Procedure de Prise D'inventaire [PDF]

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PROCEDURE DE PRISE D’INVENTAIRES

1. But : La présente procédure vise la définition des modalités de préparation et réalisation des opérations d’inventaires. 2. Domaine d’application : Cette procédure s’applique à l’ensemble des exploitations de l’entreprise. 3. Approbation de la procédure : La présente procédure est approuvée par : 1. Le Directeur des finances et de la comptabilité 2. Le Directeur Général

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PROCEDURE DE PRISE D’INVENTAIRES I. Introduction II. La phase préparatoire 1) Sensibilisation du personnel chargé des inventaires 2) Planning de la prise d’inventaire 3) Mise à jour des fiches de stocks 4) Rangement des produits 5) identification des produits et préparation des documents III. Les organes chargés de la réalisation des inventaires 1) Les commissions d’inventaires 2) les équipes de comptage IV. Les documents de la prise d’inventaire V. La Réalisation des Inventaires 1) Le comptage 2) Mouvement de stocks après les comptages 3) Rapprochements des résultats des deux équipes de comptage 4) Valorisation des inventaires des stocks 5) Le traitement des écarts quantitatifs d’inventaires 6) Les stocks avariés 7) les immobilisations 8) Remise des états d’inventaires aux commissions VI. Traitement des données par les commissions 1) Les contrôles 2) Le procès-verbal

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PROCEDURE DE PRISE D’INVENTAIRES I. Introduction : Obligation légale et nécessité comptable : Aux termes dès l’Articles n° 10 de l’ordonnance N° 75-59 du 26 septembre 1975 portant code de commerce (Modifiée et complétée par l’ordonnance N° 96-27 du 29 décembre 1996) et de l’article N° 17 de l’arrêté du 23 juin 1975 relatif aux modalités d’application du plan comptable, toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant, « doit faire tous les ans un inventaire des éléments actifs et passifs de son entreprise et arrêter ses comptes en vue d’établir son bilan et le compte de ses résultats. ». L’objectif de la prise d’inventaire est de corriger le stock comptable en fonction du stock physique, d’où l’importance d’un comptage exhaustif et exact. Les travaux doivent être conduits avec ordre, méthode et précision, car toute erreur en dénaturerait les résultats. II. La phase de préparation : Un inventaire physique, quel que soit son volume peut être réalisé très rapidement si les modalités de réalisation pratique ont été soigneusement mises au point et préparées à l’avance. La phase préparatoire dont la réussite de l’inventaire en dépend comporte les étapes suivantes : 1) Sensibilisation du personnel chargé des inventaires Il est indispensable d’organiser une réunion d’information sur les modalités de réalisation de la prise d’inventaires, avec le personnel participant avant le commencement des travaux. 2) Planning de la prise d’inventaire A un mois de la clôture de chaque exercice, la Direction Générale élabore un planning de la prise d’inventaire où sont notées les différentes étapes, avec leurs durées respectives. La date de début de la prise d’inventaires est fixée par Décision de la Direction Générale en fonction de l’importance des stocks. Quant à la date de fin d’inventaire, en aucun cas, elle ne saurait dépasser le 31 décembre de l’exercice concerné. 3) Mise à jour des fiches de stocks Avant le commencement des travaux de la prise d’inventaire, le personnel chargé de la gestion des stocks est Tenu : - De mettre à jour les « fiches de stocks valorisées » ouvertes à la date de l’inventaire. 4) Rangement des produits La phase d’identification des produits doit être précédée d’un rangement correct de tous les produits à inventorier de façon à : - Disposer Et Regrouper Les Articles Par Famille De Produits Page 3 sur 8

PROCEDURE DE PRISE D’INVENTAIRES - Rendre Les Produits Accessibles Au Comptage - Eviter les manipulations des produits pendant le comptage. 5) Identification des produits et préparation des documents Cette étape consiste à : a) Préparer et mettre en place sur la base du listing complet des marchandises composant le stock Préalablement classées par familles de produits, les papillons de comptage pré numérotés (en Deux exemplaires « A » et « B ») (Modèle N° 1 en annexe) de tous les produits à inventorier pour Les quels il convient d’indiquer :  La dénomination précise et les références de chaque article  L’unité de mesure (UM)  L’aire de stockage ou le magasin où est entreposé le produit  Le numéro du rayon ou du casier  La famille de produits selon la nomenclature des stocks de la société  L’état du produit (obsolète, endommagé,) b) Préparer en deux exemplaires « A » et « B » les feuilles d’inventaires pré numérotées par familles de Produits (Modèle N° 2 en annexe). La préparation et la mise en place des documents précités incombent au gestionnaire des stocks et au Magasinier qui doivent s’assurer que sur chaque lot d’articles soit posé (collé ou scotché) un papillon de Comptage qui doit être visible. III. Les organes chargés de la réalisation des inventaires 1) Les commissions d’inventaires : Au niveau du siège social est constituée par Décision de la Direction Générale une commission des inventaires qui a pour mission :  De superviser, d’orienter et d’assister, les équipes de comptage, avant et durant le déroulement des travaux de l’inventaire.  De procéder aux différents contrôles avant, durant et après la prise d’inventaire afin de s’assurer de l’application conforme de la procédure en vigueur tant dans la forme que dans le fond.  D’assurer la vérification des documents définitifs de la prise d’inventaire.  D’établir le procès-verbal de validation de la prise des inventaires Afin de mener à bien leurs missions, outre leurs membres, les commissions d’inventaires, seront renforcées par des éléments n’ayant pas participés aux comptages.

