Thegioididong [PDF]

Zitiervorschau

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

Tiểu luận Hệ thống thông tin kế toán Đề tài: “Chu trình doanh thu tại Công ty cổ phần đầu tư Thế giới Di động”

Học viên thực hiện: Trần Minh Nhật – Mã sv: 11196437 Lớp: Kế toán 61b Chuyên ngành: Kế toán

PHẦN 1: LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại nền kinh tế thị trường luôn có những biến động, các doanh nghiệp luôn phải xoay xở để có chỗ đứng vững chắc giữa hàng ngàn hàng vạn doanh nghiệp khác trong nền kinh tế thị trường. Để có thể đạt được vị trí đó, yêu cầu các doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ mọi hoạt động của đơn vị mình từ đó có các giải pháp để đạt hiệu quả cao nhất. Kiểm soát nội bộ quan trọng giúp nhà quản lý kiểm tra, giám sát được mọi động của đơn vị, trong đó kiểm soát chu trình doanh thu là một vấn đề quan tâm hàng đầu của nhà quản lý doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu về doanh thu thì điều kiện tiên quyết phải có là xây dựng được một chu trình kiểm soát doanh thu thật sự hiệu quả từ khi khâu bán hàng đến lúc thu tiền. Xuất phát từ thực tế đó em đã nghiên cứu đề tài tiểu luận: “Chu trình doanh thu tại Công ty cổ phần Đầu tư Thế giới Di động” Tiểu luận gồm 3 phần chính: - Phần 1: Lời mở đầu - Phần 2: Nội dung 1. Giới thiệu về Công ty cổ phần Đầu tư Thế giới Di động 2. Nội dung của chu trình doanh thu 3. Các giải pháp cải thiện chu trình doanh thu tại Công ty - Phần 3: Kết luận Do thời gian nghiên cứu còn hạn chế nên bài tiểu luận này không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy giáo để bài tiểu luận này được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cám ơn!

PHẦN 2: NỘI DUNG 1. Một số nét khái quát về Công ty cổ phần Đầu tư Thế giới Di động 1.1. Khái quát về Công ty cổ phần Đầu tư Thế giới Di động Thegioididong.com là thương hiệu thuộc Công ty Cổ phần Thế giới di động, Tên tiếng Anh là Mobile World JSC, (mã Chứng Khoán: MWG) là một tập đoàn bán lẻ tại Việt Nam với lĩnh vực kinh doanh chính là bán lẻ điện thoại di động, thiết bị số và điện tử tiêu dùng. Theo nghiên cứu của EMPEA, thống kê thị phần bán lẻ điện thoại di động tại Việt Nam năm 2014 thì Thế giới di động hiện chiếm 25% và là doanh nghiệp lớn nhất trong lĩnh vực của mình.

Năm 2018, Thế giới Di Động lọt top 100 nhà bán lẻ lớn nhất châu Á - Thái Bình Dương. Ngoài chuỗi cửa hàng điện thoại di động thegioididong.com, Công ty Cổ phần Thế giới di động còn sở hữu chuỗi cửa hàng điện máy Điện máy Xanh, Trần Anh và chuỗi siêu thị thực phẩm Bách hóa Xanh. Lịch sử Khi thành lập vào tháng 3 năm 2004, Thế giới di động lựa chọn mô hình thương mại điện tử sơ khai với một website giới thiệu thông tin sản phẩm[5] và 3 cửa hàng nhỏ trên đường Hoàng Văn Thụ, Thành phố Hồ Chí Minh để giao dịch. Tháng 10 năm 2004, công ty chuyển đổi mô hình kinh doanh, đầu tư vào một cửa hàng bán lẻ lớn trên đường Nguyễn Đình Chiểu và bắt đầu có lãi. Tới tháng 3 năm 2006, Thế giới di động có tổng cộng 4 cửa hàng tại Thành phố Hồ Chí Minh. Năm 2007, công ty thành công trong việc kêu gọi vốn đầu tư của Mekong Capital và phát triển nhanh chóng về quy mô, đạt 40 cửa hàng vào năm 2009. Cuối năm 2010, Thế giới di động mở rộng lĩnh vực kinh doanh sang ngành hàng điện tử tiêu dùng với thương hiệu Dienmay.com (nay đổi thành Dienmayxanh.com). Tới cuối năm 2012, Thế giới di động có tổng cộng 220 cửa hàng tại Việt Nam Tháng 5/2013, Thế giới di động nhận đầu tư của Robert A. Willett- cựu CEO BestBuy International và công ty CDH Electric Bee Limited. Năm 2017, Công ty cổ phần Thế giới di động tiến hành phi vụ sáp nhập và mua lại hệ thống bán lẻ điện máy Trần Anh. Tháng 10, 2018, phi vụ sáp nhập hoàn thành. Tổng cộng 34 siêu thị Trần Anh sẽ được gỡ bỏ tên và thay bằng biển hiệu Điện máy Xanh, website của Trần Anh cũng đã chuyển hướng hoạt động về dienmayxanh.com Tháng 3/2018. Thế giới Di Động mua lại 40% vốn của chuỗi dược phẩm Phúc An Khang. Sau đó đổi tên Thành Nhà Thuốc An Khan Tháng 12/2018. Thế giới Di Động đóng cửa trang thương mại điện tử Vuivui

