Sifc [PDF]

Zitiervorschau

Analiza sistemului de trezorerie în cadrul S.C. TURBOZONE S.R.L.

1.

Organizaţia:

SC “TURBOZONE” S.R.L. Achitei Ana Maria

Nume şi prenume:

Persoana de contact:

0728967188

Telefon:

contabilă

Poziţia în firmă:

[email protected]

E-mail:

IAŞI 2011 1

CUPRINS I. Firma/instituţia/organizaţia studiată şi identificarea principalelor sisteme informaţionale şi aplicaţii informatice ce sprijină prelucrarea datelor ....................................................................................................... 3

1.1 Descrierea organizaţiei ....................................................................................................... 3 1.2 Prezentarea arhitecturii sistemului informaţional al organizaţiei ....................................... 5 1.2.1 Identificarea sistemelor informaţionale economice şi a aplicaţiilor informatice .................................. 5 1.2.2 Resurse hardware ................................................................................................................................ 11

1.3 Proiecte informatice propuse sau în curs de implementare .............................................. 11 1.4 Matricea sisteme informaţionale - componente organizatorice ....................................... 11 II. Delimitarea ariei de întindere pentru sistemul supus analizei ............................................................... 12

2.1 Identificarea tranzacţiilor economice din Sistemul informaţional de trezorerie .............. 12 2.2 Identificarea componentelor organizatorice cu responsabilităţi în domeniul sistemului analizat .................................................................................................................................... 12 2.3 Entităţi externe aflate în legătură cu sistemul şi diagrama de context ............................. 13 III. Analiza sistemului informaţional ............................................................................................................ 14 IV. Modelarea sistemului supus analizei ................................................................................................ 35

4.1 Construirea diagramelor fluxurilor de date ...................................................................... 35 4.2 Completarea matricei CRUD............................................................................................ 40 4.3 Încărcarea cu detalii a depozitului (dicţionarul) datelor ................................................... 41 5.

Descrierea cerinţelor funcţionale şi nonfuncţionale ale sistemului .................................................... 45

2

I. Firma/instituţia/organizaţia studiată şi identificarea principalelor sisteme informaţionale şi aplicaţii informatice ce sprijină prelucrarea datelor 1.1 Descrierea organizaţiei Nr. crt. 1.

Caracteristica

Descriere

Obiect de activitate, forma de organizare juridică, tipul proprietăţii

2.

Piaţa în amonte şi aval

3.

Organizarea firmei şi

S.C. TURBOZONE S.R.L. are sediul in Iaşi, Soseaua Nicolina nr 66, Bloc 985B. Societatea are ca obiect de activitate, comertul cu ridicata si cu amanuntul a produselor nealimentare, şi anume : o Hardware: Calculatoare personale, servere, sisteme de prezentari video si audio, imprimante, echipamente multimedia, monitoare, dispozitive de stocare, elemente active de retea, scannere, statii grafice, modem-uri, videoproiectoare, faxuri, accesorii si consumabile o Retele: adaptoare si interfete, echipamente LAN si WAN o Software: sisteme de operare, management de retea si al bazelor de date, grafica si multimedia, sisteme de protectie antivirus, etc. Societatea este organizată ca o societate cu răspundere limitată şi este o firmă cu capital privat. Furnizori: producătorii de produse hardware, software şi reţele de comunicaţii. Aceşti furnizori provin atât din interior ( ex: Flamingo, Alpis ) şi externi (ex: HP, Acer, Dell).Relaţiile dintre furnizori si firma analizată se desfaşoară pe baza contractelor încheiate anual. Clienţi interni: reprezintă persoanele care achiziţionează produsele direct din magazin sau de pe site-ul firmei www.turbozone.com, aceştia beneficiind de discount-uri în funcţie de numărul de produse cumpărate, oferte promoţionale, transport gratuit pe raza oraşului Iaşi. Alte servicii oferite de această firmă sunt: instalarea echipamentelor de reţea şi servicii de consultanţă. Orice achiziţionare se face pe baza unui contract care conţine şi o garanţie stabilită în funcţie de fiecare produs. Clienţi externi: reprezintă firmele care activează în domeniul distribuirii acestui gen de produse. Achiziţionarea se face pe baza unei comenzi, aceştia beneficiind de asemenea de reduceri şi oferte promoţionale. Concurenţa: este reprezentată de celelalte firme care sunt specializate pe aceeaşi gamă de produse cum ar fi: SMART COMPUTERS S.R.L., MADD ELECTRONICS S.R.L., ROMANIAN BUSINESS IT S.R.L. În prezent firma îşi desfăşoară activitatea în oraşul Iaşi, urmând ca în viitorul apropiat să se deschidă filiale şi în oraşele mari ale ţării: Brasov, Cluj, Timisoara, Constanţa, Bucuresti etc. Puncte tari:  diversitate de servicii acordate clienţilor  furnizori recunoscuţi atât pe plan naţional, cât şi pe plan internaţional  ambianţa plăcută în magazin  servicii de consultanţă pentru orice client  nivel de calificare ridicat al angajaţilor  Ritmul rapid de diversificare şi înnoire a gamei de produse  Promoţii periodice susţinute prin pliante trimise la domiciliul clientului Puncte slabe:  piaţa de desfacere este restrânsă  are un singur punct de desfacere  magazinul este plasat intr-o zonă slab populată S.C. TURBOZONE S.R.L. dispune de structură organizatorică 3

