignée du résultat. Comme vous le savez, elle est matérialisée par le petit carré noir situé en bas à droite de la cellule active. • •

Pointer avec la souris sur la poignée du résultat, Lorsque le curseur se transforme en une petite croix noire, double cliquer,

Cette méthode est à la fois souple et efficace. Excel détermine automatiquement les bornes du tableau en hauteur. De fait, il reproduit la logique du calcul jusqu'à la dernière cellule concernée. Ainsi, nous n'avons pas besoin de tirer cette poignée pour accompagner le mouvement. Mais cette technique n'est valable qu'à la verticale. Dès la première lecture, tous les calculs de primes apparaissent parfaitement cohérents. Par exemple, pour le chiffre d'affaires de 4800 Euros, la prime accordée est de 96 Euros, soit 2% du montant. Pour Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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le chiffre d'affaires de 8900 Euros, la prime calculée s'évalue à 712 euros, soit un peu moins de 10%. Nous en concluons que le taux de 8% lui a bien été appliqué. Si vous double cliquez sur le dernier résultat en cellule D14, vous visualisez la syntaxe adaptée de la formule. Les jeux de couleurs déclenchés par Excel aident à identifier les cellules impliquées dans le raisonnement. Nous voyons que les critères et calculs sont tous basés sur le chiffre d'affaires du commercial, qui a donc bien suivi le déplacement. Les contraintes et taux quant à eux, sont bien restés figés dans leur cellule, celles du panneau de contrôle. N'oubliez pas d'abandonner la saisie de la formule par la touche Echap du clavier. Ainsi vous ne risquez pas d'endommager sa syntaxe. •

En cellule F5 du panneau de contrôle, monter la contrainte à 15000 puis valider,

Seul un commercial obtenait jusqu'alors la prime de 11% sur son chiffre d'affaires. La politique de la société ayant changé, le plafond a été remonté. Et comme vous le remarquez, le commercial Houda en ligne 9, se voit désormais attribuer une prime de 8% seulement. C'est tout l'enjeu de ces formules dynamiques avec Excel. Une fois le modèle bâti, le décideur n'a plus qu'à modifier les contraintes du tableau de bord, afin de produire des résultats adaptés aux décisions.

Calculs par correspondances La fonction Si est donc précieuse et puissante. Elle permet de poser des raisonnements en analysant des critères pour trouver des solutions dynamiques. Néanmoins, lorsque le nombre de conditions augmente, sa syntaxe s'alourdit très vite. Sa conception, son interprétation et sa modification deviennent complexes. C'est la raison pour laquelle, nous proposons une solution de substitution par correspondance. C'est une solution remarquable que nous avions mise en œuvre dans la formation Excel pour attribuer des taux de remise variables en fonction de la quantité achetée. Elle consiste à exploiter la fonction RechercheV à la place de la fonction Si et de ses imbrications. Sa syntaxe est la suivante : =RechercheV(Valeur_cherchée ; Tableau_de_recherche ; Colonne_de_retour ; Correspondance) Cette fonction permet de chercher une valeur (Le chiffre d'affaires du commercial) dans un tableau de recherche (Le panneau de contrôle). Lorsque ce montant est trouvé, elle retourne la donnée située dans la colonne de retour, la deuxième ici pour le pourcentage correspondant. Mais ce panneau de contrôle ne peut prévoir tous les chiffres d'affaires. Ces derniers ne peuvent donc être trouvés, d'où l'importance du dernier paramètre booléen (Correspondance). En le réglant à Vrai, nous indiquons à Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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la fonction de trouver la valeur inférieure la plus proche et donc de restituer le pourcentage correspondant. Pour la mettre en œuvre, nous devons commencer par éliminer les précédents résultats. • • • • •

Sélectionner les précédents calculs, soit la plage de cellules D5:D14, Enfoncer la touche Suppr du clavier pour les effacer, Sélectionner la première prime à calculer, soit la cellule D5, Taper le symbole égal (=) pour initier la formule, Saisir le nom de la fonction suivi d'une parenthèse, soit RechercheV(,

Une fois la parenthèse ouverte, vous notez l'apparition de l'info-bulle indiquant les paramètres à renseigner, ceux que nous avons explicités. • • • •

Désigner la première prime soit la cellule C5 pour indiquer la valeur à chercher, Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument du tableau de recherche, Sélectionner le panneau de contrôle, soit la plage de cellules F3:G5, Enfoncer la touche F4 du clavier pour la figer, ce qui donne : $F$3:$G$5,

En effet, cette formule doit être répliquée sur les lignes du dessous. Ainsi, nous chercherons l'équivalence pour chaque chiffre d'affaires. Mais cette équivalence doit être trouvée dans le panneau de contrôle, dont les bornes ne changent pas. •

Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument de la colonne de retour,

Cette donnée doit être transmise en valeur numérique. Lorsque le chiffre d'affaires inférieur le plus proche est trouvé, la fonction Excel RechercheV doit renvoyer le pourcentage de prime correspondant. Celui-ci, par rapport à la sélection, est situé dans la deuxième colonne, soit à l'indice 2. • • •

Saisir le chiffre 2 et taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument du booléen, Saisir le texte Vrai pour demander une correspondance approximative, Fermer la parenthèse de la fonction RechercheV,

Le calcul n'est pas terminé. A ce stade, nous retournons seulement le pourcentage de prime accordé. Celui-ci doit être multiplié par le chiffre d'affaires. • • • •

Taper le symbole de l'étoile (*) du pavé numérique pour enclencher la multiplication, Désigner de nouveau le chiffre d'affaires pour intégrer sa référence C5 dans la syntaxe, Valider la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée pour garder la cellule active, Puis, double cliquer sur la poignée du résultat pour répliquer la logique sur le tableau,

Tous les calculs de primes sont livrés. Ils sont parfaitement identiques aux précédents. La syntaxe de la formule est cependant plus simple, d'autant qu'elle ne s'alourdira pas si le nombre de contraintes augmente. Dans le cas précédent, à chaque nouveau critère, une nouvelle imbrication de fonction Si est nécessaire. =RECHERCHEV(C5;$F$3:$G$5;2;VRAI)*C5 Une contrainte doit cependant être respectée pour mener à bien l'extraction par une Recherche verticale. L'élément à trouver doit nécessairement se situer dans la première colonne du tableau de recherche. C'est bien le cas ici. Les chiffres d'affaires correspondants sont placés dans la première rangée du panneau de contrôle.

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Si vous double cliquez sur le dernier résultat en cellule D14, la syntaxe livrée prouve que la logique a parfaitement été adaptée. Le chiffre d'affaires correspondant est bien exploité pour la recherche et le calcul. Par contre, cette recherche est réalisée dans un tableau aux bornes inamovibles. •

Dans le panneau de contrôle en F5, remplacer la contrainte 15000 par 10000,

Après validation, comme précédemment, vous remarquez l'actualisation immédiate de la prime pour le commercial Houda. Il se voit désormais gratifier d'une prime de 11%. Nous prouvons et confirmons le dynamisme des calculs ainsi construits.

Identifier automatiquement les commerciaux Pour parfaire ce modèle à livrer et à exploiter, nous proposons de faire ressortir dynamiquement les lignes du meilleur et du moins bon vendeur. Ces alertes visuelles sont régies par des règles de mise en forme conditionnelle. Les couleurs de fond appliquées aux cellules à repérer doivent réagir en fonction des valeurs qu'elles portent. En d'autres termes, si les données évoluent, les couleurs changent d'emplacement automatiquement. Ces réglages dynamiques sont précieux pour offrir une interprétation efficace des résultats dès la première lecture. Excel offre des règles préconçues pour repérer dynamiquement les meilleures ou pires valeurs d'une plage désignée. Mais ici, nous souhaitons identifier la ligne complète du commercial. Nous devons donc créer une règle spécifique. • • • • • •

Sélectionner toutes les données concernées, soit la plage de cellules B5:D14, Dans la section Styles du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Mise en forme conditionnelle, En bas de la liste, choisir Nouvelle règle, Dans la boîte de dialogue qui suit, sélectionner le type : Utiliser une formule pour..., Dans la zone de saisie du dessous, taper le symbole égal (=) pour initier la syntaxe de la règle, Désigner le premier chiffre d'affaires pour intégrer sa référence C5 dans le critère,

Celle cellule apparaît totalement figée. Or une règle de mise en forme conditionnelle raisonne comme un calcul répliqué. Elle va passer en revue toutes les cellules dans l'ordre où elles sont désignées. Et pour chaque ligne, nous devons vérifier si le chiffre d'affaires en cours est le plus grand dans la colonne. Cette cellule doit donc pouvoir se déplacer en ligne mais pas en colonne. •

Enfoncer deux fois de suite la touche F4 du clavier pour conserver le dollar seulement devant l'indice de colonne, soit $C5,

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Taper le symbole égal (=) pour la comparaison à effectuer,

Nous cherchons à savoir si ce chiffre est le plus grand de tous. C'est la fonction Excel Max, à appliquer sur la colonne des chiffres d'affaires, qui permet de retourner la plus grande valeur. • •

Saisir le nom de la fonction suivi d'une parenthèse, soit Max(, Puis, sélectionner tous les chiffres d'affaires, soit la plage de cellules C5:C14,

Comme précédemment, celle-ci apparaît naturellement figée : $C$5:$C$14. Cette fois, c'est bien ce que nous souhaitons. Chaque chiffre d'affaires doit être comparé à la valeur la plus grande à rechercher dans cette plage inamovible. Ses bornes ne doivent donc pas se déplacer. •

Fermer la parenthèse de la fonction Max,

Le critère est donc ainsi défini : =$C5=Max($C$5:$C$14) S'il est vérifié, il indique que le chiffre d'affaires en cours d'analyse est bien le plus grand de tous. Dans ces conditions, nous devons faire réagir la ligne en lui appliquant un remplissage. • • •

En bas de la boîte de dialogue, cliquer sur le bouton Format, Dans la boîte de dialogue qui suit, activer l'onglet Remplissage, Choisir un fond vert clair dans la palette de couleurs et valider par Ok,

Nous sommes de retour sur la première boîte de dialogue qui résume l'alerte visuelle à déclencher. Un fond vert doit être appliqué sur la ligne lorsque le critère est satisfait, soit lorsque le chiffre d'affaires est bien le meilleur. •

Valider ces réglages de format dynamique en cliquant sur le bouton Ok,

De retour sur la feuille, vous constatez que le commercial Houda est automatiquement identifié. Si vous remplacez son chiffre d'affaires de 14200 Euros par 6000 par exemple, vous constatez que la

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couleur se déplace dynamiquement pour repérer un autre vendeur. Son chiffre n'est plus le meilleur de tous. Il s'agit aussi d'identifier dynamiquement le moins bon résultat. La même plage de cellules doit être présélectionnée. La règle est quasiment identique, mais elle doit exploiter fort logiquement la fonction Excel Min. Comme vous le savez, cette dernière retourne la plus petite donnée numérique d'une plage de cellules désignée. Et bien entendu, il s'agit d'adapter la symbolique de couleur avec un rouge clair par exemple.

Nous remplaçons donc la règle précédente : =$C5=MAX($C$5:$C$14) Par la suivante : =$C5=MIN($C$5:$C$14) Et nous obtenons un modèle parfaitement dynamique, facile à interpréter pour l'attribution des primes selon le chiffre d'affaires réalisé.

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Fonctions de décompte

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Suivi du taux d'absentéisme Ce quatrième exercice Excel dédié aux utilisateurs avancés est l'occasion de mettre en œuvre les fonctions de dénombrement. Elles sont précieuses et par forcément connues. Elles permettent, selon leur nature de livrer des résultats statistiques offrant de rendre rapidement compte de la situation.

Il va s'agir dans cette mise en pratique de dresser un bilan explicite et dynamique sur le taux d'absentéisme d'une équipe de Rugby.

Source et présentation de la problématique Pour simplifier la découverte et la mise en œuvre des fonctions de décompte, nous débutons les travaux depuis un classeur source proposant la structure du tableau. • • •

Télécharger le classeur controle-des-absences.xlsx en cliquant sur son lien, Cliquer sur le nom du fichier téléchargé pour l'ouvrir dans Excel, Puis, cliquer sur le bouton Activer la modification du bandeau jaune de sécurité,

Ce classeur Excel est constitué d'une feuille nommée Suivi_absences. Son tableau recense tous les joueurs de l'équipe en colonne B, entre les lignes 6 à 22. Les dates des entraînements passés sont inscrites en ligne 5, entre les colonnes C et H. Au croisement de chacune de ces dates et de chacun des ces joueurs, une croix identifie l'absence. En colonne I, il est demandé de comptabiliser le total des absences par joueur sur la période. Ce résultat est précieux pour comparer facilement l'assiduité de chaque licencié. En lignes 23 et 24, pour chaque date donc, il s'agit de dénombrer respectivement le nombre de joueurs présents et de joueurs absents. Nous connaissons déjà la fonction Excel NbVal. Sur une plage donnée, elle permet de compter toutes les cellules non vides. En d'autres termes, ici elle permettra de fournir le total des absences, correspondant au nombre de cellules non vides, identifiées par des croix. En revanche, nous ne connaissons pas encore la fonction Excel permettant de compter les cellules vides sur une plage définie. A défaut, il est toujours possible de réaliser la différence entre le nombre total de cellules et le nombre de cellules non vides.

