Procédure de Passation de Consignes [PDF]

Zitiervorschau

Direction des Ressources Humaines

Nouvelle Organisation du Ministère de l’Equipement et des Transports

Procédure de passation de consignes

Résumé La présente procédure décrit les actions à réaliser dans le cadre de la passation de consignes entre anciens et nouveaux responsables d’entités du Ministère de l’Equipement et des Transports.

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1 Objet Le présent document définit le cadre de la passation de consignes. Il va au-delà de la procédure habituelle, pour intégrer les passations de consignes relatives aux changements de domiciliation des activités liés à la mise en œuvre de la nouvelle organisation.

2 Objectifs Le changement structurel induit est profond, avec la fusion des structures héritées des départements Equipement et Transport, et s’inscrit dans la durée. A ce titre, il est demandé à chaque responsable de respecter l’application de cette procédure, pour que la passation de consignes soit effectuée dans les meilleures conditions ; les objectifs associés étant • • •

d’assurer une continuité de service dans le traitement des affaires en cours, de minimiser les impacts des changements organisationnels sur les activités des entités du Ministère, de permettre aux collaborateurs de se situer dans la nouvelle organisation.

3 Champ d’application Cette procédure est applicable à l’ensemble des responsables hiérarchiques des services centraux et territoriaux • • • • •

Directeurs Centraux, Directeurs et Délégués Régionaux, Directeurs et Délégués Provinciaux, Chefs de Division, Chefs de Service.

4 Les différentes situations de passation de consigne Il conviendra de faire la distinction entre trois situations de passation de consignes.

4.1 Situation standard La passation de consignes en situation standard est celle pratiquée habituellement lorsque les activités d’une entité ne changent pas de domiciliation ou de périmètre. Par exemple, le CERET, dont les activités vont au CERET dans la nouvelle organisation. Dans ce cas, le responsable en place préparera le dossier de passation de consignes, en quatre exemplaires au moins (un exemplaire pour lui-même, un pour son successeur, un pour la hiérarchie et un pour archivage au niveau de la direction de tutelle). Ce dossier devra être contresigné par le responsable en place et le responsable nouvellement nommé.

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4.2 Situation de « changement de domiciliation des activités » La passation de consignes en situation de « changement de domiciliation des activités » correspond à un transfert et une redistribution des attributions au sein d’une ou plusieurs entités de l’organisation cible, avec changement de domiciliation. Dans ce cas, le responsable en place préparera autant de dossiers de passation de consignes que de périmètres d’attributions transférés, en au moins en quatre exemplaires. Chaque dossier devra être contresigné par le responsable de l’entité d’origine et le responsable de l’entité de destination de l’activité, ainsi que par leurs lignes hiérarchiques respectives.

4.3 Situation de « transfert d’entité » La passation de consignes en situation de « transfert d’entité » correspond à un changement de domiciliation de l’entité et de l’ensemble de ses activités. La responsabilité de la passation de consignes dans ce cas, quelle que soit l’entité transférée, est assurée par le Directeur ou le Délégué d’origine, à laquelle l’entité est rattachée. Le Directeur ou Délégué d’origine supervise la préparation du dossier. Il organise la passation de consignes, conjointement avec le Directeur de destination. Ce dossier devra être contresigné par la ligne hiérarchique de l’entité d’origine et la nouvelle ligne hiérarchique, ce qui se traduit par un dossier de passation de consignes en autant d’exemplaires que de responsables signataires plus deux exemplaires pour archivage au sein des entités d’origine et de destination et un exemplaire pour centralisation et archivage à la direction de tutelle.

