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MICROSOFT PROJECT 2010 COURS DE BASE        

Contact :   Florent Suain  [email protected]  02/716 44 40 

© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  POUR INFORMATION : PASSAGE DE MS Project 2007 À MS Project 2010, quelques nouveautés et  modifications…    

Barre d’outil  Ruban Office 2007 

Question de goût. Personnellement je m’y suis retrouvé assez facilement. Je trouve que le choix et la  disposition des différents onglets est  assez judicieux.  o Zoom slider : en bas à droite de la fenêtre.   Task mode  A comparer au Calculation Mode (Manuel ou auto) de la fenêtre des options de MSP 2003 et 2007.  La différence est que cette option peut‐être adaptée tâche par tâche via la colonne « Task Mode ».  Par défaut, les tâches encodées seront « Manually Schedule ». Il est possible de les rendre « Auto  Schedule » par défaut pour tous les nouveaux projets. Pour se faire, il faut exécuter la commande  « Fichier » ‐ « Options » ‐ « Prévisions », sélectionnez « Tous les nouveaux projets » au niveau de la  ligne « Options de prévisions pour ce projet », sélectionnez « Auto scheduled » au niveau de la ligne  « Nouvelles tâches créées » et cliquez sur « OK ».  

Team planner 

Permet de faire du planning de ressource en glissant les tâches vers les ressources correspondantes.  Une contrainte sera mise sur la tâche en fonction du fait qu’elle soit en Manual schedule ou en auto  schedule. A combiner avec un split permettant d’afficher le détail des ressources pour être  pleinement efficace. Permet également de jouer manuellement sur l’échelle de temps. Pour activer  cette affichage exécutez la commande « Affichage » ‐ « Team Planner ». 

 

MS Project 2010  

 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  

La colonne « Add new column » 

Raccourci pour ajouter de nouvelles colonnes.  

Tâches inactive (case à cocher ou décocher 

Pratique pour désactiver une tâche dont on aurait pas besoins dans un modèle (au lieu d’en faire un  jalon). Exécutez la commande « Tâche » ‐ « Tâche inactive ».  

Time line 

Permet d’avoir une vue du projet sur une seule et même ligne. Envoi vers ppt pour rapportage.  L’image peut encore être modifiée dans le fichier Powerpoint. 

  



 



Les tâches récapitulatives crée via la commande   peuvent être mentionnée en manuelles  et leur durée peut être adaptées indépendamment des tâches que le groupe contient.    « Rétablir » pour les affichages et pour les tables. Intéressant pour revenir au paramétrage  par défaut s’il y a eu une modification.    La fonction d'inspection    Les filtres automatiques ont été améliorés. Le système utilisé dans Excel a été repris. Il suffit  de cocher les valeurs que l’on souhait voir apparaitre ou non.    Facilités pour faire des affichages combinés vie les deux menu déroulant du ruban  « Affichage ». 

MS Project 2010  

 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information 







  Détails = fractionnement (utilisé notamment pour encoder les relations entre les activités ou  affecter des ressources).    Nouveaux raccourci pour jouer sur l'échelle de temps dans le ruban « Affichage » rubrique  « Zoom ».    L’assistant diagramme de Gantt n’existe plus mais des raccourcis pour les tâches critiques, les  marges et les baselines ont été ajoutés. 

 

MS Project 2010  

 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information    Tout d’abord : LE PASSAGE DE MS Project 2007 À MS Project 2010    0   TABLE DES MATIÈRES   Chapitre 1.  1.1 

PARAMETRES DE BASE ............................................................................................ 12 

L’ÉCRAN DE DÉMARRAGE DE MS PROJECT ............................................................................... 13 

1.1.1 

Généralités ............................................................................................................................ 13 

1.1.2 

La barre de menu (menu bar) ............................................................................................... 14 

1.1.3 

Les barres d’outils dans le ruban (toolbars in the ribbon) .................................................... 14 

1.1.4 

La partie des colonnes avec tables ........................................................................................ 17 

1.1.5 

La partie graphique ............................................................................................................... 18 

1.1.6 

La ligne de séparation ........................................................................................................... 19 

1.1.7 

Le curseur de zoom ............................................................................................................... 19 

1.2 

Paramètres de base dans Fichier ‐ Options (File‐Options) ........................................................ 20 

1.2.1 

Généralités ............................................................................................................................ 20 

1.2.2 

Options – Général (General) ................................................................................................. 20 

1.2.3 

Options – Affichage (Display) ................................................................................................ 21 

1.2.4 

Options – Planification (Schedule) ........................................................................................ 22 

1.2.5 

Options – Vérification (Proofing) ........................................................................................... 26 

1.2.6 

Options – Enregistrer (Save) .................................................................................................. 27 

1.2.7 

Options – Langue (Language) ................................................................................................ 27 

1.2.8 

Options – Options avancées (Advanced) ............................................................................... 28 

1.2.9 

Options – Personnalier le Ruban (Customize Ribbon) .......................................................... 33 

1.2.10 

Options – Barre d’outils Accès rapide (Quick Acces Toolbar) ............................................... 33 

1.2.11 

Options – Compléments (Add‐Ins) ........................................................................................ 34 

1.2.12 

Options – Centre de gestion de la confidentialité (Trust Center) ......................................... 35 

Chapitre 2.  2.1 

Créer un projet, des tâches et des relations ............................................................ 36 

La création d’un nouveau projet ............................................................................................... 37 

2.1.1  Nouveau projet en utilisant « Fichier/Nouveau » (File/New) ou avec le raccourci  « Ctrl » + « N » ....................................................................................................................................... 37  2.1.2 

La fenêtre informations sur le projet .................................................................................... 38 

2.2 

La sauvegarde de projets .......................................................................................................... 40 

2.3 

La suppression de projets dans MS Project ............................................................................... 41 

2.4 

La saisie d’activités .................................................................................................................... 42 

MS Project 2010  

 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  2.4.1 

Généralités ............................................................................................................................ 42 

2.4.2 

La saisie, l’insertion et la suppression d’activités .................................................................. 43 

2.4.3 

Données minimales à saisir concernant les activités ............................................................ 44 

2.5 

Fractionner des barres ou des tâches ....................................................................................... 45 

2.6 

Les unités de temps ................................................................................................................... 46 

2.6.1 

Remarques concernant les unités de temps ......................................................................... 46 

2.6.2 

Durée écoulée (Elapsed duration) ......................................................................................... 46 

2.7 

Relations entre activités ............................................................................................................ 47 

2.7.1 

Généralités ............................................................................................................................ 47 

2.7.2 

La saisie, la modification et la suppression de relations ....................................................... 47 

2.8 

Tâches inactives ......................................................................................................................... 53 

2.8.1 

Généralités ............................................................................................................................ 53 

2.8.2 

Activer/désactiver des tâches ............................................................................................... 53 

2.8.3 

Influence des tâches inactives ............................................................................................... 53 

2.8.4 

Affichage des tâches inactives ............................................................................................... 54 

2.9 

Structuration par  « retrait » (alinéas) ou par « WBS » ............................................................. 55 

2.9.1 

Généralités ............................................................................................................................ 55 

2.9.2 

Retrait (alinéas) ..................................................................................................................... 55 

2.9.3 

WBS (Work Breakdown Structure) ........................................................................................ 58 

2.10 

Planification manuelle et planification « top‐down » ............................................................... 61 

2.10.1 

Généralités ............................................................................................................................ 61 

2.10.2 

Définir le mode manuel ou automatique .............................................................................. 61 

2.10.3 

Affichage des tâches manuelles ............................................................................................ 62 

2.10.4 

Exemple de planification top‐down ...................................................................................... 62 

2.11 

Copier et coller des activités ..................................................................................................... 67 

2.11.1 

Généralités ............................................................................................................................ 67 

2.11.2 

Erreurs lors du copiage et collage après classement des tâches .......................................... 67 

2.12 

Les modèles (Templates) ........................................................................................................... 70 

2.12.1 

Généralités ............................................................................................................................ 70 

2.12.2 

Créer ses propres modèles .................................................................................................... 70 

Chapitre 3.  3.1 

Calendriers ............................................................................................................. 72 

Base des calendriers .................................................................................................................. 73 

3.1.1 

Généralités ............................................................................................................................ 73 

3.1.2 

L’écran de calendrier ............................................................................................................. 74 

MS Project 2010  

 

pg 6 

© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  3.1.3 

Apporter des modifications dans un calendrier .................................................................... 75 

3.1.4 

La création de calendriers de projet supplémentaires ......................................................... 77 

3.1.5 

Relier un autre calendrier à un projet ................................................................................... 78 

3.1.6 

Relier un autre calendrier à une activité individuelle ........................................................... 79 

3.1.7 

Supprimer ou renommer des calendriers ............................................................................. 80 

3.1.8 

Imprimer des calendriers ...................................................................................................... 80 

3.2 

Dates butoirs ou contraintes ..................................................................................................... 81 

3.2.1 

Généralités ............................................................................................................................ 81 

3.2.2 

Contrainte dès que possible (As soon as possible) ............................................................... 82 

3.2.3 

Contrainte le plus tard possible (As late as possible) ............................................................ 82 

3.2.4 

Contrainte début au plus tot le (Start no earlier than) ......................................................... 83 

3.2.5 

Contrainte début au plus tard le (Start no later than) .......................................................... 83 

3.2.6 

Contrainte fin au plus tot le (Finish no earlier than) ............................................................. 83 

3.2.7 

Contrainte fin au plus tard le (Finish no later than) .............................................................. 83 

3.2.8 

Contrainte doit commencer le (Must start on) ..................................................................... 83 

3.2.9 

Contrainte doit finir le (Must finish on) ................................................................................. 83 

3.3  3.3.1 

Échéances .................................................................................................................................. 84  Généralités ............................................................................................................................ 84 

Chapitre 4. 

Format .................................................................................................................... 85 

4.1 

Généralités ................................................................................................................................ 86 

4.2 

Définir la disposition générale ................................................................................................... 87 

4.3 

Le chemin critique ..................................................................................................................... 87 

4.3.1 

Calcul du chemin critique ...................................................................................................... 87 

4.3.2 

Présentation des activités critiques ...................................................................................... 88 

4.4 

Définir les styles des barres ....................................................................................................... 89 

4.4.1 

Généralités ............................................................................................................................ 89 

4.4.2 

Le champ « Nom » (Name) .................................................................................................... 90 

4.4.3 

Le champ « Apparence » (Appearance) ................................................................................ 90 

4.4.4 

Texte des barres .................................................................................................................... 90 

4.4.5 

Le champ « Représente les tâches » (Show for … tasks) ....................................................... 90 

4.4.6 

Le champ « Ligne » (Row) ...................................................................................................... 92 

4.4.7 

Les champs « De » (From) et « À » (To) ................................................................................. 92 

4.5  4.5.1 

Mettre en forme les barres ....................................................................................................... 95  Le champ « Texte » (Text) ..................................................................................................... 95 

MS Project 2010  

 

pg 7 

© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  4.5.2 

Le champ « Barres » (Bars) .................................................................................................... 95 

4.6 

Définir les styles du texte .......................................................................................................... 96 

4.7 

Mettre en forme l’echelle de temps (Timescale) ...................................................................... 97 

4.7.1 

Ouvrir le menu echelle de temps (Timescale) ....................................................................... 97 

4.7.2 

Modifier l'échelle de temps (Timescale) et la période chômée (Nonworking time) ............ 97 

4.7.3 

Modifier la période chômée (Nonworking time) .................................................................. 98 

4.8 

Modifier le quadrillage ............................................................................................................ 100 

Chapitre 5.  5.1 

Tri, filtre, regroupement, tables, affichages, champs, codes, formules, global ....... 101 

Tri d’activités ........................................................................................................................... 102 

5.1.1 

Possibilités de tri par défaut ................................................................................................ 102 

5.1.2 

Possibilités de tri personnalisé ............................................................................................ 102 

5.2 

Filtres ....................................................................................................................................... 104 

5.2.1 

Généralités .......................................................................................................................... 104 

5.2.2 

Filtres par défaut ................................................................................................................. 104 

5.2.3 

Filtre automatique ............................................................................................................... 104 

5.2.4 

Créer ou modifier des filtres ............................................................................................... 106 

5.2.5 

Filtres regroupés .................................................................................................................. 108 

5.2.6 

Filtres interactifs .................................................................................................................. 108 

5.3 

Regroupement d’activités ....................................................................................................... 111 

5.3.1 

Généralités .......................................................................................................................... 111 

5.3.2 

Regroupement par défaut ................................................................................................... 112 

5.3.3 

Créer ou modifier des groupes ............................................................................................ 112 

5.4 

Tables ...................................................................................................................................... 114 

5.4.1 

Généralités .......................................................................................................................... 114 

5.4.2 

Créer des tables supplémentaires ....................................................................................... 115 

5.5 

Affichages ................................................................................................................................ 117 

5.5.1 

Généralités .......................................................................................................................... 117 

5.5.2 

Nouvel affichage simple ...................................................................................................... 118 

5.5.3 

Nouvel affichage combiné ................................................................................................... 119 

5.6 

Champs .................................................................................................................................... 120 

5.6.1 

Généralités .......................................................................................................................... 120 

5.6.2 

Catégories de champs ......................................................................................................... 120 

5.6.3 

Types de champs ................................................................................................................. 120 

5.6.4 

Champs personnalisés ......................................................................................................... 120 

MS Project 2010  

 

pg 8 

© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  5.7 

Codes ....................................................................................................................................... 124 

5.7.1 

Généralités .......................................................................................................................... 124 

5.7.2 

Bibliothèque de codes ......................................................................................................... 124 

5.7.3 

Affecter des codes à des activités ....................................................................................... 125 

5.8 

Formules .................................................................................................................................. 126 

5.8.1 

Généralités .......................................................................................................................... 126 

5.8.2 

Procédure pour créer une formule ..................................................................................... 126 

5.8.3 

Applications ......................................................................................................................... 128 

5.9 

Gestion (Organizer) et global.mpt ........................................................................................... 146 

5.9.1 

Généralités .......................................................................................................................... 146 

5.9.2 

Échanger des données entre projets ................................................................................... 146 

Chapitre 6. 

Ressources ............................................................................................................ 148 

6.1 

Généralités .............................................................................................................................. 149 

6.2 

Influence des ressources sur la durée de l’activité ................................................................. 150 

6.2.1 

Généralités, interaction entre le type d’activité et le calcul ............................................... 150 

6.2.2 

Modifier le type d’activité ................................................................................................... 150 

6.2.3 

Formule de calcul ................................................................................................................ 151 

6.2.4 

Durée fixe (Fixed duration) .................................................................................................. 152 

6.2.5 

Capacité fixe (Fixed units) ................................................................................................... 152 

6.2.6 

Travail fixe (Fixed Work) ...................................................................................................... 153 

6.3 

La bibliothèque des ressources ............................................................................................... 154 

6.3.1 

Options en rapport avec la création de ressources ............................................................ 154 

6.3.2 

Créer des Ressources........................................................................................................... 155 

6.3.3 

Types de ressources travail, matériel ou coût ..................................................................... 155 

6.4 

Menu informations sur la ressource ....................................................................................... 157 

6.4.1 

Onglet Général (General) .................................................................................................... 157 

6.4.2 

Onglet Coûts (Cost).............................................................................................................. 158 

6.4.3 

Onglet Remarques (Notes) .................................................................................................. 158 

6.4.4 

Supprimer des ressources de la bibliothèque ..................................................................... 158 

6.4.5 

Échanger des bibliohèques de ressources entre projets .................................................... 158 

6.5 

Affecter des ressources ........................................................................................................... 159 

6.5.1 

Généralités .......................................................................................................................... 159 

6.5.2 

Affectation dans la fenêtre « Affecter les ressources » ...................................................... 159 

6.5.3 

Affectation dans l’écran fractionné ..................................................................................... 160 

MS Project 2010  

 

pg 9 

© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  6.6 

Affecter plusieurs ressources du type travail .......................................................................... 162 

6.6.1 

Généralités .......................................................................................................................... 162 

6.6.2 

Activités pilotées par l’effort ............................................................................................... 162 

6.6.3 

Activités non pilotées par l’effort ........................................................................................ 163 

6.7 

Rapport de ressources ............................................................................................................. 165 

6.7.1 

Graphe des Ressources (Resource graph) ........................................................................... 165 

6.7.2 

Utilisation des Ressources (Resource usage) ...................................................................... 167 

6.7.3 

Affichage combiné gantt et ressources ............................................................................... 168 

6.8 

Planificateur d’équipe ............................................................................................................. 170 

Chapitre 7. 

Tenir à jour la progression (Tracking) .................................................................... 172 

7.1 

Généralités .............................................................................................................................. 173 

7.2 

La planification initiale (Baseline) ............................................................................................ 174 

7.2.1 

Enregistrement de la planification initiale .......................................................................... 174 

7.2.2 

Affichage de la planification initiale .................................................................................... 175 

7.3 

Informations avant de renseigner la progression ................................................................... 179 

7.3.1 

Choix des options ................................................................................................................ 179 

7.3.2 

Choix des types de tâches ................................................................................................... 179 

7.3.3 

Formules sous‐jacentes ....................................................................................................... 180 

7.3.4 

Date d’état et date actuelle ................................................................................................. 181 

7.4 

Renseigner la progression ....................................................................................................... 183 

7.4.1 

Méthode pour renseigner la progression ........................................................................... 183 

7.4.2 

Interprétation des situations de progression ...................................................................... 185 

Chapitre 8. 

Création et impression de rapports et d'affichages ............................................... 189 

8.1 

Généralités .............................................................................................................................. 190 

8.2 

Rapports de textes inclus ........................................................................................................ 191 

8.2.1 

Rapports de vue d’ensemble ............................................................................................... 191 

8.2.2 

Rapports sur les activités en cours ...................................................................................... 195 

8.2.3 

Rapports sur les coûts ......................................................................................................... 196 

8.2.4 

Rapports d’affectations ....................................................................................................... 198 

8.2.5 

Rapports sur la charge de travail ......................................................................................... 198 

8.2.6 

Rapports personnalisés ....................................................................................................... 199 

8.3 

Exporter des rapports visuels .................................................................................................. 200 

8.4 

Rapports graphiques à partir d’affichages .............................................................................. 202 

8.4.1 

Généralités .......................................................................................................................... 202 

MS Project 2010  

 

pg 10 

© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  8.4.2 

Onglet Page (Page) .............................................................................................................. 202 

8.4.3 

Onglet Marges (Margins) ..................................................................................................... 203 

8.4.4 

Onglet En‐tête (Header) ...................................................................................................... 203 

8.4.5 

Onglet Pied de page (Footer) .............................................................................................. 204 

8.4.6 

Onglet Légende (Legend) .................................................................................................... 204 

8.4.7 

Onglet Affichage (View) ....................................................................................................... 205 

Chapitre 9. 

Chronologie (Timeline).......................................................................................... 206 

9.1 

Généralités .............................................................................................................................. 207 

9.2 

Afficher la chronologie ............................................................................................................ 208 

9.3 

Ajouter ou supprimer des tâches de la chronologie ............................................................... 209 

9.3.1 

Ajouter des tâches à la chronologie .................................................................................... 209 

9.3.2 

Supprimer des tâches de la chronologie ............................................................................. 209 

9.4 

Personnaliser la chronologie ................................................................................................... 211 

9.4.1 

Niveau de détail de la barre ................................................................................................ 211 

9.4.2 

Afficher des tâches sous forme de légendes ou de barres ................................................. 211 

9.4.3 

Style du texte ....................................................................................................................... 212 

9.5 

Interaction de la chronologie .................................................................................................. 214 

9.5.1 

Généralités .......................................................................................................................... 214 

9.5.2 

Interaction concernant les données des tâches .................................................................. 214 

9.5.3 

Interaction concernant la partie graphique ........................................................................ 214 

9.6 

Exporter la chronologie ........................................................................................................... 216 

MS Project 2010  

 

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CHAPITRE 1. PARAMETRES DE BASE                                      

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1.1 L’ÉCRAN DE DÉMARRAGE DE MS PROJECT 1.1.1 GENERALITES Lorsqu’une  version  précédente  de  MS  Project  était  installée  et  lorsque  la  nouvelle  version  est  ouverte pour la première fois après l’installation, vous devez définir la manière dont la mise à jour de  la version précédente doit être effectuée. Cette mise à jour comprend le transcodage de paramètres  personnels créés dans la version précédente tels que des filtres, des champs…   Trois possibilités sont offertes :  o o o

une mise à jour automatique,  une mise à jour manuelle,   pas de mise à jour. 

Si une mise à jour est souhaitée, il est conseillé de choisir la deuxième option car cette option offre  un plus grand contrôle qu'une mise à jour automatique.  Après  le  lancement  du  programme,  l’écran  de  démarrage  MS  Project  apparaît.  Cet  écran  est  composé des parties suivantes :  o o o o o o

la barre de menu,  les barres d’outils dans le ruban (toolbars in the ribbon),  la partie des colonnes (table),  la partie graphique,  la ligne de séparation de la partie des colonnes et de la partie graphique,  le curseur de zoom. 

Barre de Menu 

Ruban 

Séparation  Colonnes‐Gantt  Partie Graphique  Partie des  colonnes 

Zoom 

  Figure 1‐1 Écran de démarrage 

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1.1.2 LA BARRE DE MENU (MENU BAR) Lorsque  l’utilisateur  clique  sur  l’un  des  menus  principaux  (sous  forme  d'onglets),  les  commandes  inférieures  apparaissent  dans  le  champ  des  barres  d’outils.  Le  champ  avec  les  barres  d’outils  est  également appelé « ruban » ou « ribbon ».   L'utilisateur peut ajouter des onglets à la barre de menu. Ceci sera expliqué plus loin.      

Figure 1‐2 La barre de menu

1.1.3 LES BARRES D’OUTILS DANS LE RUBAN (TOOLBARS IN THE RIBBON) A  partir  de  MS  Project  2010,  toutes  les  barres  d’outils  sélectionnées  ne  sont  plus  continuellement  visibles, mais apparaissent de manière intelligente, en fonction du menu principal activé. Les barres  d’outils  apparaissent  dans  le  « ruban »  ou  le  « ribbon ».  Seules  les  commandes  pertinentes  sont  sélectionnables. S’il y a encore des commandes inférieures, les barres d’outils peuvent encore être  déroulées après le choix d’un groupe de commandes.  L’utilisateur peut corriger et modifier des barres d’outils. Ceci sera expliqué plus loin.  Les  commandes  du  menu  « Fichier »  (File)  sont  expliquées  plus  en  détail  ci‐dessous.  Les  autres  commandes seront expliquées plus tard.  

1.1.3.1 Barre d’outils du menu « Fichier » (File) Une  nouveauté  apportée  par  MS  Project  2010  se  situe  au  niveau  de  l’activation  du  menu  principal  « Fichier »  (File),  qui  permet  à  l’utilisateur  d’obtenir  un  nouvel  agencement  de  l’écran.  C’est  ce  qui  est  appelé  le  « backstage ».  Dans  cette  fenêtre  backstage,  l’utilisateur  peut  gérer  les  fichiers  et  les  informations à propos de ces fichiers. Cet onglet « Fichier » remplace en  fait  le  bouton    Microsoft office connu des versions précédentes.   Les commandes suivantes sont possibles :   o o o o o o o o o o o o o

Enregistrer (Save),  Enregistrer sous (Save As),  Ouvrir (Open),  Fermer (Close),  Informations (Info),  Récent (Recent),  Nouveau (New),  Imprimer (Print),  Partager (Share),  Aide (Help),  Compléments (Add‐Ins),  Options (Options),  Quitter (Exit). 

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Figure 1‐3 Menu « Fichier »

 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  Enregistrer  (Save) :  lorsque  l’on  clique  sur  cette  commande,  le  projet  est  enregistré  dans  l'emplacement créé par l'utilisateur et conserve son nom actuel, ou la version précédente du projet  est  réenregistrée  sur  le  même  emplacement,  sans  modification  du  nom  du  fichier  (normalement,  l’utilisateur  attribue  d’abord  un  emplacement  et  un  nom  au  fichier  en  cliquant  sur  « Enregistrer  sous »).  Enregistrer  sous  (Save  As) :  lorsque  l’on  choisit  cette  commande,  une  boîte  de  dialogue  apparaît,  demandant un emplacement pour enregistrer le fichier, auquel un nom peut être attribué.  Ouvrir (Open) : en cliquant sur cette commande, l’utilisateur peut chercher le fichier à ouvrir.  Fermer (Close) : en cliquant sur cette commande, l’utilisateur ferme le fichier.  Si des modifications  ont  été  apportées  depuis  le  dernier  enregistrement  du  fichier,  un  message  apparaîtra  vous  demandant si ces modifications doivent d’abord être enregistrées.  Informations (Info) : cette commande permet de :  o

o o

faire apparaître les informations générales du projet  (comme par exemple les dates de début et  de fin, la façon dont la planification est établie (à partir de la date de début ou à partir de la date  de fin), la date du jour, la date d’état (quand la dernière situation de la planification a été mise à  jour), le calendrier avec lequel on travaille et le niveau de priorité),  gérer les comptes si l'on travaille avec une version serveur,  gérer  les  « modèles »  (templates)  d’éléments  de  projets  tels  que  des  tableaux,  des  rapports…  ,  aussi bien les modèles généraux (global) que ceux liés au projet. 

Récent  (Recent) :  cette  commande  permet  d’afficher  la  liste  des  derniers  projets  ouverts,  ce  qui  permet de trouver rapidement le projet à ouvrir, sans devoir naviguer dans la structure en répertoire  de la commande « Ouvrir ».  Nouveau  (New) :  cette  commande  permet  de  lancer  un  nouveau  projet.   Il convient pour cela de choisir entre :  o o o o o o o

un nouveau projet,  les  derniers  « modèles »  (templates) utilisés,   les modèles personnels,  un fichier créé à partir d’un fichier  existant,  un  fichier  créé  à  partir  d’un  classeur Excel,  un  fichier  créé  à  partir  de  Sharepoint,  d’autres modèles Office. 

Figure 1‐4 Menu « Fichier » Nouveau 

Imprimer  (Print) :  cette  commande  permet  de  définir  des  paramètres  d’imprimantes  et  d’imprimer  des documents. 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  Partager (Share) : en cliquant sur cette commande, on peut choisir différentes façons de partager le  fichier avec d’autres personnes. Par exemple, en envoyant le projet comme annexe à un courriel, en  synchronisant avec une liste des tâches, en l’enregistrant dans une base de données Sharepoint, en  créant un fichier Pdf…  Aide (Help) : cette commande fait apparaître un certain nombre de fonctions d’aide.   Compléments (Add‐Ins) : Cette commande permet de gérer des ajouts,  par exemple pour envoyer le  fichier vers un appareil Bluetooth, ou lorsque des modules de fonctionnement supplémentaires ont  été installés.  Options (Options) : cette commande permet de définir les paramètres de base du projet.  Ce point  sera approfondi dans un chapitre séparé.    Quitter (Exit) : en cliquant sur cette commande, l’utilisateur ferme MS Project.  

1.1.3.2 Barre d’outils du menu « Tâche » (Task) Les commandes qui s’y rapportent seront expliquées plus tard. 

  Figure 1‐5 Onglet « Tâche » 

1.1.3.3 Barre d’outils du menu « Ressource » (Resource) Les commandes qui s’y rapportent seront expliquées plus tard. 

  Figure 1‐6 Onglet « Ressource » 

1.1.3.4 Barre d’outils du menu « Projet » (Project) Les commandes qui s’y rapportent seront expliquées plus tard. 

  Figure 1‐7 Onglet « Projet » 

 

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1.1.3.5 Barre d’outils du menu « Affichage » (View) Les commandes qui s’y rapportent seront expliquées plus tard. 

  Figure 1‐8 Onglet « Affichage » 

1.1.3.6 Barre d’outils du menu « Compléments » (Add‐ins) Les commandes qui s’y rapportent seront expliquées plus tard. 

  Figure 1‐9 Onglet « Compléments » 

1.1.3.7 Barre d’outils du menu « Format » (Format) Les commandes qui s’y rapportent seront expliquées plus tard. 

  Figure 1‐10 Onglet « Format » 

1.1.4 LA PARTIE DES COLONNES AVEC TABLES La partie des colonnes est composée d’un certain nombre de colonnes de données. Certaines de ces  colonnes,  également  appelées  « champs »,  doivent  être  complétées  par  l’utilisateur,  tandis  que  d’autres sont calculées automatiquement par MS Project. 

Colonnes de données 

  Figure 1‐11 Partie des colonnes 

Un  certain  nombre  de  tables  peuvent  être  affichées  dans  la  partie  des  colonnes.  La  table  active  détermine  quelles  colonnes  sont  visibles.  Les  tables  peuvent  être  sélectionnées  dans  le  menu  MS Project 2010  

 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  « Affichage » (View) – « Tables » (Tables). Par défaut, c’est la table « Entrée » (Entry) qui est affichée.  L’affichage d’autres tables et la modification de tables seront expliqués plus loin. 

  Figure 1‐12 Table « Entrée » 

Lorsque  l’on  décale  la  ligne  de  séparation  vers  la  droite,  une  colonne  vide,  intitulée  « Ajouter  une  nouvelle colonne » (Add New Column) apparaît dans la partie des colonnes. Si l'on clique sur l’en‐tête  de colonne, un menu déroulant apparaît et permet de choisir quelle colonne doit être ajoutée. Une  nouvelle colonne vide est alors créée à côté de cette nouvelle colonne. 

1.1.5 LA PARTIE GRAPHIQUE Dans la partie graphique, les données introduites sont généralement représentées sur une échelle de  temps  (diagramme  de  Gantt,  voir  schéma).  Plus  loin,  nous  décrirons  comment  l’échelle  de  temps,  l’affichage des barres etc. peuvent être modifiés. 

  Figure 1‐13 Partie graphique 

Il  est  possible  de  représenter  aussi  d’autres  affichages  dans  la  partie  graphique,  entre  autres :  une  présentation des activités sous forme de calendrier, un réseau de tâches (Precedence Diagramming  Methode  PDM)  qui  affiche  les  liens  entre  les  tâches,  un  graphique  des  « ressources »  (resources)  attribuées, des affichages graphiques des planifications d’équipe…   

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1.1.6 LA LIGNE DE SEPARATION La  partie  des  colonnes  et  la  partie  graphique  sont  séparées  par  une  ligne  déplaçable.  Lorsque  l’utilisateur  fait  glisser  cette  ligne  de  séparation,  en  maintenant  enfoncé  le  bouton  gauche  de  la  souris, il peut modifier le rapport entre la partie des colonnes et la partie graphique. 

1.1.7 LE CURSEUR DE ZOOM Le curseur de zoom permet d’effectuer rapidement un zoom dans la partie graphique et de modifier  l’échelle de temps.    Figure 1‐14 Curseur de zoom 

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1.2 PARAMETRES DE BASE DANS FICHIER ‐ OPTIONS (FILE‐OPTIONS) 1.2.1 GENERALITES Avant  d’introduire  les  données,  il  est  conseillé  de  configurer  un  certain  nombre  de  paramètres  concernant  la  manière  dont  MS  Project  doit  réagir  aux  données  saisies  (par  ex.  le  vérificateur  d’orthographe),  les  données  sources  dont  il  faut  tenir  compte  (par  ex.  quel  type  de  calendrier  est  utilisé, la devise)…  Ces notions peuvent être définies dans le backstage en cliquant sur Fichier – Options (File‐Options). Il  est  souvent  possible  de  déterminer  si  les  options  s’appliquent  à  tous  les  nouveaux  projets  ou  seulement à certains projets ouverts.  Les onglets suivants peuvent être ouverts :  o o o o o o o o o o o

Général (General),  Affichage (Display),  Planification (Schedule),  Vérification (Proofing),  Enregistrer (Save),  Langue (Language),  Options avancées (Advanced),  Personnaliser le Ruban (Customize Ribbon),  Barre d’outils Accès rapide (Quick Acces Toolbar),  Compléments (Add‐Ins),  Centre de gestion de la confidentialité (Trust Center).  Figure 1‐15 Options du projet

1.2.2 OPTIONS – GENERAL (GENERAL) Les premiers paramètres généraux peuvent être définis ici.   

Choix de l'affichage par  défaut

  Figure 1‐16 Options « Général » affichage projet 

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o

Options de l’interface utilisateur (User Interface options) :   Jeu  de  couleurs :  concerne  l’affichage  de  la  couleur  des  en‐têtes  de  colonnes,  des  en‐ têtes de lignes et du ruban. Choix entre bleu, gris clair et noir.   Style  d’info‐bulle  (Screentip) :  détermine  si  des  informations,  et  quelle  quantité  d’informations,  sont  affichées  sur  la  commande  désignée  par  la  souris.  Pour  les  débutants, il est conseillé de conserver les info‐bulles avec description.  Affichage Project (Project view) :   Affichage  par  défaut :  définit  quelles  présentations  par  défaut  sont  affichées.  Généralement,  au  démarrage,  il  s’agira  de  la  présentation  Gantt,  éventuellement  complétée d’une chronologie. De nombreux autres affichages sont également possibles,  comme l’affichage d’activités dans un calendrier, un réseau de tâches (PDM), différents  affichages concernant les ressources, les planifications d’équipe…   Format de date : détermine de quelle manière les dates doivent être affichées. 

Personnaliser votre copie de MS Project (Personalize your copy of MS Project) :  

Cette section permet de modifier le nom d’utilisateur et les initiales. 

1.2.3 OPTIONS – AFFICHAGE (DISPLAY) o

o o

Calendrier  (Calendar) :  cette  option  permet  de  définir  le  type  de  calendrier.  Le  calendrier  sélectionné par défaut est le calendrier grégorien.          Choix du type de  calendrier         Unités  monétaires                  Figure 1‐17 Options « Affichage »     Options de devise (currency options) : la devise, le symbole de la devise, le positionnement du  symbole et le nombre de décimales sont déterminés ici.  Afficher les indicateurs et les boutons d’options pour (Show indicators and options for) : lorsque  ces  cases  sont  cochées,  MS  Project  affiche  des  indicateurs  temporaires  signalant  qu’à  certains  endroits,  les  données  ont  été  modifiées.  Ces  indicateurs  apparaissent  alors  dans  la  « colonne  Indicateurs » (la colonne « i »). Des conseils apparaissent également à l’écran, indiquant ce qu'il 

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o

est possible de faire pour rendre les modifications apportées acceptables dans MS Project. Elles  concernent :   l’affectation de ressources (Resource assignments) ;   les  modifications  des  dates  de  début  et  de  fin  (Edits  to  start  and  finish  dates) :  par  exemple,  lorsqu’une  date  est  modifiée  manuellement  dans  la  colonne  de  données, des indicateurs et des suggestions apparaissent ;   les  modifications  du  travail,  des  unités  ou  de  la  durée  (Edits  to  work,  units  or  duration) ;   la suppression dans la colonne « Nom » (Deletions in the Name columns).  Afficher ces éléments (Show these elements) : on peut déterminer ici si la barre de saisie (Entry  bar) est affichée ou non. La barre de saisie est une barre située en dessous du ruban et au‐dessus  de  la  partie  des  colonnes  et  de  la  partie  graphique  (voir  Excel).  Dans  cette  barre,  des  données  peuvent  être  introduites  ou  modifiées,  mais  il  est  également  possible  d'apporter  des  modifications directement dans la cellule concernée de la table. 

 

1.2.4 OPTIONS – PLANIFICATION (SCHEDULE) On peut définir dans cette rubrique des paramètres concernant la planification, les calendriers et les  calculs.     o Options de calendrier (Calendar options) : ici, il convient d'abord de définir si les paramètres ne  s'appliquent qu'au projet actuel ou bien à tous les nouveaux projects créés.  o Il est possible de définir :   le premier jour de la semaine (en général le lundi),   la date de début de l’exercice (en général janvier),   l’heure de début et de fin de travail chaque jour,   le nombre d’heures de travail par jour et par semaine,   le nombre de jours de travail par mois. 

