Excel XP alapokon : ECDL táblázatkezelés modul 9632181247 [PDF]

Zitiervorschau

Nógrádi László

Excel XP alapokon (ECDL táblázatkezelés modul)

2005

ISBN 963 218 124 7

Felelős kiadó: Nógrádi PC Suli Kft. Írta és szerkesztette: Nógrádi László

A könyvborító tervét készítette, és a könyvet nyomtatta: Text-Print Kft, Győr

A könyv készítése során a szerző a lehető legnagyobb gondossággal jártak el. Ennek ellenére hibák előfordulása nem zárható ki, melyekért a szerző felelősséget nem vállal. ©Nógrádi László

Minden jog fenntartva! Jelen könyv egyetlen része sem másolható, vagy sokszorosítható semmilyen formában a szerző előzetes írásbeli engedélye nélkül!

Excel XP alapokon

M

anapság már szinte mindenki használja napi munkájához a személyi számítógépeket. A felhasználók többsége rendszeresen, többé-kevésbé jól dolgozik valamilyen szövegszerkesztőben is. Sokan azonban nem ismerik, vagy ha ismerik is, nem szakszerűen használják a táblázatkezelő programokat. Ez a könyv azoknak szól, akik már megtanulták egy szövegszerkesztő, például a Word használatát, és meg szeretnék ismerni a táblázatkezelő programokat is. Pontosan ezért csak azok az eljárások kerülnek részletes ismertetésre, melyek újdonságok, vagy másként működnek. Így nem lesz szó többek között a fájl műveletekről, a karakterformázásokról, a formátumfestésről, vagy a vágólap használatáról. Ugyanakkor a táblázatkezelők rendszeresen használt és speciális lehetőségei mellett viszonylag sok érdekességet, kiegészítő információt is tartalmaz a könyv, melyek tipográfiailag jól elkülönítve (kisebb, dőlt betűs szedéssel) jelennek meg. A könyv anyaga többévi oktatási gyakorlat során kristályosodott ki. Az egyes témakörök olyan sorrendben követik egymást, ahogy azok logikailag egymásra épülnek. A részletes magyarázatok miatt a könyv kiválóan megfelel akár önképző tananyagnak is, de ajánlható iskolai tankönyvnek és tanfolyami jegyzetnek is. A gyors tanulást 8 táblázat, valamint 132 képernyőkép és ábra segíti, melyek minden esetben egy oldalon szerepelnek a róluk szóló leírással. A tananyag tökéletes megértését és megtanulását egyedülálló módon 48 feladat és 16 példa, valamint azok megoldása is támogatja. A bevezető végén minden informatikát tanuló (és tanító kolléga) figyelmébe szeretném ajánlani további könyveimet. Az XP alapokon sorozat Jelen könyv részét képezi egy tankönyvsorozatnak, mely az érettségi és ECDL, valamint az OKJ alap és középfokú tanfolyamok vizsgakövetelményei alapján lett összeállítva. A sorozat kötetei, és megjelenésük: ¾ Windows XP alapokon (ECDL operációsrendszer modul) 2005 ősz; ¾ Word XP alapokon (ECDL szövegszerkesztés modul) 2005 nyár; ¾ Excel XP alapokon (ECDL táblázatkezelés modul) 2005 tavasz; ¾ Internet Explorer és Outlook Express (ECDL információ és kommunikáció modul) 2005 tél; ¾ PowerPoint XP alapokon (ECDL prezentáció és grafika modul) 2006 tavasz; ¾ Access XP alapokon (ECDL adatbázis-kezelés modul) 2006 tavasz. PC Suli XP alapokon sorozat Azok számára, akik a fenti sorozat teljes tananyaga mellett további fontos informatikai ismereteket is el kívánnak sajátítani, ajánlom a következő könyveimet: ¾ PC Suli XP alapokon I. (eszközök, szám- és kódrendszerek, szerzői jog, Windows XP alapok, Windows kellékek, Word XP, Excel XP, Internet) 2004 ősz; ¾ PC Suli XP alapokon II. (Windows XP haladó, PowerPoint XP, Access XP, Programozási alapismeretek, HTML szerkesztés - FrontPage) 2005 ősz. A PC Suli I-II. is hasonló felépítésű és tematikájú, mint az Excel XP alapokon, így mindkét kötetet sok kép és feladat jellemzi. Iskoláknak összeállításra került egy olyan költségtakarékos kiadás is, mely nem tartalmazza a feladatokat, így egy kötetbe, olcsóbban lehetett a tananyagot összevonni (2005 ősz). Könyvek megrendelése, segédanyagok letöltése A fenti könyvek megrendelhetők a www.pcsuli.hu internet címen. Ugyancsak innét letölthető a könyvek összes feladata, valamint számtalan további, a tanulást és a tanítást támogató anyag, többek között: ¾ közel 2.000 diából álló tanári prezentáció a 97-es verziókról; ¾ a DOS részletes tankönyve; ¾ rengeteg alap és középfokú OKJ-s vizsga írásbeli feladatsora; ¾ ajánlott érettségi tételsorok; ¾ próba érettségik feladatsorai, stb. Befejezésül jó tanulást kívánok: Nógrádi László Nógrádi PC Suli Kft. 9021 Győr, Munkácsy u. 1-5.

3

ECDL Táblázatkezelés modul

Az EXCEL története, ma használt verziói Amikor, a számítástechnikában járatlan ember azt a szót hallja, hogy „szövegszerkesztés”, általában a valóságnak nagyjából megfelelő dologra gondol. Sokan azonban egyáltalán nem tudják, mi fán terem a „táblázatkezelés”, noha valójában nagyon egyszerű témáról van szó. De mit takar a név? Hogy alakult ki ez a program típus? A táblázatkezelő programok ma a szövegszerkesztők mellett a második legelterjedtebb programcsaládot jelentik. A gyökerek ezen a téren is még a hetvenes évek végére nyúlnak vissza. Egy harvardi egyetemi hallgató, Dan Bricklin diákoskodása során szembe került azzal a problémával, hogy ahány különféle pénzügyi számítást kellett megoldania egyetemi tanulmányai során, annyi számítógép programot kellett írnia. Úgy gondolta, lehetetlen hogy ne lehessen megalkotni egy olyan programot, melynek segítségével minden számítási feladatot rövid idő alatt lehet modellezni, és a megoldást megtalálni. Egy akkori programfejlesztéssel és forgalmazással foglalkozó cég megbízására egyetlen hétvége alatt kidolgozta a táblázatkezelés alapelvét: egy nagy táblázatot kell képezni, majd a táblázat sorait, és oszlopait a sakkjátékhoz hasonlóan koordinátáik alapján kell azonosítani. Minden elemi cella (a kis téglalapokat, amiből az egész táblázat áll, celláknak nevezik) számokat, magyarázó szövegeket, illetve a számok közötti összefüggéseket tartalmazhat. Erre a programra alapozva létrehozta a Software Arts céget, és az akkor legnépszerűbb gépre, az Apple 2-re kidolgozta a programot. A program a VisiCalc nevet kapta. Négy évvel később már 125 dolgozója, és 10 millió dolláros éves forgalma volt a cégnek. A siker nem véletlen. A program egészen új távlatokat nyitott a felhasználók előtt, hiszen mindenki maga hozhatja létre azt a táblázatát, ami az ő speciális problémáját oldja meg. Ez a valaki lehet: ¾ egy tanár, akinek a diákjai osztályzataival kapcsolatosan kell különféle statisztikákat, átlagszámításokat végezni; ¾ egy vállalkozó, kinek tevékenysége fejlesztése előtt megtérülési számításokat kell végezni; ¾ egy egyszerű építkező, akinek a kivitelezési költségeit kell az anyagárak változása miatt mindig újraszámolni; ¾ stb. A piaci siker láttán a Microsoft is elhatározta, hogy megírja az IBM PC-re a maga táblázatkezelő programját. A program a keresztségben a Multiplan nevet kapta. A végleges verzió kidolgozását Charles Simonyira bízták (a név magyaros hangzása nem véletlen, hiszen Simonyi Károly a 60-as években vándorolt ki az USA-ba). A 82-ben megjelent első változat szerény tudású, csak 64 oszlopos, és 256 soros volt. Azonban ezen a területen is az történt, mint a szövegszerkesztőknél: nem a Microsoft programja lett a legsikeresebb, hanem a Lotus cég 1-2-3 nevű terméke. Az 1-2-3 ugyanis sokkal többet tudott, egyszerűbben volt használható, ráadásul képes volt a már kiszámított eredményeket diagramokban is ábrázolni. A Microsoft ezért egy alapjaiban új program írásába kezdett, ami mindazt tudta, amit az 1-2-3 és a többi népszerű táblázatkezelő együtt, csak szebb, és még könnyebb használni. A névadáskor az Excel mellett döntöttek. A programnak azonban előbb az Apple Macintosh-ra írt változata jelent meg, és csak a Windows megjelenése után adaptálták IBM PC-re is. Mára az Excel újabb és újabb továbbfejlesztett változatai lettek a világ legnépszerűbb táblázatkezelői, bár sok felhasználó számára ésszerű alternatívát jelent az Open Office Org (elterjedt rövidítése OOo) részét képező Calc program. Az Excel ma is használt verziói, és azok megjelenési éve: 1997 - Excel 97, 2000 Excel 2000, 2001 - Excel XP, 2003 -Excel 2003. Ma már mindenki az Excel 97-es, vagy modernebb verzióit használja. Nyugodt lelkiismerettel állítom, hogy teljesen mindegy melyikkel dolgozunk, legfeljebb apró eltérésekre kell számítani. Sőt, még az is mindegy, hogy melyik programot használjuk, az Excelt, vagy az említett, teljesen ingyenes OOo Calc programot, mert ez esetben is csak minimális különbségeket tapasztalunk. A táblázatkezelő programoknak is van saját adatformátumuk? Igen, mégpedig az Excel XLS, az OOo Calc SXC típust rendel a dokumentumhoz. Ugyanakkor az OOo Calc program XLS formátumú munkafüzeteket is képes kezelni. Az Excel 97, 2000, XP és 2003 verziói is nagyjából ugyanazt a fájlformátumot használják (ez is mutatja, hogy nem lehet nagy különbség a programokban).

4

Excel XP alapokon Excel vagy OOo Calc Átlagos feladatok esetén én nem sokat gondolkodnék, amikor az ingyenes OOo Calc és a meglehetősen drága Excel között kellene választanom. Ugyanakkor mindkét programnak vannak előnyei és hátrányai. Az Excel minden verziójában lehet például makrót rögzíteni (23.2.1.), ami jóval egyszerűbb, mint a makró nyelven történő alkalmazásfejlesztés. Igaz az OOo Calc legújabb verzióiban is megjelent már a makró rögzítési lehetősége. És az is kétségtelen, hogy az Excel – legalábbis egyelőre – jóval elterjedtebb. De az alternatíva miatt ára pár év alatt felére csökkent.

1. A program lehetőségei, eszközigénye A táblázatkezelők lehetőségeiről az előzőekben már volt szó, amihez csak annyit tennék még hozzá, hogy adatok nyilvántartására, és különféle szempontok szerinti kigyűjtésére, valamint optimális értékek keresésére is kiválóan alkalmas. Az Excel program 97-es verziójának hatékony futtatásához minimum Pentium gép és 16 MB RAM ajánlott. Emellett persze a Windows operációs rendszer a 95-ös, vagy még modernebb verziója kell, hogy a gépünkön legyen. Ez ma már semmiképpen nem jelenthet problémát. A modernebb verziók természetesen magasabb követelményt állítanak fel. Az XP futtatásához már ajánlott 128 MB RAM, és GHz feletti processzor teljesítmény (zárójelben azért megjegyzem, ez a program is csak ugyanazt tudja, mint a korábbi verziói: a jól bevitt adatokból a helyes képletekkel kiszámolja az eredményt). Operációs rendszer vonatkozásában az XP futtatásának nem feltétele a Windows XP!

2. A program telepítése, elindítása ¾ „Start” menü, „Futtatás…” ½ ¾ „Start” menü, „Minden Program” „Microsoft Excel” ½ Mind a program telepítése, mind a program indítása megegyezik a szokásossal. Rövid áttekintésként azért mindkét eljárásról pár mondat. Telepítés ¾ rakjuk be a telepítő CD lemezt; ¾ ha a telepítő valamilyen okból automatikusan nem indul el, akkor a „Start” menü „Futtatás…” pontját indítsuk el; ¾ gépeljük be X:SETUP, ahol „X:” helyére a CD egység nevét kell írni (a CD egység azonosítója többnyire D:); ¾ a továbbiakban mindent a képernyőn megjelenő utasításoknak megfelelően tegyünk. Indítás Az Excel elindítása a „Start” menü, „Minden Program” pontjában található „Microsoft Excel” opcióval, vagy a legutóbb futtatott programok közül lehetséges (utóbbi tartalma dinamikusan változik). Természetesen egy Excel dokumentumot megnyitva is elindul az Excel. Sajnos az „Office” eszközsor alapbeállítású telepítés esetén az XP verzióban már nem érhető el. 1. Ábra: A Windows XP „Start” menüje Aki megszokta, az feltétlenül telepítse, mert naés az Office eszközsor gyon hasznos segédeszköz.

5

ECDL Táblázatkezelés modul

3. Az EXCEL XP képernyője, megjelenését befolyásoló beállítások A program elindítása után a következő oldalon található ábra szerinti képet kapjuk. Ha a saját gépünkön nem teljes képernyősen jelentkezik be az Excel, feltétlenül nyissuk ki a program ablakot teljes nagyságra, mert a hatékony munkavégzéshez erre lesz szükségünk. Ennek a programnak saját dokumentumablaka van, amit általában szintén célszerű maximalizálni. A két méret gombból az egyik, mégpedig a címsorban lévő a program-, a másik pedig, a dokumentumablaké. Az ismert képernyő elemeken kívül (menüsor, eszközsorok, görgető sávok, státusz-, vagy állapotsor, munkaablak) a Word programhoz képest a következő újdonságokat találjuk: ¾ szerkesztőléc; ¾ munkalap regiszterfülek; ¾ na és a lényeg, a munkalap a koordinátáival. A már ismert képernyő elemek szerepével és használatával – mint ahogy azt a bevezetőben már leszögeztem – nem foglalkozunk még egyszer. Csak azokat beszéljük meg, melyekkel valószínűleg még nem találkozhattunk. Az eszközsorokkal végrehajtható műveletek jó része is ismerős kell, hogy legyen. Pontosan ezért itt is csak az újdonságokat fogjuk tárgyalni. Amit nagy valószínűséggel már tanultunk, arra csak hivatkozni fogok.

Eszközsorok

Program ablak gombjai

Szerkesztőléc

Dokumentum ablak gombjai

Munkalap a koordinátáival Munkalap regiszterfülek

Görgetősávok Állapotsor

Munkaablak

2. Ábra: Az Excel XP ablaka

3.1

Munkalap és koordinátái, munkafüzet

Az Excel alapdokumentuma a munkafüzet, amely munkalapokból áll. Minden munkalap egy nagy rácsos papír, ami 256 oszlopból és 65 536 sorból áll. Az egyes kis téglalapokat (melyeknek cella a neve) a koordinátáikkal lehet azonosítani. Vízszintesen az ABC betűi, függőlegesen arab számok szolgálnak erre a célra. A probléma csak az, hogy az ábécében nincs 256 betű. A megoldás a következő: A, B, C, …, Z,

6

Excel XP alapokon azután AA, AB, AC, …, AZ, majd BA, BB, BC, …, BZ, és így tovább, végül IA, IB, IC, …, IV. Az utolsó oszlop tehát az „IV”. Mint imént megállapítottuk, az alapdokumentum a munkafüzet, mely normál esetben 3 db munkalapból

3. Ábra: A munkalap koordináták áll. Az egészet úgy is felfoghatjuk, mint egy „kockás”, 3 lapos füzetet, melynek minden lapján 256*65 536 „kocka” van. Később majd megnézzük, hogyan lehet belőle „lapot kitépni”, „pótlapot berakni”, illetve „indigót rakni a lapok közé”, hogy amit beleírunk ne csak egy lapon jelenjen meg (20.). A korábbi verziók munkalapjai A 4.0 verzió még nem munkafüzetet kezelt alapdokumentumként, hanem csak munkalapot. Az 5.0 és a 7.0 egyaránt 16 lapos munkafüzettel jelentkezett már be. Ezen verziók mindegyike 256*16 384-es méretű táblázatot használt laponként. A 97-es, és a 2000-es verzió lapmérete már a tárgyalt XP verzióéval egyező volt, és szintén 3 munkalapot tartalmazott alapértelmezésben a munkafüzet.

3.2

Munkalap regiszterfülek

+1 regiszter

Utolsó regiszter

-1 regiszter Első regiszter

A munkafüzetben való lapozáshoz a regiszterfüleket hasz4. Ábra: A „Munkalap regiszterfülek” nálhatjuk. Minden regiszterfül feliratán elolvasható, melyik munkalaphoz tartozik. Lapozáshoz csak a megfelelőre kell kattintani. De hogy lapozzunk egy olyan munkalaphoz, melynek nem látszik a regisztere? Igaz ez a veszély három lap esetén egyelőre nem fenyeget bennünket, de ha majd sok pótlapot rakunk be a munkafüzetbe, akkor szinte biztosan előáll az a helyzet, hogy nem fogjuk egyszerre látni az összes lap regiszterét. Ilyenkor kell majd a nyilakkal ellátott gombokat használnunk. Ezekkel ugyan nem tudunk lapozni, de a regiszterek felett mozoghatunk. Ha pedig már látszik az a regiszter, amelyhez lapozni akarunk, a probléma máris megoldódott.

3.3

Szerkesztőléc

A szerkesztőléc is teljesen új eszköznek Aktuális cella koordinátája Aktuális cella tartalma számít. Bal oldalán az aktuális cella koordinátája, az úgynevezett cellacím, jobb oldalán pedig a cella tartalma látható. Ha egy-egy cella tényleges tartalmára leszünk kíváncsiak, akkor azt itt kell megnéznünk. Ennek az oka az, hogy magában a cellában nem mindig annak fizikai tartalma jelenik meg. Például, ha a cellában egy számítási utasítás, úgyneveAktuális cella Csak adatbevitelkor látható jelek zett kifejezés szerepel, akkor annak csak a kiszámított eredménye látható a cellában. A 5. Ábra: A „Szerkesztőléc” szerkesztőlécen azonban ez esetben is megnézhető a cella valódi tartalma, csak a kérdéses cellát kell kijelölni aktuálisnak (igazság szerint ez így csak alapértelmezett esetben igaz). A képen a szerkesztőléc középső részén látható jelek csak adatbevitel közben jelennek meg. Szerepükről rögtön szó lesz.

7

ECDL Táblázatkezelés modul

4. Adatbevitellel kapcsolatos ismeretek 4.1

Adatbevitel, adatbevitel lezárása, elvetése

Mindig van egy aktuális cella a munkalapunkon, melynek cellacíme a szerkesztőlécen látható. Ránézésre arról ismerjük majd fel, hogy egy vastagabb vonal határolja, valamint a koordinátáinak alapszíne is más. Ha elkezdünk valamilyen adatot gépelni, akkor a bevitt adat az aktuális cellában jelenik meg (és a szerkesztőlécen). Az adatbevitel közben a státusz sor bal szélén a „Beírás” felirat látható, ami az Excel három üzemmódja közül az egyik. A három mód felsorolásszerűen: ¾ Kész, ¾ Beírás, ¾ Szerkesztés.

Aktuális cella

6. Ábra: A cellamutató

4.1.1 „Kész” mód Ez az üzemmód az alapeset. Ha a másik módokba valahogy nem lépünk be, akkor mindig „Kész” módban vagyunk. Ugyanígy, ha azokat befejezzük, akkor is a „Kész” módba kerülünk.

4.1.2 „Beírás” mód, adatbevitel lezárása „Beírás” módba úgy kerülünk, hogy egy cellán állva egyszerűen elkezdünk gépelni. Ebben az üzemmódban arra kell eleinte nagyon vigyáznunk, hogy a nyíl billentyűkkel nem lehet az elhibázott szövegrészhez vinni a kurzort. „Beírás” 7. Ábra: A státuszsor módban tehát nincs más javítási lehetőségünk, mint a Backspace billentyűvel való visszatörlés, és újra begépelés. Az adatbevitel lezárására (aminek hatására újra „Kész” üzemmódba kerülünk) a következő lehetőségeink vannak: ¾ Enter lezárja a bevitelt, és a cellamutató egy cellával lejjebb ugrik; ¾ Shift - Enter lezárja a bevitelt, és a cellamutató egy cellával feljebb ugrik; ¾ Tabulátor lezárja a bevitelt, és a cellamutató egy cellával jobbra ugrik; ¾ Shift - Tabulátor lezárja a bevitelt, és a cellamutató egy cellával balra ugrik ¾ nyilak lezárják a bevitelt, és a cellamutató egy cellával a nyíl irányába ugrik; ¾ kattintás egy másik cellára lezárja a bevitelt, és a cellamutató az adott cellába ugrik; ¾ kattintás a jelre lezárja a bevitelt, de a cellamutató a cellán marad. A fentiek közül mindig annak a figyelembevételével kell választanunk, hogy hol szeretnénk folytatni az adatbevitelt! Adatbevitel elvetéséhez vagy az Escape gombot kell a billentyűzeten megnyomni, vagy a szerkesztőlécen kell a jelre kattintani. Mindig egy cellával lejjebb visz az Enter? Nem. Amennyiben egy sorba több adatot viszünk be egymás melletti cellákba (minden adatbevitel után Tabulátor billentyűvel jobbra lépve), majd az egy sorba írandó adatok közül az utolsónál Entert gépelünk, akkor nem a kérdéses cella alá kerül a cellamutató, hanem az első adat alá. Ez tulajdonképpen logikus, hiszen valószínűleg úgyis ott akarjuk folytatni az adatbevitelt. Mindig lezárható a kurzormozgató billentyűkkel is az adatbevitel? Ha egy cellába egyenlőségjellel kezdődő úgynevezett kifejezést viszünk be, akkor nem. Ez esetben csak az Enter, a Tabulátor, valamint a alkalmazható erre a célra. Mindig csak egy cellába lehet adatot bevinni? Nem. Ha több cellát is kijelöltünk a bevitel megkezdése előtt – ennek módszerét később, a 6. pontban fogjuk tanulni – akkor lehetséges ugyanazt az adatot a kijelölt terület összes cellájába egyszerre bevinni. Ehhez a Ctrl - Enter billentyűkombinációt kell alkalmaznunk.

8

Excel XP alapokon 4.1.3 „Szerkesztés” mód és lezárása „Szerkesztés” módba akkor kerülünk, ha a hiba helyén duplát kattintunk a javítandó cellába, vagy a javítandó cellát jelöljük ki aktuálisnak, és a szerkesztőlécen kattintunk a hibához, illetve ha megnyomjuk az F2 funkcióbillentyűt. „Szerkesztés” módban az adatbevitel lezárására a lehetőségek ugyanazok, mint a „Beírás” módban, kivétel: ¾ a jobbra és a balra nyilak, melyek ekkor a szövegkurzor mozgatására szolgálnak; ¾ valamint a le és fel nyíl, amit ilyenkor nem lehet semmire használni. Véleményem szerint sokszor egyszerűbb egy cella adatát újra bevinni, mint kijavítani „Szerkesztés” módban. Adatbevitel elvetéséhez itt is az Escape gombot kell megnyomni, vagy a szerkesztőlécen a tani.

4.2

jelre kattin-

Cellamutató mozgatása

A cellamutató mozgatására az adatbevitel lezárásánál megbeszélt billentyűkön kívül többek között a következő lehetőségeink is vannak: ¾ Home az aktuális soron belül mindig az „A” oszlopba ugrik; ¾ End azután egy nyíl a következő nem üres, vagy az utolsó nem üres cellába ugrik (nem egyszerre kell megnyomni, és akkor célszerű használni, ha adataink foltszerű csoportokban helyezkednek el); ¾ Ctrl - Home az A1 cellacímre ugrik; ¾ Ctrl - End a legalsó adatot tartalmazó sor és a legutolsó adatot tartalmazó oszlop metszéspontjába ugrik; ¾ Page Up a képernyőn elférő sorok számának megfelelő számút ugrik felfelé; ¾ Page Down a képernyőn elférő sorok számának megfelelő számút ugrik lefelé; ¾ Ctrl - Page Up a munkafüzetben egy lapot lapozunk előre; ¾ Ctrl - Page Down a munkafüzetben egy lapot lapozunk hátra; ¾ Alt - Page Up a képernyőn elférő oszlopok számának megfelelő számút ugrik balra; ¾ Alt - Page Down a képernyőn elférő oszlopok számának megfelelő számút ugrik jobbra.

4.3

Adattípusok, alapértelmezett igazításuk, hosszú adtok viselkedése

A cellákba kerülő adatokat az Excel tartalmuk alapján több csoportba sorolja. Ezek az úgynevezett adattípusok, melyek mindegyikének van néhány jellegzetessége: ¾ szám csak a számjegyeket, ezres tagolást, a Windows „Területi és nyelvi beál8. Ábra: Különféle adattípusok lítások”-nál megadott tizedes jelet, nemzeti pénznemet és előjelet tartalmazhat; ¾ dátum a Windows beállításának megfelelően kell begépelni, alapesetben év.hó.nap; ¾ idő a Windows „Területi és nyelvi beállítások”-nak megfelelően kell begépelni, alapesetben óra:perc; ¾ kifejezés mindig egyenlőségjellel kell kezdeni, és tartalmazhat konstansokat, cellacímet, műveleti jeleket, függvényeket; ¾ logikai csak két értéket vehet fel: igaz, vagy hamis; ¾ szöveg ami nem tartozik a fenti öt típusba, az szöveg típusú. Ha nem felel meg a szám, a dátum, vagy az idő beviteli formája, akkor azt a Windowsban, a „Területi és nyelvi beállítások”-nál lehet módosítani (ezt a „Vezérlőpultban” fogjuk megtalálni). Ugyancsak itt állíthatunk a nemzeti valuta jelölésén is.

