Les EDI PDF [PDF]

Zitiervorschau

Université Hassan II de Casablanca Ecole Nationale De Commerce et de Gestion de Casablanca

ELECTRONIC DATA INTERCHANGE

Réalisé par : -TAOUDI-EDRISSI Soukaina -TAGHZOUTI Kenza -RADELLAH Sarra -AMRAOUI Ghita -SOUINI Mouna -SOUIKEF Naoufel -RIZK Nedal -ZHAR Nizar

Encadré par : Mme. JABRAOUI Siham

2015/2016

SOMMAIRE Introduction ............................................................................................ 3 La naissance de la technologie .............................................................. 4 Définition ............................................................................................... 6 Principes de l’EDI.................................................................................. 7 Les types d’EDI ..................................................................................... 8 Domaines d’application ......................................................................... 9 Fonctionnement opérationnel de l’EDI ............................................... 11 Le cycle de l’EDI ................................................................................. 15 Qui utilise l’EDI et quand l’utilise-t-on? ............................................. 15 Les apports de la technologie EDI....................................................... 17 Analyse des limites .............................................................................. 20 Les conditions de réussite .................................................................... 21 Les étapes du projet ............................................................................. 23 Les critères de choix de mise en place d’un système d’information dit EDI ....................................................................................................... 25 Etude De Cas : Lafarge Plâtres France ................................................ 26 Conclusion ........................................................................................... 28

Introduction

L’essor des nouvelles technologies de communication et d’échanges telles que l’Internet, l’Intranet ou l’EDI fait entrer les entreprises dans l’ère « on-line ». Cette révolution amorcée depuis quelques années a et va profondément modifier les méthodes de travail en entreprise comme les relations avec les différents partenaires et clients. Avec ces nouvelles méthodes, l’entreprise réseau cesse de n’être qu’un simple modèle théorique pour devenir progressivement une réalité quotidienne. En accélérant la circulation et le partage de l’information, en bousculant les circuits traditionnels au profit de circuit plus souples et plus évolutifs, l’EDI est un moyen supplémentaire de faire deux fois mieux et deux fois plus vite. L'abréviation EDI signifie Electronic Data Interchange ou, en français, Echange de Données Informatisées. L'EDI peut être défini comme l’échange, d’ordinateur à ordinateur, de données concernant des transactions en utilisant des réseaux et des formats normalisés Aujourd'hui, lorsque vous faites vos courses au supermarché, plus de 90% des produits que vous achetez ont été commandés par EDI, voire facturés après que l'avis d'expédition a été transféré de la même façon. Et tout cela, sans retaper les données, donc gain de temps et d'argent, en réduisant les erreurs de saisie. Mais qu’est-ce-que réellement cet échange de données informatisées, et de quelle façon peut-il être utilisé au sein de chaque organisation ? Dans un premier temps, nous verrons ce qu’est l’échange de données informatisées de façon théorique puis successivement, nous étudierons son utilisation concrète dans le monde du travail.

La naissance de la technologie Autrefois l’échange des documents commerciaux, notamment les lettres, les fax, et les courriels était un échange « ordinateur-àordinateur »: le consommateur envoie un courrier électronique à l’entreprise par voie électronique, et le traitement des documents échangés par ce courriels sa fait par les personnes et non pas par les ordinateurs. Le processus échange « ordinateur-à-ordinateur » est un processus typiquement manuel qui implique une multitude de papier et de personnes :

Or, cette manière d’échange « ordinateur-à-ordinateur » ralentit le traitement des documents et également provoque des erreurs vu qu’elle implique une intervention d’un certain nombre de personne et un échange physique des documents. Aujourd’hui, avec le grand progrès technologique qu’a connu le monde, on assiste à l’émergence d’un nouveau système qui est l’EDI « échange de données informatisés » qui remplace l’échange physique de documents commerciaux, notamment, les lettres, les fax et les courriels ainsi que toutes les pratiques d’échange traditionnelles, et assure un échange électronique. Dans la méthode papier, le processus est généralement le suivant :

