Vos documents longs avec Word : Réalisez efficacement vos mémoires, romans, thèses, rapports... 2100506900, 9782100506903 [PDF]

Zitiervorschau

D. MANIEZ

Dominique Maniez

Réalisez efficacement vos mémoires, romans, thèses, rapports... Cet ouvrage s’adresse à tous ceux qui ont à produire des documents longs, qu’ils soient étudiants, enseignants, chercheurs ou auteurs. Il fournit tous les conseils utiles pour tirer le meilleur parti de Word et pour s’organiser efficacement seul ou à plusieurs co-auteurs.

Word Word 2000 Word 2002 Word 2003 Word 2007

Version d’Office Office 2000 Office XP Office 2003 Office 2007

Téléchargez les compléments en ligne de l’ouvrage sur www.dunod.com 6637771 ISBN 978-2-10-050690-3

WORD

Cet ouvrage couvre toutes les versions de Word 2000 à Word 2007 :

a écrit et traduit une cinquantaine d’ouvrages dont la plupart traitent des technologies Microsoft. Développeur, journaliste et universitaire, il prône une conception de l’informatique proche de l’utilisateur, bannit le jargon technique et milite pour que la chose informatique ne soit pas la propriété exclusive des informaticiens.

AVEC

Structure d’un document • Feuille de styles • Modes d’affichage • Planification • Insertion d’images • Table des matières • Table des illustrations • Paramètres de mise en page • En-têtes et pieds de page • Notes de bas de page • Signets • Bibliographie • Index • Mode révision • Impression • Conversion PDF, HTML et XML

DOMINIQUE MANIEZ

DOCUMENTS LONGS

VOS DOCUMENTS LONGS AVEC WORD

prélims Maniez Page I Mardi, 6. mars 2007 3:18 15

prélims Maniez Page II Mardi, 6. mars 2007 3:18 15

Formation à VBA Visual Basic pour Applications pour Word, Excel, Powerpoint, Access et Outlook Dominique Maniez 480 pages Dunod, 2007

Le mémoire de master Michel Kalika 208 pages Dunod, 2005

prélims Maniez Page III Mardi, 6. mars 2007 3:18 15

Développeur, journaliste et universitaire

prélims Maniez Page IV Mardi, 6. mars 2007 3:18 15

Toutes les marques citées dans cet ouvrage sont des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.

Maquette de couverture : Mateo

© Dunod, Paris, 2007 ISBN 978-2-10-050690-3

Tdm.fm Page V Mardi, 6. mars 2007 11:16 11

Table des matières Avant-propos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

IX

Chapitre 1 – Principes fondamentaux d’un traitement de texte . Saisie du texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mise en forme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Règles typographiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Options de Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Correction orthographique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rechercher et remplacer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tableaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modèles de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Aide en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Insertion d’images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Création de graphismes dans Word . . . . . . . . . . . . . .

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Chapitre 2 – Organisation du travail . . . Planification . . . . . . . . . . . . . . . . Décisions à prendre avant de commencer . Diviser pour mieux régner ? . . . . . . . . Choix de la feuille de styles . . . . . . . . Nommage du document . . . . . . . . . . Gestion des sauvegardes . . . . . . . . . . Optimisation de l’environnement de travail

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17 17 19 19 19 20 21 22

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VI

Chapitre 3 – Gestion des styles . . . . Un exemple de ce qu’il ne faut pas faire La solution à notre problème . . . . . . Concept de feuille de styles . . . . . . Feuille de styles et mise en page . . . . Gérer les styles . . . . . . . . . . . . . Création d’un style . . . . . . . . . . Appliquer des styles . . . . . . . . . . Contrôler l’application des styles . . . Modifier des styles . . . . . . . . . . Supprimer des styles . . . . . . . . . Organiser les styles . . . . . . . . . . Word 2007 et les styles . . . . . . . . . Conclusion . . . . . . . . . . . . . . .

Vos documents longs avec Word

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Chapitre 4 – Structure du document . . . . . . Styles de titres . . . . . . . . . . . . . . . . . . Déplacement rapide dans un document long . . Mode plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modification du niveau d’un titre . . . . . . . . Paramétrage de l’affichage du mode plan . . . . Déplacement d’une partie du document . . . . . Table des matières . . . . . . . . . . . . . . . . Création d’une table des matières . . . . . . . . Mise en forme manuelle de la table des matières Mise à jour de la table des matières . . . . . . . Création manuelle des champs d’entrée de table . Création de plusieurs tables des matières . . . . Création d’autres tables de références . . . . . .

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VII

Table des matières

Chapitre 5 – Paramètres de Mise en page, en-têtes et pieds de page Paramètres d’impression . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recto verso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rôle des sections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Définition des en-têtes et des bas de page . . . . . . . . . . . .

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Chapitre 6 – Bibliographie . . . . . . . . . . . . . Citations et références . . . . . . . . . . . . . . . Problèmes de bibliographie . . . . . . . . . . . . . Variations dans la rédaction des références . . . . Variations dans les appels de citation . . . . . . . Informatique et bibliographie . . . . . . . . . . . Évolution des normes et des styles bibliographiques Création de bases de données bibliographiques . . Logiciels de gestion de références bibliographiques . La bibliographie avec Word 2003 . . . . . . . . . Traitement manuel des problèmes bibliographiques Utiliser les notes . . . . . . . . . . . . . . . . . Faire appel à un logiciel bibliographique . . . . . . Word 2007 et la bibliographie . . . . . . . . . . . Choix du style de citation . . . . . . . . . . . . . Gestionnaire de source . . . . . . . . . . . . . . Ajout des sources . . . . . . . . . . . . . . . . . Insertion d’une référence dans le document . . . . Insertion de la bibliographie . . . . . . . . . . . .

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Chapitre 7 – Création d’un index . . . . . . . . Premier aperçu des éléments d’un index de livre Index de noms et index matière . . . . . . . . . Module d’assistance à la création d’un index . . Principes du module de création d’index . . . .

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VIII

Table des matières

Précautions préalables et solutions de rechange . . . . . . . . . Créer un index avec les commandes Word . . . . . . . . . . . Créer un index de noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Entrer les noms à la lecture du texte . . . . . . . . . . . . . . Entrer les noms globalement dans un fichier de concordance . . Créer un index matière par une indexation globale . . . . . . . Comment recenser globalement les termes importants d’un document . Créer un index matière page à page . . . . . . . . . . . . . . . Planifier le travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Indexation du texte page à page . . . . . . . . . . . . . . . . . Saisir les entrées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Générer l’index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Réviser l’index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conversion de l’index en fichier Word autonome . . . . . . . .

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131 134 138 138 139 140 140 142 143 144 149 151 153 158

Chapitre 8 – Finalisation du document Relecture . . . . . . . . . . . . . . . . Mode révision . . . . . . . . . . . . . Contrôle des sauts de page . . . . . . . Impression finale du document . . . . . Conversion du document finalisé . . . Conversion au format Acrobat PDF . Conversion au format HTML . . . . Conversion au format XML . . . . .

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159 159 161 163 166 167 168 175 176

Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Avant-propos À qui s’adresse ce livre ? Ce livre a l’ambition de vous apprendre les subtilités de Word dans le cadre de la rédaction d’un document long. Mais, qu’est-ce que l’on entend par document long ? En effet, il n’y a pas de norme ISO du document long et on serait donc bien en peine d’en donner une définition claire. À partir de combien de pages considère-t-on qu’un document est long ? Nous sommes dans l’impossibilité de répondre précisément à cette question, mais nous dirons néanmoins qu’un document long comporte obligatoirement une feuille de styles et une table des matières, et bien souvent des références bibliographiques et un index. Avec cette définition, on peut ranger dans la catégorie des documents longs les mémoires d’étudiants, les thèses, les rapports, les études et les livres en général, qu’il s’agisse de romans, de recueils de nouvelles ou d’ouvrages techniques. Un document long est aussi fortement structuré et sa longueur implique également un temps de travail conséquent, si bien que sa production peut s’étaler sur plusieurs années. Il y a donc un changement considérable d’échelle entre la rédaction d’un essai de quelques pages et celle d’un document long. C’est à cause de la durée de cette tâche qu’il faut investir du temps dans l’apprentissage de l’outil de travail. Quand on va passer trois années de sa vie à réfléchir sur un sujet de thèse pointu, il est raisonnable de se documenter sur le logiciel qui va permettre de coucher noir sur blanc ses idées sur l’écran. Ce que ce livre n’est pas Ce livre est consacré aux fonctionnalités mises en œuvre quand on rédige un document long ; ce n’est donc pas un manuel généraliste sur l’utilisation de Word et vous n’y trouverez aucune mention sur le publipostage, les formulaires ou la programmation VBA (même s’il s’agit d’un sujet passionnant). Ainsi,

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X

Vos documents longs avec Word

toutes les fonctions de Word qui ne sont pas spécifiques à la production des documents longs sont sciemment passées sous silence. Par conséquent, si vous ignorez les bases du traitement de texte, il faudra les acquérir ailleurs (par vousmême en parcourant l’aide en ligne, dans d’autres ouvrages, avec un logiciel d’auto-formation, etc.). En effet, même si le premier chapitre de ce livre rappelle quelques règles essentielles qu’il ne faut pas ignorer, vous êtes censé maîtriser le fonctionnement de base de Word. De la même manière, vous devez connaître les rudiments du système d’exploitation de votre machine de façon à savoir, par exemple, créer une sauvegarde de vos fichiers. Si vous avez un document long à rédiger et si vous pensez ne pas maîtriser suffisamment les bases de Word, nous vous conseillons la lecture de l’un des trois ouvrages suivants, tous publiés par Dunod : • Word 2003 : Notions de base1 • Word 2003 Au quotidien2 • Word 2007 Étape par étape3 Un livre issu de l’expérience Je connais bien les documents longs pour trois raisons principales : • J’écris et je traduis des ouvrages qui font tous plusieurs centaines de pages ; • J’enseigne depuis déjà de nombreuses années l’usage du traitement de texte à l’université ; • Je lis des mémoires d’étudiants qui sont des documents longs. Je connais donc les pièges classiques des documents longs pour y être tombé moi-même, ou bien avoir vu d’autres s’y laisser prendre… Même si ce livre s’adresse à tous ceux qui ont un document long à produire, il faut bien avouer que j’ai écrit ces lignes en pensant surtout à mes étudiants et à ceux de mes collègues. Si les manuels sur Word sont fort nombreux, je me suis aperçu qu’aucun ouvrage n’apprenait véritablement à constituer une bibliographie avec Word ou 1. http://dunod.com/pages/ouvrages/ficheouvrage.asp?id=48317 2. http://dunod.com/pages/ouvrages/ficheouvrage.asp?id=47564 3. http://dunod.com/pages/ouvrages/ficheouvrage.asp?id=50632

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XI

Avant-propos

bien à créer un index. Ce dernier sujet est d’ailleurs assez symptomatique : quelques livres abordent effectivement en deux pages l’opération qui fait apparaître la boîte de dialogue de création d’une entrée d’index, mais cela ne va jamais plus loin. Dans ces conditions, il est impossible de créer un index digne de ce nom si l’on ne vous explique pas qu’il existe une norme ISO, qu’il y a plusieurs façons d’indexer un document et qu’il y a des règles pour sélectionner les entrées. D’autre part, quand on enseigne l’usage du traitement de texte, on fait le double constat que les étudiants connaissent déjà l’outil, mais produisent des documents longs dont la qualité n’est pas toujours optimale. Il y a principalement deux raisons à ce phénomène : la première est que l’utilisation d’un traitement de texte pour rédiger un CV ou une lettre de motivation ne prédispose pas particulièrement à l’élaboration des compétences nécessaires à la rédaction d’un mémoire de master. Deuxièmement, l’introduction dans les universités du référentiel de compétences du C2i1, dans lequel figure la production de longs documents, est somme toute fort récente, si bien que relativement peu d’étudiants ont été formés à ces techniques. Cet ouvrage a par conséquent pour objectif d’enseigner ces compétences spécialisées à tous ceux qui ont à produire des documents longs, qu’ils soient étudiants, enseignants, chercheurs ou auteurs. Quelle version de Word faut-il utiliser avec ce livre ? Cet ouvrage couvre les versions de Word allant de la version 2000 à la version 2007. Outre sa dénomination commerciale, chaque version de Word comporte un numéro de version interne qu’il est préférable de connaître. Le tableau suivant établit la correspondance entre ces deux dénominations et la version d’Office dans laquelle Word s’intègre : Word

Version d’Office

Numéro de version

Word 2000

Office 2000

9

Word 2002

Office XP

10

Word 2003

Office 2003

11

Word 2007

Office 2007

12

1. Certificat Informatique et Internet, http://www.c2i.education.fr/.

Avant-propos.fm Page XII Mardi, 6. mars 2007 10:38 10

XII

Vos documents longs avec Word

Certains regretteront que cet ouvrage ne traite pas du traitement de texte libre Writer qui fait partie de la suite OpenOffice.Org. La raison n’est vraiment pas idéologique, mais l’étude de ce logiciel dépassait le cadre imparti à cet ouvrage. Il n’en reste pas moins que tous les principes énoncés dans ce livre restent valables sous OpenOffice. De la même manière, les utilisateurs de la version Mac de Word ne devraient pas trop se sentir dépaysés. Les livres et le Web ne sont pas des produits concurrents, mais complémentaires. C’est la raison pour laquelle vous trouverez sur le site des éditions Dunod (www.dunod.com) ou sur mon site Web (www.cosi.fr) des ressources électroniques supplémentaires traitant de la production des documents longs avec Word (liens hypertexte, fichiers, modèles, macros, articles, etc.).

Remerciements Il est bien rare qu’un livre technique soit une aventure individuelle et celui-ci ne fait pas exception à la règle. Je remercie d’abord tous mes étudiants passés, présents et futurs pour toutes les questions qu’ils me posent ; leurs interrogations m’obligent à réfléchir à des problèmes auxquels je n’avais pas pensé ou bien tout simplement à acquérir des connaissances qui me font défaut… Je souhaite également exprimer ma gratitude à mes collègues de l’Enssib (École nationale supérieure des sciences de l’information et des bibliothèques) qui m’ont prodigué leurs conseils avisés sur la bibliographie. Je remercie mon frère, François, pour sa relecture aussi scrupuleuse qu’efficace. Pour finir, le chapitre sur la création des index doit beaucoup à mon père, Jacques MANIEZ, à qui je dédie ce livre. Dominique MANIEZ

Chap01.fm Page 1 Lundi, 5. mars 2007 3:39 15

1 Principes fondamentaux d’un traitement de texte Il convient ici de rappeler que cet ouvrage n’est pas un manuel du traitement de texte Word en ce sens qu’il n’enseigne pas toutes les subtilités de cet outil. Ce livre se focalise sur les aspects spécifiques de la création des documents longs et il suppose donc que les bases du traitement de texte sont acquises. Si tel n’est pas le cas, il faudra vous former à l’utilisation des fonctionnalités élémentaires de Word. Pour autant, nous allons parcourir dans ce chapitre introductif les éléments essentiels qu’il nous paraît indispensable de maîtriser pour utiliser efficacement un traitement de texte. Si vous êtes parfaitement à l’aise avec Word, vous pouvez passer directement au chapitre suivant ; si au contraire, vous ne vous sentez pas tout à fait au point, ce chapitre servira d’auto-évaluation de vos compétences et vous incitera à parfaire vos connaissances si vous vous apercevez que les principes énoncés ne sont pas totalement maîtrisés.

SAISIE DU TEXTE La saisie du texte du document se fait « au kilomètre », ce qui signifie que l’on se contente dans un premier temps de taper le texte sans s’occuper de sa mise en forme. On s’autorise simplement à appuyer sur la touche Entrée

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Chapitre 1. Principes fondamentaux d’un traitement de texte

pour matérialiser la fin d’un paragraphe et passer ainsi à la saisie du paragraphe suivant. Vous noterez que Word considère comme paragraphe tout énoncé qui est situé entre deux marques de paragraphe. Cette définition diffère donc du sens classique que l’on accorde généralement au terme paragraphe et Word considérera, par exemple, un titre comme un paragraphe. Lors de la saisie, il est préférable de faire afficher par Word les marques de paragraphes ainsi que d’autres symboles tels que ceux qui sont illustrés dans le tableau suivant : Caractère

Symbole

Marque de paragraphe Nouvelle ligne Tabulation Espace Espace insécable

La marque de paragraphe joue un rôle très important dans Word car elle renferme tous les attributs de mise en forme du paragraphe. D’une manière générale, on s’interdira de saisir deux fois de suite le caractère espace ainsi que d’appuyer deux fois de suite sur la touche Entrée. On peut formuler différemment cette proposition : on ne positionne pas du texte avec la barre d’espacement et on ne crée pas de l’espace entre deux paragraphes en appuyant plusieurs fois sur la touche Entrée. Si vous ne savez pas utiliser un clavier d’ordinateur et si vous envisagez la rédaction d’un très long document, il n’est peut-être pas inutile de vous former au bon usage de la dactylographie. Il existe des didacticiels peu onéreux qui vous permettront d’acquérir rapidement un niveau honorable et qui vous inculqueront les bonnes habitudes. Considérez ce temps d’apprentissage comme un investissement : si le temps de saisie de votre document représente une centaine d’heures, il est sans doute judicieux d’investir dix heures de formation qui, au final, doubleront votre productivité.

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Mise en forme

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De la même manière, l’apprentissage de quelques-uns des nombreux raccourcis clavier de Word vous fera gagner un temps précieux. Un principe extrêmement simple mérite d’être systématisé : quand vous saisissez du texte, il ne faut pas utiliser la souris pour réaliser une commande qui peut être effectuée au clavier. N’oubliez pas, par exemple, que vous pouvez sélectionner du texte, vous déplacer ou bien encore mettre en forme des caractères en vous servant uniquement du clavier. Si vous êtes véritablement rétif à la dactylographie et si vous n’avez pas les moyens de sous-traiter l’opération de saisie de votre document, vous pouvez également envisager les solutions de dictée vocale qui sont aujourd’hui des techniques relativement au point. Vista, le dernier système d’exploitation de Microsoft intègre d’ailleurs cette technologie.

MISE EN FORME Pour un document long, il est sans doute préférable de réaliser la mise en forme une fois que la quasi-totalité du texte a été saisie. On distingue en général trois types de mise en forme dans un document : la mise en forme des caractères (gras, italique, souligné, etc.), la mise en forme des paragraphes (alignement, retrait, interligne, etc.) et la mise en forme de la page qui s’applique habituellement au document en entier (marges, taille du papier, orientation, etc.). Quand on souhaite faire varier les paramètres de mise en forme de la page au sein d’un même document, on est obligé de découper le document en plusieurs sections ; ainsi, au sein de chaque section, on pourra modifier certains paramètres de mise en forme. Même si vous n’utilisez pas l’intégralité des nombreuses possibilités de mise en forme de Word, il est important au moins d’en connaître l’existence et de localiser leur emplacement dans l’interface du logiciel. Ainsi les paramètres de mise en forme des caractères se trouvent dans le menu FormatÆPolice. Vous noterez dans la boîte de dialogue Police la présence de l’onglet Espacement des caractères qui permet de modifier ce que l’on appelle l’approche ou l’interlettrage. Ces commandes sont extrêmement pratiques quand on veut optimiser la mise en page et faire tenir absolument un énoncé dans un espace réduit. En réduisant quelque peu l’espace entre

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4

Chapitre 1. Principes fondamentaux d’un traitement de texte

les caractères, vous pouvez gagner de la place et votre astuce sera indétectable à l’œil nu. Les commandes de mise en forme des paragraphes se trouvent dans le menu FormatÆParagraphe. Vous noterez la présence de l’option Niveau hiérarchique, de l’onglet Enchaînements et du bouton Tabulations. L’option Niveau hiérarchique permet de définir le niveau de titre d’un paragraphe, ce qui a des conséquences dans son positionnement dans la table des matières. L’onglet Enchaînements propose de nombreuses options intéressantes, notamment le contrôle des veuves et des orphelines. Rappelons qu’une veuve est la dernière ligne d’un paragraphe qui se retrouve toute seule en haut d’une page et une orpheline est la première ligne d’un paragraphe imprimée toute seule en bas d’une page. Le bouton Tabulations ouvre la boîte de dialogue Tabulations qui permet de définir (on dit aussi poser) des tabulations. Au début du traitement de texte, les tabulations servaient principalement à la création des tableaux. Dans la mesure où cette opération est aujourd’hui totalement automatisée et interactive, on a un peu tendance à oublier l’utilisation des tabulations. Pourtant, les tabulations représentent le seul moyen de positionner précisément un texte. Si vous souhaitez par exemple avoir sur une même ligne un énoncé centré sur la page et un autre énoncé justifié à droite, vous vous rendrez vite compte que seules les tabulations permettent de réaliser cela, même si l’utilisation d’un tableau sans bordures permet d’approcher un résultat équivalent. Pour autant, dans le cadre d’un document long, la mise en forme des caractères et des paragraphes n’est pas réalisée avec les commandes des menus FormatÆPolice et FormatÆParagraphe, mais à l’aide de styles prédéfinis. Le chapitre 3 de cet ouvrage aborde cette question en détail. Les commandes de mise en forme de la page se trouvent dans le menu FichierÆMise en page. Nous vous encourageons vivement à examiner attentivement toutes les options de la boîte de dialogue Mise en page qui comporte trois onglets et de nombreuses possibilités. Comme nous l’avons déjà signalé, si vous souhaitez faire varier les paramètres de mise en forme de vos pages au sein d’un même document, vous serez obligé d’insérer des sections dans votre document grâce à la commande InsertionÆSaut.

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5

Règles typographiques

RÈGLES TYPOGRAPHIQUES Quand on rédige un document, il existe un certain nombre de règles formelles, appelées règles typographiques, que l’on doit respecter. Si vous avez correctement paramétré Word, ce dernier vous assistera en vous signalant les erreurs que vous commettez ou bien en les corrigeant automatiquement. Ainsi, quand vous oubliez de saisir un espace entre deux phrases, Word vous le signale. De la même manière, quand vous saisissez un signe de ponctuation double (point-virgule, point d’interrogation ou deux-points), Word insère automatiquement un espace insécable avant. Il n’est peut-être pas inutile de rappeler les règles d’espacement concernant la ponctuation française (ces règles n’étant pas identiques, par exemple, pour la langue anglaise) : Avant

Ponctuation

Signe

Après

pas d’espace

point

.

espace

espace insécable

point-virgule

;

espace

espace insécable

deux-points

:

espace

espace insécable

point d’interrogation

?

espace

espace insécable

point d’exclamation

!

espace

pas d’espace

points de suspension

… (133)

espace

pas d’espace

virgule

,

espace

pas d’espace

apostrophe

‘

pas d’espace

pas d’espace

trait d’union

-

pas d’espace

espace

tiret

— (151)

espace

espace

guillemet ouvrant

« (171)

espace insécable

espace insécable

guillemet fermant

» (187)

espace

espace

parenthèse ouvrante

(

pas d’espace

pas d’espace

parenthèse fermante

)

espace

➤

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Chapitre 1. Principes fondamentaux d’un traitement de texte

Avant

Ponctuation

Signe

Après

espace

accolade ouvrante

{

pas d’espace

pas d’espace

accolade fermante

}

espace

espace

crochet ouvrant

[

pas d’espace

pas d’espace

crochet fermant

]

espace

Comme son nom l’indique, un espace insécable (Ctrl + Maj + Espace) est un espace qui ne peut pas être séparé des deux mots ou signes qui l’encadrent. Le fait de saisir un espace insécable devant le caractère point-virgule empêche, par exemple, que ce caractère se retrouve en début de ligne, alors que l’espace situé devant occupe l’extrémité de la ligne précédente. Comme nous l’avons indiqué, vous n’avez pas trop de souci à vous faire avec ces règles concernant la ponctuation car Word les gère automatiquement. En revanche, vous devez aussi vous servir d’espaces insécables pour ne pas couper certaines expressions comme les dates ou les heures ou bien encore des énoncés comportant des chiffres et des lettres (par exemple, Louis XVI). Vous noterez dans le précédent tableau la présence de nombres entre parenthèses après certains signes de ponctuation. Ces nombres indiquent le code ASCII1 du caractère. Quand un caractère ne figure pas sur le clavier, vous pouvez soit utiliser la boîte de dialogue Caractères spéciaux (InsertionÆCaractères spéciaux) soit saisir directement au clavier le code ASCII du caractère précédé de la touche Alt. Ainsi, pour saisir un tiret, vous devez maintenir la touche Alt enfoncée et saisir sur le pavé numérique un zéro suivi des trois chiffres du code ASCII (151 dans notre exemple).

1. American Standard Code for Interchange Information ; la table ASCII contient 256 caractères. Aujourd’hui on utilise plus volontiers les caractères Unicode qui permettent de gérer toutes les langues étrangères.

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Règles typographiques

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Figure 1.1 – Boîte de dialogue Caractères spéciaux

En examinant le contenu de la boîte de dialogue Caractères spéciaux, vous vous apercevrez qu’il existe plusieurs types de tirets et plusieurs types d’espaces. En règle générale, les tirets demi-cadratin servent pour les énumérations ou pour indiquer des dialogues alors qu’une paire de tirets cadratin s’utilise à la place des parenthèses. Le cadratin est un terme d’imprimerie qui désigne un espace de la taille du corps employé pour composer le texte ; un demi-cadratin est deux fois plus petit qu’un cadratin. Les règles de typographie ne se limitent pas aux règles d’espacement avant et après les signes de ponctuation, et nous ne saurions trop vous recommander de consulter un manuel spécialisé en la matière.1 Vous devez également saisir des majuscules accentuées quand cela est nécessaire ; Word peut aussi vous assister dans cette tâche si vous cochez la case Majuscules accentuées en français dans la commande OutilsÆOptionsÆÉdition. Vous trouverez également les codes ASCII (par exemple 201 pour É) et les 1. On trouve en ligne de nombreux sites présentant les règles élémentaires de typographie. Le site de mon collègue Jacques Poitou constitue une bonne référence en la matière : http://perso.univ-lyon2.fr/~poitou/Enseignements/Typo.html

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Chapitre 1. Principes fondamentaux d’un traitement de texte

touches de raccourci des majuscules accentuées dans l’onglet Symboles de la boîte de dialogue Caractères spéciaux. En ce qui concerne la césure (coupure des mots), Word ne la gère pas par défaut si bien que lorsqu’un mot ne tient pas sur une ligne, il est rejeté sur la ligne suivante. En général, cela ne pose pas de problème et si votre texte est justifié, Word répartit harmonieusement l’espace entre les mots. Cependant, si votre texte contient des mots très longs (notamment des termes scientifiques), le fait que Word ne coupe pas les mots peut se révéler gênant car il y aura énormément de blanc entre les mots. La gestion de la coupure des mots peut être manuelle ou automatique et vous atteindrez cette fonctionnalité par la commande OutilsÆLangueÆCoupure de mots. Vous pouvez aussi améliorer la gestion de la coupure des mots en utilisant des traits d’union conditionnels (Ctrl + 6) ou bien des traits d’union insécables (Ctrl + 8).

OPTIONS DE WORD Word regorge d’options : 169 pour Word 2000, 205 pour Word 2003 et 232 pour Word 2007. Même s’il est inutile de toutes les mémoriser, il faut au minimum savoir accéder à la boîte de dialogue qui permet de les paramétrer et connaître les grandes catégories d’options afin de pouvoir vous y reporter en cas de besoin. Sous Word 2007, on accède aux options en cliquant sur le Bouton Office puis sur le bouton Options Word. Pour les autres versions de Word, la commande OutilsÆOptions affiche la boîte de dialogue Options qui comporte une dizaine d’onglets regroupant les options par catégorie. Nous vous encourageons vivement à parcourir au moins une fois tous les onglets afin de connaître toutes les possibilités de paramétrage de Word. Tout au long de cet ouvrage, nous vous signalerons les options importantes qui ont un impact sur la création de votre document, mais nous allons nous contenter d’insister pour l’instant sur les options d’affichage de Word. Nous vous conseillons de cocher la case Tous dans la rubrique Marques de format. Nous considérons en effet qu’il est important quand vous saisissez le texte de votre document de pouvoir matérialiser les espaces, les tabula-

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Correction orthographique

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tions et les marques de paragraphe. Cette option vous procure un bien meilleur contrôle sur la saisie du texte et vous permet, par exemple, de vous assurer que vous n’avez pas saisi deux espaces à la suite.

Figure 1.2 – Options d’affichage de Word

CORRECTION ORTHOGRAPHIQUE Word dispose d’un correcteur orthographique et grammatical ; même si ces deux outils sont loin d’être parfaits, ils peuvent constituer un premier filtre dans le processus de relecture de votre document. Rappelons ici le principe du correcteur orthographique de Word : ce dernier se contente de signaler tous les mots qui ne figurent pas dans son dictionnaire. Cela a pour conséquence que la phrase « île hait tallé hache thé dé zoo gnon » sera considérée par Word comme orthographiquement juste puisque tous les mots de cette « phrase » figurent dans le dictionnaire de Word. L’autre conséquence est que vous devez ajouter au dictionnaire de Word tous les mots

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Chapitre 1. Principes fondamentaux d’un traitement de texte

justes qu’il ne connaît pas, notamment tout le vocabulaire technique de votre discipline. Malgré ces limites, il ne faut pas négliger cette première forme d’assistance que peut représenter le correcteur orthographique dans la traque des coquilles qui peuvent émailler votre texte. Le correcteur grammatical de Word est plus décevant dans la mesure où il détecte peu de fautes et signale parfois des erreurs qui n’en sont pas. Encore une fois, il ne faut pas non plus le rejeter totalement car il permet néanmoins de détecter certaines fautes de grammaire grossières (fautes d’accord, verbes mal conjugués ou erreurs typographiques). Vous noterez aussi que la boîte de dialogue des options de Word dispose d’un onglet Grammaire et orthographe que nous vous encourageons à étudier. Si la grammaire n’est vraiment pas votre fort, vous pouvez envisager l’acquisition d’un correcteur spécialisé qui s’interface avec Word ; les logiciels comme Prolexis, Correcteur 101 ou Cordial fournissent de bien meilleurs résultats que les outils intégrés de Word. L’erreur étant humaine, il est parfaitement normal de commettre des bévues lors de la saisie, qu’il s’agisse d’une coquille ou bien d’une méconnaissance de la grammaire française. Sachant cela, vous devez intégrer dans le planning de la production de votre document long une phase de relecture. Cette phase se fera à l’aide des outils que nous venons de signaler, mais fera surtout intervenir des êtres humains. Il est important que vous relisiez vous-même votre travail, mais encore plus important sans doute que vous le fassiez relire par une autre personne qui pourra détecter toutes les erreurs que vous n’avez pas vues. De la même manière que nous avons insisté sur le respect des règles typographiques, il nous paraît important de veiller à la justesse orthographique et grammaticale de votre document. Il ne nous appartient pas ici de nous lancer dans le débat récurrent sur la langue française qui fout le camp et sur les conséquences néfastes pour l’orthographe du chat et des SMS, mais nous nous bornerons à rappeler quelques évidences : • écrire correctement relève de la courtoisie car vous facilitez ainsi le travail de la personne qui vous lit ; n’oubliez jamais que vous écrivez pour être lu, si bien que tout ce qui facilite le processus de communication est bon à prendre ;

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Rechercher et remplacer

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• les personnes qui vous lisent peuvent attacher de l’importance à la justesse orthographique ; si elles sont chargées de vous évaluer, vous éviterez de les irriter inutilement en soignant votre expression ; • certains écrits peuvent vous suivre tout au long de votre vie professionnelle et cela vaut peut-être le coup d’en soigner la forme si vous ne voulez pas avoir à en rougir plus tard.

RECHERCHER ET REMPLACER J’ai l’habitude de dire que la commande de recherche et de remplacement m’a souvent économisé des journées de travail. Quand on connaît toutes les subtilités de cette commande, on se rend compte de sa puissance et de toutes les possibilités qu’elle offre. Cette commande (Ctrl + H) comporte un bouton Plus qui permet d’agrandir la boîte de dialogue afin d’offrir des options supplémentaires. Dans la version complète de la boîte de dialogue, vous noterez la présence des boutons Format et Spécial. Le premier bouton permet de rechercher une mise en forme particulière et éventuellement de la remplacer par une autre mise en forme. Il devient ainsi facile de remplacer sur tout un document un style par un autre. Le deuxième bouton donne accès à toute une série de caractères spéciaux (tabulation, saut de page, marque de paragraphe, etc.) autorisant des remplacements en série qui font gagner un temps précieux. Si vous voulez, par exemple, vous assurer qu’il y a bien dans votre document un espace insécable devant chaque caractère deux-points, une simple opération de recherche et de remplacement fera l’affaire en quelques secondes1.

1. La programmation en VBA de la fonctionnalité de recherche et de remplacement peut encore augmenter la puissance de cette commande. Vous trouverez dans les fichiers qui accompagnent cet ouvrage des exemples de macros Word qui utilisent cette technique.

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Chapitre 1. Principes fondamentaux d’un traitement de texte

TABLEAUX L’insertion des tableaux dans un document a été grandement facilitée et on n’est plus aujourd’hui obligé de poser des tabulations pour réaliser un tableau. En effet, la commande TableauÆInsérerÆTableau permet de définir le nombre de lignes et de colonnes du tableau que l’on souhaite. Il est ensuite possible, avec la souris, de redimensionner de manière totalement interactive les colonnes d’un tableau. Vous noterez qu’il est même possible de tracer entièrement un tableau à la souris grâce à la commande TableauÆDessiner un tableau. Cette apparente facilité masque une relative complexité des tableaux qui comportent en fait de nombreuses options. La première difficulté quand vous travaillez avec un tableau consiste à ne sélectionner que le tableau lui-même et à ne pas faire déborder la sélection sur les lignes au-dessus ou au-dessous qui ne font pas partie du tableau. Par exemple, si vous sélectionnez un tableau et la ligne qui est juste en dessous, vous n’avez pas accès aux propriétés du tableau. La deuxième difficulté provient du nombre d’options et nous vous invitons à prendre le temps de découvrir tous les onglets de la boîte de dialogue Propriétés du tableau. Vous constaterez, par exemple, que l’option Redimensionner automatiquement pour ajuster au contenu est cochée par défaut, ce qui pose souvent des problèmes, la largeur des colonnes évoluant au gré de la saisie. Retenez enfin que quand il crée un tableau, Word crée automatiquement un quadrillage. Vous pouvez facilement vous en débarrasser en supprimant les bordures du tableau. Quand vous devez positionner certains éléments textuels sur une page, la création d’un tableau sans bordures sera souvent plus facile que la pose de tabulations.

MODÈLES DE DOCUMENT La notion de modèle de document est très importante dans Word et malheureusement les utilisateurs de ce traitement de texte ignorent souvent tout de cette notion que nous vous conseillons d’approfondir. Un modèle est un document spécial qui sert à produire d’autres documents. Ainsi, chaque document Word est basé sur un modèle (un moule, une usine à documents). Quand on crée un nouveau document, Word crée le

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Aide en ligne

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document en se basant sur le modèle par défaut qui se nomme Normal.dot (dot est l’extension des modèles de document, le « t » de « dot » signifiant template qui en anglais veut dire « modèle »). Si on veut préciser un modèle particulier, il faut utiliser la commande FichierÆNouveau et choisir parmi les nombreux modèles proposés par Word ou bien parmi ceux que l’on a créés. Si dans l’Explorateur de fichiers, vous faites un double-clic sur un modèle de Word, vous n’allez pas ouvrir ce modèle dans Word, mais créer un nouveau document qui sera basé sur ce modèle. Si vous voulez ouvrir un modèle pour le modifier ou bien voir ce qu’il contient, vous devez utiliser la commande Word FichierÆOuvrir et préciser que vous voulez comme type de fichier un modèle de document. Un modèle peut contenir différents éléments comme des styles, des macros, des menus et des barres d’outils dont héritera tout document qui sera basé sur ce modèle. Dans Word 2007, les modèles ont pour extension dotx ou dotm quand ils contiennent des macros. Si vous trouvez que Word ne fonctionne pas très bien et que des menus ont disparu de l’interface, la cause principale est bien souvent une corruption du fichier Normal.dot. Le plus simple est alors de supprimer ce fichier qui se trouve normalement dans le dossier Application Data\Microsoft\Modèles de l’utilisateur sous le répertoire Documents and Settings. Au prochain redémarrage de Word, le fichier Normal.dot sera recréé. Cela étant, si vous stockez de nombreux éléments personnalisés dans Normal.dot, vous avez tout intérêt à en faire des copies régulièrement de manière à pouvoir restaurer une copie saine en cas de corruption du fichier.

