Excel 2010 Biblia 978-963-607-792-1 [PDF]

Zitiervorschau

2 Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is.

Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf

ISBN 978-963-607-792-1

© Dr. Pétery Kristóf PhD, 2011 © Mercator Stúdió, 2011

Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. www.akonyv.hu T/F: 06-26-301-549 06-30-30-59-489

Excel 2010 magyar nyelvű változat

TARTALOM

3

TARTALOM TARTALOM ...................................................................................... 3 ELŐSZÓ .......................................................................................... 20 AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI ........................................................ 27 2007-es MS Office újdonságok..................................................... 28 2007-es Excel újdonságok............................................................ 33 2010-es MS Office újdonságok..................................................... 44 Office használata tetszőleges helyen ........................................ 44 Hatékonyabb közös munka ....................................................... 46 Teljesítmény és minőség ........................................................... 50 2010-es Excel újdonságok............................................................ 53 Továbbfejlesztett eszközök........................................................ 53 Adatlisták gyors összehasonlítása ............................................. 55 Hatékony elemző eszközök ....................................................... 60 Meggyőzőbb munkafüzetek ....................................................... 62 Együttműködés másokkal, elérés .............................................. 65 Munkafüzetek kiterjesztése ....................................................... 65 EXCEL 2010 ALAPOK.................................................................... 67 Az Excel 2010 jellemző adatai ...................................................... 68 Fogalmak magyarázata ................................................................ 69 A billentyűzet kezelése .............................................................. 71 Az egér kezelése ....................................................................... 75 A képernyő, az ablakok és a menük .......................................... 78 Párbeszédpanelek és parancsok ............................................... 93 Az Excel használata ..................................................................... 94 Megjelenítési üzemmódok ............................................................ 95 Normál nézet ............................................................................. 97 Excel 2010 magyar nyelvű változat

4

TARTALOM Oldaltörés megtekintése ............................................................ 99 Oldalelrendezés nézet ............................................................. 100 Nyomtatási kép nézet .............................................................. 101 Egyéni nézetek ........................................................................ 102 Szalagméret csökkentése........................................................ 103 A cellák ....................................................................................... 103 Környezeti beállítások................................................................. 104 Állománykezelés ......................................................................... 104 Fájlformátumok és könyvtárak ................................................. 104 Állománykezelő parancsok ...................................................... 109 Új munkafüzet létrehozása ...................................................... 112 Meglévő munkafüzet megnyitása ............................................ 117 Állomány lezárása, verziókezelés ............................................ 131 Az összes fájl bezárása ........................................................... 132 Megtekintés weblapként .......................................................... 133 Fájl mentése ............................................................................ 134 Feltöltés webkiszolgálóra......................................................... 138 Állományok törlése .................................................................. 141 Állományok csoportos nyomtatása .......................................... 142 Állományok átnevezése ........................................................... 142 Állományok postázása és másolása ........................................ 143 Állományok tulajdonságai ........................................................ 146 A munkafüzetek helyreállítása .................................................... 150 A munkafüzetek használata........................................................ 151 Változások követése ................................................................ 156 Alapszolgáltatások ...................................................................... 161 Kurzormozgatás ...................................................................... 162 Kijelölések ............................................................................... 164 Adatbevitel ............................................................................... 168 Vágás és áthelyezés ............................................................... 182 Szerkesztőparancs ismétlése .................................................. 191 Szerkesztőparancs visszavonása ............................................ 191

Excel 2010 magyar nyelvű változat

TARTALOM

5

Automatikus javítás ................................................................. 192 Automatikus kitöltés ................................................................. 194 Automatikus számolás ............................................................. 195 Helyesírás-ellenőrzés .............................................................. 196 A segítség................................................................................... 198 Súgó tartalom .......................................................................... 199 Keresés a súgóban .................................................................. 201 Elérhetőség és egyebek .......................................................... 202 A munka befejezése ................................................................... 205 SZÁMOLÁS, FÜGGVÉNYEK HASZNÁLATA .............................. 206 Keresés és csere ........................................................................ 209 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA ..................................................... 211 Beépített táblázatstílusok............................................................ 211 Új táblázatstílus kialakítása ..................................................... 216 Táblázatstílus-műveletek ......................................................... 217 Cellastílusok ............................................................................... 218 Stílusok egyesítése ................................................................. 221 Cellák egyedi formázása ............................................................ 222 Számformák ............................................................................... 223 Pénznem formátumok ............................................................. 225 Dátum formátumok .................................................................. 226 Igazítások ................................................................................... 226 Karakterek formázása ................................................................ 230 Szegélyek ................................................................................... 231 Kitöltő minták .............................................................................. 233 Cellák zárolása ........................................................................... 234 Feltételes formázás .................................................................... 241 Adatsávok beállítása ............................................................... 242 Színskálák alkalmazása .......................................................... 245 Ikonkészletek használata......................................................... 247 Formázás speciális cellatartalom alapján ................................ 249 Formázás rangsor alapján ....................................................... 252 Excel 2010 magyar nyelvű változat

6

TARTALOM Új formázási szabály készítése ............................................... 252 Formázási szabály másolása, törlése ...................................... 253 A formázási szabályok kezelése.............................................. 255 Sormagasság, oszlopszélesség ................................................. 260 A munkalap-megjelenítés ........................................................... 263 Munkalaptagolás ..................................................................... 263 Tagolás készítése és megszüntetése ...................................... 264 A tagolt szerkezet módosítása................................................. 266 Részletek elrejtése és felfedése ................................................. 266 Látványok kezelése .................................................................... 268

OLDALBEÁLLÍTÁS ÉS NYOMTATÁS ......................................... 271 A lap formázása .......................................................................... 271 Az oldal beállítása ...................................................................... 272 Margók beállítása ....................................................................... 273 Fej- és lábléc megadása............................................................. 274 Nyomtatási beállítások................................................................ 278 Oldaltörések ellenőrzése ............................................................ 282 Diagramok nyomtatása ............................................................ 282 Kimutatás nyomtatása ............................................................. 283 Látvány nyomtatása ................................................................ 284 Súgótémakör nyomtatása ........................................................ 285 A nyomtatási kép bemutatása .................................................... 285 A nyomtatás végrehajtása .......................................................... 287 A nyomtatás gyorsítása ........................................................... 287 Több munkafüzet nyomtatása egyszerre ................................. 288 Nyomtatás fájlba ......................................................................... 288 A jelentések és nyomtatásuk ...................................................... 289 SZÁMOLÓTÁBLÁK ...................................................................... 290 Adatok érvényesítése ................................................................. 290 Korlátozás nélküli bevitel ......................................................... 293 Egész szám korlátozás ............................................................ 294 Tizedes tört korlátozás ............................................................ 295 Excel 2010 magyar nyelvű változat

TARTALOM

7

Lista korlátozás........................................................................ 296 Dátum korlátozás..................................................................... 297 Idő korlátozás .......................................................................... 297 Szöveghossz korlátozás .......................................................... 298 Egyéni korlátozások ................................................................ 298 Figyelmeztető üzenetek beállítása .......................................... 299 Hibajelzés beállítása ................................................................ 300 Számítási műveletek .................................................................. 303 Hivatkozások ........................................................................... 305 A képletek alkalmazása .............................................................. 314 A képletek szintaxisa ............................................................... 315 Képletek operátorai .................................................................... 320 MUNKALAPFÜGGVÉNYEK ......................................................... 323 Függvények használata .............................................................. 324 Függvény beírása .................................................................... 325 Függvény beillesztése gombmenüből ..................................... 326 A leggyakoribb függvények...................................................... 332 Adatbázis és listakezelő függvények ....................................... 335 Matematikai és trigonometriai függvények .............................. 342 Szövegfüggvények .................................................................. 372 Logikai függvények .................................................................. 382 Információs függvények ........................................................... 387 Dátum- és időműveletek .......................................................... 394 Pénzügyi számítások ............................................................... 412 Keresés függvények ................................................................ 465 Statisztikai függvények ............................................................ 479 Műszaki függvények ................................................................ 545 Egyéni függvények ..................................................................... 565 KERESÉS, ÖSSZEGZÉS.............................................................. 568 Keresés varázslóval.................................................................... 570 Keresés varázsló a 2007-es változatban ................................. 571 Keresés képlettel a 2010-es változatban ................................. 572 Excel 2010 magyar nyelvű változat

8

TARTALOM Feltételes összegzés .................................................................. 573 Feltételes összegzés a 2007-es változatban ........................... 573 Feltételes összegzés a 2007-es változatban ........................... 575

STATISZTIKAI ADATELEMZÉS .................................................. 577 Egytényezős varianciaanalízis................................................. 579 Kéttényezős varianciaanalízis ismétlésekkel ........................... 581 Kéttényezős varianciaanalízis ismétlések nélkül ..................... 582 Korrelációanalízis .................................................................... 582 Kovarianciaanalízis .................................................................. 584 Leíró statisztika........................................................................ 585 Exponenciális simítás .............................................................. 587 Fourier-analízis ........................................................................ 588 Hisztogram .............................................................................. 588 Mozgóátlag .............................................................................. 591 Véletlenszám-generálás .......................................................... 592 Rangsor és százalékos rangsor .............................................. 594 Regresszió............................................................................... 594 Mintavétel ................................................................................ 597 Kétmintás F-próba a szórásnégyzetre ..................................... 598 Kétmintás párosított t-próba a várható értékre ........................ 598 Kétmintás t-próba egyenlő szórásnégyzeteknél ...................... 599 Kétmintás t-próba eltérő szórásnégyzeteknél .......................... 599 Kétmintás z-próba a várható értékre ....................................... 600 Problémamegoldás és célérték-keresés ..................................... 601 Célérték keresés...................................................................... 601 Adattábla alkalmazása több érték meghatározására ............... 604 Egyváltozós adattáblák ............................................................ 604 Kétváltozós adattáblák ............................................................ 606 Esetek elemzése ..................................................................... 608 Összetett esetek megoldása ................................................... 612 A Solver kezelése .................................................................... 613 A Solver jelentései ................................................................... 621 Excel 2010 magyar nyelvű változat

TARTALOM

9

ANGOL-MAGYAR FÜGGVÉNYNÉVTÁR ................................... 629 MAGYAR-ANGOL FÜGGVÉNYNÉVTÁR ................................... 639 TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK ............................................. 650 Adatűrlapok ................................................................................ 653 A táblázat módosítása és bővítése .......................................... 655 A listaszolgáltatás új helye.......................................................... 656 A táblázat átméretezése .......................................................... 659 Táblázat bővítése az Excel 2010-ben ...................................... 659 Rekordok keresése a táblázatban ........................................... 660 Szűrt táblázatok .......................................................................... 661 Táblázatszűrés tartalom szerint ............................................... 663 Szövegszűrők .......................................................................... 663 Dátumszűrők ........................................................................... 664 Számszűrők ............................................................................. 665 Táblázatszűrés szín szerint ..................................................... 666 Irányított szűrés ....................................................................... 667 Ismétlődő rekordok kiszűrése .................................................. 671 Műveletek szűrt listákkal ............................................................. 672 Szűrt lista módosítása ............................................................. 672 Szűrt lista nyomtatása ............................................................. 673 Szűrt listából készített diagram ................................................ 673 Szűrt táblázat rendezése ......................................................... 674 Táblázat rendezése .................................................................... 674 Listaelemek összegzése............................................................. 676 Az összegzés végrehajtása ..................................................... 679 Függvények alkalmazása részösszeg képzésnél .................... 680 Részösszeg-csoport megjelenítése ......................................... 682 Műveletek részösszeg-csoportokkal ........................................ 684 Keresés a táblázatokban ............................................................ 685 Weblekérdezések .................................................................... 690 Adatimportálás Access-fájlból.................................................. 693 Adatimportálás szövegfájlból ................................................... 695 Excel 2010 magyar nyelvű változat

10

TARTALOM

Adatimportálás adatkapcsolat varázslóval ............................... 698 Frissítés és a kapcsolatok tulajdonságai ................................. 700 A lekérdezés kimutatásba töltése ............................................ 702 Az MS Query kezelése ............................................................... 703 Mentett lekérdezések futtatása ................................................... 711 Paraméteres lekérdezések ......................................................... 712 Együttműködés a Windows SharePoint Services programmal 716 Kimutatások ................................................................................ 717 Kimutatások létrehozása ......................................................... 719 A kimutatások tulajdonságai .................................................... 732 Kimutatások módosítása ......................................................... 741 Számítási mód cseréje ............................................................ 744 Kimutatástételek rendezése .................................................... 746 Részletek, csoportok megjelenítése ........................................ 746 Adatösszegzések .................................................................... 749 Kimutatások formázása ........................................................... 750 Adatösszesítés ........................................................................ 752 Kimutatásdiagramok létrehozása ............................................... 756 Szeletelők a kimutatásokban ...................................................... 759 A szeletelők ............................................................................. 761 Szeletelő létrehozása .............................................................. 762 A szeletelők használata ........................................................... 766 Szeletelők tulajdonságai .......................................................... 766 OBJEKTUMOK KEZELÉSE ......................................................... 769 Objektumok ................................................................................ 769 Címszerkesztő (WordArt) ........................................................... 771 A WordArt objektum formázása ............................................... 776 Méret, igazítás és elforgatás beállítása ................................... 778 Részletes formázás párbeszédpanelen ................................... 779 Vektoros rajzoló .......................................................................... 781 SmartArt diagramok készítése.................................................... 785 Listák készítése ....................................................................... 785 Excel 2010 magyar nyelvű változat

TARTALOM

11

Folyamatok rögzítése .............................................................. 788 Ciklusok ábrázolása ................................................................ 788 Szervezeti sémák készítése .................................................... 789 Kapcsolatok, viszonyok ábrái .................................................. 793 Mátrix és piramis diagramok .................................................... 794 A SmartArt diagramok formázása............................................ 794 Képek beszúrása ........................................................................ 796 Képernyőkép beszúrása ............................................................. 804 ClipArt kép beszúrása................................................................. 805 A csatolt fájlok aktualizálása .................................................... 811 Egyenlet beszúrása .................................................................... 813 Egyenlet külső objektumként ................................................... 813 Az egyenletszerkesztő parancsai ............................................ 816 Egyenletszerkesztő eszköztár ................................................. 822 A beépített egyenletszerkesztő................................................... 829 DIAGRAMOK ................................................................................ 833 Értékgörbék használata .............................................................. 833 Értékgörbe létrehozása ........................................................... 835 Értékgörbe formázása ............................................................. 836 Diagram létrehozása................................................................... 838 Diagram nem szomszédos kijelölésből .................................... 841 Többszintű kategóriák és adatsorok ........................................ 843 Diagramadatok módosítása ..................................................... 844 Diagramformázás ....................................................................... 844 Automatikus formázási minták ................................................. 845 A diagram kiegészítése új elemekkel ...................................... 847 Diagramelemek formázása ...................................................... 864 MAKRÓK ALKALMAZÁSA .......................................................... 873 Makrók felvétele ......................................................................... 873 Műveletek makrókkal .................................................................. 876 Makró szerkesztése ................................................................. 877 Makró másolása ...................................................................... 878 Excel 2010 magyar nyelvű változat

12

TARTALOM

Makrórészlet másolása ............................................................ 878 Makró futtatása eszköztárgombbal .......................................... 878 Makró grafikus objektumhoz kapcsolása ................................. 879 Makró futtatása Visual Basic modulból .................................... 881 Makró futásának megszakítása ............................................... 881 Makró törlése ........................................................................... 882 Makróhibák kezelése .................................................................. 882 Modullapok ................................................................................. 883 Egyéni párbeszédpanelek .......................................................... 884 Biztonsági szempontok ............................................................... 892 Biztonsági beállítások .............................................................. 893 Makrókat tartalmazó fájl megnyitása ....................................... 895 Munkafüzet makróvírus-ellenőrzése ........................................ 896 A digitális aláírás ..................................................................... 896 Makróprojekt digitális aláírása ................................................. 897 KAPCSOLAT MÁS ALKALMAZÁSOKKAL ................................. 902 Beágyazás, csatolás ................................................................... 903 Kapcsolat a Webbel .................................................................... 904 A munkalap közzététele .......................................................... 905 Megtekintés weblapként .......................................................... 906 Elektronikus üzenetek................................................................. 907 Levélküldés.............................................................................. 907 Küldés Exchange mappába ..................................................... 911 Szöveg darabolása ..................................................................... 911 XML-támogatás .......................................................................... 911 A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE .................................................. 916 Az állapotsor elemei ................................................................ 951 Segítség a 2010-es változatban .............................................. 952 Súgó tartalom .......................................................................... 953 Keresés a súgóban .................................................................. 955 CELLATARTALOM BEVITELE .................................................... 958 Excel 2010 magyar nyelvű változat

TARTALOM

13

A CELLÁK .................................................................................. 958 ADATBEVITEL ........................................................................... 959 Javítás ..................................................................................... 968 Automatikus javítás ................................................................. 969 Adatbevitel automatikus kiegészítéssel ................................... 971 Cellák kitöltése a kitöltőjel húzásával ...................................... 972 Cellabevitel csoportos kitöltéssel ............................................. 977 Kitöltés egyéni lista elemeivel .................................................. 980 Számok bevitele ...................................................................... 983 Dátum és időértékek bevitele .................................................. 985 Cellák kitöltése képletekkel...................................................... 987 Cellák automatikus feltöltése ................................................... 990 Egyszerű trend készítése ........................................................ 994 ADATÉRVÉNYESÍTÉS............................................................... 995 Korlátozás nélküli bevitel ......................................................... 998 Egész szám korlátozás ............................................................ 999 Az adatok érvényességének műveletei ................................. 1000 Tizedestört korlátozás ........................................................... 1001 Lista korlátozás...................................................................... 1003 Dátum korlátozás................................................................... 1006 Idő korlátozás ........................................................................ 1007 Szöveghossz korlátozás ........................................................ 1007 Egyéni korlátozások .............................................................. 1007 Figyelmeztető üzenetek beállítása ........................................ 1008 Hibajelzés beállítása .............................................................. 1011 A beviteli hibák ellenőrzése ................................................... 1015 Adatérvényesítés kiterjesztése .............................................. 1016 MOZGÁS A CELLÁK KÖZÖTT, KIJELÖLÉSEK ....................... 1017 Kijelölés billentyűkkel ............................................................. 1018 Kijelölés egérrel ..................................................................... 1023 CELLÁK BESZÚRÁSA ÉS TÖRLÉSE ...................................... 1025 A cellák törlése ...................................................................... 1028 Excel 2010 magyar nyelvű változat

