L'organisation de vos documents 2894161239, 9782894161234 [PDF]

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS FAITES-LA VOUS-MÊME

GUIDE INTERACTIF

par

Guylène Éthier

Illustrations: Christiane Dubreuil Mise en page: Claudette Racine Graphisme: Top Communication Mtl Impression: Imprimerie d'édition Marquis Ltée

Pour être régulièrement informé de la parution de nos nouveaux livres et de notre catalogue, nous vous invitons à consulter notre site Internet à: www.edivermette.com Vous pouvez aussi communiquer avec nous à l'adresse suivante:

Éditions Vermette 6255, rue Hutchison, bureau 103 Montréal (Québec) Canada H2V 4C7 Tél: (514) 278-4648 Fax: (514) 278-3030 adresse électronique : [email protected]

ISBN: 2-89416-123-9 Copyright: © Éditions Vermette Dépôt légal : Ottawa, Canada, 3e trimestre 1997 Tous droit réservés. Aucune partie de cet ouvrage ne peut être reproduite, enregistrée ou retransmise sous aucune forme ni par aucun procédé électronique, mécanique, photographique ou autres sans l'autorisation préalable de l'éditeur.

DANGER

PHOTOCOPILLAGE TUE LE LIVRE

LE PHOTOCOPILLAGE TUE LE LIVRE

Le logo qui apparaît en page 3 de ce livre mérite une explication. Son objet est d'alerter le lecteur sur la menace que représente pour l'avenir de l'écrit le développement massif du «photocopillage». La Loi sur le droit d'auteur interdit la reproduction des oeuvres sans autorisation des titulaires de droits. Or, la photocopie non autorisée - le «photocopillage» - s'est généralisée, provoquant une baisse des achats de livres, au point que la possibilité même pour les auteurs de créer des oeuvres nouvelles et de les faire éditer par des professionnels est menacée. Nous rappelons donc que toute reproduction, partielle ou totale, du présent ouvrage est interdite sans l'autorisation écrite de l'éditeur ou d'une société de gestion dûment mandatée.

À Félicité et Fernand

TABLE DES MATIÈRES

TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION

L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS ..................................................... 3

CHAPITRE 1

PRENDRE LA DÉCiSiON .................................... 7

CHAPITRE 2

CONNAÎTRE SA SITUATION DOCUMENTAIRE ............................................. 17

CHAPITRE 3

ÉTABLIR UN PLAN DE TRAVAIL. .................... 49

CHAPITRE 4

QUOI GARDER, QUOI JETER .......................... 59

CHAPITRE 5

COMMENT GARDER. ....................................... 69

CHAPITRE 6

LE FAIRE ET SE RETROUVER (REPÉRAGE) .................................................... 89

CHAPITRE 7

CHOIX DES ÉQUIPEMENTS ET DES FOURNITURES ......................................... 95

CHAPITRE 8

MISE À JOUR ANNUELLE ET NOUVEAUX SUJETS ...................................... 105

L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS

INTRODUCTION

L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS

L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS

INTRODUCTION

L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS

Qui n'a pas rêvé de voir ses documents super bien organisés, présentés d'une façon invitante et impeccable et surtout d'avoir en tout temps l'accès à son information rapidement et facilement. Mais qui donc possède la baguette magique qui transformera cet amas de papier en un ordre méticuleux de dossiers roses et mauves? Mais vous-même! Tout ce qui vous manque, en sus de la bonne volonté, c'est une méthode de travail simple et efficace.

3

L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS-MÊME

Soyons honnêtes, sauf quelques rares exceptions, organiser nos documents peut sembler une tâche insurmontable, fastidieuse et, n'ayons pas peur des mots, carrément ennuyeuse. Mais voilà, avec l'aide du présent guide qui vous suggère une démarche facile et rationnelle, établir de l'ordre et de la méthode est réalisable. Nous vous présentons des étapes claires et bien expliquées grâce auxquelles, instaurer l'harmonie documentaire est accessible à tous. Entendons-nous bien, ce guide n'est pas un émule de la pensée magique. Faire l'organisation de vos documents demande temps et efforts. Si vous tenez bien fort ce livre dans vos mains et que vous fermez les yeux, il ne se passera ... rien. Mais si vous l'ouvrez et que vous suivez scrupuleusement la démarche proposée, vous verrez l'allure de votre paperasse se transformer, et c'est avec fierté que vous contemplerez le résultat de votre travail. Ce livre vous appartient, c'est votre outil d'apprentissage. N'hésitez pas à écrire à l'intérieur et à l'annoter, il est conçu pour que vous le personnalisiez.

4

PRENDRE LA DÉCISION

CHAPITRE 1

PRENDRE LA DÉCISION

PRENDRE LA DÉCISION

CHAPITRE 1

PRENDRE LA DÉCISION On y pense depuis un certain temps, on remet à plus tard, on est sûr qu'on a pas le temps, on attend une période plus calme, on trouve des prétextes et puis finalement, le désordre continue et partois retrouver un papier prend de notre précieux temps ou on laisse tomber car l'information dont on a besoin est engloutie dans le dédale de l'information dont on n'a pas besoin. Allons-y! Agissons! Que vous soyez une personne, une association ou une entreprise, vous accumulez les En plus de ne pas papiers d'une façon incroyable. toujours vous y retrouver, avez-vous pensé au gaspillage d'espace, à l'achat d'équipements d'entreposage et sans y mettre un terme, imaginez dans cinq, dix ou quinze ans. Chercher quelque chose deviendra toute une aventure. Le résultat de votre renouveau documentaire réunira l'efficacité à l'esthétisme. Vous avez accompli le premier pas en vous procurant ce guide. Voyons maintenant quelles sont vos motivations particulières. 7

L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME

VOICI LA LISTE DES PROBLÈMES QUE POSSIBLEMENT VOUS RENCONTREZ, COCHEZ CEUX QUE VOUS AIMERIEZ VOIR DISPARAÎTRE.

