Les Procedures Dorganisation Comptable [PDF]

Zitiervorschau

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L’ELABORATION DU MANUEL DES PROCEDURES D’ORGANISATION COMPTABLE ATLAS ENERGY

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Préparé par : LATIFI ISMAIL

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Encadré par : M. REDA ZEREAT

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M2 FINANCE 2020-2021

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Devant Le jury : Prof. HICHAM ASSALIH

Professeur à l’universitaire Mundiapolis

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Dédicаce :

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Je dédie ce mémoire à toutes les personnes qui m’ont soutenu, tout аu long de mа vie estudiаntine.

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Je m’аdresse pаrticulièrement à mes parents, mа rаison de vivre lа lаnterne qui éclаire mon chemin et illumine mа vie, sаns elle ce trаvаil n’аurаit pаs eu lieu. Je sаisis cette opportunité pour lа remercier pour ses sаcrifices, ses encourаgements et son soutien permаnents.

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A mes аmis qui répondаient toujours présents pour être à mes cotes.

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A mes professeurs qui ont contribué pour аccomplir ce trаvаil

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Cette dédicаce s’аdresse аussi à toute personne аyаnt mаrqué mon pаrcours universitаire et dont je n’аi pаs pu citer le nom, je vous remercie énormément.

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Remerciements

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La réalisation de ce travail est une participation soutenue de plus d’une personne, qui part leurs conseils, leurs assistances et leurs concours, ont contribuée à ce que ce modeste travail soit de la qualité que nous avons espéré atteindre et a qui nous voudrions témoigner notre gratitude. Mes sincères remerciements à:

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* Monsieur Omar Latifi le directeur d’ATLAS ENERGY qui a accepté de passer ce stage au sein de cet établissement.

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* Tous les personnels des services de l'entreprise.

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*Monsieur Reda Zeriat Professeur à l’universitaire Mundiapolis d’avoir accepté d’examiner mon travail et qui ont bien voulu m'honorer de leur être.

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Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

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RESUME :

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Le manuel des procédures d’organisation comptable est un document interne de l’entreprise regroupant l’ensemble des procédures comptables, il joue à cet égard un rôle essentiel. Il doit permettre à tout intervenant externe ou interne de comprendre le système comptable et de gestion de l’entreprise et d’exercer tout contrôle éventuel. Le manuel de procédures d’organisation comptable est donc un outil de travail dont l’importance se révélera aux entreprises avec sa mise en œuvre de nombreuses entreprises organisées disposent d’ores et déjà de documents sous forme de manuels ou de notes séparées

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SOMMAIRE

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REMERCIEMENTS INTRODUCTION PRÉLIMINAIRES

Partie 1 :

Généralité sur le manuel des procédures d’organisation comptable

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Chapitre1 : le manuel des procédures : définition, objectifs, et réglementaire……………………………………………………………………..

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Chapitre 1 : Présentation générale De l’entreprise……………………………….

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Chapitre 2 : contenu et formalisation d’un manuel de procédures d’organisation comptable………………………………………………………………………… Chapitre3 : les différentes approches d’élaboration d’un manuel de procédures D’organisation comptable……………………………………………………….. Chapitre4 : les enjeux d’un manuel des procédures d’organisation comptable......

Partie 2 : Elaboration du manuel de procédures d’organisation comptable au sein d’ATLAS ENERGY

1-Présentation d’ATLAS ENERGY…………………..…………………… 2-Autres informations ………………………………………… Chapitre 2 : Mise en place du manuel des procédures du service comptable de la société………………………………..…………………………………............. 1- Organisation comptable ……………………………………………

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2- Système informatique interne …………………………………….

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3- Plan des comptes de l’entreprise …………………………………..

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4- Règles d’évaluation et options comptables retenues ……………..

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5- Procédures spécifiques par cycle …………………………………

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6- Présentation des états financiers et de synthèse …………………

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cadre

CONCLUSION BIBLIOGRAPHIE TABLE DES MATIÈRES ANNEXES

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Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

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INTRODUCTION

« Les personnes assujetties à la loi 9-88 dont le CA annuel est supérieur à dix millions de dirhams (10 000 000DH) doivent établir un manuel qui a pour objet de décrire l’organisation comptable de leur entreprise ». A travers ce texte de loi, il est clair qu’élaborer un manuel d’organisation comptable est une obligation pour les entreprises marocaines répondant à la condition précitée dans l’article. Toutefois, la loi n’est pas précise quant au contenu de ce manuel et la plupart des entreprises marocaines le confondent avec le plan comptable. L’intérêt d’élaboration d’un manuel de procédures est double ; d’une part répondre à l’obligation légale édictée par l’article 4 précité, d’autre part, permettre la compréhension du système de traitement des informations et faciliter la réalisation des contrôles. Véritable recueil de toutes les actions à faire, le manuel de procédures permet de rendre homogène le traitement de l’information d’observer précisément tous les dysfonctionnements de l’organisation de l’entreprise, et donnera la possibilité de quantifier et qualifier les possibilités d’une intervention organisationnelle. L’élaboration du manuel de procédures constitue, en effet, la première étape vers l’instauration d’une démarche qualité. En plus, L’entreprise doit élaborer un manuel de procédures comptables, si celui-ci n’existe pas déjà. Le manuel doit fournir uns description explicite des procédures comptables de l’organisation de la fonction comptable, du système de comptabilité et autres systèmes y relatifs. Le manuel doit souligner la responsabilité de l’entreprise en termes de maintien d’un système sain de stockage des données et en termes de contrôle de l’utilisation des fonds par rapport à la réalisation d’objectifs. L’élaboration du présent travail n’est pas le fruit du hasard. Elle s’inscrit dans la volonté de doter l’entreprise d’un outil vital à son bon fonctionnement, tout en permettant à ma personne, de pouvoir concrétiser son savoir faire et savoir être, et de renforcer son expérience. Une première partie sera ainsi destinée à des préliminaires, ainsi qu’aux aspects théoriques d’élaboration du manuel de procédures comptables. La seconde partie renfermera le corps du « Manuel d’organisation comptable » élaboré, avec des annexes explicatives.

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Il faut signaler que l’on ne prétend pas la perfection ni l’exhaustivité. Loin de là, il existe certainement des points restés obscurs et d’autres totalement négligées.

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Cependant, j’espère avoir pu faire un travail intéressant qui sera utile pour l’entreprise et enrichissant pour qui le lira, comme l’a été pour moi ce mémoire riche de connaissances et de nouveaux acquis.

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PRELIMINAIRES A- IMPORTANCE DU MANUEL D’ORGANISATION COMPTABLE 1- SUR LA PLAN COMPTABLE

D’une part, le Dahir n° 1-92-138 du Joumada II 1413 (25 Décembre 1992) portant promulgation de la loi n° 9-88, relative aux obligations comptables des commerçants, stipule dans son article 4 : « Les personnes assujetties à la présente loi, dont le chiffre d’affaires annuel est supérieur à dix millions de dirhams, doivent établir un manuel qui a pour objet de décrire l’organisation comptable de leur entreprise. » Il en ressort que l’objectif du manuel est de : - Répondre à l’obligation comptable édictée par l’article 4 précité ; - Permettre la compréhension du système de traitement des informations comptables ; - Faciliter la réalisation des contrôles. D’autre part, l’existence d’un tel manuel facilite la phase de prise de connaissance générale du service comptable et des autres services de l’entreprise, et ce, à tous les intervenants externes : auditeurs, experts comptables, inspecteurs de l’administration fiscale, nouvelles recrues… Pour le commissaire aux comptes, l’absence de ce document peut l’amener à émettre des réserves sur le contrôle interne et la fiabilité des comptes. En pratique, une demande de régularisation de cette omission est faite pour amener l’entreprise à réparer cette omission. 2- SUR LA PLAN FISCAL

L’article 23 de la loi 9-88 précise que l’administration fiscale peut rejeter les comptabilités qui ne sont pas tenues dans les formes prescrite par ladite loi. Ainsi, l’absence du manuel d’organisation comptable qui est un élément de cette loi, peut être une cause de rejet de la comptabilité et d’une taxation d’office. A signaler que ce rejet n’est pas automatique, si la comptabilité présente les garanties de sincérité et de fiabilités requises. 3- SUR LA PLAN DE LA GESTION

La mise en place de ce document, est pour l’entreprise, une opportunité de s’interroger sur les pratiques en vigueur, et d’apporter des modifications plus au moins importantes, en vue d’améliorer la productivité, l’efficacité du contrôle interne et la qualité totale. Pour ces raisons, la conception et la réalisation du manuel doivent accueillir la participation active, non seulement des utilisateurs, mais également de la Direction Générale, qui a pour responsabilité d’en définir les objectifs et les principes généraux.

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Ce document doit être conservé, comme les documents comptables, pour une durée de 10 ans. Toutes les modifications qui pourraient intervenir dans l’organisation initialement décrite doivent faire l’objet d’une mise à jour, précisant d’une manière claire, la date des nouvelles applications et les nouveaux principes retenus. B- APPORTS DU MANUEL Il s’agit d’un document très riche en information. Il permet de fournir à tout intervenant interne ou externe, les éléments de base nécessaires à la compréhension rapide du système en place, et notamment sur: • L’organisation générale de l’entreprise ; • Le plan des comptes adopté ; • L’exploitation des documents de base et la saisie des informations ; • Le traitement de la comptabilité ; • La conservation des documents de base et des informations comptables • Les principes comptables et règles d’évaluation et d’amortissement retenus Ajouté à cela le fait que le manuel est un excellent moyen de : • Mémoire En effet, si l’organisation n’est pas décrite dans un support écrit, il y aune grande possibilité de sa dégradation dans le temps. En plus, sa transmission à d’autres agents devient une rude tâche, fortement aléatoire. •Preuve L’écrit est toujours préféré au non écrit. C’est l’unique moyen qui permet de préciser les différentes modalités d’entente, et l’ensemble des issues possibles à une situation donnée. Il s ‘agit d’une preuve opposable aux parties concernées (l’entreprise et les salariés), permettant notamment d’éviter les effets indésirables du chevauchement des tâches et des responsabilités, et précisant les champs d’action de chacun.

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Partie 1 :

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Cette partie présente l’aspect théorique du manuel des procédures, en fait nous allons le définir et présenter ses différents objectifs, ensuite un détail des éléments de fond et de forme va être l’objet des points suivants et enfin on va aborder les deux approches et les enjeux d’un manuel de procédures d’organisation comptable.