14

TARTALOM

Cellatartalom vagy formátum törlése ..................................... 1029 TARTOMÁNY ÉS OBJEKTUMOK MOZGATÁSA .................... 1031 Vágólapra másolás ................................................................ 1034 Kivágás a vágólapra .............................................................. 1036 A vágólap tartalmának beillesztése ....................................... 1037 KERESÉS ÉS CSERE.............................................................. 1047 MEGJEGYZÉSEK KEZELÉSE ................................................. 1051 SZÁMÍTÁSI FELADATOK .......................................................... 1055 SZÁMÍTÁSI MŰVELETEK ........................................................ 1055 Hivatkozások és nevek .......................................................... 1056 A képletek szintaxisa ............................................................. 1065 Kompatibilitási kérdések ........................................................ 1070 A képletek operátorai ............................................................. 1073 MUNKALAPFÜGGVÉNYEK ..................................................... 1080 A függvények használata....................................................... 1081 Függvény beillesztése listából ............................................... 1083 A leggyakoribb függvények.................................................... 1091 EGYÉNI FÜGGVÉNYEK HASZNÁLATA .................................. 1095 Strukturált hivatkozások ........................................................ 1102 A BEÉPÍTETT FÜGGVÉNYEK ................................................. 1104 Statisztikai elemzések ........................................................... 1112 Vezérlőobjektumok ................................................................ 1115 HIBÁK KEZELÉSE ................................................................... 1122 CÉLÉRTÉK KERESÉSE .......................................................... 1135 DÁTUMMŰVELETEK.................................................................. 1141 PÉNZÜGYI SZÁMÍTÁSOK.......................................................... 1149 KAMAT, TÖRLESZTÉS ............................................................ 1150 BEFEKTETÉS, ÉLETJÁRADÉK ............................................... 1154 ÉRTÉKPAPÍR ELEMZÉS ......................................................... 1160 EGYÉNI PÁRBESZÉDPANELEK ............................................... 1165 Excel 2010 magyar nyelvű változat

TARTALOM

15

ADATBÁZIS- ÉS LISTAKEZELÉS ............................................. 1188 ADATBÁZISKEZELŐ FÜGGVÉNYEK ...................................... 1188 ADATBÁZIS KEZELÉSE LISTAKÉNT ...................................... 1193 ADATÖSSZESÍTÉSEK ............................................................. 1210 KERESÉS A LISTÁBAN ........................................................... 1220 FELTÉTELES ÖSSZEGZÉS .................................................... 1224 KERESŐFÜGGVÉNYEK .......................................................... 1233 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA ................................................. 1236 DIAGRAMOK KÉSZÍTÉSE ......................................................... 1242 DIAGRAM LÉTREHOZÁSA ...................................................... 1243 ÉRTÉKGÖRBÉK ...................................................................... 1249 KIMUTATÁSDIAGRAMOK ....................................................... 1257 SZELETELŐK .......................................................................... 1264 FÜGGVÉNYEK ÁBRÁZOLÁSA ................................................ 1267 GRAFIKUS EGYENLETMEGOLDÁS .................................... 1273 DIAGRAM FORMÁZÁSA.......................................................... 1274 KÉPLETEK, FÜGGVÉNYEK ALKALMAZÁSA .......................... 1279 KIJELÖLÉSEK............................................................................ 1309 MUNKALAPFORMÁZÁS ............................................................ 1334 SABLONOK ................................................................................ 1386 Előre gyártott sablonok ............................................................. 1386 Sablonok a Microsoft Online webhelyen ................................... 1394 DIAGRAMOK .............................................................................. 1402 ŰRLAPOK, VBA KÓDOK ........................................................... 1474 Automatikusan végrehajtódó makrók .................................... 1545 Eseményvezérelt eljárások .................................................... 1546 A SZALAG TESTRE SZABÁSA................................................ 1591 VISUAL BASIC SZINTAKTIKAI ÁTTEKINTÉS ......................... 1602 Kódolási előírások ................................................................. 1603 Excel 2010 magyar nyelvű változat

16

TARTALOM

Konstansok ............................................................................ 1605 Változók ................................................................................. 1605 Algoritmus szerkezetek ......................................................... 1609 Eljárások ................................................................................ 1614 PROGRAMINDÍTÁS, KILÉPÉS .................................................. 1616 KAPCSOLAT MÁS ALKALMAZÁSOKKAL ............................... 1621 Excel munkalapok konvertálása PDF formátumba ................ 1626 Kapcsolat a Webbel ............................................................... 1639 Csatolások, külső hivatkozások ............................................. 1642 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS ............................... 1650 A program környezete .............................................................. 1650 Telepítés és Office kattintásra .................................................. 1652 A technológia ......................................................................... 1652 Az Office Kattintásra működési elve ...................................... 1653 MSI-alapú kiadás telepítése .................................................. 1656 Telepítés DVD-ről .................................................................. 1656 Termékaktiválás .................................................................... 1658 A program indítása ................................................................... 1659 KÖRNYEZETI BEÁLLÍTÁSOK ................................................... 1667 Környezeti beállítások............................................................... 1667 Az Általános kategória ........................................................... 1669 A képletek beállításai ............................................................. 1671 A nyelvi ellenőrzés beállításai................................................ 1674 A mentés csoport................................................................... 1680 Nyelvi beállítások ................................................................... 1682 Speciális beállítások .............................................................. 1683 A bővítmények beállításai ...................................................... 1694 Az Adatvédelmi központ beállításai ....................................... 1696 Az eszköztár átalakítása ........................................................... 1698 A menüszalag testre szabása................................................... 1701 Excel 2010 magyar nyelvű változat

TARTALOM

17

GYORSGOMBOK ....................................................................... 1704 Funkciógombok és kombinációik ........................................... 1704 Az Office felhasználói felület billentyűi ................................... 1705 Megnyitás, Mentés másként panel ........................................ 1706 Szalagmenük kezelése .......................................................... 1707 Eszköztár kezelése ................................................................ 1708 Ablak és párbeszédpanel kezelése ....................................... 1708 Adatbevitel és mozgás billentyűi ............................................ 1710 Műveletek a cellákban vagy a szerkesztőlécen ..................... 1711 Adatok formázása.................................................................. 1712 Képletszerkesztés és áthelyezés........................................... 1713 Beszúrás, törlés és másolás .................................................. 1714 Mozgás a kijelölésen belül ..................................................... 1715 Kijelölések ............................................................................. 1715 Vége üzemmód billentyűparancsai ........................................ 1716 Megadott tartalmú vagy jellemzőjű cellák kijelölése .............. 1717 Diagramelemek kijelölése ...................................................... 1718 Mozgás és görgetés munkafüzetben ..................................... 1718 Dokumentum nyomtatása és nyomtatási képe ...................... 1720 Adatbázisok, táblázatok (listák) és kimutatások kezelése ..... 1720 Kimutatástételek csoportosítása és szétbontása ................... 1722 Adatok tagolása ..................................................................... 1722 Weblapok kezelése ............................................................... 1722 ALAPÉRTELMEZETT IKONPARANCSOK ................................ 1723 Gyakori parancsok .................................................................... 1724 A menüszalagon nem szereplő parancsok ............................... 1729 Fájl lap ...................................................................................... 1747 Kezdőlap................................................................................... 1751 Beszúrás lap ............................................................................. 1765 Lap elrendezése lap ................................................................. 1769 Képletek lap .............................................................................. 1774 Adatok lap................................................................................. 1777 Excel 2010 magyar nyelvű változat

18

TARTALOM

Korrektúra lap ........................................................................... 1781 Nézet lap .................................................................................. 1783 Fejlesztőeszközök lap............................................................... 1785 Bővítmények lap ....................................................................... 1787 SmartArt-eszközök – Tervezés lap ........................................... 1787 SmartArt-eszközök – Formátum lap ......................................... 1789 Diagrameszközök – Tervezés lap ............................................. 1794 Diagrameszközök – Elrendezés lap.......................................... 1795 Diagrameszközök – Formátum lap ........................................... 1800 Rajzeszközök – Formátum lap ................................................. 1806 Képeszközök – Formátum lap .................................................. 1811 Kimutatáseszközök – Beállítások lap........................................ 1816 Kimutatáseszközök – Tervezés lap .......................................... 1822 Élőfej és élőlábeszközök – Tervezés lap .................................. 1824 Táblázateszközök – Tervezés lap ............................................ 1825 Kimutatásdiagram-eszközök – Tervezés lap ............................ 1827 Kimutatásdiagram-eszközök – Elrendezés lap ......................... 1828 Kimutatásdiagram-eszközök – Formátum lap........................... 1829 Kimutatásdiagram-eszközök – Elemzés lap ............................. 1829 Szabadkézi eszközök – Tollak lap ............................................ 1831 Értékgörbeeszközök – Tervezés lap ......................................... 1832 Szeletelőeszközök – Beállítások lap ......................................... 1836 Egyenleteszközök – Tervezés lap ............................................ 1838 Nyomtatási kép lap ................................................................... 1839 Háttér eltávolítása lap ............................................................... 1840 ANGOL-MAGYAR FÜGGVÉNYNÉVTÁR ................................... 1842 MAGYAR-ANGOL FÜGGVÉNYNÉVTÁR ................................... 1853 AJÁNLOTT WEBHELYEK.......................................................... 1863 Hivatalos Excel oldalak ............................................................. 1863 Súgók ....................................................................................... 1863 Támogatás................................................................................ 1864 Excel 2010 magyar nyelvű változat

TARTALOM

19

Fórumok ................................................................................... 1864 Segédprogramok ...................................................................... 1866 Sablonok................................................................................... 1866 Példatárak ................................................................................ 1868 Makró gyűjtemények, VBA ....................................................... 1869 Tippek és trükkök ..................................................................... 1870 Jelszó feltörők ........................................................................... 1870 Tananyagok, tutorials ............................................................... 1871 Excel oktatás ............................................................................ 1871 IRODALOM ................................................................................. 1872

Excel 2010 magyar nyelvű változat

20

ELŐSZÓ

ELŐSZÓ Tisztelt Olvasó! A Microsoft Excel táblázatkezelője széles körben elterjedt, közismert és közkedvelt program, a hasonló célú alkalmazások között méltán foglalja el a vezető helyet. A programról megjelent számos szakkönyv is bizonysága ennek. Az Excel 2010-es (vagyis 13.0-ás – a babona miatt olykor 14.0-nak jelölt) változata, mint a Microsoft Office 2010 Rendszer tagja az Office Rendszer többi tagjával együtt már csak kisebb átalakításon esett át. A felhasználói felületet legnagyobb hatású megújítását az előző (2007-es) változatban végezték a fejlesztők, amelyre a Microsoft szerint több okból is szükség volt:  Felméréseik szerint az általános felhasználói vélemény az, hogy az Office funkcióknak csak mintegy 5 %-át használják,  A többi 95 %-ot nem találják, nem jönnek rá kezelésére.  A parancsok száma az 1989-ben megjelent első változat 50 parancsával szemben elérte a 270-et.  Az eredeti két eszközsáv a Word 2003-ra már 32-re gyarapodott.  A Word 2000-ben megjelent munkaablakok száma egyről 19re emelkedett. Mindezen okoknak tudható be tehát, hogy szakítottak a korábbi grafikus felhasználói felülettel és teljesen újat alkottak, ahol az eszköztárak és menük szerepét túlnyomó részben a szalagok és lapfülek vették át. A fülekkel válthatunk a különböző funkciókhoz tartozó parancsokat, elrendezéseket, stílusokat, objektumokat összefogó szalagok között. A menük egy része, például a helyi menük és hírmondónak az Office gombból legördíthető Fájl menü maradványa megmaradt. A kezelőfelület átalakítását hosszas munkafolyamat-elemzés előzte meg, amelyben a felhasználók mindennapos gyakorlatát köExcel 2010 magyar nyelvű változat

ELŐSZÓ

21

vették. Az ebből származó több millió megfigyelés alapján dolgozták ki az új kezelőfelületeket. Ezeknek fő jellemzője, hogy megszűntek a hagyományos menük és a párbeszédpanelek száma is jelentősen csökkent. Ami maradt, azokhoz viszont nehezebb hozzáférni. Már korábban egyre több vád érte a fejlesztőket (nemcsak a Microsoftot), hogy az ilyen, a napi gyakorlatban elterjedten használt programok kezeléséhez egyre inkább „pilótavizsga” szükséges, azaz a szakértőkön kívül igen kevesen tudtak eligazodni a menük, parancsok egyre szaporodó dzsungelében. Gondoljuk el, hogy a Word első 11 változatában a parancsok száma több tízszeresére nőtt, de a kezelési mód tulajdonképpen megmaradt az első változatban bevezetett gyakorlatnál. Igaz ugyan, hogy ez a megoldás kvázi szabvánnyá lett és nemcsak az Office programokban alkalmazták, de mára a programok bonyolultsága már másféle felhasználói felületet igényel (tegyük hozzá, hogy közben a hardver is sokat fejlődött, a mai interfészek elképzelhetetlenek akár a 386-os gépeken). Másféle megoldásokon sok cég dolgozott, nem egy ezek közül a gyakorlatban is bizonyított (mint a grafikus programok palettái). Az Office 12 programok felhasználói felületének legfontosabb új eleme a szalag lett. Ez a munkaablakok felső részén jelenik meg, és mindig az aktuális munkához, munkafolyamathoz tartozó tartalommal. A szalag váltása – szerencsére – nem adaptív (vagyis nem automatikusan történik), hanem erre ikonokat, valamint a szalagon látható hivatkozásokat (lapfüleket) használhatunk. Hagyományos eszköztárból egy „fél” darab maradt összesen, ez alapértelmezetten tartalmazza a mentés, visszavonás, mégis, parancsokat. Az Office 12 Rendszer Outlook programja még megőrizte a régi, menüszerkezetes felhasználói felületet. Ezzel szemben az Office Outlook 2010 már szintén az új, szalagos felületet alkalmazza, mint az időközben megjelent, ingyenes Windows Live Mail program is. A 2010-es Word változatban a felhasználói felület csak kissé változott. Megváltoztatták a korábbi Office menüt (talán nem is a legszerencsésebben). A fájlkezelés parancsait most a Fájl menüből érhetjük el. Csaknem minden, itt található parancsot átalakítottak. Például érdemes megnéznünk az Információ almenüt, amelyben

Excel 2010 magyar nyelvű változat

22

ELŐSZÓ

megtaláljuk a konvertálás, dokumentumvédelem, fájlinformációk, verziókezelés és problémaellenőrzés parancsait. Az első látásra egyszerű Fájl menü almenüket tartalmaz, amelyekkel a szokásos dokumentumnyitáson és mentésen túl a Mentés másként paranccsal menthetünk a Word 97-2003 formátuma mellett PDF, XPS vagy az új opendocument számolótábla formátumba is. A PDF az Adobe hordozható, ingyenes olvasóval is megtekinthető, a nyomdai kommunikációban kiválóan hasznosítható (minden szükséges nyomdai információt tartalmazó), többféleképpen védhető, és számos más hasznos tulajdonsággal rendelkező formátuma. Az XPS (XML Paper Specification) szintén nyomtatásra előkészített, rögzített, lapelrendezést leíró formátum, amellyel a Microsoft nyilván a konkurens formátumot szeretné leváltani. Mérete viszont saját (béta változaton alapuló) tesztjeink szerint a PDF-nek olykor a hatszorosát is eléri. A fájlpublikációs párbeszédpanelről is látszik, hogy a megmaradt párbeszédpanelek csak kissé módosultak. A Worddel kapcsolatos cikkjeinkben azt írtuk, hogy ez a szövegszerkesztő a programcsomag legjobban ismert és elterjedt tagja. Mivel azonban a Wordnél jóval kevesebb konkurense van az Excelnek, a táblázatkezelők között őt illeti jelenleg az első hely (talán ismertség szempontjából utoléri a Wordot is). Egészen tömören azt állapítottuk meg a szövegszerkesztővel kapcsolatban, hogy mindent tud, mint a korábbiak, de minden máshol érhető el. Ugyanez igaz a táblázatkezelőre is, azonban mivel az Excel program összetettebb, mint a Word, jóval nehezebb megtalálni és megszokni az ismert funkciók, parancsok új helyét, ugyanakkor itt jóval több igazi újdonság jelent meg. Bevezetőként megemlítünk néhány újdonságot, amelyekről természetesen bővebben olvashatnak a kötetben: Óriásit növekedett a kialakítható táblaméret, a 2003-as változatban a legnagyobb táblázatméret 256 oszlop*65536 sor volt, ezzel szemben már az Excel 2007-ben 16384 oszlop*1048576 sor! Az egyetlen, hagyományosra hasonlító menü a bal felső sarokban látható Fájl szalagfülből gördíthető le. Az első látásra egyszerű menü almenüket, nyomógomb parancsokat tartalmaz, amelyekkel a szokásos dokumentumnyitáson és mentésen túl a Mentés másként

Excel 2010 magyar nyelvű változat

ELŐSZÓ

23

almenüben menthetünk az Excel 2007-2010 munkafüzet, bináris munkafüzet formátuma mellett XPS formátumba is. Ha az Excel munkafüzetet választjuk, akkor a fájltípusok között mentendő típusként megadhatjuk az Excel munkafüzetet (makrók nélkül, vagy makrókkal), bináris munkafüzetet, 97-2003 formátumú munkafüzetet, mely kompatibilis a korábbi változatokkal, XML adatokat, sablont, szövegfájlt, weblapot, 5/95 formátumú munkafüzetet, valamint többek közt XPS típust. A korábbi Eszközök menüt itt is megszüntették. Most a Fájl szalagfülből legördíthető menü alján látható Beállítások parancsot kell használnunk a program alapértelmezett működési módjának beállításához. A 2007-es változattól a legszembetűnőbb változtatás, itt is az – összhangban az Office többi tagjával –, hogy a teljes grafikus felhasználói felületet áttervezték, a hagyományos menük és eszköztárak szerepét a szalagok vették át. A szalagok a szalagfülekkel cserélgethetők. A szalagokon a legfontosabb, leggyakrabban használt parancsokat az ergonómiai vizsgálatok alapján úgy helyezték el, hogy azokat a legkevesebb beavatkozással, lehetőleg egyetlen kattintással érjék el. A legtöbbször azonban általában elegendő a szalagról közvetlenül elérhető néhány formázási lehetőség. A szalagon elhelyezett stílusválasztó gombok és az onnan legördíthető stílus lista mintái fölé mozgatva az egérmutatót, a stílus beállításai azonnal megjelennek a kijelölt tartományon vagy az aktuális cellán. Így könnyen kiválaszthatjuk a nekünk tetszőt, illetve a mondanivalónkat megfelelően alátámasztó, kiemelő stílust, amelyet kattintással érvényesíthetünk. A részletesebb formázási beállítások továbbra is párbeszédpanelen végezhetők el. E párbeszédpanelek, vagy a vágólap munkaablak megjelenítéséhez a szalag megfelelő felirata melletti kis szimbólumra kell kattintani. Az egyik legjobban átdolgozott szolgáltatás a feltételes formázás. A Feltételes formázás gombbal megjelenített almenüből számtalan előre beállított feltételes formázás mintája közül választhatunk. A Szabályok kezelése paranccsal a korábbi feltételes formázáshoz legjobban hasonlító megoldást alkalmazhatjuk. Ekkor a választható

