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Zitiervorschau

TD N°1

Les tâches d’un projet

Sommaire

Page 1. - CREER NOUVEAU PROJET .................................................................................................................................. 2 1.1. - DEFINIR NOUVEAU PROJET .................................................................................................................................... 2 1.1.1. - Initialisation des propriétés d’un projet ....................................................................................................... 2 1.1.2. - Initialisation des informations projet ............................................................................................................ 3 1.2. - ELEMENTS DE PARAMETRAGE GENERAUX ............................................................................................................. 4 1.3. - PERIODES OUVREES DU PROJET .............................................................................................................................. 5 1.3.1. - Définir les unités de temps ............................................................................................................................ 6 1.3.2. - Définir un calendrier associé au projet ....................................................................................................... 6 1.3.3. - Période ouvrée .............................................................................................................................................. 7 1.3.4. - Calendrier du projet ..................................................................................................................................... 8 1.4. - DRESSER LA LISTE DES TACHES DU PROJET ............................................................................................................ 8 1.5. - ORGANISER LES TACHES EN PHASE ...................................................................................................................... 10 1.6. - PLANIFIER LES TACHES ........................................................................................................................................ 11 1.7. - AJOUTER DES INFORMATIONS A UNE TACHE ........................................................................................................ 12 1.8. - AJOUTER UNE COLONNE ...................................................................................................................................... 13 1.9. - DEFINIR UNE ECHEANCE OU UNE CONTRAINTE SUR UNE TACHE ........................................................................... 13 1.10. - UTILISATION DE L’ORGANIGRAMME DES TACHES OU RESEAU DE TACHES.......................................................... 15 1.11. - ASSOCIER UN CALENDRIER A UNE TACHE .......................................................................................................... 16 2. - SITUATIONS COURANTES ................................................................................................................................. 18 2.1. - SUSPENSION DE TACHE ........................................................................................................................................ 18 2.2. - TACHES PERIODIQUE ............................................................................................................................................ 18

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Objectifs: * Prendre en main MS Project * Savoir créer un projet, effectuer le paramétrage général lié au projet * Définir les calendriers, le temps de travail ouvré * Définir et organiser des tâches

1. - CREER NOUVEAU PROJET Il est important de suivre l’ordre des différents paramétrages pour garantir une bonne mise en place du projet. En effet, certains paramètres des options du projet (calendrier, …) s'appliquent uniquement aux nouvelles données (tâches, ressources,…) entrées après la modification des paramètres. En ce qui concerne les données existantes, les caractéristiques restent celles au moment de la saisie de la donnée et est inchangée même si un paramètre est ensuite changé (par exemple, si une tâche dure 2 jours et que vous modifiez la valeur de la zone Heures par jour et indiquez 4 heures par jour au lieu de 8 heures par jour, la durée de la tâche (et du travail) est toujours de 16 heures, mais la durée en nombre de jours change et passe de deux à quatre jours). 1.1. - Définir nouveau Projet 1.1.1. - Initialisation des propriétés d’un projet Pour ce faire utilisez le mode « Backstage », Informations sur le projet/Propriétés avancées

Mettre à jour le contenu du champ « Titre » de l'onglet Résumé du menu Fichier / Propriétés. Ce champ servira aussi à alimenter le libellé de la première ligne du planning qui correspond à la tâche récapitulative du projet (cette dernière est affichée si l'option adéquate est cochée dans les Options). Profitez-en pour renseigner les champs Auteur, Sujet, Société

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1.1.2. - Initialisation des informations projet Toujours dans le mode « Backstage », Informations sur le projet/ date de début, date de fin, etc… Ceci permet d'initialiser les premiers éléments du planning, date de début ou date de fin (rétroplanning) et d’autres dates qui seront vues ultérieurement.

Il est aussi possible d’accéder à la boite de dialogue des informations sur le projet depuis le ruban / Projet / Informations sur le projet

Date de Début – JJ/MM/AA : indiquer le dernier lundi du mois de Mars [D0]. Vérifier les valeurs par défaut de certaines dates. N’oubliez pas d’enregistrer votre projet (sous le nom Maquette par ex.) 3/19

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Date de début : doit être renseignée en cas de planification à partir du début du projet. C'est le cas le plus fréquent. Date de fin: doit être renseignée en cas de retro-planification, avec la date de fin supposée du projet. Date du jour: utilisée pour la planification du nouveau RAF en suivi. Elle doit être positionnée sur la veille de la prochaine période de suivi (typiquement un dimanche). Date d'état: cette date figure dans l'en-tête des affichages, et sous forme de barre verticale dans les diagrammes de Gantt. Elle doit être identique à la date actuelle. Calendrier associé au projet.

