R e S T A U R A N T [PDF]

Zitiervorschau

Manual utilizare software restaurant

Grand Chef

Introducere si prezentare Acest program a fost gandit si conceput pentru a sprijini si usura activitatea managerilor de restaurante, baruri, pensiuni, oferind o deosebita flexibilitate in configurare si adaptare in functie de necesitatile fiecaruia precum si o deosebita usurinta in utilizare. Principalele functii oferite de acest program sunt: 1 Configurarea salilor si meselor sub forma dorita; 2 Adaugare, editare produse in meniu si adaugare, editare retete pentru fiecare produs; 3 Adaugare, editare materii prime, receptii, iesiri si posibilitatea efectuarii de inventare; 4 Posibilitatea crearii unei baze de date cu clienti fideli si managementul fiecaruia in parte; 5 Se pot defini diverse tipuri de reduceri care se pot aplica pentru diferite produse si tipuri de produse, precum si posibilitatea de a defini preturi cu adaos atat procentual cat si valoric; 6 Gestionarea separata, pe drepturi a fiecarui utilizator al acestui program (ospatari, barmani, sefi de sala…); 7 Posibilitatea definirii mai multor tipuri de plata (CEC, card bancar...); 8 Comunicatie directa cu casa de marcat fiscala, nemaifiind necesara introducerea datelor de catre utilizator; 9 Posibilitatea de a urmari cu ajutorul rapoartelor toate datele despre vanzari, utilizatori, materii prime, stocuri, intrari, iesiri, produse expirate, stocuri critice, date despre clientii fideli inregistrati in baza de date; 10 Modulul de vanzare pentru barmani/ospatari a fost conceput pentru a putea fi utilizat de oricine, acesta remarcandu-se printr-o deosebita usurinta in utilizare;

2

CONFIGURAREA SALILOR SI MESELOR Pentru modificarea configuratiei salilor si a meselor in sali se va accesa meniul Config apoi optiunea Dispunere.

Va aparea o fereastra din care se va alege configuratia curenta, implicit fiind RESTAURANT. Dupa alegerea configuratiei dorite se ajunge in modul editare mese care se prezinta sub forma din figura:

Aici aveti posibilitatea de a adauga/edita/sterge mese, de a le aseza in configuratia dorita, precum si de a defini forma si marimea lor. Acest lucru se poate realiza prin selectia mesei/meselor dorite si apasarea butonului PROPRIETATI MASA.

3

Dupa alegerea optiunilor dorite se va apasa butonul SALVARE, memorandu-se astfel modificarile facute. Pentru a adauga mese in sala se da un click de mouse (sau apasare pe touchscreen) intr-o zona libera, masa nou creata avand numarul ultimei mese desenate +1. La terminarea adaugarii si configurarii meselor se va apasa butonul SALVARE de pe bara de butoane din partea superioara, salvandu-se astfel configuratia aleasa. Prentru a iesi din modul editare se va apasa INCHIDE FEREASTRA. In meniul CONFIG mai exista 2 optiuni SALI si CONFIGURATII, aici putandu-se adauga/sterge sali din configuratia curenta sau adauga/sterge configuratii.

4

PRODUSE Aceasta functie a programului permite adaugarea, editarea sau stergerea de produse si categorii de produse, precum si variante de vanzare a produselor existente (de ex.: cu adaos, reducere sau produse cu anumite preferinte la vanzare (aluat de pizza pufos, coca-cola cu gheata…)). Pentru a putea adauga produse in lista este necesar in prima etapa sa se defineasca CATEGORII DE PRODUSE.

Dupa alegerea acestei optiuni se va deschide o fereastra in care sunt afisate (daca au fost definite) categoriile de produse.

5

Pentru a adauga o categorie noua se va apasa butonul ADAUGARE. In fereastra nou deschisa se va defini numele noii categorii (de ex.: RACORITOARE, VINURI, PREPARATE DE PESTE,…)

Optiunea CATEGORIE PARINTE este utila daca se doreste incadrarea categoriei nou definite intr-o categorie existenta (de exemplu in categoria parinte ALCOOLICE se pot defini urmatoarele subcategorii: VODCA, LICHIOR, COGNAC,… ). In aceasta situatie, lista cu categoriile definite ar putea arata ca in figura de mai jos:

Dupa terminarea adaugarii categoriilor de produse se va trece la adaugarea de produse. Acest lucru se realizeaza prin accesarea optiunii PRODUSE din meniul PRODUSE. 6

Similar ca la adaugarea categoriilor de produse in fereastra deschisa pentru a adauga produse se va apasa butonul ADAUGARE. In aceasta fereasta avem urmatoarele optiuni la dispozitie:

-

nume scurt: denumirea produsului, asa cum va aparea in meniul de vanzare; categorie: categoria din care face parte produsul respectiv; pret de vanzare: pretul cu care se vinde clientului produsul; departament: departamentul din care face parte produsul (de ex: produsul CIORBA se va alege la departamentul BUCATARIE, COCA-COLA la BAR,...). Tot in aceasta fereastra, la sectiunea INGREDIENTE exista posiblitatea de a se defini o reteta pentru produsul respectiv, aceasta functie fiind utila atunci cand se doreste o evidenta a stocurilor de materii prime. Pentru a putea defini retete pentru un produs vor trebui definite intai materiile prime, acesta fiind subiectul capitolului urmator.

7

Pentru definirea unei retete pentru produsul curent se alege optiunea INGREDIENTE, apoi se apasa butonul ADAUGARE, dupa care va aparea o fereastra cu materiile prime definite. Spre exemplu pentru crearea unei retete pentru produsul COCA-COLA vom alege ca ingredient o sticla de COCA-COLA. Prin vanzarea produsului COCA-COLA din stoc se va scadea acea sticla. Deci pentru evidentierea stocurilor este necesara definirea retetelor pentru produsele vandute in caz contrar programul nu va sti ce sa scada din stoc in momentul vanzarii unui produs. Dupa ce se adauga toate ingredientele care fac parte din reteta produsului respectiv se va apasa butonul SALVARE, realizandu-se memorarea retetei pentru produsul respectiv. Tot in meniul PRODUSE avem la dispozitie inca trei optiuni: - VARIANTE; - PREFERINTE; - TIPURI DE TARIFE.