Excel 2010 magyar nyelvű változat

24

ELŐSZÓ

matematikai összehasonlítás eredményeképpen, a feltételt teljesítő cellák hátterét és szövegszínét módosíthatjuk. Az átalakítás nem egyszerű ráncfelvarrás volt egy nagykorúvá vált alkalmazáson, hanem egy 26 éve folyamatosan fejlesztett, rendkívül elterjedt program ergonómiai szempontokat is figyelembe vevő alapos átdolgozása. Minden bizonnyal még évekig születnek majd cikkek, könyvek a program használatával kapcsolatos tippekről és trükkökről is. A 2010-es változatban teljesen megújították az Office programcsomag telepítését. Már csak kisebb részben, külön igény esetén használhatjuk a hagyományos, MSI alapú, lemezes telepítést, helyette általános az „Office Kattintásra” telepítés, amellyel előbb a programok telepítéséhez szükséges információkat telepítjük gyorsan az interneten keresztül gépünkre, majd az igény szerint elindított további programok futtatásához szükséges programrészeket töltjük le. Az Office Kattintásra által telepített alkalmazások virtualizáltan futnak, ezért nem ütköznek más alkalmazásokkal. Az Office Kattintásra által telepített alkalmazások helyigénye körülbelül a fele az MSI-alapú telepítővel telepített alkalmazásokénak. Megújult a programok testre szabási lehetősége is. Most közvetlenül, a grafikus felületen keresztül módosíthatjuk a szalagokat, új szalagot, csoportokat hozhatunk létre, nem kell ehhez külső XML fájlokat szerkesztenünk. Az Előkészítés almenü viszont megszűnt. A fájlinformációkkal kapcsolatos parancs átkerült az új Információ almenübe. Teljesen megváltozott a nyomtatás beállítása is. Látszólag megszűnt a nyomtatási kép, mint a nyomtatás előtti utolsó ellenőrzési lehetőség. Valójában ezt most a Nézet szalag Nyomtatási elrendezés nézetével oldhatjuk meg úgy, hogy közben a dokumentum szerkeszthető marad. A korábbi Közzététel helyett megjelent Mentés és küldés almenüben végezhető megosztás előtt alkalmazzuk, vagyis ellenőrizzük a dokumentumot, csatolásokkal látjuk el, kiosztjuk a jogokat és korlátozásokat más felhasználók számára, digitális aláírással látjuk el a dokumentumot (hogy biztosíthassuk az eredetiség igazolását), ellenőrizhetjük a kompatibilitást a korábbi Excel változatokkal, valamint „készre jelentve” írásvédetté tehetjük. Excel 2010 magyar nyelvű változat

ELŐSZÓ

25

Az Excel 2010 új elemző és megjelenítő eszközeivel könnyebben követhetjük nyomon és emelhetjük ki az adatokban megfigyelhető trendeket. A fontos adatok az Excel Web App alkalmazás használatával szinte bármilyen webböngészővel vagy okostelefonnal az irodán kívülről is könnyen elérhetők. A munkafüzeteken másokkal – a dokumentum tulajdonosának engedélye alapján – dolgozhatunk. A munkafüzeteken végzett közös munkába való bekapcsolódáshoz mindössze egy ingyenes Windows Live ID azonosítóra van szükség. A kereséshez és az adatok szűkítéséhez új szűrőket vezettek be. A PowerPivot for Excel 2010 nevű ingyenes bővítménnyel nagy – akár több millió sorból álló – adathalmazok is villámgyorsan módosíthatók, az adatok pedig hatékonyabban integrálhatók. Az eredményeket a SharePoint kiszolgálón keresztül kényelmesen megoszthatjuk másokkal. A Fájl szalagfül (a Microsoft szerint a Microsoft Office Backstage™ nézet) Információ parancsával régebbi verzióként elérhetjük azokat a munkafüzeteket is, amelyeket nem mentettünk (pontosabban, amelyeket az automatikus mentés mentett ugyan, de mi mentés nélkül léptünk ki a program futtatásából). Könyvünkben a Microsoft Office Excel 2010 használatával kapcsolatos alapvető ismereteket tárgyaljuk. Számos esetben azonban terjedelmi okokból a bemutatás mélysége nem érhette el az eredeti (bár nyilván jóval drágább) kézikönyvekét. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megérteni ebből a könyvből, javasoljuk a program Súgó és oktató rendszerének, illetve a gyári kézikönyveknek (Felhasználói kézikönyv stb.) áttekintését. A könnyebb kezelhetőség és az árcsökkentés érdekében továbbra is forgalmazzuk a hétkötetes Excel 2010 könyvsorozatunkat, amelyet azonban most egyetlen kötetben, átdolgozva adunk ki. Ez köszönhető az Adobe Acrobat 9. verziójának is, mellyel a kötetet kisebb méretben tudtuk előállítani. A program eddig még nem említett egyéb lehetőségeit is igyekeztünk – a terjedelem adta korlátokon belül – megfelelő mélységben ismertetni. A kötet több, mint 300 a gyakorlatban is előforduló feladat részletes, lépésről-lépésre bemutatott megoldását is tartalmazza (nem ritkán többféle módszerrel). Bár a feladatokat a magyar nyelvű Excel 2010 magyar nyelvű változat

26

ELŐSZÓ

programváltozatban oldottuk meg, a megoldások a kötetben található magyar-angol függvénynévtár segítségével könnyen alkalmazhatók az angol nyelvű programváltozatban is. A leírás minden olyan részén külön felhívjuk a figyelmet, amely a megelőző változattól lényegesen eltérő funkciómegoldást ismertet. A program eddig még nem említett egyéb lehetőségeit is igyekeztünk – a terjedelem adta korlátokon belül – megfelelő mélységben ismertetni. Könyvünk alapjául a Microsoft Office 2010 Rendszer magyar nyelvű változata szolgált. A leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb számítástechnikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a Windows 7 operációs rendszer alapfokú ismerete (melynek megszerzéséhez szívesen ajánljuk saját, hétkötetes sorozatunkat vagy a Windows 7 Biblia nevű összefoglaló kiadványunkat). A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni dokumentumaikat, elemzéseiket, egyszerű adatnyilvántartásukat, amihez ezúton is sok sikert kívánunk. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat.

Szentendre, 2011. február Köszönettel

Excel 2010 magyar nyelvű változat

a szerző.

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

27

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI Könyvünk e fejezetében tájékoztató jelleggel mutatjuk be a Microsoft Office, valamint az Excel 2007 program, majd a Microsoft Office Excel 2010 újdonságait, amelyek részletezésére a későbbi fejezetekben még visszatérünk. Ebben a részben vázlatosan mutatjuk be az Excel legújabb változatának legjellegzetesebb eltéréseit a megelőző, Excel 2003-as, illetve 2007-es változatától. A két utóbbi, tehát a 2007-2010-es változat újdonságait azért ismertetjük együtt, mert a 2007-es változat legnagyobb újdonságát a felhasználói felület radikális átalakítása jelentette. Azok számára, akik a program korábbi verzióiról térnek át a 2010-es változatra, feltétlenül szükséges megismerni ezeket a változásokat is. A kevésbé lényeges változásokat a programot használók által már ismert parancsok leírásánál részletezzük. A programmal most ismerkedők, azaz semmilyen korábbi Excel tapasztalattal nem rendelkezők számára azt tanácsoljuk, hogy ugorják át ezt a részt és az alapok megismerése után térjenek ide vissza, akkor bizonyára érthetőbbek lesznek az itt tárgyalt szolgáltatások, programfunkciók is. Az Excel 2007-2010 felismeri az összes korábbi Excel változattal készült fájlokat (beleértve a DOS alatt futó verziókat is). Beolvasás után ezeket menthetjük a korábbi Excel dokumentum formátumban (ezt az üzemmódot a program címsorában megjelenő Kompatibilis üzemmód felirat is jelzi), vagy egyéb formátumokra is konvertálhatunk, köztük az Excel 2007-2010 XML alapú, xlsx kiterjesztésű formátumába. Az Excel 2010-ben készült fájlok is elmenthetők a korábbi változatoknak megfelelő formátumban, ekkor azonban az adott változat után megjelent új formázások, szolgáltatások eredményei elvesznek.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

28

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

2007-es MS Office újdonságok A következőkben az Excel 2007 újdonságai előtt tekintsük át, melyek a Microsoft Office 2007 Rendszer összes programjában megtalálható újdonságok. Hosszú idő, több mint három év telt el azóta, hogy a Microsoft 2003-ban új irodai programcsomaggal jelentkezett. A hosszas fejlesztés eredményét, legalábbis néhány jellemzőjének bemutatásával – a témához igen szűkre szabott keretek között – próbáljuk meg bemutatni. De nézzük hát, mi minden újdonságra számíthatunk. Ha röviden akarjuk összefoglalni, akkor minden új, más szemmel nézve semmi. Az ambivalens érzéseket az kelti, hogy az Office 12 programcsomag részei, a 2007-es verziószámot viselő Access, Excel, InfoPath, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word, valamint az Office programcsomag egyre inkább teljes jogú, de külön licencelt tagjai, vagyis a Project, Visio funkcionalitása első pillantásra csak igen kis mértékben változott, ugyanakkor a programok „közkeletűbb” felének, vagyis az Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Word programoknak teljesen új felhasználói felületet alkottak. A FrontPage program jövőjéről egyelőre annyi hír van, hogy új néven fejlesztik tovább. Nézzük azonban alaposabban meg a programcsomagot. Igen lényeges, és nem feltűnő változtatás az új fájlformátumok bevezetése. A korábbi változatokkal tartott kompatibilitás érdekében a bináris fájlformátumok (doc, xls, ppt stb.) megtartása mellett a fájlokat XML (Extensible Markup Language) alapokra helyezték. A jól tömöríthető XML formátumot a fájlnév kiterjesztéséhez adott x betű is jelzi (docx, xlsx, pptx). A tömörítésnek köszönhetően a fájlméretek csökkenését a fejlesztők 50-80% közöttire becsülik. A tényleges méreteket nyilván befolyásolja a tartalom, hiszen a képek kezelése nem változott. Ezeket a fájlformátumokat a gyártó nyilvánosságra hozta, így ezek kiszolgáló-oldali alkalmazásokban az Office nélkül is előállíthatók XML konverzióval. A kezelőfelület átalakítását hosszas munkafolyamat-elemzés előzte meg, amelyben a felhasználók mindennapos gyakorlatát követték. Az ebből származó több millió megfigyelés alapján dolgozták Excel 2010 magyar nyelvű változat

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

29

ki az új kezelőfelületeket. Ezeknek fő jellemzője, hogy megszűntek a hagyományos menük és a párbeszédpanelek száma is jelentősen csökkent. Ami maradt azokhoz viszont nehezebb hozzáférni. Már korábban egyre több vád érte a fejlesztőket (nemcsak a Microsoftot), hogy az ilyen, a napi gyakorlatban elterjedten használt programok kezeléséhez egyre inkább „pilótavizsga” szükséges, azaz a szakértőkön kívül igen kevesen tudtak eligazodni a menük, parancsok egyre szaporodó dzsungelében. Gondoljuk el, hogy a Word első 11 változatában a parancsok száma több tízszeresére nőtt, de a kezelési mód tulajdonképpen megmaradt az első változatban bevezetett gyakorlatnál. Igaz ugyan, hogy ez a megoldás kvázi szabvánnyá lett és nemcsak az Office programokban alkalmazták, de mára a programok bonyolultsága már másféle felhasználói felületet igényel (tegyük hozzá, hogy közben a hardver is sokat fejlődött, a mai interfészek elképzelhetetlenek akár a 386-os gépeken). Másféle megoldásokon sok cég dolgozott, nem egy ezek közül a gyakorlatban is bizonyított (mint a grafikus programok palettái). Az Office 12 programok felhasználói felületének legfontosabb új eleme a szalag. Ez a munkaablakok felső részén jelenik meg és mindig az aktuális munkához, munkafolyamathoz tartozó tartalommal. A szalag váltása – szerencsére – nem adaptív (vagyis nem automatikusan történik), hanem erre ikonokat, valamint a szalagon látható hivatkozásokat (lapfüleket) használhatunk. Hagyományos eszköztárból egy „fél” darab maradt összesen, ez tartalmazza a mentés, visszavonás, mégis, parancsokat. De nézzünk most már meg egy-két fontosabb alkalmazást! Kezdjük a Word szövegszerkesztővel. Itt lehet a legjobban megfigyelni a programfejlesztők szándékait. Az egyszerű felhasználónak nem kell megjegyeznie, hogy melyik parancsot hol, melyik menüben találja, és mire szolgál. A szalagon megjelenő eszközök, információk szinte maguktól beszélnek. Persze, aki már gyakorlatot szerzett a korábbi változatok valamelyikének használatából, annak az átállás nehézkes lehet és bizonyos dolgokat csak igen hosszas keresgéléssel lehet megtalálni. Míg például viszonylag egyszerűen megtalálhatjuk a karakterek, bekezdések részletes formázásához szükséges párbeszédpaneleExcel 2010 magyar nyelvű változat

30

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

ket, a testre szabás, beállítás párbeszédpaneljét az egyetlen „hagyományos” eszköztár testre szabásakor – a Gyorselérési eszköztár testre szabása parancsot az eszköztár helyi menüjében, illetve A Word beállításai párbeszédpanelen – találhatjuk meg. A fájlkezelés parancsainak eléréséhez a munkaablak bal felső sarkába, az Office gombra kell kattintanunk.

A Kezdőlap szalag a szerkesztés alapvető parancsaival Az alapállapotban, szövegrögzítéskor használt Kezdőlap szalag a legfontosabb szerkesztési, formázási utasításokat, illetve azok szimbólumait tartalmazza. A stílusok alkalmazása egyszerű, az egérkurzor alatti stílust azonnal mutatja a szövegen, ha tetszik, kattintsunk a stílus szimbólumára (például a Címsor 1 gombra), ezt követően a program véglegesíti a választást a szövegen. A teljes stíluspalettát a Stílusok csoportfeliratot követő kis jelre kattintva hozhatjuk elő. Ugyanígy jeleníthetjük meg a részletes karakter és bekezdésformázáshoz szükséges – a korábbiakkal szinte teljesen megegyező tartalmú – párbeszédpaneleket a Betűtípus és a Bekezdés csoportcímkék melletti kis ikonokra kattintva. A Beszúrás szalag választása után illeszthetjük be a legkülönbözőbb diagramokat. Számos üzleti diagramtípus egyszerűen átalakítható egy másikba úgy, hogy közben a tartalom változatlan marad. A diagram szöveges tartalmát akár külön ablakban is szerkeszthetjük (lásd a mellékelt ábra Erre a területre írhat ablakát), amelyben minden zavaró Excel 2010 magyar nyelvű változat

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

31

hatástól mentesen, jól áttekinthetően adható meg a szövegtartalom. A Tervezés szalagon szintén egyetlen kattintással elvégezhető a színek harmonikus módosítása vagy a diagramtípus-váltás.

Az üzleti folyamatok diagramjai egyszerűen átalakíthatók Az Excel 2007 természetesen ugyanezeket a felhasználói felületelemeket alkalmazza. Funkcionalitásában annyiban bővült, hogy megjelent néhány OLAP adatkocka elemzésére szolgáló függvény és rengeteg új diagramsablon. Az adatok értelmezéséhez már a szerkesztés közben is segítséget kapunk. A cellák adattartalmán érvényesülő többféle feltételes formázást alkalmazhatunk, amely a cellaérték mellett jelenik meg. Ilyen feltételes formázás lehet a cella színezése (ez az egyetlen ilyen lehetőség, mely ismert volt korábban is), szimbólumok alkalmazása, amely mutatja, hogy például a cella a teljes adattartomány melyik kvantilisébe tartozik vagy éppen az értékkel arányos oszlopdiagramokat alkalmazhatunk. Az értékarányos oszlopdiagramok, ikonok a kijelölt cellatartományt vizsgálják át és annak legkisebb és legnagyobb értéke közötti Excel 2010 magyar nyelvű változat

32

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

területet osztják fel. A megjelenítéshez nagyon sok előre elkészített szabály választható a grafikus palettából, itt ezek is úgy működnek, hogy a kurzor alatti ikonnak megfelelően azonnal megjelenik a formázás, amit – ha tetszik – a kattintással érvényesíthetünk.

Az ikonokkal jól szemléltethetők az átlagos, átlag alatti és feletti értékek Ugyanígy, minta alapján formázhatjuk a táblázatot vagy a cellákat. Minden ilyen, minta alapján végzett formázás azonban részletesen testre szabható. A feltételes formázásokhoz például a Feltételes formázás kinyíló Új szabály parancsával készíthetünk új szabályt. A függvények beillesztése, külső adatok átvétele is sokkal egyszerűbbé vált.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

33

Rengeteg előre beállított táblázat- és cellastílust alkalmazhatunk

2007-es Excel újdonságok Az Excel 2007 természetesen ugyanezeket a felhasználói felületelemeket alkalmazza. Funkcionalitásában annyiban bővült, hogy megjelent néhány OLAP adatkocka elemzésére szolgáló függvény és rengeteg új diagramsablon. Az adatok értelmezéséhez már a szerkesztés közben is segítséget kapunk. A cellák adattartalmán érvényesülő többféle feltételes formázást alkalmazhatunk, amely a cellaérték mellett jelenik meg. Ilyen feltételes formázás lehet a cella színezése (ez az egyetlen ilyen lehetőség, mely ismert volt korábban is), szimbólumok alkalmazása, amely mutatja, hogy például a cella a teljes adattartomány melyik kvantilisébe tartozik vagy éppen az értékkel arányos oszlopdiagramokat alkalmazhatunk. Az értékarányos oszlopdiagramok, ikonok a kijelölt cellatartományt vizsgálják át és annak legkisebb és legnagyobb értéke közötti Excel 2010 magyar nyelvű változat

34

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

területet osztják fel. A megjelenítéshez nagyon sok előre elkészített szabály választható a grafikus palettából, itt ezek is úgy működnek, hogy a kurzor alatti ikonnak megfelelően azonnal megjelenik a formázás, amit – ha tetszik – a kattintással érvényesíthetünk.

