Sage 100 Comptabilité I7 Guide [PDF]

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SOMMAIRE OUVERTURE DE L’APPLICATION ............................................................................3 DEMARRAGE DE L’APPLICATION ...............................................................................................................................3 OUVERTURE DU DOSSIER COMPTABLE ......................................................................................................................3 UTILISATEURS ET MOT DE PASSE...............................................................................................................................3

PARAMETRES DE BASE...........................................................................................4 PLAN COMPTABLE GENERAL .....................................................................................................................................4 PLAN TIERS ...............................................................................................................................................................9 PLAN ANALYTIQUE ................................................................................................................................................. 15 LES JOURNAUX ....................................................................................................................................................... 19

LES TRAITEMENTS ................................................................................................. 21 LA SAISIE DES ECRITURES COMPTABLES ................................................................................................................. 21 LES MODELES DE SAISIE .......................................................................................................................................... 24 INTERROGATION DU COMPTE GENERAL................................................................................................................... 26 INTERROGATION ET LETTRAGE D’UN COMPTE TIERS ............................................................................................... 26 IMPRESSION DE L’EXTRAIT DE COMPTE TIERS ......................................................................................................... 28 RAPPELS ET RELEVES .............................................................................................................................................. 29 ECRITURES DE REGULARISATIONS .......................................................................................................................... 29 LES REGLEMENTS DES TIERS ................................................................................................................................... 31 LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE.............................................................................................................................. 38 LES ECRITURES D’ABONNEMENT........................................................................................................................... 398

LES IMPRESSIONS .................................................................................................. 39 GENERALITES SUR LES IMPRESSIONS ...................................................................................................................... 39 LE GRAND LIVRE DES COMPTES ............................................................................................................................... 41 LA BALANCE DES COMPTES ..................................................................................................................................... 41 LA BALANCE AGEE.................................................................................................................................................. 41 LE JOURNAL CENTRALISE........................................................................................................................................ 41 ETAT DES TIERS ...................................................................................................................................................... 41 ETAT ANALYTIQUE ................................................................................................................................................. 42 ANALYSE ET CONTROLE.......................................................................................................................................... 42 CONTROLE DE CAISSE ............................................................................................................................................. 42 ETATS LIBRES ......................................................................................................................................................... 42 SELECTION DES MODELES D’ETAT PERSONNALISES................................................................................................. 43

Maintenance sur le fichier comptable .................................................................... 44

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Comptabilité i7 : Guide utilisateur OUVERTURE DE L’APPLICATION Démarrage de l’application Le démarrage de l’application s’effectue par un clic sur le raccourci Sage 100 Comptabilité i7 d’accès à l’application placé sur le bureau de votre ordinateur ou par le lien Démarrer – Tous les programmes – Sage – Sage 100 Comptabilité i7

Ouverture du dossier comptable ou de la société Chemin : Fichier → Ouvrir Cette commande permet d'ouvrir un fichier comptable existant. Utilisateurs et mot de passe La connexion au fichier comptable est sécurisée. Au démarrage, la fenêtre suivante s’ouvre invitant l’utilisateur à saisir son code utilisateur et son mot de passe.

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PARAMETRES DE BASE Plan comptable général Chemin : Structure → Plan comptable Lorsque vous lancez cette commande, la liste des comptes créés apparaît. Cette fenêtre permet de créer, consulter, modifier ou supprimer les comptes du plan comptable.

Un clic droit sur la souris après sélection du compte permet d’avoir la liste des actions possible sur les comptes généraux. Cliquer sur le bouton « Nouveau » pour accéder à la fiche de création de compte qui se décompose en 3 volets. Volet Identification Le volet «Identification» d'un compte regroupe toutes ses caractéristiques.

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Pour revenir à ce volet, cliquez sur l'onglet Identification La saisie ou la modification d'un compte général se fait dans un champ intitulé «Compte général». Ce titre est suivi du numéro du compte et de son intitulé. La date de création du compte s’affiche en bas à gauche. Le bouton Gérer permet d'accéder directement à la commande Traitement / Gestion des comptes généraux. Vous pouvez ainsi visualiser rapidement les écritures enregistrées sur le compte sans passer par le menu. Un compte général est défini sur les zones suivantes. Numéro de compte : Enregistrez ici le numéro du compte. Cette saisie est obligatoire. Deux comptes généraux ne peuvent porter le même numéro. La longueur des numéros de compte a été paramétrée lors de la création du dossier comptable et ne peut être changé. Si vous dépassez cette longueur, un message d'avertissement vous prévient quand vous refermez la fenêtre. La longueur minimale d'un compte de type Détail est de 3 caractères numériques et sa longueur maximale de 13 alphanumériques. Les trois premiers caractères doivent donc obligatoirement être numériques. La longueur des comptes fixée dans le volet «Fichier / Paramètres Société /Comptes Généraux» ne concerne que les comptes de type Détail. Type : Le programme distingue deux types de comptes : 

Type Détail : Ce sont les comptes classiques servant à l'enregistrement en détail des écritures. Pour ce type de compte, toutes les zones de la fenêtre sont saisissables.



