36 1 4MB
Hospital Pharmacy Inventory Forecasting Management WORKSHOP ARSSI apt. Indah Prihatin, S.Farm. Solo, 26 January 2023
Copy right @indah.prihatin
An hour of planning can save you 10 hours of doing. A goal without a plan is just a wish.
Copy right @indah.prihatin
Hospital Formulary
Forecasting
Procurement Strategy
Uncontrolled Inventory
Drug Cost Ratio
Monitoring Evaluation
Copy right @indah.prihatin
Hospital Pharmacy Inventory Control
Hospital Formulary
Complete
Selective
Competitive
Memenuhi kebutuhan medis pelayanan RS
Standar Pilihan : 1 original dan 2-3 me too product
Mutu dan harga terbaik
Copy right @indah.prihatin
Tim Formularium Pusat PT Medikaloka Hermina
Tim Formularium Hermina
Copy right @indah.prihatin
• • • •
Dep. Penunjang Medis Dep. Pelayanan Medis Tim Procurement Negosiasi Bertugas membuat master list utama acuan Formularium RS
Tim Formularium RS • Susunan Tim TFT RS • Membuat Formularium RS sesuai kebutuhan RS • Memilih obat sesuai master list Formularium pusat. Jumlah item bisa kurang dari master list yang tersedia
Our Hospital Formulary Evolution
2015 - 2019
2020
2021
2022
More than 8000 SKU of drugs
2560 SKU of drugs
2490 SKU of drugs
2605 SKU of drugs
RS bebas memilih obat sendiri. Me too product >6
Break down, take over tim pusat dengan standar pusat
Reduksi seleksi harga
Penambahan pelayanan sub spesialis
Untuk pelayanan JKN tetap menyesuaikan Formularium Nasional Copy right @indah.prihatin
Proses Pembuatan Formularium RS
1.Dasar pemilihan item Formularium dengan standar • Mutu obat • Pelayanan klinis dokter spesialis yang tersedia di RS • Kelengkapan bentuk sediaan setiap kandungan • Analisa harga, diskon dan profit obat
1.Pembentukan tim Formularium dimaksimalkan di manajemen RS untuk menghindari banyaknya kepentingan di luar standar
Copy right @indah.prihatin
1.Menyusun Formularium Obat Reguler Non JKN (generik & paten) • Formularium JKN diberikan retriksi obat sesuai FORNAS dan sesuai kebijakan manajemen.
1.Sosialisasi draft Formularium yang telah dibuat kepada KSM melalui rapat TFT
1.Formularium yang telah disepakati selanjutnya dicetak dalam bentuk buku kecil dan disediakan di setiap ruangan dokter maupun user
Inventory forecasting — also known as demand planning — is the practice of using past data, trends and known upcoming events to predict needed inventory levels for a future period.
Accurate forecasting ensures businesses have enough product to fulfill customer orders while not tying up cash in unnecessary inventory.
What is Inventory Forecasting?
Copy right @indah.prihatin
Forecasting is more than just setting a reorder point — it’s using data analysis to identify patterns and trends to adapt to dynamic conditions and meet customer demand. Reorder points are one important piece, but there is much more to inventory forecasting.