Több új diagramtípus is megjelent Ugyanígy, minta alapján formázhatjuk a táblázatot vagy a cellákat. Minden ilyen, minta alapján végzett formázás azonban részletesen testre szabható. A feltételes formázásokhoz például a Feltételes formázás kinyíló Új szabály parancsával készíthetünk új szabályt. Egyetlen adatsorra akár többféle, cellán belüli adatjelölőt is alkalmazhatunk párhuzamosan. Ezzel jelentősen megnövekedtek a korábbi változat szegényes (3 feltételt ábrázolni képes) feltételes formázási lehetőségei.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

35

Sávdiagram a cellán belül

Ikonokkal jól szemléltethetők az átlagos, átlag alatti és feletti értékek Excel 2010 magyar nyelvű változat

36

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

A Kezdőlap szalagon található formázó galériák hasonló módon működnek. A minta fölé mozgatott egérmutatóval megjeleníthetjük a minta formáját, illetve az adatjelölő szimbólumokat a táblázaton vagy annak kijelölt tartományán. Ha tetszik, amit látunk, kattintsunk a galériabeli ikonra. A Legfelső/legalsó értékek szabályai paranccsal a legfelső, vagy legalsó adatokat, illetve az átlag feletti, vagy alatti adatokat tartalmazó cellákat formázzuk. Az Adatsávok paranccsal egy egészen különleges megoldással a kijelölt cellák tartalmával arányos sávdiagramokat készíthetünk a cellán belül. A legnagyobb kiterjedésű sáv a legnagyobb értékhez, a legrövidebb sáv a legkisebb értékhez tartozik, míg a köztes értékekkel arányos lesz a többi sáv hossza. A sávok az oszlopon belül maradnak, így az abszolút hosszakat az oszlopszélesség is befolyásolja. Fontos, hogy csak azonos jellegű adatokat színezzünk egyformán, például a fenti ábrában eltérő színű sávok illették volna meg a bevételeket és a kiadásokat. A beállított minták alapján formázó menük esetében a formátum kipróbálható úgy, hogy a mutatót a minta fölé mozgatjuk. Ha tetszik a forma, kattintsunk a mintára, hogy érvényesítsük a beállítást. Ugyanazokon az adatokon akár többféle feltételes formázást is alkalmazhatunk. Korábban legfeljebb csak három feltételt és egyféle megjelenést állíthattunk be. Ezek a szabályok általában „nem ütik” egymást.

A feltételes formátumok egymásra halmozhatók Excel 2010 magyar nyelvű változat

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

37

A Színskálák menüben például a kijelölt tartomány celláihoz értékarányos, folyamatos színezést adhatunk, amely a cella hátterén érvényesül. A feltételes formázások almenüinek végén látunk egy További szabályok parancsot, amelynek segítségével egyénileg módosíthatunk a szabályokon, illetve további hasonló szabályokat alakíthatunk ki. Ekkor az éppen aktuális szabályból indulunk ki, amelyet módosíthatunk. A színezésnél például beállítható a legkisebb és a legnagyobb értékhez tartozó szín, vagy a színezés egyéb szabályai (három szín esetén a középső szín helye stb.). Egyéni szabályok kialakítására szolgál a Feltételes formázás gombmenü Új szabály parancsa is.

Egyéni formázási szabályokat is kialakíthatunk Az Ikonkészletek menüben az értéktartományt kvantilisek szerint felosztó és ikonokkal jelző formázást állíthatunk be. Az egyéni szabályokkal beállíthatjuk, hogy az ikonok alkalmazásához milyen százalékos értékhatároknak, vagy abszolút cellaértékeknek kell teljesülni. Ezekből egyszerűen megállapíthatók, hogy az adatok az alsófelső harmadban, negyedben, ötödben stb. vannak, illetve átlagosak, vagy egy általunk különösen fontosnak ítélt sávban vannak.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

38

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

A Szabályok kezelése paranccsal megjelenített párbeszédpanelen be- és kikapcsolhatók a szabályok, így egyetlen jelölőnégyzet átállításával érvényesíthetők, illetve ideiglenesen megszüntethetők. Ha ismét szükség van a szabályra, csak töröljük a szabály melletti Leállítás, ha igaz jelölőnégyzetet. Ugyancsak egyszerűen módosíthatjuk a szabály érvényesítési területét.

Az ikonkészletekkel kvantilisek ábrázolhatók

A szabályok sorrendje is beállítható Excel 2010 magyar nyelvű változat

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

39

A „szabálymenedzser” párbeszédpanelen a felesleges szabály egyszerűen törölhető a Szabály törlése paranccsal. A szabályok módosítására pedig a Szabály szerkesztése gombot nyomjuk meg. Nemcsak az adott tartományban, de a kijelölt cellákon, illetve munkalapon is törölhető a feltételes formázás szabálya a Szabályok törlése almenü parancsaival. A Kezdőlap szalag Formázás táblázatként gombjából megjeleníthető listából rengeteg előre beállított táblázatformát választhatunk. Ezeket nem használhatjuk viszont másik adattáblával átfedésben. A táblázatformák és kimutatás-táblázatok is átalakíthatók Hasonlóan sokféle előre beállított cellastílus közül választhatunk a Cellastílusok gomb lenyíló menüjéből. Ilyen cellastílust is kialakíthatunk egyedi formázással (Új cellastílus), de egyesíthetünk is cellastílusokat (Stílusok egyesítése). Pontosabban ez utóbbi paranccsal más megnyitott munkafüzetben alkalmazott cellastílust vehetünk át az éppen szerkesztett munkafüzetbe.

Számtartalmú listaelemek szűrése Megváltozott a listák rendezése, szűrése is. Egy listabeli cella helyi menüjében választhatjuk a szűrést cellaérték, ikon, cellaszín, betűExcel 2010 magyar nyelvű változat

40

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

szín szerint, vagyis a feltételes formázással beállítható tulajdonságok alapján is. Például így kiszűrhetjük az első kvantilisbe eső adatokat is. A listafejben egyetlen helyi menübe egyesítették a szűrés és rendezés parancsait. Számszerű adatok szűréséhez beállíthatjuk az egyenlő, nem egyenlő, nagyobb, kisebb, közötti, felső tíz, átlag feletti és átlag alatti adatok szűrése mellett a korábban megismert párbeszédpanelen beállítható egyéni szűrőket is. A szöveges tartalmú cellákat szűrhetjük egyenlőség, nem egyenlőség, kezdet, végződés, tartalmazás, nem tartalmazás szerint és egyéni szűrővel. Természetesen itt is szűrhetünk szín szerint. A rendezést is végezhetjük a feltételes formázással beállított tulajdonságok szerint. Ezzel egybe gyűjthetjük a szűrőfeltétel szerint azonos tulajdonságú rekordokat.

Rendezés a feltételes formázással beállított jellemző szerint A Beszúrás szalag az objektumok beszúrásának eszköze. Itt is találunk újdonságot, nemcsak a régi parancsokat helyezték el az új vezérlőelemen. Excel 2010 magyar nyelvű változat

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

41

A Beszúrás szalag Ezeket az Office többi alkalmazásában is használhatjuk, mint például a többek közt az üzleti folyamatok ábrázolására alkalmas SmartArt (IGX Graphic) objektumot. Ezek a diagramok egyszerűen hozhatók létre, és átalakíthatók egymásba. A diagramtípus választása után egy külön szövegablakba visszük be a tartalmat. A szöveges tartalom megtartása mellett választhatunk másik diagramtípust, melynek tulajdonságai (mérete, színe, térhatása) egyedileg formázhatók.

A SmartArt diagramok egyszerűen átalakíthatók A Beszúrás szalag újdonsága még az aláírás szolgáltatás (Aláírási sor). A Lap elrendezése szalag a lapelrendezés és oldalbeállítás, valamint a nagyléptékű formázás eszköze. Az Oldalbeállítás, vagy a Munkalap beállítások csoportfelirat melletti kis ikonnal a hagyományos oldalbeállítási párbeszédpanelek jeleníthetők meg. Ugyanezt a panelt jeleníti meg a Címek nyomtatása gomb is. Excel 2010 magyar nyelvű változat

42

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

A Lap elrendezése szalag A Témák gombbal előre összeállított stílusgyűjteményeket érvényesíthetünk.

Az előre összeállított stílusgyűjtemények A Papírméretnyi csoportban állítjuk be a munkalap adott méretre zsugorítását (hogy a tartalom hány oldalon férjen el). Egyébként a munkafüzet nagyítását most a szerkesztőablak alján látható csúszkával szabályozzuk. Gyakorlatilag nem sok újdonságot tartalmaz a függvények beillesztésére szolgáló Képletek szalag. Excel 2010 magyar nyelvű változat

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

43

A Képletek szalag A függvények beillesztése, a képletek ellenőrzése (Képletvizsgálat), nevek kezelése viszont egyszerűbbé vált. Nyolc új függvény jelent meg, amelyekkel OLAP kockákat elemezhetünk.

A rendezést tetszőleges számú szempont szerint végezhetjük Kevés újdonságot tartalmaz az adatműveleteket tartalmazó Adatok szalag is. A korábbi rendezési művelettel szemben viszont, amikor csak három szempontot vehettünk figyelembe, most korlátlanul rendezhetünk, azaz akár az összes adatbázis-mezőt figyelembe vehetjük. Itt is könnyebbé tették a külső adatok átvételét (Egyéb adatforrásból). A Korrektúra szalag az ellenőrzés, korrektúrázás (megjegyzések követése), munkalap-védelem parancsait tartalmazza. Itt csak kisebb változásokat tapasztaltunk a változtatások követésében (Változások követése).

Excel 2010 magyar nyelvű változat

44

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

A Korrektúra szalag A Nézet szalag a megjelenítés parancsait tartalmazza. Ez utóbbiba kerültek a korábbi Nézet és Ablak menü parancsai. Részben hasonló kapcsolókat találunk a Lap elrendezése szalagon (rácsháló és azonosítók elrejtése), illetve a szerkesztőablak alján (nézetváltás, nagyítás).

A Nézet szalag A súgó elérésére az F1 gyorsgombot, vagy a szalagfül-sor jobb oldalán látható ? gombot használhatjuk.

2010-es MS Office újdonságok A 2010-es változatban az újdonságok és továbbfejlesztések tervezésénél a hangsúlyt a mobilitásra, hatékonyságra és látványos megoldásokra fektették.

Office használata tetszőleges helyen Internetkapcsolat és támogatott böngésző (például Internet Explorer, Firefox vagy Safari) használata mellett a Microsoft Office Web Apps alkalmazásokkal szinte bárhonnan és bármikor elvégezhetünk számos tevékenységet. A Microsoft Word, Excel, PowerPoint és OneNote kényelmes, online társainak számító alkalmazásokkal közvetlenül a webböngészőkből is elérhetjük, megtekinthetjük és szerkeszthetjük dokumentumainkat. Bár ezek a webes alkalmazások Excel 2010 magyar nyelvű változat

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

45

jelenleg is fejlesztés alatt állnak (a Microsoft honlapján erre utalva csak annyit találunk: látogasson ide később vissza), a technológiai továbbfejlesztés iránya látszik. Minden hasznos lehetőséget, beleértve a csoportmunkát és elérhetőséget ki akarnak használni a hálózatok nyújtotta előnyökből. Az Office Web Apps alkalmazások jóvoltából többféle eszközön is megnyitható a Word, az Excel, a PowerPoint és a OneNote program, hiszen maguk a programok SharePoint-kiszolgálón, Windows Live-fiókon keresztülfutnak, így nem kell mindegyik eszközön telepítve lenniük. A dokumentumok ugyanúgy jelennek meg, ahogy egy olyan számítógépen, amelyen telepítve van az Office.

Az Outlook szalagos felhasználói felülettel Az Office Web Apps alkalmazások a Word, az Excel, a PowerPoint és az OneNote online társprogramjai, melyekkel támogatott böngészőkben megtekinthetjük dokumentumainkat és egyszerűbb módosításokat is végezhetünk azokon. Az Outlook Web App új témakezelési lehetőségeket kínál, átalakított felülete pedig a menüszalagot, valamint a jelenléti információkat és az azonnali üzenetküldés eszközeit is tartalmazza. Így már az Outlook is átvette a szalagos felhasználói felületet.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

46

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

A SharePoint Workspace 2010 offline módba tudja helyezni a SharePoint-listákat és dokumentumtárakat. Az offline módban végzett munkát követően csak a módosítások szinkronizálódnak, ami meggyorsítja a frissítés folyamatát. A SharePoint Workspace Mobile használatával SharePoint-webhelyeken és dokumentumtárakban böngészhetünk, továbbá dokumentumokat nyithatunk meg telefonunkon és szinkronizálhatunk azzal. Még teljesebb tartalomkészítési és szerkesztési eszköztárat vehetünk igénybe Word-, Excel- és PowerPoint-dokumentumainkhoz bármilyen Windows-telefonon. Ráadásul mindezt egy továbbfejlesztett, érintőképernyőhöz igazított kezelőfelületen végezhetjük. Ezeknek az újdonságoknak már voltak előzményei a korábbi Office Professional változatban is.

Hatékonyabb közös munka Az itt bemutatott újdonságok közt már több olyan továbbfejlesztést is találunk, amelynek legfeljebb csak közvetett előzményeit találjuk az Office 2007 programokban. Például teljesen új, hogy a PowerPoint 2010 programból közvetlenül mutathatjuk be a diavetítés-közvetítési funkcióval diavetítéseinket bárkinek, aki webböngészőt használ. Környezetfüggő adatokat szerezhetünk be üzleti és közösségi hálózatok használata során. Az Outlook Közösségi Összekötővel felhasználó-központú rálátást nyerhetünk vállalatunkra az üzenetek, értekezlet-összehívások, mellékletek és SharePoint-tevékenységek (például állapotfrissítések közzététele) révén. A népszerű közösségi hálózatokra kapcsolódva pedig azonnali híreket kaphatunk az ügyfelektől, érdeklődőktől és partnerektől. Az üzenetküldéskor kapott e-mail tippek fontos tudnivalókra figyelmeztethetik a felhasználókat, hogy ezzel elejét vegyék a felesleges, kínos helyzetbe hozó vagy károkozásra is képes üzenetek elküldésének. Megjelent az igény szerinti fordítás. Segítségével a teljes dokumentum, vagy annak kijelölt részének fordítása egyszerűen megoldható. Ezekhez a műveletekhez korábban külön alkalmazásokat Excel 2010 magyar nyelvű változat

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

47

használtunk, bár a dokumentum fordítása most is a weben keresztül, tehát internetkapcsolat birtokában érhető el. A fordítási munkákban számos forrás és célnyelv választható (még a nem latin írású nyelvek, például a kínai, és az arab is).

A szerkesztés közben használható minifordító A minifordító szintén megkönnyíti a több nyelven végzett munkát. Ekkor a kurzor alatti szó vagy kijelölt kifejezés fordítása megjelenik a szöveg felett, ahonnan a fordítás akár a vágólapra is másolható, hogy a szövegbe illesszük (lásd az ábrát). A fordító már valamennyire megbirkózik a ragozással is.

Az Office 2010 nyelvi beállításai Egyetlen párbeszédpanelen alakíthatjuk igényeinkhez a többnyelvű munkához használt munkakörnyezetet, melyen a szerkesztésre, a súgóra, a megjelenítésre és – számos alkalmazásnál – az elemle-

Excel 2010 magyar nyelvű változat

48

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

írásokra vonatkozó nyelvi beállításokat is külön megadhatjuk (lásd az ábrát). Korábbi funkciók továbbfejlesztései: Az Office (Word 2010, PowerPoint 2010, OneNote 2010, Excel Web App és OneNote Web App) dokumentumok egyidejű közös használatában újdonság, hogy a társszerzői funkciókkal lehetővé váló egyidejű munkavégzés csökkenti a csapatmunkával járó adminisztratív teendőket. Mivel az adatokat saját helyi számítógépeken lehet tárolni, azok védelme nem gyengül. Ugyanahhoz az Outlook-profilhoz több Exchange-postaládát csatlakoztathatunk, így egy helyről érhetjük el összes fiókunkat. Gyorsabb a munka, ha először csak a fejléceket töltjük le.

Több fiók egyidejű kezelése Az Outlook 2010 témák szerinti nézete és Karbantartás eszköze segít eltávolítani a feleslegesen többször szereplő információkat, a Mellőzés funkció pedig egyfajta némító gombként használható a Beérkezett üzenetek mappában. Ez az adott témában beérkező üzeneteket azonnal a Törölt elemek mappába helyezi. A gyorsműveleteket használva kevesebb kattintással végezheti el az e-mailek, a naptár és a teendők kezelésével kapcsolatos gyakori műveleteket. Az Outlook 2010 és az Exchange Server 2010 programban megtalálható új technológiáknak köszönhetően már automatikusan szöveges átirat készíthető a hangüzenetekből. A rögzített hangüzenetek szöveges átiratukkal együtt jutnak el közvetlenül a Beérkezett üzenetek mappába. Az üzenetek helyhez kötöttség nélkül elérhetők webböngészőből, számítógépről vagy okostelefonról. Az Outlook 2010 with Business Contact Manager új szolgáltatásaival vállalatunkat tükröző rekordokat hozhatunk létre és alakíthaExcel 2010 magyar nyelvű változat

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

49

tunk igényeinkhez, az érdeklődőket és üzleti lehetőségeket nyomon követhetjük a kezdetektől a sikeres megkötésig, figyelemmel kísérhetjük a fontos metrikákat egy irányítópulton, és egyszerűen megoszthatjuk az üzleti adatokat kollégáinkkal.

