Proiect Sifc 1 [PDF]

Zitiervorschau

Departamentul Contabilitate, Informatică Economică și Statistică Specializarea Contabiilitate și Informatică de Gestiune, anul III zi An universitar 2020/2021, sem. I

Proiect (studiu de caz) la disciplina Sisteme Informa ționale Financiar-Contabile I Sistemul Furnizori din cadrul firmei IceDream

1. Archip Lorena-Ionela (25 %) Membrii echipei (în ordinea alfabetică, cu specificarea ponderii contribuției la proiect)

2. Asaftei Carmen-Ionela (25 %) 3. Beatrice Mihaela Brănoaea (25 %) 4. Chiriac Lidia (25 %)

IAŞI 2020

Copyright@Gabriela Meşniţă 2020

1

OBSERVAȚII IMPORTANTE  Vă rugăm să citiţi şi să completaţi cu atenţie acest formular, fără a elimina nici o componentă a acestuia (în afara textelor scrise cu Italic dintre simbolurile ). Omisiunile nu vor putea fi rectificate după predarea proiectului, intermediară sau în forma finală. În cazul în care lipsesc părţi din informaţiile solicitate, nota va fi diminuată corespunzător.  Versiunea electronică a formularului va fi pusă la dispoziţie prin intermediul portalului FEAA sau a platformei online.  Proiectele se vor realiza conform cerinţelor specificate în cadrul orelor alocate disciplinei şi vor avea obligatoriu cuprins cu trimiteri la paginile din formularul completat.  ATENŢIE!!!! Proiectele vor aborda probleme ale sistemelor informa ționale (aplica țiile și programele utilizate) din cadrul firmei descrise, bazându-se pe documentare suplimentară bibliografică și practică din cursurile şi materialele bibliografice folosite la alte discipline, cum ar fi Contabilitate Financiară, ISA, TIA, Management, Marketing, Finan țe, inclusiv de la alte specializări.  Exemplele furnizate în suportul de lucrări practice nu rezolvă complet toate aspectele regăsite în formular, ci sunt doar sugestii, cu rol orientativ.  Orice proiect copiat sau inspirat din proiectele colegilor din promoţia curentă sau cele anterioare va fi sancţionat conform regulamentelor didactice în vigoare, considerându-se fraudă!!! Termene de predare la orele de laborator, în funcţie de orarul fiecărei grupe: I. Săptămâna 6 (2 - 6 noiembrie 2020) - capitolul 2 (15% din nota proiectului) II. Săptămâna 11 (7-11 decembrie 2020) - capitolul 3 (25% din nota proiectului) și capitolul 4 (25% din nota proiectului) III. Săptămânile 13-14 (4-15 ianuarie 2021) - capitolul 5 (15% din nota proiectului) și proiectul în formă finală - (la notele ob ținute până la această evaluare se adaugă: 10% implicare în activitatea de laborator, inclusiv la capitolul 1, 10% pentru progresul înregistrat la proiect). Prezenţa la laborator este obligatorie. La cel pu țin 4 absen țe nemotivate se reface activitatea. De asemenea, nu se admit absen țe la nici una dintre cele 2 prezentări intermediare. Fiecare parte predată va fi notată, iar nota va fi luată în calcul pentru evaluarea finală. Nepromovarea proiectului conduce la pierderea dreptului de intrare în examen, fiind subiect de refacere a activită ții în anul universitar viitor. Sus ținerea proiectelor se face numai dacă este prezentă întreaga echipă. Eventualele probleme ce pot interveni se vor anun ța din timp, nu în săptămâna ș i zilele planificate pentru sus țineri. Laboratoarele se vor desfăşura sub îndrumarea: Lect. univ. dr. Laura-Diana RADU (glaura[at]uaic.ro) Ec. dr. Radu ARTENE (artene_radu[at]yahoo.com)

2

CUPRINS 1 Sistemele de prelucrare a tranzac țiilor din cadrul firmei IceDream SRL........................................4

1.1  Identificarea principalelor sisteme de prelucrare a tranzac țiilor, plecând de la activită țile economice - SE REALIZEAZĂ LA LABORATOR...........................................4 1.2 Identificarea principalelor fluxuri de date (intrări și ieșiri) în/din sistemele informa ționale de prelucrare a tranzac țiilor SE REALIZEAZĂ LA LABORATOR.........6 2 Delimitarea ariei de întindere a sistemului ce va fi suspus analizei............................................7

2.1 Activită țile economice reflectate în sistemul suspus analizei..........................................7 2.2 Identificarea componentelor organizatorice şi a partenerilor organizaţiei (dacă este cazul) cu responsabilităţi pentru sistemul supus analizei...................................................................7 2.3 Extragerea intrărilor şi ieşirilor specifice sistemului supus analizei..................................7 2.4 Realizarea primei versiuni a diagramei de context............................................................8 3 Prezentarea detaliată a sistemului informaţional supus analizei................................................9

3.1 Descompunerea sistemului prin identificarea proceselor şi subproceselor de prelucrare. .9 3.2 Analiza ieşirilor din procesele/subprocesele de prelucrare către entită ți externe sau locuri de stocare (se ordonează după procesul/ subprocesul care le generează, din care ies) 10 3.3 Analiza intrărilor în procesele/subprocesele de prelucrare de la entită ți externe sau locuri de stocare (se ordonează după procesul /subprocesul în care intră)............................11 3.4 Analiza proceselor/subproceselor de prelucrare (tabel pentru verificarea încrucișată între tabelul ie șirilor și intrărilor)...............................................................................................12 4 Modelarea sistemului cu ajutorul DFD........................................................................................13

4.1 Realizarea diagramelor fluxurilor de date.......................................................................13 4.2 Descrierea componentelor DFD în depozitul (dicţionarul) datelor.................................13 4.3 Construirea matricei CRUD............................................................................................13 5. Cerin țele noului sistem și poten țiale proiecte informatice...................................................14

5.1 Stabilirea și descrierea cerinţelor funcţionale şi nonfuncţionale ale sistemului.............14 5.2 Stabilirea principalelor proiecte informatice necesare firmei analizate...........................15

3

1 Sistemele de prelucrare a tranzac ț iilor din cadrul firmei IceDream SRL Pe baza informa țiilor descrise în documentul Descrierea Firmei IceDream, de pe portal, se vor identifica principalele sisteme de prelucrare a tranzac țiilor, rela țiile dintre ele.

