Rapport Final - EDRISSI Zineb [PDF]

Zitiervorschau

ECOLE NATIONALE DES SCIENCES APPLIQUEES - TANGER

UNIVERSITE ABDELMALEK ESSAÂDI

PROJET DE FIN D’ETUDES Présenté à l’école pour obtenir le diplôme

D’INGENIEUR D’ETAT Spécialité: Génie Industriel & Logistique.

Option : Management de Projets et d’Innovation. Titre

AUTOMATISATION DES FLUX D’INFORMATION DE LA CHAINE D’APPROVISIONNEMENT Réalisé par :

Mlle EDRISSI Zineb. Encadré par : Mlle KHIDIOUI Amina (Encadrant SupCare). Pr. SEDQUI Abdelfettah (Encadrant ENSAT)

Soutenu le Samedi 26 Juin 2010 devant le jury de soutenance: Pr. Kamach Oualid(Enseigant ENSAT).

Pr. Amechnoue Khalid(Enseigant ENSAT)

Pr. Sedqui Abdelfettah (Encadrant ENSAT) ANNEE UNIVERSITAIRE : 2009 – 2010.

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Résumé Le Management d’Approvisionnement présente aujourd’hui une nécessité et une arme concurrentielle qui requiert une optimisation intelligente et efficiente Ainsi, le présent document récapitule le fruit d‘un projet de fin d’études, ayant l’objectif d’optimiser les flux d’information du processus d’approvisionnement au sein d’une multinationale pharmaceutique. Pour cela, j’ai réalisé en première partie, la cartographie des différents processus logistiques et en deuxième partie, la conception et la mise en place d’un système d’information intitulé « Intelligent Procurement » qui automatise le processus d’approvisionnement. Mots clés : Système d’information(SI), Conception et Analyse d’un SI, Gestion d’approvisionnement, MRP, Cartographie de processus, Optimisation, Automatisation, Management de Projet

Abstract The Procurement Management has become a necessity and a competitive weapon that requires smart and efficient optimization. Therefore, the present document summarizes the result of a graduation project, working on the optimization of the procurement workflow of a pharmaceutical company. First by performing, a mapping of various logistics processes, second, by the conception and the implementation of an information system entitled "Intelligent Procurement" that automates the procurement process Key words: Information System (IS), Conception & Analysis of IS, Supply Chain Management, process mapping, optimization, Automation, Project Management

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Remerciements

Parce que mon chemin est fait de rencontres extraordinaires, cela mérite une page spéciale de remerciements et d’expression de reconnaissance, dédiée à tous ceux qui m’ont assisté, cru en mes compétences, encouragé et aidé à réussir ce projet. Je tiens à remercier dans un premier temps ALLAH de m’avoir aidé à réaliser un parcours de formation honorable et à mener ce projet jusqu'au bout. Ainsi, Je tiens à exprimer ma gratitude à tout le corps professoral et administratif de l’Ecole Nationale des Sciences Appliquées de Tanger et à tout les enseignants de la formation Génie Industriel et Logistique, option Management de Projet et d’Innovation sous le pilotage du Pr. Oualid KAMACH, pour leur soutien pédagogique, pou leur encadrements et la qualité de la formation qu’ils nous ont inculquée. Ce n'est pas facile d'arriver à accomplir mon travail sans aide à cause des problèmes rencontrés tant pratiques que théoriques. Pour cela j’exprime tout d'abord mes gratitudes et mes plus vifs remerciements à mon encadrant pédagogique, Pr. Abdelfettah SEDQUI, pour son soutien constant et ses conseils judicieux et pertinents. De même, j’adresse des remerciements chaleureux et particuliers aux personnes suivantes pour m’avoir fait découvrir le métier pharmaceutique avec une sympathie et un grand professionnalisme durant tous les quatre mois de stage au sein du département « Supply Chain & Technical Operations » Mlle Amina KHIDIOUI, Head of Supply Chain & Technical Operations, mon encadrant, pour son accueil, son encadrement de qualité, son soutien, son suivi, ses encouragements, ses conseils lucides qui m’ont été d'une aide très précieuse. Mlle Samira BENKIRANE, Mme Hasna TIJADIGUINE et

Mlle Dounia Elbaine,

Responsables Logistique et Assurance Qualité et à tout le personnel du département, pour l’ambiance fructueuse qu'ils ont su créer tout le long de mon stage et pour leur grand cœur. Enfin je remercie chaleureusement et affectueusement, Mr Khalid IDRISSI pour l’énorme effort qu’il a fait, pour concrétiser mon projet.

Vous avez toujours été présents quand j'ai eu besoin de vous, et c'est bien pour cela que vous méritiez TOUS

UN BOUQUETS DE REMERCIEMENTS!

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Dédicace  A ma mère, puis à ma mère et pour la énième fois à ma mère Khadija, Qui s’est sacrifiée pour que je puisse terminer mes études et qui a attendu avec patience les fruits de sa bonne éducation. Sa prière et sa bénédiction m’ont été d’un grand secours pour mener à bien mes études.Qu’elle sache que je lui dois la vie que j’ai aujourd’hui et que Dieu la garde.

A la personne que j'ai tant aimé qu'elle assiste à ma soutenance : le regretté mon cher père El Mamoun, Qu’ALLAH lui accorde sa miséricorde et l'accueil en son paradis.

A Hamza et Chahd, mes petits rayons de soleil, mes chers neveux. A ma chère sœur ainée Fatima Zahra, La sœur et l’amie qui m’a entouré tant de soutien moral et matériel que de tendresse fraternelle. A son époux.

A mon cher grand frère Khalid, Le père remplaçant qui a pu assumer de très lourdes responsabilités et à qui j’avoue un grand Merci. A mon adorable et chère sœur Soumya La sœur, l’amie, la Co-chambre durant mes années d’études à Tanger, ma boite à secrets et à qui je souhaite tout le bonheur du monde. A mon cher petit frère Othmane A qui je souhaite, un très bon parcours universitaire, que Dieu lui éclaire la bonne voie. A mes grands parents Lhajja Saadia et Lhaj Mekki pour leur affection bienveillante et pour leurs profondes prières.

A mes chers oncles Youssef, Nouredine, Abdilah. De magnifiques modèles de labeur et de persévérances.

A leurs familles A mes chères tantes : Fatima, Fouzia, Aicha et Bouchra A leurs familles.

A tous les amis de la filière Génie Industriel et Logistique des deux options. Particulièrement, le groupe porteur du projet Innov@ction: Mohammed, Jabir, Remiel, Morad et Youssef. A mon binôme d’études et ma sœur Ghariba.

A mes chères amies : Iman², Nada, Khadija, Hanane, Mariam²,Asma, Houda, FatimaZahra, Safaa, Narjis …

Aux deux familles : EDRISSI et KACEN. A tous ceux dont l’oubli du nom n’est pas celui du cœur. A vous tous, je dédie cet humble travail. Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

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AVANT PROPOS Elève stagiaire ENSA-Tanger Mlle EDRISSI Zineb Génie Industriel & Logistique Option : Management de Projets & d’Innovation Intitulé du Projet « Automatisation des flux d’information de la chaine

d’approvisionnement » Etablissement d'accueil Multinationale Pharmaceutique SupCare 1 Encadrant Entreprise Mlle KHIDIOUI Amina Head of Supply Chain and Technical Operations Encadrant ENSAT Pr. SEDQUI Abdelfettah Enseignant ENSA-Tanger Période de stage 4 mois Du 17/ 02/ 2010 Au 15/ 06/ 2010 Cadre de coopération Convention ENSA-Tanger/ Entreprise Stage de Fin d’Etudes. Soutien Financier Rémunération Garantie. Restauration Assurée

1

Selon les lois internes de l’entreprise d’accueil, il est interdit de mentionner son nom sur les rapports de stage, ainsi, dans ce présent document je vais utiliser le nom SupCare comme un nom fictif . Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

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Table des matières Résumé .......................................................................................................................................2 Abstract ......................................................................................................................................2 Remerciements ..........................................................................................................................3 Dédicace ....................................................................................................................................4 Avant Propos .............................................................................................................................5 Table des matières.....................................................................................................................6 Liste des figures .........................................................................................................................9 Liste des tableaux ......................................................................................................................9 Abréviations.............................................................................................................................10

Introduction genérale .............................................................................................................11 Présentation de l’entreprise d’accueil ...................................................................................13 I) La multinationale SupCare. ...........................................................................................13 1)

Activités ..................................................................................................................13

2)

Répartition géographique .......................................................................................13

II) SupCare au Maroc : .......................................................................................................13 1)

SupCare-PHARMA. ...............................................................................................14

2)

Présentation du département Supply Chain & Technical Operations. ...................14

Première Partie :Etude d’opportunité du projet .................................................................17 I) La problématique ...........................................................................................................18 II) L’apport du logisticien pour la résolution de la problématique .....................................19 1)

Solutions proposées. ...............................................................................................19

2)

Contraintes d’implantation de la solution: Compétences bi-disciplinaires ............19

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III) Analyse fonctionnelle (AF) ...........................................................................................20 IV) Equipes du projet : Rôles et Responsabilités .................................................................20 V) Planning GANTT Prévisionnel. ......................................................................................22 VI) Retour sur investissement prévisionnel. ........................................................................22 VII) Analyse des risques. .....................................................................................................23

Deuxième Partie :Mise en œuvre du projet ..........................................................................27 Chapitre I – Cartographie des processus..............................................................................29 I) Cartographie des processus existants. ............................................................................29 II) Analyse du Workflow. ...................................................................................................38 III) Etude critique des processus existants et voies d’amélioration .....................................41 Chapitre II : Conception technique et fonctionnelle de l’application. ...............................42 I) Base de données relationnelle .......................................................................................42 II) Modules de l’application ...............................................................................................44 1)

Module Paramétrage ...............................................................................................44

2)

Module Plannings ...................................................................................................44

3)

Module Suivi Supply Chain ...................................................................................44

4)

Module Suivi prélèvement......................................................................................45

5)

Module Suivi Etiquetage ........................................................................................45

6)

Module Sécurité ......................................................................................................45

III) Modélisation UML-Diagramme Séquentiel Temporel ..................................................46 1)

Eléments de modélisation. ......................................................................................46

2)

Application du DST sur « Intelligent Procurement ». ............................................47

Chapitre III : Réalisation, Installation & Mise en exploitation. .........................................52 I) Réalisation de l’application. ..........................................................................................52 II) Installation, Formation et Mise en exploitation de « intelligent Procurement »............52 1)

Installation. .............................................................................................................52

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2)

Formation des key-users. ........................................................................................52

3)

Mise en exploitation. ..............................................................................................53

III) Scénarios Interfacés de l’application et droits des utilisateurs. .....................................53 1)

Droits des utilisateurs. ............................................................................................53

2)

Scénarios interfacés de l’application. .....................................................................55

