Guide Synergie Finance [PDF]

Zitiervorschau

Manuel d’utilisation Logiciel SYNERGIE Finance

Manuel d'utilisation: SYNERGIE Finance, Édition 2016. www.abnsoft.ma

Sommaire 1.

Installation .................................................................................. 6

2.

Initiation à l’installation ............................................................ 10 a.

Description du menu et des icônes : ..................................... 11

b.

Barre des tâches : ................................................................. 11

c.

Icône en haut du menu: ........................................................ 12

3.

Fichier société ........................................................................... 13 a.

Onglet "Information générale" ............................................. 13

b.

Onglet "Entête et logo"......................................................... 14

c.

Onglet "Information Juridique" ............................................ 15

d.

Onglet "Information Bancaire" ............................................. 16

e.

Onglet "Autres informations" ............................................... 17

4.

Gestion des utilisateurs ............................................................ 18

5.

Gestions des droits et accès ..................................................... 19

6.

Droit d'accès aux journaux ....................................................... 21

7.

Droit d'accès aux comptes ........................................................ 22

8.

Fichier plan comptable ............................................................. 23

9.

Fichier journal ........................................................................... 25

10.

Paramétrage comptabilité .................................................... 26

a.

Libellé de la deuxième ligne : ................................................ 26

b.

Imputation après la deuxième ligne ..................................... 26

c.

Validation de la pièce à l’équilibre :...................................... 27

d.

Saisie de l’immobilisation ..................................................... 27 Page 2

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e.

Saisie de l’encaissement/Règlement .................................... 28

f.

Permettre à la caisse d’être créditrice .................................. 28

g.

Intégration automatique des dotations aux amortissements 28

h.

Gestion des immobilisations : taux arrondi .......................... 29

i.

Intégration des sorties des immobilisations à la comptabilité 29

j.

Gestion des comptes parallèles ............................................ 30

k.

Calculer les immobilisations en non valeurs à partir ............ 30

l.

TVA : autoriser la saisie manuelle et l’importation Excel ..... 31

m.

Calcul de l’amortissement par mois ................................. 31

n.

Lettrage du journal d’ouverture ........................................... 31

11.

Saisie des modèles d'écritures ............................................. 32

12.

Etat de la saisie ..................................................................... 33

13.

Recherche avancée des écritures comptables ..................... 34

14.

Saisie des écritures ............................................................... 35

15.

Journal .................................................................................. 39

16.

Grand livre ............................................................................ 40

17.

Balance ................................................................................. 41

a.

La balance générale:............................................................. 41

b.

La balance détaillée : ............................................................ 42

c.

La balance Annexe: ............................................................... 42

d.

La balance annexe des comptes non soldés: ........................ 43

18.

Gestion des immobilisations ................................................ 44 Page 3

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19.

Sorties des immobilisations .................................................. 46

a.

- Cessions .............................................................................. 46

b.

- Retrait ................................................................................. 47

c.

-Virement .............................................................................. 48

20.

Journal centralisateur ........................................................... 49

21.

Lettrage des comptes ........................................................... 50

22.

Situation globale des tiers .................................................... 51

23.

Saisie du rapprochement bancaire ....................................... 52

24.

Déclaration de TVA ............................................................... 53

25.

Etats de synthèse .................................................................. 56

a.

Etats fiscaux .......................................................................... 56

b.

Etats comptables .................................................................. 58

c.

Contrôle des Etats de synthèses........................................... 58

d.

Contrôle des tableaux des immobilisations ......................... 59

26.

Chiffre d'affaire ..................................................................... 60

27.

Ouverture des écritures comptables .................................... 61

28.

Outils..................................................................................... 62

a.

Clôture des journaux comptables......................................... 62

b.

Ouverture des journaux comptables .................................... 63

c.

Ouverture des exercices clôturés ......................................... 64

d.

Contrôle des pièces .............................................................. 65

e.

Conversion Excel ................................................................... 66

f.

Conversion des données....................................................... 69 Page 4

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g.

Transfert des écritures comptables ...................................... 72

h.

Transfert de compte à compte ............................................. 73

i.

Transfert de journal à journal ............................................... 74

j.

Transfert Date....................................................................... 75

k.

Suppression des écritures comptables ................................. 76

l.

Virement de compte à compte............................................. 77

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1. Installation Configuration minimale : Pour le serveur : Système d’exploitation Windows server 2008 RAM : 8 GHZ HDD : 500 GO CPU : Xeon 4 coeurs Pour les postes client : Système d’exploitation Windows 7 RAM : 2 GHZ HDD : 100 GO CPU : i3 1,8 GHZ Insérez votre CD SYNERGIE Suivez les étapes suivantes :

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2. Initiation à l’installation 1. Lancez le logiciel GRH en cliquant sur l’icône raccourci du bureau ou en suivant le lien Démarrer -> Tous les programmes -> Synergie -> Synergie.