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Enfin, il s'agira de déduire un taux d'absentéisme à formater en pourcentage. Ces ordres de grandeur seront d'une aide précieuse pour les entraîneurs et dirigeants du Club. Faut-il tirer la sonnette d'alarme, prendre des décisions ou intervenir spécifiquement auprès de certains licenciés trop volatiles.

Comptabiliser les absences Nous proposons de livrer les premiers résultats en colonne I. Nous devons donc exploiter la fonction Excel NbVal sur chacune des lignes du tableau. Et pour ne pas oublier ce que nous avons appris, nous choisissons d'exploiter la méthode professionnelle de calcul la plus efficace avec Excel. Elle consiste à présélectionner la plage des résultats à trouver. Elle est grandement détaillée dans le livre Excel pour débuter avec les calculs. • •

Sélectionner toutes les cellules des résultats, soit la plage I6:I22, Taper le symbole égal (=) pour débuter la formule,

Nous l'avons évoqué à maintes reprises, la première cellule d'une sélection n'est pas grisée. Excel indique qu'elle est active par défaut. C'est pourquoi le symbole égal ne s'inscrit que dans cette cellule. Nous allons donc pouvoir bâtir la formule comme si elle lui était dédiée, malgré la présélection. • • •

Saisir le nom de la fonction de dénombrement suivi d'une parenthèse, soit NbVal(, Sélectionner à la souris toutes les cellules de la ligne correspondante, soit la plage C6:H6, Fermer la parenthèse de la fonction NbVal,

Cette fonction, tout comme la fonction Nb ne demande qu'un seul paramètre pour réaliser son calcul. Il s'agit de la plage sur laquelle le décompte doit être réalisé. •

Valider nécessairement la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée,

Cette combinaison de touches est absolument essentielle pour aboutir le processus. C'est elle qui permet en même temps de valider le calcul et de le répliquer sur l'ensemble des cellules présélectionnées. Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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Tous les résultats sont instantanément livrés dans la colonne et ils sont cohérents. Chaque joueur est désormais identifié par un compteur d'absence. Certaines valeurs sont sans appel. Quelques licenciés tranchent pour leur négligence et manque d'implication. Cette méthode de calcul, particulièrement efficace, nous a permis d'éviter de tirer la poignée du résultat. La logique de la formule s'est répliquée d'elle-même sur la hauteur du tableau. •

Double cliquer sur le dernier calcul en cellule I22 pour afficher sa syntaxe,

Cette technique permet d'identifier plus facilement les cellules impliquées dans le calcul. Excel les fait ressortir sur un léger fond de couleur, bleu ici. Et comme vous le remarquez, les références ont parfaitement suivi le déplacement en hauteur, pour compter les absences du joueur correspondant. Et sur cette dernière ligne, aucune croix n'est à déplorée, expliquant le résultat vierge. •

Enfoncer la touche Echap du clavier pour abandonner la modification de la cellule,

Cette technique est une sécurité visant à ne pas endommager la formule.

Compter les cellules vides Pour comptabiliser les présences en ligne 23, le processus est inverse. Il s'agit d'être en mesure de compter les cellules vides sur chaque colonne, en partant de la colonne C. La fonction NbVal nous a donc permis de dénombrer les cellules non vides. Nous connaissons de même la fonction Excel Nb. Et à ce titre, nous savons qu'elle n'apporte pas la solution puisque sa vocation est de compter les cellules numériques sur une plage définie. Nous pourrions être tentés d'exploiter la fonction Excel Nb.Si que nous connaissons bien. Elle permet de compter sur une plage définie, toutes les cellules répondant à un critère. Ce critère pourrait consister à identifier les cellules vides. Mais cet exercice du niveau avancé est aussi l'occasion de découvrir de nouvelles fonctions, au demeurant fort simples. Excel propose la fonction Nb.Vide. Comme son nom l'indique, cette fonction comptabilise toutes les cellules vides sur une plage donnée. Son fonctionnement est donc aussi simple que la précédente. Il suffit de lui fournir la plage de cellules sur laquelle elle doit compter. •

Sélectionner tous les résultats à trouver, soit la plage de cellules C23:H23,

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Taper le symbole égal (=) pour débuter le calcul, Saisir le nom de la fonction suivi d'une parenthèse, soit Nb.vide(, Sélectionner les cellules de la première colonne, soit la plage C6:C22, Fermer la parenthèse de la fonction Nb.Vide, Puis, valider la formule par CTRL + Entrée pour la répliquer sur toute la ligne,

Le décompte des présences est ainsi livré pour chaque date, soit pour chaque entraînement. Si vous double cliquez sur le dernier résultat en H23 pour afficher sa formule, vous remarquez là encore que les références des cellules impliquées se sont parfaitement adaptées. Le décompte est bien organisé sur la dernière colonne correspondant au dernier entraînement. N'oubliez la touche Echap du clavier pour abandonner la modification.

Compter les cellules non vides Nous devons de nouveau exploiter la fonction NbVal. Cette fois, il s'agit de comptabiliser les absences par entraînement. Ce résultat sera intéressant à comparer au précédent. • • • • • •

Sélectionner tous les résultats à trouver, soit la plage de cellules C24:H24, Taper le symbole égal (=) pour débuter la formule, Saisir le nom de la fonction suivi d'une parenthèse, soit NbVal(, Sélectionner la première plage sur laquelle compter, soit C6:C22, Fermer la parenthèse de la fonction NbVal, Puis, valider la formule par CTRL + Entrée pour la répliquer sur les cellules sélectionnées,

Comme toujours, les résultats tombent instantanément. La logique est automatiquement répliquée sur la plage. Il est intéressant, voire inquiétant, de constater que pour certaines dates, le nombre d'absents est supérieur au nombre de présents.

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Vous pouvez bien sûr double cliquer sur le dernier résultat H24 pour constater que le calcul est bien appliqué sur la dernière colonne.

Calculer le taux d'absentéisme Le dernier résultat à livrer en ligne 25 est particulièrement important. Il doit permettre de juger de la situation afin de prendre les décisions qui s'imposent. Le comportement des licenciés est-il inquiétant ? Comme il s'agit d'un taux, le résultat est à formater en pourcentage. Le calcul consiste à diviser le nombre d'absents par le nombre total de joueurs. Nous connaîtrons ainsi la proportion d'absents, soit le taux d'absentéisme. Le nombre d'absents vient d'être délivré par le calcul précédent. Le nombre total de joueurs peut se déduire. Il correspond au nombre d'absents à additionner avec le nombre de joueurs présents. Le calcul du taux consiste donc à diviser le nombre d'absents par le résultat de cette addition. L'opération ne consistant pas à exploiter une seule fonction, nous allons devoir poser la syntaxe manuellement. • • • • • • • •

Sélectionner le premier taux à calculer, soit la cellule C25, Taper le symbole égal (=) pour débuter la formule, Désigner le nombre d'absents de la colonne pour intégrer sa référence C24 dans le calcul, Taper le slash (/) du pavé numérique pour enclencher la division, Saisir le nom de la fonction pour l'addition suivi d'une parenthèse, soit Somme(, Sélectionner les deux cellules du dessus pour désigner la plage C23:C24, Fermer la parenthèse de la fonction Somme, Valider la formule par le raccourci CTRL + Entrée pour garder la cellule active,

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Le résultat obtenu est fort logiquement inférieur à 1. Il s'agit d'un taux que nous formaterons en pourcentage. La valeur 0,64 indique que 64% des joueurs ont été absents pour cette première séance. Le taux d'absentéisme est donc très important. Ces résultats de synthèse facilitent la lecture des données. Ils font immédiatement ressortir les anomalies et problèmes. • •

Tirer la poignée du résultat à l'horizontale jusqu'en colonne H, Dans la section Nombre du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Style de pourcentage,

Les données sont plus claires à lire ainsi. Les décimales disparaissent à l'affichage. Elles ne sont en effet pas nécessaires. Seuls les ordres de grandeur nous intéressent pour fournir une indication pertinente sur le taux d'absentéisme.

L'opération est parfaitement adaptée dans chaque rangée. C'est bien le nombre d'absents qui est divisé par le nombre total de joueurs, pour chaque période respective. Les nombres entiers des lignes 23 et 24 ne sont pas parfaitement alignés dans leur cellule. Il manque un retrait. De fait, leur présentation n'est pas homogène avec les autres données numériques. • •

Sélectionner la plage de cellules C23:H24, Dans la section Alignement du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Augmenter le retrait,

Les alignements sont désormais tous conformes. La présentation d'un tableau Excel ne doit jamais être négligée. Le confort et la facilité de lecture en dépendent. Les calculs sont désormais terminés. Mais nous pouvons encore améliorer la pertinence du modèle. Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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Alertes visuelles sur les absences Pour parfaire cette application en effet, nous souhaitons mettre dynamiquement en valeur les joueurs les plus assidus et les moins assidus. Les symboliques de couleurs associées doivent être adaptées. Comme vous le savez, c'est la mise en forme conditionnelle d'Excel qui permet de faire réagir des cellules en fonction de leur contenu. Mais ici, nous souhaitons que ces alertes se déclenchent sur toute la ligne. Nous devons donc construire une règle spécifique sur l'ensemble du tableau. Elle doit dynamiquement déclencher un format lorsque le nombre d'absences est le plus petit de tous. La fonction Min doit donc être exploitée dans le critère de comparaison de la règle. Mais nous souhaitons aussi mettre en évidence les moins assidus. Cette seconde règle doit donc repérer le nombre d'absences le plus important dans la colonne. Et c'est donc la fonction Max qui doit être utilisée dans le critère de comparaison. • • • • • • •

Sélectionner la plage de cellules B6:I22, Dans la section Styles du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Mise en forme conditionnelle, En bas de la liste, choisir Nouvelle règle, Dans la boîte de dialogue qui suit, sélectionner le type : Utiliser une formule pour..., Puis, cliquer dans la zone de saisie placée juste en dessous pour l'activer, Taper le symbole égal (=) pour débuter la syntaxe du critère, Désigner le premier total d'absences pour intégrer sa référence I6 dans la règle,

Comme vous le remarquez, elle est instantanément figée : $I$6. Or chaque total, donc pour chaque joueur situé sur une ligne différente, doit être comparé avec les autres. Cette cellule doit être libre de se déplacer en lignes. En revanche, nous devons la garder figée en colonne. En effet, pour un même joueur, le critère doit seulement être vérifié par rapport à son total d'absences. •

Enfoncer deux fois la touche F4 du clavier,

De cette manière, seul un dollar persiste. Il empêche le déplacement à l'horizontale car il est placé devant l'indice de colonne : $I6. • • •

Taper le symbole égal (=) pour enclencher la comparaison du critère, Saisir la fonction permettant d'extraire la plus petite valeur suivie d'une parenthèse, soit Min(, Sélectionner tous les totaux d'absences, soit la plage de cellules I6:I22,

Une fois encore, vous remarquez que cette plage apparaît naturellement figée : $I$6:$I$22. Mais ici, c'est bien ce que nous souhaitons. Chaque total doit être comparé aux valeurs de cette plage. Elle ne doit donc pas se déplacer ni en colonne, ni en ligne. •

Fermer la parenthèse de la fonction Min,

La syntaxe de notre règle est terminée. Nous devons désormais définir le format dynamique associé. • • • •

En bas de la boîte de dialogue, cliquer sur le bouton Format, Dans la boîte de dialogue qui suit, activer l'onglet Remplissage, Choisir un vert assez clair dans la palette de couleurs, Puis, cliquer sur le bouton Ok pour revenir sur la première boîte de dialogue,

Le résumé offert par la boîte de dialogue est limpide. Il indique qu'un remplissage vert se déclenchera dès lors que le total d'absences est le plus petit de tous. Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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Cliquer de nouveau sur le bouton Ok pour valider la nouvelle règle,

De retour sur la feuille, vous constatez que deux joueurs sont instantanément repérés. Tous deux n'ont jamais été absents en effet. Ces alertes sont dynamiques. Si ces totaux venaient à évoluer, les couleurs se déplaceraient automatiquement pour repérer d'autres licenciés. Elles attirent l'œil rapidement et facilitent la compréhension du tableau. Deux éléments de l'équipe sont irréprochables.

Une règle similaire doit être combinée sur la même plage de cellules pour repérer les joueurs les moins sérieux. Elle doit exploiter la fonction Max : =$I6=MAX($I$6:$I$22). Il convient de l'associer avec une symbolique de couleur adaptée, comme un rouge orangé par exemple. Grâce à nos formules et formats dynamiques, notre modèle est tout à fait opérationnel. Il délivre des informations précieuses dès la première lecture. Il ne reste plus qu'à l'exploiter pour en tirer les conclusions.

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Points et classement

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Classement et résultats d'une équipe de Football Dans ce cinquième exercice Excel pour utilisateurs avancés, nous réalisons le suivi dynamique des résultats d'un club de Football. Au fil des matchs, il est question de comptabiliser les points engrangés. Ces points dépendent bien sûr du score de chaque match.

Les calculs doivent tous être dynamiques pour livrer un modèle déclinable et exploitable pour d'autres clubs et championnats. Des critères doivent être analysés pour fournir les résultats de calculs. La précieuse et puissante fonction Excel Si est donc de nouveau à l'honneur. Mais il est aussi question de livrer des résultats de synthèse pour faciliter l'interprétation des données globales du club.

