HRM101+ +Sage+HR+Management+ +Cursus+de+Base+ +v6 v1 [PDF]

Zitiervorschau

Sage HR Management

Cursus de base A partir de la version 6

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

SOMMAIRE INTRODUCTION .................................................................................................................... 10  I- 

QUELQUES RAPPELS.............................................................................................. 11 

II- 

PARAMETRAGES DE BASE .................................................................................... 17 

A.  STRUCTURE GENERALE..................................................................................... 17  1.  LE DOSSIER ...................................................................................................... 18  2.  LES SOCIETES .................................................................................................. 28  3.  LES SITES.......................................................................................................... 31  4.  LES GROUPES DE SITES................................................................................. 34  5.  LES SERVICES .................................................................................................. 35  6.  LES PROFILS DE PAIE ..................................................................................... 36  B.  PARAMETRES GENERAUX ................................................................................. 38  1.  LES GROUPES DE PARAMETRES .................................................................. 38  2.  LA DEFINITION DES PARAMETRES ................................................................ 39  3.  LES VALEURS PARAMETRES ......................................................................... 40  4.  LA SAISIE DES VALEURS PAR LE JEU DE VALEURS ................................... 41  5.  LA COPIE DES PARAMETRES ......................................................................... 43  C.  LES DONNEES DE BASE ..................................................................................... 45  1.  LES TABLES COMMUNES ................................................................................ 45  2.  LES TABLES COMPTABLES............................................................................. 49  3.  LES FICHIERS BANCAIRES ............................................................................. 50  4.  LES TABLES DIVERSES ................................................................................... 51  5.  PERSONNALISATION DES TABLES DIVERSES ............................................. 51  6.  LES ORGANISMES............................................................................................ 51  7.  AFFECTATION DES ORGANISMES AUX CAISSES ........................................ 53  8.  TABLE DES CODES RISQUE « ACCIDENT DU TRAVAIL » ............................ 54  9.  MEDECINE DU TRAVAIL................................................................................... 55  10.  LA GESTION DES GRILLES.............................................................................. 55  10.1  LA CONSTITUTION DES GRILLES ....................................................................... 55  10.2  LES VALEURS DE GRILLES ................................................................................. 57  D.  LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL............................................. 58  1.  LES DOCUMENTS D’ENTREE .......................................................................... 58  2.  L’ENTREE D’UN SALARIE................................................................................. 61  3.  LA FICHE SALARIE ........................................................................................... 63  3.1  L’ENTETE ............................................................................................................... 64  3.1  L’ONGLET « ETAT CIVIL » .................................................................................... 65  3.2  L’ONGLET « ADRESSE » ...................................................................................... 66  3.3  L’ONGLET « CONTRAT » ...................................................................................... 66  a)  Les typologies de salariés ........................................................................................... 67 

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 2

b)  c)  d)  e)  f)  i)  g)  h)  i)  j)  k)  l)  m)  n)  o)  3.4  a)  b)  3.5  3.6  3.7  3.8  a)  3.9 

Contrats simultanés et/ou séquentiels ........................................................................ 67  De la fiche salarié aux contrats ................................................................................... 68  Le matricule et le chrono-contrat ................................................................................. 68  Numéro de contrat ....................................................................................................... 69  En-tête du contrat de travail ........................................................................................ 69  Motif d’entrée du salarié .............................................................................................. 69  CDD / CTT ................................................................................................................... 70  Emploi .......................................................................................................................... 70  RAZ des cumuls en fin de sortie ................................................................................. 71  Les suppléants ............................................................................................................ 71  Responsables .............................................................................................................. 71  Workflow ...................................................................................................................... 72  Registre du personnel ................................................................................................. 72  Détail de quelques champs ......................................................................................... 73  Contrat / Onglet Paie ................................................................................................... 74  L’ONGLET « ADMIN » ............................................................................................ 78  Permis et Habilitation................................................................................................... 78  Workflow « HABIL » .................................................................................................... 78  L’ONGLET «COMPTA » ......................................................................................... 79  L’ONGLET « PARTICIPATION » ............................................................................ 80  L’ONGLET « AUTRE » ........................................................................................... 81  L’ONGLET « NOTE DE FRAIS » ............................................................................ 83  Impressions ................................................................................................................. 83  CONTRATS ............................................................................................................ 83 

4.  5. 

LES POPULATIONS DE SALARIES .................................................................. 86  LES SAISIES PERSONNALISEES ET LES ECRANS « EMPLOYES » ............ 87  5.1  LES SAISIES PERSONNALISEES ........................................................................ 87  5.2  LES ECRANS « EMPLOYES » .............................................................................. 88  6.  LA GESTION DU DROIT DE VOTE ET DES LISTES ELECTORALES ............ 93  6.1  PRE-REQUIS .......................................................................................................... 94  6.2  LE DROIT DE VOTE ............................................................................................... 94  6.3  LES LISTES ELECTORALES ................................................................................. 94  7.  La DUE ............................................................................................................... 95  7.1  EXTRACTION A PARTIR DU CONTRAT DE TRAVAIL ........................................ 95  7.2  EXTRACTIONS....................................................................................................... 96  7.3  FICHIER DUE ......................................................................................................... 96  a)  En tête / Formalités ..................................................................................................... 96  b)  DPAE ........................................................................................................................... 97  c)  Employeur / Salarié ..................................................................................................... 97  d)  Contrat ......................................................................................................................... 97  7.4  Génération .............................................................................................................. 97  a)  Conditions d'accès ...................................................................................................... 97  b)  Réception .................................................................................................................... 98  E.  LE PLAN DE PAIE ................................................................................................. 99  1.  LES VARIABLES .............................................................................................. 101 

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 3

1.1  1.2  1.3 

L’ONGLET « GENERAL » .................................................................................... 101  L’ONGLET « SAISIE » .......................................................................................... 102  L’ONGLET « PROFILS » ...................................................................................... 103 

2.  3. 

LES CUMULS ................................................................................................... 105  LES RUBRIQUES............................................................................................. 108  3.1  QUELQUES REPERES ........................................................................................ 108  3.2  IDENTIFICATION.................................................................................................. 111  3.3  L’ONGLET « GENERAL » .................................................................................... 111  3.4  L’ONGLET « MONTANTS » ................................................................................. 112  3.5  L’ONGLET « PROFILS » ...................................................................................... 118  3.6  L’ONGLET « IMPRESSIONS » ............................................................................ 120  3.7  L’ONGLET « AUTRES » ....................................................................................... 121  4.  LES REGULARISATIONS ................................................................................ 122  5.  LES EXONERATIONS ..................................................................................... 123  6.  LES EXCEPTIONS ........................................................................................... 124  7.  LES PROFILS................................................................................................... 127  8.  LES DECLARATIONS DE CHARGES ............................................................. 128  9.  LES MISES A JOUR DU PLAN DE PAIE ......................................................... 130  10.  LA COPIE DU PLAN DE PAIE ......................................................................... 131  F.  PARAMETRAGE DE LA GESTION DES TEMPS ET DES ACTIVITES ............. 132  1.  LES NATURES D’EVENEMENTS .................................................................... 132  2.  LES NATURES D’ACTIVITE ............................................................................ 135  3.  LES JOURS FERIES ........................................................................................ 137  4.  LES PERIODES D’EXTRACTIONS ................................................................. 138  5.  LES SEMAINES TYPES................................................................................... 139  6.  LES PLANNINGS TYPES ................................................................................ 140  7.  LES PLANNINGS OPERATIONNELS.............................................................. 141  8.  LES PLANNINGS INDIVIDUELS...................................................................... 142  III-  LE CYCLE DE PAIE ................................................................................................. 143  A.  LES ETAPES DU CYCLE DE PAIE..................................................................... 143  1.  LA SAISIE DES VARIABLES ........................................................................... 144  1.1  LA SAISIE DES VARIABLES ................................................................................ 144  1.2  LES VARIABLES PREVISONNELLES ................................................................. 145  2.  LA SAISIE DANS LA GESTION DES TEMPS ................................................. 147  2.1  LA CREATION GLOBALE .................................................................................... 147  2.2  LES TRANSACTIONS DES TEMPS .................................................................... 148  2.3  LA SAISIE DES TEMPS ....................................................................................... 150  2.4  LA FEUILLE DES TEMPS .................................................................................... 151  2.5  LA SYNTHESE DES TEMPS ............................................................................... 152  2.6  LES REGULARISATIONS .................................................................................... 153  2.7  IMPORTATION BADGEUSE ................................................................................ 154  3.  LE MOIS DE PAIE ............................................................................................ 156 

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 4

4.  5.  6. 

LA GENERATION AUTOMATIQUE ................................................................. 157  l’ARRETE DES TEMPS .................................................................................... 158  LA SAISIE DES VALEURS SALARIES ............................................................ 160  6.1  LA SAISIE DIRECTE ............................................................................................ 160  6.2  LA SAISIE PAR VARIABLES ................................................................................ 160  6.3  LA SAISIE DES VALEURS SALARIES ................................................................ 161  7.  LE CALCUL DES PAIES .................................................................................. 170  8.  L’IMPRESSION DES BULLETINS ................................................................... 171  9.  L’ARCHIVAGE DES PAIES .............................................................................. 172  10.  ETAT DES FEUILLES DE PAIE ....................................................................... 173  11.  EXTOURNE DES PAIES .................................................................................. 174  12.  IJSS .................................................................................................................. 174  a)  La saisie des absences ............................................................................................. 174  b)  Les attestations de salaire ......................................................................................... 174  c)  Maladie, maternité, paternité ..................................................................................... 175  d)  AT / maladie professionnelle ..................................................................................... 175  e)  Déversement dans la paie ......................................................................................... 176  f)  Principe de la gestion des IJSS................................................................................. 177  g)  Prolongation .............................................................................................................. 177  h)  Valeur paramètres ..................................................................................................... 177  i)  Livres de paie ............................................................................................................ 179  j)  Ecrans employés ....................................................................................................... 179  13.  LES ASTREINTES ........................................................................................... 179  13.1  Définition ............................................................................................................... 179  13.2  L’indemnisation ..................................................................................................... 179  13.3  Exonération fiscale et réduction de cotisations sociales....................................... 180  13.4  Mise en œuvre ...................................................................................................... 180  a)  Variable ..................................................................................................................... 180  b)  Rubrique .................................................................................................................... 180  c)  Ecran employé........................................................................................................... 181  14.  AUTRES FONCTIONS ..................................................................................... 181  15.  LES DECLARATIONS DE CHARGES ............................................................. 182  B.  LA GESTION DES DIFFERENTS REGLEMENTS .............................................. 183  1.  LA SAISIE DES REGLEMENTS....................................................................... 187  2.  LA VALIDATION DES REGLEMENTS ............................................................ 189  3.  VIREMENT MAGNETIQUE .............................................................................. 189  4.  LE SOLDE DE PAIEMENT ............................................................................... 190  C.  L’OD DE PAIE ...................................................................................................... 191  1.  LE CALCUL DE L’OD ....................................................................................... 191  2.  IMPRESSION DE L’OD .................................................................................... 192  3.  LA VALIDATION DE L’OD DE PAIE................................................................. 192  4.  ANNULATION OD PAIE ................................................................................... 193  5.  COMPTES DE L’OD DE PAIE.......................................................................... 193 

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 5

D.  LES EDITIONS DE LA PAIE ............................................................................... 195  1.  LE LIVRE DE PAIE ........................................................................................... 195  2.  LES ETATS DE DECLARATION DE CHARGES ............................................. 196  3.  LES DUCS ........................................................................................................ 197  3.1  LES PERIODES D’EXTRACTION DUCS ............................................................. 198  3.2  EXTRACTION DE PAIE ........................................................................................ 198  3.3  LES DONNEES DUCS ......................................................................................... 199  3.4  GENERATION FICHIER DUCS............................................................................ 200  3.5  EDITION DUCS .................................................................................................... 200  4.  LES EDITIONS ADMINISTRATIVES ............................................................... 202  4.1  ATTESTATION DE MAIN D’OEUVRE.................................................................. 202  4.2  DECLARATION AT ............................................................................................... 203  4.3  ATTESTATION AT / MALADIE PROFESSIONNELLE......................................... 205  4.4  ATTESTATION MALADIE / MATERNITE / PATERNITE ..................................... 206  4.5  LES DOCUMENTS A LA SORTIE DES SALARIES............................................. 207  5.  LA DADS-U....................................................................................................... 210  5.1  LA DEFINITION DU PARAMETRAGE D’EXTRACTION...................................... 210  5.2  L’EXTRACTION DES DONNEES ......................................................................... 211  5.3  LES DONNES SALARIES ET SITES ................................................................... 212  5.4  STRUCTURE FICHIER DADS-U.......................................................................... 212  5.5  CONTROLE FICHIER DADS-U ............................................................................ 213  5.6  GENERATION DADS-U........................................................................................ 214  6.  LES HONORAIRES DADS-U ........................................................................... 214  6.1  Les Honoraires DADS-U ....................................................................................... 214  6.2  Saisie des Honoraires DADS-U ............................................................................ 215  7.  PREVOYANCE ET MUTUELLE DADS-U ........................................................ 216  7.1  PREVOYANCE ..................................................................................................... 216  7.2  MUTUELLE ........................................................................................................... 216  8.  Kit de migration et Import DADS-U ................................................................... 217  8.1  LES PRECONISATIONS TECHNIQUES ............................................................. 217  8.2  PRE-REQUIS ........................................................................................................ 217  a)  Les patchs ................................................................................................................. 217  b)  Plan de paie V6 ......................................................................................................... 217  8.3  LA MIGRATION DES DONNEES ET DU PLAN DE PAIE ................................... 218  8.4  RENUMEROTER LES RUBRIQUES.................................................................... 218  8.5  PROFIL 011 .......................................................................................................... 219  8.6  PATCH .................................................................................................................. 219  a)  Variables.................................................................................................................... 219  b)  Cumuls ...................................................................................................................... 219  c)  Rubriques .................................................................................................................. 220  d)  Grilles et Valeurs Grilles ............................................................................................ 220  e)  Déclaration de charges ............................................................................................. 220  f)  Rappel sur les codes d’activités ................................................................................ 221  8.7  IMPORT NORME DADS ....................................................................................... 221  a)  Pré-requis .................................................................................................................. 221 

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 6

b)  c)  d)  e) 

Procédure .................................................................................................................. 221  Imports et données complémentaires ....................................................................... 222  Table diverse 607 ...................................................................................................... 222  Processus lié à la paie .............................................................................................. 223 

IV-  LES FONCTIONS COMPLEMENTAIRES ............................................................... 224  A.  LA GESTION DES NOTES DE FRAIS ................................................................ 224  1.  LES PARAMETRAGES .................................................................................... 225  1.1  LES PARAMETRES GENERAUX ........................................................................ 225  1.2  LES VARIABLES .................................................................................................. 225  1.3  LA FICHE SALARIE .............................................................................................. 226  1.4  DEFINITION DES CODES DE FRAIS .................................................................. 227  1.5  LES FRAIS KILOMETRIQUES ............................................................................. 228  2.  LA GESTION DES NOTES DE FRAIS ............................................................. 229  2.1  LA SAISIE DES NOTES DE FRAIS...................................................................... 229  2.2  LA COMPTABILISATION DES NOTES DE FRAIS .............................................. 230  2.3  LE REGLEMENT DES NOTES DE FRAIS ........................................................... 231  B.  TITRES RESTAURANT ....................................................................................... 233  1.  LES PARAMETRAGES DES TITRES RESTAURANT .................................... 233  1.1  LES PARAMETRES GENERAUX « PLA » ......................................................... 233  1.2  Présentation .......................................................................................................... 233  1.3  Paramétrage ......................................................................................................... 234  1.4  Extraction .............................................................................................................. 234  1.5  Les commandes .................................................................................................... 235  1.6  Variables et Rubriques .......................................................................................... 235  a)  Variables.................................................................................................................... 236  b)  Rubriques .................................................................................................................. 236  C.  LE BILAN SOCIAL............................................................................................... 238  1.  LES PARAMETRAGES DU BILAN SOCIAL .................................................... 239  1.1  LES PARAMETRES GENERAUX « BIL » ........................................................... 239  1.2  LES TABLES DIVERSES ..................................................................................... 240  1.3  LES INDICATEURS .............................................................................................. 240  2.  GESTION DU BILAN SOCIAL .......................................................................... 244  2.1  EXTRACTION ....................................................................................................... 244  2.2  LA SAISIE DU BILAN SOCIAL ............................................................................. 245  2.3  EDITION DU BILAN SOCIAL ................................................................................ 247  D.  PARTICIPATION ET INTERESSEMENT............................................................. 249  1.  LES PARAMETRAGES .................................................................................... 250  1.1  LE PARAMETRAGE DES BASES ........................................................................ 250  1.2  PARAMETRAGE DES FONDS ............................................................................ 251  1.3  PARAMETRAGE DES COTISATIONS................................................................. 252  1.4  PARAMETRAGE DES METHODES DE REPARTITION ..................................... 252  2.  GESTION DE LA PARTICIPATION.................................................................. 253  2.1  CALCUL DES BASES........................................................................................... 253 

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 7

2.2  2.3  2.4  2.5 

CALCUL ET MODIFICATION DES BASES INDIVIDUELLES ............................. 255  CALCUL DES REPARTITIONS ............................................................................ 256  LES ATTRIBUTIONS INDIVIDUELLES ................................................................ 257  LES EDITIONS LIEES A LA PARTICIPATION .................................................... 257 

E.  La Masse salariale .............................................................................................. 258  1.  Définition INSEE ............................................................................................... 258  2.  De la Budgétisation à la gestion courante ........................................................ 258  3.  Méthode ............................................................................................................ 258  3.1  Etape 1 : Masse salariale de base ........................................................................ 258  a)  Avant toute mesure ................................................................................................... 258  b)  Les rubriques de la masse salariale .......................................................................... 260  c)  Le scénario initial ....................................................................................................... 260  3.2  Etape 2 : Les hypothèses ..................................................................................... 261  a)  Hypothèses sur les variables .................................................................................... 261  b)  Hypothèses sur les rubriques .................................................................................... 261  c)  Hypothèses sur les taux AT ...................................................................................... 261  d)  Hypothèses sur les entrées de salariés .................................................................... 262  e)  Hypothèses sur les départs et remplacement de salariés ........................................ 262  f)  Hypothèses sur les modifications de contrats ........................................................... 262  g)  Hypothèses sur les éléments non permanents ......................................................... 262  3.1  Etape 3 : Le suivi................................................................................................... 263  V-  LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES...................................................... 265  A.  GESTION DES CARRIERES ET DES COMPETENCES .................................... 265  1.  PARAMETRAGES DE BASE ........................................................................... 265  1.1  GESTION DES COMPETENCES......................................................................... 265  1.2  Natures de compétences ...................................................................................... 267  1.3  GESTION DES EMPLOIS .................................................................................... 269  1.4  Les catégories Sociaux professionnels................................................................. 270  1.5  LES POSTES ........................................................................................................ 271  1.6  Métiers, emplois et postes .................................................................................... 271  a)  Codification et numérotation des Familles Professionnelles ..................................... 272  b)  Correspondance Définition / HR-Management ......................................................... 273  2.  LE SUIVI DE LA CARRIERE ET DES COMPETENCES DU SALARIE ........... 274  2.1  LA FICHE CARRIERE DU SALARIE .................................................................... 274  2.2  LES ENTRETIENS D’EVALUATION .................................................................... 276  2.3  LA RECHERCHE DE PROFILS ........................................................................... 277  B.  LA GESTION DE LA FORMATION ..................................................................... 280  1.  PARAMETRES GENERAUX ET DONNEES DE BASE ................................... 281  1.1  PARAMETRERS GENERAUX ............................................................................. 281  1.2  PARAMETRES UTILISATEURS .......................................................................... 282  1.3  LES TABLES DIVERSES ..................................................................................... 283  1.4  LES MENUS LOCAUX.......................................................................................... 283  1.5  CATEGORIES SOCIO-PROFESSIONNELLES 2483 .......................................... 284 

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 8

2. 

GESTION DE LA FORMATION........................................................................ 285  2.1  ORGANISMES DE FORMATION ......................................................................... 285  2.2  STAGES ................................................................................................................ 286  2.3  PLANNING DE STAGES ...................................................................................... 293  2.4  SESSIONS ............................................................................................................ 294  2.5  LES DEMANDES DE FORMATION ..................................................................... 300  2.6  LE PLAN DE FORMATION ................................................................................... 302  2.7  LES INSCRIPTIONS ............................................................................................. 305  2.8  LA DECLARATION 2483 ...................................................................................... 311  2.9  LES EDITIONS DU MODULE FORMATION ........................................................ 314 

ANNEXE 1 : TABLES UTILISEES PAR LA FONCTION « SALARIES » ........................... 315  ANNEXE 2 : QUELQUES FORMULES SAGE X3 .............................................................. 316  ANNEXE 3 : EXERCICES POUR DECOUVRIR LE PLAN DE PAIE .................................. 320  A.  QUELQUES ELEMENTS PREALABLES........................................................... 320  B.  CALCUL DES PRORATAS DE PLAFOND ......................................................... 321  C.  PRIME D’ANCIENNETE ...................................................................................... 324  D.  LA GESTION DES CONGES ............................................................................... 325  1.  LES PARAMETRES GENERAUX .................................................................... 325  2.  LES VARIABLES .............................................................................................. 325  3.  LES CUMULS ................................................................................................... 326  4.  LES RUBRIQUES............................................................................................. 326  5.  TRAITEMENT DU CONGE .............................................................................. 326  E. 

LES SORTIES ...................................................................................................... 330 

F. 

LA GESTION DES MALADIES............................................................................ 331 

ANNEXE 4 : INITIALISATION D’UN DOSSIER .................................................................. 335 

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 9

INTRODUCTION

Pour répondre aux nombreux enjeux des Responsables RH, Sage a développé une solution complète, souple et ouverte, qui réunit un moteur de paie puissant et des fonctionnalités avancées de gestion des ressources humaines : Sage HR Management. Sage HR Management a été conçu pour permettre aux DRH d’optimiser et de dynamiser la gestion de leurs ressources humaines.

Réalisé sous la technologie Sage X3, Sage HR Management est un produit dont l’architecture (Dossier / Sociétés / Sites…) est organisée pour la Gestion des groupes de sociétés en configuration multi-sites. Elle permet l’unification et le partage des référentiels de gestion de paie et facilite les consolidations multi-sociétés sur des paramètres variables et multiples. La puissance de paramétrage standard ainsi que les outils de personnalisation et de développement offre une capacité d’adaptation et de personnalisation étendue tout en garantissant la pérennité des paramétrages et des objets spécifiques. Ce qui permet d’adapter de façon très fine l’outil aux exigences métier et aux activités exercées. Sage HR Management est une solution full WEB, bénéficiant d’un client léger riche et iso fonctionnel qui permet et simplifie la décentralisation de l’exécution des processus de paie vers les managers ou les collaborateurs. La technologie permet l’ouverture du produit qui s’intègre tout à fait dans le système d’information et de gestion de l’entreprise.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 10

I-

QUELQUES RAPPELS

La navigation : Utiliser le menu « navigateur »

pour accéder au fonctionnel ou le menu

« favori » personnalisé . On peut par ce biais, ouvrir plusieurs fenêtres de consultation et les présenter par la fonction : Fenêtre / cascade ou mosaïque. Il est possible d’ouvrir une session secondaire pour un même utilisateur fonction : Fenêtre / Nouvelle session.

ou la

Les aides et touches de fonctions utiles dans la paie : Le fichier INN_HELP.CHM contenant la documentation du produit est disponible sous le chemin suivant : SAGEX3\Documentation\RH\FRA. ? Sommaire => documentation F1 => Aide sur le champ SHIFT + F1 => Aide sur la fonction CTRL + F1 => Aide sur masque ALT + F1 => Aide sur fiche F4 => Ou clic droit affiche le menu contextuel F5 => Rafraîchir F6 => Affiche les informations caractérisant le champ et l’écran F11 => Propriétés du champ ? / Aide au diagnostic / calculatrice => Permet les opérations mathématiques et les fonctions X3 pour les opérations sur des dates ou des chaînes de caractères Clic droit assistant formule => Utilitaire appelable sur les champs dans lesquels une formule peut être saisie, uniquement disponible en client/serveur, il permet de guider l’utilisateur dans l’utilisation des formules. La notion de tunnel : Le progiciel permet, de façon très simple, de se dérouter d’une fonction vers une table gérée sous forme d’objet, sans pour autant ouvrir une session secondaire. F9 => Tunnel vers la fonction Il est possible de créer, de modifier ou de supprimer une nouvelle donnée dans la fonction appelée par le tunnel. Les sélections

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 11

F12 => Appel de la liste de sélection Dans une zone « clé » d’une table on peut taper directement le code et il affichera la fiche. Suivant les clés des tables, des possibilités de saisie sur le champ principal sont autorisées : Ex : dans champ « matricule » on peut directement taper le nom d’un salarié. Dans champ « code rubrique » on peut taper directement le rang. Sur liste gauche ou lors de l’appel de la fenêtre de sélection, une sélection rapide est possible sur les colonnes : Clic droit sélection rapide * # ?

Un nombre quelconque de caractères quelconques. Un chiffre et un seul. Un caractère quelconque et un seul.

Le tableau ci-dessous donne quelques exemples d'utilisation : Modèle * ??? ????* *#* *# *A* ?A* AB* *A*B* *A?*B* A#

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Explication Toutes les valeurs possibles (un nombre quelconque de caractères quelconques) Exactement trois caractères Au moins 4 caractères. Une chaîne contenant au moins un chiffre. Une chaine se terminant par un chiffre. Toutes les chaines ayant un A. Toutes les chaines de caractères ayant A en 2eme position Une chaine commençant par les caractères AB. Une chaîne contenant les caractères A et B dans cet ordre. Une chaîne contenant les caractères A et B dans cet ordre, ces deux caractères étant au moins séparés par un autre caractère. Une chaîne formée par un A suivi d'un chiffre.

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 12

Les mémos : La fonction Sélection / Sélection avancée, permet d’afficher une fenêtre de saisie basée sur les champs des tables en ligne. Elle se présente sous la forme de plusieurs lignes de critères, séparées par les opérateurs logique ET/OU et une ligne d’expression libre. L’enregistrement dans cet écran d’un code MEMO, utilisable en global ou pour l’utilisateur, permettra de conserver les critères de sélection enregistrés précédemment. Un utilisateur peut se créer plusieurs codes MEMO pour une même fenêtre de critères. L’enregistrement d’un code mémo « STD », proposera les critères standards par défaut pour cette fonction. Architecture de la solution Sage HR Management La solution HR Management installe les parties suivantes : ƒ ƒ ƒ ƒ

Partie Superviseur Partie Tronc Commun Partie Développement Partie Base de données Sage HR Management -

Dossier Référent maintenu par Sage Dossier Exploitation (tables par dossiers) Modules Menus Fonctions dédiées Ecrans Champs

Les codes activités : Les codes activités permettent d’activer des modules, mais également de protéger des développements spécifiques en les préfixant par X, Y, Z ou SPE. Les sauvegardes : Sauvegarde des tables Développement / Utilitaire / Extraction – Intégration / Extraction

Les fichiers et des données relatives aux tables sont positionnés dans le répertoire SVG Récupérer également les données présentes dans le répertoire X3-PUB Récupérer les écrans Développement / Utilitaire / Extraction – Intégration / Extraction

Dossier SVG est présent sur le serveur dans le répertoire Dossier / NomDossier

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 13

Les patchs : Deux types de patchs doivent être intégrés après avoir pris connaissance des conditions d’intégration et de sa procédure. Les patchs applicatifs présent dans le dossier FILEPATCH, d’extension *.DAT Les patchs plan de paie présents dans le dossier OPTPATCH, d’extension *.PAY Intégrer systématiquement les patchs dans le dossier de référence mais contrôler les éléments mis à jour dans un dossier de test avant son intégration dans le dossier de production.

1.1. LES PROFILS METIERS Paramétrage > Utilisateurs > Profils métiers

Le profil métier est un écran de gestion centralisée des différents profils de l’application (Menu, Fonction, Utilisateur BI et Safe X3 WAS). Le profil métier est composé des champs suivants :

Profil menu : Ce code profil menu permet de définir l'arborescence du menu proposé par défaut à l'utilisateur. Il ne définit en aucun cas les habilitations sur les fonctions, qui sont définies par le code profil fonction. Profil fonction : Ce code profil fonction permet de définir les habilitations de l'utilisateur, fonction par fonction, ou en masse. Ces habilitations sont complétées par les rôles de l'utilisateur, les valeurs de paramètres utilisateur, et les codes d'accès auxquels il a droit. Ces informations sont saisies sur les onglets de la fiche utilisateur. Profil utilisateur BI : Code de connexion des utilisateurs à la BI gérée via l’ERP Profil Safe X3 WAS : Code de connexion à XTend

1.2. LES UTILISATEURS Paramétrage > Utilisateurs > Utilisateurs

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 14

La gestion des utilisateurs intègre l’utilisation des profils métiers ainsi que l’option de Connexion de l’utilisateur au site Web. Il est indispensable de différencier le mode actif d’une fiche utilisateur, la connexion à l’ERP X3 par le mode client / serveur ou son mode Web ainsi que l’utilisation du portail Web. Connexion X3 : Permet de créer des utilisateurs qui ne pourront pas se connecter à l’ERP. Actif : Cette case à cocher permet d'activer ou de désactiver la fiche courante sans pour autant perdre son contenu. Une fiche désactivée ne peut pas être utilisée (par appel de son code) dans d'autres fiches (documents, paramétrages...), ou lors de traitements de masse. Connexion site Web : Permet de se connecter à X3 depuis une connexion Xtend.

Login : Login de connexion au progiciel. Adresse mail Workflow : L'adresse de messagerie de l'utilisateur peut être utilisée dans le système de workflow intégré aux progiciels afin d'envoyer des messages à l'utilisateur.

1.3. CREATION D’UTILISATEURS Paramétrage / Utilisateurs / Création utilisateurs

Cette fonction permet de créer en masse les utilisateurs à partir du fichier des salariés.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 15

La sélection des salariés se fait sur un ensemble de critères. Les utilisateurs peuvent être créés avec les mêmes droits d'accès et les mêmes rôles qu'un autre utilisateur. Choisir dans la zone « Utilisateur » l’utilisateur type et le compte utilisateur de référence. Le login de l’utilisateur qui sera créé, utilisera les N premiers caractères du matricule du salarié avec la formule N = min(15,type(adxusr)-10) Utilisateur type : Créés à partir d'un utilisateur type les futurs utilisateurs, ils auront les mêmes droits d'accès et les mêmes rôles que celui-ci. Compteur utilisateur : Nom du compteur qui gère l'attribution d'un code à chaque utilisateur.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 16

II-

PARAMETRAGES DE BASE

Dans cette partie, seront abordés les paramétrages nécessaires pour la réalisation d’un cycle de paie.

A. STRUCTURE GENERALE Paramétrage / Structure Générale

Après avoir présenté l’organisation de l’Instance Sage HR Management dans la base de données Sage X3, il convient de préciser l’architecture applicative dans un dossier. Elle se présente comme ci-dessous : ƒ ƒ ƒ ƒ

Dossier Sociétés Sites Utilisateurs

A cela s’ajoute les notions de : ƒ ƒ ƒ ƒ

Groupe de sites (notion non juridique possible). De services (notion transversale et indépendante des sociétés, des sites…). De profils de paie (notion transversale pour toutes les sociétés). Population de salariés.

Cette organisation s’adapte tout à fait à la gestion multi sociétés, que ces dernières soient liées ou non juridiquement entre elles.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 17

Les salariés de l’ensemble du dossier, peuvent être vus et traités comme formant un groupe unique ou être unis en sous-groupe dont la segmentation est indépendante de l’établissement de rattachement et de la structure juridique des sociétés qui composent le dossier.

1. LE DOSSIER Paramétrage / Structure générale / Dossiers

Un dossier est un référentiel complet, identifié par un code, dans lequel on retrouve tous les paramètres et règles de gestion et toutes les données utilisées. SAGE HR MANAGEMENT est organisé en dossiers : ƒ Qui regroupent un ensemble de modules. ƒ Qui intègrent un référentiel commun (paramétrage et développements spécifiques). ƒ Qui gèrent des données. En standard, sont livrés : ƒ Un dossier PAIE qui contient : - Le code standard (traitements, écrans, états…) qui permet au progiciel de fonctionner. - Des paramètres par défaut (plan de paie, …) propres à une législation donnée, utilisables par défaut lors de la création d’un nouveau dossier. ƒ Un dossier DEMO qui contient : - Des paramètres représentatifs de plusieurs types d’activité. - Des données (salariés, services, sites...…) typiques pour servir de base à une démonstration ou à un jeu d’essai. - Des mouvements illustrant des cas de gestion. Le dossier de DEMO est uniquement une démonstration des possibilités de HR Management, il ne doit pas être utilisé comme base de production. Dans une installation réelle, on crée des dossiers : ƒ Au minimum, un dossier d’exploitation - Dimensionné en fonction des règles réelles d’exploitation - Utilisé par l’ensemble des utilisateurs connectés au progiciel - Permettant de gérer plusieurs sociétés (lorsque les données communes et les paramètres peuvent être partagés, sinon, on crée plusieurs dossiers d’exploitation). ƒ Souvent, un dossier de paramétrages

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 18

- Créé avant le dossier d’exploitation, servant de modèle et permettant de valider les valeurs de paramètres. - Servant souvent de base pour la création du dossier final. - Utilisable ensuite pour tester des mises à jour, pour réaliser de petits développements spécifiques avant passage en exploitation. ƒ Parfois, un dossier de développement - Plus structuré, avec le cas échéant un dossier de tests associés. - Fréquemment dans les cas de développements complexes ou verticaux Cette fonction permet de créer et de mettre à jour un dossier. La création d’un dossier est une action qui doit être mesurée notamment pour la taille de l’espace disque nécessaire et la pertinence d’une telle création… (Cf. : cursus Outils communs ou Outils avancés).

ONGLET « GENERAL»

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 19

Base : Le type de base permet de préciser la base utilisée pour créer le dossier : SQLSERVER (sous Windows) ou ORACLE (Unix ou Citrix). Le volume est le volume « Sage X3» correspondant au répertoire à partir duquel les fichiers physiques (hors base de données) décrivant les objets du dossier sont implantés sur le serveur de traitement. Ces répertoires sont définis dans un fichier de configuration nommé « adxvolumes», installé dans le répertoire de base de l’installation du moteur (ce répertoire étant lui-même identifié par le volume 0 (zéro), qui est réservé à l’installation du run-time du moteur) Le chemin de base d’un volume peut être retrouvé par la fonction suivante dans la calculatrice X3 : Exercice Objet : La fonction filpath Localisation du Runtime à partir de la calculatrice filpath('!','','','','0') Objet : Localisation du répertoire Dossier à partir de la calculatrice filpath('!','','','','A')

(Cf. cursus Administrateur ou outils communs ainsi que la documentation sur l’aide). Dimensionnement de base : Les valeurs de taille saisies vont permettent de dimensionner les fichiers de données et index de la base. La taille est exprimée en Méga-octets. Elles ne servent que pour la création d’un dossier. Le format définit le jeu de caractère utilisé pour stocker les champs caractères dans la base de données. Soit au format ASCII (gestion des langues européennes) soit en UNICODE (pour gérer des langues dont le jeu de caractères nécessite plus de 256). Tableau des modules : Ce tableau contient les modules retenus pour le dossier à générer. Seules les fonctions et les tables associées à des modules activés seront utilisables dans le dossier une fois qu’il aura été crée. Ce tableau est en liaison avec la licence du produit. Type de dossier : La création d’un dossier passe par la notification d’un dossier de Référence.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 20

Le dossier de "référence" doit être un dossier existant, dont les données du dictionnaire seront utilisées lors de l'initialisation du nouveau dossier. Un lien de filiation demeure entre un dossier et le dossier de référence. Ainsi, si une ressource de traitement n'est pas trouvée dans le dossier courant, elle sera recherchée dans le dossier de référence, par un mécanisme d'héritage. Le dossier « PAIE » est fourni par défaut. Le dossier de « copie » est le dossier à partir duquel, lors de la création du dossier, on peut également recopier certaines données (paramètres, contenu des tables...) choisies dans l'onglet « Init ». Ce dossier peut être le dossier référence, mais également un autre dossier de structure identique (par exemple, un dossier de paramétrage sur lequel les paramétrages ont été affinés lors de la phase d'analyse, sur lequel certaines données ont pu être introduites ou reprises par import). Pour que les dossiers soient cohérents, il est important que les structures du dossier de copie et du nouveau dossier soient équivalentes. Le dossier historisé ne peut être saisi directement en gestion de dossier. Il sera renseigné lorsqu’un dossier d’historisation aura été créé, celui-ci permettra de transférer des données qui n’évoluent plus dans la paie par le biais d’action d’épuration contrôlée et planifiée. La date de début permet de définir la date de premier exercice d’un dossier nouvellement créé, elle ne pourra pas être changée après la création du dossier. Il peut s’avérer nécessaire de mentionner une date sur l’exercice antérieur à celui de l’exploitation du logiciel pour obtenir des éléments de reprises. L’information Multi-législations ne concerne pas les dossiers de paie qui sont mono législation. La coche Dossier Test permet de mentionner que le dossier a vocation à recevoir une copie des traitements standards présents dans un patch si celui-ci est installé sur le dossier. Si ce flag n’est pas positionné, les patchs ne seront intégrés qu’au niveau du dossier superviseur. La Dossier Spécifique signifie que les traitements spécifiques (ayant un code commençant par X, Y, Z ou SPE…), présents dans un patch seront installés sur le dossier, même s’ils n’existaient pas auparavant. Dans le cas inverse seuls les spécifiques déjà existants seront installés. Taille : Le paramètre « Longueur Tables Diverses » définit la longueur maximale admissible pour les codes dans les tables diverses. Par défaut la longueur proposée est 3, mais on peut aller jusqu’à 10. Le champ « Taille des images » détermine par taille maximale prise par défaut dans les champs « blob » (Binary Large Objects) stockés dans la base. Cela correspond notamment aux images stockées. Le champ est défini comme une puissance de 2 (1=2Ko, 2=4Ko, 3=8Ko…), la valeur peut aller jusqu’à 20 soit 1Go.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 21

Le champ « Taille textes » détermine la taille maximale prise par défaut dans les champs « clob » (Character Large Objects) stockés dans la base. Cela correspond notamment aux documents word, Excel ou texte. Le champ est défini comme une puissance de 2 (1=2Ko, 2=4Ko, 3=8Ko…), la valeur peut aller jusqu’à 20 soit 1Go. Toutefois, chaque champ de type ‘blob’ ou ‘clob’ peut être dimensionné de façon différente de la base.

ONGLET « OPTIONS » Dans cet onglet, on retrouve deux tableaux contenant les codes activités relatifs à la structure des données que l’on souhaite voir apparaître dans les écrans. ™ Section Options Le tableau Options contient les codes activités d’intérêt général présents dans les objets de l’application. Les composants (Code) sont liés aux modules présents dans la licence. Code APL BIL BTP EMP

Intitulé Portail utilisateur Gestion du bilan social Gestion BTP Présence de l’onglet spécifique

™ Section Localisations Le tableau Localisation contient des codes commençant par K qui définissent des options de gestion utiles pour la prise en compte de législations locales. Mettre « OUI » au champ permet d’activer les tables, les écrans ou les champs dans les tables et les écrans qui dépendent de l’option.

ONGLET « ECRANS » Cet onglet contient les codes activités de deux types relatifs aux dimensionnements : ƒ Des tableaux dans les écrans du progiciel (écrans de saisie des documents multi lignes). Ils sont dimensionnés statistiquement à l’entrée dans une fonction. Il s’agit donc d’allouer une quantité de mémoire à utiliser pour l’écran, leur modification n’implique que la revalidation des écrans et fenêtres concernées. Attention à ne pas trop sur-dimensionner ces éléments car l’erreur « Plus de mémoire disponible » pourra alors être affichée à l’écran et la fonction lancée s’arrêtera.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 22

ƒ De certaines valeurs stockées de façon dé-normalisée dans la base de données. Dans ce cas le nombre de valeur est souvent faible, inférieur à 100. Des valeurs minimum et maximum pour la base de données sont affichées pour ce type de code d’activité. Il est conseillé de respecter ces bornes. Code ANA VTL VTP HOR

Intitulé Nombre d’axe analytique Nombre de ventilation par ligne Nombre de ventilation par pièce Nombre de plage horaire

Dim écran

Exemple : Attention notamment aux codes « VTL » et « VTP », s’ils ne sont pas suffisamment dimensionnés, l’OD comptable de paie pourrait ne pas générer autant de lignes analytiques que nécessaire. De même pour la gestion des axes avec le code « ANA ».

ONGLET « TABLES » Cet onglet permet de donner un certain nombre de valeurs permettant ensuite à un algorithme de dimensionnement de calculer pour chaque table de la base une taille physique de stockage estimée et par cumul de déterminer une taille globale de la base. Code USER NBRYEA NBREMP

Intitulé Nb d’utilisateurs (simultanées) Année d’historique Nombre de salarié

Valeur

Si les valeurs sont à vide, alors le code n’a pas de limite.

ONGLET « INIT »

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 23

Dans cet onglet on trouve des valeurs par défaut utilisées lors de la création effective du dossier ainsi que les paramètres influant sur la façon dont la revalidation d’un dossier va se faire : ƒ Le tableau de « Copie de données » permet de mentionner les groupes de tables à récupérer lors de la création du dossier (Cf. onglet général). Si on répond OUI, un clic droit sur un groupe donne les tables qui seront recopiées ƒ Le tableau « Validation transaction » permet d’éviter la revalidation de tous les écrans paramétrables à partir d’écrans de base lors d’une revalidation d’un dossier. ƒ Le tableau « Langues » donnent les langues avec lesquelles on pourra se connecter au dossier. La validation du dossier entraine notamment la génération des écrans de saisie dans toutes les langues mentionnées. Attention cette opération est très consommatrice de ressources système. ƒ Les « Valeurs par défaut » renseignent la devise de reporting (non modifiable après création du dossier), la langue de connexion par défaut et le code pays par défaut mentionné dans les adresses.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 24

ƒ Les éléments de « Mise à jour » permettent d’optimiser les temps d’une revalidation d’un dossier.

ONGLET « SPECIFIQUE »

Cet onglet donne les valeurs et les caractéristiques associées aux codes activité commençant par X, Y ou Z qui permettent de marquer les développements spécifiques. Le choix « Actif » à oui active les champs marqués par le code activité dans le dictionnaire, les mises à jour s’effectuent par cascade au niveau des dossiers. Le champ « Vertical » permet de distinguer les développements verticaux qui sont susceptibles d’être installés chez un ensemble de dossiers et remis à jour par revalidation à 3 niveaux (dossier de référence, dossier de développement, dossier d’exploitation), des développements faits dans un dossier de plus bas niveau. Si l’indicateur est à « non », les spécifiques ne seront pas remis à jour en cas de revalidation s’ils existent déjà.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 25

ONGLET «DIVERS »

Cet onglet donne les éléments de dimensionnement utiles à l’environnement d’exécution des processus serveurs associés à chacune des sessions ouvertes du progiciel.

ONGLET « LIENS »

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 26

Cet onglet permet de donner les liens du dossier vers des dossiers situés dans d’autres solutions (ie, autre serveur…). Dans le tableau « Autres liens » on pourra préciser un type de lien : - « divers », qui sera géré en spécifique dans les traitements - « vers comptabilité », « vers logistique » sont des liens caractérisés gérés par le progiciel. Un seul lien de chaque type peut exister pour un dossier donné.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 27

2. LES SOCIETES Paramétrage / Structure Générale / Société

La société est une notion fondamentale dans le processus de l’organisation du progiciel. Elle correspond à un découpage légal applicable aux mouvements ou aux données. Elle peut être vue comme la consolidation des sites qui participent à cette société : ƒ ƒ

Si la société est « juridique », les sites associés à cette société lui seront directement associés. Si la société est « non juridique » la fonction « regroupement de sites » permettra de lui rattacher x sites à des fins d’habilitations et de regroupements de données dans les états.