Planning GANTT réel.............................................................................................................64 Apport de l’application...........................................................................................................65 Discussion et Perspectives. ....................................................................................................66 Conclusion générale ................................................................................................................67 Annexes ....................................................................................................................................68 ANNEXE 1 : Généralités sur le MRP…………………………………………………….69 ANNEXE 2 : Annexe Processus Approvisionnement. ..........................................................71 ANNEXE 3 : Annexe Processus Réception et Mise en Stock. ..............................................72 ANNEXE 4 : Annexe Processus Contrôle Qualité MP & AC I ............................................73 ANNEXE 5 : Annexe Processus Contrôle Qualité des AC II ...............................................74 ANNEXE 6 : Annexe Processus Production. .......................................................................75 Bibliographie ...........................................................................................................................76 Sitographie ...............................................................................................................................76

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Liste des figures Figure 1 : Répartition géographique de SupCare dans le monde. ........................................................................ 13 Figure 2 : Organigramme du département SC & TechOps .................................................................................. 15 Figure 3 : Activités principales du département SC & TechOps .......................................................................... 15 Figure 4 : Schéma de coordination du département SC & TechOps en interne et en externe. ............................. 16 Figure 5 : Schéma de Bête à Cornes du projet. .................................................................................................... 20 Figure 6 : Diagramme GANTT Prévisionel du projet .......................................................................................... 22 Figure 7 : Graphe d’Evaluation du taux de minimisation des risques potentiels du projet .................................. 26 Figure 8 : Cartographie des process Supply Chain & Technical Operations/ Overview. ..................................... 31 Figure 9 : Processus Approvisionnement ............................................................................................................. 32 Figure 10: Processus Réception et Mise en stock…………………………………………………………..…….33 Figure 11: Processus Contrôle Qualité MP & AC I .............................................................................................. 34 Figure 12: Processus Contrôle Qualité des Articles de conditionnement secondaires (AC II) ............................. 35 Figure 13: Processus Production ........................................................................................................................... 36 Figure 14: Processus Vérification et Contrôle des dossiers de lots (PF) ............................................................... 37 Figure 15: Hiérarchie des acteurs du processus actuel « Suivi Supply Chain. » .................................................. 39 Figure 16: Cartographie du processus étudié en problématique ............................................................................ 40 Figure 17: Schéma relationnel des tables de l'application ..................................................................................... 43 Figure 18: Eléments de modélisation du DST ....................................................................................................... 46 Figure 19: Diagramme séquentiel Temporel : Module Plannings/ Planning d'importation .................................. 47 Figure 20: Diagramme Séquentiel Temporel: Module Plannings/ Planning MRP ................................................ 48 Figure 21: Diagramme Séquentiel Temporel: Module Suivi Prélèvement. ........................................................... 50 Figure 22: Diagramme Séquentiel Temporel: Module Suivi Etiquetage .............................................................. 50 Figure 23: Ecran d'accueil de l’application ........................................................................................................... 56 Figure 24: Ecran général de l'application .............................................................................................................. 56 Figure 25: Interface de création Articles & Fournisseurs ...................................................................................... 57 Figure 26: Interface de saisie du stock des Composants ....................................................................................... 57 Figure 27: Interface de saisie du Planning de Fabrication ..................................................................................... 58 Figure 28: Interface de Validation du Planning d'approvisionnement pour Fabrication ....................................... 58 Figure 29: Interfaces de Suivi MRP. ..................................................................................................................... 59 Figure 30: Interface du lancement Commande suite MRP (1) .............................................................................. 59 Figure 31: Interface du lancement Commande suite MRP (2) .............................................................................. 60 Figure 32: Interface Création de la Commande..................................................................................................... 60 Figure 33: Interface Validation de la réception ..................................................................................................... 61 Figure 34: Interface de Saisi des références de réception...................................................................................... 61 Figure 35: Interface liste des réceptions. ............................................................................................................... 62 Figure 36: Interface suivi de prélèvement ............................................................................................................. 62 Figure 37: Diagramme GANTT Réel .................................................................................................................... 64 Figure 38: Apport de l'applicationen économie de temps de traitement d l'information ....................................... 65

Liste des tableaux Tableau 1: Tableau AMDEC du projet. ................................................................................................................ 25 Tableau 2: Tableau critique de la situation actuelle .............................................................................................. 41 Tableau 3: Droits d’accès des Key-Users .............................................................................................................. 55 Tableau 4: Tableau des Données de base du Scénario d'utilisation ....................................................................... 56

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Abréviations SC & TechOps

: Supply Chain & Technical Operations.

BU

: Business Unit.

AC I

: Article de conditionnement Primaire.

AC II

: Article de conditionnement secondaire.

MP

: Matière Première.

PF

: Produit Fini.

PSF

: Produit Semi Fini.

BA

: Bulletin d’Analyse.

MRP

: Manufacturing Ressources Planning (Voir Annexe 1).

DST

: Diagramme Séquentiel Temporel.

UML

: Unified Modified Language.

AMDEC

: Analyse de Mode de Défaillance, de leur Effets et de leur Criticité.

PSC

: Process Supply Chain.

SI

: Système d’information.

V.A.

: Valeur Ajoutée.

S.V.A.

: Sans Valeur Ajoutée.

N.S.V.A.

: Nécessaire mais Sans Valeur ajoutée.

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INTRODUCTION GENERALE La maturité de toute entreprise est mesurée, entre autres, par l’amélioration continue de la gestion de sa chaîne d’approvisionnement, qui fait de la pertinence et de la qualité de l’information les facteurs clés de sa réussite. En effet, la logistique d’approvisionnement est une fonction de Management, elle gère les flux physiques tout en évaluant les flux d'informations associés. Ainsi elle cherche à améliorer son rendement et sa productivité par la création des liens avec les systèmes d'information (SI) de telle manière que, de nombreux concepts relatifs à l'analyse du système d'information ont été repris par les logisticiens. A cet égard, SupCare, multinationale pharmaceutique, a exprimé une soif énorme d’amélioration de sa chaîne d’approvisionnement et cela en m’offrant un stage de projet de fin d’études au sein du département « Supply Chain & Technical Operations ». La mission principale de mon stage consistait en effet, à résoudre un problème d’approvisionnement du au traitement manuel des données provoquant plusieurs fautes de saisie sans coopérations entre les acteurs. Ainsi, La chaîne d’approvisionnement de ce département souffrait d’une hétérogénéité des outils de traitement de l’information et de l’exécution de plusieurs tâches nécessaires mais sans valeurs ajoutées. Afin de remédier à ce problème j’ai proposé une solution qui vise la réalisation d’un système d’information cohérent et fiable automatisant le flux d’information de toute la chaîne d’approvisionnement. A cet égard, mon projet s’est déroulé suivant deux grandes parties : Dans la première partie est détaillée la démarche de gestion et lancement du projet suivant une étude d’opportunité et en utilisant les différents outils de management de projet. Dans la deuxième partie, j’ai entamé l’étude du projet et cela en enchaînant les phases suivantes :  la cartographie de tous les processus du département SC & TechOps,

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 L’analyse du workflow2 retenu dans l’application,  La conception technique de l’application basée sur ce workflow en utilisant l’outil Merise,  La modélisation UML du fonctionnement de l’application,  La réalisation de l’application finale,  L’installation, la formation et la mise en exploitation de l’application réalisée,  L’affectation des droits des utilisateurs,  La simulation interfacée de l’application finale. Cette démarche sera bien expliquée selon le même enchaînement dans le présent rapport.

2

Workflow : flux d'informations au sein d'une organisation, d’un département, d’un processus,…, comme la transmission automatique de documents entre des personnes. Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

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Présentation de l’entreprise d’accueil I) La multinationale SupCare Une Multinationale dans l’industrie pharmaceutique qui s'appuie sur une longue expérience dans le domaine de la recherche et développement pharmaceutique acquise depuis sa création en donnant d’elle l’un des plus grands fournisseurs mondiaux de médicaments.

1) Activités Les activités de la société sont regroupées au sein de trois divisions opérationnelles, dans trois domaines différents : la santé, l’agriculture et la chimie qui bénéficient du soutien de trois sociétés de services en matière de business, de technologie et d’industrie. Les sociétés opérationnelles et les sociétés de services, travaillant sous leur propre responsabilité, sont placées sous la direction de la holding, qui définit les valeurs, les objectifs et les stratégies communs à l'ensemble de l'entreprise.

2) Répartition géographique Le groupe se répartit sur les cinq régions suivantes :

Figure 1: Répartition géographique de SupCare dans le monde.

II) SupCare au Maroc La filiale du groupe au Maroc est représentée par deux divisions et elle gère le business de la région Maghreb à partir de son siège à Casablanca.

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SupCare-PHARMA est la division qui m’a accueillie pour passer les quatre mois de stage de fin d’études.

1) SupCare-PHARMA Elle est située dans quatre pays du Maghreb: Algérie, Maroc, Tunisie et Mauritanie et gère les trois Business Units (BU) suivantes : General Medicine Women Health Specialities a. General Medecine L’entité General Medecine comprend une large gamme thérapeutique présentée dans l’infectiologie, le cardiovasculaire, l’anti diabète et l’urologie.

b. Women Health Pionnier dans le domaine de l’Hormonologie depuis plusieurs décennies, elle est aujourd’hui le leader mondial dans le domaine de la contraception.

c. Specialties Elle possède des médicaments dans le segment de l'Oncologie, l’Hématologie (traitement d’hémophilie A) et la Radiologie. A ces Business Units, s’ajoutent le département « Affaires Réglementaires » assurant la conformité médicale avec les normes pharmaceutiques internationales et le département de « Supply Chain & Technical Operations », qui comporte les opérations techniques et logistiques de toute la division SupCare-PHARMA.

2) Présentation du département Supply Chain & Technical Operations Toute l’activité logistique de toutes les BU est centralisée au sein d’un seul département nommé « Supply Chain & Technical Operations », abrégé sous le nom de « SC & TechOps » et assurant la disponibilité des produits : 

Au bon délai,



Avec le bon packaging,

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Avec une documentation complète et un étiquetage adéquat.

a.

Organigramme SC & TechOps

Figure 2: Organigramme du département SC & TechOps

b. Activités principales du département SC & TechOps

Assurance Qualité:  Etablissement des procédures & instructions,  Traitement des changements,  Audits internes et externes,  Traitements des réclamations,  Traitements déviations,  Traitements des résultats hors spécifications,  Validation process,  Qualification Equipement.  Traitement Rappel de lot,  Qualification Fabricants & fournisseurs (MP & AC),  Suivi Stabilité produit,  Revues Annuelles.

Suivi Supply Chain:  Etablissement du planning de fabrication & de conditionnement.  Achat ( MP/AC/ PSF/ PF),  Suivi commandes import & export,  Calcul des besoins: import et export,  Etablissement Forcast: import et export,  Suivi production,  Suivi Stock: import et export,  Suivi façonnage. Contrôle qualité:  Contrôle des articles de conditionnement secondaire,  Contrôle des produits fabriqués et ou conditionnés localement.