PROBLÈMES POSSIBLES

Je n'ai pas le temps de m'occuper de mes documents. J'ai trop de papiers. Je cherche longtemps avant de trouver. Je ne trouve pas toujours. Je me retrouve, mais je suis le seul. Mes documents ont l'air d'un capharnaüm. J'ai jeté des importants.

documents

J'ai des documents partout. Mon classeur ne ferme plus. En cas de sinistre, tous mes documents sont perdus.

8

JE SOUHAITE ÉLIMINER CETTE SITUATION

JE VEUX CONSERVER CETTE SITUATION

PRENDRE LA DÉCISION

VOYONS MAINTENANT UN À UN CES PROBLÈMES HABITUELLEMENT PRÉSENTS DANS UNE DÉSORGANISATION DE DOCUMENTS.

JE N'AI PAS DOCUMENTS

LE

TEMPS

DE

M'OCCUPER

DE

MES

Avez-vous réfléchi au temps que vous perdez à rechercher une information. De plus, avez-vous pensé aux avantages de retrouver rapidement une information dont vous avez besoin sur-le-champ. Quelle bonne impression vous donnez d'avoir une organisation de documents stylisée. Quelle allure de professionnalisme vous dégagez face à vous-même et aux autres. Loin de vous faire gagner du temps, le système de classement placé sous le signe de la désinvolture vous en fait perdre, et c'est pourquoi nous vous suggérons de placer l'organisation de vos documents dans vos priorités.

Il

J'AI TROP DE PAPIERS

Quand on ne sait au juste quel document conserver et quel document jeter, souvent on choisit de tout conserver et c'est tout à fait normal. C'est la raison pour laquelle le présent guide inclut une section vous aidant à établir, en fonction de la législation actuelle, quel document doit être conservé pour toujours et quel autre peut-être détruit et ce, après combien d'années de conservation.

9

L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME

Il

JE CHERCHE LONGTEMPS AVANT DE TROUVER

Voici deux des principaux facteurs de réduction de temps de recherche: l'utilisation de la logique comme matériel de base pour fabriquer votre structure d'organisation de vos documents en dossier vous permettra de vous y retrouver beaucoup plus rapidement et l'élimination des documents inutiles vous permettra de réduire votre masse de documents.

~JENETROUVEPASTOUJOURS Un document mal classé est souvent un document perdu. L'organisation systématique de vos documents ne vous placera jamais hors de portée de l'erreur humaine mais elle vous permettra de réduire au maximum les risques d'égarer un document.

JE ME RETROUVE, MAIS JE SUIS LE SEUL

Si vous êtes la seule personne à vous y retrouver, c'est déjà un bon point pour vous. Peut-être est-ce suffisant, surtout si vous travaillez seul, vivez seul et que vos interactions avec vos semblables sont quasi inexistantes. Dans ce cas, vous êtes une exception car la majorité des personnes, compagnies ou associations peuvent avoir besoin qu'à l'occasion une autre personne puisse avoir accès à leurs documents, ne serait-ce qu'en cas d'urgence.

10

Il

PRENDRE LA DÉCISION

Il

Il

MES DOCUMENTS ONT L'AIR D'UN CAPHARNAÜM

Si vos documents s'entassent depuis plusieurs années sans organisation précise, il est inévitable que leur présentation soit quelque peu étrange. Si la seule idée d'avoir à rechercher quelque chose dans vos papiers vous indispose, il est grandement temps de consacrer du temps à leur remise en place.

Il

J'AI JETÉ DES DOCUMENTS IMPORTANTS

Parfois l'impression d'être envahi par une horde sans fin de documents nous pousse à "faire un bon ménage". Malheureusement, si cette épuration n'est pas une opération planifiée et effectuée selon des normes précises, il est souvent dangereux, qu'emportés par notre élan, nous ne jetions un peu trop de documents et pas toujours les bons. C'est pourquoi une section entière est consacrée à l'établissement de règles régissant la conservation et la destruction sécuritaire de vos documents.

~J~IDESDOCUMENTSPARTOUT

Il

L'inconvénient majeur d'avoir des papiers éparpillés un peu partout, c'est qu'ils semblent prendre du volume. La réunion, en un endroit précis, de la majorité de vos documents vous donnera déjà l'impression qu'il y en moins.

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME

MON CLASSEUR NE FERME PLUS

Surtout n'en achetez pas un autre avant d'avoir complété l'organisation de vos documents. Probablement que vous aurez de l'espace disponible pour plusieurs années encore après avoir procédé à l'épuration de vos documents.

EN CAS DE SINISTRE, PERDUS

TOUS MES DOCUMENTS SONT

Certains types de documents demandent une attention particulière. La perte de ces documents risquerait d'avoir des conséquences néfastes sur vos affaires. C'est pourquoi, il est préférable d'envisager des solutions pratiques pour prévenir, à moins de frais possible, la continuité de vos activités suite à une catastrophe imprévisible.

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PRENDRE LA DÉCISION

VOICI LA LISTE DES AVANTAGES POSSIBLES, COCHEZ CEUX QUI VOUS INTÉRESSERAIENT.

JE TROUVE RAPIDEMENT

D

JE JETTE SÉCURITAIREMENT

D

JE CENTRALISE MES DOCUMENTS

[]

J'AI UNE ORGANISATION LOGIQUE

[]

J'AI UNE ORGANISATION ESTHÉTIQUE

[-j

J'AI UNE PROTECTION SPÉCIALE POUR CERTAINS DOCUMENTS

[J

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME

AVEZ-VOUS ..... .

OUI

NON

SÉRIEUSEMENT RÉFLÉCHI?

