Méthodologie de Laudit Interne [PDF]

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Audit interne & Qualité : définition d’un outil au coeur de l’amélioration continue  Impossible aujourd’hui d’affirmer maîtriser ses opérations sans avoir recours à l’Audit interne.  L’audit interne : définition d’un outil efficace pour assurer la confiance de vos clients.  

Qu’est ce que l’Audit interne de système de management ?   

l’ISO 19011 définit l’Audit:

“L’audit est un processus méthodique, cette activité indépendante et documentée permettant d’obtenir des preuves d’audit et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d’audit sont satisfaits.” 

Les exigences ISO 9001/14001/50001 :

Les référentiels de management exigent la mise en place d’un processus d’audits internes.

Les exigences et les conformités norme ISO 9001/14001/50001   Pour rappel, un audit de qualité interne à pour but d’obtenir une certification iso, signe de qualité et sécurité pour les clients de l’entreprise. Cela favorise la satisfaction client puisque c’est un processus qualité très méthodique conforme aux normes iso. 

Toute entreprise souhaitant mener une démarche qualité Qse auprès d’auditeurs internes doit respecter une check list bien précise. Un réel questionnement est donc nécessaire dans le processus d’audit et la réalisation d’un audit. C’est pourquoi, des actions correctives peuvent être mener en cas de non conformités. Aussi, des preuves d’audit et les évaluations de ces preuves doivent se faire de façon objective. En effet, une méthodologie d’audit doit respecter une conformité du système ainsi qu’une conformité aux exigences des auditeurs  et doit se faire également dans le respect des procédures internes. Les référentiels de management exigent donc la mise en place d’un dispositif de contrôle interne.

 

Quelles sont les différents types d’audits existants ? Quels sont leurs objectifs ?   Aujourd’hui, les PME mettent l’accent sur la mise en oeuvre des procédures de qualité, aussi bien sur la qualité des produits que du service. Mais également, sur l’ensemble de leur organisation autrement dit sur un management de la qualité. Après sa réalisation, les procédures doivent être quasi systématiques afin de les optimiser par le biais notamment des audits internes.   Il existe différents types d’audit en fonction de l’environnement d’entreprise que l’on souhaite auditer et en fonction des acteurs intervenants dans les processus:   

L’Audit interne : Il est réalisé par des membres internes et à pour but de contribuer et piloter l’amélioration continue de l’entreprise. L’Audit fournisseurs : Il est réalisé par les Clients, qui à le rôle de l’auditeur, et à pour but de donner confiance au client. L’Audit de Certification : Il est réalisé par des auditeurs externes à l’organisation, comme des organismes accrédités, des auditeurs enregistrés type ICA et IRCA. Son objectif est de prouver à l’ensemble des clients qu’ils peuvent avoir confiance.

À la fin de l’audit, rédiger la synthèse de celui-ci et la mettre dans un rapport exhaustif. Ces audits s’appliquent à différents périmètres de l’entreprise :   

L’Audit Produit :  on audite les caractéristiques du service / produit selon un cahier des charges défini L’Audit Processus : on audite les processus d’après leurs descriptions, leurs éléments d’entrée et de sortie, leurs indicateurs et plan d’actions L’Audit Système : on audite la globalité du fonctionnement du système de management , on peut pour cela s’appuyer sur des  référentiels de type ISO.

  L’audit interne : définition d’un exercice qui peut se révéler « sensible » , il n’est pas forcément évident de savoir comment bien le réaliser ou d’avoir tout le degré de maîtrise nécessaire.   Travailler en équipe, établir de manière méthodologique des plans d’action, faire des contrôles internes de qualité, a pour effet de :    

Limiter les risques majeurs en cas d’audit Mener une politique qualité Avoir un processus qualité fiable pour atteindre les objectifs fixés.

  Au niveau des enjeux, l‘audit interne peut être mis en place dans divers environnements organisations pour lesquelles l’objet, la taille, la complexité et la structure sont elles aussi différentes.   C’est pourquoi, il constitue de nos jours, des bonnes pratiques professionnelles partagées et encouragées à l’échelle internationale.