Figure 3: Activités principales du département SC & TechOps

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Coordinations internes et externes

- Coordinations internes : Avec les autres départements de la division SupCarePHARMA. - Coordinations externes : Avec les collaborateurs agrées (Fournisseurs/Façonniers).

Figure 4 : Schéma de coordination du département SC & TechOps en interne et en externe.

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Première Partie

:

Etude d’opportunité du projet

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Introduction À ce stade, le but est de déterminer le périmètre du projet et sa faisabilité, c’est-à-dire de définir le besoin et la problématique à résoudre, la solution proposée, ses objectifs, et la démarche de management suivie pour la réussir. L’objectif de cette démarche est de clarifier, chiffrer et dater mon projet afin de pouvoir donner un résultat conforme aux normes de la qualité pour le moindre coût et dans le meilleur délai possible.

I) La problématique L’hétérogénéité des outils de gestion du flux d’informations ainsi que la non centralisation des données de suivi d’approvisionnement étaient les problèmes les plus récurrents exprimés par Mlle Amina KHIDIOUI en qualité de maitre d’ouvrage de mon stage et le Head of SC & TechOps au sein de SupCare-PHARMA. Le problème se situe au niveau de la chaine d’approvisionnement englobant les fournisseurs locaux et étrangers. En effet, pour faire le suivi de cette chaine, l’équipe du travail utilisait des outils et moyens classiques, comme la saisie des données sur plusieurs fichiers Excel et leur envoi par des courriers électroniques. Ce qui provoque une circulation incomplète, moins fiable et moins rapide de l’information, engendrant par la suite un retard et une qualité moindre du processus de travail. Afin d’améliorer la gestion du flux d’information, SupCare-PHARMA s’attend à des solutions pertinentes et à moindre cout à la fin de mon projet. Aucune contrainte sur la méthodologie n’a été imposée. Le plus important était l’efficacité résultat obtenu. A cet égard, plusieurs questions se posent :  Quelle est la solution la plus efficace pour résoudre cette problématique ?  Existent-ils des moyens d’automatisation, de centralisation de l’information ?  Quel sera mon apport au tant qu’une logisticienne face à cette problématique ?

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II) L’apport du logisticien pour la résolution de la problématique 1) Solutions proposées. Ladite problématique représente un handicape pour SupCare-PHARMA, nécessitant un changement de mode de gestion, de méthode de travail et d’échange d’informations. Le besoin d’amélioration a été énoncé par le maitre d’ouvrage et grâce à la semaine que j’ai passée comme remplaçante du Responsable Supply Chain, j’ai pu vivre en réel le problème. Ceci m’a aidé par la suite à proposer des solutions à la problématique. Ces solutions sont classées en : a. Solutions directes :  Une application informatique complète capable d’assurer le suivi, en temps réel, des flux d’informations entre les différents acteurs des processus de travail.  Une gestion et un suivi transversal du processus de travail dans le département SC & TechOps.  Une Rénovation et Optimisation du processus opérationnel. b. Solutions indirectes :  Une centralisation et maitrise du workflow.  Une mesure de la performance des processus et l’introduction de nouvelles fonctionnalités. Effectivement ces solutions sont très ambitieuses. Leur exploitation sera très rentable et participera sûrement à la maturité de la gestion d’approvisionnement du département SC& TechOps.

2) Contraintes d’implantation de la solution: Compétences bi-disciplinaires Les solutions que j’ai proposées convergent vers la création d’un système d’information, qui répondra à un besoin du département logistique. Elle nécessite l’intervention d’un logisticien pour la conception et d’un informaticien pour la programmation.. En effet, le présent projet, est le fruit d’une complémentarité et d’une collaboration de ces deux disciplines. La première de management logistique, maitrise le processus de travail, le clarifie à l’aide des cartographies et propose des solutions métiers pour l’optimiser, tâches Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

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assurées par moi-même. La seconde est liée au développement informatique qui développe le programme de l’application.

III) Analyse fonctionnelle (AF) L’analyse fonctionnelle est une phase qui assure la bonne marche du projet et sa réussite par la suite. L’analyse fonctionnelle, que j’ai faite, convient donc à exprimer le besoin dès le lancement du projet. Il s'agit d'expliciter l'exigence fondamentale qui justifie la conception. Pour cela, il était essentiel de poser les trois questions représentées sur la bête à cornes suivante :

Figure 5:Schéma de Bête à Cornes du projet.

IV) Equipes du projet : Rôles et Responsabilités Tout projet est réalisable par des équipes qui travaillaient en collaboration, ainsi qu’un comité de pilotage veillant à le réussir et à le mener jusqu’au bout. Le tableau suivant résume les responsabilités de chaque membre des équipes (voir page suivante):

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SupCare Membres

Maitre d’ouvrage /

Head of SC & TechOps.

Comité de pilotage

Encadrant-Ecole

*Encadrer et évaluer les livrables du projet.

Encadrant -SupCare Maitre d’oeuvre

Roles & Responsabilités

Stagiaire à SC & TechOps

*Gérer le projet et assurer sa réussite

Enseignant à l'ENSAT

*Encadrer pédagogiquement le projet

Head of SC & TechOps

*Exprimer le besoin et identifier la problématique.

Equipe d’avant-projet

Stagiaire à SC &TechOps

*Proposer les solutions pour traiter les processus cibles.

Les équipes projets

Stagiaire à SC &TechOps

*Assurer la description détaillée des processus ciblés. *Modéliser le problème et faire la

Equipe projet

conception de la solution et son cahier de charges technique. Sous traitant (*)

*Développer l'application informatique

Stagiaire à SC & TechOps

*Mettre en place l'application *Etablir les supports de formation.

Equipes de déploiement

*Former

les

utilisateurs

finaux

de

l'application

Tableau 1: Equipes du projet

(*) Remarque : Vu le manque de compétences internes en matière de développement informatique au sein de SupCare-PHARMA, tout le projet a été réalisé en interne sauf la partie de programmation informatique. Cette dernière a été externalisée. Ainsi, j’ai assuré l’accompagnement de l’ingénieur chargé de la programmation et le suivi d’avancement de l’application jusqu’à l’aboutissement du produit final intitulé « Intelligent Procurement ».

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V) Planning GANTT Prévisionnel

Figure 6: Diagramme GANTT Prévisionel du projet

VI) Retour sur investissement prévisionnel Pour anticiper la rentabilité de mon projet, j’ai essayé d’estimer les différents types de bénéfices attendus. Certes, pour mon projet, le profit bien financier, mais pour mon projet on met l’accent sur les bénéfices qualitatifs. Ces bénéfices financiers viendront après la mise en exploitation de l’application. Les bénéfices qualitatifs et financiers (approximatifs et non chiffrés) du projet se présentent comme suit :

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ENSA-Tanger Type des

SupCare

Benefices qualitatifs

Benefices financiers

gains

Capacité à mesurer les gains financiers

Introduction de nouvelles

Suppression des tâches Faible

fonctionnalités.

de resaisie, correction et

Opérationnels & Administratifs

consolidation Harmonisation et optimisation du Économie de temps de Forte >>ordre de processus opérationnel

traitement sur des tâches grandeur: économie automatisables

de 1/4 de temps de traitement de l’information

Intégration fonctionnelle entre sous Économie des processus

Faible

ressources matérielles

Amélioration de la productivité du département :"produire le Bon dès la première fois" Tableau 2: Bénéfices Prévisionnels du projet

VII) Analyse des risques Maîtriser et identifier les risques de mon projet de la manière la plus exhaustive possible était ma préoccupation majeure en conduite d’un projet aussi complexe que la conception et la mise en place d’un système d’information de suivi de la Supply Chain. A cet égard, plusieurs activités ont été mises en œuvre pendant toute la période du projet : Anticipation des risques du projet, Evaluation de leurs conséquences, Réduction de ces risques et leur suivi en mettant en place des stratégies de réponses adaptées. Tout cela a été réalisé suivant une démarche AMDEC qui a comme objectif l’étude qualitative de toutes les causes et effets des risques détectés et une autre étude quantitative qui estime l’indice de criticité. Pratiquement pour faire l’analyse AMDEC, on a attribué 3 notes, chacune sur une échelle de 1 à 10 pour chaque risque.

Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

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ENSA-Tanger

SupCare

Les résultats de mon analyse se résument sur le tableau AMDEC comme suit : Tableau AMDEC Résultats des Evaluation

Actions prises

dées Rédaction de

Planification

fiches

détaillée de

d'activités

tout le projet

Risque de planification

1

2

3

6

4

3

3

36

3

3

6

54

3

3

5

45

Criticité

complexité de la solution

recomman

Gravité

Sous-estimation de la

Actions

Occurrence Détéction

potentiels

Criticité

du risque

actions curatives

Causes possibles

Gravité Occurrence

Effets

Détéction

Type de risque

Decription

Actions curatives

Identification Prévisions erronées et planning irréaliste

Sous-évaluation de moyens Rendement du projet non souhaitable

du chemin

humains et/ou techniques.

critique et des 1

4

8

étapes cléfs

32

Suivi heb-

Specifications trop

domadaire de

ambitieuses

l'avancement

Les prévisions sont optimistes, les ressources sont sous-estimées. Choix d'une solution inadaptée ou non performante

Produit/

RISQUE PRODUIT

Mauvais choix de conception

Application ne répond pas aux besoins et aux attentes

Développeune applica-

Absence de visibilité et/ou

tion sans

décision inadaptées

valeur ajoutée

inadéquation des développe-

de l'applica-

ments informatiques aux

tion

des utilisa-

ment 5

3

8

120

incrémental

besoins exprimés

teurs finaux

Rédaction anticipée des tests d'utilisation ou des manuels utilisateurs

Mauvaise interprétation des besoins du maitre d'ouvrage une applica-

RISQUE FONCTIONNEL

tion qui ne repond pas

Développe-

analyse

dificulté lors

bien aux

Défaut de formalisation et de

ment

détaillée

de la con-

atenttes du

modélisation du flux

incrémental

process

ception de la

service SC &

d'informations et des

solution

TechOps

processus

5

5

8

des

200

Anomalies de fonctionne-

Maquettage

ment Renforcement

RISQUE TECHNIQUE

Application techniquement non réussie

Les temps de réponse de l'application ne sont pas satisfaisants.

Modeste connaissance en termes de modélisations et de programation des systèmes

7

3

8

d'information

168

Simulation et

de l'autoforma-

developpe-

tion

ment

techniques de

incrémental

modélisation

sur

les

des SI / ERP Simplification de la conception

Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

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ENSA-Tanger

SupCare

La résistance

Création d'un

Formation

des utilisa-

comité des

fonctionnelles

utilisateurs

des utilisa-

pour valider

teurs/ Assis-

les spécifica-

tance aux

tions.

utilisateurs

teurs finaux à s'adapter avec l'appli-

L'organisation des structures internes de l'organisme est profondément modifiée.

