Tout Ce Qu'il Faut Savoir Pour Mettre en Place (SMI) Performant [PDF]

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      Tout ce qu’il faut savoir pour  mettre en place un ​Système de  Management Intégré​ (SMI)  performant   

   

 

       

        SOMMAIRE        AVANT PROPOS

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Qu’est ce qu’un Système de Management Intégré (SMI) ?

5 

Comment intégrer la RSE dans son SMI

7 

Objectifs, avantages et mise en place d’un SMI

9 

Le Compte rendu SMI et Déclaration de Performance Extra-Financière

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S’appuyer sur le digital pour alléger les démarches   A PROPOS

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    AVANT ​PROPOS          Depuis  le  milieu  du  XVIIIe  siècle  et  la  révolution  industrielle,  les  entreprises  sont  sans  cesse  en  quête  de  performance,  de  productivité  et  recherchent  continuellement de nouvelles approches pour se démarquer de la concurrence.     La  notion  de  Système  de  Management  Intégré  (SMI)  apporte  à  chaque  organisation,  quel  que  soit  son  secteur  d’activité,  une  méthodologie  afin  de  simplifier  et  d’optimiser  les  démarches  en  termes  de  Qualité,  de  Sécurité  et  d’Environnement.    Pour  structurer  et  gérer  son  système  de  management,  le  recours  au digital n’est  plus  une option. Simplifier sa démarche, disposer d’une vision globale et dégager  du  temps  sont  aujourd’hui  des  enjeux  essentiels  pour  vous  consacrer  au  management interne en intégrant une vision RSE à long terme.     Ce  guide  est  l’occasion  de  mettre  à  jour  vos  connaissances  sur  la  mise  en  place  d’un  système  de  management  intégré  dans  votre  organisation  dans  le  contexte  actuel de digitalisation des organisations.                

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  Qu’est ce qu’un ​Système de  Management Intégré (SMI)​ ?      Le  Système  de  Management  Intégré  regroupe  au  sein  d’un même référentiel la  gestion  de  la  Qualité,  de  la  Sécurité  et  de  l’Environnement d’une organisation. Il  permet  ainsi  d’unifier  et  de  simplifier  les  démarches  et  d’optimiser  les  ressources  internes.  Le  SMI  peut-être  mis  en  place  n’importe  quand  et  par  n’importe  quelle  entreprise,  indépendamment  de  sa  taille  et  de  son  secteur  d’activité.   

  Le SMI, pourquoi faire ?     Le  SMI  structure  la  démarche  dans  une  optique  d’amélioration  continue.  ​Il  fixe  des  objectifs  quantifiables, mesurables, réalisables  et en apporte la preuve.    Fondé  sur  les  trois  principaux  référentiels  de  la  Qualité  (ISO  9001),  de  la  Sécurité  (ISO  45001)  et  de  l’Environnement  (ISO  14001),  ce  système  de  management  intègre  des  modes  de  fonctionnement  similaires  pour  chacune  des  thématiques  abordées,  permettant  une  ​homogénéisation  des  pratiques  et un gain de temps.     Le  SMI  peut  servir  uniquement  de  guide  pour  des  entreprises  qui  n’ont  pas  forcément  d’objectif  de  certification.  Il  sert  alors  de  référentiel  qualitatif  dans  un 

processus  d’amélioration  continue  et  anticipera  tout  de  même,  au  besoin,  une demande de certification.    Qu’il  soit  mis  en  place  en  vue  d’une  certification  ou  non,  il  peut  être  auditable,  soit  via  des  indicateurs  de 

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  performance  élaborés  en  interne,  soit  via  un  organisme  de contrôle qui  apportera  des  conseils  et  des  solutions concrètes.   

Intégrer les notions de la RSE    En  allant  plus  loin  dans  la  démarche,  il  est  intéressant  d’intégrer  des           

notions  présentes  dans  la  Responsabilité  Sociétale  des  Entreprises  (RSE)  présentée  dans  l’ISO  26000,  avec  des  thématiques  énergétiques  (exemple  de  l’ISO  50001),  éthique  (exemple  de  la  certification  SA  8000)  ou  encore  de  Développement  Durable  (exemple  de la norme SD 21000). 