2. Entrez votre Login et saisissez votre Mot de passe 3. Chaque utilisateur peut accéder au logiciel avec son propre login et mot de passe 4. Cliquez sur

5. Choisissez la société et l’exercice puis Cliquez sur Entrer

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a. Description du menu et des icônes :

b. Barre des tâches :

1-

: Cliquez sur cette enregistrement.

icône

pour

créer un nouvel

2-

: Cliquez sur cette icône pour annuler une saisie ou une modification en cours

3-

: Cliquez sur cette icône pour modifier un enregistrement.

4-

: Cliquez sur cette icône pour enregistrer les informations saisies

5-

: Cliquez sur cette icône pour enregistrer et imprimer

6-

: Cliquez sur cette icône pour supprimer un enregistrement

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7-

: Cliquez sur cette icône pour imprimer sans aperçu

8-

: Cliquez sur cette icône pour afficher un aperçu avant impression

9-

: Cliquez sur cette icône pour atteindre le premier enregistrement

10-

: Cliquez sur cette icône pour atteindre l’enregistrement précédent

11-

: Cliquez sur cette icône pour atteindre l’enregistrement suivant

12-

: Cliquez sur cette icône pour afficher le dernier enregistrement

13-

: En cliquant sur cette icône, une table s’affiche en mode POPUP qui contient les lignes des anciens enregistrements et à partir de laquelle nous pouvons afficher une saisie en double cliquant sur la ligne choisie

c. Icône en haut du menu:

12-

: Cliquez sur cette icône pour ouvrir ou fermer un menu sélectionné : Pour masquer ou démasquer le menu

N.B : Par défaut, vous accédez à toutes les fenêtres de saisie en mode de saisie et les champs en bleu qui se trouvent dans toutes les fenêtres de saisie sont des champs obligatoires.

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3. Fichier société Menu -> Paramétrage -> Paramétrage société -> Fichier société

a. Onglet "Information générale"

1. Saisissez le code de la société (champ obligatoire à trois caractères alphanumériques) 2. Saisissez le nom de votre société (champ obligatoire), adresse, ville, tél, fax, email… 3. Saisissez la date de la création de votre société (Champ obligatoire)

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b. Onglet "Entête et logo"

1. Cliquez sur l’icône à côté du champ logo et choisissez l’image de votre logo à partir de son emplacement d’origine (les dimensions de l’image sont de 44x22 pixels) 2. Cliquez sur l’icône à côté du champ Entête et choisissez l’image de votre entête à partir de son emplacement d’origine (les dimensions de l’image sont de 1050x150 pixels) 3. Cliquez sur l’icône à côté du champ bas de page et choisissez l’image de votre bas de page à partir de son emplacement d’origine (les dimensions de l’image sont de 1050x150 pixels)

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c. Onglet "Information Juridique"

1. Saisissez le numéro de la Taxe Professionnelle, l’Identifiant Fiscal, le numéro du Registre de Commerce et le numéro d’affiliation à la C.N.S.S 2. Choisissez l’activité et la forme juridique 3. Saisissez le nom des responsables et leurs fonctions respectives

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d. Onglet "Information Bancaire"

1. Sélectionnez la banque et cliquez sur pour l’ajouter à la liste de vos banques. 2. Saisissez le numéro du R.I.B et le nom de l’agence Pour supprimer une banque, il vous suffit de la sélectionner et d’appuyer sur le bouton

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e. Onglet "Autres informations"

1. Choisissez le régime de TVA 2. Choisissez le modèle du régime fiscal 3. Choisissez la longueur du compte selon votre plan comptable 4. Sélectionnez votre premier mois de l’exercice fiscal 5. Saisissez les noms et les fonctions des responsables

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4. Gestion des utilisateurs Menu -> Paramétrage -> Gestion des utilisateurs -> Fichier utilisateur

Pour créer un nouvel utilisateur : 1. Cliquez sur nouveau pour ajouter un utilisateur 2. Saisissez le login, le nom, le prénom et le mot de passe de l’utilisateur 3. Cocher sur superviseur si vous voulez accorder à cet utilisateur tous les droits. N.B : Vous pouvez modifier les informations d’un utilisateur mais vous ne pouvez jamais modifier son login, il faut absolument le supprimer et créer un nouvel utilisateur avec le nouveau login. Pour modifier les informations d’un utilisateur : 1. Affichez l’utilisateur que vous voulez modifier 2. Cliquez sur le bouton modifier 3. Saisissez les informations qui ont été modifié à l’exception du login 4. Pour modifier le nom, le prénom ainsi que le mot de passe d’un utilisateur, vous pouvez aussi cochez la case « initialiser PW ». Lors du prochain démarrage de l’application, l’utilisateur saisira lui-même son nouveau mot de passe 4. Cliquez sur enregistrer pour sauvegarder les modifications