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Dans ce qui suit nous présenterons, qu’est qu’un manuel de procédures, ses différents objectifs et le cadre légal et réglementaire qui le régit.

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« Le manuel des procédures d’organisation comptable est un document interne de l’entreprise regroupant l’ensemble des procédures comptables, il joue à cet égard un rôle essentiel. Il doit permettre à tout intervenant externe et interne de comprendre le système comptable, la gestion de l’entreprise et d’exercer tout contrôle éventuel. » 1 Le but recherché par la formalisation des méthodes et procédures de l’entreprise est souvent l’amélioration des performances et des services.

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Ce manuel sert de décrire les procédures d’organisation comptable de l’entreprise pour permettre la compréhension du système et aussi la réalisation des contrôles.

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L’entreprise, et en outre des objectifs qui découlent des dispositions légales, peut élaborer un manuel des procédures pour les raisons suivantes :  Informer le personnel de l’entreprise (personnes nouvellement embauchées, personnel existant pour la mise à jour du manuel).  Faciliter la communication entre les différents services de l’entreprise en les informant des procédures d’organisation comptable.  Servir de support pour les informations permanentes de l’état des informations complémentaires.

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Généralité sur le manuel des procédures d’organisation comptable

Chapitre1 : le réglementaire

manuel

des

procédures

: définition,

objectifs,

et

cadre

1- Définition :

2-objectifs : On peut regrouper les objectifs du manuel des procédures d’organisation comptable en deux parties :  Objectifs résultant des dispositions légales  Objectifs relatifs à la gestion de l’entreprise A -Objectifs résultant des dispositions légales :

B-Objectifs relatifs à la gestion de l’entreprise :

*1 Extrait du MANUEL DE PROCEDURES COMPTABLES de l’OEC 7

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La réalisation de ces objectifs devrait se traduire pour l’entreprise par une amélioration des performances .En effet, la formalisation par écrit des procédures de travail a toujours un effet sur les performances des fonctions de l’entreprise .Les études réalisées dans les domaines et les observations sur le terrain ont démontré cette amélioration de la productivité :    

Rationalisation des tâches Baisse des dépenses Réduction des délais Baisse des effectifs…

3-Le Cadre légal et réglementaire :

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La seule exigence qui existe en la matière est celle prévue par la loi 9-88 qu’elle a été modifiée par la loi N° 44-03 du 14 février 2006 relative aux obligations comptables des commerçants cette dernière dispose dans son article n°4 suivant : « Les personnes assujetties à la présente loi dont le CA annuel est supérieur à dix millions de dirhams (10 000 000 DH) doivent établir un manuel qui a pour objet de décrire l’organisation comptable de leur entreprise ».2

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Le Code General de Normalisation Comptable(CGNC) définit le manuel des procédures comme suit : « un document qui décrit les procédures d’organisation comptable lorsqu’il est nécessaire à la compréhension du système de traitement et à la réalisation des contrôles ». Par procédure nous entendons : un enrichissement des tâches élémentaires, standardisées en amont par l’expression d’un besoin quelconque et limité en aval par l’obtention d’un résultat attendu. Chaque procédure se présente donc comme une suite d’opérations effectuées dans une même séquence de temps, par un nombre limité d’acteurs appartenant à un même sousensemble. Dans le jargon comptable nous entendons par procédures ou organisation comptable tout traitement d’information qui aboutit à l’enregistrement d’une écriture en comptabilité. Le document énoncé à l’article 4 et intitulé manuel d’organisation comptable ou manuel de procédures comptables diffère de celui prévu par le CGNC (seul texte qui a donné définition en la matière) sur 2 points :  Le manuel du CGNC doit décrire les procédures comptables.  Le manuel du CGNC n’est établi que lorsqu’il est nécessaire à la compréhension du système de traitement et à la réalisation du contrôle. La législation comptable n’a pas été claire en ce qui concerne l’organisation comptable. Elle a fixé une condition qui une fois remplie rend obligataire la tenue d’un manuel de procédures.

Loi des Obligations Comptables 9-88

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Chapitre 2 : contenu et formalisation d’un manuel de procédures d’organisation comptable

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Le présent chapitre détaillé dans un premier temps les éléments que contient un manuel de procédure et dans un deuxième temps la méthodologie et principes de sa formalisation.

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La loi comptable marocaine ne précise pas exactement ce que doit contenir un manuel de procédures d’organisation comptable. La loi française, dans ses recommandations, a énoncé que le manuel d’organisation comptable doit comprendre au maximum les informations suivantes :

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Cette première partie du manuel de procédures a pour objet de donner une vue d’ensemble sur l’organisation et plus précisément de clarifier l’environnement au sein duquel évolue la fonction comptable, et ce via trois points :

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1- Contenu d’un manuel de procédures d’organisation comptable :

 L’organisation de la fonction comptable : il s’agit de décrire la répartition des tâches et des responsabilités.  Les intervenants externes et le rôle de chacun.  Le plan des comptes et la liste des journaux utilisés.  Le système (classique, centralisateur…) et les moyens comptables.  Informations comptables produites, notamment les journaux, les balances, comptes et autres états comptables ainsi que les livres légaux.  Classement des pièces comptables. Il est recommandé de joindre à ce manuel succinct un document récapitulatif faisant référence à des informations utiles telles les notes de service. Généralement, un manuel de procédures devrait traiter trois volets :  Un premier volet concernant l’organisation générale de l’entreprise et de son système.  Un second volet relatif au dispositif comptable et de contrôle applicable au traitement de l’information comptable de base.  Un troisième et dernier volet concernant le dispositif comptable et le contrôle applicable au traitement de l’information comptable de base. A-le premier volet : l’organisation générale de l’entreprise et de son système comptable :

 Généralités sur l’entreprise.  La structure organisationnelle de la fonction comptable.  Le système comptable.  Généralités sur l’entreprise : Il s’agit de faire connaître les informations générales de l’entreprise (objet social, forme juridique, capital …), les informations concernant l’activité, l’organigramme, ainsi que les intervenants externes. Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

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 La structure organisationnelle de la fonction comptable :

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Dans ce point, il s’agit de fournir l’organigramme détaillé de la fonction comptable en indiquant pour chaque fonction les informations saisies tout en mettant en relief les liens existants entre le service comptable et les autres services.

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Dans ce dernier point, il s’agit de mettre en exergue les éléments relatifs au traitement des informations comptables de base. Ils pourront essentiellement comprendre les deux suivants : o La nature du système de traitement utilisé (manuel informatique …), ainsi que les outils périphériques utilisés (micro-ordinateurs de gestion …) par les grandes fonctions de l’entreprise. o Le plan des comptes de l’entreprise qui doit être à un niveau de détail suffisant et doit indiquer les modèles d’utilisation, et surtout particularité.

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Ce second volet englobe la description des procédures internes d’élaboration et de saisie de l’information de base, et doit être élaboré d’après une analyse de l’organisation selon une approche homogène représentant des cycles d’activités interdépendants et hiérarchisés.

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Lors de la description de la procédure, une attention particulière doit être donnée aux points suivants : o Les flux comptables : les flux comptables étant d’une grande importance dans le manuel de procédures, le déroulement de chaque procédure doit faire apparaître clairement tous les flux comptables qu’elle contient, sont de même indiqués : le responsable du traitement comptable, le fait générateur de l’enregistrement comptable, ainsi que les informations qui ont servi en amont à ce flux comptable.

 Le système comptable :

B-le deuxième volet : les procédures comptables :

Pour chaque cycle, la description des procédures met en évidence : o L’objectif de la procédure : il s’agit d’indiquer les grandes étapes de la procédure et de délimiter brièvement le circuit d’information qui sera décrit la procédure. o Les intervenants dans la procédure : c'est-à-dire les acteurs de la procédure .Il est dans ce cadre préférable de distinguer les intervenants internes de ceux externes à l’entreprise. Le rôle de chacun étant précisé au fur et à mesure qu’on décrit la procédure. o Le déroulement de la procédure : il s’agit d’une description détaillée de la procédure .Cette description se fera de préférence sous forme de diagramme de circulation de documents mentionnant pour chaque étape les objectifs de réalisation, les signatures et les autorisations éventuelles .Le déroulement peut être décrit de manière narrative. « Le diagramme de circulation a l’avantage de permettre une compréhension rapide de la procédure en mettant en relief les différents intervenants et leurs pouvoirs respectifs, ainsi que les dysfonctionnements de la procédure »3.

Théories et pratiques de l’audit interne, Jacques RENARD.

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o Le niveau de détail de la procédure : la description de la procédure doit être faite à un niveau de détail raisonnable, de telle manière que les responsables n’aient pas un champ d’action trop large (procédure trop générale) offrant la possibilité d’orienter la procédure de telle manière de détourner le contrôle interne. o Les contrôles contenus dans la procédure : toute procédure doit contenir des moyens de contrôles, mais il faut veiller à ce qu’il n’y ait pas excès de contrôle, ni multiplicité de contrôles redondants pouvant alourdir la procédure. C- Le troisième volet : le dispositif comptable et le contrôle applicable au traitement comptable :

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Ce dernier volet est considéré de par son contenu comme « le cœur du manuel ».Il doit renseigner sur quatre éléments essentiels :

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Il s’agit de renseigner sur les contrôles clés inclus dans la procédure et les modalités de contrôle de l’application des procédures de traitement. Ainsi, une fois les procédures décrites, les modalités de contrôle doivent être indiquées. Ces modalités se présentent généralement sous forme de tableau mentionnant : les types de contrôle, l’objectif du contrôle, l’auteur du contrôle, les modalités du contrôle et la périodicité de contrôle.

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Apres chaque procédure, une énumération des documents de sortie ou outputs est nécessaire. La nature, la périodicité, les délais de production, les émetteurs et les destinataires des documents doivent être indiqués joindre une copie de ces documents au manuel de procédures s’avère généralement très utile.

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Le classement et l’archivage des pièces justificatives sont généralement traités à deux niveaux :

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Les modalités de contrôle applicables à chaque procédure de traitement des opérations. Les documents de sortie. Le classement et l’archivage des pièces justificatives. Le cycle de clôture comptable.

 Les modalités de contrôle applicables à chaque procédure de traitement des opérations.

 Les documents de sortie.

 Le classement et l’archivage des pièces justificatives :

o Le premier niveau relatif au classement des documents comptables et des pièces justificatives ; à ce niveau il faudrait indiquer pour chaque procédure les documents émis ou utilisés, en précisant pour chaque document le lieu (le nom du département ou du service) et le mode de classement. o Le deuxième niveau est relatif à l’archivage proprement dit des documents comptables et des pièces justificatives : à ce niveau, il s’agit de préciser : le lieu d’archivage, la personne chargée de l’archivage, le mode d’archivage, et la durée d’archivage.

