Huong Dan ATT2008 [PDF]

Zitiervorschau

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM ATT 2008 Chương

1

CÀI ĐẶT VÀ GỠ BỎ CHƯƠNG TRÌNH .......................................................... 3 1.1 Cài đặt chương trình: ........................................................................ 3 1.2 Gỡ bỏ chương trình: ......................................................................... 6 1.3 Quy trình vận hành phần mềm:.......................................................... 7 Chương

2 .............................................................................................. 8

QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH ........................................................................... 8 2.1 Thiết lập hệ thống - Maintained/Setting .............................................. 8 2.1.1 Quản lý phòng ban - Department List ..................................... 8 2.1.2 Quản lý nhân viên - Employee Maintenance ......................... 10 2.1.3 Thiết lập quyền quản trị - Administrator Setting ..................... 16 2.1.4 Quản lý thời gian biểu - Maintenance Timetables.................. 19 2.1.5 Quản lý ca kíp - Shift Management....................................... 24 2.1.6 Đăng ký ca làm việc - Assign Staff Shift ................................ 25 2.1.7 Quản lý ngày nghỉ lễ - Holidays............................................. 27 2.1.8 Quản lý các loại phép - Leave setting ................................... 28 2.1.9 Quy tắc chấm công - Attendance Rule ................................. 29 2.1.10 Tùy chọn dữ liệu - Database Option ................................... 31 2.1.11 Tùy chọn hệ thống - System Option.................................... 33 2.2 Quản lý chấm công - Handle Attendance ........................................ 33 2.2.1 Nghỉ phép - Công tác: .......................................................... 33 2.2.2 Bổ sung dữ liệu chấm công ................................................. 34 2.2.3 Theo dõi đi sớm về trễ ......................................................... 35 2.3 Tìm kiếm - in ấn .............................................................................. 36 2.3.1 Tìm kiếm dữ liệu chấm công ................................................ 36 2.3.2 Xem - Xuất kết quả chấm công: ........................................... 37 2.3.3 Kiểm tra thông tin tác nghiệp ................................................ 40 I

Nguyễn Văn Tần – 0918880456

Version 3.6.6

2.4 Quản lý dữ liệu ............................................................................... 41 2.4.1 Khởi tạo hệ thống ................................................................ 41 2.4.2 Xóa bỏ dữ liệu “rác” ............................................................. 41 2.4.3 Lưu trữ dữ liệu .................................................................... 42 2.4.4 Cập nhật dữ liệu ngoài ......................................................... 43 2.4.5 Kết xuất dữ liệu chấm công ................................................. 43 Chương

3 ......................................................................................... 44

PHỤ LỤC ..................................................................................................... 45 3.1 Tùy chọn khi kết xuất dữ liệu ........................................................... 45 3.2 Nâng cao ........................................................................................ 46

II

Nguyễn Văn Tần – 091.888.0456

Version 3.6.6

Chương

1

CÀI ĐẶT VÀ GỠ BỎ CHƯƠNG TRÌNH 1.1 Cài đặt chương trình: Tốt nhất nên đóng tất cả các ứng dụng khác trước khi thực hiện cài đặt chương trình để tránh các xung đột trong quá trình cài đặt. Ngay khi CD chƣơng trình được sử dụng, việc cài đặt sẽ tự động kích hoạt:

Chọn ngôn ngữ hiển thị của chương trình, bấm “OK” để tiếp tục:

Bấm (Next) để tiếp tục:

3

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

Đọc kỹ phần quy định về việc sử dụng phần mềm. Chọn ( I accept the agreement) và bấm “Next” để tiếp tục.

Các thao tác được thiết lập để bạn có thể tùy chọn việc cài đặt chương trình. Tuy nhiên bạn nên duy trì các thông số mặc định, Bấm (Next) để tiếp tục:

4

Nguyễn văn Tần – 0918880456

Version 3.6.6

Bấm (Next) để tiếp tục:

Bấm (Next) để tiếp tục:

5

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

Đến bước này, chương trình cài đặt đã sẵn sàng. Nếu bạn cần thay đổi các thông số, bấm (Back); ngƣợc lại bấm (Install) để tiến hành cài đặt chương trình vào máy tính. Sau khi hoàn tất quá trình cài đặt, bấm (Finish) để kết thúc. Ngay khi hoàn tất, biểu tƣợng chương trình sẽ hiển thị trên màn hình

Desktop

bạn có thể kích hoạt chương trình thông qua biểu

tượng này.