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Options de calendrier pour fichier actuel ou  pour tous les nouveaux projets  Premier jour de la semaine et premier mois de  l'année fiscale 

Heure de début de fin de la journée et nombre  d'heures de travail par jour et par semaine 

Options de prévisions pour le projet actuel ou  tous les nouveaux projets  Unité des durées d'activité et du nombre d'heure  de travail

  Figure 1‐18 Options « Planification » 

o

o

Planification (Schedule) :   o indique  si  des  messages  peuvent  on  non  être  affichés  lorsque  des  contradictions  se  présentent. Il est conseillé de cocher cette case ;  o indique  si  l’affectation  de  ressources  doit  être  exprimée  en  pourcentages  ou  en  décimales.   Pourcentage :  « 100  % »  signifie  qu'une  ressource  est  affectée  à  plein  temps  à  une activité.   Décimal : « 1 » signifie qu'une ressource est affectée à une activité à plein temps.  Par  exemple,  dans  le  cas  d’un  chef  de  projet  qui  gère  2  chantiers,  chaque  chantier est affecté à 0,5.  Options  de  planification  (Schedule  options) :  ici,  il  convient  d'abord  de  déterminer  si  les  paramètres ne s'appliquent qu'au projet actuel ou bien à tous les nouveaux projets créés.  o On attribue aux nouvelles activités créées soit :    pas de date, 

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o o o

o

 la date de début du projet,   la date du jour.  La durée d’une activité peut être introduite en minutes, en heures, en jours, en semaines  ou en mois.  La  quantité  de  travail  autorisée  « Travail »  (Work)  peut  être  introduite  en  minutes,  en  heures, en jours, en semaines ou en mois.  Le  type  de  tâche  par  défaut :  permet  de  choisir  le  type  d’activité  qui  sera  affecté  par  défaut à une activité.   Durée  fixe  (Fixed  duration) :  l’utilisateur  détermine  lui‐même  la  durée  de  l’activité et celle‐ci ne peut pas être modifiée par MS Project, ni en fonction des  ressources liées à l’activité, ni en fonction du temps de travail autorisé affecté.   Capacité  fixe  (Fixed  units) :  l’utilisateur  détermine  lui‐même  la  quantité  de  ressources  et  celle‐ci  ne  peut  pas  être  modifiée  par  MS  Project,  ni  en  fonction  d’une  durée  d’activité  modifiée,  ni  en  fonction  du  temps  de  travail  autorisé  affecté.   Travail  fixe  (Fixed  work) :  l’utilisateur  détermine  lui‐même  le  temps  de  travail  autorisé et celui‐ci ne peut pas  être  modifié par  MS Project,  ni en fonction des  ressources liées à l’activité, ni en fonction de la durée modifée de l’activité.   Afin d’éviter tout problèmes au cours de l’interprétation du progrès (tracking,  progress), il est déconseillé d’utiliser le type « Durée fixe » (Fixed duration).   Une  explication  du  mode  de  calcul  suivi  par  MS  project  est  décrite  dans  le  chapitre « Ressources ».  Les nouvelles tâches sont pilotées par l’effort (New tasks are effort driven) : la durée de  l’activité  est  calculée  par  MS  project  sur  la  base  du  nombre  de  ressources  et  de  la  quantité  de  travail  attribués  à  une  tâche.  Les  données  à  introduire  sont  le  nombre  d’unités  (units)  pour  les  ressources  (resources)  et  la  quantité  de  travai  (work)  (heures  homme).  On conseille aux débutants de NE PAS ACTIVER cette option. 

o

Lier  automatiquement  les  tâches  insérées  ou  déplacées  (Autolink  inserted  or  moved  tasks) :  toute  activité  intercalée  est  automatiquement  liée,  par  une  relation  FS=0,  à  la  tâche précedente et à la tâche suivante.   On conseille aux débutants de NE PAS ACTIVER cette option. 

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Fractionner les tâches en cours de réalisation (Split in‐progress tasks) : après introduction  du  progrès,  les  activités  déjà  commencées  mais  pas  encore  terminées  seront  fractionnées en une partie « réalisée » et une partie « à réaliser ».   On conseille aux débutants de NE PAS ACTIVER cette option. 

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Mettre  à  jour  les  tâches  planifiées  manuellement  lors  de  la  modification  des  liens  (Update Manually Scheduled tasks when editing links).  Les  tâches  respectent  toujours  les  contraintes  de  dates  (Tasks  will  always  honor  their  constraint  dates) :  le  calcul  du  réseau  prend  toujours  en  compte  les  dates  introduites 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  liées à la tâche, même lorsque ces tâches sont contraires à la logique du réseau. Lorsque  cette option est cochée, dans le cas de certains types de contraintes, les relations créées  entre  les  tâches  ne  sont  plus  prises  en  compte  (plus  de  détails  sur  les  contraintes  (constraints) plus loin).   On conseille aux débutants de NE PAS ACTIVER cette option.  o

Afficher lorsque les tâches planifiées ont une durée estimée (Show that scheduled tasks  have  estimated  durations) :  MS  Project  signale  lorsqu’une  durée  estimée  ou  provisoire  (introduite  ou  calculée)  est  associée  à  des  tâches  en  ajoutant  un  « ? »  dans  la  colonne  « durée »  (duration)  (pour  ce  faire,  il  convient  de  placer  la  valeur  dans  la  colonne  « Estimée » (Estimated) sur « Oui » (Yes). Cependant, cette colonne n’est pas affichée par  défaut à l’écran.)   On conseille aux débutants d’ACTIVER cette option. 

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Les  nouvelles  tâches  planifiées  ont  une  durée  estimée  (New  scheduled  tasks  have  estimated  durations) :  lorsque  cette  option  est  cochée,  MS  Project  attribue  automatiquement une durée estimée d’1 jour à une nouvelle tâche. Le message « 1 j ?”  apparaît alors dans la colonne « Durée » (Duration).   On conseille aux débutants d’ACTIVER cette option. 

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Conserver la tâche au jour ouvré le plus proche lors du passage au mode de planification  automatique  (Keep  tasks  on  nearest  working  day  when  changing  to  Automatically  Scheduled  mode) :  lorsque  l’on  passe  d’une  planification  manuelle  à  une  planification  automatique, MS Project déplace les tâches planifiées à un jour chômé vers le jour ouvré  le plus proche.   On conseille aux débutants de NE PAS ACTIVER cette option. 

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Planifier les options des alertes (Schedule alert options) : ici, il convient d'abord de déterminer si  les paramètres ne s'appliquent qu'au projet actuel ou bien à tous les nouveaux projets créés.   Il est possible de déterminer :   si  des  alertes  peuvent  être  données  lorsque  des  contradictions  sont  constatées  dans la planification,   si MS Project peut formuler une suggestion afin de résoudre les contradictions.  Calcul (Calculation) : cette option permet de déterminer s’il convient de recalculer le projet après  chaque  nouvelle  modification.  En  cas  de  planifications  importantes  et  lourdes,  il  est  conseillé  d’introduire d’abord un certain nombre de modifications et de recalculer ensuite le projet.  Options de calcul (Calculation options) : ici, il convient d'abord de déterminer si les paramètres  ne s'appliquent qu'au projet actuel ou bien à tous les nouveaux projets créés.   On détermine si la mise à jour du statut des tâches (tasks) suppose également une mise à  jour des ressources (resources).   On détermine si un projet importé peut être considéré comme une tâche récapitulative  (les tâches récapitulatives seront expliquées plus loin).   On détermine si MS Project doit calculer les coûts actuels. 

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Par défaut, les coûts peuvent être attribués aux tâches de 3 façons :   au début de la tâche,   répartis sur la durée de la tâche,   à la fin de la tâche. 

1.2.5 OPTIONS – VERIFICATION (PROOFING) Ces  options  permettent  de  déterminer  la  façon  dont  MS  Project  doit  se  comporter  pendant  la  vérification de l'orthographe et des fautes de frappe.  Correction automatique (AutoCorrect) :  o Si  un  mot  a  été  introduit  avec  deux  lettres  majuscules,  la  deuxième  majuscule  peut  être  remplacée par une lettre minuscule ;  o La  première  lettre  d’une  phrase  peut  être  automatiquement  écrite  en  majuscule,  même  si  l’utilisateur introduit une minuscule ;  o Écrire les noms de jours en majuscules ;  o Si MS Project estime que l'utilisateur a appuyé par erreur sur la touche « Shift Lock », et que  les lettres majuscules et minuscules sont utilisées inversement, MS Project peut rétablir les  lettres ;  o Certaines  combinaisons  de  caractères  peuvent  être  remplacées  par  d’autres  mots  ou  symboles ;   o Il est également possible de définir des exceptions à tous ces points.  Lorsque l’orthographe est corrigée dans des programmes MS Office :  o Définition  de  mots  devant  être  ignorés,  ou  lorsqu’un  avertissement  doit  être  affiché,  des  dictionnaires à utiliser…  Lorsque l’orthographe est corrigée dans MS Project :  o Définition des champs devant être contrôlés (en général, tous les champs de texte).   

  Figure 1‐19 Options « Vérification » 

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1.2.6 OPTIONS – ENREGISTRER (SAVE) Ces options permettent de définir des paramètres ayant trait à l’enregistrement de données.    Les  projets  peuvent  être  enregistrés  en  plusieurs  formats :  par  défaut,  comme  projet  (*.mpp),  comme projet devant encore pouvoir être ouvert dans une version antérieure de MS Project (*.mpp),  ou  comme  « modèle »  (template)  (*.mpt).  L’emplacement  dans  lequel  les  fichiers  sont  enregistrés  par  défaut  peut  également  être  défini  ici.  Ils  sont  enregistrés  par  défaut  sur  le  disque  C.  Il  est  conseillé de créer sa propre structure en répertoire pour la localisation des fichiers.  Afin d’éviter de perdre des données, par exemple à la suite d’une panne d’ordinateur, il est possible  de définir un enregistrement automatique. L'utilisateur peut déterminer la fréquence à laquelle les  fichiers  doivent  être  enregistrés,  et  s’il  ne  faut  enregistrer  que  le  projet  actif  ou  tous  les  projets  ouverts.  L’utilisateur  peut  demander  de  confirmer,  avant  l’enregistrement,  que  celui‐ci  peut  effectivement avoir lieu (Prompt before saving).   

Format de fichier Localisation par défaut  Enregistrement automatique

Confirmation avant l'enregistrement 

  Figure 1‐20 Options « Enregistrer » 

 

1.2.7 OPTIONS – LANGUE (LANGUAGE) Si les bonnes données de langue sont enregistrées et installées, MS Project tient compte de la langue  choisie pour effectuer la vérification d’orthographe et de grammaire dans les cellules complétées par  l’utilisateur.  Il convient également de choisir la langue à afficher dans l’interface de MS Project et dans la fonction  d’aide.   

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  Figure 1‐21 Options « Langue » 

 

1.2.8 OPTIONS – OPTIONS AVANCEES (ADVANCED) Cet onglet comporte les options suivantes.  o Général (General)   Activer  le  filtre  automatique  pour  les  nouveaux  projets  (Set  Autofilter  on  for  new  projects) :   Dès l’ouverture d’un nouveau projet, le filtre automatique est activé. C’est une manière  de  sélectionner  les  données  d’un  champ  bien  précis  (une  colonne  dans  MS  Project).  Lorsque  le  filtre  automatique  est  activé,  un  petit  triangle  apparaît  à  côté  des  titres  de  colonnes (plus d’informations infra).  Les utilisateurs expérimentés activeront cette option.  

Demander  les  informations  sur  le  projet  pour  les  nouveaux  projets  (Prompt  for  project  info for new projects) :  Lorsque l’on crée un nouveau projet, une fenêtre intitulée « Informations sur le projet »  (Project  information)  s’ouvre :  on  peut  y  définir  les  données  propres  au  projet,  comme  par exemple la date de début. Plus d’informations infra.  Il est conseillé d’ACTIVER cette option. 



Ouvrir le dernier fichier au démarrage (Open last file on startup) :  Lorsque l'on coche cette case, le dernier fichier ouvert est automatiquement rouvert au  démarrage de MS Project.  Il est conseillé de DÉSACTIVER cette option. 



Nombre de niveaux de la commande Annuler (Undo levels) : 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  On peut annuler jusqu’à 99 modifications. À définir entre 0 et 99.  o

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  Project Web App (Project Web Access) :  Permet de laisser des membres de l’équipe intervenir dans l’affectation de tâches.    Assistant Gestion de projets (Planning Wizzard) :  L’utilisateur peut demander l’avis d’un assistant Gestion de projets.   Conseils  sur  l’utilisation  de  MS  project  (Advice  about  using  Project) :  méthodes  de  travail plus rapides…   Conseils sur la planification (Advice about scheduling) : liaisons, calculs, activités…   Conseils sur les erreurs (Advice about errors).     Options  générales  pour  ce  projet  (General  options  for  this  project) :  déterminer  si  les  paramètres s’appliquent au projet actuel/à tous les projets.   Ajouter  automatiquement  des  ressources  et  des  tâches  (Automatically  add  new  resources  and  tasks) :  lorsque  cette  case  n’est  pas  cochée,  une  ressource  non  enregistrée  dans  la  liste  de  ressources  (tableau  de  ressources/resource  sheet)  ne  peut  pas  être  directement  liée  à  une  tâche.    Dans  ce  cas,  MS  Project  va  d’abord  demander une confirmation du nom de la ressource.   Le prix par défaut des heures (default standard rate) et des heures supplémentaires  (default  overtime  rate)  pour  chacune  des  ressources  à  enregistrer  dans  la  bibliothèque.  Ces  valeurs  pourront  encore  être  modifiées  ultérieurement  dans  la  bibliothèque.    Modification (Edit) :   Glisser et déplacer les cellules (Allow cell drag and drop) : le glissement du contenu  des cellules est autorisé.   Déplacer  la  sélection  après  validation  (Move  selection  after  enter) :  Après  introduction  d'une  donnée  et  confirmation  de  celle‐ci  en  appuyant  sur  la  touche  « Enter », le curseur passe à la cellule inférieure.   Confirmer la mise à jour automatique des liens (Ask to update automatic links) : dans  un  projet,  des  liens  peuvent  être  établis  vers  un  fichier  provenant  d’une  autre  application (par exemple un logo d’entreprise). Lorsqu’une modification est apportée  à l’autre fichier, MS Project propose 2 solutions :   la modification est également effectuée automatiquement dans MS Project ;   au démarrage de MS Project apparaît une boîte de dialogue dans laquelle il y  a lieu de préciser si la modification doit être apportée.   Modifier directement dans les cellules (Edit directly in cell) : si cette option n’est pas  cochée,  des  modifications  peuvent  seulement  être  apportées  dans  la  barre  de  modification (edit bar). Dans l’autre cas, l’utilisateur peut apporter des modifications  directement dans la cellule.  Affichage (Display) 

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Afficher le nombre de documents récents (Show this number of recent document) :  pour préciser combien de fichiers utilisés dernièrement sont affichés dans la liste des  fichiers récents. (Fichier/Récent) (File/Recent)   Afficher la barre d’état (Show status bar) : affiche la barre dans le bas de la fenêtre  MS Project qui fournit des informations sur la progression des tâchées réalisées.   Afficher  les  fenêtres  dans  la  barre  des  tâches  (Show  windows  in  Taskbar) :  lorsque  cette  case  est  cochée,  chaque  projet  ouvert  est  affiché  dans  le  bas  de  l'écran  sous  forme de bouton séparé.   Utiliser les numéros internes pour établir une correspondance avec les éléments de  la  boîte  de  dialogue  Organiser  renommés  ou  de  langue  différente  entre  les  projets  (Use interbal ID’s to match different‐language or renamed Organizer items between  projects) :  laisse  MS  Project  travailler  avec  ses  propres  numéros  internes  pour  résoudre les problèmes de langues différentes ou d’éléments de la boîte de dialogue  Organiser renommés entre des projets différents.   Afficher  automatiquement  les  nouveaux  affichages,  tables,  filtres  et  groupes  au  modèle  global  (Automatically  add  new  views,  tables,  filters  and  groups  to  the  global) :  lorsqu’un  nouvel  affichage,  une  nouvelle  table,  un  nouveau  filtre  ou  un  nouveau  groupe  est  créé,  il  est  automatiquement  repris  dans  le  modèle  global  et  peut donc aussi être utilisé pour d’autres projets.   Afficher  les  barres  de  défilement  (Show  scroll  bars) :  pour  afficher  ou  cacher  les  barres de défilement, qui servent à « défiler » horizontalement et verticalement dans  le projet.   Afficher  les  indicateurs  de  liaisons  OLE  (OLE‐link  indicators) :  pour  montrer  les  références (à gauche) à d’autres projets (voir le cours du niveau avancé).   Afficher en 3D les barres et les formes des affichages Gantt (Bars and shapes in Gant  views  in  3D) :  effets  3D  plus  modernes  dans  l’affichage  des  barres  et  figures  du  diagramme de Gantt.  o Options  d’affichage  de  ce  projet  (Display  options  for  this  project) :  déterminer  si  les  paramètres s’appliquent au projet actuel/à tous les projets.   Pour  définir  quel  symbole  sera  utilisé  derrière  les  unités  de  minutes,  d'heures,  de  jours, de semaines, de mois et d'année. Plusieurs notations sont proposées.   Ajouter un espace avant l’étiquette (Add space before label)   Afficher la tâche récapitulative du projet (Show project summary task)   Souligner  les  liens  hypertextes  (Underline  hyperlinks),  choix  de  la  couleur  des  liens  hypertextes et de la couleur des liens hypertextes suivis précédemment.  o Options  de  liaisons  entre  projets  pour  ce  projet  (Cross  project  linking  options  for  this  project) : pour afficher les activités précédentes ou suivantes d’un fichier externe et ouvrir la  boîte de dialogue que montrent les « liaisons entre projets ».  o Options de valeur acquise pour ce projet (Earned value options for this project) : déterminer  si les paramètres s’appliquent au projet actuel/à tous les projets.   Comment la valeur acquise doit être calculée : en fonction de la progression ou de la  progression physique.   Déterminer  ce  qui  sert  de  base  pour  calculer  la  valeur  acquise  (à  partir  d'une  planification » (baseline)). 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  o Options  de  calcul  pour  ce  projet  (Calculation  options  for  this  project) :  déterminer  si  les  paramètres s’appliquent au projet actuel/à tous les projets.   On détermine ici comment les tâches doivent se comporter au moment d’introduire  le rapport de progrès (progress reporting).    Calculer  les  chemins  critiques  multiples  (Calculate  multiple  critical  paths) :  si  cette  option  est  cochée,  les  tâches  « open  end »,  c’est‐à‐dire  celles  n'étant  pas  suivies  d’autres tâches, sont considérées comme critiques. Pour certains projets, il n'est pas  possible d'indiquer toutes les tâches précédentes et suivantes et il est recommandé  de NE PAS ACTIVER cette option.   Tâches critiques si la marge est inférieure ou égale à… (Tasks are critical if slack is less  than  or  equal  to…) :  pour  déterminer  à  partir  de  quelle  marge  une  tâche  doit  être  considérée  comme  critique.  Dans  le  cas  de  grands  projets,  on  peut  par  exemple  déterminer  qu’une  marge  totale  allant  jusqu’à  4  jours  doit  être  considérée  comme  critique.   

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  Figure 1‐22 Options avancées (1+2) 

 

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1.2.9 OPTIONS – PERSONNALIER LE RUBAN (CUSTOMIZE RIBBON) L'utilisateur peut modifier les barres d’outils et ajouter des onglets dans la barre de menu. Cela peut  se faire de deux façons :  o en plaçant la souris sur la barre d’outils et en cliquant avec le bouton droit,  o en cliquant sur l’onglet Fichier / Personnaliser le ruban (File / Customize Ribbon).    

Commande  pour ajouter  ou supprimer 

  Figure 1‐23 Options « Personnaliser le ruban » 

Un nouvel onglet peut alors être créé dans la colonne de droite. Il apparaîtra dans la barre de menu  sous forme de « Nouvel onglet » (New tab). Dans chaque onglet, il est possible de créer des groupes  en  cliquant  sur  « Nouveau  groupe »  (New  Group).  En  cliquant  sur  « Renommer »  (Rename),  l’utilisateur peut changer le nom des onglets et des groupes. Ensuite, des commandes de la colonne  de gauche peuvent être déplacées vers les groupes de la colonne de droite en cliquant sur le bouton  « Ajouter »  (Add).  Des  commandes  peuvent  être  supprimées  d'un  groupe  en  cliquant  sur  « Supprimer » (Remove).  Le bouton « Réinitialiser » (Reset) permet de supprimer les modifications. Des modifications peuvent  également  être  importées  par  le  biais  d’un  fichier,  ou  être  exportées  vers  un  fichier,  lorsque  l’on  clique sur le bouton « Importer/Exporter » (Import/Export).   

1.2.10 OPTIONS – BARRE D’OUTILS ACCES RAPIDE (QUICK ACCES TOOLBAR) La barre d’outils Accès rapide est une barre d’outils supplémentaire pouvant être affichée. Elle peut  être affichée en dessous ou au‐dessus du ruban. Les paramètres sont comparables à ceux de l’ancien  écran « Personnaliser le ruban » (Customize Ribbon).   Les  commandes  reprises  dans  cette  barre  d’outils  se  trouvent  dans  la  colonne  de  droite.  Les  commandes de la colonne de gauche peuvent être déplacées vers la colonne de droite en cliquant 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  sur le bouton « Ajouter » (Add). Les commandes de la colonne de droite peuvent être replacées dans  la colonne de gauche en cliquant sur le bouton « Supprimer » (Remove).  Le bouton « Réinitialiser » (Reset) permet de supprimer les modifications. Des modifications peuvent  également  être  importées  par  le  biais  d’un  fichier,  ou  être  exportées  vers  un  fichier,  lorsque  l’on  clique sur le bouton « Importer/Exporter » (Import/Export). 

Pour tous les projets ou le projet actuel 

Ajouter ou supprimer des commandes 

  Figure 1‐24 Options « Barre d’outils Accès rapide » 

 

1.2.11 OPTIONS – COMPLEMENTS (ADD‐INS) Cet  onglet  présente  un  certain  nombre  de  modules  d’extension  pouvant  s’appliquer  à  MS  Project.  Cet aspect est abordé dans le cours du niveau avancé. 

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  Figure 1‐25 Options « Compléments » 

 

1.2.12 OPTIONS – CENTRE DE GESTION DE LA CONFIDENTIALITE (TRUST CENTER) Cette  rubrique  constitue  une  aide  pour  sécuriser  les  documents  et  l’ordinateur  et  pour  maintenir  celui‐ci  en  bon  état.  On  peut  également  y  trouver  des  informations  relatives  à  la  politique  de  confidentialité.   

  Figure 1‐26 Options « Centre de gestion de la confidentialité » 

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CHAPITRE 2. CREER UN PROJET, DES TACHES ET DES RELATIONS                                  

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2.1 LA CREATION D’UN NOUVEAU PROJET 2.1.1 NOUVEAU PROJET EN UTILISANT « FICHIER/NOUVEAU » (FILE/NEW) OU AVEC LE RACCOURCI « CTRL » + « N » On peut créer un nouveau projet de deux manières différentes :  o

soit l’utilisateur choisir la commande « Nouveau » (New) dans le menu « Fichier » (File).    Il a ensuite le choix entre :   un  nouveau  projet :  pour  ouvrir  un  fichier  vide  dans  lequel  tout  doit  encore  être  introduit,   les  derniers  « modèles »  (templates)  utilisés :  pour  ouvrir  un  fichier  dans  lequel  un  certain nombre de paramètres sont définis à l’avance,   des modèles personnels : voir le point précédent,   un fichier créé à partir d’un fichier existant : pour partir d’un fichier existant et reprendre  ses paramètres,   un fichier créé à partir d’un classeur Excel,   un fichier créé à partir de Sharepoint,   d’autres modèles Office.  Les débutants optent pour un nouveau projet et confirment en cliquant sur l’icône « Créer »  (Create) qui se trouve en bas à droite ou en double‐cliquant sur l’icône « Nouveau projet »  (Blank project). 

   

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Figuur 2‐1 Menu « Fichier » Nouveau

 

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soit l’utilisateur opte pour le raccourci (shortkey). En appuyant en même temps sur « Contrôle »  et « N », un nouveau projet est immédiatement créé, mais l’utilisateur n’a alors pas le choix  présenté ci‐dessus.   

2.1.2 LA FENETRE INFORMATIONS SUR LE PROJET La  fenêtre  « Informations  sur  le  projet »  (Project  information)  permet  de  donner  des  informations  générales sur le projet. Cette fenêtre peut être affichée de deux façons :  o

Soit : En cliquant sur l’onglet « Projet » ‐> « Informations sur le projet » (Project information). 

  Figure 2‐2 Menu « Informations sur le projet » 

o

Soit : automatiquement après la création d’un nouveau projet en cliquant sur le menu « Fichier »  (File)  et  sur  la  commande  « Nouveau »  (New),  à  condition  que  le  menu  « Fichier »  (File),  sous  « Options  /  Options  avancées »  (Options  /  Advanced)  ait  été  configuré  de  telle  sorte  que  MS  Project puisse demander des informations sur le projet (Prompt for project info for new projects)  à la création de nouveaux projets (voir plus haut dans ce cours, le chapitre 1). 

  Figure 2‐3 Informations sur le projet 

Les informations suivantes sur le projet peuvent être fournies :  o Prévisions à partir de (Schedule from) :   soit la date de début du projet (Project Start Date) : En cas de planification à partir d’une  date de début, MS Project fait commencer les tâches « le plus tôt possible » (As soon as  possible) (généralement, la planification est réalisée de cette façon) ; 

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o o o o

o o

o

soit  la  date  de  fin  du  projet  (Project  Finish  Date).  En  cas  de  planification  à  partir  d’une  date  de  fin,  MS  Project  fait  commencer  les  tâches  « le  plus  tard  possible »  (As  late  as  possible).  Date de début (Start date) : date à partir de laquelle les tâches doivent être planifiées, si l’on a  choisi de planifier à partir d’une date de début.  Date de fin (Finish Date) : date à partir de laquelle les tâches doivent être planifiées, si l’on a opté  pour une planification à partir d’une date de fin.  Date actuelle (Current Date) : la date du système est choisie par défaut, mais elle peut aussi être  choisie librement.  Date  d’état  (Status  Date) :  cette  date  est  surtout  importante  lorsque  l’on  fait  rapport  du  « progrès » (progress). Si la valeur par défaut (NC = Non choisi) est acceptée, MS Project attribue  automatiquement la date actuelle. Lors de la création d’un nouveau projet, il est préférable de  sélectionner la date par défaut (NC).  Calendrier  (Calendar) :  pour  sélectionner  le  type  de  calendrier  qui  doit  être  pris  en  compte.  La  création et les possibilités des calendriers sont expliquées plus loin.  Priorité (Priority) : cette priorité est seulement importante lorsque l’on envisage un nivellement  (levelling) des ressources. Ceci sera expliqué plus en détail infra. On peut introduire une valeur  de  0  à  1000.  La  valeur  sélectionnée  par  défaut  est  500,  de  sorte  que  toutes  les  tâches  ont  la  même priorité.  Champs personnalisés d’entreprise (Enterprise Custom fields) : ceci sera expliqué plus loin. 

La sélection est confirmée et on ferme la fenêtre en cliquant sur « OK ». 

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2.2 LA SAUVEGARDE DE PROJETS Pour  sauvegarder  un  projet,  l’utilisateur  peut  cliquer,  dans  l’onglet  « Ficher »  (File),  sur  « Enregistrer »  (Save)  ou  « Enregistrer  sous » (Save as).    Lorsqu’un projet est sauvegardé pour la  première  fois  et  que  l’utilisateur  clique  sur  « Enregistrer »  (Save),  MS  Project  ouvre  automatiquement  le  menu  « Enregistrer sous » (Save as).   

Nouveau dossier

Les  fichiers  sont  enregistrés  par  défaut  sur le disque C. Il est conseillé de créer  sa propre structure de répertoires pour  la localisation des fichiers. Pour ce faire,  on peut parcourir le disque et/ou créer  Nom du fichier  de  nouveaux  répertoires.    Il  est  par  Type de fichier  exemple  possible  de  créer  un  nouveau  répertoire  en  cliquant  sur  l’icône  Enregistrer « Nouveau dossier » (New folder).    Figure 2‐4 Enregistrer sous  Les  projets  peuvent  être  enregistrés  dans  plusieurs  formats  (types  de  fichiers) :  par  défaut,  comme  projet  (*.mpp),  comme  projet  devant  encore  pouvoir  être  ouvert  dans  une  version  plus  ancienne  de  MS  Project  (*.mpp),  ou  comme  « modèle »  (template)  (*.mpt). Le menu déroulant avec les types de fichier s’affiche lorsque l’on clique sur la petite flèche  noire à droite du champ de sélection. Généralement le format choisi par défaut est *.mpp.    Il  est  possible  de  définir  l’emplacement  par  défaut  des  fichiers  enregistrés  et  le  type  de  fichier  par  défaut dans le menu « Fichier/Options/Enregistrer », comme expliqué ci‐dessus.   Le fichier n’est effectivement enregistré qu’après confirmation via le bouton « Enregistrer » (Save).  Lorsque plus tard, éventuellement après quelques modifications dans le projet, l’utilisateur clique sur  « Enregistrer »  (Save),  le  fichier  est  réenregistré  sur  le  même  emplacement  et  avec  le  même  nom,  sans qu’aucune fenêtre n’apparaisse.    Lorsque plus tard, éventuellement après quelques modifications dans le projet, l’utilisateur clique sur  « Enregistrer sous » (Save as), la même fenêtre apparaît et affiche l’emplacement actuel du fichier.  Lorsque l’utilisateur clique sur le bouton « Enregistrer », sans indiquer le nom ou l’emplacement, le  fichier  est  réenregistré  au  même  endroit.  Si  l’utilisateur  enregistre  le  fichier  dans  un  nouvel  emplacement, l’ancienne version reste accessible à l’ancien emplacement. 

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2.3 LA SUPPRESSION DE PROJETS DANS MS PROJECT Il est possible de supprimer des fichiers en allant dans le menu « Fichier » (File), puis en cliquant sur  « Ouvrir » (Open) et en parcourant le disque pour trouver le fichier. Ensuite :  o o o

soit en sélectionnant le fichier avec le bouton droit de la souris et en cliquant sur « supprimer »  (delete) dans le menu ;  soit en sélectionnant le fichier avec le bouton gauche de la souris et en appuyant sur la touche  « Delete » du clavier ;  soit  (dans  Windows  XP)  en  sélectionnant  le  fichier  avec  le  bouton  gauche  de  la  souris  et  en  cliquant  ensuite  sur  l’icône  « supprimer »  (il  s’agit  de  l'icône  avec  la  croix  noire  de  la  barre  d’outils). 

Seuls les projets qui ne sont pas ouverts à ce moment peuvent être supprimés. Un projet supprimé  est envoyé dans la « Corbeille » (Recycle Bin), comme dans toutes les applications Office.   

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2.4 LA SAISIE D’ACTIVITES 2.4.1 GENERALITES Les  activités  ou  tâches  sont  saisies  dans  la  partie  des  colonnes  de  l’écran  et  sous  forme de table.  Les  différentes  tables  à  afficher  peuvent  être  sélectionnées  en  cliquant  sur  le  menu  « Affichage »  (View)  et  en  déroulant le menu « Tables » (Tables). La  table  utilisée  par  défaut  pour  la  saisie  d’activités est la table « Entrée » (Entry).        

Figure 2‐5 Menu table « Entrée » 

Cette  table  comporte  8  colonnes ;  certaines  d’entre  elles  doivent  être  remplies  par  l’utilisateur  et  d’autres sont automatiquement remplies par MS Project. 

N° 

Indicat. 

Nom de  tâches 

Durée

Début

Fin

Prédécesseurs 

Ressources

  Figure 2‐6 Colonnes Entrée 

« Numéro de ligne » : MS Project attribue à chaque activité un numéro de ligne que l’utilisateur ne  peut pas modifier.  Colonne  « i » :  il  s’agit  d’une  colonne  servant  d’indicateur,  dans  laquelle  MS  Project  affiche  des  icônes  en  fonction  de  données  spéciales  liées  aux  activités.  L’utilisateur  ne  peut  pas  ajouter  de  données à cet endroit.  « Nom  de  la  tâche »  (Task  Name) :  l’utilisateur  introduit  dans  cette  colonne  la  description  de  l’activité.  « Durée » (Duration) : l’utilisateur introduit dans cette colonne la durée de l’activité.  « Début » (Start) : MS Project calcule et affiche la date à laquelle l’activité peut commencer au plus  tôt.  « Fin » (Finish) : MS Project calcule et affiche la date à laquelle l’activité peut finir au plus tôt. 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  « Prédécesseurs »  (predecessors) :  dans  cette  colonne  sont  affichés  les  numéros  de  ligne  des  activités  précédentes  directement  liées  à  l’activité  actuelle.  L’utilisateur  peut  les  introduire  directement. D’autres manières d’introduire ces activités seront expliquées plus loin.  « Ressources »  (resources) :  dans  cette  colonne  sont  affichés  les  noms  des  ressources  liées  à  l’activité. L’utilisateur peut les introduire directement. D’autres manières d’introduire ces ressources  seront expliquées plus loin. 

  Figure 2‐7 Table « Entrée » remplie 

 

2.4.2 LA SAISIE, L’INSERTION ET LA SUPPRESSION D’ACTIVITES 2.4.2.1 Créer des activités On peut créer une nouvelle activité de différentes manières :   o La  plus  simple  consiste  à  cliquer  dans  la  cellule  « Nom  de  la  tâche »  (Task  Name)  et  à  introduire le nom de la tâche.  o L’utilisateur peut également cliquer sur le menu « Tâche » (Task), puis sur l’icône « Tâche »  (Task) dans le groupe « Insérer » (Insert). Une nouvelle activité est alors créée au‐dessus de  la ligne active.  o Enfin, l’utilisateur peut appuyer sur la touche « Insert » du clavier. MS Project attribue alors  de nouveaux numéros d’activités à partir de la dernière activité jusqu’à la ligne active.  MS  Project  attribue  automatiquement  un  numéro  d’activité  dans  la  colonne  « Numéro  de  ligne ».  Celui‐ci ne peut pas être modifié par l’utilisateur. 

2.4.2.2 Insérer des activités Lorsqu’un  certain  nombre  d’activités  ont  été  ajoutées  et  que  l'utilisateur  veut  insérer  une  activité  quelque part, il peut le faire :  o En cliquant d’abord sur l’activité avant laquelle une nouvelle activité doit être insérée. Pour  créer une nouvelle activité au‐dessus de la ligne active, l’utilisateur peut :   Soit :  cliquer  sur  le  menu  « Tâche »  (Task),  puis  sur  l’icône  « Tâche »  (Task)  dans  le  groupe « Insérer » (Insert).    Soit :  cliquer  avec  le  bouton  droit  de  la  souris  et  sélectionner  « Insérer  une  tâche »  (Insert task) dans le menu qui apparaît.   Soit : appuyer sur la touche « Insert » du clavier. 

2.4.2.3 Supprimer des activités Pour supprimer une activité, l’utilisateur la sélectionne. Ensuite : 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  o soit il clique sur le bouton droit de la souris et sélectionne « Supprimer une tâche » (Delete  task) dans le menu qui apparaît,  o soit il appuie sur la touche « Delete » du clavier.  Lorsque  toute  la  ligne  a  été  sélectionnée  en  cliquant  sur  l’en‐tête  de  ligne,  toute  la  ligne  est  supprimée ;  lorsque  seulement  une  ou  plusieurs  cellules  ont  été  sélectionnées,  seules  ces  cellules  sont supprimées.  Aucune demande de confirmation de la suppression n’apparaît. Les dernières commandes peuvent  être  annulées  en  cliquant  sur  « Edition  ‐>  Annuler »  (Undo)  (maximum  99  commandes,  et  au  maximum jusqu’au dernier enregistrement).   

2.4.3 DONNEES MINIMALES A SAISIR CONCERNANT LES ACTIVITES L’utilisateur est obligé de saisir au moins deux données par activité, à savoir :  o le nom de l’activité dans la colonne « Nom de la tâche » (Task Name),    o la durée de l’activité dans la colonne « Durée » (Duration).   Ces données peuvent être saisies comme suit :  Cliquer d’abord dans la colonne « Nom de la tâche » (Task name)    Saisir le nom de l’activité  150 caractères peuvent être introduits dans cette cellule.  Il peut être intéressant de mentionner également le numéro de l’activité s’il est introduit  à partir d’un réseau PDM.  o Confirmer les données saisies  :   soit en appuyant sur la touche « Enter » et en passant à la ligne suivante,   soit en appuyant sur la touche « Tab » et en passant à la colonne suivante,   soit en appuyant sur les touches des flèches et en passant à une autre cellule,   soit en cliquant sur le petit « v » si la « Barre de saisie » (Entry bar) est affichée. 

o

Cliquer ensuite dans la colonne « Durée » (Duration)   o

MS  Project  propose  d’affecter  à  chaque  activité  une  durée  de  1  jour,  si  l’utilisateur  a  sélectionné  « jour »  comme  unité  de  planification  dans  le  menu  « Fichier  ‐>  Options  ‐>  Planification » (File ‐> Options ‐> Schedule).  Par exemple « 1 j ? »   La  notation  utilisée  (dans  l’exemple :  « j »),  et  la  présence  ou  non  d’un  espace  dépendent du choix effectué dans le menu « Fichier ‐> Options ‐> Options avancées ‐ > Options d’affichage (File ‐> Options ‐> Advanced ‐> Display options). 

o

Écraser  la  durée,  ou  cliquer  sur  les  flèches  qui  apparaissent  à  droite  dans  la  cellule 

o

lorsque le curseur est placé dans la cellule, pour modifier la durée.  Si nécessaire, l’unité de temps peut également être modifiée ici. 