principalele activităţi economice

functională. Această structură cuprinde compartimente funcţionale, aşa cum sunt prezentate în organigrama societăţii (Anexa 1). Subordonarile ierarhice funcţionale sunt stabilite pe trei nivele:  director general  administrator  departamente funcţionale  departamentul comercial - departamentul aprovizionare - departamentul vânzare - departamentul marketing  departamentul financiar – contabil - departamentul financiar - departamentul contabil - birou resurse umane - casierie  departamentul producţie - producţie calculatoare - service echipamente -prestări servicii (montări, instalări, devirusări, consultanţă etc.) Principalele activităţi economice desfăşurate la nivelul organizaţiei sunt: - directorul genral asigură conducerea generală şi operativă a societăţii, reprezintă societatea în relaţiile cu persoane juridice sau fizice şi cu organele publice, la întâilniri de afaceri, reuniuni profesionale sau ştiinţtifice, interne şi internaţionale, aprobă şi semnează oferte, comenzi, contracte, în relaţie cu clienţii sau fumizorii etc. Orice decizie luată în cadrul întreprinderii trebuie aprobată de acesta. - administratorul se ocupă cu buna funcţionare a sistemului de supraveghere şi control a firmei (camere video, sistem de alarmă), cu soluţionarea problemelor de natură tehnică din interior, inclusiv administrarea bazei de date. - departamentul comercial : vânzări, promovarea vânzărilor, analiza şi controlul vânzărilor, distribuţie, aprovizionare, marketing. - departamentul financiar – contabil: asigură buna gestionare a patrimoniului societăţii, organizează contabilitatea societăţii în conformitate cu dispoziţiile legale şi asigură efectuarea la timp a înregistrărilor, întocmirea balanţelor de verificare, bilanţurilor anuale, precum şi a situaţiilor financiare anuale, raportarea rezultatelor, elaborarea bugetului de venituri şi cheltuieli, urmărirea încasărilor creanţelor, efectuarea plăţilor datoriilor etc. În plus, acest departament are ca obiective creşterea profitabilităţii întreprinderii, utilizarea resurselor financiare într-un mod eficient, precum şi asigurarea lichidităţii şi solvabilităţii societaţii. În acest departament mai este inclus şi un birou de resurse umane care se ocupă cu recrutarea, selecţia şi angajarea personalului, asigurarea unui sistem de protecţie şi securitate a muncii, motivarea personalului (salarii de bază, indemnizaţii, salarii de merit, prime, tichete de masă, instruiri, promovări, asigurare medicală, asigurarea dreptului la pensie, elaborarea documentelor sistemului de management al caliăţtii etc. În cadrul casieriei se efectuează încasarile şi se eliberează bonurile fiscale. Menţionăm că există o strânsă legătură între subdiviziunile acestui departament şi că împreună asigură buna funcţionare a întregului sistem economic din societate. - departamentul producţie: producţie calculatoare, service echipamente, prestări servicii (montări, instalări, devirusări, consultanţă etc.)

4

1.2 Prezentarea arhitecturii sistemului informaţional al organizaţiei Pe toate calculatoarele din firma rulează ca sistem de operare cu licenţă Windows XP Professional şi numeroase programe de aplicaţii, dintre care cele mai importante şi mai des folosite sunt: - Microsoft Office (Excel, Word, Acces) pentru centralizarea documentelor (registrul jurnal, balante de verificare, documente justificative etc.) - Norton Symantec Antivirus - Internet Explorer - Mozilla Firefox - Adobe Acrobat Reader - Windows Media Player 1.2.1 Identificarea sistemelor informaţionale economice şi a aplicaţiilor informatice Softul informatic de gestiune folosit de S.C. „TURBOZONE” S.R.L. este realizat de S.C. „SoftWorks” S.R.L., mai precis programul „neoSys”. Acesta este un program de contabilitate financiară, gestiune a stocurilor, salarii, producţie si mijloace fixe, creat să crească eficienţa agenţilor economici şi a contabililor, prin uşurinţa în exploatare şi rapiditatea obţinerii informaţiilor contabile. Programul de contabilitate si gestiune neoSys oferă urmatoarele facilităţi:  Varianta monopost sau reţea (client-server)  Actualizări incluse pe toata perioada contractuală  Posibilitatea protejării fiecărei baze de date, accesul la funcţiile programului fiind realizat prin parole şi drepturi de acces  Modul contabilitate  Modul gestiune  Modul salarii  Modul producţie  Modulul clienţi  Modulul furnizori  Modulul trezorerie

5

Nr. crt.

1.

2.

Sistem informaţional identificat şi scopul

Sistemul contabiltate generală

Sistemul salarizare

Aplicaţia informatică Modulul de contabilitate al programului neoSys oferă următoarele facilităţi:  Posibilitatea introducerii / actualizării / vizualizării datelor contabile (în lei sau valută)  Posibilitatea modificării / vizualizării datelor pe orice perioadă (fără a închide luna curentă)  Posibilitatea culegerii datelor prin module intuitive (facturi clieţi, furnizori, încasări, plaţi, note contabile diverse), toate datele reflectându-se în final intr-un singur loc (registrul jurnal)  Posibilitatea definirii / utilizării notelor contabile model, pentru a spori eficienţa  Posibilitatea configurarii tipurilor documentelor primare utilizate la înregistrările contabile  Plan de conturi flexibil, dupa cerinţele utilizatorului

Modulul de salarii al programului neoSys oferă următoarele facilităţi:  evidenţa personalului  obţinerea statelor de salarii pe locuri de muncă, situaţii centralizatoare  state de plată individuale (fluturasi)  calculul salariilor pornind de la net la brut sau invers  evidenţa sporurilor periodice şi permanente, reţinerilor din

6

Prelucrări şi tipul prelucrărilor extrase din analiza interfeţei aplicaţiilor Prelucrarea este automată deoarece datele contabile se obţin automat, cu posibilitatea listării Exemple:  Obtinerea automata, cu posibilitatea listării, a următoarelor registre contabile (pe perioada dorită): o Balanţa de verificare analitică sau sintetică o Registrul jurnal o Fişe cont o Registrul Cartea Mare (globală sau numai pe anumite conturi) o Situaţii clienţi / furnizori o Registrul de casă o Raport de gestiune o Jurnale de vânzări / cumpărări o Jurnal de bancă  Inchiderea automată a conturilor de venituri / cheltuieli  Inchiderea automată a conturilor de TVA  Generarea Bilanţului contabil  Declaraţia 394 (Program declaraţie informativă privind livrările/prestările şi achiziţiile efectuate pe teritoriul naţional listă facturi). Prelucrarea este mixtă deoarece datele contabile se introduc manual, iar calcularea lor se face automat. Exemple: -state de plată -reţineri -deduceri -impozit

3.