ONGLET « GENERALITES »

On retrouve dans cet onglet un ensemble d’informations générales ainsi qu’un logo utilisable notamment dans les états. Exercice Objet : Créer une nouvelle société Créer une nouvelle société et renseigner son logo.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 28

Le champ « Site principal » : chaque société doit disposer d’un site par défaut proposé dans un certain nombre d’opérations. Un site appartient à une société et une seule. Il peut représenter un lieu géographique ou un centre de responsabilité. Tout acte de gestion opérationnel se fait à l’intérieur d’un site. Lors de la création de la société on laisse le champ à blanc et retourne ensuite mentionner le site principal car lors de la création du site il faut que la société soit créée. ONGLET « COMPTA » On retrouve dans cet onglet, les informations permettant de faire des liens vers la comptabilité X3 ainsi qu’une organisation analytique de la société. ™ Comptabilité Devise comptable : indiquer le code de la devise utilisé pour la tenue de la comptabilité Dossier X3 : permet de faire le lien avec le dossier comptable X3, on y précise l’adresse et le nom du dossier X3, l’intérêt est surtout lié lors du passage des OD dans X3. Code comptable : c’est une valeur par défaut utilisée dans la constitution des pièces comptables. Il fait référence à une table dans laquelle on retrouve des éléments (collectifs, comptes ou parties de comptes…) utilisables pour la détermination des pièces comptables qui seront comptabilisées – STD par défaut. Activité et Géographie : correspondent respectivement à la table diverse N° 360 « secteur d’activité » et la table diverse N° 361 « secteur géographique ». On indique dans ces champs, les secteurs géographiques et d’activités par défaut rattachés à la société. Cette valeur permettra d’initialiser les secteurs en création de pièces comptables sur les comptes ayant un suivi sectoriel ™ Sections Analytique Les éléments analytiques : chaque axe analytique constitue un découpage particulier de l’entreprise en un ensemble de destinations analytiques. Une section analytique est donc une destination analytique au sein d’un axe. C’est un élément des plans comptables analytiques sur lequel on pourra imputer une écriture comptable. ™ Tickets restaurant ™ Chèques déjeuner Renseigner pour les Tickets restaurant ou des Chèques déjeuner les codes clients. Ces codes seront utilisés lors des traitements.

ONGLET « ADRESSES »

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 29

On renseigne dans l’onglet adresse les différentes adresses juridiques identifiées pour la société. Chaque adresse est codifiée dans la liste gauche, on précise ensuite l’adresse dans la liste de droite. Par une case à cocher dans l’écran de droite, on précise celle qui est à utiliser par défaut dans la société. Utiliser la table des codes postaux pour initialiser les différentes villes utilisées dans le dossier. (Données de base / tables communes / codes postaux)

ONGLET « CONTACTS » On identifie dans cet écran les différents contacts de la société qui seront utilisé lors des déclarations. Chaque saisie d’un nouveau contact alimente automatiquement le fichier des interlocuteurs. Ainsi un même contact peut être associé à plusieurs sociétés, sites ou tiers sans dupliquer l’enregistrement. La liste des interlocuteurs est accessible depuis le champ nom. La fonction est à choisir dans les données par un combo box, il s’agit d’un menu local incrémenté par la table message N° 233. (Développement / dictionnaire données / Tables / Menus locaux - message / N° 233) Le service est un champ texte sans aucune table de contrôle La mission fait appel à la table diverse N° 906 (Paramétrage / tables de paie / tables diverses / Rôle contacts (906) (Développement / dictionnaire des données / table diverse / Données / Rôle contacts (906))

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 30

3. LES SITES Paramétrage / Structure générale / Sites

Le site est une notion centrale dans l’organisation des données de gestion des sites et des sociétés. Un site se situe obligatoirement à l’intérieur d’une société.

ONGLET « GENERALITES » On y retrouve les éléments d’identification du site. Il faut obligatoirement rattacher une société « juridique » au site.

ONGLET « COMPTA » Un site peut être un site « financier », c'est-à-dire apte à recevoir des écritures comptables lui correspondant, il peut également dépendre d’un autre site « financier », il faudra dans ce cas ne pas cocher « site financier » et sélectionner dans le champ le site financier auquel il est rattaché comptablement. Attention, le code comptable « STD » que l’on retrouve ici n’est pas le même que celui renseigné sur la fiche société. En effet, il existe un code comptable STD par niveau : société, site, service. On peut aussi préciser les données analytiques par défaut lié au site.

Exercice Objet : Modifier le libellé d’un axe analytique Paramétrage / paramètres généraux / Menus locaux Module : Paie Menu local : 601

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 31

ONGLET « ADRESSES » On retrouve les mêmes éléments que ceux de la fiche société, mentionner l’adresse par défaut.

ONGLET « CONTACTS » Même onglet que pour la fiche société. Il est possible d’accéder à la fiche interlocuteur directement dans cet onglet par clic droit dans le nom de la liste gauche.

ONGLET « PAYE »

™ Site Dans cet onglet, on retrouve les éléments qui impactent les traitements de paie

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 32

Données « Site » : Permettent de mentionner si des paies seront à réaliser pour ce site et si une DADS sera émise pour ce site, par lui-même ou par un autre site qu’il faut préciser dans le champ « Site DADS ». ™ Coordonnées DADS-U Coordonnées DASU : Permet de donner les adresses et les contacts devant figurer sur la DASU ™ Valeurs par défaut Valeurs par défaut : Elles permettent de donner pour le site et donc pour les salariés qui y sont rattachés les éléments suivants par défaut : ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Profil de paie Service Convention collective Code risque AT Coordonnées bancaires du site

On peut accéder à la sélection de chacune des tables ou à l’accès direct à la table par la fonction « tunnel » (F9). ™ Section Prud’homale Section Prud’homale : préciser la section principale d’activité dont dépend l’établissement et qui est mentionnée sur la déclaration prud’homale. Section dérogatoire : préciser la section principale d’activité dont dépend l’établissement. ™ Tickets restaurant et Chèques déjeuner Renseigner la valeur du code de lieu de livraison pour les Tickets restaurant et / ou le code succursale pour les Chèques déjeuner. ™ Section Responsable Renseigner pour le service la liste des responsables qui seront utilisés par le workflow lorsque les destinataires seront de type « circuit hiérarchique ».

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 33

4. LES GROUPES DE SITES Paramétrage / Structure Générale / Groupe de Sites/Sociétés

Le groupe de site permet de définir des regroupements de sites utilisables à des fins d’habilitations et de reporting.

Le regroupement peut être composé : -

De la totalité des sites d’un certain nombre de sociétés listées dans le tableau. Et ou de sites listés dans le second tableau.

Une case à cocher permet de définir qu’un tel regroupement est un regroupement de sociétés. Dans ce cas, aucun site isolé ne pourra être saisi dans le second tableau et toute nouvelle création de site dans une société du groupe met à jour la liste des sites du groupe. On retrouve dans la table des sociétés une fiche de même code pour chaque groupe de sites créé, avec la case « société non juridique » cochée. De même, toute création de société entraîne la création d’un groupe de sites de même code avec les deux cases Groupe de sociétés et Société juridique cochées.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 34

5. LES SERVICES Paramétrage / Structure Générale / Services

Les services permettent de définir une subdivision de la société auquel chaque salarié sera rattaché (service administratif, service des ressources humaines, service du marketing…).

Les services permettent de définir une subdivision de l’entreprise, à laquelle sera rattaché chaque salarié. ™ Section Service Chaque service est codifié, on peut lui paramétrer un code comptable propre ainsi que des sections analytiques par axe. Un responsable de service, lui-même issu de la table salarié, peut être affecté au service. Les services servent de critères de sélections notamment pour l’élaboration des feuilles de paie (calculs, impressions…). ™ Section Chèque déjeuner

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 35

Renseigner pour le service le code de Chèque déjeuner ou de ticket restaurant spécifique au service. Ne redéfinir ce code que si cela est nécessaire. ™ Section Responsable Renseigner pour le service la liste des responsables qui seront utilisés par le workflow lorsque les destinataires seront de type « circuit hiérarchique ».

6. LES PROFILS DE PAIE Paramétrage / Profils

Un profil de paie est précisé dans chaque fiche salarié, cette fonction définit donc des bulletins salariés avec des items en commun. Pour chaque profil de paie, il convient de mentionner : -

Les rubriques du plan de paie à calculer dans le bulletin de paie. Les variables de paie à saisir au niveau du salarié pour le calcul du bulletin. Le code comptable. Un salarié modèle dont les valeurs des variables permettront d’initialiser les variables de type « conservation » de la première paie d’un salarié du même profil. Cette zone est facultative.

Les notions de rubriques et de variables seront développées dans le point « PLAN DE PAIE ».

ONGLET « RUBRIQUES » Dans cet onglet on précise les rubriques qui sont ou non à calculer pour le profil.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 36

Pour sélectionner les rubriques, on double clique dans la colonne CODE, et par le clic droit on accède aux fonctions de sélection, de sélection avancée. Il est aussi possible d’accéder à la table des rubriques. Il est possible lors de la création du profil, d’utiliser la fonction « affectation des rubriques » Par le clic droit sur l’écran.

+ Cette fonction fera apparaître toutes les rubriques bornées en positionnant le calcul à oui ou non en fonction de la case cochée. Une fois le profil créé, cette fonction s’utilisera uniquement sur les rubriques mentionnées dans le tableau pour modifier de manière globale la colonne CALCUL. La fonction TRI par OUI/NON permet un affichage pour mieux visualiser les rubriques à calculer ou non.

ONGLET « VARIABLES » Cet onglet permet de définir si les variables sont à saisir ou non pour chaque paie du salarié rattaché à ce profil. Comme pour les rubriques, on retrouve les possibilités de sélection et de sélection avancées, également une fonction de « Préchargement » utilisable en création ou en modification du tableau afin de charger toutes les variables de paie saisies au niveau salarié. Le tri par OUI/NON est aussi possible dans le tableau des variables.

1.1.1 Exercice Objet : Créer un profil Etudiant identique au profil Ouvrier sans le calcul des rubriques de modulation du temps de travail, ni le calcul d’heures supplémentaires

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 37

B. PARAMETRES GENERAUX Un paramètre est une valeur influant le fonctionnement du progiciel sans pour autant que la structure de la base de données en dépende. Un paramètre se caractérise par un code interne, un intitulé et un niveau de localisation. Certains paramètres sont définis pour tout le dossier, alors que d’autres peuvent être définis par société, site et utilisateur. Lorsqu’un paramètre n’est pas été défini pour un site donné, on reprend la valeur de la société dont dépend le site, et si aucune valeur n’est définie pour la société on reprend la valeur définie au niveau du dossier. Ainsi même si un paramètre peut être défini par site, il est possible de donner une valeur globale pour le dossier, et de définir des exceptions uniquement pour certaines sociétés ou certains sites.

1. LES GROUPES DE PARAMETRES Les paramètres généraux sont organisés en CHAPITRES et en GROUPE. Un groupe représente un ensemble thématique de paramètres logiquement reliés entre eux. Tables diverses associées : Développement / dictionnaire des données / tables diverses

ƒ 901 : Chapitre pour paramètres ƒ 903 : Groupe de paramètres Exemples : liste gauche présentant les paramètres par Chapitre / Groupe

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 38

On retrouve le GROUPE « TXH » dans plusieurs chapitres. Cf. : Annexe 1 : table des paramètres par niveau de définition, chapitre et groupe.

2. LA DEFINITION DES PARAMETRES Développement / dictionnaire des données / ouverture au paramétrage / définition de paramètres

Cette fonction permet de définir une base de paramètres utilisés par le progiciel. Lors de l’utilisation standard du produit il n’est pas nécessaire d’en rajouter.

Un paramètre se caractérise par un code de 10 caractères et un intitulé, il est organisé dans un chapitre. La notion de groupe permet de regrouper le paramètre dans un ensemble thématique pour en faciliter le paramétrage. En effet, il est possible de définir des jeux de valeurs par groupe de paramètres. Le niveau de définition du paramètre permet de caractériser le niveau de détail le plus fin possible pour associer une valeur à chaque paramètre. Si dans un contexte donné, il n’existe pas de valeur au niveau défini, on remonte successivement aux niveaux supérieurs jusqu’à retrouver une valeur.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 39

Le type de valeur est le type interne de la valeur. S’il est de type menu local, on précisera dans le champ N° menu local, le numéro du menu local associé. Exercice Objet : Réponse aux questions : Le menu local utilisé pour le paramètre ASSEDIC La variable globale du paramètre CTY Les valeurs possibles pour la « Mois fin année modulation TT »

3. LES VALEURS PARAMETRES Paramétrage / paramètres généraux / valeurs paramètres

Maintenant que nous sommes familiarisés avec les notions de paramètres, nous allons aborder la méthode de saisie des valeurs de ces paramètres. En fonction du niveau du paramètre, on donnera l’info soit au niveau dossier, et ou société, et ou site et ou utilisateur. L’outil recherche lors des traitements, l’information de plus bas niveau et remonte ensuite dans l’organisation jusqu’à ce qu’il trouve une donnée. Il est donc fortement conseillé de donner une valeur « par défaut » au niveau « dossier » quand cela est justifié. Exercice Objet : Réponse aux questions : Chapitre PAY Groupe RGL Paramètre PAYBAN Mettre une valeur par défaut au niveau Dossier: CMB Société 1 : BNP Société 2 : CIC Société 3 : rien Pour les salariés associés à la société 3, il remontera au niveau dossier (CMB) car il n’y a pas de valeurs au niveau société. La liste gauche propose des tiroirs : ƒ Valeurs paramètres présente les chapitres, les niveaux de saisie (dossier, société) et l’écran de droite présente les groupes. Un clic droit « détails » sur

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 40

une ligne donnera le tableau des variables du groupe pour la saisie de la valeur. La fonction « recherche paramètres » permet de rechercher un paramètre par son code et de se retrouver directement dans l’écran de détail du groupe. Quelques chapitres d’intérêt : -

PLA / CUM : la périodicité PLA / RGL : les banques de règlement par défaut PAY / DDC : année de la DADS TPS / TXH : Taux horaire

Il est important de noter que l’on retrouve dans les listes gauches uniquement les niveaux pour lesquels des valeurs pour les paramètres ont été saisies. Pour saisir de nouvelles valeurs (pour un nouveau site par exemple), il suffit juste de choisir le chapitre et de préciser la société ou le site. Clic droit + Détail et on renseigne les valeurs souhaitées pour le site.

On change l’horaire hebdomadaire pour le site Et la colonne niveau précise de quel niveau est issue la valeur. On travaille donc par exception.

La liste des valeurs paramètres de niveau site est mise à jour : ƒ Les « Paramètres par groupe » présente dans la liste gauche les groupes et les paramètres associés au groupe. En sélectionnant un paramètre, l’écran de saisie des valeurs (cf. ci-dessus) apparait pour visualiser, modifier ou saisir les valeurs.

4. LA SAISIE DES VALEURS PAR LE JEU DE VALEURS

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 41

Rappel : Il est possible aussi de saisir des valeurs en utilisant les jeux de valeurs, cela consiste à associer un jeu de valeurs pour un groupe de paramètres donnés et préalablement renseignés. Pour cela il convient, de procéder comme ci-dessous : ƒ Définir les codes des jeux de valeurs par défaut dans la table diverses N° 912 : Développement / dictionnaire des données / tables diverses / 912

Exemple : EST jeu pour les sites de l’est de la France

ƒ Renseigner les jeux de valeurs : Paramétrage / paramètres généraux / jeux de valeurs

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 42

ƒ La saisie des valeurs Paramétrage / paramètres généraux / valeurs paramètres

Avec cette organisation, dès qu’un nouvel établissement se crée dans l’Est de la France, les utilisateurs amenés à saisir les valeurs paramètres n’auront plus à rechercher les valeurs, ils mentionneront directement le jeu de valeurs dans l’écran de saisie par groupe

On obtient sur le détail des variables, la valeur et le jeu de valeurs dont elle est issue et le niveau de paramétrage.

5. LA COPIE DES PARAMETRES Développement / utilitaires / divers / copie valeurs paramètres

Cette fonction permet de copier les valeurs de paramètres définis à un niveau donné (société, site, utilisateur, législation) pour un code donné, vers un ensemble de codes de destination (société, site, utilisateur, législation, selon le choix de copie fait) définis par borne de valeurs, par l'utilisation d'un modèle, ou donnés sous la forme d'une liste. Cette copie peut être faite en mode simulation dans un premier temps (avec ou sans le détail des paramètres copiés). Suite à la validation d’un dossier, il peut être intéressant de copier des paramètres : ƒ ƒ ƒ ƒ

D’un dossier à l’autre. D’une société à une autre. D’un site à un autre. D’un utilisateur à un autre.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 43

La coche « détails » donnera dans la liste le détail des paramètres copiés La coche « simulation » permet un traitement de simulation sans copie réelle La coche « suppression », autorise la suppression des valeurs existantes avant la copie. La sélection des destinations peut se faire : ƒ Par bornes : de… jusqu’à. ƒ Par liste : à sélectionner dans la liste du dessous. ƒ Par modèle : saisir un modèle de code. Lorsque des sélections peuvent être faites ou lorsque certains critères sont proposés sous forme la forme de modèles dans des écrans du progiciel, il est possible de saisir des méta-caractères pour exprimer des cribles de valeurs (*, #, ?).

Exercice Objet : Copie de valeurs paramètres Récupérer les paramètres du dossier de référence.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 44

C. LES DONNEES DE BASE 1. LES TABLES COMMUNES Données de base / Tables communes

Elles sont au nombre de dix : ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Les codes postaux Les pays Les devises Cours des devises Langues Unités Conversion d’unités Interlocuteurs Subdivisions géographiques Liens subdivisions

Codes postaux La table des codes postaux contient notamment le code commune nécessaire dans certaines déclarations.

Il est possible de définir de façon uniforme lors d’une saisie d’adresse, de voir automatiquement renseigné le code postal à partir de la saisie de la ville ou viceversa. Cette fonction s’appuie sur la table des codes postaux définie ici. Il est en outre possible de réaliser un contrôle basé sur cette table, en prévenant l’utilisateur lorsque la ville ou le code postal sont inconnus. Ce contrôle peut être réalisé uniquement dans le pays par défaut, ou sur tous les pays. La table des pays, permet de préciser par pays les formats à utiliser et les contrôle à opérer sur des informations normalisées. Cocher dans cette table le contrôle du code postal pour avoir accès au code INSEE en fiche société et site.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 45

X # B b C L [ ]

Nombre de caractères Chiffre de 0 – 9 Lettre majuscule et chiffre Lettre minuscule et chiffre Lettre majuscule, minuscule et chiffre Lettre Majuscule ou minuscule Commentaire délimités, non stockés dans la base

La table des devises Cette table permet de définir les différentes devises utilisées dans le progiciel pour caractériser les montants monétaires saisis. Cette table définit uniquement leurs caractéristiques principales ; la parité entre devises est définie dans la table des cours. La table des cours des devises présente le tableau de conversion des devises. Avec un clic droit sur le tableau, initialiser les devises.

La table des langues Cette table permet de définir les codes langue utilisés dans le progiciel. Cette table peut bien évidemment être complétée en y ajoutant des langues spécifiques. Il est par contre impératif de ne pas changer les codes des langues déjà existantes

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 46

La table des unités Cette table précise les unités qui servent à qualifier toutes les zones « quantités » du progiciel. Il n’y a pas d’exploitation de cette table en standard par le module HR Management.

La table des conversions des unités, Cette table définit les coefficients de conversion standard entre unités. Comme exemples la conversion de gallon en litre ou de Miles en kilomètre.

La table des interlocuteurs Cette table centralise les personnes gérées dans le progiciel. Un interlocuteur peut exister : - Soit en tant que tel uniquement dans cette table. - Soit lors d’une alimentation automatique depuis l’onglet contact d’une autre table ou depuis la fiche d’un utilisateur. Dans le cas où un même interlocuteur exerce une fonction au sein de l’organisation, cette fonction permet d’éviter un phénomène de doublon des fiches individus. En effet, à partir d’une même fiche interlocuteur, il est possible d’établir des relations vers plusieurs fiches disposant d’un onglet « contact ».

Les subdivisions géographiques Renseigner dans cette table, les subdivisions 1 et 2 qui peuvent être utilisé par pays. Par exemple pour la France, la répartition entre Région pour la subdivision 1 et les départements pour la subdivision 2.

Les liens de subdivision Cette fonction permet de lier les différentes subdivisions géographiques par rapport à un groupe de codes postaux. La liaison se fait pour un pays et un niveau de subdivision. Il convient d'indiquer pour un code postal ou pour un ensemble de codes postaux le code subdivision auxquels ils se rattachent. Par exemple si on considère le cas de la France pour la subdivision Département, tous les codes postaux commençant par "01" correspondent au département de l'Ain (l'expression correspondant à "tous les département commençant par 01" s'exprime sous la forme "01*"). De même pour la subdivision Région, tous les codes postaux

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 47

commençant par "01", "07", "26", "38", "42", "69", "73" et "74" correspondent à la région Rhône-Alpes. Ces liens entre codes postaux et codes subdivisions sont notamment utilisés pour alimenter les axes d'analyse géographique du datamart dans le module de Business Intelligence.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 48

2. LES TABLES COMPTABLES Données de base / tables comptables

On retrouve ici les tables utiles pour le paramétrage des écritures comptables de la paie : Comptes : La fonction de paramétrage des comptes généraux permet de définir les caractéristiques des différents comptes qui seront utilisés pour enregistrer les écritures de comptabilité. Comptes de liaison : Dans le cadre d'entreprises multiples, la comptabilité peut être tenue soit directement par l'entreprise, soit de façon autonome par chaque établissement. Il est alors créé une comptabilité distincte par établissement, rattachée à celle de l'établissement principal par l'intermédiaire de comptes de liaison. La fonction de paramétrage des comptes de liaisons permet de définir, les comptes qui seront utilisés pour l'enregistrement automatique des opérations réalisées entre les différents établissements. Sections analytiques : Les sections analytiques peuvent être considérées comme des "centres de gestion" destinés à agréger l'information comptable à des fins analytiques. Natures : Les natures analytiques peuvent être assimilées à des "comptes de gestion" destinés à associer à la classification comptable des informations financières une classification à vocation analytique. Elles permettent de caractériser la nature économique d'une charge, d'un produit ou de tout autre élément financier suivi en analytique. Interdictions section/section : Afin de s'assurer de la cohérence des imputations analytiques, il est possible d'interdire dans une écriture, l'association de sections entre elles. Le principe est de définir des couples de "codes d'interdiction" incompatibles en imputation. Lorsque 2 sections possèdent des codes non autorisés, elles ne peuvent être utilisées ensembles pour l'imputation d'une même ligne d'écriture. Interdictions nature/section : Afin de s'assurer de la cohérence des imputations analytiques, il est possible d'interdire dans une écriture, l'association de sections avec des natures. Le principe est de définir des couples de "codes d'interdiction" incompatibles en imputation. Lorsqu'une section et une nature possèdent des codes non autorisés, elles ne peuvent être utilisées ensembles pour l'imputation d'une même ligne d'écriture. Répartition a priori : Il arrive fréquemment qu'à une imputation comptable correspondent plusieurs imputations analytiques. Le cas échéant, la "répartition" permet de ventiler un montant saisi en comptabilité générale sur plusieurs sections analytiques. Lorsque les modalités de ventilation sont utilisées de façon récurrente, il est possible de les stocker via le paramétrage de clés de répartition analytique qui pourront être rappelées à tout moment lors de la saisie.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 49

3. LES FICHIERS BANCAIRES Paramétrage / tables paie / Fichiers bancaires

Cette table décrit les formats des fichiers bancaires produits à destination des banques. Ce format est paramétrable pour chaque banque, mais il doit être modifié avec prudence. Si on ne précise pas la banque c’est valable pour toutes les banques. Par exemple, les formats suivants sont disponibles en conformité avec le CFONB : ƒ VIREMENT : Virements ƒ VIRINTER : Virements internationaux Ils ne doivent pas faire l’objet de modifications par les utilisateurs. Pour chaque format, on précise le dessin de fichier des enregistrements d’en-tête, de détail, de sous-total et de total. Sur chaque ligne on précise le type de champ, sa longueur et la formule qui permet son alimentation en fonction des tables associées.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 50

4. LES TABLES DIVERSES Paramétrage / tables de paie / tables diverses

Les tables diverses sont des tables annexes utilisables dans tout le contexte du progiciel pour y stocker des codes et un nombre restreint d'informations rattachées. Ces tables banalisées, identifiées par un numéro, permettent de stocker les éléments suivants : ƒ Des codes qui servent d'identifiants, et qui seront stockés dans les champs utilisant le type de données ADI ƒ Les intitulés longs et courts correspondants. Ces intitulés sont traduisibles. Les textes sont stockés dans la table ATEXTRA ƒ Un lien de dépendance éventuel vers une clé d'une autre table diverse (pour gérer, par exemple, le fait qu'une sous-famille ne puisse être rattachée qu'à une famille donnée) ƒ De 1 à 4 zones libres ƒ Une valeur par défaut La signification d'un certain nombre de ces tables est prédéfinie dans le progiciel, mais il est possible d'ajouter des tables spécifiques dans la tranche de numéros 1000 à 1999.

5. PERSONNALISATION DES TABLES DIVERSES Paramétrage / Paramètres généraux / Tables diverses / Personnalisation

La saisie des codes, libellés et le cas échéant des valeurs se fait dans cette fonction. A travers cet écran vous avez accès à la longueur de l’information, son code d’accès, aux tables de dépendance ainsi qu’au code activité. Tables de dépendance : Table 502, Table 459

6. LES ORGANISMES Paramétrage / tables paie / organismes / description

Cette fonction permet la gestion des organismes de recouvrement associés aux caisses de cotisations. L’ONGLET « ORGANISME » On y renseigne les éléments d’identification de l’organisme ainsi que les données bancaires.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 51

L’ONGLET « DUCS » On y précise les éléments nécessaires pour l’établissement de la DUCS et pour la DADSU.

Le type d’identification permet de préciser le mode d'identification de l'entité que vous souhaitez utiliser dans la génération de la DUCS au format EDI. Au choix, le SIRET, le SIREN ou un chaîne de caractères libre, peuvent faire office d'identifiant unique de l'entité au sein de la DUCS. La partie « paiement » permet d’indiquer le mode de paiement à utiliser pour régler la déclaration. Cette zone est utilisée dans la DUCS.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 52

Si le mode de paiement choisi est le "Télérèglement" (prélèvement), on précisera en plus la ou les banques du déclarant débiteur. La partie « type d’institution » permet de préciser si l’organisme fait partie d’une institution simple (URSSAF) ou d’un groupe d’institution (IRC+IP). Dans la partie « Urssaf », mentionnera le code Urssaf où sont versées les cotisations, ce champ sera aussi utilisé dans la DADSU, le n° de cotisant Urssaf (aussi utilisé dans la DASU) et le type de bordereau de déclaration à utiliser pour la génération DUCS au format EDI. La partie « Assedic », précisera le type d’institution recouvrant les cotisations ASSEDIC, puis les N° ASSEDIC, d’affiliation, de recouvrement de ces cotisations ainsi que le type de bordereau à émettre. Dans la partie « IRC/IP », on notera le N° de l’institution et le N° IRC (DUCS et DADSU) ; le N° de contrat et le N° d’agrément (DUCS) ainsi que le bordereau à émettre. Le tableau organisme de la partie « recouvrement » est accessible si on a mentionné dans l’onglet « Organisme » le type d’organisme = groupe de caisses, il sera possible de sélectionner la caisse qui regroupera les cotisations.

7. AFFECTATION DES ORGANISMES AUX CAISSES Paramétrage / Table de paie / Organismes / Affectation

Il s’agit ici d’associer les organismes préalablement créés aux caisses de cotisations. Cette affectation des caisses peut se faire par dossier, société, site population de salariés.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

salarié ou

Page 53

Le menu local 329 du Tronc Commun est à modifier pour gérer des caisses spécifiques.

8. TABLE DES CODES RISQUE « ACCIDENT DU TRAVAIL » Paie / Saisie des valeurs / Accident du travail

Les taux d'Accident du Travail permettent de définir le risque auquel un salarié est exposé durant son travail.

Historisation du taux AT : ce taux est affecté dans la variable TX_AT lors du calcul d'un bulletin de paye et peut donc facilement être réutilisé dans le plan de paye. Section d'établissement : indiquez le code section d'établissement AT. Ce numéro figure sur la notification du taux AT et peut vous être confirmé par la Caisse Régionale d'Assurance Maladie.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 54

Code risque : Indiquez le code risque. Cas particulier : pour les salariés non assujettis, indiquez 99999. Code bureau : Indiquez si le code risque est complété par le code bureau (B). Ce code bureau permet de distinguer au sein d'un établissement, s’il y a des salariés travaillant dans les bureaux, admis à bénéficier d'un taux AT spécifique. Ces zones sont utilisées pour les déclarations DADS-U. Un code accident du travail par défaut sera renseigné sur chaque fiche site et il sera ensuite modifiable en fiche salarié.

9. MEDECINE DU TRAVAIL Paramétrage / Tables paie / Médecine du travail

Ces fiches de médecine du travail sont utilisées pour codifier les différents organismes par département, par code et par dénomination.

10. LA GESTION DES GRILLES Une grille est un tableau à plusieurs entrées qui permet de déterminer une ou plusieurs valeurs numériques ou alphanumériques. Ces valeurs peuvent être exploitées par le plan de paie dans les rubriques de type « grille » comme par exemple pour les grilles de salaires, d’ancienneté… 10.1LA CONSTITUTION DES GRILLES Paramétrage / tables paie / grilles

Il faut pour chaque grille définir son ou ses composants ainsi que les colonnes qui contiendront les valeurs. Les cases à cocher "Valeur inférieure" et "Valeur supérieure" permettent de préciser quelle valeur sera utilisée dans le plan de paie dans le cas où la valeur de la composante se situe avant la première borne ou entre deux bornes ou encore après la dernière borne. Ces deux cases peuvent être cochées simultanément, dans ce cas le choix de la valeur à utiliser dans le plan de paie se fera en fonction de la priorité définie. Exercice : une grille défini pour une prime en fonction du coefficient du salarié :

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 55

Notion Valeur supérieure seule = toujours au dessus (priorité pas utilisée) Notion Valeur inférieure seule = toujours au dessous (priorité pas utilisée) Notion Valeur inférieure et supérieure cochées + priorité. = en cas de valeur hors grilles, Il regarde d’abord la priorité, et si pas de valeur à la priorité alors il regarde en dessous ou en dessus en fonction du paramétrage. COEF 100 110 120 130

PRIME 50 60 70 80

Avec le paramétrage : Valeurs inférieures et supérieures + priorité inférieures Un salarié ayant un COEF de 80 aura en résultat une prime de 50 Il cherche la valeur 80 dans la grille, il ne la trouve pas donc applique la recherche en fonction de la priorité (ici inférieure), il n’y en a pas non plus, alors il regarde la valeur supérieure et affecte la valeur 50. Avec un paramètre valeur inférieure uniquement il aurait donné 0. Un salarié ayant un COEF de 120 aura en résultat une prime de 70. Il trouve directement la valeur correspondante dans la grille. Un salarié ayant un COEF de 135 aura en résultat une prime de 80.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 56

Il cherche la valeur 135 dans la grille, il ne la trouve pas donc applique la recherche en fonction de la priorité (ici inférieure), une borne inférieure existe et il l’applique et donne 80. 10.2LES VALEURS DE GRILLES Paie / saisie des valeurs / valeurs grilles

Il s’agit ici de donner les valeurs dans les grilles.

Ces grilles pourront être utilisées dans les rubriques du plan de paie.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 57

D. LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL Dans cette partie seront abordés la gestion des pré-embauches et des embauches, les documents d’entrée, les éléments de la fiche salarié, la gestion des écrans de saisie personnalisés ainsi que la gestion du droit de vote. 1. LES DOCUMENTS D’ENTREE Administration du personnel / Documents administratifs / Documents d’entrée / Document d’entrée

Dans Sage HR Management, il est possible de préparer l’élaboration des documents d’entrée suivants : ƒ la lettre d’embauche. ƒ le contrat de travail. ƒ les avenants au contrat de travail. Des « FORMULES » peuvent être préenregistrées et utilisées ensuite dans les clauses des documents pour la constitution du document. Administration du personnel / Documents administratifs / Documents d’entrée / Formule documents d’entrée

Le type de formule permet de déterminer la nature de la formule à évaluer : ƒ Salarié : l’information à rechercher se situe au niveau du fichier salarié ƒ Organisme : l’information à rechercher se situe dans le fichier des organismes, il faudra alors préciser la caisse concernée. ƒ Intitulé : l’information à rechercher est un intitulé de tables diverses, il faudra préciser le numéro de la table diverse concernée. On précise dans la formule, le champ ou l’expression logique permettant d’obtenir l’information recherchée et un format peut aussi être précisé. (Cf. : fonctions dans le fichier d’aide INN_HELP.CHM : sommaire\développement\L4G. La fonction « CLAUSE » permet de créer les différentes clauses qui constitueront le document d'entrée. Administration du personnel / Documents administratifs / Documents d’entrée / Clause document d’entrée

Chaque clause est constituée d’un code et d’un intitulé court. La section «documents d’entrée» permet de préciser : Les documents de rattachement de ce code o Contrat de travail o Lettre d’embauche o Avenant o … Le menu local 398 permet de définir les types de documents.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 58

La partie «caractéristiques » permet de préciser : Le type de la clause : - Générale : la clause sera générée sur le document pour tous les salariés dont la condition de génération est remplie. - Particulière : la clause ne se génèrera sur le document que pour les salariés auxquels elle aura été rattachée. La condition de génération de la clause : Dans la formule, si date de fin de période essai est renseignée dans l’écran contrat de la fiche salarié. Le document à générer pour cette clause Le rang, c'est-à-dire le positionnement de la clause dans le document Le choix d’un saut de page avant et ou après la clause dans le document. La partie « Clause » permet de donner l’intitulé qui s’affichera en titre de la clause sur le document et d’en saisir le contenu en faisant appel, si besoin est, au code des formules entre [ ]. Le mode éditeur et les fonctions « formats » permettent de jouer sur les polices de caractères. Les fonctions de « GENERATION » des documents sont réalisables à plusieurs niveaux pour un salarié en particulier ou pour une sélection de salariés. Par la fonction « Entrée d’un salarié » Par la fonction « Génération document d’entrée » Administration du personnel / Documents administratifs / Documents d’entrée / Génération document d’entrée

+ coche impression Par l’une des fonctions présentes dans la barre de menu de la fiche salarié Administration du personnel / Fiche de personnel / Salariés

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 59

Exercice Objet : Générer un document d’entrée Ouvrir une fiche salarié Administration du personnel / Fiches de personnes / Salariés Puis accéder à son contrat de travail Activer la fonction « Génération des documents d’entrée » Modifier un document d’entrée Réactiver la « Génération des documents d’entrée » pour le même salarié. Quels sont les conclusions ?

« L’EDITION » ou « LA CONSULTATION » des documents d’entrée est possible depuis : ƒ Fichier / impression de la fonction « entrée d’un salarié ». ƒ Impression / impression Groupe / Gestion du Personnel / document entrée (DOCENTREE). ƒ Fonction salarié / Onglet Contrat suite / bouton visualisation document. ƒ Personnel \Document d’entrée / Document d’entrée. « LA MODIFICATION » des documents générés est possible : Administration du personnel / Documents administratifs / Documents d’entrée / Document d’entrée

Attention ! La mise à jour des documents déjà générés écrase les modifications effectuées sur les clauses après coup.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 60

2. L’ENTREE D’UN SALARIE Administration du personnel / Entrée – Sortie de personnel / Entrée d’un salarié

Cette fonction permet de créer un pseudo fiche salarié pour une personne en cours d’embauche. Les principales informations relatives au salarié sont saisies afin de permettre l’édition des documents tels que le contrat de travail et la lettre d’embauche. L’identifiant est un compteur différent de celui du salarié : compteur ENT. Le matricule salarié sera attribué lors de l’embauche. Dans l’’entête, préciser le nom, prénom et le mode de gestion du futur salarié - Gestion paie : tous les traitements de paie seront gérés pour ce salarié - Multi-contrat : le salarié possède une gestion multi-contrats, c'est-àdire plusieurs contrats de travail sur une même période de paie. Dans l’onglet « Salarié » on retrouve les coordonnées et l’identification du futur salarié.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 61

Dans l’onglet « Contrat » on précise les modalités du contrat de travail ainsi que son emploi et son classement. Dans le cas ou le salarié possèderait des exonérations en paie, alimenter les zones d’exonérations et les périodes d’application. Dans l’onglet « Déclaratif » les sections à renseigner sont : DUE ; Multi-employeur, Temps avec l’heure hebdomadaire et l’heure mensuelle (ces deux informations sont obligatoires), les caisses de cotisation ainsi que les documents à générer. Lors de la génération des documents, préciser les clauses particulières à ajouter. Une fois l’embauche confirmée, il suffit d’utiliser le bouton « EMBAUCHE » pour que la fiche salarié soit créée, et que la personne soit supprimée dans la liste « entrée d’un salarié ». Il conviendra ensuite d’aller en fiche salarié compléter ses informations. Le bouton « VISU » permet la visualisation des documents d’entrée. Le menu Fichier \ Imprimer \ fiches permet éditer les documents et notamment la DUE qui doit être émise au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard avant la prise de fonction effective ou la période d’essai. Il est aussi possible d’éditer cette DUE en rafale par le menu Impression \ Impression Groupe \ Gestion Personne l \DECUNQEMB.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 62

Cette fonction est bien évidemment facultative et il est possible de réaliser l’embauche d’un salarié en créant directement sa fiche salarié.

3. LA FICHE SALARIE Administration du personnel / Fiches de personnel Salariés

La fonction « Salariés » permet d’enregistrer les informations relatives au personnel. Elles sont classées par thème, dans différents onglets. L’écran se compose d’une liste gauche dans laquelle apparaissent tous les salariés du dossier triés par défaut par matricule. Un tiroir Salarié par site propose les salariés organisés par site et par service. Les tris sur les colonnes proposées sont possibles par simple clic et les différentes sélections (sélection rapide, sélection avancées, mémos) offrent des critères de recherche divers et variés

Clic droit sélection rapide sur le NOM (*A*) proposera tous les salariés ayant un a dans leur nom.

La sélection avancée permet de créer des paramètres de sélection personnalisés : Exemple toutes les salariés de 50 ans et plus :

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 63

Exercice Objet : Créer un mémo pour sélectionner les salariés nés avant le 01 janvier 1957 Sélection \ Sélection avancée Table : EMPLOID Champ : DATBRN Condition : Plus petit ou égal Date par défaut : 01/01/1957 Puis enregistrer le mémo et le réutiliser Modifier le mémo et sélectionner la case « Paramètre mémo » Utiliser le mémo, que constatez-vous ?

Cette liste gauche est paramétrable (Cf. : cursus outils et développement). 3.1 L’ENTETE

L’entête de la fiche salarié est composé : D’un matricule : Le matricule est l’identifiant unique du salarié dans le dossier. Son code peut avoir au maximum 15 caractères. Il peut être saisi manuellement ou laissé à vide lors de la création auquel cas il sera attribué automatiquement par le compteur défini dans la fonction compteurs Paramétrage / paramètres généraux / compteurs

Quelques compteurs utilisés dans l’application et lié au salarié ENT : Entrée d’un nouveau salarié MAT : Compteur du matricule CTR : Contrat de travail D’un titre de civilité du salarié, ainsi que du nom et du prénom de la personne. L’écran d’entête affiche également le site courant pour lequel le salarié est employé ainsi que sa société de rattachement. D’une coche « actif » qui permet de préciser si le salarié est actif ou non dans l’entreprise. Seuls les salariés actifs pourront être traités en gestion de paie et par l'ensemble des modules d'HR Management, Si la case n’est cochée, la fiche courante est considérée comme inactive et ne pourra pas être sélectionnée. La création d’une fiche « salarié » se fait en cliquant sur le bouton « nouveau ».

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 64

Le passage d’un champ à l’autre se fait par tabulation, lors de l’enregistrement, le contrôle des champs obligatoire est effectué sur la fiche saisie. Il est possible de dupliquer une fiche existante : - Soit en remettant à blanc le champ matricule de la fiche à dupliquer (attribution automatique d’un nouveau matricule) - Soit en saisissant le nouveau matricule à la place du matricule de la fiche à dupliquer. 3.1 L’ONGLET « ETAT CIVIL » On précisera dans cet onglet, les informations concernant l’état civil du salarié et sa situation familiale. « Photo » : par un clic droit + sélectionner, il est possible d’associer une photo au salarié attention toutefois dans le cas des accès WEB de ne pas alourdir les traitements des bandes passantes.

Certaines informations de cet onglet sont nécessaires pour certaines déclarations et peuvent être utilisées dans les traitements, d’où l’intérêt de bien les renseigner.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 65

C’est le cas notamment des adultes et enfants à charges qui servent au calcul des oppositions sur salaire. Le « numéro de SS » se construit au fur et à mesure de la saisie des éléments date de naissance, sexe, pays, département, commune…. Le format de saisie de cette zone et son contrôle de cohérence dépend du pays de naissance. Si le conjoint fait partie de la société, on peut sélectionner son matricule. 3.2 L’ONGLET « ADRESSE » Outre les cordonnées du salarié, cet onglet comporte les champs : « Gestion Paie » : à ne pas cocher pour les catégories de personnes exclues de la gestion de la paie, temporairement ou de façon permanente, c’est le cas des intérimaires par exemple. « Gestion temps » : sur le même principe permettra ou non la saisie de valeurs dans la Gestion des temps. « Gestion multi-contrats » : si le salarié doit avoir une gestion multi-contrats, c'est à dire plusieurs contrats de travail sur la même période de paie, cocher cette case. « Code d’accès » : il peut être défini de façon à contrôler, selon les utilisateurs, l’accès aux informations concernant un salarié, en consultation et ou modification. 3.3 L’ONGLET « CONTRAT » On retrouve ici les informations d’entrées et sorties du salarié dans l’entreprise. L’onglet Contrat permet de gérer, pour un salarié et à partir de la fiche du personnel plusieurs contrats parallèles et/ou successifs sur un même mois. - Un salarié partageant son temps entre la société mère et une filiale avec deux contrats de travail distincts ; - Un salarié cumulant plusieurs postes au sein de la même société. Au final, il est possible de générer un bulletin de paie par contrat de travail. Cet « Onglet Contrat » présente les informations sur le(s) contra(s) de travail des salariés, les modifications s’effectuent à l’aide du raccourci de fonction présent dans la section « Contrat » positionné sur la « Date »

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 66

a)

Les typologies de salariés

Les typologies de salariés suivantes sont paramétrables dans l’application. o o o o o o b)

Le salarié est de type intérimaire et n’a pas de contrat Le salarié est mono contrat Le salarié est multi-contrats dans le même service Le salarié est multi-contrats dans N services du même site Le salarié est multi-contrats dans N services de N sites Le salarié est multi-contrats dans N services de N sociétés Contrats simultanés et/ou séquentiels

Les contrats peuvent débuter et/ou finir : • A la même date • A des dates différentes • Etre répartis sur la semaine • de manière uniforme : exemple Matin : Contrat1 et Après-midi : Contrat2 • de manière alternée : la première semaine Contrat1 puis la seconde Contrat2

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 67

•

de manière distincte : lundi et mardi Contrat1 et mercredi, jeudi et vendredi Contrat2 c)

De la fiche salarié aux contrats

L’onglet contrat regroupe toutes les informations liées au contrat et à l’historisation des contrats du salarié. Cette fonction dédiée à la gestion des contrats est accessible par l’icône « Loupe » présente à coté de la date du contrat.