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Comment intégrer la R ​ esponsabilité  Sociétale des Entreprises (RSE)  dans son SMI    Se  démarquer  de  la  concurrence  est  le  leitmotiv  de  la  plupart  des  entreprises.  Outre  les  aspects  de  Qualité,  de  Sécurité et de protection de l’environnement, il  est  intéressant  de  se  pencher  sur  les  principes  de  la  RSE  pour  apporter  une  touche  plus  personnelle  et  humaine  aux  activités  de  l’entreprise  afin  que  chacun d’entre nous puisse s’y retrouver.   

  Apparition de la notion de RSE    La  notion  de  RSE  est  apparue  au  17e  siècle  aux  USA  où  le  commerce  se  développait  rapidement  sans  cadre  réglementaire.  La  pensée  chrétienne  établit  alors  des  règles  morales  pour  assurer  une  bonne  pratique  des  affaires.  Au  20  ème  siècle,  la  RSE  s’est  structurée.  Le  professeur  américain  Archie  B.  Carroll  présente  en  1979  les  quatres  responsabilités  de  l’entreprise  offrant  de  nouvelles  opportunités d’affaires :    ● Responsabilité  économique  :  Je  dois être rentable  ● Responsabilité  légale  :  Je  respecte le droit en vigueur  ● Responsabilité  éthique  :  Je  suis  juste,  honnête  et  respecte  mon  environnement 

● Responsabilité  philanthropique  :  Je  partage ma réussite avec ceux  qui sont dans le besoin       En  2001,  l’Union  Européenne  définit  la  RSE  comme  étant    “  ​l'intégration  volontaire  par  les  entreprises  de 

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  préoccupations  sociales  et  environnementales  à  leurs  activités  commerciales  et  leurs  relations  avec les parties prenantes.”   

RSE, des exemples pour bien  comprendre    Nous  pouvons  illustrer  la  RSE  en  entreprise  avec  les  exemples suivant  :     ● IKEA  fait  le  choix  d’un  bois  renouvelable  auprès  de  pépiniéristes  certifiées  FSC​TM​,  assurant  la  préservation  des  forêts  tropicales  et  la  durabilité  des  forêt  (1  arbre  coupé  =  1  arbre  replanté)  ​-  Responsabilité  éthique    ● WALMART,  en  installant  des  panneaux  solaires  sur l’ensemble  de  ses  points  de  vente,  assure  une  continuité  d’activité  en  cas  de  coupure  électrique     

(estimation  :  231  millions  de  dollars  économisés  chaque  année)  -  ​Responsabilité  économique    ●

TOMS  a  mis  en  place  la  politique  d’une  paire  de  chaussure  achetée,  une  paire  de  chaussure  offerte à un enfant dans le besoin  -R ​ esponsabilité philanthropique 

    La  RSE  a  un  impact  positif  sur  l’entreprise,  les  salariés,  la  société  et  l’environnement.  Elle  assure  une  transparence  des  valeurs  et  des  activités,  et  permet  aux  consommateurs  de  s’y  associer  et  donc de se fidéliser.      Chaque  entreprise  est  ainsi  libre  de  développer  son  propre  système  de  management,  en  privilégiant  les  aspects  de  la  RSE  qui  la  caractérise  et  lui  confère  sa  force  et  sa  pérennité face à la concurrence. 

 

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  Objectifs, avantages​ et mise en  place d’un SMI      Le  principal  objectif  d’un  Système  de  Management  Intégré  est  de  mettre  en  place  au  sein  d’une  même  organisation  tous  les  domaines  stratégiques  dans  lesquels  l’entreprise  souhaite  performer. Les démarches s’articulent autour d’un  objectif  commun  :  Faire  progresser  l’entreprise.  Elles  sont  ainsi  centralisées,  homogénéisées et interconnectées.     

  Principes de bases pour la  mise en place d’un SMI  performant 

compétences  à  tous  les  niveaux,  qu’elles  soient  managériales  ou  opérationnelles.  L'ensemble  des  employés  se  sent  concerné  et  impliqué  dans  le  développement  de son entreprise.    ● Les  parties  prenantes​,  que  ce  soit  des  fournisseurs,  des  clients  ou  des  riverains,  peuvent,  via des  enquêtes  de  satisfaction  par  exemple,  participer  à  cette  démarche,  ce  qui  améliore  l’image de marque de l’entreprise  et fidélise tous les acteurs. 