8

Optiunea VARIANTE se poate folosi pentru definirea unui pret de vanzare cu adaos procentual sau valoric predefinit pentru o anumita categorie de produse.

Pentru ca aceasta optiune sa functioneze este necesar sa se aleaga categoria pe care se va aplica acest tarif, se va da o denumire sugestiva pentru tariful ales si se va defini un adaos fie procentual, fie valoric. La sfarsit se va apasa butonul SALVARE. Optiunea PREFERINTE este utila pentru a se defini una sau mai multe preferinte pentru un produs sau o categorie de produse. Atunci cand se va vinde un produs din categoria selectata, alaturi de produsul din comanda intr-o coloana din partea dreapta vor aparea optiunile definite aici care vor putea fi selectare pentru fiecare produs in parte de pe comanda cu ajutorul unor casute de bifare.

9

Optiunea TIPURI DE TARIFE poate fi folosita pentru a se defini un anumit tip de tarifare, atat cu adaos cat si cu reducere pentru un produs sau o clasa de produse.

Aceste tipuri de tarife se vor regasi la efectuarea unei comenzi, existand posibilitatea de a selecta unul din tipurile de tarife definite in functie de necesitati.

10

Materii In aceasta sectiune a programului intalnim urmatoarele rubrici:


Adaugare materie prima




Materii prime




Categorii materii prime




Vizualizare stocuri curente




Inventare materii prime




Materii prime inventariate




Intrari materii prime




Iesiri materii prime




Consumuri materii prime

11

•

Pentru a adauga noua materie prima in baza de date se da click pe butonul ADAUGARE MATERIE PRIMA.

Se va deschide o pagina ca in imaginea urmatoare, unde se vor completa datele referitoare la materia prima.

La final se da click pe butonul SALVARE. * In cazul in care gestiunea se tine la pretul de vanzare se da click si pe butonul PRET DE VANZARE.

12

In fereastra nou deschisa se da click pe butonul CAUTARE PRODUS si se alege din lista produsul corespunzator. La final se da click pe butonul CONFIRMARE. •

Pentru a vizualiza materiile prime sau pentru a face o modificare referitoare la acestea (ex.: modificarea denumirii, a pretului, a categoriei, etc) se da click pe optiunea Materii prime.

In fereastra nou deschisa apare afisata lista materiilor prime, o bara de butoane si doua filtre. Pentru a vedea materiile prime doar dintr-o categorie anume, se alege acea categorie.

13

Cel de-al doilea filtru este unul generic. Se da click pe filtru apoi se completeaza criteriul de filtrare.

Pentru a modifica informatiile generale despre o materie prima se da click pe acea materie apoi click pe butonul EDITARE.

•

Pentru a vizualiza, a adauga sau a modifica o categorie se da click pe optiunea Categorii materii prime.

14

•

Pentru a vizualiza stocurile se va selecta optiunea Vizualizare stocuri curente.

Pe aceasta pagina avem disponibile diferite filtre de vizualizare a stocurilor.

Pentru a vizualiza stocurile materiilor prime doar dintr-o anumita gestiune, se da click pe gestiunea dorita.

15

Pentru a vizualiza stocurile materiilor prime dintr-o categorie anume, se da click pe acea categorie.

Pentru a vizualiza stocurile unei anumite materii prime, se alege materia prima respectiva.

Pe aceeasi pagina avem la dispozitie si un filtru generic unde putem introduce criteriul de filtrare.

16

•

Pentru a inregistra un inventar se acceseaza optiunea Inventare materii prime.

Pe pagina nou deschisa sunt afisate inventarele efectuate, doua filtre (perioada si gestiune), precum si o bara de butoane.

Pentru a vizualiza inventarele efectuate intr-o anumita perioada, se va alege intervalul de timp dorit cu ajutorul calendarelor.

Pentru a vizualiza inventarele dintr-o anumita gestiune, se va alege gestiunea dorita.

17

Pentru a inregistra un inventar pentru toate materiile prime existente in baza de date: a) se da click pe butonul ADAUGARE;

b) se alege gestiunea; c) se da click pe butonul MATERII PRIME INVENTARIATE (cel de langa butonul Informatii generale);

18

d) se da click pe butonul TOATE:

e) apoi se da click pe butonul TOATE din urmatoarea fereastra;

f) se da click pe fiecare materie prima (in dreptul coloanei denumita Stoc faptic) si se completeaza valoarea corespunzatoare;

g) la final se da click pe butonul SALVARE.

19

•

In cazul materiilor prime cu preturi multiple:



•

in partea dreapta este afisata o detaliere in functie de preturile materiei prime; se da click in dreptul coloanei Faptic si se completeaza cantitatea corespunzatoare fiecarui pret;

Exemplu: in partea stanga a ferestrei de mai jos sunt afisate: Materia prima: Absolut blue, Stoc faptic: 56 iar in partea dreapta, in coloana Pret: 14, 47.31, 55, 88 – preturi multiple la aceeasi materie prima; se va completa cantitatea in dreptul coloanei Faptic.




la final se da click pe butonul SALVARE.

20

•

Pentru a vizualiza materiile prime care au fost inventariate se acceseaza optiunea Materii prime inventariate.

Pe pagina nou deschisa apar diferite filtre de vizualizare a materiilor inventariate.

21

prime

Pentru a vizualiza materiile prime inventariate intr-o anumita perioada, se da click pe calendare si se alege perioada dorita.

Pentru a vizualiza materiile prime inventariate dintr-o gestiune, se da click pe gestiunea vizata.

Pentru a vizualiza materiile prime inventariate doar pentru o anumita categorie se alege categoria respectiva. Pentru a vizualiza inventarele realizate pentru o anumita materie prima se alege materia prima dorita din lista de materii. •

Pentru a vizualiza intrarile de materii prime se acceseaza optiunea Intrari materii prime.

Pe pagina nou deschisa apar atat filtre de vizualizare cat si o bara de butoane.

22

Filtrele de vizualizare a intrarilor de materii prime:

Bara de butoane cu ajutorul careia adaugam noi intrari de materii prime:

Pentru a adauga o intrare se da click pe butonul Adaugare.

•

Pentru a vizualiza iesirile de materii prime, se acceseaza optiunea Iesiri materii prime.

Pe pagina nou deschisa, in partea de sus apar filtre de vizualizare a iesirilor de materii prime (filtre pentru perioada, gestiune, categorie, precum si materie prima).

