PROCEDURE DE TRACABILITE Les Moulins de La Région [PDF]

Zitiervorschau

Société «Les Moulins de la Région» sarl Minoterie Industrielle

PROCEDURE DE TRACABILITE ET DE RETRAIT/RAPPEL

----------------------------------------------------------------------------------------Lot 24, Zone Industrielle de Khouribga, BP 31 - 25000 Khouribga Tél: 05 23 56 18 97 - Fax: 05 23 56 28 88 - T.P: 41070191 - RC: 1249

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Introduction

La Société «les Moulins de la Région» sarl, unité industrielle pour l’écrasement des céréales établit et applique la procédure de traçabilité et de Retrait/Rappel telle qu’elle est décrite dans le présent document. Le but de l’établissement de cette procédure est la fabrication des farines de qualité et en garantir la sécurité alimentaire et assurer l'identification et la traçabilité de ses produits. Cette procédure est mise en place par la Société afin de récolter toutes les informations nécessaires sur l'origine de ces produits, leur destination, leur composition et les partenaires de leur fabrication jusqu'à la distribution. En matière de traçabilité la présente procédure s'articule en amont sur l’identification de tous les fournisseurs et les matières premières. En aval, elle repose sur l'ensemble des dispositions mises en place une fois que le produit est fini et livré aux clients. En interne, elle regroupe l'ensemble des informations concernant les étapes réalisées entre la livraison des matières premières et la fabrication du produit fini. En ce qui concerne les règles portant sur le retrait/rappel, elles sont clairement définies dans le cas où un produit non conforme serait détecté sur le marché. Ces dernières ont pour objectif de garantir la sécurité du consommateur en retirant les lots ou produits du marché rapidement après qu'un cas de non-conformité ait été détecté. La présente procédure de traçabilité et de retrait/rappel a été élaborée en prenant en compte : 1. le contexte : (la position de l'entreprise dans la filière : clients, fournisseurs, collatéraux, etc, les besoins des consommateurs, des clients et des services officiels de contrôle, les informations attendues, et les produits, flux, analyse des dangers, etc).

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2. les objectifs : - pourquoi (voir ci-dessous - Objectifs) ; - quel champ d'application ; - quelle communication : quelles informations, pour qui, etc. 3. L’identification de l'existant : Compte-tenu du contexte, des objectifs, le dispositif a été complété par l’analyse de l'existant. La Société «les Moulins de la Région» sarl a défini sa manière de fonctionner dans cette procédure en matière de traçabilité et de retrait/rappel, en prenant aussi en compte les risques de rupture interne de traçabilité.

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Glossaire

Traçabilité : La capacité à retracer le parcours des produits, depuis l’acquisition des céréales jusqu’à la vente de la farine.

Traçabilité ascendante : La capacité, en tout point de la chaîne d’approvisionnement et de fabrication, à retrouver l’origine et les caractéristiques des céréales et des farines à partir d’un ou plusieurs critères donnés. La traçabilité ascendante permet de retrouver la cause d’un problème de qualité ou de sécurité.

Traçabilité interne : La capacité à retracer le parcours des produits en interne de la Minoterie.

Traçabilité descendante : La capacité, en tout point de la chaîne d’approvisionnement, et de fabrication et de commercialisation à retrouver la localisation de produits à partir d’un ou plusieurs critères donnés. La traçabilité descendante permet le rappel ou le retrait de produits.

La procédure de traçabilité en amont : Elle regroupe l'ensemble des procédures appliquées afin d'identifier tous les fournisseurs et les matières premières.

La procédure de traçabilité en aval : Elle regroupe l'ensemble des procédures mises en place une fois que le produit est prêt à être livré à un tiers.

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1- TRACABILITE DES PRODUITS La Société les Moulins de la Région établie et applique cette procédure de traçabilité, qui permet d’identifier les lots de produits et leur relation avec les lots de matières premières, ainsi que les enregistrements relatifs à la transformation et à la livraison. La procédure de traçabilité suppose une méthodologie, des outils et des moyens permettant d’assurer l’identification et la traçabilité.