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5. Gestions des droits et accès Menu -> Paramétrage -> Gestion des utilisateurs -> Gestions des droits et accès

Dans la fenêtre gestion des droits, seul l’aperçu avant impression et l’impression rapide sont autorisés. 1. Choisissez la société 2. Choisissez l’utilisateur 3. Sélectionnez le volet en question à partir du menu (par exemple : volet GRH, volet Gestion Financière, volet Paramétrage…) 4. Pour chaque volet sélectionné, vous retrouvez par défaut toutes les fenêtres à partir desquelles vous pouvez choisir les fenêtres à affecter à l’utilisateur (la multi sélection est possible en glissant la souris sur les fenêtres ou en maintenant la touche CTRL enfoncé) 5. Appuyez sur la flèche vers la droite pour transférer les fenêtres sélectionnées à l’utilisateur Page 19

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6. Les fonctions valables et qui sont accordés par défaut seront cochés en vert 7. Vous pouvez décocher les fonctionnalités que vous ne souhaitez pas accorder à l’utilisateur selon par fenêtre. Exemple : décocher dans la colonne « modification » et « suppression » pour enlever le droit de modification et de suppression d’un utilisateur 8. Pour enlever le droit d’accès à une ou plusieurs fenêtres, vous sélectionnez ces dernières à partir de l’arbre de l’utilisateur et appuyez sur la flèche gauche Légende des colonnes : Ajout : le droit d’effectuer une nouvelle saisie dans la fenêtre. Modification : le droit de modifier une ancienne saisie dans la fenêtre. Suppression : le droit de supprimer une ancienne saisie dans la fenêtre. Impression : le droit d’imprimer un état ou une fiche dans la fenêtre. Copier les droits

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6. Droit d'accès aux journaux Cette fenêtre donne au superviseur le droit de limiter l’accès à un ou plusieurs journaux comptables en fonction des droits attribués à chaque utilisateur. 1) Choisissez l’utilisateur. 2) Sélectionnez dans la table en bas (liste des journaux de la société) le ou les journaux concernés et cliquez sur >> pour autoriser l'accès et sur Cela signifie que l'écriture est déjà rapprochée (faites passer la souris sur la couleur pour voir sa date de rapprochement) INT ==> Cela veut dire que la pièce a été saisie par intégration (Elle ne peut pas être modifiée) LET ==> Cela veut dire que l'écriture est déjà lettrée (Pour supprimer le lettrage rapidement, cliquez sur détail en bas de l'écriture, une fenêtre s'ouvre puis cliquez sur l'icône X TVA

==> Cela veut dire que l'écriture est déjà déclarée en TVA

Après avoir fini la saisie de d'une écriture d'achat ou de vente, et si le paramétrage² de la saisie automatique des Encaissements/Règlements est activé, un petit message s'affiche pour vous rediriger vers la saisie de l'encaissement ainsi que la date de rapprochement (l'écriture comptable du règlement/encaissement est automatiquement saisie est lettrée).

Après avoir fini la saisie d'une écriture dans le journal banque, une nouvelle fenêtre s'affiche vous demandant le lettrage de la facture avec l'encaissement/règlement, cochez les lignes à lettrer et cliquez sur validez Si vous souhaitez lettrer partiellement une facture avec ses règlements/encaissements, cochez les lignes à lettrer, cliquez sur le P en bas de page et validez par la suite. Page 37

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Dans le cas où l'utilisateur va employer un compte qui n'est pas encore crée dans le plan comptable, lors de la saisie de l'imputation, vous saisissez le numéro de compte que vous allez donner à ce nouveau compte, cliquez ensuite sur le petit signe + qui apparaitra en haut à gauche, vous serez rediriger vers le fichier plan comptable, saisissez l'intitulé du compte et cliquez sur enregistrer.