Pentru a realiza o iesire de materie prima se da click pe butonul ADAUGARE ce se afla in bara de butoane din partea de jos a paginii.

23

Nir Aceasta sectiune a programului este utila pentru:








definirea gestiunilor; introducerea furnizorilor; denumirea tipurilor de documente, tipurilor de intrari si tipurilor de iesiri; stabilire si configurare: sali - departamente - gestiuni; generarea documentelor atat pentru intrari, iesiri cat si pentru transferuri de materii prime; efectuarea intrarilor si iesirilor de marfa; transferul de materii prime dintr-o gestiune in alta.

Pentru a ajunge la aceasta sectiune se va apasa butonul NIR din partea superioara a programului.

Se va deschide o lista cu urmatoarele optiuni:

• • • • • • •

Documente de intrare Note de intrare receptie Intrari materii prime Documente de iesire Iesiri materii prime Documente de transfer

• • • • • •

Gestiuni Configurare sali-departamente-gestiuni Furnizori Tipuri de documente Tipuri de intrari Tipuri de iesire

Transferuri materii prime

24

Click pe N I R

◙ Accesand optiunea Gestiuni se va deschide o noua pagina unde sunt afisate gestiunile restaurantului. Aici avem posibilitatea de a adauga, edita sau sterge o gestiune. Click pe Gestiuni

◙ Pentru a adauga o gestiune, se da click pe butonul ADAUGARE. 25

Pe pagina nou deschisa:





se va completa campul Denumire cu denumirea noii gestiuni; N U se da click in patratelul gol din dreptul Stoc la pret de vanzare;

N U se da click in patratelul gol din dreptul Externa; N U se scrie nimic in dreptul campului IP.





la final, se da click pe butonul SALVARE; astfel se pot defini in program toate gestiunile (ca denumire).

26

◙ Pentru a edita denumirea unei gestiuni deja existente, se da click pe gestiunea respectiva (pentru a o selecta) apoi click pe butonul EDITARE.




se sterge denumirea gestiunii (in cazul de fata “Restaurant” ) si se va scrie noua denumire;




in final, se da click pe butonul SALVARE.

27

◙ Pentru a sterge o gestiune, se da click pe gestiune apoi pe butonul STERGERE
acest lucru este posibil doar daca in acea gestiune nu se afla materii prime;
in cazul in care exista materii prime alocate acelei gestiuni, va aparea mesajul:

◙ O alta optiune foarte importanta ce se gaseste in sectiunea NIR este: Configurare sali - departamente- gestiuni Aici stabilim din ce gestiune se vor scadea materiile prime (in momentul vanzarii produselor) in functie de sala si departament. Click pe NIR, apoi click pe Configurare sali-departamente-gestiuni.

Pe pagina nou deschisa sunt trei coloane: Sala, Departament si Gestiune, in care se regasesc salile, departamentele si gestiunile definite in program. 28

◙ Pentru a defini cate o gestiune la fiecare sala si departament in parte, se da click in coloana Gestiune.

Din lista de gestiuni, se alege cea dorita pentru sala si departamentul respectiv. Exemplu nr.1: pentru Sala 0, departamentul Bar, alegem gestiunea denumita Bar 01

29

Exemplu nr.2: pentru Sala 2, departament Bucatarie, alegem gestiunea denumita Magazie.

Dupa ce s-a alocat cate o gestiune fiecarei sali in parte, in functie si de departament, se da click pe butonul CONFIRMARE.

◙ Pentru introducerea furnizorilor in program se acceseaza optiunea

Furnizori

30

Pe pagina nou deschisa se gaseste o lista cu furnizorii introdusi in program si o bara de butoane: Inchide fereastra/ Adaugare / Editare/ Stergere/ Cautare/ Actualizare.

Pentru a adauga un furnizor, click pe butonul ADAUGARE.

In fereastra nou deschisa se completeaza datele furnizorului. Se da click si pe Contact, Conturi bancare si Observatii (daca e cazul).

31

La Informatii generale se completeaza campurile Denumire, Cod fiscal, Nr.registru comert, apoi se aleg din lista judetul si localitatea.

Pentru a adauga un judet nou sau o localitate se da click pe foita alba de langa lupa.

Dupa completarea datelor din aceasta fereastra, se da click pe Contact.

La Contact se completeaza campurile Adresa, Telefon si Adresa de email.

32

Dupa completarea acestor informatii, se da click pe Conturi bancare. La Conturi bancare se da click pe butonul ADAUGARE.

Atentie: daca nu se da click pe butonul ADAUGARE, sub Cont bancar si Banca nu va aparea nici un rand si prin urmare nu se pot introduce contul si banca (ex. in imaginea urmatoare).

Dupa ce se da click pe butonul ADAUGARE:
se da click in spatiul de sub Cont bancar, pentru a completa contul;
se da click in spatial de sub Banca, pentru a alege banca sau click pe butonul BANCA NOUA pentru a adauga denumirea bancii.

33

Daca se da click pe butonul BANCA NOUA se deschide o fereastra ca in imaginea urmatoare:

Se completeaza campul Denumire, apoi se alege localitatea. In final, se da click pe butonul CONFIRMARE. Dupa completarea tuturor datelor despre furnizor se da click pe butonul SALVARE. Astfel furnizorul este introdus in baza de date a programului.

◙ Pentru a modifica datele unui furnizor se da click pe furnizorul respectiv apoi click pe butonul EDITARE. Astfel se pot sterge unele date si inlocuit cu cele noi.

◙ Pentru a scoate un furnizor din baza de date se da click pe furnizorul respectiv apoi click pe butonul STERGERE.

Atentie : un furnizor introdus in program si utilizat la intrari sau iesiri de materii prime nu poate fi sters insa poate fi reeditat. Se da click pe furnizor apoi se da click pe butonul EDITARE. Se sterg toate datele furnizorului si sunt introduse datele altui furnizor nou. La final se da click pe butonul SALVARE. Astfel poate fi scos din lista unul din furnizori.

◙ Pentru a introduce tipurile de documente se acceseaza optiunea Tipuri de documente.

34

Pe pagina nou deschisa se gasesc tipurile de documente introduse in program iar in partea de jos o grila de butoane. Cu ajutorul acestora se pot adauga/ edita/ sterge documente (ca denumire).