9

ECDL Táblázatkezelés modul 4.3.1 Szám Mint matematikából megszoktuk, a pozitív előjelet felesleges megadnunk. Az is logikus, hogy tizedeseket tartalmazó értékek megadásánál vesszőt kell alkalmaznunk, feltéve, hogy a Windows „Területi és nyelvi beállítások”-nál nem adunk meg mást. Nagyobb számok kiolvasásának megkönnyítése ezres tagolással szokás. Az Excel 97-es verziójáig bevitelkor erre nem volt lehetőség, csak utólag, a formázáskor. Az újabb verziókban viszont már megoldható. Sőt, elég csak egy szóköz tagoló karaktert megadni. Az viszont nagyon fontos, hogy a szóköz után 3, 6, 9, stb. újabb számjegynek kell következni. Könyvelésben járatosak arra vigyázzanak, hogy az ezres tagolás nem ponttal történik! Ha pénzösszegeket akarunk megadni, akkor a számjegy mögé már bevitelkor egy szóköz mögé megadhatjuk a beállított nemzeti valutát, alapesetben a „Ft” szimbólumot. Én azonban mégis inkább az utólagos ezres tagolást, és pénznemre történő formázást javaslom, melyek módszeréről hamarosan részletesen lesz szó. Néhány példa nem jó számokra: „12 00”, „12.000”, 12.000.520”, „12 2532” És néhány jó alak: „12 000”, „253 125436”, „1425 254”, „2554255”, „1 254 365”, „25,325”, „-2512”, „25 Ft”, „126 365 Ft” Ha nagyon nagy számot gépelünk be, akkor az Excel azt átváltja úgynevezett normál alakba (most némi matek jön, elnézést). Például ha valami ilyesmit látunk egy cellában: „2,55E+11” annak értelmezése „2,55*1011”. A 97-es verzió óta a program az adatbevitel lezárása után az oszlopszélességet is automatikusan beállítja.

4.3.2 Dátum és idő A „dátum” adattípusnál az adatbevitel lezárása után az adatot az Excel automatikusan átalakítja éééé.hh.nn formára. Azaz az évet 4 jeggyel, a hónapot és a napot 2 jeggyel mutatja, határoló karakternek pedig pontot használ. Ha rakunk a nap után pontot, ha nem, azt az Excel a 97-es verzió óta elfogadja, de mivel a Windows „Területi és nyelvi beállítások” szerint a dátum végén nincs pont, így ha rakunk is, azt a program levágja. Ez az összesen 10 jel viszont már nem fér be a normál szélességű cellába, ezért egy dátum bevitele után a program az oszlopot automatikusan szélesebbre állítja. Időt, mint már volt róla szó, óó:pp alakban kell megadni, azaz az órát két jeggyel, a percet szintén két jeggyel, a határoló karakter pedig a kettőspont. A dátum és idő adatokkal majd lehetőségünk lesz számolni is, feltéve, hogy az Excel nem szövegként kezeli a bevitt adatot. Hogy ez a hiba miről ismerhető fel, rögtön szóba kerül. Hogy lehet a leggyorsabban bevinni az aktuális dátumot? Kattintsunk bele a szerkesztőlécbe, majd nyomjuk meg a Ctrl - . (Ctrl - pont) billentyűkombinációt. Mindenképpen be kell vinni az évet is? Nem. Ez esetben automatikusan tárgyéviként kezeli a dátumot a program, bár ezt nem jelzi ki a cellában. A különböző megjelenési formájú dátumokról később lesz szó (14.5.). A két jeggyel bevitt dátumokat hogy kezeli az Excel? Ami 30, vagy 30-nál nagyobb évet tartalmaz, az 1900-as dátum, ami kisebbet, az 2000-es. A délutáni időpontot feltétlenül hivatalos formában kell bevinni? Nem. Megadható „15:20” helyett „3:20 du” is, de ez több gépelés.

4.3.3 Kifejezés Ha „kifejezés” adattípust alkalmazunk, akkor miután lezártuk az adatbevitelt, jó kifejezésnél alapszituációban a kifejezés kiszámolt értékét, vagy esetleg „#” jeleket láthatjuk a cellában. Ez utóbbi esetben nem fért ki a kiszámolt érték a cellába, amin az oszlopszélesség állítással segíthetünk (7.). Mivel a kifejezésekkel még külön fogunk foglalkozni, most nem tárgyaljuk meg részletesebben.

10

Excel XP alapokon 4.3.4 Logikai adat Ezt az adattípust ritkán fogjuk alkalmazni. Csak két értéket vehet fel: IGAZ, ¾ HAMIS. Általában nem, mint adatot visszük be, hanem egy logikai kifejezés eredményeként fogjuk majd megkapni (11.). ¾

4.3.5 Szöveg Ami nem tartozik a fenti adattípusok egyikébe sem, azt az Excel, mint sima szöveget kezeli. Szöveges adatokat többnyire csak, mint kísérő, magyarázó, kiegészítő feliratokat szokás alkalmazni. Igazság szerint szöveges adatokkal is lehet néhány műveletet végezni, de mivel csak viszonylag ritkán kell őket alkalmazni, ezeket az úgynevezett szövegműveleteket csak a kiegészítő információkban tárgyaljuk. Milyen szövegműveleteket végezhetünk? A két legfontosabb a szövegek összefűzése, valamint a szövegrészek kinyerése. Szövegegek összefűzése A szövegek összefűzése az „&” (and) operátorral, vagy az „ÖSSZEFŰZ” függvénnyel lehetséges. A „&” karaktert magyar kiosztású billentyűzeten az AltGr - C billentyűkombinációval vihetjük be. Lássunk egy mintát a szöveg összefűzésre. Ha például az A1 cella tartalma „alma”, a B1 celláé pedig „fa”, akkor amennyiben a C1 cellába az „=A1&B1”, vagy „=ÖSSZEFŰZ(A1;B1) képletet gépeljük, akkor annak eredménye „almafa” lesz. Szövegrészek kinyerése Ehhez szöveg függvényeket kell használni. A függvényekről később részletesen fogunk beszélni (15.2.), de szöveg függvényekről nem esik majd szó, mert nem nagyon lesz rá szükségünk. A szöveg elejéről a „BAL”, végéről a „JOBB”, közepéről a „KÖZÉP” függvénnyel nyerhetünk ki szövegrészeket. Például, ha A1 cella tartalma „almafa”, B1 celláé pedig „=BAL(A1,4), annak eredménye „alma”. Ez alapján logikusan az „=JOBB(A1,2) eredménye „fa”. A „KÖZÉP” függvénynek viszont két paramétere van: honnét és milyen hosszban kell venni a szövegrészt. Ennek értelmében az „=KÖZÉP(A1,3,2) eredménye „ma”. Hogy vihetünk be szám adatot szövegként? A bevitelt „’” jellel (aposztróf jellel) kell kezdeni. Ezt magyar billentyűkiosztás esetén a Shift-1 billentyűkombinációval kapjuk. Nem is gondolnánk, hogy erre milyen gyakran lesz majd szükségünk.

4.3.6 Adattípusok igazítása, hiba felismerés igazítás alapján A „szöveg” adattípust alapesetben balra, a logikait középre, minden más adattípust viszont jobbra igazít a program. Ha egy adat hosszabb, mint a cella szélessége, akkor az típusától Ez nem dátum, mert balra zárt. függően viselkedik: ¾ Szöveg típusnál az adat „átlóg” a következő oszlopba. Ha vi9. Ábra: Az adatformátumról felszont a kérdéses cellától jobbra is szerepel adat, akkor az átlógó ismerhető a rossz adat rész látszólag eltűnik, valójában azonban csak takarásba kerül. Sajnos ezt semmi nem jelzi, legalábbis az Excelben (az ingyenes Calc programban erre egy kis piros színű, jobbra mutató nyíl utal). ¾ Nem szöveg adattípusoknál az adat helyett „#” jeleket látunk a cellában, ha az hosszabb a cellánál. Ez csak arra figyelmeztet bennünket, hogy az adat nem fért a cellába, ezért a cellát majd szélesebbre kell állítani. Ha adatbevitel lezárása után egy számot, dátumot, időt, kifejezést, vagy logikai értéket az Excel balra zár, akkor azt szövegnek értelmezte, amivel viszont nem tud számolni. Ha mégis megpróbáljuk, hibaüzenetet kapunk. A rossz adatbevitel így kis rutinnal az adat igazításáról is felismerhető.

5. Kijelölések A kijelölési módszerek kísértetiesen emlékeztetnek a Word programban, a táblázatoknál megtanultakra. Ráadásul az Excel

10. Ábra: Enter hatására kijelölésben így mozog az aktív cella

11

ECDL Táblázatkezelés modul összes ma használt verziójában több különböző területet is kijelölhetünk, míg a Wordnél ez csak a 2000 és modernebb verziók esetében igaz (az OOo Write támogatja a többszörös kijelölést). Ha van kijelölt területünk, akkor a kijelölt területen belül mindig lesz egy aktuális cella, aminek a színe világos marad. Az adatbevitel ilyenkor ebbe a cellába történik, és ha az adatbevitelt Enter, Shift - Enter, Tabulátor, vagy Shift - Tabulátor gombokkal zárjuk le, mindig csak a kijelölt területen belül lép – a korábban megtanultaknak megfelelően – új cellába az Excel. Erre példát az ábrán láthatunk. De nézzük meg a kijelölési lehetőségeket: ¾ több cella elhúzás a cellákon; Ez az aktuális cella ¾ egy sor kattintás a sor koordinátára; ¾ több sor elhúzás a sor koordinátákon; ¾ egy oszlop kattintás az oszlop koordinátára; Az egész táblázat kijelöléséhez ¾ több oszlop elhúzás az oszlop koordinátákon; ide kell kattintani ¾ az egész táblázat kattintás a sor és oszlop koordináták találkozásánál, a felirat nélküli 11. Ábra: Egy egyszerre kijelölt sor, téglalapon. oszlop, és tartomány Ha több tartományt akarunk kijelölni, akkor: az első kijelölést a fentiek szerint végezzük; ¾ a következő, és minden további kijelölést viszont a Ctrl gomb nyomása közben kell végrehajtani. legyen (régebbi ExLényeges azonban, hogy az egérkurzor alakja cellák kijelölésekor mindig cel verziók esetén sorok és oszlopok kijelölésekor is ilyen alakú volt az egérkurzor, az XP verzióban azonban )! Ellenkező esetben kijelölés helyett lehet, hogy másolni fogunk. Ha bármilyen formázási műveletet végzünk, akkor az minden kijelölésen belül végrehajtódik. Ez óriási előny, hiszen egyszerre tudunk, mondjuk több fejlécet is megformázni. ¾

Kijelöléskor kiírja a program, hogy mekkora már a kijelölt terület? A 97-es verziónál újabb verziók igen. Például: „2S X 3O” (2 sor * 3 oszlop), „2O” (2 oszlop), „3S” (3 sor), stb. Ezt az információt azonban – noha tájékoztató adat – nem az állapotsorban, hanem a szerkesztőlécen kell keresnünk.

6. Sormagasság, oszlopszélesség beállítása Ezen a területen is sok, már ismerős lehetőséggel fogunk találkozni. Itt kell húzással állítani A cellamagasságot itt sem kell állítani, a sormagasságot mert a Word programhoz hasonlóan automatikusan az adott sorban található legmagasabb 12. Ábra: Sormagasság állítása menüből és egérrel adathoz igazodik. Ha mégis szabályozni akarjuk, akkor azt a legegyszerűbben a sor koordinátáknál a sor alsó határvonalának elhúzásával tudjuk megtenni. A pillanatnyi magasságot mindig kiírja a program. Sőt, az XP verzióban a sor új magasságát egy szaggatott vonal is jelzi. Másik lehetőség a „Formátum” menüből a „Sor” menüpont kiválasztása után a „Magasság…” elindítása, ahol 0 és 409 közötti számmal, pontokban kell megadni a méretet. Ez esetben, ha van olyan kijelölés, ami több sort is érint, akkor természetesen minden érintett sor magassága állítódik. Ha a sormagasság egérrel történő álltásának helyére duplát kattintunk, akkor a sor magassága automatikusan a legmagasabb betűhöz igazodik újra (ha a legmagasabb betű nincs 10 pont, akkor 10 pontos betűhöz). Ennek persze csak akkor van jelentősége, ha a sormagasságot elállítjuk. Ezzel egyenértékű, ha menüből a „Normál magasság” pontot választjuk. Az oszlopszélesség egérrel történő beállításánál annyi különbség Itt kell húzással állítani az van a Word programhoz képest, hogy az oszlopszélességet csak oszlopszélességet koordinátáknál lehet húzással állítani. Itt is igaz viszont az, hogy ide duplát kattintva az oszlopban lévő legszélesebb adat szélességét veszi fel az oszlop. Ha viszont csak egy, vagy néhány adott cellában lévő 13. Ábra: Oszlopszélesség adathoz akarjuk igazítani az oszlopszélességet (és van abban az állítás egérrel oszlopban nála hosszabb adat is), akkor jelöljük ki a kérdéses cellát, vagy cellákat, majd válasszuk ki a „Formátum” menü „Oszlop” pontjából a „Legszélesebb kijelölt” elemet.

12

Excel XP alapokon További lehetőség a „Formátum” menüből az „Oszlop” menüpont kiválasztása után a „Szélesség…” elindítása, ahol 0 és 255 közötti számmal kell megadni a méretet. Miben mérik az oszlopok szélességét? Az oszlopszélesség mértékegysége a normál betű szélessége, ami a beállított alapértelmezett betűtípusra vonatkozik. Az alapértelmezett betűtípus az „Arial”, amit átállítani felesleges, de ha ez mégis szükségessé válik, az „Eszközök” menü „Beállítások” pontjában az „Általános” fülön tehetjük meg. Persze, hogy egy arányos betűtípus esetében melyik betű szélessége az 1 egységnyi, az kérdéses… Oszlopok és sorok elrejtése, felfedése Munkánk során lehetséges, hogy szükségünk lesz arra, hogy bizonyos adatok szerepeljenek ugyan egy sorban, vagy oszlopban, de a végeredményként kapott táblázaton már nem kell, hogy megjelenjenek. Az ilyen jellegű adatokat tartalmazó sorokat és oszlopokat egyszerűen csak el kell majd rejtenünk. Az elrejtés egy lehetséges menete a következő: ¾ jelöljük ki az elrejtendő sort, vagy oszlopot; ¾ válasszuk ki a „Formátum” menüből a „Sor”, vagy „Oszlop” pontot, majd az „Elrejtés” opciót. Ha újra szükségünk van az adatokra, akkor a kérdéses sort, vagy oszlopot fel kell fedni: ¾ jelöljük ki az elrejtett sor felett és alatt lévő sorokat, oszlop esetén az előtte és mögötte lévő oszlopokat; ¾ indítsuk el a „Formátum” menüből a „Sor”, vagy „Oszlop” pontot, majd a „Felfedés” opciót. Megjegyzem, úgy is elrejthetünk sorokat és oszlopokat, hogy a szélességüket, illetve magasságukat nullára állítjuk. Ez gyakorlatlan Excel felhasználóknál komoly problémát jelenthet, mert lehet, hogy nem tudja újra megjeleníteni a kérdéses sort, vagy oszlopot. Velünk ilyen ezek után már nem fordulhat elő, mert tudjuk a megoldást: fel kell fedni, és kész.

1. Feladat: Hozzuk létre az ábrán lévő adatokkal feltöltött táblázatot! Megoldás: Mivel most a szóközöknek, vesszőknek és pontoknak is nagy jelentősége van, a helyes adatbevitelre nagyon vigyázzunk! Írjuk be A1 cellába „Szám adatok”, majd Enter, A2-be „-1 523” (szóközzel) és Enter, A3-ba „3,14” (tizedes vesszővel) és Enter, 14. Ábra: A feladat A4-be „156 000” (szóközzel) és Enter, A5-be „1 526 Ft” (szóközökkel és pénznemmel) és Enter. Most direkt hibázzunk! A6-ba „25 23” (szóközzel) és Enter. A7-be pedig „3.14” (tizedes ponttal). Kattintsunk B1-re, és gépeljük be „dátum adatok”, minek hatására az A1 cella tartalmának az a része, ami átlógott a szomszéd cellába látszólag eltűnt. Ezzel egyelőre ne foglalkozzunk. Az Enter után írjuk be „96.08.14.” és Enter. Mint látható a dátum végén most van pont! Vigyük be a következő dátumot is, „95.02.15” és Enter. Most viszont nem volt pont, és mindkét formában elfogadta a dátumot (hiszen jobbra igazította őket). Végül „94.02.31” és most is Enter. De ezt nem fogadta el. Miért? Hát van 31. nap február hónapban? Próbáljuk ki még a tárgyévi dátumot is! Gépeljük be „08.30” és Enter. Kattintsunk C1-re. Ide az „idő adatok”-at vigyük be és Enter, majd „12:10” Enter, „15:20” Enter, „8:10 du” (szóközzel) és Enter. Az oszlopszélességek állításához jelöljük ki A-C oszlopokat, azután a „Formátum” menüből indítsuk el az „Oszlop”, abból pedig a „Legszélesebb kijelölt” menüpontot. Vegyük észre hibáinkat! Az A6, A7 cellák nem számok, B4 pedig nem dátum.

7. Adatok másolása, mozgatása egérrel Ha adatainkat véletlenül rossz helyre vittük be, akkor a legegyszerűbb javítási módszer az, hogy egyszerűen a helyükre húzzuk őket az egérrel. Ehhez csak a megfelelő helyen kell az aktuális cellát megfogni, majd az egérrel elhúzni. Ha egy kijelölt tartományt fogtunk meg, akkor természetesen az egész tartományt fogjuk így mozgatni. A „megfelelő hely” a

Ide fog kerülni az adat

15. Ábra: Adat mozgatás egérrel, illetve nem üres területre való mozgatás hibaüzenete

13

ECDL Táblázatkezelés modul cella, vagy kijelölt tartomány határvonala. Lényeges, hogy az egérkurzor alakja ilyenkor az ábrán látható nyíl (esetleg egy „+” jel mellette). A program az egérkurzor mellé kiírja az adatok új helyének koordinátáit. Ha másolni, és nem pedig mozgatni akarunk, akkor, mint bizonyára már kitaláltuk, a Ctrl gombot kell a húzás közben nyomni. Lényeges, hogy előbb az egér gombját kell elengedni, és csak aztán a Ctrl billentyűt! Arra, hogy másolás történik, az egérkurzor mellet egy kis pluszjel is utal. Mindkét műveletre igaz, hogy ha a céltartomány nem üres, az Excel egy párbeszédablakban megerősítést kér a korábbi tartalom felülírására. Amit felülírunk, az persze elvész. Szerencsére lehetőségünk van a művelet visszavonására. Másolás és mozgatás az egér jobb gombjával Amennyiben a kijelölt területet jobb gombbal húzzuk az új helyére, akkor egy menüből választhatjuk ki szándékunknak megfelelő eljárást. Így ráadásul a feladatot jóval többféle módon is elvégezhetjük. A fontosabb lehetőségek, és azok magyarázata: ¾ tegye ide áthelyezés; ¾ másolja ide másolás; ¾ csak érték másolása ide a képleteknek a kiszámolt értéke kerül másolásra (a formátum nem); ¾ csak formátum másolása ide értelemszerűen (érdekes, hogy több cellát kijelölve, minden cella formátuma külön másolódik át); ¾ csatolás ide csak egy, a kérdéses cellára mutató cellahivatkozást kell beilleszteni (a cellahivatkozásokról hamarosan részletesen esik szó). Az első két műveletet ráadásul úgy is elvégezhetjük, hogy a célterület tartalmát jobbra, vagy lefelé eltoljuk. Erre persze csak akkor lesz szükségünk, ha a célterület nem üres. Másolás és mozgatás a vágólappal ¾ ¾ ¾ ¾

¾ ¾ ¾

Mindent pontosan ugyanúgy kell végezni, mint korábban tanultuk: a mozgatandó, vagy másolandó terület kijelölése; a vágólapra vágás, vagy másolás; a cellamutató új helyre vitele; a vágólap tartalmának beillesztése. Három fontos dologra azonban fel kell hívnom a figyelmet: csak a beillesztés bal felső sarkába kell vinni a cellamutatót, kijelölni nem szabad (pontosabban felesleges); a beillesztett cella mellett megjelenő intelligens címke egy sor speciális, korábban nem elérhető lehetőséget biztosít (ezekről rögtön részletesen is lesz szó); az egész művelet befejezéseként még a forrásterület kijelöltségét (amit a futó szaggatott vonal jelez) meg kell szüntetni az Esc billentyű leütésével. Az Office vágólap használata

Ne felejtsük el, hogy az Office 2000 verzió óta a vágólap 24 elemet tartalmazhat, melyből egy az aktív. Beillesztésre mindig az aktív elem kerül. Most már csak az a kérdés, melyik elem az aktív? Ha mást nem jelölünk ki az Office vágólapon, akkor az utoljára a vágólapra rakott elem az aktív. Ha nem ezt akarjuk beilleszteni, tegyük a következőket: ¾ jelenítsük meg az Office vágólapot (ehhez a „Nézet” menü segítségével kapcsoljuk be a munkaablakot, majd abban válasszuk ki a vágólapot, vagy anélkül, hogy bármit kijelölnénk, nyomjuk meg a Ctrl - C billentyűkombinációt kétszer), ¾ kattintsunk a beillesztendő vágólap elemre. Annyi kiegészítés még kívánkozik az elmondottakhoz, hogy az utoljára beillesztett elem válik ezzel aktív elemmé. Speciális, úgynevezett irányított beillesztési lehetőségek a vágólappal Néha szükségünk lehet arra, hogy egy adatot ne a szokásoknak megfelelően másoljunk, hanem: ¾ annak csak formáját (például félkövér, milyen a szegélye, stb.); ¾ pusztán csak kiszámolt értékét (azt az értéket, amit a cellában látunk); ¾ magát a képletet (azt a kifejezést, amit valójában beírtunk a cellába). Ezek után már nyilván érdekel bennünket az is, hogy szokásos beillesztés esetén mit szúr be a program. Nos a képletet formátumával és minden egyéb jellemzőjével együtt. Ez alól csak az oszlopszélesség a kivétel. Pontosabban az XP verzióban már az oszlopszélesség is másolható, de csak külön kérésre, és akkor csak önállóan.

14

16. Ábra: Irányított beillesztés

Excel XP alapokon Munkánk során további speciális igények is felmerülhetnek. Például egy cellatartomány minden elemét be szeretnénk szorozni, vagy éppen elosztani akarjuk egy konstanssal, stb. A korábban vázolt, és a most felvetett problémák esetén is az „Irányított beillesztés…” menüpontot kell alkalmazni. E lehetőséget a „Szerkesztés” menüben, vagy a helyi menüben találhatjuk meg. A kapott párbeszédablak nyújtotta szolgáltatások rövidesen ismertetésre kerülnek. Gyorsabb speciális beillesztési lehetőségek az XP verzióban Az Excel XP verzióban a beillesztés ikonja egy legördülő lista ( ), melyet lenyitva a beillesztés módját sokkal könnyebben szabályozhatjuk. A választék, és azok magyarázata: ¾ képletek ez a sima beillesztés, azaz megfelel a Ctrl - V billentyűkombinációnak; ¾ értékek képlet esetén annak kiszámolt értékét illeszti be; ¾ nincs szegély mint a képletek, de a formátumok közül a szegélyeket nem illeszti be; ¾ transzponálás a sorokat és oszlopokat felcseréli (erre csak ritkán lesz szükségünk, de akkor sok munkát lehet vele megspórolni; ¾ csatolva beillesztés csatoláskor nem az adat, hanem csak az adatra történő hivatkozás kerül beillesztésre;; ¾ irányított beillesztés az imént megbeszélt párbeszédablakot kapjuk, ahol sok további lehetőségünk is adódik. A „Beillesztés beállításai” intelligens címke Hogyha a vágólappal másolunk, illetve mozgatunk, akkor az Excelben is megjelenik a „Beillesztés beállításai” intelligens címke ( ). Amennyiben az egérkurzort a címke felé visszük, az most is átalakul egy legördülő listává, amelyből a beillesztés mikéntjére vonatkozó lehetőségek közül választhatunk. Ennek a listának az elemei ugyan attól függően alakulnak, hogy mit illesztettünk be, de az eddig megbeszéltek alapján minden könnyen értelmezhető.

8. Cella adatok törlése Adatok törléséhez „Kész” módban csak a Delete gombot kell megnyomni. Ha nincs kijelölve semmi, akkor az aktuális cella, ha vannak kijelölt cellák, minden kijelölt cella tartalma törlődik. Tehát hasonlóan a Word táblázataihoz, a Delete billentyűvel nem maga a cella, hanem annak csak a tartalma törlődik. Itt szeretném megjegyezni, hogy az esetben, ha a cellát már megformáztuk, a formátum nem törlődik. Ez annyit jelent, hogy ha egy másik adatot viszünk be a törölt tartalmú cellába, akkor az adat ugyanolyan módon fog megjelenni, mint a korábban onnét kitörölt adat. Ha például félkövér adatot töröltünk, az új adat is félkövér lesz. Hasonló okokból azonban ugyanez néha, legalábbis egyelőre, megmagyarázhatatlan furcsaságokhoz is vezet. Például ha egy cellába beírunk egy dátumot, majd azt a Delete gombbal kitöröljük, aztán ugyan oda beírjuk a „2”-es számot, akkor a cellában az „1990.01.02” dátum jelenik meg. Ennek okát később beszéljük meg (16.2.). Természetesen van lehetőség a cella teljes tartalmának (azaz formátumának is) a törlésére. Sőt! Törölhetjük csak a formátumot is. Erről a lehetőségekről is beszélni fogunk rövidesen (16.2.).

9. Automatikus kitöltés, egyedi listák (sorozatok) megadása Egy táblázatba nagyon gyakran kell olyan adatokat beírni magyarázó, kísérő információként, melyek között logikai kapcsolat ismerhető fel, mint például a hét napjai, a hónapok nevei, stb. Máskor matematikai vagy más logikai összefüggés van a sorozatok elemei között. Például: ¾ ötösével, tízesével, százasával növekvő számok (azaz a matematikából tanult számtani sorozat); ¾ vagy minden hónap valahányadik napja, negyedévente egy adott dátum, évente egy adott nap, stb. Erre a célra kiválóan alkalmas az Excel automatikus kitöltő funkciója.

9.1

Automatikus kitöltés

Az automatikus kitöltés során alkalmazandó munkamódszer majd attól függ, hogy milyen sorozatot akarunk létrehozni. Ezért ezt a funkciót kétfelé bontva fogjuk tárgyalni.

