Inventory Forecasting Level Pengadaan [PDF]

Zitiervorschau

Hospital Pharmacy Inventory Forecasting Management WORKSHOP ARSSI apt. Indah Prihatin, S.Farm. Solo, 26 January 2023

Copy right @indah.prihatin

An hour of planning can save you 10 hours of doing. A goal without a plan is just a wish.

Copy right @indah.prihatin

Hospital Formulary

Forecasting

Procurement Strategy

Uncontrolled Inventory

Drug Cost Ratio

Monitoring Evaluation

Copy right @indah.prihatin

Hospital Pharmacy Inventory Control

Hospital Formulary

Complete

Selective

Competitive

Memenuhi kebutuhan medis pelayanan RS

Standar Pilihan : 1 original dan 2-3 me too product

Mutu dan harga terbaik

Copy right @indah.prihatin

Tim Formularium Pusat PT Medikaloka Hermina

Tim Formularium Hermina

Copy right @indah.prihatin

• • • •

Dep. Penunjang Medis Dep. Pelayanan Medis Tim Procurement Negosiasi Bertugas membuat master list utama acuan Formularium RS

Tim Formularium RS • Susunan Tim TFT RS • Membuat Formularium RS sesuai kebutuhan RS • Memilih obat sesuai master list Formularium pusat. Jumlah item bisa kurang dari master list yang tersedia

Our Hospital Formulary Evolution

2015 - 2019

2020

2021

2022

More than 8000 SKU of drugs

2560 SKU of drugs

2490 SKU of drugs

2605 SKU of drugs

RS bebas memilih obat sendiri. Me too product >6

Break down, take over tim pusat dengan standar pusat

Reduksi seleksi harga

Penambahan pelayanan sub spesialis

Untuk pelayanan JKN tetap menyesuaikan Formularium Nasional Copy right @indah.prihatin

Proses Pembuatan Formularium RS

1.Dasar pemilihan item Formularium dengan standar • Mutu obat • Pelayanan klinis dokter spesialis yang tersedia di RS • Kelengkapan bentuk sediaan setiap kandungan • Analisa harga, diskon dan profit obat

1.Pembentukan tim Formularium dimaksimalkan di manajemen RS untuk menghindari banyaknya kepentingan di luar standar

Copy right @indah.prihatin

1.Menyusun Formularium Obat Reguler Non JKN (generik & paten) • Formularium JKN diberikan retriksi obat sesuai FORNAS dan sesuai kebijakan manajemen.

1.Sosialisasi draft Formularium yang telah dibuat kepada KSM melalui rapat TFT

1.Formularium yang telah disepakati selanjutnya dicetak dalam bentuk buku kecil dan disediakan di setiap ruangan dokter maupun user

Inventory forecasting — also known as demand planning — is the practice of using past data, trends and known upcoming events to predict needed inventory levels for a future period.

Accurate forecasting ensures businesses have enough product to fulfill customer orders while not tying up cash in unnecessary inventory.

What is Inventory Forecasting?

Copy right @indah.prihatin

Forecasting is more than just setting a reorder point — it’s using data analysis to identify patterns and trends to adapt to dynamic conditions and meet customer demand. Reorder points are one important piece, but there is much more to inventory forecasting.

Inventory Forecasting Market Pasar Pola Klinis Kebutuhan Obat

Force Majeure PARETO (ABCVEN)

Copy right @indah.prihatin

Jenis Inventory Forecasting Farmasi Rumah Sakit

Tahunan

Perencanaan dengan trend bulanan Analisa VEN hanya saat pembuatan Formularium Perhitungan bulanan hanya kalkulasi ABC

Copy right @indah.prihatin

Bulanan

Perencanaan dengan trend data tahunan Kombinasi analisa ABC-VEN

Sumber Data Forecasting Report Mutasi SIMRS Trend Data Copy right @indah.prihatin

Provide data yang bisa diatur range tanggal Detail dan lengkap mencatat seluruh history obat Akurat dan mudah dikalkulasi