◙ Pentru a adauga un tip de document se da click pe butonul ADAUGARE.

35

In fereastra nou deschisa se completeaza campul Denumire apoi se da click pe butonul SALVARE. ◙ Pentru a modifica denumirea unui tip de document, se da click pe acea denumire apoi click pe butonul EDITARE.

◙ Pentru a sterge unul din tipurile de documente se procedeaza ca si in cazul furnizorilor: se reediteaza. Se da click pe tipul de document apoi click pe butonul EDITARE.

◙ Pentru a introduce tipurile de intrari (ca denumire) se acceseaza optiunea Tipuri de intrari.

Pe pagina nou deschisa sunt afisate tipurile de intrari definite in program, iar in partea de jos o bara de butoane Adaugare/ Editare/ Stergere.

36

◙ Pentru a adauga un tip de intrare se da click pe butonul ADAUGARE.

In fereastra nou deschisa se completeaza campul Denumire apoi se da click pe butonul SALVARE. ◙ Pentru a modifica denumirea unui tip de intrare, se da click pe denumirea respectiva apoi click pe butonul EDITARE. Dupa ce modificarea a fost facuta se da click pe butonul SALVARE.

◙ Pentru a sterge un tip de intrare se da click pe tipul de intrare apoi click pe butonul STERGERE. Daca acel tip de intrare a fost utilizat in trecut, nu se poate sterge ci se reediteaza ca si in cazurile precedente.

37

◙ Pentru a introduce tipurile de iesiri (ca denumire) se acceseaza optiunea Tipuri de iesiri.

Pe pagina nou deschisa sunt afisate tipurile de iesiri definite in program, iar in partea de jos o bara de butoane. Cu ajutorul butoanelor se pot adauga/ edita/ sterge tipuri de iesiri.

38

◙ Pentru a adauga un tip de iesire se da click pe butonul ADAUGARE. In fereastra nou deschisa se completeaza campul Denumire. In final se da click pe butonul SALVARE.

Denumirea tipului de iesire poate fi oricare de ex: Expirate, Iesiri diverse,etc.

◙ Pentru a modifica denumirea unui tip de iesire se da click pe tipul respectiv de iesire, apoi click pe butonul EDITARE.

◙ Pentru a sterge un tip de iesire se da click pe tipul de iesire apoi click pe butonul STERGERE. Daca acel tip de iesire a fost utilizat in trecut, nu se poate sterge ci se reediteaza ca si in cazurile precedente.

Dupa ce se definesc in program gestiunile, tipurile de documente, tipurile de intrari si iesiri precum si configurarile salilor si a departamentelor pe gestiuni se pot face NIR-uri, intrari, iesiri si transferuri.

39

◙ Pentru a face intrarea de materii prime avem la dispozitie trei variante: A. Documente de intrare B. Note de intrare receptie C. Intrari materii prime

A. Documente de intrare * NIR-ul este generat automat daca intrarea de materii prime se face alegand optiunea Documente de intrare. * Gestiunea poate fi aleasa la fiecare materie prima in parte, in momentul adaugarii.

40

Click pe NIR apoi click pe Documente de intrare.

Pe pagina nou deschisa ( imaginea de mai sus) avem: filtre de cautare a intrarilor; lista cu toate intrarile efectuate; o bara de butoane: Inchide fereastra/ Adaugare/ Editare/ Stergere/ Cautare/ Actualizare si Tiparire. Filtrele de cautare se gasesc in partea de sus a paginii.




Folosind filtrele se pot vizualiza:
toate intrarile dintr-o anumita perioada;
toate intrarile de un anumit tip;
toate intrarile de la un anumit furnizor.

41

◙ Pentru a incarca stocul cu materii prime se da click pe butonul ADAUGARE. Se va deschide o fereastra ca in imaginea urmatoare.

Se completeaza campurile:





Tip de document (alegand din lista); Serie document; Nr. Document; Tip de intrare (alegand din lista);






campul Gestiune nu se completeaza; Furnizor (alegand din lista sau adaugand); Total cu TVA.

42

Dupa completarea campurilor de la Informatii generale se da click pe Intrari materii prime.

Pe pagina nou deschisa se da click pe butonul ADAUGARE.

43

Se alege Gestiunea, Materia prima si Cantitatea primita. Se verifica pretul de achizitie si se da click pe butonul CONFIRMARE. Se procedeaza astfel cu fiecare materie in parte.

Dupa ce se adauga fiecare materie prima se da click pe butonul SALVARE. ◙ Pentru a tipari documentele de intrare (pe fiecare gestiune in parte) se da click pe intrarea respectiva apoi click pe butonul TIPARIRE.

44

In partea de sus a documentului avem o grila de butoane.

Grila de butoane

butonul de printare

butonul de derulare pagina

mareste imaginea

micsoreaza imaginea

* cate o pagina / document pentru fiecare gestiune in parte.

B. Note de intrare receptie * Generare NIR * Gestiunea se alege la inceput pentru toate materiile prime ce urmeaza a fi introduse. Click pe NIR apoi click pe butonul NOTE DE INTRARE RECEPTIE.

45

Pe pagina nou deschisa ( imaginea de mai sus) avem:




filtre de cautare a intrarilor in functie de perioada, gestiune sau furnizor; lista cu toate intrarile efectuate, in ordine cronologica; o bara de butoane: Inchide fereastra/ Adaugare/ Editare/ Stergere/ Cautare/ Actualizare si Tiparire.

Filtrele de cautare se gasesc in partea de sus a paginii. Folosind filtrele se pot vizualiza:
toate intrarile dintr-o anumita perioada;
toate intrarile dintr-o anumita gestiune;
toate intrarile de la un anumit furnizor.

◙ Pentru a incarca stocul cu materiile prime se da click pe butonul ADAUGARE. Se va deschide o fereastra de Informatii generale ca in imaginea urmatoare:

Se alege gestiunea, furnizorul si se completeaza numarul si data facturii.

46

Dupa completarea acestor informatii se da click in partea de sus a ferestrei pe Intrari materii prime si se va deschide o alta fereastra.

Se da click pe butonul ADAUGARE pentru a introduce materiile prime.

Se alege materia prima, se completeaza cantitatea si se verifica pretul de achizitie. In final se da click pe butonul CONFIRMARE.