15

ECDL Táblázatkezelés modul 9.1.1 Egyetlen elemükkel megadható listák Ebben az esetben elég a lista egy elemét megadni, majd lezárni az adatbevitelt. Ezt követően fogjuk meg a cella automatikus kitöltő fogantyúját, és amerre folytatni szeretnénk a listát, húzzuk el az egeret. A hivatkozott „fogantyú” egy picike kis négyzet a cella jobb alsó sarkában. A kitöltés helyét egy szürke keret jelzi. Azt, hogy pillanatnyilag hol tart a kitöltés, az egérkurzor mellett leolvashatjuk. Ha a lista véges számú elemből áll, Ezt a négyzetet Ez a kis kereszt lesz az autokitöltő akkor az utolsó elem után újra az kell húzni 17. Ábra: Az „autokitöltő” használata első elem fog következni (ez így 18. Ábra: elmondva bonyolult, de a példák Az „autokitöltő” alapján világos lesz). fogantyúja Ezek után nézzük a lehetőségeket. Ha az egér bal gombjával végezzük a kitöltést, akkor a következő alternatívák állnak rendelkezésünkre: A sorozat neve

Elemei, illetve példa rá

a hét napjai teljes nevükkel

hétfő, kedd, szerda, csütörtök, péntek, szombat, vasárnap, hétfő, …

a hét napjai rövidítve

h, k, sze, cs, p, szo, v, h, …

a hónapok teljes nevükkel

január, február, március, április, május, június, július, augusztus, szeptember, október, november, december, január,

a hónapok rövidítve

jan, febr, márc, ápr, máj, jún, júl, aug, szept, okt, nov, dec, jan, …

egyesével növekvő, számsorozatszerű szöveg

92. év termelése, 93. év termelése, 94. év termelése, …

negyedévek arab számmal

1. negyedév, 2. negyedév, 3. negyedév, 4. negyedév

egymást naponta követő dátumok sorozata

1999.10.11, 1999.10.12, 1999.10.13, …

1. Táblázat: A „gyárilag” beépített listák egy elemükkel is megadható része Ha azonban az egér jobb gombjával végezzük a húzást, akkor további lehetőségeink is adódnak. 1. Cellák másolása: ¾ az összes cellába a kiinduló cella tartalma kerül (formátummal együtt). 2. Kitöltés sorozattal: ¾ ez felel meg a bal gombbal való húzásnak. 3. Kitöltés csak a formátummal: ¾ csak a formátumot viszi át azokra a cellákra, ahová az autokitöltőt húztuk. 4. Kitöltés értékkel: ¾ kifejezések esetén (5.3.3.) a cellába a kifejezés kiszámolt értéke kerül, dátum esetén a dátumnak megfelelő szám (12.). 5. Kitöltés napokkal: 19. Ábra: Kitöltési ¾ a cellákat naponta növekvő dátummal tölti fel (csak akkor választható, ha a lehetőségek kiinduló érték dátum). 6. Kitöltés munkanapokkal: ¾ mint az előző, de a szombatra és vasárnapra eső dátumokat kihagyja a program. 7. Kitöltés hónapokkal: ¾ a cellákat havonta növekvő dátummal tölti fel (szintén csak dátum kiinduló érték esetén alkalmazható).

16

Excel XP alapokon 8. Kitöltés évekkel: ¾ a cellákat évente növekvő dátummal tölti fel (ez is csak dátum érték esetén alkalmazható). 9. Sorozatok: ¾ pontosan megadhatjuk, hogy a sorozat hogy viselkedjen (lépésköz, záró érték, stb.).

9.1.2 Csak több elemükkel megadható sorozatok Ez esetben a sorozatnak két elemét kell megadni, és lezárni az adatbevitelt. Ezután ki kell jelölni az induló adatokat tartalmazó cellákat, majd a kitöltés irányába húzni az autokitöltőt. A lehetőségeink ez esetben a következők: A sorozat neve

Elemei, illetve példa rá

egyszerű számtani sorozat (lineáris trend)

5, 10, 15, 20, … vagy 17, 21, 25, 29, … vagy 100, 200, 300, 400, …

a hét azonos napjai

1999.01.05, 1999.01.12, 1999.01.19, …

a hónapok azonos napjai

1999.01.05, 1999.02.05, 1999.03.05, …

a negyedévek azonos napjai

1999.01.05, 1999.04.05, 1999.07.05, …

az évek azonos napjai

1999.01.05, 2000.01.05, 2001.01.05, … 2. Táblázat: Csak két elemükkel megadható listák

Az egér jobb gombjával végezve a húzást, a korábban ismertetett lehetőségeken kívül két további opciót is választhatunk (melyek eddig is ott voltak, csak nem voltak elérhetőek). 1. Lineáris trend: ¾ két kiinduló érték esetén számtani sorozat, több érték esetén azonban lineáris trend szerint állapítja meg a sorozat elemeit. 2. Exponenciális trend: ¾ két kiinduló érték esetén mértani sorozat, több érték esetén azonban exponenciális trend szerint állapítja meg a sorozat elemeit. Mit jelent a lineáris és az exponenciális trend Ha egy lineáris trend sorozat értékeit grafikonban ábrázoljuk, akkor egy egyenest kapunk, exponenciális trend esetén, pedig egy parabolát. Ez természetesen csak annyit jelenthet, hogy az Excel a sorozat elemeit úgy próbálja megállapítani, hogy az értékekre fektethető görbe az egyeneshez, illetve parabolához a lehető legnagyobb mértékben közelítsen. Elsősorban az Excel magasabb szintű alkalmazása esetén van nagyobb jelentősége a trendeknek. Segítségükkel, nagy valószínűséggel megjósolhatóak egy jövőbeni esemény jellemző adatai.

9.1.3 Az intelligens „Automatikus kitöltési lehetőségek” címke Az XP verzióban a bal gombbal történő kitöltés esetén megjelenik az „Automatikus kitöltési lehetőségek” intelligens címke ( ). A címkére állva az legördülő listává alakul. Ugyan a benne lévő lehetőségek függenek a sorozat jellegétől is, de értelmezésük nem jelent gondot. Különösen a kitöltés formátum nélkül nagyon fontos, mint azt majd munkánk során látni fogjuk. A többi lehetőséget egyébként máshonnét is el lehetett érni, konkrétan: ¾ a „Kitöltés csak formátummal” megoldható a formátumfestővel; ¾ a „Cellák másolása” több módszerrel is, például a vágólappal; ¾ míg a többi elem a jobb gombbal történő automatikus kitöltéssel.

20. Ábra: Az intelligens címke elemei

9.1.4 Egyedi listák Munkánk során gyakran kell olyan fix elemű listákat megadni, melyek csak és kizárólag a mi munkánkban fordulnak elő, tehát „gyárilag” nem lehetnek beépítve az Excel-be. Például: kollégáink nevei, a cégünk által forgalmazott termékek listája, a vállalat telephelyeinek megnevezése, stb. Mégis milyen jó

17

ECDL Táblázatkezelés modul lenne, ha ezeket a sorozatokat is ismerné az Excel, hiszen akkor elég lenne egy elemüket megadni, és a továbbiakat az automatikus kitöltés funkcióval beíratni. Ez szerencsére egész egyszerűen megoldható: csak fel kell venni az új sorozatot. Persze szükségünk lehet arra is, hogy egy ilyen sorozatot töröljünk. Tekintsük át ezeknek a problémáknak a megoldását.

9.1.4.1

Új egyedi lista felvétele

¾ „Eszközök”, „Beállítások…”, „Egyéni listák” regiszter ½ Tegyük fel, hogy minden alkalommal ugyanannak a 10 különféle terméknek a forgalmát szeretnénk az Excelben vizsgálni. Ezért, hogy ne kelljen mindig újra és újra a neveket egyenként begépelni, meg akarjuk adni, mint fix elemű sorozatot. Ennek során a végrehajtandó lépések a következők: ¾ első lépésben gépeljük be mind a 10 tételt egymás alá 10 külön cellába; ¾ jelöljük ki a kérdéses adatokat tartalmazó 10 cellát; ¾ válasszuk ki az „Eszközök” menüből a „Beállítások…” pontot, és abban kattintsunk az „Egyedi listák” regiszterfülre; ¾ nyomjuk meg a „Beolvasás” gombot, aminek hatására az „Egyéni listák” mezőben megjelennek a kijelölt cellatartomány adatai; ¾ nyomjuk meg az „OK” gombot. Mostantól kezdve a programunk a mi saját egyedi sorozatunkat is ismeri. Bármely elemét is adjuk meg kezdő értéknek, az autokitöltőt húzva, az Excel folytatja a 21. Ábra: Az egyedi listák felvételére szolgáló ablak sorozatot.

9.1.4.2

Egyedi lista törlése

¾ „Eszközök”, „Beállítások…”, „Egyéni listák” regiszter ½ Ha esetleg törölni szeretnénk egy így megadott sorozatot az autokitöltő „repertoárjából”, akkor a következőket kell tennünk: ¾ válasszuk ki az „Eszközök” menüből a „Beállítás…” pontot, és abban kattintsunk az „Egyéni listák” regiszterfülre; ¾ az „Egyéni listák” elemei közül kattintsunk a törlendőre, majd nyomjuk meg az „Eltávolítás” nyomógombot, végül erősítsük meg törlési szándékunkat. Szerencsére az Excel „gyárilag” beépített listái nem törölhetőek! Automatikus adatbevitel Ha olyan adatokat kell megadnunk egy oszlopban, melyek között több is ismétlődik, azt fogjuk tapasztalni, hogy elég az egyszer már bevitt elem első betűjét begépelni, s máris megjelenik a teljes adat. Ha az megfelel, csak meg kell nyomni az Enter billentyűt. Ha mást szeretnénk megadni, folytassuk az adat begépelését. Ha a beviendő adat már kész, de az automatikus bevitel még kínál fel karaktereket, azokat az adatbevitel lezárása előtt a Delete billentyűvel töröljük ki.

2. Feladat: Próbáljuk ki az Excel beépített sorozatait! Megoldás: Írjuk be A1-be „hétfő”, B1-be „h”, C1-be „január”, D1-be „jan”, E1-be „99.08.30”! Ezek voltak láthatóak a könyv ábráján is. A további sorozatokhoz a következő oszlopok két-két cellájába gépeljünk be olyan dátumokat, melyek a többi sorozatot adják meg, azaz például: ¾ F1-F2-be „5” és „10”;

18

Excel XP alapokon G1-G2-be „1999.01.05” és „1999.01.12”; H1-H2-be „1999.01.05” és „1999.02.05”; ¾ I1-I2-be „1999.01.05” és „1999.04.05”; ¾ J1-J2-be „1999.01.05” és „2000.01.05”. Az A-tól az E oszlopig egyenként kattintsunk a cellákra, és autokitöltőjüket megfogva húzzuk le a sorozat utolsó eleméig, illetve E oszlop esetén legalább 8-10 elem megjelenéséig! 3. Feladat: Magunk is hozzunk létre egy egyedi sorozatot a hét törpe nevére, próbáljuk ki, majd töröljük is a listát! Megoldás: Egy üres munkalap A1-A7 celláiba írjuk be a sorozat elemeit (Hapci, Szende, Szundi, Tudor, Vidor, Morgó, Kuka), majd egerünk elhúzásával jelöljük ki őket. Az egérkurzor alakja egy nagy kereszt legyen a kijelölés közben! Ezután válasszuk az „Eszközök” menüből a „Beállítások…” pontot, majd a megjelent ablakban az „Egyéni listák” regiszterfület! Nyomjuk meg a „Beolvasás”, majd az „OK” gombokat! Menjünk, mondjuk a B1 cellába, és írjuk be bármelyik törpe nevét. Zárjuk le az adatbevitelt a ikonnal, majd az autokitöltőt húzzuk le! A sorozat törléséhez válasszuk az „Eszközök” menü „Beállítások…” pontját, majd kattintsunk az „Egyéni listák” mezőben a törlendő listára (most nem kellett az „Egyéni listák” regiszterhez lapozni, hiszen eleve az jelentkezett be). Nyomjuk meg az „Eltávolítás” nyomógombot, és erősítsük meg a törlést. ¾ ¾

10. Képletek, képletek bevitele, cellacímzés típusok Mint azt megbeszéltük, a képletek mindig egyenlőségjellel kell, hogy kezdődjenek. Ezen kívül a képlet a következő elemeket tartalmazhatja: konstans

műveleti jel

zárójel

cellahivatkozás

függvény

szám

összeadás

+

kezdő

(

cím pl. A1

max()

szöveg (csak ritkán)

kivonás

-

befejező

)

tartomány pl. A1:A4

min()

szorzás

*

átlag()

osztás

/

stb.

hatványozás ^ 3. Táblázat: Egy kifejezésben szerepeltethető adatok A fenti adatok közül csak az első hármat (konstans, műveleti jel, zárójel) kell majd gépeléssel bevinnünk, a többinek a bevitelére nagyon praktikus módszerek szolgálnak. A műveletek közötti hierarchia a matematikából tanultakkal megegyezik (csökkenő sorrendben: hatványozás, szorzás és osztás, összeadás és kivonás). Ha más műveleti sorrendre van szükségünk, akkor zárójeleket kell alkalmaznunk, de itt csak egyféle zárójel létezik. A zárójelek kifejtése belülről kifelé történik. Nagyon fontos, hogy a zárójeleknek mindig párban kell lenniük! A cellahivatkozás (cellacím) azért kerül majd egy képletbe, mert azt szeretnénk, hogy a cella mindenkori aktuális tartalmával számolja ki az Excel a képlet értékét. Ez az a zseniális ötlet, ami a táblázatkezelő programokat képessé teszi bármilyen feladat megoldására. Ha egy olyan cellába más értéket gépelünk be, amelyre hivatkozunk egy képletben, akkor a képletet tartalmazó cella értéke is rögtön megváltozik. Nézzünk erre egy nagyon egyszerű példát. Ki szeretnénk számolni különböző nagyságú téglalapok kerületét és területét:

19

ECDL Táblázatkezelés modul A megoldáshoz először is magyarázó feliratokat gépeljünk be A1-A4 cellákba, majd állítsuk be az A oszlop szélességét (az Excelben ugyanis egy feladat megoldása során előbb majd többnyire a magyarázó feliratokat kell bevinni, aminek az a célja, hogy eligazodjunk egy nagyobb táblázatban is). 22. Ábra: Egy nagyon ¾ Azután gépeljük be a képleteket a B3 és B4 cellákba. Természetesen egyszerű feladat az adatbevitel lezárása után ezekben a cellákban „0” értéket látunk, mivel, mint már volt róla szó, a képletek kiszámolt értéke látszik a cellákban. Ha viszont ezek után konkrét számokat viszünk be B1 és B2 cellába, a program abban a pillanatban automatikusan kiszámolja az új oldalhosszakhoz tartozó kerületet és területet. Ezzel valószínűleg mindenki számára világossá vált milyen nagyszerű program van a birtokunkban. ¾

10.1 Képletek bevitele, cellahivatkozások megadása egérrel Amikor majd egy képletet akarunk valamelyik cellába bevinni, először egy egyenlőségjelet kell begépelnünk. Amint ezt megtettük, rögtön megváltozik a szerkesztőléc: ¾ a ikont, és a (lehetséges, hogy más szerepel az átlag helyén) legördülő listát függvények beszúrására hasz-

23. Ábra: Az átalakult szerkesztőléc

nálhatjuk (a függvényeket hamarosan nagyon részletesen tárgyaljuk); ¾ a és a ikonok szerepéről már esett szó. A képletekben szinte minden esetben egy, avagy több cellacím, gyakran cellatartomány is szerepel. Ezek bevitele lehetséges a bilB2 cellára kattintva annak koorlentyűzet segítségével is, de sokkal egyszerűbb, ha begépelés helyett dinátája megjelenik a kifejezésrákattintunk arra a cellára, aminek a koordinátáit éppen be akarnánk ben, s ugyanakkor egy futó szaggatott vonal veszi körül gépelni. Ha cellatartományt szeretnénk a képletben megadni (erre függvények esetén lesz csak szükségünk), akkor a tartományt a már 24. Ábra: Cellahivatkozás tanult módon jelöljük ki. Ilyenkor a kifejezésben megjelennek a kérbevitele egérrel déses cella, vagy tartomány koordinátái, mellyel egy időben a cellát vagy tartományt egy szaggatott, futó vonal veszi körbe. Az újabb verziókban, a képletekben szereplő különféle cellahivatkozások más és más színnel jelennek meg. Ugyanakkor a hivatkozott cellákat ugyanolyan színnel ki is emeli a program. Így a képletek értelmezése sokkal könnyebb. Ha rossz cellára kattintottunk, egyszerűen csak kattintsunk rá a jóra (tartomány esetében természetesen jelöljük ki a helyeset). Csak azután gépeljük tovább a kifejezést, miután a kifejezésben megjelent a jó cím. Az adatbevitel lezárására a már tanult lehetőségekből választhatunk. 4. Feladat: Oldjuk meg az előző oldal szemléltető ábráján lévő feladatot úgy, hogy a cellahivatkozásokat egérrel vigyük be! Megoldás: A magyarázó feliratokat gépeljük be A1-A4 cellákba, majd állítsuk be az A oszlop szélességét az egérrel úgy, hogy az A és a B koordináta feliratok közötti függőleges határvonalra duplát kattintunk az egérrel! Azután vigyük be a kifejezést B3 cellába: gépeljük be „=2*(”, azután kattintsunk rá B1 cellára! Ennek hatására a kifejezésbe beszúródik a cella címe, így a képlet tartalma már „=2*(B1”. Folytassuk a gépelést „+”, majd kattintsunk az egérrel a következő cím megadásához a B2 cellára! Most is megjelenik a cella koordinátája a képletben. Végül fejezzük be a gépelést „)”, így a képlet tartalma már „=2*(B1+B2)”, majd a bevitel lezárásaként Enter. Hasonlóan vigyük be „mutogatással” a másik kifejezést is!

20

Excel XP alapokon

10.2 Relatív cím, autokitöltés képlettel Az Excel programban, ha egy kifejezésbe cellacímet viszünk be, azt alapesetben úgynevezett relatív címként kezeli. Ez anynyit jelent, hogy a hivatkozott cellának a képletet tartalmazó cellához viszonyított A B1 jelentése most (mivel A B2 jelentése most (mivel helyzetét tartja nyilván az Excel. a B3-ban szerepel): a B3-ban szerepel): Kettővel felettem lévő adat Például, ha előző feladatunk B3 celláEggyel felettem lévő adat ban lévő kifejezését vizsgáljuk, a program 25. Ábra: A relatív cím értelmezése valójában a következőket jegyezte meg: ¾ „kettővel szorozzuk be a saját oszlopomban, kettővel felettem lévő cella, és a saját oszlopomban, eggyel felettem lévő cella összegét”. Nézzünk egy másik példát, ahol ennek gyakorlati előnyét kihasználhatjuk. Egy cégnek, ahol a termelés két műszakban folyik, szeretnénk a heti termelési adatait kiszámolni. Ehhez csak ez egyes műszakok napi termelési volumenét kell összeadnunk. A feladat megoldása 26. Ábra: Relatív címek során az A oszlopba a napok neve, a B oszlopba majd az első műa képletekben szak, a C oszlopba pedig a második műszak termelési értékei kerülnek. Az összes termelést a D oszlopban számoltatjuk ki a programmal. Ez minden esetben azt jelenti, hogy az összes termelés úgy jön ki, hogy az adott sorban tőle balra kettővel lévő cella tartalmához hozzáadjuk a tőle eggyel balra lévő cella tartalmát. Ennek a feladatnak a megoldásához a konstansok (a magyarázó feliratok, és a termelési adatok) megadása után elegendő bevinnünk (persze „mutogatással”) D2 cellába a megfelelő képletet, majd az adatbevitelt lezárni. Ehhez most célszerű a jelre kattintani a szerkesztőlécen. Ennek az oka az, hogy az aktuális cella ez esetben D2 marad, és az autokitöltőjét megfogva, csak le kell húzni D6-ig az egeret. Amint felengedjük az egér bal gombját, máris a helyes adat jelenik meg minden cellában (az intelligens „Automatikus kitöltési lehetőségek” címkével most nem kell foglalkozni). Ha bármelyik kifejezést tartalmazó cellára viszszakattintunk, és a szerkesztőléc jobb oldalán megnézzük valódi tartalmát, azt láthatjuk, hogy minden cellába a helyes képlet került (az ábrán minden cellában a beírt képlet látható). De honnét tudta az Excel minek kell oda kerülni? A kérdésre a relatív cím adja a megoldást. Mint már megbeszéltük, az Excel valójában nem a cella koordinátáját, hanem annak viszonylagos helyzetét jegyzi meg az úgynevezett relatív címekben, így azokat másolva, vagy ilyen címet tartalmazó cellánál autokitöltőt használva az új helyen aktualizálódik a kifejezés.

10.3 Az abszolút és a vegyes cím

A képlet B3-B9. Mivel B9 üres, ez rossz.

Számításaink során gyakran szükségünk van arra, hogy olyan paraméterekkel is számoljunk, amelyek egy adott pillanatban állandóak ugyan, de bármikor megváltozhatnak. Ilyen jellegű adatok például Így persze az eredmény is a normák, a kamatok, a haszonkulcsok, a valuta rossz. árfolyamok, stb. Ezeket az adatokat csak egy-egy cellában, mint paramétert szokás megadni. A képle27. Ábra: Felül a rosszul, relatív címzéssel készített tekben azután csak hivatkozunk majd rájuk, mégpetáblázat képletei, alul a kiszámolt rossz eredmény dig mindig ugyanarra a cellára (amelyben a kérdéses paraméter található). Ennek a célja az, hogy valahányszor megváltozik majd egy ilyen adat, nekünk elég legyen csak egy helyen ezt a változást bevinni a táblázatba.

21

ECDL Táblázatkezelés modul Igen ám, de a fix adatot tartalmazó cellának a képletet tartalmazó cellához viszonyított helyzete cellánként más és más. Ha ilyenkor is relatív címet használnánk egy kifejezésben, a kifejezést átmásolva máshová (vágólappal, autokitöltővel, …), akkor a kifejezés az új helyén rossz cellára hivatkozik. Szerencsére ez esetben is létezik megoldás. A programban valamilyen módon hivatkozni kell arra, hogy egy ilyen fix jellegű adat van a képletben, és azt mindig ugyanonnét kell, hogy vegye a program. Azaz függetlenül attól, hogy hová másoljuk (az autokitöltővel hová húzzuk), a kérdéses hivatkozás mindig ugyanoda mutasson. Ezt, hogy egy cellacímben valamelyik koordináta fix, egy „$” karakter jelzi, amit a fix koordináta elé kell rakni. Ha mindkettő koordináta állandó, akkor mindkettő koordináta elé. No de olyan könnyen lehetet kifejezéseinkbe az egérrel cellahivatkozásokat bevinni. Most majd újra gépelni kell őket? Nem, erre a problémára is találtak egyszerűbb megoldást. 28. Ábra: A feladat jó megoldása fix címekkel Ha egy cellahivatkozás nem relatívként adandó meg, akkor miután már a cellacím bekerült a képletbe az F4 funkció billentyűt kell megnyomni. Ennek hatására a cellacím mindkét koordinátája előtt megjelenik a dollár jel. Ha ez nem jó, mert csak az egyik koordináta fix, akkor addig kell az F4-et nyomkodni, míg a kívánt cellacímet nem kapjuk. Megjegyzem a legritkább esetben lesz arra szükségünk, hogy feltétlenül olyan címet kelljen megadni, amiben csak az egyik koordináta fix, a másik relatív. Az ilyen jellegű cellahivatkozást egyébként vegyes címnek hívják. A következő kis táblázatban jól látható hogyan változik F4 hatására a cellacím relatívból abszolútra, majd az egyik, aztán a másik vegyes címre. Tovább nyomkodva az F4-et, ezek a lehetőségek ismétlődnek újra. Fontos, hogy értsük a relatív és a fix cím lényegét, mert csak úgy tudunk hatékonyan dolgozni az Excelben!

B8

$B$8

B$8

$B8

B8

$B$8

…

4. Táblázat: Cellacím típusváltás az F4 funkcióbillentyűvel Hogy viselkednek a különféle cím típusok másoláskor, mozgatáskor, autokitöltéskor? ¾ ¾

Igazából már minden elhangzott, csak szeretném összefoglalni: másoláskor és autokitöltéskor a relatív cím mindkét koordinátája, valamint a vegyes cím relatív összetevője aktualizálódik, mozgatáskor a címzés típusától függetlenül mindig az eredeti képlet kerül az új helyre. Cím típusok más táblázatkezelőkben

Mint azt a bevezetőben leszögeztem, minden táblázatkezelő hasonló elven működik, tehát azokban is van relatív, abszolút és vegyes cím. Az OOo Calc programban például a Shift - F4 billentyűkombinációval lehet az egyes cím típusok között váltani. Amennyiben ismerjük az Excelt, és ezt a billentyűkombinációt megjegyezzük, némi túlzással kijelenthető, hogy már minden fontosat meg fogunk tudni oldani az OOo Calc programban is.

5. Feladat: Oldjuk meg az előző szemléltető ábrán lévő, a műszakok termelését vizsgáló feladatot is! Mentsük el „Műszakok” néven! Megoldás: Gépeljük be A1-A6, és B1-F1 tartományokba, valamint A8 cellába a magyarázó feliratokat. Állítsuk be az oszlopszélességeket az oszlopcímek jobb szélére történő dupla kattintásokkal. Adjuk meg a forrásadatokat is a B2-B6 cella tartományba, végül gépeljük be a „Norma” értékét is A8 cellába.