A- Méthodologie 1 – Principes : Pour être efficace, notre système de traçabilité et de retrait/rappel repose sur des informations vérifiables. Il est :  appliqué de manière cohérente, notamment au travers de la chaîne de fabrication et de commercialisation de nos produits ;  orienté sur l'obtention de résultats, c'est-à-dire que les informations prises en compte ont une utilité ;  économiquement supportable, c'est-à-dire que le coût est proportionné à l'intérêt, notamment en matière de sécurité des produits (détail des informations, taille des lots par exemple) ;  pratique à appliquer. 2 – Objectifs Notre système de traçabilité et de retrait/rappel prend en compte les principes énoncés ci-dessus, et définit les objectifs suivants :  maîtriser la sécurité (et la qualité) des produits ;  connaître l'historique ou l'origine des produits ;  faciliter le retrait ou le rappel des produits (connaître le client et sa localisation dans la chaîne de commercialisation) ;  identifier les responsabilités dans la chaîne de fabrication et de commercialisation ;

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

faciliter la vérification d'informations spécifiques sur nos produits ;

communiquer des informations aux parties prenantes (clients, services officiels de contrôle, etc.). 

3- Validation Il est recommandé, avant de mettre en œuvre les solutions retenues de procéder à une opération pilote pour s'assurer de leur faisabilité et de leur efficacité. 4. Formation Le personnel qui peut avoir une incidence sur le système de traçabilité est formé à ces tâches et informé sur le rôle de la traçabilité. 5- Surveillance Le système de traçabilité et de retrait/rappel fait l'objet d'une surveillance pour s'assurer que les mesures décrites sont appliquées. L’ensemble des documents importants pour la traçabilité, notamment tous les enregistrements y afférents, doit être conservé pendant une période supérieure à la durée de validité des produits ou selon les exigences réglementaires.

B- Outils de traçabilité Chaque lot de farine est pourvu d’un numéro. Celui-ci permet de vérifier quel blé a été utilisé pour fabriquer la farine et quelles livraisons de blé peuvent être mises en relation avec cette farine. Chaque lot de livraison de céréales par un importateur fournisseur est nécessairement accompagné d’un Certificat de qualité et de conditionnement qui certifie que la livraison a bien fait l’objet d’un contrôle qualitatif et de conditionnement. Le négociant local est lui aussi doté d’une procédure de traçabilité qui lui permet de remonter jusqu’aux agriculteurs.

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Lorsqu’elle arrive au moulin, chaque livraison de blé reçoit un numéro de référence unique et le négociant en grains doit obligatoirement mentionner l’utilisation éventuelle de pesticides. Les blés sont ensuite classés et stockés dans les silos sur la base d’une sélection liée à l’origine et à la date d’arrivée. Grâce à un suivi continu du blé, nous pouvons garantir une stabilité dans la qualité de chaque mouture. Une fois que le mélange de farine est prêt, ensaché, il est stocké en lots constitués et numérotés selon les données enregistrées dans la fiche de ventilation des écrasements, de manière à pouvoir les identifier facilement par rapport aux lots de matières premières. A la livraison, le lot d’étiquettes attribué à chaque client est consigné sur le Bon de Livraison (N°….. au N°…..). Chaque étiquette, pourvue d’un numéro de série, est apposée sur chaque sac de farine faisant partie du lot de livraison. 1- Identification : Identification des lots de farine stockés par tous les documents donnant l’état des achats, des ventes et des stocks, en temps réel. Pour chaque lot de produits, ce système indique comment sont consignés les renseignements suivants : • La nature des produits (matières premières, additifs, emballages) ; • L’origine (identité du fournisseur) des produits ; • La date de réception des produits ; • La quantité des produits ; • Le n° de lot ; • La méthode de transport ; •Toutes données pouvant servir à identifier ou retracer l’emplacement des produits ; • La date de transformation des produits ; • Le nom et l’adresse du destinataire ; • La date de livraison des produits finis.