Sistemul gestiunea Stocurilor

salariu, concediilor medicale şi de odihnă  obţinerea declaraţiilor salariale (CAS, fond sănătate, şomaj, etc.)  exportul automat al notelor contabile în modulul de contabilitate  posibilitatea configurării contribuţiilor, indemnizaţiilor şi reţinerilor în funcţie de cerinţele utilizatorului sau a modificărilor de legislaţie Modulul de gestiune al programului neoSys oferă următoarele facilităţi:  evidenţa cantitativă / valorică a stocurilor  urmărirea produselor după coduri unice sau coduri de bare  crearea documentelor primare (Note intrare-receptie (NIR), Facturi clienţi, Avize de însoţire a mărfii, Comenzi clienţi, Comenzi furnizori, Bon consum, Inventariere, etc.)  posibilitatea de a lucra cu gestiuni tip magazin sau depozit  evidenţa unui număr foarte mare de articole organizate pe categorii si subcategorii  atribuirea automată a discount-urilor după anumite criterii  situaţie clară a restanţelor comerciale, scadentar pentru fiecare partener (clienţ, furnizor)  diferite rapoarte privind mişcările stocului, vânzările pe perioade specificate, pe anumite gestiuni, etc.  situaţie rapidă si corectă a stocului actual precum şi a stocului existent la o anumită dată  istoricul vânzărilor pe articole şi pe clienţi  generarea automată a notelor contabile în modulul de contabilitate  accesul la functiile programului şi gestiuni în funcţie de utilizator şi drepturile acestuia  listarea bonurilor de casă direct la casa de marcat; în prezent există suport de conectare cu următoarele modele de case de marcat: DATECS, ELKA, EURO, OPTIMUS, ACTIVA, TOTAL S, ZEKA, SAPEL, OPTIMA, EUROCASH, PARTNER, ROMPOS, ELTRADE, VTK MICRO.

7

-ajutoare acordate -indemnizaţii -imputaţii etc.

Prelucrarea datelor privind intrarea de materiale în stoc, pe diferite canale (achiziţie, retur din secţiile de producţie, rebuturi şi deşeuri etc.). Prelucrarea este mixtă, datele de pe facturi, NIR, note de predare, transfer, restituire se preiau manual, se introduc prin interfaţa aplicaţiei, iar actualizarea stocurilor se face automat. Prelucrarea datelor privind ieşirile de materiale din stoc cu diferite destinaţii (dare în consum, vânzare etc.). Prelucrarea este mixtă, datele de pe bonurile de comandă, notele de predare, transfer, restituire se preiau manual, se introduc prin interfaţa aplicaţiei, iar actualizarea stocurilor se face automat.

4.

5.

Sistemul producţie

Sistemul clienţi

Modulul de productie al programului neoSys oferă următoarele Prelucrarea datelor privind producţia este mixtă deoarece: facilităţi: -programul oferă formularele (ex:notă de predare, fişă de magazie, fişe de inventar etc.),urmând ca  planificarea producţiei prin intermediul comenzilor de datele să fie introduse manual prin interfaţa producţie aplicaţiei.  posibilitatea de a crea mai multe fişe tehnologice (reţete) -în ceea ce priveşte prelucrarea automată, pentru acelaşi produs programul întocmeşte rapoartele privind  urmărirea producţiei în fiecare etapa de producţie producţia.  crearea automată a bonurilor de consum pentru comenzile lansate în producţie  crearea notei de recepţie pentru produsele finite realizate  transferul automat (la cerere) al produselor finite în gestiunea de marfa, incarcându-se automat şi adaosul comercial  realizarea de note contabile şi trimiterea lor automată în modulul de contabilitate. Modulul clienţi al programului neoSys oferă următoarele Prelucrarea datelor privind clienţii este automată deoarece generează automat facturile clienţilor şi facilităţi: actualizarea rapoartelor se face automat.  permite reţinerea informaţiilor privitoare la clienţii întreprinderii.  reţine datele de identificare ale clienţilor:cod, nume,adresă, tip, cod identificare fiscală etc.  Generează facturile de ieşire  Exportă toate rapoartele necesare în relaţia cu clienţii

8

Modulul furnizori al programului neoSys oferă următoarele Prelucrarea datelor privind furnizorii este automată, deoarece programul întocmeşte facilităţi: raportele de plăţi automat

   6.

Sistemul furnizori

Permite introducerea facturilor către furnizori. Oferă toate rapoartele necesare. Gestionează toate informaţiile asociate furnizorilor, permiţând completarea datelor despre parteneri.

Modulul trezorerie următoarele facilităţi: 

 7.

Sistemul trezorerie   

al

programului

neoSys

oferă Prelucrarea este automată, deoarece generează

gestionează în mod proactiv finanţele întreprinderii, automatizândtoate operatiunile asociate avansurilor, soldurilor la clienţi/furnizori, raportărilor aferente. Modulul dispune şi de instrumente active de tipul limitare/blocare la facturare, pentru a limita riscurile la care este supusa întreprinderea în parteneriatul cu firme cu probleme financiare. Permite înregistrarea şi evidenţa efectelor de încasat / de plătit,ţinând cont de stadiul decontării acestora. Permite realizarea de viramente interne între diverse entităţti financiare ale întreprinderii. asigurarea evidenţei încasărilor şi plăţilor efectuate atât în numerar cât si prin bancă (ex: dispoziţii de plata , dispoziţii de încasare , chitanţe , registru de

9

automat toate operaţiunile asociate avansurilor,soldurilor la clienţi şi furnizori, dar şi a raportărilor aferente.



 

casă etc.) analiza şi controlul situaţiei datoriilor şi a creanţelor unităţii.(ex: raport privind situaţia facturilor neplatite) plata drepturilor angajaţilor de asemenea , acest sistem preia datele din sistemul furnizorilor şi al clienţilor

10

1.2.2 Resurse hardware Firma SC. TURBOZONE S.R.L. dispune de o reţea de calculatoare alcătuită dintr-un server de baze de date şi din 16 PC-uri. Dispersia calculatoarelor personale: 1 la directorul general, 1 la administrator, 4 la Departamentul comercial, 5 la Departamentul financiar - contabil şi 5 la Departamentul de producţie.

1.3 Proiecte informatice propuse sau în curs de implementare -asistenta on-line -proiectarea şi postarea pe site-ul firmei a unor tutoriale video pe care clienţii le pot accesa pentru a beneficia de instrucţiuni de utilizare a celor mai noi produse pe care firma le deţine in magazinul de desfacere. -dezvoltarea unei aplicaţii care să asigure o mai bună gestiune a activităţii de vânzare. -realizarea unei aplicaţii care să ţină evidenţa separată a casieriei.