 Le système de gestion des stocks notifie à l’acheteur la nécessité de passer une commande ou, après la vérification du système de gestion des stocks, l’acheteur détermine qu’une commande doit être passée  L’acheteur saisit les données dans un système de commande afin de créer un bon de commande, l’imprime et puis l’envoie par courrier  Plusieurs jours plus tard, le vendeur reçoit le bon de commande et saisit manuellement la commande dans son système  Le vendeur imprime une facture et la joint à l’expédition et/ou l’envoie séparément par courrier  L’acheteur saisit manuellement la facture dans le système de gestion des Comptes fournisseurs L’échange de documents papier peut nécessiter une semaine. Si des erreurs sont faites lors de la saisie manuelle des données, ce délai peut être bien plus long. Le processus EDI réduit les flux figurants sur le schéma classique en deux flux directs permettant l’échange des documents EDI entre les partenaires commerciaux et omet l’intervention des personnes et des papiers. Le schéma ci-dessous permet d’établir une comparaison entre les deux modèles :

Contrairement à l’échange « ordinateur-à-ordinateur », les documents EDI peuvent être transmis directement vers l’application appropriée sur l’ordinateur du destinataire (par exemple, le système de gestion des commandes) et le traitement commence ainsi immédiatement. Due à cette technologie les entreprises bénéficient d’avantages significatifs tels que la réduction des coûts, l’amélioration de la vitesse de traitement, la diminution des erreurs et l’amélioration des relations avec leurs partenaires commerciaux.

Définition L'échange de données informatisé (EDI) est une technique qui remplace les échanges physiques de documents entre entreprises (commandes, factures, bons de livraison,...) par des échanges, selon un format standardisé, entre ordinateurs connectés par liaisons spécialisées ou par un réseau (privatif) à valeur ajoutée (RVA). Les données sont structurées selon des normes techniques internationales de référence (ex : Edifact). (Echange de Données Informatisées pour l'administration, le commerce et le transport) est un ensemble de règles des Nations Unies pour l'Echange de Données Informatisé pour l'Administration, le Commerce et le Transport. Pour être échangés de façon optimale, les messages véhiculés par l’EDI doivent utiliser un langage informatique commun : EDIFACT qui offre une modélisation normalisée des documents commerciaux et un ensemble de dictionnaires de données standardisés et codifiés. Ces règles comprennent un ensemble de standards internationaux, de répertoires et de guides pour l'échange informatisé de données structurées et en particulier pour ce qui concerne le commerce de biens et de services. Elles sont définies pour permettre la communication entre systèmes d'information indépendants. Elle est maintenue et coordonnée par le CEFACT (Centre pour la Facilitation des procédures et pratiques dans l'Administration, le

Commerce et les Transports) A titre d'exemple, l'envoi par fax d'une commande puis sa saisie par un opérateur de l'entreprise fournisseur, est remplacé par l'émission d'une information qui est acheminée vers un ordinateur de l'entreprise fournisseur capable d'interpréter la commande.

Principes de l’EDI L’EDI est le moyen pour deux entités d'échanger des informations selon un format standardisé, et par le biais d'outils informatiques. Il ne nécessite pas forcément que les applications utilisées de part et d’autre soient identiques. L'EDI a été conçu pour remplacer la transmission des informations sur papier et pour pallier à l'inefficacité des systèmes manuels. Son but est de réduire les interventions humaines dans le processus de traitement de l'information. On parle alors de dématérialisation de l’information. L'EDI repose sur le principe que les données originales ne doivent être entrées qu'une seule fois dans le système, après quoi elles peuvent être transmises entres les parties intéressées par voie électronique uniquement. L'EDI est avant tout une procédure d'automatisation des opérations commerciales. Il ne s’agit pas du tout d'une messagerie électronique, d'un télécopieur ou d'un système de transfert des informations sur bande puisque ces trois systèmes requièrent tous une interface homme-machine (à une extrémité de l'opération, du moins) et que de façon générale, l'utilisateur doit interpréter et réintroduire les données échangées.

