Manuel Procedures Bacorex V Du 01-Juillet 2021 [PDF]
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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
Version
PROVISOIRE
Date
30/06/2021
Propriétaire du document
BACOREX
Concepteur du document
Cabinet MAC Consulting
Table des matières LISTE DES ABREVIATIONS...........................................................................................................................................i I.
PROCEDURES ORGANISATIONNELLES.........................................................................................................1 1.1.
Documents de référence..............................................................................................................................1
1.2.
Objectifs de la procédure.............................................................................................................................1
1.3.
Utilité du manuel............................................................................................................................................1
1.4.
Conditions d’évolution du manuel............................................................................................................2
1.5.
Processus d’actualisation du Manuel......................................................................................................2
1.6.
Présentation de BACOREX..........................................................................................................................2
1.3.
Organigramme simplifié de BACOREX....................................................................................................2
1.4.
Présentation des Directions et Services..................................................................................................3
1.5.1.
Présentation de la Direction Générale.............................................................................................3
1.5.2.
Présentation de la Direction Administrative et financière.........................................................4
1.5.2.1.
Le Service RH......................................................................................................................................5
1.5.2.2.
Le Service Comptabilité.......................................................................................................................6
1.5.2.3.
Le Service financier (la trésorerie)......................................................................................................6
1.5.2.4.
Le Service approvisionnement;..........................................................................................................6
1.5.2.5.
Le Service logistique;...........................................................................................................................7
1.5.2.6.
Les responsables zonaux...................................................................................................................8
1.5.2.7.
Le Service contrôle de gestion...........................................................................................................8
1.5.3. 1.5.3.1.
Le service maintenance.....................................................................................................................11
1.5.3.2.
Le Service demande d’intervention..................................................................................................11
1.5.3.3.
Le Service refueling...........................................................................................................................11
1.5.3.4.
Le Service Network Operating Center NOC...................................................................................12
1.5.3.5.
Le Service informatique.....................................................................................................................12
1.5.4.
Présentation de la Direction Energie...............................................................................................7
1.5.4.1.
Coordination des activités..................................................................................................................7
1.5.4.2.
Service maintenance et logistique....................................................................................................7
1.5.4.3.
Service DAO et préparation chantier...............................................................................................7
1.5.4.4.
Chef Projet réseau ENR.....................................................................................................................7
1.5.5.
1.5.
Présentation de la Direction Télécom...........................................................................................10
Présentation de la Direction BTP......................................................................................................8
1.5.5.1.
Direction technique (exécution)..........................................................................................................9
1.5.5.2.
Service BTP........................................................................................................................................10
1.5.5.3.
Le service construction des Sites Telecom.....................................................................................10
1.5.5.4.
Service route et piste rurale..............................................................................................................11
1.5.5.5.
Service Hydraulique...........................................................................................................................13
1.5.5.6.
Service administration comptabilité..................................................................................................14
1.5.5.7.
Service projet (étude et chiffrage)....................................................................................................15
Fiches de postes..........................................................................................................................................10
1.5.6.
Direction Générale..............................................................................................................................10
1.5.6.1.
Assistant DG......................................................................................................................................10
1.5.6.2.
Auditeur Interne.................................................................................................................................11
1.5.6.3.
Responsable Refueling Régional...................................................................................................12
1.5.6.4.
SHERQ(Qualité)................................................................................................................................13
1.5.7.
Direction Télécom...............................................................................................................................14
1.5.7.1.
Directeur Télécom.............................................................................................................................14
1.5.7.2.
Responsable Projet...........................................................................................................................15
1.5.7.3.
Responsable Demande d’Intervention...........................................................................................16
1.5.7.4.
Responsable Opération Carburant.................................................................................................17
1.5.7.5.
Responsable Zonal...........................................................................................................................18
1.5.7.6.
Responsable Projet MOOV.............................................................................................................19
1.5.8.
Direction Energie.................................................................................................................................20
1.5.8.1.
Directeur Energie..............................................................................................................................20
1.5.8.2.
Coordonnateur des opérations.......................................................................................................21
1.5.8.3.
Chef de Projet....................................................................................................................................22
Responsabilité en matière de préparation............................................................................................22
Responsabilité en matière de suivi et de gestion...............................................................................23
Suivi de la politique sécurité dans le cadre des chantiers...............................................................24 1.5.8.4.
Conducteur de travaux.....................................................................................................................26
1.5.8.5.
Ingénieur Projet.................................................................................................................................27
Responsabilité en matière de préparation............................................................................................27
Responsabilité en matière de suivi et de gestion...............................................................................27
Suivi de la politique sécurité dans le cadre des chantiers...............................................................28 - Ingénieurs en électricité, électromécanique ou électrotechnique.................................................................28 1.5.9.
Direction BTP.......................................................................................................................................30
1.5.9.1.
Directeur BTP et Hydraulique.........................................................................................................30
1.5.9.2.
Directeur Technique.........................................................................................................................32
1.5.9.3.
Conducteur des travaux...................................................................................................................34
1.5.9.4.
Chef de chantier................................................................................................................................35
1.5.9.5.
Fiche de poste Topographe.............................................................................................................36
1.5.9.6.
Fiche de poste Administratif comptable BTP/H............................................................................37
1.5.9.7.
Fiche de poste Pointeur...................................................................................................................38
1.5.10.
Direction Administrative et Financière..........................................................................................39
1.5.10.1. Directeur Administratif et Financier................................................................................................39 1.5.10.2. Responsable des Ressources Humaines.....................................................................................40 1.5.10.3. Chef Comptable.................................................................................................................................42 1.5.10.4. Assistant Comptable.........................................................................................................................43 1.5.10.5. Caissier...............................................................................................................................................43 1.5.10.6. Gestionnaire Approvisionnement...................................................................................................45 1.5.10.7. Gestionnaire de Stock......................................................................................................................46 1.5.10.8. Assistant Logistique..........................................................................................................................47
1.5.10.9. Gardiens des locaux.........................................................................................................................48 1.5.10.10. Responsable Refueling Régional...................................................................................................48 II.
PROCEDURES DES ACHATS............................................................................................................................44 2.1.
Objectif de la procédure.............................................................................................................................44
2.2.
Documents de référence............................................................................................................................44
2.3.
Les étapes de la procédure.......................................................................................................................44
2.4.
Description de la procédure......................................................................................................................44
2.5.
Cas de disponibilité en stock...................................................................................................................47
2.5.1.
Bon de sortie........................................................................................................................................47
2.5.2.
Validation...............................................................................................................................................48
2.5.3.
Mise à disposition...............................................................................................................................48
2.5.4.
Contrôle de Sortie...............................................................................................................................48
2.6.
III.
Description détaillée du processus des commandes........................................................................48
2.6.1.
Sélection du fournisseur...................................................................................................................48
2.6.2.
Validation...............................................................................................................................................48
2.6.3.
Passation de la commande..............................................................................................................49
2.6.4.
Suivi de commande............................................................................................................................49
2.6.5.
Réception de la commande..............................................................................................................50
2.6.6.
Vérification et Règlement de la facture.........................................................................................50
PROCEDURE DE GESTION DES STOCKS.....................................................................................................52
3.1.
Objectif des procédures.............................................................................................................................52
3.2.
Documents de référence............................................................................................................................52
3.3.
Mouvements des stocks............................................................................................................................52
3.3.1.
Entrée.....................................................................................................................................................52
3.3.2.
Sortie......................................................................................................................................................52
3.3.3.
Gestion des pénuries.........................................................................................................................53
3.4.
.Inventaires physiques................................................................................................................................53
IV. PROCEDURE DE GESTION DU PARC AUTOMOBILE.................................................................................54 4.1.
Documents de référence............................................................................................................................54
4.2.
Gestion du parc automobile......................................................................................................................54
4.3.
Gestion du carburant..................................................................................................................................54
4.3.1. Au siège...........................................................................................................................................................54 4.3.2. Dans les bases...............................................................................................................................................55 V.
PROCEDURE DE GESTION DU PERSONNEL.................................................................................................3 5.1.
Objectif de la procédure...............................................................................................................................3
5.2.
Documents de référence..............................................................................................................................3
5.3.
Principes et règles essentielles.................................................................................................................3
5.4.
Paie....................................................................................................................................................................3
5.1.1
Préparation et édition des bulletins de paie..................................................................................4
5.1.2
Contrôle des bulletins et des états de paie....................................................................................4
5.1.3
Signature des états de paiement......................................................................................................4
5.1.4
Règlement des salaires.......................................................................................................................4
5.1.5
Avances et prêts sur salaire...............................................................................................................4
5.5.
Permanence du weekend et jour férié......................................................................................................5
5.6.
Gestion des mails et des plateformes......................................................................................................5
5.6.1
Création des adresses mails et intégration des plateformes...................................................5
5.6.2
Suppression des adresses mails et intégration des plateformes...........................................6
VI. PROCEDURE DE LA GESTION DE TRESORERIE........................................................................................55 6.1.
Règles et principes essentiels..................................................................................................................55
6.2.
Les opérations de caisses.........................................................................................................................55
6.2.1.
La caisse générale..............................................................................................................................55
6.2.2.
Les caisses régionales......................................................................................................................56
6.3.
Les transactions par banque....................................................................................................................56
VII. PROCEDURES COMPTABLES..........................................................................................................................60 7.1.
Objectif des procédures.............................................................................................................................60
7.2.
Documents de référence............................................................................................................................60
7.3.
Organisation et système comptable de BACOREX............................................................................61
7.3.1.
Principes généraux...............................................................................................................................61
7.3.1.1.
Procédures d’enregistrement de pièces justificatives.........................................................61
7.3.1.2.
Collecte des pièces comptables.................................................................................................62
7.3.1.3.
Les imputations comptables des pièces..................................................................................62
7.3.1.4.
Saisies comptables........................................................................................................................62
7.3.1.5.
Analyse des comptes.....................................................................................................................63
7.3.1.6.
Archivages........................................................................................................................................63
7.3.2.
Schéma des principales écritures comptables...........................................................................63
7.3.2.1.
Comptabilisation des achats de de BACOREX.......................................................................63
7.3.2.2.
Comptabilisation des ventes de de BACOREX.......................................................................65
7.3.2.3.
Comptabilisation des entrées et sorties de la caisse menues -dépenses......................66
7.3.2.4.
Comptabilisation des opérations effectuées avec la banque.............................................67
7.3.2.5.
Comptabilisation des rémunérations du personnel..............................................................69
7.3.3. 7.3.3.1.
Planning des travaux comptables..................................................................................................70 Les travaux mensuels....................................................................................................................70
7.3.3.1.1.
Caisse.....................................................................................................................70
7.3.3.1.2.
Banque....................................................................................................................70
7.3.3.1.3.
La paie....................................................................................................................70
7.3.3.2.
Les travaux annuels.......................................................................................................................70
7.3.3.2.1.
Inventaires des immobilisations, caisse et stock...............................................70
7.3.3.2.2.
La paie....................................................................................................................71
7.3.4.
Confidentialités....................................................................................................................................71
VIII. PROCEDURES DE REFUELING........................................................................................................................75 8.1.
Objectif des procédures.............................................................................................................................75
8.2.
Présentation de la procédure....................................................................................................................76
8.3.
Description de la procédure......................................................................................................................77
7.
GESTION DES NOC ET DES MAINTENANCES.............................................................................................80 7.1.
Gestion des NOC..........................................................................................................................................80
7.2.
PROCEDURES DES MAINTENANCES PREVENTIVES.......................................................................83
7.2.1.
Objectif et champs d’application de la procédure.....................................................................83
7.2.2.
Responsabilités...................................................................................................................................83
7.2.3.
Documents de base............................................................................................................................83
7.2.4.
Présentation de la procédure..............................................................................................................84
7.2.5.
Description de la procédure.................................................................................................................85
7.3.
Maintenance Curative.................................................................................................................................86
7.3.1.
Champ d’application..........................................................................................................................86
7.3.2.
Objectif et champs d’application de la procédure.....................................................................86
7.3.3.
Responsabilités...................................................................................................................................86
7.3.4.
Documents de base............................................................................................................................86
7.3.5.
Description de la procédure.............................................................................................................87
IX. PROCEDURES DE GESTION DES TRAVAUX................................................................................................90
X.
9.1.
Principes et règles essentiels...................................................................................................................90
9.2.
Objectif et champs d’application de la procédure..............................................................................90
9.3.
Responsabilités............................................................................................................................................90
9.4.
Documents de base.....................................................................................................................................90
9.5.
Présentation et Description de la procédurede la procédure..........................................................90
PROCEDURES DIRECTION ENERGIE.............................................................................................................54 10.1.
Principes et règles essentiels...................................................................................................................54
10.2.
Objectif et champs d’application de la procédure..............................................................................54
10.3.
Responsabilités............................................................................................................................................54
10.4.
Documents de base.....................................................................................................................................54
10.5.
Présentation de la procedure....................................................................................................................55
10.6.
Description de la procédure......................................................................................................................56
XI. PROCEDURES DE REPORTING........................................................................................................................93 1.1.
Objectif des procédures.............................................................................................................................93
1.2.
Présentation des tableaux de bord des reporting...............................................................................93
XII. ANNEXES................................................................................................................................................................90 Annexe 1: Présentation d’un exemple du bulletin des salaires...................................................................90 Annexe 2 : Exemple d’état des salaires...................................................................................................................34 Annexe 3 : Modèle de demande d’approvisionnement...................................................................................35 Annexe 4 : Exemple de fiche de sock..................................................................................................................36 Annexe 5 : Modèle de fiche d’imputation.................................................................................................................37
Liste des figures Figure 1: Organigramme de BACOREX.....................................................................................................................2 Figure 2: Organigramme de la Direction Générale.................................................................................................3 Figure 3: Organigramme Direction Administrative et Financière.......................................................................9 Figure 4: Organigramme de la Direction de Télécom............................................................................................5 Figure 5: Organigramme Direction Energie.............................................................................................................7 Figure 6: Organigramme de la Direction Energie et Grands Travaux...............................................................7 Figure 7: Organigramme de la DIRECTION BTP/H................................................................................................8 Figure 8: Organigramme de la Direction technique...............................................................................................9 Figure 9: Présentation de la procédure energie....................................................................................................55
Liste des tableaux Tableau 1: Fiche de poste Assistant DG.................................................................................................................10 Tableau 2: Fiche de poste Auditeur Interne...........................................................................................................11 Tableau 3: Fiche de poste Responsable Refueling Régional............................................................................12 Tableau 4: Fiche de poste qualité.............................................................................................................................13 Tableau 5: Fiche de poste du Directeur Télécom.................................................................................................14 Tableau 6: Fiche de poste du Directeur Technique.............................................................................................15 Tableau 7: Fiche de poste du Responsable des Demandes d’Intervention..................................................16 Tableau 8: Fiche de poste du Responsable des opérations Carburants......................................................17 Tableau 9: Responsable Zonal...................................................................................................................................18 Tableau 10: Fiche de poste du Responsable Projet MOOV...............................................................................19 Tableau 11: Fiche de poste du Directeur Energie.................................................................................................20 Tableau 12: Fiche de poste de Coordonnateur des opérations........................................................................21 Tableau 13: Fiche de poste du Chef de Projet.......................................................................................................22 Tableau 14: Fiche de poste du Conducteur de travaux......................................................................................26 Tableau 15: Fiche de poste de l’Ingénieur Projet.................................................................................................27 Tableau 16: Fiche de poste du Directeur BTP et Hydraulique..........................................................................30 Tableau 17: Fiche de poste du Directeur Technique...........................................................................................32 Tableau 18: Fiche de poste Conducteur des travaux..........................................................................................34 Tableau 19: Fiche de poste du chef de chantier...................................................................................................35 Tableau 20: Fiche de poste du Topographe...........................................................................................................36 Tableau 21: Fiche de poste Administratif comptable..........................................................................................37 Tableau 22: Fiche de poste du Pointeur..................................................................................................................38 Tableau 23: Fiche de poste du Directeur Administratif et Financier...............................................................39 Tableau 24: Fiche de poste du Responsable des Ressources Humaines.....................................................40 Tableau 25: Fiche de poste du Chef Comptable...................................................................................................42 Tableau 26: Fiche de poste Assistant Comptable................................................................................................43 Tableau 23: Fiche de poste du Caissier..................................................................................................................43 Tableau 28: Fiche de poste du Gestionnaire des Approvisionnements.........................................................45 Tableau 29: Fiche de poste du Gestionnaire de Stock........................................................................................46 Tableau 30: Assistant Logistique..............................................................................................................................47 Tableau 31: Fiche de poste du Gardien des locaux.............................................................................................48 Tableau 32: Fiche de poste du Responsable Refueling Regional....................................................................48 Tableau 28: Récapitulatif des achats...........................................................................................................................93 Tableau 29: Suivi récapitulatif du stock........................................................................................................................94 Tableau 30: Suivi récapitulatif refueling.......................................................................................................................95 Tableau 31: Suivi de consommation.............................................................................................................................96 Tableau 32: Suivi ligne de crédit...................................................................................................................................97 Tableau 33: Situation annuelle des approvisionnements..........................................................................................98 Tableau 34: Suivi client...................................................................................................................................................98 Tableau 35: Suivi fournisseurs......................................................................................................................................99 Tableau 36: Suivi mensuel de la rentabilité...............................................................................................................100 Tableau 37: Suivi de la trésorerie...............................................................................................................................101 Tableau 38: Suivi mensuel des prêts et avances.....................................................................................................102 Tableau 39: Suivi mensuel des salaires.....................................................................................................................103 Tableau 40: Suivi mensuel des couts de logistiques...............................................................................................104
LISTE DES ABREVIATIONS
i
PROCEDURES ORGANISATIONNELLES
Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES
I.
PRESENTATION DU MANUEL
I.1.
Utilité du manuel
PAGE :
1
PERIODE VERSION
MAI 2021 1
Ce Manuel décrit le mode de fonctionnement des directions et services de BACOREX. Il décrit également les liens d’interdépendance entre ces directions et services. Plus spécifiquement, il sert à : -
fournir un cadre formel d’exécution des activités de la société, qui établit les rôles et responsabilités de chaque acteur ; - rendre efficace le rôle des acteurs par une implication cohérente et synchronisée. Ce Manuel remplit plusieurs fonctions et se veut être : -
-
un outil de gestion : le manuel permet de définir l’organisation de chaque Direction et services ainsi que les modalités d’exécution de leur tâches ; un outil de formation : le manuel favorise le développement des compétences de tous les utilisateurs, qui peuvent ainsi rapidement se familiariser avec les règles et procédures établies en matière de gestion opérationnelle des activités ; un outil d’information et de prise de décision : il est un instrument d’information qui permet aux différents responsables d’être objectifs dans la détermination des responsabilités en cas de problème et dans l’évaluation des collaborateurs et garantir ainsi une gestion efficace transparente et exempte de conflits d’intérêts et autres litiges de nature.
I.2.
Conditions d’évolution du manuel
Des ajustements peuvent être faits en cas de besoin, notamment dans les cas ciaprès : -
Evolution ou création de nouveaux services ;
-
erreur de conception de certains processus (non adaptés ou problème de
-
mise en œuvre) ; changements importants au niveau de la société ; nécessité de révision des procédures pour faire face à des situations de forces majeures ayant un impact significatif sur les objectifs de la société ;
__________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES -
PAGE :
2
PERIODE VERSION
MAI 2021 1
adoption de nouvelles règlementations qui ont des conséquences sur la vie de la société.
I.3.
Processus d’actualisation du Manuel
Le Manuel de procédures administratives, comptables et financières est un document dynamique. Il peut être révisé ou actualisé partiellement ou intégralement, en cas de besoin à l’initiative de l’auditeur interne ou sur proposition des directeurs. Toute modification n’est valable qu’après approbation de Direction Générale. Toute modification faite, doit être porté à la connaissance de tous via une note de service.
__________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES
II.
PROCEDURES ORGANISATIONNELLES
II.1.
Documents de référence
-
PAGE :
3
PERIODE VERSION
MAI 2021 1
Organigramme de la société Fiches de postes.
II.2.
Objectifs de la procédure
Ces procédures ont pour but de : faire une brève présentation de BACOREX, décrire l’organisation interne de BACOREX, décrire les tâches assignées à chacun des employés. Elles comprennent les points suivants : la présentation de BACOREX ; l’organigramme général et par direction ; les fiches de postes. II.3.
Présentation de BACOREX (VOIR DOCUMENT INTERNE)
__________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES
PAGE :
2
PERIODE VERSION
MAI 2021 1
II.4. Organigramme simplifié de BACOREX L’organigramme de BACOREX se présente ci-après : Figure 1: Organigramme de BACOREX
Direction Générale Auditeur Interne Assistant DG SHERQ
Direction Télécom
Direction Energie
Direction BTP
Direction Administrative et Financière
X
__________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES II.5.
PAGE :
3
PERIODE VERSION
MAI 2021 1
Présentation des Directions et Services
1.5.1. Présentation de la Direction Générale La Direction Générale de BACOREX est placée sous l’autorité du Directeur Général qui est directement appuyé par : -
un assistant de Direction ;
-
un auditeur interne
-
un responsable de la Qualité (Rôle du SHERQ à déterminer avec le DG) ;
L’organisation de la Direction Générale se présente comme suit : Figure 2: Organigramme de la Direction Générale
Direction Générale Auditeur Interne Assistant DG SHERQ
__________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES
PAGE :
4
PERIODE VERSION
MAI 2021 1
1.5.2. Présentation de la Direction Administrative et financière La Direction Administrative et Financière est responsable de la gestion des ressources financières de la société devant le Directeur Général. Elle est responsable de toutes les opérations financières, de la facturation, du recouvrement, de la gestion des ressources humaines ainsi que du reporting à la Direction Générale. Sous l'autorité du Directeur Général, le Directeur Administratif et Financier est chargé : -
de gérer l’ensemble du personnel en s’appuyant sur le service RH ;
-
de planifier, en rapport avec le service ressources humaines, les besoins en recrutement, en formation et en perfectionnement ;
-
de la tenue de la comptabilité et de tous les flux financiers liés aux activités de la société
-
de l’élaboration et de la mise en œuvre de la politique financière de la société ;
-
de la fourniture régulière des états financiers et des reportings mensuels de gestion au DG ;
-
du contrôle des engagements et de la tenue de la comptabilité ;
-
de la gestion de la trésorerie de la société ;
-
de la gestion de la dette, des créances et de la fiscalité de la société ;
-
de l’élaboration du tableau de bord financier ;
-
d’assurer l’entretien et la gestion du patrimoine de la société ;
-
de prevoir un agent de permanence pour assurer la continuité de l’exploitation (service) les weekend et les jours fériés ;
-
de veiller aux procédures de passation et d’exécution des achats et de la logistique.
La Direction Administrative et Financière comprend : -
le Service RH ;
-
le Service Comptabilité ;
-
la trésorerie ;
-
le Service approvisionnement ;
-
le Service logistique ;
-
le Service contrôle de gestion ;
__________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES
1.5.2.1.
PAGE :
5
PERIODE VERSION
MAI 2021 1
Le Service RH
Le Responsable des Ressources Humaines est responsable de la bonne gestion des ressources humaines. Il est chargé de : l’acquisition, l’administration, le développement et la gestion de l’ensemble des Ressources Humaines de la société ainsi que des affaires sociales y afférentes. A ce titre, le Responsable des Ressources Humaines a pour tâches : -
l'administration et la Gestion de l'ensemble du personnel de la société (élaboration des contrats de travail et leur enregistrement à l’ANPE) ;
-
la tenue des dossiers du personnel;
-
l'élaboration et la mise en œuvre de la politique de recrutement, de formation et de l'action sociale en faveur du personnel de la société ;
-
la préparation, le contrôle et l'établissement des salaires ;
-
la mise en œuvre et le suivi de toutes les questions relevant du domaine social en général ;
-
la réalisation de toutes les actions concourant à atteindre pleinement les objectifs sociaux définis par la Direction Générale ;
-
la recherche de solutions tendant à améliorer les conditions de travail des employés en instaurant un climat social serein propice à optimiser le rendement au sein de la société ;
-
la conduite et le suivi des études, des recommandations nécessaires en matière de réformes administratives, de réglementation et de statuts du personnel ;
-
la tenue du tableau de bord de tous les indicateurs sociaux (emploi, rémunération, formation…) en collaboration avec les autres Directions ;
-
la gestion des dossiers de sécurité sociale, d'accidents de travail ; d'assurance maladie, de retraite et de prestations familiales ;
-
la diffusion de l'information générale au personnel de la société ;
-
l'organisation et la gestion de la documentation sur le personnel de la société ;
-
le suivi et le traitement des problèmes liés à l’hygiène et à la sécurité des travailleurs ;
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la gestion prévisionnelle du personnel (gestion des carrières et évaluation des performances et des postes de travail…);
-
veiller à la propreté des locaux de BACOREX
1.5.2.2.
