Sage X3 GCF - V5 - Fonctions de Base [PDF]

Zitiervorschau

Sage X3 Gestion Comptable et Financière

Fonctions de base A partir de la version 5

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

1 / 324

Sommaire 1.

PARAMETRAGE GENERAL ....................................................................................... 9 1.1.

STRUCTURE GENERALE ............................................................................................... 9 1.1.1. Arborescence générale (rappel)......................................................................... 9 1.1.2. Sociétés............................................................................................................. 10 1.1.3. Sites .................................................................................................................. 11 1.1.4. Regroupements ................................................................................................. 12 1.1.5. Exercices / Périodes ......................................................................................... 14 1.2. PARAMETRAGE DU PCG, DES TYPES DE PIECES ET DES JOURNAUX ............................ 17 1.2.1. Plan comptable................................................................................................. 17 1.2.2. Types de pièces................................................................................................. 21 1.2.3. Journaux comptables........................................................................................ 24 1.3. AUTRES DONNEES DE BASE ....................................................................................... 26 1.3.1. Comptes de liaisons.......................................................................................... 26 1.3.2. Autorisation site/société ................................................................................... 26 1.3.3. Schémas de comptes ......................................................................................... 28 1.3.4. Groupes de collectifs........................................................................................ 29 2.

LA COMPTABILITE GENERALE ............................................................................ 31 2.1. EXPLOITATION DES ECRITURES .................................................................................. 31 2.1.1. Saisie de pièces................................................................................................. 31 2.1.2. Saisie de lots..................................................................................................... 37 2.1.3. Consultation ..................................................................................................... 39 2.1.4. Paramétrage transactions ................................................................................ 52 2.1.5. Validation des écritures ................................................................................... 56 2.2. TRAITEMENTS ............................................................................................................ 58 2.2.1. Lettrage ............................................................................................................ 58 2.2.2. Autres traitements de base ............................................................................... 67 LA TVA ...................................................................................................................... 81 2.3. 2.3.1. Généralités ....................................................................................................... 81 2.3.2. Paramétrage..................................................................................................... 81 2.4. LES UTILITAIRES ........................................................................................................ 82 2.4.1. Paramétrage : .................................................................................................. 82 2.4.2. Utilitaires de recalcul....................................................................................... 82 2.4.3. Utilitaires de contrôle ...................................................................................... 84 2.4.4. Utilitaires de modification ............................................................................... 84 2.4.5. Utilitaires sur les périodes ............................................................................... 85 2.5. LES EDITIONS ............................................................................................................. 86 2.5.1. Les Grands Livres ............................................................................................ 86 2.5.2. Les Balances..................................................................................................... 88 2.5.3. les journaux ...................................................................................................... 89 2.5.4. Divers ............................................................................................................... 89

3.

L’INTERFACE COMPTABLE.................................................................................... 91

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

2 / 324

3.1. PRINCIPES .................................................................................................................. 91 3.2. CODES COMPTABLES ................................................................................................. 93 3.2.1. Généralités ....................................................................................................... 93 3.2.2. Paramétrage des lignes.................................................................................... 95 3.2.3. Construction de comptes. ................................................................................. 98 3.3. PIECES AUTOMATIQUES ........................................................................................... 101 3.3.1. Généralités ..................................................................................................... 101 3.3.2. Règles d’affectation........................................................................................ 101 3.3.3. Paramétrage................................................................................................... 107 3.4. VARIABLES ............................................................................................................. 115 3.4.1. Généralités ..................................................................................................... 115 3.4.2. Paramètres de variables................................................................................. 116 3.4.3. Variables de pièces auto ................................................................................ 117 3.5. COMPARAISON DE PIECES AUTO .............................................................................. 119 4.

COMPTABILITE ANALYTIQUE – ......................................................................... 120 4.1. PARAMETRAGE ........................................................................................................ 120 4.1.1. Natures ........................................................................................................... 120 4.1.2. Axes ................................................................................................................ 123 4.1.3. Sections........................................................................................................... 124 4.1.4. Interactivité .................................................................................................... 126 4.2. SECTIONS PAR DEFAUT ............................................................................................ 129 4.2.1. Principes......................................................................................................... 129 4.2.2. Paramétrages/module .................................................................................... 131 4.3. SAISIE PIECES ANALYTIQUES ................................................................................... 135 4.3.1. Structure ......................................................................................................... 135 4.3.2. Paramétrage de l’écran de saisie................................................................... 135 4.3.3. Paramétrage de la transaction de saisie analytique...................................... 138 4.3.4. Saisie .............................................................................................................. 139 4.3.5. Modification analytique ................................................................................. 140 4.4. REPARTITION A PRIORI ............................................................................................ 140 4.5. REPARTITION A POSTERIORI .................................................................................... 143 4.6. CROISEMENTS D’AXE .............................................................................................. 149 4.6.1. Mode opératoire :........................................................................................... 150 4.7. PYRAMIDES ANALYTIQUES ...................................................................................... 151 4.7.1. Pyramide section :.......................................................................................... 153 4.8. CONSULTATIONS ..................................................................................................... 154 4.8.1. Consultation de la pyramide analytique ........................................................ 154 4.8.2. Consultation de balance analytique............................................................... 156 4.8.3. Consultation de section .................................................................................. 157 4.8.4. Consultation de nature ................................................................................... 158 4.8.5. Récapitulatif ................................................................................................... 159 4.9. UTILITAIRES ............................................................................................................ 160 4.9.1. Engagements .................................................................................................. 160 4.9.2. Balance analytique......................................................................................... 160 4.9.3. Vérification pyramide..................................................................................... 160 4.10. CLOTURE DE LA COMPTABILITE ANALYTIQUE ..................................................... 161 4.11. LES EDITIONS ....................................................................................................... 162

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

3 / 324

4.11.1. 4.11.2. 4.11.3. 4.11.4. 4.11.5. 4.11.6. 5.

Les Grand-livres analytiques ......................................................................... 162 Le journal analytique ..................................................................................... 162 Les balances analytiques................................................................................ 162 Les Engagements............................................................................................ 163 Les Pyramides ................................................................................................ 164 Etats Divers .................................................................................................... 165

COMPTABILITE BUDGETAIRE ............................................................................ 166 5.1. DONNEES DE BASE ................................................................................................... 166 5.1.1. Paramétrage budget....................................................................................... 166 5.1.2. Transactions budgétaires ............................................................................... 168 5.2. SAISIE BUDGETAIRE................................................................................................. 169 5.2.1. Étape 1 : définition des critères de saisie/consultation.................................. 169 5.2.2. Étape 2 : saisie, modification, consultation du/des budgets .......................... 170 5.3. OD BUDGETAIRE ..................................................................................................... 171 5.3.1. Objectifs ......................................................................................................... 171 5.4. CALCUL DES BUDGETS ............................................................................................ 172 5.4.1. Principes......................................................................................................... 172 5.4.2. En-tête ............................................................................................................ 172 5.4.3. Onglet Formules............................................................................................. 173 5.4.4. Onglet Variables ............................................................................................ 174 5.5. COPIE DE BUDGETS .................................................................................................. 174 LES EDITIONS ........................................................................................................... 175 5.6. 5.6.1. Les Budgets .................................................................................................... 175 5.6.2. Les Balances Analytiques............................................................................... 175 5.7. CONTROLE BUDGETAIRE ......................................................................................... 176 5.7.1. Schéma de flux................................................................................................ 176 5.7.2. Valeurs paramètres ........................................................................................ 176

6.

LA COMPTABILITE AUXILIAIRE ........................................................................ 178 DONNEES DE BASE ................................................................................................... 178 6.1. 6.1.1. Tables tiers ..................................................................................................... 178 6.1.2. Fournisseurs................................................................................................... 182 6.1.3. Conditions de paiements ................................................................................ 185 6.1.4. Paramétrage du mode de règlement .............................................................. 186 6.1.5. Groupes de devises......................................................................................... 187 6.1.6. Banques (guichets) ......................................................................................... 187 6.1.7. Compte en banque.......................................................................................... 189 6.1.8. Pool bancaire ................................................................................................. 192 6.1.9. Caisse ............................................................................................................. 193 6.1.10. Groupes de devises......................................................................................... 193 6.1.11. Escomptes / agios ........................................................................................... 194 6.2. FACTURATION.......................................................................................................... 196 6.2.1. Saisie et comptabilisation de facture/avoir client/fournisseur....................... 196 6.3. SUIVI ET CONTROLE DES ECHEANCES ....................................................................... 210 6.3.1. Gestion des échéances.................................................................................... 210 6.3.2. Saisie des échéances....................................................................................... 213 6.3.3. Paramétrage écrans ....................................................................................... 214

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

4 / 324

6.3.4. Relevé d’échéances ........................................................................................ 215 6.3.5. Relevé créditeur & comptabilisation.............................................................. 219 6.3.6. Relances client................................................................................................ 220 6.3.7. Blocage / déblocage clients............................................................................ 223 6.3.8. BAP fournisseur ............................................................................................. 224 CONSULTATION ....................................................................................................... 225 6.4. 6.4.1. situation tiers.................................................................................................. 225 6.4.2. Situation fournisseur ...................................................................................... 231 6.4.3. Paramétrage écrans ....................................................................................... 232 6.4.4. Balance âgée à date ....................................................................................... 233 6.4.5. Factures et règlements ................................................................................... 236 REGLEMENTS CLIENTS ET FOURNISSEURS ................................................................ 238 6.5. 6.5.1. Principes de fonctionnement .......................................................................... 238 6.5.2. Saisie type....................................................................................................... 248 6.5.3. Proposition auto de règlements...................................................................... 266 6.5.4. Saisie de bordereau........................................................................................ 270 6.5.5. Génération de remise ..................................................................................... 273 6.5.6. Saisie avis de domiciliation............................................................................ 274 6.5.7. Génération domiciliation ............................................................................... 276 6.5.8. Traitements comptables de masse .................................................................. 276 6.5.9. Traitements « annexes » de masse ................................................................. 281 6.6. EDITIONS ................................................................................................................. 290 6.6.1. Les Factures ................................................................................................... 290 6.6.2. Les Relevés d’échéances ................................................................................ 290 6.6.3. Les Relances................................................................................................... 290 6.6.4. Les Règlements............................................................................................... 291 6.6.5. Les Avis de domiciliation ............................................................................... 293 6.6.6. Les Outils de suivi :........................................................................................ 293 6.6.7. Le Rapprochement bancaire .......................................................................... 293 6.6.8. Etats divers..................................................................................................... 293 6.6.9. L’Echéancier .................................................................................................. 293 6.7. RAPPROCHEMENT BANCAIRE ................................................................................... 294 6.7.1. Pointage manuel............................................................................................. 294 6.7.2. Pointage partie en double .............................................................................. 294 6.7.3. Rapprochement automatique.......................................................................... 295 6.7.4. Rapprochement bancaire ............................................................................... 298 6.7.5. Dépointage ..................................................................................................... 300 6.7.6. Automatique : bouton Auto avec bornes de dates de pointage et bornes de codes 300 7.

LES IMMOBILISATIONS ......................................................................................... 301 7.1. INTRODUCTION ........................................................................................................ 301 7.2. CATEGORIES ............................................................................................................ 301 7.3. IMMOBILISATIONS ................................................................................................... 302 7.3.1. Onglet Général............................................................................................... 302 7.3.2. Onglet Acquisition.......................................................................................... 304 7.3.3. Onglet Cession ............................................................................................... 305 7.3.4. Onglet Economique ........................................................................................ 306

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

5 / 324

7.3.5. Onglet Fiscal .................................................................................................. 307 7.3.6. Onglet Plan .................................................................................................... 307 7.3.7. Bouton Facture............................................................................................... 308 7.3.8. Bouton Immo .................................................................................................. 308 7.4. DOTATIONS COMPTABLES ....................................................................................... 310 7.5. ECLATEMENTS : AMENAGEMENTS V5 ...................................................................... 312 7.6. CESSIONS D’IMMOBILISATIONS ............................................................................... 313 7.7. MISES AU REBUT ..................................................................................................... 315 7.8. REEVALUATIONS ..................................................................................................... 315 7.9. VIREMENT D’IMMOBILISATION ................................................................................ 317 7.10. REVISION AMORTISSEMENTS ............................................................................... 318 7.11. UTILITAIRES ........................................................................................................ 319 7.12. AMENAGEMENTS DES ETATS ............................................................................... 320 7.13. DOSSIER DE REFERENCE FRA.............................................................................. 321 7.13.1. Tables diverses ............................................................................................... 321 7.13.2. Valeurs paramètres ........................................................................................ 322 7.13.3. Pièces automatiques....................................................................................... 323 7.13.4. Codes comptables........................................................................................... 324

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

6 / 324

INTRODUCTION La formation sur le logiciel SAGE X3-Gestion Comptable et Financière se déroule sur un cursus de 8 journées. L’objectif de ce support est de permettre d’appréhender en appui de la formation, les principales fonctionnalités du logiciel Sage par le biais de la création et du développement d’une société de démonstration.

PRESENTATION DE LA SOCIETE DE DEMONSTRATION La société : Il s’agit d’une société d’informatique nommée APN France qui vend et achète : • du matériel • des logiciels • des prestations Son exercice comptable commence le 01/01/2004, sa devise de société est l’ Euro.

Ses sites : La société a trois sites. • Le siège qui se situe à Asnières (c’est le site principal) : ASN • Gennevilliers : GEN • Lyon : LYO Dans chaque site, on a crée des contacts qui correspondent aux utilisateurs du logiciel, aux commerciaux et aux acheteurs de ces sites.

Les services : La société est composée de différents services : • la Direction des achats • la direction administrative et financière • la direction commerciale • la direction commerciale • la direction générale • la direction marketing • la direction recherche et développement • la direction des services

Les partenaires financiers : la société travaille avec les banques suivantes : • BNP • Crédit Lyonnais • Société Générale

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

7 / 324

Codification des tiers : Il existe différents types de tiers : • Des fournisseurs, • Des clients, • Des salariés, • Des tiers divers.

La TVA : La société utilise deux régimes de TVA • le régime des débits • le régime des encaissements Elle est donc soumise au régime général. Elle utilise les taux de TVA suivants : • Taux normal 19.6 % • Taux réduit 5.5 %

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

8 / 324

1.

PARAMETRAGE GENERAL

1.1.

STRUCTURE GENERALE

1.1.1. Arborescence générale (rappel) DOSSIER APPLICATIF = base de données communes à toutes les sociétés et tous les sites (Clients / Fournisseurs / Comptes / Journaux / Articles / …) mais gestion de restriction par société / site possible

SOCIETE JURIDIQUE

Site vente

SOCIETE JURIDIQUE

Site dépôt

Site achat

Site FINANCIER

Site dépôt

Site vente Site vente

Site achat

Site vente

Site dépôt

Site dépôt

Site production Site FINANCIER

Site production Site FINANCIER

Site FINANCIER

Site FINANCIER

SOCIETE NON JURIDIQUE = regroupement de sites FINANCIERS

Un mouvement ne peut être effectué dans X3 sans être rattaché à un site ou à une société. Les sociétés et sites interviennent essentiellement dans : -la définition des paramètres, -les habilitations et le filtrage de données. Il est à noter que : On ne se connecte pas sur le site (le site est saisi dans le document où il intervient) Mais on a des sites par défaut par module (qui dépendent du profil utilisateur)

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

9 / 324

1.1.2. Sociétés

Société juridique ou société non juridique (= regroupement de sites) Capital social, code Naf : zones liées à des codes activités respectivement KFA Activité , Zone Géographique : zones liées à des codes activités Code comptable : détermine les comptes de résultat à utiliser en clôture de fin d’exercice Date premier exercice : Date début du premier exercice comptable pour une société juridique Sections analytiques : analytique de la société

1.1.2.1.

Paramétrage

Codes activités : EUR Zones non souhaitables aux USA : conditionne la présence des champs Devise capital et Capital social KFA Gestion du champ NAF : conditionne la présence du champ Code NAF ANA Nombre d’axes : conditionne le nombre d’axes du pavé Sections analytiques Valeurs paramètres : FIYENDENT Pièce AN par site ou société (chapitre CPT) : conditionne l’utilisation du site principal par le traitement de fin d’exercice

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

10 / 324

Profil utilisateur : Fonction GESCPY ou Site)

Création / Modification / Suppression (pas de type Regroupement

Possibilité de supprimer une société (Fichier/Supprimer). Pas de changement de clé possible.

1.1.2.2.

Fonctionnement

Date premier exercice : Attention à cette date compte tenu du choix des ANX. Car il est possible, pour une société démarrant au 01/01/N de dire que les ANX sont repris au 31/12/N-1, la clôture étant alors faite dans X3. La date premier exercice ne doit alors pas être au 01/01/N mais au 01/12/N-1 (exercice d’un mois) ou au 01/01/N-1.

1.1.3. Sites

Société juridique : à laquelle le site appartient

Site Financier : de rattachement Code comptable : affectations des comptes généraux Sections analytiques : affectations analytiques

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

11 / 324

1.1.3.1.

Paramétrage

Codes activités KFA Gestion du champ NAF : conditionne la présence du champ Code NAF ANA Nombre d’axes : conditionne le nombre d’axes du pavé Sections analytiques dans l’onglet Compta Éléments de dimensionnement FACILITY Sites FINFACILIT Sites financiers Profil utilisateur Fonction GESFCY Création / Modification / Suppression (pas de type Regroupement ou Site) Possibilité de supprimer un site (Fichier/Supprimer). Pas de changement de clé possible. Code site et code société sont nécessairement différents.

1.1.4. Regroupements Cette notion est utilisée : Comme un critère de consultation comptable Comme un critère d’édition comptable Pour la comptabilité générale et analytique - comme un critère de restriction d’accès aux fonctions

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

12 / 324

Groupe de société ( sociétés non juridiques)Tableau alimenté manuellement dans le cas d’une société non juridique Société juridique Tableau mis à jour automatiquement lors de la création d’un site ou d’une société juridique

1.1.4.1.

Paramétrage

Profil utilisateur Fonction GESFGR Création / Modification / Suppression (pas de type Regroupement ou Site) Possibilité de supprimer un regroupement de site non juridique (Fichier/Supprimer). Dans le cas d une société non juridique, possibilité de rajouter/supprimer/insérer des lignes. Lors de la modification d un regroupement non juridique, affichage d’un message ‘ Mise à jour de la table AFCTFCY Cette table est la table des profils fonctions sites. Elle est alimentée via Paramétrage/Utilisateurs/Habilitation fonctionnelle. Elle stocke le user, le site, la fonction et les options.

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

13 / 324

1.1.5. Exercices / Périodes Exercices gérés par société juridique Date des débuts et de fin d’exercice propres à chaque société États d’un exercice comptable : Non ouvert / Ouvert / Fermé (cpt gle) / Fermé Impossible de modifier la date de fin d ’un exercice N si : l’exercice suivant N+1 est ouvert (et même si les périodes ne sont pas elles-mêmes ouvertes) l’exercice suivant N+1 n’est pas ouvert mais la dernière période de N est ouverte (interdiction de diminuer l’exercice et donc la dernière période de N, mais possibilité de l’augmenter)

État : de l’exercice pour la comptabilité légale d’une part et pour la comptabilité IAS d’autre part (clôtures dissociées)

1.1.5.1.

Paramétrage

Codes activités PER Nombre maxi de périodes : conditionne le nombre maximum de périodes d’un exercice comptable PER est référencé dans : - les tables BALANA / BALANCE / BALANCEIAS / BUD (zones de montant et de quantité) - les écrans BUD1 (budgets), BDO1 (OD budgétaires), PER1 (périodes) : permet de définir le nombre de lignes dans ces tableaux 28 périodes maximum y compris la période d ’à-nouveaux et la période de clôture, soit 26 périodes comptables ‘normales’ au plus sur l ’écriture comptable, l’information de la période à impacter est portée par le type de pièce selon qu’on mouvemente une période normale, d ’à-nouveaux ou de clôture, les montants sont stockés différemment dans les tables de balance Exemple : Dans la table BALANCE par exemple (DEVELOPPEMENT/Utilitaires/Maintenance), les zones de montant sont indicées de 0 à 27. Pour un exercice de 6 mois :

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

14 / 324

L’indice 0 de la balance contient les à-nouveaux, i.e. les montants passés sur un type de pièce alimentant la période à-nouveaux (dans tous les cas, quel que soit PER), Les indices 1 à 6 contiennent les montants des périodes normales, i.e. passés sur un type de pièce alimentant la période normale, L’indice 7 contient les montants passés sur un type de pièce alimentant la période clôture. Pour un exercice de 12 mois : L’indice 0 de la balance contient les à-nouveaux, Les indices 1 à 12 contiennent les montants des périodes normales, L’indice 13 contient les montants passés sur un type de pièce ‘ clôture ’. Profil utilisateur Fonction GESPER Création / Modification / Suppression (pas de type Regroupement ou Site) Batch possible pour la clôture de période (tâche CLOPER) Fonction GESFIY Création / Modification / Suppression (pas de type Regroupement ou Site) Utilitaires COMPTABILITE/Utilitaires/Ré-ouverture période (cf. UTILITAIRES/Ré-ouverture période) COMPTABILITE/Utilitaires/Fermeture période (cf. UTILITAIRES/Fermeture période)

1.1.5.2.

Création de l’exercice

Bouton Exercice Permet d’accéder à un tableau depuis lequel un ou n exercices peuvent être créés (non ouvert) Bouton Ouverture Permet d’accéder à un tableau listant les exercices créés mais encore non ouverts État d’un exercice IAS Non ouvert / Ouvert / Fermé En cas d’utilisation des ABONNEMENTS comptables : Nécessité de créer (mais pas d’ouvrir) les exercices correspondants à la période de validité des abonnements.

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

15 / 324

Etats d’une période : non ouvert/ouvert/ fermé

Pour ouvrir une période : L’exercice doit être ouvert La période précédente doit être ouverte Pour clôturer une période : La période précédente doit être clôturée La période suivante doit être ouverte Un certain nombre de contrôles comptables sont effectués par le traitement

La gestion des périodes analytiques et comptables est indépendante :

Compta Géné

Compta Ana

NON OUVERT

NON OUVERT

OUVERT

OUVERT

FERME

OUVERT OU FERME

Les périodes comptables, analytiques et budgétaires sont identiques. Que peut-on faire si la comptabilité générale est clôturée mais pas la comptabilité analytique ?

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

16 / 324

Si la comptabilité générale est clôturée sur la période P mais pas la comptabilité analytique : possibilité de saisir des OD analytiques pures sur P, possibilité de faire de la modification analytique (directe ou via fonction idoine) sur les pièces de comptabilité générale P, possibilité de modifier les libellés, date d’échéance, … des écritures comptables, mais impossibilité de saisir une OD générale sur P L ’ouverture et la clôture de périodes peuvent s ’effectuer sur plusieurs périodes en même temps Les périodes comptables peuvent être définies de date à date par défaut, le mois civil est appliqué Pour modifier la date début d ’une période [P], il faut modifier la date fin de la période [P-1], la date début de [P] étant recalculée automatiquement La date fin d une période n’est modifiable que : si la période n’est pas ouverte, si la période est ouverte et suivie d’une période non ouverte, la modification de la date fin ne pouvant se traduire que par une augmentation de la période initialement créée.

1.2.

PARAMETRAGE DU PCG, DES TYPES DE PIECES ET DES JOURNAUX

1.2.1. Plan comptable Exemples

TYPES DE COMPTE

Cumul

Normal

• Pas de saisie d ’écriture • Simple totalisation des montants par

4 Comptes de tiers 41 Clients et comptes rattachés 445 Etat - Taxes sur le C.A.

• Définition des sauts de page • 3 caractères au maximum • Saisie directe d ’écritures • Définition des conditions de suivi

445710 TVA collectée 531000 Caisse 701000 Ventes produits finis

racine de compte, en édition

analytique

Collectif

• Règles de gestion de la TVA • Centralisation des comptes auxiliaires

• Code d ’appel obligatoire • Autorisation par type de tiers

411000 Clients C1 404000 Fournisseurs d ’immos FI 274300 Prêts au personnel PP

(clients/fournisseurs/tiers divers) Facture client 41 Clients et comptes rattachés

4 Comptes de tiers

Sage X3 Gestion comptable & Financière

445 Etat - Taxes sur le C.A.

©

Sage France 2007

C1 411000 445710 701000

MARTIN

Page :

17 / 324

1.2.1.1.

Paramétrage

Codes activités CNA Gestion des natures : conditionne la présence des zones du pavé Analytique (=gestion de la nature à la française) VAT Gestion des taxes : conditionne la présence du bloc Taxes CSL Consolidation : conditionne la présence des zones Analyse consolidation et Consolidation IAS Gestion IAS : conditionne la présence des zones Suivi, Activité et Géographie DAS DAS2 : conditionne la présence des zones DAS2 et Nature DAS2 Valeurs paramètres ACCFMT Format numéro de compte (chapitre CPT) :10c (alphanumérique) ou 10# (numérique) ou 3#7c OPTLNGCPT Longueur compte fixe (chapitre CPT) LNGCPT Longueur compte si fixe (chapitre CPT) : Maximum à 10 SAITAX Code taxe obligatoire (chapitre CPT) :conditionne l ’obligation d ’indiquer ou non le code taxe par défaut du compte Menus locaux : Si on veut changer le libellé de la classe Inutilisée (menu local 638) DEVELOPPEMENT/ Dictionnaire traitements/Messages. Éléments de dimensionnement ACCOUNT Comptes : Intervient principalement dans les formules de dimensionnement des tables BALANCE (balance générale), BALANA (balance analytique), BUD (budget), CACNA (natures), GACCOUNT (comptes). Attention : dans la formule de dimensionnement de la table BALANA, ACCOUNT est utilisé pour représenter le nombre de natures. Profil utilisateur Fonction GESGAC Création / Modification / Suppression (pas de type Regroupement ou Site) Possibilité de supprimer un compte, de faire un changement de clé (Fichier/Supprimer Fichier/Changement de clé).

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

18 / 324

1.2.1.1.1. Comptes Généraux /Onglet généralités

Compte : Format et longueur définis via un ensemble de paramètres Code d’appel : constitué de 4 caractères au plus, utilisé comme raccourci de saisie et appelable par menu contextuel Classification :les comptes associés à la classe « Hors Bilan » ne peuvent plus être mouvementés que sur les types de pièces prévus à cet effet Code d’accès :permettant de restreindre les possibilités de consultation, modification, et exécution/utilisation du compte par les utilisateurs Société/Site : restriction d’utilisation du compte sur un regroupement de sites( société juridique ou non ) ou sur un site Nature analytique : nature par défaut : conditionne le suivi du compte en analytique Crible nature : crible de définition des autorisations d’imputation en fonction du code nature * = imputation libre Classe de compte : Zone liée à PARAMETRAGE/Comptabilité/Générale/Classes de compte et PARAMETRAGE/Comptabilité/Générale/Classes par défaut. Si on veut changer le libellé de la classe Inutilisée (menu local 638) DEVELOPPEMENT/ Dictionnaire traitements/Messages. Devise Si renseignée, seulement mouvements dans cette devise + la devise société (pour des régularisations). Exemple : pour les comptes de trésorerie gérés en devise OUT, il y a possibilité en fin d’année de lancer le traitement de génération des écarts de résultat (comptes gain ou perte de change).

1.2.1.1.2. Comptes généraux /ONGLET gestion

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

19 / 324

Menu ZOOM : accès à la consultation de comptes Onglets Adresse et RIB : utilisés pour adresser les règlements URSSAF par exemple Compte abonné : dans la fiche du compte de charge, permet d’associer le compte d’abonnement 488 qui lui est associé. Ce compte peut être un collectif (client/fournisseur/divers) + tiers. Taxes : codes taxes par défaut et caractéristiques du compte par rapport à la gestion de la TVA Sectorisation : précise si le compte fait l’objet d’un suivi sectoriel au sens IAS

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

20 / 324

1.2.1.1.3. Comptes Généraux/onglet Flags

Lettrable : ne pas oublier de cocher pour les comptes collectifs Mise à jour encours : le solde de la fiche TIERS est mis à jour ou non des mouvements enregistrés sur le compte collectif

1.2.2. Types de pièces 1.2.2.1.

Principes

Toute pièce comptable contient un type de pièce, qu’elle soit : issue d’une saisie manuelle générée automatiquement par un traitement importée d'un autre logiciel Les types de pièce permettent de décliner les différentes natures d’opération et de leur affecter : des règles communes de gestion et de contrôle la séquence numérique

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

21 / 324

1.2.2.2.

Paramétrage

Codes activités PAYTERMVAL (chapitre TC) : conditionne l’emploi de la condition du tiers soit le tiers facturé soit le tiers payeur. Profil utilisateur Fonction GESGTE Création / Modification / Suppression (pas de type Regroupement ou Site) Possibilité de supprimer un type de pièce et d’en changer le code (Fichier/Supprimer et Fichier/Changement de clé).

Numéros manuels : plage de numérotation manuelle Pièces réelles, simulation, Hors Bilan,pièces modèles : modalités de saisie de la pièce Das2, gestion échéances,TVA/débit,TVA/encaissement, pièces légales, création pièce IAS : règle de gestion de la pièce Autorisations : autorisations par type de journal

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

22 / 324

1.2.2.3.

Fonctionnement

Compteur Si type de donnée = Constante, prise en compte du code journal. Et possibilité de définir un compteur contenant le n° d’exercice (récupéré de FIY dans la table FISCALYEAR) sur 2 caractères maximum. Pièces de simulation Peut être utile de créer des types de pièces dédiés à la simulation (et n’autorisant pas le réel), pour éviter des trous dans la numérotation des pièces, les simulations pouvant être annulées. Mode règlement En saisie de pièce ou en import, le mode de règlement d’une échéance tiers est initialisé comme suit : si le type de pièce est coché ‘Gestion des échéances’ et qu’un mode de règlement lui est rattaché, l’échéance est toujours générée avec ce mode de règlement, quelle que soit la condition de paiement du tiers, si le type de pièce est coché ‘Gestion des échéances’ et qu’aucun mode de règlement ne lui est rattaché, l’échéance est générée avec le 1ier mode de règlement de la condition de paiement du tiers. La condition de paiement utilisée pourra être celle du tiers payeur/payé ou du tiers facturé/facturant, conformément au choix d’initialisation de la condition de paiement (PAYTERMVAL ‘Init conditions de règlement’, Tiers payeur / Tiers facturé) NB : en saisie d ’OD, dès lors que la pièce contient une ligne sur un Tiers, une échéance est créée pour ce tiers (mono-échéance, tiers comptabilisé = tiers facturé/facturant, tiers payeur/payé= celui du tiers comptabilisé, date échéance de l’entête d’écriture, ...) Exemple : si la saisie des NDF est faite via une OD (les salariés étant des tiers divers), et si le règlement des NDF est systématiquement effectué via chèque, autant paramétrer le type de pièce NDF avec un mode de règlement CHQ. Date cours Permet de défini si le cours doit être évalué en fonction de la date comptable ou de la date document origine. Ce qui est utile en saisie de facture fournisseur car cela permet d’initialiser le cours en fonction de la date facture fournisseur. A noter que cela fonctionne aussi en saisie de pièce.

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

23 / 324

1.2.3. Journaux comptables

Type : définit les caractéristiques communes des journaux Comptes fréquents : possibilité de les nommer avec un code d’appel (un seul caractère alphanumérique = raccourci de saisie) et ceux-ci sont listés dans le menu contextuel Comptes interdits : utilisation possible de « jokers » pour définir des groupes de comptes interdits

1.2.3.1.

Paramétrage

Menus locaux Menu local paramétrable depuis PARAMETRAGE/Paramètres généraux/Menus locaux/Comptabilité/613. Attention : simple changement du libellé des SEULS types OD 1/2/3 et OD Ana 1/2/3. Ne pas modifier l’ordre des valeurs du menu. Profil utilisateur Fonction GESJOU Création / Modification / Suppression (pas de type Regroupement ou Site) Possibilité de supprimer un journal et d’en changer le code (Fichier/Supprimer et Fichier/Changement de clé).

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

24 / 324

1.2.3.2.

Fonctionnement

Type : Menu local paramétrable depuis PARAMETRAGE/Paramètres généraux/Menus locaux/Comptabilité/613. Attention : simple changement du libellé des SEULS types OD 1/2/3 et OD Ana 1/2/3. Ne pas modifier l’ordre des valeurs du menu. Pour les types OD1, OD2, OD3, possibilité de : OD générale (pour regrouper les journaux utilisés en saisie d’OD), OD automatique (pour regrouper les journaux d’OD –de lettrage par exemple– alimentés automatiquement par la validation de règlements) OD régularisation (pour les journaux de régularisation/arrêté), OD paye (pour regrouper un journal de paye alimenté par interface et un journal pour les régularisations manuelles) Compte de trésorerie Possibilité d’y indiquer un compte collectif, seulement si il s’agit d ’un collectif de type Tiers divers (au minimum). (ex: gestion des caisses via compte collectif 53000 associé au journal de caisse) Actif Si non actif : impossible de saisir ou modifier une pièce comptable, possible de créer une facture tiers/achats/… mais impossible de la valider, toutes les consultations sont possibles Comptes fréquents Sont utilisables en saisie de factures tiers, en saisie de pièces et de lots. Ne sont par contre pas utilisables dans les modules Achats et Ventes. Comptes interdits : utilisation possible de « jokers » pour définir des groupes de comptes interdits

Bouton État Par société/ exercice/période/ Aucune comptabilisation ne peut être réalisée Au niveau de la colonne Actif, clic droit MAJ colonne. Si le journal est inactif sur une période donnée, que la pièce automatique est cochée ‘Première date’ à Oui, l’écriture n’est quand même pas générée, même pas sur le 1ier jour de la période suivante ouverte.

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

25 / 324

1.3.

AUTRES DONNEES DE BASE

1.3.1. Comptes de liaisons Utilisés pour l'enregistrement automatique des écritures de liaison inter-sites : écritures saisies ou importées saisie d'un règlement sur un site différent du site de facturation site d'en-tête différent du site ou des sites à la ligne ... Paramétrage ne jouant qu’en comptabilité ou en facturation tiers. Car en facturation Achats/Ventes, il n’y a pas vraiment de site financier à la ligne, le site ligne étant nécessairement identique au site en-tête. L’utilisation de ces comptes de liaison se traduit par la génération de 2 lignes supplémentaires dans la pièce comptable pour équilibrer chacun des sites, sur le compte de liaison. Ex : cas d’une facture tiers fournisseur sur le site S11 (en en-tête et en ligne). Règlement de cette facture sur le site S12. Eriture de règlement avec site S12 en en-tête, site ligne S11 pour la ligne fournisseur (lettrage), site ligne S12 pour le compte de trésorerie et 2 lignes supplémentaires sur le compte de liaison sur S11/S12 pour le solde correspondant.

Profil utilisateur Fonction GESTCK : Création / Modification / Suppression (pas de type Regroupement ou Site)

1.3.2. Autorisation site/société 1.3.2.1.

principes

possibilité de rattacher une fiche de base à une société juridique, un site ou un regroupement de sites, cette fiche ne pouvant donc être mouvementée que sur ceux-ci (PCG, journaux, natures analytiques, sections analytiques, …) certaines fiches sont interdépendantes d’où la nécessité de contrôler la cohérence des sociétés/sites/ regroupements définis sur ces fiches liées Exemples : - rattachement d’un compte général à un journal de trésorerie - rattachement d’une nature analytique à un compte général - rattachement d’une section analytique à une nature analytique

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

26 / 324

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base / 1-9 Autorisation site/société

Fiche de base JOURNAL

Fiche de base COMPTE

Zone Société/site

Zone Société/site

VIDE

RENSEIGNEE

RENSEIGNEE

VIDE

SITE

SITE

SITE

GROUPE

GROUPE

SITE

Cohérence ?

Paramétrage autorisé quel que soit le ou les sites renseigné renseignés

Les deux sites doivent être identiques

Le site doit faire partie du groupe (société juridique ou non juridique)

24

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

27 / 324

1.3.3. Schémas de comptes

Coefficients de répartition : utilisées en saisie de factures tiers pour précharger les montants Pré-imputation analytique : soit imputation directe, soit utilisation d’une répartition à priori

1.3.3.1.

Paramétrage

Codes activités GDA Nombre de comptes par schéma : code associé à l’écran GDIAACC (max = 30) ANA Nombre d’axes :conditionne le nombre de colonnes d’axes analytiques Profil utilisateur Fonction GESGDA ou Site)

Création / Modification / Suppression (pas de type Regroupement

Possibilité de supprimer un schéma de comptes et d’en changer le code (Fichier/Supprimer et Fichier/Changement de clé).

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

28 / 324

1.3.3.2.

Fonctionnement

Existence d’une fenêtre de picking des comptes généraux (de type Normal). Les coefficients ne sont appliqués qu’en saisie de facture TIERS sur le HT figurant d’en l’en-tête de facture. Les coefficients peuvent être négatifs, le montant calculé étant lui aussi alors négatif. S’il y a un compte de TVA dans le schéma, et si le schéma est appelé depuis le module Tiers, pas de pré chargement du compte de TVA : car en saisie de facture Tiers, on n’est pas censé indiquer les comptes de TVA, ceux-ci étant gérés automatiquement par l’interface comptable au moment de la validation de la facture. En saisie d’OD, possibilité de choisir un schéma de compte autre que celui pré chargé (pré chargé compte tenu du paramétrage de la transaction de saisie en cours). En création de facture/pièce, X3 supprime automatiquement les lignes de montant vide.

1.3.4. Groupes de collectifs Utilisés comme critères de sélection dans les consultations et éditions comptables ainsi que dans certains traitements

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

29 / 324

1.3.4.1.

Paramétrage

Profil utilisateur Fonction GESGSC ou Site)

Création / Modification / Suppression (pas de type Regroupement

Possibilité de supprimer un groupe de collectifs et d’en changer le code (Fichier/Supprimer et Fichier/Changement de clé). Existence d’une fenêtre de picking des collectifs. Tableau dimensionné à 30 lignes maximum. Pas de code activité permettant de le modifier.

1.3.4.2.

Utilisation

Les groupes de collectifs sont utilisés dans les fonctions : CONSCPT COMPTABILITE/Consultations/Comptes CNVECAR COMPTABILITE/Traitements/Écarts de conversion PAYPROPAL COMPTA TIERS/Règlements/Proposition règlements MODECHE COMPTA TIERS/Échéances/Gestion des échéances Les groupes de collectifs sont utilisés dans les états : BALAGEGRP Balance âgée BALGRPAUX Balance auxiliaire CCOMPTAUX Comptes individuels GLDEVAUX G.L. auxiliaire 2 devises GLGRPAUX Grand-livre auxiliaire GLVATAUX État de contrôle de TVA ECHTIERS Échéancier tiers PORTEFEUILLE Suivi portefeuille RELFRA Relances client réelle RELFRA2 Relances réelles réimpression RELSIM Relances client simulation RELSIM2 Relances simul réimpression

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

30 / 324

2. LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 2.1.

EXPLOITATION DES ECRITURES

2.1.1. Saisie de pièces 2.1.1.1.

Principes

Mise à jour du fichier des échéances (GACCDUDATE) dès lors qu’une ligne mouvemente un compte de tiers (client/fournisseur/tiers divers). L’échéance n’est pas forcément accessible en modification (i.e. depuis COMPTA TIERS/Echéances/Gestion des échéances) ; cela dépend du paramétrage du type de pièce. COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

Pièce comptable

Détail des échéances

[HAE] GACCENTRY

[DUD] GACCDUDATE

(1 à n)

Lignes d’écriture [DAE] GACCENTRYD

(1 à n) Code activité activité GAS Code activité activité VTP Code activité activité VTL

(1 à n)

Détail analytique [DAA] GACCENTRYA

: nombre maximum de lignes (DAE) dans une piè pièce comptable : nombre maximum de lignes analytiques (DAA) dans une piè pièce comptable : nombre maximum de lignes analytiques (DAA) pour une ligne générale (DAE) 27

2.1.1.1.1. Paramétrage : Codes activités GAS Nombre lignes pièce comptable VTP Nombre ventilations par pièce VTL Nombre ventilations par ligne ANA Nombre d’axes : conditionne le nombre de colonnes d’axes analytiques

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

31 / 324

Valeurs paramètres EUROCOD Code calculette euro (chapitre SUP) CHGTYP Type de cours (chapitre TC) SIVNULL Lignes à zéro interdites (chapitre TC) : concerne les pièces comptables ET les factures ACHATS/VENTES/TIERS. Attention : si SIVNULL est à OUI, il est quand même impossible de créer une pièce sans ligne: il doit au minimum y avoir des lignes avec des montants à zéro. SIVSUP Suppression facture/pièce comptable (chapitre TC) Éléments de dimensionnement VOUCHER Ecritures : nombre d’enregistrements dans GACCENTRYD. Sachant qu’une ligne d’OD analytique ‘pure’ met aussi à jour le fichier GACCENTRYD (où on retrouve le libellé à la ligne, le sens Débit/Crédit, …) Profil utilisateur Fonction GESGAS Création / Modification / Suppression / Transaction (type Regroupement ou Site) (Accès ou non au zoom sur le paramétrage de la transaction courante) Possibilité de supprimer une pièce (Fichier/Supprimer). COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations / 2-1 Saisie de pièces / 2-1.1 Principes Catégorie MODELE

Catégorie HORS BILAN

Modèle d ’écriture pour générer les abonnements et les écritures calculées

N’autorise que des comptes de type Hors bilan

Catégorie REEL

Etat DEFINITIF Etat PROVISOIRE

Catégorie SIMULATION ACTIVE Ecritures disponibles en consultation/édition

Catégorie SIMULATION INACTIVE 28

REMARQUES

N’est pas ici traité le cas des pièces IAS

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

32 / 324

2.1.1.1.2. Mode opératoire Application de la transaction associée à l’utilisateur, ou liste de choix En saisie de pièce, valeurs par défaut standards : site de l'utilisateur date système (saisie à la connexion) journal associé au type de pièce valeurs associées aux comptes (taxe, nature) valeurs par défaut des tables diverses premières valeurs des menus locaux niveau maximum de BAP de l’utilisateur Saisies pièces / onglet en-tête

Zoom/Règlement S’il s’agit d’une écriture de règlement portant sur plusieurs règlements (et donc sur un bordereau), pas de zoom actif (ex : écriture de remise en banque de chèques reçus) Zoom sur la factureTiers/Vente/Achats Zoom sur la transaction courante Possibilité d’extourner la pièce Affichage : affichage des montants du document courant convertis dans une devise donnée Valeur paramètre EUROCOD : détermine la valeur par défaut de la devise Valeur paramètre CHGTYP : détermine le type de cours appliqué Possibilité de changer de transaction de saisie Suppression du numéro de pièce = passage en mode duplication

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

33 / 324

Devise : En saisie/modification, possibilité de changer le cours d’une devise OUT. Initialisation immédiate du cours. Clic droit Init cours pour ré initialiser le cours à partir de la table des cours Cours appliqué stocké dans la pièce Cours Le cours et le type de cours sont modifiables sur une pièce directement saisie en comptabilité, tant que la pièce n’est pas définitive Par contre, si la pièce provient d’un autre module, même en provisoire, le cours et le type de cours ne sont plus modifiables. Relance En saisie, zone cochée par défaut si le type de pièce est coché ‘Relances’. Dans le cas contraire, la zone est non accessible. DAS2 En saisie, zone accessible en modification (mais non cochée par défaut) si le type de pièce est coché DAS2 à oui. Dans le cas contraire, zone non accessible. Zone contrôlée par le traitement d’extraction DAS2.