  La  mise  en  place  d’un  SMI  est  une  démarche  stratégique  de l’entreprise  qui  doit-être  organisée  et  soutenue  par  le  directoire.  Le  service  QHSE  n’est  pas  le  seul  impliqué  dans  le  déploiement  de  ce  système,  c’est  une  démarche  collective  impliquant  tous  les  acteurs  internes  ou externes  de  l’entreprise  quelque  soit  leur  poste ou leur niveau hiérarchique.    ● Le  ​soutien  et  l’engagement  de  la  direction  est  primordial  pour  donner  l’exemple  et  convaincre  de  l’intérêt  de mettre en place un  tel système.    ● L’​implication  du  personnel  favorise  l’utilisation  des   

 

Articulation du SMI en 3 axes    Le  Système  de  Management  Intégré  s’articule  autour  de  3 axes principaux  :   

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  ● La  ​Qualité  pour  répondre  aux  exigences,  augmenter  la  confiance,  la  fidélisation  et  la  performance.  ● La  ​Sécurité  en  réduisant  les  risques  professionnels  afin  de  protéger  les  salariés  et  les  intervenants extérieurs.  ● L’​Environnement  pour  protéger  la  collectivité  et  réduire  les  impacts sur la planète. 

  Mais  selon  la  stratégie  adoptée  par  l’entreprise,  on  peut  également  prendre en compte les 7 principes de  la RSE :         

● La  ​Gouvernance  de  l’entreprise  :  Transparence managériale  ● Le  ​Consommateur  :  Être  transparent  et  honnête  avec  ses  clients   ● L’​Environnement  :  Trouver  des  solutions  pour  polluer  au  minimum  ● L’​Engagement  sociétal  :  Prendre  part  à  la  formation  et  au  bien-être  des  citoyens  (réduction  des  nuisances…)  ● La  ​Bonne  pratique  des  affaires  :  Éviter les conflits d'intérêts  ● Les  ​Droits de l’Homme : Optimiser  les  relations  et  les  conditions  de  travail   ● Les  ​Relations  et  conditions  de  travail​ : capital formation… 

 

   

 

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  Mise en place d’un SMI      Cette  approche  permet  à l’entreprise  d’avoir  ​une  vision  d’ensemble  de  sa  stratégie​.  Elle  peut  ainsi  mieux  quantifier  et  mesurer  les  risques  inhérents  de  l’ensemble  du  process  afin  de  prendre  les  bonnes  décisions  et  mettre  en  place  des  mesures  correctives  adaptées.  En  mettant  en  place  des  indicateurs  de  performance  pour  chaque  objectif  et  réalisant  des  contrôles  réguliers,  l’entreprise  s’inscrit  efficacement  dans  une  démarche  d’amélioration  continue  à  laquelle  les  salariés  ainsi  que  toutes  les parties prenantes sont  sensibles.    La  mise  en  place  d’un  Système  de  Management  Intégré  se  réalise  en  ​5  étapes clefs​ :     1. L’audit  initial  permet  de  rendre  compte  de  la  situation     

de  l’entreprise,  de  ses  points  forts  et  de  ses  lacunes  ainsi  que de l’analyse des risques  2. Mise  en  place d’un groupe de  travail​ aux profils variés  3. Définition du projet  4. Mise  en  oeuvre  d’un  ​système  documentaire​,  d’un  ​plan  d’action  et  d’​indicateurs  de  performance  5. Audit  de  fonctionnement  et  actions correctives    Il  est  important  de  ne  jamais  perdre  de  vue  les  principes  suivants  qui  confère  au  SMI  de  l’entreprise  toute  sa force :    Chaque  objectif  s'inscrit  dans  une  démarche d’amélioration continue.  ● Chaque  étape  du  process  doit-être validée par la direction.  ● S’appuyer  sur  le  retour  d’expérience  pour  ne  pas réitérer  les mêmes erreurs.  ● Utiliser  les  référentiels  ISO  comme guide.  

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  Avantages  d’un  Système  de  Management Intégré    Un  système  de  management  intégré  est  une  réelle  opportunité  pour  l’entreprise de gagner en efficacité et  de monter en performance.    Le SMI permet notamment :    ● d’homogénéiser  les  pratiques  et  la  prise  de  décision  pour  éviter  les  incohérences  dans  le  management  de  l’entreprise  grâce à une vision globale    ● d’optimiser  les  ressources  humaines,  matérielles  et  financières.    ● de  gagner  en  productivité  et  en  qualité  de  vie  au  travail  en  impliquant  toutes  les  parties  prenantes  dans  construction  du  processus.     