Le Service Comptabilité
Le Service de la Comptabilité a pour tâches : -
la collecte et le traitement des informations nécessaires à la prise de décision en matière comptable ;
-
la planification des travaux de fin d’exercice et le respect des délais d’établissement de tous les documents comptables ;
-
l’établissement des états financiers annuels de la société ;
-
la garantie de la sincérité et de la fiabilité des états financiers de la société ;
-
la tenue à jour des comptes généraux de la société ;
-
la mise à jour du plan comptable de la société ;
-
la gestion de la dette, le recouvrement et le suivi des créances.
Le Service comptabilité comprend un comptable principal, un comptable BTP et un assistant comptable. 1.5.2.3.
Le Service financier (la trésorerie)
Le Service Financier a pour tâches : -
l'établissement des ordres de paiement, ordre de virement bordereaux de règlement ;
-
le paiement des fournisseurs ;
-
la gestion de la caisse de la société, etc.
1.5.2.4.
Le Service approvisionnement;
Ce service est chargé de l’approvisionnement en biens et service de toutes les directions et service de BACOREX. A ce titre, il est chargé de : -
L’établiblissement d’un price book
-
Recevoir les besoins des directions et services en approvisionnements ;
-
Elaborer les bons de commandes ;
-
Entrer en contact avec les fournisseurs ;
-
Définir les conditions de choix des fournisseurs ou prestataires ;
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Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES -
Obtenir le meilleur rapport qualité - prix dans les conditions de délais satisfaisantes pour Bacorex ;
-
Réduire les coûts d'approvisionnement et de gestion ;
-
Faire le suivi des fournisseurs et effectuer avec eux, une conciliation entre ce qui a été commandé et ce qui a été facturé ;
-
Garantir une meilleure gestion des stocks ;
-
S’assurer de la réalité des stocks à l’intérieur du pays ;
-
S’assurer que tout ce qui a été acheté a été réellement facturé aux clients (en faisant la conciliation entre les achats et les facturations notamment des PM, des DI et des capex)
-
Mettre à jour la base des données des fournisseurs.
-
Etc.
1.5.2.5.
Le Service logistique;
Ce service est à la charge d’acquisition et de gestion du parc automobile de la société. A ce titre, il doit : -
Recevoir les besoins des directions et services en matériel roulant ;
-
Assurer les acquisitions et les envois dans les chefs-lieux des régions;
-
Obtenir le meilleur rapport qualité - prix dans les conditions de délais satisfaisantes pour Bacorex ;
-
Gérer les chauffeurs et s’assurer de la bonne tenue de tous les véhicules de la société pars lesdits chauffeurs ;
-
Réduire les coûts de gestion du parc automobile en respectant le planning des entretiens et vidanges ;
-
Faire le suivi des tableaux de bord de chaque véhicule ;
-
Faire un suivi des couts d’entretien de chaque véhicule ;
-
Produire, à la fin de chaque mois, un rapport des coûts de gestion de chaque véhicule et le coût total par direction ;
-
Etc.
1.5.2.6.
Les responsables zonaux
Un responsable d’une zone est à la fois responsable de : - la gestion comptable et financière au niveau local ; __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
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la gestion des approvisionnements et des stocks ;
-
la gestion des ressources humaines ;
-
la logistique.
A ce titre, bien que dépendant hiérarchiquement du DAF, il a une fonction transversale et est utilisée par toutes les directions au niveau local y compris les ordres de la Direction BTP. 1.5.2.7.
Le Service contrôle de gestion
Ce service est chargé de : -
Collecter et Analyser des informations auprès des responsables d’activités ;
-
analyser et présenter des synthèses des informations sous forme de tableaux de bord ;
-
proposer des améliorations sur des documents et fichiers extracomptables ;
-
Proposer et appuyer les autres opérationnels dans la maîtrise des informations qu’ils génèrent ;
-
Proposer des tableaux de bord de gestion à tous les niveaux ;
-
Suivre et améliorer la structure du Fichier Global de Gestion.
-
Mettre à jour régulièrement le bilan de gestion (Fichier Global de Gestion) pour les besoins en informations du DAF et du D.G ;
-
Préparer et présenter toute autre information demandée par le DG ;
-
Assister tout autre agent dans une tâche spécifique nécessitant l’utilisation d’un logiciel maitrisé.
Cette direction se présente comme suit :
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Figure 3: Organigramme Direction Administrative et Financière
Direction Administrative et Financière
Service Ressources Humaines
Service Comptabilité
Service Trésorerie
Service Logistique
Service Approvisionn ement
Responsable zonaux
Service Contrôle de Gestion
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1.5.3. Présentation de la Direction Télécom La Direction Télécom est en charge de planifier, organiser, diriger, contrôler, évaluer et assurer la réussite du déploiement de tous les projets et des maintenances des sites GSM de tous les clients en matière de télécommunications par câbles, sans fil et par satellite. Cette direction s’occupe du traitement de divers dossiers d’appel d’offre des opérateurs téléphoniques et d’autres organisations. Sous l'autorité du Directeur Général, le Direction Télécom est chargée de : -
Gérer les appels d’offres télécoms et pour maintenance électromécanique ;
-
Gérer l’exécution des contrats avec les clients ;
-
Assurer les maintenances préventives
-
Établir et mettre en œuvre les politiques et les procédures de déploiement des projets, des maintenances des sites télécom et pour des travaux pour d’autres organisations ;
-
Embaucher, former, diriger et motiver le personnel terrain ;
-
Analyser et évaluer l'installation des bases pour la maintenance Globale et le déploiement
des
projets
des
télécommunications
et
formuler
des
recommandations en vue de leur amélioration ; -
Gérer la Planification, l’organisation, le contrôler et évaluer des opérations journalières ;
-
Gérer les facteurs QSE (Qualité, Sécurité, Environnement) dans les opérations ;
-
Gérer les relations/accords avec les partenaires/fournisseurs externes ;
-
Assurer le suivi des réseaux Télécoms en vue d’assurer l'exploitation efficace du système de télécommunications ;
-
Veiller
à
ce
que
soient
respectés
les
règlements
en
matière
de
télécommunications et les directives des organismes gouvernementaux de réglementation. La Direction Télécom comprend: -
Service maintenance;
-
Service demande d’intervention ;
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Service refueling;
-
Service Network Operating Center NOC;
-
Service informatique.
1.5.3.1.
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Le service maintenance
Ce service est charge de :
Planification des campagnes de Maintenance Préventive ; Supervision de l’exécution de la maintenance préventive ; Réalisation des rapports terrains; Suivi des activités de la maintenance globale (CM & PM) ;
Suivi du stock en consommables PM.
1.5.3.2.
Le Service demande d’intervention
-
Suivis des activités des maintenances curatives ;
-
Réalisation des autorisations de travail pour les dépannages planifiés ;
-
Réalisation des factures des maintenances curatives et les rapports des interventions ;
-
Transmission des factures et rapports aux clients pour validation ;
-
Réconciliations des factures non validées avec les clients ;
-
Emission des besoins en pièces de rechanges ;
-
Suivis stock des pièces de rechanges ;
-
L’élaboration des papiers administratifs entre la direction télécom et la direction financière ;
-
Vérification des bons de commandes ;
-
Assistance au Directeur Télécom pour divers projets.
1.5.3.3.
Le Service refueling
-
Planification des campagnes refueling pour les clients ;
-
Réalisation et assurer l'assistance pour le traitement des rapports terrains ;
-
Coordination et support technique ;
-
Contrôler les niveaux de stocks dans les Cuves des sites ;
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Identifier les irrégularités et mettre en place un plan d'action pour y remédier.
1.5.3.4.
Le Service Network Operating Center NOC
-
Gestion de la supervision des réseaux H24 et 7 Jours/7 Jours ;
-
Gestion de la Collecte et Analyse des statistiques sites, détection des problèmes du réseau, escalassions des évènements ;
-
Production des rapports des qualités journalières, hebdomadaires, mensuelles du réseau ;
-
Gestion des outils de base de données du réseau ;
-
Gestion du suivi des agents du terrain pour les requêtes.
1.5.3.5.
Le Service informatique
Le service informatique est rattaché à la direction Télécoms. Ce service assure la mise en œuvre de toutes les tâches relatives à la gestion du parc informatique, le support aux utilisateurs, l’exécution et le suivi selon les cas des opérations de maintenance, le renforcement des capacités des utilisateurs e Les activités principales sont: -
Fournir un support technique de qualité et dans les meilleurs délais au staff Bacorex pour faciliter l’accès aux données ;
-
Procéder à la maintenance régulière, à la réparation des différents équipements (ordinateurs, imprimantes, switch, LAN) ;
-
Déployer, configurer et entretenir les systèmes y compris les réseaux, serveurs ;
-
Trouver des solutions et répondre aux problèmes pour garantir une performance optimale ;
-
Configurer et entretenir les applications (Outlook, teams...) et les appareils des utilisateurs ;
-
Gérer la boite de messagerie Bacorex et BPS ;
-
Tenir l’inventaire de l’équipement TIC, du matériel et des logiciels et assurer un approvisionnement ;
-
Coordonner les relations avec les fournisseurs pour faciliter la fourniture de services TIC qui répondent aux exigences et aux besoins opérationnels.
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Le service internet propose également comme nouvelle attribution la fourniture de service internet aux tiers grâce à la licence accès internet reçue par Bacorex. A ce niveau les taches principales effectuées sont : -
Fourniture les services d’accès Internet sur le territoire national ;
-
Fourniture d’adresses IP ;
-
Fourniture de services et contenus Internet ;
-
les accès à travers des Hotspots (Wi Fi) ;
-
les services à valeur ajoutée ;
-
Navigation sur le Web ;
-
Gestion d’une adresse de courrier électronique ;
-
Accès aux sites de nouvelles et aux forums de discussion ;
-
Hébergement de sites ;
-
Diffusion audio/vidéo (streaming) ;
-
Stockage de données.
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Figure 4: Organigramme de la Direction de Télécom
Direction Télécom
Service Informatique
Responsable Projet ATC (O&M)
Responsable Projet MOOV (O&M)
Service Refueling
Superviseurs
Service DI
Service Maintenance
NOC NOC
Superviseurs
Zones Zones
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1.5.4. Présentation de la Direction Energie La direction met en œuvre et coordonne l’ensemble d’un projet -qu’il soit local ou multi site sur lequel peuvent être associés tous les métiers de l’énergie depuis les études techniques, les études de prix jusqu’à la préparation et l’exécution des chantiers. L’activité de la direction s’exerce dans les domaines suivants : -
Réseau électrique ;
-
Energies renouvelables ;
-
Fourniture et maintenance des groupes électrogènes ;
-
Fourniture matériel divers ;
-
Tout autre domaine d’activité jugé utile par la direction générale ;
Figure 5: Organigramme Direction Energie Directeur département Energie
Coordinateur des activités
Logistique et maintenance
Chefs de projet réseau/ENR
Service DAO et préparation chantier
Technicocommercial
Ingénieur d’étude
Ingénieur projet/QHDE
Assistant
Chef de chantier
Chef d’équipe électricité
Monoteur
Ouvriers qualifiés
Administratif Chantier
Chef d’équipe genie civil
Equipe Topo
Maçons
Magasiniers
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__________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES 1.5.4.1.
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Coordination des opérations
Comme son nom l’indique, la coordination des opérations gère les plannings, les ressources, et les informations associés au projet Elle fait office de liaison avec le Directeur du département pour identifier et définir les exigences, la portée et les objectifs. La coordination des opérations veille également à ce que les besoins des clients soient satisfaits durant toutes les phases du projet. En définitive, la Coordination des opérations veille à ce que tous les projets soient achevés dans les délais, qu’ils respectent le budget et qu’ils répondent aux normes de qualité exigées.
1.5.4.2.
Service maintenance et logistique
Le service maintenance s’occupe principalement de la maintenance des engins sur site et est également un correspondant de la logistique BACOREX qui fait le lien entre les deux entités. 1.5.4.3.
Service DAO et préparation chantier
Le service DAO et préparation chantier à BACOREX est le point de départ de tous les projets. C’est à ce nouveau que les devis, les estimations ainsi que la rentabilité d’un projet sont définis.
1.5.4.4.
Chef Projet réseau & ENR
Le chef de projet reseau & ENR exerce un métier très polyvalent, à la fois technique et d'animation. Il coordonne la preparation de toutes les étapes préalables à la réalisation d'un projet reseau & ENR. En tant que chef du projet, il transforme les demandes des clients en solutions techniques et coordonne le travail de l'équipe de développement de projet jusqu’à sa livraison.
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1.5.5. Présentation de la Direction BTP La direction BTP/H est chargée du management de l'ensemble des chantiers de travaux publics et Hydrauliques sous la responsabilité du directeur BTP/H. Interlocuteur du maître d'œuvre, il supervise le suivi économique et financier des chantiers, assure l'interface entre les clients, les fournisseurs et la direction générale. Figure 6: Organigramme de la DIRECTION BTP/H
La Direction BTP/H comprend les direction et services suivant :
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Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES 1.5.5.1.
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Direction technique (exécution)
La direction technique de BACOREX est chargée de la gestion de projets de maîtrise d'œuvre à savoir la relation client, la gestion des équipes projet, l'organisation, la production et le contrôle de la qualité des livrables des sites télécom, des ouvrages hydrauliques, des routes et tout ouvrage BTP. Elle intervient en amont dans les phases de prospection et de réponse aux appels d'offres en estimant le coût et la faisabilité technique d'un projet en qualité de maître d'œuvre. Durant la phase de travaux, elle coordonne les équipes (maîtrise d'œuvre d'exécution) au quotidien, elle opère des ajustements des plans, et fait le suivi des dossiers techniques. Figure 7: Organigramme de la Direction technique Direction technique
BTP Conducteur de travaux
Chef de chantier
Topographe du chantier
Gestionnaire de stock
Gestionnaire de stock
Sites Telecom
Rédaction de planning et rapport administratif
Conducteur de travaux
Routes & Pistes Rédaction de planning et rapport administratif
Conducteur de travaux
Chef de chantier
Chef de chantier
Topographe du chantier
Topographe du chantier
Gestionnaire de stock
Hydraulique
Conducteur de travaux
Chef de chantier
Topographe du chantier
Gestionnaire de stock
Gestionnaire de stock
La direction technique est constituée des services dont les attributions sont definies ci-apres : 1.5.5.2. Service BTP Le service BTP est un organe qui permet de fluidifier le déroulement d'un projet de travaux sur les bâtiments publics. Il met tout d'abord en œuvre le plan du projet, les __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
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moyens et les personnes qui correspondent à son besoin, puis pilote et supervise les missions déléguées par la direction technique de la société. Ce service est composé de : Conducteur de travaux : Le Conducteur de travaux vérifie les budgets prévisionnels, inspecte les différents documents qui lui sont fournis, donne son avis sur les plans, le cahier des charges et les devis. Il règle les problèmes administratifs concernant l'ouverture du chantier. C'est également lui qui embauche le personnel nécessaire à la réalisation des travaux. Chef du Chantier : Le chef de chantier joue un rôle de premier plan dans les entreprises du BTP (bâtiment et travaux publics). Il dirige les équipes, contrôle, coordonne et planifie les travaux. Associé aux phases préparatoires comme à la gestion financière, il assure également l'organisation du chantier. Il est l’adjoint direct du conducteur de travaux en cas d’absence Le Topographe du chantier : Le topographe du chantier est responsable de toutes cotes et coordonnées sur lesquelles les travaux doivent être exécutés. Il est l’adjoint direct du chef chantier en cas d’absence. Gestionnaire de stock : Le gestionnaire de stock assure le rôle d’enregistrer les matériels/matériaux approvisionnés et leurs sorties en cours d’exécution des travaux. Il met à jour le nombre ou la quantité de matériels/matériaux en stock ou en utilisation et reporte la situation au chef du chantier. La main d’œuvre qualifiée ou non qualifiée : La main qualifiée ou non qualifiée est l’ensemble des ouvriers qui assurent la mise en œuvre des travaux sous la supervision du chef de chantier et ou du conducteur des travaux. Cette main d’œuvre est composée principalement d’équipe de maçons, de plombiers, de carreleurs, de staffeurs, d’électriciens etc.. 1.5.5.3. Le service construction des Sites Telecom Le service site Telecom est un organe qui permet de fluidifier le déroulement d'un projet de travaux liés à la construction des sites pylônes et ou l’aménagement de ces sites. Il met tout d'abord en œuvre l’avant-projet détaillé (APD), les moyens et les personnes qui correspondent à son besoin, il est la partie intégrante pour la réussite des missions déléguées par la direction technique de la société à cet effet. Ce service est composé de : Rédaction de planning et rapport administratif : Dès le départ le technicien-rédacteur, établie l’ADP, le planning et assiste aux réunions préparatoire liés au démarrage de son projet. Il assure l’interface __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
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entre le terrain, sa société et le client pour le déroulement de son projet. C’est également lui qui établit la mise à jour et les rapports journaliers de son projet. Conducteur de travaux : Le Conducteur de travaux vérifie les budgets prévisionnels, inspecte les différents documents qui lui sont fournis, donne son avis sur les plans, le cahier des charges et les devis. Il règle les problèmes administratifs concernant l'ouverture du chantier. C'est également lui qui embauche le personnel nécessaire à la réalisation des travaux. Chef du Chantier / Topographe du chantier Le chef de chantier pour les sites pylônes doit connaitre la base de la topographie, condition principale pour la réussite de son projet. Il dirige les équipes, contrôle les coordonnées et les cotes données par le Survey du client. Associé aux phases préparatoires comme à la gestion financière, il assure également l'organisation du chantier. Il est l’adjoint direct du conducteur de travaux en cas d’absence. Gestionnaire de stock : Le gestionnaire de stock assure le rôle d’enregistrer les matériels/matériaux approvisionnés et leurs sorties en cours d’exécution des travaux. Il met à jour le nombre ou la quantité de matériels/matériaux en stock ou en utilisation et reporte la situation au chef du chantier. La main d’œuvre qualifiée ou non qualifiée : La main qualifiée ou non qualifiée est l’ensemble des ouvriers qui assurent la mise en œuvre des travaux sous la supervision du chef de chantier et ou du conducteur des travaux. Cette main d’œuvre est composée principalement d’équipe de maçons, monteurs du pylône et d’électromécaniciens etc.. 1.5.5.4. Service route et piste rurale Le Service de la gestion des projets routiers est une organisation pour atteindre les objectifs stratégiques qu'elle s'est fixés en relation avec sa mission de la construction d'un ouvrage routier ou d'une infrastructure routière (route/tronçon/ piste rurale). Ce service est aussi un organe qui permet de fluidifier le déroulement d'un projet des infrastructures routières et met en œuvre les moyens et les personnes qui correspondent à son besoin. Comme tous les autres services de BTP, ce service est la partie intégrante pour la réussite des missions liées au projet des ouvrages routiers déléguées par la direction technique de la société. Ce service est composé de : Rédaction de planning et rapport administratif : Dès le départ le technicien-rédacteur, établie l’ADP, les études préliminaires, le planning et assiste aux réunions préparatoire liés au démarrage de son projet. Il assure l’interface entre le terrain, sa société et le client pour le __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
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déroulement de son projet. C’est également lui qui établit la mise à jour des plans et les rapports journaliers de son projet. Conducteur de travaux : Le conducteur de travaux définit les moyens de production (équipes, matériels, matériaux), rédige les rapports, dialogue avec tous les intervenants des chantiers. Le conducteur de travaux planifie, organise et conduit la construction de son projet en adéquation avec les délais et le budget fixés. Il possède d'importantes responsabilités car il est le garant de la qualité de l'ouvrage à réaliser. Chef du Chantier Le chef de chantier travaux publics, terrassement, route est un technicien et un manager de terrain. Il est en binôme avec le conducteur de travaux. Le chef de chantier d’un projet de route doit maitriser les conditions principales pour la réussite de son projet. Il dirige les équipes, supervise les matériels et matériaux. Associé aux phases préparatoires de la gestion financière, il assure également l'organisation financière de son chantier. Il est l’adjoint direct du conducteur de travaux en cas d’absence. Topographe du chantier. Le Topographe devra être Ingénieur diplôme (niveau Bac + 5) spécialise en topographie, ayant une solide expérience en matière de contrôle de travaux routiers avec plus de 5 ans d'expérience en topographie dans des chantier routiers de contrôle et/ou des travaux dont au moins 2 ans d'expérience en zone . L’ingénieur géomètre topographe « IGT » a un rôle important et primordial durant tout le cycle de vie d’un projet routier. L’IGT se trouve impliqué dans ce cycle de la réalisation d’une route, doit s’organiser et adopter une politique de qualité de ces clients. L’ingénieur géomètre topographe doit assurer constamment une meilleure réponse en termes de qualité, de précision du délai et du cout de son projet car il est l’agent vital principal pour la collecte des données avant encours et après l’exécution de ces ouvrages. Etant au cœur des études et des travaux de construction routière, l’IGT reste un acteur principal pour le respect de la géométrie stricte et de la qualité de construction d’une route. L’IGT doit être Suffisant pour des mutations et des innovations qui s’opèrent dans le domaine routier. Il peut remplacer le conducteur de travaux, le chef du chantier et autres personnes à leurs absences, mais quant à lui irremplaçable dans la vie d’un projet de route. Chef Laboratoire géotechnique. __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
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La géotechnique routière a pour objectif de définir les caractéristiques des couches du projet de route et contrôle du compactage des remblais en cours de chantier. Le géotechnicien a l’objectif de déterminer le Fonctionnement d'une chaussée, le dimensionnement, le guide des terrassements routiers et le mouvement de terres. Le géotechnicien est responsable des principaux essais géotechniques au laboratoire tels que les limites d'Atterberg, l’Analyse granulométrique, la Formulation de béton, la perméabilité, le proctor Normal/Modifié etc. Il est le principal acteur pour l’interprétation des données issues de ses essais sur le terrain et au laboratoire qui vont lui permettre de valider ou améliorer ses matériaux. Gestionnaire de stock : Le gestionnaire de stock assure le rôle d’enregistrer les matériels/matériaux approvisionnés et leurs sorties en cours d’exécution des travaux. Il met à jour le nombre ou la quantité de matériels/matériaux en stock ou en utilisation et reporte la situation au chef du chantier. Dans un projet, Objectif de la gestion des stocks a pour but de maintenir à un seuil acceptable le niveau des services pour lequel le stock considéré existe. En effet, l'un des objectifs de la gestion des stocks est précisément d'aller vers une performance accrue par une meilleure maitrise des stocks. Le gestionnaire assure aussi le suivi et consommation journalière de ses matériels roulant afin de garantir un rendement efficace pour l’avancement de travaux. La main d’œuvre qualifiée ou non qualifiée : La main qualifiée ou non qualifiée est l’ensemble des ouvriers qui assurent la mise en œuvre des travaux sous la supervision du chef de chantier, du conducteur de travaux et principalement de l’ingénieur géomètre topographe du chantier. Cette main d’œuvre est composée principalement d’équipe terrassement, de conducteurs camions et agents, des électromécaniciens etc. 1.5.5.5. Service Hydraulique Le service Ouvrages hydraulique est un organe qui permet de fluidifier le déroulement d'un projet de travaux sur les ouvrages hydrauliques tels que La miniAEP, l’AEP, le poste d’eau autonome PEA ect . Il met tout d'abord en œuvre le plan du projet, les moyens et les personnes qui correspondent à son besoin, puis pilote et supervise les missions déléguées par la direction technique de la société. Ce service est composé de : Conducteur de travaux : Le Conducteur de travaux vérifie les budgets prévisionnels, inspecte les différents documents qui lui sont fournis, donne son avis sur les plans, et __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
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établit la contre études pour l’exécution de travaux. Il règle les problèmes administratifs concernant l'ouverture du chantier. C'est également lui qui embauche le personnel nécessaire à la réalisation des travaux. Chef du Chantier : Le chef de chantier joue un rôle de premier plan dans les entreprises de réalisation des ouvrages hydrauliques. Il dirige les équipes, contrôle, coordonne et planifie les travaux. Associé aux phases préparatoires comme à la gestion financière, il assure également l'organisation du chantier. Il est l’adjoint direct du conducteur de travaux en cas d’absence Le Topographe du chantier : Le topographe du chantier est responsable de toutes les coordonnées, les profils en long de la tranchée sur lesquelles les travaux doivent être exécutés. Il reprend l’étude du projet afin de vérifier et améliorer le manquement lié à la réalisation de ses ouvrages. Il est l’adjoint direct du chef chantier en cas d’absence. Gestionnaire de stock : Le gestionnaire de stock assure le rôle d’enregistrer les matériels/matériaux approvisionnés et leurs sorties en cours d’exécution des travaux. Il met à jour le nombre ou la quantité de matériels/matériaux en stock ou en utilisation et reporte la situation au chef du chantier. La main d’œuvre qualifiée ou non qualifiée : La main qualifiée ou non qualifiée est l’ensemble des ouvriers qui assurent la mise en œuvre des travaux sous la supervision du chef de chantier et ou du conducteur des travaux. Cette main d’œuvre est composée principalement d’équipe de maçons, de plombiers et des électromécaniciens. 1.5.5.6. Service administration comptabilité Le service est chargé de la gestion financière comptable et administratif de la Direction BTP/H. BACOREX gère des chantiers qui sont des centres qui dégage des un compte de résultat et à cet effet ils doivent avoir un service administratif et comptable qui devrait permettre de suivre de façon rationnelle les dépenses du chantier Il est dirigé par un administratif comptable. Il a pour tâche de suivre le dossier administratif (y comprend fiscal) et financier (dépenses du chantier) de chaque projet, sous la supervision du DAF et du Directeur BTP/H 1.5.5.7. Service projet (étude et chiffrage) Il intervient en amont dans les phases de prospection et de réponse aux appels d'offres en estimant le coût et la faisabilité technique d'un projet en qualité de maître d'œuvre. Le service étude et chiffrage est chargé de : __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
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Analyser les besoins du client Elle est responsabilité des chiffrages confiés (prix, technique, planning), de la validation des dimensionnements des installations en phase réalisation, de réaliser les plans, schémas
-
Définir la faisabilité et la rentabilité d'un projet Sélectionner les moyens et les méthodes à mettre en œuvre et planifier les opérations de chantier Analyser les choix techniques et définir les équipements, les matériaux en fonction des contraintes de la réglementation, du terrain, du coût Superviser et contrôler l'exécution d'études, de documents et de plans de détails confiés aux bureaux d'études Suivre l'état d'avancement des travaux jusqu'à réception Contrôler la conformité des travaux par rapport aux plans jusqu'à réception
Le service est piloté par des ingénieurs d’études qui sont sous la responsabilité hiérarchique du Directeur BTP/H et en collaboration directe avec le directeur technique.