Source et présentation de la problématique Nous débutons les manipulations depuis un classeur source offrant la structure et les données renseignées du tableau. Il est comme toujours proposé au téléchargement depuis le site Bonbache.fr. • • •

Télécharger le classeur 05-classement-et-resultats-equipe-de-foot.xlsx en cliquant sur son lien, Double cliquer sur le fichier téléchargé pour l'ouvrir dans Excel, Puis, cliquer sur le bouton Activer la modification du bandeau jaune de sécurité,

Ce classeur est constitué d'une unique feuille nommée Resultats-matchs. Il s'agit d'effectuer le suivi et la synthèse des résultats pour le club de Football de la ville de Valence. Les dates des rencontres sont énumérées en colonne B, entre les lignes 6 et 19. Les adversaires sont respectivement listés dans la colonne voisine C. La colonne D indique le lieu de la rencontre pour les mêmes lignes. Cette indication permet de savoir s'il s'agit d'un match joué à l'extérieur ou à domicile. Les deux colonnes suivantes, E et F, rendent compte des buts inscrits et encaissés, à l'occasion de ces rencontres respectives. Ce sont ces informations numériques qui vont permettre de livrer les premiers résultats. La colonne G attend une indication textuelle. Elle est variable. Elle dépend du résultat du match. La lettre V doit être inscrite en cas de victoire. En cas de match nul, la lettre N doit être mentionnée. Et dans le cas restant, celui de la défaite, c'est la lettre D qui doit apparaître. Trois conclusions sont donc

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possibles. Elles dépendent de la comparaison entre le nombre de buts marqués et de buts encaissés. Ces cellules devront être analysées avec la fonction Excel Si pour déterminer la lettre à inscrire. Les résultats de la colonne H suivante doivent se déduire de ce raisonnement. En cas de victoire, l'équipe engrange 3 points. Elle prend 1 seul point en cas de match nul et bien sûr 0 point en cas de défaite. La fonction conditionnelle est donc de nouveau de mise pour analyser le contexte. Enfin, des données statistiques précieuses sont attendues en bas de tableau. Elles permettront une lecture transversale pour simplifier l'interprétation des résultats de l'équipe, dès le premier contact avec le tableau.

Analyser le résultat du match L'indication dynamique à livrer en colonne G dépend du nombre du buts inscrits à comparer avec le nombre de buts encaissés. S'il est supérieur, nous en déduisons qu'il s'agit d'une victoire. S'il est équivalent, nous savons qu'il s'agit d'un match nul. Et dans le cas restant, nous en concluons qu'il s'agit d'une défaite. Nous devons donc enclencher la fonction Excel Si dont la syntaxe est la suivante : =Si(Critère_à_vérifier ; Action_alors ; Action_Sinon) Le critère à vérifier est la comparaison entre le nombre de buts inscrits et encaissés. Si le premier est supérieur au second, alors nous devons inscrire la lettre V pour Victoire (Action_alors). Sinon, deux cas restent à envisager. Donc, nous devons imbriquer une nouvelle fonction Si dans la première pour de nouveau comparer ces résultats. Depuis la version 2019 d'Excel, il existe une fonction simulant ces imbrications. Mais pour des raisons de comptabilité, nous proposons la version manuelle et universelle d'imbrication, selon la syntaxe suivante : =Si(Critère1_à_vérifier ; Action_alors1 ; Si(Critère2; Alors2 ; Sinon2)) La suite du raisonnement continue : Sinon si les deux scores sont identiques, il s'agit d'un match nul (N), sinon d'une défaite (D). Le dernier cas (Sinon) se déduit naturellement. Dans la mesure où les deux premiers critères ne sont pas satisfaits, nous savons qu'il s'agit nécessairement d'une défaite. Il n'est donc pas utile d'ajouter une condition supplémentaire. Nous proposons de passer à la mise en œuvre. • • •

Sélectionner le premier résultat à déduire, soit la cellule G6, Taper le symbole égal (=) pour débuter la formule, Saisir le nom de la fonction conditionnelle suivi d'une parenthèse, soit Si(,

L'ouverture de la parenthèse appelle les arguments à renseigner. Comme nous l'avons expliqué, ils sont au nombre de 3 pour chaque fonction Si. Ils doivent être séparés les uns des autres par un pointvirgule (;), selon la syntaxe Excel. Et à ce titre, vous notez l'apparition immédiate d'une info-bulle. Elle est destinée à vous aiguiller pour renseigner au mieux ces paramètres. Le premier d'entre eux est appelé test_logique. Il correspond au premier critère à vérifier. Ce critère consiste à comparer les buts marqués et encaissés. • • •

Sélectionner la cellule E6 pour intégrer le résultat dynamique des buts marqués, Taper le symbole supérieur (>) pour initier la comparaison, Sélectionner la cellule F6 pour intégrer le résultat des buts encaissés dans le test,

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Nous venons de terminer l'écriture du premier argument, soit de la condition à analyser : E6>F6. La question posée consiste donc à savoir si les buts marqués pour ce premier match sont supérieurs aux buts encaissés. Si ce critère est vérifié, nous en déduisons qu'il s'agit d'une victoire (V). • •

Taper un point-virgule (;) pour passer dans la branche Alors de la fonction Si, Saisir la lettre V entre guillemets, soit "V",

Dans une formule, tout texte doit effectivement être encadré de guillemets. •

Taper un point-virgule (;) pour passer dans la branche Sinon de la fonction Si,

C'est précisément à ce stade que nous devons vérifier un nouveau critère pour envisager les deux possibilités restantes. • • • •

Saisir de nouveau la fonction conditionnelle suivie d'une parenthèse, soit Si(, Sélectionner de nouveau la cellule E6 pour désigner les buts marqués, Taper le symbole égal (=) pour vérifier l'égalité des scores, Sélectionner la cellule F6 pour désigner les buts encaissés,

La seconde condition que nous venons de construire est donc la suivante : E6=F6. La question posée consiste à savoir si les buts encaissés et inscrits sont égaux. Dans ce cas, nous savons qu'il s'agit d'un match nul. • • •

Taper un point-virgule (;) pour passer dans la branche Alors de la seconde fonction Si, Saisir la lettre N entre guillemets, soit "N", Taper un nouveau point-virgule (;) pour passer dans la branche Sinon de la fonction Si,

Cette dernière branche (Sinon) sous-entend que les deux premières conditions n'ont pas été vérifiées. Nous en déduisons naturellement qu'il s'agit d'une défaite. • • • •

Saisir la lettre D entre guillemets, soit "D", Fermer la parenthèse de la seconde fonction Si, Fermer la parenthèse de la première fonction Si l'englobant, Valider la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée,

Comme vous le savez, cette combinaison de touches permet de conserver la cellule du résultat active. Le premier résultat tombe. Il est tout à fait cohérent. Un D pour défaite vient confirmer la victoire de l'équipe adverse ayant inscrit plus de buts. La syntaxe de l'analyse que nous avons construite est la suivante : =SI(E6>F6;"V";SI(E6=F6;"N";"D")) Nous devons répliquer cette logique sur les lignes du dessous. Jamais un même calcul ne doit être refait dans Excel. Nous allons donc exploiter la poignée de la cellule du résultat. Elle est matérialisée par un petit carré noir, situé en bas à droite de la case active. Lorsque vous pointez la souris au-dessus, son curseur se transforme en une croix noire indiquant qu'Excel est prêt à reproduire et adapter la formule. •

Double cliquer sur la poignée de la cellule du résultat,

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Cette technique est particulièrement efficace lorsqu'il s'agit de répliquer un calcul à la verticale. Excel détecte automatiquement les bornes du tableau. De fait, il répercute la logique de la formule sur sa hauteur.

Tous les cas sont parfaitement analysés. Toutes les actions sont correctement entreprises. Les lettres correspondantes sont effectivement inscrites, en guise de résultats, selon les buts marqués dans les deux camps. Si vous double cliquez sur le dernier calcul répliqué en cellule G19, vous visualisez la syntaxe de la formule portée par la cellule. Excel identifie alors les cellules impliquées avec des couleurs différentes. Et comme vous le remarquez, la logique s'est parfaitement adaptée pour comparer les scores du dernier match. Pensez à abandonner la modification de la cellule à l'aide de la touche Echap du clavier pour ne pas risquer d'endommager la formule. Un défaut d'alignement est à observer dans la colonne des résultats. Nous proposons de le corriger tout de suite. La présentation d'un tableau Excel ne doit jamais être négligée. Les informations doivent être structurées et homogènes. Ces données doivent être alignées à droite tout en proposant un léger décalage avec la bordure de la cellule. • • •

Sélectionner tous les résultats, soit la plage de cellules G6:G19, Dans la section Alignement du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Aligner à droite, Dans cette même section, cliquer alors sur le bouton Augmenter le retrait,

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Comptabiliser les points de l'équipe Le raisonnement suivant est très proche du précédent. En colonne H, il s'agit d'inscrire les points engrangés par l'équipe selon le résultat de chaque match. 3 points doivent être enregistrés en cas de victoire, 1 seul en cas de match nul et 0 dans le cas restant, celui de la défaite. L'imbrication des fonctions Si est de nouveau nécessaire. Elles doivent analyser la lettre inscrite dans la colonne G. Il s'agit donc de conclusions livrées par des dénouements en cascade. • • • • • •

Sélectionner le premier score à calculer, soit la cellule H6, Taper le symbole égal (=) pour débuter la formule, Saisir la fonction conditionnelle suivie d'une parenthèse, soit Si(, Sélectionner le premier résultat à analyser, soit la cellule G6, Taper le symbole égal (=) pour l'égalité du critère à vérifier, Saisir la lettre V entre guillemets, soit "V",

La condition que nous venons de mettre en place dans la zone de critère de la fonction Si est donc la suivante : G6="V". Elle consiste à savoir si le match s'est soldé par une victoire. Si tel est le cas, donc si le critère est vérifié, dans la branche Alors de la fonction Si, nous devons inscrire 3 points. • •

Taper un point-virgule (;) pour passer dans la branche Alors de la fonction Si, Saisir le chiffre 3,

Les guillemets ne doivent pas être employés dans le cas des valeurs numériques. Ils les transformeraient en données textuelles. •

Taper un point-virgule (;) pour passer dans la branche Sinon de la fonction Si,

Comme précédemment, deux cas sont encore à envisager. Il peut s'agir d'une défaite comme d'un match nul. Nous devons tester une nouvelle condition. Il est donc nécessaire d'imbriquer une seconde fonction Si dans la première. • • • •

Saisir le nom de la fonction conditionnelle suivi d'une parenthèse ouvrante, soit Si(, Désigner de nouveau le résultat à analyser, soit la cellule G6, Taper le symbole égal (=) pour le critère à valider, Saisir la lettre D entre guillemets, soit "D",

La seconde condition à analyser est donc la suivante : G6="D". Elle consiste à savoir si le match s'est soldé par une défaite. Dans ce cas, aucun point ne doit être attribué (0). Dans le cas contraire, nous devons inscrire le chiffre 1 traduisant le match nul. Le cas contraire est en effet le cas restant. Il implique que les deux premiers critères n'ont pas été vérifiés. Nous en déduisons naturellement que seul le dernier cas subsiste, celui du match nul. • • • • • • •

Taper un point-virgule (;) pour passer dans la branche Alors de la seconde fonction Si, Saisir le chiffre 0 pour traduire la défaite, Taper un point-virgule (;) pour passer dans la branche Sinon de la seconde fonction Si, Taper le chiffre 1 pour attribuer le point du match nul, Fermer la parenthèse de la seconde fonction Si, Fermer la parenthèse de la première fonction Si qui l'encapsule, Valider la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée,

Le premier résultat ne délivre aucun point à cause de la défaite analysée grâce à la colonne précédente.

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Double cliquer sur la poignée du résultat pour répliquer la logique sur toute la colonne,

Comme vous le constatez, toutes les attributions de points sont automatiques et parfaitement cohérentes. Elles correspondent bien au dénouement du match, grâce à l'analyse multicritère offerte par l'imbrication des fonctions Si.

Une fois encore, vous pouvez double cliquer sur le dernier résultat en H19 pour visualiser la syntaxe du calcul reproduit. Le raisonnement s'est bien adapté au déplacement imposé par la poignée. C'est bien le résultat du dernier match qui y est analysé. Et en fonction de ce dernier, les points sont naturellement distribués. Les références absolues ne sont donc pas nécessaires dans cet exercice. Le raisonnement doit être appliqué ligne à ligne et donc il doit suivre le déplacement imposé par la poignée. Nous constatons le même défaut d'alignement dans cette colonne H. Nous proposons d'appliquer le même remède que précédemment. • •

Sélectionner tous les précédents résultats, soit la plage de cellules H6:H19, Dans la section Alignement du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Augmenter le retrait,

Synthétiser les résultats de l'équipe Les calculs à délivrer entre les lignes 21 et 26 sont particulièrement importants. Ils doivent offrir une autre lecture du tableau, une lecture plus rapide en l'occurrence. La simple consultation de ces données suffira à savoir rapidement si l'équipe est en forme ou si au contraire ses résultats sont inquiétants. Ces calculs sont triviaux. Ils consistent à réaliser des sommes ou des dénombrements. Le premier résultat à livrer consiste à additionner les buts marqués. Le deuxième est identique mais sur les buts encaissés. L'écart entre les deux sera un révélateur intéressant. Il aurait d'ailleurs pu être judicieux de prévoir une case de synthèse pour afficher cette différence. Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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Sélectionner le premier résultat de synthèse, soit la cellule H21, Tout à fait à droite du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Somme automatique,

Comme vous le savez désormais pertinemment, ce bouton est matérialisé par la lettre grecque Sigma qui ressemble à une lettre M orientée à 90 degrés.