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2.5 FRACTIONNER DES BARRES OU DES TACHES Dans la partie graphique, les barres qui affichent les activités peuvent être fractionnées en plusieurs  tâches  partielles.  Il  convient  pour  cela  de  cliquer  dans  le  menu  « Tâche »  (Task)  sur  l’icône  « Fractionner la tâche » (Split task). 

Scinder

  Figure 2‐8 Fractionner la tâche 

Un écran apparaît ensuite, demandant à l’utilisateur de cliquer dans la partie graphique sur l'endroit  de la barre où le fractionnement doit être effectué. Une séparation d’1 jour apparaît alors entre les  deux morceaux de barres. Il est possible de faire glisser la partie fractionnée pour modifier la taille de  la séparation.   

Figure 2‐9 Fractionner la tâche 3

Figure 2‐10 Fractionner la tâche 2 

  Remarques concernant le fractionnement de tâches :  o Il n'est pas possible d’attribuer des noms différents aux parties séparées du fractionnement.  o La durée du fractionnement ne peut être modifiée que graphiquement, par glissement.  o Il est impossible d’établir des liens à partir d’une partie séparée du fractionnement.   

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2.6 LES UNITES DE TEMPS 2.6.1 REMARQUES CONCERNANT LES UNITES DE TEMPS Il est possible d’utiliser plusieurs unités de temps dans un même projet. Il faut alors introduire dans  la colonne « Durée » (Duration) aussi bien la durée que l’unité de temps. La notation à utiliser pour  les unités de temps est celle telle que définie dans le menu « Fichier ‐> Options ‐> Options avancées ‐ > Options d’affichage (File ‐> Options ‐> Advanced ‐> Display options).  MS  Project  place  les  activités  dans  le  temps  en  fonction  de  la  durée  de  l’activité  et  en  fonction  du  calendrier qui est d’application. 

  Figure 2‐11 Unités de temps 

 

2.6.2 DUREE ECOULEE (ELAPSED DURATION) Il  est  parfois  intéressant  de  faire  suivre  l’unité  de  temps  de  la  lettre  « e »  de  « écoulée »  (version  anglaise : « e » de « elapsed » (écoulé)), comme aux lignes 2 et 6 de l’exemple ci‐dessus.  Ce « e » (e)  signifie  que  le  calcul  n’est  plus  effectué  en  « temps  de  travail »  mais  en  « temps  effectif ».  Cette  durée  s’écoule  donc  également  pendant  les  jours  chômés  tels  que  les  week‐ends  ou  les  jours  de  congé.    « 7 j »  correspondent  normalement  à  plus  de  7  jours  calendrier,  car  cette  période  comprend  un  week‐end.  « 7 j e » correspondent effectivement à 7 jours, jours chômés tels que les week‐ends ou les congés  inclus.   « 48 h » correspondent en fait à 6 jours de 8 heures.   « 48 h e » correspondent effectivement à 48 heures (2 jours de 24 heures).   

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2.7 RELATIONS ENTRE ACTIVITES 2.7.1 GENERALITES Des activités peuvent être reliées les unes aux autres par 4 types de relations. La première lettre des  abréviations indique l’activité « précédente » et la deuxième lettre indique l’activité « suivante ».  o o o o

FD (Fin à début) : lorsque l’activité précédente est terminée, l’activité suivante peut commencer.  DD  (Début  à  début) :  lorsque  l’activité  précédente  commence,  l’activité  suivante  peut  commencer.  FF (Fin à fin) : lorsque l’activité précédente est terminée, l’activité suivante peut se terminer.  DF (Début à fin) : lorsque l’activité précédente commence, l’activité suivante peut se terminer. 

La « durée de la relation » (lag) peut être négative, nulle ou positive.  Une  seule  relation  peut  être  établie  entre  deux  activités.  Lorsque  l'utilisateur  essaie  d’établir  2  relations  (par  exemple  une  relation  FF  et  une  relation  DD),  un  message  d’erreur  apparaît  et  l’utilisateur  est  obligé  de  supprimer une relation.  

Figure 2‐12 Message d’erreur relations 

 

2.7.2 LA SAISIE, LA MODIFICATION ET LA SUPPRESSION DE RELATIONS 2.7.2.1 Saisie de relations dans la « Table Entrée » (Entry Table) Les relations entre les activités peuvent être définies dans la « Table Entrée » (Entry table), dans la  colonne  « Prédécesseurs »  (Predecessors).  Elles  peuvent  éventuellement  aussi  être  définies  dans  la  colonne  « Successeurs »  (Successors),  mais  cette  table  ne  se  trouve  pas  dans  l'affichage  par  défaut  « Table ‐> Entrée »  (View  ‐> Table  ‐>  Entry). Cette  manière de définir les relations n’est pas la plus  indiquée.  Les dispositions suivantes doivent être respectées :  o Si FD=0, seul le numéro de ligne de l’activité précédente (ou suivante) est introduit.  o Si  FD  0,  le  numéro  de  ligne  de  l’activité  précédente  (ou  suivante)  est  introduit,  avec le type de relation et en mentionnant la durée de la relation et l’unité de temps utilisée.  o Si DD=0, FF=0 ou DF=0, le numéro de ligne de l’activité précédente (ou suivante) est introduit  avec le type de relation.  o Si  DD,  FF  ou  SF  0,  le  numéro  de  ligne  de  l’activité  précédente  (ou  suivante)  est  introduit,  avec  le  type  de  relation  et  en  mentionnant  la  durée  de  la  relation  et  l’unité  de  temps à utiliser. 

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  Figure 2‐13 Introduction de relations 

2.7.2.2 Création de relation dans la « Fenêtre Détails » 2.7.2.2.1 Fractionnement de l’écran Des  relations  peuvent  également  être  créées  par  l’intermédiaire  d'une  fenêtre  de  détail.  Pour  afficher une fenêtre de détail, l’écran doit être divisé en deux. Cela peut se faire de deux façons :  o soit en cliquant sur l’onglet « Affichage » (View), et  en cochant l’option « Détails » (Details)  dans le groupe « Fractionner l’image » (Split View), 

  Figure 2‐14 Fractionnement d’écran activé 

o soit  en  cliquant  avec  le  bouton  droit  de  la  souris  dans  la  partie  graphique  et  en  sélectionnant  « Afficher  le  fractionnement »  (Show  split) dans le menu qui apparaît.    Figure 2‐15 Fractionnement  d’écran activé 2 

2.7.2.2.2 Choisir l’écran de détails

L’écran est maintenant divisé en deux. On reconnaît la partie active au  marquage  à  l'extrême  gauche.  Ensuite,  il  convient  d'afficher  le  bon  écran  de  détails,  car  plusieurs  écrans sont possibles. Cela peut se faire :  o soit,  si  la  fenêtre  de  détails  est  active, en cliquant dans le menu  « Format »  (Format)  sur  « Prédécesseurs et successeurs »  (Predecessors & successors)  o soit  en  cliquant  avec  le  bouton 

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Figure 2‐16 Choix fenêtre de détails 1 

 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  droit dans l’écran de détails et en choisissant une image affichant les activités précédentes,  les activités suivantes, ou les deux. Pour cette saisie, il est préférable de choisir l’écran dans  lequel les deux types d’activités sont affichés. 

Fenêtre "Détails" 

Choix du type de  données affichées 

  Figure 2‐17 Choix fenêtre de détails 2 

2.7.2.2.3 Définir des relations et la durée des relations Les activités liées peuvent maintenant être saisies. On peut saisir les activités qui précèdent l’activité  sélectionnée  dans  la  colonne  « Prédécesseurs »  (Predecessors),  et  les  activités  suivantes  dans  la  colonne « Successeurs » (Successors). Cela peut se faire de deux façons :  o soit  en  saisissant  le  numéro  de  ligne  de  l’activité  précédente  /  suivante  dans  la  colonne  « N° »,  o soit en faisant un choix parmi les activités déjà créées dans le menu qui apparaît lorsque l’on  clique sur la flèche noire dans la colonne « Nom du prédécesseur » (Predecessor Name) ou  « Nom du successeur » (Successor Name). 

  Figure 2‐18 Choix activité 

On  définit  la  relation  en  choisissant,  dans  la  colonne  « Type » parmi les 4 types du menu qui apparaît lorsque  l’on clique sur la flèche noire de la colonne. Le type peut  aussi  être  directement  saisi.  La  durée  de  la  relation  est 

Type de relation Délai de la  relation 

définie dans la colonne voisine.  Figure 2‐19 Choix type activité 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  Astuce : s’il y a seulement lieu de créer une relation FD=0, il suffit de cliquer sur OK après la création  des activités précédente ou suivante. MS Project crée alors lui‐même une relation FD=0.  Les relations des autres activités peuvent être créées comme suit :  o soit en cliquant sur une activité dans la liste des activités,  o soit en cliquant sur le bouton « Précédent » (Previous) ou « Suivant »  (Next).  

2.7.2.2.4 Fermer l’écran de détails L’écran de détails peut être fermé de deux façons :  o soit en cliquant sur l’onglet « Affichage » (View), et en décochant l’option « Détails » (Details)  dans le groupe « Fractionner l’image » (Split View), 

 

FRactionnement

Figure 2‐20 Fractionnement d’écran désactivé 

o soit  en  cliquant  avec  le  bouton  droit  de  la  souris  dans  la  partie  graphique  et  en  désélectionnant  « Afficher  le  fractionnement »  (Show split) dans le menu qui apparaît.   

Figure 2‐21 Fractionnement d’écran désactivé 2

 

2.7.2.3 Création de relations à travers la fenêtre « Informations sur la tâche » (Task information) L’écran « Informations sur la tâche » (Task information) peut être ouvert de différentes manières :  o soit en double‐cliquant sur l’activité,  o soit  en  cliquant  avec  le  bouton  droit  de  la  souris  sur  l’activité  et  en  choisissant  « Informations » (Information) dans le menu affiché,  o soit en appuyant sur Shift + F2,  o soit en cliquant sur l’icône « Informations » (Information) dans le groupe « Propriétés » de la  barre de menu « Tâche » (Task).          

Figure  2‐22  Informations  sur la tâche 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  Les  relations  et  la  durée  des  relations  peuvent  être  saisies  dans  l’onglet  « Prédécesseurs »  (Predecessors).  La  saisie  se  fait  de  manière  analogue  à  la  description  précédente  (description  de  saisie dans l’écran de détails).  Saisie de l’activité précédente via :  o soit le numéro de ligne dans la colonne N°,  o soit le nom de l’activité dans la colonne « Nom de la tâche » (Task Name).     Saisie  du  type  de  relation  dans  le  menu  qui  apparaît  lorsque  l’on  clique  sur  la  flèche  noire  dans  la  colonne « Type » (Type). La durée de la relation est définie dans la colonne voisine. 

  Figure 2‐23 Informations sur la tâche 

On confirme la saisie en cliquant sur le bouton « OK ». 

2.7.2.4 Créer directement la relation FD=0 dans la barre d'outils En  cliquant  sur  l'icône  avec  la  chaîne  dans  le  groupe  « Planifier »  (Schedule)  de  la  barre  de  menu  « Tâche » (Task), une relation FS=0 peut être établie entre une ou plusieurs activités.  Tout d’abord, il convient de sélectionner les activités à relier :  o soit  en  sélectionnant  la  première  activité  et  en  la  glissant  tout  en  maintenant  enfoncé  le  bouton gauche de la souris,  o soit en sélectionnant la première activité et en cliquant sur la dernière activité qui doit être  sélectionnée  tout  en  maintenant  la  touche  Shift  enfoncée,  si  les  activités  se  succèdent  de  façon continue dans la liste des tâches,  o soit  en  sélectionnant  la  première  activité  et  en  cliquant  sur  les  activités  suivantes  en  maintenant  la  touche  Ctrl  enfoncée,  sur  les  activités  qui  doivent  être  sélectionnées  de  manière discontinue. Avec cette méthode, l’ordre dans lequel on clique sur les activités est  déterminant pour l’ordre dans lequel la relation sera établie. 

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  Figure 2‐23 Relation FD 

Pour attribuer la relation FS=0 :  o on peut soit cliquer sur l’icône de la chaîne   dans le groupe « Planifier » (Schedule) de  l’onglet « Tâche » (Task),  o ou on peut appuyer simultanément sur les touches « Ctrl » et « F2 ».    

2.7.2.5 Créer directement la relation FD=0 dans la partie graphique Seule la relation FD=0 peut être créée directement dans la partie graphique. Pour ce faire, cliquer au  milieu d’une barre des tâches et glisser la relation vers l'activité suivante. Le curseur prend alors la  forme d'une icône représentant une chaîne. 

2.7.2.6 Définir la durée de la relation en % Il  peut  s’avérer  intéressant  d’exprimer  la  durée  d’une  relation  en  pourcentage  de  la  durée  d’une  activité  précédente.  Par  exemple :  en  cas  d’activités  se  chevauchant dans la phase de simulation de la mise au  point  de  la  planification  et  lorsque  la  durée  des  activités n’est pas encore exactement connue.  

Figure 2‐24 Durée en pourcent 

Dans ce cas, on saisit par exemple « 50 % » dans la colonne de la durée des relations.  

2.7.2.7 Modification et la suppression de relations Les relations peuvent être modifiées ou supprimées de différentes manières.  o Dans la partie graphique :  Lorsque  l'on  effectue  un  double‐clic  sur  la  relation,  la  fenêtre  « Interdépendance  des  tâches »  (Task  dependency)  apparaît.    Dans  cette  fenêtre,  on  peut  modifier  la  sorte  et  la  durée  de  la  relation,  ou  supprimer la relation.    o Autres méthodes :  

Figure 2‐25 Interdépendance des tâches 

 

,  les  en  sélectionnant  l’activité  et  en  cliquant  sur  l’icône  « Dissocier »  (Unlink)  relations  précédentes  et  suivantes  sont  supprimées.  Cette  icône  se  trouve  dans  la  barre d’outils, dans le groupe « Planifier » (Schedule) de l'onglet « Tâche » (Task) ;    dans le menu « Informations sur la tâche » (Task information) (voir plus haut) ;  dans le menu de détails (voir plus haut) ; 



dans le menu « Entrée » (Entry) (voir plus haut).

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2.8 TACHES INACTIVES 2.8.1 GENERALITES Il  peut  s’avérer  intéressant  de  regarder  ce  qu'il  se  passe  lorsque  des  tâches  ne  sont  pas  prises  en  compte, par exemple en ne les exécutant pas. Pour simuler cette situation, certaines tâches peuvent  être rendues temporairement « Inactives » (Inactive). Lorsque l’on effectue une simulation avec une  ou  plusieurs  tâches  inactives,  l’ensemble  du  projet  est  recalculé,  sans  tenir  compte  des  tâches  inactives et des relations qui y sont liées.   

2.8.2 ACTIVER/DESACTIVER DES TACHES Des tâches peuvent être rendues « inactives » de deux manières :  o dans la barre d’outils « Tâche / Planifier / Désactiver » (Task / Schedule / Inactivate),  o dans la colonne « Actif » (Active), le paramètre peut être « Oui » ou « Non ». 

  Figure 2‐26 Barre d'outils Inactif 

  Figure 2‐27 Colonne Actif 

Des tâches peuvent être réactivées de façon analogue.   

2.8.3 INFLUENCE DES TACHES INACTIVES L’image suivante montre ce qu’il se passe lorsqu’une tâche est désactivée. Dans la partie inférieure  de l’écran, la « Tâche 2 » a été désactivée. L’ensemble du projet est recalculé, sans tenir compte des  tâches inactives et des relations qui y sont liées.   Si la tâche qui suit la tâche inactive n’a que cette tâche inactive comme « prédécesseur », cette tâche  passe à la date de début du projet (si cela a été défini dans les options : « Options / Planification /  Options de planification / Les nouvelles tâches créées sont planifiées à la date de début du projet » 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  (Options / Schedule / Scheduling options for project... / New tasks created are scheduled on project  start date).  

  Figure 2‐28 Actif Inactif 

Si une tâche, qui suit la tâche inactive, suit également d’autres tâches, actives elles, ces autres tâches  actives  deviennent  déterminantes  pour  la  planification  de  la  tâche  suivante,  ce  qui  est  clairement  expliqué par l’image suivante. 

  Figure 2‐29 Actif Inactif 2 

 

2.8.4 AFFICHAGE DES TACHES INACTIVES Les tâches inactives sont reconnaissables de trois façons :  o les tâches inactives sont affichées en gris clair et barrées dans la table,  o dans la colonne « Actif » (Active), le mot « Non » est affiché,  o la barre dans l’affichage de Gantt est blanche (voir schéma ci‐dessus). 

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2.9 STRUCTURATION PAR « RETRAIT » (ALINEAS) OU PAR « WBS » 2.9.1 GENERALITES Pour  bien  ordonner  une  liste  d’activités,  il  est  intéressant  de  structurer  les  tâches,  ce  qui  est  notamment possible en appliquant des Codes (voir le chapitre sur les champs et les codes).  Deux autres méthodes spécifiques permettent également de structurer les données :  o le retrait des activités, éventuellement sur plusieurs niveaux,  o un codage selon la WBS (Work Breakdown Structure).  L’objectif est :  o de grouper les données d’activités (durée, coûts,…) à un niveau hiérarchique plus élevé,  o de résumer un certain nombre d’activités, généralement dans la carte de Gantt, en activités  récapitulatives. 

2.9.2 RETRAIT (ALINEAS) 2.9.2.1 Généralités Le  retrait  (alinéas  ou  hiérarchie)  des  activités  s’effectue  en  fonction  du  niveau  hiérarchique  des  activités dans le projet à planifier. Il est important de définir une structure facilement utilisable.  Exemple :  Niveau          1  Niveau       2  Niveau     3  Niveau   4  Niveau 5  Niveau 5  Niveau 5  Niveau   4  Niveau 5  Niveau 5  Niveau 5  Niveau 5  Niveau   4  Niveau 5  Niveau 5  Niveau 5  Niveau 5  Niveau      3  Niveau   4  Niveau 5  Niveau 5  Niveau 5 

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o

BÂTIMENT A    GROS ŒUVRE    FONDATIONS   Zone généralités  - Implanter chantier  - Creuser puits de fondation  - Pose pieux   Zone axe A à axe D  - Coffrer semelles de fondation  - Armer semelles de fondation  - Bétonner semelles de fondation  - …   Zone axe D à axe G  - Coffrer semelles de fondation  - Armer semelles de fondation  - Bétonner semelles de fondation  - …   REZ‐DE‐CHAUSSÉE   Zone axe A à D  - Maçonnerie  - Hourdis  - … 

 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  

Niveau   4  Niveau 5  Niveau 5  Niveau     3   



Zone axe D à axe G  - Maçonnerie  - Hourdis  PREMIER ÉTAGE 

2.9.2.2 Marche à suivre pour le retrait (alinéas) o

Méthode la plus rapide :   Introduire le premier titre (au premier niveau) et confirmer avec la touche « Enter ».   Introduire le titre suivant, moins important dans la hiérarchie, et le décaler.   Le retrait peut s’effectuer de différentes façons :   avec  l’icône  de  la  flèche  verte  vers  la  droite  dans  la  barre  d’outils  « Tâche  /  Planifier » (Task / Schedule),   

  Figure 2‐30 Hiérarchie barre d’outils 



avec  l’icône  de  la  flèche  verte  vers  la  droite  dans  le  menu  rapide  qui  apparaît  lorsque l’on clique avec le bouton droit sur le nom de la tâche.    

  Figure 2‐31 Hiérarchie menu rapide  

o

 Répéter ces étapes jusqu’à ce que tout se trouve au niveau souhaité.  Autre méthode   Introduisez  d’abord  tous  les  titres  et  activités  dans  la  colonne  « Nom  de  la  tâche »,  les  uns en dessous des autres.   Décalez ensuite les titres et activités jusqu’au niveau souhaité, comme décrit ci‐dessus. 

Outre l’icône avec la flèche verte vers la droite, permettant de diminuer le niveau, il y a également  l’icône avec la flèche verte vers la gauche, qui permet de hausser le niveau. 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  Dans MS Project, cette présentation s’affiche de la manière suivante : 

  Figure 2‐32 Retrait 

Parfois, on ne désire pas afficher tous les niveaux, par exemple pour des rapports. Il existe deux  possibilités pour déterminer ce qui doit être affiché ou non :  o en déterminant, dans le menu « Affichage / Plan », jusqu’à quel niveau les tâches doivent  être affichées en détail,  o en cliquant sur les icônes « + » et « ‐ » qui se trouvent devant les titres, ce qui permet de  déplier et replier des niveaux. 

  Figure 2‐33 Hiérarchie niveau 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  Si  l’image  précédente  était  affichée  jusqu’au  niveau  4,  elle  se  présenterait  comme  suit :   

  Figure 2‐34 Hiérarchie niveau 4 

 

2.9.3 WBS (WORK BREAKDOWN STRUCTURE) 2.9.3.1 Généralités Un  code  WBS  ou  code  de  Structure  de  répartition  du  travail  unique  peut  être  attribué  à  chaque  activité.  Il  s’agit  d’un  code  alphanumérique  qui  définit  chaque  tâche  de  façon  unique  au  sein  de  la  structure  du  projet.  Il  convient  tout  d’abord  d’établir  cette  structure  de  répartition  du  travail ;  ensuite, le code de structure de projet pourra être automatiquement relié aux activités, en fonction  du décalage des activités. 

2.9.3.2 Construire la Structure de répartition du travail (WBS) Dans le menu « Projet / Propriétés / WBS » (Project / Properties / WBS), on peut cliquer sur l’option  « Définir le code » (Define code). De cette manière, le code peut être défini ou renuméroté. 

  Figure 2‐35 Icône WBS 

L’écran  « Définition  du  code  WBS »  (WBS  Code  definition)  apparaît :  il  convient  d'y  préciser,  pour  chaque niveau, les aspects suivants :   La séquence (Sequence) = les caractères utilisés pour désigner le niveau. Il y a 4 possibilités :   Nombres, ordonnés (Numbers, ordered)   Majuscules, ordonnées (Uppercase, ordered)   Minuscules, ordonnées (Lowercase, ordered)   Caractères, désordonnés (Characters, not ordered) ; 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information   La longueur (Length) (le nombre de signes) ;   Le séparateur (Separator) entre les niveaux du code. Il y a 4 possibilités :   point,   barre horizontale (trait d’union),   signe « + »,   barre oblique (slash). 

  Figure 2‐36 WBS Définition de code  

Une fois que cet écran est complété, le code de structure est fixé. Le code souhaité doit ensuite être  introduit tâche par tâche. 

2.9.3.3 Relier la structure de répartition du travail (WBS) aux activités Pour relier la structure de répartition du travail aux activités, l’utilisateur peut suivre la méthode ci‐ après :  o o o

o

introduire tous les titres (= noms des tâches récapitulatives) et toutes les activités ;  décaler tous les titres et activités jusqu’au niveau souhaité (voir plus haut) ;  créer une table qui permet de relier les codes de structures aux activités. Cette table comprendra  au moins les champs suivants :   N° (ID),   Indicateurs (Indicator),   Nom (Name),   Durée (Duration),   Structure de répartition du travail (WBS)  ;  remplacer les valeurs proposées (= masque de code) du champ « structure de répartition du  travail » (WBS). A faire à partir du niveau le plus élevé. Dans tous les niveaux inférieurs, le niveau  supérieur sera automatiquement modifié dans le masque de code. 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  Image du masque de code, lorsque la structure de répartition du travail n'est pas encore reliée aux  activités : 

  Figure 2‐37 WBS Masque de code 

  Image de la structure de répartition du travail reliée aux activités : 

  Figure 2‐38 WBS Attribuer code     

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2.10 PLANIFICATION MANUELLE ET PLANIFICATION « TOP‐DOWN » 2.10.1 GENERALITES Généralement,  les  tâches  sont  planifiées  « automatiquement ».  A  la  suite  de  l’introduction  d’une  nouvelle tâche et des relations s’y rapportant, MS Project calcule automatiquement la date à laquelle  la tâche sera effectuée, en tenant compte des tâches reliées et de leurs relations.  De ce point de vue, il est impossible de saisir d'abord une tâche récapitulative, puis de planifier plus  en détail les tâches inférieures. En effet, dans la conception traditionnelle, les tâches partielles (celles  du  niveau  le  plus  bas)  sont  introduites  en  premier  lieu,  puis  la  tâche  récapitulative  est  calculée  automatiquement  sur  la  base  de  ces  tâches  partielles  détaillées.  Il  s’agit  d’une  planification  « Bottom‐up ».   Cependant,  avec  MS  Project  2010,  il  est  désormais  possible  de  planifier  les  tâches  non  pas  « automatiquement »,  mais  « manuellement ».  En  cas  de  tâches  planifiées  manuellement,  MS  Project ne tient pas compte de la logique du réseau. Les tâches sont simplement placées selon des  critères  définis  manuellement,  ce  qui  permet  dès  lors  une  planification  « Top‐down ».  Il  est  également possible de saisir des informations encore inconnues concernant des tâches dans la tâche  concernée.   

2.10.2 DEFINIR LE MODE MANUEL OU AUTOMATIQUE Le mode des tâches sélectionnées peut être défini de deux façons :  o dans  la  barre  d’outils  « Tâche  /  Tâches  /  Planification  manuelle  (ou  Planification  automatique) » (Task / Tasks / Manually Schedule (ou : Auto Schedule) ;  o dans la colonne « Mode Tâche » (Task Mode), en sélectionnant l'un des deux  types dans le  menu déroulant.   Il est également possible de décider de créer automatiquement toutes les nouvelles tâches dans l’un  des deux modes, par le menu déroulant de la barre d’outils « Tâche / Tâches / Mode » (Task / Tasks /  Mode). 

  Figure 2‐39 Définir manuellement 

 

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2.10.3 AFFICHAGE DES TACHES MANUELLES Les tâches planifiées manuellement sont reconnaissables :  o à l’icône dans la colonne « Mode Tâche » (Task Mode) ;    o à l’icône éclairée dans la barre d’outils « Tâche / Tâches » (Task / Tasks) lorsqu’une tâche est  sélectionnée ;    o au style de barre modifié par défaut dans l’affichage de Gantt.     Le  début  et  la  fin  de  la  barre  des  tâches  sont  marqués  d’un  crochet  accentué,  les  barres sont plus claires, si la durée n’est pas connue, mais seule une date de début  ou de fin est représentée avec un crochet accentué…   Une  tâche  récapitulative  est  dédoublée,  la  durée  manuelle  est  mentionnée  au‐ dessus, en dessous la durée telle qu’elle serait calculée automatiquement. Si la durée  calculée  automatiquement  dépasse  la  durée  manuelle,  la  barre  inférieure  est  affichée  en  rouge.  La  tâche  partielle  qui  est  à  l’origine  de  ce  dépassement  est  également entourée d’une ligne en pointillés. 

  Figure 2‐40 Afficher manuellement 

2.10.4 EXEMPLE DE PLANIFICATION TOP‐DOWN Description de la création de la figure ci‐dessous :    

définir « Fondations, 15 jours » en mode manuel ;  définir  « Zone  général, 9  jours »  en  mode  manuel  et  décaler  cette  tâche  au  niveau  1.  La  tâche  « Fondations » devient alors une tâche récapitulative ;  définir les trois tâches partielles inférieures de « Zone général » en mode manuel et les décaler  pour que « Zone général » devienne une tâche récapitulative.  

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  Aucune durée n’a été introduite à « Creuser puits de fondation », mais bien le texte « A  discuter ».  - La date de début de « Enfoncer pieux » a été définie manuellement.  - Introduction des relations « FD » (FS) d’une durée de « 0 ».  Les  autres  tâches  de  « Zone  as  A  à  D »  et  de  « Zone  as  D  à  as  G »  ont  été  définies  en  mode  automatique.  -



Nous remarquons que la durée de 9 jours définie manuellement pour la tâche « Zone général » était  trop courte.  

  Figure 2‐41 Exemple manuel 

 

Après  concertation,  la  durée  de  « Creuser  puits  de  fondation »  peut  être  fixée  à,  par  exemple, 6 jours.  La tâche suivante, « Enfoncer pieux », ne glisse pas encore, bien qu’une relation « FD » (FS)  d’une  durée  de  « 0 »  ait  été  introduite,  parce  qu’une  date  de  début  a  été  définie  manuellement. Cette saisie manuelle a la priorité sur la logique du réseau. 

  Figure 2‐42 Exemple manuel 2 

  

Lorsque l’on place le curseur sur la barre de tâche « Enfoncer pieux », un écran d'information  apparaît, indiquant qu'il y a peut‐être un problème de planification. 

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  Figure 2‐43 Problème de planification 



En cliquant avec le bouton droit dans la barre de tâche un menu rapide apparaît dans lequel  le problème peut être résolu en sélectionnant :  - Respecter les liens (Respect Links) : la date de début est définie par la relation et non  par la date saisie manuellement ;  - Activer la planification automatique (Switch to Auto Scheduled) : MS Project va  planifier la tâche comme elle serait planifiée normalement, selon la planification  automatique ;  - Corriger dans l’inspecteur de tâches (Fix in Task inspector) : l’inspecteur de tâches  s’ouvre. 

  Figure 2‐44 Menu « Problème de planification » 



L’inspecteur de tâches :  - Les avertissements sont d'abord affichés :   La tâche « Enfoncer pieux » doit être retardée de 2 jours   La tâche « Enfoncer pieux » se termine après son récapitulatif « Zone  généralités »  - Deux options sont proposées pour supprimer le conflit :   En allongeant la tâche récapitulative, celle‐ci n'est plus moins longue que les  tâches partielles (MAIS : dans ce cas, la date de début de « Enfoncer pieux »  n’est toujours pas correcte ; cette option n’est donc pas sélectionnée). 

  Figure 2‐45  Problème de récapitulation « Retarder la tâche récapitulative » 



MS Project 2010  

En  respectant  les  liaisons,  la  date  de  début  de  « Enfoncer  pieux »  sera  correcte  (MAIS :  la  tâche  récapitulative  sera  alors  toujours  trop  courte  ; 

 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  cette option n’est donc pas sélectionnée). 

 

  Figure 2‐1 Problème de planification « Respecter les liaisons » 



La planification automatique supprime le mode manuel. La relation est donc  suivie. Cependant, cela ne résout rien quant à la tâche récapitulative. Celle‐ci  devra être modifiée plus tard.   

  Figure 2‐46 Problème de planification « Automatique » 

 Il convient ensuite de vérifier que tous les conflits ont été résolus.  - Tout en bas se trouvent les causes du conflit. 

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  Figure 2‐47 Problème de planification « Inspecteur de tâches » 

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2.11 COPIER ET COLLER DES ACTIVITES 2.11.1 GENERALITES Le copiage de tâches est assez simple.  o Choisissez  les  tâches  à  copier :  pour  faire  en  sorte  que  toutes les données de tâches soient également copiées, il  est  préférable  de  sélectionner  la  tâche  à  copier  en  cliquant  avec  le  bouton  gauche  de  la  souris  dans  la  colonne N°.  o Dans  l’onglet  « Tâche »  (Task),  sélectionnez  l’icône  « Copier » (Copy) (ou utilisez le raccourci CTRL +C).  o Sélectionnez  la  ligne  à  laquelle  la  (les)  tâche(s)  doi(ven)t  Figure 2‐48 Icône « Copier coller »  être collée(s).  o Dans l’onglet « Tâche » (Task), sélectionnez l’icône « Coller » (Paste) (ou utilisez le raccourci  CTRL +V).  Le  paragraphe  suivant  mentionne  un  problème  qui  peut  survenir  lors  du  copiage  et  du  collage  d’activités.  La  copie  est  parfois  différente  de  l'original.  Lisez  donc  attentivement  le  paragraphe  suivant.   

2.11.2 ERREURS LORS DU COPIAGE ET COLLAGE APRES CLASSEMENT DES TACHES 2.11.2.1 Description du problème Selon  les  paramètres  par  défaut  de  MS  Project,  les  activités  sont  placées  les  unes  en  dessous  des  autres  en  fonction  de  leur  numéro.  Comme  expliqué  plus  haut,  d’autres  critères  de  classement  peuvent  également  être  utilisés.  Les  tests  du  programme  ont  permis  de  constater  que  des  erreurs  pouvaient  survenir  lors  du  copiage  et  du  collage  d’activités,  lorsqu’un  classement  autre  que  le  classement par défaut est défini.  Lorsque,  dans  le  menu  « Trier »  (Sort),  l’utilisateur  choisit  de  garder  les  numéros  de  ligne  originaux  attribués  par  MS  Project  au  moment  de  la  création  des  activités,  les  relations sont copiées de manière erronée.     

Ne pas cocher signifie que la  tâche gardera son N° initial. 

   

Figure 2‐49 Copier coller 1 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  Exemple d’activités introduites classées par défaut selon le N° : 

  Figure 2‐50 Copier coller 2 

Les mêmes activités, classées selon le « Début » : l’ordre a été modifié, les numéros de ligne  originaux ont été maintenus : 

  Figure 2‐51 Copier coller 3 

Les activités copiées et collées présentent des relations erronées : 

  Figure 2‐52 Copier coller 4 

2.11.2.2 Solutions à ce problème   o

Solution  1 :  Lorsque,  dans  le  menu  « Trier »  (Sort),  l’utilisateur  choisit  de  renuméroter  les  numéros  de  ligne  originaux  attribués  par  MS  Project  au  moment  de  la  création  des  activités,  nous  remarquons  que  le  problème  ne  se pose plus.    Cocher signifie que les tâches  seront renumérotées. 

   

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Figure 2‐53 Copier coller 5 

 

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Solution 2 : Lorsque les tâches se trouvent sous une « tâche récapitulative » (Summary task), le  problème ne se pose pas. Même lorsque les numéros de ligne ne sont pas renommés. Pour créer  une  tâche  récapitulative,  les  activités  séparées  doivent  d’abord  être  décalées.  Pour  ce  faire,  sélectionner  d’abord  les  activités  concernées  et  cliquer  dans  l’onglet  « Tâche »  sur  l’icône  « Récapitulatif » (Task ‐> Summary task). On donne ensuite un titre à la tâche récapitulative.    Cette  tâche  récapitulative  doit  être  repliée  puis  copiée  et  collée.  Lorsque  l’on  déplie  la  tâche  récapitulative  copiée,  les  relations  sont  correctes.  Les  tâches  peuvent  éventuellement  être  de  nouveau alignées ; le titre de la tâche récapitulative peut ensuite être supprimé.   

  Figure 2‐54 Récapitulatif après classement 

  Figure 2‐55 Plier le récapitulatif 

  Figure 2‐56 Récapitulatif copié 

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2.12 LES MODELES (TEMPLATES) 2.12.1 GENERALITES Un projet de modèle (template) contient toutes sortes d’informations utiles et réutilisables, si bien  que  lorsqu’un  nouveau  projet  est  créé,  toutes  ces  données  ne  doivent  pas  de  nouveau  être  introduites.  Un modèle peut :  o être  un  nouveau  fichier  (mais  dans  ce  cas  toutes  les  données  doivent  toujours  être  introduites),  o déjà  contenir  un  ensemble  d'activités  et  de  relations  (par  exemple  la  planification  d'un  étage),  o contenir  une  ou  plusieurs  des  données  suivantes :  ressources,  calendriers,  codes,  tables,  affichages, activités, relations.  Un certain nombre de modèles peuvent être sélectionnés dans le backstage.                         

  Figure 2‐57 Modèles backstage 

 

2.12.2 CREER SES PROPRES MODELES La création d’un modèle personnel est identique à la création d’un nouveau projet. Seule différence,  lorsque l’on clique sur « Enregistrer sous » (Save as), il faut sélectionner « Modèle de projet » (*.mpt)  comme type de fichier.  

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  Les modèles sont enregistrés dans les répertoires mentionnés dans les options de backstage, ou dans  le répertoire défini au moment de l’enregistrement. 