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Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES II.6.
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10
PERIODE VERSION
MAI 2021 1
Fiches de postes
Cette partie décrit, de façon précise, les attributions de chaque collaborateur par direction et par service. Pour chaque poste, la fiche de poste décrit clairement : la dénomination du poste ; le supérieur hiérarchique de rattachement ; la ou les missions du poste ; les attributions spécifiques ; les qualifications, compétences et aptitudes requises ; le système d’évaluation. 1.5.6. Direction Générale 1.5.6.1. Assistant DG Tableau 1: Fiche de poste Assistant DG
ASSISTANT DU DIRECTEUR GÉNÉRAL Dénomination du poste
Assistant du Directeur Général
Localisation Supérieur hiérarchique
Direction Générale Directeur Général Assister le DG dans la mission du pilotage de la société Assurer les activités du secrétariat de la Direction générale - Gérer l’agenda du DG - Gérer les relations entre la Direction Générale et les autres Directions ; - Assurer le suivi des orientations stratégiques données par le DG ; - Rédiger toutes les correspondances, décisions et notes de services demandées par la Direction Générale ; - Gérer les correspondances et les archives de la Direction générale (courriers arrivés et départ) ; - Cordonner les activités de l’accueil (courrier) ; - Assurer tout autre service demandé par le DG et exécuter toute tâche de nature à éviter le blocage du service - Avoir une formation en secrétariat bureautique ; - Etre bien organisé - Etre capable de travailler sous pression - Disposer des qualités et aptitudes suivantes : Intégrité, Discrétion, Rigueur et méthode, Esprit de synthèse et clarté ;
Mission du poste
Attributions spécifiques
Qualifications, compétences et aptitudes requises Système d’évaluation
-
Par le DG ; Le service Contrôle, suivi 1 évaluation des Performances
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Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES 1.5.6.2.
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11
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MAI 2021 1
Auditeur Interne
Tableau 2: Fiche de poste Auditeur Interne
AUDITEUR INTERNE Dénomination poste
du
Localisation
Auditeur Interne DG
Classification/Grade Supérieur hiérarchique Relation avec d’autres services Mission du poste
DG Tout le personnel de BACOREX L'ensemble des interlocuteurs extérieurs à BACOREX avec lesquels le DG est en relation Assurer la qualité du système de contrôle interne au sein de la société ; Assister le DG dans l’identification et à la maitrise des risques
Attributions spécifiques / Analyse des tâches
-
Elaborer la cartographie des risques de la société ainsi que leur plan de mitigation ; Suivre en permanence les activités des Directions ; S’assurer de la cohérence et de la conformité de la procédure par rapport à l’ensemble des règles de gestion de la société, S’assurer du respect des procédures et de la règlementation en vigueur ; Proposer des améliorations pour renforcer le contrôle interne ; Contrôler la régularité des informations administratives, financières et techniques ; S’assurer de la rédaction et de la transmission des reporting mensuels à tous les niveaux ; Planifier les actions d’amélioration et faire le suivi de leur mise en œuvre ; S’assurer de la définition, la formalisation, l’adaptation des méthodes et outils pour garantir l’amélioration continue des processus, la prévention des risques et la préservation de l’environnement ; S’assurer du respect des règles de sécurité mises en place ; Veiller aux succès des audits internes dans le cadre du système de management de la qualité ; Intégrer les différents référentiels dans un système de management intégré en interprétant les normes applicables ; Elaborer un rapport mensuel des principales faiblesses et recommandations adressées au DG
Qualifications et compétences minimums requises :
Qualifications, compétences et aptitudes requises
-
BAC+5 en audit, en finance, en comptabilités ou tout autre diplôme jugé équivalent Expérience de 5 ans dans le domaine de contrôle ou des finances.
-
Etre intègre, objectif, compétent et indépendant ; Etre à l’écoute, disponible et forte capacité d’adaptation ; Etre très rigoureux et précis, Analyser et synthétiser de nombreuses informations Résoudre des problèmes de natures différentes ; Gérer des priorités, Etre à la fois ferme et diplomate ; Savoir négocier et argumenter ; Maitriser les outils bureautiques et informations de gestion ; Parler une langue étrangère selon les besoins de la société.
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Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES Système d’évaluation
1.5.6.3.
-
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12
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MAI 2021 1
Par le DG
Responsable Refueling Régional
Tableau 3: Fiche de poste Responsable Refueling Régional
RESPONSABLE REFUELING REGIONAL Dénomination du poste Localisation Supérieur hiérarchique
Mission du poste
Attributions spécifiques
Qualifications, compétences et aptitudes requises Système d’évaluation
Responsable Refueling Régional DAF Assurer l’execution des taches citées ci-dessous dans le delai imparti. Veiller à surmonter toutes les dificultés liées au poste de façon professionnelle. Prevenir les manquements possibles et suggerer les solutions qui s’imposent. Gerer de façon optimale les ressources financieres,materielles, et humains. - Apprendre a remplir le report fuel - Apprendre le calcul du CPH - Etablissement du planning de livraison avec le zonal technique a transmettre au Responsable REFULING (12h) - Reception du carburant (citerne, depot sonidep) - Gestion des equipes refueling (clé acces, ordre de mission, EPI…) - Suivi des livraisons 24h/24 - Suivi des consommations des GE sur le fichier CPH et établissement d’un rapport - Gestion de la logistique ( Entretien, réparation, document véhicules) - Gestion du stock des consommables (filtre, croix, lubrifiants, PR…) - Gestion du stock actif (piéce de rechange, GE mobile, EPI, cuves…) - Gestion des sous-traitants ( location voiture, technicien froid…) - Gestion de la paie (techniciens, gardiens….) - Optimisation de la consommation des véhicules. - Gestion des chantiers dans la zone (BTP) - Administrer toutes les activitées de BACOREX dans la zone - Productions et transmission de tout les etats de Gestion à la Direction Générale. -Disponibilité permanante 24h/24 7jour/7 ; - Travail avec ses equipes de façon professionnelle. -
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Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES 1.5.6.4.
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13
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MAI 2021 1
SHERQ(Qualité)
Tableau 4: Fiche de poste qualité Environnementaliste Dénomination du poste Localisation
Environnementaliste Direction Générale
Classification/Grade Supérieur hiérarchique Relation avec d’autres services
Directeur Energie
Mission du Poste
-Gestion des risques professionnels ; -Elaboration et mise en œuvre des textes en matières de santé et sécurité au travail (Politique Qualité, HSE, Programme de Formation, Plan d’urgence). -Suivi et contrôle des équipes sur le terrain. -Elaboration et la mise en œuvre du plan de Formation en HSE. -Déclarations et suivi d’accident de travail. -Suivi du dossier médical des agents -Gestion des EPI (équipements de protection individuels) -Gestion des déchets. -Etablissement d’un rapport sous-format près-conçus par ATC pour chaque incident dans un délai raisonnable à envoyer à SHERQ ATC. -S’assurer de la sécurité et de la salubrité des locaux Bacorex. -Préparer annuellement des formations continues des agents de sécurité. -Disposer à répondre à tout moment aux demandes du client sur la question de sécurité dans l’esprit des dispositions du contrat.
Attributions spécifiques / Analyse des tâches
- Tenir à jour les différentes politiques environnementales, santé, sécurité, QHSE. - Veiller au respect des consignes et règles QHSE sur les différents chantiers ; - Faire des rapports d’activités et impacts environnementales sur les chantiers, - Informer la hiérarchie en cas de non-respect formel des consignes, QHSE et des risques et dommages encourus. -Master 2 en Biologie de la conservation ; - Expérimenté dans le domaine de l’environnement Qualités :
-Disponibilité de tous instants, l’ampleur des responsabilités implique que l’agent puisse être sollicité à tous les moments Qualifications, compétences et aptitudes requises
-Large mobilité, le poste implique de se déplacer aussi bien dans les bases que sur les sites, -Avoir un fort esprit d’entreprise et d’excellentes capacités de communication -Réactivité jamais prise en défaut, afin de gérer les inévitables incidents -Sens de l’analyse et de la stratégie, pour que ses décisions s’inscrivent dans la politique générale de la société
Système d’évaluation
- Par le Directeur Energie
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Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES
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MAI 2021 1
1.5.7. Direction Télécom 1.5.7.1.
Directeur Télécom
Tableau 5: Fiche de poste du Directeur Télécom
DIRECTEUR TELECOM Dénomination du poste
Directeur Télécom
Localisation
Direction Télécom
Classification/Grade Supérieur hiérarchique Relation avec d’autres services
Mission du poste
Attributions spécifiques / Analyse des tâches
Directeur Général Toutes les Directions de l’Entreprise
Décliner la stratégie de la direction dans les opérations télécom ; Développer les activités (montage des dossiers d’appels offres) ; garantir la rentabilité des départements rattachés ; Prendre en compte les facteurs QSE (Qualité, Sécurité, Environnement) dans les opérations Dégager un résultat opérationnel conforme aux attentes Entretenir les compétences des ressources de la direction (Formations, Diversification des expériences Opérationnelles) Maintenir en condition opérationnelle les ressources - Être en lien avec la hiérarchie pour prendre des décisions concernant les activités opérationnelles et fixer des objectifs stratégiques - Examiner les informations financières et ajuster les budgets opérationnels pour améliorer la rentabilité - Réviser et/ou élaborer des politiques et promouvoir leur mise en œuvre - Gérer les relations/accords avec les partenaires/fournisseurs externes Qualifications et compétences minimums requises :
Qualifications, compétences et aptitudes requises
Système d’évaluation
Ingénieur Telecom (Bac+5 ans au moins), 10 ans d’expérience au moins Qualités : - Excellent sens de la communication et des relations personnelles - Excellentes capacités organisationnelles et de direction - Connaissance pratique de l’analyse des données et des métriques de performance/d’exploitation - Capacité à travailler sous pression Adhésion aux nouveaux enjeux. Bonne connaissance de MS Office - Leadership, Initiative, Sens des responsabilités, Capacité de négociation
- Par le Directeur Général
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Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES 1.5.7.2.
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15
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MAI 2021 1
Responsable Projet
Tableau 6: Fiche de poste du Directeur Technique
Responsable de projet Dénomination du poste
Responsable Projet
Localisation
Direction Télécom
Classification/Grade Supérieur hiérarchique Relation avec d’autres services
Directeur Télécom Toutes les Directions de l’Entreprise,
Mission du poste
Attributions spécifiques / Analyse des tâches
Qualifications, compétences et aptitudes requises
Système d’évaluation
Satisfaire le client en s’assurant du respect des engagements contractuels (Qualité, Coût et le délai) Manager et Animer les équipes Faire appliquer les procédures opérationnelles ; Planification et suivi des maintenances préventives curatives et refueling Suivi de tous les incidents sites dont BACOREX a en charge avec Américain Towers Corporation Niger Suivi des demandes pièces de recharges et leurs qualités Établissement et suivi des factures préventives et curatives Suivi des validations des factures préventives, curatives et refueling Validation des achats pièces de rechange et consommable maintenance préventives et curatives La gestion des activités techniques ; L’élaboration et mise en œuvre des principes d’exécution des taches techniques Suivi et contrôle des équipes sur le terrain ; Planifier et surveiller le fonctionnement quotidien des affaires pour garantir le bon déroulement des opérations Superviser le personnel des différents services et fournir un feedback constructif Gérer les processus d’achat et coordonner l’affectation du matériel et des ressources Superviser les processus de support client et les organiser pour améliorer la satisfaction client Qualifications et compétences minimums requises :
- Electrotechnicien (Bac+4 ans), - 5 ans d’expérience au poste de Responsable technique - Bonne connaissance du domaine technique ; Qualités : - Leadership, Initiative, Sens des responsabilités, Capacité de négociation, Sens du dialogue, Capacité d'écoute, Sens du devoir, Capacité à travailler sous pression Adhésion aux nouveaux enjeux.
- Par le Directeur Télécom
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Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES 1.5.7.3.
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MAI 2021 1
Responsable Demande d’Intervention
Tableau 7: Fiche de poste du Responsable des Demandes d’Intervention
RESPONSABLE DES DEMANDES D’INTERVENTION Dénomination du poste
Responsable des Demandes d’Intervention
Localisation
Direction Télécom
Classification/Grade Supérieur hiérarchique Relation avec d’autres services
Responsables projets Direction financière, ressources humaines -
Mission du poste
-
Attributions spécifiques / Analyse des tâches
Planifications et suivis des activités des maintenances curatives; Réalisation des factures des maintenances curatives et les rapports des interventions ; Planifications et suivis des activités des maintenances pylônes; Réalisation des rapports des interventions ; Planifications et suivis de certaines activités de la maintenance préventive ; Suivis stock des pièces de rechanges ; Approvisionnement des pièces de rechanges ; L’élaboration des papiers administratifs entre l’exploitation et la direction financière ; Coordination des activités de terrain à savoir le rapatriement et déploiement des équipements d’énergie ; Assistance au Directeur Télecom pour divers projets.
La gestion des demandes des interventions
Qualifications et compétences minimums requises : Qualifications, compétences et aptitudes requises
Système d’évaluation
- Ingénieur process (Bac+5 ans au moins), - Bonne connaissance de l'outil informatique ; Qualités : Travail en équipe, facilité d’apprentissage
- Par le Responsable Projet
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Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES 1.5.7.4.
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17
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MAI 2021 1
Responsable Opération Carburant
Tableau 8: Fiche de poste du Responsable des opérations Carburants
Responsable des opérations Dénomination du poste
Responsable Opérations Carburants
Localisation
Direction Télécom
Classification/Grade Supérieur hiérarchique Relation avec d’autres services
Directeur Télécom Toutes les Directions de l’Entreprise
Mission du poste
Attributions spécifiques / Analyse des tâches
Evaluation des besoins du client ; Chargé de réaliser et assurer l'assistance pour le traitement des rapports, coordonner, supporter techniquement auprès des clients (internes, externes) pour un meilleur déploiement dans le Niger. Chargé d’interagir régulièrement avec le client existant American Tower Corporation pour déterminer leurs besoins et élaborer des plans d'amélioration Technique de la prestation. Chargé de Contrôler les niveaux de stocks dans les Cuves des sites Télécom et identifier les irrégularités et mettre en place un plan d'action pour y remédier. Responsable de la Mise en œuvre des process et systèmes du département refueling pour garantir le respect des normes sur tous les sites. Suivi et contrôle des équipes sur le terrain ;
Qualifications et compétences minimums requises :
Qualifications, compétences et aptitudes requises
Système d’évaluation
-
(Bac+5 ), 7 ans d’expérience dans les Télécom Certifié en PMP (Project Management Professional) 5 Mois d’expérience ici à Bacorex ; Expérience internationale Bonne connaissance de l'outil informatique ; Qualités : - Rigueur - Organisé - Disponible - Respect de la hiérarchie - Capacité à travailler sous pression, seul et en équipe.
- Par le Responsable Projet
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Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES 1.5.7.5.
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MAI 2021 1
Responsable Zonal
Tableau 9: Responsable Zonal
Responsable des opérations de zone Dénomination du poste
Responsable zonal
Localisation
Chef-lieu Région
Classification/Grade Supérieur hiérarchique Relation avec d’autres services
Mission du poste
Assurer un bon suivi de la bonne exécution des opérations du refuelling
Attributions spécifiques / Analyse des tâches Qualifications et compétences minimums requises : Qualités : Qualifications, compétences et aptitudes requises
Système d’évaluation
-
Rigoureux Organisé Disponible Respect de la hiérarchie Capacité à travailler sous pression, seul et en équipe.
Par le
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Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES 1.5.7.6.
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MAI 2021 1
Responsable Projet MOOV
Tableau 10: Fiche de poste du Responsable Projet MOOV
RESPONSABLE PROJET MOOV Dénomination du poste
Responsable Projet MOOV
Localisation
SIEGE BACOREX
Classification/Grade Supérieur hiérarchique Relation avec d’autres services
Directeur Télécom Toutes les autres Directions et services de Bacorex
- Assurer les bonnes relations avec le client Moov ; - Coordonner et assurer le suivi des activités du cahier des charges de Mission du poste
Moov
- Assister le Directeur des Télécom dans l’accomplissement de sa mission de rentabilité du contrat de Moov
- Assurer la gestion des activités de maintenances des ateliers Attributions spécifiques / Analyse des tâches
-
d’énergies et de télécommunications des sites de Moov Assurer la gestion des activités de maintenances préventives de l’actif des sites de Moov Assurer la coordination des dépannages des systèmes d’énergie Assurer la coordination des dépannages de la chaine de transmission et de radio Préparer les documents de réconciliation des activités mensuelles avec Moov ; Assurer et valider la facturation des activités de dépannage en énergie radio et transmission, valider la facturation du refuelling des sites de Moov Assister le Directeur Télécom dans la gestion du partenariat de Moov à travers les réunions planifiées et Ad Hoc ; Assister le Directeur Télécom pour les dossiers d’appels d’offres
Qualifications et compétences minimums requises :
- Ingénieur Qualifications, compétences et aptitudes requises
Système d’évaluation
diplômé (Bac+5 ans au moins) télécommunication, Électromécanique ou Diplôme équivalent ayant une longue expérience et jugé apte à occuper le poste ; - Longue Experience dans le management - Très bonne connaissance des réseaux des télécoms Leadership, Initiative, Sens des responsabilités, Capacité de négociation, Sens du dialogue, Capacité d'écoute, Sens du devoir, Adhésion aux nouveaux enjeux, Travail sous pression.
- Par le Directeur Télécom
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MAI 2021 1
1.5.8. Direction Energie 1.5.8.1. Directeur Energie Tableau 11: Fiche de poste du Directeur Energie
DIRECTEUR ENERGIE Dénomination du poste
Directeur Energie
Localisation Classification/Grade Supérieur hiérarchique Relation avec d’autres services
Directeur Général Toutes les Directions de l’Entreprise
Mission du poste
Attributions spécifiques / Analyse des tâches
Décliner la stratégie du développement des activités du segment énergie et grands travaux autres que le BTP; Développer les activités (montage des dossiers d’appels offres) ; garantir la rentabilité de la direction ; Prendre en compte les facteurs QSE (Qualité, Sécurité, Environnement) dans les opérations Entretenir les compétences des ressources de la direction (Formations, Diversification des expériences Opérationnelles) Maintenir en condition opérationnelle les ressources - Être en lien avec la hiérarchie pour prendre des décisions concernant les activités opérationnelles et fixer des objectifs stratégiques - Effectuer le suivi de l’exécution des projets en s’appuyant sur les chefs des projets ; - S’assurer de la mise en œuvre des procédures ; - Gérer les relations/accords avec les partenaires ; - Etc. Qualifications et compétences minimums requises :
Qualifications, compétences et aptitudes requises
Système d’évaluation
Bac+5 ans au moins en énergie renouvelable, 10 ans d’expérience au moins Qualités : - Excellent sens de la communication et des relations personnelles - Excellentes capacités organisationnelles et de direction - Connaissance pratique de l’analyse des données et des métriques de performance/d’exploitation - Capacité à travailler sous pression Adhésion aux nouveaux enjeux. Bonne connaissance de MS Office - Leadership, Initiative, Sens des responsabilités, Capacité de négociation
- Par le Directeur Général
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Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES 1.5.8.2.
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MAI 2021 1
Coordonnateur des opérations
Tableau 12: Fiche de poste de Coordonnateur des opérations
Coordinateur des opérations Dénomination du poste
Coordinateur des opérations
Localisation
Niamey Siege
Classification/Grade Supérieur hiérarchique Relation avec d’autres services
Mission du Poste
Directeur Energie et Grands Projets Autres directeurs d’entreprise - Évaluer les moyens à mettre en œuvre pour la gestion des projets : humains, techniques, financiers, - planifier avec l'appui des chefs de projet, l'ensemble des tâches nécessaires à la réalisation des chantiers, - contrôler la bonne exécution des travaux, conformément aux plannings établis et s'assurer de leur conformité au regard des exigences de qualité, - s'assurer de l'approvisionnement régulier des chantiers en matériaux et prestations de qualité, aux meilleurs coûts. - Assister le Directeur Energie et Grands projets
Attributions spécifiques / Analyse des tâches
Coordonner l’exécution des projets dans leur ensemble Assurer la mise en œuvre et la gestion opérationnelle des activités des projets en lien avec les équipes projet ; Planifier, suivre et superviser les agents de mise en œuvre des projets, en lien avec les équipes projet ; Veiller à la mise en cohérence de l’intervention et à la validation des livrables ; Appuyer les partenaires et l’équipe dans la mise en œuvre du projet ; Veiller à ce que les activités soient planifiées et réalisées dans le temps imparti, et si besoin réorienter les actions ; Veiller à la bonne marche du projet ; Alerter le directeur du département de tout dysfonctionnement ; Partager les résultats du travail des acteurs du terrain avec le Directeur Energie et Grands Projets ; Assurer et participer aux missions de supervision Interface entre le Directeur EGP et les équipes projets
Qualifications et compétences minimum requises - Ingénieur diplômé (BAC+5) dans le domaine technique - Certification de la Banque Mondiale en passation de marches Qualifications, compétences et aptitudes requises
Système d’évaluation
Qualités : -Leadership - Sens de responsabilité - capacité de négociation - Sens du dialogue - Sens du devoir
- Par le Directeur Energie et Grands projets
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MAI 2021 1
Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES 1.5.8.3.
Chef de Projet
Tableau 13: Fiche de poste du Chef de Projet
CHEF DE PROJET Dénomination du poste
Chef de Projet
Localisation Classification/Grade Supérieur hiérarchique Relation avec d’autres services Mission du poste
Chef de service réseau électrique et/ou Coordonnateur Terrain Conducteurs de travaux, les chefs d’atelier, les administratifs de chantier.
Responsabilité en matière de préparation
-
Etablit, en relation avec le Conducteur de travaux, le budget d’exécution et le programme des travaux (délais et séquentiel).
-
Analyser la cohérence et la faisabilité des choix techniques proposés dans le dossier d'étude.
-
Choisir des solutions techniques permettant d'optimiser les coûts en fonction du terrain, des différentes contraintes, des demandes du client.
-
Élaborer les projets de réalisation en collaboration avec les différents pôles de compétences internes.
-
Analyser les réponses élaborées par les prestataires et identifier les incohérences ou erreurs.
-
Chiffrer les chantiers en fonction du terrain, des techniques de pose choisies et des spécificités.
-
Évaluer les délais de réalisation.
-
Préconiser
les
méthodes
techniques,
les
besoins
en
encadrement et les besoins en matériels du chantier. -
Déléguer le suivi des travaux d’exécution aux Conducteurs de travaux.
-
Garantir le respect des termes du marché.
-
Assurer l’interface entre l’entreprise qu’il représente et le maître d’ouvrage.
-
Décider des solutions concernant les travaux non prévus et négocie les points litigieux.
-
Rédiger les dossiers techniques de consultation.
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Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES -
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MAI 2021 1
Définir les prix des marchés, en fonction des caractéristiques techniques
du
chantier
(longueur
des
câbles
à
poser,
précautions pour éviter un affaissement de terrain...). -
Définir les critères de choix des prestataires et suivre les réponses des entreprises.
-
Participer à l'arbitrage et au choix des prestataires.
Responsabilité en matière de suivi et de gestion
-
Coordonner la gestion administrative et comptable du chantier.
-
Assurer la transmission des informations de suivi et de gestion de chantier vers la direction.
-
Contrôler le respect des délais et du budget.
-
Préparer l'ensemble des éléments nécessaires au démarrage des chantiers.
-
Commander les matériels nécessaires au chantier en cohérence avec l'étude réalisée.
-
Élaborer les éléments contractuels avec le prestataire (qualité, sécurité, coûts, délais).
-
Préparer et suivre le rétro planning du chantier, le réajuster si besoin.
-
Piloter le projet (suivi des indicateurs d'avancement).