1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh Hoạt động kinh doanh Tính đến thời điểm tháng 11 năm 2017, Công ty Thế giới di động đã mở thêm 668 siêu thị mới, với 117 siêu thị thegioididong.com, 351 siêu thị Điện Máy Xanh và 200 siêu thị Bách hóa Xanh. Kết quả này đưa tổng số siêu thị đang hoạt động của công ty lên 1.923 siêu thị, tăng hơn 50% so với thời điểm đầu năm. Cũng trong 11 tháng của năm 2017, doanh thu của hệ thống đạt gần 59.000 tỷ đồng.

Sang đến năm 2018, con số tổng cửa hàng đã lên đến 2.160 cửa hàng, có mặt trên tất cả 63 tỉnh thành. Hợp tác với BKAV của Trung tâm An ninh mạng Bkis, Thegioididong.com tiến hành phân phối độc quyền điện thoại Bphone 2017 của BKAV (thương hiệu điện thoại của Việt Nam). Theo nghiên cứu của Trường quản trị kinh doanh Haas thuộc đại học UC Berkeley, khoản đầu tư vốn cổ phần vào doanh nghiệp tư nhân chưa niêm yết - Private Equity của Mekong Capital vào Thế giới di động đã đóng vai trò quan trọng trong những bước phát triển ấn tượng của công ty này và sẽ được đưa vào chương trình giảng dạy bậc cao học tại Haas - UC Berkeley đồng thời là tài liệu tham khảo cho sinh viên trường kinh doanh Harvard và trường kinh doanh Tuck. Chiều ngày 22/3/2019, CTCP Thế giới di động quyết định để cử ông Trần Kinh doanh làm CEO thay ông Nguyễn Đức Tài rút khỏi vị trí Tổng giám đốc, chỉ còn giữ vai trò Chủ tịch HĐQT).[cần dẫn nguồn] TGDĐ hiện nay có giá trị thị trường đạt khoảng 1,7 tỷ USD. Đồng sáng lập ông Nguyễn Đức Tài là người giàu thứ 4 sàn chứng khoán Việt Nam

Cơ cấu tổ chức Các công ty thành viên: 1. Công ty cổ phần Đầu tư Thế giới Di động (MWG) 2. Công ty Cổ phần Thế giới số Trần Anh (TAG) 3. Công ty cổ phần Thế giới di động 4. Công ty Cổ phần Thế giới điện tử 5. Công ty TNHH MTV Tư vấn Đầu tư Thế giới Bán lẻ 6. Công ty Cổ phần Thương mại Bách hoá xanh 7. Công ty Cổ phần Bán lẻ An Khang 8. Công ty TNHH MTV Công Nghệ Thông Tin Thế Giới Di Động