1.4 Matricea sisteme informaţionale - componente organizatorice *Anexa2

11

II. Delimitarea ariei de întindere pentru sistemul supus analizei 2.1 Identificarea tranzacţiilor economice din Sistemul informaţional de trezorerie Gestiunea trezoreriei regrupează ansamblul deciziilor, regulilor şi procedurilor care asigură, la costul cel mai redus, menţinerea echilibrului financiar instantaneu al întreprinderii. Ca principale tranzacţii economice în cadrul Sistemului informaţional de trezorerie se regăsesc: - asigurarea evidenţei încasărilor şi plăţilor efectuate atât în numerar cât si prin bancă (ex: dispoziţii de plata , dispoziţii de încasare , chitanţe , registru de casă etc.) - analiza şi controlul situaţiei datoriilor şi a creanţelor unităţii.(ex: raport privind situaţia facturilor neplatite) - plata drepturilor angajaţilor , - de asemenea , acest sistem preia datele din sistemul furnizorilor şi al clienţilor

2.2 Identificarea componentelor organizatorice cu responsabilităţi în domeniul sistemului analizat

Nr. crt.

1.

Departament/birou/persoană/partener

Director general

Departamentul comercial 2.

3.

Departamentul financiar – contabil

Descrierea responsabilităţilor privind sistemul analizat - Are capacitate de decizie asupra modului în care vor fi platiţi furnizorii şi celelalte entităţi cu care societatea vine în contact (disponibil la bancă, casierie sau credit comercial acordat de către aceştia din urmă întrepinderii); - Orice decizie luată în cadrul întreprinderii trebuie aprobată de acesta. -Semneaza registrul de casă -Urmareşte şi încasează soldurile de la clienţi; -Gestionează bugetele de vânzări , planifică şi stabileste alocarea optimă a tuturor resurselor de care dispune compania -Analizează rezultatele, previne şi corectează anumite disfunctionalităţi cu privire la bugetul întreprinderii . -Încheie contracte; -Negociază vânzarea produselor -Analizează şi stabileste preturile -Introduce informaţiile in sistem pe baza documentelor justificative; -Colectează facturile încasate/plătite prin sistemul de trezorerie; -Urmăreşte îndeaproape plata facturilor către furnizori până la data scadentă; -În cazul achiziţiilor din sursa externă urmăreşte îndeplinirea termenilor şi a clauzelor speciale, în

12

funcţie de tipul contractelor încheiate (specifice importurilor); -Urmăreşte respectarea legislaţiei în vigoare privind operaţiile de comert exterior. - Întocmeşte statul de plată pe baza căruia sunt plătiţi angajaţii firmei; -Urmăreşte situaţia drepturilor de personal neridicate; -Ţine evideţta concediilor far plată , a absenţelor nemotivateşsi le operează în registru; -Întocmeşte situaţii statistice. -Efectuează încasări şi plăţi

4.

Biroul resurse umane

- Încheierea contractelor de muncă - Înregistrarea cererilor pentru concedii medicale, de odihnă - Ţine evidenţa personalului sancţionat - Înregistrează reţineri şi imputaţii pentru personalul firmei - Deţine fişa personală pentru fiecare angajat în parte - Statele de salarii , pentru calculul drepturilo baneşti cuvenite salariaţilor - Lista de indemnizaţii pentru concediul de odihnă - Fluturaşi de salarii, pentru toate departamentele

2.3 Entităţi externe aflate în legătură cu sistemul şi diagrama de context

Nr. crt. 1.

Entitatea externă

Intrări de la entitate în sistem

Ieşiri din sistem spre entitate

Sistemul Furnizori

-nomenclator furnizori

-rapoarte de plată

2.

Sistemul Clienţi

-centralizator clienţi

-rapoarte de încasat

3.

Sistemul contabilitate generală

-CEC -bilet la ordin --decont de cheltuieli

-registru de casă

4. Sistemul analiză financiară 5.

Sistemul salarizare

6.

Conducere

7.

Bancă

8.

Caseria

-decont de cheltuieli -ordin de plată -stat de plată -cerere privind ajutorele băneşti acordate personalului -bilete de călătorie -cereri aprobate

-situaţie salarii neridicate

- extras de cont

-ordin de plată

-dispoziţie de plată -dispoziţie de încasare

-foaie de vărsământ -chitanţă

13

- rapoarte

III. Analiza sistemului informaţional 3.1 Determinarea proceselor de prelucrare

Operaţiuni plăţi:

1.)

1.1 Plăţi în numerar

 Acordare avans  Plata salariilor  Plata furnizorilor

1.2 Plăţi prin bancă

 Plăţi către furnizori  Plata contribuţiilor (CAS, CASS, CFS)  Plăţi prin efecte comerciale

Operaţiuni încasări:

2.)

2.1 Încasări în numerar

 Avansuri încasate  Încasare creanţe în numerar

2.2 Încasări prin bancă Încasări creanţe de la clienţi prin bancă  Încasări prin efecte comerciale 

3.)

Viramente interne

14

3.2 Analiza ieşirilor Proces/subproces de prelucrare din care se obţine

Operaţiuni plăţi Operaţiuni încasare

Denumire ieşire

Structura ieşirii

1.) Data (D/8) 2.) Nr. crt.(N/3) 3.) Document- data (D/8) 4.) tip(A/3) 5.) nr.(N/10) 6.) Explicaţii(A/20) 7.) încasare (N/6.2) Registrul de 8.) plată(N/6.2) casă 9.) valoare 10.) document(N/6.2) 11.) sold (N/6.2) 12.) cont corespondent (N/8) 13.) Rulaje (N/6.2) 14.) Sold final (N/6.2)