-
Coordonner l'ensemble des entreprises prestataires intervenant sur le chantier.
-
Identifier les anomalies et analyser leur impact, en déduire les mesures à prendre.
-
Évaluer la qualité des ouvrages réalisés et le respect par les prestataires des différentes contraintes techniques.
-
Réaliser l'ensemble des opérations pour solder le chantier.
-
Traiter les réclamations et gérer les litiges avec les organismes externes au chantier (collectivités par exemple).
-
Évaluer en fin de chantier la conformité de l'ouvrage réalisé par rapport à la commande.
-
Suivre la facturation des différents intervenants sur le chantier.
-
Transmettre les informations nécessaires en fin de projet à l'exploitant
(anomalies,
dossier
technique
et
financier
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Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES
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MAI 2021 1
d'immobilisation...). -
Constituer un dossier cartographique des ouvrages réalisés.
-
Mettre en service l'ouvrage et transmettre le dossier au service d'exploitation.
-
Suivre les retours d'expérience du projet d'un point de vue technique et financier vis-à-vis du maître d'ouvrage.
-
Suivi de la politique sécurité dans le cadre des chantiers Analyser et anticiper l'ensemble des risques sécurité liés aux différents chantiers.
-
Identifier les contraintes réglementaires et les prendre en compte dans l'organisation des chantiers.
-
Élaborer des plans d'actions sécurité et s'assurer de leur mise en œuvre sur le chantier, par les prestataires ou les équipes en place.
-
Évaluer et vérifier l'application des règles, procédures et consignes pour les interventions sur réseau.
Attributions spécifiques / Analyse des tâches
-
Analyser les risques liés aux interventions des prestataires et prendre les mesures adaptées. Connaissance générale dans le domaine du transport et de la distribution d’électricité : acteurs et répartitions des compétences notamment
-
Compétences techniques dans son domaine d'activité (électricité)
-
Compétences techniques dans les ouvrages et les réseaux (HTB/ HTA, HTA/BT): fonctionnement des réseaux, techniques et règles de pose des réseaux et ouvrages, caractéristiques des matériels et accessoires correspondant aux différentes technologies
-
Compétences en gestion et en finance pour pouvoir assurer la gestion des investissements et celle d'un portefeuille d'affaires
-
Capacité à piloter un ensemble de projets et à coordonner différents intervenants
-
Capacité d'animation de réunion (de chantier par exemple)
-
Capacité à communiquer avec efficacité auprès des interlocuteurs internes et externes
-
Connaissance des réglementations liées à son domaine d'expertise
-
Utilisation d'outils informatisés liés à l'activité (logiciels SAP, logiciels spécifiques de pilotage des chantiers, de commande des
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Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES
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matériels, de suivi de l'activité...) Qualifications et compétences minimums requises : - Ingénieurs en électricité, électromécanique ou électrotechnique -
7 à 10 ans d’expérience.
Qualités : - Capacité d'adaptation pour assurer des missions de nature différente Qualifications, compétences et aptitudes requises
Sens de l'organisation pour pouvoir gérer plusieurs affaires simultanément à des stades différents
-
Leadership pour coordonner différents prestataires sur le chantier
-
Goût des responsabilités
-
Capacité à apporter des solutions techniques rapides en mobilisant les bonnes équipes
Système d’évaluation
-
Capacité à développer des relations professionnelles
-
Aptitude à négocier avec les différents prestataires sur le chantier
-
Capacité à travailler en équipe et à savoir déléguer
-
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Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES 1.5.8.4.
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MAI 2021 1
Conducteur de travaux
Tableau 14: Fiche de poste du Conducteur de travaux
Conducteur de travaux Dénomination du poste
Conducteur de travaux
Localisation Classification/Grade Supérieur hiérarchique Relation avec d’autres services
Ingénieur Projet Chef de chantier -
Diriger les travaux sur le terrain et garantit, par conséquent, le respect des délais et la bonne utilisation des ressources.
Mission du Poste
-
Garantir la productivité sur le terrain.
-
Assurer la définition quotidienne des besoins en ressources.
-
Vérifier la conformité des fournitures livrées sur chantier, et vise les documents de suivi (bons, bordereaux, etc…).
-
Participer à la réactualisation du programme des travaux, sous la supervision de l’Ingénieur Projet.
-
Contrôler et viser les pointages journaliers, ainsi que les réceptions et les relevés de quantités de fournitures.
-
Assurer l’interface entre les différents intervenants et l’Ingénieur Projet.
Attributions spécifiques / Analyse des tâches Qualifications, compétences et aptitudes requises
Qualifications et compétences minimum requises Qualités : -
Système d’évaluation
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Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES 1.5.8.5.
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MAI 2021 1
Ingénieur Projet
Tableau 15: Fiche de poste de l’Ingénieur Projet
Ingénieur Projet Dénomination du poste
Ingénieur Projet
Localisation Classification/Grade Il rend compte au Chef de projet avec qui il échange régulièrement. Supérieur hiérarchique Relation avec d’autres services
Il a sous ses ordres les Conducteurs des travaux, Chefs de chantier de chantier. Les fournisseurs et les sous-traitants, les locatiers (location de machine avec son conducteur), les bureaux de contrôle…
Mission du Poste
-
Responsabilité en matière de préparation
Gérer les documents administratifs, l’approvisionnement en matériels et le planning de réalisation des travaux établi en relation avec les Chefs de chantier. Il s’appuie sur le dossier technique réalisé par le bureau d’études (plans, devis et choix des matériels).
-
Constituer son équipe en fonction des compétences de chacun et organise le planning d’intervention. En tant que manager, il veille à la sécurité de l’équipe sur le chantier. Dans l’organisation, il prend également des dispositions pour préserver l’environnement et réduire les nuisances liées aux travaux (consommations d’énergie, bruit, déchets…).
-
Responsabilité en matière de suivi et de gestion
Effectuer en partenariat avec le Chef de projet, un suivi régulier et détaillé des dépenses et des facturations au client. Il coordonne la gestion administrative et comptable du chantier pour garantir la rentabilité de l’affaire et respecter les délais,
-
Rencontrer les différents intervenants du projet, bureau d’études ou de contrôle, représentants du maître d’ouvrage… Il fait des propositions techniques et chiffrées pour optimiser et répondre au mieux aux besoins des clients. Avec eux, il participe aussi à la validation des prestations attendues.
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Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES -
Rencontrer très régulièrement ses clients et donneurs d’ordres.
-
Suivi de la politique sécurité dans le cadre des chantiers Travailler également avec les autres services de l’entreprise :
approvisionnement,
bureau
d’études,
Qualité
Sécurité
Environnement, et bien sûr le service commercial. Analyser et anticiper l'ensemble des risques sécurité liés aux différents chantiers. -
Identifier les contraintes réglementaires et les prendre en compte dans l'organisation des chantiers.
-
Élaborer des plans d'actions sécurité et s'assurer de leur mise en œuvre sur le chantier, par les prestataires ou les équipes en place.
-
Évaluer et vérifier l'application des règles, procédures et consignes pour les interventions sur réseau.
-
Analyser les risques liés aux interventions des prestataires et prendre les mesures adaptées.
Responsable d’un ou plusieurs chantiers dans leur globalité, c’est-àdire techniquement et commercialement. Il est à la fois technicien, Attributions spécifiques / Analyse des tâches
gestionnaire, commercial et manager, il occupe un poste clé, particulièrement varié. Sur le terrain comme au bureau, il organise un ou plusieurs chantiers.
Qualifications, compétences et aptitudes requises
Qualifications et compétences minimum requises - Ingénieurs en électricité, électromécanique ou électrotechnique - 7 à 10 ans d’expérience. Qualités : - Capacité d'adaptation pour assurer des missions de nature différente -
Sens de l'organisation pour pouvoir gérer plusieurs affaires simultanément à des stades différents
-
Leadership pour coordonner différents prestataires sur le chantier
-
Goût des responsabilités
-
Capacité à apporter des solutions techniques rapides en mobilisant les bonnes équipes
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-
Capacité à développer des relations professionnelles
-
Aptitude à négocier avec les différents prestataires sur le chantier
-
Capacité à travailler en équipe et à savoir déléguer
Système d’évaluation
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1.5.9. Direction BTP 1.5.9.1. Directeur BTP et Hydraulique Tableau 16: Fiche de poste du Directeur BTP et Hydraulique
DIRECTEUR BTP/H Dénomination poste
du
Localisation
Directeur Des Travaux Publics et Hydrauliques Niamey
Classification/Grade Supérieur hiérarchique Relation avec d’autres services
Directeur Général Tous les Directeurs de l’Entreprise : , bureau d'études, autres Entreprises, les ONG, ect.
- Coordonner les activités des Directions et structures rattachées de l’Entreprise ;
- Assurer la gestion des activités internes et externes liées à la construction, la programmation et le suivi évaluation des activités de la
Mission du poste
réalisation des marchés ;
- Assister le Directeur Général dans l’accomplissement de sa mission. Attributions spécifiques / Analyse des tâches
- Coordonner les activités rattachées de la direction BTP/H; - Assurer la gestion coordonnée de l'information, la programmation et le suivi évaluation des activités ;
- Assister le Directeur Général dans l'accomplissement de sa mission ; - Appuyer
et
centraliser
l'élaboration
du
programme
d'activités
périodiques et du budget de la société et veiller à leur mise en œuvre ;
- Analyser et veiller à la pertinence des programmes d'activités par rapport au plan d'actions des ONG et du Gouvernement dans le secteur du BTP/H;
- Préparer les dossiers d’appel d’offres des marchés publics et privés ; - Préparer les dossiers de négociations de financement en rapport avec les Directions concernées ;
- Valider l'approche technique et opérationnelle des projets et activités ; - Etudier et valider les documents produits pour les autres Directions en relations avec BTP/H ;
- Etudier et valider les rapports d'activité mensuels, trimestriels et annuels des Directions ; __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
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- S'assurer de la bonne préparation des réunions internes -direction ; - Préparer et participer aux réunions du Conseil de Direction et de coordination interne.
- Le Directeur BTP est responsable de son résultat, en supportant toutes les dépenses relatives à son activité et en assurant les éléments de facturation et d’encaissement des recettes correspondantes. il participe à l’étude, à l’estimation et à la soumission des travaux en assumant la négociation et la décision d’acceptation du marché, il dirige et conduit les travaux, ordonne et contrôle les dépenses, vérifie les méthodes d’exécution, veille à la facturation et au règlement des acomptes mensuels Qualifications et compétences minimums requises :
- Ingénieur diplômé (Bac+5 ans) en génie civil, - 2 ans d’expérience au poste de direction BTP/H dans l’entreprise Bacorex Qualifications, compétences et aptitudes requises
- 2 ans d’expérience au technicien terrain dans l’entreprise Bacorex ; - 11 ans d’expériences générales dans le domaine BTP/H. - Bonne connaissance de l'outil informatique ; Qualités :
- Leadership,
Initiative,
Sens
des
responsabilités,
Capacité
de
négociation, Sens du dialogue, Capacité d'écoute, Sens du devoir, Capacité à travailler sous pression Adhésion aux nouveaux enjeux. Système d’évaluation
- Par le Directeur Général
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Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES 1.5.9.2.
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Directeur Technique
Tableau 17: Fiche de poste du Directeur Technique
DIRECTEUR TECHNIQUE Dénomination du Directeur Technique poste Localisation
Niamey
Classification/Gra de Supérieur hiérarchique
Directeur BTP
Relation avec d’autres services
Mission du poste
Attributions spécifiques Analyse tâches
Rattaché au Directeur BTP/H, sa mission consiste à organiser, mobiliser et piloter la direction technique. Il pilote les études en phase commerciale pour préparer les offres, puis en phase d'exécution des travaux
/ des
Superviser les études techniques et coordonner les travaux ; Responsable de la qualité des réalisations, du suivi budgétaire et des résultats financiers de ses chantiers ; Former les agents sous sa responsabilité aux meilleures pratiques et techniques d'études et d'exécution des chantiers Assurer les conceptions des budgets de chaque chantier ; Assurer le montage des dossiers de soumissions des appels d'offres ; Optimisation des études et des chantiers en termes de plannings et de rentabilité ; Participer aux réunions techniques de son service et participer à la sélection des sous traitants ; Contrôler et valider la réalisation des différents plans et documents ; Accompagner les équipes, les aidez à structurer les méthodes et les process,
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Assister les équipes dans l'organisation de leur travail et des priorités Organiser les études et remettre régulièrement les rapports aux clients Qualifications et compétences minimums requises : -
Ingénieur diplômé (Bac+5 ans) en génie civil, 2 ans d’expérience au poste de direction BTP/H dans l’entreprise Bacorex Qualifications, - Expérience confirmée sur du gros oeuvres, routes, ponts compétences et et chaussées11 ans d’expériences générales dans le aptitudes domaine BTP/H. requises - Bonne connaissance de l'outil informatique ; Qualités : - Leadership, Initiative, Sens des responsabilités, Capacité de négociation, Sens du dialogue, Capacité d'écoute, Sens du devoir, Capacité à travailler sous pression Adhésion aux nouveaux enjeux. Système - Par le Directeur Général d’évaluation
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Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES 1.5.9.3.
Conducteur des travaux
Tableau 18: Fiche de poste Conducteur des travaux Conducteur des travaux Dénomination du poste
Conducteur des travaux
Localisation
Niamey
Classification/Grade Supérieur hiérarchique Relation avec d’autres services Mission du poste
Directeur BTP, EUR BTP/H
Il rend compte au Directeur de travaux (ou directement aux Chefs d’agence). Il a sous ses ordres les Chefs de chantier. Responsabilité en matière de préparation Il établit, en relation avec le Directeur BTP, le budget d’exécution et le programme des travaux (délais et séquentiel). Il détermine les méthodes techniques, les besoins humains et matériels du chantier. Il assure l’attribution des tâches à ses collaborateurs par délégation de compétences. Il élabore le système de suivi de chantier adapté au chantier, et assure la mise en place des procédures de suivi de chantier. Il effectue les démarches administratives préalables au démarrage du chantier. Responsabilité en matière de suivi et de gestion
Il garantit et supervise les travaux en coordonnant la gestion
humaine,
technique,
administrative
et
comptable du chantier, en vue du respect du Attributions spécifiques / Analyse des tâches
programme des travaux et du budget d’exécution.
Il
réactualise
collaboration
de avec
manière les
hebdomadaire,
Chefs
de
chantier,
en le
programme des travaux.
Il veille au respect de la législation en vigueur et de la réglementation (externe et/ou interne) en matière de sécurité.
Il assure le suivi du contrôle interne sur les procédures prédéfinies.
Il produit les documents de suivi dans les délais fixés par la hiérarchie.
Il vise les métrés réalisés par le Topographe et prépare les situations de travaux.
Il réalise l’ensemble des démarches administratives pour la finalisation du chantier.
Qualifications,
Qualifications et compétences minimums requises :
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Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES
- Ingénieur diplômé (Bac+5 ans) en génie civil, - 2 ans d’expérience au poste de direction BTP/H dans l’entreprise Bacorex
- 2 ans d’expérience au technicien terrain dans l’entreprise Bacorex ; - 11 ans d’expériences générales dans le domaine BTP/H.
compétences et aptitudes requises
- Bonne connaissance de l'outil informatique ; Qualités :
- Leadership, Initiative, Sens des responsabilités, Capacité de négociation, Sens du dialogue, Capacité d'écoute, Sens du devoir, Capacité à travailler sous pression Adhésion aux nouveaux enjeux. Système d’évaluation
1.5.9.4.
- Par le Directeur Général
Chef de chantier
Tableau 19: Fiche de poste du chef de chantier CHEF DE CHANTIER Dénomination poste
du
Localisation
Chef de chantier Niamey
Classification/Grad e Supérieur hiérarchique Relation avec d’autres services
Conducteur de travaux BTP/H Il est le responsable d’un ou plusieurs chantiers, il est chargé de la conduite et de la coordination des travaux de réalisation
Mission du poste Il dirige les travaux sur le terrain et garantit, par conséquent, le respect des délais et la bonne utilisation des ressources. - Il garantit la productivité sur le terrain. - Il assure la définition quotidienne des besoins en ressources. Attributions spécifiques / Analyse des tâches
- Il vérifie la conformité des fournitures livrées sur chantier, et vise les documents de suivi (bons, bordereaux, etc…). - Il participe à la réactualisation du programme des travaux, sous la supervision du Conducteur de travaux. - Il contrôle et vise les pointages journaliers, ainsi que les réceptions et les relevés de quantités de fournitures. - Il assure l’interface entre les différents intervenants et le Conducteur de travaux.
Qualifications, compétences et
Qualifications et compétences minimums requises :
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Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES
- Ingénieur diplômé (Bac+5 ans) en génie civil, - 2 ans d’expérience au poste de direction BTP/H dans l’entreprise Bacorex - Bonne connaissance de l'outil informatique ; aptitudes requises
Qualités :
- Leadership, Initiative, Sens des responsabilités, Capacité de négociation, Sens du dialogue, Capacité d'écoute, Sens du devoir, Capacité à travailler sous pression Adhésion aux nouveaux enjeux. Système d’évaluation
1.5.9.5.
- Par le Directeur Général
Fiche de poste Topographe
Tableau 20: Fiche de poste du Topographe Topographe Dénomination poste
du
Localisation
Topographe Niamey
Classification/Gra de Supérieur hiérarchique Relation avec d’autres services
Conducteur de travaux BTP/H
Mission du poste
Il établit les métrés pour établir les avancements. - Il fait le relevé des ouvrages réalisés chaque mois. - Il calcule les métrés d’ouvrage conformément au mode de paiement défini par le marché.
Attributions spécifiques / Analyse des tâches
- Il contrôle la conformité de ses informations avec la structure du bordereau de prix (par ligne du Bordereau). - Il se réfère au Conducteur de travaux pour les cas litigieux ou particuliers. - Il transmet ses résultats au Conducteur de travaux et/ou à l’Administratif de chantier Qualifications et compétences minimums requises :
- Ingénieur diplômé (Bac+5 ans) en génie civil, - 2 ans d’expérience au poste de direction BTP/H dans l’entreprise Bacorex Qualifications, compétences et aptitudes requises
- Bonne connaissance de l'outil informatique ; Qualités :
- Leadership, Initiative, Sens des responsabilités, Capacité de négociation, Sens du dialogue, Capacité d'écoute, Sens du devoir, Capacité à travailler sous pression Adhésion aux nouveaux enjeux. __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
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Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES Système d’évaluation
1.5.9.6.
- Par le Directeur Général
Fiche de poste Administratif comptable BTP/H
Tableau 21: Fiche de poste Administratif comptable Administratif comptable Dénomination poste
du
Localisation
Responsable administratif & comptable Niamey
Classification/Grad e Supérieur hiérarchique Relation avec d’autres services Mission du poste
Il rend compte au Directeur BTP/HBTP/H
Il est responsable des tâches administratives de chantier, et s’assure de la bonne circulation de l’information - Il assure le respect du système de suivi de chantier établi par le Conducteur de chantier. - Il garantit le bon fonctionnement des canaux de communication sur chantier. - Il coordonne le travail des salariés dont la mission est la collecte de l’information sur chantier (les Pointeurs). - Il rassemble les données issues du chantier que lui transmettent les autres
Attributions spécifiques / Analyse des tâches
responsables : Topographe, Responsable des stocks et Chefs de Chantier. Ces documents sont visés par le Conducteur de travaux ou le Directeur BTP/H - Il est responsable du traitement administratif des commandes du chantier sous la direction du Conducteur de travaux, ainsi que de la gestion du courrier avec les intervenants extérieurs au chantier. - Il a dans ses attributions la gestion des mouvements de caisses. - Il prépare les situations de chantier en fin de mois en collaboration avec le Conducteur de travaux. - Il prépare le reporting de chantier.
Qualifications, compétences et aptitudes requises
Qualifications et compétences minimums requises :
- Ingénieur diplômé (Bac+5 ans) en génie civil, - 2 ans d’expérience au technicien terrain dans l’entreprise Bacorex ; - 11 ans d’expériences générales dans le domaine BTP/H.
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Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES
- Bonne connaissance de l'outil informatique ; Qualités :
- Leadership, Initiative, Sens des responsabilités, Capacité de négociation, Sens du dialogue, Capacité d'écoute, Sens du devoir, Capacité à travailler sous pression Adhésion aux nouveaux enjeux. Système d’évaluation
1.5.9.7.
- Par le Directeur BTP/H
Fiche de poste Pointeur
Tableau 22: Fiche de poste du Pointeur POINTEUR Dénomination poste
du
Localisation
Pointeur Niamey
Classification/Grade Supérieur hiérarchique Relation avec d’autres services Mission du poste
Il rend compte à l’Administratif de chantier ou au Conducteur de travaux suivant les cas Il assure la collecte des quantités de ressources utilisées sur chantier. Le poste de pointeur conditionne la bonne collecte d’informations sur le terrain Il remplit les fiches de pointage et les documents de suivi tels que les bons d’achats,
Attributions spécifiques / Analyse des tâches
les bordereaux de livraisons, les compteurs de véhicules, etc.. - Il participe au contrôle interne du chantier. - Il s’assure que tous les documents de collecte sont visés par les responsables désignés. - Il transmet les informations à l’Administratif de chantier. Qualifications et compétences minimums requises :
- Ingénieur diplômé (Bac+5 ans) en génie civil, - 2 ans d’expérience au technicien terrain dans l’entreprise Bacorex ; Qualifications, compétences et aptitudes requises
- 11 ans d’expériences générales dans le domaine BTP/H. - Bonne connaissance de l'outil informatique ; Qualités :
- Leadership, Initiative, Sens des responsabilités, Capacité de négociation, Sens du dialogue, Capacité d'écoute, Sens du devoir, Capacité à travailler sous pression Adhésion aux nouveaux enjeux. __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES Système d’évaluation
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- Par le Directeur BTP/H
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Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES 1.5.10.
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Direction Administrative et Financière
1.5.10.1. Directeur Administratif et Financier Tableau 23: Fiche de poste du Directeur Administratif et Financier TITRE : DIRECTEUR ADMINISTRATIF & FINANCIER (D.A.F) Dénomination du poste
Directeur Administratif & Financier
Localisation
Niamey
Classification/Grade Supérieur hiérarchique Relation avec d’autres services
Directeur Général Toutes les Directions de BACOREX ; Tous les responsables et sousresponsable de département.
Mission du Poste
- Assurer un contrôle Exhaustif sur toutes les activités financières de BACOREX SARL ; - Organiser et coordonner l’évaluation en besoin de liquidité journalière de BACOREX ; - Contrôler et superviser les tâches / activités du Contrôleur de gestion, du Chef Comptable, du gestionnaire des approvisionnements et du Caissier ; - Contrôler et viser les déclarations mensuelles émises par le Chef comptable ; - Contrôler, valider ou objecter les différentes demandes de paiement et/ou les ordres de paiement qui lui sont soumis au cours de la journée ; - Contrôler et superviser les activités Bancaires de BACOREX ; - Contrôler, valider et communiquer les rapports et synthèses nécessaires à la Direction Générale (Tableau de bord) ; - Contrôler la facturation des clients - Suivre les comptes bancaires de la société et établir régulièrement les rapprochements bancaires.-
Attributions spécifiques / Analyse des tâches
- Veiller au respect strict des procédures en place au niveau de son département ; - Déléguer toute tâche ou activité nécessaire à ses subordonnés ; - Veiller à la mise à jour de la comptabilité ; - Contrôler et assurer la tenue à jour des pièces et autres documents financiers (Enregistrement des contrats et marchés, disponibilité des attestations et autres autorisations, etc…) - Etablissement des rapports financiers annuels ; - Elaboration des tableaux de bord mensuels à l’attention de la Direction Générale ; - Encadrer les collaborateurs et contrôler leurs travaux ; - Etc.
Qualifications, compétences et aptitudes requises
Système d’évaluation
- BAC+5 en Comptabilité Contrôle, Audit (CCA) ou en finance ; - Expérience Approfondi en Comptabilité et Fiscalité ; - Expérience en Cabinet. Qualités : - Leadership ; Sens de responsabilité, Initiative, sens du dialogue, capacité d’écoute.
- Par le : Directeur Général
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1.5.10.2. Responsable des Ressources Humaines Tableau 24: Fiche de poste du Responsable des Ressources Humaines
RESPONSABLE DES RESSOURCES HUMAINES Dénomination du poste
Responsable des Ressources Humaines
Localisation
Service des Ressources Humaines
Classification/Grade Supérieur hiérarchique Relation avec d’autres services
DAF Toutes les Directions de l’Entreprise, L’inspection du Travail et la CNSS.