AIDE EN LIGNE Les logiciels ne sont plus aujourd’hui fournis avec des manuels qui vous guident dans le fonctionnement de l’application. Il faut donc se rabattre sur des ouvrages du commerce ou bien utiliser les possibilités de l’aide en ligne. Cette dernière étant toujours accessible et intégrée au logiciel, elle sera souvent privilégiée. L’aide en ligne se compose en fait de deux parties : des fichiers d’aide qui sont enregistrés sur votre disque dur lors de l’installation de Word, ainsi que des pages Web qui peuvent être interrogées si vous

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Chapitre 1. Principes fondamentaux d’un traitement de texte

disposez d’une connexion Internet. L’aide en ligne étant souvent la seule ressource dont vous disposiez en cas de problème, vous avez tout intérêt à prendre du temps pour l’apprivoiser, d’autant plus qu’elle n’est pas toujours un modèle de clarté ou de pédagogie, même si des efforts ont été réalisés ces dernières années. Vous devez donc apprendre à vous repérer dans toute cette documentation et également repérer certains sites communautaires sur le Web qui constituent de bonnes ressources d’informations sur Word. Le site Web de Microsoft comporte également de très nombreuses informations, le plus difficile étant de retrouver les renseignements qui sont vraiment utiles dans cette jungle informationnelle. La Knowledge Base1 (base de connaissances, en abrégé KB) est, à elle seule, une véritable mine d’informations ; chaque article de cette base traite d’un sujet différent et vous y trouverez, presque à tous les coups, l’information que vous cherchez. Le seul inconvénient est que cette base contient des centaines de milliers d’articles, ce qui signifie que si vous ne ciblez pas bien votre recherche, votre requête sera noyée dans le bruit documentaire. L’autre écueil est que même s’il existe une version francisée de la Knowledge Base, il est préférable d’interroger la KB en anglais car la base est beaucoup plus complète. Il faut donc apprendre à maîtriser ce très bel outil où vous trouverez notamment des compléments à la documentation ainsi que des articles expliquant comment remédier aux bugs de Word. Comme tout logiciel qui se respecte, Word ne se comporte pas toujours comme on s’y attend car il contient des erreurs de programmation. Dans ce cas-là, plutôt que de perdre du temps à chercher les raisons de ce dysfonctionnement, il est toujours préférable d’interroger la KB pour savoir si ce bug n’a pas été répertorié par Microsoft. Si vous trouvez dans un article la phrase « Microsoft has confirmed this to be a problem in the Microsoft products listed at the beginning of this article », vous serez au moins rassuré de savoir qu’il est normal que cela ne fonctionne pas et on vous expliquera en général comment contourner le problème ou… vivre avec.

1. La KB est accessible à http://support.microsoft.com/search/?adv=1

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Images

Figure 1.3 – Interrogation de la Knowledge Base

IMAGES Même si les documents longs sont souvent des textes copieux sans beaucoup de graphismes, Word sait néanmoins gérer de nombreux types et formats d’images1. Les images peuvent être créées directement dans Word ou bien importées dans le traitement de texte quand il ne sait pas les produire. Parmi les types d’images importables, on peut citer les photographies numériques, les reproductions d’œuvres numérisées, les graphismes produits par d’autres logiciels, les copies d’écran, etc. Nous allons dresser un rapide panorama de toutes ces possibilités.

Insertion d’images Pour insérer une image dont vous possédez le fichier, positionnez le curseur à l’emplacement où vous voulez placer l’image et choisissez la commande InsertionÆImageÆÀ partir du fichier. Une fois l’image insérée, faites un clic droit sur l’image et choisissez Format de l’image dans le menu contextuel. Les différents onglets de la boîte de dialogue Format de l’image permettent de paramé1. http://support.microsoft.com/kb/320314/en-us

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Chapitre 1. Principes fondamentaux d’un traitement de texte

trer la couleur, la luminosité, le contraste et la taille de l’image, ainsi que son habillage et sa compression (pour faire diminuer le poids de votre document, vous pouvez décider de compresser toutes les images). Quand vous placez une image dans Word, la boîte de dialogue Insérer une image vous laisse le choix entre l’insertion et la liaison de l’image (Insérer ou Lier au fichier). Dans le premier cas, l’image est contenue dans le document Word et dans le deuxième cas, Word crée simplement un lien vers le fichier image. Si vous avez beaucoup d’images à placer, nous vous conseillons de créer un répertoire où vous stockerez toutes vos images, puis de définir ce répertoire comme dossier par défaut pour vos fichiers d’images dans OutilsÆOptionsÆDossiers par défaut. Ensuite, vous utiliserez systématiquement la commande Lier au fichier quand vous insérerez une image. Pour gagner du temps, vous pouvez aussi afficher la barre d’outils Image.

Création de graphismes dans Word Word possède une quantité impressionnante d’outils intégrés qui permettent de créer différents types de graphismes : • Barre d’outils Dessin (excellent outil de dessin vectoriel) • Barre d’outils WordArt (ajout de texte stylisé) • InsertionÆDiagramme (6 types de diagrammes disponibles dont les organigrammes hiérarchiques) • InsertionÆImageÆImages Clipart (bibliothèque d’images) • InsertionÆImageÆFormes automatiques (lignes, connecteurs, flèches, étoiles, bulles, etc.) • InsertionÆImageÆGraphique (graphique similaire à ceux produits par Excel) Cette richesse fonctionnelle est souvent inexploitée et la plupart des utilisateurs ont le réflexe de créer un graphisme dans un autre logiciel pour l’importer dans Word. C’est notamment le cas pour les graphiques d’Excel, alors que Word sait parfaitement gérer ce type de graphique. Nous vous conseillons de privilégier les ressources internes de Word en matière de graphisme avant de vous orienter vers une solution externe.

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2 Organisation du travail Un document long implique forcément un long travail, si bien qu’il convient de protéger son investissement en organisant au mieux le processus de création du document. Penser que la production d’un document long se résume à la rédaction de ce document serait une grave erreur. Un travail d’une telle ampleur nécessite une véritable organisation qui s’assimile à une gestion de projet. Nous insisterons ensuite lourdement sur la nécessité des sauvegardes puis nous montrerons comment optimiser son environnement de travail.

PLANIFICATION Quand on pense que la durée minimale d’écriture d’une thèse est de trois années, on se dit que l’on a intérêt à optimiser la gestion de son temps de travail. Fort heureusement, la durée de production moyenne des autres types de documents longs n’est pas aussi importante ; cependant, même une rédaction s’étalant sur quelques mois nécessite une véritable planification qui peut s’apparenter à une gestion de projet. La première des choses à faire consiste à inventorier toutes les étapes qui seront nécessaires à l’élaboration du document final ainsi qu’à son exploitation. Voici par exemple une liste non exhaustive de tâches à accomplir pour la rédaction d’un mémoire de master :

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Chapitre 2. Organisation du travail

• délimitation du sujet • élaboration de la problématique • établissement du plan • lectures • compilation de références bibliographiques • rédaction • indexation • relectures • impression • dépôt du document • envoi aux membres du jury • préparation de la soutenance • soutenance À chacune de ces étapes, vous devez attribuer une durée et ensuite réaliser un planning qui sera compatible avec le temps dont vous disposez jusqu’à la soutenance. Il est inutile d’employer pour ce faire un logiciel de gestion de projet et de formaliser vos tâches à l’aide de diagrammes de Gantt ; contentez-vous de lister toutes les étapes dans un tableau et de leur attribuer une durée réaliste. Une fois cette planification réalisée, le plus dur sera de la respecter. Pour ne pas vous stresser outre mesure, prévoyez une marge de sécurité qui autorise de légers débordements. Le fait de prévoir du temps pour l’indexation et les relectures est un gage de qualité de votre travail car vous êtes ainsi assuré que ces étapes importantes ne seront pas bâclées, voire carrément passées à la trappe. Trop d’étudiants avouent le jour de leur soutenance ne pas avoir pris le temps de relire ou de faire relire leur mémoire. Bien évidemment, le jury pénalise l’étudiant dont le document comporte un trop grand nombre de coquilles et de fautes d’orthographe.

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Décisions à prendre avant de commencer

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DÉCISIONS À PRENDRE AVANT DE COMMENCER Avant de vous lancer dans la rédaction de votre document, vous devez prendre un certain nombre de décisions dont certaines ont des conséquences importantes.

Diviser pour mieux régner ? Si vous consultez des manuels consacrés à l’étude de Word, vous constaterez souvent qu’il est recommandé pour la rédaction des documents volumineux de constituer un document maître et des sous-documents. Dans ce type d’organisation, le document maître constitue une sorte de table des matières qui pointe vers chacun des sous-documents qui contiennent les parties ou les chapitres du document long. Si cette organisation peut paraître de prime abord judicieuse car vous ne travaillez à la fois que sur une partie réduite de votre document, elle se révèle au final trop contraignante pour être bénéfique. Ce type de structuration était parfaitement justifié il y a une vingtaine d’années quand il était difficile de traiter des documents de plus d’une centaine de pages, mais Word est aujourd’hui parfaitement capable de gérer des documents de plusieurs milliers de pages sans aucun problème. On perd un peu de temps lors du chargement du fichier et les fichiers sont plus volumineux, mais le fait de traiter son document en une seule unité résout toute une série de problèmes qui se posent lors de l’utilisation d’un document maître. En fait, la décision de créer un document maître et des sous-documents sera dictée par la configuration matérielle de votre ordinateur ; si vous avez un ordinateur récent qui possède suffisamment de mémoire vive, vous pouvez gérer votre document en un seul fichier, Word acceptant des documents d’une longueur maximale de 32 Mo de texte (ce qui représente près de 16 000 pages de texte au format que vous tenez entre les mains).

Choix de la feuille de styles Même si nous avons dit dans le chapitre précédent que la mise en forme pouvait se faire après la saisie complète du texte, il n’est pas déraisonnable de mettre en forme votre texte une fois qu’une partie significative aura été rédi-

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Chapitre 2. Organisation du travail

gée. Pour ce faire, vous devrez utiliser une feuille de styles ; le prochain chapitre est entièrement consacré à cette question délicate et nous y reviendrons donc en détail. Pour autant, la question du choix de la feuille de styles doit être réglée avant de commencer la rédaction. Il n’y a en général que deux solutions : soit la feuille de styles vous est imposée, soit vous devez la créer vous-même. Dans le premier cas, vous n’aurez rien à faire ; dans le second cas, il vous faudra élaborer avec soin ce qui donnera une identité visuelle à votre document. Même si vous avez parfaitement le droit de modifier à l’issue de la rédaction votre feuille de styles, vous devez au moins avoir prévu avant de commencer la rédaction toutes les mises en forme que vous utiliserez dans votre document. Bien évidemment, il faut à ce moment-là réaliser de nombreux tests et vous emploierez pour ce faire un texte fictif dont la nature se rapproche du type de document que vous avez à écrire.

Nommage du document À première vue, cela peut sembler étrange de s’attarder sur le choix du nom du document, mais vous allez vite comprendre l’intérêt de la chose. Si votre document conserve toujours le même nom, vous ne pouvez pas conserver l’historique des évolutions de votre document. Pour ce faire, le seul moyen est d’attribuer un nom différent à chacune des versions de votre document. Dans ces conditions, il convient de définir une convention de nommage que vous utiliserez tout au long de la rédaction de votre document. Cette procédure vous permet de garder la trace des versions successives. De plus, en cas de corruption d’un fichier, il est facile de repartir de l’avant-dernière version du document. Pour prendre en compte les différentes versions d’un même document, vous devez le sauvegarder sous des noms différents à l’issue de chaque modification. Vous aurez ainsi toute une série de documents dont les noms indiqueront le numéro de version ou bien la date du document (Document_V1.DOC, Document_V2.DOC, Document_V3.DOC ou bien encore Document_10-01-07, Document_1401-07, Document_21-01-07, etc.). Ce système est un peu contraignant au départ, mais une fois que l’on en a pris l’habitude, il se révèle très simple à utiliser et augmente considérablement la sécurité de vos sauvegardes. Ce système accroît bien sûr le volume à sauvegarder, mais nous vivons à une époque où le Go est très bon marché.

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Gestion des sauvegardes

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GESTION DES SAUVEGARDES Il existe quelques axiomes de base en informatique et notamment le fait que l’on doit toujours effectuer une copie de sauvegarde de ses informations importantes. Cette copie de sauvegarde doit bien évidemment s’effectuer sur un support physique indépendant de l’emplacement où le fichier original se situe ; en effet, il serait totalement inutile d’effectuer une copie de sauvegarde sur le même disque qui renferme le fichier original car, en cas de défaillance du disque, l’original et sa copie seraient perdus. Pratiquement, cela signifie que si l’on stocke ses fichiers sur son disque dur, ce qui est le cas le plus fréquent, il faut créer la copie de sauvegarde sur un CD-R ou bien encore une clé USB. Aujourd’hui les solutions de sauvegarde sont tellement nombreuses et bon marché que le problème n’est plus du tout technique, mais psychologique. En effet, les utilisateurs ont en général bien du mal à admettre la nécessité de réaliser des sauvegardes. Pourtant les raisons pour qu’une information stockée sur un support informatique devienne illisible sont très nombreuses : coupure de courant, foudre, virus, inattention, malveillance, incendie, dégât des eaux et vol sont des scénarios parfaitement envisageables qui n’arrivent pas qu’aux autres. Le plus pénible en la matière est sans doute que les discours ne servent à rien car l’utilisateur ne prend conscience du problème que lorsqu’il a été victime de la perte d’un fichier important… Nous tenterons néanmoins de convaincre les sceptiques en posant une seule question : combien de temps vous faudrait-il pour reconstituer l’intégralité de votre document s’il fallait repartir de zéro ? Une fois que vous avez véritablement compris la nécessité de protéger votre investissement et que vous êtes décidé à effectuer des sauvegardes, vous devez vous poser la question du support des sauvegardes et de leur fréquence. Le problème du choix du support de sauvegarde est assez complexe et l’on pourrait facilement consacrer un livre entier à ce sujet. Pour vous guider dans votre choix, il faut prendre en compte les éléments suivants : coût, facilité de sauvegarde, facilité de restauration et estimation de la longévité des sauvegardes. Nous vous proposons ci-dessous un scénario de sauvegarde complet et bon marché :

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Chapitre 2. Organisation du travail

• À la fin de chaque journée de travail, vous faites une copie de sauvegarde de votre document (dont le nom respecte les conventions de nommage que vous avez définies) sur votre clé USB et vous envoyez par FTP une copie de votre document sur votre espace perso (chez le FAI Free, vous bénéficiez gratuitement d’un espace de 10 Go). • Toutes les semaines, vous gravez un CD-RW (ou un DVD-RW en fonction du volume de vos fichiers) qui contient l’ensemble des fichiers produits lors de la semaine. • Tous les mois, vous gravez un DVD rassemblant tous les fichiers produits dans le mois et vous stockez ce DVD dans un lieu différent de votre domicile. Tout système de secours doit être régulièrement testé et c’est la raison pour laquelle on fait des exercices d’alerte au feu. Vos sauvegardes ne font pas exception à cette règle de base en matière de sécurité et vous devez donc régulièrement vérifier la qualité de vos sauvegardes. Pour un document vraiment important, il est préférable de réaliser deux copies de sauvegarde et de les stocker dans deux endroits différents. En effet, si un incendie détruit votre habitation, il y a de grands risques pour que votre ordinateur et vos sauvegardes partent en fumée. Un utilisateur prudent conserve un deuxième jeu de sauvegarde dans un autre lieu (résidence secondaire, coffre à la banque, etc.). Cette clause fait d’ailleurs partie de tous les contrats d’assurance qui couvrent le risque informatique.

OPTIMISATION DE L’ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL Un travail de longue haleine sur un même document mérite que l’on s’attarde sur tous les moyens qui permettent d’améliorer la productivité. Word met à votre disposition toute une série d’options qui augmentent l’ergonomie du logiciel. Nous avons déjà signalé le rôle des options dans la personnalisation du logiciel et nous allons revenir sur quelques options qui méritent le détour.

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Optimisation de l’environnement de travail

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Dans l’onglet Enregistrement de la boîte de dialogue Options, nous vous conseillons de cocher les options suivantes : • Toujours créer une copie de sauvegarde • Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les 10 minutes Dans l’onglet Dossiers par défaut de la boîte de dialogue Options, nous vous conseillons de définir le dossier qui contient votre document ; de la sorte vous pourrez ouvrir plus rapidement votre document de travail. Comme nous n’utilisons pas toujours le même nom de fichier pour notre document, il est impossible de définir un raccourci vers ce document. En revanche, il existe une autre technique pour ouvrir le dernier fichier que Word a enregistré. En effet, Word admet plusieurs paramètres sur sa ligne de commande (appelés dans l’aide en ligne commutateurs de démarrage) dont le paramètre /mfile qui permet d’ouvrir au démarrage un des fichiers de la liste des derniers fichiers utilisés. Si vous créez un raccourci dont la cible est WINWORD.EXE /mfile1, Word charge à l’ouverture le premier fichier de la liste des derniers fichiers utilisés (ce genre d’information figure dans la Knowledge Base, mais pas dans l’aide en ligne). Vous pouvez également optimiser la saisie en jouant sur les différentes possibilités de la boîte de dialogue Correction automatique (OutilsÆOptions de correction automatique). Les différents onglets de cette boîte de dialogue offrent des fonctionnalités intéressantes tant du point de vue de la correction automatique que des insertions automatiques. D’une part Word peut corriger automatiquement les fautes que vous commettez souvent, comme des inversions de lettres, mais il peut aussi appliquer certaines mises en forme comme la transformation des guillemets anglais (") en guillemets typographiques («). Grâce aux onglets Correction automatique et Insertion automatique, vous avez également la possibilité de faire saisir automatiquement des expressions en ne tapant simplement que quelques lettres. Dans l’exemple illustré à la figure 2.1, la suite de caractères « lds » sera automatiquement remplacée par l’expression « Laboratoire dynamique des systèmes ».

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Chapitre 2. Organisation du travail

Figure 2.1 – Boîte de dialogue Correction automatique

Si dans votre document vous avez beaucoup d’expressions qui reviennent souvent, vous avez tout intérêt à les définir en tant qu’option de correction automatique ou bien en tant qu’insertion automatique. Vous pouvez enfin configurer complètement l’interface utilisateur de votre logiciel pour qu’il soit le plus ergonomique possible. Word permet en effet une grande souplesse dans le paramétrage de son interface et vous pouvez ainsi définir les barres d’outils qui s’affichent. Vous avez même la possibilité de définir vos propres barres d’outils (AffichageÆBarres d’outilsÆPersonnaliser) qui contiendront les outils que vous avez sélectionnés. Si vous utilisez souvent des caractères qui ne figurent pas sur le clavier et que vous avez du mal à retenir des raccourcis clavier, vous pouvez assez facilement créer une barre d’outils qui contiendra ces caractères sur lesquels vous n’aurez plus qu’à cliquer pour qu’ils soient saisis dans votre texte. Vous trouverez dans les fichiers qui accompagnent cet ouvrage une série de barres d’outils personnalisées, dont une barre d’outils qui contient les majuscules accentuées.

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Optimisation de l’environnement de travail

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En matière d’ergonomie, il existe aussi un élément extrêmement important qui est pourtant bien souvent négligé : l’affichage du texte à l’écran. Même si vous n’êtes pas déficient visuel, vous pouvez éviter facilement la fatigue oculaire engendrée par de longues séances de saisie à l’ordinateur en testant les différentes possibilités que Word met à votre disposition. La commande AffichageÆZoom permet d’ajuster la taille des caractères à l’écran. La commande AffichageÆNormal permet un affichage des caractères plus grand car elle masque les détails de la mise en page. Vous pouvez bien évidemment sélectionner la couleur des caractères à l’écran ainsi que celle du fond de l’écran. N’oubliez pas également si vous êtes équipé de Windows XP ou Windows Vista de sélectionner la technologie ClearType comme méthode de lissage des polices écran dans les propriétés d’affichage de Windows. En conclusion, vous devez bien comprendre que plus le travail de rédaction de votre document sera long, plus vous avez intérêt à investir du temps dans la planification et l’optimisation du processus rédactionnel.

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3 Gestion des styles Quand on demande à des utilisateurs de micro-ordinateurs s’ils ont déjà utilisé Word, l’immense majorité répond par l’affirmative. Quand on demande ensuite à ce même groupe qui a déjà utilisé une feuille de styles, les réponses sont en général négatives. Ce constat n’est finalement guère étonnant car on n’a réellement besoin des feuilles de styles que lorsque l’on crée des documents longs. Si l’on se contente de rédiger sous Word son CV, une dissertation ou bien encore un document de quelques pages, on ne ressent pas le besoin d’utiliser les styles de Word. De plus, la mise en forme de base du texte est tellement simple sous Word que la plupart des utilisateurs n’imaginent même pas qu’il puisse y avoir d’autres solutions que de cliquer sur les boutons de la barre d’outils Mise en forme ou d’utiliser les commandes FormatÆPolice ou bien encore FormatÆParagraphe. Pourtant, dès qu’un document atteint un certain nombre de pages et possède une structure un tant soit peu évoluée, l’utilisation des styles devient obligatoire. L’emploi de styles dans un document Word offre les avantages suivants : • gain de temps, • homogénéisation de la mise en forme, • génération automatique de la table des matières, • utilisation du mode plan, • conversion facilitée pour une édition électronique.

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Chapitre 3. Gestion des styles

De toutes les manières, même si vous n’êtes pas convaincu de l’intérêt de l’utilisation des styles, on vous forcera à utiliser une feuille de styles dans de nombreux cas de figures, comme la rédaction d’une thèse, d’un article de revue ou d’un manuscrit à remettre à un éditeur. Dans ces conditions, il est vraiment important de maîtriser parfaitement toutes les subtilités des styles.

UN EXEMPLE DE CE QU’IL NE FAUT PAS FAIRE Afin d’expliquer le concept de style dans Word, nous allons prendre un exemple simple. Imaginez que vous rédigiez un mémoire de deux cents pages dans lequel figurent une centaine de citations. Afin de bien identifier ces citations dans votre texte, vous avez décidé de procéder à certains enrichissements typographiques et le texte de vos citations doit avoir les attributs suivants : • Police : Verdana (la police du texte courant est en Times New Roman) • Italique • Retrait gauche : 1 centimètre • Retrait droit : 1 centimètre • Espace avant : 6 points • Espace après : 6 points Si vous ne connaissez pas l’utilisation des styles, la mise en forme de vos citations risque de vous prendre beaucoup de temps car pour chaque citation, vous allez devoir : • modifier la police pour qu’elle passe de Times New Roman à Verdana, • appliquer l’attribut italique, • afficher la boîte de dialogue Paragraphe pour définir les retraits (gauche et droite) et les espacements (avant et après). Si vous ne connaissez vraiment rien à Word, vous allez devoir faire ce travail de mise en forme pour chacune de vos citations. Pour gagner du temps, vous allez sans doute vite comprendre qu’il est plus efficace de copier puis coller le paragraphe de la citation précédente et d’écraser le

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La solution à notre problème

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texte par celui de la bonne citation. Grâce à ce bricolage, vous allez gagner du temps car tout le travail de mise en forme sera déjà réalisé. Une autre technique consiste à utiliser l’outil Reproduire la mise en forme dont l’icône représente un pinceau. Cet outil très pratique, qui est disponible sur la barre d’outils Standard, permet par mimétisme de reproduire facilement une mise en forme. Si vous pensez pour autant pouvoir vous passer des styles, vous avez tort. Outre le fait que ces manipulations sont relativement fastidieuses, imaginez qu’à la fin de la rédaction de votre mémoire, votre directeur de recherche trouve que votre enrichissement typographique des citations ne convient pas ; il vous demande alors de changer la taille de la police qu’il juge trop importante et de passer du corps 12 au corps 11. Si vous savez utiliser correctement la commande de recherche et de remplacement et sous réserve que vous n’ayez pas utilisé la police employée pour les citations et l’italique pour d’autres mises en forme de votre texte, vous pourrez alors automatiser la modification du style de vos citations. Si tel n’est pas le cas, il va falloir modifier manuellement toutes les occurrences de vos citations et appliquer la nouvelle mise en forme à chaque citation. Avouez que cela est plutôt décourageant et, bien évidemment, cela intervient toujours en fin de rédaction alors que vous préféreriez consacrer du temps à la relecture du texte de votre mémoire ou bien à la préparation de votre soutenance. L’utilisation d’un style permet de résoudre élégamment tous ces problèmes. Un style est tout simplement la mémorisation d’une série de paramètres de mise en forme à laquelle on assigne un nom. Voyons à présent comment à l’aide d’un style on peut résoudre la situation décrite précédemment.

LA SOLUTION À NOTRE PROBLÈME La création d’un style est quelque chose de très simple, comme vous allez le constater. Lors de la saisie de votre première citation, effectuez la mise en forme avec les enrichissements typographiques que vous avez définis. Sélectionnez ensuite le paragraphe de la citation et choisissez la commande FormatÆStyles et mise en forme. Le volet Styles et mise en forme apparaît sur la droite de l’écran. Le texte de votre citation étant toujours bien sélectionné, cliquez sur le bouton Nouveau style.

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Chapitre 3. Gestion des styles

Dans la suite de ce chapitre, afin d’alléger notre texte, nous désignerons le volet Styles et mise en forme sous le terme volet.

Figure 3.1 – Création d’un style par l’exemple

La boîte de dialogue suivante illustrée à la figure 3.2 apparaît. Dans le champ Nom, saisissez Citation et dans le champ Style du paragraphe suivant, saisissez Normal. C’est terminé : vous venez de définir un style !

Figure 3.2 – Création d’un nouveau style

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Concept de feuille de styles

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Une fois le style défini, il suffit de l’appliquer au texte sélectionné : dans notre exemple, vous appliquez en une seule fois six paramètres de mise en forme. Bien évidemment, un style peut contenir de très nombreux paramètres de mise en forme (parfois plus d’une vingtaine) et le principe reste le même. Quand vous souhaitez modifier la mise en forme d’un style, il suffit de modifier le style lui-même et la modification se propagera à l’ensemble du texte auquel ce style a été appliqué. Dans notre exemple, comme le format de citation ne plaît pas à votre directeur de recherche, il vous suffit de modifier le style Citation.

CONCEPT DE FEUILLE DE STYLES On appelle feuille de styles l’ensemble des styles qu’utilise un document ou un type de document. Au sein d’une entreprise, il peut y avoir une feuille de styles pour les rapports et une autre pour les comptes rendus. Dans une université, il peut exister une feuille de styles pour les mémoires de Master et une autre pour les thèses. Chez un éditeur, il y a en général une feuille de styles par collection d’ouvrage. Une feuille de styles implique donc que la mise en pages d’un document ait été pensée au préalable. La feuille de styles peut se présenter sous deux formes : soit un modèle de document Word (.dot) qui contient les styles de la feuille de styles, soit un document Word (.doc) qui renferme également ces styles, ce document pouvant d’ailleurs être produit à partir d’un modèle. On retrouve également le concept de feuille de styles pour les documents HTML ou XML qui emploient des fichiers CSS (Cascading Style Sheet, style sheet signifiant feuille de styles en anglais). Dans ce cas de figure, la mise en forme s’applique à l’affichage des pages Web et les instructions de mise en forme sont séparées du contenu. Quand vous rédigez un document long, l’utilisation d’une feuille de styles, pour les raisons que nous avons déjà évoquées, est impérative. Vous devez par conséquent réfléchir à son utilisation avant de commencer la rédaction de votre document. Il y a en général deux hypothèses : soit la feuille de styles vous est imposée, soit vous avez une totale liberté du choix de la mise en forme de

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Chapitre 3. Gestion des styles

votre document, ce dernier cas devenant de plus en plus rare. En effet, dans la plupart des cas, l’organisme (entreprise, éditeur, université, etc.) sous l’autorité duquel vous rédigez votre document vous imposera sa feuille de styles car les organisations qui manipulent de nombreux documents ont rapidement perçu les avantages qu’elles avaient à normaliser leur production documentaire. Dans ce cas de figure, il ne vous reste plus qu’à vous familiariser avec la feuille de styles qui vous est imposée, c’est-à-dire prendre connaissance de tous les styles qui sont mis à votre disposition. Conscientes des lacunes de leurs étudiants, de plus en plus d’universités imposent d’ailleurs à leurs thésards des formations obligatoires à l’utilisation de la feuille de styles maison. Vous trouverez souvent la graphie « feuille de style » écrite au singulier ; dans la mesure où nous considérons qu’une feuille de styles est une collection de styles, nous préférons employer la marque du pluriel. Si vous avez une totale latitude dans la mise en forme de votre document, vous avez alors trois solutions à votre disposition : • Reprendre intégralement une des nombreuses feuilles de styles que l’on trouve en ligne ; • Reprendre une feuille de styles et l’adapter à vos besoins ; • Créer une feuille de styles en partant de zéro. Si vous êtes pressé et si vous n’avez pas une grande connaissance de Word, la première solution est sans doute la plus simple et la saisie dans un moteur de recherche de la requête « télécharger université "feuille de styles" » vous apportera un grand nombre de réponses. Il n’y a a priori pas de problème juridique à utiliser une feuille de styles produite par une université car l’immense majorité de ces documents est libre de droits1. La deuxième solution est intéressante car vous ne partez pas de rien, mais vous allez quand même pouvoir exercer votre créativité et personnaliser la feuille de styles en fonction de vos besoins. 1. Par exemple, la feuille de styles de l’université Lyon 2 est diffusée en licence Creative Commons : http://theses.univ-lyon2.fr/?q=node/26

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Concept de feuille de styles

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La troisième solution est beaucoup plus délicate car elle implique que l’on possède de l’expérience et des compétences. Elle nécessite au minimum que l’on ait passé du temps à étudier des feuilles de styles produites par d’autres. Quelle que soit la solution adoptée, vous devez au final avoir une collection de styles à votre disposition et bien les connaître. Pour ce faire, le plus simple est sans doute de créer un document contenant un exemple d’utilisation de chaque style, puis de l’imprimer afin de le garder à portée de main. Une autre solution consiste à imprimer la liste des styles d’un document en paramétrant la boîte de dialogue Imprimer (figure 3.3) accessible par le menu FichierÆImprimer. Word imprime alors la liste complète des styles du document en décrivant les attributs de mise en forme de chaque style, comme dans l’exemple suivant : • Titre 1 – Normal + Police : Arial, 14 pt, Gras, Tout en majuscule, Retrait : Gauche : 1,5 cm, Suspendu : 0,8 cm, Droite : 2 cm, Interligne : Exactement 18 pt, Espace Avant : 21,95 pt, Après : 8 pt, Paragraphes solidaires, Niveau 1, Tabulations : 1,1 cm, Gauche.

Figure 3.3 – Impression des styles d’un document

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Vous trouverez également dans la boîte à outils qui accompagne cet ouvrage une macro qui reprend un peu la même fonctionnalité que l’impression des styles, sauf qu’un document est créé au lieu d’être imprimé et que seuls les styles utilisés sont listés.

FEUILLE DE STYLES ET MISE EN PAGE Nous avons défini une feuille de styles comme un ensemble de styles, c’est-àdire de paramètres de mise en forme qui sont tous accessibles par les options du menu Format. Il existe pourtant des options de formatage qui sont importantes et qui ne sont pas gérées par le biais de styles ; nous voulons ici parler des options de mise en pages qui sont définies par la commande FichierÆMise en page. Les paramètres comme les marges, le format du papier ou bien encore la disposition du texte (portrait ou paysage), même s’ils ne modifient pas à proprement parler la mise en forme du texte, ont indiscutablement un impact sur l’aspect général du document. C’est la raison pour laquelle on englobe en général ces paramètres dans la définition de la feuille de styles. En effet, la feuille de styles (.dot ou .doc) que vous devez utiliser dans le cadre de la rédaction d’un document long contient non seulement des styles, mais aussi des options de mise en page. Même s’il est possible de changer les options de mise en pages à n’importe quel moment de la rédaction du document, il est préférable de les définir avant de commencer l’écriture. Par exemple, la modification des marges peut avoir un impact considérable sur les sauts de page que vous avez pu définir manuellement. Autant que faire se peut, il est donc souhaitable de répondre aux questions suivantes avant d’entamer la rédaction : • Quel est le format du papier sur lequel sera imprimé le document ? • Quelles sont les marges du document ? • Le document sera-t-il imprimé en recto verso ? • Le document sera-t-il imprimé en portrait ou en paysage ? En fonction des réponses à ces questions, vous devez paramétrer les options de la boîte de dialogue Mise en page.

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Gérer les styles

GÉRER LES STYLES Création d’un style Il existe deux méthodes pour créer un style : soit partir d’un exemple de mise en forme (comme nous l’avons déjà vu), soit partir de zéro. La première méthode est plus facile pour les débutants, mais l’une et l’autre reviennent finalement au même. Pour créer un style, vous devez faire afficher le volet grâce à la commande FormatÆStyles et mise en forme. Ce volet, qui est disponible dans les versions 2002 et 2003 de Word, est l’interface utilisateur qui vous permet de gérer toutes les fonctionnalités liées à l’usage des styles. Si ce volet vous est inconnu, vous avez tout intérêt à prendre le temps d’en découvrir toutes les possibilités. Pour créer un style, vous devez utiliser le bouton Nouveau style. Si vous voulez partir d’un exemple de mise en forme, vous devez d’abord sélectionner cette mise en forme avant de cliquer sur ce bouton. Si vous voulez partir de zéro, n’effectuez aucune sélection de texte avant de choisir la commande Nouveau style. Nous allons à présent détailler la boîte de dialogue Nouveau style.