1.2. - Eléments de paramétrage généraux Avant de commencer à définir un projet, il est nécessaire de définir des paramètres généraux, concernant l’affichage par ex. « Menu Ruban Affichage Diagramme de Gantt » : permet de se placer sur la vue du diagramme de Gant du projet Pour accéder aux options de paramétrage, utilisez le mode « Backstage », environnement graphique permettant de gérer les fichiers de projet:

L’aide est accessible depuis cette page. la commande « Options » permet d’ouvrir la boite de dialogue définir le paramétrage général

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Indiquez les éléments de paramétrage général suivants Format de date : Options / Général / Format de date JJ/MM/AA Quel est le groupe d’options qui permet d’afficher la tâche récapitulative du projet ? Paramétrez cet affichage et vérifiez ce qui se passe sur la première ligne du tableau des tâches

1.3. - Périodes ouvrées du projet Le projet et les ressources doivent faire référence à un calendrier de base de manière à prendre en compte les jours fériés et les périodes ouvrées, qui seront alors applicables au projet et à toutes les ressources. Vérifiez le paramétrage des options de calendrier dans l’onglet Planification des options du projet, horaires de travail par défaut ? Nombres d’heures travaillées par jour ? nombre d’heures par semaine ? Nombre de jours par mois ? Laissez les valeurs par défaut. Il est possible d'enrichir ce calendrier pour y introduire par exemple des jours non travaillés spécifiques de la façon suivante : Ruban Projet / Groupe Propriétés / Modifier le temps de travail

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1.3.1. - Définir les unités de temps Unités de temps : au niveau des options du projet, onglet Planification, indiquer les paramètres suivants: 7h30/jr, 37,5 h/semaine, 20jrs /mois Attention ces paramètres sont utilisés par MS Project entre autre pour les conversions de durée de tâche jour/heure/semaine/mois, et ils doivent être complètement cohérents avec les paramètres liés à la période ouvrée du calendrier associé au projet (cf. §2.2.3)

1.3.2. - Définir un calendrier associé au projet Un nouveau calendrier va être créé à partir d’un calendrier préexistant. Trois calendriers sont déjà définis par défaut : Avec la commande « Créer un nouveau Calendrier », il est possible de créer un nouveau calendrier par copie d’un calendrier existant.

Créer un nouveau calendrier « Calendrier Maquette » par copie du calendrier standard : à partir de la fonction Modifier le temps de travail du groupe Projet Modifier le temps de travail : Jours de vacances et de congés : rajouter les jours suivants en jour chômé, s’ils tombent sur un jour ouvrable (dates données en séance) 6/19

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boulhouda saad Lundi de Pâques 1er Mai 8 mai Vendredi après le Jeudi de l’Ascension, Lundi de Pentecôte

Pour chaque jour férié, il faut se positionner sur le jour correspondant du calendrier, puis décrire dans la partie basse (onglet Exception) son nom, sa date (début et fin) puis en cliquant sur Détail, indiquer qu’il s’agit d’un jour chômé. De la même manière, on définirait un jour avec des horaires particuliers dans le calendrier, qui pourrait aussi se répéter périodiquement (par ex. mercredi après midi libre toutes les semaines), onglet Semaine de travail.

Vérifier que les jours chômés apparaissent grisés sur le calendrier. 1.3.3. - Période ouvrée Semaine de travail : modifier les horaires pour tous les jours de 9h-12h 13h30-18h. Pour le faire, utilisez l’onglet Semaine de travail de la boite de dialogue « Modifier le temps de travail » pour définir les périodes de travail pour chacun des jours.