Mission du poste
La gestion Administrative courante du personnel (congés, ordre de mission, permissions exceptionnelles…); L’élaboration et mise en œuvre des textes régissant les relations professionnelles (règlement intérieur, statuts du personnel et autres conventions) Suivi des contrats de travail et la tenue des dossiers du personnel ; La gestion de la paie; Le paiement du salaire; L’élaboration et la mise en œuvre de la politique de recrutement et de mobilité interne du personnel ; L’élaboration et la mise en œuvre du plan de carrière ; L’évaluation et la détermination des mesures visant l’amélioration des conditions de travail ; La gestion de la politique sociale de la société ; Gestion des mails et des plateformes professionnelles de la société et des clients
l'administration et la Gestion de l'ensemble du personnel de la société ; la tenue des dossiers du personnel; l'élaboration et la mise en œuvre de la politique de recrutement, de formation et de l'action sociale en faveur du personnel de la société ; la préparation, le contrôle et l'établissement des salaires ; la mise en œuvre et le suivi de toutes les questions relevant du domaine social en général ; la réalisation de toutes les actions concourant à atteindre pleinement les objectifs sociaux définis par la Direction Générale ; la recherche de solutions tendant à améliorer les conditions de travail des employés en instaurant un climat social serein propice à optimiser le rendement au sein de la société ; la conduite et le suivi des études, des recommandations nécessaires en matière de réformes administratives, de réglementation et de statuts du personnel ; la tenue du tableau de bord de tous les indicateurs sociaux (emploi, rémunération, formation…) en collaboration avec les autres Directions ; la gestion des dossiers de sécurité sociale, d'accidents de travail ; d'assurance maladie, de retraite et de prestations familiales ; la diffusion de l'information générale au personnel de la société ; l'organisation et la gestion de la documentation sur le personnel de la société ; le suivi et le traitement des problèmes liés à l’hygiène et à la sécurité des travailleurs ; la gestion prévisionnelle du personnel (gestion des carrières et __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES Attributions spécifiques / Analyse des tâches
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évaluation des postes de travail…). Qualifications et compétences minimums requises :
Qualifications, compétences et aptitudes requises
Système d’évaluation
-
Bac+4 ans en gestion des ressources humaines 10 ans d’expérience au poste de Responsable des Ressources Humaines Bonne connaissance de l'outil informatique
Qualités :
-
Leadership, Initiative, Sens des responsabilités, Capacité de négociation, Sens du dialogue, Capacité d'écoute, Sens du devoir, Capacité De travailler sous pression Adhésion aux nouveaux enjeux.
-
Par le Directeur Général
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1.5.10.3. Chef Comptable Tableau 25: Fiche de poste du Chef Comptable CHEF COMPTABLE Dénomination du poste
Chef Comptable
Localisation
Direction Administrative et Financière
Classification/Grade Supérieur hiérarchique
Directeur Administratif et Financier
Relation avec d’autres services
D.G, tous les Chefs de Départements, les Responsables et Agents, Autres Entreprises, Conseil Fiscal, DGI,
Mission du poste
-
Coordination des activités de la comptabilité ; Répartition des tâches entre les collaborateurs ; Facturation et état des règlements ; Suivi des Opérations bancaires et comptables.
- Assurer l'intérim du Directeur Administratif et Financier ; - Coordonner les activités de la comptabilité ; - Assurer la comptabilisation de toutes les pièces comptables ainsi que l’analyse Attributions spécifiques / Analyse des tâches
-
des comptes ; Traitement du brouillard caisse; Suivi et évaluation des projets ; Archivage des documents administratifs et comptables ; En charge du volet fiscal (de la déclaration au paiement); Circuit administratif (banque, DGI, CNSS) Suivi des immobilisations ; Suivi des avances et prêts ;
Qualifications et compétences minimums requises :
- Niveau Bac+4 ans) en Fiscalité et Domaines - Master II en audit et Finances des Entreprises (Admissibilité) ; - Longue Expérience à un poste de Comptable dans une société de Transit et une Qualifications, compétences et aptitudes requises
-
Centrale pharmaceutique ; Bonne connaissance de l'outil informatique et de l’Internet ; Très bonne connaissance des obligations fiscales.
Qualités : Leadership, Initiative, Sens de responsabilité, Capacité de négociation, Sens du dialogue, Capacité d'écoute, Sens du devoir, Adhésion aux nouveaux enjeux, travail sous pression. Système d’évaluation
- Par le Directeur Administratif et Financier
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Manuel de procedures PROCEDURES ORGANISATIONNELLES 1.5.10.4. Assistant Comptable Tableau 26: Fiche de poste Assistant Comptable Assistant Comptable Dénomination du poste Localisation
COMPTABLE Direction Générale Niamey Siege
Classification/Grade Supérieur hiérarchique
Directeur Administratif et Financier Directeur Energie
Relation avec d’autres services
Autres Directeurs de l’entreprise
Mission du Poste
Attributions spécifiques / Analyse des tâches
Qualifications, compétences et aptitudes requises
Système d’évaluation
- Concevoir et tenir le cadre de la comptabilité - L’informatisation et le suivi de la comptabilité - Effectuer les états de rapprochement bancaires - Définir le cadre du système documentaire et concevoir et élaborer les documents fondamentaux - Participer à l’informatisation de la comptabilité - Participer à l’élaboration et le suivi du budget mensuel de trésorerie - Participer à la gestion du portefeuille financier - Assurer la comptabilité - assurer le suivi rigoureux des engagements financiers - Assurer l’enregistrement, la conservation et la sécurisation des pièces comptables ainsi que le suivi des domiciliations bancaires, ligne de crédit - Assurer le recouvrement des factures - Assurer les paiements des fournisseurs. - Travailler sur tout autre projet à la demande de sa hiérarchie Qualifications et compétences minimum requises - Être titulaire d’au moins une Licence (BAC+3) en Gestion des entreprises, Fiance, ou Comptabilité - Avoir une expérience d’au moins 2 ans dans la prise en charge de la comptabilité et les finances ; - Bonne connaissance des outils informatiques WORD et EXCEL ; - Bonne connaissance de la gestion des bases de données ; -La connaissance des progiciels de comptabilité comme SAGE SAARI est un atout ; Très bonne communication écrite et parlée ; - Grande mobilité pour une présence maximale sur le terrain. Qualités : - Être capable de travailler sous pression - Avoir le sens de l’initiative - Avoir un bon esprit d’équipe - Avoir un très bon sens du relationnel ; - Être organisé et méthodique - Être rigoureux et dynamique
- Par le Directeur Administratif et Financier et Directeur Energie
1.5.10.5. Caissier Tableau 27: Fiche de poste du Caissier __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
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TITRE : CAISSIER Dénomination poste
du
Localisation
Caissier Comptabilité / Finance
Classification/Grade Supérieur hiérarchique Relation avec d’autres services
Directeur Administratif et Financier (D.A.F.) Tous les Services et Départements de BACOREX
Mission du Poste
- Collecte et centralisation des différentes demandes de paiements en provenance de tous les départements de BACOREX ; - Vérification de l’exhaustivité de la liasse des demandes de paiement (signature, date, service émetteur, etc…) ; - Soumission des différentes demandes de paiement pour signature au niveau du DAF et/ou du Chef Comptable ; - Etablissement puis signature des Ordres de Paiement (O.P.) et les joindre aux Demandes de Paiement ; - Soumission de la liasse (Demande de paiement + Ordre de paiement) au DAF pour signature ; - Classement des liasses des différentes demandes de paiement sur parafeur avant leur introduction pour signature auprès du DG ; - Récupération, perforation et classement des différentes liasses de demandes de paiement dans un chrono mensuel. - Mise à jour en fin de journée du fichier d’Excel de tenue de caisse -
Attributions spécifiques / Analyse des tâches
- Responsable du coffre-fort principal ; - Gestion des fonds de la structure (Encaissement et décaissement) ; - Responsable des chéquiers de la structure ;
Qualifications, compétences et aptitudes requises
Système d’évaluation
- Avoir au moins un niveau BAC ; - Plusieurs années d’expérience en gestion des Stations d’Essence BPS ; - Gestion des caisses de cotisation de famille ; Qualités : - Apte et Assidu au travail ; - Apte à travailler sous pression ; - Volonté d’apprentissage, Sens du dialogue et de la négociation.
- Responsable Administratif et Financier
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1.5.10.6. Gestionnaire Approvisionnement Tableau 28: Fiche de poste du Gestionnaire des Approvisionnements
Gestionnaire Approvisionnement Dénomination du poste
Gestionnaire Approvisionnement
Localisation
Direction Générale
Classification/Grade Supérieur hiérarchique Relation avec d’autres services
Mission du poste
Directeur Administratif et Financier Autres Directeurs de Département, Chef de service, Techniciens, Zonaux
-
Attributions spécifiques / Analyse des tâches
-
Assurer les achats locaux Lancer les commandes et participer à la réception ; Réduire les coûts d'approvisionnement et de gestion ; Faire le suivi des fournisseurs et effectuer avec eux, une conciliation entre ce qui a été commandé et ce qui a été facturé ; Suivi du stock Produire des rapports mensuels sur les Approvisionnements. Recevoir les besoins des directions et services en approvisionnements ; Elaborer les bons de commandes ; Entrer en contact avec les fournisseurs ; Définir les conditions de choix des fournisseurs ou prestataires ; Obtenir le meilleur rapport qualité - prix dans les conditions de délais satisfaisantes pour Bacorex ; Garantir une meilleure gestion des stocks ; S’assurer de la réalité des stocks à l’intérieur du pays ; S’assurer que tout ce qui a été acheté a été réellement facturé aux clients (en faisant la conciliation entre les achats et les facturations notamment des PM, des DI et des capex) Mettre à jour la base des données des fournisseurs.
Qualifications et compétences minimums requises : BAC+5 en Logistique Qualifications, compétences et aptitudes requises
Système d’évaluation
Qualités : - Leadership, Initiative, Sens des responsabilités, Capacité de négociation, Sens du dialogue, Capacité d'écoute, Sens du devoir, Adhésion aux nouveaux enjeux.
- Par le Directeur Administratif et Financier
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1.5.10.7. Gestionnaire de Stock Tableau 29: Fiche de poste du Gestionnaire de Stock
TITRE : GESTIONNAIRE DE STOCK Dénomination poste
du
Localisation
Gestionnaire de Stock DAF
Classification/Grade Supérieur hiérarchique Relation avec d’autres services Mission du Poste
Attributions spécifiques / Analyse des tâches
Qualifications, compétences et aptitudes requises
Système d’évaluation
Responsable d’Approvisionnement
- Assister le Responsable d’Approvisionnement à la demande d’achat - Recevoir les matériels et articles de stockage ; - Contrôle des articles ; - Suivi du Stock ; - Organiser les transferts du matériel par zone - Produire des rapports mensuels du mouvement et état de stock - BAC +3 en Logistique, Transport et en Comptabilité Gestion d’Entreprises ; - Ayant une expérience d’un an ; Qualités : - Leadership, Initiative ; - Capacité d’Ecoute.
- Par le : Responsable Approvisionnement.
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1.5.10.8. Assistant Logistique Tableau 30: Assistant Logistique
TITRE : ASSISTANT LOGISTIQUE Dénomination poste
du
Localisation
Assistant Logistique Direction Générale BACOREX
Classification/Grade Supérieur hiérarchique Relation avec d’autres services
Mission du Poste
Attributions spécifiques / Analyse des tâches
Responsable Logistique Tous les services de la DG. Tous les responsables des zones et des bases, le Personnel Auxiliaire. - Collecte les informations des fiches de roulage de tous les véhicules BACOREX sur toutes les bases ; - Analyse et traitement de ces informations ; - Création du stock de carburant de toutes les bases et pour tous les véhicules ; - Suivi de la consommation de tous les véhicules ; - Suivi des réparations de tous les véhicules ; - Collecte et traitement de toutes les dépenses effectuées sur les véhicules ; - Gestion administrative du parc auto BACOREX ; - Traitement des factures fournisseurs de carburant de roulage et élaboration des demandes de Paiement. - Assurer la collaboration avec les autres services par le partage des informations et des données ; - Elaborer les rapports mensuels sur la gestion du parc auto et des dépenses logistiques ; - Participer au management du personnel auxiliaire. - BTS d’Etat en Logistique Transport ; - Licence Professionnelle en Logistique Transport ; - Master en Logistique Transport (en instance de soutenance)
Qualifications, compétences et aptitudes requises
Qualités : - Expérience suite à de nombreux stages dans le domaine ; - Sens du management participatif - Sens du devoir ; Intégrité ; - Grande Capacité d’adaptation à des situations inhabituelles.
Système d’évaluation
- Par le : Responsable Logistique
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1.5.10.9. Gardiens des locaux Tableau 31: Fiche de poste du Gardien des locaux
Dénomination du poste Localisation Supérieur hiérarchique Missions du poste
Attributions spécifiques
Qualifications, compétences et aptitudes requises Système d’évaluation
AGENT DE SECURITE Agent de sécurité NIAMEY SIEGE RH Assurer la sécurité des biens et des personnes présentes - Sécuriser les locaux ; - Interdire les personnes non autorisées ; - Exécuter toutes autres instructions données par les principaux responsables et exécuter toute tâche de nature à éviter le blocage du service - Avoir une formation en sécurité ; - Être vigilant ;- Être physiquement apte ; - Disposer des qualités et aptitudes suivantes : Intégrité ; Discrétion ; Rigueur et méthode, Esprit de communication ; -
RH
1.5.10.10.Responsable Refueling Régional Tableau 32: Fiche de poste du Responsable Refueling Regional
Responsable Refueling Regional Dénomination du poste
Responsable Refueling Regional
Localisation Classification/Grade Supérieur hiérarchique Relation avec d’autres services Mission du Poste
DAF Le Directeur d’exploitation, les responsable Refueling national et les différentes équipes et les fournisseurs des pièces de rechange et des véhicules de locations. - Apprendre a remplir le report fuel - Apprendre le calcul du CPH - Établissement du planning de livraison avec le zonal technique a transmettre au Responsable REFULING (12h) - Réception du carburant (citerne, dépôt sonidep) - Gestion des équipes refueling (clé accès, ordre de mission, EPI…) - Suivi des livraisons 24h/24 - Suivi des consommations des GE sur le fichier CPH et établissement d’un rapport - Gestion de la logistique ( Entretien, réparation, document véhicules) - Gestion du stock des consommables (filtre, croix, lubrifiants,
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PR…) Gestion du stock actif (pièce de rechange, GE mobile, EPI, cuves…) - Gestion des sous-traitants ( location voiture, technicien froid…) - Gestion de la paie (techniciens, gardiens….) - Optimisation de la consommation des véhicules. - Gestion des chantiers dans la zone (BTP) - Administrer toutes les activités de BACOREX dans la zone - Productions et transmission de tout les etats de Gestion à la Direction Générale. - Assurer l’exécution des taches citées ci-dessous dans le délai imparti. - Veiller à surmonter toutes les difficultés liées au poste de façon professionnelle. - Prévenir les manquements possibles et suggérer les solutions qui s’imposent. - Gérer de façon optimale les ressources financières, materielles, et humains. Qualifications et compétences minimum requises -
Attributions spécifiques / Analyse des tâches
Qualifications, compétences et aptitudes requises
Qualités : - Disponibilité permanante 24h/24 7jour/7, et le travail avec ses equipes de façon professionnelle.
Système d’évaluation
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PROCEDURES DES ACHATS
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Manuel de procedures GESTION ACHATS
III.
PROCEDURES DES ACHATS
III.1.
Objectif de la procédure
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L’objectif de ces procédures est d’assurer une transparence dans la gestion des achats, des biens et services. Elles permettent également une meilleure maîtrise et un contrôle de ce processus afin d’obtenir une meilleure gestion de stocks limitant ainsi des ruptures et des pénuries. Les présentes procédures établissent les étapes à suivre dans le cadre d’achat de biens et services. III.2. -
Documents de référence
Actes uniforme OHADA portant droit de commerce général ; Système comptable OHADA ; Code fiscal nigérien en vigueur ; Factures des fournisseurs ; Bons de commandes ; Bons de livraisons ; Bons de commandes, Bons d’entrées et de sorties ; Registre des stocks ; PV d’inventaires ; Etc.
III.3.
Les étapes de la procédure
Les étapes successives sont les suivantes :
III.4.
Description de la procédure
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Manuel de procedures GESTION ACHATS
PROCEDURE DES ACHATS Qui ?
Fait quoi ?
Comment, Quand ?
Début
Chef service demandeur
Expression des besoins
1
Chef service demandeur Directeur comptable &financier DG
Signature du bon d’approvisionnement
2
Analyse
3
Non
Chef service approvisionnement
Oui
Chef service approvisionnement
Chef service demandeur
Choix du fournisseur et élaboration du bon de commande/Contrat
4
Non
Controle
5
Oui
Chef service approvisionnement
Lancement de la commande
6
DAF DG
Validation bon de commande
7
Chef service demandeur Fournisseur Chef service approvisionnement
Livraison
8
Fin
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Manuel de procedures GESTION ACHATS
Etapes Tâche 1
Expression des besoins par le service demandeur
Responsable Service demandeur
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Description Le chef service demandeur exprime une demande d’achat selon le modèle en annexe 3
Signature du bon d’approvisionnement
Chef service Signature et validation du bon d’approvisionnement demandeur, DAF, DG
3
Analyse de la demande
Avant l’élaboration du bon de commande, le chef appro doit s’assurer que l’élément objet d’achat n’existe pas en Chef service stock. Si ça existe en stocks, le chef service achat Approvisionnement et ordonne la sortie de l’élément à travers un bon de sortie. Gestionnaire de stock Si l’élément n’existe pas, on procède au lancement de la commande
4
Choix du fournisseur et élaboration du bon de commande
2
En cas d’absence de l’élément dans le stock, le chef Chef service service appro procède à l’élaboration du Bon de Approvisionnement commande et au choix du ou des fournisseurs
5
Contrôle du bon de commande
Chef service demandeur
6
Validation du bon de commande
DAF DG
7
Lancement de la commande
8
Réception de la commande
Le bon de commande est envoyé au service demandeur pour contrôle de conformité. S’il y a des erreurs on les corrige Le bon de commande est transmis au DAF puis au DG pour validation
Si le chef service demandeur valide le bon de Chef service commande, le chef service approvisionnement lance la Approvisionnement commande en appelant le ou les fournisseurs choisis et validés Le fournisseur livre la commande avec ses factures et bon de livraisons en deux exemplaires en présence du Chef service Approvisionnement ou son représentant et Chef service Chef service demandeur ou son représentant. Le bon de Approvisionnement livraison doit être signé par les parties présentes. ou son représentant Un exemplaire des factures et le bon de livraison ainsi et Chef service reçus ainsi que la copie du bon de commande signé sont demandeur ou son envoyés à la comptabilité pour classement et représentant comptabilisation. L’autre exemplaire est gardé au niveau du service approvisionnement pour archivage et suivi.
NB ; afin de ne pas ralentir les activités, tous ces processus doivent être fait de main à main. Donc il faudrait éviter au maximum la bureaucratie. En outre, une conciliation hebdomadaire ou mensuelle, selon le cas, avec tous les fournisseurs y compris ceux des fuels.
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Manuel de procedures GESTION ACHATS
III.5.
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Cas de disponibilité en stock.
Dans le cas de disponibilité de stock le service logistique et appro établi un bon de sortie de stock dont la procédure est la suivante. III.5.1. Bon de sortie Dans le cas de disponibilité en stock la procédure suit le schéma de sortie de stock tel que schématiser ci-dessus. Le service logistique et appro renseigne un bon de sortie à partir d’un carnet à trois souches des couleurs respectives : blanc, bleu, et vert qui comportent les éléments suivant : -
Le numéro de bon
-
Nom de l’article
-
Quantité demandée
-
Prix de sortie stock
-
Montant
(Voir l’exemplaire)
La première souche est remise au gestionnaire de stock pour sortir les articles demandés, la deuxième est transmise à la comptabilité, et le troisième reste dans la souche. Dans le cas d’une sortie de stock à Niamey le carnet reste avec le service logistique. Mais dans les différentes bases le responsable de zone est le gestionnaire donc il envoie deux souches à la direction par semaine. L’une pour la logistique pour consolider l’ensemble des sorties, l’autre pour la comptabilité, et le carnet reste à son niveau. __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
Manuel de procedures GESTION ACHATS
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III.5.2. Validation Apres traitement de la demande d’approvisionnement par le service logistique et appro avec disponibilité de stock. Ce service renseigne le bon de sortie de stock conformément à la demande d’appro qu’il transmet au DG pour validation III.5.3. Mise à disposition Apres validation par le DG de bon de sortie, le service logistique et appro met impérativement et au plus vite les articles demandés à la disposition de demandeur pour éviter tout désagrément de non satisfaction. III.5.4. Contrôle de Sortie Le service comptable vérifie tous les bons qui lui sont transmis par la logistique afin de surveiller le stock de sécurité prédéfini pour éviter toute rupture éventuelle de stock.
III.6.
Description détaillée du processus des commandes
III.6.1. Sélection du fournisseur Le service logistique et appro doit obtenir un fichier fournisseur, classé par catégorie en fonction de type de commande à passer (nature de la commande). Une fois que le fournisseur est sélectionné, la logistique demande une pro-forma au fournisseur sur la base de laquelle, elle établit un bon de commande. Cette pro-forma doit faire l’objet d’une analyse par le service logistique et appro pour vérifier si la proposition du fournisseur est à la hauteur des attentes de l’entreprise en termes des points cités ci-dessus (qualité de produit, prix, délai de livraison et condition de règlement). Elle passe ensuite par le DG pour être acceptée et signée.
III.6.2. Validation Une fois que la pro-forma est validée par le DG, le service logistique et appro prépare un bon de commande sur la base de cette pro-forma qu’elle joint au bon de commande et passe par la direction (DG) pour être signé. III.6.3. Passation de la commande Au terme de ces étapes, la logistique est conduite naturellement à la passation de la commande. __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
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Manuel de procedures GESTION ACHATS
Cette commande comporte en général les renseignements suivants : -
Nom et adresse de l'entreprise qui commande ;
-
Numéro de commande et sa date ;
-
Nom et adresse du fournisseur ;
-
Description et quantité des articles ou fournitures commandés ;
-
Prix des articles ;
-
Instruction générale (marques des colis.) ;
-
Instruction d'expédition (destinataire, mode de transport.) ;
-
Date de livraison ;
-
Condition de paiement ;
-
Signature de responsable logistique.
-
Le Bon de Commande est réalisé en 3 exemplaires :
-
Un (l'original) pour le fournisseur.
-
Un second
au département logistique
en vue de lui permettre de planifier sa
charge de travail future, et par ailleurs de mieux identifier la livraison ; -
Un troisième va à la comptabilité pour être archivé, servant de source d’information sur l’engagement pris, et permettant ensuite d'effectuer la vérification de la facture.
Le modèle de ce bon de commande est en annexe.
III.6.4. Suivi de commande La logistique est tenue ensuite de suivre la commande passée avant le terme de délai de livraison pour éviter tout retard de livraison. Pour cela elle doit passer des appels téléphoniques pour s’assurer que le fournisseur est en train d’exécuter Le contrat.
III.6.5. Réception de la commande Au moment de livraison de la commande par le fournisseur, le service logistique et appro est tenu de réceptionner la marchandise en présence des représentants des services demandeurs. Le service logistique doit s’assurer que le bon de livraison est conforme au __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
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Manuel de procedures GESTION ACHATS
bon de commande, et que le délai de livraison a été respecté. Dans le cas contraire il doit prendre des notes de tous les manquements constatés. Si ces manquements sont conséquents, le service logistique se doit de poursuivre le fournisseur pour mettre l’entreprise dans ses droits. Par contre, si les manquements sont atténuants, il doit attirer l’attention du fournisseur à éviter ces genres des désagréments faute de quoi il perdra le marché avec l’entreprise. Une fois que la marchandise est réceptionnée, et après vérification de conformité, cette dernière est mise en stock. A ce niveau le service logistique procède à sa mise à disposition en déclenchant la procédure de sortie de stock. III.6.6. Vérification et Règlement de la facture Après réception de la facture par la
comptabilité, il convient d'en analyser, faire la
conciliation avec les fournisseurs et administrer le règlement au plus vite selon les conditions de paiement prévues. Les règlements supérieurs à 1.000.000 doivent être effectués nécessairement par chèques ou par virement bancaire. La comptabilité doit présenter au Directeur Général la liste de toutes les factures fournisseurs impayées de façon hebdomadaire pour permettre au responsable une visibilité de l’endettement de l’entreprise afin d’ajuster ses décisions sur les objectifs en cours.
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GESTION DES STOCKS
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Manuel de procedures GESTION DE STOCKS
IV.