RISQUE ORGANISATIONNEL

cation

identification et explication de Absence de

Application

Les utilisateurs finaux ne sont

non utilisée

pas impliqués.

motivation

Maquettage 6

3

9

162

des équipes

la rentabilité à court et à long terme de

2

2

3

12

l'application Pilotage inadéquat et mauvaise maitrise de la communication

Analyse du travail (démarche d'ergonomie)

Les compétences de l'équipe sont insuffisantes Incomprehension des specifications

Tableau 1: Tableau AMDEC du projet.

Légende tableau AMDEC: Importance des risques

Le présent tableau contient des estimations quantitatives et qualitatives des risques selon la méthode AMDEC dont l’indice de criticité se calcule comme suit : Criticité= Occurrence * Gravité * Détection.

Risque inacceptable à à surmonter Risque moyen à surveiller Risque faible

On remarque que le risque le plus important est la non réussite de la conception de l’application. En effet, identifier les actions curatives avant le lancement du projet a fin de les appliquer éventuellement pendant son déroulement était une démarche importante afin de pouvoir minimiser la criticité des risques par anticipation et aussi à la réussite du projet(voir l’histogramme :page suivante).

Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

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ENSA-Tanger

SupCare

Figure 7: Graphe d’Evaluation du taux de minimisation des risques potentiels du projet

Conclusion de la première partie En effet, l’handicape du département SC & TechOps se situe surtout sur sa chaine d’approvisionnement. Ainsi, les solutions que j’ai proposées convergent vers la réalisation d’une application qui automatise les flux d’information dans cette chaine et qui optimise le processus de travail du département. La mise en œuvre d’une telle application avec des fonctions intégrées est un projet rentable. Ce qui requiert un Management de projet de qualité dès son lancement. Ainsi, l’éclaircissement de touts ces détails de management de projet qu’on a traité dans cette partie formalise la naissance du projet et facilite le passage à la phase technique de conception.

Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

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ENSA-Tanger

SupCare

Deuxième Partie

:

Mise en œuvre du projet

Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

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ENSA-Tanger

SupCare

Introduction, « La décision étant prise, il reste qu’à passer à l’acte. » L’objectif de cette partie est d’expliquer la méthodologie suivie pour réaliser l’application que j’ai proposée et ce, suivant l’enchainement des chapitres suivants :

Chapitre I : Cartographie des processus Ce chapitre est divisé en plusieurs parties énumérées ci-après :  Cartographie des processus existants,  Analyse du Workflow,  Etude critique des processus existants et voies d’amélioration.

Chapitre II : Conception technique et fonctionnelle de la solution Dans ce chapitre, on a essayé de :  Modéliser le système d’information,  Détailler les spécifications de l’application par module.

Chapitre III : Réalisation, Installation et Mise en exploitation Ce chapitre traite :  Les différents outils de développement informatique utilisés pour la réalisation de l’application,  La démarche d’installation, de formation et de mise exploitation de l’application réalisée. Et se clôture par une phase de :  Affectation des droits d’accès des utilisateurs,  Simulation par un scénario d’utilisation interfacé.

Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

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ENSA-Tanger

SupCare

Chapitre I – Cartographie des processus A ce stade, le projet est bien lancé avec un objectif bien précis qui est l’optimisation du processus d’approvisionnement par l’automatisation de son flux d’information. Pendant la présente phase, on a essayé d’avoir, une vue globale sur les différents flux d’information qui existent dans le département SC & TechOps. Pour cela, on a réalisé une cartographie des processus existants. Parmi ces processus, on a retenu ceux qui seront traités dans notre application à savoir le processus Approvisionnement, le processus Réception et mise en stock et le processus Contrôle Qualité.

I)

Cartographie des processus existants. « Plus le travail est complexe, plus les processus sont nécessaires. » Michael Hammer3

Mon analyse des processus du département SC & TechOps visait à connaître, à documenter et à décrire le travail effectué par les employés tel qu’il est ; à savoir qui fait quoi, comment et avec quelles ressources. Pour arriver a cette fin, j’ai réaliser un questionnaire pour l’équipe SC & TechOPS sur les tâches qu’ils réalisent En effet, grâce à des observations sur site et aux interviews utilisant la méthode QQOQCP (Qui ? Quoi ? Ou ? Quand ? Comment ? Pourquoi ?), j’ai pu recueillir de l’information et cartographier les différents processus. Ils sont décrits ci-dessous Les processus Supply Chain & Technical Operations(Overview), Processus Approvisionnement, Processus Réception et Mise en stock, Processus Contrôle Qualité MP & AC I, Processus Contrôle Qualité des AC II, Processus Production, Processus Vérification et Contrôle des dossiers de lots 4 (PF).

3

Michael Hammer : Ingénieur et auteur américain, l’un des chercheurs du «management theory of business process reengineering » 4 Dossier de lot : l'ensemble des documents, disponibles à tout moment, constituant l'historique de la fabrication, du conditionnement… Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

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ENSA-Tanger

SupCare

Dans chaque processus, j’ai précisé les éléments de modélisations suivants :  L’intitulé du processus, sa référence et son Responsable,  Les intervenants ou acteurs en relation en interne, en externe et leurs rôles dans le processus,  L’énumération et la chronologie des opérations,  Les flux d’information et les interactions potentielles avec les autres processus,  Les outils et documents associés,  Une annexe pour chaque processus pour détailler ses opérations. Tous ces détails ont été regroupés dans un schéma de processus de type Poste Document5, qui contient plusieurs formes géométriques et plusieurs couleurs différenciant les types d’opérations et leur lieu d’exécution en interne ou en externe. Tout cela a été réalisé grâce à l’outil de design « Microsoft Visio » qui a donné les cartographies suivantes :(voir pages suivantes). Remarque : Les annexes de chaque processus se trouvent dans la partie des Annexes du présent rapport.

5

Pste-Document : Outil de schématisation des cartographies des processus, utilisant le maximum d’informations, difficile pour l’appliquer au processus longues mais efficace. Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

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ENSA-Tanger a.

SupCare

Processus Supply Chain & Technical Operations/ Overview

Cartographie des processus Supply Chain & Technical Operations Over View

10/06/2010

1 Mois

Début process SC & TecOps

5j

2 Mois

P. Approvisionnement Réf: PSC-01

P.Controle Qualité MP+ ACI

2 Semaines

P.Réception & mise en stock

Réf: PSC-03-A

P.Production

Réf: PSC-02

P. Controle Qualité des ACII

Réf: PSC-04

1 Semaine P.Vérification & Contrôle des dossiers de lots des PF Réf: PSC-05

Réf: PSC-03-B

Responsables Process:

Responsable Supply Chain

Responsable Supply Chain

Responsable Qualité

Responsable Supply Chain

Délai moyen du process Nom process Réference

Figure 8: Cartographie des process Supply Chain & Technical Operations/ Overview.

Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

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Responsable Qualité

Fin process SC & TecOps

ENSA-Tanger b.

SupCare

Processus Approvisionnement Processus: Approvisionnement Référence process: PSC-01

10/06/2010

Responsable du process: Responsable Supply Chain.

I-3

I-3-a

Envoi de la confirmation de commande par la maison mère I-1

PF

Gross Planning/ Maison Mère

I-2

Saisie du Marketing forcast sur APO (*)

I-4-a

I-4

Lancement de la production chez la Maison mère (*)

Produit disponible >> En transit

Edition du BC(*)

Envoi du BA+ facture par la maison mère

Vérification du BA / spécifications (*)

I-4-b Approbation du BA par le pharmacien responsable de la filiale pour signature

To >>>

I-5 Envoi de la facture original+liste de colisage+ BA+ LTA originaux(reçu par courrier) au département transit

Début process SC

II-1

Vrac + PMX + PA

Net Planning fin de mois/

Saisie du planning de fin de mois sur APO(*)

II-2

Responsable Supply Chain

Edition et Envoi du BC à la maison mère(*)

I-II-III

Suivi Supply Chain (*) >>> III-2

ACI & AC II et excipients

Besoin selon MRP(*) Autres

Processus Réception et mise en stock

Confirmation de la date de livraison par le fournisseur

Edition et Envoi du BC au fournisseur Agrée(*)

Fournisseurs

Opération interne/ responsable Supply Chain Opération externe

Planification

Figure 9: Processus Approvisionnement

Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

(*) Voir Annexe

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ENSA-Tanger c.

SupCare

Processus Réception et Mise en stock

Processus: Réception et Mise en stock Référence process: PSC -02

30/06/2010

Responsable du process: Responsable Supply Chain I-5

Magasinier (Magasin de distribution) (PF + quelques ACII) I-3

I-1

-Vérification du BR (envoyé par fax) (*) -Le signer en mentionnant la date de réception au siège. -Le faxer au magasin

I-2

La notification du responsable logistique de la livraison en envoyant le BL(par fax) et demandant le N° BC + Qté+ N° lot correspondants(par e mail)

Etablissement et envoi du BR par fax au département Supply Chain/ Responsable logistique pour signature

I-3-a L’enregistrement de la réception sur le fichier suivi des commandes Fournisseur (*)

Oui( Importation de la maison mère)

Processus Lancement de la Cmde

Actualisation du fichier suivi d’étiquetage(*)

Réception sur système I-4

I-6

I-5-a

Réception des BR originaux envoyés par le magasin de distribution

Envoi du BR (blanc) au Département Approvisionnement(*)

Classement des BR dans le classeur correspondant.

I-5-b Enregeistrement de la réception sur le registre PF(*)

Classement des factures+ BA originaux dans le classeur correspondant. Envoi d’une copie conforme à l’origine des BA pour étiquetage Classement d’une copie des BA pour les affaires réglementaires (*)

I-7

I-7-a I-7-b

Etiquetage(*) I-7-c

Stockage PF Réception d’un PF

Processus Contrôle Qualité

II-6 Responsable Supply Chain

façonnier II-4

Non( PSF,MP/AC I & II (Maison mère + FRNS locaux) II-1

(*) Voir Annexe

Envoi du BL par fax au département Supply Chain et Opérations techniques

II-2 Vérification de la Commande Fournisseurs(N° de Cmde+ Qté+ Code produit)

II-3

Etabllissement d’un BR (en 3 copies)

Envoi des 3 copies de BR au magasinier du façonnier pour signature et cachet

II-4-a Enregistrement de la réception sur le fichier suivi des commandes Fournisseurs

Opération interne/ Responsable Supply Chain

II-7 II-5 Envoi du (BR+ le buletin d’analyse+ BR du façonnier + Bl original )au département SC & TO

II-6-a

Réception sur système II-6-b Envoi du BR (blanc)+ BL original au département Approvisionnement(*)

Opération interne/ Responsable Logistique Opération externe

Stockage chez façonnier

Intervenant

Figure 10: Processus Réception et Mise en stock

Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

Responsable Qualité

Enregistrement de la réception sur les registres correspondants (*)

Page 33

Classement du: ( BR vert + Certificat d’analyse+ BR du façonnier )dans le classeur correspondant (*)

ENSA-Tanger d.

