Zo werkt het in de huisartsenpraktijk 9031362255, 9789031362257 [PDF]

Zitiervorschau

Zo werkt het in de huisartsenpraktijk

Zo werkt het in de huisartsenpraktijk

A.J. Dolmans

Bohn Stafleu van Loghum Houten 2009

© 2009 Bohn Stafleu van Loghum, onderdeel van Springer Uitgeverij Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën of opnamen, hetzij op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16b Auteurswet 1912 j° het Besluit van 20 juni 1974, Stb. 351, zoals gewijzigd bij het Besluit van 23 augustus 1985, Stb. 471 en artikel 17 Auteurswet 1912, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (Postbus 3051, 2130 KB Hoofddorp). Voor het overnemen van (een) gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet 1912) dient men zich tot de uitgever te wenden. Samensteller(s) en uitgever zijn zich volledig bewust van hun taak een betrouwbare uitgave te verzorgen. Niettemin kunnen zij geen aansprakelijkheid aanvaarden voor drukfouten en andere onjuistheden die eventueel in deze uitgave voorkomen. ISBN 978 90 313 6225 7 NUR 891 Ontwerp omslag: Mariël Lam Ontwerp binnenwerk: TEFF (www.teff.nl) Automatische opmaak: Crest Premedia Solutions (P) Ltd, Pune, Maharashtra, India Basiswerk AG staat onder redactie van: H. Elling (AA) J. van Amerongen (DA) A. Reiffers (DA)

Bohn Stafleu van Loghum Het Spoor 2 Postbus 246 3990 GA Houten www.bsl.nl

7050_book.fm Page ii Wednesday, July 12, 2006 3:27 PM

Inhoud

Voorwoord

11

Inleiding

13 15 15 17 18 19 20 21 23

1.17.2 1.17.3

Praktijkorganisatie Dagelijkse gang van zaken in de praktijk Voorbeeld van een dagindeling Consulten Visites Telefonisch (terugbel)spreekuur Herhaalrecepten, medicatiehistorie Werkoverleg Overleg met de apotheek, met specialisten en bedrijfsartsen De praktijkondersteuner Artsenbezoekers Patiëntenfolder of website Regeluurtje Het inloopspreekuur Het avondspreekuur Het e-consult Bereikbaarheid Kwaliteit Praktijkaccreditering, KEMA-keur en HKZ-certificering Register bijzondere bekwaamheden huisartsen Protocollen, richtlijnen en regels

2 2.1 2.2 2.3

Elektronisch patiëntendossier Het elektronisch patiëntendossier Het journaal en het HIS SOEP-registratie

1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 1.13 1.14 1.15 1.16 1.17 1.17.1

24 25 25 26 27 27 28 28 29 29 29 30 31 33 33 35 36

6

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9

ICPC ADEMD registreren Episodegericht registreren Probleemlijst Ruiteren: grieppatiënten, chronische patiënten De groene kaart

38 40 41 41 41 42

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11

Patiëntenadministratie Patiënten inschrijven Trouwen, scheiden Als er een baby geboren is Overleden patiënten Patiënten die een andere huisarts kiezen Mutaties:wijzigingen van zorgverzekeraar Uitschrijven patiënten Passanten Post over onbekende patiënten Terugzoeken oude patiëntengegevens Privacyreglement

45 45 47 47 48 48 51 51 52 52 53 54

4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.2.6 4.2.7 4.3 4.4

57 57 60 60 61 62 63 64 66 66 67

4.5 4.6 4.6.1 4.7

Formulieren en brieven Aanvraag laboratorium- en ander onderzoek Verwijzing naar een specialist Wie moet er verwezen worden? Hoe gaat een verwijzing? Welke specialisten zijn er? Voor wie heb je geen verwijsbrief nodig? De verwijsbrief Verwijzen via internet Ten slotte De medische verklaring Waar geeft de dokter geen briefje voor? En waarvoor wel? Overige formulieren Ziekenvervoer Spoedverwijzing/overdracht ambulance De folderkast

70 71 73 75 77

5 5.1 5.2

Financiële administratie Honorering huisartsenzorg Verrichtingen

79 79 83

7

inhoud

5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.10.1 5.10.2 5.10.3 5.10.4 5.11 5.12 5.13 5.14

Specifieke verrichtingen De maximaal in rekening te brengen tarieven voor overige prestaties 2009 Moduletarieven Keuringen Passanten Bijzondere groepen Declareren bij informatieverstrekking Declareren/nota’s Elektronisch declareren Papieren nota’s Uitbesteden Overzicht van afkortingen De boekhouding Administratieve verwerking van betalingen De kasboekhouding Niet verschijnen op de afspraak

84

6 6.1 6.2 6.2.1 6.2.2 6.2.3

Archiveren Wat gearchiveerd moet worden Methoden om te archiveren Invoeren in de computer Binnenhalen via internet Scannen

99 99 100 103 103 104

7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9

Praktijkvormen Solo- en duopraktijken HOED, HOES en AHOED Het gezondheidscentrum Stichting Coöperatie Dienstverbanden Praktijkmanagement Centrale huisartsenposten (HAP) De toekomst van samenwerkingsverbanden

107 107 108 109 111 111 112 113 113 114

8 8.1 8.2 8.2.1 8.2.2

Personeel en organisatie De praktijkondersteuner Nieuwe beroepen in de huisartsenzorg De nurse practitioner De physician assistant (PA)

115 116 117 117 118

87 87 88 89 90 91 91 93 94 94 95 96 96 96 97

8

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

8.2.3

8.4 8.5 8.6 8.7 8.7.1 8.7.2 8.7.3 8.8 8.8.1 8.8.2 8.8.3 8.8.4

De POH-GGZ, de sociaalpsychiatrische praktijkondersteuner (Hagro)manager De huisartsopleider, de aios, de coassistent en de stagiair De HIDHA De invalassistente en de waarnemend huisarts Samenwerking met andere hulpverleners Ziek: wat moet er geregeld worden? De huisarts is ziek De assistente is ziek Ziekte van overige medewerkers Vakantie: wat moet er geregeld worden? Activiteiten voor de vakantie Activiteiten na de vakantie Patiënten die op vakantie gaan Vakantie en waarneming voor andere artsen

119 120 120 121 121 122 122 122 123 123 124 126 128

9 9.1 9.1.1 9.1.2 9.1.3 9.1.4 9.1.5 9.2 9.3 9.3.1 9.3.2 9.3.3 9.3.4 9.4 9.5 9.6 9.7

Apparatuur in de praktijk De telefoon Soorten telefoontoestellen Voorkeurnummers Gesprekkenfilter of call barrier Telefoonetiquette Storing De doktersdienst De computer Wachtwoord en inlogcode voor de computer Gegevens bewaren Niet alles wordt in de computer ingevoerd De computer valt uit De fax Het antwoordapparaat De sterilisator Onderhoud apparatuur

131 131 133 133 134 135 135 136 136 136 137 138 138 139 139 140 140

10 10.1 10.2

Huishoudelijke zaken en voorraadbeheer Medische zaken Kantoorbehoeften

143 143 152

8.2.4 8.3

118 119

9

inhoud

10.3 10.4 10.5 10.6

Waar kun je wat bestellen? Opruimen, weggooien Schoonmaken Aanschaf huishoudelijke zaken

153 153 155 155

11 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 11.6

Regels Kun je de agenda vol boeken? Wie mag er op een spoedplek worden geplaatst? Voor wie zijn visites bestemd? Huisregels van de praktijk Regels voor het opnemen van vrije dagen Regels voor nascholing

159 159 160 161 162 162 163

12 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5

Noodscenario De stroom valt uit De huisarts is niet te bereiken De telefoon doet het niet Het computersysteem valt uit Ten slotte

165 165 166 167 167 168

Literatuur

169

Nuttige internetadressen

171

ICPC-codes

175

Register

195

7050_book.fm Page ii Wednesday, July 12, 2006 3:27 PM

Voorwoord

In het huidige onderwijsklimaat, waarin competentiegericht onderwijs voorop staat, geven opleidingen op verschillende didactische wijze invulling hieraan. De basiswerken voor assisterenden in de Gezondheidszorg-(AG)onderwijs zijn erop gericht om als basis te dienen voor diverse manieren van aanpak of van onderwijsvormen. De bedoeling is dat het boek de theoretische onderbouwing vormt voor het werk in de praktijk. Vanaf 1 januari 2006 is het nieuwe zorgstelsel van kracht geworden. Dat betekent voor veel praktijken een forse investering in administratieve taken. Vooral de doktersassistente krijgt hier veel mee te maken. Zij zal echter ook het aanspreekpunt van de huisarts zijn en de vraagbaak voor de patiënten. Tegelijkertijd zal zij medewerkers van zorgverzekeraars te woord moeten kunnen staan. Er zijn ook meer nieuwe medewerkers in de praktijk gekomen. Te denken valt aan de praktijkondersteuner en andere eerstelijnsgezondheidszorgmedewerkers. Het teamwork in de praktijk wordt steeds belangrijker. Door afspraken te maken over werkverdeling, taakopvatting en verantwoordelijkheden kan er met plezier gewerkt worden. In dit boek is ervoor gekozen beroepen als ondersteuner, huisarts enzovoort aan te duiden met ‘hij’; tenslotte wordt in het algemene taalgebruik ‘hij’ voor alle mogelijke personen en beroepen gebruikt, ongeacht hun man- of vrouw-zijn. Naarden, maart 2006, Ineke Dolmans voorwoord bij de t w eed e d r u k

In deze druk is een aantal wijzigingen aangebracht in hoofdstuk 2 Elektronisch patiëntendossier en in hoofdstuk 5 Financiële administratie. Daarnaast zijn er nieuwe websites toegevoegd om actueel te blijven in een zich snel ontwikkelende (computer)maatschappij.

12

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

Naarden, maart 2007, Ineke Dolmans Bij dit boek zijn ter ondersteuning van het individuele leerproces diagnostische vragen en bijbehorende antwoorden ontwikkeld. Tevens is een docentenhandleiding beschikbaar, waarin uitleg wordt gegeven bij de kerntaken en competenties die in dit boek centraal staan. U kunt deze en nog veel meer aanvullende informatie vinden op AG context, het deze boekenserie ondersteunende digitale leerplatform voor het onderwijs. Op www.agcontext.nl kunt u zien waaruit deze databank bestaat en hoe u een abonnement kunt afsluiten. voorwoord bij de der d e d r u k

De ontwikkeling in het onderwijs en in de gezondheidszorg gaat door. Daarom is de derde druk aangepast aan de huidige ideeën en regels. Vooral hoofdstuk 1 Praktijkorganisatie is aanzienlijk gewijzigd. Maar ook de hoofdstukken over de medewerkers in de eerstelijnszorg en de inventaris van de behandelkamer zijn aangepast aan de huidige normen. Naarden, maart 2009, Ineke Dolmans

Inleiding

kwalificatiedossierkwalificatiedossier

Een goede doktersassistente heeft inzicht in de praktijkorganisatie en in de taken en verantwoordelijkheden van de verschillende medewerkers. Ook moet zij als doktersassistente haar eigen verantwoordelijkheden kennen en beheersen. De taken van de doktersassistente zijn geformuleerd in het Doktersassistenten. In dit boek vormt de taak Organiseren van werkprocessen vastleggen van gegevens de basis. Daar horen de volgende competenties bij: – beoordelen eigen bevoegdheid en bekwaamheid; – communiceren tijdens werkzaamheden; – samenwerken; – functioneren onder druk; – voorbereiden werkzaamheden; – zorgdragen voor kwaliteit; – veilig en milieubewust werken; – rapporteren over werkzaamheden; – beroepscompetenties ontwikkelen; – organiseren en coördineren van werkprocessen. Zoals uit deze opsomming blijkt, is de taak van de doktersassistente veelomvattend en veelzijdig. Zij heeft niet alleen te maken met de huisarts en diens praktijkorganisatie, maar ook met de patiënten, die hun eigen belangen hebben. Bovendien gaan steeds meer huisartsen samenwerken, met elkaar en met andere disciplines. Hierdoor is afspraken maken en uitvoeren een belangrijk onderdeel van het werk. In dit boek wordt aandacht besteed aan de praktijkorganisatie en aan alle mogelijke functies die de assistente daarbinnen kan uitoefenen. Aan het begin van elk hoofdstuk worden de grote lijnen van de inhoud van het hoofdstuk geformuleerd.

14

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

Dit boek gaat niet over medisch-technische handelingen van de assistente; daar is een ander handboek voor.

1

Praktijkorganisatie

De assistente heeft een organiserende, uitvoerende en coördinerende rol in de dagelijkse gang van zaken in de praktijk. Na bestudering van dit hoofdstuk weet de assistente: − welke taken dagelijks door de assistente en de huisarts moeten worden uitgevoerd; − welke kennis en apparatuur daarvoor nodig zijn; − welke afspraken er over het werk gemaakt moeten worden; − met welke personen zij voor overleg te maken krijgt; − wat het nut is van een patiëntenfolder of website; − wat het nut is van een ‘regeluurtje’.

1.1 Dagelijkse gang van zaken in de praktijk

spreekuur

HAP

Iedere praktijk heeft huisregels en al is geen enkele praktijk hetzelfde, toch verlopen veel zaken in de praktijk op dezelfde manier. De eerste die binnenkomt – meestal is dat de assistente – zet zo nodig het alarm uit, maakt de deuren open, zet de computer aan, schakelt het antwoordapparaat uit en zet koffie of thee. Alle praktijken beginnen om acht uur, omdat de waarneming via de huisartsenpost op dat tijdstip stopt. Indien gewenst, kan de assistente een overzicht van het spreekuur op papier uitdraaien voor de dokter. Het spreekuur begint tussen acht uur en half negen. In die tijd komen de andere medewerkers binnen. Dikwijls wordt de tijd van acht tot half negen ook gebruikt voor onderling overleg, overdracht van zaken die de avond tevoren niet besproken zijn en de meldingen van de huisartsenpost (de HAP ). In sommige praktijken moeten de berichten van de huisartsenpost via een beveiligde internetlijn worden opgehaald. Het is verstandig om dat vroeg te doen, omdat de patiënten die op de HAP zijn geweest, kunnen bellen voor afspraken of omdat ze nog vragen hebben.

16

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

telefonisch spreekuurtelefonisch spreekuur terugbelspreekuur terugbelspreekuur.

Daarna begint de huisarts met het spreekuur en neemt de assistente haar plaats bij de telefoon in. ’s Morgens vroeg komen de meeste telefoontjes over afspraken, uitslagen, overleg en visiteaanvragen binnen. In sommige praktijken wordt er in de ochtend uitsluitend gebeld om afspraken te maken voor het spreekuur en om visites aan te vragen. Op een ander tijdstip kan dan gebeld worden over uitslagen. Veel praktijken hebben ook een of een Maandagochtend is dikwijls topdrukte. Mensen die in de loop van het weekend ziek zijn geworden, hebben gewacht tot hun eigen huisarts er weer is en bellen de praktijk. Wanneer er meer assistenten in de praktijk werken, worden de taken uiteraard verdeeld.

Figuur 1.1 In de loop van de dag komt de post via de brievenbus. Die post moet gesorteerd worden op patiëntenpost, reclame, tijdschriften en overige post. Alle patiëntenbrieven moeten klaargelegd worden, zodat de huisarts ernaar kan kijken en kan aangeven wat ermee moet gebeuren en wat ervan ingevoerd moet worden in de computer. In de meeste praktijken kan een deel van de post via een beveiligde internetlijn worden binnengehaald. Het gaat dan om laboratoriumuitslagen en specialistenbrieven. Die brieven kunnen, nadat ze gelezen zijn door de huisarts, meteen worden opgeslagen in het patiëntendossier. Soms worden de samenvattingen bij een probleem of episode opgeslagen in de computer. In andere praktijken worden alle brieven en uitslagen gescand en op die manier opgeslagen in de computer.

1 praktijkorganisatie

overleg visite rijden

assistentenspreekuurassistentenspreekuur

17

In sommige praktijken is er tijd voor een gezamenlijk kopje koffie of thee, waarbij je wat vragen aan de huisarts kunt stellen. In andere praktijken gebeurt dat op een ander moment. Het is wel belangrijk dat er een vast moment in de dag is voor overleg. Het tijdstip van visite rijden is niet in iedere praktijk hetzelfde. In sommige praktijken gebeurt dat rondom het middaguur, in andere praktijken aan het eind van de dag. Uiteraard moet je daar met het plannen van de agenda rekening mee houden. Ook de lunchpauze zal niet in iedere praktijk gelijk zijn. In grotere praktijken wordt door de assistenten bij toerbeurt geluncht, zodat de telefoon bemand blijft; in de kleine praktijken wordt dan het antwoordapparaat ingeschakeld. ’s Middags doen veel assistenten hun. Laat de behandelkamer netjes achter en steriliseer op tijd. Aan het eind van de dag moet er worden opgeruimd. Zorg dat de balie netjes is en er geen patiëntenbrieven of notities over patiënten rondslingeren. De wachtkamer opruimen, de vaat doen, de computer uitloggen en het antwoordapparaat inschakelen zijn de laatste taken van de dag.

1.2 Voorbeeld van een dagindeling dagindelingdagindeling

Een in de praktijk kan er als volgt uitzien: 08.00-10.30 uur spreekuurconsulten 10.30-11.00 uur (terugbel)spreekuur 11.00-11.15 uur kopje koffie/overleg 11.15-12.15 uur regeluur/spreekuur/post/recepten 12.15-13.15 uur lunchpauze 13.15-15.00 uur visites 15.00-15.15 uur thee 15.15-17.00 uur consulten Een groot deel van de dag (3,5 uur) is ingeruimd voor spreekuurconsulten. Dat is het belangrijkste werk van de huisarts. Per dag wordt ongeveer anderhalf uur besteed aan visites en ook anderhalf uur aan de post, recepten en het terugbellen van patiënten. De agenda moet aangepast worden aan bijzondere zaken zoals vergaderingen, nascholingen of besprekingen en het begeleiden van terminale patiënten.

18

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

1.3 Consulten consult

aios

voorlichting en advies

triage

hulpvraag

Een consult is een contact op de praktijk tussen de huisarts en de patiënt. In de meeste praktijken wordt hiervoor tien minuten per patiënt gereserveerd. Soms worden er twee patiënten per kwartier gepland, voor artsen in opleiding (aios) wordt wat meer tijd per consult uitgetrokken. Niet iedere patiënt met een hulpvraag hoeft op het spreekuur te komen. De assistente kan door zorgvuldig te luisteren naar de telefonische vraag van de patiënt soms heel goed helpen met voorlichting en advies. Een goed voorbeeld hiervan is griep. Het is een kwaal die veel mensen twee keer per jaar krijgen. Er zijn geen geneesmiddelen tegen griep, maar wel middelen om de symptomen te bestrijden, zoals paracetamol, neusdruppels, keelpastilles en hoestdrankjes. Mensen die geen risicofactoren hebben, maar wel een aanval van de griep, hoeven niet op het spreekuur te komen. Door zorgvuldig bij iedere patiënt naar de klachten te vragen, kan de assistente veel patiënten zelf helpen met voorlichting en advies. Dat heet triage. Hierdoor wordt het spreekuur van de huisarts zinvoller, doordat daar meer mensen terechtkunnen met klachten die de huisarts moet beoordelen. Aan de telefoon beoordelen of een patiënt gezien moet worden op het spreekuur of thuis of door een andere medewerker, of met voorlichting en advies geholpen kan worden heet triage. Er zijn drie computersystemen voor; Tass, Meditra en het Nederlandse Triage Systeem.Op diverse huisartsenposten wordt hiermee geëxperimenteerd. Het NHG heeft met de Stichting Landelijke Ambulance en Meldkamer Protocollen, de Nederlandse Vereniging Spoedeisende Hulp Verpleegkundigen en GGZ-Nederland een systeem voor eensluidende triage ontwikkeld, het Nederlands Triage Systeem. Dit systeem wordt momenteel op diverse huisartsenposten getest. De bedoeling is dat in de toekomst alle eerstelijnshulpvragen op dezelfde manier beantwoord worden. De triage kan in een huisartsenpraktijk, bijvoorbeeld op de maandagmorgen, ook een dilemma zijn. Als er veel patiënten bellen is het soms lastig de tijd te nemen om de hulpvraag goed te verhelderen zodat de patiënt bij de juiste zorgverlener op het spreekuur komt.

1 praktijkorganisatie

19

Tevens vraagt de praktijkorganisatie om de nodige aanpassingen. Fysiek bijvoorbeeld door het werken met een back- en frontoffice. Niet alle patiënten zijn tevreden met een advies van de assistente. Zij vinden dat beoordeling van klachten uitsluitend in handen van de huisarts thuishoort. Dat is niet juist, het zal echter een tijd duren voordat mensen aan de nieuwe professionele werkwijze van de assistente gewend zijn. De assistente zal merken dat de agenda snel vol raakt. Behalve spreekuren, visites, post lezen en overleg, moet ook tijd vrijgemaakt worden voor allerlei vergaderingen en besprekingen. De huisarts moet ook geregeld naar nascholing of er is geen spreekuur omdat de huisarts nachtdienst heeft gehad; wees dus zuinig op de tijd. Dat kan door een zorgvuldige triage aan de telefoon: dus luisteren naar de klacht, doorvragen en beoordelen hoe deze patiënt het best geholpen kan worden.

1.4 Visites visite

In elke praktijk komt het voor dat mensen zo ziek zijn, dat zij niet naar het spreekuur kunnen komen. Dan gaat de huisarts een visite rijden; hij komt – in tegenstelling tot specialisten – nog bij mensen thuis. De huisarts komt alleen als iemand echt ziek is en niet als iemand geen vervoer kan regelen. Hij is voor elke visite dertig tot vijfenveertig minuten onderweg; in dezelfde tijd kan hij op de praktijk vier of vijf mensen helpen! Het is soms niet gemakkelijk om mensen ervan te overtuigen dat zij naar de praktijk kunnen komen, in plaats van dat de huisarts hen bezoekt. Je moet hiervoor goed je best doen en de juiste argumenten hebben. Mensen met bijvoorbeeld koorts kunnen meestal wel naar het spreekuur komen, al denken ze van niet. Van de assistente wordt wel verwacht dat zij erg zieke mensen niet te lang in de wachtkamer laat zitten, vóór laat gaan of via de behandelkamer bij de dokter naar binnen loodst. Sommige bejaarden – mensen ouder dan 75 jaar – zijn nog heel fit, maar anderen hebben zo veel aandoeningen tegelijk (denk aan hoge bloeddruk, hartfalen, suikerziekte, benauwdheid en artrose), dat zij slecht naar de praktijk kunnen komen. Veel huisartsen houden één keer per week spreekuur in bejaardenhuizen. Er kan dan aan de patiënt gevraagd worden of hij op het eerstvolgende spreekuur in het

20

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

spreekuur in het bejaardenhuis

spoedvisites

paniek

bejaardenhuis kan komen. Soms houden verschillende artsen van een hagro om beurten spreekuur in het bejaardenhuis en kunnen patiënten op meerdere dagen bij verschillende artsen terecht. Een aparte categorie vormen de spoedvisites. Je kent ze wel, die telefoontjes waarin in paniek om een huisarts wordt gevraagd, omdat iemand onwel is geworden. Heftige pijn, benauwdheid of bewusteloosheid kan de reden zijn. Probeer zelf rustig blijven. Zeg dat je begrijpt dat de beller in paniek is; zeg ook, dat jij ervoor zult zorgen dat de huisarts zo snel mogelijk komt. Ga dan de gegevens verzamelen. − Naam, adres, woonplaats of verblijfplaats van het slachtoffer. − Vraag wat er precies aan de hand is. − Vraag of de patiënt bekend is met chronische ziekten of met een ernstige aandoening. − Vraag of er medicijnen in huis zijn voor acute hulp (nitrobaat bij een hartinfarct, een of meer pufjes bij benauwdheid). Schakel zo snel mogelijk de huisarts in en eventueel de ambulance die je zo nauwkeurig mogelijk van gegevens voorziet. Bedenk wel dat niet iedere paniek spoed is. Een spoedvisite kost veel ongeplande tijd (gemiddeld 45 minuten) van de huisarts. De assistente zal in ieder geval de patiënten in de wachtkamer op de hoogte moeten stellen en eventueel nieuwe afspraken met hen maken. Soms kunnen patiënten die later een afspraak hebben, bereikt worden om de afspraak te verzetten. Een spoedvisite is dus een tijdrovende klus voor de huisarts en voor de assistente en vraagt een flexibele werkhouding.

1.5 Telefonisch (terugbel)spreekuur telefonisch spreekuur

Sommige patiënten willen de huisarts niet per se zien, maar hem wel even spreken. Hiervoor is het telefonisch spreekuur. In veel praktijken is er een halfuur waarin de huisarts zelf de telefoon aanneemt en patiënten persoonlijk te woord staat. Omdat er steeds meer patiënten gebruik willen maken van het telefonische spreekuur, raakt dat vaak overbezet. Patiënten ‘komen er niet doorheen’; daarom hebben veel huisartsen nu een telefonisch terugbelspreekuur. De assistente noteert in de loop van de dag de namen en telefoonnummers (en de hulpvraag) van de patiënten die met de

1 praktijkorganisatie

21

huisarts willen spreken; op de vastgestelde tijd werkt de huisarts dat lijstje af. Natuurlijk moet de assistente wel nagaan wat de hulpvraag is en of zij deze vraag niet zelf kan afhandelen. Het doel van de praktijkvoering is immers om zo efficiënt mogelijk alle patiënten te helpen. Een telefoongesprek duurt gemiddeld vijf tot tien minuten; dat betekent dat de huisarts in een halfuur maximaal vijf patiënten te woord kan staan. Houd hier rekening mee! Een telefonisch spreekuur neemt één telefoonlijn van de praktijk volledig in beslag. Wanneer er maar één telefoonlijn is, is de praktijk onbereikbaar. Tegenwoordig hebben de meeste praktijken meer lijnen, of kan een mobiele telefoon als spoedlijn dienen. Dit moet dan wel in de praktijkfolder of op de website staan.

1.6 Herhaalrecepten, medicatiehistorie herhaalrecepten

receptenlijn

Herhaalrecepten in de huisartsenpraktijk vormen ongeveer 40 procent van alle voorschriften van de huisarts, het gaat om recepten waarbij de patiënten de huisarts niet ziet. Het voordeel is dat de patiënt geen afspraak op het spreekuur heeft; dat bespaart de huisarts en de patiënt tijd. Er bestaan ook bezwaren tegen herhaalrecepten. Sommige medicijnen worden langer gebruikt dan nodig is (denk aan rustgevende medicijnen of slaaptabletten). Ook onttrekken patiënten zich soms aan de controle bij een chronische ziekte, bijvoorbeeld suikerziekte, hoge bloeddruk of COPD. Zorgvuldigheid bij het uitschrijven van herhaalrecepten is dus geboden. De manier waarop herhaalrecepten kunnen worden voorgeschreven verschilt. In veel praktijken bellen de patiënten op om nieuwe medicijnen te vragen. De assistente zorgt dat de recepten via de computer gemaakt worden. Het nadeel hiervan is dat de telefoonlijn lang bezet is. Sommige praktijken hebben een receptenlijn. Dat is een aparte telefoonlijn, waar patiënten hun naam, geboortedatum en gewenste medicatie inspreken via een antwoordapparaat. De assistente luistert op een rustig moment de receptenlijn af, schrijft de recepten met de computer en faxt – als de huisarts ze getekend heeft – alle recepten naar de diverse apotheken. Er zijn ook praktijken waar patiënten hun lege medicijnendoosjes kunnen inleveren bij de assistente. Zij zorgt er dan voor dat de

22

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

recept

recepten of medicijnen weer voor de patiënten klaarliggen. Er zijn ook huisartsen met een apotheek aan huis; vooral in plattelandspraktijken en in kleine dorpen komt dit voor. Hier werkt meestal een apothekersassistente in de praktijk om de patiënten van hun medicijnen te voorzien. De fax en e-mail zijn moderne middelen om herhaalrecepten aan te vragen. Dan stuurt de patiënt een fax of een e-mail naar de praktijk met de vraag voor herhaalreceptuur. Bij veel huisartsinformatiesystemen (HIS) kunnen alle vervaardigde recepten in de computer worden aangemaakt. Dat heet de receptenbuffer. De dokter autoriseert of fiatteert de recepten, dat is een computerhandeling, en stuurt ze per e-mail naar de apotheek. Daar kan de apothekersassistente aan de slag om alle herhaalrecepten klaar te zetten. De patiënten kunnen de medicijnen dan rechtstreeks bij de apotheek ophalen, zonder dat ze eerst bij de huisarts het recept moeten ophalen. Alle recepten moeten altijd getekend of geautoriseerd worden door de huisarts. Er moet afgesproken worden wie in de praktijk de recepten op zorgvuldigheid controleert! Dat kan de huisarts zijn, maar ook de assistent. Controleren wil zeggen dat er gekeken wordt of de patiënt voor zijn aandoening ook regelmatig op het spreekuur komt en dat er gekeken wordt of er te snel of te veel medicatie wordt aangevraagd. Bij tranquillizers sluipt overmatig gebruik er gemakkelijk in. De voorwaarden voor een correct recept zijn: − de naam van het specialisme, het adres en telefoonnummer van de huisarts; − de aanmaakdatum van het recept; − de juiste spelling van het medicijn; − de sterkte van het medicijn en indien andere sterkte wordt gevraagd, een uitroepteken erbij; − de verstrekkingsvorm: tablet, capsule, zetpil, drankje, zalf, gel of lotion; − de juiste hoeveelheid tabletten, zalf enzovoort; − het voorschrift per dag; aantal malen te gebruiken (niet: gebruik bekend!); − de naam en geboortedatum van patiënt, het adres van patiënt; − de zorgverzekeraar en het polisnummer; − bezorgen ja of nee, en thuis of in het bejaardenhuis;

1 praktijkorganisatie

23

− de juiste afleverhoeveelheid: vijftien dagen bij eerste afgifte; maximaal drie maanden bij chronisch gebruik en maximaal één maand voor slaapmiddelen en tranquillizers; − het Burger Service Nummer erbij, vanaf 1 juni 2009 verplicht.

medicatiehistorie

therapietrouw

Bij herhaalrecepten worden dikwijls de vorige recepten geraadpleegd. De medicatiehistorie kun je gemakkelijk raadplegen in de computer. Onder het tabblad ‘alle medicatie’ of ‘overige medicatie’ vind je alle medicijnen die een patiënt ooit heeft gehad. Meestal wordt in de computer ook aangegeven tot welke datum de patiënt, bij normaal gebruik, voldoende medicijnen moet hebben. Dat is handig, want dan kun je in een oogopslag zien, of de medicijnen te vroeg of laat worden gevraagd. Het is verstandig om dat meteen met de patiënt te bespreken (therapietrouw). In de huisartsinformatiesystemen (HIS) die er op het ogenblik zijn, kun je heel gemakkelijk de gewenste medicijnen aanklikken en zo het recept aanmaken. Ook kun je controleren of de sterkte en het gebruik van de medicijnen kloppen. Er zijn wel patiënten die op eigen houtje medicijn gaan ‘afbouwen’. Ook zijn er patiënten die om medicatie vragen die zij zelf nog nooit hebben gehad. Als je daarnaar vraagt, blijkt dikwijls dat ze een tabletje van iemand ‘geleend’ hebben en dat dit goed bevallen is. Houd er rekening mee dat medicijnen, die eerst wel vergoed werden, nu niet meer binnen de verzekering vallen. Voorbeelden daarvan zijn paracetamol, atorvastatine en tranquillizers. Daarover kun je met de dokter en met de patiënt overleggen, wat nu te doen.

1.7 Werkoverleg werkoverleg

Het is heel goed om regelmatig werkoverleg te houden. Dat is een bespreking met alle medewerkers van de praktijk. Uiteraard is daar de huisarts bij, maar ook de assistent(en). Tijdens een dergelijke bespreking kunnen onderling afspraken worden gemaakt over de praktijk van alledag. Welke uitslagen mag de assistente aan de patiënten mededelen? Hoe gaan we om met een lastige patiënt? Maar ook wanneer er vakantie is, of de assistente een paar dagen vrij kan krijgen, of onderwerpen voor nascholing komen aan de orde. Ook kunnen protocollen, die gemaakt moeten worden voor allerlei handelingen in de praktijk besproken worden. De punten voor het

24

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

Figuur 1.2 Plan regelmatig een werkoverleg.

agenda voor het werkoverleg

werkoverleg komen vanzelf naar boven. Dikwijls op momenten dat er geen tijd is om dat rustig met elkaar te bespreken. Daarom is het verstandig om een werkoverlegschrift of document in de computer te maken en daar alle aandachtspunten in op te schrijven. Dat kan als agenda voor het werkoverleg gebruikt worden. Het werkoverleg moet je uiteraard in de agenda plannen. Noteer de gemaakte afspraken in een document, zodat de collega die niet aanwezig was deze ook kan lezen. Hoe meer medewerkers er in de praktijk zijn, des te belangrijker wordt het werkoverleg. In de een-op-een-situatie kun je nog wel dingen afspreken, maar in grotere verbanden wordt dat veel lastiger. Voor een goed werkoverleg zijn een agenda en het noteren van de gemaakte afspraken noodzakelijk.

1.8 Overleg met de apotheek, met specialisten en bedrijfsartsen Uiteraard zijn er nog andere gezondheidszorgers/zorgaanbieders die te maken hebben met de patiënten. Dat kunnen specialisten zijn die een slechte uitslag in het ziekenhuis willen doorgeven.

1 praktijkorganisatie overleggen

overleglijn

25

Of bedrijfsartsen die willen overleggen over de ziekte/werksituatie van een patiënt. Apothekersassistenten bellen ook regelmatig op omdat een medicament niet leverbaar is, omdat de patiënt de medicatie niet verdraagt of het te duur vindt. Het is heel belangrijk om met de huisartsen af te spreken voor welke vragen zij gestoord kunnen en willen worden. De LHV (het rapport bereikbaarheid) adviseert een aparte telefoonlijn te gebruiken voor overleg; de zogenaamde overleglijn.

1.9 De praktijkondersteuner praktijkondersteuner

praktijkondersteuner GGZ

In veel praktijken zijn praktijkondersteuners werkzaam. Uiteraard is het periodieke overleg van de huisarts met de praktijkondersteuner over de patiënten die zij in behandeling hebben nodig. Dat moet regelmatig ingepland worden in de agenda. We kennen reeds enkele jaren de praktijkondersteuner somatiek, die zich bezighoudt met de chronische zorg bij diabetes mellitus, astma/copd, cardiovasculair risicomanagement of ouderenzorg. Sinds 1 januari 2008 kennen we ook de praktijkondersteuner GGZ. Deze nieuwe functionaris vervangt in veel gevallen de sociaal-psychiatrisch verpleegkundige (SPV’er) die vanuit een GGZ-instelling in een huisartsenpraktijk werkte.

1.10 Artsenbezoekers

artsenbezoeker

Farmaceutische industrieën hebben mensen in dienst die de huisartsenpraktijken bezoeken om (nieuwe) medicijnen toe te lichten. Niet alle huisartsen ontvangen artsenbezoekers, omdat er bij het promoten van nieuwe medicijnen door industrieën ook kleine cadeautjes en aardigheidjes worden gegeven. Daardoor kan het erop lijken dat de huisarts zich laat ‘misleiden’ door deze personen. Er wordt voor de praktijken waar wel artsenbezoekers worden ontvangen afgesproken, wanneer zij worden ontvangen en hoelang een dergelijk gesprek mag duren. Binnenlopen zonder afspraak wordt de artsenbezoekers in de regel net zo min toegestaan als de patiënten.

26

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

1.11 Patiëntenfolder of website

Figuur 1.3 Een voorbeeld van een praktijkwebsite. patiëntenfolder website

bereikbaarheid

Veel praktijken beschikken over een patiëntenfolder of website. Dat kan variëren van een eenvoudige folder tot een ingewikkelde website. In een patiëntenfolder staan de praktijktijden, de regels voor het aanvragen van herhaalrecepten en de bereikbaarheid in avond, nacht en weekend. Ook de bereikbaarheid van de praktijk per openbaar vervoer kan aangegeven worden. Met de website van de praktijk kunnen de praktijkregels op een andere manier kenbaar gemaakt worden. Ook hier variëren de mogelijkheden van een eenvoudige site – waarop alleen de praktijkregels staan – tot een ingewikkelde site waarbij allerlei links naar diverse soorten informatie staan. Hierbij valt te denken aan informatie over ziektebeelden of verwijzingen naar informatiesites voor reizigers. Er zijn ook huisartsenpraktijksites waarop precies staat welke medewerkers – compleet met foto’s – wanneer aanwezig zijn en waar aanvragen voor herhaalrecepten of een afspraak voor het spreekuur gemaakt kunnen worden.

