THNN1-T CH C Mua Hàng [PDF]

Zitiervorschau

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 

BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 1

Đề tài:

CÔNG TÁC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CỦA CÔNG TY XYZ GVHD: Thạc sĩ Trần Vĩnh Hoàng Sinh viên:

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 3 năm 2020

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 

BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 1

Đề tài:

CÔNG TÁC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CỦA CÔNG TY XYZ GVHD:

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 3 năm 2020

LỜI CẢM ƠN Trong suốt quá trình làm bài báo cáo thực hành nghề nghiệp 1 này, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ từ thầy cô, gia đình, bạn bè. Đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn đến ban lãnh đạo nhà trường, khoa Quản trị kinh doanh và Công ty XYZ đã tạo điều kiện tốt nhất để em hoàn thành bài báo cáo này. Qua đây, xin chúc quý công ty ngày càng phát triển lớn mạnh, thành công hơn nữa. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của giảng viên hướng dẫn Th.S Trần Vĩnh Hoàng. Đây là lần đầu tiên em làm thực hành nghề nghiệp, vẫn còn nhiều bỡ ngỡ và sai sót là khó tránh khỏi, nhưng với sự chỉ bảo tận tình của thầy trong thời gian qua, em cảm thấy bản thân tiến bộ nhiều hơn, biết được nhiều kiến thức để dần cải thiện kĩ năng viết báo cáo. Em xin chân thành cảm ơn thầy. Vì kiến thức còn nhiều hạn hẹp, nên bài báo cáo của em vẫn chưa thể hoàn thiện một cách tốt nhất, em mong thầy và các bạn có thể tận tình chỉ dẫn, góp ý để em có thể làm tốt hơn trong những bài báo cáo sắp tới. Em xin chân thành cảm ơn!

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... TP. Hồ Chí Minh, ngày…tháng…năm 2020 Xác nhận của cơ quan thực tập (Ký tên, đóng mộc)

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... TP.Hồ Chí Minh, ngày….tháng…năm 2020 Xác nhận của giảng viên hướng dẫn

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT NCC: nhà cung cấp ĐDPL: đại diện pháp luật

DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 1.1. Nội dung của công tác tổ chức mua hàng. .........................................................7 Hình 1.2. Các bước tìm kiếm nhà cung cấp ......................................................................7 Hình 1.3. các nhân tố bên trong ảnh hưởng tới tổ chức mua hàng ................................. 13 Hình 1.4. các nhân tố môi trường bên ngoài ảnh hưởng tới tổ chức mua hàng ............. 15 Hình 2.1 Quy trình lựa chọn nhà cung ứng .................................................................... 21 Hình 2.2 Các tiêu chí đánh giá NCC của Công ty XYZ................................................. 24

DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1 Ngành nghề kinh doanh của Công Ty Cổ Phần XYZ .................................. 18 Bảng 2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm gần nhất .................. 19 Bảng 2.3 Thông tin Nhà cung cấp PANZANI................................................................ 21 Bảng 2.4 Thông tin phục vụ công tác đánh giá, kiểm tra sản phẩm trong đợt mua hàng tháng 3 năm 2020........................................................................................................... 23 Bảng 2.5 Danh sách các nhà cung cấp của Công ty ....................................................... 25

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ......................................................................................................... 1 CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG............................................................................................... 3 1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM, ĐỊNH NGHĨA CƠ BẢN ............................................... 3 1.1.1 Khái niệm mua hàng ....................................................................................... 3 1.1.2 Khái niệm quản trị mua hàng ........................................................................ 3 1.1.3 Khái niệm tổ chức mua hàng .......................................................................... 3 1.1.4 Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp ................................. 4 1.2 MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP ......................................................................................................... 4 1.2.1 Một số cách tiếp cận về tổ chức mua hàng của Doanh nghiệp .................... 4 1.2.2 Tầm quan trọng của công tác tổ chức hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp ......................................................................................................................... 5 1.3 NỘI DUNG/TIẾN TRÌNH VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU ......................................... 7 1.3.1 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp. ............................................................. 7 1.3.1.1. Tìm kiếm Nhà cung cấp. ......................................................................... 7 1.3.1.2. Lựa chọn nhà cung cấp. ........................................................................ 10 1.3.2. Thương lượng và đặt hàng. ......................................................................... 12 1.3.2.1. Thương lượng với nhà cung cấp .......................................................... 12 1.3.2.2. Đặt hàng. ................................................................................................. 12 1.3.3. Tổ chức giao nhận và thanh toán tiền hàng. .............................................. 13 1.3.4. Một số nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp. ...................................................................................................................... 13 1.3.4.1. Môi trường bên trong của doanh nghiệp. ........................................... 13 1.3.4.2. Môi trường bên ngoài doanh nghiệp.................................................... 14

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ..................................................................................... 17

CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG VIỆC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CỦA CÔNG TY SỐNG THÔNG MINH ........................................................... 18 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XYZ .................................. 18 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty ........................................ 18 2.1.2 Đặc điểm hoạt động mua hàng, kinh doanh của Công ty .......................... 19 2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian gần đây .... 19 2.2 VÀI NÉT VỀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG, KINH DOANH CỦA CÔNG TY XYZ TRONG 3 NĂM GẦN ĐÂY ......................................................... 20 2.2.1 Thực trạng tổ chức mua hàng của Công ty ................................................. 20 2.2.1.1 Thực trạng việc lựa chọn nhà cung cấp ................................................ 20 2.2.1.2 Thực trạng việc đặt hàng, kí hợp đồng và giao nhận .......................... 21 2.2.1.3 Thực trạng việc kiểm tra, đảm bảo chất lượng và thanh toán đúng hạn ........................................................................................................................ 22 2.2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng của Công ty ................ 24 2.2.2.1 Các yếu tố bên ngoài ............................................................................... 24 2.2.2.2 Các yếu tố bên trong ............................................................................... 26 2.2.3 Các nguyên tắc và mục đích của công tác tổ chức hoạt động mua hàng tại Công ty ..................................................................................................................... 27 2.2.4 Nhận xét, đánh giá về kết quả của công tác tổ chức mua hàng của Công ty trong thời gian qua ................................................................................................. 28 2.2.4.1 Thành công đạt được .............................................................................. 28 2.2.4.2 Hạn chế còn tồn tại ................................................................................. 28 2.2.4.3 Nguyên nhân gây ra hạn chế ................................................................. 29

CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP, ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CỦA CÔNG TY .................................. 31 3.1 PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT, KINH DOANH TRONG THỜI GIAN TỚI ........................................................................................................ 31 3.2 ĐỀ XUẤT MỘT VÀI GIẢI PHÁP ..................................................................... 31 3.2.1. Tăng cường hơn nữa việc thực hiện các nguyên tắc mua hàng. .............. 31

3.2.2. Tăng cường sự linh hoạt và chủ động trong công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp. ................................................................................................. 33 3.2.3. Nâng cao chất lượng thương lượng và đặt hàng........................................ 33 3.2.4. Hoàn thiện công tác giao nhận và thanh toán tiền hàng ........................... 34 3.2.4.1. Hoàn thiện công tác giao nhận hàng. ................................................... 34 3.2.4.2. Hoàn thiện công tác thanh toán tiền hàng mua. ................................. 35 3.2.5. Cải tiến việc đánh giá kết quả mua hàng. .................................................. 35 3.2.6. Giải pháp về tổ chức nhân sự cho Công ty XYZ ....................................... 37 3.2.7. Các giải pháp khác ....................................................................................... 37

KẾT LUẬN ........................................................................................................... 38 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................ 39

LỜI MỞ ĐẦU Lý do chọn đề tài Trong bối cảnh hội nhập kinh tế mạnh như ngày nay, nền kinh tế Việt Nam đã và đang ngày càng chứng tỏ vị thế của mình trên thị trường trong và ngoài nước. Tuy nhiên, bên cạnh những cợ hội, cũng tồn tại những thách thức khó khăn và cạnh tranh. Điều đó đỏi hỏi doanh nghiệp cần có cái nhìn chính xác về thị trường, nắm bắt cơ hội và quan tâm tới người tiêu dùng, luôn nâng cao chất lượng hàng hóa, dịch vụ….Trong đó, công tác mua hàng được coi là một vấn đề vô cùng quan trọng trong sự phát triển và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển được thì bên cạnh đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ hàng hóa dịch vụ thì công tác tổ chức mua hàng cũng chiếm vai trò quan trọng trong sự đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách đầy đủ kịp thời cả về số lượng và chất lượng. Công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp luôn chiếm một vị trí quan trọng trong việc quản trị mua hàng của các doanh nghiệp hiện nay. Chỉ khi và khi công tác mua hàng được triển khai một cách hiểu quả thì lúc đó việc đáp ứng nguồn hàng và cung cấp hàng hóa cho công tác bán hàng mới thực sự thông suốt, đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì những điều trên cùng với sự dẫn dắt và gợi ý của thầy em đã nghiên cứu và chọn đề tài: “Công tác tổ chức hoạt động mua hàng của Công ty XYZ”.

Mục đích nghiên cứu Thông qua việc nghiên cứu đề tài: “Công tác tổ chức hoạt động mua hàng của Công ty XYZ”, cần đạt được một số mục tiêu cơ bản sau: ✓ Sơ lược một số lý luận cơ bản về tổ chức mua hàng trong các doanh nghiệp thương mại.

1

✓ Phân tích thực trạng công tác tổ chức mua hàng của Công ty XYZ đang áp dụng, những thành công cũng như yếu kém, chỉ ra những khó khăn vướng mắc trong công tác tổ chức mua hàng cần tháo gỡ. ✓ Đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của Công ty XYZ.