1 1

1 1

PRIS UNE FERME DÉCISION?

1

14

J

Il

CONNAÎTRE SA SITUATION

CHAPITRE 2

CONNAÎTRE SA SITUATION

CONNAÎTRE SA SITUATION

CHAPITRE 2

CONNAÎTRE SA SITUATION Avant d'envisager une solution pertinente, il faut connaître à fond sa situation. La décision est sérieusement prise, nous en sommes à la deuxième partie de notre démarche que nous imagerons avec la maxime "connais-toi toimême" ou plus exactement connais l'état de l'organisation actuelle de tes documents.

17

L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME

VOICI LES QUESTIONS QUI VOUS DONNERONT UN COURT BILAN DE VOTRE SITUATION: A

Il

RAISON DE LA POSSESION DE DOCUMENT

1. PERSONNE PHYSIQUE

li

2. TRAVAILLEUR AUTONOME

rl

3. PROFESSION LIBÉRALE

Il

4. ASSOCIATION

1 1

5. PETITE OU MOYENNE ENTREPRISE

U

BÊTES-VOUS? 1. PROPRIÉTAIRE D'UN OU DE PLUSIEURS IMMEUBLES 2. LOCATAIRE C

1

1

QUEL SECTEUR DE VOS ACTIVITÉS GÉNÈRE LA CRÉATION, L'ENVOI OU LA RÉCEPTION DE DOCUMENTS?

1. RELATION AVEC LES CLIENTS 2. UTILISATEUR D'UTILITÉS PUBLIQUES (TÉLÉPHONE, ÉLECTRICITÉ, ETC.)

Il U

3. RELATION AVEC LES FOURNISSEURS

[]

4. RELATION AVEC LES MEMBRES

1 1

5. RELATION AVEC LES DIVERS PALIERS GOUVERNEMENTAUX

[1

18

CONNAÎTRE SA SITUATION

D

QUELLE EST L'ORGANISATION ACTUELLE DE VOS DOCUMENTS?

1.

AUCUNE ORGANISATION

il

2.

CLASSEMENT PAR ORDRE ALPHABÉTIQUE

1 1

3.

CLASSEMENT PAR SUJET

4.

CLASSEMENT PAR ORDRE CHRONOLOGIQUE

E

OÙ SONT CLASSÉS VOS DOCUMENTS?

Il Il

1

1.

DANS DES TIROIRS

1

2.

DANS UN BUREAU

1 1

3.

DANS UN CLASSEUR

1

j

4.

DANS DES BOÎTES

f

1

5.

UN PEU PARTOUT

1

1

F

QUEL EST L'ÉTAT DE VOS RECHERCHES DE DOCUMENTS?

l1 li

1.

JE NE M'y RETROUVE PAS DU TOUT

2.

JE TOMBE DESSUS PAR HASARD

3.

JE TROUVE TOUJOURS MAIS JE CHERCHE LONGTEMPS

[]

4

JE TROUVE PARFOIS OUI ET PARFOIS NON

[J

5.

JE TROUVE TOUJOURS ET RAPIDEMENT

1 1

19

L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME

G

JETEZ-VOUS DES DOCUMENTS?

1.

JAMAIS

2.

RAREMENT

3.

OCCASIONNELLEMENT

[J lJ Il

4.

TOUS LES ANS

r]

Il H

QUI CLASSE VOS DOCUMENTS?

Il

1.

MOI-MÊME

U

2.

UNE PERSONNE DÉSIGNÉE

1 1

3.

UN PEU TOUT LE MONDE

LJ

III

QUI CONSUL TE VOS DOCUMENTS?

1.

SEULEMENT MOI

u

2.

QUELQUES PERSONNES

'- 1

3.

TOUT LE MONDE

IJ

4.

N'IMPORTE QUI

Cl

20

CONNAÎTRE SA SITUATION

J

Il

QUELS SONT VOS MOYENS DE PROTECTION POUR VOS DOCUMENTS IMPORTANTS?

1.

AUCUNE PROTECTION

[j

2.

UNE COPIE SUR PLACE

3.

UNE COPIE DANS UN AUTRE ENDROIT

li []

4.

UN COFFRET SUR PLACE

5.

UN COFFRET DANS UNE INSTITUTION FINANCIÈRE

K

IJ lJ

PRÊTEZ-VOUS VOS DOCUMENTS?

1.

JAMAIS

1l

2.

RAREMENT

[J

3.

SOUVENT

1

L

j

QUEL EST L'ITINÉRAIRE HABITUEL DE VOS DOCUMENTS?

1.

RÉCEPTION/CRÉATION ET CLASSEMENT

[]

2.

RÉCEPTION/CRÉATION ET ACCUMULATION POUR CLASSER PLUS TARD

Il

3.

RÉCEPTION/CRÉATION ET ACCUMULATION

U

21

L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME

M

AVEZ-VOUS DES DOCUMENTS DE FORMAT NON STANDARD?

1.

NON

lJ

2.

OUI

[]

LESQUELS

22

CONNAÎTRE SA SITUATION

EXAMINONS MAINTENANT UN À UN LES RÉSULTATS DE VOTRE QUESTIONNEMENT.

Il

A

RAISON DE LA POSSESSION DE DOCUMENTS

SI VOUS AVEZ RÉPONDU:

1. PERSONNE PHYSIQUE

Tout le monde a des documents, même si ce n'est une quantité astronomique. Vous pouvez leur donner une agréable accessibilité, les regrouper en un lieu unique et procéder à un aménagement efficace de leur présentation.

2. TRAVAILLEUR AUTONOME

En plus de vos documents personnels vous possédez sûrement toute une série de dossiers concernant vos activités et vos clients. Et que dire de vos pièces justificatives, avec les années vous risquez de vous retrouver avec une importante masse de documents. En sus de l'avantage d'organiser méthodiquement vos documents, la destruction sécuritaire annuelle des papiers devenus inutiles vous assurera une gestion saine de vos documents.

