Proiect SIFC GRUPA 5, Echipa 1 [PDF]

Zitiervorschau

Departamentul Contabilitate, Informatică Economică și Statistică Specializarea Contabilitate și Informatică de Gestiune, anul III zi An universitar 2017/2018, sem. I

Proiect pentru disciplina Sisteme informaționale financiar-contabile Sistemul de gestiune a creanțelor

Membrii echipei

Organizaţia: Nume şi prenume: Persoana de contact:

Telefon: Funcţia în firmă: -

E-mail:

IAŞI 2017

1

CUPRINS 1. Descrierea organizaţiei şi a sistemelor informaţionale economice..............................................3

1.1 Analiza organizaţiei și a contextului în care funcționează.................................................3 1.2 Descrierea aplicaţiilor informatice existente și identificarea principalelor sisteme de prelucrare a tranzacțiilor.........................................................................................................5 1.3 Realizarea matricei sistemelor - componente organizatorice & parteneri.......................10 .............................................................................................................................................. 10 .............................................................................................................................................. 10 1.4 Prezentarea proiectelor informatice propuse sau în curs de implementare......................12 2. Definirea ariei de întindere a aplicației/sistemului de gestiune a creanțelor............................13

2.1 Prezentarea activităților/tranzacţiilor economice înregistrate în aplicația/ sistemul analizat.................................................................................................................................. 13 2.2 Identificarea relaţiilor dintre aplicația/sistemul analizat cu diferitele componente organizatorice şi cu partenerii organizaţiei (dacă este cazul)................................................14 2.3 Extragerea intrărilor şi ieşirilor specifice aplicației/sistemului analizat..........................17 2.4 Construirea primei versiuni a diagramei de context........................................................18 3.1 Descompunerea sistemului de gestiune a creanțelor prin identificarea proceselor şi subproceselor de prelucrare..................................................................................................19 3.3 Analiza intrărilor în procesele/subprocesele de prelucrare de la entități externe sau locuri de stocare (se ordonează după procesul /subprocesul în care intră)......................................31 4. Modelarea sistemului.....................................................................................................................46

4.1 Construirea diagramelor fluxurilor de date.....................................................................46 4.2 Descrierea DFD în depozitul (dicţionarul) datelor..........................................................46 4.3 Realizarea matricei CRUD..............................................................................................47 5. Identificarea și descrierea cerinţelor funcţionale şi nonfuncţionale ale aplicației/sistemului 48 ANEXA 1 – DIAGRAMĂ DE CONTEXT A SGC.........................................................................50 ANEXA 2 – DFD de NIVEL 0 pentru SGC.....................................................................................51 ANEXA 3 – DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL – ” Primirea comenzilor ”.........................52 ANEXA 4 – DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL ” Facturare ”...............................................53 ANEXA 5 – DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL “Incasari,,....................................................54 ANEXA 6 – DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL “Retururi de marfuri,,................................55

ORGANIGRAMĂ................................................................................................................ 56

1. Descrierea organizaţiei şi a sistemelor informaţionale economice

2

1.1 Analiza organizaţiei și a contextului în care funcționează Vor fi prezentate principalele componente ce definesc organizaţia, pentru a descrie contextul în care funcționează sistemele informaţionale (aplicațiile/programele informatice). S.C. MIGDALIN SRL, a laut ființă în anul 2002, și funcținează sub codul unic de RO15085498, și înmatriculat cu J22/1395/2002. Nr. crt. 1.

Principalele componente ce definesc organizația Obiectul de activitate, forma de organizare juridică, tipul proprietăţii

2.

Tipul de structură organizatorică şi principalele activităţi economice desfășurate

Descrierea principalelor componente ce definesc organizația

S.C. MIGDALIN SRL, are ca obiect de activitatea, conform codului CAEN – Comerțul cu ridicata al băuturilor. Compania sa înfințat în conformitate cu Legea nr. 15/1990 și a Hotarârii Guvernului nr. 120/12.11.1990, având forma juridică de societate comercială cu capital integral privat. Societatea prezintă o structură organizatorică de tipul funcțională. În ceea ce privește activitatea economica desfășurata de societate și funcția comercială, putem spune că: o Primirea comezilor de la clienți se realizează prin intermediul agenților de vânzări. o Prin aprovizionarea se asigură stocul necesar de marfă. Informația pornește de la directorul comercial, ce constată lipsa stocului necesar în vederea onararii comenzii emise de client prin agenții de vânzări. o Primirea mărfurilor în urma solicitării șefului comercial, ajung la manipulanți ce o stivuiesc în depozite pe fiecare sortiment și marca. o Recepționarea marfurilor intră în atribuția gestionarului, ce opereză notele de intrare recepție, ce sunt transmise mai departe către departamentul financiar contabil ce realizează evidența primară. o Vânzarea reprezintă procesul în care biroul de facturare emite facture sau avizul ce urmează a însoți marfa. o Livrarea se realizează cu ajutorul manipulanților ce încarca marfa în mașinile șoferilor, și se îndreaptă catre destinație. o Încasarea contravalorii marfii livrate este asigurat de către agenții de vânzări, și decontată de acestia, către departamentul financiar-contabil. o Directorul de vânzări emite un raport cu privire la vânzările perioadei către Administator și Directorul General, în vederea evaluării activității. Funcția financiar contabilă este îndeplinită prin: o Stabilirea necesarului de mijloace bănești pentru realizarea domeniului de activitate. o Ține evidența datoriilor care trebuiesc plătite băncilor și furnizorilor de mărfuri și a veniturilor pe care trebuie să le primească pentru bunurile livrate. o Ține evidența datoriilor, a impozitelor și taxelor pe venit, pe cheltuielile salariale și pe marfurile livrate. o Efectuează bilanțul financiar-contabil care reprezintă un document cumulativ în care se evidențiază, pentru o perioadă de timp, cum au fost cheltuite mijloacele bănești și ce valori au fost încasate în urma livrărilor. Funcția de resurse umane, intră în atribuția departamentului 3

financiar contabil, însa la nivelul conducerii există discuții în vederea implementării unui no departament specializat în salarizare. Astfel, activitățile desfășurate de actualul dpartament însărcinat cu aceste atribuțiuni, sunt: o Recrutarea, selecția și încadrarea salariaților în funcțiile cuvenite. o Ține evidența personalului în urma recrutărilor, dar și apreciază și promovează angajații. o Răspunde de întocmirea pontajelor pe baza condicii de prezență întocmit de către salariați, și ulterior întocmește statul de plată și a declarației 121. 3.

Mediul în care activează (furnizori, clienți, bănci, parteneri comerciali, sponsori, instituții ale statului etc.)

În ceea ce privește furnizorii, societatea lucreaza cu furnizori interni, pe bază de contract, ce asigură necesarul de bauturi alcoolice și non-alcolice, prin comenzile solicitate de societate. Clinții interni, reprezintă principalul punct de interes, iar colaborarea cu ei se face prin intermediul uni contract încheiat între ambele părți. Societatea are un singur client extern, ce aprovizionează un departamentele din Anglia. Aceștia dispun de oferte elaborate de S.C. MIGDALIN SRL, la care se mai adauga discount-uri în funcție de anumite criterii, cum ar fi: cantitatea substanțială de produse comandate, vechimea clientului, frecvența comenzilor sau chiar și campaniile promoționale. Ca și politică comercială, societatea se angajează să livreze marfa clientului, direct la punctul de lucru unde se desfășoară activitatea clietul. La rândul lor, clientul se angajează să platească marfa în maxim 20 de zile de la onorarea comezii. Precizăm faptul ca S.C MIGDALIN SRL, este lider în vânzarea băuturilor, iar principalul concurent este S.C. LIFE IND SRL. Banca Transivania reprezintă instituția de credit în cadrul careia, societatea are deschis contul curent, prin care sunt realizare tranzacțile ce depăsesc o anumita sumă. Totodată, socitatea are implementat in cadru ei, de către bancă ce poartă denumirea de POS (Point of sale), prin care se stochează încasările efectuate de clienți, și care intră în contul curent al societății. În ceea ce privește documentația emisă de instituțiile bancare, acstea pun la dispoziția societății documentația necesară, cum ar fi: extras de cont, fișă proprii , pe data de întăi a fiecarei luni. Socitatea nu folosește internet banking, și nici nu deține o linie de credit. Cu instituțiile statului, socitatea comunică prin intermediul reglementărilor oferite de acesta. Societatea depune declarțiile referitoare la situația activității desfășurate în luna precedentă, până în data de 25 ale lui următoare.

4

1.2 Descrierea aplicaţiilor informatice existente și identificarea principalelor sisteme de prelucrare a tranzacțiilor Se vor descrie principalele aplicaţii informatice care sprijină prelucrarea datelor și, pe baza principalelor activităţi şi procese economice din organizaţie, se vor identifica sistemele de prelucrare a tranzacțiilor. Se va completa tabelul de mai jos. Nr. crt.

1.

2.