Chu trình bán hàng Đầu vào (input) Khi có khách đặt hàng, bộ phận kinh doanh sẽ thực hiện kiểm tra tồn kho hàng hóa và tình trạng công nợ khách hàng. Đối với các đơn hàng được chấp nhận, một lệnh bán hàng sẽ được lập thành nhiều liên để gửi tới các bộ phận sau đây: Bộ phận Cung cấp hàng hóa, bộ phận lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ. Bộ phận Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ sẽ sử dụng lệnh bán hàng này để lập hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán hàng ghi nhận chi tiết hàng hóa, đơn giá và các điều khoản thanh toán, nội dung bán hàng đã thực hiện với khách hàng. Bộ phận Thu tiền sử dụng Lệnh bán hàng. Bên cạnh đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, hóa đơn bán hàng, đầu vào của chu trình bán hàng còn có phiếu giao hàng. Khi xuất kho hàng hóa để giao cho khách, bộ phận kho sẽ lập một chứng từ xuất (phiếu giao hàng). Chứng từ này được lập thành nhiều liên, trong đó có 1 liên có thể được gửi kèm theo hàng hóa giao cho khách, 1 liên chuyển cho bộ phận theo dõi công nợ phải thu làm cơ sở thu tiền của khách hàng. Doanh nghiệp sử dụng dữ liệu thu thập được về khách hàng và các giao dịch bán hàng để cải tiến hoạt động chăm sóc khách hàng. Bằng việc sử dụng phần mềm quản trị quan hệ khách hàng, doanh nghiệp sẽ thu thập, lưu trữ và sử dụng các dữ liệu bán hàng để cải thiện đáng kể dịch vụ khách hàng và củng cố lòng trung thành của khách hàng.

Đầu ra (Output) Xử lý các giao dịch bán hàng tạo ra nhiều sản phẩm thông tin đầu ra. Hệ thống thông tin kế toán sẽ sử dụng một số đầu ra này để tạo các báo cáo kế toán phục vụ công chúng (như báo cáo tài chính) cũng như các báo cáo nội bộ (báo cáo quản lý). Các báo cáo quản trị khá đa dạng về thể loại, chứa thông tin hỗ trợ quá trình ra quyết định. Một trong số sản phẩm đầu ra của là báo cáo thu tiền khách hàng. Báo cáo này tổng hợp các hóa đơn bán hàng của một khách hàng cụ thể và liệt kê tổng số tiền mà khách hàng còn nợ. Các báo cáo khác của chu trình bán hàng gồm có báo cáo công nợ theo hạn thanh toán, báo cáo nợ xấu, dự báo dòng tiền, danh sách khách hàng và nhiều báo cáo phân tích doanh thu. Báo cáo công nợ theo hạn thanh toán cho biết số dư công nợ phải thu theo chiều thời gian ("hiện thời," "30 ngày," "60 ngày," "90 ngày," và "120 ngày hoặc hơn"). Báo cáo nợ xấu cung cấp thông tin về các tài khoản khách hàng quá hạn thanh toán. Trong tình huống công nợ của một khách hàng không có khả năng thu thì tài khoản đó bị ghi vào nợ xấu. Toàn bộ dữ liệu có được từ các nguồn tài liệu gốc trong chu trình được dùng để lập dự báo thu tiền. Dữ liệu về doanh thu, điều khoản bán hàng, lịch sử thanh toán của một số nhất định các khách hàng, cũng như các thông tin có được từ các báo cáo phân tích theo thời gian hay các báo cáo thu tiền đều là yếu tố đầu vào của các dự báo này. Quản trị dữ liệu khách hàng là một chức năng quan trọng của hệ thống thông tin kế toán trong chu trình bán hàng. Chức năng này bao gồm thẩm định năng lực thanh toán và lịch sử thanh toán của khách hàng, quy định các hạn mức tín dụng cho mỗi khách hàng mới và theo dõi các hóa đơn nợ khó đòi của khách hàng. Bộ phận bán hàng và công nợ phải thu thẩm định các khách hàng mới nhằm chắc chắn rằng, khách hàng đó là thực tồn tại và cũng để kiểm tra khả năng thanh toán của các khách hàng này. Ở đây, có thể cần đến một thông báo về mức tín dụng, do một tổ chức tín dụng có uy tín cung cấp. Bộ phận bán hàng đưa ra một hạn mức tín dụng cho mỗi khách hàng mới dựa trên lịch sử tín dụng của khách hàng. Đều đặn, hệ thống thông tin kế toán cung cấp báo cáo danh sách khách hàng đã qua thẩm định với các thông tin sau đây: Mã khách hàng (nhận diện duy nhất), tên giao dịch, địa chỉ giao dịch, hạn mức tín dụng, các điều khoản thanh toán. Trong điều kiện thu thập và xử lý dữ liệu kế toán doanh thu dựa trên máy tính, chúng ta có cơ hội lên các báo cáo phân tích bán hàng rất đa dạng: tổng hợp doanh thu theo sản phẩm, theo hình thức thanh toán (tiền mặt, thẻ…), hoặc theo vùng.