Választható témabeállítások az Outlook 2010 programban A közkedvelt azonnali üzenetküldő alkalmazás (chat) most még hatékonyabban és kiterjedtebben használható. Barátainknak és munkatársainknak elérhetőségét jelenléti információkból és egy új névjegykártyáról állapíthatjuk meg, és könnyedén, közvetlenül az Office 2010 alkalmazásaiból kezdeményezhetünk velük beszélgetést. Az Office Communicator pedig további eszközöket is nyújt, köztük például a hangosbeszélgetések munkavégzés közbeni kezdeményezésének lehetőségét.

A naptárak Kezdőlap szalagja Könnyebb és rugalmasabb lett a megosztott jegyzetfüzeteken végzett közös munka az olvasatlan változtatások automatikus kiemelésének, a Keresés szerző szerint funkciónak és egyéb új lehetőségeknek köszönhetően. Ráadásul az online tárhelyen megosztott jegyzetfüzeteket a OneNote 2010 és a OneNote Web App alkalmazással egyaránt munkatársainkkal közösen és egy időben is szerkeszthetjük.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

50

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

Az Outlook új naptár nézeteivel jobban követhetjük elfoglaltságainkat és munkatársaink időrendjéhez jobban igazodó találkozókat szervezhetünk nemcsak a közös Exchange kiszolgálóra csatlakozó felhasználókkal, de a weben keresztül is (lásd az ábrát).

Teljesítmény és minőség A következő szolgáltatások és funkciók az egyes Office programok felhasználóinak egyéni teljesítőképességét növelik, illetve az általuk előállított dokumentumok megjelenésén javítanak.

A Microsoft Office Backstage™ nézet Ismét átdolgozták a 2007-ben radikális változáson átesett felhasználói felületet. A szalag most már minden Office alkalmazásban elérhető. A kisebb módosításnak köszönhetően az új Microsoft Office Backstage™ nézet mindenkinek gyors hozzáférést biztosít az olyan jelentősebb műveletekhez, mint a dokumentumadatok megtekintése, a mentés, a nyomtatás és a megosztás. Ez a nézet a Fájl szaExcel 2010 magyar nyelvű változat

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

51

lagfülből hozható elő és a továbbiakban – szerepét is figyelembe véve – inkább Fájl menünek, lapfülnek nevezzük (bár mint az a következő ábrán is látható, a nézet sokkal többet nyújt egy hagyományos menünél, például a nyomtatási kép, a dokumentum információi, a verziók is itt tekinthetők meg). Szintén innen érhetők el a beállítások, amelyekkel testre szabhatjuk az adott Office programot. Az új, élő minta segítségével végezhető beillesztési funkció még a tényleges beillesztés előtt megjeleníti az egyik Office 2010 dokumentumból a másikba, vagy akár külső alkalmazásból végzett beillesztés eredményét (például lásd az ábrán egy weblap részletén).

Háromféle beillesztési lehetőség és eredménye A legtöbb Office programban elérhető élőminta szolgáltatás mintáinak, beillesztési lehetőségeinek száma az adott vágólap tartalomtól, vagyis a forrásformátumtól függ. Az új felhasználói felület testre szabása most már teljes körűen megoldott a felületen belül. Korábban a szalagokat csak körülményesen, XML szerkesztéssel, tömörítéssel szabhattuk testre. A Word 2010, Excel 2010 és a PowerPoint 2010 új és továbbfejlesztett képszerkesztési eszközökkel ad lehetőséget többek között látványos művészi effektusok alkalmazására és fejlett korrekciós, színmódosítási és körülvágási műveletek végrehajtására. E két programba egyszerűen beilleszthetünk képernyőképeket is, amelyet már a beillesztés előtt megvághatunk. Excel 2010 magyar nyelvű változat

52

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

A háttér eltávolítása és művészi hatások a PowerPoint programban A PowerPoint 2010 fénykép- és videó szerkesztő eszközeivel többek között megvághatjuk és könyvjelzővel láthatjuk el (Windows Media file [.asf], Windows video file [.avi], QuickTime Movie file, MP4 Video, Movie file [.mpeg], MPEG-2 TS Video, Windows Media Video file [.wmv], Adobe Flash médiafájl [.flv] formátumú) videóinkat, fekete-fehérré, vagy tetszőleges színárnyalatúvá alakíthatjuk a színes filmeket, valamint művészi effektust adhatunk fényképeinkhez.

Videó átszínezési lehetőségek a PowerPoint programban Mindezeken túl beállíthatjuk, melyik képkocka jelenjen meg a videó fájl indító képeként, milyen befoglaló keretben jelenjen meg a videó, Excel 2010 magyar nyelvű változat

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

53

illetve a kerethez is grafikus hatásokat, tükröződést, árnyékot stb. adhatunk. A bemutatókba fényképalbumot is illeszthetünk. A tömörítési lehetőséggel csökkenthetjük a médiafájlok méretét. A PowerPoint 2010 programban egyszerűen oszthatjuk meg bemutatóinkat azokkal, akik nem tudtak jelen lenni az élő előadáson – de bármilyen egyéb célra, például oktatóanyaghoz is készíthetünk WMV formátumú videót a bemutatókból. A videók kísérőszöveget, a diákra és az animációkra vonatkozó időzítés adatokat, valamint lézermutató-mozdulatokat is tartalmazhatnak. Egy-két újabb, látványos SmartArt diagram is megjelent. A OneNote 2010 alkalmazásban egy helyen tárolhatjuk, rendszerezhetjük és nyomon követhetjük a lejegyzett információkat. A program biztosítja, hogy egyetlen ötlet se merüljön feledésbe. Könnyített navigálás, keresési eszközök, új lapváltozatok és wikihivatkozások segítenek a források gyors megtalálásában és nyomon követésében. A Word 2010, a PowerPoint 2010 és az Internet Explorer program használata közben akár jegyzeteket is készíthetünk, és a program automatikusan menti a jegyzethez a forrástartalomra mutató hivatkozást.

2010-es Excel újdonságok A 2010-es Excel változat újdonságait az új lehetőségek, a hatékonyabb egyéni és közösségi munkavégzés és az Excel többféle eszközön való használata jellemzi.

Továbbfejlesztett eszközök A 2007-es változatban bevezetett új felhasználói felület egyik hátránya volt, hogy a testre szabást csak igen körülményesen, XML fájl szerkesztésével, tömörítőprogram segítségével alakíthattuk át, ezért nem is nagyon alkalmazták. A 2010-es verzióban viszont a szalag már módosítható Az Excel beállításai párbeszédpanel segítségével is. Ezt a párbeszédpanelt most a Fájl szalagfül Beállítások parancsával érjük el. A Menüszalag testreszabása funkcióval létreExcel 2010 magyar nyelvű változat

54

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

hozhatunk saját lapokat és csoportokat is, valamint átnevezhetjük, illetve átrendezhetjük a beépített lapokat és csoportokat .

A menüszalag testre szabható A menüszalag kiegészítő szolgáltatása a Microsoft Office Backstage nézet, amely a Fájl szalagfülre kattintva bukkan elő, ezért a továbbiakban az egyszerűség kedvéért Fájl menünek is nevezzük, bár a hagyományos menühöz képest sokkal több új szolgáltatást nyújt. Míg a hagyományos menük csak a parancsok bevitelére szolgálnak, addig a Backstage nézet a parancsok kiadására nyomógombokat, nyomógomb almenüket, hivatkozásokat is alkalmaz, információkat jelenít meg a szerkesztett dokumentumról, megjeleníti annak nyomtatási képét. Segítségével létrehozhatunk, megnyithatunk, megoszthatunk és kezelhetünk munkafüzeteket, beállíthatjuk a program működését. Új munkafüzet-kezelő eszközöket hoztak létre, illetve továbbfejlesztették a korábbi szolgáltatásokat, amelyekkel a korábbi – akár Excel 2010 magyar nyelvű változat

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

55

mentés nélkül lezárt – munkafüzet verziók helyreállíthatók, védett nézetben tekinthetjük meg az internetes forrásból származó dokumentumokat, a megbízható dokumentumok jelzést megőrzik az ellenőrzött és engedélyezett fájlok, így azokon a makrók futtatását, megnyitását többször nem kell nyugtázni.

A Microsoft Office Backstage nézet részlete

Adatlisták gyors összehasonlítása Az Excel 2010 új szemléltetőeszközeivel a legbonyolultabb adatok is érthetővé tehetők. Az értékgörbéknek nevezett apró diagramokkal az értékek mellett azok elemzésének grafikus összegzését is megjeleníthetjük, míg a szeletelőkkel dinamikusan szűrhetjük a kimutatásokban vagy kimutatásdiagramokban található adatokat. Az értékgörbék a korábbi sávdiagramokhoz hasonlóan cellán belül jelennek meg, de biztosítják egy újabb dimenzió, az idő figyelembe vételét is. Továbbfejlesztették a kimutatásokat és kimutatásdiagramokat is. Kitölthető címkékkel egyszerűsíthető a kimutatás használata. A beágyazott mezők elemfeliratának megjelenítéséhez ismétlődő címkéket is használhatunk, és erre a kimutatás összes sorában és oszloExcel 2010 magyar nyelvű változat

56

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

pában lehetőség van. Ismétlődő címkéket egyedi mezőkön is alkalmazhatunk, de az ismétlő funkciót az egész kimutatás összes mezőjében egyszerre is be- vagy kikapcsolhatjuk.

Az Excel új szűrési lehetőségei és az értékgörbe Többszintű, névvel ellátott (MDX) halmazokat használhatunk. MDXszerkesztő segítségével bonyolultabb halmazokat is létrehozhatunk, vagy az MDX nyelv ismerete nélkül használhatjuk a párbeszédpaneles megoldást. A névvel ellátott halmazok használatát a kimutatások és az OLAP-képletek is támogatják. Ezekkel olyan OLAPkimutatások készíthetők, amelyek a különböző üzleti helyszíneken eltérő mértékegységeket használnak. Az Excel 2010 kimutatásokban elérhető keresési szolgáltatás segítségével nagy számú elemet tartalmazó mezőkkel és oszlopokkal (sok ezer vagy millió soros táblázatokkal) is dolgozhatunk. Az elemkeresés segítségével a kimutatásmezők és az OLAP-kockamezők címkéi között egyetlen oszlopban is végezhetünk keresést, az AutoSzűrő szolgáltatás alkalmazásával vagy anélkül. Az Excel 2010-ben több szálon futó rendezést használhatunk, mely lehetővé teszi nagyméretű kimutatások és Excel-táblázatok gyors rendezését. A több szálon futó rendezés be-, illetve kikapcsolható. A szűrést továbbfejlesztették, hogy nagy mennyiségű adat elemzésére is alkalmas legyen. Az Excel 2010 alkalmazásban a több elemre történő szűrés sokkal gyorsabb, és nem látható adatokra Excel 2010 magyar nyelvű változat

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

57

(például rejtett összegekre) is vonatkozik az OLAP és nem OLAP szabványú kimutatásokban egyaránt. Ugyanilyen továbbfejlesztett szűrési funkciót használhatunk az Excel Services alkalmazásban is.

Rendezési lehetőségek kimutatásban Az Excel 2010 alkalmazásban Az értékek megjelenítése funkció könnyebben megtalálható és használható, illetve most már az OLAP és nem OLAP szabványú kimutatásokban való használatot egyaránt támogatja. Az értékek megjelenítése funkció további számításokat tartalmaz, ilyen például a Szülősorösszeg százaléka, a Szülőoszlopösszeg százaléka, a Szülőösszeg százaléka, a Göngyölített összeg százaléka, A legkisebbtől a legnagyobbig rangsorolva és a Legnagyobbtól a legkisebbig rangsorolva. Egyszerűbb mezőt vagy elemet megadni, amin a számítás alapulni fog. A nem OLAP szabványú kimutatásokhoz hasonlóan hozzáadhatjuk több alkalommal ugyanazt a mértékegységet az OLAPkimutatás értékterületéhez, hogy egyszerre tudjuk szemléltetni az értéket és az értéken alapuló számítást. Excel 2010 magyar nyelvű változat

58

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

Az értékösszegzés és megjelenítés helyi menüből és szalagról is bekapcsolható Korábban a nagy méretű táblázatokon, kimutatásokon végzett műveletek nem voltak visszavonhatók, vagy jelentősen csökkent a teljesítmény. Most ez is megváltozott. A kimutatások teljesítményének növelése érdekében a Visszavonás parancsot továbbfejlesztették, így alkalmas nagyméretű verem kezelésére. A teljesítmény akkor is csökken, ha az Automatikus méretezés és a Stílusok parancsot a kimutatás frissítésével vagy módosításával egyszerre alkalmazzuk. Az Excel 2010 alkalmazásban ezt a problémát úgy oldhatjuk meg, hogy az Esc billentyű lenyomásával megszakítjuk az Automatikus méretezés vagy a Stílusok parancs végrehajtását. Ezeket a beállításokat kikapcsolva növelhető a teljesítmény a nagy méretű kimutatásokban végzett adatfrissítéskor. Az Excel 2010 alkalmazásban egyszerűbb a kimutatásdiagramokon végzett munka (például a közvetlenül végzett szűrés), továbbá a diagram átrendezése a mezők hozzáadása vagy eltávolítása révén. A kimutatásdiagram összes mezőgombja, a mezőlista vagy a mezőfejlécek egyetlen kattintással elrejthetők a Kimutatáseszközök szalag Megjelenítés csoportjában. Az Analysis Services-kockákba foglalt adatokkal dolgozva használhatjuk az adatvisszaírás funkciót is. Az Excel 2010 alkalmazásban módosíthatók az értékek az OLAP-kimutatások Értékek területén és visszaírhatók a Kocka frissítése utasítást támogató OLAPkiszolgálón lévő Analysis Services-kockába. A visszaírási funkció feltételhez is köthető, majd amikor már nincs szüksége rá, visszavonhatja a változtatásokat, vagy mentheti a módosítást. Excel 2010 magyar nyelvű változat

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

59

A szeletelőkkel látványos módon szűrhetjük a kimutatásokat. Egyetlen kattintás elegendő a szűrő alkalmazásához. A szeletelő gombjainak a kimutatással harmonizáló megjelenést adhatunk az új Szeletelőeszközök szalag használatával (lásd a következő ábrát). Több feltételt a Ctrl+ kattintással állítunk be. A szeletelők gyors szűrést tesznek lehetővé, egyúttal az aktuális szűrési állapotot is jelzik, így könnyedén áttekinthető, hogy mi szerepel a szűrt kimutatásban.

Szeletelő eszköz és szalag kimutatásdiagramon Továbbfejlesztették a feltételes formázást is. Több ikonkészletet érhetünk el, többek között háromszögeket, csillagokat és dobozokat használhatunk. A különböző ikonkészletek tartalma tetszőlegesen keverhető. Meghatározott értéktartomány ikonjai elrejthetők, például megtehetjük, hogy csak a magas haszonhoz tartozó ikonokat jelenítjük meg, egyúttal a többi ikont elrejtjük. Az adatsávokban egyszínű vagy színátmenetes kitöltések esetén is megkülönböztethetjük a negatív értékeket, amelyek az automatikusan kialakuló tengely pozitív értékeihez képest az ellenkező oldalon jelennek meg (lásd az ábrán).

Excel 2010 magyar nyelvű változat

60

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

Negatív érték ábrázolása adatsávban

Hatékony elemző eszközök Az Excel 2010 fejlesztéseivel az adatok elemzése gyorsabb. Nagytömegű (akár több millió sornyi) adat elemzéséhez a http://www.powerpivot.com/ webhelyről letölthető a Microsoft SQL Server PowerPivot for Excel bővítmény, amellyel gyorsan végezhetünk el ilyen számításokat. Ezzel a bővítménnyel a különböző forrásokból (vállalati adatbázisokból, munkalapokból, jelentésekből és adatcsatornákból) származó adatok is összegyűjthetők, kombinálhatók, elemezhetők. Továbbfejlesztették a Solver bővítményt is, amellyel az optimális megoldásokat kereshetjük, lehetőségeket elemezhetünk. A továbbfejlesztés érintette a felhasználói felületet és az algoritmusokat is. Új globális optimalizálási beállításokat, jobb lineáris programozási és nemlineáris optimalizálási módszereket, új linearitási és megoldhatósági jelentést alakítottak ki. Az Excel 2010 alkalmazás pontosabb statisztikai és egyéb függvényeket kínál. Egyes korábbi függvények neve megváltozott, így az Excel 2010 magyar nyelvű változat

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

61

elnevezés jobban tükrözi a funkciót. A régebbi függvények is használhatók ugyanakkor, ezeket a kompatibilitás kategóriában, illetve a felajánlott listák alján – figyelmeztetés kíséretében megjelenítve – érjük el (lásd az ábrán).

Az új és a „hagyományos” khi függvények Az Excel-táblázatokban az oszlopok tetején található táblázatfejlécek helyettesítik a megszokott munkalapfejléceket, ha hosszú táblázatokat kell görgetni. Az Excel 2010 programban az automatikus szűréskor használt gombok a táblázatfejlécekkel együtt láthatóak maradnak, így gyorsan rendezhetők és szűrhetők az adatok anélkül, hogy vissza kellene görgetni a táblázatot az elejére.

Szűrők az oszlopfejlécen Új keresési szűrőt vezettek be, amelyet a szűrőfeltételek közt találunk. A szűrést ez esetben a szűrőfeltétel begépelésével adjuk meg, a megfelelő elemek azonnal megjelennek a listában (lásd az ábrát). A lista jelölőnégyzeteinek törlésével szűkíthetjük a szűrőt, amelyet végül az OK gombra kattintva érvényesítünk a teljes adattáblán. Még nagyobb munkafüzeteket kezelhetünk az Excel 64 bites változatával, mert ez esetben a 2 GB feletti memóriatartomány is címezhető. De a teljesítmény fokozása érdekében az Excel 2010 támogatja a többszálú, illetve párhuzamosan futtatható végrehajtást, a Excel 2010 magyar nyelvű változat

62

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

nagyméretű táblázatokat. Nagy teljesítményű számítástechnikai rendszerben (HPC típusú) fürtösszekötőt is beállíthatunk.