  Enfin, l’audit interne a pour finalité de favoriser la globalité des activités ou processus d’ordres opérationnels et stratégiques de l’organisation. Il est signe de contrôle et de conseil pour ses dirigeants, représente un levier de performance et d’amélioration des processus. De grandes organisations en font bon usage afin de contrôler si les entités (ou filiales) sont alignées avec la stratégie du groupe

L’audit interne : 10 conseils pour en faire un succès Temps de lecture : 7 minutes

Après avoir défini l’audit interne et ses enjeux dans le fonctionnement d’une entreprise, place maintenant à la mise en pratique. Comment réaliser un audit interne dans les meilleures conditions ? Quels sont les points essentiels à prendre en considération ?   Grâce à Sabrina Capon, consultante et formatrice, experte sur les métiers de la qualité, de la sécurité et du BPM, nous vous proposons les 10 conseils pour mener à bien votre audit. Conseil #1 : rendez attractif le rôle d’auditeur Sans auditeur, point d’audit. Lapalissade ? Certes. Mais tout sauf une évidence pour le responsable qui devra constituer son équipe. Car bien souvent, cette tâche est mal considérée, entre charge de travail supplémentaire et suspicion des collègues.   « Pour parvenir à générer de l’intérêt pour cette mission, vous pouvez bien entendu jouer la carte de la prime », explique Sabrina Capon, « mais vous pouvez également bien prendre en compte la charge de travail supplémentaire de travail, valoriser cette tâche qui sort de l’ordinaire, qui permet de mieux connaître ce que fait l’autre, qui offre des moments de partage à part. Il faut que cette mission soit perçue comme un levier pour faire grandir l’entreprise, plus que comme une contrainte imposée ».   Conseil #2 : identifiez les bonnes personnes Une fois constituée votre équipe d’auditeurs potentiels, il vous faudra choisir les bonnes personnes. Toute votre sagacité sera nécessaire pour identifier les bons candidats, car « la fonction d’auditeur interne dans un système de management n’est pas un rôle à prendre à la légère » précise Sabrina Capon.    « Les auditeurs doivent avoir un profil compatible avec ses fonctions : bons communicants, à l’écoute, ouverts d’esprit, intégrés, appréciés, faisant l’objet d’un consensus, à l’aise à l’oral, capable d’aller chercher l’information. » Une liste de qualités précises qui permettent d’opérer un tri très sélectif. Et éviter un écueil classique.

  « Je me suis déjà trouvée dans une situation où tous les assistants de direction avaient été désignés auditeurs. Cela n’a pas fonctionné. Il faut sortir d’une systématique de métier ou de service, et penser le savoir-être autant que le savoir-faire. »   Conseil #3 : formez vos auditeurs Chacun des auditeurs sélectionnés devra ensuite être formé sur les techniques d’audit, et sur les référentiels. Il est également important de définir un périmètre d’audit interne. Combien de temps faut-il pour bien former les auditeurs ?   « Cela dépend des référentiels, mais sur un audit interne standard en ISO 9001, deux jours de formation théorique sur les constats (une exigence, une défaillance, une preuve), sur le référentiel et sur les savoirêtre, plus une demi-journée de formation / action sont souvent nécessaires. Cette dernière étape ne doit pas être négligée, car c’est souvent celle qui permet aux auditeurs de s’approprier le savoir théorique. »   Conseil #4 : formalisez une procédure  Afin de bien préparer cette formation, le responsable en charge de la démarche aura réalisé plusieurs documents. À commencer par une procédure précise d’audit, qu’il transmettra et expliquera (durant la formation) aux auditeurs. « Elle est importante, car elle donne un cadre homogène à la réalisation des audits qui seront réalisés par de nombreuses personnes. Elle régit la planification, la réalisation, le rapport. »