Phương pháp nghiên cứu Đề tài chủ yếu sử dụng các thông tin được thu thập từ sách, báo và các tài liệu liên quan được chia sẻ trên các trang web cộng đồng và doanh nghiệp để tìm hiểu các vấn đề liên quan đến hoạt động mua hàng của Công ty XYZ. Ngoài ra đề tài còn được sử dụng các phương pháp như: Tổng hợp, thống kê và phân tích để triển khai các thông tin thu thập được nhằm làm sang tỏ vấn đề đặt ra trong quá trình nghiên cứu.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: các thông tin xoay quanh công tác tổ chức mua hàng của Công ty XYZ. Thời gian nghiên cứu: 2016 – 2018. Bố cục của đề tài: CHƯƠNG I. Cơ sở lý thuyết về công tác tổ chức hoạt động mua hàng CHƯƠNG II. Thực trạng việc tổ chức hoạt động mua hàng của công ty XYZ CHƯƠNG III. Một số giải pháp, đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của Công ty

2

CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG 1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM, ĐỊNH NGHĨA CƠ BẢN 1.1.1 Khái niệm mua hàng Mua hàng là hoạt động kinh tế phản ánh mối quan hệ trao đổi hàng hóa tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được những lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có được sự thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền. Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao chuyền quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồn hàng. Mua hàng chính là hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí chịu ảnh hưởng lớn đến hoạt động mua hàng. Nguồn: (GSTS Đồng Thị Thanh Phương – năm 2007, Quản trị doanh nghiệp, NXB Thống kê, trang 245). 1.1.2 Khái niệm quản trị mua hàng Quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu trong doanh nghiệp Quản trị mua hàng là một hoạt động quan trọng trong việc thực hiện chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy nên hiện nay việc quản trị mua hàng luôn chiếm một vị trí quan trọng trong các hoạt động của doanh nghiệp. Nguồn: (TS Dương Hữu Hạnh, năm 2009, quản trị doanh nghiệp, NXB lao động xã hội, trang 328). 1.1.3 Khái niệm tổ chức mua hàng Tổ chức mua hàng chính là việc thực hiện kế hoạch mua hàng theo một quy trình khoa học và phù hợp với thực tế, gồm các bước cơ bản như sau: Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng. 3

Các bước công việc này có mối quan hệ tác động qua lại và ảnh hưởng lẫn nhau. Mỗi bước được thực hiện hiệu quả là tiền đề cho các bước tiếp theo, mỗi bước có nhiệm vụ vai trò khác nhau. Chính vì vậy việc tổ chức mua hàng có hiệu quả là việc thực hiện tốt, hiểu quả các hoạt động đó. 1.1.4 Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp Quá trình mua hàng được xem là yếu tố sống còn của doanh nghiệp với hai vai trò quan trọng sau: ✓ Đảm bảo đủ số lượng, chất lượng, đúng thời điểm hàng hóa cần thiết để phục vụ quá trình bán ra. Quản trị mua hàng tốt, nghĩa là doanh nghiệp luôn đủ số hàng hóa với chất lượng tốt và đúng thời điểm cho việc bán sản phẩm ra.

✓ Đảm bảo mua hàng hóa với chi phí thấp, tạo điều kiện cho lợi nhuận gia tăng. Việc quản trị hàng hóa tốt kéo theo việc lựa chọn được nhà cung ứng chất lượng, thương lượng được những mức giá tốt để giá thành đầu vào cho sản phẩm là thấp nhất. Mặt khác, quản trị mua hàng tốt giúp doanh nghiệp luôn mua số lượng hàng hóa vừa đủ để bán ra.

1.2 MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Một số cách tiếp cận về tổ chức mua hàng của Doanh nghiệp Theo giáo trình quản trị doanh nghiệp thương mại của tác giả Hoàng Mình Đường và Nguyễn Thừa Lộc – Đại học kinh tế quốc dân – năm 2005. Có cách tiếp cận như sau: Tổ chức mua hàng là một hoạt động nghiệp vụ kinh doanh thương mại của doanh nghiệp thương mại, sau khi xem xét chào hàng, mẫu hàng, chất lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa, doanh nghiệp thương mại cùng với đơn vị bán hàng thỏa thuận điều kiện mua bán, giao nhận, thanh toán tiền hàng hóa bằng hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc trao đổi hàng – tiền. Mua hàng có thể là kết quả của một quá trình tạo nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại cũng có thể là kết quả khảo sát, tìm hiểu của doanh nghiệp thương mại. Tuy nhiên hai quá trình này luôn gắn bó với nhau và tạo điều kiện để doanh nghiệp thương mại có nguồn hàng vững chắc phong phú và đa dạng. 4

Theo cách tiếp cận của tác giả Nguyễn Trọng Thế và Nguyễn Hữu Thọ trong cuốn sách “Quản lý các hoạt động của doanh nghiệp” có cách tiếp cận như sau: Tổ chức mua hàng là vấn đề then chốt đem lại hiệu quả cho kênh cung cấp, vì tổ chức mua tức là chọn nhà cung cấp, rồi sau đó thiết lập mối quan hệ lợi ích tương hỗ với họ. Không có nhà cung cấp hàng hóa, không biết cách mua giỏi, thì các kênh cung cấp không thể cạnh tranh trong thương trường ngày nay. Mua cũng tham gia nhiều vào thiết kế sản phẩm và phát triển việc làm. Tổ chức mua hàng bao gồm những bước sau: Bộ phận thu nhận yêu cầu, bộ phận mua chọn nhà cung cấp, bộ phận mua đưa đơn đặt hàng cho người bán, giám sát các đơn đặt hàng, nhận đơn hàng Theo cách tiếp cận của giáo trình Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại – Đại học Thương Mại, có cách tiếp cận về tổ chức mua hàng như sau: Sau khi đã xây dựng kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp thương mại sẽ tổ chức thực hiện kế hoạch theo một quy trình khoa học và phù hợp với thực tế, gồm các bước cơ bản như sau: Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp; thương lượng và đặt hàng; giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng. Các bước này có mối quan hệ tác động qua lại lẫn nhau. Mua hàng là khâu đầu tiên, mở đầu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mua hàng là hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hóa – tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm mục tiêu đạt được lợi ích của cả hai bên. 1.2.2 Tầm quan trọng của công tác tổ chức hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp Tổ chức mua hàng góp phần thực hiện thành công mục tiêu kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp, tổ chức mua hàng được thực hiện có hiệu quả sẽ là tiền đề thuận lợi cho công tác bán hàng trong doanh nghiệp từ đó tạo tiền đề vật chất cho doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh của mình. Những yếu tố đầu vào đó chính là những sản phẩm hàng hóa 5

dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng với chi phí thấp nhất đảm bảo các yêu cầu về số lượng cũng như chất lượng mà khách hàng yêu cầu. Tổ chức mua hàng nâng cao mối quan hệ khăng khít với các nhà cung cấp dựa trên nguyên tắc bình đẳng tin tưởng lẫn nhau và đôi bên cùng có lợi, mối quan hệ với nhà cung cấp luôn chiếm vai trò quan trọng trong quản trị mua hàng, chỉ khi và khi nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ yêu cầu về số lượng chất lượng, thời hạn giao hàng…Thì khi đó doanh nghiệp với có yếu tố đầu vào để thực hiện quá trình kinh doanh của mình. Và ngược lại, khi nhà cung cấp không thể đáp ứng nhu cầu hàng hóa cho doanh nghiệp dẫn đến nhiều hệ quả cho hoạt động kinh doanh. Chính vì vậy thông qua công tác tổ chức mua hàng, doanh nghiệp sẽ có cơ hội lựa chọn những nhà cung cấp chất lượng và thiết lập mối quan hệ làm ăn lâu dài tin tưởng lẫn nhau. Bên cạnh đó thông qua tổ chức mua hàng, chúng ta có thể tiếp cận thêm nhiều nhà cung cấp mới, trong nền kinh tế thị trường nguyên tắc phân tán rủi ro rất quan trọng với mọi hoạt động kinh doanh và tổ chức mua hàng cũng không nằm ngoại lệ. Tổ chức mua hàng giúp doanh nghiệp đảm bảo đủ hàng hóa – dịch vụ bán ra cho khách hàng. Thông qua việc dựa trên điều kiện doanh nghiệp cũng như nhà cung cấp có các phương án mua hàng, giao hàng hợp lý đảm bảo hiểu quả và nhanh chóng. Giảm thiểu tình trạng lúc thì thừa hàng bán lúc thì không có hàng. Cũng như giảm thiểu chi phí doanh nghiệp từ khâu mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có giá cả cạnh tranh trên thị trường.

6

1.3 NỘI DUNG/TIẾN TRÌNH VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Hình 1.1. Nội dung của công tác tổ chức mua hàng. Xem lại hình này nhé

1.3.1 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp. 1.3.1.1. Tìm kiếm Nhà cung cấp. Là quá trình phân loại nhà cung cấp dựa trên các thông tìn nội bộ doanh nghiệp và nguồn thông tin bên ngoài doanh nghiệp từ đó lập hồ sơ nhà cung cấp.

7

Hình 1.2. Các bước tìm kiếm nhà cung cấp Bước 1: Phân loại nhà cung cấp theo các hình thức phân loại như sau: ✓ Phân loại theo giá trị hàng mua: Có nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ. Trong đó: Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp mà giá trị mua được chiếm tỉ trọng lớn nhất và chủ yếu trong khối lượng hàng hóa mà doanh nghiệp mua; Nhà cung cấp phụ là nhà cung cấp mà giá trị hàng mua được chiếm tỉ trọng nhỏ trong khối lượng hàng mua được. ✓ Phân loại theo tính chất quan hệ: Có nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới. Trong đó: Nhà cung cấp truyền thống là các doanh nghiệp đã có quan hệ làm ăn lâu dài và hiểu biết lẫn nhau và mức độ rủi ro thấp; Nhà cung cấp mới là doanh nghiệp chưa có hoặc ít có quan hệ thương mại với doanh nghiệp và độ rủi ro cao. ✓ Phân loại theo phạm vi địa lý: Có nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp ngoài nước. Trong đó: Nhà cung cấp trong nước là nhà cung cấp có cơ sở, văn phòng tại Việt Nam, có thể tìm hiểu dễ dàng về thông tin cần thiết liên quan tới nhà cung cấp; Nhà cung cấp ngoài

8

nước là nhà cung cấp có cơ sở, văn phòng nằm ngoài Việt Nam, đây chính là nguồn hàng nhập khẩu của doanh nghiệp thương mại. Bước 2: Xác định nguồn thông tin tìm kiếm: ✓ Bao gồm những nguồn thông tin sau: Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp: Dựa trên dữ liệu đã lưu tại doanh nghiệp về các nhà cung cấp. Nguồn thông tin đại chúng: Như tivi, báo đài… ✓ Cách thức tìm kiếm thông tin về nhà cung cấp: Dựa trên quá trình lưu trữ thông tin về nhà cung cấp đã từng quan hệ làm ăn với doanh nghiệp, có thể là các cá nhân có sự giới thiệu cũng như các hồ sơ nhà cung cấp đã được lưu trú tại doanh nghiệp Thông qua sự tìm kiếm của các phương tiện truyền thông đại chúng như: Báo, tivi, mạng Internet…doanh nghiệp tìm hiểu và xác minh thông tin liệt kê những nhà cung cấp có khả năng đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp. Bước 3: Lập hồ sơ các nhà cung cấp. Để lập hồ sơ nhà cung cấp doanh nghiệp tiến hàng thu thập các thông tin xử lý nhà cung cấp. Từ đó rút ra nhận xét đánh giá và kết luận về từng nhà cung cấp theo những tiêu chuẩn lựa chọn đã đề ra như: Chất lượng nhà cung cấp, thời hạn giao hàng, giá cả hàng mua, các điều kiện kỉ thuật, giao hàng…. Hồ sơ bao gồm: Tên hiệu nhà cung cấp; chức năng nhiệm vụ ngành nghề kinh doanh,lĩnh vực kinh doanh, chất lượng sản phẩm; uy tín của doanh nghiệp; khả năng tài chính…