47

Astfel se procedeaza cu intrarea/adaugarea tuturor materiilor in acea gestiune: se da click pe butonul ADAUGARE, se alege materia, se pune cantitatea, se verifica pretul si apoi se da click pe butonul CONFIRMARE.

Dupa adaugarea materiilor se da click pe butonul SALVARE. ◙ Pentru a printa nota de intrare receptie, se da click pe intrarea respectiva apoi click pe butonul TIPARIRE.

48

Dupa afisarea documentului, se da click pe butonul PRINT, din partea de sus a paginii. - butonul PRINT

C. Intrari materii prime * Nu se genereaza NIR. Click pe NIR apoi click Intrari materii prime.

49

◙ Pentru a incarca stocul cu materiile prime se da click pe butonul ADAUGARE.

In fereastra nou deschisa se alege gestiunea si materia prima, se pune cantitatea si se verifica pretul de achizitie.

Astfel se procedeaza cu fiecare materie in parte. La final se da click pe butonul SALVARE.

◙ Pentru a efectua iesiri de materii prime se acceseaza una din optiunile: A. Documente de iesire B. Iesiri materii prime Ex: In cazul expirarii unei materii prime, scoaterea acesteia din stoc se va face printr-o iesire.

A. Documente de iesire * Alegand aceasta optiune, este posibila generarea unui document de iesire a materiilor.

50

Click pe NIR apoi click Documente de iesire. Se va deschide o pagina ca in imaginea urmatoare:

Pe pagina nou deschisa avem:
filtre de cautare a iesirilor in functie de perioada, gestiune sau tip de iesire ;
afisarea tuturor iesirilor efectuate, in ordine cronologica;
o bara de butoane: Inchide fereastra/ Adaugare/ Editare/ Stergere/ Cautare/ Actualizare si Tiparire. Pentru a efectua o iesire se da click pe butonul ADAUGARE. In fereastra nou deschisa - Informatii generale - se alege: Tipul de document, Tipul de iesire si Gestiunea.

51

* ATENTIE: Nu se da click pe butonul SALVARE. Acest lucru se face la final. Dupa completarea tuturor datelor din fereastra, se da click pe Iesiri materii prime.

Pentru a face o lista cu toate materiile ce urmeaza a fi scoase din stoc se da click pe butonul ADAUGARE.

52

Dupa alegerea materiei prime si a cantitatii, din fereastra nou deschisa, se da click pe Preturi de iesire.

* In cazul in care materia prima are mai multe preturi de achizitie, avem posibilitatea de a alege pretul materiei la care dorim sa facem iesirea din stoc. Clik pe randul cu pretul dorit, apoi click pe sageata cu varful in sus.

53

Astfel asezam primul in lista pretul materiei la care dorim sa facem iesirea.

•

Click pe butonul CONFIRMARE.

Pentru a mai adauga in lista si alte materii la care trebuie facuta iesirea din stoc, se procedeaza ca in cazul precedent (se da click pe butonul ADAUGARE, se selecteaza materia, cantitatea si pretul, apoi se da click pe butonul CONFIRMARE).

54

Dupa adaugarea in lista a tuturor materiilor, se da click pe butonul SALVARE.

◙ Pentru a printa documentul de iesire: click pe iesirea respectiva, apoi click pe butonul TIPARIRE.

55

B. Iesiri materii prime * Nu genereaza nici un tip de document de iesire a materiilor din stoc. Click pe NIR apoi click Iesiri materii prime.

Pe pagina nou deschisa avem:
filtre de cautare a iesirilor in functie de: perioada, gestiune, categorie si materie prima
afisarea tuturor iesirilor efectuate, in ordine cronologica
o bara de butoane: Inchide fereastra/ Adaugare/ Editare/ Stergere/ Cautare si Actualizare. Pentru a efectua o iesire se da click pe butonul ADAUGARE. In fereastra nou deschisa - Informatii generale - se alege Gestiunea, Materia prima si se completeaza Cantitatea. •

56

* ATENTIE: Nu se da click pe butonul SALVARE. Acest lucru se face la final. • Dupa completarea tuturor datelor din fereastra, se da click pe Preturi de iesire.

Click pe butonul SALVARE (in cazul de fata materia prima selectata are un singur pret de achizitie). In acest mod se realizeaza iesirea materiilor prime din stoc, fara a genera documente. •

◙ Pentru a realiza transferuri de materii prime se acceseaza una din optiunile: A. Documente de transfer B. Transferuri materii prime

A. Documente de transfer * Alegand aceasta optiune este posibila generarea unui document de transfer al materiilor prime, dintr-o gestiune in alta. •

Click pe NIR apoi click pe Documente de transfer.

57

Pe pagina nou deschisa avem:
filtre de cautare a transferurilor in functie de: perioada si gestiune
afisarea tuturor transferurilor efectuate, in ordine cronologica
bara de butoane: Inchide fereastra/ Adaugare/ Editare/ Stergere/ Cautare/ Actualizare si Tiparire. •

Click pe butonul ADAUGARE.

Pe pagina nou deschisa ( ca cea din imaginea urmatoare) se alege:
Tipul de document,
Gestiunea din care se vor transfera materiile,
Gestiunea care va primi materiile prime. * ATENTIE: Nu se da click pe butonul SALVARE. Acest lucru se face la final.

•

Click pe Transferuri materii prime.

•

Click pe butonul ADAUGARE, pentru a crea lista de materii ce urmeaza a fi transferate.

58

Se alege materia prima si se scrie cantitatea pe care vreti sa o transferati, apoi click pe Preturi transfer. Pe pagina nou deschisa se alege pretul materiei ce va fi transferata. Se procedeaza ca •

si in cazul iesirilor de materii (click pe pret apoi click pe sageata cu varful in sus).

• Click pe butonul CONFIRMARE. Dupa adaugarea tuturor materiilor ce urmeaza a fi transferate, click pe butonul SALVARE.

59

Pentru a tipari documentul, click pe transferul respectiv, apoi click pe butonul TIPARIRE.

B.Transferuri materii prime * Alegand aceasta optiune se realizeaza transferul de materii prime, fara a genera un document de transfer. • Click pe NIR apoi click Transferuri materii prime.