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Le système doit être testé au moins une fois par an (par exemple, sur l’identification du lot du produit fini) et les résultats du test, en ce qui concerne son efficacité et sa rapidité de mise en œuvre, doivent faire l’objet d’un enregistrement. Dans le cas des produits relevant de cette procédure, les différents facteurs intervenant sur la sécurité des produits, matières premières notamment, sont autant de facteurs dont il faut tenir compte. La maîtrise de l'identification et de la traçabilité nécessite de mettre en place un certain nombre de documents qui permettent de remonter jusqu'aux matières premières, notamment par une gestion par lots. En cas de lots douteux ou défectueux et de rappel, la traçabilité, s'appuyant sur l'identification des lots, donne à la Société les moyens de savoir quels clients (lieu de 1ère livraison, en général) ont été livrés à partir de ce lot et, éventuellement, les autres lots concernés. La méthode d'identification des lots de produits finis, au choix de la Société, est portée à la connaissance des services de contrôle et fait l'objet d'une règle écrite. Le marquage du lot est réalisé sous forme d'une inscription indélébile sur le conditionnement ou sur le bordereau d'expédition. Elle permet de retrouver les informations essentielles à la gestion des retraits ou rappels. 2- Documents :

- Facture, - Certificat de qualité et de conditionnement, - Fiche de stock, - Fiche de ventilation des écrasements, - Fiche d’ensachage, - Etiquettes - Bon de livraison.

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3- Recherche : Ces outils doivent permettre d’effectuer des recherches de traçabilité ascendante et descendante, y compris jusqu’au point de vente, de généalogie, de stocks résiduels, de mouvements de stocks, etc, afin d’identifier les produits susceptibles de faire l’objet d’un retrait-rappel. 4- Information : Par ailleurs, les clients doivent être correctement informés, notamment par les informations ou mentions prévues par la réglementation. Une attention particulière doit donc être accordée à la manière de faire ressortir, de manière visible, lisible et durable, les informations de traçabilité des produits. 5- Comptabilité des retours : Enfin, les outils de traçabilité doivent permettre de tenir une comptabilité des retours afin de mesurer, en temps réel, l’efficacité des retraits-rappels.

RECAP… La réussite d’un projet de traçabilité implique les 4 conditions indispensables suivantes : 1- L’identification des produits de l’achat des matières premières jusqu’aux livraisons clients (c’est-à-dire établir une correspondance entre l’identifiant, apposé sur un support d’identification et le produit) ; 2- La gestion de l’acquisition, du stockage, de l’exploitation et de l’archivage des données ; 3 - La gestion des liens entre les lots et avec le système de management de la qualité existant dans l’entreprise ; 4 - La communication entre les acteurs (fournisseurs, en interne et clients).

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C- Moyens permettant d’assurer l’identification et la traçabilité Niveau

Réception céréales

Document de traçabilité

Identification Informations retenues -N° du BL -Date -Fournisseur -Origine

Bon de livraison

Ecrasement

Ensachage

Etiquetage

Expédition

Prélèvements éventuels pour analyse

-N° du BL ; -Date ; -Fournisseur ; -N° lot fournisseur.

Réception autres ingrédients

Stockage transitaire

Autres mentions

Fiche de stockage (Silos)

Fiche ventilation écrasement

-N° Fiche stock ; -Date mise en silo ; -Référence BL ; -Date sortie. - S. initial - S. restant

Prélèvements éventuels pour analyse (la fiche de prélèvement devrait contenir les références du BL).

N° Fiche

Fiche ensachage

Lots étiquettes du n°… au n°…..

Bon de livraison

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-N° identification du lot ; -Références ingrédients ; -Date ensachage

Références des lots.

-N° étiquette

Références du lot

-Références fiche ensachage ; -N° et Date BL. -Client.

Références des emballages.