Extourne et date extourne : Zones mises à jour suite à l’extourne de la pièce

Saisies pièces/ onglet lignes

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

34 / 324

Clic-droit en création /modification, zone Compte : zoom sur la fiche compte, liste des codes d’appels du PCG, liste des comptes fréquents du journal Clic-droit zones Débit ou Crédit : solde de la pièce , solde du compte , montant forcé( devise OUT)

Clic-droit sur une ligne d’écriture : zoom sur échéance si ligne sur un tiers , type de pièce avec gestion des échéances

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

35 / 324

Clic-droit sur une ligne avec une répartition analytique saisie/à saisir : zoom sur le contenu de la répartition analytique (pourcentage, montant)

Bouton Supprimer actif : si Aucune ligne lettrée , aucune ligne pointée pièce réelle/ hors bilan provisoire Module origine = Comptabilité Valeur SIVSUP à oui ( cela est possible si le code activité KFI est inactif) Bouton Devise vs menu Affichage/Convertisseur Le bouton Devise affiche les montants stockés dans GACCENTRYD, i.e. au cours de la pièce : en devise de saisie/transaction, en devise locale/société, en devise de reporting Affichage/Convertisseur convertit les montants devise de transaction par rapport à un type de cours potentiellement différent de celui appliqué sur la pièce (CHGRAT du chapitre TC) et à une date de cours=date du jour

Utilitaires COMPTABILITE/Utilitaires/Pièces Batch possible (tâche ACCRECENT)

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

36 / 324

2.1.2. Saisie de lots

Permet la saisie d’un ensemble de pièces comptables sous forme de ‘brouillard’ Les éléments d’en-tête sont renseignés à la ligne pour chaque nouvelle ‘pièce’ Un lot peut être créé déséquilibré et faire l’objet d’un complément de saisie ultérieur, avant sa validation comptable Le lot peut être effacé ou dupliqué après validation

Pièce comptable Saisie LOT

Pièce comptable

Validation Pièce comptable

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

37 / 324

Menu Zoom :zoom sur le paramétrage de la transaction utilisée Code lot déterminé via affectation des compteurs Transaction de saisie :Possibilité de choisir la transaction de saisie La saisie est mono-journal

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

38 / 324

2.1.2.1.

Paramétrage

Codes activités ANA analytiques GAS VTL VTP

Nombre d’axes : conditionne le nombre de colonnes d’axes Nombre lignes pièce comptable Nombre ventilations par ligne Nombre ventilations par pièce

Profil utilisateur Fonction GESGAS Création / Modification / Suppression / Transaction (type Regroupement ou Site) (Accès ou non au zoom sur le paramétrage de la transaction courante) Possibilité de supprimer un lot (Fichier/Supprimer) tant qu’il n’a pas été validé.

2.1.2.2.

Utilisation

Possibilité d’utiliser les lots dans une reprise de balance générale ou de GL des non lettrés dans la mesure où un lot n’est pas obligatoirement équilibré ce qui évite les problèmes de rejet si la pièce importée n’est pas équilibrée.

2.1.3. Consultation COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

Zoom sur

Règlements

Zoom sur

Échéances

Consultation

Balance générale

Consultation

Comptes

Zoom sur

Mouvements de stocks

Consultation

Balance Auxiliaire Zoom sur

Factures

Zoom sur

Pièce comptable

(Ventes/Achats/Tiers)

41

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

39 / 324

2.1.3.1.

Balances

2.1.3.1.1. Principes Coexistence de deux consultations de balance La balance (CONSBAF) Permet de restituer la contre-valeur devise société des mouvements passés dans une devise de transaction donnée (nouvelle balance V140) Ex : soit sur un même compte, les 2 écritures suivantes : devise transaction €=100€ devise transaction USD=200 USD Consultation en € Consultation en USD

devise locale €=100€ devise locale €=180€

devise reporting €=100€ devise reporting €=180€

solde devise transaction €= vide (car incohérence à sommer des montants dans des devises différentes) solde devise société €=280€ solde devise transaction USD=200 USD solde devise société €=180€

La balance convertie (CONSBAL) Permet de disposer de la balance en devise société ou reporting (sans la valeur des mouvements en devise origine/transaction) mais aussi dans une devise quelconque (balance société ou reporting convertie en direct en fonction d’un cours de la table des cours) (ancienne balance V130) Ex :

consultation en € consultation en USD

solde devise société/reporting €=280€ solde devise USD=266 USD (280€ convertis à 0.95)

2.1.3.1.2. Paramétrage Valeurs paramètres CNSTYPCUR Type cours pour consultations (chapitre CPT) BALGACRPT Balance géné devise reporting (chapitre CPT) : conditionne la mise à jour de la balance générale en devise de reporting. Sachant que cette valeur paramètre peut être modifiée à tout moment, l’utilitaire de récupération de balance permettant la mise à jour de la balance générale en conséquence

Profil utilisateur Fonction CONSBAF Fonction CONSBAL

Pas d’option (type Regroupement ou Site) Pas d’option (type Regroupement ou Site)

Utilitaires COMPTABILITE/Utilitaires/Balances Batch possible (tâche ACCRECBAL) (cf. UTILITAIRES/Balance générale)

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

40 / 324

2.1.3.1.3. Mode opératoire Balance CONSBAF Gestion de la contre valeur se basant sur : -L’utilisation de code devise en minuscule dans la table BALANCE, -L’utilisation d’une zone permettant de qualifier la contre valeur stockée, FLGCTV Description : –Premier cas : FLGCTV à 0 et code devise minuscule Contexte : devise de transaction CUR devise de reporting GSYSCUR Objet : stocker la contre valeur en devise de société des mouvements passés sur des devises autres que GSYSCUR Résultat : montants en devise société AMTLOC stockés avec un code devise minuscule et FLGCTV à 0 –Deuxième cas : FLGCTV à 1 et code devise minuscule Contexte : devise de transaction CUR = devise de reporting GSYSCUR Objet : stocker la valeur en devise de transaction des mouvements passés sur la devise de reporting Résultat : montants en devise de transaction AMTCUR stockés avec un code devise minuscule et FLGCTV à 1 –Troisième cas : FLGCTV à 2 et code devise minuscule Contexte : devise transaction CUR = devise de reporting GSYSCUR Objet : stocker la contre valeur en devise société des mouvements passés sur la devise de reportin Résultat : montants en devise de société AMTLOC stockés avec un code devise minuscule et FLGCTV à 2 REMARQUES

Stockage – exemple 1 Devise société = USD Devise reporting Écritures Devise transaction EUR JPY Montant transaction 500 200 Montant société 605 1,94 Montant reporting 500 1,6 Balance Devise EUR JPY USD eur eur jpy usd

FLGCTV 0 0 0 1 2 0 0

= EUR USD 10 000 10 000 8 264,5

Montant 8.766,1 200 10 606,94 500 605 1.94 10 000

Stockage – exemple 2 Devise société = EUR Devise reporting

= EUR

Écritures Devise transaction Montant transaction

USD 10 000

EUR 500

Sage X3 Gestion comptable & Financière

JPY 200

©

Sage France 2007

Page :

41 / 324

Montant société Montant reporting

500 500

Balance Devise EUR JPY USD eur eur jpy usd

Montant 8 766,1 200 10 000 500 500 1,6 8 264,5

FLGCTV 0 0 0 2 1 0 0

1,6 1,6

8 264,5 8 264,5

Même mode opératoire pour les 2 consultations de balance Les écrans de consultation sont cependant différents, les champs pouvant y figurer variant d’une balance à l’autre

Collectif : la saisie d’un collectif pour permettre la consultation directe d’une balance Filtre : Racine de compte 4* ou borne début Société/site : possibilité de consulter la balance sur une société non juridique Dates : dates par défaut de l’utilisateur ou dernier exercice ouvert de la société Clic-droit sur la consultation de compte ou de balance auxiliaire Bouton Critères : permet d’accèder à la fenetre des critres permettant de prendre en compte ou non les montants en à-nouveaux /clôture/hors-bilan, changer l’écran de consultation

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

42 / 324

Les bornes de date peuvent être saisies sans tenir compte des bornes exactes de périodes mais comme la balance est stockée pour la période entière, le traitement affiche en fait les montants de la période entière. Tout mois ‘commencé’ en consultation est affiché en totalité. Il n’est pas possible de faire une ‘balance de date à date’ hors structure des périodes comptables. Par contre, attention au zoom sur la consultation de comptes : il garde les dates de consultation de balance et la consultation de compte se fait alors bien de date à date.

-

-

Balance CONSBAF Si critère Devise = vide tous les comptes sont affichés, quelle que soit la devise de transaction à l’origine des mouvements les zones de montant en devise de transaction sont vides les zones de montant en devise de société sont renseignées avec la somme de l’ensemble des mouvements Si critère Devise = CUR les seuls comptes ayant eu des mouvements en devise = CUR sont affichés les zones de montant en devise de transaction contiennent les seuls mouvements dans cette devise (et non pas des montants calculés) les zones de montant en devise de société sont renseignées avec la contre valeur société effective des montants en devise de transaction

Balance convertie CONSBAL, fonctionnement : Tous les comptes sont affichés, quelle que soit la devise de transaction ou de tenue du compte et quelle soit la devise de consultation (qui est ici obligatoire) Si critère Devise = CUR = devise société consultée les zones de solde débiteur/solde créditeur et total débit/total crédit sont renseignées avec les montants en devise de société Si critère Devise = CUR = devise reporting (différente de devise société) les zones de solde débiteur/solde créditeur et total débit/total crédit sont renseignées avec les montants en devise de reporting si BALGACRPT est à Oui. Sinon, si BALGACRPT est à Non, les montants sont affichés en devise société Si critère Devise = CUR = devise autre que devise société et devise reporting les zones de solde débiteur/solde créditeur et total débit/total crédit sont renseignées avec les montants en devise de société convertis en devise CUR, en fonction du cours CNSTYPCUR et de datesyst S’il n’y a pas de cours entre CUR et la devise société, aucun montant n’est affiché (et un message d’erreur est retourné)

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

43 / 324

2.1.3.2.

Comptes

Profil utilisateur Fonction CONSCPT

Pas d’option (type Regroupement ou Site)

Codes activités ANA Nombre d’axes : conditionne le nombre de colonnes d’axes analytiques VTL Nombre ventilations par ligne : conditionne le nombre de lignes pouvant être chargées dans le tableau des ventilations CNT Total consultations comptables

Société : juridique ou non juridique Devise Sélection des mouvements par rapport à la devise de transaction. Si vide, affichage des lignes d’écriture toutes devises confondues Clic droit sur une ligne : zoom sur la pièce comptable, Zoom sur la facture tiers client/fournisseur ou sur la facture vente/achat à l’origine de la facture Zoom sur les échéances Zoom sur le règlement à l’origine de l’écriture Zoom sur la consultation des mouvements par date

Répartition analytique : dans le cas d’un compte suivi en analytique, possibilité de visualiser la contenu d’une répartition analytique

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

44 / 324

Marquage :Zone de 20 caractères alphanumériques.

Onglet Solde présent si le code activité CNT est à Oui Soldes débiteurs/créditeurs et mouvements débit/crédit en devise de sélection et en devise société Total et solde des écritures sélectionnées en devise société, en devise de reporting et en devise de transaction

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

45 / 324

Bouton Critères

Affiner la sélection des écritures

Toute information caractérisant une écriture peut être un critère de sélection Société /Site/Date/Devise : reprise des éléments d’en-tête mais ce sont des éléments modifiables Journal : sélection par rapport au journal de l’écriture Type de pièce : sélection par rapport au type de pièce de l’écriture Lettre + lettrées ou non lettrées : Si sélection des écritures lettrées ou non lettrées ,possibilité de rechercher un code lettrage majuscule ou minuscule précis Document origine/Référence : Recherche une écriture par rapport à la valeur exacte de sa référence ou de son document d ’origine A-nouveaux, clôture, simulations :Prise en compte ou non : des écritures d ’à-nouveaux, des écritures de clôture, des simulations actives Choix de l ’ordre d ’affichage des données sélectionnées : tri par date comptable tri par code lettrage tri par date d ’échéance Code écran par défaut

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

46 / 324

Bouton En-tête : recherche par rapport aux données d ’en-tête de pièce (Avec un maximum de 10 critères) Bouton Analytique et Lignes idem avec les données de comptabilité générale et analytique des lignes ( Ligne/GACCENTRYD et Analytique/GACCENTRYA) Bouton Memo , Rappel , Efface Memo : Possibilité de mémoriser différentes combinaisons de critères de recherche et de les rappeler ou effacer

REMARQUES

Rappel : les simulations inactives ne sont jamais prises en compte. Rappel : les codes mémos sont stockés dans le répertoire ETM du dossier.

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

47 / 324

2.1.3.3.

Ecritures

Société/Site ainsi que les Dates : valeurs initialisées par les valeurs du code mémoSTD ou les valeurs par défaut de l’utilisateur Clic-droit sur une ligne : meme principe qu’en consultation de comptes : zoom sur la pièce comptable, la facture achat/vente/tiers fournisseur/tiers client, les échéances Bouton Critères Possibilité d’affiner la recherche des écritures via le bouton criteres..Meme principe qu’en consultation de compte Profil utilisateur Fonction CONSPCE

Sage X3 Gestion comptable & Financière

Pas d’option (type Regroupement ou Site)

©

Sage France 2007

Page :

48 / 324

2.1.3.4.

Paramétrage écrans

Outil disponible pour générer les écrans de consultation de balance générale, de compte et d’écriture. Écrans paramétrables par définition : des champs à afficher et de leur ordre de présentation du nombre de lignes affichées, du nombre de colonnes fixes

Code d’accès : affectation de l’écran à un ou plusieurs utilisateurs Nombre colonnes fixes : les n premieres colonnes restent affichées sur toutes les pages de consultation Ordre : selection des champs d’affichage Bouton Visu : Visualisation possible pour contrôle du paramétrage Bouton Copie Ne fait que la copie des données de la table GTABACC du dossier X vers le dossier Y. Ne lance pas la génération des traitements et écrans dans le dossier destination. Dans le dossier Y, il ne faut donc pas oublier de revalider les écrans (bouton Validation). Exemple : pour un code écran compte X, X3 génère un écran WMCPTX (répertoire EFRA si dossier est généré uniquement en français), et deux traitements WGMCPTX et WMCPTX (répertoire TRT du dossier).

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

49 / 324

2.1.3.4.1.

Paramétrage d’un écran de consultation

Codes activités CNS Consultations comptables : ne s’applique qu’aux écrans standards CONSCPT2/CONSBAL2/CONSPCE2 Utilitaires DEVELOPPEMENT/Utilitaires/Dictionnaire/Génération transactions : Superviseur/Ecrans de consultation Profil utilisateur Fonction GESGTC Création / Modification / Suppression (pas de type Regroupement ou Site) Fonction GESGT2 Création / Modification / Suppression (pas de type Regroupement ou Site) Possibilité de supprimer un écran de consultation et d’en changer le code (Fichier/Supprimer et Fichier/Changement de clé).

Paramétrage appliqué en consultation de compte directe ou indirecte (zoom sur un compte depuis la consultation de balance) (Paramétrage /comptabilité/Generle/Codes ecrans par défaut )

Affectation par défaut des écrans de consultation : >pour les comptes : Ecran associé au mémo de consultation de comptes STD (1)

Code écran par défaut

Ecran par défaut de la consultation de comptes (2)

Ecran CONSCPT2 (3)

Ecran par défaut de la consultation d ’écritures (2)

Ecran CONSPCE2 (3)

Ecran par défaut de la consultation de balances (2)

Ecran CONSBAL2 (3)

>pour les écritures : Ecran associé au mémo de consultation d’écritures STD (1)

>pour les balances générale et auxiliaire :

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

50 / 324

(1) COMPTABILITE/Consultations/Comptes et Écritures Bouton Critères, zone Code écran quand le bouton Mémo est activé (2) DEVELOPPEMENT/Dictionnaire traitements/Consultations CPT = zone code écran par défaut PCE = zone code écran par défaut BAL = zone code écran par défaut (3) DEVELOPPEMENT/Dictionnaire traitements/Ecrans CONSBAL2 CONSCPT2 CONSPCE2

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

51 / 324

2.1.4. Paramétrage transactions 2.1.4.1.

Principes

Outil permettant de personnaliser les écrans utilisés en saisie d ’OD, les valeurs par défaut et contrôles associés Nombre illimité de transactions Possibilité de les rendre ou non accessibles à certains utilisateurs Exemples d’utilisation : transaction de saisie d’OD de TVA transaction de saisie des frais bancaires transaction de saisie de transfert en douteux transaction de saisie d ’OD de régularisation

SCHEMA de COMPTES

ECRAN de SAISIE de PIECE

• définition des imputations comptables et analytiques

• choix des champs de l ’écran • choix du nombre d ’onglets Génération d ’écran(s) WMAC1XXX + WMAC2XXX (si 2 onglets)

TRANSACTION DE SAISIE

• zones saisissables Oui/Non • valeurs par défaut

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

TABLES de CONTROLES

• valeurs autorisées/interdites • liste/borne de valeurs • définition du message

Page :

52 / 324

2.1.4.2.

Ecrans de transactions de saisie

Catégorie : générale ou analytique Nombre de pages : choix du nombre d’onglets Champs : champs à afficher sélectionnés dans les fichiers d’écritures comptables [HAE] GACCENTRY (en tête écriture) [DAE] GACCENTRYD (ligne d’écriture générale)

2.1.4.2.1. Paramétrage : Profil utilisateur Fonction GESGCR Création / Modification / Suppression (pas de type Regroupement ou Site) Possibilité de supprimer un écran de saisie de pièces et d’en changer le code (Fichier/Supprimer et Fichier/Changement de clé).

2.1.4.2.2. Mode opératoire : Nombre de pages Dans une page, possibilité de contenir au maximum 10 zones. Attention cependant à certains champs qui comportent 2 zones (Extourne qui pointe sur Extourne et Date extourne, Document origine pointant sur Document origine et Date document).

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

53 / 324

Référence simulation Zone technique (non saisissable/modifiable) destinée à permettre l'annulation d’une pièce de simulation générée automatiquement (Ex : CCA/PCA) pour qu’elle soit remplacée par une pièce réelle (ou une autre simulation). Utilitaires DEVELOPPEMENT/Utilitaires/Dictionnaire/Génération transactions : Comptabilité/Ecrans de saisie de pièces

2.1.4.3.

Transactions de saisie

Onglet 1 : WMAC+ STS Schéma de comptes : associé à la transaction de saisie Saisie déséquilibrée :ne concerne que les OD analytiques Date début/fin de validité :contrôle par rapport à la date comptable Valeur par défaut :Référence d’en-tête non modifiable « DEPSTK » suivi du mois et de l’année Contrôle : montants contrôlés : exemple : valeurs négatives interdites

2.1.4.3.1.

Paramétrage :

Profil utilisateur Fonction GESGDE Création / Modification / Suppression (pas de type Regroupement ou Site)

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

54 / 324

Possibilité de supprimer un paramétrage de transaction de saisie (Fichier/Supprimer) à l’exception des transactions STD/STDA/STDL. Utilitaires : DEVELOPPEMENT /Utilitaires/Dictionnaire/Génération transactions : Comptabilité/Transactions comptables

2.1.4.3.2.

Mode opératoire :

Plusieurs transactions peuvent se baser sur le même écran La transaction STD permet de visualiser/modifier l’ensemble des pièces comptables, quelle que soit leur transaction d’origine Idem pour STDL/STDA avec les lots et les pièces analytiques Exemples de valeurs par défaut : Zone DES o string$(nolign>1,DES(max(0,nolign-2))) Permet de proposer le libellé de la ligne précédente o string$(nolign>1,DES(0)) Permet de proposer le libellé de la 1ière ligne d’écriture Zone SAC Exemple : transaction de transfert en douteux o string$(nolign=1,"CD") Permet de proposer le collectif CD en 1ière ligne d’écriture Zone REF Exemple : transaction d’OD de TVA o "TVA " -format$("D:MM[-]YY",addmonth([M:HAE1]ACCDAT,-1)) Permet d’initialiser la référence avec ‘TVA mois-année’, le mois chargé étant le mois précédent à celui de la date comptable saisie Zone DUDDAT Exemple : transaction de saisie de NDF o eomonth(addmonth([M:HAE1]ACCDAT,1) Permet d ’initialiser le calcul de l’échéance à partir de la comptable plus un mois Fin De Mois REMARQUES

Penser à utiliser l’éditeur de formules ou l’aide fonctionnel sur le L4G X3 (barre d’outil/Sommaire/Développement/Le L4G/Index général

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

55 / 324

2.1.5. Validation des écritures 2.1.5.1.

Validation des écritures par lot

2.1.5.1.1. Paramétrage Profil utilisateur Fonction CPTLOT U Accès par utilisateur (type Regroupement ou Site) Batch possible (tâche ACCLOT).

Génération : possibilité de génération en simulation si le paramétrage des types de pièce du lot l’autorise Effacement du lot :Possibilité de suppression automatique des lots suite à une génération en mode réel.

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

56 / 324

2.1.5.2.

Validation définitive

2.1.5.2.1.1.

Principes

dans une pièce définitive, les seules données analytiques et ‘ extra-comptables ’ sont modifiables (libellé, référence, date de valeur, date d’échéance, sections, …) pour clôturer une période, nécessité de passer en définitif les écritures la constituant

2.1.5.2.1.2.

Mode opératoire

au cas par cas : depuis la saisie de pièce, modification de la zone État en masse, en fonction de critères de sélection : exécution du traitement Validation définitive ( écriture comptable

F A C T U R E

PINVOICE

GACCENTRY

BPARTNER- Tiers BPRSAC - Collectif CUR - Devise DES - Libellé

TYP - Type de pièce JOU - Journal CUR - Devise

FACE INTER

GACCENTRYD PINVOICED SAC – Collectif ACC – Compte BPR – Tiers AMT*** – Montant TAX(*) – Taxe CNA – Nature

ITMREF - Article AMT*** - Montant VAT(*) - Taxe LINCNA - Nature CCE(*) - Section

E C R I T U R E

GACCENTRYA CCE(*) – Section

3

PARAMETRAGE DE L’INTERFACE COMPTABLE

Détermination des numéros de compte à alimenter Utilisation des codes comptables

Détermination des autres caractéristiques de la pièce comptable Utilisation des pièces automatiques

4

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

92 / 324

3.2. CODES COMPTABLES 3.2.1. Généralités Principes Pour chaque ligne de transaction (facture tiers/achat/ventes, …) ou pour tout traitement générant des écritures comptables (F.A.R, P.C.A./C.C.A., …), le code comptable permet de déterminer la relation : ligne/enregistrement ---> compte Un code comptable peut être affecté à différents types d’éléments tels que : --le tiers, le client, le fournisseur, –l’article, les éléments de pieds de facture, –le code taxe, … Tout code regroupe un ensemble de comptes appelé ‘ lignes de codes comptables ’ ou Indice Ces lignes représentent les différents évènements comptables susceptibles de se produire pour chaque type de données Les lignes de code sont ensuite appelées suivant le contexte comptable Exemples Client : quels types de collectifs peut-on avoir ? –Collectif Vente 411000 –Collectif Clients Douteux 416000 –Collectif Facture à émettre 418000 –Collectif Acomptes reçus 419100 –Collectif Effets à recevoir 413000 –Modificateur Produits constatés d’avance Chaque ligne de code comptable permet donc de décliner les différentes situations/contextes comptables d’un client Menus locaux : Zone pointant sur le menu local 853. Non modifiable en standard (i.e. non accessible depuis PARAMETRAGE/Paramètres généraux/Menus locaux)

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

93 / 324

Taxes : quels types de comptes/modificateurs peut-on avoir ? –Modificateur Taxe collectée 445710 –Modificateur Taxe à déduire/achat 445660 –Modificateur Taxe à déduire/immos 445620 –Modificateur Taxe à déduire/CEE 445662 –Modificateur Taxe à déclarer CEE 445200 –Modificateur Régularisation à déduire 445860 –Modificateur Régularisation collectée 445870 –Modificateur Taxe à décaisser 445500 –Modificateur Taxe non déductible 635200 La ligne de code comptable peut être : déduite en fonction du contexte (et donc du traitement) mais modifiable : –par exemple, en saisie de facture client, le collectif renseigné en 1ière ligne du code comptable du client est proposé par défaut pour la comptabilisation de la facture, –ce même collectif est aussi proposé pour la saisir du règlement sur le client, déduite en fonction du contexte (et donc du traitement) mais non modifiable : –par exemple, lors de la saisie d’un impayé, l’utilisateur choisit ou non de passer la créance en créance douteuse, le traitement allant alors rechercher le collectif client douteux ou le collectif client normal utilisée conformément au paramétrage (des pièces automatiques) : –en standard, par exemple, la comptabilisation d’une pièce de F.A.R alimente le collectif F.A.R défini dans le code comptable du fournisseur,

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

94 / 324

Pour un type donné, on peut créer autant de codes comptables (et donc de combinaisons de comptes/collectifs) que nécessaire :

CLIENTS FRANCE Collectif Vente : 411000 Collectif Clients douteux : 416000 Collectif Facture à émettre : 418000 Collectif Avoir à émettre : 419800 Collectif Acomptes reçus : 419100 Collectif Effets à recevoir : 413000

BPCUSTOMER [F:BPC]ACCCOD

Client 1 Client 2 Client 3 Client 4

CLIENTS CEE Collectif Vente : 411050 Collectif Clients douteux : 416050 Collectif Facture à émettre : 418050 Collectif Avoir à émettre : 419050 Collectif Acomptes reçus : 419050 Collectif Effets à recevoir : 413050

3.2.2. Paramétrage des lignes PARAMETRAGE/Comptabilité/Interface comptabilité/Lignes des codes comptables Les valeurs données par Sage X3 à la création du dossier sont des valeurs standards

3.2.2.1. Certaines lignes de codes comptables sont à conserver ,Sage X3 les testant « en dur »

L e s v a le u r s d o n n é e s p a r X 3 à la c r é a t io n d u d o s s ie r s o n t d e s v a le u r s s t a n d a r d C e r t a in e s lig n e s d e c o d e s c o m p t a b le s s o n t à c o n s e r v e r , X 3 le s t e s t a n t ‘ e n d u r ’ : C l ie n t : in d ic e 0 1 : V e n t e in d ic e 0 3 : C lie n t s d o u t e u x F o u r n iis sseu r

:

in d ic e 0 1 : A c h a t in d ic e 1 7 : A c h a t

S o c ié t é / S it e

:

in d ic e 0 4 : C o m p t e d e b é n é f ic e in d ic e 0 5 : C o m p t e d e p e r t e

T ie r s d iiv v e rs

:

in d ic e 0 1 : C o lle c t if p a r d é f a u t

11

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

95 / 324

code comptable type CLIENT ligne 01 utilisée : o en proposition automatique de règlement pour déterminer le collectif du règlement (TRT PAYPROPAL2) o en saisie de règlement, pour initialiser le collectif d’en-tête du règlement (TRT SUBPAY) o en saisie de règlement pour déterminer le collectif des échéances à créer. (TRT SUBPAY3) o en initialisation du collectif d’en-tête des factures TIERS clients (TRT SUBBIC) et des factures VENTES (TRT SUBSIH) o en initialisation du collectif ligne des factures TIERS clients (TRT SUBBIC2) et fournisseurs (TRT SUBBIS2) o en initialisation du collectif en saisie de relevé d’échéances (TRT SUBREL0) o en saisie de pièce comptable, pour initialiser le collectif des lignes (TRT SUBGA1) o en import de règlement pour déterminer le collectif des échéances à créer. (TRT PAYIMPORT) ligne 03 utilisée : par la gestion des impayés clients si Douteux à OUI (TRT IMPAYE). code comptable type FOURNISSEUR ligne 01 utilisée : o en proposition automatique de règlement pour déterminer le collectif du règlement (TRT PAYPROPAL2) o en saisie de règlement, pour initialiser le collectif d’en-tête du règlement (TRT SUBPAY) o en saisie de règlement pour déterminer le collectif des échéances à créer. (TRT SUBPAY3) o en initialisation du collectif d’en-tête des factures TIERS fournisseurs (TRT SUBBIS) et des factures ACHATS (TRT SUBPIH) o en initialisation du collectif ligne des factures TIERS fournisseurs (TRT SUBBIS2) et clients (TRT SUBBIC2) o en initialisation du collectif en saisie de relevé d’échéances (TRT SUBREL0) o en saisie de pièce comptable, pour initialiser le collectif des lignes (TRT SUBGA1) o en import de règlement pour déterminer le collectif des échéances à créer. (TRT PAYIMPORT) ligne 17 utilisée : o en saisie de factures TIERS fournisseurs, pour initialiser le compte de la 1ière ligne (TRTSUBBIS2). code comptable type SOCIETE/SITE ligne 04 / ligne 05 utilisées : o par la fonction de fin d’exercice si la valeur paramètre FIYENDENT (CPT) est à Oui (société) ou à Non (site) (TRT FIYEND). code comptable type TIERS DIVERS ligne 01 utilisée : o en proposition automatique de règlement pour déterminer le collectif du règlement (TRT PAYPROPAL2) o en saisie de règlement, pour initialiser le collectif d’en-tête du règlement (TRT SUBPAY) o en initialisation du collectif ligne des factures TIERS clients (TRT SUBBIC2) et fournisseurs (TRT SUBBIS2) o en saisie de pièce comptable, pour initialiser le collectif des lignes (TRT SUBGA1)

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

96 / 324

o en import de règlement pour déterminer le collectif des échéances. (TRT PAYIMPORT)

Règlement

:

indice 01 indice 02

: Gain : Perte

code comptable type REGLEMENT ligne 01 / ligne 02 utilisées : o par la gestion des règlements, dès lors qu ’une destination comptable est associée à un code comptable (nécessairement de type Règlement)(TRT PAYPROPAL2 si proposition automatique et TRT SUBPAY2 si saisie directe et TRT PAYIMPORT si import) code comptable type FRAIS POUR NOTE DE FRAIS ligne 01 utilisée : o pour initialiser le code taxe du frais (TRT GESTES) o

3.2.2.2. Pour chaque code comptable, on peut ajouter autant de lignes qu’on le souhaite. Ces lignes sont appelées Indices

Exemple : code comptable ‘Article négoce’

ARTICLE NEGOC Achat : 607000 Vente : 707000 Remises obtenues : 709600 Remises accordées : 609700 Variation de stock/produit acheté : 603700 Variation de stock/produit fabriqué : 713500 Entrée de stock : 371000 Sortie de stock : 355000 Ligne ajoutée Achat : 607999 Ligne ajoutée Vente : 707999

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

97 / 324

Obligatoire Oui/Non : Indique si le renseignement du compte/ collectif/modificateur est obligatoire ou non en création du code comptable Type Ligne collectif/compte = contrôle d’existence dans le PCG modificateur = pas de contrôle d’existence

3.2.3. Construction de comptes. Valeurs paramètres CREACC Création automatique comptes (chapitre CPT) o Création par duplication du compte dont la racine est la plus proche du compte devant être généré automatiquement. o Reprise du paramétrage des onglets Généralités, Gestion et Flags (y compris devise/code consolidation/type de gestion de TVA/type d’imputation taxe, données du bloc Sectorisation…) mais pas des onglets Adresse et RIB, ni du code d ’appel. o Particularités : - zone DESSHO : code du compte à l’origine de la duplication, - réévaluation des codes reporting, - zone CNA vide quel que soit le paramétrage des lignes de code comptable pour la zone nature. (pas de création auto de nature) o Pour qu’elle ne soit pas vide, il faut avoir renseigné le tableau des natures analytiques par défaut.

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

98 / 324

o Sachant que le compte est alors créé avec sa nature par défaut, la zone crible étant alors avec *. La construction d’un compte se fait par empilement des codes comptables et des lignes de codes comptables suivant le paramétrage de la pièce automatique.

La construction d’un compte se fait par empilement des codes comptables et lignes de codes comptables suivant le paramétrage de la pièce automatique Pour construire un compte, utilisation des lignes de type Modificateur et possibilité de : Combiner les lignes d’un même code comptable, Combiner les lignes (indices) de différents codes comptables

Exemple : construction d’un compte de vente

Article Devise Commercial Taxe

- ligne 02

7xxxx1xxx

- ligne 02

xxxxxxEUR

- ligne 01

xx3xxxxxx

- ligne 11

xxx20xxxx

= 7xxxx1EUR = 7x3xx1EUR = 7x3201EUR

= 703201EUR

Dans le cas d’une variable non définie, X3 remplace la valeur ‘X’ par un 0 Dès lors qu’une des variables est affectée, elle ne peut être ré-affectée ou supprimée Si le compte est inexistant : Soit le compte n’est pas créé automatiquement et la pièce rejetée : Valeur paramètre CREACC à Non Soit le compte est créé automatiquement : Valeur paramètre CREACC à Oui o Libellé du compte généré : ‘XXX n° de la pièce à l’origine de sa création XXX’ Construction du compte Exemple 1 = compte de vente longueur 9 caractères code comptable ARTICLE ligne 02 7xxxx1xxx code comptable DEVISE ligne 02 xxxxxxEUR => 7xxxx1EUR code comptable COMMERCIAL ligne 01 xx3xxxxxx => 7x3xx1EUR code comptable TAXE ligne 11 xxx209xxx =>7x3201EUR =>703201EUR o La position 6 du compte est affectée avec 1 par la ligne de code comptable ARTICLE et n’est pas écrasée par la ligne 11 du code comptable TAXE. o La position 2 du compte n’est pas affectée donc application du 0. Exemple 2 = compte de vente code comptable ARTICLE ligne 02 701 code comptable TAXE ligne 11 xxx001 => 7010010 o Le traitement a rajouté un zéro en dernière position car le PCG est paramétré avec une longueur fixe 7 positions. Exemple 3 = compte de vente

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

99 / 324

code comptable ARTICLE ligne 02 701 code comptable TAXE ligne 11 xxx001 => 701001 o Le traitement n’a pas tronqué le compte lors de sa création automatique bien que le PCG soit paramétré avec une longueur fixe 5 positions.

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

100 / 324

3.3. PIECES AUTOMATIQUES 3.3.1. Généralités La pièce automatique permet de convertir un document en écriture comptable Y sont donc définies les correspondances entre : Transaction ‘origine’ = champs (& données) à extraire et Écriture destination = champs (& données) à alimenter Lors de la validation du document, X3 : Recherche la pièce automatique associée à la transaction de saisie du document Applique le paramétrage de la pièce automatique Ex : saisie d’une facture fournisseur achats sur la transaction STD ‘Tout saisi Facture’ et utilisation du type de facture FAC, lequel prévoit que ce soit la pièce automatique utilisée soit PIHI

3.3.2. Règles d’affectation Il existe plusieurs algorithmes de détermination de la pièce automatique à appliquer en fonction du contexte :

3.3.2.1. La pièce automatique est définie par les valeurs paramètres GAU* des différents chapitres (PARAMETRAGE/Paramètres généraux/Valeurs paramètres) Si la valeur paramètre n’est pas renseignée, le traitement recherche une autre pièce automatique dont le code est défini en ‘dur’ pour chacune des fonctions concernées

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

101 / 324

PARAMETRAGE Paramètres généraux/Valeurs paramètres

COMPTA TIERS Règlements/Impayés

Valeur paramètre GAUUNPAI

Saisie d ’un impayé bancaire

VIDE

Pièce UNPAI

VALEUR XXX

Pièce XXX

PARAMETRAGE Comptabilité/Interface comptabilité/Pièces automatiques

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

102 / 324

Fonctions concernées

Valeurs Paramètres

Code piece testée en dur

controlées COMPTA TIERS/Échéances/Imputation clients COMPTA TIERS/Échéances/Imputation fournisseurs COMPTA TIERS/Affacturage/Notification de règlement COMPTA TIERS/Affacturage/Comptabilisation quittance COMPTA TIERS/Facturation/Facture tiers client COMPTA TIERS/Facturation/Facture tiers fournisseur COMPTA TIERS/Règlements/Prorogation Client COMPTA TIERS/Règlements/Prorogation Fournisseur COMPTA TIERS/Échéances/Relevés COMPTA TIERS/Règlements/Impayés COMPTA TIERS/Règlements/Impayés COMPTA TIERS/Notes de frais/Comptabilisation des frais COMPTABILITE/Traitements périodiques/Génér° CCA/PCA COMPTABILITE/Traitements périodiques/Génér° CCA/PCA COMPTABILITE/Traitements périodiques/Fin d’exercice COMPTABILITE/Traitements périodiques/Fin d’exercice COMPTABILITE/Traitements périodiques/Fin d’exercice Fonctions se traduisant par du lettrage Fonctions se traduisant par du lettrage STOCK/Traitements périodiques/Valorisation/… Interface comptabilité (1) CONTROLE GESTION/Coût de fabrication/… Comptabilisation en-cours(2)

GAUACPT GAUACPT GAUFCTN GAUFCTQ GAUKIK1 GAUKIK2 GAUPRORO GAUPRORO GAUSOI GAUUNPAI GAUUNPAY GAUEXP GAUCCA GAUPCA GAUFIYCL GAUFIYEN GAUFIYRE GAUMTC GAUMTR ACCCSTENT

- Transfert d ’acompte - Transfert d ’acompte - Notification de règlements - Quittance d ’affacturage - Facture client : prestations - Facture fournis. : prestations - Prorogation - Prorogation - Relevé d ’échéances Impayés Impayés (frais) - Relevé des frais - Pièce charges const. avance - Pièce produits const. avance - Pièce de clôture - Pièce fin d'exercice - Pièce de résultat - Pièce lettrage auto - Pièce arrondi lettrage Pièce automatique coût (VPD=COST)

ACPT ACPT FCTN FCTQ KIK1 KIK2 PRORO PRORO SOI UNPAI UNPAY EXP CCA PCA FIYCL FIYEN FIYRE MTC MTR COST

ACCWIPENT

Pièce automatique en-cours (VPD=WIP)

WIP

(1) : Cette dernière pièce automatique n’est utilisée qu’à la condition que l’interface des coûts soit activée, i.e. si ACCIFA (Interface comptabilité) est à Oui (2) : Cette dernière pièce automatique n’est utilisée qu’à la condition que l’interface des coûts soit activée, i.e. si ACCIFA (Interface compta en-cours OF) est à Oui.

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

103 / 324

3.3.2.2. La pièce automatique est définie au niveau du paramétrage de la transaction de stock ou d’inventaire : PARAMETRAGE DE L’INTERFACE COMPTABLE

(2) La pièce automatique est définie au niveau du paramétrage de la transaction de stock ou d’ d’inventaire (PARAMETRAGE/Stocks/Transactions de saisie/Stocks) (PARAMETRAGE/Stocks/Transactions de saisie/Inventaires)

PARAMETRAGE Stocks/Transactions de saisie/Entré saisie/Entrées diverses

STOCK Mouvements/Entré Mouvements/Entrées diverses

Transaction ENT, onglet Général, ral bloc Paramè Paramètres, tres zone Code piè pièce auto

Saisie d ’une entrée diverse sur la transaction END

VIDE

Pas d’écriture

VALEUR XXX

Pièce XXX Si la valeur paramètre ACCIFA (Interface comptabilité est à Oui

PARAMETRAGE Comptabilité Comptabilité/Interface comptabilité comptabilité/Piè /Pièces automatiques

19

Fonctions concernées

Transactions standards

STOCKS / Mouvements / Entrées diverses STOCKS / Mouvements / Sorties diverses STOCKS / Mouvements / Réceptions STOCKS / Mouvements / Livraisons STOCKS / Mouvements / Changement stock STOCKS / Mouvements / Assemblage STOCKS / Mouvements / Désassemblage STOCKS / Inventaires / Inventaires

Sage X3 Gestion comptable & Financière

ENT ISS STD STD TRS ASS DES INV

©

Sage France 2007

Code pièce automatique Entrée diverse Tout saisi Sortie diverse de stock Tout saisi Tout saisi Transfert inter site Assemblage Désassemblage Inventaire

Page :

STKEN STKIS STKRE STKSD STKSC STKBB STKDB STKIN

104 / 324

3.3.2.3. La pièce automatique est définie au niveau du paramétrage des types de factures client et fournisseur : Si la pièce automatique n’est pas renseignée, le traitement recherche une autre pièce dont le code est défini en ‘dur’ pour chacune des transactions

(PARAMETRAGE/Paramètres généraux/Types facture fournisseur) (PARAMETRAGE/Paramètres généraux/Types facture client)

PARAMETRAGE Paramètres généraux/Types facture client

Saisie d ’une facture sur le type de facture AVO

Type AVO, zone Pièce auto tiers VALEUR XXX

Pièce XXX

COMPTA TIERS Facturation/Facture tiers client

VIDE

Type AVO : catégorie Avoir Application pièce auto BPCCR, et le cas échéant BPCIN

PARAMETRAGE Comptabilité/Interface comptabilité/Pièces automatiques

Sage X3 Gestion comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

105 / 324

Suffixe code pièce automatique

Préfixe code pièce automatique BPC

BPS

SIH

PIH

Sage X3 Gestion comptable & Financière

- Client

IN CR DN CN

Fournisseur IN CR DN CN - Client I C Fournisseur I C

©

Sage France 2007

Fonctions concernées

- Facture - Avoir - Note de débit - Note de crédit

COMPTA TIERS / Facturation / Facture tiers client COMPTA TIERS / Facturation / Facture tiers client COMPTA TIERS / Facturation / Facture tiers client COMPTA TIERS / Facturation / Facture tiers client

- Facture - Avoir - Note de débit - Note de crédit - Facture - Avoir

COMPTA TIERS / Facturation / Facture tiers fournisseur COMPTA TIERS / Facturation / Facture tiers fournisseur COMPTA TIERS / Facturation / Facture tiers fournisseur COMPTA TIERS / Facturation / Facture tiers fournisseur VENTES / Factures / Factures VENTES / Factures / Factures

- Facture - Avoir

ACHATS / Factures / Contrôle factures ACHATS / Factures / Contrôle factures

Page :

106 / 324

Toutes ces pièces automatiques n’ont pas nécessairement besoin d’être créées, un système de valeur de remplacement étant appliqué comme suit : Facturation Tiers Client o Facture : BPCIN o Avoir : BPCCR BPCIN o Note de débit : BPCDN / BPCIN o Note de crédit : BPCCN / BPCCR / BPCIN Facturation Tiers Fournisseur o Facture : BPSIN o Avoir : BPSCR BPSIN o Note de débit : BPSDN / BPSCR / BPSIN o Note de Crédit : BPSCN / BPSIN Facturation Ventes o Facture : SIHI o Avoir : SIHC / SIHI Facturation Achats o Facture : PIHI o Avoir : PIHC / PIHI

3.3.2.4.