22

Excel XP alapokon Vigyük be a képletet D2 cellába! Gépeljünk egy „=” jelet, majd kattintsunk rá a B2 cellára. Gépeljünk ikonra kattintással. Fogjuk egy „+” jelet, majd kattintsunk rá C2 cellára. Zárjuk le az adatbevitelt a meg a D2 cella autokitöltőjét, és húzzuk le D6-ig. Most vigyük be az E2 és F2 cellákba is a képleteket! Ne felejtsük el, hogy most majd fix címet is kell alkalmazni, hiszen a képletben szereplő egyik adatot (a normát), mindig ugyanonnét kell a programnak vennie! Kattintsunk rá az E2 cellára, majd gépeljünk egy „=” jelet. Kattintsunk rá a B2-es cellára, azután gépeljünk egy „-” jelet. Most jön a fix címként megadandó adat bevitele: kattintsunk B8-ra, majd nyomjuk meg egyszer az F4 funkcióbillentyűt (aminek hatására mindkét koordináta előtt megjelenik egy-egy „$” szimbólum). Zárjuk le az adatbevitelt a ikonra kattintással. Fogjuk meg az E2 cella autokitöltőjét, és húzzuk le E6-ig. Kattintsunk rá az F2 cellára, majd gépeljünk egy „=” jelet. Most kattintsunk rá a C2-es cellára, azután gépeljünk egy „-” jelet. Kattintsunk B8-ra, majd nyomjuk meg egyszer az F4 funkcióbillentyűt (hatására mindkét koordináta előtt megjelent egy-egy „$” szimbólum). Zárjuk le az adatbevitelt a ikonra kattintással. Fogjuk meg az F2 cella autokitöltőjét, és húzzuk le F6-ig. Egy olyan feladat, amit csak vegyes címmel lehet megoldani Készítsünk egy szorzótáblát! Ehhez először B2-K10, valamint A2-A11 cellatartományokba vigyük be a számokat 1-től 10-ig. Természetesen erre is az automatikus kitöltést célszerű alkalmazni. Gépeljük be B1-be az egyes számjegyet, majd zárjuk le az adatbevitelt a ikonra kattintással. Fogjuk meg az autokitöltőt, és most a jobb gombbal húzzuk el jobbra K1-ig. A megjelent helyi menüből válasszuk a „Kitöltés sorozattal” opciót. Ugyanezzel a módszerrel írjuk be az A oszlopba is a számokat. Arra vigyázzunk, hogy A2-től kell kezdeni a sorozatot! Használhatjuk azonban a vágólapot is, hiszen mindkét fejlécben 1-től 10-ig szerepelnek a számok. A 29. Ábra: A csak vegyes címmel megoldható feladat (alul a képletek) beillesztéshez a beillesztés ikon ( ) lenyitása után válasszuk a transzponálást. Most vigyük be a B2 cellába azt a képletet, amelyet csak az autokitöltővel tovább kell húzni, és már készen is vagyunk! Kattintsunk a B2 cellába, majd gépeljünk egy „=” jelet. Most kattintsunk rá B1 cellára, majd nyomjuk meg kétszer az F4 funkcióbillentyűt. Ha elhibáztuk, addig nyomkodjuk, míg újra „B$1” nem lesz. Miért? Azért, mert ez esetben bárhová visszük majd a képletet, illetve bárhová húzzuk az autokitöltővel, mindig az első sorból veszi az adatot, hiszen az „1”-es koordináta előtt van a „$” jel. Ez most jó, hiszen ezt a szorzótényezőt tényleg mindig ott találja majd meg a program. Ugyanakkor, mivel a „B” koordináta előtt nincs „$” jel, ez a jelen esetben annyit jelent, hogy az „én oszlopomban” (hiszen egy „B” oszlopban lévő képletről van szó). Folytassuk a munkát egy „*” jel begépelésével. Kattintsunk az A2 cellára, majd háromszor nyomjuk meg az F4 funkcióbillentyűt. Most pedig azt kell elérnünk, hogy állandóan a saját sorából, de mindenkor fixen az „A” oszlopból vegye a program a szorzótényezőt. Ez jelen esetben „$A2” címzéssel érhető el. Zárjuk le az adatbevitelt a ikonra kattintással, majd fogjuk meg az autokitöltőt és húzzuk el a „K” oszlopig. Ott egy pillanatra engedjük fel az egér gombját, majd újra lenyomva most húzzuk le az egeret a 11. sorig, vagy kattintsunk rá duplát. Ezzel el is készült a szorzótáblánk. Igazság szerint persze megoldható a feladat fix címmel is, de akkor már egy 10*10-es szorzótáblához is 10 képletet kell megadni.

23

ECDL Táblázatkezelés modul

11. A dátum, és idő kezelése az Excelben, a mai nap függvény Bármilyen furcsán is hangzik, az Excel mind a dátum mind az idő adatokat számként tárolja és kezeli. Csak a megjelenítésük során alakítja őket vissza a nekünk megszokott formára. A következőkben ez a témát járjuk részletesen körül.

11.1 A dátumok kezelése A dátumok tárolására a program a következő trükkös módszert használja: az Excel időszámításának kezdete 1900. január 1, ezért ennek a belső, valójában letárolt értéke 1 (egyes számjegy). E logika szerint: ¾ 1900.01.01. 1 ¾ 1900.01.02. 2 ¾ 1900.01.03. 3 ¾ … … ¾ 2003.08.09. 37 842 ¾ 2003.08.10. 37 843 ¾ … … Ebből következően, ha két dátumot kivonunk egymásból, akkor tulajdonképpen a mögöttük lévő számok különbségét képezzük, és így valójában a közöttük eltelt napok számát kapjuk meg. Ez gyakran bizony nagyon jól jön, gondoljunk csak mondjuk a késedelmi kamatok számítására. És hogy tárolja a dátumot a többi táblázatkezelő? Pontosan ugyanígy. A különbség legfeljebb annyi, hogy az 1-es számnak más dátum felel meg. Az OOo Calc esetében például 1899 december 31. Ennek azonban valójában semmi jelentősége nincs. Mire jó a késedelmi kamatszámításnál az Excel dátum kezelése? Annyit elöljáróban a módszerrel kapcsolatban, hogy így majd csak törtévi (egy évnél rövidebb késés esetén) számíthatjuk ki a kamatot. Ha ennél hosszabb ideig késik a vevő a fizetéssel, akkor a kamatot tőkésíteni kell, hiszen a kamat mindig úgynevezett kamatos kamat. Adott napra járó kamatot úgy számíthatunk ki, hogy a tökét (a tartozást) beszorozzuk a kamatlábbal, majd elosztjuk 36 500-al (365-el, és még 100-al, de a kettő eredménye ugyanaz). Ha azonban a kamatlábat tizedes törtként adjuk meg, akkor a százzal való osztás elmarad. Ezzel megkaptuk az egy napra eső késedelmi kamatot, amit még beszorozva a késés napjainak számával, megkapjuk a késedelmi kamatot. Ehhez természetesen ki kell számolni a késés napjainak számát. Ez pár napos késés esetén nem jelent problémát, de mondjuk, ha már azt kell meghatároznunk, hogy hány nap telt el 2004. 02.05. és 2004.09.16. között, akkor bizony már egy darabig ellapozgathatjuk a naptárt. Erre is nézünk majd feladatot.

Ha egy dátumot a Windows „Területi és nyelvi beállítások”-nak megfelelő formátumban viszünk be (ez alapesetben éé.hh.nn) akkor azt az Excel automatikusan dátumként jeleníti meg, mégpedig évszázaddal kiegészítve. Később majd megnézzük, hogy milyen lehetőségek vannak még a dátumformákra (14.5.). Talán még emlékszünk rá, hogy a cella tartalom törlésénél megbeszéltük, hogy ha egy korábban dátumot tartalmazó cellából az adatot kitöröljük, és egy számot viszünk be ugyan oda, akkor a szám helyett egy dátum jelenik meg. Mégpedig az imént megbeszélt logika szerinti dátum. Ennek javítási lehetősége is később kerül sorra (14.5. és 16.2.).

11.2 Az idő kezelése Nagy valószínűséggel, az idővel kapcsolatosan kevesebb feladatunk fog adódni (ha egyáltalán lesz ilyen), ezért csak röviden foglalkozunk vele. Elégedjünk meg annyival, hogy az időt, mint törteket tárolja az Excel. A nap fele, 12 óra 0,5-nek felel meg, a nap háromnegyedének elteltekor 0,75-öt tárol a program, stb. Tulajdonképpen ez is logikusnak tekinthető. Nézzünk erre is néhány példát: 1 óra 0,04167 5 óra 0,20833 9 óra 0,37500 2 óra 0,08333 6 óra 0,25000 10 óra 0,41667 3 óra 0,12500 7 óra 0,29167 11 óra 0,45833 4 óra 0,16667 8 óra 0,33333 12 óra 0,50000

24

Excel XP alapokon

11.3 Mindig aktuális dátum megadása Mivel gyakran kell majd olyan számításokat végeznünk, ahol a mai nappal is kell számolnunk, e téma befejezéseként nézzük még meg azt, miként lehet megadni a táblázatban a mindenkori aktuális napot. Egész egyszerűen csak be kell gépelni a mai nap függvényt: „=ma()”. A kérdéses cellában a mindenkori aktuális dátum jelenik meg. Természetesen arra is van lehetőség, hogy a „=ma()” függvény ne önállóan szerepeljen egy cellában, hanem egy képlet részeként. 6. Feladat: Számoljuk ki az Excel segítségével, hogy mekkora késedelmi kamatot számolhatunk fel a mai napon, a minta szerinti adatok esetén (a felső ábrán a cellákba bevitt képletek látszanak, a megoldás során viszont a kiszámolt értékeket fogjuk látni)! 30. Ábra: A feladat képletekkel, és a kész megoldás Megoldás: A magyarázó feliratokat gépeljünk be a A1-H1 cellákba, majd adjuk meg a konstansokat: a cégek nevét, a tartozások összegét, a lejáratok keltét és a kamatlábat! Állítsuk be az oszlopszélességeket. Ehhez kattintsunk duplát az oszlop címsoron a megfelelő helyekre! A kamatlábat, mint tizedes törtet vigyük be! Ez esetben 36 %-nak 0,36 felel meg. Most adjuk meg a képleteket! Vigyük a cellamutatót a D2 cellába. Gépeljük be a „=ma()” szöveget, azután egy „-” jelet. Kattintsunk rá a C2 cellára, végül zárjuk le az adatbevitelt a ikonnal. Meglepetésünkre egy dátum jelenik meg a cellában. Ennek az oka az, hogy a „ma()” függvény miatt automatikusan dátum formátumot rendel az Excel a cellához. A jó forma elkészítésének most csak a megoldását ismertetem, a magyarázatára később kerül sor. Kattintsunk rá egyszer a , majd kétszer a ikonra. Fogjuk meg az autokitöltőt, és húzzuk le D5-ig, vagy kattintsunk rá duplát. Vigyük a cellamutatót az E2 cellába. Gépeljünk egy „=” jelet, majd kattintsunk a B2 cellára. Most gépeljünk be egy „*” karaktert, majd kattintsunk H2 cellára, azután nyomjuk meg az F4 funkcióbillentyűt. Gépeljük be „/365*”, aztán kattintsunk D2 cellára. Végül zárjuk le az adatbevitelt a ikonnal. Fogjuk meg az autokitöltőt, és húzzuk le E5-ig, vagy kattintsunk rá duplát. Bár a formázást még nem tanultuk, hajtsuk végre. Formázzuk előbb forintra azokat a cellákat, amelyekben pénzösszegek szerepelnek. Ehhez jelöljük ki őket, majd kattintsunk rá egyszer a , majd kétszer a ikonra. Végül hozzuk százalék alakra a kamatlábat tartalmazó cellát. Ehhez kattintsunk a H1 cellára, majd a ikonra. Most még egyszer állítsuk be az oszlopszélességeket (általában minden feladat megoldását majd ezzel fogjuk befejezni). Jelöljük ki az adatokat tartalmazó cellákat, vagy még egyszerűbb, ha egyetlen kattintással, a sor és oszlop koordináták találkozásánál lévő cellára klikkelve kijelöljük az egész munkalapot. Válasszuk ki a „Formátum” menüből az „Oszlop”, abból pedig a „Legszélesebb kijelölt” pontot. Ezzel a feladatot megoldottuk.

12. A szokásos és a formázó eszköztár már ismert funkciói A következő táblázatban a már ismert funkciókhoz rendelt eszközikonokat és hatásukat ismerhetjük meg. Ezek legtöbbjét a Word programból valószínűleg már ismerjük, ezért csak nagyon rövid funkciójuk kerül itt leírásra. Szerepelnek továbbá azok az elemek is, melyeket a könyv ebben a fejezetben később tárgyal. Erre az adott témakör sorszáma utal.

25

ECDL Táblázatkezelés modul A „Szokásos” eszköztár ikonjainak funkciója Az ikonra kattintva új munkafüzetet kezd az Excel. A többi nyitott munkafüzetre az „Ablak” menü segítségével, vagy a tálcán léphetünk vissza. Hatása megfelel a „Fájl” menü „Megnyitás…” menüpontjának. Megfelel a „Fájl” menü „Mentés” menüpontjának, tehát ha már van neve, kérdés nélkül ment. Elektronikus levél küldése. Az úgynevezett „Egyszerű keresés” megnyitása a munkaablakban, mely valójában fájlkeresés (tehát nem az adott dokumentumban keres, hanem a háttértárakon). A nyomtatást lehet indítani, de nem lehet semmit állítani: a kijelölt lapokat, annak hiányában az aktuális munkafüzet lapot nyomtatja ki az aktuális nyomtatón, egy példányban (21.10.). A dokumentum nyomtatási képét mutatja meg. Az Excelben nagyon ajánlott a használata (21.)! Helyesírás ellenőrzés. Használata a Word helyesírás ellenőrzésének ismeretében egyszerű. A kijelölt részt kivágja a vágólapra, azaz megfelel a Ctrl - X billentyűkombinációnak. A kijelölt részt kimásolja a vágólapra, azaz megfelel a Ctrl - C billentyűkombinációnak. A kijelölt részt beilleszti a vágólapról, azaz megfelel a Ctrl - V billentyűkombinációnak. Lenyitva extra beillesztési lehetőségek közül is választhatunk (8.). Formátumfestő. Használata majdnem megegyezik a Word programnál már megismertekkel. Az utolsó műveletet visszavonja. Mégis, azaz a visszavonást vonja vissza. Úgynevezett hiperhivatkozást lehet vele a dokumentumba szúrni. Excelben ritkán lesz rá szükség. Automatikus összegzést végezhetünk vele (15.1.), illetve a legfontosabb statisztikai függvényeket lehet a listájából kiválasztani (átlag, darab, maximum, minimum). Adatok növekvő, illetve csökkenő kulcsú rendezésére szolgál (22.3.1.) A „Diagramvarázsló” szolgáltatást indítja (18.1.). Bekapcsolja a „Rajz” eszköztárat. A rajzolási lehetőségeknek igazi jelentőségük a prezentációban van, ezért nem kerülnek tárgyalásra. A nagyítást lehet vele állítani, majdnem pontosan úgy, mint a Word programban. A Súgó elindítása. Az eszköztár(ak) testre szabásának eljárásai érhetők el belőle, illetve a „gyári” állapot állítható vissza a segítségével. 5. Táblázat: A „Szokásos” eszköztár ikonjai Elrontott eszköztár helyreállítása Amennyiben felfedező hajlamunkból kifolyólag valamelyik eszköztárat sikerült kellően összekuszálni, azt a következő módszerrel egyszerű módon „gyári” állapotába hozhatjuk:

26

Excel XP alapokon ¾

¾ ¾

kattintsunk rá az elrontott eszközsor végén lévő ikonra, majd válasszuk a „Gombok hozzáadása/eltávolítása” elemet; most válasszuk a két lehetőségből az adott eszköztár nevét (ennek a felirata azonban mindig szituációtól függ, de úgy azért meghatározható mit kell választanunk, hogy nem a „Testreszabás…” elemet, hanem a másikat); kattintsunk a legalsó, „Eszköztár visszaállítása” elemre.

A „Formázás” eszköztár ikonjainak funkciója A betűtípust változtathatjuk meg. Lenyitása után a betűtípusok ABC sorrendben láthatóak. Lenyitása után betű méretet állíthatunk a segítségével. A betűtípus jellemzők közül a félkövéret kapcsolja ki-be. A betűtípus jellemzők közül a dőltet kapcsolja ki-be. A betűtípus jellemzők közül a szimpla aláhúzást kapcsolja ki-be. Ha másmilyen kell, azt csak menüből lehet végrehajtani. A cella tartalmát balra igazítja. A cella tartalmát középre zárja. Jobbra zárt igazítás. Több cellán belül fogja a cellatartalmat középre igazítani (14.1.). A cellatartalmát pénznem formátumúra állítja át (14.5.1.) a Windows „Területi és nyelvi beállítások”-nak megfelelően. A cella tartalmat százalék formátumra állítja át (14.5.1.). A cella számadatát ezresekre tagolja (14.5.1.). A tizedesek számát növeli (14.5.1.). A tizedesek számát csökkenti (14.5.1.). A cellán belüli behúzás csökkentése (nem nagyon fogjuk alkalmazni). A cellán belüli behúzás növelése (nem nagyon fogjuk alkalmazni). Szegélyek rajzolása a táblázat cellái köré (14.3.1.). Kitöltő szín választása, aktuális kitöltőszín alkalmazása az aktuális cellára, illetve a kijelölt cellákra (14.4.1.). Betűszín választása, aktuális betűszín alkalmazása az aktuális cellára, illetve a kijelölt cellákra (14.2.1.). 6. Táblázat: A „Formázó” eszköztár ikonjai

27

ECDL Táblázatkezelés modul

13.Cellaformátum ¾ „Formátum”, „Cellák…” ½ ¾ Helyi menü, „Cellaformázás…” ½ A cellaformátum egy nagyon összetett fogalom, többféle formázás is tartozik bele. Ezek egy részét korábban már tanultuk, más része viszont abszolút újdonságnak számít. Amit már tanultunk, azt egy kicsit gyorsabban, helyenként csak utalásokkal fogjuk megbeszélni. A cellaformázást csak kész üzemmódban lehet végrehajtani (ez alól csak a karakterformázás a kivétel), és ha vannak kijelölt területek, akkor az összes kijelölt cellára végrehajtódik a formázás. A cellaformátum a következő témákat takarja: ¾ számformátum, ¾ igazítás, ¾ betűtípus, ¾ szegély, ¾ mintázat, ¾ védelem. A cellaformázást a „Formátum” menüből, illetve a helyi menüből tudjuk elindítani, vagy a Ctrl - 1 billentyű kombinációval (de az egyes számot most az írógépszerű billentyűzeten kell megnyomni). Igazság szerint a formázó eszközsorból is elérhető lehetőségek döntő részét nem a menüből fogjuk majd beállítani. Ennek az oka nyilvánvaló: ikonnal formázni sokkal egyszerűbb. Néha azonban kénytelenek leszünk menüből formázni, ugyanis bizonyos lehetőségek csak ott találhatóak meg. Itt is igaz ugyanis az, ami a Windows alatt majd minden programban: menüből jóval több lehetőségünk van, mint valamilyen gyorsabb elérési lehetőséggel, például a formázó eszközsorral, vagy a helyi menükkel. Természetesen célszerű okokból formázó eszközsor lehetőségeit is itt, a cellaformázással párhuzamosan fogjuk megbeszélni. A helyi menük egyébként véleményem szerint ebben a programban jóval korlátozottabb mértékben használhatók, mint a Word programban, jóformán csak a cellaformázás miatt fogjuk nagyritkán elindítani.

13.1 Igazítás Az igazításokat valószínűleg a formázó eszközsorral hajtjuk majd végre, ugyanis minden fontosat megtalálunk ott is. Néha azonban olyan speciális igazítási effektusokat is akarunk majd alkalmazni a táblázatunkban, melyek csak a cellaformázásban vannak meg. Előbb azonban nézzük meg a formázó eszközsor lehetőségeit.

13.1.1 Igazítás ikonokkal balra; ¾ középre; ¾ jobbra; ¾ cellaegyesítés. Itt a már ismert igazításon kívül találunk tehát egy „Cellák egyesítésével” (korábbi verziókban „Oszlopok között középre”) ikont is. Ezt az ikont majd elsősorban fejlécekhez fogjuk használni. Hasonló hatást lehet vele 31. Ábra: elérni, mint a Word programban a táblázatok celláinak egyesítésével, és azA legfőbb igazítások tán az egyesített cellában történő középre igazítással. Arra ügyeljünk, hogy amennyiben egy kijelölt tartomány több cellájában is van adat, csak a bal felső cella tartalma marad meg, amire egy hibaüzenet is figyelmeztet. Ez a funkció többszörös kijelöléssel a 97-es verzióban nem működik! 32. Ábra: A1-C3 tartomány Nézzünk konkrét példát, úgy egyszerűbb elmagyarázni. Mint az cellák egyesítésével, majd ábrán is látszik, három oszlop között középen van az első sor tartalma. függőlegesen középre igazítva Ennek eléréséhez a következőket kell végrehajtani: ki kell jelölni azokat a cellákat, melyek között középre akarjuk állítani az egyik cella ikonra, és kész is a kívánt forma. Újra a ikonra kattinttartalmát. Ezek után csak rá kell kattintani a ¾

28

Excel XP alapokon va, ismét felosztásra kerülnek a cellák. A korábbi verziók „oszlopok között középre” igazítását megszüntetni viszont csak menüből lehet! Függőleges középre igazítás több sor között Ha egymás felett lévő cellákat egyesítünk, akkor azok között ugyanúgy középre igazíthatunk szöveget, de csak menüből. Hogy lehet újra normál igazítást kérni az Excel 97 verzióban? Jelöljük ki a kérdéses cellát, majd a „Formátum” menü „Tartalom törlése” pontjából a „Formátumot” opciót kell alkalmazni. Ezzel azonban minden más formázást is törlünk!

13.1.2 Igazítás menüvel ¾ „Formátum”, „Cellák…”, „Igazítás” regiszter ½ ¾ Helyi menü, „Cellaformázás…”, „Igazítás” regiszter ½ Az igazítással kapcsolatos plusz lehetőségeket itt találjuk majd meg. Ha a „Cella formázása” ablakot elindítottuk, és az „Igazítás” regiszterfülre kattintunk, akkor a lehetőségek három nagy csoportba vannak bontva. n „A szöveg igazítása” A függőleges igazítási lehetőségeknek akkor van jelentősége, ha a cella magassága nagyobb, mint a benne található betűk nagysága, vagy függőlegesen több cellát ikonnal. „egyesítettünk” például a n „A szöveg elhelyezése” Véleményem szerint a „Sortöréssel több sorba”, és a „Lekicsinyítve, hogy beférjen” egy próba után érthetővé válik. Ehhez gépeljünk egy cellába annyi karaktert, hogy ne férjen be, majd az adatbevitel lezárása után alkalmazzuk a lehetőségeket. ikonnnak. A „Cellák egyesítésével” megfelel a n „Elforgatás” A 97-es Excel verzió óta már nemcsak az írás irányát lehet megadni, hanem tetszőleges szögben döntve is lehetséges az adat megjelenítése. A kis piros jelet kell csak a skálán húzni, vagy a számmezőn kell beállítani a 33. Ábra: „Igazítás” menüből kívánt értéket. Amennyiben azonban szegélye is van a cellának, annak függőleges vonalai is adott szöggel elforgatva jelennek meg. Ezenkívül lehetséges a betűk egymás alá történő elhelyezése is a „Szöveg” feliratú mezőre történő kattintással. n „Jobbról balra” Ennek csak akkor van jelentősége, ha egy cellába mondjuk arab, vagy héber (azaz jobbról balra írandó) szöveget is írunk a mi szokásainknak megfelelően balról jobbra írandó szöveg mellé. Sortörés billentyűzetről Ha azt szeretnénk, hogy a sortörések ott legyenek, ahol mi akarjuk, akkor a szöveget úgy gépeljük be, hogy a sortörések helyén Alt - Enter billentyűkombinációt adunk meg. Ez esetben a „Sortöréssel több sorba” jelölőnégyzet automatikusan kipipálásra kerül.

7. Feladat: Készítsük el az ábrán lévő táblázatot! A szegélyeket pillanatnyilag még hagyjuk ki. Megjegyzem, ez a feladat a program méltatlan a program tudásához, de néha ilyesmire is fogjuk azért használni az Excelt. 34. Ábra: A következő feladat

29

ECDL Táblázatkezelés modul Megoldás: Írjuk be A1 cellába „Jelenléti ív”, majd Enter. A2 cellába „Név”, majd két Tabulátor. C2 cellába „Kovács Pál”, Tabulátor, „Szabó Imre”, Tabulátor, „Szalay József”, Tabulátor, „Csanaki Elemér, Enter. Vigyük a cellamutatót az A3 cellába, és gépeljük be „09.06” majd zárjuk le az adatbevitelt a ikonra kattintással. Az autokitöltőt húzzuk le szeptember 17-ig az egér jobb gombjával, majd a megjelenő menüből válaszszuk a „Kitöltés munkanapokkal” opciót. Meglepetésünkre tovább jelennek meg a napok, mint kértük (mert annyi darab jelenik meg, mint ameddig lehúztuk). Semmi baj, az egér valamelyik gombjával az autokitöltőt most toljuk fel annyira, hogy szeptember 17. még megmaradjon. Most kattintsunkB3 cellába, majd gépeljük be „hétfő”, azután az adatbevitelt most is zárjuk le a ikonnal. Fogjuk meg az autokitöltőt, és húzzuk le szeptember 17-ig, de most is a jobb gombbal. A menüből ez esetbe is a „Kitöltés munkanapokkal” opciót válasszuk. A felesleges napokat szüntessük meg. A 2. sor magasságát a 2. és a 3. sor címe közé állva, az egeret lefelé húzva, állítsuk 48 pontra. Most jelöljük ki a 3-tól a 12. sorig a táblázatot, majd válasszuk ki a „Formátum”, abból a „Sor” menüt, ikonra, a szöazon belül pedig a „Magasság…” opciót, és adjunk meg 30-as értéket. Kattintsunk a ikonra a félkövérre állításához. vegek középre igazításához, valamint a ikonnal, majd a Jelöljük ki A2-B2 tartományt, és egyesítsük a cellákat a is félkövérre. Szintén állítsuk félkövérre a C2-F2 tartományt.

ikonnal formázzuk ezt

Jelöljük ki A1-F1 tartományt, és egyesítsük a cellákat itt is a ikonnal. Állítsuk át a betű méretet 20 ikonnal. pontosra, és a jellegét félkövérre a Jelöljük ki az egész táblázatot, majd válasszuk a „Formátum” menüből a „Cellák…” pontot. Lapozzunk az „Igazítás regiszterre, és válasszuk a „Függőlegesen” legördülő listából a „Középen” elemet. Végül még mindig megtartva a kijelölést válasszuk ki a „Formátum” menüből az „Oszlop”, majd a „Legszélesebb kijelölt” pontot. Ezzel elkészültünk.

13.2 Betűtípus Tekintsük meg most is két csoportra osztva lehetőségeinket.

13.2.1 Betűk formázása ikonokkal Most ismét csak felsorolom az ikonokat, mert a szövegszerkesztés kapcsán valószínűleg már mindent megtanultunk korábban: ¾

betűtípus;

¾

betű méret;

¾

félkövér, dőlt, aláhúzott;

¾

betűszín.

13.2.2 Betűk formázása menüből ¾ „Formátum”, „Cellák…”, „Betűtípus” regiszter ½ ¾ Helyi menü, „Cellaformázás…”, „Betűtípus” regiszter ½ A „Cellák formázása” ablaknak ezt a regiszterét nagy valószínűséggel nem, vagy csak nagyon ritkán fogjuk használni. Azért nem lapozunk majd erre a regiszterre, mivel a formázó eszközsorral gyakorlatilag szinte mindent meg lehet valósítani. Magáról a párbeszédablakról sem kívánok bővebben szólni, mivel az eddig tanultak alapján minden teljesen világos.