2- PROCEDURE DE RETAIT / RAPPEL

La gestion des risques en matière de sécurité sanitaire des produits impose, dans certaines conditions, de procéder à des actions conservatoires d'urgence pour réduire au maximum les possibilités d'atteinte de la santé des consommateurs, ou de limiter la diffusion dans les circuits commerciaux de produits alimentaires ne répondant pas aux critères réglementaires de sécurité ou de conformité. La Société les Moulins de la Région sarl, en s'appuyant sur les mesures d'identification et de traçabilité mises en place, définit dans cette procédure la manière dont il retire ou rappelle un lot de produits non conformes. Elle en informe les services officiels de contrôle compétents. Si ce défaut peut concerner d'autres professionnels, la Société les en informe.. On entend, dans le cadre de la présente procédure, par : - Retrait: toute mesure visant à empêcher la mise à disposition sur le marché d’un produit de la chaîne d’approvisionnement. Dans le cas de non-conformité d’un produit celle-ci peut être suivie par l’enclenchement d’une procédure de retrait. Une procédure de retrait correspond à une opération qui vise à suspendre la distribution, la commercialisation et le retrait du marché dans le but d’empêcher l’exposition du consommateur à un produit dangereux. Les produits sont alors retirés des entrepôts, des plates-formes et des points de ventes. - Retrait/Rappel: toute mesure visant à obtenir le retour d’un produit qui a déjà été mis à la disposition de l’utilisateur final. Une procédure de rappel est une opération très délicate pour la Société.

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Le rappel d’un produit est une «action délibérée ou contrainte de l’entreprise, organisée par elle ou par un tiers, qui vise à récupérer dans des conditions optimum de sécurité et de préservation de son image, l’ensemble de ses produits identifiés comme étant défectueux ou non conformes». Le retrait ne touche pas directement les consommateurs, il s’arrête au niveau des espaces de stockage et des points de ventes. Dans le cas où le produit serait déjà entre les mains des consommateurs, l’opération de retrait sera accompagnée d’une opération de rappel.

A- Eléments préalables de la procédure de Retrait / Rappel S'appuyant sur les mesures d'identification et de traçabilité faisant l’objet d’une procédure spécifique, la Société est tenue de mettre en place : 1- L’établissement, la mise en œuvre et la conservation d’une procédure documentée pour le retrait/rappel rapide et complet de tout lot de farine sur le marché identifié comme présentant un risque sanitaire. 2- Cette procédure doit pouvoir être mise en œuvre à tout moment opportun. 3- La procédure de retrait/rappel doit être testée périodiquement pour vérifier la rapidité de sa mise en œuvre et son efficacité en ce qui concerne l’identification et le retrait/rappel du produit rapidement du marché. 4- Les résultats de ces tests doivent être enregistrés. 5- La Société nomme un responsable-coordinateur pour exécuter et coordonner les retraits/rappels.

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. Le responsable est un organe de décision dans la limite de ses fonctions et missions, qui propose une communication adaptée 6- Un livre de bord pour y consigner toutes les informations à utiliser en cas de gestion de crise. 7- Formation : Il est recommandé que la procédure de gestion des retraitsrappels soit construite en associant, à travers la formation, l’ensemble des parties prenantes internes qui auront à la mettre en œuvre.

B- Composantes de la procédure de Retrait / Rappel

La procédure de retrait/rappel comprend : - La séquence des actions à entreprendre ; - Les ressources affectées à l’exécution efficace du retrait/rappel ; - Le mode et le contenu de la notification aux parties concernées, autorités compétentes, consommateurs, distributeurs et détaillants, en fonction de la gravité des dangers identifiés. - L’information des autorités compétentes porte sur les éléments suivants : . quantité des produits en stock et distribués ; . dénomination, numéro de lot des produits rappelés ; . zone de distribution des produits ; . motif du retrait/rappel. - Les mesures de sécurisation ou de maintenance sous contrôle des produits identifiées, en fonction de leur localisation. - La définition du devenir des produits faisant l’objet du retrait : . leur destruction ; . leur utilisation à des fins autres que celles initialement prévues ;

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. leur détermination comme sûres pour l’usage prévu, qu’il soit identique ou différent ; . une nouvelle transformation assurant leur innocuité. - La mesure et l’enregistrement de l’efficacité de la procédure de retrait/rappel. Pour l'efficacité du retrait ou du rappel, les informations suivantes sont à fournir :  la description du produit : marque, dénomination, numéro de lot, quantité, date d'expédition, date de livraison.  la raison précise du retrait ou du rappel et s'il s'agit d'un retrait ou d'un rappel.  

