Options, Variantes Et PSE Dans Les Marches Publics [PDF]

Zitiervorschau

Fiche pratique

FICHE PRATIQUE

Variantes, Options & PSE

(prestations supplémentaires éventuelles)

Février 2020

www.francemarches.com Chaque jour, France Marchés publie les appels d’offres publics de plus de 300 journaux de presse régionale (PQR, PHR), du BOAMP, du Journal officiel de l’union européenne (JOUE) et de plus de 1000 sites d’acheteurs publics.

Table des matières Variantes, Options & « PSE » (Prestations Supplémentaires éventuelles)

Comment répondre à une demande publique à « géométrie variable » ?

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Le « pourquoi du comment » de ce dispositif complexe

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Les variantes

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Les « PSE », Prestations supplémentaires éventuelles

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Les options

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Préambule : Comment répondre à une demande publique à « géométrie variable » ?

S’agissant d’une consultation à laquelle vous souhaitez candidater, il peut vous arriver d’être désorienté, voire découragé par certaines attentes particulières de l’acheteur, manifestées dans

Il y a là objectivement des raisons de se perdre ! « Offre de base », « Variantes », « PSE », « Options »

l’avis de publicité ou le règlement de consultation.

De quoi s’agit-il et comment s’y retrouver ?

Ainsi par exemple : S’il vous est fermement demandé de répondre à une « solution de base » telle que décrite dans le cahier des charges, en termes de prix et de technicité, il peut vous être également : 

Nous allons dans cette fiche vous renseigner sur ces « articulations » afin de vous permettre d’agencer votre réponse dans les meilleures formes!

• « imposé » de chiffrer certaines prestations complémentaires ou alternatives et/ou • « proposé » (ou encore une fois « imposé ») d’avancer une solution nouvelle et optimisée, afin de faire valoir votre savoir-faire particulier et/ou encore… • « demandé d’adhérer » à des agencements du marché, que l’acheteur se réserve la possibilité de déclencher ou non en cours d’exécution du contrat.

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Le « pourquoi du comment » de ce dispositif complexe Votre premier réflexe pourrait être de considérer ces aléas comme une « volonté détournée » de vous rebuter à candidater. En réalité et cela peut vous paraître paradoxal, ces outils ont été mis en place à la fois : • Certes, pour offrir aux acheteurs une flexibilité dans la définition de leurs besoins en ouvrant la porte aux connaissances techniques du secteur privé • Et donc aussi, pour vous permettre d’exprimer davantage votre savoir-faire, en vous départissant du « besoin unique exprimé » en proposant des solutions alternatives ou complémentaires.

Pour rappel, l’acheteur peut lui-même avoir du mal à définir son besoin avec la précision que lui impose le code de la commande publique (voir article L.2111-1). Il peut par exemple être capable de définir plusieurs solutions techniques, mais sans être en mesure de définir laquelle est la meilleure !... Dans ce cas, il ne lui est pas possible de lancer plusieurs consultations sur chacune des solutions dont l'une ou plusieurs, nécessairement, ne se réalisera(ont) pas. L’une des solutions ouvertes à l’acheteur est de recourir à la procédure du dialogue compétitif, sauf que celle-ci est conditionnée par différentes conditions (voir à ce sujet notre fiche pratique récemment actualisée).

Dans ce contexte, l’acheteur peut vous solliciter via les outils dont nous allons vous expliquer la raison d’être et la bonne utilisation : • « Variantes » • « Prestations supplémentaires éventuelles » • « Options »

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Les variantes

Définition et exemples

Une faculté imposée ou proposée ?

Définition : Une « variante » n’est pas au sens littéral du terme une « proposition déviante… » ! Au contraire : en « ouvrant sa consultation à variante(s) », l’acheteur vous offre la faculté de

À sa convenance, l’acheteur peut vous « imposer / inviter » à déposer des offres variantes

soumettre une (ou de plusieurs) modification(s), à partir de sa solution de base. Il s’agit donc d’une opportunité qui peut vous être proposée pour optimiser cette solution ! Exemples de variantes techniques : • Matériaux différents de ceux requis dans la solution de base • Longévité des produits ou des ouvrages • Caractéristiques environnementales (optimisation de la gestion des déchets) • Meilleures conditions de maintenance, d'entretien ou de garantie Exemples de variantes financières : • Un prix réduit si l’acheteur s’engage à respecter un délai de paiement plus court que le délai maximal prévu par la réglementation • Pour un accord-cadre : Un prix dégressif à partir du moment où le minimum du contrat a été atteint