La syntaxe du calcul suggéré s'inscrit automatiquement dans la cellule désignée. La colonne proposée n'est pas correcte. La somme doit être réalisée sur les buts marqués en colonne E. De plus, il n'est pas utile d'intégrer la ligne 20 comme proposé. Cette dernière est vide en effet. Par défaut, Excel propose de réaliser la somme des valeurs numériques contigües à la cellule du résultat. Et c'est précisément parce qu'il s'agit d'une simple suggestion de la part d'Excel que la formule est en attente de modification ou de validation. • •

Sélectionner tous les buts marqués, soit la plage de cellules E6:E19 pour corriger la formule, Enfoncer la touche Entrée du clavier pour valider le calcul,

C'est volontairement ici que nous abandonnons le raccourci CTRL + Entrée. La cellule du dessous est naturellement sélectionnée. Elle concerne justement le prochain calcul à enclencher. Nous obtenons le total de 24 buts inscrits par l'équipe au cours de la période retranscrite dans le tableau. La syntaxe de la formule est la suivante : =SOMME(E6:E19). • • • •

Si elle n'est pas active, sélectionner la cellule suivante, soit H22, Cliquer sur le bouton Somme automatique dans le ruban Accueil, Sélectionner les buts encaissés soit la plage de cellules F6:F19, Puis, valider le calcul par la touche Entrée du clavier,

Nous obtenons le total de 19 buts encaissés. La différence entre les deux scores est faible. Nous pouvons d'ores et déjà en déduire un problème de défense et potentiellement d'attaque. La formule livrée est la suivante : =SOMME(F6:F19). Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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Nous le rappelons à chaque occasion. Il s'agit d'une somme automatique. C'est la raison pour laquelle nous nous laissons guider par Excel et n'inscrivons pas le symbole égal. Excel le fait pour nous. Tout calcul doit nécessairement être introduit par ce symbole. Le résultat suivant consiste à calculer le nombre total de matchs. Il s'agit d'un dénombrement. Nous devons comptabiliser chaque date de match inscrite. Et à ce titre, la fonction Excel NbVal semble dédiée. Elle compte toutes les cellules non vides dans une plage désignée. Tout comme la somme, elle ne requiert donc qu'un seul argument, la plage de cellules où compter. • • • • • •

Si elle n'est pas active, sélectionner la cellule H23, Taper le symbole égal (=) pour initier la syntaxe du décompte, Saisir le nom de la fonction suivi d'une parenthèse, soit NbVal(, Sélectionner par exemple toutes les dates de matchs, soit la plage de cellules B6:B19, Fermer la parenthèse de la fonction NbVal, Puis, valider la formule par la touche Entrée du clavier,

Nous obtenons le résultat de 14 matchs. Cette donnée peut d'ores et déjà être recoupée avec les précédentes pour tirer les premières conclusions. Nous en déduisons que l'équipe inscrit moins de deux buts par match en moyenne. De même, nous constatons qu'elle encaisse au moins un but par match en moyenne.

La syntaxe de ce calcul est donc la suivante : =NBVAL(B6:B19). Les résultats de synthèse suivants consistent à réaliser des dénombrements conditionnels. Pour connaître le nombre de victoires, il suffit par exemple de comptabiliser chaque case portant la mention V. Et pour connaître le nombre de défaites, il suffit de compter toutes les cellules portant la mention D. C'est la fonction Excel Nb.Si qui apporte la solution, selon la syntaxe suivante : =Nb.Si(Plage_où_compter ; Critère) En premier argument, nous devons donc lui indiquer sur quelle plage le décompte doit être réalisé. Et en second argument, nous devons renseigner le critère pour réaliser ce décompte. En l'occurrence, pour le premier calcul, il s'agit de la lettre V afin d'identifier les victoires. • • •

Si elle n'est pas active, sélectionner la cellule H24, Taper le symbole égal (=) pour démarrer la formule, Saisir le nom de la fonction suivi d'une parenthèse, soit Nb.Si(,

Attention de bien saisir un point (.) pour séparer les deux termes et non une virgule. Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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Sélectionner la plage de cellules G6:G19, Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument du critère enclenchant le décompte, Saisir la lettre V entre guillemets, soit "V", Fermer la parenthèse de la fonction Nb.Si, Puis, valider le calcul à l'aide de la touche Entrée du clavier,

6 victoires ont donc été enregistrées sur les 14 matchs joués. Il ne s'agit donc pas de la majorité. Moins de la moitié des matchs joués est remportée. Nous pourrions dupliquer la syntaxe de cette formule : =NB.SI(G6:G19;"V"), afin de l'adapter pour le calcul suivant. Il s'agit d'un exercice. Il est important de reproduire le cheminement complet. • • • • • • • •

Si elle n'est pas active, sélectionner la cellule H25, Taper le symbole égal (=) pour initier la syntaxe du calcul, Saisir la fonction suivie d'une parenthèse ouvrante, soit Nb.Si(, Sélectionner les mêmes données que précédemment, soit la plage de cellules G6:G19, Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument du critère, Saisir la lettre D entre guillemets, soit "D", Fermer la parenthèse de la fonction Nb.Si, Puis, valider le calcul avec la touche Entrée du clavier,

4 défaites sont à déplorer. Fort heureusement, ce score est inférieur au nombre de victoires, ce qui est encourageant. Grâce au résultat calculé sur le nombre de matchs joués, nous pouvons en déduire que 4 matchs nuls ont été réalisés.

Vous en conviendrez, ces résultats de synthèse sont fort intéressants pour tirer les interprétations au plus juste. Le dernier score à livrer est trivial une fois encore. Il consiste à sommer tous les points cumulés identifiés dans la colonne H. •

Si elle n'est pas active, sélectionner la cellule H26,

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Cliquer sur le bouton Somme automatique dans le ruban Accueil, Sélectionner la plage de cellules H6:H19, Puis, valider l'opération avec la touche Entrée du clavier,

22 points sont comptabilisés à l'occasion de la mi-saison.

Repérer dynamiquement les victoires Pour parfaire le modèle, nous proposons une fois de plus, de bénéficier de la puissance offerte par la mise en forme conditionnelle. Nous souhaitons repérer la ligne entière de chaque match victorieux. Et pour cela, nous souhaitons leur attribuer un remplissage vert clair. Cette identification dynamique et visuelle rendra rapidement compte des résultats de l'équipe. Si le vert domine, nous en conclurons instantanément de la domination infligée. Il existe des règles toutes faites, mais la nôtre est particulière. Pour chaque ligne du tableau, le critère consiste à vérifier qu'une lettre V, issue d'un précédent calcul, est bien renseignée en colonne G. S'il est vérifié, une couleur de remplissage doit être automatiquement déclenchée. • • • • • • •

Sélectionner toutes les données du tableau, soit la plage de cellules B6:H19, Dans la section Styles du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Mise en forme conditionnelle, En bas de la liste, choisir Nouvelle règle, Dans la boîte de dialogue qui suit, sélectionner le type : Utiliser une formule pour..., Cliquer dans la zone de saisie juste en dessous pour l'activer, Taper le symbole égal (=) pour initier la syntaxe du critère de la règle, Sélectionner le premier résultat à comparer pour intégrer sa référence G6,

Celle-ci apparaît naturellement figée. Or une règle de mise en forme conditionnelle raisonne chronologiquement. Chaque cellule, dans l'ordre où elles ont été sélectionnées, va être passée en revue. Et pour chaque ligne, donc pour chaque match, il s'agit d'identifier les victoires. Donc cette cellule doit être libre de se déplacer vers le bas, soit en ligne. En revanche, pour un même match, soit pour toutes les colonnes de la même ligne, le critère doit bien être vérifié uniquement par rapport à cette cellule. Donc elle doit rester figée en colonne. •

Enfoncer deux fois la touche F4 du clavier,

De cette manière, seul un dollar subsiste : $G6. Placé devant l'indice de colonne, il interdit tout déplacement à l'horizontale. • •

Taper le symbole égal (=) pour l'égalité du critère à vérifier, Saisir la lettre V entre guillemets, soit "V",

La condition à satisfaire sur chaque ligne du tableau est donc la suivante : =$G6="V". Elle consiste à repérer toutes les victoires. Si elle est satisfaite, un remplissage dynamique doit être déclenché. • • •

Cliquer sur le bouton Format en bas de la boîte de dialogue, Dans la boîte de dialogue qui suit, activer l'onglet Remplissage, Dans la palette de couleurs, choisir un vert clair et valider par Ok,

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Nous sommes de retour sur la première boîte de dialogue qui nous gratifie d'un résumé. Lorsque le critère est vérifié, donc lorsque le match est une victoire, la ligne entière doit être remplie d'une couleur verte. •

Valider cette règle de mise en forme conditionnelle en cliquant de nouveau sur le bouton Ok,

La proportion de vert est assez intéressante. Les résultats du club de Foot sont donc plutôt encourageants. Et grâce à cette règle de format dynamique, cette interprétation est naturellement délivrée à la première lecture. Si les données venaient à évoluer, les couleurs se déplaceraient automatiquement pour repérer les nouvelles victoires.

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Analyse des contraintes

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Commissions sur chiffres d'affaires Nous attaquons le sixième exercice Excel dédié aux utilisateurs avancés. Il est question d'analyser des contextes pour enclencher des actions et calculs correspondants.

La société T.K.D. Industries effectue le suivi des chiffres d'affaires développés par ses commerciaux. Pour les motiver, chacun bénéficie d'une prime conditionnelle qui lui est propre. Le tableau de la capture ci-dessus offre une représentation de ce cas professionnel.

Source et présentation de la problématique Le contexte doit être analysé par des formules conditionnelles afin d'offrir des résultats dynamiques, exploitables pour toute société. Et pour focaliser notre attention sur leur mise en œuvre, nous proposons de réceptionner le classeur de ce tableau. Comme toujours, il est offert au téléchargement depuis le site Bonbache.fr. • • •

Télécharger le classeur commissions-et-objectifs-chiffres-affaires.xlsx en cliquant sur son lien, Double cliquer sur le nom du fichier téléchargé pour l'ouvrir dans Excel, Puis, cliquer sur le bouton Activer la modification du bandeau jaune de sécurité,

Le tableau, prêt à recevoir nos formules, est construit sur l'unique feuille de ce classeur. Elle est nommée Comissions_CA. La société T.K.D. Industries effectue le suivi des chiffres d'affaires réalisés par ses commerciaux, pour chacun des mois de l'année. Ces résultats sont dévoilés dans une première colonne, C pour le commercial Hamalibou, E pour le vendeur Doeuf et G pour Braltar. Dans une seconde colonne voisine respective, il s'agit de calculer le montant de la commission accordée. Ce montant dépend bien sûr du chiffre réalisé pour chacun des mois, mais pas seulement. Des contraintes sont inscrites dans un tableau de bord fragmenté en deux parties. Et ces contraintes sont propres à chaque commercial. Chaque mois, le chiffre réalisé par le vendeur Hamalibou doit dépasser le palier de 160000 Euros, inscrit en D5, pour bénéficier d'une prime de 10% inscrite en H6. Le cas échéant, sa commission est calculée sur le taux inférieur de 8%, mentionné en cellule H7. Il en va de même pour les deux autres vendeurs Doeuf et Braltar. Mais ces taux se déclenchent en fonction de paliers qui leur sont propres, inscrits respectivement en cellules D6 et D7.

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Les calculs des commissions sont donc conditionnels. Il s'agit de comparer chaque chiffre d'affaires avec la contrainte correspondant au commercial dans le panneau de contrôle. Si le palier est franchi, le taux le plus élevé est appliqué. Dans le cas contraire, le taux inférieur est utilisé. Vous l'avez compris, la fonction Excel Si est nécessaire. C'est elle qui permet d'analyser des situations pour enclencher les actions correspondantes. Comme cette analyse est basée sur des valeurs de références variables, inscrites dans des cellules isolées, les références absolues vont surgir. L'objectif final, comme toujours avec Excel, est de livrer un modèle parfaitement dynamique et déclinable. Et à ce titre, ces contraintes du panneau de contrôle, font office de leviers. Il suffit de modifier un palier ou un taux pour conduire à des résultats différents, selon la politique de la société à l'instant T.