Descrierea aplicațiilor/programelor informatice economice sau modulelor din aplicații care asigură prelucrările de date

Aplicația Data Light Enterprise Gestiune 3.0 – Opțiunea Furnizori – elementele din cadrul acestei opțiuni îi ajută pe utilizatori la preluarea și ,respectiv, prelucrarea tranzacțiilor cu furnizorii, la emiterea documentelor care oferă o imagine a situației acestora cum ar fi: Jurnalul de cumpărări și Fișa analitică a furnizorului Aplicația Data Light Enterprise Gestiune 3.0 – Opțiunea Clienți – elementele din cadrul acestei opțiuni îi ajută pe utilizatori la preluarea și ,respectiv, prelucrarea tranzacțiilor cu clienții, la emiterea documentelor care oferă o imagine a situației acestora cum ar fi: Jurnalul de vânzări și Fișa analitică a

Prelucrările identificate prin analiza interfeţei aplicaţiilor/programelor sau modulelor (meniuri, opţiuni, ecrane)

Locurile (birourile, persoanele) din firmă unde se folosesc aplicaţiile/ programele sau modulele

Sistemul informaţional sprijinit de aplicațiile/programele informatice şi activitățile economice pe care le reflectă

Opțiunile meniului: Furnizori/ Documente de intrare. Furnizori: - Contracte cu furnizorii Documente de intrare: - Facturi - Avize de însoțire a mărfii

Opțiunea este utilizată în Opțiunea Furnizori asigură recepția cadrul departamentului de produselor comandate de societate și desfacere, mai precis, de efectuarea retururilor de marfă. angajații din cabinetul de facturare, dar și de departamentul definiri și cel de rapoarte unde intervin directorul comercial și cel de vânzări pentru a tin o evidență a stocului.

Opțiunile meniului: Clienți/Documente de ieșire. Clienți: - Comenzi de la clienți - Contracte cu clienții Documente de ieșire: - Facturi - Avize de însoțire a mărfii - Export

Opțiunea este utilizată în cadrul departamentului de desfacere, mai precis, de angajații din cabinetul de facturare, dar și de departamentul definiri și cel de rapoarte unde intervin directorul comercial și cel de vânzări pentru a tin o evidență a stocului.

Opțiunea Clienți asigură recepția comenzilor de la clienți cu ajutorul unei aplicații numită PALM pe care agenții de vânzare o au instalată pe telefoane și care este conectată la prgramul Data Light Enterprise Gestiune 3.0, astfel comenzile sunt introduse direct în sistem.

3.

4.

clientului Aplicația Data Light Enterprise Gestiune 3.0 – Opțiunea Operațiuni interner – această opțiune îi ajută pe utilizatori să tină o evidență a depozitelor și să emită documentele care să justifice ieșirea de marfă din acesta

Aplicația Data Light Enterprise Gestiune 3.0 – Operațiunea Definiri – în cadrul acestei opțiuni a programului utilizatorii pot verifica gestiunile , informațiile despre parteneri și agenții din cadrul firmei, dar și să genereze anumite documente precum: bon de predare, transfer restituire,fișă limită de consum,lista clienților și a furnizorilor, resectiv cea a agenților.

Opțiunile meniului: Opțiunea este utilizată Operațiuni interne/Note de cadrul departamentului transfer/încărcări mașini/clienți ce desfacere, mai precis, nu pot fi facturați. angajații din cabinetul Note de transfer: facturare și de gestionar. - Aviz de transfer și însoțire Încărcări mașini: - Dispoziție de livrare - Bordero de ieșiri de marfă - Bon de consum Clienți ce nu pot fi facturați

în de de de

Opțiunile meniului: Definiri/Gestiuni/Parteneri/Agenți. Gestiuni: - Chișinăului - Ungheni Prteneri: - Clienți - Clienți noi - Furnizori - Furnizori noi Agenți: - Agenți vechi - Agenți noi

în Operațiunea Definiri are drept obiectiv de evidențierea celor 2 gestiuni,dar si a agenților de și partenerilor vechi sau noi. de de de

Opțiunea este utilizată cadrul departamentului desfacere, mai precis, angajații din cabinetul facturare, de gestionar, directorul comercial și cel vânzări.

Opțiunea Operațiuni interne are drept scop evidențierea mișcărilor dintre depozite, prin transferul de marfă de la un depozit la altul, evidențierea încărcării mașinilor care trebuie să onoreze comenzile pe anumite rute și nu în ultimul rând să observe clienții care nu pot fi facturați.

5.

Aplicația Data Light Enterprise Gestiune 3.0 – Operațiunea Rapoarte – această ultimă opțiune utilizată în cadrul firmei permite utilizatorilor să analizeze aprovizionările, vânzările, intrările, dar și prețurile și să emită documente precum: Facturi de încasat, Facturi scadente clienți, Fișă penalizare facturată, Evoluția intrărilor, Plățil și încasările, Rulaje etc.

Opțiunile meniului: Rapoarte/Nomenclatoare/Statistică /Contracte clienți/Comenzi clienți/ Clienți/Furnizori/Agenți/Încasări sau plăți/Analiză vanzări,aprovizionări, intrări/Prețuri/Stocuri Clienți: - Fișa clientului - Balanța clientului - Obligațiile clientului Analiză intrăr: - Evoluție intrări - Rata de rulare a creditelor Analiză vânzări: - Evoluția vânzărilor - Vânzări client pe grupe de mărfuri - Rata de rulare a debitelor - Rata medie de încasare Stocuri: - Stocuri cantitative Stocuri cantivativ valorice GPF - Stocuri cantitativ valorice pe vechimi

Opțiunea este utilizată în cadrul departamentului achiziții și al departamentului vânzări de fiecare director de pe divizie.

Operațiunea Rapoarte are drept scop punerea în evidență a tuturor departamentelor din firmă în detaliu pentru a avea o imagine de ansamblu asupra situației clienților, stocurilor și a furnizorilor.

6.

Aplicația Revisal – Sistemul Resurse umane – acest sistem îi ajută pe utilizatori să țină o evidență a salariaților și a parcursului lor în cadrul firmei cu ajutorul CIM și a altor documente specifice .

Opțiunile meniului: Resurse umane/ Registru/ Angajator/Salariați/ Contracte/Rapoarte/Instrumente Registru: - Generare registru de evidență a salariaților - Înregistrare angajator nou - Schimbare registru angajator - Validare registru nou Revisal Angajator: - Detalii angajator - Operații: - Istoric angajator - Sporuri: - Ștergere angajator curent Salariați: - Înregistrae salariat - Operații: - Radiere - Rapoarte: - Vizualizări: Instrumente: - Angajator curent - Operații bază de date - Nomenclatoare  Coduri COR  Coduri CAEN  Actualizare COR Contracte: - Înregistrare contracte - Operații contract - Suspendare - Detașare

Aceast sistem este utilizat de departamentul resurse umane în colaborare cu departamentul financiarcontabil.

Acest sistem are drept scop ținerea unei evidențe detaliate a fiecărui slariat, respectiv, angajator în parte și pregărirea unor date necesare departamentului financiar –contabil.

7.

Aplicația Data Light Enterprise Gestiune 3.0 – Sistemul Financiar-contabil – cu ajutorul acestui sistem se va analiza în detaliu tot ceea ce ține de corectitudinea legislativă în înregistrări și în documentele care au drept scop evidențierea unei imagini fidele a firmei, SC. Migdalin SRL, precum: Bilanț, Contul de Profit sau Pierdere, Balanța de verificare,Registrul Jurnal, Registrul Inventar, Registrul Cartea Mare etc.

Opțiunile meniului: Financiar-contabil/ Registre/Salarizare/ Generare SFA /Statul Registre: - Registrul jurnal - Registrul Inventar - Registrul Cartea mare - Registre auxiliare - Balanța de verificar Salarizare: - Pontale - State de plată în avans / rețineri - State de salarii - Fluturași de salarii - Centralizatoare concedii - Rapoarte de salarizare(Fișă individuală angajaț, Raport tichete de masă, Centralizatoare lunare, Lista cu notele contabile de salarii etc.) Generare SFA: - Bilanțul - Contul de Profit sau Pierdere - Balanța de verificare - Note explicative Statul: - Declarația 100 - Alte documente aferente statului - Regularizare TVA:  TVA deductibilă  TVA colentată

Sistemul este utilizat în cadrul departamentului financiarcontabil de către un expert cotabil.

Sistemul financiar-contabil are drept scop evidențierea tuturor tranzacțiilor și a salarizării, generarea SFA și nu în ultimul rând supravegherea activității firmei din punct de vedere legislativ,pentru ca aceasta să își desfășoare activitatea într-un mediu legal având în permanență statul drept partener de drum spre loialitate și corectitudine.