9

1.3.1.2. Lựa chọn nhà cung cấp. Việc lựa chọn nhà cung cấp nhằm mục tiêu chọn ra trong số những nhà cung cấp tiềm năng, một hoặc vài nhà cung cấp để tiến tới đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa, khi lựa chọn nhà cung cấp cần dựa trên những tiêu chuẩn sau: Chất lượng nhà cung cấp: Nhãn hiệu hàng hóa, chất lượng hàng hóa…điều này thường được thể hiện qua tiêu chuẩn mà họ đạt được qua các kỳ kiểm tra và đánh giá chất lượng, huy chương tại các hội chợ… Thời hạn giao hàng: Thời hạn giao hàng có được đảm bảo không? Giá thành hàng mua :Bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanh toán…; để đánh giá giá thành mua hàng cần căn cứ vào giá trị thị trường, chi phí vận chuyển, thuế, các ưu đãi.. Khả năng kỹ thuật của nhà cung cấp: Khả năng sản xuất của nhà cung cấp bảo đảm phải liên tục, cũng như vấn đề về chất lượng hàng hóa. Khả năng tài chính của nhà cung cấp. Trong tìm kiếm và lựa chon nhà cung cấp , cần chú ý tới nguyên tắc mua hàng:“ Nên tổ chức mua hàng của nhiều nhà cung cấp”. Từ việc vận dụng nguyên tắc trên doanh nghiệp sẽ giảm bớt các rủi ro trong công tác tổ chức mua hàng. Nếu doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy nhất thì lúc đó nếu rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chụi tất cả những hậu quả đó và rất khó khắc phục, những rủi ro kinh doanh rất đa dạng và nó có thể xảy ra bất cứ lúc nào có thể là những rủi ro khách quan như thiên tai, lũ lụt…và những rủi do do chính bản thân nhà cung cấp như thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình công, hỏng hóc máy móc…thì lúc đó việc chậm giao hàng cho doanh nghiệp sẽ gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng có thể không cung cấp kịp thời nhu cầu của khách hàng, mất khách hàng, và cao nhất là phá sản. Bên cạnh đó, từ việc lựa chọn nhiều nhà cung cấp sẽ tạo ra sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp điều đó có lợi cho doanh nghiệp và chất lượng của sản phẩm, các điều kiện giao hàng, giá cả… 10

Chính vì vây, việc lựa chọn nhà cung cấp phải được xem xét trên hai loại mặt hàng như sau: Thứ nhất: Với những mặt hàng có sẵn thì việc lựa chọn cần dựa trên tình hình cung ứng các sản phẩm đó về giá cả, chất lượng, thời hạn giao hàng… Nếu tình hình mua hàng của những NCC này vẫn đáp ứng được nhu cầu về sản phẩm và đảm bảo những tiêu chuẩn như chất lượng, giá cả, thời hạn giao hàng…Thì doanh nghiệp vẫn tiếp tục mua hàng của NCC đó. Tuy nhiên cần có sự kiểm tra đánh giá quá trình cung cấp nguồn hàng của nhà cung cấp và có những biện pháp dự phòng. Thứ hai: Đối với những mặt hàng mới được đưa vào danh mục mặt hàng kinh doanh hoặc những mặt hàng mà các nhà cung cấp không đáp ứng được nhu cầu mua hàng thì phải tìm nhà cung cấp mới. Bên cạnh việc xem xét đó, chúng ta cần dựa trên cơ sở các tiêu chuẩn nhà cung cấp để lựa chọn nhà cung cấp theo hai phương pháp thang điểm và phương pháp kinh nghiệm. Trong đó: ✓ Phương pháp thang điểm: Nhà quản trị sử dụng các tiêu chuẩn đánh giá đối với nhà cung cấp, kết hợp với các phương pháp cho điểm theo tiêu chuẩn. Sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên tổng số điểm của các tiêu chuẩn đối với từng nhà cung cấp từ đó đưa ra các quyết định lựa chon mang tính khách quan. ✓ Phương pháp kinh nghiệm: Nhà quản trị mua hàng có thể bằng kinh nghiệm, sự từng trải và vốn sống của bản thân trong suốt quá trình hoạt động của mình để lựa chọn nhà cung cấp. Để lựa chọn nhà cung cấp được khách quan, chính xác, doanh nghiệp phải xây dựng quy trình lựa chọn nhà cung cấp, và thông thường các bước của quy trình diễn ra như sau: Đầu tiên doanh nghiệp thu thập thông tin về nhà cung cấp; lập danh sách nhà cung cấp ban đầu; lập tiêu chí đánh giá; tiến hàng đánh giá nhà cung cấp theo tiêu chuẩn đã chọn; lập danh sách nhà cung cấp chính thức; lưu hồ sơ nhà cung cấp; đánh giá lại nhà cung cấp. 11

1.3.2. Thương lượng và đặt hàng. 1.3.2.1. Thương lượng với nhà cung cấp Thương lượng với nhà cung cấp được hiểu là quá trình giao dịch, đàm phán với nhà cung cấp để đi đến những thỏa thuận giữa hai bên( người mua và người bán) nhằm mục tiêu hai bên đều có lợi. Đây là một giai đoạn rất quan trọng trong quá trình mua hàng, quyết định chất lượng và hiệu quả của công tác mua hàng. Trong giao dịch, đàm phán, nhà quản trị phải quan tâm đến các vấn đề thương lượng như: Các tiêu chuẩn kỹ thuật hàng hóa; giá cả và sự giao động giá cả thị trường; phương thức và hình thức thanh toán tiền mua hàng; hình thức, thời gian địa điểm giao hàng. Trong thương lượng và đặt hàng cần chú ý tới hai nguyên tắc: ✓ Luôn chủ đông trước nhà cung cấp: Trong thương lượng và đặt hàng cần luôn nắm rõ những ràng buộc trong quá trình đặt hàng mà hai bên đưa ra, có những “ràng buộc chặt” và những “ ràng buộc lõng” trong khi đó nhà cung cấp luôn đưa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lượng, điều kiện vận chuyển và thanh toán…Nếu không tỉnh táo và chủ động các quyền lợi của doanh nghiệp sẽ mất và sẽ vô tình biến thành nô lệ cho các nhà cung cấp với những điều kiện có lợi cho nhà cung cấp. ✓ Đảm bảo quyền lợi hài hòa giữa các bên: Trong công tác thương lượng đặt hàng thì nguyên tắc này nhắc nhở doanh nghiệp phải biết hài hòa giữa các lợi ích, có những thứ có thể được và những thứ có thể mất, điều cần làm là làm sao doanh nghiệp có sự hợp lý giữa lợi ích giữa các bên thương lượng để đặt hàng , và hơn hết từ đó tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp. 1.3.2.2. Đặt hàng. Kết quả của quá trình thương lượng là đặt hàng với nhà cung cấp, theo các hình thức chủ yếu như ký kết hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng, thư đặt hàng, trong đó hình thức hợp đồng mua bán là quan trọng nhất và có tính pháp lý cao nhất. Hợp đồng mua bán phải thể hiện tính chủ động trong mua hàng và đảm bào những lợi ích của cả hai bên dựa trên những nội dung cơ bản sau: Tên, số lượng, quy cách, phẩm 12

chất hàng hóa, bao bì đóng gói, đơn giá và phương pháp định giá, tên địa chỉ của các bên hoặc người đại diện, thời gian phương tiện, địa điểm giao hàng, trách nhiệm của các bên… 1.3.3. Tổ chức giao nhận và thanh toán tiền hàng. Mục đích của công đoạn này nhằm đảm bảo nhà cung cấp giao hàng đúng thời hạn, đúng hợp đồng hay đơn đặt hàng đã được ký kết theo đúng thỏa thuận của hai bên. Các công việc chủ yếu của tổ chức giao nhận và thanh toán tiền hàng cụ thể như sau: ✓ Thúc dục giao hàng: Doanh nghiệp thúc dục giao hàng khi thời hạn giao hàng sắp tới hoặc đã muộn, qua đó nâng cao sự chủ động trong việc giao nhận hàng. ✓ Tổ chức nhận hàng: Doanh nghiệp thông qua giám sát, theo dõi quá trình giao hàng, khi giao nhận hàng cần thực hiện nghiêm túc, thận trọng và luôn kiểm tra các chỉ tiêu như: Chủng loại, mẫu mã, cơ sơ, m,àu sắc, chất lượng hàng hóa ra sao… ✓ Thanh toán tiền mua hàng: Trên cơ sở phương thức, hình thức thanh toán, thời hạn, đồng tiền thanh toán và các điều kiện thanh toán khác đã thỏa thuận trong hợp đồng các bên tiến hành thanh toán tiền mua hàng cho bên bán. Việc thanh toán tiền hàng liên quan tới quyền lợi và nghĩa vụ của người mua và người bán nên cần phải nghiêm túc và thực hiện theo đúng nội dung hợp đồng, từ đó sẽ nâng cao uy tín doanh nghiệp với nhà cung cấp tạo mối quan hệ làm ăn bền vững. 1.3.4. Một số nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp. 1.3.4.1. Môi trường bên trong của doanh nghiệp.