1.3

Cấu trúc tổ chức

1.3.1. Cấu trúc tổ chức Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Thế giới Di động chia thành nhiều cấp bậc dưới sự điều hành chung của Tổng Giám đốc. Công ty được chia thành nhiều khối như khối Công nghệ Thông tin, khối Marketing, khối Nhân sự,…….đứng đầu mỗi khối là các Giám đốc , tiếp đến là Trưởng phòng bộ phận, dưới Trưởng phòng bộ phận các nhân viên bao gồm cả văn phòng miền Bắc, miền Trung, miền Đông và miền Tây. 1.3.2. Chức năng của từng bộ phận - Ban giám đốc: Gồm có Tổng giám đốc và Giám đốc tại các khối của công ty Ban giám đốc chịu trách nhiệm hoạch định các chiến lược, mục tiêu phát triển của công ty trong dài hạn và ngắn hạn. Điều hành quản lý công ty đi theo hướng phát triển đã đề ra. Ban giám đốc chịu trách nhiệm cao nhất trong tổ chức, điều hành mọi hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty. Là đại diện của công ty trước pháp luật. Tổ chức thực hiện các Nghị quyết, Nghị định mà HĐQT đã đề ra. - Khối CN – TT:

Ứng dụng Công nghệ thông tin vào các hoạt động của công ty. Quản lý, bảo dưỡng và vận hành toàn bộ hệ thống hạ tầng Công nghệ thông tin của công ty, hỗ trợ về mặt kỹ thuật cho các đơn vị khác trong công ty khai thác và sử dụng công nghê thông tin hiệu quả nhất. Thực hiện công tác xây dựng hê thống quản trị dưa trên công nghê thông tin xây dựng hệ thống baocaonoibo.com hay phần mềm ERP một trong những hệ thống quản trị hàng đầu mà một số công ty lớn sử dụng. xây dựng các website phục vụ cho công tác bán hàng và trao đổi thông tin của công ty. - Khối hành chính, nhân sự Hỗ trợ các phòng ban trong việc thu hút, phát triển, động viên giữ chân các nhân viên. Khơi dậy năng lực của nhân viên giúp họ đạt được kết quả vượt trội trong công việc. Khối này chia làm 2 phòng, phòng Hành chính và phòng Nhân sự. + Phòng Hành chính có nhiệm vụ thực hiện các công tác văn phòng, quản lý tài sản, giải quyết các loại công văn, chứng từ,… + Phòng Nhân sự chịu trách nhiệm hoạch định nguồn lực, theo dõi thống kê như cầu, đánh giá tình hình nguồn lực định kì trong công ty, tuyển dụng nhân viên mới, định mức lương, thưởng các chế độ phúc lợi cho nhân viên. Tổ chức huấn luyện đào tạo định kỳ các kỹ năng cần thiết cho nhân viên cũ, đào tạo kỹ năng nghiệp vụ cho nhân viên mới. - Khối Marketing + Quảng bá mở rộng thương hiệu hình ảnh của công ty ra bên ngoài, thực hiện các chương trình, chính sách do Ban giám đốc lên kế hoạch nhằm thu hút sự quan tâm của khách hàng đến với các sản phẩm của công ty như tổ chức sự kiện quảng cáo, khuyến mãi,….. + Hoạch định chiến lược điều phối các hoạt động marketing nhằm tiêu thụ sản phẩm và phát triển thương hiệu. + Tổ chức, điều hành, hướng dẫn, hỗ trợ, phát triển hệ thống các sàn kinh doanh bán hàng và hoạt đông marketing hiệu quả. - Khối kinh doanh Online Lên kế hoạch chiến lược và triển khai các hoạt động kinh doanh gồm các hình thức bán hàng trực tiếp tại siêu thị và bán hàng trực tuyến thông qua website của công ty. - Khối cung ứng hậu cần Chịu trách nhiệm quản lý kho và vận chuyển, phân phối hàng hóa đến các địa điểm đang có nhu cầu. - Khối Kế toán + Tham mưu cho Ban giám đốc về lĩnh vực kinh tế, tài chính nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty hiệu quả và đúng quy định của pháp luật. + Thực hiện quản lý danh mục đầu tư, quản lý rủi ro tài chính. + Tham mưu cho lãnh đạo Công ty trong lĩnh vực quản lý các hoạt động tài chính kế toán, trong đánh giá sử dụng tài sản, nguồn vốn theo đúng qui định hiện hành. - Khối CSKH: Theo dõi những phản hồi, giải đáp thắc mắc, giải quyết khiếu nại của khách hàng. - Khối TCC: Giải quyết nhu cầu bảo hành, sửa chữa hàng hóa, thiết bị cho khách hàng.