SupCare

Processus Contrôle Qualité MP & AC I

Processus: Contrôle Qualité MP & ACI Référence process: PSC-03-A

30/06/2010

Responsable du process: Responsable Assurance Qualité(AQ).

I-2 I

I-1

Principe Actif (PA)+ Melange prêt à la compression (PMX)

Processus Réception & mise en stock

I-4

I-3

Contrôle des tests selon la spécification en vigueur (*)

Prélévement

Libération physique+ par système Façonnier

Envoi du BA libéré à l’assistante Assurance Qualité

Processus Production

MP & AC I Façonnier de contrôle & étiquetage

II-1 II

Responsable Supply Chain

Excipients+ AC I

Vérification de la conformité du certificat d’analyse(*)

II-3

II-2 Edition et l’envoi de :la demande de prélèvement + le Certificat d’analyse au Façonnier (*)

Prélèvement

II-4 Contrôle + Envoi du prélèvement au façonnier pour contrôle Analytique

II-6-a Non

II-5 Envoi du BA+ résultats du contrôle Analytique à l’assistante Assurance qualité

Responsable Supply Chain Conforme

II-6 (*) Voir Annexe

Investigation

II-7

II-8

Oui Libération par le responsable AQ + Envoi des BA aux techniciens Labo

Opération interne/ Assistante Assurance Qualité Opération Externe/ Technicien Labo Opération externe/ Façonnier de production Opération externe/ Façonnier de contrôle

Intervenant

Figure 11: Processus Contrôle Qualité MP & AC I

Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

Page 34

Collage des étiquettes « CONFORME »

Libération sur système façonnier

ENSA-Tanger

e.

SupCare

Processus Contrôle Qualité des (AC II)

Processus:

Contrôle Qualité des articles de conditionnement secondaires (AC II)

Référence process: PSC-03-B Responsable du process: Responsable Assurance Qualité

I-1

Processus Réception & mise en stock

AC II

Remettre au Tech Labo une copie de BA + BR (*)

I-1

Prélèvemnt + Contrôle selon BAT en vigueur

I-1

Edition du BA pour AC II et émettre au responsable logistique

11/06/2010

I-1

Verification du BA des technicien Labo par rapport au BAT en vigueur

I-1

Approbation du Responsable Opérations Techniques pour la libération

I-1

Envoi des étiquettes conforme+ l’approbation de libération + le prélèvement au technicien Labo

Processus Production

Responsable Supply Chain

Responsable Supply Chain

(*) Voir Annexe Opération interne/ Responsable Logistique

Opération Externe Technicien Labo

Figure 12:Processus Contrôle Qualité des Articles de conditionnement secondaires (AC II)

Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

Page 35

ENSA-Tanger f.

SupCare

Processus Production

Processus : Production. Référence process: PSC-04

10/06/2010

Responsable du process: Responsable Supply Chain

I-1

PSF ( en vrac)(*)

I-2

Contrôle du BA + Edition de la fiche de libération pour Conditionnement primaire

I-3

Process Blisterage

Conditionnement secondaire

Processus Vérification & Contrôle des DL(PF)

Processus Réception et mise en stock

II-4

Responsable Supply Chain

MP+ AC I+ AC II

II-1

Etude de la faisabilité de la production(*)

II-2

Envoi du planning de production de chaque début du mois au façonnier

(*) Voir Annexe Opération interne/ Responsable Supply Chain

II-3

II-5

Envoi des rapports de production (*)

Lancement de la production

II-6 Saisie des rapports de production sur Fichier Excel + sur système

Contrôle Produit Semi Fini/ Echantillons envoyés aux techniciens laboratoire pour contrôle.

Opération externe/ façonnier de production

Figure 13:Processus Production

Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

Livraison au magasin de distribution+ Envoi de la facture+ BL

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Responsable qualité

ENSA-Tanger g.

SupCare

Processus Vérification et Contrôle des dossiers de lots (PF)

Processus:

Vérification et Contrôle des dossiers de lots ( PF )

Référence process: PSC-05

10/06/2010

Responsable du process: Responsable Assurance Qualité(AQ)

I

PF Conditionné au magasin de distribution (*)

PF importés

I-1

Processus Réception et mise en stock

I-2

I PF Conditionné chez le façonnier de contrôle.

Contrôle par le Responsable Production façonnier selon une Check list,

Vérification par le Responsable Révision dossiers de lots façonnier,

I-II-3 Vérification par l’assistante Assurance Qualité selon la check list

Approbation par le Responsable Opérations Techniques ,

I-II-5 Libération finale par le Pharmacien Responsable .

I-II-6 Envoi du document de libération au Pharmacien responsable Magasin+ Etiquette « LIBERE »

I-II-7

Libération sur système

Fin process SC

Responsable Supply Chain II-1

Processus de Production

I-II-4

PF Fabriqués et / ou conditionnés chez le façonnier

Vérification par l’assistante Assurance Qualité façonnier selon la Check list

II-2 Première libération par le Responsable Assurance Qualité façonnier

Opération interne / Assistante Assurance Qualité Opération externe / Façonnier production et/ ou Controle

Figure 14: Processus Vérification et Contrôle des dossiers de lots (PF)

Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

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ENSA-Tanger

SupCare

II) Analyse du Workflow Les processus sont maintenant globalement connus (activités, tâches, acteurs), il s'agit maintenant d'affiner l'étude de la problématique en retenant les processus intéressants notre application, préciser leurs séquences opérationnelles et décrire les ressources qu'ils mobilisent ainsi que le détail des flux d'informations qu'ils reçoivent, génèrent ou traitent. En effet, grâce à la semaine que j’ai passée comme remplaçante du Responsable Supply Chain, j’ai pu vivre réellement le mode opératoire de deux processus : le processus d’Approvisionnent et le processus de Réception et de mise en stock. Durant cette période, j’ai réussi à effectuer les tâches suivantes :  Passation des commandes fournisseurs,  Suivi des commandes fournisseurs,  Suivi du fichier MRP (Voir Annexe 1) et l’actualisation de l’état d’avancement des commandes lancés selon le besoin,  Suivi du processus réception et mise en stock,  Coordination avec les fournisseurs, les Responsables magasin et les façonniers,  Evaluation du stock de fin de semaine,  Suivi d’étiquetage des produits finis. A fin de mieux maitriser le sujet de mon stage et proposer des solutions adéquates j’ai réalisé les tâches suivantes :  Suivi des enregistrements de températures des chambres froides et de la pharmacothèque6 : Enregistrement, suivi et évaluation des résultats obtenus,  Suivi des prélèvements des AC I et MP avec les façonniers,  Contrôle et Vérification des BA des AC II selon les BAT7 en vigueur.  Enregistrement de la réception des commandes,  Vérification des BA des produits importés selon les spécifications en vigueur,  Etablissement d’une base de données pour l’évaluation des lots en stabilité8 depuis l’année 2000. On retrouve certaines de ces activités dans l’application que j’ai proposée.

6

: Pharmacothèque : Echantillon servant aux contrôles analytiques des produits finis. BAT: Bon à Tirer, l’approbation du client sur la dernière impression réalisée avant le tirage complet. 8 Etude de stabilité : Une étude dont l’objectif est de déterminer de quelle manière un produit pharmaceutique se modifie au cours d’une certaine période dans des conditions bien déterminées. 7

Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

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ENSA-Tanger

SupCare

Toutes ces missions de nature logistique et contrôle qualité, m’ont aidé non pas juste à la collecte d’informations mais aussi, à l’analyse détaillée du flux d’informations de mon processus liant le processus Approvisionnement, le processus Réception et Mise en stock et le processus Contrôle Qualité. Pour une meilleure compréhension de mon processus et avant de présenter sa cartographie (Voir Figure 16), il importe de définir l’hiérarchie des acteurs qui y participent.

Figure 15: Hiérarchie des acteurs du processus actuel « Suivi Supply Chain. »

Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

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ENSA-Tanger

SupCare

Cartographie du processus étudié en problématique

Plannings

Saisir et envoyer des plannings de fabrication & d’importation au Head of SC & TechOps

Validation des plannings

Calcul des Quantités à lancer par composants

Grouper les lignes de commandes à passer par fournisseur

Suivi Supply Chain

Créer une nouvelle ligne de commande.

Compléter les informations et le détail des commandes sur le fichier Suivi Supply Chain

Actualiser le ficher MRP (calcul de besoin) et l’envoyer au Head of SC & TechOps.

Consulter fichier MRP et Fichier Suivi Supply Chain

Suivi Prélèvement

Suivi Etiquetage

Créer une nouvelle ligne de Prélévement. Resaisir les références de réception

Vérifier les documents de récéptions

Créer une nouvelle ligne de Prélèvement / Ressaisir les références de réception

Classer les PF à étiqueter par ordre d’urgence.

Remplir la fiche de demande de prélèvement

Suivi de l’avancement de l’étiquetage(à lancer / En cours)

Editer la demande de prélévement et l’envoyer au façonnier de prélèvement

Valider la réception

Lancer la demande d’achat

Phase REMARQUE: *L’envoi se fait par un outil de messagerie électronique . *La saisie se fait sur des fichier Excel

Envoyer les références de réception au responsable Qualité

Suivi de l’avancement de prélèvement

Head of Supply Chain & TechOps Responsable Logistique

Figure 16: Cartographie du processus étudié en problématique

Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

Décision

Page 40

Opération manuelle Responsable Supply Chain Responsable Qualité

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III) Etude critique des processus existants et voies d’amélioration Le mode de gestion du flux actuel des approvisionnements, d’enregistrement de la réception et de mise en stock et de contrôle qualité -utilisant comme outil principal de suivi, Microsoft Excel, et pour l’envoi, le Lotus Note (outil de messagerie)- a plusieurs inconvénients nécessitant des améliorations, chose qui sera concrétisée lors de la mise en place de mon système d’information. Le tableau ci-dessous présente l’état actuel du département et les améliorations apportées par le nouveau système d’information

Situation existante.

Voies d'amélioration.

*Saisie manuelle des données et à

*l'automatisation du transfert d'information et des

plusieurs reprises

données *Suppression des ressaisies

*Informations validées et /ou contrôlées

*Contrôles et mise à jour en temps réel

après transmission par courrier

*Réduction des informations à contrôler

électronique (e-mail) *Hétérogénéité des fichiers de travail et

*Harmonisation du processus

de flux d'information *Recherche d’information difficile à faire

*Recherche multicritères

Tableau 2: Tableau critique de la situation actuelle

Pour réaliser des améliorations concernant les processus retenus, il nous a paru évident de créer un SI automatisant les flux d’information et évitant les problèmes rencontrés dans le système manuel.

Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

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Chapitre II : Conception technique et fonctionnelle de l’application. La conception de notre système d'information « Intelligent Procurement » n'était pas évidente car il fallait réfléchir à l'ensemble de ses composants, ce qui a nécessité l’utilisation des méthodes permettant de bien décrire un modèle sur lequel le développeur de l’application va s'appuyer afin de réaliser par la suite l’application voulue. En effet, lors de l’analyse et grâce à la méthode Merise9 j’ai pu créer une représentation fidèle des processus retenus.

I)

Base de données relationnelle : Concevoir une base de données selon la méthode Merise consiste à regrouper les

données en sujets distincts (Tables), puis à créer des liens sémantiques (schéma relationnel) entre eux pour que le système de gestion de base de données

10

puisse, le moment venu, les

mettre en relation (Voir figure 17)

9

MERISE : Une méthode de conception et de développement des Système d’Information Système de Gestion de Base de Données (abrégé SGBD) est un ensemble de logiciels qui sert à la manipulation des bases de données. 10

Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

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SupCare

Schéma relationnel des tables :

Figure 17: Schéma relationnel des tables de l'application

Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

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SupCare

II) Modules de l’application Les modules du SI qu’on va implanter est une interface Homme-Machine constitué d’un ensemble de « Menus » regroupant chacun des «Sous Menus » qui traitent le même type d’information. Ces modules sont : Module Paramétrage, Module Plannings, Module Suivi Supply Chain, Module Suivi prélèvement, Module Suivi Etiquetage, Module Sécurité.

1) Module Paramétrage Dans ce module on peut saisir toute la base de données des fournisseurs, des articles, de leurs types et de leurs familles.

2) Module Plannings La saisie et la validation de ce module s’effectue chaque fin de mois par le Responsable Supply Chain et par le Head of SC & TechOps. Il comporte les sous modules suivants : Planning de fabrication.  Saisie Approvisionnement,  Validation Approvisionnement,  Visualisation Approvisionnements Validés, Stock Composants, Suivi MRP : Calcul du besoin par composant et calcul du stock correspondant, Lancement Commandes Suite MRP, Saisie Planning Importation,

3) Module Suivi Supply Chain Ce module permet au Responsable Supply Chain de : Lancer une nouvelle commande hors plannings, Voir les commandes à lancer du planning MRP et d’importation, Faire le suivi des commandes déjà lancées (encours),

Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

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Faire l’enregistrement de la réception en notant les différentes références des documents de réception des commandes fournisseurs, Voir l’historique des réceptions. Il comporte les menus suivants : Création Commande, Commandes A lancer, Commandes Encours, Liste des réceptions.

4) Module Suivi prélèvement Une fois la commande des articles de conditionnement primaire est réceptionnée, un prélèvement est établie pour contrôle qualité (voir figure 11) et « Intelligent Procurement » permet au Responsable Qualité de: Générer des lignes de suivi de prélèvements pour ces articles avec toutes les informations et les références de réception, Editer automatiquement la fiche de demande de prélèvement, Faire suivi du flux de données de prélèvement.

5) Module Suivi Etiquetage Dés réception des PF, on procède à leur étiquetage (voir figure 10) et « Intelligent Procurement » nous donne la possibilité de : Consulter les PF réceptionnées et nécessitants un étiquetage, Classer ces produits par ordre d’urgence, Faire le suivi des PF en cours d’étiquetage. Ces opérations sont gérées par le Responsable Logistique.

6) Module Sécurité Il offre au compte administrateur de l’application qui sera le Head of SC & TechOps, la possibilité d’affecter les droits d’accès aux utilisateurs selon leurs fonctions dans le département.

Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

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III) Modélisation UML-Diagramme Séquentiel Temporel Pour mieux modéliser l’aspect dynamique du flux d’information dans le futur SI, j’ai utilisé le Diagramme Séquentiel Temporel (DST), un outil UML

11

très utilisé pour la

modélisation des objets dynamiques en traitant la chronologie des comportements au sein des SI. La schématisation ultérieure des diagrammes séquentiels temporels est réalisée par le logiciel : Rational Rose.

1) Eléments de modélisation.

Figure 18: Eléments de modélisation du DST

a. Acteur : Entité qui représente un rôle joué par une personne qui interagit avec le système. (La même personne physique peut donc être représentée par plusieurs acteurs en fonction des rôles qu’elle joue). Les acteurs concernés par mon système d’information, sont les mêmes que l’ancien processus à savoir : Le chef du département, les responsables logistique et Supply Chain, et le responsable qualité. b. Objets : Eléments du système d’information interne, situés sur des lignes horizontales montrant leurs interactions dans un scénario ou une scène spécifique d’un scénario. c. Ligne de vie : Axe verticale qui montre le temps et la chronologie des messages.

11

UML :Unified Modelling Language, Langage d'analyse et de conception et de modélisation des SI

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d. Messages :  Asynchrone : l'objet source envoie le message et continue immédiatement à l'étape suivante.  Synchrone : l'objet source envoie un message et attend un message de retour de la cible avant que la source puisse continuer.  Retour Synchrone : Le message synchrone génère systématiquement un message de retour d’information.  Numérotation de séquence : présente la chronologie et l’enchainement des messages.

2) Application du DST sur « Intelligent Procurement » Les diagrammes suivants décrivent les interactions entre les acteurs et leurs séquences d’opérations dans chaque sous processus. On distingue quatre sous-processus organisationnels et autre de prise de décision, gérés par notre système d’information et qui représentent les différents modules de l’application réalisée.

a. DST Plannings: Planning d’importation:

Figure 19: Diagramme séquentiel Temporel : Module Plannings/ Planning d'importation

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Planning MRP12:

Figure 20: Diagramme Séquentiel Temporel: Module Plannings/ Planning MRP

12

MRP : Manufacturing Ressources Planning, Méthode de calcul de besoin par composant(voir Annexe 1).

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ENSA-Tanger b.

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DST Suivi Supply Chain :

Figure 21: Diagramme Séquentiel Temporel: Module Suivi Supply Chain

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ENSA-Tanger c.

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DST Suivi Prélèvement :

Figure 22: Diagramme Séquentiel Temporel; Module suivi prélèvement

d.

DST Suivi Etiquetage :

Figure 21: Diagramme Séquentiel Temporel: Module Suivi Prélèvement.

Figure 22: Diagramme Séquentiel Temporel: Module Suivi Etiquetage

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En effet, la conception technique par l’outil Merise et la modélisation UML du fonctionnement du SI étaient le langage commun avec le développeur informatique de l’application. La fin de cette phase a connu la réalisation d’un prototypage des interfaces du futur produit « Intelligent Procurement» ce qui a conduit à la validation de ce prototypage et des DST de la part du chef du département SC & TechOps C’est sur ce travail que l’Ingénieur informatique s’est basé pour réaliser l’application.

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Chapitre III : Réalisation, Installation et Mise en exploitation Pour ce chapitre, on va traiter en premier lieu les différents outils de réalisation de l’application, ensuite son installation, la formation de ses utilisateurs finaux, sa mise en exploitation et finalement, on clôture par une simulation de l’application à travers un scénario interfacé.

I)

Réalisation de l’application Après avoir modélisé le futur SI par un schéma relationnel utilisant Merise et une

modélisation UML, utilisant le diagramme Séquentiel Temporel, on a fait appel à un ingénieur informatique pour développer l’application. Il a utilisé comme outils : Langage de programmation

: Visual Basic 6.

Système de Gestion de Base de Données : Access. Outil d’édition des états

: Crystal Report.

II) Installation, Formation et Mise en exploitation de « intelligent Procurement » 1)

Installation A ce stade, l’application « Intelligent Procurement » est finalisée, testée et prête à être

exploitée. Pour cela elle a été installée sur un ordinateur du département SC & TechOps. Puisque le nombre des utilisateurs de l’application est très limité (4 personnes), la base de données ne nécessite pas un serveur de base de données. Mais, on peut la centraliser sur l’un des ordinateurs du département, puis on la partage entre les quatre postes à travers le réseau local. Une fois l’application installée sur l’ordinateur central, j’entamerais la saisie des données sources :la création des différents articles, leur détails et leur fournisseurs agrées.

2) Formation des key-users Définition Key-user : la dernière personne à utiliser l’application selon les droits d’accès qui lui sont affectés. Elle peut accéder à un tel ou tel menu ou sous menu selon ces droits. Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

Page 52

ENSA-Tanger Cette

phase

SupCare consiste

à

former

les

utilisateurs

de

l’application « intelligent

Procurement » sur l’exploitation et l’administration de l’application. La formation sera dispensée pour tout le personnel du département et sera planifiée en commun accord avec le chef du département SC & TechOps à partir de la semaine du 5 Juillet 2010. Ainsi, un manuel d’utilisation qui contient les étapes à suivre pour l'utilisation de l’application, sera prêt dés la mise en place définitive de l’application sur tous les postes de travail du département.

3) Mise en exploitation Certes, chaque nouveau projet de réalisation de SI, nécessite un accompagnement personnalisé pour chaque Key-user dans les premières opérations d’exploitation à fin de leur familiariser avec le nouveau changement et de leur montrer les bénéfices qu’ils vont gagner en terme de temps et de ressources matérielles. Une tâche que j’aille assurer dès la finalisation de la formation.

III) Scénarios Interfacés de l’application et droits des utilisateurs 1)

Droits des utilisateurs Afin de pouvoir gérer et contrôler chaque source d’information, chaque module ou sous

module de « Intelligent Procurement » est sous la responsabilité d’un nombre limité de Keyuser. L’affectation des droits d’utilisateurs se trouve dans le Module Sécurité, elle sera gérée par le Head of SC & TechOps selon le tableau suivant: KEY-USER

MODULES/Opérations

Head of SC & TechOps

Responsable Responsable Responsable Supply Logistique Qualité Chain

Paramétrages

X

Fournisseurs

X

X

X

X

X

X

Ajouter, Sauvegarder, Modifier, Supprimer

X

X

Type Article

X

X

Ajouter, Sauvegarder, Modifier, Supprimer famille Articles

Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

X

X

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SupCare

Ajouter, Sauvegarder, Modifier, Supprimer

X

X

Articles

X

X

Ajouter, Sauvegarder, Modifier, Supprimer

X

X

Sécurité

X

X

X

Ajout utilisateur

X

Affectation Droit d'accès

X

Modification Mot de passe

X

Plannings Saisie planning importation

X

X

Sauvegarder, Modifier, Supprimer

X

Lancer Planning EMG

X

Lancer Planning MV/ Marché

X

Planning de fabrication

X

Saisie Approvisionnement

X

Sauvegarder validation Approvisionnement Valider le mois visualisation approvisionnement validés Stock composants

X X X X

X

X

X

Ajouter, Sauvegarder, Modifier Consulter Suivi MRP Ajout, Sauvegarder, Modifier, Supprimer Lancement commande suite MRP

X

X X

X

X

X

X

X

X

X

Modifier, Sauvegarder

X

Lancer commande

X

Suivi Supply Chain

x

Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

x

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SupCare

Création commande

X

Ajouter, sauvegarder, modifier, supprimer Commande à lancer

X X

X

X

Modifier

X

Lancer la commande

X

Commandes encours

X

X

Modifier, Sauvegarder,

X

Réception Commande

X

Historique Réception Consulter

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Prélèvement Modifier, sauvegarder

X

Suivi Etiquetage Produits à étiqueter

X

X

X

Sauvegarder, Modifier, Supprimer

X

Affecter N° d'urgence

X

Etiquetage encours

X

Modifier

X

Clôture Etiquetage

X Tableau 3: Droits d’accès des Key-Users

2)

Scénarios interfacés de l’application Pour illustrer un cas d’utilisation concret, j’ai choisi un scénario d’approvisionnement

pour fabrication tout en essayant de toucher les principaux modules de l’application.

