Manuel D Utilisateur Pour Le HQ - Superviseur - Enquêteur Survey Solutions [PDF]

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Manuel d’utilisateur pour le HQ/Superviseur/Enquêteur– Survey Solutions Note : Ce manuel débute après la conception du questionnaire et après la demande du serveur en ligne (ou alors avant la demande du serveur s’il s’agit de la phase d’entraînement avec le serveur de démonstration). Vous aurez besoin de votre identifiant et mot de passe crées lors de la conception du questionnaire pour les phases suivantes. Pour rappel, Survey Solutions comporte quatre éléments : -

Designer, pour concevoir les questionnaires

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Headquarters, pour la gestion centralisée de l’enquête

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Supervisor (chef d’équipe), pour la gestion rapprochée de l’enquête

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Interviewer (enquêteur), pour la collecte

Checklist 1. Headquarters user imports the questionnaire from the Questionnaire Designer 2. Headquarters user creates user accounts for at least one supervisor and one enumerator 3. Headquarters user create assignments one at a time or create many assignments at a time with a tab delimited file 4. Supervisor Distribute assignments to interviewers. (if necessary) 5. Supervisor or enumerator downloads and installs the interviewer application on the tablet 6. Enumerator/Interviewer synchronizes the tablet and completes the survey case assignment, and synchronizes again (sends the completed survey cases to the server). 7. Supervisor approves or rejects the questionnaire. 8. Headquarters user approves or rejects the questionnaire. Traduction en français : 1. L'utilisateur du siège (Headquater) importe le questionnaire à partir du concepteur de questionnaire (Designer). 2. L’utilisateur du siège crée des comptes d’utilisateur pour au moins un superviseur et un enquêteur. 3. L’utilisateur du siège crée des affectations une à une ou plusieurs affectations à la fois avec un fichier délimité par des tabulations. 4. Le chef d’équipe/superviseur distribue ou modifie les tâches aux enquêteurs (si nécessaire) 5. Le chef d’équipe ou l’enquêteur télécharge et installe l’application interviewer sur la tablette. 6. L'enquêteur synchronise la tablette et conduit les enquêtes auxquelles il a été assigné, puis synchronise à nouveau pour envoyer les enquêtes terminées au serveur 7. Le chef d’équipe/superviseur approuve ou rejette le questionnaire. 8. L'utilisateur du siège approuve ou rejette le questionnaire.

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Explications détaillées des étapes de la checklist

1. L'utilisateur du siège (Headquater) importe le questionnaire à partir du concepteur de questionnaire (Designer). https://support.mysurvey.solutions/headquarters/svymanage/import-the-questionnaire/ (Si vous utilisez le serveur de démonstration, connectez-vous avec l’identifiant Headquaters 1 et le mot de passe Headquaters1. Si le serveur est déjà en ligne, utilisez votre identifiant et mot de passe du siège) Importez un masque (questionnaire) à partir de la page Questionnaires sous l'onglet Configuration de l'enquête. Pour importer un masque, vous devez d'abord cliquer sur l'onglet Configuration de l'enquête et sélectionner Questionnaires dans le menu déroulant.

Cliquez sur le bouton vert Importer un masque.

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Entrez vos informations de connexion à partir de Designer. Après avoir cliqué sur Importer un masque, il vous sera demandé de saisir votre nom d'utilisateur ou votre email, ainsi que votre mot de passe pour Designer (où vous avez créé votre questionnaire). Ce n'est pas le nom d'utilisateur du serveur du siège. Si vous avez oublié votre nom d'utilisateur ou votre mot de passe, rendez-vous à l'adresse https://solutions.worldbank.org/ et cliquez sur le lien * Mot de passe oublié ? * Pour créer un nouveau mot de passe.

Choisissez le modèle de questionnaire à importer sur le serveur. Une fois connecté, une liste de vos questionnaires de Designer vous sera présentée. Dans la liste, sélectionnez le modèle de questionnaire que vous souhaitez importer sur le serveur. Pour rechercher votre questionnaire, taper le nom du questionnaire dans la barre de recherche.

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Cliquez sur le questionnaire de votre choix puis cliquez sur le bouton bleu Importer pour terminer l'importation du questionnaire sur votre serveur.

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2. L’utilisateur du siège crée des comptes d’utilisateur pour au moins un superviseur et un enquêteur. https://support.mysurvey.solutions/headquarters/accounts/create-user-accounts-for-your-team-/ (Si vous utilisez le serveur de démonstration, connectez-vous avec l’identifiant Headquaters 1 et le mot de passe Headquaters1. Si le serveur est déjà en ligne, utilisez votre identifiant et mot de passe du siège) Créer des comptes pour les chefs d’équipe/superviseurs : Pour ajouter un superviseur, cliquez sur l'onglet Equipes et rôles dans la barre supérieure du tableau de bord du siège. Sur le nouvel écran, cliquez sur le bouton Ajouter un chef d’équipe.

