Les Étapes Du Plan de Crise [PDF]

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Les étapes d'un plan de Crise Personne n’est à l’abri de la survenance d’une crise même les plus protégés. La clé d’une meilleure gestion de crise est l’anticipation. En élaborant une stratégie dans le calme avec une équipe de communication, vous gagnerez en réactivité en temps de crise. Le travail d’un chargé de sécurité va consister en premier à cerner les lieux

Sommaire

des Etapes 1. Acquérir l’adhésion, la volonté et la confiance de la Direction 2. Définir les limites de l’établissement 3. Disposer d’un plan de masse et des Plans parcellaires. 4. Diviser l’établissement en zones et les Numéroter (adm, réception MP, Production, Stockage, Expédition, rebus, parking, emballage, etc) 5. Réaliser un plan de circulation et Numéroter les voies (N-S et E-O) 6. Exécuter un Recensement des sources de dangers (Produits, matières, équipement, secteurs, équipement etc) 7. Evaluer l’ampleur du pire danger dans les pires conditions pour chaque Risque. 8. Mettre en place un état-major des opérations au niveau Direction 9. Désigner parmi les hauts responsables des chefs de Modules par spécialités (Incendie/intervention, Evacuation, Médical, transport, logistique, communication, télécommunication, etc) 10. Faire rédiger pour chaque chef de module Une fiche de missions d’urgence 11. Mettre en place un code des sirènes pour organiser les niveaux d’alertes et leur fin 12. Inculquer une culture du risque 13. Analyser les risques 14. Mettre en place un dispositif de gestion de crise 15. Mettre en place un plan de gestion de crise (plans d’attaques particuliers pour chaque élément dangereux et en fonction des conditions) 16. Identifier les membres de chaque module choisis par le responsable du Module) 17. Identifier les matériels et moyens et locaux à mettre en place 18. Faire rédiger dans le module pour chaque intervenant Une fiche de missions d’urgence 19. Choisir et former chaque chef de module, chaque intervenant et les porte-paroles .com 20. Préparer les messages à diffuser 21. Détecter et évaluer la situation de crise (cataclysme ou catastrophe 22. Planifier et exécuter des exercices avec des observateurs neutres pour éliminer les points faibles et consolider les points forts 23. Coordonner les réponses de crise éventuellement avec d’autres Etablissements voisins o si possible utiliser un logiciel de Gestion de crise ou réaliser la digitalisation de votre procédure.

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Inculquer une culture du risque Tout processus de gestion de crise serait vain sans une culture de risque partagée par les responsables et les travailleurs. La gestion de crise doit pas être réduite organisée et méthodique : la réponse face à une crise sera faite d’automatismes. Dans de nombreux cas, l’importance de celle-ci prend tout son sens seulement lorsque l’Etablissement a été affectée. Cependant, la gestion de crise doit être une démarche permanente. Elle commence par une organisation des lieux et des hommes puis d’une évaluation des risques et se concrétise par un plan de gestion de crise. Dans une entreprise, toute la hiérarchie doit être impliquée : du sommet à la base. Chacun doit comprendre ses responsabilités. La culture du risque se traduit par l’éducation et la prise de conscience de l’existence de risques. Des employés, des dirigeants d’entreprise et des élus informés participent volontairement à la prévention d’une crise. Lors de sa survenance, ils coopèrent et réagissent au mieux de manière coordonnée. 

Analyser les risques Pour mieux anticiper les crises, on effectue une analyse des risques préalable. On Convoque les équipes de communication de crise et tout autre responsable de département concerné par un risque particulier. On effectue des séances de brainstorming pour inventorier les risques potentiels (risques naturels, risques accidentels, risques industriels ou risques informatiques). Une fois les risques répertoriés, on passe à une analyse approfondie de la probabilité d’occurrence et la gravité de l’impact de chaque menace. Cette étude permet de classifier les risques l’importance de leur impacte. On remarque que certaines crises peuvent être évitées en effectuant des changements sur les modes opératoires et les pratiques dans l’organisation ou une meilleure formation des hommes .

Mettre en place des dispositifs de gestion de crise Toute organisation sera à un moment ou un autre confrontée à une crise. Dans une logique de préparation, un système de gestion de crise doit être mis en place. Il s’agit de l’ensemble de moyens de réaction et de réponse face à une crise. Au moment de survenance de la crise, il convient de guérir et non plus prévenir. C’est la raison pour laquelle, la réactivité est un facteur important dans une période de crise. Le système d’alarme et le dispositif d’alerte sont les éléments indispensables pour permettre à l’entreprise de réagir rapidement. Pour affronter efficacement une crise, l’organisation doit prévoir des moyens humains et matériels adéquats. D’une manière générale, ces moyens et les modes d’organisation sont indiqués dans le plan de gestion de crise ou appelé également plan d’urgence ou plan de secours.