Type Total : Ce sont les comptes servant à la totalisation des comptes de détail ayant même racine. Seules les zones Numéro, Type, Intitulé, Classement, Saut de lignes / page et Nombre de ligne(s) sont disponibles. Toutes les autres sont estompées, marquant ainsi qu'elles sont inaccessibles. La sélection du type de compte est obligatoire. La forme du compte étant figée après validation, cette zone s'estompe après saisie. Si vous voulez modifier le type d'un compte déjà enregistré, il est nécessaire de le supprimer et de le recréer. Pour une cohérence des états sur les comptes totalisateurs, veillez à paramétrer des comptes de type Total pour chaque racine de comptes définie. La liste du plan comptable peut être classée selon le type du compte. Intitulé : Zone alphanumérique de 35 caractères dont la saisie est obligatoire. Elle précise la désignation du compte. Abrégé : Zone destinée à la saisie d'un code de 17 caractères alphanumériques. Celui-ci sert au classement et à la recherche du compte. Par défaut, cette zone propose les 17 premiers caractères de l'intitulé. Il vous est possible de les modifier. Nature de compte : La nature d'un compte s'affiche automatiquement en fonction de son numéro. Les natures de comptes ont été créés lors de l’initialisation de la base. A chaque nature de compte est associée une ou plusieurs fourchettes de numéros de comptes. En fonction de la nature du compte mouvementé, le programme réalisera un certain nombre de contrôles lors de la saisie des journaux. Par exemple, il signalera par l'affichage d'un message que la nature du compte mouvementé n'est pas habituelle sur le journal de saisie (utilisation d'un compte de nature banque sur un journal de ventes). Dans ce cas l'écriture ne sera validée qu'après confirmation de l'utilisateur.

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Report à-nouveau : Sélectionnez le mode de report des écritures en fin d'exercice, à mettre en œuvre lors des opérations de fin d'année : • • •

Aucun : Pas de report du solde ou des mouvements détaillés du compte. Ce choix est adapté pour les comptes de charges et de produits ne devant pas être reportés. Solde : Seul le solde du compte est reporté sur l'exercice suivant. Détail : Tous les mouvements non lettrés du compte sont reportés en détail sur l'exercice suivant. Ce mode est à sélectionner pour les comptes clients et fournisseurs qui pourront être reportés en détail si vous avez pris soin de les lettrer.

Remarque : Il est inutile de demander le report Détail si vous ne devez pas lettrer le compte. En outre tous les comptes déclarés « Détails doivent être lettré avant la génération des reports à nouveaux sur le nouvel exercice. Compte reporting : Les comptes reporting permettent d'obtenir une classification des mouvements débit et crédit enregistrés, différente de celle des comptes généraux, notamment pour la production d'états Bilan/Compte de résultat à une société mère. (Uniquement en sage100) Code taxe : Il est possible d'affecter un taux de taxe par défaut pour les comptes de nature Charge et Produit. Cette gestion est très utile si vous avez paramétré des subdivisions de comptes par taux. Le code taxe est alors automatiquement proposé en saisie des journaux.

Volet Champs libre L'utilisateur exploite le bloc-notes à sa guise. Il peut constituer un aide-mémoire spécifique à chaque compte.

Volet Analytique Le volet «Analytique» concerne uniquement les comptes généraux de type Détail. Appeler une grille : La zone à liste déroulante permet d’attribuer un modèle de grille analytique à la répartition analytique du compte. Validez la sélection du modèle par le bouton [Appliquer]. Volet Paramètres Le volet paramètres est constitué de deux (02) onglets : Options de traitement et options d’impressions

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Options de traitement

Saisir dans la devise : Cette option rend possible ou non la saisie d'écritures en devises sur le compte concerné. Si vous avez coché la case, sélectionnez éventuellement la devise qui sera proposée par défaut en saisie d'écritures sur ce compte. La zone à liste déroulante vous propose de la choisir parmi l'ensemble des devises définies dans les options de la commande Paramètres Société.... Saisir le compte tiers : Si cette case est cochée et si la colonne existe dans le journal, lors de la saisie des journaux, le programme obligera la saisie d'un compte de tiers Saisir la date d’échéance et le mode de règlement : Si cette case est cochée, il sera nécessaire de saisir une date d'échéance lorsque ce compte sera appelé dans un journal ou dans une pièce comptable ainsi que le mode règlement. Cette date pourra être calculée automatiquement si le compte est associé à un compte de tiers et que ce dernier a des conditions de règlements rattachées. La saisie de l'échéance n'est pas vérifiée dans les journaux de trésorerie. Autoriser le lettrage automatique : Cette option rend possible le lettrage automatique des écritures sur le compte en question (lorsque vous en ferez la demande), grâce à la fonction Interrogation et Lettrage. Un compte est toujours lettrable manuellement Autoriser la saisie analytique : Cette option détermine s'il sera possible de ventiler en analytique les montants saisis sur le compte. Le programme vérifiera que la totalité du montant à imputer de la ligne est bien ventilée sur une ou plusieurs sections appartenant à un même plan. Par contre, vous pouvez réaliser des ventilations partielles sur l'un des 5 derniers plans. Mettre en sommeil : elle consiste à désactiver un compte qui n’est plus utilisable lors des saisies d’écritures dans les journaux. Compte tiers rattaché : Le programme permet d'associer à chaque compte général créé, un ou plusieurs comptes de tiers. Ils doivent être créés au préalable dans le Plan tiers. Sélectionnez le compte souhaité à partir de la liste disponible depuis le bouton affecter.

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Options d’impressions

Saut de Lignes / Page : Sélectionnez soit un saut de ligne, soit un saut de page que le programme effectuera lors de l'impression du grand livre des comptes et de la balance par exemple. Le saut de page correspond au saut d'une page. Si vous choisissez cette option, la zone Nbre de ligne(s) s'estompe et devient par conséquent inaccessible. Nombre de lignes : Cette zone permet la saisie d'un nombre de lignes compris entre 1 et 99. La saisie du saut de lignes/page est facultative. La valeur proposée par défaut est un saut d'une ligne. Effectuez le regroupement mensuel des écritures : Si cette case est cochée, le détail des écritures enregistrées sur le compte pourra, à la demande de l'utilisateur, être regroupé sur le grand livre. Volet Budget Ce volet n'est accessible que si le budget a été initialisé sur l’Axe général. Ce volet permet une gestion budgétaire spécifique au compte. Pour enregistrer des dotations budgétaires associées à un ensemble de comptes, utilisez la

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Plan tiers Chemin : Structure → Plan tiers Vous pouvez aussi cliquez sur le bouton Plan tiers de la barre d'outils Comptabilité générale pour activer cette commande. On peut aussi ouvrir le plan comptable en cliquant sur l'icône Plan tiers de la barre verticale Gestion et suivi des tiers. Cette commande permet de saisir, consulter, modifier ou supprimer les comptes du plan tiers. Lorsque vous la lancez, la liste des comptes tiers créés apparaît. Un clic droit sur la souris permet d’avoir la liste des actions possible sur les comptes tiers. Cliquer sur « Ajouter un nouvel élément » pour accéder à la fiche de création du compte qui se décompose en 6 volets.

