Excel 2013 PL. Ćwiczenia zaawansowane [PDF]

Zitiervorschau

Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji. Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firmowymi bądź towarowymi ich właścicieli. Autor oraz Wydawnictwo HELION dołożyli wszelkich starań, by zawarte w tej książce informacje były kompletne i rzetelne. Nie biorą jednak żadnej odpowiedzialności ani za ich wykorzystanie, ani za związane z tym ewentualne naruszenie praw patentowych lub autorskich. Autor oraz Wydawnictwo HELION nie ponoszą również żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłe z wykorzystania informacji zawartych w książce. Redaktor prowadzący: Ewelina Burska Projekt okładki: Maciej Pasek Materiały graficzne na okładce zostały wykorzystane za zgodą Shutterstock.

Wydawnictwo HELION ul. Kościuszki 1c, 44-100 GLIWICE tel. 32 231 22 19, 32 230 98 63 e-mail: [email protected] WWW: http://helion.pl (księgarnia internetowa, katalog książek) Drogi Czytelniku! Jeżeli chcesz ocenić tę książkę, zajrzyj pod adres http://helion.pl/user/opinie/czex13_ebook Możesz tam wpisać swoje uwagi, spostrzeżenia, recenzję.

ISBN: 978-83-246-8024-5

Copyright © Helion 2014 Printed in Poland.

 Poleć książkę na Facebook.com  Kup w wersji papierowej  Oceń książkę

 Księgarnia internetowa  Lubię to! » Nasza społeczność

Mojej teściowej, Annie Kurowskiej, która zastąpiła mi matkę utraconą w dzieciństwie.

Spis treści Wstęp Rozdział 1. Kłopoty z wprowadzaniem danych Wprowadzenie Liczby i tekst Gdy liczba, którą wpisujemy lub widzimy, różni się od zapamiętanej Liczby, kropki i przecinki Jak Excel pomaga wypełniać komórki Dwie linie tekstu w jednej komórce

Rozdział 2. Manipulowanie zawartością arkusza Wprowadzenie Mniej znane operacje na zakresach danych Błędy zaokrągleń Jak sprawdzić, gdzie są liczby, a gdzie formuły Kopiowanie formuł bez zmiany adresów względnych Najprostsze obliczenia bez formuł

Rozdział 3. Formatowanie Wprowadzenie Przypomnienie Formatowanie ułatwia obliczenia Formatowanie warunkowe i niestandardowe Style Motywy Szablony

Rozdział 4. Zabezpieczenia Wprowadzenie Częste zapisywanie pliku Ochrona pliku Ochrona skoroszytu Ochrona informacji osobistych Ochrona arkusza Sprawdzanie poprawności danych

9 11 11 11 16 18 22 26

27 27 27 32 34 36 38

41 41 41 45 51 56 61 64

69 69 69 71 73 74 77 84

6

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rozdział 5. Tabele Wprowadzenie

Rozdział 6. Formuły Wprowadzenie Adresy względne i bezwzględne Przeliczanie ręczne i automatyczne Wyświetlanie formuł w komórkach Formuły trójwymiarowe i adresowanie pośrednie Szacowanie formuł Zamiana formuł na wartości Błędy obliczeń Inspekcja formuł

Rozdział 7. Nazwy Wprowadzenie Nazywanie stałych Nazwy zakresów z adresowaniem bezwzględnym Nazwy na poziomie arkusza i na poziomie skoroszytu Nazwy zakresów z adresowaniem względnym Nazywanie formuł Nazywanie zakresów definiowanych dynamicznie

Rozdział 8. Wykresy Wprowadzenie Stoliczku, nakryj się, czyli o tym, co otrzymujemy z łaski Excela Wykres liniowy a wykres XY Wykresy sumujące do 100% Wykres radarowy Wykres bąbelkowy Wykres powierzchniowy Linia trendu Przykłady nietypowych wykresów Interpolacja wykresu Wykresy przebiegu w czasie Unikanie zbędnej pracy — część 1. Szablony wykresów Unikanie zbędnej pracy — część 2. Kopiowanie wykresów i ich formatowania

Rozdział 9. Szukaj wyniku, Solver i scenariusze Wprowadzenie Szukaj wyniku Solver Scenariusze

Rozdział 10. Elementy analizy danych Wprowadzenie Sortowanie Filtrowanie Tabele przestawne

87 87

101 101 101 105 106 107 111 113 114 119

125 125 125 127 130 134 135 137

143 143 144 148 150 155 156 157 160 162 165 166 168 170

173 173 173 180 184

187 187 188 191 192

Spis treści

Rozdział 11. Własny warsztat pracy Modyfikacja Paska szybkiego dostępu Dodawanie nowych grup do istniejących paneli Wstążki Tworzenie własnego panelu na Wstążce Włączanie i wyłączanie wyświetlania paneli na Wstążce

7

199 199 202 205 206

8

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Wstęp Czwarte wydanie tej książki jest przeznaczone dla użytkowników Excela 2013.  Książka jest przeznaczona dla użytkowników średnio zaawansowanych. Dobierając zadania i ćwiczenia, założyłem, że potencjalny czytelnik będzie znał Excela na poziomie Ćwiczeń praktycznych1 lub Przewodnika ilustrowanego2 (obie książki zawierają mniej więcej ten sam materiał, inaczej podany).  Ćwiczenia zaawansowane (tak jak Ćwiczenia praktyczne lub Przewodnik ilustrowany) mogą służyć za niezależny podręcznik, gdyż rozumienie bieżącego tekstu wymaga jedynie znajomości tego, co wcześniej w tej książce zostało objaśnione, bez szukania informacji w innych podręcznikach, lecz — oczywiście — wertowanie innych książek poszerza wiedzę o Excelu, do czego zachęcam.  Starałem się opisać sposoby i narzędzia proste, przydatne na co dzień, a często pomijane w mniej zaawansowanych podręcznikach.  Opisane metody nie wymagają instalowania dodatkowego oprogramowania, niewchodzącego w skład pakietu Office.  Książka jest przeznaczona dla użytkowników, a nie programistów, więc zagadnienia programowania w języku VBA nie są poruszane. W Ćwiczeniach zaawansowanych pominąłem wyjaśnianie kwestii podstawowych, takich jak uruchamianie Excela, wpisywanie danych do komórek arkusza, kopiowanie zawartości komórek itp. Zakładam także, że czytelnikowi nie są obce podstawowe wiadomości o formatowaniu oraz użyciu formuł i funkcji. Pomijam opis przechodzenia od komórki do komórki i wpisywania do nich danych, ale pokażę pułapki czyhające na niewprawnych użytkowników nawet przy tak prostych czynnościach. Microsoft starał się uczynić z Excela narzędzie inteligentnie odgadujące nasze zamiary, by maksymalnie ułatwić nam pracę. Gdy to odgadywanie jest pomocne, nie zauważamy go, a gdy obraca się przeciwko nam, stajemy bezradni wobec „cudów

1

Krzysztof Masłowski, Excel 2010 PL. Ćwiczenia praktyczne, Wydawnictwo Helion, Gliwice 2010 lub Excel 2013 PL. Ćwiczenia praktyczne, Wydawnictwo Helion, Gliwice 2013.

2

Krzysztof Masłowski, Excel 2010 PL. Przewodnik ilustrowany, Wydawnictwo Helion, Gliwice 2010.

10

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

na ekranie”, złorzeczymy twórcom excelowej „inteligencji”, zapominając o tym, że faktyczną przyczyną kłopotów jest bardzo często nasza niewiedza. Jednym z celów tej książki jest uchronienie czytelników przed prostymi wpadkami. Drugim zamierzeniem jest pokazanie wielu przydatnych narzędzi, o których istnieniu znaczna część użytkowników nie wie, więc nie ma z nich pożytku. Wszystkie ćwiczenia składają się w zasadzie z czterech części, zatytułowanych: „Ćwiczenie”, „Wskazówka”, „Rozwiązanie” i „Komentarz”. W części „Ćwiczenie” jest opisane zadanie, które należy wykonać. Tytuły pozostałych części świadczą o ich zawartości. Czasami którejś części brakuje, bo zadanie jest tak proste, że żadne wskazówki nie są potrzebne, i tak oczywiste, że jego komentowanie jest zbędne. Ponoć najłatwiej przychodzi nauka połączona z zabawą, więc życzę czytelnikom dobrej zabawy. Krzysztof Masłowski

1 Kłopoty z wprowadzaniem danych Wprowadzenie Wypełnianie komórek, czyli wprowadzanie danych, niekiedy okazuje się bardziej skomplikowane, niż mogliśmy oczekiwać; czasem w komórce pojawia się coś zaskakującego, czego nie spodziewaliśmy się zobaczyć. Najczęstsze powody tego rodzaju kłopotów to:  narzucanie przez Excela interpretacji danych: Excel „zgaduje”, co wpisujemy, i nie zawsze robi to dobrze;  zachowanie starych formatów, które nie zostały usunięte razem z danymi niegdyś wpisanymi do tych komórek;  włączenie opcji Stała liczba miejsc dziesiętnych;  nieprawidłowa interpretacja danych wprowadzanych z zewnątrz, zwłaszcza przy importowaniu plików tekstowych — np. z różnych baz danych lub ze stron WWW. W poniższych ćwiczeniach poznamy przykłady takich kłopotów i dowiemy się, jak sobie z nimi radzić. Zobaczymy również, w jaki sposób — bez ręcznego przepisywania — można uzupełnić braki w bazie danych, np. jak wypełniać kolejne rekordy bazy bez ręcznego wpisywania powtarzających się danych.

Liczby i tekst Czasami to, co powinno być liczbą, Excel traktuje jako tekst, lub przeciwnie — wprowadzany przez nas tekst zamienia na liczbę (pamiętajmy, że data jest w Excelu szczególnym przypadkiem liczby). Zobaczmy, kiedy się to zdarza i jak można sobie radzić z tego rodzaju kłopotami.

12

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Ć W I C Z E N I E

1.1 Wypełnij fragment bazy adresowej zgodnie z rysunkiem 1.1.

Rysunek 1.1. Z pozoru nic trudnego: imię, nazwisko i adres, a jednak Excel i tu potrafi spłatać figla… Kłopot sprawia wpisanie numeru domu 10/12. Jeżeli napiszesz po prostu 10/12 i naciśniesz Enter, otrzymasz datę 12-paź, tak jak na rysunku 1.2. Rysunek 1.2. …i zamienić numer domu na datę

Należy zmusić Excela, by wpisywany ciąg znaków traktował jako tekst. Rozwiązanie 1.  Do komórki D2 wprowadź ciąg znaków rozpoczynający się apostrofem '10/12 (patrz rysunek 1.3). Rysunek 1.3. Nad tekstem Excel „nie wymądrza się” i pozostawia go bez zmian

Rozwiązanie 2. 1. Komórce D2 nadaj format tekstowy:  wydaj polecenie Narzędzia główne/Formatuj/Formatuj komórki lub użyj skrótu klawiaturowego Ctrl+1;  w oknie dialogowym Formatowanie komórek wybierz opcję Liczby/Kategoria: Tekstowe. 2. Do tak sformatowanej komórki wpisz 10/12 (teraz można bez apostrofu, ale dodanie go niczego nie zepsuje).

R o z d z i a ł 1 . • Kł o p o t y z w p r o w a d z a n i e m d a n y c h

13

Komentarze Stosując format tekstowy bądź zaczynając ciąg wprowadzanych znaków od apostrofu1, można się uchronić przed próbami interpretacji danych przez Excela. Przykładów zastosowania tej metody jest wiele.  Jeżeli numer faktury jest bardzo dużą liczbą, Excel zechce go wyświetlić w postaci wykładniczej (kilka cyfr znaczących razy 10 do odpowiedniej potęgi, np. 1,23446E+19). Zdarzało się to, gdy niewprawni użytkownicy Excela wpisywali numery faktur za usługi telekomunikacyjne w sieci Plus GSM.  Niektóre numery telefoniczne mogą być traktowane jako daty.  Czasami chcemy w komórce pokazać treść formuły zamiast wyliczanej przez nią wartości. Jest to przydatne zwłaszcza przy pisaniu instrukcji i podręczników — patrz ćwiczenie 1.3. Ć W I C Z E N I E

1.2 Przekonaj się, że:  nadanie formatu tekstowego, np. za pomocą okna dialogowego Formatuj komórki (jak w rozwiązaniu 2. z poprzedniego ćwiczenia), oznacza przypisanie komórce trwałej cechy; inne dane później wpisywane do tej komórki będą również traktowane jako tekst, dopóki formatu tekstowego nie usuniemy (wyczyścimy);  napisanie apostrofu na początku ciągu wprowadzanych znaków (rozwiązanie 1. z poprzedniego ćwiczenia) nie jest zapamiętywane jako format komórki — zabrania jedynie interpretowania konkretnego, wpisanego po apostrofie ciągu znaków. Każdy format (nie tylko tekstowy) nadany komórce staje się jej trwałą cechą, która nie będzie znikać wraz z usuwaniem danych, a zatem kolejne dane wpisywane do tej komórki będą tak samo formatowane, dopóki format nie zostanie usunięty lub odpowiednio zmieniony.

Rozwiązanie 1. Komórce A1 nadaj format tekstowy (Narzędzia główne/Formatuj/Formatuj komórki lub Ctrl+1 i w oknie Formatowanie komórek opcja Liczby/Kategoria: Tekstowe). 2. Wprowadź do A1 dowolny ciąg znaków, np. 10/12. 3. Do B1 wprowadź ciąg znaków rozpoczynający się od apostrofu, np. '10/12 (patrz rysunek 1.4). Rysunek 1.4. Tylko komórce A1 został trwale nadany format tekstowy 4. Zaznacz zakres A1:B1 i naciśnij klawisz Del. 5. Do A1 i B1 wprowadź tę samą liczbę, np. 123 (patrz rysunek 1.5). 1

Zauważ, że rozpoczynający wpis znak apostrofu nie jest w komórce wyświetlany.

14

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 1.5. Liczba wpisana do komórki sformatowanej tekstowo zostaje zamieniona na tekst

Komentarze  Jak widać, format tekstowy, nadany za pomocą okna Formatowanie komórek, został zapamiętany i wszystko, co zostanie wpisane do komórki A1, będzie traktowane jako tekst.  W lewym górnym rogu A1 widoczny jest trójkątny, zielony znacznik informujący, że Excel ma nam „coś do powiedzenia”. Po przejściu do tej komórki możesz to odczytać, naprowadzając wskaźnik myszy na znak wykrzyknika w sposób pokazany na rysunku 1.6.

Rysunek 1.6. Naprowadzenie wskaźnika myszy na wyświetlony obok tzw. tag inteligentny powoduje pojawienie się objaśnienia  Naciśnięcie strzałki rozwijającej listę udostępni polecenia pozwalające m.in.

zignorować ostrzeżenie lub zamienić tekst na liczbę (to menu zostało pokazane na rysunku 1.8). Ć W I C Z E N I E

1.3 Przekonaj się, że wartość liczbowa tekstu jest w zasadzie równa zeru (w zasadzie, bo również w tym przypadku Excel potrafi płatać figle). Jest to przyczyną wielu pomyłek, więc warto o tym pamiętać. Należy na tekście wykonać operację arytmetyczną, np. sumowanie.

Rozwiązanie 1. Wypełnij zakres A1:D6 zgodnie z rysunkiem 1.7. Kolumna E zawiera dodatkowe wyjaśnienia, których podczas wykonywania ćwiczenia nie trzeba wpisywać do komórek. Zwróć uwagę, że:  do komórek B3 i B6 został wpisany tekst (wpisywanie tekstu zostało omówione w ćwiczeniu 1.1),  kolumna E jest kolumną pomocniczą: pokazano w niej formuły, które należy wpisać do sąsiednich komórek w kolumnie D.

R o z d z i a ł 1 . • Kł o p o t y z w p r o w a d z a n i e m d a n y c h

15

Rysunek 1.7. Dodawanie tych samych wartości nie zawsze daje te same wyniki

Formuła poprzedzona apostrofem jest tekstem, pokazywanym bez interpretacji i bez obliczania wartości. 2. Przyjrzyj się wartościom i formułom w komórkach D3 i D6, a potem przeczytaj komentarz poniżej. Komentarze  Wartość liczbowa tekstu jest równa zeru, co widać w komórce D3, gdzie w wyniku zsumowania wartości z zakresu A3:C3 otrzymujemy 11 (1+0+10 = 11).  Przy wykonywaniu niektórych obliczeń, zwłaszcza prostych, Excel potrafi tekst odpowiadający liczbie (np. „100”, jak w komórce B6) potraktować jak liczbę. Dlatego wynik prostej formuły sumującej w D3 równa się 111.  Mieszanie w obliczeniach liczb z tekstem przynosi często nieoczekiwane rezultaty, takie jak zmianę wartości, a czasem także formatu wyników.  Stąd prosty wniosek, że obliczenia należy wykonywać jedynie na wartościach numerycznych, czyli po prostu na liczbach.  Zauważ, że użycie apostrofu w kolumnie E pozwoliło na pokazanie postaci formuł. Ciąg znaków za apostrofem, np. w komórce E2, jest traktowany jako tekst, a nie jako formuła, więc żadne obliczenia nie są wykonywane, a tekst jest widoczny w komórce.  Jeżeli w arkuszu zawartość komórek B3 i B6 wyrównasz do prawej i w sposób pokazany na rysunku 1.8 usuniesz znacznik „wątpliwości” Excela, żadna cecha zewnętrzna nie będzie różniła prawdziwych liczb od tekstu „liczbopodobnego”. Wynikające stąd błędy są trudne do wykrycia. Rysunek 1.8. Zignorowanie błędu powoduje usunięcie znacznika z lewego górnego rogu komórki, po czym tekst „100” trudno odróżnić od liczby 100

16

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Gdy liczba, którą wpisujemy lub widzimy, różni się od zapamiętanej Zazwyczaj jesteśmy skłonni uznać za prawdę to, co widzimy. Tymczasem nawet w życiu codziennym nie jest to pewne, dzięki czemu rzesze iluzjonistów, z Davidem Copperfieldem na czele, mogą zarabiać na chleb. Zawartość komórek w Excelu, zanim zostanie wyświetlona, przechodzi przez filtr formatowania, a do jakich kłopotów może to prowadzić, zobaczymy w kolejnych ćwiczeniach. Ć W I C Z E N I E

1.4 Załóżmy, że często wpisujemy do komórek sumy pieniędzy z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (złote i grosze). Ustaw sposób wprowadzania liczb tak, aby nie być zmuszonym do wpisywania przecinka dziesiętnego. Rozwiązanie 1. Wybierz polecenie Plik/Opcje. 2. W oknie Opcje programu Excel włącz opcję Zaawansowane/Opcje edycji: Automatycznie wstaw przecinek dziesiętny (ze standardową dokładnością do dwóch miejsc) — patrz rysunek 1.9. Rysunek 1.9. Excelowi można nakazać, aby dwie ostatnie cyfry traktował jako część ułamkową

3. Przejdź do komórki A1, napisz 1234 i naciśnij Enter. Do komórki zostanie wprowadzona liczba 12,34 — patrz rysunek 1.10.

Rysunek 1.10. Dwie ostatnie cyfry zostały oddzielone przecinkiem dziesiętnym 4. Możesz teraz wprowadzać liczby do dowolnych komórek arkusza bez wpisywania

przecinka dziesiętnego. Będzie on zawsze ustawiany przed dwiema cyframi wpisanymi na końcu.

R o z d z i a ł 1 . • Kł o p o t y z w p r o w a d z a n i e m d a n y c h

17

Komentarze  Opcja Stała liczba miejsc dziesiętnych jest przydatna, gdy mamy wprowadzać wiele liczb z taką samą liczbą cyfr po przecinku, np. przy robieniu zestawienia cen towarów w sklepie.  O istnieniu tej opcji trzeba pamiętać, aby nie wzywać na pomoc informatyków, gdy ktoś ją włączy i zapomni wyłączyć. Jeżeli przecinek będzie wstawiany automatycznie, pamiętajmy, by nie narzekać, że Excel się zepsuł.  Jeżeli wpiszesz 1, w komórce zostanie zapamiętana liczba 0,01, a po wpisaniu 12 — liczba 0,12.  Automatyczne wstawianie przecinka dziesiętnego działa tylko przy wprowadzaniu liczb naturalnych. Jeżeli wpiszemy liczbę z częścią ułamkową, pozycja przecinka nie zostanie zmieniona, co zostało pokazane na rysunku 1.11.

Rysunek 1.11. Wpisany przecinek dziesiętny nie jest przesuwany Ć W I C Z E N I E

1.5 W tym ćwiczeniu poznasz błędy wynikające z zaokrągleń oraz przekonasz się, że formatowanie zmienia jedynie sposób wyświetlania liczby, ale nie jej wartość. Rozwiązanie 1. Wypełnij arkusz według rysunku 1.12. Rysunek 1.12. Liczby w formacie ogólnym, bez zaokrągleń 2. Kolumnom B i C nadaj format księgowy (przycisk

na panelu Narzędzia główne). 3. Do C1 wpisz taką wartość, jaką widzisz w B1 (czyli 1,53) a do C2 — wartość widoczną w B2 (czyli 1,23). Są to wartości zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku (z powodu użytego formatowania znak waluty zostanie dopisany automatycznie). 4. W trzecim wierszu podsumuj wartości w poszczególnych kolumnach. Wynik jest pokazany na rysunku 1.13. Rysunek 1.13. W kolumnie B liczby są pamiętane z pełną dokładnością, choć wyświetlane jedynie z dwoma miejscami po przecinku

18

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Komentarze  Formatowanie w rzeczywistości nie zaokrągla liczb (jedynie wyświetla je z żądaną dokładnością), co łatwo sprawdzić, porównując postać liczby w komórce bieżącej z rzeczywistą wartością widoczną na pasku edycji (patrz rysunek 1.14). Rysunek 1.14. Formatowanie nie zmienia wartości liczby, a tylko sposób jej wyświetlania w komórce  Przy sumowaniu wielu liczb błędy zaokrągleń mogą być znaczne, choć często się

znoszą, gdyż jedne liczby są zaokrąglane w górę, a inne w dół.

Liczby, kropki i przecinki Oddzielenie części ułamkowej liczby kropką zamiast przecinkiem może mieć istotne konsekwencje. Błędy zdarzają się zazwyczaj wtedy, gdy dane importujemy do Excela, np. ze stron internetowych. Ć W I C Z E N I E

1.6 Skopiuj ze strony WWW Banku Pekao SA (www.pekao.com.pl) tabelę kursów walutowych. Sprawdź, czy danych ze skopiowanej tabeli możesz bezpiecznie używać do obliczeń.  Wystarczy zwykłe kopiowanie przez Schowek.  Zauważ, że części dziesiętne są oddzielone kropkami, a nie przecinkami, jak wymaga polska

norma obowiązująca w polskiej wersji Excela.  Osoby niemające połączenia z internetem mogą utworzyć ćwiczeniową tabelę,

wpisując podobne przeliczniki z użyciem kropki zamiast przecinka dziesiętnego.

Rozwiązanie 1. Otwórz stronę http://www.pekao.com.pl/exchange. 2. Przeciągnięciem myszy zaznacz tabelę kursów — lub przynajmniej jej część, tak jak na rysunku 1.15 — i naciśnij Ctrl+C. 3. Przejdź do komórki A1 arkusza Excela, rozwiń listę poleceń przycisku Narzędzia główne/Wklej i wybierz z niej polecenie Wklej specjalnie. 4. W oknie dialogowym Wklejanie specjalne wybierz opcję Tekst Unicode i kliknij przycisk OK.

R o z d z i a ł 1 . • Kł o p o t y z w p r o w a d z a n i e m d a n y c h

19

Rysunek 1.15. Kopiowana z internetu tabela kursów walutowych w trzech ostatnich kolumnach zawiera liczby z kropką dziesiętną zamiast przecinka 5. Jeżeli trzeba, dostosuj szerokość kolumn, aby poprawić czytelność tabeli

(patrz rysunek 1.15). 6. Rozwiń listę poleceń przycisku Narzędzia główne/Znajdź i zaznacz i wybierz z niej polecenie Przejdź do specjalnie.... 7. W oknie dialogowym Przechodzenie do — specjalnie włącz opcję Stałe/Liczby (inne opcje mają być wyłączone) i naciśnij OK. Efekt został pokazany na rysunku 1.16. Rysunek 1.16. Excel znalazł liczby tylko w kolumnie C; wartości w kolumnach D, E i F są dla niego tekstem

Komentarze  Jak widać, Excel znalazł liczby jedynie w kolumnie C. Dane w kolumnach D, E i F uznał za tekst. Oczywiście, przyczyną było użycie kropki dziesiętnej zamiast przecinka.  Wklejając dane ze Schowka jako Tekst Unicode (patrz polecenie 4.), utraciliśmy formatowanie źródłowe i Excel — po rozpoznaniu tekstu w kolumnach D, E i F — wyrównał je do lewej, a liczby w kolumnie C zostały wyrównane do prawej. Rzut oka pozwala na odróżnienie liczb od tekstu, więc po co użyliśmy polecenia Przejdź do — specjalnie...?  Gdyby arkusz docelowy został wcześnie sformatowany, Excel nie zmieniłby narzuconego formatowania, np. po wcześniejszym wyrównaniu kolumny C do lewej strony liczby do niej wklejone byłyby tak wyrównane jak teksty w kolumnach D, E i F.

20

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

 Kopiowanie i importowanie danych z różnych źródeł może przenosić formatowanie



 

 

źródłowe, zatem samo wyrównanie do lewej lub prawej nie wystarcza do odróżnienia liczb od tekstu. Danych z tabeli skopiowanej ze strony WWW nie należy bez poprawienia używać do obliczeń. Niebezpieczeństwa z tego wynikające zostały pokazane w ćwiczeniu 1.3. Sposób poprawienia danych poznamy w ćwiczeniu 1.8. W wyniku importowania danych ze stron WWW lub z plików tekstowych często spotykamy się z liczbami zapisanymi z kropką dziesiętną zamiast przecinka. Dla polskiej wersji Excela takie liczby są tekstem. Liczby z kropkami mogą być prawidłowo rozpoznawane, jeżeli ustalimy inny separator dziesiętny. Możemy także zmienić separator tysięcy (w systemie polskim standardowo jest nim spacja). Oba separatory możemy zmienić albo w systemie Windows (wówczas zmiana będzie obowiązywała również w innych programach), albo tylko w Excelu. Aby zmienić separatory w systemie Windows 7 (w innych systemach Windows procedura jest podobna), należy:  wydać polecenie Start/Panel sterowania/Zegar, język i region/Region i język –Zmień format daty, godziny lub liczb;  w oknie Region i język na karcie Formaty kliknąć Ustawienia dodatkowe;  w oknie dialogowym Dostosowywanie formatu na karcie Liczby (patrz rysunek 1.17) zmienić Symbol dziesiętny.

Rysunek 1.17. Zmiana ustawień regionalnych w systemie Windows 7  Aby używać w Excelu separatorów niezależnych od systemu, należy wskazać

polecenie Plik/Opcje i w oknie Opcje programu Excel wybrać sekcję Zaawansowane/Opcje edycji.  Później trzeba wyłączyć opcję Użyj separatorów systemowych, wpisać własne znaki oddzielające w polach Separator dziesiętny i Separator tysięcy (patrz rysunek 1.18) i kliknąć OK.  Zmiana separatora dziesiętnego nie działa wstecz, co oznacza, że:  jeżeli najpierw wkleimy tabelę kursów walutowych pokazaną na rysunku 1.15, a potem zmienimy separator ułamków z przecinka na kropkę, przeliczniki w kolumnach D, E i F będą nadal traktowane jako tekst;

R o z d z i a ł 1 . • Kł o p o t y z w p r o w a d z a n i e m d a n y c h

21

. Rysunek 1.18. W Excelu można używać innych niż systemowe separatorów dziesiętnego i tysięcy

rozpoznawanie liczb i tekstu jest dokonywane w momencie wklejania (wprowadzania) danych i powoduje odpowiednie sformatowanie komórek, późniejsza zmiana separatora nie zmienia już ustanowionego formatowania; jeżeli najpierw zmienimy separator dziesiętny z przecinka na kropkę, a potem wkleimy tabelę pokazaną na rysunku 1.15, to przeliczniki w kolumnach D, E i F zostaną rozpoznane jako liczby i liczbami pozostaną — niezależnie od później dokonywanych zmian separatorów (jeżeli separatory ułamków lub tysięcy zostaną potem zmienione w systemie lub Excelu, zostaną odpowiednio zmienione we wszystkich liczbach zapisanych w arkuszu).





W tym ćwiczeniu i w następnych zakładamy, że domyślny separator dziesiętny nie został zmieniony (tzn. pozostał nim przecinek). Ć W I C Z E N I E

1.7 W tabeli kursów walutowych importowanej ze strony WWW Banku Pekao SA (patrz ćwiczenie 1.6) znajdź komórki, w których został zapisany tekst. Zauważ, że wśród nich znajduje się zakres D3:F9, zawierający przeliczniki walutowe. Jeżeli tabela jest już gotowa, wystarczy wykonać polecenia 5. i 6. z poprzedniego ćwiczenia, odpowiednio wybierając opcje w oknie dialogowym Przechodzenie do — Specjalnie. Ć W I C Z E N I E

1.8 W tabeli kursów walutowych importowanej ze strony WWW Banku Pekao SA (patrz ćwiczenie 1.6) popraw przeliczniki walutowe tak, aby stały się liczbami, po czym sprawdź, czy Excel prawidłowo rozpoznaje poprawione dane.

22

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane Wystarczy w wybranym zakresie zamienić kropki na przecinki.

Rozwiązanie 1. W tabeli kursów walutowych (patrz ćwiczenie 1.6) zaznacz zakres D3:F9. 2. Naciśnij Ctrl+H lub wybierz polecenie Narzędzia główne/Znajdź i zaznacz/Zamień. 3. Pola na karcie Zamień okna dialogowego Znajdowanie i zamienianie wypełnij, tak jak na rysunku 1.19, naciśnij przycisk Zamień wszystko i zamknij okno dialogowe. Rysunek 1.19. Zamiana kropek na przecinki

4. Kliknij dowolną komórkę poza blokiem, by zlikwidować zaznaczenie, po czym

powtórz polecenia 4. i 5. z ćwiczenia 1.6. Tym razem zostanie zaznaczony zakres C3:F9, co oznacza, że przeliczniki walutowe w zakresie D3:E16 zostały rozpoznane jako liczby.

Jak Excel pomaga wypełniać komórki Wiadomo, że wszystkie dane można pracowicie wpisać do arkusza: znaczek po znaczku, komórka po komórce, wiadomo również, że lenistwo jest motorem postępu. Tę powszechną ludzką przypadłość (a może zaletę?) znali również twórcy Excela, dlatego umieścili w nim wiele narzędzi chroniących przed wielokrotnym ręcznym wpisywaniem tego samego. Zobaczmy, jak niektóre z tych narzędzi działają w praktyce. Ć W I C Z E N I E

1.9 Zestaw danych pokazany na rysunku 1.20 przekształć w bazę danych2 pokazaną na rysunku 1.21. Oczywiście, zadanie masz wykonać bez ręcznego wypełniania wszystkich komórek, co w tym przypadku nie byłoby trudne, ale gdyby baza liczyła np. 35 tys. rekordów, stałoby się zbyt pracochłonne.

2

Bazy danych tworzone w arkuszach Excela Microsoft zaczął nazywać listami, dorabiając do tego uzasadnienie teoretyczne.

R o z d z i a ł 1 . • Kł o p o t y z w p r o w a d z a n i e m d a n y c h

23

Rysunek 1.20. Wpisując dane dotyczące tej samej osoby, często pomijamy wielokrotne wpisywanie imienia i nazwiska Rysunek 1.21. Aby można było sortować bazę danych, należy uzupełnić braki

Działanie należy podzielić na kilka etapów:  zaznaczenie zakresu, który ma być wypełniony;  wpisanie — w jednym posunięciu — do pustych komórek zaznaczonego bloku formuł

powielających wartości zapisane w komórkach znajdujących się powyżej;  zamianę formuł wpisanych do komórek na ich wartości.

Rozwiązanie 1. Przejdź do dowolnej komórki tabeli, którą poprawiasz. Nie jest to konieczne, jeżeli w arkuszu nie ma innych tabel. 2. Wydaj polecenie Narzędzia główne/Znajdź i zaznacz/Przejdź do — specjalnie/ Wybierz-Puste. 3. Zostaną wybrane i zaznaczone puste komórki, a aktywną komórką stanie się A2, położona w lewym górnym rogu zaznaczenia. Wpisz do niej formułę =A1 (patrz rysunek 1.22). Rysunek 1.22. Wpisywanie formuły pobierającej wartość z komórki położonej powyżej 4. Aby wprowadzić wpisaną formułę do wszystkich komórek zaznaczonego zakresu, 5. 6. 7. 8.

naciśnij Ctrl+Enter. Zaznacz zakres obejmujący cały zmieniony obszar, np. kolumny A i B. Skopiuj zawartość zaznaczonego zakresu do Schowka. Wydaj polecenie Narzędzia główne/Wklej/Wklej wartości (W): 123. Wstaw nowy pusty pierwszy wiersz i wpisz nagłówki zgodnie z rysunkiem 1.21.

24

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Komentarze  Ręczne uzupełnianie baz danych jest niewskazane nie tylko dlatego, że jest pracochłonne. Często prowadzi do pomyłek, gdyż wypełnienie kilku tysięcy komórek bez popełnienia błędu jest prawie niemożliwe.  Zestawienia podobne do pokazanego na rysunku 1.20 trzeba przekształcać do pełnych baz danych, gdy dane chcemy sortować lub używać ich do wysyłania korespondencji seryjnej.  Warto pamiętać o skrócie klawiaturowym Ctrl+Enter, który wprowadza wartość do wszystkich komórek zaznaczonego zakresu (a nie tylko do komórki aktywnej).  Zauważ, że dzięki zastosowaniu adresów względnych formuła =A1, wpisywana do komórki A2, oznacza naprawdę tyle, co „pobierz wartość z komórki położonej bezpośrednio nad daną komórką”. Dlatego baza danych została wypełniona zgodnie z naszymi oczekiwaniami.  Punkt 5. był potrzebny, gdyż polecenie Narzędzia główne/Wklej/Wklej wartości (W): 123 nie działa na zakresach niespójnych.  Dodawanie wiersza nagłówkowego w bazach danych jest potrzebne do rozpoznawania pól. Bez tego nie można np. bazy adresowej zapisanej w arkuszu Excela używać jako źródła danych korespondencji seryjnej w Wordzie. Ć W I C Z E N I E

1.10 Wypełnij pokazaną na rysunku 1.23 listę wydatków, wykonując możliwie najmniej działań. Zakładamy, że opłaty za telefon i elektryczność wniosłeś dzisiaj, co oznacza, że w komórkach C5 i C6 masz wpisać datę bieżącą. Rysunek 1.23. Jak to wszystko wpisać, aby się jak najmniej napracować?

 Kolumnie B nadaj zawczasu format waluty.  Dzięki podpowiedziom Excela unikniesz ponownego wpisywania tekstu wprowadzonego

już do jednej z komórek danej kolumny.  Naciskanie Ctrl+D pozwala na powielenie wartości z komórki położonej nad komórką

aktywną, a Ctrl+; wprowadza do komórki bieżącą datę.

Rozwiązanie Kolejność czynności nie musi być taka jak w punktach poniżej. Możliwe jest wypełnianie rekordu za rekordem, czyli wiersza za wierszem. Poniższe grupowanie czynności wynika z chęci skrócenia opisu.

R o z d z i a ł 1 . • Kł o p o t y z w p r o w a d z a n i e m d a n y c h

25

1. Pierwszy wiersz i kolumnę A wypełnij ręcznie, zgodnie z rysunkiem 1.23. 2. Zaznacz kolumnę B i nadaj jej format księgowy (np. przyciskiem 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

z panelu Narzędzia główne). W kolumnie B wpisz wpłacane sumy. Wpisz datę do komórki C2. Przejdź do C3. Data w C3 jest taka sama jak w C2, więc wystarczy nacisnąć Ctrl+D. W analogiczny sposób wypełnij C4 i przejdź do C5. Do C5 masz wpisać datę bieżącą, więc naciśnij Ctrl+; i przejdź do C6. W C6 data jest datą bieżącą, taką samą jak w C5, zatem możesz nacisnąć Ctrl+; lub Ctrl+D. Komórki z zakresu D2:D4 wypełnij, zgodnie z rysunkiem 1.23, i przejdź do D5. Naciśnij klawisz litery „p”. Excel „podpowie” resztę tekstu, który masz wpisać do komórki (patrz rysunek 1.24); wystarczy nacisnąć Enter.

Rysunek 1.24. Excel proponuje wpisanie tekstu już istniejącego w kolumnie

12. Wypełnienie D6 jest trudniejsze, gdyż dopiero po napisaniu gotówka w k Excel

rozpozna i podpowie resztę, więc zysk nie byłby duży. Dlatego lepiej nacisnąć Alt+, co spowoduje rozwinięcie listy tekstów wpisanych do komórek tej kolumny (patrz rysunek 1.25). Rysunek 1.25. Kombinacja klawiszy Alt+ powoduje wyświetlenie listy tekstów już istniejących w kolumnie 13. Wybierz odpowiedni element z listy — kliknięciem myszy lub za pomocą klawiszy

ze strzałkami kierunkowymi i klawisza Enter. Komentarze  Stosowanie pokazanych wyżej sposobów wprowadzania danych znacznie przyspiesza wypełnianie arkusza.  W przypadku tworzenia baz danych sprawa jest istotniejsza, gdyż zautomatyzowane wypełnianie komórek zapewnia powtarzalność zapisu w kolejnych rekordach, a uniknięcie literówek umożliwia wykonywanie wielu zadań, od filtrowania i sortowania poczynając.

26

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

 Korzyść wynikająca z automatycznego wprowadzania bieżącej daty jest oczywista.

Warto dodać, że data pojawi się w komórce w formacie, który tej komórce został wcześniej narzucony. Jeżeli nie narzuciliśmy żadnego formatu, data zostanie wprowadzona do komórki w formacie domyślnym.  Dla uzupełnienia warto dodać, że bieżący czas wprowadzamy przez naciśnięcie Ctrl+: (czyli Ctrl+Shift+;).

Dwie linie tekstu w jednej komórce Na koniec rozdziału drobnostka ułatwiająca życie. Ć W I C Z E N I E

1.11 Tekst w komórce zapisz w dwóch liniach, tak jak na rysunku 1.26.

Rysunek 1.26. Tekst w komórce można dzielić na linie (wiersze) Do podzielenia tekstu na linie użyj kombinacji klawiszy Alt+Enter.

 Jest to umiejętność bardzo przydatna przy tworzeniu tabel, których nagłówki

— nawet długie — powinny pozostać widoczne.  Zwykle mówimy o wierszach tekstu. Tu używam terminu „linia” tekstu dla odróżnienia od wierszy arkusza. Zauważ, że kilka linii tekstu zostaje zapisanych w jednej komórce, a więc również w jednym wierszu arkusza.

2 Manipulowanie zawartością arkusza Wprowadzenie W poprzednim rozdziale zajmowaliśmy się wprowadzaniem danych do komórek. Teraz pójdziemy o krok dalej i zobaczymy, co można robić z danymi, które zostały już wprowadzone do arkusza. Można je — oczywiście — kopiować i przesuwać za pomocą Schowka, lecz to zostało opisane we wszystkich podstawowych zbiorach ćwiczeń i podręcznikach Excela, a — zgodnie z zapowiedzią ze wstępu — mamy zajmować się działaniami prostymi, użytecznymi i rzadziej omawianymi.

Mniej znane operacje na zakresach danych Dwa kolejne ćwiczenia pokazują, że w Excelu wiele operacji można wykonać różnymi sposobami, często wymagającymi różnego nakładu pracy. Nawet prosta zmiana kolejności kolumn, omówiona w ćwiczeniu 2.1, jest ilustracją oczywistego faktu, że albo trzeba więcej wiedzieć, albo się więcej napracować. Ćwiczenie 2.2 jest tego potwierdzeniem oraz przykładem rzadko stosowanego w Excelu przeliczania wartości zakresu bez użycia formuł.