Conseil #5 :  constituez votre méthodologie Élément constitutif de cette procédure, la méthodologie utilisée devra également être clairement explicitée. « QQOQCPC, diagramme d’Ishikawa ou méthode des 5 pourquoi, les outils ne manquent pas. Mon conseil  : alternez-en l’usage, car elles sont complémentaires. Et elles ont l’avantage d’être suffisamment simples pour être prises en main rapidement, avec un peu d’entrainement. La partie questionnement n’est pas la plus complexe comparée à la synthèse, qui demande bien plus de pratique. »   Conseil #6 :  mettez l’accent sur la préparation des audits « C’est une étape cruciale, qui peut déterminer la réussite ou l’échec d’un audit. La préparation permet de prendre en compte tous les éléments pour maîtriser le sujet, surtout parce que ce n’est pas l’activité quotidienne des auditeurs. Il faut inciter ces derniers à interroger le responsable, consulter la documentation… ».   Autres conseils préparatoires : les auditeurs devront également s’assurer que les personnes auditées sont disponibles, et devront se dégager du temps en fonction du nombre de personnes à interroger.   Conseil #7 :  apprenez à vos auditeurs à écouter Même si vous avez sélectionné des personnes disposant d’une aptitude naturelle à l’écoute, quelques enseignements s’imposent. « Il faut pouvoir mettre à l’aise l’audité, faire tomber ses barrières, ce qui demande des savoir-être spécifiques, une habileté dans le questionnement. Puis l’auditeur doit entrer dans le vif du sujet, en s’assurant que l’activité est conforme. Une écoute active nécessaire, car de la réponse dépend le constat positif ou négatif. La reformulation est également importante pour pouvoir évaluer. »

Conseil #8 : incitez les auditeurs à communiquer En plus d’être à l’écoute, les auditeurs devront également être audibles et communiquer. Et si le travail préparatoire incombe au responsable de la démarche (pour annoncer l’audit en amont), l’auditeur prend le relais par la suite.   « Il y a des phases obligatoires, des figures imposées. Les réunions d’ouverture et de clôture par exemple. Il y a une communication ascendante, dans le cadre de la transmission des constats au responsable, mais aussi une communication horizontale, pour tenir au courant les audités. S’il existe un écart entre le process et la mise en œuvre, l’auditeur doit en avertir l’audité. Ce dernier ne doit pas être surpris, sans quoi le sentiment de trahison guette. L’auditeur doit être dans la recherche de solutions plus que dans le pointé du doigt. L’objectif est l’amélioration. »   Conseil #9 :  demandez un compte rendu pour exploiter l’audit Un audit sans rapport, c’est beaucoup de temps et d’énergie perdus pour rien. C’est pourquoi vous devez exiger de vos équipes un compte-rendu en bonne et due forme. Comment s’est passé l’audit d’un point de vue général ? Réclamez avant tout une synthèse, une vision rapide, afin de savoir si votre audit est bel et bien exploitable. Si c’est le cas, vous devriez pouvoir consulter un rapport conforme à celui exposé dans votre procédure.   « Ce n’est que grâce à ces éléments de synthèse que le responsable pourra dégager des grands axes, les points forts comme les points faibles. Et finalement, ils lui permettront de mettre en place un plan d’action, car l’audit est un outil d’amélioration continue, prévu pour corriger les dysfonctionnements, trouver des actions palliatives, correctives ou encore pour encourager et diffuser les bonnes pratiques. »   Conseil #10 : n’oubliez pas de suivre les actions Une fois ce plan d’action établi, il vous faudra faire redescendre les actions au niveau du management et / ou des audités. « À ce titre, l’auditeur peut éventuellement reprendre son audit pour évaluer l’efficacité des actions mises en place.  »   Cette procédure, de la phase de préparation de l’audit au suivi des actions, en passant par la mise en œuvre de l’audit, nécessite méthodologie et outils spécifiques. Lesquels ? Ce sera l’objet du prochain article.

Méthodologie de l’audit interne : quels outils ?

Temps de lecture : 9 minutes

Après avoir évoqué ce qu’est un audit interne et avoir livré tous les conseils pour réaliser cet audit, l’heure est venue de parler méthodologie de l’audit interne et outils. La méthodologie de l’audit interne est en effet complexe et demande une organisation irréprochable. Le recueil des contributions, la constitution des rapports, la communication autour de cet audit nécessitent certains documents, parfois certaines solutions logicielles, qui offrent l’énorme avantage de vous guider, et globalement de faciliter ces missions.   Ces outils peuvent intervenir à différents moments selon la phase de l’audit dans laquelle vous évoluez, de la préparation à la communication, en passant par la réalisation. Voici trois exemples des nombreux outils qui s’appuient sur les normes de fonctionnement de la série 2000 des MPA (Modalités Pratiques d’application 2200, 2300 et 2400) comme les définit l’IFACI, l’Institut Français des Auditeurs et Contrôleurs Internes.