La pièce automatique est définie en ‘dur’ dans le traitement

Code pièce automatique KIK3 - Etalemt ana prestations client KIK4 - Etalemt ana prestations fourn. PORD - Commande standard fournisseur PQUIS - Demande d’achat PTH - Factures à recevoir PNH - Avoirs à recevoir SDH - Factures à émettre

Fonctions concernées VENTES / Factures / Factures ACHATS / Factures / Contrôle factures ACHATS / Commandes / Commandes ACHATS / Demandes d’achat / Demandes d ’achat COMPTABILITE / Traitements / Factures à recevoir COMPTABILITE / Traitements / Avoirs à recevoir COMPTABILITE / Traitements / Factures à émettre

3.3.3. Paramétrage 3.3.3.1.

Généralités

Paramétrage s’effectuant en 2 parties : Définition des caractéristiques d’en-tête de l’écriture comptable, o Premier écran affiché Définition des caractéristiques des lignes de l’écriture : o Conditions d’exécution de la ligne et détermination du n° de compte, Bouton Lignes, onglet Général o Contenu de la ligne d’écriture Bouton Lignes, onglet Formules o Caractéristiques de regroupement/éclatement de la ligne, Bouton Lignes, onglet Actions

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

107 / 324

Liste des pièces automatiques ACCBP ACPT BKACC BPCIN BPSIN CCA COST DEVES DEVPO EFFPO EXP FCTN FCTQ FIYCL FIYEN FIYRE IASBC IASBS KIK1 KIK2

Pièce séparée (Compte->Tiers) Imputation d'acompte Pièce séparée (Banque->Compte) Facture client (tiers) Facture fournisseur (tiers) Charges constatées d'avance Changement de valeur Dévalorisation Espagne Dévalorisation Portugal Dévalorisation Portugal Relevés de frais Notification de réglements Quittance d'affacturage Fin d'exercice - Clôture Fin d'exercice - A nouveau Fin d'exercice - Résultat Facture client IAS (tiers) Facture fournisseur IAS(tiers) Etalemt Ana prestations TiersC Etalemt Ana prestations TiersF

3.3.3.2.

KIK3 KIK4 MTC MTR PCA PIHI PIHI2 PIHI3 PNH PNH1 PORD PQUIS PRINC PRORO PTH PTH1 PYDVN PYODD PYODH PYODT

Etalemt Ana prestations Client Etalemt Ana prestations Fourn. Ecriture de lettrage auto Ecart d'arrondi lettrage auto Produits constatées d'avance Facture fournisseur (achat) Facture fou.Remontées Lignes Fac. fou.Remontée ligne & ana Avoirs à recevoir Avoirs à recevoir sans taxes Commande standard fournisseur Demande d'achat Pièce principale Prorogation Factures à recevoir Factures à recevoir sans taxes OD devise Trésorerie étape N OD devise OD devise Trésorerie OD inter tiers/collectif

SDH SDH1 SIHI SOI STEPN STKBB STKCN STKDB STKEN STKHD STKIN STKIS STKPN STKRE STKSC STKSD STKSI STKSR UNPAI UNPAY WIP

Factures à émettre Factures à émettre sans taxes Facture client (ventes) Relevé d'échéances-SOICPT=Oui Solde compte étape n-1 Assemblage Avoir de vente Désassemblage Entrée diverse Consommations SAV Inventaire Sortie diverse Retour fournisseur Réception Transfert inter-sites/sociétés Livraison client Facture de vente Retour client Impayés Impayés-Frais s/ pièce séparée En-cours OF

En-tête de pièce

Table déclenchante : Table dans laquelle se trouve les enregistrements maîtres pour le passage des écritures Index : Index utilisé comme clé de parcours des enregistrements de la table Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

108 / 324

Groupage : Détermine le mode de génération de la pièce Eclatement pièce : Détermine un critère de regroupement/éclatement des pièces à générer Pièce IAS : Permet, dans le cadre de la gestion des normes IAS, d’avoir une pièce IAS différente de la pièce de comptabilité légale Table liée : Permet de déclarer les tables liées de la table déclenchante qu’on veut pouvoir utiliser dans le paramétrage de la pièce automatique Suivi du nom du champ de la table déclenchante devant être lu Actions après liens : Contient une étiquette + nom du traitement Action d’ouverture permettant d’établir un lien vers des tables pour lesquelles aucun lien n’est prévu par le dictionnaire ou d’affecter des variables globales Actions après pièce : Contient une étiquette + nom du traitement Permet, une fois que la pièce comptable a été générée, d’écrire dans d’autres tables Montants négatifs : Mode de gestion des montants négatifs : si coché, montants comptabilisés en négatif dans le sens débit/crédit initial si non coché, montants comptabilisés en positif dans le sens inverse du sens Première date : Si la date comptable porte sur une période clôturée, option permettant de forcer la génération de l’écriture au 1ier jour de la 1ière période ouverte Ref.pièce : Ne concerne que les pièces de règlement, i.e. celles dont la table déclenchante est PAYMENTH Condition : Conditions de génération de la pièce comptable se basant sur les champs de la table déclenchante et des tables liées Possibilité de 2 fois 120 caractères Formule : Formules de calcul permettant de définir le contenu des zones du fichier d’en-tête des pièces générées

Syntaxes/formules utilisables dans le tableau des zones d’en-tête et dans les lignes de condition Zone Site avec [F:PIH]FCY Référence à un champ du fichier déclenchant ou lié avec : o F la classe de données Fichier o PIH l’abréviation de la table (déclenchante ou liée) o FCY le nom de la zone de la table Zone Date comptable avec [M:DIA]ACCDAT Référence à un champ de l’écran principal/courant ouvert avec : o M la classe de données Masque/écran o DIA l’abréviation de l’écran o ACCDAT le nom de la zone de l’écran Zone Type de pièce avec "RAN" Zone État avec 2 Inscription en ‘dur’ de la valeur du champ Syntaxe "CCA"-format$("D:MM[-]YY",[M:DIA]ACCDAT) Syntaxe string$([F:PIH]PIHTYP=1 | [F:PIH]PIHTYP=2, "FAF")+ string$([F:PIH] PIHTYP=3 | [F:PIH]PIHTYP=4, "AVF") Expressions évaluées lors de la génération de la pièce mess(numéro,172,1) Renvoie le texte de numéro=‘numéro’ du chapitre 172 des messages applicatifs Chapitre dédié pièces au texte des pièces automatiques, pour éviter de les inscrire ‘en dur’ dans le paramétrage des Zone vide Utilisation des valeurs par défaut

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

109 / 324

Dans le cas d’une zone de type menu local, sauf exception, X3 prend par défaut la 1ière valeur du menu local. Il n’est alors pas nécessaire de la préciser dans le paramétrage de la pièce automatique. Une zone de type menu local est donc toujours renseignée func TRT.FONCT(arguments) o traitement AFNC à associer avec les fonctions et arguments suivants : func AFNC.ACTIV("COD") Renvoie la valeur d’un code activité COD Avec 0 si le code activité est inactif et 1 si le code activité est actif. Avec la dimension pour un code activité dimensionnement o func AFNC.PARAM("PARAM","SITE") Renvoie la valeur d’un paramètre pour le dossier, une société ou un site o func AFNC.TEXTE(numéro) Renvoie le texte du numéro dans la langue de connexion o traitement SUBTFO à associer à la fonction suivante : func SUBTFO.FC("COD") Renvoie le contenu de la formule COD Doit être précédé de l’instruction ‘evalue’ pour que le contenu soit évalué

3.3.3.3.

Lignes de pièce – Onglet Général

Condition : Conditions de génération de la pièce comptable se basant sur les champs de la table déclenchante et des tables liées Possibilité de 2 fois 120 caractères Formule : Formules de calcul permettant de définir le contenu des zones du fichier d’en-tête des pièces générées

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

110 / 324

Nécessité de créer autant de paramétrages de lignes qu’il y a de lignes d’écriture comptable différentes Différentes par : Le choix des comptes à mouvementer, La méthode de calcul du montant, Les conditions d’exécution ou non de la ligne, … Exemple : la pièce automatique de facture d’achat PIHI

Étape 1 : déterminer les conditions d’alimentation de la ligne d’écriture Type ligne ‘Unique’

(et Tables liées)

A utiliser : Pour un enregistrement (groupage = 1 pièce/ligne) ou n enregistrements (groupage = groupée) de la table déclenchante (en en-tête) S’ il y a nécessité de générer une seule ligne d’écriture se basant sur les données de la table déclenchante Avec des caractéristiques précises (onglet Formules) pouvant être complétées grâce à l’ouverture de Tables liées supplémentaires Exemple : paramétrage de l’interface facture Achats/Ventes/Tiers, pour la ligne représentant le TTC facturé sur le client/fournisseur

o

Type ligne ‘Table liée’ liées)

/ Table générale / Table analytique (et Tables

A utiliser : Pour un enregistrement (groupage = 1 pièce/ligne) ou n enregistrements (groupage = groupée) de la table déclenchante (en en-tête) S’il y a nécessité de générer une ou plusieurs lignes d’écritures à partir d’enregistrements de la Table liée/Table générale. Ces enregistrements correspondent en général au détail (= lignes) de l’enregistrement (= en-tête) de la table déclenchante

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

111 / 324

Avec des caractéristiques précises (onglet Formules) pouvant être complétées grâce à l’ouverture de Tables liées supplémentaires Dans le cas d’un analytique éclaté (n enregistrements analytiques pour un enregistrement de la table générale), possibilité d’indiquer la Table analytique correspondante. S’il n’en existe pas, l’information analytique peut être récupérée d’une autre Table liée Exemple : paramétrage de l’interface facture Tiers, pour les lignes de HT produits/charges avec ou sans répartition analytique Étape 2 : définir les règles d’application de la ligne de paramétrage Renseigner la zone Condition au moyen des syntaxes déjà disponibles pour le paramétrage d’en-tête de pièce, i.e., : o [F:ABR]CHAMP o [M:DIA]CHAMP o Valeurs en ‘dur’ o Valeurs vides (et application des valeurs par défaut) o Instructions avec format$, string$, mess(numéro, chapitre,1), … o Instruction func TRT.FONCTION(arguments) Ces syntaxes/expressions font référence aux champs (et à leur valeur) de la Table déclenchante, de la Table générale (si Type ligne ‘Table liée’), des éventuelles tables déclarées dans l’Action après liens de la ligne (onglet Actions) Nécessité que la condition soit vérifiée pour que la ligne de paramétrage soit exécutée et génère une ou plusieurs lignes d’écritures Étape 3 : définir les règles de création du compte de la ligne de paramétrage En priorité, recherche du compte tel que défini dans l’onglet Formules, zone Compte Si incomplet (par rapport à valeur paramètre LNGCPT si OPTLNGCPT à ‘Oui’) ou non trouvé, recherche du compte dans le bloc Codes comptables : o L’ordre de saisie des lignes de code comptable indique l’ordre de recherche o Une fois le type et la ligne de code comptable renseignés, nécessité de préciser la zone dans laquelle le code de l’élément porteur du code comptable est stocké (Clé identifiant) Ce qui permet de remonter du code taxe par exemple à la fiche Taxe qui lui correspond et donc au code comptable qui lui est rattaché o Puis indication de la Condition d’exécution/application de la ligne de code comptable Si incomplet et si la valeur paramètre CREACC à ‘Oui’, création automatique du compte, complété par des 0 Si non trouvé ou si incomplet (avec CREACC à ‘Non’), application du paramètre ACCDEF Compte par défaut Attention : mode de fonctionnement un peu différent pour les pièces automatiques de règlement

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

112 / 324

Étape 4 : définir les conditions de regroupement/éclatement des lignes d’écriture générées ‘Nativement’, X3 regroupe les lignes à générer dès lors qu’elles présentent des caractéristiques communes, à savoir : o Le compte général, le tiers (si le compte général est un collectif) o Le site, le code taxe, le libellé de la ligne Ce dernier constitue donc un moyen simple d’éclater les lignes o La nature, la clé de répartition Par ailleurs, le critère Compensation débit-crédit va permettre de regrouper aussi les lignes de sens différents Enfin, la zone Condition détail lignes contenant une expression logique qui, si elle est réalisée, se traduira par l’application du Critère de détail défini dans l’onglet Formules

3.3.3.4.

Lignes de pièce – Onglet Formules

Même principe de fonctionnement et d’alimentation que les champs d’en-tête : Référence à un champ du fichier déclenchant, ou d’une table liée générale/ analytique ou d’une table ouverte dans l’action après liens de la ligne Zone Site (à la ligne) = [F:PID]FCYLIN Référence à un champ de l’écran principal/courant ouvert Inscription en dur de la valeur du champ Expressions évaluées lors de la génération de la pièce Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

113 / 324

Zone Libellé (à la ligne) = string$([F:DUD]SNS*([F:DUD]AMTCUR[F:DUD]PAYCUR[F:DUD]TMPCUR)0,"Relevé échéance") Utilisation des valeurs par défaut (si zone vide) Utilisation de variables (réservées aux lignes, non utilisables dans l’en-tête) Utilisées pour initialiser le contenu du champ de la ligne comptable dans le cas où une simple expression ne suffit pas (car trop simple) Celles-ci permettent par le biais de l’appel à un sous-programme qui leur est propre de renvoyer une valeur dépendante d’un ensemble de paramètres et donc du contexte de la pièce automatique Elles sont identifiées par un code de 10 caractères au maximum ; elles sont appelées dans les lignes de pièces automatiques par V_XXX avec XXX le code de la variable

3.3.3.5.

Lignes de pièce – Onglet Actions

Permettent de faire appel à des sous-programmes standard effectuant des opérations techniques particulières dans le contexte de la ligne d’écriture A renseigner sous forme étiquette + nom de traitement Actions à ce jour utilisées sur les pièces automatiques de règlement, sur les factures d’achat (pour les besoins de l’interface X3 => Abel X3), sur les pièces de stocks Action après liens Action appelant un sous-programme permettant d’établir un lien contextuel vers des tables pour lesquelles aucun lien standard n’est prévu avec la table déclenchante ou les tables liées de la ligne o LECDEVBAN + PAYCPTA (pièces automatiques de règlement) Permet de lire la fiche Compte (et sa devise) du compte de trésorerie de la banque du règlement Ex : PRINC, ligne 18, avec la condition suivante : [F:PYH]CUR=[F:BAN]CUR | [F:GAC3]CUR=" avec [F:GAC3] faisant référence à ce compte o LIENDECL + FUNSTKACC (pièces automatiques de stock) Permet d’ouvrir des tables non liées à STOJOU en standard, comme SMVTD, SGHGD, … Ex : STKSR, ligne 2, onglet Formules, zones Sections : appel à [SRETURND] SRD Action avant création ligne Action permettant de regrouper ou non des lignes d’écritures o REGROUP + PAYCPTA (pièces automatiques de règlement) Le programme de génération d’une pièce automatique regroupe les lignes ayant même site/compte/tiers/nature/taxe/répartition/libellé. Dans le cas des règlements, même si on demande une comptabilisation en banque par bordereau (i.e. une seule pièce pour un bordereau), on gère derrière un critère de regroupement (ou plutôt de détail…) ‘imposé’ (numéro de règlement) sur les lignes correspondant au compte tiers de la pièce automatique (ou au compte WAICURACC2). Ceci pour avoir trace des pièces qui ont été générées pour chaque règlement et aussi pour le lettrage. Donc, même si on a une validation groupée, on aura pour le compte tiers autant de lignes qu’il y a de règlements. C’est l’action REGROUP définie dans l’onglet ‘Actions’ sur ces lignes de pièces automatiques qui gère ce critère de regroupement imposé.

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

114 / 324

o LIGFAC + LOFABL (pièces automatiques de facture d’achat pour X3/Abel) Détermine en fonction du compte ([F:GAC]FLGABL) si la ligne de facture va donner une dépense. Si oui, pas de regroupement de la ligne dans la pièce générée (pour éviter tout écart après conversion si la devise facture n'est pas la devise société) et on mémorise les données qui seront reportées sur la dépense. A utiliser pour les lignes HT. Ex : BPSIN, ligne 2, Lignes HT o LIGPIED + LOFABL (pièces automatiques de facture d’achat pour X3/Abel) Détermine en fonction du compte ([F:GAC]FLGABL) si la ligne de facture va donner une dépense. Si oui, pas de regroupement de la ligne dans la pièce générée et on mémorise les données qui seront reportées sur la dépense. A utiliser pour les lignes d’éléments de facturation. Ex : PIHI, ligne 9, Éléments facturation (pied) o LIGREM + LOFABL (pièces automatiques de facture d’achat pour X3/Abel) Détermine en fonction du compte ([F:GAC]FLGABL) si la ligne de facture va donner une dépense. Si oui, pas de regroupement de la ligne dans la pièce générée et on mémorise les données qui seront reportées sur la dépense. A utiliser en action avant création des lignes calcul remontées lignes. Ex : PIHI3, ligne 14, Calcul remontées lignes o GROUP + LOFABL (pièces automatiques de facture d’achat pour X3/Abel) Détermine si la ligne de facture correspondant à la ligne de TVA va donner une dépense (en fonction du résultat de l'action LIGxxx précédente). Si oui, pas de regroupement de la ligne de TVA dans la pièce générée. A utiliser en action avant création des lignes de TVA. Ex : PIHI, ligne 5, TVA déductible / achat Action après création ligne Utilisée dans la seule gestion des règlements o APLIGBAN + PAYCPTA (pièces automatiques de règlement) Permet de stocker le compte de trésorerie dans une variable pour traitement ultérieur, et déclenchement de la dévalorisation du portefeuille Ex : PRINC, ligne 18 Bq 1/3 (Banque normale) et ligne 38 Bq Cpt (Banque normale) o APLIGFAC + PAYCPTA (pièces automatiques de règlement) * Portée sur les seules lignes mouvementant le tiers facturé et permet de mettre à jour les échéances de la facture avec le numéro de l’échéance du règlement. Ex : PRINC, ligne 10 Bq 1/3 (Tiers normal facture) et ligne 50 Cpt 1/3 (Tiers normal facture) (i.e. les lignes lettrées avec les factures imputées) * Permet la gestion des acomptes sur commandes client et fournisseur Ex : PRINC, ligne 13 Bq 1/3 (Tiers acompte)

3.4. VARIABLES 3.4.1. Généralités Permet l’initialisation d’un champ de ligne d’écriture, lorsque l’utilisation d’une expression deviendrait trop lourde/complexe ou même impossible pour obtenir le résultat attendu L’appel d’une variable dans une pièce se fait en indiquant V_CODE VARIABLE, mais elle ne peut être utilisée que dans les lignes de pièces automatiques Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

115 / 324

Une variable peut être appelée dans des contextes et donc des pièces automatiques différentes (ex: variable VALBPC dans BPCIN, BPSIN, KIK*, …) Plusieurs variables peuvent être combinées dans une même zone de paramétrage de l’onglet Formules (ex : PRINC, ligne 32, Bq Cpt (Ligne TVA ded achats) avec V_CONVERT-ar2(V_CONVERT/(1+V_TVA))) Dans un même paramétrage de pièce, une variable peut être utilisée dans des lignes différentes (ex : variable VALBPC dans BPCIN, lignes 3/4/5), ou dans différents champs d’une même ligne (ex : variable VALBPC, ligne 5, champs Quantité/Montant analytique/Quantité analytique) De fait, la valeur des paramètres est dépendante du contexte, i.e. de la pièce automatique ou de la ligne de pièce automatique ou de la zone à alimenter Par le biais du clic droit, il est alors possible d’accéder soit directement à la fonction de paramétrage des variables, soit à la liste des paramètres constitutifs de la variable Ex : BPCIN, ligne 3, VALBPC dans Montant analytique et Quantité analytique

3.4.2. Paramètres de variables Définition des paramètres contenus dans les différentes variables. Utilisés pour définir le contexte d’évaluation de la variable, renvoyer le résultat de la variable

Type paramètre : 10 caractères alphanumériques au maximum Variables de type :Char,Integer,Decimal,Date,Libelle

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

116 / 324

3.4.3. Variables de pièces auto

Traitement et sous-programme : Traitement dont le sous-programme est utilisé pour lire les paramètres de la variable et retourner la valeur de celle-ci Type d’argument : Liste des paramètres permettant l’évaluation de la variable : par adresse : obligatoirement un, car renvoie le résultat de l’évaluation de la variable - par valeur : non obligatoire, permet de qualifier le contexte, les valeurs de ces arguments étant envoyés au sous-programme Eux seuls sont donc accessibles en saisie de valeur, depuis la pièce automatique Attention à ce que la valeur du paramètre soit cohérente avec son type (ex : paramètre DAT de Type Date à alimenter avec une donnée de format date)

Règles de paramétrage de la variable Une variable doit nécessairement contenir au moins un paramètre de type Par adresse. Les paramètres de type Par valeur ne sont pas obligatoires (ex : SENS ou CPTTRESO2) L’ordre de référencement et le type des paramètres dans la variable doivent être respectés lors de la déclaration des paramètres dans le sous-programme Règles d’écriture du sous-programme Rappel : les paramètres doivent donc être déclarés dans le même ordre que dans le paramétrage de la variable, et être de même type En complément des paramètres définis dans la variable, et en dernier lieu, déclarer un paramètre complémentaire STAT, de type Integer, mais uniquement dans le sousprogramme. Il permet de renvoyer un statut de retour au générateur de pièces. En effet, dès lors qu’une erreur intervient dans l’évaluation de la variable, le sous-programme doit

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

117 / 324

positionner STAT à 98 et alimenter la variable globale GMESSAGE avec l’erreur qui empêche la création de la pièce comptable A noter que si le sous-programme utilise des champs de la table principale ou de la table liée, il faut ouvrir la table principale non pas sous son abréviation propre mais sous l’abréviation [F:TB0], et [F:TB1] pour la table liée. La véritable abréviation de ces tables peut par contre être utilisée lors de la saisie des paramètres des variables Exemple : TVA, dont les 3 paramètres Par valeur sont la Société, le Code taxe, la Date et le taux de TVA, la valeur recherchée Dans PRINC, ligne 32 ‘Bq Cpt (Ligne TVA ded achats)’, zone Montant, le paramètre DAT de la variable TVA vaut [M:HAE0]ACCDAT Dans STEPN, ligne 32 ‘Bq Cpt (Ligne TVA ded achats)’, zone Montant, le paramètre DAT de la variable TVA vaut [F:PYH]ACCDAT

Variables livrées en standard Utilisées dans les pièces automatiques de règlement o AMTFORCE (ACCBP/PRINC/PYODH/PYODT) Lorsque le montant en banque d’un règlement a été forcé, renvoie ce montant avec TYP vaut 1 pour le montant en devise de transaction, 2 pour celui en devise de société et 3 pour celui en devise de reporting o AMTTRESO (EFFPO/STEPN) o AMTTRESOX (DEVES/DEVPO) o AMTRITTEN (non utilisée) o COMPTE (PYODT) o CONVERT (ACCBP/BKACC/PRINC/PYDVN/PYODH/STEPN) Convertit un montant dans une devise passée en paramètre (au type de cours de la transaction) o CPTEFFESP (DEVES) o CPTEFFPOR (DEVPO) o CPTRITTEN (PRINC) o CPTTRESO (BKACC/PRINC/PYDVN/PYODH/STEPN) Détermine le compte de trésorerie à passer en comptabilité en fonction de l’étape de comptabilisation (mise en portefeuille, comptabilisation intermédiaire, remise en banque => identifiée via [M:DIA]ACCSTA). Le compte qui sera mouvementé est celui associé au journal correspondant dans la fiche banque au type de journal de l’étape. Si non trouvé, alors prise en compte de celui associé au paramètre JOUPAY de l’étape o CPTTRESO2 (STEPN) o DESETAP (DEVES/DEVPO) o SENS (ACCBP/BKACC/DEVES/DEVPO/EFFPO/PRINC/PYDVN/PYODD/PYODH/PYODT/ STEPN) Utilisée pour déterminer le sens comptable de la ligne d’écriture. A n’employer que pour les lignes se basant sur AMTLIN o SENS2 (PRINC) Utilisée pour déterminer le sens comptable de la ligne d’écriture. A n’employer que pour les lignes se basant sur AMTLIN2 o VALPAR (ACCBP/BKACC/PRINC/PYDVN/PYODD/PYODH/STEPN) Renvoie la valeur d’un paramètre (même résultat que func.AFNC.PARAM) Utilisées dans les autres pièces automatiques o AMTSVC (CCA/PCA) Utilisée pour déterminer le montant de la prestation constatée d’avance à générer, par rapport à une date référence Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

118 / 324

o COST (localisation) Permet de retourner un coût particulier. o COURSDEV (STKHD/STKSR) o TVA (ACCBP/BKACC/BPCIN/BPSIN/EXP/IASBC/IASBS/KIK2/PRINC/STEPN/UNPAI/UN PAY) Permet de récupérer le taux de taxe d’un code taxe donné, pour une société et une date données o VALBPC (BPCIN/BPSIN/IASBC/IASBS/KIK1/KIK2) Permet de calculer les quantités, quantités analytiques et montant analytique de certaines lignes si le diviseur (montant de la ligne) est différent de 0 (pour éviter les problèmes d’erreur de division par zéro)

3.5. COMPARAISON DE PIECES AUTO

Cet utilitaire permet de comparer des pièces automatiques en créant une trace détaillée des différences. Il peut s'agir : de deux mêmes pièces sur deux dossiers différents. Ceci est utile par exemple lorsqu'une nouvelle pièce automatique est livrée par patch. En effet, cette pièce n'est alors livrée que dans le dossier de référence, puisqu'une pièce automatique peut être modifiée par paramétrage dans un dossier d'exploitation. de deux pièces différentes (qu'elles soient ou non dans un même dossier). d'un ensemble de pièces automatiques identifiées par un modèle entre deux dossiers (* pour faire la comparaison sur toutes les pièces du dossier origine et donc aussi destination)

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

119 / 324

4. COMPTABILITÉ ANALYTIQUE – 4.1. PARAMETRAGE 4.1.1. Natures Le plan de natures est le ‘point d’entrée’ à tout suivi analytique : ne sont suivis en analytique que les lignes d’écritures pour lesquelles le compte est suivi en analytique, i.e. associé à une nature analytique au moins Une nature peut être associée à n'importe quel compte du plan comptable général Une nature analytique est, généralement, une re-ventilation en comptabilité analytique des charges et produits de la comptabilité générale Le plan des natures - l’équivalent analytique du PCG - peut être plus ou moins détaillé que le plan comptable général

Nature : Lien entre compte et nature. Si Nature = vide, compte non suivi en analytique Si Nature vide, compte suivi en analytique sur nature principale renseignée. Crible nature alors accessible pour permettre d’associer le compte à plusieurs natures (si correspondent au modèle)

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

120 / 324

Code interdiction : Permet de définir une table d’interdiction d’association nature/section Clé de répartition Permet d’associer à la nature une clé fixe de répartition analytique Saisie : Permet de préciser sur quel axe d’analyse la nature doit être suivie Section par défaut : Section par défaut de la nature pour chacun des axes suivis

Codes activités CNA Gestion des natures (inverse CNB) : si CNA actif et CNB non actif, cela implique qu’on souhaite gérer les natures analytiques, celle-ci pouvant être différente du compte si CNA non actif et CNB actif, cela implique qu’on ne souhaite pas gérer les natures analytiques, le compte et la nature étant donc identiques (rajout des onglets de la Nature à la fiche Compte) KIK Étalement des prestations (inverse de SVC) Profil utilisateur Fonction GESCNA Regroupement ou Site)

Création / Modification / Suppression (pas de type

Nature Code alphanumérique 10 caractères maximum Lien avec le PCG : zone Nature analytique et Crible nature Code interdiction Table diverse 321 Attention : si on essaye de supprimer une nature créée et mouvementée à tord, même après la suppression/modification des écritures concernées, la suppression de la nature peut bloquer avec un message indiquant qu’elle est toujours existante dans la table BALANA (balance analytique). Et elle est effectivement présente car il y a eu des mouvements dessus mais avec un solde à zéro. Pour supprimer cet enregistrement à zéro, lancer la récupération de balance analytique Possibilité de créer un plan de nature analytique identique au PCG en faisant un export/import du plan comptable en sélectionnant les comptes pour lesquels TYP=Normal, et ACC>2 & ACC6 & ACC2 & ACC6 & ACC0 Produit = solde créditeur affichage du résultat possible s’il y avait exécution en réel (compte + libellé + nature associée) Racine de compte Indication d’une racine de compte ou d’un numéro de compte (pas de CTRL d’existence). Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

126 / 324

Si un compte satisfait à plusieurs critères, c'est le critère le plus long qui est retenu. Interdiction natures/sections et interdictions sections/sections Ces codes sont croisés et permettent de contrôler pour une même ligne, une interdiction de saisie Nature/Section ou Section/Section Ils doivent être rattachés aux sections/natures concernées Ne fonctionne pas pour les sections d’un même axe. Contrôle d’interdiction fonctionnant en saisie de budget, en saisie d’écriture, en saisie d ’engagement, …. Tables diverses Les tables diverses 321 (natures) & 322 (sections) permettent de déclarer certaines interdictions

Profil utilisateur : Fonction GESCNZ Regroupement ou Site) Fonction GESCCZ Regroupement ou Site)

Création / Modification / Suppression (pas de type Création / Modification / Suppression (pas de type

Récapitulatif Le compte est associé à une ou plusieurs natures analytiques Une nature analytique est associée à un ou plusieurs comptes généraux La nature est associée à une ou plusieurs sections et constitue l'imputation analytique d'une pièce comptable Chaque section appartient à un axe A des fins d’analyse, il est possible de regrouper les interrogations pour un croisement de 3 axes

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

127 / 324

OPERATIONS COURANTES – COMPTABILITE ANALYTIQUE

Contrôles de cohérence CG/ Nature

Compte

Contrôles de cohérence entre sections et nature

Contrôles de cohérence entre sections de 2 axes

Chaque axe peut être : • en imputation obligatoire • générer un RAN en fin d ’exercice

Nature

AXE 1

AXE 2

SERVMKG

PARIS

…

AXE 8

AXE 9

Section W

Section D

Montant

VPD contextuelles: • codes sections dans fiches de base • priorité d’affectation paramétrable Quantité Unité Si la nature est suivie en quantité, elle détermine l’unité

10

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

128 / 324

4.2. SECTIONS PAR DEFAUT 4.2.1. Principes Profil utilisateur Fonction GESCNZ Regroupement ou Site)

Création / Modification / Suppression (pas de type

Objectif Permettent de définir la manière dont les sections analytiques sont renseignées par défaut lors de la saisie ou de la génération automatique d’une transaction (Achats/Ventes/Stocks/GPAO/Tiers) Principe Pour un axe donné, pour un type de transaction (facture tiers client), de niveau de saisie de la transaction (ligne de facture tiers client), de méthode de génération de la transaction (génération automatique d’un ordre de fabrication), possibilité de définir : les origines possibles de la section dans le contexte de saisie/génération l’ordre de priorité de recherche de celles-ci Exemple En saisie des lignes de commande client, et pour l’axe 1, la section provient du client, et le cas échéant de l’article en ligne

Code : Code paramétrage le plus souvent contrôlé en dur et appelé contextuellement Table : Liste des entités porteuses de sections utilisables comme VPD Identifiants : Expression permettant d ’identifier la zone d ’écran dans laquelle l ’entité déclenchante se trouve Axe : Axe par axe, indication de la liste des entités dans lesquelles les sections par défaut vont être recherchées. L’ordre de saisie correspond à l’ordre de parcours.

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

129 / 324

Seules les entités déclarées au préalable peuvent être utilisées.

Code Le code paramétrage sections par défaut est contrôlé en dur dans la plupart des cas. Exception faite des paramétrages sections par défaut liés aux stocks et à la GPAO qui sont directement associés au paramétrage de la transaction sur laquelle ils portent. Cas particuliers : Nature Dans le cas où la nature analytique n’est pas déclarée, les sections par défaut qui lui sont associées ne sont prises en compte qu’en dernier recours, i.e., seulement si après application des règles d’imputation par défaut, aucune section n’a été trouvée. Par contre, il est tout à fait possible de déclarer la nature analytique, de façon à l’intégrer au parcours des entités, mais cette fois-ci, pas nécessairement en dernière position. Pièce Cette entité existe dans la mesure où certaines transactions font appel à deux ‘ catégories ’ d’écran : un (ou n) écran(s) d’en-tête, et un écran de lignes. Pièce est donc l’entité qui représente l’en-tête de document, sachant que la majorité des documents présentant ce découpage ont un tableau de sections analytiques dans l ’entête. Le principe est donc d’initialiser les lignes à partir d’une section d ’en-tête de document. Ex : cas des factures de ventes Société Si le code site est nécessairement présent lors d’une saisie de transaction, le code société correspondant n’est par contre pas nécessairement présent. Il est alors possible d’utiliser la variable globale GSOCIETE pour récupérer le code société du site. Paramétrage appliqué seulement en création directe de transaction (ex : facture directe de vente) Dans le cas contraire (ex : facture initialisée par une commande), reprise de l’analytique de la transaction origine (i.e. de la commande) Idem en duplication, pas de ré évaluation du paramétrage section par défaut : il y a conservation des sections de la fiche origine ayant servie à la duplication En standard, livraison de l’ensemble des codes paramétrages contrôlés en ‘ dur ’, et d’exemples complémentaires (GPAO/Stocks) Lesquels sont déjà pré-renseignés avec les identifiants des principales entités accessibles en fonction du contexte A noter qu’il est par ailleurs possible d’utiliser les paramétrages sections par défaut dans les pièces automatiques

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

130 / 324

4.2.2. Paramétrages/module Schéma de flux ACHATS

Demande d ’achat

Appel d ’offre

PSD (lignes) PSM (lignes)

PQH

Commande

POH (en-tête) POC (lignes) POP (lignes) POI (en-tête) POID (lignes) POW

(lignes)

Réception

PTD (lignes) PND (lignes)

Facture

PIH (en-tête) PID (lignes)

Flux du module Achat : PIH Pas actif dans la mesure où il n’existe pas d’analytique dans le masque d’entête de facture d’achat. PSD ligne DA PQH appels d’offre demande POH commande standard et ouverte d’achat POC ligne commande ouverte achat POP ligne commande achat POI commande achat par article POID ligne commande par article POW création automatique de commande PTD ligne réception sans commande PND ligne retour d’achat PSM génération auto DA (ligne DA)

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

131 / 324

Schéma de flux VENTES

Devis

Contrat

Commande

SOR (en-tête) SOI (lignes)

SOH (en-tête) SOP (lignes)

Livraison

SDD SRD

(lignes) (lignes)

Facture

SIH (en-tête) SID (lignes)

Flux du module Vente : SDD ligne livraison vente SID ligne facture vente SIH en-tête facture vente SOH en-tête commande vente SOI article/prix commande ouverte SOP ligne de commande SOR contrat vente SRD ligne retour client

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

132 / 324

Schéma de flux COMPTA TIERS

Facture client

BPCINVH BPCINVD

Facture fournisseur

( e n - tê te ) (lignes)

BPSINVH BPSINVD

( e n - tê te ) (lignes)

Règlement

Lettrage

PAYMENTD

Flux du module Compta Tiers : PAYMENTD Lors de la saisie d’une ligne de règlement, quelle que soit la destination comptable, initialisation d ’après : - (1) les imputations analytiques de la facture/écriture imputée au règlement (de la 1ière ligne suivie en analytique si facture/écriture multi-lignes) - (2) le paramétrage des sections par défaut PAYMENTD - (3) les sections analytiques figurant dans l’en-tête de facture - (4) les sections par défaut de la nature associée au compte comptable de la destination - (5) les imputations analytiques de la ligne précédente BPCINVH BPCINVD

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

133 / 324

Flux du module GPAO/STOCKS : Les codes Sections par défaut sont ici librement paramétrables dans la mesure où ils sont directement rattachés aux paramétrages des transactions correspondantes : o les transactions de stocks o les transactions d’inventaires o les transactions de production (OF, suivi fabrication, plan de suivi des temps, plan de suivi des matières) COST ICOH ICOD MFI MFM MFIAUT MFMAUT MFO MFOAUT MKI MKIAUT MKIB MKM MKMAUT MKMB MKO MKOAUT MKOB MWIF STJEND STJICOE STJICOI STJINV STJSOR STJTRSE STJTRSI STKAVO STKBBYD STKBBYH STKDBYD STKDBYH STKENDD STKENDH STKEOF STKFAC STKHDT STKINVD STKSODD STKINVH STKLIV STKPRT STKREC STKSODH STKSOF STKSRT TRSD TRSH

Actualisation du côut Transfert inter-sociétés Transfert inter-sociétés Article lancé Composants Article lancé Auto Composants Automatique Machines/Main d ’œuvre Machines/Main d ’œuvre Auto Suivi Article lancé Suivi Article lancé Auto Suivi Article lancé Plan de travail Suivi matière Suivi matière Auto Suivi matière Plan de travail Suivi Machine/Main d ’oeuvre Suivi Machine/Main d ’œuvre Auto Suivi Machine/Main d ’œuvre Plan de Travail Suivi Mach./Main d'oe. Plan Mvt de stock divers : entrée Entrée transfert inter-société Sortie transfert inter-société Inventaire ligne de stock Mvt de stock divers : sortie Entrées transfert inter-sites Sorties transfert inter-sites Mouvement de stock avoir Détail assemblage Entete assemblage Détail désassemblage Entete Désassemblage Entrées diverses détail Entrées diverses en-tête Entrée OF Mouvement de stock facture Mvt stock consommations SAV ligne inventaire Sorties diverses détail Entete inventaire Mouvement de stock livraison Mvt stock retour fournisseur Mouvement de stock Sorties diverses en-tête Sortie OF Mvt de stock retour client Transfert inter-sites Transfert inter-sites

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

134 / 324

4.3. SAISIE PIECES ANALYTIQUES 4.3.1. Structure

Pièce comptable

GACCENTRY [F:HAE]

Echéances Lignes d’écriture

Sous-détail analytique

GACCDUDAT E GACCENTRY D

GACCENTRY A

Codes activités VTL Nombre ventilations par ligne : dimensionne le tableau de saisie des ventilations analytiques $. Ce code activité doit donc au moins être égal au code DSP, dans la mesure où le contenu des répartitions a prioiri est chargé dans l’écran des ventilations analytiques VTP Nombre ventilations par pièces : Nombre maximum de ventilations analytiques sur une pièce comptable. Équivaut au nombre maximum de lignes analytiques GACCENTRYA pour un enregistrement de pièce GACCENTRY. DSP Nb lignes clé répartition ana :dimensionne le tableau des clés de répartitions analytiques Profil utilisateur Fonction SAIPCEANA ou Site)

Création / Modification / Suppression (type Regroupement

Quand on comptabilise une OD analytique, il y a quand même autant d’enregistrements dans GACCENTRYD qu’il y a de lignes dans l’OD analytique. Car GACCENTRYD stocke le libellé à la ligne entre autre. Donc attention à la volumétrie.

4.3.2. Paramétrage de l’écran de saisie

Écrans de saisie paramétrables selon le même principe que les écrans et transactions de la comptabilité générale en nombre illimité définition des champs présents sur chaque onglet attribution de VPD et de contrôles

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

135 / 324

A noter qu’une transaction analytique peut être paramétrée comme autorisant une création de pièce déséquilibrée

Saisie rapide

Profil utilisateur : Fonction GESGCR Regroupement ou Site) Fonction GESGDE Regroupement ou Site)

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Saisie complète

1 onglet

2 onglets

Date Cpt= date$ Type pièce=“ODA” Site=“PAR”

Date Cpt= date$-5 Type Pièce=“ODA” Site=“PAR” Devise=“EUR”

Création / Modification / Suppression (pas de type Création / Modification / Suppression (pas de type

Sage France 2007

Page :

136 / 324

Catégorie : Générale ou Analytique

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

137 / 324

4.3.3. Paramétrage de la transaction de saisie analytique

Catégorie : générale ou analytique Saisie déséquilibrée : autorisée ou non Valeur par défaut : type de pièce en dur par exemple

Pour qu’un écran contienne un seul onglet, il ne doit pas y avoir plus de 10 zones dans l’en-tête. Onglet 1 Disponible en standard l’écran GACCENT9, mono onglet. Pas d’utilisation d’un schéma de comptes ni d’une recherche tiers.

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

138 / 324

4.3.4. Saisie

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

139 / 324

Lors de la saisie d’une ventilation analytique, les sections saisies sur la 1ière ligne sont re -proposées sur les lignes suivantes.

4.3.5. Modification analytique Valeurs paramètres : CNTANA Contrôle analytique : o Si oui, impossible de modifier les informations analytiques d’une pièce définitive. o Si non, possibilité de modifier une pièce générale avec de l’analytique, quelle soit en provisoire ou en définitif, et une pièce analytique provisoire (mais pas en définitif). Et ce même si l’exercice général est fermé et l’exercice analytique encore ouvert) Fonctionne aussi dans le cas où une répartition a priori est indiquée et dans le cas d’une ventilation analytique volatile ($). Attention cependant : dans le cas d’une répartition a priori, les données ici restituées sont celles résultant de l’application de la clé telle que définie au moment de la consultation. Le principe est le même quand on consulte une clé de répartition en consultation de comptes, de pièces, …

Possibilité de modifier au cas par cas les données analytiques, directement sur les pièces comptables et analytiques, dans la mesure où le paramétrage utilisateur l’autorise (valeur paramètre CNTANA) Possibilité de faire des modifications analytiques à la chaîne Les critères de sélection des lignes d’écritures dont les informations analytiques doivent être modifiées/complétées précision des éléments sur lesquels porte la modification affichage d’un écran synthétique permettant de modifier les seuls éléments analytiques des pièces sélectionnées Exemple: sélection des pièces de type Facture fournisseur ayant une section vide sur l’axe 2.

4.4. REPARTITION A PRIORI Profil utilisateur : Fonction GESDSP Regroupement ou Site)

Création / Modification / Suppression (pas de type

Codes activités DSP Nb lignes clé répartition ana : Dimensionne le tableau des clés de répartitions analytiques. Attention à la cohérence avec VLT L’objet d’une répartition est de permettre de ventiler directement en saisie de pièce la nature sur plusieurs sections pouvant appartenir à un axe en particulier ou à un croisement d’axes Cette ventilation peut se faire au moyen : d’une répartition a priori pré-définie d’une répartition directement saisie : $ Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

140 / 324

Elle peut être utilisée : En saisie de pièces, la zone Répartition permet d’appeler la répartition de son choix Click droit Sélection possible parmi les répartitions existantes Zoom dans le fichier des répartitions (possibilité de création/modification/consultation) Saisie d’une ventilation en % Saisie d’une ventilation en montant

La répartition a priori est pré-définie dans les cas ou il s agit d’une imputation de type récurrente, i.e. quand cette clef est susceptible d’être utilisée plusieurs fois. Ex: charge de téléphone répartie de façon FIXE entre 60% pour le département International et 40% pour le département National.