1.3 Realizarea matricei sistemelor - componente organizatorice & parteneri

Sisteme informaționale Componente organizatorice/ parteneri Birou aprovizionare 4 8

Sistemul de gestiune a stocurilor Ungheni 7

Chișinăului 3

Sistemul vânzări 20

Sistemul de aprovizionare 1

11

5

21 Sistemul contabilitate generală

9

13 17

19

Birou desfacere 10 Depozit Chișinăului 2 Birou contabil

financiar-

Depozit Ungheni 6 Trezorerie

14 Clienți 12 Banca 16 Conducere 23 Agenți vânzări 22 Statul

18

Legendă:

Sistemul trezorerie 15

1. Se prelueaza comanda de la clienți ce va intra automat în sistemul vânzări cu ajutorul aplicației PALM și va introduce comanda. 2. Se verifică situația stocurilor în depozitul Chișinăului.(solicitare informații stocuri) 3. Verificarea stocului în sistemul de gestiune a stocurilor depozitul Chișinăului (situația stocurilor ) 4. Constatăm că mai avem nevoie de mărfuri pentru a onora comanda. 5. Accesăm sistemul de aprovizionare pentru a vedea ce necesar de mărfuri mai avem nevoie. 6. Directorul Ursus dorește să se aprovizioneze din depozitul Ungheni ( aviz ) 7. Se verifică dacă există stocuri în sistemul de gestiune a stocurilor Ungheni. 8. Se constată că exista stocuri disponibile ( nir ) 9. Intrăm in sistemul de aprovizionare pentru a vedea daca mai este necesar să ne aprovizionăm de marfă pentru gestiunea depozitului Ungheni 10. Se trimite informația de la sistemul de aprovizionare către biroul de desfacere 11. Se trimite informția de la biroul de desfacere către sistemul de vamzări ( dispoziții de livrare ) 12. Marfa facturată merge spre clienți direct din sistem ( factura ) 13. Clienții plătesc o parte din valoarea comenzii prin cash ( chitanță ) 14. Din sistemul trezorerie se transmite informatia de plata la caserie ( informații incasări ) 15. Clientul ne ofera restul de bani ( bilet la ordin ) 16. Sistemul de trezorerie generează informația către bancă (extras de cont ) 17. Banca către sistemul de contabilitate generală ( extras de cont ) 18. Sistemul de contabilitate generală generează diferite rapoarte către stat ( declarații ) 19. Statul ne ofera reglementări legale 20. Sistemul de stocuri generează anumite situatii cu privire la stocul existent către sistemul vânzări (situația stocurilor) 21. Sistemul vânzări comunică cu sistemul de cotabilitate generala pentru ai oferii diferite informații cu privire la vânzările dintr-o perioadă (jurnal vânzări) 22. Sistemul vânzări le oferă agențiilor de vânzări diferite informații (situația vânzărilor) 23. Sistemul vânzări generează către conducere diverse rapoarte (rapoarte vânzări)

1.4 Prezentarea proiectelor informatice propuse sau în curs de implementare În acest punct se vor identifica posibilele proiecte informatice pentru îmbunătăţirea sau înlocuirea aplicaţiilor existente sau implementarea unora noi. De asemenea, se vor descrie eventualele proiecte aflate în curs de implementare (dacă este cazul). Se va completa următorul tabel:

Nr. crt.

Denumirea proiectului

Tipul proiectului (propus, în curs de implementa re)

Scopul proiectului (problema ce se doreşte a fi rezolvată, activitatea economică informatizată)

-Eliminarea costurilor (transport, salar agent de vanzari, timp) de preluare a comenzilor de catre agentul de vanzari, direct de la clienti.

1

Aplicatie mobila

Propus

2

Facturare electronica

Propus

3

Departament resurse umane

Diminuarea costurilor privind emiterea/transmiterea/arhivarea facturilor. -Reducerea timpului de trimitere/receptionare a facturilor. -Cresterea procentului facturilor efectiv livrate la client. -Reducerea timpului de identificare/accesare a facturilor. -Reducerea spatiului de stocare. -Grad inalt de siguranta privind autenticitatea sursei si integritatea continutului. -Protejarea mediului inconjurator. In curs de Departamentul financiar-contabil nu simplement ar mai ocupa de resursele umane. are Implementarea acestui department vizeaza in special: -Integrarea salariaților în firma de exercițiu prin familiarizarea cu noul loc de muncă, acomodarea cu grupul și crearea atmosferei de siguranță, prin oferirea tuturor informațiilor. -Instruirea și dezvoltarea profesională a angajaților, care are ca scop principal identificarea, aprecierea și asigurarea dezvoltării competențelor care permit angajaților să realizeze sarcinile aferente postului.

Restricţii de implementare

Deoarece firma noastra vinde angro, v-om avea nevoie de un agent de vanzari care sa ne reprezinte.

Costuri mari cu plata salariilor si instruirea personalului necalificat.

2. Definirea ariei de întindere a aplicației/sistemului de gestiune a creanțelor. 2.1 Prezentarea activităților/tranzacţiilor economice înregistrate în aplicația/ sistemul analizat Cunoașterea tranzacţiilor economice (activități, operaţii, procese economice) este foarte importantă, pentru că reprezintă punctul de plecare în stabilirea principalelor procese de prelucrare ale sistemului analizat, dar şi a datelor ce urmează a fi supuse prelucrării şi a informaţiilor transmise către alte sisteme/aplicații, birouri sau persoane. În acest scop, se va completa următorul tabel. Nr. crt.

Denumirea tranzacţiei

Tipul tranzacţiei (internă, externă)

Descrierea tranzacţiei

1.

Primire comenzi de la client.

Externă

2.

Facturarea

Externă

3.

Încasarea

Internă

4.

Returul marfurilor

Externă

Clienții pot transmite comenzi pentru produsele dorite, selectate în functie de nevoi. Această tranzacție este realizată prin intermediul agenților de vânzare, ce înregistrează comanda print-o aplicație pusă la dispoziția lor pe telefoanele de serviciu. Comanda este preluată mai departe de directorul comercial, ce are responsabilitatea de a verifica existentul de marfă din sistemul gestionar de stocuri, și daca este cazul, de a aprviziona în vederea onorării comenzii. Livrarea produselor către beneficiar, necesită emiterea unei facturi, sau a unui aviz, ce însoțește marfa. Tranzacția se realizează prin departamentul de desfacere, și mai precis prin personalul din cabinetul de facturare, care prin programul Data Light Enterprise 3.0, generează factura. Factura emisa ajunge în posesia șoferului ce are obligația de a livra marfa către beneficiar. Această tranzacție se realizează prin intermediul agenților de vânzare ce merg la punctul de lucru al beneficiarului, și cu ajutorul sistemului PALM, generează chitanța în funcție de numarul facturii introduse. Sistemul de trezorerie preia automat informațiile și stinge creanța față de client. Politica firmei prevede faptul că returul mărfurilor se face asupra articolelor ce au depășit termenul de valabiliate, sau

care au suferit deteriorări în urma transporului. Programului Data Ligh Enterprise 3.0 prevede un nomenclator special în cadrul căruia se ține evidența valorilor ce au fost sau trebuiesc returnate către clinți. O data introduse datelele în sistem, programul generează un raport specific referitor la returile ce trebuiesc onorate, și sunt combătute cu facturile aferente. 5.

Returnarea sumelor

Externă

In urma identificării retururilor și a clintului beneficiar, sumele ce trebuiesc returnate, sunt inscrise pe facturi cu suma în minus ,și sunt trimise către beneficiari. Sumele nu sunt virate în bancă sau cash, ci sunt restituiți sub forma unor discounturi pentru comenzile viitoare.

2.2 Identificarea relaţiilor dintre aplicația/sistemul analizat cu diferitele componente organizatorice şi cu partenerii organizaţiei (dacă este cazul) Aceste relații se stabilesc, în special, pe baza informațiilor din matricea de la punctul 1.3, dar și pe baza descrierilor ce se pot regăsi în regulamentele de ordine de interioară, în procedurile respectate pentru derularea activităților, în organigramă, în manualele de utilizare a aplicațiilor informatice existente sau în normele metodologice de întocmire a documentelor. Nr. crt. 1.

Departament/birou/ persoană/ partener

Descrierea relaţiilor cu aplicația/sistemul analizat

Director comercial

- are drept de semnătură - se ocupă de relațiile funcționale cu angajatii departamentul Financiar-Contabil - urmărirea zilnică a activității personalului aflat în subordine pentru asigurarea aplicării corecte a procedurilor operaționale de achiziții și aprovizionare/livrare - stabilirea unor relații bune cu furnizorii - răspunde pentru calitatea negocierii contractelor/actelor adiționale cu furnizorii - își asumă responsabilitatea pentru propunerile de noi furnizori - răspunde pentru calitatea activității personalului aflat în subordine și pentru fluxul operațional la nivelul departamentului pe care-l conduce - transmite către Directorul de vânzări raportările (săptămânale, lunare) privind vânzările, planul de acțiune pentru creșterea

vânzărilor, furnizorii noi etc. (Toate tipurile de raportari vor fi descrise în anexe separate.) 2.

Director de vânzări

- are drept de semnătură - are în subordine agenții de vânzări din aria sa de acoperire - se ocupă cu relațiile funcționale cu departamentul FinanciarContail și de Logistică - coordonarea activitțtii de vânzări în zona de activitate în conformitate cu politica de vânzare a firmei - realizarea cifrei de vânzare și a profitului din vânzări în zona de acoperire în fiecare lună - urmărește zilnic activitatea agenților de vânzări asigurându-se de aplicarea corectă a procedurilor operaționale - verifică pontajul lunar pentru personalul din subordine și-l transmite departamentului Financiar contabil (care se ocupă și cu atribuțiile unui department de Resurse Umane în cadrul firmei Migdalin.) - execută orice alte dispoziții date de superiorul ierarhic în realizarea strategiilor pe termen scurt ale companiei în limitele respectării temeiului legal. - menține în permanență legătura cu tot personalul din subordine, răspunde de calitatea raportărilor periodice pe care le trimite Directorului General de Vanzari

3.

Șef desfacere

4.

Casier

- se subordonează Directorului General - asigură aprovizionarea cu stocuri (mărfuri) - contactează furnizori şi negociază condiţii financiare favorabile firmei - organizează activitatea de transport şi recepţie a stocurilor - arhivează copii ale contractelor - asigură fluxul de documente justificative şi le arhivează - analizează piaţa în funcţie de noile proiecte derulate de Directorul Administrativ - semnează documentele justificative care intră în cadrul acestui departament - intră în relație cu personalul sucursalei și cu compartimentul financiar-contabil - gestioneaza numerarul și actele de valoare din contul sucursalei - execuță prin mandatar plata drepturilor salariale ale personalului din unitate - răspunde de efectuarea plăților pe feluri de cheltuieli și încadrarea în plafonul de casă - răspunde de depunerea în termen la bancă a tuturor sumelor provenite din încasări care depășesc plafonul legal - exercitarea atribuțiilor de serviciu în magazin întocmai prevederile regulamentului operațiunilor de casă

5.