1.1  Identificarea principalelor sisteme de prelucrare a tranzac țiilor, plecând de la activită țile economice - SE REALIZEAZĂ LA LABORATOR Se vor identifica sistemele informa ționale și se va specifica scopul fiecărui sistem. Pe baza acestor elemente se va completa tabelul 1.1. Sistemul stocuri are drept scop eviden ța cantitativă și valorică a materiilor prime, a materialelor auxiliare, produselor finite, mărfurilor ș i obiectelor de inventar asigurată prin eviden ța intrărilor de stocuri ca urmare a aprovizionării de la furnizori, primirea produselor finite de la sec țiile de produc ție, plusurile de la inventariere sau retururile de la clien ți, păstrarea, manipularea ș i transportul intern al bunurilor (de la momentul primirii de la furnizor, până la momentul livrării la client), precum ș i eviden ța ieșirilor în vederea vânzării, ca urmare a minusurilor identificate cu ocazia inventarierii sau a transferurilor pentru realizarea produc ției.    Sistemul încasări și plă ți are drept scop eviden țierea tranzac țiilor financiare ce se realizează între societate și ter ți prin intermediul achitării și încasării facturilor în conturile la bănci sau în numerar, plă ții salariilor, obliga țiilor către stat ș i a deconturilor pentru deplasări, depunerii la bancă a numerarului. Sistemul salarizare are drept scop eviden ța drepturilor salariale ale angaja ților în vederea motivării lor pentru a adopta un comportament dorit de organiza ție cu ajutorul următoarelor activită ți: calculul salarial pe baza timpului efectiv lucrat, preluat din pontajele lunare, generarea documentelor specifice rezultate din calculul salariului (statul de plată, fluturași de salarii), verificarea certificatelor de concediu medical, eviden ța concediilor de odihnă, completarea declara ției 112. Sistemul contabilitate are drept scop păstrarea unei eviden țe clare a tuturor opera țiilor economice desfășurate în firmă asigurate de verificarea ș i contabilizarea documentelor justificative, completarea jurnalului pentru vânzări și jurnalului pentru cumpărări, întocmirea registrelor obligatorii, declara țiilor periodice cu caracter fiscal, raporturilor financiar anuale ș i a formelor de reportare semestrială. Sistemul clien ți are scopul de a satisface nevoile adecvate clien ților  prin oferirea unei game de produse suficient de variate prin intermediul unor procese de execu ție  derulate de angaja ții  firmei prin intermediul următoarelor activită ți: centralizarea informa țiilor despre clien ți, eviden ța comenzilor primite de la clien ții unită ții, livrarea acestora ș i încasarea contravalorii. Sistemul de conducere are drept scop stabilirea ș i implementarea strategiei pe termen scurt ș i pe termen lung a firmei în vederea realizării obiectivelor prin planificare strategică, stabilirea obiectivelor pe termen lung și scurt, gestionarea resurselor financiare ș i asigurarea organizării ș i interdependen ței dintre toate componentele organizatorice ale firmei. Sistemul de produc ție are drept scop asigurarea planificării, realizării şi controlului producţiei pe baza solicitărilor de produse şi a capacităţilor de producţie existente ș i se realizează prin intermediul a trei tranzac ții: planificarea, lansarea ș i urmărirea produc ției. Sistemul furnizori are scopul de a ț ine eviden ța clară a tranzac țiilor cu furnizorii asigurată prin identificarea necesarului de aprovizionat, calculat în urma analizării comenzilor primite de la clien ți, a stocurilor existente și a planurilor de vânzări, căutarea ș i selectarea celor mai potrivi ți furnizori, ini țierea comenzilor de aprovizionare prin emiterea cererilor de ofertă, încheierea de contracte, recep ționarea bunurilor. Sistemul resurse umane are drept scop înregistrarea datelor privind salaria ții unei organiza ții, identificarea poten țialilor angaja ți pe diferite posturi, stabilirea modului de plată a drepturilor salariale, evaluarea aptitudinilor, performan țelor ș i a pregătirii lor, oferirirea sprijinului în dezvoltarea carierei personale.

4

Sistemul mijloace fixe are drept scop buna func ționare a activită ților desfășurate pentru realizarea de bunuri, cât ș i între ținerea acestora pentru realizarea de venituri asigurată prin utilizarea acestora în produc ție, prin amortizarea clădirilor ș i generarea de rapoarte specifice, precum fișa de amortizare a mijlocului fix, centralizatorul mijloacelor fixe.

5

Tabelul 1.1 - Relația activități economice-sisteme informaționale Nr . crt .

Activită ți/opera ții economice

1.

Intrarea mărfurilor, a materiilor prime și a materialelor de la furnizori în gestiunea depozitelor

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

10.

11. 12. 13. 14.

15. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27.

Intrarea produselor finite în gestiune, după procesul de produc ț ie   Intrarea rebuturilor în gestiune, după procesul de produc ț ie   Restituirea de materiale din secţia de produc ț ie la depozit Transferul mărfurilor, materiilor prime și a materialelor de la o gestiune la alta  Consumul de materii prime şi materiale  Ieșirea bunurilor (mărfuri și produse finite) din gestiune prin vânzare  Determinarea plusurilor/minusurilor de inventar la nivel de gestiuni  Efectuarea plă ț ilor către stat se realizează prin internet Banking pe baza ordinului de plată Încasarea facturilor în numerar se realizează pe bază de chitan ț ă, chitan ț ele fiind eviden ț iate într-un centralizator al încasărilor realizate în numerar Încasarea facturilor în contul de la bancă se realizează pe bază de extras de cont Plata în numerar a furnizorilor se realizează pe baza unei dispozi ț ii de plată Eviden ț a depunerilor la bancă Efectuarea plă ț ilor către furnizori se realizează prin internet Banking, plă ț ile fiind confirmate prin extrasele de cont Plata datoriilor declarate periodic (impozit), a taxelor ocazionale precum și a posibilelor amenzi se realizează pe baza proceselor verbale primite după diferite controale Calcularea timpului de muncă Calcularea bonusurilor pentru agen ț ii de vânzări Calculul salariului brut Calcului re ț inerilor către bugetul statului Calculul salariului net Calculul concediilor medicale Înregistrarea și modificarea datelor privind angaja ț ii Generarea statului de plată și a fluturașilor Generarea centralizatoarelor aferente Verificarea și contabilizarea documentelor justificative Întocmirea raporturilor financiar anuale

Sistemul informa țional

Sistemul stocuri

Sistemul stocuri Sistemul stocuri Sistemul stocuri Sistemul stocuri Sistemul stocuri Sistemul stocuri Sistemul stocuri

Tipul prelucrării datelor în sistem Aplica ț ie de gestiune a stocurilor (introducere NRCD completată manual) Aplica ț ie stocurilor Aplica ț ie stocurilor Aplica ț ie stocurilor Aplica ț ie stocurilor Aplica ț ie stocurilor Aplica ț ie stocurilor Aplica ț ie stocurilor

de gestiune a de gestiune a de gestiune a de gestiune a de gestiune a de gestiune a de gestiune a

Sistemul încasări și plă ț i

Manual (Excel)

Sistemul încasări și plă ț i

Manual (Excel)

Sistemul încasări și plă ț i

Manual (Excel)

Sistemul încasări și plă ț i

Manual (Excel)

Sistemul încasări și plă ț i

Manual (Excel)

Sistemul încasări și plă ț i

Manual (Excel)

Sistemul încasări și plă ț i

Manual (Excel)

Sistemul salarizare

Manual (Excel)

Sistemul salarizare

Manual (Excel)

Sistemul salarizare Sistemul salarizare Sistemul salarizare Sistemul salarizare

Manual (Excel) Manual (Excel) Manual (Excel) Manual (Excel)

Sistemul salarizare

Aplica ț ie de contabilitate

Sistemul salarizare

Aplica ț ie de contabilitate

Sistemul salarizare

Aplica ț ie de contabilitate Aplica ț ie de contabilitate (WINMENTOR) Aplica ț ie de contabilitate

Sistemul contabilitate Sistemul contabilitate 6

Nr . crt . 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53.

Activită ți/opera ții economice și a formelor de raportare semestrială Completarea jurnalului pentru vânzări și jurnalul pentru cumpărări pe baza documentelor justificative Întocmirea registrelor obligatorii  Întocmirea declara ț iilor periodice cu caracter fiscal cerute de legistla ț ia în vigoare Facturarea   Înregistrarea comenzilor Vânzarea bunurilor Ofertarea clien ț ilor Gestionarea resurselor financiare Adoptarea deciziilor privind plata obliga ț iilor fiscale Estimare necesar de capital Analiza vânzărilor Planificarea activită ț ilor Încheierea contractelor pentru servicii externalizate și cu ter ț ii Intrare de materii prime Consum de materii prime Ieșire de produse finite Stabilirea necesarului de aprovizionat Caăutarea și  selectarea furnizorilor potriv iți Încheierea de contracte Emiterea și trimiterea comenzilor de aprovizionare Mi șcarea  de personal (angajarea și  disponibilizarea personalulu i) Evaluarea performan ț elor și calită ț ilor angaja ț ilor Motivarea angaja ț ilor Training și specializare Asigurarea spa ț iilor și echipamentelor necesare desfă șurării activită ț ilor de produc ț ie, depozitare și administrare Casarea mijloacelor fixe

Sistemul informa țional

Tipul prelucrării datelor în sistem (WINMENTOR)

Sistemul contabilitate

Aplica ț ie de contabilitate (WINMENTOR)

Sistemul contabilitate

Aplica ț ie de contabilitate (WINMENTOR)

Sistemul contabilitate

Aplica ț ie de contabilitate (WINMENTOR)

Sistemul clien ț i Sistemul clien ț i Sistemul clien ț i Sistemul clien ț i Sistemul de conducere