Új szövegszűrő

Meggyőzőbb munkafüzetek Az Excel 2010-ben a munkafüzetek méretétől függetlenül nagyobb hatású vizuális megjelenítést alkalmazhatunk (diagramokat, ábrákat és képernyőképeket). A diagramok 32000 adatpontos felső korlátja megszűnt, csak a rendelkezésre álló szabad memória mérete szab határt. Az Excel 2007 programban a diagramok vagy egyéb objektumok formázása közben nem rögzíthettünk makrót. Az Excel 2010 alkalmazásban már a diagramok és más objektumok formázásának módosítását is rögzíteni lehet a makrórögzítővel. Szövegmezőkben is szerkeszthetünk egyenleteket. Ez hasznos lehet, ha a munkalap zárolt vagy más okból nem elérhető celláiban található képleteket szeretnénk megjeleníteni, illetve a képlet egyes Excel 2010 magyar nyelvű változat

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

63

részei az adott helyzetben még hibaüzenetet adnak így nem befejezhetők (például az osztás 0-val esetében). Minden korábbinál több téma és stílus áll rendelkezésre. Ezek segítségével a munkafüzetek és a Microsoft Office más dokumentumai számára professzionális és egységes megjelenést biztosíthatunk. A téma kiválasztását követően az Excel 2010 elvégzi a tervezési munkát. A szövegek, a diagramok, a képek, a táblázatok és a rajzolt objektumok a kiválasztott témának megfelelően módosulnak annak érdekében, hogy a munkafüzet minden eleme vizuálisan kiegészítse egymást. A Beszúrás szalagról közvetlenül indítható a megnyitott ablakok képernyőképeinek vagy kijelölt részleteinek beillesztése.

Képernyőkép beillesztése A képek szegélyezhetők, hátterük eltávolítható. A SmartArt diagramokban is felhasználhatjuk a képeket. A képeket a program „belevágja” a befoglaló alakzatba. A képeken átszínezést és művészi hatásokat is alkalmazhatunk. A képek szerkesztési, korrigálási lehetőségei is bővültek. Erre is példa a következő ábra. Jobban szabáExcel 2010 magyar nyelvű változat

64

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

lyozható a képminőség és a tömörítési arány egyensúlya, így a megjelenítendő munkafüzet formátumának (ez lehet például nyomtatvány, képernyőkép vagy elektronikus levél) megfelelően választhatjuk meg a kép minőségét.

Képműveletek SmartArt ábrába illesztett képeken A vágólapra másolt tartalom beillesztésekor még a parancs végrehajtása előtt előképen ellenőrizhetjük az eredményt. A helyi menüben az elemleírások segítségével választhatunk beillesztési módot.

Beillesztési lehetőségek a helyi menüben Excel 2010 magyar nyelvű változat

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

65

Együttműködés másokkal, elérés Az Excel 2010 új típusú megoldásokkal támogatja a csapatmunkát. Az Office Web Apps alkalmazások részét képező Excel Web App használatával megoldható, hogy többen is szerkesszenek egyszerre egyetlen munkafüzetet, de abból ne zárják ki a munkafüzet tulajdonosát… Vállalati felhasználók tűzfallal védett környezetben, a SharePoint 2010 (Excel Services) alkalmazással együtt használhatják ezt a funkciót. Az egyéni felhasználók, például az otthoni munkafüzet távoli elérésével, egy Windows Live fiók segítségével dolgozhatnak ugyanazon a munkafüzeten. A nem támogatott Excel szolgáltatásokat tartalmazó munkafüzetek is általában megnyithatók a webböngészőben. Ehhez az Excel Web App alkalmazást használjuk. Ez a Windows Live SkyDrive szolgáltatásban is elérhető. Segítségével a munkafüzetek nemcsak megnyithatók, de szerkeszthetők is a böngészőben. Munkahelyen kívül, intelligens telefonon használhatjuk a munkafüzet elérésére a Microsoft Excel Mobile 2010 programot.

Munkafüzetek kiterjesztése Új módszerekkel támogatják a munkafüzetek egyéni kiterjesztését, továbbfejlesztését, mely lehetőségekről bővebbet az Excel developer Center webhelyén, a http://msdn.microsoft.com/huhu/office/aa905411.aspx címen olvashatunk. A fejlesztők számára készült fejlesztések: Az XLL szoftverfejlesztői csomag (SDK) támogatja az új munkalapfüggvényeket, a felhasználó által definiált aszinkron függvények fejlesztését, a felhasználó által definiált, fürtkörnyezetben is jól működő függvények fejlesztését (amelyek kiterjeszthetők a számítási fürtre) és 64 bites XLL-bővítmények létrehozását. Az Excel 2010 számos olyan szolgáltatást tartalmaz, amelyek segítségével az esetlegesen megmaradt Excel 4.0 formátumú makrókat áttelepítheti a VBA környezetbe. A fejlesztések jobb teljesítményt biztosítanak a nyomtatással kapcsolatos módszerekhez és a VBA esetében korábban nem elérhető diagramtulajdonságokhoz. Excel 2010 magyar nyelvű változat

66

AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI

Egyéni munkafüzet-alkalmazásokban a menüszalag és az új Backstage nézet programozva szabható testre. Programozással aktiválhatók például a menüszalag lapjai, és az egyéni lapok működése a beépített tartalomfüggő lapok működéséhez hasonlóvá tehető (az utóbbiak csak egy adott esemény bekövetkeztekor jelennek meg). A menüszalag egyéni csoportjai továbbá növelhetők és csökkenthetők a menüszalag átméretezésekor, illetve a helyi menüket számos eszközzel testre szabhatók. A Backstage nézethez ezenkívül egyéni felhasználóifelület-elemeket és más elemeket adhatunk.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

67

EXCEL 2010 ALAPOK Könyvünknek ebben a fejezetében az Excel 2010 táblázatkezelő rendszernek azokat az alapszolgáltatásait írjuk le, amelyek ismerete feltétlenül szükséges a program működtetéséhez. Itt ismertetjük a használathoz szükséges parancsok közül az alapvetőket, valamint a segítő- és oktatórendszer, vagyis a program súgójának alkalmazását. A program telepítését is itt ismertetjük. A továbbiakban dokumentumnak vagy munkafüzeteknek nevezzük a táblázatszerkesztővel előállított, lemezen tárolt állományt. Az Excel 2010 munkafüzetei 16384 oszlopból és 1048576 sorból álló táblázatokat tartalmazó munkalapokból állnak. Ez hatalmas növekedés a 2003-as változat 256 oszlop*65536 soros maximális méretéhez képest, azonban bizonyos számításigényes feladatokat inkább ne próbáljunk meg ilyen méretben végrehajtani (illetve egy jóval kisebb táblázaton tegyünk kísérletet, és annak alapján döntsünk a nagyobb tábla feldolgozásáról). A dokumentum formázása a „végtermék” megjelenésének szabályozását jelenti (ide tartozik a lapméretek és irányítottság, margók, igazítások, szegélyezés, karakterformák, a különféle szövegkiemelés stb. beállítása). Könyvünkben a leütendő billentyűket keretezve jelöljük, például: Enter. Az egyszerre leütendő billentyűket a továbbiakban a következőképpen jelöljük, például: Ctrl+F, míg az egymás után lenyomandó billentyűsorozatot: például Alt,V,O. A funkcióbillentyűket F1 ..F12-vel jelöljük. Az egyes menüket – mint az újdonságok közt korábban említettük – felváltották a szalagok. Ezek parancsaira a szalag/parancsnévvel hivatkozunk, például: Kezdőlap/Beillesztés, illetve a parancsok könnyebb fellelhetősége érdekében a szalag/csoport/parancsnév megjelölést is használjuk. Az egyetlen, hagyományos menüre emlékeztető vezérlőelem a Fájl szalagfülből nyitható ki, ennek parancsait is hasonló formázással emeljük ki. A parancsok írásmódja vastagbetűs. Az így jelölt szavak általában Excel 2010 magyar nyelvű változat

68

EXCEL 2010 ALAPOK

megtalálhatók a könyv végén a tárgymutatóban is. Ugyanígy vastag betűvel jelöljük a paneleken előforduló gombokat is, például: Mégse. A szalagparancsok, a Fájl szalagfül parancsai, valamint a párbeszédpanel-mezők és gombok leírásánál aláhúzott betűvel jelöltük azokat a betűket, amelyeknek megfelelő billentyűket az Alt billentyűvel együtt lenyomva a parancsot elindíthatjuk vagy a párbeszédpanel adott mezőjébe léphetünk.

Az Excel 2010 jellemző adatai A program környezetének, a felhasznált erőforrások számítógépi, perifériális és szoftverelemeinek ismertetése előtt néhány jellemző adat a program képességeiről, a környezet korlátairól, amely magyarázza jelentős memóriaigényét is (zárójelben az előző változat jellemzője): A munkakörnyezet jellemzői Eredeti (telepített) eszközsávok száma 1 (32) Eredeti nyomógombok száma 1293 (1064) Egyidejűleg nyitott munkafüzetek száma a memóriától függ Eredeti szalagok száma 10 (9) Eszközszalagok száma 19 (13) A munkafüzetek jellemzői Munkalapok maximális száma a memóriától függ Forgatókönyvek maximális száma a memóriától függ Nézetek maximális száma a memóriától függ Adatbázis-kezelés jellemzői Rekordok (sorok) maximális száma 1048576 (65536) Rekordon belüli mezők (oszlopok) max. szá- 16384 (256) ma Mezők legnagyobb szélessége 32767 Diagramkezelés jellemzői Diagramok száma a munkalapon a memóriától függ Diagram munkalapok maximális száma 255 Sorozatok száma legfeljebb 255 Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK Adatpontok maximális száma sorozatonként Adatpontok maximális száma diagramonként Általános programjellemzők Beépített függvények száma Felhasználó által definiált függvények száma Függvények egymásba ágyazhatósága Függvénynek átadható paraméterek száma Legnagyobb képlethossz Nézetek maximális száma Nagyíthatóság szerkesztés közben Kijelölt tartományok maximális száma

69

a memóriától függ (32000) a memóriától függ (32000) 400 (347) a memóriától függ 7 szintig 255 1024 karakter a memóriától függ 10-400 % 2048

Fogalmak magyarázata Itt a legfontosabb fogalmakat ismertetjük, amelyeket a következőkben sűrűn fogunk emlegetni, még akkor is, ha részletes tárgyalásukra csak később térünk vissza. Ezek az Excel által használt elemek és a programmal előállított végtermékek.  Munkafüzet: az Excel programmal létrehozott állományok, melyek munkalapokból állnak. A munkalapok eltérhetnek egymástól a munkafüzeten belül is. A program a munkafüzeteket létrehozásukkor vagy megnyitásukkor külön ablakban jeleníti meg. A program a munkafüzetet néha mappának nevezi. A munkafüzetben hatféle laptípus lehet: Munkalap Diagramlap Visual Basic modullap, makrólap

Adatbevitelre és számolásra szolgál. Nem beágyazott diagramok önálló bemutatására használható. Makróknak nevezett Visual Basic eljárásokat tartalmaz. Az általunk írt makrókkal általános feladatokat végezhetünk el, például automatikus munkafüzet-megnyitás, cella- vagy tartománykijelölés, szövegbeírás, adatformázás, diagram létrehozása. Excel 2010 magyar nyelvű változat

70

EXCEL 2010 ALAPOK

MS Excel 5.0 párbeszédlap MS Excel 4.0 makrólap Nemzetközi makrólap

Microsoft Excel saját Visual Basic programnyelvének beviteli eszköze. A korábbi programmal teremt kapcsolatot. A korábbi programmal teremt kapcsolatot.

 Munkalap: a munkafüzeteket felépítő, sorokból és oszlopokból kialakított rácsok, táblázatok, amelyek egyedi névvel rendelkeznek, ezáltal hivatkozhatunk rájuk. Az alapértelmezett munkalap név: Munka1..Munka3. A munkalap neve a lap alján, a lapfülen található. Ezt szükség szerint érdemes beszédesebb, sokatmondóbb névre változtatni (például pénztárkönyv munkafüzet esetében január). A munkalapok sorrendje a munkafüzetben megváltoztatható. Az egyes lapokat a munkafüzetek között is másolhatjuk. Ha rákattintunk egy lapfülre, akkor a hozzátartozó lap lesz aktív, melyet a lapfülön a félkövérre formázott név is jelez. Az aktív lap kiválasztható a Nézet szalag Ablakváltás gombjából lenyitható menüből is. A lapokat a fülektől balra elhelyezkedő gördítő nyilak segítségével görgethetjük.  Cella: a munkalapok sorainak és oszlopainak kereszteződésében állnak a cellák. A munkalapok elemi részei, melyek hivatkozási lehetőséget biztosító címmel rendelkeznek. A cím a cellát tartalmazó oszlop betűjele és a cellát tartalmazó sor számjele összetételéből keletkezik (például az A4 jelű cella az A oszlop 4. sorában áll). A cella tartalma a beírt képlet vagy adat, értéke a képlet kiértékelésével kapott eredmény vagy a beírt adat.  Aktív cella: az a cella, amelyikbe adatbevitelkor adat kerül. Egyszerre mindig csak egyetlen cella lehet aktív, melyet vastag keret jelöl. Az aktív cella jele megjelenik a szerkesztőléc elején. Egy cellát úgy teszünk aktívvá, hogy rákattintunk. Az adatbevitelt követő lezáró billentyű (, , , , Enter, Tab) a megfelelő irányban következő cellát teszi aktívvá. Az Excel beállításai párbeszédpanel Speciális/Szerkesztés kategóriájában megszabhatjuk az Enter billentyű lenyomása utáni irányt, vagyis azt a cellát, amelyre a billentyű lenyomását követően kerülünk.  Képlet: a cellák tartalmával elvégzendő egyszerűbb vagy bonyolultabb műveletet, feladatot leíró szabály. A művelet végeredméExcel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK



  

71

nye az eredmény- (aktív-) cellába kerül. Elődcella az, amelyre a képlet hivatkozik, utódcella az, amely más cellákra hivatkozó képletet tartalmaz. Diagram: a munkalap adatainak grafikus ábrázolása. A többféle formában megjelentethető diagram adatai a táblázatok celláiból, adatpontjaiból származnak. Beágyazhatjuk munkalapba, de megjelenhet önállóan is. Varázsló: párbeszédpanelek sorozata, mely leegyszerűsíti, meggyorsítja valamely Excel objektum létrehozását. Forgatókönyv: más néven eset, mely különböző eredményeket adó bemeneti adathalmazok hatásának elemzéséhez szükséges. Látvány: más néven nézet, mely a munkalap különböző megjelenítési és nyomtatási beállításait tárolja.

A billentyűzet kezelése Az írógéphez hasonlatos – középső – billentyűzetrész a szöveg begépelésére, adatok bevitelére szolgál. E billentyűzetrésznek színe általában világosabb. A magyar írógéphez szokott felhasználóknak ügyelni kell arra, hogy az angol klaviatúrán nemcsak az ékezetes betűk vannak más helyen, hanem az Y és a Z betű is fel van cserélve. A kezdőknek, illetve írógéphez szokott felhasználóknak nehéz megszokni esetleg azt is, hogy a számítógépen nem szabad l (l) betűt írni az 1-es szám helyett, sem pedig O betűt (o) a 0 (nulla) helyett. A többi billentyűt a parancsok kiadására, illetve a kurzor1 (fénymutató) mozgatására, a táblázat cellái között és a cellatartalmon belül való közlekedésre használjuk. A menüsori parancsok kiadhatók a billentyűzettel, vagy az egérkurzorral kiválasztva (rámutatva), majd az Enter billentyű, illetve az egér bal gombjának lenyomásával. Csak a billentyűzetet alkalmazva a képernyő második sorában álló menüsorba az Alt billentyűt lenyomva jutunk. Ezt követően a menüsor kiemelt (aláhúzott) karak1 kurzor: grafikus karakter – általában vízszintes vagy függőleges villogó vonalka – mellyel a program jelzi a dokumentumban az aktuális pozíciót, a következő bebillentyűzendő karakter helyét. Excel 2010 magyar nyelvű változat

72

EXCEL 2010 ALAPOK

tereinek egyikét lenyomva, vagy a kijelölőmezőt2 a  vagy  kurzormozgató billentyűkkel mozgatva egy újabb menüt gördíthetünk le, ahonnan a megfelelő parancs kiválasztása az eddig leírtakhoz hasonló módon történhet. A főmenü kiválasztásához a ,  billentyűket, az almenük legördítéséhez és a menütételek kiválasztásához a  és  vagy  billentyűket használjuk. A kijelölt parancs végrehajtását az Enter gomb lenyomásával indítjuk. Ha a legördült menüben valamely parancs nincs kiemelve (halvány színnel jelenik meg), akkor az az adott helyzetben nem alkalmazható (értelmetlen például a vágás a táblázatban, amíg nincs kijelölve a kivágandó részlet). Ha nem akarjuk a kiválasztott parancsot indítani, akkor az Esc billentyűt kell lenyomni. Ezzel visszatérünk a dokumentum szerkesztéséhez. A legördülő menü3parancsai mellett egyes helyeken billentyűzetkódok figyelhetők meg (gyorsbillentyűk). Táblázatszerkesztés közben ezeket a gombokat (billentyűkombinációkat) lenyomva az adott parancs azonnal végrehajtásra kerül. A billentyűzettel a Windows alatt is vezérelhetjük a programokat, bár sokszor kényelmetlenebbül, mint a parancsok egeres megfelelőivel. Néha előfordul, hogy egyes műveletek elvégzése könnyebb lesz egyetlen billentyűkombináció (több billentyű egyszerre történő) leütésével, mintha az egeret használnánk. Néhány parancsot az egér és a billentyűzet együttes használatával tudunk kiadni. A billentyűkombinációkat a felsorolt billentyűk együttes megnyomásával vihetjük be. Például a Ctrl és az F billentyű együttes megnyomásakor a programban félkövérre vált az adott betűtípus. Az ilyen, együttes billentyűlenyomásokat, azaz billentyűkombinációkat a könyvben együttes a következőképpen jelöljük, például: Ctrl+F. A különböző nemzeti jellegzetességeket tartalmazó karakterekhez speciális billentyűzet-beállítás tartozik. A Windows Start menü2

kijelölőmező: a kurzormozgató billentyűkkel mozgatható inverz sáv, amellyel listákban, menükben megjelöljük azt a tételt, melyet az Enter billentyű lenyomásával választunk ki. 3 legördülő menü: olyan, a parancsok listáját tartalmazó menü, amely a menü nevére kattintás vagy kurzormozgató billentyűs kiválasztás után gördül le, azaz megjeleníti a menü többi részét. Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