13

Hình 1.3. các nhân tố bên trong ảnh hưởng tới tổ chức mua hàng Mục tiêu & chiến lược kinh doanh: Mục tiêu & chiến lược kinh doanh nhằm giúp doanh nghiệp định hướng đường đi và mục tiêu cần đạt được trong tương lai. Chính vì vậy tùy vào từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp thì có chiến lược và mục tiêu khác nhau và nó chi phối mọi hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp, mục tiêu mua hàng nhằm định hướng mục tiêu cái đích mà công tác mua hàng hướng tới. Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật: (Máy móc, thiết bị, kho tàng bến bãi, khả năng áp dụng khoa học kỷ thuật vào hoạt động của doanh nghiệp...). Cơ sở vật chất kỷ thuật ảnh hưởng tới mọi hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vậy khi doanh nghiệp có cơ sở vất chất kỷ thuật tốt sẽ giúp cho các hoạt động nghiệp vụ mua hàng diễn ra thuận lợi hơn góp phần sự thành công của công tác mua hàng. Chính sách sản phẩm của doanh nghiệp: Chính sách sản phẩm của doanh nghiệp tùy theo từng thời kỳ sẽ có những chính sách khác nhau, nó là quy phạm và định hướng cho mọi sản phẩm cần mua, bán, xác định những mặt hàng sản phẩm mua ưu tiên những sản phẩm hạn chế, và các hỗ trợ về thủ tục trong mua hàng….Một chính sách sản phẩm hợp lý sẽ đảm bảo hành lang pháp lý trong hoạt động mua hàng nhanh chóng và thuận lợi. Khả năng tài chính: Như chúng ta biết, khả năng tài chính tác động tới tất cả các khía cạnh vấn đề của cuộc sống, nó là tiền đề vật chất cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, công tác tổ chức mua hàng cũng không ngoại lệ. Khi khả năng tài chình dồi dào việc thương lượng đặt hàng thanh toán tiền hàng được diễn ra thuận lợi và từ đó uy tín doanh nghiệp cũng tăng lên và ngược lại, với tài chính eo hẹp sẽ rất khó khăn cho công tác mua hàng được diễn ra thông suốt và thuận lợi. Đội ngũ nhà quản trị và nhân viên mua hàng: Dù ở môi trường kinh doanh thế nào, thì con người luôn là yếu tố tiên quyết. Trong công tác tổ chức mua hàng đội ngũ nhà quản trị và nhân viên mua hàng ảnh hưởng rất lớn từ khâu lựa chọn tìm kiếm nhà cung cấp; thương lượng ký kết hợp đồng cũng như giao nhận hàng và thanh toán. Đó là lực lượng then chốt giúp công tác mua hàng được diễn ra. 14

1.3.4.2. Môi trường bên ngoài doanh nghiệp.

Hình 1.4. các nhân tố môi trường bên ngoài ảnh hưởng tới tổ chức mua hàng Nhà cung cấp: Là nhân tố quan trọng trong việc cung ứng hàng hóa kịp thời cả về số lượng và chất lượng cho doanh nghiệp, chỉ khi nhà cung cấp đủ nhu cầu về hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ thì khi đó hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mới diễn ra kịp thời và hiệu quả. Chính vì vậy khi mua hàng của NCC cần vận dụng sáng tạo và linh hoạt các nguyên tắc mua hàng dựa trên tình hình của doanh nghiệp. Đối thủ cạnh tranh: Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mọi doanh nghiệp luôn tồn tại đối thủ cạnh tranh, về giá, sản phẩm…Mọi sự cạnh tranh nếu doanh nghiệp không có cái nhìn chính xác sẽ bị thua ngay trên thương trường dẫn đến việc mất khách hàng và nhiều hệ quả khác. Đối thủ cạnh tranh cũng giúp chúng ta hiểu chính mình và không ngừng hoàn thiện hơn. Chính vì vậy, nó đòi hỏi công tác mua hàng luôn phải hoàn thiện hơn nữa làm sao tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm thông qua mua hàng và lựa chọn NCC, đáp ứng mục tiêu chiến lược cạnh tranh của doanh nghiệp. Khách hàng: Khách hàng là người tiêu thụ sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp, từ đó doanh nghiệp thu được lợi nhuận và phát triển. Chính vì vậy, khách hàng là yếu tố vô cùng quan trọng trong mọi chặng đường phát triển của doanh nghiệp từ đó đòi hỏi doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi lúc, mọi nơi cho khách hàng, điều đó đòi hỏi từ công tác đầu vào là công tác mua hàng cần xác định nhu cầu tiêu dùng từ đó có kế hoạch mua hàng hợp lý và luôn phải hoàn thiện hơn nữa.

15

Cơ quan quản lý nhà nước: Các chính sách luật pháp, các quy định pháp luật, …ảnh hưởng tới hoạt động của mọi doanh nghiệp. Từ đó tác động tới công tác tổ chức mua hàng, dựa trên pháp luật, công tác mua hàng có cơ sở pháp lý, cùng với đó là chính sách thuế của từng loại mặt hàng, những mặt hàng sản phẩm cấm, giải quyết các vấn đề tranh chấp…Thông qua đó, doanh nghiệp nắm bắt và thực hiện hoạt động của mình trong khuôn khổ luật pháp và thực hiện các nghĩa vụ của mình. Các nhân tố khác: Như tỉ giá hối đoái, thị trường tài chính tiền tệ. các chính sách tài khóa, văn hóa tiêu dùng….Cũng ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh và công tác tổ chức mua hàng. Các nhân tố này ảnh hưởng không nhỏ tới công tác tổ chức mua hàng, tỉ giá hối đoái, thị trường tài chính tiền tệ tác động tới giá trị đồng tiền trên một sản phẩm tác động tới giá cả của tất cả các mặt hàng, điều này có thể thấy rõ hiện nay ở nước ta, sự tác động của lạm phát cùng với đó là sự thắt chắt thị trường tài chính tiền tệ tác động tới mọi mặt đời sống của người dân. Các doanh nghiệp cần nằm bắt những thay đổi để có sự đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách tốt nhất.

16

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đây là khâu mở đầu cho lưu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số lượng, và chất lượng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn. Trong cơ chế thị trường thì bán hàng là khâu quan trọng nhưng mua hàng là tiền đề tạo ra lượng hàng ban đầu để triển khai toàn bộ hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy nên mua hàng là nghiệp vụ mở đầu quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mua là tiền đề để bán và đạt được lợi nhuận. Trên thực tế khâu bán hàng khó hơn mua hàng nhưng hàng vi hay bị mắc sai lầm nhất lại là hành vi mua hàng và nghiệp vụ mua hàng có vị trí rất quan trọng đối với các doanh nghiệp và các nhà kinh doanh.

17

CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG VIỆC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CỦA CÔNG TY SỐNG THÔNG MINH 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XYZ 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty ▪ Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN XYZ ▪ Địa chỉ: Khu 1,L4,P 38,The Prince Residence,17,19,21 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 12, Quận Phú Nhuận, TP Hồ Chí Minh ▪ Mã số thuế: 0312569539 ▪ Người ĐDPL: Đinh Tiến Quang Hùng ▪ Ngày hoạt động: 28/11/2013 ▪ Giấy phép kinh doanh: 0312569539 ▪ Lĩnh vực: Bán buôn thực phẩm ▪ Chi nhánh: o CÔNG TY CỔ PHẦN XYZ0312569539Khu 1,L4,P38,The Prince Residence,17,19,21 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 12, Quận Phú Nhuận, TP Hồ Chí Minh o CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN XYZ0312569539-001Số 84 Trần Bá Giao, Phường 5, Quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh o CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN XYZ0312569539-002Số 15 Đường TL08, Khu phố 3A, phường Thạnh Lộc, Quận 12, TP Hồ Chí Minh

18

Mã ngành

Mô tả

4632

Bán buôn thực phẩm

4633

Bán buôn đồ uống

4722

Bán lẻ thực phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh

47230

Bán lẻ đồ uống trong các cửa hàng chuyên doanh

Bảng 2.1 Ngành nghề kinh doanh của Công Ty Cổ Phần XYZ 2.1.2 Đặc điểm hoạt động mua hàng, kinh doanh của Công ty Trong công tác tổ chức mua hàng, Công ty luôn luôn giữ thế chủ động trước nhà cung cấp. Điều đó được thể hiện thông qua sự thông minh, kiên trì và linh hoạt trong mọi tình huống của nhân viên mua hàng cũng như nhà quản trị khi thực hiện công tác mua hàng. Chỉ cần một sơ xuất nhỏ có thể gây nhiều hậu quả , đặc biệt trong công tác thương lượng và đặt hàng. Bên cạnh đó, Công ty luôn đảm bảo hài hòa quyền lợi giữa các bên khi quan hệ làm ăn. Chính vì vậy, mối quan hệ làm ăn của Công ty với các nhà cung cấp rất tốt đẹp. Điều đó được thể hiện thông qua chất lượng hàng hóa, thời hạn giao hàng và giá cả luôn tạo cho Công ty sự cạnh tranh trên thị trường tiêu dùng thực phẩm cả trong lẫn ngoài nước. 2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian gần đây Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (bảng 2.5) của Công ty trong khoảng thời gian từ năm 2016 – 2018 cho thấy tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong ba năm gần đây tăng trưởng khá tốt cụ thể là: Về tổng doanh thu: Nhìn chung doanh thu qua các năm đều có sự tăng trưởng khá. Từ năm 2016 đến năm 2017 tăng từ 115,09 tỉ đồng tới 164,94 tỉ đồng tương ứng tăng 43,31% .Từ năm 2017 tới năm 2018 doanh thu thuần tăng từ 164,94 tỉ đồng tới 165,57 tỉ đồng tương ứng tăng 0.38%. Như vậy ta thấy doanh thu của Công ty đều có tốc độ tăng trưởng khá qua các năm. Chứng tỏ hoạt động kinh doanh của Công ty tương đối đạt hiệu quả.

