ISYS6310 Information Systems Project Management 2301965246 [PDF]

Zitiervorschau

FM-BINUS-AA-FPU-579/R3

BINUS University Semester: Odd/ Even *) Period: 1 / 2 *)

BINUS ONLINE LEARNING  Graduate Program  Undergraduate Program  Final Exam

 Others Exam:

Faculty / Dept. Course

: :

Academic Year: 2020/2021

BINUS Online Learning/Information Systems ISYS6310-Information Systems Project Student ID : 2301965246 Management Day/ Date : Senin – Senin/ 9 – 16 November 2020 : Devy Alicia Karin BULC : Jakarta, Bandung, Bekasi, Malang, Palembang, N a m e Semarang Class : DWBA, DXBA, TYBA, TZBA Time : 00.00 – 12.00 WIB Signature : Exam Feature : Open/ Close Books*)  Equipment : Exam Booklet / Calculator / Laptop )  ) Strikethrough the unnecessary items Please insert this test paper into the exam booklet and submit both documents after the test!!! The penalty for CHEATING is DROP OUT!!!

PETUNJUK UJIAN i. ii. iii. iv. v.

Jawablah setiap pertanyaan yang berada pada bagian PERTANYAAN UJIAN dibawah ini Jawaban di ketik rapi pada halaman JAWABAN UJIAN dibawah ini Jawaban dikumpulkan paling lambat tanggal 16 November 2020 dalam bentuk file dan submit melalui portal ujian Format file Jawaban adalah : KodeMatakuliah-Nama Matakuliah-NIM.pdf Contoh : ISYS6310-Information Systems Project Management -2012345678.pdf Soal disisipkan pada jawaban ujian sebelum di pdf kan dan di submit melalui portal ujian

LO Level Bobot

RUBRIK SOAL UJIAN SKORE : % dari Bobot KONTEN / ELEMEN

 Identify the risk LO1 management plan COMPREHENSION  Project Management (15) Process LO2 APPLICATIO N (15)

LO3 ANALYSIS (20)

LO4 APPLICATIO N (30)

LO5 APPLICATIO N (20)

 Resiko  Tahapan Project Management

 Business case  Measurable Organizational Value

 Create Work Breakdown Structure  Tools

 Project Estimation (Cost, Time and Resources)

3 : 71 – 100

2 : 51 – 70

Penjelasan terhadap konten lengkap, namun tidak menjelaskan hubungan antar konten yang tersirat. Solusi dapat Solusi memiliki diterapkan didukung kebaruan atau unik, fakta, solusi didukung dengan menggunakan banyak fakta dan detail. prinsip-prinsip umum. Menjelaskan keterkaitan konten secara holistik, disertai contoh dan ilustrasi yang mendukung.

Solution menunjukkan klasifikasi elemen, menjelaskan hubungan dan memberikan identifikasi terstruktur dengan didukung data yang rasional dan persuasif

Solusi menunjukkan klasifikasi elemen, hubungan antar elemen, dan terstruktur,

Solusi dapat diterapkan didukung fakta, solusi menggunakan prinsip-prinsip umum. Solusi dapat Solusi memiliki diterapkan didukung kebaruan atau unik, fakta, solusi didukung dengan menggunakan banyak fakta dan detail. prinsip-prinsip umum. Solusi memiliki kebaruan atau unik, didukung dengan banyak fakta dan detail.

1 : 0 - 50 Penjelasan konten singkat , tidak ada bukti yang mendukung Solusi tidak dilengkapi elemen yang mendukung, solusi tidak bisa diterapkan.

1

2

Solution 3 menunjukkan klasifikasi elemen, menjelaskan hubungan dan memberikan identifikasi terstruktur dengan didukung data yang rasional dan persuasif 4 Solusi tidak dilengkapi elemen yang mendukung, solusi tidak bisa diterapkan. Solusi tidak dilengkapi elemen yang mendukung, solusi tidak bisa diterapkan. TOTAL NILAI