Figure 3.4 – Création d’un style

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Chapitre 3. Gestion des styles

Choix du nom du style Dans le premier champ, vous devez définir le nom de votre style ; bien qu’un nom de style dans Word puisse compter jusqu’à 255 caractères1, le nom que vous allez choisir doit être à la fois significatif, mais pas trop long, car cela pourrait poser des problèmes d’interface utilisateur. Vous pouvez utiliser des espaces dans les noms de styles et les noms suivants sont, par exemple, parfaitement valides : Titre chapitre, Encart Gras, Mise en garde. En revanche, vous ne pouvez pas utiliser de nom de style qui figure déjà dans le document ; parmi les styles qui existent déjà, on compte les styles qui ont été créés préalablement par l’utilisateur ainsi que tous les styles prédéfinis de Word. En effet, tout document Word contient une liste importante de styles intégrés dont il est important de connaître l’existence. La gestion des noms d’une feuille de styles Word est assez complexe en raison de la présence de ces styles prédéfinis qui sont au nombre de 154 pour Word 2003 et 198 pour Word 2007 (vous trouverez dans la documentation électronique qui accompagne cet ouvrage la liste complète de ces styles intégrés2). Le premier piège est que les noms des styles font la différence entre les majuscules et les minuscules si bien que les styles Adresse expéditeur (style prédéfini) et Adresse Expéditeur (style défini par l’utilisateur) sont considérés comme différents. Cela constitue une grande source de confusion et nous vous recommandons de nommer vos styles de manière à ce qu’ils soient clairement distingués des styles prédéfinis. Le deuxième écueil vient du fait que la liste Afficher du volet n’est pas un modèle de clarté ; cette liste propose les cinq options suivantes : • Mises en forme disponibles • Mise en forme en cours d’utilisation • Styles disponibles • Tous les styles • Personnalisé... 1. Si vous voulez tout connaître des limites de Word, consultez la Knowledge Base à l’adresse suivante : http://support.microsoft.com/kb/211489/en-us 2. En regardant de plus près un fichier Word 2007, vous vous apercevrez d’ailleurs que l’archive du fichier .docx contient un fichier nommé styles.xml qui comprend les noms internes des styles prédéfinis de Word qui sont différents des noms des styles en français…

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Gérer les styles

Attardons-nous d’abord sur la troisième option, Styles disponibles. Quand vous créez dans Word 2003 un document basé sur le modèle Normal.dot qui n’a jamais été modifié, vous constatez que seuls quatre styles sont « disponibles » dans cette liste : Normal, Titre 1, Titre 2 et Titre 3. Comme nous avons dit précédemment que Word 2003 intégrait près de 150 styles prédéfinis, vous pouvez voir que nous sommes bien loin du compte. En fait, l’option Styles disponibles n’affiche que les styles dont l’affichage a été demandé. Par défaut, dans Word 2003, seuls quatre styles sont affichés, mais vous pouvez modifier ce comportement. Logiquement, vous pourriez penser que la quatrième option, Tous les styles, affiche bien tous les styles intégrés de Word, mais cela n’est pas tout à fait exact. En effet, une trentaine de styles correspondant à des mises en forme liées à des fonctions spéciales de Word (appel de note, note de bas de page, index, table des matières) ne sont pas affichés par défaut. La dernière option, Personnalisé, permet de comprendre ce qui est listé réellement et autorise un paramétrage fin de l’affichage des styles dans le volet.

Figure 3.5 – Paramétrage de l’affichage des styles dans le volet Styles et mise en forme

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Chapitre 3. Gestion des styles

Nous vous conseillons vivement de prendre le temps d’explorer cette boîte de dialogue afin de comprendre et d’optimiser l’affichage des styles dans le volet. Vous noterez la présence de la liste Catégorie qui comprend une option Styles disponibles. C’est cette option qui permet de paramétrer l’affichage des listes de l’option Styles disponibles dans le volet. La première option de la liste Afficher, Mises en forme disponibles, affiche la liste des styles disponibles (au sens où nous venons de les définir) ainsi que toutes les mises en forme auxquelles un nom de style n’a pas été attribué. Ainsi, quand vous attribuez le style italique à un paragraphe ayant le style Normal (le style par défaut), vous voyez apparaître dans la liste des mises en forme disponibles l’élément Italique. Il ne s’agit donc pas d’un style, mais bien d’une mise en forme. Dans la mesure où nous vous recommandons d’utiliser le plus souvent possible des styles dans un document, ce genre de mise en forme ne devrait pas exister car vous devriez créer un style pour chaque type de mise en forme. Il faut cependant bien reconnaître que si vous utilisez un type de mise en forme une seule fois dans un document, l’utilité de la création d’un style est moins évidente. Il y a cependant un risque à la mise en forme d’un document sans passer par les styles. En effet, si vous utilisez la liste Mises en forme disponibles, vos mises en forme s’afficheront dans la même liste que vos styles et vous serez tenté de « styler » votre document en utilisant des mises en forme et non pas des styles. Le fait que les styles et les mises en forme s’affichent dans une même liste crée évidemment une confusion possible entre ces deux types de formatage d’un document qui sont pourtant conceptuellement bien différents. Vous remarquerez cependant qu’il est facile de distinguer dans cette liste un style d’une mise en forme car les styles affichent un symbole (en fonction du type de style) à l’extrémité de la liste, alors que les mises en forme n’affichent rien.

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Gérer les styles

Figure 3.6 – Les styles se distinguent des mises en forme grâce à un symbole

Si vous ne voulez plus que Word crée des mises en forme supplémentaires dans le volet, chaque fois que vous formatez du texte sans utiliser un style, ne cochez pas l’option Suivi de la mise en forme de l’onglet Édition dans les options (OutilsÆOptions). En désactivant cette option, vous empêchez en fait l’affichage des mises en forme disponibles dans le volet. Choix du type de style Dans la boîte de dialogue Nouveau style, le champ Type de style permet de définir le type du style parmi les quatre options suivantes : • Paragraphe • Caractère • Tableau • Liste

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Chapitre 3. Gestion des styles

Vous choisissez le type de style en fonction de l’élément à mettre en forme. S’il s’agit d’un paragraphe en entier, vous devez sélectionner le type paragraphe ; en revanche, s’il s’agit de caractères au sein d’un paragraphe, vous devez choisir le type caractère. Comme leur nom l’indique, les types tableau et liste concernent la mise en forme des tableaux et des listes à puces ou des listes numérotées. Vous noterez qu’il est parfaitement possible dans un style de type paragraphe de définir également le choix des caractères du paragraphe, comme la police et sa taille. Vous réserverez le type caractère à toutes les mises en forme d’éléments textuels qui s’intègrent dans le corps d’un paragraphe, comme un lien hypertexte, une œuvre citée ou bien encore un terme dans une langue étrangère. En théorie, Word peut gérer automatiquement la numérotation des listes ; malheureusement, dans la pratique, un document volumineux présentant de nombreuses listes numérotées automatiquement peut devenir rapidement un véritable casse-tête car il arrive que la numérotation séquentielle ne s’interrompe pas à la fin d’une liste et continue sur la liste suivante. Cela a pour conséquence que de nombreux utilisateurs chevronnés de Word bannissent les listes numérotées automatiquement et préfèrent créer des styles de type paragraphe pour gérer les listes. Vous trouverez ainsi dans certaines feuilles de styles des styles intitulés « Liste numérotée » qui sont en réalité des styles de paragraphe où la numérotation des listes est gérée manuellement… Choix du style de base Un des aspects très intéressant de la structuration des styles est qu’un style peut être basé sur un autre style dont il héritera tous les paramètres de mise en forme. Prenons l’exemple de la définition de deux styles de type paragraphe qui ont les caractéristiques suivantes : • Titre Encart 1 : Normal + Police : 24 pt, Gras, Centré, Bordure : Encadrement : (Simple, Automatique, 0,5 pt Épaisseur du trait) • Titre Encart 2 : Normal + Police : 16 pt, Gras, Centré, Bordure : Encadrement : (Simple, Automatique, 0,5 pt Épaisseur du trait)

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Si vous examinez les caractéristiques de ces deux styles, vous remarquerez qu’ils ne diffèrent que par la taille de la police (24 points pour Titre Encart 1 et 16 points pour Titre Encart 2). Lors de la définition du style Titre Encart 2, il serait plus judicieux de se baser directement sur Titre Encart 1, puis de modifier la taille de la police. La définition de Titre Encart 2 apparaîtra de la manière suivante : Titre Encart 1 + Police : 16 p Si vous avez de nombreux styles assez similaires à créer, vous gagnerez du temps à vous baser sur un style proche. Ce mécanisme d’héritage des propriétés est très pratique, mais il convient d’en mesurer toutes les conséquences. Si vous modifiez un style qui sert de base à d’autres styles, vous modifiez par la même occasion tous ces styles qui hériteront ainsi des nouvelles propriétés du style sur lequel ils sont basés. Vous noterez enfin que la première option de la liste Style basé sur (aucun style) permet qu’un style ne soit pas basé sur un autre style. De la même manière que Normal.dot est le modèle par défaut de Word, le style Normal est le style par défaut de chaque paragraphe. Ce style jouant le rôle de style « de base », de nombreux styles seront par conséquent basés sur le style Normal. Dans ces conditions, toute modification du style Normal entraînera toute une série de réactions en chaîne et il convient donc d’être particulièrement prudent en la matière. C’est pour cette raison que bon nombre de spécialistes de Word recommandent de ne jamais toucher au style Normal et de créer un style que l’on nommera Texte courant ou Paragraphe courant qui représentera le paragraphe dans lequel vous saisissez la majeure partie de votre texte. Il est ensuite recommandé de baser les styles proches sur ce style qui vous servira alors de style par défaut. Ainsi, par la suite, si vous êtes dans l’obligation de modifier ce style de base, vous ne toucherez pas au style Normal. Choix du style du paragraphe suivant Cette option, comme son nom l’indique, permet d’attribuer automatiquement le style du paragraphe qui suit immédiatement le paragraphe dont vous

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êtes en train de définir le style. Cette option est intéressante car elle permet de gagner du temps dans la mesure où certains enchaînements de paragraphes sont évidents. Par exemple, le paragraphe qui suit en général un titre est un paragraphe de texte courant. De la même manière, certains styles, comme les listes, se retrouvent sur plusieurs paragraphes contigus si bien que dans ces cas-là le style du paragraphe suivant est identique au style qui est défini. Si vous ne savez pas a priori quel sera le style du paragraphe, vous devez choisir un style le plus neutre possible, par exemple le style que vous avez défini pour le texte courant. Choix de la mise en forme Grâce aux options de la zone Mise en forme de la boîte de dialogue Nouveau style, vous pouvez déjà effectuer le formatage de base de votre style. Rappelons également que si vous avez sélectionné un texte déjà mis en forme avant de cliquer sur le bouton Nouveau style, la mise en forme hérite de toutes les propriétés de formatage de la sélection si bien que vous n’avez pas besoin de les redéfinir. Si vous avez besoin de plus d’options de formatage la liste Format vous donne accès aux menus suivants en fonction du type de style choisi : Paragraphe

Caractère

Tableau

Liste

Police Paragraphe Tabulations Bordure Langue Cadre Numérotation

Police Bordure Langue

Propriétés du tableau Bordure et trame Rayures Police Paragraphe Tabulations

Police Numérotation

Grâce à toutes ces options qui donnent accès aux différentes boîtes de dialogue que vous avez l’habitude d’utiliser en passant par le menu Format, vous pouvez paramétrer très finement la mise en forme de vos styles. Il n’est pas rare de trouver des styles qui comportent de nombreux paramètres de formatage, comme dans l’exemple suivant qui définit un style de type paragraphe utilisé pour les énumérations :

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Normal + Retrait : Gauche : 2 cm, Suspendu : 0,63 cm, Droite : 2 cm, Justifié, Interligne : Exactement 15 pt, Espace Avant : 6 pt, Tabulations : 0,4 cm, Gauche + 7 cm, Gauche, Hiérarchisation + Niveau : 1 + Style de numérotation : Puce + Alignement : 2 cm + Tabulation après : 0 cm + Retrait : 2,64 cm Au fur et à mesure que vous définissez des paramètres de mise en forme, les caractéristiques de votre style s’affichent en dessous de la zone qui représente un aperçu de votre style.

Figure 3.7 – Affichage des caractéristiques du style

Si votre style comporte néanmoins de nombreux paramètres de formatage, l’affichage sera incomplet et des points de suspension signalent que toutes les caractéristiques du style ne sont pas affichées. Si vous voulez connaître l’ensemble des paramètres de mise en forme de votre style une fois qu’il a été défini, vous pouvez imprimer la liste des styles comme nous l’avons déjà souligné (voir la figure 3.3) ; vous pouvez aussi afficher une info-bulle dans le volet en passant le pointeur de votre souris sur le style en question.

Figure 3.8 – Affichage des caractéristiques du style dans une info-bulle

La boîte de dialogue Nouveau style comporte aussi deux cases à cocher importantes qui sont intitulées Ajouter au modèle et Mettre à jour automa-

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Chapitre 3. Gestion des styles

tiquement. La première option permet d’ajouter le style que vous venez de créer au modèle sur lequel est basé le document en cours car, par défaut, le style créé n’est ajouté qu’au document actif. Si vous pensez que le style que vous êtes en train de définir peut vous resservir dans d’autres documents, vous pouvez alors cocher cette case et le style sera ajouté au modèle sousjacent. Même s’il est possible de recopier un style d’un document à un autre, l’utilisation de styles stockés dans un modèle est toujours plus simple, et il est par conséquent plus logique de stocker les styles importants dans un modèle. Vous devez cependant utiliser cette fonctionnalité avec sagacité ; en effet, la plupart des documents étant basés sur le modèle Normal.dot, il faut faire attention à ne pas surcharger ce modèle et donc ne pas systématiquement y recopier tous les styles que vous créez. En effet, un trop grand nombre de styles à gérer dans Normal.dot rendra l’utilisation des styles pénible. L’option Mettre à jour automatiquement est à notre avis le prototype même de la fausse bonne idée. Si vous cochez cette case lors de la définition de votre style et que vous modifiez dans votre document la mise en forme d’une partie de texte qui a été stylée avec ce style, votre style est mis à jour automatiquement, sans passer par la boîte de dialogue Modifier le style. Cela signifie que si par inadvertance vous modifiez une mise en forme au sein de votre texte, le style est mis à jour sans avertissement ainsi que tous les styles qui sont basés sur ce style. Prenons un exemple : si vous cochez cette case pour le style Texte courant qui vous sert de style de base et que vous décidez de mettre en gras un paragraphe mis en forme avec le style Texte courant, vous avez alors la surprise de constater que l’immense majorité de votre texte est subitement passée en gras. En effet, le style Texte courant a été redéfini avec l’attribut gras, ainsi que tous les styles qui se basent sur lui. Il est inutile de dire que nous vous conseillons de ne jamais utiliser cette option. Afin de bien cerner toutes les conséquences pratiques des deux options que nous venons de décrire, nous vous recommandons de vous entraîner en créant un modèle de test et en faisant des simulations sur des copies de l’un de vos documents. Affectation d’un raccourci clavier à un style La dernière option de la liste Format, intitulée Touche de raccourci, permet d’affecter un raccourci clavier à un style. Cette option, qui est souvent

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Gérer les styles

méconnue des débutants, permet pourtant de gagner un temps précieux si vous réalisez la mise en forme de votre document au cours de la frappe. En effet, quand on est occupé à saisir au clavier, prendre la souris pour effectuer une commande, quelle qu’elle soit, ralentit la frappe. Le fait de pouvoir ainsi effectuer des commandes de mise en forme en restant au clavier fait donc gagner du temps. La boîte de dialogue Personnaliser le clavier vous permet d’attribuer un raccourci clavier au style que vous êtes en train de définir.

Figure 3.9 – Affectation d’un raccourci clavier à un style

Dans la zone Nouvelle touche de raccourci, vous devez saisir la combinaison qui vous convient, par exemple Ctrl + E. Si cette combinaison de touche n’est pas attribuée, Word affichera le message [non attribuée] en face du champ Affectées à. Si tel n’est pas le cas, Word affiche le nom de la commande à laquelle ce raccourci est affecté (dans le cas de Ctrl + E, le raccourci est affecté à la commande ParaCentré, qui, comme son nom l’indique, centre un paragraphe). Dans ces conditions, vous avez la possibilité de chercher une autre combinaison de touches qui ne soit pas affectée ou bien de redéfinir le raccourci pour votre style. La zone Enregistrer dans vous permet de stocker votre raccourci dans le modèle ou bien dans le document en cours. Pour terminer la définition du raccourci, cliquez sur les boutons Attribuer et Fermer.

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Chapitre 3. Gestion des styles

Une fois que le raccourci clavier a été défini, il suffit de frapper la combinaison de touches affectée au style pour l’appliquer.

Appliquer des styles Une fois que vous avez terminé la définition de votre feuille de styles, vous êtes alors prêt à appliquer les styles. L’application d’un style consiste à sélectionner le texte à mettre en forme et à désigner le style que vous souhaitez pour cette mise en forme. Il existe plusieurs méthodes pour appliquer un style et nous nous contenterons d’en indiquer deux, outre la méthode du raccourci clavier qui vient d’être évoquée. Application d’un style à l’aide de la barre d’outils Mise en forme La barre d’outils Mise en forme comporte une liste déroulante Style qui contient une liste de styles, le nombre de styles affichés dépendant de la valeur de l’option Afficher du volet. Pour appliquer un style, vous devez sélectionner le texte à mettre en forme, puis choisir le style dans la liste. Cette liste étant une liste déroulante, vous pouvez gagner du temps en saisissant la première lettre du nom du style que vous voulez appliquer ; cela aura pour effet de vous positionner dans la liste sur le premier style dont le nom commence par la lettre saisie.

Figure 3.10 – Application d’un style à l’aide de la barre d’outils Mise en forme

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Gérer les styles

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Application d’un style avec le volet Styles et mise en forme L’application d’un style avec le volet suit le même principe qu’avec la barre d’outils, sauf que la liste n’est pas une liste déroulante et ne réagit donc pas de la même façon. Vous ne pouvez donc vous déplacer dans la liste qu’avec l’aide de l’ascenseur. Un des avantages de cette interface est que le sommet de la liste conserve les derniers styles que vous avez appliqués, ce qui permet de gagner du temps quand vous appliquez souvent les mêmes styles. Quand vous appliquez un style, il est extrêmement important de bien sélectionner exactement la totalité (et rien de plus) du texte que vous voulez mettre en forme. Même si vous constatez que vous pouvez appliquer un style de paragraphe en vous contentant de positionner le curseur au sein du paragraphe que vous voulez mettre en forme, nous vous déconseillons cette manière de faire car elle est susceptible de vous créer des problèmes. De la même manière, si vous travaillez sur un document dont le texte a subi des mises en forme variées et répétées, n’hésitez pas à utiliser la commande Effacer la mise en forme avant de styler le texte sélectionné, de manière à repartir sur des bases saines.

Contrôler l’application des styles Une fois que les styles ont été appliqués, vous devez contrôler leur validité. Le premier contrôle est visuel dans la mesure où les styles appliqués sont censés être au service de la mise en page du document. Les erreurs grossières de stylage doivent normalement se voir lors de la lecture du document en mode aperçu. Le deuxième contrôle consiste à vérifier que les noms des styles appliqués correspondent bien à ce qui est requis. Pour cela, vous pouvez faire défiler votre texte et contrôler dans la barre d’outils Mise en forme ou bien dans le volet le nom du style affiché ; en effet, chaque fois que vous sélectionnez un texte à la souris ou au clavier, le style qui est attribué à ce texte s’affiche dans la barre d’outils ou dans le volet. Cette méthode est cependant fastidieuse car vous devez sélectionner chaque portion de texte stylé, ce qui est particulièrement pénible.

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Chapitre 3. Gestion des styles

Il existe un moyen plus simple qui consiste à définir dans l’onglet Affichage l’option Largeur de la zone de style (OutilsÆOptions.). Cela crée dans la marge gauche du document une zone où les noms des styles appliqués sont affichés. La vérification est ainsi beaucoup plus facile car vous n’avez plus qu’à faire défiler votre texte, sans vous soucier de sélectionner chaque portion de texte stylé.

Figure 3.11 – Affichage des styles appliqués dans la zone de style

Vous noterez que le petit carré noir à droite de la zone de style (figure 3.11) indique l’activation de l’option Paragraphes solidaires.

Modifier des styles La modification d’un style s’apparente à la création d’un style dans la mesure où la boîte de dialogue Modifier le style reprend l’essentiel de la boîte de dialogue Nouveau style (la seule différence est que le champ Type de style est inactif). Vous pouvez modifier les styles prédéfinis de Word et les styles que vous avez créés. Pour modifier un style, faites s’afficher le volet puis cliquez sur la flèche située à droite du nom du style que vous voulez modifier. Dans le menu contextuel qui apparaît, sélectionnez la commande Modifier.

Figure 3.12 – Modification d’un style à partir du volet Styles et mise en forme

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Comme nous l’avons déjà souligné, le fait de modifier un style modifie automatiquement toutes les occurrences du texte où ce style est appliqué. Nous avons également évoqué la possibilité de modifications en cascade qui se produisent quand un style qui sert de base à d’autres styles est modifié. Si vous êtes dans le cas de figure où vous devez vous-même créer votre propre feuille de styles, nous vous conseillons de partir des styles prédéfinis de Word et de les modifier à votre convenance, ce qui ne vous empêche pas de créer en plus vos propres styles. Le fait d’utiliser certains styles intégrés comme les styles de titre (Titre 1, Titre 2, Titre 3, etc.) et de les adapter à votre document vous simplifiera grandement le travail. Vous avez pu remarquer dans le menu contextuel la présence de la commande Sélectionner toutes les occurrences (figure 3.12). Cette commande peut être utile si vous souhaitez remplacer un style par un autre style. Une fois que vous avez sélectionné toutes les occurrences d’un style, il suffit de choisir un autre style pour que le remplacement s’effectue.

Supprimer des styles Il est parfois utile de faire du ménage dans une feuille de styles et vous pouvez être amené à supprimer des styles. Vous devez tout d’abord savoir que vous ne pouvez supprimer que les styles que vous avez créés, dans la mesure où la suppression des styles prédéfinis de Word est interdite. Pour supprimer un style, choisissez la commande Supprimer dans le menu contextuel (figure 3.12). Word vous demande alors une confirmation et si vous validez la boîte de dialogue en cliquant sur le bouton OK, le style est supprimé et le texte stylé prend les attributs du style par défaut, c’est-à-dire le style Normal. Beaucoup d’utilisateurs de Word se plaignent de ne pas pouvoir supprimer certains styles prédéfinis dont ils ne se servent jamais. En pareil cas, le plus simple est de paramétrer l’affichage des styles pour que ceux dont vous n’avez pas l’usage n’apparaissent pas. La boîte de dialogue Paramètres de mise en forme (figure 3.5), accessible par l’option Personnalisé de la liste Afficher du volet vous permet de sélectionner précisément chacun des styles que vous voulez afficher dans les différentes listes (barre d’outils ou volet).

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Chapitre 3. Gestion des styles

Pour éviter la création intempestive de styles, nous vous conseillons de vérifier que l’option Définir des styles à partir de vos mises en forme est bien désactivée. Vous trouverez cette option dans l’onglet Lors de la frappe de la boîte de dialogue Correction automatique (OutilsÆOptions de correction automatique).

Organiser les styles Il est parfois utile de supprimer des styles, de les renommer ou bien de les transférer dans un autre document, voire dans un autre modèle. Word possède une boîte de dialogue qui permet de procéder à toutes ces manipulations de manière très simple. À partir du volet, choisissez l’option Personnalisé dans la liste Afficher. Dans la boîte de dialogue Paramètres de mise en forme, cliquez sur le bouton Styles, puis dans la boîte de dialogue Style, cliquez sur le bouton Organiser. La boîte de dialogue Organiser vous permet de gérer les styles de deux fichiers Word (document ou modèle) que vous pouvez ouvrir à votre guise. Une fois les deux fichiers ouverts, vous pouvez copier, supprimer ou renommer les styles de chaque fichier. Vous noterez également, qu’outre les styles, vous pouvez, grâce à différents onglets de la boîte de dialogue, échanger entre les deux fichiers des entrées d’insertion automatique, des barres d’outils et des macros.

Figure 3.13 – Recopie des styles entre un modèle et un document

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Word 2007 et les styles

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Nous avons déjà plusieurs fois évoqué le rôle central du modèle Normal.dot. Ce fichier essentiel est malheureusement parfois la source des dysfonctionnements de Word si bien qu’un des premiers conseils que donne Microsoft quand votre traitement de texte plante est de renommer le fichier Normal.dot. Ceci a pour effet que Word crée au démarrage un nouveau fichier Normal.dot qui est vierge de toutes les modifications que vous avez pu apporter au modèle par défaut. Bien souvent, cela suffit à résoudre tous vos problèmes, mais la conséquence est que vous avez perdu toutes les personnalisations qui étaient stockées dans ce modèle (styles, barres d’outils, macros, etc.). Dans ces conditions, il est prudent de faire régulièrement des copies de sauvegarde de ce fichier tout en conservant l’historique des modifications que vous avez pu apporter à ce modèle (le fichier se trouve normalement dans le dossier Application Data\Microsoft\Modèles de l’utilisateur sous le répertoire Documents and Settings). Ainsi, en cas de corruption de ce fichier, vous ne repartirez pas de zéro, mais de la dernière version saine du modèle que vous avez sauvegardée. De la même manière, nous vous conseillons de conserver dans un modèle, qui ne servira qu’à cela, une copie de tous les styles que vous utilisez dans l’écriture de votre document long.

WORD 2007 ET LES STYLES Toutes les procédures décrites dans ce chapitre s’appuient sur l’interface utilisateur de la version 2003 de Word. Il y a très peu de changements sur le plan des styles entre la version 2002 et la version 2000 par rapport à la version 2003 de Word. Word 2007 apporte en revanche de profonds changements, mais qui se limitent principalement à l’interface utilisateur. Comme vous le savez peut-être, les menus et les barres d’outils ont disparu au profit d’une interface appelée ruban. Fort heureusement, les concepts restent les mêmes et, par exemple, la boîte de dialogue qui permet de créer un style est quasiment identique à celle qui est décrite dans ce chapitre. Le volet est remplacé par la fenêtre Styles dont l’aspect est un peu différent, mais le fonctionnement pratiquement identique.

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Chapitre 3. Gestion des styles

Figure 3.14 – Fenêtre Styles de Word 2007

Word 2007 introduit également une galerie de styles rapides qui permet de stocker une vingtaine de styles que vous utilisez fréquemment. L’accès à ces styles est très rapide et lorsque vous passez le pointeur de votre souris sur l’un d’eux, le texte sélectionné est immédiatement mis en forme, ce qui vous donne un aperçu exact de l’application du style. Vous êtes alors libre de valider ce choix en cliquant sur ce style ou bien de faire glisser votre pointeur de souris sur un autre style afin de tester une autre mise en forme.

Figure 3.15 – Galerie de styles rapides dans Word 2007

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Conclusion

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CONCLUSION Nous espérons vous avoir convaincu que l’adoption des styles est indispensable pour la rédaction d’un document long. De toutes les manières, il existe de nombreuses situations où vous serez contraint d’utiliser une feuille de styles que vous n’aurez pas créée. Même si vous êtes dans le cas de figure où vous venez de terminer de rédiger un document de cinq cents pages qui n’a pas été du tout stylé, il n’est pas trop tard pour bien faire ; vous pouvez envisager sereinement d’appliquer une feuille de styles une fois la rédaction achevée. Nous vous conseillons cependant de bien prendre le temps de vous former à l’emploi des styles avant de commencer le travail de mise en forme à l’aide de styles. Comme nous allons l’étudier au chapitre suivant, les styles ne sont pas importants uniquement pour la mise en forme du document car ils participent également à sa structuration.

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4 Structure du document Un document long, quel qu’en soit le type, comporte forcément une structure. Même si nous sommes persuadé que ce sont plus les idées qui forment la structure d’un texte que sa subdivision (parfois artificielle) en parties, il n’en reste pas moins que l’ossature d’un texte apparaît de prime abord quand on en consulte le plan ou la table des matières. Si l’on veut que les parties et les sous-parties d’un document apparaissent clairement au lecteur, il est nécessaire de les identifier quand on met en page le texte. Comme vous l’aurez deviné, c’est grâce à l’utilisation de styles que l’on réalise cela. Répétons-le une dernière fois : si vous ne stylez pas correctement votre document, vous ne pourrez pas utiliser les fonctionnalités comme la création automatique de la table des matières et le mode plan qui sont étudiées dans ce chapitre.

STYLES DE TITRES Word possède une série de styles prédéfinis, appelés styles de titres, dont les noms vont de Titre 1 à Titre 9. À chacun de ces titres correspond un niveau hiérarchique qui va de 1 à 9, et qui indique l’importance du niveau du titre. Cette importance est d’ailleurs matérialisée par la mise en forme des titres, le corps des titres de niveau 1 (par défaut Arial 16) étant bien

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Chapitre 4. Structure du document

évidemment plus élevé que le corps des titres de niveau 9 (par défaut Arial 11). Il n’existe pas la possibilité d’avoir plus de neuf niveaux de titres, mais dans la pratique il est bien rare que l’on dépasse l’utilisation de cinq niveaux hiérarchiques. Si comme nous l’avons vu, vous pouvez parfaitement modifier l’aspect des styles prédéfinis de Word, il est en revanche interdit de modifier le niveau hiérarchique des styles de titres.

Figure 4.1 – Styles prédéfinis de Word pour la gestion des niveaux de titres

Pour attribuer un niveau hiérarchique aux titres de votre document, vous devez donc affecter un style de titre qui corresponde à ce niveau. Pour ce faire, vous avez deux solutions : soit vous utilisez les styles prédéfinis de titres (Titre 1 à Titre 9), soit vous créez vos propres styles et vous leur attribuez le niveau hiérarchique qui convient. Ce paramètre est accessible dans l’onglet Retrait et espacement de la boîte de dialogue Paragraphe (FormatÆParagraphe). Dans le premier cas, comme il est fort probable que la mise en forme des titres prédéfinis ne vous convienne pas, il vous suffit de modifier les paramètres de formatage et d’appliquer les styles de titres intégrés de Word. Dans le deuxième cas, il faudra créer des styles en leur attribuant un nom qui indique bien la nature du style et définir le niveau hiérarchique requis.

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Déplacement rapide dans un document long

Si vous préférez cette méthode, rien ne vous interdit, par exemple, de créer la structure hiérarchique suivante : Nom du style

Niveau hiérarchique

TitrePartie

1

TitreChapitre

2

TitreUn

3

TitreDeux

4

TitreTrois

5

TitreQuatre

6

Une fois que les styles de titres ont été attribués, Word vous permet d’exploiter cette structuration et vous allez vous rendre compte que vos efforts n’auront pas été vains.

DÉPLACEMENT RAPIDE DANS UN DOCUMENT LONG Il est assez rare, quand on produit un document long, que la rédaction soit parfaitement linéaire et que l’on écrive son texte de la première à la dernière ligne sans aller vérifier ou modifier une partie de ce que l’on a déjà rédigé. C’est la raison pour laquelle il est important d’apprendre à se déplacer rapidement dans un document qui peut faire plusieurs centaines de pages. Il existe, comme nous allons le voir, de très nombreuses méthodes pour se déplacer dans un document ; par déplacement, nous entendons le fait de localiser le fragment de texte qui nous intéresse et non pas le simple fait d’utiliser les flèches de déplacement du curseur ou bien l’ascenseur. La première méthode consiste à utiliser la commande de recherche de Word (EditionÆRechercher ou bien le raccourci Ctrl + F). Cette méthode se révèle très efficace si vous connaissez une expression exacte qui soit caractéristique du passage que vous recherchez (il peut s’agir d’un titre, d’un terme particulier ou bien encore d’un patronyme ou d’un toponyme).

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Chapitre 4. Structure du document

Une autre variante de cette méthode est l’utilisation de la commande EditionÆAtteindre (raccourci Ctrl + B ou bien la touche de fonction F5) qui permet d’accéder rapidement à une douzaine d’éléments de Word, comme les pages, les sections ou encore les signets. Un signet sert à repérer un endroit de votre texte, un peu comme si vous corniez une page d’un livre pour la retrouver plus facilement ou si vous insériez un marque-page. Pour définir un signet, sélectionnez un mot ou plusieurs mots de votre document et choisissez la commande InsertionÆSignet afin de lui attribuer un nom (sans espace). Grâce à la commande EditionÆAtteindre, vous pouvez accéder rapidement aux signets que vous avez définis. Si vous connaissez par cœur le numéro de la page du passage que vous cherchez à afficher, cette méthode est extrêmement rapide car il vous suffit d’appuyer sur la touche F5, de saisir le numéro de la page et de valider par l’appui sur la touche Entrée, dans la mesure où l’élément Page est sélectionné par défaut. Outre les sections et les signets, vous noterez que vous pouvez aussi atteindre les tableaux (en indiquant leur numéro) et les titres (en indiquant leur numéro d’apparition dans le document, ce qui signifie qu’ils n’ont pas besoin d’être numérotés).

Figure 4.2 – Vous pouvez atteindre de nombreux éléments de Word directement

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Déplacement rapide dans un document long

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La troisième méthode consiste à utiliser la commande AffichageÆExplorateur de documents. Ce type d’affichage, pour peu que vous ayez attribué à votre document des styles de titres, présente dans le volet de gauche les différents niveaux de titres et le texte dans le volet de droite. Pour vous déplacer rapidement, il suffit de cliquer sur un titre dans le volet de gauche pour que le texte correspondant s’affiche immédiatement dans le volet de droite.

Figure 4.3 – L’Explorateur de documents procure un accès rapide à l’ensemble de votre texte

En cliquant sur le symbole + ou – situé devant un titre, vous pouvez développer ou réduire le niveau de titre. En faisant un clic droit sur un de ces symboles, vous faites apparaître un menu contextuel qui vous permet de déterminer la précision d’affichage du niveau des titres (de 1 à 9). Si un titre n’apparaît pas complètement dans le volet de gauche, vous pouvez redimensionner le volet ou plus simplement pointer le titre avec votre souris ; une info-bulle affichera alors l’intégralité du titre. Pour quitter l’Explorateur de documents, exécutez la même commande que pour l’afficher.

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Chapitre 4. Structure du document

L’exploitation de la structure du document milite pour une affectation des styles de titres au cours de la frappe. Même s’il est parfaitement possible de styler son document quand sa rédaction est achevée, on se prive ainsi de la possibilité de l’utilisation de l’Explorateur de documents.

MODE PLAN Le mode plan de Word constitue une quatrième méthode pour se déplacer rapidement dans un texte, et son interface en deux volets rappelle celle de l’Explorateur de documents. Pour autant, le mode plan est un outil beaucoup plus puissant qui permet réellement d’intervenir sur la structure du document. Si vous avez déjà exploré le menu Affichage de Word, vous savez qu’il existe cinq modes d’affichage : Normal, Web, Page, Plan et Lecture. Chaque mode correspond à une fonction bien précise ; le mode Normal est en général réservé à la saisie car il offre l’affichage le plus confortable lors de la frappe. Le mode Page affiche un aperçu le plus fidèle possible de la page imprimée et le mode Plan permet de travailler sur la structure du document. Il est important de choisir le bon mode d’affichage en fonction de ses besoins et de savoir rapidement passer de l’un à l’autre. Pour ce faire, vous pouvez bien évidemment utiliser le menu Affichage ou bien cliquer sur l’une des icônes situées en bas à gauche de la fenêtre de Word et qui symbolisent chacun des modes d’affichage.

Figure 4.4 – Les icônes permettent de commuter rapidement entre les modes d’affichage

S’il permet de naviguer entre les différentes parties d’un texte, le mode plan possède en outre de nombreuses commandes (réparties sur une barre

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Mode plan

d’outils) qui permettent d’intervenir sur la structure même du document. Nous allons dans les pages qui suivent étudier les principales fonctionnalités du mode plan, mais nous vous conseillons de prendre le temps de lire les rubriques de l’aide en ligne qui sont consacrées à cette fonctionnalité et, surtout, de vous entraîner dans un premier temps sur des documents sans importance. Quand vous passez en mode plan (par la commande AffichageÆPlan ou en cliquant sur l’icône du bas de la fenêtre), le document s’affiche dans une interface à deux volets et surmontée par la barre d’outils Mode Plan.