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Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

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 Le cycle de clôture comptable.

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Dans ce dernier point seront décrits tous les éléments relatifs à l’établissement des comptes annuels.

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Il s’agit de renseigner sur tous les aspects relatifs à l’inventaire annuel des éléments actifs et passifs de l’entreprise et conformément à l’article de la loi comptable marocaine stipulant que « la valeur des éléments actifs et passifs de l’inventaire doivent faire l’objet d’un inventaire au moins une fois par exercice, à la fin de celui-ci »4, les aspects ci-après doivent être évoqués : o Les travaux faits pour respecter le principe de spécialisation des exercices. o Les modalités d’inventaire de stocks et les méthodes d’évaluation utilisées. o Les modalités d’appréciation en fin d’exercice des valeurs de l’actifs et du passif et de détermination des dépréciations. o Les méthodes d’appréciation des risques ou charges prévisionnels.

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Il s’agit d’indiquer, à ce niveau, la procédure de passage des comptes aux postes des états de synthèse. Ce qui pourrait être traduit sous forme de tableau indiquant le passage des comptes aux postes du bilan et du compte de produits et de charges.

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A ce niveau, il s’agit de traiter : les principes comptables appliqués par l’entreprise, tout en faisant apparaître clairement les principes comptables spécifiques à l’entreprise et les éventuelles dérogatoires aux principes généralement admis.

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Et plus particulièrement celles présentant des particularités et des dérogations aux prescriptions de la loi comptable et du code général de normalisation comptable.

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Un manuel de procédures peut être élaboré sous plusieurs formes. Il est par ailleurs recommandé de suivre une certaine méthodologie lors de sa conception.

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Après avoir traité les problèmes de fond liés au contenu du manuel de procédures, il parait important de noter quelques suggestions quant à la forme du manuel.

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 La description des procédures d’inventaire :

 La procédure d’élaboration des états de synthèse

 Les principes comptables et les méthodes d’évaluation appliquées

 Les méthodes d’évaluation appliquées

2- Forme et méthodologie d’élaboration :

A-Forme du manuel :

Ce dernier peut être présenté sous forme de classeur à feuillets mobiles pour faciliter les insertions et les mises à jour.

La loi des Obligations Comptables des commerçants 9-88

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Il est nécessaire de référencier les chapitres et toutes les pages des rubriques y afférentes de manière numérique par rubrique pour faciliter le classement et pouvoir identifier tous feuillets du manuel, il faut numéroter les pages de chaque référence du manuel et rappeler le nombre de pages de la référence. Il est souhaitable de mentionner sur les feuillets les dates de création, d’entrée en application, et celles de mise à jour. Il convient de prévoir une zone réservée à la validation des différentes rubriques du manuel par les responsables de l’entreprise. B-Méthodologie d’élaboration :

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L’élaboration du manuel de procédures d’organisation comptable peut être confiée à un intervenant externe comme elle peut être effectuée par l’entreprise elle- même. Une troisième possibilité consiste à son élaboration par l’entreprise avec l’assistance d’un intervenant externe. Avant d’élaborer le manuel, la personne chargée de cette mission doit au préalable définir ses différentes étapes :  Prise de connaissance de l’entreprise en général, entretien, collecte d’information et de documentation.  Prise de connaissance du domaine d’intervention.  Définition des objectifs : recueillir les objectifs de la direction.  Réalisation du manuel : définition et validation de la structure du manuel, planning de réalisation et exécution des travaux.  Validation et diffusion.  Mise à jour du manuel.

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Une procédure vise à décrire, pour une situation ou un événement donné, les tâches que les acheteurs doivent exécuter, selon quel ordre, de quelle manière, avec quel moyen et enfin pour aboutir à quels résultats. Elle est bornée en amont par un événement initial, et en aval par un ou plusieurs résultats .L’événement initial est par définition un fait réel, dont la venue a pour effet de déclencher l’exécution d’une procédure.

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Les manuels répondent à des besoins divers. Ils peuvent tour à tour, contenir des dispositions réglementaires ou juridiques, servir de guide d’apprentissage, définir la répartition des tâches et leurs relations, constituer un support de contrôle, etc... Il ne faudrait toujours pas oublier que les manuels ont un rôle pédagogique ils s’adressent à des personnes en fin de compte ; ils doivent être donc rédigés dans un langage aisément accessible avec une bonne ergonomie.

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C-Principes de base de formalisation des manuels de procédures :

 Les qualités indispensables :

Le document peut être divisé en parties autonomes, différentiables par le style et la typologie. Cette partition du texte sert à hiérarchiser l’information et à faciliter différents modes de lectures : parcours rapide, apprentissage détaillé, la recherche d’une confirmation ; etc.…

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

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 Un style pratique :

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Offrir tous renseignements et seulement ceux qui sont utiles aux acteurs tel doit sans doute être l’objectif du rédacteur du manuel donc en ce qui concerne le style, il faut rappeler que la première qualité est de ne présenter aucune ambigüité, facile d’accès : organisé en sections courtes rapidement repérables. Pour aider le lecteur à ne pas se noyer, il faut lui éviter d’avoir à lire de longs passages avant d’atteindre l’information qui le concerne .Il est utile de faire sans cesse ressortir les étapes essentielles. Le document doit être le lien entre les consignes reçues et les effets constatés .En effet les opérateurs ont souvent tendance à poursuivre une procédure entamée, du début jusqu'à la fin .il est souhaitable de leur fournir au cours du déroulement, des éléments du contrôle qui leur permettent de vérifier que tout se passe comme prévu. On peut donner selon les cas ; de simples indications d’autocontrôle (documents à remplir, visas partenaires à prévenir…) Lorsqu’un écart est constaté par rapport à ce qui est indiqué, l’operateur peut arrêter la boucle en cours d’exécution et réexaminer la situation. Le libellé des opérations doit être clair, ordonné et objectif. Il s’agit de décrire les actions et leurs conséquences. Il doit être linéaire sens unique. Le texte doit donner un repérage clair des matériels utilisés, des documents, des lieux.

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Plus les procédures sont complexes et inter-reliées, plus il est utile d’introduire une représentation graphique et des schémas. Les illustrations sont précieuses pour ceux qui ont une mémoire visuelle, elles apportent aussi un complément utile par rapport au texte. Les graphiques doivent être simples. Il faut se garder de dessiner des schémas complexes qui, malgré leur apparence savante, exigent autant d’effort pour déchiffrer la forme que pour en comprendre le contenu. Il est préférable donc de limiter le nombre de symboles ou d’îcones. Le principe conseillé pour intégrer le manuel dans le cadre de l’organisation générale et des procédures de l’entreprise implique :

3

 La forme graphique :

 L’adoption d’une démarche commune pour l’analyse des fonctions de l’entreprise.  La définition des tâches des différents services dans le cadre de la description des cycles : oui o Ventes/client o Achats/fournisseurs o Stocks/inventaire o Paie/personnel o Finance  Illustration des différents cycles par les diagrammes de circulations de documents faisant apparaître tous les intervenants à la réalisation des cycles. La réalisation de cette analyse fera du manuel un outil de contrôle interne de l’entreprise.

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

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1 2 3 4

Chapitre3 : les différentes approches d’élaboration d’un manuel de procédures d’organisation comptable

5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2

Un manuel de procédures d’organisation comptable peut être élaboré selon différentes approches. Généralement, on distingue deux types d’approches, une approche dite restrictive, et une autre dite globale.

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Dans cette approche, la procédure est prise dans un sens plus large. Ainsi, lors de l’établissement du manuel de procédures, on s’intéresse à toutes les tâches même si elles ne sont pas prises en charge par le service comptable.

3

1- l’approche restrictive : Pour les partisans de cette approche, le manuel de procédures ne doit décrire que la partie de la procédure ou intervient le service comptable. Ainsi pour la procédure achat/fournisseur, le manuel se contentera de décrire les tâches du service comptable pour lesquelles ils lui sont parvenues les pièces justificatives (rapprochement bon de commande, bon de réception, facture, enregistrement, classement, comptabilisation du règlement). Malgré la simplicité que présente cette approche, il n’en demeure pas moins vrai que le manuel de procédures qui en résulte ne remplit pas son rôle d’aide à l’évaluation du contrôle interne. 2- l’approche globale :

En prenant le même exemple précédent, selon cette approche la première tâche à décrire est celle de la prise de connaissance du besoin d’achat et l’établissement de la demande d’achat.

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

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Chapitre 4 : les enjeux d’un manuel des procédures d’organisation comptable

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Une entreprise peut être définie comme un ensemble des personnes liées entre eux par des procédures ; celles-ci évoluent constamment, répondant ainsi à des réalités sans cesse changeantes. Ces procédures n’existent pas généralement sous forme écrite, elles n’ont alors que la consistance d’habitudes routinières et elles sont rapidement dégradables dans le temps, pourtant leur éventuelle cohérence reste un élément clé de l’efficacité de l’ensemble. D’ou l’utilité du manuel de procédures, considéré à la fois comme une mémoire pour l’organisation, un support pédagogique, un facteur de modernisation, mais surtout comme une piste pour l’auditeur.

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L’usure est une loi constante des organisations, elle conduit à une dégradation des processus les mieux réglés en l’absence d’un contrôle régulier et efficace. La fonction d’audit, définie comme étant le contrôle qui pour objet de contrôler et d’évaluer l’efficacité des autres contrôles, est donc essentielle pour soutenir le fonctionnement d’un tel système.

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Les manuels de procédures constituent une véritable mémoire de l’organisation ; ils servent à capitaliser les savoir-faire individuels et collectifs, et en facilitent le stockage .Ils fournissent un moyen d’information rapide et apportent une garantie de continuité. En effet, la première fonction d’un manuel de procédures est de faire connaitre les règles, les méthodes et les procédures mises en œuvre. Leur principale utilité est celle d’un « mode d’emploi ». Chaque acteur peut les consulter pour une prise de connaissance instantanée des modalités d’exécution de ses missions. Il y trouve les tâches attendues de lui et de son service, et peut aussi prendre connaissance des actions effectuées par ses équipes voisines ou par les autres niveaux hiérarchiques. Le manuel permet ainsi à chacun de situer en quoi son propre travail est lié à celui des autres. Il l’aide à clarifier pour chaque opération prise séparément la répartition des rôles et des relations entre services, les principes de direction et de contrôle deviennent connus de tous.