Exemple d’une ventilation à Centre de coûts 01CNSULDPT 01LOGISDPT 01MANUFDPT

% 10 30 60

Zones géographiques 0AR 0AU 0BE

% 20 70 10

Paramétrage à mettre en place Centre de coûts 01CNSULDPT 01LOGISDPT 01LOGISDPT 01MANUFDPT 01MANUFDPT

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Zones géographiques Coefficients 0AR 10 0AR 10 0AU 20 0AU 50 0BE 10

Page :

141 / 324

Coefficients : Coefficients/poids >0 appliqués à la ligne d’écriture devant être ventilée. Dans la mesure où elle peut concernée plusieurs axes, les lignes devront être ‘découpées’ au plus fin Structure des écritures

Ligne 1 Ligne 2

CG CG

AXE 1

AXE 2

NATUR E

SERVMK G

PARIS

NATUR E

$ ou %

AXE 8

… SECTION W

AXE 9 SECTION D GACCENTRY D [F:xxx]

Ss-Ligne 2A

SERVACHA T

GAILLARD

Ss-Ligne 2B

SERVCOM M

SOPHIA

… SECTION D

SECTION Y

SECTION M

SECTION V

GACCENTRY A [F:xxx]

Le compte général n’existe pas si l’on est en saisie analytique pure Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

142 / 324

4.5. REPARTITION A POSTERIORI

Valeurs paramètres : CCEDSP1…9 Section axe 1 à 9 pour répartition : sert dans le cas des répartitions a posteriori pour l'imputation sur l'axe concerné en cas de croisement. Ex : on décide de répartir 100 (section 1/nature 1) sur l'axe 1 au prorata de la nature CA. X3 solde la nature 1/section 1 vers d'autres sections sur ce même axe. S’il y a un croisement axe 1/axe 2, on a besoin d'une imputation sur l'axe 2 pour alimenter la balance analytique sur le croisement axe 1/axe 2. X3 utilise donc une section ‘poubelle’ CCEDSP pour alimenter cet axe. Cette section est donc débitée puis créditée pour un même montant. Si l’axe 2 n’est pas alimenté (car CCEDSP2 vide) on se retrouve en consultation de balance sur ce code croisement AX1/AX2 avec des mouvements ne contenant que nat1/sec1 alors que normalement, on consulte sur le croisement, et donc on s’attend à avoir nat1/sec1/sec2. CCEDSPOBL1…9 Section/axe 1 à 9 obligatoire / Sur les axes déclarés comme étant OBLIGATOIRES on indique la section par défaut qui doit être imputée au cas ou celle-ci ne serait pas définie dans CCEDSP1 à CCEDSP9. METDSPANA : (chapitre CPT) choix de la méthode de répartition analytique à posteriori : mono axe ou multi axe Profil utilisateur : Fonction CPTDSPANA Fonction GESGSP Regroupement ou Site)

Utilisateur (type Regroupement ou Site) Création / Modification / Suppression (pas de type

Les schémas de répartition analytique permettent d'affecter, à posteriori, des charges ou des produits dont les critères définitifs d'imputation ne sont pas connus au moment de la transaction Principes Trois types de répartitions : Saisie : prorata de valeurs fixes Calculé (quantité) : prorata de valeurs calculées (/réel) Calculé (montant) : prorata de valeurs calculées (/réel) Autres exemples Saisie : répartition des frais de téléphone en fonction du nombre moyen de personnes ayant travaillées dans les différents services Calculé montant : répartition des frais de publicité en fonction des ventes (montant) réalisées sur une période donnée Un schéma est constitué par une ou plusieurs lignes de paramétrage qui utilisent les différents types de répartition Les répartitions sont effectuées simultanément par un seul traitement

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

143 / 324

Les répartitions sont exécutées dans l'ordre des lignes du tableau Sur option, il est possible d’opter pour une répartition mono-axe ou pour une répartition multi-axes Paramétrage de répartitions a posteriori répondant à : un souci de répartir des frais généraux non imputables directement, un besoin de ventiler des charges indirectes tout en conservant l'information d'origine sur leur nature et leur montant global.

Saisie Dans ce cas la répartition se fera au prorata des quantités d'unités d'œuvres enregistrées dans chaque section. Les sections n'ayant pas l'unité d'œuvre de répartition ne seront pas prises en compte pour la répartition. Principes de fonctionnement d’une répartition de type Saisie La répartition se fait au prorata des quantités de l ’UO de répartition enregistrées dans chaque fiche section, dès lors que la section répond au modèle des sections réceptrices ou fait partie du groupe récepteur A contrario, ne seront pas prises en compte pour la répartition les sections pour lesquelles l’unité d'œuvre de répartition n’est pas déclarée ou n’a pas de valeur Si on ne définit pas d’unité d’œuvre de répartition mais qu’on utilise un groupe récepteur, la répartition se fera sur la base des coefficients saisis dans le groupe Si on répartit sans indiquer de groupe récepteur ou de section réceptrice, et si l’unité d’œuvre n’est pas définie, on calcule un prorata sur la base du nombre de sections imputables de l ’axe Type SAISIE o Section à répartir : un code section / un modèle / * o Natures à répartir : un code nature / un modèle / * o Unité : une UO / vide o Groupe récepteur : un groupe récepteur / vide o Section réceptrice : un code section / un modèle / * Paramétrage d ’une répartition de type Saisie Quelle(s) section(s)/axe doit-on répartir ? o Axe : Service o Section : DIV* Quelle(s) nature(s) doit-on répartir ? o 1ier cas : 615* o 2ième cas : 615500 & 615600 (2 lignes) Doit-on répartir une partie ou la totalité (100%) du couple 615*/ section DIV* ? Quelle est l’UO des sections réceptrices o m2 ou nombre d’employés (valeur fixe) o ou vide Ce n’est pas la nature à répartir qui déclenche le calcul du prorata. C’est l ’UO dans la fiche section. Indiquer le pourcentage (de 0 à 100%) du montant (quantité) à répartir. Si ce pourcentage est inférieur à 100%, le(s) couples(s) Natures(s)/Section(s) ne seront pas soldés en totalité. % nécessairement >0. Quelles sections reçoivent la répartition ? o Section : SERVCOM par exemple o Possibilité d’utiliser des jokers: * ou ? o Groupe récepteur : celles appartenant au groupe de sections Les coefficients des sections de ce groupe ne sont utilisés que dans le cas d’une répartition de type saisie pour laquelle aucune UO de répartition n’a été définie Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

144 / 324

Quelle(s) nature(s) va solder les natures 615* (nature origine) ? o 1ier cas : ø alors reprise de la nature d’origine et 615* est égal à 0 après répartition o 2ième cas : on solde par une autre nature Quelles(s) natures va alimenter SERVCOM (nature destination) o 1ier cas : ø alors reprise de la nature d’origine, i.e. 615* o 2ième cas : on comptabilise sur une autre nature

Calculé (qté) Dans ce cas la répartition se fera au prorata des quantités réellement consommées (ou produites) par les sections sur la nature de répartition, i.e. que la répartition se fera au prorata des quantités figurant dans la balance analytique. Calculé (Mnt) La répartition se fera au prorata des soldes des sections sur la nature de répartition. Principes de fonctionnement d’une répartition de type Calculée Calculé (qté) : la répartition est effectuée au prorata des quantités réellement consommées (ou produites) par les sections sur la nature de répartition, la répartition se faisant donc au prorata des quantités figurant dans la balance analytique Calculé (Mnt) : la répartition est effectuée au prorata des soldes des sections sur la nature de répartition Paramétrage d ’une répartition de type Calculée Quelle(s) section(s)/axe doit-on répartir? o Axe : Produit o Section : ENTRETIEN Quelle(s) nature(s) doit-on répartir ? o 1ier cas : 615* o 2ième cas : 615500 & 615600 (2 lignes) Doit-on répartir une partie ou la totalité (100%) du couple 615*/ ENTRETIEN ? Quelle est la nature qui déclenche le calcul des coefficients afin d’établir un prorata ? On veut calculer un prorata de répartition sur les ventes, à savoir sur les natures 70* Quelles sections reçoivent la répartition ? o Section : les sections de ventes Possibilité d’utiliser des jokers : * ou ? Groupe récepteur : liste des sections destinataires, les coefficients n’étant pas pris en compte Quelle(s) nature(s) va solder les natures 615* (nature origine) ? o 1ier cas : ø alors reprise de la nature d’origine ; 615* est égal à 0 après répartition o 2ième cas : on déverse dans une autre nature Quelle(s) nature(s) va alimenter EVEIL (nature destination) ? o 1ier cas : ø alors reprise de la nature d’origine ; 615* est égal à 0 après répartition o 2ième cas : on comptabilise sur une autre nature Pas de déversement d’un axe analytique vers un autre axe analytique.

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

145 / 324

Exemple de ré répartition

615500 ENTRE. 615600 MAINT.

AXE 1 SERVICE

AXE 2 AFFAIRE

AXE 3 ZONE-GEO

DIV001 DIV002 DIV003 SERVCOM SERVACHAT SERVMKG SERVENTE

AXE 4 PRODUIT ENTRETIEN PDIV PFAB EVEIL CONST

Les sections DIV001/DIV002/DIV003 ayant des charges d ’entretien et/ou de maintenance sont ventilées sur les différents autres services en fonction du nombre moyen de personnes (ou de m²) ayant travaillées dans ces derniers : type de répartition Saisie La section ENTRETIEN est ventilée sur les sections de l ’axe 4 au prorata des ventes : type de répartition Calculé Calculée

28

Le TRT de répartition ne fonctionne qu’à la condition que la tâche comptable soit active Message d’avertissement Vous allez générer n écritures analytiques !! (Poursuivre /annuler). Sachant que par le nombre d’écritures analytiques, on s’entend du nombre de GACCENTRYA qui vont être générées. Groupe récepteur Permet de délimiter le groupe de sections réceptrices de la répartition. Évite d’être obligé d’avoir une codification des sections très structurée pour pouvoir utiliser les jokers * et ?. Les seules sections de ce groupe seront alimentées, dès lors qu’elles contiennent une valeur pour l ’UO servant de base à la répartition. Les coefficients du groupe sont quant à eux utilisés si la ligne du schéma de répartition n’a pas d ’UO renseignée : cela fonctionne alors comme une sorte de clé de répartition à priori Nature origine Il s'agit de la nature qui est utilisée sur l'écriture de répartition pour solder la section à répartir (section d'origine). Dans le cas où une nature est renseignée dans cette zone, la nature sur la section d'origine ne sera pas soldée. C'est la nature renseignée ici qui soldera la section d'origine. Il est ainsi possible de conserver une trace des montants répartis. Si cette nature n'est pas renseignée, c'est la nature à répartir qui sera utilisée pour solder la section. Après la répartition, les natures à répartir seront donc soldées en totalité (sous réserve que le % de répartition soit de 100%).

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

146 / 324

Nature destination Il s'agit de la nature sur laquelle sera comptabilisée l'écriture de répartition sur les sections réceptrices. Si cette nature n'est pas renseignée, c'est la nature d'origine (la nature à répartir) qui sera utilisée. Paramétrage d ’un groupe de répartition permet de définir un groupe de sections réceptrices, indépendamment de la codification du plan de sections permet d’affecter à la volée des coefficients de répartition à chacune des sections du groupe paramétrage facilité via une fenêtre de picking des sections

Les groupes de répartition ne peuvent pas être créés à partir des groupes de sections, ces derniers pouvant eux mêmes faire appel à des sous-groupes. Répartition mono-axe vs répartition multi-axes Choix d’application d’une méthode lié à la valeur paramètre METDSPANA (chapitre CPT) Mono-axe : respecte le solde de chaque section pris isolément mais ne respecte pas les soldes sur les croisements. Limite le nombre des écritures d’OD analytiques générées Multi-axes : respecte les soldes sur les croisements. Se traduit par une génération importante d’écritures, d’autant plus que le nombre d’axes est élevé Exemple Répartition de type Saisie pour 80% Nature/Section à répartir = frais de téléphone en fonction du nombre moyen de personnes dans les différents centres de coûts (TELEPHONE / ZREP1) Groupe récepteur avec 02HRESSDPT=2 01SALESDPT=3 01CNSULDPT=5

Répartition mono-axe TELEPHONE / ZREP1 / IDFR / TELEPHONE / ZREP1 / MIDI / TELEPHONE / ZREP1 / PICA / TELEPHONE / ZREP1 / / P3LOT01 TELEPHONE / ZREP1 / / P2LOT02

300 350 700 1000 350

application 80% 240 = montant à répartir application 80% 280 = montant à répartir application 80% 560 = montant à répartir application 80% 800 = montant à répartir application 80% 280 = montant à répartir

Pour la ligne TELEPHONE/ZREP1/IDFR, on aura : 2/10 * 240 sur 02HRESSDPT - 3/10 * 240 sur 01SALESDPT - 5/10 * 240 sur 01CNSULDPT

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

147 / 324

Répartition multi-axes Pour la ligne TELEPHONE/ZREP1/IDFR/P3LOT01, on aura : TELEPHONE / ZREP1/ IDFR/P3LOT01 -240 TELEPHONE / 02HRESSDPT / IDFR/P3LOT01 48 TELEPHONE / 01SALESDPT / IDFR/P3LOT01 72 TELEPHONE / 01CNSULDPT / IDFR/P3LOT01 120 NB : les deux méthodes donnent des résultats identiques s’il y a deux axes analytiques. Au delà, les résultats diffèrent. Lancement du calcul de répartition

Période à répartir : Période de référence donnant le montant à REPARTIR Période de calcul : Période de référence pour le calcul des COEFFICIENTS (répartitions calculées) Type de génération, état des écritures: Caractéristiques des pièces à générer

Exécution d’un schéma de répartition analytique à la fois. Le schéma de répartition n’est pas borné par site ou société. C’est le lancement du calcul qui permet de donner ces bornes. Période à répartir Indique la période de répartition, c'est-à-dire celle qui sera prise en compte pour calculer les montants à répartir. A noter que le traitement se base sur la balance analytique et donc sur des montants/période. Période de calcul Période pour le calcul des coefficients de répartition. Cette borne ne joue donc que pour les répartitions de type Calculée montant ou Calculée quantité. Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

148 / 324

Type de génération Les écritures générées en mode simulation seront repérées par le code REx ou x est le code du schéma de répartition dans la zone Référence simulation de GACCENTRY. Le nombre d'écritures générées affiché pendant la phase de contrôle est approximatif si les lignes du schéma sont dépendantes entre-elles. Fichier trace En répondant "oui" à cette question un fichier de trace permet d'obtenir une liste des pièces validées par ce traitement.

4.6. CROISEMENTS D’AXE Profil utilisateur Fonction GESBPX Regroupement ou Site)

Création / Modification / Suppression (pas de type

Valeurs paramètres SAIANA1…9 Saisie axe 1 … 9 : Valeurs possibles : Saisi/Obligatoire/Non saisi définies au niveau société => sachant qu’il n’est pas possible de créer un enregistrement dans la balance analytique sans qu’au moins une section soit mouvementée, quel que soit l ’axe. Objectifs A des fins d’analyse il est possible de regrouper les interrogations pour un croisement de 3 axes maximum Le croisement d’axes sert pour les analyses suivantes : consultations analytiques budgets pyramides analytiques Le croisement d'axes permet de définir les modalités de stockage des balances analytiques et de saisie des données budgétaires Un croisement d’axe peut être paramétré comme momentanément non actif. L’utilitaire de récupération de balance analytique doit donc être lancé pour disposer de la totalité des éléments en consultation de balance (COMPTABILITE/Utilitaires/Balances analytiques) Le croisement d’axes sert pour toutes les consultations faisant appel à ces 2 notions: budget-pyramides. Il est obligatoire pour la partie analytique et permet d’avoir une balance analytique croisée. Modalité de stockage Comprendre que c’est une clef de BALANA : Donc si l’on vient à créer a posteriori un nouveau CROISEMENT d’axe celui-ci ne prendra en compte QUE les nouveaux mouvements. Il convient de lancer l’utilitaire de récupération de balance analytique si on veut consulter les précédentes données. S’il a une pyramide analytique sur ce nouveau croisement, il faudra lancer la fonction Pyramides analytiques. Le fait de paramétrer un croisement d’axe comme non actif permet d’optimiser un import d’écritures.

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

149 / 324

4.6.1. Mode opératoire : Les axes sont croisés à concurrence de 3 axes maximum Le croisement d’axe est obligatoire pour les constructions de budget et de balance analytique

Axe Centre de coûts

Axe Zones géographique

01CNSULDPT 01LOGISDPT 01MANUFDPT

0AR 0AU 0BE

Axe 1

001

Axe 2

Axe Affaires

Axe Produit

P1LOT01 P1LOT02 P1LOT03

CART001 CART002 CD100

Axe 2

002 024

042

Axe 1

003

004 39

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

150 / 324

4.7. PYRAMIDES ANALYTIQUES Objectif Les pyramides analytiques permettent d’effectuer des analyses croisées des données réelles ou budgétées Exemple : o Par la construction de pyramide o Zone-géographique o Produit o … et par le croisement des axes o Zone-géographique / Produit Pour les anciennes gammes de produit qui ne géraient pas de croisement, un simili croisement était généralement élaboré sur la base de regroupement de section: ex: XXYY ou XX signifiait Zone Géographique, YY Gamme de produit. Au moyen de ruptures et de regroupements faits lors de restitution il était possible de répondre à certains besoins pouvant être assimilés à une Analyse Pyramidale. Existence dans les groupes de sections/natures d’une liste gauche de picking des sections/natures et groupes de sections/natures. Existence d’un message d’avertissement si on cherche à supprimer une pyramide section ou nature (qu’elle ait ou non des groupes qui lui soient rattachés et qu’elle ait ou non des mouvements) OPERATIONS COURANTES – COMPTABILITE ANALYTIQUE

Exemple : pyramide Zones gé géographiques

MONDE

20

……

30

……

40

EUROPE

AFRIQUE

FRANCE

50

60

AMERIQUE

EMEA

IDFR

AMSUD

MAGHREB

NOROUEST

NORDEST

…

99 IDFR

NORB

NORH

BRET

PLOIR

NPDC

PICA

…

0BE

0CH

0TN

0MA

0DZ

0SN

0AR

0AR

41

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

151 / 324

Les niveaux de la pyramide sont paramétrables dans un ordre croissant du plus regroupé au plus fin. On peut définir des niveaux de 10 en 10 afin de pouvoir par la suite introduire de nouveaux niveaux. Le niveau 99 est un niveau virtuel, qui ne sera jamais déclaré dans la pyramide, puisqu’il s’agit en réalité du niveau le plus fin, le niveau d’imputation. Au delà des niveaux de regroupement il existe un Niveau d’impression - sert pour les consultations/éditions, les bornes de sélections portant non pas sur le code groupe mais sur le rang d’impression. OPERATIONS COURANTES – COMPTABILITE ANALYTIQUE

Exemple : pyramide Activité Activités

GROUPE

10

PHARMA

20

TRAVAUX

CONSULT

JOUETS

…

SIRP

30

40

PRESTDIV

SIRP

SIRPF

SIRPALE

SIRPALF

99 SIRPNME

LOGISTIQUE

TRV* SAV

SIRPNMF

CNS*

ZREP4

ELEC01

EDUC01

MANU01

42

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

152 / 324

4.7.1. Pyramide section :

Pyramide Nature

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

153 / 324

4.8. CONSULTATIONS 4.8.1. Consultation de la pyramide analytique

La consultation doit être précédée de l’exécution du traitement pyramides. Niveau détail : Détermine le nombre d’éléments à afficher en fonction de l’ordre Borne début/fin : Borne début/fin : s’applique au rang d’impression, pour le niveau de définition Critères : Permet de choisir un autre écran de consultation, de préciser le budget à consulter, de prendre ou non en comptes Niveau - : Permet de remonter dans le niveau de détail/agrégation de la consultation Niveau + : Renvoie à la balance analytique quand le niveau de détail est au maximum compte tenu des paramètres de consultation

Devise Devise de consultation. Dans la balance analytique, les montants sont stockés en devise société et en devise de reporting. Dans la cas d’une demande de consultation dans une devise différente de LOC et RPT, conversion en fonction du cours trouvé dans la table des cours répondant aux critères : type de cours CNSTYPCUR et date de connexion au dossier (datesyst) Profil utilisateur Fonction CONSPYA

Accès Oui/Non (type Regroupement ou Site)

Ordre Natures/Sections ou Sections/Natures sachant que Sections sections/groupes de sections des axes du croisement consulté.

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

s’entend

Page :

des

154 / 324

Dans le cas d’un croisement de 3 axes A2/A3/A1, l’ordre Sections/Natures affichera les données Groupe de sections Axe A3 / Groupe de sections Axe A3 / Groupe de sections Axe A1 / Natures Niveau détail Compte tenu de l’ordre de présentation et du nombre d’éléments des combinaisons consultées, préciser le nombre d’éléments à afficher. Dans l’exemple ci-dessus (Sections/Natures, croisement A2/A3/A1) ou la combinaison maximale est [grpsec A2/grpsec A3/grpsec A1/nature] cela donne : niveau détail 3 grpsec A2 / grpsec A3 / grpsec A1 / nature niveau détail 2 grpsec A2 / grpsec A3 / grpsec A1 => pour une combinaison grpsec A2/grpsec A3/grpsec A1, total des montants toutes natures confondues niveau détail 3 grpsec A2 / grpsec A3 => pour une combinaison grpsecA2/grpsecA3, total des montants toutes natures confondues et tous grpsec A1 confondues niveau détail 3 grpsec A2 => pour chaque grpsec A2, total des montants toutes natures confondues et tous grpsec A3/grpsec A1 confondus Niveau (tableau en-tête, entre Pyramide et Borne début) Il est possible sous certaine condition de demander le niveau 99 d’une pyramide, i.e. le niveau le plus fin, celui des sections ou des natures. Il ne peut être demandé que sur une des pyramides de la consultation. o S’il est demandé sur la pyramide nature, il ne peut être aussi demandé sur une des pyramides sections. o S’il est demandé sur une des pyramides sections, ce ne peut être que sur le dernier des axes du croisement (A1 dans l’exemple ci-dessus) Niveau + Quand le niveau de détail est à son ‘maximum’ (3 dans l’exemple ci-dessus), permet d’accéder à la balance analytique de la ligne sur lequel le curseur est positionné. Par défaut, si le curseur n’est pas positionné sur le tableau, X3 affiche la balance la première ligne de consultation. Un budget peut être associé à une pyramide, le budget étant donc saisi non pas sur les données ‘fines’ (natures/sections) mais sur des données représentant des agrégats. En consultation de pyramide, si la consultation est faite au niveau société et que le budget aussi consultée est défini au niveau site, les données budgétaires affichées représenteront la somme des budgets sites du budget. Ecrans paramétrables paramétrage des champs à afficher par ordre paramétrage des formules à calculer (balances analytiques BLA, pyramides PYA) Affectation des écrans par utilisateur et groupe d’utilisateur (via le code d’accès) affectation par défaut o code écran mémo STD o code écran STD o code écran CONSBLA2/CONSNAT2/CONSSEC2/CONSPYA2

A noter qu ’X3 utilise par défaut l’écran de consultation STD car il a été identifié comme étant l ’écran par défaut. (DEVELOPPEMENT/Dictionnaire traitements/Consultations =>BAL/BLA/CPT/NAT/SEC/PCE/PYA)

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

155 / 324

Dans le paramétrage de l’écran de consultation de balance analytique, il y a 2 zones particulières : - [M]LIBCPT : permet d’avoir le code des sections/natures consultées - Intitulé : permet d’avoir les intitulés courts des natures/sections consultées Consultation de balance analytique Sur un croisement d’axes Par nature puis sections ou l’inverse Avec un niveau de détail variable Bouton Critères : o Pour associer un budget o Pour prendre ou non en les écritures d’ à-nouveaux/clôture

4.8.2. Consultation de balance analytique

Filtre : Filtre par rapport au premier élément de la combinaison consultée (compte tenu croisement et ordre) Société/Site : Société, site ou regroupement de sites Critères : Permet de choisir un autre écran de consultation, de préciser le budget à consulter, de prendre ou non en comptes les ANX. Critère permettant de n’afficher que les combinaisons pour lesquelles tous les axes sont renseignés Ecrans de consultation paramétrables Accès à la consultation du GL nature ou GL section

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

156 / 324

Valeurs paramètres BALANARPT Balance ana devise reporting : Peut être à non et pour un besoin ponctuel passé à oui, le tout suivi d’une récupération de balance analytique Profil utilisateur Fonction CONSBLA Fonction CONSSEC Fonction CONSNAT

Accès Oui/Non (type Regroupement ou Site) Accès Oui/Non (type Regroupement ou Site) Accès Oui/Non (type Regroupement ou Site)

4.8.3. Consultation de section

Solde : Accès au tableau récapitulatif de l’évolution du solde de la section, pour les écritures sélectionnées. Sous totaux en devise société /reporting/transaction Critères : Même principe de fonctionnement que la consultation de comptes. Tri possible suivant les données analytiques Clic droit sur la ligne d’écriture

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

157 / 324

4.8.4. Consultation de nature

Zoom sur les pièces d’origine : Visualisation des lignes analytiques dans leur ‘résultat’. Donc pas de clé de répartition a priori ou volatile

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

158 / 324

4.8.5. Récapitulatif

Zooms successifs du gé général au dé détail

Balance Analytique

Consultation Nature

Consultation Section

Factures (ventes/achats)

Echéances

Pièce comptable

51

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

159 / 324

4.9. UTILITAIRES 4.9.1. Engagements Contrôles effectués : existence, dans les fichiers de base, des données de l’en-tête d’engagement [CMM] et des lignes de détail [CMD] cohérence des données d’en-tête et de lignes

4.9.2. Balance analytique Contrôles / traitements effectués soit vérification égalité balance analytique [BLA] / GL analytique (AMTCUR transaction, AMTLOC locale, AMTRPT reporting dans [DAA]) soit recalcul de la balance sur la base du GL analytique

4.9.3. Vérification pyramide Contrôles effectués donne une liste des sections et natures qui ne seraient pas rattachées à une ou plusieurs pyramides sections / natures, pour un ou tous les axes analytique Caractéristiques du fichier balance analytique : montants systématiquement stockés en devise société pour les croisements d’axe référencés et actif montants stockés sur option en devise de reporting (valeur paramètre BALANARPT)

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

160 / 324

4.10.

CLOTURE DE LA COMPTABILITE ANALYTIQUE Valeurs Paramètres FRWAX(0…9) ( chapitre CPT ) :Pour un axe donné, le calcul du report à nouveaux est conditionné par la valeur paramètre o Si ce flag est à Non, pas de report pour aucune des sections de l’axe o Si ce flag est à Oui, possibilité au cas par cas de définir si une section doit donner lieu à un report (case Report à nouveaux accessible au niveau de la fiche section) Pas de génération d’écriture : simple calcul du report à nouveaux et mise à jour de la balance analytique (indice 0) Possibilité d’inclure ou non ces à-nouveaux en consultation/édition Balance analytique Un des éléments de la clé de stockage des données de la balance analytique est le code croisement d’axe. o Pour qu’un à-nouveaux analytique soit généré sur les sections X/Y/Z d’un croisement d’axe donné, il faut que : - FRWAX soit à Oui pour les axes constitutifs du croisement -les sections croisées X/Y/Z soient toutes les 3 flaguées ‘Report à nouveaux’ à Oui

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

161 / 324

4.11. 4.11.1.

LES EDITIONS

Les Grand-livres analytiques GLANA1 : cet état permet d’éditer le grand-livre analytique classé par natures, d’une société juridique ou d’un regroupement de sites (société non juridique) Saut de page par nature : O/N Niveaux de sous-totaux : 1 ou 2 GLANA2 : cet état permet d’éditer le grand-livre analytique, classé par sections, d’une société juridique ou d’un regroupement de sites (société non juridique). Saut de page par section :O/N Détail des comptes généraux Niveaux de sous-totaux :1 ou 2

4.11.2.

Le journal analytique JOUANA : cet état permet d’éditer les journaux analytiques Détail libellés Possibilité de demander des totaux par pièce, site, journal, société

4.11.3.

Les balances analytiques BALANAGRP : cet état édite une balance analytique par site BALANASOC : cet état édite une balance analytique par société BALANA2 : idem BALANAGRP mais avec un comparatif sur 2 périodes. Devise : o Devise de lecture = devise de sélection o Devise d’impression = si on souhaite éditer l’état dans une devise particulière, on peut choisir une devise différente de la devise de lecture o On peut préciser un cours balance analytique en référence aux écritures analytiques saisies et un cours budget en référence au budget saisi. o Le taux de conversion à indiquer est de type : une unité de devise lecture égale au cours de conversion de devise d’impression Par exemple : 1 EUR = 6, 55957 FRF, où EUR est la devise de lecture et FRF la devise d’impression. o Les zones de cours, peuvent également être utilisées comme diviseurs Exemple : devise d’impression et de lecture = EUR Saisie d’un cours =0,001 pour avoir une restitution en kilo EUR ; Le sens de présentation permet de signer les montants o Débit (option 1) les montants crédits seront précédés du signe – o Crédit (option 2) les montants débits seront précédés du signe – Ordre de tri : l’ordre de tri de la balance analytique peut être fait par Sections puis Natures ( option 1) ou Natures puis Sections (option 2) On peut indiquer le nombre d’axes analytiques concernés par l’état. Enfin on peut obtenir un détail par site ( option :oui/non), un détail par nature (oui/non). Possibilité de paramétrage des 6 colonnes

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

162 / 324

B : budget R : réel E : engagé P : pré-engagé Numéro 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

4.11.4.

Libellé Inutilisé Charges Produits Solde Engagements Pré-engagements Réel+ engagé Réel+ engagé+ pré-engagé Budget Quantité Quantité engagée Quantité pré-engagée Quantité + engagé Quantité + engagé + pré-engagé Budget quantité B-R (montant) B-(R+ E ) ( montant ) B-(R+ E + P ) ( montant ) B-R (quantités) B-(R+E) (quantités) B-( R+ E+ P) (quantités) B-R (%) B-(R + E ) (%) B-(R+E+P) (%) B-R (% quantités) B-(R + E ) (%quantités) B-(R+E+P) (%quantités) Unité

Les Engagements ENGAGEMENT : cet état permet d’éditer une liste des engagements et préengagements pour une société juridique ou un regroupement de sites (société non juridique) Possibilité de ne sélectionner que les engagements ou que les pré- engagements ENGAGENAT : cet état permet d’éditer une liste des engagements et préengagements par nature analytique pour une société juridique ou un regroupement de sites (sociétés non juridique) 3 possibilités de tri parmi la date, section, tiers, compte Possibilité de ne sélectionner que les engagements ou que les pré-engagements

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

163 / 324

ENGAGESEC : cet état permet d’éditer une liste des engagements ou pré engagements par sections selon un axe analytique pour une société juridique ou un regroupement de sites (société non juridique) 3 possibilités de tri parmi la date, section, tiers, compte, nature Possibilité de ne sélectionner que les engagements ou pré- engagements

4.11.5.

Les Pyramides PYRAMCCE : cet état restitue la liste des pyramides de sections analytiques définies dans le dossier.les pyramides sont classées par ordre alphabétique, indépendamment de leur axe d’appartenance. Pour chaque pyramide l’état liste les sections ou groupes de sections du niveau de définition le moins élevé au plus élevé Le niveau de définition est indiqué entre parenthèses devant chaque groupe de sections PYRAMCNA : cet état restitue la liste des pyramides de natures analytiques définies dans le dossier .Les pyramides sont classées par ordre alphabétique. Pour chaque pyramide l’état liste les natures ou groupes de natures du niveau de définition le moins élevé au plus élevé. Le niveau de définition est indiqué entre parenthèses devant chaque groupe de natures. PYRAMNLEG : cet état permet d’éditer des données provenant du croisement d’une ou plusieurs pyramides sections avec une pyramide nature. Avant chaque lancement, il faut relancer le traitement de re génération des pyramides Le budget doit être défini au niveau du site Détail dernière colonne : l’état donne le détail des sections analytiques sur le dernier axe analytique du croisement Le sens de présentation permet de signer les montants o Débit (option 1) : les montants crédits seront précédés d’un signe – o Crédit (option 2) : les montants débits seront précédés d’un signe – L’ordre de présentation : les différentes possibilités sont les suivantes o groupes de sections/groupes de natures o groupes de natures/groupes de sections PYRAMSOC : cet état permet d’éditer des données provenant du croisement d’une ou plusieurs pyramides sections avec une pyramide nature. Avant chaque lancement, il faut relancer le traitement de re génération des pyramides Le budget doit être défini au niveau du société Détail dernière colonne : l’état donne le détail des sections analytiques sur le dernier axe analytique du croisement Le sens de présentation permet de signer les montants o Débit (option 1) : les montants crédits seront précédés d’un signe – o Crédit (option 2) : les montants débits seront précédés d’un signe – L’ordre de présentation : les différentes possibilités sont les suivantes o groupes de sections/groupes de natures o groupes de natures/groupes de sections

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

164 / 324

4.11.6.

Etats Divers INTCCECCE : cet état permet de restituer les interdictions d’association, définies au niveau du dossier, entre les sections d’un axe analytique choisi ( axe de référence) et les sections d’un ou plusieurs axes. INTCNACCE : cet état permet de restituer les interdictions d’association, définies au niveau du dossier, entre des natures analytiques et les sections d’un ou plusieurs axes. LISDISTMP : cet état restitue la liste des répartitions temporelles définies dans le dossier.les répartitions temporelles sont classées par ordre alphanumérique des codes de répartitions temporelles. Les répartitions temporelles sont notamment utilisées dans les budgets et les abonnements. LISDSP, LISNAT, LISSEC : liste des répartitions, natures, sections NOIMPUT : cet état restitue les écritures comptables qui n’ont pas d’imputation analytique sur au moins un des axes analytiques définis au niveau du dossier. Les écritures sont éditées par type de journal, puis par date et par numéro de pièce.

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

165 / 324

5. COMPTABILITE BUDGETAIRE 5.1. DONNEES DE BASE 5.1.1. Paramétrage budget

Type de contrôle : Aucun Annuel : contrôle par rapport au montant total budgété sur l’exercice Période : contrôle par rapport au montant budgété période par période Global : contrôle par rapport au montant total budgété sur la durée de validité du budget ; la date début validité doit donc être renseignée. Le budget global peut porter sur plusieurs exercices Cumulé : contrôle par rapport au cumul des montants budgétés depuis la date début du budget jusqu’à la période de rattachement de l’engagement /pré-engagement. Il y a report de la part de budget non consommé d’une période sur l’autre OD Budgétaires : OD budgétaires manuelles : le budget peut être au choix alimenté par la saisie budget ou la saisie des OD budgétaires OD budgétaires complètes : même principe avec, de plus, une génération automatique des OD budgétaires dès qu’une mise à jour/modification d’une ligne budgétaire est effectuée Croisement axe : Croisement sur lequel porte le budget Saisie budgétaire agglomérée ? Le cas échéant, préciser la pyramide et le niveau de définition pour la saisie budgétaire

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

166 / 324

Profil utilisateur Fonction GESBUP Création / Modification / Suppression (pas de type Regroupement ou Site) Fonction GESTBU Création / Modification / Suppression (pas de type Regroupement ou Site) Budget de rattachement Le budget de rattachement doit être associé à un croisement inverse de celui du budget courant. Si le budget est rattaché à un autre budget, les montants et quantités budgétés ne pourront pas être saisissables mais seront automatiquement créés au moment de l'enregistrement des montants et quantités budgétés du budget de rattachement.

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

167 / 324

5.1.2. Transactions budgétaires Toute saisie ou consultation budgétaire se fait au travers d’une transaction budgétaire Celle-ci permet de définir : la nature des informations à afficher, leur ordre d’affichage (ou de non-affichage) et les niveaux de totalisation, la méthode de saisie du budget : par nature, par section ou par période, le mode de pré chargement de l’écran : o avec les natures/sections budgétisables comprises dans les bornes de sélection o sans aucune valeur, charge à l’utilisateur d’appeler les éléments un à un

Pré chargement : Si coché, pré chargement de la liste de natures/sections /groupes (et possibilité d’en sélectionner d’autres). Si non coché, écran vierge et nécessité de les renseigner un à un. Intitulé : Intitulé de colonne paramétrable. Au maximum, 25 caractères alphanumériques Contenu : Type de données à afficher/renseigner : données stockées : montant/quantité réels, budgétés, engagés, pré-engagés données calculées : formule ; expression permettant des calculs simples entre colonnes informations saisies : texte, accessible pour les budgets par période Ligne : Ce numéro fait référence à l’écran de lancement de la saisie budgétaire dans lequel le/les budgets à traiter sont listés. Il indique à quel budget (n°1 dans la liste, n° 2 dans la liste, …) la ligne de calcul est rattachée. Il permet donc de gérer des budgets multi-codes dans la limite de 3. Seules les formules portent toujours le n°0. Total : Affichage ou non d’un total en bas d’écran Visible : Affichage ou non d’une colonne. Permet de réaliser des formules basées sur des colonnes de calcul intermédiaire non affichées Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

168 / 324

5.2. SAISIE BUDGETAIRE 5.2.1. Étape 1 : définition des critères de saisie/consultation

Borne de dates : Bornes de dates obligatoires si transaction de type Période Bornes de sections/ Natures : Bornes de sections/natures à afficher dans le cas d’une transaction par nature ou par section Préchargement ,multi-code : Permet de connaître le contexte de paramétrage et donc de saisie : avec ou sans pré chargement, mono ou multi-codes Ligne : Numéro de ligne auquel le numéro de ligne de la transaction est lié. Période début/fin : Bornes de dates accessibles dans le cas des transactions par nature ou par section. Critères pouvant porter sur des budgets, sociétés, sites et périodes différents. Mais les budgets doivent être définis au même niveau société/site, sur le même croisement, sur le même niveau de pyramide Profil utilisateur Fonction BUDGET

pas d’option (type Regroupement ou Site)

Valeurs Paramètres DATDEBDFT (chapitre SUP) : date début période DATFINDBT (chapitre SUP) : date fin période Bornes de date Par défaut, propose le découpage période de la société proposée dans le tableau des critères. Budget Par défaut, sauf à ce qu’il y ait un mémo STD, affichage du premier code budget.

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

169 / 324

Société Par défaut, affichage de la société du site par défaut de l’utilisateur pour le module Comptabilité. Période début/Période fin Par défaut, propose les dates définies dans les valeurs paramètres utilisateur DATDEBDFT et DATFINDFT (chapitre SUP).

5.2.2. Étape 2 : saisie, modification, consultation du/des budgets

Maj Colonne : clic droit ligne/mode commande : MAJ de la quantité ET du montant budgété des lignes en dessous de la ligne courante clic droit zone/mode modification : MAJ de la quantité OU du montant budgété des lignes en dessous de la zone courante Accès à la liste des engagements/pré-engagements constitutifs du montant engagé/pré-engagé Texte en-tête Initialisé avec le texte saisi sur le 1ier élément chargé. La saisie d’un nouveau texte est reporté/prise en compte : o sur les éléments pour lesquels un montant et/ou une quantité budgété sont saisis pour la première fois, o sur les éléments dont le montant et/ou la quantité budgété sont modifiés OD budgétaires Pas de zoom depuis un montant budgété vers la saisie d’OD car il est impossible d’identifier la provenance des montants d’une combinaison budgétaire. Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

170 / 324

5.3. OD BUDGETAIRE 5.3.1. Objectifs Profil utilisateur Fonction GESBDO Regroupement ou Site)

Création / Modification / Suppression (pas de type

Permettre la mise à jour / création du budget Faciliter la traçabilité des modifications intervenues sur un budget Rappel : c’est depuis le paramétrage budget qu’il est défini si un budget peut ou non être mis à jour par le biais de la saisie manuelle d’OD (Manuelle/Complète) si toute modification du budget doit se traduire par la génération automatique des OD budgétaires correspondantes Pré-requis Définir le compteur des OD budgétaires PARAMETRAGE/Paramètres généraux/Affectation des compteurs

Libellé automatique pour les OD Accès aux seuls budgets rattachés au croisement d’axe défini dans l’en-tête Utilisation d’une même OD budgétaire tant que l’utilisateur ne change pas de session de saisie budgétaire

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

171 / 324

Le montant d’une ligne d’ OD budgétaire correspond à la différence entre le précédent et le nouveau montant budgété saisi Possibilité de saisir une OD dans une devise différente de la devise de tenue du budget Possibilité d’extourner l’OD

Devise Si la devise de saisie de l’OD est différente de la devise du budget, le cours de conversion appliqué est celui défini dans la valeur paramètre CHGTYPCUR (chapitre CPT).

5.4. CALCUL DES BUDGETS 5.4.1. Principes Profil utilisateur Fonction GESBUC Regroupement ou Site)

Création / Modification / Suppression (pas de type

Depuis cette même fonction, il est possible : de définir la formule de calcul du budget à modifier/calculer de définir les éléments constitutifs de la base de calcul, qu’il s’agisse de constantes ou de variables d’exécuter le calcul Décomposition En-tête o Base de transfert : en montants par période/en montants annuels o Expression du calcul : formule d’expression du calcul Onglet Formules o Ligne 1 : caractéristiques du budget à calculer o Autres lignes : caractéristiques des éléments constitutifs de la base de calcul Onglet Variables o Description des éléments variables tant dans la base de calcul que dans la formule de calcul elle-même

5.4.2. En-tête

Base de transfert ‘En montants par période’ La base de calcul est déterminée période par période et le montant budgété ainsi calculé est mis à jour période par période. La répartition temporelle de la nature du budget à calculer est ignorée. Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

172 / 324

Le nombre de périodes de la base de calcul est nécessairement identique aux nombres de périodes du budget à calculer ‘En montants annuels’ Chaque budget ‘base de calcul’ est calculé sur la totalité des bornes de périodes considérées ; l’expression du calcul est ensuite évaluée. Enfin, la répartition analytique de la nature du budget à calculer est appliquée au montant total calculé par l’expression Expression du calcul. Détermine la formule de calcul. Peut contenir les opérateurs mathématiques et logiques les plus fréquents permettant d'associer des formules (codées F1,F2, F3…) définies par les lignes du tableau des formules et des variables (codées V_nom de variable) définies dans l'onglet Variables

5.4.3. Onglet Formules

Première ligne : définit le budget à calculer Lignes suivantes : lignes sur lesquelles s’appuie l’expression du calcul F1, F2, … : attribuées automatiquement Type : Type de montant à répartir Société/Site : Pas nécessairement un même niveau entre société/site du budget à calculer et société/ site des budgets à répartir Variables : Imputations à modifier. Possibilité d’utiliser une variable .Cribles * et ? Interdits

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

173 / 324

5.4.4. Onglet Variables

Variable : Code de la variable normalisé en le transformant en V_CODEVAR Exec : Exécution du calcul. Définition de la valeur des variables

5.5. COPIE DE BUDGETS Si le budget destination n’existe pas, possibilité de le créer automatiquement via duplication du budget origine. Certaines zones (comme le libellé, …) vont nécessiter une mise à jour manuelle. Possibilité d’opter pour une base de transfert ‘En montants par période’ ou ‘En montants annuels’

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

174 / 324

Profil utilisateur Fonction BUDCOP

pas d’option (type Regroupement ou Site)

5.6. LES EDITIONS 5.6.1. Les Budgets BUDSIT : cet état permet d’éditer, pour une société juridique donnée, les budgets définis au niveau site. BUDSOC : cet état permet d’éditer les budgets définis au niveau d’une société juridique. Pour ces deux états, il existe une possibilité de modifier l’ordre de présentation. 1. Sections ou groupes de sections/natures ou groupes de natures 2. Natures ou groupes de natures /sections ou groupes de sections. BUDODS : cet état permet d’éditer une ou plusieurs pièces d’OD budgétaires. BUDHIS : cet état donne la liste et les caractéristiques des OD budgétaires générées sur un budget donné.