Indiquer si une notification a été réalisée ou non à l'administration. la façon de consigner le produit,

les instructions par rapport au devenir du produit (retour, destruction, …), etc. 

Les notifications orales sont consignées et confirmées par écrit. L'efficacité du retrait/rappel fait l'objet d'une vérification en s'assurant auprès des clients (distributeurs, grossistes, etc.) potentiellement concernés qu'ils ont bien reçu la notification et les informations correspondantes, qu'ils ont mis en œuvre les mesures définies, etc. Les quantités récupérées sont enregistrées afin de s'assurer que tout le lot concerné a bien été retiré du marché.

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C- Procédure exécutive A la suite de la découverte d’un défaut ou d’une non-conformité sur un produit, la Société agit comme suit : 1- Donne l’alerte : Qu’est-ce que représente une alerte ? Une alerte représente une information dont l’absence de traitement peut nuire aux partenaires commerciaux ou aux consommateurs. La Société informe les clients, les fournisseurs et les Administrations compétentes. 2- Prend des mesures de gestion portant sur le devenir des denrées concernées par la non-conformité, notamment : - Le Retrait des produits : Les opérations de retrait de produits relèvent de la responsabilité de la Société détentrice de ces produits. La responsabilité de l'Administration est de s'assurer de leur mise en œuvre effective. La Société doit avoir mis en place la procédure lui permettant d’identifier leurs fournisseurs et leurs clients ainsi que pour chacun d’entre eux les produits concernés. La procédure de traçabilité mise en œuvre dans la Société doit prendre en compte cet objectif sanitaire afin de pouvoir : − procéder à des retraits/rappels ciblés et exacts ; − fournir à la Société une information appropriée, ainsi qu’aux consommateurs en cas de rappel ; − donner aux autorités compétentes les moyens d’analyser les risques et éviter toute perturbation inutile des échanges commerciaux. - le Rappel des produits concernés. Le rappel a un double objectif : − soustraire des personnes qui détiendraient des produits non conformes de l’exposition au danger ;

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− alerter les personnes ayant consommé les produits sur les risques encourus. - la recherche des causes de la non-conformité constatée ; - la mise en œuvre les mesures correctives ou préventives au sein de la Société permettant d’éviter le renouvellement de la non-conformité. 3- Communique les grandes lignes directrices qui peuvent conduire à mettre en œuvre le rappel des produits. - La communication relève en premier lieu de la Société. Elle est laissée en priorité à son initiative en concertation avec les Administrations locales compétentes. Lorsqu’un rappel est décidé, il est essentiel que les informations destinées au public soient diffusées le plus rapidement possible par les exploitants eux-mêmes, en coordination avec l'administration. - Le contenu de la communication doit porter sur des informations claires et précises : . sur le produit et ses modalités de commercialisation, la description du produit : marque, dénomination, numéro de lot, quantité, date d'expédition, date de livraison, marque ; . sur la raison précise du retrait ou du rappel et s'il s'agit d'un retrait ou d'un rappel . sur la nature de la non-conformité ; . sur la conduite à tenir en cas de détention du produit ; . des coordonnées afin de joindre le service responsable de la commercialisation. - La communication doit informer de façon simple et proportionnée. 4- Procède à l’analyse complémentaire Après un retrait ou un rappel, des analyses complémentaires sont réalisées pour déterminer si les produits peuvent être ou non réintégrés au circuit de vente.

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ANNEXES

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Fiche de retour Date

Véhicule

Nom du client

Désignation

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Quantité

Observation

Suivi des analyses de la matière première Date

Lot n°

Poids spécifique

Protéine

Taux d’humidité

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Indice Cors chute étrangers (Hagberg)

W

Suivi des analyses des produits finis Date

Produit

Humidité

Protéine

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Taux de minéralisation

Refus 200µ