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5 Récapitulatif des cas de signature des dossiers Pour les services territoriaux, les différents cas de figure pour la signature des dossiers de passation de consignes sont récapitulés ci-après. Signatures Chef de Service / DPT Changement de Directeur Changement de Chef de Service Changement de domiciliation des activités inter et intra direction Transfert d’entité inter Directions (QM, CI)

DRET / DPET / DRT

Direction de tutelle

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6 Les rôles et responsabilités Dans la suite de la présente procédure, on distinguera cinq grandes natures de rôles : •

•

• •

•

Ancien responsable : Il s’agit du responsable en place avant la nomination. Il est responsable de la constitution des différents dossiers de passation de consignes relatifs à l’entité dont il a la charge. Il peut pour ce faire s’appuyer sur les contributeurs qu’il juge pertinents. Il organise la passation de consignes. Collaborateurs de l’ancien responsable : Il s’agit des collaborateurs du responsable en place avant la nomination. Ils contribuent à la collecte des informations nécessaires à l’élaboration du dossier de passation de consignes. Ils peuvent être co-signataires du dossier dans le cas d’une passation de consignes avec transfert d’entité. Nouveau responsable : Il s’agit du responsable nouvellement nommé. Collaborateurs du nouveau responsable : Il s’agit des collaborateurs du responsable nouvellement nommé. Ils peuvent être sollicités pour la signature des dossiers dans le cas d’une passation de consignes avec transfert d’activité. Hiérarchie : La hiérarchie de l’ancien et du nouveau responsables est destinataire d’un exemplaire du(des) dossier(s) de passation de consignes contresignés sont transmis à la hiérarchie de l’ancien et du nouveau responsables.

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7 Descriptif des actions 7.1 Logigramme général de traitement Ancienne organisation

Nouvelle organisation Hiérarchie

Collaborateurs

Responsable

Responsable

Collaborateurs

Réception de la procédure de passation de consignes

1

Identification du(des) dossier(s) à préparer et des contributeurs et organisation de la collecte d’informations

Collecte d’informations

2

Collecte des informations

Collecte des informations

3

Consolidation du(des) dossier(s) et relecture

OK ?

non

Nomination

4

Organisation de la passation de consignes

Passation de consignes

Transfert du dossier

Réception du dossier

Signature

Signature

Signature (*)

Archivage

Archivage

Information Archivage

5 Signature (*)

Archivage

6

Archivage Copie

Original

Original

(*) selon le cas de figure

Copie

Archivage Copie

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7.2 Descriptif des tâches N°

Descriptif de l’action ƒ Données d’entrée

1

ƒ Modalités

ƒ Données de sortie ƒ Données d’entrée ƒ Modalités 2

ƒ Données de sortie ƒ Données d’entrée ƒ Modalités 3

ƒ Données de sortie ƒ Données d’entrée ƒ Modalités 4

ƒ Données de sortie ƒ Données d’entrée ƒ Modalités

5

ƒ Données de sortie ƒ Données d’entrée ƒ Modalités 6

ƒ Données de sortie

Documents

ƒ Réception de la procédure de passation de consignes et du programme de passations de consignes ƒ Le responsable en place prend connaissance des documents. Il identifie le(s) dossier(s) à préparer, ainsi que les contributeurs éventuels au montage du(des) dossier(s), et les informe. ƒ Dossier(s) à préparer et contributeurs identifiés

ƒ Procédure de passation de consignes ƒ Programme de passations de consignes

ƒ Dossier(s) à préparer et contributeurs identifiés ƒ Les collaborateurs collectent l’ensemble des informations nécessaires à l’élaboration du(des) dossier(s) de passation de consignes. Le responsable en place pilote la collecte d’informations nécessaires au montage du(des) dossier(s) ƒ Informations exhaustives collectées pour le(s) dossier(s) de passation de consignes

ƒ Procédure de passation de consignes

ƒ Informations exhaustives collectées pour le(s) dossier(s) de passation de consignes ƒ Le responsable en place consolide les informations et élabore le(s) dossier(s) de passation de consignes. Il sollicite les contributeurs si nécessaire pour complément d’information. ƒ Dossier(s) de passation de consignes complets

ƒ Procédure de passation de consignes

ƒ Dossier(s) de passation de consignes complets ƒ Lorsque son successeur est identifié, le responsable en place organise la passation de consignes. Il pilote la préparation des exemplaires du(des) dossier(s) de passation de consignes à faire signer par les différentes parties. ƒ Dossier(s) de passation de consignes à signer ; passation de consignes organisée