Lors de la saisie d'une facture d'immobilisation, après la validation de la pièce et avant l'apparition du petit message de l'encaissement/règlement, une nouvelle fenêtre apparait concernant la date d'acquisition, la durée de l'utilisation du bien, le taux d'amortissement ainsi que l'amortissement de l'exercice: c'est votre Tableau 16 que vous êtes entrain de remplir, cliquez sur OK pour valider. Si le paramétrage² de l'intégration automatique des dotations aux amortissements est activé, le logiciel génère automatiquement l'écriture comptable de la dotation et la met dans le journal DA

² Vous trouverez ces paramétrages en suivant le lien suivant : Finance ==> Fichiers de base ==> Paramétrage Comptabilité ==> Paramétrage Général

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15.Journal Cette fenêtre permet de visualiser les journaux comptables dans une période donnée

- Choisissez le journal, saisissez la date début et date fin et cliquez sur Afficher

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16.Grand livre Cette fenêtre permet de visualiser et analyser chaque compte dans une période donnée ou prédéfinie

Pour consulter le détail d'un compte général ou d'un sous compte, veuillez saisir le numéro de compte dans le champ imputation, choisir la date début et la date fin et cliquer sur afficher N.B: Vous pouvez choisir une période prédéfinie (Hier, Aujourd'hui, Mois en cours, Année précédente ...) et vous pour activer ou désactiver le regroupement des comptes de trésorerie

Pour basculer d'un compte à un autre lors de la consultation d'un compte général veuillez cliquer sur les flèches de direction en haut

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17.Balance La fenêtre Balance se compose de 4 onglets, chacun d'eux même se compos d'un tableau qui contient 4 colonnes (Le report à nouveau, les mouvements de la période, les mouvements cumulés et le solde)

a. La balance générale: Pour afficher la balance générale,

- Veuillez choisir le type de la recherche souhaitée (Périodique ou jusqu'au mois) et cliquez sur afficher N.B: La balance peut être affiché avec ou sans les totaux généraux, et pour y parvenir veuillez activer ou désactiver la rupture Quand la balance n'est pas équilibrée, le total en bas s'affiche en rouge

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b. La balance détaillée : Elle est identique à sa précédée sauf que dans cet onglet, on peut avoir dans la balance le détail des comptes tiers (Clients, Fournisseurs, Banques)

c. La balance Annexe: La balance annexe permet d'avoir une balance détaillée pour chaque classe, poste, rubrique, compte ou sous-compte à une période prédéfinie

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d. La balance annexe des comptes non soldés: Cet état permet d’afficher les comptes qui ne sont pas encore soldés

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18.Gestion des immobilisations Cette fenêtre permet de saisir les immobilisations et en affecter le fournisseur, le compte immobilisation et le compte TVA et permet aussi de calculer l'amortissement de l’exercice

Pour créer une immobilisation veuillez suivre les étapes suivantes: 1) Cliquez sur nouveau 2) Renseigner les champs nécessaires (les champs en bleus sont obligatoires) 3) Cliquez sur enregistrer

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Pour modifier les informations d'une immobilisation déjà saisie veuillez: 1) Cliquez sur la loupe (Table de recherche) et choisissez l'immobilisation à modifier

2) Cliquez sur modifier 3) Saisissez les modifications nécessaires et cliquez sur enregistrer Pour supprimer une immobilisation veuillez: 1) Afficher l'immobilisation à supprimer 2) Cliquez sur l'icône X en haut de la fenêtre Attention : Une immobilisation peut être supprimée si et seulement si son compte n'a jamais été mouvementé N.B: Il est préférable de remplir les champs des comptes fournisseur, immobilisation et TVA dans le but d'avoir un état bien organisé sur les fournisseurs d'immobilisations et leurs factures et pour bien analyser le compte de TVA

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19.Sorties des immobilisations Cette fenêtre permet de saisir chaque sortie d'une immobilisation et permet d'avoir un état sur l'ensemble des opérations de sorties des immobilisations (Cessions, Retrait, Virement) Cette fenêtre se compose de 3 onglets, Chacun d'eux comprend un état récapitulatif des sorties des immobilisations ainsi que les acquisitions non cédées

a.

- Cessions

Pour enregistrer une cession d'immobilisations veuillez: 1) Cocher l'immobilisation à céder parmi les acquisitions non cédées 2) Remplir les informations concernant le client d'immobilisation, le compte de TVA, la date de cession, le prix de cession et le solde d’amortissement 3) Cliquer sur valider

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b.