30

Excel XP alapokon „Normál font” Talán csak azt kell külön megemlítenem, hogy ezzel a jelölőnégyzettel kiválasztott betűtípus lesz az alapértelmezett (a formázás nélküli cellákban ez fog megjelenni). Két fontos kapcsolódó tudnivalóról azonban említést kell tennem: 1. Ha valakinek csak a „Betűtípus” regiszterfül jelenik meg, akkor a „Cellák formázása” ablakot nem „Kész”, hanem „Beírás”, esetleg „Szerkesztés” üzemmódban indította. 2. Ha szükségünk van rá, akkor egy cellán belül is be lehet állítani eltérő karakterformákat. Ehhez csak ki kell jelölni a formázandó részt a szerkesztőlécen, és úgy formázni. Természetesen, ha ilyenkor a „Cellák formázása” ablakot elindítjuk, akkor a „Betűtípus” lesz csak 35. Ábra: „Betűtípus” menüből elérhető! Befejezésül néhány, a színekkel kapcsolatos gondolat. ¾ Mind ikonból, mind párbeszédablakból állítható a betűk színe. Minthogy azonban fekete-fehér nyomtatón közel sem úgy jelenik meg a lapon a betűk színe, mint ahogy azt szeretnénk, átgondoltan használjuk! ¾ Ha egy színt kiválasztottunk, akkor ugyanazért a színért legközelebb nem kell már lenyitni a ikonhoz tartozó legördülő listát, mert a kis ikonra kattintva a legutóbban használt színt kapjuk. Amíg mást nem választunk, a piros szín tartozik az ikonhoz. n

Hogy lehet a betűszínt megszüntetni? Ha valamilyen betűszínt kapcsolunk egy cellához, és meg szeretnénk szüntetni a hozzárendelést, akkor az elérhető színek közül az „Automatikus” opciót kell majd választanunk!

13.3 Szegély Nagy valószínűséggel a szegélyek miatt is csak ritkán indítjuk a menüt, hiszen ikonnal szinte minden fontos megvalósítható. Lássuk a lehetőségeket előbb ikonnal, azután menüből.

13.3.1 Szegélyek ikonnal Most mindössze egy ikonról kell beszélni: szegélyek Az ikonhoz tartozó legördülő listát lenyitva ugyan más tartalom jelenik meg, mint amit a Word programnál megszoktunk, én mégis úgy hiszem, hogy részletesebb magyarázatot felesleges hozzáfűzni. ¾

36. Ábra: Szegélyek ikonnal

13.3.2 Szegélyek menüből

¾ ¾ ¾

n n

¾ „Formátum”, „Cellák…”, „Szegély” regiszter ½ ¾ Helyi menü, „Cellaformázás…”, „Szegély” regiszter ½ Menüből formázva három igazi plussz lehetőségünk van: színes szegélyeket húzhatunk; a cellákat átlósan is áthúzhatjuk; több „Stílus” közül választhatunk. Ha mégis a „Cellák formázása” ablakból szegélyezünk, akkor a következőket kell tudnunk. „Vonal” Előbb mindig ezen a részen adjuk meg, hogy milyen legyen a „Stílus” és a „Szín”. „Szegély” Itt adjuk meg utólag, hogy a szegély mire vonatkozzon.

31

ECDL Táblázatkezelés modul n

„Elhelyezés” Itt lehetséges menüből a három legfontosabb lehetőség gyors elérése. A „Belül” csak több cella előzetes kijelölése esetén választható. Hogy lehet a felesleges szegélyeket eltüntetni?

Egyszerűen kattintsunk a nyitása után!

ikonra a szegélyek

le-

8. Feladat: Az előző feladatban készített táblázatot lássuk el szegélyekkel. Az aláírásoknak szánt helyek közül egy átlós vonallal húzzuk ki Csanaki Elemér második hetét. Megoldás: Jelöljük ki az A1-F12 tartományt, majd a szegélyek eszköz segítségével válasszuk ki a „Minden szegély” opciót.

37. Ábra: „Szegélyek” menüből

eszközből váMost jelöljük ki az A1-F1, A2-F2, A2-B12, A3-F3 tartományokat, majd a szegélyek lasszuk a „Vastag körbe” opciót. Jelöljük ki F8-F12 tartományt, majd a „Formátum” menüből indítsuk a „Cellák…” pontot. Lapozzunk a „Szegély” regiszterhez. Kattintsunk a két átlós szegély ikonjaira.

13.4 Mintázat Mintázat alatt a cella különféle sraffozását, pontozását és hátterének színezését egyaránt kell érteni. A mintázattal kapcsolatban saját tapasztalatom alapján azt szeretném tanácsolni, hogy a sraffozásokat lehetőleg ne használjuk, mert egy ilyen mintázattal ellátott cella tartalma kinyomtatva nem jól látható. Ezek után lássuk a lehetőségeket.

13.4.1 Mintázat ikonnal Ha nagyon ragaszkodunk valamilyen kiemeléshez, akkor javaslom, hogy csak a szürke, vagy a sárga kitöltőszínt alkalmazzuk (nem véletlenül az utóbbi az alapértelmezés), mert az ilyen színű cella tartalma színesben tényleg feltűnő, és fekete-fehérben kinyomtatva is jól látható marad. ¾ mintázat Ha az ikonhoz tartozó lista lenyitása után valamilyen más színt választottunk, akkor ebben az esetben is a legutóbb használt elem kapcsolódik a következőkben az ikonhoz. A formázó eszközsoron azonban sraffozások nem elérhetőek, innét csak a háttérszínt lehet állítani.

13.4.2 Mintázat menüből

n n

¾ „Formátum”, „Cellák…”, „Mintázat” regiszter ½ ¾ Helyi menü, „Cellaformázás…”, „Mintázat” ½ „Szín” Itt adható meg a cella háttérszíne. „Mintázat” Itt pedig a „Mintázat” választható. Alkalmazhatunk különféle sraffozásokat és pontozásokat, melyeknek ráadásul a színe is beállítható. Hogy lehet a felesleges mintázatot és cellaszínt eltüntetni? Szegélyek

lenyitása után egyszerűen csak kattintsunk a ikonra!

38. Ábra: „Mintázat” menüből

32

Excel XP alapokon

13.5 Számformátum Azt az adatok bevitelekor megtárgyaltuk, hogy az Excel az egyes adattípusokhoz (szám, dátum, idő) eleve rendel valamilyen számformátumot. Ha azonban ettől eltérő alakra van szükségünk, akkor a most ismertetésre kerülő eljárások valamelyikét kell alkalmaznunk.

13.5.1 Számformátum ikonnal A következőkben egy kicsit részletesebben ismertetem az ikonok hatását, mint a többi formázó ikonnál, mert valamivel összetettebbek a lehetőségek is. pénznem: 1. ¾ ezres tagolás; ¾ a Windows „Területi és nyelvi beállítások”-ban megadott pénznemet szúrja be a szám mögé; ¾ két tizedes jegyet ír a szám mögé (ha nincs tizedes, két nullát). százalék: 2. ¾ a cellában lévő számérték százszorosát mutatja az Excel; ¾ a szám mögé a „%” jelet teszi a program; ¾ a számot egészre kerekíti. ezres csoport: 3. ¾ ezres tagolás; ¾ a pénznem és százalékjelet kitörli (ha van); ¾ két tizedes jegyet ír a szám mögé (ha nincs tizedes, két nullát). tizedesek növelése: 4. ¾ a tizedesek számát növeli a program (ez egy képlet esetében az eredmény nagyobb pontosságú kijelzését jelenti). tizedesek csökkentése: 5. ¾ a tizedesek számát csökkenti az Excel (ez egy képlet esetében az eredmény kerekített kijelzését jelenti). Tizedesek viselkedése Ha egy képlet eredménye sok tizedes után sem ad pontos eredményt (pl., mert két irracionális szám hányadosáról van szó), akkor a tizedesek számának növelésével pontosíthatjuk a kijelzést. Ha csökkentjük a tizedesek számát, akkor ugyan a program a matematika kerekítési szabályainak megfelelően kevesebb tizedesjellel jeleníti meg a számot, de változatlanul a pontos értékét tárolja. A tizedesek számát a következőkben megtárgyalásra kerülő speciális számformátumok segítségével is meg lehet adni.

13.5.2 Számformátum menüből ¾ „Formátum”, „Cellák…”, „Szám” regiszter ½ ¾ Helyi menü, „Cellaformázás…”, „Szám” regiszter ½ A „Cellák formázása” ablak elindítása után kattintsunk a „Szám” regiszterfülre. A regiszterfül kiválasztásával egy cella tartalmának alakítására sokkal többféle lehetőséghez jutunk, mintha ikonnal formáznánk. n „Kategória” Minden kategóriában nagyon sok lehetőséget találunk, de ha egyik sem jó, akkor az „Egyéni” kategóriát választva a „Formátumkód” mezőben mi magunk is hozhatunk létre új formátumokat. Mivel ez viszont eléggé bonyolult, ezt a témát csak a kiegészítő információk között tárgyaljuk, ott sem teljes részletességében. Arra külön felhívom a figyelmet, hogy a „Pénzek” kategóriát választva akár cellánként eltérő pénznemeket is megjeleníthetünk. 39. Ábra: „Számformátum” menüből

33

ECDL Táblázatkezelés modul Szám egyéni formátumkód A formátumkód felépítése attól is függ, hogy milyen típusú adatra akarjuk vonatkoztatni. Ha a „Szám” kategóriában hozunk létre egy új kódot, a kód négy részből állhat. Az első rész a pozitív számok, a második a negatív számok megjelenési formáját határozza meg, a harmadik a 0 érték helyén megjelenő cella képet írja le, a negyedik pedig akkor jut érvényre, ha a cellába nem számot, hanem szöveget viszünk be. A négy kódrészletet pontosvesszővel kell elválasztani. Az első három kódrészletben a következő jelek szerepelhetnek (a negyedikben csak az utolsó kettő): kódelem hatása ¾ # csak akkor jelenik meg az adott helyértéken szám, ha az nem nulla; ¾ 0 az adott helyértéken az úgynevezett értéktelen nulla is megjelenik (az egyes helyértékre mindig ezt kell írni, hogy az egynél kisebb számok nulla egész valahány tized, század, és így tovább formában jelenjenek meg); ¾ szóköz ezres tagoláshoz rakjuk az ezresek közé; ¾ _ a mögé írt karaktert nem jeleníti meg, de a karakter szélességének megfelelő helyet üresen hagy a program; ¾ „szöveg” az idézőjelbe írt szöveg jelenik meg; ¾ [szín] a zárójelbe írt színnel jelenik meg a szám (például fekete, kék, piros, cián, sárga). Példa szám formátumkódra Például a # ##0,00" méter"; [piros]# ##0,00" méter hiány"; "nincs készleten" kód hatására a cellákban a következőket látjuk: cella tartalma cella képe ¾ 13345 13 345,00 méter; ¾ -1524 -1 524,00 méter hiány (piros színnel); ¾ 0 nincs készleten. Értéktelen nulla fogalma Egy nulla akkor értékes, ha elhagyva új számot kapunk. Például a 10 (tíz) számban a nulla értékes, mert elhagyva más számot, az 1-et (egy) kapjuk. Ezzel szemben az 15,10 (tizenöt egész tíz század) nulláját elhagyva a kapott szám 15,1 (tizenöt egész egy tized) pontosan ugyan annyit ér. A gyakorlatban annyit elég megjegyezni, hogy az egyes helyértéken mindig 0 kódot kell megadni, a tizedesjel mögött pedig annyi 0 kódot, ahány tizedes pontosságot megkövetelünk. A tízes, százas, ezres, stb. helyértékeken csak akkor szerepeltessünk 0 kódot, ha vezető nullákat akarunk alkalmazni. Vezető nulla értelmezése Biztos láttunk már olyan bizonylatot, amely 001 alakban jeleníti meg az 1 (egyes) számot. Ennek a célja a visszaélések elkerülése (persze ilyenkor a szám mögött is szokott valami lenni, de ez már nem gond számunkra). Nos, az ilyen nullákat szokás vezető nulláknak nevezni. Dátum egyéni formátumkód Dátum és idő kategóriában a kódoláshoz a következő lehetőségeink vannak: kódelem hatása cella tartalomcella képe ¾ éééé az év kiírt évszázaddal 1996.07.08 1996 ¾ éé az év évszázad nélkül 1996.07.08 96 ¾ hhhh a hónap teljes neve 1996.07.08 július ¾ hhh a hónap rövidítése 1996.07.08 júl. ¾ hh a hónap két számjeggyel 1996.07.08 07 ¾ h a hónap egy számjeggyel 1996.07.08 7 ¾ nnnn a hét napja kiírva 1996.07.08 hétfő ¾ nnn a hét napja rövidítve 1996.07.08 h ¾ nn a hónap napja két jeggyel 1996.07.08 08 ¾ n a hónap napja egy jeggyel 1996.07.08 8 A kódolással ennél részletesebben felesleges megismerkednünk, valószínűleg már ezekre sem lesz szükségünk. Azért tárgyaltuk mégis, mert ennek ismeretében a beépített kódok értelmezése sokkal könnyebb. Ne felejtsük, hogy egy dátum, vagy idő az Excel számára szám. Csak azért látjuk dátumként, vagy időként, mert a cellaformátumában az van meghatározva. Erről korábban is tettem már említést annak kapcsán, hogy ha egy cellába beírunk egy dátumot, majd azt valamilyen módon kitöröljük, alapesetben csak a cella tartalma törlődik, formátuma nem. Ez annyit jelent, hogy ha ezek után egy számot írunk be a cellába, az dátumként fog megjelenni. Ha számként akarjuk látni, akkor a cellaformátumát át kell állítani!

34

Excel XP alapokon Euró pénznem megadása A „Számformátum” regiszteren egyszerűen válasszuk a „Pénznem” kategóriát, majd a „Pénznem” legördülő listából az Eurót. Persze amennyiben majd az Euró lesz már a hivatalos magyar fizetőeszköz, akkor azt a „Területi és nyelvi beállítások” segítségével kell megadnunk, mert akkor a ikonnal is azt kapjuk. Az Euró jelét, mint szöveget, az AltGr - U billentyűkombinációval tudjuk majd bevinni a „Területi és nyelvi beállítások” ablakba. Feltételes formázás Ha egy cella megjelenését a benne lévő adatoktól szeretnénk függővé tenni, akkor használjuk a feltételes formázást, amit a „Formátum” menüben találunk. Ez egy kicsit hasonlít ugyan a számformátumra, de a pozitív, negatív, nulla tartományok helyett mi adhatunk meg intervallumokat, valamint a formázás számformátum helyett a következőkre vonatkozik (sajnos itt számformátumot nem is adhatunk meg): ¾ betűtípus, ¾ szegély, ¾ mintázat. A feltétel megadása jelenti talán az egyetlen, némi magyarázatot is igénylő feladatot. Elsőként azt kell kiválasztani, hogy az mire vonatkozzon. A lehetőségek: ¾ „A cella értéke”, Akkor válasszuk, ha konstansokkal, vagy olyan értékekkel akarjuk a cella mindenkori értékét összehasonlítani, mely valamely cellában már kiszámolásra került. ¾ „A képlet értéke”. Akkor válasszuk, ha a feltétel egy képlettel számítható ki, és azt itt, a formázásnál akarjuk megadni. Ha a „Cella értéke” feltételt választjuk, akkor nekünk kell megadni az úgynevezett összehasonlító operátort is. Ez az alábbiak valame40. Ábra: A feltételes formázás párbeszédablaka lyike lehet: ¾ a következők között van; ¾ nincs a következők között; ¾ egyenlő; ¾ nem egyenlő; ¾ nagyobb, mint; ¾ kisebb, mint; ¾ nagyobb, vagy egyenlő; ¾ kisebb, vagy egyenlő. Az összehasonlító operátortól függően azután két (első kettő operátor), vagy egy (a többi operátor) számot kell még megadni. Ha a „Képlet értéke” feltételt választjuk, akkor egy olyan logikai feltételt kell megadnunk, melynek értéke csak logikai „IGAZ”, és „HAMIS” lehet. A feltétel – mivel valójában ez is egy képlet – mindig egyenlőségjellel kell, hogy kezdődjön. Egy komoly megkötésünk van: a feltétel csak az adott munkalap valamely cellájára vonatkozhat. Ha több feltételt is meg szeretnénk határozni, akkor a „Bővítés>>” gombot kell alkalmaznunk (több feltétel esetén a formátum az első teljesült feltétel szerinti lesz). Ha pedig éppen ellenkezőleg, olyan feltételünk is van, amit törölni szeretnénk, akkor kattintsunk „Törlés…” gombra, majd az ennek hatására megjelenő ablakban válasszuk ki a törlendő feltételt. 41. Ábra:

9. Feladat: Készítsük el az ábrán látható valutaátváltási táblázatot. Az árfolyamok 2004. márciusiak. A forint ellenértékeket természetesen az Excel programmal számoltassuk ki! Mentsük el „Valutaváltás” néven!

Egy feltétel törlése

35

ECDL Táblázatkezelés modul Megoldás: Kezdjük a feliratokkal: A1 cellába gépeljük be „Valuta átváltások”, majd nyomjunk két Enter-t. A3-ba gépeljük be „09.6”, majd kattintsunk a ikonra. A cella autokitöltőjét az egér jobb gombjával húzzuk le szeptember 17-ig, majd a felengedés után válasszuk ki a „Kitöltés munkanapokkal” opciót, azután toljuk fel szeptember 17-ig (ha végezzük, érthető lesz, miért van erre szükség). Most B2-be gépeljük be „Valuták” E2-be 42. Ábra: Feladat a számformátumokra „Forint”, A14-be „Árfolyamok”, A15, A16, A17 cellákba a megfelelő valutanemek neve „/ Ft”-ot, B15, B16 (A15 például „€/Ft”), B17 cellákba pedig a valuták árfolyamát. Az Euró jelét, mint szöveget, az AltGr - U billentyűkombinációval tudjuk bevinni. A „$” jelet a billentyűzeten is megtaláljuk. Adjunk meg B3-D12 tartományba tetszőleges számadatokat. Adjuk meg a képleteket: Most kattintsunk E3-ba, majd gépeljünk egy „=” jelet. Kattintsunk B3 cellára, majd gépeljünk egy „*” jelet. Most kattintsunk a B15 cellába, majd nyomjuk meg az F4 funkció billentyűt (hiszen az árfolyam fix adatként megadott paraméter), majd kattintsunk a ikonra. Fogjuk meg a E3 cella autokitöltőjét, és húzzuk le a E12 celláig, vagy kattintsunk rá duplát. Kattintsunk F3-ba, majd gépeljünk egy „=” jelet. Kattintsunk C3 cellára, majd gépeljünk egy „*” jelet. Most a B16 cellába kattintsunk, majd nyomjuk meg az F4 funkció billentyűt (mert ez az árfolyam is fix paraméter), majd kattintsunk a ikonra. Fogjuk meg a F3 cella autokitöltőjét, és húzzuk le a F12 celláig, vagy kattintsunk rá duplát. Kattintsunk G3-ba, majd gépeljünk egy „=” jelet. Kattintsunk D3 cellára, majd gépeljünk egy „*” jelet. Azután a B17 cellába kattintsunk, majd nyomjuk meg az F4 funkció billentyűt, végül kattintsunk a ikonra. Fogjuk meg a G3 cella autokitöltőjét, és húzzuk le a G12 celláig, vagy kattintsunk rá duplát. Formázzuk meg a táblázatot: Jelöljük ki A1-G1, B2-D2, E2-G2, A14-B14 tartományokat (akár egyszerre), majd kattintsunk a ikonra. Jelöljük ki A3-A12 tartományt, majd indítsuk el a Ctrl - 1 billentyűkombinációval a „Cellák formázása” ablakot, azután lapozzunk a „Szám” regiszterhez. Most válasszuk ki a „Dátum” kategóriából a hónapnév és dátum variációt (március 14.). Jelöljük ki B3-B12 tartományt, majd indítsuk a „Cellák formázása” ablakot. Most is válasszuk a „Szám” regisztert, majd a „Pénznem” kategóriából valamelyik Eurót (a különbség az egyes Eurók között csak abban van, hogy az „€” szimbólum hol jelenik meg). Hasonlóan formázzuk meg a „$” és az „CHF” valutákat is. Jelöljük ki E3-G12, valamint B15-B17 tartományokat. Kattintsunk a , majd kétszer a ikonra. Oszlopszélességek: Jelöljük ki a teljes táblázatot, majd válasszuk a „Formátum” menüből az „Oszlop”, majd a „Legszélesebb kijelölt” opciót. Szegélyek és kitöltés: Jelöljük ki A1-G12, és A14-B17 tartományokat, majd a szegélyek eszköz lenyitása után válasszuk a mindenhol vékony szegélyt. Most egyszerre jelöljük ki a következőket: A1-G1, A2, B2-D2, E2-G2, A3-A12, B3-D12, E3-E12, A14-B14, A15-A17, B15-B17. Nyissuk le a szegélyek eszközt , és a körbe vastag szegélyt alkalmazzuk, majd kattintsunk a ikonra.

36

Excel XP alapokon

13.6 Védelem ¾ „Formátum”, „Cellák…”, „Védelem” regiszter ½ ¾ Helyi menü, „Cellaformázás…”, „Védelem” regiszter ½ Az Excelben megvalósítható védelem leginkább egy múzeum védelméhez hasonlítva érthető meg. A múzeum minden helyiségében van egy úgynevezett térérzékelő, ami az adott helyiségben észleli csak a mozgásokat (ezek azok a kis fehér dobozkák, melyek általában a helyiségek egyik sarkában a plafon alatt láthatóak, és mozgásunkra egy kis piros LED villog rajtuk). A térérzékelők külön-külön ki-be kapcsolhatók. Az Excelben ennek a cellánként ki-be kapcsolható „zárolt”-ság felel meg. Alap esetben minden cella zárolt. Akkor hogyan tudunk mégis a cellákba írni? Azért, mert nincs bekapcsolva a munkalap védelme. Ez megfelel az egész múzeumi riasztórendszer főkapcsolójának. Ha ez a főkapcsoló nincs felkapcsolva, a látogatók szabadon mozoghatnak minden helységben. Természetesen felmerül a kérdés: mire jó mindez a gyakorlatban? Ha egy Excel táblázatot előre elkészítünk, beleértve a képletek megadását is, a munka hátralévő részét

43. Ábra: „Védelem”

(a forrásadatok beírását) már jóformán akárki el tudná végezni. Természetesen ekkor a táblázat már kitöltött részét azért joggal félti a táblázat alkotója. Hogy ne lehessen ezeknek a celláknak a tartalmát megváltoztatni, be kell kapcsolni a munkalap védelmét. Azoknak a celláknak a tartalma azonban, melyekbe a forrásadatokat várjuk, ekkor is változtatható kell, hogy legyen. Ezért a védelem beállításakor a következőket kell tennünk: ¾ Miután elkészültünk a táblázattal (a képletekkel és a formázással egyaránt) jelöljük ki az összes olyan cellát, ahová később még adatokat kell majd bevinni! ¾ Hívjuk be a cellaformázást a Ctrl - 1 billentyűkombinációval, és lapozzunk a „Védelem” regiszterfülre! ¾ Vegyük le a pipát a „Zárolt” jelölőnégyzetről! ¾ Kapcsoljuk be a munkalap védelmet az „Eszközök” menü „Védelem” pontjából a „Lapvédelem…” menüponttal, de előbb ve44. Ábra: A jelszó megadása gyük le a pipát a „Zárolt cellák kijelölése” elemről, majd nyomjuk meg az OK gombot. Ha az ekkor kapott újabb ablakban jelszót is megadunk, a védelem kikapcsolása is csak a helyes jelszó megadása után lesz lehetséges. Amennyiben ezt a folyamatot végrehajtottuk, akkor csak azokba a cellákba lehet adatot bevinni, melyeknél a zárolást kikapcsoltuk (más cellát ki sem tudunk jelölni). Ha levettük a pipát a „Zárolt cel45. Ábra: Ha zárolt cellába adatot akarunk lák kijelölése” elemről, akkor el tudbevinni, hibaüzenetet kapunk juk kezdeni az adatbevitelt, de hibaüzenetet kapunk. Így nem lehet a táblázatnak az előre megadott részeit elrontani. Ha a védelmet ki akarjuk kapcsolni, ugyanazokat a menüpontokat kell kiválasztani, mint a védelem bekapcsolásakor, azaz: „Eszközök” menü „Védelem” pontjából a „Lapvédelem feloldása…” Ezzel a védelemnek az átlag felhasználó által is használt részét megbeszéltük. Még egy fontos dologra kell a figyelmet felhívni: összekapcsolt munkalapoknál a lapvédelem nem kapcsolható sem ki, sem be.