L’entretien, élément fondamental de la méthodologie de l’audit interne L’entretien est la brique centrale de votre audit. Sans lui, pas de recueil d’information. Sans une méthode bien définie, point d’analyse possible. Son objectif ? Collecter des informations afin de prendre connaissance des activités du domaine audité et éventuellement constituer les preuves d’audit qui permettront d‘atteindre les objectifs de la mission d’audit.   Quels sont les prérequis pour mener à bien un entretien ? Commencer, pour l’auditeur, par respecter les personnes interrogées et parler leur langage, d’une part, et ne pas commencer l’entretien avec des idées préconçues. Des savoir-être qui s’accompagnent de savoir-faire quant à la préparation de cet échange. Voici la checklist d’un entretien bien préparé :       

Définir les objectifs de l’entretien. Définir les thèmes qu’il sera nécessaire d’aborder. Identifier le(s) interlocuteur(s). Collecter des informations sur le domaine concerné par l’entretien et sur le(s) interlocuteur(s) Lister les questions et les organiser par thème et sur le modèle : Qui, Quoi, Où, Comment, Pourquoi, Quand. Définir un plan de l’entretien. Organiser le rendez-vous (date, heure, lieu, durée).

  Après cette phase préparatoire vient ensuite le temps de la réalisation. Comment conduire efficacement un entretien ? En suivant les points suivants : 

Le cadrage

Établir une relation de confiance avec le(s) interlocuteur(s) afin d’encourager la transparence. Examiner les objectifs de l’entretien, la place de l’entretien dans la mission, les thèmes à aborder, le plan prévu. Les échanges o Poser les questions ouvertes (elles donnent la parole à l’interlocuteur et n’influencent pas les réponses), en rebond (elles visent à recadrer les échanges sur les objectifs de l’entretien et donnent l’occasion à l’interlocuteur d’approfondir son discours dans ce sens), factuelles (elles permettent de recueillir rapidement des informations et des précisions), à choix multiples ou fermées. o L’écoute et la reformulation sont bien entendu essentielles pour s’assurer d’une part d’avoir collecté la meilleure information possible, et d’autre part de s’assurer que tous les termes techniques sont bien appréhendés par votre interlocuteur et que la réponse est bien validée par ce dernier. o o

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Enfin, une fois l’entretien réalisé, vient le moment du bouclage et de la synthèse, c’est-à-dire le temps de la communication. Là encore, quelques passages obligés : 

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Lors du « bouclage», synthétisez et validez les points clefs de l’entretien, listez les documents énumérés pendant l’entretien (et définissez les délais de transmission de ceux-ci), présentez les étapes suivantes et les éventuels futurs échanges, avant de terminer en remerciant votre interlocuteur. Le compte-rendu de l’entretien, enfin, doit être rédigé rapidement après la fin de ce dernier et enregistré dans le dossier de la mission d’audit. La validation formelle de ce document par le participant permettra de donner un caractère probant aux informations collectées.

Le diagramme de flux, pour schématiser vos processus L’objectif du diagramme de flux est de représenter graphiquement le déroulement d’un processus, c’est à dire d’un ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie (d’après la définition de la norme ISO 9000:2000).   Cette représentation graphique pourra être utile à l’auditeur interne pour identifier les risques relatifs à chaque activité du processus et les contrôles clefs qui devraient permettre de les maîtriser.   Pour réaliser ce diagramme, vous devez respecter les étapes suivantes : 1. 2. 3. 4. 5.

Identification du processus à représenter. Identification des activités. Identification des acteurs ; chaque acteur identifié fera l’objet d’une colonne du diagramme. Identification des documents. Identification des flux (informations en entrée et en sortie de chacune des activités) ; les éléments d’entrée d’une activité sont généralement les éléments de sortie d’autres activités.