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME

3. PROFESSION LIBÉRALE

4. ASSOCIATION

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Quel que soit votre secteur d'activités, l'organisation de vos documents est une garantie d'amélioration des services que vous offrez à votre clientèle. Le temps perdu à la recherche d'un document serait plus avantageusement utilisé à la poursuite de vos activités professionnelles. Les efforts consacrés à la mise sur pied d'une méthode d'organisation de vos documents sont pleinement justifiés par les économies de temps et d'espace dont vous bénéficierez durant les années à venir.

De votre charte d'incorporation à la lettre que vous avez reçue ce matin, tous les documents de votre association nécessitent un traitement d'organisation, de protection et d'élimination. Ces méthodes de travail assureront la continuité de vos opérations même si, avec le temps, les dossiers de l'association changent de mains. L'inclusion d'une structure de classement permettra à de multiples personnes de consulter de façon autonome les dossiers de l'association.

CONNAÎTRE SA SITUATION

5. PETITE OU MOYENNE ENTREPRISE

Il B

L'efficacité est sûrement une priorité pour vous. Le temps perdu à rechercher un papier est de l'argent gaspillé. L'investissement que vous vous apprêtez à faire est un des plus Si vous avez déjà judicieux. égaré un document important, vous saisissez pleinement l'importance de ce projet et sinon n'attendez pas que le pépin vous arrive avant de mettre l'accent sur cet aspect important de la saine administration d'une entreprise.

ÊTES VOUS?

SI VOUS AVEZ RÉPONDU: 1. PROPRIETAIRE D'UN OU DE PLUSIEURS IMMEUBLES

Vos documents attestant de votre statut de propriétaire sont de ceux qui demandent une protection particulière. En plus de les insérer dans une structure logique de classement, il serait bien d'envisager de les conserver dans des équipements à l'épreuve du feu tel un coffret à la maison ou dans une institution financière.

2. LOCATAIRE

Votre bail doit être conservé et facilement consultable toute la durée de votre occupation. C'est exactement le genre de document que vous risquez d'avoir à consulter, à l'occasion, pour vérifier un point précis.

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME

C

QUEL SECTEUR DE VOS ACTIVITES GÉNÈRE LA CRÉATION, L'ENVOI OU LA RECEPTION DE DOCUMENTS?

SI VOUS AVEZ RÉPONDU: 1. RELATION AVEC LES CLIENTS

Quoi de plus frustrant que d'être au téléphone avec un client et de ne pas arriver à mettre la main sur son dossier, et quelle satisfaction de pouvoir donner l'information demandée en un court laps de temps. Votre clientèle appréciera votre diligence pour répondre à ses questions et votre réputation s'en trouvera du coup encore plus positive.

2. UTILISATEUR Rares sont les êtres humains ou D'UTILITÉS PUBLIQUES les organisations qui ne sont pas (TÉL., ÉLECT., ETC.) en relation avec les compagnies d'utilités publiques. L'organisation de vos documents vous donnera rapidement accès à ces informations et de plus, cela vous permettra de détruire ces documents lorsque la période de conservation légale sera terminée. 3. RELATION AVEC LES FOURNISSEURS

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Voici une mine d'information importante. Les documents appuyant un de vos achats (factures, reçus, bon de livraison, etc.) sont préciprécisément le type d'informations demandant régulièrement la consultation. De plus, vos garanties et manuels d'instructions doivent être retrouvés rapidement tant que vous possédez l'appareil dont il font l'objet.

CONNAÎTRE SA SITUATION

4. RELATION AVEC LES MEMBRES

L'essentiel de la crédibilité d'une association repose souvent sur la qualité de ses relations avec ses membres. L'accessibilité à leurs dossiers et à votre liste de membres vous assurera en tout temps le contrôle de la situation.

5. RELATION AVEC LES DIVERS PALIERS GOUVERNEMENTAUX

L'incontournable relation des gouvernements municipaux, provinciaux, fédéraux ou étrangers vous dotera d'une multitude de documents. Certains très importants, d'autres beaucoup moins. Nous le savons, les différents paliers gouvernementaux sont de prolifiques producteurs de documents, mais faut-il pour autant tout conserver?

D

QUELLE EST L'ORGANISATION ACTUELLE DE VOS DOCUMENTS?

SI VOUS AVEZ RÉPONDU:

1. AUCUNE ORGANISATION

L'organisation de vos documents sera une période déterminante. Lorsqu'elle sera complétée, vous vous demanderez comment vous avez pu vous en passer durant si longtemps.

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME

Il

2. CLASSEMENT PAR ORDRE ALPHABÉTIQUE

Si l'organisation de vos documents par ordre alphabétique de sujet vous convient, pourquoi ne pas la conserver. Mais si vous possédez il serait plusieurs dossiers, préférable d'utiliser une structure de classement. L'épuration des documents devenus inutiles, le rafraîchissement de votre matériel de conservation et le questionnement sur la pertinence de vos titres de dossiers devraient vous servir à bonifier votre organisation de documents.

3. CLASSEMENT PAR SUJET

L'organisation de vos documents par sujet est une méthode éprouvée de classement de dossier. Mais qu'en est-il de votre La confection d'un recherche? solide index alphabétique est indispensable.

4. CLASSEMENT PAR ORDRE CHRONOLOGIQUE

Peu de secteurs d'activités peuvent s'adapter à ce type d'ordre de classement. À moins d'une mémoire phénoménale, la recherche d'un document peut être ardue.

E

OÙ SONT CLASSÉS VOS DOCUMENTS?