Manual (Excel) Manual (Excel/ Word) Manual (Excel) Manual (Excel) Manual (Excel/ Word)

Sistemul de conducere

Manual (Word)

Sistemul de conducere Sistemul de conducere Sistemul de conducere

Manual (Excel) Manual (Excel) Manual (Excel/ Word)

Sistemul de conducere

Manual (Excel/ Word)

Sistemul de produc ț ie Sistemul de produc ț ie Sistemul de produc ț ie Sistemul furnizori

Manual (Excel) Manual (Excel) Manual (Excel) Manual (Excel)

Sistemul furnizori

Manual (Excel)

Sistemul furnizori

Manual (Excel)

Sistemul furnizori

Manual (Excel)

Sistemul resurse umane

REVISAL

Sistemul resurse umane

Manual

Sistemul resurse umane Sistemul resurse umane

Manual Manual

Sistemul mijloace fixe

Manual (Excel)

Sistemul mijloace fixe

Manual (Excel)

7

1.2 Identificarea principalelor fluxuri de date (intrări ș i ie șiri) în/din sistemele informa ționale de prelucrare a tranzac țiilor SE REALIZEAZĂ LA LABORATOR Se va completa un tabel în care se vor specifica principalele fluxuri de intrare ș i fluxuri de ieșire pentru fiecare sistem informa țional identificat la 1.1 (fiecare sistem trebuie să fie descris prin minim 4 intrări ș i minim 3 ieșiri) 1. Pentru fiecare intrare și ieșire se va specifica sursa, respectiv destina ția, care pot fi persoane, parteneri, alte sisteme. Un exemplu se va realiza la laborator, pe baza suportului de curs, a descrierii firmei IceDream si a suportului de lucrări practice. Pentru o mai uşoară construire, se poate apela mai întâi la o formă descriptivă de stabilire a fluxurilor informaţionale (documente, rapoarte, date etc.), după care se poate trece la includerea lor în tabel. Tabelul 1.2 - Intrările ș i ieșirile în/din sistemele informa ționale Sistemul informa țional

Fluxuri de intrare în sistem Denumire flux de Sursa fluxului de intrare intrare în sistem Factura de vânzare

NIR/NRCD

NP, BC, BPTR Sistemul de gestiune a stocului

Sistemul încasări și plă ț i

Sistemul contabilitate

Agent de vânzare

Comisia de recep ț ie Coordonator tehnic

Propunere produse noi

Responsabil marketing

Document înso ț ire aprovizionare

Responsabil aprovizionare

PV inventor

Comisia de inventariere

Fluxuri de ieșire din sistem Denumire flux Destina ția fluxului de ieșire de ie șire din sistem Situa ț ia stocurilor de Coordonator tehnic materii prime și materiale Situa ț ia stocurilor de Coordonator tehnic materii prime și materiale Situa ț ia stocurilor Director comercial disponibile Director comercial

Date salaria ț i Stocuri Contabilizate Decizii

Sistem salarizare

Balan ț a stocurilor Fi șă de eviden ț ă a obiectelor de inventar în folosin ț ă Listă imputa ț ii

Sistem contabilitate

Listă imputa ț ii

Sistem salarizare

Administator

Stat de plată

Sistemul salarizare

Sistem salarizare Sistemul de conducere

Chitan ț ă

Administrator

Extras de cont

Director economic

Listă imputa ț ii Jurnal de bancă Situa ț ia fluxurilor de trezorerie Centralizator al încasărilor

Dispozi ț ie  de plată Facturi Procese verbale de încasări și  plă ț i Documente justificative Documente justificative

Director comercial

Director comercial Sistem salarizare

Directorul economic Banca (entitate externă)

Sistemul furnizori

Ordin de plată

Sistemul de contabilitate

Sistemul clien ț i

Registrul de cas ă

Sistemul de contabilitate

Declara ț ii

Institu ț iile statului

Registre contabile (jurnal; cartea

Prestator de servicii contabile

Prestator de servicii contabile Administrator

1

8

mare) Dosar de inventariere anual al patrimoniului

Administrator

Documente justificative

Administrator

Listă imputa ț ii Pontaj Sistem salarizare

Reglementări legale Contract de munca

Sistemul clien ț i

Sistem stocuri Sistem resurse umane Institu ț iile statului Sistemul resurse umane

Sistemul furnizori

Sistemul de resurse umane

Jurnal pentru vânzări/ cumpărări Date salaria ț i

Prestator de servicii contabile Sistemul stocuri Sistemul conducere

Declaratie 112

Institu ț iile statului

Stat de plată

Sistemul conducere

Factură, aviz de înso ț ire Comenzi interne Catalog de produse

Agent de vânzare

Cerere de ofertă

Clien ț i

Reclama ț ii/ Nemul ț umiri

Clien ț i

Oferta

Agent de vânzare

Documente de sinteză

Administrator

Documente de sinteză

Administrator

Date statistice

Surse publice

Procese de inventariere

Sistemul furnizori

Bonul de consum

Director tehnic

Bonurile de predare – transfer – restituire (BPTR)

Director Comercial Depozit

Comenzi interne

Director comercial

Re ț etarea de fabrica ț ie

Coordonatorul tehnic

Rapoarte/ liste

Sistem contabil

Factură de vânzare Plan de vânzări/ încasări Plan de produc ț ie/ de vânzări Plan de investi ț ii Fi șe de urmărire a furnizorilor Raportul de produc ț ie Bonurile de predare – transfer – restituire (BPTR) Raportul de produc ț ie Situa ț ia materiilor și materialelor Facturi/ jurnal

NIR/ NRCD

Comisia de recep ț ie

Factura/ aviz

Informa ț ii

Administrator

Plan de vânzări

Director comercial

Oferta

Furnizor

Contract de muncă tipărit de angajator

Administrator

Cerere de transfer

Angajat

Decizie de transfer

Angajat

Contracte Fi șă de urmărire contracte NRCD Contract de munca ce urmează a fi semnat de angajat Contract de muncă care pleacă de la angajat la semnat Decizie semnată

9

Prestator de servicii contabile

Stat de plată

Comanda

Sistemul conducere

Sistemul produc ț ie

Registru inventar

Factură de retur

Sistemul produc ț ie Sistemul produc ț ie Sistem contabilitate Clien ț i Director comercial Director comercial Administrator Director comercial Administrator Sistem contabilitate Sistem stocuri Depozit Coordonatorul tehnic Gestionar Sistem contabil Comisia de recep ț ie Administrator Director comercial Furnizor Angajat (pt a fi semnat)

Administrator Angajator/

Sistemul de gestiune  a mijloacelor fixe

Cerere de concediu

Angajat

Cerere de pensionare

Angajat

Factura de cumpărare; Contract de vânzarecumpărare

Agent de vânzare - achizi ț ie  mijl. fixe

PV inventar

Comisia de invenar

Necesar mijloace fix e

Coordonator  tehnic

Registru numerelor de inventar

Gestionar

Repara ț ii

Comisia de inventariere

10

și aprobată Cerere aprobată Dosar de pensionare

administrator Angajator Furnizorul de servicii/ administrator

Factură de vânzare Contract de vânzarecumpărare

Client

Listă mijloace fixe Fisa mijlocului fix Situa ț ia  stoculu ide mijloace fix e Proces verbal

Comisia de inventar Sistem contabilitate Administrator Coordonator tehnic

2 Delimitarea ariei de întindere a sistemului ce va fi suspus analizei2 Pentru delimitarea ariei de întindere se vor avea în vedere, în special, fluxurile informaţionale (intrări şi ieşiri) identificate la punctul 1.2, relevante pentru sistemul ce va fi supus analizei.

2.1 Activită țile economice reflectate în sistemul suspus analizei Cunoașterea activită ților/ operaţiilor economice este foarte importantă, pentru că reprezintă punctul de plecare în stabilirea principalelor procese de prelucrare 3 ale sistemului analizat, dar şi a datelor ce urmează a fi supuse prelucrării şi a informaţiilor transmise către alte sisteme/aplica ții, birouri sau angaja ți, ter ți. În acest scop, se va completa următorul tabel. Tabelul 2.1 - Descrierea activităților/operațiilor economice ce vor fi prelucrate în sistem Nr. crt.