28

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Ć W I C Z E N I E

2.1 W bazie danych przedstawionej na rysunku 2.1 zamień miejscami zawartość kolumn C i D, aby — zgodnie z zasadami języka polskiego — imię poprzedzało nazwisko. Rysunek 2.1. Fragment typowej bazy danych

 W tym ćwiczeniu będziemy przesuwać i zamieniać miejscami kolumny, lecz w analogiczny

sposób można to robić z wierszami i z innymi zaznaczonymi zakresami.  Przesuwanie danych wydaje się proste: wystarczy je wyciąć lub skopiować do Schowka

i wkleić w miejscu przeznaczenia1. Niestety, zwykłe wklejanie nadpisuje2 zawartość komórek docelowych, więc tak prosto możemy działać jedynie wtedy, gdy miejsce docelowe jest puste.  Również przeciąganie zaznaczonego zakresu (ściślej: jego krawędzi) z wciśniętym klawiszem

Ctrl nadpisuje poprzednią zawartość komórek docelowych, co nie dziwi, gdyż jest to zwykłe kopiowanie na skróty.  Należy zawczasu przygotować miejsce dla wklejanych danych (rozwiązanie 1.) lub stosować

wstawianie danych połączone z rozsunięciem komórek w miejscu przeznaczenia (rozwiązania 2. i 3.).

Rozwiązanie 1. 1. Klikając nagłówek, zaznacz kolumnę C. 2. Użyj polecenia Narzędzia główne/Wstaw (lub Narzędzia główne/Wstaw/Wstaw kolumny arkusza)3. 3. Zaznacz zawierającą imiona kolumnę E i skopiuj ją do Schowka (np. Ctrl+C). 4. Przejdź do komórki C1 i wklej zawartość Schowka (np. Ctrl+V). 5. Zaznacz niepotrzebną już kolumnę E i wydaj polecenie Narzędzia główne/Usuń.

1

Wycięte dane źródłowe same znikną z komórek źródłowych, zaś skopiowane będziemy musieli usunąć.

2

Co oznacza, że stara zawartość komórek zostanie usunięta i zastąpiona przez nową wklejoną ze Schowka.

3

Gdy zaznaczymy całą kolumnę (całe kolumny), możliwe jest wstawienie tylko kolumny (kolumn), więc po wydaniu polecenia Narzędzia główne/Wstaw Excel domyślnie wstawi kolumnę (kolumny). Gdybyśmy zaznaczyli ograniczony zakres (np. sześciokomórkowy, o wymiarach 2 kolumny * 3 wiersze), domyślnie byłby wstawiany zakres o takich rozmiarach, lecz wybierając z menu przycisk Wstaw, moglibyśmy nakazać wstawianie wierszy lub kolumn.

R o z d z i a ł 2 . • M a n i p u l o w a n i e z a w a r t oś c i ą a r k u s z a

29

Komentarze  W punkcie 3. zamiast kopiowania do Schowka można użyć wycinania do Schowka (np. Ctrl+X).  Rozwiązanie 1. wymaga kasowania na końcu pozostałej, niepotrzebnej już kolumny E, z której dane zostały przesunięte do kolumny C. Rozwiązanie 2. 1. Zaznacz kolumnę C i wytnij jej zawartość do Schowka. 2. Zaznacz kolumnę E i wydaj polecenie Narzędzia główne/Wstaw (lub Narzędzia główne/Wstaw/Wstaw wycięte komórki) albo kliknij nagłówek kolumny E prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Wstaw wycięte komórki. Komentarze  W punkcie 1. nie możesz zastąpić wycinania do Schowka kopiowaniem do Schowka. Jeżeli to zrobisz, będziesz musiał na końcu usunąć zbędną kolumnę.  W punkcie 2. należy zaznaczyć kolumnę E, gdyż wycięta kolumna po wstawieniu pojawia się zawsze na lewo od kolumny zaznaczonej. Rozwiązanie 3. 1. Zaznacz kolumnę C (patrz rysunek 2.2). Rysunek 2.2. Przeciąganie kolumny z wciśniętym klawiszem Shift

2. Trzymając wciśnięty klawisz Shift, schwyć myszą i przeciągnij na prawo krawędź

zaznaczonej kolumny (patrz rysunek 2.3). Rysunek 2.3. Excel podpowiada przyszły adres przeciąganego zakresu; w tym przypadku jest to kolumna E 3. Gdy Excel wskaże, że przesuwana kolumna znajduje się we właściwym miejscu

(w tym przypadku przed kolumną E), puść najpierw lewy przycisk myszy, a potem klawisz Shift. Komentarze  Uważaj, aby nie zwolnić klawisza Shift przed zwolnieniem przycisku myszy, gdyż spowoduje to przesunięcie kolumny C do kolumny D i nadpisanie zawartości tej ostatniej. Trzymanie wciśniętego klawisza Shift zapewnia przesuwanie

30

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

połączone z przenoszeniem danych znajdujących się w miejscu docelowym (bez ich nadpisywania).  Stosowanie metody opisanej w rozwiązaniu 3. jest wygodne, jeżeli zaznaczony obszar przesuwamy niedaleko. W przypadku szerokiej tabeli ciągnięcie myszą krawędzi zaznaczonego obszaru przez wiele kolumn bywa bardzo kłopotliwe. Wówczas lepiej stosować metodę opisaną w rozwiązaniu 2.  Ctl+Shift+przeciąganie myszą krawędzi zaznaczonego zakresu powoduje kopiowanie tego zakresu połączone z przesuwaniem danych znajdujących się w miejscu docelowym (bez ich nadpisywania). Ć W I C Z E N I E

2.2 Na pokazanej na rysunku 2.4 liście towarów wszystkie ceny netto, brutto oraz podatek VAT trzeba zwiększyć o 7%. VAT jest wyliczany według wzoru widocznego na pasku edycji. Ceny brutto są wynikiem sumowania cen netto i podatku VAT. Rysunek 2.4. Te ceny mają wzrosnąć o 7%

Wystarczy wpisać nowe ceny netto. Nowy podatek VAT i nowe ceny brutto zostaną automatycznie wyliczone, co wynika z postaci użytych formuł i podstawowych praw arytmetyki.

Rozwiązanie 1. 1. Wylicz nowe ceny w kolumnie E, stosując formuły mnożące wartości z kolumny B przez 1,07, co oznacza wpisanie do E2 formuły =B2*1,07 i skopiowanie jej do pozostałych komórek w kolumnie E. 2. Z B1 do E1 skopiuj także zawartość nagłówka. Nie jest to konieczne, ale ułatwi późniejsze działania, gdyż będziesz mógł wykonywać działania na całych kolumnach, a zaznaczenie całej kolumny jest wygodniejsze niż zaznaczanie jej części. 3. Skopiuj zawartość kolumny E do Schowka. 4. Zaznacz kolumnę B. 5. Rozwiń menu przycisku Narzędzia główne/Wklej i naprowadź wskaźnik myszy na przycisk Wklej wartości — 123 (patrz rysunek 2.5). Excel podpowie wartości, które zostaną wklejone po kliknięciu tego przycisku. 6. Kliknij przycisk 123. Wartości zostaną wklejone. 7. Wyczyść niepotrzebną już kolumnę E.

R o z d z i a ł 2 . • M a n i p u l o w a n i e z a w a r t oś c i ą a r k u s z a

31

Rysunek 2.5. Excel pokazuje wynik działania, które zamierzamy wykonać

Komentarz Zauważ, że po wykonaniu polecenia 6. wartości w kolumnie E również wzrosły. W kolumnie B mamy teraz wartości o 7% większe od poprzednich, a w kolumnie E, na skutek działania formuł, wartości większe o 7% od nowych wartości z kolumny B. Nie ma to znaczenia, gdyż kolumna E jest przeznaczona do skasowania. Rozwiązanie 2. 1. Do dowolnej pustej komórki, np. do F1, wpisz przelicznik 1,07 i skopiuj go do Schowka. 2. Zaznacz zakres obejmujący wartości, które mają być zwiększone o 7%. W tym ćwiczeniu jest to zakres B2:B5. 3. W zaznaczonym zakresie kliknij prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Wklej specjalnie. 4. W oknie dialogowym Wklejanie specjalnie wybierz opcje, tak jak na rysunku 2.6, i kliknij OK. 5. Liczby w zaznaczonym zakresie w kolumnie B zostaną przemnożone przez 1,07. 6. Wyczyść niepotrzebną już komórkę roboczą F1. Komentarze  Po raz pierwszy użyliśmy menu podręcznego. Warto o nim pamiętać, gdyż ułatwia wykonywanie wielu operacji. Jego polecenia zmieniają się zależnie od kontekstu.  W oknie dialogowym Wklejanie specjalnie wybraliśmy opcję Wklej-Wartości zamiast domyślnej Wklej-Wszystko, dzięki czemu uniknęliśmy wklejenia formatu zapisanego w komórce F1. Wybierając Wklej-Wszystko, utracilibyśmy format walutowy i musielibyśmy ponownie formatować zakres.  Na rysunku 2.6 przyjrzyj się dokładnie wartościom w drugim wierszu wklejonego, wynikowego fragmentu arkusza. Cena brutto jest wyliczana jako suma ceny netto i VAT-u, ale przecież 0,86+0,19 = 1,05, a nie 1,04. Wyjaśnienie znajdziesz w następnym ćwiczeniu.

32

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 2.6. Wklejanie specjalne pozwala m.in. na wykonywanie prostych operacji arytmetycznych

Błędy zaokrągleń Błędy zaokrągleń nie dziwią doświadczonych użytkowników Excela, ale zaskakują i deprymują początkujących. Poniższe ćwiczenia obrazują niebezpieczeństwa czyhające na wykonujących nawet najprostsze obliczenia. Ć W I C Z E N I E

2.3 Wyjaśnij, skąd się wziął błąd wskazany w ostatnim punkcie komentarza do poprzedniego ćwiczenia. Błąd jest wynikiem zaokrągleń.

Rozwiązanie 1. Zaznacz zakres B2:D2. 2. Zwiększ dokładność wyświetlania liczb, np. za pomocą przycisku pokazanego na rysunku 2.7. 3. Przekonaj się, że teraz obliczenia się zgadzają. Komentarz O błędach zaokrągleń trzeba pamiętać zawsze, a zwłaszcza wtedy, kiedy mamy przygotować raporty drukowane. Osoba sprawdzająca je z kalkulatorem i niemająca dostępu do arkusza może zwątpić w naszą umiejętność rachowania.

R o z d z i a ł 2 . • M a n i p u l o w a n i e z a w a r t oś c i ą a r k u s z a

33

Rysunek 2.7. Po wyświetleniu liczb z większą dokładnością obliczenia się zgadzają Ć W I C Z E N I E

2.4 Ćwiczenie 2.2 wykonaj tak, aby po wydrukowaniu arkusza nie występowały błędy zaokrągleń, czyli aby wartości w kolumnie D były sumą wartości z kolumn B i C (cena brutto ma być sumą ceny netto i podatku VAT).  Należy zaokrąglić wyniki mnożenia przed ich zsumowaniem.  Jeżeli sumujemy wartości z kilku kolumn, możemy nie zaokrąglać wartości z jednej kolumny,

gdyż ich zaokrąglenia będą odpowiadały zaokrągleniom sumy. Ponieważ w naszym przykładzie sumujemy wartości z dwóch kolumn: B i C, wystarczy zaokrąglić wartości w jednej kolumnie. Możemy, oczywiście, zaokrąglić wartości w obu kolumnach, ale wymaga to dodatkowej pracy.

Rozwiązanie 1. 1. Wykonaj bez zmiany ćwiczenie 2.2, stosując rozwiązanie 1. lub 2. 2. Przejdź do komórki C2. 3. Wprowadź do niej formułę =ZAOKR(B2*0,22;2). 4. Zauważ, że wartość w D2 została poprawiona (patrz rysunek 2.8); teraz D2 = B2+C2 (1,05 = 0,86+0,19). Rysunek 2.8. Rzeczywiste zaokrąglanie liczb za pomocą funkcji ZAOKR()

5. Przeciągając w dół uchwyt wypełniania, skopiuj formułę z C2 do położonych niżej

komórek w kolumnie C.

34

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rozwiązanie 2. 1. W ćwiczeniu 2.2 wybierz rozwiązanie 1. 2. W poleceniu 1. tego rozwiązania wynik mnożenia przez 1,07 zaokrąglony został do dwóch miejsc po przecinku, czyli w komórce E2 umieść formułę =ZAOKR(B2*1,07;2)i skopiuj ją do pozostałych komórek kolumny E. 3. Resztę poleceń rozwiązania 1. wykonaj bez zmian. Komentarze  Unikanie błędów zaokrągleń jest trudną sztuką, często wymagającą stosowania zaawansowanych technik rachunku błędów.  W prostych obliczeniach zwykle wystarcza zaokrąglanie wszystkich wartości używanych w obliczeniach4.

Jak sprawdzić, gdzie są liczby, a gdzie formuły Często zdarza się, że arkusze używane w pracy są podobne, wiele elementów dokładnie się powtarza, niektóre wymagają jedynie niewielkiej modyfikacji, a czasem konstrukcja pozostaje nietknięta i trzeba jedynie zastąpić stare dane nowymi. Z dobrze przygotowanego arkusza zwykle korzystamy wielokrotnie. W takim przypadku dobrą praktyką — niestety, rzadko stosowaną przez zwykłych użytkowników — jest przygotowanie szablonu, o czym powiemy dalej. Zwykle robi się kopię arkusza (skoroszytu), kasuje poprzednie dane i wpisuje w ich miejsce nowe. Kłopot w tym, że należy usunąć wszystkie stare dane i nie skasować nic poza tym. Zwłaszcza niepotrzebne usunięcie formuł może sprawić wiele kłopotu. Poznamy teraz metodę ułatwiającą wykonanie tego zadania. Ć W I C Z E N I E

2.5 Na rysunku 2.9 przedstawiono arkusz, który po wyświetleniu formuł wygląda tak, jak na rysunku 2.10. Rysunek 2.9. Arkusz wyświetlony standardowo. Gdzie są liczby, a gdzie formuły?

4

Jeżeli błędów wynikających z zaokrągleń i niedokładności obliczeń nie uda się wyeliminować, należy je oszacować. Podstawowe informacje o szacowaniu błędów można znaleźć w książce: Loren Abdulezer, Excel. Praktyczne zastosowania w biznesie, tłum. K. Masłowski i J. Dobrzański, Wydawnictwo Helion, Gliwice 2005, w rozdziale „Kwantyfikacja niepewności: Techniki i zasady”.

R o z d z i a ł 2 . • M a n i p u l o w a n i e z a w a r t oś c i ą a r k u s z a

35

Rysunek 2.10. Ten sam arkusz po wyświetleniu formuł

Jak widać, stawka za zwykłą godzinę pracy wynosi 15 zł, za godzinę nadliczbową — 20 zł, a wypłata całkowita jest sumą należności za pracę w godzinach zwykłych i w nadgodzinach. Co miesiąc liczba godzin i nadgodzin (kolumny C i E) jest inna, zaś pozostałe elementy arkusza, tzn. stawki za godziny, formuły obliczające należności oraz dane tekstowe, nie zmieniają się. Co miesiąc należy wpisać nowe dane liczbowe, nie zmieniając przy tym reszty arkusza.  Naciskanie kombinacji klawiszy Ctrl+` (tzw. słaby akcent — nad klawiszem Tab) powoduje

naprzemienne włączanie i wyłączanie wyświetlania formuł.  Wygodniej będzie korzystać ze zwykłej postaci arkusza, warto więc wyłączyć wyświetlanie

formuł.

Rozwiązanie 1. Wydaj polecenie Narzędzia główne/Znajdź i zaznacz/Przejdź do — specjalnie. 2. Włącz opcje zgodnie z rysunkiem 2.11 i naciśnij OK. Rysunek 2.11. Wybieranie komórek zawierających liczby

3. Ponieważ został zaznaczony zakres obejmujący wszystkie komórki zawierające

liczby (patrz rysunek 2.12), aby usunąć stare dane, wystarczy nacisnąć klawisz Delete. Rysunek 2.12. Komórki zawierające liczby zostały wybrane i podświetlone

Komentarze  Może się wydawać, że prostsze byłoby zwykłe ręczne wyczyszczenie komórek zawierających liczby. W tak małym arkuszu to prawda, lecz w arkuszach liczących setki lub tysiące wierszy i kolumn samo sprawdzanie, gdzie są zapisane liczby, gdzie teksty, a gdzie formuły, zajęłoby wiele czasu. Ponadto łatwo się wtedy pomylić: pewnych liczb nie skasować, a pomyłkowo usunąć niektóre formuły, które jeżeli

36

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

nie są wyświetlane (Ctrl+`), wyglądają dokładnie tak samo jak liczby, a po wyświetleniu odróżniają się od liczb, ale powodują nadmierne rozciągnięcie arkusza, po którym trudno się wówczas poruszać.  Zaznaczanie komórek zawierających liczby można ograniczyć do wybranego zakresu. Wystarczy ten zakres zaznaczyć przed wydaniem polecenia Narzędzia główne/Znajdź i zaznacz/Przejdź do — specjalnie. Możesz to łatwo sprawdzić, najpierw zaznaczając w arkuszu ćwiczeniowym np. zakres A1:D3, a potem wykonując wszystkie punkty ćwiczenia. Zostanie wtedy zaznaczony jedynie zakres C2:C3.

Kopiowanie formuł bez zmiany adresów względnych Celem dwóch następnych ćwiczeń jest przypomnienie, że adresy względne są inaczej traktowane podczas kopiowania niż podczas przesuwania. Należy o tym pamiętać. Ć W I C Z E N I E

2.6 Celem ćwiczenia jest przypomnienie, co się dzieje z adresami względnymi podczas kopiowania i przesuwania formuł. Przygotuj arkusz pokazany na rysunku 2.13. Wykonaj dwa oddzielne zadania:  zawartość kolumny B skopiuj do kolumny D,  zawartość kolumny B przesuń do kolumny E. Rysunek 2.13. Prosty arkusz z adresami względnymi w formułach

Porównaj wyniki. Rozwiązanie 1. Zawartość kolumny B skopiuj do Schowka (Ctrl+C), przejdź do D1 i wklej zawartość Schowka (Ctrl+V). 2. Zawartość kolumny B wytnij do Schowka (Ctrl+X), przejdź do E1 i wklej zawartość Schowka. Wykonanie punktów 1. i 2. powinno dać efekt widoczny na rysunku 2.14. 3. Włącz opcję wyświetlania formuł (Ctrl+`) i porównaj wyniki w kolumnach D i E (patrz rysunek 2.15).

R o z d z i a ł 2 . • M a n i p u l o w a n i e z a w a r t oś c i ą a r k u s z a

37

Rysunek 2.14. Zawartość kolumny B skopiowana do kolumny D i przesunięta do kolumny E

Rysunek 2.15.Formuły skopiowane do kolumny D odwołują się teraz do C, a formuły przesunięte do E nadal odwołują się do A

Komentarze  Podczas kopiowania adresy względne dostosowują się do nowego położenia, dlatego formuła =A2*1,23 z komórki B2 po skopiowaniu do D2 przybiera postać =C2*1,23, a jej wartość jest równa zeru, gdyż komórka C2 jest pusta. Po skopiowaniu formuła — tak jak przed skopiowaniem — odwołuje się do komórki położonej o jedno miejsce na lewo, ale to już inna komórka z inną zawartością.  Ta sama formuła przesunięta z B2 do E2 odwołuje się nadal do A2 i nie zmieniając odwołania, nie zmienia wartości. Zatem adres względny podczas przesuwania (wycięcie i wklejenie) zachowuje się jak adres bezwzględny.  W rozdziale o formułach powiemy więcej o adresach względnych i bezwzględnych. Ć W I C Z E N I E

2.7 Przygotuj dokładnie taki sam arkusz jak w ćwiczeniu 2.6 (patrz rysunek 2.13) i skopiuj zawartość kolumny B do kolumny D w taki sposób, aby adresy względne nadal odwoływały się do kolumny A.  Po zwykłym skopiowaniu formuł użyte w nich adresy względne odwołują się do innych

komórek niż przed skopiowaniem.  Jak widzieliśmy, adresy w formułach przesuniętych odwołują się do tych samych komórek,

co poprzednio.  Posłużymy się roboczą kopią naszego arkusza, w niej wykonamy przesunięcie, a wynik

skopiujemy z powrotem do arkusza początkowego.

Rozwiązanie 1. Wykonaj kopię arkusza. Trzymając wciśnięty klawisz Ctrl, przeciągnij w prawo zakładkę arkusza. Puść najpierw lewy przycisk myszy, a potem klawisz Ctrl (patrz rysunek 2.16). 2. W kopii arkusza (Arkusz1(2)) wytnij kolumnę B do Schowka (Ctrl+X) i wklej ją w kolumnie D (Ctrl+V). Inaczej mówiąc, przesuń kolumnę B do D. Możesz również zaznaczyć kolumnę B i przesunąć ją do kolumny D, przeciągając myszą jej prawą krawędź, jak w 3. rozwiązaniu ćwiczenia 2.1.

38

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 2.16. Tworzenie roboczej kopii arkusza

3. W kopii arkusza (Arkusz1 (2)) skopiuj kolumnę D i wklej ją w kolumnie D

podstawowego arkusza (Arkusz1). Wynik widzimy na rysunku 2.17: formuły w kolumnie B i ich kopie w kolumnie D odwołują się do kolumny A (patrz rysunek 2.17).

Rysunek 2.17. Skopiowanie formuł bez zmiany adresów względnych 4. Skasuj niepotrzebną kopię roboczą Arkusz1(2).

Komentarze  Opisana metoda może się wydawać skomplikowana, ale w rzeczywistości jest bardzo prosta, trzeba tylko zrozumieć jej istotę.  Należy pamiętać, że adresy względne po skopiowaniu formuł odwołują się do innych komórek, a po przesunięciu — do tych samych, co zostało pokazane w ćwiczeniu 2.6.

Najprostsze obliczenia bez formuł Warto wiedzieć, że Excel automatycznie wylicza sumę i średnią wartość z zaznaczonego zakresu oraz liczbę elementów (niepustych komórek) w zakresie.

R o z d z i a ł 2 . • M a n i p u l o w a n i e z a w a r t oś c i ą a r k u s z a

39

Ć W I C Z E N I E

2.8 W arkuszu listy płac z rysunku 2.18 odczytaj sumę i średnią wszystkich wypłat oraz sumę i średnią trzech największych wypłat. Aby zyskać pewność wyboru trzech największych wypłat, posortuj listę od największej do najmniejszej wypłaty. Rysunek 2.18. Ćwiczeniowa lista płac

Rozwiązanie 1. Zaznacz zakres D2:D7 i na pasku stanu odczytaj średnią wypłatę oraz sumę wszystkich wypłat (patrz rysunek 2.19). Rysunek 2.19. Na pasku stanu są wyświetlone: średnia, suma i liczba elementów zaznaczonego zakresu

2. Przejdź do dowolnej komórki z zakresu D2:D7, kliknij ją prawym przyciskiem

myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Sortuj i filtruj/Sortuj od największych do najmniejszych. 3. Zaznacz trzy górne komórki z największymi wypłatami, czyli zakres D2:D4, tak jak na rysunku 2.20, i na pasku stanu odczytaj ich średnią oraz sumę. Komentarze  Excel sam rozpoznał zakres sortowania; posortował dane nie tylko w kolumnie D, lecz również w kolumnach A, B i C.  Numery w kolumnie A pozwalają — jeśli trzeba — przywrócić porządek wierszy (rekordów) sprzed sortowania.  Zakres sortowania jest przez Excel rozpoznawany prawidłowo, jeżeli dane nie są pocięte pustymi wierszami lub kolumnami.

40

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 2.20. Średnia wartość i suma trzech największych wypłat

 Zauważ, że pierwszy wiersz rozpoznany został jako nagłówek i wyłączony

z obszaru sortowania.

3 Formatowanie Wprowadzenie Zawartość komórki to jedno, a sposób pokazania tej zawartości na monitorze lub wydruku to drugie. To, co siedzi w komórce, może być różnie prezentowane, a prezentacja zależy od formatowania. Nie jest to sprawa błaha, jeżeli uświadomimy sobie, że liczba 2 może być pokazana tak różnie, jak na rysunku 3.1. Rysunek 3.1. Różne sposoby wyświetlania liczby 2

Większość użytkowników korzysta wyłącznie ze standardowych narzędzi formatowania: przycisków na panelu Narzędzia główne i gotowych formatów dostępnych w oknie dialogowym, otwieranym najłatwiej za pomocą skrótu klawiaturowego Ctrl+1. Jeżeli jednak ograniczymy się do używania tylko tych narzędzi, w znacznym stopniu zubożymy paletę swoich możliwości.

Przypomnienie Przed przejściem do zagadnień bardziej skomplikowanych w ćwiczeniach 3.1 i 3.2 przypomnimy sobie podstawowe informacje o formatowaniu. W następnych ćwiczeniach zajmiemy się formatowaniem zaawansowanym.

42

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Ć W I C Z E N I E

3.1 Do sześciu dowolnych komórek wpisz liczbę 2, po czym komórki sformatuj tak, jak na rysunku 3.1. Jak wspomniałem wyżej, jest to przypomnienie podstawowych informacji o formatowaniu liczb. Zastosuj formaty podane w kolumnie B na rysunku 3.2. Potrzebne przyciski zostały zakreślone pętlą.

Rysunek 3.2. Formaty i rezultat ich zastosowania

Rozwiązanie 1. Do wszystkich komórek zakresu A2:A7 wpisz liczbę 2. 2. W komórce A2 nie ma nic do zrobienia, więc przejdź do A3 i na panelu Narzędzia główne naciśnij przycisk (format dziesiętny ze zwiększaniem liczby miejsc wyświetlanych po przecinku). 3. Przejdź do A4 i na panelu Narzędzia główne naciśnij przycisk

(format procentowy). 4. Przejdź do A5 i na panelu Narzędzia główne naciśnij przycisk

(format księgowy, nieco inny niż walutowy — patrz komentarz). 5. Przejdź do A6 i na panelu Narzędzia główne kliknij przycisk Liczba (patrz rysunek 3.1) lub użyj skrótu klawiaturowego Ctrl+1. 6. W oknie dialogowym Formatowanie komórek wybierz Liczby/Kategoria: Data; Typ-2001-03-14 (patrz rysunek 3.3). Naciśnięciem OK zatwierdź nadanie formatu. 7. Przejdź do A7, naciśnij Ctrl+1, wybierz Liczby/Kategoria: Czas; Typ:13:30 i kliknij OK. Komentarze  Domyślnie we wszystkich komórkach jest stosowany format Ogólny (w przypadku liczb Kategoria: Ogólne). Został on, bez naszej ingerencji, nadany komórce A2.

Rozdział 3. • Formatowanie

43

Rysunek 3.3. Nadawanie formatu daty i różnice między formatem walutowym i księgowym

 Wszystkie formaty użyte w tym ćwiczeniu można nadać, korzystając z okna

 





dialogowego Formatowanie komórek, które najłatwiej otworzyć skrótem klawiaturowym Ctrl+1. Komórkę A4 można sformatować, wpisując 200%. Wpisanie do A5 2 zł spowodowałoby nadanie komórce formatu walutowego, nieco innego od formatu księgowego nadawanego przyciskiem . Format księgowy wyświetla domyślnie dwa miejsca po przecinku, a w liczbach ujemnych wyrównuje minus do lewej. Format walutowy zostawia minus „przyklejony” do liczb ujemnych, które wyświetla w kolorze czerwonym. Oba formaty są często mylone. Excel pamięta daty jako kolejne dni odliczane od 1 stycznia 1900 roku, zatem liczba 2 odpowiada 2 stycznia 1900 roku i taka data zostaje wyświetlona po nadaniu komórce A6 odpowiedniego formatu. Czas (godziny, minuty i sekundy) jest pamiętany jako ułamek doby, o czym możesz się przekonać, wykonując ćwiczenie 3.2.

Ć W I C Z E N I E

3.2 Wypełnij arkusz zgodnie z rysunkiem 3.4 i doprowadź go do postaci pokazanej na rysunku 3.5. Rysunek 3.4. Arkusz z liczbami w formacie ogólnym

Rozwiązanie 1. Wpisz dane zgodnie z rysunkiem 3.4. 2. Zaznacz zakres B3:B7, naciśnij Ctrl+1 i wybierz format Liczby/Kategoria: Czas/Typ: 13:30. Zatwierdź wybór, naciskając OK.

44

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 3.5. Ten sam arkusz po użyciu formatów daty i czasu

3. Czynności z punktu 2. powtórz dla zakresów C3:C7 i D3:D7, dobierając odpowiednio

kategorię i typ formatu. Komentarze  Jeżeli liczbie 0  x < 1 nadamy format daty, w komórce zostanie wyświetlona

fikcyjna data 0 stycznia 1900 roku, co widać powyżej na rysunku 3.5 w komórkach zakresu C3:D4. Sprawa wygląda inaczej, gdy zastosujemy system daty roku 1904 — patrz niżej.  Każda liczba naturalna (całkowita > 0) po nadaniu formatu czasu jest traktowana jako godz. 00:00 określonego dnia (odliczonego w kolejności od 1 stycznia 1900 r.). Aby się o tym przekonać, porównaj komórki D3 i D5 na rysunku 3.5.  Skoro daty i godziny są liczbami, można na nich przeprowadzać operacje arytmetyczne, a co z tego może wyniknąć, zobaczymy w kolejnych ćwiczeniach.  Excel ma dwa systemy datowania: domyślny system roku 1900, w którym 1 stycznia 1900 r. jest uważany za dzień pierwszy, oraz system roku 1904, działający po włączeniu opcji Plik/Opcje/Zaawansowane/Podczas obliczania w tym skoroszycie — Użyj systemu daty 1904, w którym dzień 1 stycznia 1904 jest uważany za dzień zerowy, zaś dniem pierwszym jest 2 stycznia 1904. Różnice w sposobie obliczania dat w obu systemach widać na rysunkach 3.6 i 3.7. Rysunek 3.6. Liczby od 0 do 3 w formacie daty 1 stycznia 1900

Rysunek 3.7. Liczby od 0 do 3 w formacie daty 2 stycznia 1904

 System pomocy Excela 2007 podaje następujące zestawienie obu systemów dat

(patrz rysunek 3.8). Jak widać w komórce B3, w systemie roku 1904 Microsoft nie uznaje istnienia dnia zerowego — 1 stycznia 1904.  Wybór systemu daty jest opcją programu, a nie arkusza, więc po zmianie systemu daty w tym samym arkuszu są inaczej odczytywane. Dlatego najlepiej stosować jeden system datowania. Jeżeli nie ma szczególnych powodów do zmiany, niech to będzie domyślny system 1900 roku.

Rozdział 3. • Formatowanie

45

Rysunek 3.8. Porównanie obu systemów datowania wg systemu pomocy Excela

Formatowanie ułatwia obliczenia Dla doświadczonych użytkowników Excela tytuł tego podrozdziału jest truizmem, ale jeżeli ktoś dotąd kojarzył formatowanie jedynie z przyozdabianiem tabelek, ma okazję przekonać się, że jest to narzędzie mające znacznie większe możliwości. Ć W I C Z E N I E

3.3 Oblicz liczbę dni swojego życia. Należy od daty bieżącej odjąć datę swego urodzenia i komórce zawierającej różnicę nadać odpowiednie formatowanie.

Rozwiązanie 1. Wypełnij arkusz według rysunku 3.9. Bieżącą datę najłatwiej wpisać, naciskając Ctrl+;. Rysunek 3.9. Wpisanie dwóch dat… 2. Do C2 wpisz formułę obliczającą różnicę (patrz rysunek 3.10). Excel 2007 lub 2010

wyświetli liczbę dni różniących obie daty. Rysunek 3.10. …i obliczenie ich różnicy

Komentarze  Najnowsze wersje Excela, czyli 2007, 2010 i 2013, są inteligentniejsze od poprzednich i odgadują, że odejmując daty, chcemy znaleźć liczbę dzielących je dni (patrz rysunek 3.10).

46

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

 W starszych wersjach Excela odjęcie daty od daty dawało datę, tak jak

na rysunku 3.11 (kolejna liczba daty 10592 z rysunku 3.10 odpowiada dacie 1931-11-02). Format odjemnej i odjemnika był automatycznie nadawany wynikowi. Rysunek 3.11. Różnica dat to liczba dzielących je dni

 Najprostszym sposobem pozbycia się niepotrzebnego formatu nadanego liczbie

jest użycie skrótu klawiaturowego Ctrl+Shift+~ (klawisz nad Tab). Warto o tym pamiętać. Można też zmienić format za pomocą okna Formatowanie komórek (kliknięcie komórki prawym przyciskiem myszy i wybranie polecenia Formatuj komórki lub użycie skrótu Ctrl+1) lub przenieść format z innej komórki przy użyciu przycisku Malarza Formatów z panelu Narzędzia główne.  Po co o tym wspominam, skoro domyślnie otrzymujemy dobry wynik? Z dwóch powodów:  po pierwsze, nie zawsze mamy szczęście: kolejne wersje Excela coraz lepiej odgadują formaty, jakie mają być nadawane wynikom, ale zdarzają się wpadki;  po drugie, Excel pamięta formaty nadane wcześniej komórkom. Najczęściej stosowane czyszczenie komórek przez naciśnięcie Delete nie usuwa formatów. Gdyby kolumnie C wcześniej nadano format daty, formuła =A2-B2 w C2 pokazałaby wynik z rysunku 3.11 zamiast tego, który widzimy na rysunku 3.10. Ć W I C Z E N I E

3.4 Sprawdź, co się stanie, gdy do komórki mającej format daty wpiszesz liczbę ujemną lub większą od 2 958 465 (w systemie daty 1904 — większą od 2 957 003). Porównaj zakresy dat dla obu systemów podane na rysunku 3.8.

Rozwiązanie 1. W kolumnach A i B wpisz liczby widoczne na rysunku 3.12 w kolumnie A. 2. Kolumnie B nadaj format daty (patrz rysunek 3.12). 3. Naprowadzając wskaźnik myszy na komórki B2 i B6, przekonaj się, że jest wyświetlany ten sam komunikat o błędzie. W przypadku komórki B6 jest to komunikat błędny. 4. Ciąg znaków ######### pojawia się zwykle, gdy kolumna jest zbyt wąska i brakuje miejsca na wyświetlenie liczby. Należy wówczas rozszerzyć kolumnę. Przekonaj się jednak, że w tym przypadku rozszerzanie kolumny nie pomoże.

Rozdział 3. • Formatowanie

47

Rysunek 3.12. Excel nie potrafi wyświetlać jako daty lub czasu liczb ujemnych i większych od 2958465

Komentarz Rysunek 3.12 został specjalnie utworzony na potrzeby tego ćwiczenia, nie ma bowiem możliwości jednoczesnego naprowadzenia wskaźnika myszy na dwie komórki (na rysunku B2 i B6). Ć W I C Z E N I E

3.5 Ktoś zajmujący się np. usuwaniem awarii pracuje w różnych godzinach. Sporządź arkusz, w którym można będzie notować każdego dnia czas rozpoczęcia i zakończenia jego pracy z dokładnością do minuty. Na koniec tygodnia czas pracy ma być podsumowany. Dla uproszczenia załóżmy, że tydzień pracy ma pięć dni (awarie w weekendy zostały zabronione odpowiednim dekretem władzy). Sporządzenie arkusza wydaje się proste. Może on wyglądać tak, jak na rysunku 3.13.

Rysunek 3.13. Sumowanie godzin pracy

 Problemem jest odpowiednie sformatowanie komórki D7, gdyż zastosowanie standardowego formatu gg:mm powoduje sumowanie modulo 24 godziny, czyli

z zerowaniem po osiągnięciu 24 godzin (12:00+13:00 = 1:00). Trzeba zastosować format niestandardowy. Rozwiązanie 1. Skonstruuj arkusz według wzoru pokazanego na rysunku 3.13. W kolumnie F podane są formuły, które należy wpisać w kolumnie C. 2. Przejdź do komórki D7 i naciśnij Ctrl+1 (patrz rysunek 3.14).

48

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 3.14. Użycie formatu niestandardowego

3. Na karcie Liczby, w polu Typ, wpisz nowy format niestandardowy [g]:mm.

Po naciśnięciu OK format zostanie zapamiętany i nadany komórce D7 (patrz rysunek 3.14). Komentarze  Aby sumować czas powyżej 24 godzin i wyświetlać go z dokładnością co do sekundy, należy zastosować format [g]:mm:ss lub [gg]:mm:ss. Pierwszy wyświetli godzinę trzecią jako 3:00:00, a drugi jako 03:00:00.  Upływający czas możemy również liczyć w minutach lub sekundach, stosując formaty [mm]:ss lub [ss]. Ć W I C Z E N I E

3.6 Załóżmy, że chcesz oszacować wartość swego majątku i sporządzasz spis tego, co posiadasz, podając orientacyjną wartości poszczególnych pozycji, tak jak na rysunku 3.15. Rysunek 3.15. Wartości w formacie ogólnym

Jak widać, nadmiar zer tylko przeszkadza, więc spróbuj ich nie wyświetlać, zachowując w komórkach pełne wartości, tak jak na rysunku 3.16. Zastosuj formatowanie niestandardowe.

Rozdział 3. • Formatowanie

49

Rysunek 3.16. Te same wartości w zaokrągleniu do tysięcy

Rozwiązanie 1. Po zaznaczeniu zakresu, który ma być sformatowany, naciśnij Ctrl+1. 2. Wybierz Liczba/Niestandardowe (patrz rysunek 3.17).

Rysunek 3.17. Format niestandardowy zaokrąglający liczby do tysięcy 3. W polu Typ wpisz format 0 (0spacja) i zatwierdź go naciśnięciem OK. Ć W I C Z E N I E

3.7 Jeżeli do spisu majątku włączasz rzeczy drobniejsze, warto ich wartość szacować i wyświetlać z dokładnością do setek złotych, zapamiętując w komórce wartość dokładną. Stwórz format niestandardowy, którego użycie zostało pokazane na rysunku 3.18. Rysunek 3.18. Potrzebny jest format zaokrąglający liczby do setek

50

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rozwiązanie  Powtórz działania z ćwiczenia 3.6 w punkcie 2., stosując format 0,0 (0,0spacja). Komentarze  Jeżeli w definicji formatu po znakach określających sposób wyświetlania cyfr znaczących dopiszemy spację, to nastąpi przeskalowanie liczb o tysiąc.  Podanie zera w ciągu znaków określających format powoduje wyświetlenie jednej cyfry znaczącej.  Zestawienie na rysunku 3.19 przedstawia rolę zer i spacji w definicji formatu.

Rysunek 3.19. Przykłady zastosowania formatów niestandardo-wych z zerami i spacjami Ć W I C Z E N I E

3.8 Sformatuj komórki z zakresu B2:B6 w sposób pokazany na rysunku 3.20, gdzie liczba 1200 jest pokazywana jako 1,2 tys. zł.

Rysunek 3.20. Liczby w kolumnie B mają być przeskalowane o 1000, wyświetlane z dokładnością do setek i uzupełnione napisem

Rozwiązanie  Nadaj komórkom bloku B2:B6 format niestandardowy 0,0 " tys. zł", czyli powtórz działania z ćwiczenia 3.6, stosując ten format w punkcie 2. Komentarz Zawarty w definicji ciąg znaków podany w cudzysłowie pojawia się w komórce bez zmian za liczbą lub zamiast niej, co zostanie pokazane w ćwiczeniu 3.10.

Rozdział 3. • Formatowanie

51

Formatowanie warunkowe i niestandardowe1 Zagadnienia wymienione w tytule zazębiają się, gdyż za pomocą formatów niestandardowych można wyróżniać dane spełniające określone warunki, co nazywamy formatowaniem warunkowym. W Excelu istnieją dwa rodzaje formatowania warunkowego:  uzyskiwane za pomocą formatowania niestandardowego,  otrzymywane przy użyciu polecenia Narzędzia główne/Style/Formatowanie warunkowe. Zobaczymy, jak obie metody działają i na ile różne dają wyniki. Ć W I C Z E N I E

3.9 Wszyscy, którzy coś sprzedają lub świadczą jakieś usługi, sporządzają zestawienia podobne do pokazanego na rysunku 3.21, bo każdy chce się przekonać, czy na danej operacji zyskał, czy stracił. Zwykle istotne jest wyszukanie operacji, które przyniosły straty lub bardzo mały zysk. Należy więc tak sformatować komórki, aby interesujące nas wartości były wyróżniane. Rysunek 3.21. Proste zestawienie przychodów, kosztów i dochodów

Komórki w kolumnie C sformatuj tak, aby — jak na rysunku 3.22 — zostały wyróżnione te, w których dochód jest mniejszy od 2. Rysunek 3.22. Format warunkowy automatycznie wyróżnia liczby spełniające określony warunek Należy zastosować formatowanie warunkowe.