1.2 Gỡ bỏ chương trình: Trong trường hợp bạn muốn: Cập nhật chương trình mới / Không sử dụng hệ thống chấm công, bạn có thể tiến hành việc gỡ bỏ chương trình này trên máy tính. Thao tác thực hiện như sau: Bấm Start  Control panel  Add or Remove Programs, chọn chương trình quản lý chấm công (Attendance Management) và bấm (Remove) để tiến hành gỡ bỏ chương trình.

6

Nguyễn Văn Tần – 0918880456

Version 3.6.6

1.3 Quy trình vận hành phần mềm: Quy trình

Minh họa

1.

Tải thông tin nhân viên (vân tay hoặc thẻ cảm ứng) từ máy chấm công vào phần mềm (Chọn máy chấm công  Kết nối  Tải thông tin và vân tay nhân viên)

2.

Thay đổi thông tin nhân viên (Nhân viên) và cập nhật vào máy (Kết nối  Cập nhật thông tin và vân tay NV)

3.

Tổ chức và sắp xếp phòng ban cho nhân viên tại công ty (Phòng Ban).

4.

Thiết lập hệ thống thời gian làm việc tại công ty (Quản lý thời gian biểu).

5.

Thiết lập hệ thống ca làm việc tại công ty (Quản lý ca kíp)

6.

Sắp ca làm việc cho từng phòng ban, nhân viên (Sắp ca cho NV)

7.

Tải dữ liệu chấm công từ máy vào phần mềm (Tải dữ liệu chấm công)

8.

Kiểm tra, chấm công (Báo cáo)

7

Nguyễn Văn Tần – 0918880456

Version 3.6.6

Chương 2 QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH 2.1 Thiết lập hệ thống - Maintained/Setting Để thu được kết quả chấm công chính xác, bạn phải thiết lập các thông số hệ thống trong phần Maintained/Setting: -



Thiết lập phòng ban, và sắp xếp nhân viên vào phòng ban tương ứng. Thiết lập danh mục các ngày nghỉ, các loại phép, các quy tắt chấm công (đi sớm / về trễ / vắng mặt / tăng ca) và cuối cùng là thiết lập các thời gian biểu, ca kíp làm việc, sắp ca làm việc cho nhân viên. Lưu ý：Nếu một nhân viên không được sắp ca thì không thể

xem được kết quả chấm công mặc dù người này có chấm công.

2.1.1 Quản lý phòng ban - Department List Chức năng cung cấp khả năng quản lý phòng ban (thêm / xóa / sửa tên) và quản lý nhân viên trong phòng ban (ngừng việc / vô làm lại) chi tiết như sau: Bấm vào mục “Department list” trong mục “Maintenance/Options”, trong danh mục thao tác bên tay phải (hình minh họa 1.3):

8

Nguyễn văn Tần – 0918880456

Version 3.6.6

Đề thêm một phòng ban, bạn phải chọn phòng ban cấp trên trực tiếp, sau đó bấm “Add”. Đặt tên cho phòng ban mới. Bấm “OK” để hoàn tất. Nếu bạn muốn thay đổi quan hệ giữa phòng ban con và phòng ban trực thuộc, bấm chọn phòng ban con và kéo - thả vào phòng ban trực thuộc tương ứng. Trong trường hợp muốn xóa phòng ban thì bấm “Delete” và bấm “Rename” nếu muốn sửa tên. Tạm ngừng công tác: Để cho một nhân viên ngừng công tác (áp dụng trong trường hợp không muốn hiển thị nhân viên trong danh sách chấm công trong một khoảng thời gian do người này đang nghỉ phép / tạm thôi việc / đi công tác . . .)