2

1- Le manuel de procédures : une piste pour l’auditeur

Les procédures sont d’autant plus appliquées qu’elles sont réputées contrôlables. Les procédures formalisées dans un manuel de procédures doivent constituer la référence première de l’auditeur, dans la mesure où le manuel assure une description très détaillée de toutes les composantes du contrôle interne, c'est-à-dire l’ensemble des mesures du contrôle comptable ou autre que la direction définit afin d’assurer la protection des actifs de l’entreprise et la fiabilité des enregistrements comptables et des comptes annuels en découlent. Un bon système de contrôle interne se caractérise par l’existence des manuels de procédures, des organigrammes et fiches de description des postes et des rapports périodiques d’information de gestion sur l’ensemble des activités de l’entreprise. Ainsi, un manuel de procédures, comme déjà précité dans le deuxième chapitre fait référence au système d’organisation, et au système de documentation et d’information, et constitue de ce fait un grand outil de prise de connaissance générale de l’entité auditée. 2- Le manuel de procédures : une mémoire de l’organisation

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

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3- Le manuel de procédures : un support pédagogique Un manuel de procédures constitue de prime abord un aide mémoire individuel ; une première utilisation de ce manuel est celle d’une simple check-list. L’erreur et l’oubli étant malheureusement des faiblesses bien humaines, une fiche de procédures permet de s’autocontrôler sans se dévaloriser aux yeux des autres et tout en évitant des fautes graves. De même le manuel de procédures est un bon outil de formation des subordonnées. Il simplifie la tâche de l’encadrement en établissant une aide au dialogue. Si en principe la formation relève des supérieurs hiérarchiques, ceux-ci, sous la pression du quotidien, n’accordent guère de temps à cette tâche .Ils n’ont d’ailleurs pas toujours les qualités requises ni le goût de la pédagogie. L’absence du manuel constitue un obstacle psychologique supplémentaire .Elle fournit même une excuse commode .Les responsables se sentant handicapés reportent indéfiniment la formation de leurs subordonnés, quant aux intéressés obligés de se débrouiller malgré tout, ils n’osent pas toujours interroger leurs supérieurs. Par ailleurs, si le manuel de procédures répond d’abord aux besoins des exécutants, il remplit de même une autre fonction : il constitue une base de formation des responsables, leur permettant d’avoir une vue globale sur les tâches accomplies sous leur ordre.Ils y gagnent une idée plus claire du fonctionnement de leurs équipes et évitent par-là certaines improvisations. Un autre aspect pédagogique du manuel de procédures réside dans son effet structurant. C’est un cadre commun pour des logiques distinctes. En effet, l’entreprise est un univers diversifié ou s’affrontent des logiques et des fonctions différentes et souvent contradictoires. Chaque fonction a sa propre langue, ses propres mécanismes. L’existence d’un cadre documentaire commun et unique fournit la base d’un système de communication entre eux. Il leur donne le moyen d’accéder au moins partiellement aux contraintes qui régissent leurs partenaires.de même, décrivant la répartition des tâches, les procédures contribuent à clarifier les relations entre les services et à éviter certains malentendus. 4- Le manuel de procédures : un facteur de modernisation A-La gestion des risques :

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Les sociétés modernes sont devenues fragiles. La complexité croissantes des systèmes techniques et administratifs impose progressivement la mise en œuvre de procédures écrites .Elles répondent à des impératifs de fiabilité et de sécurité .En effet, les analyses menés autour de quelques accidents célèbres montrent que la méconnaissance ou le non-respect des procédures ont pesé lourds.

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Les normes ISO définies par l’International Standard Organisation basée à Genève sont reconnues dans plus de 70 pays. L’entreprise qui souhaite être certifié doit rédiger ses procédures et préparer un dossier. Elle peut demander un pré-diagnostic, effectué en France par l’AFNOR ou par un cabinet spécialisé, afin de préciser les points éventuels à améliorer. Vient ensuite le contrôle des experts de l’AFAC « Association Française pour l’Assurance de la Qualité » : Audit, rapport et réponse de l’entreprise, puis examen du dossier par le comité de certification.des visites périodiques de surveillance au cours des deux premières années et un audit complet tous les trois ans sont à prévoir.

B-La norme qualité :

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2

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2

C-La gestion par projet : La gestion par projet est par nature un domaine dans lequel la rédaction des procédures revêt de l’importance. Un projet est une opération unique, menée sous contraintes de ressources humaines, matérielles ou financières, et aussi sous contrainte de temps. Le maitre d’œuvre doit réaliser un ouvrage conforme en qualité, en coût et en délai aux spécifications définies par la maîtrise d’ouvrage. Dans ce contexte, les procédures formalisées font partie de l’engagement contractuel entre les parties. Elles permettent notamment de préciser le contenu du travail de chaque partenaire et leur ordre d’intervention. Elles sont enfin, indispensables pour préparer les modalités de réception des ouvrages jusqu’au manuel de spécification détaillée .Le cas échéant, une charte qualité vient préciser les niveaux de qualité requis et les contrôles prévus.

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

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1

Partie 2 : Elaboration du manuel des procédures d’organisation comptable au sein de ATLAS ENERGY

3

4 5

Chapitre 1 : Présentation générale d’entreprise 1- Présentation de ATLAS ENERGY

6 7

8 9 0 1 2 3

Depuis sa création en 2006, ATLAS ENERGYest présent dans le secteur de la promotion immobilière de luxe. La société ambitionne une expansion toujours forte et de grands objectifs pour les prochaines années. A-Activités de la société :

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La société ATLAS ENERGY comme principale activité la promotion immobilière avec trois grands projets au Maroc, qui sont Tinja, Saphira et Oukaimeden.

8 9 0 1 2 3

La société est présente au Maroc grâce a une convention signée entre le gouvernement marocain et la société émiratie Emaar Properties et ce pour la réalisation de ces trois projets avec des hôtels, des clubs, des parcs et des golfs…

4 5

B-Aperçu sur la société :

2- Autres informations A-fiche technique de ATLAS ENERGY: Forme juridique

SA

Date de création Siège social

2006 Ain sebaa Casablanca

Acteur principal Secteur d’activités

Emaar Properties-UAE Promotion immobilière

Capital Social

300 .000 dhs

Effectif

35 permanents et 8 contractants

6 7

B-Intervenants extérieurs :

8

 Commissaire aux comptes : ERNST & YOUNG

9

 Autres conseils : Cabinet Saadi & HDID

0

 Avocats : Cabinet Kettani Law Firm et Cabinet Naciri

1

 Assureurs : WAFA Assurance

2

3 4

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

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1 2

 Banques : Attijariwafabank, SG C-Adresses utiles :

3 4

5

 Sous direction préfectorale des impôts : Rabat Ville

6

 Secteur des impôts : Rabat Ville

7

 Perception : Yaacoub Al Mansour

8

 Délégation régionale de C.N.S.S : Yaacoub Al Mansour

9

 Assurance groupe (mutuelle) : WAFA Assurance

0

 Caisse de retraite : CIMR

1

 Assurance AT : WAFA Assurance

2

 Assurance multirisque bureaux : WAFA ASSURANCE

3 4 5

Chapitre 2 Morocco

1-Organisation comptable :

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0

: Mise en place du manuel des procédures du service comptable de Emaar

Organigramme du service comptable

Contrôleur Financier

Trésorier

Responsable 44 de 45 comptabilité 46 fournisseurs 47 et projets

Responsable 48 de 49 comptabilité 50 Clients51

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

52 Responsable de 53 54 comptabilité générale

Analyste Financie r

20

Tableau descriptif des fonctions et des tâches des responsables du service comptable : La fonction Contrôleur Financier

Les taches principales effectuées o Encadrement et gestion du personnel du service comptable mise à sa disposition. o

Etablissement du plan comptable de l’entreprise conformément aux normes comptables et son actualisation au fur et à mesure des besoins de l’entreprise.

o

Supervision de tous les travaux comptables et financiers du service.

o

Supervision de l’imputation comptable conformément au plan comptable général de l’entreprise.

o

Etablissement des situations comptables périodiques, y compris les états de synthèse.

o

Maîtrise de l’outil informatique appliqué à la comptabilité.

o

Analyse des comptes et justification des soldes.

o

Contrôle exceptionnel contrôle permanent de la caisse.

o

Etablissement, supervision des documents fiscaux et contrôle du respect des dates de dépôt de ces documents.

o

Respecter la confidentialité des informations traitées.

o

Gestion des dossiers de crédit et contrôle du respect des conditions bancaires convenues avec les organismes financiers.

o

Préparation du tableau de bord.

o

Supervision et contrôle des états de rapprochement bancaires.

o

Liaison permanente et étroite avec les autres départements de l’entreprise pour la mise en place d’une procédure permettant une meilleure information comptable.

o

Participation et établissement des plans de financement à court, moyen et long terme.

o

Tenue des échéanciers.

o

Tenue des livres légaux : livres d’inventaire et le journal paraphé.

o

Tenue à jours des soldes clients en vue d’un meilleur recouvrement des créances.

o

Assister au comptage des inventaires physiques des stocks en fin

Manuel des procédures d’organisation comptable d’ATLAS ENERGY 21

1

d’exercice. o

Apporter assistance et conseil aux responsables de départements pour les problèmes de paies, facturation….etc.

o

Etablir et maintenir des relations internes et externes permettant l’échange d’informations comptables.

o

Assumer la responsabilité de l’archivage des documents comptables et financiers.

o

Classement et traitement des données et des documents.

o

Coordination avec le responsable d’informatique.

o

Analyse des lots des écritures en erreur.

o

Lancement des états de vérification d’intégration des données.

o

Clôture d’écritures et des soldes.

o

Résolution

de problèmes de système d’information (SAGE 1000) à

savoir :  Equilibre de la balance générale.  Rapprochement des soldes des comptes clients (3421) et comptes fournisseurs (4411) de la comptabilité générale aux soldes de la comptabilité auxiliaire. Fonction de comptable chargé de comptabilité trésorerie

o Saisie et rapprochement au niveau de compte banque de siège. o Analyse des comptes de trésorerie (3497-5111). o Traitement des données bancaires au niveau des agences. o Tenue du journal de la caisse. o Etablissement de la situation journalière de trésorerie o Contrôle des pièces bancaires et des échelles d’intérêt. o

Emission des chèques et ordre de virement.

o Tenue au jour le jour du registre des chèques émis. o

Suivi des cautions bancaires.

o Analyse des comptes suivants : 3421, 3425, 5111, 5112, 5113 (comptes de trésorerie) et 3497 (compte d’attente). o Classement et traitement des données et des documents. o Régularisation des soldes négatifs des caisses.