1

Wiele informacji na temat formatowania warunkowego i niestandardowego oraz przykładów zastosowań można znaleźć w mojej książce: Krzysztof Masłowski: Excel 2007 PL. 222 gotowe rozwiązania. Wydawnictwo Helion 2008, zwłaszcza w rozdziale 6. i w dodatku B.

52

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rozwiązanie 1. Zaznacz komórki, które mają być sformatowane, i wydaj polecenie Narzędzia główne/Style-Formatowanie warunkowe. 2. Pola okna dialogowego Mniejsze niż wypełnij w sposób pokazany na rysunku 3.23 i naciśnij przycisk OK.

Rysunek 3.23. Wyróżnianie liczb mniejszych od 2 3. Jasnoczerwone wypełnienie z ciemnoczerwonym tekstem jest domyślnym

formatowaniem wyróżniającym, ale możesz wybrać z listy inne wyróżnienie lub zdecydować się na Format niestandardowy. Wówczas zostanie otwarte standardowe okno dialogowe Formatowanie komórek, pozwalające na stosowanie wszystkich dostępnych formatów. Komentarz Jeżeli rejestr przychodów i kosztów ma się wydłużać, formatowanie warunkowe można nadać większemu zakresowi, obejmującemu na zapas większą liczbę wierszy, lecz nie należy przesadzać, aby bez potrzeby nie zwiększać objętości pliku. Lepiej na zapas nie formatować całych kolumn. Ć W I C Z E N I E

3.10 W arkuszu pokazanym na rysunku 3.24 po lewej stronie zakresowi C2:C5 nadaj format niestandardowy wyróżniający liczby ujemne w sposób pokazany na rysunku po prawej stronie. Nadawanie formatów niestandardowych zostało omówione w ćwiczeniu 3.6.

Rozdział 3. • Formatowanie

53

Rysunek 3.24. Wyróżnianie liczb ujemnych

Rozwiązanie  Po zaznaczeniu zakresu, w którym liczby ujemne mają być wyróżniane, nadaj mu format niestandardowy: 0;[Czerwony]"strata "-0

Komentarze  Format jest podzielony średnikiem na dwie sekcje: pierwsza 0 (przed średnikiem) określa formatowanie liczb  0, zaś druga (po średniku) — formatowanie liczb ujemnych.  W formatach niestandardowych możemy stosować jedną, dwie, trzy lub cztery sekcje:  jedna sekcja określa formatowanie wszystkich liczb; w przypadku dwóch sekcji pierwsza określa liczby  0, a druga < 0;  jeżeli są trzy sekcje, pierwsza określa formatowanie liczb > 0, druga < 0, a trzecia = 0;  jeżeli używa się czterech sekcji kodu, ostatnia określa sposób wyświetlania tekstu w komórce.  Stosowanie w formatach tekstu podanego w cudzysłowie zostało już pokazane w ćwiczeniu 3.9. Nowością jest użycie w formacie koloru. Kod koloru musi być pierwszym elementem sekcji. Aby określić kolor sekcji formatu, należy wpisać w nawiasach kwadratowych nazwę jednego z poniższych ośmiu kolorów. 

[Czarny]

[Niebieski]

[Błękitny]

[Zielony]

[Amarantowy]

[Czerwony]

[Biały]

[Żółty]

 Możliwe jest także stosowanie innych kolorów, jeżeli znamy ich numery na palecie

kolorów Excela. Na rysunku 3.25 zostały podane przykłady formatów niestandardowych, w których użyto różnych barw. Rysunek 3.25. Zmiana koloru tekstu za pomocą formatu niestandardowego

54

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

 Excel pozwala na rozszerzenie palety 56 kolorów standardowych, ale to zagadnienie

wykracza poza zakres tej książki. Ć W I C Z E N I E

3.11 W ćwiczeniu 3.10 zmień format niestandardowy w taki sposób, aby oprócz wyróżniania liczb ujemnych powodował ukrywanie zer. Rozwiązanie  Zaznacz zakres, w którym liczby ujemne mają być wyróżniane, a zera ukrywane, i nadaj mu format niestandardowy: 0;[Czerwony]"strata "-0;

Komentarz W ćwiczeniu 3.10 zastosowaliśmy format 0;[Czerwony]"strata "-0, a w ćwiczeniu 3.11. — format 0;[Czerwony]"strata "-0;. Jedyną różnicą jest postawienie na końcu średnika, który do poprzednio używanego formatu dodał trzecią pustą sekcję. Trzecia sekcja formatu steruje postacią zer (patrz komentarz do poprzedniego ćwiczenia), a jeżeli jest pusta, oznacza niewyświetlanie zer. Podobnie pusta sekcja pierwsza lub druga oznaczałyby, odpowiednio, niewyświetlanie liczb dodatnich lub ujemnych. Ć W I C Z E N I E

3.12 Utwórz format niestandardowy, który będzie przedstawiał liczby:  > 100 w kolorze niebieskim,   50 w kolorze czerwonym,  pozostałe, czyli z przedziału (50, 100], w kolorze zielonym.

Rozwiązanie  Zastosuj format niestandardowy: [Czerwony][100]0;[Zielony]0

Komentarze  Jak widać na rysunku 3.26, stosowanie odpowiednich formatów niestandardowych pozwala na zaawansowane formatowanie warunkowe.  Sekcję formatu zaczynamy od podania koloru w nawiasach prostokątnych (jeżeli stosujemy kolor inny niż standardowy). Za kolorem podajemy warunek — także w nawiasach prostokątnych, a na końcu sposób wyświetlania liczby — w tym ćwiczeniu 0, co oznacza wyświetlanie liczby w sposób standardowy (ogólny).

Rozdział 3. • Formatowanie

55

Rysunek 3.26. Zmiana koloru liczb spełniających warunki określone przez format niestandardowy Ć W I C Z E N I E

3.13 Dla uzupełnienia informacji o formatowaniu zobaczymy, czym się różni użycie w definicji formatu znaków # i 0. Wypełnij arkusz zgodnie z rysunkiem 3.27. Rysunek 3.27. Znaczenie znaków # i 0 w formatach

Rozwiązanie 1. We wszystkich kolumnach zakresu B1:F4 wpisz te same wartości, co w kolumnie B. Przepisanie nagłówków z pierwszego wiersza nie jest istotne. 2. W każdej kolumnie zastosuj format niestandardowy, podany w komórce pierwszego wiersza. Komentarze  Znak 0 (zero) w definicji formatu wymusza wyświetlenie cyfry. Jeżeli brakuje cyfry znaczącej, w zastępstwie jest wyświetlane zero.  Znak # dopuszcza wyświetlanie cyfry. Jeżeli na danej pozycji dziesiętnej istnieje cyfra znacząca, jest ona wyświetlana. Jeżeli cyfry znaczącej brakuje, zamiast niej nic nie jest wyświetlane.  Spacja jest separatorem tysięcy. Ć W I C Z E N I E

3.14 Utwórz format niestandardowy, w którym:  liczby dodatnie i ujemne będą wyświetlane w formacie ogólnym,  zera będą ukryte,  tekst będzie wyświetlany na czerwono.  Należy zastosować format złożony z czterech sekcji — patrz ostatni punkt komentarza

do ćwiczenia 3.10.  Znakiem dopuszczającym wyświetlanie dowolnego tekstu jest @.

56

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rozwiązanie  Poszukiwanym formatem jest (patrz rysunek 3.38): Standardowy;Standardowy;;[Czerwony]Standardowy

lub Standardowy;Standardowy;;[Czerwony]@

Rysunek 3.28. Przykłady użycia formatu niestandardowego Standardowy; Standardowy;; [Czerwony] Standardowy

Komentarze  Zera pierwszych dwóch sekcji oznaczają stosowanie formatu ogólnego dla liczb dodatnich i ujemnych.  Pusta trzecia sekcja oznacza niewyświetlanie zer.  Czwarta sekcja nakazuje wyświetlanie na czerwono dowolnego tekstu zapisanego w komórce.

Style Style są narzędziem ułatwiającym formatowanie. Są dość popularne wśród użytkowników Worda, natomiast o wiele mniej osób wie o ich istnieniu w Excelu, zapewne częściowo z winy jego twórców, którzy poprzednio nie wyeksponowali tego pożytecznego narzędzia i nie zapewnili jego łatwego użycia. Na szczęście, począwszy od wersji 2007, style są już doskonale widoczne, łatwo je znaleźć i równie łatwo użyć. Styl to zapamiętany pod wybraną nazwą zbiór opcji formatowania, który można stosować do jednej lub wielu komórek. W każdym stylu można określić:  czcionkę (rodzaj, wielkość, kolor...),  format liczb,  obramowanie,  tło i desenie,  ochronę, czyli blokady i ukrycia. Dzięki użyciu stylu możemy mieć pewność, że różne części arkusza będą tak samo sformatowane, a każda zmiana definicji stylu, np. wielkości lub koloru tła, zostanie automatycznie wprowadzona we wszystkich komórkach, które za pomocą danego stylu zostały sformatowane.

Rozdział 3. • Formatowanie

57

W trzech ostatnich wersjach Excela (2007, 2010 i 2013) mamy dużą bibliotekę predefiniowanych stylów, które możemy modyfikować wedle własnych potrzeb. Możemy też tworzyć własne style. Ć W I C Z E N I E

3.15 Wiersz nagłówkowy tabeli pokazanej na rysunku 3.29 sformatuj za pomocą jednego z predefiniowanych stylów. Rysunek 3.29. Trudno czytać niesformatowane tabele

Rozwiązanie 1. Zaznacz zakres nagłówkowy A1:D1. 2. Wybierz polecenie Narzędzia główne/Style/Style komórki2. 3. Na wyświetlonej liście naprowadzaj wskaźnik myszy na wybrane style i w zaznaczonym zakresie obserwuj podgląd proponowanych zmian (patrz rysunek 3.30).

Rysunek 3.30. Podgląd formatowania za pomocą stylu Nagłówek 2 wskazanego wskaźnikiem myszy

2

Jeżeli nie możesz znaleźć tego polecenia, przeczytaj uwagę poniżej i obejrzyj rysunek 3.31.

58

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

4. Kliknij wybrany styl, aby wykonać formatowanie. 5. Tabela sformatowana za pomocą stylów czasami wymaga poprawek, np. dodania

obramowań lub rozszerzenia kolumn. Na rysunku 3.30 w komórce C1 widać, że po zastosowaniu stylu Nagłówek 2 trzeba rozszerzyć kolumnę C. Ć W I C Z E N I E

3.16 Utwórz nowy styl, który od użytego w ćwiczeniu 3.15 stylu Nagłówek 2 będzie się różnił pochyleniem pisma i brakiem pogrubienia. Rozwiązanie 1. Wydaj polecenie Narzędzia główne/Style/Style komórki. 2. Na rozwiniętej liście stylów kliknij prawym przyciskiem myszy styl Nagłówek 2 i z menu podręcznego wybierz polecenie Duplikuj (patrz rysunek 3.31). Rysunek 3.31. Duplikujemy styl, aby go potem zmodyfikować

3. W oknie Styl nadaj nowemu stylowi nazwę, np. Nowy nagłówek, i nie zmieniając

wyświetlonych ustawień, kliknij przycisk Formatuj (patrz rysunek 3.32). 4. Zostanie wyświetlone znane z kilku poprzednich ćwiczeń okno dialogowe Formatowanie komórek, w którym na karcie Czcionka wybierz Styl czcionki: Kursywa. Zatwierdź polecenia, klikając OK w obu otwartych oknach. Nowy styl pojawi się na górze listy stylów, nad stylami predefiniowanymi, pokazanymi na rysunku 3.30. 5. Zapisz skoroszyt pod nazwą cwiczenie03-16.xlsx, aby użyć go potem w ćwiczeniu 3.18, w którym omówimy scalanie stylów.

Rozdział 3. • Formatowanie

59

Rysunek 3.32. Modyfikacja istniejącego stylu  Excel nowym stylom tworzonym przez duplikowanie i modyfikowanie istniejących nadaje

domyślnie nazwę w postaci stara-nazwa.n, np.: Nagłówek 2.2 (kolejny duplikat otrzymałby nazwę Nagłówek 2.3). Możesz — oczywiście — proponowaną nazwę zastąpić inną, np. Nowy nagłówek, tak jak na rysunku 3.32.  Opcja Ochrona (patrz rysunek 3.32) zabezpiecza przed modyfikowaniem komórek

sformatowanych w danym stylu. Działa wyłącznie po włączeniu ochrony arkusza.

Komentarze  Widoczne na rysunku 3.32 polecenie Modyfikuj pozwala zmieniać (poprawiać) istniejące style.  W ćwiczeniu 3.16 utworzyliśmy duplikat stylu, po czym go zmodyfikowaliśmy, tworząc w ten sposób nowy styl. Mogliśmy, nie tworząc duplikatu, od razu przejść do modyfikacji istniejącego stylu.  Modyfikacje stylów predefiniowanych oraz nowe style są zapisywane w skoroszycie i nie stają się trwałą zmianą Excela. Ć W I C Z E N I E

3.17 Utwórz nowy styl na podstawie sformatowanej wzorcowo komórki. Rozwiązanie 1. Przejdź do komórki, która ma być wzorcem stylu, i sformatuj ją w dowolny sposób. Masz do dyspozycji wszystkie opcje okna dialogowego Formatowanie komórek (Ctrl+1). 2. Poleceniem Narzędzia główne/Style/Style komórki/Nowy styl komórki wyświetl okno dialogowe Styl (znane już z rysunku 3.32). 3. Wypełnij pole Nazwa stylu. Warto nadawać nazwy krótkie, łatwe do rozróżnienia i zapamiętania.

60

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Zwróć uwagę na umieszczony poniżej nazwy stylu napis w nawiasie (wg przykładu) oznaczający, że styl jest tworzony na podstawie formatowania wybranej komórki. 4. Możesz w oknie Styl zmodyfikować opcje zaznaczone automatycznie na podstawie sformatowania wzorcowej komórki lub — po kliknięciu przycisku Formatuj — dokonać dokładniejszych zmian formatu w oknie Formatowanie komórek. 5. Kliknij OK w oknie Formatowanie komórek (jeżeli go używałeś) i w oknie Styl. Nowy styl pojawi się na górze listy, nad stylami predefiniowanymi. Ć W I C Z E N I E

3.18 W nowym skoroszycie użyj stylu Nowy nagłówek, zdefiniowanego w ćwiczeniu 3.16 i zapisanego w pliku cwiczenie03-16.xlsx. Ponieważ modyfikacje stylów predefiniowanych oraz style utworzone przez użytkownika są zapisywane w skoroszycie, musisz styl Nowy nagłówek skopiować ze skoroszytu cwiczenie 03-16.xlsx do nowego skoroszytu, w którym styl ma być użyty.

Rozwiązanie 1. Utwórz nowy skoroszyt, w którym styl Nowy nagłówek ma być użyty, i wpisz jakiś tekst do komórki A1, np. To jest nowy skoroszyt, tak jak na rysunku 3.33. 2. Otwórz skoroszyt cwiczenie03-16.xlsx. 3. Wydaj polecenie Narzędzia główne/Style/Style komórki/Scal style. 4. W oknie dialogowym Scalanie stylów wybierz skoroszyt, w jakim jest zapisany styl, którego potrzebujesz w bieżącym skoroszycie, i kliknij OK (patrz rysunek 3.33). Rysunek 3.33. Scalanie stylów

5. Na wyświetlone pytanie Czy scalić style posiadające takie same nazwy? odpowiedz

kliknięciem przycisku Tak. 6. W oknie nowego skoroszytu wybierz polecenie Narzędzia główne/Style/Style komórki. Na górze listy w sekcji Niestandardowe zobaczysz styl Nowy nagłówek skopiowany ze skoroszytu cwiczenie03-16.xlsx (patrz rysunek 3.34).

Rozdział 3. • Formatowanie

61

Rysunek 3.34. Niestandardowy styl Nowy nagłówek skopiowany z innego skoroszytu

Komentarze  Warto przygotować własne style, aby zachować jednolitość formy przygotowywanych arkuszy. Przykładowo przygotowywanie zawsze jednakowo sformatowanych sprawozdań tygodniowych znacznie zwiększy ich czytelność.  Formatowanie jest żmudne i pracochłonne, a raz przygotowane style mogą nam służyć długo i znacznie przyspieszą tworzenie arkuszy. Zapewnią poza tym pełną powtarzalność formatowania.  Jeżeli zdecydujemy się na zmianę wyglądu arkusza, wystarczy zmienić styl, by zmodyfikować wszystkie komórki za jego pomocą sformatowane.  Warto poświęcić czas na przygotowanie skoroszytu stanowiącego bibliotekę własnych stylów i w miarę potrzeb tę bibliotekę uzupełniać i modyfikować. Wygodnym rozwiązaniem jest zapisanie tego arkusza jako szablonu, co zostanie pokazane w ćwiczeniu 3.20.

Motywy Motywy to nowość, dostępna tylko w trzech najnowszych wersjach Excela (2007, 2010 i 2013). Motyw jest zbiorem kolorów, rodzajów czcionek i wielu cech graficznych, które możemy zmieniać razem, pojedynczym działaniem, przez prosty wybór innego stylu. Motywy znajdujemy również w innych aplikacjach MS Office. Dzięki nim można wszystkim tworzonym dokumentom, czyli arkuszom, pismom, prezentacjom itp., nadawać podobne, rozpoznawalne barwy, czcionki i inne cechy graficzne. Ć W I C Z E N I E

3.19 Przygotuj arkusz z danymi oraz prostym wykresem i przyjrzyj się zmianom powodowanym przez wybieranie różnych motywów. Wstęp do rozwiązania Użyjemy skoroszytu cwiczenie03-16.xlsx znanego z ćwiczeń 3.16 i 3.18.

62

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

1. Otwórz skoroszyt cwiczenie03-16.xlsx. 2. Przesuń zakres A1:D6 do H1:K6 (patrz rysunek 3.35). Rysunek 3.35. Arkusz i wykres przygotowane do pokazania działania motywów

Dzięki temu lista motywów nie będzie przesłaniała tabeli, co pozwoli na swobodne obserwowanie zmian wyglądu arkusza. 3. Zakres H1:K1 sformatuj stylem Nagłówek 2, a zakres H2:H6 utworzonym w ćwiczeniu 3.16 stylem Nowy nagłówek (patrz rysunek 3.35) 4. Zaznacz zakres H2:I6, wydaj polecenie Wstawianie/Wykresy/Kolumnowy/Kolumnowy grupowany (czyli pierwszy z brzegu, z górnego, lewego rogu listy wykresów). Wynik widzimy na rysunku 3.35. Rozwiązanie 1. Wydaj polecenie Układ strony/Motywy, co spowoduje wyświetlenie listy motywów pokazanej na rysunku 3.36. 2. Naprowadzaj wskaźnik myszy na różne motywy i obserwuj, jak zmienia się krój i kolor pisma w arkuszu i w opisach na wykresie, kolor obramowań komórek i kolor słupków wykresu. 3. Kliknij wybrany motyw, aby zmienić formatowanie arkusza i wykresu. Komentarze  Motyw określa sposób formatowania całego skoroszytu. Nie można do różnych arkuszy w skoroszycie przypisać odmiennych motywów.  Motywy można dostosowywać do własnych potrzeb. W grupie poleceń Układ strony/Motywy mamy polecenia Kolory, Czcionki i Efekty. Każde rozwija listę predefiniowanych zestawów, odpowiednio, kolorów, czcionek i efektów.  Pod listami kolorów i czcionek znajdują się polecenia, odpowiednio, Dostosuj

kolory i Dostosuj czcionki. Brak odpowiedniego polecenia pod listą efektów, więc nowych efektów nie możemy tworzyć i trzeba się ograniczyć do wyboru podanych na liście, rozwijanej poleceniem Układ strony/Motywy/Efekty.

Rozdział 3. • Formatowanie

63

Rysunek 3.36. Naprowadzenie wskaźnika na ikonę motywu pokazuje jego wpływ na formatowanie arkusza  Na rysunku 3.37 można zobaczyć podgląd wyboru wbudowanego zestawu czcionek

i okno Tworzenie nowych czcionek motywu.

Rysunek 3.37. Dla motywu można utworzyć własny zestaw czcionek lub wybrać jeden z predefiniowanych

64

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

4. Jeżeli po wybraniu czcionek i kolorów zapiszesz nowy motyw (polecenie Zapisz

w oknie Tworzenie nowych czcionek motywu na rysunku 3.37 lub polecenie Układ strony/Motywy/Zapisz bieżący motyw), będzie on dostępny również w innych programach pakietu MS Office, np. w Wordzie i PowerPoincie.

Szablony Formatowanie jest żmudne i nudne. Style są ułatwieniem, ale ich przygotowanie też jest pracochłonne (chyba że ograniczymy się do korzystania wyłączne ze stylów predefiniowanych). Niestety, wszelkie zmiany stylów, tzn. modyfikacje stylów predefiniowanych i nowe style tworzone przez użytkownika, są zapisywane w skoroszytach, co oznacza, że w nowym skoroszycie nie mamy do nich dostępu. Można obok nowego otworzyć stary skoroszyt z zapisanymi stylami i wykonać scalanie stylów, co zostało pokazane w ćwiczeniu 3.18, ale jest to rozwiązanie niewygodne. Warto przygotować szablon. Szablon może być nie tylko biblioteką własnych stylów, lecz także gotowym dokumentem z tabelami, formatami, dobraną szerokością kolumn, formułami i wykresami. Do takiego szablonu wystarczy wpisać dane, by otrzymać np. gotowe zestawienie wydatków. Ć W I C Z E N I E

3.20 Przygotuj skoroszyt z arkuszem pokazanym na rysunku 3.38 i zapisz go jako szablon. W skoroszycie ma być zapisany przynajmniej jeden własny styl. Tworzenie własnych stylów zostało wyjaśnione w ćwiczeniu 3.16. Został tam utworzony styl Nowy nagłówek będący modyfikacją predefiniowanego stylu Nagłówek 2. W ćwiczeniu 3.19 do tego arkusza został dodany wykres. Teraz wykorzystamy rezultat ćwiczenia 3.19.

Rozwiązanie 1. Arkusz z ćwiczenia 3.19 zapisz w skoroszycie cwiczenie03-20.xlsx i zmodyfikuj do postaci pokazanej na rysunku 3.38. Jeżeli niczego nie pokręciłeś, w skoroszycie cwiczenie03-20.xlsx został zapisany niestandardowy styl Nowy nagłówek. Modyfikacja polega na:  przesunięciu zakresu tabeli w górny lewy róg arkusza,  dodaniu podsumowania w wierszu 7.,  wyczyszczeniu danych w zakresie B2:D6. 2. Wydaj polecenie Plik/Zapisz jako/Komputer/Bieżący folder. Wybór miejsca zapisu jest właściwie dowolny, gdyż potem Excel automatycznie wybierze folder przeznaczony do zapisywania niestandardowych szablonów.

Rozdział 3. • Formatowanie

65

Rysunek 3.38. Arkusz przygotowany do zapisania w szablonie 1. W oknie Zapisywanie jako w polu Zapisz jako typ: wybierz Szablon programu

Excel (*.xltx)3. W polu Zapisz w: zostanie wówczas automatycznie wybrany folder Niestandardowe szablony pakietu, w którym Excel przechowuje szablony własne użytkowników (patrz rysunek 3.39). 4. W polu Nazwa pliku: wpisz dowolną rozpoznawalną nazwę, np. spis_wydatków, kliknij Zapisz i zamknij okno zapisanego skoroszytu. Ć W I C Z E N I E

3.21 Użyj szablonu spis_wydatków.xltx utworzonego w ćwiczeniu 3.10 i wypełnij go danymi. Rozwiązanie 1. Wydaj polecenie Plik/Nowy/Osobiste i kliknij dwukrotnie miniaturę szablonu spis_wydatków.xltx4 (patrz rysunek 3.40). 3

Gdyby skoroszyt zawierał makra, należałoby wybrać opcję Skoroszyt programu Excel z obsługą makr (*.xlsm).

4

Możesz kliknąć jednokrotnie i zatwierdzić kliknięciem OK.

66

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 3.39. Zapisywanie szablonu Rysunek 3.40. Użycie szablonu do utworzenia nowego skoroszytu

2. Wpisując dane do komórek zakresu B2:B6, obserwuj sumowanie w komórce B7

i pojawianie się kolumn na wykresie (patrz rysunek 3.41). 3. Po wpisaniu danych wydaj polecenie Plik/Zapisz jako i w standardowy sposób

zapisz skoroszyt w wybranym folderze, nadając mu dowolną nazwę. Plik automatycznie otrzyma rozszerzenie .xlsx. 4. Zobacz, że w tak utworzonym skoroszycie jest dostępny niestandardowy styl Nowy nagłówek5.

5

Przypominam, że znajdziesz go na górze listy wyświetlanej poleceniem Narzędzia główne/ Style/Style komórki.

Rozdział 3. • Formatowanie

67

Rysunek 3.41. Dzięki użyciu szablonu masz gotowy arkusz sprawozdania z tekstami w pierwszej kolumnie i pierwszym wierszu, potrzebnymi formatami i wykresem; wystarczy wpisać dane

Komentarze Możesz przygotować szablony zmieniające domyślną postać nowego skoroszytu i nowego arkusza.  Jeżeli w folderze C:\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\ XLSTART zapiszesz szablon Zeszyt.xltx, będzie on decydował o postaci nowych skoroszytów tworzonych domyślnie, tzn. przez naciśnięcie Ctrl+N lub przycisku Nowy na Pasku szybkiego dostępu. Ponadto Excel będzie startował, otwierając nowy pusty skoroszyt zgodny z tym szablonem. Natomiast użycie polecenia Plik/Nowy i dwukrotne kliknięcie miniatury Pusty skoroszyt będzie nadal powodowało otwarcie nowego pustego skoroszytu zgodnego z ustawieniami domyślnymi Excela, ustalanymi m.in. za pomocą polecenia Plik/Opcje, a nie przez szablon Zeszyt.xltx.  Jednoarkuszowy szablon Arkusz.xltx zapisany w tym samym folderze /XLSTART określa cechy nowych arkuszy, tworzonych domyślnie przez:  kliknięcie przycisku Wstaw arkusz umieszczonego za zakładką ostatniego arkusza,  naciśnięcie skrótu klawiszowego Shift+F11,  wydanie polecenia Narzędzia główne/Komórki/Wstaw/Wstaw arkusz,  kliknięcie prawym przyciskiem myszy zakładki arkusza, wybranie z menu podręcznego polecenia Wstaw, a potem w oknie Wstaw ikony Ogólne/Arkusz.  Folder, w którym zapisujemy szablony Zeszyt.xltx i Arkusz.xltx, może być różny od podanego na wstępie tego komentarza, bo zależy od wersji Windows i Excela. Aby znaleźć właściwy folder:  Naciśnij Alt + F11. Zostanie otwarte okno edytora VBA.  Jeżeli trzeba, naciśnij Ctrl + G, aby otworzyć okno Immediate (patrz rysunek 3.42).  W oknie Immediate wpisz polecenie ? application.StartupPath, naciśnij Enter i odczytaj wyświetlony folder.

68 Rysunek 3.42. Odszukanie folderu do zapisywania szablonów Zeszyt.xltx i Arkusz.xltx

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

4 Zabezpieczenia Wprowadzenie Każda istotna informacja powinna być zabezpieczona przed przypadkową utratą i przed dostaniem się w niepowołane ręce. Skoroszyty Excela możemy nieumyślnie utracić w wyniku zawieszenia się komputera, przerwy w dostawie prądu itp. W takich sytuacjach zwykle tracimy to, co było jedynie w pamięci operacyjnej i nie zostało zapisane na dysku. Należy zatem pamiętać o częstym zapisywaniu pliku lub powierzyć to zadanie Excelowi. Zabezpieczenie informacji przed osobami postronnymi wykonujemy na różnych poziomach: możemy nie pozwalać na odczytanie zapisu lub zgadzać się na czytanie, ale zabronić wprowadzania zmian. Czasami warto zastosować ochronę wybiórczą, czyli chronić cały arkusz, z wyjątkiem wybranych komórek. Np. gdy przekazujemy komuś formularze do wypełnienia, musimy udostępnić komórki, które mają być wypełnione, ale chronić przed zmianami resztę arkusza, przede wszystkim formuły wykonujące obliczenia. Czasem nie chcemy nawet, aby osoba wpisująca dane mogła te formuły odczytać. Możemy chronić cały plik lub tylko strukturę zapisanego w nim skoroszytu, a w skoroszycie ochrona może obejmować wybrane arkusze lub tylko wybrane komórki. Omówimy to w kolejnych ćwiczeniach. Ćwiczenia od 4.1 do 4.3 są w zasadzie przypomnieniem i uporządkowaniem informacji znanych z elementarnego kursu Excela, dlatego skupiłem się w nich nie na wykonywaniu prostych czynności, ale na omówieniu w komentarzach możliwych opcji.

Częste zapisywanie pliku Każdy, kto wskutek chwilowego braku prądu lub nagłego zawieszenia komputera utracił wynik kilkugodzinnej pracy, wie, że należy:

70

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

 od razu po utworzeniu nowego skoroszytu zapisać go na dysku (polecenie

Plik/Zapisz jako),  po dokonaniu zmian co pewien czas (im częściej, tym lepiej) zapisywać kolejną wersję pliku (polecenie Plik/Zapisz, przycisk na pasku Szybkiego dostępu lub skrót klawiaturowy Ctrl+S). Niestety, większość użytkowników, poza profesjonalistami, zapomina o częstym zapisywaniu plików, więc warto to zadanie powierzyć Excelowi. Ć W I C Z E N I E

4.1 Włącz opcję automatycznego zapisywania pliku po upływie wyznaczonego czasu. Rozwiązanie 1. Wydaj polecenie Narzędzia/Opcje/Zapisywanie.

Rysunek 4.1. Opcje zapisywania plików 2. Włącz opcje:

Zapisz informacje Autoodzyskiwania co (patrz rysunek 4.1) i ustal, co ile minut ma być wykonywane zapisywanie,  Zachowaj ostatnią wersję zapisaną automatycznie, jeśli program zostanie zamknięty bez zapisywania. 3. Możesz także w polu Lokalizacja pliku Autoodzyskiwania wpisać folder różny od proponowanego domyślnie. Będą w nim zapisywane informacje potrzebne do odzyskiwania danych. 4. Wybór zatwierdź naciśnięciem OK. 

Komentarze  Po przywróceniu zasilania, restarcie komputera itd. Excel przy starcie automatycznie odczytuje informacje o zmianach niezapisanych w pliku i proponuje otwarcie pliku w ostatniej zapisanej wersji albo pliku odzyskanego (tzn. uwzględniającego zmiany zanotowane automatycznie po ostatnim zapisaniu). Przy takim ustawieniu parametrów jak na rysunku 4.1 możemy teoretycznie stracić najwyżej to, co zostało zmienione w ciągu ostatnich 10 minut. Teoretycznie, bo w życiu różnie bywa...

Rozdział 4. • Zabezpieczenia

71

 Jeżeli nie nastąpi automatyczne odzyskanie pliku, co czasem się zdarza, można

starać się ręcznie odzyskać dane przez odczytanie kopii bezpieczeństwa w folderze podanym w polu Lokalizacja pliku Autoodzyskiwania (patrz rysunki 4.1 i 4.2). Domyślny folder, w którym te pliki są przechowywane, zależy od systemu operacyjnego, ale — jak widać w ćwiczeniu 4.1 — może zostać zmieniony (na rysunku 4.1 jest to C:\Users\ktm\AppData\Roaming\Microsoft\Excel).

Rysunek 4.2. Plik i jego zapis autoodzyskiwania  Nawet po włączeniu opcji autoodzyskiwania lepiej nie rezygnować z okresowego

ręcznego zapisywania pliku przez naciskanie przycisku na pasku szybkiego dostępu lub używanie skrótu klawiaturowego Ctrl+S. Na rysunku 4.3 widać przypadek, gdy plik nie został automatycznie odzyskany przy starcie Excela, a próba ręcznego odzyskania skończyła się tak, jak widać.

Rysunek 4.3. Autoodzyskiwanie nie jest narzędziem niezawodnym  Jeżeli plik zostanie w Excelu prawidłowo zamknięty, dane do autoodzyskiwania

są automatycznie kasowane.

Ochrona pliku Od dawna standardowe zabezpieczenie pliku miało trzy poziomy: zabezpieczenie przed odczytaniem, zabezpieczenie przed dokonywaniem zmian i możliwość otwierania „tylko do odczytu”. Począwszy od wersji 2007, mamy w Excelu dodatkową możliwość szyfrowania pliku. Ć W I C Z E N I E

4.2 Zapisz skoroszyt w pliku, zabezpieczając go hasłami przed otwarciem i dokonywaniem zmian. Włącz także opcje Zalecane tylko do odczytu i Zawsze z kopią zapasową.

72

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rozwiązanie 1. Gdy skoroszyt będzie gotowy do zapisania, wydaj polecenie Plik/Zapisz jako. 2. Rozwiń menu Narzędzia i wybierz z niego polecenie Opcje ogólne (patrz rysunek 4.4).

Rysunek 4.4. Okno dialogowe Opcje ogólne pozwala na włączenie różnych zabezpieczeń 3. Wypełnij okno dialogowe zgodnie z rysunkiem 4.4, podając oba hasła i włączając

obie opcje dodatkowych zabezpieczeń. Zatwierdź kliknięciem OK. 4. Excel poprosi o ponowne podanie najpierw pierwszego, a potem drugiego hasła. Po potwierdzeniu haseł pozostanie do wykonania standardowe zapisanie pliku z podaniem jego nazwy i wybraniem folderu. Komentarze  W oknie dialogowym Opcje ogólne (patrz rysunek 4.4) każda opcja funkcjonuje niezależnie od pozostałych. Można np. podać jedynie Hasło ochrony przed otwarciem albo Hasło ochrony przed zmianami. Opcje Zawsze z kopią zapasową i Zalecane tylko do odczytu mogą być włączone lub wyłączone niezależnie od siebie oraz od podania lub niepodania haseł.  A oto znaczenie poszczególnych opcji.  Zawsze z kopią zapasową. Przy pierwszym zapisywaniu pliku opcja ta nie ma znaczenia. Przy każdym następnym powoduje przemianowanie poprzedniej wersji na Kopia zapasowa nazwa_pliku.xlsx i zapisanie nowej wersji jako nazwa_pliku.xlsx (bez włączenia tej opcji nowa wersja jest zapisywana pod tą samą nazwą, co powoduje zniszczenie poprzedniej wersji).

Rozdział 4. • Zabezpieczenia 

 

73

Hasło ochrony przed otwarciem. Jeżeli zostało podane, Excel będzie o nie pytał przy każdej próbie otwarcia pliku. Bez podania hasła otwarcie pliku nie będzie możliwe. Hasło ochrony przed zmianami. Jeżeli ta opcja została wybrana, bez podania hasła będzie możliwe otwarcie pliku jedynie w trybie „tylko do odczytu”. Zalecane tylko do odczytu. Jeżeli opcja ta została włączona, Excel będzie pytał, w jakim trybie ma otworzyć plik (patrz rysunek 4.5).

Rysunek 4.5. Otwieranie pliku zapisanego z opcją Zalecane tylko do odczytu

Po wybraniu Tak plik zostanie otwarty w „trybie tylko do odczytu”, zaś po wybraniu Nie — w trybie edycji.  Zmiany wprowadzone w trybie „tylko do odczytu” można zapisać jedynie w pliku o innej nazwie. Oryginalny plik pozostanie niezmieniony.  Podobnie są zabezpieczane pliki innych programów z pakietu MS Office, np. Worda. Tak samo możemy chronić je przed otwarciem lub przed zmianami, zapisywać z kopią zapasową lub z opcją zalecenia otwierania w trybie „tylko do odczytu”.  Aby zapewnić większe bezpieczeństwo, można zaszyfrować arkusz. W Excelu 2007 służy do tego polecenie Przycisk Office/Przygotuj/Zaszyfruj dokument, a w Excelu 2010 i 2013 polecenie Plik/Informacje/Chroń skoroszyt/Szyfruj przy użyciu hasła. Zostaniesz wówczas poproszony o dwukrotne podanie hasła. Hasło szyfrowania nadpisuje hasło ochrony przed otwarciem (patrz rysunek 4.4).

Ochrona skoroszytu Dotychczas mówiliśmy o zabezpieczaniu całych plików, nie precyzując, co w ich wnętrzu chronimy. Teraz zajmiemy się selektywną ochroną ich zawartości. Ć W I C Z E N I E

4.3 Zabezpiecz przed zmianami strukturę skoroszytu Excela. Rozwiązanie 1. Wydaj polecenie Recenzja/Chroń skoroszyt lub Plik/Informacje/Chroń skoroszyt/ Chroń strukturę skoroszytu. 2. Włącz ochronę struktury, ewentualnie wpisz hasło i kliknij OK (patrz rysunek 4.6).

74

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 4.6. Opcje ochrony skoroszytu

Komentarz Włączenie opcji Chroń skoroszyt/Struktura oznacza, że nie będzie można:  przenosić, usuwać, kopiować i zmieniać nazwy istniejących arkuszy,  wstawiać nowych arkuszy, w tym arkuszy wykresów, a więc możliwe będzie jedynie tworzenie wykresów osadzonych w istniejących arkuszach,  przenosić i kopiować arkuszy do innego skoroszytu,  przeglądać ukrytych arkuszy oraz źródłowych danych tabel przestawnych,  wykonywać pewnych operacji za pomocą makr pisanych w VBA (w tej książce nie będziemy się tym zajmować).

Ochrona informacji osobistych W pliku zawierającym skoroszyt Excela zapisywane są informacje osobiste, takie jak nazwa użytkownika komputera, imię, nazwisko i adres autora pliku (jeżeli zostały podane podczas instalacji pakietu Office), ścieżki zapisu plików na dyskach i inne. Trzeba również pamiętać o komentarzach. Komórki, do których je przypisano, są domyślnie oznaczane niewielkim czerwonym trójkącikiem w górnym prawym rogu, a naprowadzenie wskaźnika myszy na taką komórkę powoduje wyświetlenie komentarza. Nie można jednak zapominać, że wyróżnienia takich komórek mogą zostać ukryte wraz z treścią komentarzy (patrz rysunek 4.7). Można również ukryć kolumny i wiersze, po których pozostaje wówczas słabo widoczny ślad pokazany na rysunku 4.7. Komentarze domyślnie zawierają nazwę ich autora, a ich treść może być dowolna, tak samo jak zawartość komórek w ukrytych kolumnach (wierszach). W ten sposób łatwo ujawnić informacje nieprzeznaczone dla osób postronnych. Zobaczmy, jak takie informacje odszukać i jak usunąć. Ć W I C Z E N I E

4.4 Sprawdź, że:  komentarze dodane do komórek mogą pozostawać niewidoczne,  po ukrytych kolumnach (wierszach) pozostaje jedynie niewielki ślad,

Rozdział 4. • Zabezpieczenia

75

Rysunek 4.7. Po ukrytej kolumnie pozostaje słabo widoczny ślad, ale niewyświetlany komentarz niknie zupełnie  wraz z plikiem są zapisywane osobiste dane,

więc wszystkie te informacje mogą zostać bezwiednie przekazane osobom postronnym. Rozwiązanie 1. Do dowolnej komórki arkusza — np. D2, tak jak na rysunku 4.7 — wstaw dowolny komentarz1. Zapisz skoroszyt na dysku (jeżeli dotychczas nie był zapisany) i wybierz polecenie Plik/Informacje/Właściwości/Pokaż panel dokumentu (patrz rysunki 4.8 i 4.9). Rysunek 4.8. Wyświetlanie okna Właściwości w Excelu 2010

2. Wybierz polecenie Plik/Informacje/Właściwości/Właściwości zaawansowane

(patrz rysunek 4.8) lub na panelu dokumentu polecenie Właściwości/Właściwości zaawansowane (patrz rysunek 4.9) i przejrzyj informacje dostępne na kartach Ogólne i Podsumowanie (patrz rysunek 4.10). Komentarz Część danych widocznych na rysunkach 4.9 i 4.10 jest wspólna dla całego pakietu Office i zmiana w polu Autor na karcie Podsumowanie zmieni również autora dokumentów w programach Word, PowerPoint itd. 1

Polecenie Recenzja/Nowy komentarz lub Wstaw komentarz z menu podręcznego komórki albo skrót klawiaturowy Shift + F2.