La partie gauche de l’écran correspond à l’historisation des contrats présentés dans une fonction dédiée à la gestion des Contrats « Administation du Personnel > Fiche de personnel > Contrat de travail » déclinés par les thématiques suivantes • • • • • •

Contrat Déclaratif Autre Paie Responsables Prévoyance

Cette fonction comporte chaque contrat d’un salarié. Pour chacun, les motifs d'entrée et de sortie (lorsque le cas se présente) doivent être précisés pour répondre au besoin de la génération d'une DADS-U. La fonction contient également l'historique de ces motifs d'avenants. Un salarié peut avoir plusieurs contrats simultanés ou successifs. Il a alors plusieurs Chrono contrats. Chaque Chrono contrat peut comporter plusieurs évolutions contractuelles. Un salarié apparaît dans la liste gauche sur autant de lignes qu’il a de Chrono contrats et d’avenants à ces contrats. d)

Le matricule et le chrono-contrat

Le matricule est décliné en chrono-contrat avec un compteur par défaut incluant le motif d’entrée et le site d’appartenance spécifique par chrono-contrat. Le chronocontrat est l’agrégation de la notion de matricule et de contrat. Administration du personnel > Fiche de personnel > Contrat de travail

Les salariés en multi-contrats peuvent avoir plusieurs chronos contrats simultanément. Les cumuls sont alors distincts pour chaque calcul de paie concernée.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 68

Chaque mouvement doit être historisé en précisant un motif d’entrée et un motif de sortie si nécessaire afin de répondre au besoin de la génération d’une DADSU. La date est précisée dans l’entête. La liste gauche propose 2 classements : Le contrat et les contrats par salarié qui permettent de classer tous les contrats à partir du numéro de matricule

e)

Numéro de contrat

GESEML (salariés) 9 onglets

1

N

1

N

GESCTR (contrat) 5 onglets

Un salarié peut occuper un emploi unique ou des emplois multiples. Soit de façon simultanée, soit de façons successives. - Dans le cas des hôtels café restaurant, avec des contrats successifs de saisonniers f)

En-tête du contrat de travail i) Motif d’entrée du salarié

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 69

Paramétrage > Tables paie > Motifs d’entrée d’un salarié

Cette fonction permet la création des codes des différents motifs d'entrées. Ces codes sont utilisés dans la gestion automatique des périodes d'activités d'un salarié lors de la

Gestion auto des sorties salariés : Lors de la saisie d'un avenant au contrat, si cette zone est cochée pour le motif de l'avenant (ou motif d'entrée), la mise à jour de la fiche contrat précédente est faite automatiquement. Ainsi, la date de fin du contrat précédent et le motif de fin de contrat sont mis à jour. g) CDD / CTT Le CDD, contrat à Durée Déterminé et le CTT, contrat de Travail Temporaire sont deux contrats qui sont utilisé lors d’un cadre légal spécifique. Le contrat de travail temporaire (CTT) est un contrat signé entre 3 parties. En effet, un premier contrat est signé entre l’entreprise de travail temporaire et l’entreprise utilisatrice. Un second contrat est établi entre l’entreprise de travail temporaire et le salarié. Les motifs de remplacement sont codifiés dans la table diverse 356

Il est possible de renseigner la personne remplacé lors de l’utilisation de ces types de contrat. h) Emploi La section emploi regroupe les informations sur o le profil o Le contrat o L’entrée

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 70

Ainsi que de nouvelles informations comme l’agence d’intérim dans le cas de contrat CTT. i) RAZ des cumuls en fin de sortie Dans la section « Fin de contrat », une nouvelle fonctionnalité Raz cumuls en cas de sortie

Les cumuls (Paramétrage / Plan de paie / Cumuls) sont conservés sauf si la case « RAZ des cumuls si sortie» est cochée. La remise à zéro des cumuls sera effective lors du calcul de la première paie après la sortie.

Paramétrage > Plan de paie > Cumuls

Lorsque la case est cochée, le cumul concerné sera remis à zéro lors d'une fin de contrat pour un salarié. j)

Les suppléants

Cette table permet de saisir une liste de suppléants potentiels pour ce collaborateur. Ces suppléants peuvent remplacer les collaborateurs pendant leur période de congés. Cette table n’est pas reliée au workflow. k)

Responsables

Cette nouvelle table, indépendante de la table des Responsables présente dans l’onglet Admin de la gestion des salariés, est utilisée pour les workflows et le portail RH. Paramétrage > Structure générale > Site - onglet Paye Paramétrage > Structure générale > Service Personnel > Contrat de travail – onglet Autre

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 71

Dans le tableau des responsables, renseigner par interlocuteurs les personnes concernées

Tous les utilisateurs doivent être renseignés sauf exceptions. Le paramétrage au niveau dossier pour les responsables n’existe pas dans l’application V6. l)

Workflow

Paramétrage > Workflow > Circuit de signature

Renseigner par responsable le mode de suivi à mettre en œuvre pour le type de workflow

m) Registre du personnel Pour l’entrée, il faut renseigner la date, l’heure le site d’embauche, le service et le motif. Le N° de registre est incrémenté par site et par ordre chronologique des entrées des salariés par la fonction Numérotation registre. Administration du personnel / Document administratif / Registre unique du personnel / Numérotation registre

Cette fonction permet d'attribuer automatiquement un numéro de registre à une entrée dans la société d'un salarié. Cette numérotation automatique se fait par site dans l'ordre chronologique des entrées des salariés. Il est possible de restreindre la numérotation des registres aux salariés d'une société ou d'un site. La renumérotation d’un registre n’est possible que pour les utilisateurs de profil "administrateur". On retrouvera ce N° de Registre dans l’édition du registre du personnel : Impressions / Impressions groupe / gestion du personnel / Registre entrées/sorties (REGES)

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 72

En cas de sortie du salarié, il faut mentionner la date de sortie, le motif, et préciser si la sortie est définitive ou non. Il faut entendre par « sortie définitive » la nécessité de remettre au salarié une attestation Assedic et un solde de tout compte. Dans ce cas, il faut renseigner aussi la notification du départ, la dernier présence, les périodes de préavis, le N° Assedic. Dans le cas d’une mutation (sortie avec motif MUT), on ne cochera pas la sortie « définitive », de cette façon le solde des congés notamment ne se déclenchera pas sur le bulletin (paramétrage du plan de paie standard). n)

Détail de quelques champs

La partie « profil », on y retrouve la date de modification de la situation professionnelle du salarié, sa qualification, son niveau et la catégorie pour la déclaration de la participation des employeurs au développement de la formation professionnelle continue (formulaire 2483). Le profil étant initialisé par défaut par l’établissement associé au salarié. La partie « DADS U » permet de préciser les différents champs à l’aide des tables associées. C’est le cas pour la catégorie socioprofessionnelle, le statut catégoriel, le statut pour les instituts de retraite complémentaire et le statut professionnel. La zone avantage en nature doit être initialisée par une ou plusieurs des lettres suivantes : L (logement) ; N (nourriture) ; V (véhicule) ; A (autres) Le champ NTIC (nouvelle technologie de l’information et de la communication) peut être aussi coché afin que puisse être évalué l’avantage lié à l’utilisation des outils de nouvelle technologie. Le champ frais professionnel permet de mentionner les modalités de prise en charge des frais professionnels. : F (allocations forfaitaires) ; R (Remboursement sur justificatifs) ; P (prise en charge directe par l’employeur) ; D (Divers : remboursement des dépenses incombant à l’entreprise dont le salarié a fait l’avance). Les zones déduction et type de déduction permettent de préciser le taux de déduction supplémentaire pour frais professionnels accordé dans certaines professions ainsi que l’option rattachée (Réel ou Forfaitaire). Ces informations auront aussi une influence sur le calcul du plan de paie : En effet si un taux est appliqué, un abattement des bases de cotisation sera appliqué ; et si l’option est forfaitaire, la rubrique FRAIS_PROF sera activée, elle s’ajoute au brut et incrémente dans la DADSU la zone frais professionnels, le brut fiscal (rubrique BRUT_FISC) lui sera diminué de l’abattement non plafonné. On précisera dans la zone expatrié, si le salarié travaille à l’étranger : oui, non ou frontalier Pour compléter les éléments de la DADS U, on cochera les zones détaché (si le salarié est affecté dans un établissement différent de son affectation habituelle), pourboire (si le salarié est rémunéré au pourboire).

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 73

La CNBF (Caisse Nationale des Barreaux Français), gère les retraites de base et complémentaires des avocats et les entreprises employant des avocats salariés relevant de la CNBF doivent depuis 2006 adresser leurs éléments de cotisations par DADSU. Dans cette zone il faudra préciser le niveau de classement dans cette caisse. Dans la partie « régime de sécurité sociale », on précisera le ou les régimes de sécurité sociale du salarié. Si tous les risques (maladie, AT, maternité, vieillesse…) sont couverts par l’affiliation à un seul régime, il sera précisé dans la BASE (utiliser GEN pour le régime classique de sécurité sociale) Dans le cas inverse, on ne précisera rien dans la BASE et on mentionnera le régime risque par risque. Si le salarié est soumis à un régime particulier de sécurité sociale, on en précisera le taux aussi. La partie « Risque AT » reprend le code risque associé par défaut à l’établissement du salarié, et il peut ici être personnalisé pour le salarié. o)

Contrat / Onglet Paie

Cet onglet permet de préciser les éléments de calcul et d’édition du bulletin de paie et permet de visualiser les évolutions de salaires et certains cumuls paramétrables

La partie « paie à l’envers » est à cocher et à renseigner si le bulletin du salarié doit être calculé à l’envers. Le calcul à l’envers cherche à établir un bulletin de paie ayant pour objectif la valeur et la rubrique objectif, en faisant varier la valeur d’une variable incidente.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 74

Exemple : calcul d’un net à payer en fonction d’un net du salarié à préciser en faisant varier son salaire de base : ƒ La rubrique Objectif sera SAL_NET (salaire net) ƒ La variable Objectif sera NET_PAE (permet de saisir le net) ƒ La variable Incidence sera SALAIRE (variable salaire de base qui est utilisée dans la rubrique du salaire de base). Des paramètres par défaut permettent d’initialiser ces zones : Paramétrage / paramètres généraux / valeur paramètre

Groupe PAE Æ Chapitre PLA La partie « exonérations » permet de renseigner les codes d’exonération concernant le matricule pour une période donnée. Si plusieurs exonérations sont applicables pour le salarié à la date de paie, le calcul de paie considèrera la plus avantageuse, en priorité le non assujettissement, l’exonération totale 100%, l’exonération plafonnée 100%, l’exonération partielle avec % décroissant). Nous aborderons dans le point « Plan de Paie » le paramétrage des exonérations. La partie « acompte » autorise la saisie du montant d’un acompte régulier (tous les mois) et d’ne préciser le jour d’émission dans le mois.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 75

La partie « évolution de salaire » est mise à jour par la fonction « extraction historique » Administration du personnel / Fiches de personnel / Extraction historique

Après la date, chaque colonne correspond à l’évolution d’une variable ou d’une rubrique : ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Colonne 1 = variable VARSAL Colonne 2 = variable VARSAL2 Colonne 3 = variable VARSAL3 Colonne 4 = rubrique RUBSAL Colonne 5 = rubrique RUBSAL2 Colonne 6 = rubrique RUBSAL3 La dernière colonne permet de préciser un motif d’évolution

Ces éléments sont paramétrables dans les valeurs paramètres : Paramétrage / Paramètres généraux / Valeurs paramètres

Groupe EVO Æ Chapitre PAY Dans la partie « Cumuls », on retrouvera les éléments de cumuls que l’on souhaite voir sur la fiche salarié. Il faut le préciser dans le cumul ou dans la rubrique. (Cf partie Plan de Paie)

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 76

Rubrique et Cumul fiche salarié

Cumul et Cumul fiche salarié La périodicité des remises à zéro des cumuls se paramètre dans le groupe CUM du chapitre PLAN DE PAIE des paramètres généraux. Paramétrage / paramètres généraux / valeur paramètre

La mise à jour des cumuls de la fiche salarié se fait en temps réel, c'est-à-dire dès le calcul des bulletins. Toutefois, en cas de modification de la périodicité ou du mode d’alimentation du cumul, le lancement du traitement d’extraction historique permet une nouvelle mise à jour. Administration du personnel / Fiche de personnel / Extraction historique

Dans la partie « Divers » on mentionnera si le salarié a été, sur une période donnée, en multi-employeurs et le modèle de bulletin qui lui sera adressé. Cette zone est reprise par défaut depuis les paramètres généraux (chapitre BUL et groupe EBP). Il existe deux modèles BULLETIN et BULCAL. Ce dernier faisant appel à des informations de calendrier nécessite la fonction d’arrêté des temps de la gestion des temps.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 77

3.4 L’ONGLET « ADMIN » L’onglet d’administration regroupe les informations sur les coordonnées professionnelles, le handicap, un tableau de gestion des responsables hiérarchiques, les permis et habilitations ainsi qu’une section étranger. a)

Permis et Habilitation

Administration du personnel > Fiches de personnel > Salariés

Onglet Admin : Section Permis et Habilitation

La date de fin de validité devient une condition de déclenchement du workflow. Dans ce tableau de gestion des permis et des habilitations, le champ de fin de validité « HABEND » va être la clé de condition de déclenchement. b)

Workflow « HABIL »

La règle de workflow sur la fin des habilitations « HABIL » permet d’être notifiée lorsque la date limite de l’habilitation arrive à échéance. La notification consiste en standard à l’émission d’un message ainsi que d’un suivi. Cette règle de workflow est de type manuel (le workflow est lancé soit en direct, soit en batch). Basé sur la table des habilitations : EMPLOHAB Le type de workflow est « Ligne » Conditions

[F:HAB]HABEND=date$

Destinataire

[F:AD]CHEF(0) [F:HAB]REFNUM

Message

"Fin d'habilitation pour le salarié"-[F:ID]SRN-[F:ID]NAM

Avec « date$ » la formule de la date du jour et « [F:HAB]HABEND » la date de fin du permis ou de l’habilitation

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 78

[F:HAB]HABEND temps Condition 1 Condition 2

date$ + 7 date$

Les 2 conditions doivent être vraies pour que le workflow se déclenche. On retrouve ici les informations générales administratives. On notifiera ici : ƒ Le régime de mutuelle du salarié et son N° d’affiliation. ƒ Si le salarié est handicapé, son taux d’handicap et son type à la COTOREP ƒ Si le salarié est étranger, les informations liées à la carte de séjour ou de travail seront à préciser avec soin car impérative pour la DADS U. ƒ Les éléments concernant les permis et les habilitations qui peuvent être recommandés ou obligatoires (permis de conduire, brevet de secouriste…) ƒ L’adresse où travaille le salarié si elle est différente de celle du site. ƒ L’identification des responsables du salarié, ces informations seront utilisables dans les workflows et le dessin de l’organigramme. Si la gestion du BTP a été cochée dans le dossier, on retrouvera sur cet écran (en bas à droite) des zones supplémentaires pour répondre aux demandes des caisses du BTP. 3.5 L’ONGLET «COMPTA » Cet onglet permet de donner les informations comptables du salarié (comptes, sections analytiques…) ainsi que les données bancaires.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 79

Le compte individuel est un compte de type tiers, et est utilisé si on a précisé l’utilisation de comptes collectifs dans l’OD de paie, dans l’OD de paiement, dans la comptabilisation des éléments de participation. Le code comptable permet une gestion plus souple d’un plan comptable salarié par organisation de la structure des comptes par type d’utilisation par exemple : Si le code salarié est structuré de la façon suivante pour l’OD de paie : XXX10, il renverra le compte 64110 lorsqu’il s’appliquera à un compte 64100. (Cf. : logiciel comptable). Paramétrages / Interfaces comptabilité / Codes comptables

La clé de répartition analytique permet de ventiler en automatique le montant d’une ligne d’écriture générale sur plusieurs lignes analytique selon un coefficient de pondération. Données de base / Tables comptables / répartition a priori

Le tableau des sections analytiques permet d’indiquer la section ou la répartition analytique par défaut pour chaque axe analytique. Ces sections peuvent servir à initialiser la saisie analytique dans la gestion des temps, dans le calcul des bulletins et cela en fonction du paramétrage d’initialisation (conservation : idem paie précédente, annulation : pas de ventilation, standard : ventilation par défaut ou maj. auto : en fonction imputation analytique des temps) associé à chaque axe analytique. Le tableau RIB, permet de mentionner par type de paiement (salaire, acomptes, oppositions…), les informations nécessaires pour émettre le paiement à savoir : le mode, la banque de l’entreprise qui effectuera le paiement (si elle n’est pas mentionnée, on précisera la banque lors du paiement), le bénéficiaire, le RIB, la domiciliation… 3.6 L’ONGLET « PARTICIPATION »

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 80

Cet onglet permet de préciser et d’historiser les informations concernant la participation et ou l’intéressement du salarié. On indiquera par les boites à cocher si le salarié doit bénéficier ou non de la participation et ou de l’intéressement. Puis on donnera pour les montants obtenus après calcul de la participation et ou l’intéressement, les règles de répartition des ces sommes sur des fonds de placement. Ces derniers étant paramétrables Participation intéressement / paramétrage / fonds

On développera ces éléments dans la partie « Participation et Intéressement » 3.7 L’ONGLET « AUTRE » La médecine du travail Paramétrage > Tables paie > Médecine du travail

La partie « visite médicale » permet d’avoir un suivi des visites médicales effectuées par le salarié avec notamment : la date, l’heure, le nom du médecin, le résultat, observations, l’organisme externe assurant la visite… Le type de visite fait appel à une table diverse N° 395, à laquelle est rattachée une notion de périodicité qui permet de proposer automatiquement une date de prochaine visite.

Section Identification : Département : n’est pas lié à la liste des départements Code : de type alphanumérique Nom : Nom de l’organisme Dans la section adresse, identification de l’organisme de médecine du travail.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 81

Une entrée de département 000 et de code 999 correspondants à la médecine du travail interne à l’établissement est créé dans l’application. Organisme « Divers » Paramétrage > Table Paie > Organisme > Description

Créer un organisme de médecine du travail avec le type d’organisme « Divers ». Renseigner dans la section Médecine du travail le département concerné, puis dans le champ Code, appeler la liste des codes liées au département (F12). Cette table est liée à la table de paie sur la médecine du travail.

Les visites médicales La gestion des visites médicales est désormais liée au chrono-contrat de travail du salarié, précisé dans la fiche l’organisme en charge des visites médicales pour le salarié.

1.3.1. Impression - VISITMED Impression > Impression groupe > Gestion du personnel > VISITMED

L’état VISITMED permet de visualiser par Matricule et Contrat les dates des visites médicales, leur type et les visites suivantes.

Un tableau permet également de rattacher un salarié à un groupe de type population

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 82

3.8 L’ONGLET « NOTE DE FRAIS » Cet onglet permet de préciser et d’historiser les éléments permettant de remplir les notes de frais.

Il est possible de préciser dans le tableau « Frais », les variables de type note de frais et le montant associé pour le salarié. Si rien n’est renseigné ici, il prendra dans la note de frais, les valeurs des variables paramétrables au niveau, dossier, société ou site. Ces mêmes variables seront utilisées dans la valorisation des codes de frais utilisés dans la gestion des notes de frais. Il convient aussi de préciser la catégorie de véhicule utilisé par le salarié ainsi que les tranches kilométriques qu’il réalise avec son véhicule. a)

Impressions

Impression > Impression groupe > Données de base > LISTTES

LISTTES : codes frais Impression > Impression groupe > Règlements > FICEXS

FICEXS : état de règlement des notes de frais Vous trouverez en Annexe les tables mises en œuvre par la fonction des salariés. 3.9 CONTRATS Administration du personnel > Fiches de personnel > Contrat de travail

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 83

Egalement à partir de la fiche salarié, dans l’onglet Contrat Cette fonctionnalité a impliqué une double identification d’un salarié. La première identification repose sur le matricule, puis une seconde notion avec la création d’un chrono-contrat. En effet le matricule n’est plus la clé, il faut désormais utiliser la clé composée par le matricule et le numéro de contrat maintenant appelé « Chrono contrat »

Administration du Personnel > Fiche de personnel > Salarié, onglet Contrat

Utiliser la loupe pour accéder au détail du contrat de travail Autre accès au menu de gestion : Administration du Personnel > Fiche de personnel > Contrat de travail

Le multi-employeur Administration du personnel > Fiches de personnel > Contrat de travail : Onglet – Déclaratif

Un salarié peut être déclaré multi-employeur. Cette notion de multi-employeurs doit être spécifiée lors de la création de l’entrée du salarié, ainsi que le fait qu’il soit multicontrats.

Motifs de début et motif de fin Paramétrage > Tables paie > Motifs d'entrée d'un salarié

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 84

Lors de l’évolution des contrats, la gestion des motifs d’entrée permet de gérer les caractéristiques des périodes d’activités et des dates d’entrée sur site.

Le code de motif d'entrée d'un salarié qui fait référence à la table diverse386, et la gestion automatique des sorties salariés, permet lors de la saisie d’un avenant au contrat, la mise à jour automatique de la fiche contrat précédente, ainsi la date de fin du contrat précédent ainsi que le motif de fin de contrat seront mis à jour.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 85

4. LES POPULATIONS DE SALARIES Administration du personnel / Fiches de personnel / Populations de salariés

Cette fonction permet de définir des regroupements de salariés. Ces regroupements peuvent ensuite être utilisés dans les traitements comme le calcul de paie par exemple. Le filtrage des salariés peut se faire : -

manuellement en précisant les employés par sélection globale en utilisant la fonction clic droit / sélection Exemple : le personnel féminin

-

En faisant appel à d’autres populations, ou en utilisant une règle d’appartenance (préférable car dans ce cas, un nouveau salarié est automatiquement affecté à une population lors de sa création dès lors qu’il répond au critère d’appartenance) Exemple : les – de 25 ans [F :ID]DATBRN>addmonth(GMOIPAY,-300) On ajoute une valeur (-300 qui correspondent à 12mois*25 ans) à la variable mois de paie en cours. Remarque : Pensez à utiliser la calculatrice pour vérifier ( ? aide au diagnostic\calculatrice)

Les populations peuvent être mise à jour par l’activation du bouton « Maj. Population ».

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 86

5. LES SAISIES PERSONNALISEES ET LES ECRANS « EMPLOYES » Administration du personnel / Fiches de personnel / Saisie personnalisé / Autres saisies

Ces fonctions permettent de consulter et ou de modifier les informations des fiches salariés en masse sous forme d’un tableau dont le contenu est paramétrable dans la fonction « Ecrans Employés ». Paramétrage / paramétrage généraux / écrans employés 5.1 LES SAISIES PERSONNALISEES Quatre fonctions sont proposées : ƒ ƒ ƒ ƒ

Visites médicales : gestion des données des visites médicales Provisions CP : tableau de visualisation des provisions CP N et N-1 Suivi des augmentations : écran de consultation des évolutions de salaire. Autres saisies : permet de choisir son écran de saisie

Principe d’utilisation de ces fonctions : a) Extraction des données en fonctions des critères de sélection

On retrouve tous les critères de sélection habituels ainsi qu’une période d’extraction. b) Visualisation et saisie des données

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 87

Les méthodes de saisie dans le tableau sont les suivantes : Saisie standard : il suffit de saisir les valeurs dans le tableau Saisie par duplication : méthode très utile lorsque l’on souhaite affecter à plusieurs salariés la même valeur. Pour cela il suffit de saisir une fois la valeur et par clic droit\ Appliquer en dessous » cette valeur va se recopier sur toutes les lignes suivantes. Saisie par opération : Méthode utilisée lorsque l’on souhaite faire une même opération (ex : augmentation d’une valeur sur un champ saisissable) sur plusieurs salariés. Pour cela il suffit par un clic droit d’appeler la fonction « Augmentation » et de déterminer l’opération à exécuter et celle-ci va se répercuter sur toutes les lignes suivantes.

c) Exploitation du tableau Le tableau ainsi obtenu peut être exporté ou envoyé par mail via le paramétrage du workflow employé.

La fonction ajouter l’adresse, permet d’envoyer un mail à un destinataire. 5.2 LES ECRANS « EMPLOYES » Paramétrage / Paramètres généraux / Ecrans employés

Cette fonction permet de créer des écrans de saisie personnalisés pour la gestion des salariés.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 88

Il est à noter que la fonction du dictionnaire des champs salariés permet de consulter et de mettre à jour les différentes caractéristiques de ces champs salariés. Paramétrage / Paramètres généraux / dictionnaire champs salariés

Notamment par les choix suivants : Actif oui/non : si le champ est actif, il sera disponible dans la fonction « Ecrans employés », sinon il n’apparaîtra pas dans cette même fonction. Sélection oui/non : active ou désactive la présence de ce champ dans la liste de sélection des champs des fichiers salariés. Cette sélection est fréquente dans la saisie de critères libres dans certaines fonctions telles que les exceptions de calcul, les régularisations…

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 89

Rang : permet de trier, par ordre croissant, la liste des champs des fichiers salariés dans la fonction « Ecrans Employés » et en sélection de champs salarié pour établir un critère libre dans certaines fonctions telles que les exceptions de calcul, les régularisations… Pour le paramétrage d’un écran employé, il faut tout d’abord donner un code et un nom et un code d’accès et un code activité. Dans la colonne champ on peut : ƒ Soit sélectionner des champs de la fiche salarié, en utilisant les méthodes de sélection habituelles.

Et préciser si le champ dans l’écran peut être saisi, affiché uniquement ou invisible. Dans le cas d’une formule, le champ ne peut être saisi dans l’écran.

ƒ Soit utiliser une formule.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 90

Des filtres permettent de sélectionner dans l’état les salariés à afficher.

Administration du personnel > Fiches de personnel > Saisies personnalisée > Autres saisies

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 91

Cette fonction permet de consulter et/ou de modifier, suivant plusieurs critères, des informations relatives aux salariés, sous forme d'un tableau, dont le contenu est entièrement paramétrable. Le paramétrage d'écran salarié s'effectue dans la fonction "Ecrans employés". La modification de chaque fiche se fait sur un seul écran. Les fiches sélectionnées sont affichées dans un tableau, construit en fonction des champs composant l'écran salarié choisi au préalable. La saisie peut se faire de trois manières différentes : • •

•

Saisie standard : Méthode standard, il suffit de saisir les valeurs dans le tableau. Saisie par duplication : Lorsque l'on souhaite affecter à plusieurs salariés la même valeur, il suffit de saisir une fois la valeur et par un clic droit – "Appliquer en dessous", la valeur va se recopier sur toutes les lignes suivant la courante. Saisie par opération : Est utile lorsque l'on souhaite faire une même opération (Ex : augmentation de salaire) sur plusieurs salariés. Pour cela, il suffit, par un clic droit – "Augmentation", de déterminer l'opération à exécuter et celle-ci va se répercuter sur toutes les lignes suivant la courante.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 92

6. LA GESTION DU DROIT DE VOTE ET DES LISTES ELECTORALES Administration du personnel / Documents administratifs / Listes électorales

Cette fonction permet de lister une sélection de salariés actifs et pour chacun d’entre eux d’indiquer s'il est électeur et éligible pour une date de premier tour donnée. Si le statut électeur est faux, l'utilisateur a la possibilité de le corriger en affectant au salarié un code droit de vote. Si le statut éligible est erroné, l'utilisateur a aussi la possibilité de corriger en affectant au salarié un code d'exception. Enfin cette fonction permet aussi d'affecter chaque salarié à un collège électoral. Pour être déclaré électeur le salarié doit satisfaire aux conditions suivantes à la date du premier tour : ƒ Etre salarié actif d'après sa fiche salarié ; ƒ Etre affecté à un site d'après son historique des entrées/sorties de sa fiche salarié; ƒ Avoir une ancienneté de plus de trois mois, c'est à dire une succession de périodes d'entrées/sorties continues d'au moins trois mois à la date du premier tour ; ƒ Ne pas être intérimaire, c'est à dire qu'aucun de ses contrats de travail de sa fiche salarié qui ont été en vigueur moins de trois mois avant la date du premier tour ne doit être de type intérimaire ; ƒ Etre âgé d'au moins 16 ans. Pour être déclaré éligible, le salarié doit satisfaire aux conditions suivantes à la date du premier tour : ƒ Etre déclaré électeur ; ƒ Avoir une ancienneté d'au moins 1 an ; ƒ Na pas avoir été intérimaire au cours des 12 mois qui précède le premier tour ; ƒ Etre âgé d'au moins 18 ans. Ces conditions sont nécessaires mais pas suffisantes au regard de la loi. Cependant, le logiciel ne peut retrouver les autres conditions requises (comme ne pas être stagiaire, par exemple). Celles-ci doivent donc être gérées au cas par cas via le code droit de vote et les exceptions à l'éligibilité. Ces codes permettent aussi d'accorder le droit de vote à des salariés qui a priori ne satisfont pas aux conditions légales, c'est le cas par exemple des salariés issus d'une société rachetée depuis moins de trois mois et qui sont donc déclarés non électeurs, à cause de leur ancienneté insuffisante dans la nouvelle société. Pour ces salariés qui avaient les trois mois d'ancienneté dans leur précédente société, il suffit aussi pour les déclarer électeur de leur affecter un code droit de vote.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 93

6.1 PRE-REQUIS Il faut au préalable paramétrer les tables diverses et les menus locaux suivantes : Paramétrage / table de paie / tables diverses Développement / dictionnaire de traitement / messages

Table 398 : Elections Préciser les codes et les intitulés des élections que l’entreprise souhaite organiser. Table 399 : Eligible Préciser les motifs d’éligibilité ou d’inéligibilité. Ces motifs seront affectés aux collaborateurs au cas par cas. Table 429 : Collège électoral Renseigner les différents collèges électoraux 6.2 LE DROIT DE VOTE Paramétrage / Droit de vote

Un code de droit de vote définit une situation particulière d’un salarié qui implique que celui-ci ne peut voter aux élections du CE ou des délégués du personnel parce qu’il est stagiaire ou expatrié par exemple. A contrario un code permet de donner un droit de vote à des salariés considérés par le logiciel comme non électeur, à tort, par manque d’information.

Lorsque la colonne est cochée, alors l’exception de la ligne courante signifie que le salarié est électeur pour l’élection de la colonne. Les exceptions à l’éligibilité sont gérées dans la table diverse N° 399 6.3 LES LISTES ELECTORALES Administration du personnel / Documents administratifs / Listes électorales

Dans l’écran de critères, il est nécessaire de renseigner la date de 1er tour des élections afin que l’extraction puisse répondes aux conditions d’ancienneté.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 94

Puis, intervenir sur l’écran afin de gérer les exceptions du statut d’électeur et du statut d’éligibilité. De fait un salarié définit comme électeur et éligible peut avoir une exception de non électeur et de non éligibilité et un salarié non électeur ou non éligible peut avoir une exception pour devenir électeur et éligible. Ensuite les listes électorales sont accessibles par l’impression : Menu : Fichier / Impression Impression / Impression groupes / états légaux / LISTELEC

Préciser dans le tableau des critères l’élection souhaitée, le type de liste (électeur, éligible ou feuille d’émargement).

7. LA DUE

Administration du personnel / Documents administratifs DUE

Vous pourrez éditer la DUE de façon automatique. Une seule déclaration pour 7 formalités sur le site de l’URSSAF : - La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) pour tout employeur qui envisage de recruter un salarié. - La déclaration de première embauche dans un établissement. - La demande d'immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité sociale. - La demande d'affiliation au régime d'assurance chômage. - La demande d'adhésion à un service de santé au travail. - La déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire. - La liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS) sur support papier. 7.1 EXTRACTION A PARTIR DU CONTRAT DE TRAVAIL Administration du personnel > Fiches de personnel > Salarié

Extraction de la DUE et information lors que la DUE a été générée pour un collaborateur. A l’aide du raccourci présent dans le menu Fonction, générer la DUE, dans la fiche de personnel section « Document à générer », la case DUE extraite est alors cochée.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 95

Administration du personnel > Fiches de personnel > Contrat de travail

7.2 EXTRACTIONS La fonction d’extraction des DUE, permet de générer en masse les documents. Renseigner les bornes, la liste des salariés entrés ou sur le point d’entrer à déclarer aux organismes sociaux et les informations les concernant. Administration du personnel > Documents administratifs > DUE > Extraction

7.3 FICHIER DUE La fonction de « Fichier DUE » permet de consulter à partir de la fonction d'extraction, la liste des salariés entrés ou sur le point d’entrer, et de modifier ou compléter les informations les concernant, avant l’envoi de la déclaration. Le numéro de contrat du salarié correspond à l'un de ses chronos contrats. Administration du personnel > Documents administratifs > DUE > Fichier DUE

a)

En tête / Formalités

L’onglet Entête / Formalité présente le numéro de l’émetteur et l’URSSAF de destination, ainsi que les autres formalités à activer pour le salarié dans le cadre de cette déclaration.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 96

b)

DPAE

L’onglet DPAE pour la déclaration préalable à l'embauche est utilisé pour tous les employeurs lorsque celui-ci envisage de recruter un salarié. Il sera complété avec les informations sur le Chrono-contrat, le code SIRET de l’établissement de rattachement, le numéro de sécurité social du collaborateur ainsi que la date de prise de fonction. c)

Employeur / Salarié

L’onglet Employeur / Salarié permet de consulter et de modifier l’adresse de l’employeur et l’adresse des salariés d)

Contrat

L’onglet contrat présente la qualification et la codification du contrat de travail du salarié. 7.4 Génération Administration du personnel > Documents administratifs > DUE > Génération

La fonction de génération permet de construire le fichier EDI. Ce fichier définitif sera envoyé à l’URSSAF par mail. Le recouvrement vous propose en partenariat une simplification de la gestion de vos Déclarations Uniques d’Embauche. En effet l’offre DUE E-MAIL vous permet de déposer des lots de DUE sous un format défini dans une boîte aux lettres E-mail spécifique au Recouvrement, via le réseau INTERNET. a)

Conditions d'accès

L'utilisation de ce service est soumise à une adhésion préalable matérialisée par la signature d’une convention avec l'ACOSS. De plus, cette offre nécessite : L’utilisation d'une messagerie électronique, la mise en place d’un logiciel de chiffrement (fourni par le CIRSO lors de la signature de la convention) ; l’élaboration d’un fichier conforme au dessin d'enregistrement décrit en annexe technique à la convention. A noter également que les informations contenues dans les fichiers transmis seront cryptées. Les DUE sont reçues dans une boîte aux lettres Email du Recouvrement, relevée par le CIRSO.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 97

En retour vous recevrez des AR par E-MAIL, au même format que le message DUE, enrichi de la référence dossier, et cryptés, dans votre boîte aux lettres électronique.

b)

Réception

Administration du personnel > Documents administratifs > DUE > Réception

En retour de l’expédition du fichier DUE EDI par Mail, vous recevrez des AR par EMAIL, au même format que le message DUE, enrichi de la référence dossier, et cryptés, dans votre boîte aux lettres électronique. Cette fonction de réception permet de consulter un fichier d’accusé réception de déclaration envoyé par l’organisme destinataire de la déclaration.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 98

E. LE PLAN DE PAIE Le plan de paie est l’ensemble des règles de gestion qui préside aux calculs des bulletins et des déclarations de charges. A un même dossier correspond un et un seul plan de paie. La structure du plan est partagée par l’ensemble des sociétés du dossier mais la valeur de chaque paramètre du plan peut être multiple. Par exemple, une même variable peut avoir une valeur unique « de niveau dossier » ou autant de valeurs différentes que de sociétés, d’établissements ou de salariés existants dans le dossier. Ces règles sont modélisées dans un ensemble d’éléments appelés : ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Variables Cumuls Rubriques Profils Exonérations Exceptions Régularisations Déclarations de charges

Variables Éléments destinés exclusivement à recevoir des valeurs numériques, saisies ou mises à jour automatiquement ou importée. Aucun calcul n’est possible par la mise en œuvre des seules variables. Rubriques Éléments de calcul exploitant les variables et alimentant les cumuls. Elles ont la vocation à constituer les lignes du bulletin de paie (pour les rubriques paramétrées comme telles). Il est impossible de saisir directement une rubrique ou d’y importer directement un montant. Cumuls Éléments destinés à totaliser les montants des rubriques selon une périodicité paramétrable. Un cumul ne peut totaliser des valeurs de variables. Profils Regroupements de rubriques associés à un ou plusieurs salariés Un salarié donné ne peut avoir qu’un seul profil à un instant donné. Exonérations Éléments de paramétrage des exonérations de cotisations éventuelles. Exceptions Éléments de paramétrage des dérogations éventuelles aux règles de calcul des rubriques ou des cumuls, ou aux propriétés des variables

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 99

Les exceptions sont associées à une sélection de salariés. Elles sont permanentes ou limitées dans le temps. Régularisations Éléments de paramétrage des régularisations automatiques de rubriques Une régularisation ne porte que sur une et une seule rubrique. Déclarations de charges Paramétrage des états de déclarations de charges par regroupement de rubriques, selon des règles simples ou complexes.

Schéma de synthèse

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 100

1. LES VARIABLES Paramétrage / Plan de paie / Variables

Les variables sont destinées exclusivement à recevoir des valeurs numériques, saisies, importées ou mise à jour automatiquement.

1.1 L’ONGLET « GENERAL » Dans la partie « Général » on donne l’identification de la variable : Variable : Code de la variable recherchée ou à créer. Identifie la variable de façon unique. Intitulé : Intitulé principal qui décrit la variable. Il est appelé dans les écrans de saisie des variables. Intitulé court : Version abrégée de l’intitulé principal, utilisé dans certains écrans ou états Thème : Critère de regroupement libre (Menu : Paramétrage\Tables paie\Tables diverses, table 391) Code activité : Le code activité permet de protéger la variable des mises à jour par patch. Code d’accès : Le code d'accès permet de contrôler par utilisateur la consultation ou la modification de la fiche. Note de frais : permet d’utiliser la variable dans la définition des codes frais comme montant forfaitaire ou plafond d'un frais professionnel.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 101

Dans la partie « Réinitialisation » permet de donner les éléments d’initialisation des valeurs des variables : Conservation : la valeur du mois précédent est reportée. Annulation : la valeur du mois précédent est ignorée. Standard : la variable est initialisée à la valeur contenue dans le champ ‘Valeur Standard’. Maj. Auto : la variable est alimentée par les informations issues du module Temps ; dans ce cas, les valeurs proposées ne sont modifiables que par les administrateurs Variable de reprise : leur usage est réservé aux premières paies de démarrage, elles ont un code commençant par X Génération forcée : option d’insertion automatique de la variable dans les feuilles de paie lors de sa première utilisation et cela lors de leur génération automatique ou manuelle. La valeur initialisée dépens des paramètres précédents Dans la partie « MAJ auto » on décline par quel élément la valeur est mise à jour. Détail des temps : la variable est mise à jour de la valeur saisie ou importée sur un code événement dans le module Temps & activités Synthèse : la variable est mise à jour d’une valeur calculée par le module Temps & activités et stockée dans une variable de synthèse de temps Type valeur : La valeur mise à jour est exprimée soit en jours soit en heures Événement : code de l’événement, source de la mise à jour de type ‘Détail des temps’ Variable : code de la variable de synthèse de temps, source de la mise à jour de type ‘Synthèse’ Commentaire : texte libre à figurer sur le bulletin de paie, sous les rubriques ayant défini cette variable en ‘Texte associé’. Cette zone peut être renseignée par la variable TDAT, qui provoque alors l’impression sur le bulletin d’un texte formaté qui reprend les dates de début et de fin de l’événement associé sous la forme jj/mm-jj/mm Commentaire saisi : le commentaire saisi ou importé dans le module Temps & activités apparaît sous les rubriques ayant défini cette variable en ‘Texte associé’. Commentaires : Facultatif, ce commentaire libre documente la variable par 3 lignes de 80 caractères.

1.2 L’ONGLET « SAISIE »

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 102

Ces options autorisent ou non la saisie de la variable sur chacun des niveaux de saisie

Le rang permet de classer la liste des variables dans l’onglet Un rang non renseigné classe la variable est tête de liste

Organisation des saisies Une même variable possède de 0 à 4 niveaux de saisies. Ces niveaux sont ordonnés selon un mécanisme d’héritage hiérarchique. Dans l’ordre hiérarchique décroissant, les niveaux sont ‘Dossier’, ‘Société’, ‘Site’, ‘Salarié’. Sur le bulletin, seule la valeur existante au plus bas niveau est attribuée au salarié. Pages de saisie : Accès direct à la liste des variables par page et onglet (menu Fonctions\ Saisie) Historiques : Option qui permet l’impression de la variable sur les états relatifs aux historiques de variable Fiche individuelle : Option qui permet l’impression de la variable sur l’état ‘Fiche individuelle’ Bordereaux préparatoires : lorsque cette case est cochée, le montant de la variable est imprimé sur l’état PREPA (Bordereau préparatoire) si le paramètre de lancement Avec valeurs est égal à Oui. 1.3 L’ONGLET « PROFILS » Permet de préciser pour quels profils cette variable sera utilisable.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 103

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 104

2. LES CUMULS Paramétrage \ Plan de paie \ Cumuls

Les cumuls permettent de gérer les régularisations de tranches de cotisations, des plafonnements (abattement par exemple), des totaux par période et par salarié. La mise à jour de la valeur d'un cumul est paramétrée dans les rubriques et effectuée au cours du calcul de paie.

Cumul : Code du cumul recherché ou à créer. Identifie le cumul de façon unique. Intitulé : Intitulé principal qui décrit le cumul Intitulé court : Version abrégée de l’intitulé principal, utilisé dans certains écrans ou états Thème : Critère de regroupement libre (Menu : Paramétrage \ Tables paie \ Tables diverses, table 391) Code activité : Le code activité permet de protéger le cumul des mises à jour par patch. Code d’accès : Le code d'accès permet de contrôler par utilisateur la consultation ou la modification de la fiche.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 105

Cumul intermédiaire : C’est un cumul non historisé, utilisé en tant que totalisateur dans les calculs de paie. Cumul fiche salarié : La valeur du cumul peut apparaître dans la fiche matricule. Le cumul est associé à un intitulé qui se paramètre dans le menu local 349. Intitulé bulletin : Intitulé du cumul tel qu’il apparaît en pied du bulletin. Les cumuls à apparaître sur le bulletin sont déclarés dans les paramètres généraux. (Menu : Paramétrage \ Paramètres généraux | Valeurs paramètres, chapitre BUL) Historiques : Option qui permet l’impression du cumul sur les états relatifs aux historiques de cumuls Fiche individuelle : Option qui permet l’impression du cumul sur l’état ‘Fiche individuelle’ Masse salariale / Groupe : sélectionner si-nécessaire le code du groupe de rattachement à la fonction de suivi de la masse salariale.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 106

Formules : Une formule de réinitialisation permet d’initialiser le cumul à une valeur calculée. A défaut d’une formule de réinitialisation, le cumul est remis à zéro selon la périodicité paramétrée. Variable de reprise : La formule de reprise permet d’initialiser la valeur d’un cumul pour les salariés n’ayant pas de bulletin historisé. Cette valeur résulte de l'évaluation de la formule de reprise, qui peut faire référence à une rubrique, une variable, un cumul ou un champ salarié. Les variables utilisées dans la formule de reprise doivent être déclarées dans une page de saisie au niveau dossier ou société ou salarié ou site. Commentaires : Facultatif, ce commentaire libre documente le cumul. La périodicité détermine les mois de paie pour lesquels le cumul est remis à zéro avant calcul des bulletins correspondants à ces mois.