Pourcentages conditionnels de commissions Le raisonnement est identique pour chaque commercial. Mais la contrainte leur est propre. Il va donc s'agir de vérifier un critère comparant chaque chiffre d'affaires avec chaque palier respectif. Selon le résultat de cette comparaison, l'un ou l'autre calcul devra être enclenché. La fonction Excel Si avance la solution. Elle requiert précisément les trois paramètres nécessaires, selon la syntaxe suivante : =Si(Critère_à_vérifier ; Action_alors ; Action_sinon) Le critère à vérifier consiste donc à savoir si le chiffre d'affaires en cours et supérieur ou égal au palier à franchir, inscrit dans le panneau de contrôle. S'il est satisfait, le calcul de la commission doit être enclenché sur le taux supérieur (Action_alors). Dans le cas contraire, la commission doit être déduite sur la base du taux inférieur (Action_sinon). • • •

Sélectionner la première commission à calculer, soit la cellule D11, Taper le symbole égal (=) pour débuter la formule de l'analyse, Saisir le nom de la fonction conditionnelle suivi d'une parenthèse, Si(,

Cette parenthèse permet d'accueillir les arguments à renseigner. Et à ce titre, vous remarquez l'apparition immédiate d'une info-bulle, destinée à vous aiguiller. Elle confirme ce que nous avons

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expliqué. Nous devons premièrement construire le critère en fonction duquel les actions seront entreprises. • • • •

Désigner le chiffre d'affaires correspondant pour le commercial, soit la cellule C11, Taper le symbole supérieur suivi du symbole égal, soit : >=, pour l'inégalité à vérifier, Désigner alors la contrainte correspondante dans le panneau, soit la cellule D5, Enfoncer la touche F4 du clavier pour figer ses références,

Le critère à ce stade est le suivant : C11>=$D$5. Le chiffre d'affaires réalisé chaque mois doit être comparé avec la même valeur seuille. Nous autorisons donc la cellule C11 à se déplacer. Ainsi, lorsque nous répliquerons le calcul, l'analyse se poursuivra naturellement en fonction des résultats situés sur les lignes du dessous. Mais bien sûr, chacun de ces chiffres doit toujours être confronté au même palier, situé de façon inamovible en cellule D5. Cette contrainte ne devra donc pas suivre le déplacement lors de la réplication. De fait, nous la figeons. • • • •

Taper un point-virgule (;) pour passer dans la branche Alors de la fonction Si, Désigner de nouveau le chiffre d'affaires, soit C11 pour initier le calcul de la prime, Taper le symbole de l'étoile (*) du pavé numérique pour enclencher la multiplication, Désigner alors le plus grand des taux pour intégrer sa référence H6 dans la syntaxe,

Si le critère est vérifié en effet, nous savons que le CA du commercial a franchi le palier invoqué. En conséquence, nous exploitons le taux supérieur pour le calcul de la commission. •

Enfoncer la touche F4 du clavier pour figer ce taux,

La raison est similaire à la précédente. Nous allons répliquer cette logique de calcul sur les lignes du dessous. De fait, tous les chiffres d'affaires vont être considérés tour à tour. Mais les taux servant au calcul de la commission sont placés dans des cellules uniques. Ils ne doivent donc pas suivre ce déplacement. •

Taper un point-virgule (;) pour passer dans la branche Sinon de la fonction Si,

Nous l'avons expliqué, dans le cas contraire, le chiffre d'affaires n'étant pas suffisant, le calcul de la commission doit être effectué à partir du taux inférieur. •

Désigner de nouveau la cellule du chiffre d'affaires ou saisir ses références, soit C11,

Il est possible en effet que la formule déborde sur cette cellule voisine, empêchant de la désigner à la souris. • • • • •

Taper le symbole de l'étoile (*) du pavé numérique pour initier la multiplication, Désigner le taux inférieur pour intégrer sa référence H7 dans le calcul, Enfoncer la touche F4 du clavier pour la figer, Fermer la parenthèse de la fonction Si, Enfin, valider la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée,

Cette combinaison de touches est importante. Tout en validant le calcul, elle permet de conserver active la cellule du résultat. Nous souhaitons en effet le reproduire sur la hauteur du tableau. Le premier résultat tombe. Et comme vous le constatez, la commission correspond à 10% du chiffre réalisé. Le CA du commercial pour ce premier mois est en effet supérieur à la contrainte du panneau

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de contrôle. Notre fonction conditionnelle semble avoir parfaitement analysé la situation pour adapter automatiquement le calcul. Nous devons répercuter sa logique sur les lignes du dessous. Et pour cela, nous devons exploiter la poignée de la cellule du résultat.

Cette poignée est matérialisée par le petit carré noir placé en bas à droite de la case active. En plaçant la souris au-dessus, vous remarquez que son curseur se transforme en une croix noire. Elle indique qu'Excel est prêt à répliquer la formule. • •

Placer la souris au-dessus de la poignée jusqu'à visualiser la croix noire, Puis, double cliquer à l'aide du bouton gauche de la souris,

Le calcul est instantanément reproduit sur la hauteur du tableau, dont la borne a été automatiquement détectée par Excel. Nous aurions aussi pu accompagner le mouvement en cliquant et glissant cette poignée à la verticale jusqu'à la ligne 22. Mais cette méthode est à la fois plus efficace et confortable. La formule que nous avons construite sur la base du premier chiffre d'affaires, est la suivante : =SI(C11>=$D$5;C11*$H$6;C11*$H$7) Si vous sélectionnez le dernier résultat en cellule D22, sa barre de formule indique que la syntaxe a évolué de la façon suivante : =SI(C22>=$D$5;C22*$H$6;C22*$H$7) Le raisonnement est parfaitement identique. Le critère est propre à chaque ligne en revanche, dans la mesure où la condition est vérifiée sur le chiffre d'affaires en cours (C22). Cependant, chacun est comparé au même palier ($D$5), grâce aux références absolues. De même, chacun est bien multiplié par les taux uniques ($H$6 et $H$7). Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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Ce raisonnement doit être plagié pour les deux autres commerciaux, soit respectivement pour les colonnes F et H. Il ne peut pas être répliqué sans adaptation à cause de la contrainte propre à chacun, située sur une ligne différente. • •

Sélectionner le tout premier calcul de prime de commission, soit la cellule D11, Réaliser le raccourci clavier CTRL + C pour copier sa formule,

Il est aussi possible de cliquer sur le bouton Copier, dans la section Presse-papiers du ruban Accueil. • • • •

Sélectionner la première prime pour le deuxième commercial, soit la cellule F11, Réaliser le raccourci clavier CTRL + V pour coller la formule, Sélectionner la première prime pour le troisième commercial, soit la cellule H11, Réaliser de nouveau le raccourci clavier CTRL + V,

Il est aussi possible de cliquer sur le bouton Coller dans la section Presse-papiers du ruban Accueil. Les calculs semblent être reproduits sans difficultés. Mais ils ne sont pas corrects et nous allons le constater. •

Double cliquer sur la cellule F11 pour afficher la syntaxe de sa formule,

Cette technique offre aussi l'intérêt d'identifier les cellules impliquées par des jeux de couleurs. Le copier-coller implique les mêmes conséquences que la poignée. Nous avons reproduit la logique deux colonnes plus à droite. De fait, toutes les cellules non figées ont suivi ce déplacement. C'est la raison pour laquelle le chiffre d'affaires utilisé pour le critère et le calcul n'est plus C11 mais E11. Et c'est exactement ce que nous souhaitons. Comme les taux sont figés, ils sont bien exploités pour le calcul

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sur indication du critère. Une fois encore, la réplication est parfaite. Le critère en revanche doit être adapté. Aucune astuce de référence absolue ne permet cette réplication automatique du fait de la configuration différente (Contrainte en ligne et déplacement en colonne). Pour le deuxième commercial, la cellule de la contrainte pour la comparaison doit descendre d'une ligne. •

Dans le critère de la fonction Si, remplacer $D$5 par $D$6,

Aussitôt vous remarquez que le fond rouge identifiant la cellule dans le panneau de contrôle, descend d'une case. • •

Valider cette modification par le raccourci clavier CTRL + Entrée, Puis, double cliquer sur la poignée du résultat pour reproduire la logique sur toute la colonne,

Le dernier résultat en cellule F22 confirme bien que la commission est calculée sur le chiffre d'affaires de la même ligne en tenant compte de la contrainte adaptée pour ce commercial.

Une rapide vérification des données confirme que les 10% ne sont appliqués que lorsque le CA dépasse les 215 000 Euros de cette nouvelle contrainte. Nous devons adapter le calcul de la prime du dernier commercial de la même façon. Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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Double cliquer sur la cellule H11 pour afficher la syntaxe du calcul, Dans le critère de la fonction Si, remplacer $D$5 par $D$7, Valider la modification par le raccourci clavier CTRL + Entrée, Puis, double cliquer sur la poignée du résultat pour répliquer la formule,

Grâce aux références absolues judicieusement combinées avec la fonction Excel Si, nous avons bâti un modèle parfaitement dynamique. En cas de changement de politique, il suffit à la société d'actionner les leviers du panneau de contrôle pour influer instantanément sur tous les calculs de primes. •

En H6, remplacer le nombre 10 par le nombre 15 et valider par Entrée,

Chaque commercial se voit désormais gratifié d'une prime de 15%, dès lors que le chiffre d'affaires correspondant a dépassé sa contrainte qui lui est propre. De la même façon, un changement de l'un de ces paliers, affecterait tous les résultats dans la colonne du commercial concerné.

Synthétiser les résultats et objectifs Les données statistiques requises entre les lignes 24 et 26 sont précieuses. Elles doivent simplifier la compréhension des résultats. En ligne 24, nous devons tout d'abord rendre compte du total des commissions versées par vendeur. Une simple somme automatique sur la colonne dédiée fera l'affaire. Il ne restera plus qu'à dupliquer la formule pour les autres commerciaux afin de la répliquer sur les colonnes appropriées. En ligne 25, il s'agit de comptabiliser pour chaque commercial, chaque objectif atteint. Ce dénombrement est conditionnel. Il s'effectue selon un critère qui consiste à comparer chaque CA avec la contrainte propre à atteindre. Cette donnée résultante sera directement utilisée pour fournir une idée de la proportion du succès, en ligne 26. Nous pourrons en déduire si le vendeur est un bon élément. • •

Sélectionner le premier total à calculer, soit la cellule D24, A droite du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Somme automatique,

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La proposition d'Excel est quasiment correcte. Nous pourrions d'ailleurs la valider. Mais comme la cellule du résultat à livrer ne touche pas les données du tableau, la cellule vide intermédiaire est incluse dans la suggestion. Il est préférable de l'exclure. • • • • •

Sélectionner uniquement les montants de commissions, soit la plage de cellules D11:D22, Valider la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée pour garder la cellule active, Copier sa formule par le raccourci CTRL + C, Sélectionner le total suivant, soit la cellule F24, Coller la formule à l'aide du raccourci CTRL + V,

Comme vous le constatez, les références s'adaptent automatiquement dans la syntaxe : =SOMME(F11:F22) De fait, l'addition des primes est bien réalisée dans la colonne du deuxième commercial. • •

Sélectionner le troisième total, soit la cellule H24, Coller la formule par le raccourci CTRL + V,

Une première indication intéressante surgit. Le premier des trois commerciaux est celui qui a bénéficié du plus gros montant de primes reversées. Il s'agit vraisemblablement du meilleur vendeur. Encore faut-il replacer les éléments dans leur contexte. En effet, les contraintes ne sont pas identiques pour chacun. En tout état de cause, cette conclusion est beaucoup plus difficile à obtenir sans la présence de ces premiers résultats statistiques. En ligne 25, nous devons désormais comptabiliser tous les objectifs atteints, pour chaque commercial. Nous devons exploiter la fonction Excel Nb.Si dont la syntaxe est la suivante : =Nb.Si(Plage_où_compter ; Critère) Le premier argument est la plage de cellules des chiffres d'affaires sur laquelle le décompte doit être réalisé. Mais ce décompte dépend d'une condition à fournir en second argument. Pour chaque ligne, elle consiste à vérifier que ce chiffre est bien supérieur à la contrainte imposée. C'est seulement dans ce cas, que la ligne pourra être comptabilisée. • • • • • •

Cliquer sur la cellule D25 pour la sélectionner, Taper le symbole égal (=) pour débuter la formule, Saisir le nom de la fonction suivi d'une parenthèse, soit Nb.Si(, Sélectionner les CA du premier commercial, soit la plage de cellules C11:C22, Taper un point-virgule (;) pour passer à l'argument du critère à vérifier, Saisir le symbole supérieur suivi du symbole égal entre guillemets, soit ">=",

L'opérateur est nécessaire pour la comparaison du critère à valider. Il doit nécessairement être inscrit entre guillemets. Puis, il doit être concaténé à la variable pour finaliser la construction de la condition. • • • •

Enfoncer la touche 1 en haut à gauche du clavier pour inscrire l'opérateur de concaténation (&), Sélectionner alors la contrainte propre à ce commercial, soit la cellule D5, Fermer la parenthèse de la fonction Nb.Si, Puis, valider le calcul par le raccourci CTRL + Entrée,

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Comme le relate le résultat, le premier vendeur a atteint 8 fois son objectif sur les 12 mois de l'année. D'ores et déjà, nous pouvons en conclure qu'il s'agit d'un commercial performant.

Nous devons adapter cette formule aux autres vendeurs comme nous l'avons fait précédemment. • • • • • • • • •

Copier ce calcul (CTRL + C), Sélectionner la cellule F25 et le coller (CTRL + V), Sélectionner la cellule H25 et le coller de nouveau (CTRL + V), Double cliquer sur la cellule F25 pour accéder à sa syntaxe, Remplacer la contrainte F5 du critère par D6, Puis, valider la modification par la touche Entrée par exemple, Double cliquer sur la cellule H25 pour accéder à sa syntaxe, Remplacer la contrainte H5 du critère par D7, Puis, valider la modification par la touche Entrée,

Les cellules des paliers avaient naturellement suivi le déplacement en colonne, imposé par le copiercoller. La modification de formule peut aussi être opérée dans la barre de formule de la cellule. Cette technique permet d'éviter de double cliquer sur le résultat à modifier. Le deuxième commercial semble donc loin du compte avec seulement deux objectifs atteints. Mais en replaçant les choses dans leur contexte, nous savons aussi qu'il a hérité du palier le plus élevé à franchir. Pour calculer les taux en ligne 26, il suffit de diviser le résultat précédent par le nombre total de chiffres d'affaires réalisés. Nous savons qu'ils sont renseignés sur les 12 mois de l'année. Mais réaliser la division par le nombre 12 n'est pas une solution satisfaisante. Nous le répétons à chaque occasion, il n'est pas conseillé d'introduire des constantes dans les formules.