Pe pagina nou deschisa apar:
filtre de cautare a transferurilor in functie de: perioada, gestiune, categorie si materie prima
afisarea tuturor transferurilor efectuate, in ordine cronologica
o bara de butoane: Inchide fereastra/ Adaugare/ Editare/ Stergere/ Cautare si Actualizare. • Click pe butonul ADAUGARE.

60

* ATENTIE: Nu se da click pe butonul SALVARE. Acest lucru se va face la final. In fereastra nou deschisa se aleg gestiunile, materia prima si cantitatea ce urmeaza a fi transferata. • •

Click Preturi de transfer (daca materia prima are mai multe preturi de achizitie). Click pe butonul SALVARE.

61

UTILIZATORI Aceasta sectiune a programului va permite sa modificati sau sa adaugati utilizatori ai programului sau drepturi ale acestora. Pentru a ajunge la aceasta sectiune se va selecta meniul UTLIZATORI din partea superioara a ferestrei principale a programului, iar apoi din submeniu se va alege optiunea UTILIZATORI.

In fereastra ce se va deschide se va afisa un tabel cu utilizatorii existenti in program iar in partea superioara cat si cea inferioara a ferestrei exista butoanele de editare/adaugare/stergere a utilizatorilor din sistem.

62

Pentru a se adauga un utilizator in sistem se va apasa butonul ADAUGARE, programul afisand fereastra de mai jos:

La categorie se va selecta Ospatari sau Conducere, dupa caz. Campul NUME se va completa cu numele dorit pentru utilizatorul respectiv, apoi se va completa campul PAROLA si REINTRODUCETI cu parola dorita. Dupa completarea informatiilor generale se va trece la sectiunea drepturi unde se vor selecta/deselecta drepturile dorite pentru utilizatorul respectiv.

63

Dupa editarea drepturilor utilizatorului se va trece la setarea tipurilor de plata la care are acces utilizatorul:

Dupa setarea tuturor drepturilor utilizatorului la final se va apasa butonul SALVARE, din acel moment utilizatorul lucrand cu drepturile selectate. Pentru a defini drepturile unui utilizator, se va intra in meniul UTILIZATORI apoi in submeniul UTILIZATORI, se va selecta utilizatorul ale carui drepturi dorim sa le modificam apoi se apasa butonul EDITARE. Va aparea o fereastra similara cu cea de mai sus de unde putem sa modificam drepturile, sa ii schimbam numele sau parola, precum si modurile de plata la care are acces.

64

RAPOARTE Aceasta optiune permite accesul la rapoartele sistemului unde se va regasi toata activitatea de peste zi sau pana in momentul respectiv, aceasta functie fiind in timp real, orice modificare in sistem regasindu-se imediat in rapoarte. Pentru a accesa rapoartele se va apasa butonul RAPOARTE din partea superioara a ferestrei principale a programului sau meniul RAPOARTE apoi optiunea VIZUALIZARE RAPOARTE.

Se va deschide fereastra de rapoarte care arata ca in figura de mai jos:

65

Pentru o mai usoara vizualizare, rapoartele sunt filtrate in rapoarte generale, rapoarte vanzari (detaliate si totale), rapoarte materii prime si rapoarte clienti. In sectiunea GENERALE sunt urmatoarele rapoarte:

La sectiunea VANZARI DETALIATE se regasesc urmatoarele rapoarte

66

La sectiunea VANZARI TOTALURI apar urmatoarele rapoarte:

La categoria MATERII PRIME putem gasi urmatoarele rapoarte:

67

Ultima sectiune de rapoarte este CLIENTI:

Pentru orice raport programul ofera posibilitatea de printare, apasand butonul TIPARIRE de pe bara de sus a programului, raportul iesind pe imprimanta atasata la sistem. O alta optiune oferita de program este vizualizarea rapoartelor din arhiva, pe o zi sau pe o perioada de timp. Pentru aceasta, inainte de a se selecta un raport se va bifa casuta VIZUALIZARE DIN ARHIVA din partea dreapta jos a ferestrei de rapoarte.

68

INCHIDEREA DE ZI O alta functie folosita in program este inchiderea de zi. Aceasta functie are rolul de a inchide ziua economica curenta si a deschide o noua zi economica care are vanzarile zero. Inchiderea de zi poate fi facuta la orice ora, nefiind limitata de trecerea de la o zi calendaristica la alta. Daca de exemplu programul unui retaurant se termina la ora 3 dimineata inchiderea de zi poate fi facuta fara nicio problema la ora respectiva, toate vanzarile inregistrandu-se pe ziua economica curenta, care nu depinde de ziua calendaristica. Pentru a realiza inchiderea de zi este necesar ca de pe toate mesele sa fie tiparite notele de plata, programul nelasand utilizatorul sa inchida ziua curenta daca sunt mese deschise.

Dupa inchiderea tuturor meselor se va apasa butonul INCHIDERE DE ZI de pe bara de sus a programului. La apasarea butonului va aparea un mesaj in care utilizatorul este intrebat daca doreste intr-adevar inchiderea de zi. Dupa confirmare, programul va realiza o copie de siguranta a bazei de date si va incepe sa listeze pe imprimanta atasata sistemului rapoartele de inchidere de zi programate in sectiune RAPOARTE DE INCHIDERE DE ZI. Apoi va aparea o fereastra cu un calendar in care programul va propune utilizatorului noua zi economica care este de regula ziua economica curenta +1.

69

Daca urmatoarea zi de lucru a unitatii este corecta se va apasa doar butonul CONFIRMARE, in acest moment realizandu-se efectiv inchiderea de zi. Daca ziua economica urmatoare in care unitatea va functiona nu coincide cu data propusa de program (de ex. o saptamana unitatea nu va fi deschisa) se poate scrie sau selecta din calendarul afisat noua zi cand se stie ca unitatea va functiona. La ultimul pas din inchiderea de zi programul va intreba utilizatorul daca doreste sa inchida aplicatia. Daca nu se confirma inchiderea aplicatiei programul va afisa fereastra de parola, fiind deschisa astfel o noua zi economica, programul fiind gata de lucru. Aceasta situatie poate aparea in cazul unitatilor cu program non-stop.