A chaque périodicité correspond un code de paramétrage sur 12 positions (modifiables dans les paramètres généraux au chapitre PLA groupe CUMULS). Chaque position représente un mois de l’année et doit être renseignée de la lettre ‘O’ (pour RAZ) ou ‘N’ (pour l’absence d’action). La première position représente le mois de janvier. Remarque : Pour retrouver comment est alimenté un cumul, on utilise la fonction Cumuls des Maj. de rubriques : Paramétrage \ Plan de paie \ Maj. rubriques \ Cumuls

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 107

3. LES RUBRIQUES Paramétrage \ Plan de paie \ rubriques

Les rubriques sont les seuls éléments du plan de paie qui effectuent des calculs. Pour les besoins de ces calculs, les rubriques exploitent les variables, les cumuls et/ou d’autres rubriques. 3.1 QUELQUES REPERES Les numéros de rang sont sur 5 positions, c'est-à-dire que les rubriques peuvent contenir 99 999 rangs. Des plages de rangs sont réservées à Sage pour les évolutions du plan de paie. Mise à part la séquence de calcul des oppositions, le pas de numérotation est pratiquement toujours de 10 et parfois de 5 pour faciliter les insertions aux endroits adéquats et éviter un éparpillement des « thèmes de rubriques ». La gestion du code Activité reste impératif pour les rubriques spécifiquement liées à la personnalisation, il est toujours conseillé de ne pas utiliser des rangs se terminant par 0 ou 5. >>> Calculs Intermédiaires, Déclenchements divers avec Calcul, etc. 1 499 Libres 500 999 Réservé Sage 1000 1999 Calculs de base 2000 3499 Droits CP et RTT, heures supp., etc. 3500 3799 SMIC & GMP 3800 4299 Libres 4300 4799 Réservé Sage 4800 5499 Gestion des droits maladies, AT, ATJ. 5500 5999 Pré-calculs IJSS 6000 6899 Réservé Sage 6900 7699 Libres 7700 7999 Exonérations >>> Hauts du Bulletins (éléments du Brut et calculs intermédiaires de taux horaires, taux jours CP etc.) 8000 8499 Salaire (+ Complément de salaire) 8500 8999 Taux horaire Complément, régularisation de salaire, Primes à 9000 9499 personnaliser, etc. 9500 9699 Libres 9700 9899 Avantages en nature 9900 9999 Avantages en nature libres Gestion des heures (complémentaires, 10000 10499 supplémentaires) 10500 11499 Gestion des absences (Maladie, AT, ATJ, autres) 11500 12299 IJSS 12300 12999 Maintien de salaire 13000 13249 Primes BCP à personnaliser

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 108

13250 13500 13750

13499 13749 13999

Primes Libres BCP Primes NBCP à personnaliser Primes Libres NBCP Primes diverses, Indemnités fin de départ, Solde de tout compte, etc. Réservé Sage Libres

14000 15999 16000 17499 17500 18999 >>> Salaire Brut 19000 Salaire Brut >>> Calculs intermédiaires nécessaires avant le calcul des cotisations (abattements, plafonds, éléments pour allègements etc.) 19010 20999 Calculs intermédiaires nécessaire 21000 22999 Réservé Sage 23000 24999 Libres >>> Cotisations URSSAF et caisses assimilées Assiettes de cotisations URSSAF et Caisses assimilées 25000 25499 25500 28499 Cotisations URSSAF et Caisses assimilées 28500 29999 Réservé Sage 30000 30999 Libres >>> Cotisations ASSEDIC 31000 Assiette de cotisation ASSEDIC 31010 31499 Cotisations ASSEDIC 31500 32999 Réservé Sage 33000 33999 Libres >>> Cotisations de Retraite Complémentaires et Caisses Assimilées 34000 34999 Assiettes de cotisations Retraite Complémentaire Cotisations Retraite Complémentaire et Caisses 35000 38999 assimilées 39000 40999 Réservé Sage 41000 42999 Libres >>> Cotisations de prévoyance 43000 43999 Assiettes de cotisations Prévoyance 44000 44999 Cotisations Prévoyance 45000 46999 Réservé Sage 47000 47999 Libres >>> DIF 48000 48999 DIF >>> Cotisations Mutuelles 49000 Assiette Mutuelle 49010 49599 Cotisations Mutuelle 49600 49999 Réservé Sage 50000 50499 Libres >>> Taxe Prévoyance et Réintégration Fiscale et Sociale 50500 50999 URSSAF Taxe prévoyance + Réintégration 51000 51999 Réservé Sage 52000 52499 Libres >>> Indemnités non soumises; Intéressement; CSG/CRDS; etc.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 109

52500 53000

52999 53499

Réservé Sage Libres Indemnités non CSG/CRDS, etc. Réservé Sage Libres

soumises, Intéressement, 53500 54499 54500 54999 55000 55499 >>> Net Imposable 55500 55999 Net Imposable >>> Salaire Net (CSG/RDS, IJSS net réintégrées) 56000 56499 Réservé Sage 56500 56999 Libres 57000 57999 IJSS Nettes 58000 58499 TEPA, CSG/CRDS 58500 58999 Réservé Sage 59000 59499 Libres 59500 59799 DIF 59800 60199 Salaire Net 60200 60599 Réservé Sage 60600 60999 Libres >>> Bas du bulletin 61000 61999 Retenues et Indemnités bas du bulletin 62000 63499 Réservé Sage 63500 64499 Libres 64500 64999 Opposition 65000 65249 Réservé Sage 65250 65499 Libres Retenues des acomptes libres ; remboursement de 65500 67499 prêts ; PEE ; Avances diverses ; etc. 67500 68499 Réservé Sage 68500 69499 Libres Reports éventuels du trop perçu pour une meilleure 69500 71999 lisibilité du bulletin 72000 73499 Réservé Sage 73500 74999 Libres Gestion automatique des acomptes et reports 75000 75499 d'acomptes 75500 76499 Réservé Sage 76500 77399 Libres >>> Net à Payer 77400 Net à payer >>> Affichages divers, Taxes diverses, Solde de tout compte et Remises à zéro éventuelles 77500 77999 Affichages divers 78000 78999 Taxes diverses 79000 79499 Réservé Sage 79500 79999 Libres 80000 80499 Taxes sur les salaires 80500 81499 Réservé Sage

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 110

81500 82499 82500 84999 85000 86499 86500 87499 87500 88499 88500 89499 89500 90499 90500 90999 91000 91499 91500 91999 92000 92499 >>> DADS-U, DNA, Divers 92500 93999 94000 94999 95000 95999 96000 96999 97000 97499 97500 98499 98500 98999 99600 99999

Libres Solde de tout compte, remise à zéro éventuelles, DIF Réservé Sage Libres Gestion des provisions Réservé Sage Libres Formation, DIF Réservé Sage Libres Rubriques de totalisation Cumuls DADS-U Réservé Sage Libres Cumuls DNA Réservé Sage Libres Rubriques d'extractions, d'états, etc. Réservé Sage + Rubriques de totalisation

3.2 IDENTIFICATION

Code : de la rubrique recherchée ou à créer. Modifiable, il identifie la rubrique de façon unique. Rang : Le rang détermine l’ordre de calcul des rubriques. Cet ordre est modifiable. Intitulé : décrit la rubrique 3.3 L’ONGLET « GENERAL »

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 111

Intitulé court : Version abrégée de l’intitulé principal, utilisé dans certains écrans ou états Thème : Critère de regroupement libre (Menu : Paramétrage \ Tables paie \ Tables diverses, table 391). Code activité : Le code activité permet de protéger la rubrique des mises à jour par patch Code d’accès : Le code d'accès permet de contrôler par utilisateur la consultation ou la modification de la fiche Période d’activation : La rubrique ne sera calculée que pour les dates de paie incluses dans la période activation. Chacun de ces 2 champs est facultativement renseigné. La période d’activation peut ne contenir qu’une borne (début sans fin, fin sans début). Condition de calcul : Lors du calcul de la rubrique, si la condition est vérifiée, le calcul de la rubrique se poursuit. Si la condition est fausse, le calcul de la rubrique est abandonné et les montants de la rubrique sont tous considérés comme nuls. Types de rubrique : En fonction du type défini la rubrique permet de calculer le montant à additionner ou à soustraire. Ces types sont au nombre de 10. Régularisation : Réservé aux rubriques de type ‘Régularisation’, ce champ est destiné à la saisie d’un code de régularisation Calcul intermédiaire : Cette option distingue les rubriques exclusivement conçues pour produire un résultat dont la valeur alimente d’autres rubriques. Les rubriques de calcul intermédiaire ne peuvent ni figurer sur le bulletin, ni être historisées ni mouvementées des cumuls. Arrondi de calcul : Règle d’arrondi des montants salariaux et patronaux de la rubrique. Cumul fiche salarié : Le montant cumulé de la rubrique peut apparaître dans la fiche matricule. Le cumul est associé à un intitulé qui se paramètre dans le menu local 349. Les règles de réinitialisation se paramètrent au Menu : Paramétrage \ Paramètres généraux \ Valeurs paramètres \ module Paie. Commentaire : Facultatif, ce commentaire libre documente la rubrique 3.4 L’ONGLET « MONTANTS » Les éléments de la partie « Bases » dépendent du type de rubrique mentionné dans l’onglet « général ». L’expression des montants fait appel aux fonctions X3 (Cf documentation partie L4G et Annexe n° 3) On retrouve aussi les syntaxes suivantes dans les formules : [F :ID] ou [F] : les zones de la fonction fiche salarié V_ nom : reprend les variables R_ nom : reprend les rubriques

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 112

C_ nom : reprend les cumuls En effet une rubrique, un cumul ou une variable peut avoir le même code, il faut donc bien les distinguer. Montant = Base Rubrique dont le calcul se résume à l'évaluation de la zone "Base ». Par exemple, une prime ou le salaire de base.

Type de rubrique : Montant = Base Attention ! La fonction Recherche expression fonctionne uniquement sur Base = montant et en fonction des conditions de calcul. Montant = Base *Taux Rubrique dont la zone Montant est le produit d’une base par un taux. Par exemple, un nombre d’heures par un taux horaire.

Type de rubrique : Montant = Base*Taux Montant = Base * Taux est utilisable dans la même rubrique pour : Montant = Base * Taux (part salariale) Montant = Base * Taux (part patronale) Exemple : rubrique Code RC_ABS de rang 14600

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 113

Lorsque le type de rubrique sélectionné est Mt=Base * Taux, préciser les taux appliqués dans l’onglet montant ainsi que les cumuls dans lesquels les parts (+PS, +PP, -PS, -PP, RAZ) vont s’appliquer. Ces rubriques ne sont pas des rubriques de cotisation, elles ne peuvent pas alimenter de caisse.

Montant = Base * Taux / 100 Rubrique dont la zone Montant est le produit d’une base par un pourcentage. Par exemple, une prime d’ancienneté exprimée en pourcentage du salaire de base.

Type de rubrique : Montant = Base*Taux / 100 Les rubriques de type Montant = Base *Taux et Montant = Base * Taux / 100 peuvent être utilisé pour calculer des retenues sur une base salariale et patronale et également gérer les cumuls liés. Mais ne peuvent pas être utilisé pour le calcul de cotisation liée à des caisses.

Intervalle Rubrique dont le montant est issu de la lecture d’une grille à simple entrée, saisie dans l’onglet ‘Autres’, où chaque couple ‘Borne’ / ‘Montant’ forme un intervalle, numéroté de 1 à 10.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 114

L’expression saisie dans la zone « Base », après évaluation, est comparée aux bornes saisies. Sa position dans l’intervalle qui lui correspond détermine alors le montant affecté à la rubrique. Dans les rubriques de type Intervalle, il est possible d’utiliser des constantes et des variables pour définir les bornes.

Type de rubrique : Intervalle Attention dans ce type de rubriques on n’a pas le choix du sens (>=) et les données de l’intervalle ne seront pas historisées contrairement aux rubriques de type Grille.

Assiette Rubrique particulière utilisée comme base par les rubriques de cotisation. Elles permettent les calculs de 3 tranches (A, B, C) en fonction d'une base et de plafonds. Ce calcul se fait en fonction de 5 éléments paramétrables : ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

une assiette (champ « Bases»). un cumul d’assiette (champ « Cumul de base »). un plafond pour chaque tranche (champ « Plafond »). un cumul de plafond pour chaque tranche (champ « Cumuls plafond »). un cumul de tranche pour chaque tranche (champ ‘Cumuls de tranche’).

Ces 5 champs peuvent contenir des expressions, des rubriques et des variables « Cumul de base », « Cumuls plafond » et « Cumuls tranche » ne sont utiles que dans le cas où il est souhaité une régularisation progressive des tranches.

Type de rubrique : Assiette

Cotisation Rubrique qui fait référence à une base de cotisation, un taux de cotisation salarial et/ou patronal, et à une caisse de cotisation. Montants nuls à déclarer est une option permettant de faire figurer sur les états de charges les bases soumises à taux de cotisations nul (cas des exonérations).

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 115

Type de rubrique : Cotisation

Grille Cette rubrique renvoie un montant correspondant à une grille, une ligne et une colonne renseignées dans l’onglet « autres » de la rubrique ; la ligne étant identifiée par des 3 composantes correspondant à des expressions évaluées.

Type de rubrique : Grille

Historique Ces rubriques permettent de conserver un historique de calcul.

Type de rubrique : Historique

Traitement Ces rubriques permettent d'exécuter un traitement spécifique défini dans l'étiquette MEMRUB du programme SPEPLAN.

Régularisation Ces rubriques permettent de régulariser une paie. Elles font référence à une fiche « régularisation». Les rubriques de type "Assiette de cotisation" ne génèrent pas d’OD de Paie.

Type de rubrique : Régularisation

La partie « Cotisation » est à renseigner pour les rubriques de type cotisation.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 116

Retraite complémentaire APEC 4 et 4bis Tranche B Montants nuls à déclarer : case cochée s'il faut déclarer sur l'état des charges, les bases de cotisations correspondant à des taux salariaux et patronaux nuls notamment dans le cas d'exonération. Caisse : Caisse de cotisation de la rubrique de type cotisation Les parties « Assiettes » sont à préciser suivant le type de rubrique « assiette » que l’on désire : assiette simple, assiette avec régularisation de tranches.

Assiette cotis. ASSEDIC Régularisation : S’il y a une régularisation dans les calculs, c'est-à-dire s'il faut faire les calculs en termes de valeurs cumulées ou de valeur sur la paie en cours. Le cumul de la base (ce dernier est obligatoire s'il y a calcul avec régularisation, même s'il n'est pas fait à chaque paie), Par tranche (au maximum 3) : l'expression du plafond, le cumul de plafond (même remarque que pour le cumul de base), le cumul de tranche (même remarque que pour le cumul de base). La partie « cumuls » permet de préciser le ou les cumuls à associer à la rubrique :

Cumuls de paie à mouvementer. Il peut en avoir au maximum 10 par rubrique.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 117

Les cumuls commençant par TOT sont des cumuls intermédiaires, servant de totalisateurs lors du calcul de paie, sans être mémorisés dans l'historique de paie. Périodicité : information issue du paramétrage du cumul sélectionné. +/-/Raz : Indique comment mouvementer les cumuls ou sous totaux de calcul, soit : -PS la part salariale de la rubrique est déduite, -PP la part patronale de la rubrique est déduite, +PS la part salariale de la rubrique est ajoutée, +PP la part patronale de la rubrique est ajoutée, RAZ le cumul est remis à zéro. Note : Pour Les rubriques "Assiette de cotisation" PS et PP représente le montant de la base. 3.5 L’ONGLET « PROFILS » Le tableau « profils » permet de définir la liste des profils « salarié » pour lesquels cette rubrique sera calculée.

Le tableau « Interface comptabilité » : permet d’indiquer de 0 à 3 comptes par rubrique pour la comptabilisation de son montant.

Pour chaque compte, il faut définir : - le collectif se référant au compte individuel des fiches « salariés » ou le numéro d'un compte.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 118

- le type de montant à comptabiliser. Pour une cotisation, il faut choisir entre la part salariale, la part patronale ou la somme des deux. Pour les autres rubriques, on choisira le montant salarial. - le sens soit Débit ou Crédit. - le détail par salarié. Si l'on répond Oui, une ligne d'écriture sera créée pour chaque salarié (on utilise en général cette option pour le net à payer). Dans le cas contraire une ligne sera générée globalement pour l'ensemble des salariés concernés.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 119

3.6 L’ONGLET « IMPRESSIONS » Dans la partie « bulletin de paie », on précise les modalités d’impression sur le modèle d’édition.

Indiquez le texte à imprimer à ce moment du bulletin de paie. Ce texte se situera sous la ligne de bulletin constitué avec l'intitulé de rubrique, si le type de celle-ci n'est pas Texte. Ce texte est le rappel de commentaires ou des libellés de suivis associés à une variable de paie, saisissez alors le code de la variable.

Montant à imprimer : Indique le type d’impression de la rubrique sur le bulletin. Groupe : Code de regroupement sous lequel la rubrique sera imprimée lors de l'utilisation du bulletin simplifié. Base de calcul : Code de la base de calcul des cotisations de la rubrique, dont l'intitulé sera repris à l'édition de l'annexe au bulletin de salaire. Cette annexe contient les informations relatives aux prélèvements sur salaire. Intitulé : Intitulé d'impression de la rubrique. Saut de ligne avant / après : Saut de ligne avant et après l'impression de la ligne de bulletin correspondant à la rubrique en cours. Dans la partie des « attestations » on précise pour chaque rubrique si elle a ou non un impact sur les différentes attestations.

Autres impressions : cases à cocher pour que la rubrique apparaisse en édition de l'historique de paie ou récapitulatifs de paie.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 120

3.7 L’ONGLET « AUTRES » Si la rubrique est de type "Grille" ou "Intervalle", cet écran permet de définir la grille ou l'intervalle correspondant à la rubrique.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 121

4. LES REGULARISATIONS Paie / Feuille de paie / Rappels de salaires / Régularisations

Pour créer une rubrique de régularisation, afin de régulariser une paie, il faut au préalable, créer un code « régularisation ».

Ensuite, il faut créer la rubrique de type « Régularisation »

La rubrique de type régularisation doit avoir un rang supérieur à la rubrique régularisée.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 122

5. LES EXONERATIONS Paramétrage > Plan de paie > Exonérations

Lorsque l’employeur bénéficie, pour un salarié donné, d’une exonération de charges, il faut préciser le code exonération correspondant en fiche salarié.

Le code exonération est à paramétrer au préalable :

Après avoir identifié le code d’exonération, précisera le type d’exonération et les rubriques sur lesquelles l’exonération s’applique. Si l’exonération correspond à un non assujettissement, les rubriques associées à cette exonération ne sont pas calculées. Ceci implique notamment pour ces salariés

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 123

et ces rubriques l’absence d’historiques de paie et donc l’absence de déclaration au niveau des états de charges. S’il y a un assujettissement il convient de préciser les taux salariaux et patronaux d’exonération à appliquer sur les rubriques associées à l’exonération. En cas d’exonération à 100%, une limite d’exonération peut être renseignée. Cette limite est une rubrique.

6. LES EXCEPTIONS Paramétrage > Plan de paie > Exceptions

Les exceptions de calcul permettent de déterminer, pour un certain nombre de salariés, les rubriques de paie à calculer ou non, les variables de paie à ne pas saisir et les cumuls à remettre à zéro. Une rubrique de paie se calcule dans un bulletin si elle est associée au profil du salarié et si sa condition de calcul est vérifiée. L’exception de calcul permet de contourner la condition liée au profil du salarié mais pas la condition de calcul liée à la rubrique. Dans l’onglet « sélection » on paramètre la sélection des salariés concernés par l’exception.

Dans l’onglet « Rubriques » on paramètre les rubriques concernées par l’exception et on définit si elles doivent être calculées ou non et durant quelle période.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 124

Dans l’onglet « Variables » on donne les variables concernées par l’exception, il faut préciser leur valeur par défaut et la période concernée par l’exception.

Dans l’onglet « Cumuls » on définit les cumuls concernés par l’exception, leur condition de remise à zéro et la période durant laquelle ils doivent rester à titre d’exception.

Il est possible de visualiser les exceptions de calculs depuis la fiche salarié par la fonction : Fonctions \ exceptions et aussi en valeurs salariés par la fonction Commandes \ exceptions

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 125

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 126

7. LES PROFILS Paramétrage \ Profils

Nous avons déjà abordé la gestion des profils dans la partie paramétrage de la structure générale. Pour rappel, chaque profil de paie doit contenir : ƒ ƒ ƒ ƒ

Les rubriques du plan de paie à calculer dans le bulletin de paie Les variables de paie à saisie au niveau du salarié pour le calcul du bulletin. Le code comptable Un salarié modèle dont les valeurs des variables permettront d’initialiser les variables de type « conservation » de la première paie d’un salarié du même profil. Cette zone est facultative.

Il est ensuite rattaché au site, puis par défaut aux salariés associés au site. Le profil est modifiable sur chaque fiche salarié.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 127

8. LES DECLARATIONS DE CHARGES Paramétrage \ Plan de paie \ Déclaration de charges

Cette fonction permet définir le paramétrage des lignes des états déclaratif de charges et/ou de paramétrer le regroupement de données pour la construction de la DUCS. Définir avec le document de déclaration de charges les lignes des états déclaratifs de charges ou les regroupements de données pour la construction de la DUCS. Dans le cadre d’une édition, une page est imprimée par code état. Pour la DUCS, une ligne de déclaration est générée par code cotisation DUCS. Ce paramétrage consiste à regrouper par taux AT distincts, les rubriques indiquées et affectées à la caisse précisée, pour les paies vérifiant le critère de sélection éventuel ; les rubriques contenant le taux AT sont identifiées par la colonne "AT". Une fiche de paramétrage correspond à une ligne de l'état CHARGES. Toutes les fiches ayant le même "Code état" seront imprimées sur une même page. . Ce paramétrage consiste à regrouper par taux AT distincts, les rubriques indiquées et affectées à la caisse précisée, pour les payes vérifiant le critère de sélection éventuel. Les rubriques contenant le taux AT sont identifiées par la colonne "AT". Les rubriques contenant une quantité (nb d'heures supp dans le cadre de la loi TEPA) sont identifiées par la colonne "Quantité". Si le paramétrage concerne des cas particuliers, comme la prise en compte d'exonération en recalcul des bases de cotisations, sélectionner la case « Cas particulier » Principe du paramétrage : Salaires plafonnés = Non & Cas particulier = Non : Pour la part salariale, la base de cotisation sera égale au salaire de référence, et le taux sera égal au taux salarial. Pour la part patronale, la base de cotisation sera égale au salaire de référence, et le taux sera égal au taux patronal. Pour le cumul des deux parts, la base de cotisation sera égale au salaire de référence, et le taux sera égal à la somme du taux salarial et du patronal. Salaires plafonnés = Oui & Cas particulier = Non : Pour la part salariale, la base de cotisation sera égale au salaire de référence ou au plafond si le plafond est inférieur au salaire, et le taux sera égal au taux salarial. Pour la part patronale, la base de cotisation sera égale au salaire de référence ou au plafond si le plafond est inférieur au salaire, et le taux sera égal au taux patronal. Pour le cumul des deux parts, la base de cotisation sera égale au salaire de référence ou au plafond si le plafond est inférieur au salaire, et le taux sera égal à la somme du taux salarial et du patronal.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 128

Salaires plafonnés = Non & Cas particulier = Oui : Pour la part salariale, la base de cotisation sera égale au montant de l'exonération, et le taux sera égal au taux salarial. Pour la part patronale, la base de cotisation sera égale au montant de l'exonération, et le taux sera égal au taux patronal. Pour le cumul des deux parts, la base de cotisation sera égale à la différence entre le salaire de référence et le montant de l'exonération, et le taux sera égal à la somme du taux salarial et du patronal. Salaires plafonnés = Oui & Cas particulier = Oui : Pour la part salariale, la base de cotisation sera égale au montant de l'exonération, et le taux sera égal au taux salarial. Pour la part patronale, la base de cotisation sera égale au montant de l'exonération, et le taux sera égal au taux patronal. Pour le cumul des deux parts, la base de cotisation sera égale à la différence entre le plafond et le montant de l'exonération, et le taux sera égal à la somme du taux salarial et du patronal.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 129

9. LES MISES A JOUR DU PLAN DE PAIE Deux types de mise à jour sont possibles : Une mise à jour du paramétrage modifié par nos soins Paramétrage \ Plan de paie \ Génération du plan de paie

Une mise à jour par l’éditeur Sage Paramétrage \ Plan de paie \ Mise à jour plan de paie \ Intégration mise à jour

Par la création d’une mise à jour, il est possible de réaliser une archive des éléments sélectionnés que l’on pourra ensuite intégrer dans un dossier par la fonction précédente. Paramétrage \ Plan de paie \ Mise à jour plan de paie \ création d’une mise à jour

La fonction « comparaison d’un dossier » permet de comparer les éléments du plan de paie d’un dossier à l’autre. Paramétrage \ Plan de paie \ Mise à jour plan de paie \ comparaison plan de paie

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 130

10. LA COPIE DU PLAN DE PAIE Paramétrage > Plan de paie > Copie du plan de paie

Cette fonction permet la copie des éléments du plan de paie d’un dossier à l’autre, et permet de récupérer des données issues d’un dossier distant. L'option "Copie totale" efface du dossier destination tous les fichiers décrits dans "Tables mises en œuvre". Pour le fichier des paramètres, seuls les paramètres définis au niveau dossier dans le chapitre "PLA", sont supprimés. La coche Effacement des rubriques supprime les rubriques comprises dans la borne, des fichiers RUBRIQUE et CALRUB (Liste des rubriques à calculer par profil salarié). La rubrique n'est pas recopiée si une rubrique de même rang existe dans le dossier destination.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 131

F. PARAMETRAGE DE LA GESTION DES TEMPS ET DES ACTIVITES Gestion des temps > Temps - Activités > Consultation > Plannings individuel

Pour exploiter les fonctions de la gestion des temps, un certain nombre de paramétrages sont nécessaires. Rappel : des paramètres généraux ainsi que des valeurs de variables (valeur des paniers…) sont dédiés aux fonctions de la gestion des temps, Il ne faudra pas oublier d’en vérifier les valeurs. Exemple : Chapitre TPS et dans le chapitre PAY le groupe NAT.

1. LES NATURES D’EVENEMENTS Gestion des temps > Paramètres > Nature d’évènements

Tout le temps passé d’un salarié est découpé en une succession d’activités qu’on appelle évènement. L’évènement est la base de la saisie des temps des salariés. La valorisation des évènements va servir à alimenter les variables de paie et les variables de temps.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 132

On identifie l’évènement par un code et un intitulé. On précise aussi la méthode d’utilisation de l’évènement : Type de saisie : En heures ou en jours Valorisation en jours : Ouvrables, ouvrés ou calendaires en fonction du planning salarié Catégorie : Les évènements sont classés en 4 catégories, une catégorie travail, une absence, un congé ou autres. Période de saisie : La saisie de l’évènement se fait soit par extraction temps, dans ce cas la date de l’évènement appartient à la période d’extraction, qui correspond à un nombre entier de semaines ; soit par mois calendaire la date de l’évènement appartient à la période mensuelle. Ces périodes sont définies pour une date de paie, dans les fonctions « Périodes d’extraction ». Actif : Indique si l’évènement est actif Code accès : Pour contrôler des accès en consultation et modification Création automatique : Indique si l’évènement est utilisable par la fonction « création globale » qui permet l’attribution d’un évènement pour un ensemble de personne à une date donnée. Exemple d’un RTT imposé par l’employeur. Temps de travail : L’évènement retrace une activité « temps de travail » ou « autres ». Cette différenciation sert de base au calcul de certaines variables temps (repos compensateur, modulation TT…) Repos compensateur : L’absence qui ne doit être prise en compte pour le calcul du repos compensateur. Gestion jour/nuit : L’évènement retrace une activité jour nuit qui permet de donner une base de calcul pour certaines variables (panier jour, panier nuit…) Saisie type activité : Cette zone conditionne la saisie du type d’activité dans la saisie des temps Commentaire obligatoire : Rendre obligatoire la saisie d’un commentaire lié à l’évènement Workflow : Permet de déclencher la règle de workflow associée (de type Gestion des temps, avec comme code déclenchant le code de la nature de l’évènement) quand la nature de l’évènement est mis à jour dans la saisie des temps. Saisie anticipée interdite : Permet de bloquer la saisie par anticipation (ex : maladie)

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 133

Saisie nature d’activité : Autorise dans la saisie des temps de compléter la nature de l’évènement par une saisie de nature d’activité. Saisie plage horaire : Idem pour autoriser la saisie de plages horaires A exclure du bulletin calendrier : ne pas faire figurer le code de la nature d’évènement dans le bulletin calendrier (ex : absence pour délégation) DADS U : Code DADS U de l’évènement d’absence (Cf. code particuliers du cahier des charges de la DADS U). Visualisation dans le planning service : Dans la fonction « Planning service » on visualisera un ensemble d’évènements regroupés sous les thèmes : congés, RTT, formation, maladie, maternité paternité ou alors ne pas faire figure l’évènement sur le planning. Les intitulés sont paramétrables dans le menu local N° 418 Paramétrage \ paramètres généraux \ menus locaux Développement \ dictionnaire de traitements \ messages

Dans la partie analytique, on définit la ventilation analytique par défaut de l’évènement En fonction des axes et d’une valeur par défaut. Dans la partie portail, préciser su l’événement est accessible par le portail, s’il s’affiche sur le calendrier, si le solde est consultable et s’il nécessite un justificatif.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 134

2. LES NATURES D’ACTIVITE Gestion des temps \ Paramètres \ Natures d’activité

Cette fonction permet de définir des natures d’activités utilisables dans la saisie des temps et dans le planning individuel.

On identifie la nature par un code et un intitulé, on précise si elle est active ou non et on peut lui associer un code d’accès. On donne ensuite les caractéristiques de fonctionnement de l’activité : Jour/nuit : précise le type de gestion jour/nuit pour la nature courante à savoir : jour, nuit, sans gestion, jour posté, nuit posté. Type de jour : précise le type de jour de la nature d’activité : semaine, weekend, astreinte, intervention, nuit. Kms, Qté, véhicule, alpha… : correspondent à des champs libres 1 à 4 permettant une saisie d’un élément de rémunération ou autre lié à l’activité Le libellé est paramétrable dans la table du menu Local N° 403

Famille et sous famille : Possibilité de regroupement des natures d’activités par familles et sous famille. Elles sont à organiser dans les tables diverses N° 393 et 394.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 135

Planning individuel : On indique le groupe qui représente cette nature d’activité sur le planning individuel du salarié. Ils sont paramétrables par le menu local N° 417

Nature par défaut : Dans le planning individuel il est possible de modifier la nature d’activité d’une journée. C’est la nature par défaut du groupe d’activité qui est affectée à la journée. Les sections analytiques : On peut préciser des sections par défaut à ce niveau, mais elles ne seront pas obligatoirement appliquées lors de la saisie. C’est le code section par défaut déduit de l’évènement qui est appliqué en priorité, mais ce code pourra faire référence à la nature d’activité et ou à l’évènement.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 136

3. LES JOURS FERIES Gestion des temps / Paramètres / Jours fériés

Cette fonction permet de définir les jours fériés d’une année civile. Ils peuvent être définis globalement pour tout le dossier ou par site.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 137

4. LES PERIODES D’EXTRACTIONS Gestion des temps / Paramètres / Périodes d’extractions

Cette fonction permet définir pour une date de paie : ƒ La période de saisie des temps (en effet certains évènements sont saisis sur une période mensuelle et d’autres sur N périodes hebdomadaires). ƒ Et la période de saisie des régularisations Elles peuvent différée d’un site à l’autre.

La zone site : Peut être non renseignée si aucune période n’est définie pour un site, ce sont les périodes définies pour l’année sans site qui seront appliquées. Date de paie : Cette date est très importante, elle devra être utilisée correctement dans les écrans de sélection dans les traitements de la partie temps et la partie élaboration du bulletin. Si on souhaite se laisser la possibilité de réaliser plusieurs bulletins dans un mois de paie notamment pour des régularisations, il vaut mieux laisser en date de paie, la date de réalisation des paies (ex : 27 ou 28 du mois). Saisie : La saisie des temps peut être interdite sur des périodes La période temps : Elle est évaluée en nombre de semaines complètes et commence toujours par le premier jour de la semaine (paramètre général FIRDAY dans le chapitre TPS groupe MIS). Cette période concerne tous les évènements dont la période de saisie est « extraction temps ». La période ne peut dépasser les 6 semaines. La période mensuelle : Doit appartenir au mois de la date de paie. Cette période concerne la saisie de tous les évènements dont la période de saisie est le mois calendaire. La période de régularisation : permet régularisations saisies sur cette période.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

d’incorporer

dans

le

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

bulletin

Page 138

les

5. LES SEMAINES TYPES Gestion des temps / Paramètres / Semaines types

Il s’agit de définir des modèles de semaines, qui vont constituer le planning des salariés.

On renseigne par jour : Le type de jour : ouvré, ouvrable ou chômé En fonction des paramètres du dossier il est possible de paramétrer jusqu’à 3 périodes par journée.

Heure de début, heure de fin, temps de pause et nature d’activité de la 1ère période de la journée. Heure de début, heure de fin, temps de pause et nature d’activité de la 2ère période de la journée.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 139

Heure de début, heure de fin, temps de pause et nature d’activité de la 3ère période de la journée.

Nombre d’heures de travail dans une journée. Ce nombre sera utilisé pour valoriser les absences et les présences en heures Nombre de jours qui sera utilisé pour valoriser les absences et les présences en jours. La valeur maximum =1 : généralement 1 pour une journée travaillée ; 0.5 pour demi journée ; 0.75 pour ¾ de journée ; 0.25 pour ¼ journée travaillée et 0 pour un congé.

6. LES PLANNINGS TYPES Gestion des temps / Paramètres / Plannings types

Cette fonction permet le paramétrage de plannings de travail standards, souvent communs à plusieurs salariés. Le planning est affecté au salarié, en renseignant la zone planning type dans l’onglet « contrat suite » de la fiche salarié. Ce champ peut être modifié en masse en créant des écrans employés adaptés. Il est nécessaire d’avoir préalablement créé les semaines types. Un planning type se définit par une année d’exploitation. Par code planning type on définit une semaine type pour chaque semaine de l’année civile.

Astuce : Le bouton « appliquer en dessous » accessible par le clic droit dans le tableau recopie la semaine type sur toutes les lignes situées en dessous.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 140

7. LES PLANNINGS OPERATIONNELS Gestion des temps / Temps - activités / Saisie / Planning opérationnel

Cette fonction permet de paramétrer un planning de travail particulier à un salarié. Pré-requis : ƒ ƒ ƒ ƒ

Les périodes d’extraction doivent être créées. La salarié doit avoir le flag « gestion des temps » activé en fiche salarié Les axes et les sections analytiques doivent être renseignés Les natures d’activités doivent être paramétrées.

Boutons spécifiques : Initialisation : initialise les plannings opérationnels des salariés en fonction des plannings type de chaque salarié. Recopie jour : permet de recopier le planning d’une journée sur les jours suivants jusqu’à une date donnée. Elle peut se faire sur certains jours de la semaine et sur certains types de jours.

Il est possible de renseigner par plage horaire, les temps de pause, le code activité (si la nature de l’évènement l’autorise) et les sections analytiques.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 141

8. LES PLANNINGS INDIVIDUELS Gestion des temps / Temps - activités / Consultations / Planning individuel

Cette fonction présente le planning d’activité d’un salarié sur une année, elle visualise le planning opérationnel du salarié en faisant apparaître la nature de l’activité journalière. Les écrans « mensuel » et « annuel » permettent de visualiser le planning mais aussi de le modifier en affectant un autre groupe d’activité à une journée. C’est la nature d’activité cochée en tant que nature par défaut pour le groupe qui est affectée à la journée.

Le planning annuel est affiché sous la forme d’un tableau. Chaque ligne correspond à un mois et chaque colonne correspond à un jour dans le mois. Il sera possible dans cet écran de saisir des activités pour le salarié.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 142

III-

LE CYCLE DE PAIE

Sage HR Management offre plusieurs possibilités pour réaliser un bulletin de salaire : ƒ

Saisie ou importation des fiches des salariés

ƒ

Utilisation ou non de la gestion des temps

ƒ

•

Si utilisation de la gestion des temps possibilité de saisie ou d’importation (si outil externe donnant des informations plus particulières) des éléments de temps.

•

Avec la gestion des temps, possibilité ou non par « arrêté des temps » et ou par « synthèse des temps » de récupérer les variables de paie découlant de ces fonctions.

Saisie ou importation des valeurs des variables de paie.

A. LES ETAPES DU CYCLE DE PAIE Vérifications préalables au calcul de paie : des variables dossier, société, site (changement plafond, taux cotisations…) (Menu : paie\saisie des valeurs) des valeurs des grilles (Menu : paramétrage\tables paie\valeurs grilles) Création ou modification des fiches des salariés (Menu : Personnel\Salarié)

-

des taux AT (Menu : paramétrage\table paie\accident du travail ou depuis fiche salarié)

Saisie des temps (Temps et activités\saisie des temps)

Ouverture d’un mois de paie (Menu : Paie\feuilles de paie\Mois de paie)

Création des entêtes de bulletins par la génération automatique (Menu : Paie\feuilles de paie\génération automatique)

Mise à jour des variables de paie en fonction des temps saisis et calculés (Menu : Paie\feuilles de paie\Valeurs salarié\Commandes\Enchainement MAJ des variables) ou (Menu : temps et activités\traitements\arrêté des temps)

Saisie des variables des salariés (Paie\feuilles de paie\valeurs salarié ou Saisie par variable ou saisie directe)

Calcul des paies (Menu : Paie\feuilles de paie\Calcul des paies ou individuellement par la fonction valeurs salarié)

Gestion des règlements (Menu : Paie\Règlements)

Impression des bulletins (Menu : Paie\feuilles de paie\impresion des bulletins s ou individuellement par la fonction valeurs salarié)

Calcul et validation des OD paie. (Menu : Paie\OD de Paie)

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 143

1. LA SAISIE DES VARIABLES Il s’agit ici de renseigner les valeurs des variables de niveau dossier, société ou site et aussi d’anticiper par la saisie de variables prévisionnelles la préparation des paies futures. 1.1 LA SAISIE DES VARIABLES Paie \ Saisie des valeurs \ valeurs Dossier ou société ou site

On précise ici, les valeurs des variables de niveau dossier, société ou site. Pour une lecture plus adaptée, il est possible de paramétrer au préalable les pages de saisie. (Menu : Paramétrage \ plan de paie \ définition pages de saisie \ pages dossier ou société ou site)

On définit une date de début de validité pour les valeurs des variables dossier, société ou site. Les paies générées reprendront les données correspondantes sur le principe de la hiérarchisation suivante, pour une variable de niveau site par exemple : Paie en date D supérieure aux dates de début de validité des valeurs des variables. Date validité dossier D3 valeur = 10 Date validité société D2 valeur = 11 Date validité site D1 valeur = 12 Si date site D1 >= à date de la société D2 alors valeur sur la paie D = D1 = 12 Sinon si date société D2>= à date dossier D3 alors valeur sur la paie D = D2 = 11

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 144

Sinon si date société D2 < à date dossier D3 alors valeur sur la paie D = D3 = 10 Sinon valeur D sur la paie = 0 Il est possible de précharger les variables définies dans le niveau par un clic droit sur le tableau. Attention ! Une variable préchargée avec valeur à blanc = valeur nulle et donc pas de recherche dans la hiérarchisation. 1.2 LES VARIABLES PREVISONNELLES Paie \ Saisie des valeurs \ variables prévisionnelles

Il s’agit ici de renseigner par avance les variables de niveau salarié, pour en ensemble de salariés sélectionnés et une borne de dates de paie donnée :

Lors de la génération des paies, les valeurs des variables des salariés seront initialisées par les valeurs saisies dans ces tableaux. Des écrans différents sont proposés : ƒ Saisie des salaires :

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 145

ƒ Saisie par des écrans personnalisés :

Sur ces tableaux de saisie, le bouton clic droit Commentaire permet de saisir pour chaque variable un commentaire libre. Ce commentaire reste au niveau de la saisie prévisionnelle. Il n’est pas repris dans la feuille de paie. Le bouton clic droit Texte des lignes de bulletin sur la zone de la variable, permet de saisir des lignes de textes qui seront affichées dans le bulletin de paie, sous les rubriques qui sont associées à la variable (zone "Texte associé" dans la fiche Rubrique). Le bouton clic droit Appliquer en dessous, permet d’impacter la saisie d’une valeur sur toutes les lignes en dessous. Les écrans peuvent être personnalisés dans la fonction Ecran de saisie des variables (Menu : Paramétrage \ Paramètres généraux \ Ecran de saisie des variables).

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 146

2. LA SAISIE DANS LA GESTION DES TEMPS Plusieurs méthodes de saisie sont proposées : 2.1 LA CREATION GLOBALE Gestion des temps / Congés – Absences / Absences / Création globale

La création globale permet la saisie d’un évènement pour une période donnée et pour un ensemble de salariés. Exemple : RTT fixé par l’employeur pour les cadres

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 147

2.2 LES TRANSACTIONS DES TEMPS Paramétrage \ Paramètres généraux \ Transaction de saisie des temps

Pour les autres méthodes de saisie, il est possible de définir des transactions de saisie afin de disposer, par paramétrage, d’écrans de saisie des temps personnalisés. Ces écrans peuvent ensuite être affectés à des utilisateurs. Un utilisateur ayant la possibilité d’avoir un seul écran de saisie ou plusieurs (le choix de la transaction étant fait à l’entrée de la fonction). L’écran de paramétrage fait apparaître une liste de rubriques avec, pour chacune d’entre elles, la possibilité de paramétrer : ƒ Si elle est saisissable (et dans ce cas si elle est obligatoire ou pas), ƒ Si elle est uniquement affichée, ƒ Ou si elle ne doit pas apparaître dans l’écran. Les champs date début/fin et événement sont obligatoires et saisis en premier ; les autres informations sont optionnelles : ƒ Heures début/fin ƒ Temps de pause ƒ Nombre d’heures et/ou nombre de jours (l’un des deux au moins est obligatoire) ƒ Nature d’activité ƒ Type de jour (jour/nuit/…) M402 ƒ Type activité (normal/astreinte/…) M413 ƒ Quantité 1 / Quantité 2 supplémentaire (prime, intervention, km, …) ƒ Zone alpha 1 / zone alpha 2 supplémentaire ƒ Infos « services » : Société/client, commande/ligne de commande, indicateur facturable ƒ Commentaire ƒ Visa ƒ Répartition analytique ƒ Sections analytiques (1 à 9 maximum) La transaction comporte notamment les champs suivants : Code, Intitulé, Code d’accès (pour gérer les habilitations sur la transaction), indicateur Régularisation (pour autoriser la saisie des régularisations par cette transaction).

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 148

Chaque mode de saisie fera référence à une transaction. On ne saisira, par conséquent, que les champs prévus par la transaction. Toutefois, les champs non saisissables peuvent être initialisés par le biais de valeurs par défaut de la nature d’activité ou des sections par défaut. Une transaction par défaut est définie par un paramètre utilisateur. Si elle n’est pas renseignée on proposera toutes les transactions autorisées. Le principe de saisie des temps (dans les écrans de saisie ou de feuille de temps) est le suivant : - On précise uniquement ce qui s’est passé pour le salarié de différent par rapport à son planning opérationnel et cela par date et plage horaire. - Ensuite on peut procéder dans l’écran à la génération automatique (fonction que l’on retrouvera lors de l’arrêté des temps) afin de visualiser l’avènement W tel que mentionné dans le planning opérationnel. - On modifie si nécessaire les champs relatifs à l’activité…

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 149

2.3 LA SAISIE DES TEMPS Gestion des temps / Temps et activités / Saisie / Saisie des temps Paramétrage / Paramètres généraux / Transaction de saisie des temps

La fonction propose la liste des modèles de saisie issue des modèles de transactions paramétrés. Ecran SRV : Services

La fonction des transactions de saisie des temps, permet d’imposer par code d’accès un écran de saisie Sur ce modèle de transaction le bouton « VISA » permet de positionner le visa de contrôle sur toutes les lignes, notamment dans le cas où les salariés saisissent euxmêmes leurs congés par exemple. La zone sera initialisée en fonction des habilitations fonctionnelles. L’activation du visa se fait par le paramètre général de niveau dossier « VISA » situé dans le Chapitre TPS et dans le groupe MIS. Ce premier mode propose une saisie « en colonne », facile à utiliser pour une approche mensuelle de la saisie des temps. Si la gestion des plages horaires est activée, une saisie multi-dates de l’évènement travaillé (W) sous entend que les plages du planning sont respectées. A l’enregistrement, la ligne sera éclatée en autant de lignes que de plages horaires dans la période.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 150

2.4 LA FEUILLE DES TEMPS Gestion des temps / Temps et activités / Saisie / Feuilles de temps

Ce second mode de saisie fait aussi appel à des codes de transactions.

Dans ce mode on a un écran de saisie en ligne par salarié et par semaine. Dans le cas où on utilise le premier mode de saisie pour une gestion mensuelle des évènements, cet écran aura un intérêt consultatif. Si plusieurs plages horaires ont été autorisées, il y aura plusieurs pages, la flèche noire permettant de passe de l’une à l’autre.