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Nous proposons donc d'exploiter la fonction NbVal sur la colonne respective des chiffres d'affaires. Souvenez-vous, cette fonction permet de compter toutes les cellules non vides sur une plage définie. En outre cette technique permettra de conserver un modèle parfaitement dynamique avec des calculs bâtis uniquement sur des variables. • • • • • • • •

Sélectionner le premier taux à calculer, soit la cellule D26, Taper le symbole égal (=) pour débuter la formule, Désigner le nombre d'objectifs atteints, soit la cellule D25, Taper le symbole slash (/) du pavé numérique pour enclencher la division, Saisir le nom de la fonction suivi d'une parenthèse, soit NbVal(, Désigner tous les chiffres d'affaires du commercial, soit la plage de cellules D11:D22, Fermer la parenthèse de la fonction NbVal, Valider le calcul par le raccourci CTRL + Entrée pour garder la cellule active,

Le résultat obtenu est un très bon résumé des performances du commercial, selon les objectifs fixés. Ils sont atteints dans 67% des cas. • •

Copier la cellule du résultat (CTRL + C), Puis, la coller (CTRL + V) en F26 et H26,

C'est judicieusement que nous n'avons pas exploité les références absolues dans ce calcul. De fait, toutes les cellules impliquées suivent le déplacement imposé en colonne.

La formule d'origine : =D25/NBVAL(D11:D22), s'est adaptée pour le dernier commercial, dans sa colonne : =H25/NBVAL(H11:H22).

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Alertes visuelles sur objectifs Il est toujours intéressant voire important de renforcer la pertinence d'un tableau de suivi avec des indicateurs de couleur dynamiques. Et à ce titre, pour chaque commercial, nous proposons de mettre automatiquement en évidence toutes les lignes pour lesquelles l'objectif est atteint. Dès la première lecture, la densité de couleur renseignera de façon évidente sur les performances des uns et des autres. Nous devons donc exploiter la mise en forme conditionnelle d'Excel. Elle doit faire réagir les cellules en fonction d'un critère particulier. Ce dernier doit vérifier que le chiffre d'affaires dépasse l'objectif. Un tel critère doit être bâti avec une formule de comparaison. Trois règles doivent être construites pour honorer les trois différents objectifs associés aux commerciaux. • • • • • • •

Sélectionner les données numériques du premier commercial, soit la plage C11:D22, Dans la section Styles du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Mise en forme conditionnelle, En bas de la liste, choisir Nouvelle règle, Dans la boîte de dialogue qui suit, sélectionner le type : Utiliser une formule pour..., Puis, cliquer dans la zone de saisie juste en dessous pour l'activer, Taper le symbole égal (=) pour initier la syntaxe de la règle, Sélectionner le premier chiffre d'affaires à comparer avec l'objectif, soit la cellule C11,

Comme vous le constatez, elle apparaît naturellement figée : $C$11. Or pour chaque ligne que la règle doit passer en revue, chaque chiffre d'affaires doit être comparé à la contrainte associée du panneau de contrôle. Donc, la cellule doit être libérée en ligne. En revanche, sur chaque ligne, le critère doit nécessairement être vérifié par rapport au CA. En conséquence cette cellule doit rester figée en colonne. •

Enfoncer deux fois la touche F4 du clavier,

Un seul dollar persiste. Il est désormais placé devant l'indice de colonne : $C11. Donc seul le déplacement à l'horizontale est interdit. • •

Taper le symbole supérieur suivi du symbole égal, soit : >=, pour l'inégalité à vérifier, Désigner la contrainte associée dans le panneau de contrôle, soit la cellule D5,

Elle aussi apparaît complètement figée : $D$5. Cette fois, c'est bien ce que nous souhaitons. Chaque chiffre d'affaires passé en revue doit être comparé à cette même cellule de référence. Elle ne doit donc pas bouger. Le critère de la règle est donc le suivant : =$C11>=$D$5. Il consiste à vérifier, ligne à ligne, que le chiffre réalisé a atteint ou dépassé l'objectif. Si tel est le cas, l'apparence des cellules concernées doit réagir. • • • •

Cliquer sur le bouton Format en bas de la boîte de dialogue, Dans la boîte de dialogue qui suit, activer l'onglet Remplissage, Choisir un vert clair dans la palette de couleurs, Puis, valider ce choix en cliquant sur le bouton Ok,

Nous sommes de retour sur la première boîte de dialogue qui offre un résumé de la situation. Un remplissage vert doit être appliqué aux cellules désignées lorsque le CA atteint l'objectif.

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Valider la création de cette règle en cliquant sur le bouton Ok,

Instantanément, les repérages dynamiques se déclenchent. La proportion de vert domine pour ce premier commercial. Dès la première lecture, l'interprétation des résultats est positive. Une fois encore, nous avons construit un critère dynamique, pour un modèle de suivi des commerciaux dynamique. •

En D5, remplacer la contrainte 160000 par 180000,

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Instantanément, tous les calculs s'actualisent ainsi que la mise en valeur. La proportion de vert est beaucoup plus faible indiquant que le taux de réussite a largement chuté. La même règle doit être construite pour chacun des deux commerciaux restants. Il s'agit d'abord de bien sélectionner leurs valeurs numériques respectives. Ensuite, il faut adapter le critère. Pour le premier, la comparaison doit être réalisée par rapport à la contrainte en cellule D6 : =$E11>=$D$6. Pour le deuxième, il faut se baser sur la référence en D7 : =$G11>=$D$7.

Tous les objectifs sont désormais repérés dynamiquement. Nous avons finalisé un modèle de tableau Excel parfaitement dynamique pour effectuer le suivi des performances réalisées par les commerciaux de l'entreprise.

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Contraintes sur les récompenses

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Primes selon quotas de ventes Dans ce septième exercice Excel niveau avancé, nous devons de nouveau apporter des solutions découlant d'analyses de contextes. L'objectif, selon la philosophie du tableur, est de livrer un modèle parfaitement dynamique, réagissant aux modifications des hypothèses. Tous les calculs doivent donc être bâtis sur des variables, soit les références des cellules.

La capture ci-dessus illustre le tableau modèle à partir duquel nous allons réaliser cette mise en pratique. Il est question de primes à attribuer en fonction de quotas de ventes à respecter.

Source et présentation de la problématique Tout d'abord nous devons commencer par réceptionner le tableau proposant la structure et les données. • • •

Télécharger le classeur quotas-et-primes-exercice-excel.xlsx en cliquant sur son lien, Double cliquer sur le nom du fichier téléchargé pour l'ouvrir dans Excel, Puis, cliquer sur le bouton Activer la modification du bandeau jaune de sécurité,

Sur la feuille de ce classeur nommée Primes_sur_quantites, un tableau résume les ventes d'ordinateurs réalisées par les représentants de l'entreprise. Ils sont énumérés en colonne B, entre les lignes 5 et 16. Tous n'officient pas sur le même secteur. Et ces départements respectifs sont indiqués en colonne C, pour les mêmes lignes. En colonne D sont listées leurs ventes respectives, en quantités. La colonne E qui suit, fixe les règles, elles aussi respectives. Il s'agit du quota d'unités vendues à dépasser pour chacun, afin de déclencher l'allocation d'une prime, à calculer en colonne F. Cette récompense est fixée à 50 Euros par ordinateur vendu au-delà du quota. Pour offrir un modèle dynamique sur lequel les leviers peuvent être actionnés, cette valeur doit être considérée comme une variable. C'est pourquoi elle est inscrite en cellule G2 de référence. Il s'agira ensuite de livrer la proportion des primes attribuées en colonne G. Ce calcul de synthèse permettra de comparer facilement les performances des commerciaux, les uns par rapport aux autres. Pour connaître rapidement le secteur de vente le plus propice, un petit tableau est disponible entre les colonnes I et J. Son objectif est de résumer le total des ventes réalisées par département. Ces statistiques favoriseront les comparaisons et interprétations.

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Enfin, d'autres calculs statistiques sont attendus entre les lignes 18 et 20 pour faire ressortir les valeurs seuilles.

Calculs conditionnels de récompenses Vous l'avez compris, ces gratifications sont sujettes à condition. L'emploi de la fonction Si est une fois de plus inévitable. Elle permet d'analyser un critère pour engager des actions, comme des calculs à adapter : =Si(Critère_à_vérifier ; Action_Alors ; Action_Sinon) Le raisonnement est le suivant. Si la quantité vendue est supérieure au quota fixé, 50 Euros doivent être versés par ordinateur supplémentaire vendu : (Quantité_vendue-Quota)*50. Mais rappelons-le, ce montant unitaire de prime doit être considéré comme une variable. Nous devons donc exploiter sa cellule de référence. Sans plus attendre, nous proposons de bâtir la première formule dynamique : • • •

Sélectionner le premier montant de prime à trouver, soit la cellule F5, Taper le symbole égal (=) pour initier le calcul, Saisir le nom de la fonction conditionnelle suivi d'une parenthèse, soit Si(,

L'ouverture de la parenthèse appelle les arguments à renseigner. Et à ce titre, vous notez l'apparition d'une info-bulle indiquant qu'ils sont au nombre de trois, comme nous l'avons expliqué. Chacun est séparé d'un autre par un point-virgule, selon la syntaxe Excel.

Le test_logique est le critère. C'est dans cette branche que nous devons comparer la quantité vendue avec le quota. • • •

Sélectionner la première quantité à comparer pour intégrer sa référence D5 dans le calcul, Taper le symbole supérieur suivi du symbole égal, soit : >=, pour la comparaison à effectuer, Désigner alors le quota correspondant à atteindre pour intégrer sa référence E5,

La partie du critère est terminée : D5>=E5. Il consiste à savoir si la quantité vendue pour le commercial en cours est bien au moins égal au quota fixé. Si la condition est satisfaite, la prime doit être calculée. • •

Taper un point-virgule (;) pour passer dans la branche Alors de la fonction Si, Ouvrir une parenthèse pour la factorisation du calcul,

En effet, la multiplication est prioritaire sur la soustraction. Mais c'est bien le résultat de la soustraction que nous devons calculer en premier, pour le multiplier par la prime unitaire. •

Sélectionner de nouveau la quantité vendue, soit la cellule D5,

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Taper le symbole moins (-) du pavé numérique pour enclencher la soustraction, Puis, sélectionner le quota correspondant, soit la cellule E5, Fermer la parenthèse pour encapsuler cette soustraction, Taper le symbole de l'étoile (*) du pavé numérique pour la multiplication, Désigner la variable de la récompense, soit la cellule G2, Enfoncer la touche F4 du clavier pour la figer,

En effet, les références absolues sont nécessaires dans ce calcul. Nous allons répliquer la formule sur les lignes du dessous. De fait, les références des cellules non figées vont suivre le déplacement pour s'adapter. Concernant la quantité et le quota, c'est bien ce que nous souhaitons. Pour chaque vendeur, nous devons considérer son résultat et sa contrainte. Mais le calcul lui, doit toujours se baser sur cette cellule de référence, située uniquement en case G2. Cette dernière ne doit pas suivre le déplacement. Nous la figeons donc. •

Taper un point-virgule (;) pour passer dans la branche Sinon de la fonction Si,

Dans le cas contraire, aucun versement ne doit être honoré dans la mesure où l'objectif n'est pas atteint. Nous proposons de laisser la cellule vide pour une présentation épurée. •

Taper deux guillemets ("") et fermer la parenthèse de la fonction Si,

Les guillemets servent à inscrire du texte. En l'absence d'information, ils permettent de garder la cellule vierge. •

Valider la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée,

Cette combinaison de touches est importante dans Excel. Elle valide le calcul tout en conservant active la cellule du résultat. L'objectif est de l'exploiter dans l'enchaînement. Le premier résultat tombe. Il semble cohérent pour deux raisons. Premièrement, la quantité vendue dépasse l'objectif, donc la prime doit bien exister. Deuxièmement, la différence est de 60 unités. Chacune est valorisée de 50 Euros, conduisant aux 3000 Euros. La formule que nous avons bâtie est la suivante : =SI(D5>=E5;(D5-E5)*$G$2;"") Elle doit être répliquée sur les lignes du dessous pour que sa logique soit appliquée à chaque vendeur. Nous devons exploiter la poignée de la cellule du résultat. Cette dernière est matérialisée, comme vous le savez, par le petit carré noir, situé en bas de la case active. •

Placer le curseur de la souris au-dessus de cette poignée,

Comme vous le constatez, son curseur se transforme en une croix noire. Excel indique qu'il est prêt à reproduire cette logique. •

Double cliquer avec le bouton gauche de la souris sur cette poignée,

Instantanément, tous les résultats sont livrés sur la hauteur du tableau. Cette technique est particulièrement efficace pour reproduire un calcul à la verticale. Dans ce contexte, Excel détecte les bornes du tableau. A l'horizontale, il est nécessaire d'accompagner la poignée en la cliquant et en la glissant.

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Vous remarquez la présence fort naturelle de cellules vides, précisément lorsque le vendeur n'a pas atteint son objectif. Le raisonnement semble donc s'être parfaitement adapté. Pour la bonne compréhension de la mécanique, il est intéressant de vérifier comment Excel a réagi. •

Double cliquer sur le dernier résultat dans la rangée, soit la cellule F16,

Cette technique affiche la syntaxe du calcul répliqué et met en valeur les cellules impliquées sur des fonds en couleur. Vous remarquez que le test est bien réalisé sur la ligne du commercial en cours, soit la ligne 16. Le calcul de la prime quant à lui, considère irrémédiablement la cellule de référence G2, judicieusement figée. •

Enfoncer la touche Echap du clavier pour abandonner la modification,

Ne soyez pas tenté de cliquer dans une autre cellule pour abandonner cette syntaxe. Vous risqueriez de l'endommager en incluant une nouvelle référence.