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1.3.4. - Calendrier du projet Associer le calendrier précédemment créé (« Calendrier Maquette ») au projet via au niveau des informations du projet, Groupe Projet – Informations sur le projet (on peut le faire aussi au niveau du Backstage)

1.4. - Dresser la liste des tâches du projet Vérifier qu’au niveau du paramétrage (options) l’option planificatiuon automatique pour les nouvelles tâches créées est coché

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Saisir les tâches suivantes (sans accepter aucun lien, même sur proposition de l’outil), en les préfixant des lettres Tk (les dates [Dk] seront données en TP) : T1 : analyse de l’existant – Durée 5 jrs – Début [D1= D0] T2 : Définition du jeu – Durée 3jrs – Début [D2=D0] T3 : définition des règles du jeu – Durée 3 jrs – Début [D3] T4 : Enregistrement des sons – Durée 2 jrs – Début [D4] T5 : Définition de la maquette – Durée 2 jrs – Début [D5] T6 : Réalisation de la maquette – Durée 2 jrs – Début [D6] T7 : Démonstration maquette – Durée 1 jr – Début [D7] Marquer cette dernière tâche en jalon [Informations sur la tâche / Onglet Avancées / Marquer la tâche en tant que jalon. Indications : • Une tâche est le plus petit élément de planification. Elle est définie par un libellé simple et significatif, une durée, et une date de début. Il faut toujours identifier les conditions de début d’une tâche (date de début ou liaison avec tâche prédécesseur). • Pour créer une tâche, plusieurs possibilités : Menu Tâche/ Insérer/ Tâche Ou Sélection d’une ligne dans le diagramme de Gant (colonne de gauche), clic droit/INSERER TACHE • Un jalon (Milestone ) représente une fourniture, un objectif intermédiaire ou final., c’est un événement marqué par une date. Un jalon est généralement représenté par une tâche de durée nulle . Menu PROJET/ INFORMATIONS SUR LA TACHE Sélection d’une ligne dans le diagramme de Gant, clic droit/ INFORMATIONS SUR LA TACHE Puis Onglet AVANCE : indiquer durée de tâche = 0 (ou plus si c’est le cas d’un jalon qui met du temps à se réaliser, ex. une recette de livrable) + coche « Marquer la tâche en tant que jalon » •

Possibilité d’importer une liste de tâches, décrites à partir d’une feuille excel 9/19

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• Durée d’une tâche Durée : quantité de temps nécessaire pour réaliser une tâche, entre son début et sa fin. Durée = Quantité de travail demandée (charge). La durée est indiquée manuellement, le travail (charge) est calculé par MSP, après affectation de la tâche. Il est possible d’insérer une tâche sans durée (apparait avec un « ? ») Différents types de durée, choix dépendant de la durée totale du projet : mois, semaine, jour, heure et minute. Au niveau des options du projet, onglet Planification, afficher la durée en jour et afficher le travail en jour. Rajouter la colonne Travail dans le diagramme de Gant (menu INSERTION/ COLONNE / choisir le champ prédéfini Travail)

1.5. - Organiser les tâches en phase Insérer : Une PHASE ANALYSE récapitulative des tâches T1 et T2 Une PHASE DEFINITION récapitulative des tâches T3, T4 et T5 Une PHASE REALISATION récapitulative des tâches T6 et T7 Indication : Pour rassembler des tâches sous une phase, les sélectionner et rabaisser leur niveau (Flèche au niveau de la barre d’outils « Mise en forme ») Constater comment sont déduites les durées et date début et fin de ces phases par rapport à celles des tâches récapitulatives, et comment elles apparaissent dans le diagramme de Gantt.

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1.6. - Planifier les tâches Liens entre tâches : Relations entre tâches : un lien décrit une contrainte entre 2 tâches (relation d’ordre). Il n’a pas de durée. Tâche prédécesseur : tâche qui doit commencer ou se terminer avant qu’une autre tâche ne puisse commencer. Tâche successeur : tâche qui dépend d’une tâche précédente. Quatre relations sont possibles FD : lien de Fin à Début DD : lien de Début à Début FF : lien de Fin à Fin DF : lien de Début à Fin Attention à ne pas réaliser de boucles ! (A lié à B en Fin-Début et B lié à A en Fin-Début) MSP le détecte et indique un message. Plusieurs possibilités pour créer une liaison : Menu Tâche/ INFORMATIONS SUR LA TACHE Sélection d’une ligne dans le diagramme de Gant, clic droit/ INFORMATIONS …

Puis Onglet PREDECESSEURS : indiquer la tâche prédécesseur puis le type de relation, éventuellement le retard (>0) ou l’avance (