Denumirea activită ții/ opera ției economice

Tipul activită ții/opera ției (internă, externă)

1.

Stabilirea necesarului de aprovizionat

Internă

2.

Căutarea ș i selectarea furnizorilor potrivi ț i

Externă

3.

Ini țierea comenzilor de aprovizionare sau contractare

Externă

4.

Aprovizionarea bunurilor – facturi și avize

Internă

5.

Retururi

Externă

Descrierea activită ții/opera ției Se realizează periodic (de regulă săptămânal) și se determină scăzând din stocul existent „toate cele necesare” pentru realizarea comenzilor pentru clien ți. În cazul în care stocul disponibil nu este suficient, pe baza listelor cu necesarul de aprovizionat (întocmite), directorul hotărăște dacă se va realiza (sau nu) comanda respectivă. Selectarea furnizorilor se realizează de către directorul comercial, după căutarea ș i analiza ofertelor acestora, pe baza criteriilor stabilite de administratorul firmei. După atenta selectare a furnizorului potrivit, se elaborează de către responsabilul de aprovizionare sau responsabilul gestionar, comanda de aprovizionare și se trimite către furnizor, doar cu acordul directorului comercial. Se realizează de către comisia de recep ție a bunurilor, care este stabilită de către administratorul societă ții. Pe baza documentelor de înso ț ire emise de furnizor, la primirea bunurilor se realizează recep ția calitativă și cantitativă de către comisia de recep ție. Responsabilul de aprovizionat sau gestionarul întocme ște, pe baza constatărilor făcute, NIR ș i NRCD, în maxim 24 de ore de la intrarea în entitate. Recep ț ia se face diferit pe gestiuni (materiale auxiliare/ materii prime). Se realizează pe bază de aviz de înso ț ire ș i factura de retur, care sunt verificate ș i semnate de directorul comercial. Bunurile returnate se primesc în gestiunea mașinii ș i apoi a depozitului, pe bază de recep ție.

2

Din toate sistemele identificate în capitolul, se va alege doar una/unul, care va fi supus analizei începând din acest capitol. 3 ATENȚIE!!! Să nu face ț i confuzie între activită ț ile și opera ț iile economice și procesele de prelucrare. Primele sunt cele declanșează procesele de prelucrare, motiv pentru care, de multe ori, denumirea lor este apropiată. De exemplu, vânzarea produselor, ca activitate economică, este reflectată în sistemul informatic sub forma Eviden ț a vânzărilor sau Înregistrarea vânzărilor sau Gestiunea vânzărilor. Această similitudine are ca scop să asigure o coresponden ț ă cât mai clară între activită ț ile economice care trebuie reflectate in sistem, prin intermediul proceselor de prelucrare. 11

Dacă este cazul se restituie banii clientului pentru bunurile returnate. Directorul comercial analizează lunar situa ția bunurilor returnate și a sumelor restituite clien ților.

6.

Evaluarea furnizorilor

Furnizorii sunt (re)evalua ți periodic de către directorul comercial, în func ție de incidentele înregistrate în derularea comenzilor/contractelor cu aceștia, fiind actualizată astfel lista furnizorilor agrea ți. Aceasta are la bază fișa de urmărire, completată lunar de către responsabilul cu aprovizionarea sau responsabilul-gestionar, după caz, pe baza datelor înregistrate în fișa diferen țelor la intrare și în NIR/NRCD.

Internă

2.2 Identificarea componentelor organizatorice şi a partenerilor organizaţiei (dacă este cazul) cu responsabilităţi pentru sistemul supus analizei Se vor identifica persoanele, componentele organizatorice care au responsabilită ți atribuite în legătură cu activită țile economice reflectate în sistemul analizat. Aceste rela ții se stabilesc, în special, pe baza informa țiilor din tabelul de la punctul 1.2, dar și în normele metodologice de întocmire a documentelor. Tabelul 2.2 - Relațiile sistemului cu alte componente organizatorice sau mediul extern Nr. crt.

Departament/birou/persoană/ partener

Descrierea relaţiilor cu sistemul analizat -

1.

Administrator

-

2.

-

Consultant juridic

3.

Contabil (prestator de servicii) -

4.

Coordonatorul tehnic

-

5.

Director comercial

-

12

Desemnează membrii comisiei de recep ție; Stabilește criteriile de selectare ale furnizorilor ș i le comunică directorului comercial; Aprobă/ Dezaprobă listele cu necesarul de aprovizionat; Plătește facturile înregistrate; Semnează contractele aprobate de directorul comercial. Avizează contractele comerciale; Asigură rezolvarea litigiilor cu posibilii furnizori, în cazul contractelor comerciale nerespectate. Înregistrarea cronologică și completă a opera țiunilor, cum ar fi înregistrarea facturilor primite; Trimite rapoarte, liste întocmite. Participă la stabilirea necesarului de aprovizionat (materii prime și materiale); Sprijină directorul comercial și administratorul în selectarea furnizorului potrivit din punct de vedere al cererii-ofertei. Asigură în permanen ță coordonarea studierii pie ței și activită ț ii de aprovizionare; Avizează contractele economice cu furnizorii; Participă la stabilirea necesarului de aprovizionat; Centralizează opiniile angaja ților despre necesarul de aprovizionat și despre furnizori;

6.

-

Responsabilul de aprovizionare

7.

8.

9.

Gestionarul -

Responsabilul de marketing

-

Partener extern – servicii de specialitate

Verifică facturile sosite ulterior; Aprobă comenzile. Face parte din comisia de recep ție a mărfurilor; Participă la stabilirea necesarului de aprovizionat; Transmite necesarul de aprovizionat; Semnează pentru confirmarea primirii în gestiune; Comunică furnizorului posibilele diferen țe însumate pe NRCD; Atestă datoria fa ță de furnizor. Este secretarul comisiei de recep ție; Participă la stabilirea necesarului de aprovizionat; Analizează ofertele de pe pia ță; Transmite comanda către furnizor; Participă la evaluarea furnizorilor; Analizează ofertele disponibile de la furnizori; Participă la negocierea pre țurilor; Centralizează datele culese în lista furnizorilor poten țiali. Asigurarea unor procese externalizate; Aprovizionează firma cu carburan ți; Efectuează inspec ții tehnice, revizii și repara ții la mijloacele de transport.

2.3 Extragerea intrărilor şi ieşirilor specifice sistemului supus analizei Plecând de la tabelele 1.2, 1.3 si 2.2, se vor stabili entităţile externe (principalele birouri, alte sisteme, persoane sau alte organizaţii cu care intră în legătură sistemul), precum şi fluxurile informaţionale dintre ele ș i sistem. Se construieș te lista intrărilor/ieşirilor în/din entităţile externe, în următorul tabel: Tabelul 2.3 - Lista intrărilor/ieşirilor de la/spre entităţile externe Nr. crt. 1. 2.

Entitatea externă Administrator Coordonator tehnic Director comercial

3. Furnizori 4.

5. 6. 7.

Responsabil aprovizionare Responsabil marketing Gestionar Sistem contabilitate

8.

Intrări de la entitate în sistem Informa ții Program zilnic de produc ție Re țetarea de fabrica ție Plan de vânzări Liste furnizori poten țiali Facturi Aviz Oferta Contract Factură retur Necesar de aprovizionare Cerere de aprovizionare Studiul pie ței Date despre furnizori Necesar de aprovizionare Rapoarte Liste Date contabilizate aprovizionare 13

Ieşiri din sistem spre entitate Contracte Raportul de produc ție Fi șă de urmărire a contractelor Listă furnizori agrea ți Lista furnizori evalua ți Cererea de ofertă Comanda Formular retur Propunere aprovizionare Listă furnizori poten țiali Situa ția materiilor și materialelor Jurnal de cumpărături

Sistemul încasări ș i plă ț i

Dispozi ț ii de plată

Sistemul stocuri

Situa ție stoc disponibil

9. 10.