DFM | Page 1 of 2

SKORE : % dari Bobot

5 6

PERTANYAAN UJIAN BANK XYZ Bank XYZ merupakan salah satu bank terbesar di Indonesia yang berdiri sejak tahun 1979 dan memiliki lebih dari 12000 karyawan. Bank memiliki cabang yang tersebar di seluruh pelosok Indonesia baik kantor cabang utama ataupun kantor cabang pembantu. Total cabang yang dimiliki oleh bank ini adalah 690 cabang, sekitar 30% dari cabang tersebut memiliki tenaga penjual khusus yang bertugas mencari nasabah untuk membuka tabungan ataupun mendapatkan kredit/loan dari bank. Setiap cabang yang memiliki tenaga penjual bervariasi, dari 12-15 tenaga penjual. Salah satu cabang yang terbesar dan tertua terletak di Kalimantan dengan 15 tenaga penjual. Calon pelanggan ataupun nasabah dari bank bisa datang dari berbagai macam industry ataupun perorangan, bisa berupa retailer, toko kecil, wholesaler, supermarket, minimarket ataupun hypermarket. Saat ini proses pemasaran dan penawaran kredit kepada calon nasabah masih dilakukan secara manual dimana setiap tenaga penjual akan mengunjungi calon pelanggan dan mencatat secara manual data data dari pelanggan beserta dokumen yang dibutuhkan. Pada akhir hari/sore hari catatan manual tersebut akan diinput ke dalam sistem legacy (sistem lama yang menggunakan teknologi foxpro) oleh admin di masing masing kantor cabang untuk selanjutnya dikirimkan ke kantor pusat untuk proses verifikasi dan persetujuan, paling cepat keesokan harinya proses dapat diselesaikan dan status aplikasi pendaftaran pelanggan dapat diketahui. Apabila proses pengajuan kredit disetujui, tenaga penjual akan menginformasikan ke calon nasabah agar datang ke kantor cabang untuk menyelesaikan dokumen lainnya dan melakukan penarikan dana. Karena proses yang masih manual dan konfirmasi harus kembali dilakukan di kantor cabang oleh nasabah, seluruh proses pencairan kredit bisa memakan waktu sekitar 3 hari. Manajemen memutuskan mengimplementasikan teknologi digital dalam membantu proses pemasaran dan pemberian kredit dalam menyingkapi persaingan yang semakin ketat dengan bertumbuh kembangnya perusahaan fintech. Tuntutan nasabah agar mendapat pelayanan yang lebih cepat dan strategi manajemen untuk melakukan ekspansi pasar juga merupakan factor pendorong dari visi ini. Anda ditunjuk sebagai project manager untuk mengimplementasikan sistem untuk melakukan efesiensi atas proses pengajuan kredit. Project ini diharapkan dapat rampung dan diimplementasikan secara nasional dalam jangka waktu 12 bulan.

Soal 1 Sesuai dengan kasus diatas, jelaskan aktifitas dari 5 project management process yang ada, contoh documen yang dihasilkan dari setiap tahapan dan kegunaannya. (15) Soal 2 Dari hasil penelitian Chaos Study, factor yang harus diperhatikan dalam suatu kesuksesan project adalah User Involvement dan Management Support. Berdasarkan kasus di atas, identifikasikan resiko yang kemungkinan terjadi di area tersebut dan bagaimana strategi yang tepat untuk memitigasinya. (15) Soal 3 Apabila strategi perusahaan dari kasus diatas adalah low cost, buatlah business case secara lengkap yang di dalamnya juga terdapat Measurable Organizational Value (MOV) sehingga nantinya business case ini memiliki kesempatan yang besar mendapatkan persetujuan dari management. (20) Soal 4 Tahapan testing memiliki beberapa tahapan penting yang harus diperhatikan, sesuai dengan kasus diatas, buatkan work breakdown structure (WBS) untuk tahapan testing yang dilengkapi dengan milestone dan deliverables yang diharapkan. (15) Soal 5 Buatkan usecase diagram atas sistem yang akan dibangun dalam kasus diatas disertai dengan penjelasan singkat dari setiap aktifitas dan penggunanya (15) Soal 6 Buatkan gantt chart secara lengkap yang mencakup estimasi project dari sisi jadwal/time, budget/cost dan resource lainnya yang dibutuhkan. (20)

FM-BINUS-AA-FPU-579/R3

JAWABAN UJIAN

1. Lima proses yang harus dilakukan yaitu : 

Memulai Pada tahap ini seluruh tim dapat mengadakan pertemuan untuk berdiskusi untuk menentukan bagaimana proyek dan tahap pertama metodologiharus dmulai.