Ensuite, remplissez le formulaire affiché et cliquez sur Créer pour ajouter le chef d’équipe.

Répétez ces étapes pour chacun de vos superviseurs/chefs d’équipe (si nécessaire). 5

Créer des comptes pour les enquêteurs de chaque équipe : Le processus est similaire à la création de comptes pour les superviseurs/chefs d’équipe. Pour ajouter un interviewer/enquêteur, cliquez sur l'onglet Équipes et rôles dans la barre du haut du tableau de bord du siège. Sur le nouvel écran, cliquez sur Enquêteur puis sur Ajouter un enquêteur.

Ensuite, remplissez le formulaire affiché. Utilisez le menu déroulant Chef d’équipe pour affecter l’intervieweur à un Chef d’équipe/superviseur. Enfin, cliquez sur Créer pour ajouter l'enquêteur dans le système.

Répétez cette procédure pour chaque enquêteur. Si vous devez créer un grand nombre de comptes utilisateur pour votre enquête, le siège permet la création par lots de comptes utilisateur pour vous faire gagner du temps. Plus d’informations sont disponibles sur le site internet de Survey Solutions. 6

3. L’utilisateur du siège crée des affectations une à une ou plusieurs affectations à la fois avec un fichier délimité par des tabulations. https://support.mysurvey.solutions/headquarters/preloading/creating-assignments-one-at-time/ Nous détaillons ici uniquement les affections une à une. (Si vous utilisez le serveur de démonstration, connectez-vous avec l’identifiant Headquaters 1 et le mot de passe Headquaters1. Si le serveur est déjà en ligne, utilisez votre identifiant et mot de passe du siège) Sélectionnez l'onglet Configuration de l'enquête, puis cliquez sur Questionnaires.

Cliquez (clique gauche de la souris) sur le questionnaire de votre choix dans la liste pour créer des affectations d'entretien. Puis cliquez sur * nouvelle affectation * dans le menu qui s’affiche.

Remplissez autant de champs d'identification que vous le souhaitez. Vous n'avez pas besoin de remplir tous les champs d'identification (par exemple ici il s’agit du champ d’identification « Pays » : Cameroun ou Tchad). Les enquêteurs seront en mesure de renseigner tous les champs d'identification laissés en blanc. Par conséquent, vous pouvez laisser le champ d'identification vide si vous pensez que l'enquêteur sera en mesure de remplir plus précisément ces informations. Spécifiez la quantité pour l'affectation. La quantité est le nombre maximum d'interviews pouvant être générées pour cette affectation. Par exemple, si vous souhaitez que votre intervieweur effectue 5 entretiens pour le travail, vous devez inscrire "5" dans le champ « Taille ». Pour spécifier un nombre d'entretiens illimité pour cette affectation, mettre « -1 ». La taille (nombre d’interview) peut être modifiée ultérieurement si vous souhaitez augmenter ou réduire le nombre d'interviews.

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Précisez qui sera responsable de la mission. Sélectionnez le chef d’équipe/superviseur ou l'enquêteur (la plupart des cas) qui sera responsable de l'affectation. Le champ vous permet de rechercher le chef d’équipe ou l'enquêteur par son nom d'utilisateur.

Cliquez ensuite sur le bouton vert Créer pour générer l'affectation. Une fois l’affectation créée, vous serez redirigé vers le tableau de bord Affectations où vous verrez votre affectation nouvellement générée en haut de la liste.

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4. Le chef d’équipe/superviseur distribue/modifie les tâches aux enquêteurs (si nécessaire) https://support.mysurvey.solutions/headquarters/svymanage/distributing-assignments-tointerviewers/ -------------------------------------------------------------------Attention, cette quatrième étape n’est possible que dans le cas où l’utilisateur du siège (headquater) distribue les affectations aux chefs d’équipes qui les redistribueront aux enquêteurs. L’utilisateur du siège peut également distribuer directement les affections aux enquêteurs et dans ce cas, cette étape ne sera pas nécessaire ! --------------------------------------------------------------------Connectez-vous à votre serveur en utilisant un compte de chef d’équipe/superviseur. Si vous testez Survey Solutions, connectez-vous à demo.mysurvey.solutions en utilisant un compte de chef d’équipe/superviseur. Une fois le tableau de bord du chef d’équipe/superviseur chargé, sélectionnez l’onglet Affectations.