Volet Indentification Le volet «Identification» regroupe toutes les caractéristiques d’un compte tiers.

La saisie ou la modification d'un compte tiers se fait dans une fenêtre intitulée «Tiers». Ce titre est suivi du numéro du compte tiers et de son intitulé. Un compte tiers est défini sur les zones suivantes : Numéro Selon le mode de numérotation paramétré dans l'option Fichier / Paramètres société... / Tiers Enregistrez ici le numéro du compte sur 17 caractères alphanumériques maximum (majuscules). Cette saisie est obligatoire. Deux comptes tiers ne peuvent porter le même numéro même s'ils sont de type différent.

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Type : Le programme distingue quatre types de comptes tiers : • les comptes de type Client. • les comptes de type Fournisseur. • les o comptes de type Salarié. • les o comptes de type Autre. La sélection du type est obligatoire. La forme du compte étant figée après validation, cette zone s'estompe après saisie. Si vous voulez modifier le type d'un tiers déjà enregistré, il est nécessaire de le supprimer et de le recréer. Les comptes de type Fournisseur ou Client sont repris dans la gestion commerciale. Intitulé Zone 35 caractères alphanumériques maximum. Elle permet la saisie de l'intitulé du compte. Classement Zone destinée à la saisie d'un code de 17 caractères alphanumériques. Ce code sert au classement et à la recherche du compte. Par défaut, cette zone propose les 17 premiers caractères de l'intitulé. Il vous est possible de les modifier. Compte collectif Zone à liste déroulante qui propose par défaut la valeur associée à la nature du type tiers défini.

Concernant le rattachement du compte général collectif, le compte principal est automatiquement affecté en fonction du type de tiers sélectionné à la validation de tiers, soit par fermeture de la fenêtre, soit par changement de volet. Qualité Précisez sur cette zone de 17 caractères maximum la qualité du tiers en cours (société, indépendant,...). Contact Personne à contacter représentant le tiers (zone de 35 caractères maximum). Adresse Coordonnées complètes du tiers composées de son adresse (35 caractères maximum), un éventuel complément (35 caractères maximum), son code postal (9 caractères alphanumériques), la ville ou bureau distributeur (35 caractères maximum), la région et le pays (respectivement sur 9 et 35 caractères alphanumériques maximum).

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Télécommunication La zone est composée des éléments suivants : •• •• •• ••

Téléphone (21 caractères alphanumériques maximum), Télécopie (21 caractères alphanumériques maximum), E-mail (69 caractères alphanumériques maximum) et Site (69 caractères alphanumériques maximum).

Les désignations des zones E-mail et Site sont des liens qui permettent respectivement de lancer le programme de messagerie présent sur votre poste et d'envoyer un message à l'adresse indiquée et de se connecter au site Internet correspondant par l'intermédiaire du navigateur installé sur le poste. Volet contact Ce volet permet de gérer les contacts en rapport avec le compte tiers. Il regroupe les différents contacts dont le nombre est illimité. Les contacts déjà définis sont présentés dans une liste spécifiant : nom, fonction, numéros de téléphone fixe et portable de chacun. Les zones à renseigner sont les suivantes. Nom : Zone de 35 caractères maximum. Elle permet l'enregistrement du nom du contact. Prénom : Zone de 35 caractères maximum. Elle permet l'enregistrement du prénom du contact. Service : Zone à liste déroulante. Elle reprend les noms des contacts définis dans l'option Fichier / Paramètres société / Contacts… Fonction : Zone de 35 caractères maximum. Elle permet l'enregistrement de la fonction du contact. Télécommunication : La zone est composée des éléments suivants : Téléphone (21 caractères alphanumériques maximum), Portable (21 caractères alphanumériques maximum), Télécopie (21 caractères alphanumériques maximum) et E-mail (69 caractères alphanumériques maximum). La désignation de la zone E-mail est un lien qui permet de lancer le programme de messagerie présent sur le poste et d'envoyer un message à l'adresse indiquée.

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Volet complément Ce volet permet de compléter les informations sur le compte tiers. Devise : Sélectionnez la devise du tiers. Elle sera utilisée en saisie, pour l'enregistrement des écritures, pour obtenir automatiquement la devise du tiers et le cours de cette dernière. La liste propose les devises paramétrées dans le volet «Fichier / Paramètres société / Monnaie & Formats». Langue : Cette option est définie dans le programme Sage Gestion commerciale. L'information indiquée dans cette zone peut ensuite être utilisée comme critère de sélection, au moment de l'édition des extraits tiers. Comptes rattachés Liste des comptes généraux rattachés au compte de tiers. Pour sélectionner un compte général déjà créé, cliquez sur le bouton de la zone à liste déroulante et choisissez-le dans la liste. Tapez la touche ENTREE pour valider la sélection. Pour créer un nouveau compte général, tapez son numéro sur la zone de la zone à liste déroulante ; confirmez ensuite sa création. Principal : Un des comptes généraux sélectionné doit être défini comme Principal. Le premier compte sélectionné est toujours considéré comme «principal» par le programme. Il est repéré dans la liste par une «coche». Il est impossible de supprimer le compte principal de la liste des comptes rattachés. Il faut au préalable déclarer un autre compte comme principal. Si vous sélectionnez un second compte, qui doit être considéré comme le principal, cliquez sur la boîte à cocher principal lorsque son numéro apparaît dans la zone. Tapez la touche ENTREE. Le premier est alors automatiquement «décoché». En saisie, lorsque vous indiquez le compte tiers, le compte général proposé sera le compte rattaché principal. Raccourci : Ce code (maximum de 6 caractères alphanumériques) permet d'appeler le compte tiers correspondant dans n'importe quelle pièce. Lettrage automatique Cette option rend possible le lettrage automatique des écritures sur le compte en question. Un compte est toujours lettrable manuellement. Validation automatique des règlements : Si le compte de tiers est associé à un mode de règlement prévoyant plusieurs échéances, lorsqu'il est mouvementé en saisie des journaux, le programme affiche une fenêtre présentant les différentes échéances calculées automatiquement. Si vous souhaitez ne pas voir s'afficher cette fenêtre, cochez l'option Validation automatique des règlements. Hors rappel/relevé : Si le tiers sélectionné est un client, cocher cette case permet d'indiquer au programme que ce client ne doit pas faire l'objet d'une relance.