19

Về tổng chi phí: Nhìn chung qua bảng kết quả kinh doanh ta thấy tổng chi phí của Công ty đều tăng qua các năm. Từ năm 2016 tới năm 2017, tổng chi phí tăng từ 21,98 tỉ đồng lên 33,41 tỉ đồng tương ứng tăng 52%.Từ năm 2017 tới năm 2018 tổng chi phí tăng từ 33,41 tỉ đồng lên 37,56 tỉ đồng, tương ứng tăng 12,42%. Qua đó, ta thấy tình hình chi phí nói chung của Công ty trong 3 năm vừa qua có sự tăng dần, từ đó đòi hỏi nhà quản lý phải không ngừng nâng cao doanh số, mở rộng quy mô, phạm vị kinh doanh và đặc biệt là khai thác hiệu quả các nguồn lực trong Công ty, đảm bảo thực hiện tốt công tác mua hàng. Về tổng lợi nhuận trước thuế: Tuy tình hình kinh tế xã hội có nhiều biến động, tuy nhiên trong 3 năm từ năm 2016 tới năm 2018, lợi nhuận của Công ty luôn tăng đều qua các năm. Cụ thể: từ năm 2016 tới năm 2017 lợi nhuận trước thuế của doanh nghiệp tăng từ 1,24 tỉ đồng tới 1,7 tỉ đồng và tăng tương ứng là 37% .Từ năm 2017 tới năm 2018 lợi nhuận trước thuế tăng từ 1,7 tỉ đồng tới 2,01 tỉ đồng và tương ứng tăng 18,2%. Qua đó ta thấy tốc độ tăng trưởng lợi nhuận có sự phát triển tăng dần theo các năm, điều đó cho thấy doanh nghiệp đã và đang thực hiện khá tốt kế hoạch kinh doanh của mình, đưa công ty ngày một phát triển và có sức ảnh hưởng trên thị trường Việt Nam cũng như thế giới. Năm Các chỉ tiêu

Tổng doanh thu Các khoản giảm trừ

Năm 2016

Năm 2017

Năm 2018

115.086.600.664

164.936.640.161

165.570.520.334

29.738.853

34.475.259

58.648.547

21.976.817.307

33.407.891.587

37.560.255.881

DT Tổng chi phí

20

Doanh thu thuần BH

115.086.600.664

164.902.164.902

165.511.871.787

91.872.381.434

129.794.806.990

125.891.612.882

23.214.219.230

35.107.357.912

39.620.258.905

1.237.401.923

1.699.466.325

2.060.003.024

1.237.401.923

1.699.466.325

2.060.003.24

& Cung cấp DV Giá vốn hàng bán Lợi nhuận gộp về BH và cung cấp DV Lợi nhuận thuần từ HĐKD Tổng lợi nhuận trước thuế Bảng 2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm gần nhất Nguồn: Phòng kế toán Công ty TÊN BẢNG ĐỂ Ở TRÊN, CÓ ĐƠN VỊ TÍNH 2.2 THỰC TRANG VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG, KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XYZ 2.2.1 Thực trạng tổ chức mua hàng của Công ty 2.2.1.1 Thực trạng việc lựa chọn nhà cung cấp Nhà cung cấp có tầm quan trọng vô cùng lớn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nhà cung cấp đảm bảo cung cấp vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa,… với số lượng đầy đủ, chất lượng, ổn định, chính xác,… đáp ứng yêu cầu của sản xuất, kinh doanh với chi phí thấp và thời gian kịp thời. Vì vậy lựa chọn nhà cung cấp tốt và quản lý được họ là điều kiện tiên quyết giúp tổ chức sản xuất được sản phẩm có chất lượng đúng như mong muốn, theo tiến độ quy định, với giá cả hợp lý, đủ sức cạnh tranh trên thương trường, bên cạnh đó còn nhận được sự hỗ trợ của nhà cung cấp, để tiếp tục đạt được thành tích cao hơn.

21

Hình 2.1 Quy trình lựa chọn nhà cung ứng XEM LẠI TÍNH LOGIC CỦA HÌNH Đối với Công ty Cổ phần XYZ- một công ty chuyên kinh doanh về các mặt hàng thực phẩm thiết yếu, có tác động trực tiếp đến sức khỏe khách hàng thì việc lựa chọn NCC uy tín, chất lượng là yêu cầu tiên quyết. Chính vì vậy, ban lãnh đạo cũng như bộ phận thu mua trong công ty đã luôn cân nhắc và lựa chọn những NCC đảm bảo uy tín nhất. TỔNG HỢP CÁC NHÀ CC ĐÃ ĐƯỢC LỰA CHỌN, LIỆT KÊ MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM CỦA NHÀ CC ( HÀNG HÓA, TẦN SUẤT MUA, THỜI GIAN ĐÃ MUA CỦA HỌ….) Tên NCC Địa chỉ

PANZANI 37 BIS RUE SAINT ROMAIN, CS 38481,CEDEX 08 69372 FRANCE

Mã nước

FR

Địa điểm lưu kho

Tổng Công ty Tân Cảng Sài Gòn

Địa điểm dỡ hàng

Cảng Cát Lái (Hồ Chí Minh) 22

Bảng 2.3 Thông tin Nhà cung cấp PANZANI 2.2.1.2 Thực trạng việc THƯƠNG LƯỢNG, đặt hàng, kí hợp đồng và giao nhận Khi tiến hành thương lượng và đặt hàng, Công ty thường tiến hành qua các hình thức sau: Thứ nhất: Đàm phán qua thư điện tử: Công ty thường sử dụng thư điện tử (E- mail) để hỏi hàng, giao dịch, thỏa thuận với khách hàng về các điều kiện sẽ được sử dụng trong hợp đồng như về hàng hóa, giá cả, điều kiện giao hàng. Do đặc thù kinh doanh là kinh doanh siêu thị, khối lượng hàng mua lớn cũng như mặt hàng mua đa dạng nên việc sử dụng hình thức đàm phán này tiết kiệm chi phí cũng như thời gian cho nhân viên mua hàng cũng như với bản thân Công ty. Thứ hai: Đàm phán qua điện thoại : Đàm phán qua điện thoại là hình thức chủ yếu để thảo luận về giá cả và xác nhận lại một số thông tin cần thiết cho công tác mua hàng mà việc đàm phán qua e – mail không đáp ứng được về mặt thời gian. Việc đàm phán qua điện thoại chỉ là những thỏa thuận miệng, không có gì làm bằng chứng cho những thỏa thuận khi đàm phán. Chính vì vậy mà hình thức này chỉ được TTTM dùng trong một số trường hợp đặc biệt, khi mọi công tác đàm phán đã xong và cần xác minh lại thông tin cần thiết để tiến hành đặt hàng. Giao nhận và thanh toán tiền mua hàng. PHẢI MÔ TẢ QUÁ TRÌNH ĐẶT HÀNG …………………….. Tùy thuộc vào hợp đồng đặt hàng đã thương lượng từ trước mà Công ty có những cách giao nhận hàng hóa cũng như thanh toán tiền hàng mua khác nhau. Tuy nhiên, thông thường hình thức nhận hàng chủ yếu là giao hàng tại kho Công ty. Thông thường thời gian giao nhận hàng sau khi ký hợp đồng với NCC ở Thành phố Hồ Chí Minh là hai ngày. Sau khi giao nhận hàng hóa tại kho hàng , ban quản lý kho sẽ tiến hành công tác bốc dỡ, kiểm hàng, lưu kho, lưu bãi, kiểm tra chất lượng hàng hóa được thực hiện nhanh chóng và thuận lợi cho cả hai bên.

23

Hình thức thanh toán tiền mua hàng của Công ty sau khi giao nhận hàng hóa được thực hiện là thanh toán tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Việc thanh toán thực hiện dựa trên hợp đồng ký kết và điều khoản thanh toán. 2.2.1.3 Thực trạng việc kiểm tra, đảm bảo chất lượng và thanh toán đúng hạn Thông thường công tác đánh giá tổ chức mua hàng của TTTM được đánh giá thương xuyên theo kết quả mua hàng. BỘ PHẬN NÀO ĐẢM NHIỆM VIỆC NÀY? CÁCH HỌ KIỂM TRA HH?// Đánh giá theo kết quả mua hàng: Việc đánh giá theo kết quả mua hàng được dựa trên các tiêu chuẩn của công ty như: Chất lượng hàng hóa, thời gian giao hàng, các yếu tố kỹ thuật, chi phí… Từ đó so sánh giữa kế hoạch và thực hiện những tiêu chí đánh giá đo để đưa ra những kết luận về công tác tổ chức mua hàng. Rút ra những kinh nghiệm những bài học cho công tác mua hàng tiếp theo và tiếp tục phát huy hoàn thiện hơn nữa những mặt mạnh của mình.

Thời gian

Tháng 3 năm 2020

kiểm tra Địa điểm

CÔNG TY TNHH GIÁM ĐỊNH VINACONTROL TP. HCM – Số

kiểm tra

80, Bà Huyện Thanh Quan, P. 9, Q. 3, TP. HCM

Tên

cơ

quan CÔNG TY TNHH GIÁM ĐỊNH VINACONTROL TP. HCM

kiểm tra Số lượng

2.878 thùng cartons

Khối lượng cả bì 23.382,02 kg Trị giá

30.509,2 EUR

Bảng 2.4 Thông tin phục vụ công tác đánh giá, kiểm tra sản phẩm trong đợt mua hàng tháng 3 năm 2020 24

ĐỘ QUAN TRỌNG CỦA CÁC YẾU TỐ ĐÁNH GIÁ NCC

Chất lượng sản phẩm

Giá cả

Thời gian giao hàng

Khả năng tài chính của NCC

Dịch vụ sau bán và bao bì

Hình 2.2 Các tiêu chí đánh giá NCC của Công ty XYZ Nguồn: Phiếu điều tra của phòng Kế toán 2.2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng của Công ty 2.2.2.1 Các yếu tố bên ngoài Khách hàng: Khách hàng là nhân tố quyết định tới sự tồn tại và phát triển của mọi doanh nghiệp. họ là những người có thể tác động làm thay đổi doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp đó. Họ có thể là cá nhân hộ gia đình, doanh nghiệp hoặc tổ chức, đại lý phân phối trên địa bàn TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Miền Tây,…. Đặc điểm của khách hàng mua hàng là người có thu nhập trung bình, mức sống và trạng thái kinh tế khá ổn định. Họ có nhu cầu mua hàng với mức giá vừa phải, chất lượng tốt, phù hợp với nhu cầu sử dụng và an toàn sức khỏe. Nhà cung cấp: Nhà cung cấp có vai trò rất lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Nhà cung cấp mà cung ứng hàng hóa tốt, giá cả phù hợp thì việc kinh doanh của doanh nghiệp sẽ tiến hành dễ dàng, thuận tiện hơn và đem lại nhiều lợi nhuận hơn. Nhà cung cấp cũng 25

là đối tượng cung cấp một lượng vốn tín dụng lớn cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, việc lựa chọn nhà cung ứng hàng hóa, đàm phán và ký kết hợp đồng sao cho phù hợp là công việc rất quan trọng đảm bảo cho thành công của doanh nghiệp. Tình hình thực tế hiện nay XYZ đang có mối quan hệ làm ăn với trên 200 đối tác khác nhau trên khắp cả nước. Hàng ngày có rất nhiều NCC, nhà phân phối thường xuyên đến giới thiệu sản phẩm, làm việc với nhân viên Công ty. Hiện nay trên thị trường một loại sản phẩm có thể do rất nhiều công ty sản xuất và được cung ứng bởi rất nhiều nhà phân phối khác nhau. Vì vậy vấn đề đặt ra cho Công ty là phải chọn những hãng sản xuất có chất lượng, những phà phân phối tin cậy, có đầy đủ các mặt hàng mà mình cần, đáp ứng tốt các yêu cầu đặt ra trong cơ chế thị trường. STT