Manuel des procédures d’organisation comptable d’ATLAS ENERGY

22

o Contrôle des contrats de ventes en les confrontant avec les contrats de

Fonction de comptable chargé de comptabilité Clients

réservations et les conditions contractuelles. o

Contrôle des protocoles de résiliation et des ‘incentives’ en conformité de l’accord obligatoire de la direction générale.

o

Apposer le cachet de comptabilisation sur les contrats clients.

o

Suivi des règlements, relances et mise à jour des soldes clients.

o Etablissement et suivi de l’état des créances clients impayés et douteux. o

Transmission du détail des soldes client impayés au service contentieux.

o

Classement des documents se rapportant aux clients (contrats de réservation, préliminaire, définitif, protocole de résiliation relevés et balances clients)

o Etablissement des déclarations fiscales et sociales et respect des échéances. o La mise à jour des ventes. o Comptabilisation des ventes. o Vérification d’intégration des contrats. o Création des bordereaux de recouvrement des chèques. o Rapprochement bancaire chaque mois. o Classement et traitement des données et des documents comptables. o Analyse des comptes de trésorerie (5115-5520-5112-5113 …)

Analyste Financier

Rattaché à la Direction Administration et Financière, il a comme activité principale : o Le reporting mensuel pour la société mère à Dubaï. o

La préparation en collaboration avec les autres départements du budget

o

le suivi et l’analyse des coûts-bénéfices,

o

L’analyse des différents scenarios financiers auxquels l’entreprise peut être confrontée,

o

Le contrôle de l’intégration des données dans les applications de consolidation,

o

le contrôle de la conformité du reporting mensuel avec la comptabilité ;

o L’audit périodique de la comptabilité de la société.

Manuel des procédures d’organisation comptable d’ATLAS ENERGY 23

1

22

o La participation et la mise en place des outils et procédures a la sortie des résultats mensuels dans les délais impartis par le groupe. o La participation à la production des comptes sociaux. Fonction de comptable chargé de comptabilité générale

Fonction de comptabilité fournisseurs et projets

o

Déclaration mensuelle de TVA, IGR, RAS

o

Saisie des opérations diverses de TVA, Paie.

o

Saisie des factures importations.

o

Préparation des états de synthèse.

o

Relation avec l’administration fiscale.

o

Tenue des fiches immobilisations.

o

Tri par destination des pièces comptables.

o

Contrôle des factures d’achats en les confrontant avec les documents internes et externes de l’entreprise (bons de commande, bons de livraisons, bons de réception…)

o

Contrôle des factures d’Avoirs en les confrontant avec les bons de retour.

o

Passation des écritures dans les journaux centralisateurs après que le Contrôleur Financier ait approuvé la conformité de la pièce à comptabiliser.

o Apposer le cachet. o Classer les factures fournisseurs à payer dans un parapheur spécial en attendant l’échéance convenue pour leurs règlements. o

Porter sur les factures payées des fournisseurs le cachet soit payée par virement soit payée par chèque.

o

Tenue, suivi et mise à jour de l’échéancier des effets à payer.

o

Gestion des comptes des dettes fournisseurs.

o

Gestion des comptes des dettes des autres créditeurs.

o Tenue et suivi des journaux d’achats. o Classement des documents se rapportant aux fournisseurs (factures, avoirs, bons de commandes, bons de livraisons, bons de réception, bons de retours, relevés et balances fournisseurs). o Etablissement des déclarations fiscales et sociales et respect des échéances. o Classement et traitement des données et des documents.

Manuel des procédures d’organisation comptable d’ATLAS E N ER G Y

24

1

23

Fonction ressources humaines (Les travaux effectués au profit de service comptable) :  Le règlement des charges sociales (CNSS mensuel, IGR mensuel, CIMR et mutuelle payé trimestriellement).  Elaboration d’un journal de paie mensuel.  L’analyse des comptes des avances en fin d’année (au niveau des travaux d’inventaire) pour corriger et justifier certains écarts constatés.  Règlement des allocations familiales et la mutuelle.  Règlement et suivi des prestations de service (les prestations des services des sociétés d’intérim).  La vérification des contrats d’intérim. Fonction Achat et Contrats (Les travaux effectués au profit de service comptable)

Les opérations Achats

Les taches effectuées  Pour les achats locaux : o Validation de la facture o Etablissement d’un dossier contient un bon de livraison et un bon de commande.  Pour Les contrats projets : o Etablissement d’un dossier comporte les pièces suivantes :  Appel d’Offre  Préparation du Cahier de Prescription Spéciale  Vérification et validation des attachements avec le bureau d’études  Suivi des retenues de garanties et la récupération des avances sur contrats des projets.

Stocks

 Effectuer des inventaires mensuels.  Participer aux travaux d’inventaire effectués par le service comptable pour la fin d’année.

Manuel des procédures d’organisation comptable d’ATLAS ENERGY

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1

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25

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4 5

2- Système informatique interne (au niveau de service comptable): A- Description des tâches informatique

6 7 8

de la fonction

de responsable de service

9

 Responsable des infrastructures informatique et télécommunication.

0

 Coordination entre équipe IT pour mettre en place et assurer la maintenance des outils technologiques de l’entreprise.

1

2

 Assurer la mise en adéquation des outils informatique avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.

3

4

 Administration de SAGE 1000 (technique et fonctionnelle) et la gestion des modules suivants :

5

6

o Module de distribution

7

o Module de finance

8

o Module d’achats

9

o Module de stock

0

 Suivi des achats informatiques. B-Présentation du logiciel SAGE 1000

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1 2 3 4 5 6 7

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6

Le logiciel utilisé pour traité l’information comptable est appelé SAGE 1000 acheté chez la société EDITINFO qui d’ailleurs en assure la maintenance. La solution SAGE 1000 est constituée d'un ensemble de modules applicatifs parfaitement homogène, complété par des modules spécialisés destinés aux métiers de l’immobilier.  Modules de SAGE 1000 : Les modules peuvent être regroupés en 7 catégories :     

Gestion des immobilisations Gestion de la relation client Comptabilité générale et comptabilité analytique Ressources humaines Productions, Achats/ Fournisseurs …



Gestion de projet

 Avantages de SAGE 1000 : o Souple et abordable : les applications pré-intégrées et optimisées sur une plate-forme impliquent de faibles coûts de mise en œuvre et des besoins moindres en ressources informatiques. Parallèlement, vous bénéficiez d'une architecture flexible qui permet de Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

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personnaliser les menus, le système de sécurité et les états financiers en fonction de vos besoins commerciaux sans modification coûteuse. o Applications self-service : l'accès aux applications à partir d'un navigateur Web permet aux employés d'accéder rapidement et facilement aux informations qui les concernent, avec un minimum de formation. o Solution complète et puissante : SAGE 1000 est une solution complète, qui nécessite un niveau de maintenance faible pour les entreprises de petite taille. Elle offre les mêmes fonctions dont disposent les grandes entreprises. C-L’application du logiciel au sein de ATLAS ENERGY:

5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3

Le système d’informatique retenu est conforme aux obligations comptables en vigueur et accepte le plan comptable spécifique de Emaar Morocco.

4 5 6 7 8 9 0 1 2

Les postes de travail sont connectés au serveur. Chaque poste ne peut fonctionner que par un mot de passe. Les sauvegardes se font automatiquement 1 fois à partir de 00h d’une sauvegarde par lecteur zip à bande magnétique. En cas de panne sur l’un des postes de service comptable, les autres postes ne sont nullement affectés. Le système prévoit l’impossibilité de suppression d’un compte mouvementé avant la clôture définitive de l’exercice. Toute écriture est modifiable avant sa validation et l’interdiction de modifier après validation.

3

Ce système donne l’identification de chaque écriture, et précise bien : o o o o o o

La date de l’opération. Le journal. Le numéro de la pièce comptable. Le numéro du compte mouvementé. Le libellé. Le montant (débit ou crédit).

Les états édités sont : o o o o o o o o

Journal centralisateur de banque. Journal centralisateur des achats. Journal centralisateur des ventes. Journal centralisateur de caisse. Journal centralisateur des Operations diverses. Journal général. Grand livre balance. Etat de synthèse. Ce système respecte la centralisation mensuelle des écritures sur le livre journal et le grand livre.  Sécurité du système et contrôles des données saisies :

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

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9 0 1 2 3 4 5 6 7

8

9

Les anomalies concernant l’égalité Débit=Crédit sont facilement repérables à l’écran. L’accès au programme est interdit, sauf aux utilisateurs préalablement désignés et disposant d’un mot de passe personnalisé.  Facilité d’utilisation du système informatique :

o Les documents de saisie sont lisibles, sans possibilité d’interprétation. o Il est possible de créer de nouveaux journaux et de nouveaux comptes du plan comptable. o Le système permet d’éditer à tout moment le plan comptable, les balances, les situations intermédiaires. o Les comptes sont facilement consultables à l’écran par défilement. 3-Plan des comptes de l’entreprise A- Plan des comptes : Le plan des comptes respecte le plan des comptes imposé par le CGNC.

0 1

Les comptes sont utilisés conformément au plan comptable et suffisamment détaillé pour permettre l’enregistrement de toutes les informations comptables.

2 3

Il est conçu pour générer d’une manière directe les états de synthèse (bilan et CPC) sans nécessiter un quelconque retraitement extra-comptable.

4 5

6 7

8

9

0

B- procédure de mise à jour : La création des comptes se fait au fur et à mesure du besoin de nouveaux comptes à ouvrir, la sélection se fait par le Contrôleur Financier en personne. 4-Règles d’évaluation et options comptables retenues ALes règles générales d’évaluation Le CGNC distingue trois valeurs :

1

 Valeur d’entrée

2

 Valeur actuelle

3

 Valeur au bilan : valeur comptable nette

4 5

 Valeur d’entrée :

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6

A leur date d’entrée dans le patrimoine, les biens sont inscrits à leur coût d’acquisition. Le coût d’acquisition est formé du prix d’achat facturé augmenté des droits de douane et autres impôts et taxes non récupérable et diminué des taxes légalement récupérables et des charges accessoires d’achats y afférents (transport, frais de transit, commissions, frais de réception, assurances…).

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

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1

 Valeur actuelle : A l’inventaire il est procédé au recensement et l’évaluation des éléments actifs et passifs à la valeur actuelle. Celle-ci est déterminée à partir des prix du marché et de l’utilité du bien.