L'endroit idéal pour conserver des documents que l'on utilise fréquemment est un classeur. En plus d'assurer une protection contre les différents dangers du milieu ambiant, il permet, grâce à son système de verrouillage, de limiter l'accès de vos documents.

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CONNAÎTRE SA SITUATION

Le regroupement de la majorité de vos documents est quasi indispensable. L'organisation de vos documents selon une structure logique exige l'unification de vos papiers réunis en dossiers sujets. Pour les documents moins consultés et conservés pour répondre à des exigences légales, les boîtes de conservation spécialement conçues et adaptées pour la conservation des documents sont fortement recommandées. Ces boîtes devront être conservées dans un endroit sec et de niveau de température décente, évitez les sous-sols.

F QUEL EST ~ËTAT DE VOS RECHERCHES DE DOCUMENT?

SI VOUS AVEZ RÉPONDU:

1. JE NE M'y RETROUVE PAS DU TOUT

Bravo! Cette période d'incertitude tire à sa fin. L'un des buts principaux de l'organisation de vos documents est d'avoir accès à vos dossiers facilement et rapidement.

2. JE TOMBE DESSUS PAR HASARD

N'attendez pas d'avoir un besoin primordial d'un document juste au moment où votre chance vous abandonnera. Agissez maintenant avant l'aventure déplaisante qui vous coûtera beaucoup de temps à effectuer une recherche qui, en plus, sera peut-être infructueuse.

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME

3. JE TROUVE Si vous avez beaucoup de temps TOUJOURS, MAIS JE libre et que rechercher un docuCHERCHE LONGTEMPS ment fait partie des activités qui vous plaisent et vous détendent, l'organisation de vos documents vous enlèvera malheureusement une de vos sources de joie. Mais si chercher vous agace et qu'à chaque fois vous vous dites: "Un bon matin je vais mettre de l'ordre dans tout ça!" et bien voilà, ce bon matin est arrivé.

4. JE TROUVE PARFOIS OUI ET PARFOIS NON

Aimeriez-vous trouver toujours? Et si le parfois non devenait une où il aurait été situation particulièrement crucial que ce fut un parfois oui. L'accès à votre information est une composante indispensable de votre saine gestion, ne vous en privez pas plus longtemps.

5. JE TROUVE TOUJOURS ET RAPIDEMENT

Si vous trouvez toujours aisément et rapidement, votre objectif en organisant vos documents peut être de permettre à d'autres personnes d'accéder à l'information aussi bien.

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CONNAÎTRE SA SITUATION

Il

G

JETEZ-VOUS DES DOCUMENTS?

SI VOUS AVEZ RÉPONDU:

1. JAMAIS

Si vous n'êtes pas déjà envahis par les papiers, cela ne tardera pas à devenir votre lot. L'élaboration de règles précises concernant la conservation et la destruction de vos documents vous permettra de vous départir du surplus accumulé. Cette épuration permettra d'organiser seulement les documents utiles à vos activités.

2. RAREMENT

Si vous jetez rarement des documents, c'est peut-être que vous n'êtes pas parfaitement sûrs de ce qui peut et doit être jeté et que vous ne vous en tenez qu'à des certitudes absolues.

3. OCCASIONNELLEMENT Est-ce qu'occasionnellement veut dire lorsque que vous risquez de manquer d'espace? Et si oui, jetez-vous au hasard ou bien consultez-vous les lois en vigueur pour être assurés de bien faire vos choix. 4. TOUS LES ANS

Que voici une excellente habitude à conserver. Jamais vous ne vous heurterez à des problèmes d'espace. Mais qu'en est-il des principes soutenant vos choix de destruction? Une vérification des récentes exigences légales vous aidera à poursuivre vos destructions annuelles avec l'assurance d'être en parfaite légalité.

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME

Il

H

QUI CLASSE VOS DOCUMENTS?

SI VOUS AVEZ RÉPONDU:

1. MOI-MÊME

Si vous classez vos documents vous-même, vous deviendrez, en peu de temps, une personne spécialisée en gestion de vos documents. Malgré tout, si occasionnellement une autre personne pouvait être amenée à classer ou rechercher un de vos documents, l'élaboration d'un simple guide comprenant votre structure d'organisation, votre index de sujet-titre accompagné de la mention de conservation et du nombre d'années avant la destruction, serait un outil avantageux. Ce guide serait utile autant pour vous que pour quiconque aurait à classer ou consulter vos dossiers.

2. UNE PERSONNE DÉSIGNÉE

Cette personne, en plus de participer étroitement à l'organisation des dossiers, devra prévoir la formation d'au moins une autre personne pour éviter que son absence ne rende la consultation des dossiers problématique.

3. UN PEU TOUT LE MONDE

Idéalement, toutes les personnes appelées à utiliser des dossiers devraient être en mesure de les consulter facilement. La formation de tout ce monde est une garantie de la réussite de votre organisation de documents.

32

CONNAÎTRE SA SITUATION

QUI CONSULTE VOS DOCUMENTS? SI VOUS AVEZ RÉPONDU: 1. SEULEMENT MOI

En plus de bien le mériter, qu'arriverait-il si exceptionnellement vous devriez demander un service. Si vous possédez peu de dossiers, il est difficile d'imaginer une situation d'urgence où il serait impossible à un tiers de retrouver une information indispensable. Mais si vous possédez plusieurs dossiers, et qu'il serait pensable d'éprouver des difficultés à s'y retrouver, il serait prudent de prévoir au moins une autre personne qui serait au fait de votre organisation.

2. QUELQUES PERSONNES

Il serait préférable de faire la rédaction de vos principes de classement. Si tout le monde se retrouve bien et est apte à faire le classement des documents, le suivi et l'utilisation courante de votre organisation de documents se trouveront imbriqués dans les tâches quotidiennes.