Les types d’EDI  EDI Direct/Point-à-point Mis sur le devant de la scène par Walmart, l’EDI direct, parfois appelé EDI Point-à-point, crée une connexion unique entre deux partenaires commerciaux. Selon cette méthode, vous vous connectez à chaque partenaire commercial individuellement. Cette approche offre aux partenaires commerciaux un contrôle accru et est, en règle générale, la plus utilisée entre les clients et les fournisseurs qui échangent un grand nombre de transactions quotidiennes  EDI via VAN Un réseau à valeur ajoutée (VAN) est un réseau privé sur lequel des documents électroniques transitent entre deux partenaires commerciaux. Le fournisseur de réseau VAN gère le réseau et met à la disposition aux entreprises les boîtes aux lettres grâce auxquelles elles peuvent envoyer et recevoir des documents EDI.  EDI via AS2 AS2 est un protocole de communication Internet qui nous permet de transmettre des données via Internet en toute sécurité. L’EDI via le protocole AS2 allie la fonctionnalité de l’EDI à l’accessibilité de l’Internet.  Web EDI Contrairement à l’EDI via AS2, le Web EDI utilise un navigateur Internet standard. Les entreprises utilisent des formulaires en ligne différents pour échanger des informations avec leurs partenaires commerciaux. Le Web EDI offre une solution EDI simple et

abordable aux petites et moyennes entreprises qui n’ont que rarement besoin de ce service.  EDI Mobile Les utilisateurs ont, en règle générale, accès à l’EDI soit via un réseau privé tel qu’un réseau à valeur ajoutée VAN, soit via Internet, afin d’envoyer et de recevoir des documents commerciaux. L’adoption de l’EDI Mobile est limitée en partie à cause de questions de sécurité entourant les appareils mobiles dans une infrastructure EDI, mais uniquement du fait des appareils mobiles eux-mêmes. La qualité et la taille des écrans de la majorité des appareils mobiles étaient, jusqu’à récemment, relativement médiocres. Le secteur du développement d’applications logicielles ou « apps » à télécharger sur des appareils mobiles est florissant et ce n’est qu’une question de temps avant qu’il ne soit possible de télécharger des applications d’EDI et de gestion de la chaîne logistique sur des boutiques en ligne privées ou professionnelles.

Domaines d’application En ce qui concerne les domaines d’application de l’EDI, il s’étend à toutes les activités économiques et à toutes les fonctions de l’entreprise. Il existe des organismes chargés de définir et d’aider les acteurs en fonction de leur secteur dans la mise en place de l’EDI Aujourd’hui, l’EDI est principalement sectoriel et concerne tous les acteurs d’une communauté (fournisseurs, clients et prestataires logistiques). Il commence à être asectoriel, c’est-à-dire qu’il s’applique à des échanges entre l’entreprise et la banque, l’administration... Les entreprises qui optent le plus souvent pour l'échange de données informatisées (EDI) opèrent dans le secteur de la grande distribution et

ce afin de communiquer et gérer efficacement et de façon informatisée le business avec leurs fournisseurs. Il existe également plusieurs entreprises qui utilisent l'EDI et qui opèrent dans des secteurs d'activité très variés : - Le secteur de l'automobile, où les entreprises échangent avec leurs partenaires commerciaux les bons de commandes, les avis d'expédition, les factures etc. - Le commerce électronique - L'import/export: il permet de recevoir une information automatique venant de la Douane dès que le statut d'un titre de transit a changé, il intègre une fonctionnalité de traduction pour assurer la traduction des messages - Le transport et la logistique, pour assurer un suivi à la minute et en temps réel des marchandises - Le secteur pharmaceutique et l'agroalimentaire - Le secteur de l'industrie et la fabrication - Le domaine des NTIC Les entreprises trouvent avec l’EDI des solutions pour mieux rationaliser, optimiser et accélérer leurs tâches au niveau : -Des échanges commerciaux :  échanges entre entreprises et entre entreprises et administrations (procédures douanières),  Progression vers tous les domaines du B2B (échange de catalogue, facturation, commandes, . .)  Secteurs actuellement très organisés : tourisme, banque. Autrement dit elle peut mettre à disposition permanente de ses clients des catalogues, promotions, bulletins de commande, les documents propres au transport, à la livraison et à la réception des marchandises. -Les échanges techniques :  Normaliser des fichiers de données techniques,

 Largement utilisée dans l’aéronautique, l’automobile, le bâtiment, la santé. - la fonction financière échange avec plus de rapidité et de sécurité avec les banques et institutions financières des effets de commerce, des ordres de virement, de paiement. La gestion de trésorerie de l’entreprise est ainsi facilitée par l’actualisation instantanée des comptes bancaires. - la fonction de gestion du personnel peut utiliser l’EDI pour transférer aux organismes sociaux l’ensemble des déclarations obligatoires lors de l’embauche et du suivi du personnel (comme pour l’URSSAF). - la fonction administrative, grâce au développement des échanges avec l’administration l’entreprise gère avec plus de souplesse et de transparence le traitement de ses obligations légales, fiscales et sociales dans le cadre du B2A et en matière de délivrance des formulaires par exemples.