70

1. Componentele sistemului

POS Grand Chef Casa de marcat

Imprimanta comenzi (bar/bucatarie)

UPS 800 VA








Preluare comenzi pe palmtop

POS-ul - are monitor touchscreen (ecran cu comanda prin atingere); Casa de marcat – tipareste bonul fiscal automat; UPS-ul – este sursa de protectie la caderile de tensiune- asigura functionarea sistemului in lipsa tensiunii de alimentare aproximativ 20 de min; Palm - asigura preluarea comenzilor de la distanta, comunica direct cu unitatea de comanda; Imprimanta de sectie:
tipareste bonurile de comanda in bucatarie/bar;
este utilizata si pentru tiparirea notelor de plata.

2. Deschiderea componentelor




Intreg sistemul este alimentat de la UPS. Acesta se va deschide primul, actionand butonul rotund din centru. Urmeaza deschiderea POS-ului, a imprimantelor si a casei de marcat. Pentru pornirea aplicatiei Grand Chef se da dublu click pe iconita :

71

3. Modul de utilizare al programului  ACCESUL IN PROGRAM se face numai pe baza de parola / card. Fiecare utilizator trebuie sa foloseasca propria parola sau propriul card.
se tasteaza parola apoi se apasa butonul CONFIRMARE sau
se trece cardul prin cititorul de cardruri

 MARCAREA SI TRIMITEREA COMENZILOR

(la bar/bucatarie) a) se da click pe masa la care s-a asezat clientul




apoi se va deschide o fereastra ca in imaginea urmatoare:

72






in partea de jos se afla meniul restaurantului, organizat pe categorii; deasupra meniului, in spatiul gol, se va inregistra comanda; in dreapta se afla butoanele cu ajutorul carora inregistram cantitatea produselor si butoanele ce ne vor ajuta sa facem diferite operatiuni (ex: cautarea sau stergerea produselor, trimiterea comenzilor, returul de produse, separarea/gruparea notelor de plata, etc.).

b) se da click pe categoria dorita (ex: desert)


pe pagina nou deschisa puteti vedea produsele din acea categorie

c) se da click pe produsul dorit, apoi se alege cantitatea (1.click produs, 2.click cantitate)

73




cu ajutorul sagetutelor putem vedea si restul produselor




cu ajutorul butonului “casuta” ne intoarcem la lista de categorii

d) click pe butonul ”casuta”, apoi pe alta categorie, click pe produs, apoi pe cantitate


astfel se marcheaza toate produsele comandate de catre client

e) dupa ce se marcheaza toate produsele, se apasa butonul TRIMITE COMANDA: 74








astfel, comanda pentru bar va iesi pe imprimanta din bar, iar cea pentru bucatarie pe imprimanta din bucatarie; daca va mai dori ceva clientul se da din nou click pe masa lui, se marcheaza produsele in acelasi mod, completand lista, iar in final se apasa iar TRIMITE COMANDA; mesele ocupate devin rosii.

 SCOATEREA NOTEI DE PLATA

a) se da click pe masa lui, apoi se apasa butonul NOTA DE PLATA:

75




se va deschide o pagina ca in imaginea de mai jos, de unde se alege tipul de plata

b) se da click pe tipul de plata, apoi CONFIRMARE




bonul fiscal (de la casa de marcat) si nota de plata (de la imprimanta) se dau clientului.     




CAUTAREA / STERGEREA / RETURUL UNUI PRODUS CREAREA MAI MULTOR NOTE DE PLATA PE ACEEASI MASA SEPARAREA / GRUPAREA NOTELOR DE PLATA TRANSFERUL LA ALTA MASA RETIPARIREA NOTEI / BONULUI FISCAL

aceste functii sunt posibile cu ajutorul a trei pagini de butoane A, B, C.

76




cand se da click pe A, avem la dispozitie urmatoarele butoane:

- ori de cate ori se mai adauga produse la o masa, se apasa butonul TRIMITE COMANDA; - pentru a scoate nota de plata se apasa butonul NOTA DE PLATA; - pentru a sterge un produs de pe comanda ce nu a fost inca trimisa se da click pe produs, apoi click pe STERGERE PRODUS; - pentru a cauta rapid un produs din meniu, se da click pe butonul CAUTARE PRODUS, se tasteaza numele produsului in fereastra nou deschisa, apoi click pe butonul CONFIRMARE.


cand se da click pe B, avem la dispozitie urmatoarele butoane:

- pentru a crea o alta nota de plata pe aceeasi masa, se da click pe butonul COMANDA NOUA, apoi se aleg produsele din menu ; - pentru a pune unele produse pe alte note de plata se da click pe butonul SEPARARE - pentru a scoate in final o singura nota de plata, atunci cand exista mai multe comenzi la o masa, se da click pe butonul GRUPARE; - pentru a trimite un mesaj la bar sau la bucatarie, se da click pe butonul TRIMITE MESAJ.

77




cand se da click pe C, avem la dispozitie urmatoarele butoane:

- pentru a inregistra o rezervare pe masa se da click pe butonul REZERVARE; - pentru a transfera nota de plata pe alta masa se da click pe butonul TRANSF.LA ALTA MASA; - pentru a tipari o fisa (informativa) cu ceea ce are de plata clientul se da click pe butonul FISA CONT; - pentru a retipari o nota de plata sau un bon fiscal se da click pe butonul RETIPARIRE;

 CAUTAREA UNUI PRODUS

a) click pe butonul CAUTARE PRODUS se tasteaza denumirea apoi se apasa butonul CONFIRMARE (astfel produsul cautat si gasit va fi adaugat pe nota clientului)

78

 STERGEREA UNUI PRODUS (de pe nota de plata)
daca nu s-a trimis comanda, produsul se poate sterge simplu astfel:

a) click pe produs b) click pe butonul STERGERE PRODUS  RETURUL UNUI PRODUS
daca a fost trimisa comanda, stergerea produsului de pe nota de plata se poate

face printr-un retur;
returul poate fi facut doar de utilizatorii care au acest drept.

a) click pe produs b) click pe butonul STERGERE PRODUS

- in fereastra nou deschisa trebuie sa-si tasteze parola utilizatorul ce are drept la retur sau se va trece cardul prin cititorul de carduri;

c) se alege cantitatea ce urmeaza a fi stearsa de pe nota de plata

79

d) se alege tipul returului:



cu intoarcere in stoc sau fara intoarcere in stoc

e) click CONFIRMARE  CREAREA MAI MULTOR NOTE DE PLATA PE ACEEASI MASA

a) click pe masa b) click pe B c) click pe Comanda noua




pe pagina nou deschisa se aleg produsele, apoi:

80

d) click pe A (pentru a deschide prima pagina de butoane) e) click pe butonul TRIMITE COMANDA



pe o masa putem deschide oricate comenzi dorim; comenzile le gasim sub forma: Comanda 1, Comanda 2, Comanda 3:


pentru a tipari nota de plata, se da click pe comanda dorita (Comanda 1,

Comanda 2 sau Comanda 3), apoi click NOTA DE PLATA.  SEPARAREA NOTEI DE PLATA
in cazul in care avem o singura nota de plata iar clientii doresc sa plateasca

separat, se procedeaza in felul urmator:

a) click pe masa clientilor; b) click pe B (pentru a deschide a doua pagina de butoane) c) click pe butonul SEPARARE.