3. TOUT LE MONDE

La centralisation de vos dossiers et l'élaboration de procédures écrites seront des atouts pour l'implantation réussie de votre nouvelle organisation de dossiers. La consultation concernant le choix des titres, des équipements et des périodes de conservation avant destruction impliquera tout le monde dans le processus d'organisation.

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME

4. N'IMPORTE QUI

J

Certains types de documents sont confidentiels. Pour assurer leur consultation restreinte, assurezvous d'avoir au moins un équipement de rangement se fermant à clé ou possédant un code d'accès.

QUELS SONT VOS MOYENS DE PROTECTION POUR VOS DOCUMENTS IMPORTANTS?

SI VOUS AVEZ RÉPONDU:

1. AUCUNE PROTECTION

Comme la majorité des gens, vous êtes sûrs que ça n'arrive qu'aux autres. Tous ceux qui ont été victimes d'incendies, d'inondations et d'autres types de catastrophes avaient la même certitude que vous. Certains documents méritent un traitement spécial de protection. C'est vous qui bénéficierez directement de ces mesures, si un jour, ce qui n'arrive qu'aux autres vous arrivait.

2. UNE COPIE SUR PLACE

Avoir une copie c'est très bien. Déjà vous êtes conscientisés au fait que vous pourriez perdre l'original en toutes sortes de circonstances. Mais pourquoi ne pas entreposer cette copie ailleurs. Si votre budget ne vous autorise pas la location d'un coffret dans une institution financière ou d'utiliser les services d'une compagnie d'entreposage de documents, vous pourriez

34

CONNAÎTRE SA SITUATION

utiliser le système de débrouillardise et demander à un parent ou une connaissance de vous garder quelques boîtes de documents. La foudre tombe à deux exceptionnellement endroits en même temps et ainsi, quoi qu'il arrive, vous pourriez poursuivre vos activités. 3. UNE COPIE DANS UN AUTRE ENDROIT

Vous saisissez l'importance de ne pas mettre tous vos œufs dans le même panier. Maintenant qu'en est-il de la qualité de l'endroit de conservation de votre copie. S'il s'agit d'une organisation spécialisée dans la conservation des documents, assurez-vous que les principes de base sont respectés (taux d'humidité, température, disposition des contenants, accessibilité des Si lieux, mesures d'urgence). vous avez confié vos copies à une autre personne ou les avez un autre entreposées dans immeuble vous appartenant, inquiétez-vous des items ci-haut si possible, mentionnés et apportez le plus d'amélioration possible.

4. UN COFFRET SUR PLACE

Vous possédez un coffret de sécurité sur place et que contient-il? Nous vous suggérons de dresser un inventaire de ces documents protégés et, pour chacun, de justifier leur entreposage. Vous pourriez effectuer une vérification de vos autres documents et, peuten découvrirez-vous être, quelques autres qui mériteraient cette place privilégiée.

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME

5. UN COFFRET DANS UNE INSTITUTION FINANCIÈRE

Il K

C'est une des méthodes de protection les plus sécuritaires. Vous pouvez simplement passer en revue les documents qu'il contient pour vous assurer de ne pas utiliser cet espace à mauvais escient. La liste des documents que vous possédez vous si certains autres indiquera documents ne devraient pas aussi y être entreposés.

PRÊTEZ-VOUS VOS DOCUMENTS?

SI VOUS AVEZ RÉPONDU:

1. JAMAIS

Voilà un problème rapidement résolu. Vous n'aurez besoin d'aucune procédure de prêt et vos documents ne seront jamais dans la situation d'être perdus ou oubliés par l'emprunteur.

2. RAREMENT

Même si vous prêtez rarement des documents, il serait opportun de prendre en note la date et le nom de l'emprunteur. Ceci vous permettra d'effectuer un rappel si les documents ne reviennent pas aussi facilement que vous le pensiez.

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CONNAÎTRE SA SITUATION

3. SOUVENT

Vous aurez besoin soit d'un registre de prêt, soit d'un carton d'emprunt assorti des renseignements concernant l'emprunteur. Le registre de prêt ou le carton d'emprunt doivent mentionner la date d'emprunt, le titre et la codification du dossier le nom de emprunté et l'emprunteur. Un carton d'emprunt est une chemise lignée et rigide que l'on insère à la place du dossier emprunté. Ainsi, quiconque aura besoin de consulter ce dossier saura qui le détient.

L QUEL EST L'ITINÉRAIRE HABITUEL DE VOS DOCUMENTS? SI VOUS AVEZ RÉPONDU: 1. RÉCEPTION/CRÉATION Voici une bonne habitude à ET CLASSEMENT conserver. Les documents "en ou en attente de transit" classement deviennent une pièce manquante au dossier concerné. Le classement immédiat garantit la consultation de dossiers complets, incluant le document le plus récent. 2. RÉCEPTION/CRÉATION ET ACCUMULATION POUR CLASSER PLUS TARD

Si "plus tard" signifie dès que vous ne vous y retrouvez plus, vous avez un petit problème. Si "plus tard" signifie que vous effectuez votre classement selon des horaires fixes (ex. tous les lundis matin), nous sommes ici en présence d'une bonne méthode de travail.

37

L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME

3. RÉCEPTION/CRÉATION L'empilage des documents est une méthode beaucoup plus ET ACCUMULATION répandue que vous l'imaginez. Combien de personnes affirment se retrouver très facilement dans leurs piles de documents jusqu'au jour où ne se retrouvant pas, ils pensent que quelqu'un a bougé leurs montagnes de papiers. Entendons-nous bien, l'accumulation des documents n'est aucunement une méthode valable d'organisation. Vous ne le feriez probablement pas avec rien d'autres. Imaginez-vous vos vêtements entassés pêle-mêle, bien sûr vous finirez par retrouver votre chandail jaune, mais pourquoi se compliquer ainsi la vie?