5.6.2. Les Balances Analytiques On a la possibilité de restituer ou pas l’information budgétaire. Cette information n’est pas obligatoire pour lancer l’état. Toutefois, il faut respecter les règles suivantes : BALANAGRP : le budget doit être défini au niveau site. BALANASOC : le budget doit être défini au niveau société. BALANA2 : le budget doit être défini au niveau site.

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

175 / 324

5.7. CONTROLE BUDGETAIRE 5.7.1. Schéma de flux

DA

Commande

Facture

100

120

120

PRE-ENG (1) 100

ECART REEL

ou

(…)

BUDGET -100 (3) 1000

ENG (2) 120

De 1 à 9 budgets contrôlés Contrôles dans la chaîne ACHAT o Au niveau de la DA o Au niveau de la Commande o Au niveau de la Facture Contrôles en quantité et/ou montants A la ligne de DA, de commande ou facture Au pied de DA, de commande ou facture Types de contrôles Bloquants Non-bloquant Avertissement

5.7.2. Valeurs paramètres Chapitre CPT OPTCMM CMMBUD CMMTYPCUR

: Option engagement auto : Budget à visualiser : Type cours pour engagements

Chapitre BUD BUDCMM & BUDCMMPRP engagements BUDAMT & BUDQTY BUDPRCAMT & BUDPRCQTY

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

: Prise en compte engagements/ pré: Contrôle budgétaire en montant / quantité : % tolérance montant/quantité

Sage France 2007

Page :

176 / 324

BUDCNTCMM & BUCNTPRP engagements BUDCTLPOL & BUDCTLPSL BUDCTLPOH & BUDCTLPSH: BUDPER BUDTYPCUR BUP1 … BUP9 NBRBUD

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

: Type contrôle engagements/ pré: Contrôle indicatif ligne cde/DA Contrôle en gestion cde/DA : Contrôle par période : Type cours conversion budget : Budget contrôlé 1 … 9 : Nombre de budgets contrôlés

Sage France 2007

Page :

177 / 324

6.

LA COMPTABILITE AUXILIAIRE

6.1. DONNEES DE BASE 6.1.1. Tables tiers 6.1.1.1.

Structure Rajout des informations Clients/Fournisseurs

Fiche Client

Code unique

Onglet Commerciales

Fiche Tiers

Onglet Gestion Onglet Identité Onglet Financières

Onglet Adresses

Onglet Clients livrés

Onglet RIB

Fiche Fournisseur

Onglet Commerciales Onglet Gestion Onglet Financières Onglet Suivi

Onglet Contacts Onglet Tiers/Société

Tiers divers Onglet Compta

Rappel Pas de changement de clé possible. Suppression d’une fiche client/fournisseur/tiers divers uniquement depuis la fiche tiers.

6.1.1.2.

Clients

Éléments de dimensionnement CUST Clients Profil utilisateur Fonction GESBPC Regroupement ou Site)

Création / Modification / Suppression / Tarifs (pas de type

Codes activités FCT Gestion de l’affacturage : conditionne la présence de la zone Factor

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

178 / 324

HDU Historisation des échéances : conditionne la présence de la consultation de balance âgée. Ce code, s’il est actif, permet, via le stockage des modifications faites à une échéance, de disposer d’une consultation de balance âgée client à date Onglet Identité Zone Devise contenant la devise par défaut de facturation ou de règlement du client Onglet Adresses Renseignée par au moins un code adresse Attention au choix des codes adresses car ils peuvent être contrôlés par valeur paramètre Ex : valeur paramètre FUPADD ‘Code adresse tiers relance’ permettant de préciser le code adresse à utiliser prioritairement pour l’édition des lettres de relance. Sachant que si ce code n’est pas référencé chez le client, il y a alors application de l’adresse par défaut Pas de possibilité de supprimer un client. Pas de changement de clé possible.

6.1.1.2.1. Onglet Gestion

Actif : Possibilité de désactiver le client : il n’apparaît plus dans les sélections clients Type cours : Utilisé pour initialiser le cours de devise en saisie de facture En-cours : contrôlé, libre, bloqué Conditions de contrôle d’en cours du client. Données : utilisées par le traitement de blocage/déblocage affichées à titre indicatif dans la consultation du risque client

Type cours menu local du Tronc commun n°202 (PARAMETRAGE/Paramètres généraux/Menus locaux) Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

179 / 324

6.1.1.2.2. Onglet Financières

Client Payeur : Code du tiers payeur par défaut. Fait nécessairement référence à un tiers créé dans la base. Factor : Code du factor auquel les créances sont par défaut cédées Code comptable : Permet d’associer au client ses comptes par défaut Régime taxe : Régime de taxe utilisé lors de la facturation du client Condition paiement et escompte/agio : Paramétrages par défaut associés au client permettant de calculer automatiquement : l’échéancier de paiement de ses factures, les conditions d’escompte/agio applicables à ses règlements Banque reg. : Banque de règlement du client. Contrôlée en proposition de règlement. Type de relance, mt mini relance, type de relevé : Mode de gestion des relances et des relevés Sections analytiques : Sections par défaut du client pour chacun des axes d’analyse

Rappel : Le code comptable de type ‘Client’ regroupe un ensemble de lignes représentant les différents évènements comptables susceptibles de se produire pour un client. Ces lignes sont ensuite appelées automatiquement suivant le contexte comptable. Un code comptable peut être affecté à différents types de données : le tiers, le client, le fournisseur, la banque, …

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

180 / 324

Autres fonctions Barre d’outils, Zoom, accès au détail : o du portefeuille des traites, BOR et LCR (cf. paramétrage des transactions de règlements) Effet non échu 1, Effet non échu 2, Effet non échu 3 o des impayés du client Impayés o des effets prorogés Prorogations Barre d’outils, Consultations, accès à la consultation de : o Factures o Comptes o Situation Tiers o Analyse risque o Dernières opérations o Balance âgée

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

181 / 324

6.1.2. Fournisseurs Éléments de dimensionnement SUPP Fournisseurs Profil utilisateur Fonction GESBPS Regroupement ou Site)

Création / Modification / Suppression / Tarifs (pas de type

Codes activités DAS DAS2 : conditionne la présence des zones DAS2 et Code prestataire HDU Historisation des échéances : conditionne la présence de la consultation de balance âgée. Ce code, s’il est actif, permet, via le stockage des modifications faites à une échéance, de disposer d’une consultation de balance âgée fournisseur à date Onglet Identité Zone Identification CEE contenant le n° de TVA CEE du fournisseur A renseigner dans le cas des fournisseurs CEE pour lesquels la TVA/acquisitions intra communautaire doit être dégagée Zone Devise contenant la devise par défaut de facturation ou de règlement du fournisseur Onglet Adresses Renseignée par au moins un code adresse Attention au choix des codes adresses car ils peuvent être contrôlés par valeur paramètre Ex : valeur paramètre LETADD ‘Code adresse tiers règlement’ permettant de préciser le code adresse à utiliser prioritairement pour alimenter l’onglet Adresse des règlements Pas de possibilité de supprimer un fournisseur. Pas de changement de clé possible.

6.1.2.1.1. Onglet Gestion

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

182 / 324

En-cours : Zones à caractères informatif, reportées dans la consultation du risque fournisseur; Non exploitées en comptabilité Blocage paiement : Permet de bloquer l’émission de TOUT règlement sur le fournisseur, quelles que soient les caractéristiques de ses factures (BAP ou non, …)

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

183 / 324

6.1.2.1.2. Onglet Financières

DAS2 : Permet de préciser si un fournisseur est ou non réputé de type DAS2. Le cas échéant, possibilité de lui associer une fiche prestataire. Condition paiement , escompte , banque reg. , Sections analytiques : Même principe que pour la fiche client

Autres fonctions Barre d’outils, Zoom, accès au détail : o du portefeuille des traites, BOR et LCR (cf. paramétrage des transactions de règlements) Effet non échu 1, Effet non échu 2, Effet non échu 3 o des effets prorogés Prorogations Barre d’outils, Consultations, accès à la consultation de : o Factures o Comptes o Situation Tiers o Analyse risque o Dernières opérations o Balance âgée

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

184 / 324

6.1.3. Conditions de paiements Permet de définir les différentes règles de constitution de l’échéancier de paiement des factures clients et fournisseurs

Mode : Modes de règlement % Echeance : Possibilité de définir du mono ou multi échéances de paiement (20%/80%, 50%/50%, …) Mois, Jours, FDM,J1,J2,J3 … : Sur la date départ échéance(1), possibilité d’appliquer : un nombre de mois et/ou de jours en plus de ramener la date alors calculée à la fin du mois, puis de ramener la date ainsi trouvée au quantième le plus proche Cond pai remplacement : Application d’une autre condition de paiement pour toute facture dont le montant est inférieur à XXX Echeance sur relevé : Si coché, les échéances générées par la condition sont identifiées comme à prendre en compte dans un relevé

Valeurs paramètres TPT Conditions paiement avec TVA (chapitre TC ) Conditionne la présence de la zone % TVA Profil utilisateur Fonction GESTPT Regroupement ou Site)

Création / Modification / Suppression (pas de type

Date départ échéance(1) En saisie de facture tiers client ou fournisseur, existence d’une zone Départ échéance (initialisée par la date document origine) et utilisée comme date de départ pour le calcul de l’échéancier de règlement de la facture.

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

185 / 324

% TVA Permet de calculer l’échéancier non pas sur la base du TTC de la facture mais sur les bases HT et TVA séparément. On peut par exemple prévoir le règlement de 100% de la TVA sur la 1ière échéance. Attention : le traitement de déclaration de TVA ne traite pas ce cas là. Quantième Par convention, 99 fait référence au dernier jour du mois Jours fériés interdits Prise en compte des jours définis dans le calendrier d’indisponibilité du site courant (onglet Détails)

6.1.4. Paramétrage du mode de règlement Les modes de règlement sont définis depuis la table diverse paramétrable n°3

Relevé : code relevé =" " les échéances avec ce mode de règlement ne peuvent jamais être portées sur un relevé d’échéances/de factures code relevé " " Les échéances avec ce mode de règlement peuvent être mises sur relevé. Si le code relevé est identique pour plusieurs modes, il constitue alors aussi un critère de regroupement des échéances sur un relevé Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

186 / 324

Accept : Numéro faisant référence au numéro d’ordre des codes tels que définis dans le menu local 682 des codes acceptation. Information reprise lors de la génération d’un fichier de remise LCR Trt papier : Dès lors qu’un relevé est associé à un mode de règlement avec Trt papier=2, l’édition du relevé contient une traite en pied

Utilisation de la condition de paiement Possibilité d’associer une condition de paiement à un client ou un fournisseur (onglet Financières, bloc Règlement), Laquelle est alors par défaut proposée en saisie de facture et permet d’initialiser et de ré initialiser l’échéancier de la facture tant que celle-ci n’est pas validée, Laquelle est issue soit du tiers facturé/facturant soit du tiers payeur/payé A la validation de la facture, la ou les échéances de la pièce deviennent complètement ‘indépendantes’ de la condition de paiement à leur ‘origine’ ; elles sont librement modifiables

6.1.5. Groupes de devises Permet de constituer des regroupements de devise intervenant dans la sélection des factures/échéances Critère de sélection utilisable dans les divers traitements automatiques de gestion des règlements (proposition de règlements, comptabilisation en portefeuille, affectation banque, génération remise, gestion des échéances, génération de relevé, …)

Profil utilisateur Fonction GESGCU Regroupement ou Site)

Création / Modification / Suppression (pas de type

6.1.6. Banques (guichets) Profil utilisateur GESABN Site)

Création / Modification / Suppression (pas de type Regroupement /

Cette table permet de référencer pour un pays donné, la liste des codes banque+guichet existants Rappel : un RIB français est constitué de : 5 caractères représentant le code banque 5 caractères représentant le code guichet 11 caractères pour le RIB 2 pour la clé de contrôle Ainsi pour la France, il est possible de référencer l’ensemble des 10 premiers caractères représentant les banque/guichet utilisés Conséquence : si ce choix est fait pour un pays, lors de la saisie d’un RIB sur un tiers, u client, … un onglet RIB, l’existence du code banque/guichet est vérifiée. Et s’il n’est pas référencé, blocage en saisie. Longueur banque Les RIB ne sont pas constitués de la même façon d’un pays à un autre. Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

187 / 324

Ex : Italie CIN = code de sécurité sur 1 caractère ABI = code banque sur 5 caractères CAB = code guichet sur 5 caractères CC = compte courants sur 12 caractères Date début/fin validité Non utilisé A noter que ce fichier peut être obtenu auprès de la Banque de France (payant)

6.1.6.1.

Étape 1 : paramétrage du pays

Contrôle banque : si coché, implique l’obligation de référencer les codes banque/guichet Longueur banque doit correspondre au nombre de caractères jusqu’auquel il faut lire le RIB pour avoir le code banque/guichet

Banque : Code banque/guichet avec une longueur = Longueur banque de la fiche pays Domiciliations : Pré chargée et non modifiable lors de la saisie du RIB ayant ce code banque/guichet Code BIC : Pré chargé et modifiable lors de la saisie du RIB ayant ce code banque/guichet

6.1.6.2.

Résultat, onglet RIB, zone Numéro RIB

Contrôle d’existence Clic droit sélection Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

188 / 324

6.1.7. Compte en banque

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

189 / 324

Code BIC : Utilisé dans le paramétrage du fichier magnétique des virements internationaux Numéro RIB : Contrôlé lors de l’importation d’un relevé bancaire et lors de l’importation d’un fichier de domiciliation LCR/BOR N° emetteur : Utilisé dans le paramétrage des fichiers magnétiques de virements (normaux, internationaux et commerciaux) et de prélèvements Interface trésorerie : Permet d’identifier la banque sous un autre code dans le cadre d’une interface avec un autre logiciel

Profil utilisateur GESBAN

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

Création / Modification / Suppression (type Regroupement / Site)

©

Sage France 2007

Page :

190 / 324

Compte : Provient du journal de type Banque, nécessairement de type Remise cheque , Remise par échéance, Avis domiciliation : Conditions de regroupement/ comptabilisation des chèques/ effets sur un bordereau Journal : Référencer au minimum le journal de type Banque Journaux de type Trésorerie ou OD Code comptable : Contient entre autre le compte de frais sur impayés Extension fichier : Utilisé pour la génération de tout fichier magnétique à destination de cette banque Journal Le paramétrage standard des pièces automatiques de règlement prévoit que ces journaux, quel que soit leur type (Banque, Chq à encaisser, …) doivent être de type Trésorerie (pour retrouver le compte de trésorerie/contrepartie). Seule exception : le cas des journaux d’effets à payer et à recevoir qui peuvent être de type OD (donc sans compte de contre partie automatique). Le paramétrage standard prévoit alors d’utiliser les collectifs EAP et EAR renseignés dans les codes comptables clients et fournisseurs. Remise par échéance Cette option permet de créer une pièce pour chaque échéance ou une pièce par remise lors de la validation de la remise de traite sur la banque. Si oui, il y aura une pièce par date d'échéance avec comme date d'écriture la date d'échéance Sinon, la date d'écriture sera la date du bordereau. Date de changement devise Utilisée lors du passage à l’€, quand la devise de tenue du compte bancaire est passée de FRF à €. Date permettant de contrôler que tout nouveau mouvement passé en date comptable antérieure à CHGDAT est bien passé dans l’ancienne devise de tenue du compte et que tout mouvement passé en date comptable postérieure à CHGDAT est bien passé Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

191 / 324

dans la nouvelle devise de tenue du compte. Utilisée aussi pour connaître la devise d’édition de l’état de rapprochement bancaire. Type cours Uniquement utilisé si devise banque différente de devise société et permet de valoriser le solde virtuel de la banque dans la fonction d’affectation banque. Conditions bancaires – Taux d’escompte Non utilisés

6.1.8. Pool bancaire Profil utilisateur GESPOO

Création / Modification / Suppression (type Regroupement / Site)

Utilisé par la fonction d’affectation banque Pour les règlements reçus/émis dont la banque n’a pas été renseignée (ex : traites reçues mises en portefeuille mais non encore affectées à une banque), la fonction d’affectation permet, en masse et en fonction d’un pool bancaire, d’affecter une banque à ces règlements Le pool bancaire permet donc de définir quel pourcentage du montant total à affecter doit être attribué à chacune des banques du pool

l’ordre dans lequel les banques sont renseignées dans le pool est pris en compte. Ainsi, le pool [BNP 40%/CIC 60%] ne donne pas forcément les mêmes résultats que le pool [CIC 60%/BNP 40%] dans la mesure où dans un cas, on cherche d’abord à affecter sur BNP alors que dans l’autre, on cherche à affecter sur CIC. A noter par ailleurs que dans le cas où la somme des pourcentages ne donne pas 100%, les pourcentages saisis sont bien appliqués, sauf celui de la dernière ligne pour laquelle le pourcentage appliqué sera celui permettant d’obtenir 100%. Par exemple : pool CIC 40% et BNP 30% et SG 10% => les proportions réellement appliquées seront CIC 40%-BNP30%-SG 30%

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

192 / 324

6.1.9. Caisse

Journal : Journal de caisse de type trésorerie ou OD Devise : Devise de tenue de la caisse : soit celle du compte soit la devise société, si le compte n’est pas tenue dans une devise particulière

Profil utilisateur GESCAI

6.1.10.

Création / Modification / Suppression (type Regroupement / Site)

Groupes de devises

Utilisé comme critère de sélection possible (toutes devises ou une devise ou un groupe de devises) dans la plupart des traitements de masse liés à la gestion des règlements : proposition automatique de règlements, comptabilisation en portefeuille, génération de remises, … gestion des échéances Profil utilisateur GESGCU Site)

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

Création / Modification / Suppression (pas de type Regroupement /

©

Sage France 2007

Page :

193 / 324

6.1.11.

Escomptes / agios

Permet de définir des conditions d’escompte (en cas de paiement anticipé) ou d’agios (en cas de retard de paiement) applicables aux échéances de paiement

Escompte :Taux et nombre de jours d’avance par rapport à l’échéance = négatifs Agio : Taux et nombre de jours de retard par rapport à l’échéance = positifs

Valeurs paramètres DATDEP Date pour le calcul d’escompte (chapitre TRS) Indique si la base de calcul de l’escompte ou de l’agio est la Date d’échéance ou la Date de facture Profil utilisateur Fonction GESTDA Regroupement ou Site)

Création / Modification / Suppression (pas de type

Paramétrage Escompte Taux fixe appliqué sur le montant total de l’échéance Agio Taux annuel appliqué sur le montant total de l’échéance, au prorata du nombre de jours de décalage entre [date de règlement prévue] et [date réelle de règlement] (base annuelle de 365 jours)

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

194 / 324

Fonctionnement des bornes de jours et taux

Nombre de jours

…

-21 -20 -20

Taux

-2

-2

…

-11 -10 -10

-2 -1,5 -1,5 -1,5 -1,5

0

…

0

0

0

…

4

5

5

…

9

10

10

…

0

0

0

0

0

0

8

8

8

8

12

12

12

Utilisation Possibilité d’associer un paramétrage d’escompte/agio à un client ou un fournisseur (onglet Financières, bloc Règlement) Lequel est par défaut proposé en saisie de facture, Ce dernier étant alors par défaut reporté sur les échéances de la facture Le code escompte/agio ainsi associé à une échéance client/fournisseur permet : Depuis la fonction de gestion des échéances, de visualiser le montant d’escompte/ agio applicable à une échéance donnée, compte tenu d’une date de référence ou d’un nombre de jour de retard/avance, Lors de l’émission d’une lettre de relance, d’appliquer le taux d’agio de l’échéance et de le faire figurer sur la lettre (plutôt qu’un taux fixe), En proposition de règlements, de compléter automatiquement les règlements générés des montants d’escompte/agio applicables aux échéances, La création, en saisie manuelle de règlements, d’une ligne d’escompte/agio dès lors que l’échéance sélectionnée le justifie

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

195 / 324

6.2. FACTURATION 6.2.1. Saisie et comptabilisation de facture/avoir client/fournisseur 6.2.1.1.

Principes de base

Une saisie facilitée via un ensemble de valeurs par défaut : liées à l’utilisateur (site de comptabilisation, niveau maximum de BAP) liées à la fiche client/fournisseur (collectif de comptabilisation, devise de facturation, tiers payeur/payé, condition de paiement, condition d’escompte/agio, …) Une saisie s’accompagnant d’un ensemble de contrôles : par rapport à l’habilitation fonctionnelle de l’utilisateur, par rapport au site de rattachement des comptes, des données analytiques, … par rapport aux dates de validité des comptes, des données analytiques, par rapport aux comptes interdits du journal, Une saisie très structurée avec : un onglet En-tête regroupant les informations relatives : o à l’identification du client/fournisseur o au TTC de la facture o aux conditions générales de facturation un onglet Lignes reprenant les informations du corps de la facture : o les comptes et montants concernés o les informations permettant le calcul de la TVA o les informations analytiques La comptabilisation de la facture/avoir client/fournisseur Après la saisie de la facture, le passage en comptabilité peut être : retardé, la facture étant alors mise en attente de validation déclenché de manière individuelle, facture par facture déclenché de manière globale, pour un ensemble de factures

6.2.1.2.

Types de factures

Permet de définir les conditions de comptabilisation du document : le sens (facture/avoir/note de débit/note de crédit) le journal et le type de pièce à mouvementer la pièce automatique à appliquer pour générer l’écriture

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

196 / 324

Catégorie : Catégorie conditionnant le sens de comptabilisation du document Pièce auto vente, tiers : Code du paramétrage de pièce automatique à appliquer Journal : Code du journal et du type de pièce à utiliser. Si non renseigné(s), application de ceux définis dans la pièce automatique.

Profil utilisateur Fonction GESTPV Regroupement ou Site) Fonction GESTSV Regroupement ou Site)

Création / Modification / Suppression (pas de type Création / Modification / Suppression (pas de type

Possibilité de créer des types de factures ‘facture France’, ‘facture CEE’, ‘facture Export’ simplement pour bénéficier de manière simple d’un même type de pièce mais de journaux différents et en utilisant par ailleurs les pièces automatiques standard. Ce qui affranchit donc de faire des adaptations sur les pièces automatiques. Catégorie facture / Proforma Non utilisable en comptabilité tiers, sauf si la gestion de la ritenzione est activée (code activité KIB)

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

197 / 324

6.2.1.3.

Facture tiers client

6.2.1.3.1. Onglet En-tête

Type de facture : Type de facture conditionnant le sens du document : Facture - Avoir Note de débit - Note de crédit Relevé, Relance : Valeurs d’init dépendantes de la condition de paiement, du client et du mode de règlement. Escompte, agio, tiers payeur, devise ,factor : Données modifiables issues de la fiche du client facturé. Type de cours : Type de cours de devise appliqué issu de la fiche client, onglet Gestion Condition de paiement : Condition issue du client facturé ou du client payeur (valeur paramètre). Possibilité de simulation.

Codes activités FCT Gestion de l’affacturage : conditionne la présence de la zone Factor SVC Charg et prod const. d’avance : conditionne la présence des zones Période prestat… SIH Nb lignes factures vent : détermine le nombre maximum de lignes pouvant être saisies dans le tableau des lignes de facture tiers client. KIK Étalement des prestations (inverse de SVC) : conditionne la présence du tunnel ‘Période de prestation’ qui donne accès à la fenêtre permettant d’indiquer les périodes réellement impactées par la facture.

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

198 / 324

KIG Annulation factures : Conditionne la présence de la fonction Annulation comptable dans la liste des Actions, liste Fonction Éléments de dimensionnement INVBPC Factures client INVBPCLIN Nb lignes par facture client

Valeurs paramètres PAYTERMVAL Init conditions de règlement (chapitre TC) : permet d’indiquer si les informations liées au règlement sont issues du client facturé ou du client payeur. Sont concernées les zones Condition paiement, Relevé et Relance TYPINVCUS Type facture client (chapitre TRS) : permet d’initialiser le type de facture WRNINVOICE Avertissement no facture (chapitre TRS) : permet de déclencher un message d’avertissement si le n° de facture sur lequel porte un avoir n’est pas renseigné SIVSUP Suppr. facture/pièce comptable (chapitre TC) :Si Non, le bouton Supprimer n’est pas actif lorsqu’une facture est créée mais non validée en comptabilité SIVNULL Lignes à zéro interdites (chapitre TC) : Permet la création d’une facture sans ligne (non validable) ou avec des lignes à 0 (validable en comptabilité) LETAUTCNO Lettrage auto facture -> avoir : Conditionne le lettrage de la facture et de l’avoir ensemble Profil utilisateur Fonction GESBIC Création / Modification / Suppression / Validation des factures / Échéances (type Regroupement ou Site) Doc origine Message d’avertissement non bloquant si la référence a déjà été saisie sur une autre facture Cours Le cours affiché découle de la combinaison [type de cours du client] + [date comptable de la facture] + [devise]. Les 2 zones de cours (par rapport à la devise société / par rapport à la devise de reporting) peuvent être initialisées avec le cours affiché (clic droit / Init cours). Dans les 2 cas (cours affiché/pré chargé ou non), le cours est stocké. Numéro facture Zone accessible dans le cas où la catégorie du type de facture est ‘Avoir’. Permet si nécessaire de renseigner le n° de facture X3 auquel se rapporte l’avoir. A la validation de l’avoir, facture et avoir sont ou ne sont pas lettrés automatiquement (suivant paramètre LETAUTCNO_ CPT). Relevé Zone cochée par défaut si : o case à cocher Échéances sur relevé à Oui sur la condition de paiement o zone Type de relevé avec une valeur autre que ‘A la demande’ sur la fiche du client facturé ou payeur (suivant paramètre PAYTERMVAL_ TC) Relance Zone cochée par défaut si : o zone Type de relance avec une valeur autre que ‘Pas de relance’ sur la fiche du client facturé ou payeur (suivant paramètre PAYTERMVAL _TC) Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

199 / 324

6.2.1.3.2. Onglet Lignes – Informations de nature générale

Site à la ligne : si différent de celui de l’en-tête, génération d’OD de régularisation sur les comptes de liaison En création, depuis la 1ière ligne de facture, possibilité d’appliquer un paramétrage de schéma de comptes, d’accéder à la consultation de comptes Libellé :Soit / pour récupérer le libellé du compte, soit = pour récupérer le libellé de la ligne précédente Depuis la zone Compte, possibilité d’accéder à la liste des comptes avec code d’appel et à la liste des comptes fréquents du journal utilisé

La ligne d’écriture sur le client représentant le TTC de la facture ne doit pas être saisie : elle est déduite des informations d’en-tête (collectif, montant TTC, …) Les lignes sur les comptes de TVA ne doivent pas non plus être renseignées : elles sont automatiquement générées dans l’écriture grâce au code taxe. Montant HT Via clic droit / Solde, possibilité d’alimentation automatique de la zone avec le solde de la facture (compte tenu du HT indiqué en en-tête et du total HT des lignes déjà renseignées). A noter par ailleurs qu’il est possible d’indiquer des montants multi-échéances), la 1ière des échéances ainsi créée doit être de montant au moins égal au montant du règlement partiel déjà associé Flag Bon à payer non modifiable : pour une échéance dont le type de tiers est client, si l’habilitation fonctionnelle de l’utilisateur ne le prévoit pas (option B absente) si le BAP de l’échéance dépasse le niveau maximum de BAP de l’utilisateur (paramètre NIVBONPAYE) si la gestion des BAP n’est pas activée (paramètre FLGPAZ) Mono échéance Multi-échéances Toute modification du montant d’une échéance se traduit par l’ouverture d’une fenêtre depuis laquelle il est possible d’ajuster le nombre et le montant des échéances de la pièce Les informations saisissables sont les principales informations caractérisant une échéance. En fin de saisie, contrôle de l’égalité de la somme des échéances avec le montant de la ligne tiers

A noter que les modifications faites ici en ‘masse’ peuvent aussi être effectuées au cas par cas depuis : la saisie de factures achat/vente/tiers, bouton Échéances la saisie de pièce comptable, clic droit Échéances depuis toute ligne tiers (si type de pièce autorisé en gestion des échéances)

6.3.2. Saisie des échéances Profil utilisateur MODECHE2 Modification échéances (E) / Modification relance (B) / Modification tiers (T) (type Regroupement ou Site) Fonction offrant les mêmes possibilités de consultation/modification que la gestion des échéances mais quand le numéro de pièce est connu

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

213 / 324

En effet, il n’y a pas de critères de sélection et l’accès se fait directement à l’écran de gestion des échéances depuis lequel il faut alors appeler les factures/pièces à modifier, une par une, via leur numéro Par défaut, l’écran pré-chargé est l’écran de code STD. Mais s’il existe un mémo de code STD en gestion des échéances, c’est l’écran associé à ce mémo qui est ici appliqué Principal intérêt de la fonction : gérer le retour et la mise à jour du BAP sur les factures fournisseurs

6.3.3. Paramétrage écrans

Total échéances : Conditionne l’affichage du bloc Total sélection (nombre total d’échéances sélectionnées, montant total des échéances sélectionnées, montant total des règlements effectués, …) Profil utilisateur GESGDS ou Site)

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

Création / Modification / Suppression (pas de type Regroupement

©

Sage France 2007

Page :

214 / 324

6.3.4. Relevé d’échéances 6.3.4.1.

Principe

Profil utilisateur GESREL Création / Modification / Suppression / Validation / mise à Jour (pas de type Regroupement ou Site) Tables diverses :

Table diverse n°3 Valeurs Paramètres : PAYTERMVAL : (chapitre TC) SOIBPR Type tiers pour relevé (chapitre TRS) : Le relevé regroupe soit des échéances de même Tiers payeur soit des échéances de même Tiers facturé SOIFCY Relevé Mono/Multi site (chapitre TRS) SOISAC Relevé Mono/Multi collectif (chapitre TRS) Pour un client ou un fournisseur donné, permet de regrouper des échéances de mêmes caractéristiques, le règlement de ces échéances pouvant alors se faire soit sur le relevé soit sur les échéances Un relevé peut être saisi ou généré en automatique, imprimé et, sur option, comptabilisé Les relevés créditeurs sont identifiés et reportés dans certaines conditions Ne peuvent figurer sur un relevé que les échéances pour lesquelles le flag Relevé est à Oui (A faire)

6.3.4.2.

Pré-requis

Ne peuvent figurer sur un relevé que des échéances : avec Relevé=Oui (ou A faire) ne figurant pas déjà sur un autre relevé validées, i.e. associées à des pièces comptables (facture validée donc) Pour une échéance donnée, Relevé peut être à Oui/A faire qu’à la condition que son mode de règlement ait un code relevé (table diverse n°3) En saisie de facture client (tiers/ventes), l’initialisation du flag dépend de 3 éléments : zone Type de relevé, onglet Financières de la fiche client zone Échéances sur relevé de la condition de paiement de la facture zone Relevé du mode de règlement de la condition de paiement, dans la table diverse n°3 La seule combinaison initialisant Relevé à Oui est celle pour laquelle : CLIENT Condition paiement facture Mode règlement [Type de relevé A la demande] + [Échéances sur relevé=Oui] + [Relevévide] En saisie de facture fournisseur (tiers/achats), le flag Relevé est toujours par défaut à Non Le flag reste modifiable dans la mesure où le mode de règlement dispose d’un code relevé Initialisation client

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

215 / 324

A noter que la VPD du flag Relevé est dépendante du paramètre PAYTERMVAL. En effet, si celui-ci vaut ‘Tiers payeur’, le Type de relevé contrôlé va être celui du payeur, la condition de paiement initialisée étant par ailleurs aussi la sienne. Fournisseur Sur la fiche Fournisseur, il n’y a pas de notion de Type de relevé. Saisie de pièces Pour une échéance issue de la saisie d’une OD, le flag Relevé est par défaut toujours à non, quel que soit le paramétrage.

6.3.4.3.

Saisie manuelle

Relevé N° : Numéro issu du paramétrage d’affectation des compteurs Tiers : Valeur paramètre SOIBPR précisant si le relevé regroupe les échéances d’un même payeur/payé ou d’un même facturé/facturant Site : Relevé mono site ou multi-sites suivant paramètre SOIFCY Relevé mono collectif ou multi-collectifs suivant paramètre SOISAC Conditionne la liste des échéances proposées en sélection Date d’échéance : Date d’échéance et mode de règlement du relevé Les échéances constitutives peuvent être d’échéances et de modes différents Depuis ligne, zoom sur la facture et/ou pièce comptable à l’origine de l’échéance Supprimer :Echéance du relevé annulé : Si suppression, possibilité de repositionner le flag Relevé des échéances du relevé supprimé à A faire/Oui ou à vide/Non MAJ : Permet d’appliquer aux échéances les mêmes caractéristiques que celle du relevé, en terme de date d’échéance et de mode de règlement

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

216 / 324

Relevé n° Provient de PARAMETRAGE/Paramètres généraux/Affectation des compteurs Validé – Pièce Alimentée si le relevé a été comptabilisé Bouton Génération Permet d’accéder à la fenêtre de génération automatique des relevés.

6.3.4.4.

Génération automatique

Type de relevé : Critère de sélection des clients à prendre en compte Non applicable aux fournisseurs (un par un) Code relevé : Critères de sélection des échéances, dont le code relevé Permet de regrouper sur un même relevé des échéances de modes de règlement différents mais de code relevé identique Factures début/fin : Filtre sur la date comptable de la pièce Permet de générer un relevé des factures du mois par exemple Echéance du relevé : Date d’échéance en en-tête du relevé Accessible ssi pas Relevé par date échéance Relevé par date d’échéance : Relevé mono date d’échéance ou multi date d’échéances MAJ échéances : Les échéances constitutives prennent comme date d’échéance et mode de règlement celui du relevé

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

217 / 324

Cas du client ‘A la demande’ Par défaut, ses échéances sont à vide/Non même si la condition de paiement est flaguée ‘Échéances sur relevé ‘ et contient des modes de règlement avec code relevé. Pour ce type de client, pour pouvoir faire un relevé, il faut mettre à jour les échéances concernées. Puis en génération automatique, il n’est pas possible de traiter tous les clients ‘A la demande’ : la génération de relevé doit se faire un par un dans ce cas-là. Code relevé Dans le cas où des modes de règlement sont liés au même code relevé, un relevé généré automatiquement pourra contenir des échéances de mode de règlement différent. Le mode de règlement du relevé ainsi généré sera celui le plus représenté, i.e. celui dont le montant des échéances est le plus élevé. Échéances soldées Si non prises en compte, un avoir soldé n’apparaît pas dans le relevé. Par contre, au niveau de la facture à laquelle il est lié, le montant de l’avoir apparaît dans la colonne Réglé. Si prises en compte, l’avoir apparaît dans le relevé en montant négatif. Par contre, pour la facture associée, le montant Réglé reste vide. Relevé par date d’échéance Si non coché et ‘Échéance du relevé’ vide, le relevé généré a comme date d’échéance celle qui est la plus éloignée des échéances le constituant.

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

218 / 324

6.3.5. Relevé créditeur & comptabilisation Valeurs paramètres SOICPT SOIADD GAUSOI

Comptabilisation relevés (chapitre TRS) Code adresse tiers relevé (chapitre TRS) Relevé d’échéances (chapitre TRS)

Création En génération automatique Si le relevé est créditeur ou si son montant total est inférieur au montant minimum, relevé identifié comme ‘Relevé à reporter’ En saisie manuelle Si le relevé est créditeur, question ‘Relevé créditeur : à reporter Oui/Non ?’. Si oui, ‘Relevé à reporter’ Conditions du report SOICPT ‘Comptabilisation relevés’ à non o Report se traduisant par la suppression du relevé créditeur et le report de ces échéances constitutives dans le nouveau relevé o Mention Relevé à reporter en pied du nouveau relevé o Report proposé en saisie et effectué en proposition uniquement pour des relevés de mêmes caractéristiques (hormis le code relevé qui peut être différent entre le relevé créditeur et le relevé ‘destinataire’) SOICPT ‘Comptabilisation relevés’ à oui o Report effectué uniquement si le relevé créditeur a été comptabilisé o Relevé créditeur non supprimé, mais rajout d’une mention ‘Report sur relevé XXX’ o Relevé destinataire avec mention ‘Report des relevés XXX’ o Relevé destinataire intégrant non pas les échéances d’origine du relevé créditeur mais l’écriture/échéance générée suite à la comptabilisation du relevé Comptabilisation Uniquement si le paramètre SOICPT est à Oui Utilisation de la pièce automatique défini dans le paramètre GAUSOI Si l’option de comptabilisation est retenue, les relevés sont nécessairement mono site et mono collectif, quelle que soit la valeur des paramètres SOIFCY et SOISAC Se traduit par le lettrage des échéances du relevé avec l’écriture générée Attention à ne pas comptabiliser les relevés si TVA/encaissements Modification / Suppression / Impression Pas de modification possible si le relevé a été comptabilisé Dans le cas contraire, possibilité d’appliquer les caractéristiques du relevé aux échéances constitutives (date échéance et mode de règlement) impression du relevé d’échéance en fonction du code adresse défini dans le paramètre SOIADD Si le mode de règlement du relevé est paramétré ‘TRT papier’ à 2/oui (table diverse n°3), une traite est éditée en pied de relevé Si l’option de comptabilisation est retenue, les relevés sont nécessairement mono site et mono collectif, quelle que soit la valeur des paramètres SOIFCY et SOISAC Se traduit par le lettrage des échéances du relevé avec l’écriture générée Attention à ne pas comptabiliser les relevés si TVA/encaissements

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

219 / 324

6.3.6. Relances client 6.3.6.1.

Caractéristiques d’une échéance relançable

facture validée/comptabilisée facture non associée à un factor zone Relances à Oui, dans le paramétrage du type de pièce zone Type de relance différente de Pas de relance, dans l’onglet Financières de la fiche client flag « Relance » à Oui au niveau de l’échéance elle-même Si l’un de ces critères n’est pas rempli, l’échéance n’est pas prise en compte dans les éditions de relance

6.3.6.2. Les différents types de relance (onglet Financières de la fiche client, bloc Règlement) Par facture Autant de lettres de relance qu’il y a d’échéances différentes à relancer o Texte de relance évoluant en fonction du nombre de fois où l’échéance a été relancée Globale Une lettre de relance pour l’ensemble des échéances, quel que soit le retard constaté Application du texte de relance correspondant à l’échéance relancée le plus de fois (=> texte le plus ‘sévère’) Globale par niveau Une lettre de relance par niveau, le niveau étant incrémenté en fonction du nombre de fois où l’échéance a été relancée Globale par délai Regroupement des échéances par seuil de jours de retard, indépendamment du nombre de fois où les échéances ont été relancées Application du texte de relance correspondant au seuil concerné par la relance

6.3.6.3.

Paramétrage

Profil utilisateur Fonction GESFPT Regroupement ou Site)

Création / Modification / Suppression (pas de type

Codes activités FUP Gestion relances et impayés : Conditionne la présence des éditions de relance en réel et en simulation et les zones liées aux relances dans la consultation de la situation client, onglet Dernières opérations.

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

220 / 324

Même si une échéance est cochée Relance à Oui, dès lors que le type de pièce est à relance à Non et/ou que le client est identifié à Pas de relance, les échéances ne sont jamais relancées.

Valeurs paramètres FUPMAX Niveau maximum de relance (chapitre TRS) : il est prévu la possibilité de gérer jusqu’à 9 niveau de relance. Le nombre maximum de relance possible pour une échéance peut cependant être limité via ce paramètre Donc : o par facture / globale / globale par niveau : types ne tenant compte que des échéances susceptibles de prendre un niveau de plus. Soit une échéance de niveau 1 : elle ne passe à 2 que si le nombre de jours d’écart entre sa date échéance et la date de référence de la relance est supérieur au nombre de jours associés au niveau 2. Mais on ne saute pas de niveau : pour un échéance de niveau 1, si le nombre de jours d’écart est supérieur à celui défini pour le niveau 3, l’échéance va passer du niveau 1, au niveau 2 mais ne va pas passer directement du niveau 1 au niveau 3. o globale par délai : ne tient compte que des échéances pour lesquelles le nombre de jours d’écart entre date échéance et date de référence est supérieur au nombre de jours associés à un niveau donné. Ainsi, il est tout à fait possible, pour un client donné de passer d’une lettre de relance de niveau 1 à une lettre de relance de niveau 3 si le nombre de jours d’écart le justifie. Le niveau dans la table des échéances reflète par contre le nombre de fois où l’échéance a été relancé. On peut donc avoir une lettre de relance de niveau 5 et un niveau 1 dans la gestion des échéances si on relance une échéance pour la première fois (niveau=1 dans gestion échéance) et que le seuil est supérieur au seuil 5 défini dans l’état de relance en réel REMINDER FUPAMT Niveau minimum de relance (chapitre TRS) : Montant exprimé en devise de reporting (comme Mt mini échéance sur le client) FUPBPC Prise en compte seuil client (chapitre TRS) FUPCTL Contrôle seuil par échéance (chapitre TRS) FUPCDT Relance Prise en compte crédit(chapitre TRS) : Permet de prendre en compte ou non les échéances créditrices telles que les avoirs par exemple FUPLEV1…9 Code litige relance niveau 1…9 (chapitre TRS) : Permet d’associer à l’échéance relancée un code litige qui diffère suivant le niveau de relance (code litige, table diverse n° 315) FUPADD Code adresse tiers relance (chapitre TRS) FUPFCY Relance par site (chapitre TRS) : Regroupement sur une même relance des échéances de même société mais de sites différents ou création d’autant de lettres de relance que de sites s’échéances différents FUPCUR Relance par devise transaction (chapitre TRS) :Autant de lettres de relance que de devises de transaction différentes ou regroupement sur une même lettre, quelle que soit la devise de transaction, les montants étant alors exprimés en devise société FUPCDT Relance Prise en compte crédit (chapitre TRS) FUPTRI1 Critère tri relances – abrev (chapitre TRS) : Nom de la table dans laquelle trouver le champ sur la base duquel les lettres sont triées en édition FUPTRI2 Critère tri relances – champ (chapitre TRS : Nom du champ de la table précisée en FUPTRI1 sur la base duquel les lettres sont triées FUPTRI3 Critère tri relances – intitulé (chapitre TRS) : Nom de la zone décrivant le critère de tri retenu dans FURPTRI1+FUPTRI2. FUPTRI1/FUPTRI2/FUPTRI3 ne sont pas éditées dans REMINDER mais peuvent facilement être rajoutées si besoin est

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

221 / 324

6.3.6.4.

Gestion d’un seuil de relance

Seuil portant sur le montant total minimum de la relance avec : Soit seuil défini au niveau dossier/société via le paramètre FUPAMT o Si FUPCTL Contrôle seuil par échéance est à Non o Et si FUPBPC Prise en compte seuil client est à Non Soit seuil défini au niveau du client via la zone Mt mini relance, onglet Financières o Si FUPCTL Contrôle seuil par échéance est à Non o Et si FUPBPC Prise en compte seuil client est à Oui Seuil portant sur le montant minimum de l’échéance relancée Soit seuil défini défini au niveau dossier/société via le paramètre FUPAMT o Si FUPCTL Contrôle seuil par échéance est à Oui o Et si FUPBPC Prise en compte seuil client est à Non Soit seuil défini au niveau du client via la zone Mt mini relance, onglet Financières o Si FUPCTL Contrôle seuil par échéance est à Oui o Et si FUPBPC Prise en compte seuil client est à Oui

6.3.6.5.