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PROCEDURE DE GESTION DES STOCKS
Les pièces de rechange des groupes et autres approvisionnements constituent une partie importante des activités de BACOREX. Leur gestion est assurée par le service achat. Toutefois, un suivi physique rigoureux doit être assuré à travers des fiches de suivi des stocks et des inventaires (voir l’exemple de fiche de gestion des stocks en annexe 3) La gestion des stocks inclut le stock de carburant. Le gestionnaire des stocks doit donc s’approcher des directions et services afin qu’il fasse son travail sur le suivi des stocks de carburant. IV.1. Objectif des procédures Cette procédure a pour objectif de garantir la sécurité des stocks à travers une gestion optimale de ces biens. IV.2. Documents de référence - Bons de commandes, - Bons d’entrées et de sorties ; - Registre des stocks ; - PV d’inventaires ; - Etc. IV.3. Mouvements des stocks IV.3.1. Entrée Chaque entrée en stock est enregistrée par la gestionnaire des stocks sur la fiche des stocks ou tout autre agent formé dans ce sens sur la base des factures et/ou bon de livraison à la réception des stocks. IV.3.2. Sortie Chaque sortie de stocks est enregistrée au moyen d’un bon d’approvisionnement dûment signé par le chef service approvisionnement, le chef service comptable et le DG. Les sorties doivent également être constatées dans la fiche de suivi des stocks présentées en annexe 4. IV.3.3. Gestion des pénuries
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Manuel de procedures GESTION DE STOCKS
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La rupture de stock peut immobiliser le cours des activités et occasionner des pertes à l’entreprise. Afin d’éviter cette situation, un stock de sécurité correspondant à deux (2) mois doit être constitué. IV.4. .Inventaires physiques Un inventaire est effectué au moins une fois dans règlementation en vigueur. Toutefois, au regard de inventaire doit être effectué tous les mois et des PV signés. Toute différence entre stock physique et mentionnée et expliquée sur la fiche d’inventaire.
l’année conformément à la l’activité de BACOREX, cet d’inventaire bien élaborés et stock comptable doit être
Pour ce qui est des régions, l’inventaire doit couvrir toutes les bases sur une période de 3 mois.
V.
PROCEDURE DE GESTION DU PARC AUTOMOBILE
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Manuel de procedures GESTION DE STOCKS
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Le matériel roulant constitue le parc automobile d’une entité. La gestion de ce dernier passe par une gestion administrative, logistique et technique. Il doit assurer le suivi de la consommation de carburant, de l’état de marche, l’affectation des véhicules par Direction et le suivi de leur localisation. Cette procédure a pour objectif d’uniformiser la gestion du parc automobile au siège et dans les bases. V.1. -
Documents de référence
Fichier de la flotte automobile ; Bon de commande de carburant ; Fiche de roulage.
V.2.
Gestion du parc automobile
Le gestionnaire du parc automobile tient un fichier (par région) dans lequel figure tout le matériel roulant de BACOREX. Ce fichier est tenu à jour et prend en compte toute nouvelle acquisition ou affectation. Il fait aussi le suivi de la mobilité des véhicules afin de maitriser leur disponibilité. Les Responsables de zone tiennent à jour un fichier de suivi de leur parc automobile qu’il envoi chaque semaine au Responsable Logistique. V.3.
Gestion du carburant
Cette procédure concerne la gestion du carburant au siège et dans les bases, elle se présente comme suit : V.3.1. Au siège 1. L’Assistant logistique établit et signe le bon de commande qu’il transmet au chauffeur, 2. Le Chauffeur présente le bon de commande à la station et récupère le reçu une fois servi ; 3.
A la fin du mois, le Gestionnaire de la station-service envoie une situation des consommations, une facture, un bon de livraison et les bons de commande ;
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Manuel de procedures GESTION DE STOCKS
4. L’Assistant logistique valide la facture en rapprochant les documents reçus à sa situation et ses bons de commande ; 5. L’Assistant logistique envoie la liasse à la comptabilité pour règlement. NB : en cas d’urgence, le bon de commande doit être régularisé par l’Assistant logistique dans un délai de 24h. V.3.2. Dans les bases 1. L’Assistant logistique évalue la consommation mensuelle de chaque base et élabore le bon de commande prévisionnel (en liaison avec le service approvisionnement); 2. Le DAF réceptionne le bon de commande qu’il signe et transmet en validation au DG ; 3. L’Assistant logistique envoie les bons de commande signés à BPS pour prise en charge; 4. L’Assistant logistique envoie une copie du bon de commande signé au Responsable de base ; 5. Le Responsable de base est tenu de justifier toute sa consommation à l’Assistant logistique en envoyant les reçus de BPS. NB : -
Dans les zones où BPS n’est pas présent, BACOREX envoie le bon de commande à BPS qui recharge par cartes ORIBA (le Responsable de zone est tenu d’envoyer les reçus ORIBA de prise de carburant) ;
-
Dans les zones où il n’y a pas de couverture BPS et ORIBA, la logistique fait une mise à disposition au Responsable de zone. Ce dernier est tenu de justifier à travers des fiches de roulage.
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Manuel de procedures GESTION DE STOCKS
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GESTION DU PERSONNEL
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VI.
PROCEDURE DE GESTION DU PERSONNEL
VI.1. Objectif de la procédure Cette procédure décrit les règles qui gouvernent la gestion administrative du personnel du BACOREX. VI.2. Documents de référence - Code du travail en vigueur au Niger ; - Décret portant partie réglementaire du code du travail ; - Convention collectives interprofessionnelles ; - Présentes procédures ; - Contrats de travail ; - Etc. VI.3. Principes et règles essentielles La gestion administrative du personnel se fait conformément à la législation nationale. En outre, les modalités de la gestion administrative du personnel, notamment recrutement, congés annuels, absence, ruptures du contrat de travail, (démission, décès, Abandon de poste, licenciement etc.) Se conforment aux dispositions du code de travail, de sa partie règlementaire et de la convention collective. VI.4. Paie La procédure s'applique mensuellement pour le paiement des salaires. Les salaires sont payés au plus tard le 8 après la fin du mois suivant conformément à l’article 170 du code de travail. Le paiement est constaté par un bulletin individuel de paie, qui est rédigé de manière à faire apparaître clairement les différents éléments de la rémunération, la nature exacte de l'emploi occupé (voir modèle en Annexe 1). La rémunération est effectuée par virement ou par au comptant selon le cas. La procédure comprend les opérations suivantes : - Préparation des éléments des salaires du mois à prendre en compte, - Édition des bulletins et états de paie (voir modèle en Annexe 2) par le Chef Service ressources humaines (CSRH) - Vérification, validation et signature des bulletins et états des de salaires par le DG ; - Elaboration et envoi des états de paiement des salaires à la comptabilité par le CSRH ; - Signature des par le DAF et par le DG. __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
-
Règlement des salaires par le trésorier ;
Un Etat de paie récapitulant tous les éléments contenus sur les bulletins de salaires devant servir à la comptabilisation de la paie est préparé en même temps que les bulletins de salaire (voir modèle en Annexe 2). 5.1.1 Préparation et édition des bulletins de paie Le Service RH : - saisit les éléments de paie sur le fichier Excel du mois concerné ; - édite les états de salaire du mois 2 et les envoie à la comptabilité.
5.1.2 Contrôle des bulletins et des états de paie La comptabilité contrôle les états de paie ainsi que l’état de paiement et les chèques, le DAF les signe et les transmet au DG pour signature. 5.1.3 Signature des états de paiement Le DG : - signe les ordres de virement, les états de paiement et les chèques ; - les transmet à la comptabilité pour disposition à prendre. 5.1.4 Règlement des salaires Le Trésorier : - fait déposer les ordres de virement à la banque et remet aux collaborateurs leurs chèques à ceux qui ne sont pas payés par virement ; - règlent ceux qui sont payés au billetage ; - envoie la disponibilité aux régionaux pour règlement des salaires en local ; Les financiers régionaux : - Procèdent au règlement des salaires - Envoie l’état d’émargement à la comptabilité à Niamey. 5.1.5 Avances et prêts sur salaire Les avances sont approuvées par le DG, et elles doivent être réglées à la fin de mois respectif ou selon les accords. Les prêts (crédits) pour les collaborateurs suivent la même procédure avec le respect de l’échéancier de règlement qui doit être retenu à la source à la fin de chaque mois. Quel que soit le montant du prêt, le remboursement doit être fait dans le même exercice comptable. Enfin, de façon exceptionnelle, des prêts à long terme peuvent être accordés au personnel.
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Les prêts à long terme sont accordés dans la limite de 5.000.000 FCFA pour une durée maximum de deux (2) ans. Ces prêts seront soumis à l’appréciation d’un Comité pour étudier les demandes. Le Comité sera composé du Directeur Général, du Directeur Administrai et Financier, du Responsable Ressources Humaines et de l’Auditeur Interne et se réunira les 20 du mois. Le prêt à long terme sera accordé dans la limite de la capacité de remboursement du demandeur, par exemple les plages suivantes sont prévues (non exhaustif) : Salaire De 400.000 FCFA à plus De 250.000 FCFA à plus De 150.000 FCFA à plus
Montant prêt 5.000.000 FCFA 3.000.000 FCFA 1.500.000 FCFA
Annuité mensuel 208.000 FCFA 125.000 FCFA 62.500 FCFA
NB : Pour ce qui est des salaires de 50.000 FCFA les demandes de prêt à long terme seront étudiées par le Comité. Chaque demande de prêt fera l’objet d’un calcul en fonction de plage de salaire concerné. Il faut aussi noter que tant qu’un prêt à court terme n’est pas entièrement remboursement, un prêt à long terme ne peut être accordé. Cependant, un prêt à long terme remboursé à 50% donne la possibilité de demander un prêt à court terme. En cas d’urgence, exceptionnellement le Responsable des Ressources Humaines soumettra directement la demande à la Direction générale pour appréciation. VI.5.
Permanence du weekend et jour férié
Dans un souci de continuité ininterrompu des flux des activités durant les weekends et les jours fériés, le Directeur Administratif et Financier désigne le Vendredi lors d’une réunion de coordination avec son équipe, un agent qui va assurer l’astreinte pour les Directions Techniques (Télécom, BTP et Energie). Il sera le point focal à joindre en cas de besoin logistique et financier. Le DAF communiquera le nom et le numéro de cet agent au Responsable des Ressources Humaines qui partagera une note de service dans ce sens. VI.6.
Gestion des mails et des plateformes
5.6.1 Création des adresses mails et intégration des plateformes 1. Le Responsable des Ressources Humaines informe le Responsable Informatique et l’Administrateur des plateformes de l’embauche d’un nouvel employé ;
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2. Le Responsable Informatique créée une adresse mail professionnel au nouvel employé; 3. D’autre part l’employé est intégré dans les plateformes de sa Direction par l’Administrateur ; 4. Le Responsable RH prend en compte le nouvel employé dans son fichier de suivi des mails et des plateformes. 5.6.2 Suppression des adresses mails et intégration des plateformes VI.7. En cas de démission ou renvoi, le Responsable des Ressources Humaines signale au Responsable informatique qui suspens l’adresse mail et l’Ad; VI.8. Le Responsable des Ressources Humaines met à jour son fichier de suivi des adresses mail.
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GESTION DE TRESORERIE
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Manuel de procedures GESTION DE TRESORERIE
VII.
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PROCEDURE DE LA GESTION DE TRESORERIE
VII.1. Règles et principes essentiels En règle générale, les paiements par chèque ou par virement sont à privilégier. BACOREX dispose d’une caisse de menues dépenses et cinq comptes bancaires qui sont : VII.2. Les opérations de caisses
BACOREX ne dispose que d’une caisse générale et des caisses régionales. Aucun règlement de client n’est effectué en espèce. VII.2.1.
La caisse générale
En général, les paiements en espèces doivent être évités (ou minimisés) autant que possible. La caisse menues-dépenses sert à régler ces dépenses de petits montants. Chaque demande de paiement doit être justifiée dans les 5 jours suivants la demande d’approvisionnement. Pour ce qui est des mises à dispositions tel que la gestion de projet (construction site) ou de contrat, les justificatifs doivent être envoyées avant la prochaine demande. Les dépenses de montant supérieur doivent faire l’objet de chèques ou de virements bancaires. Les opérations des week-ends doivent être plafonnées à 3 000.000 FCFA. Le trésorier est chargé d’assurer la tenue physique de la caisse des menuesdépenses. A cet effet, il est le seul détenteur et dépositaire des sommes en espèces. Toutes les sorties doivent être autorisées par le DAF après validation du DG. Chaque approvisionnement par le compte bancaire est matérialisé par la copie du chèque. Il se fait sur la base des règlements prévisionnels journaliers tenant compte des imprévus ne dépassant pas 10. 000 000 FCFA Chaque sortie doit être matérialisée par un reçu ou une pièce de caisse sortie. Les transferts vers les caisses régionales doivent être matérialisés par les bordereaux de transfert.
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A la fin de chaque mois, le trésorier effectue des arrêtés de la caisse principale qui consistent à : - établir le décompte des fonds disponibles ; - expliquer tout écart éventuel entre le solde qui figure sur le registre ou le journal et le résultat de décompte ou solde physique. Le Chef service comptabilité (ou l’auditeur interne au cas où il sera recruté) pourrait faire des inventaires inopinés. Tout arrêté de caisse ou tout contrôle inopiné, doit faire l’objet d’un PV de caisse selon la feuille de vérification présentée en annexe 4 VII.2.2.
Les caisses régionales
Ces caisses reçoivent de la caisse principale des montants destinés à réaliser leurs activités. A la fin de chaque semaine, ils doivent envoyer les situations des caisses de leurs dépenses via une compagnie de transport pour le besoin de la comptabilité. En l’absence de toutes pièces, la comptabilité garde le montant dans le compte d’attente du gestionnaire régional qui doit justifier toutes les sommes reçues. Au plus tard, le 5 du mois suivant, les responsables des caisses régionales doivent envoyés les justificatifs de leurs dépenses. VII.3. Les transactions par banque BACOREX dispose de cinq (5) comptes bancaires. Tous les règlements supérieurs à 3 000 000 FCFA doivent faire l’objet d’un chèque ou d’un virement bancaire. Description narrative de la procédure N° 1
OPERATIONS - Etablit l’ordre de virement (OV) ou le chèque, à partir des données de la facture ou du décompte. -
2 3
-
ACTEURS DAF (CSCF)
Contrôle, vérifient, signe les ordres de virement ou chèques et transmet au CSCF pour remise à la banque, aux fournisseurs ou au « titulaires » Pour les paiements par chèque, le CSCF réceptionne les éléments signés ; fait des copies des chèques ; appelle les fournisseurs ou les salariés pour acquittement ; fait signer les fournisseurs ou les salariés sur les copies des chèques et donne au comptable pour qu’il les classe dans le chrono banque concernée.
DG CSCF et comptable
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Manuel de procedures GESTION DE TRESORERIE
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Pour les paiements par virement, le CSCF fait des copies des ordres de virement ; fait viser la banque sur les copies des ordres de virement et les classe dans le chrono banque concernée.
NB : les règlements des fournisseurs grossistes se fait 30 jours au minimum après dépôt de leur facture. A la fin de chaque mois, un rapprochement bancaire de tous les comptes bancaires doit être établit par le comptable et validé par le CSCF. Le rapprochement des comptes bancaires est effectué à la fin de chaque mois et pour chaque compte bancaire ouvert. Ce rapprochement s’effectue au vu du compte « Banque » du Grand livre et du relevé mensuel de la banque. Les relevés de compte non reçus dans des délais acceptables doivent faire l’objet d’une réclamation auprès de la banque concernée par le CSCF. Toutes les opérations figurant sur l’état de rapprochement doivent être expliquées, et une demande de renseignements écrite doit être adressée à la banque pour tout montant non expliqué. Les états de rapprochement doivent être saisis et visés par le comptable et le CSCF ; ils doivent être classés dans le chrono de la banque concernée.
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PROCEDURES COMPTABLES
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VIII. PROCEDURES COMPTABLES VIII.1. Objectif des procédures Le présent manuel formalise les principales procédures de gestion financières et comptables de BACOREX. Il a pour objectifs de : fournir un cadre formel d’exécution des opérations à caractère financier et comptable ; décrire l’organisation financière et comptable de BACOREX ; décrire les procédures d'exécution des dépenses dans les conditions garantissant un contrôle interne efficace, en formalisant les contrôles à effectuer et définir les responsabilités des intervenants à chaque étape du circuit des documents ; assurer un suivi comptable fiable et continu (classement, saisie, enregistrement) des opérations traitées avec des tiers ou relatives à l’exploitation et entraînant des mouvements de valeur ; satisfaire aux obligations légales par la tenue des livres et documents obligatoires ; préparer et permettre l’établissement d’états financiers périodiques procurant les synthèses et les sources d’informations exploitables par les différents utilisateurs concernés ; L’information comptable doit respecter les normes établies et présenter toutes les garanties de fiabilité. Pour atteindre cet objectif, l’organisation comptable doit assurer : un enregistrement exhaustif, au jour le jour, et sans retard des informations de base ; le traitement en temps opportun des données enregistrées ; la mise à la disposition des utilisateurs des documents requis dans les délais légaux ou convenus par leur communication. VIII.2. Documents de référence -
Acte uniforme OHADA portant droit de commerce général ; Système comptable OHADA ; Code fiscal nigérien en vigueur ; Factures ; Etc.
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VIII.3. Organisation et système comptable de BACOREX La comptabilité de BACOREX est tenue par le comptable sous la responsabilité du CSCF suivant les principes comptables généralement admis sur le plan international et adaptés aux normes et principes comptables applicables en République du Niger. Le présent manuel de procédures décrit : Le système comptable, Le plan comptable ; Le contrôle interne, les différents cycles d’approbation des dépenses; Le format, le contenu et la périodicité des différents états financiers à soumettre ; Cette comptabilité est traitée par un logiciel de gestion comptable et financière qui est SAARI Sage 100. Elle est organisée en cinq (05) journaux comptables : 1. Journal des achats ; 2. Journal des ventes ; 3. Journaux des caisses (autant de caisse que de journal) 4. Journaux des banques ; 5. Report à nouveau 6. Journal des opérations diverses. VIII.3.1. Principes généraux VIII.3.1.1. Procédures d’enregistrement de pièces justificatives Chaque écriture s'appuie sur une pièce justificative datée, établie sur papier ou sur un support assurant la fiabilité, la conservation et la restitution en clair de son contenu pendant les délais requis. Les opérations de même nature, réalisées en un même lieu et au cours d'une même journée, peuvent être récapitulées sur une pièce justificative unique. Les pièces justificatives sont classées dans un ordre défini dans les chronos prévus par BACOREX pour leur classement. La procédure d’enregistrement doit se faire suivant plusieurs étapes à savoir : réception et enregistrement des factures et pièces justificatives; vérification et approbation ; imputation et saisie comptables ; classement ; édition des documents comptables. __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
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VIII.3.1.2. Collecte des pièces comptables Les pièces comptables de BACOREX sont constituées dans un premier temps des pièces externes transmises au cours des transactions par les fournisseurs, les banques et autres institutions. Dans un deuxième temps nous avons des pièces internes c'est-à-dire ceux qui sont créées au sein de BACOREX ; il s’agira ici d’énumérer (les pièces de caisse dépense, les pièces de caisse recette, des bulletins de salaire etc.). Ces pièces devraient être enregistrées ou réceptionnées dans des registres de départ pour les courriers sortant et dans des registres d’arrivée pour les courriers entrant. Ceci facilitera au comptable d’avoir une bonne gestion du temps en cas de recherche d’une pièce ou facture. VIII.3.1.3. Les imputations comptables des pièces Elles sont faites par l’AG sur la base du plan comptable général. Les imputations comptables consistent à inscrire sur une fiche d’imputation : les numéros des comptes (débit et crédit) ; les montants (débit et crédit) le numéro de la pièce (codification) ; la date d’imputation ; la signature de la personne ayant effectué l’imputation. Un exemple de la fiche d’imputation est présenté à l’annexe 6. VIII.3.1.4. Saisies comptables Une fois les imputations faites sur les fiches d’imputation, le comptable fait la saisie informatique dans les différents journaux. Les journaux comptables sont des livres supportant l'ensemble des pièces comptables sous forme d'écritures. Chaque écriture doit comporter : la date de l'opération ; le numéro de compte utilisé ; le numéro de pièce comptable ; un libellé explicatif ; un montant inscrit au débit ou au crédit. Les numéros sont attribués par le logiciel au fur et à mesure de la saisie dans un ordre chronologique. Ces numéros doivent être reportés systématiquement sur la fiche d’imputation agraphée à la pièce et à l’encre indélébile.
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Chaque enregistrement comptable doit être supporté par un cachet d’imputation ou par une fiche d'imputation comptable à laquelle sont agrafées les pièces comptables qui la concernent. En fin d’enregistrement, la pièce d'imputation comptable et ses documents annexés sont classés en fonction du journal auxiliaire ayant reçu l’enregistrement. Le classement est donc fait par type de journal. Pour le mode de classement, il convient d’utiliser le mode chronologique inversé, la pièce la plus ancienne au fond du classeur, et la plus récente en surface. Les documents sont séparés par des intercalaires permettant le regroupement mensuel des pièces. VIII.3.1.5. Analyse des comptes Le comptable est tenu d’analyser en fin de mois les soldes des différents comptes. A ce titre, il doit: maîtriser tous les supports lui permettant de faire les imputations notamment les plans comptables ; effectuer un contrôle des saisies et des imputations sur la base de la fiche d’imputation ; effectuer une analyse mensuelle des soldes des comptes généraux. VIII.3.1.6. Archivages Toutes les pièces justificatives sont classées au niveau de BACOREX dans le différent chrono correspondant. Chaque pièce sera classée en fonction de sa nature (achats dans le chrono achat, les sorti d’espèces dans le chrono caisses, les règlements dans le chrono banque concerné, le salaire dans OD, etc.). VIII.3.2. Schéma des principales écritures comptables Nous présentons ci-après les principaux schémas d’écritures comptables relatifs aux opérations de BACOREX. VIII.3.2.1. Comptabilisation des achats de de BACOREX A la fin de chaque journée, le comptable fait la situation des livraisons et procède à la comptabilisation des achats sur la base des différentes factures. Les écritures suivantes sont passées :
6.2.2.1.1 Achat gasoil et fuel pour refueling et prestation __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
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Libelle DEBIT 6043.. 445200
CREDIT
401…
DEBIT
CREDIT
DEBIT
CREDIT
Achat Gasoil / Fuel Etat, TVA récupérable Fournisseur concerné
6.2.2.1.2. Acquisition d’immobilisation Libelle DEBIT CREDIT 2….. Achat Gasoil / Fuel 445100 Etat, TVA récupérable 404/481 Fournisseur concerné …
6.2.2.1.2. Achats des autres matières et fourniture stockable et non stockables Libelle DEBIT CREDIT DEBIT CREDIT 604… Achat produit ent./ Fournitures 605… Achats non stockables 445200 Etat, TVA récupérable 401… Fournisseur concerné
6.2.2.1.2 Pour les contrats de construction Libelle DEBIT CREDIT 6327 … Rénumeration des prestataires de services 4454… Etat, TVA récupérable 401… Fournisseur concerné
DEBIT
CREDIT
autres
Etc.
VIII.3.2.2. Comptabilisation des ventes de de BACOREX
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A la fin de chaque journée, la situation de toutes les ventes arrêtées et validées à travers les factures émises. Elle sert de pièce de comptabilisation du chiffre d’affaires de la journée. Comme BACOREX a des opérations taxables et non taxables à la TVA, il convient de déterminer le prorata de déduction. En définitive, le schéma comptable général de constatation de la vente est le suivant : En règle générale, Libelle DEBIT 4111xx
CREDIT 7051xx 7052xx 7061xx 7062xx 7063xx 7064xx 7075xx 443…
DEBIT
CREDIT
DEBIT
CREDIT
DEBIT
CREDIT
Client xx Construction site Réalisation forage Refueling Forfait prestation Maintenance préventive Maintenance curative Gardiennage TVA facturée
Exemple Libelle DEBIT 411101
CREDIT 705201 443300
Client ATC Construction site ATC Etat, TVA facturée
Libelle DEBIT 411102
CREDIT 705102 443300
Client Moov Construction site Moov Etat, TVA facturée
VIII.3.2.3. Comptabilisation des entrées et sorties de la caisse menues -dépenses __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
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Le compte de caisse retrace les opérations d’encaissement et de décaissement effectuées en espèces pour les besoins de l’entreprise. Le solde du compte caisse doit correspondre exactement à la somme disponible. Le solde du compte caisse ne doit être que débiteur ou nul. Le solde créditeur du compte caisse signifierait que l’entreprise serait parvenue à débourser d’avantage d’espèce qu’elle n’en aurait reçu en caisse et qu’elle ne serait pas en mesure d’indiquer la manière dont les emplois en dépassement ont été couverts. La caisse de BACOREX est divisée en deux : une caisse principale et une caisse menues -dépense dans laquelle s’effectuent les dépenses plafonnées à 500 000 FCFA. Plusieurs opérations sont effectuées au niveau de la caisse principale. Il s’agit des opérations de versement à la banque, vente en espèce, des remboursements des clients, les règlements des factures etc. Certaines dépenses de BACOREX pour l’achat des petits matériels, des réparations ou d’entretien sont inscrites dans la caisse menue -dépenses. Ainsi les écritures à passer sont les suivantes : Libelle DEBIT CREDIT DEBIT CREDIT 60.... Compte de charge concerné 571...
Caisse Achat au comptant
Réapprovisionnement de la caisse menues-dépenses Libelle DEBIT CREDIT DEBIT 571 Caisse 585
CREDIT
Virement de fonds Selon copie du chèque
Approvisionnement des regions Libelle DEBIT
CREDIT
DEBIT
CREDIT
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Caisse 4711...