Les variantes qui vous sont imposées : Dans cette hypothèse, l’acheteur vous demande de répondre à la fois à sa solution technique et financière dite « de base », mais également à certaines alternatives qu’il a lui-même définies. Point de vigilance : Vous êtes alors dans l’obligation de répondre à toutes les préconisations requises, faute de quoi votre offre sera rejetée « en bloc », sans que soit analysée l’un ou l’autre des aspects de votre offre. Les variantes qui vous sont proposées : Cette fois-ci, si l’acheteur souhaite toujours une réponse à sa solution de base, il vous « ouvre la porte » sur des aspects du cahier des charges qu’il a définis et précisés. Point de vigilance : Vous ne pouvez alors émettre de réponse que sur ces prescriptions précises, sans avoir à présenter de « nouvelles prestations » sauf une fois encore, à voir votre offre rejetée globalement. De la même façon, si l’acheteur a prévu un nombre maximal de variantes pouvant être déposées, vous devez respecter cette exigence.

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Les variantes La possibilité de proposer des variantes : attention aux invitations « avérées » ou « masquées » selon le type de procédure Attention : La réglementation des marchés est telle qu’elle est… Il vous faut porter une attention particulière quant à la façon dont sont rédigés les documents de la consultation (avis de publicité et RC), vous permettant – ou non – de présenter des variantes ! Si vous répondez à une procédure « formalisée », cad dont le montant estimé est supérieur aux seuils européens (voir en ce sens les indications fournies par le ministère des finances) : L’avis de publicité (appelé « AAPC » = « Avis d’Annonce Publique à la Concurrence ») est alors « normalisé », ce qui signifie que l’acheteur doit obligatoirement remplir certaines rubriques ou « cases », sauf à mettre sa consultation en péril au cas de recours contentieux. Et notamment, il en est ainsi de la rubrique concernant les variantes : • Soit l’acheteur a expressément coché « OUI » et vous avez la possibilité de proposer des variantes, • Soit il a coché « NON » et vous n’en avez pas la possibilité.

Si vous répondez à une procédure « adaptée », cad dont le montant estimé est inférieur aux seuils européens (ce qui sera le plus souvent votre cas en qualité de TPE/PME) : La démarche est presqu’inverse ! Une incongruité de la réglementation... Comment cela s’articule-t-il ? • D’une part, l’acheteur doit avoir expressément signifié que vous devez répondre à la solution de base qu’il a défini. Faute de quoi, sans réponse de votre part à sa solution initiale, vous êtes autorisé à présenter des variantes qui ne pourront être rejetées en tant que telles. • D’autre part, l’acheteur doit vous avoir signifié son autorisation à présenter vos variantes. Faute de quoi, vous y êtes autorisé « par défaut ! » • Enfin, si l’acheteur n’a pas spécifié les éléments sur lesquels vous seriez habilité à présenter de telles solutions alternatives, vous auriez la possibilité de valoriser ou optimiser tout élément du cahier des charges, sans que cela puisse vous l’être reproché.

Dans cette hypothèse, les choses sont claires. Elles le sont moins si vous répondez à une « procédure adaptée… »

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Les prestations supplémentaires éventuelles (PSE) Définition

Exemples concrets

Parmi l’éventail des outils ouverts aux acheteurs pour affiner leur besoin, les « PSE » constituent un second arsenal, qui ne vous est et encore une fois, pas défavorable malgré les apparences terminologiques !

Bien qu’incontournables, l’appréhension et le « savoir faire sien » de ces notions ne sont pas aisés…

Définition : L’acheteur peut vous demander de proposer des prestations supplémentaires, qu’il se réserve le droit de commander ou non lors de la signature du contrat. Point d’information : Pour ceux d’entre vous qui ont pratiqué le code des marchés publics de 2006, les PSE correspondent aux anciennes « options techniques ». Ces prestations doivent être en rapport direct avec l’objet du marché et le cahier des charges doit définir leurs spécifications techniques avec précision. En fonction de : • soit l’obligation de répondre aux PSE dans leur offre (« PSE obligatoire »), • soit une simple faculté d’y répondre (« PSE facultative »).

2.

• En matière de travaux : Construction d'un bâtiment universitaire → Fourniture et pose de bancs béton neufs (PSE 1) et d'accroche vélos neufs (PSE 2) • En matière de fournitures : Acquisition de véhicules neufs et reprise de véhicules → Reprise d'un pick-up diesel de marque X, mis en service en 20XX et totalisant 80.XXX km (PSE) • En matière de services : Préparation de repas chauds et froids et goûters pour une commune → Fourniture d'eau (PSE 1), de petits déjeuners (PSE 2) et d'une composante bio par semaine (PSE 3) • S’agissant des services particuliers d’assurances :

C'est l'acheteur qui définit les

• Assurance des dommages aux biens (lot 2) → PSE : Risques environnementaux • Assurance des véhicules à moteur (lot 3) → PSE : Auto collaborateurs

spécifications techniques des PSE alors que pour les « variantes facultatives », il ne les impose pas.