9

Nguyễn văn Tần – 0918880456

Version 3.6.6

Chọn tên nhân viên trong danh sách bên phải (Our Department’s Employees), bấm “Remove ” Sau khi hoàn tất thì bấm “Close” để đóng cửa sổ này và quay về cửa sổ quản lý phòng ban.

2.1.2 Quản lý nhân viên - Employee Maintenance Trong danh mục “Maintenance/Options”, bấm chọn “Employee” để mở cửa sổ quản lý nhân viên. Các chức năng quản lý gồm: - Quản lý, sắp xếp phòng ban cho nhân viên. - Quản lý công tác, hiện diện tại công ty. - Thay cập nhật thông tin: Mã số, họ tên, chức danh, thông tin liên lạc, ngày vào làm… - Sắp ca cho nhân viên - Tùy chọn quy tắc chấm công.

10

Nguyễn Văn Tần - 0918880456



Version 3.6.6

Lưu ý：Đối với nhân viên đăng ký chấm công bằng vân tay,

tuyệt đối không được thay đổi giá trị trong ô “AC No.”. Đối với nhân viên chấm công bằng thẻ, tuyết đối không được thay đổi ô “Card Number”

1. Sắp xếp nhân viên vào phòng ban: Bấm

để chuyển một nhân viên từ phòng ban này sau phòng ban

khác. Và chọn phòng ban tương ứng cho nhân viên này:

2. Cho tạm ngưng công tác: Thực tế có một số nhân viên đang trong chế độ nghỉ / công tác . . . không chấm công trong công ty 11

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

nhưng họ vẫn là nhân viên. Khi đó bạn sẽ chọn chế độ “Lay Off” để không hiển thị tên NV này trong danh sách chấm công. Chọn nhân viên và bấm nút

, bấm “OK” để thực hiện.

3. Thông tin phụ liên quan: bấm vào thẻ Addition trong cửa sổ quản lý thông tin nhân viên.

Tại đây cho phép quản lý các thông tin quan trọng liên quan đến nhân viên: (quá trình công tác, đào tạo …).

4. Tùy chọn chấm công: Bấm vào thẻ “AC Options” để vào màn hình tùy chọn chấm công cho nhân viên bên dưới:

12

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

13

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

Active AC: Chọn vào ô này để kích hoạt việc chấm công ngược lại nếu không chọn thì nhân viên này không được chấm công và các lần chấm công sẽ không hiển thị trong báo cáo. Count OT: Chọn ô này để kích hoạt việc tính tăng ca cho nhân viên. Việc tính tăng ca sẽ được quy định cụ thể trong chức năng (Attendance Rule) Reset Holiday: Chọn ô này để cho phép nhân viên được nghỉ vào các ngày lễ do công ty quy định (Holiday List). Nếu ngày đó nhân viên này đi làm sẽ được tính thành tăng ca. Nếu không, nhân viên này phải đi làm và nếu anh ta nghỉ sẽ bị xem nhƣ vắng mặt. On duty check-in/off duty check-out: mục này dùng để quản lý việc chấm công khi đi làm của nhân viên. Các thiết lập này có tác dụng cao hơn so với các thiết lập trong mục “Schedule AC” Schedule AC: (thiết lập ca làm việc cho riêng nhân viên) Bấm nút “Schedule AC” để thực hiện việc sắp ca làm việc cho nhân viên:

Trong cửa sổ này, bạn có thể tùy chọn chấm công cho nhân viên này (tương tư như phần trên). Các thiết lập mở rộng của phần này là cho phép sắp ca làm việc cụ thể cho nhân viên (đi ca nào, áp dụng ca làm việc này trong khoảng thời gian nào, cho phép chấm công linh hoạt theo các bảng giờ làm việc của công ty …). Để thêm một ca làm việc cho nhân viên này, bấm (+). Trong trƣờng hợp bạn muốn hủy bỏ thì bấm nút