*Remarque : Notant que le scénario suivant, explique l’enchainement des opérations concernant deux PF fabriqués (XXXX et YYYY), leur planning de fabrication, le suivi Supply Chain de leur composants et le prélèvement de leur AC I.

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*Données de base XXXX

Composés

XXXX et YYYY

Composants

Besoin de

Types

Stock

Composant

initial

X1

MP

20

10

X2

AC I

3

2

X3

AC II

6

1

composant/

YYYY Quantité

composé

planifié

Besoin de composant/ composé

Quantité planifié

3 25

4

10

1

Tableau 4: Tableau des Données de base du Scénario d'utilisation

a.

Fenêtre d’accueil

L’accès à l’application commence par l’affichage de l’écran suivant, qui sert à identifier le key-user par un Nom et un Mot de passe.

Figure 23: Ecran d'accueil de l’application

b. Ecran Général L’accès à l’application, permet à l’utilisateur de voir la liste des menus de l’application et de naviguer dans chaque menu selon les droits d’accès y appropriés.

Figure 24: Ecran général de l'application Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

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c. Création articles et fournisseurs

Figure 25: Interface de création Articles & Fournisseurs

 Si l’article qu’on va créer nécessite un prélèvement ou bien un suivi MRP, on coche les cases correspondantes au bas de la fenêtre création articles.  Si l’article est un produit fini fabriqué, on le crée et on liste ses composants avec leur quantité dans l’onglet Détail Composé.

e. Saisie du stock des composants : X1, X2, X3 A fin de faciliter la recherche de l’article, on filtre par type article et ou par fournisseur p et on saisie la quantité, son statut (Quarantaine /Libéré), son N° de lot et ses dates de péremption et de fabrication.

Figure 26: Interface de saisie du stock des Composants

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f.Saisie du planning fabrication du produit XXXX et YYYY : La saisie du planning se fait par famille article et par mois.

Figure 27: Interface de saisie du Planning de Fabrication

g. Validation du planning Une fois la saisie est enregistrée, on passe au sous menus « Validation Approvisionnement »

Figure 28: Interface de Validation du Planning d'approvisionnement pour Fabrication

h. Consultation suivi MRP

Le sous menu « Suivi MRP » nous affiche à gauche le besoin par composant (X1, X2 ou X3) selon les plannings des mois qu’on a validés et à droite, la quantité de ce composant qui existe en stock. Dans cette fenêtre on n’a le droit qu’à de consulter et non pas saisir ou bien modifier (voir page suivante).

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Figure 29: Interfaces de Suivi MRP.

i. Lancement Commande suite MRP.  Visualiser le Calcul Stock par rapport au planning saisi. Notons: Calcul Stock = Total Stock composant - ∑ Plannings composant+ Commandes à lancer

Figure 30: Interface du lancement Commande suite MRP (1) Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

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 Saisir la quantité à commander,  Filtrer les lignes par fournisseur,  Lancer la commande par Fournisseur,

Figure 31: Interface du lancement Commande suite MRP (2)

Une fois on lance les lignes de commande groupées par fournisseur, la couleur de la ligne de commande change du jaune en bleu. j.Consultation des commandes à Lancer On procède comme suit :  Filtrer par fournisseur,  Lancer les commandes validées par fournisseurs,  Créer une commande.

Figure 32: Interface Création de la Commande

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k. Consultation des Commandes Encours : A fin de faire le suivi d’approvisionnement, on saisi le détail de la commande (N° Bon de commande, N° de lot,….) avant de valider la réception (Voir la table « détail commande » page 43) Réception de la commande:  Valider la réception,

Figure 33: Interface Validation de la réception

 Saisir les références de réception,

Figure 34: Interface de Saisi des références de réception.

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l. Consultation de l’historique de la réception

Figure 35:Interface liste des réceptions.

m. Suivi prélèvement Les ACI réceptionnés nécessitent un prélèvement, donc on procède comme suit :  Edition de la fiche de la demande de prélèvement : on sélectionne la ligne et on lance l’impression,  Suivi du statut du prélèvement:

Figure 36: Interface suivi de prélèvement

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Conclusion de la deuxième Partie En effet, la mise en ouvre du projet était la phase la plus délicate ou j’ai fait en premier lieu une cartographie des processus existants, puis une analyse des processus retenus dans l’application, ensuite sa conception technique et fonctionnelle englobant tous ses modules (Planning, Suivi Supply Chain, Suivi Prélévement et Suivi Etiquetage). Ainsi, après la réalisation de « Intelligent Procurement » par l’Ingénieur informatique, j’ai traité les phases suivantes à savoir : l’installation de l’application finale, la formation de ses Key-user et sa mise en exploitation.

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Planning GANTT réel

Figure 37: Diagramme GANTT Réel

L’écart entre le planning prévisionnel et réel est du à plusieurs contraintes qui ont survenus, je cite : 

Dans l’étape de lancement du projet : l’écart est du à la non disponibilité du maitre

d’ouvrage pour valider La cartographie des processus 

Dans l’étape réalisation, l’écart est dû à une sous estimation de la durée de

programmation de l’application de la part de l’ingénieur informatique qui n’attendais pas à une application aussi complexe que « Intelligent Procurement ». Ce qui a engendré par la suite, l’aboutissement de l’application en retard (dans la dernière semaine de stage), testée mais pas encore mise en place. Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

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Apport de l’application Le test des quatre modules finalisés de l’application « Intelligent Procurement » a confirmé ses apports prévisionnels, et cela en réalisant une économie de 62 % du temps de traitement des tâches automatisées. Ainsi, a fin de mieux toucher cet apport, j’ai réalisé un schéma de comparaison entre l’état actuel et futur en regroupant les tâches automatisées, leur nature en terme de valeur Ajoutée, et leur durée de traitement (en heures).

L’Apport du projet sur l’optimisation de la durée d’exécution des opérations de suivi de Supply Chain BEFORE

Grace à l’automatisation du process par un SI de suivi de supply Chain

Planification d’approvisionnement: Besoin MRP/ Net Planning/ Gross Planning

Création d’une nouvelle ligne de commande

V.A.

N.S.V.A

1H

0.5 H

Délai de passation de commande et de Validation du BC

Délai de livraison Suivi du flux d’information Supply Chain

N.S.V.A 0.8 H

V.A.

N.S.V.A

N.S.V.A

0.25 H

0.5 H

0,1

3

2 1,5 1

1,8

1,25

1,2 0,65

0,5

0,1 0,05

0,5 0

Durée V.A.

Durée N.S.V.A

Durée S.V.A

Suivi Etiquetage

0.1 H

3,15

3,5

Suivi des prélèvements

S.V.A

Apport du projet sur l'optimisation de durée d'exécution des opérations de suivi de Supply Chain

2,5

Création et Edition de la demande de prélèvement

Enregistrement des réceptions

Durée totale

Nbr d'heure Moyen / commande de l'ancienne cartographie Nbr d'heure moyen/ commande de la nouvelle cartographie

NEW

AFTER

Planification d’approvisionnement: Besoin MRP/ Net Planning/ Gross Planning

Création d’une nouvelle ligne de commande

Délai de passation de commande et de Validation du BC

Délai de livraison

Enregistrement des réceptions

Suivi du flux d’information Supply Chain

Création et Edition de la demande de prélévement

Suivi des prélèvements

Suivi Etiquetage

V.A.

N.S.V.A

N.S.V.A

S.V.A

V.A.

N.S.V.A

N.S.V.A

0.6 H

0H

0.2 H

0.05 H

0.05 H

0.3 H

0,05H

V.A : Valeur Ajoutée. S.V.A : Sans valeur Ajoutée. N.S.V.A: Necessaire mais sans V.A Durée de l’opération

: Enregistrement manuel : Enregistrement par système

Suivi des indicateurs de performance

: Délai : Planification

: Opération

Figure 38: Apport de l'applicationen économie de temps de traitement d l'information

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Discussion et Perspectives. Management du changement « Intelligent Procurement » n’est qu’un moyen au service de l’organisation, l’essentiel c’est l’organisation elle-même. A cet égard, quelques soit l’apport de mon application, elle ne sera rentable, que lorsque ses Key-users ciblés acceptent de l’utiliser. Certes, l’application présente un changement radical, en termes d’outils utilisés de saisie et de partage des données, mais l’économie qu’elle réalise a éclipsé la gravité du changement et les futurs Key-users ont approuvé leur accord, pour avoir une formation sur les nouvelles pratiques et utiliser ce nouveau système d’information prochainement.

Perspectives « Intelligent Procurement » n’est pas encore une application entièrement aboutie, c’est un produit qui est dans sa dernière phase d’élaboration avant la phase d’exploitation finale, ce qui en nécessite un développement et une re-analyse perpétuelle. Ainsi, l’utilisation permanente d’une nouvelle application fait inévitablement surgir des besoins supplémentaires. A cet égard les événements des prochaines semaines (à partir de la semaine du 5 Juillet 2010) présentent la phase de la mise en place finale de « Intelligent procurement ». Tout d'abord, la finalisation du module « Tableaux de bords » qu’on a tracé ses objectifs, puis l’installation de l’application finale, ensuite la formation de ses Key-user et enfin l’analyse et la vérification de ses spécificités durant sa mise en exploitation.