76

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 4.9. Panel dokumentu pokazuje autora i miejsce zapisania pliku na dysku oraz wiele innych informacji, jeżeli zostały zapisane

Rysunek 4.10. Informacje osobiste na kartach okna Właściwości

Ć W I C Z E N I E

4.5 O pliku można się sporo dowiedzieć bez jego otwierania w Excelu. Wyświetl informacje o pliku w oknie Eksploratora Windows. Rozwiązanie 1. Uruchom Eksplorator Windows i odszukaj plik na dysku. 2. Kliknij go prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Właściwości. Wynik został pokazany na rysunku 4.11. Ć W I C Z E N I E

4.6 Odszukaj w dokumencie prywatne dane i usuń je. Wykonaj inspekcję dokumentu.

Rozdział 4. • Zabezpieczenia

77

Rysunek 4.11. Okno Właściwości w Eksploratorze Windows ujawnia wiele informacji o pliku, np. datę jego utworzenia — w tym przypadku widać, że korzystam z pliku przygotowanego, do książki o starszej wersji Excela

Rozwiązanie 1. Aby dokładniej przyjrzeć się działaniu inspekcji dokumentu, ukryj kolumnę D z numerem domu. 2. Wydaj polecenie — Plik/Informacje/Wyszukaj problemy/Przeprowadź inspekcję dokumentu. 3. W oknie Inspektora dokumentów pozostaw włączone wszystkie punkty sprawdzania i kliknij przycisk Inspekcja. Wynik został pokazany na rysunku 4.12. 4. Klikając przyciski Usuń wszystko, pozbądź się elementów zawierających prywatne bądź ukryte informacje i zapisz plik.

Ochrona arkusza Arkusz można zablokować w całości tak, aby wszyscy mogli go oglądać, ale nikt nic nie mógł w nim zmienić. Czasem chcemy zablokować wszystko oprócz zakresu wpisywania danych, a niekiedy zależy nam na tym, aby ukryć przed ciekawymi formuły lub źródło danych. W kolejnych ćwiczeniach zobaczymy, jak sobie z tymi problemami poradzić.

78

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 4.12. Wynik inspekcji dokumentu

Ć W I C Z E N I E

4.7 Przygotuj arkusz pokazany na rysunku 4.13 i zabezpiecz go tak, aby użytkownicy mogli wpisywać dane do komórek z zakresu B2:B6, a nawet te komórki formatować. Poza zakresem B2:B6 wpisywanie danych i formatowanie ma być zabronione. Rysunek 4.13. Zmiany mają być dozwolone tylko w zakresie B2:B6

Rozwiązanie 1. Zaznacz zakres B2:B6 i naciśnij Ctrl+1 (albo wydaj polecenie Narzędzia główne/ Formatuj/Formatuj komórki); na karcie Ochrona wyłącz opcję Zablokuj (domyślnie włączoną dla wszystkich komórek arkusza). 2. Wydaj polecenie Recenzja/Chroń arkusz.

Rozdział 4. • Zabezpieczenia

79

3. W oknie dialogowym Chronienie arkusza ustaw opcje zgodnie z rysunkiem 4.14,

czyli na liście Pozwól wszystkim użytkownikom na włącz opcję Formatowanie komórek (domyślnie tylko dwie pierwsze opcje są włączone). Jeżeli chcesz, możesz wpisać hasło ochrony arkusza. Naciśnij OK. Rysunek 4.14. Opcje ochrony arkusza

4. Przekonaj się, że próba wpisania czegokolwiek do komórek nienależących

do zakresu B2:B6 skończy się niepowodzeniem. Natomiast komórki z zakresu B2:B6 możesz spokojnie wypełniać, czyścić i formatować. Komentarze  Jak widać na rysunku 4.14, w chronionym arkuszu można użytkownikom zezwolić na wykonywanie wielu czynności, zależnie od doboru opcji na liście Pozwól wszystkim użytkownikom tego skoroszytu na.  Często najcenniejszą częścią arkusza są formuły, nieraz bardzo skomplikowane. Pokazane w tym ćwiczeniu blokowanie arkusza chroni je przed zniszczeniem lub skopiowaniem, ale zezwala na ich oglądanie. Jeżeli przejdziesz do komórki B7, zapisaną w niej formułę zobaczysz na pasku edycji. Ć W I C Z E N I E

4.8 Formułę zapisaną w komórce B7 arkusza z poprzedniego ćwiczenia zabezpiecz nie tylko przed zniszczeniem, ale również przed odczytaniem.  Istnieją dwa rozwiązania tego problemu. Można włączyć ukrywanie zawartości komórki

albo uniemożliwić jej zaznaczanie (więc również przechodzenie do niej).  Jakiekolwiek zmiany w komórce B7 można wprowadzić dopiero po cofnięciu ochrony

arkusza.

Rozwiązanie 1. 1. Jeżeli arkusz jest zabezpieczony, usuń jego ochronę poleceniem Recenzja/Nie chroń arkusza. 2. Przejdź do komórki B7, naciśnij Ctrl+1 i włącz opcję Ochrona/Ukryj (pozostawiając bez zmiany włączoną opcję Zablokuj), tak jak na rysunku 4.15.

80

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 4.15. Opcje ochrony komórek w oknie dialogowym Formatowanie komórek 3. Wydaj polecenie Recenzja/Chroń arkusz. Możesz przyjąć takie same parametry

ochrony jak na rysunku 4.14. 4. Przejdź do komórki B7 i przekonaj się, że teraz zapisana w niej formuła nie pojawi się na pasku edycji. Komentarz Karta Ochrona w oknie Formatowanie komórek (patrz rysunek 4.15) jest dostępna tylko w niechronionym arkuszu, więc po włączeniu ochrony nie można zmienić ustawienia opcji Zablokuj i Ukryj. Rozwiązanie 2. 1. Wykonaj krok 1. z rozwiązania 1. 2. Wydaj polecenie Recenzja/Chroń arkusz. 3. Na liście czynności, na które zezwala się użytkownikom, wyłącz Zaznaczanie zablokowanych komórek (patrz rysunek 4.14) i naciśnij OK. 4. Przekonaj się, że teraz nie możesz przejść do komórki B7, a zatem również odczytać jej zawartości na pasku edycji. Ć W I C Z E N I E

4.9 Zablokuj możliwość wstawiania kolumn bez korzystania z opcji ochrony arkusza, dzięki czemu żadne inne blokady nie zostaną wprowadzone. Liczba kolumn w arkuszu jest stała i równa 16384. Wstawianie nowych kolumn powoduje gubienie kolumn na końcu arkusza; jeżeli wstawisz dwie nowe kolumny, dwie ostatnie zostaną stracone. Jednak Excel dopuszcza tracenie jedynie pustych kolumn.

Rozwiązanie 1. Przejdź do ostatniej kolumny arkusza (np. F5 w polu Odwołanie: XFD1). 2. Wpisz cokolwiek do dowolnej komórki w ostatniej kolumnie. 3. Wydaj polecenie Narzędzia główne/Wstaw/Wstaw kolumny arkusza. Kolumna nie zostanie wstawiona, za to zostanie wyświetlony komunikat widoczny na rysunku 4.16. Komentarze  Choć opisana metoda jest dość prymitywna, a komunikat wyjaśnia, dlaczego kolumna nie może być wstawiona, zabezpieczenie okazuje się bardzo skuteczne, co oznacza, że niewiele osób rozumie, jak działa Excel i... nie czyta wyświetlanych komunikatów.

Rozdział 4. • Zabezpieczenia

81

Rysunek 4.16. Jeżeli ostatnia kolumna nie jest pusta, Excel nie pozwala na wstawianie nowych kolumn  Po zastosowaniu tej metody, jeżeli kilka kolumn zostanie usuniętych, tyle samo

może być wstawionych.  Jeżeli usuniemy ostatnią kolumnę, nasze zabezpieczenie przestanie działać.  Oczywiście, w analogiczny sposób można się zabezpieczyć przed wstawianiem nowych wierszy. Ć W I C Z E N I E

4.10 Przygotuj arkusze pokazane na rysunkach 4.17 i 4.18. W Arkuszu2 są zapisane ceny netto sprzedawanych artykułów i na ich podstawie w Arkuszu1 są wyliczone ceny brutto. Rysunek 4.17. Arkusz1 korzysta z danych zapisanych w Arkuszu2

Rysunek 4. 18. Arkusz2 zawiera dane źródłowe używane w Arkuszu1

Ukryj arkusz z cenami netto.

82

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rozwiązanie  Kliknij zakładkę Arkusz2 prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Ukryj. Rezultat powinien być taki, jak na rysunku 4.19 Rysunek 4.19. Zakładka ukrytego Arkusza2 znikła

Komentarz Arkusz z cenami netto został ukryty, ale fakt jego ukrycia jest oczywisty, gdyż:  pozostawiono niezmienione nazwy arkuszy, więc brak zakładki Arkusz2 między zakładkami Arkusz1 i Arkusz3 sugeruje ukrycie (jednak nie można mieć pewności, gdyż tak samo brakowałoby zakładki, gdyby arkusz został usunięty);  po przejściu do którejkolwiek komórki z wyświetlaną ceną brutto (np. B2, tak jak na rysunku 4.19) na pasku edycji można odczytać formułę świadczącą o pobieraniu danych z arkusza Arkusz2, którego nie widać, więc musiał zostać ukryty. Ponadto kliknięcie zakładki widocznego arkusza prawym przyciskiem myszy i wybranie polecenia Odkryj pokaże Arkusz2 na liście Odkryj arkusz. Ć W I C Z E N I E

4.11 Jest to kontynuacja ćwiczenia 4.10. Lepiej ukryj Arkusz2 z cenami netto, tzn. usuń mankamenty ukrycia opisane w komentarzu do poprzedniego ćwiczenia.  Można usunąć pusty Arkusz3. Wówczas, gdy Arkusz2 zostanie ukryty, pozostanie tylko

Arkusz1. Będzie wyglądało tak, jakby skoroszyt składał się tylko z jednego arkusza.  Ponadto należy włączyć ochronę skoroszytu z domyślną opcją ochrony struktury oraz

ochronę arkusza z ukryciem zawartości komórek zawierających formuły.

Rozwiązanie Zakładam, że kontynuujesz ćwiczenie 4.10, co oznacza, że Arkusz2 jest już ukryty. 1. Prawym przyciskiem myszy kliknij zakładkę Arkusz3 i z menu podręcznego wybierz polecenie Usuń. 2. Pozostanie widoczny jedynie Arkusz1. Wykonaj polecenia 2. i 3. z ćwiczenia 4.8, (albo z rozwiązania 1., albo z rozwiązania 2. — obie metody są równie dobre), oczywiście, odnosząc te polecenia do zakresu B2:B4, a nie do komórki B7, tak jak w tamtym ćwiczeniu.

Rozdział 4. • Zabezpieczenia

83

3. Wydaj polecenie Recenzja/Chroń skoroszyt i pozostaw domyślnie włączoną opcję

ochrony struktury skoroszytu. Komentarz Wykonanie działań z punktu 2. uniemożliwi podglądanie formuł na pasku edycji, a włączenie ochrony struktury skoroszytu w punkcie 3. uniemożliwi nie tylko odkrywanie ukrytych arkuszy, lecz również wyświetlanie ich listy. Ć W I C Z E N I E

4.12 W ćwiczeniu 4.11 arkusz z cenami netto ukryliśmy dobrze, ale skorzystaliśmy z ochrony skoroszytu z ochroną struktury, co każdemu znającemu się na rzeczy sugeruje istnienie ukrytych arkuszy. Spróbujmy teraz ukryć arkusz tak, aby wyglądało, że niczego nie zablokowaliśmy, a arkusza po prostu nie ma. W skoroszycie używanym w ćwiczeniach 4.10 i 4.11 wypełnij Arkusz3 tak, jak na rysunku 4.20. Rysunek 4.20. Te informacje na pewno powinny zostać głęboko ukryte

Ukryj Arkusz3 w taki sposób, aby nie pojawiał się na liście arkuszy ukrytych. Arkusz2 należy ukryć normalnie, tak jak w ćwiczeniu 4.10. Do głębokiego ukrycia Arkusza3 użyjemy edytora VBA, aby jego właściwości Visible nadać wartość xlSheetVeryHidden. Brzmi to tajemniczo, ale nie jest skomplikowane.

Rozwiązanie 1. Kliknij zakładkę Arkusz2 prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Ukryj. 2. Naciśnij skrót klawiaturowy lewy Alt+F11. 3. Sprawdź, czy w oknie Project — VBA Project jest wybrany Arkusz3 i w oknie Properties — Arkusz3 nadaj właściwości Visible wartość xlSheetVeryHidden (kliknij w polu obok i wybierz z listy) — patrz rysunek 4.21. 4. Zamknij okno edytora Visual Basic. 5. Kliknij prawym przyciskiem myszy zakładkę Arkusz1 i z menu podręcznego wybierz polecenia Odkryj. Zobaczysz to, co objaśniam na rysunku 4.22. Komentarze  Jak widać, zaprezentowana wyżej metoda powoduje rzeczywiście głębokie ukrycie (z ang. very hidden) arkusza.  Aby tak ukryty arkusz odkryć, należy otworzyć okno edytora Visual Basic, wybrać głęboko ukryty arkusz w oknie Project — VBA Project i zmienić jego właściwość

84

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 4.21. Głębokie ukrywanie arkusza

Rysunek 4.22. Nazwa głęboko ukrytego arkusza nie pojawia się na liście arkuszy ukrytych

Visible w oknie Properties — Arkusz3. Nadanie wartości xlSheetVisible oznacza odkrycie arkusza, a xlSheetHidden — jego normalne ukrycie (będzie wyświetlany na liście ukrytych arkuszy).

Sprawdzanie poprawności danych Czasami chcemy się zabezpieczyć przed wprowadzeniem do komórki danych niespełniających określonych warunków, np. w sklepowym spisie towarów i cen nie powinno być możliwości wpisywania liczb ujemnych lub zer (sklep nie rozdaje towarów z dopłatą ani za darmo).

Rozdział 4. • Zabezpieczenia

85

Ć W I C Z E N I E

4.13 Przygotuj arkusz pokazany na rysunku 4.23 i zabezpiecz go przed wpisywaniem do kolumny B liczb ujemnych i równych zeru. Rysunek 4.23. Przygotowanie arkusza ćwiczeniowego

Rozwiązanie 1. Zaznacz kolumnę B i wydaj polecenie Dane/Poprawność danych. 2. Pola na kartach Ustawienia i Komunikat wejściowy wypełnij według rysunków 4.24 i 4.25, po czym naciśnij przycisk OK. Rysunek 4.24. Ustalanie kryterium, jakie mają spełniać liczby wpisywane do wybranego zakresu

Rysunek 4.25. Komunikat wyświetlany po przejściu do komórki sprawdzanej

3. Do B2 wpisz liczbę dodatnią, a do B3 spróbuj wpisać liczbę ujemną lub zero.

Działanie zostanie zablokowane w sposób pokazany na rysunku 4.26.

86

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 4.26. Wprowadza-nie danych niespełniają-cych warunków jest blokowane

Komentarze  Sprawdzanie poprawności działa tylko przy wprowadzaniu danych do komórki. Dane wprowadzone przed ustanowieniem zabezpieczenia nie są sprawdzane.  Po ustaleniu opisanych w ćwiczeniu kryteriów poprawności do strzeżonych komórek kolumny B nie uda się wprowadzić również tekstu, ale wpisany wcześniej nagłówek Cena pozostał w komórce B1.  Pokazane zabezpieczenie można ominąć przez wprowadzenie danych metodą inną niż bezpośrednie wpisywanie, np. przez kopiowanie zawartości innych komórek.  Zgodność danych z nałożonymi warunkami poprawności można sprawdzić za pomocą polecenia Dane/Poprawność danych/Zakreśl nieprawidłowe dane, co zostało pokazane na rysunku 4.27.

Rysunek 4.27. Wprowadza-nie danych niespełniają-cych warunków jest blokowane

5 Tabele Wprowadzenie1 Tabele są bardzo wygodnym nowym narzędziem Excela od wersji 2007 — ułatwiają i przyspieszają wykonywanie wielu działań i chronią przed niektórymi błędami. Znacznie różnią się od zwykłych zakresów z powodu wielu sprzężonych z nimi, funkcjonalnych narzędzi, działających automatycznie lub na żądanie. To, co na zwykłych zakresach trzeba wykonywać z mozołem, dobierając odpowiednie narzędzia, w tabelach zostało całkiem lub częściowo zautomatyzowane. Zaczniemy od zamiany zwykłego zakresu na tabelę i omówienia podstawowych cech tabel. Ć W I C Z E N I E

5.1 Zakres pokazany na rysunku 5.1 zamień na tabelę. W Excelu wciąż mamy do czynienia z tabelami w zwykłym znaczeniu tego słowa, tzn. z danymi zapisanymi w dwóch wymiarach, zwykle z nagłówkami na górze każdej kolumny. W Excelu 2007, 2010 i 2013 istnieją specjalne obiekty zwane tabelami, wyposażone w wiele pożytecznych narzędzi. Zadaniem ćwiczenia jest zamiana zakresu z rysunku 5.1 (czyli tabeli w zwykłym sensie) na tabelę — obiekt Excela.

Rozwiązanie 1. Przygotuj dane w sposób pokazany na rysunku 5.1, przejdź do jednej z komórek wypełnionego zakresu i naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+T albo wybierz polecenie Wstawianie/Tabela.

1

Ten rozdział jest adaptacją rozdziału „Tabele” z książki: Krzysztof Masłowski, Excel 2007 PL. 222 gotowe rozwiązania, Wydawnictwo Helion, Gliwice 2008.

88

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 5.1. Excel rozpoznaje rozmiary tabeli

2. Excel rozpozna zakres przyszłej tabeli oraz to, czy istnieje wiersz nagłówkowy,

i wyświetli wynik w oknie dialogowym Tworzenie tabeli (patrz rysunek 5.1). Jeżeli rozpoznanie jest prawidłowe, kliknij OK. Zakres A1:C7 zostanie zamieniony na tabelę pokazaną na rysunku 5.2. Rysunek 5.2. Zakres zamieniony na tabelę

Komentarze Przy automatycznym rozpoznaniu zakresu Excel zakłada, że tabela będzie się rozciągać do pierwszej pustej kolumny i pierwszego pustego wiersza. Przygotowując dane, trzeba pamiętać, aby nie pozostawiać pustych wierszy i kolumn. Różnice między tabelą a zwykłym zakresem są następujące.  Tworząc tabelę, Excel stosuje formatowanie domyślne, które potem łatwo zmienić na inne wybrane z galerii gotowych formatów (patrz ćwiczenie 5.2).  Po prawej stronie nagłówków tabeli są umieszczone przyciski rozwijające menu filtrowania i sortowania2 (patrz rysunek 5.2). Wyświetlanie tych przycisków można włączać lub wyłączać poleceniem Narzędzia główne/Edytowanie — Sortuj i filtruj/Filtruj.  W prawym dolnym rogu tabeli (patrz rysunek 5.2) jest umieszczony uchwyt, którego przeciągnięcie pozwala na zmianę zakresu tabeli. Jego użycie zostało pokazane w ćwiczeniu 5.5 (patrz rysunek 5.7).  Tabele są wyposażone w wiele specjalnych poleceń umieszczonych na wstążce, na karcie Projektowanie dostępnej, gdy uaktywnimy komórkę lub zakres należący do tabeli (patrz rysunek 5.3).  Jeżeli tabela jest aktywna3, przy przewijaniu arkusza w dół jej nagłówki są wyświetlane zamiast literowych oznaczeń kolumn arkusza (patrz rysunek 5.4). 2

Więcej informacji o filtrowaniu i sortowaniu znajdziesz w rozdziale 10., „Elementy analizy danych”.

3

Tzn. komórką bieżącą jest dowolna komórka tabeli (B6 na rysunku 5.4).

Rozdział 5. • Tabele

89

Rysunek 5.3. Wstążka poleceń z narzędziami dla tabel Rysunek 5.4. Po przewinięciu arkusza nagłówki aktywnej tabeli zastępują oznaczenia kolumn  Formatowanie tabeli jest dynamiczne. Na rysunku 5.5 wstawienie wiersza 4.

nie zakłóciło naprzemiennie różnego formatowania kolejnych wierszy. Rysunek 5.5. Po dodaniu jednego wiersza zostało zachowane naprzemiennie różne formatowanie wierszy parzystych i nieparzystych

 Tabele są wyposażone w tzw. kolumny obliczeniowe, dzięki czemu formuła

umieszczona lub poprawiona w jednej komórce jest powielana w całej kolumnie (patrz ćwiczenie 5.7). Ć W I C Z E N I E

5.2 Excel udostępnia sporą galerię gotowych stylów formatowania tabeli. Bardzo wygodna jest możliwość zobaczenia zawczasu, jak będzie wyglądała tabela po zmianie stylu. Obejrzyj, jak tabela z ćwiczenia 5.1 będzie wyglądała po zastosowaniu innego stylu. Przejrzyj kilka stylów i wybierz najodpowiedniejszy. Rozwiązanie 1. Przejdź do dowolnej komórki tabeli z ćwiczenia 5.1 i wybierz polecenie Narzędzia główne/Style — Formatuj jako tabelę lub Projektowanie/Style tabeli — Szybkie style tabeli. 2. Naprowadzając wskaźnik myszy na różne wzory formatowania, możesz zobaczyć, jak tabela będzie wyglądała po zastosowaniu danego stylu (patrz rysunek 5.6). 3. Kliknij wybrany format; tabela zostanie sformatowana.

90

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 5.6. Sprawdzanie wyglądu tabeli w różnych formatach

Komentarze  Bardzo szybką i wygodną metodą formatowania jest zastosowanie stylu i, jeśli trzeba, dodanie własnych poprawek i uzupełnień.  Formatowania naniesione ręcznie będą trwałe; nie zmieni ich wybranie innego stylu, co możesz sprawdzić, np. zmieniając kolor tła wybranej komórki. Komórka, której tło zmienisz na żółte, pozostanie żółta niezależnie od wybranego stylu tabeli. Ć W I C Z E N I E

5.3 Użyj stylu tabeli do sformatowania zwykłego zakresu. Rozwiązanie 1. Zaznacz zakres, który chcesz sformatować, i wydaj polecenie Narzędzia główne/Style — Formatuj jako tabelę. 2. Gdy Excel zapyta, czy zamienić zakres na tabelę (patrz rysunek 5.7), kliknij OK. Zależnie od tego, czego potrzebujesz, możesz włączyć opcję Moja tabela ma nagłówki. Rysunek 5.7. Formatowanie zwykłego zakresu za pomocą stylu tabeli

3. Wybierz z galerii odpowiedni styl tabeli. 4. Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolne miejsce utworzonej tabeli i z menu

podręcznego wybierz polecenie Tabela/Konw. na zakres. Możesz także użyć polecenia Projektowanie/Narzędzia — Konwertuj na zakres.

Rozdział 5. • Tabele

91

Komentarz Tabela zostanie zamieniona na zwykły zakres, ale formatowanie wybrane z galerii formatów nie zniknie. Jest to bardzo szybki i wygodny sposób formatowania zakresów; zamiast formatować wszystko od początku, warto zastosować odpowiedni gotowy styl, a potem ewentualnie tu i ówdzie poprawić szczegóły formatowania. Ć W I C Z E N I E

5.4 Zmień domyślny styl formatowania tabeli. Najszybszym sposobem zamiany zakresu na tabelę jest użycie skrótu klawiszowego Ctrl+T, który zastępuje polecenie Wstawianie/Tabela (patrz rozwiązanie ćwiczenia 5.1.). Tak utworzonej tabeli jest nadawany styl domyślny. Standardowo jest to Styl tabeli — średni 2. Jeżeli Ci nie odpowiada, możesz go zmienić (najlepiej, by stylem domyślnym był styl najczęściej stosowany).

Rozwiązanie Aby zmienić styl domyślny, wykonaj poniższe kroki. 1. Wyświetl galerię stylów (np. za pomocą polecenia Narzędzia główne/Style — Formatuj jako tabelę) i wybrany styl kliknij prawym przyciskiem myszy. 2. Z menu podręcznego wybierz polecenie Ustaw jako domyślny. Komentarz Możesz zdefiniować własny styl tabeli. Procedurę uruchamia polecenie Narzędzia główne/ Style — Formatuj jako tabelę/Nowy styl tabeli. Zdefiniowanie własnego stylu jest dość żmudne i opłacalne jedynie wtedy, gdy mamy specjalne wymagania i w określony sposób zamierzamy formatować wiele tabel. Ć W I C Z E N I E

5.5 Przewidując nową kolumnę danych, rozszerz tabelę. Rozmiary tabeli można łatwo zmieniać, przeciągając myszą uchwyt umieszczony w jej dolnym prawym rogu.

Rozwiązanie 1. Przeciągnij w prawo uchwyt w dolnym prawym rogu tabeli (patrz rysunek 5.8), aby rozciągnąć tabelę o jedną dodatkową kolumnę. 2. Ciągnąc uchwyt dalej, możesz dodać do tabeli więcej kolumn:  kolejne nowe kolumny tabeli otrzymują automatycznie nagłówki Kolumna1, Kolumna2 itd.,  domyślne nagłówki można bez problemu zastąpić własnymi przez zwykłe wpisanie do komórek nowego tekstu.

92

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 5.8. Dodawanie kolumny do tabeli 3. Przeciągając uchwyt w dół, możesz dodać do tabeli kolejne wiersze. 4. Przeciągając uchwyt w lewo lub do góry, możesz odpowiednio zmniejszać liczbę

kolumn lub wierszy należących do tabeli. Komentarz Nie można przeciągnąć uchwytu rozmiarów tabeli po przekątnej, co oznacza, że nie jest możliwe jednoczesne dodawanie kolumn i wierszy. Ć W I C Z E N I E

5.6 Rozszerz tabelę przez wypełnienie komórki w sąsiedniej kolumnie. Przyjemną cechą tabel jest ich automatyczne powiększanie się po wpisaniu czegokolwiek do dowolnej komórki bezpośrednio sąsiadującej z tabelą po prawej stronie.

Rozwiązanie  Do komórki D1 wprowadź tekst Zysk; do tabeli zostanie przyłączona kolumna D (patrz rysunek 5.9).

Rysunek 5.9. Wypełnienie komórki D1 spowodowało dodanie do tabeli kolumny D

Komentarze Obok bieżącej komórki został wyświetlony przycisk autokorekty. Jego kliknięcie udostępnia trzy polecenia:  Cofnij Autorozszerzanie tabeli — działa tak samo jak użycie standardowego przycisku Cofnij ,  Zatrzymaj automatyczne rozszerzanie tabel — wyłącza trwale automatyczne dołączanie kolumn i wierszy w wyniku wypełnienia sąsiadujących z tabelą komórek, czyli wyłącza drugą opcję spośród pokazanych na rysunku 5.10,

Rozdział 5. • Tabele

93

 Kontroluj opcje Autokorekty — otwiera okno dialogowe Autokorekta z kartą

Autoformatowanie podczas pisania, tak jak na rysunku 5.10. Rysunek 5.10. Automatyczne dołączanie do tabeli nowych wierszy i kolumn można wyłączyć

 Aby ponownie włączyć automatyczne dołączanie kolumn i wierszy do tabeli,

należy otworzyć okno dialogowe Opcje programu Excel4 i kliknąć przycisk Sprawdzanie/Opcje Autokorekty, co spowoduje wyświetlenie okna pokazanego na rysunku 5.10, w którym karta Autoformatowanie podczas pisania pozwoli włączyć opcję Dołącz nowe wiersze i kolumny.  Aby rozszerzyć tabelę, nie trzeba koniecznie wpisywać nagłówka. Wystarcza wpisanie czegokolwiek, np. litery x do sąsiadującej z tabelą dowolnej komórki, takiej jak D4. Jeżeli nie podamy nagłówka, dołączona kolumna otrzyma standardowy nagłówek Kolumna1. Ć W I C Z E N I E

5.7 Lista przychodów i kosztów oddziałów firmy w różnych miastach jest zapisana w tabeli pokazanej na rysunku 5.11. Masz dwa zadania:  w kolumnie D obliczyć dochody poszczególnych oddziałów,  pod tabelą podsumować przychody, koszty i dochody. Bardzo przyjemną i pożyteczną cechą tabel jest automatyczne powielanie w całej kolumnie formuł wprowadzanych do pojedynczej komórki. Drugim wygodnym narzędziem jest włączany i wyłączany na żądanie wiersz podsumowania.

Rozwiązanie 1. W komórce D1 wpisz nagłówek kolumny Dochody, co spowoduje dołączenie kolumny D do tabeli (patrz ćwiczenie 5.6.). 2. Do D2 wprowadź formułę =b2-c2 (patrz rysunek 5.11); formuła zostanie skopiowana w dół kolumny do wszystkich, należących do tabeli komórek kolumny D.

4

W Excelu 2007 polecenie Przycisk Office/Opcje programu Excel; w Excelu 2010 i 2013 polecenie Plik/Opcje.

94

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 5.11. Formuła wpisana do D2 została automatycznie skopiowana w dół kolumny

3. Sprawdź, czy komórką bieżącą jest dowolna komórka tabeli, i naciśnij Ctrl+Shift+T5.

Do tabeli zostanie dołączony wiersz podsumowania6, co zostało pokazane na rysunku 5.12. Rysunek 5.12. Automatycznie dołączony wiersz podsumowania z całkowitym podsumowaniem ostatniej kolumny

Jak widać na rysunku 5.12, Excel wykonał jednocześnie dwie operacje:  dodał sumę całkowitą w D8,  dołączył do tabeli wiersz sumy, udostępniający wiele możliwości podliczania wszystkich kolumn. 4. Przejdź do komórki B8, rozwiń listę funkcji proponowanych przez Excel i wybierz Suma (patrz rysunek 5.12). Potem zrób to samo w komórce C8. Komentarze  Domyślnie Excel umieszcza podsumowanie w oddzielnym wierszu sumy dołączanym do tabeli (patrz rysunek 5.12), włączanym i wyłączanym naprzemiennie skrótem klawiaturowym Ctrl+Shift+T.

5

Lub kliknij dowolną komórkę tabeli prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Tabela/Wiersz sum.

6

Skrót klawiaturowy Ctrl+Shift+T (tak samo jak polecenie menu podręcznego Tabela/Wiersz sum) naprzemiennie włącza i wyłącza wiersz podsumowania tabeli. Działa, gdy komórką bieżąca należy do tabeli.

Rozdział 5. • Tabele

95

 W wierszu podsumowania tabeli Excel używa funkcji SUMY.CZĘŚCIOWE zamiast funkcji SUMA.  W formułach program używa adresów określonych przez nagłówki tabel, np. =SUMY.CZĘŚCIOWE(109;[Dochody]) zamiast =SUMY.CZĘŚCIOWE(109;D2:D7).  Jeżeli w wierszu podsumowania (patrz rysunek 5.12) zamiast sumowania

wybierzesz, np. Licznik, Maksimum lub Minimum, Excel użyje tej samej funkcji SUMY.CZĘŚCIOWE, zmieniając jedynie wartość 1. argumentu odpowiednio na: 103, 104, 105 itd. (od 101 do 111). Zawsze są to wartości > 100, dzięki czemu obliczenia pomijają wartości w wierszach ukrytych (gdyby użyto argumentu pierwszego z zakresu od 1 do 11, wartości ukryte nie byłyby pomijane).  Funkcja SUMY.CZĘŚCIOWE odpowiada funkcji SUMY.POŚREDNIE w starszych wersjach Excela.  Oprócz skrótu klawiszowego Ctrl+Shift+T i polecenia menu podręcznego Tabela/Wiersz sum, włączaniem wiersza sum można sterować za pomocą opcji Projektowanie/Opcje stylu tabeli — Wiersz sumy (patrz rysunek 5.13).  Jak widać na rysunku 5.13, grupa poleceń Opcje stylu tabeli na karcie Projektowanie pozwala, oprócz wiersza sumy, włączać i wyłączać również wiersz nagłówkowy oraz wyróżniać pierwszą i ostatnią kolumnę, a także odróżniać kolejne kolumny przez stosowanie naprzemiennego tła. Rysunek 5.13. Opcje wyświetlania tabeli

Ć W I C Z E N I E

5.8 Wypróbuj opisane w ćwiczeniu metody wyróżniania zakresu danych, całej tabeli oraz jej wiersza i kolumny. Opisany sposób zaznaczania tabeli nie zależy od tego, czy na początku komórka aktywna należała do tabeli, czy była położona poza nią.

Rozwiązanie 1. Naprowadź wskaźnik myszy na górny lewy narożnik tabeli, a gdy zamieni się w ukośną strzałkę, kliknij jednokrotnie. Zostanie zaznaczony zakres danych tabeli (patrz rysunek 5.14 po lewej stronie). 2. Po zaznaczeniu zakresu danych ponownie w taki sam sposób jak w punkcie 1. kliknij górny lewy narożnik tabeli; zostanie zaznaczona cała tabela z wierszem nagłówkowym i wierszem sumy (patrz rysunek 5.14). 3. Sprawdź, że kolejne klikanie górnego lewego narożnika będzie naprzemiennie włączać zaznaczenie zakresu danych bądź całej tabeli.

96

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 5.14. Pierwsze kliknięcie górnego narożnika zaznacza zakres danych, a drugie całą tabelę z wierszem nagłówkowym i wierszem sumy 4. Przejdź do dowolnej komórki tabeli i nie wychodząc poza obręb tabeli, naprowadź

wskaźnik myszy w pobliże jej krawędzi, tak jak na rysunku 5.15. Gdy zamieni się w czterokierunkową strzałkę, kliknij. Zostanie zaznaczona cała tabela, tak jak po prawej stronie rysunku 5.14. Rysunek 5.15. Kliknięcie w pobliżu krawędzi aktywnej tabeli powoduje jej zaznaczenie w całości

5. Niech komórką aktywną będzie dowolna komórka tabeli. Zobacz, że skróty

klawiszowe Shift+spacja, Ctrl+spacja i Ctrl+Shift+spacja powodują odpowiednio zaznaczenie wiersza, kolumny i zakresu danych tabeli. Ć W I C Z E N I E

5.9 W tabeli pokazanej na rysunku 5.16 wstaw dwa wiersze między Kielcami i Białymstokiem. Na rysunku 5.16 pierwotna tabela obejmuje zakres C2:E7. Kolumna A z pomocniczymi numerami wierszy nie należy do tabeli. Rozwiązanie 1. Zaznacz w tabeli zakres C5:C6 (patrz rysunek 5.16) i kliknij zaznaczenie prawym przyciskiem myszy. 2. Z menu podręcznego wybierz polecenie Wstaw/Wiersze tabeli powyżej. Wynik został pokazany po prawej stronie rysunku 5.16. 3. Aby usunąć wiersze tabeli, zaznacz zakres obejmujący komórki położone w tych wierszach, kliknij zaznaczenie prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Usuń/Wiersze tabeli.

Rozdział 5. • Tabele

97

Rysunek 5.16. Wstawienie wierszy tabeli nie oznacza wstawienia wierszy arkusza

Komentarze  Jak widać, zostało wstawione tyle wierszy tabeli, ile obejmował zaznaczony zakres.  Wstawianie kolumn jest wykonywane analogicznie, jedynie w punkcie 2. polecenie Wstaw/Wiersze tabeli powyżej zostaje zastąpione przez Wstaw/Kolumny tabeli po lewej.  Podobnie jest z usuwaniem kolumn tabeli. W poleceniu 3. należy z menu podręcznego wybrać Usuń/Kolumny tabeli (zamiast Usuń/Wiersze tabeli). Ć W I C Z E N I E

5.10 Celem ćwiczenie jest pokazanie, w jaki sposób Excel porównuje rekordy zapisane w tabeli i eliminuje ich powtórzenia (duplikaty). Przy porównywaniu rekordów (wierszy) tabeli takie same liczby różnie sformatowane są uznawane za różne, natomiast odmienne formatowanie nie powoduje rozróżnienia tekstów.

Rozwiązanie W tabeli pokazanej na rysunku 5.17 dwa wiersze są zduplikowane: zawartość wiersza 3. jest powtórzona w wierszu 6., a wiersza 4. w wierszu 7. Wiersze powtórzone są inaczej sformatowane, czcionka została pochylona i pogrubiona oraz wartości w kolumnie D zostały wyświetlone z dwoma miejscami po przecinku. Wykonamy dwie różne operacje usuwania duplikatów. Rozwiązanie 1. Usuwanie duplikatów na podstawie kolumn tekstowych 1. Przejdź do jednej z komórek tabeli i wybierz polecenie Projektowanie/Narzędzia — Usuń duplikaty. 2. W oknie dialogowym Usuwanie duplikatów wyłącz sprawdzanie powtórzeń w kolumnie Wpłata (patrz rysunek 5.18) i kliknij OK.

Komentarz Wiersze 6. i 7. z rysunku 5.17 zostały uznane za powtórzenia, pomimo innego sformatowania tekstu.

98

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 5.17. Czy Excel wiersze 6. i 7. uzna za powtórzenie wierszy 3. i 4.?

Rysunek 5.18. Usuwanie wierszy mających te same wartości w trzech pierwszych kolumnach

Wynik został pokazany na rysunku 5.19.

Rysunek 5.19. Excel usunął powtórzone rekordy

Rozwiązanie 2. Czy 45 zł różni się od 45,00 zł? Użyjemy tej samej tabeli wyjściowej pokazanej na rysunku 5.17. 1. Tak jak w rozwiązaniu 1., przejdź do jednej z komórek tabeli i wybierz polecenie Projektowanie/Narzędzia — Usuń duplikaty. 2. W oknie dialogowym Usuwanie duplikatów (patrz rysunek 5.18) włącz sprawdzanie powtórzeń we wszystkich kolumnach i kliknij OK. Wynik został pokazany na rysunku 5.20.

Rozdział 5. • Tabele

99

Rysunek 5.20. Nie ma duplikatów. Dla Excela 45 zł to nie to samo, co 45,00 zł

Komentarz Excel uważa, że w tabelach (tak samo jak w zwykłych zakresach niezamienionych na tabele):  inaczej sformatowany tekst pozostaje tym samym tekstem,  inaczej sformatowana liczba nie jest tą samą liczbą. Należy pamiętać, aby przed usuwaniem duplikatów w każdej kolumnie wszystkie liczby sformatować tak samo.

100

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

6 Formuły Wprowadzenie Dzięki formułom Excel jest potężnym narzędziem wykonującym na bieżąco skomplikowane obliczenia. Bez nich byłby jedynie martwą tabelą rozciągniętą na wiele kolumn i wierszy, taką pokratkowaną komputerową kartką papieru. Sprawne posługiwanie się formułami wymaga poznania funkcji i sposobów adresowania, czyli inaczej odwoływania się do zakresów i komórek. Adresowanie można usprawnić, stosując nazwy, o czym powiem w następnym rozdziale. Każdy ciąg znaków wprowadzanych do komórki rozpoczynający się od znaku = Excel uznaje za formułę i albo wykonuje obliczenie, albo... informuje o błędzie. Wykrycie przyczyny błędu bywa czasem trudne i wymaga śledzenia działania formuły krok po kroku.