(-) 14

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

Chọn một ca làm việc, xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Bấm “OK” khi hoàn tất. Bấm “Cancel” nếu không muốn áp dụng ca này. Khi đăng ký ca, bạn có thể đăng ký nhiều ca cùng một lúc: Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Ca làm việc 03-3-1 03-5-30 Ca 1 03-6-1 03-9-1 Ca 2 Sau khi hoàn tất việc sắp ca, cửa sổ sau sẽ hiển thị để bạn kiểm tra kết quả đã thực hiện:

Đối với trường hợp nhân viên phải thay đổi ca thường xuyên / không cần báo trước / đổi ca lẫn nhau / ca kíp thay đổi linh hoạt thì bạn cần kích hoạt chức năng này để việc quản lý dễ dàng hơn. Least time for Auto-assign: khoảng thời gian được thiết lập sẽ 15

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

được dùng để chương trình tự động xác định thời gian biểu tương ứng cho việc chấm công. Ví dụ: nếu thiết lập là 1 ngày, thì khi nhân viên làm việc quá 1 ngày thì sẽ được chương trình chọn ca làm việc tương ứng dùng cho việc quản lý chấm công. Used timetable: danh mục các thời gian biểu được dùng khi chương trình tự động chọn căn cứ vào thiết lập phần trên tương ứng với nhân viên này. Bạn có thể thêm (+) hoặc hủy bỏ (-) một thời gian biểu tùy ý.

Sau khi hoàn tất, bấm “OK” để áp dụng quy tắc này, hoặc “Cancel” nếu bạn không muốn dùng nữa. 2.1.3 Thiết lập quyền quản trị - Administrator Setting

16

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

Bấm nút (Administrator), danh mục các cấp độ quản trị sẽ gồm:

Chọn một cấp quản trị theo yêu cầu, chọn nhân viên được cấp quyền:

17

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.0

Cấp cao nhất là “Super”: người này toàn quyền thao tác trong chương trình. “Department Administrator”: người này chỉ có quyền thao tác đối với các nhân viên trong phòng ban mà họ thuộc về.

Mật khẩu mặc định của người này là SỐ THỨ TỰ CHẤM CÔNG của họ. Bấm “OK” để tiếp tục bước phân quyền các tác vụ được phép truy cập.

Lưu ý: chỉ ngƣời quản trị cấp cao hơn mới có quyền thay đổi các thiết lập của ngƣời cấp dưới. Sau khi chế độ phân quyền này được thiết lập, chỉ những nhân viên có quyền mới có thể truy cập vào hệ thống: 18

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

Để thay đổi mật khẩu, bạn phải đăng nhập với quyền của người có quyền cao nhất, sau đó thực hiện: Addministrator  Chọn người quản trị cần đổi PWD  “Modify Password” 2.1.4 Quản lý thời gian biểu - Maintenance Timetables Trước khi thực hiện việc tạo lập ca kíp trong công ty, các thời gian biểu làm việc phải được xác định một cách hoàn chỉnh cho tất cả các khoảng thời gian làm việc tại công ty. Maintenance/Options  Maintenance Timetables Nếu bạn không thiết lập ca làm việc ngay khi thiết lập thời gian biểu thì hệ thống sẽ tự động kích hoạt chức năng tạo ca làm việc cùng với các thiết lập thời gian biểu như sau:

19

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

Nếu bạn đồng ý sử dụng cơ chế tự động của hệ thống thì bấm nút “OK” nếu không thì bấm “Cancel” để thực hiện các thiết lập riêng của công ty bạn. Khi đó, màn hình thiết lập thời gian biểu sẽ như sau:

Trong trường hợp sử dụng việc thiết lập ca tự động thì sẽ có những thao tác sau:

Tùy chọn thời gian biểu làm việc trong ngày: (làm một ca hoặc hai ca trong ngày)

20

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

Thiết lập thời gian vào ca và ra ca tương ứng. Khi đó nhân viên phải thực hiện chấm công đúng với khoảng thời gian quy định:

Quy định thời gian cho phép đi trễ / về sớm:

21

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

Tùy chọn cho việc có áp dụng ca làm việc này cho các nhân viên chưa được sắp ca hay không (Assign this schedule shift to employees who has not assigned any schedule) hoặc là có đăng ký ca làm việc này cho tất cả phòng ban trong công ty hay không (Assign this schedule to every department as default schedule)

Sau cùng khi hoàn tất thì bấm (Finish) để kết thúc và màn hình hiển thị kết quả thiết lập thời gian biểu như sau:

22

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

Danh mục các thời gian biểu trong công ty sẽ được hiển thị trong danh sách bên trái. Các thông số bên phải là chi tiết của thời gian biểu  

Thêm mới: bấm nút ( Add) và đặt tên cho thời gian biểu. Xóa: chọn thời gian biểu cần xóa và bấm nút ( Delete) . Bạn chỉ có thể xóa một thời gian biểu khi không có ca làm việc nào sử dụng đến thời gian biểu này.

 

Lưu: bấm nút ( Post) để cập nhật / thực thi các thiết lập bên dƣới của một thời gian biểu. Cho phép đi trễ “Late time (Mins)”: với ví dụ trên, giá trị này là 5



phút, có nghĩa là nếu nhân viên này vào ca trước 8:35 thì sẽ không bị tính trễ giờ mặc dù đi trễ hơn giờ quy định là 8:30. Cho phép về sớm “Leave Early Time (Mins)“: tương tự như trên

   

 

Begining /Ending in: khoảng thời gian đƣợc tính cho việc chấm công lúc vào ca. Begining/Ending out: khoảng thời gian ra ca. Count as Workday: giá trị quy thành ngày công làm việc. Count as minute: giá trị tính theo phút của một thời gian biểu làm việc. Ví dụ: một thời gian biểu làm việc thực tế là 9 giờ, nhưng chỉ tính thành 8 giờ. Must checking in/out: tùy chọn cho việc có cần phải chấm công hay không. Changes the Display: chọn màu hiển thị của thời gian biểu. 23

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

2.1.5 Quản lý ca kíp - Shift Management Sau khi thiết lập thời gian biểu, kế tiếp bạn cần thiết lập hệ thống ca làm việc tại công ty, như sau: Maintenance/Options  Maintenance Shift Schedule

Cửa sổ quản lý chia thành 2 phần: danh mục ca và thời gian làm việc. Trong danh mục ca làm việc, gồm có: tên ca (không được trùng nhau), thời gian bắt đầu, số lần lập lại của chu kỳ chấm công, đơn vị chu kỳ (ngày, tuần, tháng…). Các thao tác liên quan:

Add: Thêm một ca làm việc mới. Save: Lưu lại các thiết lập của một ca. Edit: Cho phép thay đổi các thiết lập của một ca. Delete: xóa ca làm việc được chọn. Sau khi chọn một ca làm việc, bạn có thể thêm/xóa/sửa lịch làm việc của ca tùy theo chu kỳ chấm công đã thiết lập:

Chi tiết việc thực hiện như sau:

24

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

Bạn có thể thiết lập lịch làm việc cho từng ngày cụ thể căn cứ chu kỳ đã tạo. Đồng thời có thể đăng ký tăng ca cho lịch làm việc của ngày tương ứng.

2.1.6 Đăng ký ca làm việc - Assign Staff Shift Nếu không thực hiện đăng ký ca làm việc cho nhân viên thì chương trình không thể tính công cho nhân viên này được. Sau khi đã khai báo thời gian biểu, ca kíp thì bạn mới có thể đăng ký ca làm việc cho một nhân viên. Có hai cách: 1. Maintenance/Options  Employee Schedule 2. Employees  AC Option  Schedule AC

25

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

Bấm nút “Arrange Shifts“ để thực hiện việc sắp ca, tương tự mục 2.1.2 (phần 4) cho từng nhân viên / cho cả phòng (bấm tất các nhân viên trong phòng).