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CONCLUSION GENERALE Le problème d’approvisionnement de la société SupCare est du principalement à l’utilisation des outils hétérogènes pour l’échange d’information et au traitement manuel des données. Ce qui provoque une circulation incomplète et moins fiable du flux d’information. A fin de remédier à ce problème, j’ai proposé un système d’information représenté par une application informatique qu’on a intitulé « Intelligent Procurement».Cette dernière englobe quatre modules principaux gérant : les planifications d’importation, les planifications MRP, le suivi des commandes fournisseurs (étrangers et locaux), le suivi du prélèvement pour contrôle qualité et le suivi d’étiquetage des produits finis importés. Ainsi, ce projet s’est déroulé comme suit :  L’étude de l’existant via la cartographie de tous les processus opérationnels et l’analyse du workflow gérée par l’application,  La conception technique en utilisant l’outil Merise,  La modélisation du comportement des modules de l’application via des DST,  La réalisation de l’application finale «Intelligent Procurement » par l’ingénieur informatique,  L’affectation des droits d’accès des utilisateurs de l’application réalisée,  Le test de « Intelligent Procurement » et la planification des étapes d’installation, de formation des utilisateurs et de mise en exploitation,  La validation de l’application de la part du maitre d’ouvrage.

Ainsi, on a réussit, ensemble, le concepteur et le développeur, une application rentable qui saura faire sa place et se montrer indispensable dans le quotidien de la division SC & TechOps. En effet, le test de « Intelligent procurement » a confirmé ses apports prévisionnels et ce, en réalisant une économie de plus de 62 % du temps de traitement des tâches qu’on a automatisées.

Le présent rapport explique ma démarche dans la réalisation d'un tel travail. Il sera utile, je l’espère, à tous ceux qui voudront, à leur tour, s'attaquer à un projet similaire.

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ANNEXES

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ANNEXE 1 : Généralités sur le MRP A. Définition Le MRP (Manufacturing Ressources Plannings : 1965-1979) est un système de gestion prévisionnelle de la production permettant de coordonner les achats de matières premières et de composants, les capacités en ressources matérielles et humaines ainsi que le plan directeur de production. Il permet donc de gérer les constituants et les capacités nécessaires à la fabrication d’un produit fini. MRP permet alors de répondre aux questions suivantes: 1. Quel produit? 2. Pour quand? 3. Combien? 4. Est-ce que j’ai la capacité de le faire? 5. Avec quel délai? 6. Avec quelle priorité?

7. A quel prix?

B. Méthode de calcul du besoin Pour calculer les besoins, l’entreprise doit posséder les données suivantes: •

Les prévisions de vente.

•

Les stocks et les en-cours .

•

Les gammes de fabrication .

•

Les nomenclatures des produits .

Et ce la en enchainant les 3 étapes de calcul de besoin suivantes : •

Calcul du besoin brut en additionnant le besoin indépendant (Pièces détachées pour le service après-vente par exemple) aux besoins générés (Besoins dépendants générés par les sous-ensembles qui se situent à un niveau supérieur de la nomenclature).

•

2. Calcul du stock disponible en additionnant le stock physique disponible ( Stock moins le stock de sécurité) aux entrées prévues.

•

3. Calcul du besoin net en effectuant la différence entre le besoin brut et le stock disponible.

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C. Avantages & Inconvénients MRP : Avantages : •

Réduction des stocks et des en-cours.

•

Amélioration du service des clients.

•

Réponse plus rapide dans les cas de modification dans la stratégie de l’entreprise ou dans la modification des demandes.

•

Amélioration de la productivité.

•

Meilleure utilisation des ressources.

MRP : Inconvenients : •

Longueur de l'horizon de planification et incapacité des agents de planning à établir des prévisions précises concernant la demande pour la fin de cet horizon.

•

Tendance à allonger les délais et augmenter les stocks.

•

MRP part du principe que le délai est connu avant que ne soit établi le programme directeur de production qui est indépendant de la taille du lot.

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ANNEXE 2 : Annexe Processus Approvisionnement.

Processus: Approvisionement Référence process: PSC-01

31/05/2010

Responsable du process: Responsable Supply Chain.

Annexe (I-1-*) APO est un logiciel de coordination entre les differents filiale mère avec la filiale au Maroc. (I-2-*) pour lancer la production, La maison mère se base sur le stock du Mapics (SI) de chaque fin de mois.. (I-4-*)La vérification des BA se fait comme suit :  Une vérification de la conformité des résultats de tous les tests  Une vérification des N° de spécifications+ N° de contrôle en se basant sur la dernière mise à jour des spécifications.  Une vérification de la date de fabrication & la date de péremption.  S’il s’agit d’un changement de spécification, il faut le réclamer au près des affaires règlementaires.  Si la date d’aujourd’hui > la date de fabrication d’une durée de 6 mois, il faut présenter le BA au responsable Qualité pour validation avant de le donner au pharmacien responsable pour signature. (I-5-*) le Bon de commande dans ce cas n’est pas nécessaire, pour procéder à la facturation de l’arrivage, mais il est établi juste pour se baser sur son N° pour réceptionner les produits sur Système Mapics. (II-1-*) Pour faire le planning de fin de mois, on se base sur les prévisions de vente+ Stock fin de mois. (II-2-*) Pour passer une commande, on fait une demande d’achat DA, qui suit un processus de validation et qui finit par l’édition d’un Bon de commande BC. Pour l’envoi du Bon de commande, on le scan et on l’envoi juste par e-mail en demandant la date de livraison. (III-*) Le besoin selon MRP, se base surtout sur le stock façonnier de fabrication et sur le forcast ( Prévisions des Business Unit). (III-2-*) l’envoi du BC se fait par faxe suivi d’une notification par e-mail, en demandant la date de livraison. (I-II-III-*) le fichier de suivi Supply Chain, est un fichier de base pour les commandes filiales mères, ainsi que pour les autres fournisseurs locaux. Il doit être mis à jour après chaque opération faite et il doit contenir l’historique des commandes livrées+ commandes en cours.

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ANNEXE 3 : Annexe Processus Réception et Mise en Stock.

Processus: Réception et Mise en stock Référence process: PSC -02 Responsable du process: Responsable Supply Chain

06/06/2010

Annexe (I-3 *)La vérification du BR faxé se fait au niveau de la date de péremption du lot (pour les PF) et le N° de lot fournisseur et le code article. ( I-3-a *) Lors de l’actualisation du fichier suivi de la commande, on vérifie, le N° de commande, Les N° de lots Fournisseurs, la Quantité livré/ la Quantité réceptionné, et on mentionne la date de livraison. (I-5-a *) dans le cas d’un PF importé, le BR (blanc) est destiné au chargé transit, sinon, s’il s’agit des AC II (fournisseur local) réceptionnés au niveau du magasin AH, dans ce cas, le BR est envoyé à la chargé des Achats. (I-5-b *) Lors de l’enregistrement de la réception du PF dans le registre, le N° de lot approprié par l’entreprise est le même N° de lot Fournisseur. Sinon, s’il s’agit des AC livrés au niveau du magasin de distribution(AH), le N° d’analyse est affecté par ordre chronologique, selon la dernière livraison à (exemple AC012/ Année ) (I-7 *) faire attention à l’ordre de priorité et d’urgence d’étiquetage, lors de l’actualisation du fichier suivi d’étiquetage. (I-7-c *) : toutes les copies des BA se présentent à la fin de chaque mois au près de la chargée des affaires réglementaires.

(*) L’étiquetage (Voir fichier suivi d’étiquetage) se fait au niveau de deux locaux, selon le produit et cela suivant la répartition suivante : -XXX+ YYY>> Etiquetage au Magasin, et pour procéder à l’étiquetage, il faut envoyer et le dossier de lot et les BA (copie conforme à l’origine) des produits au chargé étiquetage du magasin. -Pour les autres produits, l’étiquetage se fait au niveau du façonnier Contrôle & Étiquetage, et la on envoi juste les BA( copie conforme à l’origine). (II-6*) Lors de l’enregistrement de la réception des AC ou bien des MP qui sont des produits réceptionnés chez le façonnier de fabrication qui établie un N° d’analyse. Sinon dans le cas de réception d’un vrac, le numéro de lot approprié est donné par ordre chronologique en se basant sur le dernier N° de lot fabriqué. (II-6-b*) :s’il s’agit d’une réception des MP/PSF importés, on envoie le BR blanc au chargé transit, sinon dans le cas d’un fournisseur local, on l’envoie à la chargée des Achats (II-7*) ; S’il s’agit d’un AC I, on enregistre la réception, on note le besoin sur le BR et on procède à la demande de prélèvement (suivi par l’assistante qualité), et on ne classe pas le certificat d’analyse original (voir Process Contrôle Qualité MP+ ACI). BR= Bon de réception. BA= Bulletin d’analyse. XXX & YYY= Produits de l’entreprise

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ANNEXE 4 : Annexe Processus Contrôle Qualité MP & AC I

Processus: Contrôle Qualité MP + AC I Référence process: PSC-03-A

16/06/2010

Responsable du process: Responsable Qualité.

Annexe (I-2-*) Dans tous les cas, le prélèvement se fait juste au niveau du façonnier Novartis, sauf pour le cas de des produits PMX que le contrôle se fait par les techniciens du labo de l’entreprise + par le façonnier de Fabrication. (II-1-*) Pour vérifier les certificats d’analyse, il faut faire attention à la date de fabrication.

(II-2-*) Pour déterminer la Quantité à prélever, on se base sur le document des normes de prélèvement, selon les tranches de quantité reçue.

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ANNEXE 5 : Annexe Processus Contrôle Qualité des AC II

Processus: Contrôle Qualité des articles de conditionnement secondaires (AC II) Référence process: PSC-03-B Responsable du process: Responsable Assurance Qualité.

06/06/2010

Annexe I-1) Pour le cas des ACII livrés au magasin de distribution, le responsable logistique est chargé de remettre les BA au technicien Labo. Dans le cas des AC II livrés au façonnier de fabrication, que son magasinier Novartis est le chargé de cette opération.

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ANNEXE 6 : Annexe Processus Production.

Processus : Production. Référence process: PSC-04

01/06/2010

Responsable du process: Responsable Supply Chain

Annexe

(*) Pour le produit XXX(Vrac), le façonnier est Polymedic, et Novartis pour les autres articles Vrac.

(II-1-*) pour étudier la faisabilité et la disponibilité de tous les composants entrant dans le process de production en se basant sur le stock disponible dont le statut est conforme ou bien en quarantaine. (II-4-*) Les rapports de production doivent êtres envoyé par Novartis/ façonnier de fabrication, au responsable Supply Chain au fur et à mesure de la fabrication, et cela pour superviser la production et faire le nécessaire en cas de problèmes (II-5-*) Le bon de commande Novartis, se base sur une vérification de la facture par rapport au devis de façonnage.

Automatisation des flux d’information de la chaine d’approvisionnement

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ENSA-Tanger

SupCare

Bibliographie - DEIXONNE Jean-Luc, « Piloter un projet ERP », Dunod, 2006

- VALLIN Philippe, « La Logistique, Modèles et méthodes du pilotage des flux », Collection Technique de Gestion, 2006

- ROQUES pascal, VALLE Franck, « Use case UML en action, de l’analyse des besoins à la conception », Eyrolles, 2005

Sitographie - Moteur de recherche: www.google.com.

- http://www.agilemodeling.com/artifacts/sequenceDiagram.htm.

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