Fonctionnement opérationnel de l’EDI L’Échange de données informatisé (EDI) est une transmission structurée de données entre des entreprises par voie électronique. Pour décrire le fonctionnement de l’EDI, il faut bien assimiler le processus EDI qui est « sans papier ni personne » et ses différentes composantes :

o Documents commerciaux : Ce sont les documents échangés quotidiennement entre les entreprises. Les documents échangés le plus souvent via l’EDI sont les bons de commande, les factures et les avis préalables à l’expédition (ASN). Toutefois, il existe de nombreux

autres types de document tels que les connaissements, les documents douaniers, les documents de stock, et les documents de statut d’expédition. o Format standard : un format standard est nécessaire afin que l’ordinateur soit capable de lire et comprendre les documents traités. Un format standard permet de définir le type et la forme d’information exigés (par exemple, nombre entier, décimal, jjmmaa). o Partenaires commerciaux : L’échange de documents EDI existe normalement entre deux différentes entreprises qu’on appelle les partenaires commerciaux. Par exemple, l’entreprise A vend des marchandises à l’entreprise B. L’entreprise A expédie des commandes à l’entreprise B. Dans ce-cas là, l’entreprise A et l’entreprise B sont des partenaires commerciaux. Il existe 3 étapes avant l’envoi de documents EDI : la préparation des documents, la traduction des documents au format EDI, la transmission des documents EDI au partenaire :

Étape 1 : Préparation des documents à envoyer

La première étape consiste à recueillir et à organiser les données. Par exemple, au lieu d’imprimer un bon de commande, votre système crée un fichier électronique contenant les informations nécessaires pour la création d’un document EDI. Les sources de ces données et les méthodes qui permettent de générer ces documents électroniques peuvent inclure :  La saisie de données par une personne via un ordinateur  L’exportation de données informatiques des feuilles de calcul ou des bases de données  Le reformatage de rapports électroniques en fichiers de données  L’amélioration d’applications existantes afin de créer automatiquement des fichiers de sortie qui sont prêts à être traduits dans une norme EDI  L’achat de logiciels applicatifs qui possèdent des interfaces intégrées en vue de la création de fichiers EDI

Étape 2 : Traduction des documents au format EDI Cette étape consiste à transférer les données électroniques vers un logiciel de traduction afin de convertir le format interne de données au format EDI standard suivant de différents segments et éléments de données correspondants. L’achat du logiciel nécessite une expertise spécifique en mapping pour définir de quelle manière les données internes seront mappées (donc associées) avec les données EDI. Il existe des logiciels de traduction adaptés à pratiquement tous les environnements informatiques et budgets, des vastes systèmes traitant plusieurs milliers de transactions chaque jour aux logiciels individuels dont la seule mission consiste à traiter quelques centaines de transactions par semaine. Dans le cas où l’entreprise n’envisage pas d’acheter le logiciel, elle peut faire appel à un prestataire de services EDI qui s’occupera de la traduction des données au format EDI. Étape 3 : Connexion et transmission des documents EDI à votre partenaire Une fois les documents commerciaux sont traduits au format EDI approprié, ils sont prêts à être transmis au partenaire commercial. Il existe plusieurs moyens via lesquels l’entreprise peut se connecter avec son partenaire commercial. On trouve notamment :  la connexion directe à l’aide du protocole AS2 ou tout autre protocole Internet sécurisé,  la connexion à un fournisseur de réseau EDI (aussi appelé fournisseur de réseau VAN)  l’association de ces deux solutions (la connexion directe et la connexion à un fournisseur de réseau EDI) en fonction du partenaire et du volume de transactions que vous voulez échanger.

Le cycle de l’EDI Les documents échangés par les partenaires commerciaux sont de différentes natures : bons de commandes, factures, avis de livraison, titre de transport, documents de transit, versements bancaires. Dans le dans le cadre des échanges commerciaux par EDI, le cycle de traitement de l’information se présente tel qu’il suit : o

o o

o

o

Saisie manuelle et transmission électronique du bon de commande à un fournisseur ; Transmission de l’accusé de réception à l’acheteur ; Envoie d’un préavis d’expédition des marchandises et d’une facture commerciale ; Transmission d’un ordre de virement à la banque pour payement ; Transfert électronique des fonds dans le compte de banque du fournisseur.