Les normes ISO et la RSE    Une  démarche  SMI  au  sein  d’une  entreprise  peut  conduire  vers  une 

   

certification  mais  les  normes  ISO  peuvent  également  être  utilisées  comme  des  guides pour orienter une  politique  et  améliorer  les  process  internes.    Les  normes  ISO  les  plus  courantes  sont  l’​ISO  9001  relative  à  la  Qualité  des  produits,  la  norme  ​ISO  14001  relative  à  l’impact  des  activités  de  l’entreprise  sur  l’environnement  et  l’​ISO  45001  relative  à  la  santé  et  la  sécurité des employés.     La  norme  ​ISO  26000  du  1er  Novembre 2010 ne conduit pas à une  certification,  c’est  un  document  d'application  volontaire  qui  fixe  les  lignes  directrices  relatives  à  la  responsabilité  sociétale,  contribuant  ainsi  au  développement  durable  de  l’entreprise.    Cette  norme  reprend  les  7  principes  de  la  RSE  vus  précédemment  et  encourage  les  organisations  à  aller  au-delà  du  respect  de  la  loi  qui  est  un  devoir  fondamental,  pour  se  forger une éthique forte, responsable  et  durable  et  ainsi  se  démarquer  de  la concurrence sur le marché. 

 

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Le  Compte  rendu  SMI  et Déclaration  de Performance Extra-Financière    Toute  nouvelle  organisation  interne  requiert  une  revue  de  processus  internes  afin  de les évaluer, les améliorer et rendre compte auprès des parties prenantes  internes  et  externes  des  actions  entreprises.  Obligatoires  ou  seulement  recommandés  pour  une  démarche  d’amélioration  continue,  les  rapports  sont  des temps forts de l’entreprise assurant une transparence des activités. 

    Compte rendu SMI    La  synthèse  des  démarches  Qualité,  Sécurité,  Environnement  présente  les  objectifs  et  les  résultats  à  toutes  les  parties  prenantes  et  formalise  sa  démarche d’amélioration continue.    Un  Document  Unique  d’Evaluation  des  Risques  Professionnels  couplé  à  un  plan  d’action  global  est  une  base  de  travail  efficace.  Pour  aller  plus  loin,  dans  le  cadre  d’une  certification  par  exemple,  on peut approfondir les  notions  de  contexte,  d’objectifs,  de  ressources  humaines  et  financières,  de  planning  prévisionnel  et  d’évolution  des  indicateurs  de  performance...    Ce  compte  rendu  pourra  être  présenté  en  interne,  à  des  organismes  de  contrôles  et  à  toute  partie  prenante  si l’entreprise s’inscrit  dans  une  démarche  de transparence  totale. 

 

Le rapport RSE ou Déclaration  de Performance  Extra-Financière    La  rédaction  d’une  Déclaration  de  Performance  Extra-Financière  (Anciennement  Rapport  RSE)  découle  d’une  directive  européenne  transcrite  en  droit  français  par  Ordonnance 2017-1180 du 19 juillet et  le décret 2017-1265 du 9 août 2017.     Elle  impose  aux  entreprises  ayant  un  chiffre  d’affaires  supérieur  à  100  millions  d’euros,  cotées  en  bourse,  ou  possédant  au  moins  500  employés,  ​la  rédaction  annuelle  d’un  rapport  en  consultation  libre.  Les  lois  du  Grenelle  1  (2009)  et  Grenelle  2  (2010)  renforcent  ces  mesures  et  l'étendent  aux  sociétés  non  cotées.  Cet  exercice  s’adresse  également  à  toute  entreprise  souhaitant  développer  sa  réputation 

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  et  son  image  auprès  de  ses  partenaires et clients.    Le  reporting  extra-financier  renforce  l’attention  sur  les  risques  sociaux  et  environnementaux,  et  souligne  la  responsabilité  des  acteurs  de  l’entreprise.    La  déclaration  de  performance  extra-financière  présente  quatre  parties :     ● la  description  de  l’entreprise  et  de ses activités   ● la  présentation  des  risques  sociaux et environnementaux  ● la  présentation  de  la  politique  d’entreprise  ● les  résultats  des  démarches  internes 

  La  déclaration  de  performance  extra-financière  reprend  les  grands  axes du développement durable :    ● Données  sociales  :  l’emploi  et les  perspectives  d’embauche,  la 

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santé,  la  sécurité,  la  qualité  de  vie au travail…  Données  sociétales  :  les mesures  anti-discrimination,  l’égalité  hommes/femmes,  l’insertion  des  travailleurs handicapés...  Données  environnementales  :  les  actions  mises  en  place  pour  lutter  contre  le  gaspillage,  la  réduction  des  émissions  et  des  consommations…. 