 Valeur du bilan : Les immobilisations figurent au bilan pour leur valeur nette comptable conformément aux prescriptions du CGNC. B- Evaluation des immobilisations Les méthodes d’évaluation des immobilisations aussi bien corporelles qu’incorporelles retenues pour les cas particuliers tels que :  Des immobilisations obtenues en crédit bail, parfois l’entreprise procède à l’acquisition du matériel. C- Evaluation des autres postes d’actif et du passif Il s’agit essentiellement de l’évaluation des postes suivants :  Des titres de participation et les autres titres immobilisés.  Des créances et dettes (la nécessite d’élaborer un tableau d’amortissement d’emprunt).  De la trésorerie. D- Options retenues en matière d’amortissements Les amortissements sont calculés sur les montants de coût d’acquisition des immobilisations au prorata temporis avec application des taux linéaires réglementaires retenus dans le tableau ci-dessous : Type d’immobilisation

% an mode plafond (amortissement linéaire appliqué au sein de Emaar)

Immobilisation en non valeur

20 %

Construction

5%

Installation technique

10%

Matériel et outillage

25%

Matériel de transport

20%

Mobilier, matériel de bureau et aménagements 10% divers

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1

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Matériel d’informatique

20%

3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5

La date retenue pour le calcul de l’amortissement est celle qui coïncide avec la date de mise en service ou de la réception du bien acquis. D’autre, la date retenue pour le calcul de l’amortissement est le 1er du mois quelle qu’en soit le jour de sa mise en service ou sa réception. Les amortissements des immobilisations en non-valeur notamment pour les frais d’augmentation de capital sont amortis sur cinq années.

6 7 8

Toutes les immobilisations sont comptabilisées directement en immobilisation lorsque leur montant est égal ou supérieur à 2000,00 DH. Celles inférieures à 2000,00 DH sont imputées en charges.

En ce qui concerne les charges à repartir sur plusieurs exercices, l’amortissement est déterminé en fonction de l’importance des travaux et des pièces montées et de l’estimation de la durée de l’usure normale. E-Options retenues en matière de comptabilisation des immobilisations

5- les procédures spécifiques par cycle :

9

A-Procédures comptables du cycle Achat –décaissement :

0

1



o Les opérations d’approvisionnement sont soumises à un contrôle rigoureux, quantités et prix par le responsable Achat. o Le choix des fournisseurs se fait en se basant sur une sélection faite depuis des années et par Appel d’Offre pour les contrats de construction.

2 3 4 5

6

7

Diagnostic :



Objectifs : Cette procédure à pour objectif de s’assurer que :

8

o

9 0

o Les réceptions sont conformes aux commandes, et les factures sont conformes aux bons de livraison et aux bons de commande.

1

o

2 3 4

o Les produits et charges inscrites au compte de résultat et provenant des opérations d’achats résultent uniquement de l’enregistrement intégral des transactions réalisées dans l’exercice comptable considéré ;

5

tous les achats sont dûment autorisés.

Tous les achats sont bien enregistrés en comptabilité.

 Intervenants :

6

o Responsable Achat et Contrats

7

o Responsable Commerciale

8

o Secrétaire

9 0 1

o Comptabilité fournisseurs

2

3

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

30

 Déroulement de la procédure : Les principaux circuits d’achat de la société sont : o Les achats divers : Il s’agit de l’ensemble des acquisitions des biens et des services hors achats revendus de marchandises. Le schéma de processus de cette procédure est le suivant : Etape 1 :

Déclenchement de la commande

Etape 2:

Gestion de la commande

Etape 3 :

Traitement comptable Tableau descriptif des étapes de processus de la procédure Achat- décaissement (cas des achats divers) :

Les étapes

Les tâches et les opérations effectuées

Etape 1 :

 tout achat doit être obligatoirement exprimé par

« Déclenchement de la commande »

une demande d’achat.  La demande d’achat est établie par le responsable du service concerné à partir des besoins des services ou des dépôts, en 4 exemplaires : 2 blancs, 1 vert, et 1 jaune.  La demande d’achat est remplie en fonction du besoin propre à chaque service et contient les informations suivantes : o N° de la demande d’achat. o Quantité, qualité prix et référencement des produits. o Délai de paiement, mode de règlement. o Stock actuel, consommation mensuelle.

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

1

31

Etape2 :

 Cette demande d’achat doit être signée par le

« Gestion de la

Directeur Financier, lorsqu’il s’agit de montant

commande »

énorme, elle est approuvée par le Directeur Général.  Une fois la demande d’achat est approuvée, le responsable établit le bon de commande en 2 exemplaires : o Un est faxé au fournisseur. o Et l’autre est classé dans un registre.  Le

bon

de

commande

contient

les

informations suivantes : o N° du bon de commande o Quantités, qualité, prix et référencement des produits.  A la suite de la réception des marchandises, la secrétaire contrôle la qualité, quantités, des marchandises reçues avec le bon de commande.  Après acceptation, la secrétaire envoi le BC +BL +Facture à la comptabilité pour comptabilisation système. Etape3 : « Traitement comptable »

 Le comptable fournisseur reçoit le BC+BL+Facture auprès de la standardiste.  Elle a pour mission le contrôle et l’enregistrement des factures et le paiement des fournisseurs.  Le contrôle des factures se fait par confrontation avec les données mentionnées dans le BC+BL+Facture.  Ce contrôle porte sur : o L’identité du fournisseur. o Les prix unitaires et totaux. o Les conditions de règlement. o Les données arithmétiques. Procédure d’alerte : En cas de factures erronées, le comptable fournisseur fait une réclamation au fournisseur

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

1

32

1 2

par téléphone. Le fournisseur envoi donc la facture d’avoir

3

par courrier ou la dépose auprès de la réceptionniste.

4

En cas d’acceptation, la facture est comptabilisée sur

5

système SAGE 1000 :

6

Lancement SAGE

7

Saisie standard

8

factures

9

0

1

2

comptabilité fournisseurs saisie des informations relatives aux

approuvé et comptabilisé.

 L’original de la facture porte la mention approuvé et comptabilisé.  Après enregistrement de la facture, le responsable procède au paiement du fournisseur, il s’agit de :

3

o Le responsable établit le chèque et le transmet au

4

Directeur Financier et au Responsable Trésorerie

5

pour signature.

6

o Le responsable établit l’ordre de paiement et le

7

transmet au Contrôleur Financier pour

8

approbation.

9

0

o L’ordre de paiement contient les informations suivantes :

1

 date de règlement.

2

 le montant de la facture.

3

 Le fournisseur

4

 N° de chèque.

5

 La banque (domiciliation).

6

 Le chèque est transmis au fournisseur, le responsable

7

doit recevoir une copie du chèque et un accusé de

8

réception.

9

0

1

2

3

4

 Archivage d’une copie du chèque, accusé de réception et la facture dans un classeur.  Dans le cas de réception de la facture par fax, le responsable procède à un règlement anticipé.  Apres règlement, le responsable procède à la saisie du paiement SAGE 1000 : il s’agit de la comptabilisation de

5

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

33

l’ordre de paiement : Lancement SAGE 1000 paiement manuel l’ordre de paiement

1 2 3

4 5 6

comptabilité fournisseurs saisie des informations relatives àgénère un N° de ok. lot

Les achats locaux :

7 8 9

Etape1 :

Déclenchement de la commande

0 1 2

Etape2 :

Gestion de la commande

3 4 5 6 7 8

Etape3 :

Traitement comptable

9

Tableau descriptif des étapes de processus de

0 1

La procédure Achat- décaissement (cas des achats locaux) :

2 3 4

Les étapes

Les tâches et les opérations effectuées

Etape1 :

 Tout achat doit être obligatoirement exprimé

« Déclenchement de la commande »

par une demande d’achat.  La demande d’achat est établit par le Responsable Achat à partir des prévisions du projet.  Les prévisions du projet sont généralement établit sur la base de l’historique des années précédentes avec une marge et les bureaux d’études.  La demande d’achat contient les informations suivantes : o N° de la demande d’achat. o Quantités, qualité, prix et référencement des produits.

Manuel des procédures d’organisation comptable de A TL AS EN E R G Y

34

o Délai de paiement, mode de règlement. o Fournisseur choisi.  Les fournisseurs locaux sont définit de façon Etape2 : « Gestion de la commande »

contractuelle.  Cette demande d’achat doit être signée par le Responsable Achat.

 Une fois la demande d’achat est approuvée, l’Assistante Achat établit le bon de commande en 2 exemplaires :

o Un est faxé au fournisseur. o Et l’autre est classée dans les archives.  Le bon de commande contient les informations suivantes :

o N° du bon de commande. o Quantités, qualité, prix et référencement des produits.

 Le bon de commande est envoyé au fournisseur par Email.

 A la suite de la réception des marchandises ou travaux, le contrôle diffère selon les fournisseurs. o Pour achats de matières : à la réception des marchandises, le magasinier vérifie la conformité de la réception avec la commande, tout écart est mentionné sur un rapport : o Pour réception de travaux : le bureau d’études contrôle la qualité, quantités et la réception des travaux. Après acceptation, le magasinier ou Directeur du projet édite le bordereau ou PV de réception du système et le remplit, ce bordereau permet de visualiser les écarts entre ce qui est commandé et ce qui est reçu.

Manuel des procédures d’organisation comptable d’ATLAS ENERGY 35

1 2

Le bordereau contient les informations suivantes : o Code du produit. o Référence du produit. o Quantité commandée. o Quantité reçue. L’Assistante Logistique envoi BC+BL+Facture à la comptabilité fournisseurs pour l’enregistrement système.  Réception des documents (factures+BC+BL, PV

Etape3 : « Traitement comptable »

de réception) auprès de l’Assistante logistique.  Apres réception la responsable procède à la comptabilisation : Lancement SAGE 1000 fournisseurs réception

Comptabilité

Rapprochement facture avec Rapprochement factures locales

ajouter (on procède à la saisie des informations de la facture dans les rubriques concernées) Ecran Réception à rapprocher (appel BC système) vérification du bon de commande système avec les données de la facture comptabilité générale

Ok

N° lot

Traitement quotidien

état de consultation du grand livre de compte saisie N° BC

détection des factures

comptabilité fournisseurs des factures fournisseurs journal de réception

saisie vérification du

(on procède à la saisie

du N° lot approuvé et comptabilisé. B-Procédures comptables du cycle vente –encaissement :

 Diagnostic :  Le retard de paiement des clients est un problème qui pèse sur la trésorerie de l’entreprise.