Dans ce processus, la saisie manuelle des données est opérée une seule fois. Tous les documents sont ensuite transmis par EDI jusqu’à la fin du cycle. Par principe, chaque document émis est acheminé d’un ordinateur émetteur, vers un autre ordinateur récepteur qui interprète, voire intègre le document à son progiciel de gestion intégré, à la différence d’une réception par fax qui nécessiterait une nouvelle saisie par un opérateur

Qui utilise l’EDI et quand l’utilise-t-on? *Une utilisation courante dans le monde des grandes entreprises

La plupart des grandes entreprises sont en mesure de se servir de l'EDI et nombre d'entre elles sont en voie d'adopter l'échange électronique pour la majorité de leurs transactions commerciales courantes. Au fur

et à mesure que l'EDI devient plus accessible et ses avantages plus évidents, les entreprises n'ont pratiquement pas le choix d'intégrer l'EDI dans leur structure commerciale si elles veulent suivre l'évolution du monde des affaires contemporain. On présente souvent l'EDI (échange de données informatisé) comme l'ancêtre du commerce électronique. En France, toutes les grandes enseignes de la distribution ont opté pour ce type de messages à la fin des années 80 pour communiquer plus efficacement avec leurs fournisseurs. *Les utilisateurs potentiels de l’EDI

Tous les documents, dès le moment où ils peuvent être standardisés sont susceptibles d’être transmis électroniquement. Il existe de ce fait de nombreux documents qui peuvent être échangés et transmis électroniquement : les factures, les commandes, les accusés de réception… De ce fait, toutes les entreprises ayant une activité qui demande des transmissions de papier peuvent être intéressées par l’utilisation de l’EDI. Mais pour que cela soit rentable pour l’entreprise, il faut qu’il ait l’une des caractéristiques suivantes : - Passer des gros volumes de saisies de façon répétitive - Avoir des marges très serrées - Etre dans un environnement où le facteur temps est un élément déterminant Chez tous les utilisateurs de l’EDI on peut différencier 3 niveaux d’utilisation de l’EDI :  Le niveau 1 : utilisation très limitée du système EDI qui est, pour la plupart du temps, ni bénéfique pour l’entreprise passeur d’ordre, ni pour les fournisseurs.  Le niveau 2 : utilisation un peu plus soutenue du système EDI qui permet de mettre en place des relations un peu plus privilégiées entre les acteurs.  Le niveau 3 : l’utilisateur voit l’EDI non plus comme un moyen de transmission mais surtout comme une nouvelle manière de traiter ses affaires.

Les apports de la technologie EDI Suppression de la ressaisie des documents En éliminant la saisie manuelle des documents clés tels que les commandes, factures, accusé de réception, l’entreprise peut obtenir des bénéficies significatifs à partir de:  La réduction des coûts de main d’oeuvre  La fiabilisation des échanges  L’élimination des erreurs de saisies manuelles  Le traitement plus rapide des documents  La récupération instantanée des documents Aucune dépendance envers le service postal Élimination du papier et amélioration de la traçabilité Les relations d’échanges commerciaux en utilisant le support papier ont quelques inconvénients inhérents par rapport à leurs équivalents commerciaux électroniques:  Coûts de papeterie et d’imprimante  Coûts de stockage de documents  Documents perdus  Frais de poste Alors que l’utilisation de l’EDI permet l’enrichissement des échanges d'information favorisant :  la connaissance du délai de mise à disposition des produits  le suivi des flux  les relances automatiques

Réduction des délais et du stockage  Les documents électroniques peuvent être livrés beaucoup plus rapidement que leurs équivalents papiers, donc le délai d'exécution de la commande à la livraison peut être réduit.  En utilisant l'EDI pour la prévision et la planification, les entreprises sont en mesure d'obtenir des commandes à l’avance et de planifier leur production et leurs niveaux de stocks en conséquence.  Les entreprises qui reçoivent des préavis de livraison ou des accusés de réception en sachant d’avance ce qui va être livré, sont en mesure de connaître les pénuries de marchandises et de les remplacer par d’autres.  L’Intégration de documents électroniques signifie qu'ils peuvent être traités beaucoup plus rapidement, réduisant ainsi les délais et accélérant les paiements. Augmenter la qualité de la relation d’affaire  Une fois imprimés, les documents électroniques sont beaucoup plus faciles à lire que les copies par télécopieur ou générés sur du support papier ou par imprimante  Des documents précis contribuent à assurer un approvisionnement précis  Les documents électroniques en lot sont habituellement numérotés, par conséquent, les documents manquants peuvent facilement être identifiés épargnant aux entreprises de parcourir des piles de papier L´EDI apporte un gain de rapidité L´utilisation de l´EDI apportera des améliorations spécifiques et mesurables en matière de rapidité de transfert de documents:

-Le processus prend quelques secondes ou quelques minutes au lieu de plusieurs jours - Les données peuvent être immédiatement utilisées dans les applications internes de l’entreprise. Une fois reçues, elles doivent uniquement être converties au format spécifique requis par le logiciel d´application de l’entreprise destinataire. Elles seront donc immédiatement utilisables. - Les cycles commerciaux plus courts offrent un avantage concurrentiel à l’entreprise. L´EDI améliore l´exactitude L’EDI élimine tout besoin de copier les données d´un document papier dans un autre. En effet, lors d´une commande manuelle typique, une personne saisit ou copie des informations au moins une fois à partir du formulaire papier, ce qui implique un risque d´erreur dans le processus. Avec l´échange électronique de données, l´exactitude peut être améliorée de manière considérable. - Les données électroniques viennent généralement d´une base de données où elles ont fait l´objet d´une validation préalable. - Si la transmission de gros document échoue, les utilisateurs peuvent rapidement invoquer des procédures de retransmission. - Même si plusieurs personnes différentes traitent en même le document électronique et qu’ils ajoutent des données au document existant, personne ne peut modifier les informations préalablement saisies. - La commande est acheminée à travers un réseau depuis l ´ordinateur de l´acheteur vers l´ordinateur du fournisseur sans aucune intervention humaine. La commande n´a pas besoin d ´être copiée ou transcrite après sa réception, ce qui élimine le risque d´erreurs de saisie. - L´acheteur reçoit rapidement une confirmation de la réception de la commande

Analyse des limites La principale limite de l’EDI vient dans la nécessité de mettre en place un traducteur non seulement pour chaque partenaire mais aussi pour chaque type de message échangé. Ces coûts d’initialisation sont rédhibitoires avec des partenaires occasionnels. Pour cette raison, l’EDI conventionnel est très peu utilisé chez les PME qui n’ont pas les moyens humains et techniques de mettre en place une solution EDI. De plus, tout changement de format suite à un nouveau processus entre partenaire a des conséquences importantes puisqu’il requiert une modification au niveau du traducteur. Un document en EDI est difficilement lisible par un non expert. Les normes X12 et Edifact ont voulu rendre le format le plus compact possible de façon à réduire les coûts de transmissions. Les documents résultants sont peu lisibles et complexes. En cas de problèmes de formatage, seul l’intervention d’un expert pourra débloquer la situation. Outre, le taux d’entreprises qui utilisent l’EDI est faible. Seules les grandes entreprises peuvent tirer parti des bénéfices qu’il offre, car les obstacles sont importants : 1. Nécessité d’équipes, de compétences et de budgets informatiques ; 2. Redéfinition nécessaire des procédures professionnelles en place. 3. Présence d’un grand nombre de normes propriétaires, soumises au paiement d’une licence, d’un droit d’exploitation (Edifact, Gencod, Odette, Inovert, Arva…Pour ne citer que les plus connues). La mise en œuvre de l’EDI est complexe, soumise à de nombreuses normes qui changent selon le métier de l’entreprise. De plus, les

réseaux de communication employés par l’EDI sont souvent coûteux à la location. Les grandes entreprises qui ont investi dans l’EDI ont cependant constaté une amélioration des gains (de productivité et de réactivité). Ce constat a favorisé la recherche par les PME de moyens de mettre en œuvre l’EDI à moindres contraintes. L’arrivée d’Internet a permis de trouver une solution