Type modèle

Figure 2‐58 Enregistrer sous « Modèle »

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CHAPITRE 3. CALENDRIERS MS Project 2010  

 

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3.1 BASE DES CALENDRIERS 3.1.1 GENERALITES Cette partie du cours ne traite que de la modification des paramètres par défaut de MS Project ; on  part du principe que les activités sont effectuées sur la base de :  o journées de 8 heures,  o semaines de 5 jours.  Les dates de début et de fin, au plus tôt et au plus tard, sont exprimées en dates de calendrier. Dans  la barre de menu « Fichier » (File), « Options » (Options), la partie « Planification » (Schedule) affiche  un certain nombre de paramètres définis concernant le projet :  o La semaine commence le lundi.   o On travaille 8 heures par jour.   o On travaille  40 heures  (=  5 jours x 8 heures)  par  semaine.   o Lorsqu’une  activité  est  introduite  en  « mois »,  elle est convertie en 20 jours par mois.  o Lorsqu’une  activité  est  introduite  en  « jours »,  elle  est  convertie  en  nombre  d’heures,  sur  la  base de ces paramètres.  Figure 3‐1 Temps de travail standard 

  Lorsqu’un  nouveau  projet  est  créé,  MS  Project  relie  par  définition  le  calendrier  « Standard »  au  projet.  Le  choix  du  calendrier  est  affiché  dans  l’écran  « Informations  sur  le  projet »  (Project  information).  Les paramètres de base de ce calendrier par défaut sont identiques à ceux qui ont été  définis dans le menu « Fichier » (File), « Options » (Options), onglet « Planification » (Schedule). 

  Figure 3‐1 Informations sur le projet « Calendrier » 

Une activité introduite dans le projet à partir du calendrier par défaut et à laquelle une durée de 5  jours a été affectée, se voit octroyer une durée interne de 5 jours et s'étalera également sur 5 jours  ouvrés dans la partie graphique. 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  Afin de veiller à ce que les dates reliées aux activités correspondent à la réalité, quelques données  supplémentaires doivent être introduites dans ce calendrier par défaut, à savoir :  o les jours fériés légaux,  o les éventuels jours de congé supplémentaires,  o les éventuelles journées d’intempéries. 

3.1.2 L’ECRAN DE CALENDRIER L’écran de calendrier apparaît lorsque l’on clique, dans la barre de menu « Projet », sur l’icône  « Modifier le temps de travail » (Change Working Time). 

  Figure 3‐2 Afficher « Modifier le temps de travail » 

L’écran affiché se présente comme suit :     

Choix du calendrier à adapter. Par défaut il s'agit du calendrier  "Standard" qui est d'ailleurs affecté par défaut au projet dans  la fenêtre Information sur le projet.  

Création d'un nouveau  calendrier 

légende

Défilement du calendrier 

Bouton pour modifier le  détails des différentes  périodes d'exceptions 

Champs à remplir pour  enregistrer une période  de travail ou de congé 

  Figure 3‐3 Écran « Modifier le temps de travail » 

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Affichage des jours de travail par défaut Affichage des jours de congé par défaut Jours de travail dont les heures ont été modifiées 

Jours d'exceptions

Affichage lorsqu'une semaine entière a été modifiée 

  Figure 3‐4 Légende « Écran de calendrier » 

Lorsque,  dans  la  partie  grise  du  calendrier,  les  lettres  « L »,  « Ma »,  « Me »,  « J »  ou  « V »  sont  soulignées,  cela  signifie  qu’une  modification  à  été  apportée  aux  paramètres  pour  ces  jours.  Lorsque,  dans  la  partie  blanche  du  calendrier,  un  jour  est  souligné, cela signifie qu’une modification à été apportée pour ce  jour,  et  que  ce  jour  diffère  donc  d’un  jour  ouvré  normal.  La  hachure  détermine  alors  si  ce  jour  doit  ou  non  être  considéré  comme un jour ouvré complet. 

Figure 3‐2 Calendrier modifié 

 

3.1.3 APPORTER DES MODIFICATIONS DANS UN CALENDRIER Pour apporter des modifications dans un calendrier, il convient :  o o o o o

de sélectionner, dans le haut de l’écran de calendrier, le calendrier souhaité ;  d’introduire,  dans  le  champ  Nom  (Name)  de  l’onglet  « Exceptions »  (Exceptions),  le  nom  de  la  modification, par exemple « le vendredi jusque 15h » ;  de sélectionner dans le calendrier, au moyen de la flèche dans la colonne « Début », le jour qui  doit être modifié ;   et de cliquer sur « Détails » pour spécifier la modification et éventuellement définir un schéma  de retour.  Une  variante  consiste  à  d’abord  sélectionner  le  jour  à  modifier  dans  le  grand  calendrier,  et  à  introduire ensuite le nom dans la colonne « Nom » de l’onglet « Exceptions ». Après confirmation  avec  la  touche  Enter,  MS  Project  indique  automatiquement  ces  dates  dans  le  champ  « Exceptions ». 

 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  Dans la fenêtre « Détails », il convient de  déterminer s’il s’agit d’un jour « chômé »  (Nonworking)  ou  d’un  « temps  de  travail »  (Working  times).  Lorsque  l’on  opte  pour  un  jour  ouvré,  on  peut  introduire des heures différentes.           

Figure 3‐3 Modification de calendrier « Détails »

Il est possible de définir un schéma de périodicité :  o sur base quotidienne (Daily) :   on définit à quelle fréquence en nombre de jours cela se produit.  o sur base hebdomadaire (Weekly) :   on définit à quelle fréquence en nombre de semaines et quel jour de la semaine cela  se produit. 

  Figure 3‐5 Périodicité hebdomadaire 

o sur base mensuelle (Monthly) :   on définit au quantième jour du mois et à quelle fréquence en mois cela se produit.   OU on définit au quantième jour de la semaine et à quelle fréquence en mois cela se  produit. 

  Figure 3‐6 Périodicité mensuelle 

o sur base annuelle (Yearly) :   on  définit  à  quelle  date  ou  au  quantième  jour  de  la  semaine  de  quel  mois  cela  se  produit. 

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  Figure 3‐4 Périodicité annuelle 

Dans chacun de ces cas, il convient de définir la plage de périodicité. 

  Figure 3‐7 Plage de périodicité 

Si  la  saisie  n’est  pas  effectuée  dans  l’onglet  « Exceptions »  (Exceptions),  mais  dans  l’onglet  « Semaines de travail » (Work weeks), un autre écran de détails apparaît. 

  Figure 3‐5 Semaine de travail exceptionnelle 

Dans  cet  écran,  il  est  possible  d’affecter  à  des  jours  des  temps  de  travail  spécifiques.  Les  jours  auxquels s’applique cette différence peuvent être sélectionnés en cliquant avec le bouton gauche de  la souris et en appuyant sur la touche Ctrl.   

3.1.4 LA CREATION DE CALENDRIERS DE PROJET SUPPLEMENTAIRES Dans  MS  Project,  il  est  possible  de  créer  un  nombre  infini  de  calendriers.  Plusieurs  calendriers  peuvent même être combinés dans un seul et même projet.  L’écran  de  calendrier  apparaît  lorsque  l’on  clique,  dans  la  barre  de  menu  « Projet »,  sur  l’icône  « Modifier le temps de travail » (Change Working Time) (voir plus haut). Sélectionner ensuite « Créer  un nouveau calendrier » (Create new calendar).  L’utilisateur peut même attribuer un nom à ce nouveau calendrier. De plus, il a encore le choix entre  2 types de calendriers :    MS Project 2010  

 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  o Un  nouveau  calendrier  de  base  (base  calendar) :  dans  ce  cas,  les  paramètres  de  base,  tels  que  définis  dans  « Fichier »  (File)  ‐>  « Options »  (Options)  ‐>  Planification  (Schedule),  restent inchangés. Tous les autres jours  chômés doivent de nouveau être introduits et les  Figure 3‐6 Nouveau calendrier   modifications  du  nombre  d’heures  de  travail  par  jour  doivent  être  effectuées  dans  ce  calendrier.  o Un nouveau  calendrier qui est la copie d’un  calendrier existant, tous les jours de congé  et  modifications introduits dans le calendrier copié étant repris.   Un  seul  calendrier  peut  être  affiché  dans  la  partie  graphique.  La  commande  « Échelle  de  temps »  apparaît lorsque l’on clique avec le bouton droit de la souris sur l’échelle de temps au‐dessus de la  partie graphique ; dans l'onglet « Périodes chômées » (Timescale / Nonworking time), il convient de  déterminer quel calendrier doit être affiché dans la partie graphique. Cet écran apparaît également  en cliquant avec le bouton droit de la souris dans la partie graphique et en sélectionnant « Période  chômée » (Nonworking time).    

3.1.5 RELIER UN AUTRE CALENDRIER A UN PROJET Par défaut, MS Project relie le calendrier « Standard » (Standard) à un projet.    Si  un  autre  calendrier  est  relié  à  un  projet,  il  a  un  effet  sur  TOUTES  les  données  calculées  par  MS  Project, sauf pour les activités reliées à un calendrier différent.   Pour  relier  un  autre  calendrier  à  un  projet,  il  convient  de  sélectionner  un  calendrier  existant  dans  l’écran « Informations sur le projet ». Cet écran s’affiche lorsque l’on clique sur l’onglet « Projet » ‐>  « Informations sur le projet ». 

  Figure 3‐8 Calendrier « Informations sur le projet » 

 

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3.1.6 RELIER UN AUTRE CALENDRIER A UNE ACTIVITE INDIVIDUELLE Il  est  possible  de  relier  un  calendrier  différent  du  calendrier  du  projet  à  une  activité  individuelle.  Il  existe 2 manières simples de le faire :  o o

dans l’écran « Informations sur la tâche » (Task information) ;  dans la colonne « Calendrier des tâches » (Task calendar) d’une table.   

3.1.6.1 Dans l’écran « Informations sur la tâche » L’écran  « Informations  sur  la  tâche »  (Task  information)  peut  être  ouvert  de  différentes  manières  (voir plus haut) :  o o o o

soit en double‐cliquant sur l’activité,  soit en cliquant avec le bouton droit de la souris sur l’activité et  en choisissant « Information »  (Information) dans le menu affiché,  Soit en appuyant sur Shift + F2,  soit  en  cliquant  sur  l’icône  « Informations »  (Information)  dans  le  groupe  « Propriétés »  de  la  barre de menu « Tâche » (Task).  

Dans l'onglet « Avancées » (Advanced), « aucun » (none) est la valeur sélectionnée par défaut à côté  du  champ  « Calendrier »,  ce  qui  signifie  qu’aucun  calendrier  spécifique  n’est  lié  à  la  tâche  et  que  l’activité  est  placée  dans  le  temps  conformément  au  calendrier  mentionné  dans  l’écran  « Informations  sur  le  projet »  (Project  information).  Le  calendrier  souhaité  peut  être  relié  ici  à  l’activité concernée. 

  Figure 3‐9 Calendrier « Informations sur la tâche » 

3.1.6.2 Dans la colonne d'une table La colonne « Calendrier des tâches » (Task calendar) peut être affichée dans n’importe quelle table.  Dans cette colonne, des calendriers spécifiques peuvent être reliés à des activités. 

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  Figure 3‐10 Colonne « Calendrier des tâches » 

 

3.1.7 SUPPRIMER OU RENOMMER DES CALENDRIERS Il  est  possible  de  supprimer  ou  de  renommer  des  calendriers  dans  « Fichier  ‐>  Informations  ‐>  Organisateur » (File ‐> Info ‐> Organizer), onglet « Calendrier » (Calendars).              Figure 3‐11 Organisateur de calendrier 

3.1.8 IMPRIMER DES CALENDRIERS Il  peut  s'avérer  intéressant  d'avoir  une  vue  d’ensemble  des  jours  chômés  dans  les  différents  calendriers.  Les  calendriers  peuvent  être  imprimés  à  partir  de  rapports  prédéfinis.  Pour  ce  faire,  choisir l’onglet « Projet » dans la barre de menu, puis cliquer sur « Rapports / Vue d’ensemble / Jours  ouvrés » (Reports / Overview / Working Days). 

  Figure 3‐7 Rapport de calendrier 

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3.2 DATES BUTOIRS OU CONTRAINTES 3.2.1 GENERALITES Des contraintes de dates sont utilisées pour faire en sorte que les activités commencent ou se  terminent à des dates différentes de celles calculées par MS Project. Ces contraintes doivent être  traitées précautionneusement parce qu’elles peuvent modifier radicalement les données calculées et  rompre la construction logique du réseau.    MS Project accepte 8 sortes de contraintes :  o o o o o o o o

Dès Que Possible    Le Plus Tard Possible  Début Au Plus Tôt Le  Début Au Plus tard Le  Fin Au Plus Tôt Le    Fin Au Plus Tard Le    Doit Commencer Le  Doit Finir Le   

(DQP)    (LPTP)    (DPTO)    (DPTA)    (FPTO)    (FPTA)    (DCL)    (DFL)   

               

As Soon As Possible  As Late As Possible  Start No Earlier Than  Start No Later Than  Finish No Earlier Than  Finish No Later Than  Must Start On    Must Finish On   

(ASAP)  (ALAP)  (SNET)  (SNLT)  (FNET)  (FNLT)  (MSO)  (MFO) 

Les contraintes de dates peuvent être reliées de plusieurs façons à une activité. Les meilleures sont :  a) Dans le menu « Tâche / Informations » (Task / Information), onglet « Avancées » (Advanced). On  peut  afficher  cet  écran  en  double‐cliquant  sur  l’activité  concernée,  par  le  biais  de  la  barre  de  menu Tâche (Task), ou en utilisant le raccourci « Shift » + « F2 ».  

  Figure 3‐12 Types de contraintes 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  b) Dans la table « Dates contraintes » (Constraint Dates). Cette table peut être sélectionnée dans le  menu « Affichage / Tables / Plus de tables » (View / Tables / More Tables). 

  Figure 3‐13 Table « Types de contraintes » 

Le  repérage  d’activités  auxquelles  sont  reliées  des  dates  butoirs  ou  des  contraintes  de  dates  s’effectue le plus facilement via la colonne des indicateurs dans la table « Entrée » (Entry). Une icône  apparaît dans la colonne des indicateurs pour signaler que l’activité est spéciale. Lorsque l’on place le  curseur sur cet icône, le type de contrainte et la date de la contrainte apparaissent. 

  Figure 3‐14 Indicateur de contrainte 

3.2.2 CONTRAINTE DES QUE POSSIBLE (AS SOON AS POSSIBLE) Cette contrainte indique que MS Project va planifier toutes les activités dès que possible, en tenant  compte de la durée des activités et des relations liées à ces activités.   C’est la façon de planifier la plus courante. Cette contrainte de date est automatiquement attribuée à  toutes les activités si, dans le menu « Informations sur le projet », on a choisi de planifier le projet à  partir d’une date de début à introduire.  Si une contrainte a été placée accidentellement sur une tâche en glissant la tâche ou en modifiant la  date  de  début  ou  de  fin,  cette  contrainte  erronée  peut  être  supprimée  en  redéfinissant  « Dès  Que  Possible » pour cette activité.   

3.2.3 CONTRAINTE LE PLUS TARD POSSIBLE (AS LATE AS POSSIBLE) Lorsque  l’on  impose  cette  contrainte,  l’activité  sera  planifiée  le  plus  tard  possible,  même  si  elle  pourrait en fait commencer plus tôt. Une éventuelle marge se placera donc au début de l’activité et  non à la fin.  MS Project 2010  

 

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3.2.4 CONTRAINTE DEBUT AU PLUS TOT LE (START NO EARLIER THAN) Lorsque  l’on  impose  cette  contrainte,  l’activité  ne  commencera  pas  plus  tôt  que  la  date  précisée,  même si, selon le calcul par défaut, elle pourrait en fait commencer plus tôt.   

3.2.5 CONTRAINTE DEBUT AU PLUS TARD LE (START NO LATER THAN) Lorsque  l’on  impose  cette  contrainte,  l’activité  ne  commencera  pas  plus  tard  que  la  date  précisée,  même si, selon le calcul par défaut, elle ne pourrait en fait pas encore commencer.   

3.2.6 CONTRAINTE FIN AU PLUS TOT LE (FINISH NO EARLIER THAN) Lorsque  l’on  impose  cette  contrainte,  la  fin  de  l’activité  ne  sera  pas  planifiée  plus  tôt  que  la  date  précisée,  même  si,  selon  le  calcul  par  défaut,  l’activité  pourrait  en  fait  commencer  plus  tôt.  Une  éventuelle marge se placera donc au début de l’activité et non à la fin.   

3.2.7 CONTRAINTE FIN AU PLUS TARD LE (FINISH NO LATER THAN) Lorsque  l’on  impose  cette  contrainte,  la  fin  de  l’activité  ne  sera  pas  planifiée  plus  tard  que  la  date  précisée, même si, selon le calcul par défaut, l’activité ne pourrait pas encore commencer.   

3.2.8 CONTRAINTE DOIT COMMENCER LE (MUST START ON) Il s'agit de l'une des contraintes dites  « fortes ». Elle empêche de déplacer l’activité dans  le temps.   On définit une seule date spécifique à laquelle l'activité DEVRA de toute façon commencer.   

3.2.9 CONTRAINTE DOIT FINIR LE (MUST FINISH ON) Il s'agit de l'une des contraintes dites  « fortes ». Elle empêche de déplacer l’activité dans  le temps.   On  définit  une  seule  date  spécifique  à  laquelle  l'activité  DEVRA  de  toute  façon  finir.

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3.3 ÉCHEANCES 3.3.1 GENERALITES Il est possible de relier une échéance, une date de fin ou une date limite promise à une activité dans  le menu « Informations sur la tâche » (Task Information), onglet « Avancées » (Advanced). 

  Figure 3‐15 Échéance 

Lorsqu’une échéance a été attribuée à une activité, une flèche apparaît dans la partie graphique et  indique la date de fin à ne pas dépasser pour l'activité. Lorsqu’une échéance est passée, par exemple  lors du recalcul d'un projet, une icône apparaît dans la colonne des indicateurs.  

  Figure 3‐16 Flèche échéance 

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CHAPITRE 4. FORMAT

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4.1 GENERALITES L’image suivante donne une vue d’ensemble des différentes parties d’un projet dont la disposition  peut être modifiée. 

Echelle de temps Texte dont la  police peut être  modifiée 

Affichage des  relations  Données à  afficher  sur les  barres 

Chemin  critique 

Affichage des périodes  de congé 

 

Quadrillage des colonnes  et de la partie graphique 

Figure 4‐1 Disposition à réaliser 

 

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4.2 DEFINIR LA DISPOSITION GENERALE Il  est  possible,  dans  le  menu  « Format »  (Format)  avec  la  commande  « Disposition »,  de  définir  facilement la présentation graphique des barres et des relations. 

  Figure 4‐2 Barre d’outils « Format » 

La partie intitulée « Liaisons » (Links) règle le mode de présentation des relations :  o ne pas afficher les relations ;  o afficher les relations, avec un choix parmi deux présentations.  La partie « Barres » (Bars) permet :  o de  choisir  comment  la  date  doit  être  affichée  lorsque  l’on  choisit  de  l’afficher  dans  les  barres ;  o de déterminer la hauteur des barres ;  o d’afficher  les  tâches  séparées  dans  la  barre  récapitulative,  en  sélectionnant  « Toujours  reporter les barres du Gantt » (Always roll up Gantt bars) ;    lorsque  la  tâche  récapitulative  est  dépliée  (donc  lorsque  toutes  les  tâches  séparées  sont  affichées  dans  la  table),  les  tâches  séparées  peuvent  être  cachées  dans  la  barre  récapitulative  si  l’on  sélectionne  « Masquer  les  barres  de  report  pour  les  tâches  récapitulatives  développées »  (Hide  rollup bars when summary expanded).  o d’afficher ou non les barres sur une journée entière ;  o d’afficher  ou  non  les  tâches  fractionnées  dans  une  barre  fractionnée.  Lorsque  l’on  choisit  de  ne  pas  voir  le  « fractionnement »,  une  longue  barre  continue  est  simplement affichée.  Figure 4‐1 Menu  « Disposition » 

La partie « Autres » (Other) sert à :  o afficher ou non des dessins dans la partie graphique.   

4.3 LE CHEMIN CRITIQUE 4.3.1 CALCUL DU CHEMIN CRITIQUE Lorsque l’on clique sur « Fichier » (File) ‐> « Options » (Options) ‐> « Options avancées » (Advanced),  l’image suivante apparaît. Dans la partie « Options de calcul », les paramètres suivants peuvent être  définis.  

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Pour afficher les activités open ends comme critique

 

Modification du niveau de criticité

Figure 4‐3 Paramètres chemin critique 

On part généralement du principe que le chemin critique est défini par les activités avec une marge  inférieure  ou  égale  à  zéro.  Cependant,  l’utilisateur  peut  déterminer  lui‐même  à  partir  de  quelle  marge MS Project peut considérer une activité comme « critique ». Dans le cas de grands projets ou  de projets avec un délai d’exécution court, les activités ayant par exemple une marge de jusqu’à 4  jours peuvent être considérées comme critiques et donc être désignées comme telles.  MS Project offre également la possibilité de considérer comme  critiques les activités « open end »,  c’est‐à‐dire  celles  n'étant  pas  suivies  d’autres  tâches,  en  sélectionnant  « Calculer  les  chemins  critiques  multiples »  (Calculate  multiple  critical  paths).  Il  est  conseillé  de  demander  deux  calculs  après la saisie de toutes les activités et les relations :  o d’abord en cochant la case du calcul des chemins critiques multiples ;  o puis en décochant cette case.   

4.3.2 PRESENTATION DES ACTIVITES CRITIQUES D'un  point  de  vue  international,  on  différencie  l’apparence  des  activités  critiques  et  non  critiques  dans  les  diagrammes  et  réseaux  de  Gantt.  Il  est  généralement  admis  de  représenter  les  activités  critiques en « rouge ».   Par  défaut,  le  diagramme  de  Gantt  de  MS  Project  ne  fait  pas  de  distinction  de  couleurs  entre  les  activités critiques et non critiques, et toutes les barres sont bleues.   En adaptant les styles de barres, il est cependant possible d’instaurer une différence de couleurs (voir  le chapitre sur le format des styles de barres).  Dans la présentation du « diagramme de tâches » (Network diagram = PDM) par contre, les couleurs  sont différenciées par défaut. 

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4.4 DEFINIR LES STYLES DES BARRES 4.4.1 GENERALITES Le menu « Styles des barres » (Bar styles) permet de déterminer la manière de présenter les données  des activités dans la partie graphique.   Ce menu peut être affiché de deux façons :  o en  cliquant  avec  le  bouton  droit  dans  la  partie  graphique  (PAS  sur  une  barre)  et  en  sélectionnant « Barres et Styles » ;  o en cliquant sur la barre de menu « Format » ‐> « Format » ‐> « Barres et Styles » (Format ‐>  Format ‐> Bar styles). 

  Figure 4‐4 Barre d’outils « Format » Styles des barres 

  Figure 4‐5 Styles des barres 

Ces  paramètres  s’appliquent  à  toutes  les  activités  qui  répondent  à  la  condition  « Représente  les  tâches » (Show for … tasks).  Les styles des barres peuvent être :  o modifiés ;  o supprimés ; 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  o renouvelés.  Pour chaque élément à afficher, les données suivantes peuvent être définies :  o un nom (Name) pour la donnée à afficher ;  o l’apparence (Appearance) : forme, type, motif et couleur du début, du milieu et de la fin de  l’élément à afficher ;  o le critère qui détermine à quelles tâches s’applique le paramètre (Show for … tasks) ;  o Ligne : à quelle ligne il doit être affiché ;  o De (From) : le point de départ de l’élément à afficher ;  o A (To) : le point d’arrivée de l’élément à afficher ;  o dans l’onglet « Texte » (Text) : indiquer si un texte doit être relié à l’élément à afficher.   

4.4.2 LE CHAMP « NOM » (NAME) On  définit  ici  le  nom  de  l’élément  à  afficher.  Un  certain  nombre  d’éléments  sont  déjà  affichés  par  défaut.  Les  noms  peuvent  facilement  être  modifiés,  par  exemple  en  remplaçant  « tâche »  par  « activité ». Le nom introduit dans ce champ est également affiché dans la légende.  Lorsque  le  nom  est  précédé  d’un  astérisque  « * »,  ni  le  nom  ni  l’apparence  de  la  barre  ne  sont  affichés dans la légende du diagramme de Gantt.   

4.4.3 LE CHAMP « APPARENCE » (APPEARANCE) On détermine ici la façon dont l’élément doit être affiché graphiquement.  o Forme, type et couleur du point de départ et du point d’arrivée.  o Forme, motif (ou hachure) et couleur de la partie du milieu. 

Affichage du début 

Figure 4‐6 Apparence 

Affichage de la  partie centrale 

Affichage de la fin 

 

 

4.4.4 TEXTE DES BARRES On peut déterminer dans cet onglet quel texte doit être associé aux barres et l’endroit où il doit être  placé. Le texte peut être affiché à gauche, à droite, au‐dessus, en dessous ou à l’intérieur de la barre.  Les champs à afficher doivent être sélectionnés parmi les champs disponibles. 

4.4.5 LE CHAMP « REPRESENTE LES TACHES » (SHOW FOR … TASKS) On  détermine  ici  à  quels  types  de  tâches  s’applique  le  style  de  barre.  Le  choix  peut  être  effectué,  dans un menu déroulant, à partir d’un certain nombre de types de tâches. 

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Normales (Normal) : toutes les activités sauf les « jalons » (milestones) ou les « récapitulatives »  (summary tasks).  Jalon (Milestone) : les activités d’une durée de « zéro » et les activités désignées comme telles  dans le menu « Informations sur la tâche » (Task information).   Récapitulatives (Summary) : une activité récapitulative affiche la durée des tâches inférieures en  cas de « retrait » des activités.  Critiques  (Critical) :  les  activités  critiques  sont  des  activités  sans  marge  ou  avec  une  marge  inférieure  ou  égale  à  la  marge  définie  dans  « Options  ‐>  Options  avancées »  (Options  ‐>  Advanced) pour considérer une tâche comme critique.  Non  critiques  (Noncritical) :  les  activités  non  critiques  sont  des  activités  qui  disposent  d'une  marge supérieure à la marge définie dans « Options ‐> Options avancées » (Options ‐> Advanced)  pour considérer une tâche comme critique.  Marquées  (Marked) :  Activités  pour  lesquelles  le  mot  « Oui »  (Yes)  est  indiqué  dans  le  champ  « Marquée » (Marked).  Terminées (Finished) : activités terminées, avec une date de fin réelle (actual finish) ou qui sont  désignées comme achevées (complete) à 100 %  En  cours  de  réalisation  (In  Progress) :  activités  pour  lesquelles  une  date  de  début  réelle  a  été  introduite, mais pas encore de date de fin réelle; donc des tâches commencées mais pas encore  terminées.  Non terminées (Not Finished) : tâches qui ne sont pas encore terminées, pour lesquelles aucune  date  de  fin  réelle  n’a  encore  été  introduite.  Les  tâches  non  commencées  correspondent  également à cette description.  Non  commencées  (Not  Started) :  activités  pour  lesquelles  aucune  date  de  début  réelle  n’a  encore été introduite.  Commencées en retard (Started Late) : activités dont la date de début planifiée tombe plus tard  que la date de début de « planification initiale » (Baseline) déjà planifiée auparavant.  Terminées en retard (Finished Late) : activités dont la date de fin recalculée (en fonction de la  progression du projet) tombe plus tard que la date de fin déjà planifiée auparavant.  Commencées en avance (Started Early) : activités dont la date de début recalculée (en fonction  de la progression du projet) tombe plus tôt que la date de début déjà planifiée auparavant.  Terminées en avance (Finished Early) : activités dont la date de fin recalculée (en fonction de la  progression du projet) tombe plus tôt que la date de fin déjà planifiée auparavant.  Commencées à temps (Started on Time) : activités dont la date de début recalculée (en fonction  de la progression du projet) correspond à la date de début déjà planifiée auparavant.  Terminées à temps (Finished on Time) : activités dont la date de fin recalculée (en fonction de la  progression du projet) correspond à la date de fin déjà planifiée auparavant.  Reportées : activités pour lesquelles le mot « Oui » (Yes) est indiqué dans le champ « Report ».  Des données des tâches partielles peuvent donc être affichées dans une barre récapitulative.  Récapitulatif du projet (Project Summary) : la barre récapitulative qui affiche toute la durée du  projet.  Regrouper par en‐tête (Group by Summary) : la barre récapitulative des activités regroupées.  Fractionnement (Split) : barres divisées en plusieurs barres partielles.  Tâches externes (External Tasks) : activités reliées à d’autres projets. 

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o

o o

o

Active (Active) : pour les activités qui ne sont pas désignées comme inactives. Avec MS Project,  des  tâches  peuvent  désormais  être  décrites  comme  « inactives »,  pour  éviter  qu’elles  n’influencent une planification de simulation.  Planifié manuellement (Manually Scheduled) : pour les activités planifiées manuellement. Avec  MS  Project  2010,  des  tâches  peuvent  désormais  être  planifiées  manuellement  ou  automatiquement.  Avertissement (Warning) : pour les activités sujettes à un avertissement.  Espace  réservé  (Placeholder) :  pour  les  activités  qui  sont  temporairement  introduites  mais  ne  sont  pas  encore  correctement  décrites :  elles  réservent  en  fait  une  place  dans  la  planification  jusqu’à ce que les données correctes soient connues.  Indicateur 1 à 20 (Flag) : les activités marquées sont des activités pour lesquelles le mot « Oui »  (Yes) est indiqué dans le champ d’indicateurs concerné. Les indicateurs peuvent être utilisés pour  sélectionner  des  activités  qui  répondent  à  certaines  conditions.  Ainsi,  « Indicateur  1 »  peut  par  exemple  être  renommé  « Plans  de  coffrage  nécessaires ».  Toutes  les  activités  qui  répondent  à  ces conditions et qui sont donc marquées d’un « Oui » (Yes), pourraient alors être représentées  de façon spécifique.  

Il est possible d’inverser toutes les conditions « Représente les tâches » en plaçant le mot « NON »  (NOT) devant la condition.    Plusieurs  conditions  peuvent  être  associées  à  une  barre :  il  suffit  de  séparer  les  conditions  d’un  point‐virgule « ; ».   

4.4.6 LE CHAMP « LIGNE » (ROW) Chacun  des  types  de  barres  peut  être  placé  à  un  endroit  précis.  L’utilisateur  peut  choisir  entre  les  lignes  1  à  4.  Plusieurs  types  de  barres  peuvent  également  être  placés  sur  la  même  ligne,  mais  risquent parfois de se chevaucher. L’ordre dans le menu « Styles des barres » (Bar Styles) détermine  l’ordre dans lequel les barres apparaissent si elles doivent être placées à la ligne 1.   

4.4.7 LES CHAMPS « DE » (FROM) ET « À » (TO) Afin  que  les  barres  puissent  être  représentées,  il  convient  de  définir  le  point  de  départ  et  le  point  d'arrivée. Les champs à utiliser sont :  o

% achevé / % Completed 

o   o o o o o

% Travail achevé / % Work Complete  Actif / Active  Fin réelle / Actual Finish   Début réel / Actual Start   Fin du livrable planifiée  Durée planifiée 

o

Début du livrable planifié 

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exprimé sous forme de pourcentage par  rapport à la durée de l’activité  le pourcentage du travail achevé (exprimé en heures  ou en jours) par rapport à la durée prévue.  Pour les tâches actives  La fin réelle de l’activité (date et heure).  La date de début réelle de l’activité.  seulement pour serveur  La durée initialement prévue de l’activité selon la  planification initiale  Seulement pour serveur 

 

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Fin planifiée / Baseline Finish  

o o o o o

Début planifié / Baseline Start     Fin du livrable planifiée  Début du livrable planifié  Fin estimée planifiée  Début estimé planifié 

o o o

Fin du livrable planifiée (1‐10)  Début du livrable planifié (1‐10)  Achevé jusqu’au / Complete Through 

o     o o o o o o

Échéance 

Fin du livrable  GUID du livrable  Nom du livrable  Début du livrable  Type de livrable  Fin au plus tôt / Early Finish  

o

Début au plus tôt / Early Start  

o

Fin / Finish 

o o o o o

Fin (1‐10) / Finish (1‐10)  Début (1‐10) / Start (1‐10)  Retard autorisé par ligne / Free slack    Fin au plus tard / Late Finish  

o o o

Début au plus tard / Late Start   Déficit / Negative slack  % physique achevé / Physical %  Complete  Fin avant audit / Preleveled Finish  

o

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La fin initialement prévue d’une activité, selon la  planification initiale Ce champ de données peut  seulement être utilisé après la sauvegarde d'une  planification initiale / baseline.  La fin initialement prévue d’une activité, selon la  planification initiale. Ce champ de données peut  seulement être utilisé après la sauvegarde d'une  planification initiale / baseline.  Seulement pour serveur  Seulement pour serveur  La date de fin initialement estimée selon la  planification initiale.  La date de début initialement estimée selon la  planification initiale.  Seulement pour serveur  Seulement pour serveur  La progression d’une activité est affichée dans la  barre d’activité. La date jusqu’à laquelle des dates  « réelles » ont été introduites pour l’activité est  affichée. Ce champ est seulement disponible dans le  menu Styles des barres / Bar styles.  Échéance ou date limite promise.  L’échéance peut  être introduite dans la fenêtre Informations sur la  tâche / Task Information.  seulement pour serveur  seulement pour serveur  seulement pour serveur  seulement pour serveur  seulement pour serveur  Fin au plus tôt d’une activité : calculée en fonction  des activités précédentes, des dates butoirs  (constraints) et des retards (= glissements) dus au  « nivellement ».   Début au plus tôt d’une activité : calculé en fonction  des activités précédentes, des dates butoirs  (constraints) et des retards (= glissements) dus au  « nivellement ».  Date de fin planifiée d’une activité (semble identique  à « Fin au plus tôt »).  Champs de date de fin à personnaliser.    Champs de date de début à personnaliser.    Marge libre  Fin au plus tard d’une activité (compte tenu de toutes  les activités précédentes, de la sorte et de la durée  des relations, des éventuelles dates butoirs et du  déplacement des activités après « nivellement »).  Début au plus tard d’une activité.  Marge totale négative  Progression physique  Date de fin d’une activité, avant le « nivellement »   

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Début avant audit / Preleveled Start   Reprendre / Resume 

Fin planifiée / Scheduled Finish  Début planifié / Scheduled Start  Début (1‐10) / Start (1‐10)  Stop / Stop  Récapitulation de l’avancement /  Summary Progress  Fin de tâche / Task Finish  Mode Tâche / Task Mode  Début de tâche / Task Start  Retard total autorisé / Total slack 

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Date de début de l’activité, avant le « nivellement »  Nouvelle date de début. Date à laquelle la partie  restante de l’activité sera planifiée.  Cette date de  reprise est calculée en fonction du % effectué.  Date de fin planifiée  Date de début planifiée    Champs de date de début à personnaliser.  Date de fin d’une partie effectuée d’une activité.  Progression affichée sur la tâche récapitulative    Fin de tâche  Le mode de tâche est planifié automatiquement ou  manuellement  Début de tâche  Marge totale d’une activité 

 

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4.5 METTRE EN FORME LES BARRES Ce  procédé  est  analogue  à  celui  du  format  des  styles  de  barres,  si  ce  n’est  que  seule  la  barre  sélectionnée  est  modifiée,  et  non  toutes  les  barres.  Seule  la  forme  et  les  textes  correspondants  peuvent être mis en forme.  Le menu peut être affiché de plusieurs façons :  o en cliquant avec le bouton droit dans la partie graphique sur une barre et en sélectionnant  « Mettre en forme la barre » ;  o en cliquant sur la barre de menu « Format » ‐> « Format » ‐> « Barres et Styles » (Format ‐>  Format ‐> Bar).   

4.5.1 LE CHAMP « TEXTE » (TEXT) On détermine ici quel texte est affiché à côté de la barre ou à l’intérieur de celle‐ci. 

  Figure 4‐7 Format des barres 

4.5.2 LE CHAMP « BARRES » (BARS) On détermine ici la façon dont l’élément doit être affiché graphiquement.  o Forme, type et couleur du point de départ et du point d’arrivée.  o Forme, motif (ou hachure) et couleur de la partie du milieu.   

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4.6 DEFINIR LES STYLES DU TEXTE Les affichages de texte peuvent être modifiés en cliquant sur « Format / Styles du texte » (Format ‐>  Text styles). La mise en forme est analogue à celle d’autres applications Microsoft. 