Mettre en place un plan de gestion de crise 2

 Pour faire face aux risques inévitables, il faudrait établir un plan de gestion de crise. Le plan peut prendre différentes formes selon l’organisation et les risques concernés. Voici quelques exemples de plan d’urgence : Plan d’Opération Interne (POI ou OGCU Organisation Générale en Cas d‘Urgence), pour la gestion de risques industriels au niveau d’une installation industrielle classée Seveso seuil haut.  Plan Particulier d’Intervention (PPI), pour gérer les risques industriels au niveau d’un territoire accueillant un établissement industriel à haut risque.  Plan de Continuité d’Activité (PCA), pour la gestion de crise informatique au niveau d’une entreprise.  Plan de Reprise d’Activité (PRA), un plan inclus dans le PRA pour une reprise d’activité rapide d’une entreprise après une cyberattaque. 

Le plan de gestion de crise ainsi que le système d’alerte doivent être testés à l’aide d’exercices de simulation sur les différents scénarios. Une mise à jour régulière compte tenu de l’évolution des risques est également nécessaire.

Identifier les membres de la cellule de crise Il est important d’identifier à l’avance les modules de communication d’intervention et d’appui qui vont gérer la crise. Généralement, une cellule de crise est composée de : Principaux décideurs : les cadres supérieurs pour une entreprise, Experts et toutes personnes ayant des connaissances particulières au regard de la nature de la crise (catastrophe naturelle, piratage informatique, incendie, explosion…)  Responsables et Personnels pouvant apporter leurs appuis aux évacuations  Responsables et Personnels pouvant apporter leurs appuis sur l’incident ou aux secours  Professionnels de la communication et des relations publiques  Juristes ou des conseillers juridiques  

La crise affecte l’ensemble d’une organisation. Par conséquent, tous les chefs des divisions principales doivent également intégrer la cellule de crise.

Choisir et former les communicants. La communication de crise est une procédure délicate. Si la communication vers les administrations ou la hiérarchie n’est pas coordonnée, les messages poseront problèmes et seront pollués, déformés ou mal compris. L’organisation doit alors désigner une ou plusieurs personnes à la com pour être les sources officielles d’informations en cas de crises. Ces personnes seront les seules habilitées à parler au nom de l’entité. Les communicants doivent faire l’objet d’une sélection rigoureuse. Ensuite elles seront formées sur les techniques et les modalités de diffusion sur les différents canaux de communication choisies par l’organisation.

Préparer les messages à diffuser 3

Les messages propres à la crise doivent être étudiés profondément pour assurer leur efficacité. Préparez des messages d’alerte simple et précise, facilement compréhensibles pour les destinataires. Le contenu peut être différent selon les catégories de personnes : employés de l’organisation, personnel de garde ou d’astreinte, autres services ou public concerné. En période de crise, on doit communiquer sur l’évolution de la situation. Il est possible de prévoir les scénarios et d’élaborer des messages adéquats préparés. De cette façon, les messages ne sont pas altérés par la pression et le stress de la situation. L’idéal est d’adapter les messages selon les parties prenantes, à qui ils sont adressés ainsi que les types de médias sur lesquels ils sont diffusés.

Détecter et évaluer la situation de crise Contrairement aux étapes précédentes qui traitent de l’anticipation de la crise, ce sont les actions à mener face à la survenance d’une crise qui sera abordé à partir d’ici. Le dispositif de surveillance mis en place au préalable va permettre de détecter à temps la situation anormale : incendie, inondation, attaque informatique, explosion…). Après la détection vient le premier élément de réponse de la crise : l’évaluation. S’il s’agit d’une crise majeure, il faudrait constituer la cellule de crise et déclencher l’alerte. Toutes les étapes de préparation prennent leurs sens à ce moment-là. Maintenant, vous, votre personnel et vos consultants externes peuvent réagir à temps.

Coordonner les réponses de crise Le directeur de la cellule de crise ou directeur des opérations de secours est le premier responsable de la gestion de crise. Il est la seule personne habilitée à déclencher un niveau d’alerte et le processus de gestion de crise correspondant établi au préalable. Grâce aux exercices de simulation, tout le monde sait ce qu’il a à faire où, quand et comment.

Les Niveaux d’Alertes  1 2 3 4 5

Alarme équipement et un opérateur maitrise la situation Alarme de zone et une équipe d’intervention maitrise la situation Alarme Générale POI et tout l’établissement est mobilisé en modules Alarme prolongé et un PAM protocole d’assistance mutuelle fait appel à des renforts extérieurs Alarme Permanent et déclenchement d’ PPI ou ORSEC

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Organiser une gestion de crise Comment organiser un crise sanitaire

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