Caisse xxx Appro caisse regions
VIII.3.2.4. Comptabilisation des opérations effectuées avec la banque Toutes les recettes de BACOREX sont versées dans son compte à la banque. Celleci effectue plusieurs opérations que ce soit par chèque ou par virement bancaire. Nous allons énumérer point par point ces opérations avec des écritures à l’appui. 1er cas : Règlement des clients Ici le compte intermédiaire (585 - versement de fond) qui a été utilisé dans le journal de la caisse sera crédité afin qu’il soit soldé.
Libelle DEBIT 521… 4117
CREDIT
411…
Banque Client retenue garantie( éventuellement) Client…
DEBIT
CREDIT
DEBIT
CREDIT
de
2eme cas : règlement des salaires . Libelle DEBIT 422000
CREDIT 521.../57
Personnel, rémunération dûe BANQUE
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Virement à IATA
3eme cas : Règlement des dettes sociales et fiscales Libelle DEBIT CREDIT DEBIT 447 Etat, retenue à la source 431 CNSS 521100 Banque Règlement
CREDIT
4eme cas : règlement des fournisseurs Les fournisseurs de de BACOREX sont réglés suivant le schémas suivant : Libelle DEBIT CREDIT DEBIT CREDIT 401... Fournisseur 4017 521100
Retenue garantie( eventuellement) Banque Règlement fournisseur
de
5eme cas : Avances et acompte données aux fournisseurs Libelle DEBIT 4091..
CREDIT Fournisseur acompte 521100
avances
DEBIT
CREDIT
DEBIT
CREDIT
et
Banque Avances donnée
6me cas : Restitution de la retenue de garantie Libelle DEBIT 4017..
CREDIT Retenue de garantie 5…..
Banque/ Caisse Avances donnée
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VIII.3.2.5. Comptabilisation des rémunérations du personnel La comptabilisation des rémunérations dues aux personnels touche deux niveaux : la constatation des rémunérations et le règlement des rémunérations. Constatation des charges salariales et leur règlement Libelle DEBIT
CREDIT
661… 663… 422… 421. 43 44
664… 4311 4312 4313 432 4331
DEBIT Rémunération directe versée au pers Indemnité forfaitaire Personnel rémunérations dues
CREDIT
Salaire brut Indemnité Salbrut+ind- ret
Suivant rémunérations dues au personnel Charges sociales Prestation familiale Accident de travail Caisse de retraite obligatoire Caisse de retraite complémentaire Mutuelle Charges sociales
VIII.3.3. Planning des travaux comptables VIII.3.3.1. Les travaux mensuels -
VIII.3.3.1.1. Caisse inventaire physique de la caisse et rapprochement avec le solde comptable ; édition du journal de la caisse et rapprochement avec la comptabilité contrôle de la saisie ; vérification du classement des pièces justificatives.
VIII.3.3.1.2. Banque __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
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contrôle des saisies du mois ; établissement de l’état de rapprochement bancaire de tous les comptes et analyses ; comptabilisation des éventuelles écritures de régularisation ; vérification du classement des pièces et documents de banque (relevé bancaire, avis de Crédit et de débit..) ; suivi des opérations de trésorerie non dénouées (opérations de virement en attente, chèques ou documents réceptionnés mais non transmis …). VIII.3.3.1.3. La paie préparation des bulletins de paie et contrôle de cohérence ; préparation des chèques, virements; saisie des écritures comptables ; classement des doubles de bulletins de paie dans les dossiers du personnel.
VIII.3.3.2. Les travaux annuels VIII.3.3.2.1. Inventaires des immobilisations, caisse et stock -
-
-
inventaire physique des immobilisations, des stocks et des caisses ; édition du tableau des immobilisations et rapprochement avec les pièces justificatives et la comptabilité ; après l'inventaire physique, identification des immobilisations hors service à sortir du fichier et des comptes ou des immobilisations à céder ; calcul et comptabilisation des amortissements.
VIII.3.3.2.2. La paie Edition du récapitulatif annuel des salaires ; Déclaration annuelle des revenus déposée à la Direction Générale des Impôts.
VIII.3.4. Confidentialités Les données et les fichiers de comptabilité contiennent des informations sensibles / confidentielles sur l’organisation et ses employés. Ils doivent être gardés en sécurité. Les accès ne doivent être donnés aux employés que pour les fichiers qui sont pertinents pour l’exécution de leurs fonctions. __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
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Le fichier comptable SAGE doit être sécurisé avec l’utilisation de mots de passe. Ces mots de passe doivent être notés et gardés dans un lieu sécurisé pour une référence future. Une sauvegarde doit être assurée chaque semaine. Elle doit être faite en copiant les données sur un support de stockage externe tel qu’un serveur, CD-Rom, clé USB ou un disque dur externe. Cette sauvegarde doit être tenue hors-site.
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PROCEDURES DE REFUELING
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Manuel de procedures PROCEDURES DE REFUELING
IX.
PROCEDURES DE REFUELING
IX.1. Objectif des procédures Les présentes procédures visent à formaliser les procédures de refluelig qui est l’activité principale de BACOREX. Elles ont pour objectifs :
Fournir un cadre formel d’exécution des opérations de refueling ;
Décrire les procédures d’accomplissement et de mise en œuvre des taches dans les conditions garantissant un contrôle interne efficace, en formalisant les contrôles à effectuer et définir les responsabilités des intervenants à chaque étape du circuit de refueling.
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Manuel de procedures PROCEDURES DE REFUELING IX.2. Présentation de la procédure PROCEDURE DE REFUELING Qui ?
Fait quoi ?
Comment, Quand ?
Début
Service refueling.
Expression des besoins par sites
1
Chef service refueling DAF et DG
Signature et envoi des bons de commande
2
BPS / Agent exploitation
Refueling
3
Envoi des situations par site avec bon de livraison
4
Analyse
5
BPS / Autres prestataires
Non
Service exploitation Chef service comptable et financier
Oui
Chef service comptable et financier
Comptabilisation
6
Chef service comptable et financier
Règlement
7
Fin
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IX.3. Description de la procédure Etapes Tâche
Responsable
Description
1
Expression des besoins par le service demandeur
Chef service Le chef service refueling exprime une demande d’achat. Cette est Refuelling contrôlée et envoyé par l’O&M à Direction Comptable et financière
2
Signature du bon d’approvisionnement
Chef service Sur la base de la demande d’appro, un bon d’approvisionnement est Refuelling, élaboré par le service Appro, validé et signé par le Chef service DAF, DG Refuelling, DAF, DG 1. Une fois l’accès au site autorisé suivre les consignes suivantes : A. Noter le nom du site sur votre cahier B. Prendre l’index du groupe électrogène et la marque du groupe. C’est-à-dire ; - Prendre la photo de l’index - Noter l’index sur votre cahier et la marque du groupe C. Vérifier le nombre de cuves disponible sur site D. Identifier la cuve à ravitailler : E. Ouvrir la cuve et =vérifier la disponibilité du stock à vue. F. Jauger la cuve avant le refuling : - Procéder au jaugeage à l’aide d’une tige ou de la jauge si disponible - Mesurer le niveau du gasoil sur la jauge (Tige) avec le mètre ruban - Prendre la photo de la jauge avec le mètre ruban (Preuve de la quantité trouvée) - Noter la quantité trouvée sur votre cahier G. Prendre la photo du gardien avec le nombre de bidons de gasoil avant de commencer le refueling
3
Refueiling
2. Commencer le refuling BPS/Autres 3. Fin du refuling : prestataires - Attendre 5mn (stabilisation du carburant dans la cuve) - Jauger la cuve à nouveau après refuling - Noter la quantité après refuling sur votre cahier - Prendre la photo de la jauge avec le mètre ruban Reseignement de la fiche de livraison sur site (Signature du gardien et technicien pour ATC) 4. Refermer la cuve avec cadenas si disponible 5. Prendre les dimensions de la cuve à l’aide du mètre ruban et spécifier le type de la cuve (cylindrique, cubique ou carré) - Largeur - Hauteur - Diamètre - Noter les dimensions sur votre cahier
6. Appeler le numéro de votre contact à la direction pour lui transmettre les informations collectées sur le site (index, marque du groupe, quantité avant refuling, quantité après refuling, dimensions de la cuve). Ensuite transmettre les informations dans la plateforme créée à cet effet. 7. Départ du site 8. Transmissions de la fiche de livraison au client pour signature 4
Envoi situation et les factures avec bon de livraison
Après avoir livré, BPS et les autres prestataires envoient leurs BPS/Autres factures accompagnées des bons de livraison et de commande en prestataires trois exemplaires et précisant les quantités livrées et les prix.
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Manuel de procedures PROCEDURES DE REFUELING Etapes Tâche
5
Analyse rapprochement et validation de la situation reçue de BPS et des autres prestataires
6
Comptabilisation
7
Règlement
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Responsable
Description
Chef sevice Refuellinf , Chef service appro et representant du fournisseur
Le Fournisseur, les chefs services Refuelling et Approvisionnement procèdent à une analyse approfondie des documents reçus afin de s’assurer que toutes les livraisons ont été demandées et sont effectives. En cas d’écarts justifiés, on ajuste les bons de commande. En cas d’écarts non justifiés la responsabilité doit être déterminée et remontée.
Comptable
DFA et DG
Une fois le contrôle effectué , le chef service comptabilité envoie les factures et les bons livraison au comptable pour comptabilisation et classement.
Le fournisseur livre ses factures et bons de conformément au point 4 ci-dessus. Un exemplaire des factures et le bon de livraison et la copie du bon de commande signés sont envoyés à la comptabilité pour classement comptabilisation et règlement. L’autre exemplaire est gardé au niveau du service approvisionnement pour archivage et suivi. Et le dernier exemplaire doit être archivé au service refuelling.
NB : 1. Pour MOOV l’expression de besoin est faite par le client. Cette procédure de demande directe pourrait être valable pour d’autres clients.
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PROCEDURES DE GESTION DES NOCKS ET MAINTENANCES
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Manuel de procedures PROCEDURES DE GESTION DES NOC ET DES
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MAINTENANCES
X.
GESTION DES NOC ET DES MAINTENANCES
X.1.
Gestion des NOC
Les NOC contrôleurs sont en charge de la surveillance continue et de la disponibilité du réseau et de l’énergie. Ils sont constitués en trois équipes qui assurent des gardes de 8H chacune et sont supervisés par un NOC Manager à qui ils rendent comptent. X.1.1. Objectif et champs d’application de la procédure Cette procédure s’applique à tous les sites d’intervention de BACOREX et a pour objectif : -
Surveillance continue des sites ;
-
Transmission rapide des informations aux équipes d’intervention dans un délai de 5 à 10 mn maximum après déclanchement de l’alarme ;
-
Coordination des interventions à distance. X.1.2. Responsabilités
Chaque NOC Contrôleur est responsable des sites qui sont sous sa surveillance. Ils ont l’obligation de rendre compte au NOC Manager des interventions ayant eu lieu sous leur surveillance. X.1.3. Documents de base Les documents de base sont : -Facture ; -Rapport d’intervention.
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Manuel de procedures PROCEDURES DE GESTION DES NOC ET DES MAINTENANCES
X.1.4. Présentation de la procedure
PROCEDURE TECHNIQUE Qui ?
Fait quoi ?
Comment, Quand ?
Début
NOK Manager NOK Contrôleurs
Contrôle 24H/24
NOK Contrôleurs
Alarme +10mn
1
-10mn
Techniciens BACOREX Responsables des zones (ATC)
Intervention à distance
2
NOK Contrôleur
Demande de validation
3
Tecnicien Bacorex
Intervention sur site
Techniciens BACOREX Responsable des zones (ATC)
Rapport et facturation
4
5
Fin
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Manuel de procedures PROCEDURES DE GESTION DES NOC ET DES
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PERIODE
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VERSION
1
MAINTENANCES
Etapes
1
Tâche
Surveillance H24
Responsable
NOC
2
Dysfonctionnement moins de 10mn
NOC Technicien BACOREX
3
Dysfonctionnement au-delà de 10 mn
NOC
4
5
Intervention sur site
Rapport d’intervention
Description Les NOC sont sous la supervision du NOC Manager. Ils sont en charge de la surveillance de la disponibilité continue du réseau.
Lorsqu’une alarme se déclenche, le NOC informe le Responsable de Zone ATC et le Technicien BACOREX. Ce dernier donne des instructions par téléphone au gardien qui vérifie si les équipements d’énergie sont alimentés
Si l’intervention à distance n’est pas concluante. Le Technicien demande l’accord du Responsable de Zone d’intervenir sur le site
En cas d’accord du Responsable de Zone ATC, le Technicien se déplace sur le site avec tous les Technicien éléments nécessaires à la bonne exécution de BACOREX l’intervention. Si l’intervention nécessite le changement Responsable ATC d’une pièce fournie par Bacorex, le technicien demande une fois de plus l’autorisation du Responsable de Zone ATC.
Une fois la maintenance achevée, le Technicien rédige un rapport d’intervention et les évidences qu’il envoie Technicien sur la plateforme (WhatsApp) dédiée à cet effet. Le BACOREX Responsable Maintenance Curative accuse la Responsable Maintenance Curative réception du rapport et procède à l’élaboration de la facture.
X.1.5. Description de la procédure
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Manuel de procedures PROCEDURES DE GESTION DES NOC ET DES
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MAINTENANCES
X.2.
PROCEDURES DES MAINTENANCES PREVENTIVES
Les maintenances préventives des « groupes électrogènes » sur les différents sites d’intervention de BACOREX se font conformément au cahier de charge de chaque client. X.2.1. Objectif et champs d’application de la procédure Cette procédure a pour objectif de maitriser la collecte des données devant étayer les vidanges ou non proposées aux clients ainsi que leur mise en œuvre. Elle s’applique à tous les sites d’interventions de BACOREX. X.2.2. Responsabilités Les Responsables du suivi-maintenance sont responsables de : -
la collecte des données mensuelles ;
-
de la fiabilité des données collectées ;
-
du respect des plages de vidange par les techniciens ;
-
la rédaction du rapport soft ;
-
de la fiabilité des données mises dans le rapport soft et et/ou un outil dédié par le client ;
-
suivi de la correcte mise en œuvre des maintenances préventives par les techniciens ;
-
et toutes autres taches attribuées par la technique.
X.2.3. Documents de base Les documents de base de cette procédure sont : -
Outils dédiés par le client ;
-
Rapport soft ;
-
Facture PM.
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MAINTENANCES X.2.4. Présentation de la procédure
PROCEDURE MAINTENANCE PREVENTIVE Qui ?
Fait quoi ?
Comment, Quand ?
Début
Responsables suivimaintenance
Suivi et collecte des informations
1
Responsables suivimaintenance
Etablissement rapport soft mensuel
2
O&M
Réception et correction rapport soft
3
O&M
Elaboration de la facture & Transmission au Directeur Télécom
4
DT/O& M
Validation de la facture et transmission au client
5
O &M et Client
Reconcialiation
6
Techniciens
Mise en œuvre des maintenances
7
Fin
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MAINTENANCES
X.2.5. Description de la procédure Etapes
Tâch e
Responsable
Description
1
Suivi et collecte des informations
Responsables Suivi- Ils sont en charge du suivi des activités de maintenue maintenance conformément au cahier de charge
2
Etablissement rapport soft mensuel
Ils établissent un rapport soft sur Excel qu’ils Responsables Suivi- renseignent grâce aux données collectées au cours du maintenance mois. Ces données doivent être suffisamment contrôlé afin de garantir une fiabilité.
3
Validation rapport soft
O &M
O & M Contrôle et valide les rapports.
4
Etablissement facture
O&M
Il établit une facture sur la base du rapport soft corrigé et transmet au Directeur Télécom
5
Validation de la facture
Directeur Télécom
6
Réconciliation
Le DT corrigé la facturé s’il y a lieu. Il la retourne à O &M qui la transmet au client concerné
Le client réceptionne la facture qu’il étudie afin de valider ou rejeter les activités facturées par BACOREX. En cas de rejet, BACOREX fournie des éléments de DT, O&M et le client preuves complémentaires qu’elle soumet au client. La réconciliation permettra en fin de compte de statuer sur les activés approuvées.
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MAINTENANCES
X.3.
Maintenance Curative
X.3.1. Champ d’application La maintenance curative consiste à procéder au dépannage et à la réparation des équipements et au rétablissement du service suite à la demande d’intervention du client. X.3.2. Objectif et champs d’application de la procédure L’objectif de cette action est de mettre en œuvre tous les moyens permettant : Le rétablissement du service, lorsque celui-ci est interrompu ou dégradé La remise de l’équipement dans son état de fonctionnement spécifié. Cette procédure s’applique à tous les sites d’intervention de BACOREX. X.3.3. Responsabilités Le chef service DI en collaboration avec ou ses son Assistant(s) et sont en charge de la coordination de la bonne exécution des maintenances curatives. X.3.4. Documents de base Les documents de base sont : - Facture. - Change Request Reporting ; - Outil dédié par le client ; - Corrective Template.
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Manuel de procedures PROCEDURES DE GESTION DES NOC ET DES MAINTENANCES X.3.5. Description de la procédure
MAINTENANCE CURATIVE Qui ?
Fait quoi ?
Comment, Quand ?
Début NOC Manager NOC Contrôleurs
Contrôle 24H/24
NOC Contrôleurs
Anomalie d’Energie
Non
1
Oui
Techniciens BACOREX Responsables des zones (ATC)
Intervention à distance
2
NOC Contrôleur
O&M
3
Responsable ATC et Technicien
Intervention sur site
4
O& M
Rapport d’intervention et facturation
5
O & M et Client
Reconcialtion
6
Fin
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MAINTENANCES
Etapes
Responsable
Description
Surveillance H24
NOC Contrôleurs
Les NOC sont sous la supervision du NOC Manager. Ils sont en charge de la surveillance de la disponibilité continue du réseau.
2
Dysfonctionnement moins de 10 mn
NOC Contrôleur Technicien BACOREX
Lorsqu’une alarme se déclenche, le NOC informe le Responsable de Zone ATC et le Technicien BACOREX. Ce dernier donne des instructions par téléphone au gardien qui vérifie si les équipements d’énergie sont alimentés
3
Dysfonctionnement au-delà de 10 min
NOK Contrôleur
Si l’intervention à distance n’est pas concluante. Le Technicien demande l’accord du Responsable de Zone du client d’intervenir sur le site.
Technicien BACOREX
Le Technicien se déplace sur le site avec tous les éléments nécessaires à la bonne exécution de l’intervention. Si l’intervention nécessite le changement d’une pièce fournie par Bacorex, le technicien demande une fois de plus l’autorisation du Responsable de Zone client. Les Techniciens utilisent les plateformes dédiées pour envoyer des données de leur intervention.
Technicien BACOREX
Une fois la maintenance achevée, le Technicien rédige un rapport d’intervention et les évidences qu’il envoie sur la plateforme dédiée à cet effet. Le chef service DI accuse la réception du rapport et procède à l’élaboration de la facture.
1
4
5
6
Tâche
Intervention sur site
Rapport d’intervention
Reconciliation
DT, O & M, Chef service DI
Le Chef service DI établit un rapport d’intervention hebdomadaire qu’il transmet au client. Lors de la réconciliation, le client valide ou invalide les DI envoyées au cours du mois. Les DI rejetées sont justifiées par des éléments complémentaires et soumises de nouveau à l’approbation du client.
NB : 1. Pour ce qui est du point 3 au niveau de MOOV, si l’intervention à distance n’est pas concluante, le technicien se déplace systématiquement. 2. Pour la réconciliation de Moov, elle se fait entre le O & M et le client. 3. Pour le cas de Moov le Responsables service Maintenance assure, au besoin, un support technique aux équipes sur site
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XI.
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PROCEDURES DE GESTION DES TRAVAUX
XI.1. Principes et règles essentiels L’exécution des travaux BTP repose sur la préparation des travaux ainsi que leur réalisation. Il est essentiel d’anticiper les questions d’ordre technique, matériel et environnement pour une mise en œuvre efficace. XI.2. Objectif et champs d’application de la procédure Le département BTP est en charge de l’exécution des marchés de bâtiments et travaux publics. Cette procédure s’applique à tous les travaux dont BACOREX est responsable de la réalisation. XI.3. Responsabilités Le Directeur BTP est responsable des travaux de leur budgétisation jusqu’à leur réception. XI.4. Documents de base Les documents de base de cette procédure sont : - Contrat ; - Budget ; - Rapport d’exécution ; - Décomptes.
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XI.5. Présentation et Description de la procédurede la procédure La procédure a pour objectif de s’assurer de la bonne maîtrise du système de suivi de chantier suivant les indications des plans et cahiers des charges dans le respect des règles de l’art. Etapes Tâche Responsables/Intervenants Description
1
2
PROSPECTION ET REPONSE A L’APPEL D’OFFRE - Recherche de façon régulière des offres dans les journaux de Responsable montage grande diffusion et les autres supports comme les sites réponse au DAO internet Agent administratif et comptable BTP - Acquérir le dossier DAO auprès des clients, - S’assurer de l’obtention du reçu d’achat du DAO et procéder Responsable montage à son classement dans les documents du marché à archiver réponse au DAO DIR BTP/H
Prospection des DAO (marchés publics/privés)
Achat du DAO
Directeur Technique 3
4
Analyse du DAO et chiffrage
Consolidation et vérification du DAO
Responsable montage réponse au DAO Responsable étude et chiffrage DIR BTP/H Directeur Technique
-
Faire une étude diagnostic de faisabilité du marché (analyse SWAP) Etablissement du devis estimatifs Etude de la rentabilité de l’offre
-
Constituer les documents administratifs du DAO Offre administrative Offre technique
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Etapes Tâche
5 Dépôt de l’offre
1
La planification
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Responsables/Intervenants Description - Faire le cheicking de toutes les informations contenues dans le DAO et vérifier leur conformité - S’assurer de déposer le DAO dans les délais prévus à cet effet - transmet l’ensemble des documents exigés dans le cahier des charges : agréation, CNSS, références, l’analyse des risques (si demandée), le planning... - vérifie les quantités renseignées dans le DAO - il répare les omissions et corrige les erreurs de quantités forfaitaires ; - s’il découvre des erreurs ou des omissions qui rendent Responsable montage impossible l’établissement de son offre, il doit le signaler réponse au DAO immédiatement par écrit au pouvoir adjudicateur (selon la réglementation). - il corrige les erreurs des quantités présumées si le cahier spécial des charges autorise cette correction
GESTION DU CHANTIER DIR BTP/H La démarche globale à suivre est de : 1. Définir la finalité de l’opération à planifier, le livrable. Directeur Technique 2. Décomposer l’opération en tâches de réalisation : cette étape consiste à inventorier les tâches à réaliser en fonction des
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Etapes Tâche
2
Procédures préparatoires
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Responsables/Intervenants Description modes constructifs retenus et des avant-métrés d’ouvrages ; 3. Affecter une durée à chaque tâche, en prenant en compte les Responsable étude et rendements issus de l’étude de prix ; chiffrage 4. Définir les antériorités à chaque tâche. DIR BTP/H 1. Le Directeur de travaux s’assure du degré de connaissance du système de suivi de chantier par le Directeur Technique Conducteur de travaux et l’Administratif. Il l’explicite si nécessaire. Responsable etudes et 2. Le directeur BTP/H Veille à l'application des normes chiffrage contractuelles et réglementaires, notamment en matière de qualité, sécurité, hygiène et impact sur l'environnement Comptable BTP/H et les faire respecter par ses sous-traitants et prendre les mesures de sécurité qui s’imposent s’ils restent en défaut Conducteur de travaux 3. Le Directeur de travaux oriente la politique générale en Chef de chantier matière de suivi de chantier avec le Conducteur de superviseur travaux et l’Administratif. Il leur définit le domaine d’application et les objectifs de la procédure. Il choisit et définit les sections. 4. Le Conducteur de travaux et l’Administratif répercutent ensuite les directives sur les Chefs de Chantier et le Responsable du matériel sur chantier. 5. Le Conducteur de travaux et l’Administratif de chantier établissent alors les détails du système de suivi : Définir le circuit de l’information. Déterminer les ressources (en hommes et en matériel) nécessaires au bon fonctionnement du système.
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Etapes Tâche
3
Planning de ressources matérielles et humaines
Suivi de la main d’œuvre horaire
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Responsables/Intervenants Description Préparer et mettre en place la gestion informatique (adaptation des modèles informatiques de fichiers, installation des logiciels nécessaires). Attribution des rôles pour le personnel de chantier. - Faire l’inventaire du besoin en matériels et matériaux Le conducteur de travaux - Constater les ressources disponibles pour en tenir compte - Faire le planning du matériel et des matériaux à utiliser sur le Le chef de chantier chantier - Faire le planning de la main d’œuvre en tenant compte en Le comptable BTP/H tenant compte de la main d’œuvre directe prévue pour la réalisation des unités d’ouvrages, et la main d’œuvre indirecte. Le conducteur de travaux
4
PAGE :
Le chef de chantier Le comptable BTP/H
Cette procédure comprend 3 étapes : - Préparation des documents et des actions en début de chantier, - Traitement quotidien des pointages, - Consolidation mensuelle
Les pointeurs 5
Suivi du matériel et des matériaux
Le conducteur de travaux
Le comptable BTP/H
La procédure regroupe les opérations relatives au suivi du matériel sur le chantier à savoir le matériel immobilisé (en général le matériel de production - engins) et Le matériel non immobilisé (petit matériel acheté sur chantier).