Synthèse des ventes Les calculs statistiques sont importants dans un tableau de synthèse. Ils rendent compte rapidement de la situation. Nous devons livrer les totaux et valeurs seuilles entre les lignes 18 et 20. Nous proposons de produire ces trois calculs pour les quantités vendues et les primes. Ce dernier résultat est d'ailleurs nécessaire pour pouvoir calculer la part des primes distribuées en colonne G. • •

Sélectionner le premier total à livrer, soit la cellule D18, Tout à fait à droite du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Somme automatique,

Ce bouton est matérialisé par la lettre grecque Sigma qui ressemble à la lettre M orientée à 90 degrés.

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La syntaxe de la somme s'inscrit automatiquement dans la cellule désignée. Excel a ajouté le symbole égal pour nous. La formule est en attente de validation ou de modification. Et c'est ce que nous allons faire. La suggestion de la plage à sommer déborde sur la cellule vide de séparation, placée sous le tableau. Excel tente de regrouper toutes les données adjacentes qu'il est possible d'additionner. Cette cellule vide ne modifierait pas le résultat. Mais pour une maîtrise professionnelle, il n'est pas correct de l'intégrer. • • •

Sélectionner uniquement les quantités vendues, soit la plage de cellules D5:D16, Valider la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée, Copier ce résultat avec le raccourci CTRL + C,

Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Copier, situé dans la section Presse-papiers du ruban Accueil. • •

Sélectionner la cellule F18 sous la rangée des primes, Puis, coller la formule par le raccourci clavier CTRL + V,

Vous pouvez aussi utiliser le bouton Coller situé au même endroit que le bouton Copier. •

Réaliser le raccourci clavier CTRL + M pour formater ce résultat en Euros,

Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Format Nombre Comptabilité situé dans la section Nombre du ruban Accueil. Le copier-coller impose les déplacements au même titre que la poignée d'une cellule. Nous avons reproduit la logique deux colonnes plus à droite. En conséquence, la somme doit être réalisée sur les primes. Nous proposons de le constater. •

Double cliquer sur la cellule F18 pour afficher la syntaxe et les couleurs,

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Le fond bleu repéré par Excel ne souffre aucune ambiguïté. La somme a bien été décalée pour fournir le total des primes en colonne F. •

Enfoncer la touche Echap du clavier pour abandonner la modification de la syntaxe,

Pour les valeurs seuilles, Excel offre les fonctions Max et Min. Nous pouvons saisir leur nom et renseigner leur argument, en transmettant la plage de calcul. Mais nous pouvons aussi les déclencher, comme nous l'avons fait pour la somme automatique. Il s'agit d'ailleurs de fonctions associées. • • •

Sélectionner la première plus grande quantité à livrer, soit la cellule D19, A droite du ruban Accueil, cliquer sur la flèche du bouton Somme automatique, Dans la liste, choisir Max,

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Comme précédemment, la syntaxe de la formule s'inscrit dans la cellule. La formule est en attente. La suggestion n'est pas correcte. Elle se base sur les valeurs numériques adjacentes. Il n'y en a qu'une, celle du précédent calcul. • • • • • •

A la souris, désigner toutes les quantités, soit la plage de cellules D5:D16, Valider la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée, Copier le résultat (CTRL + C), Sélectionner la cellule F19 sous la rangée des primes, Coller la formule (CTRL + V), Réaliser le raccourci clavier CTRL + M pour formater le résultat en Euros,

Une fois encore, les références des cellules ont parfaitement suivi le décalage imposé par le copiercoller. C'est bien la plus grande prime attribuée qui est extraite et affichée. • • • • • • • • •

Sélectionner la cellule D20 pour extraire la plus petite quantité vendue, Cliquer sur la flèche du bouton Somme automatique, Dans la liste, choisir la fonction Min, A la souris, sélectionner toutes les quantités, soit la plage de cellules D5:D16, Valider la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée, Copier le résultat (CTRL + C), Sélectionner la case de la plus petite prime à trouver, soit F20, Coller la formule (CTRL + V), Réaliser le raccourci CTRL + M pour le format monétaire,

Le résultat obtenu est de 0 Euro. Il coule de source puisque des cellules vides sont identifiées dans la colonne. A ce titre, il est intéressant de constater que ces cellules vierges ne parasitent pas l'exploitation de ces fonctions statistiques. Nous aurions pu en douter dans la mesure où elles ne renferment pas de données numériques.

Calculer les parts de primes Ces résultats sont intéressants pour confronter les chiffres des vendeurs. A leur lecture, ils donnent immédiatement une idée générale sur les performances réalisées. Calculer la prime en pourcentage consiste à diviser la prime de chaque vendeur par la somme de toutes les primes attribuées. • • • • • •

Sélectionner la première part de prime à calculer, soit la cellule G5, Taper le symbole égal (=) pour initier la syntaxe de la formule, Sélectionner la première prime pour intégrer sa référence F5 dans le calcul, Taper le symbole slash (/) du pavé numérique pour enclencher la division, Désigner le total des récompenses pour intégrer la cellule F18 dans la formule, Enfoncer la touche F4 du clavier pour la figer,

Une fois de plus, les références absolues sont incontournables. Nous allons répliquer ce calcul sur les lignes du dessous. Ainsi nous déduirons la part de prime pour chaque commercial. Chaque prime de chaque ligne doit donc être considérée. Mais chacune d'entre elles doit être divisée par le même total, situé en cellule F18, qui ne doit donc pas suivre le déplacement. • •

Valider la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée pour garder la cellule active, Puis, double cliquer sur la poignée su résultat pour répliquer la logique sur la colonne,

Des erreurs surviennent notifiées par le message : #VALEUR.

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Notre calcul est manuel. Il ne s'agit plus de fonctions Excel. Les cellules vides deviennent gênantes. Il n'est en effet pas possible de diviser un texte par un nombre. Néanmoins, nous pouvons contourner le problème grâce à la précieuse fonction Si. Dans ce contexte, elle permet de corriger un défaut et non plus d'analyser les données d'un calcul. Elle consiste à vérifier si la cellule de la prime est vide. Dans ce cas, elle ne doit pas enclencher le calcul. Dans le cas contraire, elle doit le réaliser. • • • •

Double cliquer sur le premier résultat, soit la cellule G5 pour modifier sa syntaxe, Adapter la formule comme suit : =Si(F5="";"";F5/$F$18), Valider la modification par le raccourci CTRL + Entrée, Puis, double cliquer sur la poignée du résultat pour répliquer la correction de formule,

Si vous consultez la syntaxe du dernier résultat, vous constatez que la logique s'est parfaitement répliquée. C'est bien la dernière prime qui est divisée par ce même total.

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Additions conditionnelles Dans le petit tableau de synthèse sur la droite de la feuille, nous devons désormais réaliser la somme des quantités vendues par département. Ainsi, nous en déduirons les secteurs vraisemblablement les plus dynamiques. Il ne s'agit pas d'une addition classique puisqu'elle dépend d'un paramètre variable. Ce paramètre est indiqué en colonne I. La somme des quantités vendues doit être réalisée en fonction du numéro de département. C'est pourquoi Excel propose la fonction Somme.Si. Sa syntaxe est la suivante : =Somme.si(Plage_du_critère ; Critère ; Plage_de_la_somme) En premier argument, nous allons pouvoir lui indiquer la plage de cellules sur la colonne C. En deuxième argument, nous devons lui passer le numéro de département à trouver sur cette plage. En troisième argument, nous devons lui indiquer la plage correspondante sur laquelle la somme doit être faite. Il s'agit donc des quantités vendues en colonne D. Ainsi, à chaque numéro de département concordant sur la colonne C, la valeur numérique correspondante de la colonne D, est intégrée dans l'addition. • • •

Sélectionner la première somme conditionnelle à livrer, soit la cellule J5, Taper le symbole égal (=) pour débuter la formule, Saisir le nom de la fonction suivi d'une parenthèse, soit Somme.Si(,

Naturellement, l'info-bulle apparaît aussitôt pour vous aider à renseigner les trois arguments que nous avons expliqués. • •

Sélectionner tous les départements, soit la plage de cellules C5:C16, Enfoncer la touche F4 du clavier pour la figer, ce qui donne : $C$5:$C$16,

Cette formule est en effet destinée à être répliquée sur les lignes du dessous. Pour tout nouveau département passé en critère, la recherche doit être réalisée sur cette même plage, dont les bornes ne doivent pas bouger. • •

Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument du critère, Sélectionner le premier département du tableau de synthèse, soit la cellule I5,

Si votre formule déborde sur cette cellule, elle empêche la sélection. Vous devez donc taper ses références (I5) au clavier. Ce critère ne doit pas être figé. Lorsque nous répliquerons la formule sur les lignes du dessous, il empruntera les valeurs respectives indiquées dans la colonne. • • •

Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument de la plage pour l'addition, Sélectionner toutes les quantités vendues, soit la plage de cellules D5:D16, Enfoncer la touche F4 du clavier pour la figer, ce qui donne : $D$5:$D$16,

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La raison est la même que précédemment. Lorsque la formule sera reproduite sur les lignes du dessous, l'addition devra toujours être réalisée sur cette même plage, aux bornes fixes donc. • • •

Fermer la parenthèse de la fonction Somme.Si, Puis, valider le calcul par le raccourci clavier CTRL + Entrée, Double cliquer sur la poignée du résultat pour répliquer la logique sur les autres départements,

Instantanément, nous comprenons que le département de l'Isère (38) est le plus lucratif. Il devance légèrement celui du Rhône (69). La formule que nous avons bâtie est la suivante : =SOMME.SI($C$5:$C$16; I5; $D$5:$D$16). Si vous sélectionnez le dernier résultat, vous remarquez que le critère a suivi le mouvement pour adapter la condition de calcul sur ces mêmes plages : =SOMME.SI($C$5:$C$16;I9;$D$5:$D$16). Comme toujours, nous avons construit une formule parfaitement dynamique. Si vous modifiez l'un des départements d'affectation en colonne C, les résultats de synthèse s'actualisent instantanément en colonne J.

Identifier les valeurs seuilles Pour parfaire ce modèle dynamique et simplifier l'interprétation de ses résultats, nous souhaitons enclencher des repérages visuels automatiques. Nous souhaiterions mettre en évidence la ligne du meilleur commercial et celle du moins bon. Les symboliques de couleur doivent être adaptées. La condition consiste à identifier respectivement la plus grande et la plus petite quantité vendue. Nous pourrons donc nous baser sur les résultats de synthèse offerts en lignes 19 et 20, pour effectuer la correspondance. Excel propose des règles de mise en forme conditionnelle toutes faites qui semblent correspondre. Parmi les règles de valeurs de plage haute/basse, certaines permettent de repérer le plus grand et le plus petit d'une plage. Mais dans ces conditions, seule la cellule numérique est mise en évidence. Pour plus de clarté, nous souhaitons identifier la ligne complète du commercial. Nous devons donc bâtir nous-mêmes la syntaxe de cette règle spécifique. • • • • • • •

Sélectionner les données de tous les commerciaux, soit la plage de cellules B5:G16, Dans la section Styles du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Mise en forme conditionnelle, En bas de la liste, choisir Nouvelle règle, Dans la boîte de dialogue qui suit, sélectionner le type : Utiliser une formule pour..., Puis, cliquer dans la zone de saisie juste en-dessous pour l'activer, Taper le symbole égal (=) pour initier la syntaxe de la règle, Sélectionner la première quantité à analyser pour intégrer sa référence D5 dans la règle,

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Nous le savons, avec les mises en forme conditionnelles, les références des cellules apparaissent complètement figées par défaut. Or cette règle doit passer en revue toutes les quantités en suivant la chronologie de la sélection. La référence D5 doit donc être autorisée à se déplacer vers le bas, soit en ligne. Inversement, sur une même ligne, donc pour un vendeur, le critère doit nécessairement être analysé sur cette quantité qui ne doit pas bouger à l'horizontale, soit en colonne. •

Enfoncer deux fois de suite la touche F4 du clavier, ce qui donne : $D5,

Un seul dollar demeure. Il est placé devant l'indice de colonne de la cellule. Elle a interdiction de se déplacer à l'horizontale. • •

Taper le symbole égal (=) pour la correspondance de la condition à satisfaire, Sélectionner le résultat du maximum pour intégrer la cellule D19 dans le critère,

Elle est naturellement figée comme précédemment. Et cette fois, c'est bien ce que nous souhaitons. Chaque quantité passée en revue sur les lignes du tableau, doit être comparée à cette valeur seuille, située dans une cellule de référence. Elle ne doit donc pas bouger. Le critère est donc le suivant : =$D5=$D$19. Il consiste à repérer la quantité vendue la plus grande dans le tableau. Si la condition est vérifiée, une alerte visuelle doit se déclencher pour repérer dynamiquement le vendeur en question. • • • •

Cliquer sur le bouton Format en bas de la boîte de dialogue, Dans la boîte de dialogue qui suit, activer l'onglet Remplissage, Dans la palette de couleurs, choisir un vert clair, Puis, valider cette association en cliquant sur le bouton Ok,

De retour sur la première boîte de dialogue, l'aperçu explique qu'un fond vert se déclenchera sur la ligne du commercial ayant vendu le plus d'unités. •

Cliquer de nouveau sur Ok pour finaliser la construction de la règle,

Le commercial Bonbeur est aussitôt mis à l'honneur. Cette alerte visuelle attire instantanément l'œil pour faciliter l'interprétation des résultats. Elle est bien sûr dynamique. Si vous modifiez sa quantité Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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510 par 200 par exemple, le repérage se déplace pour identifier automatiquement le nouveau meilleur vendeur. Sur cette même plage de cellules, il reste à identifier le commercial le moins performant. Le procédé est identique. La règle doit être adaptée pour comparer chaque quantité avec le résultat du calcul du minimum, en cellule D20 : =$D5=$D$20. La symbolique doit être adaptée. Un remplissage tirant vers le rouge délivrera la bonne interprétation à la lecture.