Adresy względne i bezwzględne Jak już wspomniałem, adresy bywają nazywane odwołaniami, więc możemy — jak kto woli — mówić o adresach bądź odwołaniach względnych i bezwzględnych. Rozróżnianie obu typów adresowania jest umiejętnością podstawową, bez której nie sposób tworzyć formuł oraz zrozumieć ćwiczeń z tego i następnych rozdziałów. Oprócz adresów względnych i bezwzględnych istnieją adresy mieszane, które — jak łatwo z nazwy odczytać — są rozwiązaniem łączącym oba rodzaje, np. odwołanie do kolumny może być bezwzględne, a do wiersza względne, lub odwrotnie. Do komórek i zakresów można także odwoływać się przez nazwy, co najczęściej odpowiada zastąpieniu mało czytelnego adresu zrozumiałym i łatwym do zapamiętania słowem, np. łatwiej zapamiętać słowo podatek niż adres $C:$12. Nazwami zajmiemy się szerzej w rozdziale 7.

102

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Ć W I C Z E N I E

6.1 Zadanie polega na obliczeniu kosztów jednodniowego pobytu w hotelu w jakimś kraju UE. Ceny podane w euro przelicz na złote po kursie 1 EUR = 4,09 PLN. Rozwiązanie 1. Wypełnij arkusz według rysunku 6.1., na którym podpowiadam, jak nadać komórkom format księgowy z walutą €. Rysunek 6.1. Formatowanie ze znakiem € jest łatwo dostępne, ale jak w C2 napisać formułę, aby ją bez problemu skopiować w dół kolumny?

2. Komórce C2 nadaj standardowy format księgowy z walutą zł i wpisz do niej formułę =B2*4,09, tak jak na rysunku 6.2. 3. Zawartość C2 skopiuj do C3:C5. 4. Przejdź do C6 i używając przycisku Narzędzia główne/Edytowanie —Suma

podsumuj wydatki w złotówkach. 5. Efekt możesz zobaczyć na rysunku 6.2.

Rysunek 6.2. Automatyczna zmiana adresów względnych podczas kopiowania pozwala oszczędzić wiele czasu i wysiłku

Komentarze  Format walutowy nadany komórce C2 zostanie, wraz z zawartością komórki, skopiowany w dół kolumny. Oddzielne formatowanie nie będzie potrzebne.

,

R o z d z i a ł 6 . • F o r m uł y

103

 Wpisana do C2 formuła =B2*4,09 oznacza: „weź zawartość komórki położonej

o jedno miejsce w lewo i pomnóż ją przez 4,09”. Skopiowana do komórki C5 przyjmuje postać =B5*4,09.  Skopiowanie takiej formuły do pierwszej kolumny nie ma sensu. Przekonaj się, że spowoduje to błąd odwołania. Dlaczego?  Adresy typu LiteroweOznaczenieKolumnyNumerWiersza, np. B2, C7, IV6789, są adresami względnymi, zmieniającymi się podczas kopiowania.  Jeżeli formuły sumujące wpiszesz niezależnie do komórek B6 i C6, nie będziesz musiał poprawiać formatowania, gdyż suma automatycznie przyjmie format wartości sumowanych (pod warunkiem, że przedtem nie został tej komórce ręcznie narzucony inny format). Jeżeli natomiast do C6 skopiujesz formułę sumującą z B6, będziesz musiał poprawić format komórki C6. Gdy o tym zapomnisz, suma złotówek będzie wyświetlana w euro. Ć W I C Z E N I E

6.2 Kurs euro zmienia się z dnia na dzień, więc również nasze przeliczenie cen w euro na ceny złotówkowe będzie się zmieniać. Arkusz z ćwiczenia 6.1 przekształć tak, aby nie trzeba było poprawiać wszystkich formuł przeliczających walutę po każdej zmianie kursu. Zmiana ma być dokonywana tylko w jednej komórce. To nietypowe ćwiczenie, gdyż zamiast odpowiedzi podanej wprost podałem ciąg pytań. Jeżeli na nie odpowiesz, rozwiązanie będzie oczywiste.  Przelicznik walutowy należy zapamiętać w komórce, a w formułach używać odwołania

do tej komórki (zastanów się, jakiego odwołania).  Warto to ćwiczenie porównać z ćwiczeniem 6.5.

Pytanie 1. Na rysunku 6.3 widać, że formuła podana w C2 daje prawidłowy wynik. Czy skopiowana do zakresu C3:C5 również będzie działać prawidłowo? Rysunek 6.3. Użycie przelicznika zapamiętanego w komórce D2

Odpowiedź Nie. Wartość z B3 będzie mnożona przez wartość z D3, a komórka D3 jest pusta, co odpowiada mnożeniu przez zero. Na rysunku 6.4 widać wartość 0 wyświetloną w formacie walutowym. Pytanie 2. Jaką postać powinna przybrać formuła wpisana do C2, aby po skopiowaniu do komórek poniżej obliczenia były wykonane prawidłowo?

104

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 6.4. Skopiowana formuła źle działa. Dlaczego?

Odpowiedź =B2*D$2 lub =B2*$D$2  Znak dolara ($) blokuje wiersz lub kolumnę przy kopiowaniu.  W pierwszej formule w adresie D$2 został zablokowany tylko wiersz, co wystarcza, gdyż kopiujemy formułę w dół jednej kolumny. D$2 jest przykładem adresu

mieszanego.  W drugiej formule w adresie $D$2 blokujemy wiersz i kolumnę. Blokowanie kolumny w tym przypadku jest niepotrzebne, ale nie przeszkadza. $D$2 jest

przykładem adresu bezwzględnego.  Pierwszy mnożnik w formule B2 pozostawiliśmy w postaci adresu względnego, dzięki czemu każda kopia formuły w dowolnej komórce z kolumny C będzie mnożyła wartość z sąsiedniej kolumny B przez ten sam przelicznik walutowy pobierany z komórki D2. Ć W I C Z E N I E

6.3 Przekonaj się, że wstawianie znaku $, blokującego wiersz lub kolumnę podczas kopiowania, możesz sobie ułatwić za pomocą klawisza F4. Rozwiązanie 1. Przejdź do dowolnej komórki zawierającej formułę z adresem innej komórki, np. do komórki C2 w arkuszu używanym w poprzednich ćwiczeniach. 2. Na pasku edycji kliknij w obrębie adresu, którego typ chcesz zmienić (przed, w środku lub, jak na rysunku 6.5, za adresem).

Rysunek 6.5. Umieszczenie punktu wstawiania w obrębie adresu na pasku edycji 3. Naciskaj klawisz F4, obserwując cykliczną zmianę adresu (patrz rysunek 6.6). Rysunek 6.6. Wyniki kolejnego naciskania klawisza F4

R o z d z i a ł 6 . • F o r m uł y

105

Przeliczanie ręczne i automatyczne Jeżeli nie zostaną zmienione ustawienia domyślne, Excel po każdym wprowadzeniu danych przelicza formuły we wszystkich arkuszach wszystkich otwartych skoroszytów. W przypadku arkuszy z setkami lub tysiącami formuł opóźnienia zaczynają być widoczne. Zobaczmy, jak można poskromić gotowość Excela do natychmiastowego liczenia. Ć W I C Z E N I E

6.4 Zmień ustawienia Excela tak, aby formuły były przeliczane tylko na żądanie. Rozwiązanie 1. Przygotuj arkusz zawierający formuły (przynajmniej jedną). 2. Włącz opcję Formuły/Opcje obliczania/Ręcznie. 3. Przekonaj się, że po zmianie wartości wpisanych do komórek arkusza nowe wartości formuł są wyliczane dopiero po naciśnięciu klawiszy F9 lub Shift+F9 (patrz rysunek 6.7 i komentarz).

Rysunek 6.7. Ręczne przeliczanie formuł

Komentarz Jeżeli nie używasz bardzo dużych arkuszy z wieloma formułami, korzystanie z opisanego w tym ćwiczeniu wyłączania obliczeń automatycznych nie ma sensu. Warto jednak wiedzieć o tej możliwości, choćby po to, by nie wpadać w przerażenie, gdy Excel przestanie liczyć, bo ktoś — z istotnej potrzeby lub dla żartu — włączył obliczanie ręczne. F9 powoduje przeliczenie wszystkich formuł we wszystkich otwartych skoroszytach, a Shift+F9 przeliczenie formuł w bieżącym arkuszu.

106

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Wyświetlanie formuł w komórkach W komórkach arkuszy Excel wyświetla wyniki zwracane przez formuły. Same formuły można podglądać pojedynczo na pasku edycji1, gdzie widzimy zawsze zawartość komórki bieżącej2. Jeżeli chcemy podejrzeć i porównywać wiele formuł, należy je wyświetlić w komórkach zamiast pokazywanych tam standardowo wartości. Ć W I C Z E N I E

6.5 Do wykonania tego ćwiczenia można użyć dowolnego arkusza zawierającego formuły; dla uproszczenia skorzystaj z arkusza przygotowanego w ćwiczeniu 6.2 (patrz rysunek 6.8). Rysunek 6.8. W trybie domyślnym formuły można oglądać tylko na pasku edycji; w komórkach są wyświetlane wyniki obliczeń

Zmień ustawienia Excela tak, aby w komórkach zamiast wyliczonych wartości były wyświetlane formuły, tak jak na rysunku 6.9.

Rysunek 6.9. Przejście do komórki zawierającej formułę powoduje wyróżnienie komórek z danymi źródłowymi

Rozwiązanie 1.  Kliknij przycisk opcji Formuły/Pokaż formuły. Excel wyświetli formuły zamiast wyliczanych wartości.  Ponowne kliknięcie tego przycisku spowoduje powrót do wyświetlania wartości. 1

Nazywanym również paskiem formuły.

2

Z wyjątkiem przypadku, gdy wyświetlanie zawartości komórki bieżącej na pasku edycji zostało zablokowane, co opisuję w ćwiczeniu 4.8.

R o z d z i a ł 6 . • F o r m uł y

107

Rozwiązanie 2.  Naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+` (tzw. słaby akcent nad klawiszem Tab). Powrót do wyświetlania wartości nastąpi po ponownym naciśnięciu tej samej kombinacji klawiszy. Komentarz  Polecenie wyświetlania formuł zamiast wartości dotyczy arkusza. W jednym skoroszycie różne arkusze mogą być odmiennie wyświetlane.

Formuły trójwymiarowe i adresowanie pośrednie Najczęściej stosujemy formuły pobierające dane z komórek tego samego arkusza. Wtedy formuła i komórki źródłowe leżą na tej samej płaszczyźnie, więc adresy pozostają dwuwymiarowe; literowe oznaczenie kolumny i numer wiersza, np. B32 lub AB123, jednoznacznie określają położenie komórki. Rozszerzenie adresu o nazwę arkusza, np. Arkusz2!B32, pozwala na poruszanie się w trójwymiarowej przestrzeni komórek. Przydatność takiego adresowania jest pokazana w ćwiczeniu 6.6. W ćwiczeniu 6.7, oprócz adresowania trójwymiarowego, zostało pokazane adresowanie pośrednie. Jest to bardzo prosty przykład sterowania postacią formuły przez zmianę zawartości wybranej komórki. Ć W I C Z E N I E

6.6 Przygotuj skoroszyt według rysunku 6.10. Rysunek 6.10. Przygotowanie skoroszytu ćwiczeniowego

 W pierwszej kolumnie i pierwszym wierszu arkuszy 1 kwartał, Styczeń, Luty

i Marzec wpisz jednakowe opisy, pokazane na rysunku 6.10.  W komórkach zakresów B2:B4 arkuszy poszczególnych miesięcy wpisz dowolne liczby określające wydatki w tych miesiącach i nadaj tym komórkom format walutowy.  W arkuszu 1 kwartał:

108

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane  

w komórkach zakresu B2:B4 wpisz formuły wyliczające sumaryczne wydatki w kwartale dla każdego typu obciążenia, w komórce B6 wylicz sumę całkowitą wydatków w kwartale.  Po dwukrotnym kliknięciu zakładki arkusza przechodzimy do edycji jego nazwy, co pozwala

zmienić nazwę standardową na inną.  Ten sam tekst do komórek pierwszego wiersza i pierwszej kolumny możemy wpisać

jednocześnie we wszystkich arkuszach. Wystarczy wcześniej te arkusze zgrupować (dla przypomnienia: trzymając wciśnięty klawisz Ctrl, kliknij kolejno zakładki arkuszy, lub trzymając wciśnięty klawisz Shift, kliknij zakładkę pierwszego i ostatniego arkusza).

Rozwiązanie 1. 1. Sprawdź, czy arkusze nie są zgrupowane, przejdź do komórki B2 arkusza 1 kwartał i napisz znak =. 2. Kliknij zakładkę arkusza Styczeń, a potem komórkę B2 w tym arkuszu i napisz znak +. Formuła na pasku edycji powinna wtedy wyglądać tak, jak na rysunku 6.11. Rysunek 6.11. Pisanie formuły dodającej dane z kilku arkuszy

3. Działając jak w punkcie 2., uzupełnij formułę o sumowanie z arkuszy Luty

i Marzec. 4. Gdy formuła na pasku edycji będzie miała postać pokazaną na rysunku 6.12, naciśnij klawisz Enter. Rysunek 6.12. Formuły sumujące z kolumny B zostały pokazane w kolumnie D

5. W arkuszu 1 kwartał formułę z B2 skopiuj do B3 i B4. 6. W komórce B6 tego arkusza dodaj sumowanie wszystkich wydatków w kwartale.

Możesz użyć formuły pokazanej na rysunku 6.12. Rozwiązanie 2. 1. Przygotuj arkusz wg polecenia 1. z rozwiązania 1. 2. Do komórki B2 arkusza 1 kwartał wpisz formułę pokazaną na rysunku 6.13. 3. Skopiuj tę formułę do komórek B3 i B4 i w komórce B6 dodaj podsumowanie wszystkich wydatków w kwartale według rysunku 6.13.

R o z d z i a ł 6 . • F o r m uł y

109

Rysunek 6.13. Inna postać formuł sumujących dane z komórek arkuszy Styczeń, Luty i Marzec

Komentarz Formuły pokazane na rysunku 6.13 można po prostu wpisać do komórek lub tworzyć przez wybieranie komórek, tak jak w rozwiązaniu 1. Rozwiązanie 3.  Powtórz polecenia rozwiązania 2., stosując formuły pokazane na rysunku 6.14. Rysunek 6.14. Inny sposób adresowania tych samych komórek

Komentarze  Formuła użyta w rozwiązaniu 3. ilustruje bardzo przydatną możliwość tworzenia zakresów arkuszy. Wszyscy znają i stosują zakresy komórek, np. B2:B4 lub C1:F36 itp. Zakresy arkuszy, np. Arkusz1:Arkusz3, są o wiele mniej znane i rzadziej stosowane.  W komórce B6 podsumowanie wszystkich wydatków w kwartale zostało zrealizowane za pomocą prostej formuły: =SUMA(Styczeń:Marzec!B2:B4).  W małych arkuszach różnica między rozwiązaniami 1., 2. lub 3. nie jest istotna, lecz staje się oczywista, gdy sumowanie obejmuje setki lub tysiące komórek. Spróbuj zastosować rozwiązanie 1. (sumowanie zawartości poszczególnych komórek) w celu zsumowania wartości z zakresu B2:B656. Na pewno łatwiej napisać =SUMA(Styczeń:Grudzień!B2:B656) niż =Styczeń!B2+ Styczeń!B3+...+Grudzień!B656. Formuła sumująca miałaby w tym przypadku 12 razy 655 składników. Ć W I C Z E N I E

6.7  Przygotuj skoroszyt pokazany na rysunku 6.15.  W arkuszach Styczeń, Luty i Marzec zawartość pierwszego wiersza i pierwszej

kolumny jest taka sama.  Arkusz Suma miesiąca skonstruuj tak, aby w komórkach B2 i B3 były wyświetlane, odpowiednio: sumaryczny przychód i podatek ze wszystkich sklepów w miesiącu, którego nazwa zostanie wpisana do komórki B1 (patrz rysunek 6.16).

110

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 6.15. Cząstkowe dane z poszczególnych miesięcy są zbierane w oddzielnych arkuszach Rysunek 6.16. Miesięczne przychody i podatki są sumowane w pierwszym arkuszu  W formułach należy stosować adresowanie pośrednie.  Nazwy arkuszy muszą odpowiadać nazwom miesięcy. Dzięki temu nazwa miesiąca,

dla którego będziemy chcieli uzyskać podsumowanie, wpisana do komórki B1, będzie mogła posłużyć do budowania adresów pośrednich sumowanych zakresów.

Rozwiązanie  Arkusz Suma miesiąca wypełnij zgodnie z rysunkiem 6.17. Rysunek 6.17. Wykorzystanie do sumowania adresu pośredniego

Komentarze  Dla ułatwienia na rysunku 6.17 arkusz został pokazany z wyświetlonymi formułami (patrz ćwiczenie 6.5).  Operator & (zwany niekiedy operatorem konkatenacji) łączy dwa teksty w jeden. W tym przypadku w komórce B2 tekst "Styczeń" pobrany z B1 zostaje połączony z tekstem zapisanym w formule "!B2:B4", co daje w rezultacie tekst "Styczeń!B2:B4".  Funkcja ADR.POŚREDNI zamienia tekst na adres komórki lub zakresu. Oczywiście, tekst musi być ciągiem znaków, który można zinterpretować jako adres.  Etapy obliczania wartości formuły wpisanej do komórki B2 arkusza Suma miesiąca będziesz mógł prześledzić, wykonując ćwiczenie 6.9.

R o z d z i a ł 6 . • F o r m uł y

111

Szacowanie formuł Większość formuł pobiera dane z jednej lub wielu komórek i w kolejnych krokach wykonuje na nich obliczenia. Zmiana choć jednej danej powoduje przeliczenie od nowa wszystkich formuł we wszystkich otwartych skoroszytach, o czym już wspominałem w ćwiczeniu 6.4. „Poruszona zmianą” formuła wykonuje od razu pełen ciąg obliczeń, czasem krótki jednokrokowy, czasem długi i skomplikowany. Jeżeli wynik jest prawidłowy, nie interesujemy się tym, co zachodzi we „wnętrznościach” formuły, ale gdy rezultat jest ewidentnie zły lub podejrzany albo otrzymujemy komunikat o błędzie, staramy się dociec, na którym etapie i dlaczego obliczanie się załamało. Chcemy krok po kroku sprawdzić działanie formuły. Aby takie śledzenie etapów obliczeń było możliwe, Excel został wyposażony w specjalne narzędzie, któremu się przyjrzymy w najbliższych ćwiczeniach. Ć W I C Z E N I E

6.8 Do komórki arkusza wpisz formułę sumującą zawartość kilku komórek. Na rysunku 6.18 został do tego celu użyty arkusz przygotowany w poprzednim ćwiczeniu.

Rysunek 6.18. Bardzo pożyteczne narzędzie — pasek narzędziowy Inspekcja formuł

Prześledź etapy obliczania wartości formuły sumującej. Rozwiązanie 1. Przejdź do komórki B5 zawierającej formułę sumującą. 2. Wydaj polecenie Formuły/Inspekcja formuł/Szacuj formułę (patrz rysunek 6.18). Zostanie wyświetlone okno dialogowe Szacowanie formuły pokazane na rysunku 6.19. 3. W oknie dialogowym Szacowanie formuły naciskaj przycisk Szacuj, obserwując przebieg obliczeń w polu Oszacowanie. Na rysunkach 6.20 i 6.21 zostały pokazane dwa kolejne kroki szacowania. Resztę pozostawiam do samodzielnego wykonania.

112

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 6.19. Początek szacowania formuły Rysunek 6.20. Pierwszy krok szacowania

Rysunek 6.21. Drugi krok szacowania

Ć W I C Z E N I E

6.9  Prześledź kolejne etapy obliczania formuły zapisanej w komórce B2 arkusza Suma

miesiąca skoroszytu używanego w ćwiczeniu 6.7.  Kolejne etapy szacowania porównuj z komentarzem do ćwiczenia 6.7. Rozwiązanie 1. Przejdź do komórki B2 zawierającej formułę, którą masz szacować. Dla ułatwienia na rysunku 6.22 w komórkach arkusza zamiast obliczonych wartości (Ctrl+`) zostały wyświetlone formuły. 2. Wykonaj kolejne kroki — od 2. do ostatniego — z poprzedniego ćwiczenia. Wyniki szacowania (pokazane na rysunku 6.23) porównaj z komentarzem do ćwiczenia 6.7.

R o z d z i a ł 6 . • F o r m uł y

113

Rysunek 6.22. Wyświetlenie formuł zamiast wartości może ułatwić szacowanie Rysunek 6.23. Kolejne etapy szacowania formuły

Zamiana formuł na wartości Przekazując komuś np. sprawozdanie finansowe firmy, nie zawsze chcemy ujawnić, w jaki sposób pewne obliczenia są wykonywane. Najprostszym rozwiązaniem w tej sytuacji jest przekazanie arkusza, w którym formuły zostaną zastąpione wartościami. Ć W I C Z E N I E

6.10 W arkuszu pokazanym na rysunku 6.24 w komórkach B5 i C2:C5 są zapisane formuły. Rysunek 6.24. Czasami nie chcemy ujawnić formuł ujawniających sposób liczenia…

Zamień je na wartości, tak jak na rysunku 6.25.

114

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 6.25. …i w udostępnionej wersji arkusza zamieniamy je na wartości

Rozwiązanie 1. Zaznacz zakres C2:C5 i skopiuj do Schowka. 2. Nie zmieniając zaznaczenia, wydaj polecenie Narzędzia główne/Wklej/Wklej wartości — 123 (patrz rysunek 6.26). Rysunek 6.26. Udało się. Nikt już nie zobaczy formuły

3. Te same działania powtórz dla komórki B5. Otrzymasz wynik zgodny z założeniem

z rysunku 6.25. Komentarz Po zamianie formuł na wartości arkusz przestaje być „maszynką do liczenia”, więc warto zachować wersję sprzed zamiany. Bez tego wszelkie zmiany danych sprawią masę kłopotów.

Błędy obliczeń Rezultatem działania formuły może być kilka rodzajów błędów, bo formuła może dawać błędne wartości różnych typów. Ćwiczenia w tym podrozdziale są nietypowe, bez wyraźnego polecenia i wypunktowanego rozwiązania. Ich celem jest pokazanie różnego rodzaju błędów i przykładowych formuł dających błędne wyniki.

R o z d z i a ł 6 . • F o r m uł y

115

Ć W I C Z E N I E

6.11 Błąd dzielenia przez zero (patrz rysunek 6.27). Rysunek 6.27. Przy dzieleniu „nic” to to samo, co zero

Komentarze  Jak widać, przy dzieleniu wartość komórki pustej jest traktowana jak zero, co można odczytać z podpowiedzi wyświetlanej w sposób pokazany na rysunku 6.28. Rysunek 6.28. Excel podpowiada przypuszczalną przyczynę błędu  W innych działaniach arytmetycznych wartość komórki pustej jest także traktowana

jak zero (patrz rysunek 6.29). Rysunek 6.29. „Nic”, czyli zero

Ć W I C Z E N I E

6.12 Błąd niemożności wykonania obliczeń. Kilka przykładów można zobaczyć na rysunku 6.30. Rysunek 6.30. Excel „powiada”: Tego zrobić nie potrafię

Komentarze  Błąd #LICZBA! pojawia się zwykle, gdy wartość jest zbyt wielka lub zbyt mała, by Excel mógł ją wyliczyć. Przykładem jest =10^1000. Innym przykładem jest próba obliczenia pierwiastka kwadratowego z liczby ujemnej.  W A1 — 101000 jest liczbą ogromną. Excel nie potrafi obliczyć tak wielkiej liczby.  W A2 — możliwości Excela przekracza również wyliczenie liczby wydawałoby się tak niewielkiej jak 10 000!  W A3 — pierwiastek kwadratowy z liczby ujemnej nie istnieje w zbiorze liczb rzeczywistych.

116

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Ć W I C Z E N I E

6.13 Błąd #N/D! oznacza, że wartość jest niedostępna dla formuły (patrz rysunek 6.31). Rysunek 6.31. „Nie ma tego, czego szukasz”

Komentarze  Wpisana do B1 formuła =PODAJ.POZYCJĘ("Marek";A1:A4) oznacza poszukiwanie wartości tekstowej "Marek" w tablicy A1:A4. Wartość ta zostaje znaleziona w drugiej komórce tablicy, więc formuła zwraca wartość 2.  Wpisana do B2 formuła =PODAJ.POZYCJĘ("Andrzej";A1:A4) oznacza poszukiwanie wartości tekstowej "Andrzej" w tablicy A1:A4. Takiej wartości nie ma w tablicy (jest nieosiągalna), więc formuła zwraca wartość #N/D!. Ć W I C Z E N I E

6.14 Błąd #NAZWA! oznacza, że Excel nie rozpoznaje tekstu zapisanego w formule (patrz rysunek 6.32). Rysunek 6.32. Czasami treść formuły nie jest rozpoznawalna

Zwykle jest to spowodowane przez błędne wpisanie nazwy funkcji, tak jak na rysunku 6.33. Rysunek 6.33. Nazwy funkcji należy pisać starannie Ć W I C Z E N I E

6.15 #ZERO! jest błędem związanym z działaniem operatora przecięcia. Występuje przy próbie

odwołania do przecięcia, które jest zbiorem pustym (patrz rysunek 6.34). Komentarze  Wyświetlanie linii siatki zostało wyłączone jedynie po to, by uwydatnić zakresy użyte w formułach.  Przecięcie zbiorów (zakresów) to ich część wspólna.

R o z d z i a ł 6 . • F o r m uł y

117

Rysunek 6.34. Odwołanie do zbioru pustego  Operatorem przecięcia jest pojedyncza spacja, która daje odwołanie do części

wspólnej zakresów.  Przecięciem A2:C2 B1:B3 jest komórka B2, więc formuła =SUMA(A2:C2 B1:B3) to to samo, co =SUMA(B2).  Przecięciem A4:C4 B1:B3 jest zbiór pusty, więc formuła =SUMA(A4:C4 B1:B3) daje błąd #ZERO!. Ć W I C Z E N I E

6.16 Błąd #ADR! oznacza, że odwołanie do komórki jest nieprawidłowe. Zwykle jest to odwołanie do komórki nieistniejącej (patrz rysunek 6.35). Rysunek 6.35. Użycie w formule błędnego odwołania do zakresu (komórki)  Błąd powstał w wyniku nieprawidłowego skopiowania formuły. Zastanów się,

jak doszło do jego powstania. Rozwiązanie 1. Wypełnij zakresy A1:A3, B1:B4 i C1:C2 według rysunku 6.35. 2. Do A4 wpisz formułę podsumowującą wartości z zakresu A1:A3. 3. Formułę z A4 skopiuj do B5. 4. Formułę z A4 skopiuj do C3. Komentarze  Ponieważ w A4 w formule sumowania zostały użyte adresy względne, formuła oznacza sumowanie wartości z trzech komórek znajdujących się nad komórką zawierającą tę formułę.  Formuła ta, skopiowana do B5, sumuje wartości z B2:B4, pomijając wartość z B1.  Po skopiowaniu do C3 formuła powinna kopiować wartości z trzech komórek powyżej, ale nad C3 są tylko dwie komórki. Dlatego otrzymujemy błąd #ADR!.

118

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Ć W I C Z E N I E

6.17 #ARG! oznacza użycie błędnego argumentu (patrz rysunek 6.36). Rysunek 6.36. Użycie błędnego argumentu

Komentarze  Ten błąd występuje najczęściej z powodu użycia niezgodnych argumentów. Nie można np. dodawać liczby do tekstu, tak jak w komórce A3.  Jak widać w komórce B3 na rysunku 6.36, dodanie tych samych składników za pomocą funkcji SUMA jest możliwe. W tym przypadku tekst jest traktowany jak liczba o wartości zero. Ć W I C Z E N I E

6.18 Trzy przyczyny wyświetlenia błędu #######.  ####### zwykle nie oznacza rzeczywistego błędu, a jedynie informuje, że kolumna jest za wąska i nie pozwala na wyświetlenie zawartości komórki (patrz rysunek 6.37). Należy wówczas rozszerzyć kolumnę, np. przeciągając na prawo prawą krawędź nagłówka kolumny arkusza. Rysunek 6.37. Excel nie może wyświetlić wyniku w zbyt wąskiej kolumnie

 Również ujemna data lub czas są sygnalizowane przez wyświetlenie komunikatu #######. Zdarzy się to np. wtedy, gdy do dwóch komórek wpiszesz dwie różne daty,

a w trzeciej umieścisz formułę odejmującą datę późniejszą od wcześniejszej, tak jak na rysunku 6.38. Rysunek 6.38. Liczba ujemna nie może być interpretowana jako data  Trzeci przypadek sformatowania zbyt dużej liczby jako daty został omówiony

w ćwiczeniu 3.4.

R o z d z i a ł 6 . • F o r m uł y

119

Inspekcja formuł Excel został wyposażony w narzędzia do śledzenia tego, co dzieje się w formułach. Są one uruchamiane przyciskami umieszczonymi na karcie Formuły w panelu Inspekcja formuł. Przyjrzymy się kolejno działaniu tych przycisków. W etykietach dodanych do rysunku 6.39 zostały podane numery ćwiczeń dotyczących poszczególnych przycisków. Rysunek 6.39. Panel narzędziowy Inspekcja formuł i numery ćwiczeń, w których omówiono użycie poszczególnych poleceń

Ć W I C Z E N I E

6.19 Znajdź komórki, w których formuły zwracają komunikaty o błędach. W ćwiczeniu można użyć dowolnego arkusza, w którym formuły (przynajmniej jedna) podają wartości błędne. Dla przykładu użyjemy tego samego arkusza, co w ćwiczeniu 6.13. Rozwiązanie 1. Wydaj polecenie Formuły/Inspekcja formuł — Sprawdzanie błędów (patrz rysunek 6.40). Excel odszuka pierwszą komórkę z komunikatem o błędzie (patrz rysunek 6.41). Rysunek 6.40. Przycisk Sprawdzanie błędów

2. W oknie dialogowym Sprawdzanie błędów naciśnij przycisk odpowiadający

działaniu, które chcesz podjąć (patrz rysunek 6.41). Przycisk Następny powoduje wyszukanie kolejnej komórki z błędną wartością.

120

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 6.41. W komórce B2 został znaleziony błąd Ć W I C Z E N I E

6.20 Przygotuj arkusz pokazany na rysunku 6.42, w którym są umieszczone formuły pokazane na rysunku 6.43. Rysunek 6.42. Arkusz ćwiczeniowy w postaci normalnej…

Rysunek 6.43. …i z wyświetlonymi formułami…

Sprawdź, z których komórek są pobierane dane potrzebne do obliczenia wartości formuły zapisanej w komórce F2. Rozwiązanie 1. Jeżeli trzeba, skasuj wyświetlanie formuł w komórkach (Ctrl+`) i przejdź do komórki F2. 2. Wydaj polecenie Formuły/Inspekcja formuł — Śledź poprzedniki (patrz rysunek 6.44), aby zobaczyć, skąd formuła w komórce F2 pobiera dane. Rysunek 6.44. …pozwala sprawdzić, jakie są komórki źródłowe danej formuły…

R o z d z i a ł 6 . • F o r m uł y

121

3. Aby cofnąć się o krok dalej i dowiedzieć się, skąd są pobierane wartości

do komórek D2 i E2, wybierz ponownie polecenie Śledź poprzedniki (rezultat został pokazany na rysunku 6.45). Rysunek 6.45. …i skąd one pobierają dane

4. Skasuj wyświetlone strzałki informacyjne, wybierając polecenie Usuń strzałki

poprzedników lub Usuń strzałki (drugie polecenie usuwa wszystkie strzałki). Komentarz Jeżeli formuła zapisana w komórce daje wartość błędną, poprzedniki tej komórki można znaleźć, wybierając polecenie Śledź błędy (patrz rysunek 6.40). Strzałki wyświetlone za pomocą tego polecenia usuwa się tak samo jak strzałki wyświetlone za pomocą polecenia Śledź poprzedniki. Ć W I C Z E N I E

6.21 W tym samym arkuszu, co w ćwiczeniu 6.20, sprawdź, które formuły używają wartości z komórki D2. Rozwiązanie 1. Przejdź do komórki D2. 2. Wydaj polecenie Formuły/Inspekcja formuł — Śledź zależności . 3. Naciśnij ponownie ten sam przycisk. Rezultat został pokazany na rysunku 6.46. Rysunek 6.46. Formuła w F5 używa wartości z F2, więc pośrednio również wartości z D2 4. Wyświetlone strzałki informacyjne skasuj poleceniem Usuń strzałki zależności

lub Usuń strzałki (patrz rysunek 6.45).

122

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Ć W I C Z E N I E

6.22 Przygotuj arkusz pokazany na rysunku 6.47 (dochód to, oczywiście, przychód minus koszty). Rysunek 6.47. Przygotowanie arkusza ćwiczeniowego

Sprawdź, w które dni dochód był mniejszy od 40 zł. W komórkach zakresu, który nas interesuje (w kolumnie D), ustal kryteria poprawności danych, a następnie sprawdź, czy są spełnione.

Rozwiązanie 1. Zaznacz dane w kolumnie D i wydaj polecenie Dane/Poprawność danych (patrz rysunek 6.48).

Rysunek 6.48. Ustanowienie kryteriów, jakie mają spełniać wartości w wybranym zakresie 2. Na karcie Ustawienia ustal takie parametry poprawności jak na rysunku 6.48

i zatwierdź je kliknięciem OK 3. Wydaj polecenie Dane/Poprawność danych/Zakreśl nieprawidłowe dane (patrz rysunek 6.48). Wynik został pokazany na rysunku 6.49.

R o z d z i a ł 6 . • F o r m uł y

123

Rysunek 6.49. Dane niespełniające kryterium zostały zakreślone

4. Zakreślenia nieprawidłowych danych możesz usunąć poleceniem Wyczyść

zakreślenia nieprawidłowych danych (patrz rysunek 6.48). Komentarz Zakreślanie nieprawidłowych danych działa jedynie w zakresach, w których zostały ustanowione kryteria poprawności. Ć W I C Z E N I E

6.23  Robisz zakupy dla niewielkiej firmy. Masz kupić artykuły biurowe, artykuły spożywcze

i środki czystości. Zakupy artykułów każdego typu notujesz w oddzielnych arkuszach w sposób pokazany na rysunku 6.50. Rysunek 6.50. W oddzielnych arkuszach notujemy zakupy artykułów różnego typu  Nie wiesz z góry, ile pozycji znajdzie się w arkuszach Biurowe, Spożywcze i Czystość.  W arkuszu Razem przedstaw, ile pieniędzy zostało wydanych na zakup

poszczególnych typów artykułów i ile wydano razem (patrz rysunek 6.51). Rysunek 6.51. W pierwszym arkuszu umieszczamy podsumowanie zakupów  Dopisując kolejne pozycje w arkuszu Biurowe, Spożywcze lub Czystość, powinieneś

mieć możliwość śledzenia całkowitej sumy wydatków. Rozwiązanie 1. Według rysunku 6.50 przygotuj arkusze Biurowe, Spożywcze oraz Czystość i wpisz do każdego nich kilka pozycji. 2. Arkusz Razem przygotuj według rysunku 6.52 i przejdź do komórki B4.

124

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane  Ponieważ nie wiadomo z góry, ile pozycji znajdzie się w każdym arkuszu, najwygodniej

sumować całe kolumny3.  Aby w jednym arkuszu śledzić na bieżąco zawartość komórki z innego arkusza, należy

włączyć podgląd tej komórki, czyli czujkę. Rysunek 6.52. Formuły wykonujące podsumowanie

3. Na pasku narzędzi wybierz polecenie Formuły/Inspekcja formuł/Okno czujki

. 4. W Oknie czujki naciśnij przycisk Dodaj czujkę (patrz rysunek 6.53), podaj adres komórki, która ma być podglądana (Excel proponuje komórkę bieżącą), i naciśnij Dodaj. Rysunek 6.53. Dodawanie czujki

5. Dopisując i zmieniając wartości w różnych arkuszach, możesz na bieżąco w oknie

czujki (patrz rysunek 6.54) obserwować w podglądanej komórce sumę całkowitą wydatków. Rysunek 6.54. Okno czujki pozwala na stałe podglądanie bieżącej wartości wybranej komórki

3

Lepszym rozwiązaniem jest użycie definiowanych dynamicznie nazw zakresów, o czym powiem w ćwiczeniu 7.7.

7 Nazwy Wprowadzenie Jednym rzutem oka dostrzegamy w Excelu komórki, kolumny, wiersze, przyciski poleceń i wiele innych elementów, ale nie nazwy. Aby do nich dotrzeć, trzeba pogrzebać wśród poleceń, na co wielu użytkowników się nie zdobywa, więc pozostają ukryte, a szkoda, bo znacznie upraszczają wiele działań. Najczęściej są stosowane do identyfikowania zakresów; o wiele rzadziej do zapamiętywania stałych i funkcji. Przemyślnie stosowane, bardzo ułatwiają rozumienie formuł zwłaszcza wtedy, gdy do arkusza wracamy po latach.

Nazywanie stałych Nazwy mogą służyć do zapamiętywania wartości wielokrotnie używanych w formułach arkusza. W razie zmiany wartości, zamiast przekształcać wszystkie formuły, wystarczy zmienić definicję nazwy. Ć W I C Z E N I E

7.1 Prowadząc sklep, chcemy wiedzieć, za ile każdy towar kupujemy i za ile sprzedajemy, czyli potrzebna jest nam lista towarów z cenami hurtowymi i cenami uwzględniającymi naszą marżę. Dla uproszczenia zakładamy, że marża jest taka sama dla wszystkich artykułów. W tej sytuacji rozwiązaniem jest prosty arkusz pokazany na rysunku 7.1 (w kolumnie E zostały pokazane formuły z kolumny C). Jeżeli marża co pewien czas jest zmieniana, należy tak skonstruować arkusz, aby uniknąć poprawiania wszystkich formuł po każdej zmianie. Należy użyć nazwy. Może to być nazwa stałej lub nazwa komórki (zakresu), do której marżę będziemy wpisywać. W tym ćwiczeniu zastosujemy pierwsze rozwiązanie.

126

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 7.1. Jeżeli marża zmieni się, trzeba będzie poprawić formuły w wielu komórkach

Rozwiązanie Wysokość marży ustalamy na 10%. Potem będziemy mogli tę wartość zmieniać. 1. Wydaj polecenie Formuły/Definiuj nazwę (patrz rysunek 7.1). 2. Wpisz nazwę i wartość zgodnie z rysunkiem 7.2 i kliknij OK. Możesz wybrać, czy zasięgiem nazwy ma być cały skoroszyt, czy wybrany arkusz. Rysunek 7.2. Definiowanie nazwy

3. Utworzoną nazwę wykorzystaj w formułach w kolumnie C (patrz rysunek 7.3). Rysunek 7.3. Użycie nazwy w formułach

Komentarz Pamiętaj, że:  pierwszym znakiem nazwy musi być litera lub podkreślenie,  począwszy od drugiego znaku, można używać liter, cyfr, kropek i podkreśleń,  inne znaki są zakazane,  spacje wiodące i kończące są automatycznie kasowane.

Rozdział 7. • Nazwy

127

Ć W I C Z E N I E

7.2 W arkuszu przygotowanym w ćwiczeniu 7.1 oblicz nowe ceny po zmianie marży z 10% na 12%. Wystarczy zmienić definicję nazwy Marża.

Rozwiązanie 1. Wydaj polecenie Formuły/Menedżer nazw. 2. W oknie dialogowym Menedżer nazw kliknij nazwę, której definicję chcesz zmienić, i w polu Odwołuje się do wpisz nową wartość przypisaną do nazwy (wpis =0,1 zamień na =0,12). 3. Kliknięcie Zamknij spowoduje zatwierdzenie zmiany i przeliczenie formuł. Komentarz Jeżeli w Excelu została włączona opcja przeliczania ręcznego (Formuły/Opcje obliczania/Ręczne), nowe ceny zostaną obliczone dopiero po naciśnięciu klawisza F9.

Nazwy zakresów z adresowaniem bezwzględnym Jest to najczęściej stosowany i w świadomości wielu użytkowników Excela jedyny typ nazw. Sądzą, że używając nazwy, zawsze odwołują się do zakresu adresowanego bezwzględnie1. Ć W I C Z E N I E

7.3 Przygotuj arkusz przeliczający wydatki ze złotówek na euro i dolary (patrz rysunek 7.4). Przeliczanie ma następować według kursów bieżących — zatem zmiennych — co wyklucza ich bezpośrednie wpisanie w formułach, co zmuszałoby do ciągłego przerabiania wszystkich formuł przeliczających. Rysunek 7.4. Często zmieniających się przeliczników nie należy wpisywać bezpośrednio w formułach 1

Z poprzedniego ćwiczenia wiemy, że to nieprawda, bo udało się nam przypisać nazwę do liczby, a nie zakresu. Potem przekonamy się, że użyciu nazwy może odpowiadać także adresowanie względne.