La liste des tâches peut être filtrée par modèle de questionnaire, personne responsable et / ou statut archivé. Dans la liste des affectations, le chef d’équipe/superviseur doit sélectionner les affectations qu'il souhaite attribuer à l'un de ses enquêteurs.

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Dans la fenêtre qui s’affiche, le chef d’équipe/superviseur doit sélectionner l’enquêteur auquel l’affectation sera attribuée. Pour confirmer la sélection, cliquez sur le bouton Affecter.

L’enquêteur sélectionné sera désormais responsable de ces tâches/affectations. Elles apparaîtront dans le tableau de bord de l’enquêteur après la prochaine synchronisation de la tablette.

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5. Le chef d’équipe ou l’enquêteur télécharge et installe l’application intervieweur sur la tablette. https://support.mysurvey.solutions/interviewer/config/download-and-install-the-interviewerapplication/ Lors de la phase de test, il y a la possibilité de télécharger les données APK de l’application tester directement sur la tablette : https://apkpure.com/survey-solutions-tester/org.worldbank.solutions.Vtester, ou bien via le Play Store ou bien de tester le questionnaire avec la version en ligne (sur ordinateur uniquement). Les explications ci-dessous concerne le téléchargement de l’application Interviewer directement sur tablette. Il est également possible de télécharger l’application sur l’ordinateur et de la copier sur la tablette via le câble USB. Étape 1 : Sur l'écran d'accueil de la tablette, cliquez sur le bouton Applications. Le bouton est généralement situé au milieu de la barre d'outils inférieure et l'icône est un cercle avec six points. Dans le menu des applications, sélectionnez Paramètres. Sélectionnez Sécurité et assurez-vous que l'option Sources inconnues - Autoriser l'installation d'applications à partir de sources autres que le Play Store est sélectionnée / cochée.

Étape 2 : Ouvrez le navigateur Chrome et accédez à l'adresse de votre serveur. Si vous utilisez le serveur de démonstration pour la phase de test, accédez à https://demo.mysurvey.solutions/Download. Étape 3 : Cliquez sur le bouton Obtenir l’application Interviewer et attendez la fin du téléchargement. Si une question géographique est incluse dans le questionnaire, veillez également à décocher la case « Exclure le support de ESRI Map ».

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Étape 4 : Retournez à l'écran d'accueil et sélectionnez Applications—> Téléchargements. Cliquez sur la dernière version téléchargée et choisissez Installer.

Étape 5 : Une fois l’installation terminée, revenez à l’écran d’accueil de la tablette et ouvrez l’application Interviewer.

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Étape 6 : Entrez l’adresse du serveur https://demo.mysurvey.solutions dans le point de synchronisation, ainsi que le nom d’utilisateur et le mot de passe de l’enquêteur. Vous pouvez révéler le mot de passe saisi à l'aide du symbole représentant un œil dans le coin du champ de texte. Lors de la saisie de l'adresse du serveur, vérifiez si vous devez commencer l'adresse avec “http” ou “https”. Pour se connecter au serveur de démonstration, les utilisateurs doivent commencer l’adresse avec « https ». Pour d'autres serveurs, il peut s'agir ou non de « http ».

Étape 7 : Appuyez sur le bouton de synchronisation

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6. L'enquêteur synchronise la tablette et conduit les enquêtes auxquelles il a été assigné, puis synchronise à nouveau pour envoyer les enquêtes terminées au serveur https://support.mysurvey.solutions/interviewer/config/synchronization-completing-the-interview/ 1. Se connecter : Vous pouvez vous connecter en utilisant le nom d'utilisateur et le mot de passe que vous avez reçus de votre chef d’équipe ou utilisateur du siège. Appuyez sur l'icône en forme d'œil pour voir votre mot de passe afin de vous assurer que vous l'avez entré correctement. Si vous ne pouvez pas vous connecter mais que vous êtes certain que le nom d'utilisateur et le mot de passe sont corrects, synchronisez la tablette (voir l'étape suivante).

2. Synchroniser : Vous devez synchroniser votre tablette aussi souvent que votre chef d’équipe/superviseur vous le demande. La synchronisation nécessite un accès Internet. Pour synchroniser, appuyez sur le bouton « Synchroniser » dans le coin supérieur droit de la barre d’outils. Les résultats de la synchronisation s’afficheront : combien de nouvelles affectations, combien ont été acceptées ou rejetées, etc.

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3. Le tableau de bord : Le tableau de bord contient la liste des unités d'échantillonnage que vous devez réaliser. Lorsque vous approchez d’une des unités d’échantillonnage de la liste, sélectionnez l’entrée correspondante pour commencer l’entretien et cliquez sur Entamer un nouvel entretien.