Destinaţia ieşirii

Documentul/ documentele pe baza căruia se obţine

Biroul financiar, 1 – exemplar; Conducere, 1 - exemplar

CEC, Bilet la ordin, Decont cheltuieli

15

Stocarea datelor (tabele ale bd, fişiere sau dosare) de unde se obţin datele

Tabela Plăti şi de Tabela Încasări

Tipul ieşirii şi momentul obţinerii

Modalitatea actuală de obţinere

La sfârşitul Automat fiecărei zile

Observaţii

Operaţiuni plăţi

Ordin plată

FATA: Nr (N/6), Plătiţi Bancă (N/20) RON, Adică (A/50) RON, Plătitor (A/25), Cod fiscal (N/6), Din cont(AN/20)), De la banca (A/25), Reprezentând (A/30), Veţi plăti numai prin (A/25), La data de (D/8), Primirea/acceptarea (A/15), Semnatura, L.S., Către beneficiar (A/25), În cont (AN/20), La Banca(A/25), de adresa/ Unitatea (A/25), Data acceptării (D/9), Semnătura plătitorului, L.S., Data emiterii (D/8) VERSO:Intermediari: Compensabil la (D/9), Semnătura, L.S.,1.Banca (A/25), Unitatea (A/25), Data acceptării (D/9),2.Banca (A/25), Unitatea (A/25), Data acceptării (D/9), Banca (A/25), Unitatea (A/25), Data acceptării (D/9), Menţiuni (AN/20)

Extras de cont,

16

Tabela Plăţi

Neprogramat

Manual

Operaţiuni plăţi

Dispoziţie de plată

FAŢĂ: Unitatea (A/12), Caserie Dispoziţie de (A/24) către casierie, nr. (N/15), din (D/20), numele şi prenumele(text/30), funcţia (calitatea) (text/30), Suma(în cifre) (N/10) lei (în litere)(A/25), Scopul încasării-plăţii (text/50), Semnătura (conducătorul unităţii, viza de control financiar preventiv, compartiment financiar contabil). VERSO: Date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate (text/10), Seria (text/2), Nr.(N/6). Am primit suma de (N/10) lei, Data (D/8), Semnătura.Casier, Plătit/Încasat suma de (A/25) lei, Data(D/8), Semnătura.

Foaie vărsământ, Chitanţa

17

de Tabela Plăţi

Neprogramat

Manual

Operaţiuni plăţi

Situaţie salarii neridicate

Ordin de plată, Tabela Stat de plată, Plăţi Bilet de călătorie, Cereri privind ajutoarele băneşti ale personalului

Unitatea (A/9), Birou Stat de salarii pe luna salarizare (N/2), Anul (N/4), Nr. Crt (N/2), Numele si prenumele (text/20), Drepturi de colaborare ,in bani ( N/6), In natura(Text/10), Total (A/5), Impozit total (N /6),din care cass ( N/5), Cass retinuta din venituri (N/5), Cfs (N/5) Cas (N/5) Total de plata (N/6), Avans (N/6), Rest de plata (N/6)

18

Se întocmesc Mixtă la sfârşitul lunii

Operaţiuni încasare

Dispoziţie de încasare

FAŢĂ: Unitatea (A/12), Caserie, Dispoziţie de (A/24) către casierie, nr. (N/15), din (D/20), numele şi prenumele(text/30), funcţia (calitatea) (text/30), Suma(în cifre) (N/10) lei (în litere)(A/25), Scopul încasării-plăţii (text/50), Semnătura (conducătorul unităţii, viza de control financiar preventiv, compartiment financiar contabil). VERSO: Date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate (text/10), Seria (text/2), Nr.(N/6). Am primit suma de (N/10) lei, Data (D/8), Semnătura.Casier, Plătit/Încasat suma de (A/25) lei, Data(D/8), Semnătura.

Foaie de Tabela vărsământ,chitanţă Încasări

19

Neprogramat

Manual

Operaţiuni plăţi

Operaţiuni încasare

Denumire(c25), Contul(AN/14), Banca(C/15), Raport de factura(N/10), plată către Serie(C/5), Nr(N/7) furnizori Data(D/8) valoare lei(N/6) nume furnizor(AN25), rest plată(n/6). Denumire(c25), Contul(AN/14), Banca(C/15), Raport de factura(N/10), încasat de la Serie(C/5), Nr(N/7) clienţi Data(D/8) valoare lei(N/6) nume client(AN25), rest de incasat(n/6)

Sistemul furnizorilor

Nomenclator furnizor pe baza facturilor înregistrate

Tabela Plăţi

Se întocmesc Manual la sfârşitul lunii

Sistemul clienţilor

Centralizator clienţi pe baza facturilor înregistrate

Tabela Încasări

Se întocmesc Manual la sfărşitul lunii

20

3.3 Analiza intrărilor Proces/ subproces/ procedură

Denumire intrare

Emitent

Furnizor, Client Operaţiuni plăţi Operaţiuni încasări Chitanţă

Sursa de intrare în sistem

Caserie

Structură

1.) Nr.(N/6) 2.) Serie(Text/2), 3.) Data(D/8), 4.) Unitatea(A/25), 5.) Cod fiscal(N/8), 6.) C.U.I. (AN/10), 7.) Sediul(AN/25), 8.) Data întocmirii(D/8), 9.) Am primit de la (A/20), 10.) Adresă (AN/30), 11.) Suma de (N/20), 12.) Adică (Text/30), 13.) Reprezentând (Text/25), 14.) Casier(Text/25).

21

Date preluate

Nr.(N/6), Serie(Text/2), Data(D/8), Unitatea(A/25), Cod fiscal(N/8), Suma de (N/20).

Stocarea datelor (tabele ale bd, fişiere sau dosare) unde vor fi înregistrate datele intrate în sistem

Tabela Plăti şi Tabela Încasări

Observaţii

Nu sunt utilizate în prelucrări toate datele

Angajat

Operaţiuni plăţi

Ordin de deplasare

Angajat

Faţă: Unitatea(text/20), Nr.(N/6), Data(D/8), Domnul(a) (text/25), Având funcţia de (text/15), Este delegat pentru (text/30), La (A/30), Durata deplasării de la(D/8) la (D/8), Se legitimează cu (text/15), Stampila unităţii, Semnătura, Data (D/8), Sosit(D/8), Plecat (D/8), Cu(fără) cazare, Stampila unităţii, Semnătura. Verso: Ziua (D/8) şi ora(N/2) plecării, sosirii, Data depunerii decontului (D/8), Penalizări calculate (N/12), Avans spre decontare: primit la plecare (N/12), în timpul deplasării (N/12), Total (N/12), Cheltuieli efectuate conform documentelor anexate: Felul actului şi emitentul (text/15), Nr. (N/10), data actului(D/8), Suma(N/10), Total cheltuieli(N/6.2), Diferenţa de restituit s-a depus cu chitanţa nr. (N/7), din (D/8), Diferenţa de primit/restituit(N/10) lei, Semnătura: Titular avans, Conducător unitate, Control financiar22 preventiv, şef compartiment.