- Khối phát triển siêu thị: Tìm kiếm môi trường phù hợp để mở các siêu thị, các địa điểm mà nhu cầu mua sắm của khách hàng đang tăng cao, nhằm thực hiện chiến lược quy mô mở rộng, gia tăng thị phần của công ty. -

Ban kiểm soát: + Đánh giá các công tác điều hành quản lý của Ban giám đốc.

+ Giám sát việc công bố thông tin trong giao dịch cổ phiếu của những người có liên quan trong HĐQT, Ban giám đốc, Kế toán trưởng công ty,… + Kiểm soát các báo cáo tài chính nhằm đánh giá tính hợp lý của các số liệu tài chính.

1.3.3 Sơ đồ cấu trúc tổ chức

HHHHĐQT

BANBAN KIỂM SOÁT

TỔNG GIÁM ĐỐC NGUYỄN ĐỨC TÀI

KHỐI CN - TT

ĐIÊU CHÍNH HẢI TRIỀU

KKHỐI MARKETING LÊ THẢO TRANG

KHỐI CUNG ỨNG HẬU CẦN ĐỖ TUẤN ANH

KHỐI CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG HOÀNG KHÁNH CHI

KHỐI NGÀNH HÀNG

TRẦN KINH DOANH

KHỐI HÀNH CHÍNHNHÂN SỰ ĐẶNG MINH LƯỢM

KHỐI KINH DOANH ONLINE TRẦN NHẬT LINH

KHỐI KẾ TOÁN

VŨ ĐĂNG LINH

KKHỐI TCC LÊ TRẦN THỦY TIÊN

KHỐI PHÁT TRIỂN SIÊU THỊ ĐOÀN TRUNG HIẾU

2. Chu trình doanh thu tại Công ty cổ phần đầu tư Thế giới Di động 2.1. Các hoạt động của chu trình doanh thu - Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng - Lập lệnh bán hàng và phiếu xuất kho - Lập hoá đơn giá trị gia tăng - Xuất hàng, giao hàng đến nơi yêu cầu - Ghi nhận các nghiệp vụ bán chịu vào các Sổ tài khoản có liên quan (nếu công ty bán chịu) - Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu, các khoản giảm trừ nợ phải thu nếu nó có phát sinh - Thu tiền của khách hàng và ghi sổ kế toán nghiệp vụ khách hàng thanh toán. Các bộ phận có liên quan đến hoạt động bán chịu: - Bộ phận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng và lập lệnh bán hàng - Bộ phận xét duyệt nghiệp vụ bán chịu - Bộ phận lập phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT - Bộ phận kho - Bộ phận vận chuyển - Kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, kế toán vật tư thành phẩm và kế toán kho. 2.2. Hệ thống chứng từ trong chu trình doanh thu tại Công ty Các chứng từ sử dụng STT 1

2

3

Tên chứng từ

Đơn vị lập

Nội dung

Lệnh bán hàng

Phòng kinh

Phòng kinh doanh lập khi

doanh

có đề nghị mua hàng của

Phòng kế toán

khách hàng Ghi rõ nội dung mua

Xác nhận và kiểm tra các mặt hàng được

(kế toán thành

hàng, chủng loại xuất xứ

xuất giao cho khách hàng

phẩm)

hàng hoá để làm căn cứ

Phòng kế toán

xuất kho Được lập chứng minh

Báo cho khách hàng số tiền phải trả, thanh

(kế toán tiêu

hàng đã được xuất bán,

toán ở đâu và theo hình thức nào. Đồng

thụ)