Les pointeurs
Cette procédure comprend 4 phases :
Le chef de chantier
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Etapes Tâche
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Responsables/Intervenants Description Phase 1 : Préparation des documents et des actions en début de chantier. Ceci comprennent : la liste du matériel engagé sur le chantier, les fiches de pointage du matériel ; le Carnet des bons de mouvement ; Phase 2 : Pointage des heures effectives. Les pointeurs effectuent un pointage de l’utilisation du matériel immobilisé par le biais des fiches de rapport de matériel. Phase 3 : Suivi des coûts le total des heures pointées sur le chantier par engin et par sections sera multiplié par le coût horaire de chaque engin fourni au chantier par le Chef d’atelier à partir de la plus récente réactualisation des prix de location interne Phase 4 : Transfert du matériel Cette phase de la procédure concerne les opérations de cession et de réception entre le chantier et le magasin, ou les autres chantiers. - Le Conducteur de travaux dresse chaque mois une liste des matériels devant quitter le chantier, et transmet sa demande de transfert au Directeur technique (directeur des travaux). - Le Directeur technique (Directeur des travaux) prend la décision de transférer le matériel, et en informe le Chef d’Agence __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
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Etapes Tâche
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Responsables/Intervenants Description (site) et le Chef de chantier qui prend les dispositions administratives et logistiques nécessaires avec les tiers concernés (Agence et chantiers) pour les besoins du transfert. Une fiche d’inventaire du matériel chiffré en quantité et prix, l’état du matériel, son affectation, le responsable du matériel, nombre d’heure d’usage du matériel est dressée mensuellement par le comptable Tous les documents du chantier doivent faire l’objet d’un archivage chez le comptable administrateur BPT/P pour besoin de contrôle et d’archivage.
Le conducteur de travaux
6
Gestion du petit matériel (non immobilisé).
Le chef de chantier Le comptable BTP/H Le pointeur Gestionnaire de stock
7
Gestion des matières
Le conducteur de travaux
1. Le comptable BTP/H contrôle l’état de stock du matériel non immobilisé grâce aux preuves d’acquisition du dit matériel (factures, bons de sortie, bons de mouvement). 2. L’Administratif dresse une liste du matériel en se référant à l’état de stock en cours. Cette liste doit comporter : - Le nom du matériel, - Sa section d’utilisation pour le matériel non immobilisé; ou alors le chantier d’affectation, - Le nom du responsable, d) Le nombre, - La date d’arrivée et la date de départ. Cette liste est conservée par le comptable BTP/H La procédure comprend 3 phases : Phase 1 : Réception des fournitures.
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Etapes Tâche consommables
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Responsables/Intervenants Description Le chef de chantier Dès que le comptable BTP/H obtient l’information selon laquelle une commande est sur le point d’arriver sur le chantier, il doit Le comptable BTP/H transmettre l’information aux responsables des stocks (pour leur permettre de les réceptionner à temps), ainsi qu’aux Le pointeur responsables des travaux concernés (pour s’assurer qu’une aire de stockage a été apprêtée). Il établit en fonction des Gestionnaire de stock informations qu’il reçoit, un agenda de livraison. - Le responsable des stocks récupère auprès du livreur les documents accompagnant les marchandises afin de s’assurer de la conformité et de la traçabilité de la commande de fournitures arrivée sur chantier - Il procède à un examen visuel des fournitures quand il le juge pertinent - Le responsable de stocks délivre deux exemplaires du bon de décharge au livreur qui lui permet de décharger sa marchandise à l’endroit qu’on lui a indiqué (aire de stockage ou poste de travaux à l’avancement – ex. traitement sol-ciment) - Le pointeur du site à décharger vise les bons de décharge et conserve un exemplaire. - Une copie du bordereau de réception est transmise à l’Administratif de chantier. Phase 2 : Gestion du stock de fournitures. Le responsable des stocks prévoit une fiche de stock par fourniture qui contient les informations suivantes : a) L’intitulé de l’article ;
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Etapes Tâche
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Responsables/Intervenants Description b) Le site de stockage ; c) L’emplacement de stockage (ex. : étagères de rangement dans le magasin) ; d) Le stock minimum et le stock maximum de l’article considéré ; e) La date par opérations (entrées ou sortie) f) La provenance ou la destination de l’article en fonction de l’opération g) Le numéro de bon de sortie ou le bon de livraison (ou document équivalent) Le responsable des stocks saisit une entrée de fourniture sur la fiche de stocks à partir du bordereau de réception l’accompagnant, et relève la date, sa provenance, et le numéro du bon de livraison (ou document équivalent). Lorsqu’ un collaborateur émet un besoin en fourniture quelconque, il doit se présenter à l’aire de stockage ou au magasin avec une demande de fournitures interne visée par le chef de chantier Au vu de cette demande qui garantit le besoin de la fourniture, le responsable des stocks fournit la quantité demandée, et rédige un bon de sortie dont il remet l’original au porteur. Le bon de sortie mentionne les quantités totales déstockées. Le responsable des stocks relève aussitôt les quantités sorties sur la fiche des stocks correspondant à la fourniture sortie, ainsi que la date, la destination (la section concernée) et le numéro du bon de sortie correspondant. De manière hebdomadaire puis mensuelle, le __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
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Etapes Tâche
8
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Responsables/Intervenants Description responsable des stocks réalise un journal des mouvements des stocks où il indique les entrées et les sorties totales de la semaine par fourniture à partir des fiches de stocks qu’il transmet au comptable administratif BTP/H
Suivi administratif
Le conducteur de travaux Le chef de chantier Le comptable BTP/H Le pointeur Gestionnaire de stock
Phase 3 : Suivi des quantités à l’avancement. Le suivi administratif est réalisé par l’Administratif comptable BTP/H Il suit les entrées grâce aux informations sur les quantités obtenues à partir des bordereaux de réception, qu’il aura pris le soin de comparer aux caractéristiques de la commande (quantités, références, valeur). Les sorties par le biais des bons de sortie que lui remettent les pointeurs La saisie des bons de sortie et des bordereaux de réception permet de faire l’état des stocks en temps réel et de contrôler les états de stocks hebdomadaires et mensuels réalisés par les responsables de stocks. L’Administratif comptable doit avoir une copie de chaque demande d’approvisionnement des différents chefs de chantier de manière à pouvoir suivre la cohérence des approvisionnements sur chantier par rapport aux besoins initiaux De manière hebdomadaire, l’Administratif doit faire l’état des encours des DA par fournisseurs et par quantités de manière à prévoir des reports éventuels de besoins.
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Etapes Tâche
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Suivi financier
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Responsables/Intervenants Description Il compare le stock existant auquel il ajoute les DA en cours avec les besoins du chantier : STOCK FINAL = STOCK INITIAL + ENTREES – SORTIES Le conducteur de travaux La procédure regroupe l’ensemble des opérations relatives au suivi financier des fournitures approvisionnées sur chantier. Le chef de chantier 1. Circuit de la commande 1.1 La naissance d’un besoin ou la Demande Le comptable BTP/H d’Approvisionnement (DA) Le pointeur Gestionnaire de stock
La demande d’approvisionnement est le document traduisant l’expression d’un besoin en fournitures. Les conditions d’émission d’une DA sont les suivantes : a) Une DA est émise si et seulement si les références demandées ne sont pas disponibles en stocks sur le chantier ; par conséquent, elle est établie après avoir consulté les responsables de stocks du chantier ; b) Une DA est impérativement émise et visée par le responsable de la section concernée (Chef de chantier). Une DA est en trois exemplaires : a) 1 exemplaire pour le siege ; b) 1 exemplaire pour l’Administratif de chantier ; c) 1 exemplaire pour l’émetteur de la DA (souche du carnet). Le Directeur de travaux doit décider du seuil de montant de la DA, au-dessus de laquelle la DA nécessite son visa.
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Etapes Tâche
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Responsables/Intervenants Description L’exemplaire de la DA destiné à l’Administratif est l’élément clé du suivi et doit impérativement lui être remis. L’Administratif se sert du module informatique de suivi. Il doit donc noter les informations suivantes concernant la DA : Le numéro de la DA ; Le nom du demandeur ; La date ; Le nom du chantier et l’imputation comptable du chantier ; L’importance du délai d’approvisionnement ; Les quantités, les désignations et les références des fournitures.
L’administratif ouvre un dossier propre à chaque DA, où seront archivés tous les documents qui y sont relatifs
1.2 La confirmation du besoin ou le Bon de Commande (BC) La confirmation d’un besoin est matérialisée par le bon de commande (BC) : Le bon de commande est le document qui suit la DA, et qui fait office de confirmation de la demande auprès du fournisseur. C’est donc la preuve émanant de l’entreprise qui justifie des modalités d’achat auprès du fournisseur. Toute émission d’un bon de commande doit être précédée d’une consultation des prix auprès d’au moins trois __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
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Etapes Tâche
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Responsables/Intervenants Description fournisseurs (dans le cas où il en existe plusieurs pour la référence demandée). Le bon de commande peut être émis soit par l’Administratif de chantier ou le Service Achats de l’Agence ou du Siège dans les cas suivants : L’Administratif prend la décision d’émettre un bon de commande quand les fournitures mentionnées sur la DA peuvent être obtenues, à des prix compétitifs, auprès de fournisseurs étant à proximité du chantier et dont le montant global peut être payé par la caisse de chantier. Dans le cas où la transaction ne peut pas être effectuée directement entre un chantier et un fournisseur, la DA est envoyée au Service Achats du siège et suit la traitement décrit dans la procédure d’Achats en de BACOREX. Pour ce dernier cas, le Service Achats transmettra une copie à l’Administratif qui aura ainsi la possibilité de provisionner les dépenses et de suivre les délais de livraison pour établir son Agenda de livraison. Le bon de commande comporte les informations suivantes : a) Le numéro du BC ; b) La date ; c) Le fournisseur ; d) Le numéro de la DA ; e) La désignation du chantier (nom et imputation __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
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Etapes Tâche
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Responsables/Intervenants Description comptable) ; f) La quantité, la désignation, le prix unitaire hors taxes et l’unité par ligne de commande ; g) Le délais de livraison L’administratif met à jour son journal des dépenses, à partir de ces informations, dans le module informatique de suivi de chantier. Il complète l’Agenda de livraison dont il transmet la réactualisation au responsable des stocks - chantier et aux chefs de chantier 1.3 La réception de la fourniture Le Bon de Livraison (BL) : Il est émis par le fournisseur pour accompagner la marchandise correspondant aux besoins exprimés en amont dans la DA. Le BL doit spécifier : a)La date de livraison ; b) Le nom du fournisseur ; c)Les références, les quantités et la valeur des produits commandés ; d) Le numéro du bon de commande correspondant. La Facture : Elle est émise par le fournisseur et reprend l’ensemble des informations spécifiées sur le bon de commande. Les paiements se feront à partir de la facture. Le Bordereau d’Expédition (BE) : Il est émis par le Siege de BACOREX, lorsqu’il livre la commande sur chantier et ce dans les cas suivants : a) Les marchandises transitent par le Siege dans le cadre d’achats groupés (ou si le fournisseur n’est pas en mesure de livrer la commande __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
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Etapes Tâche
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Responsables/Intervenants Description directement sur le chantier) ; b) La commande du chantier est disponible en stocks dans les magasins du Siege. Le BE comporte les informations suivantes : 1) Le numéro du BE ; 2) Le date d’expédition ; 3) La désignation du chantier ; 4) La désignation, la quantité, les prix unitaires et le décompte des fournitures ; 5) Le numéro de la DA. 6) Le numéro du bordereau d’expédition. Ces documents constituent la référence de contrôle des fournitures à leur arrivée sur le chantier, permettent à l’Administratif de provisionner les dépenses correspondantes, et de vérifier que la DA initiale est honorée.
Des 3 documents, le plus important est la facture, car elle est la base du règlement de la commande par l’entreprise. La facture doit donc impérativement être visée et contrôlée par l’Administratif de chantier, d’où la nécessité de faire passer les factures par le chantier quand elles sont reçues à l’Agence.
A la réception des fournitures, le chantier doit fournir un justificatif de réception des fournitures après la vérification des caractéristiques de la commande initiale, qui atteste de la bonne réception de la marchandise. C’est le bordereau de réception (BR
Le bordereau de réception tient lieu de base de
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Etapes Tâche
Responsables/Intervenants Description réclamation dans le cas d’un éventuel litige. Il est remis au livreur des fournitures par le chantier
10
Le directeur BTP/H
FIN DE TRAVAUX
Le directeur technique Le conducteur de travaux Le chef de chantier Le comptable BTP/H
La fin d’un chantier est souvent concrétisée par la réception des travaux (provisoire et/ou définitive suivant les cas). Il faut demander au maître d'ouvrage de procéder à celle-ci et établir un procès-verbal de réception signé le maître d'ouvrage. Etablir le décompte final sur base de : - du devis convenu - des suppléments acceptés (en spécifiant la date du document signé) - des modifications actées en cours de chantier (en spécifiant la date du document signé) - Demander la libération du cautionnement ou de l’éventuelle retenue Via courrier Conserver tous les documents officiels - contrat, commande ou notification - devis - rapports - toutes les demandes de modifications - tous les suppléments (signés) - les confirmations de choix établis en cours de chantier (matériaux, teinte...) - les courriers, fax, e-mails
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Etapes Tâche
Responsables/Intervenants Description - le planning (tenu à jour en fonction des suppléments de travaux éventuels)
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Le directeur technique
Rapport mensuel de chantier
Le rapport mensuel de chantier est réalisé par le responsable du chantier à la fin de chaque mois.
Le conducteur de travaux Présentation Le rapport d’activité est séparé en quatre parties : 1- Introduction a) Page de présentation Elle comprend les éléments suivants : - Le logo de l’entreprise ; - Le nom de l’Agence, son adresse et les coordonnées nécessaires ; - L’intitulé du document : « RAPPORT MENSUEL DE CHANTIER » ainsi que le mois et l’année ; - Une photo, un schéma ou une autre image du chantier ; - Le nom de l’affaire b) Caractéristiques du marché. Les caractéristiques du marché ont pour objectif de permettre de rappeler l’environnement du marché ainsi que les conditions contractuelles auxquels il est soumis. Ce chapitre comprend : - Le maître d’ouvrage ; - Le maître d’œuvre ; - Le titulaire de l’affaire ; - Le montant ; __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
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Etapes Tâche
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Responsables/Intervenants Description - Le financement : les partenaires et leur participation respective sur le montant global (en pourcentage) ; - Le paiement : répartition suivant les unités monétaires lorsqu’il y en a plusieurs. - La révision : si le marché est révisable ou non - L’avance de démarrage : selon les clauses contractuelles (ex. : en pourcentage du CA) - L’acompte sur approvisionnement : s’il est prévu - La date de l’ordre de service ; - Le délai et la date de fin ; - Les pénalités de retard : montant par périodes (suivant le contrat) ; - Le délai de garantie ; - Le régime fiscal et douanier en vigueur. 2- Suivi de l’avancement a) Travaux réalisés : Les travaux réalisés sont cités par sections en précisant le degré d’avancement en pourcentage par rapport à la totalité prévue b) Tâches retardées ; Dans le cas où des tâches en retard apparaîtraient, le responsable de chantier doit les citer et les expliquer c) Etat des ressources. , s’il y a des incidences de retards sur les prévisions de ressources, elles devront être précisées ainsi que leur degré de gravité 3- Suivi comptable et budgétaire : __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
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Etapes Tâche
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Responsables/Intervenants Description a) Présentation du résultat comptable ; b) Chiffre d’affaires ; c) Analyse Ecart produits – charges ; d) Suivi budgétaire (écart entre prévision de dépenses et dépenses effectives ; entre ressources prévues et dépenses engagées) e) Analyse par sections. (écart sur rubriques)
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PROCEDURES DIRECTION ENERGIE
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XII.
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PROCEDURES DIRECTION ENERGIE
XII.1. Principes et règles essentiels L’exécution des travaux énergie ou des fournitures repose sur la préparation des travaux ainsi que leur réalisation. Il est essentiel d’anticiper les questions d’ordre technique, matériel et environnement pour une mise en œuvre efficace. XII.2. Objectif et champs d’application de la procédure La Direction Energie est en charge de l’exécution des marchés de de grands travaux, de fourniture et de l’énergie. Cette procédure s’applique à tous les travaux dont BACOREX est responsable de la réalisation. XII.3. Responsabilités Le Directeur énergie est responsable des de l’exécution des contrats et de leur budgétisation jusqu’à leur réception. XII.4. Documents de base Les documents de base de cette procédure sont : -
Contrat ;
-
Budget ;
-
Rapport d’exécution ;
-
Décomptes.
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XII.5. Présentation de la procedure Figure 8: Présentation de la procédure énergie
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XII.6. Description de la procédure
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PROCEDURES DE GESTION DES REPORTINGS
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XIII. PROCEDURES DE REPORTING XIII.1. Objectif des procédures La présente procédure a pour objectif de présenter les principaux tableaux de bord à présenter au DG dans le cadre de la mise en œuvre des activités de BACOREX. XIII.2. Présentation des tableaux de bord des reporting A Présenter et après validation des outils avec la Direction Générale.
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Tableau 33: Récapitulatif des achats SITUATION MENSUELLE DES ACHATS TOTAUX BACOREX DATE
DESIGNATIO SPECIFICATION N
DESTINATION
FOURNISSEURS
QUANTITE
UNITE DE MESURE
PU
MONTANT COMMANDES
MONTANT REGLEMENTS
SOLDE
DIRECTION INITIATRICE
CLIENT
ZONE DE DESTINATION
BASE DE DESTINATION
Responsabilité : le responsable de l’approvisionnement est tenu de renseigner le tableau de bord au niveau central ainsi que la consolidation des reporting opérés par les Responsables des Zones
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Tableau 34: Suivi récapitulatif du stock SUIVI MENSUEL DES STOCKS AU NIVEAU REGIONAL
Nature de stocks
TOTAUX DU MOIS
Livraisons reçues au cours du mois
Stock initial début mois -
Sorties du mois
-
-
Stock final théorique -
Stock Réel inventorié
Ecarts à justifier
Commentaires
Responsabilité : le
responsable de l’approvisionnement est tenu de renseigner le tableau de bord au niveau central ainsi que la consolidation des reporting opérés par les Responsables des Zones
Tableau 35: Suivi récapitulatif refueling __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
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QUANTITEES COMMANDEES AVEC REGION
NAT
N° BC
AGADEZ
Refuling
DIFFA
Refuling
DOSSO
Refuling
MARADI
Refuling
NIAMEY
Refuling
TAHOUA
Refuling
TILLABERI
Refuling
ZINDER
Refuling TOTAUX
DATE
QTE
PRIX UN
QUANTITES LIVREES
MONTANT
N° BL
DATE
QTE
PU
ECARTS MONTANT
-
-
-
-
-
-
Tableau 36: Suivi de consommation
REGION
NAT
Stock initial (relevé avant
Appro début du mois
Consommation s
Stock final (du mois) Théoriqu e
Réel après inventaire
Ecarts ou pertes
Capacités réservoire s
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Quantités à commander
-
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MAI 2021 1 Opérationnelle s
Refuelling) AGADEZ DIFFA DOSSO MARADI NIAMEY TAHOUA TILABERI ZINDER
Refulin g Refulin g Refulin g Refulin g Refulin g Refulin g Refulin g Refulin g
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
TOTAUX
-
-
-
-
-
Commentaires: Ce tableau est une agrégation des données collectées sur les sites par régions lors des inventaires mensuels de chaque site. Il sert également de base des commandes pour le mois suivant sur les principaux sites. Ce tableau est élaboré par le Refuelling Manager et envoyé à la comptabilité et au contrôle pour disposition à prendre chacun en ce qui leur concerne.
Tableau 37: Suivi ligne de crédit
SUIVI DES LIGNE DE CREDIT
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DAT MONTAN LIBELLES OPERATION NATURE SOLDE E T LIGNE MOURABAHA
BENFICIAIRE MARCHE CONCERNE OBSERVATION
Tableau 38: Situation annuelle des approvisionnements Mois
Date
Specification
Fournisseur
Designation
Qte
U. Mesure
P.Unitaire
Total
Direction
Client
Zone De Destination
Tableau 39: Suivi client SUIVI MENSUEL DE LA FACTURATION ET DES CREANCES __________________________________________________________________________________ BACOREX– MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES-COMPTABLES ET FINANCIERES
Base de Destination
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CLIENTS TOTAUX DU MOIS
Montant contrat ou total à facturer -
Montant facturé -
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Reste à facturer -
Montant encaissé -
Solde créance -
Solde Total (facturé et à facturé) -
Commentaires
Tableau 40: Suivi fournisseurs SUIVI MENSUEL DES FACTURES ET DES DETTES FOURNISSEURS
FOURNISSEUR
Montant contrat ou total à facturer
Montant Factures reçues
Reste à facturer -
Montant décaissé
Solde dettes à regler -
Solde Total (facturé et à facturé) -
Commentaires
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TOTAUX DU MOIS
-
-
-
-
-
-
Tableau 41: Suivi mensuel de la rentabilité SUIVI MENSUEL DE LA RENTABILITE DES ACTIVITES
CLIENTS
Montant contrat ou total à facturer
Montant facturé
Charges totales supportés
Marge sur coût direct -
Commentaires
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TOTAUX DU MOIS
-
-
-
-
Tableau 42: Suivi de la trésorerie SUIVI MENSUEL DE LA TRESORERIE Solde début mois
BANQUE
TOTAUX DU MOIS
Encaissements
-
Décaissements
-
-
Solde fin mois -
Commentaires
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Manuel de procedures PROCEDURES DE GESTION DES TRAVAUX Solde début mois
CAISSE
Encaissements
Décaissements
TOTAUX DU MOIS Tableau 43: Suivi mensuel des prêts et avances
-
-
Solde fin mois -
Commentaires
SUIVI MENSUEL DES PRETS ET AVANCES AUX SALARIES Collaborateur
Département
Monatnt initial
Nature
Règlement du mois
Règlement cumulé
Solde à régler
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-
Commentaires
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Tableau 44: Suivi mensuel des salaires SUIVI MENSUEL DES SALAIRES
Retenues Prêts et avances
Montant mensuel
Département
Règlement Soldes -
Commentaires
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TOTAUX DU MOIS
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Tableau 45: Suivi mensuel des couts de logistiques SUIVI MENSUEL DES COÛTS DE LA LOGISTIQUE Ordre 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 TOTAUX DU
Objet de la dépense
Nature de la Dépenses
Coût de la dépense -
Commentaires
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MOIS
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ANNEXES
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XIV. ANNEXES Annexe 1: Présentation d’un exemple du bulletin des salaires MATRICE DE SIMULATION DES SALAIRES IDENTITE DE L'EMPLOYE Nom : XXX Prénom : XXX Matricule : XXX N° CNSS : XXX Classe professionnelle : XXX Fonction : XXX
Entrée en fonction : Période de Paie :
Taux de change R E V E N U MENSUEL 1) Salaire de base 2) Congés payés
du au Personnes à charge 0 580 USD 289 $
XXX XXX
Revenu principal
289 $ 0$ 0$ 289 $
FCFA 167 483 0 167 483 0 0 167 483
5,25% 16,40% 0,50% TOTAL CNSS Rémunération Brute Globale
15 $ 47 $ 1$ 64 $ 274 $
8 793 27 467 837 37 097 158 690
36 $ 238 $ 0$ 238 $ 15 $ 259 $
20 630 138 000 0 138 000 8 690 150 000
Revenu principal brut 3) Indemnité de déplacement 4) Heures supplémentaires Cotisation sociales au Niger CNSS employé CNSS employeur ANPE employeur
11/10/2018
DEDUCTIONS SUR SALAIRE 8) Abattement forfaitaire 13% Rémunération Brute Globale Imposable 9) Abattement pour charge 0% de famille Rémunération Nette Imposable 10) Retenue IU/TS Salaire net à payer =
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OCTOBRE 2020 1
Annexe 2 : Exemple d’état des salaires
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OCTOBRE 2020 1
Annexe 3 : Modèle de demande d’approvisionnement
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Manuel de procedures ANNXES
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OCTOBRE 2020 1
Annexe 4 : Exemple de fiche de sock Exemple 1 DATE
N° d’ordre N°BE
QUANTITE Stock Provenanc Unite P.U. ENTREE SORTIE N°OS disponible e ou destination
Observatio ns
Exemple 2 DATE
ENTREES
LIBELLES
Q
CU
SORTIES
Montants
Q
CU
STOCKS Montants
Q
CU Montants
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OCTOBRE 2020 1
Annexe 5 : Modèle de fiche d’imputation
BACOREX
Exercice: 20…
TEL:
Col: ………….……
NIF: B.P:
Journal: ………….
Fiche d'imputation n°
NUMERO DE COMPTE DEBIT
LIBELLE
CREDIT
/
/
MONTANT DEBIT
CREDIT
Date:
CONTRÔLEE PAR : NB: Y joindre impérativement les pièces justificatives.
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