Procédure de Gestion Des Immobilisations [PDF]

Zitiervorschau

Référence : SOCE_020_A 14 juin 2019

PROCEDURE Gestion des immobilisations corporelles (inventaire)

Ind. A

Rédacteur Patrice Beloeil

Approbateur D Bordet

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Liste des versions et objets des modifications Ind. Rédacteur A P. BELOEIL

Approbateur D. BORDET

Date approbation 14/6/2019

Objet de la modification

Table des matières 1

Objectif et enjeux .............................................................................................................. 3

2

Périmètre d’application ..................................................................................................... 3

3

Acteurs concernés ............................................................................................................ 3

4

Règles à appliquer. ........................................................................................................... 3

5

Etapes du processus ........................................................................................................ 3

6

5.1

Identification des biens ............................................................................................. 3

5.2

La base de données des biens. ................................................................................ 3

5.3

Mise à jour en temps réel de la base de données .................................................... 4

5.4

Inventaire. ................................................................................................................. 4

5.5

Matériels ou documents à mettre en œuvre. ............................................................ 4

Contrôle de l’application de la procédure, et gestionnaire de la procédure...................... 4

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1

Objectif et enjeux

Connaître en permanence l’état des biens qui appartiennent à la Société des Ingénieurs Arts et Métiers. Tenir à jour cette liste en fonction des acquisitions, cessions, dépréciation, réformes, et pertes ou vols. La Soce, et ses filiales si elles le souhaitent, réalise le suivi de ses biens suivant le principe décrit dans cette procédure sur un support informatisé qui lui est propre.

2

Périmètre d’application

Les biens comprennent les immobilisations corporelles autres que les biens immobiliers : équipements de travail, mobilier, œuvres d’arts, etc. Sont pris en compte tous les biens d’une valeur supérieure à 500€ TTC, ainsi que les objets d’art inventoriés par le commissaire-priseur quelle que soit leur valeur. Les biens localisés au sein du mas Berliat, en cours de cession, ne sont pas concernés.

3

Acteurs concernés

Le Président, le Délégué général, le trésorier, ainsi que le personnel mobilisé pour la mise à jour périodique de l’inventaire.

4

Règles à appliquer.

Règles fiscales et comptables.

5

Etapes du processus 5.1

Identification des biens

Tous les biens concernés sont identifiés par une étiquette d’identification, fixée sur le bien de manière résistante, et non visible pour ce qui concerne les objets de décoration, le mobilier etc. Cette étiquette comporte : - L’identification du détenteur du bien - Un numéro d’inventaire - Un code barre

5.2

La base de données des biens.

Un état informatisé des biens est tenu à jour. Il comporte des rubriques en fonction des familles auxquelles appartiennent ces biens : • Mobilier, • Objets d’art, • Equipements de travail, bureautique, informatique, • Etc. Pour chaque bien une fiche est créée avec les informations suivantes • Le numéro d’inventaire • La désignation de l’objet • La date d’acquisition • Le numéro de code barre • Son lieu d’affectation, et le service utilisateur responsable de sa préservation • Une photo du bien dans la mesure du possible (impérativement pour les objets d’art)

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• • •

5.3

Mention si possible de la position de l’étiquette d’identification. Sa valeur d’acquisition, ou valeur d’origine Date du dernier inventaire

Mise à jour en temps réel de la base de données

A chaque acquisition ou cession d’un bien, l’état informatisé est mis à jour par le comptable, ainsi qu’en cas de constat de destruction ou de disparition d’un bien. L’achat d’un bien se fait conformément à la procédure d’achat, la cession conformément à la procédure Soce 029. La disparition fait l’objet d’un signalement au Délégué Général qui décide ou non de porter plainte.

5.4

Inventaire.

Une fois par an une personne ou, si besoin une équipe, est chargée de réaliser un inventaire physique des biens. Cet inventaire est réalisé de préférence à une période de faible activité. Avec une liste des biens en main pour chaque local, l’inventoriste contrôle la présence physique de chaque bien, son état, la présence de l’étiquetage. Il enregistre les biens présents dans le local qui ne figurent pas sur sa liste. Le résultat de l’inventaire pour tous les biens est enregistré sur le logiciel de gestion des immobilisations (présence ou non, éventuelles dégradations, lieu si différent du lieu initialement désigné). Une liste des biens non trouvés est établie, une recherche de ces biens est faite par l’inventoriste, le logiciel est mis à jour. Les biens qui répondent à la définition d’une immobilisation et qui appartiennent à la Soce sont enregistrés, le responsable de l’acquisition qui ne l’a pas déclaré est informé de son nonrespect de la procédure. Une synthèse des écarts d’inventaire est adressée au Trésorier et au Délégué Général.

5.5

Matériels ou documents à mettre en œuvre.

Etiquettes système de lecture étiquette, et logiciel de gestion précédemment cités

6

Contrôle de l’application de la procédure, et gestionnaire de la procédure

L’application de la procédure entre dans le champ des audits internes et externes de la Soce. Le trésorier est gestionnaire de la procédure.

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