để chọn

Clock in/out: Cho phép nhân viên được quyền miễn chấm công khi đi làm hay không. Thiết lập này được ưu tiên hơn so với thiết lập trong các thời gian biểu cụ thể. Attendance active: cho phép một nhân viên không cần chấm công khi đi làm. Trong trường hợp áp dụng cho các vị lãnh đạo công ty. Count OT: Có tính tăng ca khi đi làm ca này không. Holiday: tùy chọn cho việc đi làm / nghỉ vào ngày lễ.

Thiết lập ca tạm thời - Employee Temporary shifts Trong trường hợp nhân viên có nhu cầu phải thay đổi ca làm việc trong một vài ngày thì bạn cần thực hiện việc đăng ký ca tạm thời cho nhân viên này:

Quy trình thực hiện: 1. Chọn thời gian muốn áp dụng: From ___ to ___ 2. Bấm “Temporary Shifts” để bắt đầu thực hiện. Bấm “OK”

26

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

3. Bấm nút (+) để thêm mới. Bấm OK khi hoàn tất

4. Bấm nút “Save” để lƣu lại và bắt đầu áp dụng. Nếu bạn muốn hủy thì bấm

. Bấm nút (

làm việc tạm thời. Hoặc bấm

) để xóa tất cả lịch

để hủy chế độ này.

2.1.7 Quản lý ngày nghỉ lễ - Holidays Tùy quy định của công ty, bộ phận nhân sự có thể khai báo danh mục các ngày nghỉ được áp dụng tại công ty:

27

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

Các thao tác: Duyệt qua từng ngày nghỉ phép: Thêm / Xóa / Sửa: Lƣu / Hủy: Cập nhật các thay đổi:

2.1.8 Quản lý các loại phép - Leave setting Chƣơng trình cho phép quản lý việc nghỉ phép của nhân viên. Do vậy bạn phải khai báo tất cả các loại phép hiện đang áp dụng tại công ty vào khai báo đầy đủ cho nhân viên khi học xin nghỉ. Khi đó chương trình sẽ thống kê việc nghỉ phép cho bạn khi thực hiện báo cáo vào cuối kỳ:

28

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

Chƣơng trình có sẵn 3 loại phép mà bạn không thể xóa: sick leave (nghỉ ốm), Vacation (nghỉ mát), Other (tùy chọn cho bạn). bạn có thể thực hiện khai báo các loại phép tùy ý.

2.1.9 Quy tắc chấm công - Attendance Rule Tất cả quy tắc chấm công đều được quy định tại mục này: Maintenance /Options  Attendance rules

29

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

1. Basic settings - Thiết lập hệ thống: The longest time zone under (mins): khoảng thời gian tối đa cho phép của một ca làm việc. The shortest time zone exceed (mins): khoảng thời gian tối thiểu Least minutes of shift interval: khoảng thời gian phân cách tối thiểu giữa hai ca làm việc liên tiếp nhau. Out state: quy định cách tính toán cho việc ra ca: Ignore state: hệ thống sẽ không xem xét việc ra ca. As Out: Xem như là ra ca. As Business Out: Xem như di công tác Audit it: cho người dùng tự xét. Over time (OT) state: tùy chọn cho việc tính tăng ca: Ignore the state: Không tính tăng ca As OT directly: không cần xem xét, chương trình sẽ tự tính tăng ca 30

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

Audit it: tùy chọn do người dùng thực hiện.

2. Calculation - Quy tắc tính công:

One work day as: bao nhiêu phút sẽ được tính là 1 ngày công Clock-in over (mins) count as late: vô làm trễ mấy phút là đi trễ. Clock-out over (mins) count as early: về trước mấy phút là về sớm

If no Clock in / If no Clock out….: nếu không chấm công lúc vào thì tính là đi trễ / xem như vắng mặt. As late…/As early…: đi trễ / về sớm quá mấy phút thì bị xem như vắng. After (mins), leaving count as OT: ra về sau bao nhiêu phút được xem như làm tăng ca.