37

ECDL Táblázatkezelés modul 10. Feladat: Az előző, „Valutaváltás” feladatban készített táblázat védelmét állítsuk be úgy, hogy csak a B3-D12 cellatartományba (sötétszürke színnel jelölt cellák) lehessen adatokat bevinni. Megoldás: Jelöljük ki a B3-D12 cellatartományt, majd indítsuk el a „Cellák formázása” ablakot a „Formátum” menü „Cellák…” pontjával. Lapozzunk a „Védelem” regiszterhez, és vegyük le a pipát a „Zárolt” opcióról, végül nyomjuk meg 46. Ábra: A szürke színű kijelölt cellákba az „OK” gombot. lehessen csak adatot bevinni Most nyissuk meg az „Eszközök” menüt, és válasszuk a „Védelem” menüből a „Lapvédelem…” pontot. A megjelenő ablakban nyomjuk meg az „OK” gombot. Mit jelent a „Cellák formázása” ablakban látható „Rejtett” opció? Azt korábban tanultuk, hogy ha egy cellába képletet írunk, akkor a későbbiekben ott mindig csak a kiszámolt értéket láthatjuk (legalábbis alapesetben). Abban az esetben viszont, hogyha a kérdéses cellát jelöljük ki aktuálisnak, a szerkesztőlécen a képlet mégis leolvasható. Ellenben ha bekapcsoljuk a „Rejtett” opciót, akkor már ott sem. És mit eredményez a „Füzetvédelem” bekapcsolása? Még nem tanultuk a lap műveleteket, mint például munkalapok beszúrása, törlése, áthelyezése, másolása, stb. (20.). Nos, ha a „Füzetvédelem” opciót bekapcsoljuk, akkor a munkalap műveletek nem lesznek elérhetők. További védelem jelszavas mentéssel Ha a munkafüzet megnyitását sem akarjuk mindenkinek megengedni, vagy a megnyitást ugyan igen, de a javítást nem, akkor a fájlt jelszóval védve kell elmenteni. Ezt úgy tehetjük meg, hogy a mentés párbeszédablakban az „Eszközök” legördülő listából kiválasztjuk a „Beállítások” menüpontot. Itt megadhatunk két jelszót, egyet a betekintésre, egyet a módosításra. Ha egy így elmentett dokumentumot azután később megnyitunk, akkor kérni fog egy jelszót. Annak függvényében tekinthetünk csak bele, vagy módosíthatjuk is a munkafüzetet, hogy megnyitáskor melyik jelszót adjuk meg. Kifinomultabb további védelmi lehetőség adatbevitelkor az „Érvényesítés” segítségével Az eddig tanultak csak arra biztosítanak lehetőséget, hogy azt szabályozzuk le, hogy egyáltalán meg lehessen-e nyitni a munkafüzetet, illetve ha van módosítási jogosultságunk is, hová lehessen adatokat bevinni. Ez kétségkívül nagyon fontos, de néha kevés a tökéletességhez. Gondoljunk csak bele, mi történik akkor, ha egy cellába teljesen rossz adatot adunk meg. Nyilván a képletek által kiszámolt eredmények is hibásak lesznek. Egy cella bemenő értékeinek korlátozása Ha azt szeretnénk elérni, hogy egy cellába csak bizonyos feltételeknek megfelelő adatokat lehessen megadni, akkor a következők szerint kell eljárnunk: 1. Lépjünk a kérdéses cellába. 2. Indítsuk el az „Adatok” menüből az „Érvényesítés…” opciót, és lapozzunk a „Beállítások” regiszterhez. 3. Adjuk meg a megfelelő adattípust a „Megengedve:” legördülő listából, ahol a következők közül választhatunk: ¾ Egész szám csak adott feltétel szerinti egész számot adhatnak meg; ¾ Tizedes tört adott feltétel szerinti bármely szám bevihető; ¾ Lista az adat csak adott lista elemei közül adható meg; 47. Ábra: Érvényességi feltételek megadása ¾ Dátum egy feltétel szerinti dátum vihető be; ¾ Idő egy feltétel szerinti idő lehet az adat; ¾ Szöveghossz a bevihető szöveg hossza szabályozható; ¾ Egyéni egy képletet adhatunk meg, és ahhoz történik a viszonyítás. 4. Adjuk meg a feltétel típusát a „Jelleg:” legördülő lista segítségével, ahonnét a következők közül választhatunk:

38

Excel XP alapokon ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

5.

a következők között van két adatot kell megadni; nincs a következők között két adatot kell megadni; egyenlő egy adatot kell megadni; nem egyenlő egy adatot kell megadni; nagyobb, mint egy adatot kell megadni; kisebb, mint egy adatot kell megadni; nagyobb, vagy egyenlő egy adatot kell megadni; kisebb, vagy egyenlő egy adatot kell megadni. Adjuk meg a feltételhez tartozó adatot, adatokat is. Ez a képleteknél már megismert módon vagy begépeléssel, vagy mutogatással lehetséges. Ha „Lista” lett kiválasztva a „Megengedve:” legördülő listából, akkor húzással adjuk meg azt a cellatartományt, ahol a megengedett listaelemek találhatóak. Adatbevitelt megkönnyítő üzenetek megadása

Ha egy Excel táblázatnál az adatbevitelt az imént megbeszéltek szerint korlátoztuk, akkor célszerű lehet nemi segítséget adni adatbevitelkor, például az érvényes adatok kijelzésével. Ehhez a következők szerint kell eljárnunk: 1. Lépjünk a kérdéses cellába. 2. Indítsuk el az „Adatok” menüből az „Érvényesítés…” opciót, és lapozzunk a „Figyelmeztető üzenet” regiszterhez. 3. Adjuk meg a figyelmeztetés címét, és magát a figyelmeztetést (az ábrák alapján mindkettő szerepe érthető).

48. Ábra: Bevitelt megkönnyítő üzenet megadása, és az üzenet, ami hatására megjelenik Ha ezek után a kérdéses cellára lépünk, akkor a megadott üzenet jelenik meg a cella mellett. Maga az üzenet egyébként maximum 255 karakter hosszú lehet. Hibaüzenet rendelése elhibázott adatbevitelhez

49. Ábra: Hibaüzenet megadása és maga a hibaüzenet, ha rossz adatot viszünk be 1. 2. 3.

¾

¾

¾

Ha azt szeretnénk, hogy rossz adatbevitel esetén hibaüzenetet küldjön a program, akkor a következők szerint járjunk el:

Lépjünk a kérdéses cellába. Indítsuk el az „Adatok” menüből az „Érvényesítés…” opciót, és lapozzunk a „Hibajelzés” regiszterhez. Válasszuk ki a hibaüzenet „Stílusát”, majd adjuk meg a „Cím” és az „Üzenet” adatokat. Amihez még némi magyarázat szükséges, az a különféle „Stílusok” viselkedése: Stílus 1. gomb képe és hatása 2. gomb képe és hatása 3. gomb képe és hatása Információ Beírja a hibás adatot. Meghagyja bevitel előtti értéket. Megállás Visszatér a szerkesztéséhez. Meghagyja bevitel előtti értéket. Figyelmeztetés Beírja a hibás adatot. Meghagyja bevitel előtti értéket. Visszatér a szerkesztéséhez.

39

ECDL Táblázatkezelés modul 11. Feladat: Próbáljuk az előző, „Valutaváltás” feladatot kiegészíteni a most tanult lehetőségek segítségével úgy, hogy Euróból csak bizonyos értékhatárokon belüli adatokat fogadjon el az Excel. Az értékhatárok azonban az adatbevitel megkönnyítése érdekében kerüljenek kijelzésre, ha a kérdéses cellákra állunk. Megoldás: Mivel szorgalmi feladatról van szó, csak címszavakban ismertetem a megoldást: ¾ oldjuk fel a védelmet; ¾ jelöljük ki az azonos érvényesítési feltétellel ellátandó cellacsoportok közül az elsőt (B3-B12); ¾ indítsuk el az „Adatok” menüből az „Érvényesítés…” opciót; ¾ a „Beállítások” regiszteren a „Megengedve” legördülő listából válasszuk ki a „Tizedestört”-et, és adjuk meg az értékhatárokat; ¾ a „Figyelmeztető üzenet” regiszteren adjuk meg a „Cím” mezőbe „Fontos!” szöveget, a „Figyelmeztetés”, mezőbe pedig, az általunk megadott feltételt fogalmazzuk meg; ¾ a „Hibajelzés” regiszteren tegyük meg ugyanezt; ¾ nyomjuk meg az „OK” gombot; ¾ kapcsoljuk vissza a védelmet.

14. Automatikus statisztikai számítások és más függvények használata Az esetek többségében nem csak az alapműveletekkel (összeadás, kivonás, szorzás, osztás, esetleg hatványozás) kívánunk dolgozni, hanem egyéb matematikai, statisztikai, trigonometriai stb. műveletekre is szükségünk van. Ezeket a műveleteket függvényként tudjuk majd megadni. A függvények többségét a függvényvarázslóval lehet a legegyszerűbben bevinni. Ez alól csak a néhány leggyakrabban használt statisztikai függvény és az összegzés a kivétel, amit a „Szokásos” eszközsoron is megtalálunk.

14.1 Összegzés és automatikus statisztikai számítások Az automatikus számításokkal pillanatok alatt lehet statisztikai műveleteket végezni. Csak oda kell állikonra kattintani. Ha nem összegzést ni, ahol az eredményt látni szeretnénk, majd az összegzéshez a szeretnénk végezni, akkor a ikonnal a listát le kell nyitni A listában a legfontosabb statisztikai függvényeket találjuk, melyek mindegyikéről részletesebben is lesz szó később (15.2.). ¾ Összeg Szum() ¾ Átlag Átlag() ¾ Darabszám Darab() ¾ Maximum Max() ¾ Minimum Min() Az Excel felismeri, és egy futó pontvonallal jelzi, hogy a kérdéses cellához képest hol helyezkednek el az azok a cellák, amelyekkel a számítást akarjuk végezni. Ha ez nem felelne meg, húzással másik tartományt is kijelölhetünk. Ha a tartomány már jó, zárjuk le az adatbevitelt a korábban tanult módszerek bármelyikével. Használhatjuk azonban az automatikus számításokat úgy is, hogy előbb az adatokat tartalmazó sor-, vagy oszloptartományt jelöljük ki, és azután választjuk ki a megfelelő automatikus statisztikai műveletet. Ekkor az eredmény automatikusan a kijelölt sortartománytól jobbra, illetve az oszloptartomány alatt jelenik meg. Honnét veszi az adatokat az összegzés és az automatikus statisztikai függvények? Csak akkor adható egyértelmű válasz, ha külön vizsgáljuk a két kérdést. Nincs kijelölés Ebben az esetben az Excel elsőként azt nézi meg, hogy az aktuális cella felett (amelyben állva az ikonnal indítottuk a statisztikai függvényt) található-e számokat tartalmazó cella. Ha igen, akkor az első üres, vagy nem számot tartalmazó celláig jelöli ki a függvény argumentumát, amit persze manuálisan felülbírálhatunk. Ha viszont a kérdéses cella felett egyáltalán nincsenek számok, akkor (és csak akkor) a cellától balra lévő cellákkal jár el ugyanígy. Van kijelölés Ha csak egy sor, vagy oszloptartomány van kijelölve, akkor a kijelölést összegzi a korábban leírtaknak megfelelően. De akkor vajon hogy jár el az Excel, ha a kijelölt tartomány több sort és oszlopot ölel át? A válasz egyértelmű:

40

Excel XP alapokon minden oszlopot külön-külön ad össze a kijelölések alá. Ha ott nincs hely (mert a kijelölések alatt is vannak számok, akkor beszúrja az összegeknek szükséges cellákat. Lehet egyszerűbben is kiszámolni bizonyos cellák összegét, átlagát, stb.? Igen. Sokkal egyszerűbben is eljárhatunk, ha csak átmenetileg szeretnénk meghatározni bizonyos cellák átlagát, összegét, megszámolni a tartományban lévő nem üres cellák számát, kikerestetni a maximumot vagy éppen a minimumot. Ilyenkor jelöljük ki a cellákat, majd az állapotsoron kattintsunk a jobb egér gombbal az ábrán jelzett részre, és válasszuk ki a helyi menüből a megfelelő műveletet. A lehetőségek megegyeznek az automaItt kell keresni a tárgyalt eszközt tikus számításoknál korábban már felsoroltakkal. Figyelem! Ez a funkció csak kijelöléskor működik! 50. Ábra: Egyszerűbb számolási lehetőség A kijelölés viszont lehet akár többszörös is. Még az sem baj, ha valamelyik terület véletlenül kétszer is kijelölésre kerül. Jól jegyezzük meg ezt a lehetőséget, mert sokszor fogjuk nagy hasznát venni.

12. Feladat: A korábbi, „Valutaváltás” feladatot egészítsük ki egy „Összesen” sorral és oszloppal. Az összesen oszlopba természetesen csak a forintértékeket kell összeadni. Megoldás: Először is fel kell oldani a lapvédelmet, mert védett munkalapon nem tudjuk megoldani a feladatot. Ehhez válasszuk ki az „Eszközök” menüből a „Védelem”, majd abból a „Lapvédelem feloldása…” opciót. Ugyan van hely az összegnek is, de szúrjunk be még egy sort (a paraméter adatok és a tényleges adatok sohase „érjenek össze”). Ezt ugyan még nem tanultuk, de az alábbiak alapján könnyedén megoldható a feladat: jelöljük ki a 13. sort, majd válasszuk a „Beszúrás” menüből a „Sor” opciót. Most menjünk az A13 cellába, és gépeljük be: „Összesen”. Ugyanígy járjunk el H2 cellával. Jelöljük ki a B2-G12 tartományt, majd indítsuk el az AutoSzumma eszközt a ikonnal. Az összegzendő cellákat az Excel most jól ismeri fel, és a helyes összegeket jó számformátummal beírja minden oszlop alá. ikonra kattintással. Mivel Kattintsunk a H3-as cellába, és indítsuk el most is az AutoSzummát a azonban az automatikus argumentum felismerés nem jó eredményt ad, jelöljük ki, mit is kell összeadnia az Excelnek. Jelöljük ki tehát az E3-G3 tartományt, majd kattintsunk a ikonra. Fogjuk meg az autokitöltőjét a H3-as cellának, majd húzzuk le H13-ig, vagy kattintsunk rá duplát. A szegélyek és a kitöltések formázását a korábban tanultaknak megfelelően végezzük el!

14.2 Függvények megadása A függvények segítségével például a következő, gyakran szükséges értékeket határozhatjuk meg: maximum, minimum érték kikeresése, elemek összeszámolása; ¾ számtani, mértani átlag kiszámítása; ¾ feltételes összegzések, adott értékhez tartozó elemek keresése; ¾ stb. A függvényeket négy módszerrel is meg tudjuk majd adni: 1. a már tárgyalt „AutoSzum” listából, melynek utolsó eleme a „További függvények”, ¾

41

ECDL Táblázatkezelés modul 2. a képlet begépelése közben a szerkesztőlécen megjelenő „Függvénylistával”, ami az utoljára használt függvényeket tartalmazza, és amelyben az utolsó elem szintén a „További függvények”, 3. a „Függvényvarázslóval”, 4. vagy a teljes függvény egyszerű begépelésével. Mivel az első két eljárás is valójában a harmadikat, a függvényvarázslót indítja el, a bemutatandó módszerek száma csak kettő. Az Excel több mint 300 függvényt tartalmaz. Az átlag felhasználó ezek közül, legfeljebb ha egy tucatot használ. Szerencsére bármelyikre is van szükségünk, mindegyik függvény hasonlóan adható meg. Példaként nézzük meg, miként lehet megoldani azt, hogy az Excel egy cellatartományból keresse ki a maximumot, majd szintén egy-egy feladaton vagy példán keresztül néhány fontos további függvény is bemutatásra kerül.

14.2.1 Függvényvarázsló Elsőként indítsuk el a függvényvarázslót a szerkesztőlécen lévő ikonnal. A megjelenő párbeszédablakban előbb válasszuk ki a „Választható kategóriák” legördülő listában a megfelelőt, majd a „Függvény neve” listában a konkrét függvényt, azután nyomjuk meg az „OK” gombot. Külön fel szeretném hívni a „Legutóbb használt” kategóriára a figyelmet. Ez a kategória ugyanis a felhasználó szokásainak megfelelően dinamikusan változik. Előbb-utóbb benne lesz a leggyakrabban használt 10 függvény. Így majd nem kell őket a többi kategóriában keresgetni. Ha kiválasztottuk a függvényt, kattintsunk az OK gombra, aminek hatására megjelenik a „Függvényargumentumok” ablak, melyben a függvény argumentumát (értelmezési tartományát) kell megadni. Ezt lehetséges, sőt, célszerű az egérrel végezni. Csak abba az adatbeviteli mezőbe kell kattintani, ahová a cella címet, vagy cellatartományt meg szeretnénk adni (ha egy argumentuma van a függvénynek, akkor még ez sem szükséges). Ezután kattintsunk az argumentumnak megadandó cellára, vagy húzással jelöljük ki a kívánt tartományt. Ha nem férünk a megadandó cellákhoz, akkor a „Függvényargumentumok” ablakot húzzuk el az útból, vagy kattintsunk rá az adatmező végén látható jelre. Ennek hatására a „Függvényargumentumok” ablak eltűnik, pontosabban csak egy adatmezővé zsugorodik. Amennyiben újra meg szeretnénk jeleníteni, kattintsunk az adatmező végén látható jelre. 52. Ábra: A függvény argumentumának megadása a „Függvényargumentumok” ablakban 53. Ábra: A zsugorított „Függvényargumentumok” ablak Ha megadtunk minden argumentumot, kattintsunk a „Kész” gombra, minek hatására máris megjelenik a maximum konkrét értéke a cellában. Hasonló módszerrel kell minden függvényt megadni. A függvényvarázsló viselkedése az Excel 97 verzióban Az Excel 97 verzióban a függvényvarázsló jelentős mértékben másként viselkedett. Miután kiválasztottuk a függvényt, az úgynevezett „Képletpaletta” jelent meg, és a függvény argumentumát ott kellett megadni. Mivel a „Képletpaletta” a legtöbb felhasználónak útban volt csak, jobblétre szenderült.

51. Ábra: A függvényvarázsló

42

Excel XP alapokon 14.2.2 Függvény begépelése Ha egy függvényt elkezdünk begépelni egy képletbe, akkor amint a kezdő zárójelet is beírtuk, megjelenik egy kis címkén az adott függvény teljes szintakszisa. Nincs már más hátra, mint a paraméterek megadása, 54. Ábra: A címkén melyeket természetesen pontosvesszővel kell elválasztani. megjelenő szintakszis Őszintén bevalva az Excel korábbi verzióiban én nem nagyon szoktam a függvényeket így, begépelve használni, mert általában nem emlékszem a pontos paraméterezési szabályokra (gondolom ezzel nem csak én vagyok így), és ez a szolgáltatás csak az XP verzió egyik kellemes újdonsága. Az Excel XP-ben ráadásul a feliratban az egyes paraméterek, és maga a függvénynév is hiperlinkek. A név linkre kattintva a Súgóban máris elolvashatjuk az adott függvény teljes dokumentációját is. A paraméter linkekre kattintva pedig a cellában is az adott paraméterhez ugrik a program, és azt ki is jelöli (ez csak a már bevitt paraméterkre igaz). Így talán még nem érthető miért is jó ez nekünk, ezért némi 55. Ábra: Így kell utólagos magyarázatot fűzök hozzá. Nos, ez akkor hasznos, ha egy több parajavításra használni a címkét méteres függvényt alkalmazunk, és utólag jövünk rá arra, hogy egy korábban már bevitt paramétert elhibáztunk. Ilyenkor csak rákattintunk a címkén a rossz paraméterre, és a cellában található valódi képletben már oda is ugrik a program úgy, hogy azt egyúttal ki is jelöli. Ez azért jó, mert az új paraméter bevitelével a régi rögtön törlődik. Ha tehát az ábra szerinti szituációban a „[szám2]” hiperlinkre kattintunk, akkor a képletben az „E5:E9” kerül kijelölésre. Ha így begépelés közben a szerkesztőlécen a ikonra kattintunk, akkor is megjelenik a „Függvényargumentumok” ablak. Maga a címke egyébként a szokásos módon, azaz egérrel történő húzással mozgatható. Hogy adhatjuk meg a leggyorsabban a függvényeket? Amennyiben nem olyan függvényt akarunk alkalmazni, amelyik megtalálható a listájában (összeg, maximum, minimum, átlag, darabszám), akkor gépeljük be a függvény nevét, egy kezdő zárójelet, majd kattintsunk a ikonra, és a „Függvényargumentumok” ablakban adjuk meg a paramétereket. Így egy viszonylag részletes segítség is látható a paraméterek megadása közben.

14.2.3 Képletbe, illetve másik függvénybe ágyazott függvények A mindennapi feladatokban egy-egy függvényt gyakran kell a képleten belül alkalmazni. Arra viszont a gyakorlatban csak ritkán van arra szükség (mondjuk ECDL vizsgán, de akkor szinte minden feladatban), hogy a függvényen belül szerepeljen egy újabb függvény, amit beágyazásnak neveznek. Elvileg akár 7 szintig is egymásba ágyazhatóak a függvények. Ilyenkor a belső, beágyazott függvény megadásához a lista gombot kell lenyitnunk a szerkesztőléc bal szélén (a felirata mindig az utoljára alkalmazott függvény neve, tehát nem feltétlenül „Szum”). A továbbiakban a korábban tanultaknak megfelelően kell eljárnunk: ¾ válasszuk ki a megfelelő függvényt; ¾ a „Függvényargumentumok” ablak segítségével, a megbeszélteknek megfelelően adjuk meg a beágyazott függvény argumentumát; ¾ kattintsunk a szerkesztőlécre, és folytassuk a képlet bevitelét a beágyazott, tehát a belső függvény zárójele mögött egy pontosvessző begépelésével, aminek hatására a „Függvényargumentumok” ablakban újra a külső függvény paraméterei jelennek meg; ¾ fejezzük be a külső függvény paraméterezését, majd ha végeztünk, de csak akkor, kattintsunk a „Kész” gombra. Ha úgy gépeljük a függvényt, akkor a megfelelő függvénynevet kell beírni, amit persze most is kezdőzárójel követ. Ekkor a függvény címke átvált a beágyazott függvényre, és akkor áll csak vissza a külső függvényre, ha a beágyazott függvény zárójelét bezárjuk.

43

ECDL Táblázatkezelés modul A beágyazás egyébként úgy kikerülhető, hogy a beágyazandó függvényt külön cellában alkalmazzuk, és a külső függvényben csak hivatkozunk ennek az eredményére. Ezt úgy tehetjük meg, hogy ennek a cellának a koordinátáit, mint paramétert adjuk meg. Befejezésül felhívnám a figyelmet arra, hogy bizonyos függvények hibaüzenetet eredményeznek, ha nincs érték azokban a cellákban, melyeket a függvény argumentumának adunk meg. A tényleg gyakran használt függvények közül ilyen például az „Átlag”. Melyik függvényt hogy használjuk? Őszintén megmondva én a súgót csak a legritkább esetben szoktam megnyitni. Most azonban olyan kérdéskörről kezdtünk beszélni, amelynél szinte nélkülözhetetlen. Miért? A beépített függvények száma miatt eleve lehetetlen az összes függvény pontos szintaktikájának ismerete, ráadásul néhány esetben tényleg bonyolult a függvények használata. Miután kiválasztottuk, esetleg begépeltük a megfelelő függvényt, kérjünk segítséget a hiperhivatkozással, vagy gépelés esetén, a függvénycímkén lévő név hiperlinkkel. Az így kapott ablakban nagyon részletes leírását fogjuk megkapni a kérdéses függvénynek. A használat megkönnyítése érdekében a szintakszison kívül több példát is ad a Súgó. Mindezek mellett a kapcsolódó témák megtekintésére is van lehetőségünk, az ablak tetején lévő hiperhivatkozásra történő kattintással.

14.2.4 A leggyakrabban használt függvények A következőkben kategóriákba csoportosítva bemutatásra kerül néhány fontos függvény. Ezek ismerete több mint elegendő a legtöbb gyakorlati feladat megoldásához, valamint a számítógép-kezelő, a szoftverüzemeltető, illetve az érettségi és az ECDL vizsga letételéhez is. A könnyebb azonosíthatóság érdekében, a magyarázatokban majd félkövéren megismétlem a szintaktikában szereplő paramétereket. Amelyik paraméter nem kötelező, azt szögletes zárójelben (például: „[paraméter]”) szerepeltetem. Véleményem szerint a legfontosabb 23 függvény a következő (a kiegészítő információkban további 21 függvény kerül bemutatásra, illetve a karakteres adatokkal végezhető műveleteknél további 3 már szerepelt (5.3.5)): ¾ összegzés (15.2.4.1.1) SZUM(); ¾ feltételes összegzés (15.2.4.1.2) SZUMHA(); ¾ átlag (15.2.4.2.1) ÁTLAG(); ¾ maximum (15.2.4.2.2) MAX(); ¾ minimum (15.2.4.2.3) MIN(); ¾ számok száma (15.2.4.2.4) DARAB(); ¾ oszlopfelirathoz tartozó érték (15.2.4.3.1) FKERES(); ¾ sorfelirathoz tartozó érték (15.2.4.3.2) VKERES(); ¾ egy érték koordinátája (15.2.4.3.3) HOL.VAN(); ¾ egy táblázat adott koordinátájú értéke (15.2.4.3.4) OFSZET(); ¾ több feltétel együttes teljesülése (15.2.4.4.1) ÉS(); ¾ több feltételből egy teljesülése (15.2.4.4.2) VAGY(); ¾ mi történjen, ha egy feltétel teljesül, és mi, ha nem (15.2.4.4.3) HA(); ¾ feltételeknek megfelelő sorok egy oszlopának összege (15.2.4.5.1) AB.SZUM(); ¾ feltételeknek megfelelő sorok egy oszlopában lévő számok száma (15.2.4.5.2) AB.DARAB(); ¾ feltételeknek megfelelő sorok egy oszlopában lévő számok átlaga (15.2.4.5.3) AB.ÁTLAG(); ¾ feltételeknek megfelelő sorok egy oszlopában lévő számok maximuma (15.2.4.5.4) AB.MAX(); ¾ feltételeknek megfelelő sorok egy oszlopában lévő számok minimuma (15.2.4.5.5) AB.MIN(); ¾ részlet nagysága (15.2.4.6.1) RÉSZLET(); ¾ részletek száma (15.2.4.6.2) PER.SZÁM(); ¾ felvehető hitel nagysága, vagy mai érték (15.2.4.6.3) MÉ(); ¾ megtakarítás értéke, vagy jövőbeni érték (15.2.4.6.4) JBÉ(); ¾ kamatláb meghatározása (15.2.4.6.5) RÁTA().

44

Excel XP alapokon 14.2.4.1 Matematikai és trigonometriai függvények Ez a kategória többségében mindenki által tanult, de nem biztos, hogy megtanult függvényeket tartalmaz. Alkalmazásuk ezért általában csak matematikai problémát szokott jelenteni. 14.2.4.1.1 Összegzés (SZUM) SZUM(szám1; [szám2]…) A SZUM segítségével a függvény szám1; [szám2]… nevű argumentumaiban megadott számok adhatók össze. A gyakorlatban azonban számok helyett általában inkább tartományokat adunk meg. Több argumentum megadása a legegyszerűbben többszörös kijelöléssel lehetséges (összesen 30 tartományt lehet megadni). Ha nem szám szerepel a függvény így megadott egyik argumentumának valamelyik cellájában, azt a függvény figyelmen kívül hagyja. Az összegzés egyszerűbb megvalósítása az AutoSzum eszközzel korábban már részletesen bemutatásra került (15.1.). Ehhez a ikont kell alkalmazni. 14.2.4.1.2 Feltételes összegzés (SZUMHA) SZUMHA(tartomány; kritérium; [összegtartomány]) A SZUMHA függvény a tartomány nevű argumentumában megadott tartományban lévő számokat adja össze, amennyiben a szám megfelel a kritérium nevű argumentumban megadott feltételnek. A kritérium idézőjelbe rakott logikai kifejezés és szám lehet. A következőkben lássunk mindegyikre egy-egy példát: ¾ ">350" a függvény csak akkor veszi figyelembe az összegzéshez a tartomány argumentumában megadott adatokat, ha az adott adat nagyobb, mint 350 (amennyiben a „Függvényargumentumok” ablakban adjuk meg a kritériumot, a program automatikusan idézőjelbe rakja azt); ¾ 350 a függvény csak akkor veszi figyelembe az összegzéshez a tartomány argumentumában megadott adatokat, ha az adott adat pontosan 350. Ha megadjuk a harmadik, nem kötelező összegtartomány nevű argumentumot is, akkor az első és a harmadik paraméter egy ugyanolyan méretű és alakú tartomány kell, hogy legyen. Ilyenkor a tartomány paraméterben megadott adatnak nem is kell feltétlenül számnak, vagy logikai kifejezésnek lenni (hiszen az összegtartomány adatai kerülnek összegzésre), és a kritérium lehet szöveg is. Erre is egy példa: ¾ „Péntek” a függvény csak akkor veszi figyelembe az összegzéshez az összegtartomány argumentumban megadott adatokat, ha az adott adat a tartomány argumentumban egy „Péntek” tartalmú cellához tartozik (az összegtartomány és a tartomány argumentumban lévő cellák a helyük szerint vannak egymással kapcsolatban). Ha összegtartomány is megadásra kerül maga az összegzés a következő módon történik: ¾ megnézi, hogy a „tartományban” szereplő 1. adat megfelel-e a kritériumnak; ¾ ha igen, az összegbe beleszámítja az „összegtartomány” 1. adatát; ¾ megnézi, hogy a „tartományban” szereplő 2. adat megfelel-e a kritériumnak; ¾ ha igen, az összegbe beleszámítja az „összegtartomány” 2. adatát; ¾ stb. Hatványozás és négyzetgyökvonás (HATVÁNY, GYÖK) Hatványozás HATVÁNY(szám; kitevő) Négyzetgyökvonás GYÖK(szám) Nem fűzök hozzájuk magyarázatot, mert értelmezésük egyszerű, továbbá mivel a hatványozás a ^ műveleti jellel (AltGr-3, majd szóköz), a gyökvonás pedig törtkitevőjű hatványozással egyszerűbben is megoldható, nem is nagyon fogjuk alkalmazni őket. Például: ¾ A1 cella tartalmának a gyöke =A1^(1/2) (azért kell a zárójel, mert anélkül A1 első hatványát osztja kettővel); ¾ A1 cella tartalma a négyzeten =A1^2; ¾ A1 cella köbgyöke =A1^(1/3) (azért kell a zárójel, mert anélkül A1 első hatványát osztja hárommal); ¾ A1 cella a köbön =A1^3.