ECRAN STD : Standard

Suivant les caractéristiques des codes de transaction des temps et des natures d’évènement il sera possible d’intervenir sur les champs activité, répartition analytique, etc.…

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 151

2.5 LA SYNTHESE DES TEMPS Gestion des temps / Temps et activités / Saisie / Synthèse de temps

Cette fonction propose un écran de saisie de variables de temps de façon hebdomadaire. Ce tableau peut être incrémenté de plusieurs façons : ƒ ƒ ƒ ƒ

Manuellement par salarié et par semaine Par Mise à jour par la fonction d’arrêté des temps Par Mise à jour par l’importation d’éléments de badgeuse Par Mise à jour par le bouton Calcul

Dans le cas des mises à jour de ce tableau, les calculs sont gérés par les règles définies dans les paramètres généraux chapitre TPS. Des développements spécifiques de type contrôle ou calcul peuvent être élaborés dans le traitement spécifique « SPECALTPS » (Cf. : cursus outils de développement) Par le Menu « Temps » on peut accéder aux fonctions de saisie des temps et de feuille de temps.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 152

2.6 LES REGULARISATIONS Gestion des temps / Temps et activités / Saisie / Régularisations

Cette fonction permet la saisie de régularisation temps pour les salariés de manière mensuelle. Les périodes de régularisation sont définies par période de paie dans les « périodes d’extractions ». Elle fait aussi appel aux transactions pour en paramétrer les éléments de saisie.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 153

2.7 IMPORTATION BADGEUSE Gestion des temps / Temps - activités / Saisie / Import badgeuses

Ces fonctions proposent l’importation des données de temps dans la base, il existe deux formats par défaut : Le modèle 1 : BADGEUSE, correspond au format des badgeuses du marché.

Le modèle 2 : EVSIMPLIF, correspond au format SAGE d’importation des évènements.

Les formats sont décrits dans les modèles d’imports/exports. Paramétrage / Exploitation / Imports/Exports / Modèles imports-exports

Les tables des transcodages sont aussi utiles pour établir des correspondances entre le fichier à importer et les paramétrages de la base. Paramétrage / Exploitation / Imports/Exports / Transcodage I/E

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 154

Cette fonction permet de transcoder des données lors de l'import/export, en donnant une correspondance entre un code local et un code externe. Le principe est le suivant : ƒ En export, on recherche la valeur du champ à exporter dans la liste des valeurs de la colonne code local. Si la bonne valeur est trouvée, on la remplace par le code externe correspondant (s'il y en a plusieurs, c'est la première ligne qui est utilisée ; si la valeur * lui est associée, on ne fait pas de transcodage). A défaut, s'il existe une valeur * (un astérisque) dans la colonne code local, on prendra la valeur externe associée. Ceci permet ainsi de définir un transcodage par défaut pour toutes les valeurs non explicitement listées dans la table. ƒ En import, on recherche la valeur du champ à importer dans la liste des valeurs de la colonne code externe. Si on trouve en regard la valeur * (un astérisque), on ne transcode pas le champ (ceci permet de définir des valeurs à ne pas transcoder). Si on n'a pas trouvé la bonne valeur dans la colonne code externe, mais s'il existe un code externe égal à *, on prendra le code interne correspondant. Ce transcodage est déclenché dès lors que l'on associe, dans d'import/export, le champ à la table correspondante.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

le modèle

Page 155

3. LE MOIS DE PAIE Paie / Feuille de Paie / Initialisation de Pae / Mois de paie

Cette fonction permet d’ouvrir le mois de paie sur lequel on souhaite travailler :

Le mois de paie correspond au mois sur lequel seront imputées les valeurs des bulletins générés. Elle est associée au paramètre MOIPAY La date de paie est la date à proposer pour la génération des paies sur le mois de paie signalé référencé au dessus. Elle est associée au paramètre DATPAY. Attention, la date de paie doit toujours être comprise entre le premier jour et le dernier jour du mois de paie + une marge correspondant à la valeur (en nombre de jours) du paramètre JMAX. Elle ne doit pas non plus être en dehors de la période de paie. Elle est primordiale et doit être cohérente dans toutes les fonctions : ƒ ƒ ƒ ƒ

Périodes d’extraction Feuille de temps et arrêtés des temps Mois de paie Génération automatiques des bulletins

La période de paie est la période de travail à proposer par défaut à la génération de nouvelles paies sur le mois. Ces zones sont associées aux paramètres DEBPAY ET FINPAY. La date de paiement à proposer pour la génération des paies sur le mois référencé. Elle est associée au paramètre DATREG. L’année en cours reprend la période annuelle du 01/01/XX au 31/12/XX ou en cas de décalage de paie du 01/12/XX au 30/11/XX. Ces zones sont associées aux paramètres DEBANNPAY et FINANNPAY. En cas de modification du mois de paie, une trace signale : ƒ Les paies saisies non calculées ƒ Les paies non effectuées alors que le salarié était présent dans la période de paie par défaut du mois ƒ Les paies effectuées alors que le salarié était absent dans la période de paie par défaut du mois.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 156

4. LA GENERATION AUTOMATIQUE Paie / Feuille de Paie / Initialisation de paie / Génération automatique

Cette fonction initialise les « entêtes de bulletin » pour une population sélectionnée (un seul salarié, un groupe de salariés appartenant à un même site ou relevant du même profil ou exerçant dans le même service…) afin de traiter la paie à une date donnée.

Elle ne calcule pas les bulletins, mais crée par salarié des fiches reprenant les valeurs des variables telles que le plan de paie les définit (salaire de base, avantage en nature, taux horaires…), le site, la date de paie et l’analytique. Une nouvelle paie est générée pour les salariés présents au moins un jour dans cette période en fonction de leurs entrées/sorties. Cette étape est nécessaire avant le déversement des éléments de la gestion des temps ou la saisie des variables. Cette étape est aussi réalisable salarié par salarié par les traitements enchaînés ou le bouton « nouveau » en valeur salarié.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 157

5. L’ARRETE DES TEMPS Gestion des temps / Temps – Activités / Saisie / Arrêté des temps

L'arrêté des temps est l'étape finale de la gestion des temps. En effet, cette fonction permet de clôturer, par date de paie, les temps passés.

Cette fonction peut déclencher différentes opérations pour tout ou partie des salariés. Contrôle de saisie : Contrôle de la saisie des temps des salariés. Génération de la formation : Génère des évènements temps liés au module formation. Génération automatique : Consiste à boucher les trous des plannings des salariés par le code événement « Travail ». Calculs de synthèse des temps : Mise à jour de toutes les variables de synthèse des temps (prise en compte de la modulation du temps de travail, des différents plafonds : du panier, des heures bonifiées, des heures supplémentaires contingentées …) Des développements sont possibles au niveau des deux étiquettes CALCUL et CONTROLE, dans le programme spécifique SPECALTPS, si d’autres variables de synthèse ont été ajoutées. Mise à jour des variables de paie : ƒ Mise à jour des variables de paie qui sont calculées, à partir du détail de la saisie des temps ou à partir de la synthèse des temps.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 158

ƒ Mise à jour des textes des lignes de bulletins qui sont associés aux variables de paie. ƒ Mise à jour du bulletin calendrier pour permettre l’édition des bulletins sous forme de calendrier. Des développements sont possibles au niveau de l’étiquette BULCAL, dans le programme spécifique SPECALTPS, pour modifier les données à afficher dans le bulletin calendrier (Table BULCAL). ƒ La mise à jour de la date du dernier arrêt maladie et du dernier accident de travail est systématique si l’une des deux opérations est sélectionnée : « Calculs de synthèses des temps » ou « Mise à jour des variables de paie ». Cette mise à jour se base sur la saisie des codes évènements MAL et AT. Mise à jour analytique : reporte la répartition analytique de la saisie des temps, dans les feuilles de paie. Des sections de lissage et de modulation (pour les variables Heures de modulation) peuvent être paramétrées. Ce sont les paramètres ANALIS et ANAMOD, suivis du numéro de l’axe analytique. Workflow : La règle de workflow TEMPS est déclenchée si cette case est cochée. Les paies mises à jour sont celles qui sont en état « Saisi » sur le mois de paie. C'est-à-dire celles pour lesquelles la génération automatique aura été réalisée. Certaines étapes de cet écran sont aussi réalisables salarié par salarié par les traitements enchaînés en valeurs salarié.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 159

6. LA SAISIE DES VALEURS SALARIES Pour renseigner les valeurs des variables des salariés, plusieurs méthodes sont possibles en complément des saisies prévisionnelles (vues précédemment) 6.1 LA SAISIE DIRECTE Paie / Feuilles de paie / Préparation de paie / Saisie directe

Permet dans l’écran de saisie, après sélection des salariés et des périodes, d’appeler le salarié et la variable et d’en saisir la valeur.

6.2 LA SAISIE PAR VARIABLES Paie / Feuilles de paie / Préparation de Paie / Autres saisies

La méthode ici consiste à utiliser des écrans paramétrés. (Cf. : fonction saisie prévisionnelle)

La saisie des valeurs peut se faire de trois manières différentes : ƒ La saisie standard : Méthode standard, il suffit de saisir les valeurs dans le tableau. ƒ La saisie par duplication : Méthode très utile lorsque l'on souhaite affecter à plusieurs salariés la même valeur. Pour cela, il suffit de saisir une fois la valeur et par un clic droit – "Appliquer en dessous", cette valeur va se recopier sur toutes les lignes suivantes. ƒ La saisie par opération : Méthode très utile lorsque l'on souhaite faire une même opération (Ex : augmentation de salaire) sur plusieurs salariés. Pour cela, il suffit, par un clic droit – "Augmentation", de

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 160

déterminer l'opération à exécuter et celle-ci va se répercuter sur toutes les lignes suivantes. 6.3 LA SAISIE DES VALEURS SALARIES Paie / Feuilles de paie / Bulletins salariés

Par cette fonction on peut lancer le processus complet de paie pour un salarié.

Dans la liste gauche on retrouve tous les salariés ayant eu un entête de bulletin généré par la fonction « génération automatique » pour le mois de paie concerné. Par le bouton « nouveau », il est possible de générer un bulletin pour un salarié (ex : salarié sortant en cours de mois) et d’effectuer les paie de régularisation des paie extournées.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 161

Une fois le bulletin créé, il faut alors saisir les valeurs salarié puis, si besoin est, renseigner certaines caractéristiques du bulletin (un commentaire de bas de bulletin ou les sections analytiques utilisées pour l'imputation analytique).

PARTIE EN TETE Identification :

Chaque bulletin est unique et identifié par matricule et une date de paie. Il est possible de visualiser les autres bulletins d’un salarié simplement en sélectionnant par clic droit une autre date dans la zone « date de paie ». Traitement :

Icônes qui déclenchent soit le calcul des bulletins, soit le calcul de la paie à l’envers, soit les fonctions enchainées pour le bulletin. Dans la barre de menu COMMANDES, on retrouve ces fonctions et par le menu TEMPS, on accède aux fonctions des temps.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 162

ONGLET « PAIE » Cet onglet est initialisé à la génération du bulletin de paie en fonction des données de la fiche salarié et du mois de paie. Cet onglet affiche l'état du bulletin à 3 niveaux : ƒ Dans son élaboration (saisie - calculé - imprimé) ƒ Dans les différentes étapes de l'arrêté des temps ƒ Dans la comptabilisation de l'OD de paie (bulletin non comptabilisé - en cours - comptabilisé)

Après la génération de la paie, les champs société, profil, site et service et modèle de bulletin ne sont plus accessibles en modification. Si un de ces éléments est modifié en fiche salarié après une génération automatique (mutation, changement de service…) il faut supprimer l’entête du bulletin par le bouton « supprimer » puis refaire la génération afin d’intégrer les mises à jour de la fiche salarié. Attention ! L’utilisation du bouton « supprimer » va entraîner la perte des données saisies ou extraites du module temps.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 163

Il est possible de supprimer des bulletins calculés ou imprimés à la condition qu’ils ne soient pas encore comptabilisés. Il est impossible de supprimer une paie sur un mois donné, s’il existe des paies calculées sur les mois suivants. En effet les cumuls sont enregistrés dès le calcul des bulletins et peuvent avoir des impacts sur les bulletins suivants. La partie « suivi de l’arrêté des temps » permet connaître les étapes réalisées dans la gestion des temps pour ce bulletin. La partie « Extourne » précise si le bulletin a été extourné ou si le bulletin est un bulletin d’extourne. Les parties « analytique » et « sections » permettent de modifier la gestion analytique du bulletin, soit par l’information d’une clé de répartition, soit par la saisie des sections avec la possibilité de mentionner un coefficient de répartition si une clé de répartition n’a pas été mentionnée plus haut. Si une seule ligne dans le tableau, le coefficient sera égal à 1 même si rien n’est renseigné dans la colonne « coef ». La partie « Texte bas de bulletin » permet de saisir des commentaires qui s’imprimeront sur le modèle de bulletin de salaire.

ONGLETS « SAL de BAS » Afin que la saisie soit plus claire et ordonnée, il est préférable d'avoir défini des pages salariés (Menu : Paramétrage \ plan de paie \ définition des pages de saisie \ pages salarié). 8 onglets maximum cela est dû au dimensionnement des champs.

On retrouve ici les mêmes méthodes que celles décrites précédemment. ONGLET « IJ » Cet onglet est utilisé pour le contrôle et la saisie les informations liées au remboursement des IJSS.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 164

Lors de l’arrêté des temps, le calcul des indemnités journalières va être reporté dans les variables de cet écran.

ONGLET « BULLETIN » Cet onglet à la création du bulletin est vierge de rubriques, ce n’est qu’après le calcul du bulletin que l’on visualisera le calcul des rubriques et les valeurs des cumuls.

Le bouton « ENCHAINE » ou COMMANDES\ENCHAINEMENT Cette fonction permet d’enchainer l’ensemble des tâches pour réaliser un bulletin pour le salarié. On retrouve les fonctions décrites dans les chapitres précédents et deux nouvelles notions : Annulation du calcul : suppression du calcul, avec mise à jour de l’historique et du solde des paiements… les données saisies ou issues des temps ne sont pas supprimées. Réinitialisation : Suppression et réinitialisation, toutes les données saisies ou issues des temps sont supprimées. (Changements en fiche salarié).

Le bouton « PAIE A L’ENVERS » ou COMMANDES\PAIE A L’ENVERS

Le calcul de la paie à l’envers (calcul d’une rubrique de brut pour atteindre un net donné), nécessite quelques paramètres notamment : Les paramètres généraux du chapitre PLA groupe PAE (paie à l’envers) : ƒ PAENBR (Nb d'essais) ƒ PAERUB (Rubrique) ƒ PAEVAL (Objectif)

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 165

ƒ PAEVAR (Variable) Les mêmes informations en fiche salarié dans l’onglet PAIE. La fonction COMMANDES\CALCUL PAS A PAS Cette fonction permet de suivre pas à pas le calcul des bulletins de paie en visualisant la valeur de chaque rubrique qui entre dans le calcul du bulletin traité. Cette fonction ne remet pas à jour ni l’historique de paie, ni les cumuls. Il permet de faire ressortir les erreurs du plan de paie.

Il suffit de renseigner la rubrique ou son rang et de cliquer sur le bouton « Sur Rubrique » et le calcul s’arrêtera sur cette rubrique. Les fonctions COMMANDES\EXONERATIONS ou REGULARISATIONS permettent de visualiser les particularités, dans ces domaines, saisies pour le salarié. Le bouton « CUMULS SAL. » présente les cumuls du mois et les montants cumulés en fonction de la périodicité du cumul, pour le salarié et la période du bulletin concernée.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 166

L’IMPRESSION DU BULLETIN du salarié est réalisable aussi à ce niveau par l’imprimante ou Ficher\Imprimer\Fiche. Deux modèles sont proposés par défaut BULLETIN et BULCAL et sont modifiables via Crystal Report.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 167

Attention ! La présentation du bulletin calendrier « BULCAL » impose que le traitement « Arrêté des temps » dans la gestion des temps, ait été réalisée.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 168

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 169

7. LE CALCUL DES PAIES Paie / Feuilles de paie / Calcul des paies

Cette fonction permet de calculer ou de recalculer des bulletins de paie, pour une sélection donnée de salariés (site, profils, service, population…) et une période donnée.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 170

8. L’IMPRESSION DES BULLETINS Paie / Feuilles de paie / Impression des bulletins

Cette fonction permet d’imprimer ou de réimprimer des bulletins de paie, pour une sélection donnée de salariés (site, profils, service, population…) et une période donnée. Il faut préciser le modèle que l’on souhaite imprimer et il proposera les salariés qui ont ce modèle dans leur fiche salarié

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 171

9. L’ARCHIVAGE DES PAIES Paie / Feuilles de paie / Archivage PDF des bulletins

Cette fonction permet d'éditer les bulletins de salaire dans des fichiers PDF. Il n'est pas nécessaire que les bulletins de paie soient imprimés, il suffit juste que les paies aient été au moins calculées. Cet archivage électronique est beaucoup plus économique et pratique qu'un archivage papier et permet de réimprimer, autant de fois que nécessaire, les bulletins en utilisant le logiciel gratuit Adobe Acrobat Reader. La fonction génère un fichier PDF par site, date et bulletin de paie différents, et ces trois informations permettent de générer le nom du fichier PDF. Par exemple soit une société qui a deux sites PARIS et MARSEILLE, deux bulletins de paie différents BULCADRE et BULEMPLOYE. Lorsque l'on archive la paie du 31 décembre 2007, on crée donc les 4 fichiers suivants : ƒ ƒ ƒ ƒ

MARSEILLE_20071231_BULCADRE.pdf MARSEILLE_20071231_BULEMPLOYE.pdf PARIS_20071231_BULCADRE.pdf PARIS_20071231_BULEMPLOYE.pdf

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 172

10. ETAT DES FEUILLES DE PAIE Paie / Feuilles de paie / Contrôles / Etat des feuilles de paie

Cette fonction propose d’éditer un « état des feuilles de paies » donnant pour une sélection donnée de salariés et de périodes, les informations telles que l’état de la paie : -

Calculée Imprimée Comptabilisé

Il donne également le nombre total des paies générées, ainsi que le total des paies par « état ». C’est un état de contrôle à utiliser notamment avant le lancement de l’OD de paie. En effet seules les paies imprimées sont prises en compte lors du calcul de l’OD, il permet aussi la vérification des sections analytiques…

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 173

11. EXTOURNE DES PAIES Paie / Feuilles de paie / Rappels de salaires / Extourne de paie

Cette fonction permet d’annuler une paie erronée existante, en générant son inverse. Les valeurs (rubriques et cumuls) de la paie à extourner ne sont pas modifiées. Par contre, celles de la paie d’extourne générées sont : ƒ Pour les rubriques : à l’image inverse de la paie à extourne (multiplication par -1) ƒ Pour les cumuls : recalculées en fonction de la paie à extourner et de la dernière paie du salarié concerné. Ensuite, afin de régulariser l’annulation « fictive » de cette paie, il faudra en créer une autre de remplacement.

12. IJSS a) La saisie des absences Gestion des temps > Temps - Activité > Saisie > Saisie des temps Respecter les pré-requis pour la fonction de saisie des temps • Les périodes d'extraction doivent être créées. • Les semaines types doivent exister. • Les plannings opérationnels des salariés doivent être crées. • Les jours fériés doivent être définis. • Le salarié doit avoir le flag "Gestion des temps" activé dans sa fiche salarié. • Les axes et les sections analytiques doivent être renseignés. • Les natures d'activités doivent être paramétrées. Puis renseigner dans la « Saisie des temps » par journée ou demi-journée les absences et préciser le type d’événement lié.

b)

Les attestations de salaire

L’extraction des données issues de la gestion des temps et des absences, permet l’édition de l’attestation de salaire. Administration du personnel > Documents administratifs > Attestation de salaire

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 174

Utiliser le bouton [EXTRACTION] pour générer automatiquement la fiche d'attestation en fonction du type d’absence Trois états sont disponibles pour l'attestation : • • •

Saisi : état au moment de la création de l'attestation. A déverser en Paie : état pour que les éléments saisis soient déversés dans les Valeurs salarié, par la fonction Déversement dans Paie. Validé : l'attestation n'est plus modifiable.

Il est possible de dupliquer une attestation, dans ce cas, Le numéro d'ordre s'incrémente en cas de duplication de l'attestation. La duplication d'une attestation permet de conserver l'historique des modifications.

c)

Maladie, maternité, paternité

Cette fonction permet la gestion du fichier contenant les informations obligatoires pour élaborer et éditer une attestation Maladie / Maternité / Paternité. Ces données peuvent être saisies manuellement, ou extraites. Elles seront ensuite consultables, modifiables et supprimables. Le bouton « Extraction » permet de générer la fiche d’attestation sous condition : - que le salarié ait déjà été en congé maladie / maternité / paternité lors de son activité au sein de la société - que l'évènement ait été saisi dans la gestion des temps pour le salarié concerné - que la maladie ait été saisie dans la saisie des absences Si la gestion des temps n'est pas utilisée, la création manuelle est possible. Les trois derniers salaires correspondant à la période de référence alimentent alors le tableau de la zone « Salaires »

d)

AT / maladie professionnelle

Cette fonction permet la gestion du fichier qui reprend toutes les informations obligatoires pour élaborer une attestation AT/Maladie professionnelle. Ces informations peuvent être créées manuellement ou par extraction, puis peuvent être consultées et modifiées. Les natures d'évènements qui permettent de générer des attestations sont : -

accident du travail accident de trajet congé maladie professionnelle.

L'événement déclenchant la génération d'une fiche est un congé initial maladie professionnelle ou accident de travail/trajet d'un salarié.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 175

Il faut donc qu'une de ces natures d'événements ait été saisie en congé initial dans la gestion des temps pour le salarié concerné. Si la gestion des temps n'est pas utilisée, la création manuelle d'une attestation reste possible.

e)

Déversement dans la paie

Administration du personnel > Documents administratifs > Attestations de salaires > Déversement dans Paie Les attestations « Maladie / Maternité » et « AT / maladie Prof. » peuvent se déverser en paie afin d’alimenter les variables des indemnisations journalières de la Sécurité sociale. Ce déversement peut également s'effectuer : -

à partir du bouton Déversement, lors de la saisie des attestations (Maladie / Maternité / Paternité) à partir de l'enchainement des calculs.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 176

f)

Principe de la gestion des IJSS Saisie de l’absence dans les temps

« Attestation de salaire » Bouton Extraction

Créer les en-têtes de bulletins

« Déversement dans paie »

Calcul de la paie

Dès que le déversement en paie est effectué, la valeur de l’Etat présent dans l’attestation d’absence prend la valeur « Validé », et le numéro du bulletin de salaire est consultable sur cette attestation. Dans l’onglet IJ du bulletin salarié, l’arrêté des temps va permettre le calcul des indemnités journalières

g)

Prolongation

La prolongation d’un arrêt est gérée par la rubrique 11500 et ses suivantes IJ_MAL_JRS : Nb jrs MAL attestation initial puis IJ_MAL_PRO : Témoin Prolongation Maladie. Le témoin de prolongation est alimenté par l’évènement MAL, et mis à jour en automatique par le détail des temps et sa valeur est de type « Prolongation »

L’application gère jusqu'à 4 prolongations, le champ et le code qui permet de distinguer la première prolongation est « IJ_MAL_PRO = 1 »

h)

Valeur paramètres

Chapitre PLA – Groupe IJS

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 177

Paramètre SUBROG : Détermine si la société applique la subrogation Paramètre DEDIJSS : Gestion du maintient total ou partiel avec ou sans déduction des IJSS Paramètre DEDCSCRDS : Gestion du net à payer avec ou sans déduction de la CSG.CRDS sur les IJSS Paramètre GARANTNET : Maintient total ou partiel avec le maintient ou non du net à payer. Exemple de cas d’utilisation 1er cas : Gestion du maintien total du salaire sans déduction des IJSS le mois de l’arrêt de travail : - SUBROG = Oui - DEDIJSS = Non - DEDCSGCRDS = Non - GARANTNET = Oui 2ème cas : Gestion du maintien total ou partiel du salaire durant l’arrêt de travail sous déduction des IJSS : 1. Avec subrogation - SUBROG = Oui - DEDIJSS = Oui - DEDCSGCRDS = Non - GARANTNET = Non 2. Sans subrogation - SUBROG = Non - DEDIJSS = Oui - DEDCSGCRDS = Non - GARANTNET = Non 3ème cas : Gestion du maintien total ou partiel du net à payer durant l’arrêt de travail sous déduction des IJSS sans déduction de la CSG/CRDS sur les IJSS des : Avec subrogation - SUBROG = Oui - DEDIJSS = Oui - DEDCSGCRDS = Non - GARANTNET = Oui C’est ce 3ème cas avec subrogation qui est actuellement proposé dans le dossier PAYDEMOFRA. Sans subrogation - SUBROG = Non - DEDIJSS = Oui - DEDCSGCRDS = Non - GARANTNET = Oui 4ème cas : Gestion du maintien total ou partiel du net à payer durant l’arrêt de travail sous déduction des IJSS avec déduction de la CSG/CRDS sur les IJSS des : Avec subrogation - SUBROG = Oui - DEDIJSS = Oui - DEDCSGCRDS = Oui - GARANTNET = Oui

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 178

Sans subrogation - SUBROG = Non - DEDIJSS = Oui - DEDCSGCRDS = Oui - GARANTNET = Oui

i)

Livres de paie

Paramétrage > Plan de paie > Livres de paie

IJSS_AT – IJSS AT, ATJ, Maladie prof IJSS_MAL – IJSS Maladie IJSS_MAT – IJSS Maternité/Paternité j)

Ecrans employés

Paramétrage > Paramètres généraux > Ecrans employés IJAT – IJSS AT/ATJ/Maladie prof. IJMAL – IJSS Maladie IJMAT – IJSS Maternité/Paternité

13. LES ASTREINTES 13.1Définition Les astreintes sont les périodes pendant lesquelles le salarié, sans être à la disposition permanente et immédiate de l’employeur, a l’obligation de demeurer à son domicile ou à proximité afin d’être en mesure d’intervenir pour effectuer un travail. La durée de l’intervention réalisée par le salarié est considérée comme un temps de travail effectif. La programmation individuelle des astreintes doit être portée à la connaissance de chaque salarié concerné quinze jours à l’avance, sauf circonstance exceptionnelles et sous réserve que le salarié soit averti au moins 1 jours franc à l’avance. 13.2L’indemnisation Dans tous les cas, les astreintes doivent donner lieu à des compensations financières ou à des repos. L’astreinte sans intervention est décomptée dans les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire. En revanche, les périodes d’intervention constituent un temps de travail effectif comptabilisé à ce titre dans la durée du travail. L’indemnisation s’effectue en 2 temps : 1. Paiement de la période d’astreinte : • Contrepartie financière ou repos dans le cas d’une astreinte au domicile du salarié ou à proximité.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 179

•

Rémunération comme temps de travail effectif pour le cas d’une astreinte dans les locaux ou autre locaux de l’entreprise.

2. Paiement des interventions : • Rémunération comme temps de travail effectif pour les périodes d’astreintes

13.3Exonération fiscale et réduction de cotisations sociales Les indemnités d'intervention effectuées, depuis le 1er octobre 2007, à l'occasion d'astreintes sont exonérées de l'impôt sur le revenu. Elles font également l'objet d'une réduction de cotisations salariales de sécurité sociale.

13.4Mise en œuvre Les heures d’astreintes sont à saisir dans les temps et/ou dans la feuille de paie. Le montant pour les périodes d’astreintes est à saisir directement sur le mois de paie.

a)

Variable

PR_ASTR

Prime d’astreinte

montant pour le versement d'une prime d’astreinte.

HRES_ASTR

Heures d’astreinte taux normal

nombre d'heures d'astreinte qui sont à payer) au taux normal sur le mois. Elle est également autoalimentée par l'évènement temps "AST" lors de la mise à jour des variables de la gestion des temps.

HRES_AST50

Heures d’astreinte majo 50%

nombre d'heures d'astreinte majorées à 50% qui sont à payer sur le mois. Elle est également autoalimentée par l'évènement temps "AST50" lors de la mise à jour des variables de la gestion des temps

HRES_AST2X

Heures d’astreinte à 100%

nombre d'heures d'astreinte majorées à 100% qui sont à payer sur le mois. Elle est également autoalimentée par l'évènement temps "AST2X" lors de la mise à jour des variables de la gestion des temps.

b)

Rubrique

PR_ASTR

Prime d’astreinte

Cette rubrique est déclenchée pour toute saisie de compensation financière liée à une période d'astreinte.

HRES_ASTR

Heures d'astreinte

paiement les heures d'astreinte au taux normal sur le mois.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 180

HRES_AST50

Heures d'astreinte majo 50%

paiement les heures d'astreinte au taux majoré de 50% sur le mois.

HRES_AST2X

Heures d'astreinte majo 100%

paiement les heures d'astreinte au taux majoré de 100% sur le mois

c)

Ecran employé

Deux écrans employés permettent une consultation globale de ces informations • •

Ecran AST - Suivi des astreintes, va récupérer les informations à partir des données de la paie Ecran AST01 - Suivi des astreintes, va récupérer les informations à partir de la gestion des temps et de la paie ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Nom – Prénom La prime d’astreintes Le nombre d’heures d’astreinte au taux normal Le montant payé pour les heures d’astreinte au taux normal Le nombre d’heures d’astreinte au taux majoré à 50% Le montant payé pour les heures d’astreinte au taux majoré à 50% Le nombre d’heures d’astreinte au taux majoré à 100% Le montant payé pour les heures d’astreinte au taux majoré à 100%

14. AUTRES FONCTIONS On retrouve au niveau Paie\Feuilles de paie\..., les fonctions abordées dans la partie Bulletin salarié, mais appliqué à un groupe de salariés, il s’agit notamment : ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Le calcul des paies Impression des bulletins Outils \ Suppression des paies Outils \ Recalcul des cumuls Contrôles \ Etat des feuilles de paie

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 181

15. LES DECLARATIONS DE CHARGES Paramétrage / Plan de paie / Déclaration de charges

Cette fonction permet définir le paramétrage des lignes des états déclaratif de charges et/ou de la DUCS (papier et EDI). Cette fonction permet définir le paramétrage des lignes des états déclaratif de charges et/ou de paramétrer le regroupement de données pour la construction de la DUCS. Dans le cadre d'une édition : une page est imprimée par code état. Pour la DUCS, une ligne de déclaration est générées par code cotisation DUCS. Ce paramétrage consiste à regrouper par taux AT distincts, les rubriques indiquées et affectées à la caisse précisée, pour les paies vérifiant le critère de sélection éventuel ; les rubriques contenant le taux AT sont identifiées par la colonne "AT". Chaque fiche de paramétrage correspond à une ligne de l'état CHARGES. Toutes les fiches ayant le même "Code état" seront imprimées sur une même page. Vous pouvez définir l'ordre d'impression de ces lignes via la zone "No d'ordre». Les codes imprimés 1 & 2 ainsi que l'intitulé d'impression seront repris lors de l'édition des lignes. Ce paramétrage consiste à regrouper par taux AT distincts, les rubriques indiquées et affectées à la caisse précisée, pour les payes vérifiant le critère de sélection éventuel. Les rubriques contenant le taux AT sont identifiées par la colonne "AT". Les rubriques contenant une quantité (nb d'heures supp dans le cadre de la loi TEPA) sont identifiées par la colonne "Quantité". Si ce paramétrage concerne des cas particuliers, comme la prise en compte d'exonération en recalcul des bases de cotisations, cochez la case prévue

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 182

B. LA GESTION DES DIFFERENTS REGLEMENTS Paie / Règlements / …

Cette fonction permet de gérer les paiements pour tous les types de règlements paramétrés dans Sage HR Management (net à payer, acompte, oppositions, frais professionnels…) par le biais de bordereaux de règlement. Certains paramétrages sont à renseigner pour une bonne gestion des règlements : Les paramètres généraux : Chapitre PAY Groupe RGL Gestion des règlements Permet de définir la banque de règlement ainsi que l’écart toléré dans les règlements Chapitre PLA Groupe RGL Permet de définir les rubriques qui alimentent les paramètres de gestion des règlements. Par exemple, la rubrique NET-PAYER du salarié va alimenter le paramètre PAYNET1 (première ligne) dans le solde des paiements

Lorsque l’un ou l’autre des paramètres est renseigné ici, la mise à jour des soldes des paiements s’effectue automatiquement lors d’un calcul ou d’une suppression de paie. Les tables diverses : N° 365 : type de paiement N° 385 : mode de paiement (pour l’interface comptable)

Fiche de personnel > Salarié, Onglet « compta »

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 183

Liste des RIB des salariés et leur mode de paiement selon les Types.

Les principes de fonctionnement suivant le type de paiement : Le net à payer ƒ Le calcul du bulletin donne la valeur du net à payer. Rubrique NET_PAYER Net à payer Qui fait appel au cumul : TOTNAP lui-même incrémenté par les différentes rubriques du bulletin. Montant de la rubrique se déverse dans le cumul net à payer annuel : NET_PAYER ƒ Le solde des paiements reprend cette valeur dans la partie Net à paye. ƒ La création automatique du bordereau type « net à payer » retrouve les « nets à payer » dont la valeur est positive. Dans le cas d’un net négatif, il y aura un report du net sur les paies suivantes dans le solde des paiements. La partie « net à payer » du solde des paiements est remise à 0.

Les acomptes Pour l’acompte habituel ƒ L’acompte habituel est à saisir en fiche salarié avec le jour dans le mois du paiement. ƒ Procéder à une proposition de paiement en précisant la période de date. Attention ! Tant que le bordereau n’est pas validé, les données de l’acompte habituel peuvent être régénérées dans d’autres bordereaux. Si l’opération est nécessaire, il faudra au préalable supprimer le 1er bordereau ou la ligne dans le 2ème. ƒ Le bordereau de type « Acompte » ainsi créé se retrouve en valeur négative dans la partie acompte du solde de paiement. ƒ En fin de période, le bulletin est calculé et la valeur de la variable d’acompte est automatiquement renseignée et incrémente la rubrique N° 8920 Acomptes. ƒ La partie « acompte » du solde des paiements est remise à 0. Pour les acomptes libres : A utiliser si l’acompte a été versé par chèque par exemple et enregistré directement en comptabilité. Il n’y aura aucun lien avec la balance de paiement.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 184

Saisir la variable « ACPT_LIB » dans l’onglet « retenues » de la préparation des bulletins Calculer la paie. La rubrique « Acompte » se déclenche. Si le net à payer est négatif, il y a un report. Pour les avances avec remboursement échelonnés : ƒ Créer un bordereau de saisie des paiements de type « AC : Acompte » pour le salarié concerné. ƒ La valeur acompte du solde de paiement est valorisée en négatif. ƒ Imprimer et valider le bordereau. ƒ Saisir dans onglet « Retenues » des valeurs salarié, le montant à retenir pour la variable « ACPT_DED : montant maxi de remboursement d’acompte ». ƒ Calculer la paie, la gestion automatique de l’acompte déclenchera la rubrique « avance sur salaire ». ƒ La valeur acompte du solde de paiement est diminuée du montant.

Les oppositions ƒ La saisie de la variable OPPOSITION en préparation du bulletin, enclenche un calcul du montant à déduire sur le bulletin en fonction des différents paramètres : -

XROPPSOLDE : Variable de reprise de solde d’opposition OPPOSITION : Variable salarié à renseigner en préparation globale OPP_xxxxxxx : Variable dossier permettant de gérer les barèmes d’opposition OPPOSITION : cumul des montants restant d’opposition OPP_MONT : cumul des oppositions OPP_COMPAR : cumul des comparaisons opposition/salaires Puis les rubriques servant au calcul de la valeur de l’opposition retirable sur le bulletin.

ƒ Le solde de paiement reprend cette valeur dans la partie « opposition » en négatif. ƒ La création La création automatique du bordereau type opposition » retrouve les bulletins avec des oppositions ainsi que les données des bénéficiaires. ƒ La partie « opposition » du solde des paiements est remise à 0. Il est aussi possible de saisir directement un bordereau de paiement avec le montant d’opposition à verser, la valeur apparaîtra en négatif dans la balance des soldes de paiement. Une fois le bulletin calculé, cette valeur reviendra à 0.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 185

Le principe est le même pour tous les types de paiement avec ou non gestion automatique des soldes. D’autres organisations sont paramétrables suivants les besoins des sites.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 186

1. LA SAISIE DES REGLEMENTS Paie / Règlements / Saisie des règlements

Les bordereaux de règlements peuvent être saisis (acomptes par exemples) ou issus d’une création automatique par le bouton « propositions » (net à payer, acomptes habituels indiqués en fiche salarié de l’onglet paie…). Les bordereaux créés impactent sur le solde des paiements, tout comme le calcul des paies. Ils sont ensuite imprimés, validés voire générés en fichier magnétique afin d’être transmis à la banque. Ces bordereaux sont numérotés et constitués d’un entête et d’un ensemble de lignes.

En entête de bordereau sont saisis : Le code de la société émettrice des règlements du bordereau. Le mode de paiement du bordereau (virement, chèque, espèces). La devise des règlements. La date d’opération. Le site concerné par les règlements à effectuer. La banque ou la caisse de la société qui doit émettre les règlements du bordereau. ƒ Le statut du bordereau (saisie, imprimé ou validé)

ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 187

Sur les lignes de bordereaux sont saisis : La date de paiement. Le type de paiement. Le matricule du salarié concerné par le règlement. Le site sur lequel le règlement doit être effectué. Le montant de règlement à effectuer. Un numéro de pièce (pouvant être attribué automatiquement à une ou plusieurs lignes par le bouton « numérotation ». ƒ Les informations bancaires (RIB et domiciliation) du salarié pour les règlements par virement. ƒ Le nom du bénéficiaire (par défaut le salarié lui-même). ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

La création automatique d’un bordereau s’exécute par le bouton « Proposition ». Les lignes générées par cette commande sont basées sur les informations contenues dans le solde des paiements ou l’acompte habituel. En fiche salarié dans l’onglet « compta » on peut indiquer la banque de l’entreprise à partir de laquelle les paiements sont effectués au salarié. Les matricules dont la banque n’est pas renseignée seront pris en compte à concurrence du montant saisi ici.

Il s’agit de la banque ou de la caisse de la société qui doit émettre les virements ou les chèques du bordereau.

Tant que le bordereau n’est pas validé, il est possible d’ajouter, de supprimer ou de modifier chaque ligne proposée. Deux opérations sont ensuite nécessaires : ƒ L’impression du bordereau (Menu : Fichier \ impression permet d’imprimer la liste des virements). Le bordereau passe alors du statut « saisi » au statut « imprimé ». ƒ Sa validation (attention ! seuls les bordereaux imprimés peuvent être validés)

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 188

Une fois le bordereau validé, il est possible aussi d’émettre un fichier bancaire depuis le bordereau (menu : Fichier banque > Virement magnétique).

2. LA VALIDATION DES REGLEMENTS Paie / Règlements / Validation règlements

La validation génère une pièce comptable par bordereau des règlements. Ces écritures sont soit intégrées en comptabilité (si le module COMPTABILITE X3 est présent), soit exportées dans un fichier selon le modèle d’export défini. Alors que le bouton « validation » en saisie des bordereaux ne permet que de valider le bordereau courant, dans cette fonction on valide les bordereaux en masse.

3. VIREMENT MAGNETIQUE Paie / Règlements / Virement magnétique

Il s’agit ici de faire un traitement en masse des remises magnétiques des bordereaux validés.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 189

4. LE SOLDE DE PAIEMENT Paie / Règlements / Solde des paiements

Cette fonction permet de connaître en temps réel, la situation du compte interne de chaque salarié. Ce compte contient les informations relatives au calcul des bulletins et aux saisies de règlements. En effet dès le calcul du bulletin, la partie « net à payer » se remplit, de même, si des variables de saisie arrêt, d’acomptes libres, d’oppositions… ont été renseignées en préparation du bulletin, leur valeur sera reprise dans cet écran.

De même, les créations directes de bordereaux de règlements, impacteront aussi cet écran. Par exemple la création d’un bordereau de paiement pour virer le montant de l’opposition à une tierce personne (renseignée en fiche salarié dans l’onglet compta) soldera la partie opposition. Autre exemple, la saisie d’un acompte par le biais de la création d’un bordereau renseignera la solde acompte en négatif, jusqu’au calcul du bulletin où le montant de la rubrique acompte aura été incrémenté automatiquement. Il est possible de d’intervenir en modification sur ces montants si nécessaire. Le solde des paiements servira aussi pour les paiements de la participation et des notes de frais et présente dans la partie basse le détail des différents acomptes.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 190

C. L’OD DE PAIE Paie / OD de paie

Ces fonctions vont être utilisées pour générer les OD de paie. L’OD de paie n’est réalisable que sur des bulletins IMPRIMES Le statut comptabilisé du bulletin prendra plusieurs valeurs : ƒ NON COMPTABILISE ƒ EN COURS (Calcul de l’OD) ƒ COMPTABILISE (validation de l’OD) Pour qu’un bulletin soit pris en compte dans le calcul de l’OD il ne doit pas être en cours de comptabilisation ou déjà comptabilisé. Il faut définir le compteur qui attribue un numéro à chaque OD. Ce code compteur est saisi dans les fonctions « Affectation des compteurs » et « Compteur ». Le compteur « ODN » est pris par défaut si rien n’est renseigné dans « Affectation des compteurs». Les données du fichier « RUBRIQUE » relatives à « l’Interface Comptabilité » doivent être renseignées : Collectif, Compte, Type montant, Sens, Détail/salarié

1. LE CALCUL DE L’OD Paie / OD de paie / calcul OD de paie

Avant de lancer le calcul de l’OD, il faut vérifier les informations analytiques et s’assurer que toutes les paies sont à l’état « IMPRIME » ; Ces informations figurent dans l’état des feuilles de paies (menu :Paie\feuille de paie\état des feuilles de paies) Lors du calcul de l’OD, les montants des rubriques qui ont été calculées en paie sont ventilés dans les comptes comptables. Cette ventilation est paramétrée dans le fichier « rubriques ». Si le compte est détaillé par salarié, l’OD contient autant de lignes de ce compte qu’il y a de salariés. Sinon l’OD contient une seule ligne pour le compte.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 191

A la fin du calcul, la trace indique le numéro attribué à l’OD. Après le calcul de l’OD, en valeurs salariés, le champ « comptabilisé » prend la valeur « en cours ». On peut constater également ce statut sur l’état des feuilles de paie. Plus aucune modification de la paie n’est alors possible. Pour recalculer un bulletin à ce stade, il faut d’abord annuler l’OD (pour faire repasser le champ comptabilisé de « en cours » à « non comptabilisé »).

2. IMPRESSION DE L’OD Paie / OD de paie / Impression OD paie

3 états sont proposés : ƒ BULODPAY donne une OD par bulletin surtout à utiliser pour contrôle des OD. ƒ CPTODPAY donne un aperçu de ce qu’il va y avoir en comptabilité. ƒ LISODPAY donne une liste des OD.

3. LA VALIDATION DE L’OD DE PAIE Paie / OD de paie / Validation OD de paie

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 192

La validation de l’OD permet de générer les pièces comptables des OD calculées.

Le fichier trace va indiquer le nom de la pièce comptable générée. Si la comptabilité X3 est en ligne, cette pièce peut être consultée dans le module « saisie pièces » en comptabilité, sinon les fichiers suivants pourront être consultés : o o o

ODPAYE Entête ODPAY Lignes ODPAYA Analytique

en compta GACCTMP en compta GACCTMPD en compta GACCTMPA

Le paramètre dossier ODPAY du chapitre PAY et groupe MIS permet de mentionner le type de pièces automatiques à générer. La validation de l’OD fait passer les bulletins au statut « comptabilisé ». Il est possible aussi d’exporter les OD vers la paie 1000 ou sous forme de fichier ASCII via les exportations (Menu : Exploitation\Imports-Exports\Exports)

4. ANNULATION OD PAIE Paie / OD de paie / Annulation OD paie Attention ! Cette fonction ne concerne que les paies « en cours de comptabilisation »et non les OD validées « comptabilisées ». Les bulletins passeront de l’état « en cours de comptabilisation » à « non comptabilisée ». Il sera alors possible de modifier les valeurs salariées, de recalculer et d’imprimer les bulletins et ensuite de relancer le calcul des OD.

5. COMPTES DE L’OD DE PAIE

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 193

Menu : Paie / OD de paie / Comptes OD de paie Cette fonction permet de modifier en masse les comptes d’OD des rubriques du plan de paie. Il faut saisir une borne de codes rubriques. Les rubriques qui entrent dans cette borne et qui ont des comptes d’OD, sont affichées.