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PROCEDURE DE PRISE D’INVENTAIRES 2) Les équipes de comptage Pour assurer un maximum de fiabilité à l’inventaire, deux équipes de comptages (A et B) distinctes l’une de L’autre est constituée par Décision de la Direction Générale au niveau de la direction. Chacune des deux équipes est constituée au minimum de deux personnes. Ces deux équipes sont placées sous l’autorité du responsable du site concerné. Le magasinier et le gestionnaire des stocks ne font pas partie des équipes de comptage, car ils sont chargés d’assurer les travaux de la phase préparatoire des inventaires. IV. Les documents de la prise d’inventaire des stocks : Les documents nécessaires à la prise d’inventaire des stocks sont désignés ci-après et dont les modèles Sont annexés à cette procédure. - Le papillon de comptage des stocks et des investissements (annexe 1) - La feuille des inventaires de stocks et des investissements (annexe 2) - L’état récapitulatif valorisé des stocks et des investissements (annexe 3) - La fiche de mouvements des stocks après comptage (annexe 4) - L’état des différences d’inventaires (annexe 5) - La fiche d’inventaire et de localisation du matériel (6) V. La Réalisation des Inventaires 1) Le comptage : Les opérations de comptage (dénombrement) au niveau de chaque magasin sont effectuées séparément par chacune des deux équipes de comptage créées par Décision de la Direction Générale. La consultation des fiches de stocks par les équipes de comptage doit être interdite à ces dernières afin d’éviter que les quantités théoriques de ces supports ne soient reprises en inventaire physique. a) le comptage par l’Equipe ‘A’ : Munis de leurs » feuilles d’inventaires », les membres de l’équipe « A » réalisent le premier comptage des produits en procédant, rayon par rayon, de la manière suivante : L’un des membres de l’équipe compte, pèse, mesure et énonce à haute voix le résultat de ses constatations, l’autre, inscrit les résultats du recensement sur le papillon de comptage du lot d’articles concerné qu’il a Préalablement détaché de l’endroit où il été collé ou scotché. A l’issue de cette opération et avant de remettre les résultats de leur recensement au responsable, les membres de l’équipe devront s’assurer que les papillons déposés par le magasinier sur les lots d’articles ont été tous récupérés, triés par familles de produits, classés dans l’ordre croissant de leur numérotation et recopiés sur les feuilles d’inventaires. Page 5 sur 8