1 praktijkorganisatie

27

De patiëntenfolder of website biedt de meest basale informatie over de praktijk, handig om voorafgaand aan een stage of sollicitatie te lezen.

1.12 Regeluurtje

regeluurtje instellen

In de praktijk van alledag heeft iedereen zijn of haar eigen rooster. De taken van de huisarts en assistente zijn uiteraard op elkaar afgestemd. Toch blijven er in elke praktijk dikwijls wat zaken liggen. Het is praktisch om hiervoor een regeluurtje in te stellen. Taken die in een dergelijk regeluurtje kunnen worden uitgevoerd, zijn: − telefoontjes met hulpverleners, leveranciers of anderen; − post doornemen, recepten tekenen; − verwijsbrieven schrijven; − tijdschriften lezen; − overleg met assistente over vragen van patiënten; − onvoorziene taken uitvoeren. Een regeluurtje heeft een soort inhaaleffect. Allerlei kleine taken kunnen in die tijd uitgevoerd worden en wanneer er een spoedvisite tussendoor is gekomen, kan dezelfde tijd dienen om de verloren tijd in te halen. Dat draagt bij tot een ontspannen praktijkvoering.

1.13 Het inloopspreekuur inloopspreekuur

In sommige praktijken is er een inloopspreekuur; dat wil zeggen dat de patiënten geen afspraak hoeven te maken voor het spreekuur, maar zo binnen kunnen lopen. Meestal is dat spreekuur tussen acht en negen uur ’s morgens. De (stilzwijgende) afspraak is dat het gaat om kleine kwalen en aandoeningen, waar de huisarts slechts weinig tijd aan hoeft te besteden. Vroeger moest voor iedere patiënt van het inloopspreekuur de groene kaart worden opgezocht, maar nu bijna alle praktijken voorzien zijn van een computer en van elektronische medische dossiers, kunnen de gegevens van de consulten tijdens het inloopspreekuur direct worden ingevoerd.

28

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

Niet iedere huisarts vindt een inloopspreekuur prettig, het moet bij je passen. Het voordeel van zo’n spreekuur is dat mensen met kleine kwalen ‘drempelloos’ ’s morgens bij hun huisarts terechtkunnen. Het nadeel hiervan is dat er geen triage door de doktersassistente kan plaatsvinden. Hierdoor kunnen nutteloze consulten plaatsvinden, omdat de assistente de hulpvraag misschien met voorlichting en advies had kunnen afhandelen. Het inloopspreekuur gaat in de meest praktijken verdwijnen. In sommige praktijken wordt het experimenteel vervangen door een avondspreekuur. Een uitzondering hierop vormen de praktijken in achterstandswijken. Hier kiezen huisartsen vaak bewust voor een inloopspreekuur, omdat men de ervaring heeft dat afspraken slecht worden nagekomen, of omdat mensen door een taalbarrière veel moeilijker afspraken maken.

1.14 Het avondspreekuur avondspreekuur

In sommige praktijken is er een avondspreekuur. Met name mensen die ver van huis werken, moeten soms een halve dag vrij nemen om naar de dokter te kunnen gaan. Voor deze mensen is een avondspreekuur een uitkomst. Hiervoor moet uiteraard een afspraak worden gemaakt. Volgens onderzoek van het NIPO wil een derde van de Nederlanders wel een avondspreekuur, maar daar niet extra voor betalen. De toekomst zal uitwijzen hoe dat werkt. Er is nog geen tarief voor een avondconsult.

1.15 Het e-consult e-consult

Het e-consult is ook een nieuwe ontwikkeling. In sommige praktijken kunnen patiënten per e-mail een vraag voorleggen aan hun huisarts. Er wordt nog weinig gebruik van gemaakt. Dat heeft verschillende redenen: veel mensen geven toch de voorkeur aan persoonlijk contact met de assistente en/of de dokter. De huisartsen zijn terughoudend omdat het extra werk is en het tarief voor een e-consult erg laag is (€ 4,50).

1 praktijkorganisatie

29

1.16 Bereikbaarheid

bereikbaarheid en beschikbaarheid spoedlijn overleglijn

In juli 2008 is er een LHV-rapport verschenen over de bereikbaarheid van de huisartsenpraktijk. Hierin staat dat tijdens de praktijkuren de telefoon zoveel mogelijk door een medisch geschoold iemand moet worden opgenomen en dat het gebruik van antwoordapparaten zoveel mogelijk dient te worden beperkt. Ook moet elke praktijk beschikken over een spoedlijn, waar de patiënt binnen 30 seconden een medisch deskundige aan de telefoon krijgt. Er moet een telefonische of digitale mogelijkheid zijn voor overleg met collega’s en andere zorgverleners. Bij spoedgevallen zal de dokter zich inspannen om binnen 15 minuten de juiste zorg bij de patiënt te krijgen. Patiënten moeten voldoende en duidelijke informatie krijgen over de bereikbaarheid en beschikbaarheid van de huisartsenzorg binnen en buiten praktijkuren. Er moet dus een spoedlijn en een overleglijn zijn bij de telefooncentrale. Ook zal in sommige praktijken uitbreiding van het aantal assistenten, die dikwijls ook hun eigen spreekuur doen, nodig zijn om de optimale bereikbaarheid te waarborgen.

1.17 Kwaliteit De aandacht voor de kwaliteit van de huisartsenzorg neemt toe. Dat betreft niet alleen de bereikbaarheid van de huisarts, maar ook de geleverde zorg, de patiëntvriendelijkheid en toegankelijkheid, het aanbod van zorg, de overlegmogelijkheden met andere zorgaanbieders in de eerste en tweede lijn enzovoort. Er zijn diverse initiatieven ontwikkeld om de kwaliteit van zorg duidelijker te laten zien aan de patiënt. Hieronder worden enkele van die initiatieven genoemd. 1.17.1

praktijkaccreditering

Praktijkaccreditering, KEMA-keur en HKZ-certificering

Het Nederlands Huisartsen Genootschap heeft een systeem voor praktijkaccreditering ontwikkeld. De huisartsenpraktijk wordt beoordeeld op vier onderdelen: − Gebouw en voorzieningen. − Patiëntenoordeel over de huisarts, de wachttijden, de spreekuurorganisatie, voorlichting en samenwerking met de tweede lijn.

30

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

− De medische verslaglegging. − De kwaliteit op huisartsenniveau, de werkbelasting en het plezier dat de huisarts en de medewerkers in het werk hebben.

KEMA-keur

HKZ-certificering

1.17.2

huisartsen met bijzondere bekwaamheden

Zo’n accrediteringstraject duurt drie jaar. In die tijd worden de uitgangspunten beoordeeld door accrediteringsmedewerkers en worden verbeterplannen opgesteld, uitgevoerd en geëvalueerd. Wanneer de praktijk het accrediteringstraject met succes heeft doorlopen, krijgt de huisartsenpraktijk het NHG-keurmerk: geaccrediteerde praktijk. De KEMA is een organisatie die producten en bedrijven keurt een certificeert. Er zijn huisartsenpraktijken door deze organisatie gekeurd en gecertificeerd. Ook de KEMA beoordeelt op bereikbaarheid, patiëntvriendelijkheid en kwaliteit van zorg. De Stichting Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector (Stichting HKZ) is een gezamenlijk initiatief van koepels van patiënten/consumenten, zorgverzekeraars en zorgaanbieders (huisartsen) en richt zich op de certificering van instellingen in de zorgsector. De KNMG heeft zitting in het bestuur. Ook hier is de kwaliteit van de geboden zorg het uitgangspunt. Er zijn schema’s ontwikkeld waaraan een gezondheidszorgcentrum moet voldoen om voor het certificaat in aanmerking te komen. Bijzonder hierbij is, dat de HKZ-certificering voor de fysiotherapiepraktijk en de apotheken in volle gang is. De huisartsenpraktijken kunnen hierbij aansluiten. Register bijzondere bekwaamheden huisartsen

Veel huisartsen hebben specifieke vaardigheden of bekwaamheden. Dat kan variëren van kleine chirurgische ingreepjes op de praktijk, het zelf geven van reizigersadviezen, tot specialistvervangende zorg, zoals spleetlamponderzoek bij patiënten met oogklachten. In het kader van de kwaliteitsbewaking voor de zorg van de patiënten hebben de Landelijke Huisartsen Vereniging (LHV) en het Nederlands Huisartsen Genootschap (NHG) ook hier een kwaliteitsnorm ingevoerd. Huisartsen met bijzondere bekwaamheden of vaardigheden kunnen, nadat zij de vereiste kennis en vaardigheden hebben opgedaan, ingeschreven worden in het register van huisartsen met bijzondere bekwaamheden. Dit wordt beoordeeld door het college van huisartsen met bijzondere bekwaamheden (CHBB). Er zijn twee registers: een register voor verloskunde, echografie, oogheelkunde

1 praktijkorganisatie

31

en reizigersadvisering. Daarnaast is er een register voor artsen die een kaderopleiding hebben gedaan, en dus specifieke vaardigheden op een bepaald gebied van de huisartsenzorg hebben geleerd. Zo ’n kaderopleiding duurt twee jaar. Hiermee kunnen deze huisartsen een vraagbaak zijn voor de collega’s. Het register van kaderhuisartsen omvat de volgende onderwerpen: kaderhuisarts erkende kwaliteitsconsulent (EKC), Supervisor, Astma /COPD, GGZ, DM, urogynaecologie. 1.17.3

griepprik cervixuitstrijkje protocol

Protocollen, richtlijnen en regels

Een andere manier om kwaliteit in de praktijk te bevorderen is bepaalde steeds terugkerende taken volgens een vast afgesproken document uit te voeren. Voorbeelden daarvan zijn de organisatie van de griepprik, cervixuitstrijkje en andere bevolkingsonderzoeken. Een protocol is een document waarin staat welke stappen er genomen moet worden, wie daarvoor verantwoordelijk is, en op welk moment dat moet gebeuren. Een goed voorbeeld hiervan is het protocol van de griepprik. Veel protocollen zijn te vinden in het huisartsinformatiesysteem (HIS), andere protocollen zijn te vinden op de site van het Nederlands Huisartsen Genootschap (www.nhg.org). Protocollen kunnen ook in de praktijk zelf worden gemaakt. Dat heeft voordelen, alle medewerkers worden eerder of later bij het maken van een protocol betrokken, maar ook nadelen, want het kost tijd om een goed protocol te ontwikkelen.

7050_book.fm Page ii Wednesday, July 12, 2006 3:27 PM

2

Elektronisch patiëntendossier

De doktersassistente organiseert en plant de werkprocessen van de artsenpraktijk. Zij draagt zorg voor het vastleggen en het up-to-date houden van de relevante gegevens en voert de taken uit met betrekking tot medische dossiers, in- en externe relaties en administratieve verslaglegging. Na de bestudering van dit hoofdstuk weet de assistente: − wat een patiëntendossier is; − wat een SOEP-registratie betekent; − hoe een journaal moet worden bijhouden; − wat een HIS is; − wat een episodelijst en een problemenlijst inhouden; − wat ruiteren is en waarvoor dat belangrijk is.

2.1 Het elektronisch patiëntendossier elektronische dossiervorming

In deze paragraaf wordt een aantal nieuwe begrippen uitgelegd die te maken hebben met elektronische dossiervorming. het elekt ron isch p a t i ë n t en d o s s i e r

elektronisch patiëntendossier

unieke zorgverlenersidentificatiepas

Het landelijk elektronisch patiëntendossier (EPD) maakt de uitwisseling van medische gegevens eenvoudiger en draagt er daardoor aan bij dat fouten voorkomen kunnen worden. Het EPD is een dossier in de computer waarin gegevens uit verschillende zorginformatiesystemen zijn gekoppeld. In het EPD zitten het elektronisch medicatiedossier (EMD) en het waarneemdossier huisartsen (WDH). De patiënten worden geïdentificeerd met hun burgerservicenummer (BSN). Bevoegde artsen hebben toegang tot het EPD. Deze artsen krijgen een unieke zorgverlenersidentificatiepas (ZOVI-pas). Het uitwisselen van de gegevens verloopt via het landelijke schakelpunt (LSP).

34

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

Voor meer informatie kun je de film Veilige en landelijke gegevensuitwisseling in de zorg van het ministerie van Volksgezondheid Werkgelegenheid en Sport bekijken. Deze film is te vinden op de site www. minvws.nl/elektronisch-patienten-dossier. het elekt ron isch med i c at i ed o s s i e r elektronisch medicatiedossier

Via het elektronisch medicatiedossier (EMD) krijgen bevoegde zorgverleners inzage in de medicatie van een patiënt. De zorgverlener kan via het landelijk schakelpunt met de ZOVI-pas informatie opvragen. De patiënten wordt geïdentificeerd met hun BSN. Zo kan de dienstdoende arts op de huisartsenpost over alle binnenkomende patiënten informatie vergaren. het waarn eemdossier h u i s a r t s e n

waarneemdossier huisartsen

Met het elektronisch waarneemdossier huisartsen (WDH) krijgt de waarnemend huisarts inzage in de samenvatting van het dossier van de patiënt. De gegevens van het consult door de waarnemer (op de huisartsenpost) worden met een retourbericht naar de eigen huisarts teruggestuurd. het burgerservicen u m me r

burgerservicenummer

Het burgerservicenummer (BSN) is een uniek persoonlijk nummer voor patiënten en cliënten om gegevensuitwisseling in de zorg betrouwbaar te laten verlopen. Het BSN is identiek aan het sofinummer. Vanaf 1 juni 2009 is het BSN verplicht op alle gegevensuitwisseling over patiënten, bijvoorbeeld op patiëntenbrieven, maar vooral ook op declaraties. Daarmee komt een einde aan de verschillende dossiernummers die zorginstellingen, indicatieorganen en zorgverzekeraars voorheen hanteerden. Dit moet fraude en persoonsverwisseling bij dossiervorming tegengaan. Ook biedt het BSN de mogelijkheid om patiëntgegevens veilig en betrouwbaar digitaal uit te wisselen. Bij het uitwisselen van gegevens wordt de patiënt gekenmerkt door zijn BSN en de zorgverlener door zijn ZOVI-pas.

2 elektronisch patiëntendossier

35

in schrijvin g op n a am (i o n )

Vanaf 1 januari 2009 is inschrijving op naam verplicht. Elke huisarts heeft uitsluitend patiënten die met naam zijn ingeschreven. Daarvoor krijgt de huisarts het inschrijftarief. Een patiënt kan geen twee huisartsen hebben. De eerste huisarts die declareert, krijgt het tarief. Hiervoor is een ION-database opgezet. Meer informatie vind je op www.inschrijvingopnaam.nl het lan delijk schak el p u n t landelijk schakelpunt

Het landelijk schakelpunt (LSP) is een grote computer die ergens in het land staat. Hierin zijn alle gegevens van patiënten opgeslagen. Deze gegevens komen van de aangesloten huisartsenpraktijken, maar ook van zorginstellingen, zorgverzekeraars en indicatieorganen. Het berichtenverkeer tussen verschillende zorgverleners kan via het LSP verlopen. Uiteraard bestaat de mogelijkheid om berichten te vergrendelen. Zorgverzekeraars hebben toegang tot gegevens over de bezoeken van patiënten aan de praktijk. Zij hebben echter geen recht op inzage in de medische gegevens van patiënten.

2.2 Het journaal en het HIS

WGBO elektronisch patiëntendossier

dossierhouder

journaal

Hulpverleners zijn verplicht om van iedere patiënt een dossier bij te houden. Dat staat in de Wet op de Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO). Of het dossier op papier of in een computer (een elektronisch patiëntendossier) wordt bijgehouden, is niet relevant. De bedoeling van het dossier is bij te dragen aan de kwaliteit en continuïteit van hulpverlening aan de patiënt. De huisarts is verantwoordelijk voor het correct bijhouden van het dossier; ook wanneer de assistente met dossiers werkt blijft de huisarts daarvoor verantwoordelijk. De huisarts is eigenaar van het dossier (dossierhouder) en kan daarom niet verplicht worden het oorspronkelijke dossier af te staan; met toestemming van de patiënt is hij wel bevoegd om oorspronkelijke dossiers naar een andere huisarts te sturen. Dat moet in principe met garantie van aankomst. Het dossier van een patiënt heet een journaal. Elke actie van de patiënt of de praktijk wordt in dat journaal genoteerd, dit kan een

36

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

HIS

agenda

attentieregel

consult bij de huisarts zijn, maar ook een telefonisch consult, een receptaanvraag of een visiteaanvraag. Zo wordt de hele ziektegeschiedenis van de patiënt genoteerd; hierdoor kan heel overzichtelijk het verloop van iemands gezondheid gevolgd worden. Tegenwoordig zijn veel huisartsenpraktijken geautomatiseerd met een HIS (Huisarts Informatie Systeem), een computerprogramma voor huisartsenpraktijken. De meeste van deze systemen draaien onder Windows, waardoor diverse gegevens in diverse ‘windows’ opgeslagen kunnen worden. Er is een scherm (window) voor de agenda, het journaal, een voor herhaalrecepten en een ander scherm voor specialisten- of laboratoriuminformatie. Op dit scherm staat ook de attentieregel, die aandachtspunten of speciale gegevens over deze patiënt bevat, of er staan ruiters. De huisartsinformatiesystemen die op het ogenblik in gebruik zijn, zijn onder meer: Medicom, Promedico, OmniHis Microhis, Labelsoft, Mira en Hethis. Ieder huisartsinformatiesysteem heeft zijn eigen werkwijze. De leveranciers geven cursussen voor de gebruikers. De basisprincipes, hoe een patiënt op te zoeken in het systeem, een afspraak in de agenda te zetten een herhaalrecept te maken en de gegevens van een patiënt voor een visite uit te draaien, zijn in een halve of hele dag goed te leren. Het verdient aanbeveling om een cursus te volgen voordat je met het systeem aan de slag gaat. De ervaring leert dat je daar verder mee komt dan met allerlei trucjes die je van je collega’s leert. Je weet nooit of zij het volgens het boekje doen of eigen “foefjes” gebruiken.

2.3 SOEP-registratie

SOEP

Omdat de gegevens van patiënten meestal in een computer worden ingevoerd – waardoor er een elektronisch medisch dossier ontstaat – is het handig om al die gegevens steeds op dezelfde wijze (logisch) te registreren. Daarvoor is een uniform systeem ontwikkeld, dat SOEP heet. SOEP staat voor: − Subjectief: de klachten van de patiënt. − Objectief: de bevindingen bij onderzoek. − Evaluatie: de diagnose die gesteld wordt op basis van de klachten en bevindingen.

2 elektronisch patiëntendossier

37

Figuur 2.1 − Plan: de afspraken die met de patiënt gemaakt zijn naar aanleiding van de diagnose. Dit kunnen afspraken zijn over voorlichting en advies, verwijzing naar een specialist of naar een andere hulpverlener, leefregels of geneesmiddelen.

SOEP-registratie

In elke HIS worden gegevens volgens de SOEP-methode geregistreerd. Wanneer in de praktijk is afgesproken dat de assistente de SOEPregistratie gebruikt, zal zij de klachten van de patiënt op de S-regel zetten, de werkdiagnose op de E-regel en het plan op de P-regel. Dat is vooral belangrijk wanneer er geen consult of visite van de huisarts komt. Van de patiënt die bijvoorbeeld opbelt met klachten over dikwijls plassen, kleine beetjes plassen en branderigheid worden de klachten genoteerd op de S-regel, eventueel aangevuld met antwoorden op de vragen die de assistente nog stelt. De werkdiagnose luidt: urineweginfectie, dat wordt op de E-regel vermeld. Het plan zal zijn: een plasje brengen op de praktijk, dat komt op de P-regel. Wanneer de urine op de praktijk is nagekeken, kunnen die gegevens op de O-regel worden ingevuld. Op de P-regel kan dan de medicatie worden ingevuld. Bij de meeste HIS’en worden recepten automatisch op de P-regel genoteerd. Zorgvuldige rapportage maakt een dossier compleet. Dat is goed voor de patiënt, maar ook voor alle andere medewerkers. Tegen-

38

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

woordig werken er veel parttimers in de praktijk; iedereen moet dan van elkaar weten wat er met de patiënt is afgesproken. Met de komst van de computer is er van een onleesbaar handschrift geen sprake meer, tijdgebrek mag geen oorzaak zijn dat deze activiteiten niet in de computer worden genoteerd.

2.4 ICPC ICPC-2

Er is een internationale classificatie voor diagnoses. Die heet ICPC2; dat betekent International Classification of Primary Care. De ICPC is eigenlijk een grote tabel waarin alle diagnoses en ziektebeelden gerubriceerd kunnen worden volgens een afgesproken lijst met letters en cijfers. Er is ook ruimte voor symptomen, interventies, uitslagen van laboratoriumonderzoek en brieven. De ICPC is een classificatiesysteem dat bestaat uit zeventien letters, die betrekking hebben op orgaansystemen van de mens. Achter de letter staan twee cijfers die slaan op de aard van de code. In tabel 2.1 staat hiervan een overzicht. Tabel 2.1

Overzicht van de ICPC-hoofdstukken in letters.

A

algemeen, niet gespecificeerd

B

bloed en bloedvormende organen

D

tractus digestivus

F

oog

H

oor

K

tractus circulatorius

L

bewegingsapparaat

N

zenuwstelsel

P

psychische problemen

R

tractus respiratorius

S

huid en subcutis

T

endocrien, metabool, voeding

U

urinewegen

W

zwangerschap, bevalling, anticonceptie

X

geslachtsorganen en borsten, vrouw

Y

geslachtsorganen en borsten, man

Z

sociale problemen

2 elektronisch patiëntendossier

39

De cijfers achter de letter van het hoofdstuk worden als volgt gebruikt: 1 symptomen en klachten (01-29); 2 diagnostische/preventieve verrichtingen (30-49); 3 medicatie/therapeutische verrichtingen (50-59); 4 uitslagen van onderzoek (60-61); 5 administratieve verrichtingen (62); 6 verwijzing/andere verrichtingen (63-69); 7 omschreven ziekten (70-99). In de praktijk worden vooral symptomen en klachten (component 1), en meest voorkomende ziekten (component 7) gebruikt als codes in het huisartsinformatiesysteem. Een volledig overzicht van de ICPC-tabel staat als bijlage in dit boek. Het voordeel van een ICPC-codering is dat de diagnoses voor iedereen dezelfde betekenis hebben, omdat dat zo is afgesproken. In veel computerprogramma’s kun je met de ICPC-code ook zoeken naar de bijpassende medicatie of naar voorlichting en advies. hoe werkt het icpc?

Een voorbeeld: een patiënt belt op met klachten van koorts, spierpijn, hoofdpijn en algemene malaise. Dat gaat op de S-regel. Het is namelijk subjectief. De assistente gaat ervan uit dat dit griep is. Griep heerst namelijk en de klachten komen overeen met de symptomen van griep. De diagnose griep komt op de E-regel. Het is namelijk de conclusie van de assistente. Op de O-regel wordt niets ingevuld, omdat de patiënt niet onderzocht is. Op de P-regel wordt aangegeven wat de assistente met de patiënt afspreekt, dat kan zijn: terugbellen bij toename van de klachten, adviezen over pijnstilling en symptoombestrijding, of toch een consult of visite wanneer de patiënt al veel andere kwalen heeft, oud is, of om een andere redenen beter toch bezocht kan worden. Het scherm ziet er dan zo uit S

koorts, spierpijn, hoofdpijn, algemene malaise

O E

griep

P

adviezen over pijnstilling en symptoombestrijding: 3 × daags 2 paracetamol en stomen, voldoende drinken en rust nemen.

40

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

voorkeur bij de icpc-c o d er i n g voorkeur bij de ICPC codering

Het verdient de voorkeur bij de ICPC codering om zoveel mogelijk omschreven ziekten te gebruiken. Dat wil zeggen de codes tussen 70 en 99. Bijvoorbeeld: R74 staat voor een infectie van de bovenste luchtwegen, R75 acute/chronische sinusitis en R76 acute tonsillitis, R80 is influenza. Dat zijn dus allemaal (verschillende) diagnoses van aandoeningen van de luchtwegen (R), dus verschillende nummers uit de reeks 70 tot 80. Wanneer telkens dezelfde code wordt geregistreerd voor de aandoeningen van de bovenste luchtwegen, kan in het HIS gemakkelijk worden nagegaan of deze patiënt heel vaak aandoeningen van de luchtwegen heeft. Hieruit kan blijken dat de patiënt daar extra aandacht voor nodig heeft. Misschien is een programma om te stoppen met roken wel een goede oplossing voor deze patiënt! Op dezelfde manier kan bij een patiënt met geregeld klachten van de gewrichten worden nagegaan of er misschien overgewicht is en deze patiënt met een cursus ‘bewegen op recept’ beter geholpen zou kunnen worden.

2.5 ADEMD registreren Tegenwoordig wordt ADEMD registreren gepropageerd. ADEMD betekent Adequate Dossiervorming van het Elektronisch Medisch Dossier. Dat wil zeggen dat bepaalde gegevens van patiënten telkens op dezelfde wijze in de computer worden gezet. Hierdoor kan een overzicht van de patiëntgegevens in de tijd worden gemaakt. Bijvoorbeeld: telkens wanneer de patiënt komt voor registratie van de bloeddruk, longfunctiewaarden, of lengte en gewicht, wordt dat op een speciale plek in de computer neergezet. En niet meer in de SOEP-registratie. Je roept daarvoor een speciaal windowscherm op. Hierin worden de waarden van de patiënt in het verloop van de tijd weergegeven. Daardoor kun je heel gemakkelijk zien of de bloeddruk van deze patiënt constant blijft of verandert. Chronische aandoeningen kunnen zo in de loop van de tijd goed gevolgd worden. Hierdoor kan het EPD een bijdrage leveren aan kwaliteit van zorg en goed op elkaar afgestemde zorg.

2 elektronisch patiëntendossier

41

2.6 Episodegericht registreren episode

Een episode is een serie bij elkaar behorende contacten. Als een patiënt klachten heeft over slapeloosheid, worden alle contacten met betrekking tot deze klachten geregistreerd onder dezelfde episode, namelijk slapeloosheid. De episode krijgt de naam van de aandoening. Hoesten of vlekjes op de huid kunnen ook een episode zijn. Een episode kan maximaal een jaar duren.

2.7 Probleemlijst probleemlijst

De probleemlijst bevat alle klachten die gedurende langere tijd (meer dan een halfjaar) spelen en die ernstige consequenties hebben voor de gezondheid van de patiënt. Hart- en vaatziekten, chronisch longlijden, diabetes mellitus en andere ernstige en langdurige aandoeningen worden bijvoorbeeld opgenomen in de problemenlijst. Ook burn-outklachten, overspannenheid of andere psychische klachten kunnen in de probleemlijst staan.

2.8 Ruiteren: grieppatiënten, chronische patiënten ruiteren

Om groepen patiënten goed te kunnen volgen in de praktijk bestaat het systeem van ruiteren. Alle patiënten met diabetes mellitus krijgen in de computer een bepaalde code, waardoor zij gemakkelijk voor controle door de praktijkondersteuner of de assistente opgeroepen kunnen worden. Patiënten met diabetes mellitus moeten ook een griepprik krijgen. Alle patiënten met hart- en vaatziekten en alle patiënten met longaandoeningen kunnen op deze manier ook een code krijgen. Het aangeven van codes in de computer heet ruiteren. Vroeger werden gekleurde clips op de patiëntenkaarten bevestigd. Wanneer er dan een gekleurd clipje op de kaart zat, was het duidelijk dat die kaart van een patiënt was met een bepaalde aandoening. Patiënten met hart- en vaatziekten hadden blauwe ruitertjes, epilepsiepatiënten gele en patiënten met suikerziekte hadden bruine ruitertjes! Alle HIS-en hebben de mogelijkheid om patiënten te markeren of te ruiteren; de werking is per systeem verschillend.

42

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

De volgende gegevens worden veel geruiterd: − allergie, bijvoorbeeld overgevoeligheid voor penicilline; − gebruik antistollingsmiddelen; belangrijk bij het voorschrijven van medicijnen; − cardiovasculaire ziekten; alle aandoeningen moeten worden omschreven, bijvoorbeeld hartinfarct, angina pectoris, een hartoperatie of hartfalen; − diabetes mellitus; − donorcodicil; − epilepsie; − griepvaccinatie; − hiv-positief; − hypertensie; − COPD, astma, longziekten; − maligniteit; − nierinsufficiëntie; − slechthorend; − slechtziend; − uterusextirpatie. De jaarlijkse griepvaccinatie is een goed voorbeeld van het nut van ruiteren. Daarvoor moeten alle patiënten worden opgeroepen die een indicatie hebben. Dat zijn alle mensen met hart- en vaatziekten, met COPD/astma, diabetes mellitus, alle zestigplussers en alle andere mensen die in de loop van het jaar een indicatie hebben gekregen. Als de codes correct in de computer zijn ingevoerd, is het oproepen van alle kandidaten voor de griepprik een fluitje van een cent. Het is dan in april ook al bekend hoeveel griepprikken besteld moeten worden voor het najaar (want dan moeten de vaccins besteld worden).

2.9 De groene kaart

groene kaart

In alle praktijken werden de gegevens van de patiënten opgeschreven en bewaard, ook toen er nog geen computers waren! Daarvoor had het Nederlandse Huisartsen Genootschap speciale kaarten ontwikkeld (figuur 2.2), nog steeds bekend als de groene kaart.

2 elektronisch patiëntendossier

43

Figuur 2.2 De groene kaart.

1 De kaart bestaat uit drie gedeelten: − De NAW-gegevens van patiënt: − geboortedatum; − geslacht; − telefoonnummer, eventueel mobiel nummer; − verzekeringgegevens (verzekeraar en polisnummer); − burgerservicenummer, als dat is ingevoerd. 2 Een medisch gedeelte waarin allergieën, vaccinaties, risicofactoren, chronische medicatie en een medische voorgeschiedenis of problemenlijst zijn opgenomen. 3 Het journaal met drie kolommen: datum – medisch journaal – (behandel)plan. In het medische journaal werden hulpvraag van de patiënt, de bevindingen bij onderzoek, de diagnose of de conclusie en het behandelplan vermeld. De herhaalrecepten werden meestal ook op de groene kaart geschreven. Uitslagen van laboratoriumonderzoek en overige onderzoeken werden evenals samenvattingen van specialistenbrieven (dikwijls in een andere kleur) op de groene kaart geschreven. Er zijn steeds minder praktijken waar nog met groene kaarten als patiëntendossier wordt gewerkt. Toch zullen veel assistenten ermee

44

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

te maken krijgen, omdat niet alle groene kaarten systematisch ingevoerd worden in de computer, want dat is een tijdrovend karwei en handschriften zijn vaak niet goed te lezen. Scannen van groene kaarten valt lang niet altijd mee, omdat er dikwijls met diverse kleuren pen is geschreven, waardoor ze nog slechter te lezen, en dus te scannen, zijn. Soms worden alleen episodes of probleemlijsten ingevoerd in de computer. Langzaam maar zeker zullen de kaarten verdwijnen. Het is een goed alternatief om de groene kaarten in een archief te bewaren en alle actuele patiëntengegevens in de computer in te voeren. Wanneer er dan oude gegevens over een patiënt nodig zijn, moet voorlopig nog even de groene kaart erbij gepakt worden. Het goed opbergen (archiveren) van oude groene kaarten is daarom heel belangrijk!

3

Patiëntenadministratie

De doktersassistente organiseert en plant de werkprocessen van de artsenpraktijk. Zij draagt zorg voor het vastleggen en het up-to-date houden van de relevante gegevens en voert de taken uit met betrekking tot medische dossiers, in- en externe relaties en administratieve verslaglegging. Na bestudering van dit hoofdstuk weet de assistente: − hoe gehandeld moet worden bij het inschrijven van nieuwe patiënten; − hoe omgegaan moet worden met het patiëntendossier bij trouwen, scheiden, geboorte en overlijden van patiënten; − hoe afscheid genomen moet worden van patiënten en hoe patiëntendossiers verstuurd moeten worden naar de nieuwe huisarts; − hoe informatie van patiënten over een nieuwe zorgverzekeraar in de computer verwerkt moeten worden; − hoe dossiertechnisch omgegaan moet worden met passanten; − wat er moet gebeuren met post van onbekende patiënten; − op welke manieren oude patiëntengegevens opgezocht kunnen worden; − wat het privacyreglement is, welke regels er gelden in huisartsenpraktijken en hoe daarnaar gehandeld moet worden.

3.1 Patiënten inschrijven

nieuwe patiënten

In principe kunnen alleen patiënten die in de buurt wonen, worden ingeschreven. De huisarts moet in een spoedgeval binnen vijftien minuten bij de patiënt kunnen zijn; dat is een wettelijke regel. Soms worden er postcodegebieden aangegeven waarbinnen de praktijk nog nieuwe patiënten aanneemt. Wanneer mensen te ver weg wonen van de praktijk, kun je hen verwijzen naar hun zorgverzekeraar; die heeft een overzicht van huisartsen die (nog) patiënten aannemen. Een advies aan de patiënt is

46

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

Regionaal Patiënten Consumenten Platform www.Independer.nl

kennismakingsgesprek

om te kijken in het telefoonboek of te bellen met het Regionaal Patiënten Consumenten Platform (RPCP). Ook zijn er internetsites waarop de patiënt een huisdokter in de buurt kan kiezen. Op de site van Independer (www.Independer.nl) vind je onder het hoofdstuk medisch een opgave van dokters in de buurt met daarbij enige aanvullende informatie, zoals: man of vrouw en samenwerkingsverband. Het komt aardig over wanneer je patiënten wel de weg kunt wijzen, al kun je niet meteen zelf helpen. Partners, baby’s en overige inwonende familieleden van patiënten worden wel altijd ingeschreven in de praktijk! Patiënten die binnen het praktijkgebied wonen, kunnen worden ingeschreven. Maak in de computer een nieuwe patiënt aan en vul in ieder geval de volgende gegevens in: − achternaam, voorletters en voornaam; − geboortedatum; − adres, postcode en woonplaats; − telefoonnummer, bij voorkeur ook het nummer op het werk en een mobiel nummer; − zorgverzekeraar en verzekerings- of polisnummer en het burgerservicenummer. Zonder nummer is inschrijving niet mogelijk! Maak – als de patiënt dat wil – een afspraak voor een kennismakingsgesprek met de huisarts; dat is een gewone spreekuurafspraak. Geef daarbij aan dat zowel de huisarts als de patiënt daarna nog definitief kunnen beslissen over al dan niet inschrijven. De duur van het kenningsmakingsgesprek is tien tot vijftien minuten, hiervoor kan een consult in rekening worden gebracht, wanneer de patiënt zich al heeft ingeschreven. Is dat niet het geval, dan kan er ook geen nota worden gemaakt. Wat de patiënt verder moet doen: − De zorgverzekeraar op de hoogte stellen van de nieuwe huisarts. − De patiënt krijgt dan (soms) van de verzekering een nieuw verzekeringspasje of polis met daarop de naam van de huisarts. Bij elk consult moet de patiënt zijn verzekeringspasje en desgevraagd een legitimatiebewijs laten zien. − De patiënt moet zelf de vorige huisarts bellen en vragen of hij het medisch dossier opstuurt naar de praktijk. De assistente of de huisarts mag in verband met de privacywetgeving geen medisch dossier van een patiënt opvragen.

3 patiëntenadministratie

47

− Wanneer de patiënt komt van een huisarts met hetzelfde HIS, is het mogelijk dat het dossier elektronisch wordt verstuurd.

3.2 Trouwen, scheiden trouwen scheiden

Als een patiënt gaat trouwen of scheiden, verandert vaak de naam en/of het adres van de patiënt. De nieuwe gegevens worden uiteraard meteen in de computer ingevoerd. Gehuwde vrouwen (en mannen) mogen de naam van hun partner of hun eigen naam voeren. Vraag even welke naam ze gaat noemen als ze belt voor een afspraak of een recept. Dat maakt het zoeken naar het patiëntendossier gemakkelijker. Vergeet niet om de patiënten geluk te wensen met hun huwelijk of om medeleven te tonen bij een echtscheiding.