2.1.10 Tùy chọn dữ liệu - Database Option Việc thực hiện chỉnh sửa thông tin này cần phải thật cẩn thận vì toàn bộ dữ liệu của bạn sẽ bị thay đổi. 1. Thay đổi loại dữ liệu (Access - SQL server):

31

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

Chọn các thông số: Provider, Connection, Advance. Tùy theo từng loại CSDL mà sẽ có tùy chọn khác nhau. 2. Chia sẽ dữ liệu cho nhiều máy trong hệ thống: Máy CHÍNH: ví dụ dữ liệu là file Access (C:\Program Files\Att 2008\att2000.mdb)  Share file nay và cho phép READ/WRITE Máy PHỤ: vào phần Database Option, chọn dữ liệu là file att2000.mdb của máy CHÍNH. Với mô hình này, bạn có thể thực hiện cho nhiều máy, cho nhiều người quản trị thuộc các phòng ban trong công ty.

32

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

2.1.11 Tùy chọn hệ thống - System Option Khai báo các chức năng hoạt động của hệ thống (kiểm soát ra vào, tin nhắn, tự động cập nhật dữ liệu,…)

2.2 Quản lý chấm công - Handle Attendance 2.2.1 Nghỉ phép - Công tác: Khi nhân viên nghỉ phép hay đi công tác, bạn phải khai báo các trường hợp này để chương trình có thể thống kê:

Attendance  Employee leaving on Business/Ask for leave

33

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

Sau khi chọn nhân viên cần đăng ký và thời gian nghỉ của nhân viên này, bạn sẽ thực hiện việc thêm / xóa / sửa / thống kê / kết xuất số ngày nghỉ / xem báo cáo các ngày nghỉ của nhân viên tương ứng.

2.2.2 Bổ sung dữ liệu chấm công Trong trường hợp muốn bổ sung thêm ngày công cho nhân viên (thêm giờ, đi công tác nên không chấm công được…) bạn sẽ cần đến tác vụ này: Attendance  Fogetting to Clock In/Out 34

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

Đầu tiên bạn sẽ chọn phòng ban  chọn nhân viên (chọn tất cả thì bấm ) chọn trạng thái chấm công (ra ca / vào ca)  chọn thời gian  Add.

2.2.3 Theo dõi đi sớm về trễ Attendance  Coming late collectively If part or all of the staff of one department come late, this function can be used to modify staff clock-in time, click (Coming late collectively) on the down drag menu, and the following dialog box will pop up:

Bạn cần phải xác định phòng ban  chọn nhân viên (hay cả phòng)  chọn muốn xem những nhân viên đi trễ (Coming Late) hay những nhân viên về sớm (Leaving Early)  chọn thời gian muốn xem  OK 35

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

2.3 Tìm kiếm - in ấn 2.3.1 Tìm kiếm dữ liệu chấm công 1、Tìm kiếm - (Search/ Print  Attendance record)

MODIFY LOG: Chương trình có một chức năng rất mạnh dùng cho người quản trị chung (Super Administrator) đó là kiểm kê tính chính xác của dữ liệu chấm công do cấp dưới thực hiện. Bất kỳ một sự thay đổi nào trên dữ liệu chấm công đều được lưu lại. Bạn sẽ xem được các thông tin khi bấm nút “Modify Log“. Chương trình sẽ ghi nhận: ai đã thực hiện thay đổi này, vào thời điểm nào, như thế nào, thay đổi trên dữ liệu của nhân nào... Nếu muốn bạn có thể (Restore records) để khôi phục lại hệ thống như trước khi thay đổi.

36

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

2.3.2 Xem - Xuất kết quả chấm công: Sau cùng thì kết quả chấm công cũng được thực hiện: Search/Print  Attendance Calculating and Reports (Ctrl+R) a）Chọn phòng ban:

b）Chọn nhân viên:

37

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

c）Xác định thời gian (Ngày / Tuần / Tháng / Quý / Năm):

d）Bấm Calculate để xem kết quả:

Chương trình cung cấp 4 tùy chọn đối với việc xem kết quả chấm công: 1. Clock in/out Log Exception: toàn dữ liệu chấm công thực tế của nhân viên sẽ được hiển thị tại đây. 2. Shift Exception: kết quả chấm công chi tiết của nhân viên. Theo từng ngày cho từng nhân viên.