128

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane Istnieją trzy rozwiązania. Oto one.  Wpisanie kursów euro i dolara do komórek, do których formuły będą się odwoływać

za pomocą adresów bezwzględnych.  Wpisanie kursów euro i dolara do komórek, którym zostaną przypisane nazwy , i użycie 2

tych nazw w formułach. W tym przypadku nazwy muszą być przypisane do zakresów adresowanych bezwzględnie. Bez tego kopiowanie formuł powodowałoby błędy (patrz ćwiczenie 6.2).  Zapamiętanie kursów euro i dolara jako stałych przypisanych do nazw i używanie tych

nazw w formułach (patrz ćwiczenie 7.1).

Rozwiązanie 1. 1. Zapisz kurs euro i dolara w oddzielnych komórkach, np. F2 i G2, tak jak na rysunku 7.5. Rysunek 7.5. Odwołanie za pomocą adresów bezwzględnych 2. Do komórek C2 i D2 wpisz pokazane na rysunku 7.5 formuły odwołujące

się do ceny złotówkowej przez adres względny i do przeliczników kursowych przez adresy bezwzględne. 3. Skopiuj zakres C2:D2 do C3:D5. Arkusz, który otrzymasz, jest pokazany na rysunku 7.6. Rysunek 7.6. Przy kopiowaniu formuł adresy bezwzględne nie zmieniają się

Komentarz Rozwiązanie jest całkowicie prawidłowe i często stosowane w arkuszach tymczasowych. Jego plusem jest łatwość zmiany wartości używanych w wielu formułach; wystarczy wpisać nowe liczby do wyznaczonych, bezwzględnie adresowanych komórek F2 i G2.

2

Każda komórka jest zakresem, więc nazywanie komórek to szczególny przypadek nazywania zakresów.

Rozdział 7. • Nazwy

129

Minusem jest zła czytelność formuł. W arkuszach długo używanych lepiej w formułach adresy bezwzględne zastąpić opisowymi nazwami, co zwiększy czytelność formuł i ułatwi dokonywanie zmian i poprawek nawet po latach. Zwłaszcza w arkuszach przeznaczonych dla innych użytkowników adresy należy zastępować nazwami. Rozwiązanie 2. 1. W arkuszu z rozwiązania 1. (patrz rysunek 7.6) zaznacz zakres F1:G2 i wydaj polecenie Formuły/Nazwy zdefiniowane — Utwórz z zaznaczenia. Rysunek 7.7. Tworzenie nazw

2. W oknie dialogowym Tworzenie nazw z zaznaczenia (patrz rysunek 7.7) zaakceptuj

proponowaną opcję Górny wiersz, co oznacza, że nazwy zapisane w górnym wierszu zaznaczonego zakresu zostaną przypisane do obszarów poniżej: komórka F2 otrzyma nazwę Euro, a komórka G2 — nazwę Dolar. 3. Wydaj polecenie Formuły/Nazwy zdefiniowane — Definiuj nazwę/Zastosuj nazwy (patrz rysunek 7.8). 4. W oknie dialogowym Zastosowanie nazw naciśnięciem OK zatwierdź domyślnie proponowane opcje. Wynik został pokazany na rysunku 7.8.

Rysunek 7.8. Użycie nazw w formułach

130

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Komentarz To rozwiązanie zachowujące pozytywną cechę poprzedniego zostało pozbawione jego wady. Nadal łatwo zmienić kursy dolara i euro (wpisując je do komórek F2 i G2), a czytelność formuł znacznie wzrosła dzięki zastąpieniu adresów bezwzględnych nazwami. Rozwiązanie 3.  Zamiast nazywać komórki, można wartości kursów przypisać bezpośrednio do nazw — patrz ćwiczenie 7.1. To rozwiązanie pozostawiam do samodzielnego przećwiczenia.

Nazwy na poziomie arkusza i na poziomie skoroszytu Excel pozwala tworzyć nazwy na poziomie arkusza bądź skoroszytu. Nazwa na poziomie skoroszytu jest bezpośrednio dostępna we wszystkich arkuszach skoroszytu, a nazwa na poziomie arkusza tylko w jednym arkuszu. Domyślnie są tworzone nazwy na poziomie skoroszytu i tylko takich dotychczas używaliśmy. W ćwiczeniu 7.3 komórce Arkusz1!F2 (komórce F2 w arkuszu pierwszym), w której była zapisana wartość 3,96, nadaliśmy nazwę Euro. Nazwa została zdefiniowana na poziomie skoroszytu, więc w dowolnym arkuszu formuła =5*Euro będzie oznaczać =5*3,96, o ile w jakimś arkuszu nie zdefiniujemy lokalnej nazwy Euro; wówczas nazwa na poziomie arkusza „przykryje” nazwę na poziomie skoroszytu. Zwykle definiowanie nazw na poziomie skoroszytu jest wygodne. Można np. zdefiniować przeliczniki walutowe w jednym arkuszu i używać ich we wszystkich pozostałych. Czasem jednak chcemy ograniczyć zasięg nazwy do jednego arkusza, jak w przykładzie z ćwiczenia 7.4. Ć W I C Z E N I E

7.4 Zdefiniuj nazwy tak, aby było możliwe skonstruowanie skoroszytu spełniającego następujące warunki.  Dochód to przychód minus koszt.  Co roku tak samo spisujemy przychody i koszty, i w taki sam sposób obliczamy dochody w poszczególnych kwartałach. Również tak samo je dodajemy, aby uzyskać dane za cały rok.  Gdy oglądamy arkusz dla danego roku, nie interesują nas inne lata i np. prosta formuła =SUMA(Przychód) kojarzy się z przychodami z roku, którego arkusz oglądamy (patrz rysunek 7.9).  W kolejnym roku arkusz podsumowujący będzie taki sam, więc po co tworzyć go od nowa — lepiej skopiować.

Rozdział 7. • Nazwy

131

Rysunek 7.9. Sumowanie przychodów w każdym roku wygląda tak samo

 Definiowanie różnych nazw dla każdego roku/arkusza, np. r2008_dochód, r2009_dochód

itd., nie rozwiązuje sprawy, gdyż po skopiowaniu arkusza dla kolejnego roku należałoby tworzyć nowe nazwy i poprawiać formuły.  Musimy zdefiniować nazwy na poziomie arkusza. W poprzednich ćwiczeniach tworzyliśmy

nazwy na poziomie skoroszytu, które udostępniały te same dane we wszystkich arkuszach, co teraz nam nie odpowiada. Chcemy, aby np. Przychód był zawsze zakresem obejmującym przychody z bieżącego roku/arkusza.

Rozwiązanie 1. Należy przygotować szablon arkusza z formułami i nazwami, ale bez danych, a potem kopiować go, nadawać kopii odpowiednią nazwę i wypełniać ją danymi. Dla ułatwienia zakres B2:C5, do którego będą wpisywane dane, warto wyróżnić np. innym tłem. 1. W arkuszu Szablon przedstawionym na rysunku 7.10 zaznacz zakres B2:B5 i wydaj polecenie Formuły/Nazwy zdefiniowane — Definiuj nazwę. 2. W oknie Nowa nazwa wypełnij pola, tak jak na rysunku 7.10. Rysunek 7.10. Szablon rocznego podsumowania

3. W analogiczny sposób nadaj nazwy Koszt i Dochód, odpowiednio, zakresom C2:C5

i D2:D5. Obie nazwy utwórz na poziomie arkusza z adresowaniem bezwzględnym zgodnie z podpowiedzią w owalu w górnym prawym rogu rysunku 7.11. 4. Nie zapomnij o wpisaniu formuł obliczających dochód w kolumnie D. 5. Do komórek B6, C6 i D6 wpisz formuły podsumowujące pokazane na rysunku 7.11.

132

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 7.11. Szablon rocznego podsumowania 6. Skopiuj arkusz Szablon3 i kopii nadaj nazwę Rok2008. 7. Wpisz dane do nowego arkusza. Wynik został pokazany na rysunku 7.12. 8. Wydaj polecenie Formuły/Nazwy zdefiniowane — Menedżer nazw

(patrz rysunek 7.12).

Rysunek 7.12. Arkusz Szablon i jego kopia — arkusz Rok2008. Nazwy na poziomie arkusza istnieją niezależnie w arkuszu źródłowym i w kopii

Jak widać w oknie Menedżera nazw wszystkie nazwy są zdefiniowane na poziomie arkuszy; mamy nazwy Przychód, Koszt i Dochód oddzielne dla arkuszy Szablon i Rok2008. 9. Kopiując Szablon, utwórz arkusze Rok2009 i Rok2010. Wypełnij je danymi.

Komentarz Arkusz Szablon warto starannie przygotować, ładnie sformatować i dodatkowo zabezpieczyć przed przypadkowym uszkodzeniem formuł, pozostawiając niezabezpieczony jedynie zakres B2:C5, do którego wpisujemy dane. Informacje o zabezpieczaniu znajdziesz w ćwiczeniu 4.7. Warto ten zakres wyróżnić, np. innym tłem, tak jak w naszym ćwiczeniu.

3

Najprostszym kopiowaniem jest przeciągnięcie w prawo zakładki arkusza z wciśniętym klawiszem Ctrl.

Rozdział 7. • Nazwy

133

Rozwiązanie 2. Wolę rozwiązanie 1., zaś drugie pokazuję jako ilustrację ciekawego faktu, że kopiowanie do innego arkusza formuł korzystających z nazw adresowanych bezwzględnie na poziomie arkusza powoduje utworzenie analogicznych nazw w arkuszu, do którego formuły zostały skopiowane. To dość istotna i często przydatna informacja. 1. W arkuszu Rok2008 przedstawionym na rysunku 7.9 zaznacz zakres B2:B5 i wydaj polecenie Formuły/Nazwy zdefiniowane — Definiuj nazwę. 2. W oknie dialogowym Nowa nazwa w polu Nazwa wpisz Przychód, z listy rozwijanej w polu Zakres wybierz arkusz Rok2008 i kliknij OK (patrz rysunek 7.13). Rysunek 7.13. Definiowanie nazwy zakresu na poziomie arkusza

3. W analogiczny sposób zakresom C2:C5 i D2:D5 nadaj, odpowiednio, nazwy Koszt i Dochód. 4. Przejdź do komórki B5 (patrz rysunek 7.14) i naciśnij przycisk sumy Narzędzia

główne/Edytowanie — Suma

.

Rysunek 7.14. Jeżeli zakres ma nazwę, Excel proponuje jej użycie zamiast adresu zakresu

5. Ponieważ Excel zaproponuje wstawienie formuły z prawidłową nazwą zakresu4,

wystarczy naciśnięciem klawisza Enter zatwierdzić tę propozycję. 6. W analogiczny sposób wpisz formuły sumujące w kolumnach C i D. 7. W arkuszu Rok2008 zaznacz i skopiuj do Schowka zakres B6:D6 zawierający formuły sumujące. 8. Wklej skopiowaną zawartość do zakresów B6:D6 w arkuszach Rok2009 i Rok2010, co spowoduje utworzenie w tych arkuszach tak samo adresowanych nazw na poziomie tych arkuszy. 4

Gdyby propozycja Excela była nieodpowiednia, co może się zdarzyć przy innej konstrukcji arkusza, po prostu wpisz formułę.

134

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Komentarze  W arkuszach Rok2009 i Rok2010 nie musieliśmy definiować nazw Przychód, Koszt i Dochód, gdyż zostały automatycznie zdefiniowane w wyniku skopiowania formuł z zakresu B6:D6 arkusza Rok2008. Tak się dzieje tylko w przypadku nazw na poziomie arkusza, mających adresowanie bezwzględne. Nazwy z adresowaniem względnym (patrz następny podrozdział) należałoby definiować oddzielnie na poziomie każdego arkusza lub zastosować rozwiązanie 1., tzn. tworzyć kopię całego arkusza.  Do nazwy zdefiniowanej na poziomie arkusza można się odwołać w innym arkuszu, podając jej pełną postać, tzn. wraz z poprzedzającą nazwą arkusza; np. formuła =SUMA(Rok2008!Przychód) powoduje sumowanie przychodów z roku 2008 — niezależnie od arkusza, do którego zostanie wpisana.

Nazwy zakresów z adresowaniem względnym Excel domyślnie przypisuje nazwom zakresów adresy bezwzględne, dlatego zwykle kojarzy się je z tym typem adresowania. Przekonajmy się, że nazwom może również odpowiadać adresowanie względne. Ć W I C Z E N I E

7.5 Mając listę dochodów w poszczególnych miesiącach, wylicz dochody kwartalne. Można zastosować bezpośrednie dodawanie zawartości wybranych komórek, ale wygodniej użyć nazwy z adresowaniem względnym.

Rozwiązanie 1. Przygotuj arkusz pokazany na rysunku 7.15 i przejdź do komórki C4. Rysunek 7.15. Definiowanie nazwy za pomocą adresów względnych

2. Wydaj polecenie Formuły/Nazwy zdefiniowane — Definiuj nazwę.

Rozdział 7. • Nazwy

135

3. W oknie dialogowym Nowa nazwa (patrz rysunek 7.15) w polu Nazwa wpisz dodawaną nazwę Kwartał, a w polu Odwołuje się do — jej adres względny.

Jeżeli zamiast wpisywania adresu zaznaczysz nazywany zakres myszą, będziesz musiał proponowany adres bezwzględny poprawić na względny, co najłatwiej zrobić, naciskając odpowiednią liczbę razy klawisz F4 (patrz ćwiczenie 6.3).  W polu Zakres jest wskazane wybranie bieżącego arkusza, ale ponieważ w tym ćwiczeniu działamy tylko w jednym arkuszu, pozostawienie domyślnego zakresu Skoroszyt nie ma znaczenia. 4. Do C4 (patrz rysunek 7.16) wpisz formułę =SUMA(Kwartał) i skopiuj ją do komórek C7, C10 i C13. 

Rysunek 7.16. Dzięki zdefiniowaniu nazwy za pomocą adresów względnych można użyć tej samej formuły do sumowania dochodów w różnych kwartałach

Komentarze  W tym ćwiczeniu działaliśmy tylko w jednym arkuszu, więc nie musieliśmy zaprzątać sobie głowy zasięgiem nazwy Kwartał i w polu Zakres (patrz rysunek 7.15) mogliśmy pozostawić domyślną opcję Skoroszyt.  Jeżeli chcesz używać tej samej nazwy z adresowaniem względnym w wielu arkuszach tego samego skoroszytu, możesz:  albo tworzyć ją oddzielnie w każdym arkuszu, za każdym razem ograniczając jej zasięg do bieżącego arkusza,  albo utworzyć ją w jednym arkuszu z zasięgiem ograniczonym do tego arkusza i kolejne arkusze tworzyć jako kopie tego pierwszego (jak w rozwiązaniu 1. ćwiczenia 7.5). W każdej kopii arkusza zostanie powielona taka sama nazwa z adresowaniem względnym i zasięgiem ograniczonym do arkusza.

Nazywanie formuł Nazwy możemy nadawać nie tylko stałym i zakresom, lecz także formułom. Nazwa przypisana do formuły adresowanej względnie w zasadzie może być używana tak samo jak funkcja.

136

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Ć W I C Z E N I E

7.6 Problem postawiony w ćwiczeniu 7.4 można rozwiązać w inny sposób: zamiast formuł używających nazw zakresów zdefiniowanych na poziomie arkusza można użyć nazwanej formuły lub — jak kto woli — nazwy przypisanej do formuły. Również w tym przypadku nazwę należy zdefiniować na poziomie arkusza. Zdefiniuj odpowiednią nazwę formuły i posługując się nią, wykonaj sumowania w arkuszach Rok2008, Rok2009 i Rok2010 w skoroszycie z poprzedniego ćwiczenia. Rozwiązanie 1. W arkuszu z rozwiązania 1. z poprzedniego ćwiczenia usuń formuły sumujące. Możesz także usunąć poprzednio zdefiniowane nazwy na poziomie arkusza, ale nie jest to konieczne. 2. Wydaj polecenie Formuły/Nazwy zdefiniowane — Definiuj nazwę. 3. W oknie dialogowym Nowa nazwa wypełnij pola, tak jak na rysunku 7.17, po czym naciśnij Dodaj i OK. Uważaj, by nazwę formuły zdefiniować na poziomie arkusza i w definicji nie wprowadzić adresu bezwzględnego. Rysunek 7.17. Definiowanie nazwy formuły na poziomie arkusza

4. Formułę =Razem. skopiuj do komórek C6 i D6 arkusza Rok2008. 5. Procedurę opisaną w punktach od 2. do 4. powtórz w arkuszach Rok2009

i Rok2010. Komentarze  W punkcie 3. zostało zaznaczone, by nazwę formuły zdefiniować na poziomie arkusza z użyciem adresu względnego. Oba warunki są związane z naturą tego ćwiczenia i nie mają charakteru ogólnego.  W nazwanych formułach na ogół nie stosuje się adresowania bezwzględnego, gdyż bardzo silnie ogranicza to użyteczność formuł. Zwykle nie ma potrzeby nadawania nazwy formule przypisanej do ściśle określonych komórek (zakresów).  Nazwy formuł bywają definiowane na poziomie arkusza bądź skoroszytu, zależnie od potrzeb. Jeżeli działamy tylko w jednym arkuszu, poziom zdefiniowania nazwy formuły nie ma żadnego znaczenia.

Rozdział 7. • Nazwy

137

 W przypadku kopiowania nazwanych formuł do innych arkuszy zdarzają się kłopoty.

Dlatego dla bezpieczeństwa procedurę tworzenia nazwy formuły na poziomie arkusza i wprowadzenia jej do komórek powtórzyliśmy w ćwiczeniu oddzielnie dla każdego arkusza. Możliwości błędów jest tu wiele i omówienie ich wykracza poza zakres tej książki. Używanie nazw formuł (nazwanych formuł) w jednym arkuszu nie sprawia kłopotów.

Nazywanie zakresów definiowanych dynamicznie Czasami nie wiemy, ile danych zbierzemy, np. przez ile miesięcy będziemy prowadzili jakąś działalność i czerpali z niej dochód. Jeżeli interesuje nas, ile w sumie zarobiliśmy, całkowity dochód możemy obliczać na dwa sposoby:  uaktualniając wyrażenie sumujące po dopisaniu dochodu za kolejny miesiąc,  sumując wartości z dużego, obliczonego na wyrost, zakresu. Jeżeli na dodatek chcemy dochody z poszczególnych miesięcy przedstawić na wykresie, w pierwszym przypadku oprócz formuły sumującej musimy w każdym miesiącu poprawiać wykres. W drugim przypadku nic nie musimy poprawiać, ale na wykresie tylko dla części miesięcy jakieś dane będą wykreślone. Pozostałe miesiące, dla których nie ma jeszcze danych (i może nigdy nie będzie), będą na osi poziomej tkwiły nie wiadomo po co. Poza tym adresowanie dużych zakresów na zapas pożera pamięć. Praktycznym rozwiązaniem jest użycie nazwy zakresu definiowanego dynamicznie. Ć W I C Z E N I E

7.7 Zbuduj arkusz pokazany na rysunku 7.18, tak definiując nazwę dochód, by w maju określała zakres B2:B6, w czerwcu — po dopisaniu kolejnej liczby — zakres B2:B7 itd. w kolejnych miesiącach. Rysunek 7.18. Należy zdefiniować nazwę dynamiczną

Utworzymy funkcję dochód, używając funkcji PRZESUNIĘCIE i ILE.LICZB.

138

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rozwiązanie 1. W kolumnach A i B wpisz dane pokazane na rysunku 7.18. 2. Wydaj polecenie Formuły/Nazwy definiowane/Definiuj nazwę. 3. W oknie dialogowym Definiowanie nazw wypełnij pola zgodnie z rysunkiem 7.19 i kliknij OK. Rysunek 7.19. Definiowanie nazwy dynamicznej

4. Uzupełnij arkusz, wpisując etykietę do komórki D1 i formułę =SUMA(dochód)

do komórki D2 (zgodnie z rysunkiem 7.18). 5. Dopisując dane w komórce B7 i w następnych komórkach kolumny B, możesz sprawdzić, że nazwa dynamiczna obejmie tak rozszerzony zakres. Komentarze  Nazywanie formuł zostało omówione w ćwiczeniu 7.6.  Najważniejsze jest zrozumienie polecenia 3.  Funkcja PRZESUNIĘCIE określa zakres komórek.  Składnia tej funkcji jest następująca: PRZESUNIĘCIE(komórka_startowa; przes_wierszowe; przes_kolumnowe; liczba_wierszy; liczba_kolumn), gdzie:  komórka_startowa to komórka, z której startujemy,  przes_wierszowe to liczba wierszy, które należy odliczyć od komórki startowej (liczba dodatnia to przesunięcie w dół),  przes_kolumnowe to liczba kolumn, które należy odliczyć od komórki startowej (liczba dodatnia to przesunięcie w prawo),  komórka_startowa; przes_wierszowe; przes_kolumnowe określają pierwszą komórkę zakresu,  liczba_wierszy i liczba_kolumn określają rozciągnięcie zakresu.  Jeżeli dwa ostatnie parametry są pominięte, to funkcja PRZESUNIĘCIE określa komórkę, np. PRZESUNIĘCIE(A1;0;0) to po prostu komórka A1, a PRZESUNIĘCIE(A1;2;0) to komórka A3.  Funkcja ILE.LICZB(zakres) zlicza liczby w zakresie; ILE.LICZB($B:$B)zlicza liczby w kolumnie B.  Zatem formuła definiująca nazwę dochód: =PRZESUNIĘCIE($B$2;0;0;ILE.LICZB($B:$B);1) określa zakres rozpoczynający się w komórce B2 i kończący w ostatniej niepustej komórce kolumny B, przy czym zakładamy, że komórki są wypełniane po kolei bez przerw.

Rozdział 7. • Nazwy

139

Ć W I C Z E N I E

7.8 Sporządź wykres dynamiczny przedstawiający dochody z kolejnych miesięcy wpisane do arkusza używanego w ćwiczeniu 7.7. Trzeba na wykresie przedstawić dane zawarte w zakresie dynamicznym zdefiniowanym i nazwanym w poprzednim ćwiczeniu.

Rozwiązanie Zakładamy, że do arkusza zostały wpisane dochody za miesiące od stycznia do maja i w skoroszycie została zdefiniowana nazwa dochód określająca zakres dynamiczny obejmujący wszystkie dochody wpisane do kolumny B (patrz ćwiczenie 7.7). 1. Zapisz skoroszyt w pliku, np. Miesiące.xlsx. 2. Zaznacz zakres B2:B6. 3. Sporządź standardowy wykres danych z zaznaczonego zakresu (patrz rysunek 7.20)5. Rysunek 7.20. Na pasku edycji adres podświetlony w formule należy zamienić na nazwę dynamiczną

4. Kliknij dowolny punkt wykresu, a następnie dowolny słupek prezentujący dochody

w dowolnym miesiącu. 5. Na pasku edycji pojawi się formuła: =SERIE(;;Arkusz1!$B$2:$B$6;1). Zaznacz w niej blok obejmujący definicję źródła danych: Arkusz1!$B$2:$B$6 i wpisz w to miejsce Miesiące.xlsx!dochód (cała formuła przyjmie postać =SERIE(;;Miesiące.xlsx!dochód;1)). 6. Zatwierdź zmianę naciśnięciem klawisza Enter. 7. Przekonaj się, że po dopisaniu dochodu czerwcowego w komórce B7 na wykresie

pojawi się nowa kolumna, która go prezentuje.

5

Polecenie Wstawianie/Wykresy/Kolumnowy/Kolumnowy 2-W.

140

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Komentarze  Zakresy dynamiczne są przydatne i wygodne, ale nie pozwalają na podsumowanie danych w tej samej kolumnie.  Zauważ, że działanie dynamicznej definicji nazwy opiera się na użyciu funkcji ILE.LICZB, która zlicza liczby w kolumnie B. Aby wszystko działało, musisz pilnować, aby w kolumnie B nie znalazła się żadna niepotrzebna liczba. Ć W I C Z E N I E

7.9 Przygotuj arkusz pokazany na rysunku 7.21. Lista pozostaje otwarta — jedne osoby mogą być z niej usuwane, a inne dopisywane, a więc jej rozmiar jest zmienny. Rysunek 7.21. Przygotowanie listy ćwiczeniowej

Z tak przygotowanej listy można odfiltrować osoby pochodzące z wybranego miasta. Do komórki F1 wpisz formułę obliczającą, jaki procent wszystkich rekordów stanowią rekordy odfiltrowane, tzn. jaki procent ludzi z listy pochodzi z wybranego miasta.  Należy użyć dwóch funkcji: SUMY.CZĘŚCIOWE i ILE.NIEPUSTYCH. Pierwsza posłuży do

zliczania rekordów wyświetlanych (odfiltrowanych), a druga — wszystkich rekordów listy.  Ponieważ nie wiadomo, ile rekordów (wierszy) będzie liczyła lista, należy użyć zakresu

definiowanego dynamicznie.

Rozwiązanie 1. W arkuszu przygotowanym według rysunku 7.21 wydaj polecenie Formuły/Nazwy zdefiniowane — Definiuj nazwę. 2. W oknie dialogowym Nowa nazwa (porównaj rysunek 7.19) utwórz nazwę imiona, zdefiniowaną w polu Odwołuje się do za pomocą formuły =PRZESUNIĘCIE($A$1;1;0; (ILE.NIEPUSTYCH($A:$A)-1);1). 3. W komórce F1 wpisz formułę: =SUMY.CZĘŚCIOWE(3;imiona)/ILE.NIEPUSTYCH(imiona). 4. Przejdź do dowolnej komórki zawierającego dane zakresu A1:C11 i włącz opcję Narzędzia główne/Edytowanie — Sortuj i filtruj/Filtruj. 5. Z listy rozwijanej przy nagłówku Miasto wybierz Kraków. W komórce F1 możesz odczytać, jaki procent wszystkich osób na liście stanowią mieszkańcy Krakowa (patrz rysunek 7.22).

Rozdział 7. • Nazwy

141

Rysunek 7.22. Użycie autofiltru do wybrania osób z Krakowa

Komentarze  W poleceniu 2., w definicji zakresu dynamicznego imiona, liczba wierszy jest określona jako ILE.NIEPUSTYCH($A:$A)-1), gdyż wiersz nagłówkowy, choć niepusty, nie należy do zakresu.  W poleceniu 3. funkcja ILE.NIEPUSTYCH(imiona) zlicza wszystkie — widoczne i niewidoczne — komórki niepuste w zakresie dynamicznym imiona.  W funkcji =SUMY.CZĘŚCIOWE(3;imiona) pierwszy argument określa działanie funkcji SUMY.CZĘŚCIOWE w zakresie wyznaczonym przez drugi argument. Jeżeli pierwszy argument równa się 3 lub 103, funkcja SUMY.CZĘŚCIOWE działa jak funkcja ILE.NIEPUSTYCH, ale zlicza tylko niepuste komórki odfiltrowane (czyli widoczne)6.  Formuła w F1 działa prawidłowo, gdy wszystkie komórki w kolumnie A poniżej bazy danych są puste oraz wszystkie komórki w bazie są wypełnione, czyli nie ma na liście osoby bez imienia.

6

Według opisu funkcji SUMY.CZĘŚCIOWE formuła =SUMY.CZĘŚCIOWE(3;imiona) zlicza wszystkie komórki niepuste w zakresie, zaś formuła =SUMY.CZĘŚCIOWE(103;imiona) pomija komórki ukryte (co wskazywałoby na konieczność użycia w ćwiczeniu wartości 103), ale dotyczy to zwykłego ukrywania wierszy lub kolumn, a nie filtrowania. W przypadku filtrowania dla obu wartości argumentu pierwszego, tzn. 3 i 103, są zliczane tylko niepuste komórki widoczne.

142

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

8 Wykresy Wprowadzenie Interpretowanie danych zapisanych w tabelach jest uciążliwe i nudne. Poza niewieloma szczególnymi przypadkami, interesują nas zwykle nie dane szczegółowe, lecz tendencje zmian i wyniki ogólne. Najczęściej chcemy się dowiedzieć, czy jakaś wartość wzrasta, czy maleje, w którym miesiącu zarobki były największe lub na sprzedaży jakiego produktu sklep najwięcej traci. Łatwiej to zobaczyć na wykresach niż odczytać z tabel. Excel 2007 i Excel 2010 mają zupełnie nowe narzędzia do tworzenia i obróbki wykresów, wygodniejsze i dające więcej możliwości. Położono nacisk na szybką i łatwą zmianę typów, układów i stylów. Teraz naprawdę nie trzeba mozolnie budować wykresu krok po kroku; warto jednym ruchem utworzyć wykres domyślny i szybko go przekształcić, zmieniając typ, układ i styl. Taka metoda zapewne zaspokoi ponad 90% potrzeb zwykłych użytkowników, a w przypadkach wyjątkowych... no cóż, mając specjalne wymagania, trzeba popracować nad szczegółami. Jeżeli często używa się nietypowych wykresów, przystosowanych do potrzeb bądź upodobań, należy przygotować własne szablony, a najczęściej używany typ wykresu warto wybrać jako domyślny.

144

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Stoliczku, nakryj się, czyli o tym, co otrzymujemy z łaski Excela Tworzenie wykresów domyślnych zostało maksymalnie zautomatyzowane. Ć W I C Z E N I E

8.1 Ćwiczenie jest przypomnieniem podstawowych umiejętności tworzenia wykresów w Excelu 2007/2010.  Przygotuj dane pokazane na rysunku 8.1 i przedstaw je na wykresie domyślnym umieszczonym w oddzielnym arkuszu.  Powiększ czcionkę napisów na wykresie.  Przenieś wykres do arkusza zawierającego dane.  Sprawdź dynamiczne powiązanie wykresu z danymi w arkuszu. Rozwiązanie Przygotuj dane pokazane na rysunku 8.1 i zaznacz zakres A1:C4. Rysunek 8.1. Dane do wykresu

1. Naciśnij klawisz F11, co spowoduje utworzenie wykresu domyślnego w oddzielnym

arkuszu Wykres1 (patrz rysunek 8.2)1. 2. Naprowadzając wskaźnik na różne elementy wykresu, odczytaj objaśnienia. Na rysunku 8.2 widać objaśnienia dwóch elementów: Oś pionowa i Seria danych "W skarbonce" Punkt "Asia" (pierwszy punkt pierwszej serii danych). 3. W standardowym domyślnym szablonie podpisy punktów na osiach i opisy w legendzie są pisane drobną czcionką 10-punktową i przez to trudne do odczytania. Opis w legendzie kliknij prawym przyciskiem myszy i z podręcznego paska narzędzi nad menu kontekstowym wybierz polecenie Czcionka…, by w wyświetlonym oknie dialogowym zwiększyć jej rozmiar, np. 12, tak jak na rysunku 8.2. 4. Wydaj polecenie Narzędzia wykresów2/Projektowanie/Lokalizacja — Przenieś wykres i w oknie Przenoszenie wykresu w polu Obiekt w: wybierz arkusz, w którym są zapisane dane, np. Arkusz1, tak jak na rysunku 8.3. Wynik przeniesienia został pokazany na rysunku 8.4. W ćwiczeniach 8.2 i 8.3 zobaczysz, jak tworzyć wykres od razu osadzony w arkuszu obok danych. 1

Kolejne wykresy tworzone w tej samej sesji Excela będą umieszczane w arkuszach Wykres2, Wykres3 itd.

2

Nazwa panelu Narzędzia wykresów pojawia się jedynie na chwilę po aktywującym kliknięciu wykresu.

Rozdział 8. • Wykresy

Rysunek 8.2. Na standardowym domyślnym wykresie napisy są za małe Rysunek 8.3. Przenoszenie wykresu do arkusza z danymi

Rysunek 8.4. Wykres po przeniesieniu do arkusza z danymi 5. Wypróbuj dynamiczne połączenie wykresu z danymi: 

wpisanie Kasia w A2 zmieni podpis pierwszego punktu na osi kategorii (Asia → Kasia),

145

146

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane 

zmiana dowolnej wartości w zakresie B2:C4 spowoduje zmianę wysokości odpowiedniej kolumny i ewentualne przeskalowanie osi — zobacz, jak zmieni się wykres po wpisaniu 15 zł w B3.

Komentarz Zauważ, że po przeniesieniu wykresu do arkusza z danymi (polecenie 5.) arkusz Wykres1 został automatycznie skasowany. Ć W I C Z E N I E

8.2 Sprawdzimy teraz, w jaki sposób Excel ustala kategorie i serie na wykresie. Przygotuj arkusz danych pokazany na rysunku 8.5 i pokaż te dane na wykresie domyślnym, osadzonym w arkuszu obok danych. Potem uzupełnij dane zgodnie z rysunkiem 8.6 i sporządź nowy wykres domyślny. Rozwiązanie Zaznacz zakres A1:C4, naciśnij kombinację klawiszy Alt+F1. Otrzymasz wynik pokazany na rysunku 8.5. Dni tygodnia zostały uznane za serie, a posiłki za kategorie. Rysunek 8.5. Wykres danych, gdy rodzajów posiłków było więcej niż dni

6. Dopisz dane w kolumnach D, E i F, tak jak na rysunku 8.6, i powtórz tworzenie

wykresu w sposób opisany w poleceniu 1. Tym razem dni tygodnia zostały uznane za kategorie, a posiłki za serie. 7. Jeżeli wykres z rysunku 8.6 nie jest aktywny, kliknij go i wydaj polecenie Narzędzia wykresów/Projektowanie/Przełącz wiersz/kolumnę. Wykres z rysunku 8.6 zmieni się na pokazany na rysunku 8.7.

Rozdział 8. • Wykresy

147

Rysunek 8.6. Wykres danych, gdy dni było więcej niż rodzajów posiłków

Rysunek 8.7. Wykres 8.6 po zamianie wierszy i kolumn

Komentarze  Excel zakłada, że kategorii jest więcej niż serii, dlatego:  w punkcie 1. trzy posiłki (śniadanie, obiad, kolacja) zostały uznane za kategorie, a dwa dni tygodnia (poniedziałek, wtorek) za wartości.  w punkcie 2. trzy posiłki (śniadanie, obiad, kolacja) zostały uznane za wartości, a dni pięć tygodnia (poniedziałek, wtorek, środa, czwartek, piątek) za kategorie.  Wszystkie kategorie są „równouprawnione”, co oznacza, że każdej jest na osi przyznawane tyle samo miejsca (skok o taką samą podziałkę). Warto o tym pamiętać, gdyż wkrótce z tego skorzystamy, porównując wykres liniowy z wykresem XY (patrz ćwiczenie 8.3).  W każdej kategorii są przedstawiane wartości ze wszystkich serii.  Jak widać w punkcie 3., zamiana kategorii na wartości i odwrotnie jest prosta, więc nie ma się co przejmować wyborem domyślnym — jeżeli nam nie odpowiada, zawsze możemy wykonać zamianę.

148

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Wykres liniowy a wykres XY Nie ma wykresów „dobrych na wszystko”. Wybór zależy od tego, co chcemy pokazać, a — jak pokażę w następnych ćwiczeniach — właściwy wybór ma wielkie znaczenie. Zacznę od pokazania różnicy między wykresem liniowym a wykresem XY. Zobaczysz, że wykres liniowy w Excelu to coś zupełnie innego niż wykres liniowy znany ze szkoły (gdzie tak nazywano wykres funkcji liniowej). Ć W I C Z E N I E

8.3 Sporządź wykres znanej ze szkoły funkcji liniowej y=x, podając wartości funkcji w punktach x1=0, x2=1 i x3=7. Jaki typ wykresu należy wybrać? Liniowy czy XY? Wykres Liniowy ma poziomą oś kategorii i pionową oś wartości, zaś wykres XY ma dwie osie wartości.  Aby mieć pewność, który z tych wykresów wybrać, warto sporządzić oba i porównać.

Rozwiązanie — część 1. — tworzenie wykresu liniowego 1. Wpisz dane i zaznacz zakres B1:B4, tak jak na rysunku 8.8. 2. Wydaj polecenie Wstawianie/Wykresy — Liniowy ze znacznikami. Otrzymasz wynik pokazany na rysunku 8.8. 3. Aby poprawić opisy kategorii, kliknij prawym przyciskiem myszy dowolną etykietę na osi poziomej i z menu podręcznego wybierz polecenie Zaznacz dane. 4. W oknie Wybieranie źródła danych (patrz rysunek 8.9) kliknij przycisk Etykiety osi poziomej (kategorii)/Edytuj i po wyświetleniu okna Etykiety osi zaznacz myszą zakres A2:A4. Zatwierdź zmiany kliknięciami OK. Etykiety kategorii zostaną zmienione na 0, 1, 7, ale linia wykresu będzie załamana, co nie odpowiada wykresowi znanej ze szkoły funkcji liniowej. Komentarze  Gdybyśmy w punkcie 1. zamiast B1:B4 zaznaczyli zakres A1:A4, otrzymalibyśmy nakładające się na siebie wykresy dwóch identycznych serii. Ciąg liczb w kolumnie A zostałby rozpoznany jako następna seria danych, a nie jako ciąg etykiet kategorii, jak to się zdarzyło w ćwiczeniach 8.1 i 8.2. Ciągi liczbowe są w zasadzie rozpoznawane jako dane, a nie etykiety.  Na wykresie nazywanym w Excelu liniowym kategorie są równo oddalone, jednakowych rozmiarów z etykietami tekstowymi. Na rysunku 8.9 na osi kategorii mamy kolejne, równo oddalone punkty z podpisami 0, 1 i 7. Nie ma znaczenia, że różnica między 1 i 7 jest 6 razy większa niż między 1 i 0. Rozwiązanie — część 2. — tworzenie wykresu XY 1. Zaznacz zakres A1:B4 z rysunku 8.8. 2. Wydaj polecenie Wstawianie/Wykresy — Punktowy z prostymi liniami i znacznikami. Otrzymasz wynik pokazany na rysunku 8.10.

Rozdział 8. • Wykresy

149

Rysunek 8.8. Wykres liniowy i sposób jego utworzenia. Nie zostały określone kategorie, więc Excel automatycznie je ponumerował: 1, 2, 3 Rysunek 8.9. Poprawianie etykiet osi poziomej

Komentarze  Wykres punktowy XY ma dwie osie wartości, co oznacza, że liczby są na nich odkładane proporcjonalnie do swej wielkości; 7 leży siedem razy dalej od początku osi niż 1. Dzięki temu wykres XY przypomina szkolny wykres funkcji.

150

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 8.10. Wykres punktowy odpowiada szkolnemu wykresowi funkcji liniowej

 Zrozumienie istoty różnicy między wykresami liniowymi i XY jest bardzo ważne;

trzeba pamiętać, że odcinki na osi kategorii nigdy nie odpowiadają wartościom liczbowym, więc wykresy z osią kategorii w zasadzie nie nadają się do przedstawiania funkcji matematycznych.  Użycie wykresów z osią kategorii do przedstawiania funkcji matematycznych jest dopuszczalne w szczególnym przypadku, gdy nazwami kategorii będą liczby stanowiące ciąg arytmetyczny (różnica między kolejnymi liczbami jest stała).

Wykresy sumujące do 100% Wykresy tego typu są przydatne, gdy chcemy ocenić, w jaki sposób całość rozkłada się na części, np. pokazać, jaką część dochodów wydajemy na płacenie podatków, na żywność, ubrania itd. Zwłaszcza wykres kołowy jest uwielbiany przez badających opinię publiczną, gdyż łatwo na nim pokazać, jaka część badanych jest za, jaka przeciw, a jaka „za, a nawet przeciw”, czyli nie ma pojęcia, o co chodzi, lub się daną sprawą w ogóle nie przejmuje. Ć W I C Z E N I E

8.4 Wspólnota mieszkańców postanowiła zbudować nowy śmietnik, ale ta budowa, jak każda inna, kosztuje, więc znaleźli się zwolennicy i przeciwnicy. Przeprowadzono głosowanie, którego wyniki wpisano do arkusza, takiego jak na rysunku 8.11. Przedstaw wyniki głosowania na wykresie kołowym z etykietami procentowego rozkładu głosów. Rozwiązanie 1. Zaznacz zakres A2:B4 i wydaj polecenie Wstawianie/Wykresy — Kołowy 2-W, tak jak na rysunku 8.11. 2. Jeżeli trzeba, kliknij wykres, aby stał się aktywny, i wydaj polecenie Projektowanie/ Style wykresu — Styl 9.