Tên Nhà Cung cấp

Thời gian gắn bó

1

Công ty Cổ Phần Yến Việt

5

2

Công ty TNHH Lotte VIna INTERNATIONAL

1

3

Công ty CP Asahi Beverages Việt Nam

4

4

Công ty Pazani

3

5

Công ty CP Sữa Quốc Tế IDP

3

6

Nature Best Food Co.,LTD

1

7

Lactasoy Co.,LTD

3

Bảng 2.5 Danh sách các nhà cung cấp của Công ty Nguồn: Phòng Thu Mua Đối thủ cạnh tranh Thị trường Thành Phố Hồ Chí Minh từ tước đến nay được xem là một vùng đất màu mỡ cho các doanh nghiệp. Với sự phát triển mạnh mẽ, không ngừng nghỉ, Thành phố đã ngày càng xuất hiện thêm nhiều siêu thị, doanh nghiệp, nhiều nhà phân phối cũng như đại

26

lý mới điều này tạo điều kiện cho Công ty nâng cao doanh số. Nhưng điều đó cũng đồng nghĩa với việc xuất hiện thêm nhiều đối thủ canh tranh đáng gờm. Từ khi Công ty XYZ tăng cường mở rộng chi nhánh trên nhiều địa Phương cả trong lẫn ngoài thành, doanh số bán hàng không ngừng tăng lên, từ đó kéo theo nhiều nhà cung cấp mới uy tín chất lượng. Đòi hỏi công tác mua hàng cũng như chiến lược cạnh tranh cũng ngày càng nâng cao để thực sự đáp ứng nhu cầu khách hàng và đứng vững trước các đối thủ. 2.2.2.2 Các yếu tố bên trong Khả năng tài chính. Khả năng tài chính có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động mua hàng của toàn công ty. Chính vì vậy,việc sử dụng đồng vốn hợp lý luôn là mục tiêu của Công ty. Với công tác mua hàng, dựa theo kế hoạch mua và sự phân bổ vốn cho công tác mua theo từng thời kỳ, công tác tổ chức mua hàng cũng không nằm ngoại lệ phải đảm bảo sử dụng nguồn vốn hợp lý, tránh tình trạng ứ đọng vốn kinh doanh gây kho khăn cho công ty. Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật. Hiện nay XYZ có hệ thống cơ sở vật chất hạ tầng tương đối ổn định, với đầy đủ các máy móc thiết bị, phương tiện kỹ thuật chuyên dùng cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và công tác tổ chức mua hàng nói riêng. Việc thực hiện giao dịch mua hàng của phòng kinh doanh với các đối tác đều được thực hiện trên máy tính với các điều kiện tác nghiệp tốt nhất. Chình vì vậy hiệu quả và tốc độ mua hàng luôn được đảm bảo. Bên cạnh đó, hệ thống kho hàng, dữ trữ hàng hóa sản phẩm luôn được quan tâm và đầu tư với những thiết bị tiên tiến và hệ thống kiểm soát nghiêm ngặt bởi bộ phận quản lý kho. Chính vì vậy nên công tác mua hàng luôn được đảm bảo để tránh được những rủi ro xảy ra cho công ty và nhân viên. Nhà quản trị và hệ thống nhân viên 27

Đội ngũ nhà quản trị và nhân viên ảnh hưởng rất nhiều tới công tác tổ chức mua hàng cũng như mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đây là nhân tố con người và là nhân tố quan trọng nhất trọng mọi loại hình doanh nghiệp. Với tình hình đội ngũ nhà quản trị có kinh nghiệm đã và đang hoàn thành tốt các nhiệm vụ cũng như hoạch định sự phát triển đúng đắn cho công ty. Các nhân viên mua hàng được thực tập làm việc 2 tháng trước khi làm chính thức, chính thời gian đó giúp cho nhân viên hiểu công việc mình hơn, cũng như có những kỹ năng, kinh nghiệm và thực tế cần thiết trong công việc của mình.

2.2.3 Các nguyên tắc và mục đích của công tác tổ chức hoạt động mua hàng tại Công ty ĐƯA LÊN TRÊN TRƯỚC MỤC THỰC TRẠNG TIẾN TRÌNH MUA HÀNG 2.2.1 Việc nâng cao sức cạnh tranh của mình trên thị trường được xem là nhiệm vụ hàng đầu trong chiến lược phát triển doanh nghiệp. Công ty Cổ phần XYZ đã xác định cho mình những định hướng rõ ràng trong phương hướng hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Hoạt động mua hàng có tầm quan trọng vô cùng to lớn và quyết định thành công của doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực bán lẻ. Quan điểm của Công ty về việc hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của công ty như sau: ✓ Cần xác định rõ nhu cầu mua hàng thông qua nghiên cứu thị trường nhằm đáp ứng đầy đủ kịp thời nhu cầu của khách hàng, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh thuận lợi và thương hiệu Intimex được nâng cao. ✓ Luôn quan tâm và giữ gìn mối quan hệ làm ăn lâu dài tin tưởng lẫn nhau với NCC. Tạo môi trường làm việc thuận lợi cho các nhân viên mua hàng, chia sẻ đúc rút kinh nghiệm lẫn nhau. Tạo sự liên kết chặt chẽ về chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong hoạt động mua hàng. ✓ Việc đánh giá công tác tổ chức mua hàng cần phải tiến hành thường xuyên và khách quan và khoa học đảm bảo sự phân minh rõ ràng trong sự đóng góp của nhân viên.

28

✓ Cần đầu tư thêm cho nhân lực mua hàng. Đào tạo, bồi dưỡng những kỹ năng còn yếu và thiếu của nhân viên mới cũng như nhân viên cũ. Nhằm tạo ra đội ngũ nhân viên mua hàng có trách nhiệm, có chuyên môn và hiệu quả công việc cao.

2.2.4 Nhận xét, đánh giá về kết quả của công tác tổ chức mua hàng của Công ty trong thời gian qua 2.2.4.1 Thành công đạt được Công ty XYZ đã và đang thực hiện tốt công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp cho từng loại mặt hàng, đồng thời luôn giữ thế chủ động trước nhà cung cấp và đảm bảo quyền lợi hài hòa giữa hai bên. Trong công tác tổ chức mua hàng, Công ty luôn chú ý tới việc đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng nguồn hàng nhập vào cũng như lợi ích của khách hàng và NCC. Quá trình thương lượng được diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm chi phí, đảm bảo các điều khoản đưa ra trong hợp đồng. Thông thường thực hiện thương lượng và đặt hàng qua điện thoại và fax nên tiết kiệm rất nhiều chi phí cho doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo mua hàng nhanh chóng kịp thời với nhu cầu bán ra của siêu thị. Công tác giao nhận hàng mua được giám sát khá chặt chẽ thông qua bộ phận kho –dữ trữ cũng như nhân viên mua hàng. Công tác kiểm tra chất lượng hàng hóa, thời hạn giao hàng mua…Được đảm bảo theo quy trình thống nhất có sự kết hợp giữa các phòng ban liên quan. Công tác thanh toán tiền hàng mua được tiến hàng thông qua hình thức thanh toán tiền gửi ngân hàng cũng như trả tiền mặt, nên việc tiết kiệm thời gian cho cả hai bên doanh nghiệp và NCC được đảm bảo thanh toán nhanh, kịp thời, tiết kiệm chi phí. 2.2.4.2 Hạn chế còn tồn tại Trong khâu tìm kiếm và lựa chọn NCC, Công ty chủ yếu dựa trên cơ sở dự liệu đã lưu tại doanh nghiệp và chủ yếu quan hệ làm ăn với những NCC truyền thống. Chưa chú trọng 29

những vấn đề về thời gian, cũng như chưa chú trọng lắm trong công tác tìm kiếm nhà cung cấp mới. Do đó, Công ty ít có cơ sở để so sánh đánh giá các NCC truyền thống cũng như NCC mới. Có thể sẽ bị tình trạng ép giá trong những mùa vụ kinh doanh như các dịp lễ tết. Mặt khác, còn có thể bỏ qua những cơ hội kinh doanh với những nhà cung cấp mới. Có thể ở một khía cạnh nào đó việc quan hệ làm ăn với những nhà cung cấp mới sẽ tăng độ rủi ro mua hàng nhưng ngược lại đó là cơ hội cho doanh nghiệp về chất lượng, giá cả… Công tác giao nhận hàng hóa của NCC vẫn còn hiện tượng giao hàng chậm cho công ty. Hàng hóa nhập về vẫn còn tình trạng lỗi, thiếu số lượng và chưa đảm bảo nhu cầu mua của công ty. Từ đó ảnh hưởng tới công tác bán hàng cũng như giải quyết những vấn đề đó rất khó khăn. Bên cạnh đó, việc kiểm tra hàng hóa chưa thực sự khoa học nên công tác giao nhận hàng hóa còn mất khá nhiều thời gian. Chưa có sự phối hợp nhịp nhành giữa các phòng ban, chức năng nhiệm vụ còn có sự chồng chéo. Trong công tác thanh toán việc thanh toán tiền bằng tiền gửi ngân hàng còn gây nhiều khó khăn cho cán bộ nhân viên mua hàng mới. Công tác giao nhận và kiểm tra hàng hóa còn nhiều thiếu sót do một số cán bộ nhân viên chưa cận thận khi thực hiện các nghiệp vụ nhận hàng và kiểm tra hàng hóa, chỉ đến khi về đến kho bốc dỡ thanh toán xong mới phát hiện nên gây ra nhiều tổn thất, khó khăn trong giải quyết hoàn trả sản phẩm và làm tăng chi phí của Công ty. Hệ thống kho tàng bến bãi của công ty đã chú trọng, tuy nhiên hệ thống kho tàng chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu mua hàng của Công ty cũng như hệ thống bảo quản hàng hóa chưa có sự đầu tư thích đáng. Hình thức bố trí và phân nhiệm vụ chức năng chưa thực sự khoa học. 2.2.4.3 Nguyên nhân gây ra hạn chế Việc tìm hiểu về nhà cung cấp cũng chủ yếu chỉ được đánh giá qua khả năng của nhân viên mua hàng cũng như nhà quản trị thông qua cảm quan và cảm nhận chủ quan, thông qua thời gian quan hệ với NCC. 30

Thông thường việc giao nhận hàng hóa của rất nhiều nhà cung cấp, và số lượng không quá nhiều nhưng cơ cấu sản phẩm rất lớn. Chính vì vậy, việc quản lý và dự trữ hàng hóa gặp rất nhiều khó khăn, vẫn chưa phân ra từng bộ phận chuyển quản lý những mặt hàng nào tại phòng dự trữ. Việc giao nhận hàng hóa chịu ảnh hưởng của những yếu tố khách quan như thời tiết, khả năng vận chuyển của NCC cũng như bản thân nhân viên Công ty. Việc cán bộ nhân viên mới, chưa đáp ứng nhu cầu công việc, các nghiệp vụ mua hàng còn yếu, cũng như hiểu biết về hóa đơn chứng từ đảm bảo quá trình thực hiện hợp đồng mua hàng còn hạn chế. Có thể gây ra nhiều khó khăn cho việc thực hiện thanh toán và giao nhận hóa đơn hàng hóa. Với việc mở rộng nhiều chi nhánh ở nhiều nơi, gây khó khăn cho quá trình quản lý tại công ty, mọi công việc đều phải được kiểm soát, đánh giá bởi cấp dưới. Chính điều đó đôi khi gây ra một vài sự cố, gây trễ mãn và thiếu trách nhiệm trong quá trình kinh doanh tại công ty.