3.3 Als er een baby geboren is Bij een geboorte feliciteren we de familie zo snel mogelijk met een kaartje of een briefje!

Geachte heer/mevrouw, Vandaag ontvingen wij het bericht dat u bent bevallen van een gezonde zoon/dochter. Wij willen u van harte feliciteren met de nieuwe baby. Als het lukt, komen we snel op kraamvisite, maar dikwijls ontbreekt het ons aan tijd hiervoor, vandaar alvast dit briefje om u geluk te wensen. Zijn er nog vragen dan staan we natuurlijk altijd voor u en uw baby klaar. Met vriendelijke groet, __________, huisarts __________, assistente

kraamvisite

In sommige praktijken worden in de eerste week na de bevalling standaard kraamvisites afgelegd. In andere praktijken gebeurt dat niet. Bel de jonge moeder om te vragen of het schikt dat de huisarts

48

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

even langs komt. Een kraamvisite geldt als een visite, dus dat is een verrichting op te notalijst.

3.4 Overleden patiënten overleden

Wanneer een patiënt is overleden, krijgt hij de status overleden in de computer en moeten de patiëntengegevens uit de kast worden gehaald. Wanneer er een weduwe of weduwnaar is, plan je een condoleancebezoek (visite). Dat duurt ongeveer een half uur. Zijn er alleen kinderen, dan stuur je een briefje.

Geachte nabestaanden, Wij ontvingen het bericht dat uw vader/moeder is overleden. Graag willen wij u onze deelneming betuigen met dit verlies. Wij wensen u allen heel veel sterkte in de komende tijd. Hoogachtend, __________, huisarts __________, assistente

wettelijke

Wanneer er papieren dossiers zijn, kunnen die na het overlijden van een patiënt worden opgeborgen. De dossiergegevens gaan in een map en op het journaalvel schrijf je met dikke viltstift overleden op … (datum). Deze enveloppen worden op alfabet een jaar bewaard in de kast. Hierdoor zijn ze gemakkelijk terug te vinden wanneer er nog vragen over komen, of wanneer er nog post uit het ziekenhuis komt. Na dit jaar worden deze mappen nog vijftien jaar bewaard in het archief (wettelijke bewaartermijn vijftien jaar) .

bewaartermijn

3.5 Patiënten die een andere huisarts kiezen

uitschrijven

De patiënt belt op en zegt een andere huisarts te hebben en vraagt of de patiëntengegevens (het medisch dossier) kunnen worden opgestuurd. Je moet dan de patiënt uitschrijven. Let op: patiëntgegevens verzend je meestal per post naar de nieuwe arts, maar soms geef je ze mee aan de patiënt. Je vraagt naar welke huisarts de patiënt gaat en wat de reden is van vertrek. Noteer

3 patiëntenadministratie

49

Figuur 3.1

nieuwe huisarts

nauwkeurig de naam, het adres en de postcode van de nieuwe huisarts. Geef tijdens het overleg met de huisarts aan wie er weggaat, naar welke huisarts hij gaat en waarom. Dossiers van gezinsleden geef je alleen mee met schriftelijke toestemming van de betrokkenen, ook als het gaat om mensen, jonger dan 16 jaar. Dit om te voorkomen dat achteraf mensen boos zijn dat anderen dan zijzelf in hun dossier hebben geneusd! In een speciaal computerprogramma kun je het dossier van een patiënt uitdraaien om voor verzending naar de nieuwe huisarts gereed te maken. Daarbij doe je bijvoorbeeld het onderstaande briefje, waarvan er een stapeltje op voorraad ligt.

Geachte heer/mevrouw, Betreft: Naam: Geboortedatum: Adres: noemde u als haar /zijn nieuwe huisarts.

50

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

Hierbij zend ik u het medische dossier en wens u met patiënt een gezonde toekomst. Met vriendelijke groet, __________, assistente huisarts _________

In de computer klik je de naam van de patiënt aan en zet je bij aantekeningen jouw naam en de datum waarop je de gegevens in de envelop hebt gedaan en naar wie je de gegevens hebt gestuurd. Bijvoorbeeld:

Op 17-06-2008 dossier verstuurd naar dr. J. Vleugelmans, Pieterpad 23, 3414 AE Alkmaar __________ (je naam)

overdracht patiëntendossier aan de nieuwe huisarts

Je moet de patiënt ook in de computer uitschrijven. Hoe dat werkt, is per HIS verschillend. Door de patiënt in de computer uit te schrijven, gaat er geen declaratie voor het inschrijftarief meer naar de zorgverzekeraar van deze patiënt. De verrichtingen kunnen gedeclareerd worden tot de datum waarop de patiënt de praktijk verlaat. Werk de laatste nota meteen af als je het patiëntendossier verstuurt, dan wordt het niet vergeten! Wanneer de patiënt uitgeschreven is uit de praktijk, wordt de vergoeding door de zorgverzekeraar niet meer voldaan! In sommige huisartsinformatiesystemen is het mogelijk om de patiëntengegevens digitaal te versturen naar de nieuwe huisarts. De bedoeling is dat patiëntengegevens in de toekomst allemaal digitaal verstuurd kunnen worden. Wanneer dat kan, hangt af van de samenhang van de verschillende computersystemen voor huisartsen. In het LHV-standpunt overdracht patiëntendossier aan de nieuwe huisarts staat dat het heel belangrijk is dat de nieuwe huisarts beschikt over de medische geschiedenis van de patiënt. In het KNMG-advies hierover wordt aangegeven dat de oude huisarts het dossier van de patiënt met diens toestemming zonder tussenkomst van de patiënt en bij voorkeur persoonlijk of via (aangetekende) post overdraagt aan een huisarts. Zodoende wordt het meest recht gedaan aan de plicht van de huisarts om een dossier bij te houden (artikel 7:. 454 BW)

3 patiëntenadministratie

51

en te bewaren (artikel 7: 454 lid 3). De patiënt kan de huisarts niet dwingen het originele dossier aan hem af te geven. De originele richtlijn is op de vragen bij de KNMG.

3.6 Mutaties:wijzigingen van zorgverzekeraar

veranderen van zorgverzekeraar

Patiënten kunnen doorgeven dat zij van zorgverzekeraar veranderd zijn. Deze wijzigingen moeten ingevoerd worden in de computer. Het is belangrijk om dat goed bij te houden, omdat de nota’s van de consulten, visites en recepten naar de zorgverzekeraar van de patiënten gestuurd moeten worden. Veranderen van zorgverzekeraar heeft financiële consequenties voor de praktijk. Wanneer je éénmaal de controle op verzekering via Vecoso hebt uitgevoerd, wil dat niet zeggen dat hiermee de gegevens accuraat blijven. Het inschrijftarief en het verrichtingentarief kan niet geïnd worden van patiënten van wie niet duidelijk is waar zij verzekerd zijn. Wees daar altijd heel zorgvuldig mee.

3.7 Uitschrijven patiënten Alle patiënten die naar een andere huisarts (buiten de eigen praktijk) gaan, krijgen de status ‘uitgeschreven’ in de computer. Bij de aantekeningen in de computer hoort te staan wie op welke datum de gegevens aan welke huisarts verstuurd heeft. Als patiënten na een verhuizing nog niet weten wie hun nieuwe huisarts is, blijven hun gegevens gewoon op de praktijk en worden alleen de adresgegevens gewijzigd. Dossiers kunnen niet door patiënten meegenomen worden, om te zijner tijd aan de nieuwe huisarts te overhandigen. Omdat de huisarts verantwoordelijk is voor het dossier (dossierhouder) en het in goede staat bewaren ervan (privacyreglement), is dit niet mogelijk. Wanneer patiënten weggaan uit de praktijk en in hun nieuwe woonplaats nog geen nieuwe huisarts hebben, kunnen zij gewoon later vanuit de nieuwe woonplaats opbellen waar het dossier naartoe moet.

52

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

3.8 Passanten passanten

Mensen die eenmalig op de praktijk komen, worden passanten genoemd. Ze komen eenmalig omdat ze bijvoorbeeld logeren bij patiënten van de praktijk, omdat ze dichtbij de praktijk een ongeval hebben gehad, of omdat hun huisarts in een andere stad zijn praktijk heeft. Voor passanten geldt het zogenaamde passantentarief. Passanten kunnen contant afrekenen en de rekening later zelf indienen bij hun eigen zorgverzekeraar. Meestal echter dient de praktijk de rekening in bij de zorgverzekeraar van de passant. Je hebt dan wel de gegevens van de patiënt nodig. Zowel zorgverzekeraar als polisnummer als burgerservicenummer. Ook maak je in de computer een (tijdelijk) dossier aan van de passant, waarin ook eventuele laboratoriumuitslagen kunnen worden vermeld. Wanneer er later vragen over komen, zijn de gegevens altijd terug te zoeken.

3.9 Post over onbekende patiënten onbekende patiënten

Soms gebruiken mensen in het ziekenhuis oude ponsplaatjes. Wanneer er daardoor post binnenkomt over patiënten die niet bekend zijn, wordt die teruggestuurd naar de afzender. Wel even (in het archief ) kijken of de patiënt vroeger bekend was in de praktijk, dan kan de post doorgezonden worden naar de nieuwe huisarts. Is dat niet het geval, dan gaat de brief retour afzender met het volgende briefje.

Geachte lezer, Kortgeleden ontvingen wij bijgevoegde patiëntengegevens van u. Deze patiënt is echter niet bij ons bekend. Hierbij zend ik u de gegevens retour. Met vriendelijke groet, __________, assistente huisarts __________

Het is handig om een stapeltje van deze briefjes te hebben. Het moet de afzender ook duidelijk zijn dat de brief of uitslag op deze praktijk niet aan het juiste adres is. En heb je het goede adres wel, geef dat dan meteen even door aan de afzender.

3 patiëntenadministratie

53

3.10 Terugzoeken oude patiëntengegevens comput er terugzoeken oude patiëntengegevens

De uitgeschreven patiënten zijn in de computer opgeslagen onder weergave uitgeschreven patiënten. Je klikt in de computer weergaveoverzicht aan, daarna ga je naar de uitgeschreven patiënten. Onder kenmerken vind je of de gegevens al verstuurd zijn en naar wie. Ook vind je daar datum laatste bewerking, dit is de uitschrijfdatum. dossiers

oude dossiers

In veel praktijken zijn nog veel groene kaarten of oude dossiers van patiënten aanwezig, omdat de overstap van de papieren dossiers naar de computer geleidelijk gaat. Dossiers van patiënten worden meestal niet helemaal in de computer overgetypt. De gegevens van voor het computertijdperk moeten dan op een handige manier worden opgeborgen. Er zijn diverse firma’s die deze systemen leveren, onder andere Jalema en Aries (zie de bijlage Nuttige internetadressen). Ongeveer een jaar na ingebruikname van het HIS kan er geregeld naar informatie uit het oude dossier worden gevraagd. Tot ongeveer een jaar na het uitschrijven of het overlijden van een patiënt kunnen er nog gegevens binnenkomen of opgevraagd worden. opvragen dossiers d o o r p a t i ë n t en

opvragen dossiers

inzage van het dossier

Kijk eerst in de computer of de patiënt uitgeschreven is en of bij kenmerken staat dat de gegevens verstuurd zijn en naar wie. Soms vragen mensen na meer dan een jaar hun gegevens op. Alle dossiers (papier of computer) moeten vijftien jaar bewaard worden (wettelijke termijn). De huisarts kan geen patiëntendossiers opvragen, dat moet de patiënt zelf doen. In principe moet je ook controleren of degene die belt, ook daadwerkelijk de patiënt is. Dat is met het oog op de privacy belangrijk. Deze controle kan gemakkelijk uitgevoerd worden door de patiënt terug te bellen op het door hem opgegeven nummer en te vragen naar zijn geboortedatum. Wanneer nabestaanden dossiers willen inzien, maak je een afspraak met de huisarts voor inzage van het dossier. De afspraak mag een half uur duren; er moet wel eerst gekeken worden of de

54

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

gegevens er nog zijn. Vertel de huisarts ruim van tevoren wie er komen om welk dossier te bekijken, zodat de huisarts zich op het gesprek kan voorbereiden. Soms is dat gesprek heel emotioneel of zijn er veel vragen en soms moeten er nog documenten worden opgevraagd of opgezocht.

3.11 Privacyreglement privacyreglement

Alle gegevens in de praktijk zijn onderworpen aan het privacyreglement. De patiënten kunnen inzage krijgen in dat reglement, het hoort aanwezig te zijn op de praktijk. In het privacyreglement staat wie er inzage in de dossiers heeft. Dat zijn uiteraard de huisarts, de assistente, de waarnemer, de aios, de stagiair-doktersassistente en de praktijkondersteuner. De accountant of boekhouder heeft toegang tot de agenda, om de aantallen consulten en visites te controleren voor de boekhouding. Patiënten hebben recht op hun dossier; er zijn drie rechten. 1 recht op inzage en afschrift; 2 recht op aanvulling, correctie en afscherming; 3 recht op vernietiging. recht op in zage en af s c h r i f t

recht op inzage en afschrift

Patiënten die inzage willen in hun eigen gegevens, mogen dat uiteraard. Er wordt een afspraak – van een half uur – gemaakt voor het spreekuur. De huisarts moet minstens een dag van tevoren weten dat het consult om inzage van een dossier gaat. Ouders die inzage willen in het dossier van hun kinderen, mogen dat ook. Tot de leeftijd van twaalf jaar hebben ouders toegang tot het dossier van hun kind. Tussen twaalf en zestien jaar moet het kind toestemming aan de ouders geven. Boven zestien jaar hebben ouders geen recht meer op inzage in het dossier van hun kind. Patiënten mogen ook een kopie vragen van hun eigen dossier, of van delen ervan. Voor maximaal vijfentwintig pagina’s mag € 4,50 in rekening gebracht worden, zijn het meer dan vijftig pagina’s, dan kan er € 10,- voor in rekening gebracht worden (tarieven 2005).

3 patiëntenadministratie

55

recht op aan vulling , c o r r e c t i e e n af s c h e r mi n g recht op aanvulling, correctie en afscherming

Wanneer patiënten van mening zijn dat hun gegevens niet correct in het dossier staan, mogen zij vragen om aanvulling, correctie of afscherming. Hiermee wordt bereikt dat gegevens niet onder ogen komen van andere hulpverleners die toegang tot het dossier hebben. recht op vern iet igi n g

recht op vernietiging

De patiënt kan ook (een deel van) zijn dossier laten vernietigen. Er zijn strenge regels voor mogelijke vernietiging van een deel van het dossier. Omdat er heel duidelijke wetten en regels zijn over de dossiervorming, moet uiterst zorgvuldig omgegaan worden met het bijhouden van het dossier en met de inzage ervan.

7050_book.fm Page ii Wednesday, July 12, 2006 3:27 PM

4

Formulieren en brieven

De doktersassistente geeft voorlichting en/of adviseert de zorgvrager over uiteenlopende medische vragen, voor zover dit binnen haar bevoegdheid en bekwaamheid valt. De doktersassistente organiseert en plant de werkprocessen van de artsenpraktijk. Zij draagt zorg voor het vastleggen en het up-to-date houden van de relevante gegevens en voert de taken uit met betrekking tot medische dossiers in- en externe relaties en administratieve verslaglegging. Na bestudering van dit hoofdstuk weet de assistente: − waarom er uniforme laboratorium- en andere onderzoeksformulieren zijn; − waar laboratoriumaanvragen voor dienen; − naar wie de huisarts kan verwijzen; − hoe een verwijzing naar de specialisten in zijn werk gaat en wat daarbij komt kijken; − wat een verwijsbrief is; − welke medische verklaringen er gevraagd kunnen worden; − welke andere formulieren er nog in de praktijk zijn; − hoe ziekenvervoer geregeld is; − wat het nut is van een folderkast.

4.1 Aanvraag laboratorium- en ander onderzoek laboratoriumonderzoek

Voor veel patiënten vraagt de huisarts een laboratoriumonderzoek aan. Om de communicatie tussen het laboratorium en de huisartsenpraktijk gemakkelijk te maken, zijn er landelijke laboratoriumformulieren ontwikkeld (figuur 4.1). Soms wordt er samengewerkt met een ziekenhuis dat een eigen formulier heeft. Ook zijn er particuliere laboratoria waar huisartsen mee kunnen samenwerken. De kwaliteit van de zorg en de geboden diensten vormen het uitgangspunt van de samenwerking. Er kan ook bij de patiënt thuis of op

58

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

Figuur 4.1 Aanvraagformulier laboratoriumonderzoek.

een prikpost bij de huisarts of in een verzorgingshuis bloed afgenomen worden. Tegenwoordig spelen de financiële vergoedingen die deze laboratoria vragen voor hun diensten ook een rol.

4 formulieren en brieven Samenwerkende Artsenlaboratoria en Diagnostische Centra in Nederland

normale waarden

www.spreekuurassistent.nl

landelijke eerstelijnssamenwerkingsafspraken

59

Bovenstaand formulier is ontwikkeld door de Samenwerkende Artsenlaboratoria in Nederland (SAN). De huisarts kan onderzoek aanvragen om te kijken of iemand bloedarmoede heeft of een schildklieraandoening. Een algemeen bloedonderzoek wordt vaak aangevraagd om te kijken of er ernstige aandoeningen zijn. Er wordt dan gevraagd om te kijken naar bezinking, hemoglobine, schildklierhormoon, bloedsuiker en naar de leverfunctie. Wanneer deze bepalingen – bij een overigens gezonde persoon – allemaal normaal zijn, zijn ernstige aandoeningen (grofweg) uitgesloten. Het cholesterol kan ook specifiek bepaald en gevolgd worden in de tijd. Ook patiënten met diabetes mellitus moeten regelmatig gecontroleerd worden op bepaalde bloedwaarden. Alle bepalingen die horen bij de controle van suikerziekte, staan op het laboratoriumformulier in één hokje. Datzelfde is het geval bij alle bepalingen die horen bij de controle van hoge bloeddruk, enzovoort. De SAN-laboratoria verrichten bloedonderzoek, maar meestal ook echo-onderzoek, röntgenonderzoek, biomedische onderzoeken, prenatale diagnostiek en andere onderzoeken, zoals dexaonderzoek (botdichtheidbepaling). Er zijn jaarlijks 4 miljoen patiëntencontacten op SAN-laboratoria. Als je bedenkt dat er meestal meer dan één bepaling wordt aangevraagd, weet je dat er miljoenen laboratoriumbepalingen per jaar worden uitgevoerd. Het is handig om te weten dat bij elk laboratorium een lijst met normale waarden opgevraagd kan worden; er kan dan bekeken worden of de laboratoriumwaarden van patiënten afwijken. Afwijkende laboratoriumwaarden worden meestal met een * gemarkeerd. Op internet is het SAN-memoboek beschikbaar. (www.spreekuurassistent.nl, rubriek opzoeken diagnostisch handboek SAN en LESA) Hierin staat welke LESA (landelijke eerstelijnssamenwerkingafspraken) er zijn bij diverse aandoeningen. Ook wordt van elke afwijkende waarde aangegeven welke diagnose daarbij zou kunnen passen. Ongeveer 6000 huisartsen werken samen met SANlaboratoria. Maar er zijn ook andere laboratoria waar huisartsen zich bij kunnen aansluiten om een bloedonderzoek en ander diagnostisch onderzoek te laten verrichten. Landelijke eerstelijnssamenwerkingsafspraken (LESA) zijn afgeleid van de richtlijndocumenten van huisartsen (NHG-standaarden) en

60

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

die van een andere eerstelijnsberoepsgroep. In dit geval de klinisch chemicus. In elke LESA staan suggesties voor regionaal overleg tussen beide betrokken partijen. Op basis hiervan kan de gedachtewisseling plaatsvinden en kunnen werkafspraken over verwijzen, terugverwijzen en gedeelde zorg worden geformuleerd. Het uiteindelijke doel van een LESA is om de patiënt een herkenbaar, eenduidig beleid en continuïteit in zorg te bieden.

4.2 Verwijzing naar een specialist 4.2.1

wachttijden

Wie moet er verwezen worden?

Wanneer de klacht van de patiënt zodanig is, dat er verder onderzoek moet gebeuren in het ziekenhuis, wordt de patiënt verwezen. In het ziekenhuis zijn de specialisten gevestigd. De afdeling waar patiënten bij een specialist terechtkunnen, heet de polikliniek. Meestal is er ook nog een verpleegafdeling, ofwel klinische afdeling bij het ziekenhuis, waar patiënten verblijven die geopereerd zijn of voor onderzoek in het ziekenhuis zijn opgenomen. Er zijn ook dependances of buitenpoliklinieken van ziekenhuizen. Hier worden patiënten alleen door specialisten onderzocht, maar niet opgenomen en behandeld. In de regel maakt de patiënt zelf een afspraak bij de specialist naar wie hij is verwezen. De agenda van de specialisten is meestal overvol en er zijn (bijna altijd) wachttijden voor een afspraak op de polikliniek. Wanneer de huisarts vindt dat de patiënt dezelfde dag nog gezien moet worden, belt hijzelf of de assistente rechtstreeks met de specialist. Om wachttijden te bekorten vragen patiënten wel eens of de assistente de afspraak voor de specialist kan maken. Doe dit alleen wanneer er een goede reden voor is, bijvoorbeeld voor oude mensen die moeite hebben met het doorkiessysteem van het ziekenhuis, of voor mensen die slechthorend of slechtziend zijn. Sommige mensen denken dat als een dokter of de assistente nu maar belt, zij sneller geholpen zullen worden in het ziekenhuis. Dat is niet het geval. Uitgangspunt is dat er gekeken wordt naar de urgentie van de kwaal of aandoening. Wanneer er diverse ziekenhuizen in de omtrek zijn, kan het de moeite lonen om al die ziekenhuizen te bellen met de vraag naar de wachttijden. Dat kan per ziekenhuis en per specialisme flink verschillen. De patiënt kan dan zien

4 formulieren en brieven

61

waar hij het eerst terechtkan. Bij sommige ziekenhuizen is deze informatie ook via internet te zien. De patiënt kan natuurlijk ook de voorkeur geven aan het ziekenhuis waar hij bekend is en een langere wachttijd op de koop toe nemen. 4.2.2

verwijzing verwijsbrief

Hoe gaat een verwijzing?

De huisarts weet door welke specialist de patiënt onderzocht moet worden. Hij schrijft een verwijsbrief. De verwijsbrief bevat de medische informatie van de huisarts aan de specialist. De verwijsbrief

Figuur 4.2

kan meteen gemaakt of geschreven worden, maar dat kan ook later op de dag gebeuren. De patiënt moet de brief dan de volgende dag komen ophalen bij de assistent.

62

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

4.2.3

tweedelijnsgezondheidszorg

Welke specialisten zijn er?

Specialisten hebben diepgaande kennis van één bepaald vakgebied. Een specialist heeft een opleiding van vijf tot tien jaar gevolgd op zijn eigen vakgebied. Die opleiding kan pas begonnen worden nadat het artsexamen (basisarts) is behaald. Meestal heeft een specialist ook meerdere onderzoeksmogelijkheden, zoals een MRI-scan, echografisch onderzoek of bepaalde invasieve technieken. De specialisten in het ziekenhuis verzorgen de zogenaamde tweedelijnsgezondheidszorg. In het boek Werkprocessen in polikliniek en sociale gezondheidszorg van J.W. Bijlsma over poliklinieken en sociale gezondheidszorg wordt dieper op de specialismen ingegaan. Een overzicht van de specialisten en de inhoud van hun vakgebied staat in tabel 4.1. Tabel 4.1

Overzicht van specialismen.

Specialisme

Vakgebied

Allergoloog

allergische (overgevoeligheids)ziekten

anesthesiologie

pijnbestrijding, verdoving

cardiologie

hart- en vaatziekten

cardiopulmonale chirurgie

chirurgie van hart en longen

chirurgie

heelkunde

dermatologie

huid- en geslachtsziekten

gastero-enterologie

maag-, darm- en leverziekten

genetica

deskundigheid op het gebied van erfelijkheid

geriatrie

complexenziekte bij oude mensen

interne geneeskunde

ziekten van de inwendige organen

keel-, neus- en oorheelkunde

ziekten van keel neus en oren

kindergeneeskunde

ziekten bij kinderen tot 16 jaar

klinische chemie

chemisch laboratoriumonderzoek

longziekten

ziekte van longen en luchtwegen

maag- darm- en leverspecialist

ziekten van maag, darm en lever

medische microbiologie

kennis van ziekmakende micro-organismen

mondziekten en kaakchirurgie

ziekten van mond en kaak

neurochirurgie

chirurgie van het zenuwstelsel

neurologie

ziekten van het zenuwstelsel

4 formulieren en brieven

4.2.4

directe toegankelijkheid fysiotherapie

Specialisme

Vakgebied

oogheelkunde

ziekten van de ogen

orthopedie

ziekten van het bewegingsapparaat

pathologische anatomie

diagnostiek aan de hand van anatomische preparaten (vezels en cellen)

pediatrie

kindergeneeskunde

plastische chirurgie

reconstructieve en schoonheidschirurgie

psychiatrie

ziekten van de geest

pulmonologie

longziekten

radiodiagnostiek

diagnostiek met beeldvormende technieken (röntgenstralen, MRI, computertomografie, CT-scan, echo)

radiotherapie

behandeling met behulp van straling

revalidatie

herstel na ernstige aandoeningen

reumatologie

reumatische en gewrichtsaandoeningen

thoraxchirurgie

cardiopulmonale chirurgie

urologie

ziekten van nieren, urinewegen en mannelijke genitalia

verloskunde en gynaecologie

verloskunde en ziekten van het vrouwelijke genitale gebied

63

Voor wie heb je geen verwijsbrief nodig?

Voor andere medewerkers uit de eerste lijn – zoals de fysiotherapeut, diëtiste, logopedist, verloskundige, tandarts, alternatieve gezondheidszorgers en ergotherapeuten – is geen verwijsbrief meer nodig zoals de specialist in het ziekenhuis die gebruikt. Vanaf 1 januari 2006 is de directe toegankelijkheid fysiotherapie bij de wet geregeld. Dat betekent dat patiënten rechtstreeks naar een fysiotherapeut kunnen gaan, zonder dat ze daarvoor eerst naar de huisarts moeten. Om voor vergoeding van behandeling in aanmerking te komen moet de fysiotherapeut ingeschreven staan in het BIG-register en in het centrale kwaliteitsregister van het KNGF (Koninklijk Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie) en zich houden aan de samenwerkingsafspraken. Wanneer de patiënt eerst naar de huisarts komt, schrijft deze natuurlijk wel een (al dan niet standaard) overdrachtsbrief voor de fysiotherapeut. In sommige gevallen is een bewijs van de huisarts dat er langdurige therapie nodig is wel noodzakelijk voor de zorgverzekering. Dat is in die gevallen dat er chronische fysiotherapie moet worden gebruikt. In alle andere gevallen

64

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

hangt het aantal behandelingen bij de fysiotherapeut af van wat er in de zorgverzekeringspolis van de patiënt staat (in het algemeen 9 keer per aandoening). Voor alle andere medewerkers in de eerste lijn is een overdrachtsbrief prettig, helder en duidelijk. Deze brieven zijn echter niet ter inzage van de zorgverzekeraar en ook niet noodzakelijk om voor vergoeding van deze behandeling in aanmerking te komen. Van de patiënt mag verwacht worden dat hij bij de desbetreffende therapeut vertelt waarom hij daar is en wat hij van de behandeling verwacht. Wanneer de patiënt op het spreekuur komt en de huisarts vindt dat hij naar een andere (eerstelijns)hulpverlener moet gaan, getuigt het van goed hulpverlenerschap om een brief aan de patiënt mee te geven waarin het probleem en de vraagstelling van de huisarts staan. Hieruit blijkt meteen dat de huisarts achter deze verwijzing staat. Dat komt bovendien de communicatie tussen beide hulpverleners ten goede, hetgeen weer bijdraagt tot de kwaliteit van hulpverlening. 4.2.5

verwijsbrief

De verwijsbrief

Wanneer de huisarts een patiënt verwijst naar een specialist, krijgt de patiënt een verwijsbrief mee. De brief is bedoeld om de specialist te laten weten met welke vraagstelling de patiënt is verwezen. Voor de inhoud van een dergelijke brief zijn door de NHG regels opgesteld. De elementen die een verwijsbrief moet omvatten, zijn: 1 Naam specialist, specialisme, ziekenhuis. 2 Persoonsgegevens van de patiënt: naam, geboortedatum, adres, BSN. 3 Klachten, verdere anamnese, lichamelijk onderzoek: − subjectieve gegevens en de hulpvraag van de patiënt; − objectieve gegevens (de bevindingen van de huisarts). 4 Aanvullend onderzoek: − laboratorium, röntgen, echo met datum en plaats van het onderzoek; − resultaten van dat onderzoek. 5 (Voorlopige) diagnose of probleemdefinitie. 6 Eventuele reeds ingestelde behandeling. 7 Overige voor de verwijzing relevante gegevens:

4 formulieren en brieven

65

− vroegere ziekten en operaties; − actuele behandeling of controles; − medicatie; − allergieën; − intoxicaties; − familieanamnese; − indien relevant psychosociale factoren. 8 Vraagstelling met betrekking tot de diagnostiek, en/of de therapie, en/of het beleid in andere zin.

verwijsbrief maken op de computer

klein model verwijsbrief

Veel computerprogramma’s hebben bouwstenen om een dergelijke brief op te stellen. Een verwijsbrief maken op de computer heeft grote voordelen. De brief is altijd getypt, dus goed leesbaar! De brief raakt niet kwijt en kan ook per e-mail naar het ziekenhuis gestuurd worden. Een verwijsbrief op de computer vervaardigen vereist wel handigheid met het HIS. In sommige praktijken kan de assistente een deel van de verwijsbrief produceren. De voorgeschiedenis, de actuele medicatie, de problemenlijst en de risicofactoren kunnen als ‘blokken’ uit de computer worden gehaald. De huisarts hoeft dan alleen nog maar de actuele vraagstelling toe te voegen. In sommige regio’s zijn door huisartsen en specialisten gezamenlijk standaardverwijsbrieven opgesteld. Daarin staat voor iedereen duidelijk wat hij wil weten. Hoewel de brief niet voor de patiënt maar voor de specialist bedoeld is, gaan veel patiënten ervan uit dat zij de brief kunnen lezen, omdat die betrekking heeft op henzelf. In een normale situatie heeft de huisarts ook met de patiënt besproken wat er in de brief staat. Er is ook een klein model verwijsbrief. De huisarts gebruikt die wanneer hij die meteen aan de patiënt mee wil geven. De elementen van die brief zijn: 1 Naam specialisme en adres ziekenhuis. 2 Naam, geboortedatum en adres van de patiënt. 3 Reden van de verwijzing. 4 Ingestelde behandeling. 5 Vraagstelling. Deze brief wordt gebruikt bij kleine, eenvoudige problemen zonder uitgebreide voorgeschiedenis en behandeltraject.

66

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

4.2.6 verwijzen via internet www.zorgdomein.nl

www.verwijskompas.nl

Verwijzen via internet

Een moderne manier om patiënten naar een specialist te verwijzen is via internet. Een voorbeeld hiervan is Zorgdomein (www.zorgdomein.nl). Hoe werkt dat? De huisarts krijgt op het spreekuur een patiënt die hij wil verwijzen. Door het computerscherm van Zorgdomein op te roepen en de reden van verwijzing te selecteren, krijgen de huisarts en patiënt inzicht in het aanbod. Welk traject bieden verschillende ziekenhuizen in de regio, welke toegangstijd hoort daarbij? Wat zijn de verwijscriteria, welke voorbereiding wordt van de huisarts en/of de patiënt verwacht? Er wordt gekozen uit het aanbod en de patiënt wordt aangemeld bij de geselecteerde zorgaanbieder. De patiënt krijgt de informatie over de verwijzing, de voorbereiding die hij moet treffen voor de behandeling en het afspraaknummer uitgeprint. Hij kan dan met dat nummer zelf een afspraak maken bij de specialist. Alle voorbereidende stappen, zoals het laboratoriumonderzoek, röntgenonderzoek en eventueel ander onderzoek worden voor het consult met de specialist uitgevoerd. Dat scheelt vijftig procent herhaalconsulten! Zorgdomein is anno januari 2009 actief in Friesland, Groningen, Gelderland, Noord-Brabant, Amsterdam, Zuid-Holland, Zeeland en Utrecht. De huisarts kan ook naar www.verwijskompas.nl. Dat is een internetsite waar uitsluitend BIG-geregistreerden toegang hebben. Ook hier worden alle zorgaanbieders in een database aangeboden. Het doel van deze site, die opgezet is door twee huisartsen uit Amsterdam, is: − kennis over keuzes in de zorg bevorderen; − communicatie tussen zorgaanbieders onderling vergemakkelijken; − transparantie van de Nederlandse gezondheidszorg bevorderen, opdat deze kwalitatief beter, doeltreffender en goedkoper wordt. De bedoeling is dat de site in de toekomst ook toegankelijk wordt voor patiënten/consumenten.

4.2.7

Ten slotte

Natuurlijk gaan er ook patiënten zonder verwijzing naar het ziekenhuis. Ze maken eenvoudig een afspraak en gaan de specialist om

4 formulieren en brieven

67

raad vragen. Dat kan in de praktijk wel, maar patiënten zullen dan niet altijd bij de juiste specialist terechtkomen. In dat geval nemen zij tijd in beslag van iemand die wel bij die specialist thuishoorde. Daarom is het verstandig dat mensen die een specialist willen bezoeken, eerst bij hun huisarts langs gaan. Patiënten die telefonisch vragen om een verwijsbrief, moeten in het algemeen eerst op het spreekuur komen, om met de huisarts te bespreken wat zij precies willen en of dat ook kan. De huisarts kan beter overzien door welke specialist of zorgaanbieder de patiënt het best geholpen kan worden.

4.3 De medische verklaring medische verklaringen

arts-patiëntrelatie

huisartsverklaring

Om allerlei redenen vragen patiënten medische verklaringen aan hun arts. Het kan gaan om een urgentieverklaring voor een woning, het annuleren van een vakantie, maar ook heel eenvoudig een ‘briefje van de huisarts’ waarom een leerling niet mee kan doen met de gymnastiekles. De beroepsvereniging van artsen, de KNMG (Koninklijke Nederlandse Maatschappij ter bevordering van de Geneeskunst), heeft besloten om zulke verklaringen niet door huisartsen te laten afleggen. De reden hiervoor is dat de arts-patiëntrelatie hiermee wordt geschonden. Wanneer de huisarts het briefje wel verstrekt, is de patiënt blij, doet de huisarts het niet, dan is de patiënt ontevreden. Daar komt bij dat de huisarts meestal niet goed kan beoordelen op basis van welke criteria er een medische verklaring moet worden afgegeven. De KNMG heeft wel een document opgesteld waarin uitgelegd wordt, waarom huisartsen geen medische verklaringen verstrekken aan eigen patiënten (figuur 4.3). Wanneer een organisatie een medische verklaring eist, bijvoorbeeld voor het afleggen van een rijexamen, dan moet die verklaring verstrekt worden door een onafhankelijke arts. Die arts moet aangewezen worden door de instantie die de verklaring vraagt; diezelfde instantie moet de arts voor deze verklaring dan ook betalen! In de praktijk is het heel handig om de patiënten die om een huisartsverklaring vragen de gedrukte richtlijn van de KNMG mee te geven. Deze verklaringen zijn (gratis) op te vragen bij de KNMG (tel. 030282 39 11). Ze zijn er in vier talen: Nederlands, Engels, Turks en Arabisch.

68

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

Er kan ook een brief op de computer gemaakt worden, met daarin de gegevens van de patiënt, de datum en de praktijkgegevens. In de brief kan het volgende genoemd worden:

4 formulieren en brieven

Figuur.4.3 Weigeringsbriefje.

Bovengenoemde patiënt vroeg ons om een verklaring vanwege …; volgens de mening van de KNMG kunnen wij deze verklaring niet verstrekken.