ghi rõ nội dung, số lượng,

thời, làm căn cứ ghi nhận doanh thu

Phiếu xuất kho

Hoá đơn bán hàng

Mục đích sử dụng Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

4

Phiếu thu tiền

Phòng kế toán

giá cả hàng hoá… Ghi số tiền đã thu nhận từ

Ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng trả tiền

5

Giấy giao hàng

(thủ quỹ) Phòng kinh

hoạt động bán hàng Ghi số hàng hoá đã mua,

ngay. Xác định số hàng hoá đã chuyển giao cho

doanh

địa điểm hàng hoá được

khách hàng

6

Giấy báo thanh

Phòng kế toán

toán 7

8

chuyển đến theo yêu cầu Ghi các khoản nợ mà của

Thông báo các khoản nợ đến hạn trả của

từng khách hàng đến hạn

khách hàng, yêu cầu khách hàng thanh toán

Bảng phân tích nợ

Phòng kế toán

trả Ghi các khoản nợ, phân

đúng thời gian. Theo dõi các khoản nợ của khách hàng,

của khách hàng

(kế toán thanh

tích các khoản nợ tốt hay

phân tích các khoản nợ khó thu hồi

Báo cáo phân tích

toán) Phòng kế toán

xấu Tổng hợp các khoản nợ

Theo dõi các khoản nợ của khách hàng định

nợ theo thời gian

(kế toán thanh

theo thời gian

kỳ

toán) lập hàng tháng, quý

2.3. Thời gian luân chuyển chứng từ Thời gian luân chuyển chứng từ: được tính trên số ngày làm việc, không bao gồm các ngày nghỉ và ngày lễ. - Xử lý đơn đặt hàng, lập lệnh bán hàng và chuyển lệnh bán hàng về phòng Kế toàn chậm nhất là 01 ngày kể từ ngày nhận đơn đặt hàng. - Phòng Kế toán xét duyệt lệnh bán hàng và chuyển trả Phòng kinh doanh không quá 01 ngày kể từ ngày nhận chứng từ. - Phiếu xuất kho, phiếu giao hàng và hoá đơn được chuyển về Phòng Kế toán ngay sau khi nghiệp vụ được thực hiện và không quá 01 ngày kể từ ngày lập chứng từ.

3. Sơ đồ dòng dữ liệu của chu trình bán hàng

Chu trình sản xuất, chi phí

Khách hàng

Trả lại đơn hàng

Trả lại đơn hàng

Phiếu xuất kho, giao hàng Lệnh bán hàng

Lệnh bán hàng 1.0 xử lí đơn hàng

Thông tin thanh toán, thanh toán

D1: Tồn kho hàng hóa

2.0 Cung cấp hàng hoá và dịch vụ

4.0 thu tiền

Hoá đơn bán hàng

3.0 Lập hóa đơn, bán hàng và theo dõi công nợ

Ngân hàng Yêu cầu

5.0 Báo cáo thống kê

Bộ phận quản lý

Hoạt động xử lý đơn đặt hàng

Chu trình báo cáo

Doanh số lương

Chu trình tính lương

Báo cáo doanh thu

Tiền hàng

Xác nhận hàng

Phiếu xuất kho, giao hàng

D2: Công nợ khách hàng

Giấy báo có

Khách hàng

Doanh số bán hàng

a. Sơ đồ dòng dữ liệu DFD xử lý đơn đặt hàng:

Yêu cầu mua hàng Phản hồi

Tiếp nhận yêu cầu 1.1

Khách hàng

Đặt hàng

BP giao hàng

Hàng tồn kho

Kiểm tra nợ KH1.2

Kiểm tra HTK 1.3

Lệnh bán hàng

Phiếu giao hàng

Bộ phận kho Phiếu xuất

Lập hoá đơn

Lệnh bán hàng Phiếu yêu cầu hàng

Mua hàng

b, Lưu đồ xử lý đơn đặt hàng: Khách hàng

BP xử lý đơn đặt hàng

ĐĐH Thông báo lỗi

Dữ liệu ĐĐH

Nhập ĐĐH

Dữ liệu KH, HTK

Ghi nhận & in LBH

ĐĐH

Thông báo

Lệnh BH N

Khách hàng

Hoạt động xuất kho, giao hàng a, Sơ đồ dòng dữ liệu DFD hoạt động xuất kho, giao hàng