73

jének Beállítások/ (vagy Sajátgép/) Vezérlőpult/Billentyűzet programjával állíthatjuk be az elsődleges (például a magyar) és a másodlagos (például az amerikai) billentyűzet-elrendezést, valamint a köztük az átkapcsolást lehetővé tevő billentyűkombinációt. Az írógép-billentyűzeten is bevihetünk számokat. Erre a célra azonban (különösen, ha sok számot kell bevinnünk) célszerűbb a billentyűzet jobb oldalán található, számológép-kiosztású billentyűcsoportot, a numerikus billentyűket használni. Ha a Num Lock rögzülő váltóbillentyű nincs benyomva, akkor a numerikus billentyűzet a kurzor mozgatására használható, a rajtuk olvasható nyilak és feliratok szerint. Ellenkező esetben a Num Lock lenyomott állapotában vihetjük be a számokat. A billentyűzet eddig nem említett részei vezérlőfunkciókat töltenek be. A numerikus billentyűzetrész másik feladata a különleges karakterek bevitele. Az Alt, Ctrl, Shift billentyűk önmagukban (saját) funkció nélküli váltóbillentyűk, amelyekből 2*3 darab áll rendelkezésre, ezeket mindig valamely más billentyűvel együtt kell használni. Például a Shift billentyű és valamely kurzormozgató billentyű együttes lenyomása az adott irányban kijelöli a párbeszédpanel mezőben a szöveget, munkalap részletet vagy objektumot. A Shift billentyű lenyomásával válthatunk az írógép-billentyűzeten található betűk kis (kurrens) és nagy (verzál) változata között. Ha a Caps Lock4 rögzülő váltóbillentyű – más szóval állapotbillentyű – nincs lenyomva, akkor betűbillentyűt magában lenyomva kisbetűt kapunk, ha a Shift billentyű lenyomásával együtt, akkor nagyot. Tehát e tekintetben a Shift billentyű szerepe megfelel az írógép betűváltójának. Az Alt billentyű menüparancs-kiválasztó szerepe melletti másik feladata a különleges karakterek beillesztésének segítése. Ilyen (például ékezetes stb.) karakterek beviteléhez az Alt billentyűt lenyomva kell tartanunk, miközben a numerikus billentyűzeten beütjük egy karakter kódját (a kódtáblázatok megtalálhatók például a nyomtatók kézikönyvében). Ezzel a módszerrel olyan betűket szúrhatunk a szövegbe, melyek a billentyűzeten nem szerepelnek. Egyes karakterek bevihetők a jobb oldali Alt billentyű nyomvatartása mellett az írógép billentyűzetről is (például magyar 4

Az írógépen a váltórögzítőnek van hasonló szerepe. Excel 2010 magyar nyelvű változat

74

EXCEL 2010 ALAPOK

billentyűzetkiosztásra kapcsolva az Alt+á billentyűkombinációval a ß betűt, az Alt+q billentyűkombinációval a \ jelet adhatjuk meg – ami az elérési utak megadásánál játszik fontos szerepet).A Caps Lock és a Num Lock állapotbillentyűk, vagy kapcsolók. A Caps Lock lenyomását követően begépelt szöveg nagybetűs lesz (kisbetűt ekkor a Shift billentyű lenyomásával kell bevinni). A Caps Lock újbóli megnyomásával az eredeti állapotot állítjuk vissza. A kurzormozgató billentyűk a billentyűzet , , , , valamint Home, End, PgUp, PgDn billentyűi, illetve ezeknek a Ctrl billentyűvel együtt lenyomott kombinációi (lásd később, a „Kurzormozgatás” fejezetben). Az Excelben az állapotsor helyi menüjének Felülírás mód (Overtype Mode) parancsával válthatunk a beszúrásos és a felülírásos szövegbevitel között. A beszúrásos szövegbevitelkor a begépelt szöveget követő szövegrészek jobbra mozdulnak, az új szöveg nem törli őket. A felülírásos szövegbevitel esetén az előzőleg begépelt, a kurzor helyén álló szöveget felülírjuk. A Delete billentyű a kurzor után álló betűt vagy a kijelölt munkalaprészletet (cellát, diagramelemet) törli. A Backspace billentyű az írógép-billentyűzet jobb felső sarkában található, felirata rendszerint . Ez a billentyű a kurzor előtt álló betűk vagy kijelölt szövegrészek törlésére szolgál. Az Esc billentyű a menük, párbeszédpanelek parancsainak végrehajtása elől „menekülő” (Escape) gomb. Bárhol is vagyunk egy párbeszédpanelen, az Esc billentyű egyszeri vagy többszöri megnyomásával visszatérhetünk az utolsó munkaképernyőhöz. Funkciója megfelel a párbeszédpaneleken alkalmazott Mégse gombnak. Az Enter billentyű a számítógép és programok kezelésében nélkülözhetetlen. Ez a legnagyobb billentyű. Felirata több billentyűzeten: . Megtalálható a numerikus billentyűzetrész jobb alsó sarkán is. Szövegbevitel során megfelel az írógépek „kocsivisszasoremelés” billentyűjének, emellett a parancsok végrehajtásának engedélyezésére szolgál (hasonlóan a párbeszédpanelek OK nyomógombjához vagy az egeres kattintáshoz). Az Excel munkalapokon e billentyűvel visszük be a Szerkesztőléc tartalmát a cellába. A Fájl szalagfül Beállítások parancsával megjeleníthető párbeszédpanel Speciális/Szerkesztés (Advanced/Editing options) lapján Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

75

beállíthatjuk, hogy az Enter billentyű lenyomására milyen irányban hagyjuk el az aktuális cellát (Irány – lefelé, jobbra stb.). A billentyűkombinációkoz, funkcióbillentyűkhöz rendelt parancsokat a függelékben részletesen ismertetjük.

Az egér kezelése Az egér egy pontkijelölő eszköz, amellyel könnyen mozoghatunk a dokumentum tartalma és a parancsok (menütételek) között. A kurzor pozicionálása az egér (egérkurzor) mozgatásával, majd az egér bal gombjának lenyomásával történik, ezt a továbbiakban kattintásnak nevezzük. A kiválasztott parancsok indíthatók így is. Egér helyett alkalmazhatunk más grafikus pozicionáló eszközt, például fényceruzát, pozicionáló gömböt (trackballt – úgynevezett „hanyattegeret”), digitalizáló tábla szálkeresztjét. Ez utóbbi eszközöket általában lehet egérként installálni, a továbbiakban az egér használatát tételezzük fel. A kettős kattintással, azaz a bal egérgomb kétszeri, gyors egymásutánban történő lenyomásával a kijelölt objektumot vagy funkciót általában nemcsak kiválasztjuk, hanem el is indítjuk a hozzá kapcsolt alkalmazást (az objektumot – például rajzot – létrehozó programot), illetve parancs végrehajtását. Ikonokhoz rendelt parancsok indításához elegendő az egyszeres kattintás is, egyébként az egyszeri gombnyomás kijelöli a feladatot, a kettős kattintás pedig végrehajtja azt. Ha a kiválasztott menüparancsot mégsem akarjuk indítani, akkor kattintsunk az egérrel a menün kívüli területre. Az egérrel ugyanakkor eszköztár ikonokat, kijelölt diagramelemeket, cellákat és cellák tartományát, illetve objektumokat tudunk mozgatni az egyik helyről a másikra. Az ikonokat tartalmazó eszköztár mozgatását például úgy végezhetjük el az egérrel, hogy az eszköztár ikonokat nem tartalmazó részére mutatunk, lenyomjuk a bal egérgombot (ezzel „megragadjuk” az ikont), majd az egér mozgatásával kiválasztjuk az új helyét. A mozgatás közben folyamatosan nyomva tartott bal egérgomb felengedésével szüntetjük meg a vonszolást. Ekkor rögzül az eszköztár az új helyen. Az eszköztárbeli ikonok mozgatása hasonlóképpen történik, de a művelet alatt tartsuk nyomva az Alt billentyűt. Excel 2010 magyar nyelvű változat

76

EXCEL 2010 ALAPOK

Az egérkurzor munkánk során a tevékenységnek megfelelő módon, jellegzetesen változtatja alakját. Ezzel jelzi a végrehajtható funkciót is. A következő táblázatban a Windows szabványos kurzortípusait és az Excelben használatos egérkurzorokat mutatjuk be: Kurzor Kurzor neve, megjelenés helye (alkalmazás leírása) Normál kijelölés: ez jelenik meg a menü és ikonparancsok, listaelemek kiválasztásakor, gördítő sáv alkalmazásakor, cella vagy tartomány mozgatásakor. Ha a kijelölt tartomány vagy az aktuális cella határára ilyen a típusú kurzorral mutatunk, akkor a bal egérgomb folyamatos nyomva tartása mellett új helyre vontathatjuk a cellát vagy tartományt. A kimutatások elemeinek kijelölésekor, mozgatásakor a megfogott elemnek megfelelően jelenik meg a kurzor, amely az új helyre mozgatás során felveszi az új helyhez tartozó alakot (a mellékelt minta az adatterületi elemekhez kapcsolódik, lásd a kimutatásoknál). Ez a szálkereszt jelenik meg akkor, ha a cella vagy a kijelölt tartomány jobb alsó sarkában álló kitöltő négyzetre mozgatjuk az egérkurzort. Ha ilyenkor ezt a jelet jobbra vagy lefelé elvontatjuk, akkor a vonszolás irányába eső cellákat kitöltjük a kijelölt cellákkal. Felfelé vagy balra húzva töröljük a kijelölt cellák tartalmát. A húzás során nyomva tartott Shift billentyűvel sorok és oszlopok szúrhatók be vagy törölhetők. Szintén szálkereszt jelenik meg a grafikus objektumok létrehozásakor is. Szövegkijelölés: az Excel szerkesztőléc területén (a munkalap felett) ilyen az egérkurzor alakja. Ezt (és a bal egérgombos kattintást) használva jelöljük ki a szöveges kurzor új helyét. A munkalap celláinak kijelölésére használható forma. Munka a háttérben: várakozás. Amíg ez az ikon látszik, nem adhatunk ki más parancsot. Ilyen lehet az állományok keresése, beépülők beépítése közben. Foglalt: az Excel egy hosszabban tartó műveleten dolgozik. Amíg ez az ikon látszik, nem adhatunk ki más parancsot. Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

77

Kurzor Kurzor neve, megjelenés helye (alkalmazás leírása) Nem érhető el: ez az ikon akkor jelenik meg, ha az adott helyzetben valamely parancs nem érhető el. Függőleges átméretezés: a kijelölt objektum (például diagramelem) vízszintes szélein középen elhelyezkedő fogópontok, fogantyúk áthelyezésekor (átméretezésekor) jelenik meg. Munkalapsorok magasságának meghatározásánál, sorok elrejtésénél használható. Akkor jelenik meg, ha az egérkurzort a sorazonosító-határokra mozgatjuk a munkalap bal szélén. Ha ilyen formájú kurzor mellett duplán kattintunk az egér bal gombjával, akkor a normál, a sor legnagyobb cellájához igazodó sormagasságot állíthatunk be. A sorhatárt az előző sorhatárra tolva elrejthetjük a sort. A munkalap vízszintes osztójelének áthelyezésénél használatos. Ezzel a kurzorral az osztóvonalra duplán kattintva megszüntethetjük a munkalap felosztását. Vízszintes átméretezés: a kijelölt objektum függőleges szélein középen elhelyezkedő fogópontok áthelyezésekor (átméretezésekor) jelenik meg. Munkalaposzlopok szélességének meghatározásánál, oszlopok elrejtésénél használható. Akkor jelenik meg, ha az egérkurzort az oszlopazonosító-határokra mozgatjuk a munkalap tetején. Ha ilyen kurzor mellett duplán kattintunk az egér bal gombjával, akkor az oszlop legnagyobb cellájához igazodó szélességet állíthatunk be. Az oszlophatárt az előző oszlophatárra tolva elrejthetjük az oszlopot. A munkalap függőleges osztójelének áthelyezésénél, illetve a vízszintes gördítő sáv–lapfül arány beállításánál használatos kurzor. Ezzel az osztóvonalra duplán kattintva megszüntethetjük a munkalap felosztását. Átlós átméretezés 1: a kijelölt objektum sarkain elhelyezkedő fogantyúk áthelyezésekor (az objektum, például diagram átméretezésekor) jelenik meg. Ezzel egyszerre módosítjuk az objektum függőleges és vízszintes méretét. Excel 2010 magyar nyelvű változat

78

EXCEL 2010 ALAPOK

Kurzor Kurzor neve, megjelenés helye (alkalmazás leírása) Átlós átméretezés 2: a kijelölt objektum sarkain elhelyezkedő fogópontok áthelyezésekor jelenik meg. Áthelyezés: a kijelölt objektum belsejébe mutatva jelenik meg. Ha megjelent, akkor lenyomhatjuk a bal egérgombot, amelyet folyamatosan nyomva tartva az objektumot (például grafikus objektumot, diagramot) új helyre mozgathatjuk. Ugyanez a kurzor jelenik meg a négy részre osztott munkalap osztóvonalainak kereszteződésére mutatva. Ebben az esetben a vízszintes és függőleges osztás helyét egyszerre jelölhetjük ki az osztójel egeres elvontatásával, vagy duplán kattintva megszüntethetjük a munkalap felosztását. Az egér (kattintások, sebesség) és az egérkurzor (forma) beállításának változtatására is lehetőségünk van. A beállításokat a magyar nyelvű Windows XP esetében a Start menü vagy a Sajátgép programcsoport Beállítások/ Vezérlőpult/Egérkezelés programjával (az angol nyelvű Windowsnál a Settings/Control Panel/Mouse programmal) adjuk meg. Windows 7 operációs rendszerben a Vezérlőpult elérhető közvetlenül a Start menüből.

A képernyő, az ablakok és a menük Az Excel ikonorientált környezetben működik, maga is ikonokat alkalmaz az egyes funkciók kiváltására. Az ikonok a parancsok képi megfelelői, apró, szemléletes ábrák, amelyekkel könnyebb tájékozódni, illetve amelyek segítségével a megfelelő parancsok indíthatók. Ezeket az ikonokat funkcionális csoportokba és szalagokba sorolták. A 2010-es programváltozat számára átdolgozott Excel képernyő – azaz az Excel munkaasztal – az ábrán bemutatott főbb részeket tartalmazza. Az operációs rendszer minden egyes alkalmazása, programja külön alkalmazási „ablak”-ban fut. Az itt bemutatott képernyőkép az Excel munkaasztal. Tartalmazza a címkét, a Gyorselérési eszköztárat, szalagot, munkaterületet, ablakokat, melyeket a továbbiak során részletesen ismertetünk. Ezek egyébként az alkalmazott nézettől és saját beállításunktól függően meghatározott móExcel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

79

don jelennek meg vagy tűnnek el. A szerkesztett állomány a dokumentumablakba kerül.

Az Excel 2010 munkaablaka Az operációs rendszer minden egyes alkalmazása, programja külön alkalmazási ablakban fut. A szerkesztett állományok a dokumentumablakokba kerülnek. A legfelső sor az Excel alkalmazási ablak fejléce, a címsor, amely a szerkesztett dokumentum neve mellett baloldalt a rendszerablak-vezérlő ikont, mellette a Gyorselérési eszköztárat, jobboldalt a méretváltoztató és ablakzáró ikonokat tartalmazza (lásd az ábrán). Az Office Backstage nézet (Fájl) lapfülre rákattintva a korábbi Fájl menünek megfelelő menüt gördíthetjük le. Parancsaival hozhatunk létre, nyithatunk meg, menthetünk, nyomtathatunk, postázhatunk, közzétehetünk dokumentumot, vagy akár befejezzük az Excel program futtatását. A címsor Előző méret ikonjára kattintás állítja helyre az eltorzított, kicsinyített méretű rendszerablakot. A nem teljes képernyő méretű Excel 2010 magyar nyelvű változat

80

EXCEL 2010 ALAPOK

Excel rendszerablakot a címsornál fogva egérhúzással áthelyezhetjük. Ha az ablak maximális méretű, akkor ennek nincs értelme, a parancs nem adható ki.

A rendszerablak-vezérlő és az ablakkezelő gombok A nem maximális méretű ablak mozgatásához tehát rámutatunk a címsorra, majd lenyomjuk az egér bal gombját és annak folyamatos nyomva tartása mellett az ablakot az új helyére vonszoljuk. Ha felengedjük a bal egérgombot, akkor az ablak az új helyén rögzül. A méretezés egérrel úgy oldható meg, hogy az ablak határoló vonalaira mutatunk az egérkurzorral. Ekkor az a kiválasztott oldaltól (ablakrésztől) függő formát vesz fel, mely jelzi a mozgatás irányát. Ekkor a bal egérgombbal megfogjuk a mozgatható részt és húzzuk addig, amíg a megfelelő ablakméretet el nem érjük. A bal oldali Kis méret méretváltoztató ikon, amellyel az egész Excel ablakot ikon méretűvé zsugorítjuk (erre akkor lehet szükség, ha más Windows alkalmazásra vagyunk kíváncsiak). A nem maximális méretű ablakban a Teljes méret ikon a lehetséges legnagyobb rendszerablakot állítja be. A címsor Bezárás alkalmazásbezáró ikonjára kattintás, vagy a Ctrl+W billentyűkombináció is a táblázat-szerkesztés befejezését jelenti. Ha a szerkesztett dokumentum változásait még nem mentettük el, akkor a program megkérdezi, mentjük-e a dokumentum módosítását? Mentést válaszolva elmentjük a dokumentumot, Nincs mentést válaszolva a változtatások elvesznek, a Mégse nyomógombra kattintással vagy az ezzel egyenértékű Esc billentyű lenyomásával visszatérhetünk a szerkesztéshez. Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

81

Megerősítendő kérdés a bezárás előtt Ha a dokumentumon a szerkesztés során a program már végrehajtott automatikus mentést, akkor a biztonsági kérdés kissé másként jelenik meg (lásd az ábrát). Ekkor értesítést kapunk arról, hogy a fájl „legfrissebb” – valójában az utoljára automatikusan mentett – példánya akkor is elérhető marad, ha a Nincs mentés gombot választjuk. Az utolsó automatikus mentést követően végzett módosítások ez esetben is óhatatlanul elvesznek.