31

CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP, ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CỦA CÔNG TY 3.1 PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT, KINH DOANH TRONG THỜI GIAN TỚI Nền kinh tế Việt Nam đang trong giai đoạn trải nghiệm những thách thức quan trọng nhất của cơ chế thị trường và toàn cầu hóa. Sau khi gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) vào cuối năm 2006, độ mở của nền kinh tế đã tăng vọt từ mức 100% lên 150% chỉ trong vòng hai năm, luồng vốn gián tiếp và trực tiếp chảy vào mạnh chưa từng có. Cơ chế thị trường được đòi hỏi phải áp dụng toàn diện hơn và sâu sắc hơn trong đời sống kinh tế và sản xuất nhằm tuân thủ các điều kiện của WTO. Trong bối cảnh đó, mọi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển cần nỗ lực không ngừng nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng. Điều quan trọng và cần thiết nhất lúc này là phải không ngừng nâng cao chất lượng mua hàng, đảm bảo khả năng thanh toán cũng như giữ vững long tin đối với khách hàng và cả NCC. Việc canh tranh về giá cả, chất lượng, mẫu mã, phong cách phục vụ…luôn đòi hỏi doanh nghiệp có cái nhìn và nhận thức về khách hàng. Mọi doanh nghiệp muốn đáp ứng nhu cầu khách hàng thì luôn luôn phải quan tâm hơn nữa tới công tác tổ chức mua hàng, chỉ khi công tác tổ chức mua hàng hiệu quả khi đó mới đáp ứng nhu cầu bán ra của doanh nghiệp và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách kịp thời, đầy đủ và chất lượng cao…Công ty XYZ trong những năm gần đây luôn có sự quan tâm nhất định tới công tác tổ chức mua hàng. Chính vì vậy kết quả kinh doanh và lượng khách hàng là minh chứng rõ ràng nhất cho doanh nghiệp về hiệu quả của công tác tổ chức mua hàng. 3.2 ĐỀ XUẤT MỘT VÀI GIẢI PHÁP 3.2.1. Tăng cường hơn nữa việc thực hiện các nguyên tắc mua hàng. Để quá trình mua hàng diễn ra thuận lợi thì đảm bảo thực hiện các nguyên tắc trong mua hàng có vai trò vô cùng quan trọng, việc thực hiện và áp dụng các nguyên tắc mua 32

hàng giúp cho doanh nghiệp giảm bớt được những rủi ro xảy ra và tạo dựng được mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp, cụ thể như sau: Thứ nhất: Mua hàng của nhiều nhà cung cấp: Mặt hàng kinh doanh của Công ty là nhiều mặt hàng số lượng lớn chính vì vậy việc tìm kiếm và lựa chọn nhiều nhà cung cấp cung ứng hàng hóa là điều tất yếu. Giúp cho Công ty đủ nguồn hàng đảm bảo nhu cầu bán ra, cũng như giảm thiểu tối đa những rủi ro khi mua hàng. Để có thể tìm kiếm được nhiều NCC mới, cần phân bổ và kiện toàn lại bộ máy nhân sự của bộ phận thu – mua, có thêm nhân sự để đảm nhận nhiệm vụ chức năng của phòng Thu- Mua đó nghiên cứu thông tin thị trường bao gồm cả Tìm kiếm NCC. Đó chính là một cơ hội kinh doanh khi Công ty có thêm danh mục NCC với giá cả, chất lượng đảm bảo tính cạnh tranh. Thứ hai: Luôn giữ thế chủ động trước nhà cung cấp: Để có thể chiến thắng trên thị trường thì bất cứ doanh nghiệp nào cũng không thể để đối tác của mình thấy được nhu cầu cần thiết của mình. Do đó Công ty cần làm sao đó để NCC tự tìm đến với doanh nghiệp. Để làm được điều đó công ty cần quan tâm hơn nữa tới việc đưa thông tin mặt hàng kinh doanh trên các kênh thông tin như trên trang Web của công ty, và các kênh quảng bá khác. Từ đó sẽ nhận được thư chào hàng từ những đối tác mới. Bên cạnh đó, sự chủ động còn trong đàm phán và linh hoạt trong ứng xử với đối tác để làm sao giữ gìn mối quan hệ bền vững và tin tưởng lẫn nhau. Thứ ba: Đảm bảo tương quan quyền lợi giữa các bên: Suy cho cùng mọi doanh nghiệp hoạt động mục đích sau cùng là thu được lợi nhuận để phát triển. Đối tác của mình cũng vậy. Chình vì thế, trong hợp đồng ký kết khi làm ăn cần đựa trên nguyên tắc bình đẳng và hai bên đều có lợi. Việc quan hệ làm ăn với NCC cũng vậy, chỉ khi tương quan quyền lợi được đảm bảo lúc đó thì NCC mới thực sự là người bạn đường của Công ty ở mọi thời điểm mọi lúc khó khăn. Chính vì thế, trong công tác thương lượng cần phải biết hài hòa lợi ích giữa các bên, tạo sự thoải mái trong đàm phán và tin tưởng lẫn nhau. Điều đó làm cho mối quan hệ hai bên trở nên thân thiết, tạo dựng được lòng tin đối với NCC.

33

3.2.2. Tăng cường sự linh hoạt và chủ động trong công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp. Với việc mở rộng thêm danh mục nhà cung cấp Công ty cần chủ động trong công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp mới chứ không chỉ dừng lại ở những nhà cung cấp hiện tại. Trong môi trường kinh doanh luôn biến động, Công ty cần có sự phòng ngừa những rủi ro có thể xảy ra kể cả những rủi ro có mức độ thấp. XYZ cần có phương hướng tìm kiếm NCC mới cho các mặt hàng hiện đang kinh doanh.. Rủi ro khi nào cũng đi kèm theo đó là cơ hội, nên tìm kiếm những nhà cung cấp mới và mua thí điểm các mặt hàng mới rồi nhận định đánh giá kết quả thế nào. Từ đó có thể có thêm những NCC mới có uy tín cũng như tạo sự cạnh tranh giữa các NCC tạo ra sự thuận lợi cho doanh nghiệp về giá cả, chất lượng, cũng như điều kiện giao nhận hàng hóa. Thông qua mua hàng thí điểm từ đó có thể có kế hoạch mua hàng tiếp theo nếu NCC mới đáp ứng được nhu cầu mua của Công ty. Bên cạnh đó, Công ty cần có một hệ thống các tiêu chuẩn để đánh giá các nhà cung cấp làm sao thật rõ ràng, khoa học và khách quan. Để làm sao đánh giá một cách chính xác và phù hợp. Đồng thời có thể áp dụng thang điểm dựa trên các tiêu chí như: chất lượng hàng hóa, khả năng cung cấp hàng hóa, điều kiện bảo hành bảo quản, thời gian giao hàng, thời gian hợp tác … Từ đó đánh giá và đưa ra kết quả với nhà cung cấp nào phù hợp với nhu cầu mua hàng của Công ty. 3.2.3. Nâng cao chất lượng thương lượng và đặt hàng. Công tác thương lượng và đặt hàng là công việc vô cùng quan trọng nhằm tạo ra những điều khoản giao nhận và thanh toán hàng mua một cách có lợi với sự tương quan quyền lợi giữa hai bên. Tiến hành công việc này đòi hỏi nhân viên mua hàng cần am hiểu về chuyên môn, đặc tính kỷ thuật của hàng hóa, có sự quyết đoán và nghệ thuật trong giao tiếp cao… Vì vậy khi thương lượng và đàm phán với NCC cần “ Luôn giữ thế chủ động trước nhà cung cấp” và “ đảm bảo tương quan quyền lợi giữa hai bên” đó chính là hai nguyên 34

tắc vàng trong thương lượng và đàm phán với nhà cung cấp. Để có thể tiến hành thương lượng, đàm phán và đặt hàng với NCC thì nhân viên mua hàng cần có sự hiểu biết về chất lượng hàng hóa, các đặc tính kỷ thuật, mẫu mã hàng hóa sản phẩm…Tiếp đến là phải tìm hiểu kỹ về các yếu tố văn hóa, phong tục tập quán, tình hình chính trị xã hội, các quy định, luật pháp, hiến pháp, các chính sách của nhà nước về sản phẩm hàng hóa. Bên cạnh đó, nhân viên mua hàng còn phải am hiểu về hệ thống vận tải làm sao đảm bảo thời gian giao nhận hàng hóa để đáp ứng nhu cầu mua hàng. Cuối cùng còn phải hiểu về nhà cung cấp về lịch sử hình thành phát triển của NCC, thương hiệu, kinh nghiệm, uy tín của NCC trong ngành hàng kinh doanh. Đồng thời, việc đào tạo và bố trí nhân sự mua hàng khi thương lượng và đàm phán cũng vô cùng quan trọng. Cần tổ chức các buổi nói chuyện trao đổi kinh nghiệm chuyên môn cho nhân viên mua hàng. Nâng cao những kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết phục, vốn kiến thức chuyên môn luôn luôn cập nhật. Công ty cần quan tâm tới những điều khoản về giá và những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, mọi điều khoản phải rõ ràng minh bạch. Và vai trò nhiệm vụ của từng bên khi xảy ra rủi ro. Tránh những tình trạng không kịp phản ứng và bị động trong xử lý rủi ro khi giao nhận hàng hóa. 3.2.4. Hoàn thiện công tác giao nhận và thanh toán tiền hàng 3.2.4.1. Hoàn thiện công tác giao nhận hàng. Đây là một trong những nghiệp vụ quan trọng trong công tác tổ chức mua hàng. Hoạt động nhận hàng được thực hiện một cách trình tự sẽ tránh những sai sót có thể xảy ra. Công việc này đòi hỏi nhân viên phải là người có kinh nghiệm trong giao nhận hàng hóa, chính vì vậy cần bố trí những nhân viên có kinh nghiệm và những nhân viên mới để vừa giúp công việc tiến hành an toàn vừa giúp nhân viên mới có thể học hỏi được nhiều kinh nghiệm quý báu. Bên cạnh đó, trong công tác giao nhận hàng hóa cần chú ý tới công tác bốc dỡ hàng xuống kho, đây là khâu thường xuyên xảy ra lỗi và ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa. 35