69

70

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

Daaronder wordt de verklaring van de KNMG afgedrukt. Hiermee bereik je dat de patiënt toch een ‘huisartsbriefje’ heeft, maar geen medische verklaring. Een briefje van de dokter maakt de zorg niet gratis of sneller beschikbaar voor de patiënt. Diverse instanties – zoals woningcorporaties – hebben voor urgentieverklaringen speciale artsen in dienst die de aanvragen beoordelen. Er zijn drie uitzonderingen op deze regel: 1 Artsen geven wel een zwangerschapsverklaring af ten behoeve van de werkgever (uiteraard met instemming van de patiënt). 2 Artsen geven overlijdensaktes af wanneer zij de dood hebben geconstateerd. 3 Artsen geven een ‘gezondheidsverklaring’ af voor Marokkaanse mannen die deze verklaring nodig hebben voor hun huwelijk.

4.4 Waar geeft de dokter geen briefje voor? En waarvoor wel?

www.ciz.nl

overdrachtsformulier

De huisarts geeft geen verklaringen voor plaatsing in een verzorgingshuis of verpleeghuis, hulp in de huishouding of vervoer van en naar het ziekenhuis. Die taak ligt bij een centrum indicatiestelling zorg (CIZ). Alle informatie vind je op de website www.ciz.nl Steeds meer patiënten vragen een medische verklaring voordat zij als stagiair in het buitenland aan het werk kunnen. Een algemeen briefje is daarvoor voldoende. Een voorbeeld van zo’n briefje staat in figuur 4.4 Afhankelijk van de tijd die dit kost kan een tarief voor informatieverstrekking berekend worden. Een ander formulier dat tegenwoordig veel gebruikt wordt, is het overdrachtsformulier van somatische en terminale zorg aan de huisartsenposten. Hierin wordt aangegeven om welke patiënt het gaat, wat de diagnose is en wat het afgesproken beleid is. Op de huisartsenpost worden deze berichten ingevoerd in het dossier van de patiënt.

4 formulieren en brieven

Figuur 4.4 Medical report.

4.5 Overige formulieren formulieren

Er zijn nog heel veel andere formulieren in de praktijk aanwezig. Dat komt omdat voor allerlei verrichtingen van andere hulpverleners voorgedrukte formulieren zijn gemaakt. Op die formulieren staat de informatie die de andere hulpverlener nodig heeft. Wanneer de formulieren bijna op zijn, kunnen nieuwe besteld worden bij de instantie die de desbetreffende hulp verleent.

71

72

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

Figuur 4.5 Overdracht somatische en terminale zorg.

Hieronder een aantal van deze formulieren: − aanvraagformulier algemeen maatschappelijk werk; − aanvraagformulier allergieonderzoek; − aanvraagformulier echografisch onderzoek; − aanvraagformulier dexameting;

4 formulieren en brieven

73

− − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − −

aanvraagformulier diëtisten; aanvraagformulier duikkeuring; aanvraagformulier endoscopie/gastroscopie/colonscopie; aanvraagformulier ergometrie; aanvraagformulier laboratoriumonderzoek; aanvraagformulier logopedie; aanvraagformulier Riagg; aanvraagformulier röntgenonderzoek; keuringsformulier rijbewijs; keuringsformulier rijbewijs bij diabetes mellitus; aanvraagformulier thuiszorg; keuringsformulier vrachtwagenrijbewijs; praktijkfolders; briefpapier en enveloppen met praktijklogo; recepten; rekeningen; folders centrale huisartsenpost; spoedverwijzing/overdrachtsformulier ambulancevervoer; overlegformulier huisarts/bedrijfsarts; overlijdensaktes A & B; machtiging fysiotherapie/Cesar/Mensendieck/logopedie; machtigingen voor hulpmiddelen; verwijsbrieven Stimezo (Stichting voor medisch verantwoorde zwangerschapsonderbreking); − verwijsbrief verloskundige; − begeleidingsbrief bij uitstrijkje op medische indicatie; − formuleren voor het testen op soa’s, chlamydia/gonorroe/trichomonas.

4.6 Ziekenvervoer

Centrale Post Ambulancevervoer

Wanneer een patiënt liggend vervoerd moet worden naar het ziekenhuis, wordt de ambulancedienst ingeschakeld. Hiervoor bel je de Centrale Post Ambulancevervoer (CPA). Als het om een spoedgeval gaat, is de ambulance uitgerust met speciaal daarvoor opgeleide medewerkers en veel materiaal om de slachtoffers van een acute aandoening zo goed mogelijk te helpen. Ook zorgen zij dat het vervoer veilig verloopt. Zij hebben de blauwe

74

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

Figuur 4.6 Diverse formulieren uit de huisartsenpraktijk.

centralist

signaallampen en de sirene tot hun beschikking wanneer het vervoer snel moet gebeuren. Zorg dat de juiste informatie correct doorgegeven wordt wanneer er een ambulance ingeschakeld moet worden. De centralist (dat is de telefonist van de ambulancedienst) zal vragen naar naam, geboortedatum en (verblijf )adres van de patiënt. Uiteraard vraagt de

4 formulieren en brieven

75

centralist altijd naar de (mogelijke) aandoening van de patiënt en naar de toegepaste behandeling. 4.6.1

spoedverwijzing/ overdracht ambulance

transferverpleegkundige

Spoedverwijzing/overdracht ambulance

Er zijn speciale formulieren die de huisarts invult voor de ambulancedienst (figuur 4.5). Daarop staan naam, geboortedatum en adresgegevens van de patiënt, de naam van de huisarts, de actuele gebeurtenis, bijkomende klachten en het verloop. Op het formulier is vooral plaats voor de voorgeschiedenis van de patiënt en voor de chronische medicatie. Bloeddruk, ademhaling, polsslag en eventueel temperatuur worden opgeschreven in speciaal daarvoor bestemde blokken. Voorts is er ruimte om de al toegepaste therapie te noteren en kan er worden aangegeven naar welk ziekenhuis patiënt vervoerd kan worden en welke specialist op de hoogte is gesteld. Deze overdrachtformulieren zijn heel handig om het beloop van de ziekte in de tijd te kunnen registreren. Ze zijn te bestellen bij het opleidingsinstituut spoedeisende geneeskunde van de VVAA, telefoon: 030-634 65 80. Liggend vervoer van bijvoorbeeld patiënten die uit het ziekenhuis ontslagen worden, wordt ook door de ambulancedienst uitgevoerd. Er is een medewerker in het ziekenhuis, de t, die dat vervoer aanvraagt. De taak van deze verpleegkundige is alles te regelen voor een zieke patiënt die naar huis kan. Het kan gaan om een terminaal zieke patiënt die in het ziekenhuis is uitbehandeld, maar ook om een patiënt die bijvoorbeeld een fractuur heeft gehad en thuis speciale zorg nodig heeft. De transferverpleegkundige regelt een elektrisch verstelbaar hoog-laagbed (in bruikleen), een postoel, het inschakelen van de thuiszorg voor hulp bij wassen en aankleden, zuurstofbehandeling thuis, enzovoort. Uiteraard belt de transferverpleegkundigeransferverpleegkundige om de huisarts op de hoogte stellen van de thuiskomst van de patiënt. Ze geeft de relevante informatie door, zodat de huisarts de zorg voor de patiënt van de specialist kan overnemen. De transferverpleegkundige kan een bron van informatie zijn voor het aanvragen en verkrijgen van hulpmiddelen thuis. De doktersassistente kan ook bij de transferverpleegkundige aankloppen en om raad te vragen over voorzieningen in de thuissituatie.

76

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

Figuur 4.7 Formulier ambulancedienst.

4 formulieren en brieven

77

Figuur 4.8 Een voorbeeld van een folderkast.

4.7 De folderkast folderkasten

In veel praktijken staan een of meer folderkasten. Er is een folderkast van de NHG, waarin vijftig kleurrijke folders staan met informatie over alledaagse aandoeningen, zoals: acne, buikpijn, hoofd-

78

patiëntenbrieven

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

pijn en zwemmerseczeem. De patiënten kunnen die folders – die informatie voor patiënten bevatten – gratis meenemen. De NHG heeft ook zogenaamde patiëntenbrieven ontwikkeld, die meestal in de computer te vinden zijn of online beschikbaar zijn. Deze brieven kunnen ook aan de patiënten worden meegegeven. Daarnaast worden er veel folders verstrekt door patiëntenverenigingen en instanties als de Hartstichting en de Nierstichting. Ook de farmaceutische industrieën verstrekken gratis folders over veel aandoeningen; meestal houden externe bureaus zich met de verspreiding hiervan bezig. Het is belangrijk om goed in de gaten te houden welke informatiefolders voor patiënten er in de praktijk zijn. Voor de beoordeling van folders kun je de volgende criteria gebruiken: − Is deze informatie actueel? − Komt deze informatie van een onafhankelijke bron, of is het voorlichtingsmateriaal van een farmaceutische industrie met een bepaalde bedoeling? − Is de informatie zinnig voor de patiënt? Voorlichting over soa’s in een praktijk met veel jonge mensen is een goede keus. Heeft de praktijk echter 85% ouderen, dan wordt het doel niet bereikt.

5

Financiële administratie

Zorgverzekeringswet

De doktersassistente organiseert en plant de werkprocessen van de artsenpraktijk. Zij draagt zorg voor het vastleggen en het up-to-date houden van de relevante gegevens en voert de taken uit met betrekking tot medische dossiers, in- en externe relaties en administratieve verslaglegging. Na bestudering van dit hoofdstuk heeft de assistente: − een globaal beeld van de honorering van de gezondheidszorg volgens de Zorgverzekeringswet; − inzicht in het declareren van het inschrijftarief en het declareren van verrichtingen; − een idee wat moduletarieven zijn en welke verschillende moduletarieven er bestaan.

5.1 Honorering huisartsenzorg hoe zit het voor de p at i ën t e n i n el k aa r ? zorgstelsel

Vanaf 1 januari 2006 is een nieuw zorgstelsel van kracht geworden dat geldt voor alle inwoners van Nederland. Het uitgangspunt is dat iedere persoon een basisverzekering heeft. Met deze verzekering worden de elementaire kosten van de gezondheidszorg gedekt. Daarnaast kunnen allerlei extra voorzieningen bijverzekerd worden, maar daar moet uiteraard extra voor worden betaald. Die verzekeringen heten ‘top’, ‘plus’, ‘extra’ of ‘superplus’. Er is zelfs een verzekering die ‘50+’ heet. Personen tot 18 jaar hoeven geen premie te betalen voor de basisverzekering. Alle andere personen moeten dat wel. Men kan zich ook apart verzekeren voor de tandarts. Ook hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen een basisvoorziening en hogere vergoedingen. In het algemeen geldt dat hoe meer premie je betaalt, hoe groter het bedrag is dat je terugkrijgt bij een behandeling.

80

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

eigen risico

De vergoeding voor de huisarts (telefoonverkeer, consulten en visites) zit voor iedereen in het basispakket. Voor sommige voorzieningen moet de patiënt zelf betalen, voor andere niet. Mede afhankelijk van de verzekeraar en het gekozen verzekeringspakket kunnen bijvoorbeeld logopedie, fysiotherapie, Cesar- en Mensendiecktherapie geheel of gedeeltelijk vergoed worden. Daarnaast kan iedere verzekerde nog kiezen voor een eigen risico van € 0, € 100, € 200 of € 500. Hoe hoger het eigen risico, hoe lager de premie. Vanaf 1 januari 2009 geldt een eigen risico voor iedereen van 155 euro, huisartsenzorg uitgezonderd. Bij verwijzing naar andere hulpverleners in de eerste lijn (bijvoorbeeld fysiotherapeut), kan het gebeuren dat patiënten daar niet voor verzekerd zijn. Dan hangt het van de portemonnee van de patiënt af of hij naar een dergelijke hulpverlener kan gaan. hoe zit het voor de h u i s a r t s i n el k aa r ?

inschrijftarief

digitaal declareren tarieven huisartsenzorg 2009

De huisarts krijgt voor iedere patiënt die op zijn naam is ingeschreven een inschrijftarief per jaar. Voor mensen van 65 tot 75 jaar geldt een hoger tarief, voor mensen ouder dan 75 jaar een nog iets hoger tarief. Voor patiënten die wonen in achterstandswijken geldt een opslag. Landelijk zijn bepaalde postcodegebieden aangewezen als achterstandswijken. Jaarlijks wordt opnieuw bekeken of deze gebieden nog steeds tot de achterstandswijken behoren. Voor het digitaal declareren geldt eveneens een opslag door de zorgverzekeraar. Een overzicht van de tarieven voor ingeschreven patiënten in 2009 staat in tabel 5.1. De huisarts krijgt het geld van de zorgverzekeraar waar de patiënt zijn verzekering heeft afgesloten. Daartoe moet de huisarts het inschrijftarief declareren bij de zorgverzekeraars waar de patiënten verzekerd zijn. Als de huisarts 700 patiënten bij VGZ, 1200 patiënten bij de CZgroep, 250 patiënten bij AGIS en nog 250 patiënten bij allerlei andere verzekeraars heeft, moet het inschrijftarief bij al deze verzekeraars gedeclareerd worden. Hoe meer verzekeraars, des te meer declaraties er gemaakt moeten worden. Het inschrijftarief per jaar wordt in vier kwartaaltermijnen uitbetaald. Wanneer een patiënt van verzekering wisselt, betekent dat voor de huisarts dat er bij een

81

5 financiële administratie Tabel 5.1 Tarieven

Tarieven inschrijfgelden 2009. Code

Inschrijf-

Code

Patiën-

Code

Patiën-

huisart-

tarief per

ten 65-

ten 75

senzorg

kwartaal

75 jaar

jaar en ouder

2009 normaal

11.000

€ 13,00

11.100

€ 14,70

11.101

€ 15,40

achterstandswijken

11.102

€ 14,70

11.103

€ 16,50

11.104

€ 17,20

normaal

11.010

€ 13,25

11.110

€ 14,95

11.111

€ 15,65

achterstandswijken

11.112

€ 14,95

11.113

€ 16,75

11.114

€ 17,45

incl.vergoeding digitale declaratie

andere verzekeringsmaatschappij gedeclareerd moet worden over deze patiënt! Om het iets overzichtelijker te maken, wordt er gewerkt met een zogenaamde peildatum. Dat betekent dat de zorgverzekeraar waar de patiënt op de eerste dag van het kwartaal is ingeschreven, de kwartaaltermijn voor deze patiënt aan de huisarts betaalt. Wisselt de patiënt van verzekeraar, dan betaalt de nieuwe verzekeraar op de eerste dag van het volgende kwartaal de kwartaaltermijn over deze patiënt. con t role van verze k er i n gs gege v en s

controle over verzekeringgegevens (COV)

Vecozo

Het is voor de praktijk van belang dat van iedere patiënt bekend is bij welke verzekeraar hij verzekerd is. Een dergelijke controle heet controle over verzekeringgegevens (COV). Een overzicht van alle in dit hoofdstuk gebruikte afkortingen staat aan het eind van dit hoofdstuk. Er zijn diverse organisaties die de verzekeringsgegevens van alle patiënten in kaart brengen. Vecozo is zo’n organisatie. De huisarts moet een abonnement nemen om toegang te krijgen tot de gegevens, die uiteraard beveiligd zijn, want het zijn privacygevoelige

82

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

Lifeline

gegevens. Voor een bepaald bedrag per jaar kan de huisarts (of de assistent) te allen tijde de verzekeringsgegevens van de patiënten controleren. Lifeline brengt de verzekeringsgegevens van patiënten in kaart die verzekerd zijn bij de Achmea-groep. Een andere methode is om alle patiënten bij elk bezoek aan de praktijk te vragen naar hun verzekeringsgegevens. De meeste verzekeraars verschaffen verzekeringspasjes ter grootte van een creditcard. Bij elk consult worden dan de verzekeringsgegevens gecontroleerd met de gegevens die in het HIS staan. Maar sommige patiënten hebben “oude” pasjes, dus dat is wel een nadeel. legit im at iebewijs bij d e h u i s ar t s

burgerservicenummer

fraude

verzekeringspasje

WID-controle

In het jaar 2006 is het burgerservicenummer (BSN) voor iedereen van kracht geworden. Dit nummer is gelijk aan het huidige sofinummer. Tegelijkertijd is de huisarts per 1 januari 2008 verplicht om een legitimatiebewijs aan de patiënten te vragen. De huisarts moet er zeker van zijn dat de patiënt degene is die op het verzekeringspasje staat. Fraude met verzekeringspasjes wordt daardoor minder gemakkelijk. Patiënten moeten zich overigens ook – ter voorkoming van fraude – in het ziekenhuis kunnen legitimeren. Het komt namelijk regelmatig voor dat mensen het verzekeringspasje van een ander gebruiken, omdat ze zelf niet verzekerd zijn! Dat leidt niet alleen tot vermindering van inkomen, maar hierdoor worden ook heel gemakkelijk de dossiers van patiënten verwisseld. De gegevens van de patiënt die bij de dokter is, worden ingevuld in het dossier dat bij het verzekeringspasje hoort. Sommige verzekeraars zijn ertoe overgegaan om verzekeringspasjes te verstrekken die één jaar geldig zijn. In de toekomst moet het BSN worden vermeld op declaratie, verwijzing en recept. Om het BSN op te nemen in de administratie moeten de volgende twee stappen ondernomen worden: − Allereerst dien je de patiënt te identificeren, de zogenaamde WID-controle (wettelijke identiteitsbewijs): is de patiënt degene die hij zegt te zijn? Hierbij geldt de zogenaamde vergewisplicht: alleen aan nieuwe patiënten hoeft gevraagd te worden om met een identiteitsbewijs aan te tonen wie zij zijn. De discussie over wat een geldig identiteitsbewijs is, is nog gaande. Noteren van het nummer van het identiteitsbewijs volstaat.

83

5 financiële administratie

− Daarna dien je het BSN op te vragen of te verifiëren bij een betrouwbare bron, te weten de Sectorale Berichten Voorziening in de Zorg (SBV-Z) of de Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens (GBA). Het is ook mogelijk om het BSN en de persoonsgegevens van de patiënt te verkrijgen via het COVbericht dat je terugkrijgt van de zorgverzekeraar na het indienen van de declaratie.

5.2 Verrichtingen

verrichtingentarief

www.nza.nl

Behalve het inschrijftarief dat de huisarts voor iedere patiënt – ongeacht of de patiënt gebruikmaakt van medische zorg – krijgt, is er nog een verrichtingentarief. De tarieven hiervoor staan in tabel 5.2. Voor elke verrichting in de huisartsenpraktijk is een vastgesteld landelijk tarief. Deze maximale tarieven worden vastgesteld door de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa), de marktmeester in de gezondheidszorg. Informatie hierover en alle tarieven staan op de website www.nza.nl. Er zijn verschillende tarieven voor een consult, visite, telefonisch consult, e-mailconsult, voor herhaalrecepten en vaccinaties. Voor activiteiten die langer duren dan twintig minuten, mag het dubbele tarief in rekening worden gebracht. Wanneer in de praktijk een praktijkondersteuner werkt, zijn ook de consulten van deze medewerker declarabel. Tabel 5.2

Consulttarieven in 2009.

Verrichting

Code

Tarief

consult

12.000

€ 9,00

consult >20 minuten

12.001

€ 18,00

visite

12.002

€ 13,50

visite > 20 minuten

12.003

€ 22,50

telefonisch consult

12.004

€ 4,50

herhalingsrecept

12.005

€ 4,50

vaccinatie

12.006

€ 4,50

e-mailconsult

12.007

€ 4,50

84

zo werkt het in de huisartsenpraktijk Tabel 5.3

telefoongesprek

Consulttarieven praktijkondersteuner in 2009.

Verrichting

Code

Tarief

consult POH

12.100

€ 9,00

consult >20 minuten POH

12.101

€ 18,00

visite POH

12.102

€ 13,50

visite > 20 minuten POH

12.103

€ 22,50

telefonisch consult POH

12.104

€ 4,50

herhalingsrecept POH

12.105

€ 4,50

vaccinatie POH

12.106

€ 4,50

Let op: een telefoongesprek dat een consult vervangt, moet geboekt worden als telefonisch consult! Een telefoongesprek waarin een herhaalrecept wordt gevraagd, moet als herhaalrecept worden geboekt. Wanneer iemand meer herhaalrecepten tegelijk aanvraagt, mag dat maar eenmaal als herhaalrecept gedeclareerd worden. Een telefoongesprek waarin de patiënt om een afspraak of een visite vraagt, wordt niet geboekt. Er is afgesproken dat deze telefoongesprekken horen bij het consult of bij de visite. Een consult én een herhaalrecept op de receptenlijn op dezelfde dag tellen als consult én recept.

5.3 Specifieke verrichtingen verrichtingen

Er zijn verrichtingen die in de ene praktijk wel en in de andere praktijk niet worden gedaan. Dat hangt van een aantal factoren af: meestal moet er speciale apparatuur zijn op de praktijk en de huisarts moet specifieke kennis hebben om deze verrichtingen uit te kunnen voeren. Het gaat hier bijvoorbeeld om het maken van een ECG, een audiogram, teledermatologie, kleine chirurgische ingrepen, hechten, een spiraal inbrengen, instellen op insuline of hechtingen verwijderen. Een compleet overzicht is opgenomen in tabel 5.4.

5 financiële administratie

85

Figuur 5.1 De huisarts die speciale verrichtingen uitvoert op de praktijk, krijgt daar ook op declaratiebasis voor vergoed. Bij iedere declaratie moet de code van de verrichting worden vermeld. Deze codes staan in tabel 5.4. Let op: zorgverzekeraars hanteren verschillende bedragen! Daarom staan hier geen tarieven genoemd. Tabel 5.4

Specifieke verrichtingen 2009.

Code

Verrichting

13.000

audiometrie

13.001

diagnostiek met behulp van Doppler

13.002

allergietest

13.003

tympanometrie

13.004

longfunctiemeting (spirometrie)

13.005

ECG-diagnostiek, maken, beoordelen en bespreken met de patiënt

13.006

spleetlamponderzoek

13.007

tele-echo, teleröntgen, telehartmonitoring op de Waddeneilanden

13.008

bloeddrukmeting gedurende 24 uur

13.009

teledermatologie

13.010

cognitieve functietest MMSE

13.011

hartritmestoornissen

13.012

chirurgie

13.013

chirurgie in geval van cosmetiek

13.014

tapen

13.015

ambulante compressietherapie bij ulcus cruris

13.016

postoperatief consult inclusief verwijdering hechtmateriaal, in de praktijk

86

zo werkt het in de huisartsenpraktijk Code

Verrichting

13.017

postoperatief consult inclusief verwijdering hechtmateriaal, thuis

13.018

verrichting ter vervanging van specialistenbezoek, zoladex-injectie en epo

13.019

trombosebeen

13.020

varices-sclerosering

13.021

varices-sclerosering ingeval van cosmetiek

13.022

desensibilisatiekuur

13.023

therapeutische injectie (cyriax)

13.024

oogboring

13.025

aanmeten en plaatsen pessarium

13.026

urinekatheterisatie

13.027

MSRA-screening

13.028

otitis externa, inbrengen oortampon

13.029

diabetesbegeleiding per jaar

13.030

diabetes instellen op insuline

13.031

COPD-gestructureerde zorg per jaar

13.032

palliatieve consultatie, visite

13.033

palliatieve consultatie, telefonisch

13.034

intensieve zorg, visite overdag

13.035

intensieve zorg, visite overdag langer dan twintig minuten

13.036

intensieve zorg, ANW-visite

13.037

intensieve zorg, ANW-visite langer dan twintig minuten

13.038

euthanasie

13.039

reizigersadvisering

13.040

sterilisatie man

13.041

besnijdenis

13.042

IUD inbrengen/implanteren of verwijderen implanonstaafje

Niet iedere huisarts kan alle verrichtingen declareren bij de zorgverzekeraars. Daar moeten, bij het contract dat de huisarts met de zorgverzekeraar afsluit, van tevoren afspraken over gemaakt worden. Verrichtingen bij patiënten die bij andere zorgverzekeraars zijn aangesloten dan die waar de huisarts een contract mee heeft, kunnen niet worden vergoed in dit stelsel.

87

5 financiële administratie

5.4 De maximaal in rekening te brengen tarieven voor overige prestaties 2009 De in tabel 5.5 genoemde verbruiksmaterialen kunnen additioneel op basis van de werkelijk gemaakte kosten in rekening worden gebracht. De (eventueel) ontvangen bonussen en kortingen dienen te worden doorgegeven. Het is niet de bedoeling dat de zorgaanbieder aan deze vergoedingsregeling verdient. De zorgaanbieder is verplicht om op verzoek van de patiënt of zijn verzekeraar (indien de verzekeraar een contractuele relatie heeft met zorgaanbieder) de nota van de ingekochte gebruiksmaterialen te overleggen. Ook hier verschillen de tarieven per zorgverzekeraar. Tabel 5.5

Codes verbruiksmaterialen 2009.

Materiaal

Code

automatisch hechtmateriaal, waaronder lijmen

12.900

tapemateriaal

12.901

zwangerschapsreactie

12.902

dipslides

12.903

teststrips bloedsuikerbepaling

12.904

vloeibare stikstof

12.905

blaaskatheter

12.906

5.5 Moduletarieven

modernisering en innovatie

Wanneer de praktijk gevestigd is een achterstandswijk, wordt er per patiënt meer aan de huisarts betaald. Indien er een praktijkondersteuner werkzaam is in de praktijk, wordt er eveneens meer geld per patiënt aan de huisarts betaald. De huisarts kan een beroep doen op een extra vergoeding uit de modulepot van de verzekeraar wanneer er tekenen zijn van modernisering en innovatie (module M&I). Voorwaarde daarvoor is wel, dat de huisarts aantoont welke vormen van modernisering en innovatie hij daarvoor uitvoert, bijvoorbeeld een ondernemingsplan maken en scholing van de medewerkers die leidt tot een efficiëntere bedrijfsvoering. Tevens is het mogelijk om samen met de zorgverzekeraar een vergoeding voor maximaal drie jaar aan te vragen bij de NZa. Een voorbeeld hiervan is de ketenzorg diabetes mellitus.

88

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

k et en zorg Ketenzorg

Ketenzorg is een samenhangend geheel van doelgerichte een planmatige activiteiten en/of maatregelen gericht op een specifieke patiëntencategorie. Zo kan bijvoorbeeld voor de patiënten met diabetes mellitus de zorg integraal bijeengebracht worden. De totale zorg voor deze patiënt houdt dan in: driemaal per jaar controle bij de praktijkondersteuner diabeteszorg, controle podotherapeut, controle oogarts en laboratoriumcontroles en ook eenmaal per jaar bezoek bij de huisarts. Deze totale zorg kan dan in één keer bij de zorgverzekeraar gedeclareerd worden. Per verzekeraar zijn er verschillende modules mogelijk. Er kan een vergoeding verstrekt worden voor oprichting van een HOED, voor deelname aan farmacotherapeutisch overleg (FTO) of voor aanstelling van een hagromanager. In tabel 5.6 staan enkele moduletarieven per kwartaal. Tabel 5.6

Moduletarieven 2009.

Module

Code

Tarief

Achterstandsfonds

11.300

€ 1,40

POH

11.200

€ 1,60

M&I

14.100-14.999

Afhankelijk van de zorgverzekeraar

5.6 Keuringen keuringen

keuringstarieven

Bepaalde verrichtingen – bijvoorbeeld keuringen – die een huisarts kan uitvoeren, kunnen niet betaald worden uit de Zorgverzekeringswet. Rijbewijskeuringen zijn daar het belangrijkste voorbeeld van. Mensen ouder dan zeventig jaar moeten om de vijf jaar medisch gekeurd worden, om te zien of zij nog in staat zijn een voertuig te besturen. Degene die gekeurd wordt, moet de kosten daarvoor zelf betalen. De tarieven staan in tabel 5.7. Ook bedrijfsonderzoeken en keuringen voor het verkrijgen van een invalidenparkeerkaart kunnen uitstekend door huisartsen worden uitgevoerd. Omdat het echter geen huisartsgeneeskundige zorg is, zijn er speciale tarieven voor. De keuringstarieven zijn wel wettelijk vastgesteld, daar mag niet van afgeweken worden.

89

5 financiële administratie Tabel 5.7

Tarieven keuringen 2009.

Soort keuring

Code

Tarief

spreekuurcontrole bedrijfsgeneeskundig onderzoek

12.800

€ 25,50

gericht klein onderzoek

12.801

€ 25,50

visitecontrole bedrijfsgeneeskundig onderzoek

12.802

€ 38,30

keuring invalidenparkeerkaart (kort)

12.803

€ 25,50

keuring invalidenparkeerkaart (lang)

12.804

€ 51,00

kleine keuring

12.806

€ 76,60

periodiek (beperkt) geneeskundige onderzoek

12.807

€ 76,60

grote keuring

12.809

€ 115,00

invaliditeitskeuring met een rapport

12.810

€ 153,00

rijbewijskeuring tot 15 minuten

12.811

€ 38,20

rijbewijskeuring >15 minuten

12.812

€ 76,60

bedrijfs- en sollicitatiekeuring

12.813

€ 115,00

Let op: op de bedragen van keuringen wordt btw geheven. Dat betekent dat de huisarts daarvoor een btw-nummer moet aanvragen bij de belastingdienst en verplicht is 19% meer te berekenen voor de keuring. Dat bedrag moet aan de belastingdienst worden afgedragen. Bij een omzet minder dan € 15.000 is dat niet nodig. Dan kan de vrijstelling gevraagd worden bij de belastingdienst.

5.7 Passanten

passanten

Soms komen er patiënten op de praktijk die in een andere praktijk zijn ingeschreven. Dat kan gebeuren wanneer iemand ergens op bezoek is en ziek wordt. Ingeval van nood kunnen patiënten hun eigen huisarts consulteren voor hun gasten. Deze patiënten heten in de computer passanten. De hulp heet incidentele en acute hulpverlening op werkdagen overdag. Tijdens avonden, nachten en weekenden gaan deze patiënten naar de huisartsenpost; hier zijn de huisartsenposttarieven van kracht. De tarieven voor passanten staan in tabel 5.8.

90

zo werkt het in de huisartsenpraktijk Tabel 5.8

Tarieven (passantentarieven) voor incidentele en acute hulpverlening op werkdagen overdag 2009.

Verrichting

Code

Tarief

consult

12.400

€ 24,80

consult >20 minuten

12.401

€ 49,60

visite

12.402

€ 37,20

visite >20 minuten

12.403

€ 62,00

telefonisch consult

12.404

€ 12,40

herhalingsrecept

12.405

€ 12,40

vaccinatie

12.406

€ 12,40

5.8 Bijzondere groepen

illegale patiënten

gemoedsbezwaarden

onverzekerden

buitenlandverzekerden

patiënten in grensgebieden

Er zijn bijzondere groepen patiënten, bij wie goed moet worden gekeken waar de zorg gedeclareerd kan worden. Die groepen zijn: − Illegale patiënten: patiënten die illegaal in Nederland verblijven en dus geen ziektekostenverzekering hebben. De rekening van de huisarts kan naar de Stichting Koppeling. Er moet sprake zijn van een onbetaalde rekening. Wanneer de kosten van behandeling namens de patiënt op anderen kunnen worden verhaald, kan geen beroep op de regeling worden gedaan. De regeling Stichting Koppeling compenseert alleen als er sprake is van het verlenen van medisch noodzakelijke zorg. De zorgverlener bepaalt of de zorg noodzakelijk was. Uitgeprocedeerde asielzoekers of personen verwikkeld in een aanvraagprocedure voor een verblijfsvergunning vallen binnen deze regeling. − Gemoedsbezwaarden: patiënten die uit principe – geloof of overtuiging – geen verzekering hebben voor ziektekosten. De rekening gaat naar de patiënt zelf. − Onverzekerden: mensen die geen verzekering hebben afgesloten om welke reden dan ook. De patiënt moet zelf de rekening contant betalen. − Buitenlandverzekerden: patiënten die een verzekering hebben in het buitenland. Voor hen moet het passantentarief gehanteerd worden. Zij moeten contant betalen. − De patiënten in grensgebieden met een verzekering in België of Duitsland. Voor hen geldt het passantentarief. Zij kunnen de rekening indienen bij hun zorgverzekeraar over de grens.

91

5 financiële administratie asielzoekers

militairen

pensionado’s

− Asielzoekers: mensen die in asielzoekerscentra verblijven. Voor hen is er een speciaal abonnementtarief dat vergoed wordt door de Menzis. − Militairen die een huisarts in de kazerne hebben, maar ook een huisarts in de plaats waar ze wonen. Voor hen wordt een passantentarief gerekend dat gedeclareerd kan worden bij Menzis. − Pensionado’s: mensen die eigenlijk in het buitenland wonen, maar nog een Nederlandse verzekering hebben en een Nederlands adres. Voor hen kan gedeclareerd worden bij hun eigen verzekeraar, of het passantentarief kan worden gehanteerd. − De rekening van patiënten die in een AWBZ-instelling verblijven, moet bij de AWBZ-instelling ingediend worden.

5.9 Declareren bij informatieverstrekking

informatie

Een taak van de huisarts die regelmatig voorkomt, is informatie aan derden verstrekken. Soms wil de bedrijfsarts informatie over de medische behandeling van de patiënt. Wanneer de patiënt daar toestemming voor heeft gegeven, mag de huisarts die verstrekken en er ook een rekening voor schrijven. Ook daar zijn speciale tarieven voor. Wanneer advocaten informatie vragen, moet altijd zorgvuldig naar de vraagstelling, de privacy en de instemming van de patiënt worden gekeken, voor er antwoord gegeven kan worden. Datzelfde geldt voor informatieaanvragen van verzekeringsmaatschappijen. In tabel 5.9 staan de tarieven voor het verstrekken van informatie. Tabel 5.9

Tarieven informatieverstrekking.2009.

Informatieverstrekking

Code

Tarief

telefonische beantwoording

12.816

€ 18,80

schriftelijke beantwoording

12.817

€ 37,70

5.10 Declareren/nota’s declaraties

inschrijving op naam

Er moeten twee declaraties over iedere patiënt worden ingediend. Voor alle ingeschreven patiënten moet het kwartaaltarief voor de inschrijving op naam van deze huisarts worden gedeclareerd bij de zorgverzekeraar. Daarnaast moet elke hulpvraag in welke vorm dan

92

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

ook – consult, telefonisch consult, visite, receptaanvraag – gedeclareerd worden bij de zorgverzekeraar. Vanaf 1 januari 2006 moet betaald worden voor elke handeling die in de praktijk verricht wordt. Het is dus belangrijk om nauwkeurig per handeling te noteren wat iedere medewerker van de praktijk doet. Zoals in paragraaf 5.2 is aangegeven, is er een tarief voor consulten, visites en telefonische consulten, maar ook voor de consulten van de praktijkondersteuner en voor de telefonische adviezen van de doktersassistente. declarat ie

Op iedere declaratie moet staan: − naam, geboortedatum; − BSN en verzekeringsnummer; − behandeling/verrichting; − datum behandeling; − thuis of op de praktijk; − naam zorgaanbieder en AGB code; − een factuur op papier moet een datum en een factuurnummer hebben; − vanaf 2009 is vermelden nummer Kamer van Koophandel verplicht. Iedere patiënt heeft een eigen risico van € 155, de huisartsenzorg uitgezonderd Daarnaast zijn er patiënten met een eigen risico’s van € 100,-, € 200,- of € 500,-. Het voordeel van een eigen risico is, dat de premie voor de zorgverzekering lager is. De huisarts weet niet welke patiënt een eigen risico heeft en hoe groot dit eigen risico is. Hierover is afgesproken dat de huisarts gewoon declareert bij de zorgverzekeraar en dat de zorgverzekeraar het eigen risico verrekent met de patiënt. De doktersassistente zal soms ervaren dat een patiënt vanwege de kosten afziet van een bepaalde behandeling. Steeds meer mensen met een hoog eigen risico denken na over de (betaalde) zorg. Voor 1 januari 2006 werd voor de ziekenfondspatiënten jaarlijks een bedrag aan de huisartsen uitbetaald, ongeacht hoe vaak deze mensen een beroep deden op de huisarts. Hiervoor was noteren van de acties dus niet nodig. Dat is met het nieuwe zorgstelsel volledig veranderd. Er zijn diverse manieren om te declareren. In veel prak-

5 financiële administratie

verzamelnota

5.10.1

module declareren

Vektis NZG

93

tijken worden meerdere manieren gehanteerd. Zo kunnen de declaraties aan zorgverzekeraars waarmee de huisarts een contract heeft, op één verzamelnota verstuurd worden. Dat gebeurt meestal elektronisch via een beveiligd systeem; een aantal nota’s moet naar de patiënten gestuurd worden omdat zij die zelf moeten betalen. Elektronisch declareren

Een goede manier om te declareren is elektronisch declareren. De voorwaarden hiervoor zijn wel dat alle verzekeringsgegevens van iedere patiënt op elk moment accuraat zijn en dat alle verrichtingen nauwkeurig in de computer worden bijgehouden. Voor iedere patiënt moet er namelijk geboekt worden bij de eigen zorgverzekeraar. Wanneer een patiënt een andere zorgverzekeraar kiest, bijvoorbeeld omdat hij gaat werken bij een bedrijf met een collectieve ziektekostenverzekering, moet de rekening bij de nieuwe zorgverzekeraar worden ingediend. Alle huisartsinformatiesystemen hebben een module declareren. Dat werkt per HIS anders. Na ieder patiëntencontact moet aangegeven worden of dit gedeclareerd kan worden. Soms worden handelingen niet gedeclareerd, bijvoorbeeld wanneer de assistente specialistenbrieven invoert in de computer of wanneer er een overleg is geweest met een andere hulpverlener. Herhaalrecepten moeten echter wel worden gedeclareerd. Overleg bij twijfel met de huisarts en realiseer je dat iedere niet-genoteerde behandeling geen geld oplevert. Aan het eind van de maand worden de ingeschreven patiënten op naam per verzekering gesorteerd, zodat een gezamenlijke nota aan deze verzekeraar gestuurd kan worden. Tevens worden alle verrichtingen per patiënt en per verzekeraar op een verzamelnota gezet. De huisarts stuurt de zorgverzekeraar een overzicht van de op zijn naam ingeschreven patiënten en een lijst met alle verrichtingen. De zorgverzekeraar controleert of al deze patiënten daadwerkelijk staan ingeschreven, waarna er betaald wordt. Op de verzamelnota’s moeten de codenummers van de verzekeraars staan (op te zoeken op de website van Vektis) en codenummers van de verrichtingen (op te zoeken op de website van NZG-zorg). Ook het burgerservicenummer (sofinummer) van de patiënt moet bij iedere verrichting worden vermeld. De procedure is gecompliceerd en vergt veel nauwgezetheid en werk.