Khách hàng Phiếu giao hàng

Phiếu xuất kho Xác nhận giao hàng Khách hàng

Lệnh bán hàng

1.0 Xử lý đơn hàng

Khách hàng

D1: Tồn kho hàng hóa

Phiếu xuất kho

B, Lưu đồ hoạt động xuất kho, giao hàng

Phiếu giao hàng

3.0 Lập hóa đơn và theo dõi

Lệnh bán hàng đã được duyệt

BP Giao hàng

Tập tin hàng tồn kho Tập tin giao hàng

Thông báo lỗi Tập tin ĐĐH

Nhập dữ liệu liên quan

Ghi nhận & in chứng từ

LBH đã duyệt

Phiếu XK

PGH

PGH

LBH đã duyệt

N PGH

Khách hàng

BP lập hoá đơn (A)

Phiếu XK

Thủ kho ghi thẻ kho

Phiếu XK

Hoạt động lập hoá đơn a, Sơ đồ dòng dữ liệu DFD hoạt động lập hoá đơn 2.0 Xuất kho

Khách hàng

Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng

3.1 Đối chiếu xác nhận

Hóa đơn bán hàng

Doanh số lương

1.0 Xử lý đơn hàng

Xác nhận hàng bán

Chu trình tính lương

Lệnh bán hàng

1.0 Xử lý đơn hàng

3.3 Theo dõi

Hóa đơn bán hàng

Doanh số bán hàng

Chu trình tài chính D2: Công nợ khách hàng

B, Lưu đồ hoạt động lập hoá đơn BP Kế toán

BP lập hoá đơn (A)

Tập tin HTK, KH Tập tin giao hàng

Thông báo lỗi

Tập tin ĐĐH

Nhập dữ liệu liên quan

Tập tin hoá đơn

Tập tin ghi nhật ký

Ghi nhận & in Hoá đơn

PGH

LBH đã duyệt

PXK

N Tập tin phải thu KH

Hoá Hoá đơn đơn

Khách hàng

Hoạt động thu tiền a, Sơ đồ dòng dữ liệu DFD hoạt động thu tiền:

D2: Công nợ khách hàng

4.1 Lựa chọn thanh toán

Thông tin thanh toán

Ngân hàng

Chứng từ thu Phiếu thu 4.3 Xác nhận thu tiền

Thanh toán

Ngân hàng

4.2 Lập chứng từ thu

Thanh toán được lựa chọn

Giấy báo có

Tiền hàng

Chu trình tài chính

b, Lưu đồ hoạt động thu tiền trong trường hợp khách hàng chọn trả tiền ngay: Khách hàng

Hoá đơn Tập tin khách hàng

TB lỗi

Tập tin tiền mặt

Nhập dữ liệu liên quan

In phiếu thu Tập tin nhật ký

Phiếu thu

Khách hàng

Thủ quỹ

Phiếu thu

N

4. Các thủ tục kiểm soát đang áp dụng Một số thủ tục kiểm soát hiện công ty đang áp dụng: - Phân chia trách nhiệm giữa xét duyệt và thực hiện bán hàng. - Xây dựng quy trình ủy quyền, xét duyệt nghiệp vụ: kiểm tra đặt hàng, kiểm tra hàng tồn kho trước khi chấp nhận bán hàng, kiểm tra tài chính và tín dụng khách hàng, và duyệt lệnh bán hàng. - Phân chia trách nhiệm giữa xuất kho và giao hàng. Thiết lập đầy đủ và kịp thời các chứng từ trong quá trình xuất kho, giao hàng, đánh số chứng từ trước. - Thực hiện kiểm kê kho hàng. - Phân chia trách nhiệm giữa lập hóa đơn, chứng từ bán hàng với xuất kho và giao hàng. - Đối chiếu chứng từ lệnh bán hàng/ hợp đồng bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng và hóa đơn bán hàng. - Kiểm tra, tính toán hóa đơn chính xác, trước khi giao cho khách hàng. - Chuyển dữ liệu, sổ chi tiết công nợ phải thu kịp thời, hàng ngày. - Đối chiếu công nợ khách hàng định kì. - Phân chia trách nhiệm giữa giữ tiền, ghi chép, theo dõi thu tiền. - Kiểm kê quỹ, đối chiếu với ghi chép của kế toán. Hạn chế các thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt.. - Ứng dụng hệ thống thông tin dựa trên máy tính và công nghệ mạng trong xử lý và chia sẻ dữ liệu kế toán. - Áp dụng các thủ tục an toàn dữ liệu đối với hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính. - Mã hoá, bảo mật thông tin khách hàng.