  Figure 4‐2 Styles du texte 

On  peut  mettre  en  forme  les  éléments  suivants  en  les  sélectionnant  dans  le  champ  « Élément  à  modifier » (Item to change) :  o o o o o o o o o o o o o o o

Tout (All)  Titres des lignes et des colonnes (Row & &Column titles)  Tâches critiques (Critical Tasks)   Tâches externes (External Tasks)   Tâches en surbrillance (Highlighted Tasks)   Tâches marquées (Marked Tasks)   Tâches non critiques (Noncritical Tasks)   Tâches jalons (Milestone Tasks)   Tâches récapitulatives (Summary Tasks)   Niveau Échelle de temps Supérieure (Top Timescale Tier)  Niveau Échelle de temps Intermédiaire (Middle Timescale Tier)  Niveau Échelle de temps Inférieure (Bottom Timescale Tier)  Texte (Bar Text) (gauche, droite, haut, bas, intérieur : à sélectionner séparément)  Cellules modifiées (Changed Cells)  Tâches inactives (Inactive Tasks)    

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4.7 METTRE EN FORME L’ECHELLE DE TEMPS (TIMESCALE) 4.7.1 OUVRIR LE MENU ECHELLE DE TEMPS (TIMESCALE) L’échelle  de  temps  est  le  ruban  situé  en  haut  de  l'affichage de Gantt. 

Figure 4‐3 Échelle de temps graphique

Le menu permettant de mettre en forme l’échelle de temps  peut s'ouvrir de plusieurs façons :  o dans  le  menu  « Affichage »  (View)  ‐>  « Échelle  de  temps »,  en  sélectionnant  tout  en  bas  « Échelle de temps » (timescale) ;  o en  cliquant  avec  le  bouton  droit  de  la  souris  dans  l'échelle  de  temps  et  en  sélectionnant  « Échelle de temps »;  o en  cliquant  avec  le  bouton  droit  de  la  souris  dans  la  partie  graphique  et  en  sélectionnant  l’option  « période  chômée »  (Nonworking  Time). 

  Figure 4‐8 Échelle de temps via « Échelle de temps » 

  Figure  4‐5  Échelle  de  temps via onglet 

Figure  4‐4  Échelle  de  temps via graphique 

   

4.7.2 MODIFIER L'ECHELLE DE TEMPS (TIMESCALE) ET LA PERIODE CHOMEE (NONWORKING TIME) L'échelle  de  temps  peut  être  paramétrée  dans  le  menu  suivant.  Maximum  3  « niveaux »  (Tiers)  peuvent être affichés et paramétrés.  o o o

Niveau supérieur (Top Tier)  Niveau intermédiaire (Middle Tier)  Niveau inférieur (Bottom Tier) 

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  Figure 4‐6 Menu « Échelle de temps »

   

Pour chaque « niveau » (tier), les données suivantes peuvent être définies :  o o o o o o

« Unités » (Units), de la minute à l’année.  Étiquette : la façon dont les dates sont écrites.  « Utiliser  l’exercice »  (Use  fiscal  year) :  pour  utiliser  l'exercice  comme  base  pour  certaines  notations, par exemple la numérotation des semaines.  « Nombre » (Count) : le saut utilisé pour les unités.  « Alignement » (Align) : pour l’alignement des étiquettes.  « Lignes  de  séparation »  (Tick  Lines) :  pour  afficher  ou  non  une  ligne  entre  les  étiquettes  de  l’échelle de temps. 

La  partie  « Options  d’échelle  de  temps »  (Timescale  options)  permet  de  définir  les  paramètres  suivants :  o o o

le nombre de « niveaux » (tiers) à afficher,  la « taille » (Size) : pour augmenter ou diminuer la taille des paramètres choisis,  le séparateur : pour afficher ou non une ligne horizontale entre les différents niveaux (tiers). 

4.7.3 MODIFIER LA PÉRIODE CHÔMÉE (NONWORKING TIME) Ce menu permet de définir la façon dont la période chômée, comme les week‐ends et les vacances,  est affichée.  o

o

Affichage :   Derrière les barres de tâches (Behind task bars) : pour afficher la période chômée derrière les  barres de tâches afin que les barres de tâches soient toujours entièrement visibles.   Devant les barres de tâches (In front of task bars) pour afficher la période chômée sur les  barres.   Ne pas dessiner (Do not draw) pour ne pas afficher les périodes chômées.  Couleur (Color) : pour définir la couleur de la période chômée. 

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Motif (Pattern) : pour définir la hachure ou le motif de la période chômée.  Calendrier (Calendar) : pour déterminer à quel calendrier s’appliquent ces paramètres. 

 

  Figure 4‐7 Échelle de temps « Période chômée »

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4.8 MODIFIER LE QUADRILLAGE On  peut  choisir  dans  le  menu  « Format  /  Format  /  Quadrillage »  (Format  /  Format  /  Gridlines)  d’afficher  le  quadrillage  dans  la  partie  graphique,  dans  la  partie  des  textes  ou  dans  l’échelle  de  temps. Il est possible de choisir un type et une couleur pour chaque sorte de ligne.  Pour certaines lignes  (les lignes du Gantt, les lignes  et les  colonnes de la  table), on peut définir un  intervalle pour remplacer la ligne par défaut par une autre ligne. 

  Figure 4‐8 Quadrillage 

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CHAPITRE 5. TRI, FILTRE, REGROUPEMENT, TABLES, AFFICHAGES, CHAMPS, CODES, FORMULES, GLOBAL                            

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5.1 TRI D’ACTIVITES 5.1.1 POSSIBILITES DE TRI PAR DEFAUT Les  activités  peuvent  être  introduites  dans  un  ordre  aléatoire.  Cet  ordre  peut  encore  être  modifié  après  ou  pendant  la  saisie.  On  dénombre  5  méthodes  par  défaut  de  tri  des  activités  (non  personnalisables) que l’on peut sélectionner dans le menu « Affichage » (View) :  o o o o o

selon la date de début de l’activité,  selon la date de fin de l’activité,  selon  la  priorité  (définie  dans  les  « Informations  sur  la  tâche »  (Task  information)),  selon le coût,  selon le N° de l’activité (le numéro de ligne dans la colonne grise).   

En plus de cela, des tris personnalisés sont également possibles en cliquant  sur « Trier par ».  

Figure 5‐1 Trier « Par défaut »

 

5.1.2 POSSIBILITES DE TRI PERSONNALISE Il  est  possible  de  définir  un  tri  personnalisé  en  cliquant  sur  « Trier  par »  (Sort  by)  dans  le  menu  « Affichage »  (View).    Grâce  à  cette  commande,  l’utilisateur  peut  toujours  créer  des  tris  variant  chaque fois.  On peut combiner jusqu’à trois critères et choisir pour chacun soit un tri « croissant »  (ascending)  soit  un  tri  « décroissant »  (descending).  Le  tri  s’effectue  en  fonction  de  l’ordre  des  critères  introduits.  Le  deuxième  critère  ne  s’applique  qu’en  cas  d’égalité  du  premier  critère,  le  troisième en cas d'égalité du deuxième.  Dans cet exemple, le tri est effectué :  o

o

 

d’abord selon le critère « Début au  plus  tôt »,  le  plus  tôt  venant  en  premier lieu ;  si  plusieurs  activités  ont  la  même  date  de  « début  au  plus  tôt »,  ces  activités doivent être triées selon la  « marge  totale »  (Total  slack),  la  marge  la  plus  petite  venant  en  premier lieu. 

Figure 5‐2 Trier « Personnalisé »

Il est impossible de sauvegarder les tris personnalisés dans MS Project.  Il reste encore deux options de tri supplémentaires : 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  o « Renumérotation  permanente  des  tâches  (Permanently  renumber  tasks) :  MS  Project  attribue un numéro de ligne à chaque activité. Lorsque le tri est effectué, l'ordre des activités  affichées  change.  Lorsque  cette  option  est  cochée,  les  activités  se  voient  attribuer  un  nouveau numéro de ligne à chaque tri demandé.  o « Conserver  la  structure  hiérarchique »  (Keep  outline  structure) :  lorsque  cette  option  est  cochée, la hiérarchie du décalage des activités est maintenue.   

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5.2 FILTRES 5.2.1 GENERALITES Dans  le  cas  de  plus  grands  projets,  la  vue  d'ensemble  de  toutes  les  tâches  est  parfois  confuse.  En  filtrant  l’information,  l’utilisateur  peut  se  concentrer  sur  l’information  essentielle.  C’est  pourquoi  il  est  utile  de  définir  et  d’utiliser  des  filtres  permettant  entre  autres  de  sélectionner  les  éléments  suivants :  o o o o o o

tâches critiques,  tâches non critiques,  activités devant être effectuées dans une période à déterminer,  activités d’un sous‐traitant bien précis,  activités d’un étage ou d’une zone bien précis(e),  …  

5.2.2 FILTRES PAR DEFAUT MS Project contient tout un ensemble de filtres, aussi bien pour les tâches que pour les ressources,  qui  font  partie  du  global.mpt  et  qui  doivent  donc  être  utilisées  dans  chaque  projet.  Le  global.mpt  sera expliqué plus en détail plus loin dans ce chapitre.  Le menu des filtres s’ouvre en cliquant sur « Affichage / Données / Filtre » (View / Data / Filter). Il est  possible de choisir plus de filtres que les filtres proposés par défaut en cliquant sur « Autres filtres »  (More filters). Une liste apparaît alors et propose des options supplémentaires. 

  Figure 5‐3 Filtres par défaut 

5.2.3 FILTRE AUTOMATIQUE Le filtre automatique permet de filtrer rapidement à partir des champs visibles (colonnes) de la table  active.  o

On  active  le  filtre  automatique  en  cliquant  sur  « Affichage  /  Données  /  Afficher  le  filtre  automatique »  (View  /  Data  /  Filter  /  Displau  autofilter).  Lorsque  l’on  clique  sur  « Fichier / 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  Options / Options avancées » (File / Options / Advanced) dans la partie « Général » (General), on  peut  choisir  d’activer  automatiquement  le  filtre  automatique  pour  chaque  nouveau  projet.   Lorsque  le  filtre  automatique  est  activé,  un  petit  triangle  noir  apparaît  à  côté  des  titres  de  colonnes. 

 

  Figure 5‐4 Afficher « Filtre automatique » 

o Sélectionner ensuite la colonne qui doit être filtrée en cliquant sur le triangle de la colonne  concernée. Une liste de valeurs apparaît. Si ces valeurs ne répondent pas aux besoins de  l’utilisateur, deux critères peuvent être combinés en cliquant sur l’option « Personnalisé »  (Custom). Ce filtre personnalisé peut également être enregistré pour être réutilisé plus tard.         

         

Figure 5‐5 Liste de filtres automatiques

         

  Figure 5‐6 Filtre automatique « Personnalisé » 

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5.2.4 CREER OU MODIFIER DES FILTRES Lorsque l’on clique sur « Affichage / Données / Filtre / Autres filtres » (View / Data / Filter / More  filters), la fenêtre suivante apparaît : 

Créer un nouveau filtre  Modifier un filtre existant  Créer un filtre sur la base d'un filtre  existant  Pour échanger un filtre d'un fichier à un  autre 

  Figure 5‐7 Plus de filtres 

On peut d’abord choisir si l’on veut filtrer des « Tâches » (Tasks) ou des « Ressources » (Resources).   Ensuite, on peut sélectionner un filtre et modifier un filtre existant en cliquant sur « Modifier » (Edit).  Il est  possible de  créer un nouveau filtre en cliquant sur « Copier » (Copy) à partir des données du  filtre existant sélectionné. La modification d’un filtre se fait de manière analogue à la création d’un  filtre.  Pour créer un nouveau filtre, il suffit d’ouvrir la fenêtre « Définition d’un filtre » (Filter Definition) en  cliquant sur « Créer » (New) dans la fenêtre représentée ci‐dessus. Cette fenêtre apparaît également  lorsque l’on clique sur « Affichage / Données / Filtre / Nouveau filtre » (View / Data / Filter / New  filters). 

  Figure 5‐8 Nouveau filtre 

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o

Il convient d’abord d’introduire le nom du filtre. Pour garder une bonne vue d’ensemble, il est  important que ce nom décrive bien la manière de filtrer.   Lorsque  la  case  « Afficher  dans  le  menu »  (Show  in  menu)  est  cochée,  ce  filtre  apparaîtra  toujours dans le menu déroulant dans lequel les filtres par défaut peuvent être sélectionnés. De  cette manière, l’utilisateur évite de toujours devoir suivre les étapes supplémentaires en cliquant  sur « Autres filtres » (More filters) pour pouvoir activer ce filtre.  Ensuite, les paramètres peuvent être définis. 

  Figure 5‐9 Filtre « Start » 



o o o

Et/ou  (And/Or) :  est  utilisé  lorsque  plusieurs  critères  doivent  être  combinés  sur  plusieurs  lignes. Lorsqu’aucun opérateur n’est défini, MS project utilise le « Et » (And) par défaut.   Nom  du  champ  (Field  Name) :  détermine  à  partir  de  quelle  colonne  il  faut  filtrer,  quelle  colonne est testée.   Condition (Test) : contient un large choix de critères de test.   Valeur(s) (Value(s)) : on détermine quel doit être le résultat du test.    Il peut s’agir d’un « Champ », d’une valeur à introduire soi‐même, de mots tels que « Oui »  (Yes), « Non » (No), « NA » (NA), « Aucun » (None).     Dans les champs de texte, des caractères génériques comme le point d’interrogation (?) ou  l’astérisque  (*)  peuvent  également  faire  partie  des  valeurs  pour  le  test  « Égal  à »  ou  « Différent  de ».  L’astérisque  peut  être  utilisé  pour  un  nombre  aléatoire  de  caractères.   Lorsqu’on  souhaite  filtrer  selon  un  caractère  pouvant  également  servir  de  caractère  générique, il convient de placer un signe ^ avant le caractère.   On  enregistre  les  paramètres  en  cliquant  sur  le  bouton  « Enregistrer »  (Save)  et  la  fenêtre  précédente redevient active.  Le filtre peut être activé directement lorsque l'on clique sur le bouton « Activer » (Apply).  L’exemple  ci‐dessus  peut  également  être  introduit  de  façon  raccourcie,  en  modifiant  la  « condition » et en mettant les « valeurs » sur une même ligne, séparées par un point‐virgule. 

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  Figure 5‐10 Filtre « Start » Raccourci 

o

Normalement,  toutes  les  données  ne  répondant  plus  aux  conditions  du  filtre  ne  sont  plus  affichées.  On  peut  également  choisir  d’afficher  toutes  les  données  (aussi  bien  celles  qui  répondent aux conditions du filtre que celles qui n’y répondent pas) ; le texte des données qui  répondent aux conditions du filtre est alors affiché dans une autre couleur. Cela peut se faire en  cliquant sur le bouton « Mettre en surbrillance » avant de cliquer sur « Appliquer ».   

  Exemple :  Il est parfois utile de vérifier que les données nécessaires ont été introduites pour toutes les tâches.  C’est pourquoi on peut créer un filtre qui contrôle les champs vides.  Condition :  o o o

soit le champ « Valeur(s) » (Value(s)) devra être vide dans les champs de texte,  soit il conviendra de saisir « NA » (NA) dans les champs de date,  soit il conviendra d’introduire « 0 » dans les champs de chiffres et de valeurs. 

 

5.2.5 FILTRES REGROUPES Parfois, il est impossible de filtrer les tâches souhaitées avec des critères d’un même niveau. C’est  pourquoi on peut utiliser les filtres dits « regroupés ». On les crée en insérant entre les critères une  ligne vide dans laquelle on introduit seulement des données dans la colonne pour l'opérateur « Et »  (And) ou « Ou » (Or).    

5.2.6 FILTRES INTERACTIFS Selon la méthode décrite ci‐dessus, les filtres créés par défaut sont « statiques ». Dans cet exemple,  les  tâches  filtrées  sont  celles  qui  commencent  après  une  date  précise  et  finissent  avant  une  date  précise.  Cependant,  si  l’on  voulait  filtrer  des  tâches  d’une  autre  période,  il  faudrait,  selon  la  procédure ci‐dessus, créer à chaque fois un nouveau filtre.   Pour éviter de devoir créer à chaque fois un nouveau filtre, il est possible de créer un filtre interactif.  Un filtre interactif enregistrera lui‐même les « champs à tester » et le « test » mais, à chaque fois que  le filtre sera activé, il demandera à quelles valeurs les tests doivent répondre. 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  Pour  filtrer  l’exemple  ci‐dessus  de  manière  « interactive »,  aucune  date  fixe  n’est  saisie  dans  la  colonne « Valeurs » (Value(s)). En revanche :  o o

un texte est placé entre guillemets  et il est suivi d’un point d’interrogation. 

 Le texte entre guillemets est libre. Naturellement, il est préférable que ce texte définisse clairement  ce qui doit être introduit afin d’avoir les données correctes pour le test à effectuer. 

  Figure 5‐11 Filtre « Start » Interactif 

Lorsque le filtre est activé, un écran interactif apparaît avec la question à poser. Après confirmation  en cliquant sur « OK », la question suivante apparaît. 

  Figure 5‐12 Filtre Question 1 

  Figure 5‐13 Filtre Question 2 

Plusieurs questions, selon les critères du filtre, peuvent parfois être rassemblées en une seule  fenêtre. Dans l’exemple ci‐dessus, les deux conditions précédentes seraient remplacées par une  seule, et les questions à poser pourraient être placées l’une derrière l’autre, séparées par un point‐ virgule. 

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  Figure 5‐14 Filtre « Start » Abrégé interactif 

Les deux questions apparaissent alors dans un seul écran, comme illustré ci‐dessous. 

  Figure 5‐15 Filtre Question abrégée 

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5.3 REGROUPEMENT D’ACTIVITES 5.3.1 GENERALITES Des  activités  peuvent  être  regroupées  sur  la  base  de  caractéristiques  communes,  comme  des  activités avec le même calendrier, des activités critiques ou non‐critiques, l’étage du code… Cela peut  accroître la lisibilité des planifications.  Pour  regrouper  ces  activités,  on  peut utiliser :  o o

des groupes prédéfinis,  des groupes à créer soi‐même. 

        Figure 5‐16 Regrouper « Durée » 

    Lorsque des activités sont regroupées, un titre apparaît au‐dessus de chaque groupe dans un ruban  et  une  tâche  récapitulative  est  automatiquement  créée  et  se  voit  affecter  la  même  durée  que  les  activités inférieures.   Un  signe  ou   apparaît à gauche du titre.  on peut :  Avec  ces  signes,  o

o

replier  un  groupe  pour  que  toutes  les  tâches  inférieures  soient récapitulées dans le titre  récapitulatif,  ou déplier un titre pour que les  tâches  inférieures  réapparaissent. 

  Figure 5‐17 Replier les groupes 

 

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5.3.2 REGROUPEMENT PAR DEFAUT Dans le menu « Affichage / Données » (View / Data),  lorsque l’on clique sur l’icône « Grouper par » (Group  by),  un  menu  s’affiche  avec  un  certain  nombre  de  groupes prédéfinis :  achevées et inachevées  type de contrainte  critiques ou non  durée  durée et priorité  jalon  priorité  priorité conserver la structure hiérarchique  actif et inactif  planification  manuelle  ou  planification  automatique  o ressources  o état  o o o o o o o o o o

Figure 5‐18 Grouper « Prédéfini » 

  En  sélectionnant  « Plus  de  groupes »  (More  groups),  un  nombre  supplémentaire  de  groupes  prédéfinis  peuvent  être  affichés,  sur  la  base  des  « Tâches »  (Tasks)  ou  des  « Ressources »  (Resources).           



Figure 5‐19 Plus de groupes 

5.3.3 CREER OU MODIFIER DES GROUPES Dans le menu « Affichage » (View), lorsque l’on clique sur l’icône « Grouper par » (Group by), puis sur  « Plus de groupes » (More groups), l’écran précédent apparaît. Dans cette fenêtre, on peut modifier  des groupes existants en les sélectionnant et en cliquant sur le bouton « Modifier » (Edit).   Ici aussi, on peut enregistrer ou modifier des groupes en cliquant sur « Organiser ».  MS Project 2010  

 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  Il  est  possible  de  créer  un  nouveau  groupe  en  cliquant  sur  « Copier »  (Copy)  à  partir  d’un  groupe  existant sélectionné.   En  cliquant  sur  « Nouveau »  (New),  on  peut  créer  un  nouveau  groupe  complet.  La  fenêtre  correspondante peut également être ouverte en cliquant sur « Affichage / Données / Grouper par /  Nouveau groupe » (View / Data / Group by / New Group). 

Nom du groupe

Choix du critère 

  Figure 5‐20 Nouveau « Groupe » 

o o

o

o o o o

Il convient d’abord d’introduire le nom du groupe. Pour garder une bonne vue d’ensemble, il est  important que ce nom décrive bien la manière de grouper.   Lorsque  la  case  « Afficher  dans  le  menu »  (Show  in  menu)  est  cochée,  ce  groupe  apparaîtra  toujours dans le menu déroulant dans lequel les groupes par défaut peuvent être sélectionnés.  De  cette  manière,  l’utilisateur  évite  de  toujours  devoir  suivre  des  étapes  supplémentaires  en  cliquant sur « Plus de groupes » (More Groups) pour pouvoir activer ce groupe.  On peut ensuite introduire les paramètres : sur quel champ le regroupement doit être effectué  (par glissement) (le type de champ correspondant ne peut généralement pas être modifié), que  le groupement se fasse par ordre croissant ou décroissant…  La  police,  la  taille  des  lettres,  la  couleur  du  fond  et  le  motif  de  la  cellule  du  titre  peuvent  être  définis.  On peut définir un intervalle par groupe, par exemple une durée de 1 à 3 jours dans un groupe,  une durée de 4 à 6 jours dans le groupe suivant… (si l’on opte pour un intervalle de 3 jours).  On  enregistre  les  paramètres  en  cliquant  sur  le  bouton  « Enregistrer »  (Save)  et  la  fenêtre  précédente est de nouveau active.  Le groupe peut être activé directement lorsque l'on clique sur le bouton « Appliquer » (Apply). 

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5.4 TABLES 5.4.1 GENERALITES Une  table  peut  être  décrite  comme  l’assemblage  d'un  certain  nombre  de  champs  ou  colonnes  contenant des données sur les activités du projet.  Plus  de  300  colonnes  peuvent  être  affichées  au  total.  Cependant,  il  serait  impossible  de  travailler  avec  autant  de  colonnes.  C’est  pourquoi  les  tables  sont  généralement  limitées  à  5  à  10  champs  pertinents. En fonction des données à introduire ou à modifier, d’autres tables avec d’autres champs  peuvent être affichées.   Une quinzaine de tables sont définies par défaut dans MS Project. Elles peuvent être activées dans le  menu  « Affichage  / Tables »  (View  /  Tables)  et  via  « Affichage  /  Tables  /  Plus  de  tables »  (Views  /  Tables  /  More  tables).  Chaque  table  peut  être  utilisée  dans  un  but  précis,  c’est  pourquoi  nous  conseillons de ne pas modifier ces tables. Pour afficher d'autres champs, il est préférable de créer ses  propres tables spécifiques. 

  Figure 5‐21 Tables 

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5.4.2 CREER DES TABLES SUPPLEMENTAIRES o

Il est possible de créer des tables supplémentaires en allant dans le menu « Affichage / Tables /  Plus de tables » (View / Tables / More Tables). 

Créer une nouvelle table  Modifier une table existante  Créer une table sur la base d'une  table existante  Pour échanger des tables entre  différents fichiers 

  Figure 5‐22 Plus de tables 

En cliquant sur « Créer » (New), on peut créer une nouvelle table à partir d’une table vide.  En cliquant sur « Modifier » (Edit), on peut modifier un table existante. Comme mentionné plus haut,  il est déconseillé de modifier les tables par défaut.  En  cliquant  sur  « Copier »  (Copy),  on  peut  créer  une  nouvelle  table  à  partir  d’une  table  existante  sélectionnée.  En cliquant sur « Organiser » (Organizer), on peut supprimer des tables ou les mettre à la disposition  d’autres projets. L’organisateur sera expliqué plus loin.  o

Lorsque  l’on  clique  sur  « Créer »  (New),  « Modifier »  (Edit)  ou  « Copier »  (Copy),    l’écran  « Définition d’une table » apparaît (Table Definition). On attribue ici un nom à la nouvelle table. 

  Figure 5‐23 Copier tables 

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o o

o

o o o

On peut cocher la case « Afficher dans le menu » (Show in menu) pour reprendre cette nouvelle  table dans le menu déroulant dans lequel on peut sélectionner les tables à afficher.  Il  convient  ensuite  de  sélectionner  les  champs  à  afficher  dans  le  menu  déroulant  qui  apparaît  lorsque l’on clique dans la colonne « Nom de champ » (Fieldname). Répétez cette opération pour  chaque champ que vous voulez voir apparaître, dans une nouvelle ligne.  Dans  la  colonne  « Données  alignées »  (Align  data),  on  définit  l’alignement  des  données  dans  la  colonne : gauche, droite ou centre.  On choisit dans la colonne « Largeur » (Width) la largeur de la colonne en déterminant le nombre  de  caractères  pouvant  être  affichés.  Par  après,  cette  largeur  sera  facilement  modifiable  en  faisant glisser la tête de colonne une fois que la table sera affichée.  Dans  la  colonne  « Titre »  (Title),  on  peut  introduire  le  nom  de  la  colonne.  Celui‐ci  peut  être  différent du nom de champ proposé par MS Project. Si rien n’est introduit, le titre est le même  que le nom de champ du projet.  Dans  la  colonne  « Titre  aligné »  (Align  Title),  on  définit  l’alignement  du  titre  dans  la  tête  de  colonne : gauche, droite ou centre.  Si dans la colonne « Renvoi à la ligne » (Header Wrapping) on sélectionne « Oui » (Yes), le titre de  colonne est aligné sur maximum 3 lignes.  Cliquez sur « OK » pour créer la table puis sur « Appliquer » (Apply) pour l’afficher. 

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5.5 AFFICHAGES 5.5.1 GENERALITES Un affichage est une combinaison d’éléments de Project et il peut être défini pour faciliter la saisie  de  données,  accélérer  la  création  de  rapports  ou  la  consultation  des  données  introduites.  Tous  les  éléments de chaque affichage séparé peuvent être personnalisés dans « Format » (Format).    Un affichage se compose de quatre parties :  o o o o

un écran (Screen) (= l’affichage graphique),  une table (Table),  un groupe (Group),  un filtre (Filter). 

Un  certain  nombre  d’affichages  sont  déjà  prévus  par  défaut  dans  MS  Project  et  sont  répartis  en  « Affichages des tâches » (Task Views) et en « Affichages des ressources » (Resource Views).  

  Figures 5‐24 Affichages 

Un certain nombre d’affichages peuvent être directement sélectionnés dans l’onglet « Affichage » de  la barre d’outils. En cliquant sur « Plus d’affichages » (More Views), on peut sélectionner des  affichages supplémentaires.  

  Figure 5‐25 Plus d’affichages 

 

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5.5.2 NOUVEL AFFICHAGE SIMPLE Avant qu’un nouvel affichage ne soit créé, les parties qui le composent doivent déjà exister :  o la Table (Table) à utiliser,  o le Groupe (Group) à utiliser,  o le Filtre (Filter) à utiliser.  Dans  le  menu  « Plus  d’affichages »  (More  views),  on  peut  modifier  (en  cliquant  sur  « Modifier »  (Edit)) ou copier (en cliquant sur « Copier » (Copy)) des affichages existants. On peut également créer  un nouvel affichage en cliquant sur « Créer » (New).   Pour créer un nouvel affichage simple, il convient de sélectionner « Affichage simple » (Single view)  dans l’écran multi‐choix. 

  Figure 5‐26 Choisir nouvel affichage 

Il  faut  ensuite  attribuer  les  différentes  composantes.  Dans  le  bas  de  cet  écran,  on  peut  également  déterminer  si  le  filtre  choisi  ne  peut  effectivement  afficher  que  les  valeurs  filtrées,  ou  si  toutes  les  valeurs doivent être affichées, tout en présentant les valeurs filtrées en surbrillance (Highlight).  Si  l’on  coche  la  case  « Afficher  dans  le  menu »  (Show  in  menu),  cet  affichage  sera  directement  disponible dans le menu et ne devra pas être activé en allant dans « Plus d'affichages » (More Views).   

  Figure 5‐27 Nouvel affichage 

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5.5.3 NOUVEL AFFICHAGE COMBINE Un  affichage  combiné  combine  deux  affichages  simples  en  un  seul  affichage.  Les  affichages  à  combiner doivent déjà exister au préalable.  Un nouvel affichage combiné peut être créé en cliquant sur  « Plus d’affichages » (More views) puis  sur "Créer » (Nouveau) et en choisissant « Affichage combiné » dans l’écran multi‐choix. 

  Figure 5‐28 Nouvel affichage choisir « Combiné » 

On peut ensuite attribuer un nouveau nom et il convient de sélectionner les affichages simples à  combiner. 

  Figure 5‐29 Nouvel affichage combiné 

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5.6 CHAMPS 5.6.1 GENERALITES Les données concernant les activités sont affichées dans des « champs » (fields). Un champ est une  colonne contenant certaines informations comme des dates, des durées, des ressources, des  calendriers... Environ 380 champs sont disponibles au total et l'utilisateur doit définir lui‐même un  certain nombre d'entre eux. MS Project divise les champs de deux façons :  o les catégories de champs,  o les types de champs. 

5.6.2 CATEGORIES DE CHAMPS MS Project distingue les catégories de champs suivantes :  o les champs de tâches (Task Fields),  o les champs de ressources (Resource Fields) (voir par ailleurs dans ce cours pour les  ressources),  o les champs d’affectations (Assignment Fields). 

5.6.3 TYPES DE CHAMPS Les champs peuvent également être classés en fonction de leur contenu, par exemple :  o o o o o

champs de monnaie (currency),  champs de date (date),  champs d’indicateur (indicator),  champs de nombre entier (integer),  … 

5.6.4 CHAMPS PERSONNALISES MS  Project  contient  également  un  certain  nombre  de  champs  pouvant  être  créés  par  l’utilisateur  pour  ajouter  des  informations  qui  ne  sont  pas  prévues  par  défaut  dans  l’ensemble.  Il  existe  ainsi  environ 170 champs. Selon les informations qui doivent être ajoutées, il faut choisir le bon champ.  Voici une énumération des champs possibles.  o o o o o o o o o

Début (Start) 1‐10  Date (Date) 1‐10  Durée (Duration) 1‐10  Fin (Finish) 1‐10  Nombre (Number) 1‐20  Coût (Cost) 1‐10  Indicateur (Flag) 1‐20  Texte (Text) 1‐30  Code hiérarchique (Outline) 1‐10 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  On  peut  modifier  les  champs  en  cliquant  sur  « Projet /  Champs  personnalisés »  (Project  /  Custom  Fields). 

  Figure 5‐30 Champs personnalisés 

o

Dans cette fenêtre, on peut choisir le champ qui doit être modifié. 

  Figure 5‐31 Champs personnalisés 2 

o

o o

Cliquer sur « Renommer » (Rename) et introduire le nouveau nom souhaité afin que le nom par  défaut (par exemple « Texte1 ») ne soit pas simplement le nom utilisé. A partir de ce moment‐là,  le contenu du champ sera connu aussi bien sous ce nouveau nom que sous le nom par défaut.  En cliquant sur « Supprimer » (Delete), on peut vider un champ personnalisé. Il n’est cependant  pas possible de supprimer une colonne.  L’utilisateur  peut  affecter  une  liste  des  valeurs  possibles  à  un  champ  personnalisé  (Custom  attributes) ; les données à introduire sont ainsi limitées. On peut également calculer les valeurs  en  appliquant  une  formule.  On  trouvera  davantage  d'explications  à  ce  sujet  plus  loin  dans  le  cours (dans la partie sur les « Codes » et les « Formules »).  

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Lorsque  l’on  sélectionne  l’option  « Report »  (Rollup),  une  liste  apparaît  dans  laquelle  on  peut  définir  la  manière  dont  les  données  du  champ  personnalisé  sélectionné  doivent  être  récapitulées.  Il  est  impossible  de  reporter  des  champs  de  texte  et  des  champs  de  code  hiérarchique. 

  Figure 5‐32 Champs personnalisés 3 

Les options de récapitulation possibles dépendent du type de champ sélectionné :  











Et/And  Disponible  pour  des  champs  d’indicateur  modifiés.  L’option  indique  que  le  report  doit  être  un  report  logique  ET  que  toutes  les  valeurs  d’indicateur  doivent  être  inférieures.  Si  par  exemple  tous  les  indicateurs  des  tâches  inférieures  sont  configurés  sur  Oui,  la  valeur  reportée  dans  la  tâche  récapitulative  doit  être  configurée  sur  Oui.  Si  un  ou  plusieurs  indicateurs des tâches inférieures sont configurés sur Non, la valeur reportée dans la tâche  récapitulative doit être configurée sur Non.  Ou/Or  Disponible  pour  des  champs  d’indicateur  modifiés.  L’option  indique  que  le  report  doit  être  un report logique OU doit être inférieur à toutes les valeurs d’indicateur. Si par exemple un  ou plusieurs indicateurs des tâches inférieures sont configurés sur Oui, le report est Oui.  Moyenne/Average  Disponible  pour  des  champs  de  coûts,  de  durée  et  de  nombres  modifiés.  Cette  option  indique  que  le  report  doit  être  une  moyenne  de  toutes  les  valeurs  non  récapitulatives  inférieures.  Moyenne Premier niveau subordonné/Average First sublevel  Disponible pour les champs de coût, de durée et de nombre modifiés. Cette option indique  que le report doit être une moyenne aussi bien des valeurs non récapitulatives que des  valeurs récapitulatives, seulement au premier niveau des tâches subordonnées ou  regroupées.  Nombre total/Count All  Disponible pour des champs de nombres modifiés. Cette option indique que le report doit  être un total de tous les éléments récapitulatifs et non récapitulatifs inférieurs.  Total premier niveau subordonné/Count First sublevel  Disponible pour les champs de nombre modifiés. Cette option indique que le report doit être  un total aussi bien des tâches récapitulatives que des tâches non récapitulatives, seulement  au premier niveau inférieur. 

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

 

Maximum  Disponibles pour les champs de coût, de date, de durée, de fin, de nombre et de début  modifiés. L’option indique que le report doit être le maximum de toutes les valeurs  inférieures.  Minimum  Disponibles pour les champs de coût, de date, de durée, de fin, de nombre et de début  modifiés. L’option indique que le report doit être le minimum de toutes les valeurs  inférieures.  Somme/Sum  Disponibles pour les champs de coût, de durée et de nombre modifiés. Cette option indique  que le report doit être un total de toutes les valeurs non récapitulatives inférieures. 

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5.7 CODES 5.7.1 GENERALITES Les codes sont des données complémentaires et informatives attribuées aux tâches dans le but de les  classer,  les  filtrer  ou  les  regrouper.  Il  est  préférable  de  d’abord  créer  une  bibliothèque  avec  les  valeurs ; ces valeurs pourront ensuite être attribuées à des activités. L’utilisation de Codes est en fait  identique à la modification de champs 

5.7.2 BIBLIOTHEQUE DE CODES On  peut  modifier  ces  champs  en  cliquant  sur  « Projet /  Champs  personnalisés »  (Project  /  Custom  Fields). Dans cette fenêtre, on peut choisir le champ qui doit être modifié. Il faut choisir le bon champ  en  fonctions  des  données  à  ajouter.  Choisissez  par  exemple  un  champ  « Texte »  (Text)  pour  introduire des données alphanumériques.  o

o

o

Cliquer  sur  « Renommer »  (Rename)  et  introduire  le  nouveau  nom  souhaité  afin  que  le  nom par défaut (par exemple « Texte1 ») ne soit  pas  simplement  le  nom  utilisé.  A  partir  de  ce  moment‐là,  le  contenu  du  champ  sera  connu  aussi bien sous ce nouveau nom que sous le nom  par  défaut.  Choisir  un  nom  clair  pour  que  le  champ  puisse  être  retrouvé  facilement  lorsque  des tables, filtres ou autres seront créés à partir  de ces champs.   L’utilisateur  peut  affecter  une  liste  de  valeurs  possibles  à  un  champ  personnalisé  (Custom  attributes) ;  les  données  à  introduire  sont  ainsi  limitées.    On peut créer la liste de valeurs en cliquant sur le  bouton  « Choix »  (Lookup).  Lorsque  l’on  utilise  les  Figure 5‐33 Champs personnalisés 2  codes  pour  regrouper  des  activités,  MS  Project  place  les  groupes  par  ordre  alphabétique  selon  les  données  de  la  colonne  « Valeur »  (Value).  Voilà  pourquoi  il  est  parfois  intéressant  de  numéroter  ces  valeurs.  Sans  liste  de  valeurs,  n’importe  quelle  valeur  peut  être  introduite ;  avec  le  risque  des  fautes  de  frappe,  ceci  pourrait  avoir  de  lourdes conséquences lorsque le champ est utilisé pour filtrer ou regrouper.   On peut choisir d’utiliser l'une des valeurs comme valeur par défaut en cochant la case « Utiliser  une valeur de la table comme entrée par défaut du champ » (Use a value from the list as default  value). La valeur choisie apparaît ensuite en bleu dans la liste. 