Figure 4.5 – Affichage du plan d’un document

Comme dans l’Explorateur de documents, le mode plan affiche les titres du document dans le volet de gauche et des fragments de texte dans le volet de droite. La barre d’outils Mode Plan contient de nombreuses icônes dont chacune possède une info-bulle, ce qui permet d’avoir une première idée de sa fonctionnalité. Nous pouvons distinguer sur cette barre d’outils, de gauche à droite, quatre groupes : • les outils qui permettent de modifier le niveau d’un titre, • les outils qui permettent de paramétrer l’affichage, • les outils consacrés à la table des matières, • les outils permettant la gestion d’un document maître.

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Chapitre 4. Structure du document

Modification du niveau d’un titre En mode plan, vous avez une vue synthétique de votre document et il est ainsi plus facile de contrôle la hiérarchisation des différentes parties de votre texte. Si vous vous rendez compte qu’un titre n’est pas au bon niveau, vous pouvez alors modifier simplement son niveau hiérarchique sans avoir besoin de lui attribuer un nouveau style. Bien évidemment, il est toujours possible de modifier le niveau hiérarchique d’un titre en modifiant son style, mais le mode plan a l’avantage de présenter une vue d’ensemble de la structure de votre document, possibilité que les autres modes d’affichage ne vous offrent pas. Pour modifier le niveau d’un titre, vous vous servirez des cinq premiers outils de la barre.

Figure 4.6 – Outils pour modifier le niveau de titre

Voici, de gauche à droite, la signification de ces outils : • • • • •

Attribue le style Titre 1 à la sélection. Augmente le paramètre Niveau hiérarchique de la sélection. Affiche ou modifie le paramètre Niveau hiérarchique de la sélection. Diminue le paramètre Niveau hiérarchique de la sélection. Attribue le style Normal à la sélection.

Si vous avez utilisé les styles de titres prédéfinis de Word, le fait de modifier le niveau hiérarchique d’un titre modifie automatiquement le style. Ainsi, quand vous abaissez le niveau d’un paragraphe qui est en style Titre 2, son style est transformé en Titre 3. Si vous avez utilisé votre propre jeu de styles de titres, seul le niveau hiérarchique est modifié. Vous pouvez afficher et utiliser la barre d’outils Mode Plan alors que votre document est en affichage Normal ou Page. Le texte dont vous voulez modifier le niveau hiérarchique doit être sélectionné dans le volet de droite ; vous noterez qu’il est également possi-

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Mode plan

ble de sélectionner plusieurs paragraphes, qu’ils soient contigus ou non. Nous vous rappelons que pour réaliser une sélection multiple de plusieurs paragraphes qui ne se jouxtent pas, vous devez maintenir enfoncée la touche Ctrl tout en sélectionnant les paragraphes à l’aide de la souris. Quand vous sélectionnez plusieurs paragraphes, la commande exécutée s’applique à l’ensemble de la sélection. Vous pouvez de la sorte modifier le niveau de titre de plusieurs paragraphes d’un seul coup.

Figure 4.7 – Sélection de titres en mode plan

Paramétrage de l’affichage du mode plan Tout comme dans l’Explorateur de documents, vous pouvez paramétrer la précision du niveau des titres affichés grâce aux boutons de la barre d’outils dont vous trouverez ci-dessous, de gauche à droite, la signification : • Développe un niveau de titre. • Réduit un niveau de titre. • Affiche le niveau de titre souhaité (de Titre 1 à Afficher tous les niveaux). • N’affiche que la première ligne des paragraphes. • Affiche la mise en forme.

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Chapitre 4. Structure du document

Figure 4.8 – Outils pour modifier l’affichage du mode plan

Le bouton Afficher la première ligne n’a d’intérêt que si vous avez sélectionné dans la liste déroulante Afficher le niveau la valeur Afficher tous les niveaux. Ce bouton est un inverseur et affiche la première ligne des paragraphes ou bien la totalité des paragraphes. Le bouton Afficher la mise en forme affiche la mise en forme des styles de titres (par exemple Arial 16 pour le style Titre 1) ou bien affiche tous les titres de niveaux différents avec la même présentation.

Déplacement d’une partie du document En mode plan, vous pouvez facilement déplacer une partie de votre document. Pour ce faire, vous pouvez utiliser les boutons de la barre d’outils ou bien directement, à l’aide de la souris, en procédant à un glisserdéposer. Les boutons Monter et Descendre permettent respectivement de déplacer dans la hiérarchie du plan, vers le haut ou vers le bas, la partie de texte sélectionnée dans le volet de droite.

Figure 4.9 – Outils pour déplacer du texte en mode plan

Vous pouvez également sélectionner le texte que vous voulez déplacer et effectuer directement un glisser-déposer à l’aide de la souris. Pour ce faire, pointez le symbole placé devant le titre que vous voulez déplacer. Quand le curseur de la souris se transforme en une croix formée de deux flèches, maintenez le bouton de la souris enfoncé et déplacez le titre. Une ligne matérialise l’emplacement où le texte sera déplacé quand vous relâcherez le bouton de la souris. Bien évidemment, ce n’est pas seulement le titre qui est déplacé, mais l’ensemble du texte qui dépend de ce niveau de titre, c’est-à-dire tout le texte jusqu’au prochain titre de même niveau ou de niveau supérieur.

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Table des matières

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Figure 4.10 – Déplacement de texte par glisser-déposer en mode plan

TABLE DES MATIÈRES Vous avez pu constater que la barre d’outils Mode Plan comporte deux boutons intitulés Mise à jour de la table des matières et Atteindre la table des matières. Comme leur nom l’indique, ces deux outils servent à mettre à jour la table des matières et à se positionner directement sur la table des matières quand elle a été créée. Vous noterez que vous n’avez pas besoin d’être en mode plan pour utiliser ces deux outils. Nous allons dans les pages qui suivent détailler la fonctionnalité de table des matières, qui n’est bien évidemment disponible que dans la mesure où vous avez attribué des styles de titres à votre document. La table des matières constitue en quelque sorte la vitrine de votre document ; quand on feuillette un document long, c’est presque toujours la table des matières que l’on consulte en premier afin d’avoir un aperçu de l’ensemble du texte. Véritable point d’entrée dans le texte, la table des matières est également un excellent instrument de recherche d’information au même titre qu’un index, à telle enseigne que certains spécialistes

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Chapitre 4. Structure du document

prétendent qu’une bonne table des matières vaut bien mieux qu’un mauvais index. Dans ces conditions, il y a lieu de soigner le fond et la forme de la table des matières. Pour le fond, on prendra garde à construire un plan cohérent et bien articulé ; de plus, on attachera de l’importance à la clarté des styles et à leur harmonisation. À moins que cela ne soit une absolue nécessité, les titres trop longs sont à bannir car ils diminuent la lisibilité. La forme d’une table des matières doit également être très soignée car, comme nous l’avons souligné, c’est bien souvent par sa lecture que l’on prendra connaissance de votre document. Une mise en page bâclée, des numéros de page mal alignés et des retours à la ligne intempestifs donneront d’entrée de jeu à vos lecteurs une piètre impression de la qualité de votre travail. Pour toutes ces raisons, vous devez attacher un soin tout particulier à la création de la table des matières. Il peut paraître assez logique de créer la table des matières une fois que la rédaction du document est achevée, mais en fait il n’en est rien. En effet, même si vous allez finaliser la table des matières quand vous aurez totalement terminé d’écrire votre texte, vous pouvez créer une table des matières dès que vous avez déjà écrit quelques dizaines de pages pour toutes les raisons suivantes : • la table des matières vous permet d’avoir votre plan sous les yeux, • sa génération est automatique et ne prend que quelques secondes, • chaque titre de la table des matières se comporte comme un lien hypertexte, si bien que vous pouvez vous en servir comme outil de navigation dans votre texte, • la table des matières est dynamique et saura évoluer au fil des modifications de votre plan, sa mise à jour étant presque instantanée.

Création d’une table des matières On mesure la valeur de son investissement à styler son document quand on veut générer une table des matières tant cette opération est simple et rapide. Pour créer une table des matières, positionnez votre curseur à l’endroit de votre document où vous voulez qu’elle soit insérée et choisissez la commande InsertionÆRéférenceÆTables et index. La boîte de dialogue Tables et index apparaît.

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Table des matières

Figure 4.11 – Création d’une table des matières

Assurez-vous que l’onglet Table des matières est bien sélectionné et cliquez sur le bouton OK. Une table des matières est automatiquement générée puis insérée à l’emplacement du curseur. Il existe bien évidemment dans cette boîte de dialogue des options que nous allons détailler, mais vous pouvez déjà constater qu’en validant les options par défaut, la création d’une table des matières est extrêmement rapide et le résultat fort honorable.

Figure 4.12 – Aperçu d’une table des matières générée automatiquement

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Bien évidemment, dans la pratique, vous aurez tout intérêt à insérer un saut de page avant l’insertion de la table des matières et à créer un titre dont l’intitulé sera « Table des matières » afin que cette mention figure… dans la table des matières. Options de la boîte de dialogue Table des matières La zone Aperçu avant impression, comme son nom l’indique, fournit une prévisualisation du résultat obtenu une fois la table des matières générée automatiquement. Dès que vous modifiez une option de la boîte de dialogue, le changement est répercuté dans l’aperçu. Dans la mesure où l’aperçu n’affiche pas la table des matières réelle, mais une représentation assez simpliste, il n’est pas toujours aisé de se faire une idée juste du résultat final. Mais puisque la création d’une table des matières est presque instantanée, vous pouvez en générer autant que vous le souhaitez et faire tous les essais que vous voulez. Pour ce faire, il suffit de demander la création d’une autre table des matières ; à ce moment-là, Word sélectionne la table des matières que vous avez insérée précédemment et affiche une boîte de dialogue qui demande si vous voulez remplacer la table des matières sélectionnée. Cliquez sur le bouton OK et l’ancienne table des matières est remplacée par la nouvelle. La zone Aperçu Web affiche une prévisualisation de l’affichage en Mode Web. Si l’on souhaite convertir le document Word en un fichier HTML pour le publier sur un site Web, on prendra soin de cocher la case Utiliser des liens hypertexte à la place des numéros de page. En effet, comme la notion de numéro de page n’a aucun sens sur une page Web, il est préférable que chaque titre de la table des matières soit un lien hypertexte qui permette un accès direct aux différentes subdivisions du texte. Les cases à cocher Afficher les numéros de page et Aligner les numéros de page à droite sont explicites et se passent de commentaires. De plus, l’effet produit par l’activation ou la désactivation de ces cases à cocher est bien rendu dans la zone Aperçu avant impression. On peut se demander l’intérêt d’avoir la possibilité d’imprimer une table des matières sans numéro de page ; en fait, si un volume comporte une table des matières avec des numéros de page, il est tout à fait possible d’envisager au début du document l’insertion d’un sommaire ne contenant que les titres des gran-

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des parties et des chapitres sans numéro de page. Il s’agira en fait d’une deuxième table des matières avec des options différentes. La liste déroulante Caractères de suite propose différents caractères de suite (points, tirets discontinus, tirets continus) qui relient le titre à son numéro de page. Il est possible de ne pas imprimer de caractères de suite et vous prendrez votre décision en faisant différents essais afin de voir quel choix est le plus lisible. En général, dès que la largeur de la page dépasse une quinzaine de centimètres, on utilise des caractères de suite sous la forme de points. La liste Afficher les niveaux permet de choisir le nombre de niveaux de titres qui figurera dans la table des matières. Dans la pratique, si l’on souhaite indenter les niveaux de titres, ce qui assure une bonne représentation de la hiérarchisation du document, on ne pourra pas afficher un trop grand nombre de niveaux de titres. Même s’il est toujours possible qu’un titre occupe plusieurs lignes dans la table des matières, cela n’est guère recommandé. Nous vous conseillons par conséquent de choisir un nombre de niveaux de titres qui soit compatible avec une mise en page soignée de la table des matières. La liste déroulante Formats permet de sélectionner une mise en forme parmi les choix suivants : Depuis modèle, Classique, Soigné, Recherché, Moderne, Officiel et Simple. Nous vous conseillons de tester ces différentes options afin de voir celle qui correspond le mieux à votre type de document. Attardons-nous cependant sur l’option Depuis modèle : si vous observez bien la boîte de dialogue Tables et index, le fait de sélectionner cette option active le bouton Modifier qui est grisé dans le cas contraire. L’option Depuis modèle signifie tout simplement que Word va utiliser ses styles prédéfinis pour mettre en forme la table des matières. Par défaut, ces styles prédéfinis baptisés TM 1, TM 2, jusqu’à TM 9, ne sont pas affichés dans la liste des styles disponibles. Comme vous l’aurez compris, chaque style correspond à un niveau hiérarchique de titre. En sélectionnant l’option Depuis modèle, vous avez la possibilité de modifier ces styles à votre guise. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Modifier. Dans la boîte de dialogue Style, sélectionnez le style que vous voulez changer et cliquez sur le bouton Modifier. Dans la boîte de dialogue Modifier le style, effectuez les modifications nécessaires.

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Figure 4.13 – Modification des styles intégrés de mise en forme de la table des matières

Si vous avez utilisé les styles de titres prédéfinis de Word pour styler votre document, vous avez tout intérêt à modifier les styles TM 1, TM 2, etc. car vous exercerez ainsi un meilleur contrôle sur la mise en forme que vous souhaitez. Faites cependant attention à ne pas cocher la case Ajouter au modèle de la boîte de dialogue Modifier le style dans la mesure où la mise en forme d’une table des matières dépend étroitement du type de document que vous concevez ; si vous intégrez au modèle vos styles de table des matières, ces derniers risquent de ne pas convenir pour un futur document basé sur ce modèle. De la même manière, nous vous recommandons de désactiver la case Mettre à jour automatiquement, qui est cochée par défaut. Le bouton Options de la boîte de dialogue Tables et index affiche la boîte de dialogue Options de la table des matières. Cette boîte de dialogue est importante car elle vous permet d’indiquer les éléments qui vont composer la table des matières. Nous avons vu jusqu’à présent qu’une table des matières est générée à partir des styles de titres, en se basant sur l’indication du nombre de niveaux de titres que vous avez choisi. La boîte de dialogue Options de la table des matières permet

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de sophistiquer les choses ; vous pouvez ajouter d’autres styles qui seront pris en compte dans la table des matières, mais également des niveaux hiérarchiques, ainsi que des entrées que vous pourrez insérer manuellement.

Figure 4.14 – Vous pouvez intégrer dans la table des matières d’autres éléments que les styles de titres

En cochant la case Styles, vous construisez la table des matières à partir des styles de titres intégrés, mais vous pouvez également désigner d’autres styles. Pour ce faire, il suffit de choisir les styles dans la liste Styles disponibles et de leur attribuer un niveau hiérarchique dans le champ Niveau. Vous pouvez ainsi intégrer dans la table des matières des titres que vous avez stylés avec des styles personnalisés. Imaginons, par exemple, que votre document comporte des encadrés ; il est fort peu probable que le titre de l’encadré sera stylé avec un style de titre ; en revanche, il peut être intéressant que le titre de l’encadré se retrouve dans la table des matières. Vous pouvez alors désigner le style du titre de l’encadré et lui attribuer le niveau hiérarchique où vous voulez qu’il apparaisse.

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De la même manière, la case Niveaux hiérarchiques, qui est cochée par défaut, indique à Word d’intégrer dans la table des matières tous les styles qui ont un niveau hiérarchique supérieur ou égal au nombre de niveaux que vous avez défini dans la boîte de dialogue Tables et index. La case à cocher Champs d’entrée de table vous permet d’incorporer à la table des matières les codes de champ que vous avez définis manuellement (la procédure de création de ces entrées manuelles est expliquée plus loin dans ce chapitre). Vous allez ainsi pouvoir intégrer à la table des matières du texte que les cases à cocher Styles et Niveaux hiérarchiques ne permettent pas de récupérer parce qu’il n’est pas stylé avec un style de titre intégré ou bien parce qu’il ne comporte pas de niveau hiérarchique. Plus intéressant, vous allez pouvoir par ce biais-là créer une autre table des matières qui ne comportera pas les entrées classiques des titres. En effet, si vous désactivez les cases Styles et Niveaux hiérarchiques et cochez la case Champs d’entrée de table, vous générez une nouvelle table des matières qui ne comprend que les entrées que vous avez définies manuellement.

Mise en forme manuelle de la table des matières Même si Word gère très correctement la mise en forme de la table des matières à l’aide des styles, il y a parfois des cas où vous allez devoir mettre en forme manuellement la table des matières. Ceci n’est bien évidemment guère conseillé, mais dans certaines situations complexes, cela vous rendra de grands services. Pour que cette opération ait des chances de réussite, votre texte doit être entièrement stabilisé et sa mise en page définitive. Vous devez alors générer à la fin de votre document une table des matières en précisant bien les options suivantes : • Afficher les numéros de page : activée • Utiliser des liens hypertexte à la place des numéros de page : désactivée Une fois que la table est générée, sélectionnez-la pour la couper. Ouvrez ensuite le traitement de texte WordPad (DémarrerÆTous les programmesÆ Accessoires) et collez la table des matières. Sélectionnez-la dans WordPad, copiez-la et collez-la dans Word. Vous récupérez ainsi une table des matières non stylée avec des titres, des numéros de page et des tabulations entre les

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deux. Vous pouvez ensuite adopter la mise en page que vous voulez. Gardez cependant bien à l’esprit que cette table des matières n’est pas dynamique et que si votre texte évolue, elle ne pourra pas être mise à jour. Vous pouvez être également amené à intervenir au niveau de la mise en forme de la table générée, non pas tant sur le style que sur des détails qui posent problème. Un cas classique est le titre dont le dernier mot est rejeté sur la ligne suivante, ce qui est particulièrement disgracieux ; si ce cas ne se produit que sur un seul titre de la table des matières, il n’est guère raisonnable d’aller modifier le style en question pour descendre le corps de la police. Vous pouvez alors « tricher » et agir directement sur la ligne problématique en la sélectionnant puis en modifiant sa mise en forme. Le fait de descendre le corps de la police de 0,5 point peut, par exemple, résoudre le problème sans que cela ne se voie véritablement. Une autre solution consiste à modifier l’espace entre les caractères.

Figure 4.15 – Modification de l’espacement des caractères pour resserrer le texte

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La figure 4.15 illustre cette technique : la modification de l’option Espacement en choisissant de condenser le texte de 0,1 point ou 0,2 point permet de diminuer la longueur du texte sans que cela se détecte à l’œil nu. Bien évidemment, toutes ces modifications seront écrasées si vous mettez à jour la table des matières.

Mise à jour de la table des matières Il est parfois nécessaire de mettre à jour la table des matières, notamment si votre plan a été modifié ou si la pagination de votre texte a changé. Pour mettre à jour une table des matières, vous avez tout d’abord la possibilité d’en créer une autre, comme nous l’avons déjà vu, en écrasant la précédente. Cependant, cette solution n’est guère pratique si vous avez mis du temps à paramétrer correctement votre table des matières. Le plus simple consiste alors à se positionner sur votre table des matières puis à utiliser la touche F9 qui fait apparaître la boîte de dialogue Mettre à jour la table des matières.

Figure 4.16 – Options de mise à jour de la table des matières

Si la structure de vos titres n’a pas changé, vous pouvez simplement mettre à jour les numéros de page. Cette option a l’avantage de conserver la mise en forme de vos titres si vous avez modifié manuellement leur formatage. En revanche, si vous avez rajouté des titres à votre plan, vous devez choisir l’option Mettre à jour toute la table. Si vous constatez des erreurs dans la table des matières, comme des fautes d’orthographe, ne corrigez pas la table des matières, mais corrigez le titre où l’erreur se situe, puis mettez à jour la table des matières.

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Table des matières

En fait, vous devez bien comprendre qu’une table des matières n’est qu’une commande qui est donnée à Word, ce qui en fait une fonctionnalité dynamique. Pour vous persuader de la chose, vous pouvez faire afficher cette commande qui se matérialise sous la forme d’un code de champ. Faites un clic droit sur une table des matières et, dans le menu contextuel, choisissez Basculer les codes de champs. L’affichage de la table des matières disparaît et vous découvrez le code de champ qui définit la table des matières. Voici un exemple de code de champ définissant une table des matières : { TOC \o "1-3" \u } Pour revenir à la table des matières, exécutez à nouveau la commande Basculer les codes de champs. Un utilisateur qui connaîtrait d’ailleurs la syntaxe de ce code de champ pourrait parfaitement insérer une table des matières sans passer par la boîte de dialogue Tables et index. Si vous avez inséré plusieurs tables des matières dans votre document, vous ne pouvez les mettre à jour qu’une par une. En effet, même si vous sélectionnez toutes vos tables des matières, la boîte de dialogue Mettre à jour la table des matières s’affichera autant de fois qu’il y a de tables des matières lorsque vous appuyez sur F9. C’est la raison pour laquelle il est recommandé de procéder à la mise à jour de vos tables des matières en les sélectionnant les unes après les autres. Pour supprimer une table des matières, vous pouvez utiliser la commande Basculer les codes de champs, puis sélectionner le code de champ et le supprimer.

Création manuelle des champs d’entrée de table Comme nous l’avons vu, la boîte de dialogue Options de la table des matières permet de construire la table à partir de champs d’entrée de table. Ces entrées représentent du texte que vous voulez voir figurer dans la table des matières, mais qui n’a pas été stylé pour y être intégré naturellement, comme les styles de titres prédéfinis ou bien les titres définis avec un paramètre Niveau hiérarchique. En fonction de ce que vous souhaitez, ces

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Chapitre 4. Structure du document

entrées pourront être intégrées à la table des matières ou bien constituer une table des matières à part ; vous prendrez cette décision en activant ou en désactivant les cases à cocher de la boîte de dialogue Options de la table des matières. Si dans votre document, vous avez toute une série de tableaux dont vous voulez qu’ils soient répertoriés dans une table à part, vous allez alors créer une entrée de table pour chacun de ces tableaux. Pour créer une entrée de table, vous devez d’abord sélectionner le texte qui fera l’objet de l’entrée ou tout du moins vous positionner à l’emplacement de l’élément à référencer. Tapez ensuite la combinaison de touches Alt + Maj + O. La boîte de dialogue apparaît.

Figure 4.17 – Création d’un champ d’entrée de table

Si vous avez sélectionné du texte, ce dernier se retrouve dans le champ Entrée. Vous pouvez modifier le contenu de ce champ pour saisir exactement ce que vous voulez. C’est le texte qui figurera dans la table des matières. Le champ Identificateur de table affiche par défaut la lettre C et vous ne devez pas modifier cette option. Le champ Niveau indique le niveau hiérarchique dans la table des matières et vous pouvez choisir le niveau que vous voulez. Quand vous avez correctement rempli les champs de la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Marquer, puis cliquez sur le bouton Fermer. Un code de champ apparaît dans votre document, sous la forme : { TC "Texte de l’entrée" \f C \l "2" } Vous devez baliser de la sorte toutes les entrées que vous voulez intégrer dans la table des matières. Pour que ces entrées soient prises en compte lors

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Création d’autres tables de références

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de la génération de la table des matières, n’oubliez pas de cocher la case Champs d’entrée de table dans la boîte de dialogue Options de la table des matières. La commande Entrée de table des matières qui fait apparaître la boîte de dialogue Identification des entrées de la table des matières n’est disponible que par le biais d’un raccourci clavier et ne figure dans aucun menu. Vous pouvez néanmoins insérer cette commande sur une barre d’outils en choisissant AffichageÆBarres d’outilsÆPersonnaliser ; dans la boîte de dialogue Personnalisation, cliquez sur l’onglet Commandes, et dans la catégorie Insertion, faites glisser Entrée de table des matières sur une barre d’outils.

Création de plusieurs tables des matières Comme nous l’avons déjà signalé, vous pouvez créer plusieurs tables des matières au sein d’un même document. Pour ce faire, vous devez positionner le curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer la table des matières. Quand vous insérez une deuxième table des matières, Word ouvre une boîte de dialogue et vous demande si vous voulez remplacer la table des matières sélectionnée. Cliquez sur le bouton Non, et vous insérerez une nouvelle table des matières. Vous pouvez ainsi avoir plusieurs tables des matières qui n’affichent pas le même niveau de détail ; en utilisant des signets, vous pouvez même indiquer à Word de ne générer la table des matières que d’une partie du document. Comme nous venons de le voir, vous pouvez aussi, en créant manuellement des champs d’entrées de table, générer une table composée d’éléments qui ne sont pas des titres.

CRÉATION D’AUTRES TABLES DE RÉFÉRENCES Il ne vous aura pas échappé que la boîte de dialogue Tables et index comporte deux onglets intitulés Table des illustrations et Table des références. Sur le même principe que les champs d’entrée de table, vous pouvez

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Chapitre 4. Structure du document

créer dans votre texte des champs pour gérer les légendes des figures et les citations. Pour insérer un champ de légende, vous choisirez la commande InsertionÆRéférenceÆLégende. La boîte de dialogue Légende vous permet de saisir la légende de votre illustration ; le texte inséré possède le style prédéfini Légende. En fait, cette boîte de dialogue se contente pour partie d’attribuer le style Légende au texte que vous avez saisi, si bien que si vous stylez les légendes de vos illustrations avec le style Légende, vous n’avez pas besoin de passer par cette boîte de dialogue. Pour insérer un code de champ de citation, vous devez sélectionner le texte à référencer puis utiliser la combinaison de touches Alt + Maj + I qui fait apparaître la boîte de dialogue Citation. Remplissez les champs nécessaires et cliquez sur le bouton Marquer. En fait, Word entend par citation un système de référence à des textes juridiques, comme des lois, des règlements ou de la jurisprudence. Ce type de table ne vous servira donc que si vous avez à traiter des documents de nature juridique. Quand vous avez balisé l’ensemble de votre texte pour créer des champs de légende ou bien des codes de champ de citation, vous pouvez alors créer une table des illustrations ou une table des références. Pour ce faire, choisissez la commande InsertionÆRéférenceÆTables et index et cliquez sur l’onglet Table des illustrations ou bien Table des références. Le processus de génération de ces tables est très similaire à celui de création d’une table des matières.

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5 Paramètres de Mise en page, en-têtes et pieds de page Il peut paraître étonnant de consacrer un chapitre à cette fonctionnalité apparemment simple que sont les en-têtes et les pieds de page. Pourtant, ceux qui ont un peu d’expérience dans la production de documents longs avec Word savent à quel point ce problème est vraiment épineux et peut faire perdre un temps considérable quand on s’y prend mal. Enfin, par nature, un problème dans l’en-tête ou dans le pied de page se retrouvera bien souvent sur toutes les pages du document. Pour quiconque est habitué à lire des rapports ou des mémoires rédigés sous Word, le moindre problème dans un en-tête ou un pied de page sautera aux yeux et fournira un bon indicateur du niveau de compétence du rédacteur en matière de traitement de texte… D’autre part, le problème des en-têtes et des pieds de page est en rapport avec de nombreuses notions importantes comme l’impression recto verso, le rôle des sections, les tabulations ou la numérotation des pages. Pour toutes ces raisons, il est important de bien maîtriser ces notions afin de faire bonne impression en produisant des en-têtes et des pieds de page d’une qualité irréprochable. Bien évidemment, si l’on vous impose une feuille de styles pour la rédaction de votre document long, vous n’avez, en principe, pas à modifier les paramètres de mise en page car ils sont déjà définis dans le modèle que l’on

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Chapitre 5. Paramètres de Mise en page, en-têtes et pieds de page

vous a fourni. Cela vous laisse bien entendu beaucoup moins de liberté dans la mise en forme, mais vous pourrez au moins, en cas de problème, incriminer la feuille de styles et décharger ainsi votre responsabilité…

PARAMÈTRES D’IMPRESSION Certaines caractéristiques des pieds de page dépendent en fait étroitement des paramètres de mise en page qui ont été définis pour le document. Nous allons nous attarder uniquement sur les points importants qui risquent de vous poser problème. La boîte de dialogue Mise en page (FichierÆMise en page) permet de définir tous les paramètres qui vont conditionner la mise en page et, par conséquent, avoir un impact sur les en-têtes et les pieds de page.

Figure 5.1 – Définition des paramètres de mise en page

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Paramètres d’impression

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Quand vous travaillez sur un format de papier qui n’est pas standard, c’est-à-dire différent du format A4, vous avez deux manières de gérer les marges : vous calculez vos marges à partir de la taille réelle de votre papier et vous devez à ce moment-là définir la taille exacte du papier que vous utilisez ; vous pouvez aussi définir vos marges à partir du format A4 et augmenter la taille de vos marges de la différence entre votre papier et le format A4. Prenons un exemple : vous devez imprimer votre document sur un format de papier de 13 par 20 centimètres avec des marges de 1,5 centimètre de chaque côté. La première solution consiste à indiquer ces marges et à définir dans l’onglet Papier un format de taille personnalisée. La deuxième solution consiste à indiquer que l’on travaille sur du papier A4 et à modifier les marges en conséquence : • Marge du haut = (29,7 – 20) / 2 + 1,5 = 6,35 • Marge de gauche = (21 – 13) / 2 + 1,5 = 4,5

Figure 5.2 – Définition d’une taille de papier personnalisée

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Chapitre 5. Paramètres de Mise en page, en-têtes et pieds de page

Recto verso À l’heure où l’expression « développement durable » est mise à toutes les sauces, il peut paraître assez étonnant que l’on imprime si peu en recto verso ! Regardez autour de vous et amusez-vous à compter le nombre de pages imprimées qui pourraient l’être en recto verso : rapports, mémoires d’étudiants, documents internes aux organisations, listes, etc. Il y a sans doute des raisons historiques à cela car les imprimantes qui sont capables d’imprimer en recto verso étaient très chères il y a encore quelques années. Mais on peut remarquer que malgré leur démocratisation les mentalités n’ont guère évolué. Pourtant il ne faut pas réfléchir très longtemps pour s’apercevoir qu’en imprimant en recto verso, on économise beaucoup de papier, on obtient des documents moins lourds à transporter et moins volumineux à stocker. Avant de vouloir supprimer complètement le papier, on pourrait peut-être déjà militer en faveur de l’adoption du recto verso… [fin de la supplique écologique] Outre une économie en papier, l’impression en recto verso va surtout permettre de donner à vos documents une qualité professionnelle que l’on rencontre notamment dans les livres car il ne vous aura pas échappé que les pages du produit que vous tenez entre les mains sont imprimées des deux côtés. Cette sophistication engendre évidemment un surcroît de complexité, mais rien de véritablement insurmontable. Quand on imprime en recto verso, la notion de reliure est importante. Rappelons ici une évidence qui mérite de l’être : si vous faites des essais pour déterminer la taille optimale de vos marges, vous allez imprimer une page d’un extrait représentatif de votre document. Vous allez ensuite examiner cette feuille dans tous les sens pour voir si les marges vous paraissent correctement définies. Le problème est que la donne changera complètement quand vous aurez imprimé les 400 pages de votre document long et que vous l’aurez relié. Si vous n’avez utilisé qu’un côté de la feuille, vous allez vite vous rendre compte qu’une partie importante de la marge gauche est prise par la reliure. Si vous avez imprimé en recto verso et que vous ouvrez votre volume à peu près au milieu, vous vous apercevrez alors que le bord droit des pages paires et le bord gauche des pages impaires sont finalement très proches

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Paramètres d’impression

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l’un de l’autre. Le paramètre Reliure sert à prendre en compte ce phénomène ; la dimension de la reliure dépend bien évidemment du nombre de pages de votre document ainsi que de l’épaisseur de votre papier (comptez une moyenne de 1 centimètre pour 200 pages). Si vous imprimez uniquement en recto, vous pouvez ignorer ce paramètre et vous contenter d’augmenter la marge gauche. En revanche, il faut obligatoirement indiquer une valeur pour le paramètre Reliure si vous imprimez en recto verso ; la valeur de la reliure viendra en fait augmenter la marge droite des pages de gauche (pages paires) et la marge gauche des pages de droite (pages impaires). Si vous envisagez une impression en recto verso, il est important que vous intégriez bien la différence entre page paire et page impaire car cette notion revient souvent.

Rôle des sections Word définit une section comme la « partie d’un document dans lequel vous définissez certaines options de mise en page ». Cette définition laisse supposer que certaines options de mise en page ne sont pas globales, mais peuvent s’appliquer uniquement à une portion du document. Pourtant, en règle générale, on définit une bonne fois pour toutes les paramètres de mise en page du document et l’on n’y revient plus. Il est ainsi très rare que l’on ne conserve pas des marges identiques tout au long d’un même document. Il arrive néanmoins assez souvent que l’on ait besoin de modifier la mise en page au fil du texte. En fait, vous devez retenir que chaque fois que vous avez besoin de modifier dans un document un des paramètres de la boîte de dialogue Mise en page, vous devez créer une section. Vous remarquerez d’ailleurs que chacun des onglets de cette boîte de dialogue possède une zone Aperçu avec une commande Appliquer à. Cela signifie bien que chacun des paramètres de la mise en forme peut varier au cours du document.

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Chapitre 5. Paramètres de Mise en page, en-têtes et pieds de page

Prenons quelques exemples classiques où l’utilisation des sections devient obligatoire : • modification du nombre de colonnes (vous voulez imprimer quatre pages de votre document en deux colonnes) ; • modification de l’orientation (vous avez un tableau trop large que vous souhaitez imprimer en paysage) ; • numérotation des lignes d’une partie de votre document ; • utilisation d’en-têtes différents. Word crée d’ailleurs automatiquement des sections quand il effectue certaines opérations. C’est notamment le cas quand vous lui demandez de mettre une partie d’un texte en colonnes. Word encadre le texte en colonnes par deux sauts de section continus. Il faut rappeler ici qu’il existe quatre types de saut de section que vous pouvez insérer manuellement grâce à la commande InsertionÆSaut : • Le saut de section Page suivante insère une marque de section et saute une page où commence la nouvelle section. • Le saut de section Continu insère une marque de section et commence la nouvelle section juste après (en général sur la même page). • Le saut de section Page paire insère une marque de section et commence la nouvelle section sur la prochaine page paire. • Le saut de section Page impaire insère une marque de section et commence la nouvelle section sur la prochaine page impaire. Dans les deux derniers types de saut de section, vous devez bien être conscient du fait que le saut de section peut engendrer la création d’une page vide. Par exemple, si vous êtes sur une page impaire et que vous insérez un saut de section Page impaire, une page vide paire est créée avant le début de la nouvelle section. Dans le cadre d’une impression recto verso, vous utiliserez souvent ce type de saut de section car on commence toujours les premières pages de chapitre sur une page impaire (page de droite).

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Paramètres d’impression

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Figure 5.3 – Définition d’un saut de section

Comme vous l’aurez compris, les sections vont jouer un rôle prépondérant dans l’utilisation des en-têtes et des pieds de page. En effet, si vous voulez faire varier les en-têtes au fil des parties ou des chapitres de votre document, vous allez être obligé de créer une nouvelle section chaque fois que votre en-tête sera modifié. Pour mieux comprendre comment les choses s’articulent, prenez quelques livres au hasard et examinez attentivement la manière dont les en-têtes sont composés et évoluent au cours de l’ouvrage. Prenons un exemple pour illustrer notre propos : vous rédigez un document que vous allez imprimer en recto verso et qui contient 7 parties ; vous souhaitez imprimer sur l’en-tête de la page de gauche le titre du document et sur l’en-tête de la page de droite le titre de la partie. Pour ce faire, vous allez devoir créer autant de sections qu’il y a de parties. Pour signifier que vous voulez que vos en-têtes soient différents sur les pages paires et les pages impaires, il faut cocher une case de l’onglet Disposition de la boîte de dialogue Mise en page. De la même manière, il faudra cocher la case Première page différente car il est de coutume de laisser les premières pages d’une section vierges de tout titre courant.