Textes de Relance

Langue : Langue du client prise en compte automatiquement par l’état REMINDER Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

222 / 324

Permet de définir les textes de relance par langue et par niveau Comme tout clob (fichier .rtf stocké dans la base), les boutons Importation/Exportation permettent l’import/export du clob vers un fichier .rtf

6.3.7. Blocage / déblocage clients Ne concerne que les clients dont l’en-cours est à Contrôlé ou Bloqué (onglet Gestion, bloc En-cours de la fiche client) Permet de passer le client de Contrôlé à Bloqué : si une échéance au moins a un retard de paiement excédent le nombre de jours indiqués et si l’écart entre le montant de l’en-cours réel et celui de l’en-cours autorisé est supérieur au montant minimum Permet de passer le client de Bloqué à Contrôlé : si aucune échéance n’a un retard de paiement excédent le nombre de jours indiqués et si l’écart entre le montant de l’en-cours réel et celui de l’en-cours autorisé est supérieur au montant minimum Profil utilisateur Fonction BPCREDIT

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

Accès Oui/Non (pas de type Regroupement ou Site)

©

Sage France 2007

Page :

223 / 324

6.3.8. BAP fournisseur La gestion du Bon A Payer fournisseur s’organise autour de 3 Valeurs Paramètres Au niveau dossier o FLGPAZ ‘Gestion des bons à payer’ qui permet d’activer ou la gestion du BAP Si non, la zone de BAP n’est pas accessible (en saisie de facture, en gestion des échéances, …) et elle vaut toujours Bon à payer Si oui, la zone de BAP est toujours accessible et modifiable dans les conditions définies par NIVBONPAYE Au niveau utilisateur o NIVBONPAYE ‘Niveau bon à payer’ qui précise le niveau maximum de bon à payer auquel l’utilisateur a droit. Il peut donc positionner le flag à toutes les valeurs avec comme valeur maximum celle autorisée. o CTLPAZ ‘Contrôle bon à payer’ avec les valeurs possibles Bloquant/Non bloquant - Si Bloquant, il est impossible de sélectionner/picker une échéance n’ayant pas le niveau de BAP maximum quelle que soit la valeur de NIVBONPAYE de l’utilisateur - Si Non bloquant, en picking/sélection des échéances, il est possible de sélectionner une échéance sans BAP (si NIVBONPAYE à BAP), un message d’avertissement étant alors affiché

Menu local du BAP Modifiable depuis PARAMETRAGE/Paramètres généraux/Menus locaux, module Tronc commun, menu n° 510. Attention, seule contrainte : la dernière valeur de ce menu doit être celle qui déclenche le bon à payer.

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

224 / 324

6.4. CONSULTATION 6.4.1. situation tiers 6.4.1.1.

Situation client

Profil utilisateur CONSBAG

Pas d’option (type Regroupement ou Site)

Codes activités FCT Gestion de l’affacturage : Conditionne la possibilité d’avoir les zones Factor/Quittance au niveau de l’écran de consultation FUP Gestion relances et impayés : Conditionne la présence des zones Nombre d’impayés et Plus haut niv. de relance LND Gestion des prêts : Conditionne la présence de la zone Historique prêt cde PPT Gestion des prospects :Conditionne la présence des zones du bloc Actions Valeurs paramètres TRANSREG Transaction règlement (chapitre TRS) : Utilisée depuis la consultation tiers client/fournisseur, pour déterminer la transaction sur laquelle on accède en tunnel OSTCTL Niveau de contrôle d’en-cours (chapitre VEN) : Site financier ou Dossier OSTDRAFT Mnt portefeuille dans en-cours (chapitre VEN) : Prise en compte ou non des montants en portefeuille dans le total En-cours. Fonctionne avec le flag Mise à jour encours du bloc Flags, onglet Flags de la fiche compte collectif. Combinaison des 2 permettant de déterminer à quel moment le Solde comptable et l’En-cours total doivent être désengagés du montant de l’effet (cf. aide sur paramètre) OSTLND Prêt dans total en-cours (chapitre VEN) : prise en compte ou non des commandes et livraison de prêt OSTORD Carnet cde dans total en-cours (chapitre VEN) : Prise en compte ou non du En commande STRINT1…9 Début intervalle 1…9 bal. Agée (chapitre TRS) : Initialise les valeurs des tranches d’intervalle appliquées en consultation de la situation client

Fonction permettant de disposer d’une vue générale de la situation du client [facturécommandeur/payeur] au moyen de 3 onglets : Onglet Échéancier qui présente les échéances du tiers en les positionnant dans les différentes colonnes d’intervalle suivant la date d’échéance Onglet Risque qui offre une vue synthétique des différents mouvements du client en dégageant le risque commercial, le risque financier, et le risque global en découlant Onglet Dernières opérations qui propose la liste des dernières opérations du client et un certain nombre de statistiques de règlement Fonction de consultation requérant le paramétrage d’écrans de consultation appropriés

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

225 / 324

En-tête de consultation

Collectif et Groupe de collectif : Cas de la compensation client/fournisseur non géré Prise en compte des seuls collectifs client Tiers Fac/Cde : Accès en zoom au fichier Tiers ou au fichier Clients Tiers payeur : Par défaut, alimentée avec le client payeur de la fiche du client facturé. Si vide, alimentation du seul onglet Échéancier Société/Site : Société juridique ou regroupement de sites ou site Date pivot : Date pivot servant de référence pour positionner les échéances dans les bornes d’intervalle

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

226 / 324

Onglet échéancier

Zoom : Zoom sur la facture tiers/ventes d’origine, la pièce comptable, la référence document origine Solde : Solde créditeur signé 0 Suivant le paramétrage de l’écran : soit montant des tranches en devise société + contre-valeur en devise de transaction soit montant des tranches en devise transaction + contre-valeur en devise société Montants toujours en devise société Bloc Totaux affiché si le paramétrage écran le prévoit Seuls les totaux des 7 premiers intervalles sont affichés. Si 9 intervalles, cumul des 3 derniers dans le dernier total Barre d’outils – Tunnel/Règlements Accès à la saisie des règlements soit via la liste des transactions (si paramètre TRANSREG vide), soit en accédant directement à la transaction définie dans le paramètre TRANSREG Depuis un règlement d’acompte ou un impayé (échéance non soldée): possibilité de zoom sur Document origine ou Pièce.

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

227 / 324

Onglet Risque

Risque global : Risque commercial + risque financier Encours autorisé site : Niveau du contrôle d’en-cours ( valeur paramètre OSTCL ) Risque détaillé tiers facturé : la somme de ces éléments donne le risque commercial Risque détaillé tiers payeur : la somme de ces éléments donne le risque financier En-cours : solde comptable + en-commande+ en-cours livraison+ livré non facturé + fact. Non comptabilisées. Sur option, les montants en prêt et les montants en portefeuille. Avoirs non lettrés Montant des avoirs non affectés/imputés/liés à une facture. Si lettrage à une facture, diminution du montant des avoirs non lettrés et du montant des factures Factures Montant représentant les factures comptabilisées (tiers/ventes), diminué du montant des avoirs et règlements imputés Règl. provisoires Tient compte des règlements saisis, rapprochés d’une facture mais non comptabilisés Règl. non lettrés Montant représentant les règlements comptabilisés et non rapprochés d’une facture. Il est considéré comme diminuant le risque financier Portefeuille 1/2/3 Montant représentant les règlements mis en portefeuille, conformément au paramétrage de la transaction de règlement. Montant décrémenté lors de la dévalorisation du portefeuille client

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

228 / 324

Onglet Dernières Opérations

Actions : Zones mises à jour par les actions commerciales de la CRM Client commande : Cumul des commandes passées depuis la création du client

Délai moyen de règlement Exprime une moyenne résultant de la différence en nombre de jours entre la date comptable de la facture et la date de son règlement, pondérée par le poids de chacune des factures Avance/retard règlement Exprime une moyenne résultant de la différence en nombre de jours entre la date d’échéance de la facture et la date de con règlement, pondérée par le poids de chacune des factures. Retard de paiement du client = non signé Avance de paiement du client = signé ‘-’ Non réglé/retard moyen Exprime une moyenne résultant de la différence en nombre de jours entre la date d’échéance de factures échues et non réglées d’une part et la date de référence, pondéré par le poids de chacune des factures Retard de paiement du client = non signé Avance de paiement du client = signé ‘-’

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

229 / 324

Bouton Critères

Inclure les écritures de simulation : Prise en compte ou non des écritures de simulation Inclure les règlements non validés : Prise en compte ou non des règlements saisis, imputés mais non encore validés Solde des échéances impacté par ce critère Intervalles : Tranches de jour accessibles ou non suivant paramétrage de l’écran de consultation Valeurs initialisées suivant les paramètres STRINT1…9

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

230 / 324

6.4.2. Situation fournisseur Même principe de fonctionnement que la situation client, à quelques différences : Onglet Échéancier o Zones affichées différentes via le paramétrage écran o Solde des factures fournisseurs affichées en négatif (comme pour la situation client, solde débiteur non signé et solde créditeur signé ‘-’) Onglet Risque o Pas de montant d’Assurance crédit o Risque commercial plus simple, constitué des montants ‘En commande’, ‘Livré non facturé’ et ‘Facturé non comptabilisé’ o Risque financier sans ‘Impayés’ mais avec par contre, pour les factures, une distinction suivant que l’échéance est BAP ou non Onglet Dernières opérations o En plus, référence du dernier appel d’offre et de la dernière réception. o En moins, Client depuis le, Dernier devis, Dernière livraison, Dernier impayé, Dernière relance o En moins, les informations sur les actions commerciales et les historiques Profil utilisateur CONSBAGF

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

Pas d’option (type Regroupement ou Site)

©

Sage France 2007

Page :

231 / 324

6.4.3. Paramétrage écrans

Nbre bornes intervalles : Détermine le nombre de bornes d’intervalle affichées et accessibles via le bouton Critères Totaux : Conditionne la présence du bloc Totaux en bas de l’onglet Échéancier Type devise : Indique dans quelle devise sont affichés les soldes dans les colonnes d’intervalle, à savoir en devise de transaction ou en devise société. Une colonne supplémentaire est par ailleurs automatiquement générée pour stocker la contre valeur transaction si Type devise = Locale et la contre valeur société si type devise = Transaction Champ : Si les n° d’ordre retenus atteignent 50, message bloquant jusqu’à la valeur de n° d’ordre 61 : les n° d’ordre 50 à 60 sont réservés pour positionner les bornes d’intervalle

Profil utilisateur GESGBS ou Site)

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

Création / Modification / Suppression (pas de type Regroupement

©

Sage France 2007

Page :

232 / 324

6.4.4. Balance âgée à date 6.4.4.1.

Balance âgée client

Codes activités HDU Historisation des échéances Valeurs paramètres STRINT1…9 Début intervalle 1…9 bal. Agée (chapitre TRS) : Initialise les valeurs des tranches d’intervalle appliquées en consultation de la balance âgée client TRANSREG Transaction règlement (chapitre TRS) : Utilisée depuis la balance âgée client/fournisseur, pour déterminer la transaction sur laquelle on accède en tunnel Profil utilisateur CONSBAH CONSBAG

Pas d’option (type Regroupement ou Site) Pas d’option (type Regroupement ou Site)

Barre d’outils – Tunnel/Règlements Accès à la saisie des règlements soit via la liste des transactions (si paramètre TRANSREG vide), soit en accédant directement à la transaction définie dans le paramètre TRANSREG Permet de reconstituer le solde client par rapport à une date de référence donnée. Ne sont donc prises en compte que les échéances dont la date de création est antérieure ou égale à cette date de référence Nécessite donc une historisation des modifications intervenant sur les échéances dès lors qu’elles touchent à leur règlement principalement Historisation effectuée si le code activité HDU est actif. Lequel code activité conditionne la présence des fonctions de consultation de balance âgée et la présence la table HISTODUD ‘Historique échéances’ Ne sont suivies que les informations relatives au règlement/solde des échéances : Le tiers payeur/payé La date d’échéance Le montant échéance dans les 3 devises (si éclatement ou regroupement) Le montant réglé provisoire et le montant réglé définitif dans les 3 devises Le niveau de BAP Même principe de fonctionnement que l’onglet Échéancier en situation client Particularités : l’affichage et le positionnement du solde d’une échéance dans les bornes d’intervalle Ex : création d’une facture de 1.000€ le 01/06/05 et règlement de la facture pour 200€ le 15/06/05. Règlement du solde le 30/06/05. o Date référence 31/05/05 ð Vide o Date référence 02/06/05 ð Facture avec montant=1.000€ et réglé vide o Date référence 15/06/05 ð Facture avec montant /solde=800€ et réglé=200€ o Date référence 30/06/05 ð Rien car échéance soldée Bouton Critères, Inclure les règlements non validés Permet d’indiquer si le calcul du solde des échéances doit ou non tenir compte des règlements saisis/imputés mais non encore comptabilisés Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

233 / 324

Ex : une facture de 4.000€, imputée pour 2.000€ sur un règlement comptabilisé et pour 1.000€ sur un règlement non comptabilisé Si non coché : solde 2.000€, réglé 2.000€, réglé provisoire 1.000€ Si coché : solde 1.000€, réglé 2.000€, réglé provisoire 1.000€ Ex : une facture de 4.000€ imputée pour 4.000€ sur un règlement non comptabilisé Si non coché : solde 4.000€, réglé 0€, réglé provisoire 4.000€ Si coché : n’apparaît pas car de solde 0€

6.4.4.2.

Balance âgée fournisseur

Même principe de fonctionnement que la balance âgée client Mêmes valeurs paramètres, codes activités, zooms, … Codes activités HDU Historisation des échéances Valeurs paramètres TRANSREG Transaction règlement (chapitre TRS : Utilisée depuis la balance âgée client/fournisseur, pour déterminer la transaction sur laquelle on accède en tunnel Profil utilisateur CONSBAHF

Pas d’option (type Regroupement ou Site)

Barre d’outils – Tunnel/Règlements Accès à la saisie des règlements soit via la liste des transactions (si paramètre TRANSREG vide), soit en accédant directement à la transaction définie dans le paramètre TRANSREG

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

234 / 324

6.4.4.3.

Paramétrage écrans

Nb bornes d’intervalle : Détermine le nombre de bornes d’intervalle affichées et accessibles via le bouton Critères Totaux : Conditionne la présence du bloc Totaux en bas de l’onglet Balance âgée Type devise : Indique dans quelle devise sont affichés les soldes dans les colonnes d’intervalle, à savoir en devise de transaction ou en devise société. Une colonne supplémentaire est par ailleurs automatiquement générée pour stocker la contre valeur transaction si Type devise = Locale et la contre valeur société si type devise = Transaction Champ et ordre : Si les n° d’ordre retenus atteignent 50, message bloquant jusqu’à la valeur de n° d’ordre 61 : les n° d’ordre 50 à 60 sont réservés pour positionner les bornes d’intervalle

Profil utilisateur GESGBSHF ou Site)

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

Création / Modification / Suppression (pas de type Regroupement

©

Sage France 2007

Page :

235 / 324

6.4.5. Factures et règlements 6.4.5.1.

Factures

Profil utilisateur CONSFAC

Pas d’option (type Regroupement ou Site)

Cette consultation permet d’identifier les liens multiples existant entre les factures et les règlements. Elle se base sur les tables factures SINVOICE et PINVOICE, échéances GACCDUDATE, et règlements PAYMENTH et PAYMENTD. Ne sont donc pas prises en compte les ‘factures’/échéances issues directement de la comptabilité. Possibilité d’affiner la sélection et la présentation des données via le bouton Critères

Sélection des échéances de facture en fonction : du collectif facture, du tiers facturé et/ou du tiers payeur Société/Site : Société juridique ou regroupement de sites Echéances : Borne de dates d’échéances Via clic droit, possibilité d’accéder en zoom : à la facture d’origine, à la consultation des règlements à la pièce comptable (si facture validée) Montant total du règlement, toutes échéances confondues Via paramétrage, choix des zones à afficher et de leur ordre d’apparition Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

236 / 324

Avec sélection par rapport : à l’état de la facture (validées ou non validées+validées) à l’état du solde de l’échéance (non soldées ou soldées+non soldées) Avec choix de l’écran de consultation à appliquer En standard, colorisation en bleu des échéances liées à des factures non validées

6.4.5.2.

Règlements

Même principe de fonctionnement que la consultation de factures Différences : Colorisation en bleu des règlements portant sur des factures non soldées Bouton Critères Critère ‘Inclure les règlements non remis en banque’ Critère ‘Acomptes uniquement’ qui n’affiche que les règlements d’acompte (destination acompte) ou assimilables (règlements non imputés) Attention : dans ce cas-là, ce sont des règlements pour lesquels il n’y a pas de notion de facturé/facturant. Pour les visualiser, il ne faut donc demander que le tiers payeur et laisser le facturé vide

6.4.5.3.

Paramétrage écrans

Profil utilisateur Fonction GESGTC Regroupement ou Site)

Création / Modification / Suppression (pas de type

Bouton Copie Ne fait que la copie des données de la table GTABACC du dossier X vers le dossier Y. Ne lance pas la génération des traitements et écrans dans le dossier destination. Dans le dossier Y, il ne faut donc pas oublier de revalider les écrans (bouton Validation). Exemple : pour un code écran facture X, X3 génère un écran WMFACX (répertoire EFRA si dossier est généré uniquement en français), et deux traitements WGMFACX et WMFACX (répertoire TRT du dossier).

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

237 / 324

6.5. REGLEMENTS CLIENTS ET FOURNISSEURS 6.5.1. Principes de fonctionnement

SAISIE DE REGLEMENT

Étape 1

=> saisie d’un règlement de 1.000€ Choix de la transaction de règlements

Étape 2

=> affectation du règlement sur : * une facture * avec escompte de règlement * un acompte/commande Choix de la destination comptable

Étape 3

=> comptabilisation 1 du règlement (mise en portefeuille, remise intermédiaire, …) : * unitaire, depuis le règlement lui-même * globalement, pour un ensemble de règlements

Étape 4

=> quelle est la prochaine étape ? qu’est-ce qui a déjà été comptabilisé ?‘masse’

Choix de la fonction de

Bouton Suivi depuis mon règlement ou bordereau

Profil utilisateur GESGCU Site)

Création / Modification / Suppression (pas de type Regroupement /

Transactions de règlements Écrans et nombre d’onglets différents Étapes logiques de regroupement et de comptabilisation différentes Éditions différentes Fichiers magnétiques différents Écritures comptables différentes Destinations comptables Schémas de comptabilisation différents Comptes différents Règles de TVA différentes Fonctions de gestion des règlements Pour une gestion unitaire o Saisie règlements o Saisie remises o Saisie domiciliations Pour une gestion de masse Bouton Suivi Étapes à venir o étapes de regroupement, d’édition, de comptabilisation, de génération de fichiers magnétiques

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

238 / 324

Étapes déjà passées étapes de regroupement, d’édition, …. évènements ‘périphériques’ comme l’impayé ou l’annulation de règlement Génération automatique du règlement Chèque fournisseur Site ASN – F1 AN004 – 01/06/05 1.100€ - BNP – n° chèque 123 __________________________________ /facture n°XXX pour 600€ /facture n°YYY pour 400€ /escompte/facture n°YYY pour 20€ /acompte/commande n°ZZZ pour 100€ Saisie manuelle du règlement

Génération auto du règlement

Unitairement depuis le règlement courant OU Globalement

+

Unitairement depuis le règlement courant OU Globalement depuis un traitement dédié suivant critères

Édition de la lettre-chèque

Génération auto du règlement

+

Comptabilisation Remise en banque

Génération auto du règlement

Chèque reçu client ASN01 Chèque reçu client ASN02 Chèque reçu client ASN03 Site ASN – C1 DEL001 – 01/06/05 Site ASN – C1 AIRFRANCE – 01/06/05 Site ASN – C1 COM001 – 01/06/05 1.100€ - BNP – Chèque et Étab. payeur 200€ - BNP – Chèque et Étab. payeur 3.000€ - BNP – Chèque et Étab. payeur __________________________________ __________________________________ __________________________________ /facture n°XXX pour 600€ /facture n°AAA pour 200€ /facture n°ABC pour 1.000€ /facture n°YYY pour 400€ /acompte/commande n°1A1 pour 2.000€

Saisie manuelle du règlement

Saisie manuelle du règlement

Saisie manuelle du règlement

Génération …

… ___________________ …

Saisie …

Génération auto du bordereau Bordereau BORCCHQASN01 Site ASN – 01/06/05 4.300€ - BNP ________________________________ Règlement ASN01 – 1.100€ DEL001 Règlement ASN02 – 200€ AIRFRANCE Règlement ASN03 – 3.000€ COM001

Unitairement depuis le bordereau courant OU Globalement Édition de la remise de chèques

+

Saisie manuelle du bordereau

+

Comptabilisation remise intermédiaire Unitairement depuis le bordereau courant OU Globalement depuis un traitement dédié dié suivant critè critères

+

Comptabilisation remise en banque Unitairement depuis le bordereau courant OU Globalement depuis un traitement dédié dié suivant critè critères

19

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

239 / 324

6.5.1.1.

Saisie d’un règlement

Soit accès à la liste des transactions de règlements définies Soit accès direct en saisie sur une transaction particulière, conformément au paramétrage de l’utilisateur (paramètre TRANSREG, chapitre TRS)

Profil utilisateur GESPAY Création/Modification/Suppression/Annulation comptable/Transactions/Validation/Lot de saisie (type Regroupement/Site) Valeurs Paramètres : TRANSREG Transaction règlement (chapitre TRS) BPCORDTYP Pièce commande client (chapitre TRS) BPSORDTYP Pièce commande fournisseur (chapitre TRS) : valeurs paramètres permettant d’attribuer un ‘pseudo’ type de pièce aux échéances d’acomptes demandés (acompte demandé = pas d’écriture comptable, simple génération d’une échéance particulière). Ces 2 types de pièce n’ont pas à exister dans la table de paramétrage des types de pièces. Ils existent simplement en étant déclarés dans ces 2 paramètres. WAICURACC1 Compte d’attente pour devise (chapitre TRS) WAICURACC2 Compte d’attente pour devise (chapitre TRS) Codes activités PAY Nb lignes règlement :Permet de dimensionner le tableau des imputations : nombre maximum de lignes d’imputations pouvant être saisies dans un règlement (avec les escomptes, agios, frais bancaires, …)

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

240 / 324

6.5.1.2.

Organisation de l’écran de saisie

Configuration « minimum » à renseigner pour UN règlement : Une en-tête avec les caractéristiques du règlement ( fichier PAYMENTH ) EN-TETE du REGLEMENT Caractéristiques du règlement : le bénéficiaire/émetteur du règlement, le montant et la devise du règlement, la banque, … Un tableau des lignes d’imputation /affectation ( fichier PAYMENTD) LIGNES du REGLEMENT Tableau d’affectation/imputation du règlement sur une ou plusieurs factures avec ou sans escompte, sur un acompte, … FENETRES de PICKING des ECHEANCES Échéances : liste de picking simple Échéances groupées : liste de picking hiérarchisée suivant le tiers payeur/payé puis suivant le facturé/facturant Reglements : LISTE des REGLEMENTS déjà saisis sous la transaction Barre d’outils/Affichage/Transactions Permet d’accéder à la liste des transactions de règlement actives et d’en changer

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

241 / 324

6.5.1.3.

Fenêtre de picking des échéances

N’apparaissent pas : les échéances associées à des pièces non validées/comptabilisées les échéances associées à des types de pièce non cochés ‘Gestion échéances’ les échéances cédées à un factor les échéances portées sur un relevé comptabilisé les échéances non bonnes à payer, si l’utilisateur à un contrôle BAP bloquant (C CTLPAZ) Apparaissent : les échéances d’acompte les échéances rattachées à un relevé (si non comptabilisé) les échéances du site renseigné les échéances ayant un mode de règlement différent de celui de la transaction les échéances issues de la saisie d’OD, si le type de pièce le prévoit (‘Gestion échéances’ à oui) comme par exemple celles générées pour une écriture d’impayé, une écriture de relevé comptabilisé, …… les échéances d’un même payeur/payé quel que soit le facturé/facturant les échéances d’un tiers client ET fournisseur (fenêtre Échéances groupées) Échéances et relevé Une échéance rattachée à un relevé non comptabilisé apparaît dans les fenêtres de picking mais si elle est sélectionnée, affichage d’un message d’avertissement Échéance n°XXX – Échéance sur relevé ZZZ Ok/Annuler

Picking Echéances : permet de sélectionner les échéances une à une

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

242 / 324

Picking Échéances groupées : Permet de sélectionner les échéances une à une ou en masse pour une combinaison [tiers payeur/payé] + [tiers facturé/facturant]

Dans le cas d’un tiers client ET fournisseur : L’ensemble de ses échéances en attente de règlement n’est affiché quand dans la fenêtre de picking groupé, pas dans la fenêtre simple de picking des échéances

6.5.1.4.

Principales zones d’en tête

Numéro interne unique attribué automatiquement à la création du document/ règlement No règlement Dépend du paramétrage d’affectation des compteurs (PARAMETRAGE/Paramètres généraux/Affectation des compteurs/Tiers/Règlements dépenses et Règlements recettes) En standard, utilisation d’un compteur unique pour les dépenses et les recettes, PY1, qui contient le type d’élément ‘Complément’ qui permet de récupérer le code de la transaction de règlement à l’origine du règlement. Site Site de comptabilisation du règlement /Peut être différent de celui des factures/échéances qu’il concerne (dans la mesure où la société est la même) Suivant le paramètre SEVFCYENT ‘OD inter-site pour règlement’, possibilité ou non d’autoriser ce type de configuration, ou d’envoyer un message d’avertissement à l’utilisateur Une fois renseigné, les fenêtres de picking ne proposent que les échéances de ce même site Pour visualiser les échéances tous sites confondus ou pour un modèle de sites ou pour un site donné (différent de celui saisi) , faire clic droit sélection rapide depuis la colonne Site de la fenêtre de picking normal et saisir * ou S* ou SIT par exemple En validation de règlement, erreur bloquante si le site de l’échéance imputée/affectée au règlement n’appartient pas à la même société que le site d’en-tête du règlement

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

243 / 324

Dans le cas où les sites sont différents mais rattachés à la même société, génération dans l’écriture de règlement des lignes supplémentaires d’OD inter site utilisant les comptes de liaison prévus à cet effet (DONNEES DE BASE/Tables comptables/Générale/Comptes de liaisons). Pas de pièce automatique liée à ces lignes de comptabilisation. Tiers Dans la majorité des cas, client payeur émetteur/fournisseur payé destinataire du règlement en cours de saisie Peut être différent du client facturé/fournisseur facturant figurant sur les échéances/factures que le règlement solde Suivant le paramètre SEVBPRENT ‘OD inter-tiers pour règlement’, possibilité d’autoriser ou non ce type configuration, ou d’envoyer un message d’avertissement à l’utilisateur Il y a alors génération d’une OD inter-tiers pour permettre le lettrage de la facture et du règlement Les 2 fenêtres de picking affichent, présentées différemment, les échéances du client payeur/fournisseur payé saisi, quel que soit le facturé/facturant Seule la fenêtre de picking permet de visualiser aussi les échéances dont le fournisseur payé = le client payeur (pour faciliter la compensation) Cette zone peut être vide dans le cas où le règlement porte sur un compte normal et non un compte auxiliarisé (ex : 437100 ASSEDIC normal ou 701100 ventes fournitures normal …)

Collectif A renseigner si le règlement est reçu/émis d’un tiers géré en comptabilité auxiliaire Initialisé par le collectif figurant en première ligne du code comptable du tiers Peut être différent du collectif figurant sur les échéances/factures que le règlement solde Suivant le paramètre SEVBPRENT ‘OD inter-tiers pour règlement’, possibilité d’autoriser ou non ce type configuration, ou d’envoyer un message d’avertissement à l’utilisateur Il y a alors génération d’une OD inter-collectif pour permettre le lettrage de la facture et du règlement Les 2 fenêtres de picking affichent les échéances du client payeur/fournisseur payé, quel que soit le collectif du document d’origine A noter le clic droit Consultation de comptes depuis la zone Collectif Compte Compte sur lequel porte le règlement Dans le cas d’un règlement reçu/émis d’un tiers ([F:PYH]BPR""), zone non accessible et affichant le numéro du compte associé au code d’appel du collectif Dans le cas d’un règlement portant sur un compte normal (tiers normal non auxiliarisé –437100 ASSEDIC– ou 701100 ventes fournitures pour ventes directes en caisse), zones tiers et collectif non accessibles/saisis Pas de possibilité de l’affecter/imputer à des écritures comptables existantes (tableau des imputations non accessible) Via clic droit sélection, possibilité d’accéder à la table des comptes et à la consultation de comptes Tiers et Collectif A noter que le tiers ET le collectif règlement peuvent tous 2 être différents du tiers et collectif facture. L’OD de lettrage alors généré est un mélange OD inter-tiers et OD intercollectif. Date comptable Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

244 / 324

Date comptable du règlement Le paramétrage standard l’utilise pour alimenter la date de l’écriture générée au titre de la première étape comptable Banque/Caisse Banque/caisse de la société depuis laquelle/sur laquelle le règlement est émis/reçu Zone obligatoire ou non suivant le paramétrage de la transaction Devise Devise d’émission et donc de comptabilisation du règlement émis/reçu Par défaut, devise de gestion du tiers ou du compte normal Peut être différente o de la devise de tenue du compte bancaire o de la devise dans laquelle les échéances que le règlement solde ont été comptabilisées Dans les 2 cas, génération d’OD inter devises alimentant les comptes de liaison définis dans les paramètres WAICURACC1 et WAICURACC2 Date comptable La première étape de comptabilisation peut être la 1ière et la dernière étape comme par exemple pour les chèques émis fournisseurs (une seule étape = émission/comptabilisation des chèques). La première étape de comptabilisation peut aussi être suivi d’une 2ième et dernière étape de comptabilisation comme par exemple pour les chèques reçus clients (étape 1 = remise à la banque des chèques à encaisser ; étape 2 = remise en banque des chèques) Banque Banque non obligatoire par exemple sur les transactions de type Traites reçues clients : au moment de la saisie de la traite et de la mise en portefeuille, la banque sur laquelle la traite va être remise n’est pas forcément encore connue. Non initialisée. Devise Si le compte normal n’est pas tenu dans une devise particulière, initialisation avec le devise de tenue de la banque. Montant Tiers Montant du règlement émis/reçu en devise du règlement ([F:PYH]CUR) Nécessairement en adéquation avec le montant total des échéances imputées dans le tableau renseigné après Ne tient pas compte des éventuels frais bancaires rajoutés dans le tableau A noter en bas d’écran de saisie les 3 zones suivantes : o Total imputé tiers : mise à jour en cours de saisie avec le montant total des échéances imputées (somme des montants dans la colonne Imputé tiers, en devise règlement) et nécessairement égal à Montant Tiers quand la saisie est terminée et le règlement créé (contrôle) o Reste à imputer : mis à jour en cours de saisie et permet de connaître l’écart restant entre le montant du règlement saisi (Montant tiers) et le montant déjà affecté/imputé (exprimé en devise de règlement). Nécessairement à zéro au moment de la création finale du règlement o Montant banque : montant exprimé en devise de banque et représentant le montant du règlement augmenté des éventuels frais bancaires rajoutés au règlement dans le tableau

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

245 / 324

6.5.1.5.

Principales zones du tableau

Dest Zone obligatoire initialisée par la destination comptable par défaut de la transaction de règlement Qualifie la nature de l’imputation et détermine le schéma comptable de la ligne Ex : destination impactant le tiers et la banque (et s’accompagnant d’un lettrage entre document imputé avec l’écriture de règlement) Ex : destination impactant le tiers et un compte (escompte, différence de règlement, Depuis la zone, clic droit Imputation comptable. Permet de visualiser et/ou modifier/renseigner un compte de frais/escompte/agio si nécessaire Type Type de pièce de l’échéance imputée Initialisation et accessibilité de la zone liées au paramétrage de la destination Type particulier pour les échéances d’acomptes demandés o Paramètre BPCORDTYP pour les échéances d’acomptes clients o Paramètre BPSORDTYP pour les échéances d’acomptes fournisseurs Par exemple : FAC pour la facture client, IMP pour l’impayé, REL pour le relevé, …. Si vide, ligne de règlement non imputée/affectée à une échéance (ex : frais, acompte sur facture, …) Depuis les lignes du tableau, en mode commande via clic droit, possibilité d’accéder en zoom à la consultation de comptes De même, via clic droit en mode commande, possibilité d’accéder à la liste des relevés générés et d’en sélectionner un. Cette sélection n’est possible qu’à la condition que la comptabilisation des relevés ne soit pas activée (SOICPT du chapitre TRS à non) Pièce Permet de renseigner le numéro d’écriture ou de commande sur laquelle porte la ligne de règlement Une fois celui-ci renseigné, via clic droit Facture/Commande, accès en zoom au document origine, que ce soit une facture/avoir des modules Ventes/Achat/Tiers, ou une commande des modules Achats/Ventes (pour les acomptes sur commandes) ou une pièce comptable (pour un remboursement d’impayé bancaire) Zone obligatoire dès lors que le type de pièce est lui aussi renseignée dans la mesure où les 2 zones fonctionnent ensembles. Depuis la zone Pièce, accès à un clic droit Sélection. A noter que les échéances sur factures/avoirs non comptabilisées apparaissent ici à titre d’information (date comptable non renseignée) Dans le cas où la pièce sélectionnée est multi-échéances, affichage d’une fenêtre pour permettre à l’utilisateur de sélectionner l’échéance à solder. Site Non accessible/modifiable si la ligne de règlement est affectée à une échéance de pièce comptable ou à une commande. Prend alors la valeur du site de l’échéance Accessible/modifiable et initialisé avec le site d’en-tête quand la ligne de règlement n’est pas rattachée à une échéance (acompte sur facture, frais bancaires, …) si le site à la ligne est différent du site d’en-tête (règlement sur ASN et une des factures imputées est sur GEN), aucun message ou message d’avertissement ou message bloquant suivant le paramètre SEVFCYENT. Devise Accessible/modifiable et initialisée avec la devise du règlement dès lors que la ligne de règlement porte sur une destination de frais bancaires (sans impact sur le montant du règlement/Montant Tiers) Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

246 / 324

Non accessible/modifiable dans les autres cas et renseignée avec la devise de l’échéance imputée, et avec la devise du règlement si aucune échéance n’est imputée Génération d’une OD inter-devise si la devise de l’échéance est différente de celle du règlement (PYODD), avec utilisation du compte de liaison défini dans le paramètre TRS WAICURACC2. Montant Montant réglé effectivement au titre de la ligne de règlement, dans la devise ligne Dans le cas d’une ligne imputé sur une échéance de facture/commande/…, montant permettant de solder totalement ou partiellement l’échéance indiquée Quelle que soit le choix de la destination, cette zone doit être renseignée Imputé tiers Renseignée lorsque la destination à la ligne sert à l’imputation des factures/avoirs/ pièces comptables et des acomptes Correspond donc au montant effectivement réglé au titre de la ligne de règlement, converti dans la devise du règlement La somme des montants de cette colonne doit correspondre au montant du règlement émis/reçu (Montant Tiers) pour que le règlement soit créé Ce montant peut être signé pour signifier que le montant vient diminuer le montant du règlement (cas de l’avoir) Cours utilisé pour convertir le Montant ligne dans la devise du règlement : o Soit en le recherchant dans la table des cours par rapport à la date comptable du règlement et le type de cours défini dans le paramétrage de la transaction o Soit en reprenant et en appliquant le cours de la pièce imputée (suivant paramétrage de la transaction, Application cours facture) Taxe Accessible pour les lignes constatant le règlement d’un acompte, des frais avec recalcul de TVA, des frais d’escompte/agio avec récupération de la TVA Dépend donc de fait du paramétrage de la destination Nature Renseignée si la ligne de règlement porte sur un compte suivi en analytique (compte d’escompte/agio ou de frais bancaires de la destination, compte collectif du client/fournisseur, …) Accessible si le paramétrage du compte le prévoit (zone Crible nature) Unité / Quantité Initialisée selon le paramétrage de la nature Répartition Accessible dès lors que le compte à la ligne est suivi en analytique ; pas de VPD Axes Accessibles suivant le paramétrage de la nature à la ligne et initialisés comme suit : o analytique d'entête de la facture/commande imputée sur la ligne de règlement o code section par défaut PAYMENTD o sections par défaut de la nature analytique de la ligne de règlement

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

247 / 324

6.5.2. Saisie type 6.5.2.1.

Imputé / facture

Etat : Indique l’état du règlement.Saisi = non encore comptabilisé= règlement provisoire Montant Tiers : Montant total du règlement reçu/émis du client/fournisseur en devise de règlement Devise : Montant total du règlement reçu/émis du client/fournisseur en devise de règlement Imputé tiers : Comme devise de facture/échéance = devise de règlement, Imputé tiers non accessible et reprise du Montant Montant : Correspond au montant réglé pour l’échéance/facture en ligne. A savoir soit le montant total de la facture, soit une partie de la facture (règlement partiel) Total Imputé Tiers : Ici égal au montant du règlement car devise du règlement = devise de banque Bouton Supprimer :Suppression du règlement et la facture/échéance est de nouveau ‘libre’ pour être imputée sur un autre règlement Bouton Suivi :Permet de voir que la prochaine étape est la remise en banque Bouton Validation :Permet de lancer la validation comptable du règlement (que ce soit la mise en portefeuille ou la remise en banque)

Référence pièce – Libellé Zones renseignées à titre indicatif. Non reprise par le paramétrage standard dans les écritures comptables générées. Destination Initialisée suivant le paramétrage de la transaction de règlement Type Initialisée suivant le paramétrage de la destination comptable

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

248 / 324

Le site d’en-tête du règlement et le site de la facture imputée sont identique donc pas de génération d’OD inter-site La facture imputée est de même client facturé et collectif que ceux renseignés dans l’en-tête du règlement, donc pas de génération d’OD inter-tiers ou inter-collectif La devise du règlement et la devise de la banque SG sont identiques, donc pas de génération d’OD en devise (PYODH) La devise de la facture imputée est identique à la devise du règlement, donc pas de génération d’OD en devise pour permettre le lettrage (PYPDD) Montant Initialisé dans la limite du Reste à imputer et dans la limite du montant de l’échéance imputée. Modifiable pour permettre un règlement partiel de facture par exemple. Échéance de la facture Après la saisie du règlement, l’échéance est considérée comme soldée par un règlement provisoire.

6.5.2.2.

Validation du règlement

Validation comptable par activation du bouton Validation Suivant le paramètre DACVALDAT ‘Gestion date de valeur’, affichage ou non d’une fenêtre permettant de renseigner la date de valeur de l’écriture générée.

Après la validation du règlement, le statut du règlement passe de Saisi à En banque

Valeurs paramètres DACVALDAT

Gestion date de valeur (chapitre TRS)

Date de valeur Si la gestion des dates de valeur n’est pas activée, ou si la zone Date de valeur est laissée vide dans la petite fenêtre de comptabilisation, l’interface standard prévoit que la date de valeur de l’écriture soit égale à la date du règlement ([F:PYH]ACCDAT) Le bouton Suivi permet de connaître le n° de l’écriture générée

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

249 / 324

Barre d’outils, Zoom/Pièce comptable permet d’accéder à la liste des écritures générées, puis à chacune d’elle, dans la saisie de pièce comptable

6.5.2.3.

Imputé / facture + différence de règlement

CLIENT : destination DIFI + type de pièce FAC + numéro de la facture de la ligne précédente FOURN : destination DIFI + type de pièce FAF + numéro de la facture de la ligne précédente

Destination Depuis la zone Dest, sur DIFI, clic droit Imputation comptable pour connaître le compte qui va être alimenté par la différence de règlement. Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

250 / 324

Suivant le paramétrage de la destination DIFI, la fenêtre d’imputation comptable peut être ou non déjà renseignée avec le compte à alimenter Montant de la ligne ENC : Montant réellement réglé au titre de la facture/échéance Montant de la ligne DIFI montant Initialisé avec le solde de l’échéance imputée Imputé tiers : de la ligne DIFI N’influe pas sur le montant du règlement reçu/émis Taxe : de la ligne DIFI Vide car le compte est non soumis à la TVA Nature : de la ligne DIFI Renseigné car le compte de charge est paramétré comme suivi en analytique

6.5.2.4.

Imputé / facture + agio

Génération de 2 écritures comptables car AGIO paramétré comme devant figurer sur une pièce différente de celle du règlement. CLIENT : destination AGIO + type de pièce FAC + numéro de la facture de la ligne précédente FOURN : destination AGION + type de pièce FAF + numéro de la facture de la ligne précédente

Dès lors que l’échéance est sélectionnée par picking et qu’elle dispose d’une condition d’escompte/agio, création automatique de la ligne d’imputation/ échéance et de la ligne d’agio correspondante

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

251 / 324

Montant : Montant imputé à la facture et donc réglé au titre de celle-ci. Pour un agio, il convient donc d’affecter davantage à l’échéance que son solde non réglé. La ligne d’agio représente alors la justification et la régularisation du ‘trop’ affecté à l’échéance

Valeurs paramètres DENCRG Destination comptable agios (chapitre TRS) : utilisé en proposition de règlement ou lors du picking d’une échéance justifiant de l’application de frais d’agios Selon le paramétrage de la destination d’agio, le montant de l’agio est calculé automatiquement ou non compte tenu de la fiche escompte/agio liée à l’échéance. A noter que le sur-règlement d’une échéance n’est pas autorisée, i.e. il n’est pas possible de saisir qu’une échéance de 14.950€ est réglée pour 15.200€. Il faut alors soit ajusté (imputer la facture pour son solde, i.e. pour 14.950€) soit justifié du ‘trop’ versé en lui associant une ligne d’agio. Destination Clic droit Imputation comptable

6.5.2.5.

Imputé / facture + escompte

CLIENT : destination ESCI + type de pièce FAC + numéro de la facture de la ligne précédente FOURN : destination ESCI + type de pièce FAF+ numéro de la facture de la ligne précédente

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

252 / 324

Dès lors que l’échéance est sélectionnée par picking et qu’elle dispose d’une condition d’escompte/agio, création automatique de la ligne d’imputation/échéance et de la ligne d’escompte correspondante

Montant imputé à la facture et donc réglé au titre de celle-ci. Pour un escompte, il convient donc d’affecter moins à l’échéance que son solde non réglé. La ligne d’escompte représente alors la justification et la régularisation du ‘pas assez’ affecté à l’échéance Taxe : Code taxe car le compte à la ligne est soumis à TVA Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

253 / 324

Valeurs paramètres DENDEP Destination comptable escompte (chapitre TRS) : utilisé en proposition de règlement ou lors du picking d’une échéance justifiant de l’application de frais d’escomptes Selon le paramétrage de la destination d’agio, le montant de l’agio est calculé automatiquement ou non compte tenu de la fiche escompte/agio liée à l’échéance. A noter que si la ligne d’escompte n’est pas saisie, i.e. si la facture est simplement imputée pour 14.401€, il s’agira d’un règlement partiel.