94

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

Elektronische declareren verloopt via Vecozo. Je hebt hiervoor een certificaat nodig met een inlogcode en een wachtwoord. Meestal doet één persoon op de praktijk de rekeningen. Binnen Vecozo kun je zien welke betalingen worden afgewezen en waarom. 5.10.2 papieren nota’s

Papieren nota’s

Natuurlijk kunnen er ook papieren nota’s worden verstrekt. In veel praktijken zijn voorbedrukte rekeningen met kopieën aanwezig. Soms is er een standaardrekening als document in de computer aanwezig. Hierop kunnen noodzakelijke gegevens worden ingevuld, waarna de rekening kan worden geprint. De rekening moet aan een aantal voorwaarden voldoen: − naam, adres, woonplaats van degene die de rekening verstrekt; − naam, adres, woonplaats van degene die de rekening ontvangt; − datum en volgnummer van de rekening; − omschrijving (en code) van behandeling waarvoor de rekening werd geschreven. Wanneer contant wordt betaald, moet dat op de rekening worden aangetekend. Deze met de hand of met de computer vervaardigde rekening wordt vooral gebruikt voor passanten en voor andere mensen die contant afrekenen op de praktijk.

5.10.3

declaratieverkeer

rekeningen uitbesteden

Uitbesteden

Omdat rekeningen uitschrijven een tijdrovende en secure administratieve bezigheid is, bestaat er de mogelijkheid om het gehele declaratieverkeer uit te besteden. De huisarts levert het patiëntenbestand – met of zonder verzekeringsgegevens – aan en vermeldt de verrichtingen, waarna een gespecialiseerd bureau de rekeningen naar de zorgverzekeraars verstuurt en de gelden int. Indien nodig, worden de verzekeringsgegevens van de patiënten eerst gecontroleerd. Rekeningen uitbesteden kost geld. Bij de meeste declaratiebureaus moet een jaarabonnement worden afgesloten en moet een bedrag per rekening worden betaald. De voorwaarden om gebruik te kunnen maken van een declaratiebureau zijn:

5 financiële administratie

95

− de huisarts moet een AGB-code hebben; − de praktijk moet over een internetverbinding beschikken; − er moet een HIS-pakket zijn dat samenwerkt met het informatiesysteem van het declaratiebureau; − de huisarts moet minimaal één contract hebben met één zorgverzekeraar. Hoe declaratie via een declaratiebureau precies werkt, vind je op de diverse websites: − Vecoso: www.vecoso.nl; − Famed: www.famed.nl; − LHVdeclaratie direct (LDD): www.artsennet.nl. 5.10.4 BSN

EPD EMD WDH UZI LSP VECOZO COV UZOVI

NICTIZ Vektis

NZa

AGB

Overzicht van afkortingen

− BSN: burgerservicenummer, een uniek nummer voor iedere burger in Nederland; het is gelijk aan het sofinummer. − EPD: elektronisch patiëntendossier. − EMD: elektronisch medicatiedossier. − WDH: waarneemdossier huisartsen. − UZI: unieke zorgverlenersidentificatie. − LSP: Landelijk Schakelpunt. − VECOZO: Veilige communicatie zorgverleners. − COV: controle op verzekeringsgegevens van iedere patiënt. − UZOVI: Unieke zorgverzekeraars identificatie, een register waarin alle zorgverzekeraars staan met hun adressen en hun unieke zorgverzekeraarscode. De registratie is gemaakt in opdracht van het NICTIZ. − NICTIZ: Nationaal ICT-instituut in de zorg; − Vektis: informatiecentrum voor de zorgverzekeringsbranche dat zich richt zowel op de branche als op individuele verzekeraars. Het levert producten en diensten op het terrein van ict. − NZa: Nederlandse zorgautoriteit, het orgaan dat de tarieven in de gezondheidszorg vaststelt. − AGB: Algemeen gegevensbeheer zorgverleners (op te vragen bij Vektis).

96

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

5.11 De boekhouding boekhouding

financiële jaarrekening

Zoals in ieder bedrijf moet er in de huisartsenpraktijk een boekhouding worden bijgehouden: er moet worden bijgehouden wat er gedaan wordt en welke nota’s daarvoor geschreven worden. Ook moet worden geregistreerd welke nota’s betaald zijn. Alle andere uitgaven uit de praktijk, zoals de aanschaf van een printer of salarisbetalingen, moeten ook worden bijgehouden. Hierdoor kan aan het eind van het jaar een financiële jaarrekening worden opgesteld. Soms is een assistente verantwoordelijk voor een deel van de taken, zoals het bijhouden van de patiëntennota’s, maar lang niet in alle praktijken is dit het geval. In groepspraktijken worden de financiën meestal door een financieel deskundige beheerd. Afhankelijk van wat in de praktijk gebruikelijk is, zal de assistente een aantal taken kunnen leren en bijhouden. Het is wel belangrijk om tijd vrij te maken voor financiële verantwoordelijkheden. De assistente moet ongestoord aan een dergelijke nauwkeurige taak kunnen werken.

5.12 Administratieve verwerking van betalingen Betalingen kunnen ontvangen worden per bank, giro of kas. Een praktische manier om te zien of nota’s al betaald zijn, is de betaalde rekeningen te bewaren bij de bank- of giroafschriften; een andere manier is om de betalingen in de computer bij te houden.

5.13 De kasboekhouding contante betalingen kasboekhouding

praktijkkas

In de meeste praktijken is een praktijkkas aanwezig. De contante betalingen van de rekeningen vormen de inkomsten en kleine aankopen, zoals postzegels of koffie, vormen de uitgaven. De kasboekhouding vormt een integraal onderdeel van de praktijkboekhouding. Een valkuil bij het bijhouden van de praktijkkas is het niet meteen noteren van inkomsten of uitgaven. Het is handig om maandoverzichten te maken en aan het eind van elke maand te controleren of de boekhouding op papier met het aanwezige kasgeld klopt.

5 financiële administratie

97

5.14 Niet verschijnen op de afspraak

NZa

wegblijftarief

Patiënten die niet op afspraken verschijnen, wekken veel ergernis bij de medewerkers van de praktijk. De vraag ontstaat dan ook of hier een rekening voorgeschreven mag worden. De NZa (Nederlandse Zorgautoriteit heeft in 2008 besloten dat een niet nagekomen afspraak niet langer als een zorgprestatie wordt gezien. Daar mag dan dus geen rekening voor worden geschreven. Huisartsen kunnen echter zelf besluiten of zij in de praktijk een wegblijftarief willen hanteren. Hiervan zullen zij hun patiënten wel in kennis moeten stellen. Dat kan via een patiëntenfolder of de website. De LHV heeft hierover een richtlijn opgesteld.

7050_book.fm Page ii Wednesday, July 12, 2006 3:27 PM

6

Archiveren

De doktersassistente organiseert en plant de werkprocessen van de artsenpraktijk. Zij draagt zorg voor het vastleggen en het up-to-date houden van de relevante gegevens en voert de taken uit met betrekking tot medische dossiers, in- en externe relaties en administratieve verslaglegging. Na bestudering van dit hoofdstuk weet de assistente: − wat er gearchiveerd moet worden; − welke methoden daarvoor zijn; − op welke manier gegevens kunnen worden opgeslagen in de computer; − dat patiëntengegevens ook via internet binnen kunnen komen; − aan welke voorwaarden moet worden voldaan om patiëntengegevens via internet te kunnen opvragen; − wat scannen is.

6.1 Wat gearchiveerd moet worden

archief

Dagelijks komt er veel post op de praktijk binnen. De post over patiënten moet bewaard blijven; dat kunnen laboratoriumuitslagen zijn of brieven van specialisten. Er is ook correspondentie met andere hulpverleners, zoals de brief van een verloskundige over een bevalling of verzoeken om informatie over patiënten. Ook is er veel post van de huisartsenpost waar patiënten tijdens de avond, de nacht of het weekend zijn geweest. Een deel van de post kan bewaard worden in het archief, een ander deel in de computer. De financiële post – de rekeningen, betalingen van salarissen en overzichten van inkomsten – is ook belangrijk. Hiervan moet voor de belastingdienst een boekhouding worden bijgehouden. De salarisadministratie en de boekhouding worden meestal (gedeeltelijk) uitbesteed. De praktijkboekhouding dient zeven jaar voor de belastingdienst bewaard te worden. Een deel van de post wordt bewaard

100

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

in ordners. Ze hebben bijvoorbeeld als opschrift Brieven, Contracten, Personeelsadministratie, Verzekeringen, enzovoort.

6.2 Methoden om te archiveren

opbergen

papieren post

Specialistenbrieven en laboratoriumuitslagen kunnen op verschillende manieren gearchiveerd worden: − opbergen per patiënt; − opbergen op datum; − opbergen op volgnummer; − vernietigen. Het gaat om de papieren post. opbergen per pat iën t

opbergen per patiënt

www.aries.nl

In veel praktijken is er per patiënt een (hang)map gemaakt, waarin alle post over die patiënt wordt opgeborgen. De brieven worden op chronologische volgorde bewaard. Voordeel: alle brieven over een patiënt zitten bij elkaar. Wanneer er iets opgezocht moet worden over deze patiënt, is dat gemakkelijk te vinden. Ook wanneer het gehele dossier naar een andere huisarts moet, gaat dat heel gemakkelijk. Nadeel: een dergelijk hangmappensysteem neemt nogal wat ruimte in beslag. Meestal een wand. Je vindt opbergsystemen bij www. aries.nl en www.jalema.com.

www.jalema.com

opbergen op dat um opbergen op datum

In dit systeem worden alle specialistenbrieven die op een dag binnenkomen in de praktijk in een ordner gestopt. In de computer wordt aangegeven op welke datum er een specialistenbrief is binnengekomen. Op die datum kan de brief in de ordner teruggevonden worden. Voordeel: het opruimen van specialistenbrieven is heel weinig werk. Nadeel: het terugzoeken van patiëntenbrieven over één patiënt is een enorm karwei. Wanneer het dossier van een patiënt moet worden verstuurd naar een andere huisarts kost dat veel tijd!

6 archiveren

101

opbergen op volgn u mme r

Figuur 6.1

opbergen op volgnummer

Iedere binnengekomen brief krijgt een volgnummer. De brieven worden vervolgens in ordners bewaard. Het volgnummer wordt bij de patiënt in het dossier gezet, op de datum dat de brief werd ontvangen. Voordeel: verwerken van specialistenbrieven neemt weinig tijd in beslag. Nadeel: het opzoeken van brieven over een patiënt is een tijdrovende klus. vern iet igen

vernietigen

Sommige kleine, korte, routinematige briefjes worden vernietigd. Natuurlijk moet in het dossier van de patiënt precies genoteerd staan waar de briefjes over gingen, van wie ze afkomstig waren en wat de datum van ontvangst was. Voordeel: er is minder ruimte nodig voor de dossierkast, een papierversnipperaar neemt weinig plaats in beslag. Nadeel: weg is weg. Gegevens zijn slecht boven water te krijgen, wanneer ze eenmaal vernietigd zijn. En details van patiëntencontacten worden vergeten, omdat er zoveel patiëntencontacten zijn.

102

zo werkt het in de huisartsenpraktijk wettelijke

bewaartermijn

De wettelijke bewaartermijn van dossiers is vanaf 1 februari 2006 vijftien jaar. Dossiers ouder dan vijftien jaar mogen in principe vernietigd worden. Het kan echter heel handig zijn om dossiers ouder dan vijftien jaar toch te bewaren, bijvoorbeeld voor onderzoek naar erfelijke aandoeningen in een familie.

Figuur 6.2 Goed archiveren is belangrijk.

6 archiveren

6.2.1

hulpvraag diagnose behandelplan ontslagdiagnose therapiemedicatie

6.2.2 elektronische post

103

Invoeren in de computer

Veel specialistenbrieven worden in de computer ingevoerd, zodat de huisarts tijdens het consult gemakkelijk kan zien wat er door de specialist is geconcludeerd. In de meeste praktijken gebeurt dat handmatig; de huisarts geeft aan wat er van deze brief in de computer moet worden genoteerd. De assistente verwerkt de gegevens vervolgens in de computer in het dossier van de patiënt; hierbij noteert ze de datum, het specialisme en eventueel het ziekenhuis. Meestal worden de hulpvraag, de diagnose en het behandelplan en soms de bevindingen bij onderzoek in de computer verwerkt. De ontslagdiagnose, therapiemedicatie of behandeling en de datum van controle moeten altijd in het journaal worden opgenomen. Het hangt van de huisarts af hoe uitgebreid de informatie in de computer staat. Ervaren assistenten kunnen zelfstandig in overleg met de huisarts patiëntenbrieven invoeren. Binnenhalen via internet

In steeds meer praktijken wordt de post elektronisch binnengehaald via internet. Daarvoor is wel een internetverbinding nodig tussen de praktijk en het laboratorium of het ziekenhuis waar de post vandaan komt. Via internet kunnen laboratorium- en röntgenuitslagen, specialistenbrieven en ontslag- en mutatieberichten uit het ziekenhuis worden uitgewisseld. Ook de berichten van de huisartsenpost komen elektronisch binnen. Dat betreft dus heel veel post. Omdat het om privacygevoelige gegevens gaat, is er een beveiligde verbinding nodig. Bijvoorbeeld via bijvoorbeeld Zorgmail (www. zorgmail.nl) of Lifeline (www.lifeline.nl). Natuurlijk mag niet iedereen elektronische post van patiënten ophalen, daarvoor zijn een wachtwoord en inlogcode nodig. De internetverbinding via een dergelijk beveiligd systeem moet betaald worden. De voordelen van elektronische communicatie zijn: − Gebruiksgemak: de tijd die besteed moet worden aan het versturen van berichten is minimaal. − Kostenbesparing: geen papierkosten, geen portokosten en minder afhandelingskosten. − Accuratesse en snelheid: er worden geen fouten meer gemaakt. De gegevens van de patiënt worden in de praktijkcomputer bij

104

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

dezelfde patiënt opgeslagen. Er komen geen verwisselingen van namen meer voor. De berichten zijn dezelfde dag dat ze verstuurd zijn, op de praktijk. In de praktijk wordt alle post van de huisarts(en) in één keer opgehaald, en in een buffer geplaatst. Wanneer de huisarts de post heeft gelezen, worden alle brieven automatisch bij de patiëntendossiers opgeslagen. In sommige praktijken lezen alle artsen alle post, in andere praktijken leest iedere arts alleen zijn eigen post. Zorg ervoor dat bij ziekte of afwezigheid van de arts de post wel gelezen wordt! Soms is er directe actie nodig. 6.2.3

Scannen

Figuur 6.3 Scanner.

scannen

Een alternatief voor digitale postverwerking is scannen. De methode is heel eenvoudig. Alle binnengekomen papieren post wordt door een scanapparaat gevoerd. Hierna staat de volledige brief in de computer. De post moet vervolgens in het patiëntendossier worden

6 archiveren

105

opgeslagen. Overigens is de post hiermee nog niet gelezen, dat moet de huisarts nog wel doen. Het grote voordeel van deze manier van archiveren is dat de totale brief in de computer is opgenomen. De papieren post kan nadat hij is gescand en in de computer is opgeslagen, vernietigd worden. Dat scheelt enorm veel archiefruimte.

7050_book.fm Page ii Wednesday, July 12, 2006 3:27 PM

7

Praktijkvormen

De doktersassistente organiseert en plant de werkprocessen van de huisartsenpraktijk. Zij draagt zorg voor het vastleggen en het upto-date houden van de relevante gegevens en voert de taken uit met betrekking tot medische dossiers, in- en externe relaties en administratieve verslaglegging. In de huisartsenpraktijk wordt het geld verdiend door de huisartsen. De rechtspersoon die zij daar voor kiezen, is meestal een eenmanszaak of een vennootschap met meerdere deelnemers. Wanneer er grote investeringen moeten worden gepleegd, of als er afspraken gemaakt moeten worden met de zorgverzekeraars over zorgverlening, kan er een andere rechtsvorm worden gekozen. Rechtsvormen zijn bijvoorbeeld nodig om ketenzorg te kunnen contracteren. In alle gevallen blijft de medische verantwoordelijkheid bij de individuele huisarts. Dat kan nooit door een samenwerkingsverband worden overgenomen. Na de bestudering van dit hoofdstuk weet de assistente: − welke rechtsvormen er zijn waarin huisartsen kunnen werken; − wat wordt bedoeld met een solo- of duopraktijk en met een groepspraktijk; − wat een HOED is en wat een HOES is; − wat een gezondheidscentrum is; − hoe er samengewerkt wordt in een stichting of coöperatie; − hoe werken in dienstverband georganiseerd is; − wat er gedaan wordt op de centrale huisartsenposten.

7.1 Solo- en duopraktijken solopraktijk

In een solopraktijk werkt één huisarts met een of meer assistenten; de huisarts kan alle patiënten in zijn praktijk helpen. Wanneer de huisarts een keer nascholing heeft of op vakantie gaat, neemt een

108

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

hagro

farmacotherapeutisch overleg

geneesmiddelenvoorziening duopraktijk

vennootschapsverband

andere huisarts uit de buurt waar voor de spoedeisende gevallen. De praktijk is in zo’n geval gesloten, gedurende de duur van de afwezigheid. Een groep huisartsen die onderling afspraken hebben over vakantiewaarneming en waarneming bij ziekte of nascholing, noem je een hagro of huisartsengroep. Bijna alle huisartsen zijn lid van een hagro, welke samenwerkingsvorm ze ook hebben. In een gezondheidscentrum vormen alle huisartsen soms samen een hagro. Ook nascholing samen met de regionale apotheek gebeurt meestal in hagroverband. Dat overleg heet FTO, farmacotherapeutisch overleg. Het vindt meestal 6 keer per jaar plaats en huisartsen bespreken daar met de apothekers wat de voorkeursmedicijnen zijn, welke nieuwe middelen er zijn, problemen in de geneesmiddelenvoorziening en probleempatiënten. In een duopraktijk werken twee of drie huisartsen samen. Dikwijls werkt ieder van hen een gedeelte van de werkweek, om tijd over te houden voor andere zaken binnen of buiten de medische zorg. Zij voeren de praktijk gezamenlijk. Meestal zijn er meerdere doktersassistenten in dienst (parttime), ieder met hun eigen taken en werktijden. Ook de huisartsen hebben dikwijls eigen aandachtsgebieden. Zo kan één huisarts bijvoorbeeld spiraaltjes inbrengen en voert de ander een belangrijk deel van de administratie. In deze samenwerking wordt meestal ook afgesproken dat de huisartsen onderling voor elkaar waarnemen in vakantie- en ziekteperioden en bij nascholingen. Meestal is er ook een afspraak over de financiële samenwerking. De huisartsen kunnen in vennootschapsverband werken. Dat wil zeggen dat alle inkomsten en uitgaven naar rato worden verdeeld onder de medewerkende huisartsen.

7.2 HOED, HOES en AHOED HOEDconstructie HOESconstructie AHOED

Samenwerking tussen huisartsen biedt grote voordelen. Hiervoor zijn nieuwe vormen van samenwerking gekomen. De HOED- en de HOES-constructie zijn daar voorbeelden van. HOED betekent: huisartsen onder een dak, HOES staat voor: huisartsen onder een samenwerking. AHOED betekent: apotheker en huisartsen onder een dak.

7 praktijkvormen

109

In een HOED-constructie werken huisartsen samen in een praktijkpand. De samenwerking kan op verschillende manieren gebeuren. Er kunnen afspraken gemaakt worden over: − waarneming van huisartsen voor elkaar; − specialisatie van huisartsen; − waarneming van assistenten voor elkaar; − specialisatie van assistenten (uitstrijkjes maken, reizigersadviezen geven); − een of meer gezamenlijke praktijkondersteuners of praktijkverpleegkundigen; − een of meer gezamenlijke POH-GGZ (sociaalpsychiatrisch verpleegkundigen); − gezamenlijk gebruik van onderzoekskamers; − gezamenlijke inkoop van gebruiksartikelen en medisch instrumentarium; − opleiden van coassistenten of huisartsen in opleiding (aios); − periodiek gezamenlijk overleg met de apotheker: farmacotherapeutisch overleg (FTO); − gezamenlijk onderhandelen met de zorgverzekeraars over bepaalde zorg en de tarieven daarvoor; − enzovoort. Hoeveel afspraken gemaakt worden over de samenwerking hangt af van de huisartsen die daar werken. Zowel verregaande vormen van samenwerking als helemaal geen samenwerking is mogelijk. In de HOES-constructie werken huisartsen elk vanuit hun eigen praktijkpand samen op één computersysteem. Hierdoor kunnen zij in elkaars patiëntenbestand kijken en dat biedt grote voordelen voor de waarneming. Alle patiëntendossiers zijn voor alle huisartsen van de HOES-constructie beschikbaar. Wanneer een huisarts er niet is en de patiënt komt bij een andere huisarts uit dezelfde groep, kan die het hele dossier met alle episodes van de patiënt inzien. Het dossier van de patiënt kan dan ook meteen aangevuld worden met de huidige gegevens.

7.3 Het gezondheidscentrum gezondheidscentrum

In het gezondheidscentrum werken naast huisartsen ook andere disciplines. Te denken valt aan maatschappelijk werkers, diëtisten,

110

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

Figuur 7.1

7 praktijkvormen

11 1

logopedisten, fysiotherapeuten, tandartsen en verpleegkundigen. Soms is er ook een apotheek in het centrum gevestigd. De huisartsen in een gezondheidscentrum zijn zelfstandige ondernemers, samenwerkende ondernemers of in loondienst van een stichting. Fysiotherapeuten en tandartsen kunnen eveneens zelfstandig ondernemer zijn of in loondienst van een stichting. Wijkverpleegkundigen en maatschappelijk werkers kunnen in dienst zijn van een thuiszorgorganisatie.

7.4 Stichting stichting

Huisartsen kunnen zich verenigen in een stichting. Dat is een samenwerkingsverband tussen huisartsen om samen een praktijkondersteuner of een (hagro)manager in dienst te nemen. Een praktijkondersteuner werkt voor drie verschillende huisartsenpraktijken. Op die basis wordt het salaris van de praktijkondersteuner vergoed door de zorgverzekeraar. Om samen de werkgever van de praktijkondersteuner te kunnen zijn, vormen huisartsen een stichting. De samenwerking van de huisartsen kan hiertoe beperkt blijven, maar de huisartsen kunnen ook gezamenlijk een financieel medewerker of een administratief medewerker aantrekken. Zij zijn vrij om de samenwerking uit te bouwen of beperkt te houden. De ontwikkeling van rechtspersonen zoals stichting, vereniging of cooperatie wordt verstrekt doordat de zorgverzekeraars voor grote contracten alleen maar een contract wil afsluiten met een rechtspersoon, denk bijvoorbeeld aan de ketenzorg diabetes mellitus.

7.5 Coöperatie coöperatie

Huisartsen kunnen ook samenwerken in een coöperatie. Hierbij houdt iedere huisarts zijn eigen praktijk. De huisartsen hoeven niet in één gebouw te zitten, zelfs niet op hetzelfde computersysteem. De samenwerking is er met name op gericht om managementondersteuning te krijgen in hun eigen praktijkvoering. Via de coöperatie kunnen de huisartsen de praktijkondersteuner betalen en verrichtingen declareren die in de Management- en Innovatiemodule (M&I) staan.

112

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

De coöperatie is een structuur waarbij iedere deelnemende huisarts meebetaalt aan de organisatie (de coöperatie) en daarvoor de voordelen van de samenwerking krijgt.

7.6 Dienstverbanden

dienstverbanders

In 2004 is een nieuwe vorm van gezondheidszorg ontstaan. Een aantal organisaties heeft besloten gezondheidszorg te leveren en daarbij de huisarts en assistenten zo veel mogelijk te helpen. De organisatie regelt het gebouw, de salarisadministratie, personeelsorganisatie en het management, de centrale inkoop en alle mogelijke andere faciliterende zaken. De bedoeling is dat de huisarts ‘doktert’ en de assistente ‘assisteert’. Zij hoeven zich dan niet bezig te houden met technische zaken die niet op het pad van de huisartsenzorg liggen, maar meer op het organisatorische vlak. Alle medewerkers zijn dienstverbanders; daar hoort bij dat een manager het overzicht van de organisatie moet houden. Meestal is er ook een medisch manager (huisarts), die meedenkt over de organisatie en de manier waarop het werk verdeeld wordt. Een voordeel van deze samenwerking is dat er geen zorgen meer zijn over huisvesting, personeel en management. Een nadeel is het grote organisatieverband waarin iedereen moet samenwerken om een goed resultaat te bereiken. Binnen deze constructie zijn veel vormen van samenwerking mogelijk: − waarneming van huisartsen voor elkaar; − waarneming van assistenten voor elkaar; − specialisatie van huisartsen; − specialisatie van assistenten; − samen gebruikmaken van een praktijkondersteuner of praktijkverpleegkundige; − geregelde spreekuren in huis organiseren van andere disciplines, zoals van de fysiotherapeut, diëtiste, logopediste, psycholoog, maatschappelijk werker enzovoort; − Gezamenlijke inkoop van producten en diensten, zoals schoonmaak van de praktijk. Organisaties die actief zijn op dit terrein, zijn Independer Health, Symfonia en Vitea.

7 praktijkvormen

1 13

7.7 Praktijkmanagement praktijkmanagement

Er moet steeds meer geregeld worden in de huisartsenpraktijk. Een ondernemingsplan en een jaarverslag kunnen daar goed bij helpen. In een ondernemingsplan staan zaken staan die belangrijk zijn voor het voortbestaan van de organisatie. Wat gebeurt er als we zo doorgaan, en wat willen we de komende drie jaar bereiken? Om een goed ondernemingsplan te maken moet tijd en veranderbereidheid van alle medewerkers vrijgemaakt worden. Er is een verschil tussen een jaarverslag en een ondernemingsplan. Een jaarverslag is een overzicht van wat er het afgelopen jaar is gebeurd. Een ondernemingsplan gaat over de toekomst en strekt zich uit over meerdere jaren. Ook de assistente krijgt zeker te maken met veranderende taken.

7.8 Centrale huisartsenposten (HAP) centrale huisartsenposten

HAP

Eind 2002 zijn de centrale huisartsenposten opgericht. Dat zijn locaties waar de huisartsenzorg tussen vijf uur ’s avonds en acht uur ’s morgens, in weekenden en op feestdagen wordt verleend. Zo’n huisartsenpost (HAP) of HDS (huisartsendienstenstructuur) is gevestigd op een centrale plek in een bepaalde regio, met als werkgebied 100 000 tot 200 000 patiënten. Alle huisartsen vanuit die regio nemen deel aan de post, dat wil zeggen dat zij volgens een rooster worden ingezet om diensten van vijf uur ’s avonds tot acht uur ’s morgens te verrichten. Patiënten bellen na vijf uur ’s middags, in het weekend en op feestdagen een centraal nummer en worden dan verbonden met een doktersassistente. Voor dit werk zijn aangepaste trainingen nodig. De assistenten doen triage, geven voorlichting en advies en bepalen hoe de patiënt het beste geholpen kan worden. Dat kan zijn met een consult, een visite, een telefonisch advies van de assistente of telefonisch contact met een van de huisartsen. De huisartsen die dienst hebben, zijn ingedeeld in consultartsen, visiteartsen en er is een supervisorarts of telefoonarts. De supervisorarts is het aanspreekpunt voor de assistenten, hij regelt overleg met het ziekenhuis, met de ambulancedienst en met de psychiatrische crisisdienst en belt patiënten terug die telefonisch contact met de huisarts willen. De visiteartsen worden rondgereden door

114

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

opgeleide chauffeurs, in een auto met een navigatiesysteem. Hierdoor hoeft de visitearts zich niet bezig te houden met de route, maar kan zich concentreren op zijn taak als huisarts. Op de locatie zijn spreekkamers, een behandelkamer, een klein laboratorium, een artsenkamer, een chauffeursruimte en een keukentje. De voordelen van een centrale huisartsenpost zijn groot. Alle huisartsen hebben minder vaak dienst dan in het verleden, toen de diensten per hagro geregeld waren. De diensten duren ook maximaal 9 uur; dat is veel korter dan in het verleden toen de diensten soms 24 uur duurden. Er waren zelfs praktijken waar de weekenddienst van vrijdagavond vijf uur tot maandagochtend acht uur duurde, zonder compensatie! Er zijn nog enkele kleine gebieden zonder centrale huisartsenpost.

7.9 De toekomst van samenwerkingsverbanden

samenwerkende huisartsen

ketenzorg

De subsidiëring van gezondheidscentra is afgebouwd. In plaats daarvan is er een financiering via contractafspraken met de zorgverzekeraars voor samenwerkende huisartsen. Zo kan er op grond van de module geïntegreerde eerstelijnszorg een toelage per patiënt worden uitbetaald aan de huisarts. Dat gebeurt wanneer de huisarts de volledige zorg voor bijvoorbeeld diabetespatiënten of astmapatiënten op zich neemt. Dat is de ketenzorg, zoals die eerder is beschreven. Hierdoor worden de kleinschalige, multidisciplinaire, wijkgerichte samenwerkingsverbanden gestimuleerd. De zorg is gemakkelijker toegankelijk voor de patiënt wanneer die dicht bij huis en totaal gegeven kan worden. De diabetespatiënt zal gemakkelijker de controles volgen wanneer hij daarvoor telkens naar de huisartsenpraktijk kan komen en daar de ene keer de praktijkondersteuner diabeteszorg, de andere keer de podotherapeut, de volgende keer de huisarts en een andere keer de praktijkassistente ontmoet. De kwaliteit van de zorg moet hierdoor een stimulans krijgen. Intensieve samenwerking tussen de verschillende disciplines die zich met de eerste lijnzorg bezighouden, is hiervoor noodzakelijk. Samenwerking vraagt tijd en flexibiliteit van alle betrokkenen, maar de patiënt heeft er voordeel van!

8

Personeel en organisatie

De doktersassistente organiseert en plant de werkprocessen van de artsenpraktijk. Zij draagt zorg voor het vastleggen en het up-to-date houden van de relevante gegevens en voert de taken uit met betrekking tot medische dossiers, in- en externe relaties en administratieve verslaglegging. Na bestudering van dit hoofdstuk weet de assistente: − welke andere medewerkers in de praktijk aanwezig kunnen zijn: aios, stagiaire-doktersassistente, praktijkondersteuner en HIDHA (huisarts in dienst van een huisarts) en wat hun functie is; − welke nieuwe functies er zijn in de huisartsenpraktijk: nurse practitioner, physician assistant, (hagro)manager en wat hun functie is; − hoe er omgegaan moet worden met de invalassistente en de waarnemend huisarts; − wat de taak is van een POH-GGZ (sociaalpsychiatrisch verpleegkundige); − hoe de samenwerking tussen alle medewerkers op de praktijk optimaal geregeld kan worden; − welke activiteiten voor de vakantie en na de vakantie in de praktijk nodig zijn; − adequaat in te spelen op vragen van patiënten die op vakantie gaan; − hoe waarneming voor collega-huisartsen die op vakantie zijn in de praktijk gaat; − hoe gehandeld moet worden bij ziekte van de huisarts, van de assistente zelf of van andere medewerkers van de huisartsenpraktijk.

116

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

welke an dere medewer k er s z i j n e r o p d e prakt ijk?

De tijd dat de huisartsenpraktijk werd uitgeoefend door de huisarts en één assistente (soms zijn of haar partner) is (bijna) voorbij. Er zijn veel medewerkers die samen het werk in de huisartsenpraktijk doen. Bovendien zijn er mensen in opleiding voor het vak van doktersassistente, huisarts of praktijkondersteuner die als stagiair werkzaam zijn in de praktijk. Hieronder volgt een overzicht van de diverse medewerkers. De taakgebieden van deze mensen zijn omschreven. Er is overlap tussen het werk van de doktersassistente, de praktijkondersteuner en de nurse practitioner. Daarom moet de samenwerking afgestemd worden. Al deze medewerkers werken onder eindverantwoording van de huisarts. De doktersassistente en de praktijkondersteuner vallen onder de cao huisartsenzorg, voor het salaris en de secundaire arbeidsvoorwaarden. In gezondheidscentra vallen de medewerkers allemaal onder de cao gezondheidscentra.

8.1 De praktijkondersteuner praktijkondersteuner

De praktijkondersteuner houdt spreekuur voor patiënten met bepaalde (chronische) aandoeningen. Dat kunnen patiënten zijn met diabetes mellitus, COPD of hypertensie. De bedoeling is dat de patiënten regelmatig – eenmaal per drie maanden – op het spreekuur van deze praktijkondersteuner komen. Die controleert dan de ziekte, de therapietrouw en hoe het met de patiënt gaat. De praktijkondersteuner zorgt ook voor regelmatige laboratoriumcontrole en beoordeelt die. Wanneer er problemen zijn, kan altijd de huisarts geraadpleegd worden. De bedoeling van de praktijkondersteuner is het werk van de huisarts te verlichten door bepaalde zorg over te nemen. Chronische patiënten krijgen een betere zorg doordat er meer greep op de controles is. De kwaliteit en de continuïteit van zorg aan chronische patiënten wordt hierdoor aanzienlijk verbeterd. Praktijkondersteuners werken in de regel voor drie huisartsen. Door systematische regelmatige controle van chronische aandoeningen krijgen de patiënten een betere zorg. De huisarts wordt ontlast, omdat het werk voor het merendeel door de praktijkondersteu-

8 personeel en organisatie

11 7

ners wordt gedaan. Er zijn ook praktijkondersteuners die regelmatig huisbezoeken afleggen aan sociaal geïsoleerde patiënten of aan oudere mensen. De werkzaamheden van de praktijkondersteuners worden per praktijk afgesproken. Voor het werk van praktijkondersteuners bestaan protocollen. Er is een hbo-opleiding voor praktijkondersteuner; verpleegkundigen en doktersassistenten kunnen instromen. De opleiding duurt 870 opleidingsuren. In sommige praktijken zullen stagiair-praktijkondersteuners werken om het vak in de praktijk te leren.