5. Các đề xuất cần thiết cho cho chu trình doanh thu tại Công ty: Một số đề xuất thực tiễn: - Thực chính sách % hoa hồng bán hàng trên doanh thu khác nhau cho mỗi nhân viên tùy thuộc vào thâm niên công tác của mỗi người, vì thế cần thu thập (lưu trữ) thêm các thông tin về nhân viên bán hàng: thâm niên, % hoa hồng… để nâng cao trách nhiệm của nhân viên bán hàng, quy trình bán hàng và hoạt động giao hàng được thực hiện nhanh chóng sẽ tạo ra doanh số lớn hơn cho công ty. - Hiện nay, công ty có kế toán kho kiêm nhiệm thủ kho, điều này rất dễ gây thất thoát. Vì vậy, để nâng cao khả năng kiểm soát chu trình, cần tách biệt giữa kế toán kho và thủ kho để tránh thất thoát tài sản trong công ty.

- Phải cập nhật thường xuyên báo cáo nhập xuất tồn kho thành phẩm, cập nhật dư nợ của khách hàng, báo cáo phân tích nợ của khách hàng để lãnh đạo công ty có những quyết định chính xác.

6. Vẽ lại sơ đồ dòng dữ liệu và lưu đồ tài liệu theo ý kiến cá nhân 6.1. Dòng dữ liệu Giao hàng

Hạn mức tín dụng

Kho hàng

Thông báo giao hàng

Đơn hàng được xác nhận Đơn giao hàng

Đơn hàng

Khách hàng

Giao hàng

Phiếu giao hàng

Đơn hàng

Thông báo giao hàng

Đặt hàng

Ghi chú hoá đơn

Hoá đơn

Lập hoá đơn

Kế toán phải thu

Ghi chú ghi sổ

Chi tiết Sổ tổng kiểm tra

C.từ ghi sổ

Số liệu Khách hàng Sổ cái

6.2. Lưu đồ

LƯU ĐÒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ VÀ GHI SỔ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU Tại Công ty cổ phần đầu tư Thế giới Di động BÁN HÀNG

XÉT DUYỆT

BỘ PHẬN GIAO HÀNG

BP LẬP HOÁ ĐƠN

KẾ TOÁN

PHẦN 3: KẾT LUẬN Chu trình doanh thu trong hệ thống thông tin kế toán giữ một vai trò cực kỳ quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đưa ra chu trình và kiểm soát được toàn bộ hoạt động của chu trình doanh thu sẽ giúp cho công việc của kế toán cũng như các bộ phận khác trong công ty được thực hiện một cách chuyên nghiệp, nhanh chóng, đặc biệt là về mặt thời gian và hiệu quả trong việc ghi nhận doanh thu. Từ khi vận dụng chu trình doanh thu trong tổ chức hệ thống thông tin kế

toán, Công ty cổ phần Đầu tư Thế giới Di động đã có những tiến bộ rõ rệt trong các hoạt động như: xử lý đơn đặt hàng, xuất kho giao hàng, theo dõi công nợ và thu tiền… Công ty ngày càng khẳng định vị trí tiên phong của mình về hiệu quả sản xuất kinh doanh lĩnh vực mặt hàng công nghệ song song cùng với các lĩnh vực khác. Tiểu luận đã đạt được một số kết quả: Một là: hệ thống hóa các vấn đề về chu trình doanh thu, đi sâu nghiên cứu kỹ lưỡng từng hoạt động trong chu trình doanh thu tại công ty. Hai là, đánh giá hiệu quả hoạt động trong chu trình doanh thu của công ty cũng như hệ thống các rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra nhằm nâng cao khả năng kiểm soát của chu trình. Ba là, đưa ra các đề xuất cần thiết nhằm nâng cao hoạt động của chu trình doanh thu trong hệ thống thông tin kế toán tại công ty.