Nr.(N/7), Tabela Data(D/8) , Plăti Domnul(a) (A/25), Cheltuieli efectuate conform documentelor anexate: Felul actului şi emitentul (AN/15), Nr. (N/10), Data actului(D/8), Suma(N/10), Total cheltuieli(N/6.2).

Sunt necesare la decontarea avansului documente justificative precum:  Ordin de deplasare  Bon fiscal  Chitanţe etc.

Sistem de Sistem salarizare de salarizar e

Operaţiuni plăţi

Stat de plată

Data (D/8), Luna (A/12), Nr.crt (N/3), Numele si prenumele (text/25), Salariu de incadarare (N/10), Nr.ore/zi (N/2), Zile lucrate (N/2), Zile concediu (N/2), Salariu pentru timp lucrat (N/12), venit brut (N/16.2), CAS (N/6.2), şomaj (N/6.2), CASS (N/6.2), Deducere personală (N/6.2), Venit bază de calcul (N/6.2), Impozit pe venit (N/6.2), Salariul net (N/6.2), Avans acordat (N/6.2), Rest de plată (N/6.2) Semnătura (A/20), Total (N/6.2), Reţineri unitate: CAS (N/6.2), Reţineri unitate: CASS(N/6.2) Reţineri unitate: şomaj(N/6.2) Taxa camera de muncă (N/6.2), Fond accident şi boli Profesionale (N/6.2), Total cheltuieli salariale societate (N/6.2)

23

Salariul net Tabela (N/6.2), Total Plăti (N/16.2), CAS (N/6.2), Şomaj (N/6.2), CASS (N/6.2), Reţineri unitate: CAS (N/6.2), Retineri unitate : CASS (N/6.2), Reţineri unitate : Şomaj (N/6.2), Taxă camera de munca (N/6.2), Fond accident si boli profesionale (N/6.2), Total cheltuieli salariale societate (N/6.2) Total cheltuieli salariale societate (N/6.2)

Salariul se plăteşte în două tranşe:  avans  lichidare.

Angajat

Operaţiuni plăţi

Cerere privind ajutoare băneşti acordate personalului

Operaţiuni plăţi

Conduce Denumire(C/20), re Subsemnatul(C/25), Suma(N/4), Reprezentând(C/40), Semnătura, Data(D/8).

Bilete călătorie

de

Este necesară prelucrarea imediată a informaţiilor din cerere.

Nu sunt utilizate în prelucrări toate datele

Unităţile de Angajat la care se achiziţionea ză

Unitatea(C/15), Nr bon fiscal(N/4), Data(D/8), Ora(N/5), Produsul(C/10), Preţ(N/42), Cantitate(N/2), Total(N,4), TVA(N/3,2).

Nr bon fiscal(N/4), Tabela total(N,4). Plăti

Unităţi de Angajat transport

Unitatea de transport(C/25), Nr loc(N,2), Sediul(AN/25), Seria(C/5), Nr(N/7), Data(D/8), Ruta(C/15), Valoare bilet(N/6), Rezervări la tel(N/10), LS.

Data(D/8), Ruta(C/15), Valoare bilet(N/6).

Bon de casă

Operaţiuni plăţi

Subsemnatul(C/25) Modulul , Suma(N/4), salarizare Reprezentând(C/40 ).

24

Tabela Plăti

Operaţiuni plăţi

Sistemul informaţion al al furnizorilor Date facturi furnizori

Sistemul informaţ ional al furnizori lor

Nr.(N/7), Serie(A/3), Data(D/8), Furnizor(A/20), Total(N/6,2), Valoare achitată(N6.2), Rest de plată(N/6.2).

25

Nr.(N/7), Tabela Serie(A/3), Plăti Data (D/8), Furnizor(A/20), Total (N/6.2), Rest de plată(N/6.2), Valoarea achitată(N/6.2).

Operaţiuni plăţi

Biroul financiar

Decont cheltuieli

Biroul financiar

Unitatea(text/20), Departament (text/15), Nume : (text/20) Centru de cost :(A/10), Nr. Auto :( A/10) Data document (D/8), Perioada nr zile ( N/2) Locatie firma orasul tara( text / 50), Hotel nr zile (N/2) Suma (N/6), Restaurant nr. Angajati/invitati (N/3), Suma (N/6), Tip combustibil suma (N/6), Benzina (litri) (N/3), Altele descriere (A/15), Suma (N/6). Total (N/6), Suma de justificat luna trecuta (N/6), Avans luna in curs (N/6), Suma decontata (N/6), De restituit catre angajat (N/6), De primit de la angajat (N/6), Semnatura angajat, semnatura Superior direct ierarhic

26

Denumire Tabela Document(C/20), Plăti Data(D/8), Valoare(N/6), Total cheltuieli(N/6), Diferenţa de Restituit/primit(N/6 ).

încasări/plăţi; Înregistrare viramente interne.

Bancă

Extras de cont

Bancă

Unitatea creditoare (text/15), Cod fiscal (A/10), Nr. Ord. reg. comertului (A/10), Localitatea (text/15) Judet (text/15) Cont (A /20) Banca (text/10) Documentul felul nr. Si data (A /20) Explicatii (text/20) Suma (N/10) VERSO :director L.S. ,Conducatorul compartimentului financiar contabil , Confirmam prezentul extras de cont pentru suma de ( N/10) Director L.S. , compartimentul financiar contabil .

27

Nume client(A/25), Data(D/8), Cont(AN/10), Exlicatii (text/20), Suma debitcredit(N/15),

Nu sunt utilizate în prelucrări toate datele

Client

Operaţiuni încasare

CEC

Biroul financiar

Banca (text/20), Adresa (AN/25), Numărul filei de CEC (N/9), Plătiţi în schimbul acestui CEC stipula t(A/10), Suma (A/20), lui (A/25), sau la ordinul său. Plătibil la (AN/25), Emis la (localitatea) (text/20), (data) (D/8), Suma de (moneda) (A/3), (în cifre) (N/12.2), Client (A/20), Cod fiscal (N/6), Semnătura,L.S, Cont numărul (AN/24), Cod (AN/10).