8.2 Nieuwe beroepen in de huisartsenzorg In sommige huisartsenpraktijken (en ziekenhuizen) wordt ervaring opgedaan met de taken van een nurse practitioner, zodat de huisarts ontlast kan worden. De nurse practitioner werkt onder verantwoordelijkheid van de huisarts. 8.2.1 nurse practitioner

De nurse practitioner

De nurse practitioner is een medewerker in de praktijk, die oorspronkelijk verpleegkundige is. Na de opleiding tot verpleegkundige volgt een twee jaar durende master hbo-opleiding, waarin de masterdegree of advanced nursing practice wordt verworven. De bedoeling van deze medewerker is dat zij kleine medische kwalen zelfstandig kan verhelpen. De doktersassistente bewaakt de instroom en de hulpvraag van de patiënten. De nurse practitioner doet spreekuur voor van tevoren afgesproken aandoeningen en klachten. Voorbeelden daarvan zijn: acute bovenste-luchtweginfecties en eczeem en alledaagse kleine klachten. Ook kan zij huisbezoeken afleggen. Een aandachtsgebied voor de nurse practitioner kan het volgen van patiënten met hartfalen zijn, zodat zij niet meer naar het ziekenhuis hoeven voor controle. Deze medewerker kan zich ook bezighouden met kwaliteitsbevorderende projecten zoals de samenwerking tussen verzorgingshuizen en huisartsenpraktijken. De opleidingsduur van een nurse practitioner is 1830 uur, en zij heeft het afstudeerniveau van master. Recepten en laboratoriumbrieven worden op naam van de huisarts geschreven en door hem getekend of geautoriseerd.

118

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

De nurse practitioner kan ook werkzaam zijn op poliklinieken van ziekenhuizen. Zo bestaan er hartfalenpoli’s, stoppen-met-rokenpoli’s en mammacarepoli’s onder leiding van een nurse practitioner. 8.2.2 physician assistant

8.2.3

sociaalpsychiatrische praktijkondersteuner

De physician assistant (PA)

De physician assistant is een hoger medisch opgeleide medewerker die in de huisartsenpraktijk werkzaam kan zijn. De kern van de functie is het uitoefenen van routinematige geneeskundige handelingen onder supervisie van een huisarts. De studie is een master hbo-studie, waarbij de student een mastersniveau haalt in de gezondheidszorg. De studie duurt 4200 uur. De physician assistant kan een anamnese afnemen, onderzoek uitvoeren, aanvullend onderzoek aanvragen en interpreteren en de diagnose stellen. Hierna kan de PA behandeling instellen, voorlichting geven en een behandelplan opstellen. Afhankelijk van de afspraken die er in de praktijk gemaakt zijn, kan de physician assistant bijna alle patiënten behandelen behalve ongelukken en acute levensbedreigende aandoeningen. Ook bij de PA worden recepten en laboratoriumbrieven of röntgenformulieren op naam van de huisarts geschreven, en door hem getekend of geautoriseerd. De POH-GGZ, de sociaalpsychiatrische praktijkondersteuner

Er zijn praktijken die een GGZ-praktijkondersteuner willen opnemen als medewerker in de huisartsenpraktijk. Dit zijn gespecialiseerde verpleegkundigen die zich bekwaamd hebben in het begeleiden van psychiatrische patiënten. Zij zouden op dezelfde manier inzetbaar moeten zijn als de praktijkondersteuners voor chronisch zieke patiënten. De klachten waarmee zij zich bezighouden zijn relatieproblemen, depressies en angststoornissen. Patiëntengroepen die tot hun aandachtsgebieden behoren zijn ook mensen met een borderlinestoornis of ouderen met een beginnend dementiesyndroom. De POH-GGZ heeft ook een consultatiefunctie voor de huisarts. De huisarts kan een patiënt verwijzen voor beoordeling van het probleem en advisering over het behandeltraject. De POH-GGZ kan wat meer tijd uittrekken voor de patiënt, de problemen in kaart brengen en samen met de patiënt bekijken, hoe de patiënt op de

8 personeel en organisatie

1 19

meest effectieve wijze aan zijn problemen kan werken of doorverwezen dient te worden. Vanaf 1 januari 2008, toen de nieuwe zorgwet ook van toepassing werd op de geestelijke gezondheidszorg, zijn algemeen maatschappelijk werk, de eerstelijnspsycholoog en de tweedelijns-GGZ actief in de eerste lijnszorg. 8.2.4

(Hagro)manager

Een hagromanager is iemand die allerlei managementfuncties kan vervullen voor een hele huisartsengroep (hagro). Te denken valt aan personeelsinzet, vakantieroosters van assistenten, roosterverdeling van de diensten en vakantiespreiding van de huisartsen. Een (hagro)manager kan echter ook vergaderingen voorbereiden waarin gemeenschappelijke beslissingen worden genomen over bijvoorbeeld nieuwbouw van een praktijk, personeelsbeleid. Centrale inkoop van medische inventaris en kantoorattributen kan ook bij een hagromanager worden neergelegd.

8.3 De huisartsopleider, de aios, de coassistent en de stagiair aios huisartsopleider

In ongeveer 750 praktijken wordt een huisarts opgeleid. Zo’n persoon heet een aios, een arts in opleiding tot specialist. De huisarts heet dan hao of huisartsopleider. De aios is een basisarts, volledig bevoegd om het vak van arts uit te oefenen, die met de driejarige vervolgopleiding voor huisarts bezig is. De opleiding bestaat uit een jaar werken in de huisartsenpraktijk, een jaar drie verschillende stages lopen (ziekenhuis, psychiatrische afdeling, verpleeghuis) en ten slotte nog een jaar werken in de huisartsenpraktijk. De aios werkt (bij 100% opleiding) elke week vier dagen in de praktijk en gaat één dag terug naar de universiteit. De aios werkt onder supervisie van de huisarts. Ook worden er eisen aan de praktijk gesteld, er zal een eigen kamer voor de aios moeten zijn en er moet een gediplomeerde assistente werken. De aios doet een eigen spreekuur, maar hoeft het tempo van zijn opleider nog niet aan te houden. Hoeveel patiënten hij per uur ziet, wordt in overleg met de opleider bepaald. De huisartsoplei-

12 0

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

coassistent

stagiaire-doktersassistente

der houdt regelmatig besprekingen met de aios, deze moeten in de agenda worden ingepland. De opleider moet ook af en toe naar de universiteit om de vorderingen van de aios te bespreken en om zelf begeleiding te krijgen in het opleiden van de aios. Soms is er een coassistent in de praktijk; dat is een arts in opleiding die nog niet bevoegd is om zelfstandig arts te zijn. Coassistenten zijn vier tot tien weken in de praktijk aanwezig; in het begin zullen ze met de huisarts meelopen. Later zien zij zelfstandig patiënten, maar overleggen elke beslissing met de huisarts, voordat de patiënt weggaat. De stagiaire-doktersassistente wordt meestal opgeleid door een van de assistenten; natuurlijk komt de stagiaire kennismaken op de praktijk. De werkzaamheden van een stagiaire kunnen geleidelijk uitgebreid worden. Een stagiaire moet ook geregeld terug naar school om daar verslag te doen van wat zij allemaal leert. Dikwijls moet zij ook een werkstuk over de praktijk maken.

8.4 De HIDHA HIDHA

In veel huisartsenpraktijken werkt een HIDHA mee, een huisarts in dienst van een huisarts. Deze dokters zijn volledig bekwame huisartsen, die ervoor gekozen hebben om een of meer dagen in de praktijk van een andere huisarts te werken. Ze zijn daarmee in dienst van de huisarts die de praktijk voert. De praktijkeigenaar doet de organisatorische zaken, de HIDHA in principe alleen patiëntenzorg. In veel praktijken is het echter zo, dat de HIDHA bepaalde taken op zich neemt. Dat kan zowel betrekking hebben op de patiëntenzorg (periodiek overleg met de POH), maar ook bepaalde taken van de organisatie zoals het regelen van diensten- of vakantieroosters. Soms werkt de HIDHA op dagen dat de huisarts vakantie of nascholing heeft en omgekeerd. HIDHA’s vallen onder de cao HIDHA’s.

8.5 De invalassistente en de waarnemend huisarts Zowel de assistente als de huisarts kan vervangen worden door een tijdelijke invaller. Dat kan het geval zijn bij (langdurige) ziekte,

8 personeel en organisatie

waarnemer

invalassistente

121

zwangerschap of verlof. De vervanger van de huisarts wordt een waarnemer genoemd. Het is belangrijk dat tijdelijke invallers zich zo snel mogelijk inwerken en thuisvoelen in de praktijk. Een (huisarts)waarnemer is een huisarts die zelf verantwoordelijk is voor het werk dat hij doet. De waarnemend huisarts zal sommige dingen in de praktijk anders aanpakken of wat minder consulten in een spreekuur kunnen doen omdat alle patiënten nieuw voor hem zijn. Wanneer een medewerker afwezig is en vervangen wordt, is het de taak van de andere medewerkers om deze vervanger zo snel mogelijk wegwijs te maken in de nieuwe situatie. De praktijkfolder lezen of de website bekijken en even tijd uittrekken om de praktijkregels te leren kennen, kan de voorbereiding op een invalperiode zijn. Ook is het heel handig wanneer een invalassistente één aanspreekpunt heeft; dat geldt ook voor de waarnemend huisarts.

8.6 Samenwerking met andere hulpverleners

verwijzing

Behalve de huisarts werken er veel andere personen in de eerstelijnszorg. Daarmee worden alle mensen bedoeld die niet werkzaam zijn in een ziekenhuis. Fysiotherapeuten, logopedisten, diëtisten, verloskundigen, ergotherapeuten, maatschappelijk werkenden, wijkverpleegkundigen en eerstelijnspsychologen horen daarbij. De huisarts kan naar hen verwijzen, maar de verwijzing kan ook andersom verlopen. Soms verloopt de verwijzing via een van de vele voorgedrukte briefjes die in de regio (en dus in de praktijk) aanwezig zijn. Vaak is er regelmatig overleg tussen de huisarts en bepaalde eerstelijnswerkers. De huisarts kan bijvoorbeeld een keer per maand overleg hebben met een vaste fysiotherapeut over de patiënten die bij hen beiden onder behandeling zijn.

8.7 Ziek: wat moet er geregeld worden? Ook de huisarts zelf of een van de assistenten kan ziek worden. Over wat er dan moet gebeuren, moeten afspraken gemaakt worden.

12 2

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

8.7.1 zieke huisarts

www.waarneem-

De huisarts is ziek

In een solo- of duopraktijk is de narigheid van een zieke huisarts groter dan in groepspraktijken of gezondheidscentra. Wanneer er meer huisartsen in een centrum werken, kan een agenda die voor een deel ingepland staat, door andere huisartsen worden opgevangen. Dit lukt wel voor enkele dagen, maar wanneer de ziekte langer duurt, moet er een structurele oplossing worden gevonden. In de regel wordt een zieke huisarts een tot vier weken vervangen door de andere collega’s uit de waarneemgroep. De assistente van de zieke huisarts doet dan gewoon haar werk en verwijst de patiënten naar de andere praktijken/huisartsen. Meestal wordt daar een schema voor gemaakt, zodanig dat elke dag twee praktijken de consulten en de visites van die dag doen. De belasting voor de andere huisartsen is dan niet zo groot. Het is dan wel de afspraak dat mensen die al een keer bij één huisarts zijn geweest, bij aanhoudende klachten teruggaan naar die huisarts. Als de huisarts na vier weken nog niet beter is, kan waarneming gezocht worden op internet, onder andere via www.waarneembemiddeling.nl.

bemiddeling.nl

8.7.2

ziekmelding

personeelsmanager

www.dokterspost.nl www.medicsolu-

De assistente is ziek

Als een van de assistenten ziek is, moet ze dat zo vlug mogelijk doorgeven aan de huisarts. In veel praktijken waar meer assistenten (parttime) werken, is de afspraak gemaakt dat een van de andere assistenten invalt voor een zieke collega. Dikwijls wordt dat onderling, zonder tussenkomst van de huisarts, geregeld. Ziekmelden moet altijd bij de werkgever vóór negen uur door de medewerker zelf gedaan worden. Deze ziekmelding moet worden doorgegeven aan het bedrijf dat de ziekmelding verwerkt. In gezondheidscentra moeten de assistente en de huisarts zich ziekmelden bij de personeelsmanager, die voor vervanging en zo nodig ziekengelduitkering zorg draagt. Lukt dat niet, dan zijn de websites www.dokterspost.nl, www. fysion.nl, www.fysion.nl en www.medicsolutions.nl nuttig.

tions.nl

8.7.3

Ziekte van overige medewerkers

In gezondheidscentra en in grote dienstenstructuren werken nog meer mensen dan huisartsen en assistenten, bijvoorbeeld admini-

8 personeel en organisatie

123

stratieve medewerkers, functionarissen voor personeel en organisatie en management. De praktijkondersteuners, stagiairs, coassistenten en huisartsen in opleiding horen hier ook bij. Ook voor hen zijn richtlijnen en regels betreffende ziekmeldingen; deze regels zijn opgenomen in hun cao. Behalve de officiële ziekmelding bij de werkgever of de betalingsplichtige van de medewerker, moet er natuurlijk altijd op de praktijk medegedeeld worden wie er op een dag niet is en waarom. Zo komen patiënten niet tevergeefs op de praktijk. Want dat leidt tot heel veel ongenoegen.

8.8 Vakantie: wat moet er geregeld worden? 8.8.1 patiëntenzorg

Activiteiten voor de vakantie

Natuurlijk is er een paar keer per jaar vakantie. De patiëntenzorg moet tijdens de vakantie goed geregeld worden. Dat wil zeggen dat de patiënten moeten weten bij wie ze tijdens de vakantie voor medische zorg terechtkunnen. Ongeveer zes weken voor de vakantie wordt een mededeling opgehangen in de wachtkamer. De tekst luidt:

Bericht aan onze patiënten Wegens vakantie is onze praktijk gesloten van ________ tot en met __________ Waargenomen wordt door: Huisarts __________ Adres __________ Tel. __________ en Huisarts __________ Adres __________ Tel. __________ Wie langdurig medicijnen gebruikt, kan met de verpakking naar de eigen apotheek gaan om nieuwe medicijnen te krijgen. Het telefoonnummer tijdens de diensten is __________

124

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

medicijnverstrekking

8.8.2

Deze mededeling wordt ook bij de balie opgehangen en wordt ter informatie ook gefaxt naar de apotheek en de bejaardenhuizen waar de huisarts komt. In groepspraktijken wordt een vakantiebriefje gemaakt waarop staat welke artsen wanneer met vakantie zijn en hoe de waarneming is geregeld. De briefjes van het formaat van een recept kunnen door de patiënten worden meegenomen. De assistente let op de medicijnverstrekking. Zij zorgt ervoor dat mensen tijdens de vakantie niet zonder hun chronische medicatie zitten. Voor de vakantie moet ook geregeld worden wie de brievenbus leegt en waar alle post neergelegd wordt. Er worden geen brieven aan alle patiënten gestuurd over alle vakanties en evenmin worden er advertenties in de plaatselijke krant gezet, soms wel in een wijkkrantje. De dag voor de vakantie wordt meestal een brief op de deur of voor het raam van de praktijk geplaatst waarin staat dat de praktijk (wegens vakantie) gesloten is en naar wie de patiënten toe kunnen gaan. Dit gebeurt – vanwege gevaar van inbraak – niet meer in iedere praktijk. Het antwoordapparaat wordt ingesproken met een tekst over de vakantiesluiting. Activiteiten na de vakantie

Het is handig om (vóór de vakantie) geen afspraken te plannen op de eerste dag na de vakantie. Er zijn altijd patiënten die wachten met een afspraak maken tot hun eigen huisarts weer terug is. De eerste dag na de vakantie levert altijd topdrukte op. Hoe meer plaats er in de agenda is, hoe beter dat uitkomt. Wanneer de huisartsen die hebben waargenomen niet op hetzelfde computersysteem zitten als de praktijk, worden alle waarneemgegevens op briefjes aangeleverd. Per patiënt wordt dan een briefje ingevuld waarop de gegevens van de patiënt, de klachten, de diagnose en het behandelplan staan. Meestal worden deze briefjes ingevoerd in de computer (figuur 8.1). Om op de eerste dag het overzicht te houden welke patiënten bij een andere huisarts zijn geweest, kunnen de briefjes het best in een alfabetmap opgeborgen worden. Wanneer dan een patiënt op het spreekuur komt, zijn de briefjes snel gevonden. Alle verrichtingen die in de waarneemperiode zijn gebeurd, worden door de eigen huisarts gedeclareerd. Dat is algemeen afgesproken. Het betreft waarnemen met ‘gesloten beurzen’.

8 personeel en organisatie

125

Figuur 8.1 Consultformulier voor de vakantiewaarneming.

Wanneer er waargenomen is door huisartsen met hetzelfde computersysteem (op dezelfde server) zijn alle gegevens van patiënten die bij de waarnemers geweest zijn, al in de computer opgenomen. Dat scheelt enorm veel tijd!

12 6

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

alfabetmap

8.8.3

Er ligt een hele stapel post. De post wordt eerst gesorteerd. Maak een aantal plakbriefjes waarop je met dikke viltstift de rubrieken noteert. Zo kun je de post snel uit elkaar halen. Maak bijvoorbeeld stapels voor patiëntenpost, financieel, tijdschriften, reclame en overig. Zorg dat de stapel overig zo klein mogelijk blijft, hierdoor houd je het overzicht. Patiëntenpost is de belangrijkste stapel. Dit zijn de brieven van ziekenhuizen en van het laboratorium. Maak de brieven open en stop ze in de alfabetmap. Als er dan patiënten op het spreekuur komen van wie er nog onverwerkte post is, zijn de brieven er snel bij gezocht. In veel praktijken worden de specialistenbrieven ingevoerd in de computer. Ook dan is een brievenboek met alfabettabs (alfabetmap) handig om de post ordelijk te bewaren. De huisarts leest die brieven eerst en geeft met een marker aan, wat van die brieven in de computer ingevoerd moet worden. Wanneer de laboratoriumuitslagen, de verslagen van de huisartsenpost en de specialistenbrieven via internet moeten worden opgehaald, is dat natuurlijk het eerste werk na de vakantie. Let op: op de eerste ochtend na de vakantie komen er dikwijls patiënten die net bij een andere (buitenlandse) arts zijn geweest. Patiënten die op vakantie gaan

Ook patiënten gaan op vakantie. Zij kunnen hierover diverse vragen stellen. m edicijn en m ee op vak a n t i e

medicijnpaspoort

www.apotheek. nl

Chronische medicatie moet mee op vakantie. Bij de apotheek kunnen mensen een medicijnpaspoort vragen om mee te nemen. Informatie over welke geneesmiddelen op reis moeten worden meegenomen, kan verkregen worden bij de apotheek of op www. apotheek.nl. Mensen kunnen in verband met de vakantie meer medicijnen meekrijgen dan gebruikelijk. Je schrijft dan op het recept: s.v.p. ineens meegeven i.v.m. verblijf in het buitenland Het is handig om te weten dat er speciale etuis bestaan waarin mensen buiten de koelkast insuline koel kunnen houden. De apotheek verkoopt deze etuis. Er zijn ook speciale doseerdozen om verschillende medicijnen voor een week mee te nemen.

8 personeel en organisatie

127

vakan t ie-apot heekj e

Sommige mensen vragen om voor vertrek hun ‘vakantie-apotheekje’ even aan te vullen. Dat gaat niet (meer) met een handjevol recepten. Omdat het om medicijnen ter preventie van eventuele ziekten gaat, wordt dat (meestal) niet vergoed: het hoort bij de vakantie-uitrusting. Er bestaan wel lijstjes van welke middelen handig zijn om mee te nemen op vakantie. De apotheek en drogist hebben zulke lijstjes, maar ook bijvoorbeeld de ANWB. Uitzondering: malariamiddelen en middelen voor preventie van hepatitis A/B en DTP kunnen in bepaalde (zorgverzekerings) pakketten wel verzekerd zijn. reizigersvoorlich t i n g e n v a c c i n a t i e

reisadviezen

Als mensen verre reizen gaan maken, zijn daar soms speciale voorzorgsmaatregelen voor nodig. Niet iedere praktijk geeft die reisadviezen. Er is speciale kennis van zaken voor nodig. De vuistregel is om zes weken voor vertrek naar de praktijk te komen en een lijst in te vullen met de bestemming, de duur van het verblijf en de aard van het onderkomen (primitief of luxe). Ook de gegevens van de patiënt, chronische ziekten of aandoeningen, medicijngebruik en vorige vaccinaties zijn belangrijk. In het boek Reizigers en vaccinaties van het LCR (Landelijk centrum voor Reizigersvaccinaties) of op internet kan dan opgezocht worden wat er nodig is. Dat kan de huisarts doen, maar ook de assistente na een training en onder supervisie van de arts. Per land van bestemming is aangegeven welke vaccinaties en/of geneesmiddelen nodig zijn. Daarvoor moeten recepten worden gemaakt. Ongeveer twee weken vóór de reis wordt DTP en Havrix 1440® (tegen hepatitis A) of Twinrix® hepatitis A + B tegelijk en intramusculair gegeven. De capsules tegen tyfus zijn weer in de handel, dus ook daarvoor kunnen patiënten kiezen voor een vaccinatie (TyphimVi®, of Typherix® 0,5 ml = 25 microgram) of 3 capsules.. Malariaprofylaxe is broodnodig. Lariam® moet eenmaal per week geslikt worden, vanaf drie weken voor vertrek, tijdens verblijf en vier weken na terugkeer. Nivaquine® en Paludrine® starten op de dag van vertrek, dagelijks slikken, en na terugkomst nog vier weken doorgaan. Malarone® (atovaquon 250 mg en proguanil 100 mg in één tablet)

12 8

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

www.lcr.nl

wordt vanaf een tot twee dagen voor vertrek geslikt, tot zeven dagen na terugkomst. Reizigersadvisering is een speciale verrichting, waarvoor een apart tarief mag worden gedeclareerd. Voor meer informatie: Landelijke Vaccinatielijn voor Reizigers, tel. 0900 - 9584 (45 cent per minuut) en via internet: www.lcr.nl en www.infectieziekten.info.

www.infectieziekten.info

8.8.4

waarnemen

Vakantie en waarneming voor andere artsen

Als een andere huisarts van de hagro op vakantie gaat, kan het zijn dat de huisarts moet waarnemen; dat wordt van tevoren doorgeven. Wanneer de huisarts op hetzelfde computersysteem is aangesloten, kunnen alle verrichtingen meteen worden ingevoerd en is er ook inzage mogelijk in het patiëntendossier van alle patiënten voor wie wordt waargenomen. Dat is gemakkelijk als deze patiënten herhaalrecepten aanvragen. Wanneer de huisartsen verschillende computersystemen hebben, worden er speciale formulieren gebruikt om de waarneming te registreren. Aan de telefoon wordt gevraagd of het een patiënt van de waargenomen huisarts betreft – meestal vermeldt de patiënt dit zelf – en worden de horizontale en de verticale regel helemaal ingevuld. Horizontaal staan naam, geboortedatum, telefoonnummer, tijd (van de afspraak), adres. Verticaal staat of het een man, vrouw of kind is, de naam van de zorgverzekeraar en eventueel BSN en of het een consult, een telefonisch consult, een recept of een visite betreft.

Figuur 8.2

8 personeel en organisatie

waarneembriefje

1 29

De huisarts vult het waarneembriefje per patiënt in. Het is handig om de waarneembriefjes op alfabetische volgorde (achternaam) te bewaren tijdens de waarneemperiode. Als een patiënt terugkomt, is het vorige waarneembriefje in een oogwenk gevonden.

7050_book.fm Page ii Wednesday, July 12, 2006 3:27 PM

9

Apparatuur in de praktijk

De doktersassistente organiseert en plant de werkprocessen van de artsenpraktijk. Zij draagt zorg voor het vastleggen en het up-to-date houden van de relevante gegevens en voert de taken uit met betrekking tot medische dossiers, in- en externe relaties en administratieve verslaglegging. Na bestudering van dit hoofdstuk weet de assistente: − welke communicatieapparatuur in de praktijk aanwezig is (telefoon, fax, computer, call barrier, antwoordapparaat); − welke overige apparatuur er in de praktijk aanwezig is (computer, scanner, sterilisator); − hoe die apparatuur deskundig bediend moet worden; − iets over telefoonetiquette in de praktijk; − hoe gehandeld moet worden bij storingen in de apparatuur.

9.1 De telefoon telefoon

spoedlijn overleglijn

De telefoon in de praktijk moet aan meer eisen voldoen dan een gewone of een mobiele telefoon. Er moeten meer lijnen tegelijk binnen kunnen komen, zodat snel veel patiënten geholpen kunnen worden. Er moet ook een mogelijkheid zijn waarop je kunt zien of het om een spoedeisende kwestie gaat. Daarvoor is een aparte telefoonlijn, een spoedlijn, noodzakelijk, terwijl een overleglijn wordt aanbevolen. Op de overleglijn kunnen specialisten, apothekers en andere eerstelijnsgezondheidszorgmedewerkers bellen zonder dat zij het patiëntentelefoonverkeer storen. Uiteraard moet er van het ene toestel naar het andere kunnen worden doorgeschakeld. Op de overleglijn kan ook naar buiten gebeld worden, wanneer de dokter een patiënt wil insturen naar het ziekenhuis of overleggen met een specialist. Ook voor intern telefoonverkeer, bijvoorbeeld overleg met een collega, kan de spoedlijn gebruikt worden. Een headset

132

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

maakt telefoneren gemakkelijker, want dan heeft de assistente beide handen vrij en kan ze ook nog opstaan en door de ruimte lopen.

Figuur 9.1

spoedgeval

In het algemeen geldt dat hoe groter de praktijk is, des te groter de telefooncentrale. Grotere centrales hebben ook meer mogelijkheden. Er kan een keuzemenu worden aangeboden, waardoor de beller snel in de juiste wachtrij komt. Een voorbeeld van zo’n keuzemenu is: − Voor een spoedgeval, kies 1. − Voor het inspreken van een herhaalrecept, kies 2. − Voor een afspraak, kies 3. − Voor vragen over rekeningen, kies 4. − Voor alle overige vragen, blijft u aan de lijn. Hierdoor kan de patiënt bijvoorbeeld direct op de herhaalreceptenlijn komen wanneer hij nieuwe medicijnen nodig heeft, dat scheelt heel veel telefoonverkeer. De spoedgevallen worden via een andere beltoon geselecteerd. De assistente kan de recepten op een rustig moment verwerken. Tijdens de normale praktijkuren kan de assistente de telefoontjes van mensen aannemen die afspraken willen maken of andere vragen hebben. Bij optie 4 wordt meestal verwezen naar iemand die verstand heeft van rekeningen en wat daarmee mis kan gaan. De financieel deskundige kan beperkt beschikbaar zijn, bijvoorbeeld een ochtend per week.

9 apparatuur in de praktijk

133

Er is altijd een gebruiksaanwijzing aanwezig bij de telefooncentrale. Gebruik die goed! Het is erg vervelend wanneer je tegen een patiënt moet zeggen: ‘Ik zou u wel willen doorverbinden met mijn collega, maar ik weet niet hoe dat moet!’ Soms is het handig om een verkorte gebruiksaanwijzing van de telefoon te maken op een A4tje en dat te plastificeren. Dat is prettig voor mensen die korte tijd in de praktijk werkzaam zijn. Een waarnemend huisarts bijvoorbeeld, of een stagiaire doktersassistente. Maar ook nieuwe medewerkers kunnen snel omgaan met de telefoon en op een later tijdstip uitgebreid leren hoe het allemaal moet. 9.1.1

telefooncentrale

9.1.2

snelkiesnummers

Soorten telefoontoestellen

De nieuwste telefooncentrales hebben heel veel mogelijkheden. Er zijn veel manieren om inkomend telefoonverkeer sneller, efficiënter en gestructureerder te laten verlopen. De telefoons zijn zogenaamde vaste telefoons, dat wil zeggen: geen mobiele telefoons met een goede of slechte ontvangst. Wel wordt tegenwoordig heel veel gewerkt met een headset, zodat je beide handen vrij hebt tijdens het telefoneren en bijvoorbeeld ook de computer kunt bedienen. Je kunt met een headset ook tijdens het gesprek van je plaats lopen, bijvoorbeeld om in een kast te kijken of om iets op te zoeken. Hierdoor kun je telefoongesprekken meteen afhandelen. In solopraktijken zal één telefoon met twee inkomende lijnen en een spoedlijn voldoende kunnen zijn. In grote groepspraktijken kunnen telefooncentrales staan met vijftig tot honderd inkomende lijnen. Bij dergelijke grote centrales heeft iedereen zijn eigen toestelnummer. Je moet hier met je persoonlijke toestelnummer inloggen, net als bij de computer. ’s Avonds moet je natuurlijk weer uitloggen, zodat de volgende dag iemand anders op dezelfde werkplek aan de slag kan. Het mooie van zo’n centrale is, dat je personen via hun eigen nummer kunt bereiken, onafhankelijk op welke werkplek die persoon zich bevindt. Voorkeurnummers

In de meeste telefoontoestellen bestaat de mogelijkheid om voorkeur- of snelkiesnummers te programmeren. Er zijn immers nummers die heel vaak gebeld worden, dat zijn de telefoonnummers van:

134

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

− ziekenhuizen in de regio; − het huisartsenlaboratorium; − het pathologisch anatomisch laboratorium (voor de uitslagen van uitstrijkjes); − collega-huisartsen van de hagro; − de dichtstbijzijnde apotheken; − de centrale huisartsenpost; − de thuiszorg; − de GGD; − het ambulancevervoer; − de taxicentrale.

voorkeurnummers

9.1.3 gesprekkenfilter call barrier

De mobiele nummers van de huisarts, van de assistenten en van andere medewerkers van de praktijk kunnen ook een plaats krijgen bij de voorkeurnummers. De kunst is wel om die lijst up-to-date te houden en in de buurt van de telefoons te bewaren. In sommige telefooncentrales moet elk toestel geprogrammeerd worden op voorkeurnummers en dus ook (zo nodig) gewijzigd! Gesprekkenfilter of call barrier

De gesprekkenfilter of call barrier is een apparaat waarmee inkomend telefoonverkeer geselecteerd kan worden (figuur 9.2).

Figuur 9.2 call barrier.

9 apparatuur in de praktijk

13 5

Wanneer de patiënt de praktijk belt, krijgt hij eerst een welkomsttekst te horen. Hierin kan worden gezegd dat de patiënt voor spoedgevallen aan de lijn mag blijven en in andere gevallen tijdens spreekuurtijden terug moet bellen. Alleen bij patiënten met spoedeisende gevallen gaat de telefoon over, omdat de patiënt dan aan de lijn is gebleven. Op die manier kan het telefoonverkeer wanneer er overleg is of bijvoorbeeld tijdens de lunchpauze, met een simpele druk op de knop gefilterd worden. De call barrier is ook geschikt om als antwoordapparaat te dienen bij avond-, nacht- en weekenddiensten, het apparaat heeft namelijk verschillende inspreekfuncties. Er zijn drie verschillende meldboodschappen mogelijk op het apparaat. 9.1.4

agressief

telefoonetiquette

9.1.5 storing

Telefoonetiquette

Tijdens telefoongesprekken kunnen emoties hoog oplopen, net als tijdens gewone gesprekken. De assistente moet als een professional te werk gaan. Probeer te begrijpen waarom de ander zo ongeduldig, onaardig of zelfs agressief is of waarom hij scheldt. Is de patiënt erg nerveus of geschrokken van de situatie waarin hij zich bevindt? Is deze persoon erg bang of geïrriteerd? Probeer in te spelen op het gevoel van de ander. Toon begrip en probeer niet op dezelfde agressieve toon terug te praten. Soms is het beter het gesprek even uit te stellen: bied aan de patiënt later terug te bellen. Wanneer niets helpt en je het gevoel hebt dat er in een cirkeltje rondgedraaid wordt, geef dan aan dat je het gesprek wilt beëindigen. Probeer dat op een normale toon te doen. Hanteer de telefoonetiquette en bedenk dat schelden niet nodig is en uitgescholden worden evenmin. Bespreek nare telefoongesprekken altijd met de huisarts en/of met collega’s. Dat geeft een gevoel van opluchting en op die manier krijgt de boosheid een plek. Je kunt dan ook feedback van de anderen krijgen. Had je het anders kunnen aanpakken? Storing

Telefoontoestellen kunnen uitvallen omdat er storing is in de centrale, of omdat de stroomvoorziening is onderbroken. Hoe gehandeld moet worden bij telefoonstoring wordt besproken in hoofdstuk 12.

136

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

9.2 De doktersdienst telefoondienstentelefoondiensten voor

www.cdd.nl

In veel regio’s in Nederland zijn dokters werkzaam. Dat zijn bedrijven waar de telefoon tijdens kantooruren door doktersassistenten wordt aangenomen. Patiënten worden te woord gestaan door ervaren doktersassistenten die triage doen en adviezen kunnen geven. Bij spoedgevallen of bij dringende vragen wordt de huisarts gewaarschuwd op de mobiele telefoon. De huisarts kan op rustige momenten de telefoon doorschakelen naar de doktersdienst of er via het antwoordapparaat naar verwijzen. Dit kan bijvoorbeeld ’s middags gebeuren, zodat de huisarts visite kan rijden en er geen assistente meer nodig is op de praktijk. Informatie over doktersdiensten vind je op www.cdd.nl of als je zoekt op de zoektermen dokterstelefoon, centrale doktersdienst of telefonische doktersdienst.

9.3 De computer De computer valt niet weg te denken uit de huisartsenpraktijk: informatie wordt toegankelijker en is voor meerdere personen tegelijk in te zien. Handelingen worden zichtbaar en daardoor meetbaar. 9.3.1

Wachtwoord en inlogcode voor de computer

Omdat patiëntendossiers privacygevoelig zijn, moet met de gegevens van patiënten zorgvuldig worden omgegaan. Iedere medewerker van de praktijk heeft een eigen wachtwoord en inlogcode, zodat iedereen een persoonlijke toegang krijgt tot het computerbestand waarin de patiëntengegevens zijn opgeslagen. In sommige computersystemen wordt ook aangegeven wie welke handelingen heeft ingevoerd in de computer. Dat gebeurt door de initialen van personen automatisch te noteren wanneer er gegevens in de computer ingevoerd worden. Er zullen dan altijd achter de gegevens in het journaal twee initialen staan die overeenkomen met de persoon die de regels heeft ingevoerd. Later valt dan altijd terug te zoeken wie het contact met de patiënt heeft gehad. Niet alle huidige computersystemen bevatten deze informatie.

9 apparatuur in de praktijk

137

Wanneer een patiënt later vragen of klachten heeft over een bepaalde behandeling, moet uitgezocht worden wie de patiënt te woord heeft gestaan. Bij klachten is dat uiteraard heel belangrijk.

Zeven gouden regels voor de computer

back-up helpdesk

www.truecrypt. org software

9.3.2

back-up

1 Laat de computer niet open en onbeheerd achter. Zorg dat niemand zomaar bij de gegevens kan wanneer jij niet achter de computer zit. Zorg dat er eerst een wachtwoord moet worden ingevoerd om de computer te gebruiken. Er zijn nieuwsgierige patiënten! 2 Maak iedere dag een back-up, sla nooit over! 3 Zorg dat je weet wat de telefoonnummers zijn van de helpdesk en hoe je snelle en bruikbare service kunt krijgen. 4 Via internet kunnen virussen de computer infecteren. Er moet een goede virusscanner op de computer zijn geïnstalleerd en deze moet altijd ingeschakeld staan. 5 Zet geen gegevens op een onbeveiligde USB-stick. Die kan namelijk kwijtraken. De data kunnen beveiligd worden door alles te versleutelen. Zoek bij www.truecrypt.org. 6 Gebruik geen illegale software. Het mag niet en het is onprofessioneel. Maar het kan ook problemen opleveren bij het installeren van veiligheidsupdates. 7 Zet de oude computer nooit aan de straat bij het grofvuil. Er kunnen gegevens op staan die niet voor anderen bestemd zijn. Kijk bij www.siso.nlwww.siso.nl wat je met een oude computer kunt doen.