Contabil

6.

Facturist

7.

Agent de vânzări

- verifică dacă documentele justificative date spre înregistrare poartă viza de control financiar, semnătura persoanelor care răspund pentru legalitatea și necesitatea operațiunilor înscrise în documente și dacă toate actele cerute de formular sunt completate - ține evidența pe fișe de magazine a obiectelor de inventar date în folosință -ține evidența debitorilor și creditorilor, analitic, pe fișe contabile - intră în relație cu personalul de execuție al firmei - are acces la date financiare ale firmei - asigură evidența contabilă a stocurilor, a relațiilor cu terții, a trezoreriei și evidența veniturilor și cheltuielilor - contabilizeaza facturile emise pentru clienții interni; - înregistrează încasările și plățile în lei conform extrasului de cont; - operează încasările și plățile în numerar conform registrului de casă; - operează avansurile din trezorerie conform deconturilor; înregistrează facturi de prestații furnizori interni; - înregistrează intrări de marfă în baza documentelor (facturi interne, facturi externe, DVI și NIR) - întocmește săptămânal lista facturilor emise și neîncasate și lista avansurilor disponibile în lei; - întocmește balanțe de verificare pentru clienți - operarea zilnică a facturilor emise, a încasărilor pe facturi și în avans; - operarea zilnică a facturilor de la furnizori, precum și a plăților către aceștia; - verificarea zilnică a soldurilor din bancă, casă și avansuri din trezorerie în lei; - încadrarea corectă a documentelor contabilizate pe venituri și cheltuieli. - verifică facturile de marfă - înregistrează facturile în sistemul de gestiune a stocurilor - asigură relația cu furnizorii - verifică jurnalele de cumpărare și vânzare - asigură întocmirea tuturor raportărilor destinate organelor administrației financiare și de control, bancare și statistice - prezintă Directorului General rapoarte continând rezultatele financiare ale firmei - răspunde de calitatea activității financiar-contabile a societății și corectitudinea analizelor economice - menținerea capacității de plată a societății - stabilește și participă la întâlnirile cu clienții și/sau cu furnizorii - întocmește documentația premergătoare întâlnirilor cu clienții - redactează rapoartele și procesele-verbale dupa întâlniri - întocmește documentele comerciale - înregistrează la zi mișcările de stocuri în fișele de magazie și le

8.

Director logistică

9.

Manipulanți

predă departamentului contabilitate - este responsabil de întocmirea documentelor de transport-marfă conform normativelor - răspunde pentru modul în care se eliberează marfa (doar pe baza documentelor fiscal) - coordonează activitatea depozitului societății din punct de vedere administrativ - coordonează și controlează permanent activitatea de depozitare, stocare, aranjarea mărfurilor din depozit, curățenie - organizează și supraveghează desfășurarea activitășii Departamentului de transporturi al societății cu respectarea tuturor actelor normative în vigoare privind transportul rutier de mărfuri - coordonează activitatea de stabilire a rutelor de transport pentru a inlatura sau minimiza întârzierile la livrare/ aprovizionare și pentru a optimiza costurile de transport - coordonează activitatea depozitului societății - oferă consultanță și suport celorlalte departamente ale societății cu privire la aspecte de logistică, management al stocurilor, transport mărfuri, achiziții, etc - este responsabil cu privire la comunicarea eficientă între diferitele compartimente: comercial, vanzari și transporturi - dezvoltă și coordonează baza de date cu privire la managementul stocurilor - coordonează baza de date cu privire la toate activitățile de transport - răspunde de calitatea seviciilor prestate - răspunde personal, material și disciplinar pentru orice distrugeri, degradări, dispariții sau furturi ale echipamentelor, instrumentelor și a tuturor obiectelor de inventar aflate în dotarea sa - raăpunde pentru modul de îndeplinire a atribuțiilor, sarcinilor și resposabilităților în fața șefilor ierarhici - este obligat să repare integral paguba produsă prin distrugeri, degradări, dispariții sau furturi ale echipamentelor, instrumentelor și a tuturor obiectelor de inventar aflate în dotarea sa - încărcarea și descarcarea marfurilor din deposit ăi revin tot lui - primirea, păstrarea, încărcarea bunurilor să se realizeze numai cu acordul sau avizul șefilor ierarhici - satisface în timp util comenzile pentru încărcarea - descărcarea mărfurilor necesare sau care sunt cerute în mod curent de agenti de vânzări sau clienți

2.3 Extragerea intrărilor şi ieşirilor specifice aplicației/sistemului analizat Plecând de la punctul anterior (2.2) şi de la prezentarea aplicațiilor/sistemelor (punctele 1.2 şi 1.3) se vor stabili entităţile externe (principalele birouri, alte aplicații/sisteme, persoane sau alte organizaţii cu care intră în legătură aplicația/sistemul), precum şi fluxurile informaţionale dintre ele și sistem. Se va construi lista intrărilor/ieşirilor în/din entităţile externe, conform modelului de mai jos:

Nr. crt.

Entitate externă

Intrări de la entitate în aplicație/ system

Ieșiri din sistem /aplicație către entitate

1.

Birou desfacere

Aviz

Disponibil de livrare

2.

Depozite

Fișa de magazie

Bonuri de transfer

3.

Birou financiar-contabil

4.

Trezorerie

Rapoarte incasări

Chitanță

5.

Clienți

Comandă

Factură / Aviz

6.

Conducere

Comenzi aprobate

Extras de cont

aprovizionare Situație comenzi

2.4 Construirea primei versiuni a diagramei de context Pe baza entităţilor externe descoperite anterior şi a fluxurilor extrase din matricea aplicații/sisteme informaţionale – componente organizatorice, se va construi o diagramă a principalelor fluxuri de informaţii care intră şi/sau ies din aplicați/sistemul analizat (diagrama de context).

3. Analiza sistemului de gestiune a creanțelor Se va analiza în detaliu sistemul ales. Se evidenţiază toate componentele şi se identifică problemele ce necesită rezolvare, astfel încât sistemul de gestiune a creanțelor să dispună de funcţionalităţile solicitate de activităţile economice pe care le sprijină. Informaţiile colectate prin observarea sistemului, din analiza documentelor organizaţiei, discuţiile cu angajaţii, se vor sintetiza sub forma unor tabele, ce vor fi completate cu atenţie, astfel încât să poată fi realizată modelarea sistemului, ce urmează în capitolul 4.

3.1 Descompunerea sistemului de gestiune a creanțelor prin identificarea proceselor şi subproceselor de prelucrare Faţă de procesele de prelucrare identificate, de o manieră generală, în capitolul 1, pe baza tranzacţiilor economice identificate în capitolul 2, se vor detalia prelucrările şi se va urmări descompunerea în subprocese. Ca urmare, se vor enumera procesele şi subprocesele de prelucrare, prin codificarea şi indentarea lor. Procesele de prelucrare care au loc în cadrul sistemului de gestiune a creanțelor au fost grupate, în funcție de principalele tranzacții economice, astfel: 1. Primirea comenzilor de la clienți. 1.1. Verificarea clientului- face referire la identificarea vechimii acestuia în cadrul organizației. Astfel dacă avem un client nou, la operațiunile desfașurate pana în acel moment se mai adaugă : 1.1.1. Introducere client nou. 1.1.2. Actualizare client. ( în cazul apariției unei schimări) 1.2. Generarea situațiilor comenzilor. 1.3. Lansarea comenzilor. 2. Facturare. 2.1. Introduccere date necesare. 2.1.1. Verificarea clientului. 2.1.2. Calcularea valorii ce trebuie înscrisă în factură. 2.1.3. Generare factură. 3. Încasare. 3.1. Intoducere date referitoare la încasare. 3.2. Calculare sold. 3.3. Generare rapoarte către conducere cu privire la situația încasărilor. 4. Retururi de mărfuri. 4.1. Verificarea facturilor de referință. 4.2. Calculare sold datorat. 4.3. Generare raport cu privire la retururi. 5. Restituirea sumelor. 5.1. Identficarea clienților . 5.2. Verificarea soldului datorat.

5.3.

Generarea rapoartelor.