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  Figure 5‐34 Liste de valeurs 

 

5.7.3 AFFECTER DES CODES A DES ACTIVITES Pour pouvoir affecter des codes à des activités, il faut d’abord introduire le bon champ (la bonne  colonne). Il est préférable de créer au préalable une nouvelle table dans le menu « Affichage  / Tables / Plus de tables » (View / Tables / More Tables) (voir aussi « 5.4 Tables »). Lorsque la bonne  table est affichée, l'utilisateur peut cliquer dans la colonne concernée. Un menu déroulant affiche  alors la liste des valeurs. Il suffit d’y sélectionner la bonne valeur. 

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5.8 FORMULES 5.8.1 GENERALITES Dans le même contexte que celui décrit pour les « Champs » (plus spécifiquement pour les « Champs  personnalisés »)  et  pour  les  « Codes »,  il  est  possible  d’affecter  à  un  champ  modifié  des  valeurs  automatiques calculées selon certaines formules.   Les  valeurs  calculées  dans  ces  champs  n'influencent  pas  les  valeurs  normales  calculées  par  MS  Project mais cette possibilité offre des applications intéressantes pour les projets. L’utilisateur peut  par  exemple  faire  calculer  une  ou  plusieurs  dates  « anticipativement »,  par  exemple  pour  indiquer  qu’il y a lieu de passer une commande un certain nombre de jours avant le début d’une tâche. 

5.8.2 PROCEDURE POUR CREER UNE FORMULE o o o o

On peut modifier les champs en cliquant sur « Projet / Champs personnalisés » (Project / Custom  Fields).  Il  suffit  de  sélectionner  le  champ  à  modifier  en  faisant  d'abord  un  choix  dans  « Tâche  /  Ressource » (Task / Resource) et en précisant le type de champ.   Pour augmenter la facilité d’utilisation (pour afficher, classer, filtrer…), il est conseillé de donner  au champ un nom représentatif.  Il  faut  ensuite  signaler  qu'une  formule  est  introduite  en  cliquant  sur  le  bouton  « Formule »  (Formula).  

Choix du type de champs

  Figure 5‐35 Champs personnalisés 4 

o

Créer la formule. Il s’agit de l'étape la plus difficile parce qu’il y a énormément de possibilités. Un  certain  nombre  de  principes  de  base  sont  expliqués  plus  loin  dans  ces  pages  et  pourront  aider 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  l’utilisateur à créer des formules.    L’utilisateur peut introduire la formule directement dans la fenêtre, à condition qu’il connaisse la  « liste de mots » de MS Project. il est conseillé, pour éviter les fautes de frappe, d’utiliser autant  que possible des boutons pour introduire des champs, des fonctions ou des opérateurs. 

Zone de texte pour  créer une formule

Choix d'un champs 

Choix d'une fonction

  Figure 5‐36 Écran « Formule » 

o

o

Cliquer  sur  le  bouton  « OK »  pour  fermer  la  fenêtre  « Formule ».  Si  des  données  ont  été  introduites auparavant dans le champ concerné (Date de commande), celles‐ci sont remplacées  par les nouvelles valeurs calculées.  S’il  y  a  une  erreur  dans  la  formule,  un  message  d’erreur  apparaît  et  l’utilisateur  doit  tenter  de  corriger l’erreur.   

  Figure 5‐37 Erreur « Formule » 

o Visualiser les données dans une colonne en insérant une colonne ou en créant une nouvelle  table. A noter qu’à partir du moment où une formule est utilisée pour le calcul d’un champ,  ce  champ  devient  inaccessible  et  il  est  alors  impossible  de  modifier  des  valeurs  manuellement dans la table.  o Éventuellement, visualiser les données dans la partie graphique en créant ou en modifiant un  style de barre. 



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5.8.3 APPLICATIONS 5.8.3.1 Calculer une date, 15 jours calendrier avant le début de chaque activité Pour chaque activité du projet, l’idée de « Retirer 15 jours de la date de début au plus tôt » doit être  traduite en une formule.  o

Sélectionner  le champ qui contiendra la date à calculer dans « Projet / Champs personnalisés »  (Project / Custom Fields) : « Début1 » (Start1). 

Le résultat du calcul doit être affiché dans un champ personnalisé. Étant donné qu’une date va être  calculée, il va de soi qu'il faut choisir un champ « Début1...Début10 » ou « Date1...Date10 ». Comme  le champ « Date1… » ne figure pas dans les styles de barres, on opte pour le champ « Début1… ». 

  Figure 5‐38 Champs personnalisés 5 

o

Renommer le champ « Date de commande ».   

 

  Figure 5‐39 Renommer Champ 

o o

Ouvrir l’écran « Formule » en cliquant sur le bouton « Formule » (Formula).  Introduire la formule.    Date de commande=”Début au plus tôt” ‐15   Introduire le champ « Début au plus tôt » de l’activité.   

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Cliquer sur « Un champ » (Field)  Choisir ensuite « Date » (Date)  

 

 

 

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Choisir ensuite « Début au plus tôt » (Start)  (le nom « Début au plus tôt » (Start)  doit maintenant apparaître entre crochets dans l’écran de formule). 

  Figure 5‐40 Champ « Date Début » 



Introduire  l’opérateur  « ‐ »  en  utilisant  les  boutons  correspondants  et  saisir  le  nombre  « 15 » pour retirer 15 jours. Le résultat atteint doit ressembler à ceci : 

  Figure 5‐41 Formule « Début15 »  

  Ce délai de 15 jours est un délai en jours calendrier et la « Date de commande » calculée  ne tient donc pas compte des jours chômés.       o

Cliquer sur le bouton « OK » pour fermer la fenêtre « Formule ». Si des données ont été  introduites auparavant dans le champ concerné (Date de commande), celles‐ci sont remplacées  par les nouvelles valeurs calculées. 

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Visualiser  les  données  dans  une  colonne  en  insérant  une  colonne  ou  en  créant  une  nouvelle  table.  Visualiser les données dans la partie graphique en créant ou en modifiant un style de barre. Une  apparence possible est représentée ci‐dessous. A noter encore une fois que la période chômée  n’est  pas  prise  en  compte  et  que  les  dates  de  commande  peuvent  donc  tomber  pendant  un  week‐end. 

  Figure 5‐42 Style de barre « Formule » 

  Figure 5‐43 Style de barre « Date de commande » 

5.8.3.2 Calculer une date, un nombre aléatoire de jours calendrier avant le début de chaque activité Pour chaque activité du projet, l’idée de « Retirer un nombre aléatoire de jours de la date de début  au plus tôt » doit être traduite en une formule.  Cela se fait de la même façon que pour la formule précédente, mais plutôt que de retirer un nombre  fixe à la date de début de la tâche, on détermine pour chaque tâche séparée le nombre de jours à  retirer. Pour cela, un champ supplémentaire, « Délai de commande » est nécessaire et contiendra le  nombre  de  jours  à  retirer.  La  formule  devra  donc  déduire  le  « Délai  de  commande »  du  "Début  au  plus tôt".  o

Sélectionner  le  champ  pour  introduire  le  délai  de  commande  dans  « Projet /  Champs  personnalisés » (Project / Custom Fields) : « Nombre1 » (Number1).    Plusieurs solutions sont possibles, mais comme les champs « Durée1…10 » requièrent l’utilisation  de fonctions plus compliquées (voir plus loin) et comme il a été constaté qu’une erreur de calcul  survenait lorsque l’on choisissait « Durée1 », on opte pour « Nombre1 ». 

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Renommer le champ « Délai de commande ». 

  Figure 5‐44 Renommer « Délai de commande » 

o o o o

Sélectionner  le champ qui contiendra la date à calculer dans « Projet / Champs personnalisés »  (Project / Custom Fields) : « Début1 » (Start1) (voir plus haut).  Renommer le champ « Date de commande » (voir plus haut).  Ouvrir l’écran « Formule » en cliquant sur le bouton « Formule » (Formula).  Introduire la formule.    Date de commande=”Début au plus tôt” – "Délai de commande"   Introduire le champ « Début au plus tôt » de l’activité.    

 

Cliquer sur « Un champ » (Field)    Choisir ensuite « Date » (Date)   Choisir ensuite « Début au plus tôt » (Start)  (le nom « Début au plus tôt » (Start)  doit maintenant apparaître entre crochets dans l’écran de formule). 

  Figure 5‐45 Champ « Date Début » 

 

Introduire l’opérateur « ‐ » en cliquant sur le bouton correspondant.  Introduire le champ « Délai de commande » (Nombre1).  

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Cliquer sur « Un champ » (Field) 

 

 

 

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Choisir  ensuite  « Nombre »  (Number)  et  « Numéro  personnalisé »  (Custom  number).   Choisir  ensuite  « Délai  de  commande »  (Nombre1)   (le  nom  « Délai  de  commande »  doit  maintenant  apparaître  entre  crochets  dans  l’écran  de  formule). 

  Figure 5‐46 Champ « Nombre Délai de commande » 

  Ce délai est un délai en jours calendrier et la « Date de commande » calculée ne tient  donc pas compte des jours chômés.       o

o

o

Cliquer sur le bouton « OK » pour fermer la fenêtre Formule. Si des données ont été introduites  auparavant dans le champ concerné (Date de commande), celles‐ci sont remplacées par les  nouvelles valeurs calculées.  Visualiser  les  données  dans  des  colonnes  en  insérant  des  colonnes  ou  en  créant  une  nouvelle  table.  Toute  modification  dans  la  colonne  « Délai  de  commande »  entraîne  un  nouveau  calcul  de  la  valeur  pour  la  « Date  de  commande ».  Des  valeurs  aléatoires  peuvent  être  introduites  dans  « Délai de commande ».   Visualiser les données dans la partie graphique en créant ou en modifiant un style de barre. Une  apparence possible est représentée ci‐dessous. A noter encore une fois que la période chômée  n’est  pas  prise  en  compte  et  que  les  dates  de  commandes  peuvent  donc  tomber  pendant  un  week‐end. 

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  Figure 5‐47 Style de barre « Formule » 2 

  Figure 5‐48 Style de barre « Date de commande » 2 

5.8.3.3 Calculer une date, un nombre aléatoire de jours calendrier avant le début de certaines activités Pour  certaines  activités  du  projet,  l’idée  de  « Retirer  un  nombre  aléatoire  de  jours  de  la  date  de  début au plus tôt » doit être traduite en une formule.  Cela se fait de la même façon que pour la formule précédente, mais plutôt que de retirer un nombre  à « chaque » tâche, cette opération ne s’effectue que pour les tâches auxquelles un nombre à retirer  a  effectivement  été  attribué.  C’est  pourquoi  il  convient  d’introduire  dans  la  formule  la  notion  de  « condition à contrôler », pour ne calculer une nouvelle date que dans ces cas précis.    Pour les activités dont le « Délai de commande » est différent de zéro (valeur par défaut = 0), la  formule effectuera le calcul comme dans l’exemple précédent.  o Sélectionner le champ pour introduire le délai de commande dans « Projet / Champs  personnalisés » (Project / Custom Fields) : « Nombre1 » (Number1) (voir plus haut).  o Renommer le champ « Délai de commande » (voir plus haut). 

  Figure 5‐49 Renommer « Délai de commande » 2 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  o o

Sélectionner  le champ qui contiendra la date à calculer dans « Projet / Champs personnalisés »  (Project / Custom Fields) : « Début1 » (Start1) (voir plus haut).  Renommer le champ « Date de commande » (voir plus haut). 

  Figure 5‐50 Renommer « Date de commande » 

o o

Ouvrir l’écran « Formule » en cliquant sur le bouton « Formule » (Formula).    Introduire la formule.    Il  convient  de  traduire  en  une  formule  dans  la  langue  de  MS  Project :  « Si  le  « Délai  de  commande »  est  de  zéro,  la  « Date  de  commande »  ne  peut  pas  être  calculée  et,  dans  le  cas  contraire, lorsque le « Délai de commande » est différent de zéro, la « Date de commande » doit  être calculée » (suivant la formule de l’exemple précédent).    Si  le  « Délai  de  commande »  est  différent  de  zéro,  il  convient  de  calculer  la  « Date  de  commande » = « Début au plus tôt » ‐ « Délai de commande » ; si le « Délai de commande » est  de zéro, il ne faut rien calculer.   Introduire la « fonction de condition » : IIf (expression ; valeur vrai ; valeur faux) en  cliquant sur « Fonction » puis sur « Général »  (Function / General).      

  Figure 5‐51 Fonction If 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  

Lorsque  l’on  introduit  une  fonction  dans  une  formule,  MS  Project  complète  cette  fonction  avec  des  termes  génériques  pour  accompagner  l’utilisateur  dans  la  saisie  des  données correctes.  Remplacer les termes d’exemple de la formule par les bons termes.    « expression »  (expression) :  la  condition  à  tester  avant  l’application  de  la  formule.  - dans ce cas : le « Délai de commande » est il de zéro ?  - Introduire  pour  cela  le  champ  « Délai  de  commande »  (via  le  bouton  « Champ »), l’opérateur « = » (bouton correspondant) et la valeur « 0 »  (voir plus haut).   « valeur vrai » (truepart) : ce que la formule doit faire lorsque la condition des  tests est respectée (dans ce cas : lorsque « Délai de commande » = 0).  - dans ce cas : laisser le champ « Date de commande » vide. Il convient  cependant  d’introduire  une  valeur  signifiant  que  cette  date  n’existe  pas. Il s’agit de la valeur « NA » qui signifie « Non Applicable » (NA en  anglais signifie Not Applicable ou Not Available).  - Introduire pour cela « NA » (« NA ») entre guillemets.   « valeur faux » (falsepart) : ce que la formule doit faire lorsque la condition des  tests  n’est  pas  respectée  (dans  ce  cas :  lorsque  « Délai  de  commande »  n’est  pas égal à « 0 »).   - dans ce cas : Calculer la « Date de commande » en déduisant le « Délai  de commande » du « Début au plus tôt ».    - Introduire pour cela successivement le champ « Début au plus tôt » (via  le bouton « Champ » (Field)), l’opérateur « ‐ » (bouton correspondant)  et  le  champ  « Délai  de  commande »  (bouton  « Champ »  (Field))  (voir  plus haut).  o La formule ressemble à ceci : 

  Figure 5‐52 Fonction « If » 

   

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information    Ce délai est un délai en jours calendrier et la « Date de commande » calculée ne tient  donc pas compte des jours chômés.     o

o

o

  Cliquer sur le bouton « OK » pour fermer la fenêtre Formule. Si des données ont été introduites  auparavant dans le champ concerné (Date de commande), celles‐ci sont remplacées par les  nouvelles valeurs calculées.  Visualiser  les  données  dans  des  colonnes  en  insérant  des  colonnes  ou  en  créant  une  nouvelle  table.  Toute  modification  dans  la  colonne  « Délai  de  commande »  entraîne  un  nouveau  calcul  de  la  valeur pour « Date de commande ». Des valeurs aléatoires peuvent être introduites dans « Délai  de commande ».   Visualiser les données dans la partie graphique en créant ou en modifiant un style de barre. On  trouvera  ci‐dessous  une  présentation  possible.  A  noter  encore  une  fois  que  la  période  chômée  n’est  pas  prise  en  compte  et  que  les  dates  de  commandes  peuvent  donc  tomber  pendant  un  week‐end. 

  Figure 5‐53 Style de barre « Formule » 3 

  Figure 5‐54 Style de barre « Date de commande » 3 

5.8.3.4 Calculer une date, un nombre aléatoire de jours avant le début de certaines activités et en tenant compte des jours chômés Pour  certaines  activités  du  projet,  l’idée  de  « Retirer  un  nombre  aléatoire  de  jours  de  la  date  de  début au plus tôt, en tenant compte des jours chômés » doit être traduite en une formule.  Cela se fait de la même façon que pour la formule précédente, mais plutôt que de calculer avec des  « jours  calendrier »,  on  calcule  avec  des  « jours  ouvrés ».  Pour  cela,  la  notion  « calendrier »  est  introduite dans la formule.    A  titre  d'exemple,  on  calcule  une  « date  de  planification »  (il  s'agit  de  la  date  à  laquelle  les  planifications doivent être prêtes pour pouvoir effectuer à temps les tâches qui s’y rapportent).   o

Sélectionner  le  champ  pour  introduire  le  délai  de  commande  dans  « Projet /  Champs  personnalisés » (Project / Custom Fields).  Pour cela, contrairement aux formules précédentes, il 

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o

ne faut pas sélectionner le champ « Nombre1 » (Number1) mais le champ de durée « Durée1 »  (Duration1).    Renommer le champ « Délai de planification ». 

  Figure 5‐55 Renommer « Délai de planification » 

o o

Sélectionner  le  champ  qui  contiendra  la  date  calculée  dans  « Projet /  Champs  personnalisés »  (Project / Custom Fields) : « Début1 » (Start1).  Renommer le champ « Date de planification ». 

  Figure 5‐56 Renommer « Date de planification » 

o o

Ouvrir l’écran « Formule » en cliquant sur le bouton « Formule » (Formula).    Introduire la formule.    Il  convient  de  traduire  en  une  formule  dans  la  langue  de  MS  Project :  « Si  le  « Délai  de  commande »  est  de  zéro,  la  « Date  de  commande »  ne  peut  pas  être  calculée  et,  dans  le  cas  contraire, lorsque le « Délai de commande » est différent de zéro, la « Date de commande » doit  être calculée », en tenant compte des jours chômés ».    Si  le  « Délai  de  commande »  est  différent  de  zéro,  il  convient  de  calculer  la  « Date  de  commande »  =  « Début  au  plus  tôt »  ‐  « Délai  de  commande »,  en  tenant  compte  des  jours  chômés ; si le « Délai de commande » est de zéro, il ne faut rien calculer.   Introduire  la  « fonction  de  condition » :  IIf  (expression ;  valeur  vrai  ;  valeur  faux)  en  cliquant sur « Fonction » puis sur « Général »  (Function / General).  

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  Figure 5‐57 Fonction « If » 2 



Lorsque  l’on  introduit  une  fonction  dans  une  formule,  MS  Project  complète  cette  fonction  avec  des  termes  génériques  pour  accompagner  l’utilisateur  dans  la  saisie  des  données correctes.  Remplacer les termes d’exemple de la formule par les bons termes.    « expression »  (expression) :  la  condition  à  tester  avant  l’application  de  la  formule.  - dans ce cas : le « Délai de planification » est‐il de zéro ?  - Introduire pour cela le champ « Délai  de planification » (via le bouton  « Champ »), l’opérateur « = » (bouton correspondant) et la valeur « 0 »  (voir plus haut).   « valeur vrai » (truepart) : ce que la formule doit faire lorsque la condition des  tests est respectée (dans ce cas : lorsque « Délai de planification » = 0).  - dans ce cas : laisser le champ « Date de planification » vide. Il convient  cependant  d’introduire  une  valeur  signifiant  que  cette  date  n’existe  pas. Il s’agit de la valeur « NA » qui signifie « Non Applicable » (NA en  anglais signifie Not Applicable ou Not Available).  - Introduire pour cela « NA » (« NA ») entre guillemets.   « valeur faux » (falsepart) : ce que la formule doit faire lorsque la condition des  tests n’est pas respectée (dans ce cas : lorsque « Délai de planification » n’est  pas égal à « 0 »).   - dans  ce  cas :  Calculer  la  « Date  de  planification »  en  déduisant  le  « Délai de planification » du « Début au plus tôt », en tenant compte du  calendrier relié au projet.    - Introduire  pour  cela  la  fonction  « ProjDateSub(date ;  durée ;  calendrier) »  (ProjDateSub(date;duration;calendar)).  Cette  fonction 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  signifie :  qu’une  durée  doit  être  déduite  d’une  date  de  projet  (substract).   Date  =  de  quelle  date  il  faut  déduire  une  durée  (dans  ce  cas :  « Début au plus tôt »).   Durée  =  quelle  durée  il  faut  déduire  (dans  ce  cas :  « Délai  de  planification »).   Calendrier :  le  calendrier  de  projet  (par  préférence)  ou  le  calendrier de tâche. 

  Figure 5‐58 Fonction « ProjDateSub » 

 

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La formule se présente comme suit : 

  Figure 5‐59 Fonction « Date de planification » 

    Ce délai est un délai en jours ouvrés et la « Date de planification » calculée tient donc  bien compte des jours chômés.       o

o

o

  Cliquer sur le bouton « OK » pour fermer la fenêtre Formule. Si des données ont été introduites  auparavant dans le champ concerné (Date de planification), celles‐ci sont remplacées par les  nouvelles valeurs calculées.  Visualiser  les  données  dans  des  colonnes  en  insérant  des  colonnes  ou  en  créant  une  nouvelle  table.  Toute  modification  dans  la  colonne  « Délai  de  planification »  entraîne  un  nouveau  calcul  de  la  valeur pour « Date de planification ». Des valeurs aléatoires peuvent être introduites dans « Délai  de planification ».   Visualiser les données dans la partie graphique en créant ou en modifiant un style de barre. Une  apparence possible est représentée ci‐dessous. A noter encore une fois que la période chômée 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  est prise en compte et que les dates de planification ne tomberont donc pas pendant un week‐ end. 

  Figure 5‐60 Style de barre « Formule » 4 

  Figure 5‐61 Style de barre « Date de planification » 

5.8.3.5 Modification automatique de la couleur des barres des activités dont la description contient une succession déterminée de caractères Cette  application  permet  de  mettre  en  évidence  graphiquement  des  tâches  répondant  à  certaines  conditions en modifiant l’affichage des barres.   Cette mise en évidence graphique peut se faire de trois manières :    

en modifiant les tâches une à la fois dans « Format / Format / Barre » (Format / Format / Bar)  (voir plus haut),  en sélectionnant toutes les tâches et en les modifiant en une fois dans « Format / Format /  Barre » (Format / Format / Bar) (voir plus haut),  d’une manière automatisée, expliquée ci‐dessous. 

Exemple :  Toutes  les  tâches  ayant  trait  à  la  « maçonnerie »  doivent  être  mises  en  évidence  graphiquement, par exemple en affichant la barre en vert.   Pour cela, toutes les tâches présentant dans leur nom la combinaison de lettres « maçonnerie » sont  sélectionnées automatiquement.  Sélectionner pour ce faire le champ « Indicateur » (Flag). Des activités peuvent être marquées grâce à  ces champs personnalisés. Un marquage ne peut afficher que deux valeurs : « Oui » et « Non ».  La  valeur par défaut est « Non ».    A partir de ces indicateurs, des tâches peuvent être catégorisées dans la fenêtre « Styles des barres »  (Bar  Styles)  et  l'utilisateur  peut  demander  qu’un  élément  graphique  spécial  soit  dessiné  pour  les 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  activités qui ont la valeur « Oui », par exemple dans le champ « Indicateur1 ». Il suffit que la valeur  du champ « Indicateur1 » change automatiquement en fonction du contenu du champ avec le nom  de la tâche.  o o

Sélectionner  le  champ  qui  contiendra  l’indicateur  dans  « Projet /  Champs  personnalisés »  (Project / Custom Fields) : « Indicateur1 » (Flag1)  Renommer le champ « Maçonnerie ? ».   

  Figure 5‐62 Renommer « Maçonnerie » 

o o

Ouvrir l’écran « Formule » en cliquant sur le bouton « Formule » (Formula).    Introduire la formule.    Il convient de traduire en une formule dans la langue de MS Project : « Si le mot « Maçonnerie »  figure  dans  le  nom  de  la  tâche,  l’  « Indicateur »  doit  être  placé  sur  « Oui »  et,  dans  le  cas  contraire, lorsque le mot « Maçonnerie » ne figure pas dans le nom de la tâche, l’ « Indicateur »  doit être placé sur « Non ».   Si  le  champ  « Nom »  contient  la  chaîne  « Maçonnerie »,  écrire  « Oui »  dans  le  champ  « Indicateur1 » ; si le champ « Nom » ne contient pas la chaîne « Maçonnerie », écrire « Non »  dans le champ « Indicateur1 ».   Introduire  la  « fonction  de  condition » :  IIf  (expression ;  valeur  vrai  ;  valeur  faux)  en  cliquant sur « Fonction » puis sur « Général »  (Function / General). 

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  Figure 5‐63 Fonction « If » Maçonnerie 



Lorsque  l’on  introduit  une  fonction  dans  une  formule,  MS  Project  complète  cette  fonction  avec  des  termes  génériques  pour  accompagner  l’utilisateur  dans  la  saisie  des  données correctes.  Remplacer les termes d’exemple de la formule par les bons termes.    « expression »  (expression) :  la  condition  à  tester  avant  l’application  de  la  formule.  - dans  ce  cas :  le  champ  « Nom »  (Name)  contient‐il  la  chaîne  « Maçonnerie » ?  - Y ajouter la fonction « InStr(début ; chaîne1 ; chaîne2 ; comparaison) »  (InStr(start ;  string1 ;  string2 ;  compare)  en  cliquant  sur  le  bouton  « Fonction » (Function) puis sur « Texte » (Text). Il s’agit d’une fonction  de recherche d’une succession de caractères.   Début  (Start) :  facultatif  (voir  l'aide  en  ligne  pour  plus  d'informations).   Chaîne1  (string1) :  à  remplir  obligatoirement :  le  champ  dans  lequel  la  recherche  doit  être  effectuée,  dans  ce  cas  « Nom »  (Name).   Chaîne2  (string2) :  à  remplir  obligatoirement :  la  chaîne  de  caractères à rechercher, dans ce cas « Maçonnerie ».   Comparaison :  facultatif  (voir  l'aide  en  ligne  pour  plus  d'informations).   

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  Figure 5‐64 Fonction « InString » 

-

Remplacer « début ; chaîne1 » par le champ « Nom » en cliquant sur le  bouton  « Champ »  et  remplacer  « chaîne2 ;  comparaison »  par  « maçonnerie » (entre guillemets !).  

  Figure 5‐65 Fonction « InString » 2 





« valeur vrai » (truepart) : ce que la formule doit faire lorsque la condition des  tests  est  respectée (dans  ce  cas :  lorsque  le  champ  «  Nom »  =  contient  la  combinaison de lettres « maçonnerie »).  - dans ce cas : indiquer la valeur « Oui » dans le champ « Indicateur1 ».  - introduire pour cela « Oui » (« Yes ») entre guillemets.  « valeur faux » (falsepart) : ce que la formule doit faire lorsque la condition des  tests  n’est  pas  respectée  (dans  ce  cas :  le  champ  « Nom »  ne  contient  pas  la  combinaison de lettres « maçonnerie »).  - dans ce cas : indiquer la valeur « Non » dans le champ « Indicateur1 ».  - introduire pour cela « Non » (« No ») entre guillemets. 

  Figure 5‐66 Fonction « InString » complète 

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o o

Cliquer sur le bouton « OK » pour fermer la fenêtre Formule. Si des données ont été introduites  auparavant dans le champ concerné (Indicateur1), celles‐ci sont remplacées par les nouvelles  valeurs calculées.  Visualiser, le cas échéant, les données dans des colonnes en insérant des colonnes ou en créant  une nouvelle table.  Visualiser les données dans la partie graphique en créant ou en modifiant un style de barre. Une  apparence possible est représentée ci‐dessous. 

  Figure 5‐67 Créer Style de barre « Maçonnerie » 

 

Oui

Barre  verte Barre  verte 

Oui

 

Figure 5‐68 Style de barre « Maçonnerie » 

 

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5.9 GESTION (ORGANIZER) ET GLOBAL.MPT 5.9.1 GENERALITES On a démontré, dans les paragraphes et chapitres précédents, que l'utilisateur pouvait modifier lui‐ même plusieurs éléments dans chaque projet, comme :        

des calendriers,  des tables,  des filtres,  des regroupements,  des affichages,  des champs personnalisés,  … 

Il  est  possible  d’échanger  ces  données  entre  projets,  entre  un  projet  et  un  modèle  de  base  (global.mpt),  sur  lequel  MS  Project  se  base  pour  commencer  un  nouveau  projet,  en  utilisant  la  fonction « Organisateur » (Organizer). 

5.9.2 ÉCHANGER DES DONNEES ENTRE PROJETS Lorsqu’un nouveau projet est créé, MS Project part toujours d’un modèle. Si l’utilisateur ne choisit  pas explicitement un modèle précis, MS Project utilise le modèle par défaut (à titre d’information, il  est possible de choisir un autre modèle de départ dans « Fichier / Nouveau » (File/New)).  Le modèle servant de base par défaut à MS Project est intitulé Global.mpt. Il contient tous les  éléments rendus disponibles dans tous les projets. Donc, si l'utilisateur a créé un calendrier qu'il  souhaite utiliser dans tous les autres projets (aussi bien les nouveaux que les projets existants), il  peut l'exporter vers le Global.mpt.   Procédé :  o o o o o o

Ouvrir  la  fenêtre  Organisateur/Organizer  en  cliquant  sur  « Fichier  /  Informations  /  Organiser  le  modèle global » (File / Info / Organize Global Template).   Sélectionner l’onglet du type d’élément à exporter (par ex. « Calendriers » (Calendar)).    Si nécessaire, spécifier si l’on veut déplacer un élément du type Tâche/Task ou Ressource.   Vérifier entre quels projets le transfert aura lieu. Cela se trouve dans le bas de la fenêtre.   Sélectionner l’élément à transférer et cliquer sur le bouton « Copier » (Copy).  Fermer la fenêtre. 

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  Figure 5‐69 Organisateur 

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CHAPITRE 6. RESSOURCES

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6.1 GENERALITES Le terme « Ressources » (Resources) peut être interprété au sens large et peut englober des  travailleurs, des sous‐traitants, des matériaux, du matériel ou des coûts.  o Travailleurs   Par type :   coffreurs,   maçons,   ferrailleurs,   manœuvres,    …   Par nom :   Jan Janssen,   Piet Peeters,   Joris Jorissen,   …  o Sous‐traitants   électricité,   HVAC,   sanitaire,   …  o Matériaux   béton en m³,   armature en kg ou en tonnes,   coffrage en m²,   …  o Matériel   grue,   machines de terrassement,   …  o Coûts   prix de revient,   prix de vente,   coûts généraux,   …  Il  est  important  de  déterminer  avec  quelle  précision  les  ressources  (resources)  seront  utilisées.  L’utilisation des ressources selon le nom, qui fait que chaque personne est une ressource (resource),  est  une  méthode  qui  fournit  de  nombreuses  informations  (qui  fait  quoi,  où...)  mais  qui  demande  beaucoup  de  travail  sur  le  plan  de  la  saisie  de  données,  des  simulations  et  de  la  mise  à  jour  de  la  planification. 

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6.2 INFLUENCE DES RESSOURCES SUR LA DUREE DE L’ACTIVITE 6.2.1 GENERALITES, INTERACTION ENTRE LE TYPE D’ACTIVITE ET LE CALCUL MS  Project  permet  de  définir  les  règles  qui  déterminent  la  façon  dont  une  activité  sera  recalculée  lorsque l’un des paramètres de la formule change.  Le type d’activité joue surtout un rôle important  lorsque  des  simulations  sont  réalisées.  Lorsqu'une  activité  est  créée,  un  type  d'activité  lui  est  attribué. Ce type peut être défini dans « Fichier/Options/Planification » (File/Options/Schedule) par  projet ou pour tous les projets futurs.    Il existe trois types d’activités :    

Durée fixe (Fixed duration),  Capacité fixe (Fixed units),  Travail fixe (Fixed Work). 

Les débutants choisiront de préférence le type « Capacité fixe » (Fixed Units).    Ne pas oublier : lorsque l’on utilise le type « Durée fixe » (Fixed duration), il convient de le  modifier lorsque l'on renseigne la progression.   

6.2.2 MODIFIER LE TYPE D’ACTIVITE o

Modifier le type d’une activité précise.  Il est préférable pour cela de cliquer sur « Affichage/Fractionner l’affichage/Détails » (View/Split  view/Details) ou de cliquer avec le bouton droit de la souris dans la partie graphique et de  sélectionner « Afficher le fractionnement » (Show Split). 

  Figure 6‐1 Écran fractionnement 1 

o

Modifier le type de toutes les tâches.    Pour  cela,  il  convient  d’abord  de  sélectionner  toutes  les  tâches  en  cliquant  sur  un  en‐tête  de  colonne.  Ensuite,  il  faut  cliquer  sur  « Tâche/Informations »  (Task/Information)  pour  afficher  la 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  fenêtre « Informations sur la tâche ». On clique ensuite sur l’onglet « Avancées » (Advanced) et  on peut alors modifier le type d’activité. 

  Figure 6‐2 Informations sur la tâche 

 

6.2.3 FORMULE DE CALCUL Pour calculer la durée d’une activité, MS Project utilise la formule suivante :       

Durée de l’activité=   

Quantité de travail  Nombre de personnes x  Nombre d’heures/jour 

   

  Exemple : un activité de 240 heures‐homme, effectuée par 3 personnes travaillant 8 heures/jour :     

Durée de l’activité=   

240 h  3 personnes x 8 heures/jour 

=10 jours   

 

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6.2.4 DUREE FIXE (FIXED DURATION) L’utilisateur fixe la durée de l’activité qui ne sera plus modifiée par MS Project, ni lorsque le nombre  de ressources changera, ni lorsque la durée de travail autorisée sera modifiée.    Minimum à introduire :  durée de l’activité (fixée par l’utilisateur)  ET  soit le nombre de ressources (units)  soit la durée de travail autorisée (work).    Exemple :  Durée de l’activité (duration) = 3 j, ressources (units) = 4 ouvriers.  MS  Project  calcule  la  durée  de  travail  autorisée  (work) =  3  jours  x  4  ouvriers  x  8h/j  =  96  heures.  Comment  MS  Project  réagit‐il  en  cas  de  modification  du  choix  « Durée  fixe »  (Fixed  Duration) ?  Durée (Duration)  Ressources (Units)  Est  modifiée  de  3  Reste 4 ouvriers  jours ‐> 5 jours  Reste 3 jours  Sont  modifiées  de  4  ouvriers ‐> 2 ouvriers  Reste 3 jours  Calcul :  48  :  (3 x 8) = 2  ouvriers 

Délai (Work)  Calcul :  5 x 4 x 8 = 160 h  Calcul : 3 x 2 x 8 = 48 h  Est  modifié  de  96 h  ‐>  48 h 

  Ne pas oublier : lorsque l’on utilise le type "Durée fixe" (Fixed duration), il convient de le  modifier lorsque l'on renseigne la progression.   

6.2.5 CAPACITE FIXE (FIXED UNITS) L’utilisateur fixe le nombre de ressources qui ne sera plus modifié par MS Project, ni lorsque la durée  de l’activité changera, ni lorsque la durée de travail autorisée sera modifiée.  Minimum à introduire :  nombre de ressources (fixé par l’utilisateur)  ET  soit la durée de l’activité (duration)    soit la durée de travail autorisée (work). 

 

Exemple :  Ressources (Units) = 6 ouvriers, délai (Work) = 240 heures.  MS Project calcule la durée de l’activité (duration) = 240 heures : (6 x 8) = 5 jours.  Comment MS Project réagit‐il en cas de modification du choix « Capacité fixe » (Fixed Units) ? 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information      Durée (Duration)  Calcul :  240  :  (4 x 8)  = 7,5 jours  Est modifiée de 5 jours ‐ > 3 jours  Calcul :  192  :  (6 x 8) = 4  jours.   