Gegevens bewaren

De gegevens in de computer moeten goed bewaard worden. Daar zijn verschillende methoden voor. Wanneer de praktijk over een server met verschillende werkstations beschikt, moet er dagelijks een back-up worden gemaakt, die op een andere plek dan in de praktijk moet worden bewaard. Wanneer de computer crasht waardoor gegevens niet meer beschikbaar zijn, kunnen patiëntendossiers en andere gegevens via de back-up weer worden opgehaald. Een back-up

138

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

www.backupstore.nl

serverstation

9.3.3

agenda

9.3.4

maken is belangrijk werk dat niet moet worden vergeten! Er zijn bedrijven die professioneel dagelijks of wekelijks een back-up maken van het computerbestand bij kleinere bedrijven. Informatie vind je bij www.backupstore.nl. Steeds meer praktijken worden aangesloten op grote centrale servers, die op verschillende plaatsen in het land staan. Hierdoor werken veel praktijken op hetzelfde computernetwerk, waardoor inzage in elkaars gegevens mogelijk wordt. Bij de waarneming kan dan meteen met het dossier van de andere praktijk worden gewerkt. Wanneer het computersysteem met een dergelijke centrale server werkt, hoeft er geen back-up te worden gemaakt. Dat gebeurt in het serverstation. Niet alles wordt in de computer ingevoerd

De meeste huisartseninformatiesystemen hebben een aantal mogelijkheden om het journaal, de agenda, specialistenbrieven, medische handelingen van de assistente en financiën te registreren. Soms wordt niet alles in de computer ingevoerd. Er zijn praktijken die gewone agenda’s gebruiken. Dat komt voor in praktijken waar de agenda van bijvoorbeeld praktijkondersteuners, assistentenspreekuren en aios door dezelfde medewerker moet worden bijgehouden. Het is lastig om een computerscherm te maken waarin de werktijden van veel verschillende medewerkers staan, vooral wanneer er parttimers werken die samen één functie uitvoeren. Er kan dan toch de voorkeur worden gegeven aan gewone agenda’s. Voor de dokter is een agenda in de computer wel heel handig, omdat vanuit de agendafunctie meteen het dossier van de patiënt kan worden geopend. Soms worden de specialistenbrieven niet ingevoerd in de computer, maar opgeslagen in ordners. Iedere huisarts heeft wat dat betreft eigen voorkeuren. Het belangrijkste is dat alles bewaard wordt. De computer valt uit

Het computersysteem kan uitvallen. Hoe meer er per computer is geregeld, hoe groter de ramp. In hoofdstuk 12 wordt nader op ingegaan hoe gehandeld moet worden als de computer uitvalt. Het is uiterst belangrijk om van tevoren te hebben nagedacht hoe met een

9 apparatuur in de praktijk

13 9

dergelijke tegenslag omgegaan moet worden. Elke computer kan uitvallen, een gewaarschuwd mens telt voor twee!

9.4 De fax faxapparaat

Een faxapparaat is niet meer weg te denken uit de moderne praktijk. In veel praktijken worden de recepten per fax naar de apotheek verstuurd. In andere praktijken gebeurt dat via internet. Veel praktijken hebben een combinatie van beide. Soms worden de recepten op de praktijk opgehaald door een koerier van de apotheek. Wanneer de praktijk apotheekhoudend is, worden de recepten natuurlijk niet gefaxt, maar meteen voor aflevering klaargemaakt. Het prettige van faxen is dat je het document gewoon kunt houden, terwijl de ander ook een exemplaar krijgt. Het onprettige hiervan is: waar laat je deze documenten? Recepten worden naar de apotheken gestuurd, in sommige praktijken worden ze bewaard. De wettelijke bewaartermijn van recepten is zes jaar.

9.5 Het antwoordapparaat antwoordapparaat

In veel praktijken wordt gebruikgemaakt van een antwoordapparaat om de telefoon te beantwoorden wanneer medewerkers dat niet kunnen doen. Er zijn veel verschillende apparaten op de markt, van heel eenvoudige tot heel geavanceerde toestellen. De oudste apparaten bevatten cassettebandjes, waarop een tekst kan worden ingesproken. Meestal zijn er verschillende bandjes, met een lunch-, avond-, nacht- en weekendtekst en een vakantietekst. Telkens moet het juiste bandje in het antwoordapparaat worden geschoven. Nadeel van deze apparaten is de slijtage van de bandjes, die daardoor slechter verstaanbaar worden, en het voortdurend wisselen van de bandjes met gevaar voor fouten! Nieuwere apparaten (Profoon en Siemens) hebben de mogelijkheid om met een druk op de knop van ingesproken tekst te wisselen. De teksten staan niet op een cassettebandje maar op een geluidchip. Hierdoor blijft de kwaliteit van het geluid van de ingesproken boodschap constant en goed verstaanbaar. In sommige praktijken is een telefoonbeantwoorderstand ingebouwd in de computer. De telefoonbeantwoorder wordt dan auto-

140

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

matisch om vijf uur ’s avonds ingeschakeld en om acht uur ’s morgens weer uitgeschakeld. Ook op zaterdagen en op zon- en feestdagen werkt de telefoonbeantwoorder automatisch op de klok van de computer.

9.6 De sterilisator

steriliseren www.wip.nl autoclaaf

De instrumenten die gebruikt worden bij chirurgische ingrepen, bijvoorbeeld naaldvoerder, pincetten, scherpe lepel, oogboortje, speculum en de uterussonde, moeten gesteriliseerd worden. De nieuwe richtlijn voor steriliseren in de huisartsenpraktijk (zie www. wip.nl) adviseert een autoclaaf, voorzien van een CE-markering en met een voorziening om aan het eind van het proces instrumenten te drogen. In dit type autoclaaf kunnen instrumenten verpakt worden gesteriliseerd. Een alternatief hiervoor is steriliseren in niet-gesloten metalen doosjes, die na het sterilisatieproces worden gesloten. De heteluchtoven of stoomsterilisator wordt afgeraden, omdat het sterilisatieproces langer duurt en onbetrouwbaar is. Bovendien kunnen de instrumenten door verhitting verkleuren en bot worden. Verpakt steriliseren is niet mogelijk bij deze sterilisator. Een sterilisatieproces duurt in de regel negentig minuten. Let er met het oog op kortsluiting en brandgevaar op dat de sterilisator gebruikt wordt wanneer er nog mensen op de praktijk aanwezig zijn. Zet de sterilisator dus om 15.00 uur aan, dan is hij om 16.30 klaar en om 17.00 afgekoeld.

9.7 Onderhoud apparatuur Er komen steeds meer elektrische apparaten in de praktijk. Die hebben onderhoud nodig. Bloeddrukmeter, elektrocardiograaf en spirometer moeten betrouwbare waarden aangeven. Dergelijke apparatuur moet daarom regelmatig geijkt worden. Leveranciers van medische apparatuur kunnen jaarlijks een aantal apparaten controleren. Daarvoor komt een monteur op de praktijk die de apparatuur controleert en zo nodig repareert. De apparaten die daarvoor in aanmerking komen zijn bloeddrukmeters, weegschalen, autoclaaf, audiometer, cardiograaf, spirometer, glucose-

9 apparatuur in de praktijk

Figuur 9.3 Sterilisator. meters, centrifuges en HB-meters. Goed onderhoud is een kenmerk van kwaliteit van de apparatuur. Wanneer meer praktijken meedoen, wordt alle apparatuur op één dag doorgemeten.

141

7050_book.fm Page ii Wednesday, July 12, 2006 3:27 PM

10

Huishoudelijke zaken en voorraadbeheer

De doktersassistente organiseert en plant de werkprocessen van de artsenpraktijk. Zij draagt zorg voor het vastleggen en het up-to-date houden van de relevante gegevens en voert de taken uit met betrekking tot medische dossiers, in- en externe relaties en administratieve verslaglegging. Na bestudering van dit hoofdstuk weet de assistente: − welke medische zaken er in de praktijk aanwezig moeten zijn; − welke kantoorbehoeften er moeten zijn; − hoe die voorraden op peil gehouden moeten worden; − waar alle spullen te bestellen zijn; − wie er verantwoordelijk is voor welke artikelen; − wat er op welke manier moet worden weggegooid in de huisartsenpraktijk. De huisartsenpraktijk is een bedrijf. Er moeten veel spullen aanwezig zijn om het bedrijf goed te laten draaien.

10.1 Medische zaken de in houd van de be h a n d e l k a me r

verbandmateriaal instrumentarium hechtmateriaal

In de behandelkamer zijn veel medische zaken nodig: − verbandmateriaal, instrumentarium en hechtmateriaal; − materiaal om uitstrijkjes te maken en spiralen in te brengen; − materiaal voor diagnostiek van urineweginfecties en peakflowmeters; − desinfectantia; − diverse zalven; − bloeddrukmeter; − bloedsuikermeter; − naalden en spuiten;

144

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

− verbandscharen; − spatels; − reanimatiemateriaal.

Figuur 10.1

Een overzicht van de inhoud van de behandelkamer staat in tabel 10.1.Natuurlijk is dit een globaal overzicht. Huisartsen maken keuzes in wat zij aanschaffen en met welk materiaal zij het liefst werken. De grootte van de voorraad is mede afhankelijk van de grootte van de behandelkamer. Veel spullen tegelijk bestellen heeft voordelen, er worden geen bezorgkosten in rekening gebracht, maar alles moet wel opgeborgen kunnen worden! Tabel 10.1

pleisters

Overzicht verbandmateriaal.

Pleisters Leukoplast of leukoplast latexvrij, 1,25 en 2,5 cm breed Leukosilk 1,25 en 2,5 cm Hansaplast elastic wondpleister 4, 6 en 8 cm breed Kinderpleisters met plaatjes 1,9 en 3,0 cm breed Hansapor eilandpleisters 7,2 × 5 en10 × 6 cm steriel en per stuk verpakt Cutiplast eilandpleister 7,2 × 5 en 15 × 8 cm steriel en per stuk verpakt

10 huishoudelijke zaken en voorraadbeheer

145

Fixomull stretch fixatiepleister 5 en 10 cm breed 10 meter lang Opsite flexigrid (was Opsite) wondfolie 10 × 8 cm en 10 × 14 cm Leukotape 2,5 cm 3,75 cm sporttape Pretape schuimwindsel Tensoban of Klinion 10 cm breed 10 m Leukostrip hechtstrips 4,0 × 38 mm en 6,4 × 76 mm

zwachtels

Zwachtels Ideaal windsel 4, 6 en 8 cm (stevige zwachtels) Elastisch windsel 4, 6 en 8 cm voor fixatie van verband Elastomull haft fixatiewindsel 4, 6, 8 cm breed Elastoplast, Acrylastic of Tensoplast 6 en 8 cm (plakzwachtel voor tapen)

gazen

Gazen Cutisoft gazen 5 × 5 en 10 × 10 non woven, per pak van 100 Cutisorb wondverband extra absorberend 10 × 10 en10 × 20 niet steriel Gazen steriel 5 × 5 en 10 × 10 cm Zalfgazen cuticerin 7,5 × 7,5 en 7,5 × 20 cm Kaltostat gazen 10 × 10, 5 stuks Spongostan absorberend neutraal gelatinekussen voor het opnemen van vocht uit de wond 7 × 5 cm Allevyn Adhesive (Cutinova) opencellig poly-urethaanschuim voor het reinigen van geïnfecteerde wonden 7,5 × 7,5 en 12,5 × 12,5 cm Oogcompressen en oogverband met pleister Watten

verbandmateriaal

Overig verbandmateriaal Vingerverband en vingertoppleisters (vlindervormig) Mitella’s Verbandschaar Bandafix netverband maat 0-7 voor vinger tot borst en onderlichaam Wattenstaafjes Merocel earwick 24 mm (oortampons) Merocel neustampons 4,5 en 8 cm

hechtmateriaal

Hechtmateriaal Leukoclip SD skin stapler met cassettes nietjes à 10 stuks en nietjesverwijdertang Wonddieptemeter Staceycutters, nr. 11 en nr. 20 (mesjes)

146

zo werkt het in de huisartsenpraktijk Dozen hechtdraad, 3,0 en 5,0 en eventueel 1,0, 2,0 en 4,0 en 6,0 Doos met pincetten Doos met scharen Doos hechtset compleet Doos overig instrumentarium Sjabloon om huidexisies te maken Desinfectievloeistof sterilium, of alcohol 70% Huidstans Flessen lidocaïne 2% voor ingreepjes Boeken over het aanleggen van verbanden en tapes Boek Wat voor soort verband, en waarvoor? Weefsellijm, histoacryl of Dermabond (koelkast)

uitstrijkje

Uitstrijkjes Niet steriele handschoenen à 100 stuks, formaat S, M, L Doos met benodigdheden voor uitstrijkjes, glaasjes, brushes, containers Specula Cusco, Semm en Seyffert, Grave of Femiscoop Lampje om de cervix te verlichten

spiraal

Inbrengen spiraal Lange Kocher en gaasjes, om de portio mee te desinfecteren Lange sonde en wegwerpsondes Lange schaar om de touwtjes af te knippen Tang om de portio aan te haken

diagnostiek

Diagnostiek Bloeddrukmeter Bloedsuikermeter Bloedsuikerstrips voor deze glucosemeter Ampullenvijl Ringzaagtang Diagnostiek van fluorklachten (set met 10% KOH, enz.) Huidplooidiktemeter en normaalwaardeformulieren 1 blauw lampje (Schirmertest) Schirmer 1-test en BUT-test (ogen) Buisje urinestrips voor nitriet- en urineonderzoek uitgebreid Zakdoppler met toebehoren Swabs voor chlamydia en gonorroe en trichomonas

10 huishoudelijke zaken en voorraadbeheer Wattenstaven voor keelkweken en verzendmateriaal ( de rode plastic enveloppen) ECG-apparaat Spirometer voor volwassenen en kinderen

zalven vloeistoffen

Zalven en vloeistoffen Duoderm hydrogel en applicator Ampullen kenakort A10 van 10 ml Waterstofperoxide (H2O2) 3% 100 cc, 1 druppelfles H2O2 3% Histofreezer voor de wratten Applicatoren voor histofreezer Talkpoeder Zinci oxidi oleosum zinkzalf Lidocaïne in vaseline 3% FNA Flammazine (koelkast) Fucidin tube Xylometazoline neusdruppels Betadinejodium scrub

reanimatie

Reanimatie Venfloninfuusnaalden groen en roze met pleisters daarvoor Stuwband Pocket mask Zak 500 ml ringeroplossing Mayotube groot en klein Branddeken

spuiten

Voorraad spuiten en naalden

naalden

Spuiten 2 ml een doos van 100 Spuiten 5 ml een doos van 100 Spuiten 10 ml een doos van 100 Naalden 23 g 0,6 mm een doos van 100 Naalden 21g 0,8 mm een doos van 100

Overige spullen Tapecutter Glijmiddel Lubritane of K-Y jelly of Urogliss Injectievloeistoffen van diverse patiënten, op naam bewaard Wasbenzine à 1 liter (pleisters losweken)

1 47

148

zo werkt het in de huisartsenpraktijk Alcohol 70% à 500 ml (reinigen) Verdovingsspray Tongspatels en kinderspatels (met een lolly erop) Disposable onthechtset (Oor)Thermometer

En verder Naaldencontainer Urinepotjes en fecespotjes Nierbekkens Scheermesjes Schoonmaakmiddel voor aanrecht Reserve handzeep Maandverband Batterijen penlite

werkunit voorraadkast

praktijkinventaris

Werk met een werkunit en een voorraadkast. De werkunit is meestal de verbandkar. Telkens wanneer je iets uit de voorraadkast pakt voor de werkunit, zorg je dat de voorraad wordt aangevuld. Af en toe moeten de voorraden gecontroleerd worden, soms raken spullen ‘zomaar’ op, vooral wanneer er meerdere mensen in de praktijk werken. Het is verstandig dat er (in grote praktijken) één persoon verantwoordelijk is voor de voorraden in de behandelkamer. Die assistente moet dan geregeld alle voorraden controleren en bijbestellen wat op dreigt te raken. De voorraden van de verbandkamer horen bij de praktijkinventaris. Wanneer bestellingen gedaan worden, moeten die ook betaald worden. Spreek met de huisarts af tot welke bedragen je zelfstandig mag bestellen en wanneer overleg nodig is. Een nieuwe sterilisator zal niet zonder overleg besteld mogen worden, een nieuwe verbandschaar wel. de in houd van de dokt er s t a s

dokterstas

De tas van huisarts bevat materialen die nodig zijn voor de uitoefening van de functie. Een overzicht van die materialen staat in tabel 10.2. De assistente dient ervoor te zorgen dat de inhoud van de dokterstas altijd compleet is. Tevens dient ze regelmatig te controleren of

10 huishoudelijke zaken en voorraadbeheer

149

Figuur 10.2 Een verbandkar. de medicijnen en ampullen in de tas de uiterste datum niet overschrijden. Controleer aan de hand van tabel 10.2 regelmatig de inhoud van de dokterstas. Neem er een vaste dag in de maand voor. Vraag de huisarts na visites of er iets uit de tas gebruikt is. Bestellingen om de tas aan te vullen worden uiteraard in overleg met de huisarts gedaan.

150

zo werkt het in de huisartsenpraktijk Tabel 10.2

De inhoud van de dokterstas.

Inhoud vak 1 Briefpapier A5 (5 stuks) Overlijdensakte (2 stuks A en B) Lijst met belangrijke telefoonnummers Blok overdrachtsformulieren ambulancevervoer (VVAA) Blok recepten Blok post-it plakbriefjes Visitekaartjes (5 stuks) Waarneembriefjes

Inhoud vak 2 Geneeskundig jaarboek en Farmacotherapie voor de huisarts Glucosemeter met strips en prikpen en pleisters Isolatiedeken Face-shield Tongspatels, hout (5 stuks) Mayotubes (1 kleine en 1 grote) Neustampons (2 stuks) Leukosilk (1 rol 2,5 cm bij 5 m) Ventolin inhalator 400 mcg aerosol Urinesticks Nitrolinguaalspray 0,4 mcg

Medicijnendoosje Diclofenac 100 mg Supp Diazepam rectiole 10 mg Tramadol capsules 50 mg MsContin 10 mg MsContin 30 mg Ascal sachets 160 mg (4)

Inhoud vak 3 Stuwband Savlon (schoonmaakmiddel) Stethoscoop Bloeddrukmeter Zaklampje Otoscoop

10 huishoudelijke zaken en voorraadbeheer Pennen (3 stuks) Babyhaler

Inhoud vak 4

Ampullenetui Let op: controleer alle ampullen regelmatig op de houdbaarheidsdatum! Diazepam 10 mg /2 ml (2) Domperidom 10 mg /2 ml (2) Furosemide 40 mg /4 ml (3) Burinex 0,5 mg /4 ml (2) Glucose 4 g /10 ml (2) Glucagon 1 mg / 1 ml (2) Haloperidol 5 mg / 1 ml (2) Morfine 20 mg / 1 ml (5) Dexamethason 5 mg / 1 ml (3) Diclofenac 75 mg / 3 ml (3) Ampullenzaagje

Instrumentendoos Thermometer, oorthermometer met dopjes of rectale thermometer met hoesjes Centimeter Meroceltampons neus en oor (2 stuks) Mesje Prikpennetjes (10 stuks) voor splinters Venflon 1,0 / 32 mm (2 stuks; let op houdbaarheidsdatum)(infuusnaalden) Venflon 1,2 / 45 mm (let op houdbaarheidsdatum) Verbandschaar Kleine kocher Chirurgisch pincet Anatomisch pincet Neushefboompje (haakje van Quire) Hechtingverwijderschaartje Tekentangetje Gutsje Pincet met ronding op het eind Spuiten 2, 5 en 10 ml met naald

151

152

zo werkt het in de huisartsenpraktijk Inhoud vak 5 Reflexhamer Pak onsteriele handschoenen Leukoclip Nietjes voor de leukoclip Leukoclip nietjesverwijderschaartje Katheter 40 cm ch. 16 Katheter 40 cm ch. 14 Leukostrip hechtstrips 4,0 × 38 mm en 6,4 × 76 mm Eyepads

10.2 Kantoorbehoeften kantoorbehoeften

Er zijn diverse kantoorbehoeften nodig in de praktijk: − papier; − pennen; − post-its; − receptenpapier; − printerpapier; − cartridges; − briefpapier; − enveloppen; − postzegels; − telefoonmemoboeken; − praktijkstempels; − ordners − enzovoort. Het is handig om ook een overzicht te hebben van de kantoorspullen die aanwezig moeten zijn op de praktijk en wie de voorraden bijhoudt. Je kunt nu ook weer werken met een werkunit en een voorraadunit. Bespreek met de huisarts tot welk bedrag er besteld mag worden. Voor grote uitgaven moet overleg plaatsvinden.

10 huishoudelijke zaken en voorraadbeheer

15 3

10.3 Waar kun je wat bestellen? medische groothandel

praktijkinventaris

www.medichain. nl

desinfectantia

Medische spullen kun je bestellen bij een medische groothandel. Bij grote hoeveelheden krijg je meestal korting, maar bedenk wel dat je de voorraden ook ergens moet opbergen! Er zijn diverse groothandels voor medische producten. Een overzicht staat in de bijlage met nuttige internetadressen. Medichain is een organisatie waar huisartsen gezamenlijk praktijkinventaris kunnen inkopen. Zowel verbandmateriaal, medische instrumenten en apparatuur als stoelen en tafels voor de praktijk en kantoorinventaris. Een lidmaatschap van deze organisatie is vereist, maar het levert wel kortingen op. De website is www.medichain.nl. Kantoorbenodigdheden kun je onder andere halen bij Office Centre, een kantoorgroothandel met vestigingen door het hele land, of bij Viking, een bedrijf dat de materialen thuis bezorgt. Houd er wel rekening mee dat alle aangegeven prijzen exclusief btw zijn. Verbandmiddelen, medicijnen en desinfectantia kunnen ook bij de apotheek worden besteld. Wanneer de huisarts ampullen uit zijn tas gebruikt heeft voor een patiënt, wordt er een recept op naam van die patiënt uitgeschreven, met als voorschrift ‘imm’ dat wil zeggen: geef het in de handen van de dokter, ofwel: afgeven op de praktijk. Zo blijft de inhoud van de dokterstas op peil. De materialen voor uitstrijkjes worden op het laboratorium besteld waar de uitstrijkjes beoordeeld worden. Materialen voor het afnemen van kweken van geslachtsziekten of keelkweken komen ook van het laboratorium waar ze beoordeeld worden.

10.4 Opruimen, weggooien Net als op iedere andere werkplek moet er in de huisartsenpraktijk worden opgeruimd en weggegooid, maar in de huisartsenpraktijk zijn een paar dingen anders. De afvalinformatiegids (www.afvalinformatiegids.nl) geeft informatie over zo milieuvriendelijk mogelijk opruimen van allerlei afval, dus ook batterijen en bijvoorbeeld incontinentiemateriaal.

154

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

papier

papierversnipperaar

Van al het papier dat de praktijk binnenkomt, is een deel patiëntgebonden informatie. Dat is privacygevoelig en kan daarom nooit bij het oud papier worden gelegd. Aan archiveren is een apart hoofdstuk gewijd. Ook klad- of memobriefjes kunnen echter privacygevoelige informatie bevatten en moeten daarom met de papierversnipperaar vernietigd worden. Dat geldt ook voor alle schriften met aantekeningen of telefoonnotities. De financiële administratie moet zeven jaar worden bewaard voor de belastingdienst. Hierna moeten ook deze documenten door de papierversnipperaar. cart ridges

cartridges

Cartridges zijn zeer milieuonvriendelijk. Sommige cartridges kun je (in de doos van de nieuwe cartridge) terugsturen naar leverancier. Kleine inktcartridges kun je sturen naar: Cartridges Future Green, Cartridge Return Centre, Antwoordnummer 55014, 3640 VB Mijdrecht. Oude mobieltjes stuur je naar: Brainscape recycling, Antwoordnummer 7, 3260 VB Oud Beijerland. Er hoeft geen postzegel op de envelop. Voor elke teruggestuurde cartridge wordt € 1,82 overgemaakt aan Unicef, dus je steunt ook nog een goed doel. Op de websites www. stichtingaap.nl en www. twise.eu kun je mogelijkheden vinden om milieuonvriendelijke materialen een goede bestemming te geven. besm et t e m at erialen

Voorwerpen die gebruikt zijn bij kleine chirurgische ingrepen, maar ook specula en verband uit de behandelkamer, kunnen besmet zijn met hepatitis B. Er moet zorgvuldig worden omgesprongen met alle materialen die in aanraking geweest zijn met bloed of met slijmvliezen. Verband met bloed en pus moet in een afgesloten pedaalemmerzak worden weggegooid. Tegenwoordig wordt er zoveel

10 huishoudelijke zaken en voorraadbeheer

naaldcontainer

155

mogelijk gewerkt met wegwerpmaterialen (disposables) voor eenmalig gebruik. Naalden gaan in een naaldcontainer voor gebruikte naalden. Wanneer de naaldcontainer vol is, kan deze worden ingeleverd bij het dichtstbijzijnde laboratorium of ziekenhuis. Daar kan de container ook worden omgeruild voor een lege.

10.5 Schoonmaken schoonmaken

kinderspeelgoed

www.wip.nl

In een huisartsenpraktijk komen geregeld mensen met meer of minder besmettelijke aandoeningen. Ook kunnen er ingrepen plaatsvinden waardoor oppervlakten (de behandelbank, de vloer, het aanrecht of de verbandkar) bevuild kunnen worden met bloed, pus of urine. Dat moet dus goed schoongemaakt worden. Trek bij het schoonmaken plastic (wegwerp)handschoenen aan. Zorg dagelijks voor een schone behandelkamer en laat geen potjes urine op het aanrecht achter. In iedere praktijk worden handdoeken, theedoeken en vaatdoeken gebruikt. Handdoeken kunnen onder andere worden gebruikt bij het uitspuiten van oren. De handdoeken moeten uiteraard geregeld verwisseld worden; alles moet op zestig graden gewassen geworden. In grotere praktijken wordt dikwijls gebruikgemaakt van papieren wegwerphanddoekjes en desinfecterende zeep. Kinderspeelgoed uit de wacht- en spreekkamer moet geregeld gereinigd kunnen worden. Dat kan in een sopje met afwasmiddel of in de vaatwasmachine. Wanneer er geen schoonmaakster of schoonmaakdienst in de praktijk is, zal ook het patiëntentoilet en het privétoilet dagelijks moeten worden gereinigd. Informatie vind je op de website van infectiepreventie, www.wip.nl.

10.6 Aanschaf huishoudelijke zaken In solopraktijken en in kleine groepspraktijken zal iemand verantwoordelijk moeten zijn voor de aanschaf van kleine huishoudelijke zaken, zoals koffie, thee, suiker, melk, soep en frisdranken. In de praktijk zal er meestal enige inventaris zijn, zoals bekers, een dienblad, borden, vorken, lepels en messen. Ook schoonmaakmiddelen, pedaalemmerzakken en vuilniszakken moeten regelmatig worden aangeschaft en aangevuld. In grote groepspraktijken worden

156

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

Figuur 10.3 Een naaldcontainer.

praktijkhuishouding

al deze middelen meestal centraal aangeschaft. In kleine praktijken moet de aanschaf van huishoudelijke zaken één keer goed geregeld worden, dan verloopt de praktijkhuishouding op rolletjes. Een voorbeeld van de keukenvoorraad: − koffie en filters; − thee; − soep (pakjes);

10 huishoudelijke zaken en voorraadbeheer

− − − − − − − − −

bekers; borden, bestek en servetten; schilmesjes en een keukenschaar; handdoeken, theedoeken, vaatdoeken, schuursponsjes; afwasmiddel; schoonmaakmiddel voor het aanrecht; pedaalemmerzakken; vuilniszakken; (plastic) bekers.

15 7

7050_book.fm Page ii Wednesday, July 12, 2006 3:27 PM

11

Regels

De doktersassistente organiseert en plant de werkprocessen van de artsenpraktijk. Zij draagt zorg voor het vastleggen en het up-to-date houden van de relevante gegevens en voert de taken uit met betrekking tot medische dossiers, in- en externe relaties en administratieve verslaglegging. Na bestudering van dit hoofdstuk weet de assistente: − dat er in elke praktijk (andere) regels zijn ten aanzien van de planning; − hoe omgegaan moet worden met de agenda’s van de verschillende medewerkers; − wat de huisregels in een praktijk zijn; − welke regels gelden ten aanzien van vrije dagen; − welke regels er zijn ten aanzien van nascholing.

11.1 Kun je de agenda vol boeken? agenda

Het is niet zo handig om de agenda lang van tevoren vol te plannen; tijd kan maar een keer uitgegeven worden. Het kenmerkende van de huisartsenpraktijk is dat je altijd voor onverwachte (dringende) situaties – die tijd vergen – kunt komen te staan. In sommige praktijken wordt onderscheid gemaakt tussen reguliere spreekuurplaatsen en ‘spoedplaatsen’. Dat wil zeggen dat er elke dag enkele tijdstippen zijn waarop patiënten gezien kunnen worden die dezelfde dag nog op de praktijk moeten komen. De rest van de spreekuurtijd is voor gewone consulten. Wanneer dat niet zo geregeld is op de praktijk, zullen er elke dag wat ‘open plaatsen’ moeten worden gereserveerd voor patiënten die dezelfde dag nog gezien moeten worden.

160

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

Figuur 11.1 Een voorbeeld van een agenda in de huisartsenpraktijk.

11.2 Wie mag er op een spoedplek worden geplaatst?

spoedplaatsen

Er zijn regels voor welke patiënten op spoedplekken kunnen worden geplaatst. In de lesuren Medische kennis wordt aan de hand van de NHG-telefoonwijzer goed uitgelegd wat levensbedreigende en spoedeisende situaties zijn. Door nauwkeurig de protocollen te volgen die ervoor beschikbaar zijn, kunnen spoedplaatsen gemakkelijk worden toegewezen. Natuurlijk zijn er ook patiënten die graag met voorrang willen worden behandeld. Probeer onbevooroordeeld te luisteren naar de argumenten die een patiënt hiervoor heeft. Moet een moeder met kleine kinderen op een bepaalde tijd de kinderen van school halen en wil zij daarom op een ander tijdstip? Gaat een manager op wereldreis en wil hij voor vertrek nog bij de huisarts op het spreekuur komen, of wil een patiënt gewoon ‘nu geholpen worden’? Is de praktijk op het platteland, waar alle ongevallen het eerst worden gezien, dan zijn er dagelijks spoedgevallen van grote of kleine aard.

11 regels

161

Hiervoor moet dagelijks tijd gereserveerd worden. Zorg dat er ‘inhaaltijd’ is voor het spreekuur, om te voorkomen dat het spreekuur dagelijks lang uitloopt. Het is de taak van de assistente om zorgvuldig te luisteren, goede triage uit te voeren en de beslissingen om de agenda vol te boeken daarop te baseren.

Figuur 11.2

11.3 Voor wie zijn visites bestemd? visites

Visites zijn bestemd voor patiënten die om medische redenen niet naar de praktijk kunnen komen. Meestal gaat dat om mensen met chronische aandoeningen of om een acute situatie, zoals een ernstige val, een hartinfarct of een adem- of hartstilstand. Soms zijn oudere mensen boven de 75 jaar zo slecht ter been, dat zij niet zelfstandig naar de praktijk kunnen komen. Daarom wordt in veel bejaardenhuizen spreekuur op locatie gehouden. Visites zijn niet bedoeld voor mensen die een vervoersprobleem hebben en ook niet voor mensen met een oppasprobleem. Bedenk dat een visite meestal 45 minuten tijd van de huisarts in beslag neemt. In die tijd kunnen vier of vijf patiënten op de praktijk gezien worden. Het is gebruikelijk om aanvragen voor visites zorgvuldig te beoordelen en vervolgens te overleggen met de huisarts. Soms kan een visite worden vervangen door een telefoontje van de arts of wordt be-

162

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

sloten de patiënt toch te vragen zich naar de praktijk te laten brengen, of moet de patiënt direct naar het ziekenhuis.

11.4 Huisregels van de praktijk huisregels

In veel praktijken zijn afspraken gemaakt over de meest uiteenlopende zaken. Er zijn altijd huisregels over de dagindeling, de tijden van spreekuren en visites, het ontvangen van artsenbezoekers en andere personen die overleg met de huisarts willen. Er kunnen ook afspraken zijn over: − de patiënten waar de huisarts regelmatig een ‘sociale’ visite aflegt en wanneer dat gebeurt; − invullen van de agenda; − vervangen van de huisarts bij afwezigheid; − nascholing; − ziekte; − wie de voorraden bijhoudt en de bestellingen doet; − de koffiepauze; − het vieren van verjaardagen. Sommige regels zijn opgeschreven, andere niet. Iedere praktijk heeft zijn eigen huisregels. Bij onduidelijkheid moeten deze regels in het werkoverleg besproken worden, zodat ze in een lijstje in de computer kunnen worden verwerkt. Nieuwe medewerkers kunnen dan gemakkelijk de huisregels leren kennen.

11.5 Regels voor het opnemen van vrije dagen vrije dagen

In solopraktijken kan het opnemen van vrije dagen heel eenvoudig zijn. De huisarts gaat op vakantie, de praktijk wordt gesloten en de assistente heeft vrije dagen. Zodra de praktijk groter wordt, is overleg over de vrije dagen noodzakelijk. Soms werken er twee assistenten die in overleg met elkaar hun vakanties bepalen. Lukt dat niet, dan zal er een invalassistente aan te pas moet komen. Het aantal vrije dagen is geregeld in de cao huisartsenzorg, en voor de gezondheidscentra in de cao gezondheidscentra. Hierin staat precies wat er moet en mag. Uiteraard kan er in gezamenlijk overleg van worden afgeweken.

11 regels

cao doktersassistenten

16 3

In grote gezondheidscentra kan het zijn dat een praktijkmanager de vakantieaanvragen van alle assistenten registreert en al dan niet honoreert. Omdat de huisartsenpraktijk buiten de avond, nacht en weekenden open moet zijn en omdat de schoolvakanties voor iedereen tegelijk vallen, kan het regelen van vakantiedagen soms een hele klus zijn. Niet iedereen krijgt al zijn wensen ingewilligd. Soms moet er zelfs een registratie worden bijgehouden over wie welke feestdagen vrij heeft gekregen, zodat een ander het jaar daarop die feestdagen vrij kan krijgen. Wanneer er heel veel assistenten zijn, zijn er meestal ook regels voor vrije dagen. Voor gezondheidscentra en groepspraktijken zijn die regels geformuleerd in de cao doktersassistenten en in de cao gezondheidscentra.

cao gezondheidscentra

11.6 Regels voor nascholing

nascholingen

Iedere huisarts moet om zijn registratie als huisarts bij te houden zich veertig uur per jaar nascholen. Voor elk gevolgd cursusuur krijgt de huisarts één punt; in vijf jaar tijd moeten tweehonderd punten op de lijst van de huisarts staan. Momenteel worden de behaalde punten vastgelegd in een centraal computersysteem, dat GAIA (Gemeenschappelijke accreditatie internetapplicatie) heet. Er worden heel veel nascholingen georganiseerd: − door de huisartsen zelf via de federatie Werkgroepen Deskundigheidsbevordering Huisartsen (WDH); − door ziekenhuizen; − door de universiteiten; − door onafhankelijke instellingen, zoals Postgrade, Benecke, VVAA en andere; − door de farmaceutische industrie. Er zijn cursussen die overdag of ’s avonds plaatsvinden, maar er zijn ook cursussen die een hele week in beslag nemen, zoals de Warffumcursussen. Er zijn ook veel regionale of landelijke congressen, waar kennis, attitude en vaardigheden kunnen worden bijgehouden of opgefrist. Via de hagro of de huisartsen in de groep wordt onderling waargenomen wanneer een huisarts een nascholing bezoekt.

164

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

cursus doktersassistent

In veel regio’s worden zogenaamde “tweedaagsen” georganiseerd. Dan gaat de ene dag de ene helft van de huisartsen met hun assistenten, de andere dag de andere helft. Er word wederzijds waargenomen. Er zijn ook heel veel goede cursussen voor doktersassistenten, zoals: − medisch-praktische cursussen; hierin worden praktische vaardigheden en kennis geschoold; − cursussen op het gebied van voorlichting en communicatie; − cursussen praktijkorganisatie en management; − cursussen persoonlijke ontwikkeling. Doktersassistenten kunnen bijvoorbeeld een cursus volgen waarin zij uitstrijkjes leren maken. Deze cursus duurt twee dagdelen. Daarna kan de assistente zelfstandig alle uitstrijkjes in de praktijk maken. Het voordeel van een cursus volgen is dat je je kennis verbreedt, in contact komt met collega’s en je zelfvertrouwen bij het werk in de praktijk vergroot. De cursussen voor assistenten kunnen ook geaccrediteerd zijn. De assistente krijgt dan eveneens één punt per gevolgd cursusuur. Er is op dit moment nog geen verplichte nascholing voor assistenten. Het is heel goed mogelijk dat een dergelijke verplichting er in de toekomst wel komt.