28

Banca(A/25), Tabela Numărul filei de Încasări CEC(N/9), Suma de(moneda) (A/3), (în cifre) (N/12), Client(A/20), Cod fiscal(N/8).

Nu sunt utilizate în prelucrări toate datele

Operaţiuni încasare

Reprezentan t comercial

Bilet la ordin

Biroul financiar

FAŢĂ: Văzut la data (D/8), De emitent (A/15), Semnătura emitentului la vedere, L.S., Avalizat de (A/15), Pentru (A/15), Semnătura avalistului, L.S., Voi plăti în schimbul acestui billet la ordin emis în(N/1) exemplare, Stipulat (A/15), Suma de(moneda) (A/3), (în cifre) (N/12), (în litere) (A/25), Lui (A/25), sau la ordinul său. Valoarea reprezintă (A/25). Emitent (A/25), Adresa (AN/25), Cod fiscal (N/8), Cont numărul (AN/10), deschis la (A/20), Data emiterii (D/8), locul emiterii(A/15), scadenţa (D/8), locul plăţii(A/15), Semnătura emitentului, L.S. VERSO: 1)Girant (A/20), Girat către(A/250), Data(D/8), Semnătura girant, L.S., Girant (A/20), Girat către(A/250), Data(D/8), Semnătura girant, L.S., Girant (A/20), Girat 29 către(A/250), Data(D/8), Semnătura girant, L.S., 4)

Suma de(moneda) Tabela (A/3), (în cifre) Încasări (N/12), Emitent (A/25), Cod fiscal (N/8), Data emiterii (D/8), Scadenţa (D/8),

Nu sunt utilizate în prelucrări toate datele

Operaţiuni Încasare

Sistemul informaţion al al clienţilor

Sistemul informaţ ional al clienţilor

Nr.(N/7), Serie(A/3), Data(D/8), Client(A/20), Total(N/6,2), Valoare încasată(N6.2), Rest de încasat (N/6.2).

Nr.(N/7), Tabela Serie(A/3), Încasări Data(D/8), Client(A/20), Total(N/6.2), Rest de încasat(N/6.2), Valoarea încasată N(6.2).

Bancă

Caserie

Nr. (N/2), Platiti (N/6), Platitor ( A/ 15), Cod de identitate fiscal(AN/10) Adresa ( AN/25) Beneficiar (A/15), Cod de identitate fiscala( AN/10), Cod iban beneficiar(AN/15) La(AN/25), Reprezentand (A/25), Data emiterii (D/8) Semnatura platitorului si stampila .

Platitor ( A/ 15), Beneficiar (A/15), Platiti (N/6), Reprezentand (A/25),

Date facturi clienţi

Înregistrare viramente interne

Foaie de vărsământ (FV)

30

Se foloseşte în cazul depunerii numerarului la bancă de către casier.

3.4 Analiza proceselor de prelucrare Proces/ Subproces

Evidenţă operaţiuni plăţi

Descrierea succintă a operaţiunilor de prelucrare

-Se verifică corectitudinea informaţiilor înscrise în documente; - Se introduc datele de pe documentele emise catre furnizori; -Completarea plăţilor efectuate în numerar în Registrul de casă; -Se preiau datele de pe documente, se completează la casierie Registrele de casă zilnice pe suport electronic. Se înregistrează datele de pe DP (inclusiv numele angajatului) în Tabela Plăţi. - Sumele înregistrate se transmit automat în tabela Plăţi avans decontare ca sold iniţial al avansului acordat salariatului respectiv; -Se primeşte ordinul de deplasare (delegaţie) de la persoana care urmează să primească avansul, semnate de directorul general; -Se emite DP de către dep. fin.-ctb. , iar după semnarea acesteia de către directorul general, contabilul-şef şi directorul financiar, se poate încasa de la casă. -Se plăteşte numerarul angajatului şi se înregistrează operaţiunea în tabela Plăţi.

Ieşiri din proces

Intrări în proces

Stocarea datelor (tabele ale bd, fişiere sau dosare)

Chitanţă; Tabela plăţi Ordin de deplasare completat pe verso; Stat de plată; Cerere privind Actualizarea ajutoare băneşti tabelei efecte de acordate plată personalului; Registru de casa Bon de casă; Cec, Bilete de BO, călătorie; OP, Date facturi OP catre furnizori; trezorerie Decont Chitanta, cheltuieli; dispoziţie de Extras de cont. plată, bon de casă, bilete de călătorie.

31

Formulele sau relaţiile de calcul

Rest de plată = decont cheltuieli avans acordat

Observaţii

Evidenţă operaţiuni încasare

- Se verifică dacă documentele sunt completate corect si complet. - Din Tabela Încasări se selectează numele clientului - se afişează facturile emise şi se selectează factura neachitată -Din tabela efecte de primit de la clienti se selectează Tranzacţii în curs/Adaug - Se introduc datele necesare de pe documente - Se preiau datele de pe documente, se completează la casierie Registrele de casă zilnice pe suport electronic şi se introduc în Tabela Încasări. - Se primeşte ordinul de deplasare completat pe verso cu toate documentele justificative anexate. - Se calculează diferenţa de încasat de la angajat. - Se emite dispoziţie de încasare către casierie. - în Tabela Încasări se selectează numele angajatului, iar cu ajutorul butonului de alegere va fi afişată mărimea avansului acordat. - Se calculează automat valoarea plăţilor şi a încasărilor efectuate. Înregistrare - Evidenţierea în Registrul de casă a viramente viramentelor interne pe baza foii de interne vărsământ; - Se actualizează soldul contului bancar în urma operaţiunilor de depunere sau retragere de numerar

Actualizare Cec, Tabela tabela efecte de BO, Încasări primit de la Date facturi clienţi. clienţi, Registrul de Extras de cont casă; Dispozitie de Încasare.

Situaţie extrase Foaie de de cont; vărsământ; Registrul de Extras de cont casă

32

Rest de incasat= avans acordatdecont cheltuieli.