  Le  travail  de  synthèse  et  de  rédaction  est  un  exercice  souvent  chronophage  et  fastidieux.  Il  peut  devenir  très  intéressant  de  digitaliser  les  services  afin  de  simplifier  les démarches. En effet, en  centralisant  l’information,  les  données  sont  accessibles  en  quelques  clics  et  la  génération  automatique  de  statistiques  et  de  graphiques  vient  alors  illustrer  les  propos. 

   

 

 

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  S’appuyer sur le digital​ pour alléger  les démarches    Que  l’on  travaille  pour  la  mise  en  place  d’un  Système  de  Management  Intégré  de  base,  que  l’on  y  intègre  des  aspects  de la RSE ou que l’on pousse le process  jusqu’à  la  mise  en  place  de  certifications,  les  démarches  administratives  sont  exigeantes, chronophages, complexes et éprouvantes.   

  Une  solution  digitale  allège  ce  travail  fastidieux  en  agissant  sur  les  facteurs suivants :    1. Centralisation et mutualisation  de l’information sur une seule et  même plateforme.     On  évite  de  se  perdre  au  milieu  de  nombreux  fichiers  bureautiques  dispersés  et  copiés  sur  divers  supports.  On  ne  travaille  que  sur  la  dernière version des documents.      2. Accès individualisé et sécurisé  avec des droits d’accès  spécifiques par profil.    Les  données  confidentielles  de  l’entreprise  sont  préservées  et  les  utilisateurs  obtiennent  une  plateforme  épurée,  libérée  des  documents  superflus  pour  leur  activité.    

3. Utilisation d’une plateforme  structurée et intuitive.    Des  outils  déjà  structurés  accompagnent  le  groupe  de  travail  pas  à  pas  sans  oublier  d’étapes  dans  la  mise  en  place  d’un  SMI  ou  d’une  certification.      4. Interconnexion entre l’outil  SMI/RSE et des bases de données  externes (DUERP, Plan d’actions,  RH…).    Les  données  renseignées  sont  partagées  sur  tous  les  outils  liés,  on  évite  ainsi  une  perte d’information ou  une duplication erronée.      5. Intégration de workflow.     La  plateforme  permet  ainsi le suivi et  la  traçabilité  des  actions  en  temps  réel  (alertes  envoyées par email, sms  ou via la plateforme). 

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    6. Mise en place d’un planning  prévisionnel (ex: diagramme de  GANTT) et d'indicateurs de  performance.    Une  vision  d’ensemble  de  tout  le  process  est  apportée  au  groupe  de  travail.      7. Reporting des données  statistiques via un module  dédié     La  plateforme  digitale  devient  un  outil  stratégique  pour  le  management  intermédiaire  et  le  directoire pour la prise de décision.    

  Interfacer  l’outil  digital avec le  système  d’information  est  indispensable.    Également, la mise en place d’un SMI  au  sein  d’une  entreprise  est  l’occasion  de  revoir  et  d’optimiser  sa  structure  générale  interne  et  pas  uniquement  via  les  trois  principales  problématiques QSE.     Comme  nous  le  présente  le  schéma  ci-contre,  la  centralisation  de  l’information  via  une  Gestion  Electronique  Documentaire  GED  permet  d’interconnecter  différentes  bases de données telles que :    

L’​ERP  :  Le  Progiciel  de  Gestion  Intégrée  La  ​CRM  :  La  Gestion  des  Relation  avec la Clientèle   Le  ​SIRH  :  Le  Système  d’Information  de  gestion  des  Ressources  Humaines  Le  ​LDAP  :  Le  Protocole  de  Gestion  des Annuaires    Le  Système  de  Management  QHSE  intégré  fait  partie  des  4  solutions  IT  clefs  et  interconnectées  des  organisations.    La  transformation  digitale  est  en  expansion  permanente.  Gestion des  risques,  management  à  distance,  communications  internes  ou  externes,  déclarations  d’accidents  du  travail…  l’outil  digital  devient  l’élément  incontournable  pour  simplifier  les  démarches,  développer  une  culture  d’entreprise  forte,  gagner  en  efficacité  et  réduire  les  coûts  de  fonctionnement. 

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