Il convient de changer le numéro de compte et d’enregistrer à la ligne.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 194

D. LES EDITIONS DE LA PAIE 1. LE LIVRE DE PAIE Impressions > Impressions livre de paie Impression groupe > gestion de la paie > Livre de paie Cette fonction permet l’édition d’un livre de paie en fonction d’un certain nombre de critères proposés lors de lancement de l’état. Notamment les lignes 9 à 12 qui permettent de définir le niveau de détail attendu. Il est possible d’en paramétrer le contenu et de personnaliser son livre de paie par la création de codes de paramétrage de livre de paie (Menu : Paramétrage > Plan de paie > Livres de paie).

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 195

L’édition au format paysage peut présenter les résultats sur plusieurs pages en fonction des colonnes voulues …

2. LES ETATS DE DECLARATION DE CHARGES Impression > Impression ou impression groupe > Charges Trois états sont proposés en standard (hors DUCS) : CHARGES : pour une déclaration standard. DCHARGES : pour une déclaration détaillée. UCHARGES : pour déclaration uniquement URSSAF. Les paramètres d’édition permettent de présenter mensuellement, trimestriellement ou annuellement.

les

états

de

charges

Une fonction dédiée permet de définir le paramétrage des lignes des états déclaratifs de charges (Menu : Paramétrage > Plan de paie > Déclaration de charges).

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 196

3. LES DUCS Paie / Déclaration EDI / DUCS

La génération des DUCS sous quelques paramétrages :

présentation papier ou fichier EDI

nécessite

Au niveau des fiches de personnel avec l’identification (pour établir les effectifs par sexe notamment pour certaines déclarations : DUCS, contrat, taux AT…) Au niveau des organismes (menu : paramétrage > tables de paie > Organisme) l’onglet DUCS

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 197

Au niveau des paramétrages des déclarations de charges (menu : paramétrage > plan de paie > déclaration de charges)

Pour établir la DUCS, on passera par les fonctions suivantes : 3.1 LES PERIODES D’EXTRACTION DUCS Paie > Déclaration EDI > Ducs > Périodes d’extractions

Cette fonction permet définir, par caisse de cotisations et par société, le paramétrage de l'extraction des données à utiliser dans les déclarations DUCS

3.2 EXTRACTION DE PAIE Paie > Déclaration EDI > Ducs > Extraction de paie

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 198

Cet utilitaire extrait les données nécessaires de la paie afin d'élaborer les déclarations de charges DUCS.

3.3 LES DONNEES DUCS Paie > Déclaration EDI > DUCS > Données DUCS

Cette fonction permet la gestion d'informations pour l'élaboration d'une déclaration DUCS. Ces informations sont consultables, modifiables, supprimables. Elles permettront la génération ou l'impression d'une déclaration DUCS.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 199

3.4 GENERATION FICHIER DUCS Paie > Déclaration EDI > DUCS > Génération DUCS

Cette fonction permet de générer une déclaration de charges de type DUCS sous forme fichier pour sa transmission aux différents organismes.

3.5 EDITION DUCS Impressions > Impressions ou impression groupes > Charges

Elles sont réalisables aussi depuis la fonction « Données DUCS »

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 200

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 201

4. LES EDITIONS ADMINISTRATIVES 4.1 ATTESTATION DE MAIN D’OEUVRE Impression > Impression groupe > Etats légaux

Cette édition se base sur les éléments de la fiche de personnel.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 202

4.2 DECLARATION AT Administration du personnel / Documents administratifs / Attestation de salaires / Gestion des accidents de travail / Déclaration AT

Cette fonction permet de gérer les déclarations d’accidents du travail. Cette déclaration se base sur une saisie de 3 onglets : ƒ Victime ƒ Employeur ƒ Accident On initialise de façon automatique les informations relatives au salarié à partir de sa fiche. A partir de cette saisie, on édite la déclaration d’accident du travail selon le modèle CERFA.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 203

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 204

4.3 ATTESTATION AT / MALADIE PROFESSIONNELLE Administration du personnel / Documents administratifs / Attestation de salaires / Gestion des accidents de travail / Maladie Professionnelle

Il est possible de créer les éléments nécessaires à l’attestation AT/Maladie professionnelle. Les éléments correspondants au salarié et à l’employeur sont renseignés automatiquement mais restent modifiables si nécessaire.

Le bouton « extraction » disponible si on utilise la gestion des temps, fait apparaître les éléments de salaire en fonction des évènements AT, ATJ et MPR des temps et des éléments liés à la paie. L’édition de l’attestation est réalisable ici ou par les menus d’impression\impression groupes\états légaux.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 205

4.4 ATTESTATION MALADIE / MATERNITE / PATERNITE Administration du personnel / Documents administratifs / Attestation de salaires / Maternité et Paternité

Il est possible de créer les éléments nécessaires aux attestions Maladie, maternité et paternité. Les éléments correspondants au salarié et à l’employeur sont renseignés automatiquement mais restent modifiables si nécessaire.

Le bouton « extraction » disponible si on utilise la gestion des temps, fait apparaître les éléments de salaire en fonction des évènements MAL, MAT et PAT des temps et des éléments liés à la paie. L’édition de l’attestation est réalisable ici ou par les menus d’impression\impression groupes\états légaux. Pour toutes ces attestations (de l’AT à la paternité), il faut vérifier le paramétrage des paramètres généraux de type dossier du Chapitre PAY groupe NAT, afin d’y mentionner la nature d’évènement à rechercher. Ainsi que le paramétrage de l’onglet « impression » des rubriques.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 206

4.5 LES DOCUMENTS A LA SORTIE DES SALARIES Administration du personnel / Entrée – Sortie de personnel / Départ d’un salarié

Cette fonction permet la gestion d'un fichier du personnel sortant de l'entreprise. Il est important d’avoir bien renseigné le pavé « sortie » de l’onglet « entrées » de la fiche salarié, avec notamment la coche « définitif » et la date de dernière présence. Cette fonction ne fonctionne que pour les départs « définitifs » de l’entreprise. Toutes informations relatives au départ d'un salarié seront gérées par cette fonction (Identité du salarié, identité de l'employeur, informations sur le départ du salarié, solde de tout compte...etc.) Le calcul du bulletin devra être effectué pour obtenir les éléments de valorisation. Ces informations permettront l'édition des documents légaux tels que : o o o

L'attestation ASSEDIC, Le certificat de travail, Le solde de tout compte.

Ces informations peuvent être saisies manuellement ou créées automatiquement grâce au bouton « Extraction ».

De la même façon que pour les attestations, il faut mentionner dans le paramètre général SLDTTCPT (Chapitre PAY Groupe MIS), la rubrique mentionnant le solde de tout compte (SOLDCPT). Et vérifier le paramétrage des rubriques dans l’onglet impression pour l’attestation ASSEDIC.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 207

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 208

L’attestation d’ASSEDIC agrée pour Sage X3 se présente sur 4 pages : ƒ Page 1 : les points 1 à 3 ƒ Page 2 : les points 4 à 6 ƒ Page 3 : les point 7.1 et 7.2 antérieurs. ƒ Page 4 : les points 7.3 à 9 employeur.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

: éléments employeur, salarié, caisse de retraite. : éléments emploi, chômage, motif de rupture. : reprise des éléments de salaires des x mois : solde de tout compte, FNGS et authentification

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 209

5. LA DADS-U Paie / Déclaration EDI / DADS U

La DADS-U nécessite une gestion scrupuleuse des informations de la fiche salarié, pour chaque évènement impactant la déclaration annuelle (changement statut…) ; ainsi qu’un suivi rigoureux des évènements dans la gestion des temps. De plus les bulletins de salaire doivent correspondre en période à ces évènements utilisés par la DADS-U pour une extraction juste des valeurs dans la déclaration. Les paramètres du chapitre PAY et du groupe DDC servent à la DADS-U Les cumuls commençant par U******* sont utilisés pour la DADS-U. Les organismes doivent être paramétrés pour les données DADSU 5.1 LA DEFINITION DU PARAMETRAGE D’EXTRACTION Paie / Déclaration EDI / DADS U / Paramétrage d’extraction

Cette fonction détermine par dossier ou société les caractéristiques de la déclaration et les éléments de paie qui seront à extraire pour la déclaration.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 210

5.2 L’EXTRACTION DES DONNEES Paie / Déclaration EDI / DADS U / Extraction des données

Pour extraire les données, les paramétrages d’extraction doivent exister et le paramètre YEADAD du chapitre PAY groupe MIS doit mentionner l’année de déclaration DADS-U.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 211

5.3 LES DONNES SALARIES ET SITES Paie / Déclaration EDI / DADS U / Données site et données salarié

Dans ces fonctions on retrouvera tous les éléments pour la DADS-U issus de l’extraction. Ces données sont consultables, modifiables ou supprimables.

Pour les données « salarié », il y aura autant de ligne pour un salarié qu’il y a eu de situations dans l’année pour lui. Les éléments sont présentés dans 8 onglets différents ou 9 si BTP. 5.4 STRUCTURE FICHIER DADS-U Paie / Déclaration EDI /Structure fichier DADSU

Cette fonction permet de définir pour chaque enregistrement de la structure du fichier DADS-U, quelle donnée est à utiliser dans la déclaration à obtenir.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 212

5.5 CONTROLE FICHIER DADS-U Paie / Déclaration EDI / DADS U / Contrôle DADS U

Permet de télécharger l’utilitaire de contrôle des fichiers DADS-U à partir du site Net Entreprise.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 213

5.6 GENERATION DADS-U Paie / Déclaration EDI / DADS U / Génération DADS-U

Cette fonction permet de générer une déclaration DADS-U.

6. LES HONORAIRES DADS-U 6.1 Les Honoraires DADS-U Paie > Déclarations EDI > DADS-U > Honoraires DADS-U > Prestataires d'honoraires

Codifier les prestataires des honoraires et leur qualité (personne physique ou morale). Renseigner les modes d’avantages en nature dont il bénéficie, ainsi que les indemnités et le mode de retenu à la source si nécessaire.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 214

6.2 Saisie des Honoraires DADS-U Paie > Déclarations EDI > DADS-U > Honoraires DADS-U > Saisie des honoraires DADS-U

La sélection des lignes d'honoraires peut se faire : • • •

pour un prestataire particulier (il faut indiquer le nom du prestataire et décocher "Tous prestataires") ou pour n'importe quel prestataire (il faut cocher "Tous prestataires"). pour une nature d'honoraire précise (il faut indiquer cette nature et décocher "Tous honoraires") ou pour n'importe quelle nature d'honoraire (il faut cocher "Tous honoraires"). pour une période donnée.

Puis saisir les lignes des honoraires par type de rémunération pour le prestataire concerné.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 215

7. PREVOYANCE ET MUTUELLE DADS-U 7.1 PREVOYANCE Paie > Déclarations EDI > DADS-U > Prévoyance DADS-U > Contrats Paie > Déclarations EDI > DADS-U > Prévoyance DADS-U > Rémunération

Utiliser le bouton [Nouveau] pour extraire les données liées au salarié pour une année. Cette fonction permet la gestion des contrats de prévoyance des salariés pour l'élaboration d'une déclaration DADS_U. Ces informations sont, consultables, modifiables, supprimables. Elles permettront la génération d'une déclaration DADS_U. 7.2 MUTUELLE Paie > Déclarations EDI > DADS-U > Mutuelle DADS-U > Contrats Paie > Déclarations EDI > DADS-U > Mutuelle DADS-U > Rémunération

Contrôler par matricule les données extraites de la DADS-U

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 216

8. KIT DE MIGRATION ET IMPORT DADS-U 8.1 LES PRECONISATIONS TECHNIQUES La modification du plan de paie et la refonte du modèle de données lié aux informations salariés, nécessite un travail de migration des anciennes versions vers HR-Management V6

8.2 PRE-REQUIS Augmenter dans la fiche du dossier venant d’être migré la dimension écran du code activité « NBPAT » en le passant de 200 à 400. Puis revalider le dossier. a)

Les patchs

Les niveaux de patchs doivent être équivalents – en termes de DADSU pour les migrations des plans de paie. Patchs plan de paie du patch n°16 pour la V5 : Intégrer les différentes patchs jusqu’au PDP67_V5.pay. Patchs plan de paie du patch n°2 pour la V6 : Intégrer les patchs jusqu’au PDP29_V6.pay. b)

Plan de paie V6

Une nouvelle numérotation du plan de paie propose des espaces distincts avec des plages de numéros réservés à Sage et des plages de numéros libres. Mise à part la séquence de calcul des oppositions, le pas de numérotation est pratiquement toujours de 10 (parfois 5) pour faciliter les insertions aux endroits

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 217

adéquats et éviter un éparpillement des « thèmes de rubriques ». Il est conseillé de ne pas utiliser de rang se terminant par 0 ou 5 dans les plages non libres. Les plages dites « Libres » sont à utiliser dans la mise en place de spécifiques clients, le code activité est toujours obligatoire. Les plages dites « Réservé Sage » sont réservées à des évolutions futures du plan de paie par SAGE. Si. Au moment de l'intégration du patch, les clients les ont utilisées, charge à eux de gérer les patchs Plan de Paie envoyés et de reporter les évolutions. 8.3 LA MIGRATION DES DONNEES ET DU PLAN DE PAIE Le kit de migration permet de migrer les solutions suivantes : Migration des données HRM V140 Æ HRM V6 Migration Plan de paie HRM V140 Æ HRM V6 Migration des données HRM V5 Æ HRM V6 Migration Plan de paie HRM V5 Æ HRM V6 Les utilitaires de migration des données permettent d’estimer la charge à entreprendre afin de mettre à jour les données. La procédure de migration du plan de paie V5 – V6 s’effectue dans l’ordre suivant : Migration du dossier V5 en V6. Renumérotation du plan de paie V5 sur le dossier migré en V6. Nouveautés du plan de paie V6 par : • soit l’intégration des nouveautés à partir des patchs, • soit la récupération des nouveautés à partir du dossier PAYDEMOFRA. Modifications du plan de paie migré en V6 aux nouveautés du plan de paie V6 standard par: • soit l’intégration des adaptations à partir du patch ; • soit la récupération et/ou l’adaptation des modifications à partir du dossier PAYDEMOFRA. 8.4 RENUMEROTER LES RUBRIQUES [Temps : +/- 1 heure]

Cette renumérotation est basée sur le Plan de paie standard V5 (patch 17) et commencer par les rubriques de rang les plus grands. Avant d’effectuer la renumérotation, il faut alimenter le tableau ci-dessous avec le spécifique client. V5 Rang début

V6 Rang fin

9999 9950

Nouveau rang début

Nouveau rang fin

Pas de numérotation

99999 9980

98520

Sage X3 HR Management – Cursus de base

99560

10

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 218

9900

9910

90570

9795

90590

10

96225

9771

9791

96201

96220

1

9695

9765

96000

96140

10

9690

9693

93050

93065

5

9680

9687

93000

93035

5

Puis continuer jusqu’au premier rang du plan de paie. Dès que la rémunération est effectuée, il faut récupérer les nouveautés du Plan de paie V6, de deux méthodes : • •

Intégrer les patchs présents dans le fichier « Migration Plan de Paie Sage HRM V5-V6_V3.zip » diffusé sur le site, dans le dossier migré V6. Copier les nouveautés à partir du dossier de démo PAYDEMOFRA V6 8.5 PROFIL 011

Une nouveauté du plan de paie V6 concerne la gestion d’un profil de formateur occasionnel de code 011. Dans le cas ou un autre profil de code « 011 » existe déjà, il est obligatoire de changer la clé de ce profil. En effet, dans la V6 le profil « 011 ». Il faut également penser à contrôler que le profil présent dans les exceptions et les régularisations soit bien associé au nouveau code profil.

8.6 PATCH Le fichier « Migration Plan de Paie Sage HRM V5-V6_V3.zip » diffusé sur le site contient : Le patch plan de paie « MIGV5_V6P3.pay » : contenant l’intégralité des nouveautés du plan de paie (rubriques, variables, cumuls et déclarations de charges) ; Le patch « GRILLE_V6_V3 » : contient les nouvelles grilles et valeurs grilles ; Le patch « PROFIL_011_V3 » : contient le paramétrage des rubriques et variables à calculer pour ce profil. Le patch « TIMCOD_P3 » : contient le paramétrage des natures d’évènement ATJ et MPR non présente à ce jour dans les dossiers V5. a)

Variables

[Temps : +/- 20 minutes]

A partir du dossier de démo V6, mettre à jour les variables dans le nouveau dossier V6 (issu de la migration V5). b)

Cumuls

[Temps : +/- 10 minutes]

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 219

A partir du dossier de démo V6, copier les cumuls dans le nouveau dossier V6 (issu de la migration V5). c)

Rubriques

[Temps : +/- 30 minutes]

A partir du dossier de démo V6, copier les rubriques dans le nouveau dossier V6 (issu de la migration V5) d)

Grilles et Valeurs Grilles

Pour récupérer le paramétrage des nouvelles grilles et les valeurs associées, il faut créer un patch comme ci-dessous à partir du dossier de démo V6, puis intégrer ce patch dans le nouveau dossier V6 (issu de la migration V5). Code Grille

Libellé

Valeurs grille

Date début

CALENDRIER

Durée Jours par Mois

CALENDRIER

01/01/2008

CALENDRIER

Durée Jours par Mois

CALENDRIER

01/01/2009

CALENDRIER

Durée Jours par Mois

CALENDRIER

01/01/2010

FORMATEUR

Assiette Forfaitaire Formateur

FORMATEUR

01/01/2008

LICENCIEM

Licenciement

LICENCIEM

01/01/2008

e)

Déclaration de charges

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 220

A partir du dossier de démo V6, copier le code déclaration de charges ci-dessous dans le nouveau dossier V6 (issu de la migration V5). Déclaration de charges

U0165

Déduction PP heures sup -20sal

Nouvelle déclaration U0165 – Déduction PP heures sup – 20 salariés A personnaliser dans le nouveau dossier V6 (issu de la migration V5) s’il y a des sociétés de moins de 20 salariés et des sociétés de plus de 20 salariés. f)

Rappel sur les codes d’activités

Avant d’intégrer un patch plan de paie, il faut vérifier que les rubriques, variables, cumuls, codes exonération et codes de déclarations de charges qui ont été créés ou modifiés pour répondre à du spécifique, sont soumis à un code activité. En l’absence de ce code activité, les éléments du patch plan de paie se substituent aux éléments du dossier. 8.7 IMPORT NORME DADS Cette fonction permet d'importer des données concernant les sociétés, les sites, les taux d'AT et les salariés à partir d'un fichier TDS (ancienne norme). Aucune reprise de cumul n’est prévue dans cette procédure. a)

Pré-requis

Le fichier source doit impérativement être un fichier à la norme du TDS. Dans le cas d'un import de données concernant uniquement les salariés, il est préférable d'avoir, au préalable, créé les informations Société et Site nécessaires. Les valeurs par défaut "Profil", "Service", "Convention collective" et "Code risque" définies par Site, seront reprises pour chaque salarié, rattaché au site en question. Les données de base : Structure générale comprenant la société, les sites et le taux AT Les fiches des salariés et les contrats Reprise de cumuls de paie, et permettre une première paie de démarrage La DADS, permettre également une génération cohérente d’un exercice de DADS b)

Procédure

Exploitation > Imports / Exports > Import Norme DADS

o o o o o

Intégrer dans l’ordre les données Société Site Taux AT (Salariés)

Société

Site

Taux AT

Salariés Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 221

En effet la société doit exister avant d’importer les données des sites, les Taux AT ne peuvent être intégrer que si les données sur les sites sont présente, et pour terminer, les salariés ne peuvent être intégré que dans un environnement déjà structuré.

c)

Imports et données complémentaires

Les imports complémentaires pour enrichir les données importées issues de la DADS A partir du Numéro de Sécu MAJEMPDADS : fiches salariés MAJCTRDADS : fiches contrat DATCTR : 1ère date de début de contrat A partir du matricule EMPCTR : fiches salariés et contrats EMPNOCTR : fiches salariés CONTRAT : fiches contrat d)

Table diverse 607

Table diverses 607 pour décrire les motifs d’entrée et de sortie Développement > Dictionnaire données > Tables diverses > Données Le code « motif de début » à prendre par défaut lorsqu’un code de début de période du fichier DADS U (Code DADS U) peut correspondre à plusieurs codes « motif d’entrée ».

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 222

Le code « motif de fin » à prendre par défaut lorsqu’un code de fin de période du fichier DADS U (Code DADS U) peut correspondre à plusieurs codes « motif de sortie ». Pour les salariés en multi-contrats (Structure s41.G01.00.008.002 définie à 02 dans le fichier DADS U), il est possible de définir par paramétrage les codes « motif de début » pour lesquels on souhaite créer un nouveau « Chrono contrat ». Salariés multi contrats : définir les codes de début à l’origine d’un « Chrono contrat » e)

Processus lié à la paie

La fonction permet la reprise des cumuls DADS-U pour alimenter les variables prévisionnelles de la première paie de chaque salarié sur le mois de paie de démarrage. Le paramétrage de la fonction « Reprise cumuls DADS-U » permet de définir le code de la variable prévisionnelle à alimenter et les critères de sélection. Le paramétrage de la fonction « Paramétrage extraction » permet de faire le lien entre les cumuls DADS U et les variables de reprise. Préconisation : Il y a un seul code reprise de cumuls DADSU par champ ; il faut donc faire attention aux champs présents x fois dans le paramétrage au risque de se retrouver avec des montants cumulés.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 223

IV-

LES FONCTIONS COMPLEMENTAIRES

Nous allons ici aborder les fonctions des notes de frais, du bilan social et de la participation.

A. LA GESTION DES NOTES DE FRAIS Ce module ayant bénéficié de l’expérience du module de Sage X3, il demeure néanmoins différent sur les points suivants : ƒ La notion de « collaborateur » qui est celle d’utilisateur dans Sage X3 est remplacée par celle de salarié. Un relevé de frais est donc rattaché à un salarié ; les paramètres utilisateurs de Sage X3 étant remplacés par des champs salariés et des variables de type frais. ƒ La paie n’incluant pas de gestion des taxes, le code taxe défini au niveau d’un code frais a été remplacé par la table diverse 552 qui définit directement le taux de TVA et la proportion déductible. ƒ La table des indemnités kilométriques est déclinable par société et site. ƒ Le code site est initialisé par la fiche salarié et non lors de la saisie. ƒ Par analogie avec la saisie des temps, les champs client, commande, ligne de commande et refacturation ont été ajoutés. Ils sont conditionnés par le code activité SRV et ne fonctionnent que si la société est rattachée à un dossier Sage X3 ayant le module vente actif. ƒ La comptabilisation des frais se fait avec les critères des traitements de paie et non de Sage X3 : société, site, service, profil, population, … ƒ Le règlement des frais est pris en compte par le module règlement de la paie. Un nouveau type de paiement a été ajouté à la table diverse N°365 : FRS Frais à payer. ƒ La gestion des avances sur frais (Menu Paie / Règlement / Solde des paiements) est gérée par un solde des paiements supplémentaire.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 224

1. LES PARAMETRAGES 1.1 LES PARAMETRES GENERAUX Paramétrage > Paramètres généraux > Valeurs paramètres

Il s’agit ici de mentionner les éléments qui permettront les comptabilisations des notes de frais. 1.2 LES VARIABLES Paramétrage > Plan de paie > Variables

Les variables pour la gestion des notes de frais doivent avoir la zone « Note de frais » cochée.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 225

Ces variables pourront être renseignées soit pour le dossier, soit pour la société, ou encore pour le site. 1.3 LA FICHE SALARIE Administration du Personnel / Fiche de personnel / Salariés

Si besoin est, les valeurs des variables peuvent être saisies pour chaque salarié dans sa fiche. Les éléments concernant les frais kilométriques sont aussi à mentionner.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 226

1.4 DEFINITION DES CODES DE FRAIS Notes de frais / Codes frais

Ces codes permettent de définir des types de frais et de leur associer des valeurs par défaut (sections analytiques, codes taxe, type de valorisation). Un code de frais se caractérise par : ƒ Une identification : code, intitulé et intitulé court. ƒ Des données d’accessibilité : notamment les dates de début et fin de validité. ƒ Des données d’imputation comptable : -

Unité (table diverses N°551), Taxe (table diverses N°552, Code comptable et section par défaut. La zone à cocher « Avance » : Cocher la case signifie que le code frais est une avance sur frais. Ceci implique que ce code frais va mouvementer le solde des avances sur frais dans la fonction des soldes de paiement. - La zone à cocher « Débit » : Cocher la case signifie que le code frais est un montant dû à l'entreprise par le salarié, comme le montant d'une amende, d'une avance à restituer.

ƒ Les données de valorisation : la base de remboursement et les valeurs par défaut ou le plafond renseigné par des variables de type Note de frais. ƒ Les données analytiques. Hors frais kilométriques, la valorisation des codes frais peut se faire selon deux modes : Forfait :

le montant remboursé est fixe quelque soit le prix payé par le salarié (en plus ou en moins par rapport au montant forfaitaire). Il faut préciser dans la « Valeur par défaut » la variable de paye de type qui restitue ce montant.

Frais réel :

le montant remboursé est égal au montant payé par le salarié, il est possible de préciser un montant limite à appliquer dans le champ « Plafond », ainsi qu’une « Valeur par défaut » proposée dès que ce code frais sera sélectionné.

Concernant les frais kilométriques, le coefficient par kilomètre est déduit de la grille des frais kilométriques à partir des informations sur la puissance fiscale du véhicule et de la tranche kilométrique définie dans la fiche du salarié. Le montant remboursé est le produit de ce coefficient par la quantité de kilomètres saisis dans la ligne de frais.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 227

1.5 LES FRAIS KILOMETRIQUES Paramétrage / Notes de frais / Frais kilométriques

La grille des frais kilométriques permet de paramétrer le montant du remboursement par kilomètre pour un trajet professionnel avec le véhicule personnel du salarié en fonction de la puissance fiscale de celui-ci et du kilométrage annuel de ces déplacements. Cette grille est définissable à date et par société ou site en fonction du kilométrage annuel et d’une catégorie de véhicule (menu local).

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 228

2. LA GESTION DES NOTES DE FRAIS 2.1 LA SAISIE DES NOTES DE FRAIS Notes de frais / Notes de frais

La saisie se fait en tableau, par salarié, de date à date, avec un défilement (Fonctions) par salarié ou par date et la possibilité de sélectionner une autre période via le bouton « période » Le bouton « Visa » permet de demander à un responsable de valider une saisie faite par les collaborateurs eux-mêmes. Le visa peut être un critère de sélection lors de la comptabilisation.

La saisie d’informations liées à Sage X3 permet d’associer les notes de frais à des lignes de commande, dans le but de justifier des refacturations. Il faut préciser la date, le code de frais, l’unité et le montant. Si des plafonds maximum de remboursement sont paramétrés sur les codes de frais, des contrôles feront apparaître le montant remboursé en rouge dans la grille. En bout de ligne une colonne permet de voir si la ligne a été ou non comptabilisée. Si c’est le cas elle ne sera plus modifiable.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 229

L’édition de la note de frais FICEXS est bien entendue paramétrable sous Crystal Report.

2.2 LA COMPTABILISATION DES NOTES DE FRAIS Notes de frais / Comptabilisation des frais

Elle se lance depuis une fonction dédiée, avec les critères de bornes habituelles, soit en simulation, soit en réel. Comme pour les autres comptabilisations, elles peuvent être faites directement dans une comptabilité Sage X3 si celle-ci est en ligne, soit via une table qui sera ultérieurement exportée vers une comptabilité tierce.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 230

2.3 LE REGLEMENT DES NOTES DE FRAIS Paie / Règlements / Solde des paiements

Les notes de frais doivent avoir été comptabilisées et apparaitre dans le solde des paiements. Contrôler également les paramétrages de l’onglet compta de la fiche salarié : le type de règlement pour les notes de frais « FRS », le mode de paiement et le RIB si nécessaire. Le solde de paiement est mentionné par la valeur de la note de frais comptabilisée dans la section « Notes de frais » Le montant des avances sur frais est ventilé uniquement à la comptabilisation des notes de frais par les lignes de frais qui ont un code frais qui est imputé en tant qu'avance. Si cette avance est de type débit (comme un remboursement d'avance par exemple) alors son montant sera additionné à ce solde. A l'opposé si cette avance n'est pas de type débit (comme une classique avance sur frais) alors son montant sera soustrait à ce solde. Donc si ce solde est négatif cela signifie que le salarié est débiteur : il devra rembourser ses avances sur frais à sa société. La saisie du règlement de type « frais à payer » se fera dans la saisie des règlements en utilisant les possibilités décrites dans la partie règlements (propositions…).

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 231

Il faudra ensuite éditer et valider le règlement.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 232

B. TITRES RESTAURANT Paie / Titres restaurant

La gestion des titres restaurant, permet de calculer le nombre de titre à extraire en fonction du nombre de jour de présence, jusqu'à l’assistance à la commande auprès des organismes Tickets restaurant et Chèques déjeuner.

1. LES PARAMETRAGES DES TITRES RESTAURANT 1.1 LES PARAMETRES GENERAUX « PLA » Groupe TER

Paramètre

Titres restaurant

Valeur standard

Niveau

NBRTRE TR à commander

TR_RET

Dossier

PPTRE

Mtt part patronal TR

VAL_TR_P

VALTRE

Valeur faciale TR

VAL_TR_DEF

VALTRE VLDTRE

Nbre TR à commander Validité TR (en nb de mois)

NB_TR 13

Paramétrage > Structure générale > Société

Renseigner les codes clients pour les Tickets restaurant ou les Chèques déjeuner Paie > Titres restaurant > Tickets restaurant Paie > Titres restaurant > Chèques déjeuner

1.2 Présentation Les titres-restaurants sont remis par les employeurs aux salariés titulaires d’un contrat de travail. Les salariés sous contrats aidés, les intérimaires y ont droits. Les employeurs peuvent également attribuer les titres-restaurants aux stagiaires. Il ne peut être attribué qu’un titre restaurant par jour de travail et à condition que le repas soit compris dans l’horaire de travail journalier. L’employeur ne peut attribuer de titres restaurants pour les jours d’absence du salarié quel que soit le motif de l’absence (congés annuels, maladie, maternité, paternité, RTT, etc.). En cas de frais professionnels ou de note de frais, le titre restaurant ne doit pas être dispensé. La fonctionnalité de gestion des titres restaurant est indépendante de la gestion du plan de paie. En effet le calcul du nombre de titre à commander est calculé lors de la mise à jour des variables de paie.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 233

Lors de ce calcul, les éléments prédéfinis dans la table diverses 606 permettent de calculer le nombre de titres restaurant qui sera envoyé en paie. Nombre théorique de jours travaillés pour le mois suivant avec un nombre de jours travaillés correspondant à une activité temps de travail le matin et l’après midi. Nombre de jours d’absences du mois courant Une absence est qualifiée lorsqu’un événement n’est pas spécifié comme du Temps de travail. Pour les temps partiels, cela consiste à comptabiliser le nombre de midi devant être travaillé (mois m+1) et travaillé (mois m). Attention à la notion de natures d’évènement en ouvrés/ouvrables/calendaires. Pas de gestion en heures à mettre en place. Le nombre de TR à commander doit être repris dans la paie du mois suivant, via l’initialisation automatique de variables prévisionnelles, lors de la génération d’une commande. Le nom du fichier commande généré contient le mois et l’année de la date de commande, un mois avec zéro titre restaurant à commander est également significatif. 1.3 Paramétrage Le nombre de tickets à commander est la différence entre le nombre de jour ouvré du mois suivant – le nombre de jour d’absence du mois précédent. Mois précédent Nombre de jours d’Absence

Mois courant (commande)

Mois suivant Nombre de jours ouvrés

Commande = Nb jours ouvrés – Nb jours absence

Paramétrage > Structure générale > Site Paramétrage > Structure générale > Société

Chèques Déjeuner : CD Tickets Restaurant : TR Récupérer les codes clients des organismes CD ou TR Renseigner au niveau Société ET au niveau Site Onglet Paye pour le paramétrage des sites, et l’onglet Compta pour le paramétrage des sociétés. Pour les tickets restaurant : Le code lieu de livraison Pour les chèques déjeuner : Le code succursale 1.4 Extraction

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 234

Paie > Titre restaurant > Chèques Déjeuner

Lors de l’extraction, la commande sera la différence entre le nombre de jour du mois de paie et les absences du mois précédent. Borne de dates : Extraction des informations sur les titres restaurant, en fonction des bulletins de paie calculés sur une période.

1.5 Les commandes Dès que l’extraction est terminée, les données extraites sont consultables et modifiables. Paie > Titre restaurant > Chèques Déjeuner > Chèques Déjeuner Paie > Titre restaurant > Tickets restaurant > Tickets restaurant

Quantité et valeur faciale (gestion des temps) Possibilité de régulariser les données Si >= 0,5 j alors 1 TR alors que la loi stipule qu’un TR peut être prévu si le salarié est présent à 12 h. Puis envoyer le fichier généré 1.6 Variables et Rubriques Paie > Saisie des valeurs > Valeurs société onglet Divers

Renseigner les valeurs faciales, les valeurs de participations employeur et la valeur de participation salariale.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 235

a)

Variables

Variable CMD_TR - Retenue Titre Restaurant Cette variable permet de déterminer le nombre de tickets restaurant à commander. Elle est mise à jour automatiquement par l'arrêté des temps et peut être modifiée dans la feuille de paie. Variable NB_TR - Nombre de titre repas Cette variable permet de déterminer le nombre de titres restaurant réellement commandé. Elle est mise à jour automatiquement après la commande effectuée via les variables prévisionnelles et peut être modifiée dans la feuille de paie. Variable NDF_TR - Retenue Titre Restaurant NDF Cette variable permet de déterminer le nombre de ticket restaurant à retenir suite à la présence d’une NDF. Elle est à saisir dans la feuille de paie. Variable SUPP_TR - Suppression Droit TR Cette variable permet de supprimer le Droit d'acquisition du titre restaurant. Pour supprimer le droit au Titre restaurant, cette variable doit être alimentée à « 1 » dans la feuille de paie. Variable VAL_TR - Valeur Participat.Sal.Repas Cette variable permet de renseigner la valeur de la participation restant à la charge du salarié sur le titre restaurant. Variable VAL_TR_P - Valeur Valeur Participat.Employ.Repas Cette variable permet de renseigner la valeur de la participation restant à la charge de l’employeur sur le titre restaurant. Variable VAL_TR_DEF- Valeur Faciale Cette variable permet de renseigner la valeur faciale du titre restaurant. Variable VAL_TR_LIM - Limite plafond exo TR Cette variable correspond à la limite du plafond d’exonération des titres restaurant (5,04€ pour 2008). b)

Rubriques

Rubrique 14140 – « TR_PAT_STA » - Part Patronale TR Cette rubrique est spécifique au stagiaire. Pour les Stagiaires, la part patronale est à prendre en compte dans le montant de la gratification donnant lieu à franchise de cotisation. Rubrique 61040– « CHQ_DEJ» - Chèques Déjeuner Les cotisations suivantes : ◊ Nombre de chèques déjeuner déjà commandé par la part salariale; ◊ Nombre de chèques déjeuner déjà commandé par la part patronale.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 236

Cette rubrique est déclenchée si le code Client Chèque Déjeuner est renseigné sur la Fiche Site. Cette rubrique apparaît sur le Bulletin de Salaire Rubrique 61050– « TR» - Ticket restaurant Cette rubrique correspond aux cotisations suivantes : ◊ Nombre de tickets déjà commandé par la part salariale; ◊ Nombre de tickets déjà commandé par la part patronale. Cette rubrique est déclenchée si le code Client Ticket Restaurant est renseigné sur la Fiche Site. Cette rubrique apparaît sur le Bulletin de Salaire. Rubrique 61060– « TR_RET» - Commande Titre restaurant Cette rubrique correspond au nombre de ticket restaurant à commander. Cette rubrique ne se déclenche pas lors du solde de tout compte et si le nombre à commander est inférieur à 0.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 237

C. LE BILAN SOCIAL Administration du personnel > Bilan social

Le législateur donne une définition précise du bilan social dans le code du travail (art. 438-3) : « Le bilan social récapitule en un document unique les principales données chiffrées permettant d’apprécier la situation de l’entreprise dans le domaine social, d’enregistrer les réalisations effectuées et de mesurer les changements intervenus au cours de l’année écoulée et des deux années précédentes ». D’après la loi, le bilan comporte sept rubriques apportant des informations sur : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

L’emploi (les effectifs) Les rémunérations et charges accessoires Les conditions d’hygiène et de sécurité Les conditions de travail La formation Les relations professionnelles Les autres conditions de vie relevant de l’entreprise

Le bilan social est ainsi : ƒ Un outil de dialogue social. Les textes prévoient sa présentation à l’instance représentative du personnel. Il doit permettre d’objectiver les données qui fondent le dialogue entre les partenaires sociaux. ƒ Un des outils de gestion des ressources humaines. Il présente régulièrement des indicateurs de gestion faisant apparaître les résultats des politiques suivies et les évolutions en cours. ƒ Un élément de comparaison de l’établissement dans le temps et par rapport aux autres établissements. Le bilan social a été introduit en droit français par la loi 77-769 du 12 juillet 1977.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 238

1. LES PARAMETRAGES DU BILAN SOCIAL 1.1 LES PARAMETRES GENERAUX « BIL » Paramétrage > paramètres généraux > valeurs paramètres

Groupe MIS

Paramètre

Divers

NAT

Nature d’événements (Cf tableau après)

RUB

Gestion rubriques

des

Valeur standard

Niveau Dossier

BILCSP

Catégorie socioprofessionnelle

[F:PRO]CATJOB

BILCSPA

Table diverse

357

BILCSPC

N° colonne

1

BILSEC

Secteur d’activité

Commerce services

BILCAT

Rubrique cotisation AT

SS_AT

BILHRS

Rubrique « Heures travaillées »

HRES_TOT

BILREN

Rubrique rendement »

PR_BCP_1

BILSAL

Rubrique « masse salariale »

Sage X3 HR Management – Cursus de base

« Prime

de

et

BRUT

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 239

BILSEC : permet de renseigner le secteur d'activité. BILCSP : définit la table diverse utilisée pour le critère de ventilation par CSP BILCSPA : définit la zone de la fiche salarié qui lui correspond, (c’est à dire Statut prof. dans Fiche salarié / Onglet Position / bloc DADS_U.BILCSPC) BILCSPC : permet de définir la colonne numérique de la table 357. Cela permet de créer des regroupements de critères. En effet, la plupart des indicateurs du bilan social sont à calculer selon une catégorie d'emploi plus globale (cadre/employé qualifié/employé non qualifié). Mais un client peut vouloir utiliser une autre classification. Dans ce cas il fera son menu local et renseignera les valeurs correspondantes dans la deuxième colonne numérique de la table 357 et fera passer le paramètre BILCSPC à 2. 1.2 LES TABLES DIVERSES Développement > Dictionnaire des données > Tables diverses

Table 501 : Chapitre bilan social Table 502 : Chapitre bilan social avec dépendance 501 Table 503 : Tranches d’âges Table 504 : Tranches d’ancienneté Table 505 : Tranche maladie Table 506 : Tranches salaires 1.3 LES INDICATEURS Administration du personnel > Bilan social > Indicateurs

Cette fonction permet de définir et d’adapter la liste des indicateurs qui seront imprimés lors de l’impression du bilan social. Une liste des indicateurs standards est proposée, mais il sera possible de créer et de personnaliser ses propres indicateurs. Chaque indicateur est composé de 3 onglets :

L’ONGLET « GESTION » Il permet de modifier les caractéristiques suivantes des indicateurs : ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Activation ou non selon le niveau société/site Activation ou non en fonction du secteur d’activité Calcul automatique ou saisie manuelle Nombre et structure des lignes/colonnes Type de présentation

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 240

Certains indicateurs sont spécifiques à certains secteurs d’activité. Lorsque toutes les cases sont cochées, ils sont communs

Texte seul : permet de supprimer l’impression d’un tableau de chiffres dans le cas où l’indicateur est uniquement textuel. Décimal : Nombre de décimal des chiffres du tableau.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 241

Les ventilations : propose des répartitions à figurer en ligne ou en colonne Critères de ventilation

Paramètres

Commentaire

BILCSP = CATJOB CSP Détaillée BILCSPA = Table diverse 357

CATJOB est le champ de la fiche salarié qui lui correspond, c’est à dire Statut prof. dans Fiche salarié / Onglet Position / bloc DADS_U Définit le statut professionnel

Durée maladie

Table diverse 505

Définit les tranches de nombre de jours de maladie

Tranches salaires

Table diverse 506

Définit les rémunération

tranches

de

ONGLET « CALCUL » L’intérêt de ce second onglet est de permettre de calculer facilement des indicateurs même s’ils sont complexes ou spécifiques à l’entreprise. • •

Section « Calcul » : le calcul est fait salarié par salarié Section « Calcul de fin » : le calcul est fait 1 fois à la fin.

Les variables sont à 3 dimensions : (I,J,K) I = Indicateur J = Ligne (si 1 = ligne N°1) K= Colonne (si K = gestion standard si 1= manuel) Exemples : Salariés présents au 31/12 : Salariés d’un type donné :

VALEUR=PRESENT If CATCONT(NBENT)="type à tester" VALEUR=1

Endif Si on veut les départs pour les départements : 3 lignes dans 1er onglet - Paris - Région Parisienne - Autres Utiliser CODPOS CASE [ID]DEP CASE VAL(left$ ([ID] COSPOS,2))

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 242

When 75 TOTAL (I,1,K)+ = 1 When 91,92,93,94,95,77,78 TOTAL (I,2,K)+ = 1 When Default TOTAL (I,3,K)+ = 1 END CASE Ou alors sous la forme TOTAL (I,VAL(Left$([ID] CODPOS,2)),K)+=1 Cette formule permet de ne pas saisir de développement par département et saisir sur premier écran il faut mettre tous les départements.

L’ONGLET « AIDE » Le troisième onglet présente les variables et valeurs en ligne pour réaliser les calculs. Sachant que l’on dispose notamment d’un tableau des entrées/sorties du salarié dans la période avec les motifs d’entrée et de sortie, les contrats et les statuts salariés, l’état de la fiche salarié en fin de période, les éléments de temps et de salaire sur la période de calcul, des indicateurs liés à la gestion des temps (nombre de jours par type d’absence, notamment), à la participation…

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 243

2. GESTION DU BILAN SOCIAL 2.1 EXTRACTION Cette fonction permet de calculer les indicateurs du bilan social. Les indicateurs qui sont cochés « Calcul auto » et qui ne sont pas cochés « Texte seul », sont calculés par cette fonction. Le calcul se fait sur un ensemble de critères : ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

un exercice, qui correspond à une année. une période d’extraction. une société ou toutes sociétés. un site ou tous sites. une borne d’indicateurs à calculer.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 244

2.2 LA SAISIE DU BILAN SOCIAL Administration du personnel > Bilan social > Saisie

Dès que les indicateurs sont calculés, le résultat peut être complété manuellement et commenté. En effet la zone commentaire permet d’ajouter des lignes de texte qui s’ajouteront au résultat lors de l’impression du bilan social.

Le bouton « Calcul » permet de lancer le calcul de l’indicateur sur lequel on se positionne.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 245

La représentation graphique est paramétrable, les chiffres pouvant aussi être visualisés dans un tableau.

La saisie est nécessaire aussi pour les indicateurs qui ne sont pas calculés automatiquement.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 246

2.3 EDITION DU BILAN SOCIAL Menu : Bilan Social\Impression L’impression du Bilan social est aussi réalisable depuis la fonction de saisie du bilan social (menu Fichier\imprimer\fiche) : les bornes de sélection seront préenregistrées en fonction des critères sur bilan que l’on est en train de saisir.