Operatiuni încasari şi plăţi efectuate cu ajutorul programului Neosys:

33

34

IV. Modelarea sistemului supus analizei

4.1 Construirea diagramelor fluxurilor de date

Anexa 3 - Diagrama de context a sistemului de trezorerie

35

Anexa 4 - DFF de NIVEL 0 pentru sistemul de trezorerie

36

Anexa 5 - DFD de NIVEL 1 pentru procesul „ Operaţiuni încasări”

37

Anexa 6 - DFD de NIVEL 1 pentru procesul „ Operaţiuni plăţi”

38

Anexa 7 - DFD de NIVEL 2 pentru subprocesul „ Operaţiuni plăţi”

39

4.2 Completarea matricei CRUD

Locuri stocare

Încasări

Plăţi

Procese

Operaţiuni încasări

CRU

Operaţiuni plăţi

CRU

Viramente interne

40

4.3 Încărcarea cu detalii a depozitului (dicţionarul) datelor Date: 3/26/2001 Project: SGT Time: 3:47:44 PM Detailed Listing -- Alphabetically All Entries -- Data Flow Diagrams

Operatiuni incasări Process #: Location:

Page: 1

Process 1

Children:Incasari numerar ( Process ) Incasari cont bancar ( Process ) Parent: Sistemul de trezorerie ( Function ) Diagrama de nivel 0 ( 0 ) Input Flows: Centralizator clienti Chitanta Bilet-la-ordin CEC Output Flows: Raport-rest-de-incasat Dispozitie-incasare Date Last Altered: 8.01.2012 Date Created: 8.01.2012 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Operaţiuni plati Process Process #: 2 Location: Children:Plati numerar ( Process ) Plati cont bancar ( Process ) Parent: Sistemul de trezorerie ( Function ) Diagrama de nivel 0 ( 0 ) Input Flows: Nomenclator furnizori Stat-de-plata 41

Cereri-ajutoare-banesti-personal Ordin-de-plata --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Incasari cont bancar Process Process #: 1.1 Location: Parent: Operatiuni incasare ( Process ) Evidenta operatiuni incasare ( 1 ) Input Flows: Centralizator clienti Bilet-la-ordin CEC Output Flows: Raport-rest-de-incasat Incasari prin banca Date Last Altered: 8.01.2012 Date Created: 8.01.2012 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Plati cont bancar Process Process #: 2.1 Location: Children:Plata contributii ( Process ) Plata prin efecte comerciale ( Process ) Plata furnizori ( Process ) Parent: Operatiuni plati ( Process ) Evidenta operatiuni plati (2) Input Flows: Nomeclator furnizori Output Flows: Raport-rest-de-plata Raport-plati-banca Date Last Altered: 8.01.2012 Date Created: 8.01.2012 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Plata CAS Process Process #: Not Assigned Location: 42

Parent: Plata contributii bugetul de stat ( Process ) Date Last Altered: 8.01.2012 Date Created: 8.01.2012 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Viramente interne Process #: Location:

Process 3

Children:Ridicare numerar de la banca ( Process ) Depunere numerar ( Process ) Parent: Sistemul de trezorerie ( Function ) Diagrama de nivel 0 ( 0 ) Input Flows: Extras-de-cont Foaie-varsamant Output Flows: Ordin-de-plata Date Last Altered: 8.01.2012 Date Created: 8.01.2012 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Banca Source/Sink Location: Diagrama de context ( CONTEXT ) Input Flows: Ordin-de-plata Output Flows: Extras-de-cont Diagrama de nivel 0 ( 0 ) Input Flows: Ordin-de-plata Output Flows: Extras-de-cont Date Last Altered: 8.01.2012 Date Created: 8.01.2012

43

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Foaie-varsamant Data Flow Location: Diagrama de context ( CONTEXT ) Source: Caserie ( Source/Sink ) Dest: Sistem trezorerie ( Process ) Diagrama de nivel 0 ( 0 ) Source: Caserie ( Source/Sink ) Dest: Viramente interne ( Process ) Date Last Altered: 8.01.2012 Date Created: 8.01.2012

44

5. Descrierea cerinţelor funcţionale şi nonfuncţionale ale sistemului Nr. Problema identificată crt. 1. Eliminarea costurilor

Descrierea problemei

Tip cerință/soluție

Îmbunătăţirea sistemului informational al fiecarui suplimentare legate de instalarea/îmbunătăţirea departament necesită costuri ridicate. sistemului informaţional

2. Plata facturilor de utilităţi este întotdeauna efectuată cu întârziere,firma suferind penalizări , ceea ce generează pierderi la nivelul întreprnderii 3. Efort suplimentar de culegere a datelor

Nu există o evidenţă a datelor scadente aferente facturilor de utilităţi , de aceea plata facturilor se face cu întârziere.

Funcțională

Funcțională

Unele date sunt necesare în două sau mai multe Nonfuncțională aplicaţii, ceea ce determină culegerea lor de mai multe ori 4. Protejarea datelor prin Există posibilitatea ca persoanele neautorizate să Nonfuncţională clasificarea lor şi aiba acces la datele confidenţiale stabilirea nivelului de acces a utilizatorilor 5. creşterea nivelului de Există diferiti factori de risc ce conduc la Nonfuncţională securitate a datelor pierderea sau furtul datelor

firmei

45

Descrierea cerinței/soluției instalarea sistemului informaţional într-un singur loc , pe un server ,de unde va putea fi acceasat de angajaţi prin intermediul internetului, în momentul îmbunătăţirii sistemului , reinstalarea se va face într-un singur loc , reducerea costurilor fiind evidentă Implementarea unui modul în care sunt înregistrate facturile pentru utilităţi , responsabilitatea acestuia ,fiind anunţarea datelor scadente facturilor neachitate. Realizarea integrăriii cu celelalte aplicații, în varianta cea mai simplă prin import/export de date. Stabilirea nivelului de acces pentru fiecare utilizator şi implementarea unui sistem în care informaţiile foarte importante sa fie accesate pe bază de parolă Instalarea unor camere de înregistrare în locul unde se prelucrează informaţiile importante , implementarea unui sistem care salvează automat prelucrările în cazul penelor de curent sau a defectării neaşteptate a echipamentelor.