Manuel des procédures d’organisation comptable d’ATLAS ENERGY 36

1

 Objectifs : Cette procédure à pour objectif de s’assurer que :  Toutes les ventes sont comptabilisées.  Toutes les ventes comptabilisées sont réelles.  Les produits et charges inscrites au compte de résultat et provenant des opérations de vente résultent uniquement de l’enregistrement intégral des transactions réalisées dans l’exercice comptable considéré.

 Déroulement de la procédure : Les principaux circuits de ventes sont : o Vente des unités construites : Voir ci-dessus l’annexe qui comporte toutes les informations d’un cycle de vente détail : Procédure N°1 : Emaar Morocco

Er

Procédure Vente Diagrammes Eléments de la procédure oui

Date création : Date d’application : Réf.: DAF/05/ Annexes oui

Archivage Non

oui

Non

1. Objectif Cette procédure a pour objectif de définir et de sécuriser le cycle de la vente des unités de Emaar. 2. Champ d’application Cette procédure couvre tout le processus de vente : le contrat de réservation, préliminaire, définitif, l’encaissement, le lettrage, le suivi de l’encours et l’arrêté périodique. 3. Utilisateurs Les utilisateurs de cette procédure sont :    

Le Comptable ; Le commercial ; Le Directeur Projet ; Le Customer care Manager.

Manuel des procédures d’organisation comptable d’ATLAS ENERGY 37 36

1

37

1 2 3

4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4

5 6 7

8 9 0 1 2

4. Principes généraux  Désormais toutes les contrats de réservations feront objet d’un encaissement immédiat ;  Le rapport journalier des ventes donnera lieu à la signature des contrats et à un encaissement immédiat.  Le montant du rapport doit être égal à l’encaissement. Toute exception doit être autorisée par le Directeur Commercial ou le PDG  Pour les versements de l’étranger, l’autorisation du Directeur Commercial est obligatoire. 4.1

Réservation: Qui

Commercial Administrateur des Ventes Département Financier Commercial Responsable Juridique Commercial Commercial 4.2

Comment Accueillir, informer et conseiller le client. Vérifier la disponibilité de l’unité et préparer le dossier du client (CIN, règlement, fiche client...) Informer le Commercial que le paiement est reçu de la part du client. Préparer le contrat de réservation. Valider le contrat de réservation et la parapher en termes de conformité légales. Signature du contrat par le Directeur Commercial et le client ou son mandataire. Remise de la copie de contrat au Comptable.

Quand Au moment du contact Au moment de la réservation

Après Après

Contrat préliminaire Qui

Comment

Directeur Projet

Remise du certificat de l’ingénieur spécialisé attestant l’achèvement des fondations de la construction au niveau du rez-de-chaussée et copies conformes des plans d’architecte, du béton armé et le cahier de charge; Remise de ces documents pour le client pour le contrat préliminaire. Elaboration du contrat préliminaire.

Commercial Directeur Juridique Commercial Comptable Clients

Quand Signature des attachements

Elaboration du contrat

Le contrat préliminaire doit être signé et paraphé par les parties chez le notaire. Saisie au logiciel du montant reçu du client au Paiement système.

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

38

4.3

Contrat définitif : Qui

Comment

Quand

Commercial

Obtention du permis d’habiter ou certificat de conformité. Information de l’acquéreur par le responsable de du Département Commercial dans un délai ne dépassant pas les 30 jours à compter de la date de leur délivrance par lettre recommandée avec accusé de réception. Requérir l’éclatement du titre foncier, objet de la propriété sur laquelle est édifie l’immeuble en vue de créer un titre foncier. Informer le Département commercial du versement intégral du prix de l’unité vendue. Réalisation de la vente définitif et signature du contrat définitif entre Emaar et le client ou son mandataire.

Achèvement des travaux de finition Délivrance du permis d’habiter

Commercial

Responsable Juridique Comptable Clients Directeur Commercial

Paiement de la dernière échéance

4.4-Intégration et lettrage: Le comptable Client est tenu à la fin de chaque journée d’intégrer toutes les versements et procéder ensuite à leur lettrage le même jour. 5. Classement et archivage Les documents archivés au niveau de la société sont : Un classement par client et par mois sous forme d’une chemise cartonnée qui regroupe : 

Commercial :

 Les originaux de tous les contrats dûment signés par le Directeur Commercial et le Client ; 

Comptable Client :

 Une copie des contrats de réservation, préliminaire et définitif ainsi le mode de paiement (Chèque ou virement…) ;  Les rapports récapitulatifs journaliers des ventes ;  Les contrats quotidiens relatifs aux rapports récapitulatifs journaliers ;  Les bons des versements quotidiens;  L’état de l’inventaire de la fin du mois muni de l’état de l’emplacement tiré du système (daily);  L’état de l’arrêté du compte signé par le Comptable, le Commercial et le Directeur Commercial.

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

38

Ces documents doivent être impérativement signés et cachetés par toutes les parties concernées. Elaboré par

Approuvé par

Nom :

Nom :

Fonction : Administrateur des Ventes Date : le

Fonction: Directeur Commercial Date : le

C- Les procédures comptables du cycle trésorerie

 Diagnostic :  La fonction de trésorerie est étroitement liée aux fonctions d’achats, vente, et paie et sa fiabilité dépend du système d’information lié à ce poste.  La plupart des règlements effectués habituellement dans l’entreprise sont aujourd’hui par chèque ou par virement. Cette pratique s’explique par commodité que présente ce mode de paiement, mais aussi par les avantages qu’il offre à l’entreprise en matière de contrôle : les fonds bancaires sont par nature moins accessibles que les espèces déposées dans une caisse .En outre, les mouvements bancaires sont retracés sur des états tenus par un tiers et la banque, et les envoyés régulièrement à la société qui peut les contrôler.  En matière d’opérations de caisse, un principe fondamental de contrôle interne est maintenu c’est que les encaissements reçus ne doivent pas être affectés au paiement des dépenses.

 Objectifs : Cette procédure à pour objectifs de s’assurer que :     

Les paiements sont justifiés et correctement comptabilisés. Le système de tenue et de comptabilisation de la caisse est fiable. Le solde caisse enregistré dans les livres comptables reflète la réalité. Les recettes sont intégralement et régulièrement remises en banque. Les fonds de la société sont gérés de façon rationnelle.

 Intervenants :  Responsable trésorerie.  Comptabilité.  Responsable commercial.

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

39

1

39

1

40

1 2 3

4

5

 Déroulement de la procédure : o

Procédure caisse : 1. Encaissements :

6

7 8 9 0 1 2 3

4 5 6 7

8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0

Il s’agit de la caisse recette qui est destinée exclusivement à recevoir les encaissements des clients en règlement des ventes réalisées. Cependant la nature des ventes réalisées dans notre activité qui est la promotion immobilière ne permet pas ce genre d’encaissement. Aussi dans une perspective fiscale du moment où les montants de versements sont assez importants. 2. Décaissements : Pour être valable, une dépense doit obligatoirement répondre à deux critères distincts relatifs à la nature et au montant :  Nature des dépenses autorisées : o Les réparations et entretiens des locaux après accord du Responsable Achats. o L’achat des timbres et des frais d’envois postaux et par messagerie. o Les frais de réparation des véhicules. o o o o o

Désormais, les dépenses suivantes sont exclues sauf autorisations de la DAF : Les frais de lavage. Les bons de carburants. Les frais de restauration. Les frais de voyages. Les frais de déplacement et toutes autres dépenses exceptionnelles.

 Plafond autorisé :

1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Les comptables ne peuvent engager que les dépenses dont la nature est autorisée et dont le montant est égal ou inferieur à 500dhs par dépense.

0

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

Seules les dépenses concernant le paiement de l’eau et de l’électricité sont autorisées sans plafond. Pour les dépenses exceptionnelles dont la nature n’est pas autorisée ou le montant dépasse les 500dhs, il faut adresser une demande d’autorisation écrite, par fax ou par Email, à la Direction Administrative et Financière pour accord. L’alimentation de la caisse dépenses se fait par le Contrôleur Financier avant la fin de chaque mois, il procède à la mise en disposition bancaire à l’ordre du comptable sur la base d’un montant mensuel fixe. Pour engager une dépense de la caisse, le bénéficiaire doit émettre une demande de dépense, cette demande doit être conforme aux conditions de dépenses autorisées. Par la suite, le comptable remplit le bon de caisse dépenses qui doit être validé par le superviseur concerné et lui débloquer la somme contre une décharge de réception de l’intéressé.

40

1 2

3 4 5 6 7 8

Le bénéficiaire est tenu de remettre au comptable les pièces justificatives (facture ou bon) de la dite dépense au plus tard J+3.

9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3

 Le bénéficiaire présente au comptable le justificatif de la dépense (facture ou bon) signés et cachetés par le bénéficiaire avant la fin du mois.  Le comptable est tenu de vérifier la conformité, la nature et le montant de la dépense, et la régularité des pièces justificatives de la dite dépense.  Après vérification, le Comptable établit un bon de caisse dépenses et le joint au justificatif. Il faut une validation par le superviseur concerné pour les dépenses relatives au bureau des ventes.  Le comptable débloque la somme contre une décharge de réception de l’intéressé.  Le comptable, après chaque opération de dépense, enregistre sur un fichier Excel toutes les dépenses et met à jour le solde disponible.

Ces pièces doivent être vérifiées par le comptable en termes de nature et montant de la dépense, ainsi de leur régularité. Pour le remboursement des dépenses engagées :

Par la suite, le comptable classe systématiquement les pièces justificatives de la dépense par ordre chronologique : o

Souche du bon de caisse dépense.

4

o

Bon fournisseur ou facture.

5

o

L’état journalier de la caisse dépense.

6 7 8

9

Le comptable du bureau des ventes se présente au service comptabilité avec : o

Les pièces originales justificatives des dépenses.

o

Les souches du bon de caisse en question signées et cachetées par les bénéficiaires et le Comptable.

0

1

o

L’état détaillé des dépenses du mois.

2 3 4 5 6 7 8 9 0

Après vérification de la conformité des versements et des pièces justificatives, il y a lieu l’établissement d’un procès verbal en double exemplaire, qui sera signé par le Contrôleur Financier et le Comptable. Les pièces originales approuvées sur le PV feront l’objet d’un enregistrement comptable. Les documents archivés au niveau du bureau des ventes sont les souches des bons de caisse dépenses. L’état récapitulatif des dépenses du mois.