Quelques consignes généralement données pour produire un document lisible et efficace : 

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La mise en place des activités sur le diagramme s’effectue en fonction des acteurs qui les réalisent et en fonction de leur position dans le déroulement du processus ; le sens des flèches donne le sens de lecture. Une activité est généralement déclenchée par la réception d’une information. Le sens des symboles utilisés pour élaborer un diagramme de flux doit faire l’objet d’une compréhension commune. Il existe une norme ISO qui définit les principaux symboles utilisés dans un diagramme de flux (ISO 5807). Une légende précisant le sens des symboles peut être associée au diagramme. L’élaboration d’un diagramme de flux est un processus itératif.

L’approche processus et référentiel d’audit Cette démarche consiste à décrire de façon méthodique les activités du domaine audité afin d’identifier leurs objectifs, leurs risques et les dispositifs de contrôle qui devraient permettre de maîtriser ceux-ci. Comme toute approche reposant sur la modélisation, elle donne une représentation partiale et incomplète de la réalité. Elle peut donc servir à compléter d’autres outils.   Pour réaliser un audit en utilisant cette approche, vous devez vous respecter la procédure suivante : 1. 2. 3. 4. 5.

Identifier et décrire les processus de réalisation, ceux qui produisent des produits ou services. Identifier et décrire les processus de management, ceux qui produisent des décisions. Identifier et décrire les processus support, ceux qui produisent des ressources. Identifier et décrire les processus de mesure, ceux qui produisent des mesures. Identifier les processus clefs, ceux dont le bon déroulement est critique pour l’atteinte des objectifs du domaine audité. 6. Identifier les événements qui peuvent avoir un impact négatif sur le déroulement des processus clefs.

  Cette approche s’inscrit dans la rédaction du référentiel d’audit, outil indispensable s’il en est. Ce dernier recense les objectifs de chacun des processus / sous-processus et pour chacun d’eux les risques auxquels ils sont exposés et les contrôles qui devraient permettre de réduire ces risques. Les contrôles identifiés constitueront la référence à partir de laquelle sera réalisée l’évaluation du système de contrôle interne.   Ce référentiel commence par l’identification des objectifs comme décrits dans l’approche processus. Elle propose ensuite l’identification des risques, en déterminant les événements internes et externes susceptibles d’avoir un impact significatif sur l’atteinte des objectifs. Cette identification des risques doit tenir compte des travaux de Cartographie des Risques préexistants au sein du domaine audité.   Dernier élément propre au référentiel d’audit : l’identification des dispositifs de contrôle interne. Définir un cadre de contrôle pertinent à partir de cadres de contrôle externes diffusés par des instances professionnelles reconnues pour leur expertise dans ce domaine, et de cadres de contrôles internes éventuellement présents dans l’organisation.   Le(s) cadre(s) de contrôle sélectionné(s) par l’auditeur interne vont lui permettre de structurer les contrôles identifiés. Les activités de contrôle intégrées dans les processus de l’entité auditée peuvent notamment porter sur :       

L’attribution des autorisations relatives à l’approbation des opérations. La séparation de tâches incompatibles. Les actions de supervision des opérations. L’impossibilité de réaliser des opérations non autorisées. Les vérifications de l’existence, de l’exactitude et du traitement dans les temps des opérations. La formalisation des opérations réalisées. La conservation et la protection des pièces justificatives.

Des outils nombreux et parfois complexes Ces trois exemples montrent l’étendue de la tâche qui attend le responsable en charge de l’audit et ses auditeurs. D’autant que de nombreux autres outils n’ont pas été abordés ici :        

 

Grille d’analyse des tâches Test de cheminement Hiérarchisation des risques Diagramme Cause / Effet Questionnaire de Contrôle Interne Procédure d’audit analytique Echantillonnage statistique CAATs (pour Computerized Assisted Audit Tools)

Dans ce cadre complexe et très structuré, l’apport d’un logiciel intégrant toute la méthodologie de l’audit interne est indéniable. Pyx4, au travers de sa solution Improver, vous permet :       

De planifier vos audits, De constituer les équipes d’auditeurs, D’encadrer la réalisation de cette mission D’effectuer vos analyses d’écart D’établir vos rapports d’audit De piloter la résolution des non-conformités De suivre les actions d’amélioration issues de votre audit.