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Si le tiers sélectionné est un fournisseur, cocher cette case permet d'indiquer au programme que ce fournisseur ne doit pas être pris en compte dans les relevés d'écritures. Qu'il s'agisse d'un client ou d'un fournisseur, lorsque vous demanderez un rappel ou un relevé (commande Traitement / Rappel/Relevé), le tiers pour lequel vous aurez coché la case Hors rappel/relevé ne sera pas pris en compte dans la fourchette définie. Non soumis à des pénalités de retard : Si l'option est cochée, le tiers est exclu des pénalités de retard lors de la saisie des échéances. Mise en sommeil : Cochez cette case si vous souhaitez que le compte ne soit plus mouvementé. Lors de la saisie, un message vous préviendra que le compte n'est plus utilisable et vous devrez confirmer son utilisation. Saut de Lignes / Page : Sélectionnez soit un saut de ligne, soit un saut de page que le programme effectuera lors de l'impression des états tiers. Tiers payeur : Cette zone permet d'enregistrer le numéro de compte du tiers payeur dans le cas d'un client ou encaisseur dans le cas d'un fournisseur. Par défaut, elle mentionne le numéro du tiers de la fiche en cours. Ventilation IFRS : Cette zone ne s'affiche que si la gestion IFRS a été paramétrée. Appel à un modèle de règlement : Sélectionnez ou enregistrez le modèle de règlement à associer au tiers. Après sélection et validation, son contenu s'affiche dans la partie basse de la fenêtre. Les Modèles de règlement sont enregistrés dans le menu Structure. Le programme permet de modifier le modèle sélectionné depuis la fiche tiers. L'appel à un modèle de règlement pré-paramétré n'est pas obligatoire : il peut être saisi directement dans les zones du bas de la fenêtre. Les conditions de règlement d'un tiers sont constituées de : ••

un type, sélectionné à partir d'une zone à liste déroulante : pourcentage, équilibre, montant ; •• une valeur : pourcentage ou montant suivant la sélection précédente ; Une ligne d'équilibrage ne demande la saisie d'aucune valeur puisque cette dernière est calculée automatiquement par le programme. •• ••

un nombre de jours de délai à respecter entre la date de la pièce génératrice du paiement (facture) et la date de premier versement du règlement ; une condition dont le programme se servira pour déterminer la date de départ du calcul de l'échéance : oo jour net : à partir de la date d'écriture ; oo fin de mois civil : à partir de la date de fin de mois réel (28, 29, 30 ou 31) correspondant à la date d'écriture ; oo fin de mois : à partir de la date d'écriture, après application du nombre de jours, la date d'échéance correspond à la date de fin de mois (si pas de jour de tombée). oo le jour de tombée du règlement : trois types de valeur peuvent être indiqués dans cette zone : oo vide : le programme calcule la date de tombée en fonction du nombre de jours et de la condition,

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Volet modèles La liste des modèles d'impression enregistrés pour le tiers s’affiche. Les modèles qui peuvent être associés à un tiers sont les suivants : Extrait tiers Règlement tiers Rappel / Relevé Volet Cumul Le volet «Cumuls» présente le cumul des mouvements enregistrés sur le compte. Le programme affiche, pour chaque période (mensuelle) de l'exercice en cours, le total des mouvements débiteurs et créditeurs enregistrés ainsi que les soldes correspondants. Ces montants sont totalisés en bas de la fenêtre Volet informations libre Sous volet Statistique La fiche tiers peut être complétée par une ou plusieurs informations statistiques de votre choix paramétrée lors de l’initialisation de la base Sous volet Information libre : La fiche tiers peut être complétée par une ou plusieurs informations libre lors de l’initialisation de la base. Sous volet Documents Ce volet permet de compléter la fiche d'identification du tiers par le rattachement d'un fichier lié. A chaque fichier lié peut être associé un commentaire de 69 caractères. Volet Historique rappel Si des traitements (éditions des lettres de rappels, modifications des conditions de règlement, imputation des frais d'impayés) ont été réalisés dans la fenêtre de visualisation des rappels, ils apparaissent dans l'onglet «Historique rappels». La liste des rappels se constitue au fur et à mesure des différents traitements effectués à une date donnée. Si vous lancez plusieurs fois l'édition d'une lettre de rappel à la même date, une seule ligne d'historique apparaîtra et reprendra les informations de la dernière opération.