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Chapitre 5. Paramètres de Mise en page, en-têtes et pieds de page

Figure 5.4 – Paramétrage des en-têtes et des pieds de page

L’option À partir du bord va déterminer les dimensions exactes des entêtes et des bas de page. Si les marges définissent ce que l’on appelle la zone imprimable (l’emplacement où votre texte sera imprimé), la taille des entêtes et pieds de page est définie selon la formule suivante : Taille de la marge – paramètre À partir du bord Dans la mesure où il n’est pas très esthétique que le texte de l’en-tête soit collé au début du texte de la zone imprimable, vous devez prendre garde à la répartition harmonieuse du texte de l’en-tête dans l’espace qui lui est réservé. De la même manière, vous devez également faire attention à la dimension de votre pied de page si vous utilisez de nombreuses notes de bas de page.

DÉFINITION DES EN-TÊTES ET DES BAS DE PAGE Si vous souhaitez uniquement paginer votre document, vous n’avez nul besoin de passer par la définition d’un en-tête ou d’un pied de page. Pour ce

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Définition des en-têtes et des bas de page

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faire, il vous suffit d’exécuter la commande InsertionÆNuméros de page. Dans la boîte Numéros de page, vous pourrez définir la position, l’alignement et le format du numéro de page.

Figure 5.5 – Définition de la pagination d’un document

Si cette boîte de dialogue permet de paginer rapidement un document, elle ne permet en aucune façon un contrôle fin de la pagination. Son utilisation est donc à proscrire pour tout travail soigné. La définition d’en-tête et de pied de page se réalise par le biais de la commande AffichageÆEn-tête et pied de page. L’exécution de cette commande a plusieurs conséquences : si ce n’est déjà fait, l’affichage passe en Mode Page ; le texte de la zone imprimable devient grisé et inaccessible alors que vous pouvez saisir du texte dans les zones labellisées En-tête et Pied de page. De plus, la barre d’outils En-tête et pied de page est affichée.

Figure 5.6 – Affichage de l’en-tête d’un document

Vous allez pouvoir composer dans ces espaces réservés vos en-têtes et vos pieds de page. Pour ce faire, vous avez à votre disposition les outils de la

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Chapitre 5. Paramètres de Mise en page, en-têtes et pieds de page

barre d’outils qui vous permettent notamment d’insérer plusieurs codes de champs.

Figure 5.7 – Insertion de champs dans un en-tête ou un pied de page

Quand vous insérez un champ, Word n’affiche pas le code de champ, mais la valeur du code de champ, ce qui vous donne tout de suite un aperçu du résultat. Vous pouvez néanmoins visualiser les codes de champ en faisant un clic droit sur le champ et en choisissant la commande Basculer les codes de champs dans le menu contextuel. Certains boutons de la barre d’outils sont très utiles et notamment les outils de navigation. Si vous travaillez sur un document long, naviguer entre les différents en-têtes du document peut être relativement pénible si vous utilisez l’ascenseur. Word met à votre disposition deux outils qui permettent de passer rapidement à l’en-tête (ou au pied de page) suivant ou précédent.

Figure 5.8 – Déplacement rapide entre les en-têtes d’un document

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Définition des en-têtes et des bas de page

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Ces outils sont extrêmement pratiques car en fait il n’y a pas dans un document long autant d’en-têtes différents qu’il y a de pages. En général, on compte trois en-têtes différents pour chaque section : • Premier en-tête • En-tête de page paire • En-tête de page impaire Il est donc très utile de pouvoir sauter d’un en-tête à l’autre. De la même manière, Word propose un outil pour passer rapidement de l’en-tête au pied de page (Basculer en-tête/pied de page). Un autre outil mérite toute votre attention si vous voulez créer des entêtes et des pieds de pages différents ; comme nous l’avons déjà dit, vous devez pour ce faire créer des sections et paramétrer l’onglet Disposition de la boîte de dialogue Mise en page, mais cela ne suffit pas. En effet, quand vous allez, par exemple, saisir l’en-tête de votre première section en inscrivant le titre du premier chapitre de votre roman, vous allez avoir la désagréable surprise de voir que ce titre se propage aux en-têtes des autres sections. Word crée automatiquement une liaison entre les en-têtes de toutes les sections. Pour rompre cette liaison, vous devez utiliser l’outil Lier au précédent dont vous conviendrez avec nous qu’il est bien mal nommé. Une fois que vous avez activé cette commande, vous pouvez saisir un entête différent, mais vous devrez rompre cette liaison pour chacune des sections et pour chaque type de page (paire et impaire).

Figure 5.9 – Rupture de la liaison entre deux en-têtes

La dernière chose qui est importante à savoir est que lorsque vous composez votre en-tête ou votre pied de page, les commandes de mise en forme de Word sont toujours actives et vous pouvez donc effectuer tous les formatages que vous souhaitez. Vous pouvez, par exemple, tracer une bordure

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Chapitre 5. Paramètres de Mise en page, en-têtes et pieds de page

pour faire un filet ou bien insérer une image. Vous ne devez pas non plus perdre de vue que vous pouvez insérer des tabulations ; il n’est peut-être pas inutile de rappeler que les tabulations sont le seul moyen de positionner précisément du texte dans un en-tête ou un pied de page. Si vous voulez centrer ou aligner correctement certains champs (notamment les numéros de page), vous serez obligé d’utiliser des tabulations.

Figure 5.10 – Insertion d’une bordure, d’une tabulation et d’une image dans un en-tête

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6 Bibliographie La bibliographie est l’ensemble des règles et des pratiques qui permettent d’identifier les livres, et plus généralement des documents, afin d’y avoir accès en cas de besoin. Les auteurs d’un document long sont concernés par la bibliographie chaque fois qu’ils citent un ouvrage, et à la fin quand ils rédigent la liste des références citées, qu’on appelle aussi la bibliographie du document. Le terme bibliographie est donc polysémique, et les problèmes relatifs à la bibliographie peuvent vite devenir éminemment complexes. Nous avons voulu, dans ce chapitre, identifier les principaux problèmes et donner des directives pratiques à ceux qui ont à gérer une bibliographie, quitte à simplifier les choses. Nous envisagerons : • les problèmes bibliographiques posés à un auteur ; • les changements qu’a entraînés l’informatique dans les pratiques bibliographiques ; • l’assistance bibliographique disponible dans Word jusqu’à la version 2003 ; • l’assistance bibliographique dans Word 2007.

CITATIONS ET RÉFÉRENCES Pour préciser le sens spécifique de ces termes ambigus, nous commentons quatre exemples différents de citations :

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Chapitre 6. Bibliographie

a) Comme disait Voltaire, « Cultivons notre jardin » ; le texte et le nom de Voltaire sont cités de mémoire, sans indication de la référence, c’est-àdire de l’identité précise du livre source. b) Les Essais de Montaigne sont une source intarissable de sagesse ; ici le texte mentionne un livre et son auteur, sans renvoyer à une référence qui préciserait l’édition et la date. c) Sur les rapports du livre et de la lecture on se reportera avec profit à [Escarpit 1973] ; la phrase renvoie à la référence d’un ouvrage à partir de son appel de citation [Escarpit 1973]. d) « La vedette matière représente un sujet, c’est-à-dire une combinaison de concepts, d’aspects… alors que le descripteur représente un concept unique. » [Hudon 1994, 37] ; l’extrait cité est localisé (p. 37) dans le cadre de l’appel de citation du livre dont il est tiré [Hudon 1994]. Comme vous l’aurez compris, nous employons ici le terme « citation » dans un sens bien différent de celui de Word quand il l’utilise dans la boîte de dialogue Citation (voir le chapitre 4). On peut tirer de ces exemples plusieurs conclusions : • Le terme « citation » s’applique le plus souvent à la reproduction d’un bref extrait d’une œuvre, avec le nom de l’auteur, comme dans un dictionnaire des citations. C’est le cas des exemples a et d. Mais il peut aussi désigner la simple mention d’une source d’information, sans aucun extrait, comme dans les exemples b et c. • On peut faire des citations sans fournir de référence bibliographique (exemples a et b). Mais dans tous les documents où les citations jouent un rôle important, l’usage de la référence est indispensable (exemples c et d). Celle-ci sert à la fois de garantie d’authenticité et de moyen d’accès à la source. • Une référence bibliographique complète est nécessairement encombrante. Pour permettre au lecteur d’accéder facilement à cette référence sans créer de rupture dans le texte, on utilise un type de renvoi particulier, par exemple [Escarpit 1973], que nous appellerons « appel de cita-

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Problèmes de bibliographie

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tion » – de préférence à « citation en corps de texte » qui est calqué sur l’anglais in text citation.

PROBLÈMES DE BIBLIOGRAPHIE Bien qu’elles soient encadrées par des normes et par des usages, la citation d’un document externe dans le cours d’un texte et la rédaction d’une bibliographie à la fin d’un chapitre ou d’un ouvrage sont souvent une source de difficultés en raison de la multiplicité des solutions possibles.

Variations dans la rédaction des références L’écriture des références bibliographiques peut varier en fonction de différents facteurs. Catégorie bibliographique du document Les règles ne sont pas les mêmes selon qu’on fait référence à une monographie, un article de journal, un document iconographique, un cédérom ou une ressource du Web. Exemple : – RASTIER, François. Sens et textualité. Paris : Hachette, 1989. 286 p. Collection Langue, Linguistique, Communication. ISBN 2-01-014453-8. – RASTIER, François. Sens et textualité [en ligne]. Réédition en facsimilé de l’édition papier [Paris : Hachette, 1989. 286 p.] Paris : Texto, 2004. Format PDF. Disponible sur : . (Consulté le 16/03/2004). Style de citation choisi Les normes fixent des règles contraignantes sur le choix des catégories du document, mais à l’intérieur de chaque catégorie elles laissent la liberté de choisir un style particulier, appelé style de citation. Cette liberté porte sur le nombre de données prises en compte et la mise en forme.

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Chapitre 6. Bibliographie

Chaque catégorie comporte des rubriques obligatoires et des rubriques facultatives : – RICOEUR, Paul. Essais d’herméneutique. T.2, Du texte à l’action. Paris : Éditions du Seuil, 1986. Coll. Esprit. Dir. de l’édition Olivier Mongin. ISBN 2-02-009377-4. (Référence maximale) – RICOEUR, Paul. Essais d’herméneutique. T.2, Du texte à l’action. Paris. 1986. ISBN 2-02-009377-4. (Référence minimale) Il est également possible de jouer sur la ponctuation et les enrichissements typographiques : – RICOEUR, Paul. Essais d’herméneutique. T.2, Du texte à l’action. Paris : Éditions du Seuil, 1986. Coll. Esprit. Dir. de l’édition Olivier Mongin. ISBN 2-02-009377-4. (style sobre) – RICOEUR, Paul. Essais d’herméneutique T.2, Du texte à l’action. Paris : Éditions du Seuil. 1986. Coll. Esprit Dir. de l’édition Olivier Mongin. ISBN 2-02-009377-4. (style soigné)

Variations dans les appels de citation Trois solutions peuvent être envisagées : a) Utiliser un numéro de note de page comme appel de citation et écrire la référence correspondante en note de bas de page. Dans cette hypothèse, notre quatrième exemple de citation (d) deviendrait : « La vedette matière représente un sujet, c’est-à-dire une combinaison de concepts, d’aspects… alors que le descripteur représente un concept unique »1 Et la référence en bas de page serait : 1

Hudon, Michèle (1994) Le thésaurus : conception, élaboration, gestion. Montréal : ASTED – p. 37

b) Numéroter les références de la liste bibliographique dans l’ordre où les citations correspondantes apparaissent dans le texte pour la première fois, et utiliser ces numéros comme appels de citation.

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Si la première citation du livre ci-dessus apparaissait dans le texte en trentième position, la référence au livre porterait le numéro [30], et la citation deviendrait : « La vedette matière représente un sujet, c’est-à-dire une combinaison de concepts, d’aspects… alors que le descripteur représente un concept unique » [30, p. 37] c) Classer les références de la liste bibliographique par nom d’auteur, et utiliser le nom – entier ou abrégé –, ou le nom et la date de publication, comme appel de citation. L’usage des références et des citations implique donc de choisir entre un grand nombre de solutions possibles. Notons d’ailleurs que ce choix n’est pas toujours le fait de l’auteur, ce dernier étant bien souvent tributaire d’un éditeur ou d’un directeur de recherche… Cependant, quelle que soit la solution envisagée, il conviendra de s’y tenir scrupuleusement tout au long du document.

INFORMATIQUE ET BIBLIOGRAPHIE Les transformations apportées par la révolution informatique dans la production et la gestion des documents ont influencé profondément l’évolution des normes et des pratiques bibliographiques.

Évolution des normes et des styles bibliographiques La production et la gestion automatisée des documents ont fait apparaître pour la première fois la possibilité d’échanger des données bibliographiques entre les bibliothèques ou les centres de documentation, et même de partager les tâches fastidieuses de la catalographie (rédaction des notices bibliographiques des catalogues). Cet objectif ambitieux impliquait une normalisation préalable de grande ampleur : harmoniser d’une part les formats informatiques de production des documents, et d’autre part les pratiques bibliographiques qui les identifient et les décrivent.

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Chapitre 6. Bibliographie

Pour nous en tenir au second point, la norme ISO 690 de 1987 (relayée par la norme française AFNOR NF Z 44-005 de décembre 1987) décrit les standards des références bibliographiques aux documents imprimés. L’évolution rapide des supports électroniques et la prolifération conséquente de textes électroniques ont imposé l’élaboration d’une seconde partie de cette norme ; en effet, les ressources électroniques du Web posent un problème inédit puisqu’elles ne disposent ni de la pérennité du papier ou du polycarbonate (support physique des CD et des DVD), ni de la sécurité du dépôt légal. Le problème posé aux bibliographes était le suivant : fallait-il intégrer ces nouvelles ressources aux normes bibliographiques classiques, ou envisager deux types de références distinctes ? Les experts du comité de normalisation ISO ont opté pour la première solution, et en février 1997 ils ont complété la norme ISO 690 par la norme ISO 690-2 qui est consacrée aux références bibliographiques des documents électroniques (la norme correspondante française est la norme AFNOR NF Z 44-005-2 de janvier 1998). Cette norme reprend la plupart des spécifications imposées aux autres types de documents mais y ajoute quatre nouvelles rubriques : • Type de support • Date de mise à jour ou de révision • Disponibilité et accès • Date de consultation de la référence Exemple (les nouveaux éléments sont en gras) : Caron, Rosaire. « Comment citer un document électronique ? ». In Université Laval. Bibliothèque. Site de la Bibliothèque de l’Université Laval, [En ligne]. Page modifiée le 26-07-2006. http://www.bibl.ulaval.ca/doelec/citedoce.html (Page consultée le 27 mars 2000) « Les quatre nouveaux éléments peuvent être qualifiés de "mesures de sécurité" contre la non-pérennité des documents numériques, un point d’embarras qui a entravé pendant longtemps les citations des publications électroniques. » (Kyheng 2004, 2, Documents imprimés / documents électroniques)

Signalons aussi qu’à la même période des associations sectorielles américaines (médecine, agriculture, sciences sociales...) qui publient des revues

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Informatique et bibliographie

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prestigieuses ont élaboré des protocoles qui proposent un style particulier de référence, et qui sans avoir le statut de normes sont considérés comme des modèles courants. Chacun de ces styles conseille aussi un type particulier d’appel de citation (en général Auteur-Année). Voici des exemples de variantes de la même référence, selon quelquesuns de ces styles : • APA (American Psychological Association) Fleming, T. (1997). Liberty!: The American revolution. New York: Viking. • CSE (Council of Science Editors) Revues scientifiques 1) Pour l’appel de citation numérique Fleming T. Liberty!: The American Revolution. New York: Viking; 1997. 394 p. 2) Pour l’appel de citation Auteur-année Fleming T. 1997. Liberty!: The American Revolution. New York: Viking. 394 p. • MLA (Modern Language Association of America literature, arts, and humanities) Fleming, Thomas. Liberty!: The American Revolution. New York: Viking, 1997. • Turabian (style employé dans les universités américaines) Fleming, Thomas. Liberty!: The American Revolution. New York: Viking, 1997.

Création de bases de données bibliographiques Dès le début de l’informatisation, les centres d’Information scientifique et technique (IST) ont constitué des bases de données documentaires qui collectionnent des millions de références bibliographiques. Ces systèmes offrent des possibilités de recherche évoluées car ils sont structurés en une série de champs interrogeables (auteur, titre…). Les références, matière première de la bibliographie, sont donc aujourd’hui abondantes et faciles à collecter. Toutefois les formats d’enregistrement des références ne sont pas encore unifiés et les échanges posent souvent des problèmes de compatibilité.

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Chapitre 6. Bibliographie

Logiciels de gestion de références bibliographiques Les problèmes de la citation ont éveillé la créativité des concepteurs de logiciels, qui ont créé des programmes spécialisés, dits logiciels bibliographiques (bibliographic software tools) ou logiciels de gestion de références (reference management programs). Ces produits visent à faire assumer par la machine les difficultés bibliographiques des auteurs en leur permettant : • de constituer aisément une bibliothèque personnelle de références en important des données extérieures1 ; • de faire aisément des citations dont la cohérence est contrôlée ; • de disposer d’une bibliographie composée automatiquement dans le style choisi. Ces outils ingénieux, essentiellement américains et de langue anglaise à leurs débuts, ont connu un développement important au cours de la dernière décennie, et leur marché est en constante évolution. La plupart de ces logiciels sont payants (Endnote, Procite, Reference Manager...) mais quelques-uns sont gratuits pour les étudiants des universités qui ont payé leur contribution (Refworks) ou même pour les particuliers (Biblioexpress et un nouveau venu, Zotero2). Une abondante littérature leur est consacrée sur le Web. Outre les sites des concepteurs qui sont majoritairement américains, on trouve sur les sites francophones, français ou canadiens, des études comparatives [Jumeau 2007] et même un blog, [Hanser 2006].

LA BIBLIOGRAPHIE AVEC WORD 2003 On peut envisager plusieurs solutions en fonction de l’ampleur des difficultés à résoudre : • se contenter des seules ressources du traitement de texte ; • utiliser le module des notes de bas de page ; • s’adjoindre le secours d’un logiciel bibliographique. 1. Bon nombre de bases de données bibliographiques (comme PubMed) permettent l’exportation des notices au format Endnote ou Refworks. 2. http://www.zotero.org/

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La bibliographie avec Word 2003

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Traitement manuel des problèmes bibliographiques Dans les premières années de la bureautique, les auteurs de documents longs ne disposaient que de l’aide du traitement de texte pour emmagasiner des références et pour les exploiter sous forme de citations. Aujourd’hui (2007), ils disposent en plus des immenses ressources de l’Internet et ils peuvent s’équiper de logiciels spécialisés. Mais une partie d’entre eux se satisfait encore de la méthode « manuelle » pour constituer un stock de références et pour gérer les problèmes de citation. Cette solution rustique n’est pas déraisonnable si le texte ne comporte pas plus d’une page de références. Constituer un stock de références La structure souple et peu contraignante du traitement de texte permet à un auteur de stocker dans un fichier particulier une liste de références susceptibles d’alimenter sa bibliographie. Celles-ci peuvent être recopiées manuellement à partir de l’original, ou plutôt insérées par copier-coller à partir d’un autre fichier textuel. Mais la source la plus riche est la foison de banques de données bibliographiques disponibles sur l’Internet. Réservées au début aux professionnels des différents domaines (agriculture, médecine, etc.) elles deviennent peu à peu accessibles sur le Web à un large public, en priorité aux universitaires, et pour une moindre part aux simples particuliers. C’est ainsi que le SUDOC (Système universitaire de documentation), consultable à http://www.sudoc.abes.fr/, donne accès à un catalogue riche de plusieurs millions de notices. On trouvera également un répertoire des bases de données gratuites dans [URFIST de Lyon 2006]. Il appartient à l’utilisateur, après avoir rapatrié les références de son choix, de les adapter au modèle de sa liste pour en préserver la cohérence. Gérer les problèmes de citation La gestion autonome des problèmes bibliographiques se ramène à quatre tâches : • choisir un modèle de référence ; • choisir un mode de classement des références et un appel de citation ;

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• assurer la cohérence de la bibliographie et des citations ; • composer sa bibliographie. Précisons que les deux premières tâches sont des choix qui incombent à l’auteur, même s’il dispose d’un logiciel bibliographique sophistiqué. Choisir un modèle de référence On peut choisir un modèle par imitation d’un autre auteur, ou après avoir comparé les avantages et les inconvénients de différents styles. Aujourd’hui on dispose de nombreuses sources de conseils. Signalons, parmi beaucoup d’autres : • sous forme imprimée : [Boulogne 2005] • sur le Web : [Kyheng 2004], [Jumeau 2007], [CERISE 2004] Les difficultés proviennent souvent de références à des ressources du Web qui n’ont bien souvent pas la stabilité des références aux documents imprimés. On trouve de nombreux exemples dans [Caron 2006]. Choisir un mode de classement des références et un appel de citation Quand un auteur gère lui-même sa bibliographie, le contrôle de la cohérence et la vérification des données bibliographiques reposent entièrement sur sa vigilance. On a vu plus haut que l’on a le choix entre trois types de classement des références citées : classement numérique des références en bas de page, classement séquentiel de l’ensemble des références en fin de document, classement alphabétique par nom d’auteur en fin de document. À chaque cas correspond un type particulier d’appel de citation : un appel de note dans les deux premiers cas, un nom d’auteur suivi d’une date dans le troisième. Les citations par appel de note étant gérées automatiquement par Word, la seule méthode qui convient à une gestion autonome est la citation par nom d’auteur et par année. Ce mode de citation offre plusieurs avantages : • Étant indépendant de l’ordre et du nombre des citations, il ne demande aucun effort de contrôle numérique. Il suffit de veiller à ce que l’appel de

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La bibliographie avec Word 2003

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citation identifie une seule référence. Si DUPONT affiche dans la bibliographie deux publications de 2002, il faudra distinguer 2002a et 2002b. • À la différence du chiffre, il dévoile deux éléments importants de la notice bibliographique. • Il est assez souple pour s’accommoder de plusieurs styles de rédaction. On peut ainsi écrire de façon équivalente : Pierre Dupont (2001) a établi que... Dans « Économie et bibliographie », Pierre Dupont a établi en 2001 que... Il est établi [Dupont 2001] que... Quant à la bibliographie, il est facile de la mettre en ordre alphabétique avec la commande TableauÆTrier.

Utiliser les notes Le système de notes de Word est intéressant car il permet de créer des notes de bas de page et des notes de fin de document. Comme leur nom l’indique, les notes de bas de page sont imprimées en bas de la page, sous un filet que Word insère automatiquement. Les notes de fin sont imprimées à la fin du document ou bien à la fin de la section (par exemple, à la fin d’un chapitre). On utilise les notes pour compléter une information imprimée dans le corps du texte ou bien (c’est le cas qui nous intéresse plus particulièrement ici) pour donner les références bibliographiques d’une citation. Les notes de bas de page ont l’avantage de placer la référence tout près de la citation, mais leur gestion peut se révéler problématique quand la taille des notes est trop importante ou quand les notes sont trop nombreuses. Certains auteurs ont en effet une fâcheuse tendance à écrire plus de texte dans les notes que dans le corps du texte ou bien à bombarder le lecteur de notes. Dans ces cas-là, on constate un phénomène assez courant : la note ne figure pas sur la même page que l’appel de note, mais sur la page suivante. Si vous vous trouvez dans cette situation, il vaut mieux choisir les notes de fin de document. Si, malgré tout, vous tenez absolument à utiliser

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des notes de bas de page et constatez ce genre de problème, vous pouvez tenter d’améliorer les choses en suivant ces conseils : • Modifiez le style prédéfini Note de bas de page pour que le texte des notes occupe moins de place. Par défaut, le corps de la police est en 10 points ; vous pouvez le modifier en 9 ou 9,5 points. Modifiez aussi l’option de paragraphe Interligne en choisissant Exactement et en indiquant une valeur très légèrement supérieure à la valeur de la police (par exemple, 9,5 si vous avez choisi une police en corps 9). • Réduisez la taille de vos marges. • Réduisez l’interligne du séparateur de note. • Désactivez l’option Éviter veuves et orphelines. Pour insérer une note, exécutez la commande InsertionÆRéférenceÆNote de bas de page.

Figure 6.1 – Boîte de dialogue pour insérer des notes de bas de page ou des notes de fin de document

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La bibliographie avec Word 2003

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Les cases d’option vous permettent de choisir le type de note que vous voulez insérer : note de bas de page ou note de fin de document (ou de section). La zone Format permet de préciser la mise en forme de l’appel de note (1, 2, 3... / a, b, c...) ainsi que le système de numérotation (Continu ou Recommencer à chaque page). Ces éléments, une fois entrés, n’ont plus besoin d’être confirmés et ils sont gardés en mémoire pour vos insertions de notes suivantes. Cliquez sur le bouton Insérer pour insérer l’appel de note. Si vous êtes en mode d’affichage Normal, Word ouvre alors un volet dans le bas de la fenêtre où vous pouvez saisir le texte de la note. Si vous êtes en mode d’affichage Page, Word positionne le curseur dans le bas de la page où vous pouvez saisir votre note.

Figure 6.2 – Saisie d’une note de bas de page

Quand Word insère une note, il calcule le numéro à affecter à la note dans la page ou dans le document et insère ce numéro, sous forme d’exposant, à l’emplacement du point d’insertion. La référence de la citation peut être saisie manuellement, mais le plus simple est de la reproduire par copier-coller quand on dispose d’une réserve de références. Il est conseillé de constituer cette réserve préalablement dans un fichier autonome qu’on laissera ouvert pendant la rédaction du document. Une fois la note saisie, vous pouvez fermer le volet ou bien le garder ouvert si vous avez beaucoup de notes à saisir. Lorsque le volet est fermé et que vous voulez consulter le texte d’une note, vous pouvez afficher le volet avec la commande AffichageÆNotes de bas de page. Vous pouvez également passer le pointeur de votre souris sur l’appel de note, ce qui a pour effet d’afficher la note dans une info-bulle.

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Figure 6.3 – Le texte des notes peut s’afficher dans une info-bulle

Si vous enregistrez votre document en tant que page Web, Word transforme automatiquement les appels de notes en liens hypertexte et place les références à la fin de la page Web. Word prend en charge la coordination des numéros et des références. Prenons l’exemple des notes de fin de livre. Si on cite un nouveau document après 7 citations, Word inscrit le numéro 8 au point d’insertion et dans le volet de saisie de la référence. Si l’on rajoute ensuite une nouvelle citation avant le numéro 7, ou si l’on en supprime une, Word recalcule tous les numéros. Pour supprimer une citation et la référence correspondante il suffit de sélectionner l’appel de note et de le supprimer. En revanche le programme n’exerce aucun contrôle sur le contenu des notes, et quand un document est cité plusieurs fois, il postule qu’il s’agit chaque fois d’une nouvelle référence. L’auteur peut résoudre facilement ce problème si les citations multiples sont sur la même page, par la formule consacrée « Ibidem »1. S’il s’agit de notes de fin de livre, l’auteur doit noter le numéro de la première citation. Il peut ensuite soit renvoyer au numéro voulu (voir la note X), ce qui est peu élégant, soit remplacer l’appel de note par le chiffre de ce numéro, qui sera mis en exposant. Ce système a néanmoins l’inconvénient de ne pas être dynamique ; en effet, si vous insérez ou supprimez une note, le nombre que vous avez mis en exposant fera alors référence à une note qui n’est plus la bonne. Pour résoudre ce problème, vous devez créer une référence vers la première note. Cette méthode est plus complexe, mais elle assurera la cohérence de vos notes dans le cas où elles sont renumérotées. Pour créer un renvoi, exécutez la commande InsertionÆRéférenceÆRenvoi. La boîte de 1. Adverbe latin signifiant « ici-même » qui est souvent abrégé en ibid. ou ib.

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dialogue Renvoi apparaît. Dans la zone Catégorie, sélectionnez Note de bas de page ou Note de fin en fonction de ce vous voulez faire. Dans la zone Insérer un renvoi à, sélectionnez l’option Numéro de note de bas de page ou Numéro de note de fin. Dans la zone Pour la note, sélectionnez la note à laquelle vous voulez faire référence, puis cliquez sur les boutons Insérer et Fermer.

Figure 6.4 – Création d’un renvoi vers une note

L’appel de note ainsi créé n’est pas mis en forme ; vous devez alors le mettre en exposant ou bien lui attribuer le style prédéfini Appel de note. En cas de suppression ou d’ajout d’une note, Word renumérote automatiquement la référence à la note. Comment constituer sa bibliographie à partir des notes Si l’on travaille avec un fichier de références autonome, le mieux est de sélectionner les références utilisées et de les classer alphabétiquement. Si l’on choisit les notes de fin de document, il suffit de les recopier puis de les mettre en ordre alphabétique. Pour ce faire il est nécessaire de supprimer d’abord manuellement les numéros en début de référence.

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Chapitre 6. Bibliographie

Si l’on a opté pour les notes en bas de page, il faut les convertir provisoirement en notes de fin, procéder comme ci-dessus, puis les reconvertir en notes de bas de page. Pour convertir les notes, affichez le volet des notes si cela n’est déjà fait, puis faites un clic droit sur une des notes. Dans le menu contextuel, choisissez la commande Options des notes puis cliquez sur le bouton Convertir dans la fenêtre qui apparaît. Vous pouvez aussi choisir directement la commande Convertir en dans le menu contextuel.

Figure 6.5 – Conversion des notes

Faire appel à un logiciel bibliographique Word et Endnote Les utilisateurs de Word peuvent bénéficier d’une assistance bibliographique très sophistiquée s’ils ont acquis le logiciel Endnote. En effet Microsoft a passé avec la société gestionnaire de ce produit un accord de partenariat qui ménage une interface entre les deux programmes et permet aux utilisateurs de passer à volonté de l’un à l’autre. Endnote, le plus répandu des logiciels bibliographiques, n’est pas gratuit et ne possède qu’une version anglaise. Malgré ces freins, il connaît un succès certain dans les organismes francophones où les publications ont un rôle vital : centres de recherche, universités, laboratoires. La société Ritme, qui le distribue en France, affiche 10 000 utilisateurs, appartenant à toutes les disciplines. On trouvera un résumé en français du guide Endnote dans [Aubry 2007] et [Ouimet 2006]. Par ailleurs, Endnote propose une version de démonstration utilisable pendant un mois à l’adresse suivante : http://www.endnote.com/endemo.asp

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La bibliographie avec Word 2003

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Endnote interfacé avec Word permet les opérations suivantes : • Constituer une ou plusieurs bibliothèques personnelles de références. On peut les alimenter à partir d’un bordereau de saisie, d’une autre bibliothèque Endnote, ou en important les références d’une des bases de données du vaste réseau Endnote. À l’arrivée, les références sont homogénéisées au format choisi par l’usager. • Exporter les références de ces bibliothèques Endnote dans un fichier Word (au format de son choix). • Choisir pour ses citations et sa bibliographie un des nombreux styles de citation disponibles. • Utiliser l’interface Faites des citations tout en rédigeant (CWYW = Cite While You Write) pour introduire des citations dans un texte Word. Il suffit pour cela d’ouvrir la bibliothèque voulue et de sélectionner la référence à citer. La commande Insert selected citation intègre à l’emplacement adéquat l’appel de citation et ajoute la référence à la bibliographie dans le style choisi. Utiliser un logiciel gratuit : exemple de Biblioscape Express Les logiciels bibliographiques se multiplient et certains comportent une version allégée téléchargeable gratuitement. On en trouvera une recension dans [Lardy 2006]. Par exemple, Biblioscape (http://www.biblioscape.com) est un logiciel commercial qui présente à peu près les mêmes fonctionnalités qu’Endnote, sans toutefois comporter d’interface spéciale avec Word. Mais ses bibliothèques de références sont exportables au format Word. Une version réduite, dite Biblioexpress (version 3) est téléchargeable à l’adresse suivante : www.biblioscape.com/biblioexpress.htm Un manuel d’utilisation est également disponible [WHEELWRIGHT 2001].

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L’adjonction d’un logiciel bibliographique à Word est une solution intéressante, mais à condition que l’utilisateur publie des documents longs à un rythme soutenu. En effet, l’apprentissage d’un nouveau logiciel exige toujours de longues heures de mise au point, ce qui ne se justifie guère pour des publications occasionnelles.

WORD 2007 ET LA BIBLIOGRAPHIE Word 2007, la dernière version de Word, reprend l’interface utilisateur d’Office 2007 si bien que les utilisateurs habitués aux versions précédentes de Word ont besoin en général d’un certain temps d’adaptation pour s’habituer à l’absence des menus et à l’emploi du ruban. Mais Word 2007 ne brille pas uniquement par la modification de son interface utilisateur ; au chapitre des nouveautés, on peut compter un outil de gestion intégrée de la bibliographie qui va singulièrement simplifier le travail de toutes les personnes qui ont à traiter des références bibliographiques. Sont en effet intégrées au traitement de texte les différentes fonctions bibliographiques qui pouvaient être assurées dans les versions précédentes par l’interfaçage avec Endnote, à savoir : • Créer une réserve personnelle de références (Word parle de liste de sources). • Importer dans sa réserve personnelle des sources extraites de bases de données extérieures. • Choisir un style particulier pour sa bibliographie et ses citations. • Faciliter les citations en assurant la cohérence entre les appels de citation et les sources. • Créer une bibliographie en fin de document.

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Nous allons, dans les pages qui suivent, vous montrer comment organiser au mieux votre bibliographie avec cette nouvelle fonctionnalité. Comme toute nouvelle fonctionnalité dans un logiciel, la gestion de la bibliographie dans Word 2007 n’est pas exempte de critiques et on peut parier que cette fonctionnalité s’améliorera au cours des prochaines versions, voire des mises à jour d’Office 2007. Pour autant, cet outil vous rendra de grands services et constitue une réelle plus-value par rapport aux versions précédentes de Word. Toutes les commandes relatives à la gestion de la bibliographie se situent dans l’onglet Références du ruban.

Figure 6.6 – Onglet Références de Word 2007

Choix du style de citation Avant de commencer à gérer votre bibliographie, vous devez d’abord choisir votre style de citation. Même si vous pouvez en théorie parfaitement modifier ce style en cours de route, il est préférable de faire votre choix au préalable car les informations demandées lors de la saisie des sources dépendent du style de citation. Vous courrez ainsi le risque, si vous changez de style de citation en cours de route, de perdre du temps à retaper des informations qui ne vous ont pas été demandées lors de la saisie initiale de vos sources. Pour choisir votre style de citation, cliquez sur la flèche en regard de Style, dans le groupe Citations et bibliographie, et choisissez l’un des dix formats proposés dans la liste.

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Chapitre 6. Bibliographie

Figure 6.7 – Choix du style de citation

Vous ferez bien attention au fait que certains styles de citation sont plus appropriés pour des appels mentionnant la référence de l’auteur (APA, ISO 690 Premier élément et date, MLA) que pour des appels utilisant une référence numérique (Chicago, ISO 690 Référence numérique, Turabian). L’aide en ligne de Word 2007 sur la bibliographie est assez succincte et n’est pas un modèle de clarté. Entres autres, elle peut laisser croire que l’on peut changer de style de citation pour chaque citation ou source que l’on saisit. Bien évidemment, il n’en est rien et une fois que vous avez sélectionné un style de citation, vous ne devez pas en changer.

Gestionnaire de source Word 2007 intègre une base de données spécialisée pour gérer les références bibliographiques qui est appelée Gestionnaire de source. Il existe deux méthodes (qui ne s’excluent pas mutuellement) pour ajouter des sources : soit vous saisissez toutes vos références avant de commencer la rédaction, soit vous saisissez les références chaque fois que vous avez besoin d’insérer une citation au cours de la rédaction. Ces deux méthodes ont chacune leurs avantages, mais la première vous fera gagner du temps si vous connaissez déjà presque toutes vos références

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bibliographiques avant d’entamer l’écriture de votre document. Cette approche ne vous empêchera bien évidemment pas de saisir à la volée une source qui n’aurait pas été renseignée préalablement. Pour insérer des sources, vous devez utiliser le Gestionnaire de source que l’on active en cliquant sur le bouton Gérer les sources.