3.2. Analiza ieșirilor din procesele/subprocesele de prelucrare către entități externe sau locuri de stocare Procesul/subproce Denumire sul de prelucrare ieșire care generează ieșirea

Tip ieșire, Destinație mod de obținere, momentul generării

1.Primirea Cerere comenzilor de la ofertă clienți (proces)

La cerere, Sistemul periodic, vânzări semiautomat

1.1. Verificarea clientului (subproces)

Semiautoma t, la cerere

Informații despre client

Nomenclator clienți

Structură ieșire

Documentul/ datele pe baza căruia /cărora se obține ieșirea Nume (C, 10) Comandă Tip (listă) Dată (10.12.2017) Dimensiune (A4)

Nume (Listă Comandă clienți) Data(10.12.2 017) Date de identificare clint

Locurile de Cerințe pe baza stocare pentru observațiilor și citirea datelor constatărilor rezultate din analiza efectuată Comandă Dacă comanda a (nr. comandă 1, fost primită prin dată comandă emai-l și s-a 10.12.2017, salvată în spam, unitate de motiv pentru măsură:bax care nu a fost ,cantitate :10, văzută, este valoare/bax: 30 foate posibil ca lei, TVA: 19%, acea comandă să valoare totală de nu poată fi plată: cantitate * onorată. preț/bax + TVA ) Client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100) Comandă Se efectuează (nr. comandă 1, greu datorită dată comandă numărului mare 10.12.2017, de clienți. unitate de măsură:bax ,cantitate :10,

(C.I.F.RO150 4, Cod client 100)

1.1.1. Introducere Fișă client nou. nou (subproces)

1.1.2.Actualizare client. (subproces)

client Semiautoma t, la cerere

Nomenclator clienți

Fișă client Semiautoma existent t, la cerere

Nomenclator clienți

Nume (F1) Contract Data (10.12.2017) Date de identificare client (C.I.F.RO158 57, Locație -jd. Iași, lc. Iași, str. Delfin, nr.30, Cod 101) Nume (F1) Contract Data (10.12.2017) Date de identificare client (C.I.F.RO158 5, Locație -jd. Iași, lc. Iași, str. Delfin, nr.30,

valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100) Contract (nr.contract 1, data 10.12.2017) Date de identificare client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100, dată 10.12.2017) Contract (nr.contract 1, data 10.12.2017) Date de identificare client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100, dată 10.12.2017)

Pentru introducerea unui nou client în dosatul electronic comenzi este necesar să se atașeze un document/o fișă a noului client cu datele de identificare. Neactualizarea datelor clientului duc la erori în ceea ce privește preluarea și trimiterea comenzilor și nu numai.

Cod 101) 1.2.Generarea situațiilor comenzilor (subproces)

Lista comenzilor

Semiautoma t, periodic

Sistemul vânzări

Data(31.12.2 017) Nume (L,1) Tip (listă) Format (A4)

Comandă

1.3. Lansarea comenzilor. (subproces)

Factură

Semiautoma t

Sistemul vânzări

Număr(N1) Comandă Data(14.12.2 018) Tip (table) Format( A4) Materiale (cod: 223, denumire: bere) Gestiune (nume gestiune: G1, nume gestionar:Ion

Comandă (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100) Comandă (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Client (locație client

Se obține cu întârziere datorită rulării unul flux mare de date.

Există riscul ca acestea să nu fie onorate în cazul în care nu sunt verificate spamurile, ținând cont că se primesc comenzi si prin intermediul emai-l-ului.

escu Ana) 2.Livrare (proces)

Factură

Semiautoma t, periodic

Sistemul vânzări

2.1.Introduccere date necesare facturării. (subproces)

Informații transmise electronic

Semiautoma t

Birou facturare

Număr Comandă (3422) Data(15.12.2 017) Denumire produs (BT,1) Unitate de măsură (bax) Cantitate (35) Preț/bax (30 lei) Tva(19% ) Valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA Nume (IF,1) Comandă Data (12.12.2017) Cod client (C,1) Cod produs (B,1) Denumire produs (BT,1) Denumire

Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100) Comandă (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100) Comandă (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate *

Greșirea sumelor sau a calculelor atrag consecințe atât pentru client , care poate plăti mai mult decat trebuie, cât și pentru furnizor, care poate încasa mai puțin decat trebuie.

Introducerea greșită a datelor despre adresă sau CNP.

gestiune( C,1 )

2.1.1.Verificarea clientului în nomenclatorul clienți (subproces)

Fișă client Semiautoma existent t

Birou facturare

Nume (F1) Comandă Data (10.12.2017) Date de identificare client (C.I.F.RO158 5, Locație -jd. Iași, lc. Iași, str. Delfin, nr.30, Cod 101)

2.1.2.Calcularea valorii ce trebuie înscrisă în factură. (subproces)

Lista Semiautoma prețurilor t, la cerere pentru fiecare articol în parte

Sistemul vânzări

de Număr (12) Comandă Data(15.12.2 017) Tip (listă) Format (A4) Informații produse (nume: BT,1 ; preț /bax 30 lei)

preț/bax + TVA ) Client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100) Comandă (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100) Comandă (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de

Neînregistrarea clientului nou ne împiedică să îi livrăm comenzile.

Greșirea sumelor sau a calculelor aduc erori în sistemul financiarcontabil și nu numai.

2.1.3.Generare factură (subproces)

Factură

Semiautoma t

Sistemul vânzări

3.Încasare (proces)

Chitanță

Semiautoma t,

Sistemul financiarcontabil

de Număr Comandă (3422) Data(15.12.2 017) Denumire produs (BT,1) Unitate de măsură (bax) Cantitate (35) Preț/bax (30 lei) Tva(19% )

Data(15.12.2 Comandă 017) Număr (758) Format (A5) Cod cleint (132) Valoare de încasat (500 lei)

plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100) Comandă (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100) Comandă (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%,

Dificultăți tipărire.

la

Greșirea sumelor de încasat.

3.1.Intoducere date referitoare la încasare. (subproces)

Chitanță

Semiautoma t

Sistemul financiarcontabil

3.2. Calculare sold. (subproces)

Registrul Cartea Mare

Semiautoma t

Sistemul financiarcontabil

3.3. Generare rapoarte către conducere cu privire la situația

Rapoarte

Semiautoma Conducere t, periodic, la sfârșitul fiecărei luni

Data(15.12.2 Comandă 017) Număr (758) Format (A5) Cod cleint (132) Valoare de încasat (500 lei) Data(15.12.2 Factură 017) Denumire cont(TVA/D) Cod cont (4426)

Data (3.12.2017) Număr (4453)

Comandă

valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100) Dosar comenzi Introducerea greșită a datelor despre produsul și cantitatea vândută.

Factură (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Comandă (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017,

Greșeală calcul.

de

Întârzierea generării de rapoarte sau posibilitatea de a

încasărilor. (subproces)

Format (A4) Tip(listă)

4.Retur de marfă (proces)

Document La cerere privind returul de marfă

Sistemul vânzări Depozite

de Cod client Factură și (1332) Denumire client (S.C.AMI S.R.L.) Tip ( tabel) Format (A4) Denumire articol (BT,1) Cod articol (B1,1) Cantitate (30 bax)

4.1.Verificarea facturilor referință (subproces)

Informații La cerere referitoare la facturile de marfă venite la retur

Sistemul facturare

de Număr (3422) Data(15.12.2 017) Denumire

de

Dosare facturi

unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100) Factură (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA )

uita sa înregistrăm o factură, ceea ce duce la obținerea de rapoarte greșite.

Dacă marfa returnată nu este înregistrată din nou în sistemul financiarcontabil și tot odară și în cel de stoc vor apăre plusuri de mărfuri la inventar, întrucât cantitatea fapticul si cea valorică nu coincid. Dosar: Greșeli de calcul Număr (DF,1) care duc la plăți Data (12.12.2017) mai mari pentru Factură noi care Număr (3422) acceptăm marfa

4.2 Calcularea soldului datorat (subproces)

Registrul Cartea Mare

Semiautoma t

Sistemul financiarcontabil

4.3.Generare raport cu privire la retururi (subproces)

Rapoarte

Semiautoma Conducere t, periodic, la sfârșitul fiecărei luni

produs (BT,1) Unitate de măsură (bax) Cantitate venită la retur (35) Preț/bax (30 lei) Tva(19% ) Data(15.12.2 Factură 017) Denumire cont(CL/C) Cod cont (4111)

Data (3.12.2017) Număr (4453) Format (A4) Tip(listă)

Factură

Data(15.12.2017)

venită la retur.

Factură (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Factură (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate *

Greșeală calcul.

de

Întârzierea generării de rapoarte sau posibilitatea de a uita sa înregistrăm o factură, ceea ce duce la obținerea de rapoarte greșite.

preț/bax + TVA ) 5.Restituire sume Ordin (proces) plată

5.1.Identificarea clienților (subproces)

Informații despre clienți

5.2.Verificarea soldului datorat (subproces)

Ordin plată

de Semiautoma t, la cerere

Semiautoma t

de Semiautoma t

Sistem financiarcontabil

Data(12.12.2 017) Număr (OP,36) Dimensiune (A5) Sumă de plată (5000 lei)

Cerere de Data(12.12.2017) restituire a Număr (2236) sumelor din Dimensiune (A5) returul de Date de mărfuri identificare plătitor (nume, sediu, C.U.I.) Suma de plată (5000 lei)

Nomenclator ul clienți

Nume(AM) Fișa Cod client clientului (100) C.U.I. (RO223)

Sistem financiarcontabil

Data(12.12.2 017) Număr (OP,36) Dimensiune (A5)

Registrul Cartea Mare

Dacă suma de plătit nu este foarte mare plata se va face din caserie, motiv pentru care trebuie consemnată această ieșire de numerar pentru ca la sfârșitul zilei registrul de casă să fie corect. Identificarea poate fi dificilă și consumatoare de timp datorită numărului mare de clienți și a unui soft vechi.

Nume (F1) Data (10.12.2017) Date de identificare client (C.I.F.RO1585, Locație -jd. Iași, lc. Iași, str. Delfin, nr.30, Cod 101) Data(15.12.2017) Greșeală Denumire calcul. cont(CL/C) Cod cont (4111) Rulaj (D și C) Total sume (D și C) Sold final (D sau

de

C) 5.3. Generarea raportelor (subproces)

Raport

Semiautoma t, la cerere

Conducere

Data (3.12.2017) Număr (4453) Format (A4) Tip(listă)

Ordin plată

de Data(12.12.2017) Număr (OP,36) Dimensiune (A5) Valoare plătită (500 lei)

Întârzierea generării de rapoarte sau posibilitatea de a uita sa înregistrăm o factură, ceea ce duce la obținerea de rapoarte greșite.