Ressources (Units)  Délai (Work)  Sont  modifiées  de  6  Reste 240 h  ouvriers ‐> 4  Reste 6 ouvriers  Calcul :  3 x 6 x 8 = 144 h  Reste 6 ouvriers  Est  modifié  de  240 h    ‐> 192 h 

6.2.6 TRAVAIL FIXE (FIXED WORK) L’utilisateur fixe la durée de travail autorisée qui ne sera plus modifiée par MS Project, ni lorsque la  durée de l’activité changera, ni lorsque le nombre de ressources attribuées sera modifié.  Minimum à introduire :  Durée de travail autorisée (fixée par l’utilisateur)   ET  soit le nombre de ressources (units)  soit la durée de l’activité (duration).  Exemple :  Durée de travail autorisée (Work) = 160 heures, ressources (Units) = 4 ouvriers.  MS Project calcule la durée de l’activité (duration) = 160 h : (4 x 8) = 5 jours.  Comment MS Project réagit‐il en cas de modification du choix « Travail fixe » (Fixed Work) ?  Durée (Duration)  Calcul :  160  :  (2 x 8) = 10 jours  Est modifiée de 5 jours  ‐> 8 jours  Calcul :  140  :  (4 x 8)  = 4,37 jours 

Ressources (Units)  Délai (Work)  Sont  modifiées  de  4  Reste 160 h  ouvriers ‐> 2  Calcul :  160  :  Reste 160 h  (8 x 8) = 2,5 ouvriers  Reste 4 ouvriers  Est modifiée de 160 h  ‐> 140 h 

 

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6.3 LA BIBLIOTHEQUE DES RESSOURCES 6.3.1 OPTIONS EN RAPPORT AVEC LA CREATION DE RESSOURCES Toutes les ressources utilisées dans le projet sont rassemblées par MS Project dans une bibliothèque.  Cette bibliothèque est appelée le « Tableau des ressources » (Resource Sheet). Il est recommandé de  d'abord placer les ressources dans la bibliothèque avant de les utiliser.  Il est possible d’affecter à des activités des ressources ne figurant pas dans cette bibliothèque. Dans  ce  cas,  MS  Project  crée  automatiquement  ces  ressources  dans  la  bibliothèque  et  des  valeurs  par  défaut sont automatiquement attribuées aux champs obligatoires. Ces valeurs par défaut ne sont pas  toujours  les  meilleures  (par  ex.  l’option  « Capacité  maximale »  est  définie  sur  1).  De  plus,  seules  2  valeurs  peuvent  être  définies  dans  « Options  /  Avancées  /  Options  générales  pour  ce  projet »  (Options/  Advances/General  options  for  this  Salaire horaire project), à savoir :  Heures supplémentaires

  Figure 6‐3 Options des ressources 

  Afin  d’éviter  que  des  ressources  ne  soient  automatiquement  ajoutées  à  la  bibliothèque,  il  est  conseillé  de  décocher  l’option  « Ajouter  automatiquement  des  ressources  et  des  tâches »  (Automatically  add  new  resources  and tasks).      Il est également possible de créer une bibliothèque de ressources propre à toute l’entreprise. Dans  ce  cas,  la  bibliothèque  ne  sera  pas  définie  pour  chaque  projet  séparément,  mais  dans  un  fichier  séparé  disponible  par  lien.  L’utilisation  d’une  telle  bibliothèque  de  ressources  externe  (Share  Resources) est expliquée dans le cours du niveau avancé.   Le  nombre  d’unités  attribuées  peut  être  affiché  de  deux  manières :  soit  sous  forme  décimale  (Decimal)  (1 = 1  unité),  soit  en  pourcentage  (Percentage)  (100 % = 1  unité).  Dans  le  secteur  de  la  construction,  on  opte  généralement  pour  l’affichage  décimal.  Ce  paramètre  est  configuré  dans  « Options / Planification » (Options / Schedule).  

  Figure 6‐4 Unités de ressources 

 

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6.3.2 CREER DES RESSOURCES o

Ouvrir la bibliothèque des ressources en cliquant sur « Affichage / Tableau des ressources »  (View/Resource Sheet).  

  Figure 6‐5 Tableau des ressources 

o

Saisir les paramètres par ressource.  

     

o

Nom de la ressource  Type de la ressource : Travail, Matériel ou Coût (Work, Material, Cost) (voir plus loin)  Une étiquette de matériel peut éventuellement être attribuée (par exemple m², m³ ou mc).  Les champs « Initiales » (Initials), « Groupe » (Group) et « Code » (Code) servent à  différencier les sources par le biais de regroupements et de filtres.  Ils ne doivent pas être  complétés.    Capacité max. (Max. units) : le nombre maximal disponible sur le projet. Cette valeur est  utilisée pour le « nivellement » (levellen) (voir plus loin). Elle ne doit pas être constante  durant le projet. Ceci est expliqué plus en détail dans le cours du niveau avancé.   Taux standard par heure, ou coût standard par unité en cas de coût de matériel.   Taux heures sup.   Coût par utilisation, montant fixe calculé à chaque utilisation de la ressource.    Allocation : détermine la manière dont le coût est attribué (Début = au début de l’activité,  Fin = à la fin de l’activité, Proportion = réparti équitablement sur la durée de l’activité).   Le calendrier utilisé peut varier d’une ressource à l’autre.    Revenir à l’affichage de Gantt en cliquant sur « Affichage / Diagramme de Gantt » (View/Gantt  Chart).   

6.3.3 TYPES DE RESSOURCES TRAVAIL, MATERIEL OU COUT La distinction dans le champ « Type » permet par exemple de ne pas additionner des heures/homme  à un coffrage en m². MS Project connaît trois types de ressources :  o

Travail  (Work) :  ce  type  utilise  du  temps  (jours,  heures…)  pour  remplir  une  tâche.  Exemples :  ouvriers, coffreurs mais aussi grues, excavateurs qui sont calculés par unité de temps.  

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o

Matériel  (Material)  :  ce  type  comprend  des  ressources  consommables  pour  remplir  une  tâche.   Elles  sont  attribuées  dans  leurs  propres  unités  (m²,  m³,  mc,  kg…).  L’unité  peut  être  introduite  dans  le  champ  « Matériel »  (Material).  Ce  champ  peut  seulement  être  rempli  lorsque  le  type  « Matériel »  (Material)  a  été  sélectionné.  D’autres  champs  (comme  le  calendrier  de  base  et  la  capacité maximale) sont alors supprimés car ils ne s’appliquent pas à ce type de ressource.   Coût (Cost) : ce type permet de prévoir un certain budget pour une tâche.  

 



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Figure 6‐6 Type de ressource

 

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6.4 MENU INFORMATIONS SUR LA RESSOURCE Il est possible d’ajouter des informations supplémentaires aux ressources dans le  menu « Informations sur la ressource » (Resource information). On peut ouvrir ce menu :  Dans le « Tableau des ressources » (Resource Sheet) :   o en double‐cliquant sur une ressource,  o en appuyant sur Shift + F2,  o en cliquant dans le menu « Ressources / Information » (Resource/Information). 

  Figure 6‐7 Informations sur la ressource 

6.4.1 ONGLET GENERAL (GENERAL) Il est possible d’introduire les informations supplémentaires suivantes :  o o o o o o

Adresse  de  courrier  électronique  de  la  ressource.  Cette  information  n’est  utile  que  lorsque  les  ressources sont planifiées par nom.  Compte Windows : permet de puiser des informations dans des fichiers Outlook.  Type  de  réservation  (Booking  Type)  :  on  détermine  ici  si  cette  ressource  a  été  effectivement  validée (Committed) ou s’il s’agit simplement d’une proposition temporaire (Proposed).  Des  niveaux  de  disponibilité  supplémentaires  (Available  from…  Available  to)  peuvent  être  introduits en fonction des objectifs de nivellement.   Groupe : les ressources peuvent être réparties en groupes.  Code : 

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Bouton « Modifier le temps de travail » (Change Working Time) : pour éventuellement définir un  rythme  de  travail  propre à  chaque  ressource  en  introduisant  la  durée  de  travail  et  les  jours  de  congés. 

 

6.4.2 ONGLET COUTS (COST) Il  est  possible  de  définir  plusieurs  tables  de  coûts  par  ressource  (de  A  à  E).  Pour  chaque  table  de  coûts, 25 montants différents peuvent être introduits par sorte de coûts. Cela permet par exemple  de tenir compte de l’inflation.    

6.4.3 ONGLET REMARQUES (NOTES) On utilise cet écran pour relier des informations complémentaires à la ressource.    

6.4.4 SUPPRIMER DES RESSOURCES DE LA BIBLIOTHEQUE MS Project ne demande aucune confirmation avant de supprimer les éléments sélectionnés.   L’utilisateur doit donc bien surveiller ce qu’il fait.     o o o

Ouvrir la bibliothèque des ressources en cliquant sur « Affichage / Tableau des ressources »  (View/Resource Sheet). Faire en sorte que l’affichage ne soit pas fractionné.   Sélectionner les ressources à supprimer en cliquant sur l’en‐tête de ligne. Si seulement une ou  plusieurs cellules sont sélectionnées, seuls les contenus de ces cellules seront supprimés.   Supprimer  la  ressource  en  appuyant  sur  la  touche  « Delete »  du  clavier  ou  en  cliquant  avec  le  bouton droit de la souris et en sélectionnant « Supprimer la ressource » (Delete resource) dans le  menu rapide.   

6.4.5 ÉCHANGER DES BIBLIOHEQUES DE RESSOURCES ENTRE PROJETS On distingue deux cas dans lesquels un utilisateur souhaite réutiliser une bibliothèque existante :  o

o

L’utilisateur  veut  copier  une  bibliothèque,  mais  les  projets  ne  partagent  pas  les  mêmes  ressources.   Le  nouveau  projet  existe  déjà :  Ouvrir  le  fichier  source  contenant  la  bibliothèque  à  transférer.  Aller  dans  le  tableau  des  ressources,  sélectionner  les  ressources  souhaitées  (sélectionner  les  en‐têtes  de  ligne !)  et  copier  ces  lignes  (avec  le  bouton  droit  de  la  souris).  Aller  dans  le  tableau  des  ressources  du  fichier  cible  et  coller  les  lignes  copiées  (avec le bouton droit de la souris).   Le nouveau projet n’existe pas encore : Dans ce cas, on peut partir d’un projet existant.  L’utilisateur  veut  associer  le  projet  à  une  bibliothèque  existante  qui  est  également  utilisée  par  d’autres projets, afin de pouvoir contrôler l’évolution des ressources dans les différents projets.  Ce cas est expliqué dans le cours du niveau avancé, étant donné qu’il y a lieu de définir un certain  nombre de paramètres plus complexes qu’il convient de bien maîtriser et qui doivent donc être  expliqués en détail. 

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6.5 AFFECTER DES RESSOURCES 6.5.1 GENERALITES L’affectation  de  ressources  dépend  de  quelques  paramètres  comme  le  type  de  ressource  et  le  paramètre « pilotée par l’effort ». Celui‐ci n’intervient qu’à partir du moment où plusieurs ressources  du type « Travail » (Work) sont reliées à une activité.   Dans ce paragraphe, on part du principe que seule une ressource du type « Travail » (Work)  est  reliée  à  une  activité.      Cela  ne  s’applique  pas  aux  ressources  du  type  « Matériel »  (Material) puisque celles‐ci ne sont pas prises en compte pour l’  « Effort ».    On expliquera plus loin les deux manières d'affecter des ressources à des tâches.    

6.5.2 AFFECTATION DANS LA FENETRE « AFFECTER LES RESSOURCES » o o o

Sélectionner l’affichage « Diagramme de Gantt »  Sélectionner la tâche à laquelle les ressources doivent être attribuées.  Sélectionner « Ressources / Affecter les ressources » (Resources/Assign Resources) dans la barre  de menu.  Cette fenêtre affiche toutes les ressources figurant dans la bibliothèque. 

  Figure 6‐8 Menu « Affecter les ressources » 

  Figure 6‐9 Affecter les ressources 

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o

o

Dans la colonne « Unités » (Units), préciser le nombre de ressources à affecter à la tâche. Pour  les ressources du type « Matériel » (Material), l’utilisateur doit préciser les quantités.  MS Project  remplit les unités lui‐même.  Cliquer  sur  le  bouton  « Affecter »  (Assign)  pour  exécuter  l’affectation.  Le  passage  à  une  autre  cellule  affecte  également  la  ressource.    Lorsqu’une  ressource  est  définie,  un  petit  V  apparaît  devant.  Fermer  la  fenêtre  en  appuyant  sur  le  bouton  « Fermer »  (Close) ;  cette  procédure peut être répétée pour les activités suivantes.   

Lorsque  plusieurs  activités  requièrent  les  mêmes  unités  d’une  même  ressource,  il  est  possible  de  sélectionner  ces  activités  en  une  seule  fois  et  de  suivre  la  procédure  décrite  ci‐dessus  comme  s'il  s'agissait d'une seule tâche.  La méthode décrite permet de demander des informations au sujet de la  disponibilité des ressources avant d’affecter la ressource, en appuyant sur  le  bouton  « Graphique ».  MS Project fractionne alors l’écran  principal  et  ouvre  une  fenêtre  affichant  l'utilisation  de  la  ressource  selon  l'affectation  dans  le  projet.  Il  est  possible  d'afficher  plusieurs  graphiques,  en cliquant avec le bouton droit de la  souris lorsque le curseur se trouve  en bas à gauche de l'écran.          Figure 6‐10 Graphiques

6.5.3 AFFECTATION DANS L’ECRAN FRACTIONNE Cette méthode est celle que nous recommandons.  o o o

o

Sélectionner l’affichage « Diagramme de Gantt »  Sélectionner  la  tâche  à  laquelle  les  ressources  doivent  être  attribuées.  Fractionner  l’écran  « Affichage/détails »  (View/details)  ou  cliquer  avec  le  bouton  droit  dans  la  partie  graphique  puis  sur  « Afficher le fractionnement » (Show Split)).  Afficher  dans  l’écran  du  dessous  des  informations  sur  les  ressources.  Pour  cela,  cliquer  avec  le  bouton  droit  de  la  souris  dans  l’écran  du  dessous  et  sélectionner,  dans  le  menu  rapide,  l’une des possibilités pour afficher des ressources.  Figure  6‐11  « Fractionner » 

  o

Menu

Indiquer ensuite les ressources. Selon la méthode choisie, l’utilisateur introduit :   les heures de travail (Work) et les unités (Units), et MS Project calcule la durée,   les heures de travail (Work) et la durée (Duration), et MS Project calcule les unités (Units) 

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les unités (Units) et la durée (Duration), et MS Project calcule les heures de travail  (Work). 

  Figure 6‐12 Affecter des ressources 

Rappel : Le principe de « pilotage par l'effort » ne joue un rôle que lorsque plusieurs ressources  du type Travail (Work) sont affectées à une activité.    Pour affecter un matériel, l’utilisateur introduit la quantité dans la colonne « Unités » (Units) ou  « Travail » (Work). MS Project ajoute lui‐même l’étiquette du matériel (par ex. m², m³…).  o o o

Cliquer sur « OK » pour calculer le troisième paramètre.  Répéter ces étapes pour toutes les activités auxquelles des ressources doivent être affectées.  Cacher  le  fractionnement  (décocher  « Affichage/détails »  (View/details)  ou  cliquer  avec  le  bouton droit dans la partie graphique puis décocher « Afficher le fractionnement » (Show Split)). 

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6.6 AFFECTER PLUSIEURS RESSOURCES DU TYPE TRAVAIL 6.6.1 GENERALITES Pour affecter plusieurs ressources différentes, il convient d’utiliser la méthode décrite ci‐dessus.  Nous  conseillons  la  méthode  avec  l’écran  fractionné  car  celle‐ci  donne  une  meilleure  vue  d’ensemble.   

6.6.2 ACTIVITES PILOTEES PAR L’EFFORT Principe de base : MS Project part du principe que le travail par tâche est effectué par l’ensemble  des ressources du type « travail » affectées à une tâche. Le nombre d’heures de travail est réparti  sur toutes les ressources affectées. La durée de la tâche sera donc recalculée lorsque des ressources  supplémentaires seront affectées.  Remarques :  o

o

o

Les  tâches  du  type  « Travail  fixe »  (Fixed  Work)  sont  automatiquement  « pilotées  par  l’effort ». Pour ces tâches, l’option « pilotée par l’effort » ne peut pas être modifiée, ce  qui est logique puisque ce type de tâche part de toute façon du principe que la quantité  de travail est fixe.   Il  convient  de  cocher  la  case  « pilotée  par  l’effort »  avant  d’affecter  les  ressources.  Si  plusieurs ressources ont déjà été affectées à une tâche, le fait de cocher la case « pilotée  par l’effort » n’a aucune influence sur ces ressources.  Lorsque l’option « pilotée par l’effort » est sélectionnée, il est plus difficile de déchiffrer  les calculs effectués par le logiciel lorsque plusieurs ressources ont été affectées et que  l’utilisateur modifie un paramètre (durée de la tâche ou nombre de ressources).  

Exemple quand l’option « pilotée par l’effort » est cochée :   4 coffreurs sont affectés à une tâche de 5 jours 5 j x 4 HO x 8 h/j = 160 h). 

  Figure 6‐13 Tâche pilotée par l’effort 1 

On  affecte  ensuite  à  cette  tâche  (pilotée  par  l’effort !)  une  ressource  supplémentaire,  à  savoir :  1  aide‐maçon. Comme l’option « pilotée par l’effort » est cochée, MS Project part du principe que les  160 heures restent constantes et que ces 160 h ne seront pas effectuées par les 4 coffreurs, mais par  les 4 coffreurs + 1 manœuvre, donc par 5 personnes. 

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  Figure 6‐14 Tâche pilotée par l’effort 2 

MS Project recalcule et répartit les 160 h de façon proportionnelle sur toutes les ressources. Le total  (128 h + 32 h) reste 160 h. La durée est recalculée : 160 h / 5 HO / 8 h/j = 4 jours.   

6.6.3 ACTIVITES NON PILOTEES PAR L’EFFORT Principe de base : MS Project part du principe que le travail par tâche est effectué par la ressource  initialement  affectée  du  type  « travail ».  Le  nombre  d’heures  pendant  lesquelles  une  ressource  travaille  à  une  tâche  n’est  pas  modifié  et  la  durée  n’est  pas  recalculée  lorsque  des  ressources  supplémentaires sont affectées.  Exemple quand l’option « pilotée par l’effort » n’est pas cochée :   4 coffreurs sont affectés à une tâche de 5 jours 5 j x 4 HO x 8 h/j = 160 h). 

  Figure 6‐15 Tâche non pilotée par l’effort 1 

On affecte ensuite à cette tâche (non pilotée par l’effort !) une ressource supplémentaire, à savoir : 1  aide‐maçon.  Comme  l’option  « pilotée  par  l’effort »  n’est  pas  cochée,  MS  Project  part  du  principe  que  l’on  a  simplement  ajouté  une  ressource  qui  travaille  5 j x 8 h = 40 h,  et  que  les  160 h  des  coffreurs restent constantes.  

  Figure 6‐16 Tâche non pilotée par l’effort 2 

MS Project ajoute donc simplement ces 40 h supplémentaires.  Le total devient 160 h + 40 h = 200 h.  La durée n’est pas recalculée et reste donc de 5 jours.   La première quantité de « travail » (Work) définie pour chaque ressource reste constante, même si le  nombre d’unités est modifié. La durée ne sera prolongée que si la quantité de « travail » (Work) ne  peut pas être effectuée par le nombre d’unités sur la durée proposée. De même, lorsque le nombre  d’unités augmente, la durée est diminuée. 

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  Figure 6‐17 Tâche non pilotée par l’effort 3 

Dans  l'illustration  ci‐dessus,  on  avait  prévu :  4  coffreurs,  160 h  pendant  5  jours.  Le  nombre  de  coffreurs est ramené à 2 unités. Pour pouvoir travailler 160 h, la durée est augmentée et passe à 10  jours.  

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6.7 RAPPORT DE RESSOURCES 6.7.1 GRAPHE DES RESSOURCES (RESOURCE GRAPH) Le graphe des ressources est un des affichages par défaut. Pour l’afficher, il convient de cliquer sur  « Affichage / Affichage des ressources / Autres affichages » (View / Resource Views / Other Biews).  

  Figure 6‐18 Menu « Graphe des ressources » 

Ce graphe des ressources affiche un histogramme pour chaque ressource.  Il n’est pas possible  d’afficher plusieurs ressources à la fois. La division de l’axe vertical est effectuée automatiquement  par le programme et ne peut pas être modifiée.   Nom de la ressource affichée  dans le graphique 

Choix de la ressource à  afficher 

  Figure 6‐19 Graphe des ressources 1 

Lorsque l’on clique avec le bouton droit de la souris dans le graphique, le menu  contextuel  s’affiche.    On  peut  déterminer  ici  quelles  données  doivent  être  affichées en fonction de l’intervalle de temps de l’échelle de temps.   o Unités  de  pointe  (Peak  Units) :  affiche  le  nombre  d’unités  nécessaires  pendant l’intervalle de temps.  o Travail  (Work) :  affiche  le  nombre  d’heures  de  travail  qui  doivent  être  prestées pendant l’intervalle de temps.  o Travail  cumulé  (Cumulative  Work) :  somme  du  travail  à  prester  à  partir  Figure 6‐20 Menu de  du début du projet. 

contexte Graphe des  ressources 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  o Surutilisation  (Overallocation) :  lorsque  l’on  a  planifié  plus  de  ressources  qu’il  n’y  en  a  de  disponibles.  o Taux d’utilisation : comparaison entre les ressources affectées et les ressources disponibles.   o Disponibilité  restante (Remaining  availability) :  disponibilité  restante,  après  déduction  des  ressources affectées.   o Travail  disponible :  ressources  disponibles,  exprimées  en  jours/homme  ou  en  heures/homme.  o Unités disponibles : ressources disponibles, exprimées en nombre d’unités.  Dans  ce  menu  contextuel,  on  peut  également  choisir  de  modifier  les  styles  des  barres  de  ces  graphiques en cliquant sur « Styles  des barres » (Bar Styles). On  peut  également sélectionner cette  commande en cliquant dans la barre d’outils « Format / Styles des barres » (Format / Bar Styles).  On distingue « toutes les tâches » (All tasks) et les « tâches sélectionnées » (Selected tasks), ainsi que  les  ressources  normalement  affectées  et  les  ressources  surutilisées.  Les  tâches  sélectionnées  ou  filtrées  sont  définies  par  défaut  sur  « Ne  pas  afficher »  (Dont’s  Show) ;  elles  ne  sont  donc  pas  affichées dans le graphique. 

  Figure 6‐21 Styles des barres des ressources 

Il est possible de faire apparaître une barre dans le graphe des ressources qui affiche le nombre total  de ressources du type « Travail » (Work). Il convient pour cela de choisir un style de barre pour les  ressources filtrées avec lesquelles la comparaison va être effectuée. Le nombre total de ressources  peut donc aussi bien être une sélection partielle que l’ensemble des ressources.    

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6.7.2 UTILISATION DES RESSOURCES (RESOURCE USAGE) L’utilisation  des  ressources  (Resource  Usage)  est  un  des  affichages  par  défaut.  Pour  l’afficher,  il  convient de cliquer sur « Affichage / Affichage des ressources / Utilisation des ressources » (View /  Resource Views / Resource Usage).  

  Figure 6‐22 Menu « Utilisation des ressources » 

Dans cet affichage, les tâches ssource sont regroupées et affichées par ressource en fonction de la  durée.  

  Figure 6‐23 Utilisation des ressources 

Dans cet affichage, il est possible d’afficher plus de données à l’écran. Un  certain nombre de ces données supplémentaires peuvent être  sélectionnées en cliquant sur le bouton droit de la souris. D’autres se  trouvent dans l’option « Styles du détail » (Detail Styles) : on peut y  sélectionner plus de champs à afficher. La fenêtre « Styles du détail »  (Detail Styles) s’ouvre également lorsque l’on clique sur « Format / Ajouter  des détails » (Format / Add details).     Figure  6‐24  Utilisation  des  ressources plus de données 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  Liste des champs  affichés. 

Champs  disponibles 

  Figure 6‐25 Utilisation des ressources « Styles du détail » 

Pour afficher des champs supplémentaires :  o Sélectionner le champ à afficher dans la liste « Champs disponibles » (Available Fields)  o Cliquer sur le bouton « Afficher » (Show) ; le champ est déplacé vers la colonne « Champs à  afficher » (Show these fields).   o Modifier éventuellement le format du champ.   o Définir l’ordre des champs à afficher à l’aide des flèches « Déplacer » (Move).   o Cliquer sur « OK » pour confirmer.  Pour supprimer des champs de la table :  o Sélectionner le champ à supprimer dans la liste « Champs à afficher » (Show these Fields)  o Cliquer  sur  le  bouton  « Masquer »  (Hide) ;  le  champ  est  déplacé  vers  la  colonne  « Champs  disponibles » (Available fields).   o Cliquer sur « OK » pour confirmer.  Lorsque  l’échelle  de  temps  ne  permet  pas  d’afficher  la  valeur  correspondante  (parce  les  colonnes  sont trop étroites), MS Project affiche « ### ».     

6.7.3 AFFICHAGE COMBINE GANTT ET RESSOURCES Lorsque  l’utilisateur  doit  modifier  la  charge  des  ressources  (simulations,  diminution  de  la  surutilisation,…),  les  affichages  « Graphe  des  ressources »  et  « Utilisation  des  ressources »  ne  sont  pas  toujours  si  intéressants.  Des  ressources  sont  affectées  à  des  tâches  et  ces  tâches  ne  sont  pas  accessibles dans les affichages de ressources. Pour ne pas devoir constamment passer de l’affichage  « Diagramme  de  Gantt »  à  l’affichage  « Utilisation  des  ressources »  et  inversement  pour  voir  l’influence  des  adaptations,  il  est  intéressant  de  fractionner  l’écran  pour  que  les  deux  affichages  apparaissent à l’écran en même temps.  

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  Procédé :  o Commencer avec le « Diagramme de Gantt »  o Fractionner  l’écran  (clic  droit  dans  la  partie  graphique  puis  « Afficher  le  fractionnement »  (Show Split) ou dans le menu « Affichage/détails » (View/details)).  o Activer l’écran du bas en cliquant dessus.  Le marquage bleu sur le côté gauche indique quel  écran est actif.   o Ouvrir l’affichage « Graphe des ressources » dans l’écran du bas, en cliquant sur « Affichage /  Affichage des ressources / Autres affichages » (View / Resource Views / Other Biews)  (il a été  constaté  que,  dans  MS  Project,  même  lorsque  l’écran  du  bas  est  actif,  le  nouvel  affichage  choisi apparaît tout de même dans l’écran du dessus). On peut éventuellement sélectionner  cet affichage dans le menu rapide qui apparaît lorsque l’on clique avec le bouton droit de la  souris dans la barre de gauche qui indique quel écran est actif.    Il  peut  s’avérer  nécessaire  de  modifier  l’échelle  de  temps  dans  le  Diagramme  de  Gantt,  en  double‐ciquant sur l’échelle de temps située en haut de l’écran.   o Sélectionner  la  tâche  à  laquelle  la  ressource  a  été  affectée.  Attention :  le  graphe  des  ressources  ne  montre  que  les  ressources  des  tâches  sélectionnées.  Si  l’on  sélectionne  accidentellement une tâche à laquelle aucune ressource n’a été affectée, le graphique sera  vide.     Pour  voir  toutes  les  ressources  affectées  au  projet,  toutes  les  tâches  doivent  être  sélectionnées.  Il convient pour cela de cliquer sur un en‐tête de colonne. 

  Figure 6‐26 Affichage combiné 

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6.8 PLANIFICATEUR D’EQUIPE L’affichage « Planificateur d’équipe » donne une bonne vue d’ensemble des tâches et des ressources.   Pour l’afficher, il suffit de cliquer sur « Affichage / Planificateur d’équipe » (View / Teamplanner). 

  Figure 6‐27 Menu « Planificateur d’équipe » 

Le planificateur d’équipe se présente comme suit : 

Sur‐allocations sont indiquées  en rouge

ZONE 1  RESSOURCES 

ZONE 2  Ressources affectées et  tâches non planifiées 

ZONE 4  Ressource non  affectées et tâches  non planifiées 

ZONE 3  Ressources affectées et  tâches planifiées

ZONE 3  Ressource non affectée et  tâches planifiées 

  Figure 6‐28 Planificateur d’équipe 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  Le planificateur d’équipe est divisé en 5 zones et il est facile de modifier les ressources et les tâches :  o

o

Trois  zones  au‐dessus  de  la  ligne  de  séparation  horizontale,  avec  des  tâches  qui  sont  toutes  affectées à des ressources :   Zone  1 :  il  s’agit  de  la  première  colonne,  elle  contient  les  ressources  du  type  « Travail »  (Work).   Les ressources surutilisées sont affichées en rouge.   Zone  2 :  contient  les  tâches  qui  sont  affectées  à  des  ressources  mais  ne  sont  pas  encore  planifiées dans le temps.   Lorsque l’on déplace ces tâches horizontalement, elles sont planifiées dans le temps.   Toutefois, une « contrainte de date » (Constraint) est alors affectée à cette tâche.    Zone 3 : contient les tâches affectées à des ressources et planifiées dans le temps.   Les tâches avec surutilisation sont signalées par du rouge au‐dessus et en dessous.    Le  fait  de  déplacer  ces  tâches  verticalement  vers  une  autre  ressource  permet  de  supprimer une surutilisation.     Le fait de déplacer ces tâches horizontalement, et donc de les replanifier, permet de  supprimer  une  surutilisation.  Une  « contrainte  de  date »  (Constraint)  est  alors  affectée à cette tâche.   Deux  zones  en  dessous  de  la  ligne  de  séparation  horizontale,  avec  des  tâches  qui  ne  sont  pas  encore affectées à des ressources :   Zone  4 :  tâches  qui  ne  sont  pas  encore  affectées  à  une  ressource  et  ne  sont  pas  encore  planifiées dans le temps.   Lorsque l’on déplace ces tâches verticalement, on y affecte une ressource.     Lorsque l’on déplace ces tâches horizontalement, elles sont planifiées dans le temps.   Une « contrainte de date » (Constraint) est alors affectée à cette tâche.    Zone  5 :  tâches  qui  ne  sont  pas  encore  affectées  à  une  ressource  mais  sont  déjà  planifiées  dans le temps.   Lorsque l’on déplace ces tâches verticalement, on y affecte une ressource.     

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CHAPITRE 7. TENIR A JOUR LA PROGRESSION (TRACKING)

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7.1 GENERALITES Une  planification  est  utilisée  durant  les  différentes  phases  d’un  projet.  Un  projet  comporte  deux  phases essentielles :   

la phase de préparation,  la phase d’exécution. 

Dans l’explication et les exemples des chapitres précédents, on part du principe que le projet n'est  pas  encore  effectivement  commencé.  La  date  de  début  des  projets  servant  d’exemples,  introduite  dans la fenêtre « Informations sur le projet » (Project Information), n’est pas encore passée.  Une fois qu’un projet a commencé, il est important de tenir la planification régulièrement à jour en  introduisant des informations sur la « progression des activités ».   Le renseignement de la « progression » se fait par le biais des tâches du projet et ce renseignement  va  donc  modifier  la  planification  originale.  Cela  aura  également  un  impact  sur  les  ressources  et  les  coûts affectés, étant donnés qu’ils ont été calculés à partie des valeurs initialement introduites.  Il est important de toujours garder une copie originale de la planification de projet, de  préférence dans un autre emplacement que dans le répertoire dans lequel on travaille tous  les jours.   De cette manière, on peut toujours revenir à la version originale en cas de problèmes.    

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7.2 LA PLANIFICATION INITIALE (BASELINE) 7.2.1 ENREGISTREMENT DE LA PLANIFICATION INITIALE La  progression  d’un  projet  est  renseignée  directement  dans  le  projet.  Lorsque  des  activités  sont  effectuées  à  l'avance  ou  en  retard,  la  planification  originale  change.  Pour  pouvoir  comparer  la  planification initiale et les tâches effectivement réalisées, il est intéressant de définir une image de la  planification originale.   La  « planification  initiale »  (Baseline)  est  un  affichage  du  projet  tel  qu’initialement  planifié  ou,  par  exemple, tel que promis au maître d’ouvrage. Il s’agit en fait d’une copie de toutes les données du  projet  (début,  fin,  ressources,  coûts…)  à  un  moment  précis.  Cette  planification  initiale  ne  changera  plus, à moins que l’utilisateur ne le demande explicitement.   Procédure pour l’enregistrement de la « Planification initiale » (Baseline)  o

Cliquer  sur  « Projet  /  Définir  la  planification  initiale  /  Définir  la  planification  initiale »  (Project /  Set Baseline / Set Baseline). 

  Figure 7‐1 Menu « Définir la planification initiale » 

L’écran ci‐dessous apparaît.  Lorsque l’on clique sur « OK », MS project enregistre toutes les dates  d’exécution « au plus tôt » (en cas de planification « anticipative ») dans les champs « Début de la  planification initiale » (Baseline Start) et « Fin de la planification initiale » (Baseline Finish).  A titre de  vérification, l’utilisateur peut afficher les colonnes « Début de la planification initiale » (Baseline  Start) et « Fin de la planification initiale » (Baseline Finish). Ces colonnes contiennent donc les dates  « figées » « au plus tôt ».  

  Figure 7‐2 Définir la planification initiale 

MS Project 2010  

 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  Attention :  si  une  planification  de  base  a  déjà  été  définie  auparavant  et  si  cette  commande  est  répétée,  l’ancienne  planification  de  base  sera  écrasée.  Un  avertissement  apparaîtra  d’abord  à  l’écran.  

  Figure 7‐3 « Définir la planification initiale » Avertissement 

Il est également possible de définir une nouvelle planification initiale qui n’écrasera pas l’ancienne.   On  peut  créer  10  planifications  initiales  supplémentaires.  Il  suffit  pour  cela  de  dérouler  le  menu  « Définir la planification initiale » (Set Baseline) dans la fenêtre « Définir la planification initiale » (Set  Baseline).  Il  est  important  de  bien  savoir  quelle  planification  initiale  est  encore  pertinente  et  est  affichée dans la partie graphique.  

7.2.2 AFFICHAGE DE LA PLANIFICATION INITIALE Pour  comparer  la  planification  réelle  avec  la  planification  initiale,  cette  dernière  doit  être  affichée  dans la partie graphique.  Cela peut se faire de plusieurs façons :  o

Dans le menu « Affichage / Diagramme de  Gantt /  Suivi Gantt » (View / Gantt Chart / Tracking  Gantt). Dans cet affichage, chaque activité est associée à deux barres.  La barre du dessus est la  barre normale, basée sur des dates « au plus tôt » (en cas de planification anticipative) ou sur des  dates  d'exécution  si  celles‐ci  ont  été  introduites.  La  barre  du  dessous  affiche  les  « Dates  de  planification initiale ».    C’est la méthode généralement recommandée. 

  Figure 7‐4 Affichage « Suivi Gantt » 

Les barres ressemblent alors à ceci : 

MS Project 2010  

 

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  Figure 7‐5 Planification initiale 

o

Il est également possible de créer soi‐même de nouvelles barres dans n’importe quel affichage  en  cliquant  sur  « Format  /  Styles  des  barres »  (Format/Bar  Styles)  (voir  le  chapitre  sur  le  « format »).  L’illustration  ci‐dessous  montre  une  présentation  éventuelle.    Il  est  clair  que  la  liste  des  activités  prend  plus  de  place  lorsque  l’on  choisit  de  placer  la  planification initiale sur une ligne supplémentaire.  

  Figure 7‐6 Planification initiale « Styles des barres » 

o

Lorsque les colonnes « Variation » (Variance) sont affichées (en cliquant sur « Affichage / Tables /  Variation » (View / Tables / Variance)), MS Project calcule automatiquement la différence entre  la planification initiale et la progression réelle des activités.  