6.5.2.6.

Non imputé

CLIENT : destination ENC + type de pièce et numéro de pièce vides FOURN : destination DEC + type de pièce et numéro de pièce vides

6.5.2.7.

Acompte / facture

Exemple :Règlement reçu au titre d’une facture de prestation de services non encore émisé. Ecriture d’acompte reçu devant mouvementer un compte 419* CLIENT : destination ACPTR + type de pièce et numéro de pièce vide FOURN : destination ACPTE + type de pièce et numéro de pièce vide Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

254 / 324

Collectif/Compte : Compte d’acompte déterminé via le paramétrage de la destination et non pas issu du collectif d’en-tête Taxe : Code taxe car la destination prévoit un recalcul de la TVA/acompte et que le compte d’acompte a donc été paramétré Compte d’acompte

6.5.2.8.

Acompte / commande

Ex : Règlement reçu au titre d’une commande de prestation de services. Ecriture d’acompte reçu devant mouvementer un compte 419* CLIENT : destination ACPTR + type de pièce avec valeur du paramètre BPCORDTYP + numéro de pièce avec le numéro de commande FOURN : destination ACPTE + type de pièce avec valeur du paramètre BPSORDTYP + numéro de pièce avec le numéro de commande

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

255 / 324

Collectif/Compte : Compte d’acompte déterminé via le paramétrage de la destination et non pas issu du collectif d’en-tête Taxe : Code taxe car la destination prévoit un recalcul de la TVA/acompte et que le compte d’acompte a donc été paramétré Compte d’acompte

Valeurs paramètres BPCORDTYP BPSORDTYP

6.5.2.9.

Pièce commande client (chapitre TRS) Pièce commande fournisseur (chapitre TRS)

Imputé / relevé comptabilisé

CLIENT : destination ENC + type de pièce REL + numéro de l’écriture de comptabilisation du relevé FOURN : destination DEC + Type de pièce REL + numéro de l’écriture de comptabilisation du relevé

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

256 / 324

Valeurs paramètres SOICPT

Comptabilisation relevés (chapitre TRS)

Relevé non comptabilisé Si une échéance figurant sur un relevé est sélectionnée (plutôt que le relevé non comptabilisé), message d’avertissement : Échéance n°XXX Échéance sur relevé YYY. Depuis la ligne de règlement, dès lors que le paramétrage ne prévoit pas la comptabilisation des relevés (SOICPT à Non), clic droit Relevé permettant l’affichage d’une fenêtre de sélection des relevés existants Une fois le relevé sélectionné, pré chargement des échéances le constituant et imputation de celles-ci à concurrence du montant du règlement.

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

257 / 324

6.5.2.10. Avec des frais bancaires Génération de 2 écritures comptables car FRRGT est paramétrée comme devant figurer sur une pièce différente de celle du règlement Celle-ci est paramétrée pour générer une écriture comptable séparée principalement pour des besoins de gestion de TVA CLIENT/FOURN : destination FRRGT + type de pièce /numéro de pièce

Taxe : Initialisé avec le code taxe du compte de frais bancaires (soumis à TVA) Montant tiers et Imputé tiers : Les frais bancaires n’interviennent pas sur le montant du règlement reçu/émis Montant Banque : Ils ont par contre un impact sur le montant effectivement passé en banque

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

258 / 324

6.5.2.11. Saisie directe de frais

Montant Tiers : Montant TTC des frais TVA recalculée comme le paramétrage de la destination le prévoit Compte : A n’utiliser que sur une transaction de type Dépense Dest FRBQE A n’utiliser que sur une transaction de type Dépense

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

259 / 324

6.5.2.12. Règlement en devise

Montant tiers : Devise de règlement différente de devise du compte bancaire C/T val dev Banque : Possibilité de forcer le montant du règlement en devise de banque, s’il est connu Devise : Devise du règlement différente de la devise d’origine de certaines échéances imputées Montant Banque : Montant banque valorisé à partir du type de cours de la transaction et de la date du règlement Valeur paramètre CHGRAT (chapitre TRS) permet de définir la méthode de gestion retenue pour les cours devises suite à des étapes de règlements successives. o Non : si un règlement comporte plusieurs étapes, le cours du règlement n'est recherché que pour la deuxième étape de comptabilisation (le cours de la première étape de comptabilisation étant fixé par le paramétrage spécifié au niveau de la transaction de règlement). Les validations suivantes, qui seront effectuées à une date ultérieure – date à laquelle le cours aura pu changer – garderont le taux trouvé lors de la deuxième étape de comptabilisation. o Oui : si un règlement comporte plusieurs étapes, le cours du règlement est recherché à chaque étape de comptabilisation suivant le paramétrage spécifié au niveau de la transaction de règlement. Si un règlement dispose de plusieurs étapes de validation avant la remise en banque, le cours sera recherché donc à chaque nouvelle date de comptabilisation. C'est au moment du lettrage que l'écriture de différence de change est réalisée.

Gestion des devises Flag ‘Application cours facture’ sur la transaction de règlement

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

260 / 324

o Soit une facture en USD, de type de cours Cours du mois à 1 USD=0,625 EUR, et d’un montant de 10.000 USD à 6.250 EUR. o Soit le règlement sur une transaction paramétrée Application cours facture, de type ‘Cours du jour’. o Comptabilisation du règlement de 10.000 USD. Pièce avec type de cours ‘Cours du jour’, affichage du cours théorique en sur brillance (différent de 0,625 EUR) mais au niveau des lignes, AMTCUR=10.000 et AMTLOC=6.250EUR

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

261 / 324

6.5.2.13. Onglet Lot de saisie Codes activités PYL Nb règlements/lot de saisie Onglet Lot de saisie présent si le paramétrage de la transaction le prévoit Permet de regrouper des règlements de façon à pouvoir effectuer les différents traitements de validation ou autre non pas sur un règlement ou une borne de règlements mais sur un lot de règlements Possibilité de rajouter/sortir un règlement du lot quel que soit son état (Saisi, En banque, …) Un lot est mono société et mono transaction de règlement L’attribution d’un n° de lot à un règlement suit les règles suivantes : En saisie de règlement, mettre * dans la zone Lot de saisie du règlement et au moment de la création/enregistrement, un nouveau n° est automatiquement généré

Clic droit sélection Lot de saisie depuis la zone Lot de saisie, pour choisir de rattacher le règlement a un lot existant En proposition automatique, attribution d’un même numéro aux règlements générés Le compteur appliqué pour la numérotation des lots est défini depuis PARAMETRAGE/Paramètres généraux/Affectation des compteurs, module Tiers, Lots de saisie règlements. SI le compteur contient le type d’élément Complément, le n° de lot contient le code de l’utilisateur ayant créé le lot. Le lot de saisie est en quelque sorte un ‘trombone’ avec lequel on regroupe un ensemble de règlements pour les traiter ensemble.

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

262 / 324

Lot de saisie : Pour extraire un règlement d’un lot, effacer le contenu de la zone Lot de saisie Numero de reglement : Règlement courant depuis lequel il est possible de visualiser la composition du lot Numéro : En cliquant sur un des règlements du lot, l’onglet Général (et Adresse si présent) est automatiquement mis à jour avec les données de celui-ci

6.5.2.14. Onglet Adresse Valeurs paramètres LETADD

Code adresse règlement (chapitre TRS)

Onglet Adresse présent si le paramétrage de la transaction le prévoit Contenu renseigné cependant que l’onglet soit ou non activé En saisie manuelle et proposition automatique, initialisation de l’adresse suivant les règles suivantes : Recherche sur le payé/payeur ([F:PYH]BPR) d’une adresse dont le code = celui du paramètre LETADD Si trouvée, application de l’adresse LETADD Si non trouvée, recherche sur la fiche de ce tiers du RIB de collectif : o client si la transaction de règlement est de type Recette o fournisseur si la transaction est de type Dépense Une fois déterminé ce RIB, utilisation de son adresse associée

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

263 / 324

Si aucun RIB du type recherché n’existe, sélection de l’adresse par défaut du tiers identifiée par le flag ‘Adresse par défaut’ sur l’onglet Adresses de la fiche du tiers Les éditions nécessitant une adresse vont rechercher l’adresse figurant dans cet onglet

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

264 / 324

6.5.2.15. Zones particulières Codes activités VII Virements internationaux Référence / Libellé en-tête Sur la presque totalité des transactions de règlements Non récupéré sur l’écriture générée Date échéance Présent sur les transactions permettant l’enregistrement des règlements de type traite/LCR/… Type de chèque Menu local paramétrable (Sur place, Hors place, …) 654 Suivant le paramétrage de la banque, zone constituant un critère de regroupement/ éclatement des règlements lors de la constitution du bordereau de remise RIB / Domiciliation Utilisé pour les transactions de règlements de type virement/prélèvement/traite client magnétique Initialisé suivant les règles suivantes : o en transaction de type recette, initialisation avec le premier RIB, de collectif Client, du tiers concerné par le règlement ; si ce RIB n'existe pas, initialisation avec le RIB par défaut o en transaction de type dépense, initialisation avec le premier RIB, de collectif Fournisseur, du tiers concerné par le règlement. Si ce RIB n'existe pas, initialisation avec le RIB par défaut o en transaction de type indéterminé, initialisation avec le RIB par défaut. Depuis la zone RIB si la gestion des virements internationaux a été activée (code activité VII), via clic droit, possibilité d’accéder à un tableau reprenant les informations de la banque intermédiaire définies sur le tiers et de les modifier Fenêtre de saisie des données de la banque intermédiaire dans le cadre des virements internationaux Numéro chèque Repris dans les transactions de chèques reçus et émis Récupéré (ce qui facilite le rapprochement bancaire) dans le libellé et la référence d’en-tête de l’écriture générée Type achat Présente sur les transactions de traites fournisseurs Permet d’indiquer si une traite porte sur des factures achat ou sur des factures d’immobilisation Le paramétrage standard prévoit qu’en fonction de sa valeur ce soit le compte d’effets à payer sur achat ou sur immobilisation qui soit mouvementé Montant banque Zone permettant de forcer le montant du règlement dans la devise de banque Principalement activé pour les transactions de virements/prélèvements fournisseurs Ex : virement fournisseur en USD émis depuis une banque € o Soit comptabilisation immédiate sans connaître le cours appliqué par la banque (et saisie d’un OD de différence de change à réception du relevé de compte) o Soit attente de réception du relevé de compte pour saisir le montant banque et comptabiliser le règlement

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

265 / 324

6.5.2.16. Annulation comptable Profil utilisateur GESPAY Création/Modification/Suppression/Annulation comptable/Validation/Transactions/Lot de saisie (type Regroupement / Site) Accessible depuis la saisie de règlement, barre d’outils, Options/Annulation comptable Se traduit par : l’extourne de l’ensemble des écritures comptables générées au titre du règlement, le délettrage des factures/échéances imputées le lettrage des écritures d’origine avec leur écriture d’extourne s’il était sur un bordereau de remise ou de domiciliation, son retrait du bordereau la mise à jour du statut du règlement à ‘Saisi’ Trace des écritures d’extourne dans le bouton Suivi du règlement Le règlement peut alors être modifié et suivre de nouveau les étapes de comptabilisation prévue ou être supprimé A noter la possibilité de choisir la méthode d’extourne (débit crédit ou montant négatif)

6.5.3. Proposition auto de règlements Profil utilisateur PAYPROPAL

Accès Oui / Non (type Regroupement / Site)

Valeurs paramètres DEN* pour déterminer la destination à alimenter : DENCRG ‘Destination comptable agios’ & DENDEP ‘Destination comptable escompte’ :pour porter les escomptes/agios détectés par la présence des codes escomptes/agios sur les échéances DENINSRCP ‘Destination comptable acompte reçu’ & DENINSSEN ‘Destination comptable acompte émis’ : pour porter les échéances de demandes d’acomptes clients et fournisseurs DENSPG ‘Destination comptable dépense’ & DENTAK ‘Destination comptable pour porter les échéances de factures, d’avoir, d’impayés, … Permet de générer automatiquement des règlements (dans TIERS/Règlements/Saisie règlements) à partir des échéances existantes

COMPTA

Dans tous les cas, certaines échéances ne sont jamais prises en compte par la proposition automatique : les échéances flaguées Relevé ‘A faire’/Oui et qui ne figurent effectivement pas sur un relevé les échéances associées à des factures/…/documents non comptabilisés les échéances cédées à un factor les échéances fournisseurs non bonnes à payer Ne sont pas non plus prises en compte les échéances dont le mode de règlement ne fait pas partie de la liste des modes autorisés en proposition automatique . Il en découle qu’une échéance sans mode de règlement n’est jamais prise en compte par la fonction de proposition automatique, pour quelque transaction que ce soit

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

266 / 324

Attention : dans le cas d’échéances figurant sur un relevé non comptabilisé, les échéances sont proposées compte tenu des caractéristiques du relevé, et pas de celles des échéances constitutives La fonction de proposition automatique de règlements n’est pas accessible pour toutes les transactions de règlements (option définie au niveau de la transaction)

Dépense/Recette : Permet d’opter pour proposition de règlements à émettre ou à recevoir Influe sur la liste de choix des transactions de règlement Echéance du …au… : Sélection des échéances par rapport à leur date d’échéance Escompte : Possibilité d’étendre la sélection aux échéances avec une condition escompte, en décalant la date d’échéance maximale. Et ce pour bénéficier des facilités d’escompte Mode de reglement : Mode de règlement des échéances à prendre en compte Type de tiers : Permet par exemple de ne prendre en compte que les échéances d’un tiers clients, ce qui exclue la génération d’un règlement reçu portant sur un avoir fournisseur non lettré Tiers : Sélection sur le tiers payeur/payé de l’échéance Groupe de collectif : Permet de lancer la campagne de règlement pour une ‘population’ donnée Acompte : Prise en compte ou non des échéances d’acompte Type de pièce : Permet de traiter que les impayés par exemple

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

267 / 324

Montant mini regl : Permet de ne pas générer un chèque de moins de 10€ par exemple Banque : Obligatoire ou non suivant paramétrage de la transaction Banque à laquelle les règlements créés vont être associés, sous certaines conditions Pool Bancaire : Possibilité d’affecter les règlements sur les banques du pool suivant une des règles d’affectation (si Montant maxi glob) Regroupement des échéances : Influe sur les écritures crées car si le règlement est multi sites et/ou multi collectifs, génération des lignes de liaison inter site et des pièces d’OD inter-collectif Collectif : Caractéristiques du règlement généré : zone Site obligatoire dès lors que le regroupement est autre que 1 échéance/règ ou 1 site/règ si Devise vide, génération des règlements dans la devise d’origine du document si Collectif vide et si regroupement 1 collectif/règ, règlement créé sur le collectif des échéances ; si pas regroupement 1 collectif/règ, utilisation du collectif par défaut du tiers Référence remise : Référence reportée sur les règlements Sert ultérieurement comme critère de regroupement en génération de bordereau

Banque A mettre en relation avec la zone Banque règlement de la fiche CLIENT/FOURNISSEUR de l’onglet Financières. Date comptable Si la transaction de règlement est cochée Gestion par date d’échéance, le regroupement est obligatoirement au minimum 1 date d’échéance/ règlement (ou au plus fin, 1 échéance/règlement)

Trois modes exclusifs de génération des règlements : Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

268 / 324

Mode Simulation Donne un fichier trace des règlements susceptibles d’être généré L’utilisateur ne peut donc rien modifié de la proposition à ce stade

Mode Contrôle Affiche un tableau depuis lequel la proposition automatique de règlement peut être ajustée avant la création effective des règlements Ajustements possibles : -retrait d’une échéance de la proposition de règlement -ajustement du montant de l’escompte/agio calculé -ajustement du montant réglé au titre d’une échéance

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

269 / 324

A noter que dans le cas où la proposition automatique a été lancé sur un pool bancaire, celui-ci est rappelé dans l’en-tête du tableau de contrôle mais aucune banque n’est renseignée. En effet, dans la mesure où il est possible de retirer des règlements de la proposition, la répartition des règlements sur les banques du pool ne peut être effectuée correctement qu’au moment de la création effective du règlement.

Échéances d’acompte Dans la table des échéances GACCDUDATE, le type de ces échéances est *SO pour les demandes d’acompte/commande client et *PO pour les demandes d’acompte/commande fournisseur. Par contre, en saisie du règlement d’acompte, le type de pièce saisi pour les acomptes clients correspond à la valeur du paramètre BPCORDTYP et pour les acomptes fournisseurs, à la valeur du paramètre BPSORDTYP.

6.5.4. Saisie de bordereau Codes activités REM Nb lignes bordereau de remise Profil utilisateur GESFRM Création / Fichier banque / Modification / Suppression / Validation / Transactions (type Regroupement / Site) Permet de regrouper sur bordereau des règlements de même transaction, société et banque (à la condition que la transaction prévoit la constitution du bordereau)

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

270 / 324

Ces bordereaux sont soit saisis manuellement soit générés automatiquement Depuis ce bordereau, il est alors possible de générer les fichiers magnétiques, d’éditer les remises de chèques ou de traites, à destination de la banque Depuis ce même bordereau s’enchaîne aussi les différentes étapes de comptabilisation prévues dans le paramétrage de la transaction de règlement Sachant par ailleurs qu’il existe un ensemble de fonctions permettant de faire ces mêmes opérations non pas unitairement depuis le bordereau mais en masse pour un ensemble de bordereaux Depuis PARAMETRAGE/Paramètres généraux/Affectation des compteurs/Module Tiers, bordereaux de remise, il est possible de paramétrer et choisir le compteur appliqué lors de la création d’un bordereau. Si le compteur contient le type de composant ‘Complément’, le traitement reprend le code de la transaction de règlement.

Type règlement : bordereau mono transaction , mono banque et mono société Etat : etat du bordereau et donc des règlements le composant Type de remise : En relation avec le paramétrage de la transaction, permet d’avoir une comptabilisation suivant le type de remise Type de chèque : Accessible si le paramétrage de la banque prévoit des remises séparées suivant le type de chèque Numéro : Depuis la ligne, accès en zoom à la saisie des règlements Site : Peut contenir des règlements de site différent du site d’en-tête mais de même société Bouton Validation : Validation : permet de générer l’écriture comptable de l’étape suivante. Non actif si toutes les étapes de comptabilisation ont été passées, i.e. État = En banque Bouton Fichier Banque : Fichier banque : actif ou non suivant le paramétrage de la transaction. Permet de générer le fichier magnétique ou EDI idoine pour le bordereau

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

271 / 324

État 1 ,2 , 3 Un règlement ou un bordereau peut avoir les états suivants : Saisi => ne concerne que les règlements Accepté => ne concerne que les règlements En portefeuille => ne concerne que les règlements Étape 4 Bordereau saisi => concerne que les bordereaux de remise (et par extension les règlements constitutifs) Bordereau sur fichier => concerne que les bordereaux de remise (et par extension les règlements constitutifs) Domiciliation saisie => concerne que les domiciliations (et par extension les règlements constitutifs) Sur compte intermédiaire => concerne les bordereaux de remise et domiciliation (et par extension les règlements constitutifs) En banque = concerne les règlements, les bordereaux de remise et domiciliation (et par extension les règlements constitutifs) Dévalorisation portefeuille Impayé => ne concerne que les règlements Barre d’outils/Zoom/Pièce comptable Permet d’accéder à la liste des pièces comptables générées pour le bordereau courant Barre d’outils/Zoom/Transaction Permet d’accéder au paramétrage de la transaction du bordereau courant Barre d’outils/Fonction/Date d’exécution Permet pour un bordereau devant générer un fichier EDI ou magnétique, de renseigner la date d’exécution du fichier. Si re-génération, initialisée avec la date d’exécution de la génération précédente. Utilisée dans les fichiers magnétiques de virements. Fichier bancaire Les fichiers sont générés ou régénérés dans le répertoire BQE du dossier applicatif. o Le nom du fichier généré est construit comme suit : o 2 caractères pour le préfixe du fichier (figurant dans l’enregistrement d’en-tête du paramétrage du fichier) o 3 chiffres pour le n° de séquence o un point o 3 caractères pour l’extension (soit le code banque, soit le code extension fichier renseigné sur la fiche banque) La structure du fichier magnétique est définie dans PARAMETRAGE/Compta tiers/Fichiers bancaires. La structure du fichier EDI pour les virements commerciaux est défini dans PARAMETRAGE/Compta tiers/Paramètres Vir. commerciaux

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

272 / 324

6.5.5. Génération de remise

Lots de saisie : possibilité de générer un bordereau de remise contenant les règlements d’un lot

Profil utilisateur GENBORREM

Utilisateur (type Regroupement / Site)

Dans le cas où le compteur des bordereaux de remise (PY5 en standard) est au niveau société, le bordereau généré pourra contenir des règlements de sites différents (mais de la même société). La zone Site bordereau doit alors être renseignée. Dans le cas où le compteur des bordereaux est au niveau site, la fonction de génération ne créera que des bordereaux mono-site. La zone Site bordereau n’est donc pas accessible en saisie. Type de remise La zone ‘Type de remise’ est forcée à Encaissement si toutes les transactions de règlement sélectionnées et concernées par les bordereaux de remise sont des chèques (Code édition = CHE ou CHR). Les bordereaux de remises sont donc générés par type de chèque avec le type de remise affecté à Encaissement. Cette zone n’est pas saisissable et laissée à vide si toutes les transactions de règlement sélectionnées et concernées par les bordereaux de remise sont paramétrées avec saisie du type de remise. Les bordereaux de remise sont alors générés par type de remise (tel que saisi sur le règlement). Hormis ces deux cas particuliers, la zone doit être précisée car les autres transactions de règlement (paramétrées sans saisie de type de remise) sont générées dans des Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

273 / 324

bordereaux de remise communs avec le type de remise affecté au type de remise saisi.

6.5.6. Saisie avis de domiciliation Profil utilisateur GESPAB Création / Fichier banque / Modification / Suppression / Validation / Transaction (type Regroupement / Site) Permet de regrouper les traites fournisseurs émises sur un bordereau d’avis de domiciliation Ces avis de domiciliation sont soit saisis manuellement soit générés automatiquement Depuis l’avis, il est possible de générer le fichier magnétique de réponse (à savoir s’il est accepté de payer la traite) dès lors que le fichier de LCR/BOR a précédemment été importé pour être rapproché de l’avis pour acceptation Depuis PARAMETRAGE/Paramètres généraux/Affectation des compteurs/module Tiers, possibilité de paramétrer et déterminer le compteur applicable lors de la création des avis de domiciliation. Si le compteur est défini au niveau société, les bordereaux d’avis générés automatiquement sont mono société multi-sites. Si le compteur est défini au niveau site, les avis générés sont mono site. Depuis PARAMETRAGE/Compta tiers/Fichiers bancaires, paramétrage du fichier d’import des domiciliations (RELLCRBOR) et du fichier de réponse adressée à la banque (REPLCRBOR).

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

274 / 324

Accepté : Librement modifiable A oui par défaut quand le bordereau est généré automatiquement. Si à non, nécessité de renseigner le motif du refus (table diverse 305) Bouton Validation : permet de générer l’écriture comptable de l’étape suivante. Non actif si toutes les étapes de comptabilisation ont été passées Bouton Fichier banque : actif ou non suivant le paramétrage de la transaction. Permet de générer le fichier magnétique de réponse (acceptation ou non de payer la traite) adressée à la banque Barre d’outils/Zoom/Pièce comptable Permet d’accéder à la liste des pièces comptables générées pour le bordereau d’avis de domiciliation courant Barre d’outils/Zoom/Transaction Permet d’accéder au paramétrage de la transaction du bordereau d’avis de domiciliation courant

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

275 / 324

6.5.7. Génération domiciliation

Profil utilisateur GENAVIDOM

Accès par Utilisateur (type Regroupement / Site)

6.5.8. Traitements comptables de masse 6.5.8.1.

Comptabilisation portefeuille

Ne sont concernés que les règlements pour lesquels l’étape de mise en portefeuille a été prévue, principalement les transactions de règlement portant sur les effets Sachant que la mise en portefeuille peut être faite : soit directement depuis le règlement, via le bouton Validation, règlement après règlement, soit globalement, pour un ensemble de règlements via cette fonction La mise en portefeuille, si elle est retenue au niveau du paramétrage de la transaction est nécessairement la première étape de comptabilisation. Elle peut être suivi d’une seule étape de comptabilisation (= la remise en banque) ou de deux étapes de comptabilisation (= la remise à l’escompte/encaissement + remise en banque).

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

276 / 324

Date saisie jusqu’au : Filtre par rapport à la date de création ou de dernière modification des règlements Génération écritures : Génération des écritures ou simple fichier trace listant les règlements répondant aux critères de sélection et en attente de mise en portefeuille Au niveau du règlement Le statut du règlement passe de Saisi ou Accepté à En portefeuille Le bouton Suivi permet de connaître le numéro de l’écriture générée et le numéro du compte de mise en portefeuille

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

277 / 324

6.5.8.2.

Comptabilisation intermédiaire

Ne sont concernés que les règlements pour lesquels l’étape de remise intermédiaire a été prévue, en l’occurrence les chèques reçus remis à l’encaissement (dans le paramétrage standard) Sachant que la remise intermédiaire peut être faite : soit directement depuis le bordereau/domiciliation, via le bouton Validation, bordereau/domiciliation après bordereau/domiciliation, soit globalement, pour un ensemble de bordereaux/domiciliations via cette fonction

Date de saisie jusqu’au : Filtre par rapport à la date de création ou de dernière modification des bordereaux/Domiciliations Génération écritures : Génération des écritures ou simple fichier trace listant les bordereaux/domiciliations répondant aux critères de sélection et en attente de remise sur compte intermédiaire La mise sur compte intermédiaire, si elle est retenue au niveau du paramétrage de la transaction est soit la première étape de comptabilisation (ex : chèques reçus où les étapes de comptabilisation sont la remise des chèques à l’encaissement puis la remise en banque) soit la deuxième (ex : traites clients où les étapes de comptabilisation peuvent être la mise en portefeuille, puis la remise à l’escompte/encaissement -=remise intermédiaire- puis la remise en banque). La remise sur compte intermédiaire est par contre nécessairement suivie de la remise en banque. La remise sur compte intermédiaire s’effectue au niveau d’un bordereau ou d’une domiciliation. Au niveau du bordereau/domiciliation MAIS aussi de chacun des règlements constitutifs Le statut du bordereau/domiciliation/règlement passe de Bordereau Saisi à Sur compte intermédiaire Depuis le bordereau/domiciliation/règlement, le bouton Suivi permet de connaître le numéro de(s) écriture(s) générée(s) au titre de la comptabilisation du bordereau/ domiciliation/règlement et le numéro du compte de remise intermédiaire

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

278 / 324

Profil utilisateur REMCPT

6.5.8.3.

Génération / Accès par Utilisateur (type Regroupement / Site)

Comptabilisation en banque

Profil utilisateur REMBAN

Génération / Accès par Utilisateur (type Regroupement / Site)

TOUS les règlements, quelle que soit la transaction à laquelle ils sont rattachés sont concernés par la comptabilisation de la remise en banque Par contre, la remise en banque peut intervenir à différents niveaux : pour les virements clients reçus, dès que le règlement est saisi, il peut directement être remis en banque o soit en activant le bouton Validation au cas par cas, depuis chaque règlement o soit via cette fonction pour les chèques reçus clients, la remise en banque intervient en 2ième et dernière étape comptable Les chèques sont d’abord saisis, puis regroupés sur un bordereau de remise pour permettre l’édition de la remise de chèques. Pour le bordereau, la 1ière comptabilisation (remise des chèques à l’encaissement) peut être exécutée. Et une fois la remise intermédiaire comptabilisée, la remise en banque peut à son tour être validée o soit en activant le bouton Validation au cas par cas, pour chacun des bordereaux o soit via cette fonction Contrairement à la mise en portefeuille et à la remise intermédiaire, la remise en banque est la seule étape obligatoire et elle intervient nécessairement en dernier lieu.

Bordereaux de remise, Domiciliations, Règlements : Permet de préciser si la remise en banque ne doit prendre en compte que sur les éléments règlements et/ou bordereau et/ ou domiciliation Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

279 / 324

Pour remettre en banque les chèques reçus, cocher Bordereaux de remise : leur transaction CCHQR prévoit la constitution d’un bordereau contenant les chèques, bordereau depuis lequel la remise en banque est exécutée Date saisie jusqu’au : Filtre par rapport à la date de création ou de dernière modification du règlement/bordereaux /domiciliation Génération écritures : Génération des écritures ou simple fichier trace listant les règlements et/ou bordereaux et/ou domiciliations répondant aux critères de sélection et en attente de remise en banque Au niveau du règlement/bordereau/domiciliation : le statut du bordereau/domiciliation/règlement passe à En banque sachant que suivant le paramétrage de la transaction, il peut passer En banque alors qu’il était précédemment à : Saisi En portefeuille Bordereau saisi Domiciliation saisie Bordereau sur fichier Sur compte intermédiaire

Depuis le règlement/bordereau/domiciliation, le bouton Suivi permet de connaître le numéro de(s) écriture(s) générée(s) au titre de la remise en banque du bordereau/domiciliation/ règlement et le numéro du compte de banque

6.5.8.4.

Impayés

Se traduit par la mise à jour du statut du règlement de ‘En banque’ à ‘Impayé’ Le bouton Suivi permet de retrouver le numéro de pièce de l’impayé

Douteux : sur le collectif douteux du client Refacturation : Si refacturation NON Suivant le paramètre TAXUNPAY, possibilité de comptabiliser les frais d’impayés sur une pièce séparée Et utilisation de la pièce automatique définie dans le paramètre GAUUNPAY Si refacturation OUI Génération d’une facture ou note de débit client si les frais d’impayés sont à la charge du client Détermination du type de facture à alimenter via le paramètre TYPINVNDT Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

280 / 324

Détermination du compte de refacturation via le paramètre ACCEXSBAN

Valeurs paramètres ACCEXSBAN GAUUNPAI GAUUNPAY TAXUNPAY TYPINVNDT

Compte refact. Frais impayé (chapitre TRS) Impayés(chapitre TRS) Impayés (frais)(chapitre TRS) Frais impayés s/pièce séparée (chapitre TRS) Type pièce refactur. impayé(chapitre TRS)

Profil utilisateur IMPAYE

Accès Oui/Non (type Regroupement / Site)

6.5.9. Traitements « annexes » de masse 6.5.9.1.

Retour acceptation

Profil utilisateur RETACC

Accès Oui/Non (type Regroupement / Site)

Fonction principalement utilisée pour les traites clients, dans le cas où celles-ci ont été envoyées aux clients pour acceptation L’étape ‘Retour acceptation’, si prévue dans le paramétrage de la transaction, a pour but de ‘flaguer’ les traites saisies retournées acceptées par le client Le retour conditionne l’étape suivante, à savoir la mise en portefeuille Mode opératoire : Fenêtre de saisie de critères permettant de sélectionner des traites saisies non encore acceptées Pré chargement d’un écran avec les traites sélectionnées : o si certaines ne doivent pas être considérées comme acceptées, retirer la ligne, o une fois la liste de traites acceptées correcte, bouton Enregistrer Au niveau du règlement, le statut passe de Saisie à Accepté Fenêtre de saisie des critères Écran de validation de la proposition d’acceptation

6.5.9.2.

Affectation banque

Profil utilisateur BANAFFA

Accès par Utilisateur (type Regroupement / Site)

Permet d’affecter automatiquement une banque aux règlements pour lesquels celle-ci n’est pas encore renseignée De fait, pour certaines transactions de règlements, la saisie de la banque n’est pas obligatoire lors de la création du règlement Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

281 / 324

Mais pour pouvoir comptabiliser une remise intermédiaire ou une remise en banque, la banque est indispensable (mais ne l’est pas pour la mise en portefeuille) Le renseignement de la banque a posteriori peut se faire : en retournant en saisie de règlement et en la rajoutant sur le règlement, en masse, à partir d’un pool bancaire, suivant certaines règles d’affectation (Affectation banque) en masse, ou au cas par cas, sans règle d’affectation particulière (Saisie banque) Ne sont éligibles à l’affectation bancaire que les règlements dont l’état est Saisi ou Accepté ou En portefeuille

Montant global à affecter : resultat de la recherche des règlements à affecter , en devise société Mode d’affectation : Règles d’affectation : Date d’échéance la plus proche Montant le plus élevé Solde banque :Solde banque en devise société Solde Virtuel :Solde virtuel en devise société = solde banque + règlements non encore ‘En banque’ Solde relevé :Solde relevé en devise locale du dernier relevé importé Soldes négatifs inclus : Si Oui, dans le cas des recettes, la répartition des règlements s'effectue prioritairement sur les banques présentant un solde virtuel négatif, de manière à couvrir le découvert Si Oui, dans le cas des dépenses, la répartition ne s'effectue pas sur les banques présentant un solde virtuel négatif, de manière à ne pas aggraver le découvert Si Non, la répartition se fait conformément au paramétrage du pool bancaire utilisé

Attention à l’interprétation du montant à affecter : celui-ci est calculé et affiché sans que les règlements aient été parcourus et qu’on connaisse leur montant réel. Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

282 / 324

Dans le cas ci-dessus, si les 81.208,40€ à affecter représente un seul et même règlement, il est évident que le règlement ne va pas être ‘scindé’ pour en affecter une partie à une banque et l’autre partie à une autre banque. A noter qu’il est aussi possible de ne pas saisir de pool bancaire et manuelle remplir le tableau des affectations en choisissant les banques d’affectation et les montants à attribuer. Affichage d’un fichier trace donnant le résultat de l’affectation

6.5.9.3.

Saisie banque

Permet d’affecter voire ré-affecter une banque à des règlements pour lesquels celle-ci n’est pas encore renseignée ou mal renseignée Mode opératoire Fenêtre de saisie des critères de sélection des règlements à prendre en compte

Règlements déjà affectés : permet de sélectionner aussi des règlements ayant déjà une banque Profil utilisateur BANAFFM

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

Accès par Utilisateur (type Regroupement / Site)

©

Sage France 2007

Page :

283 / 324

Affichage du tableau des règlements non affectés ou affectés à tord Possibilité de faire une MAJ de colonne, pour les lignes en dessous de la ligne courante Possibilité de modifier l’affectation d’un règlement

6.5.9.4.

Remise magnétique

Ne sont concernés que les bordereaux/domiciliations pour lesquels la génération du fichier magnétique a été prévue Sachant que la génération du fichier magnétique peut être faite : soit directement depuis le bordereau/domiciliation, via le bouton Fichier banque, bordereau/domiciliation après bordereau/domiciliation, soit globalement, pour un ensemble de bordereaux/domiciliations via cette fonction

Les fichiers sont générés sous le répertoire BQE du dossier applicatif, conformément à la structure retenue dans la transaction et définie depuis PARAMETRAGE/Compta tiers/Fichiers bancaires (fichiers ASCII) ou PARAMETRAGE/Compta tiers/Paramètres Vir. Commerciaux (fichier EDI) Profil utilisateur FICMAG

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

Accès Oui/Non (type Regroupement / Site)

©

Sage France 2007

Page :

284 / 324

6.5.9.5.

Import relevé LCR

Fonction permettant d’importer le fichier des effets présentés à la banque pour acceptation L’objectif étant ensuite de les rapprocher des effets déjà en portefeuille et de les accepter ou de les rejeter L’import de ce fichier peut être chaîné avec le rapprochement en automatique des effets importés avec les effets existants, rapprochement se traduisant alors par la création des domiciliations correspondantes

Profil utilisateur RELLCR

Accès Oui/Non (pas de type Regroupement / Site)

PARAMETRAGE/Compta tiers/Fichiers bancaires : fichier RELLCRBOR Le rapprochement automatique se base sur les critères : Montant en devise Devise Date échéance Référence tiré Site Banque et si le traitement trouve des traites en portefeuille correspondant à ces critères, il génère le bordereau de domiciliation pour ces traites et les marque comme acceptées. Le traitement ne tient pas compte des traites déjà sur domiciliation, même si ce dernier n’est que saisi et non validé en comptabilité

6.5.9.6.

Rapprochement manuel

Relevé : Sélection du relevé importé dont les lignes /effets doivent être rapprochés Echéance , Devise ,Montant, Nom tireur , Réf. tiré : chargement des lignes du relevé et identification des effets suivants ces critères A= Effet mis en anomalie =isolé , non accepté mais sans code rejet, cela correspond à un statut d’attente Accepté : Accepté OUI et n° de règlement X3 – génération de la domiciliation et prise en compte dans le fichier magnétique généré Accepté OUI et pas de n° de règlement – règlement et domiciliation à traiter manuellement et prise en compte dans le fichier magnétique généré (règlement pouvant être partiel) Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

285 / 324

Accepté NON et indication du code rejet (table diverse 305) et prise en compte dans le fichier magnétique généré Fichier banque : pemet de générer le fichier de réponses.Une fois généré pour le relevé , il ne peut pas être régénéré Valeurs paramètres RAPLCR Traites déjà rapprochés (chapitre TRS) : permet de déterminer si tous les effets du relevé sont affichés dans le tableau, ou uniquement les effets non rapprochés Profil utilisateur RAPLCRMAN

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

Accès Oui/Non (type Regroupement / Site)

©

Sage France 2007

Page :

286 / 324

6.5.9.7.

Rapprochement automatique

Profil utilisateur RAPLCRAUT

Accès Oui/Non (type Regroupement / Site)

Se fera d’abord par application des critères standards de rapprochement suivant : Étape ([F:PYH]STA) : le règlement doit avoir suivi les étapes qui précède la domiciliation Banque ([F:PYH]BAN) : identique à celle du relevé Devise ([F:PYH]CUR) : identique à celle de l’effet du relevé Montant ([F:PYH]AMTCUR) : identique à celui de l’effet du relevé Référence tiré ([F:PYH]BPRREF) : identique à celle de l’effet du relevé prise en compte des seuls effets en portefeuille et non encore rattachés à un bordereau de domiciliation Mais non prise en compte des lignes mises en anomalie suite au rapprochement manuel (à gérer manuellement au cas par cas) Et par application de critères supplémentaires de correspondance entre une zone du règlement X3 et une zone de l’effet importé, cette correspondance n’étant pas nécessairement stricte dans la mesure où il faut préciser le nombre de caractères à contrôler et le caractère obligatoire ou non de la correspondance Écran de saisie des critères Si plusieurs règlements vérifient ces critères, ceux vérifiant le premier critère supplémentaire facultatif saisi sont sélectionnés. Si aucun règlement ne vérifie ce critère supplémentaire, le premier des règlements vérifiant les critères obligatoires à l’avis de domiciliation est intégré. Si un seul règlement vérifie ce critère supplémentaire et les critères obligatoires, il est intégré à l’avis de domiciliation. Si plusieurs règlements vérifient ce critère supplémentaire et les critères obligatoires, on considère les 2 premiers critères supplémentaires facultatifs en plus des critères obligatoires …et ainsi jusqu’à épuisement des critères supplémentaires facultatifs.

6.5.9.8.

Export relevé LCR

Permet de générer à destination des banques un fichier en réponse aux domiciliations reçues Fichier pouvant également être généré pour un relevé particulier depuis les fonctions Saisie domiciliations (à condition qu’il s’agisse d’un relevé importé de la banque) et Rapprochement manuel par le biais du bouton Fichier banque Structure du fichier REPLCRBOR défini depuis PARAMETRAGE/Compta tiers/Fichier bancaire

Profil utilisateur REPLCR

6.5.9.9.

Accès Oui/Non (type Regroupement / Site)

Dévalorisation portefeuille

Profil utilisateur VALPORT Sage X3 Gestion Comptable & Financière

Accès Oui/Non (type Regroupement / Site) ©

Sage France 2007

Page :

287 / 324

Permet de gérer finement l’un des aspects du risque client, à savoir l’existence de traites remise en banque non échues Car permet de diminuer le portefeuille (onglet Risque en situation client/fournisseur) des traites remises en banque dont la date d’échéance est antérieure à celle renseignée dans la fonction

6.5.9.10. Prorogation client / fournisseur Permet de décaler la date d’échéance d’un règlement et plus particulièrement celle des traites Ne sont éligibles à la prorogation que les règlements étant à un statut antérieur à En portefeuille (Saisi/Accepté) Mode opératoire : sélectionner une à une les traites à proroger et indiquer la nouvelle date d’échéance ainsi que le libellé de l’écriture de prorogation, puis Enregistrer

Résultat : Soit génération d’une écriture de prorogation selon que le compte d’effet est paramétré ou non avec un modificateur mois ou quinzaine

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

288 / 324

Soit simple modification de la date d’échéance sur le règlement et l’écriture comptable correspondante Valeurs paramètres GAUPRORO Profil utilisateur PROROG PROROGC

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

Prorogation (chapitre TRS) Accès Oui/Non (type Regroupement / Site) Accès Oui/Non (type Regroupement / Site)

©

Sage France 2007

Page :

289 / 324

6.6. EDITIONS 6.6.1. Les Factures FACTRSF et FACTRSC : ces états sont des listes de factures tiers fournisseurs et factures tiers clients. FACFOUNBA : cet état présente une liste des factures fournisseurs validées non bonnes à payer (non échu, litige, retardé) Sous total par fournisseur Tri en fonction de la date comptable, date d’échéance, fournisseur SIMFACCLI et SIMFACFOU : ces états permettent d’éditer sous la forme d’un fichier trace un état de contrôle des imputations des factures tiers fournisseurs et clients non validées pour une société non juridique ou un regroupement de sites ( société non juridique).Ces état effectuent les mêmes contrôles que la validation des pièces automatiques.

6.6.2. Les Relevés d’échéances LISREL : cet état permet d’éditer la liste des relevés d’échéance par devise pour une société ou un regroupement de site. Critère : uniquement les non soldés = possibilité de ne sélectionner que les relevés non soldés ou bien sélectionner tous les relevés. RELFAC : cet état permet d’éditer les relevés d’échéance d’une société à destination de ses clients

6.6.3. Les Relances Possibilité d’éditer en réel ou en simulation La simulation de relance ne met pas à jour le fichier des échéances (N Niveau, Date relance, Litige) ni l’onglet Dernières opérations de la situation client (D Date et Niveau de la Dernière relance) Toute relance en simulation peut être ré-éditer La relance en réel met à jour les zones citées ci-dessus et peut aussi être ré-éditée RELFRA, RELFRA2:ces états permettent d’éditer les relances clients en mode réel. Avec utilisation des textes de relance (PARAMETRAGE/Textes de relance) Édition de la lettre avec application de l’adresse définie dans le paramètre FUPADD (si inexistant chez le client, utilisation de l’adresse par défaut) Avec regroupement ou non des échéances de même site et/ou de même devise de transaction suivant les paramètres FUPFCY et FUPCUR Et prise en compte ou non des échéances créditrices (suivant paramètre FUPCDT) Les lettres étant alors triées lors de l’édition suivant le critère défini dans les paramètres FUPTRI1/FUPTRI2/FUPTRI3 (le représentant par exemple) Tant en simulation qu’en réelle, via les critères d’édition, possibilité de : relancer soit le client payeur, soit le client facturé éditer ou non les relances alors que le solde du client est créditeur appliquer des pénalités de retard o Soit avec un taux propre à chaque client et dépendant du nombre de jours de retard (zone Escompte, onglet Financières, fiche client) Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

290 / 324

o Soit avec un taux unique, quels que soient le client et le retard (critère Taux d’agios/Utilisation taux client à Non) Chaque lancement en réel incrémente le niveau de relance des échéances Possibilité de réimprimer RELSIM, RELSIM2 : ces états permettent d’éditer les relances clients en mode simulation RELSIM et RELSIM2 pour la relance en simulation et sa ré-édition (détail des échéances en retard avec détail du nombre de jours de retard, du niveau de relance, du montant et de la date échéance, avec un sous total par tranche de jours de retard et ce, par client relancé) REQRELANCE : cet état permet la liste des requêtes rattachées aux relances déjà effectuées afin d’obtenir des réimpressions de ces relances sans modifier le niveau de relance des tiers concernés ,pour un récapitulatif des campagnes de relance (par n° de requête, indication de statut de la relance –Réelle ou simulée–, de la date de référence, du tiers concerné et du n° de pièce concernée, du nombre de jours de retard et du niveau appliqué) Critère de sélection sur les requêtes, la date d’exécution et les tiers.