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Plan Analytique Chemin : Structure → Plan analytique Vous pouvez aussi cliquez sur le bouton Plan analytique de la barre d'outils Comptabilité analytique pour activer cette commande. Cette commande permet de saisir, consulter, modifier ou supprimer les comptes du plan analytique. Lorsque vous la lancez, la liste des comptes analytique créés apparaît. Un clic droit sur la souris permet d’avoir la liste des actions possible sur les comptes analytique. Cliquer sur « Ajouter un nouvel élément » pour accéder à la fiche de création du compte qui se décompose en 4 volets. Volet fiche principale

Section analytique : Enregistrez ici le numéro de la section, en caractères majuscules (s'il est saisi en minuscules, le programme le transforme). Cette saisie est obligatoire. Deux sections de même type ne peuvent porter le même numéro. La longueur des numéros de section a été paramétrée lors de la création du dossier comptable. La longueur minimale d'une section de type détail est de 3 caractères alphanumériques et sa longueur maximale de 13 alphanumériques. Type : Le programme distingue deux types de sections. Les sections de type Détail : ce sont les sections classiques recevant les montants enregistrés sur les comptes généraux ventilables (pour lesquels la saisie analytique est

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demandée) lors de la saisie des journaux. Pour ce type de section, toutes les zones de la fenêtre sont saisissables. Les sections de type Total : ce sont les sections servant à la totalisation des sections de détail ayant même racine. Seules les zones permettant la saisie du numéro, du classement, du saut de lignes ou de page et du nombre de lignes sont disponibles. Toutes les autres zones sont estompées, marquant ainsi qu'elles sont inaccessibles. La sélection du type de section est obligatoire. Si vous voulez modifier le type d'une section déjà enregistrée, il est nécessaire de la supprimer et de la recréer. La liste du plan analytique peut être classée selon le type du compte. Intitulé : Zone alphanumérique de 35 caractères dont la saisie est obligatoire. Elle précise la désignation de la section. Classement : Zone destinée à la saisie d'un code de 17 caractères alphanumériques. Ce code sert au classement et à la recherche de la section. Par défaut, cette zone propose les 17 premiers caractères de l'intitulé. Il vous est possible de les modifier. Niveau d'analyse : Cette zone à liste déroulante affiche la liste des niveaux d'analyse enregistrés dans les Options de paramètres société (commande Fichier / Paramètres Société / Analytique...). La zone est estompée lorsque la section est de type Total. Les niveaux d'analyse permettent d'introduire une classification supplémentaire des sections analytiques. Cette classification sera utilisée dans les états analytiques pour regrouper des sections concernant un même niveau d'analyse. Plan analytique : Cette zone à liste déroulante affiche la liste des plans analytiques ainsi que l'éventuel plan IFRS enregistrés dans les Options de la fiche société (commande Fichier / Paramètres Société / Analytique..). La sélection d'un des éléments de cette liste affectera la section analytique à cette comptabilité. Après validation de la création de la section, cette zone devient inaccessible. Saut de Lignes/Page : Sélectionnez soit un saut de ligne, soit un saut de page que le programme effectuera lors de l'impression des états analytiques. Le nombre de sauts de page est limité à 1. Si vous choisissez cette option, la zone Nombre de ligne(s) s'estompe et devient par conséquent inaccessible. Nombre de lignes : Cette zone permet la saisie d'un nombre de lignes compris entre 1 et 99. La saisie du saut de lignes/page est facultative. La valeur proposée par défaut est un saut d'une ligne. Report à-nouveau : Cette case à cocher permet de demander la reprise des écritures enregistrées sur la section dans le journal des à-nouveaux de l'exercice suivant. Mise en sommeil : Cochez cette case si vous souhaitez que la section ne soit plus mouvementée. Lors de la saisie, un message vous préviendra que la section n'est plus utilisable et interdira la saisie. Il sera possible, dans les formats de sélection, de demander de ne pas imprimer les sections dont l'option est cochée.

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Volet Budget Ce volet permet une gestion budgétaire spécifique à la section si le suivi analytique du budget a été demandé lors de l’initialisation de la base. Charge / Produit : Choisissez le sens du budget dans les totalisations : Charge ou Produit. Il est possible de définir des dotations sur trois exercices selon deux niveaux. Budget global Sélectionnez le type de prévision paramétré : Faible ou forte, Pour le dernier exercice, pour l'exercice N-1 ou pour l'exercice N-2 (s'ils existent). Quantité / Valeur : Saisissez ensuite le montant du budget annuel correspondant en quantité et / ou en valeur. Ces montants doivent être validés par la touche ENTREE pour être pris en compte. Analytique / Général : La zone à liste déroulante située sous le bouton Appeler une grille permet de choisir le type de répartition du budget : Analytique : le budget est dans ce cas réparti sur chacune des périodes de l'exercice. Général : le budget est dans ce cas réparti «librement» sur des comptes généraux ou en fonction d'un modèle de grille préenregistré. Volet informations libres Si des informations libres ont été enregistrées lors de l’initialisation de la base comptable, ce volet permet d'ajouter à la fiche compte des informations complémentaires personnalisées. Volet Cumul : Le volet «Cumuls» présente le cumul des mouvements enregistrés sur la section analytique.

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Les journaux Chemin : Structure → Codes journaux Cliquer sur le bouton Codes journaux de la barre d'outils Comptabilité générale revient à activer cette commande. Cette commande permet de créer, consulter, modifier, supprimer les codes journaux. Lorsque vous la lancez, la liste des journaux comptables créés apparaît.

Un clic droit sur la souris permet d’avoir la liste des actions possible sur les journaux. Cliquer sur « Ajouter un nouvel élément » pour accéder à la fiche de création du journal. Un journal est défini sur les zones suivantes : Code : Le code journal (6 caractères alphanumériques au maximum) sert de raccourci pour la recherche et l'affectation du journal. Le programme fait la différence entre les majuscules et les minuscules. La saisie de ce code est obligatoire. Type : Sélectionnez le type du journal à paramétrer. Il est impossible de modifier le type d'un journal après sa création. Cette information est obligatoire. Le type du journal détermine le pré-positionnement automatique du curseur en saisie : •• Achats : le curseur se place dans la colonne crédit si le compte mouvementé est de nature Fournisseur ou Salarié, dans la colonne débit si il est de nature Charges. • Dans la liste des codes journaux, ce type de journal est symbolisé par l'icône ci-contre. •• Ventes : le curseur se place dans la colonne crédit si le compte mouvementé est de nature Produits. • • Trésorerie : le curseur se pré-positionne selon le sens du compte : crédit pour les comptes de nature Client et Produits, débit pour les comptes de nature Fournisseur, Salarié et Charges.