Centralizarea achizi ț iilor realizate Ordin de plată Propunere produse noi

2.4 Realizarea primei versiuni a diagramei de context Pe baza tabelului 2.3 se va reprezenta grafic rela ția sistemului supus analizei cu entită țile externe. Astfel va rezulta o primă variantă a diagramei principalelor fluxuri de informaţii care intră şi/sau ies din sistemul supus analizei (diagrama de context).

14

Fig. 1: Prima versiunea a diagramei de context 15

Elemente de autocontrol: 1) Există o legătură logică între componentele organizatorice prezentate la punctul 2.2 şi diagrama de context? 2) Există o legătură logică între activită țile economice prezentate la punctul 2.1 şi diagrama de context? 3) Există o legătură logică între intrările şi ieşirile prezentate în tabelul 1.2, tabelul 2.3 ș i diagrama de context?

16

3 Prezentarea detaliată a sistemului informaţional supus analizei

4

Se va analiza în detaliu sistemul ales. Se evidenţiază toate componentele şi se identifică problemele ce necesită rezolvare, astfel încât sistemul să dispună de funcţionalităţile solicitate de activităţile economice pe care le sprijină. Informaţiile colectate prin observarea sistemului, din analiza documentelor firmei, se vor sintetiza sub forma unor tabele, ce vor fi completate cu atenţie, astfel încât să poată fi realizată modelarea sistemului, ce urmează în capitolul 4.

3.1 Descompunerea sistemului prin identificarea proceselor şi subproceselor de prelucrare Pe baza activită ților/opera țiilor economice identificate în capitolul 2, se vor detalia prelucrările şi se va urmări descompunerea în subprocese. Ca urmare, se vor enumera și descrie procesele şi subprocesele de prelucrare, prin codificarea şi indentarea lor. Aten ție!!! Fiecare student va prelua cel pu țin un proces cu fluxurile de intrare, ieșire specifice ș i le va descrie în tabelele următoare. În capitolul 4 va asigura modelarea procesului prin diagrama de nivel 0, respectiv 1 ș i descrierea în dic ționarul datelor. În capitolul 5 va asigura descrierea cel pu țin a unei cerin țe func ționale ș i a unei cerin țe nonfunc ționale (tehnice). 1. Stabilirea necesarului de aprovizionat 1.1. Identificarea stocului disponibil 1.2. Întocmirea listelor cu necesarul de aprovizionat 2. Căutarea și selectarea furnizorilor 2.1. Analiza ofertelor 2.2. Compararea furnizorilor 3. Inițierea comenzilor de aprovizionat 3.1. Trimiterea cererii de ofertă 3.2. Primirea sau analiza ofertei 3.3. Inițierea comenzii 4. Recepția bunurilor 4.1. Primire factură sau aviz de însoțire 4.2. Constatarea de diferențe și întocmirea documentelor justificative (NIR, NRCD)

Element de autocontrol: Verificaţi dacă toate datele despre activită țile/opera țiile economice identificate la punctul 2.1 sunt incluse, într-o formă sau alta (proces, subproces), în descrierea proceselor de prelucrare.

4

Se face analiza doar a sistemului care a fost ales pentru descriere începând cu capitolul 2. 17

3.2 Analiza ieşirilor din procesele/subprocesele de prelucrare către entită ți externe sau locuri de stocare (se ordonează după procesul/ subprocesul care le generează, din care ies) Proces/subproces de prelucrare care generează ieşirea 1

Stabilirea necesarului de aprovizionat: - Identificarea stocului disponibil; - Întocmirea listelor cu necesarul de aprovizionat.

Căutarea și selectarea furnizorilor: - Analiza ofertelor; - Compararea furnizorilor. Ini ț ierea comenzilor de aprovizionat: - Trimiterea cererii de ofertă; - Primirea sau analiza ofertei; - Ini ț ierea comenzii.

Denumire ieşire

Listă necesar de aprovizionare

Tip ieşire 2, mod de obţinere 3, momentul generării

Semiautomat, săptămânal și semestrial

Destinaţie

Directorul comercial

Listă furnizori din entitate

Semiautomat, semestrial

Director comercial

Cerere de ofertă

Semiautomat, la cerere

Furnizori

Structură ieşire 4

Cod articol (C, 5) Denumire produs (C, 25) UM (C, 3) Necesar (C, 30) Furnizor (C, 25)

Denumire furnizor (C, 25) CUI (C, 10) Adresă (C, 30) Persoană contact (C, 25) Telefon (N, 10) E-mail (C, 20) Produs (C, 25) Cod articol (C, 5) Denumire produs (C, 25) UM (C,3) Furnizor (C, 25) Cod Articol (C, 5) Denumire produs (C, 25) UM (C,3) Pre ț (N, 15) Cantitate (N, 9)

18

Documentul/ datele pe baza căruia/cărora se obţine ieşirea 5

Situa ț ia stocurilor existente Stocul de siguran ț ă pentru fiecare reper Situa ț ia comenzilor zilnice primite de la clien ț i Planul lunar de vânzări Normele de consum Situa ț ia contractelor cu clien ț ii Evolu ț ia situa ț iei bunurilor existente Propunere aprovizionare Ofertele de la furnizori noi Listă furnizori agrea ț i Listă furnizori evalua ț i Listă furnizori poten ț iali Chestionar evaluare furnizor Date preluate în formă electronică

Locurile de stocare folosite pentru citirea datelor (dosare, tabele ale bd, fişiere) 6

Cerin țe pe baza observaţiilor și constatărilor rezultate din analiza efectuată 7

Bunuri Stocuri

În prezent, situa ț iile sunt întocmite și stocate în format electronic, în Excel. În viitor se dore ște implementarea unei noi aplica ț ii care să faciliteze culegerea datelor din mai multe documente și transferarea lor într-un singur loc.

Situa ț ie furnizori

În prezent, se efectuează această op ț iune pentru a avea o eviden ț ă a furnizorilor care aprovizionează entitatea.

Ofertă

Procesul se realizează cu ajutorul unui program în care se introduc date manual și care trimite cereri de ofertă specifice fiecărui furnizor.

Contracte

Comanda

Recep ț ia bunurilor: - Primire factura sau aviz de înso ț ire; - Constatarea de diferen ț e și întocmirea documentelo r justificative

Factură sau aviz de înso ț ire

La cerere

Administrator

Semiautomat, săptămânal, semestrial

Furnizori

Programat, zilnic

Comisia de recep ț ie

Furnizor (C, 25) Client (C, 25) CUI (C, 10) Nr. Registrul Comer ț ului (C, 15) Adresa (C, 30) Cont bancar (C, 24) Persoană contact (C, 25) Telefon (N, 10) E-mail (C, 20) Furnizor (C, 25) Client (C, 25) CUI (C, 10) Nr. Registrul Comer ț ului (C, 15) Adresa (C, 30) Cont bancar (C, 24) Nr. Comandă (N, 4) Cod Articol (C, 5) Denumire produs (C, 25) UM (C,3) Pre ț (N, 15) Cantitate (N, 9) Furnizor (C, 25) Client (C, 25) CUI (C, 10) Nr. Registrul Comer ț ului (C, 15) Adresa (C, 30) Cont bancar (C, 24) Cod Articol (C, 5) Denumire produs (C, 25) UM (C,3) Pre ț (N, 15) Cantitate (N, 9)

19

Factură Fi șă de urmărire contracte

Situa ț ie comenzi interne Propunere aprovizionare

Date preluate în formă electronică din facturi

Contracte

Sunt realizate contracte între cele două păr ț i atunci când apare un furnizor nou.

Comenzi

În prezent, comenzile pentru furnizori sunt transmise și arhivate pe cale electronică. În viitor se dore ște îmbunătă ț irea programelor de gestionare a listelor care cuprind volumul și valoarea produselor.

Bunuri Stocuri Gestiuni Furnizori

Reprezintă intrarea în gestiune a mărfii.

(NIR, NRCD).

NIR, NRCD

Programat, zilnic

Furnizori

Furnizor (C, 25) Client (C, 25) CUI (C, 10) Nr. Registrul Comer ț ului (C, 15) Adresa (C, 30) Cont bancar (C, 24) Nr. Comandă (N, 4) Cod Articol (C, 5) Denumire produs (C, 25) UM (C,3) Pre ț (N, 15) Cantitate (N, 9)

Date preluate în formă electronică din facturi

Bunuri Stocuri Gestiuni Furnizori

Reprezintă încarcarea în gestiune după verificarea faptică a stocurilor noi intrate.