ƒ Procédure de passation de consignes

ƒ Dossiers de passation de consignes à signer ; passation de consignes organisée ƒ L’ancien responsable procède au transfert de connaissances vers son successeur, sur la base notamment du(des) dossier(s) de passation de consignes. L’ancien et le nouveau responsables, ainsi que les collaborateurs impliqués, signent les différents exemplaires du(des) dossier(s) de passation de consignes, afin d’acter la passation. ƒ Passation de consignes réalisée ; dossiers contresignés par les différentes parties

ƒ Procédure de passation de consignes ƒ Programme de passations de consignes nominatif ƒ Dossiers de passation de consignes complets

ƒ Passation de consignes réalisée ; dossiers contresignés par les différentes parties ƒ Les différents exemplaires du(des) dossier(s) de passation de consignes contresignés sont transmis aux différents interlocuteurs concernés pour archivage. ƒ Dossiers archivés ; passation de consignes terminée

ƒ Procédure de passation de consignes ƒ Programme de passations de consignes nominatif ƒ Dossiers de passation de consignes complets

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8 Modalités pratiques 8.1 Engagement des responsables Etant donné l’importance que revêt la passation de consignes dans le cadre de la mise en œuvre de la nouvelle organisation du Ministère de l’Equipement et des Transports, le document administratif constituant le dossier de passation de consignes sera validé et contresigné par le responsable en place et le nouveau responsable, et également par leurs responsables hiérarchiques respectifs (et ce quelque soit le nombre d’exemplaires). Cette signature engagera ainsi l’ensemble des acteurs des lignes hiérarchiques, afin de garantir le bon transfert de missions, de dossiers et de patrimoine entre responsable en place et nouveau responsable d’entité. Le dossier de passation de consignes, contresigné par l’ensemble des parties, constituera un document de référence, permettant ainsi d’éviter, et le cas échéant d’arbitrer tout conflit ultérieur éventuel. A ce titre, les responsables en place seront garants de l’exhaustivité et de la fiabilité des informations communiquées.

8.2 Suivi de la passation de consignes Le programme prévisionnel des passations de consignes sera adressé aux différents responsables. Ce programme permettra à chaque responsable d’appréhender l’ensemble des actions qui le concernent et de commencer à instruire les dossiers. Il permettra en outre un suivi du bon avancement global de la passation de consignes. Ce programme peut être corrigé et/ou complété avec les noms des nouveaux responsables ou les noms de leurs intérimaires désignés par les directeurs en place.

8.3 Délais de mise en œuvre La constitution des dossiers de passation de consigne doit être mise en œuvre par les responsables en place dès réception de la présente procédure et devra être contresignée dans les plus brefs délais.

8.4 Modalités d’archivage des dossiers Un exemplaire de chaque dossier de passation de consignes, contresigné par les différentes parties, devra être archivé localement. Une copie de tous les dossiers produits dans le cadre de la passation de consignes sera archivée à la direction de tutelle concernée.

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9 Annexes 9.1 Contenu du dossier de passation de consignes pour une entité territoriale Le dossier de passation de consignes standard pour une entité territoriale comprend les rubriques suivantes :

9.1.1

La monographie de la région / province

9.1.2

Métier de l’Equipement i. Un état descriptif de l’entité : 9 la présentation des attributions de l’entité, 9 la présentation des ressources humaines, en spécifiant les activités assurées par chaque collaborateur, 9 le patrimoine d’infrastructures existant sur la zone géographique relevant du domaine d’activité de l’entité et son état,

ii. Le bilan des investissements du ministère dans la région / province iii. Le bilan des réalisations de l’entité par secteur iv. Le plan d’action de l’entité par secteur v. Un point de situation sur la sécurité routière vi. Un descriptif des engagements de partenariat de l’entité vii. Un descriptif du PNRR relatif à la région / province viii. Un état des ressources financières de l’entité 9 les actions programmées 9 les actions engagées et leur état d’avancement 9 la situation des marchés en cours, 9 la situation des crédits

ix. Une situation des dossiers et des affaires pour chaque service ou bureau composant l’entité 9 les affaires récurrentes, 9 les dossiers en cours, et en particulier les dossiers urgents et/ou sensibles ; Pour chaque affaire / dossier, au-delà des éléments nécessaires à leur qualification (contexte, objectifs et enjeux ; instances et modalités de gouvernance / pilotage ; procédures associées si applicable ; collaborateur(s) et/ou entité(s) en charge de l’affaire ; collaborateur(s) et/ou entité(s) mis(es) à contribution en interne et en externe – partenaires,… ; éléments de planification et échéances ; livrables ; état d’avancement), il est demandé au responsable en place de mettre l’accent sur :