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••

Général : le curseur se place dans la colonne crédit si le compte mouvementé est de nature Amortissement ou Produits.

•

Situation : le curseur se place dans la colonne crédit si le compte mouvementé est de nature Amortissement ou Produits ; un journal de type Situation ne peut pas être clôturé ni compacté.

Intitulé : Zone alphanumérique de 35 caractères pour l'enregistrement obligatoire du titre du journal. Numérotation des pièces : Sélectionnez le mode de numérotation souhaité pour les pièces enregistrées sur le journal (par la commande Traitement / Saisie des journaux). •• •• •• ••

Manuelle : la saisie du numéro de pièce est laissée libre, Continue par journal : le programme numérote automatiquement les pièces, par journal. Il incrémente le plus grand numéro saisi sur toutes les périodes de l'exercice, par journal, Continue pour le fichier : le programme numérote automatiquement les pièces, par fichier comptable. Il incrémente le plus grand numéro saisi, tous journaux confondus, Mensuelle : le programme numérote automatiquement les pièces à l'ouverture du journal. Il incrémente le plus grand numéro saisi sur la période en cours.

Si l'option Protection du N° pièce est paramétrée dans le volet «Paramètres société / Comptabilisation / Règle de saisie» sur Numérotation continue pour le fichier, cette option n'est pas accessible. Saisie analytique : Cette option autorise ou non les écritures sur les sections analytiques pour le journal considéré. Masquer les totaux : Cette option permet de masquer les cumuls des journaux à l'ouverture pour les journaux de type Achat, Vente, Général et Situation. Réservé IFRS : Cette zone n'apparaît dans la fenêtre de paramétrage des codes journaux que si la gestion IFRS a été demandée. Elle permet de préciser si le journal est réservé à la saisie des seules écritures de type IFRS. Rappelons que les écritures de ce type peuvent être enregistrées soit dans des journaux réservés à cette fin soit dans n'importe quel journal en fonction du paramétrage fait dans le volet Initialisation de la fiche de la société. Il n'est pas possible d'enregistrer d'écritures de types Les deux ou Nationale dans un journal réservé IFRS. Compte de trésorerie : Cette zone n'est active (non estompée) que si le journal est de type Général, Situation ou Trésorerie. Dans ce dernier cas, sa saisie est obligatoire. Sélectionnez, sur la liste des comptes généraux (comptes de détail seulement) le compte sur lequel la contrepartie sera automatiquement enregistrée. Vous pouvez également saisir le numéro de compte directement sur la zone. S'il n'existe pas, le programme proposera sa création à la fermeture de la fenêtre «Code journal».

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Hormis pour un journal de type Trésorerie pour lequel l'affectation d'un compte de contrepartie est obligatoire, si vous ne désirez pas bénéficier de cette contrepartie automatique, il suffit de ne rien enregistrer dans cette zone. Contrepartie à chaque ligne : Elle est définit sur deux modes : Centraliser toutes les écritures de banque : Pour obtenir une contrepartie globale (débit et crédit) de l'ensemble des mouvements saisis sur la pièce, ne cochez pas cette case. Générer une contrepartie à chaque ligne : Pour obtenir une écriture automatique de . contrepartie après chaque saisie de ligne, demandez une contrepartie à chaque ligne Affecté le statut réglé aux écritures : Cette case, cochée par défaut, permet au programme d'utiliser le code journal pour la saisie des règlements définitifs. Plusieurs zones (Statut règlement, Montant réglé, Date de dernier règlement) seront ainsi mises à jour automatiquement dans l'écriture. Mise en sommeil : Cette option permet d'empêcher la saisie (dont la génération automatique des écritures), le lettrage, le rapprochement, l'import de données d'un autre logiciel et la mise à jour des données à partir d'un autre logiciel sur le journal sélectionné.

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LES TRAITEMENTS La saisie des écritures comptables Ouverture d’un journal L’accès à la saisie des écritures se fait:

Soit par le menu Traitement-→ Saisie des écritures Soit par le menu Traitement-→ Journaux de saisie Cette fonction permet la saisie des écritures comptables dans les différents journaux préalablement créés dans le menu structure.

La zone de saisie est la zone suivante située au-dessus de la fenêtre

Le déplacement d’une zone à l’autre se fait par la touche Tabulation La validation d’une ligne de saisie se fait par la touche Entrée

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La modification ou la suppression d’une écriture est possible si : • •

l’écriture n’est ni lettrée, ni rapprochée, ni clôturée le niveau d’accès définit pour l’utilisateur le permet Permet d’équilibrer la saisie débitcrédit

Explication des boutons

Permet d’appeler un libellé pré paramétré

Bouton de Bas d’écran

Permet d’imprimer le brouillard de saisie

Permet de faire appel à un autre journal ou de changer de période de saisie

Permet de faire appel à la fenêtre de saisie analytique Permet de visualiser/ modifier une pièce Permet d’interroger le compte général Permet d’interroger le compte tiers

Particularités de la saisie trésorerie En saisie dans un journal de trésorerie ayant l’option « Contrepartie à chaque ligne cochée », il est conseillé de : • •

Saisir en premier le compte de tiers, de charge ou de produit D’enregistrer ensuite le mouvement sur le compte de trésorerie

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Multi échéance Le programme propose les modes de règlement et échéances conformément au paramétrage du compte tiers ou du modèle de règlement qui lui est éventuellement associé. Si le paiement en plusieurs échéances a été demandé sur la fiche du tiers, lors de la saisie sur le compte du tiers, la fenêtre ci-dessous apparait

Saisie analytique La saisie analytique se fait uniquement dans les conditions suivantes • •

L’option saisie analytique est coché dans le journal en cours L’option saisie analytique est coché dans le compte en cours

Si les conditions ci-dessus sont réunies, lors de la saisie, la fenêtre ci-dessous apparait pour la ventilation analytique.

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Lors de la saisie, si le compte est déclaré analytique, à la validation de l’écriture générale, la fenêtre suivante s’ouvre pour la ventilation analytique.