Cette fonction dédiée imprime le bilan social. Les indicateurs du bilan social doivent être créés et leurs valeurs doivent être renseignées (après saisie ou calcul d’extraction). La sélection des indicateurs à imprimer se fait sur un ensemble de critères : ƒ La société (juridique ou non). ƒ Les sites. ƒ Les exercices (pour avoir le comparatif d’un indicateur d’une année sur l’autre). ƒ Une borne d’indicateurs. Il est possible d’éditer les indicateurs sous forme de tableau ou sous forme graphique.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 247

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 248

D. PARTICIPATION ET INTERESSEMENT Participation & intéressement : Ce sont deux dispositifs prévus par la loi pour associer les salariés aux résultats de leur entreprise. La participation aux résultats de l’entreprise : Obligatoire pour les entreprises ou les unités économiques et sociales d’au moins 50 salariés (facultatif pour les autres), le régime légal de participation des salariés aux résultats de l’entreprise, codifié aux articles L 442-1 s. du Code du travail, reconnaît aux salariés un droit sur une fraction des bénéfices. L’intéressement des salariés : Le régime légal d’intéressement régi par les articles L 441-1 et s. du Code du travail, permet d’associer les salariés aux résultats et aux performances de l’entreprise. Il s’agit d’un régime facultatif mis en place par un accord d’entreprise ou de groupe, qui se caractérise par son caractère collectif et aléatoire. Il se traduit par le versement de sommes d’argent, généralement appelées primes d’intéressement. Dans Sage HR Management, l’objectif du module Participation/Intéressement est de calculer la répartition de la participation et/ou de l’intéressement entre les salariés, en fonction du cadre légal et des accords d’entreprise ou de groupes. Cette répartition peut se faire suivant différents critères : ƒ Proportionnellement au salaire. ƒ En fonction de la présence. ƒ Ou bien de façon uniforme (égalitaire). Sage HR Management propose aussi des champs pour éventuellement développer en spécifique, les fonctions de gestion des fonds par salariés (gestion des fonds et des intérêts, déblocages, ...) même si, la plupart du temps, elle est externalisée auprès d'un organisme financier extérieur.

Il conviendra dans un premier temps de créer les paramètres relatifs aux bases, aux fonds, aux cotisations et à la méthode de répartition. Ensuite, il faudra calculer les bases individuelles, c’est à dire les bases de calcul pour chaque salarié correspondant à chacun des critères. Enfin on lancera le calcul de la répartition qui s’effectuera pour chaque exercice par société en fonction d’une méthode de répartition préalablement paramétrée. Le résultat du calcul de la répartition apparaît ensuite avec la fonction Attribution individuelle.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 249

1. LES PARAMETRAGES Participation - Intéressement / Paramètres

Il convient dans un premier temps de créer les paramétrages suivants : ƒ Bases : On y définit les bases de calcul de chaque critère. ƒ Fonds : On y définit les fonds de destination où seront gérées la participation ou l’intéressement. ƒ Cotisations prélevées sur les montants répartis. ƒ Méthodes de répartition : On y définit les proportions de la participation ou de l’intéressement calculées en fonction de chacun des critères retenus (un ou plusieurs). 1.1 LE PARAMETRAGE DES BASES Participation - Intéressement > Paramètres > Bases

La répartition de la réserve de participation ou du montant de l’intéressement se fait proportionnellement à certains critères (rémunération, durée de présence …). Ces critères de répartition sont définis dans des bases de calcul. Cette fonction permet de créer/modifier/supprimer une base. La formule de calcul et la condition de calcul, peuvent se composer de rubriques, de variables ou de cumuls de paie. Un bouton clic-droit affiche la liste de ces éléments. Elles peuvent aussi contenir des éléments du fichier salarié. Exemple : Si l’intéressement ne doit être versé qu’à certains sites de la société, il faut indiquer en condition de calcul, [F]FCY= « SITE1 ». 4 bases de calcul sont définies dans le standard : La PRESENCE : dont l’expression considère le cumul « Heures travaillées annuelles »

Le SALAIRE : la valeur est issue de la variable V_SALAIRE

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 250

Le SALARIE : 1

Le BRUT : base annuelle brut

1.2 PARAMETRAGE DES FONDS Participation – Intéressement > Paramètres > Fonds

Cette fonction permet d’indiquer les fonds de placement utilisés par l’entreprise. Une fois la répartition calculée, les montants attribués aux salariés peuvent être affectés à différents fonds. Les fonds définis peuvent être sélectionnés dans l’onglet « Participation » de la fiche « Salariés ».

Attention ! Ces champs sont mis à disposition pour des développements spécifiques.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 251

1.3 PARAMETRAGE DES COTISATIONS Participation - Intéressement > Paramètres > Cotisations

Cette fonction permet de gérer les différentes cotisations sociales qui sont prélevées sur les montants répartis au titre de la participation ou de l’intéressement.

1.4 PARAMETRAGE DES METHODES DE REPARTITION Participation - Intéressement > Paramètres > Méthode de Répartition

Cette fonction permet de définir les règles de la répartition notamment les proportions de la participation ou de l’intéressement calculées en fonction de chacun des critères retenus (une ou plusieurs bases), ainsi que leurs modalités d’application. Tout d'abord, il convient de définir les paramètres et règles de gestion de la répartition : ƒ Sélection Participation ou Intéressement par un des deux boutons radio. ƒ Ancienneté : gérée en mois par rapport à la date ancienneté. ƒ Minimum de présence dans l'exercice : géré en mois.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 252

ƒ Plafond d'attribution : pour la participation, les sommes réparties sont normalement considérées comme indisponibles pendant une certaine durée. Cependant, les sommes en-dessous de ce seuil seront considérées comme immédiatement disponibles. ƒ Code comptable : pour comptabilisation. ƒ Disponibilité des intérêts : Si l'entreprise gère les fonds, elle peut choisir de distribuer les intérêts ou de les réinvestir. ƒ Répartition des résidus : en cochant sur cette fonction, les sommes résiduelles éventuellement non réparties du fait des plafonds d'attribution (cidessus) et/ou des plafonds de répartition (définis dans le tableau, ci-dessous) sont automatiquement réaffectées aux salariés n'ayant pas atteint ces plafonds dans la limite de ces plafonds. Ensuite, dans le tableau : ƒ ƒ ƒ ƒ

Sélection des bases en fonction desquelles sera répartie la participation ou l'intéressement. Pourcentage de leur part dans le calcul. Définition possible d'un Plancher (proratisable) et/ou d'un Plafond (proratisable) pour chaque base. On proratise le plancher ou le plafond par rapport au temps de présence qui se trouve dans la fiche Base individuelle du salarié. Cette zone, qui est modifiable, se calcule par rapport aux fiches d'entrée/sortie. Pour les salariés n'ayant pas accompli une année entière dans l'entreprise, le plafond individuel est calculé au prorata du temps de présence.

2. GESTION DE LA PARTICIPATION Une fois les paramétrages effectués, on procède successivement aux fonctions dédiées suivantes : ƒ ƒ ƒ ƒ

Le calcul des bases. Les bases individuelles. La répartition. L’attribution individuelle. 2.1 CALCUL DES BASES

Participation-Intéressement > Paramètres > Calcul bases

Cette fonction permet de générer les bases individuelles des salariés, présents pendant l’exercice. En fonction des critères de sélection des salariés, de périodicité de calcul et des bases choisies dans le tableau. Les bases individuelles sont calculées en fonction des formules de calcul définies dans le menu : Participation-Intéressement > Paramètres > Base

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 253

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 254

2.2 CALCUL ET MODIFICATION DES BASES INDIVIDUELLES Participation – Intéressement > Bases Individuelles

Cette fonction permet de gérer les bases précédemment calculées par salarié. On visualise par période et pour chaque salarié les montants des bases précédemment calculées à partir de la fonction « calcul bases ». Le Prorata de présence est accessible en visualisation/modification. Il est utilisé lors du calcul des répartitions, s’il est égal à 1 le salarié a été présent sur tout l’exercice. C'est en fonction du prorata de présence que seront proratisés les seuils et plafonds de prise en compte des bases dans les méthodes de répartition.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 255

2.3 CALCUL DES REPARTITIONS Participation - Intéressement > Répartition

Cette fonction permet de définir les paramètres des répartitions par société et de lancer le calcul de la répartition de la participation ou de l’intéressement. Le bouton « Calcul » déclenche le calcul de la répartition et détermine l’attribution personnelle de la répartition pour chaque salarié. Son déclenchement passe le statut de la fiche courante à "Calculée". Le résultat de cette attribution est visible par la fonction attribution individuelle.

Le bouton « validation » permet de générer les écritures comptables et fera passer la fiche de répartition au statut « Validée ».

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 256

2.4 LES ATTRIBUTIONS INDIVIDUELLES

Participation-Intéressement \ Attribution Individuelle

Cette fonction permet de consulter et mettre à jour les fiches de répartitions individuelles La création directe des fiches répartition n'est pas autorisée. Elles sont générées automatiquement par le calcul de la répartition. Seule la date de disponibilité est modifiable à condition que la fiche soit à l'état "Calculée". Une fois la fiche « Validée », aucune modification n'est possible.

2.5 LES EDITIONS LIEES A LA PARTICIPATION Les impressions sont aussi accessibles dans les fonctions dédiées ou dans le groupe « Participation-Intéressement » des impressions.

Les éditions récapitulatives sur les listes des attributions vous permettent de contrôler les montants alloués par matricules. L’avis d’attribution est une édition à destination du collaborateur lui précisant le montant alloué et les conditions de déblocage.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 257

E.

LA MASSE SALARIALE 1. DEFINITION INSEE

La masse salariale est le cumul des rémunérations brutes des salariés de l'établissement (hors cotisations patronales). Cette notion de masse salariale est utilisée dans les statistiques produites par le système d'information « Connaissance locale de l'appareil productif ». Les rémunérations correspondent aux salaires et primes des salariés au cours de l'année d'exercice. Pour les établissements abritant à la fois des agents de la fonction publique d'État et des salariés à statut "privé", les rémunérations se cumulent selon les mêmes règles que pour l'effectif au 31 décembre. Autre définition : La masse salariale peut se définir comme l’ensemble des salaires versés à une population pendant une durée (année).

2. DE LA BUDGETISATION A LA GESTION COURANTE La gestion de l’évolution de la masse salariale, est une base de négociation salariale et est également utilisée pour la gestion budgétaire d entreprise. Les deux processus suivants sont proposés par la gestion de la masse salariale d’HR-Management. La Budgétisation Permet de déterminer l’enveloppe de crédits allouée aux dépenses de personnel pour l’année N+1, compte tenu de la simulation des facteurs d’évolutions. La gestion en cours d’exercice Il permet de respecter en exécution l’enveloppe de crédits allouée tout en assurant la couverture de l’ensemble des engagements et de donner la visibilité nécessaire à la prise de décisions (mesures correctives / fongibilité).

3. METHODE Le menu de gestion de la masse salariale permet d’appliquer la méthode suivante : • • • • • • • •

Déterminer la masse salariale de base Simuler l’impact des augmentations générales Effet du temps sur la MS, les augmentations individuelles et l’ancienneté Conséquences des mouvements de personnel Variations d’activités (CDD, Intérim) Eléments non permanents Charges patronales Tableau de bord et analyse des écarts 3.1 Etape 1 : Masse salariale de base a) Avant toute mesure

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 258

Masse salariale > Paramètres > Avant toute mesure

Cette fonction permet de définir l'alimentation des codes budgétaires de la masse salariale de référence dont le code budgétaire est 'Avant toute mesure', ainsi que des augmentations individuelles automatiques liées à la prime d'ancienneté dont le code budgétaire 'Augmentations Individuelles Automatiques'.

Lors du calcul des scénarii, les codes budgétaires 'Avant toute mesure' et les codes budgétaires 'Augmentations individuelles automatiques' seront valorisés de manière dissociée.

Définir dans la table diverse 652 les codes budgétaires d’analyse

Appeler la fonction GESMFA – Avant toute mesure

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 259

b)

Les rubriques de la masse salariale

Masse salariale > Paramètres > Rubrique MS

Cette fonction permet de préparer le plan de paie de simulation par la création de rubriques supplémentaires, et la simulation de la modification de calcul d'une rubrique du plan de paie. Onglet Générale : Section Déclenchement

Rubrique (champ CODREF) : Rubrique du plan de paie standard après laquelle le calcul de la rubrique courante, spécifique à la masse salariale, devra se calculer. Ordre (champ ORD) : Ordre dans lequel doit se déclencher le calcul des rubriques spécifiques à la masse salariale, après une même rubrique de référence. c)

Le scénario initial

Masse salariale > Scénarii

Créer un nouveau document dont le type de scénario est initial Base de construction du budget Eléments permanents sur la période d’étude Salaire de base Primes permanentes liées aux conventions et au salaire de base (ancienneté, assiduité...) Primes mensuelles et permanentes non liées aux salaires (performance collective, contrainte de poste et conditions de travail) Période de simulation et Mois de référence (N-1) [Calcul] du scénario initial Consultation Masse salariale > Consultations > Suivi

A partir de la masse salariale de référence, il faut déterminer les facteurs d’évolution de l’entreprise. Ceux-ci seront utilisés comme base d’hypothèse. Politique sociale de l’entreprise Augmentation de la valeur du point

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 260

Marché du travail sur l’emploi Evénements permanents / non permanents, (primes exceptionnelles) Absentéisme / remplacé ou non remplacé 3.2 Etape 2 : Les hypothèses La masse salariale est une dépense importante pour l’entreprise, elle peut représenter de 30% à 90 % des engagements de l’entreprise. Plusieurs facteurs peuvent la faire varier : L’effet d’effectif : correspond à la variation de la masse salariale provoquée par la variation des effectifs (en augmentation ou en diminution sans modification des salaires) L’effet de structure : correspond à la modification de la structure de qualification des collaborateurs sans variation de l’effectif. Par exemple, la proportion de cadre peut augmenter. L’effet de noria correspond à un allègement de la masse salariale suite au remplacement d’un collaborateur par un jeune embauché aux qualifications équivalentes mais dont la rémunération est inférieure. L’effet GVT – Glissement, Vieillesse, Technicité. Le glissement est lié à l’augmentation individuelle au mérite, le vieillissement à l’augmentation à l’ancienneté et la technicité au fait qu’une personne changeant de qualification ou d’emploi peut entrainer une augmentation de rémunération. Les causes de variation de la masse salariale : a)

Hypothèses sur les variables

Masse Salariale > Saisie d’hypothèses > Variables

Cette fonction permet de définir les augmentations générales ou individuelles dans des variables, avec les notions planchées et de plafond. Les variables permettent de définir toutes les valeurs du plan de paie, comme : • • •

Le plafond annuel de la sécurité sociale, La valeur du smic, l'augmentation des rémunérations, primes, pourcentages... b)

Hypothèses sur les rubriques

Masse Salariale > Saisie d’hypothèses > Rubriques

Cette fonction permet de définir le calcul d’une rubrique. La définition d’une hypothèse est liée à un code budgétaire. c)

Hypothèses sur les taux AT

Masse Salariale > Saisie d’hypothèses > Taux AT

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 261

Cette fonction permet de définir les hypothèses de modifications des taux d'accidents du travail. d)

Hypothèses sur les entrées de salariés

Masse Salariale > Saisie d’hypothèses > Entrée de salariés

Cette fonction permet de simuler les augmentations d'effectif des salariés et de mesurer l'impact. e)

Hypothèses sur les départs et remplacement de salariés

Masse Salariale > Saisie d’hypothèses > Départs – Remplacement de salariés

Cette fonction permet de définir des hypothèses de sorties et/ou remplacements de personnel. La création d'une hypothèse de sortie avec remplacement du salarié sortant entraîne : • •

La sortie du salarié à la date saisie dans l'hypothèse, La création d'une entrée de salarié en se calquant sur le matricule remplaçant sélectionné. f)

Hypothèses sur les modifications de contrats

Masse Salariale > Saisie d’hypothèses > Modifications de contrats

Cette fonction permet de définir les hypothèses des modifications de contrat (mutations, changement du taux d'activité, promotions...) dans la préparation du scénario de gestion. g)

Hypothèses sur les éléments non permanents

Masse Salariale > Saisie d’hypothèses > Eléments non permanents

Cette fonction permet de définir des enveloppes globales liées aux éléments non permanents dans la préparation du scénario de simulation (par exemple, la prévision des heures supplémentaires occasionnelles).

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 262

Attention au signe lors de la saisie, les éléments non permanents peuvent être déductibles de la masse salariale de référence. 3.1 Etape 3 : Le suivi Le calcul et la simulation de la masse salariale s’effectuent en 3 étapes : Construire la référence Hypothèses de scénario budgétaire Le suivi avec l’analyse des écarts Puis comparer les effets prévisionnels avec le réalisé. Afin de comparer les Paies théoriques de l’évolution de la masse salariale, avec les paies réalises Masse salariale > Outils > MAJ des paies dans la masse salariale Cette fonction permet d'alimenter les paies réelles dans la consultation Suivi de masse salariale Borne scénarii : Code d'un scénario calculé et définitif. Cette fonction peut être abonnée par un traitement batch, mensuellement par exemple. Le suivi de la masse salariale Masse salariale / Consultations / Suivi de la masse salariale Le tableau de résultat avec les colonnes Budgétés, Réalisés et Ecarts, propose un premier tableau de bord. • Utiliser les niveaux ( + / - ) afin de préciser les différences avec précision. • Utiliser les boutons pour les changements de mois Puis effectuer des arbitrages budgétaires par la création d’un scénario de révision. Masse salariale > scénarii

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 263

Le scénario de révision est basé sur un scénario budgétaire, et possède une date de la révision. C'est à partir de cette date que la simulation de révision est calculée.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 264

V-

LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Nous allons aborder la gestion des carrières et des compétences et la gestion de la formation.

A. GESTION DES CARRIERES ET DES COMPETENCES 1. PARAMETRAGES DE BASE Un certain nombre de paramétrages sont à définir pour gérer le suivi des compétences. La mise en œuvre va permettre de : -

Décrire un métier et ses composantes en termes de compétences Enrichir les profils de compétence des collaborateurs Rechercher les profils sur des critères de compétences liés à des pondérations Lier les formations et l’acquisition des compétences

Les différentes fonctions vont permettre la création d’une arborescence pour les notions suivantes : Le module ressources humaines utilise essentiellement les compétences comme données à enrichir. Le schéma ci-dessous présente l’interconnexion des différentes données.

Echelle de niveau

Compétence

Groupe de Compétence

Branches

Filières d’emploi

1.1 GESTION DES COMPETENCES La gestion des compétences offre :

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 265

ƒ La possibilité de définir plusieurs échelles de niveaux associées à un code et à une valeur chiffrée. Ressources humaines / Compétences / Echelle de niveaux

Quelques exemples d’échelles de niveaux avec leurs libellés Niveau 0 Niveau 1

Niveau 2

Niveau 3

Ne possède pas les bases Niveau de base Compétence dont la connaissance est partielle Simple application Pratique superficielle et occasionnelle Niveau intermédiaire Compétence pratiquée régulièrement et maîtrisée Maitrise de la situation Pratique correcte Niveau le plus élevé Possibilité de pouvoir transmettre cette compétence à d’autres Pratique approfondie et permanente

ƒ La possibilité de créer des compétences en les associant à une échelle : Ressources humaines / Compétences / Compétences

ƒ La définition de groupes de compétences (au niveau dossier, branche, filière d’emploi, famille de compétences). Le groupe associe des compétences et un niveau requis : Ressources humaines / Groupe de compétences

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 266

Définir les compétences et leur niveau d’appartenance -

Niveau dossier Niveau Branche : Dictionnaire des données / Table diverse 459 – Les grandes fonctions de l’entreprise Niveau filière d’emploi : Table 460 – Les familles de métiers dans une branche Famille de compétences

Définir selon ces critères, les compétences minimales dont le rattachement des collaborateurs implique une maîtrise. 1.2 Natures de compétences Les natures sont décrites dans la table diverse 456

Une première solution consiste à utiliser les 3 axes suivants :

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 267

Ces 3 catégories de nature peuvent être complétées en fonction du besoin. Connaissance Pratique Attitude

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Savoir (SVO) Savoir-faire (SVF) Savoir-être (SVE)

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 268

1.3 GESTION DES EMPLOIS Cette gestion permet de définir des emplois-types, des postes à pourvoir, de faire des recherches de compétence internes ainsi que de gérer les évaluations et les carrières. On définit tout d’abord les tables de base : ƒ Les missions (avec un texte associé) Ressources humaines / Gestion compétences et carrières / Mission

Une mission est un texte libre pouvant être utilisé pour décrire de façon libre les missions ou les objectifs que le collaborateur doit accomplir. ƒ Les classements conventionnels Ressources humaines / Gestion compétences et carrières / Classement conventionnel

Le classement conventionnel est utilisé à titre informatif afin de positionner les postes les uns par rapport aux autres. C’est une proposition de classement contenant des coefficients définissant des bornes de salaires pour les métiers Cette information sur les classements peut être prévue dans la convention collective, ainsi que la hiérarchisation des rémunérations ƒ Les emplois types Ressources humaines / Gestion compétences et carrières / Emplois-types

Des emplois-types peuvent être créés par branche et filière d’emploi. Ces emplois sont notamment caractérisés par un classement, une branche et une filière d’emploi. Dans le premier onglet de la fonction, on définit des groupes de compétences caractérisant le poste ainsi qu’une liste de missions associées : Un héritage des compétences issues : ƒ Du niveau global ƒ De la branche et de la filière d’emploi associée au poste ƒ Des familles de compétence du groupe Les compétences liées aux groupes de compétences sont automatiquement inscrites pour être qualifié dans l’onglet « Liste des compétences ». La colonne Héritage précise le mode d’alimentation des compétences pour l’emploi type. En cas de modification des compétences associées aux groupes, l’héritage sur les emplois-types n’est pas déclenché automatiquement. Il s’effectue par le bouton correspondant. Des compétences peuvent être ajoutées directement dans l’onglet (elles sont alors indiquées comme Manuelles).

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 269

Le coefficient de pondération permet d’indiquer l’importance compétences, il est notamment utilisé lors de la recherche de postes.

relative

des

1.4 Les catégories Sociaux professionnels Lien : http://www.insee.fr/fr/methodes/default.asp?page=nomenclatures/pcs.htm Table divers 362 La nomenclature des Professions et Catégories Socioprofessionnelles des Emplois Salariés d’Entreprise (PCS-ESE) : la PCS-ESE sert aux entreprises du secteur privé à codifier la profession de leurs salariés dans les formulaires administratifs ou d'enquête statistique. Dans quels cas utiliser la PCS-ESE ? La nomenclature des professions et catégories socioprofessionnelles des emplois salariés d’entreprise (PCS-ESE) doit être utilisée dans les déclarations et cas suivants : - la déclaration annuelle des données sociales (DADS) et la déclaration d’obligation d’emploi des travailleurs handicapés (DOETH) dans le cas des établissements privés et semi-publics de vingt salariés et plus, soumis à la loi du 10 juillet 1987 qui impose une obligation d’emploi de travailleurs handicapés ; - la déclaration mensuelle de mouvement de main-d’œuvre (DMMO), dans le cas des établissements de plus de 50 salariés ; - l’enquête de la DARES sur les mouvements de main-d'œuvre (EMMO) organisée par sondage auprès des établissements de 10 à 49 salariés. La catégorisation CSP est utilisée sur les fiches des salariés, dans l’Onglet Déclaratif du contrat de travail, « catégorie CSP »

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 270

1.5 LES POSTES Les postes sont la matérialisation des postes réels en entreprise. Que ce soit des postes actuellement occupés ou des postes ouvert. Cette arborescence de poste permet de construire l’organigramme de l’entreprise. Il est nécessaire d’effectuer la déclinaison des emplois types en fonction du nombre de poste occupé et de poste ouvert dans l’entreprise.

Ressources humaines / Gestion compétences et carrières / Postes

On peut définir les postes pourvus, ou que l’on veut pourvoir, en précisant ses caractéristiques principales (emploi-type s’il existe, classement, société, site, service, poste hiérarchique, missions). On hérite automatiquement de compétences que l’on peut compléter et pondérer de la même façon que pour les emplois-types. Un troisième onglet permet de voir la liste de salariés ayant déjà occupé le poste (avec les dates correspondantes).

L’emploi ainsi défini n’est pas lié avec la fiche Salarié, s’il existe 10 « chefs de projet WIN », il faut alors créer 10 postes de « chef de projet WIN » à partir de l’emploi type « Chef de projet ». Le descriptif du code peut contenir 10 caractères. 1.6 Métiers, emplois et postes

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 271

FAMILLE PROFESSIONNELLE

METIER METIER FONCTION

EMPLOI

EMPLOI

POSTE POSTE

La famille professionnelle : ensemble des différents emplois contribuant à la même finalité, ayant un cœur de compétence clés communs sur la base de « gestes professionnels » proches - Nomenclature FAP 2003 – à adapter et décliner selon les besoins de l’entreprise o 22 domaines professionnels o 86 familles professionnelles regroupées o 237 familles professionnelles détaillées Les métiers : ensemble de savoirs et savoir-faire professionnels. Il recouvre différents emplois contribuant à la même finalité, ayant un cœur de compétences clés communs. La fonction : ensemble de tâche connexes L’emploi : Ensemble des activités et fonctions confiées à un salarié. Le poste : couple « Emploi » + « Localisation » a)

Codification et numérotation des Familles Professionnelles

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 272

La codification adoptée dans cette nouvelle nomenclature traduit à la fois la logique de classement des Familles Professionnelles et le principe de regroupement des métiers : Le premier caractère du code attribué commence par une lettre majuscule représentant le Domaine Professionnel.

A

Agriculture, marine, pêche.

B

Bâtiment, travaux publics.

C

Électricité, électronique.

D

Mécanique, travail des métaux.

E

Industries de process.

F

Matériaux souples, bois, industries graphiques.

G

Maintenance.

H

Ingénieurs, cadres de l'industrie.

J

Transports, logistique et tourisme.

K

Artisanat.

L

Gestion, administration des entreprises.

M

Informatique.

N

Études et recherche.

P

Fonction publique, professions juridiques.

Q

Banque et assurances.

R

Commerce.

S

Hôtellerie, restauration, alimentation.

T

Services aux particuliers et aux collectivités.

U

Communication, information, art et spectacle.

V

Santé, action sociale, culturelle et sportive.

W

Enseignement, formation.

X

Politique, religion.

Ces « Domaines Professionnels » ne doivent pas être confondus avec les secteurs d’activité économiques même si les intitulés sont parfois très voisins. Il s’agit bien de l’activité des individus et non de celle de l’entreprise dans laquelle ils travaillent b)

Correspondance Définition / HR-Management

Le tableau de correspondance présente l’implémentation des notions RH dans HRManagement. HR-Management Branche Filière d’emploi

Famille professionnelle Métier

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 273

Fonction Emploi Poste

Emplois types (compétences) Poste (compétences)

2. LE SUIVI DE LA CARRIERE ET DES COMPETENCES DU SALARIE 2.1 LA FICHE CARRIERE DU SALARIE Ressources humaines / Gestion compétences et carrières / Carrière

Cette fonction permet de consulter et de modifier les données du suivi de carrière du salarié. Les informations sont regroupées sous différents onglets : ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Onglet Salarié Onglet Cursus Onglet Carrière Onglet Compétences Onglet Evaluation Onglet Stage suivis

L’ONGLET « SALARIE » Cet onglet reprend les données d’identification de la fiche du salarié. Les données concernant son adresse, ses coordonnées et sa situation familiale ne sont pas modifiables dans cet onglet. Il n’est pas possible de créer un salarié par cet entrée, celui-ci doit obligatoirement être créé par Personnel / Salariés.

L’ONGLET « CURSUS » Dans cet onglet, sont retracés par date, les diplômes du salarié et son expérience professionnelle antérieure. Les données sont historisées par date.

L’ONGLET « CARRIERE » Dans cet onglet on trouve l’historique de carrière du salarié dans le groupe. Il est possible de suivre le parcours du collaborateur selon ses emplois, la société, le site et le service d’appartenance.

L’ONGLET « COMPETENCES » Cet onglet affiche les compétences acquises par le salarié (par évaluation, par stage ou par une saisie directe dans l’onglet signalée comme manuelle) :

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 274

Un clic droit sur chaque compétence permet d’en afficher l’historique.

L’ONGLET « EVALUATION » Cet onglet permet de visualiser les différents entretiens d’évaluation passés et enregistrés pour le salarié. Un clic droit sur l’entretien permet d’accéder directement à la fiche d’évaluation.

L’ONGLET « STAGES SUIVIS » Ici on retrouve les différents stages de formation (issus du module formation) suivis par le salarié.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 275

Il est possible par un clic droit dans ce tableau d’accéder aux inscriptions des stages. 2.2 LES ENTRETIENS D’EVALUATION Ressources humaines / Gestion compétences et carrières / Evaluation

Cette fonction permet de saisir, pour un salarié donné, une évaluation sur diverses compétences et de recueillir ses demandes de formation, de mobilité (fonctionnelle ou géographique). Elle permet notamment de gérer les entretiens annuels.

Permet de précharger les compétences du salarié issues de sa fiche carrière.

Dans le tableau des compétences, le clic droit « Init. compétences » permet d’initialiser le tableau par les compétences de la fiche Carrière du salarié. Il est possible d’ajouter de nouvelles compétences ou de modifier le niveau de chacune. Dans le second onglet « Demandes salariés », renseigner les stages demandés, la mobilité fonctionnelle souhaitée, la mobilité géographique ainsi que les commentaires du collaborateur. Les demandes des salariés sont choisies par les stages, un accès à la table des stages est possible par un clic droit. Impression / Impression Groupes / Ressources humaines.

Plusieurs éditions permettent d’obtenir des états récapitulatifs des données saisies. ORGANIGRAMME Ressources humaines / Gestion compétences et carrières / Organigramme

Cette fonction permet de visualiser, à partir d’un poste donné, d’un matricule ou d’une société, la position hiérarchique de la personne dans une représentation arborescente et sous une représentation en tableau.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 276

Sélectionner les matricules ou le poste ou la société pour laquelle vous souhaitez obtenir une représentation de l’organigramme.

Une silhouette noire représente la non occupation du poste, la croix signifie qu’il n’y a pas de photo en fiche salarié. Prévoir une image neutre quand le salarié ne souhaite pas faire apparaître sa photo. Un clic droit sur le poste permet d’accéder à la fiche carrière du salarié ou d’exporter vers Excel un tableau de l’organigramme. L’icône affiché.

permet de visualiser le tableau des salariés composant l’organigramme

L’état associé, appelé « Organigramme des postes », présente la liste des noms, prénoms et matricules des personnes représentées graphiquement ci-dessus.

2.3 LA RECHERCHE DE PROFILS Ressources humaines / Gestion compétences et carrières / Recherche de profils

Cette fonction permet de rechercher, dans la base « salariés », les personnes susceptibles d’occuper un poste ou un emploi-type. A partir du moment où, le poste ou l’emploi-type est renseigné, le tableau des compétences demandées est affiché (il reste modifiable).

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 277

Il est aussi possible de faire une recherche sans avoir défini un poste ou un emploitype ; le tableau des compétences demandées doit alors être renseigné manuellement.

Chaque salarié va être évalué sur les différents critères et ceux dont la note pondérée est la plus forte vont être sélectionnés. On peut limiter la recherche à un nombre maximum de salariés.

Un visuel coloré représente les personnes qui répondent aux critères demandés. Si on clique sur le carré de couleur dans la légende, on visualise en avant les compétences de la personne. Si on clique sur l’œil on enlève le salarié de la visualisation. Un clic droit sur l’espace coloré permet d’accéder à la fiche carrière du salarié et donc aussi à l’historique de ses compétences et de ses entretiens d’évaluation et par là même, via les tunnels successifs, donner accès à sa fiche salarié. Le clic droit permet aussi l’exportation vers Excel. L’accès au tableau des salariés est réalisable en sélectionnant l’icône approprié

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 278

.

Par le bouton « Critères », on peut avoir accès directement au lancement de la recherche. Avec les codes mémos, il est possible de mémoriser les critères de recherche. La case à cocher obligatoire permet, si elle n’est pas cochée, de ne pas éliminer un salarié sur le critère correspondant.

La recherche proposera donc les personnes n’ayant pas nécessairement de qualité d’écoute et d’adaptabilité.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 279

B. LA GESTION DE LA FORMATION Ressources Humaines / Formation

L’objectif de ce module est de croiser deux logiques : D’une part, celle de l’employeur souhaitant planifier et gérer le plan de formation afin d’optimiser l’adéquation coûts/besoins RH de l’entreprise et de répondre aux exigences de déclaration auprès de l’Administration. Et d’autre part, la logique du collaborateur qui émet des demandes notamment dans le cadre du DIF. L’ensemble des fonctions répondant aux besoins sont présentées d’une part dans un menu dédié intitulé « Ressources humaines » et positionné sous l’entrée de menu « Personnel ». Quant aux états associés, ils sont disponibles dans le groupe d’états appelés « Formation ». La gestion de la formation regroupe un ensemble de fonctions permettant d’associer à une formation : un organisme, un stage, une session, des demandes et des inscriptions. L’ensemble étant valorisé afin de répondre à une évaluation de charges pour le plan de formation et l’édition des déclarations auprès de l’Administration. Organisation hiérarchique des données : ƒ ƒ ƒ ƒ

Organisme Stage Session Stagiaire

Définition notions de stage et de session : Le stage est une définition générique qui comporte tous les paramètres standards. La session est la réalisation effective du stage dans le cadre de l’exécution du plan de formation. Un même stage peut être décliné en une multitude de sessions identiques. Lorsque l’on se situe à un niveau inférieur, les données ou paramètres sont hérités du niveau supérieur, et sont modifiables par exception.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 280

1. PARAMETRES GENERAUX ET DONNEES DE BASE 1.1 PARAMETRERS GENERAUX Paramétrage / Paramètres généraux / Valeurs paramètres / Chapitre Formation

Groupe DEC

RATCIF1

Allocations formation versées Nb heures allocation formation Montant rémunérations versées Nombre d’heures DIF acquises Nombre d’heures DIF prises Taux non consultation CE Taux particip. au CIF

RATCIF2

Taux particip. au CIF

RATCIFCDD

Taux financement des CDD

RATDIF1

Taux particip. prof & DIF

0,5

RATDIF2

0,15

COLPRV1

Taux particip. prof & DIF Taux particip. à la formation Taux particip. à la formation Colonne coût 1

COLPRV2

Colonne coût 2

SCF

COLPRV3

Colonne coût 3

PED

COLPRV4

Colonne coût 4

AUT

CODMG

EVTDIF

Minimum garanti MGARANTI Début année plan de 2005 formation Volume d’heures DIF 20 acquis Evénement DIF DIF

EVTFOR

Evénement formation

ALLOCFRT

Déclaration 2483

ALLOCHRE AMTREM DIFACQ DIFPRIS RATCE

RATFRT1 RATFRT2 GRC

MIS

Groupes coûts

de

Divers

DEBAN HRSDIF

NAT

Valeur standard

Paramètre

Nature d’évènements

DIF_CUMP HRES_ALLOC US41010035 DIF_ACQH DIF_PRISH 0,5 0,2 0

CIF

0,01

1,6 1,05 SCP

FOR

Paramétrage / Paramètres généraux / Valeurs paramètres – Chapitre PLAN DE PAIE

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 281

Valeur standard Taux horaire patronal imputable TX_HRE_RM

Groupe TXH

Paramètre

TXHRPAT Taux horaire TXHRPAT2 Taux horaire patronal total

TX_HEURE

TXHRSAL

Taux horaire salarial imputable

TX_HRE_RM

TXHRSAL

Taux horaire salarial total

TX_HEURE

Les formules des valeurs standards sont précisées au niveau « Rubriques » Paramétrage / Plan de paie / Rubriques

1.2 PARAMETRES UTILISATEURS Paramétrage / Utilisateurs / Utilisateurs

Le paramètre « NIVDEM » définit le niveau d’autorisation accordé à l’utilisateur au niveau des demandes. Groupe MIS

Divers

Paramètre

Valeur standard

NIVDEM Niveau demande formation

Saisie

Les différents niveaux : ƒ « Saisie » permet de saisir les demandes. ƒ « En cours » autorise le passage du statut « Saisie » à « En cours ». ƒ « Acceptée » permet de modifier le statut à « En cours » et refuser ou accepter la demande.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 282

1.3 LES TABLES DIVERSES Développement / Dictionnaire données / Tables diverses

Les tables diverses sont des tables annexes utilisables dans tout le contexte du progiciel pour y stocker des codes et un nombre restreint d’informations rattachées.

1.4 LES MENUS LOCAUX Développement / Dictionnaire traitements / Messages

Certaines informations de la base de données se présentent sous la forme d’une liste limitée de choix. Ce type de données est appelé « menu local ». On rattache le menu à un module et on l’identifie par un numéro.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 283

1.5 CATEGORIES SOCIO-PROFESSIONNELLES 2483 Le champ [CAT248] est alimenté automatiquement en fonction de la catégorie socioprofessionnelle à laquelle appartient le salarié. La catégorie socioprofessionnelle est renseignée dans la fiche « Salariés » au niveau de l’onglet « Position ». Les taux salariaux mentionnés dans la table diverse 453 sont utilisés lors du calcul prévisionnel ; le réel étant calculé par l’intermédiaire des rubriques de paie.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 284

2. GESTION DE LA FORMATION Ressources Humaines / Formation

Cette gestion permet de gérer les formations suivies par les salariés en réalisant in fine l’état légal Cerfa 2483. Elle permet notamment : ƒ ƒ ƒ ƒ

De définir des stages et des sessions, en distinguant les stages internes et externes. De ventiler les coûts de formation en supprimant les limites antérieures (9 lignes de coûts uniquement). De permettre de mettre à jour les temps passés à partir des stages suivis, ce qui évite une double saisie. De permettre un suivi manuel et automatique des demandes de formation.

Pour ce faire, les fonctions suivantes sont proposées : ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Gestion des stages et sessions. Planning des stages. Gestion des demandes de formation. Inscription des stagiaires. Déclaration 2483. 2.1 ORGANISMES DE FORMATION

Ressources humaines / Formation / Organismes

Cette fonction permet de constituer un catalogue d’organismes de formation. Ce catalogue regroupe les coordonnées des entreprises spécialisées ou non dans un domaine de formation.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 285

2.2 STAGES Ressources humaines / Formation / stages

La fonction stage ou catalogue de stages permet de définir les stages de façon générique avec les paramètres d’organisation, de classification et les coûts standards, ainsi que les critères de gestion des ressources humaines. Un stage peut être borné par une date de début et une date de fin constituant ainsi la période de validité. Cette notion dont la saisie est facultative interdit toute création de sessions en dehors de la période. Un stage correspond à une formation donnée par un formateur externe à l’entreprise ou par un formateur salarié de l’entreprise. De même, le stage peut être réalisé en externe (dans un local de l’organisme de formation) ou en interne (dans les locaux de l’entreprise).

L’ONGLET « STAGE »

Indicateur précisant que le stage se déroule dans les locaux de la société Sélection du salarié à partir de ceux définis dans la fonction « Salarié » du module « Paie »

Le bloc adresse ne sera pas hérité au niveau du lieu de stage car il s’agit de l’adresse de facturation.

Il est tout à fait possible de saisir un formateur interne pour un stage organisé en externe et réciproquement. L’horaire et le lieu du stage serviront notamment pour l’édition des lettres de convocation. Les informations saisies valorisent, par héritage, les sessions.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 286

S’il y a plusieurs formateurs, il est préférable de préciser celui qui anime la formation au niveau de la session. L’ONGLET « CLASSIFICATION » Dans cet onglet seront précisés les différents blocs : Définition, Classification et Cible qui permettent de caractériser le stage tant par son contenu que par le public concerné. Les critères légaux et fiscaux pour la déclaration 2483, ainsi que les éléments issus de la nouvelle loi sur la formation du 4 mai 2004 sont définis : ƒ Nature fiscale. ƒ Catégorie d’action. ƒ Dispositif utilisé : Il est possible d'indiquer qu'un stage peut être réalisé à la fois dans le cadre d'un DIF et d'un autre dispositif. Aucune limitation, en termes de choix, n’est faite au niveau Stage. Le principe étant qu’un stage peut : ƒ ƒ ƒ ƒ

Avoir plusieurs « Natures fiscales ». Etre effectué suivant plusieurs dispositifs (Plan, DIF, CIF). Correspondre à plusieurs catégories d’actions. Etre réalisé pendant et hors temps de travail.

L'inscription d'un salarié n’appartenant pas à la cible visée par le stage n’est pas bloquante. Ainsi lorsque l’on inscrit un salarié à un stage pour lequel il n’appartient pas à la cible, un message d’avertissement le signale.

Le rôle du bloc « classification » : il permet d'affecter une valeur par défaut aux 3 zones : nature fiscale, catégorie d'action, dispositif utilisé. La session hérite de la nature, de la catégorie et du dispositif définis dans le stage, si on renseigne le stage dans la session.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 287

Dans la demande de formation, si une session est précisée, la demande hérite de la nature, de la catégorie et du dispositif définis dans la session. Sinon elle en hérite du stage. Dans l'inscription, si l'inscription provient d'une demande, on hérite de la nature, de la catégorie et du dispositif de la demande, sinon on en hérite de la session. Stage -> Session -> Demande (si session renseignée sinon stage) -> Inscription (si demande renseignée sinon session) Nature fiscale :

Catégorie d’action :

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 288

Dispositifs utilisés :

Il est désormais possible de ventiler les coûts de formation suivant le type et l’organisme de financement (et suivant le dispositif de formation utilisé pour les coûts réels). C'est-à-dire avoir plusieurs affectations de coûts en fonction des différents dispositifs (DIF+plan de formation par exemple).

Il est possible de préciser si le stage rentre dans le cadre du DIF ou non.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 289

L’ONGLET « COMPETENCES » A ce niveau, il est possible de préciser les pré-requis recommandés au suivi du stage. Ceux-ci peuvent être : ƒ Des stages (exemple : avoir suivi le niveau 1 du stage) ƒ Des compétences De plus, le stage peut être caractérisé par un ou plusieurs objectifs à atteindre au terme de formation : ƒ Qualification ou diplôme ƒ Perfectionnement d’une ou plusieurs compétences.

Stage(s) requis pour suivre la formation

Compétence(s) requise(s) pour suivre la formation

Le stage peut avoir pour finalité l’obtention d’un diplôme ou certificat

Compétence(s) acquise(s) au terme de la formation

A noter que les compétences « objectifs » (induites) sont reprises par défaut dans l'onglet Compétences de la fonction Inscription. Leur validation via la fonction Validation des compétences permet de mettre à jour les compétences acquises (onglet Compétences) de la fiche « CARRIERE » du salarié.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 290

L’ONGLET « ORGANISATION » Cet onglet présente les coûts du stage. Les coûts salariaux et patronaux du formateur interne sont calculés automatiquement en fonction soit d'une rubrique du plan de paie (paramètres: TXHRPAT, TXHRPAT2, TXHRSAL, TXSAL2), soit de sa catégorie 2483. On distingue les taux horaires imputables et les totaux salariaux ou patronaux. Règle de gestion : taux horaire * durée en nombre d'heures. Les frais d'hébergement imputables sont calculés automatiquement en fonction du minimum garanti. Ce minimum garanti est défini dans le paramètre général CODMG. Règle de gestion : 5 * minimum garanti * la durée en nombre de jours. Le montant total correspond au coût dans sa globalité, tandis que le montant imputable correspond à la partie du coût à imputer sur la déclaration 2483.

Le nombre de jour sert à valoriser les plafonds imputables de coûts d’hébergement. Le nombre d’heures sert à valoriser les coûts salariaux des participants et du formateur Le nombre standard permet de valoriser le coût prévisionnel du stage et par conséquent d’obtenir une évaluation financière du plan de formation.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 291

Durée : Le nombre d’heures sert à valoriser les coûts salariaux des participants et du formateur : - en coûts réels pour les formateurs et les stagiaires lors de l’exécution du plan Rubriques TX_HRE_RM = Taux horaire salarial imputable. - en coûts moyen salariaux par catégories sociaux professionnelles 2483 pour les stagiaires et les formateurs dans le plan de formation (si enregistrement de demandes non nominatives ; vu plus loin dans la fonction Demande de formation) Participants : Minimum, maximum et standard. Le nombre standard de participant est décliné dans les sessions (où il est modifiable par exception). Il sert à valoriser par stagiaires les coûts qui sont renseignés de façon collective. Coûts prévisionnels du stage : Les coûts prévisionnels de stage peuvent être définis de façon individuelle ou collective. S’ils sont renseignés de façon collective, il n’est pas possible de les renseigner individuellement ; et inversement. Toutefois, Si les coûts sont définis à un niveau collectif, ils sont néanmoins gérables par exception dans la fonction Inscription (voir plus loin Sessions et Inscriptions). Le tableau des coûts prévisionnels se base sur le nombre standard de participants.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 292

L’ONGLET « SESSIONS » Cet onglet regroupe l’ensemble des sessions créées pour le stage concerné au cours de sa période de validité et postérieure à la date système.