3.3 Analiza intrărilor în procesele/subprocesele de prelucrare de la entități externe sau locuri de stocare (se ordonează după procesul /subprocesul în care intră) Proces/ subproces/ în care intră datele1

1.Primirea comenzilor de la clienți (proces)

1.1 Verificarea clientului (subproces)

Denumire intrare (document, date existente în alte aplicații etc.)

Comandă

Listă clienți

Emitent şi/sau Sursa de intrare în sistem2

Clienți

Sistemul clienți

Tip intrare

Structura intrării3

Electronic

Număr comanda(N,1) Data(24.12.2017) Denumire produs(C,20)) Cantitate(C,4) Nume client(C,10) Adresa(D,12) Preț(C,22)

La cerere

Nume client(C,2) Cod client(N,20)

Date culese și păstrate în aplicație/sistem4

Numar comanda(N,1) Data(24.12.2017) Denumire produs(C,20) Cantitate(C,4) Nume client(C,10) Pret(C,22)

Nume client(C,2)

Locurile de stocare unde sunt înregistrate datele (tabele ale bd, fişiere, dosare) 5

Comenzi primite (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Clienți (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100) Comandă (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100)

Cerințe pe baza observaţiilor și constatărilor rezultate din analiza efectuată 6

Primirea unei comenzi greșite duce la o aprovizionare în plus fata de necesarul comenzii.

1.1.1.Introd ucere client nou (subproces)

Comandă nouă

Sistemul clienți

La cerere

1.1.2.Actual izare client (suproces)

Comandă nouă

Sistemul clienți

La cerere

1.2.Generar ea situațiilor comenzilor (subproces)

Comandă

Sistemul vânzări

Automat, semiautomat

1.3.Lansare a comenzilor

Comandă

Client

Electronic

Nume (F1) Data (10.12.2017) Date de identificare client (C.I.F.RO15857, Locație -jd. Iași, lc. Iași, str. Delfin, nr.30, Cod 101) Nume (F1) Data (10.12.2017) Date de identificare client (C.I.F.RO15857, Locație -jd. Iași, lc. Iași, str. Delfin, nr.30, Cod 101) Data(N,2) Nume (L,1) Tip (listă) Valoare(C,1)

Nume (F1) Data (10.12.2017) Date de identificare client (C.I.F.RO15857, Locație -jd. Iași, lc. Iași, str. Delfin, nr.30, Cod 101) Nume (F1) Data (10.12.2017) Date de identificare client (C.I.F.RO15857, Locație -jd. Iași, lc. Iași, str. Delfin, nr.30, Cod 101) Dată(N,2) Nume(L,1) Valoare(C,1)

Nr comandă(N,3) Data(C,2) Nume client(C,3) Denumire produse(N.3) Valoare comandă(C,4) Adresă client(H,4) Localitate(C,6)

Nume client(C,3) Denumire produse(N.3) Valoare comandă(C,4) Adresă client(H,4) Localitate(C,6)

Contract (nr.contract 1, data 10.12.2017) Date de identificare client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100, dată 10.12.2017) Contract (nr.contract 1, data 10.12.2017) Date de identificare client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100, dată 10.12.2017) Comandă (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100) Comandă (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Client

Introducerea de date eronate privind comenzile pot genera informații gresite.

(locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100) 2.Livrare (proces)

Comandă

Sistemul vânzări

Semiautomat, La cerere

2.1.Introduc ere date necesare facturării (subproces)

Informații din comanda pe care nea transmiso clientul

Nomenclat or clienți

Electronic

2.1.1.Verific area clientului în nomenclato rul

Comandă

Nomenclat or clienți

Electronic

Numar(N,3) Unitate(N,8) Denumire produs(C,3) Cantitate vândută(N,6) Preț bax(C,5) Valoare fara TVA(N,3) Valoare cu TVA(N,1) Total de plată(C,1) TVA(19%) Valoare totală de plată: cantitate*pret/bax+T VA Nume (IF,1) Data (N,1) Cod client (C,1) Cod produs (B,1) Denumire produs (BT,1) Denumire gestiune( C,1)

Numar(N,3) Unitate(N,8) Denumire produs(C,3) Cantitate vândută(N,6) Preț bax(C,5)

Comandă (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100)

Datele trebuie sa fie corecte pentru pentru a onora comanda fară erori.

Nume (IF,1) Cod client (C,1) Cod produs (B,1) Denumire produs (BT,1)

Dacă clientul cui facturăm e nou atunci noi trebuie sa-l introducem în baza de date.

Nume(sc.AMI.srl) Cod client(N,6) CUI(A,20)

Nume client(sc.AMI.srl) CUI(A,20)

Comandă (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100) Comandă (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA:

Pentru a verifica un client întâi trebuie să existe în baza de date.

CLIENȚI (subproces)

2.1.2.Calcul area valorii ce trebuie înscrisă în factură (subproces)

Factură

Sistemul vânzări

Electronic

Numar(N,3) Denumire produs(C,3) Cantitate vândută(N,4) Preț bax(C,3) Valoare fara TVA(C,2) Valoare cu TVA(C,1) Total de plată(C,4) TVA(19%)

Numar(N,3) Denumire produs(C,3) Cantitate vândută(N,4) Preț bax(C,3) Total de plată(C,4) TVA(19%)

2.1.3.Gener are factură (subproces)

Listă comenzi

Sistemul vânzări

Semiautomat, automat

Numar(N,3) Dată(N,1) Denumire produs(B,2) Cantitate vândută(C,2) Preț bax(C,3) Total de plată(C,9) TVA(19%)

Sistemul de vânzări

Semiautomat, se introduc manual unele informații în momentul vânzării

Numar(N,3) Dată(N,1) Denumire produs(B,2)) Cantitate vândută(C,2) Preț bax(C,3) Valoare fara TVA(C,7) Valoare cu TVA(C,8) Total de plată(C,9) TVA(19%) Numar(N,6) Nume client(C,10) Valoarea(C,1) Data încasării(N,4)

3.Încasare (proces)

Dispoziție de încasare

Numar(N,6) Nume client(C,10) Valoarea(C1) Data încasării(N,4)

19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100) Comandă (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100) Comandă (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100) Comandă (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de

Valoarea inscrisă pe factură trebuie să justifice calcularea propriu zisă afiecărui articol în parte.

Fără erori dacă generarea facturi se face automată.

Înregistrarea presupune incasarea total factură.

3.1. Introducere date referitoare la încasare (subproces) 3.2.Calcula re sold (subproces)

Dispoziția de plată

Factură

Sistemul financiarcontabil

Semiautomat

Sistemul financiarcontabil

Semiautomat, sau manual

Numar(N,6) Dată(N,1) Nume client(C,3) Valoare incasare(N,8) Denumire produse(C,5) Format(A,5) Numar(N,6) Dată(N,7) Denumire cont(C,6)

Numar(N,6) Dată(N,1) Nume client(C,3) Valoare incasare(N,8) Denumire produse(C,5) Format(A,5) Numar(N,6) Dată(N,7) Denumire cont(C,6)

5.3.Generar e rapoarte către conducere cu privire la situația încasărilor (subproces)

Informații cu privire la situația încasărilor

Sistemul vânzări

Semiautomat, sau la cererea conducerii

Numar(N,6) Data(C,3)

Data(C,3)

4.Retur de marfă (proces)

Date în format electronic

Sistemul clienți

Semiautomat, la cerere

Cod articol (B,1) Cod client (C,5) Denumire client (C,6)

Cod client(B,1)

plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100) Dosar comenzi

Factură (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Comandă (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100) Factură (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax,

Neintroducere corectă a datelor referitoare la încasări poate genera sume mai mici de încasat. Calcularea gresită a soldurilor, duce la o concluzie eronată.

Generarea rapoartelor trebuie sa contină informații corecte si concise cu privire la încasările dintr-o anumită perioadă.

4.1 Verificarea facturilor de referință (subproces)

Lista facturi

Sistemul vânzări

La cerere

4.2 Calcularea soldului datorat (subproces)

Factură

Sistemul vânzări

Semiautomat

4.3 Generare raport cu privire la retururi (subproces)

Date în format electronic cu privire la retur

Sistemul financiarcontabil

5.Restituire sume (proces)

Dispozitie de plată

5.1 Identificare clienților (subproces)

Date în format electronic

Tip ( tabel) Format (A4) Denumire articol (BT,1) Cantitate (N,23) Număr(N,1) Dată(C,3) Valoare(N,23) Nume client(C,33)

valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Număr(N,1) Dată(C,3)

Dosar: Număr (DF,1) Data (12.12.2017) Factură Număr (3422) Data(15.12.2017)

Se verifică pentru a știi cu certitudine cui datorăm și cât datorăm.

Data(N,6) Denumire cont(C,10) Cod cont(N,45)

Data(N,6) Denumire cont(C,10) Cod cont(N,45)

Dacă nu sar calcula soldul datorat at nu se va stii ce valoare trebuie returnată.