38

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

Bạn có thể thay đổi việc hiển thị kết quả này nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu chấm công bằng cách thay đổi các thiết lập sau

Change color: đổi màu cho các sự kiện để dễ theo dõi Filter by Exception: chọn các trạng thái cần theo dõi. Chỉ những trạng thái chấm công này được chọn mới được hiển thị.

39

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

Filter by timetable: chỉ hiển thị các thời gian biểu nào được chọn. Maintanance AL/BL: đăng ký các ngày nghỉ phép của nhân viên. Append Clock In/Out: thêm dữ liệu chấm công cho nhân viên nếu như nhân viên quên chấm công và được sự cho phép của cấp quản lý. 3. Misc Exception: xem việc đi công tác trong ngày, tăng ca... 4. Calculated items: thống kê kết quả chấm công.

Xem báo cáo chấm công Chƣơng trình cung cấp sẵn 6 mẫu báo cáo. Tùy theo yêu cầu chấm công, bạn có thể chọn một mẫu báo cáo để xem kết quả.

Xuất dữ liệu chấm công ra các định dạng khác Dữ liệu chấm công sau khi đƣợc tính toán có thể được dùng cho các mục đích khác. Chương trình cho phép bạn kết xuất dữ liệu ra các định dạng dữ liệu phổ biến: XLS, TXT, DBF, CSV

2.3.3 Kiểm tra thông tin tác nghiệp Bất kỳ một thao tác này của ngƣời dùng đều được ghi nhận trong mục Search/Print  System Operate Log:

40

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

2.4 Quản lý dữ liệu 2.4.1 Khởi tạo hệ thống Bạn phải cân nhắc kỹ trước khi thực hiện thao tác này. Toàn bộ dữ liệu hiện tại sẽ bị mất!!!

2.4.2 Xóa bỏ dữ liệu “rác” Sau một thời gian sử dụng, hệ thống sẽ phát sinh các dữ liệu tạm dùng cho việc thao tác trong hệ thống. Các dữ liệu này có thể làm giảm hiệu suất hoạt động của hệ thống. Bạn có thể xóa bớt chúng bằng cách sau: Data  Clear Obsolete Data

41

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

Sau khi thiết lập các thông tin cần thiết, bạn bấm “Compact Database File” để thực hiện.

2.4.3 Lưu trữ dữ liệu Định kỳ, bạn nên lưu trữ dữ liệu bằng cách: Data  Backup Data

42

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

2.4.4 Cập nhật dữ liệu ngoài

1、Cập nhật từ USB Flash disk 2、Cập nhật từ file dữ liệu ngoài.

2.4.5 Kết xuất dữ liệu chấm công Chức năng cũng được dùng để Back up dữ liệu

43

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

CHƯƠNG 3

44

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

PHỤ LỤC 3.1 Tùy chọn khi kết xuất dữ liệu Trong tất cả các cửa sổ cho phép kết xuất dữ liệu, bạn bấm “Export” để xuất dữ liệu ra các định dạng khác:

Khi đó bạn có thể tùy chọn những thông tin nào cần xem bằng cách bấm vào ô tương ứng để chọn / hủy. Vào bấm OK để xem.

Sau khi đã xác định các thông tin cần thiết, bạn nên đặt tên cho danh sách này trong ô “Predefined Items List” để có thể dùng lại cho lần kế tiếp: 45

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

Tùy chọn địng dạng theo yêu cầu của bạn.

3.2 Nâng cao Trong khi thực hiện việc kết xuất báo cáo, bạn có thể tùy chọn mở rộng cho việc này: bấm phím phải trong khi đang ở cửa sổ Report, chọn “Advance Export”.

Sau khi thực hiện các tùy chọn, bạn có thể lưu lại để dùng cho các 46

Nguyễn văn Tần - 0918880456

Version 3.6.6

lần sau (Save Export Options). Cuối cùng, bấm Start Export để có kết quả như ý!!! ---------------------------------------------------------------------------Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ: Nguyễn Văn Tần Phone: 0918880456. Yahoo: 0918880456.

47