Perencanaan Pada tahap ini akan dibahas mengenai ruang lingkup sistem yang akan dibangun, perencanaan kegiatan yang dapat mempermudah dan mempercepat proses pencairan kredit, perencanaan sumber daya yang dibutuhkan untuk membangun sistem serta tenaga penjual yang diperlukan, perkiraan biaya yang diperlukan untuk membangun sistem, penjadwalan waktu yang diperlukan untuk membangun sistem, dan perencanaan pengadaan sistem disetiap kantor cabang utama dan kantor cabang pembantu.



Pelaksanaan Pada tahap ini berfokus pada sumber daya yang melaksanakan kegiatan pembangunan sistem untuk menghasilkan sistem yang efisien yang brtujuan agar proses pencairan kredit lebih efisien dan cepat. Adapun sistem ini harus memiliki jaminan kualitas yang baik.



Pemantauan & pengendalian Pada tahap ini manajer proyek mengawasi jalannya pembangunan sistem, apakah pembangunan sistem berjalan sesuai dengan kesepakatan dan rencana awal serta berjalan dengan baik. Manajer proyek harus dapat mengambil tindakan korektif apabila ada suatu kesalahan dalam proyek, serta mengambil tindakan preventif agar masalahmasalah serupa tidak akan terulang kembali. Manajer proyek juga memegang kendali atas control lingkup, control perubahan, control jadwal, control anggaran, control kualitas, dan rencana komunikasi.



Penutupan Pada tahap ini seluruh hasil pekerjaan proyek diverifikasi dan diperiksa apakah sudah sesuai dengan rencana dan kesepakana awal dan menghasilkan produk yang memuaskan sebelum produk akhir diberikan ke sponsor proyek.

2. Adapun resiko dan mitigasi pada setiap proses ialah : 

Resiko tahapan memulai Adapun resiko pada tahap ini adalah adanya anggota tim yang tidak mengetahui latar belakang, kegunaan dan tujuan dari proyek yang akan dilaksanakan. Mitigasi : Anggota tim dapat menghadiri pertemuan untuk mengadakan diskusi. Anggota tim harus bersikap aktif agar benar-benar memahami latar belakang, kegunaan dan tujuan dari proyek yang akan dilakukan.



Resiko tahapan perencanaan Adapun resiko pada tahap ini adalah kurang tepatnya prediksi mengenai penjadwalan, ruang lingkup, batasan serat biaya yang disiapkan untuk membangun proyek. Mitigasi : Anggota tim dapat melakukan penelitian ataupun peninjauan terlebih dahulu

FM-BINUS-AA-FPU-579/R3

terhadapa proyek yang akan dilaksanakan. Dokumen-dokumen mengenai proyek-proyek sebelumnya dapat dijadikan acuan untuk memprediksi ruang lingkup, batasan, serta biaya yang diperlukan untuk membangun proyek yang akan dilaksanakan.



Resiko tahapan pelaksanaan Resiko yang mungkin terjadi pada tahap ini yaitu banyaknya timbul masalah-masalah yang tidak diprediksi sebelumnya. Selain itu adanya perubahan- perubahan yang terjadi secara dadakan dan kurang sesuai dengan rencana awal proyek. Mitigasi : Sebelum proyek dilaksanakan dapat dibuat perjanjian yang berisi bahwa adanya perubahan ditengah pengerjaan proyek yang dapat menimbulkan penambahan jangka waktu dan tambahan biaya atau akibat-akibat lainnya akan menjadi tanggung jawab user sebagai pengguna jasa.



Resiko tahapan pemantauan dan pengendalian Resiko pada tahap ini yaitu kurangnya pengawasan yang dilakukan oleh manajer proyek. Kurang menyeluruhnya pengawasan dan pengendalian dari setiap aspek-aspek pengerjaan proyek. Mitigasi : Manajer proyek dapat menunjuk atu orang sebagai coordinator atau team leader dari setiap divisi, serta memnerikan tugas kepada team leader untuk mengawasi pelaksanaan royek dari masing-masing tim untuk dilaporkan ke manajer proyek.



Resiko tahapan penutupan Resiko pada tahap ini adalah timbulnya masalah disaat proyek yang sudah diselesaikan yang menyebabkan proses penutupan proyek menjadi tertunda. Mitigasi : Adapun mitigasi yang dapat dilakukan yaitu dengan memverifikasi secara mendetail terhadap hasil produk dan mendokumentasikan keeuruhan hasil penngerjaan dan membuat laporan dari proyek yang sudah dikerjakan.