Copy right @indah.prihatin

Copy right @indah.prihatin

Step Perhitungan Forecasting

Tarik data sesuai jenis Forecasting yang akan dibuat oleh PIC Pengadaan

Hitung rata-rata penggunaan per hari

Hitung total kebutuhan buffer stock

Hitung total kebutuhan lead time pengiriman barang

Indent Tahunan maupun Bulanan ke rekanan sesuai hasil Forecasting

Approval Forecasting ke Direksi RS

Hitung analisa ABCVEN

Hitung jumlah order dikurangi sisa stock

Copy right @indah.prihatin

Standar Kalkulasi Perhitungan Kebutuhan Executive (Non JKN)

Kebutuhan JKN

• Tidak disediakan dalam jumlah besar sekaligus • Range buffer stock untuk 7 ditambah lead time 3 hari • Agar cashflow lancar • Dengan ITR 3 kali dalam sebulan

• Disediakan untuk buffer stock 1 bulan pada item langka stock • Item kategori A yang selalu ready stock tetap menggunakan buffer stock 1 minggu • Fokusnya juga untuk menjaga cash flow

Copy right @indah.prihatin

PARETO (ABC-VEN) Kategori A

Kategori B

Kategori C

80% biaya, 20% item

15% biaya, 25% item

5% biaya, 55% item

Nilai pembelian tinggi Order per 3-5 hari dengan maksimal order kebutuhan 1 minggu agar cashflow dan ITR lancar, stock minimum terjaga

Nilai pembelian sedang

Nilai pembelian rendah.

Order per 2 minggu

Plannya bisa diorder langsung atau diborong di awal bulan

Copy right @indah.prihatin

Copy right @indah.prihatin

Copy right @indah.prihatin

Mengendalikan obat kelompok A dan B berarti sudah bisa mengendalikan sekitar 80% – 95% dari nilai obat yang digunakan.

Copy right @indah.prihatin

Tantangan Kita? Perubahan Pola Penyakit

Solusi Copy right @indah.prihatin

Force Marjeur

Market Stock

Kombinasi Pemantauan Mingguan dan Harian • Ada tidaknya penambahan atau pengurangan dari perencanaan awal

Penyesuaian Perencanaan

EVALUASI FORECASTING o

Melakukan perbandingan antara data Forecasting yang dibuat terhadap realisasi pengorderan. Bisa dilakukan dari data Forecasting bulanan maupun tahunan

o

Evaluasi penyebab keberhasilan maupun ketidaksesuaian Forecasting yang mungkin terjadi

o

Menghitung dan mengevaluasi dari nilai Uncontrolled Inventory

Copy right @indah.prihatin

Uncontrolled Inventory

Copy right @indah.prihatin

BAGAIMANA KONDISI LAPANGAN? Copy right @indah.prihatin

Bentuk Uncontrolled Inventory Nilai inventori RS tinggi --> Tapi masih ada kekosongan obat di lapangan Barang slow moving tersedia dalam jumlah banyak --> memakan space ruang penyimpanan Ketidaksesuaian antara jumlah fisik barang dengan jumlah barang di komputer dalam jumlah yang irrasional. Cash Flow tidak lancar --> Frekuensi distributor tertutup untuk pengorderan masih sering terjadi. Kegiatan pelacakan pemesanan dan pembelian perbekalan farmasi sulit untuk dilakukan Copy right @indah.prihatin

Uncontrolled Inventory

Copy right @indah.prihatin

01

Kategori satu

02

Kategori dua

03

Kategori tiga

04

Goal

Persentase nilai barang yang dibeli tetapi tidak ada pengeluaran dalam periode satu bulan

Persentase nilai barang yang sudah memiliki stok awal namun barang tidak bergerak dalam periode satu bulan

Persentase nilai pembelian barang yang mempunyai buffer stock lebih dari total kebutuhan satu bulan (overstock buffer).

Good inventory

o lled r t n o Unc t e 3 0% g r < : Ta t o ry Inven

Uncontrolled Inventory

Copy right @indah.prihatin

CHECK YOUR HABIT TO CHANGE YOUR BAD HABITS!!! Pembelian tanpa perencanaan Pembelian tidak ada pengeluaran Pembelian berlebih (Over stock Buffer)

Copy right @indah.prihatin

Tersedia stock tetapi tak bergerak

Dead Stock

Salah Satu Langkah Mencegah Uncontrolled Inventory adalah Dengan Forecasting Pengadaan Yang Baik

Copy right @indah.prihatin

THANKS Copy right @indah.prihatin