Modification d’une écriture analytique Pour modifier une ventilation analytique, il faut tout d’abord sélectionner la ligne ventilée puis cliquer sur le bouton « Saisie analytique » du bas d’écran pour faire apparaitre la fenêtre de saisie analytique.

Enfin sur la fenêtre, sélectionner la ligne à modifier puis apporter les modifications voulues.

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Les modèles de saisie Création d’un modèle de saisie Chemin : Structure→ Modèles, Modèles de saisie Les modèles de saisie permettent une saisie dans les journaux plus rapide et plus sécurisée.

Indique que la valeur correspondante doit être saisie

Reprend la valeur de la ligne précédente incrémentée de 1

Le programme reprend la même valeur que celle de la ligne précédente

Calcul du contenu de la zone suivant un paramétrage enregistré dans une autre commande du programme

Calcul du contenu de la zone par équilibrage des montants saisis au débit et au crédit

Paramétrage de la zone de référence

Calcul du contenu de la zone à l’aide d’une fonction pré paramétrée

Appel d’un modèle de saisie en saisie d’écriture comptable En saisie des journaux, pour faire appel à un modèle de saisie, sélectionner le modèle de saisie dans la zone prévue à cet effet.

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Après sélection du modèle de saisie, le journal se présente comme suit :

Espace de saisie variable suivant le modèle de saisie

Interrogation du compte général Chemin : Traitement→ Gestion des comptes généraux L’interrogation d’un compte général se fait : • • •

Soit en cliquant sur le bouton « Gérer » de la fiche du compte général Soit par le menu Traitement→ Gestion des comptes généraux Soit en double cliquant sur la ligne de saisie dans le journal

Cette fonction permet d’interroger le compte général et éventuellement de le lettrer Note : il est préférable de lettrer le compte par la fonction interrogation et lettrage tiers, sauf s’il s’agit d’un compte général non collectif.

Interrogation et lettrage d’un compte tiers Chemin : Traitement→ Gestion des comptes Tiers L’interrogation d’un compte tiers se fait : • • •

Soit en cliquant sur le bouton « Gérer» de la fiche tiers Soit par le menu Traitement→ Gestion des comptes Tiers Soit en double cliquant sur la ligne de tiers en saisie dans le journal

Cette fonction permet d’interroger le compte tiers et éventuellement de le lettrer.

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La fenêtre d’interrogation du compte tiers se présente comme suit :

Explication des boutons de la fenêtre Les boutons marqués d’une croix ne doivent pas être utilisés Lettrer ou pointer le compte

Annuler un lettrage ou un pointage

Choisir le traitement (Pointage ou lettrage)

Imprimer l’extrait du compte

Sélectionner le compte tiers à consulter

Retour à la fiche du compte

Prochaine lettre à associer à l’écriture

Note sur le lettrage et le de lettrage

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Lettrage Le lettrage se fait par sélection des écritures de débit et de crédits. Avant de lancer le traitement du lettrage, le solde lettrage doit être nul.

Annulation du lettrage (dé lettrage) Pour annuler le lettrage, cliquer sur le bouton prévu à cet effet, ensuite, saisir la lettre à annuler dans la fenêtre ci-dessous :

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Impression de l’extrait de compte tiers Pour imprimer l’extrait de compte, cliquer sur le bouton « Imprimer l’extrait » de la fenêtre d’interrogation du compte. La fenêtre suivante apparait :

Faire les sélections appropriées et cliquer sur le bouton OK Cliquer sur la zone « Impression du justificatif du solde » pour l’imprimer l’état portant ce nom. Seules les écritures non lettrées du compte tiers apparaissent dans cet état.

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Rappels et relevés Paramétrage des périodes de rappel Chemin : Fichier→ Paramètres sociétés… → Rappel Recouvrement → Rappel

L’intitulé du rappel doit être significatif et correspondre au nombre de jours de rappel par exemple car cette information sera reprise dans la colonne commentaire. Sélection, Impression des rappels relevés Chemin : Traitement→ Rappel/Relevé

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Indiquer les critères de recherches et cliquer sur le bouton OK. La fenêtre suivante s’ouvre :

Explication des boutons Permet de générer l’impression des lettres de relances sur la messagerie (l’adresse email du client doit être saisie sur son compte)

*Les boutons marqués d’une croix ne sont pas utiles

Permet de décaler la date d’échéance l’échéance sélectionnée

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Permet d’exclure les écritures sélectionnées du circuit de

Permet de mettre à jour le nombre de relance

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Les écritures de régularisation (Charges et produits constatés d’avance) Grâce aux nouvelles fonctionnalités que nous offres Sage 100 Comptabilité i7 v8, on peut : -

Créer des modèles des écritures de régularisation,

-

Identifier les charges et produits allant de l’exercice N à N+1,

-

Générer des écritures de régularisation dans l’exercice en cours,

Faire une extourne de ces écritures dans l’exercice N+1 au besoin •

Gérer les modèles de saisie

Pour mieux gérer les modèles de saisie nécessaires aux écritures de régularisations, il est important de savoir des différents types de régularisations à faire. Dans le cadre des charges et produits constatés d’avance, deux (2) de modèles de saisie seront paramétrés

-

Model de saisie pour les charges constatées d’avance

-

Model de saisie pour les produits constatés d’avance

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Identifier les charges constatées d’avance

Lorsque la charge à réguler a été identifiée, on précise la période sur laquelle s’étend la charge dans les exercices N et dans N+1

Renseigner les différentes périodes concernées puis valider

Une fois validée, l’écriture est marquée et peut faire l’objet d’une régularisation

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Génération des écritures de régularisation

Ce traitement permet de répartir au travers de l’écriture pointée, la charge de l’exercice courant et celle de l’exercice N+1

Sélectionner le type de traitement à effectuer ainsi que la date de la régularisation. Puis faire Suivant

Préciser les traitements de génération d’écritures d’extourne puis valider.