Seules les sessions postérieures à la date système sont visibles dans cet onglet. En se positionnant sur une session et en faisant clic droit, il est possible de se positionner directement sur la session.

2.3 PLANNING DE STAGES Ressources humaines / Formation / Planning des stages

Cette fonction permet de visualiser le planning des stages sous la forme d’un graphe de Gantt :

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 293

Des fonctions de zoom permettent de visualiser les stages sur des échelles variables, des infos bulles permettant de voir le détail du stage :

Une fenêtre de zoom permet d’avoir simultanément une vision globale du planning et de se positionner pour voir le détail :

2.4 SESSIONS Ressources humaines / Formation / Sessions

La session est une formation bornée par une date de début et une date de fin et correspondant à un stage ou non En effet, il est possible de créer une session sans stage, ce qui rend la création d’une session plus simple et plus rapide. On ne connaît pas toujours les données du stage quand on souhaite inscrire une personne à une session. Lorsque le stage est mentionné, les informations de la session sont initialisées, par héritage, par les informations définies au niveau du stage. Toutefois, il est possible de gérer les données par exception.

L’ONGLET « SESSION » Cet onglet présente les informations géographiques et temporelles de la session ainsi que des informations de suivi de l’état du stage (clôturé ou non) ainsi que du nombre d’inscrits. L’état de la session (Engagée, Annulée, Réalisée ou Clôturée) est géré manuellement.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 294

Si la création d’une session se fait en fonction d’un stage. Les données sont héritées du stage. Informations obligatoires : date de début / date de fin. Les horaires sont hérités du stage (par défaut) et modifiables. Possibilité de gérer une notion de temps de pause : La notion de temps de pause permet de prendre en compte la notion d’horaire effectif (qui n’est pas nécessairement la différence entre l’horaire de début et l’horaire de fin). Lieu : Hérité du stage. Modifiable par exception. Apparaîtra sur les lettres de convocation. Suivi : coché pour le suivi des documents administratifs de la session En haut à droite Compteur du nombre d’inscrits à la session. Les informations de classification sont héritées du stage (si renseigné) et restent modifiables avec des contrôles de cohérence bloquant par rapport au stage. La clôture d’une session se fait par le bouton « Clôture » : La clôture d'une session fait passer les inscriptions à cette session en état clôturé et les demandes en état réalisé. La session les inscriptions et les demandes ne sont plus modifiables. Une inscription passe directement de l'état "Saisie" à "Clôturée" si le salarié n'est pas géré dans la saisie des temps. Sinon l'inscription passe de l'état "En cours" à l'état "Clôturée". Le bouton « Mise à jour » permet de mettre à jour les coûts réels de la session au niveau de chaque stagiaire (information visible dans « inscriptions » onglet Coûts). La saisie des coûts réels et imputables de la session se fait soit au niveau global, soit au niveau individuel. Ces coûts sont ensuite répartis au prorata des inscriptions.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 295

L’ONGLET « CALENDRIER » On retrouve ici les dates et les horaires générés automatiquement en fonction des paramètres de l’onglet « session ». Ils sont modifiables par exception.

Ces horaires seront ensuite hérités au niveau des demandes de formation. La notion de temps de pause permet de prendre en compte la notion d’horaires effectifs. Le calendrier s’incrémente en tenant compte des samedis et des dimanches (donc attention une session de 3 jours débutant un vendredi ne présentera qu’une ligne dans le calendrier, il faudra bien remplir les dates du samedi et du dimanche de la session).

L’ONGLET « ORGANISATION » De même les coûts prévisionnels sont hérités aussi des éléments du stage et sont là encore ajustables par exception.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 296

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 297

L’ONGLET « COUTS REELS » Cet onglet présente les coûts réels de la session et se compose de deux parties : ƒ Les coûts liés au formateur en interne (si pas intervenant extérieur) ƒ Les coûts des participants en interne

Coûts réels formateur interne : Informations reprises par défaut de l’onglet organisation (logique prévisionnelle). Modifiables par exception. Coûts réels participants : informations initialisées en fonction de ce qui a été renseigné dans l’onglet organisation (coûts prévisionnels) et mis à jour par les éléments de paie des participants. Ce bloc permet à la fois de saisir : ƒ Les coûts collectifs réels s’il y a (ex : frais pédagogiques) ƒ Les coûts réels individuels qui seront affectés à chaque participant dans la fonction Inscription. Bouton « Mise à jour » : si modification à posteriori d’un ou plusieurs coûts, cette fonction permet la mise à jour des coûts réels des participants dans chacune de leur fiche (onglet Coûts dans Inscription). Il est nécessaire qu’il y ait au moins un inscrit.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 298

L’ONGLET « INSCRIPTIONS » Cet onglet regroupe les stagiaires inscrits à la session.

En se positionnant sur un stagiaire et par clic droit, on a la possibilité de se positionner sur le dossier d’inscription ou sur la demande du salarié.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 299

2.5 LES DEMANDES DE FORMATION Ressources humaines / Formation / Demandes de formation

Lors de la saisie des demandes de formation, des valeurs par défaut provenant de la session (si elle est définie), ou du stage (s’il est défini) sont renseignées (type, organisme de financement, dispositif de formation). Une duplication par défaut des valeurs d’une ligne sur la suivante permet de rendre la saisie plus rapide. L’ONGLET « CARACTERISTIQUES »

Le numéro de demande : il est libre (si pas de stage) ou généré automatiquement si demande depuis un stage. L’origine de la demande peut provenir du salarié ou d’un manager qui effectue les demandes pour ses collaborateurs. Le bloc session hérite du domaine et du thème qui sont modifiables par exception. Il est possible de faire des demandes par rapport à des sessions déjà enregistrées. Plan de formation prévisionnel : permet de préciser si la demande rentre dans le cadre du plan de formation de l’entreprise, si oui on en précise l’année. Bloc classification : pour la nature fiscale et la catégorie d’action, deux possibilités : ƒ Si un seul élément est défini au niveau du stage, on a un héritage au niveau de la demande. ƒ Si deux ou plusieurs éléments sont proposés au niveau du stage, il faut obligatoirement sélectionner l’un d’entre eux au niveau de la demande.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 300

L’ONGLET « PARTICIPANTS »

Si l’origine de la demande est individuelle (cf : onglet caractéristique), le matricule demandeur est reporté dans le tableau participant. Si l’origine de la demande est hiérarchique, possibilité de saisir : ƒ Des demandes nominatives en renseignant « 1 » dans la colonne nombre et en sélectionnant le salarié. ƒ Des demandes non nominatives en renseignant la colonne nombre et au minimum la colonne « Catégorie ». A noter que si la demande est hiérarchique, il y a la possibilité de saisir plusieurs lignes. Les demandes font l'objet de deux suivis : ƒ Un suivi manuel pour connaitre l'état de la demande (Saisie, réfusée, acceptée...). Ce suivi est paramétrable. ƒ Un suivi automatique pour savoir si : - La demande est acceptée dans le plan de formation définitif (Plan). - La demande a abouti à l'inscription du salarié au stage (Inscription). - La formation du salarié a eu lieu (Réalisée).

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 301

2.6 LE PLAN DE FORMATION Ressources humaines / Formation / Plan prévisionnel

Le plan de formation est obligatoire dans les entreprises de plus de 50 salariés et il doit être présenté au Comité d’Entreprise. Il n’y a pas de forme légale, il est habituellement élaboré en octobre et présenté en novembre. La fonction « Plan de formation » de Sage HR Management est un outil d’aide à la décision permettant d’établir le plan de formation à partir des demandes de formation exprimées. Attention ! La création du plan est de niveau groupe. Il n’y a pas, aujourd’hui, la possibilité de créer un plan de formation de niveau « site » ou « société ». Mais toutes les consultations, éditions… permettront l’analyse par site ou société

De plus, le bouton « filtre » permet d’affiner la présentation des éléments du plan.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 302

Il est possible d’établir plusieurs plans pour une année (Version 1, 2 …) par contre on précisera celui qui sera le « définitif », en cochant la zone correspondante et c’est ce plan qui sera considéré dans les éditions de comparaison « coûts réels/coûts prévisionnels ».

L’ONGLET « PLAN »

Le plan se bâtit soit en saisissant directement dans le bloc « saisie du plan », soit en utilisant le bouton « propositions », qui pré-alimentera l’écran des demandes de formation.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 303

Les demandes proposées peuvent être ensuite complétées par de la saisie. Il convient d’affecter un nombre de stagiaires prévisionnels aux lignes de stages. La partie « Coûts prévisionnels » : Pour chaque ligne de l’écran saisie, on affiche dans le deuxième tableau, les coûts individuels du stage ou de la session (au cas où la demande de formation est rattachée à une session). Les coûts sont déduits en fonction : ƒ ƒ ƒ

Des coûts de stage définis dans la fonction stage, (ramenés au niveau individuel), Des coûts salariaux du stagiaire, Des coûts moyens salariaux par catégorie 2483 si le stagiaire n'est pas identifié.

Pour chaque ligne saisie dans l’écran, on affiche dans le deuxième tableau, les coûts individuels du stage ou de la session (au cas où la demande de formation est rattachée à une session). Affichage en haut à droite de l’en-tête du « Coût total plan ».

L’ONGLET « COUT PAR STAGE » Présente deux tableaux avec les coûts par stage : o o

tableau du haut, on aura une synthèse des coûts par stage. tableau du bas, on retrouvera le détail des coûts de chaque stage.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 304

2.7 LES INSCRIPTIONS Ressources humaines / Formation / Inscriptions

L’inscription à une session de formation d’un stage donné, émane d’une demande nominative faite préalablement (et acceptée) ou d’une saisie directe pour un salarié. Le bouton « Propositions » permet de transformer des demandes de formation acceptées en inscriptions. Pour une session donnée et pour chaque salarié (ayant fait une demande de formation qui a été acceptée), une ligne est générée et accessible via la liste gauche de la fonction.

Cette fonction regroupe trois types d’information : ƒ ƒ ƒ

Celles relatives à la classification de la formation (nature, fiscale, catégorie d’action, dispositif utilisé et type de valorisation). Celles relatives aux dépenses de formation au niveau stagiaire. Celles relatives au calendrier de présence de l’inscrit pendant la session.

A noter : - Si « Le salarié n’appartient pas à la cible visée par le stage » un message d’erreur apparaît lors de la sélection du matricule. - Si le nombre maximum n’est pas saisi au niveau du stage (information non obligatoire), l’inscription au stage n’est pas possible.

L’ONGLET « COUTS »

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 305

Les critères de classifications (Natures fiscales, Catégories d'action) sont : ƒ Soit hérités de la session s'ils y sont définis de façon unique. ƒ Soit à compléter au niveau de l’inscription dans le cas contraire. Les coûts autres que les coûts salariaux sont hérités de la session et modifiables par exception. Les coûts salariaux proviennent des rubriques du plan de paie qui sont paramétrées dans TXHRPAT, TXHRPAT2, TXHRSAL, TXHRSAL2.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 306

L’ONGLET « PRESENCE »

Le calendrier présenté ici est hérité de la session et est modifiable. L’inscription permet de ventiler les heures de formation sur le dispositif de formation utilisé, de saisir les heures effectuées pendant et hors du temps de travail. Un indicateur permet de créer automatiquement les heures de formation dans la saisie des temps :

Une fois cette case cochée, le tableau de présence des salariés n'est plus modifiable. Les temps du participant seront déversés dans la saisie des temps lors de l'opération « arrêté des temps ».

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 307

Selon le dispositif utilisé pour la formation du stagiaire (Cf. onglet inscription), le nombre d’heures du stage va mouvementer soit l’évènement FOR, soit l’évènement DIF dans la gestion des temps.

L’ONGLET « COMPETENCES » Cet onglet reprend les compétences induites par le stage, on peut en modérer le contenu en restant dans des compétences reconnues par le stage.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 308

Ensuite, la fonction « Validation des compétences » (Ressources humaines \ formation\ validation des compétences) ou le bouton « validation » permettent d'intégrer ces compétences acquises dans la fiche « Carrière » du salarié.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 309

Si les compétences n’ont pas été acquises, il faut modifier les compétences sur la fiche d’inscription.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 310

2.8 LA DECLARATION 2483 Ressources humaines / Formation / Déclaration 2483

Les entreprises de plus de 10 salariés doivent consacrer au moins 1,60% de leur masse salariale en action de formation professionnelle. Si l’entreprise ne dépense pas ce montant, elle doit l’acquitter sous forme de taxe. Cette déclaration peut être intégralement éditée à partir d’une fonction dédiée. Dans cette fonction, on retrouve, par année et société, l’ensemble des informations nécessaires. Ces informations peuvent être automatiquement extraites de l’ensemble des données de formation par un bouton dédié « extraction » :

Les données peuvent ensuite, si nécessaire, être complétées manuellement ou modifiées avant déclaration. Les écrans générés sont présents sur 4 onglets :

Puis éditer le CERFA :

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 311

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 312

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 313

2.9 LES EDITIONS DU MODULE FORMATION Toutes les éditions du module formation sont regroupées au niveau : Impressions \ Impressions groupe \ Formation

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 314

ANNEXE 1 : TABLES UTILISEES PAR LA FONCTION « SALARIES » Table ATABDIV [ADI] BBLOB [BBB] CAISSE [PCA] EMPLOAD [AD] EMPLOCHD [CHD] EMPLOCPT [CPT] EMPLOCTR [CTR] EMPLOCUM [EPC] EMPLOENT [ENT] EMPLOEXM [EXM] EMPLOEXN [EXN] EMPLOHAB [HAB] EMPLOID [ID] EMPLOMED [MED] EMPLOPAR [PAR] EMPLOPAY [PAY] EMPLOPRO [PRO] EMPLORIB [RIB] EMPLOSAL [SAL] EMPLOTRY [TRY] FACILITY [FCY] ORGANISME [ORG] POSCOD [POS] SITEPAYE [SIT] TABCOUAFF [TCA] TABCOUNTRY [TCY] TABCUR [TCU]

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Intitulé Table Tables diverses Fichiers spéciaux Caisses de cotisation Informations administratives Enfants Informations comptable Contrat Cumuls Entrées/Sorties Diplômes Notes de frais Habilitations Etat Civil Visites médicales Participation Informations de paie Position professionnelle Relevé Identité Bancaire Evolution salaire Expérience Professionnelle Sites Organismes Codes postaux Sites Table affectation compteurs Table des Pays Table des Devises

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 315

ANNEXE 2 : QUELQUES FORMULES SAGE X3 LES FORMULES SAGE X3 Une formule est une expression calculée pouvant être évaluée, faisant appel à des constantes, des variables, des fonctions Sage X3 et des opérateurs. A tout moment dans Sage X3, la calculette peut être lancée pour évaluer une formule se rapportant à un contexte. Les formules sont utilisées dans de nombreux cas de paramétrage. Formules simples : Constantes ASN 12 P2

Valeur numérique signée ou non 3.1415926 -273

Chaîne de caractères "Aujourd’hui" ‘Vous avez dit : "Bizarre"’

Date [29/05/1959]

Condition : - Toute valeur numérique non nulle est considérée comme vraie Le résultat d’une comparaison renvoie 1 si la comparaison est vraie. - Toute valeur numérique nulle est considérée comme fausse. & = et | = ou Opérateurs : Numériques +-*/ Date Date – date Date + nombre Date – nombre Caractères Chaîne + chaîne Chaîne – chaîne

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 316

VARIABLES Caractéristiques Elles dépendent du contexte d’exécution liée à une « classe » définie entre crochets. TYPE DE VARIABLE

SYNTAXE A UTILISER

Valeur d’un champ dans [F:abv]nom l’enregistrement courant d’une abv = abréviation de la table table en ligne nom = nom du champ Valeur d’un champ d’écran

Variable globale

Variable système

[M:abv]nom abv = abréviation de la table nom = nom du champ

EXEMPLES [F:BPC]BPCNUM

[M:BPC0]BPCNUM

GNBGAUCHE GUSER [V]nom GFONCTION La classe peut être omise le GOLDETAT nom commence par G GMOIPAY (1er jour mois de paie) [S]nom datesyst La classe peut être omise. nomap Le nom est en minuscule (motindcum clé)

Une variable s'exprime de façon générale sous la forme : [classe] nomvar (indice) Par exemple, on peut définir les variables suivantes : [F:BPC]BPCNAME MA_VARIABLE ELEMENT(33) Le nom de la variable nomvar s’exprime sous la forme de lettres et/ou de chiffres, le premier caractère étant toujours une lettre et le caractère de soulignement étant également admis. La longueur significative d’un nom de variable est limitée à 12 caractères. Tous les noms sont autorisés, hormis certains mots-clés réservés au langage (File, Until, ou Commit font par exemple partie de ces mots-clés). Lorsqu’on tape un nom de variable en lettres minuscules, il est automatiquement transformé en lettre majuscules, sauf s’il s’agit d’un mot-clé. Certaines variables peuvent être dimensionnées, c’est-à-dire correspondre à des tableaux d’éléments (de 1 à 4 dimensions sont possibles). Dans cas, on donne le ou les indices sous la forme d’expressions numériques, séparées par des virgules s’il y en a plusieurs, entre parenthèses (par exemple, M_TB(1,2,8) est une syntaxe valide).

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 317

Une classe correspond à un ensemble de variables liées à un contexte. Les classes les plus courantes sont les suivantes : [V] : classe de variables globales. Une variable de ce type est liée à la session Sage X3. Une fois créée, elle reste accessible tant qu’elle n’a pas été détruite, ou tant que la session Sage X3 ne s’arrête pas. Sa déclaration se fait à l’aide d’instructions dédiées (selon son type, on utilise les instructions Integer, Decimal, Char, Date, Libelle, Shortint, Float, Double). [L] : classe de variables locales. Elle est liée à une imbrication de sousprogramme (chaque instruction Call crée une nouvelle classe de variables locales qui cache la classe précédente). La déclaration de variables de ce type se fait de même que les variables précédentes, mais en faisant précéder la déclaration du mot-clé Local. [C] : classe de variables de type compteur. Il s’agit de variables communes à tous les postes d’un dossier. Leur création se fait par une fonction de développement dédiée. [F:abv] ou encore [abv] : il s’agit de la classe des variables liées à une table déclarée par l’instruction File. On y retrouve les valeurs de l’enregistrement courant. [M:abv] ou encore [abv] : il s’agit de la classe des variables liées à un écran de saisie déclaré par l’instruction Mask. On y retrouve les valeurs ayant été saisies ou susceptibles d’être affichées (chaque onglet d’un écran est considéré comme un masque). La classe n’est pas obligatoire, car des règles permettent de connaître la classe par défaut. Il existe un ensemble de variables dites système, car gérées directement par Sage X3. Alors que les autres variables sont transformées, lors de la saisie, en majuscules, ces variables, qui font partie des mots-clés du langage, sont affichées en minuscules. Voici quelques variables système utilisables (liste non exhaustive) : Nom nomap

Type chaîne

Définition nom du dossier courant

datesyst date

date système modifiable

adxdir

chaîne

répertoire de base Sage X3

nolign

numérique

numéro de ligne courante

fstat

numérique

statut de retour après lecture ou écriture table

Les tableaux de variables : Certains écrans Sage X3 contiennent des tableaux. [M:SIH3]QTY(0)

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 318

[M:SIH3]QTY(1) [M:SIH3]QTY(2) [M:SIH3]QTY(3) Les champs sont dits indicés.

SYNTAXE GENERALE DANS UNE FORMULE R_RUB01 V_VAR01 C_CUM01

= Rubrique de paie = Variable de paie = Cumul de paie

[F]NOM

= Valeur du champ "NOM" dans le fichier par défaut (*).

[F:FIC]NOM = Valeur du champ "NOM" dans le fichier dont l'abréviation est FIC. Utilisation des variables Dans les rubriques de paie : DATPAI MOIS ANNEE DATDEB DATFIN GMOIPAY MOIPAY ACOMPTE1 ACOMPTE2

= Date de paie courante = Numéro du mois de la date de paie courante = Année de la date de paie courante = Date de début de la période de paie du bulletin courant = Date de fin de la période de paie du bulletin courant = 1er jour du mois de la paie courante = Numéro du mois de paie courant = [F:SDP]BNCPOA (solde acomptes) = [F:SDP]BNCPOA2 (solde 13ème mois)

Dans les variables de paie : TDAT = Commentaire de variable de paie, généré depuis la saisie des temps sous la forme : "Du xx/xx/xx au xx/xx/xx " (dates début et fin de l'événement). Dans la sélection du paramétrage des déclarations de charges : CODPOP = Tableau contenant la liste des populations auxquelles appartient le salarié en cours de traitement. CODEXO = Tableau contenant la liste des codes exonérations valides, rattachés au salarié en cours de traitement.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 319

ANNEXE 3 : EXERCICES POUR DECOUVRIR LE PLAN DE PAIE Dans cette partie, nous allons découvrir par quelques exemples, comment est organisé le plan de paie proposé en standard.

A. QUELQUES ELEMENTS PREALABLES ƒ Définir paramètres généraux suivant : PAY \Groupe DAT saisir les dates prévisionnelles sur 2008 ƒ Vérifier PAY\DDC\décembre inclus ou non et PAY\MIS\année DASU 2007 PLAN\MIS\DMA ƒ Créer les plannings 2008 ƒ Créer les périodes d’extraction 2008

ƒ Renseigner les valeurs paramètres de 2008 : plafond, valeur smic…. Paie / saisie des valeurs / dossier

ƒ Se positionner sur le mois de paie de janvier 2008 et générer les entêtes de bulletins pour les salariés du site ASN de la société APS. ƒ Effectuer un arrêté des temps. ƒ Lancer le traitement des paies de janvier 2008 : Calcul en masse, édition en masse, règlement et OD.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 320

B. CALCUL DES PRORATAS DE PLAFOND Sélectionner le mois de paie de février 2008 Faire embauche d’un salarié à temps complet le lundi 11 février 2008 dans le site ASN. Saisir un salaire de base de 3000 €, faire le bulletin de ce salarié et constater le prorata de plafond. Calcul : Plafond sécu = 2773 *19/30 = 1756,23 Explication : Le prorata s’effectue en 30ème avec les cas « mono » ou « multi employeur » sur lequel s’applique la déduction des congés si gestion BTP ou saisie directe d’un plafond forcé. La rubrique Urssaf plafonnée contient en base « TA_URSSAF » soit la partie TA de la rubrique URSSAF. La rubrique Urssaf est une rubrique de type assiette qui reprend en assiette la valeur du brut abattu et on y soustrait la valeur de chômage partiel s’il y a lieu. La ligne 1 « TA » du bloc « assiette » fait appel à la rubrique « PLAFOND » La rubrique Plafond propose la formule suivante : (R_PLAFOND_C1+R_PLAFOND_C2-R_REDUC_PLAF)*(V_PLAFSS_LIB=0) V_PLAFSS_LIB*(V_PLAFSS_LIB0)

+

Calcul rubrique PLAFOND_C1 (calcul plafond en fonction des 30èmes et des horaires de base si salarié mono société) + Calcul rubrique PLAFOND_C2 (calcul plafond si salarié multi employeurs et si brut total saisi en variable) Calcul de la rubrique REDUC_PLAF (calcul si gestion BTP et si absence CP dans le mois) Le tout multiplié par « 1 » si la variable salarié du plafond SS forcé PLAFSS_LIB = 0 sinon il multiplie le tout par 0 et rajoute la variable salarié PLAFSS_LIB.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 321

La rubrique PLAFOND_C1 propose : Une condition de calcul : R_PLAF_TYP=0 , La rubrique PLAF_TYP est renseignée à 1 = multi-employeur et 0= autres elle se calcule uniquement si la variable « Brut_xsoc » (brut autres sociétés) est renseignée. Une base de calcul : V_PLAFOND_SS*(R_NB_30_PLAF/30) La variable PLAFOND_SS est une variable de type dossier renseignée dans l’onglet « DIVERS » dans laquelle on précise le montant du plafond de sécurité sociale La rubrique NB_30_PLAF / 30 Elle propose le calcul du prorata en jours 30ème de présence + jours de préavis si non effectué (date fin période forcée sur le bulletin du salarié) + régularisation éventuelle. Formule : (day(eomonth(MOIPAY))-C_TOTJABSES)*(C_TOTJABSES0) + *(C_TOTJABSES=0 | V_HEURES0) + V_NB_TRENT_R R_NB_30_PREA

30 +

(day(eomonth(MOIPAY) : Ressort la valeur numérique du jour du dernier jour du mois de paie C_TOTJABSES) : soustrait les jours d’absences dans les cas d’entrée et ou sortie en cours de mois. Ce cumul calcule le nombre de jours d’absence si entrée en cours de mois (si date entrée est supérieure à la variable MOIPAY qui donne le premier jour du mois en cours alors il calcule le nombre de jours d’absence en prenant le jour de la date d’entrée – « 1 » ) et une rubrique qui calcule le nombre de jours d’absence en cas de sortie dans le mois (si date de sortie est renseignée et si elle est inférieure au 1er jour du mois et si la date de fin de période est inférieure ou égale à la date de fin de mois de paie et si la date de sortie est inférieure ou égale à la date de fin de mois de paie et le nombre de jours d’absence se calcule en prenant la date du dernier jour du mois de paie – date de sortie). * C_TOTJABSES0 : si cumul jours absence est différent de 0 alors on multiplie par 1 (vrai) sinon par 0 (faux) + 30 *(C_TOTJABSES=0 | V_HEURES0) : + 30 si cumuls jours d’absence est égal à zéro ou si les heures bien renseignée. + V_NB_TRENT_R : variable salarié à saisir pour les 30èmes à régulariser + R_NB_30_PREA : rubrique NB_30_PREA qui calcule le nombre de jours qu’il y a entre la date de fin de période et la date de sortie dans le cas d’un préavis non effectué c'est-à-dire qu’il faut que la date de sortie soit renseignée et qu’elle soit inférieure à la date de fin de période forcée sur le bulletin concerné.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 322

Un taux : min((R_HRES_BASE-V_H_ABS_MTH),V_HRES_CONV)/V_HRES_CONV Qui calcule la valeur minimum entre la valeur des heures conventionnelles et la valeur calculée (rubrique Heures de base – heures absences pour mi-temps thérapeutique) et la divise par les heures conventionnelles La rubrique HRES_BASE : (V_HEURES=0)*[F]HRSMTH+V_HEURES si pas d’heures saisies en variable salarié, il prend les heures du contrat de la fiche salarié sinon il prend les heures saisies La variable H_ABS_MTH : variable salarié permettant de saisir les heures d’absence pour mi-temps thérapeutique ou mise à jour par la nature MTH de la gestion des temps. La variable HRES_CONV : variable saisie au niveau du dossier

La rubrique PLAFOND_C2 propose : Une condition de calcul : R_PLAF_TYP=1 & (R_BRUT_ABAT+V_BRUT_XSOC)0 La rubrique se calcule si la rubrique PLAF_TYP est renseignée à 1 = multi-employeur et si la somme de la rubrique brut abattu et la variable brut autres société est différente de zéro. Une base de calcul : V_PLAFOND_SS*R_BRUT_ABAT/(R_BRUT_ABAT+V_BRUT_XSOC) Base qui calcule un prorata de plafond sur les montants

La rubrique REDUC_PLAF propose : Une condition de calcul : R_JCP_PRIS0 & [F]CCP=2 La rubrique se calcule si la rubrique JCP_PRIS est différente de zéro et si le salarié est mentionné comme dépendant une caisse des congés payés. Une base de calcul : V_JCP_PRIS*V_PLAFOND_SS/30 Base qui calcule le montant à retenir au plafond trouvé en fonction du nombre de jours CP pris saisis ou incrémenté par la nature CPE de la gestion des temps et payés par la caisse des congés.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 323

C. PRIME D’ANCIENNETE Cette prime est calculée par la rubrique « Prime d’ancienneté » Elle est de type : BASE*TAUX/100 avec les spécifications suivantes : Une condition de calcul : month([F]DATANC)0 Le mois de la date d’ancienneté mentionné en fiche salarié doit être différent de zéro Une base : C_TOTANC Cumul des masses pour la base d’ancienneté. Pour connaître les rubriques rentrant dans le cumul utiliser la fonction Paramétrage \ plan de paie \ MAJ rubriques \ cumuls

Il est bien sûr possible de compléter ce cumul par d’autres rubriques soit par cette fonction, soit par les rubriques. Un taux : R_TX_ANC Rubrique de type grille qui fait appel à la colonne N°1 de la grille « ANCIENNETE »

En fonction du nombre de mois d’ancienneté stocké dans la rubrique AN_ANCIEN1 qui donne le nombre d’années en incluant le mois en cours. Il existe une rubrique AN_ANCIEN0 qui donne le nombre d’années d’ancienneté du mois de paie précédent.

La rubrique AN_ANCIEN1 se calcule suivant la formule : max(0,ANNEE-year([F]DATANC)-(month([F]DATANC)>MOIS)) Il prend la valeur la plus grande entre 0 et la différence (année de paie – année de date ancienneté – 1 si le mois date ancienneté est supérieur au mois en cours) Exemple : si mois en cours = février 2008 salarié avec date ancienneté = 12/01/1998 2008 – 1998 -1 (car mois ancienneté mois de paie) = 10 ans

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 324

D. LA GESTION DES CONGES La paie liée au module gestion des temps permet une gestion complète des congés. 1. LES PARAMETRES GENERAUX

Ils font appel dans les valeurs à des cumuls ou des rubriques pour les taux.

Ils font appel aux cumuls paramétrés dans le groupe CP / Chapitre TPS Les paramètres CNGYEAEND et CNGYEASTR sont importantes pour la visualisation des soldes congés en gestion des temps. On associe également les natures d’évènement pour les paramètres CPA et CPE.

2. LES VARIABLES Les Variables sont saisissables à différents niveaux dossier (BNJ_CP_LEG), site voire au niveau salarié si on souhaite remplacer les calculs automatiques (JCP_ACQUIS)

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 325

Les variables XR permettent d’initialiser des cumuls en cas de reprise sur des exercices en cours. Elles ne sont saisissables que sur le premier bulletin du salarié.

3. LES CUMULS

Certains cumuls ont une valeur d’initialisation pour basculer un cumul d’un compteur à l’autre lors de la remise à zéro suivant la périodicité (CP_ACQU_N0) et des valeurs de reprises gérées par les variables « XR… ».

4. LES RUBRIQUES Les compteurs de congés acquis se composent des éléments de congés payés acquis + jours d’ancienneté + jours de fractionnement auquel s’ajoute un arrondi de calcul à l’unité supérieure (rubrique ARO_CP1_1) au mois de mai ou février (si BTP). Les rubriques 3010 à 3040 sont calculées sur les bulletins en cas de congés pris. Le calcul est réparti sur 2 rubriques si des jours de congés sont pris par avance sur le compteur N.

5. TRAITEMENT DU CONGE Il convient si on veut exploiter la gestion des temps de définir les périodes de congés. Gestion des temps / Congés – Absence / Congés / Période de congés

Pour une société donnée, une année et un évènement de type congés, il faut définir : La période d'acquisition de ces congés, En présence du module paie, le cumul de paie contenant le nombre de congés acquis chaque mois. Ainsi à chaque calcul de paie, le nombre de congés acquis des fiches de congés par employé, sera mis à jour automatiquement de la valeur de ce cumul. La période de consommation de ces congés, avec si besoin, une période de tolérance,

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 326

Et si nécessaire, et en présence du module paie, les cumuls de paie annuels contenant le nombre de congés acquis et pris dans le cadre d'un démarrage de dossier en cours d'année. Ainsi une initialisation complète du nombre de congés acquis et pris, des fiches de congés par employé, sera possible depuis la fonction initialisation congés.

La fonction Congés par salarié, lorsque l’on utilise le module paie, sert uniquement de visualisation des soldes de congés. La fonction initialisation des congés, permet de créer et ou de mettre à jour en masse les fiches congés des salariés au niveau du nombre de jours acquis. Dans ce cas on récupère la valeur, à la date de paie saisie, du cumul annuel paramétré dans la fonction « période congés » Elle permet aussi de resynchroniser le nombre de jours acquis stocké dans l’historique de paie et celui stocké en fiche congés employé. Dans ce cas, c’est la valeur cumulée, sur la période précisée (du cumul mensuel paramétré dans la fonction période de congés), qui est récupérée avec remise à zéro possible. En Saisie des temps, il sera possible de consulter l’écran des soldes par simple clic droit.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 327

Après l’arrêté des temps, on retrouve le nombre de jours pris dans les variables (si demandé dans le traitement de l’arrêté). Gestion des variables en jours et heures pour les différents besoins dans le calcul des bulletins et ou pour les besoins déclaratifs. Le calcul du bulletin, pour notre salarié qui n’a pas de CP acquis pour la période concernée va utiliser les rubriques CP pris en avance.

Explication : La rubrique RET_CP_AV : Retenue CP sur N Condition : si JCP_PRISAV 0 si la rubrique contenant les jours pris d’avance est différente de 0 Condition : V_JCP_PRIS - R_JCP_Pris 0 Base : V_JCP_PRIS – R_JCP_PRIS La variable JCP_PRIS est incrémentée par la feuille de temps ou saisie. La rubrique JCP_PRIS donne les jours pris sur les droits N-1 Condition : si V_JCP_PRIS 0 Base : min (V_JCP_PRIS, C_CPACQ_N0 – C_CP_PRISN0) Prend le plus petit entre le nombre de jours pris dans le mois et la différence entre le cumul des jours acquis N-1 et le cumul des jours pris sur période n-1, soit les jours restants sur période N-1). Base : - R_JCP_PRISAV Taux : R_TXBRUTCP Base : R_TXBRUTCP_C + V_TX_HORAIRE * R_NBH_JOUR_E TXBRUTCP_C Condition : Variable TX_HORAIRE=0, (si salarié non horaire) Base : C_TOT_BRUTCP/V_NBJ_OUVRES Cumul pour base CP MAINTIEN /nombre de jour ouvrés moyen saisi en variable dossier dans onglet « divers » = 21,67 (52/12*5 jours ouvrés). Variable TX_HORAIRE variable salarié saisissable dans onglet « salaire » si salarié horaire. NBH_JOUR_E donne le nombre d’heures travaillées par jour ouvré. Si la variable NBH_JOUR_E n’est pas saisie pour le salarié (cas des temps partiels avec des valeurs de journées moindres), il fait le calcul

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 328

suivant : Horaire contractuel de la fiche salarié/nombre de jours ouvrés moyen. Sinon il prend la valeur de la variable NBH_JOUR_E Les variables et rubriques concernant les jours ouvrés existent aussi en jours ouvrables. Concernant l’indemnisation des congés, le logiciel propose le calcul du plus intéressant pour le salarié entre la valeur du 10ème et celle du maintien.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 329

E. LES SORTIES Lorsque le champ départ définitif est coché en fiche du personnel, cela signifie que l’on souhaite établir un solde de tout compte et cela a aussi des impacts dans le bulletin par le calcul des rubriques indemnités compensatrice des congés payés Il y a deux rubriques : IND_CP : Indemnité compensatrice CP N-1 IND_CP_AV : Indemnité compensatrice CP N Le principe de calcul est le même pour les deux. Condition de calcul : R_SOLDE=1 & [F]CCP=1 La rubrique SOLDE=1 signifie que le calcul de la rubrique SOLDE est vrai. Condition de cette rubrique : sortie définitive est cochée, date de sortie est comprise dans la période de paie et le motif de départ n’est pas Mutation Le champ de la fiche salarié CPP (dépendant d’une caisse de congés payés) est à non (1) Base : C_CP_ACQU_N0-C_CP_PRIS_N0 ou

C_CP_ACQU_N1-C_CP_PRIS_N1

Donne la différence entre les jours CP acquis sur la période N-1 et les jours CP pris sur la période Ou la différence entre les jours CP acquis sur la période N et les jours pris sur la période. Taux : max(R_TXBRUTCP,R_TX_BCP_N0) Taux journalier CP donne la meilleure valeur entre le maintien du salaire et la règle du 10ème. Pour les sociétés qui, lors du départ d’un salarié, paient les soldes de RTT, la rubrique RTT_SOLDE suit le même principe. Il en est de même pour les soldes des repos compensateurs et des modulations du temps de travail. La rubrique prime 13ème mois (PR_13MOIS) se calcule aussi lorsque la sortie définitive est cochée.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 330

F. LA GESTION DES MALADIES Souvent la gestion des droits aux indemnisations des jours maladies, dépend des conventions collectives et des accords d’entreprises voici quelques principes de paramétrages proposés dans HR Management Eléments du Plan de Paie nécessaires à la gestion de ces droits Cumuls : ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

ATACQU050 ATACQU075 ATACQU100 ATIND050 ATIND075 ATIND100 AT_REPORT MALACQU050 MALACQU075 MALACQU100 MALIND050 MALIND075 MALIND100 MAL_REPORT

Variables : ƒ JAT ƒ JMALADIE

Rubriques : ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

REIN_MAL_1 REIN_MAL_2 MAL050_M12 MAL075_M12 MAL000_M12 MAL_100_NC MAL_100_C MAJ_MAL100 MAL_75_NC MAL_75_C MAJ_MAL75 MAL_50_NC MAL_50_C MAJ_MAL50 REIN_AT_1 REIN_AT_2 AT050_M12 AT075_M12 AT100_M12 AT_100_NC AT_100_C MAJ_AT100 AT_75_NC AT_75_C

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 331

ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

MAJ_AT75 AT_50_NC AT_50_C MAJ_AT50 MALACQU050 MALACQU075 MALACQU100 ATACQU050 ATACQU075 ATACQU100 ABS_MAL JMAL_A_IND MAL_REPORT JINDMAL100 IND_MAL100 JINDMAL75 IND_MAL75 JINDMAL50 IND_MAL50 ABSENCE_AT JAT_A_IND AT_REPORT JINDAT100 IND_AT100 JINDAT75 IND_AT75 JINDAT50 IND_AT50

Rappel du principe de fonctionnement de l’attribution de ces droits La plupart des Conventions Collectives prévoient des conditions de maintien de salaire en cas d’arrêt pour maladie ou accident de travail des salariés. Si rien n’est prévu, l’employeur n’a aucune obligation de maintien. Sinon les règles varient, mais il est possible de résumer les principaux cas de la manière suivante : Souvent il existe une distinction des droits entre « Cadres » et « Non cadres » (parfois Agents de maîtrise) Le nombre de jours varie en fonction du nombre d’années d’ancienneté ; le compteur est parfois distinct entre maladie et AT, parfois commun. La réattribution des droits s’effectue soit à date fixe (en général au 1/01 de chaque année), soit sur 12 mois « glissants » (parfois en totalité parfois partiellement), soit parfois uniquement lors du changement d’ancienneté. Les droits sont en général « complétés » lorsque le changement d’ancienneté entraîne le passage à une tranche supérieure. Il arrive de rencontrer des règles plus sophistiquées qui nécessitent une personnalisation systématique.

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 332

La mise en application dans le Plan de Paie Les choix suivants ont été faits : Gestion de « compteurs » distincts pour maladie et pour AT (pour compteur commun, personnalisation nécessaire) 3 taux d’indemnisation possibles (bien que le plus souvent on retrouve 2 taux en simultané, pas toujours les mêmes pour Non cadres et Cadres, pas toujours 75% et 50%) 3 options de réattribution possibles (il faudra dans tous les cas revoir l’activation des Profils car bien évidemment on ne retrouve pas les 3 simultanément, sauf peut-être dans le cas de gestion de conventions collectives différentes ayant ces 3 types de gestion dans le même dossier, auquel cas il serait nécessaire de modifier les conditions de calcul). Séparation des « acquisitions » et des « consommations » pour faciliter le cas de réattribution des droits perdus sur 12 mois glissants. - La gestion des « acquisitions » : Le nombre de jours de droit maladie et AT défini par chaque convention est géré par les rubriques MAL_…et AT_... De type « Intervalle » elles permettent d’associer un nombre d’années d’ancienneté et un nombre de jours de droits. La seule condition de calcul est le statut cadre. Les rubriques MAJ_… se chargent de mettre à jour les cumuls associés dont la remise à zéro aura été préalablement effectuée (-C_… dans le calcul de la base). Cette méthode permet de réactualiser les droits lorsqu’il y a changement de tranche d’ancienneté (passage à 5 ans par exemple) ou lors d’un changement de statut (Non cadre qui devient Cadre). - La gestion des « consommations » : La saisie des jours maladie et d’AT s’effectue dans les « temps » et, suivant le nombre de semaines intégrées, le nombre de jours peut éventuellement dépasser 30 dans la variable. Or le calcul de l’absence s’effectue en 30ème (pour être cohérent avec la gestion des droits qui sont en jours calendaires). Sous peine d’obtenir un brut négatif, il est donc nécessaire d’effectuer une limitation à 30 et de cumuler les jours à reporter sur la paie suivante (rubriques et cumuls MAL_REPORT et AT_REPORT). On définit ensuite le nombre de jours à indemniser en prenant en compte les jours de carence (rubriques JMAL_A_IND et JAT_A_IND). Puis on « consomme » les jours de droits restants en épuisant d’abord ceux au taux le plus fort. Au passage on alimente le cumul adéquat du nombre de jours indemnisés. (rubriques IND_MAL100, IND_MAL75 etc...)

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 333

- La réinitialisation des droits « consommés » : Lorsque l’ensemble des droits est épuisé, le salarié n’est plus indemnisé par la société et c’est souvent l’organisme de Prévoyance qui prend en charge le versement d’indemnités complémentaires (en fonction des contrats souscrits). Les conventions collectives prévoient malgré tout les règles de réattribution de la totalité des droits. La méthode retenue est une remise à zéro ou un complément des cumuls prévus pour le suivi des jours indemnisés (cumuls MALIND100, MALIND075 etc.…). Trois options sont disponibles : ƒ Raz lorsqu’il s’est écoulé 12 mois sans arrêt maladie ou AT (rubriques REIN_MAL_1 et REIN_AT_1) ƒ Raz au 1/01 de chaque année (rubriques REIN_MAL_2 et REIN_AT_2) ƒ On redonne les droits consommés sur la paie du même mois de l’année précédente (rubriques MAL050_M12, MAL075M12 etc.) Dans l’option d’une réattribution au 1/01 de chaque année, il y aurait lieu de neutraliser l’activation de la rubrique si le salarié est encore en maladie au 1/01 (arrêt à cheval sur 2 années) et de n’effectuer l’opération que sur la paie constatant la reprise de travail. Ce cas n’est pas couvert et la neutralisation est manuelle (par onglet exception de calcul).

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 334

ANNEXE 4 : INITIALISATION D’UN DOSSIER Présentation d’un schéma de l’initialisation d’un dossier d’exploitation jusqu'à la l’édition des bulletins de paie. Création d’un Dossier de test ou de paramétrage et d’Exploitation ou de Production

Créer des environnements distincts pour héberger les dossiers de test, de développement, et de production.

Création des Sociétés Création des banques et caisses

Création des Sites Paramétrage des Taux Accident du travail Organismes Caisses de cotisations

Création des services L’attribution du matricule s’effectue automatiquement, il peut être imposé manuellement

Création des salariés Vérification des tables Diverses : Motifs entrées, Sorties, Visites Médicales

Paramétrage des Temps Evénements, Nature d’activités, Jours fériés Périodes d’extractions

Vérification des valeurs Dossiers, sociétés, sites Adaptation du plan de paie : Variables, Rubriques, Cumuls de paie, profil de paie et plan comptable

Vérification des valeurs dossiers, sociétés, sites à partir du dossier de référence

Paramètres généraux Paramètre/Groupe paramètre. Plan de Paie (Rubrique, Cumul, Variable)

Préparation de la paie

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 335

Préparation de la paie

Ouverture du mois de paie.

Génération automatique des entêtes (Variables bulletins)

Saisie des Eléments variables de paie et temps Synthèse des temps Arrêté des temps

Calcul de paie et édition des bulletins de paie

Etat des feuilles de paie

Règlements

Les déclarations EDI

OD de Paie

La DADS

Sage X3 HR Management – Cursus de base

Sage 2010

« Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, est interdite sans notre autorisation ».

Page 336