45

ECDL Táblázatkezelés modul Szögfüggvények (SIN, COS, TAN, ARCSIN, ARCCOS, ARCTAN) Adott szög szinusza SIN(szám) Adott szög koszinusza COS(szám) Adott szög tangense TAN(szám) Ezeknek a függvényeknek a használata is magától értetődő. Egyetlen fontos megjegyzés: a szám nevű paraméterben a szöget radiánban kell megadni. Egy szám mekkora szög szinusza ARCSIN(szám) Egy szám mekkora szög koszinusza ARCCOS(szám) Használatuk szintén könnyű, és az is logikus, hogy a szöget radiánban adja vissza. Talán arra is emlékezünk matematika óráról, hogy egy szög szinusza és koszinusza -1 és 1 közötti érték, ezért a szám paraméter értéke -1 és 1 közé kell, hogy essen. A fokra történő átszámításhoz a kapott értéket szorozzuk meg 180/PI() értékkel, vagy használjuk a rögtön ismertetésre kerülő szintaktikájú FOK() függvényt. Egy szám mekkora szög tangense ARCTAN(szám) Használata mindenben egyezik a másik két arcus függvényre elmondottakkal, azzal a különbséggel, hogy a szám paraméter értéke ez esetben bármekkora lehet. Fok és radián átszámítása, Π (FOK, RADIÁN, PI) Átváltás fokról radiánra FOK(szám) Átváltás radiánról fokra RADIÁN(szám) Műszaki számításoknál nagyon gyakran szükséges az alkalmazása ezeknek függvénynek, melyekhez szerencsére nem kell részletes magyarázat. Pi pontos értéke PI() Pi értékét adja vissza, paramétere nincs. Logaritmusok (LOG, LN) Egy szám adott alapú logaritmusa LOG(szám[; alap]) Az első, szám paraméterben megadott pozitív valós számnak, a második, alap paraméterben megadott alapú logaritmusát számolja ki. Ha nem adjuk meg a második paramétert, 10-es alapú logaritmust számol az Excel. Természetes alapú logaritmus LN(szám) A szám paraméterben megadott pozitív valós szám természetes alapú logaritmusát adja. Kerekítés (INT, KEREK, KEREKLE, KEREKFEL) Egy tört szám egész része INT(szám) A szám paraméterben megadott tört szám végéről egyszerűen lehagyja a tizedeseket. Egy tört szám kerekített értéke KEREK(szám; hány_számjegy) A szám paraméterben megadott tört számot a kerekítés szabályainak figyelembe vételével (4-ig lefelé, 5-től felfelé) a hány_számjegy paraméterben megadott érték figyelembevételével kerekíti. Amennyiben a hány_számjegy paraméter értéke: ¾ pozitív hány_számjegy számú tizedesre; ¾ 0 egészre; ¾ negatív -1 esetén 10-re,-2 esetén százra, -3 esetén ezerre (ez könyveléskor gyakori feladat), stb. történik a kerekítés. Egy tört lefelé kerekített értéke KEREKLE(szám; hány_számjegy) Egy tört felfelé kerekített értéke KEREKFEL(szám; hány_számjegy) Hasonlóan működik, mint a KEREK, csak nem a kerekítési szabályainak figyelembe vételével, hanem: ¾ KEREKLE mindig lefelé történik a kerekítés; ¾ KEREKFEL mindig felfelé történik a kerekítés.

14.2.4.2 Statisztikai függvények Az ebbe a kategóriába tartozó függvények közül a legfontosabbakat inkább az automatikus számításoknál megbeszélt módszerrel fogjuk majd alkalmazni (15.1.).

46

Excel XP alapokon 14.2.4.2.1 Számtani átlag (ÁTLAG) ÁTLAG(szám1; [szám2]…) Az ÁTLAG segítségével a függvény szám1; [szám2]… nevű argumentumaiban megadott számok számtani átlaga számítható ki. A SZUM függvényhez hasonlóan a gyakorlatban itt is inkább tartományokat adunk meg a számok helyett. Több argumentum megadása a legegyszerűbb többszörös kijelöléssel (természetesen most is összesen 30 tartományt lehet megadni). Ha nem szám szerepel a függvény így megadott egyik argumentumának valamelyik cellájában, azt a függvény figyelmen kívül hagyja. Abban az esetben, ha a megadott argumentumban egyáltalán nincs számot tartalmazó cella #ZÉRÓOSZTÓ! hibaüzenetet kapunk (mivel 0 darab szám átlagát kellene kiszámolnia, amihez nullával kellene osztania az Excelnek, az pedig értelmetlen). A 0 (nulla) értéket tartalmazó cella nem üres! Az átlagszámítás egyszerűbb megvalósítása az automatikus számításoknál már részletesen bemutatásra került (15.1.). Bizonyára emlékezünk rá, hogy ehhez a ikont kell lenyitni, majd kiválasztani az „Átlag” elemet. Mértani átlag (MÉRTANI.KÖZÉP) Mértani átlag MÉRTANI.KÖZÉP (szám1; [szám2]…) Az MÉRTANI.KÖZÉP függvény segítségével a szám1; [szám2]… nevű argumentumaiban megadott számok mértani átlaga számítható ki. A használata szinte mindenben megegyezik a számtani átlaggal, de az argumentumában nem lehet negatív szám. Az alkalmazott képletben összeszorozza az argumentumban megadott értékeket, és annyiadik gyököt von, ahány szorzótényezőt figyelembe tudott venni (csak számokkal számol a képletben).

14.2.4.2.2 Legnagyobb érték (MAX) MAX(szám1; [szám2]…) A MAX segítségével a függvény szám1; [szám2]… nevű argumentumaiban megadott számok közül a legnagyobb érték kerestethető ki. Ezt a függvényt is pontosan úgy kell alkalmazni, mint az ÁTLAG függvényt. A MAX függvény abban az esetben, ha a megadott argumentumban nincs számot tartalmazó cella, 0 eredményt ad. Gyakorlati feladatokban általában azt is meg kell határozni, hogy a maximum érték melyik magyarázó sorfelirathoz tartozik. Például egy táblázat tartalmazza egy hét pénzátváltási adatait, és az a kérdés, melyik napon volt a legnagyobb a forgalom. Ennek a megoldása csak több függvénnyel lehetséges (erre kicsit később konkrét feladatot fogunk nézni): ¾ a MAX függvénnyel kikerestetjük a legmagasabb értéket; ¾ a HOL.VAN függvénnyel meghatározzuk, hogy a kikeresett érték a tartomány hányadik sorában szerepel; ¾ végül az OFSZET (eltolás) függvény segítségével a tartomány bal felső sarkától indulva meghatározzuk az első oszlopnak az imént a HOL.VAN függvénnyel megkapott értékű sorában szereplő adatot. A ikonnal az automatikus argumentum felismerés most is használható (15.1.). Lenyitása után most a „Maximum” elemet kell választani. 14.2.4.2.3 Legkisebb érték (MIN) MIN(szám1; [szám2]…) A MIN segítségével a függvény szám1; [szám2]… nevű argumentumaiban megadott számok közül a legkisebb érték kerestethető ki. Minden másban egyezik a MAX függvénnyel. Megadása egyszerűbb a választani.

ikonnal (15.1.), melynek lenyitása után most a „Minimum” elemet kell

14.2.4.2.4 Számok száma (DARAB) DARAB(érték1; [érték2]…) A DARAB segítségével megszámoltatható, hogy a függvény érték1; [érték2]… nevű argumentumaiban hány szám szerepel. A gyakorlatban számok helyett általában inkább tartományokat adunk meg. Több

47

ECDL Táblázatkezelés modul argumentum megadása a legegyszerűbben természetesen most is többszörös kijelöléssel lehetséges (összesen 30 tartományt lehet megadni). Ha nem szám szerepel a függvény így megadott egyik argumentumának valamelyik cellájában, azt a függvény figyelmen kívül hagyja. Amennyiben az ilyen elemeket is össze szeretnénk számoltatni, alkalmazzuk a DARAB2 függvényt. Az automatikus argumentum felismerés most is használható (15.1.). Miután a tuk a lehetőségeket, most a „Darabszám” pontra kattintsunk.

ikonnal megnyitot-

Elemek száma (DARAB2) Elemek száma DARAB2 (érték1; [érték2]…) Mindenben egyezik a DARAB függvénnyel, csak az argumentumában szereplő számok mellett a szöveget és a logikai értékeket is megszámolja, beleértve az üres szöveget is. Az üres szöveg megadása így lehetséges: "" (azaz két idézőjel, közte semmi, még szóköz sem). Üres elemek száma (DARABÜRES) Üres elemek száma DARABÜRES (érték1; [érték2]…) Azt mondhatnánk, pont az ellenkező logikával dolgozik, mint az előző DARAB2 függvény, mert az üres értékeket számolja meg. Az üres szöveget beleveszi a számításba, de a 0 értéket nem. Nem üres elemek száma (DARABTELI) Nem üres elemek száma DARABTELI (tartomány; [kritérium]) Hasonlóan működik, mint a DARAB függvény. A különbség annyi, hogy míg annál minden számot tartalmazó cella megszámolásra került, most megadható a kritérium paraméterben egy feltétel, hogy mely értékeket számolja csak meg a függvény. A feltétel megadására pontosan olyan szabályok vonatkoznak, mint amit a SZUMHA függvénynél megbeszéltünk (15.2.4.1.2).

13. Feladat (ÁTLAG, MAX, MIN): A pénzváltás táblázatot egészítsük ki az „Összesen” sor alatt három további sorral, ahová számítassuk ki az átlagot, valamint kerestessük ki a mindenkori maximumot és minimumot! Megoldás: Üres sorok beszúrása, feliratok megadása: Mivel már nincs elég sorunk, szúrjunk be 3 sort. Ezt ugyan még nem tanultuk, de a lépéseket követve könnyen meg tudjuk oldani, annál is inkább, mert egy korábbi feladatban is szerepelt már (mivel védett a munkalap, előtte ne felejtsük el feloldani a védelmet): ¾ jelöljük ki a 14. sort; ¾ a „Beszúrás” menüből válasszuk ki a „Sor” opciót, majd ugyanezt ismételjük meg még kétszer. Elsőként most is a feliratokat adjuk meg. Az „Összeg” felirat alá az A14, A15, A16 cellákba gépeljük be rendre az „Átlag”, a „Maximum”, és a „Minimum” feliratokat. Számítások: Jelöljük ki a B2-H12 tartományt, majd indítsuk el az automatikus statisztikai számítások közül az átlagot úgy, hogy a ikonnal lenyitjuk a választékot, és az „Átlag” elemre kattintunk. A program az átlagokat számformátummal együtt beírja minden oszlop alá. Jelöljük ki ismét a B2-B12 tartományt, és hasonlóan az előzőhöz válasszuk a Maximumot. Befejezésül a helyes kijelölés megadása után kerestessük ki a Minimumot. Formátumok: A formátumokkal nem sok munka van, mert csak a rácsvonalakat kell megrajzolni, amit a korábban tanultaknak megfelelően végezzünk el!

14.2.4.3 Mátrix függvények A mátrix kategóriába tartozó függvények szinte kivétel nélkül kereső függvények (az általunk tárgyaltak mind azok). Ezt úgy kell érteni, hogy egy adattartományban adott értéket, vagy annak valamilyen paraméterét lehet a segítségükkel megállapítatni.

48

Excel XP alapokon 14.2.4.3.1 Magyarázó oszlopfelirathoz tartozó érték (FKERES, azaz függőleges keresés) FKERES(keresési_érték; tábla; oszlop_szám[; tartományban_keres]) Az FKERES segítségével a keresési_érték paraméterben megadott adatot tudjuk kikerestetni a tábla paraméterben megadott tartomány első oszlopában, majd annak sorában megállapítatni az oszlop_szám paraméterben megadott oszlopában lévő értéket. A negyedik, tartományban_keres paraméterrel azt adhatjuk meg, hogy pontos egyezést kérünk-e. Ha IGAZ értéknek adjuk meg, vagy elhagyjuk, akkor nem kell pontos egyezés. Ilyenkor az utolsó olyan értéket találja meg, mely még kisebb a keresési_érték paraméterben megadott adatnál (csak rendezett táblában működik helyesen). Az FKERES függvényt három módon használhatjuk: ¾ rendezett tartományban kerestetjük az adott értéknél még kisebb, vagy legfeljebb egyenlő legnagyobb értéket (I. példa); ¾ rendezett tartományban kerestetünk pontos egyezéssel (II. példa); ¾ rendezetlen tartományban kerestetünk pontos egyezéssel (III. példa). Ez így persze aligha emészthető elsőre, de lássunk mindegyik esetre egy-egy példát. I. példa: egy adott értéknél még kisebb utolsó adatot kerestetjük Egy táblázat A1:C15 celláiban tároljuk egy használtautó kereskedés autóinak adatait, ár szerinti növekvő sorrendben, mégpedig az egyes oszlopokban a következőket: ¾ ár A oszlop; ¾ megnevezés B oszlop; ¾ rendszám C oszlop. Ha arra vagyunk kíváncsiak, hogy 3 000 000 Ft-ért mi a típusa a legdrágább autónak, amit még meg tudunk venni, akkor az FKERES függvényt a következő módon kell paraméterezni: ¾ FKERES(3000000;A1:C15;2) Æ Ford Focus ¾ keresési_érték 3 000 000; 56. Ábra: I. példa az FKERES alkalmazására ¾ tábla A1:C15, tehát az a tartomány, amelyben az adatok vannak, és amelynek első oszlopában keres a függvény; ¾ oszlop_szám 2, mivel a megadott tartományon belül a 2. oszlopban szerepel az autó típusa. II. példa: a rendezési kulcs oszlopában kerestetünk egy pontosan egyező adatot Egy másik táblázat A1:C15 celláiban tároljuk egy raktár adatait, cikkszám szerinti növekvő sorrendben, mégpedig az egyes oszlopokban a következőket: ¾ cikkszám A oszlop; ¾ megnevezés B oszlop; ¾ pillanatnyi készlet C oszlop; ¾ mennyiségi egység D oszlop. Amennyiben arra vagyunk kíváncsiak, hogy az adott „52324” cikkszámú termékből mennyi van raktáron, akkor az FKERES függvényt a következő módon kell pa57. Ábra: II. példa az FKERES alkalmazására raméterezni (most megadandó a tartományban_keres paraméter, mert pontos egyezés szükséges): ¾ FKERES(52324;A1:C15;3;HAMIS) Æ 231 ¾ keresési_érték 52324 Idézőjel csak akkor szükséges, ha a cikkszám szövegként van tárolva, azaz a cikkszámokat például aposztróf jellel (’) kezdve adtuk meg; ¾ tábla A1:C15, tehát az a tartomány, amelyben az adatok vannak, és amelynek első oszlopában keresni kell;

49

ECDL Táblázatkezelés modul 3, mivel a megadott tartományon belül a 3. oszlopban szerepel a pillanatnyi készlet; ¾ tartományban_keres HAMIS, mivel most pontos egyezést kérünk. III. példa: nem a rendezési kulcs szerinti oszlopban kerestetünk egy pontosan egyező adatot Ha ugyanazokból az adatokból viszont arra vagyunk kíváncsiak, hogy a „Sertéslapocka” nevű termékből mennyi van raktáron, akkor az FKERES függvényt a következő módon kell paraméterezni: ¾ FKERES("Sertés lapocka";B1:C15;2;HAMIS) Æ 123 ¾ keresési_érték "Sertés lapocka"; ¾ tábla B1:C15, tehát az a tartomány, amelyben az adatok vannak, de most B oszlop az első oszlopa a tartománynak, mert az FKERES mindenképpen a tartomány első oszlopában keres; ¾ oszlop_szám 2, mivel a megadott tartományon belül a 2. oszlopban szerepel a pillanatnyi készlet (hiszen az „A” oszlopot most nem vehettük bele a kijelölésbe, mert a függvény az első oszlopban keres); ¾ tartományban_keres HAMIS, mivel pontos egyezést kérünk. ¾

oszlop_szám

14.2.4.3.2 Magyarázó sorfelirathoz tartozó érték (VKERES, azaz vízszintes keresés) VKERES(keresési_érték; tábla; sor_szám[; tartományban_keres]) Az FKERES segítségével a keresési_érték paraméterben megadott adatot tudjuk kikerestetni a tábla paraméterben megadott tartomány első sorában, majd annak oszlopában megállapítatni a sor_szám paraméterben megadott sorában lévő értéket. A negyedik, tartományban_keres paraméterrel azt adhatjuk meg most is, hogy pontos egyezést kérünk-e. Ha IGAZ értéknek adjuk meg, vagy elhagyjuk, akkor nem kell pontos egyezés. Ilyenkor az utolsó olyan értéket találja meg, mely még kisebb a keresési_érték paraméterben megadott adatnál (csak rendezett táblában működik helyesen). Azt mondhatjuk, hogy az FKERES 90 fokos elforgatásával kapjuk a VKERES függvényt. Mivel ennek megfelelően a két függvény használata szinte megegyezik, csak egy feladatot nézünk majd rá, példákat nem. 14.2.4.3.3 Egy érték koordinátája (HOL.VAN) HOL.VAN(keresési_érték; tábla [egyezés_típusa]) A HOL.VAN segítségével a keresési_érték paraméterben megadott adatot tudjuk kikerestetni a tábla paraméterben megadott egy soros, vagy egy oszlopos tartományban. A harmadik, egyezés_típusa paraméterrel az egyezés jellegét befolyásolhatjuk. A paraméter háromféle megengedett értéke (ha a táblának rendezettnek kell lennie, arra és a rendezés irányára utalok): ¾ 1 az adott értéknél kisebb, vagy egyenlő legnagyobb érték keresése (emelkedő sorrendű rendezettség szükséges, ha nem adjuk meg az egyezés_típusa paramétert, ez az alapértelmezés); ¾ 0 pontosan egyező érték keresése (rendezettség nem szükséges); ¾ -1 az adott értéknél nagyobb, vagy egyenlő legkisebb érték keresése (csökkenő sorrendű rendezettség szükséges). Példa: Egy táblázat A1:C15 celláiban tároljuk egy raktár adatait, cikkszám szerinti növekvő sorrendben, mégpedig az egyes oszlopokban a következőket: ¾ cikkszám A oszlop; ¾ megnevezés B oszlop; ¾ székhelyen eladott C oszlop; A táblázatot úgy helyeztük el, hogy a magyarázó feliratok az 1. sorban, az első tételsorok pedig a 2. sorban szerepelnek. 58. Ábra: Példa a HOL.VAN alkalmazására

50

Excel XP alapokon Szeretnénk megtudni, hogy a „52324” cikkszámú termék hányadik sorban szerepel (ennek látszólag nem sok értelme van, de később látjuk, hogy mégis milyen hasznos lesz). Ehhez a következő paraméterezés szükséges: ¾ HOL.VAN(52324;A2:A15;0) Æ 9 ¾ keresési_érték 52324 (idézőjel csak akkor szükséges, ha a cikkszám szövegként van tárolva); ¾ tábla A2:A15, hiszen a tábla paraméterben megadott tartomány csak egy oszlopos, vagy egy soros lehet (most nem kell kijelölni semmilyen magyarázó feliratot); ¾ egyezés_típusa 0, amit meg kell adni, mert rendezett ugyan a tábla paraméterben megadott tartomány, de pontos egyezés szükséges. 14.2.4.3.4 Egy táblázat adott koordinátájú értéke (OFSZET) OFSZET(hivatkozás; sor; oszlop [;magasság]) [;szélesség]) Az OFSZET segítségével a hivatkozás paraméterben megadott kiindulási pontból lefelé a sor, és jobbra az oszlop paraméterben megadott helyen lévő cella tartalmát kapjuk vissza. Ha a negyedik, magasság, és az ötödik szélesség paramétert is megadjuk, akkor egy tartományt ad vissza. Ennek azonban csak akkor van értelme, ha egy olyan függvénybe ágyazzuk bele, melynek az argumentuma tartomány. Lássunk erre két példát. I. példa: nem szerepel a 4. és 5. paraméter Egy táblázat A1:B27 celláiban tároljuk az angol ABC nagybetűinek ASCII kódjait, az alábbiak szerint: ¾ az angol ABC nagy betűi A oszlop; ¾ a neki megfelelő ASCII kód B oszlop; A táblázatot úgy helyeztük el, hogy az 1. sorban a magyarázó feliratok, a 2. sorban pedig az első betű és ASCII kód pár szerepel. Azt szeretnénk megtudni, hogy a 3. betűnek (ez a C) mi a kódja. Ehhez a következő paraméterezés szükséges: ¾ OFSZET(A1;3;1) Æ 67 ¾ hivatkozás A1 (innét fog jobbra és lefelé lépni a 2. és 3. paraméterben megadott értékeket); ¾ sor 3, mert A1-tól 1-el lefelé az „A”, 2-vel lefelé a „B”, 3-al lefelé pedig a „C” található; ¾ oszlop 1, mer A1-től 1-el jobbra, a B oszlopban szerepelnek az 59. Ábra: ASCII kódoknak megfelelő karakterek. Példa az OFSZET alkalmazására II. példa: szerepel a 4. és 5. paraméter Egy táblázat A1:C15 celláiban tároljuk egy raktár adatait, cikkszám szerinti növekvő sorrendben, mégpedig az egyes oszlopokban a következőket: ¾ cikkszám A oszlop; ¾ megnevezés B oszlop; ¾ székhelyen eladott darabszám C oszlop; ¾ Pécsett eladott mennyiség D oszlop; ¾ Győrben eladott mennyiség E oszlop. A táblázatot úgy helyeztük el, hogy az 1. sorban a magyarázó feliratok, a 2. sorban pedig az első tételsor szerepel. Ez eddig megegyezik a HOL.VAN példa feladatával (15.2.4.3.3). Azt szeretnénk megtudni, hogy a 9. adatsorban szereplő „52324” cikkszámú termékből összesen menynyit adtak el a három városban. Ehhez a következő paraméterezés szükséges: ¾ OFSZET(A1;9;2;1;3) beágyazva egy SZUM-ba, azaz SZUM(OFSZET(A1;9;2;1;3)) Æ 760 ¾ hivatkozás A1 (innét fog jobbra és lefelé lépni a 2. és 3. paraméterben megadott értéket); ¾ sor 12, mert A1-tól 1-el lefelé van az 1-es adatsor, 2-vel lefelé a 2-es adatsor, stb.; ¾ oszlop 2, mer A1-től 2-vel jobbra, a C oszlopban kezdődnek az eladott darabszámok; ¾ magasság 1, mert 1 sor magasságú területet kell figyelembe venni a SZUM függvénynek;

51

ECDL Táblázatkezelés modul 3 mert 3 oszlop (C, D, és E oszlopok) szélességű területet kell figyelembe venni a SZUM függvénynek. Csak beágyazva fog működni! A 9 begépelése helyett megtehetjük, hogy a HOL.VAN függvénnyel (15.2.4.3.3) előbb megállapítatjuk a „52324” cikkszám helyzetét, és mint paramétert adjuk meg (akár beágyazott függvényként). ¾ SZUM(OFSZET(A1; HOL.VAN(52324;A2:A15;0);2;1;3)) Æ 760 Hát ez így már bizony elég rémisztő, de akit megnyugtat, én sem szoktam tudni kapásból megoldani az ilyen összetetten beágyazott függvényeket. Helyette alkalmazzuk a három függvényt amennyire csak lehet külön-külön cellában, és a cellákra hivatkozzunk, ahol kell (a SZUM-ba mindenképpen be kell ágyazni az OFSZET-et). Persze most is legyenek magyarázó feliratok. Egy lehetséges megoldás: ¾ G1 „Mit keres?”; ¾ G2 üres; ¾ G3 „Helyezése”; ¾ G4 HOL.VAN(G2;A2:A15;0); ¾ G5 „Összesen eladva”; ¾ G6 SZUM(OFSZET(A1;9;2;1;3)). A keresett cikkszámot a G2 cellában kell megadni. Ez már tényleg egy elegáns megoldás, legfeljebb még azt kellene megoldani, hogy ha nem létező cikkszámot adunk meg, akkor hibaüzenetet adjon – gondolnánk. De ez sem feladat, mert a HOL.VAN eleve a „#HIÁNYZIK” hibaüzenetet küldi, ha nem találja meg a keresett adatot. 14. Feladat (FKERES, HOL.VAN, OFSZET): A korábban elkészült táblázatból már leolvasható a mindenkori maximum és minimum érték, de az sajnos nem, hogy az adat mely dátumhoz kapcsolódik. Ezért a meglévő táblázat mellé, mondjuk a J osz¾

szélesség

60. Ábra: A megoldandó feladat loptól, kerestessük ki az „Összesen” oszlop szélső értékeit. A feladatra két megoldást is nézünk. I. megoldás Most is a feliratokkal kezdjük: Vegyük le a védelmet. A J1 cellába írjuk be: „A szélső értékekhez tartozó dátumok”. Zárjuk le az adatbevitelt Enter billentyűvel, és a J2 cellába írjuk be „Maximális átváltás napja”, Enter, a J3-ba pedig „Minimális átváltás napja” és Enter. A függvények megadása: Mielőtt a képleteket bevinnénk, néhány gondolat az alkalmazandó FKERES függvénnyel kapcsolatban. Az FKERES a következőket tudja: ¾ ha kijelölünk egy tartományt; ¾ és megadunk egy értéket; ¾ a tartomány bal szélső oszlopában megkeresi a megadott értéket;