12

Noodscenario

De doktersassistente organiseert en plant de werkprocessen van de artsenpraktijk. Zij draagt zorg voor het vastleggen en het up-to-date houden van de relevante gegevens en voert de taken uit met betrekking tot medische dossiers, in- en externe relaties en administratieve verslaglegging. Na bestudering van dit hoofdstuk weet de assistente: − zich voor te bereiden op onverwachte situaties; − hoe gehandeld moet worden bij ernstige problemen in de praktijk; − hoe gehandeld moet worden bij stroomuitval, telefoonuitval en computeruitval; − hoe gehandeld moet worden wanneer de dokter onverwacht niet te bereiken is; − welke andere problemen zich kunnen voordoen en hoe daar adequaat op ingespeeld kan worden.

12.1 De stroom valt uit stroomuitval

noodstroomvoorziening

Wanneer de stroom uitvalt, is de ellende niet te overzien. De telefooncentrale werkt op stroom, de computer ook. Bovendien valt het licht uit en dat kan ook lastig zijn. Soms is het een kwestie van een doorgeslagen stop. Dat is te verhelpen door de stop weer in te schakelen. De assistente moet dan natuurlijk wel weten waar de stoppenkast is, een zaklantaarn is daarbij wel handig. Als er een andere oorzaak is voor de stroomuitval, kan de elektricien met een mobiele telefoon (die opgeladen moet zijn) gebeld worden. Computerapparatuur en telefooncentrales kunnen aangesloten worden op noodstroomvoorzieningen (de zogenaamde UPS).

166

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

noodscenario’s

Het is praktisch om in een werkoverleg diverse noodscenario’s te bespreken. Dan weet iedereen bij een onverwachte situatie wat hem te doen staat.

Figuur 12.1

12.2 De huisarts is niet te bereiken

onbereikbaar

Soms vergeet de huisarts de mobiele telefoon mee te nemen of de accu van de gsm raakt leeg. Het kan ook zijn dat de huisarts voor een bespreking in het ziekenhuis is, waar de mobiele telefoon uitgeschakeld moet zijn. De huisarts is onbereikbaar. Er zijn ook huisartsen die na een nachtdienst op de huisartsenpost ’s morgens thuis zijn om te slapen. In veel praktijken is goede opvang geregeld. Er is afgesproken welke huisarts de assistente in geval van nood kan bellen en hoe die te bereiken is. Er moeten duidelijke afspraken gemaakt zijn welke huisartsen er gedurende de dag voor elkaar waarnemen. Zeker in grote groepspraktijken, waar veel huisartsen hun eigen dagindeling hebben, ontkom je niet aan afspraken! Een soort ‘senior-assistente’ op wie een beroep gedaan kan worden, is in veel praktijken ook erg handig. Zij kan nieuwe medewerkers (stagiaires) wegwijs maken in de praktijk. In solopraktijken kan een nieuwe assistente ook een ervaren collega in een andere praktijk vragen om adviezen te geven.

12 noodscenario

167

12.3 De telefoon doet het niet storing

onderhoudscontract

Een storing dient zich altijd aan met opvallende rust aan de telefoon. Bij een elektrische storing zullen andere apparaten in de praktijk die op stroom werken ook niet functioneren. Een storing in de centrale moet meestal opgelost worden door de leverancier of door degene die het onderhoud van de telefooncentrale verzorgt. Dikwijls heeft de praktijkvoerder een onderhoudscontract afgesloten met de onderhoudsdienst van de telefooncentrale. Er moet dan – afhankelijk van het contract – binnen vier, zes of twaalf uur gerepareerd worden. Wanneer de telefooncentrale niet werkt, zullen patiënten naar de praktijk komen om een afspraak te maken (dat gebeurt ook wanneer de telefooncentrale overbezet is). Er worden afspraken op vellen papier of in een papieren agenda gemaakt wanneer er geen gebruik kan worden gemaakt van de agendafunctie in het computersysteem. Maak per uur drie afspraken, dan kunnen de patiënten die al in de agenda stonden ook geholpen worden.

12.4 Het computersysteem valt uit

helpdesk

Elk computersysteem kan uitvallen. Het is de vraag wat er dan van de gegevens opgeslagen is en wat verloren gaat. Een stroomstoring moet opgeheven worden, maar computers kunnen ook vastlopen, waardoor er niets meer in de computer kan worden ingevoerd. Bijna elk computersysteem heeft een helpdesk waar vragen over het werk kunnen worden gesteld. Meestal wordt het probleem via de telefoon opgelost. De medewerker van de helpdesk kan op afstand meekijken op het computerscherm van de praktijk. Daar moet je wel altijd toestemming voor geven. Let op met vragen stellen aan collega’s, soms worden hierdoor de verkeerde dingen geleerd! In no time doen er allerlei (foute) trucjes de ronde. Het gevolg daarvan is dat de computer nog vaker vastloopt. Het is beter om eerst een cursus te volgen om uit te zoeken hoe het computersysteem werkt. Het is goed om nauwkeurig aantekeningen te maken van welke probleem er waren en hoe deze weer opgelost zijn. Een persoonlijk ‘computerschriftje’ helpt daarbij.

168

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

12.5 Ten slotte In iedere praktijk moet een lijst zijn met de namen en telefoonnummers van de mensen die in geval van nood kunnen helpen. Daarop moeten zeker de volgende nummers staan: − Het telefoonnummer van de helpdesk van het HIS en de persoon die gewaarschuwd moet worden bij uitval van het systeem. − Het telefoonnummer van de helpdesk van het telefoonsysteem en de persoon die gewaarschuwd moet worden bij uitval van het systeem. − Het telefoonnummer dat gekozen moet worden bij stroomstoring. − Het telefoonnummer van de elektricien. − Het telefoonnummer van de loodgieter. − Het telefoonnummer van een klusjesman. − De telefoonnummers van andere belangrijke personen die met de praktijk te maken hebben. Het is belangrijk om te weten wie er op de hoogte gesteld moet worden van verschillende storingen (de huisarts, de (locatie)manager, enzovoort). Er moeten duidelijke afspraken zijn wie welke hulp inroept bij storingen en problemen.

Literatuur

Abeelen MCAJP van. Eigen spreekuur en chronsiche ziekten. Houten: Bohn Stafleu van Loghum, 2006. Abshoven B van, Grootheest W van, Verhoeven T. Assistent en maatschappij. Houten: Bohn Stafleu van Loghum, 2008. Amerongen J, Elling H, Hagen JJM. Geneesmidelenkennis voor doktersassistenten. Houten: Bohn Stafleu van Loghum, 2006. Anonymus. Beroepsprofiel Huisartssassistent NVDA. 2005. Anonymus. In het kader van de wet huisartsassistent NVDA. Baarn: Drukkerij Bakker, 2005. Bijlsma JW. Werkprocessen in de polikliniek en de sociale gezondheidszorg. Houten: Bohn Stafleu van Loghum, 2006. Braspenning JCC, Pijnenborg L, Veld CJ in ‘t, Grol RPTM. Werken aan kwaliteit in de huisartsenpraktijk. Houten: Bohn Stafleu van Loghum, 2005. Brugman E, Mastwijk R. Praktijkvormen. Wormer: Inmerc Medisch, 2004. Busser G, Borghuis M, Giesen P, Schreuder J. Werkboek waarneempost. Hoofddorp: Altana Pharma BV, 2002. Dijkers FW. Repeat prescriptions a study in general practice in the Nederlands, proefschrift. Groningen, 1997. Dolmans AJ. Help, waar is de assistente? Hoofddorp: Altana Pharma BV, 2003. Drenthen T. Folderoverzicht schept orde in het voorlichtingsmateriaal. Huisarts en Wetenschap. 2001: 44: 373. Drijver R. NHG-telefoonwijzer, een leidraad voor triage en advies. Utrecht: Nederlands Huisartsen Genootschap, 2005. Gebel RS, Okkes IM. ICPC-2 NL. Utrecht: Nederlands Huisartsen Genootschap, 2000. Glimmerveen F, Henstra G. Praktijkondersteuning. Wormer: Inmerc Medisch, 2003. Glimmerveen FM, Buuren PA van. Management, beheer en administratie deel 1 en 2. Houten/Antwerpen: Bohn Stafleu van Loghum, 2003. Glimmerveen FM, Henstra G. Praktijkondersteuning. Wormer: Inmerc Medisch, 2003. Haan J de, Dijkers FW, Nijland A. Praktijkvoering voor de huisarts. Management van de huisartsenpraktijk. Maarssen: Elsevier gezondheidszorg, 2005. Hendrix H. Praktijkondersteuning. Wormer: Inmerc Medisch, 2004.

170

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

Jagt L van der. Timemanagement. Wormer: Inmerc Medisch, 2004. Kruys EM, Grundmeijer HGLM, Lackamp OJM. Leidraad huisartsgeneeskunde. Houten; Bohn Stafleu van Loghum, 2005. Lieshout GJCM van. De inhoud van de visitetas. Alphen aan den Rijn: Van Zuiden Communications BV, 2002. Meersbergen DYA van. De dossierplicht van de hulpverlener. In: Regelgeving beroepsuitoefening gezondheidszorg. Houten/Diegem: Bohn Stafleu van Loghum, 2005. Njoo KH (red). Richtlijn adequate dossiervorming met het elektronisch medisch dossier. Utrecht: NHG, 2004. OVDB. Kwalificatiedossier huisartssassistent. Vereniging Kenniscentra beroepsonderwijs bedrijfsleven, 2005. Persijn JP, Jonker JJC (red). SAN-handboek. Een handleiding voor diagnostiek in eerste lijn. Baarn: Bakker, 2002. Ranzijn E. De huisarts aan de leiding. Houten: Bohn Stafleu van Loghum, 2008. Rijdt-van de Ven AHJ. Oprichten van een gezondheidscentrum of HOED. Utrecht: Landelijke Vereniging Georganiseerden in de eerste lijn LVG, 2003. Seebregts O. Professionele communicatie en beroepshouding. Houten: Bohn Stafleu van Loghum, 2007. Spaink K. Medische geheimen. Risico’s van het elektronisch patiëntendossier. Amsterdam: Nijgh & van Ditmar, 2005. Waldeck KJJ, Fraanje WL, Kesteren RG van. Acute Klachten. Houten/ Diegem: Bohn Stafleu van Loghum, 2001.

Nuttige internetadressen

Een (niet-complete) lijst van nuttige internetsites, gerangschikt naar hoofdstuk. hoofdst uk 1 prakt i j k o r ga n i s a t i e

− www.apotheek.nl; informatie vanuit de apotheek − www.advitronics.nl/huisartsen; bereikbaarheidsdiensten − www.cdd.nl; Centrale Doktersdienst, bereikbaarheidsdienst, spreekuurorganisatie op afstand − www.ezorg.nl; besloten netwerk voor huisartsen, apotheken en ziekenhuizen − www.independer.nl; voor het kiezen van een huisarts in de buurt` − www.praktijkinfo.nl; voor het maken van een website − www.artsennet.nl; voor het opstellen van richtlijnen en protocollen hoofdst uk 2 elekt r o n i s c h p at i ën t e n d o s s i er

− www.minvws.nl/dossiers/elektronisch-patienten-dossier; informatie over het elektronisch patiëntendossier − www.burgerservicenummer.nl; informatie over het burgerservicenummer − www inschrijvingopnaam.nl; informatie over inschrijving op naam − www.artsennet.nl; diagnostisch kompas, farmacotherapeutisch kompas, verwijskompas − www.medischestartpagina.nl; heel veel medische informatie voor patiënt en arts − www.drOmedaris.nl; heel veel medische informatie

172

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

− www.medweb.nl; medisch woordenboek, en informatie van VWS, over BIG, uit Pubmed en Cochrane − www.farmacotherapeutischkompas.nl; alle informatie over medicijnen − www.gezondheid.nl; medisch informatie − www.Lareb.nl; informatie over bijwerkingen van geneesmiddelen met de mogelijkheid voor artsen en patiënten om bijwerkingen aan te melden − www.spreekuurassistent.nl; medisch-inhoudelijke informatie, NHG-standaarden − www.amk-nederland.nl; advies bij en meldpunt voor kindermishandeling hoofdst uk 4 formuli e r e n e n br i e v en

− www.spreekuurassistent; opzoeken van protocollen richtlijnen, normale waarden en afspraken − www.zorgdomein.nl; verwijzen via internet − www.verwijskompas.nl; voor het verwijzen naar andere zorgverleners: wie zijn er, waar zijn ze en wat is hun kwaliteit? − www.dokterdokter.nl; internetdokter − www.ciz.nl; informatie voor indicatiestelling in de zorg − www.reisdokter.nl; voor reisadviezen hoofdst uk 5 fin an ciël e ad mi n i s t r a t i e

− − − − − −

www.famed.nl; factureringsbedrijf www.declaratie-direct.nl; facturering via LHV declaratie direct www.kesterengroep.nl; factureringsbedrijf www.medicas.nl; incassobureau www.kiesbeter.nl; informatie over zorgverzekeraars www.nza.nl; tarieven gezondheidszorg

hoofdst uk 6 archive r e n

− www.jalema.com; informatie over archiefsystemen − www.aries-document.com; informatie over opbergsystemen

nuttige internetadressen

1 73

hoofdst uk 8 perso n eel en o r ga n i s a t i e

− www.waarneembemiddeling.nl; voor het vinden van huisartswaarnemers, (inval)assistenten en praktijkondersteuners − www.huisartsenwerk.nl; informatie over het vinden van waarnemers, invalassistenten en praktijkondersteuners − www.dokterspost.nl; voor het vinden van invalassistenten en het doorschakelen van de telefoon − www.medicsolutiond.nl: voor het vinden van invalassistenten en het doorschakelen van de telefoon − www.fysion.nl; voor het vinden van invalassistenten − www.lcr.nl; informatie over reizigersvaccinaties − www.postgrade.nl; over nascholing voor doktersassistenten, artsen en paramedici − www.bsl.nl; over nascholing en congressen, ook voor doktersassistenten − www.vvaa.nl; over verzekeringen en cursussen hoofdst uk 9 appar a t u u r i n d e p r ak t i j k

− − − −

www.cdd.nl; centrale doktersdienst; telefonische doktersdienst www.backupstore.nl; bedrijf dat back-ups maakt www.wip.nl; werkgroep infectiepreventie LUMC Leiden www.twise.eu; www.aap.nl; informatie over het milieuvriendelijk opruimen van lege inktpatronen en mobiele telefoons − www.siso.nl voor het verwijderen van oude computers − De afvalinformatiegids geeft informatie over milieuvriendelijk opruimen van allerlei afval. hoofdst uk 10 huis h o u d e l i j k e z a k en en voorraadbeheer

− www.daxtrio.nl; medische producten − www.henryschein.nl; medisch instrumentarium − www.wijgergangsmedical.nl; medische instrumenten en disposables; − www.vermeulen-medical.nl; verband, medische instrumenten en disposables − www.medichain.nl; inkoop van medische inventaris en kantoorinventaris

1 74

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

− www.green.nl en www.aap.nl; opruimen lege cartridges en mobieltjes voor het goede doel − www.twise.eu; inleveren van cartridges ten behoeve van natuurmonumenten − www.wip.nl, infectiepreventie in de praktijk

ICPC-codes

hoofdst uk a algeme en en n i e t ge s p e c i f i c e e r d

De onderstaande lijst met Nederlandse ICPC-codes is met toestemming overgenomen uit: Gebel RS, Okkes IM. ICPC-2 NL. Utrecht: Nederlands Huisartsen Genootschap, 2000. A00 fam.anamnese algemeen, niet gespec. A01 pijn gegen./niet gespec. A02 koude rillingen A03 koorts A04 moeheid/ziektegevoel A05 algehele achteruitgang A06 flauwvallen/syncope A07 coma A08 zwelling (ex. oedeem K07) A09 transpiratieproblemen A10 bloeding (lokalisatie nao) A12 allergie/allergische reactie neg A13 bezorgdheid bijwerking geneesmiddel A14 koliek bij zuigeling A15 overmatig huilende zuigeling A16 prikkelbare/drukke zuigeling A17 and. alg. sympt/klacht. zuigeling neg A20 euthanasie verzoek/gesprek over A25 angst voor de dood A26 angst voor kanker nao neg A27 angst voor andere ziekte nao neg A28 handicap/beperking nao A29 andere algemene symptomen/klachten A70 tuberculose gegen. (ex. R70)

176

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

A71 mazelen A72 waterpokken A73 malaria A74 rode hond A75 mononucleosis infectiosa A76 andere virusziekten met exantheem A77 andere virusziekten nao A78 andere infectieziekten nao A79 maligne neopl. (onbekende prim. lok) A80 ongeval trauma nao A81 multipele/inwendige traumata A82 late gevolgen van trauma A84 geneesmiddel intoxicatie A85 geneesmiddel bijwerking A86 intoxicaties andere chem. stof A87 complicaties medische behandeling A88 schadel.gevolgen fys. factoren (ex. H85) A89 gevolgen prothese neg/pacemaker A90 congen. syndromen/mult. afwijkingen A91 afwijkende uitslag onderzoek neg A92 toxoplasmose (incl. congenitale) A93 prematuur/immatuur levendgeb. kind A94 alle andere perinatale morbiditeit A95 perinatale mortaliteit A96 dood/overlijden (ex. perinataal) A97 geen ziekte A99 andere gegeneraliseerde ziekten hoofdst uk b bloed- e n bl o e d v o r me n d e o r gan en

B00 fam. anamnese bloed- en bloedv. organen B02 vergrote lymfeklieren (ex. inf.) B03 andere sympt./klacht. lymfeklieren B04 sympt./klacht. bloed/bloedv. org. B25 angst voor aids B26 angst v. kanker bloed/bloedv. org. B27 angst and. ziekte bloed/bloedv. org. B28 handicap/beperk. bloed/bloedv. org. B29 andere sympt. bloed/bloedv. org. nao B70 acute lymfadenitis

icpc-codes

B71 chron./niet specif. lymfadenitis B72 hodgkin/andere maligne lymfomen B73 leukemie B74 andere mal. neopl.bloed/bloedv. org. B75 benigne neopl. bloed/bloedv. org. B76 miltruptuur B77 andere traumata bloed/bloedv. org. B78 erfelijke hemolytische anemie B79 and. aangeb. afwijk. bloed bloedv. org. B80 ijzergebreksanemie B81 pernicieuze/foliumdefic. anemie B82 andere niet-gespecificeerde anemie B83 purpura/stoll. st./afw. thromb. B84 afwijkende leukocyten B85 afw. uitslag bloedond. (onverkl.) B86 andere hematologische afwijkingen B87 splenomegalie B90 hiv-infectie/aids/arc B99 andere ziekten bloed/bloedv.org. hoofdst uk d t ract u s d i ges t i v u s

D00 familieanamnese tractus digestivus D01 gegen. buikpijn/buikkrampen D02 maagpijn D03 zuurbranden D04 pijn anus/rectum D05 perianale jeuk D06 andere gelokaliseerde buikpijn D08 flatulentie/gaspijn/boeren D09 misselijkheid D10 braken (ex. zwangerschap W05) D11 diarree D12 obstipatie D13 geelzucht D14 haematemesis/bloed braken D15 melaena/zwarte ontlasting D16 rectaal bloedverlies D17 incontinentie voor ontlasting D18 verandering ontlast./defec. patr.

177

1 78

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

D19 sympt./klacht. tanden/tandvlees D20 sympt./klacht. mond/tong/lippen D21 slikproblemen D22 wormen/oxyuren/andere parasieten D24 lokale zwelling buik nao D25 verand. buikomvang/uitzetting buik D26 angst voor kanker tr. digestivus D27 angst andere ziekte tr. digestivus D28 handicap/beperking tr. digestivus D29 and. sympt./klacht. tr. digestivus D70 infectieuze diarree, dysenterie D71 bof D72 infectieuze hepatitis D73 and. veronderstelde infectie tr. dig. D74 maligne neoplasma maag D75 maligne neoplasma colon/rectum D76 maligne neoplasma pancreas D77 mal. neopl. tr. dig. and./niet gespec. D78 benigne neoplasmata tr. digestivus D79 corpus alienum via mond/anus D80 andere traumata tr. digestivus D81 aangeboren afwijking tr. digestivus D82 ziekte tanden/tandvlees D83 ziekte mond/tong/lippen D84 ziekte oesophagus D85 ulcus duodeni D86 andere peptische ulcera D87 stoornissen maagfunctie D88 appendicitis D89 hernia inguinalis D90 hernia diafragmatica D91 andere hernia abdominalis D92 diverticulose/diverticulitis D93 spastisch colon/ibs D94 colitis ulcerosa/chron. enteritis D95 fissura ani/perianaal abces D96 hepatomegalie D97 cirrose/andere leverziekten neg D98 cholecystitis/cholelithiasis D99 andere ziekten tr. dig. (ex. hemorr. K96)

icpc-codes

hoofdst uk f oog

F00 familieanamnese oogaandoeningen F01 pijn oog F02 rood oog F03 afscheiding uit oog F04 flikkeringen/vlekken/dwarrelingen F05 andere problemen met zien F13 afwijkend gevoel aan oog F14 afwijkende oogbewegingen/knipperen F15 afwijkend aspect oog F16 symptomen/klachten oogleden F17 symptomen/klachten van bril F18 symptomen/klachten van contactlens F27 angst voor oogziekte F28 beperking/handicap oog F29 andere symptomen/klachten oog F70 infectieuze conjunctivitis F71 allergische/and. conjunctivitis neg F72 blepharitis/hordeolum/chalazion F73 and. infect./ontst. oog (ex.herp./trach) F74 neoplasma oog/adnexen F75 kneuzing/blauw oog/cornea erosie F76 corpus alienum oog F79 andere traumata oog F80 stenose traankanaal zuigeling F81 andere aangeboren afwijkingen oog F82 netvliesloslating F83 retinopathie (incl. diabetische) F84 macula degeneratie F85 ulcus corneae (incl. herpetisch) F86 trachoom F91 refractieafwijkingen F92 cataract F93 glaucoom F94 blind/visus vermind. (alle vormen) F95 strabismus F99 andere ziekten oog

1 79

18 0

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

hoofdst uk h oor

H00 familie anammese ooraandoeningen H01 oorpijn H02 gehoor klachten (excl. H84, H85, H86) H03 oorsuizen/tinnitus H04 afscheiding uit oor H05 bloed in/uit oor H13 verstopt gevoel oor H15 zorgen over aspect oor H27 angst voor oorziekte H28 handicap/beperking gehoor H29 andere symptomen/klachten oor H70 otitis externa H71 otitis media acute/myringitis H72 otitis media sereuze/glue ear H73 tubair catarre/tubastenose H74 otitis media chron./andere inf. oor H75 neoplasma oor H76 corpus alienum in oor H77 perforatie trommelvlies H78 oppervlakkig trauma oor H79 andere trauma oor H80 aangeboren afwijkingen oor H81 cerumen (overmatig) H82 vertig. syndr/labyrinthitis (ex. nl7) H83 otosclerose H84 presbyacusis H85 acoustisch trauma/lawaaidoofheid H86 doofheid/hardhorendheid neg H99 andere ziekten oor/mastoid hoofdst uk k t ract us c i r c u l at o r i u s

K00 familieanamnese tractus circulatorius K01 pijn toegeschreven aan hart K02 druk/beklemm. toeg. hart (ex. R02) K03 pijn toegeschreven aan bloedvaten K04 hartkloppingen/bewust van hartslag K05 andere afw./irregulaire hartslag

icpc-codes

K06 opgezette aderen K07 gezwollen enkels/enkeloedeem K24 angst voor hartaanval K25 angst voor hoge bloeddruk K27 angst and. ziekte tr. circulatorius K28 handicap/beperk. tr. circulatorius K29 andere symptomen tr. circulatorius K70 infectieziekte tr. circulatorius K71 acuut reuma/reumatische hartziekte K72 neoplasma tr. circulatorius K73 aangeb. afw. tr. circulatorius K74 angina pectoris K75 acuut myocard infarct K76 andere chron. ischemische hartziekten K77 decompensatio cordis K78 boezemfibrilleren/-fladderen K79 paroxysmale tachycardie K80 ectopische slagen/extrasystolen K81 hartgeruis neg/ngd K82 cor pulmonale K83 klepaandoening niet reumat./nao K84 andere hartziekten K85 verhoogde bloeddruk zonder hypert. K86 hypertensie zond. orgaanbeschadig. K87 hypertensie met orgaanbeschadig. K88 orthostatische hypotensie K89 passagere cerebrale ischemie/tia K90 cerebrovasc. accid. (cva) [ex.tia] K9l atherosclerose [ex. coron., cerebr.] K92 andere ziekten perifere arterien K93 longembolie/longinfarct K94 thrombophlebitis/phlebothrombosis K95 varices benen [ex. ulc. crur. S97] K96 hemorroiden K99 andere ziekten tr. circulatorius hoofdst uk l bewegi n gs ap p a r a at

L00 familieanamnese bewegingsapparaat L01 nek sympt./klacht. [ex. hoofdp. N01]

18 1

18 2

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

L02 rug symptomen/klachten L03 lage rugpijn zond. uitstr. [ex. l86] L04 borstkas symptomen/klachten L05 flank symptomen/klachten L06 oksel symptomen/klachten L07 kaak symptomen/klachten L08 schouder symptomen/klachten L09 arm symptomen/klachten L10 elleboog symptomen/klachten L11 pols symptomen/klachten L12 hand/vinger symptomen/klachten L13 heup symptomen/klachten L14 been/dijbeen symptomen/klachten L15 knie symptomen/klachten L16 enkel symptomen/klachten L17 voet/teen symptomen/klachten L18 spierpijn/fibrositis L19 sympt.meerd./niet gespec. spieren L20 sympt.meerd./niet gespec. gewrichten L26 angst v. kanker bewegingsapparaat L27 angst v.and.ziekte bewegingsapp. L28 handicap/beperking bewegingsapp. L29 andere/meerd. sympt. bewegingsapp. L70 infectieziekten bewegingsapparaat L71 neoplasma bewegingsapparaat L72 fractuur radius/ulna L73 fractuur tibia/fibula L74 fractuur hand/voet L75 fractuur femur L76 andere fracturen L77 verstuikingen/distorsies enkel L78 verstuikingen/distorsies knie L79 andere verstuikingen/distorsies L80 luxaties/subluxaties L81 andere traumata bewegingsapparaat L82 aangeboren afwijk. bewegingsapparaat L83 syndromen cervicale wervelkolom L84 artrose/spondylose wervelkolom L85 verworven afwijkingen wervelkolom L86 lage rugpijn m. uitstr. (ex. 102, 103)

icpc-codes

L87 ganglion gewricht/pees L88 reumatoide arthritis/verwante aand. L89 coxarthrosis L90 gonarthrosis L91 andere arthrose/verwante aand. L92 schouder syndromen/phs L93 epicondylitis lateralis L94 osgood-schlatter/and. osteochondr. L95 osteoporosis L96 acute traumata meniscus/kniebanden L97 chronisch inwendig trauma knie L98 verworven afwijkingen extremiteiten L99 andere ziekten bewegingsapparaat hoofdst uk n zen uw s t e l s e l

N00 familieanamnese zenuwstelsel N01 hoofdpijn [ex. R09, N89, N02, N03] N02 spanningshoofdpijn N03 aangezichtspijn N04 restless legs N05 tintelen vingers/voeten/tenen N06 andere sensibiliteitsst./onwill. bew. N07 convulsies/stuipen (incl. koorts-) N16 andere afwijkingen tast/reuk/smaak N17 vertigo duizeligheid (ex. H82) N18 verlamming/krachtsverlies (ex. A04) N19 spraak/fonatie stoornis. (ex. R23) N26 angst voor kanker zenuwstelsel N27 angst v. andere ziekte zenuwstelsel N28 handicap/beperking zenuwstelsel N29 and. sympt./klacht. zenuwstelsel N70 poliomyelitis/and. enterovirus inf. N71 meningitis/encephalitis N72 tetanus N73 and. infectieziekten zenuwstelsel N74 maligne neoplasma zenuwstelsel N75 benigne neoplasma zenuwstelsel N76 niet-gespec. neoplasma zenuwstelsel N79 hersenschudding

18 3

18 4

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

N80 ander trauma hoofd [ex. fractuur] N81 andere traumata zenuwstelsel N85 aangeboren afwijkingen zenuwst. N86 multipele sclerose N87 parkinsonisme, ziekte v. parkinson N88 epilepsie alle vormen N89 migraine N90 cluster headache N91 facialis parese/bell’s palsy N92 trigeminus neuralgie N93 carpaal tunnel syndroom N94 andere perif.neuritis/neuropathie N99 andere ziekten zenuwstelsel neg hoofdst uk p psychisc h e p r o bl e me n

P00 familieanamnese psychische problemen P01 angstig/nerveus/gespannen gevoel P02 crisis/voorbijg. stress reactie P03 down/depressief gevoel P04 prikkelbaar, boos gevoel/gedrag P05 zich oud voelen/gedragen P06 slapeloosheid/andere slaapstoornis P07 libidoverlies/vermindering P08 seksuele bevred. verlies/vermind. P09 bezorgdheid over seksuele voorkeur P10 stamelen/stotteren/psychogene tics P11 eetproblemen bij kind, psycogene P12 enuresis (ex. U04) P13 encopresis P15 chronisch alcoholmisbruik P16 acuut alcoholmisbruik/intoxicatie P17 tabaksmisbruik P18 geneesmiddelmisbruik P19 drugsmisbruik/verslaving (andere) P20 geheugen/concentr./oriëntatie st. P21 overactief kind, hyperkin. syndroom P22 andere gedrags/emotionele st. kind P23 gedrags/emotionele st. adolescent P24 specifieke leer/ontwikkelingsst.

icpc-codes

P25 levensfaseprobleem volwassene P27 angst voor psychische ziekte P28 handicap/beperk. psychische probl. P29 andere psychische klacht./sympt. P70 dementie (incl. seniel/alzheimer) P71 andere organische psychosen P72 schizofrenie alle vormen P73 affectieve psychosen P74 angsttoestand/ziekelijke angst P75 hysterie/hypochondrie P76 depressie P77 suïcidepoging P78 neurasthenie/surmenage P79 andere ‘neurosen’ P80 persoonlijkh./karakterstoornissen P85 retardatie/intell. achterstand P98 andere/niet specifieke psychosen P99 andere psychische stoornissen hoofdst uk r t ractu s r e s p i r at o r i u s

R00 familieanamnese tractus respiratorius R01 pijn toegeschreven aan luchtwegen R02 dyspnoe/benauwdheid R03 piepende ademhaling R04 andere problemen ademhaling R05 hoesten R06 epistaxis R07 niezen/neusverstopping/loopneus R08 andere neussymptomen R09 sympt./klacht. sinussen (incl. pijn) R21 symptomen/klachten keel R22 symptomen/klachten tonsillen R23 symptomen/klachten stem (ex. N19) R24 haemoptoe R25 abnormaal sputum/slijm R26 angst voor kanker luchtwegen R27 angst voor andere ziekte luchtwegen R28 handicap/beperking i.v.m. luchtwegen R29 andere sympt./klacht. luchtwegen

185

18 6

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

R70 tuberculose tr.resp.[ex. gegen. A70] R71 kinkhoest R72 streptokok. angina/roodvonk bewezen R73 furunkel neus R74 acute infectie bovenste luchtwegen R75 acute/chronische sinusitis R76 acute tonsillitis/peritons. abces R77 acute laryngitis/tracheitis R78 acute bronchitis/bronchiolitis R80 influenza bewezen [ex. pneumonie] R81 pneumonie R82 pleuritis alle vormen (ex. tbc R70) R83 andere infecties tr. respiratorius R84 maligne neoplasma bronchus/long R85 ander maligne neoplasma tr. resp. R86 benigne neoplasma tr. respiratorius R87 corpus alienum neus/larynx/bronch. R88 andere traumata tr. respiratorius R89 aangeboren afwijkingen tr. resp. R90 hypertrofie/chron. inf. tons. aden. R91 chron.bronchitis/bronchiectasieën R93 pleura vocht nao R95 emfyseem/copd R96 astma R97 hooikoorts/allergische rhinitis R98 hyperventilatie R99 andere ziekten tr. respiratorius hoofdst uk s huid en s u bc u t i s

S00 familieanamnese huid en subcutis S01 pijn/gevoeligheid huid S02 pruritis/jeuk (ex. D05, S24, x16) S03 wratten S04 lok. zwelling/papel/knobb. huid/subc. S05 mult. zwell./papels/knobb. huid/subc. S06 lokale roodheid/erytheem huid S07 gegen. roodheid/erytheem huid S08 andere veranderingen in huidkleur S09 lokale inf. vinger/teen/paronychia

icpc-codes

S10 furunkel/karbunkel/cellulitis lok. S11 andere lokale infecties huid S12 beet/steek insect/plant S13 beet van mens/dier S14 brandwond/verbranding huid S15 corpus alienum huid/subcutis S16 buil/kneuz. contusie (huid intact) S17 schaafwond/schram/blaar S18 verscheurwond/snijwond S19 andere traumata van de huid S20 likdoorns/eeltknobbels S21 andere sympt./klacht. aspect huid S22 symptomen/klachten nagels S23 haaruitval/alopecia S24 andere symptomen/klachten haar S26 angst voor kanker huid S27 angst voor andere huidziekte S28 handicap/beperking huid/subcutis S29 andere sympt./klacht. huid/subcutis S70 herpes zoster S71 herpes simplex (ex. F85, X90, Y72) S72 scabies/andere aand. d. mijten S73 pediculosis/andere huidinfestatie S74 dermatomycosen S75 moniliasis/candidiasis (ex. X72, Y75) S76 and. infectie huid/subc./erysipelas S77 maligne neoplasma huid/subcutis S78 lipoom S79 andere benigne neopl. huid/subcutis S80 niet-gespec. neopl. huid/subcutis S81 hemangiomen/lymfangiomen S82 naevus/moedervlek S83 and. aangeb. afw. huid/subcutis S84 impetigo/impetiginisatie S85 pilonidaal cyste/fistel S86 seborroisch eczeem/roos S87 constitutioneel eczeem S88 contacteczeem/ander eczeem neg S89 luiereczeem S90 pityriasis rosea

18 7

18 8

zo werkt het in de huisartsenpraktijk

S91 psoriasis (incl. artropathie) S92 ziekten zweetklieren S93 atheroomcyste/epitheelcyste S94 unguis. incarnatus/and. nagelaand. S95 mollusca contagiosa S96 acne S97 ulc. cruris/decubitus/chron. ulc. neg S98 urticaria S99 andere ziekten huid/subcutis hoofdst uk t en docr. k l i e r en / met abo l ./ v o e d i n g

T00 familieanamnese endocr. klieren/metabol. voeding T01 overmatige dorst T02 overmatige eetlust (ex. T06) T03 verminderde eetlust (ex. T06) T04 voedingsprobl. zuig./kind (ex. pll) T05 voedingsprobl. volwassene (excl.T06) T06 anorexia nervosa (incl. boulimie) T07 gewichtstoename (ex. obesitas T82) T08 gewichtsverlies/cachexie (ex. T06) T10 achterbl. verwachte fysiol. ontwikk. T11 dehydratie T15 knobbel/zwelling schildklier T26 angst v. kanker endocriene klieren T27 angst and. endo./metab./voed. ziekte T28 hand./beperk. endo.kl./metab./voed. T29 andere sympt./klacht.endo/metab/voed. T70 infecties endocriene klieren T71 maligne neoplasma schildklier T72 benigne neoplasma schildklier T73 andere/niet-gespec. neopl. endo. kl. T78 persist. ductus thyreoglossus/kyste T80 and. aangeb. afw. endo. kl./metab. T81 struma/noduli schildkier (ex. T85) T82 adipositas (quet. index >30) T83 overgewicht (quet. index