Inventory Forecasting Market Pasar Pola Klinis Kebutuhan Obat
Force Majeure PARETO (ABCVEN)
Copy right @indah.prihatin
Jenis Inventory Forecasting Farmasi Rumah Sakit
Tahunan
Perencanaan dengan trend bulanan Analisa VEN hanya saat pembuatan Formularium Perhitungan bulanan hanya kalkulasi ABC
Copy right @indah.prihatin
Bulanan
Perencanaan dengan trend data tahunan Kombinasi analisa ABC-VEN
Sumber Data Forecasting Report Mutasi SIMRS Trend Data Copy right @indah.prihatin
Provide data yang bisa diatur range tanggal Detail dan lengkap mencatat seluruh history obat Akurat dan mudah dikalkulasi
Copy right @indah.prihatin
Copy right @indah.prihatin
Step Perhitungan Forecasting
Tarik data sesuai jenis Forecasting yang akan dibuat oleh PIC Pengadaan
Hitung rata-rata penggunaan per hari
Hitung total kebutuhan buffer stock
Hitung total kebutuhan lead time pengiriman barang
Indent Tahunan maupun Bulanan ke rekanan sesuai hasil Forecasting
Approval Forecasting ke Direksi RS
Hitung analisa ABCVEN
Hitung jumlah order dikurangi sisa stock
Copy right @indah.prihatin
Standar Kalkulasi Perhitungan Kebutuhan Executive (Non JKN)
Kebutuhan JKN
• Tidak disediakan dalam jumlah besar sekaligus • Range buffer stock untuk 7 ditambah lead time 3 hari • Agar cashflow lancar • Dengan ITR 3 kali dalam sebulan
• Disediakan untuk buffer stock 1 bulan pada item langka stock • Item kategori A yang selalu ready stock tetap menggunakan buffer stock 1 minggu • Fokusnya juga untuk menjaga cash flow
Copy right @indah.prihatin
PARETO (ABC-VEN) Kategori A
Kategori B
Kategori C
80% biaya, 20% item
15% biaya, 25% item
5% biaya, 55% item
Nilai pembelian tinggi Order per 3-5 hari dengan maksimal order kebutuhan 1 minggu agar cashflow dan ITR lancar, stock minimum terjaga
Nilai pembelian sedang
Nilai pembelian rendah.
Order per 2 minggu
Plannya bisa diorder langsung atau diborong di awal bulan
Copy right @indah.prihatin
Copy right @indah.prihatin
Copy right @indah.prihatin
Mengendalikan obat kelompok A dan B berarti sudah bisa mengendalikan sekitar 80% – 95% dari nilai obat yang digunakan.
Copy right @indah.prihatin
Tantangan Kita? Perubahan Pola Penyakit
Solusi Copy right @indah.prihatin
Force Marjeur
Market Stock
Kombinasi Pemantauan Mingguan dan Harian • Ada tidaknya penambahan atau pengurangan dari perencanaan awal
Penyesuaian Perencanaan
EVALUASI FORECASTING o
Melakukan perbandingan antara data Forecasting yang dibuat terhadap realisasi pengorderan. Bisa dilakukan dari data Forecasting bulanan maupun tahunan
o
Evaluasi penyebab keberhasilan maupun ketidaksesuaian Forecasting yang mungkin terjadi
o
Menghitung dan mengevaluasi dari nilai Uncontrolled Inventory
Copy right @indah.prihatin
Uncontrolled Inventory
Copy right @indah.prihatin
BAGAIMANA KONDISI LAPANGAN? Copy right @indah.prihatin
Bentuk Uncontrolled Inventory Nilai inventori RS tinggi --> Tapi masih ada kekosongan obat di lapangan Barang slow moving tersedia dalam jumlah banyak --> memakan space ruang penyimpanan Ketidaksesuaian antara jumlah fisik barang dengan jumlah barang di komputer dalam jumlah yang irrasional. Cash Flow tidak lancar --> Frekuensi distributor tertutup untuk pengorderan masih sering terjadi. Kegiatan pelacakan pemesanan dan pembelian perbekalan farmasi sulit untuk dilakukan Copy right @indah.prihatin
Uncontrolled Inventory
Copy right @indah.prihatin
01
Kategori satu
02
Kategori dua
03
Kategori tiga
04
Goal
Persentase nilai barang yang dibeli tetapi tidak ada pengeluaran dalam periode satu bulan
Persentase nilai barang yang sudah memiliki stok awal namun barang tidak bergerak dalam periode satu bulan
Persentase nilai pembelian barang yang mempunyai buffer stock lebih dari total kebutuhan satu bulan (overstock buffer).
Good inventory
o lled r t n o Unc t e 3 0% g r < : Ta t o ry Inven
Uncontrolled Inventory
Copy right @indah.prihatin
CHECK YOUR HABIT TO CHANGE YOUR BAD HABITS!!! Pembelian tanpa perencanaan Pembelian tidak ada pengeluaran Pembelian berlebih (Over stock Buffer)
Copy right @indah.prihatin
Tersedia stock tetapi tak bergerak
Dead Stock
Salah Satu Langkah Mencegah Uncontrolled Inventory adalah Dengan Forecasting Pengadaan Yang Baik
Copy right @indah.prihatin
THANKS Copy right @indah.prihatin