52

Excel XP alapokon majd a megtalált érték sorában a tartomány n-edik oszlopában (n értékét mi adjuk meg) található értéket kiolvassa. Ez szempontunkból most azt a problémát veti fel, hogy megkeresi majd ugyan a függvény a maximális értékhez tartozó sort, de mivel a hozzátartozó magyarázó felirat tőle balra van, így nem vehetjük bele a kijelölésbe (mert az első oszlopban keres), ezért nem is tudja visszaadni az értékhez tartozó napot. A megoldás az lehet, hogy a magyarázó feliratokat a táblázat jobboldalára is beszúrjuk (ha ott zavar, akkor majd a végén elrejtjük). Egy elegánsabb módszert a II. megoldásban fogunk látni. A magyarázó feliratnak szúrjunk be egy oszlopot. Ehhez jelöljük ki a J oszlopot, majd válasszuk ki a „Beszúrás” menüből az „Oszlopok” opciót. ¾

Most másoljuk át a magyarázó feliratokat. Jelöljük ki az A3-A12 tartományt, majd kattintsunk a ikonra. Menjünk az I3 cellába, és most a ikonra kattintsunk. Ezzel készen is van a másolás. Menjünk az L2 cellába, és indítsuk el a függvényvarázslót a ikonnal. Válasszuk ki a „Mátrix” kategóriából az „FKERES” függvényt, majd kattintsunk az „OK” gombra. Adjuk meg a függvény argumentumait a következők szerint: ¾ elvileg a „Keresési_érték” mezőben villog a szövegkurzor, mi pedig kattintsunk a H15 cellába; ¾ kattintsunk a következő, „Tábla” nevű mezőbe, majd jelöljük ki H3-I12 tartományt; ¾ kattintsunk az „Oszlop_szám” mezőbe, majd írjuk be: 2 (egy kettes számjegy); ¾ kattintsunk a „Tartományban_keres” mezőbe, és írjuk be: hamis. Befejezésül kattintsunk a „Kész” gombra. ikonnal. Válasszuk ki most is az Menjünk az L3 cellába, és indítsuk el most is a függvényvarázslót a „FKERES” függvényt, majd kattintsunk az „OK” gombra. Adjuk meg az argumentumokat az alábbi lépésekkel: ¾ elvileg a „Keresési_érték” mezőben villog a szövegkurzor, mi pedig kattintsunk a H16 cellába; ¾ kattintsunk a „Tábla” nevű mezőbe, majd jelöljük ki most is H3-I12 tartományt; ¾ kattintsunk az „Oszlop_szám” mezőbe, majd írjuk be: 2 (egy kettes számjegy); ¾ kattintsunk a „Tartományban_keres” mezőbe, és írjuk be: hamis. Befejezésül kattintsunk a „Kész” gombra. Mint látjuk a két argumentum, szinte megegyezik, csak a keresett értékek különböznek. Formátum: Egy bökkenő van csak, a képletek helyén számokat, és nem pedig dátumot látunk. De emlékezzünk csak: a dátumokat az Excel számként kezeli, és csak a formátumuk miatt jeleníti meg őket dátumként! Jelöljük ki az L2-L3 tartományt, majd a cellaformázást elindítva („Formátum”, „Cellák…”) lapozzunk a „Szám” regiszterhez. A „Dátum” kategóriából válasszuk ki a „március 14.” formát. Ezzel gyakorlatilag már készen vagyunk, csak néhány „csinosító” művelet van hátra. Rejtsük el az I oszlopot! Ehhez jelöljük ki, majd a „Formátum” menüből válasszuk az „Oszlop”, végül az „Elrejtés” opciókat. Befejezésül adjuk meg a szegélyeket, ha kell, állítsuk véglegesre az oszlopszélességeket, és rakjuk viszsza a lapvédelmet. II. megoldás Ez a megoldás elegánsabb, de talán nehezebben érthető. Feliratok: Ugyanaz, mint az I. megoldásban. A függvények megadása: Menjünk a K2 cellába (mivel most nem kellet beszúrni egy oszlopot, most vagyunk a képlet helyén), ikonra kattintással. Válasszuk ki a „Mátrix” kategóriából az majd indítsuk el a függvényvarázslót a „OFSZET” függvényt, majd kattintsunk az „OK” gombra. A „Függvényargumentumok” ablakban adjuk meg az argumentumokat (melyek között további függvények is lesznek) az alábbiak szerint: ¾ elvileg a „Hivatkozás” mezőben villog a szövegkurzor, mi pedig kattintsunk a H2 cellába; ¾ kattintsunk a következő, „Sorok” nevű mezőbe, majd a szerkesztőlécen nyissuk le a ikont, és válasszuk a „További függvények…” elemet;

53

ECDL Táblázatkezelés modul válasszuk ki a „Mátrix” kategóriából a „HOL.VAN” függvényt, majd a „Függvényargumentumok” ablakban adjuk meg a beágyazott függvény argumentumait is; ¾ most a „Keresési_érték” mezőben villog a kurzor, mi pedig kattintsunk a H15 cellára; ¾ kattintsunk a második, „Tábla” argumentumba, majd jelöljük ki a H3-H12 tartományt; ¾ az „Egyezés_típusa” argumentumot állítsuk be 0-ra; ¾ kattintsunk a szerkesztőlécen a pillanatnyi képlet végén lévő két befejező zárójel közé, majd gépeljünk egy pontosvesszőt; amivel visszatértünk a külső „OFSZET” függvényhez; ¾ az „Oszlopok” paraméternek adjunk meg -7 értéket (mert 7 oszloppal balra van a keresett felirat). Befejezésül kattintsunk a „Kész” gombra. ikon segítségével válasszuk ki a „Mátrix” kategóriából az „OFSZET” Menjünk a K3 cellába és a függvényt, majd kattintsunk az „OK” gombra. Adjuk meg most is a függvények argumentumait: ¾ a „Hivatkozás” értéke legyen H2; ¾ kattintsunk a következő, „Sorok” nevű mezőbe, majd a szerkesztőlécen nyissuk le a ikont, és válasszuk a „További függvények…” elemet; ¾ válasszuk ki a „Mátrix” kategóriából a „HOL.VAN” függvényt; ¾ a „Keresési_érték” legyen H15; ¾ a „Tábla” legyen H3-H12; ¾ az „Egyezés_típusa” legyen 0; ¾ kattintsunk a szerkesztőlécen a pillanatnyi képlet végén lévő két befejező zárójel közé, majd gépeljünk egy pontosvesszőt, amivel ismét visszatértünk a külső „OFSZET” függvényhez; ¾ az „Oszlopok” legyen most is -7. Befejezésül most is kattintsunk a „Kész” gombra. Formátum: A formátumot adjuk meg úgy, mint az I. megoldásban. 15. Feladat (VKERES): Készítsünk egy olyan táblázatot, mely kiszámolja a havi SZJA előleget. Megoldás: A megoldás során olyan részeredményeket is kiszámolunk és megjelenítünk a táblázatban, melyekre gyakorlatilag nem is vagyunk kíváncsiak. Ennek a könnyebb érthetőség az oka. Ha gondoljuk, a feladat befejezéseként majd elrejthetjük őket. A személyi jövedelemadó számításához egy táblázatban megadjuk majd az éves adókulcsokat, és azo¾

61. Ábra: A következő feladat kat az értékhatárokat, melyekhez az adott kulcs tartozik, illetve az adott sáv alsó határára eső halmozott adót. A feladatban a 2004. évi adatok szerepelnek, de ha aktualizáljuk őket, más években is helyes eredményt fogunk kapni. Magyarázó feliratok: Elsőként gépeljük be az oszlopok magyarázó feliratait (mivel vízszintesen nincs elég hely, egymás alá írtam az egy sorba beviendő adatokat): A1 „Név” B1 „Havi bruttó bér” C1 „Éves bruttó bér”

54

Excel XP alapokon D1 „A sáv alsó határa” E1 „A sáv alsó határára eső adó” F1 „A sáv adója” G1 „Havi SZJA” H1 „Havi nettó bér” J1 „Adótábla” Maga az adótábla (ezek a J2:M4 tartományba kerülnek): J2 „Sáv alsó határa” K2 0 L2 800 000 M2 1 500 000 J3 „Alsó határra eső adó” K3 0 L3 144 000 M3 326 000 J4 „Adott sáv adókulcsa” K4 0,18 L4 0,26 M4 0,38 Az adatok (ezek az A2:B6 tartományba kerülnek): A2 „Kovács József” B2 220 000 A3 „Szalay László” B3 175 000 A4 „Salamon Katalin” B4 53 000 A5 „Szórádi Éva” B5 98 000 A6 „Salakta Pál” B6 112 000 A magyarázó feliratok, és a kiinduló adatok formázása: Kivételesen, elsősorban a jobb áttekinthetőség érdekében már menetközben formázzuk meg az eddig bevitt adatokat. Az A1-H1 tartomány szövegének igazítása Jelöljük ki a kérdéses tartományt, majd lapozzunk a „Formátum” menü „Cellák” opciójának „Igazítás” regiszteréhez, azután forgassuk el a szöveget 90 fokkal, és mind vízszintesen, mind függőlegesen igazítsuk középre. Ezek után még állítsuk félkövérre is a , valamint töltsük ki sárgával a ikon segítségével. Az adótábla formázása Jelöljük ki elsőként a J1-M1 tartományt, majd igazítsuk a ikonnal. A „Cellák formázása” ablakban ikonnal félkövérre is, végül töltsük ki sárgával a ezt is állítsuk függőlegesen is középre, valamint a ikonnal . Most jelöljük ki a K2-M3 tartományt, és formázzuk meg a ikonnal, majd kattintsunk ikonra. E terület formázásának befejezéseként jelöljük ki a K4-M4 tartományt, és kattintkétszer a sunk a ikonra. A B2-H6 tartomány formázása Jelöljük ki, majd kattintsunk a ikonra egyszer, aztán kétszer a ikonra. A képletek: C2 cellában Kattintsunk a C2 cellába, majd gépeljünk egy egyenlőségjelet. Kattintsunk a B2 cellára, majd gépeljük ikonnal. Fogjuk meg az autokitöltőt, és húzbe „*12” (idézőjel nélkül), és zárjuk le az adatbevitelt a zuk le C6-ig, vagy kattintsunk rá duplát. D2 cellában Kattintsunk D2-be. Indítsuk a függvényvarázslót a ikonnal. Keressük meg a VKERES függvényt („Mátrix” kategória), majd nyomjuk meg az „OK” gombot. Kattintsunk a C2 cellára. ikonra, és jelöljük ki J2-M2 tartományt, majd nyomjuk meg Kattintsunk a „Tábla” mezőbe, azután a ikonnal az F4 funkcióbillentyűt. Nyissuk le a „Függvényargumentumok” ablakot a Kattintsunk a „Sor_szám” mezőbe, és gépeljük be „1” (idézőjel nélkül). Végül nyomjuk meg a kész gombot. Az autokitöltőt megfogva húzzuk le D6-ig, vagy kattintsunk rá duplát. E2 cellában Kattintsunk E2-be. ikonnal. Keressük meg a VKERES függvényt („Mátrix” kategória), Indítsuk a függvényvarázslót a majd nyomjuk meg az „OK” gombot. Kattintsunk a C2 cellára.

55

ECDL Táblázatkezelés modul Kattintsunk a „Tábla” mezőbe, azután a ikonra, és jelöljük ki J2-M3 tartományt, majd nyomjuk meg az F4 funkcióbillentyűt. Kattintsunk a „Sor_szám” mezőbe, és gépeljük be „2” (idézőjel nélkül). Végül nyomjuk meg a kész gombot. Az autokitöltőt megfogva húzzuk le E6-ig, vagy kattintsunk rá duplát. F2 cellában Kattintsunk az F2 cellába. Indítsuk el a VKERES függvényt, majd a „Keresési_érték” mezőbe adjuk meg most is a C2-es cellát. A „Tábla” most J2-M4 legyen (persze most is nyomjuk meg az F4 funkcióbillentyűt), a Sor_szám” pedig „3” (idézőjel nélkül). Ha ezekkel végeztünk, akkor viszont ne a „Kész” gombot nyomjuk meg, hanem kattintsunk a szerkesztőlécen lévő képlet mögé. A szövegkurzor most már ott jelent meg. Gépeljünk egy „*” jelet, majd folytassuk a képletet. Gépeljünk egy kezdő zárójelet, majd kattintsunk a C2 cellára, aztán következzék egy „-” jel, majd kattintsunk a D2 cellára, végül gépeljünk egy befejező zárójelet (mindent idézőjel nélkül). Kattintsunk a ikonra, és az autokitöltőt húzzuk le F6-ig, vagy kattintsunk rá duplát. G2 cellában Kattintsunk a G2 cellába, majd gépeljük be „=(”, kattintsunk az E2-re, gépeljünk egy „+” jelet, kattintsunk az F2-re, és gépeljük be a „/12)” (persze mindent idézőjelek nélkül). Zárjuk le az adatbevitelt a ikonnal, majd az autokitöltőt húzzuk le G6-ig, vagy kattintsunk rá duplát. H2 cellában Végül az utolsó képlethez kattintsunk előbb H2-be, majd gépeljünk egy egyenlőségjelet. Kattintsunk B2-re, következik egy „-” jel (idézőjel nélkül), majd kattintás G2-re. Most is a ikonnal zárjuk le a bevitelt, végül húzzuk le az autokitöltőt H6-ig, vagy kattintsunk rá duplát. Utolsó simítások: Adjuk meg a szegélyeket, és állítsuk be véglegesre az oszlopszélességeket. Ha gondoljuk, rejtsük el a részeredményeket tartalmazó oszlopokat (jelöljük ki a D-F oszlopokat, majd „Formátum” menü, „Oszlop”, „Elrejtés” opció).

14.2.4.4 Logikai függvények A logikai függvények tárgyalása előtt egy pár mondatot szólni kell a logikai kifejezésekről is. Minden logikai kifejezés csak két értéket vehet fel: IGAZ, vagy HAMIS. A logikai kifejezések többnyire egy-egy cellába kerülnek begépelésre, és általában maguk is egy-egy cella értékét hasonlítják össze valamilyen konstanssal, de az is lehet, hogy két cellát egymással. Ha egy cellába gépeljük be őket, akkor – mint minden kifejezést – egyenlőségjellel kell kezdeni. A következő példákból minden fontos kiderül: ¾ =C2>500 akkor ad IGAZ értéket, ha C2 cella tartalma nagyobb, mint 500; ¾ =D2”Nagy” ha a G2 cellában lévő szöveg ABC rendben hátrább lenne, mint „Nagy”, akkor IGAZ. A példákból is látható, hogy az alkalmazható összehasonlító operátorok: „=”, „” (nem egyenlő), „”, „=”. A logikai kifejezésekben alkalmazhatók még konstansok (szám és szöveg), valamint címek. Szövegek összehasonlításakor a kis- és nagybetűk nem kerülnek megkülönböztetésre. Egy-egy ilyen logikai kifejezés kiértékelése önmagában általában nem jelent gondot. A feladatok jelentős részében azonban több feltétel kiértékelésének kombinációjától függ, hogy mit hogyan kell számolni. Ilyenkor már merülhetnek fel problémák. Most nem megyünk bele részletesen az úgynevezett igazságtáblákba, mert azokról a két legfontosabb logikai függvény az ÉS() és a VAGY() tárgyalásakor a lényeg úgyis kiderül.

56

Excel XP alapokon 14.2.4.4.1 Több feltétel együttes teljesülése (ÉS) ÉS(Logikai1; Logikai2; …) Az ÉS függvény Logikai1, Logikai2, … nevű valamennyi paramétere egy-egy olyan cellára történő hivatkozás, melyben logikai kifejezés szerepel, vagy maga a paraméter a logikai kifejezés (amennyiben közvetlenül a függvénybe gépeljük be a logikai kifejezést, akkor azt nem kell egyenlőségjellel kezdeni). Az ÉS függvény akkor ad IGAZ értéket, ha minden argumentuma IGAZ. Lássunk két példát rá: cím1 adat1 cím2 adat2 függvény Æ eredménye indoklás 1 indoklás2 ¾ C2 600 D2 300 ÉS(C2>500; D2500 Æ IGAZ D2”Kék”; C2”Kék”Æ HAMIS C2500; D12500 Æ IGAZ D12”Kék”; C2”Kék”Æ HAMIS C2500; D2;E2) Æ Nagy mert C2>500 Æ IGAZ ¾ C2 300 D2 Nagy E2 Kicsi HA(C2>500; D2;E2) Æ Kicsi mert C2>300 Æ HAMIS 16. Feladat (VAGY, HA): Az előző 15. feladaton végezzünk még egy kiegészítést: ha a 20 000 Ft SZJA előleg felett fizetők száma meghaladja a hármat, vagy az adózók által fizetett összes adó összege magasabb 260 000 Ft-nál, akkor jelenjen meg egy „Sok SZJA”, ellenkező esetben padig egy „Kevés SZJA” figyelmeztető felirat az A8 cellában. Megoldás: Két megoldást is bemutatok. Előbb az egyszerűség kedvéért nem fogunk beágyazást alkalmazni, hanem a részeredményeket is kiszámítatjuk, és majd azokra hivatkozunk. Azután beágyazott függvényekkel is elvégezzük ugyanazt.

57

ECDL Táblázatkezelés modul I. Beágyazás nélkül Magyarázó feliratok: Az A10 cellába írjuk be „Összes adó”, A11-be „”20 000 felett adózók száma, A12-be „Van 20 000 felett, vagy több mint 60 000” Képletek: B10 Kattintsunk B10-be, majd a ikonnal indítsuk el az AutoSzummát, azután jelöljük ki a G2:G6 tartományt, végül nyomjunk Entert. B11 Jó helyen, a B11-ben állunk, itt indítsuk el a függvényvarázslót a ikonnal, válasszuk ki a „Statisztikai” kategóriából a „DARAB.TELI” függvényt, és kattintsunk az „OK” gombra. A „Függvényargumentum” ablakban a „Tartomány” mezőbe adjuk meg a G2:G6 tartományt, a „Kritérium” argumentum62. Ábra: A megoldandó, egy kicsit speciális feladat nak pedig adjuk meg a „>20000” feltételt, befejezésül nyomjuk meg a „Kész” gombot. B12 Kattintsunk a B12-be, majd indítsuk a függvényvarázslót a ikonnal, és válasszuk ki a „Logikai” kategóriából a „VAGY” függvényt. A „Logikai1” argumentumnak a „B10>260000”, a Logikai2” argumentumnak pedig a „B11>3” kifejezést adjuk meg, majd kattintsunk a „Kész” gombra. A8 Álljunk az A8 cellába, indítsuk a függvényvarázslót a ikonnal, és a „Logikai” kategóriából most a „HA” függvényt válasszuk. A „Logikai_vizsgálat” argumentumnak B12 cellát adjuk meg. Az „Érték_ha_igaz” argumentumba „Sok SZJA”, az „Érték_ha_hamis” argumentumba „Kevés SZJA” szöveget gépeljünk be, majd kattintsunk a „Kész” gombra. Formázás feliratok: A formázásokat (szegélyek, kitöltések) már nem jelent gondot a korábban tanultaknak megfelelően önállóan elvégezni. II. Beágyazással A8 cella képlete A képlet meglehetősen bonyolult, mert három beágyazott függvényt is tartalmaz a külső függvény. Állikonnal, és a „Logikai” kategóriából válasszuk ki junk az A8 cellába, indítsuk a függvényvarázslót a a „HA” függvényt. Most benne állunk a „Függvényargumentumok” ablakban a „Logikai_vizsgálat” mezőben. ikonnal válasszuk ki a „További függvények…” közül a „Logikai” A szerkesztőlécen lévő kategóriából a „VAGY” függvényt. Most a „Függvényargumentumok” ablakban a „Logikai1” argumentumban állunk. ikont, és a „További függvények…” elem segítségével a A szerkesztőlécen nyissuk le a „Mat. és trigonom.” kategóriából a „SZUM” függvényt válasszuk. Most a „Függvényargumentumok” ablakban a „Szám1” argumentumban állunk. Jelöljük ki a G2:G6 tartományt, majd kattintsunk a pillanatnyi képlet végén lévő három befejező zárójel közül jobbról a második elé, és idézőjel nélkül gépeljük be: „>260000”. Ezzel visszakerültünk a „VAGY” függvény „Függvényargumentumok” ablakába.

58

Excel XP alapokon Kattintsunk bele a „Logikai2” mezőbe, és a ikonnal nyissuk meg függvények listáját, majd válasszuk a „További függvények…” elemet. A kapott ablakban a „Statisztikai” kategóriából indítsuk el a „DARABTELI” függvényt. Most a „Függvényargumentumok” ablak „Tartomány” argumentumában állunk. Jelöljük ki a G2:G6 tartományt, majd kattintsunk bele a „Kritérium” argumentumba. Gépeljük be: „>20000” (most kell az idézőjel is), majd kattintsunk a pillanatnyi képlet végén lévő három befejező zárójel közül jobbról a második elé. Idézőjel nélkül gépeljük be: „>3”. Kattintsunk a képlet végén jobbról az első befejező zárójel elé, majd gépeljünk be egy pontosvesszőt. Ezzel visszakerültünk a „HA” függvény „Függvényargumentumok” ablakába. Az „Érték_ha_igaz” és az „Érték_ha_hamis” mezőkbe gépeljük be: „Sok SZJA”, illetve „Kevés SZJA”. Kattintsunk a „Kész” gombra. Ezzel átvitt és valódi értelemben is minden szempontból „készen vagyunk”. Formázás feliratok: Most is a tanultaknak megfelelően alakítsuk ki A8 cella képét.

14.2.4.5 Adatbázis függvények Aki már érti a statisztikai függvényeket, az gyorsan megtanulja majd az ebbe a kategóriába tartozó függvényeket is. Mindegyiknek az a lényege, hogy nem a kijelölt tartomány összes tételét veszi bele a számításba, hanem csak bizonyos feltételeknek megfelelőket. Ráadásul a feltételek az adott tétel sorának bármely adatára vonatkozhatnak (de minden sorban ugyanarra az oszlopra). A feltételek – az úgynevezett kritériumok – megadása jelenti az egyetlen nehézséget. Ennek mikéntjére rögtön nézünk három példát, és találkozunk még továbbiakkal az irányított szűröknél is (22.4.2), mert ott szintén meg kell majd adni kritériumokat. A kritérium (feltétel) lehet egyetlen logikai kifejezés, de lehet egészen összetett is, „ÉS” és „VAGY” kapcsolatokkal. Egy elemi (tehát csak egy feltételt tartalmazó) kritériumot úgy kell megadni, hogy felírjuk annak az oszlopnak a magyarázó feliratát, amelyre a feltétel vonatkozik, majd az alatta lévő cellába megadjuk a feltételt. Maga a feltétel logikai kifejezés és szám lehet. A következőkben lássunk mindkettőre egy-egy példát: ¾ >350 az adatbázis függvény csak akkor veszi figyelembe a számításhoz a tartomány argumentumában megadott adatokat, ha az adott adat nagyobb, mint 350; ¾ =350 a függvény csak akkor veszi figyelembe a számításhoz a tartomány argumentumában megadott adatokat, ha az adott adat pontosan 350. Még egyszer hangsúlyozom, a fenti feltételeket úgy kell megadni, hogy előbb begépeljük egy cellába annak az oszlopnak (mezőnek) a nevét, amelyre a feltétel vonatkozni fog, majd az alatta lévő cellába magát a feltételt. Ha több feltételt is meg akarunk adni „ÉS” és „VAGY” kapcsolatokkal, akkor azt kell megjegyezni, hogy az egy sorba írt feltételek kapcsolata „ÉS”, a külön sorba írt feltételek kapcsolata pedig „VAGY”. Lássunk az „ÉS” és a „VAGY” kapcsolatokra is példákat. I. példa: egyetlen „ÉS” kapcsolat Tegyük fel, hogy csak azokat a tételsorokat (rekordokat) akarjuk a számításnál figyelembe vetetni, ahol a lakhely „Győr”, és a születési dátum korábbi, mint „1984.01.01” (a két feltételnek egyszerre kell teljesülnie, tehát a kapcsolat „ÉS”, amit egy sorba kell írni). A feladat megoldása a következő: ¾ Két egymás melletti cellába begépeljük annak a két oszlopnak a magyarázó feliratát, amelyben a lakhely és a születési dátum szerepel (tegyük fel, hogy ez „Lakhely” és „Született”); ¾ Az alattuk lévő cellákba vigyük be a két feltételt, de mivel a kapcsolat közöttük „ÉS”, ezért a két feltételnek feltétlenül egy sorban kell lennie: Lakhely Győr

Született 1984.01.01 ¾ Az adatbázis függvény kritérium tartományába majd most is azokat a cellákat kell megadni, amelyekben a feltételek szerepelnek, persze a feliratokkal együtt (ez most már 6 cella, egy 3 soros és 2 oszlopos tartományban). III. példa: két „ÉS” és egy „VAGY” kapcsolat egy időben Azokat a tételeket akarjuk a számításnál figyelembe venni, ahol: ¾ Amennyiben a lakhely „Budapest”, akkor a születési idő későbbi, mint „1984.01.01” (mivel ennek a két feltételnek egyszerre kell teljesülnie, a kapcsolat „ÉS”, ezért egy sorba kell írni); ¾ Amennyiben a lakhely nem „Budapest”, akkor a születési idő korábbi, mint „1980.01.01” (a két feltételnek szintén egyszerre kell teljesülnie, a kapcsolat most is „ÉS”, azaz egy sorba kell írni). ¾ A két összetett feltételből viszont elég, ha az egyik igaz (ez „VAGY” kapcsolat, tehát két külön sorba kell írni az első és a második összetett feltételt). A megoldás most a következő: ¾ Két egymás melletti cellába begépeljük most is annak a két oszlopnak a magyarázó feliratát, amelyben a lakhely és a születési dátum szerepel; ¾ Az alattuk lévő cellákba a négy feltételt kell begépelni, úgy, hogy egy sorba kerüljön az egyik, egy másik sorba a másik kettő „ÉS” kapcsolatú két feltétel (a két sor között pedig „VAGY” lesz a kapcsolat): Lakhely Született =Budapest >1984.01.01 Budapest 1984.01.01