1 2 3 4 5 6 7 8 9

La plupart des règlements effectués dans l’entreprise sont par chèque ou par virement .Cette pratique s’explique par les avantages qu’offre ce mode de paiement à l’entreprise en matière de contrôle : les fonds bancaires sont par nature moins accessibles que les espèces déposées dans une caisse.

0

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

o Procédure banque :

41

1 2 3 4 5 6 7 8 9

En outre, les mouvements bancaires sont retracés sur des états tenus par la banque, et envoyés régulièrement à la société qui peut les contrôler. C’est dans ce contexte que la procédure de la banque consiste d’une part en la comptabilisation des pièces bancaires et d’autre part en l’établissement des états de rapprochement pour assurer le suivi et le contrôle. 1. Encaissements Pour ce qui est des encaissements, le responsable de la comptabilité bancaire reçoit les pièces bancaires relatives aux encaissements des sommes auprès des clients, du Responsable Commercial pour comptabilisation système :

0 1 2 3 4

Lancement

5

Rapprochement des comptes

6

Rapprochement (on procède à la sélection de la période à rapprocher) Rapprochement

7

compte banque

8 9 0 1

Les opérations de comptabilisation et de rapprochement infectent les comptes suivants :

2 3

4 5

6

SAGE

1000

générale

Traitement

périodique

Rapprochement manuel Actualiser état de

saisie du montant et / ou N° de lot rapprochement.

 Encaissement virement : 1. Acceptation : 3497 comptes d’attente

4421

*

*

2. Recouvrement : 5141

3497

*

*

Apres l’opération du lettrage le compte 4421 sera soldé par le crédit du compte client.  Chèque à l’encaissement :

7

1. Acceptation :

8

3497 Comptes d’attente

9 0 1

Comptabilité

*

4421 *

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

1 2

3

4

2. Remise : 51112 Chèque remise à l’encaissement

3497 Comptes d’attente

*

*

6

3. Recouvrement

7

5141

51112

*

*

9 0 1 2

3

2. Décaissements :

4 5 6 7

Pour ce qui est des décaissements, le responsable de la comptabilité bancaire reçoit les pièces bancaires relatives aux décaissements issus des opérations d’approvisionnements et des autres dépenses. Apres réception des pièces, le responsable procède à leur comptabilisation système :

8

Lancement SAGE 1000

9

Paiement manuel

0

des informations relatives au décaissement)

1

Constatation du paiement (cette constatation nous donne un N° de lot du fait que

2

l’opération est comptabilisée).

3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6

Seuls les comptes fournisseurs et banques sont touchés.

Comptabilité fournisseurs

Traitement quotidien

Paiement avec rapprochement des factures (on procède à la saisie

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

Ecran

Poste facturation

43

1 2 3

CONCLUSION

5

6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

0

Le manuel des procédures d’organisation comptable est un document interne de l’entreprise regroupant l’ensemble des procédures comptables, il joue à cet égard un rôle essentiel .Il doit permettre à tout intervenant externe ou interne de comprendre le système comptable et de gestion de l’entreprise et d’exercer tout contrôle éventuel. Le manuel de procédures d’organisation comptable est donc un outil de travail dont l’importance se révélera aux entreprises avec sa mise en ouvre de nombreuses entreprises organisées disposent d’ores et déjà de documents sous forme de manuels ou de notes séparées dans le but de formaliser des méthodes et procédures de travail, de définir des fonctions, des circuits de documents ou autres. Au-delà de son aspect technique, formel et légal, un manuel de procédures est avant tout un outil organisationnel et une première phase vers la démarche qualité. Le but recherché par la formalisation des méthodes et procédures de l’entreprise est souvent l’amélioration des performances des services. Il s’avère obligatoire pour toute entreprise de disposer d’un manuel de procédures, celui-ci ne doit pas rester conservé dans ses archives, il est nécessaire qu’il soit appliqué et respecté rigoureusement, et éventuellement modifié et actualisé en fonction des changements structurels et organisationnels internes. D’une manière laconique, l’élaboration du présent travail a été confrontée à un grand nombre d’obstacles, qui n’ont cessé d’entraver son déroulement et de compliquer sa trajectoire. En effet, il faut dire que la société ATLAS ENERGYsouffre de quelques défaillances au niveau du service comptabilité, et surtout pour ce qui est des procédures de contrôle interne. Le cumul de fonctions, l’absence de procédures formalisées, l’inadaptation du système d’information et de communication interne, etc. sont autant d’handicaps qui entravent le bon déroulement et l’efficacité des tâches effectuées. Mais il ne faut pas perdre de vue que la société est fortement chaperonnée par l’entreprise mère. Ceci limite énormément les risques encourus, et contribue à de meilleures performances. Le Manuel d’Organisation Comptable élaboré s’est voulu synthétique. Il échappe à la lourdeur de description détaillée des diverses procédures, pour focaliser l’importance sur le volet comptabilité (organisation du service, archivage, règles adoptées, contrôles effectués, méthodologies de travail,…). De mon côté, je peux dire que ce travail, m’a été extrêmement bénéfique, dans la mesure où il m’a permis de couronner mon cursus universitaire par un travail très enrichissant, que j’espère être à la hauteur des attentes de toutes les parties intéressées.

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

45

1 2 3 4

BIBLIOGRAPHIE

6 7 8

9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0

2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5

6

 « Mémento comptable marocain » édition MASSNAOUI 1998  BARBIER, BOURGEOIS, PELATAN, « Organisation et méthodes administratives », édition : Nathan, paris 1993.  Jacques RENARD, « Théorie et pratique de l’audit interne » édition d’Organisation  Les procédures internes de Emaar Properties.  Manuel de procédures comptables model fourni par l’OEC « Ordre des Experts Comptables »  La loi des Obligations Comptables 9-88  Coopers et Lybrand / IFACI, LA NOUVELLE PRATIQUE DU CONTROLE INTERNE, Les éditions d’Organisation,1998.

WEBOGRAPHIE

 www.ccg-gcc.gc.ca/rd/pubs/manuel/section_1_f/htm-31K  www.aic.ca/outreach/AccrManualF.pdf

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

46

1 2 3 4

TABLE DES MATIÈRES

6 7

8

I.

INTRODUCTION

9

II.

PRELIMINAIRES

0

II.

Partie 1 : Généralité sur le manuel des procédures d’organisation comptable

1

A.

Chapitre 1 : le manuel des procédures : définition, objectifs, et

2

1.

Définition :

3

2.

objectifs :

4

a)

Objectifs résultant des dispositions légales :

5

b)

Objectifs relatifs à la gestion de l’entreprise :

6

7

3. B.

8

cadre réglementaire

Le Cadre légal et réglementaire : Chapitre 2 : contenu et formalisation d’un manuel de procédures d’organisation comptable

1.

Contenu d’un manuel de procédures d’organisation comptable :

9

a)

le premier volet : l’organisation générale de l’entreprise et de son système comptable :

0

b)

le deuxième volet : les procédures comptables :

1

C- Le troisième volet : le dispositif comptable et le contrôle applicable au traitement comptable :

2

2.

Forme et méthodologie d’élaboration :

3

a)

Forme du manuel :

4

b)

B-Méthodologie d’élaboration :

5

c)

Principes de base de formalisation des manuels de procédures :

6

C.

Chapitre3 : les différentes approches d’élaboration d’un manuel de procédures d’organisation comptable

7

1.

l’approche restrictive :

8

2.

l’approche globale :

9

D.

Chapitre4 : les enjeux d’un manuel des procédures d’organisation comptable

0

1.

Le manuel de procédures : une piste pour l’auditeur

1

2.

Le manuel de procédures : une mémoire de l’organisation

2

3.

Le manuel de procédures : un support pédagogique

3

4.

Le manuel de procédures : un facteur de modernisation

4

5

6

III.

Partie 2 : Elaboration du manuel des procédures d’organisation comptable au sein de ATLAS ENERGY

E.

Chapitre 1 : Présentation générale d’entreprise 1.

Présentation de ATLAS ENERGY

7

a)

Activités de la société :

8

b)

Aperçu sur la société :

9

2.

Autres informations

0

a)

Fiche technique de ATLAS ENERGY:

1

b)

Intervenants extérieurs :

2

c)

Adresses utiles :

1

F.

2

Chapitre 2 : Mise en place du manuel des procédures du service comptable de ATLAS ENERGY 1.

1-Organisation comptable :

3

a)

Tableau descriptif des fonctions et des tâches des responsables du service comptable :

4

b)

Fonction ressources humaines (Les travaux effectués au profit de service comptable) :

5

c)

Fonction Achat et Contrats (Les travaux effectués au profit de service comptable)

6

2.

Système informatique interne (au niveau de service comptable):

7

a)

Description des tâches de la fonction de responsable de service informatique

8

b)

Présentation du logiciel SAGE 1000

9

c)

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

0

d)

L’application du logiciel au sein de ATLAS ENERGY:

1

3.

3-Plan des comptes de l’entreprise

2

a)

Plan des comptes :

3

b)

procédure de mise à jour :

4

4.

4-Règles d’évaluation et options comptables retenues

5

5.

les procédures spécifiques par cycle :

6

IV.

7

V.

8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1

VI.

2

CONCLUSION Bibliographie Table des matières……………………………………………………………………………… …

49

1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6

7

ANNEXES

8

9

PRÉSENTATION DES ÉTATS FINANCIERS ET

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

DE SYNTHÈSE

0

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

50

1 2 3 4 5

Présentation des états financiers et de synthèse

7 8 9 0

1

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

51

1 2

3 4 5 6 7 8

9

Manuel des procédures d’organisation comptable de AT L A S E NE RG Y

52

1 2

4 5 6

7

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

53

1 2

4 5 6 7 8

9

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

54

1

3 4 5 6 7 8

9

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

55

1 2 3

5 6 7 8 9

0

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

56

1 2

4 5 6

7

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

57

1 2 3 4

6 7 8 9 0 1 2 3

4

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

58

1

3 4 5 6 7

8

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

59

1 2 3 4 5 6

8

9

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

60

1 2 3 4 5

7 8 9

0

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

61

1 2 3 4

6 7 8 9 0

1

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

62

1 2

4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4

5

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

63

1

3 4 5 6 7 8

9

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

64

1 2 3

5 6 7 8

9

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

65

1

2 3 4 5

6

7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

66

1 2

4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8

9

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

67

1

3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3

4

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

68

1

3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4

5

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

69

1 2

4 5 6 7 8 9 0 1 2

3

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

70

1 2 3

5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5

6

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

71

1 2 3 4

6 7 8 9 0 1 2 3 4

5

Manuel des procédures d’organisation comptable de ATLAS ENERGY

72

1

2