Figure 6.8 – Gestionnaire de source

Le Gestionnaire de source gère en fait deux listes de sources : la liste principale et la liste active. La liste active est composée des sources que vous saisissez à l’intérieur du document actif, alors que la liste principale est une sorte de fichier maître autonome qui rassemble la totalité des sources saisies dans toutes les listes actives. La liste principale est un fichier XML, intitulé Sources.xml, qui se trouve dans le dossier AppData\Roaming\Microsoft\Bibliography de l’utilisateur. Le fait que la liste principale soit un fichier XML garantit son interopérabilité et on peut imaginer dans un futur proche des programmes d’import-export et surtout le moyen d’interfacer le Gestionnaire de source

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de Word avec les nombreuses bases de données bibliographiques des grandes bases de données publiques. Dans un premier temps, deux utilisateurs de Word 2007 peuvent facilement s’échanger des références bibliographiques car il est extrêmement simple de copier des sources de la liste principale dans la liste active ou inversement. Si François veut donner à Dominique sa liste principale de sources bibliographiques, il procédera de la manière suivante : • création d’un document vide • ouverture du Gestionnaire de source • sélection de tous les éléments de la liste principale • transfert dans la liste active en cliquant sur le bouton Copier Æ • sauvegarde du document vide • envoi du document vide à Dominique En possession de ce fichier, Dominique n’aura plus qu’à faire l’opération inverse, qui consiste à copier les sources de la liste active du document qui lui a été transmis dans sa liste principale.

Ajout des sources Pour ajouter des sources, cliquez sur le bouton Nouveau du Gestionnaire de source. La boîte de dialogue Créer une source s’affiche. C’est dans cette fenêtre que vous allez pouvoir créer votre référence bibliographique ; si vous avez déjà utilisé un programme de base de données, vous ne serez pas dépaysé : il suffit de remplir les champs de la fiche qui se trouve à l’écran. Le premier champ, Type de source, vous permet de choisir le type de document parmi une liste conséquente de 17 éléments (ouvrage, section, article de journal, article dans un périodique, comptes rendus de conférence, rapport, site Web, document d’un site Web, source électronique, art, enregistrement audio, représentation, film, interview, brevet, compte rendu d’audience, autre).

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Dès que vous avez sélectionné le type de source, le masque de saisie s’adapte au type de document choisi. De plus, vous noterez que le style de citation que vous avez agréé figure également dans la mention Champs bibliographiques pour (MLA dans l’exemple que nous avons choisi).

Figure 6.9 – Ajout d’une source

Vous noterez également la présence d’une case Afficher tous les champs bibliographiques qui par défaut n’est pas cochée. Cette case permet d’afficher des champs supplémentaires afin de compléter la saisie de la source. Par exemple, pour une source de type Ouvrage, le fait de cocher cette case rajoute à la fiche les champs suivants : département, pays, éditeur, volume, nombre de volumes, traducteur, titre abrégé, numéro d’identification, pages, édition, commentaires. Dans le cas de la saisie d’une source, il peut arriver qu’il y ait plusieurs auteurs ; vous avez alors deux possibilités pour gérer cette pluralité. Vous pouvez tout d’abord saisir tous les auteurs dans le champ Auteur en les séparant par des points-virgules. L’autre solution consiste à cliquer sur le bouton Modifier.

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Figure 6.10 – Le bouton Modifier sert à saisir plusieurs auteurs

Dans la fenêtre Modifier le nom, vous pouvez saisir autant d’auteurs que vous le voulez en remplissant les champs Nom et Prénom (et éventuellement 2ème prénom) puis en cliquant sur le bouton Ajouter. Les boutons Monter et Descendre servent à modifier l’ordre de la liste des noms d’auteurs. En général, cette liste est classée par ordre alphabétique, mais elle peut également refléter l’importance des auteurs dans la paternité de l’œuvre.

Figure 6.11 – Ajout d’auteurs à une source

Il est bien évidemment possible, dans le Gestionnaire de source, de supprimer une source ou bien de la modifier. On utilisera cette dernière possibilité en cas d’erreur de saisie ou bien dans le cas où une donnée aurait été

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mise à jour. C’est notamment relativement courant pour les ressources du Web où une URL peut, par exemple, changer.

Insertion d’une référence dans le document Une fois que les sources ont été saisies dans le Gestionnaire de source, l’insertion d’une référence dans un document est excessivement simple. Positionnez le curseur à l’endroit exact où vous voulez insérer la référence bibliographique et cliquez sur le bouton Insérer une citation. La liste affiche alors toutes les sources du document (c’est-à-dire les sources figurant dans la liste active du Gestionnaire de source) et vous n’avez plus qu’à sélectionner celle qui vous convient.

Figure 6.12 – Insertion d’une citation

À l’emplacement du curseur est insérée la référence bibliographique que vous avez sélectionnée dans la liste. Le format de la référence dépend du type de modèle bibliographique que vous avez sélectionné. Comme nous

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l’avons signalé plus haut, il est préférable que le style de citation que vous avez choisi lors de la saisie de vos sources corresponde au style de citation que vous allez insérer dans votre document, mais cela n’est pas obligatoire. Dans notre exemple, nous avons choisi le style MLA pour saisir nos sources, mais ce style n’affiche que le nom de l’auteur entre parenthèses quand vous insérez une citation. Si vous vous rendez compte que vous voulez également afficher l’année de publication de l’œuvre citée, vous devez alors changer de style et opter, par exemple, pour ISO 690 – Premier élément et date. Même si vous avez saisi vos sources avec le style MLA, Word est suffisamment souple pour s’adapter à cette modification de style en cours de route et il affichera correctement la citation.

Figure 6.13 – Insertion d’une citation en style ISO 690

En fait, vous avez certainement compris que Word a inséré un code de champ. D’ailleurs, si vous faites un clic droit sur la référence insérée par Word, vous verrez apparaître un menu contextuel dans lequel figure la commande Basculer les codes de champs. Dans notre exemple, le code de champ affiche { CITATION Lar06 \l 1036 }, Lar06 étant le nom de la balise qui correspond à la source (cette information est affichée quand on crée ou modifie une source dans le Gestionnaire de source). En cliquant sur la citation qui a été insérée, on fait apparaître un menu contextuel qui propose plusieurs options.

Figure 6.14 – Menu contextuel d’une citation

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La première option vous permet de modifier la citation. L’exécution de cette commande fait apparaître la boîte de dialogue Modifier la citation où vous allez pouvoir ajouter un numéro de page à la citation et éventuellement supprimer des informations comme le nom de l’auteur, l’année ou le titre. Grâce à cette boîte de dialogue, vous pouvez, par exemple, transformer la citation (Boulogne, 2005) en (Boulogne p.22).

Figure 6.15 – Modification d’une citation

L’option Modifier la source ouvre le Gestionnaire de source, dans lequel vous pouvez éditer la source en question. L’option Convertir la citation en texte statique supprime en fait le code de champ et le remplace par le texte qu’affichait le code de champ. Bien évidemment, dans ce cas-là, vous perdez le caractère dynamique du code de champ et vous n’avez plus accès au menu contextuel. Cela signifie également que si vous modifiez dans le Gestionnaire la source que vous avez insérée, la citation ne sera pas mise à jour puisque, comme son nom l’indique, le texte est devenu statique. Si vous voulez insérer une citation dont la source n’a pas été saisie dans le Gestionnaire, vous avez la possibilité de la saisir à la volée. Pour ce faire, choisissez la commande Ajouter une nouvelle source dans la liste Insérer une citation. À ce moment-là, Word affiche la boîte de dialogue Créer une source et vous pouvez remplir les champs bibliographiques. Quand vous validez votre saisie en cliquant sur le bouton OK, la citation est insérée à la position du curseur. Vous avez également une autre option qui est intéressante car elle permet de prendre en compte une situation assez fréquente : il arrive que vous souhaitiez insérer une citation dont vous ne connaissez pas exactement les références bibliographiques. Dans ce cas-là, choisissez la commande Ajouter un nouvel espace réservé dans la liste Insérer une citation. Word affiche alors la boîte de dialogue Nom de l’espace réservé.

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Chapitre 6. Bibliographie

Figure 6.16 – Saisie du nom d’un espace réservé

Word propose par défaut le nom Espace_réservé1, mais il est préférable de modifier ce nom qui n’est guère significatif. En effet, si vous abusez des espaces réservés dans votre document, vous ne vous y retrouverez plus si vous ne choisissez pas des noms parlants. Vous noterez cependant que le nom d’un espace réservé ne peut pas comporter d’espace. Quand vous avez saisi un nom qui convient, cliquez sur le bouton OK pour insérer la citation. Le nom de l’espace réservé encadré par des parenthèses est inséré à la position du curseur. Quand vous aurez collecté les renseignements bibliographiques qui vous manquent, vous pourrez alors compléter la saisie de la source. Vous pouvez choisir la commande Modifier la source dans le menu contextuel de l’espace réservé, ou bien, comme l’indique la boîte de dialogue, modifier la référence bibliographique dans le Gestionnaire de source.

Figure 6.17 – Modification de la source d’un espace réservé

Quand vous avez validé la modification de la source de l’espace réservé, le nom de l’espace réservé dans la citation est automatiquement remplacé par les renseignements que vous venez de saisir. Le nom de l’espace réservé est cependant conservé comme nom de balise de la source.

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Insertion de la bibliographie Tous ceux qui ont eu à récapituler à la fin d’un document la liste de toutes les références bibliographiques citées savent qu’il s’agit là d’une tâche particulièrement pénible, car elle demande une méticulosité à laquelle bien peu de personnes ont le courage de s’astreindre… Il faut classer les références (le plus souvent par ordre alphabétique), vérifier que l’on n’a pas commis d’erreurs dans la saisie de la référence et, ce qui est le plus fastidieux, contrôler que la forme des références correspond bien à ce qui est demandé. Toutes ces vérifications sont particulièrement ingrates et vous serez certainement ravis de constater que Word 2007 est capable de réaliser toutes ces tâches à votre place en quelques secondes. Pour insérer une bibliographie, positionnez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez qu’elle soit imprimée (en général, à la fin du document). Dans le groupe Citations et bibliographie, cliquez sur la liste Bibliographie et choisissez la commande Insérer la bibliographie.

Figure 6.18 – Insertion de la bibliographie

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Chapitre 6. Bibliographie

La bibliographie est immédiatement insérée à l’emplacement du curseur, et toutes les sources présentes dans la liste active sont imprimées dans le format prédéfini par le style de citation que vous avez sélectionné auparavant. Word propose également deux modèles qui appartiennent à la galerie de bibliographies. Ces modèles n’apportent pas une réelle plus-value car ils se contentent de rajouter un titre (Bibliographie ou Travaux cités) à la bibliographie. Vous pouvez néanmoins retravailler ces modèles pour les intégrer dans la galerie de bibliographies où votre version améliorée pourra être réutilisée. Comme vous vous en doutez certainement, l’insertion de la bibliographie, comme c’est le cas pour les citations, donne lieu en réalité à l’insertion d’un code de champ qui dispose également d’un menu contextuel. Ce dernier propose de trier la bibliographie en fonction des langues utilisées dans les sources. Il permet aussi de convertir la bibliographie en texte statique. Même si l’on perd le côté dynamique du code de champ, cette possibilité est intéressante car elle permettra de modifier la présentation de la bibliographie. Outre l’amélioration de l’aspect formel, vous pourrez réorganiser votre bibliographie selon vos propres critères ; vous pouvez ainsi regrouper les références par thème, ou bien par type de source (ouvrages d’un côté et sitographie de l’autre, par exemple).

Figure 6.19 – Menu contextuel de la bibliographie insérée

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À titre d’illustration, nous terminons ce chapitre par deux exemples de bibliographies générées automatiquement par Word, la mise en forme de ces bibliographies n’ayant absolument pas été retouchée. Le premier exemple utilise le style ISO 690 – Premier élément et date, alors que le deuxième exemple est mis en forme avec le style MLA. Bien entendu, la bibliographie imprimée concerne les références de ce chapitre et il s’agit donc d’une bibliographie sur la bibliographie. Vous pourrez ainsi vous rendre compte de la manière dont le choix du style de citation influe énormément sur l’aspect de la bibliographie. Même si ce nouveau module de Word 2007 n’est pas parfait, il permet d’obtenir sans beaucoup d’efforts une bibliographie propre et cohérente dans la forme. La possibilité de choisir au dernier moment le style de sa bibliographie est également un bel avantage.

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Chapitre 6. Bibliographie

Bibliographie ISO 690 Aubry, Christine. 2000. Présentation d’Endnote. MSH-Alpes. [En ligne] 7 mars 2000. [Citation : 30 janvier 2007.] http://www.msh-alpes.prd.fr/ Documentation/EndNote.htm#manuel_EndNote. Bibliothèque Myriam & J.-Robert Ouimet. 2006. EndNote X. HEC Montréal. [En ligne] août 2006. [Citation : 20 janvier 2007.] http:// www.hec.ca/biblio/endnote/30-EndNoteX_HEC.pdf. Boulogne, Arlette et Dalbin, Sylvie. 2005. Comment rédiger une bibliographie. Paris : Armand Colin - ADBS, 2005. Caron, Rosaire. 2006. Comment citer un document électronique ? Bibliothèque de l’Université Laval. [En ligne] 26 juillet 2006. [Citation : 15 janvier 2007.] http://www.bibl.ulaval.ca/doelec/citedoce.html. Duhamel, Martine et Claire, Panijel. 2007. Conseils aux Étudiants pour une Recherche d’Information Spécialisée Efficace. URFIST de Paris. [En ligne] 2007. [Citation : 30 janvier 2007.] http://www.ext.upmc.fr/ urfist/cerise/index.htm. Hanser, Damien. 2005. Bibliographie et gestion des références. [En ligne] 27 janvier 2005. [Citation : 14 janvier 2007.] http://d.hanser.free.fr/weblog/ index.php/2005/01/27/5-bibliographie-et-gestion-des-references. Jumeau, Julia. 2007. FOURMI : bibliographies. URFIST de Paris / École des Chartes. [En ligne] 15 janvier 2007. [Citation : 2 février 2007.] http:// www.ext.upmc.fr/urfist/fourmi/fourmibiblio.htm. Kyheng, Rossitza. 2004. La référence bibliographique : norme et praxis. Texto! Textes et cultures . [En ligne] juin 2004. [Citation : 14 janvier 2007.] http://www.revue-texto.net/Reperes/Themes/Kyheng_References.html. Lardy, Jean-Pierre. 2006. Les logiciels personnels de gestion documentaire. URFIST de Lyon. [En ligne] décembre 2006. [Citation : 14 janvier 2007.] http://urfist.univ-lyon1.fr/logiciels_gestion_doc.html. Noël, Elisabeth. 2006. Ressources Électroniques Pour les Étudiants, la Recherche et l’Enseignement. REPERE. [En ligne] septembre 2006. [Citation : 28 février 2007.] http://repere.enssib.fr/valide/brochure.pdf. URFIST de Lyon. 2006. Répertoire des bases de données gratuites disponibles sur Internet. [En ligne] décembre 2006. [Citation : 14 janvier 2007.] http://dadi.enssib.fr/. Wheelwright, Verne. 2002. Research Information Management with Biblioscape. BiblioExpress. [Online] 2002. [Cited : février 2010, 2007.] http://www.biblioexpress.com/Getting_Started.pdf.

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Word 2007 et la bibliographie

Bibliographie MLA Aubry, Christine. « Présentation d’Endnote. » 7 mars 2000. MSH-Alpes. 30 janvier 2007 . Bibliothèque Myriam & J.-Robert Ouimet. « EndNote X. » août 2006. HEC Montréal. 20 janvier 2007 . Boulogne, Arlette et Sylvie Dalbin. Comment rédiger une bibliographie. Paris : Armand Colin - ADBS, 2005. Caron, Rosaire. « Comment citer un document électronique ? » 26 juillet 2006. Bibliothèque de l’Université Laval. 15 janvier 2007 . Duhamel, Martine et Panijel Claire. « Conseils aux Étudiants pour une Recherche d’Information Spécialisée Efficace. » 2007. URFIST de Paris. 30 janvier 2007 . Hanser, Damien. « Bibliographie et gestion des références. » 27 janvier 2005. 14 janvier 2007 . Jumeau, Julia. « FOURMI : bibliographies. » 15 janvier 2007. URFIST de Paris / École des Chartes. 2 février 2007 . Kyheng, Rossitza. « La référence bibliographique : norme et praxis. » juin 2004. Texto! Textes et cultures. 14 janvier 2007 . Lardy, Jean-Pierre. « Les logiciels personnels de gestion documentaire. » décembre 2006. URFIST de Lyon. 14 janvier 2007 . Noël, Elisabeth. « Ressources Électroniques Pour les Étudiants, la Recherche et l’Enseignement. » septembre 2006. REPERE. 28 février 2007 . URFIST de Lyon. « Répertoire des bases de données gratuites disponibles sur Internet. » décembre 2006. 14 janvier 2007 . Wheelwright, Verne. "Research Information Management with Biblioscape." 2002. BiblioExpress. 10 février 2007 .

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7 Création d’un index Un index est une liste de termes classés selon un ordre naturel (ordre numérique) ou conventionnel (ordre alphabétique) et suivis de leur adresse (numéro), ce qui permet de les retrouver rapidement en cas de besoin. C’est un outil de recherche d’information puissant, utilisé dès l’antiquité, mais auquel l’informatique a donné un essor considérable. On peut distinguer deux catégories d’index selon que la recherche des informations porte sur une collection d’objets ou sur un document unique : • l’index d’un catalogue de bibliothèque ou d’une banque de données porte sur une collection de documents divers. Il est indispensable et a une fonction essentiellement sélective ; • un index de livre (back-of-the-book index) porte sur un document unique, auquel il apporte un complément facultatif mais précieux : il offre au lecteur désireux de trouver ou retrouver une information du livre un outil de recherche bien plus rapide et plus précis que la table des matières.

PREMIER APERÇU DES ÉLÉMENTS D’UN INDEX DE LIVRE Chaque ligne d’un index s’appelle une entrée. Toute entrée d’index est composée :

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Chapitre 7. Création d’un index

• d’un terme d’entrée (ou clé d’accès), • d’une orientation vers l’information qui le complète : – soit un (ou plus d’un) numéro de page, appelé localisateur (ex. : lignes 1, 2, 3 et 5), – soit un renvoi vers un autre terme (lignes 4 et 6). Il existe deux types de renvoi : Voir qui renvoie impérativement l’utilisateur vers un terme synonyme préférentiel et Voir aussi qui invite l’utilisateur à compléter sa recherche à partir d’un autre terme. langage contrôlé 101, 110 langage naturel 125 indexation en 160 Voir aussi langage contrôlé traitement automatique 134-136 T.A.L. Voir langage naturel, traitement automatique

INDEX DE NOMS ET INDEX MATIÈRE Un index de noms (auteurs cités, personnages historiques, noms de pays, noms de langues, titres…) a un contenu uniforme et une structure simple, à un seul niveau : Hugo, Victor 26, 32, 63 Kafka, Franz 45, 104 Un index des noms permet au lecteur de consulter rapidement les pages où figure le nom qui l’intéresse. Le nombre de références attachées à chaque nom fait apparaître d’un simple coup d’œil l’importance des différents éléments de la liste. Un index matière (ou index de sujets) porte sur tous les sujets abordés dans le livre, et ses entrées peuvent être simples (à un niveau) ou composées (à plusieurs niveaux) : argumentation 84

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Module d’assistance à la création d’un index

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Aristote critique littéraire 35, 74, 96, 101-197 sur Aristophane 195 On dit dans ce cas que « Aristote » est l’entrée principale, alors que « critique littéraire 35, 74, 96, 101-197 » et « sur Aristophane 195 » sont des sous-entrées. La subordination des sous-entrées est marquée par un retrait appelé indentation. Le bloc constitué par une entrée principale et plusieurs sousentrées est appelé entrée globale. Un index matière permet au lecteur de localiser rapidement les informations du livre dont il a besoin, c’est-à-dire : • de trouver une ou plus d’une réponse à une question qui l’intéresse et que le livre est censé traiter ; • de retrouver un passage du livre qui l’a intéressé lors d’une lecture précédente ; • d’être guidé efficacement vers l’information désirée ; • d’être guidé dans le choix des termes appropriés. Un avantage secondaire de l’index matière est d’offrir une image réduite du contenu de l’ouvrage, plus précise que la table des matières, et permettant avant même la lecture de tester l’étendue et la spécificité du domaine traité. En conclusion, un index matière ajoute à un livre une vraie plus-value, à condition d’être un outil de recherche plus précis que la table des matières, et plus pertinent que les commandes de recherche en texte intégral qui trouvent rapidement la présence d’un mot dans un fichier électronique.

MODULE D’ASSISTANCE À LA CRÉATION D’UN INDEX La confection de tout index de livre peut se décomposer en une série de tâches qui s’enchaînent :

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Chapitre 7. Création d’un index

1. Programmer les modalités du futur index. 2. Indexer le livre, c’est-à-dire choisir des termes d’entrée qui signalent les passages intéressants. 3. Affecter à chaque terme le numéro de page adéquat. 4. Entrer ces données en machine. 5. Formater l’index (mettre les entrées en ordre alphabétique, les suites de numéros de page en ordre numérique, supprimer les doublons, et disposer en retrait les sous-entrées). 6. Contrôler, réviser et compléter l’index. Le module d’assistance de Word prend à sa charge entièrement les tâches 3 et 5, longues et fastidieuses. Il n’assure pas l’indexation automatique du livre (tâche 2) mais il peut y contribuer pour certains types d’index (fichiers de concordance). Un fichier de concordance est un fichier spécial qui liste les termes ou expressions qui constitueront les entrées de l’index. Word permet de créer automatiquement un index quand on lui fournit un tel fichier. Ce module est adapté aux différents niveaux de difficulté que nous allons aborder successivement dans ce chapitre : • création d’un index des noms, à un seul niveau ; • création d’un index matière par indexation globale, à l’aide d’un fichier de concordance ; • création d’un index matière par indexation approfondie de chaque page. La commande InsertionÆRéférenceÆTables et index permet d’activer ce module.

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Module d’assistance à la création d’un index

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Figure 7.1 – Boîte de dialogue de gestion des index

L’onglet Index de la boîte de dialogue Tables et index permet d’avoir accès à la commande Marquer entrée qui, comme son nom l’indique, permet de repérer une entrée d’index. On accède également à cette commande grâce au raccourci clavier Alt + Maj + X et il est utile de mémoriser cette séquence de touches car la boîte de dialogue Marquer les entrées d’index sera votre outil de travail favori tout au long de la création de l’index.

Figure 7.2 – Interface pour marquer les entrées d’index

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Chapitre 7. Création d’un index

Nous reviendrons longuement sur les subtilités de ces deux boîtes de dialogue dans la section consacrée à la saisie des entrées d’index. Quand vous saisirez le raccourci clavier Alt + Maj + X, il vous arrivera parfois de vous retrouver en clavier QWERTY. Cela est dû à une fausse manœuvre de votre part : en effet, le raccourci Alt + Maj permet de passer du clavier AZERTY au clavier QWERTY et inversement. Pour peu que vous ne soyez pas assez rapide dans l’exécution du raccourci clavier pour marquer les index, vous vous retrouverez donc en clavier QWERTY, ce qui risque d’occasionner des fautes de frappe. Ne soyez donc pas étonné quand vous voudrez saisir la lettre A de voir s’afficher la lettre Q.

Principes du module de création d’index Il est important de bien comprendre comment fonctionne le module d’assistance à la création d’index, afin d’en exploiter les ressources. Word a choisi le procédé des index intégrés (embedded index), alors que d’autres logiciels génèrent progressivement l’index dans un fichier autonome (stand-alone index), à partir de la saisie guidée des entrées. Ce procédé consiste à intégrer les entrées d’index dans le texte lui-même, à l’emplacement auquel elles se rapportent, sous la forme d’un code de champ spécifique à gestion d’index, la balise {XE}. Par exemple le terme d’entrée « César, Jules » pourrait être intégré dans un texte de la manière suivante : « Quand César { XE "César, Jules" } conquit la Gaule… ». Ces champs intégrés peuvent à volonté être dissimulés ou affichés grâce aux options d’affichage de Word ou à la commande Afficher/Masquer. Les avantages de cette méthode sont nombreux : • La machine repère elle-même le numéro de page de chaque entrée d’index, ce qui économise une opération fastidieuse et minutieuse. • Si la mise en pages du texte est modifiée, Word tient compte automatiquement des modifications de la pagination.

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Module d’assistance à la création d’un index

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• Les modifications des termes d’entrée peuvent être opérées directement sur le texte, individuellement ou en série. • Il n’est pas nécessaire d’attendre l’état définitif du texte pour commencer l’indexation. • Ce procédé est adapté à la fois aux fichiers destinés à être imprimés ainsi qu’aux fichiers électroniques. En contrepartie cette méthode a quelques inconvénients : • Le module est plutôt prévu pour créer un index et un seul pour chaque livre. Pour faire deux index, il est plus simple de travailler sur deux copies du même livre, ou de faire manuellement l’index le plus simple. • Le module ne repère que les numéros de page. Il n’est donc pas possible de localiser les extraits du texte par des numéros de section ou de paragraphes. En ce cas, il faut bâtir son index avec les moyens ordinaires du traitement de texte. • Si on opère des modifications de quelque importance après avoir achevé l’index, il faut veiller à les indexer et à refaire un nouvel index. • L’affichage des codes de champ d’index dans le texte lui-même crée des risques d’erreur, tant lors de la saisie que lors de la génération de l’index.

Précautions préalables et solutions de rechange Ces limitations obligent à prendre des précautions et à rechercher des solutions de rechange. La première mesure de sécurité consiste à faire une sauvegarde de votre texte avant de commencer à créer des entrées d’index. Il est également essentiel que vous disposiez en permanence de la commande Afficher/Masquer (qui affiche le symbole ¶ sur la barre d’outils Standard) afin de passer alternativement du texte assorti des codes de champ au texte seul. Si cette commande ne figure pas sur votre barre d’outils, assurez-vous d’abord que la barre d’outils Standard est bien active, et que dans le menu OutilsÆOptionsÆAffichageÆMarques de format, la case Texte caché n’est pas cochée. Si l’icône « ¶ » n’apparaît toujours pas, vous devez tout simplement ajouter le bouton à la barre d’outils Standard. Pour ce faire, cliquez sur la flèche Options de barre d’outils (à droite de la

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barre) et sélectionnez la commande Ajouter/supprimer des boutonsÆStandard. Dans la liste des boutons, sélectionnez Afficher tout.

Figure 7.3 – Ajout du bouton Afficher tout sur la barre d’outils Standard

Pour vous familiariser avec le module de création des entrées d’index, nous vous conseillons de créer un fichier d’essai de deux ou trois pages et de tester les possibilités du module. Si vous décidez de supprimer tous les champs d’index de votre fichier, utilisez la commande Recherche et remplacer avec l’option Remplacez tout. Dans le champ Rechercher entrez le caractère spécial pour indiquer un code de champ (^d ou bien dans le menu SpécialÆChamp) suivi du nom du champ d’index, XE.

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Module d’assistance à la création d’un index

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Figure 7.4 – Suppression de tous les codes de champ d’entrée d’index

Si vous voulez créer deux index, il est plus simple de travailler sur deux copies parallèles du même fichier. Commencez par créer l’index matière sur la copie A, puis indexez la copie B avec un fichier de concordance pour créer un index des noms. Les deux copies doivent avoir exactement la même pagination. Il est en théorie possible de créer des balises d’entrée d’index pour créer plusieurs index au sein d’un même document Word. Pour ce faire, vous devez indiquer un commutateur \f suivi d’une lettre identifiant votre index dans le code de champ, comme dans les exemples suivants où les deux entrées sont définies pour des index différents : { XE "traitement de texte" \f"A" } { XE "Microsoft" \f"B" } Malheureusement, il n’est pas prévu dans la boîte de dialogue Marquer les entrées d’index d’option pour identifier l’index auquel on souhaiterait affecter l’entrée d’index. Cela signifie que cette opération doit être réalisée manuellement en éditant le code de champ ou bien par programmation. Dans ces conditions, le fait d’utiliser une copie de son document pour baliser les entrées du deuxième index s’avère plus pratique.

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Chapitre 7. Création d’un index

Si vous modifiez par la suite le texte A par suppression ou adjonction, les modifications doivent être intégralement reportées sur le texte B. Quand leur nombre se limite à une ou deux, cela ne pose pas de problème. Si, en revanche, elles sont nombreuses et diverses, attendez que le texte A soit définitivement stabilisé. Ensuite recopiez-le dans un fichier C, et nettoyez celui-ci en supprimant tous les champs d’index par une commande de recherche et de remplacement. Enfin appliquez à ce fichier renouvelé le fichier de concordance déjà préparé et supprimez le texte B.

Créer un index avec les commandes Word Il est toujours préférable de profiter des commodités du module de création des index, mais il n’est pas très difficile de fabriquer soi-même l’index dans les cas où le module est inapplicable, notamment quand on veut utiliser comme références des entrées les numéros des divisions ou des paragraphes. Ces références sont beaucoup plus significatives que les numéros de page parce qu’elles sont indépendantes de la pagination et que chacune correspond à un contenu précis. Nous prendrons comme exemple la norme ISO 999, « Principes directeurs pour l’élaboration, la structure et la présentation des index », texte d’une quarantaine de pages et de plus d’une centaine de subdivisions. Pour l’indexer, il suffit de l’analyser section par section, de noter les termes pertinents et d’ajouter à chacun d’eux le numéro de subdivision adéquat. Mais il faut prévoir aussi les retraits qui dans l’index caractériseront les sousentrées. Nous pouvons matérialiser cela en insérant des caractères spéciaux ayant valeur de séparateurs. Nous décidons, par exemple, de placer un deux-points à la jointure des entrées et des sous-entrées, et le signe du dollar ($) entre les sous-entrées et les termes de troisième niveau : index : qualités $ cohérence Le résultat de l’indexation est une liste de termes non triés où chaque terme est saisi sur une ligne (nous les plaçons à la suite les uns des autres pour gagner de la place)1 : 1. Vous trouverez dans les fichiers qui accompagnent ce livre cette liste de termes afin de pouvoir vous exercer à cette technique.

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collection, définition 3.1 - document, définition 3.2 - entrée d’index, définition 3.3 - fichier d’autorité, définition 3.4 – index : définition 3.5 - … - terme, définition 3.14 - index : fonctions 4 - index : typologie $ des sujets 5.1 index :typologie $ des auteurs 5.2 - index :typologie $ des noms 5.3 - index :typologie $ des noms géographiques 5.4 - index :typologie $ des titres 5.5 - index :typologie $ de numéros de code 5.6 - index :qualité:$ précision 6.2 - index :qualité $ cohérence 6.3 - … - indentation 7.2.3.3 - … - classement des entrées : typologie 8.2 - classement des entrées : points d’accès principaux 8.4,8.5 - classement des entrées : points d’accès subordonnés 8.4,8.6 - indentation 9.1.2 - entrées continuant sur une autre page 9.4.1.5 - sous-entrée Voir point d'accès subordonné - vedette Voir point d'accès - synonymie Voir aussi renvoi indentation Voir aussi point d'accès subordonné Cette saisie directe ne demande guère plus de temps que la saisie guidée par le module de Word. À la fin, pensez à copier ce fichier de base dans un fichier de sauvegarde car si vous vous trompez dans la suite des manipulations, vous aurez du mal à retrouver le fichier primitif. Utilisation de la commande TableauÆTrier Cette étape est essentielle. Elle a pour objet de classer automatiquement les données de la liste par entrées, sous-entrées, sous-sous-entrées. Notre liste est une série de lignes qui peuvent comporter deux ou trois composantes hiérarchisées. Or les tableaux de Word admettent que chaque ligne soit divisée en plusieurs champs1 hiérarchisés, séparés par un caractère spécial. Voici la marche à suivre : • Sélectionnez le texte à trier puis exécutez la commande TableauÆTrier. La boîte de dialogue Trier le texte apparaît. Cliquez sur le bouton Options. La boîte de dialogue Options de tri apparaît. Dans le champ Autres, saisissez le caractère désiré (dans notre exemple, le caractère deux-points). 1. Ici le mot « champ » a le sens de rubrique, catégorie.

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Chapitre 7. Création d’un index

Figure 7.5 – Définition du séparateur de champ

• Assurez-vous que l’option Trier selon la langue a bien la valeur Français (France), puis validez en cliquant sur le bouton OK. Dans la boîte de dialogue Trier le texte, sélectionnez l’option Champ 1 dans la zone 1ère clé et Champ 2 dans 2ème clé, puis validez en cliquant sur le bouton OK.

Figure 7.6 – Définition des clés de tri

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On obtient ainsi une liste classée par entrées, sous-entrées, sous-sousentrées, mais les niveaux n’apparaissent pas physiquement. Les marques de champ ( : et $ ) vont permettre de les manifester. Utilisation de la commande EditionÆRemplacer Word permet d’opérer des modifications en série sur un texte à l’aide de la commande de recherche et de remplacement. Dans le cas qui nous préoccupe, il suffit de remplacer le séparateur par des caractères spéciaux qui équivalent à des commandes du clavier : • ^p commande un passage à la ligne (insère une marque de paragraphe) • ^t commande un retrait (insère une tabulation) L’indentation des sous-entrées est alors obtenue par : • Rechercher : • Remplacer par

^p^t

Celle des points d’accès de troisième niveau est obtenue par : • Rechercher $ • Remplacer par ^p^t^t – Après un essai sur un seul remplacement, on clique sur le bouton Remplacer tout. Il reste à éliminer les doublons pour faire apparaître les listes de sous-entrées. Le résultat n’est pas très différent de celui du module de Word, mis à part le style. Vous trouverez ci-dessous un aperçu du résultat final : classement des entrées points d'accès principaux, 8.4, 8.5 points d'accès subordonnés, 8.4, 8.6 principes, 8.18.1 typologie, 8.2 collection, définition, 3.1 document, définition, 3.2 entrée d'index, définition, 3.3 entrées continuant sur une autre page, 9.4.1.6 fichier d'autorité, définition, 3.4 indentation, 7.2.3.3, 9.1.2. Voir aussi point d'accès subordonné, définition

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Chapitre 7. Création d’un index

index définition, 3.5 fonctions, 4 qualités cohérence, 6.3 précision, 6.2 typologie de numéros de codes, 5.6 des auteurs, 5.2 des noms, 5.3 des noms géographiques, 5.4 des sujets, 5.1 des titres, 5.5

CRÉER UN INDEX DE NOMS C’est le type d’index le plus facile à créer. Il vous suffit de saisir les noms que vous voulez mettre dans l’index. Le programme repère les occurrences de chaque nom et leur affecte un champ d’entrée. Le programme offre deux moyens pour cette indexation globale : sélectionner page à page les noms à indexer ou les lister en bloc dans un fichier spécial dit fichier de concordance.

Entrer les noms à la lecture du texte Il faut activer la boîte de dialogue Marquer les entrées d’index et remplir uniquement la case Entrée, puisque l’index des noms n’a pas de sousentrée. Chaque fois que vous saisissez un nom, cliquez non pas sur le bouton Marquer, mais sur Marquer tout. À la fin, il ne reste plus qu’à générer l’index (InsérerÆRéférenceÆTables et index) en choisissant les options désirées et en cliquant sur le bouton OK. L’index est compilé en quelques secondes et il est inséré à la position courante du curseur. Nous verrons en détail comment exploiter l’index dans la section « Générer l’index ».