3. Measurable Organization Value (MOV) Area Of Impact

Proyek akan sukses apabila prosen pencairan kredit hanya memerlukan waktu

Customer

selama 1 hari Dalam kurun waktu 3 bulan setelah proyek ini di implementasikan, jumlah

Strategic

debitur akan bertambah sebannya 50% dari sebelumnya Kami akan menerapkan SLA proses pencairan kredit paling lama 2 jam setelah

Financial

akad kredit dilakukan mengikuti jam operasional kantor Penyaluran kredit akan mampu menghasilkan laba untuk perusahaan sebesar

Operational

30% untuk triwulan pertama. Mengurangi biaya pada kendaraan operasional. Karena pengajuan kredit dapat

Social

dilakukan secara online. Meningkatkan brand awareness serta customer experience karena proses pengajuan dan proses pencairan yang cepat

4. Work Break Down Structure (WBS)

FM-BINUS-AA-FPU-579/R3

1. Persiapan 1.1 Hardware PC atau Laptop 1.2 Software pemrograman 2. Menu Data Diri 2.1 data diri debitur 2.2 data diri pasangan debitur 2.3 data diri penjamin 2.4 data diri contact person 3. Menu Informasi Keuangan 3.1 jumlah gaji 3.2 jumlah tunjangan 4. Menu Fasilitas Pinjaman 4.1 kegunaan pinjaman 4.2 jangka waktu 4.3 jumlah angsuran 5. Menu Asuransi 5.1 broker asuransi 5.2 jumlah biaya asuransi 6. Menu Upload Dokumen 6.1 upload dokumen debitur 6.2 upload dokumen pasangan debitur 6.3 upload dokumen keuangan 6.4 upload dokumen lainnya 7. Menu Duplikasi Core Banking 7.1 duplikasi pada Loan Management System 7.2 duplikasi data nasabah pada core banking 8. Menu Approval 8.1 approval manager 8.2 approval pemimpin kantor cabang 9. Menu Rekening Kredit 9.1 rekening pencairan dana 9.2 rekening pemotongan angsuran 9.3 rekening penampungan potongan angsuran 10. Menu Penerbitan Perjanjian Kredit 10.1 penerbitan perjanjian kredit 10.2 penerbitan analisa kredit dan SPPK kredit 10.3 penerbita surat pernyataan debitur 10.4 penerbitan rincian pencairan kredit 10.5 penerbitan kwitansi setoran provisi 10.6 penerbitaan kwitansi penerbitan setoran asuransi 10.7 penerbitan serah terima dokumen 10.8 penerbitan surat penolakan pinjaman 11. Menu Akad Kredit 11.1 upload bukti foto debitur dan pasangan 11.2 upload penjanjian kredit yang sudah di ttd 11.3 upload kwitansi yg di ttd 11.4 upload rincian pencairan kredit yg di ttd 11.5 upload surat pernyataan debitur yg di ttd 12. Menu Pencairan Dana 12.1 pencairan dana ke rekening tujuan 12.2 pemotongan dana asuransi 12.3 pemotongan dana provisi 12.4 pemblokiran dana wajib 1x angsuran

5. -----------------------------------------

FM-BINUS-AA-FPU-579/R3

6. Gantt Chart NO

Bulan

Kegiatan Jan Feb Mar

1 2 3

4

5 6

7 8 9

10

11

12

13

14

15

16

Persiapan Dokumen Pembelian alat dan perangkat Pembuatan menu data diri Pembuatan menu informasi keuangan Pembuatan menu fasilitas pinjaman Pembuatan menu asuransi Pembuatan menu upload dokumen Pembuatan menu duplikasi Pembuatan menu approval Pembuatan menu rekening kredit Pembuatan menu penerbitan perjanjian kredit Pembuatan menu akad kredit Pembuatan menu pencairan dana Testing System Loan Management System Evaluasi Loan Management System Presentasi Loan Management System

Implementasi pada jaringan 17 Kantor

PIC

Budget

Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Adam Adam Nick

Nick

Nick Nick

Mark Mark Mark

Mark

Benny

Benny

Benny

Yuri

Yuri

Ajax

Ajax

Rp. 100.000.000