Rozdział 8. • Wykresy

151

Rysunek 8.11. Tworzenie prostego wykresu kołowego 3. Kliknij dwukrotnie dowolną etykietę danych i w oknie Formatowanie etykiet

danych włącz opcję Opcje etykiet/Położenie etykiety/Koniec zewnętrzny i wyłącz opcję Pokaż linie wiodące. Wynik widać na rysunku 8.12. 4. Możesz kliknąć Tytuł wykresu i przeciągnąć go myszą w inne miejsce lub kliknąć drugi raz i przejść do jego edycji. Do edycji możesz przejść również, klikając tytuł prawym przyciskiem myszy i wybierając z menu podręcznego polecenie Edytuj tekst. Komentarz Wykres kołowy jest bardzo wygodny i obrazowy, ale ma tylko jedną warstwę, czyli można na nim pokazać tylko jedną serię danych. Gdyby głosujący odpowiadali nie na jedno, lecz dwa pytania, wyniki należałoby przedstawić na dwóch oddzielnych wykresach kołowych. Ć W I C Z E N I E

8.5 Aby wyraźnie zaznaczyć liczbę przeciwników, wysuń ich fragment poza obręb koła wykresu.

152

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 8.12. Formatowanie etykiet danych

Rozwiązanie 1. Kliknij raz w obrębie koła wykresu — zostanie zaznaczona cała seria danych, czyli całe koło. 2. Kliknij wybrany fragment koła (punkt serii danych). Gdy jedynie on będzie zaznaczony, schwyć go myszą i odciągnij od środka koła, tak jak na rysunku 8.13.

Rysunek 8.13. Wysunięcie jednego wycinka koła

Rozdział 8. • Wykresy

153

Ć W I C Z E N I E

8.6 Dane z rysunku 8.14 przedstaw na wykresie pozwalającym ocenić udział procentowy poszczególnych składników w całości kosztów i porównać rozkład obciążeń w dwóch kolejnych latach. Można zastosować dwa wykresy kołowe oddzielne dla każdego roku (patrz poprzednie ćwiczenie) lub wykres pierścieniowy, użyty w tym ćwiczeniu. Innym rozwiązaniem jest użycie wykresów skumulowanych sumujących do 100%, co zostanie pokazane w ćwiczeniu 8.7.

Rozwiązanie 1. Zaznacz zakres A2:C5 (patrz rysunek 8.14) i wydaj polecenie Wstawianie/Wykresy — Wstaw wykres kołowy lub pierścieniowy/Pierścieniowy. 2. Kliknij najpierw wykres, aby go uaktywnić, a potem przycisk Elementy wykresu , by w wyświetlonym menu podręcznym wyłączyć Tytuł wykresu i włączyć Etykiety danych (patrz rysunek 8.14). 3. Kliknij przycisk Style wykresu i z listy stylów wybierz najodpowiedniejszy (patrz rysunek 8.14). 4. Aby dokładniej sformatować etykiety, np. nadać im tło, tak jak na rysunku 8.14, wydaj polecenie Projektowanie/Układy wykresu — Dodaj element wykresu/Etykiety danych/Więcej opcji etykiet danych, po czym na wyświetlonym po prawej stronie panelu (pokazanym poprzednio na rysunku 8.12) wybierz odpowiednie opcje.

Rysunek 8.14. Wykres pierścieniowy pokazuje różny podział kosztów w latach 2009–2010

154

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Ć W I C Z E N I E

8.7 Celem ćwiczenia jest pokazanie różnicy między wykresami: grupowanym, skumulowanym i skumulowanym z sumowaniem do 100%. Do demonstracji użyj wykresu kolumnowego. Rozwiązanie 1. Tak jak w ćwiczeniu 8.6, zaznacz zakres A2:C5 i utwórz kolejno trzy wykresy pokazane na rysunku 8.15. Użyj poleceń Wstawianie/Wykresy — Kolumnowy 3 W/:  Kolumnowy grupowany 3W (patrz rysunek 8.15),  Skumulowany kolumnowy 3W,  100% skumulowany kolumnowy 3W. 2. W utworzonych wykresach dokonaj transpozycji wierszy i kolumn (polecenie Projektowanie/Przełącz wiersz/kolumnę). 3. Aby nie mylić wykresów, dodaj tytuły z nazwami użytych typów. Kliknij raz i po chwili drugi raz domyślny Tytuł wykresu, po czym wpisz odpowiedni opis, np. Kolumnowy grupowany (patrz rysunek 8.15).

Rysunek 8.15. Te same dane pokazane na trzech różnych wykresach

Komentarz Podczas wykonywania polecenia 1. Excel uznał Podatki, Płace i Inne za kategorie, a lata 2009 i 2010 za serie, bo zakłada (patrz ćwiczenie 8.2), że kategorii powinno być więcej niż serii. Dlatego, aby otrzymać ostateczne wykresy, trzeba było zamienić wiersze z kolumnami.

Rozdział 8. • Wykresy

155

Omówię pokrótce przedstawienia tych samych danych na trzech różnych wykresach.  Wykres kolumnowy grupowany — można ocenić wzrost podatków i płac. Wiadomo, że sumaryczne koszty wzrosły, ale trudno ocenić o ile. Nie wiadomo również, czy procentowo więcej wzrosły podatki, czy płace.  Wykres skumulowany kolumnowy — widać wzrost podatków i płac oraz można ocenić sumaryczny wzrost kosztów. Nadal nie wiadomo, czy procentowo więcej wzrosły podatki, czy płace.  Wykres 100% skumulowany kolumnowy — widać, że w całości kosztów udział podatków pozostał mniej więcej na tym samym poziomie około 35%, znacznie wzrósł udział płac, a zmalał innych kosztów. Nie znamy za to liczb bezwzględnych, nie wiemy o ile wzrosły płace, a o ile całkowite koszty.

Wykres radarowy Jest to wykres mało znany, gdyż zwykle przedstawia dane w sposób nieczytelny. Przydaje się w szczególnych przypadkach. Pokażę jeden z nich. Ć W I C Z E N I E

8.8 Przypuśćmy, że zamierzasz kupić używany samochód terenowy, by nieco poszaleć po wertepach. Z demobilu armii polskiej można kupić starego UAZ-a, a z demobilu armii austriackiej lub szwajcarskiej — starego pinzgauera. Przed kupnem warto porównać poszczególne cechy obu samochodów w skali 1 do 5. W tym ćwiczeniu ograniczmy się do oceny 6 cech, dość istotnych dla samochodów terenowych z prawdziwego zdarzenia. Jak widać na rysunku 8.16, oba samochody otrzymały w różnych kategoriach najwyższe i najniższe noty, więc ocena nie jest jednoznaczna. Rysunek 8.16. Dane w tabelce, jak zwykle, nie przemawiają do wyobraźni

Zobaczmy, w jaki sposób użycie wykresu radarowego może pomóc w podjęciu decyzji. Rozwiązanie 1. Zaznacz zakres A2:C8 (patrz rysunek 8.16). 2. Wydaj polecenie Wstawianie/Wykresy — giełdowy, powierzchniowy lub radarowy /Radarowy — Wypełniony radarowy. Wynik widać na rysunku 8.17.

156

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 8.17. Ten wykres potwierdza starą prawdę, że nie ma nic za darmo: albo tanio, albo dobrze

Komentarze  Już na pierwszy rzut oka widać, że UAZ jest samochodem tanim i dostępnym, ale pod względem technicznym ustępuje pinzgauerowi.  Ponieważ w Polsce pinzgauery można zapewne policzyć na palcach jednej ręki, zainteresowanych odsyłam do Internetu, np. do angielskiej wersji Wikipedii http://en.wikipedia.org/wiki/Pinzgauer_High_Mobility_All-Terrain_Vehicle. Poza tym można pogrzebać w Google.

Wykres bąbelkowy Wykres bąbelkowy jest równie rzadko używany, więc warto pokazać, do czego może służyć. Ć W I C Z E N I E

8.9 W gminie liczącej trzy wsie mają się odbyć wybory wójta. Kandyduje dotychczasowy wójt, o którym opinie w poszczególnych wsiach są różne. Różna jest też liczba mieszkańców i chęć wzięcia udziału w wyborach, co widać w danych wpisanych do arkusza pokazanego na rysunku 8.18. Wójt chce się dowiedzieć, o głosy mieszkańców których wsi powinien szczególnie zabiegać. Przedstaw dane na wykresie w taki sposób, aby ułatwić mu decyzję. Użyj wykresu bąbelkowego. Rozwiązanie 1. Zaznacz zakres B2:D4 (patrz rysunek 8.18) i wydaj polecenie Wstawianie/Wykresy — Bąbelkowy. 2. Zakres B2:D4 ma wymiary 3x3, więc Excel może źle rozpoznać serie i kategorie. Jeżeli tak się stanie, użyj polecenia Projektowanie/Przełącz wiersz/kolumnę.

Rozdział 8. • Wykresy

157

Rysunek 8.18. Zebrane informacje o ocenie wójta i chęci do głosowania 3. Kliknij przycisk Elementy wykresu i włącz opcję Etykiety danych (patrz rysunek 8.19). 4. Dwukrotnie kliknij dowolną etykietę i w oknie Formatowanie etykiet danych włącz

opcję Etykieta zawiera: Rozmiar bąbelka (patrz rysunek 8.19).

Rysunek 8.19. Największy bąbel to największy procent chętnych do głosowania 5. Zrób kosmetyczne poprawki, dodając tytuł i opisy osi według rysunku 8.19.

Komentarz Jak widać, wójtowi warto starać się o głosy mieszkańców dwóch pierwszych wsi, czyli Wólki i Dołka, bo tam go dobrze oceniają i mają ochotę głosować, zaś w Grajdołku sprawa wygląda na straconą: niewiele osób interesuje się wyborami, a ci, którzy chcą głosować, raczej nie wybiorą obecnie sprawującego władzę.

Wykres powierzchniowy Wykresy powierzchniowe to nic niezwykłego, wciąż mamy z nimi do czynienia. Przykładem jest każda mapa, gdzie położenie punktu jest określone przez podziałkę południków i równoleżników, a trzeci wymiar — wysokość — jest wyrażany kolorem lub naturalnym wybrzuszeniem powierzchni na mapach plastycznych. Wykres powierzchniowy Excela to właśnie taka mapa plastyczna nakreślona w skrócie perspektywicznym.

158

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Ć W I C Z E N I E

8.10 Natężenie promieniowania w kwadratowym pokoju określone jest wzorem z=[sin(x)*y)]2, gdzie zastosowano, pokazany na rysunku 8.20, układ współrzędnych z początkiem na środku pokoju: Rysunek 8.20. Wzór określający natężenie jest ściśle związany z przyjętym układem współrzędnych

Ze wzoru trudno odczytać, gdzie promieniowanie jest największe. Przedstaw dane na wykresie czytelnym dla laika.  Najpierw wpisz do tabeli wzory określające wartości natężenia w poszczególnych punktach

pokoju.  Następnie utwórz wykres powierzchniowy.

Rozwiązanie 1. Wiersze 1., 2. i 14. oraz kolumnę A wypełnij zgodnie z rysunkiem 8.21.

Rysunek 8.21. Trzeba sporo czasu i cierpliwości, aby z tabeli wyczytać, gdzie promieniowanie jest najsilniejsze, a gdzie najsłabsze

Rozdział 8. • Wykresy

159

2. Do komórki B13 wpisz formułę widoczną na pasku edycji. Zastanów się, dlaczego zostały zastosowane adresy mieszane B$14 i $A13. 3. Skopiuj wzór do pozostałych komórek zakresu B3:L13 i zaznacz zakres A3:L14.

Między kolumny A i B wstaw nową kolumnę i do B3 wpisz formułę =" "&A3 (="spacja"&A3). Skopiuj ją w dół kolumny aż do B13 (patrz rysunek 8.22).

Rysunek 8.22. Teraz wyraźnie widać, że w narożach promieniowanie jest najsilniejsze

Jest to pewien trik, który wyjaśnię w komentarzu. 4. Zaznacz zakres B3:M13 i wydaj polecenie Wstawianie/Wykresy — giełdowy, powierzchniowy lub radarowy /Powierzchniowy/Powierzchniowy 3-W. Otrzymasz wykres prawie taki, jak na rysunku 8.22. 5. Wykonaj kosmetyczne zmiany, pozostawiając spośród elementów wykresu

włączone jedynie Osie i Linie siatki (patrz rysunek 8.22). 6. Zmień etykiety punktów na osi OX. Kliknij wykres prawym przyciskiem myszy,

z menu podręcznego wybierz polecenie Zaznacz dane i postępuj zgodnie z poleceniem 4. pierwszego rozwiązania ćwiczenia 8.3. Tym razem jako źródło danych wybierz zakres C14:M14. Komentarz Na rysunku 8.21 w kolumnie A były wpisane liczby. Excel potraktowałby je nie jako etykiety, ale jako dodatkowe dane, które zaburzyłyby wykres. Pominięcie pierwszej kolumny i zaznaczenie zakresu B3:L13 dałoby wykres prawidłowy, ale wzdłuż osi poziomej po prawej stronie pojawiłyby się etykiety Seria1, Seria2..., których ręczna przeróbka byłaby żmudna. Nadanie kolumnie A formatu tekstowego też nie dałoby rezultatu, gdyż „przemądrzały” Excel, starając się nam ulżyć w pracy, uznawałby teksty 1; 0,8; 0,6... za liczby i traktował je jak dodatkowe dane, co nadal psułoby wykres.

160

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Dzięki dodaniu kolumny B, użyciu w B3 formuły =" "&A3 (="spacja"&A3) i skopiowaniu jej do komórek poniżej otrzymaliśmy ciąg etykiet tekstowych. Tekstu utworzonego ze spacji i liczby Excel nie traktuje jak liczby, a dodatkowa spacja w etykiecie na wykresie niczemu nie szkodzi.

Linia trendu Rzeczywiste dane zwykle przedstawiają zależność ogólną i fluktuacje — szumy. Wykreślanie linii trendu jest próbą wyodrębnienia sygnału głównego i może pomóc w znalezieniu zasadniczej tendencji. Przy okazji warto zauważyć, że analizując szumy, można uzyskać wiele cennych informacji, ale to trudne zagadnienie wykraczające poza zakres tej książki. Ć W I C Z E N I E

8.11 Dane pokazane na rysunku 8.23 w zakresie A1:B7 przedstaw na wykresie XY. Znajdź przybliżoną zależność funkcyjną y=f(x). Rozwiązanie 1. Zaznacz zakres A1:B7 i wydaj polecenie Wstawianie/Wykresy — Punktowy z prostymi liniami i znacznikami. Powstanie wykres nakreślony na rysunku 8.23 linią łamaną. 2. Gdy wykres jest aktywny, wydaj polecenie Projektowanie/Dodaj element wykresu/ Linia trendu/Liniowa linia trendu. Zostanie narysowana linia trendu, czyli odcinek prostej aproksymujący linię wygiętą (patrz rysunek 8.23). 3. Kliknij linię trendu prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Formatuj linię trendu. 4. W oknie dialogowym Formatowanie linii trendu włącz Opcje linii trendu/Wyświetl równanie na wykresie. Ostateczny wynik widać na wykresie 8.23. Rysunek 8.23. Wykres danych z linią trendu i jej równaniem

Rozdział 8. • Wykresy

161

Komentarz Gdyby na wykresie umieszczono kilka serii danych, przed wykonaniem polecenia 2. należałoby kliknięciem zaznaczyć serię danych, której trendu szukamy. Ć W I C Z E N I E

8.12 Zmień typ wykresu z poprzedniego ćwiczenia na kolumnowy. Porównaj linie trendu i ich równania na obu wykresach. Rozwiązanie 1. Kliknij wykres z poprzedniego ćwiczenia prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Zmień typ wykresu. 2. W oknie dialogowym Zmienianie typu wykresu wybierz Kolumnowy/Kolumnowy grupowany. Wynik widać na rysunku 8.24. Rysunek 8.24. Wykres kolumnowy z linią trendu i jej równaniem

Komentarz Jak wynika z porównania rysunków 8.23 i 8.24, wykresy XY i kolumnowy, choć przedstawiają te same dane, mają inne linie trendu, więc różne są również ich równania. Linia trendu jest prostą aproksymującą wykres wartości na danym wykresie. Widać, że ekstrapolowana w lewo na rysunku 8.23 przetnie oś pionową dla jakiejś wartości ujemnej, a na rysunku 8.24 dla wartości dodatniej, nieco poniżej 20. Odpowiada to równaniom tych prostych. Prosta:  y=2,4229x-3,519 przecina oś pionową dla y=-3,519,  y=2,4229x+18,287 przecina oś pionową dla y=18,287. Jak widać, obie proste mają ten sam współczynnik kierunkowy (tangens kąta nachylenia prostej do osi poziomej). Pierwsze równanie opisuje rzeczywistą, matematyczną prostą przybliżającą wykres danych, a drugie jest jedynie opisem prostej przybliżającej dane na obrazku zwanym wykresem kolumnowym. Porównaj ten wynik z ćwiczeniem 8.3, gdzie wykres XY został porównany z wykresem liniowym (liniowym według Excela).

162

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Przykłady nietypowych wykresów Pokażę teraz kilka ciekawych i nietypowych wykresów. Są interesujące, przydatne, a ponadto pozwalają lepiej zrozumieć działanie narzędzi dostępnych w Excelu. Ć W I C Z E N I E

8.13 Dane pokazane na rysunku 8.25 przedstaw na wykresie z dwiema różnie skalowanymi osiami wartości. Wzrost pokaż na wykresie kolumnowym, a wagę na liniowym. Rysunek 8.25. Dane przedstawiają średnią wagę i wzrost ludzi od urodzenia do 20. roku życia

 W kolumnie A liczby określające wiek zostały wpisane jako tekst — patrz ćwiczenie 1.1.  Liczby w kolumnach B i C zostały sformatowane za pomocą formatów niestandardowych

— patrz ćwiczenia od 3.5 do 3.8.  Najpierw należy utworzyć zwykły wykres kolumnowy, a potem drugą serię danych przekształcić

na wykres liniowy i dodać oddzielną, inaczej skalowaną oś wartości.

Rozwiązanie 1. Zaznacz zakres A1:C6 i naciśnij kombinację klawiszy Alt+F1. Jeżeli nie zmieniłeś wykresu domyślnego, otrzymasz standardowy wykres kolumnowy 3 pokazany na rysunkach 8.2 i 8.4. 2. Kliknij dowolną kolumnę drugiej serii danych prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Zmień typ wykresu seryjnego. W oknie Zmienianie typu wykresu wybierz Kombi i na palecie Wybierz typ wykresu i oś dla serii danych dla serii Waga wskaż wykres Liniowy ze znacznikami i włącz Oś pomocniczą (patrz rysunek 8.26). Otrzymasz wykres z dwiema osiami, pokazany na rysunku 8.25.

3

Jeżeli wykres domyślny został zmieniony, użyj polecenia Wstawianie/Wykresy – Kolumnowy/ Kolumnowy 2-W/Kolumnowy grupowany.

Rozdział 8. • Wykresy

163

Rysunek 8.26. Zmianę sposobu prezentacji serii danych zaczynamy od jej zaznaczenia

Komentarz Do kolumny A wpisaliśmy liczby jako tekst, aby przy tworzeniu wykresu można było od razu zaznaczyć zakres A1:C6, obejmujący nazwy kategorii i wartości. Gdyby w kolumnie A były liczby, musielibyśmy zaczynać od zaznaczenia zakresu obejmującego same wartości, a potem określać obszar zawierający dane opisujące oś OX, tak jak w ćwiczeniu 8.3 i na rysunku 8.9. Ć W I C Z E N I E

8.14 Mamy na jakiś cel zebrać 2000 zł. W każdym kolejnym tygodniu odnotowujemy, ile nam się udało odłożyć. Stwórz wykres-termometr, pokazany na rysunku 8.27, na którym będzie wyświetlany procent realizacji zadania. Ponieważ nie wiemy, po ilu tygodniach uda się zebrać potrzebną sumę, liczba zapisów w kolumnach A i B nie może być ograniczona. Rozwiązanie 1. Kolumny A, B i C wypełnij danymi zgodnie z rysunkiem 8.27. 2. Do E1 wpisz sumę, którą chcesz odłożyć, do E2 — formułę =SUMA(B:B), a do E4 — formułę =E2/E1 (obie formuły zostały pokazane na rysunku 8.27 w kolumnie G). 3. Sformatuj zakresy zgodnie z rysunkiem, stosując format waluty i procentowy. 4. Przejdź do komórki E4 i naciśnij skrót Alt+F1. Utworzysz wykres kolumnowy z jedną kolumną.

164

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 8.27. „Termometr” składek, czyli wykres stopnia realizacji zadania 5. Kliknij dwukrotnie kolumnę wykresu i w panelu Formatowanie serii danych

(patrz rysunek 8.27) zmniejsz Szerokość przerwy, aby kolumna wypełniła prawie całą szerokość wykresu. 6. Ustaw Elementy wykresu, tak jak na rysunku 8.27, włączając opcję Etykiety danych/ Koniec zewnętrzny. 7. Kliknij dwukrotnie etykiety osi pionowej i w oknie Formatowanie osi określ minimum skali na 0, a maksimum na 1 (patrz rysunek 8.28). Rysunek 8.28. Skalowanie osi wartości

8. Możesz wykonać zmiany kosmetyczne, odpowiednio dobierając kolor kolumny i tła

oraz szerokość wykresu. Komentarze  Aby nie ograniczać liczby odkładanych sum, zapisywanych w kolumnie B, zastosowane zostało sumowanie całej kolumny — do E2 została wpisana formuła =SUMA(B:B). Innym, lepszym rozwiązaniem byłoby użycie nazwanego zakresu dynamicznego (patrz ćwiczenie 7.7).  W obu przypadkach formuła sumująca musi być wpisana do innej kolumny.  Zauważ, że formuła =E2/E1 została wpisana do komórki E4, a nie kolejnej — E3. Gdyby komórka ta nie była oddzielona, kreator wykresu, uruchomiony w punkcie 4.,

Rozdział 8. • Wykresy

165

utworzyłby wykres wartości z całego spójnego zakresu E1:E3, a nie z pojedynczej komórki. Dzięki odosobnieniu komórki E4 został utworzony jednokolumnowy wykres przedstawiający wartość zapisaną w tej komórce.

Interpolacja wykresu Interpolacja to domyślne „łatanie” wykresu w punktach, gdzie brakuje danych. Jest to „łatanie” w środku, między istniejącymi punktami. Gdybyśmy „dosztukowywali” wykres poza zakresem istniejących danych, byłaby to ekstrapolacja. Ekstrapolacja jest zbyt trudna, aby się nią tutaj zajmować. Z trudnością interpolacji bywa różnie, zależnie od danych, ale tutaj rozpatrzymy najprostszy przypadek. Jeżeli niepełne dane (takie jak w zakresie A1:B4 na rysunku 8.29) przedstawimy na standardowym wykresie liniowym, w miejscach, gdzie danych zabraknie, linia wykresu będzie „dziurawa”. Rysunek 8.29. Gdy brakuje danych, Excel domyślnie nic nie kreśli

Aby załatać dziurę, czyli dokonać interpolacji, możemy dobrać odpowiednio opcje wykresu albo użyć funkcji BRAK() (co można zastąpić bezpośrednim wpisaniem do komórki wartości błędu #N/D!). Obie metody i ich różnice objaśnię w dwóch kolejnych ćwiczeniach. Ć W I C Z E N I E

8.15 Interpoluj wykres z rysunku 8.29 przez dobór jego opcji. Rozwiązanie 1. Kliknij linię wykresu prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Zaznacz dane. 2. W oknie Wybieranie źródła danych kliknij w lewym dolnym rogu przycisk Ukryte i puste komórki. 3. W oknie Ustawienia ukrytych i pustych komórek (patrz rysunek 8.30) wypróbuj działanie opcji Zera oraz Połącz punkty danych linią. Wyniki zostały pokazane na rysunku 8.31.

166

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 8.30. Możliwości kreślenia wykresu, gdy brakuje danych. Domyślnie jest włączona opcja Odstępy Rysunek 8.31. Opcje zerowania i łączenia punktów linią

Ć W I C Z E N I E

8.16 Interpoluj wykres z rysunku 8.29 za pomocą funkcji BRAK(). Rozwiązanie  Do komórki B3 wpisz formułę =BRAK(), co wymusi interpolację wykresu (patrz rysunek 8.32). Rysunek 8.32. Funkcja BRAK() wymusza interpolację

Komentarz Zamiast =BRAK() można do pustej komórki wpisać wartość błędu #N/D!.

Wykresy przebiegu w czasie Wykresy przebiegu w czasie to nowość wprowadzona w Excelu 2010. Ze względu na rozmiar należałoby raczej nazwać je miniwykresami, gdyż mieszczą się w jednej komórce i są poręcznym narzędziem do prezentacji ogólnego trendu, ale na pewno nie nadają się do dokładnego analizowania danych.

Rozdział 8. • Wykresy

167

Ć W I C Z E N I E

8.174 Przedsiębiorstwo ma pięć sklepów w różnych punktach miasta. Obok tabeli z wielkością obrotów w kolejnych miesiącach półrocza umieść miniwykresy ilustrujące tendencje wzrostu (zmniejszania się) obrotów z miesiąca na miesiąc. 1. Przygotuj tabelę danych, taką jak na rysunku 8.33. Liczby nie muszą być identyczne, ale powinny być rozsądne.

Rysunek 8.33. Dodawanie do tabeli danych liniowych miniwykresów przebiegu w czasie 2. Zaznacz zakres B3:D7 i wybierz polecenie Wstawianie/Wykresy przebiegu w czasie/

Liniowy wykres przebiegu w czasie (patrz rysunki 8.33 i 8.34).

Rysunek 8.34. Dodawanie do tabeli danych miniwykresów przebiegu w czasie (cd.) 3. W oknie Tworzenie wykresów przebiegu w czasie pierwsze pole Zakres danych

zostanie wypełnione automatycznie zgodnie z zaznaczeniem. Przeciągnięciem myszy zaznacz zakres E3:E7. Jego adres bezwzględny $E$3:$E$7 zostanie wpisany 4

To ćwiczenie jest adaptacją podrozdziału o miniwykresach z książki: Krzysztof Masłowski, „Excel 2010 PL. Przewodnik ilustrowany”, Wydawnictwo Helion, Gliwice 2010.

168

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

do pola Zakres lokalizacji5 i określi miejsce umieszczenia miniwykresów. Po kliknięciu OK otrzymasz wykres pokazany na rysunku 8.35. 4. Zaznacz zakres E3:E7 i wyświetl na Wstążce panel Projektowanie (patrz rysunek 8.35).  Włącz opcje Punkt najwyższej wartości i Punkt najniższej wartości wyświetlające na wykresie punkty o maksymalnej i minimalnej wartości (patrz rysunek 8.35).

Rysunek 8.35. Liniowe miniwykresy przebiegu w czasie to wygodne przedstawienie ogólnej tendencji danych

Komentarz Malutkie Wykresy przebiegu w czasie pozwalają wygodnie przedstawić ogólną tendencję danych, trudniejszą do odczytania z tabeli. Na rysunku 8.35 nie możemy w kolumnie E odczytać dokładnych wartości, ale widzimy wyraźnie, w których sklepach sprzedaż spada, a w których rośnie.

Unikanie zbędnej pracy — część 1. Szablony wykresów Tworzenie wykresów niestandardowych, spełniających szczególne warunki jest żmudne. Gdy pracowicie ustalimy wszystkie szczegóły, czyli etykiety, kolory, skalowanie osi itd., warto zastanowić się, czy taki lub podobny wykres przyda się w przyszłości. Jeżeli tak, warto go zapisać jako szablon. Zwykle stosujemy kilka lub kilkanaście rodzajów wykresów dopasowanych do naszych potrzeb, więc warto nauczyć się tworzenia szablonów i korzystania z nich. Inną pożyteczną umiejętnością jest kopiowanie wykresów połączone ze zmianą danych oraz kopiowanie formatowania wykresów, o czym powiem w następnym podrozdziale. 5

Oczywiście, można wypełnić to pole ręcznie, wpisując adres.

Rozdział 8. • Wykresy

169

Ć W I C Z E N I E

8.18 Przygotuj wykres, którego często używasz, i zapisz jego szablon. Rozwiązanie 1. Przygotuj wykres mający być wzorcem dla wykresów, które masz tworzyć w przyszłości. 2. Kliknij go prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Zapisz jako szablon. 3. W oknie Zapisywanie szablonu wykresu (standardowym oknie przeglądarki dyskowej) wypełnij pole Nazwa pliku, wpisując np. MójWykres, i kliknij Zapisz. Excel zapisze plik MójWykres.crtx w specjalnym katalogu Charts. Od tego momentu możesz własnego szablonu używać na równi z szablonami przygotowanymi przez Microsoft. Komentarz Pamiętaj o stosowaniu opisowych nazw. Nazwa MójWykres jest dobra w ćwiczeniu pokazującym mechanizm tworzenia szablonów, ale lepiej używać nazw opisowych w rodzaju KolumnowyLiniowy_grupowany_z_tłem. Ć W I C Z E N I E

8.19 Sporządź wykres za pomocą szablonu utworzonego w poprzednim ćwiczeniu.  Przygotuj dane, które chcesz przedstawić na wykresie, i zaznacz zakres je obejmujący.  Wydaj polecenie Wstawianie/Wykresy — Polecane wykresy i w oknie Wstawianie wykresu wybierz Wszystkie wykresy/Szablony/MójWykres (patrz rysunek 8.36). Rysunek 8.36. Szablony własne użytkownika

4. Kliknij uaktywniony po wybraniu szablonu przycisk OK.

170

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Ć W I C Z E N I E

8.20 Jeżeli zaznaczysz zakres danych i naciśniesz klawisz F11 (patrz ćwiczenie 8.1) lub skrót klawiaturowy Alt+F1 (patrz ćwiczenie 8.2), utworzysz szybko i bezboleśnie wykres domyślny; tylko taki i żaden inny. Jest to metoda najprostsza i najwygodniejsza, ale niepozostawiająca wyboru. Standardowym wykresem domyślnym jest Kolumnowy 2–W grupowany. Jeżeli najczęściej używasz innego wykresu, uczyń go wykresem domyślnym. Rozwiązanie Aby zmienić wykres domyślny, wykonaj poniższe kroki. 1. Utwórz dowolny wykres, np. zaznacz dane i naciśnij Alt+F1 (patrz ćwiczenie 8.2). 2. Kliknięciem uaktywnij wykres i wydaj polecenie Projektowanie/Zmień typ wykresu (patrz rysunek 8.37). 3. W oknie Zmienianie typu wykresu kliknij prawym przyciskiem myszy ikonę dowolnego typu wykresu i użyj polecenia Ustaw jako domyślny wykres (patrz rysunek 8.37). Rysunek 8.37. Każdy wykres można uczynić domyślnym wykresem Excela

Komentarz Wykresem domyślnym może zostać również własny wykres zapisany w pliku szablonu.

Unikanie zbędnej pracy — część 2. Kopiowanie wykresów i ich formatowania Jeżeli używamy wykresów takich samych lub podobnych, nie warto wielokrotnie tworzyć ich od nowa; lepiej skopiować istniejący wykres i zmienić jego dane źródłowe. Dotyczy to zwłaszcza wykresów niestandardowych, czyli takich, które dostosowałeś do własnych potrzeb.

Rozdział 8. • Wykresy

171

Ć W I C Z E N I E

8.21 Skopiuj wykres i przedstaw na nim nowe dane. Rozwiązanie 1. Kliknij wybrany wykres, aby go uaktywnić, i skopiuj do Schowka np. poleceniem Ctrl+C. 2. Wklej go w innym miejscu w tym samym bądź innym arkuszu, np. za pomocą polecenia Ctrl+V. 3. Aby zmienić dane źródłowe wykresu, kliknij kopię wykresu prawym przyciskiem myszy, z menu podręcznego wybierz polecenie Zaznacz dane i w oknie Wybieranie źródła danych w polu Zakres danych wykresu podaj nowy zakres danych (wpisz adres lub zaznacz zakres myszą). Jeżeli w dowolnym arkuszu dowolnego skoroszytu masz odpowiednio sformatowany wykres, możesz jego formatowanie skopiować na inny wykres. Ć W I C Z E N I E

8.22 Dowolny wykres sformatuj zgodnie z wykresem wzorcowym. Rozwiązanie 1. Utwórz dowolny wykres wybranych danych; może to być wykres domyślny, który najłatwiej utworzyć (Alt+F1 lub F11). 2. Otwórz skoroszyt i arkusz z wykresem wzorcowym; kliknij ten wykres i skopiuj go dowolną metodą do Schowka (np. Ctrl+C). 3. Przejdź do wykresu docelowego, utworzonego w punkcie 1., i uaktywnij go kliknięciem. 4. Wydaj polecenie Narzędzia główne/Wklej/Wklej specjalnie i w oknie Wklejanie specjalne wybierz Wklej: Formaty. Wykres docelowy zostanie sformatowany, tak jak źródłowy.

172

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

9 Szukaj wyniku, Solver i scenariusze Wprowadzenie W tym rozdziale przedstawię:  Proste narzędzia do analizy typu kiedy_otrzymamy_taki_wynik. Przykładem jest rozwiązywanie prostego równania algebraicznego, np. 2x+1=7. Wiemy, że wartość po prawej stronie równania jest równa 7 i pytamy, dla jakiego x formuła =2x+1 da taki wynik.  Symulacje wyników dla różnych wartości zmiennych. Często chcemy sprawdzić, jakie byłyby wyniki, gdyby użyć innych danych wyjściowych, np. co by było, gdyby oprocentowanie w banku było niższe, a ceny naszych produktów wyższe. W obu przypadkach wyniki mogą zależeć od jednej lub wielu zmiennych. Do rozwiązywania zagadnień pierwszego rodzaju z jedną zmienną można użyć prostego narzędzia zwanego Szukaj wyniku lub — gdy zmiennych jest kilka — „działa cięższego kalibru”, czyli Solvera. W przypadku problemów drugiego rodzaju należy użyć scenariuszy.

Szukaj wyniku Działanie Szukaj wyniku to nic innego jak rozwiązywanie równania z jedną niewiadomą:  y jest funkcją x,  znamy y i pytamy, dla jakiej wartości x taka wartość y jest wyliczana przez formułę.

174

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Ć W I C Z E N I E

9.1 Rozwiąż równanie 2x+1=7. Użyj polecenia Szukaj wyniku.

Rozwiązanie 1. Przygotuj arkusz pokazany na rysunku 9.1. Rysunek 9.1. Arkusz z równaniem do rozwiązania i polecenie Szukaj wyniku

2. Przejdź do komórki B2 i wydaj polecenie Dane/Narzędzia danych — Analiza

warunkowa/Szukaj wyniku. 3. W oknie dialogowym Szukanie wyniku wypełnij pola, tak jak na rysunku 9.2, i naciśnij OK.

Rysunek 9.2. Trzy pola kolejno od góry to: komórka, w której zapisano formułę, wartość y, jaką należy osiągnąć, oraz komórka, do której ma być wpisane rozwiązanie x 4. Jeżeli naciśniesz OK, do komórki A2 zostanie wpisana liczba 3 (patrz rysunek 9.3),

zaś naciśnięcie Anuluj pozostawi zawartość komórki A2 niezmienioną. Ć W I C Z E N I E

9.2 Rozwiąż równanie x2=4. Rozwiązanie 1. Powtórz czynności z punktów 1. i 2. poprzedniego ćwiczenia, wpisując do komórki B2 formułę =A2^2.

R o z d z i a ł 9 . • S z u k a j w y n i k u , S o l v e r i s ce n a r i u s z e

175

Rysunek 9.3. Wartość bieżąca jest równa wartości docelowej, czyli x=3 jest rozwiązaniem dokładnym

2. Do pola Wartość w oknie dialogowym Szukanie wyniku (patrz rysunek 9.2) wpisz 4.

Wynik został pokazany na rysunku 9.4. Rysunek 9.4. Równania x2=4 nie udało się rozwiązać dokładnie

Komentarze  Każdy rozgarnięty uczeń, rozwiązując równanie 2x+1=7, przekształciłby je do postaci pozwalającej na wyliczenie x w zależności od y, tzn. x=(7-1)/2. Analogicznie postąpiłby z równaniem x2=4. Excel nie jest taki mądry i stosuje rozwiązanie „na siłę”, podstawiając za x różne wartości i sprawdzając, o ile wynik obliczeń odbiega od założonego.  Gdy wynik obliczeń zostanie z zadowalającą dokładnością dopasowany do docelowej wartości, oszacowania są kończone.  Standardowo jest wykonywanych 100 iteracji z założoną dokładnością 0,001. Aby te wartości zmienić, należy wydać polecenie Plik/Opcje/Formuły i zmienić wartości w polach Opcje obliczania/Maksymalna liczba iteracji oraz Opcje obliczania/Maksymalna zmiana.  Jeżeli wykonanie założonej liczby iteracji nie wystarczy do rozwiązania problemu, można:  zwiększyć liczbę iteracji,  zmniejszyć dokładność,  do komórki zmiennej wpisać wartość zbliżoną do rozwiązania. Jeżeli komórka jest pusta, Excel rozpoczyna oszacowania od liczby losowej, jeżeli wpiszemy jakąś liczbę, od niej rozpoczną się obliczenia. Dlatego dobre przewidzenie wyniku może znacznie skrócić obliczenia.  W ćwiczeniu 9.1 otrzymano rozwiązanie dokładne, a w ćwiczeniu 9.2 — jedynie przybliżone.

176

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Ć W I C Z E N I E

9.3 Mamy przez 10 lat uzbierać na jakiś cel 20 000 zł. Pieniądze chcemy wpłacać do banku w dziesięciu rocznych jednakowych ratach. Roczna stopa procentowa wynosi 5%. Jaka będzie wysokość jednej raty? Użyj funkcji finansowej FV i polecenia Szukaj wyniku.

Rozwiązanie 1. Przygotuj arkusz pokazany na rysunku 9.5. Rysunek 9.5. Arkusz przygotowany do rozwiązania zadania

2. Przejdź do komórki B5 i wydaj polecenie Dane/Narzędzia danych — Analiza

warunkowa/Szukaj wyniku (patrz rysunek 9.6). Rysunek 9.6. Określenie, gdzie jest formuła, co jest szukane i gdzie ma być wpisane rozwiązanie 3. Pola w oknie dialogowym Szukanie wyniku wypełnij, tak jak na rysunku 9.6,

i naciśnij OK. Wynik widzimy na rysunku 9.7. Rysunek 9.7. Zostało znalezione dokładne rozwiązanie, ale trudno będzie je realizować, bo jak płacić ułamki grosza

Komentarze  Komórce B3 należało nadać format księgowy. Wiadomo, że nikt nie będzie dokonywał wpłat z dokładnością do tysięcznych części grosza.  Wynik obliczeń podany w komórce B3 jest ujemny zgodnie ze standardem funkcji finansowych, według którego wpłaty i wynik (kapitał) muszą być liczbami

R o z d z i a ł 9 . • S z u k a j w y n i k u , S o l v e r i s ce n a r i u s z e

177

przeciwnego znaku. Jeżeli rocznie będziemy wydawać po 1 590,09 zł (znak minus, bo wydajemy), to po 10 latach na koncie uzbieramy 20 000 zł (znak plus, bo nam przybywa).  W B1 (pierwszy parametr funkcji FV) wpisujemy stopę oprocentowania przypadającą na jedną ratę. Gdybyśmy dokonywali wpłat miesięcznych, przy rocznej stopie procentowej równej 5% do B1 należałoby wpisać =5%/12.  Dokładniejsze informacje o parametrach i cechach funkcji FV można znaleźć w systemie pomocy Excela1. Ć W I C Z E N I E

9.4 Firma rozpoczyna produkcję nowego towaru. Założenia są następujące:  w ciągu roku zostanie sprzedane 10 000 sztuk,  koszt produkcji jednej sztuki: 7,50 zł,  koszty stałe tej produkcji: 45 000 zł. Jaka powinna być jednostkowa cena detaliczna, aby marża wynosiła 20%? Marżę definiujemy jako stosunek przychodu do dochodu i wyrażamy w procentach. Wszystkie powyższe założenia należy wpisać do arkusza i użyć polecenia Dane/Narzędzia danych — Analiza warunkowa/Szukaj wyniku, przyjmując, że wartością docelową jest marża w wysokości 20%, a wartością zmienną cena detaliczna 1 szt. towaru.