- Retrait

Pour enregistrer un retrait d'immobilisation veuillez: 1) Cocher l'immobilisation à céder parmi les acquisitions non cédées 2) Saisir la date de retrait ainsi que le solde d'amortissement puis cliquer sur valider

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c. -Virement Pour enregistrer un virement d'immobilisation veuillez: 1) Cocher l'immobilisation à virer parmi les acquisitions non cédées 2) Saisir la date de virement 3) Choisir le Compte d’immobilisation de destination et cliquer sur valider

N.B : Si le paramétrage d’intégration des sorties d’immobilisation à la comptabilité est configuré sur « automatique », le comptable a la possibilité de passer l’écriture comptable dans son journal OD juste après la validation de la sortie, en cliquant sur le bouton intégrer à la comptabilité

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20.Journal centralisateur Cette fenêtre permet d'afficher tous les journaux comptables et leurs soldes consolidés

L'utilisateur a la possibilité de choisir la périodicité de ses journaux, soit par mois, soit par année, les touches +/- permet de grouper les exercices ainsi que les journaux

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21.Lettrage des comptes Cette fenêtre permet le lettrage des comptes non lettrés automatiquement

Pour le lettrage et le dé lettrage d'un compte veuillez suivre les étapes suivantes : 1) Choisissez le compte à lettrer 2) Cliquez sur afficher 3) Si vous souhaitez lettrer un compte, cochez le champ "non lettré", les lignes s'afficheront automatiquement cochez la facture avec son règlement et cliquez sur enregistrer. Si vous souhaitez dé lettrer un compte, cochez le champ "lettré", cochez les écritures à délettrer et cliquez sur délettrage. N.B: Si vous devez lettrer la facture partiellement, cochez les écritures concernées, et cliquez sur le petit P en bas de page

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22.Situation globale des tiers Cette fenêtre permet une lecture globale sur les soldes des comptes tiers (Clients, Fournisseurs, Banque)

Pour afficher la situation des tiers, déterminez la période à afficher, cochez le journal concerné et puis cliquez sur afficher

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23.Saisie du rapprochement bancaire Cette fenêtre permet la saisie et la suppression du rapprochement bancaire

Pour saisir le rapprochement bancaire veuillez suivre les étapes suivantes: 1) 2) 3) 4)

Sélectionnez la banque Sélectionnez le mois de la saisie Cochez les écritures non rapprochées et cliquez sur afficher Sélectionnez l'écriture à rapprocher, saisissez la date de rapprochement dans la colonne 'date Règlement' et cliquez sur OK

Pour enlever le rapprochement d'une écriture veuillez: 1) Choisir le mois de rapprochement 2) Cocher les écritures rapprochées et cliquer sur afficher 3) Sélectionner la ligne, supprimer la date saisie dans la colonne 'Date Règlement' et cliquer sur « OK »

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24.Déclaration de TVA Cette fenêtre permet de générer automatiquement le tableau des déductions, le tableau des encaissements ainsi que la déclaration de TVA telle qu'elle soit présentée à la DGI ainsi qu'un contrôle à la fin

Pour passer sa déclaration de TVA automatique veuillez suivre les étapes suivantes: 1) 2) 3) 4)

Choisissez le mois de déclaration Cliquez sur afficher Cochez les factures à déclarer Vérifier les soldes dans le troisième onglet de la fenêtre (Déclaration) et cliquer sur enregistrer, la période devient donc déclarée

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N.B Si le paramétrage² de génération automatique des OD de TVA est activé, dés que la période est déclarée, les écritures de la TVA sont saisies et lettrées automatiquement Si vous avez un retard au niveau de la déclaration de la TVA et vous devez payer la pénalité de retard, cochez la case 'déc. tardive' en haut de la page, le logiciel calcule automatiquement le montant de la pénalité et le met dans la ligne appropriée de la déclaration de TVA Vous pouvez préparer le tableau de déduction et le tableau des encaissements dans un fichier Excel et les importer à l'application, pour y arriver, cliquez sur les 3 points en haut de la page, saisissez le chemin du fichier puis cliquez sur importer. Vérifiez d'abord l'activation du paramétrage° Si le paramétrage° de la saisie manuelle est activé, vous pouvez ajouter des lignes dans les tableaux de déductions et d'encaissement, double cliquer dans la colonne date afin d'avoir la main pour saisir

! Si vous avez ajouté des factures manuellement dans les tableaux d'encaissement et de déductions, et que vous avez enregistré votre déclaration, et si vous avez supprimé la déclaration sous n'importe quelle condition, les lignes ajoutées ne s'affichent pas !