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Créer un index de noms

Entrer les noms globalement dans un fichier de concordance Un moyen plus perfectionné est proposé par le module d’indexation si vous cliquez sur le bouton Marquage auto dans la boîte de dialogue Tables et index. Il consiste à entrer globalement les noms dans un fichier spécial dit de concordance. Ceci implique que vous établissiez au préalable la liste des noms à indexer et que vous remplissiez convenablement le tableau de concordance. Ensuite le programme fabriquera l’index sur un simple clic. Création d’un fichier de concordance Pour créer un fichier de concordance, vous devez d’abord créer un tableau (TableauÆInsérerÆTableau) de deux colonnes et d’une centaine de lignes (ou plus, en fonction de vos besoins). Le tableau à deux colonnes permet de distinguer en cas de besoin la forme d’un mot à repérer (première colonne) et la forme sous laquelle il sera signalé dans l’index (deuxième colonne). Dans la première colonne, la machine fait la différence entre majuscules et minuscules et, bien évidemment, ne recherche que la forme exacte du mot saisi (si le mot « livre » est dans le fichier de concordance, il n’indexera pas le mot « livres » qui se trouve dans le texte). Ceci permet, par exemple, dans un index des nationalités, de rassembler sous la même entrée (anglais) les occurrences de « anglais, anglaise, anglaises, Anglais... ». Voici un exemple de fichier de concordance : Pékin

Pékin

Beijing

Pékin

À la fin on enregistre le fichier en lui attribuant un nom facile à retrouver. Utilisation du fichier de concordance Ouvrez le document à indexer puis ouvrez la boîte de dialogue Tables et index. Cliquez sur le bouton Marquage auto. Dans la boîte de dialogue Ouvrir le fichier d’indexation automatique, désignez le fichier de concordance et cliquez sur le bouton Ouvrir.

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Chapitre 7. Création d’un index

Le logiciel repère immédiatement les mots de la première colonne et leur affecte un champ d’entrée d’index sous la forme de la deuxième colonne aux endroits voulus. Pour générer l’index, reportez-vous à la section précédente.

CRÉER UN INDEX MATIÈRE PAR UNE INDEXATION GLOBALE Un index matière est un répertoire alphabétique de tous les sujets abordés dans un livre et susceptibles d’intéresser un lecteur avant, pendant ou après la lecture de celui-ci. Cet outil est beaucoup plus sophistiqué qu’un index des noms. Il ne se limite pas à une seule catégorie de sujets, et il est structuré sur plusieurs niveaux. Sa confection demande aussi plus de savoir-faire. Repérer les sujets intéressants d’un livre et les formuler sous une forme adaptée aux interrogations probables des utilisateurs s’appelle « indexer un livre ».1 Une indexation de qualité requiert d’analyser le livre page à page, et cette opération demande du temps et du savoir-faire (comptez à peu près 30 heures pour un indexeur expérimenté et un livre de 200 pages). Ceci explique que, pressé par le temps ou par d’autres contraintes, plus d’un auteur se contente d’une indexation bâtarde, mais plus facile et plus rapide. Elle dérive de la méthode précédente, et nous l’appelons l’indexation globale.

Comment recenser globalement les termes importants d’un document Au lieu d’indexer le document page à page, on répertorie chapitre par chapitre les concepts importants et on note les termes sous lesquels ils apparaissent. Car le marquage automatique des sujets – comme celui des noms – ne peut fonctionner que sur des formes littérales du texte. Un auteur connaît bien son texte et il est capable d’en extraire les termes significatifs sans le lire de bout en bout. Si l’indexeur n’est pas l’auteur, il exploitera tous les procédés de mise en relief du livre : 1. Ce terme ne signifie pas ajouter un index au livre, mais poser des « indices », des marques, aux emplacements voulus, sous la forme d’entrées d’index.

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Créer un index matière par une indexation globale

• les rubriques de la table des matières ; • les mises en forme graphiques (souligné, italique, gras…) ; • la table des figures et schémas ; • la liste des références bibliographiques pour les noms d’auteurs ; • éventuellement les glossaires ou les terminologies du domaine. La sélection sera d’autant plus pertinente qu’on choisira non pas des termes simples, mais des locutions (culture betteravière, index des noms). Utiliser les ressources des fichiers de concordance Comme pour les index de noms, on peut entrer les termes sélectionnés soit un par un, avec l’option Marquer tout, soit globalement avec un fichier de concordance, ce qui est de beaucoup la meilleure solution. On sait que le tableau à deux colonnes des fichiers de concordance permet des transformations formelles très efficaces. L’indexeur peut les exploiter notamment pour : • récupérer les mots en majuscules INDEXATION

Indexation

• récupérer les pluriels chevaux

cheval

• passer d’un synonyme au terme préférentiel digital

numérique

Il est même possible de transférer des procédés syntaxiques : • inverser un groupe nominal changement d’heure

heure, changement

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Chapitre 7. Création d’un index

• fractionner une locution en entrée et sous-entrée, en utilisant le caractère « : » comme séparateur index des sujets

index : des sujets

Quand la machine générera l’index elle produira un retrait : index des sujets Corriger les défauts majeurs issus de l’indexation globale Même si elle est pratiquée habilement, l’indexation globale d’un livre est toujours un pis-aller. Elle engendre nécessairement : • des lacunes (pas de repérage des informations de détail) ; • des suites de références peu significatives, parce que la présence d’un mot dans une page ne garantit pas qu’elle fournit une information intéressante sur le contenu du mot. Par exemple, le terme « indexation » apparaît dans 15 pages de ce chapitre, mais ne signale des informations pertinentes que dans 4 pages ; • un index peu structuré, composé surtout de termes à un seul niveau ; • l’absence de renvois, qui servent de guide d’orientation pour l’usager. L’auteur de l’index jugera sur pièce des défauts les plus saillants de sa production. Il pourra les atténuer en utilisant les diverses corrections recensées en fin de chapitre (regroupement des sujets, pondération des références, création de renvois). Car rien ne l’empêche de revenir à un marquage individuel des entrées.

CRÉER UN INDEX MATIÈRE PAGE À PAGE Indexer un livre page à page est beaucoup plus exigeant que l’indexation globale. Il ne s’agit plus de collecter des mots significatifs, mais de sélectionner dans chaque page les passages susceptibles d’intéresser un lecteur, puis d’en formuler le sujet sous une forme succincte, et enfin d’adapter la

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Créer un index matière page à page

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formulation au style particulier des index. Ces opérations demandent à la fois de la perspicacité et un savoir-faire qui ne s’improvise pas. L’ensemble du processus passe par les phases suivantes, et pour chacune nous donnons le pourcentage approximatif du temps global : • planification du travail (10 %) ; • indexation du texte page à page (55 %) ; • entrée des données (10 %) ; • génération de l’index (1 %) ; • révision de l’index (20 %) ; • conversion de l’index en fichier Word autonome (4 %). Les objectifs d’un index matière de qualité sont ambitieux : • il est complet, il rend compte de tous les aspects du livre ; • il est précis, il va jusqu’au niveau du détail ; • il est concis dans la formulation des entrées ; • il oriente le lecteur vers les passages pertinents grâce à un choix de termes adaptés et à un emploi approprié des renvois ; • il est structuré logiquement de façon à regrouper les thèmes par affinité et à présenter une sorte de modèle réduit de l’ouvrage. En bref, il permet à l’usager de trouver ou de retrouver facilement et exclusivement les passages traitant d’une question qui l’intéresse.

Planifier le travail Nous supposons que vous êtes déjà familiarisé avec le module d’indexation et que vous avez choisi l’indexation page à page en connaissance de cause. Nous supposons aussi que vous avez consulté les règles de style propres aux index, que nous rappelons dans la section suivante. La pratique de l’indexation doit être cohérente d’un bout à l’autre, et comme elle est laissée largement à l’initiative de l’indexeur, elle exige des choix préalables concernant la méthode de travail et le traitement de détails techniques.

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Choisir une politique d’indexation • Saisie directe des entrées ou travail sur photocopie ? Si vous avez une expérience de l’indexation matière, vous pouvez saisir directement les termes d’entrée après les avoir créés. Sinon, il est conseillé de travailler sur des photocopies du document, dotées d’une marge confortable pour les annotations. La saisie se fera après vérification, à la fin de chaque chapitre. • Indexation en profondeur ou indexation sélective ? Selon que l’analyse du texte est plus ou moins poussée, on compte en moyenne entre 2 et 4 entrées par page. Pour donner un ordre de grandeur, le temps nécessaire à un indexeur expérimenté est environ d’une demi-heure pour 10 pages d’indexation légère et d’une heure pour 10 pages d’indexation approfondie. Et si l’on tient compte de l’ensemble des tâches, l’index d’un livre de 220 pages varie entre 20 et 30 heures de travail. Décisions de détails importantes • Les noms propres doivent faire l’objet d’un traitement homogène. Par exemple « Hugo, Victor » ou « Hugo, V ». • Pour le traitement des sigles, il faut soit choisir le sigle comme terme d’entrée et renvoyer à la forme développée par un Voir aussi réciproque, soit faire le choix inverse. • Pour le traitement des noms verbaux : vaut-il mieux employer « choix » ou « choisir », « indexer » ou « indexation » ? Contrairement à la pratique courante, nous conseillons l’infinitif, moins ambigu que le substantif.

Indexation du texte page à page L’indexation proprement dite se décompose en deux tâches qui s’enchaînent : sélectionner dans chaque page les passages pertinents et les nommer et adapter ces formulations au style des index. Sélectionner les passages pertinents de chaque page et les nommer Les passages à ne pas indexer sont : • l’avant-propos, la préface, la liste des références bibliographiques ;

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• les commentaires de l’auteur (« Dans ce chapitre nous étudions… ») ; • les détails insignifiants (exemples, citations, notes de bas de page sans intérêt…). Méthode de sélection – Tout extrait susceptible d’apporter une réponse à un sujet de curiosité d’un usager mérite d’être retenu. L’éventail va du contenu d’un chapitre au signalement d’un nom de produit ou à la définition d’un terme. Dans chaque page, on appréciera l’importance relative de chaque source d’information et on sélectionnera en moyenne entre 2 et 5 extraits en fonction de la politique d’indexation décidée au départ. On retiendra en priorité les divisions hiérarchisées du livre : chapitres, sections, sous-sections, et les sources d’information synthétiques : tableaux, figures, pavés. Comment nommer les sujets des extraits retenus Dans un premier temps, on caractérise chaque extrait en langage courant, par une formule courte, simple et précise. Les sujets des divisions du livre, des figures et des tableaux sont déjà énoncés par l’auteur. Ceux des passages de petite taille (paragraphes, phrases, propositions) doivent être formulés par l’indexeur, mais il trouve en général son inspiration dans le texte du passage. Les meilleures formules sont les locutions nominales de type « nom + complément » (recherche d’informations, chien de berger...) : • Fractionnez en plusieurs formules les sujets complexes. Par exemple « accord commercial sur le riz entre la France et les USA » sera décomposé en « accord commercial sur le riz » et « relations commerciales France-USA » • Choisissez le moins possible des termes uniques, et notamment des termes trop généraux (système, concept, principe, évoluer.) • Précisez l’aspect particulier sous lequel se présente un sujet à l’aide d’un terme différentiateur. Par exemple « Galilée et l’inquisition », « Galilée savant », « Galilée héros de Brecht ». Mettre les termes d’entrées en conformité avec le style particulier des index Un index matière est un outil de recherche au service du lecteur. Pour que celui-ci puisse profiter aisément des points d’accès aux pages intéressantes que sont les entrées, l’indexeur doit se conformer à des règles de style parti-

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Chapitre 7. Création d’un index

culières, qui sont recensées dans la norme ISO 999. Nous en donnons les points essentiels. Vocabulaire • Utilisez des noms communs pour les objets (ordinateur, arc-à-souder...). Pour les actions et les états employez soit des noms verbaux (éducation, indexation, veille) soit des infinitifs (éduquer, indexer, veiller). • Citez les noms propres sous leur forme complète, comme ils apparaissent dans le texte. • N’employez pas d’adjectifs pour les entrées principales (vertical ==> verticalité). • N’employez ni article ni préposition en tête des entrées principales. Les deux dernières règles sont moins strictes pour les sous-entrées, dont le premier mot dépend d’une entrée principale. Elles peuvent admettre des adjectifs (logiciel > spécialisé), des prépositions (index matière > de livre – destruction des ordures > par incinération). Synonymie et renvois – Le bon fonctionnement de l’index implique que vous employiez constamment le même mot pour le même concept. Quand il existe plusieurs termes synonymes, vous devez choisir un terme préférentiel et vous y tenir. Mais vous devez aussi renvoyer vers le terme préférentiel le lecteur qui fait un choix différent du vôtre (renvoi de type Voir). Vous pouvez noter vos renvois en cours d’indexation. Mais il est plus rationnel de réserver en bloc cette tâche pour la phase de révision de l’index, quand vous bénéficiez d’une vue globale des mots utilisés. Singulier ou pluriel – « En français et en allemand on préfère généralement le singulier alors qu’en anglais le pluriel est généralement utilisé pour les termes désignant des objets dénombrables et le singulier pour les noms non dénombrables » (ISO 999 ; 7.2.2.2.) Renoncer à la distinction singulier/pluriel revient à se priver d’un moyen d’expression utile. Elle peut servir à distinguer deux homonymes de sens différent (mémoire et mémoires – échec et échecs), ou être employée comme dans la langue anglaise. On peut aussi l’utiliser pour exprimer deux aspects particuliers de la même entité. Le singulier pourrait être employé

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quand on l’envisage dans sa généralité (compréhension d’une classe), le pluriel quand on l’envisage comme une collection d’objets (extension). chien anatomie caractère santé chiens d’appartement de chasse de garde Ce point fait partie de la marge de liberté laissée à l’indexeur. S’il décide de l’utiliser, il doit mentionner la signification de la distinction singulier/ pluriel dans le pavé placé en tête de l’index. Majuscules ou minuscules – On doit réserver les majuscules à l’initiale des noms propres, à l’initiale des titres cités et aux sigles dans les limites de l’usage. Exemples : COBOL Hugo, Victor La tempête OTAN radar Syntaxe – La syntaxe est l’aspect le plus difficile de ce langage d’indexation, car la disposition des mots est subordonnée au confort de l’usager de l’index. Importance du mot leader et inversion – Quand une entrée (primaire ou secondaire) compte plusieurs mots, le premier mot doit toujours être celui qui a le plus de chances d’être choisi par l’usager quand il fait une recherche dans l’index. Exemples : FORMULE D’INDEXATION

TERME PROBABLE

problèmes de circulation

circulation

maison de campagne

maison

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Chapitre 7. Création d’un index

règles de syntaxe

syntaxe

facteurs de chômage

chômage

Cette priorité accordée au terme le plus efficace entraîne souvent la nécessité d’inverser l’ordre des termes, et en ce cas on les sépare par une virgule : • théorie des ensembles Î ensemble, théorie des • loi de Mariotte Î Mariotte, loi de En cas d’inversion, ne gardez les prépositions et les articles que si la clarté l’exige (« valeur ajoutée, taxe », mais « environnement, influence sur »). Syntaxe de la subordination entrée principale/sous-entrée – Du point de vue sémantique, il n’existe pas de différence entre une formule globale, en ordre normal ou inversée, et la même formule fractionnée en entrée principale/sous-entrée. Exemple : catalogage des documents iconographiques catalogage document iconographique document iconographique, catalogage document iconographique catalogage Le principal intérêt du fractionnement est de regrouper sous le même terme plusieurs sous-entrées avec lesquelles il forme un bloc compact. Mais la conséquence du fractionnement est de marquer une différence d’importance en faveur de l’entrée principale, qui bénéficie d’une lecture prioritaire par l’usager. Comme dans le cas de l’inversion, l’ordre de priorité est guidé par l’efficacité optimale du point de vue de l’usager, c’est-à-dire par l’importance relative de chaque entrée dans le contexte du livre. Ainsi, selon qu’un livre sur l’Irak privilégie l’aspect historique ou l’aspect militaire, le sujet complexe « envoi de renforts militaires en Irak en 2007 » pourra être traité dans l’index par la subordination « Irak 2007 Æ envoi de renforts » ou par « envoi de renforts Æ Irak 2007 ».

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En résumé, il existe une équivalence sémantique entre une entrée principale complexe et la même fractionnée en entrée principale Æ sousentrée. Il est difficile de décider pour ou contre le fractionnement tant qu’on ne connaît pas la structure finale de l’index, mais on verra qu’il est facile de passer d’une formule à l’autre au moment voulu.

Saisir les entrées Quand vous activez la boîte de dialogue Marquer les entrées d’index (Alt + Maj + X), elle recouvre en partie le texte de la page à indexer. Pour qu’elle gêne le moins possible, vous avez intérêt à la déplacer dans le coin supérieur droit de l’écran.

Figure 7.7 – Boîte de dialogue de saisie des entrées d’index

Pour saisir une entrée, vous devez : • placer le curseur dans les limites de l’extrait sélectionné (voir le paragraphe suivant) ; • saisir ou recopier le terme d’entrée dans la zone Entrée ; • choisir éventuellement le format des numéros de page ; • cliquer sur le bouton Marquer.

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Chapitre 7. Création d’un index

Avant de cliquer sur Marquer, vous pouvez modifier le format de l’entrée en la sélectionnant, puis en appuyant sur Ctrl + B (gras), Ctrl + I (italique) ou Ctrl + S (souligné). Word insère immédiatement cette entrée à l’emplacement choisi, sous forme de champ d’index. Vous pouvez en vérifier l’exactitude. Si l’entrée que vous voulez saisir fait partir du texte, il faut sélectionner ce texte et presser les touches Alt + Maj + J ; la zone Entrée est ainsi automatiquement remplie avec le contenu de la sélection. Où placer le point d’insertion ? L’emplacement du curseur détermine à la fois l’emplacement du champ d’index et le numéro de page qui sera automatiquement affecté à cette entrée. L’emplacement le plus sûr est le début du paragraphe ou de la phrase où commence l’extrait sélectionné. Entrée et sous-entrée Les deux cases permettent de fractionner une entrée complexe sur deux niveaux. Si vous voulez trois niveaux, fractionnez la sous-entrée à l’aide du caractère deux-points (:) qui joue le rôle de séparateur, comme dans l’exemple « index:de livre ». Les options L’option Page en cours est l’option par défaut. L’option Renvoi est programmée pour les renvois de type Voir. Mais il est facile, pour utiliser l’autre type, de rajouter « aussi » (en italique) avant le terme choisi. Un renvoi peut être inséré à n’importe quel point du texte puisqu’il n’est pas suivi d’un localisateur. Il est rationnel de les regrouper, par exemple, à la fin du document. Option Étendue de pages – Normalement, une entrée d’index se rapporte à une page individuelle (option Page en cours). Quand elle recouvre plu-

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sieurs pages, Word utilise un signet1, qui mémorise l’extrait du texte sélectionné. Pour utiliser le signet dans votre index : • Placez le point d’insertion à l’intérieur de votre sélection. • Dans la boîte de dialogue de création d’index, saisissez votre entrée, puis cochez l’option Étendue de pages et choisissez le signet voulu dans la liste déroulante. • Cliquez sur Marquer. N’oubliez pas de revenir aux options habituelles en sélectionnant à nouveau l’option Page en cours. Nous conseillons de n’utiliser les signets que lorsque les extraits dépassent largement une page. Format des numéros de pages – Tous les numéros de page indiquent indistinctement la présence d’une information, que celle-ci se réduise à une ligne ou qu’elle occupe toute la page. Pour signaler une information importante, vous pouvez donner au numéro de page correspondant un format spécial (gras ou italique). Par exemple, dans l’index de ce livre, les numéros en gras indiquent que l’entrée renvoie à une section, les numéros en italique qu’elle renvoie à une définition de terme. Commande Marquer tout Elle permet d’indexer automatiquement un terme sur l’ensemble du document. Cette option n’a pas d’intérêt dans l’indexation page à page, sauf pour les noms d’auteurs cités.

Générer l’index Il est conseillé de générer votre index après l’indexation de chaque chapitre. Vous pourrez ainsi améliorer continûment votre travail au vu du résultat. Choisir un style Dans la boîte de dialogue Tables et index, vous pouvez choisir vos options de mise en forme en vous aidant de l’aperçu avant impression. Choisissez 1. La procédure de création d’un signet est expliquée au chapitre 4.

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Chapitre 7. Création d’un index

un format qui sépare les entrées par des initiales (par exemple Moderne). L’option Une par ligne (indentation) est l’option par défaut. Elle fait ressortir clairement les blocs Entrée + Sous-entrées. L’index intégré est alors prêt à être généré par Word conformément à vos choix. Avant de lancer la génération de l’index, vous devez absolument veiller à ce que les codes de champs des balises d’index soient masqués. Pour cela, utilisez l’outil Afficher/Masquer sur la barre d’outils Standard. Dans le cas contraire, l’index comportera des erreurs dans les numéros de page ; en effet, avant de générer l’index, Word repagine le texte et si les codes de champs sont affichés, Word les considère comme du texte imprimable et fausse ainsi le calcul de la pagination. Sur un document assez long comportant de nombreuses entrées d’index, vous pouvez avoir un décalage d’une dizaine de pages. Création de l’index Pour générer l’index, positionnez-vous dans votre texte où vous voulez, par exemple à la fin et validez la boîte de dialogue Tables et index en cliquant sur le bouton OK. Le programme génère immédiatement l’index sous la forme d’un code de champ particulier { INDEX } auquel il donne un nom de code. Pour masquer l’index, cliquez dans l’index puis frappez simultanément sur la séquence Maj + F9 (vous pouvez aussi faire un clic droit sur l’index et choisir la commande Basculer les codes de champs dans le menu contextuel). L’index est remplacé par son nom de code. Pour le faire afficher à nouveau, sélectionnez le code de champ et frappez Maj + F9. Suppression de l’index Pour supprimer l’index, faites apparaître son code de champ, sélectionnez le code de champ et supprimez-le. Le code de champ d’index, une fois généré, devient autonome par rapport aux entrées qui l’ont alimenté, et les modifications apportées ultérieu-

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rement ne seront prises en compte que si on génère un nouvel index, qui remplace immédiatement le précédent, ou bien si on le met à jour (clic droit sur l’index et sélection de la commande Mettre à jour les champs dans le menu contextuel).

Réviser l’index ISO 999 souligne à juste titre (6.3. Cohérence de l’indexation) : « Il convient que l’index soit construit selon un modèle logique, équilibré, cohérent et facilement identifiable. Le besoin de cohérence concerne le degré de précision donné, l’emploi de la terminologie, des subdivisions, des inversions, des renvois, de la localisation, ainsi que la présentation générale de l’index. ». La phase de finition est le moment propice pour contrôler la qualité du produit et procéder aux améliorations souhaitables. Le travail de mise au point doit porter à la fois sur les points de détail (orthographe, exactitude des données, graphisme) et sur les qualités essentielles qui font d’un index un outil de recherche efficace et agréable (complet, précis, facile à consulter). Ces diverses tâches peuvent être réparties sous les rubriques suivantes : • compléter et harmoniser les renvois ; • vérifier l’exactitude matérielle des données et la rectitude du classement séquentiel ; • veiller à la qualité de la présentation matérielle ; • utiliser la structure hiérarchique de l’index pour regrouper les sujets apparentés. Compléter et harmoniser les renvois Importance des renvois – On a vu que l’indexeur est amené à choisir un terme préférentiel quand un sujet peut être rendu par deux termes équivalents. Mais s’il choisit « supprimer » et si l’usager recherche « couper » dans l’index, la recherche échoue bien que l’information soit présente. Il est donc indispensable de compléter les termes préférentiels par des renvois impératifs de type Voir, qui aiguillent le lecteur vers le terme adéquat : couper Voir supprimer.

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Chapitre 7. Création d’un index

L’ensemble des renvois impératifs, s’il est bien fait, établit des passerelles entre la terminologie du livre et le vocabulaire des lecteurs. Avoir une politique des renvois – La quantité de renvois à rajouter dépend de la place accordée à l’index. Si elle est limitée, il est clair qu’il faut sacrifier les renvois Voir aussi, accessoires agréables mais non essentiels. Et même si elle est généreuse, on doit les utiliser avec discrétion car un index n’est pas un thésaurus. Quant aux renvois de type Voir leur utilité ne fait pas de doute, mais il est impossible de recenser tous les synonymes des termes de l’index, et il faut s’en tenir aux équivalences d’usage courant. Quand et comment créer les renvois – Les renvois d’un index sont des entrées très particulières, sans localisateurs, et indépendantes du texte. Au lieu d’aiguiller vers une page ils orientent vers un autre terme de l’index. À quelle étape de la réalisation de l’index convient-il de les créer, et à quel emplacement du texte faut-il les intégrer ? Beaucoup d’indexeurs créent des renvois au cours même de l’indexation, quand ils choisissent en connaissance de cause un terme préférentiel. Mais l’indexation est une longue étape qui s’étale sur plusieurs jours, et on n’est jamais certain de se rappeler ces initiatives si on ne les a pas notées. Il faut donc les noter sur une liste indépendante, qui permettra de les juger dans leur ensemble. Et de toute façon c’est seulement la consultation de l’index complet qui permet d’en juger les erreurs et les insuffisances. C’est pourquoi il nous semble préférable de réserver l’essentiel de cette création pour la dernière étape, et de traiter ce problème dans le cadre du dialogue entre l’indexeur et l’usager. On complétera la liste des renvois en passant en revue tous les termes de l’index et en s’interrogeant sur les plus importants. Une fois achevée, cette liste permet d’en vérifier la cohérence interne, qui serait difficile à apprécier une fois qu’ils seront mêlés aux autres entrées par le classement alphabétique. Quant à l’emplacement des renvois intégrés, il est en principe indifférent, mais il est plus commode de les entrer tous à la fin du texte, ce qui permet de les consulter facilement en cas de besoin.

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La cohérence des renvois n’est pas contrôlée dans Word. Il est donc important de vérifier : • si chaque renvoi oriente vers un terme d’entrée • si ce terme est bien l’équivalent du renvoi. Solutions alternatives – Quand un terme préférentiel est peu employé dans l’index, une expression élégante du renvoi correspondant consiste à mentionner aussi les numéros de page, pour épargner au lecteur un déplacement inutile : Vinci, Léonard de Voir Léonard de Vinci, 29, 66 Une solution équivalente est la double entrée (double posting), qui dispense le lecteur du renvoi sans occuper plus de place : Léonard de Vinci, 29, 66 Vinci, Léonard de, 29, 66 Vérifier l‘exactitude des données et la rectitude du classement alphabétique Il est bon de vérifier par sondage que le logiciel de compilation a bien fait son travail. Les corrections sont à apporter directement sur les champs index intégrés, qui sont modifiables comme le reste du texte. Le contrôle portera sur la correction des données et du classement séquentiel : • l’orthographe des entrées et l’emploi judicieux des majuscules (vous pouvez utiliser le correcteur orthographique) ; • l’exactitude des localisateurs. Si les numéros de page sont inexacts, c’est sans doute que vous avez oublié de masquer les champs d’index avant de le générer ; • la cohérence des noms propres ; • la mention des figures, tableaux et autres outils auxiliaires de consultation ; • l’ordre de classement des localisateurs et des entrées principales ; • l’ordre de succession des sous-entrées.

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Chapitre 7. Création d’un index

Les corrections à apporter doivent être faites sur le texte lui-même et non sur l’index

Veiller à la qualité de la présentation • Présentez les caractéristiques de l’index dans un pavé initial. • Séparez les entrées en blocs de même initiale. • Utilisez les caractères gras ou italiques pour signaler dans une série de références une référence prioritaire : champignons de Paris 5, 10, 19 • Quand une suite de sous-entrées est interrompue en bas de page, veillez à rappeler le terme d’entrée principal en haut de la colonne suivante avec la mention « (suite) ». Certaines de ces corrections ne sont pas prévues dans le module de Word, notamment la première et la dernière. Il faut les réserver pour l’étape finale, le transfert de l’index dans un fichier texte autonome. Ménager l’équilibre entre entrées et sous-entrées Un index de qualité détache clairement les entrées principales, limite à 5 le nombre des numéros de page des entrées et propose des entrées globales faciles à consulter. Si une entrée principale n’est suivie que d’une seule sous-entrée, remplacez le tout par une entrée simple afin de supprimer le retrait inutile. Si une sous-entrée mérite de figurer aussi comme entrée principale, créez un renvoi à son nom. Exemple : contrôle des changes 25-27, 58 change Voir contrôle : des changes 25-27, 58

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Diviser les entrées suivies de numéros trop nombreux On admet qu’une entrée d’index n’est plus exploitable dès qu’elle comporte plus de cinq localisateurs. lampes 6, 10, 108, 110-112, 346, 363-368, 371, 381, 402. Solution : division en sous-ensembles : lampes lampes à gaz 10, 381, 402 lampes à pétrole 6, 108 lampes électriques généralités 110-112, 363-368 filaments 346, 371 Molière 25, 45, 66, 76, 103, 135. Solution : division selon les aspects (modificateurs) : Molière biographie 45, 103 citations 25,76, 135 moraliste 66 Voici une liste de modificateurs utiles : a) Pour les textes théoriques : définition, discussion, théorie, exceptions, exemples, méthode, modalités b) Pour les manuels pratiques : description, structure, efficacité, rendement, économie, ergonomie, limites Utiliser la structure hiérarchique de l’index pour regrouper les sujets apparentés Par exemple les trois entrées suivantes, dispersées par le classement alphabétique, marchés monopolistiques 153-159, 225 politique des salaires 39-42 théorie de la distribution 46, 52 peuvent être regroupées sous l’entrée principale « travail »

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Chapitre 7. Création d’un index

travail marchés monopolistiques 153-159, 225 politique des salaires 39-42 théorie de la distribution 46, 52

Conversion de l’index en fichier Word autonome Il est important de convertir l’index en fichier autonome. Celui-ci permet de réaliser les modifications restées en suspens : introduction de l’index, rappel des entrées en haut de colonne, effets de style. Une fois généré, le champ d’index est un texte particulier qui peut être : sélectionné globalement, imprimé, copié, modifié et supprimé. Il est donc en principe facile de le transformer en texte Word ordinaire par un simple copier-coller. Toutefois la copie conserve le format particulier du code de champ INDEX. Pour la désolidariser de ce format particulier, cliquez à l’intérieur du texte puis pressez les touches Ctrl + Maj + F9, ce qui permet de rompre la liaison avec un champ. En cas de difficulté, une solution alternative consiste à coller le texte de l’index dans Wordpad, ce qui rompt également la liaison avec le champ. Le texte peut à nouveau être copié à partir de Wordpad pour être collé dans Word.

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8 Finalisation du document La rédaction d’un document a beau être longue, elle doit néanmoins être limitée dans le temps. Cela signifie que vous devez intégrer dans le planning de réalisation de votre document une date butoir de fin de rédaction. Ce principe peut paraître simpliste, mais nous constatons tous les jours que certains rédacteurs de documents longs se font prendre par le temps et ne savent pas mettre un point final à leur travail d’écriture. Or, une bonne partie du problème vient du fait que la fin de la rédaction ne coïncide pas avec la fin du projet de réalisation du document long puisqu’il reste encore de nombreuses opérations à mener, une fois l’écriture proprement dite terminée. D’où la nécessité d’une réelle planification du projet (voir le chapitre 2) si l’on veut tenir les délais et se réserver du temps pour mener à bien toutes les étapes de la finalisation du document qui ne doit en aucun cas être négligée. Toutes les manipulations que nous allons décrire dans ce chapitre doivent être réalisées sur un texte stabilisé. Il est important de respecter cette consigne et de ne pas céder à la tentation de revenir sur son texte au dernier moment, ce qui est une grande source d’erreurs potentielles.

RELECTURE Nous avons déjà évoqué cette étape importante dans le chapitre 2, mais il est nécessaire d’y revenir tant cette étape est fondamentale. Vous devez

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Chapitre 8. Finalisation du document

réserver une plage de temps importante à la relecture de votre document. Même si vous maîtrisez parfaitement l’orthographe, votre document comportera son lot d’erreurs et de coquilles diverses. Comme on n’est jamais très bon juge de ses propres prestations, la relecture doit obligatoirement faire intervenir une tierce personne. Cela a pour conséquence que vous devez vous assurer au préalable de la disponibilité de cette personne pendant la période de relecture et également respecter votre planning. Si vous avez prévu de faire relire votre travail avant une période de vacances, ne vous étonnez pas que votre relecteur ne soit plus disponible si vous n’avez pas tenu les délais prévus. La relecture doit se faire aussi bien au niveau de la forme que du fond. Cela signifie que vous devez traquer toutes les fautes d’orthographe ainsi que les problèmes d’expression, et faire également vérifier par un observateur extérieur la pertinence de ce que vous écrivez. Il est donc souvent nécessaire, si votre travail est très spécialisé, de s’assurer très longtemps à l’avance de la disponibilité d’un expert du domaine qui servira de caution scientifique pour contrôler que ce que vous avez écrit est juste. La relecture d’un document long passe par la traque systématique d’erreurs courantes ; ce processus est souvent ingrat, mais il est nécessaire. Voici une liste non exhaustive des erreurs que vous devez rechercher : • Doubles espaces • Doubles marques de paragraphe • Absence des espaces insécables devant les caractères nécessitant leur présence (voir le chapitre 1) • Sauts de page manuels • Erreurs typographiques • Mauvaise application des styles Pour une bonne partie de ces erreurs, l’utilisation de toutes les subtilités de la commande de recherche et de remplacement sera nécessaire (voir le chapitre 1). Si vous avez les compétences pour créer des macros, la réalisa-

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Relecture

tion de petits programmes en VBA1 pourra également vous faire gagner un temps précieux pour les opérations de vérification répétitives. Si vous savez que vous êtes coutumier de certaines fautes, comme des mots particuliers mal orthographiés ou bien des tournures de phrases incorrectes, vous devez effectuer une recherche spécifique de ces erreurs. Tout au long de votre rédaction, si vous constatez des erreurs et les corrigez sur le champ, il est plus prudent de noter cette erreur dans un document spécial ; une fois la rédaction achevée, reprenez la liste de toutes les erreurs que vous avez constatées, puis vérifiez que vous ne les avez pas reproduites dans votre document.

Mode révision Si vous embauchez des relecteurs qui contrôlent votre document Word, il est très important qu’ils effectuent leurs corrections en mode révision. Grâce à ce mode, vous allez pouvoir instantanément prendre connaissance des modifications qu’ils ont apportées à votre texte. Pour activer le mode révision, vous devez d’abord faire afficher la barre d’outils Révision (AffichageÆBarre d’outilsÆRévision). Cette barre d’outils propose toute une série d’options et de commandes qui vont faciliter le travail de révision, aussi bien pour celui qui corrige que pour celui qui passe en revue les corrections apportées au document.

Figure 8.1 – Barre d’outils Révision

Une fois la barre d’outils Révision affichée, vous devez cliquer sur le bouton Suivi des modifications pour que toutes les modifications effectuées puissent être identifiées. Chaque fois que le correcteur modifie le texte, sa correction s’affiche dans une couleur différente (qui est paramé1. VBA est le langage de programmation d’Office qui permet d’automatiser certaines tâches. Si vous voulez en savoir plus sur le sujet, vous pouvez vous reporter à notre ouvrage, Formation à VBA, paru chez Dunod.