Les conditions de réussite Par la rigueur qu’elle entraîne, la mise en œuvre de l’EDI conduit souvent à s’interroger sur les procédures, Il n’est possible d’atteindre les objectifs optimaux de la mise en place d’une solution EDI que si la Direction Générale de l’entreprise s’implique dans le projet et accepte de mettre en place les ressources humaines et financières pour sa réalisation. Selon les choix effectués par la direction de l’entreprise, il existe plusieurs préalables dont certains sont incontournables. Les prérequis ■ Un système informatique de gestion des achats chez le négociant. ■ La cohérence des informations de base partagées par les partenaires grâce à : ➜ la codification des produits ; ➜ la codification des établissements ; ➜ la codification des partenaires de la transaction ; ➜ la mise à jour des bases tarifaires ; ➜ la transmission des informations produits, prix et partenaires. En fonction des applications propres à chacun, il peut y avoir d’autres prérequis qui seront alors identifiés au début du projet.

L’utilisation des échanges électroniques présuppose le recours à des standards communs d’identification des produits et des partenaires. Formation interne La motivation des membres du personnel concernés par ces nouveaux types de transfert et de traitement de l’information est une phase indispensable. Si elle est négligée, des dissensions internes peuvent apparaître qui freineront le développement de l’EDI. Sensibilisation externe Chacun doit prendre en compte le mode de fonctionnement de son interlocuteur à la faveur des rencontres entre les partenaires. Ces réunions doivent permettre de dégager un consensus et d’élaborer des procédures communes. Choix techniques ■ Acquérir un traducteur auprès d’une société de services spécialisée. ■ S’abonner à un réseau à valeur ajoutée (RVA) ou à une solution de type WEB-EDI (EDI sur Internet). Intégration / Extraction des données L’entreprise doit ensuite réaliser une interface entre les données reçues du partenaire et celles attendues par le module de gestion interne. La maintenance La maintenance est assurée par des interlocuteurs identifiés en interne et en externe qui doivent veiller à la bonne diffusion de chaque mise à jour d’un des éléments de la solution.

Les étapes du projet Une fois acquise la volonté stratégique de la Direction Générale, il faut définir les objectifs à court et moyen termes de façon à fixer un planning de réalisation. -Nomination d’un responsable de projet EDI Pour assurer un bon départ, on nomme un « responsable de projet EDI ». Pour le négociant, il est préférable de choisir une personne régulièrement en contact avec les fournisseurs. Une bonne connaissance de la fonction d’acheteur, un bon niveau de responsabilités et du dynamisme lui permettront d’impulser de l’énergie dans tous les services concernés. Pour le fournisseur, il est souvent préférable qu’il soit issu du service « administration des ventes ». Il coordonne les étapes du projet et fait le lien entre les besoins d’organisation et de gestion de l’entreprise avec le système d’information. Sa connaissance des produits et de la politique commerciale favorise ses contacts avec les partenaires. Il assure avec le responsable technique la coordination avec l’ensemble des acteurs concernés. -Étude de la faisabilité La première mission du responsable EDI est de soumettre à sa direction une étude chiffrée de la réalisation du projet : ➜ en ressources humaines ; ➜ en ressources techniques ; ➜ en ressources financières. -Définition d’un planning de réalisation Ce planning doit permettre aux utilisateurs de contrôler l’avancement du projet. Le délai de mise en œuvre est variable d’une entreprise à l’autre. Il doit tenir compte des capacités de chacun des partenaires et de leur stratégie respective de mise en œuvre.

Il doit également tenir compte de la structure des bases de données articles et partenaires et de leur capacité à pouvoir se synchroniser. -Choix des premiers partenaires EDI Sur la proposition du responsable EDI et en accord avec la direction commerciale, le choix se fait selon plusieurs critères : ➜ la stabilité et la régularité des relations commerciales ; ➜ le volume très important de lignes de commandes ; ➜ L’existence de contacts privilégiés. -Définition des flux La mise en place d’une solution EDI repose avant tout sur la confiance entre les partenaires et leur volonté d’améliorer les flux d’informations. Comme l’expérience le prouve, le premier flux concerne la commande, première étape de la transaction commerciale. Ce flux nécessite la synchronisation des référentiels produits entre les partenaires de façon à s’assurer que les bases de données sont bien en phase, on parle alors de « synchronisation ou d’alignement des données ». L’alignement des données facilite le contrôle des réceptions, en améliorant la connaissance des conditionnements et des conditions de livraison, et permet de valoriser la commande. Les écarts de prix sont donc mis en évidence dès le début du processus. -Accord d’inter-change Les différents éléments d’une solution EDI et les accords de mise en œuvre entre les partenaires peuvent être regroupés dans un « accord d’interchange ». Ce document permet de préciser les heures et modes de connexion, les procédures de reprise en cas de dysfonctionnement, les noms des différents interlocuteurs et toute autre information jugée nécessaire entre les partenaires. Ce document n’est pas contractuel mais permet de cadrer la mise en œuvre des échanges électroniques.