² Chemin du paramétrage : Finance ==> Fichiers de base ==> Paramétrage Comptabilité ==> Paramétrage Général ° Chemin du paramétrage : Finance ==> Fichiers de base ==> Paramétrage Comptabilité ==> Paramétrage TVA

Un quatrième onglet nommé 'Contrôle' permet de contrôler la déclaration par le biais de 10 moyens de contrôle Cette fenêtre permet d'importer le tableau de déduction sous format Excel pour les nouveaux clients qui souhaitent effectuer une déclaration en EDI

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Vu que le Chiffre d'affaire peut être rempli directement sur le site des Impôts, vous avez la possibilité de préparer le tableau de déductions sur Excel et l'importer vers Synergie. Pour importer le tableau, veuillez suivre les étapes suivantes: 1. Choisissez le mois de déclaration 2. Cliquer sur les 3 points et Sélectionner le chemin du fichier Excel 3. Cliquer sur Importer N.B: Veuillez s'assurer que le fichier Excel est fermé avant de cliquer sur Importer Dés que le tableau est importé, Synergie cherche s'il y a des anomalies au niveau du tableau de déduction à travers 9 moyens de contrôle

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25.Etats de synthèse La fenêtre des Etats de synthèse comporte 4 onglets principaux:

a. Etats fiscaux Cet onglet contient essentiellement le bilan, le CPC et la liasse fiscale qui font un total de 20 tableaux obligatoires qui doivent être figuré dans la déclaration IS, et vous permettent aussi de garder un œil sur le suivi des changements et les modifications effectués à n'importe quel moment par un simple clic. Pour afficher et déclarer les Etats fiscaux veuillez: 1) Choisir la période à afficher 2) Choisir le mode de calcul des soldes de l'exercice N-1 3) Cliquer sur Afficher Si vous avez enregistré votre dernière opération de l'exercice et vous voulez déclarer vos Etats fiscaux en EDI veuillez: 1) Choisir la période à déclarer 2) Cliquer sur afficher

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3) Cochez tous les éléments de la déclaration (Pour sélectionner tous ces éléments rapidement, cliquer sur l'icône aperçu avant impression en haut de la fenêtre, cocher tous les Etats fiscaux et puis cliquer sur annuler) N.B: Vous allez remarquer que le dernier tableau ne fera pas partie de la sélection, il s'agit du tableau 21, il figure dans les Etats fiscaux mais il est considéré comme un Etat Comptable vu la nature des données qui y figurent 4) Cliquer sur exporter EDI et la vous serez redirigé vers une nouvelle fenêtre pour choisir l'emplacement du fichier XML, ce fichier doit être compressé et déposé sur le site de la DGI, onglet Déclaration IS N.B: Si vous souhaitez importer des Etats fiscaux vers synergie, cliquer sur importer EDI, choisir le fichier (Obligatoirement format XML)

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b.

Etats comptables

Cet onglet contient les tableaux qui ne sont pas obligatoires pour la déclaration EDI, mais qui servent à la gestion interne de la société, composés de 26 tableaux

c.

Contrôle des Etats de synthèses

Cet onglet vous permet de retirer directement l’ensemble des anomalies et des différences repérées par les modes de contrôles employés par Synergie.

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d.

Contrôle des tableaux des immobilisations

Cet onglet vous permet de détecter les anomalies qui peuvent exister dans la gestion des immobilisations

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26.Chiffre d'affaire Cette fenêtre permet de visualiser les soldes des clients dans le journal vente et les soldes des fournisseurs dans le journal achat en HT et en TTC

Pour afficher les soldes de tiers veuillez: 1) Choisir la période à afficher 2) Choisir entre le journal achat pour les fournisseurs et le journal vente pour les clients 3) Cliquer sur afficher N.B: pour voir le détail dans le grand livre de chaque tiers, vous double-cliquez sur le compte concerné

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27.Ouverture des écritures comptables Cette fenêtre permet à l'utilisateur d'apporter le solde des reports à nouveau

Pour faire l'ouverture des soldes des reports à nouveau, veuillez choisir l'exercice à ouvrir et cliquer sur ouverture N.B: Si vous effectuez des modifications sur l'exercice N-1 et vous souhaitez reporter à nouveau vos soldes, faites la même procédure, Synergie écrasera les anciennes données du journal 00 et les remplacera par les nouveaux soldes.

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28.Outils a. Clôture des journaux comptables Cette fenêtre permet de clôturer les journaux comptables.