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Chapitre 8. Finalisation du document

trable). Ainsi, les ajouts, les suppressions et la mise en forme des caractères sont clairement repérés. Chaque modification du texte est même horodatée et le nom du relecteur est également inscrit. À ce sujet, si vous avez plusieurs relecteurs, il est important que chaque relecteur enregistre correctement son nom dans les paramètres de Word (OutilsÆOptionsÆUtilisateur) car ce champ n’est pas toujours bien renseigné. Il est ainsi courant d’avoir des modifications de plusieurs relecteurs qui s’appellent tous Administrateur… Outre les modifications qu’il peut être amené à faire sur le texte, le relecteur peut insérer des commentaires dans le texte ou surligner certains passages pour attirer l’attention de l’auteur. Les commentaires sont saisis dans le volet de révision, un peu à la manière des notes de bas de page. Ils sont par la suite visibles dans ce même volet ou bien dans une info-bulle si l’on passe le pointeur de la souris sur la marque du commentaire.

Figure 8.2 – Surlignage et insertion d’un commentaire en mode révision

Une fois que le relecteur a terminé de réviser le texte, il renvoie le document à l’auteur qui prend connaissance des modifications. La présence d’une révision est indiquée dans la marge par un trait vertical de couleur noire. De plus, la barre d’outils Révision possède des boutons pour passer directement d’une révision à l’autre (boutons Précédent et Suivant). Pour chaque marque de révision, l’auteur peut accepter ou refuser la modifica-

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Contrôle des sauts de page

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tion. S’il a une confiance extrême dans son relecteur, il peut également accepter d’un seul coup toutes les modifications.

Figure 8.3 – Contrôle des modifications par l’auteur

Votre texte finalisé doit être vierge de toute marque de révision, y compris des commentaires écrits par les relecteurs. En effet, il est possible d’imprimer ces commentaires et il serait dommage que lors d’une fausse manipulation vous lanciez l’impression de votre document et que les commentaires apparaissent dans la marge. Vous disposez dans la barre d’outils Révision d’une commande intitulée Supprimer tous les commentaires du document. Lors de la phase de vérification de votre travail, assurez-vous que vos relecteurs sachent bien activer le mode révision de Word. Il serait particulièrement dommage qu’ils fassent un important travail de relecture qui engendre une grande perte de temps lors du contrôle des révisions, en raison de leur ignorance du mode révision. Il existe cependant des outils intégrés à Word (OutilsÆComparaison et fusion de documents) qui vous permettent de comparer deux versions d’un même document, mais leur utilisation est moins pratique.

CONTRÔLE DES SAUTS DE PAGE Une fois que le texte définitif est parfaitement stabilisé, vous pouvez parfaire l’aspect final de votre document, et notamment contrôler le caractère

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Chapitre 8. Finalisation du document

harmonieux des sauts de page. Vous allez ainsi pouvoir contrôler la gestion du blanc au sein de votre page, et vérifier que des lignes isolées ne se retrouvent pas en bas d’une page ou au sommet d’une page. Vous contrôlerez enfin que les éléments solidaires figurent bien sur la même page. Vous pouvez facilement déclarer dans Word que deux paragraphes doivent être solidaires, mais le problème est plus délicat quand il s’agit d’une figure ou d’un tableau et de son commentaire. Or, il n’y a rien de pire pour un lecteur que de lire une analyse d’un graphique qui se trouve sur la page précédente que l’on vient de tourner… Si dans l’onglet Enchaînements de la boîte de dialogue Paragraphe vous avez coché la case Éviter veuves et orphelines, Word exerce normalement un contrôle sur votre texte et vous devriez éviter la plupart des ennuis de ce côté-là. Les choses se passeront mieux également si vous avez fait la chasse aux doubles marques de paragraphe. En effet, le fait de laisser plusieurs marques de paragraphe à la suite peut perturber la mise en page et rendre la gestion des ruptures de page plus complexe. Vous gagnerez donc du temps si vous avez anticipé ce phénomène. La surveillance des sauts de page se fait en général dans le mode Aperçu avant impression avec un affichage en double page. Dans ce mode-là, le texte est bien évidemment impossible à lire et seuls les titres sont parfaitement lisibles ; cela n’a aucune importance car le but recherché est d’avoir une vision globale de la cohérence du document. Vous devez veiller à la répartition harmonieuse du texte sur la page et contrôler le bon agencement des éléments textuels et graphiques qui doivent être sur la même page. Si vous avez suivi nos conseils et prévu une impression recto verso, vous ne devez pas perdre de vue que l’unité de base sémantique du document n’est plus vraiment la page, mais la double page. C’est la raison pour laquelle l’aperçu avant impression doit se faire dans ce mode-là. Dans cette phase de relecture, il est important de prendre un peu de recul par rapport à son texte pour avoir une vision d’ensemble. Outre le bon agencement des sauts de page, vous contrôlerez aussi la disposition correcte des notes de bas de page et veillerez, autant que faire se peut, à ce qu’elles tiennent intégralement sur la page où se situe l’appel de note.

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Contrôle des sauts de page

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Figure 8.4 – Vérification du document en mode Aperçu avant impression

Encore une fois, si vous avez bien paramétré Word et respecté la feuille de styles, vous ne devez pratiquement jamais avoir à intervenir sur les sauts de page. Il arrivera cependant toujours des cas où vous serez dans lobligation dinsérer un saut de page manuel. Si vous vous trouvez dans cette situation, vous utiliserez la commande InsertionÆSaut pour insérer un saut de page que lon qualifie de manuel ou de forcé, dans la mesure où normalement Word gère automatiquement le passage du texte dune page sur lautre. Ce type de saut de page nest pas à proscrire dans labsolu, mais son insertion ne doit intervenir que dans la phase extrême de finalisation du document. Dans cette phase d’optimisation de la mise en pages, vous ne devez pas hésiter à « tricher » un peu et à modifier légèrement la taille des caractères ou bien leur espacement (voir la technique de modification de l’espacement des caractères illustrée au chapitre 4) si cela s’avère nécessaire. Vous serez surpris de voir comme la diminution du corps des caractères de 0,5 point est invisible pour le lecteur, mais rend de grands services à l’auteur qui constate alors que la ligne qui lui posait problème n’est finalement plus rejetée sur la page suivante.

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Chapitre 8. Finalisation du document

L’étape du contrôle des sauts de page doit aboutir à un document dont la pagination sera stabilisée. Vous comprendrez aisément que cette opération est absolument nécessaire pour la production de la table des matières (voir le chapitre 4) et de lindex (voir le chapitre 7) qui ont un besoin impérieux que les numéros de page ne fluctuent plus. Certaines étapes du processus de finalisation du document doivent absolument se dérouler dans un ordre chronologique précis qui ne peut souffrir aucune dérogation. Vous devez parfaitement intégrer cette nécessité dans la gestion de votre planning sous peine de graves ennuis.

IMPRESSION FINALE DU DOCUMENT Une fois que la pagination du document est finalisée, vous pouvez générer la table des matières et l’index. Quand ces étapes sont achevées, vous pouvez considérer que votre document est terminé et vous pouvez alors passer à la phase d’impression. À ce stade-là, vous n’avez pas grand-chose à faire, si ce n’est de demander à Word d’imprimer votre document à l’aide de la commande FichierÆImprimer. Si votre imprimante ne produit pas un travail d’excellente qualité, vous avez tout intérêt à sous-traiter cette opération auprès d’un professionnel. Même si le prix des services d’un prestataire vous paraît élevé, comparez ce coût au temps que vous avez passé à produire votre document. Avouez qu’il serait particulièrement dommage d’avoir passé autant de temps à rédiger votre texte pour saboter votre travail à la dernière étape en imprimant sur du mauvais papier ou avec une imprimante matricielle. N’oubliez pas que les personnes qui liront votre document (on écrit toujours pour être lu) jugeront bien évidemment d’abord le fond, mais verront en premier la forme. Le fait d’avoir entre les mains un document bien mis en pages et correctement imprimé met le lecteur dans de bonnes dispositions pour apprécier au mieux votre travail.

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Conversion du document finalisé

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Sur le plan purement formel, vous pouvez jouer sur la qualité du papier, l’impression (couleur ou monochrome) et la reliure. Plus un papier est épais, meilleure sera en général sa qualité. Faites cependant attention à ne pas employer un papier d’un grammage trop élevé si vous imprimez plusieurs centaines de pages. En revanche, vous pouvez utiliser un papier de fort grammage pour la couverture de votre document. Si vous avez quelques illustrations en couleur dans votre document, n’hésitez pas à sous-traiter l’impression en couleur des quelques pages où elles apparaissent. Encore une fois, même si le prix est élevé, le jeu en vaut la chandelle d’autant plus que, par exemple, l’impression de graphiques en couleur sur une imprimante monochrome peut être totalement illisible. Il s’agit en effet d’une erreur courante : vous voulez illustrer votre propos par un graphique que vous avez produit dans Excel ou bien directement dans Word. À l’écran, le graphique paraît superbe et on distingue parfaitement la différence entre les barres de votre histogramme. Malheureusement vous allez imprimer ce graphique sur une imprimante laser monochrome et il y a des risques importants pour que la transposition des couleurs lors de l’impression en monochrome annule toutes les différences qui étaient pourtant bien visibles à l’œil nu sur votre écran. La bonne solution est d’anticiper ce phénomène et de convertir le graphique en nuances de gris avant l’impression. Dans bon nombre d’universités un service procure une assistance aux étudiants qui veulent imprimer un mémoire ou une thèse. Sous réserve de satisfaire à quelques conditions, l’impression de votre document peut même être prise entièrement en charge dans certains établissements universitaires.

CONVERSION DU DOCUMENT FINALISÉ Si vous pensiez en avoir terminé une fois l’impression de votre document long achevée, vous vous trompez dans la plupart des cas. En effet, nous vivons aujourd’hui à l’ère du document numérique et il n’est d’ailleurs pas rare que l’on privilégie le dépôt du document sous sa forme électronique.

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Chapitre 8. Finalisation du document

Pour ne prendre qu’un seul exemple, le dépôt électronique des thèses est très fortement encouragé et nous connaissons même des universités où cette formalité est une condition sine qua non de la soutenance. Si le papier n’est pas encore mort, le format électronique est désormais un sérieux concurrent et l’on ne saurait s’en plaindre. Dans ces conditions, Word peut être considéré avant tout comme un éditeur de documents numériques qui ne sont pas forcément destinés à être imprimés. Outre le fait que l’on vous oblige dans certains cas à produire une version électronique de votre document, il faut bien aussi reconnaître que la conversion de votre fichier Word peut favoriser la diffusion de vos travaux. Ainsi, la conversion en document HTML autorise la publication de votre écrit sur le Web. Nous allons étudier les modalités de conversion d’un document Word dans trois formats de document électronique reconnus : PDF, HTML et XML.

Conversion au format Acrobat PDF Il est inutile de présenter le format PDF (Portable Document Format) créé par la société Adobe tant c’est devenu un standard de fait des formats de fichiers électroniques. Au moment où nous mettons sous presse, Adobe est d’ailleurs justement en train d’essayer de faire normaliser son format de fichier en le soumettant devant les instances de l’ISO. Il est cependant important de noter que le format PDF vous servira à la fois comme format d’échange électronique, mais aussi comme format de fichier à imprimer. En effet, si vous sous-traitez l’opération d’impression de votre document long, vous avez tout intérêt à livrer une version PDF de votre document plutôt qu’un fichier Word. D’une part, vous êtes ainsi assuré que la personne chargée de l’impression pourra lire votre fichier (il existe des versions d’Acrobat Reader sur toutes les plates-formes, que ce soit sur Mac, PC, Unix ou Linux) alors qu’elle n’a peut-être pas le logiciel Word. D’autre part, vous êtes certain du résultat imprimé. L’avantage d’un fichier PDF est que la mise en pages est figée une bonne fois pour toutes, ce qui n’est pas forcément le cas pour un fichier Word. Il suffit notamment que la personne chargée d’imprimer votre travail n’ait pas la même version

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de Word que vous ou bien possède une imprimante différente de la vôtre pour qu’il y ait des soucis lors de l’impression. Dans des situations de ce genre, il est extrêmement fréquent que la mise en pages que vous trouviez parfaite sur votre PC ne soit pas imprimée correctement ; vous risquez notamment que les sauts de page ne soient pas identiques à ce que vous aviez prévu. Pour toutes ces raisons, il est préférable de livrer un fichier PDF si vous ne réalisez pas vous-même l’impression, certains imprimeurs exigeant même ce type de fichier car ils ont eu trop de problèmes avec l’impression des fichiers Word. Pour convertir un fichier Word au format PDF, trois solutions s’offrent à vous : • utiliser Acrobat • utiliser Word 2007 • utiliser une solution compatible PDF Acrobat Si le logiciel Acrobat Reader est diffusé gratuitement par Adobe, il n’en va pas de même pour le logiciel Acrobat qui permet de créer des fichiers au format PDF et qui est relativement onéreux. S’il paraît difficile d’envisager son acquisition pour une utilisation ponctuelle, il est en revanche assez facile de trouver un service (dans une université, une entreprise, une association, etc.) qui possède ce logiciel et vous autorise à effectuer votre conversion. Quand le logiciel Acrobat est installé sur votre ordinateur, il installe des menus supplémentaires dans certaines applications, dont Microsoft Word, et surtout il crée une imprimante virtuelle dans la liste de vos imprimantes. Ainsi, pour créer un fichier PDF, la manipulation générique consiste à imprimer sur l’imprimante installée par Acrobat. Dans Word, Acrobat rajoute deux menus intitulés Adobe PDF et Commentaires Acrobat. Si vous êtes pressé et désirez une conversion rapide de votre document Word au format PDF, choisissez la commande Adobe PDFÆConvertir en Adobe PDF.

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Chapitre 8. Finalisation du document

Figure 8.5 – Conversion dans Word d’un document au format PDF

Si vous voulez obtenir un résultat plus professionnel et avoir le choix de plus d’options, vous devez alors choisir la commande FichierÆImprimer et sélectionner dans la boîte de dialogue Imprimer l’imprimante Adobe PDF.

Figure 8.6 – Pour convertir en PDF, on imprime sur l’imprimante Adobe PDF

Quand vous avez choisi l’imprimante virtuelle Adobe PDF, cliquez sur le bouton Propriétés pour avoir accès aux nombreuses options d’Acrobat. La boîte de dialogue Propriétés de Document Adobe PDF comporte trois onglets intitulés Disposition, Papier/qualité et Options Adobe PDF. Le premier onglet permet de sélectionner l’orientation du document (portrait ou paysage). Le deuxième onglet permet de choisir entre une impression en couleur ou en monochrome. Bien évidemment, il ne s’agit

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pas en fait de l’impression, mais du résultat de la conversion. Le troisième onglet propose de nombreuses options et c’est à cet endroit que vous allez pouvoir déterminer les choix les plus importants. Pour déterminer les options Acrobat, cliquez sur le bouton Modifier en face de la liste Options par défaut.

Figure 8.7 – Choix des options de conversion PDF

La boîte de dialogue qui s’ouvre (figure 8.8) permet de définir très finement tous les aspects de la conversion au format PDF. Si vous ne possédez pas la documentation d’Acrobat, le risque est grand que vous soyez vite noyé sous des détails relativement techniques. Pour simplifier les choses, il faut distinguer deux cas de figure : la conversion PDF pour un affichage du document sur le Web et la conversion PDF pour une impression. Dans le premier cas, vous n’aurez pas besoin d’une très grande qualité car la résolution de l’écran est bien moins importante que celle d’une imprimante.

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Dans le deuxième cas, vous avez intérêt à obtenir la meilleure qualité possible. Vous pouvez, par exemple, augmenter la résolution en points par pouce. Vous devez bien entendu désactiver la case Optimiser pour l’affichage rapide des pages Web. Si vous avez beaucoup d’images dans votre document, nous vous conseillons d’examiner le menu Images (dans le volet de gauche de la boîte de dialogue) qui offre des options très pointues en matière de gestion des images.

Figure 8.8 – Paramétrage de la qualité de sortie du fichier PDF

Si vous avez peur de commettre des erreurs de paramétrage, vous pouvez toujours sélectionner une des options de la liste Options par défaut de la boîte de dialogue Propriétés de Document Adobe PDF. Vous pouvez notamment choisir entre les options suivantes : • Qualité standard • Qualité supérieure • Taille de fichier minimale

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Si vous avez passé du temps à trouver les bons réglages pour optimiser la conversion de votre document Word au format PDF, vous avez la possibilité d’enregistrer ces paramètres en leur attribuant un nom. Vous pourrez ainsi les réutiliser ultérieurement car ils seront intégrés dans la liste Options par défaut. Quand vous avez fini de choisir vos paramètres, vous pouvez lancer l’impression et Word, sous le contrôle d’Acrobat, générera un fichier PDF. Word 2007 La conversion au format PDF est possible dans Word 2007 sous réserve que vous téléchargiez un complément sur le Web qui est disponible gratuitement. Quand ce composant est installé, vous pouvez convertir un fichier Word au format PDF en cliquant sur le bouton Office et en choisissant la commande Enregistrer sousÆPDF ou XPS

Figure 8.9 – Enregistrement au format PDF dans Word 2007

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Chapitre 8. Finalisation du document

Dans la boîte de dialogue Publier comme PDF ou XPS, vous pouvez choisir différentes options.

Figure 8.10 – Options de conversion au format PDF

Vous remarquerez cependant que les options de conversion sont beaucoup moins nombreuses que dans le logiciel Acrobat. Word 2007 ne propose que deux qualités : standard et taille minimale. Le bouton Options permet, entre autres, de définir l’étendue de l’impression (le nombre de pages qui seront imprimées). Pour lancer la conversion au format PDF, cliquez sur le bouton Publier. Solution compatible PDF Si vous ne possédez pas Word 2007 ni le logiciel Acrobat et si vous souhaitez néanmoins convertir votre document Word au format PDF, vous allez

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devoir vous tourner vers une solution compatible PDF. Si vous saisissez les mots « convertir PDF » dans un moteur de recherche, vous trouverez de très nombreuses réponses à votre requête. Il existe des logiciels commerciaux à un prix tout à fait raisonnable ainsi que des produits entièrement gratuits. Parmi ces derniers, nous citerons le logiciel PDFCreator que l’on peut télécharger sur le site www.pdfforge.org. Le processus de conversion au format PDF avec ces produits est relativement similaire avec ce qui vient d’être vu.

Conversion au format HTML La conversion au format HTML n’est utile que si vous envisagez de publier sur le Web votre document. Word, depuis la version 2000, sait convertir ses fichiers au format HTML grâce à la commande FichierÆEnregistrer en tant que page Web. La conversion est rapide et vous pouvez mettre en ligne facilement votre fichier Word, même si certains enrichissements ne sont pas correctement convertis. Le problème réside en fait dans la qualité du code HTML généré. De l’avis des spécialistes Web, le code produit par Word n’est vraiment pas un modèle du genre car une quantité impressionnante de code HTML inutile est insérée dans le fichier généré. Il est fortement recommandé de tenter de nettoyer le code produit, si vous en avez les compétences. Vous pouvez également essayer de dégraisser ce fichier HTML à l’aide de Dreamweaver qui comprend une commande intitulée textuellement Nettoyer le code HTML de Word, commande qui dit bien ce qu’elle veut dire… Dans l’opération, le fichier perdra quand même les deux tiers de son poids. En conclusion, même si Word sait convertir rapidement au format HTML, il faut bien reconnaître que le résultat n’est pas extraordinaire. Si votre but initial est de publier sur le Web, Word ne représente pas le meilleur éditeur HTML du marché.

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Conversion au format XML Tous les documents produits par Office 2007 sont enregistrés au format XML1. Même si XML était déjà présent dans Office 2003 (en tous les cas la version Pro de Word 2003), cette évolution constitue une véritable révolution à plus d’un titre. Premièrement, la compatibilité ascendante des documents Office est rompue : les documents produits par Office 2007 ne sont pas compatibles avec les documents produits avec les versions antérieures d’Office (Office 2000, Office XP et Office 2003). Microsoft a cependant sorti un pack de compatibilité qui permet d’ouvrir les fichiers Word, Excel et PowerPoint estampillés 2007 avec une version antérieure d’Office. Si Microsoft a choisi d’adopter XML comme format de base de ses fichiers, c’est bien parce que ce format est en passe de devenir universel. Microsoft suit donc le sens de l’histoire et on ne peut que se réjouir de cette décision, même si d’importants problèmes de compatibilité sont à prévoir. Une des conséquences fondamentales du passage à XML est l’ouverture du format des fichiers Office. En effet, pour la première fois dans l’histoire d’Office, on va enfin connaître la structure des documents qui est désormais publique. Beaucoup de gens semblent l’avoir oublié, mais jusquà Office 2003, il était rigoureusement impossible de savoir comment un document Office était architecturé. Le format propriétaire des documents Office était secret et il fallait se lancer dans des opérations hasardeuses de reverse engineering pour apprendre de quoi était formé un document Office. Avec Office 2007, le standard sur lequel sont basés les documents est parfaitement connu et les spécifications des documents Office ont été publiées. Ce changement d’attitude est extrêmement important et il y a fort à parier que l’on ne mesure pas encore toutes les conséquences de ce qui constitue une mini-révolution. 1. Le langage de balisage extensible (en anglais Extensible Markup Language ou en abrégé XML) décrit une classe d’objets de données appelés documents XML et décrit partiellement le comportement des programmes qui les traitent.

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XML a été développé par un groupe de travail du Consortium du World Wide Web (W3C) en 1996. Les objectifs de conception de XML sont les suivants : – XML devra pouvoir être utilisé sans difficulté sur Internet ; – XML devra soutenir une grande variété d'applications ; – XML devra être compatible avec SGML ; – il devra être facile d'écrire des programmes traitant les documents XML ; – le nombre d’options dans XML doit être réduit au minimum, idéalement à aucune ; – les documents XML devraient être lisibles par l'homme et raisonnablement clairs ; – la conception de XML devra être préparée rapidement ; – la conception de XML sera formelle et concise ; – il devrait être facile de créer des documents XML ; – la concision dans le balisage de XML est de peu d’importance. Le 10 février 1998, le W3C a publié la recommandation de XML que l’on peut trouver à l’adresse suivante : http://www.w3.org/TR/REC-xml Il n’y a donc pas besoin de convertir un fichier Word 2007 au format XML dans la mesure où il s’agit déjà du format natif. En revanche, les documents Word 2003 seront convertis grâce à la commande FichierÆEnregistrer sous, en précisant le type de fichier Document XML. Véritable esperanto des formats de documents, XML favorise l’interopérabilité. Le fait d’avoir adopté le format Office Open XML dans Office 2007 signifie que Microsoft a mis un terme à sa logique de documents propriétaires qui était tant décriée (à juste titre d’ailleurs). Réelle nouveauté d’Office 2007, le format XML en est encore à ses débuts dans Office, mais on peut penser que de très nombreuses applications vont prochainement prendre en compte cette fonctionnalité.

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Conclusion L’objectif de ce livre est de vous guider dans la production d’un document long avec Word en vous montrant les pistes essentielles à suivre ainsi que les écueils à éviter. Nous espérons que cet ouvrage vous donnera les clés pour créer méthodiquement des documents de qualité. La production d’un long document exige une grande discipline et de multiples compétences ; si les choses sont devenues plus claires pour vous et si vous avez à présent une bonne vision de tous les enjeux de la rédaction d’un document long avec Word, c’est que nous avons réussi dans notre entreprise pédagogique. N’oubliez pas que vous trouverez sur www.dunod.com des ressources électroniques qui viendront compléter utilement ce livre.

Nous vous souhaitons bon courage dans la production de vos documents.

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Index Les entrées en caractères gras signalent les chapitres du livre. Les sous-entrées en italique signalent les définitions de termes. Les numéros de page en gras signalent des développements d’environ une page. Les numéros de page en caractères ordinaires signalent des développements plus courts.

A accolade, 6 Acrobat options, 172 programme, 169 affichage ergonomie, 25 mode plan, 60 AffichageÆExplorateur de documents, 59 afficher plan du document, 61 styles disponibles, 36 aide en ligne, 13 apostrophe, 5 appel de citation, 100 définition, 92 solutions possibles, 94 approche, 3

B barre d’outils ajout d’un bouton, 131 ajout d’une commande, 77

création, 24 En-tête et pied de page, 87 Mise en forme, 27, 46 Mode Plan, 61 Révision, 161 Standard, 29, 131 bases de données bibliographiques, 97 BiblioExpress, logiciel gratuit, 107 bibliographie, 91–125 définition, 91 difficultés de rédaction, 93 gestion avec Word 2003, 98 gestion avec Word 2007, 108 gestion manuelle, 99 influence de l’informatique, 95 problèmes de citation, 99 Biblioscape Express Voir BiblioExpress

C cadratin, définition, 7 caractères espacement, 3, 73, 165

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caractères spéciaux, boîte de dialogue, 7 césure, 8 champ rupture de la liaison, 158 champ d’entrée dans une table des matières, 72 de table, créer manuellement, 75 index, 130 choisir feuille de styles, 19 modèle de référence bibliographique, 100 politique d’indexation, 144 citation Voir aussi bibliographie, référence définition, 91 citations multiples sur la même page, 104 classement des références choisir, 100 code de champ basculer, 75, 88, 116 citation, 116 de la table des matières, 75 index, 130 suppression automatique, 132 commandes Word AffichageÆExplorateur de documents, 59 Afficher / masquer, 152 EditionÆRechercher Ctrl + F, 57 Edition>Atteindre Ctrl B, 58 Marquer tout, 138 commentaire insertion, 162

Vos documents longs avec Word

concordance Voir fichier de concordance contrôler les modifications, 163 sauts de page, 163 convertir au format HTML, 175 au format PDF, 168 au format XML, 176 correction automatique, 50 options, 23 correction grammaticale, logiciels, 10 correction orthographique, 9 importance, 10 corriger en mode révision, 161 coupure de mots, 8 création d’un index, 125–158 création d’une table des matières, 65–77 créer Voir aussi générer créer un index avec les commandes Word, 134 d’un document unique, 125 d’une collection d’objets, 125 liste des tâches, 127 module de création, 127 préparatifs, 131 problème de deux index, 133 crochet, 6

D dactylographie, didacticiel, 2 dépannage normal.dot, 13 déplacer une partie de document, 64 deux-points, 5

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Index

dictée vocale, 3 dictionnaire orthographique, rajout, 9 document afficher le plan, 61 mise en forme, 3 nommer, 20 pagination, 87 réviser, 161 document électronique norme bibliographique, 96 document long décisions préalables, 19 déplacement rapide, 57 format électronique, 167 imprimer, 166 planifier, 17–26 relecture, 159 document maître, obsolescent, 19

E écriture des index inversion des entrées, 147 règles, 145 syntaxe, 147 vocabulaire, 146 EditionÆAtteindre, 58 EditionÆRechercher, 57 Endnote interface avec Word, 106 enregistrer, options, 23 en-tête et pied de page définir, 87 insertion de champs, 87 insertion du numéro de page, 88 lier au précédent, 89 rupture de la liaison, 89 utilité des tabulations, 89

en-têtes et pieds de page, 78–90 entrée d’index définition, 125 entrée principale, 127 sous-entrée, 127 environnement de travail, optimiser, 22 espace insécable, 6 espace ponctuation, tableau, 5 espace réservé, dans Word 2007, 117 espacement caractères, 3, 73, 165 Explorateur de documents affichage, 59 Extensible Markup Language Voir XML

F feuille de styles avantages, 27 choisir, 19 dans les documents HTML et XML, 31 définition, 31 feuille de styles, créer trois solutions, 32 fichier format propriétaire, 177 normal.dot, 12 fichier de concordance avantages, 141 créer, 139 définition, 128 Finalisation du document, 159–78 finaliser index de livre, 153 table des matières, 74

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Vos documents longs avec Word

format HTML, convertir au, 175 format PDF, 168 avec Word 2007, 173 format XML, 177 formats prédéfinis pour la table des matières, 69

G générer index, 151 table des matières, 66 gestion de projet, 18 gestion des sauvegardes, 21 gestion des styles, 27–54 Gestionnaire de source dans Word 2007, 110 guillemet, 5

H HTML conversion au format, 175 nettoyage du code, 175

I Ibidem, 104 impression recto verso, 82 reliure, 82 imprimer document long, 166 en couleur, 167 importance du paramétrage, 80 indentation définition, 127 table des matières, 69

index afficher, 152 catégories, 125 choix d’un format, 151 convertir en fichier autonome, 158 définition, 125 finaliser, 153 générer, 151 index des noms, 126 index matière, 126 qualité de la présentation, 156 regrouper les entrées par thèmes, 157 supprimer, 152 vérifier les données, 155 index des noms, créer, 138 index des sujets Voir index / index matière créer par indexation page à page, 142 par indexation rapide, 140 objectifs, 143 index intégré définition, 130 index matière, définition, 140 indexation globale corriger les défauts, 142 indexation matière choisir une politique, 144 liste des tâches, 144 méthode globale, 140 nommer les sujets, 145 parties non indexables, 144 sélectionner les sujets, 144

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Index

indexer un document page à page, 142–152 planning, 143 indexer un document, définition, 140 interface utilisateur, optimiser, 24 interlettrage, 3 interopérabilité, 177 inversion des entrées d’index, 147

K KB Voir Knowledge Base Knowledge Base, 14 figure, 15 recensement des bugs, 14

L liste de références générer à partir des notes, 105 localisateur définition, 125 éviter les suites de chiffres, 157 logiciels bibliographiques, 98

M macro en langage VBA, 160 majuscules accentuées, 7 marque de paragraphe, 2 marques de format, 8 afficher / masquer, 152 mémoire de master, liste des tâches, 17 menu Format, 3 mettre au point Voir finaliser mise en page importance des sections, 83 options, 4, 80

mises en forme différentes des styles, 38 disponibles, 38 mode plan, 60 barre d’outils, 61 déplacement du texte, 65 modification des titres, 62 paramétrage de l’affichage, 63 mode révision, 161 modèle de document, 12 modèle de référence, 100 modèle Normal dépannage, 41 module de création d’index avantages, 128 boîte de dialogue, 129 précautions à prendre, 131 principe, 130

N niveau de titre modifier, 62 outils, 62 niveau hiérarchique des styles, 56 des titres, 4 nommer document, 20 les sujets pertinents, 145 un style, 36 versions du document, 20 noms propres, écriture, 147 Normal.dot, 37, 41, 44, 51 norme bibliographique document électronique, 96

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Vos documents longs avec Word

normes bibliographiques, 95 pour les index, 145 notes de bas de page pour les références bibliographiques, 101 problèmes d’impression, 102 numéro de page Voir aussi localisateur insertion, 87 numérotation automatique problèmes, 40

O Open XML, 177 optimiser Voir aussi corriger, réviser affichage, 25 démarrage, 23 environnement de travail, 22 options d’affichage, 8 options de Word, importance, 8 orpheline, définition, 4 orthographe Voir correction orthographique

P page impaire, 83 insertion du numéro, 87 paire, 83 pagination, 87 pagination, figer, 166 paragraphe, définition de Word, 2 paramétrer affichage des styles, 37

affichage du mode plan, 63 mise en page, 80 parenthèse, 5 PDF, 168 conversion avec Word 2007, 173 convertir au format, 169 logiciels de conversion, 175 PDFCreator, 175 pied de page Voir en-tête et pied de page plan Voir mode plan planifier document long, 17–26 projet, 17 point, 5 point-virgule, 5 politique d'indexation choisir, 144 ponctuation règles, 5 Portable Document Format Voir PDF

R raccourcis clavier, 3 rechercher / remplacer, 11 styles, 49 suppression de code de champ, 132 tabulations, 137 recto verso exemple, 85 impression, 82 saut de section, 84 référence bibliographique auteurs multiples, 113 catégorie de document, 93 contrôlée dans Word 2007, 120 définition, 91

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Index

stocker dans un fichier, 99 style de citation, 93 références citées gérer avec les notes, 101 reliure, 82 remplacer Voir rechercher / remplacer renvoi créer, 104 renvoi d’index définition, 126 impératif (Voir), 126 incitatif (Voir aussi), 126 renvois d’index, 146 harmoniser, 153 quand les créer, 154 Reproduire la mise en forme outil, 29 retrait Voir indentation révision ajout de commentaires, 162

S saisie au kilomètre, 1 saisir les entrées d’index, 149 boîte de dialogue, 149 options, 150 sauts de page, contrôle, 163 sauvegardes fréquence, 21 gestion, 21 section définition, 83 types de saut, 84 sections, découpage en, 3 signet dans les index, 151 insertion, 58

site Web de Microsoft, 14 source Voir référence bibliographique structure du document, 55–78 style contre-exemple de création, 28 création par l’exemple, 30 créer un nouveau, 29 définition, 29 méthode de création, 35 modifier, 48 nommer, 36 Normal, 38, 41, 49 supprimer, 49 styles, 27–54 ajouter au modèle, 43 appliquer, 46 choisir un type, 39 choix de la mise en forme, 42 choix du style de base, 40 contrôler l’application, 47 dans Word 2007, 51 de titres, 55 de titres, modifier, 70 empêcher la création automatique, 50 mise à jour automatique, 44 modèle Normal, précautions, 51 nouveau style, 35 prédéfinis, 36, 55 prédéfinis, modification, 56 prédéfinis, suppression, 49 raccourci clavier, 44 réorganiser, 50 style du paragraphe suivant, 41 styles bibliographiques définition, 96 suivi des modifications, 161

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Vos documents longs avec Word

supprimer un index de livre, 152 synonymes dans les index, 146

T table des illustrations, 77 table des matières, 65–77 aperçu, 68 boîte de dialogue, 68 finaliser, 74 générer, 66 mise en forme manuelle, 72 plusieurs, 77 sans numéro de page, 68 table des références, 77 tableau, 12 tabulation, 4 insertion dans un en-tête, 90 terme d’entrée, définition, 125 terme préférentiel, 146, 153, 154, 155 tiret, 5 titre modification du niveau, 62 style prédéfini, 55, 62, 65, 70 trait d’union, 5, 8 traitement de texte notions générales, 1–17 typographie règles, 5, 7

V VBA, 160 vedette Voir terme d’entrée veuve, définition, 4 virgule, 5 visualiser Voir afficher volet Styles et mise en forme, 29

W Word bugs, 14 Word 2007 assistance bibliographique, 91, 108 espace réservé, 117 format XML, 176 Gestionnaire de source, 110 styles, 51 WordPad, logiciel, 72, 158

X XML conversion au format, 177 définition, 176 objectifs, 177

050690 - (I) - (2,5) - OSB 100° - ARC - MLN Achevé d’imprimer sur les presses de SNEL Grafics sa Z.I. des Hauts-Sarts - Zone 3 Rue Fond des Fourches 21 – B-4041 Vottem (Herstal) Tél +32(0)4 344 65 60 - Fax +32(0)4 286 99 61 mars 2007 — 41361 Dépôt légal : avril 2007 Imprimé en Belgique

D. MANIEZ

Dominique Maniez

Réalisez efficacement vos mémoires, romans, thèses, rapports... Cet ouvrage s’adresse à tous ceux qui ont à produire des documents longs, qu’ils soient étudiants, enseignants, chercheurs ou auteurs. Il fournit tous les conseils utiles pour tirer le meilleur parti de Word et pour s’organiser efficacement seul ou à plusieurs co-auteurs.

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Cet ouvrage couvre toutes les versions de Word 2000 à Word 2007 :

a écrit et traduit une cinquantaine d’ouvrages dont la plupart traitent des technologies Microsoft. Développeur, journaliste et universitaire, il prône une conception de l’informatique proche de l’utilisateur, bannit le jargon technique et milite pour que la chose informatique ne soit pas la propriété exclusive des informaticiens.

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DOMINIQUE MANIEZ

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