Note: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Se preiau denumirile proceselor/subproceselor de prelucrare identificate la punctul 3.1, pe baza operaţiilor economice surprinse în sistemul analizat. Trebuie să fie aceleaşi cu cele din tabelul 3.2. Pentru procesele/subprocesele care nu generează ieşiri pentru entităţile externe, se va specifica faptul că sunt procese care asigură doar adăugarea de înregistrări sau actualizarea locurilor de stocare, numite procese interne Din suportul de curs, se va folosi clasificarea rapoartelor şi se vor încadra ieşirile sistemului analizat în acea clasificare. Se va specifica dacă ieşirile sunt obţinute numai cu ajutorul aplicaţiilor, dacă se obţin prin prelucrare manuală, automată sau mixtă. Se descriu toate atributele incluse în structura raportului, definind tipul (numeric, caracter, dată calendaristică etc.), lungimea atributului, iar unde este cazul se vor specifica formulele de calcul (de exemplu, totalurile), precum şi atributele utilizate în cadrul formulelor de calcul. Se prezintă denumirea documentului sau documentelor, informaţiilor existente în sistem ce stau la baza obţinerii raportului. Sunt specificate numele locurilor de stocare (tabele ale bd, fişiere, dosare) în care au fost stocate (înregistrate) anterior date necesare obţinerii rapoartelor. Se comentează eventualele particularităţi ale raportului, din punct de vedere al obţinerii lui sau al aspectelor ce ar trebui eliminate sau adăugate, ca şi cerinţe pentru noul sistem. Tot aici scrieţi: timpul necesar obţinerii raportului cu ajutorul aplica ț iei existente şi orice alte elemente pe care le consideraţi importante despre raport, nespecificate anterior.

20

3.3 Analiza intrărilor în procesele/subprocesele de prelucrare de la entită ți externe sau locuri de stocare (se ordonează după procesul /subprocesul în care intră) Proces/ subproces/ în care intră datele 1

Stabilirea necesarului de aprovizionat: - Identificarea stocului disponibil; - Întocmirea listelor cu necesarul de aprovizionat. Căutarea și selectarea furnizorilor: - Analiza ofertelor; - Compararea furnizorilor. Ini ț ierea comenzilor de aprovizionat: - Trimiterea cererii de ofertă; - Primirea sau analiza ofertei; - Ini ț ierea comenzii.

Denumire intrare (document, date existente în alte aplica ții etc.)

Listă necesar de aprovizionare

Listă furnizori agrea ț i

Emitent şi/sau Sursa de intrare în sistem 2

Gestionar Administrator

Director comercial

Tip intrare

Suport hârtie/ electronic

Suport hârtie/ electronic

Primire ofertă

Furnizori

Suport hârtie

Contracte de aprovizionare

Administrator

Suport hârtie

Confirmare

Furnizori

Suport hârtie/

Structura intrării 3

Cod articol (C, 5) Denumire produs (C, 25) UM (C, 3) Furnizor (C, 25) Denumire furnizor (C, 25) CUI (C, 10) Adresă (C, 30) Persoană contact (C, 25) Telefon (N, 10) E-mail (C, 20) Criterii de selec ț ie (C, 30) Denumire furnizor (C, 25) Nr. Registrul Comer ț ului (C, 10) Adresa (C, 24) Telefon (N, 10) E-mail (C, 20) Cont bancar (N, 20) Denumire produs (C, 13) Unitate măsură (C, 5) UM (N, 4) Cantitate (N, 3) Denumire furnizor (C, 25) Nr Registrul comer ț ului (C, 10 ) CUI (N, 10) Banca (C, 3) Adresa (C, 24) Telefon (N, 10) E-mail (C, 20) Cont bancar (N, 20) Denumire furnizor (C, 25) 21

Locurile de stocare unde sunt înregistrate datele (tabele ale bd, fişiere, dosare) 4

Cerin țe pe baza observaţiilor și constatărilor rezultate din analiza efectuată 5

Bunuri Stocuri

De cele mai multe ori, pentru stabilirea necesarului de aprovizionat, este recomandată alocarea unui timp mai îndelungat deoarece acest proces impune urmărirea stocurilor, pe baza mai multor documente. De aceea, este necesară o aten ț ie sporită și o nouă aplica ț ie mult mai eficientă.

Situa ț ie furnizori

Sunt ale și furnizorii adecva ț i care se pliază pe nevoile firmei din lista furnizorilor poten ț iali.

Oferte

Ofertele sunt primite de la furnizorii agrea ț i și sunt analizate de către responsabilul de aprovizionat și responsabilului general.

Contracte Comenzi

Se întocmesc cu unii furnizori și sunt semnate de către administrator, după ce sunt avizate de consultantul juridic.

Contracte

Se dorește ca în viitor atât comenzile,

Recep ț ia bunurilor: - Primire factura sau aviz de înso ț ire; - Constatarea de diferen ț e și întocmirea documentelor justificative (NIR, NRCD).

comandă

electonic

Factură sau aviz

Suport hârtie/ electronic

NIR, NRCD

Furnizori

Comisie de recep ț ie

Suport hârtie/ electronic

Nr Registrul comer ț ului (C, 10 ) CUI (N, 10) Banca (C, 3) Adresa (C, 24) Telefon (N, 10) E-mail (C, 20) Cont bancar (N, 20) UM (N, 4) Q (N, 3) Valoare (N, 3) Unitate măsura (C, 5) Denumire produs (C, 13) Furnizor (C, 25) Denumire produs (C, 25) UM (C, 3) Pre ț (N, 15) Cantitate (N, 9) CUI (C, 10) Cont bancar (C, 24) Nr. Registrul Comer ț ului (C, 15) Adresă (C, 30) Furnizor (C, 25) Denumire produs (C, 25) UM (C, 3) Pre ț (N, 15) Cantitate (N, 9) Cont bancar (C, 24) Adresă (C, 30) Adaos comercial (N, 5) Cantitate recep ț ionată (N, 5) Cantitate conform documentelor (N, 5) Valoare recep ț ionată (N, 15)

Comenzi

cât și contractele să fie arhivate digital pentru o utilizare mai facilă.

Bunuri Stocuri Gestiuni Furnizori

Prin această opera ț iune se realizează cre șterea datoriei fa ț ă de furnizor, concomitent cu cre șterea gestiunii întreprinderii.

Bunuri Stocuri Gestiuni Furnizori

Prin această opera ț iune se verifică dacă stocul criptic de pe factură este acela și cu stocul faptic din momentul intrării mărfurilor în gestiune; punându-se accent pe cantitatea primită, dar și pe calitatea bunurilor sosite în întreprindere.

Note: 1. 2.

Se preiau denumirile proceselor/subproceselor de prelucrare identificate la punctul 3.1, pe baza operaţiilor economice surprinse în sistemul analizat. Pentru procesele/subprocesele care nu au intrări de la entităţi externe, se va specifica faptul că sunt procese care se bazează exclusiv pe prelucrarea datelor din locurile de stocare, numite procese interne. Emitentul reprezintă entitatea/actorul care întocmeşte acel document şi declanşează procesul de prelucrare, care poate o persoană, un birou, o aplica ț ie, o altă organiza ț ie, statul etc. Sursa de intrare poate fi identică cu emitentul documentului, poate fi alt loc din unitate din care trebuie să fie preluat documentul sau un alt proces al sistemului. Emitentul diferă de sursă atunci când un document trece pe la mai multe birouri/persoane până ajunge să fie preluat în aplica ț ie. În acest mod se pot identifica situaţii în care este necesar să se modifice circuitul documentului respectiv. 22

3. 4.

5.