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9 Les risques « vitaux » sur l’affaire / dossier qui, s’ils n’étaient pas intégrés immédiatement par le responsable nouvellement nommé conduiraient à une situation de crise à court terme voire d’échec, 9 La mise en évidence des facteurs clés de réussite, formels et informels, basés sur son propre retour d’expérience, et qui constitueraient autant d’éléments accélérateurs dans la prise de fonction par le responsable nouvellement nommé 9 La mise à disposition des procédures de fonctionnement de l’entité relatives à la gestion des affaires récurrentes (à défaut un descriptif listant les grandes étapes et les collaborateurs référents sur chacune d’entre elles).

9.1.3

Métier du Transport x. La présentation de l’entité 9 la présentation des attributions de l’entité, 9 la présentation des ressources humaines, en spécifiant les activités assurées par chaque collaborateur, 9 le patrimoine d’infrastructures existant sur la zone géographique relevant du domaine d’activité de l’entité et son état,

xi. L’activité Transport dans la région / province (données chiffrées) xii. Le bilan des réalisations de l’entité xiii. Le plan d’actions de l’entité xiv. Un état des ressources financières de l’entité xv. Une situation des dossiers et des affaires pour chaque service ou bureau composant l’entité 9 Les affaires récurrentes, 9 Les dossiers en cours, et en particulier les dossiers urgents et/ou sensibles ; Pour chaque affaire / dossier, au-delà des éléments nécessaires à leur qualification (contexte, objectifs et enjeux ; instances et modalités de gouvernance / pilotage ; procédures associées si applicable ; collaborateur(s) et/ou entité(s) en charge de l’affaire ; collaborateur(s) et/ou entité(s) mis(es) à contribution en interne et en externe – partenaires,… ; éléments de planification et échéances ; livrables ; état d’avancement), il est demandé au responsable en place de mettre l’accent sur : 9 Les risques « vitaux » sur l’affaire / dossier qui, s’ils n’étaient pas intégrés immédiatement par le responsable nouvellement nommé conduiraient à une situation de crise à court terme voire d’échec, 9 La mise en évidence des facteurs clés de réussite, formels et informels, basés sur son propre retour d’expérience, et qui constitueraient autant d’éléments accélérateurs dans la prise de fonction par le responsable nouvellement nommé

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9 La mise à disposition des procédures de fonctionnement de l’entité relatives à la gestion des affaires récurrentes (à défaut un descriptif listant les grandes étapes et les collaborateurs référents sur chacune d’entre elles).

9.1.4

Un état des doléances en cours

9.2 Contenu du dossier de passation de consignes en cas de changement de domiciliation des activités Le dossier de passation de consignes à élaborer dans ce cas sera restreint au champ d’attributions et d’activités effectivement transférées vers l’entité cible. Ainsi, le responsable en place devra élaborer un dossier par champ d’activités transféré (par exemple, trois dossiers si l’entité dont il a la responsabilité est migrée vers trois entités dans la nouvelle organisation). Le dossier de passation de consignes contiendra les mêmes éléments que ceux cités plus haut, restreint au champ d’attributions et activités transféré. Il contiendra ainsi et particulièrement : • l’état descriptif du périmètre, au sein de l’entité, en charge du champ d’activités transféré, au sens capital humain et matériel, • l’ensemble du capital informationnel disponible et lié au champ d’activité transféré (descriptif des dossiers et affaires, et également les données historiques – archives, dossiers capitalisés,…) Ces éléments sont essentiels au bon transfert et changement de domiciliation d’attributions et compétences.