6.6.4. Les Règlements Quelle que soit la transaction de règlement retenu, l’état récapitulatif des règlements saisis LISREG est accessible en saisie de règlement et sur les bordereaux Depuis la saisie règlement et suivant la transaction, il est possible d’éditer : CHQEURO : chèques en € (FCHQA) (obligatoire pour pouvoir comptabiliser) LETCHQEUR : lettres chèques en € (FCHQA) (obligatoire pour pouvoir comptabiliser) TRAITE : traites (FBORB/FBORP/FLCR/FTRT) (obligatoire /FTRT pour pouvoir comptabiliser) LETTRETRT : lettres traites (FBORB/FBORP/FLCR/FTRT) (obligatoire /FTRT pour pouvoir comptabiliser) LETTREVIRR : lettres de virement (/règlement) (FVIRB/FVIRM/FVIRP) Depuis la saisie des bordereaux de remise et suivant la transaction, il est possible d’éditer REMCHQ : remises de chèques (CCHQ/CCHQR) REMTRT : remises de traites (CBOR/CLCR/CTRA/CTRT) CONFVIR : lettres de confirmation de virement (FVIRB) LETTREVIRB : lettres de virement (/bordereau) (FVIRB/FVIRP) Depuis la saisie des bordereaux de domiciliation et suivant la transaction, il est possible d’éditer : AVIDOM : avis de domiciliation LISREG : cet état permet d’éditer la liste des règlements et leurs états respectifs d’une société juridique ou d’un regroupement de sites (société non juridique) comptabilisés sur une période. Accessible en saisie de règlement par le menu fichier/liste Critères de sélection : - Borne de types de règlement : - Borne de banques - borne d’état (saisi, en portefeuille…) - client / fournisseur - tri par site,date ,transaction ,banque , échéance CHEQUE, CHQEURO : ces états permettent d’éditer le libellé et les montants des chèques émis non édités pour une société. Les chèques sont édités les uns à la suite des autres. Pour chaque chèque, l’état CHEQUE indique : Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

291 / 324

Le montant du règlement en chiffres Le montant du règlement en lettres Le tiers réglé L’intitulé « Fait à », la date, l’intitulé « Signature » Numéro de requête à rééditer : permet de rééditer ultérieurement des chèques. Il suffit de renseigner ici le numéro de requête à rééditer, ce numéro étant généré à chaque lancement de CHEQUE. LETTRECHE et LETTRECHEEUR : ces états permettent d’éditer les lettres chèques émises à destination des fournisseurs Numéro de requête à rééditer : permet de rééditer ultérieurement des chèques. Il suffit de renseigner ici le numéro de requête à rééditer, ce numéro étant généré à chaque lancement de LETTRECHE REQCHETRT : cet état permet si besoin d’imprimer la liste des numéros de requêtes des chèques émis. REMCHQ : cet état permet d’éditer les remises de chèques d’une société en vue de les transmettre à la banque accompagnées des règlements. CONFVIR : cet état permet d’éditer une lettre de confirmation de télétransmission de virement à destination de la banque. Le nom et l’adresse de la banque Le numéro d’abonné si existant Les références (numéros de bordereau de remise magnétique) Le nom du fichier transféré La date du transfert Le nombre de virement Le montant total du virement La devise du virement LETTREVIRB : cet état permet d’éditer les lettres d’information d’avis de virement sur bordereau de remise magnétique. On peut lancer l’état à partir du menu impression sur les bordereaux de remise Il faut lancer l’état directement après la remise magnétique (il faut donc utiliser un type de règlement comprenant l’étape « fichier magnétique »). LETTREVIRB : cet état permet d’éditer les lettres d’information d’avis de virement sur règlement à destination des fournisseurs. On peut lancer l’état à partir du menu impression des règlements Il faut éditer l’état directement après la remise magnétique (il faut donc utiliser un type de règlement comprenant l’étape « fichier magnétique »). LETTREVIRR : cet état permet d’éditer les lettres d’informations d’avis de virement sur règlement à destination des fournisseurs. Lancement de l’état à partir du menu impression des règlements Il faut éditer l’état directement après la saisie du règlement et ne pas utiliser un règlement avec une étape « fichier magnétique ». LETTRETRT et TRAITE : ces états permettent d’éditer les lettres traites à destination des fournisseurs. Numéro de requête à rééditer : permet de rééditer ultérieurement des lettres traites.il suffit de renseigner ici le numéro de requête à rééditer, ce numéro étant généré à chaque lancement de LETTRETRT.

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

292 / 324

6.6.5. Les Avis de domiciliation AVIDOM : cet état permet d’éditer une lettre destinée à informer la banque des traites acceptées ou non à la domiciliation.

6.6.6. Les Outils de suivi : PORTEFEUILLE : cet état permet de suivre l’évolution des montants mis en portefeuille. PREVDEP : cet état permet de faire des prévisions sur les futures dépenses. PREVREC : cet état permet de faire des prévisions sur les futures recettes. ENCOURS : cet état permet d’éditer pour une société juridique ou un regroupement de sites (société non juridique) un document permettant de connaître les clients ayant dépassé leur encours autorisé.

6.6.7. Le Rapprochement bancaire RAPPRO : cet état permet d’avoir la situation du rapprochement bancaire pour une banque donnée. BANQUE : cet état permet d’éditer pour une borne de dates la liste des mouvements comptables passés sur un compte de banque. LISRELBANK : cet état permet d’éditer une liste de relevés bancaires saisis ou importés. RELBANK1 et 2 : ces états permettent d’éditer le détail des relevés bancaires saisis ou importés.

6.6.8. Etats divers PROROG : cet état permet d’éditer un document de visualisation des prorogations effectuées sur des tiers, clients ou fournisseurs. Il faut auparavant avoir effectué des prorogations clients ou fournisseurs à partir du menu de Compta tiers/règlement/ prorogation. Seuls les règlements passés sous un type de règlement paramétré avec la zone « date d’échéance » en saisie sont passées en prorogation Dès lors qu’un règlement a dépassé l’étape de mise en portefeuille, il ne peut plus être traité par cette fonction. IMPAYE : cet état permet d’éditer la liste des impayés clients au niveau d’un dossier. Pour cela, sont sélectionnées les écritures de type IMP générées à partir du menu Compta tiers/règlements/impayés. LISPOOL : cet état permet d’éditer la liste des pools bancaires définis au niveau du dossier.

6.6.9. L’Echéancier ECHTIERS : cet état permet d’éditer pour une société ou un regroupement de sites (société non juridique) l’échéancier des tiers à un horizon défini en classant les échéances par tiers puis par date d’échéance.

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

293 / 324

6.7. RAPPROCHEMENT BANCAIRE 6.7.1. Pointage manuel

Date comptable et Date Valeur : filtre de dates sur les mouvements Total pointage : solde evolutif totalisant les écritures en cours de pointage Code pointage :Possibilité de saisir un code pointage alphanumérique à 5 caractères nécessairement minuscule Zoom : Possibilté de zoomer sur la pièce comptable Tri : critères de tri ascendant/descendant des écritures similaires à ceux de la fonction de rapprochement bancaire

Profil utilisateur POINTAGE

Accès Oui/Non (type Regroupement / Site)

Le pointage se traduit par la mise à jour des zones CHK (pointage) et CHKDAT (date pointage) du fichier des lignes d’écritures (GACCENTRYD)

6.7.2. Pointage partie en double Intérêt : pouvoir pointer les écritures comptables et/ou les mouvements du relevé bancaire importé (ou saisi) sans aucun contrôle d’équilibre ou de cohérence (ex : suite à une reprise détaillée des écritures par exemple)

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

294 / 324

Attribution d’un code pointage constitué d’une astérisque *

Dates de pointage : Bornes de dates portant soit sur les dates comptables soit sur les dates d’opération suivant le type de mise à jour demandée

Profil utilisateur UICHK Accès Oui/Non (type Regroupement / Site)

6.7.3. Rapprochement automatique 6.7.3.1.

Saisie du relevé bancaire

Permet de saisir un relevé bancaire, lequel est stocké dans la même table que les relevés importés Le relevé saisi est pris en compte par le rapprochement automatique au même titre que les relevés importés

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

295 / 324

Ancien solde : Saisie du solde de départ, lequel correspond au solde du précédent relevé – Exprimé dans le sens de la banque Montant : Saisie des montants dans la devise de banque CIB : Saisie des données caractérisant habituellement un mouvement bancaire importé : CIB, libellé, référence remise, …

Profil utilisateur GESRLK Site)

Création / Modification / Suppression (pas de type Regroupement /

Table Diverse :CIB Table diverse 306

6.7.3.2.

Import du relevé bancaire

Profil utilisateur RELBANK

Accès Oui/Non (pas de type Regroupement / Site)

Structure du fichier importé définie dans PARAMETRAGE/Compta tiers/Fichiers bancaires Contrôles effectués : Que le relevé n’est pas déjà importé (via solde début relevé et date du solde début) De la correspondance entre la banque émettrice du fichier importé avec la banque destinataire (via le RIB) De l’égalité entre le solde du précédent relevé importé et le solde début du relevé à importer Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

296 / 324

Possibilité d’imprimer la liste et le contenu des relevés importés (RELBANK01 er RELBANK02) PARAMETRAGE/Paramètres généraux/Affectation des compteurs/Module tiers : relevés bancaires Les relevés à importer doivent être placés sous le répertoire BQR du dossier applicatif.

6.7.3.3.

Suppression du relevé

Profil utilisateur ANURBK

Accès Oui/Non (type Regroupement / Site)

Permet de supprimer un relevé bancaire importé à tort Il est contrôlé qu’aucun pointage n’est été fait sur le relevé

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

297 / 324

6.7.4. Rapprochement bancaire

Possibilité de trier les données suivant les critères Montant/ Date/CIB/N° remise/référence/ Libellé Profil utilisateur RAPBAN

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

Accès Oui/Non (type Regroupement / Site)

©

Sage France 2007

Page :

298 / 324

Identification banque à pointer

PRECHARGEMENT

Y% pour les lignes d’écritures

LIGNES D’ÉCRITURES COMPTABLES LIGNES DU RELEVE

N lignes ; dépend du code activité RBK (1 -> 9999)

X% pour les lignes de

Répartition dépendante de la valeur paramètre TRS

Sens comptabilité banque ou sens comptabilité entreprise Choix de l’ordre d’affichage des lignes en fonction : - du montant (ascendant/descendant) - du CIB (ascendant/descendant)

- de la date - du libellé

(ascendant/descendant)

Dépend de la valeur paramètre TRS

(ascendant/descendant)

Rapprochement automatique

Rapprochement manuel 1 - Recherche du montant

Par pièce No remise Réf écritures

2 - Sélection 3 - Pointage 4 - Enregistrer

Réf Bqe Réf écritures Libellé NBRDAY du CIB, rejet, - si NBRDAY non défini sur le CIB, utilisation de la valeur paramètre TRS MAXNBRDAY

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

299 / 324

6.7.5. Dépointage Étape 1 : première sélection des lignes à afficher pour dépointage Critères : banque, montant de la ligne, code pointage, borne début date de pointage Étape 2 : affichage, dépointage manuel ou automatique Manuel : clic droit sélection + enregistrer

6.7.6. Automatique : bouton Auto avec bornes de dates de pointage et bornes de codes

Profil utilisateur DEPOINTAGE

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

Accès Oui/Non (type Regroupement / Site)

©

Sage France 2007

Page :

300 / 324

7. LES IMMOBILISATIONS 7.1. INTRODUCTION Ce document présente la brique Immobilisations de Sage X3 Entreprise ainsi que les évolutions et les aménagements réalisés sur la base de X3 version 130

7.2. CATEGORIES Permettent de décliner les différentes familles d’immobilisations compte tenu de leur nature et de leur comportement en matière d’amortissement Portent les conditions d’amortissement par défaut Correspondent aux 17 catégories de la liasse fiscale Utilisées comme critère de regroupement / sélection dans les différents traitements de gestion des immobilisations FCD1

Catégorie Sous-catégorie Type amortissement Identification Intitulé court

Type d’immobilisation Incorporelle

Corporelle

En cours

Participation

Financier

Intitulé immobilisation Code comptable Plafond

Méthode d’amortissement Méthode d’amortisseme Nombre d’années

Taux d’amortisssement

Calcul prorata

[FCA] FIXCAT [FCD] FIXCATDEP

Enregistrer

Créer

Supprimer

Abandon

Facture

Fin

Catégorie : tout couple catégorie X/sous catégorie Z doit être créé pour chacun des types d’amortissement définis Type amortissement : types d'amortissement ‘librement’ paramétrables. Un type d’amortissement = un onglet dans le fichier des immobilisations Intitulé immobilisation : attribution automatique de ce titre si l’immobilisation en cours de création n’en a pas Code comptable : Imputations comptables et analytiques par défaut Taux d’amortissement : en cas d’amortissement dégressif, taux d’amortissement initialisé en fonction des valeurs paramètres COEFIS1/COEFIS2/ COEFIS3 et SLIFAS1/SLIFAS2/SLIFAS3

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

301 / 324

Valeurs paramètres COEFIS1 Coefficients fiscaux (chapitre IMM) COEFIS2 Coefficients fiscaux (chapitre IMM) COEFIS3 Coefficients fiscaux (chapitre IMM) SLIFAS1 Durée de vie maxi d’un bien (chapitre IMM) SLIFAS2 Durée de vie maxi d’un bien (chapitre IMM) SLIFAS3 Durée de vie maxi d’un bien (chapitre IMM) A interpr ter comme suit : coefficient fiscal de COEFIS1 appliquer si le bien a une dur e de vie

Aménagements V5 de l’onglet Général

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

303 / 324

−

Il est possible de préciser un Code rattachement qui ne correspond pas à un Code Immobilisation existant. Cette possibilité est conditionnée par la paramètre « Contrôle rattachement » (CTLFASREF du chapitre IMM) :

−

CTLFASREF = Oui Immobilisation existant

Code rattachement ne peut contenir qu’un Code

−

CTLFASREF = Non

Code rattachement peut contenir une autre valeur

7.3.2. Onglet Acquisition Flags

FAS2

Reprise

Statut

Conditions acquisition

Origi ne

Typ No Lign Fourniss e factur e eur

Date d’acha

Date doc

Docume Devis nt e

Regime Type de

Montan t HT

1 2 3 4

Total HT

EUR

Total TTC

EUR Enregistrer

Créer

Supprimer

Abandon

Facture

Fin

Statut : ‘Définitif’ : immobilisation prise en compte par le traitement de génération des DAP ‘En attente’ : DAP générées si mode simulation, DAP non générées si mode réel Origine : Possibilité de rattacher plusieurs factures/avoirs à une immobilisation Soit en rattachement l ’immobilisation à une facture existante Soit en basculant directement en saisie de facture tiers depuis la zone N° facture Soit en renseignant les informations à la ligne, l ’activation du bouton Facture générant une facture tiers fournisseur

Statut Permet donc de gérer des simulations d’acquisitions. Utilitaire permettant de passer du statut ‘En attente’ à ‘Définitif’ pour un ensemble d’immobilisations.

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

304 / 324

7.3.3. Onglet Cession Cession

Valeur amortissement

FAS3

Date de cession

Date mise en service

No Facture

Date début amort.

Client

Valeur origine

EUR

Base amort.

EUR

Valeur résiduelle

EUR

Prix cession

EUR

Tva résiduelle

EUR

Taxes Foncière Professionnelle

Motif cession Motif mise au rebut Plusmoins value

Base taxe

EUR

Plafond

EUR

Réévaluation

Date

Montant

Devise

Motif

1 2 3 4 Enregistre

Créer

Supprimer

Abandon

Factur

Fin

Valeur d’origine, Base amort, Valeur résiduelle : Mis à jour automatiquement avec le cumul des montants HT des lignes de facture Réévaluations : Onglet mis à jour par les différents traitements : cession vente/mise au rebut d ’immobilisation réévaluation d ’immobilisation Zones dates de la fiche IMMOBILISATION Onglet Acquisition Date d’achat Est considérée comma la date comptable de la facture tiers ou achat à générer Date doc origine Est considérée comme la date document origine de la facture à générer Onglet Cession Date mise en service Par défaut, X3 prend la plus ancienne des dates d’achat des factures de l’onglet Acquisitions (que ce soit des factures ou des avoirs) Date début amort. Initialisée par la date de mise en service Onglet Economique/Fiscal/… Date début calculs Initialisée par la date de mise en service (même si la date de début d’amortissement est différente) Initialisée par le premier jour du mois de la date de mise en service s’il s’agit d’un amortissement dégressif (quel que soit le prorata). Date utilisée pour le calcul des amortissements X3. Début amortissement Initialisée par la date de début d’amortissement Quand on rajoute une facture dans une fiche IMMO, message d’avertissement pour que le USER vérifie la date de mise en service, de début d’amortissement et de début des calculs. Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

305 / 324

>

Aménagements V5 de l’onglet Cession −

Il est possible de préciser une Valeur résiduelle qui correspond au prix de vente estimé du bien à la fin de son utilisation. Cette Valeur résiduelle peut être appliquée à un plan d’amortissement (le plan d’amortissement économique pour une société française), ceci aura pour effet de stopper l’amortissement lorsque le Valeur nette du bien deviendra égale à cette Valeur résiduelle.

7.3.4. Onglet Economique FAS4 Type amortissement

Nombre d’années

Méthode

Taux amortissement

Date début calculs

Calcul prorata

Amort. antérieurs

Valeur résiduelle

EUR

Début amortissement

Fin

Bas Valeur

Dotati

Exception

Dépréciati

Valeur

Comptabili

1 2 3 4 Enregistre

Créer

Supprimer

Abandon

Factur

Fin

Onglet avec récapitulatif des DAP calculées / comptabilisées par type d ’amortissement Pour la société de rattachement de l’immobilisation, les exercices doivent être créés (mais pas nécessairement ouverts) sur toute la durée d’amortissement

Amortissement exceptionnel en version 130 La saisie d’un amortissement exceptionnel au niveau d’un Type d’amortissement était systématiquement appliqué sur les autres Types d’amortissements. Ainsi, il n’était pas possible d’enregistrer un amortissement exceptionnel sur le plan économique, sans appliquer le même amortissement exceptionnel sur le plan fiscal. Amortissement exceptionnel en version 5 La saisie d’un amortissement exceptionnel au niveau d’un Type d’amortissement ne se répercute pas sur les autres types. Ainsi, il est possible d’enregistrer un amortissement exceptionnel propre au plan économique ou propre au plan fiscal.

>

Aménagements V5 de l’onglet Economique − La case à cocher Valeur résiduelle permet de préciser que la Valeur résiduelle précisée sur l’onglet Cession doit être appliquée pour ce plan d’amortissement. −

Au niveau du tabulaire présentant le plan d’amortissement, la colonne Valeur résiduelle est activée si la case Valeur résiduelle est cochée. Sur ce tabulaire figure également une nouvelle colonne nommée Dépréciation : il s’agit d’une perte de valeur complémentaire à la dotation, qui est saisie sur l’écran Révision plan d’amortissement. Cette perte de valeur est réversible, cette colonne peut donc également contenir une reprise de dépréciation.

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

306 / 324

−

La saisie d’un amortissement exceptionnel au niveau du plan Economique ne se répercute pas sur les autres plans.

−

La colonne « Comptabilisé » du plan Economique contient uniquement la somme des dotations économiques comptabilisées

Fonctionnement version 130 La colonne « Comptabilisé » de chacun des Types d’amortissement (Plan d’amortissement) contenait la somme des dotations comptabilisées : amortissement économique + amortissement dérogatoire. Cela correspondait à la Dotation fiscale comptabilisée. Fonctionnement version 5 La colonne « Comptabilisé » du Type économique contient la somme des dotations économiques comptabilisées.

7.3.5. Onglet Fiscal >

Aménagements V5 de l’onglet Fiscal −

Aménagé de façon similaire à l’onglet Economique. Néanmoins, ces aménagements ne s’adressent qu’aux sociétés étrangères, car les règles fiscales françaises ne reconnaissent pas l’application d’une Valeur résiduelle, ni l’application d’une dépréciation (sauf à titre exceptionnel)

−

Possibilté de saisir un amortissement exceptionnel spécifique au plan Fiscal

−

La colonne « Comptabilisé » du plan Fiscal contient la somme des amortissements dérogatoires comptabilisés

Fonctionnement version 130 La colonne « Comptabilisé » de chacun des Types d’amortissement (Plan d’amortissement) contenait la somme des dotations comptabilisées : amortissement économique + amortissement dérogatoire. Cela correspondait à la Dotation fiscale comptabilisée. Fonctionnement version 5 La colonne « Comptabilisé » du Type fiscal contient la somme des amortissements dérogatoires comptabilisés.

7.3.6. Onglet Plan >

> >

Chaque autre onglet porteur d’un plan d’amortissement a également été aménagé de façon similaire à l’onglet Economique. Pour rappel, en complément des plans Economique et Fiscal, d’autres plans peuvent être activés en les déclarant dans la table diverse 312 : Types d’amortissement Possibilté de saisir un amortissement exceptionnel spécifique par plan La colonne « Comptabilisé » des plans autres que Economique et Fiscal reste vide.

Fonctionnement version 130

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

307 / 324

La colonne « Comptabilisé » de chacun des Types d’amortissement (Plan d’amortissement) contenait la somme des dotations comptabilisées : amortissement économique + amortissement dérogatoire. Cela correspondait à la Dotation fiscale comptabilisée. Fonctionnement version 5 La colonne « Comptabilisé » des Types autres que économique et fiscal reste vide.

Aménagements V5 > >

Ces aménagements répondent a des besoins liés aux nouvelles normes comptables françaises, qu’il s’agisse de la valeur résiduelle ou de la déprécation. L’ensemble d’immobilisations constitué à partir du code rattachement est une réponse au besoin de décomposition des immobilisations complexes : équipements industriels et immeubles principalement. Chaque composant doit être amorti séparément de la structure, selon sa durée d’utilisation propre.

7.3.7. Bouton Facture >

Une seule facture peut être générée pour plusieurs fiches immobilisations dès lors qu ’elles ont les mêmes dates d ’achat, de document origine, les mêmes fournisseurs et documents origine

7.3.8. Bouton Immo >

La fiche immobilisation peut être générée depuis la facturation Tiers fournisseur ou la facturation Achats: − présence du bouton IMMO (si type achat Immo) − ouverture d ’une fenêtre de saisie des informations nécessaires à la création d’une nouvelle immobilisation ou à la mise à jour d’une immobilisation existante :

Immobilisation : Indication d ’un nouveau code immobilisation, de la catégorie/sous-catégorie. Se traduit par la création d ’une nouvelle fiche, celle-ci étant alors affichée pour mise à jour OU Indication d ’un code immobilisation existant (immobilisation multi-factures) : Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

308 / 324

• •

message MAJ Immobilisation xxx ouverture de la fiche pour validation/ modification

Sél : Activation/désactivation de ligne. Pas de rajout de ligne ici possible

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

309 / 324

7.4. DOTATIONS COMPTABLES >

En création de fiche IMMOBILISATION, indication de la catégorie/sous-catégorie de rattachement de l’immobilisation

>

Se traduit par l’initialisation des conditions d’amortissement de l’immobilisation : − type d’amortissement − méthode d’amortissement − nombre d’années − taux amortissement − calcul prorata

>

Type amortissement − Table diverse 312 − E pour ‘Économique’ et F pour ‘Fiscal’ (valeur contrôlée en dur dans les formules utilisées par les tableaux de bord) −

Chaque enregistrement de cette table représente un onglet ‘supplémentaire’ dans le fichier des Immobilisations > onglets minimums : Général / Acquisition / Cession > onglets pour les amortissements : 5 au maximum

− Onglet/méthode généré par ordre alphanumérique croissant ex : valeurs des types d’amortissement : E=Économique / F=Fiscal / T=Technique −

Prise en compte des montants calculés dans ces différents onglets si la pièce automatique FIXCT est modifiée en conséquence

Un objet peut au maximum contenir jusqu’à 8 onglets. Pièce automatique FIXCT Au niveau des lignes, les zones de montants font référence aux champs suivants : AMTWRO(0) correspond au montant calculé dans le premier onglet (Économique en standard) AMTWRO(1) correspond au montant calculé dans le deuxième onglet (Fiscal en standard) AMTWRO(2) correspond au montant calculé dans le troisième onglet (Technique dans l’exemple ci-dessus) AMTEXC(0) correspond au montant exceptionnel calculé dans le premier onglet (Économique en standard) L’amortissement dérogatoire représente donc la différence entre l’économique et le fiscal, à savoir AMTWRO(1)-AMTWRO(0).

>

Méthode d’amortissement − Table diverse 313 −

L pour ‘Linéaire’, D pour ‘Dégressif’, C pour ‘Croissant’, E pour ‘Décroissant’, M pour ‘Manuel’ et N pour ‘Non amorti’ (valeur contrôlée en dur par le traitement de calcul des amortissements) − Linéaire Taux d’amortissement appliqué à la base amortissement = (100 / nombre d’années) − Dégressif Taux d’amortissement appliqué à la valeur nette = [(100 / nombre d’années) * coefficient fiscal] Application de ce taux chaque année sur la valeur nette tant que l’annuité ainsi calculée est supérieure à celle calculée selon la méthode linéaire Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

310 / 324

Valeurs paramètres COEFIS1 Coefficients fiscaux (chapitre IMM) COEFIS2 Coefficients fiscaux (chapitre IMM) COEFIS3 Coefficients fiscaux (chapitre IMM) SLIFAS1 Durée de vie maxi d’un bien (chapitre IMM) SLIFAS2 Durée de vie maxi d’un bien (chapitre IMM) SLIFAS3 Durée de vie maxi d’un bien (chapitre IMM) A interpr ter comme suit : coefficient fiscal de COEFIS1 appliquer si le bien a une dur e de vie

Conformément à la réglementation française, lorsque la dotation fiscale est supérieure à la dotation comptable / économique, l’excédent est comptabilisé en amortissement dérogatoire. Il sera repris, lorsque la situation s’inversera, c’est à dire lorsque le dotation comptable deviendra supérieure à la dotation fiscale.

>

Les nouvelles règles comptables peuvent conduire à une situation inverse, à savoir une dotation comptable supérieure à la dotation fiscale, dès le début du plan d’amortissement. Cette situation sera constatée lorsque la durée d’amortissement appliquée sur le plan comptable (durée d’utilisation réelle) inférieure à la durée d’amortissement appliquée sur le plan fiscal (durée d’usage) n’est pas compensée par l’application d’une valeur résiduelle. Dans ce cas, l’excédent d’amortissement comptable n’est pas fiscalement déductible : il doit être réintégré de façon extra-comptable. Cette réintégration fiscale sera reprise dès que la dotation fiscale devient supérieure à la dotation comptable … si le bien n’est pas cédé avant cette situation.

>

Le programme de calcul a été adapté afin de traiter ces 2 situations : 1. Dotations aux amortissements dérogatoires / Reprises amortissements dérogatoires 2. Réintégrations fiscales / Reprises de réintégrations fiscales

>

Ces situations sont présentées sur les états : − FIXASSET01 : Immobilisations − FAS2055BIS : Récapitulatif amortissements

7.5. ECLATEMENTS : AMENAGEMENTS V5 > >

Les immobilisations générées par cette fonctionnalité d’éclatement héritent du Code rattachement de l’immobilisation éclatée. De plus, Valeur résiduelle et Dépréciation portées par l’immobilisation éclatée sont ventilées sur les immobilisations générées.

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

312 / 324

Immobilisation d’origine Inactive Création d’immobilisations destination Actives Avec récupération des lignes de factures et des quantités

Immobilisation : immobilisation avec un statut « Définitif » Montants : Alimentation Valeur d'origine et base d’amortissement des fiches créées Quantités / Montants : éclatement possible en quantités et en montant

Profil utilisateur Fonction FIXDSP Accès Oui/Non (type Regroupement ou Site) _____________________________________________________________________________________________________ ____________

7.6. CESSIONS D’IMMOBILISATIONS

Cessions d’immobilisations Site

Client

Sociéte

Collectif

Type de facture

Date cession

Numéro pièce

Date comptable

Devise

FIXSAL

Tiers payeur

Montant HT

Condition paiement

Montant TTC

Commentaires

Reprise dépréciation

Valeur résiduelle

Fichier de trace

Immobilisation

No Motif Intitulé motif Montant HT TVA Montant TTC

Rattachement

1 OK OK

Fin Fin

L’immobilisation est passée en ‘Cédé’ et l’onglet Cession est mis à jour

Le traitement génère : • une pièce pour le complément de dotation aux amortissements si CTAGNR est à oui, • une pièce pour la constatation de la VNC, • une facture tiers client pour le prix de cession si SALINV est à Oui Toute modification faite sur le montant de la facture tiers client est reportée sur la fiche immo 26

© 2007 Sage – Division Moyennes & Grandes Entreprises

Le traitement génère : • une pièce pour le complément de dotation aux amortissements si CTAGNR est à oui, • une pièce pour la constatation de la VNC, • une facture tiers client pour le prix de cession si SALINV est à Oui Toute modification faite sur le montant de la facture tiers client est reportée sur la fiche immo

Rattachement : L’immobilisation est passée en ‘Cédé’ et l’onglet Cession est mis à jour

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

313 / 324

Valeurs paramètres CTAGNR Génération DAP en cession (chapitre IMM) DEPTYPCVA Type amort. pour valeur résid. (chapitre IMM) SALINV Génération facture cession (chapitre IMM) Éditions CESANNEE Cessions de l’année FACCES Factures de cession FIXASSET02 Plus values Profil utilisateur Fonction FIXSAL Accès Oui/Non (type Regroupement ou Site) _____________________________________________________________________________________________________ ____________ Motif Table diverse n°316 pour les motifs de cession. Librement paramétrable. Pièce automatique Les pièces automatiques utilisées sont FIXSA pour la constatation de la VNC et FIXCT pour la dotation complémentaire.

>

Au dessus du tabulaire Immobilisations, la case Reprise dépréciation a été ajoutée : elle permet d’indiquer son souhait de reprendre le solde de dépréciation. Par défaut, cette case est cochée : ceci conforme aux règles comptables françaises.

>

Le Code rattachement a été ajouté dans le tabulaire qui présente les immobilisations à céder. Pour faciliter la sélection des immobilisations rattachées à celle figurant sur la ligne précédente, l’action « Immos rattachées à » figurant dans le menu clic droit, affiche ces biens dans une fenêtre

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

314 / 324

7.7. MISES AU REBUT

Les 2 aménagements réalisés sur l’écran Cession d’immobilisations sont également présents sur l’écran de Mise au rebut.

Mises au rebut : aménagements V5 > Les 2 aménagements réalisés sur l’écran Cession d’immobilisations sont également présents sur l’écran de Mise au rebut. FIXDIL Date mise au rebut Génération Type génération Réelle Simulation active Simulation non active

Le traitement génère : • une pièce pour le complément d'amortissement à la date de mise au rebut, • une pièce pour la constatation de la mise au rebut

Etat écritures Provisoire Définitif

Date comptable Type de pièce Journal Reprise dépréciation

L’immobilisation est passée en ‘Rebut’ et l’onglet Cession est mis à jour

Fichier de trace

Immobilisation

No Motif Intitulé

Rattachement

1 OK OK

28

Fin Fin

© 2007 Sage – Division Moyennes & Grandes Entreprises

Le traitement génère : • une pièce pour le complément d'amortissement à la date de mise au rebut, • une pièce pour la constatation de la mise au rebut L’immobilisation est passée en ‘Rebut’ et l’onglet Cession est mis à jour

Profil utilisateur Fonction FIXDIL Accès Oui/Non (type Regroupement ou Site) _____________________________________________________________________________________________________ ____________ Motif Table diverse n°317 pour les motifs de mise au rebut. Librement paramétrable. Pièce automatique Les pièces automatiques utilisées sont FIXDI pour la constatation de la mise au rebut et FIXCT pour la dotation complémentaire.

7.8. REEVALUATIONS

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

315 / 324

Réévaluations FIXDIL

Date réévaluation

Immobilisation début Immobilisation fin Catégorie

Sous-catégorie

Génération Type génération Réelle Simulation active Simulation non active Coefficient

Mise à jour du pavé Réévaluation dans l’onglet Cession et de la base dans les onglets d’amortissement

Etat écritures Provisoire Définitif

La réévaluation a un impact sur le plan d’amortissement à partir du 1er jour de l’exercice suivant

Création pièces

Type de pièce Journal

Immobilisation

No Motif Intitulé

Fichier de trace

Dev Montant réévalué

1

OK OK

29

Fin Fin

Préchargement des lignes avec les immobilisations répondant aux critères de sélection Suppression de ligne possible

© 2007 Sage – Division Moyennes & Grandes Entreprises

Mise à jour du pavé Réévaluation dans l’onglet Cession et de la base dans les onglets d’amortissement La réévaluation a un impact sur le plan d’amortissement à partir du 1er jour de l’exercice suivant

Immobilisation : Préchargement des lignes avec les immobilisations répondant aux critères de sélection. Suppression de ligne possible

Profil utilisateur Fonction FIXRVA Accès Oui/Non (type Regroupement ou Site) Motif Table diverse n°320 pour les motifs de réévaluation. Librement paramétrable. Pièce automatique La pièce automatique utilisée est FIXRV pour la constatation de l’augmentation de la valeur du bien.

Fonctionnement version 130 La réévaluation s’appliquait à la base d’amortissement de l’exercice courant : la pièce générée était donc comptabilisée sur cet exercice. Mais, pour le calcul des amortissements, cette base d’amortissement réévaluée n’était prise en compte à partir de l’exercice suivant. Fonctionnement version 5 La réévaluation s’applique à la base d’amortissement de l’exercice suivant : la pièce générée est donc comptabilisée sur cet exercice suivant et le traitement de calcul des amortissements en tient compte à partir de cet exercice. Rappel du mécanisme de la réévaluation Le coefficient précisé ne s’applique qu’à la Valeur brute, les amortissements antérieurs ne sont pas réévalués. Par conséquent, le plan d’amortissement est révisé à partir de l’exercice suivant et calculé en fonction de la valeur nette au début de cet exercice : Valeur nette = Valeur brute réévaluée – Cumul amortissements non réévalués à fin d’exercice précédent.

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

316 / 324

7.9. VIREMENT D’IMMOBILISATION

Virement d’immobilisation FIXTRF

Type de virement Immobilisation d’origine Immobilisation Catégorie

/ Sous-catégorie

Le traitement génère : • une pièce pour le complément d'amortissement à la date de virement, • une pièce pour la constatation du virement avec écritures de TVA le cas échéant

Immobilisation de destination /

Immobilisation Catégorie

Trois types de virement : • changement de nature du bien, • correction d'erreur, • immobilisation en cours

Sous-catégorie

Site Code comptable Code TVA

Les méthodes d’amortissement de la catégorie destination ne sont pas appliquées automatiquement. Nécessité de lancer une révision du plan d’amortissements.

Taxe 1 Taxe 2 Motif du virement Génération Date du virement

Gestion de la TVA sur livraison à soi-même

Génération écritures TVA Fichier trace

30

OK OK

Fin Fin

© 2007 Sage – Division Moyennes & Grandes Entreprises

Types de virement : • changement de nature du bien, • correction d'erreur, • immobilisation en cours Le traitement génère : • • une pièce pour le complément d'amortissement à la date de virement, • une pièce pour la constatation du virement avec écritures de TVA le cas échéant Attention : Les méthodes d’amortissement de la catégorie destination ne sont pas appliquées automatiquement. Nécessité de lancer une révision du plan d’amortissements. Génération écritures TVA : gestion de la TVA sur livraison à soi-même Profil utilisateur Fonction FIXTRF Accès Oui/Non (type Regroupement ou Site) _____________________________________________________________________________________________________ ____________ Motif Table diverse n°323 pour les motifs de transfert. Librement paramétrable. Pièce automatique Les pièces automatiques utilisées sont FIXT1 ou FIXT2 suivant la nature du transfert. Si le virement porte sur une immobilisation en cours, utilisation de la pièce FIXT1. Le cas échéant, utilisation de la pièce automatique FIXT2.

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

317 / 324

7.10. >

REVISION AMORTISSEMENTS

Cet écran a été aménagé en V5 afin de pouvoir actualiser la Valeur résiduelle : − une case à cocher permet d’activer le champ Montant valeur résiduelle − le champ Montant valeur résiduelle permet de saisir une nouvelle valeur − la colonne Valeur résiduelle du tabulaire Nouvelles conditions permet de préciser sur quel plan elle doit être appliquée

Révision amortissements > Cet écran a été aménagé en V5 afin de pouvoir actualiser la Valeur résiduelle : − une case à cocher permet d’activer le champ Montant valeur résiduelle − le champ Montant valeur résiduelle permet de saisir une nouvelle valeur − la colonne Valeur résiduelle du tabulaire Nouvelles conditions permet de préciser sur quel plan elle doit être appliquée Immobilisation

FAS4

/

Date dernère dotation

Nécessite que les dotations aient été comptabilisées en totalité sur l’exercice en cours, la révision ne pouvant être effectuée que sur des exercices complets

Date mise en application Actualisation valeur résiduelle Montant valeur résiduelle Nouvelles conditions

1 2 3 4

Type Méthode Intitulé Economique Fiscal Technique

Fichier trace

31

Nb an

Taux

Prorata Valeur résiduelle Valeur nette Dépréciation

Se traduit par la mise à jour du tableau des amortissements de l’immobilisation

OK OK

Fin Fin

© 2007 Sage – Division Moyennes & Grandes Entreprises

Actualisation valeur résiduelle: nécessite que les dotations aient été comptabilisées en totalité sur l’exercice en cours, la révision ne pouvant être effectuée que sur des exercices complets Valeur résiduelle: se traduit par la mise à jour du tableau des amortissements de l’immobilisation Profil utilisateur Fonction FIXRLE

>

Accès Oui/Non (type Regroupement ou Site)

La colonne Dépréciation du tabulaire Nouvelles conditions permet de saisir une dépréciation ou une reprise de dépréciation : − une Dépréciation est enregistrée via la saisie d’une valeur négative − une Reprise de dépréciation n’est acceptée que pour un plan porteur d’une Dépréciation

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

318 / 324

Révision amortissements > La colonne Dépréciation du tabulaire Nouvelles conditions permet de saisir une dépréciation ou une reprise de dépréciation : − une Dépréciation est enregistrée via la saisie d’une valeur négative − une Reprise de dépréciation n’est acceptée que pour un plan porteur d’une Dépréciation Nouvelles conditions

1 2 3 4

Type Méthode Intitulé Nb an Economique Fiscal Technique

Taux

Prorata Valeur résiduelle Valeur nette Dépréciation

Fichier trace

32

OK OK

Fin Fin

© 2007 Sage – Division Moyennes & Grandes Entreprises

>

Conformément aux règles comptables françaises, n’importe quelle révision (durée, taux, valeur résiduelle, dépréciation, …) est appliquée de façon prospective : c’est à dire à partir du lendemain de la dernière comptabilisation d’amortissement.

>

Exemple : − dotation comptabilisée jusqu’au 31/03/2007 − enregistrement d’une dépréciation − Amortissement de la nouvelle valeur nette sur la durée résiduelle [01/04/2007 – Date fin d’amortissement]

7.11. >

UTILITAIRES

Validations immobilisations − Permet de modifier en masse le statut d’immobilisations de ‘En attente’ à ‘Définitif’ dès lors qu’elles répondent aux critères de sélection

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

319 / 324

Profil utilisateur Fonction FIXVAL

>

Accès Oui/Non (pas de type Regroupement ou Site)

Recalcul amortissements − Pour un société donnée, permet de recalculer le tableau des amortissements des immobilisations rattachées, suite à la modification des dates début / fin d’exercice

Profil utilisateur Fonction FIXUPD

7.12.

Accès Oui/Non (type Regroupement ou Site)

AMENAGEMENTS DES ETATS

Les états rattachés à la brique Immobilisations Code

Intitulé

Etat

AMOREINT

Amortissements à réintégrer Modifié

CESANNEE

Cessions de l’année

Inchangé

FACCES

Factures de cession

Inchangé

FAS2054

Immobilisations

Inchangé

FAS2055

Récapitulatif amortissements Inchangé

FAS2055BIS Récapitulatif amortissements Nouveau FASACQUIS Acquisitions de l’exercice

Inchangé

FIXASSET01 Immobilisations

Modifié

FISASSET02 Plus values

Modifié

>

AMOREINT : il présente les réintégrations fiscales dues à l’application d’un plafond. Ceci concerne essentiellement les véhicules pour lesquels la part d’amortissement calculée sur la valeur dépassant le plafond, n’est pas fiscalement déductible.

>

FAS2055BIS : il présente les valeurs suivantes : − Dotations économiques − Amortissements dérogatoires : dotations, reprises et soldes − Dépréciations et reprises constatées sur le plan économique − Réintégrations fiscales et reprises

>

FIXASSET01 : il s’agit de la fiche immobilisation, avec pour nouvelles informations : − La valeur résiduelle − La part de l’amortissement économique à réintégrer (non déductible fiscalement)

>

FIXASSET02 : le Solde dépréciation a été ajouté sur cet état

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

320 / 324

7.13. 7.13.1. > > > > >

DOSSIER DE REFERENCE FRA Tables diverses

311 : Localisation immobilisation 316 : Motifs cession 317 : Motifs mise au rebut 319 : Localisation immobilisation 320 : Motifs réévaluation

Code

Intitulé

X

A définir

>

312 : Type d’amortissement

Code

Intitulé

E

Economique

F

Fiscal

>

313 : Méthode d’amortissement

Code

Intitulé

C

Croissant

D

Dégressif

E

Décroissant

L

Linéaire

M

Manuel

N

Non amorti

>

318 : Type d’entrée du bien

Code

Intitulé

F

Fusion

L

Livraison à soi-même

N

Neuf

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

321 / 324

O

Occasion

>

323 : Motifs virement d’immobilisation

Code

Intitulé

C

Changement de nature

E

Erreur

I

Immobilisation en cours

7.13.2.

Valeurs paramètres

Chapitre IMM

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

322 / 324

7.13.3.

Pièces automatiques

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

323 / 324

7.13.4.

Codes comptables

Sage X3 Gestion Comptable & Financière

©

Sage France 2007

Page :

324 / 324