Pe fereastra nou deschisa avem:

81







in partea stanga nota de plata initiala cu toate produsele; o pagina alba, ce reprezinta o nota de plata goala; in partea dreapta butoanele cu ajutorul carora se alege cantitatea produselor transferate; in partea de jos un buton ADAUGA COMANDA (pentru a mai deschide una sau mai multe note de plata noi), un buton STERGE COMANDA (pentru a anula modificarile facute notei initiale), un buton PE DEPARTAMENTE (ce imparte in doua note de platai produsele: pe o nota de plata cele de bar, iar pe cealalta cele de bucatarie), un buton CONFIRMARE (pentru a salva separarea produselor) si un buton RENUNTARE (pentru a anula separarea).

d) click pe produsul ce urmeaza a fi transferat e) click pe pagina alba (nota de plata goala)





produsul selectat este transferat, dar o singura portie/buc. ( cantitatea 1); pentru a transfera mai multe portii avem 3 variante: o se da click pe “ +” pana se ajunge la cantitatea dorita; o se da click pe acelasi produs, apoi click din nou pe pagina goala; o se da clik in spatiul gol din fata butonului Enter, se scrie cantitatea, apoi se da click pe butonul ENTER (astfel, se stabileste cantitatea la produsul selectat).

f) la final, click pe butonul CONFIRMARE

82

 GRUPAREA NOTELOR DE PLATA


atunci cand exista mai multe note de plata deschise pe o masa, iar in final se doreste doar una se procedeaza in felul urmator:

a) click pe masa b) click pe B (pentru a deschide a doua pagina de butoane) c) click pe butonul GRUPARE

d) click in patratelele goale, pentru a bifa notele de plata ce urmeaza a fi grupate

e) click pe butonul CONFIRMARE  TRANSFERUL LA ALTA MASA

a) click pe masa b) click pe C (pentru a deschide a treia pagina de butoane) c) click pe butonul TRANSFER LA ALTA MASA

83




se va deschide o fereastra ca in imaginea de mai jos:

d) click pe sala in care s-a muta clientul apoi click pe masa (sau doar un click pe masa, daca ramane in aceeasi sala)


inainte de a se realiza transferul, apare fereastra de Parola:

* va tasta parola utilizatorul ce se va ocupa in continuare de masa respectiva

e) click pe butonul CONFIRMARE

 RETIPARIREA NOTEI / BONULUI FISCAL



in cazul in care nu se tipareste bonul fiscal (din motive diferite de ex: casa de marcat inchisa, role de hartie consumate, etc.) este posibila retiparirea; initial apar doua erori de comunicare dintre calculator si casa de marcat si se da click pe OK

84




apoi apare fereastra care atentioneaza ca a aparut o eroare la tiparirea bonului fiscal si se da click CONFIRMARE




se remediaza problema casei de marcat

Retiparirea se face astfel: a) click pe orice masa (libera sau ocupata) b) click pe C (pentru a deschide a treia pagina de butoane) c) click pe butonul RETIPARIRE

85




se va deschide o fereastra ca in imaginea urmatoare:

Pe pagina nou deschisa avem:





in partea stanga notele de plata generate in ziua respectiva; in centru afisarea notei de plata selectata din stanga; in partea dreapta diferite filtre de cautare (in functie de ospatar, produs, perioada, interval orar sau numarul notei de plata); in partea de jos doua butoane pentru tiparirea notei sau a bonului fiscal.

a) se selecteaza nota de plata din partea stanga; b) se verifica nota vizualizand centrul paginii; c) se da click pe butonul TIPARIRE BON sau TIPARIRE NOTA dupa caz.

ATENTIE: retiparirea bonului fiscal se face numai in cazul in care bonul nu a fost tiparit, altfel casa se va incarca de doua ori cu aceeasi suma.

86

4. Inchiderea de zi


la finalul programului de lucru se face inchiderea zilei economice

a) se tiparesc toate notele de plata ( toate mesele trebuie sa fie libere)

b) se da click pe butonul INCHIDERE ZI




apare o fereastra in care suntem intrebati daca sigur dorim inchiderea zilei

c) click DA

87





apoi va aparea o fereastra cu un calendar in care programul va propune noua zi economica care este de regula ziua economica curenta +1; daca ziua economica urmatoare pe care unitatea va functiona nu coincide cu data propusa de program se poate scrie sau selecta din calendarul afisat noua zi corecta:

a) click CONFIRMARE

click pe calendar (pentru a corecta

sau

data)




la final apare o fereastra prin care utilizatorul este intreabat daca doreste si inchiderea aplicatiei (a programului)

b) click DA

88

ATENTIE: • daca nu se confirma inchiderea aplicatiei programul va afisa fereastra de parola • fiind deschisa astfel o noua zi economica, programul este gata de lucru, cu vanzarile pe 0 (zero).

5. Inchiderea componentelor


dupa ce s-a inchis programul, prin inchiderea de zi sau prin apasarea butonului TERMINARE APLICATIE, urmeaza inchiderea componentelor. a) calculatorul se inchide ca orice calculator: click Start --> Shut Down; b) dupa scoaterea Z-ului, se inchide si casa de marcat: OFF — 0; c) in final se inchide si UPS-ul.

Anexa Datecs MP55 •

Pornirea casei de marcat:

O N (apasat 2 secunde)  1  1  T O T A L •

Raport general (de verificare):

OFF  2  1  3  0 TOTAL6 • Raport Z: O F F  3  1  3  0  T O T AL  1 •

Inchiderea casei de marcat:

OFF 0

89