Se descriu toate atributele incluse în structura documentului, definind tipul (numeric, caracter, dată calendaristică etc.), lungimea atributului, iar unde este cazul se vor specifica formulele de calcul (de exemplu, totalurile) şi atributele care intră în formule. Se va specifica locul de stocare în care sunt înregistrate datele preluate de pe documente, indiferent dacă este vorba de tabele ale bazei de date, fi șiere sau dosare, centralizatoare. Obligatoriu vor fi aceleaşi locuri de stocare identificate şi pentru obţinerea ieşirilor, pentru că prin introducerea datelor de pe documente sau preluarea datelor de intrare se asigură informaţiile necesare pentru generarea rapoartelor. Datele care sunt culese și prelucrate, după care sunt înregistrate în locurile de stocare, vor reprezenta pentru proces fluxuri interne de ieşire. Se vor comenta diferitele aspecte ce particularizează documentul/datele analizate, probleme legate de circuitul lor, condiţionarea prelucrării unui document de alt document, astfel încât să fie identificate eventualele cerin ț e de informatizare a unor prelucrări manuale, de eliminare a unor redundan ț e etc.

23

3.4 Analiza proceselor/subproceselor de prelucrare (tabel pentru verificarea încrucișată între tabelul ieșirilor ș i intrărilor) Proces/ Subproces

1

Stabilirea necesarului de aprovizionat: - Identificarea stocului disponibil; - Întocmirea listelor cu necesarul de aprovizionat.

Descrierea operaţiunilor de prelucrare 2

Se întocmesc liste cu necesarul de aprovizionare de materiale necesare, aflate pe baza stocurilor deja existente în unitate, programul zilnic de produc ț ie și situa ț ia comenzilor zilnice.

Ieşiri din proces/subproces

Intrări în proces/subproces

3

4

Listă necesar de aprovizionare

Listă necesar de aprovizionare

Căutarea și selectarea furnizorilor: - Analiza ofertelor; - Compararea furnizorilor.

Se selectează furnizorii agrea ț i după ce se analizează ofertele primite de la furnizorii noi, pe baza criteriilor stabilite de către administratorul firmei. Se stochează datele acestora prin intermediul aplica ț iei Excel întro listă a furnizorilor ce apar ț in entită ț ii.

Listă furnizori din entitate

Listă furnizori agrea ț i

Ini ț ierea comenzilor de aprovizionat: - Trimiterea cererii de ofertă; - Primirea sau analiza ofertei; - Ini ț ierea comenzii.

În urma selectării furnizorilor prefera ț i, se trimit către aceștia cereri de ofertă ț i se primesc oferte.

Cerere de ofertă

Primire ofertă

Semnarea contractelor se

Contracte

Contracte de

realizează după primirea ofertelor

aprovizionare

de la furnizori și alegerea celor mai potrivite pentru firmă. Se semnează contracte de aprovizionare doar cu unii furnizori. 24

Formulele sau relaţiile de calcul 5

-

-

Valoare ofertă = Q (cantitate) * P (pre ț /buc)

-

Locul de stocare a datelor (tabele ale bd, fişiere sau dosare)6

Cerin țe pe baza observaţiilor și constatărilor rezultate din analiza efectuată 7

Stocuri Bunuri Gestiuni

În această etapă, informa ț iile sunt preluate manual din tabela stocuri, iar crearea unei aplica ț ii care să permită accesarea în mod automat a datelor, ar face ca procesul să fie mult mai rapid și eficient.

Situa ț ie furnizori

Oferte

Îndosariate (contracte/comenzi )

În prezent, selectarea furnizorilor se realizează manual pe baza anumitor criterii stabilite de o persoană, iar din acest motiv putem gre și și scăpa din vedere aspecte importate. În viitor, se propune folosirea unei aplica ț ii pentru a alege automat furnizorii adecva ț i pe baza unor specifica ț ii introduse, fără a fi nevoie să analizăm în detaliu fiecare ofertă primită. În prezent, procesul se realizează cu ajutorul unui program în care se introduc datele manual. Pentru a facilita trimiterea cererilor de ofertă, este necesară digitalizarea procesului pentru a putea expedia cereri simultan mai multor furnizori. Deoarece contractele sunt îndosariate la un loc cu comenzile și modificările acestora, accesarea lor este îngreunată. Se dore ște realizarea unei arhive digitale care ar ușura centralizarea și utilizarea acestor documente.

Comanda de aprovizionarea se elaborează de către responsabilul de aprovizionare si responsabilul gestionar și se trimit către furnizor, urmând ca acesta să o confirme.

Încărcarea gestiunii și a datoriei fa ț ă de furnizor, după ce s-a verificat stocul de mărfuri primit.

Recep ț ia bunurilor: - Primire factura sau aviz de înso ț ire; - Constatarea de diferen ț e și întocmirea documentelor justificative (NIR, NRCD).

Verificarea mărfii primite de la furnizor și semnalarea posibilelor diferen ț e.

Comandă

Valoare Comandă = Confirmare de comandă

Q (cantitate) * P (pre ț /buc)

Factură sau aviz

Factură sau aviz

Factură sau aviz

Valoare = Pre ț x Cantitate

NIR, NRCD

Adaos comercial total = Cantitate recep ț ionată x adaos comercial unitar TVA Totală = Cantitate recep ț ionată x TVA Unitară Valoare la pre ț de vânzare inclusiv TVA Unitară = Pret de achizi ț ie unitar + adaosul comercial unitar + TVA Unitară Pre ț total = Adaos comercial total + Pre ț mărfuri total x Cantitate recep ț ionată + TVA total

Îndosariate (contracte/comenzi )

Bunuri Stocuri Gestiuni Situa ț ie furnizori

Bunuri Stocuri Gestiuni Situa ț ie furnizori

Atât comenzile, cât și contractele sunt îndosariate fizic, în acela și loc, acesta fiind un dezavantaj , întrucât accesul la ele este îngreunat. În viitor, se urmăre ște crearea unei arhive digitale, care ar facilita utilizarea acestor documente. În prezent, această etapă necesită un timp ridicat de efectuare deoarece introducerea în baza de date se face manual, iar în viitor se dorește o îmbunătă ț ire din acest punct de vedere.

În prezent, în cazul în care se constată vreo diferen ț ă la recep ț ia mărfurilor, comunicarea cu furnizorii ar fi dificilă, iar în viitor se dore ște remedierea acestei probleme, apelând la canale moderne de comunica ț ii.

Note: 1. Se preiau denumirile proceselor/subproceselor de prelucrare identificate la punctul 3.1, pe baza operaţiilor economice surprinse în sistemul analizat. Trebuie să fie aceleaşi cu cele 2. 3. 4.

din tabelul 3.2 şi tabelul 3.3. Se vor specifica operaţiunile de prelucrare specifice fiecărui proces, respectiv subprocesele, procedurile etc. care se execută (în cazul existenţei aplicaţiilor, opţiunile din meniul principal, cu subopţiunile specifice etc.) Se enumeră ieşirile generate din proces, respectiv rapoartele/situaţiile transmise către diferite entităţi externe. Trebuie să fie aceleaşi cu cele identificate în 3.2. Se prezintă documentele care intră în sistem de la diferite entităţi externe (aşa cum au fost prezentate la descrierea intrărilor). Trebuie să fie aceleaşi cu cele identificate în 3.3. 25

5. 6. 7.

Dacă operaţiunile de prelucrare conţin formule de calcul se vor specifica atributele care intră în formulele de calcul, precum şi provenienţa lor (locurile de stocare de unde vor fi citite si folosite valorile). Se prezintă locurile de stocare care intră în legătură cu procesul/subprocesul de prelucrare, prin operaţiuni de adăugare, modificare, ştergere sau citire/interogare înregistrări. Vor fi aceleaşi cu cele identificate în 3.2 şi 3.3. Eventualele probleme care apar la prelucrarea datelor sau în relaţia cu alte procese sau sisteme.

Observaţii finale:  Din aceste descrieri ar trebui să poată fi uşor identificate elementele ce vor sta la baza modelării sistemului, precum şi determinarea cerinţelor pentru noul sistem.  Este necesar să se aibă în vedere şi elementele prezentate în suportul de curs, pentru a surprinde în coloana de observaţii şi alte aspecte care nu au fost incluse în structura tabelelor.