Le tableau de clôture est sous forme de matrice, vous avez la main de clôturer tout l'exercice (Tous les journaux de tous les mois), choisir le mois et le journal à clôturer ou clôturer l'exercice pour toutes les sociétés dont on a l'accès Pour clôturer l'exercice comptable de la société en main veuillez cocher la case "clôturer l'exercice" Pour choisir le mois et le journal à clôturer, veuillez cocher la case d'intersection entre le journal et le mois concerné. Si vous souhaiter clôturer un seul mois, veuillez cocher la case figurant en haut de chaque mois Pour clôturer l'exercice pour toutes les sociétés, veuillez cocher la case "clôturer l'exercice pour toutes les sociétés"

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b. Ouverture des journaux comptables Cette fenêtre permet à l'utilisateur d'ouvrir les journaux comptables

Pour ouvrir les journaux comptables, veuillez cocher la case d'intersection entre le journal à ouvrir et le mois concerné, si vous souhaitez ouvrir tous les journaux d'un mois défini, cochez la case en haut du mois

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c. Ouverture des exercices clôturés Cette fenêtre permet de choisir et ouvrir n'importe quel exercice clôturé

Pour ouvrir un exercice clôturer, veuillez selectionner l'exercice et cliquer sur "ouverture exercice"

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d. Contrôle des pièces Cette fenêtre permet aux utilisateurs de contrôler toutes les écritures comptables.

Pour afficher les écritures pour le contrôle, veuillez: 1) Choisir le journal à contrôler 2) Choisir la période 3) Cliquer sur afficher Le mode de contrôle de Synergie analyse les écritures comptables à travers 8 moyens de contrôle et les matérialise par un signe rouge où cas ou il identifie une ou plusieurs anomalies

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e. Conversion Excel Cette fenêtre permet aux utilisateurs d'importer les journaux comptables, le plan comptable, les écritures, le tableau 16 et la balance sous format Excel, tout en respectant les Gabarits appropriés à chaque type de document à convertir

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Pour importer ces tableaux veuillez: 1) Choisir l'onglet comprenant le type du tableau à importer entre les 5 types précédemment cités 2) Cliquer sur les 3 points et accéder au chemin du fichier (Vérifier à ce que le fichier soit enregistré et fermé) 3) Choisir le numéro de la feuille dans le fichier Excel où existe le tableau 4) les l'intervalle de ligne comprenant les données à importer (La première ligne n'est pas prise en considération, il s'agit des intitulés) 5) Choisir l'exercice concerné 6) Cliquer sur afficher 7) Cliquer sur Contrôler et enregistrer. Si Synergie détecte des anomalies au niveau du fichier Excel importé, il les matérialise par un rouge et avec un descriptif du problème dans un tableau en bas 8) Dés que le tableau des anomalies est vide et qu'il n'y a plus de signe rouge dans notre fichier importé, cliquer sur enregistrer Page 67

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N.B: Si vous avez détecté les anomalies, vous les corrigez dans votre fichier Excel, vous l'enregistrez et le fermez et vous cliquez directement sur afficher Dans l'onglet écriture, si Synergie ne connaît pas un compte dans les écritures importées, l'application vous donne la main d'ajouter ce compte directement au plan comptable, il suffit d'écrire le libellé du compte et cliquer sur ajouter Dans le même onglet, vous avez le choix de mettre un seul numéro de pièce pour toutes les écritures ou bien de donner à chaque écriture son numéro de pièce

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f. Conversion des données Cette fenêtre donne aux utilisateurs des logiciels de gestion autres que Synergie la possibilité de convertir leurs données telles qu'elles sont à l'aide des moulinettes de conversion, cela consiste en l'exportation du plan comptable et les journaux depuis l'application source Pour convertir ses données à Synergie veuillez: 1) Exporter les journaux comptables et le plan comptable dans et les mettre dans un dossier

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- Pour les logiciels Koala, Topaze et BB Consult, qui génèrent des fichiers de format Txt. , si l'exportation produise un plan comptable et des journaux séparés (cas de Coala et Topaze), vous devez nommé chaque journal comme suit : (journal vente = V1 ou Vt; journal achat = A1 ou AC; journal banque = Bq ou B1..; journal caisse = C1 ... et le plan comptable = Pc), et si l'exportation produise un seul fichier comprenant toutes les écritures et un plan comptable (cas de BB Consult), alors là, vous nommez votre fichier comme suit : Jr, Synergie comprend qu'il s'agit des Journaux comptables et il les identifie. - Pour les autres logiciels, l'exportation produise généralement des fichiers Excel, faciles à retraiter, ou des fichiers compatibles au format d'Excel (cas du logiciel Ciel "dbf.")

2) Cliquer sur les trois points et choisir le chemin d'accès au dossier comprenant les fichiers exportés 3) Saisir l'exercice concerné et cliquer sur afficher (à droite de l'exercice comptable) Synergie, une fois le plan comptable affiché, détecte des anomalies au niveau des comptes comptables en les matérialisant par des lignes rouges, cliquer sur supprimer le rouge et ensuite sur afficher. Si vous souhaitez supprimer des comptes depuis le plan comptable importé, sélectionner la/les lignes à supprimer et cliquer sur supprimer la sélection Ensuite vous basculer vers le deuxième onglet, là, il y'a les écritures des journaux importés, pouvant comporter certaines anomalies, ces anomalies sont détaillées dans le troisième onglet comme suit : - Liste des anomalies détectées: Une liste des anomalies donnant accès directement à la ligne concernée par la modification et la correction.