M AVEZ-VOUS DES DOCUMENTS DE FORMAT NON STANDARD? SI VOUS AVEZ RÉPONDU: 1. OUI

Certains types de documents de format non standard demandent un équipement de conservation spécialisé. Le marché offre toute une gamme de contenants pour les plans, documents de grandeur inhabituelle, photos, diapositives, supports informatiques, microfilms ou microfiches et bobines film ou vidéo.

2. NON

Vous pourrez compléter l'organisation de vos documents en utilisant un équipement régulier.

38

CONNAÎTRE SA SITUATION

VOICI MAINTENANT LE MOMENT DE PRENDRE CONTACT PLUS DIRECTEMENT AVEC LES DOCUMENTS EUXLA LISTE DES DOCUMENTS QUE VOUS MÊMES. DRESSEREZ VOUS SERVIRA DIRECTEMENT LORS DE L'ÉLABORATION DE VOTRE STRUCTURE DE CLASSEMENT.

COCHEZ SUR LA LISTE SUIVANTE LES DOCUMENTS QUE VOUS POSSÉDEZ:

ABSENCES AU TRAVAIL

[]

ACCIDENT DE TRAVAIL

1 ]

AFFAIRES JURIDIQUES

1]

ALLOCATION FAMILIALE

[-J

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

1 1

ASSURANCE-EMPLOI

1

ASSURANCE BIENS MEUBLES OU IMMEUBLES

[1

ASSURANCE-SALAIRE

U

ASSURANCE-VIE BAIL

U U

BUDGET

[J

BULLETINS ET RELEVÉS DE NOTES

[J

CÂBLE, FACTURES

f]

CARTES DE CRÉDIT, RELEVÉS

[]

CERTIFICAT DE DÉCÈS

1]

CERTIFICAT DE NAISSANCE

r]

J

39

L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME

COMITÉS ET COMMISSIONS

[J

COMPTABILITÉ

[J

COMPTES À RECEVOIR

u

CONDITIONS DE TRAVAIL

[-]

CONSEIL D'ADMINISTRATION

o

CONSTITUTION

[J

CONSTRUCTION ET/OU RÉNOVATION

[-1

CONTRAT DE MARIAGE

n

CONTRAT D'ACHAT

o

CONTRAT DE MARIAGE

r-I

CONVENTION COLLECTIVE

n

CORRESPONDANCE

o

COTISATION

[]

COURRIER

D

CRÉATION OU FONDATION

o

CURRICULUM VITAE

U

DÉCÈS

n

DÉCLARATIONS TPS ET TVQ

o

DEMANDE D'EMPLOI

[J

DIPLÔMES

[J

DOCUMENTS CONCERNANT VOS ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES

[]

DOSSIERS MEMBRES

40

o

CONNAÎTRE SA SITUATION

DOSSIERS CLIENTS

[ 1

DOSSIERS DES EMPLOYÉS

11

ÉLECTRICITÉ, FACTURES

[J

EMBAUCHE

[]

EMPRUNT

ÉTATS FINANCIERS

U IJ []

FACTURATION

1]

FACTURE

[1

FORMATION ET PERFECTIONNENT

[J

FOURNISSEURS

[]

GARANTIE

U

GESTION DU TEMPS

IJ

GESTION DES SALAIRES

L1

GRAND LIVRE

[1

GRIEF HORAIRE DE TRAVAIL

Il 1l

IMPÔT

11

INFORMATIQUE

Ll

INSCRIPTION

[J

LIVRETS BANCAIRES

[]

MANUELS D'INSTRUCTIONS

LI

NÉGOCIATIONS

[1

ENREGISTREMENT OU INCORPORATION

41

L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME

OFFRES DE SERVICES

LJ

ORGANIGRAMME

PEMIS DE CONDUIRE

0 Il iJ

PIÈCES JUSTIFICATIVES

[]

PLACEMENT

P~N

D 0

POLITIQUE ET DIRECTIVES

[J

PRÊT

0

PUBLICATION

[]

PUBLICITÉ

REGISTRES DE CHÈQUES

Il U 0 LJ

REGISTRES FINANCIERS

[J

RELATIONS AVEC D'AUTRES FIRMES

n

RELATIONS AVEC LE GOUVERNEMENT

r

RELATiONs AVEC D'AUTRES COMPAGNIES

RELEVÉS BANCAIRES

LJ 0 LI D

RÉPARATIONS

[]

REVENUS

CJ

PASSEPORT

RECETTES ET DÉBOURSÉS RÉFÉRENCES

RELATIONS AVEC D'AUTRES ASSOCIATIONS RELEVÉS ET ATTESTATIONS D'EMPLOI

42

1

CONNAÎTRE SA SITUATION

SALAIRE

[-1

SANTÉ ET SECURITÉ AU TRAVAIL

Il

SCOLARITÉ SUBVENTIONS

LJ 0

TAXES MUNICIPALES

[1

TAXES SCOLAI RES

[J

TÉLÉPHONE,FACTURES

r1

TEMPS SUPPLÉMENTAIRE

1]

TESTAMENT

[1

TPS ET TVa

[J

TRAVAIL

[]

VÉHICULES - ACHAT

[J

VÉHICULES -IMMATRICULATION

LI LJ

VÉHICULES - RÉPARATION ET ENTRETIEN

AJOUTEZ MAINTENANT À CETTE LISTE LES DOCUMENTS QUE VOUS POSSÉDEZ ET QUI N'y SONT PAS MENTIONNÉS.

43

L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME

44

CONNAÎTRE SA SITUATION

COCHEZ AU TABLEAU CI-DESSOUS LES OBJECTIFS QUE VOUS VOUS ÊTES FIXÉS AU SUJET DE L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS?