4. Navigation dans l'interview : Utilisez le bouton en haut à gauche de l'écran pour accéder à la liste de toutes les sections du questionnaire et cliquez sur le nom de la section pour y accéder rapidement.

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5. Validation : Une fois que vous avez répondu à la question, le cadre qui l’entoure peut virer au rouge. Si la couleur ne change pas, la réponse à la question ne contient probablement pas d'erreur. Si c'est rouge, la réponse n'est pas celle attendue. Un message d'erreur d'accompagnement peut vous donner plus d'informations sur ce qui n'a pas fonctionné.

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6. Vos progrès : Survey Solutions utilise un schéma simple pour communiquer aux enquêteurs le statut de chaque section. La couleur verte indique qu'une section est complète, c'est-à-dire que toutes les questions ont été répondues et qu'aucune réponse n'a été invalidée. Le bleu indique que c’est incomplet, c'est-à-dire que certaines questions sont sans réponses. Le rouge indique qu’une ou plusieurs réponses sont non valides, c’est-à-dire une réponse qui ne respecte pas la condition de validation.

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7. Ajout de commentaires : Tapez et maintenez votre doigt sur le texte de la question pour activer le champ de commentaire. Les commentaires peuvent être utilisés pour fournir des explications supplémentaires aux réponses et peuvent être partagées avec votre chef d’équipe/superviseur.

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8.Terminer l'entretien : Pour terminer l'entretien, cliquez sur le bouton en haut à gauche de l'écran, puis sur le bouton * Achever * en bas du menu. Vous verrez un écran de résumé. Le nombre situé à côté du bouton Sans réponse indique le nombre de questions laissées sans réponse. De même, le bouton Erreurs indique le nombre de questions avec des réponses non valides. Vous pouvez écrire dans le champ Note à l'intention du chef d’équipe/superviseur les commentaires ou observations que vous souhaitez partager. Lorsque vous êtes sûr que l'interview est terminée, appuyez sur Achever pour la terminer et revenir au tableau de bord, où vous pourrez sélectionner un autre ménage et commencer une nouvelle interview. Les données ne seront pas disponibles pour vos chefs d’équipe/superviseurs jusqu'à ce que vous synchronisiez votre tablette. Dès qu'une connexion Internet est disponible, il est conseillé de synchroniser votre tablette.

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7. Le chef d’équipe/superviseur approuve ou rejette le questionnaire. https://support.mysurvey.solutions/supervisor/supervisor-browsing-the-completed-interview/ Pour des enquêtes de petite taille, il n’est pas nécessaire d’avoir un chef d’équipe/superviseur pour cette étape et l’utilisateur du siège peut directement approuver ou rejeter l’enquête réalisée.

Étape 1 : Connectez-vous à votre serveur en utilisant un compte de chef d’équipe/superviseur. Si vous testez Survey Solutions, connectez-vous à demo.mysurvey.solutions en utilisant un compte superviseur.

Étape 2 : Allez à l'onglet Entretiens

Étape 3 : Dans le filtre situé à gauche de l'écran, dans le Statut, sélectionnez Achevé (completed).

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Étape 4 : Cliquez sur la clé d'interview pour l'interview que vous souhaitez parcourir.

Vous pouvez maintenant voir toutes les réponses données par les personnes interrogées - les réponses marquées en rouge ne sont pas valides selon les règles de validation. Étape 5 : Si l'entretien doit être approuvé, cliquez sur le bouton Approuver. Pour le renvoyer à l'intervieweur, cliquez sur le bouton Rejeter.

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8. L'utilisateur du siège approuve ou rejette le questionnaire. https://support.mysurvey.solutions/headquarters/interviews/headquarters-user-browsing-thecompleted-interview/ Étape 1 Connectez-vous à votre serveur en utilisant un compte d’utilisateur du siège. Si vous testez Survey Solutions, connectez-vous à demo.mysurvey.solutions en utilisant le nom d'utilisateur et le mot de passe suivants: Nom d’utilisateur : Headquarters1 Mot de passe : Headquarters1

Étape 2 : Allez à l'onglet Entretiens Étape 3 : Dans le filtre situé à gauche de l'écran, sélectionnez Approuvé par le superviseur. Dans le cas d’un enquête de petite taille, les enquêtes peuvent être directement approuvées par l’utilisateur du siège.

Étape 4 : Cliquez sur la clé d'interview pour l'interview que vous souhaitez parcourir.

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Étape 5 : Si l'entretien doit être approuvé, cliquez sur le bouton Approuver. Pour le renvoyer à l'intervieweur, cliquez sur le bouton Rejeter.

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