  Figure 7‐7 Affichage « Variation » 

MS Project 2010  

 

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  Figure 7‐8 Table « Variation » 

Calculs :      

Variation de début  = début ‐ début planification initiale  (Start Var  =  start  ‐  baseline start)  Variation de fin  = fin ‐ fin planification initiale  (Finish Var  =  finish  ‐  baseline  finish)  Variation de durée  = durée ‐ durée planification initiale  (Duration Var  =  duration  ‐  baseline duration)  Variation de travail = travail ‐ travail planification initiale  (Work Var  =  work  ‐  baseline work)  Variation de coût   = coût ‐ coût planification initiale  (Cost Var  =  cost  ‐  baseline cost) 

Une valeur négative signifie que la planification initiale a une valeur plus élevée que la valeur  réelle et que le projet est EN AVANCE par rapport à la planification initiale.   Une valeur positive signifie que la planification initiale a une valeur plus petite que la valeur  réelle et que le projet est EN RETARD par rapport à la planification initiale.   Une valeur nulle signifie que la planification initiale a la même valeur que la valeur réelle et  que le projet est DANS LES TEMPS par rapport à la planification initiale.   o

Au lieu d’utiliser les tables prédéfinies, il est bien entendu possible de créer soi‐même des tables  (voir le chapitre sur les « tables »). Exemple : 

MS Project 2010  

 

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  Figure 7‐9 Propre table 

MS Project 2010  

 

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7.3 INFORMATIONS AVANT DE RENSEIGNER LA PROGRESSION 7.3.1 CHOIX DES OPTIONS Comme  expliqué  plus  haut,  les  tâches  sont  entièrement  recalculées  en  fonction  de  la  progression  renseignée.  C’est  pourquoi  il  est  très  important  de  faire  attention  aux  différentes  options  qui  influencent ce calcul.  Ces options sont à définir dans « Fichier / Options » (File / Options).  o

Dans « Planification / Options de calcul… » (Schedule / Calculation Options…)  

  La mise à jour de l’état des tâches entraîne la mise à jour de l'état des ressources.    Cela  signifie  que  l’affectation  des  ressources  est  modifiée,  conformément  à  la  progression de l’activité, lorsque les tâches sont mises à jour.  



o

  Les coûts réels sont toujours calculés par MS Project.     Cela signifie que, lorsque des tâches sont mises à jour, les coûts réels sont modifiés en  fonction de la progression de l'activité.   Dans « Planification / Options de planification… » (Schedule / Scheduling Options…)  

o

  Fractionner les tâches en cours de réalisation.    Cela signifie qu’une tâche commencée mais pas encore terminée est fractionnée en une  partie « réalisée » et une partie « à réaliser ».  Dans « Options avancées / Modification » (Advanced / Edit)  

  Glisser‐déplacer les cellules.    Cela signifie que l’on peut faire glisser les valeurs des cellules.  Il vaut mieux DÉCOCHER  cette cellule pour éviter que des données de la planification initiale ne soient déplacées  accidentellement.  

 

7.3.2 CHOIX DES TYPES DE TACHES Les  « types  de  tâches »  ont  également  une  influence  sur  la  manière  dont  les  activités  sont  recalculées.  Lorsque l’on renseigne la progression, la durée est modifiée. C’est pourquoi le type de  tâche  « Durée  fixe »  (Fixed  duration)  est  à  déconseiller.  Il  y  a  donc  lieu  de  faire  un  choix  entre  « Travail fixe » (Fixed Work) et « Capacité fixe » (Fixed Units).    Pour vérifier si les types de tâches ont été correctement définis ou pour modifier les paramètres, il  est préférable de suivre la procédure suivante :  o Sélectionner TOUTES les activités en cliquant sur un en‐tête de colonne.  o Ouvrir  le  menu  « Informations  sur  la  tâche »  (Multiple  Task  Information)  en  cliquant  sur  « Tâche / Information » (Task / Information) ou par le biais du menu rapide en cliquant avec  le bouton droit de la souris.  

MS Project 2010  

 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  o Cliquer sur l’onglet « Avancées » (Advanced) et sélectionner, dans le menu déroulant, le type  de tâche « Travail fixe » (Fixed Work) ou « Capacité fixe » (Fixed Units).    

  Figure 7‐10 Types de tâches 



Décocher « Pilotée par l’effort » (Effort driven) et cliquer sur OK.  

7.3.3 FORMULES SOUS‐JACENTES Lorsque  la  progression  du  projet  est  renseignée,  MS  Project  utilise  les  formules  suivantes  pour  calculer des valeurs :    Durée réelle + Durée restante = Durée     (Actual Duration + remaining Duration = Duration)             

   

  Durée réelle    Durée      (Actual  Duration    Duration   

  = % achevé    

 

= % Complete) 

 

 

 

 

  Lorsqu’une des données de la formule change, les autres données sont automatiquement  recalculées selon ces formules.       Exemple :  Lorsque l’on introduit la « Durée réelle » (Actual Duration), MS Project calcule la « Durée restante »  (Remaining Duration) au moyen de la formule ci‐dessus.  L'exemple  ci‐dessous  montre  que  pour  une  tâche  d'une  « Durée »  (Duration)  de  5  jours,  dont  la  « Durée réelle » (Actual Duration) est de 3 jours, la « Durée restante » (Remaining Duration) s'élève à  2 jours.  

MS Project 2010  

 

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  Figure 7‐11 Durée restante 

Dès que la « Durée restante » est calculée, le « % achevé » (% Complete) est également calculé.  Dans  cet exemple : 3 jours / 5 jours = 0,6 ou 60 %.  Si, après la saisie de la « Durée réelle » (Actual Duration), la « Durée restante » (Remaining Duration)  calculée par MS Project ne correspond pas à la réalité, l’utilisateur doit modifier la « Durée réelle ».  MS  Project  recalculera  alors  la  « Durée »  (Duration)  et  modifiera  le  pourcentage  achevé    (ou  bien  l’utilisateur  introduit  la  « Durée »  (Duration)  modifiée  et  MS  Project  recalcule  alors  la  « Durée restante » et modifie le pourcentage achevé).      

7.3.4 DATE D’ETAT ET DATE ACTUELLE Pour  afficher  clairement  à  quel  moment  s’applique  la  progression  renseignée,  on  définit  la  « date  d’état » (Status date).   La  date  d’état  et  la  date  actuelle  sont  à  introduire  dans  la  fenêtre  « Projet  /  Informations  sur  le  projet » (Project / Project Information).  

  Figure 7‐12 Menu « Informations sur le projet » 

  Figure 7‐13 Informations sur le projet « État » 

MS Project 2010  

 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  La « date actuelle » (Current date) tombe en même temps que le début de la journée (en général  8h00).   La « date d’état » (Status date) tombe en même temps que la fin de la journée (en général 17h00).    L’affichage de la « Date d’état » (Status Date)   Pour  afficher  clairement  à  quel  moment  s’applique  la  progression  renseignée,  il  est  important  d’afficher la « date d’état » (Status date) dans la partie graphique.  Cette ligne n’est pas affichée par  défaut,  mais  peut  l’être  si  l’on  sélectionne  la  ligne  « Date  d’état »  (Status  date)  dans  le  menu  « Format / Quadrillage » (Format / Gridlines). On peut ensuite choisir un type et une couleur de ligne.  

  Figure 7‐14 Quadrillage 

La partie graphique se présente comme suit : 

Date d'état 

  Figure 7‐15 Afficher « Date d’état » 

MS Project 2010  

 

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7.4 RENSEIGNER LA PROGRESSION 7.4.1 METHODE POUR RENSEIGNER LA PROGRESSION   Avant de renseigner la progression, il est important que l’utilisateur :     passe en revue les étapes précédentes de ce chapitre,   définisse la date actuelle et la date d’état.      La progression peut être introduite de plusieurs façons :  o

Il est préférable d’utiliser le menu « Affichage / Diagramme de Gantt / Suivi Gantt » (View / Gantt  Chart / tracking Gantt). Dans cet affichage, chaque activité est associée à deux barres. La barre  du  dessus  est  la  barre  normale,  basée  sur  des  dates  « au  plus  tôt »  (en  cas  de  planification  « anticipative ») ou sur des dates d'exécution si celles‐ci ont été introduites. La barre du dessous  affiche les « Dates de planification initiale ». 

  Figure 7‐16 Affichage « Suivi Gantt » 2 



Dans l’affichage « Affichage / Diagramme de Gantt / Suivi Gantt » (View / Gantt Chart /  Tracking Gantt), il est possible de sélectionner la table « Suivi » (Tracking) dans « Affichage /  Tables » (View / Tables). Cette table contient les champs nécessaires pour renseigner la  progression.  

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  Figure 7‐17 Table « Suivi » 



Dans  l’affichage  « Affichage  /  Diagramme  de  Gantt  /  Suivi  Gantt »  (View  /  Gantt  Chart  /  Tracking  Gantt),  il  est  également  possible  de  sélectionner  la  table  « Variation »  (Variance)  comme variante dans « Affichage / Tables » (View / Tables). Lorsque l’on introduit dans cette  table les dates de début et de fin réelles, la table affiche les différences entre la planification  initiale et la progression réelle.  

  Figure 7‐18 Table « Variation » 2 



Dans  le  menu  « Tâche  /  Planifier »  (Task  /  Schedule),  il  est  possible  d’introduire  un  certain  nombre de valeurs de progression par défaut, peu importe la table affichée. Si l’on clique sur  « Marquer sur le suivi », la tâche sélectionnée est mise à jour afin que, jusqu'à la date d’état,  elle soit conforme aux horaires planifiés.  

     

MS Project 2010  

 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  Le diagramme de Gantt peut ressembler à ceci : 

  Figure 7‐19 Progression graphique 

7.4.2 INTERPRETATION DES SITUATIONS DE PROGRESSION Les illustrations suivantes montrent un certain nombre de situations pouvant survenir au cours de la  mise à jour de la progression des activités. Pour chaque type, une procédure est proposée. Chaque  activité  a  deux  barres  des  tâches ;  celle  du  dessus  affiche  la  situation  réelle  et  celle  du  dessous  la  planification initiale.   o

La tâche a été effectuée comme planifié   Sélectionner les tâches souhaitées.   Cliquer  ensuite  (Mark  on  track)  Planifier » (Task / Schedule).   

sur  l’icône  « Marquer  sur  le  suivi »  dans  la  barre  d’outils  « Tâche  / 

      Figure 7‐20 Effectué comme planifié 

  o

La tâche a commencé comme planifié, mais a été interrompue   Introduire la « Durée réelle » (Actual Duration) dans la table « Suivi » (Tracking).               Figure 7‐21 Effectué interrompu      A  noter  que  la  tâche  ne  sera  pas  affichée  fractionnée,  sauf  si  l’option  dans  « Planification  /  Options  de  planification… »  (Schedule  / 

MS Project 2010  

 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  Scheduling Options” a été cochée.  Il convient également de cocher l’option « Si le début  de la partie restante est antérieur à la date d’état, la recaler sur la date d’état » (Move  start  of  remaining  parts  before  status  date  forward  to  status  date)  dans  « Fichier  /  Options / Options avancées / Options de calcul » (File / Options / Advanced / Calculation  options).                     Figure 7‐22 Option tâche interrompue      Il est recommandé de faire recalculer la partie de l’activité qui doit encore être effectuée.   Sans  cela,  la  planification  affichera  les  tâches  concernées  comme  si  elles  avaient  été  effectuées avant la date de début.  Les recalculer permet de visualiser les conséquences du  retard,  car  les  tâches  liées  sont  elles  aussi  déplacées.  L’utilisateur  peut  ensuite  éventuellement prendre des mesures pour remédier à ce retard.    o

La tâche a commencé comme planifié, mais durera plus ou moins longtemps que planifié   Sélectionner les tâches souhaitées.   Cliquer  ensuite  sur  l’icône  « Marquer  sur  le  suivi »  (Mark  on  track)  dans  la  barre  d’outils  « Tâche  /  Planifier » (Task / Schedule).       Définir la « Durée restante » (Remainind Duration) dans une table, par exemple la table  « Suivi » (Tracking). 

 

Figure 7‐23 Durée effectuée 

  

MS Project recalculera alors la durée totale et le pourcentage achevé en utilisant les  formules exposées précédemment.    

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La tâche a commencé à une autre date que planifié   Sélectionner les tâches souhaitées.   Introduire la « Durée réelle » (Actual Duration) dans la table « Suivi » (Tracking).    Introduire le « Début réel » (Actual Start) dans la table « Suivi » (Tracking).    Modifier si nécessaire la « Durée restante » (Remaining Duration) dans la table « Suivi »  (Tracking).   

   

    o

Figure 7‐24 Exécution date de début

La tâche a commencé comme planifié, mais s’est achevée à une autre date que planifié   Sélectionner les tâches souhaitées.   Cliquer ensuite sur l’icône « Marquer sur le suivi » (Mark on track)  dans  la  barre  d’outils  « Tâche  /  Planifier »  (Task  /  Schedule).        Introduire la « Fin réelle » (Actual Finish) dans la table « Suivi » (Tracking).  

       

Figure 7‐25 Exécution date de fin  

Les possibilités ne sont pas toutes affichées car la réalité sera plus complexe que les situations  présentées ici. La combinaison de ces situations permet cependant à l’utilisateur d’afficher n’importe  quelle situation réelle. 

MS Project 2010  

 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information    Pour les tâches achevées à la date d’état mais dont la fin n’avait été planifiée que plus tard,  il est conseillé de fixer la « Fin réelle » (Actual Finish) à une date antérieure (ou égale) à la  date d’état. A défaut, MS Project part du principe que la date de début réelle est égale à la  date  de  début  planifiée  (donc  une  date  future),  ce  qui  retarde  à  tort  les  tâches  associées.   Voir la figure suivante :   

 

Figure 7‐26 Exécution fin réelle non introduite 

 

Figure 7‐27 Exécution fin réelle introduite 

 

 

MS Project 2010  

 

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CHAPITRE 8. CREATION ET IMPRESSION DE RAPPORTS ET D'AFFICHAGES

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8.1 GENERALITES Dans  MS  Project,  il  est  possible  d’imprimer  différentes  sortes  de  rapports,  chacun  ayant  sa  propre  mise en page :  o des rapports de textes inclus,  o des rapports visuels à exporter,  o des rapports graphiques à partir d’affichages.    

MS Project 2010  

 

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8.2 RAPPORTS DE TEXTES INCLUS L'onglet  « Projet »  de  la  barre  d'outils  présente  des  icônes  permettant  de  créer  des  rapports  de  textes.  

  Figure 8‐1 Barre d'outils « Rapports » 

Les rapports de textes sont répartis en six catégories :  o o o o o o

Rapports de vue d’ensemble (Overview)  Rapports sur les activités en cours (Current)  Rapports sur les coûts (Cost)   Rapports d’affectations (Assignment)  Rapports sur la charge de travail (Workload)  Rapports personnalisés (Custom) 

Double‐cliquer sur la catégorie souhaitée ou sélectionner cette catégorie et cliquer sur  « Sélectionner » (Select) pour pouvoir faire un choix parmi un certain nombre de rapports.  

  Figure 8‐2 Rapports 

8.2.1 RAPPORTS DE VUE D’ENSEMBLE Par défaut, 5 rapports de vue d’ensemble sont disponibles :      

Récapitulatif du projet (Project Summary)   Tâches de niveau supérieur (Top‐level Tasks)  Tâches critiques (Critical Tasks)   Jalons (Milestones)   Jours ouvrés (Working Days). 

Double‐cliquer  sur  le  rapport  souhaité  ou  sélectionner  ce  rapport  et  cliquer  sur  « Sélectionner »  (Select) pour l’ouvrir.  

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  Figure 8‐3 Rapports de vue d’ensemble 

8.2.1.1 Rapports « Récapitulatif du projet » et « Jours ouvrés » Pour ces rapports, lorsque l’on clique sur le bouton « Modifier » (Edit), on ne peut modifier que le  style, la couleur et la taille de la police.  

  Figure 8‐4 Modifier la police 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  Exemple de rapport « Récapitulatif du projet » : 

  Figure 8‐5 Rapport « Récapitulatif du projet » 

8.2.1.2 Les Rapports « Tâches de niveau supérieur », « Tâches critiques » et « Jalons » Dans  ces  rapports,  l’utilisateur  peut  déterminer  lui‐même  quelles  sont  les  données  à  imprimer,  en  cliquant  sur  le  bouton  « Modifier »  (Edit).  Tous  les  éléments  devant  être  affichés  dans  le  rapport  doivent déjà avoir été créés au préalable.  Trois onglets doivent être complétés :  

Onglet 1 : Définition (Definition) :   On peut y modifier le nom.   On  y  définit  également  la  période  qui  doit  être  rapportée  (projet  entier,  nombres  d’années, nombre de mois, nombre de jours).   Il convient de déterminer la table qui devra être utilisée.   On y définit également le filtre à utiliser.   On détermine enfin quel style de texte sera utilisé.   De  plus,  il  est  possible  de  cocher  la  case  permettant  d’afficher  les  tâches  récapitulatives (seulement si la période s’étend sur tout le projet) et celle permettant  de dessiner des bandes estompées (seulement utile si l’on ne choisit pas la période  entière). 

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  Figure 8‐6 Onglet « Définition » 



Onglet 2 : Détails (Details) :   Dans  cet  onglet,  il  est  possible  de  déterminer  les  données  supplémentaires  qui  devront être reprises dans le rapport.   On peut définir la façon dont les détails repris doivent être mis en évidence.   

  Figure 8‐7 Onglet « Détails » 



Onglet 3 : Tri (Sort) :   On détermine le mode de tri des données. Pour plus d’explications sur le « tri », se  reporter au chapitre concerné. 

  Figure 8‐8 Onglet « Tri » 

 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  Après avoir confirmé en cliquant sur le bouton « OK », un aperçu avant impression apparaît dans le  Backstage. Dans cet écran, il est possible aussi de sélectionner la période à imprimer et de définir la  mise en page comme dans les applications Office connues (page ; marges ; en‐tête ; pied de page). 

  Figure 8‐9 Mise en page 

8.2.2 RAPPORTS SUR LES ACTIVITES EN COURS Six rapports sur les activités en cours sont disponibles :       

Tâches non commencées (Unstarted Tasks)   Tâches sur le point de commencer (Tasks Starting Soon)  Tâches en cours de réalisation (Tasks In Progress)   Tâches achevées (Completed Tasks)   Les tâches auraient dû commencer (Should Have Started Tasks)  Tâches en glissement (Slipping Tasks). 

Double‐cliquer  sur  le  rapport  souhaité  ou  sélectionner  ce  rapport  et  cliquer  sur  « Sélectionner »  (Select) pour l’ouvrir.  

  Figure 8‐10 Rapports sur les activités en cours 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  Dans  ces  rapports,  l’utilisateur  peut  déterminer  lui‐même  quelles  sont  les  données  à  imprimer,  en  cliquant  sur  le  bouton  « Modifier »  (Edit).  Tous  les  éléments  devant  être  affichés  dans  le  rapport  doivent déjà avoir été créés au préalable.  Trois  onglets  doivent  être  complétés (comme  pour  les  « Rapports  de  vue  d’ensemble :  Tâches  de  niveau supérieur ») :    

Définition  Détails   Tri  

8.2.3 RAPPORTS SUR LES COUTS Par défaut, 5 rapports sur les coûts sont disponibles :      

Cash‐flow (tableau croisé) (Cash Flow)  Budget (Budget)  Tâches dépassant le budget (Overbudget Tasks)  Ressources dépassant le budget (Overbudget Resources)  Valeur acquise (Earned Value). 

Double‐cliquer  sur  le  rapport  souhaité  ou  sélectionner  ce  rapport  et  cliquer  sur  « Sélectionner »  (Select) pour l’ouvrir.  

  Figure 8‐11 Rapports sur les coûts 

Dans  ces  rapports,  l’utilisateur  peut  déterminer  lui‐même  quelles  sont  les  données  à  imprimer,  en  cliquant  sur  le  bouton  « Modifier »  (Edit).  Tous  les  éléments  devant  être  affichés  dans  le  rapport  doivent déjà avoir été créés au préalable.  Trois  onglets  doivent  être  complétés (comme  pour  les  « Rapports  de  vue  d’ensemble :  Tâches  de  niveau supérieur ») :  

Définition 

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Détails   Tri  

8.2.3.1 Rapport Cash‐flow Le rapport Cash‐flow convient aux planifications financières. Les onglets « Définition » et « Détails »  sont  différents  de  ceux  des  quatre  autres  rapports.  C’est  un  rapport  établi  autour  d’un  « tableau  croisé », constitué de lignes et de colonnes.     

Dans les colonnes, on définit une échelle de temps, allant des années aux jours.  On mentionne dans les lignes les « Tâches » ou les « Ressources ».  Les  valeurs  à  afficher  dans  le  tableau  croisé  doivent  être  sélectionnées  dans  le  menu  déroulant. 

  Figure 8‐12 Tableau croisé « Cash‐flow » 

L’onglet « Détails » est surtout important pour définir les totaux à afficher et pour le choix du format  de date. 

  Figure 8‐13 Cash‐flow « Détails » 

 

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8.2.4 RAPPORTS D’AFFECTATIONS Par défaut, quatre rapports d’affectations sont disponibles :     

Qui fait quoi (Who Does What)  Qui fait quoi quand (tableau croisé) (Who Does What When)  Liste des tâches (To‐do List)   Ressources surutilisées (Overallocated Resources) 

Double‐cliquer  sur  le  rapport  souhaité  ou  sélectionner  ce  rapport  et  cliquer  sur  « Sélectionner »  (Select) pour l’ouvrir.  

  Figure 8‐14 Rapports d’affectations 

Pour l’élaboration de ces rapports, se reporter aux paragraphes précédents. 

8.2.5 RAPPORTS SUR LA CHARGE DE TRAVAIL Par défaut, deux rapports sur la charge de travail sont disponibles :   

Utilisation des tâches (tableau croisé) (Task Usage)  Utilisation des ressources (tableau croisé) (Resource Usage) 

Double‐cliquer  sur  le  rapport  souhaité  ou  sélectionner  ce  rapport  et  cliquer  sur  « Sélectionner »  (Select) pour l’ouvrir.  

  Figure 8‐15 Rapports sur la charge de travail 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  Pour l’élaboration de ces rapports, se reporter aux paragraphes précédents. 

8.2.6 RAPPORTS PERSONNALISES Tous les rapports précédents sont affichés ici sous forme de liste. Avec l’option « Personnalisé », des  rapports existants peuvent être copiés et modifiés, et de nouveaux rapports peuvent être créés. 

  Figure 8‐16 Rapports personnalisés 

Après avoir choisi de créer un « Nouveau » (New) rapport, il convient de définir le type de rapport. Il  y a quatre possibilités :     

Tâche (Task)  Ressource (Resource)  Calendrier mensuel (Monthly Calendar)  Analysé croisée (Crosstab). 

  Figure 8‐17 Type de rapport 

Les onglets qui apparaissent ensuite ont été expliqués dans les paragraphes précédents. 

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8.3 EXPORTER DES RAPPORTS VISUELS Dans la barre d’outils, sous l’onglet « Projet », figurent des icônes permettant de créer des rapports  visuels.    

  Figure 8‐18 Barre d'outils rapports 2 

Les rapports visuels sont généralement bases sur des modèles (templates) dans Microsoft Excel,  parfois sur Microsoft Visio. Il est possible de modifier des modèles ou d’en créer de nouveaux en  cliquant sur les boutons correspondants sur la droite. Les modèles sont répartis en 6 onglets. Tous les  modèles sont repris sous forme de liste dans le 7e onglet, « Tout » (All). 

  Figure 8‐19 Rapports visuels 

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© CSTC, Division Gestion, Qualité et Techniques de l’Information  Une fois que l’on a choisi un rapport et que l’on a cliqué sur le bouton « Afficher » (View), Excel ou  Visio s’ouvre et le rapport est affiché avec un graphique. Il s’agira généralement d’Excel. En général,  le graphique affiché par défaut ne répond pas encore aux besoins de l’utilisateur. Dans le deuxième  onglet d’Excel, des colonnes et des lignes peuvent être pliées et dépliées, et le graphique peut ainsi  être modifié. 

  Figure 8‐20 Cash‐flow Excel 

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8.4 RAPPORTS GRAPHIQUES A PARTIR D’AFFICHAGES 8.4.1 GENERALITES Un affichage est la combinaison de quatre éléments de Project (voir plus haut) :  o o o o

un écran (Screen) (= l’affichage graphique),  une table (Table),  un groupe (Group),  un filtre (Filter). 

Tous les éléments de chaque affichage séparé peuvent être personnalisés dans « Format » (Format).   Avant d’imprimer, il y a lieu de déterminer dans « Fichier / Imprimer / Mise en page » (File / Print /  Page  Setup)  comment  imprimer.  Le  menu  « Mise  en  page »  est  identique  à  celui  des  rapports  standard et contient les onglets :     

Page (Page)  Marges (Margins)  En‐tête (Header)  Pied de page (Footer). 

Il reste encore deux onglets de paramètres, à savoir :   Légende (Legend)   Affichage (View). 

8.4.2 ONGLET PAGE (PAGE) Cet onglet ressemble à celui d’autres applications Office. 

  Figure 8‐21 Onglet « Page » 

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8.4.3 ONGLET MARGES (MARGINS) Cet onglet ressemble à celui d’autres applications Office. 

  Figure 8‐22 Onglet « Marges » 

 

8.4.4 ONGLET EN‐TETE (HEADER) Cet onglet ressemble à celui d’autres applications Office. Il reste cependant à compléter quelques  champs spécifiques au « Projet ». 

  Figure 8‐23 Onglet « En‐tête » 

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8.4.5 ONGLET PIED DE PAGE (FOOTER) Cet onglet ressemble à celui d’autres applications Office. Il reste à compléter quelques champs  spécifiques au « Projet » également.   

8.4.6 ONGLET LEGENDE (LEGEND) La légende est composée de deux parties :   une partie pour insérer du texte. On peut déterminer soi‐même la largeur de cette partie de  texte ;  la  largeur  définie  par  défaut  est  de  +/‐  5  cm  (largeur  maximale).  Étant  donné  cette  limitation,  il  est  conseillé  de  ne  pas  prévoir  trop  de  texte  dans  cette  partie.  Des  champs  spécifiques au « Projet » doivent être complétés.   Une  partie  pour  imprimer  la  légende  proprement  dite  et  l'explication  des  couleurs  et  symboles utilisés dans la partie graphique.  Remarque : Il peut être utile, lorsque les textes d’en‐tête et de pied de page ont bien été complétés,  de définir la largeur de texte sur « zéro », afin qu’il y ait plus de place pour les barres à afficher.  Il y a lieu également de déterminer sur quelles pages la légende doit être imprimée (sur chaque page,  sur une page séparée ou nulle part). Lorsque la légende est imprimée, elle se trouve entre l’affichage  imprimé et le pied de page.    Il  convient  de  désigner,  dans  le  format  des  styles  de  barres,  les  symboles  ne  devant  pas  être  imprimés en plaçant un astérisque (*) devant le nom dans la colonne des noms.   

  Figure 8‐24 Onglet « Légende » 

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8.4.7 ONGLET AFFICHAGE (VIEW) Cet onglet contient des informations supplémentaires sur l'affichage à imprimer.  o

o

o o o

On peut choisir d’imprimer toutes les colonnes de la table active. Cela signifie que les colonnes  cachées  par  la  partie  graphique  seront  également  imprimées.  Lorsque  cette  option  n’est  pas  cochée,  seules  les  colonnes  « entièrement »  visibles  dans  la  table  active,  à  gauche  de  la  partie  graphique, seront imprimées. Lorsque la ligne de séparation entre la table et la partie graphique  cache une partie de la dernière colonne visible, cette colonne n’est donc pas imprimée, car elle  n’est pas « entièrement » visible.   On  peut  également  choisir  d’imprimer  un  nombre  limité  de  colonnes  de  la  table  active  sur  chaque page (imprimer les x premières colonnes de chaque page). C’est uniquement intéressant  lorsque l’impression est tellement grande que plusieurs pages sont nécessaires dans la largeur. A  partir de la deuxième page, ce nombre de colonnes est alors imprimé sur chaque page.   Des remarques peuvent aussi être imprimées éventuellement.  On détermine si des pages blanches doivent également être imprimées ou non.  L’échelle de temps peut être modifiée pour qu’une page entière soit toujours imprimée dans la  largeur.  

  Figure 8‐25 Onglet « Affichage » 

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CHAPITRE 9. CHRONOLOGIE (TIMELINE)

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9.1 GENERALITES La chronologie est un affichage concis du projet, affiché sur une seule barre. Cette barre peut être  affichée entre le ruban (les barres d'outils) et la zone de la table et de la partie graphique.   La chronologie réagit de manière interactive avec les autres parties de l’écran, en particulier avec la  partie  graphique  et  le  curseur  de  zoom.  Les  possibilités  sont  nombreuses  pour  personnaliser  et  détailler  cette  barre.  C’est  pourquoi  elle  est  particulièrement  appropriée  pour  les  rapports  ou  les  présentations.  Elle peut donc être facilement exportée vers Outlook, vers une présentation ou vers  d’autres fichiers.  

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9.2 AFFICHER LA CHRONOLOGIE On peut afficher la chronologie en cochant la case « Chronologie » dans le menu « Affichage /  Fractionner l’image » (View / Split View). 

  Figure 9‐1 Afficher « Chronologie » 

L’image est alors fractionnée et une nouvelle chronologie vierge dont la longueur correspond à la  durée du projet ouvert apparaît. Les dates de début et de fin sont déjà affichées et la barre est  divisée en périodes égales. La durée de ces périodes dépend de la durée du projet et donc de la  période totale à couvrir qui doit être affichée sur la chronologie. Pour un projet très court, chaque  jour, chaque semaine ou chaque quinzaine peut être affiché(e) ; pour les projets très longs, ce sont  par exemple des trimestres ou des années. 

  Figure 9‐2 Nouvelle chronologie 

En faisant glisser la barre de séparation horizontale, il est possible d’agrandir ou de réduire la zone  dans laquelle est affichée la chronologie. 

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9.3 AJOUTER OU SUPPRIMER DES TACHES DE LA CHRONOLOGIE 9.3.1 AJOUTER DES TACHES A LA CHRONOLOGIE Lorsque l’on utilise la chronologie pour une présentation ou pour un rapport, il n’est généralement  pas pertinent d’afficher toutes les tâches, jusqu’au niveau le plus bas. En grande partie parce que la  chronologie deviendrait alors vraiment illisible, étant donné que tout est affiché sur une seule barre.  Des tâches peuvent facilement être ajoutées à la chronologie en cliquant avec le bouton droit de la  souris,  dans  la  table  de  données,  sur  la  ligne  de  la  tâche  à  ajouter  et  en  choisissant  « Ajouter  à  la  chronologie » (Add to Timeline). Il est également possible de sélectionner plusieurs tâches en même  temps. 

  Figure 9‐3 Chronologie « Ajouter tâche » 

  Une chronologie avec quelques tâches ajoutées se présenter comme suit : 

  Figure 9‐4 Chronologie 1 

  Lorsque l'on ajoute des tâches qui se chevauchent, la barre est divisée en plusieurs lignes. Cela vaut  également pour les tâches récapitulatives ou les tâches partielles qui sont ajoutées. 

  Figure 9‐5 Chronologie 2   

9.3.2 SUPPRIMER DES TACHES DE LA CHRONOLOGIE Des tâches peuvent être supprimées de la chronologie de deux façons :  

en  cliquant  avec  le  bouton  droit  de  la  souris  dans  la  table  de  données  dans  la  ligne  de  la  tâche  à  supprimer  et  en  cliquant    de  nouveau  sur  « Ajouter  à  la  chronologie »  (Add  to  Timeline), ce qui désélectionne cette fonction ; 

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en cliquant avec le bouton droit de la souris dans la chronologie, dans la barre de la tâche à  supprimer et en sélectionnant « Supprimer de la chronologie » (Remove from Timeline). 

  Figure 9‐6 Chronologie « Supprimer tâche » 

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9.4 PERSONNALISER LA CHRONOLOGIE La chronologie peut être personnalisée à plusieurs niveaux. 

9.4.1 NIVEAU DE DETAIL DE LA BARRE En cliquant dans la chronologie avec le bouton droit de la souris, on peut sélectionner « Chronologie  détaillée » (Detailed Timeline). On peut alors augmenter ou diminuer le niveau de détail. En cas de  niveau  de  détail  faible,  il  y  a  seulement  une  barre  colorée,  il  n’y  a  pas  de  texte.  Lorsque  l’on  augmente  le  détail,  des  données  supplémentaires  sont  affichées  dans  la  barre  des  tâches  lorsque  c’est possible. Voir ci‐dessous : 

  Figure 9‐7 Chronologie détaillée 

  Figure 9‐8 Chronologie 2 

  Figure 9‐9 Chronologie 0 

 

9.4.2 AFFICHER DES TACHES SOUS FORME DE LEGENDES OU DE BARRES Lorsque  l’on  clique  avec  le  bouton  droit  de  la  souris  sur  une  tâche  dans  la  chronologie,  on  peut  sélectionner « Afficher sous forme de barre » (Display as Bar) ou « Afficher sous forme de légende »  (Display as Callout). Lorsque l’on opte pour une « Légende », la tâche est affichée à l’extérieur de la  barre avec une accolade. Il est également possible de sélectionner plusieurs tâches en même temps. 

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  Figure 9‐10 Chronologie « Légende » 

  Lorsque  l’on  souhaite  tout  de  même  afficher  certaines  tâches  sous  forme  de  barre  dans  une  ligne  inférieure,  il  suffit  de  faire  glisser  verticalement  cette  tâche.  Lorsque  l’on  fait  glisser  la  tâche  trop  loin, la tâche prend la forme d’une « légende ».  Les  tâches  affichées  sous  forme  de  légendes  dans  la  chronologie  détaillée  ne  sont  plus  affichées  lorsque l’on attribue à la chronologie un niveau de détail plus faible.    

9.4.3 STYLE DU TEXTE Le  style  de  tous  les  textes  et  de  toutes  les  dates  à  afficher  peut  être  modifié  en  cliquant  avec  le  bouton  droit  de  la  souris  sur  les  dates  au‐dessus  de  la  barre  ou  sur  l’accolade  d’une  légende.  La  méthode est analogue à celle décrite dans le chapitre « Format ».  

  Figure 9‐11 Chronologie « Style du texte » 

 

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  Figure 9‐12 Chronologie Modifier « Style du texte » 

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9.5 INTERACTION DE LA CHRONOLOGIE 9.5.1 GENERALITES La chronologie réagit de manière interactive, aussi bien en ce qui concerne toutes les autres données  introduites dans le projet qu’au niveau de l’affichage dans la partie graphique.   

9.5.2 INTERACTION CONCERNANT LES DONNEES DES TACHES Lorsque  l’on  modifie  le  nom  d’une  tâche  dans  la  table,  ce  nom  change  automatiquement  dans  la  chronologie également.  Lorsque  l’on  déplace  une  tâche  dans  le  temps  dans  la  table  ou  dans  la  partie  graphique,  ces  modifications sont également apportées à la chronologie.  Quand une tâche est affichée sous forme de « légende », il est possible d’ajouter effectivement une  tâche dans le projet (et donc pas seulement dans la chronologie) en cliquant avec le bouton droit de  la  souris  sur  une  « légende »  et  en  sélectionnant  « Insérer  une  tâche »  dans  le  menu  rapide  qui  apparaît. La fenêtre « Informations sur la tâche », dans laquelle les données nécessaires peuvent être  saisies, apparaît alors.   Lorsque l’on double‐clique sur une tâche dans la chronologie, la fenêtre « Informations sur la tâche »  (Task  Information)  apparaît.  Les  modifications  apportées  à  une  tâche  dans  cette  fenêtre,  sont  effectuées dans tout le projet.    

9.5.3 INTERACTION CONCERNANT LA PARTIE GRAPHIQUE Lorsque le projet n’est pas totalement visible à l’écran dans l’affichage de Gantt, une ou deux lignes  de référence verticales apparaissent. L’une se trouve au début de la barre et l’autre à la fin, selon que  c’est le début ou la fin du projet qui n’est pas visible dans l’affichage de Gantt. En faisant glisser ces  lignes de référence, l’affichage de Gantt dans la partie graphique est également déplacé et recadré.  Il est également possible de déplacer les lignes de référence de la chronologie en effectuant un zoom  dans l’affichage de Gantt, en actionnant la roulette tout en maintenant la touche Control enfoncée  ou en utilisant le curseur de zoom. C'est également une manière très simple de parcourir le projet et  d’afficher la bonne période dans la partie graphique.   En peut également parcourir le projet dans l’affichage de Gantt en déplaçant la ligne du dessus qui  relie les deux lignes de référence. 

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  Figure 9‐13 Chronologie « Ligne de référence » 

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9.6 EXPORTER LA CHRONOLOGIE En cliquant avec le bouton droit de la souris à côté de la chronologie, on peut exporter la chronologie  entière  vers  un  e‐mail,  une  présentation  ou  ailleurs  encore.  Pour  copier  une  certaine  tâche  et  la  coller ailleurs, par exemple dans Outlook ou dans une présentation, on peut cliquer sur cette tâche  avec le bouton droit de la souris. Il est également possible de sélectionner plusieurs tâches en même  temps. 

  Figure 9‐14 Exporter la chronologie 

Même une fois que la chronologie a été exportée dans un e‐mail ou une présentation, il est encore  possible  d'y  apporter  des  modifications.  Les  couleurs  des  barres  et  du  texte  et  les  styles  du  texte  peuvent être modifiés séparément. Le texte comme tel peut également être réécrit. 

  Figure 9‐15 Exporter la chronologie dans un e‐mail 

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