Le traitement ci-dessus effectué permet de retrouver : -

Au 31/12/N, une écriture qui annule la charge anticipée et;

-

Au 01/01/N+1, l’écriture de la charge annulée dans l’exercice N et qui est prise en compte dans l’exercice N+1

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Les règlements des tiers Chemin : Traitement → Règlement des tiers Ce menu permet d’éditer les ordres de paiement automatiquement en comptabilité les règlements des tiers.

tiers et

d’enregistrer

Le choix de cette fonction fait apparaitre l’écran suivant :

Saisir les différents critères et valider en cliquant sur le bouton Ok. A la validation, la fenêtre suivante apparait :

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Explication des boutons de la fenêtre Permet de regrouper plusieurs factures d’un même tiers sur un même règlement Permet de lancer la génération des écritures Permet d’indiquer la date limite des échéances à traiter

Permet de transmettre via la messagerie les règlements tiers

Permet d’imprimer la proposition de règlement (liste des règlements à effectuer)

Permet d’enregistrer le règlement partiel d’une facture

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Génération des règlements tiers Un clic sur le bouton « Générer les règlements » fait apparaitre la fenêtre suivante qui permet le paramétrage de la génération des règlements.

A la validation la fenêtre suivante s’ouvre vous permettant de sélectionner le modèle de lettre de règlement à utiliser

. Note : Le règlement n’est effectif que lorsque la lettre de règlement a été imprimée.

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Le rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire manuel Chemin : Traitement→ Rapprochement bancaire manuel Cette fonction permet de rapprocher les écritures du journal de banque avec les écritures du relevé bancaire envoyé par la banque. Selon la périodicité de rapprochement souhaitée, la société doit se rapprocher régulièrement de la banque pour obtenir les relevés de comptes. Le choix de cette fonction fait apparaître la fenêtre suivante

Cliquer sur ce bouton pour imprimer le rapprochement

Sélectionner le mouvement puis cliquer sur la coche pour rapprocher

Code journal : Sélectionner le journal à rapprocher Date de rapprochement : Indiquer la date de rapprochement Pièce de trésorerie : Saisir la référence de la pièce de trésorerie. Le comptable doit se donner une référence à son relevé bancaire. Par exemple la date de relevé. On aura alors comme référence de la pièce de trésorerie « REL 170207 » par exemple.

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Les écritures d’abonnement Les écritures d’abonnement sont les écritures répétitives qui reviennent périodiquement. Il s’agit du loyer, du paiement des frais d’assurance, ou de toutes autres charges ou produits répétitifs sur l’année. Modèles d’abonnement Chemin : Structure→ Modèles→ Modèles d’abonnement Le modèle d’abonnement s’appuie systématiquement sur un modèle de saisie. Le modèle de saisie doit donc être paramétré antérieurement. Le modèle de saisie utilisé dans les pièces d’abonnement doit être particulier (seule la date de pièces doit être en saisie, toutes les autres informations doivent être renseignées). Génération des écritures d’abonnement Chemin : Traitement→ Ecritures d’abonnement Les échéances d’abonnement à générer s’affiche Cliquer sur le bouton en haut de l’écran pour générer l’écriture comptable

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LES IMPRESSIONS Généralités sur les impressions Les critères de sélection des états les plus utilisés sont accessibles sur la fenêtre de présélection. Exemple : Fenêtre de présélection affichée pour l’édition du grand livre

Plus de critères

Cliquer sur le bouton Ok pour lancer directement l’impression Le bouton plus de critères ouvre une fenêtre sur laquelle plusieurs actions sont possibles. • • • •

Enregistrement d’un format de sélection Ouverture d’un format de sélection Impression dans un fichier Impression directe

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Le grand livre des comptes Chemin : Etat → Grand livre des comptes Le grand livre est un état sur lequel figure le détail des écritures passé sur chaque compte du plan comptable général.

La balance des comptes Chemin : Etat → Balance des comptes Cet état imprime le total et le solde des mouvements passés sur un compte entre deux dates.

La balance âgée Chemin : Etat → Balance âgée Cette commande permet d'imprimer un état prévisionnel des échéances à venir ventilées par tranches de dates paramétrables - en fonction d'une date de référence saisie. Les réglages par défaut vous permettent d'imprimer une balance âgée des retards de paiements clients pour l'ensemble de l'exercice.

Le journal centralisé Chemin : Etat → Journal → Journal centralisé L’édition du journal centralisé permet d’imprimer pour chaque compte du journal le total de ses mouvements débits, le total de ses mouvements crédits, le total mensuel pour les comptes de gestion, le total mensuel pour les comptes de bilan, et les totaux du journal centralisé.

Etat des tiers Chemin : Etat → Etat des tiers … • Balance des tiers Imprime la balance des tiers • Grand livre des tiers Imprime le grand livre des tiers • Statistique des tiers Imprime les statistiques des tiers

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Etat analytique Chemin : Etat → Etats analytiques • Journal Imprime le journal analytique • Balance Imprime la balance analytique • Grand livre Imprime le grand livre analytique

Analyse et contrôle Chemin : Etat → Analyses et contrôles… • • • •

Comparatif multi exercice Analyse des journaux Palmarès des comptes Tableau de bord personnalisé

Contrôle de caisse Chemin : Etat → Contrôle de caisse

Etats libres Chemin : Etat → Etats libres … • • •

Liste des comptes généraux Liste des comptes tiers Liste des sections analytiques

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Sélection des modèles d’état personnalisés Les modèles d’états personnalisés se trouvent par défaut dans le répertoire suivant :

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Maintenance sur le fichier comptable Le raccourci d’accès au programme de maintenance se trouve dans le bureau. Double cliquer pour lancer le programme de maintenance.

Cliquer sur Fichier→ Ouvrir Dans la fenêtre qui s’ouvre, explorer pour retrouver votre fichier comptable. Cliquer sur votre fichier comptable et suivez les instructions.

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