L'ensemble de vos réponses vous aidera à cerner vos besoins spécifiques. L'organisation de vos documents devrait être parfaitement adaptée aux objectifs que vous vous êtes fixés. Il est inutile de trop sophistiquer votre organisation ou d'user de la simplification à l'excès. L'une comme l'autre, ces exagérations ne vous apporteront pas les résultats que vous escomptez. Vous avez pris votre décision, formé une image de votre situation actuelle, voici le moment d'énumérer précisément les objectifs de votre organisation.

J'organise mes documents par ordre alphabétique de titres.

U

J'organise mes documents selon une structure de classement.

[1

J'entrepose en boîtes les documents que je consulte moins.

[l

1 J'élabore un index alphabétique. 1 Je choisis les titres appropriés.

Je regroupe en dossiers les documents d'un même sujet. Je me départis des documents devenus inutiles. J'établis un procédurier écrit établissant les règles d'organisation des documents Je limite l'accès à mes documents confidentiels. 1 Je protège mes documents importants.

J'instaure des périodes de classement de documents intégrées à mon horaire de travail. Je conserve mes documents non standard dans un équipement approprié

0 [J

1 1

[J

II [l [J []

1

rJ [J

45

L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME

AVEZ-VOUS ... OUI

NON

u

BIEN EXAMINÉ VOS HABITUDES DE CLASSEMENT?

PRIX CONSCIENCE DE VOS FORCES ET DE VOS FAIBLESSES?

Il

[]

DRESSÉ UN INVENTAIRE COMPLET DE VOS DOCUMENTS?

Il

[J

FIXÉ DES OBJECTIFS RÉALISABLES?

[J

LJ

46

ÉTABLIR UN PLAN DE TRAVAIL

CHAPITRE 3

,

ETABLIR UN PLAN DE TRAVAIL

ÉTABLIR UN PLAN DE TRAVAIL

CHAPITRE 3

ÉTABLIR UN PLAN DE TRAVAIL

Il est primordial d'établir un plan de travail et de s'y conformer le plus précisément possible. À la lumière de votre bilan documentaire et des objectifs que vous désirez atteindre, voici un tableau à remplir qui déteminera les étapes de votre organisation de documents et indiquera le temps prévu pour les compléter, la fréquence des périodes de travail que vous y consacrerez, l'échéance voulue et le résultat escompté.

49

L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME

*

**

***

****

TEMPS PRÉVU

FRÉQUENCE DE PÉRIODE DE TRAVAIL

ÉCHÉANCE

RÉSULTAT ATTENDU

ÉTAPES

1. Élaboration des périodes de conservation

2. Destruction des documents inutiles

3. Élaboration d'une

structure d'organisation et/ou choix des titres

4. Choix des équipements et des fournitures

5. Réorganisation des documents en dossiers

6. Mise en boîte des documents moins consultés

7. Fabrication d'un index alphabétiq ue

8. Formation du personnel

9. Mise à jour annuelle

50

ÉTABLIR UN PLAN DE TRAVAIL

Regardons sommairement, une à une, les ÉTAPES DE VOTRE ORGANISATION DE DOCUMENTS. Les chapitres suivants vous fourniront les méthodes de travail pour concrétiser chacune de ces étapes.

1. ÉLABORATION DES PÉRIODES DE CONSERVATION Cette étape vous demandera de consulter des lois et de vous interroger sur la valeur que vous accordez à certains de vos documents. Vous déciderez de conserver des documents pour toujours et d'en détruire d'autres après un certain nombre d'années, le tout en accord avec les indications légales en vigueur.

DESTRUCTION DES DOCUMENTS INUTILES En vous basant sur les périodes de conservation que vous aurez préalablement approuvées, vous procéderez à la destruction des documents qui ont atteint ou dépassé le nombre d'années que vous voulez les conserver.

3. ÉLABORATION D'UNE STRUCTURE D'ORGANISATION ET/OU CHOIX DES TITRES

À l'aide de la liste des documents que vous possédez, vous déterminez vos titres de dossiers et, si vous choisissez d'utiliser une structure d'organisation, votre codification.

51

L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS; FAITES-LA VOUS MÊME

4. CHOIX DES ÉQUIPEMENTS ET DES FOURNITURES

Avant de vous attaquer directement à la mise en dossiers de vos documents, vous devrez déterminer quelles fournitures et quels équipements vous avez l'intention d'utiliser.

5. RÉORGANISATION DES DOCUMENTS EN DOSSIERS

Les documents que vous conserverez devront être réunis en dossiers. Chacun de ces dossiers concernera un sujet. L'ensemble de vos dossiers et votre façon de les conserver, soit par ordre alphabétique des titres ou soit en utilisant une structure d'organisation, vous assurera l'accés facile et rapide auquel vous aspirez.

6. MISE EN BOÎTE DES DOCUMENTS MOINS CONSULTÉS

Les documents que vous conservez mais que vous ne consultez qu'occasionnellement peuvent être mis en boîte. Ceci vous permettra de dégager votre classeur.

7. FABRICATION D'UN INDEX ALBHABÉTIQUE L'utilisation d'une structure de classement et la mise en boîte de documents rendent nécessaire la confection d'un index alphabétique des titres de vos dossiers. Cet index indiquera la codification correspondant au titre du dossier ou le numéro de boîte dans laquelle il est entreposé.

52

ÉTABLIR UN PLAN DE TRAVAIL

Il 8. FORMATION DU PERSONNEL S'il Y a plus d'une personne qui est suceptible de consulter vos dossiers, il est primordial de leur présenter votre nouvelle organisation. L'idéal serait de préparer un guide d'utilisation incluant votre index, votre structure si vous en utilisez une et vos périodes de conservation.

Il 9. MISE À JOUR ANNUELLE La mise à jour annuelle est une opération qui vous assurera de ne pas avoir à recommencer dans quelques années l'organisation de vos documents.

1