Nous livrons donc un modèle parfaitement dynamique, aussi bien en termes de calculs que d'alertes visuelles.

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Rechercher et extraire

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Récolter les informations manquantes Dans cet exercice Excel, nous proposons d'exploiter les fonctions d'extraction de bases de données à des fins utiles et concrètes. Nous devons travailler sur un tableau de données, fruit d'une importation quotidienne. Il s'agit d'automobiles issues d'un parc de véhicules d'une société. Mais certaines données sont manquantes.

Source et présentation de la problématique Tout d'abord, nous proposons de réceptionner un classeur source hébergeant les données, pour focaliser l'attention sur la résolution du problème. • • •

Télécharger le classeur consolider-donnees-manquantes.xlsx en cliquant sur ce lien, Double cliquer sur le fichier téléchargé pour l'ouvrir dans Excel, Puis, cliquer sur le bouton Activer la modification du bandeau de sécurité,

Ce classeur est constitué de deux feuilles. La feuille active par défaut se nomme Encyclopedie. En quelques sortes, cette petite base de données est une encyclopédie des véhicules. Elle renseigne sur la marque de n'importe quel modèle. Et c'est précisément l'information manquante dans la feuille Recolte, à la réception des données du parc automobile. •

En bas de la fenêtre Excel, cliquer sur l'onglet Recolte pour activer sa feuille,

Le tableau qui s'y trouve liste des véhicules à traiter. Ils sont référencés sur leur immatriculation en colonne B et sur le modèle en colonne D. Mais l'information sur la marque en colonne C est manquante. Bien entendu, il n'est pas question de colmater les brèches manuellement. La seule information commune aux deux tableaux est le modèle. C'est cette donnée qui doit donc permettre de remonter la précision manquante pour chaque véhicule.

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Bien sûr le calcul doit être dynamique pour permettre des traitements automatisés, quels que soient les nouveaux véhicules à traiter.

Consolider les données d'un tableau Pour chaque marque à trouver, l'idée consiste donc à réaliser une recherche du modèle dans le tableau de la feuille Encyclopedie. Lorsque la correspondance est trouvée, l'information placée dans la première colonne de ce tableau doit être importée. Nous devons donc exploiter l'une des fonctions d'extraction que propose Excel. La RechercheV ne peut pas être envisagée. Comme vous le savez, malgré sa puissance, cette fonction impose une contrainte. L'élément cherché doit nécessairement se trouver dans la première colonne du tableau. Or, le modèle est placé dans la seconde colonne du tableau de recherche. C'est la raison pour laquelle nous envisageons d'exploiter la fonction Excel Index : =Index(Tableau_de_recherche ; Indice_ligne ; Indice_colonne) Cette fonction requiert trois paramètres. En premier argument, la plage de cellules du tableau de recherche doit lui être passée. Puis il s'agit de lui indiquer le numéro de ligne et de colonne respectivement en deuxième et troisième paramètre. C'est ainsi que la fonction est capable d'extraire la donnée située au croisement. Nous connaissons la colonne dans laquelle se situe l'information à extraire. La marque est positionnée dans la première des deux rangées du tableau de recherche. Mais l'information sur l'indice de ligne est variable. Elle dépend de la correspondance trouvée sur le modèle. Et c'est alors la fonction Excel Equiv qui entre en jeu : =Equiv(Valeur_cherchée ; Rangée_de_recherche ; Correspondance) Elle requiert trois arguments et retourne la ligne où l'élément cherché est trouvé. Et précisément, cet élément doit être indiqué en premier paramètre. Dans notre cas, il s'agit du modèle à trouver. Ensuite, nous devons renseigner la colonne de recherche en deuxième paramètre. Les modèles sont recensés dans la colonne C de la feuille Encyclopedie. Le dernier argument est une valeur correspondant au mode de recherche à engager.

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Lorsqu'une fonction d'extraction ne trouve pas l'élément qui lui est demandé, elle retourne une erreur. Pour éviter ces messages disgracieux, nous suggérons d'englober la formule dans la fonction de gestion d'erreur SiErreur. • • • • • •

Sélectionner la cellule C5 de la feuille Recolte, Taper le symbole égal (=) pour initier la formule, Saisir la fonction de gestion d'erreur suivie d'une parenthèse, SiErreur(, Taper la fonction d'extraction suivie d'une parenthèse, Index(, En bas de la fenêtre Excel, cliquer sur l'onglet Encyclopedie pour activer sa feuille, Sélectionner les deux colonnes du tableau par les étiquettes, soit : Encyclopedie!B:C,

De cette manière, si des références venaient à être ajoutées à la suite de la base de données, elles seraient considérées naturellement. De plus, cette méthode permet de ne pas avoir à figer la plage. Le calcul d'extraction est destiné à être répliqué sur les lignes du dessous. Ces références intégrales ne bougeront donc pas. • • • •

Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument de l'indice de ligne, Saisir la fonction retournant le numéro de ligne cherché suivie d'une parenthèse, soit Equiv(, Cliquer sur l'onglet Recolte en bas de la fenêtre Excel pour activer sa feuille, Désigner le premier modèle à trouver en cliquant sur la cellule D5,

Il est possible que vous ne puissiez pas atteindre cette dernière en raison de la syntaxe qui déborde. Dans ces conditions, il suffit simplement de saisir les références (D5) au clavier. Cette fois, le nom de la feuille (Recolte!) en préfixe n'est pas nécessaire. La formule est bâtie sur cette dernière. La référence est donc implicite contrairement aux cellules de la feuille Encyclopedie qu'il faut bien préfixer dans la syntaxe. • • •

Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument de la rangée de recherche, Cliquer de nouveau sur l'onglet Encyclopedie en bas de la fenêtre pour revenir sur sa feuille, Désigner la colonne de recherche intégrale par son étiquette, soit Encyclopedie!C:C,

Cette méthode procure les mêmes intérêts que ceux évoqués précédemment. • • •

Taper un point-virgule (;) pour passer dans le troisième argument de la fonction Equiv, Saisir le chiffre 0 pour une recherche avec correspondance exacte, Fermer la parenthèse de la fonction Equiv,

Une info-bulle nous aiguille durant la construction de la syntaxe de la formule. Et comme l'indique sa mention en gras, nous sommes de retour dans les paramètres de la fonction Index. A ce stade, nous sommes censés avoir retourné l'information dynamique sur l'indice de ligne du modèle cherché. Il ne Support de formation créé par Stéphane Rossetti – Tous droits réservés

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nous reste plus qu'à fournir le numéro de colonne. Dès lors, la fonction Index pourra procéder à l'extraction de la donnée située au croisement. La marque à extraire est placée en première colonne du tableau de recherche. • •

Taper un point-virgule suivi du chiffre 1, soit : ;1, Fermer la parenthèse de la fonction Index,

De fait, nous sommes de retour dans les bornes de la fonction SiErreur. • • • •

Taper un point-virgule (;) pour passer dans son second argument, Saisir deux guillemets ("") pour conserver la cellule vide en cas de souci, Fermer la parenthèse de la fonction SiErreur, Puis, valider le calcul par le raccourci clavier CTRL + Entrée,

De cette manière, nous conservons la cellule du résultat active afin de répliquer sa logique dans la foulée. Comme vous le remarquez, le premier résultat tombe et il est cohérent. •

Double cliquer sur la poignée du résultat pour reproduire la logique sur la hauteur du tableau,

Comme vous pouvez le voir, toutes les marques qui manquaient jusqu'alors, ont parfaitement été extraites. Nous avons donc réussi à consolider les données du tableau. La formule que nous avons construite est la suivante : =SIERREUR(INDEX(Encyclopedie!B:C;EQUIV(D5;Encyclopedie!C:C;0);1);"") Si vous entrez un modèle erroné en colonne D, vous constatez que la marque correspondante reste muette, tel que nous l'avons programmé. Si vous remplacez un modèle par un autre, archivé en base de données, vous notez que la marque s'adapte automatiquement.

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Impôts et salaires nets

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Calcul des charges sur salaires Cet exercice Excel consiste à résoudre un cas multicritère. Une société réalise le suivi des performances de ses commerciaux. Des commissions conditionnelles sont attribuées selon les chiffres d'affaires réalisés. Additionnées aux fixes, elles permettent de déduire le salaire total brut. Sur ce dernier, il faut considérer des tranches d'impôts à calculer. Une fois déduits, ils fournissent le salaire net pour chacun.

Source et présentation de la problématique La classeur source existe et nous devons commencer par le réceptionner. • • •

Télécharger le classeur calcul-salaires-nets.xlsx en cliquant sur son lien, Double cliquer sur le fichier téléchargé pour l'ouvrir dans Excel, Puis, cliquer sur le bouton Activer la modification du bandeau de sécurité,

Le tableau de suivi des commerciaux est proposé sur l'unique feuille de ce classeur. Ils sont énumérés en colonne C. Les salaires fixes respectifs sont inscrits dans la colonne D voisine. Ces vendeurs interviennent sur deux secteurs. C'est la raison pour laquelle leurs chiffres d'affaires sont tronçonnés dans les deux colonnes respectives E et H.

Dans les deux cas, il convient alors de calculer un taux de commission et la commission elle-même dans les colonnes suivantes. Comme vous le savez, dans Excel, tous les calculs doivent être dynamiques. C'est pourquoi un petit tableau des conditions est posé plus bas dans la feuille, entre les colonnes B et

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F. Pour un chiffre d'affaires inférieur à 3000 Euros, aucune commission n'est allouée. En revanche, pour un CA compris entre 3000 et 7000, un taux de 5% se déclenche et de 7% au-delà. Les taux d'imposition à déduire sur les salaires répondent eux aussi à de multiples critères. Lorsque le salaire total (Fixe + Commission) ne dépasse pas les 1500 Euros, aucun impôt n'est dû. Et comme vous le remarquez, il augmente ensuite par tranches, selon le niveau de rétribution du salarié.

Calculs des taux et commissions L'analyse multicritère consiste à comparer le chiffre d'affaires de chacun avec les valeurs des contraintes imposées dans le tableau de bord. Comme elles se cumulent, elles doivent être évaluées les unes après les autres, pour n'en oublier aucune. L'une des méthodes suggère d'imbriquer les fonctions Excel Si : =Si(Condition ; Action_alors ; Action_sinon) Le critère à analyser doit être passé en premier argument de la fonction. S'il est vérifié, l'action correspondante doit être enclenchée dans le deuxième paramètre. S'il n'est pas satisfait en revanche, une autre action doit être prévue en troisième paramètre. Ici, les actions sont les calculs de taux. Cependant, selon cette construction, seule une condition pouvant être vérifiée, seules deux actions peuvent être enclenchées. Or, comme l'indique le tableau de bord pour le calcul des taux, trois cas sont à envisager. Il faut donc analyser un critère supplémentaire en imbriquant une seconde fonction Si dans la première. • • • • • • •

Sélectionner le premier taux à trouver, soit la cellule F6, Taper le symbole égal (=) pour débuter la formule, Saisir la fonction conditionnelle suivie d'une parenthèse, soit Si(, Sélectionner le premier chiffre d'affaires à comparer, soit la cellule E6, Taper le symbole inférieur pour l'inégalité du critère à vérifier, Sélectionner la première contrainte à atteindre, soit la cellule C17 du tableau de bord, Enfoncer la touche F4 du clavier pour la figer dans le calcul, ce qui donne : $C$17,

En effet et c'est très important, cette formule est destinée à être répliquée sur les lignes du dessous mais aussi sur l'autre colonne des taux. Et malgré ces déplacements, chaque chiffre d'affaires doit être strictement comparé à ce premier seuil, immuablement placé en cellule C17. • • •

Taper un point-virgule (;) pour passer dans la branche Alors de la fonction Si, Puis, sélectionner la cellule correspondante du tableau de bord, soit B17, Pour les mêmes raisons que précédemment, enfoncer la touche F4 du clavier, soit : $B$17,

Si la condition n'est pas satisfaite, cela indique que le chiffre d'affaires du commercial n'atteint pas le premier palier des 3 000 Euros. Dans ce cas, comme l'indique le panneau des contraintes, aucune commission n'est concédée. • •

Taper un nouveau point-virgule (;) pour passer dans la branche Sinon de la fonction Si, Saisir de nouveau la fonction conditionnelle suivie d'une parenthèse, soit Si(,

En effet, deux cas supplémentaires sont à étudier. Il est donc nécessaire de poser un nouveau critère débouchant sur deux issues différentes. •

Sélectionner de nouveau le chiffre d'affaires à comparer, soit la cellule E6,

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La condition à remplir est différente mais elle concerne bien sûr le même chiffre d'affaires. Il est possible de ne pas atteindre sa cellule à la souris, à cause de la formule qui déborde. Dans ces conditions, il suffit simplement de saisir ses coordonnées (E6) au clavier. • • • • • • • • •

Taper le symbole inférieur (