PROCEDURE DE PRISE D’INVENTAIRES b) le comptage par l’équipe ‘B’ : L’équipe « B » effectue le second comptage en procédant de la même façon que l’équipe « A » 2) Mouvement des stocks après le passage des équipes de comptages Les mouvements des stocks (entrée ou sortie) opérés après le passage des équipes de comptages seront notés par le magasinier sur des fiches pré numérotées ouvertes pour chaque lot d’articles mouvementé (modèle de l’annexe 4). Ces fiches sont posées (collées ou scotchées) sur les lots d’articles concernés et elles seront récupérées par le magasinier après le 31 décembre et transmises avec leur listing au responsable du site pour la mise à jour des papillons de comptage et des feuilles d’inventaires. 3) Rapprochements des résultats des deux équipes A l’issue des opérations de récolement des deux équipes, et après consultation des fiches de mouvements après comptage ( Modèle annexe4 » le responsable doit s’assurer que : - Que les comptages effectués par les deux équipes « A » et « B » aboutissent aux mêmes résultats En cas de différences constatées, les deux équipes devront effectuer ensemble un troisième comptage pour les lots d’articles présentant des résultats différents. - Les quantités définitivement arrêtées lors de ce dernier comptage doivent figurer sur les feuilles d’inventaire qui serviront à établir l’état récapitulatif des stocks (annexe 3) 4) Valorisation des inventaires des stocks L’évaluation des stocks avec précision constitue une des conditions de sincérité du bilan. La valorisation des inventaires (marchandises, matières et fournitures) est assurée par les gestionnaires des stocks selon les principes d’évaluation édictés par la législation qui sont basés sur l’utilisation du « coût d’achat, comprenant le prix d’achat majoré des frais de transport ; des droits de douane et plus généralement de tous les frais payés à des tiers pour l’acheminement de ces produits à l’entreprise » Les stocks de marchandise sont évalués à l’inventaire au dernier coût d’achat moyen pondéré. 5) Le traitement des écarts quantitatifs d’inventaire Les différences éventuelles de quantités constatées entre l’inventaire physique réalisé par les équipes de comptage et les fiches de stocks tenues par le magasinier doivent être signalées sur l’état des écarts physiques qui est établi par le gestionnaire des stocks (annexe 5) Des dispositions doivent être prises par les responsables concernés à l’effet de procéder à des analyses minutieuses en consultant entre autres les fiches de stocks, les souches des BR, BS, et les copies des autres afin de régulariser les éventuels écarts constatés. Un procès-verbal explicatif concernant le traitement des écarts doit être dressé par la commission d’inventaires. Page 6 sur 8

PROCEDURE DE PRISE D’INVENTAIRES 6) Les stocks avariés a) Avarie totale Les articles entièrement avariés devront figurer séparément sur une feuille d’inventaire valorisée avec la mention « produits complètement avariés » et appuyée d’un procès-verbal signé par la commission des inventaires. La destruction des produits totalement avariés ne doit intervenir qu’après l’accord écrit de la Direction Générale. b) Avarie partielle Les produits partiellement endommagés ou obsolètes doivent faire l’objet d’une feuille d’inventaire valorisée séparée avec une description précise de leur état et le taux de leur dépréciation. 7) Les immobilisations La prise d’inventaire du matériel est réalisée selon les mêmes modalités que celles appliquées aux stocks avec les particularités suivantes :  Chaque unité matérielle doit faire l’objet de recensement à l’aide du lecteur à code à barres.  Chacun des investissements doit porter un numéro d’identification code à barres ou inscrit avec une encre indélébile  Le matériel réformé doit être repris également sur une autre liste appelée « liste du matériel à réformer » bien que ce matériel ait été normalement porté sur la liste des inventaires afin de permettre d’éviter un double comptage.  Une fiche d’inventaires accrochée à un endroit visible doit être établie dans chaque bureau ou local à l’intérieur duquel s’y trouve du matériel et/ou outillage .la fiche est visée conjointement par les membres des deux équipes de comptage et du responsable du bureau ou du local. Les investissements inventoriés sont inscrits sur un registre d’inventaire coté et paraphé par la Direction Générale comprenant les informations suivantes : - Le numéro d’inscription sur le registre - La date de prise d’inventaire - La désignation du bien inventorié - La provenance (acquis, ou transféré) - La valeur - Le lieu de localisation - La date de sortie de l’inventaire - L’observation

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PROCEDURE DE PRISE D’INVENTAIRES 8) Remise des états d’inventaires aux commissions A l’issue de la fin de la prise d’inventaire, des opérations de valorisation et du traitement des écarts, les responsables des sites d’exploitation doivent remettre après vérification, l’ensemble des documents énumérés au chapitre IV à la « commission des inventaires » dont ils dépendent. VI. Traitement des données par les commissions d’inventaires 1) Les contrôles Après avoir supervisé le déroulement des opérations d’inventaires et collecter les données définitives de ces derniers, les commissions d’inventaires assistées des éléments n’ayant pas participés aux comptages doivent:  S’assurer que chaque site a transmis l’ensemble des documents de la prise d’inventaire dans les formes requises ;  S’assurer que les documents sont datés et visés par les responsables concernés ;  Vérifier par sondages les opérations arithmétiques, multiplications, additions et reports des pages ;  S’assurer que tous les lots d’articles inventoriés sont valorisés ;  Vérifier par sondages les bases de valorisation des inventaires ;  Vérifier par sondages (à posteriori) quelques comptages des principaux articles (les plus importants en valeur) 2) Le procès-verbal Un procès-verbal attestant de la régularité de la prise d’inventaire doit être établi par chaque commission d’inventaire à l’issue de l’achèvement définitif des opérations de prise d’inventaires. 4. Enregistrements Associés: 5. Entrée en vigueur : La présente procédure entre en vigueur à compter de la date de sa signature.

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