26

4 Modelarea sistemului cu ajutorul DFD În acest capitol nu aveţi de scris un text, ci de construit diagramele fluxurilor de date, de realizat un tabel (matricea CRUD = sinteza unor elemente deja specificate în DFD nivelul 0), de completat dicţionarul de date.

4.1 Realizarea diagramelor fluxurilor de date Se va reface diagrama de context (dacă au intervenit modificări fa ță de prima versiune construită la 2.4), diagrama de nivel 0 (pe baza proceselor identificate la 2.2 și a ieșirilor/intrărilor analizate în 3.2 ș i 3.3), DFD-urile de nivel 1. Toate diagramele vor fi tipărite ș i atașate proiectului. Fiecare membru al

echipei trebuie să construiască cel puţin câte 1 diagramă de nivel 1.

27

Fig. 2: Diagrama de context modificată 28

4.2 Descrierea componentelor DFD în depozitul (dicţionarul) datelor Fiecare student va descrie cel puţin 4 fluxuri de date (cel puţin un flux extern de intrare, cel puţin un flux intern de scriere, cel puţin un flux intern de citire, cel puţin un flux extern de ieşire), un loc de stocare, o entitate externă şi un proces de prelucrare. 1. Entitate externă: Director comercial Descriere: Participă la stabilirea necesarului de aprovizionat și centralizează opiniile angaja ților pentru a selecta ulterior furnizorii, după ce se analizează oferte primite de la aceștia pe baza criteriilor stabilite de către administrator. Proces: Analiza ofertelor (subproces al procesului de căutare ș i selectare al furnizorilor) Dacă TipOpera ție = ”Adăugare” ATUNCI se adaugă un furnizor nou. ALTFEL DACĂ TipOpera ție = ”Modificare” se modifică datele furnizorului. Loc de stocare: Situa ție furnizori Denumire furnizor (C, 25) CUI (C, 10) Adresă (C, 30) Persoană contact (C, 25) Telefon (N, 10) E-mail (C, 20) Criterii de selec ție (C, 30) Flux de intrare: Listă necesar de aprovizionare Cod articol (C, 5) Denumire produs (C, 25) UM (C, 3) Furnizor (C, 25) Flux de ieșire: Listă furnizori din entitate Denumire furnizor (C, 25) CUI (C, 10) Adresă (C, 30) Persoană contact (C, 25) Telefon (N, 10) E-mail (C, 20) Produs (C, 25) 2. Entitate externă: Furnizor Descriere: Entitate externă, care prin creșterea datoriei fa ță de aceasta, marchează concomitent ș i încarcarea gestiunii cu mărfuri. Proces: Recep ția bunurilor (subproces: primire factură sau aviz) Dacă TipOpera ție = ”Adăugare” ATUNCI se adaugă o factură nouă. ALTFEL DACĂ TipOpera ție = ”Modificare” se adaugă o factură nouă. Loc de stocare: Furnizori Denumire furnizor (C, 25) CUI (C, 10) 29

Adresă (C, 30) Persoană contact (C, 25) Telefon (N, 10) E-mail (C, 20) Criterii de selec ție (C, 30) Flux de intrare: Factură Furnizor (C, 25) Denumire produs (C, 25) UM (C, 3) Pre ț (N, 15) Cantitate ( N, 9) CUI (C, 10) Cont bancar (C, 25) Nr. Registrul Comer țului (C, 25) Adresa (C, 30) Flux de ieșire: NIR/ NRCD Furnizor (C, 25) Denumire produs (C, 25) UM (C, 3) Pre ț (N, 15) Cantitate ( N, 9) CUI (C, 10) Cont bancar (C, 25) Nr. Registrul Comer țului (C, 25) Adresa (C, 30) Adaos comercial (N, 5) Cantitate recep ționată (N, 5) Valoare recep ționată (N, 15) 3. Entitate externă: Administrator Descriere: Desemnează membrii comisiei de recep ție ș i stabilește criteriile de selectare ale furnizorilor și le comunică directorului comercial. Aprobă/ Dezaprobă listele cu necesarul de aprovizionat ș i semnează contractele aprobate de directorul comercial. Proces: Întocmire necesar de aprovizionare (subproces al procesului de stabilire a necesarului de aprovizionat) Dacă TipOpera ție = ”Adăugare” ATUNCI se adaugă un produs nou. ALTFEL DACĂ TipOpera ție = ”Modificare” se re-adaugă un produs (după ce a fost șters cel adăugat anterior). Loc de stocare: Stocuri Denumire (C, 5) UM (C, 8) Cantitate (N, 3) Cod (N, 6) Flux de intrare: Listă necesar de aprovizionare Cod articol (C, 5) Denumire produs (C, 25) 30

UM (C, 3) Furnizor (C, 25) 4. Entitate externă: Comisia de recep ție Descriere: Scopul comisiei este de a recep ționa mărfurile intrate în gestiune, verificarea stocurilor ș i constatarea de diferen țe. Proces: Recep ția bunurilor (subproces în cadrul procesului Constatarea de diferen țe și întocmirea documentelor justificative) Dacă TipOpera ție = ”Adăugare” ATUNCI se adaugă o recep ție de bunuri nouă. ALTFEL DACĂ TipOpera ție = ”Modificare” se adaugă din nou o recep ție, iar cea anterioară este anulată. Loc de stocare: Stocuri Denumire (C, 5) UM (C, 8) Cantitate (N, 3) Cod (N, 6) Flux de intrare: factură și aviz Furnizor (C, 25) Client (C, 25) Nr. Comandă (N, 4) Cod articol (C, 5) Denumire produs (C, 25) UM (C, 3) Pre ț (N, 15) Cantitate (N, 9) Flux de ieșire: NIR/ NRCD Cantitatea (N, 9) UM (C, 3) Nr. Comandă (N, 4) Cod articol (C, 5) Furnizor (C, 25)

4.3 Construirea matricei CRUD Pe baza informaţiilor obţinute din analiza sistemului existent şi a construirii diagramei de nivel "0", rezultă următoarea matrice CRUD (Create-Read-Update-Delete): Locuri stocare Procese Stabilirea necesarului de aprovizionat Căutarea și selectarea furnizorilor potriviți Inițierea comenzilor de aprovizionare Recepționarea bunurilor/

Loc de stocare 1

Loc de stocare 2

Loc de stocare 3

Loc de stocare 4

Loc de stocare 5

Loc de stocare 6

Loc de stocare 7

CRU

-

CRU

CRU

-

-

-

-

CRUD

-

-

-

-

-

-

CRUD

-

-

CRUD

CRUD

CRUD

CRU

CRUD

CRU

CRU

-

-

-

31

serviciilor

32

5. Cerin ț ele noului sistem ș i poten ț iale proiecte informatice 5.1 Stabilirea ș i descrierea cerinţelor funcţionale şi nonfuncţionale ale sistemului Pe baza informaţiilor colectate în capitolul 3, în special din ultima coloană a tabelului, şi a problemelor constatate la modelarea sistemului, din capitolul 4, se vor identifica cerinţele funcţionale şi nonfuncţionale (cel pu țin câte 2 cerin țe func ționale și 1 cerin ță nonfunc țională pentru fiecare membru al echipei), completându-se tabelul următor. Nr. Problema/nevoia de crt. rezolvat 1. 2. 3. 4. .... 5. Se adaugă linii în funcţie de nevoi

Prezentarea problemei

Natura cerinţei

...

...

33

Descrierea solu ției pentru cerin ța identificată (va fi punctul de plecare în proiectarea sistemului din sem. II)

....

5.2 Stabilirea principalelor proiecte informatice necesare firmei analizate În acest punct se vor identifica posibilele proiecte informatice pentru îmbunătăţirea sau înlocuirea aplicaţiilor existente sau implementarea unora noi. Se va completa următorul tabel, plecând ș i de la cerin țele identificate în subcapitolul anterior: Tabelul 5.1 – Proiecte de dezvoltare a sistemelor informa ționale Nr. crt. 1 2 ... n

Denumirea proiectului

Scopul proiectului (problema ce se doreşte a fi rezolvată, activitatea economică ce se dorește a fi informatizată)

34

Restricţii de implementare