Semiautomat, automat

Data(N,5) Număr(C,12) Nume client(C,23) Valoare datorată(C,40)

Data(N,5) Număr(C,12) Nume client(C,23) Valoare datorată(C,40)

Sistemul clienți

Semiautomat, la cerere

Data(N,3) Nume client(C,12) Valoare(C,7) Cont client(N,21) Dimensiune (A5)

Nume client(C,12) Valoare(C,7) Cont client(N,21)

Factură (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Factură (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Data(N,3) Număr (2236) Dimensiune (A5) Date de identificare plătitor (nume, sediu, C.U.I.) Valoare(C,7)

Sistemul clienți

Semiautomat, la cerere

Nume client(N,33) Cod client(C,4)

Nume client(N,33) Cod client(C,4)

Client Nume (F1) Data (10.12.2017) Date de identificare client

Se idenfică foarte usor în baza de date dacă îi atribuim un cod

(C.I.F.RO1585, Locație -jd. Iași, lc. Iași, str. Delfin, nr.30, Cod 101) 5.2 Verificarea soldului datorat (subproces)

Disponibili tăți de plată

Sistemul fianciarcontabil

Semiautomat, la cerere

Data(N,14) Numar(N,7) Valoare datorată(C,33)

Data(N,14) Numar(N,7) Valoare datorată(C,33)

5.3 Generarea rapoartelor (subproces)

Date în format electronic

Sistemul financiarcontabil

Semiautomat, la cerere

Data(N,4) Număr(C,25)

Data(N,4) Număr(C,25)

Data(15.12.2017) Denumire cont(CL/C) Cod cont (4111) Rulaj (D și C) Total sume (D și C) Sold final (D sau C) Data(12.12.2017) Număr (OP,36) Dimensiune (A5) Valoare plătită (500 lei)

de identificare.

Introducerea de date eronate duce generarea de rapoarte gresite.

3.4 Analiza proceselor/subproceselor de prelucrare (tabel pentru verificarea încrucișată între tabelul ieșirilor și intrărilor) Proces/ Subproces

Descrierea operaţiunilor prelucrare

Ieşiri din Intrări în Formulele sau Locul de stocare a datelor Cerințe pe baza de proces/sub proces/su relaţiile de calcul (tabele ale bd, fişiere sau observaţiilor și proces bproces dosare) constatărilor rezultate din analiza

1.Preluarea comenzilor de la clienți (proces)

1.1. Verificarea clientului(subp roces)

1.1.1 Introducere client nou(subproces )

*Adăugare comenzi in dosarul comenzi *Punem la dispozitia clientilor, agenti de vanzari care preiau comanda si o introduce in sistem prin intermediul aplicatiei PALM, sau preluarea comenzilor pe baza aplicatiei puse la dispozitia clientului. *Verificarea realitatii datelor de identificare ale clientului si daca acestea sunt indeajuns sau daca se constata lipsa unor date cheie pentru finalizarea comenzii.

Factura/Avi Comanda z

Informații despre client

Listă clienți

*In cazul in care Fișă client Comandă clientul nu poate fi nou nouă identificat in baza de date existenta, se va introduce noul client cu datele de

Valoare totală de Comenzi primite plată=cantitate * (nr. comandă 1, dată preț/bax + TVA 19% comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Clienți (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100)

efectuată Dacă comanda a fost primită prin emai-l și sa salvat în spam, motiv pentru care nu a fost văzută, este foate posibil ca acea comandă să nu poată fi onorată.

Comandă Se efectuează greu (nr. comandă 1, dată datorită listelor comandă 10.12.2017, încărcare cu clienți. unitate de măsură:bax ,cantitate :10, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100) Contract (nr.contract 1, data 10.12.2017) Date de identificare client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100, dată 10.12.2017)

Pentru introducerea unui nou client în dosarul electronic Comenzi este necesar să se ataseze un document/o fisa a

identificare ale acestuia. 1.1.2.Actualiza *In cazul in care re client. apar schimbari ale (subproces) statusului client( acesta renuntata sa mai colaboreze cu noi, isi schimba datele de identificare) se recurge la actualizarea acestuia in baza de date. 1.2.Generarea *In cel mai concret situațiilor caz situatiile comenzilor comenzilor se genereaza prin intermediul aplicatiei.Punand la dispozitia clientilor un status al comenzilor unde acestia pot vizualiza si estima timpul de livrare a comenzii. Este posibila si generarea situatiilor comenzilor prin intermediul telefonic. 1.3.Lansarea Adăugare comenzilor înregistrare în tabela comenzi Se refera la

noului client cu datele de identificare. Neactualizarea datelor clientului duc la erori în ceea ce privește preluarea și trimiterea comenzilor și nu numai.

Fișă client Comandă existent nouă

Contract (nr.contract 1, data 10.12.2017) Date de identificare client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100, dată 10.12.2017)

Lista comenzilor

Comanda

Comandă Se obține cu întârziere (nr. comandă 1, dată datorită rulării unul comandă 10.12.2017, flux mare de date. unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100)

Factură

Comanda

Comandă Există riscul ca acestea (nr. comandă 1, dată să nu fie onorate în comandă 10.12.2017, cazul în care nu sunt unitate de măsură:bax verificate spamurile,

inregistrarea comenzii si la livrarea propriu-zisa a acesteia.

2.Livrare (proces)

Intocmire factura Factură atasata marfurilor ce serveste ca dovada realitatii comenzii livrate, continand date cu privire la cantitate, pret, etc.

Comandă

Valoare totală de plată= cantitate * preț/bax + TVA 19%

2.1.Introducer e date necesare facturării. (subproces)

Adaugare date in Factura tabele/fisiere/docum ente ce servesc la o buna cooperare intre entitate si furnizori.

Date client Valoare totală de plată=cantitate * preț/bax + TVA 19%

,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100) Comandă (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100) Comandă (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod

ținând cont că se primesc comenzi si prin intermediul email-ului.

Greșirea sumelor sau a calculelor.

Introducerea greșită a datelor despre adresă sau CNP.

client 100) 2.1.1.Verificar ea clientului în nomenclatorul CLIENȚI(subp roces)

Lista clientilor se Fișă client Date client poate vizualiza existent accesand nomenclatorul Clienti, aici puteti vedea detalii despre statusul clientilor.

2.1.2.Calcular Inregistrare calcul ea valorii ce valoare factura pe trebuie baza comenzii. înscrisă în factură(subpro ces)

2.1.3.Generare factură(subpro ces)

Lista Costul prețurilor fiecărui pentru articol fiecare articol în parte

Intocmire factura pe Factură baza comenzii.

Listă comenzi

Comandă (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100) Valoare totală de Comandă plată= cantitate * (nr. comandă 1, dată preț/bax + TVA 19% comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100) Comandă (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA:

Neînregistrarea clientului nou ne împiedică să îi livrăm comenzile.

Greșirea sumelor sau a calculelor aduc erori în sistemul financiarcontabil și nu numai.

Dificultăți la tipărire.

3.Încasare(pro Generarea unui bon Chitanță ces) fiscal sau a unei chitante.

Dispoziție de încasare

3.1.Intoducere date referitoare la încasare(subpr oces) 3.2.Calculare sold (subproces)

Inregistrare Chitanță chitanta/bon fiscal. Sporirea sumei din registrul de casa.

Dispoziția de plată

Întocmire situație Registrul sold– raport Cartea Mare

Tranzactii

Valoare incasat=Cost achizitie+TVA deductibila 19%

19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100) de Comandă Greșirea sumelor de de (nr. comandă 1, dată încasat. comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de incasat: cantitate * preț/bax + TVA ) Client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100) Dosar comenzi Introducerea greșită a datelor despre produsul și cantitatea vândută.

valoare totală de Factură Greșeală de calcul. incasat: cantitate * (nr. comandă 1, dată preț/bax + TVA 19% comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de incasat: cantitate * preț/bax + TVA )

3.3.Generare rapoarte către conducere cu privire la situația încasărilor(su bproces)

4.Retur marfă (proces)

Întocmire situație Rapoarte incasari pentru conducere Întocmire situație incasari– raport

de Marfa primita ca retur de la clientii nemultumiti se finalizeaza cu anularea tranzactiei si restituirea valorii de vanzare facturate.

4.1.Verificarea facturilor de referință (subproces)

Inaintea anularii tranzactiei cu clientul si restituirea valorii de vanzare facturate se va verifica factura. 4.2 Calcularea Dupa verificarea soldului facturilor privind datorat returul, se va calcula (subproces) soldul datorat, acest proces fiind necesar

Informații Valoare totală de cu privire incasat= cantitate * la situația preț/bax + TVA 19% încasărilor

Document Date în privind format returul de electronic marfă

Informații Lista referitoare facturi la facturile de marfă venite la retur Registrul Factură Cartea Mare

Comandă (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de incasat: cantitate * preț/bax + TVA ) Client (locație client Iași, nume client S.C. AMI S.R.L., Cod client 100) Factură (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA )

Întârzierea generării de rapoarte sau posibilitatea uitării înregistrării unei facturi, ceea ce duce la obținerea de rapoarte greșite.

Dacă marfa returnată nu este înregistrată din nou în sistemul financiar-contabil și tot odară și în cel de stoc vor apăre plusuri de mărfuri la inventar, întrucât cantitatea fapticul si cea valorică nu coincid. Greșeli de calcul care duc la plăți mai mari pentru noi care acceptăm marfa venită la retur.