-Choix de la solution EDI La mise en place d’une solution EDI, indépendamment des critères d’organisation, requiert des outils techniques qui peuvent être maintenus par le service informatique.

Les critères de choix de mise en place d’un système d’information dit EDI

Etude De Cas : Lafarge Plâtres France ■ Historique des EDI chez Lafarge Plâtres Lafarge Plâtres, pionner de l’EDI dans le secteur des matériaux de construction, a démarré en avril 1992 ses premiers échanges électroniques de commandes en langage GENCOD. La création du groupe de travail NEGOCEDI lui a permis deux ans plus tard (1994) d’initier, avec Point P Rhône-Alpes, les échanges de commandes en langage EDIFACT-EANCOM®‚ au profil NEGOCEDI, celui-ci étant plus adapté au secteur des matériaux de construction. ■ Conditions de réussite La mise en œuvre des EDI chez Lafarge Plâtres a nécessité une forte implication de la direction générale et de la direction commerciale. Ce mode d’échanges, déjà très répandu en 1992 dans le secteur de la grande distribution, a été pour Lafarge Plâtres, habitué au téléphone et au fax, un changement important. C’est sur sa capacité à repenser son organisation, ses procédures et ses modes de gestion que Lafarge Plâtres s’est appuyé pour réussir ce changement. La synchronisation des bases articles et tarifaires est également une tâche incontournable à réaliser préalablement à tout démarrage des EDI. La synchronisation étant une des garanties majeures de qualité des échanges, il est indispensable de la réitérer à chaque fois que le catalogue évolue ou à la demande des clients. ■ Situation des échanges électroniques à fin 2003 Les clients de Lafarge Plâtres opérationnels en EDI sont : ➜ Chausson Matériaux ➜ Point P (6 régions) ➜ Samse ➜ PBM (Réseau Pro, Panofrance) ➜ Marinier.

Lafarge Plâtres traite actuellement environ 40 % de ses commandes et 22 % de ses factures en EDI. ■ Les apports de l’EDI L’EDI apporte sans conteste, à la chaîne d’approvisionnement, une plus grande rigueur, une fiabilité de traitement accrue (réduction des litiges et donc diminution des avoirs), une meilleure réactivité (contrôles amont) et des gains de temps (pas de ressaisies). Les bénéfices sont à porter au crédit, tant du fournisseur que de ses clients… et c’est bien là l’intérêt !

Conclusion A l’origine, l’EDI a été développé pour faire face à des transactions standardisées et répétitives entre des partenaires réguliers. Les systèmes d’information mis en place répondaient aux attentes des différents intervenants en matière de rapidité, fiabilité et sécurité des échanges. L’utilisation du système d’échange de données informatisées est bénéfique pour les entreprises qui décident de s’engager totalement dans son utilisation. Il permet de supprimer les coûts qu’ils soient matériels, humains,… mais aussi d’engendrer une nouvelle organisation qui est et qui doit être beaucoup plus simple à manier pour les gérants de l’entreprise. De plus, cette organisation permet au final de répondre aux attentes des clients de façon plus rapide et plus précise. En définitif, même si la mise ne place de ce système EDI est assez complexe et demande du temps au démarrage, cela reste un investissement avantageux pour le futur. Cependant l’EDI ou toutes les autres techniques d’échange de données sont des systèmes sont performants mais qui doivent être entretenus et suivis tout au long de la progression de l’entreprise. Toutefois, la nécessité de s’ouvrir aux nouveaux partenaires, moins réguliers, a demandé une adaptation des méthodes EDI aux services proposés par le web. Ceux-ci offrent une plus grande variété de messages et peuvent ainsi ouvrir la voie à de nouvelles relations commerciales à fidéliser. C’est peut-être là tout l’enjeu du webEDI : offrir de nouveaux processus commerciaux, plus souples, accessibles, moins coûteux mais tout aussi fiable et performant que l’EDI traditionnel.