Rozwiązanie 1. Przygotuj arkusz według rysunku 9.8. Istotne są kolumny A i B. C i D to kolumny pomocnicze objaśniające zawartość kolumny B. Do komórki B1, która będzie komórką zmienną, została wpisana prowizoryczna wartość 1 zł, aby uniknąć zerowego przychodu w komórce B3 i błędu dzielenia przez zero w komórce B10. Rysunek 9.8. Arkusz określający problem do rozwiązania

2. Przejdź do komórki B10 i wydaj polecenie Dane/Narzędzia danych — Analiza

warunkowa/Szukaj wyniku (patrz rysunek 9.9).

1

Oraz np. w mojej książce: Krzysztof Masłowski, Excel. Funkcje w przykładach, Helion, Gliwice 2007.

178

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 9.9. Określenie, gdzie jest formuła, co jest szukane i gdzie ma być wpisane rozwiązanie 3. Pola w oknie dialogowym Szukanie wyniku wypełnij, tak jak na rysunku 9.9,

i naciśnij OK. Wynik widzimy na rysunku 9.10. Rysunek 9.10. Aby uzyskać 20% marżę, produkt musi kosztować 15 zł

Komentarze  Wielkość całkowitego przychodu w komórce B3 wskazuje, że wyliczona cena jednostkowa jest niższa od 15,00 zł pokazanych w komórce B1. Wartość w B1 jest wynikiem narzuconego przez formatowanie zaokrąglenia do 1 gr.  Jak widać, sprzedaż po cenie dwukrotnie wyższej od kosztów produkcji zapewnia zaledwie 20% marżę. W rzeczywistości bywa jeszcze gorzej. Ć W I C Z E N I E

9.5 Chcesz kupić na raty samochód. Miesięcznie możesz spłacać maksymalnie 700 zł. Bank nie chce udzielić Ci pożyczki na więcej niż 3 lata, a najmniejsze oprocentowanie, jakie udało Ci się wynegocjować to 5,5%. Czy możesz kupić samochód za 30 tys. zł.? Jeżeli nie, to za ile? Rozwiązanie 1. Przygotuj arkusz pokazany na rysunku 9.11. Do zakresu B1:B3 wpisz liczby i odpowiednio sformatuj komórki. Do B4 wpisz formułę =-PMT(B3/12;B2;B1). Teksty w komórkach kolumny A wyjaśniają znaczenie użytych argumentów funkcji PMT.

R o z d z i a ł 9 . • S z u k a j w y n i k u , S o l v e r i s ce n a r i u s z e

179

Rysunek 9.11. Rata wyliczona w B4 przekracza 700 zł.

2. Ponieważ rata miesięczna wyliczona w B4 przekracza Twoje możliwości spłaty,

wylicz, jaką sumę jesteś w stanie pożyczyć. Przejdź do B4 i wydaj polecenie Dane/Narzędzia danych/Analiza warunkowa — Szukaj wyniku (patrz rysunek 9.12). Rysunek 9.12. Szukanie sumy, jaką możemy uzyskać, nie płacąc miesięcznie więcej niż 700 zł 3. Kliknij OK, aby wyliczyć maksymalną możliwą pożyczkę.

Jak wskazuje wynik w komórce B1, musisz powściągnąć ambicje i kupić tańszy samochód, maksymalnie za 23 181,95 zł. Rysunek 9.13. …prowadzi do szukania rozwiązania odpowiadającego jej równania

Komentarze  Jeżeli okres spłaty ustalasz w miesiącach, pamiętaj, by podać miesięczne oprocentowanie. Dlatego pierwszym argumentem funkcji PM na rysunku jest B3/12 (oprocentowanie roczne podzielone przez 12).  Używając funkcji finansowych, pamiętaj, że sumy pozyskiwane są zawsze odmiennego znaku niż płacone. Skoro suma pożyczki w B1 była dodatnia, funkcja PMT zwróci w B4 liczbę ujemną. Aby tego uniknąć, w formule został użyty minus.

180

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Solver Solver to kolejne narzędzie analizy typu kiedy_otrzymamy_taki_wynik. Możliwości Solvera są większe niż Szukaj wyniku. Podstawowe różnice to możliwość:  użycia więcej niż jednej komórki zmiennej,  nałożenia warunków ograniczających zmiany wartości w komórkach zmiennych,  użycia Solvera także w przypadkach, gdy istnieje wiele rozwiązań. Solver jest dodatkowym narzędziem, które nie jest instalowane domyślnie. Ć W I C Z E N I E

9.6 Przez 10 kolejnych lat zamierzasz pod koniec roku wpłacać do banku 1000 zł. Oprocentowanie lokaty będzie stałe i równe 5% rocznie. Na rysunku 9.14 pokazuję, ile będziesz miał po roku, dwóch... i po dziesięciu latach. Rysunek 9.14. Przyrost kapitału przy corocznych wpłatach po 1000 zł pod koniec roku

Chcemy się dowiedzieć, co należy zrobić, aby po 10 latach uskładać 14 000 zł. Tym razem nie zależy nam na zmienianiu wartości w jednej konkretnej komórce; dopuszczamy zmiany oprocentowania (komórka B1) i wysokości wpłacanej raty (komórka B2) — zobacz wynik na rysunku 9.18. Przenieś wpłaty z końca roku na początek, co nieco poprawi sytuację. Do ostatecznego rozwiązania problemu użyj Solvera.

Rozwiązanie 1. Zaczniemy od sprawdzenia, na ile poprawimy sytuację, wpłacając raty na początku każdego roku zamiast na końcu. Popraw formuły obliczające kapitał zgodnie z rysunkiem 9.15, czyli jako piąty argument funkcji FV wpisz 1, co oznacza wpłatę na początku okresu rozliczeniowego2. 2

Wartością domyślną piątego argumentu jest zero, co oznacza wpłatę w końcu okresu rozliczeniowego.

R o z d z i a ł 9 . • S z u k a j w y n i k u , S o l v e r i s ce n a r i u s z e

181

Rysunek 9.15. Przeniesienie wpłat na początek roku poprawiło sytuację, ale 14 000 zł nie udało się osiągnąć

Po zainstalowaniu Excela dodatek Solver jest dostępny, ale domyślnie nie jest ładowany podczas startu programu. Przed użyciem należy go załadować. Powinien być dostępny w postaci polecenia Dane/Analiza — Solver. Jeżeli tego polecenia brakuje, wykonaj następujące kroki. 1. Wybierz polecenie Plik/Opcje. 2. W lewym panelu okna Opcje programu Excel wybierz Dodatki, a w prawym w polu Zarządzaj odszukaj Dodatki programu Excel i kliknij przycisk Przejdź. 3. Jeżeli w oknie dialogowym Dodatki w polu Dostępne dodatki (patrz rysunek 9.16):  jest widoczny dodatek Solver, uaktywnij go i kliknij OK,  nie ma dodatku Solver, kliknij Przeglądaj, aby odnaleźć ten dodatek. Gdyby został

wyświetlony komunikat, że Solver nie został zainstalowany, kliknij przycisk Tak, aby go zainstalować. Rysunek 9.16. Udostępnianie Solvera

2. Ponieważ do założonej sumy 14 000 zł brakuje jeszcze niecałe 800 zł,

do uzupełnienia braku użyjemy Solvera. Przejdź do komórki B14 i wydaj polecenie Dane/Analiza/Solver. 3. W oknie dialogowym Parametry dodatku Solver wypełnij pola zgodnie z rysunkiem 9.17 i kliknij przycisk Rozwiąż. Pamiętaj o wyłączeniu opcji Ustaw wartości nieujemne dla zmiennych bez ograniczeń. 4. Po obejrzeniu wyników (patrz rysunek 9.18) naciśnij przycisk Anuluj, aby ułatwić wykonanie następnego ćwiczenia.

182

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 9.17. Jak zmienić oprocentowanie lub wysokość wpłacanych rat, aby po 10 latach uzbierać 14 000 zł?

Rysunek 9.18. Solver proponuje podnieść roczną wpłatę do 1 055,43 zł

Komentarz Jak widać, została zmieniona wielkość rocznej wpłaty i nieco zwiększone oprocentowanie, lecz nie musiało tak być. Po prostu to rozwiązanie zostało znalezione najszybciej. Ć W I C Z E N I E

9.7 Ponownie użyjemy tego samego arkusza (wykorzystanego już w ćwiczeniu 9.7). Teraz — tak samo jak w ćwiczeniu poprzednim — chcemy, aby po 10 latach na naszym koncie było 14 000 zł, ale, niestety, nieuprzejmy bank nie chce się zgodzić na oprocentowanie wyższe niż 4,5%. Sprawdź, o ile w takiej sytuacji trzeba zwiększyć roczną ratę.

R o z d z i a ł 9 . • S z u k a j w y n i k u , S o l v e r i s ce n a r i u s z e

183

Rozwiązanie 1. W arkuszu z ćwiczenia 9.6 przejdź do komórki B10 i wydaj polecenie Dane/ Analiza — Solver. 2. W oknie dialogowym Parametry dodatku Solver (patrz rysunek 9.17) w sekcji Podlegających ograniczeniom naciśnij przycisk Dodaj. 3. Pola w oknie dialogowym Dodaj warunek ograniczający wypełnij, tak jak na rysunku 9.19, i kliknij OK. Rysunek 9.19. Dodawanie warunku ograniczającego rozwiązanie

4. Po powrocie do okna dialogowego Parametry dodatku Solver naciśnij przycisk

Rozwiąż. Wynik widać na rysunku 9.20.

Rysunek 9.20. Proponowane rozwiązanie uwzględnia nałożone ograniczenie

Komentarze  Jeżeli w komórce B1 zobaczysz 5% zamiast założonego 4,5%, będzie to wynik formatowania. Jeżeli poprzednio, tak jak w ćwiczeniu 9.6, wpisałeś do tej komórki wartość 5%, komórce został narzucony format procentowy bez wyświetlania części ułamkowej.  Aby zobaczyć właściwą wartość 4,5%, należy zmienić formatowanie komórki.

184

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Scenariusze Załóżmy, że mamy arkusz wykonujący dość skomplikowane obliczenia; formuły wpisane w różnych miejscach wyliczają różne wartości na podstawie wielu danych wejściowych. W arkuszu wyliczającym roczny budżet firmy na podstawie danych rzeczywistych otrzymujemy rzeczywiste wyniki, ale interesuje nas, co by było, gdyby: bank zmienił oprocentowanie kredytów, zmalała lub wzrosła inflacja, zmieniły się składki na ZUS itd., itd. Wpisywanie innych danych to niszczenie potrzebnego arkusza, wpisywanie innych danych do kopii arkusza to zbędne mnożenie plików. Rozwiązaniem, które warto w takich przypadkach stosować, są scenariusze. Ć W I C Z E N I E

9.8 Użyjemy tego samego arkusza, co w ćwiczeniach 9.6 i 9.7. Tym razem chcemy się przekonać, jakie sumy będziemy mieli na koncie w poszczególnych latach przy różnej wysokości oprocentowania i rocznych wpłat. Aby zobaczyć i porównać wyniki dla różnych wartości danych wejściowych, należy zastosować scenariusze.

Rozwiązanie 1. W arkuszu znanym z poprzednich ćwiczeń (9.6 i 9.7) wydaj polecenie Dane/Analiza warunkowa/Menedżer scenariuszy. 2. W oknie dialogowym Menadżer scenariuszy naciśnij przycisk Dodaj. 3. W oknie dialogowym Edytowanie scenariusza wypełnij pola Nazwa scenariusza i Komórki zmieniane (patrz rysunek 9.21), i kliknij OK. 4. W oknie dialogowym Wartości scenariusza wypełnij pola komórek zmienianych, tak jak na rysunku 9.22, i kliknij OK. 5. Gdy powrócisz do okna dialogowego Menedżer scenariuszy, naciśnij przycisk Pokaż, aby zobaczyć, co by się stało z arkuszem, gdyby znalazły się w nim dane zapisane w scenariuszu (patrz rysunek 9.23). 6. Na zakończenie naciśnij przycisk Zamknij. Dane wyliczone w scenariuszu zostaną wpisane do komórek, ale za pomocą przycisku Cofnij możesz powrócić do poprzednich wartości. 7. Możesz dla tych samych danych przygotować wiele scenariuszy i przeglądając je za pomocą Menedżera scenariuszy, zastanawiać się, które rozwiązanie będzie najkorzystniejsze.

R o z d z i a ł 9 . • S z u k a j w y n i k u , S o l v e r i s ce n a r i u s z e

185

Rysunek 9.21. Pierwszy krok tworzenia scenariusza

Rysunek 9.22. Określanie wartości zmienianych komórek

Rysunek 9.23. Pokazanie wartości wynikających ze scenariusza

Komentarze  Użycie scenariusza rzeczywiście zmienia wartości w komórkach, więc wartości początkowe najlepiej zachować w postaci dodatkowego scenariusza.  W scenariuszu można używać do 32 zmienianych komórek. Jeżeli spróbujemy przekroczyć tę liczbę, otrzymamy komunikat o błędzie.

186

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

10 Elementy analizy danych Wprowadzenie Arkusze Excela są doskonałym narzędziem zbierania informacji. W wierszach opisujemy kolejne elementy, np. osoby, tak jak na rysunku 10.1, podając w kolumnach ich cechy. Zapełniamy wiersze jeden po drugim, nie zostawiając pustych. W ten sposób tworzymy prostą, jednotabelową bazę danych. W języku baz danych wiersze są nazywane rekordami, a kolumny — polami. Nazwy pól są zapisane w komórkach pierwszego wiersza będącego wierszem nagłówkowym. Kolejne wiersze zawierają dane. Na rysunku 10.1 każdy wiersz poniżej wiersza nagłówkowego opisuje inną osobę, a każda kolumna — inną jej cechę. W każdym wierszu (rekordzie) mamy pola Imię, Nazwisko, Ulica itd. z odpowiednimi informacjami o osobie z danego wiersza. Rysunek 10.1. Przykład typowej, prostej bazy danych

Tak uporządkowane dane możemy analizować za pomocą narzędzi Excela. Do ćwiczenia potrzebujemy bazy liczącej przynajmniej kilkanaście rekordów (wierszy) — im więcej, tym lepiej — więc dla wygody i oszczędności czasu przygotujemy ją tylko raz w ćwiczeniu 10.1 i będziemy używać we wszystkich ćwiczeniach tego rozdziału. Każde ćwiczenie wykonuj na oddzielnej kopii arkusza, tak jest wygodniej i bezpieczniej. Powszechnie znaną i stosowaną umiejętnością jest sortowanie i filtrowanie danych. Bardzo pożytecznym, a rzadko stosowanym narzędziem, są tabele przestawne, którym przyjrzymy się w ćwiczeniach 10.4 i 10.5. Dzięki nim można tworzyć przejrzyste zestawienia olbrzymiej liczby danych.

188

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Sortowanie Sortowanie to nic innego jak ustawianie rekordów bazy w określonym porządku. Porządkowanie jest wykonywane zawsze według wybranej kolumny (wybranego pola). Ć W I C Z E N I E

10.1 Dane pokazane na rysunku 10.2 posortuj według miejscowości. Rysunek 10.2. Ćwiczeniowa baza danych

Celem ćwiczenia jest pokazanie dwóch sposobów prostego sortowania i przygotowanie bazy danych do dalszych ćwiczeń. Rozwiązanie 1. 1. Przejdź w bazie danych do dowolnej komórki w kolumnie F. 2. Wydaj polecenie Narzędzia główne/Edytowanie — Sortuj i filtruj/Sortuj od A do Z (patrz rysunek 10.3). Rozwiązanie 2. 1. Przejdź do dowolnej komórki w bazie danych.

Rozdział 10. • Elementy analizy danych

189

2. Wydaj polecenie Narzędzia główne/Edytowanie — Sortuj i filtruj/Filtruj

(patrz rysunek 10.3), które włączy przyciski list rozwijanych nagłówków1.

Rysunek 10.3. Włączenie przycisków list rozwijanych nagłówków 3. Rozwiń listę nagłówka Miejscowość i wybierz polecenie Sortuj od A do Z.

Komentarze  Rozwiązanie 1. jest wygodniejsze, jeżeli zamierzamy wykonać tylko jedno sortowanie. Jeżeli chcemy wykonać kilka sortowań, lepiej wyświetlić przyciski list rozwijanych nagłówków. Wówczas kolejne sortowania wykonamy łatwiej i szybciej.  Zawsze warto używać dodatkowej kolumny z liczbą porządkową (kolumna A na rysunkach 10.2 i 10.3), co pozwoli na łatwy powrót do pierwotnej postaci bazy; wystarczy wykonać sortowanie według tej kolumny.  Trzeba pamiętać, że zakres sortowania jest rozpoznawany prawidłowo jedynie wtedy, gdy jest zwarty, tzn. niepocięty na części pustymi wierszami lub kolumnami.  Można ograniczyć sortowanie lub filtrowanie do mniejszego zakresu, zaznaczając go przed wydaniem poleceń opisanych w rozwiązaniu 1. lub 2., ale takie fragmentaryczne sortowanie rzadko ma sens. Częściej prowadzi do błędów.

1

Są to te same przyciski, które poznałeś w rozdziale 5., „Tabele”. Podczas tworzenia tabeli są one włączane automatycznie, ale można je wyłączyć poleceniem Narzędzia główne/Edytowanie — Sortuj i filtruj/Filtruj. To polecenie włącza je i wyłącza naprzemiennie tak w tabeli, jak i w zwykłym zakresie.

190

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Ć W I C Z E N I E

10.2 Bazę danych z ćwiczenia 10.1 posortuj według nazw miejscowości i wieku, tzn. na początku mają się znaleźć osoby z Gliwic posortowane od najmłodszych do najstarszych, dalej mieszkańcy Krakowa tak samo uporządkowani itd. Rozwiązanie 1. Dwa kolejne sortowania według pojedynczych kolumn  Wykonaj sortowanie najpierw według kolumny C (Wiek), a potem F (Miejscowość). Użyj metody z rozwiązania 1. lub 2. z ćwiczenia 10.1. Wynik będzie taki, jak na rysunku 10.6. Komentarze  Sortowanie można wykonać według dowolnej liczby kolumn.  Zaczynamy sortowanie od najmniej znaczącej kolumny, potem sortujemy według kolejnych coraz bardziej znaczących kolumn i kończymy na sortowaniu według najważniejszej kolumny. Rozwiązanie 2. Sortowanie niestandardowe 1. Przejdź do dowolnej komórki w bazie danych i wydaj polecenie Narzędzia główne/ Edytowanie/Sortuj i filtruj/Sortowanie niestandardowe (patrz rysunek 10.3). 2. Wybierz pierwszy klucz (poziom) sortowania według rysunku 10.4 i kliknij przycisk Dodaj poziom.

Rysunek 10.4. Wybór pierwszego klucza sortowania 3. Wybierz drugi klucz (poziom) sortowania według rysunku 10.5 i kliknij OK.

Baza zostanie posortowana, tak jak na rysunku 10.6. Rysunek 10.5. Drugi klucz sortowania

Rozdział 10. • Elementy analizy danych

191

Rysunek 10.6. Mieszkańcy miast posortowanych alfabetycznie ustawieni od najmłodszego do najstarszego

Komentarz Klucze (poziomy) sortowania niestandardowego ustalamy od najważniejszej do najmniej istotnej kolumny, czyli odwrotnie w porównaniu do rozwiązania 1. Dodając kolejne klucze (poziomy), możemy sortować według dowolnej liczby kolumn2.

Filtrowanie Filtrowanie to po prostu wybieranie z bazy rekordów spełniających określone warunki, np. wybranie wszystkich osób z jednej lub kilku miejscowości mających mniej niż 30 lat. Ć W I C Z E N I E

10.3 Z bazy danych pokazanej na rysunku 10.2 wybierz wszystkie osoby z Krakowa i z Warszawy mające mniej niż 30 lat. Rozwiązanie 1. Przejdź do dowolnej komórki w bazie danych i włącz w nagłówkach przyciski list rozwijanych (patrz rozwiązanie 2. ćwiczenia 10.1). 2. Rozwiń listę poleceń nagłówka Miejscowość i klikając kolejno, wyłącz (Zaznacz wszystko) i włącz Kraków oraz Warszawa (patrz rysunek 10.7). Zatwierdź wybór kliknięciem OK. Rysunek 10.7. Filtrowanie tabeli pokazujące rekordy osób z Krakowa i Warszawy 2

Jest to istotna poprawa w porównaniu z wersjami Excela starszymi od 2007, które dopuszczały sortowanie jedynie trzypoziomowe.

192

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

3. Rozwiń listę poleceń nagłówka Wiek i wybierz polecenie Filtry liczb/Mniejsze niż. 4. Wypełnij okno dialogowe Filtr niestandardowy, tak jak na rysunku 10.8, i kliknij

OK. Wynik został pokazany na rysunku 10.9. Rysunek 10.8. Wybranie osób mających mniej niż 30 lat

Rysunek 10.9. Zostały wybrane osoby z Warszawy i z Krakowa młodsze od trzydziestolatków

Komentarz Brakujące numery wierszy na rysunku 10.9 świadczą, że wiersze niespełniające wybranych kryteriów zostały ukryte. Zostały zmienione przyciski list rozwijanych nagłówków kolumn użytych w filtrowaniu danych (C i F na rysunku 10.9); obok skierowanego w dół grotu pojawił się lejek. Aby ponownie wyświetlić wszystkie rekordy, możesz wyłączyć filtrowanie w kolumnach, gdzie zostało użyte, lub — szybciej i wygodniej — wyłączyć całe filtrowanie za pomocą polecenia Narzędzia główne/Edytowanie — Sortuj i filtruj/Filtruj3.

Tabele przestawne Tabele przestawne są potężnym narzędziem i można by poświęcić im oddzielną książkę. Tutaj omówię jedynie ich cechy zasadnicze. Służą do robienia różnego rodzaju sumarycznych zestawień. Wiem, że takie stwierdzenie nie jest jasne, więc lepiej przejdźmy od razu do ćwiczeń.

3

Jak pamiętamy z poprzednich ćwiczeń, to polecenie naprzemiennie włącza i wyłącza w nagłówkach kolumn przyciski list rozwijanych. Wyłączenie tych przycisków kasuje wszystkie filtry nałożone na bazę.

Rozdział 10. • Elementy analizy danych

193

Ć W I C Z E N I E

10.4 Przygotuj pokazaną na rysunku 10.10 tabelę przestawną, z której można odczytać średni wiek osób zamierzających wziąć udział w głosowaniu i tych, które głosować nie chcą — z zachowaniem podziału na wiek, wykształcenie i płeć.

Rysunek 10.10. Jak zbudować taką tabelę przestawną?  Napis Suma końcowa w komórkach H7 i K4 nie oznacza żadnej sumy. W kolumnie H

i w wierszu 8. tabeli przestawnej jest wyświetlany średni wiek osób, co pokazuje objaśnienie wyświetlane po naprowadzeniu wskaźnika myszy na dowolną komórkę wyświetlającą wynik. I tak:  w komórce H8 mamy średni wiek wszystkich respondentów,  w komórkach H5, H6 i H7, odpowiednio: średni wiek respondentów z wykształceniem

podstawowym, średnim i wyższym,  w komórkach F8 i G8, odpowiednio: średni wiek zamierzających wziąć udział

w głosowaniu i średni wiek niezamierzających głosować.  Zależnie od opcji wybranej na liście rozwijanej w komórce I1 w tabeli przedstawiono

średni wiek kobiet, mężczyzn lub wszystkich respondentów.

Rozwiązanie 1. Przejdź do dowolnej komórki bazy danych. W zasadzie nie jest to konieczne, ale umożliwi Excelowi automatyczne rozpoznanie zakresu zajmowanego przez dane. 2. Wydaj polecenie Wstawianie/Tabela przestawna, w oknie dialogowym Tworzenie tabeli przestawnej wybierz opcję Istniejący arkusz, w polu Lokalizacja wpisz h3 i kliknij OK (patrz rysunek 10.11)4. Nad tabelą przestawną należy pozostawić przynajmniej dwa puste wiersze. Po zbudowaniu tabeli zobaczysz, dlaczego tak ma być. 3. W oknie dialogowym Pola tabeli przestawnej przeciągnij Płeć do pola Filtr raportu (patrz rysunek 10.12).

4

W adresach kolumn Excel automatycznie zamienia litery małe na wielkie, więc nie ma znaczenia, czy wpiszesz h3, czy H3 — i tak pozostanie H3.

194

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 10.11. Pierwszy etap tworzenia tabeli przestawnej

Rysunek 10.12. Drugi etap tworzenia tabeli przestawnej 4. Przeciągnij pozostałe pola zgodnie z rysunkiem 10.13. 5. Naprowadź wskaźnik myszy na jedną z komórek wyświetlających wartości, np. na J6. Podpowiedź wyjaśni, że 363 jest sumarycznym wiekiem osób

z wykształceniem średnim zamierzających głosować w wyborach. Trzeba to zmienić, gdyż interesuje nas wiek średni wyborców. 6. Dowolną komórkę wewnątrz tabeli kliknij prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Podsumuj wartości według/Średnia (patrz rysunek 10.14). 7. Zmień formatowanie liczb, zaokrąglając je do jedności.

Rozdział 10. • Elementy analizy danych

195

Rysunek 10.13. Tabele jest prawie gotowa, ale... pokazuje nie to, co chcemy

Rysunek 10.14. Trzeba jeszcze zmienić formatowanie, aby zaokrąglić liczby do jedności

Komentarze  Na rysunkach 10.13 i 10.14 pokazuję, dlaczego w poleceniu 2. (patrz rysunek 10.11) jako adres początkowy tabeli podany został H3, a nie H1. Zostawiliśmy miejsce na Filtr raportu, pozwalający wybrać, czy mają być pokazane dane kobiet, czy mężczyzn, czy też wszystkich razem.

196

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

 Tabela przestawna nie ma dynamicznego połączenia ze źródłową bazą danych,

co możesz sprawdzić, zmieniając dane w bazie. Zmiany nie zostaną automatycznie uwzględnione w tabeli przestawnej. Aby ponownie przeliczyć, kliknij dowolną komórkę tabeli przestawnej prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Odśwież. Ć W I C Z E N I E

10.5 Tabelę przestawną utworzoną w ćwiczeniu 10.4 przekształć do postaci pokazanej na rysunku 10.15. Rysunek 10.15. Podział wykształcenia na podgrupy według płci

Rozwiązanie 1. Kliknięciem uaktywnij tabelę przestawną. 2. Jeżeli poprzednio zamknąłeś okno dialogowe Pola tabeli przestawnej (patrz rysunek 10.13), włącz je poleceniem Analiza/Pokaż/Lista pól (patrz rysunek 10.16). Rysunek 10.16. Wyświetlanie okna Lista pól tabeli przestawnej

Rozdział 10. • Elementy analizy danych

197

3. W oknie Pola tabeli przestawnej przeciągnij pole Płeć do pola Etykiety wierszy,

poniżej pola Wykształcenie zgodnie z rysunkiem 10.17. Otrzymasz tabelę z rysunku 10.15. Rysunek 10.17. Dzielenie wykształcenia według płci

4. W tabeli przestawnej kliknij znak minus

na lewo od nazwy pola Podstawowe. Zniknie podział według płci, a znak zostanie zastąpiony przez . Wyświetlanie znaków i możesz naprzemiennie włączać i wyłączać poleceniem Analiza/Pokaż/Przyciski +/– (patrz rysunek 10.16). 5. Sprawdź, że polecenie Analiza/Pokaż /Nagłówki pól (patrz rysunek 10.16) naprzemiennie włącza i wyłącza przyciski rozwijania list etykiet pól: i . Komentarz Przeciągnięcie pola Płeć do Etykiet wierszy poniżej pola Wykształcenie spowodowało jego usunięcie z pola Filtr raportu (patrz rysunek 10.17). Dlatego komórki H1 i I1 nad tabelą przestawną są puste. Porównaj tabelę przestawną z rysunku 10.15 z jej poprzednią wersją z rysunków 10.13 i 10.14.

198

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

11 Własny warsztat pracy Poważną niedogodnością Excela 2007 była niemożność przygotowania własnego paska narzędziowego, czyli według nowej „wstążkowej nomenklatury” własnego panelu Wstążki. Niezadowoleni byli zwłaszcza zaawansowani użytkownicy przyzwyczajeni do przystosowanego do własnych potrzeb zestawu narzędzi. Excel 2007 pozwalał jedynie na modyfikację paska narzędzi Szybki dostęp, na którego niewielkiej powierzchni mieści się zaledwie kilka przycisków. Dla uniknięcia łamańców językowych będę go dalej nazywał Paskiem szybkiego dostępu. Od razu pojawiły się rozwiązania uzupełniające pisane przez niezależnych programistów i taki „połatany” Excel lepiej służył użytkownikom. Microsoft wyciągnął z tego wnioski i w wersjach 2010 i 2013 można:  tak jak w 2007 — umieszczać przyciski narzędziowe na Pasku szybkiego dostępu,  rozbudowywać standardowe panele Wstążki, dodając nowe grupy przycisków — dodane grupy można potem modyfikować i usuwać, zaś standardowych grup nie można ani zmienić, ani usunąć,  tworzyć na Wstążce własne panele z dowolnie wybranymi i pogrupowanymi przyciskami (własne panele można potem modyfikować i usuwać),  włączać i wyłączać wyświetlanie wszystkich paneli (standardowych i utworzonych przez użytkownika). Takie rozwiązanie pozwala na elastyczne dostosowywanie interfejsu do własnych potrzeb, bez obawy o zniszczenie interfejsu standardowego. Można utworzyć kilka paneli służących różnym rodzajom pracy i w miarę potrzeby włączać i wyłączać ich wyświetlanie, zachowując możliwość powrotu do standardowego układu poleceń.

Modyfikacja Paska szybkiego dostępu Przyjrzyjmy się możliwościom prostej i zaawansowanej modyfikacji Paska szybkiego dostępu.

200

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Ć W I C Z E N I E

11.1 Przećwicz włączanie i wyłączanie wyświetlania na Pasku szybkiego dostępu poleceń z jego listy oraz wyświetlanie samego paska nad i pod Wstążką. Następnie umieść na pasku przycisk Utwórz wykres. Rozwiązanie 1. Rozwiń listę poleceń modyfikujących Pasek szybkiego dostępu (patrz rysunek 11.1). Rysunek 11.1. Dostosowywanie Paska szybkiego dostępu

2. Przećwicz włączanie i wyłączanie wyświetlania na pasku kilku poleceń z listy. 3. Wybierz z listy polecenie Pokaż poniżej Wstążki, a wtedy Pasek szybkiego dostępu

4.

5. 6.

7.

zostanie wyświetlony pod Wstążką (patrz rysunek 11.2). Na tak umieszczonym pasku jest więcej miejsca na umieszczanie dodatkowych przycisków. Kliknij na rozwiniętej liście przycisk Pokaż powyżej Wstążki (patrz rysunek 11.2), aby powrócić do wyświetlania Paska szybkiego dostępu na pasku tytułowym okna Excela. Na rozwiniętej liście kliknij polecenie Więcej poleceń, co spowoduje wyświetlenie okna dialogowego z rysunku 11.3. Z domyślnie wyświetlanej listy poleceń Popularne polecenia wybierz Utwórz wykres i kliknij przycisk Dodaj. Ikona wybranego polecenia zostanie umieszczona w prawym polu przycisków Paska szybkiego dostępu. Kliknij OK na dole okna dialogowego. Zobaczysz ikonę Utwórz wykres na Pasku szybkiego dostępu, tak jak na rysunku 11.4.

R o z d z i a ł 1 1 . • Wł a s n y w a r s z t a t p r a c y

201

Rysunek 11.2. Dodawanie do Paska szybkiego dostępu nowych poleceń spoza listy rozwijanej

Rysunek 11.3. Dodawanie do Paska szybkiego dostępu nowych poleceń spoza listy rozwijanej (cd.)

Komentarz Kliknięcie ikony Utwórz wykres powoduje wyświetlenie okna:  Wstawianie wykresu — gdy jest zaznaczony zakres danych, które mają być przedstawione na wykresie, co pozwala szybko wybrać typ wykresu i utworzyć wykres,  Zmienianie typu wykresu — gdy jest aktywny wykres, co pozwala szybko zmienić typ wykresu.

202

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 11.4. Dowolnie wybrana ikona dodana do Paska szybkiego dostępu

Dodawanie nowych grup do istniejących paneli Wstążki Jeżeli często używasz kilku poleceń, które dla wygody chcesz zebrać razem, możesz utworzyć własną grupę przycisków na jednym z istniejących już paneli. W takiej grupie możesz umieścić przyciski dostępne standardowo na różnych panelach oraz takie, których nie ma na żadnym panelu. Ć W I C Z E N I E

11.2 Na prawym skraju panelu Narzędzia główne utwórz nową grupę narzędziową Pomocnik i umieść w niej polecenia Wklej specjalnie, Aparat fotograficzny i Kalkulator. Rozwiązanie 1. Na Wstążce wybierz panel Narzędzia główne i kliknij go prawym przyciskiem myszy. 2. Z menu podręcznego wybierz polecenie Dostosuj Wstążkę. Zobaczysz okno dialogowe pokazane na rysunku 11.5. 3. Po prawej stronie okna kliknij kolejno grupę Narzędzia główne/Edytowanie, przycisk Nowa grupa i przycisk Zmień nazwę. Kliknięcie przycisku Nowa grupa utworzy nową grupę o standardowej nazwie, a kliknięcie Zmień nazwę otworzy okno Zmienianie nazwy, pozwalające nadać nazwę własną. 4. W polu Nazwa wyświetlana okna Zmienianie nazwy wpisz nazwę własną Pomocnik i kliknij w tym oknie przycisk OK. Zostanie utworzona nowa grupa Pomocnik, tak jak na rysunku 11.6. 5. W lewym panelu wybierz polecenie Wklej specjalnie i kliknij Dodaj. Przycisk tego polecenia zostanie umieszczony w utworzonej grupie (patrz rysunek 11.7).

R o z d z i a ł 1 1 . • Wł a s n y w a r s z t a t p r a c y

203

Rysunek 11.5. Panel Dostosowywanie Wstążki w oknie Opcje programu Excel

Rysunek 11.6. Dodawanie polecenia do wybranej grupy poleceń

Rysunek 11.7. Przycisk nowego polecenia został dodany do grupy Pomocnik 6. Z listy w polu Wybierz polecenia z: wybierz Polecenia, których nie ma na Wstążce

(patrz rysunek 11.7). Jest to grupa poleceń, których nie znajdziesz na żadnym standardowym panelu Wstążki. 7. Z tej grupy wybierz kolejno Aparat fotograficzny i Kalkulator. Każde wybrane polecenie umieszczaj w grupie naciśnięciem Dodaj. Z niewiadomych powodów Kalkulator otrzyma domyślnie nazwę Niestandardowe, co zostało pokazane na rysunku 11.8. Aby tego uniknąć:

204

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

kliknij tę nazwę w prawym panelu prawym przyciskiem myszy,  z menu podręcznego wybierz polecenie Zmień nazwę i wpisz Kalkulator. 8. Kliknij OK na dole okna Opcje programu Excel. Nowa grupa z trzema wybranymi poleceniami pojawi się po prawej stronie panelu Narzędzia główne, co widać na rysunku 11.8. 

Rysunek 11.8. Nowa grupa Pomocnik na panelu Narzędzia główne z domyślnie nadawaną Kalkulatorowi nazwą Niestandardowe

Komentarz Polecenie Wklej specjalnie otwiera okno dialogowe pokazane na rysunku 11.9; w nim można wybrać, które elementy skopiowane do schowka mają zostać wklejone w wybranym miejscu arkusza. Można wklejać tylko formaty bez wartości zapisanych w komórkach źródłowych lub wartości zamiast formuł skopiowanych do schowka ze źródła. Rysunek 11.9. Różne możliwości wklejania

Inne możliwości tego okna, takie jak mnożenie zaznaczonego zakresu przez liczbę skopiowaną do Schowka, poznaliśmy już w ćwiczeniu 2.2. Polecenie Kalkulator uruchamia kalkulator systemowy. Wystarczy kliknąć, aby to sprawdzić. Polecenie Aparat fotograficzny jest pomocne przy przygotowywaniu prezentacji lub papierowych dokumentów, na których chcemy pokazać fragmenty arkuszy Excela. 1. Przygotuj przykładowy arkusz z prostym wykresem, np. taki jak na rysunku 11.10, i zaznacz zakres, który chcesz „sfotografować”.

R o z d z i a ł 1 1 . • Wł a s n y w a r s z t a t p r a c y

205

Rysunek 11.10. Wynik użycia polecenia Aparat fotograficzny 2. Kliknij przycisk Nrzędzia główne/Pomocnik/Aparat fotograficzny, a następnie

miejsce, w którym ma się znaleźć lewy górny róg „zdjęcia”. Na rysunku 11.10 była to komórka H1. Otrzymane „zdjęcie” to obiekt graficzny, który możesz przesuwać, rozciągać, kopiować do Schowka i wklejać, np. w dokumentach Worda.

Tworzenie własnego panelu na Wstążce W grupie dodanej do standardowego panelu (patrz poprzedni podrozdział „Dodawanie nowych grup do istniejących paneli Wstążki”) można umieścić kilka często używanych poleceń, lecz zbyt wielu nie da się upchnąć bez zrobienia bałaganu. Jeżeli chcesz zbudować własny warsztat pracy z wieloma poleceniami, lepszym wyjściem jest utworzenie na Wstążce własnego panelu. Ć W I C Z E N I E

11.3 Utwórz panel Warsztat i umieść go na Wstążce za panelem Wstawianie. Rozwiązanie 1. Kliknij Wstążkę prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Dostosuj Wstążkę. Zobaczysz okno pokazane na rysunku 11.5. 2. W prawym polu okna kliknij nazwę panelu Wstawianie, a potem przycisk Nowa karta. Zostanie utworzony nowy panel Nowa karta z nową, pustą grupą Nowa grupa, tak jak na rysunku 11.11. 3. Standardowe nazwy nowego panelu i grupy możesz zmienić, wybierając je kliknięciem i korzystając z przycisku Zmień nazwę. 4. Umieszczanie przycisków poleceń w grupach i tworzenie nowych grup zostało opisane w poprzednim podrozdziale, „Dodawanie nowych grup do istniejących paneli Wstążki”.

206

Excel 2013 PL • Ćwiczenia zaawansowane

Rysunek 11.11. Utworzenie nowego panelu z nową grupą poleceń

Włączanie i wyłączanie wyświetlania paneli na Wstążce W każdej chwili można włączyć lub wyłączyć wyświetlanie na Wstążce dowolnego panelu — nie tylko własnego, lecz również standardowego. Ć W I C Z E N I E

11.4 Przećwicz włączanie i wyłączanie paneli Wstążki. 1. Kliknij Wstążkę prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Dostosuj Wstążkę. 2. Kliknięciem usuń „ptaszka” obok nazwy panelu Narzędzia główne, tak jak na rysunku 11.12. Po zatwierdzeniu zmiany kliknięciem OK na dole okna Opcje programu Excel zostanie wyłączone wyświetlanie podstawowego panelu poleceń Narzędzia główne.

Rysunek 11.12. Wyłączanie wyświetlania panelu Narzędzia główne 3. Powtórzenie działań opisanych w punktach 1. i 2. ponownie włączy wyświetlanie

wygaszonego panelu. Komentarz Wybranie nazwy panelu lub grupy i kliknięcie przycisku Usuń (patrz rysunek 11.5) powoduje usunięcie wybranego obiektu. Można usuwać tylko panele i grupy utworzone przez użytkownika.