Dosar: Număr (DF,1) Data (12.12.2017) Factură Număr (3422) Data(15.12.2017) Valoare totală de Factură Greșeală de calcul. plată: cantitate * (nr. comandă 1, dată preț/bax + TVA 19% comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax,

in cazul in care avem mai multe comenzi retur de la acelasi client. 4.3.Generare raport cu privire la retururi (subproces)

In urma calcularii Rapoarte soldului datorat se va intocmi un raport al returului primit.

5.Restituire sume (proces)

Urmatorul pas dupa Ordin intocmirea raporului plată de retur, este restituirea valorii de vanzare inscrise pe factura emisa clientului.

valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Date retur

de Dispozitie de plată

5.1.Identificar Acest subproces este Informații ea clienților necesar pentru a despre (subproces) realiza modificarile clienți pe seama clientului corespunzator. 5.2.Verificarea soldului datorat (subproces)

In cazul intarzierii Ordin cu restituirea plată datoriei catre client, va trebui sa tinem cont de soldul

Date în format electronic

de Disponibil ități de plată

Factură (nr. comandă 1, dată comandă 10.12.2017, unitate de măsură:bax ,cantitate :10 bax, valoare/bax: 30 lei, TVA: 19%, valoare totală de plată: cantitate * preț/bax + TVA ) Data(12.12.2017) Număr (2236) Dimensiune (A5) Date de identificare plătitor (nume, sediu, C.U.I.) Suma de plată (5000 lei)

Întârzierea generării de rapoarte sau posibilitatea de a uita sa înregistrăm o factură, ceea ce duce la obținerea de rapoarte greșite.

Dacă suma de plătit nu este foarte mare plata se va face din caserie, motiv pentru care trebuie consemnată această ieșire de numerar pentru ca la sfârșitul zilei registrul de casă să fie corect. Nume (F1) Identificarea poate fi Data (10.12.2017) dificilă și Date de identificare client consumatoare de timp (C.I.F.RO1585, Locație -jd. datorită numărului Iași, lc. Iași, str. Delfin, mare de clienți și a nr.30, Cod 101) unui soft vechi. Data(15.12.2017) Greșeală de calcul. Denumire cont(CL/C) Cod cont (4111) Rulaj (D și C) Total sume (D și C)

datorat pentru a-l restitui ulterior. 5.3. Generarea Dupa restituirea Raport raportelor datoriei catre client, (subproces) va fi intocmit un raport pentru a valida stingerea datoriei.

Sold final (D sau C) Date în format electronic

Data(12.12.2017) Număr (OP,36) Dimensiune (A5) Valoare plătită (500 lei)

Întârzierea generării de rapoarte sau posibilitatea de a uita sa înregistrăm o factură, ceea ce duce la obținerea de rapoarte greșite.

4. Modelarea sistemului 4.1 Construirea diagramelor fluxurilor de date Se va reface diagrama de context (dacă au intervenit modificări față de prima versiune construită la 2.4), diagrama de nivel 0 (pe baza proceselor identificate la 2.2 și a ieșirilor/intrărilor analizate în 3.2 și 3.3), DFD-urile de nivel 1 şi cele de nivel 2. Pentru proiectul fiecărei echipe trebuie să existe cel puţin 2 diagrame de nivel 1 şi cel puţin o diagramă de nivel 2.

4.2 Descrierea DFD în depozitul (dicţionarul) datelor Se vor descrie cel puţin 4 fluxuri de date (cel puţin un flux extern de intrare, cel puţin un flux intern de scriere, cel puţin un flux intern de citire, cel puţin un flux extern de ieşire), un loc de stocare, o entitate externă şi un proces de prelucrare. Entitate externă : Sistemul de trezorerie -Prelucrează datele referitoare la încasările consemnate în formular ( registru casa) la incheierea fiecărei zi, în vederea obținerii documentelor de ieșire. Proces : Intrarea comenzilor -DACĂ tip operațiune = ”Adaugă” – atunci în sistem se adaugă o nouă creanță emisă fie pe bază de factură, fie pe bază de aviz. - DACĂ tip operație = “Modifică” – se actualizează creanța prin stornare. Loc de stocare : Comenzi COM Nr - 01 COM Clt - 513 COM Sold - 435 lei Flux de date: Lansare comandă COM Nr - 01 COM Clt - 501 COM Sold - 435 lei Flux de date: Verificare client CLT Nr - 01 CLT CUI - 123456 CLT Vechime - 20.11.2009 Flux de date: Date încasări ÎNC Nr - 01 ÎNC Val - 435 lei ÎNC Clt -501 Flux de date: Actualizare client. CLT Nr - 01 CLT Vechime - 20.11.2009 CLT Modif - J22/123/1996

4.3 Realizarea matricei CRUD Pe baza informaţiilor obţinute din analiza sistemului existent şi a construirii diagramei de nivel "0", rezultă următoarea matrice CRUD (Create-Read-Update-Delete): Ex.: Locuri stocare

Comenzi

Clienți

Încasări

Retururi

Procese

Verificarea clientului Generarea situațiilor comenzilor Lansarea comenzilor.





Calcularea valorii ce trebuie înscrisă în factură.

Generare factură Intoducere date referitoare la încasare Calculare sold.















Calculare sold datorat.

Generare raport cu privire la retururi. Identficarea clienților Verificarea soldului datorat Generarea rapoartelor.

Livrări



Generare rapoarte către conducere cu privire la situația încasărilor. Verificarea facturilor de referință.

Note contabile







5. Identificarea și descrierea cerinţelor funcţionale şi nonfuncţionale ale aplicației/sistemului Pe baza informaţiilor colectate în capitolul 3, în special în ultima coloană a celor trei tabele, şi a problemelor constatate la modelarea sistemului, în capitolul 4, se vor identifica cerinţele funcţionale şi nonfuncţionale, completându-se tabelul următor. Nr. crt.

Problema/nevoia de rezolvat

1.

Nevoia corelării facturilor cu încasările.

2.

Prelucrarea automată a cursului valutar.

3.

Probleme apărute în urma retururilor efectuate.

4.

Efort suplimentar de culegere a datelor.

5.

Necesitatea implementării unei aplicații de autentificare.

Descrierea soluției pentru cerința identificată

Prezentarea problemei

Natura cerinţei

Este o cerință de modificare a traseului pe care circulă informția. Utilizatorul final este nevoit să acceseze nomenclatorul în care sunt stocate facturile pentru a putea prelua datele necesare operațiunilor de încasare. În ceea ce privește activitatea de export desfășurata cu clientul nostru, lipsa informației cu privire la cursul valutar poate duce la neîncheierea tranzacției cu clientul.

Funcțională

Implementarea unei funcții care să genereze automat imaginea reala a decontărilor cu clienții.

Funcțională

Nepotrivirea datelor din nomenclatorul clienți cu cele de pe fișele de retur, care generază înregistrări eronate în contabilitate, care au ca urmare efectuarea greșită a rapoartelor contabile ce nu mai prezintă o imagine fidelă. Unele date sunt utilizare la mai multe tranzacții motiv pentru care, el trebuiesc culese de mai multe ori.

Funcțională

Este necesară corelarea cursului valutar de pe site-ul BNR sau integrarea tranzacțiilor online cu banca în sistemul de trezorerie . Gruparea datelor și includerea de totaluri în nomenclatorul de retururi care să corespundă sumelor din nomenclatorul clienți. Realizarea de legături între sistemul de creanțe și restul sistemelor prin import și export de date. Autentificarea reprezintă soluția cea mai eficientă pentru combaterea furtului de date. Personalul autorizat deține user și parolă pentru autentificare.

Vulnerabilitatea datelor (în special cele ce fac obiectul gestiunii) conduce la sustragerea lor de catre personalul neautorizat, care pot aduce prejudicii grave entității.

Nonfuncțională

Nonfuncțională

6.

Actualizarea automată a noilor reglemetări contabile.

Având în vedere posibilitatea modificării codul fiscal, aceasta poate duce la apariția evaziunii fiscale, datorită neadaptării la noile norme financiare.

Nonfuncțională

Actualizarea automată a modificarilor codului fiscal pe baza unei platforme de legatură între entitate și Ministerul Finanțelor Publice.

ANEXA 1 – DIAGRAMĂ DE CONTEXT A SGC

ANEXA 2 – DFD de NIVEL 0 pentru SGC

ANEXA 3 – DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL – ” Primirea comenzilor ”

ANEXA 4 – DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL ” Facturare ”

ANEXA 5 – DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL “Incasari,,

ANEXA 6 – DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL “Retururi de marfuri,,

ANEXA 7 – DFD de NIVEL 2 pentru SUBPROCESUL “Verificarea clientilor” in cadrul PROCESULUI “Preluarea comenzilor de la client”

Aprobare client

Raport client Verificare existenta clientin BD

Fisa client nou

Aprobare client

Raport client

Date comenzi noi

Date comenzi curente

Date incasari noi

Date retururi noi

Date incasari curente

Comanda confirmata Comanda

Date. actualizatecli ent Comanda confirmata

Date retururi curente

ORGANIGRAMĂ

ADMINISTRATOR

S.C. MIGDALIN SRL

Director general

Director vânzări

Director comercial

Departament financiar- contabil

Director vânzări URSUS

Director vânzări CARESROM

Director vânzări HORECA

Director vânzări DIVIZIA URBANĂ

Agent vânzări

Agent vânzări

Agent vânzări

Agent vânzări

Asistent vânzări Departament desfacere

FACTURARE

Departament logistică GESTIONAR

Depozit Calea Chișinăului

Depozit Ungheni

Șoferi

Manipulanți