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- Comptes erronés à remplacer : il convient de modifier manuellement les comptes erronés détectés, ces comptes peuvent être importés depuis Excel après correction en cliquant sur le bouton "importer" - Comptes valides à ajouter au plan comptable: il convient de mettre des libellés pour ces comptes et les ajouter au plan comptable en cliquant sur le bouton "ajouter" - Code journal invalide : Synergie reconnaît des journaux à travers des codes de 2 lettres, il convient de renommer les journaux comptables pour qu'ils soient acceptés par Synergie

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g. Transfert des écritures comptables Cette fenêtre permet de transférer les écritures comptables d'un serveur à un autre (cet outil est très utiles pour le cas d'une fiduciaire ou un cabinet comptable)

Pour échanger les écritures comptables entre deux serveurs, veuillez: 1) 2) 3) 4)

Saisir l'adresse IP du serveur destination Choisir le mois, l'exercice à transférer et le journal Choisir la version de Synergie Cliquer sur Transfert pour transférer ou Récupération pour recevoir

Attention: Le transfert du lettrage n'est possible que si les options tous les mois et tous les journaux sont sélectionnés Pour tester la connexion entre les 2 serveurs avant de commencer l'opération cliquer sur test de connexion

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h. Transfert de compte à compte Cette fenêtre permet de transférer les écritures comptables d'une période donnée d'un compte à un autre

Pour effectuer le transfert veuillez : 1) Saisir le compte à transférer (compte source) 2) Saisir la période des écritures à transférer 3) Cliquer sur Afficher (Si on n'a aucun blocage, un petit champ s'affiche pour saisir le compte destination) 4) Cocher les écritures concernées par le transfert et cliquer sur transfert Les écritures rapprochées, lettrées, déclarées en TVA, Intégrées, ou appartiennent à un journal ou exercice clôturé ne peuvent jamais être transférées, Synergie matérialise ses écritures par une couleur à gauche du tableau empêchant ainsi le transfert.

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i. Transfert de journal à journal Cette fenêtre permet de transférer tout un journal d'une période donnée vers un autre

Pour effectuer le transfert veuillez : 1) Choisir le mode de transfert 2) Saisir le journal à transférer (journal source) 3) Saisir la période concernée par le transfert 4) Cliquer sur Afficher; le champ du journal destination est affiché automatiquement 5) Saisir le journal destination et cliquer sur transférer Attention: Lors du transfert, vous devez s'assurer du mode de transfert utilisé, il se peut que le journal destination contienne déjà des écritures qui ont les mêmes numéros de pièce que celles dans le journal source. Pour éviter toute confusion de données veuillez cocher la case "changer les numéros de pièce"

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j. Transfert Date Cette fenêtre permet de transférer la date d'un journal ou certaines écritures comptable vers une autre date, l'utilisateur à la possibilité de choisir le type de période concernée par le transfert

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k. Suppression des écritures comptables Cette fenêtre permet aux utilisateurs de supprimer une plusieurs écritures d’un journal comptable.

Pour procéder à la suppression veuillez : 1) Choisir le journal portant les écritures à supprimer (si vous souhaitez supprimer des écritures dans plusieurs journaux, tous les journaux, cochez la case « tous les journaux » 2) Définir la période et cliquer sur afficher 3) Cocher les écritures à supprimer et puis cliquer sur supprimer N.B : un ensemble de contrôle est mis dans cette fenêtre, interdisant la suppression de toute écriture lettrée, rapprochée, déclarée en TVA, intégrée ou appartient à un journal/Exercice clôturé Le comptable peut afficher uniquement un compte dans la liste, il suffit de saisir le numéro de compte dans le champ imputation

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l. Virement de compte à compte Cette fenêtre permet de transférer les soldes des compte des banques d’un compte à un autre

1) 2) 3) 4)

Sélectionner le compte à virer (Compte source) Choisir la période et cliquer sur afficher Cocher les écritures à virer Choisir le compte de banque de destination et cliquer sur transfert

! Attention : les écritures lettrées, rapprochées, déclarées en TVA, intégrées ou appartiennent à un journal/Exercice clôturé ne peuvent jamais être transférées, un contrôle à été mis en place pour empêcher leurs transfert ! N.B : le comptable peut choisir d’afficher uniquement les écritures de virements de fonds à virer, et pour se faire, il doit juste cocher la case « virements de fonds » de la contrepartie

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