Từ việc bốc bằng phương pháp nào, kê hàng ở tại điểm nào hợp lý về không gian và nhanh chóng khi lấy hàng cũng như không ảnh hưởng tới chất lượng, tất cả đều phải chú ý. Công ty nên tổ chức bộ phận bốc dỡ chuyên nghiệp và am hiểu về hàng hóa cần bảo quản và cách bốc dỡ nào hợp lý. Cũng như có sự quản lý tốt tránh tình trạng mất mát ảnh hưởng tới quan hệ làm ăn với NCC. 3.2.4.2. Hoàn thiện công tác thanh toán tiền hàng mua. Do quan hệ với rất nhiều nhà cung cấp nên việc đảm bảo thanh toán tiền hàng mua nhanh chóng kịp thời theo hợp đồng đã ký kết là một trong những công việc hết sức quan trọng và đòi hỏi sự thận trọng. Đây là khâu quyết định mối quan hệ làm ăn của hai bên nên cần tuân thủ những nguyên tắc thanh toán và đảm bảo kịp thời cho nhà cung cấp. Hiện tại Công ty sử dụng phương pháp thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng tùy thuộc vào hợp đồng đã ký với nhà cung cấp. Khi thanh toán bằng hình thức tiền mặt cần đảm bảo sự chính xác và thận trọng trong giao tiếp ứng xử với NCC. Thông thường thì bộ phận kế toán sẽ chịu trách nhiệm tính toán công nợ của nhà cung cấp dựa theo số liệu của nhân viên mua hàng. Việc thanh toán tiền hàng bằng hình thức tiền gửi ngân hàng cũng được tiến hành cũng giống như trên, tuy nhiên ở đây việc NCC và doanh nghiệp không gặp nhau có thể bởi khoảng cách địa lý hoặc bên NCC mong muốn thanh toán bằng hình thức này. Thông qua tài khoản tiền gửi của mình ở Ngân hàng trung gian để thực hiện nghĩa vụ thanh toán của mình. Chính vì vậy, việc thực hiện thanh toán cần có sự chuận bị chu đáo mọi giấy tờ liên quan, số tài khoản bên NCC, gửi tiền theo VNĐ hay USD…. 3.2.5. Cải tiến việc đánh giá kết quả mua hàng. Công ty cần cải tiến hơn nữa công tác đánh giá kết quả mua hàng của từng nhân viên và của cả phòng Thu- Mua. Không ngừng cải tiến hơn nữa các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng hàng hóa. Với hệ thống đánh giá kết quả mua hàng như hiện nay công ty chỉ mới dừng lại ở việc đánh giá một cách tổng thể chưa thể đánh giá một cách khoa học khách quan và với từng khách thể trong tổng thể đó. Chính vì vây, cần đưa ra những tiêu chuẩn 36

đánh giá cơ bản, những tiêu chuẩn đánh giá chưa được cụ thể hóa chi tiết. Việc đánh giá cần phải được tiến hành một cách thường xuyên sau mỗi lần mua hàng, sau mỗi kỳ kinh doanh… Tăng cường hơn nữa nhưng buổi nói chuyện và học hỏi kinh nghiệm bên cạnh đó có sự đánh giá về từng nhân viên có thưởng phạt tạo cơ hội cho mọi nhân viên hăng say làm việc và nỗ lực trong nhiệm vụ được giao. Trưởng phòng Thu – Mua cần phải có sự theo dõi sát sao với từng cán bộ nhân viên cũng như tạo môi trường làm việc thật thoải mái dân chủ. Để mọi nhân viên bộc lộ hết những khả năng sẵn có của mình. 3.2.6. Giải pháp về tổ chức nhân sự cho Công ty XYZ Con người luôn là nhân tố chủ chốt trong mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hiện nay. Vì vậy muốn hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng thì công tác tổ chức nhân sự hợp lý là một yếu tố then chốt cho sự thành công của công tác tổ chức mua hàng. Nhà quản trị nói chung và trưởng phòng ban có liên quan cần quán triệt hơn nữa chức năng nhiệm vụ của mình, có cái nhìn tổng quan trong công việc nhằm hoàn thành mục tiêu chung của công ty. Cần có sự phối hợp thường xuyên liên tục trong mọi hoạt động từ đó tạo nên sự đoàn kết đồng lòng trong mọi nhân viên. Mỗi nhân viên cần được giao từng ngành hàng mặt hàng cụ thể, Công ty nên xác định rõ nhiệm vụ, vai trò, chức năng của từng người trong phòng. Có thể bằng văn bản cụ thể, và có những hình thức kích thích nhân viên mua hàng hoàn thành tốt nhiệm vụ đó được giao bằng cơ chế quản lý và thưởng phạt phân minh, tạo môi trường cho nhân viên phát huy hết khả năng bản thân. Đồng thời đào tạo, rà soát lại những nhân viên có đáp ứng yêu cầu công việc hay không từ đó có những biện pháp kịp thời, đặc biệt cần có những biện pháp đãi ngộ nhân sự hợp lý nhằm đảm bảo quyền lợi cũng như tạo sự hăng say trong công việc đươc giao. Đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp trong thời kỳ cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.

37

3.2.7. Các giải pháp khác Có kế hoạch về dự trù ngân sách cho hoạt động mua hàng trong Công ty. Đảm bảo sự kịp thời về vốn cho hoạt động mua hàng, bằng cách huy động nguồn vốn lưu động, đáp ứng kịp thời cho nhu cầu mua hàng cũng như nhu cầu tiêu dùng của khách hàng và tận dụng kịp thời các cơ hội kinh doanh. Các doanh nghiệp nên đầu tư hoàn thiện hoạt động giám sát nhằm xem xét hoạt động của bộ phận mua hàng Để hoạt động giám sát đạt được hiệu quả cao, các doanh nghiệp cần phải: ✓ Thứ nhất, giám sát các bước thực hiện chu trình mua hàng và trả tiền để đảm bảo các thủ tục kiểm soát trên đều được thực hiện nghiêm túc nhằm hạn chế các sai phạm xảy ra trong chu trình này. ✓ Thứ hai, cuối tháng, Trưởng phòng cần yêu cầu nhân viên của mình lập bảng phản ánh công việc đã hoàn thành, sau đó đánh giá kết quả thực hiện của từng nhân viên để có hình thức khen thưởng kịp thời nhằm tạo động lực làm việc cho nhân viên đồng thời có biện pháp nhắc nhở và kỷ luật đối với các nhân viên vi phạm. ✓

Thứ ba, định kỳ hoặc đột xuất, Ban kiểm kê tiến hành kiểm kê hàng tồn kho để ngăn chặn hành động biển thủ hàng hóa đồng thời xác định chính xác số lượng và chất lượng hàng còn lại trong kho để có kế hoạch mua hàng kịp thời nhằm đảm bảo có đủ hàng hóa tiêu thụ.

✓

Thứ tư, định kỳ, người giám sát cần đánh giá để báo cáo cho Ban Giám đốc về những những khiếm khuyết của hệ thống. Khiếm khuyết ở đây được hiểu là những thiếu sót có thực hoặc tiềm ẩn mà người giám sát phát hiện được và cần điều chỉnh nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra đồng thời xem xét hậu quả do khiếm khuyết gây ra, sau đó tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra giải pháp khắc phục. KIẾN NGHỊ.

38

KẾT LUẬN Qua quá trình nghiên cứu lý thuyết cũng như ngoài thực tiễn trong thời gian vừa qua, đề tài một lần nữa khẳng định công tác tổ chức hoạt động mua hàng có ý nghĩa hết sức quan trọng, có ảnh hưởng rất lớn đến sự tồn tại và phát triển bền vững của Công ty. Trong xu thế phát triển kinh tế thị trường như ngày nay, một doanh nghiệp muốn đứng vững phải đảm bảo thực hiện việc tổ chức mua hàng chất lượng, có cơ cấu, giữ vững uy tín đối với khách hàng lẫn nhà cung cấp. Qua thời gian học hỏi, thực tập tại Công ty XYZ, tôi nhận ra rằng công tác tổ chức mua hàng là một trong những yếu tố quyết định, chính vì vậy ban lãnh đạo Công ty đã có những biện pháp, kế hoạch phù hợp, nhằm ngày càng hoàn thiện hơn, đưa Công ty ngày một phát triển lớn mạnh. Bằng những kiến thức lý thuyết được học trên lớp cũng như kinh nghiệm được học hỏi trong quá trình thực tập, hi vọng những kiến nghị, đề xuất nêu trên phần nào giúp ích được quý Công ty trong thời gian sắp tới. Một lần nữa xin chân thành cảm ơn!

39

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Đồng Thanh Phương(2007), Quản trị doanh nghiệp, NXB thống kê, Hà Nội. Dương Hữu Hạnh(2009), Quản trị doanh nghiệp , NXB lao động xã hội, Hà Nội. ThS. Bùi Đức Tâm, Ths Lê Văn Quý, Ths Nguyễn Thị Minh Trâm,… (2015). Bài giảng Quản trị học Khoa Quản trị kinh doanh Đại học Tài chính – Marketing. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần XYZ từ năm 2016- 2018. Các trang web: - http://www.google.com.vn/ - http://tailieu.vn/ - http://quantri.vn/

40