• Assurances des prestations statutaires (lot 5) → Franchise pour maladie ordinaire de 10 jours (PSE 1) et de 30 jours (PSE 2)

Les PSE diffèrent des Variantes sur 2 points : 1.

En voici quelques illustrations pour vous permettre d’y répondre à bon escient !

Les PSE sont des prestations supplémentaires si bien qu'elles s'ajoutent à l'offre contrairement aux variantes « qui se substituent à l'offre de base. »

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Les options

Peut-être l’outil le plus simple… Car plus facile à appréhender ! Certes, il existe aujourd’hui 3 types « d’options » au sens réglementaire, mais plus explicite que les deux notions de « variantes » et/ou de « PSE » !

Soit : • de tranches optionnelles (anciennes « tranches conditionnelles ») • de la reconduction du marché public initial • de marchés publics de travaux ou de services similaires

Définition de l’option : Il s’agit d’un prestation susceptible de s’ajouter, sans remise en concurrence, aux prestations commandées de manière ferme dans le cadre du marché public et qui doivent être prévues dans le contrat initial.

L’acheteur peut se réserver, en cours d’exécution de marché et non au stade de l’attribution, le droit de ne pas les retenir.

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Les options

Première catégorie : les tranches optionnelles Définition : Les tranches optionnelles permettent de tenir compte des incertitudes de mise en œuvre des prestations par l’acheteur. Le marché prévoit ainsi : une tranche ferme et une ou plusieurs tranches optionnelles, chacune des tranches devant constituer un ensemble cohérent. Exemples de circonstances pouvant justifier le recours aux tranches optionnelles : • Des évènements administratifs extérieurs (exemple : les tranches requièrent une autorisation administrative car il s'agit d'une installation classée) • En raison de l'évolution possible du besoin (exemple : l’acheteur envisage de construire un collège, mais il est possible qu'il y ait des créations de classes supplémentaires si un lotissement se réalise)

Exemple concret (1)  : S’agissant d’un marché de travaux de viabilisation de 28 parcelles • Lot 1 : travaux de terrassement, voirie, assainissement et aménagements paysagers - Réalisation en 2 tranches : Tranche 1 de 8 parcelles et Tranche 2 de 20 parcelles • Lot 2 : travaux de réseaux divers comprenant les réseaux de basse tension, France Télécom, câble, éclairage public, adduction eau potable + défense incendie en option - Réalisation en 2 tranches : Tranche 1 de 8 parcelles et Tranche 2 de 20 parcelles Exemple concret (2)  : S’agissant d’un marché de travaux de viabilisation de 28 parcelles • Tranche ferme : Désamiantage et déconstruction sélective • Tranche optionnelle 1 : Evacuation des enrobés (goudron) • Tranche optionnelle 2 : Gardiennage

• En raison des possibilités financières (exemple : l’acheteur envisage un investissement pour une salle de spectacle, sachant qu'une partie auditorium ne pourra se réaliser que s’il obtient une subvention à venir)

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Les options Seconde catégorie : la reconduction du marché

Troisième catégorie : les marchés pour prestations similaires

« Raison d’être » : L’acheteur a la possibilité de « vous tester », en prévoyant que le marché sera conclu pour une certaine durée, renouvelable un ou plusieurs fois.

Définition : Les prestations similaires doivent être entendues comme réalisables à l’identique, en application des seules spécifications techniques du marché initial.

Par exemple, il conserve plusieurs possibilités :

Conditions :

• Conclure avec vous un marché, voire un accordcadre d’1 an renouvelable 1, 2 ou 3 fois,

• Il doit s’agir de nouveaux travaux ou services consistant dans la répétition de travaux similaires à ceux qui ont été confiés au titulaire du marché initial (et non pas de prestations autres que celles prévues au marché initial)

• Ou 2 ans renouvelables 1 fois.

Ce renouvellement peut se faire expressément ou tacitement. Le renouvellement ne peut se faire qu’à la « date anniversaire » du marché précédent – et non pas d’année « civile. » Le nouveau marché est alors conclu dans les mêmes conditions (techniques, financières…) que le marché initial.

• Ces nouvelles prestations doivent être conformes au projet de base et donc, ne peuvent pas se rapporter à une opération de travaux différente de l’opération initiale • La mise en concurrence doit avoir pris en compte le montant total envisagé y compris celui des nouvelles prestations – cad que l’acheteur ne peut vous commander de commandes qui excéderaient les seuils de mise en concurrence initiaux. • Enfin, les documents de la consultation et le marché (CCAP) doivent avoir prévu cette possibilité

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