Megerősítendő kérdés a bezárás előtt, ha volt automatikus mentés Ha több dokumentumot nyitottunk meg, akkor a szerkesztőablakokat a Nézet szalag Mozaik parancsával egymás fölött (vagy mellett) rendezzük el, a megfelelő elrendezést húzással alakítjuk ki. Mindegyik szerkesztőablak külön ablakméretező ikonsorral rendelkezik. Egyidejűleg több dokumentumot is szerkeszthetünk. A Nézet szalag Új ablak parancsa segítségével új ablakot nyithatunk, amelynek tartalma – a megnyitáskor – a szerkesztett munkafüzettel fog megegyezni, azaz két egyforma ablakunk lesz. Új – látszólagosan külön alkalmazás – ablak nyílik akkor is, ha a Fájl/ Új paranccsal (a Ctrl+N billentyűkombinációval) új dokumentum szerkesztését kezdeményezzük, illetve a Fájl/Megnyitás paranccsal (a Ctrl+O billentyűkombinációval) meglévő munkafüzetet töltünk be. Ha az aktív (szerkesztett) dokumentum ablaka nem maximális méretű, akkor a többi ablak is láthatóvá válhat. Ez előnyös akkor, ha Excel 2010 magyar nyelvű változat

82

EXCEL 2010 ALAPOK

az egyik dokumentumból a másikba akarunk részeket másolni vagy átmozgatni. A dokumentumablakok közül ilyenkor rákattintással választjuk ki azt (aktivizáljuk), amelyikben dolgozni szeretnénk. Az aktív dokumentumablakot az intenzív megjelenésű címsor jelzi. Mint az ábrán is látható, a különböző dokumentumablakokban eltérő vezérlőelemeket (szalagot, munkaablakokat, dokumentumtérképet), nézetet és nagyítást is beállíthatunk.

Két dokumentum szerkesztőablaka Az aktív dokumentumablak kiválasztható az Ablakváltás nyomógombból lenyíló listából is, vagy akár a listán szereplő ablakok bejárási sorrendjében, rajtuk a Ctrl+F6 billentyűkombinációval végiglépkedve is. A kiadott parancsok mindig az aktív dokumentumablakra vonatkoznak. A nyitott – de nem ikonizált (Kis méret) méretű – dokumentumablakok között a Nézet/Mozaik paranccsal oszthatjuk fel a szerkesztőablakot. Az automatikusan kialakuló arányok az ablakhatárok egeres elmozdításával megváltoztathatók. Ha az ablakban szerkesztett állományon már módosítottunk, akkor a program a lezárás előtt figyelmeztet, hogy mentsük el a változást, ha szükséges. Amennyiben nem mentjük el a változtatást, akkor az elvész. Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

83

Ablakváltás az Ablakváltás nyomógomb menüjéből Az esetleges rendszerleállások, áramszünet esetére érdemes a helyreállítási információkat rendszeresen, automatikusan menteni. Ehhez kapcsoljuk be a Fájl/Beállítások paranccsal megjelenített Az Excel beállításai párbeszédpanel Mentés kategóriájának Automatikus helyreállítási adatok mentése jelölőnégyzetét, majd adjuk meg a következő mezőben a mentési intervallumot. Az új biztonsági másolat mindig felülírja a régebbi biztonsági másolatot. Ez az xlb kiterjesztésű biztonsági másolat tárolásának helye az Automatikus helyreállítási mappa mezőben megadott mappa. Az automatikusan mentett fájlok az Excel 2010-ben akkor is új verziót jelentenek, ha az Excel futtatásának végén nem mentjük a dokumentumot. Az ilyen fájlok is betölthetők a Fájl/Információ/Verziók kezelése gomb menüjének parancsaival. Az aktív dokumentumablak a Nézet/Ablak/Felosztás paranccsal ketté, vagy négy részre osztható, az így a keletkező részekben ugyanazt a munkafüzetet szerkeszthetjük (lásd a mellékelt ábrát). Mindegyik rész külön függőleges gördítő sávot kap, amelyekkel a dokumentum egymás feletti részei együtt mozgathatók jobbra-balra, de önállóan mozgathatók felfelé-lefelé. Ha az egymás melletti részeket nézzük, akkor ezek együtt mozgathatók felfelé-lefelé, de önállóan mozgathatók jobbra-balra. A mozgatást a görgetősávokkal végezhetjük, ha ezek megjelenését bekapcsoltuk Az Excel beállításai párbeszédpanel Speciális/Beállítások megjelenítése ehhez a munkafüzethez kategóriájának Függőleges görgetősáv megjelenítése jelölőnégyzetével. A vízszintes gördítő sávot a Vízszintes görgetősáv megjelenítése jelölőnégyzet kapcsolja be. Excel 2010 magyar nyelvű változat

84

EXCEL 2010 ALAPOK

Munkánk eredménye továbbra is egyetlen fájlba kerül, mindegy melyik ablakrészből mentünk.

Négy részre osztott szerkesztőablak egyetlen dokumentummal A függőleges megosztás helyét a képernyőn a jobb oldali (függőleges) gördítő sáv felett megtalálható vastagabb vonaldarabka mozgatásával jelöljük ki. A vízszintes megosztás helyét a vízszintes gördítő sáv mögött megtalálható vonaldarabka mozgatásával jelöljük ki. A megosztást indíthatjuk a Nézet szalag Felosztás gombjára kattintva is. A megosztó vonaldarabra kétszer kattintva, vagy a megosztó jelet lenyomott bal egérgomb mellett az ablak tetejére, vagy bal oldalára mozgatva, illetve a Nézet/Felosztás nyomógomb felengedésével a megosztás megszűnik. A felosztott ablakrészekben tetszőlegesen mozoghatunk a kurzormozgató gombok, vagy az egér segítségével. A megosztott dokumentumban az aktív ablakrészt a kiválasztott részbe mért egeres kattintással választjuk ki. A függőleges és vízszintes gördítő sáv az állományban való mozgást segíti, illetve a kurzor relatív helyét mutatja a rajta elhelyezkedő gördítő jel segítségével az állományon belül. Az állományban való mozgáshoz vagy a megfelelő irányba mutató gördítő ikonra Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

85

(nyilakra) kell az egérrel kattintani, vagy a gördítő jelet kell a megfelelő irányba mozgatni.

A felosztás helyét a gördítő sávok végéből húzzuk ki Az alsó (vízszintes gördítő sáv) alatt található az állapotsor. Az állapotsorban különböző tájékoztató információk jelennek meg és olyan kapcsolók, amelyek segítik a megfelelő üzemmód beállítását. E kapcsolók és információk megjelenítését, illetve némelyiknek állapotát az állapotsorra jobb egérgombbal kattintva megjelenített helyi menüben állítjuk be. Az állapotsor tartalma a következő lehet (mint látjuk rengeteg kapcsoló, vagy kijelző jelent meg ugyan, de az újdonságok egy része csak a közös dokumentumkezelő rendszer használata esetén érvényesül): Cella mód – az adatbeviteli cella állapota. Aláírások – a hitelesítő digitális aláírások (SharePoint technológiák és közös dokumentumkezelő rendszer alkalmazása esetén). Adatkezelési házirend – biztonsági házirenddel, beállításokkal kapcsolatos jelzések, adatkezelési szabályzat (SharePoint technológiák és közös dokumentumkezelő rendszer alkalmazása esetén). Engedélyek – a dokumentummal kapcsolatos jogosultságaink (SharePoint technológiák és közös dokumentumkezelő rendszer alkalmazása esetén). Caps Lock – a kisbetű/nagybetű váltókapcsoló állapota. Num Lock – a számjegybeviteli billentyűzetrész váltókapcsolójának állapota. Excel 2010 magyar nyelvű változat

86

EXCEL 2010 ALAPOK

Scroll Lock – a gördítést szabályozó váltókapcsoló állapota.

Az állapotsor és helyi menüje Tizedeshelyek – rögzített számú tizedespont bevitel helyzete (ezt Az Excel beállításai párbeszédpanel Speciális/Szerkesztés kategóriájában, a Tizedesjel automatikus beszúrása kapcsolóval és a következő mezőben állítjuk be). Felülírás mód – a felülírás üzemmód kapcsolója. A cella szerkesztése közben válthatunk a felülírásos és beszúrásos bevitel között az Ins vagy az Insert billentyűvel, ha Az Excel beállításai párbeszédpanel Speciális/Szerkesztés kategóriájában a Közvetlen szerkesztés engedélyezése a cellákban jelölőnégyzettel engedélyeztük a cella közvetlen szerkesztését. Vége mód – bekapcsolva kijelzi, ha az End billentyűvel befejezési üzemmódra váltunk. Makrórögzítés – a makrórögzítés üzemmódjának jele, illetve a makrórögzítés indítása. Kijelölési mód – bekapcsolva kijelzi, ha az F8 billentyűvel kijelölés kiterjesztése üzemmódra váltunk (ilyenkor a kurzormozgató billenExcel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

87

tyűkkel, illetve kattintással módosítjuk a kijelölést – az üzemmódból az Esc, vagy az F8 billentyűvel lépünk ki). Oldalszám – az aktuális oldal és az összes oldal száma Lap elrendezése nézetben. Ezt a nézetet csak a munkalap rögzítésének feloldása után használhatjuk, erre a program figyelmeztet is. Átlag – a kijelölt terület celláinak gyorsszámítással megjelenített átlaga, a korábbi változatban csak egyetlen eredmény megjelenítését kérhettük, most egymás mellett jelenhetnek meg ez és az alábbi adatok: Cellák száma – a kijelölt terület adatot, információt tartalmazó celláinak száma. Numerikus cellák száma – a kijelölt terület numerikus adatot tartalmazó celláinak száma. Minimum – a kijelölt terület cellái közül a legkisebb értéke. Maximum – a kijelölt terület cellái közül a legnagyobb értéke. Összeg – a kijelölt terület celláinak összege. Feltöltési állapot – a munkafüzetet az állandó elérhetőség biztosítása érdekében webkiszolgálóra menthetjük. Az állapotsorban e helyen kapunk visszajelzést a dokumentum feltöltési állapotáról (mely lehet például „Függőben”). Ha a feltöltés sikerült, akkor a jelzés innen és a Start/Minden program/Microsoft Office/Microsoft Office 2010 eszközök/Office 2010 Upload Center paranccsal indított alkalmazás ablakából is eltűnik. Parancsikonok – nézetváltó szimbólumok, amelyekkel a Normal, Oldalelrendezés és Oldaltörés megjelenítése nézetek között választhatunk. Nagyítás – a nagyításbeállító párbeszédpanelt megjelenítő gomb, amely az aktuális nagyítás mértékét is jelzi. Bár a választókapcsolókkal csak legfeljebb 200 %-os nagyítás állítható be, a Legyen mezőben, illetve a nagyítócsúszkával akár 400 %-ra is nagyíthatjuk munka- A választható nagyítások füzetünket. Nagyítócsúszka – a nagyításbeállító csúszkát jeleníti meg. Excel 2010 magyar nyelvű változat

88

EXCEL 2010 ALAPOK

Az üzemmódok be- és kikapcsolását egérrel az állapotjelzőre kattintva, illetve billentyűkkel, vagy Az Excel beállításai ablakban oldjuk meg. Az üzemmódokat később részletesen ismertetjük. A szerkesztő-üzemmódok, a képernyőn megjelenő információk be- és kikapcsolását egérrel az állapotsor végén található ikonokra kattintva, vagy a Nézet szalag parancsaival oldjuk meg. A Nézet szalag Nagyítás parancsával, vagy az állapotsor aktuális nagyítást mutató részére kattintva felnagyíthatjuk munkafüzetünk részleteit, hogy a finomabb apróságokat is megfigyelhessük. Ekkor a nagyítás mértékét párbeszédpanelen adjuk meg. A konkrét rádiógomb kapcsolók mellett a Legyen (Custom) mezőben tetszőleges értéket is választhatunk 10%-400% között. A Kijelölésnyi választókapcsolóval akkor a nagyítást állítunk be, amely a kijelölt terület méretét veszi figyelembe, ahhoz igazodik. Nagyításra használhatjuk még az állapotsor csúszkájának végén látható két ikont, és folyamatos nagyításra a csúszkát is. A – ikonnal 10%-kal kisebb nagyítást, a + ikonnal 10%-kal nagyobb nagyítást állíthatunk be (abszolút értékben). A munkalapot a vízszintes és függőleges gördítő sávval görgethetjük a képernyőn. Ehhez a sávon látható csúszkát kell mozgatnunk. Rámutatunk az egérrel, majd a bal gomb folyamatos nyomva tartása mellett elhúzzuk a kívánt helyre. Ha a sávok végén álló nyilakra kattintunk, akkor a munkalap egy sorral vagy oszloppal mozdul el a megfelelő irányba. Korábban már több szót ejtettünk a szalagokról és az Office gombból lenyitható menüről. A szalagok és a menü, illetve az egyes gombokból lenyitható menük a parancsok tematikusan, feladat szerint összefogott csoportjai. A szalagokon elhelyezett parancsok, vagy az Office menü egeres rákattintással, illetve az Alt billentyű + a megjeleníteni kívánt szalagot, illetve parancsot jelölő szó kiemelt karakterének megfelelő billentyű együttes lenyomásával jeleníthetők meg. A billentyűkombinációhoz szükséges szám és betűbillentyűk megjelennek az Alt billentyű lenyomása után a megfelelő szimbólumok, szalagfülek mellett (lásd az ábrát). Például a Nézet szalag az Alt+A billentyűkombináció lenyomására jelenik meg, a Kezdőlap szalag megjelenítéséhez az Alt+O billentyűkombinációt használjuk. Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

89

A billentyűkombinációk jelei az Alt billentyű hatására jelennek meg Ezt követően megjelenik a kívánt szalag vagy menü, az Alt gomb felengedése nélkül is a megfelelő billentyű, vagy billentyűpár lenyomása után jutunk a kívánt vezérlőelemhez. Itt, ha a vezérlőelemmel menüt nyitunk ki, akkor abban a parancs, vagy elem kiválasztásához a ,  billentyűket, az almenük legördítéséhez és a menütételek kiválasztásához a , ,  billentyűket használjuk. A kijelölt parancs végrehajtását, tulajdonság beállítását az Enter billentyű lenyomásával vagy a parancs menüben megjelenő aláhúzott betűjének lenyomásával indítjuk. Mint a következő ábrán látjuk, a Fájl szalagfül menüjében az egyes almenükhöz, parancsokhoz külön gyorsgombot is kapcsoltak.

A Fájl menü gyorsgombjai Különleges menü a gyors, másképpen helyi vagy kurzormenü, amelybe a program fejlesztői a leggyakrabban használt parancsokat foglalták össze. E menü parancsai a menühívás (az egér-, másképExcel 2010 magyar nyelvű változat

90

EXCEL 2010 ALAPOK

pen a grafikus kurzor helyétől) helyétől függően eltérnek egymástól. A kurzormenüt a jobb egérgombos kattintással jelenítjük meg. Ha cellára kattintunk a jobb egérgombbal, akkor a program kijelöli a cellát és a cellákra vonatkozó parancsokat összefogó menüt jelenít meg. Ha előzetesen kijelöltünk cellákat, akkor a parancsok az öszszes kijelölt cellára vonatkoznak. A sor- vagy oszlopazonosítóra mért jobb egérgombos kattintás ezek formázására, megjelenítésére vonatkozó parancsokat tartalmazó menüt jelenít meg. Ha eszköztárra, szalagra kattintunk a jobb egérgombbal, akkor a Gyorselérési eszköztárat megjelenítő, módosító parancsokat adhatunk ki. Ha a cellákra vonatkozó helyi menüt jelenítjük meg, akkor itt a cella fölött megjelenik egy mini eszköztár is (ha be van jelölve Az Excel beállításai párbeszédpanel Általános/Minipult megjelenítése kijelöléskor, amelyről kevesebb egérmozgatással, tehát gyorsabban kiadhatjuk a cellára vonatkozó parancsokat.

Helyi menü a minipult eszköztárral A gördítő sávos munkalapmozgatás során a gördítő sáv mellett megjelenik az aktuális cella koordinátája, illetve a névvel ellátott oszlop (listaelem) neve („gördinfo”). A vízszintes gördítő jel felett a gördinfo természetesen az aktuális oszlop jelét, vagy nevét mutatja (ha van). Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

91

Gördinfo a függőleges mozgatáshoz Az AutoSzűrő segítségével egy lista részhalmazát gyűjthetjük ki (lásd később). A szűrt listából csak a kijelölt értékeknek megfelelő tartalmú rekordok jelennek meg. Az automatikus szűréssel rendezés nélkül kereshetjük meg a listák legkisebb és legnagyobb elemeit vagy adott százalékokat.

Az Autoszűrő funkciót kiegészítették Ebbe a funkcióba belevonták a sorbarendezési lehetőségeket is, sőt szűrhetünk, rendezhetünk a cella formázással beállított színére is (lásd az ábrát). Az újdonságok közt bemutattuk, hogy a listát a tetején rögzített karakterlánccal is szűkíthetjük, a megjelenítendő elemeket jelölőnégyzetekkel adjuk meg. Excel 2010 magyar nyelvű változat

92

EXCEL 2010 ALAPOK

Az állapotsor közepére került AutoSzámolás mezőben kijelezve automatikusan hajthatunk végre hatféle függvényt, ráadásul most ezek eredményét az állapotsor beállításaitól függően, egymás mellett egyszerre megjeleníthetjük. E függvények argumentuma a kijelölt munkalaptartomány. E kijelölt tartomány több részletből is állhat, azaz nem szükséges összefüggőnek lennie. A függvényeket és a számítás módját lásd az „Automatikus számolás” című részben. A Wordhöz hasonló megoldással itt is használható az automatikus javítás, azaz az Excel is felismeri a leggyakoribb helyesírási hibákat (a hibák típusaira tanítható), majd az Enter billentyű lenyomása után kijavítja a cella tartalmát a helyes szövegre.

A bevitelt gyorsítja az AutoKiegészítés lista Az AutoKiegészítés lista az Alt+ billentyűkombinációval hívható. Megjeleníti az aktuális cellát tartalmazó oszlop összes egyedi bejegyzését, ahonnan az új cella tartalmát kiválaszthatjuk. A lista legördítése nélkül az Excel automatikusan kiegészíti a cella tartalmát a néhány felismert első betű alapján, azaz az AutoKiegészítés kiértékeli, hogy egy adott oszlopban az aktuális cella bevitelét megelőzően vittünk-e be az aktuálissal megegyező karakterekkel kezdődő cellát, ha igen, akkor a cella maradék részét automatikusan kitölti. Ezzel gyorsul az adatbevitel, ha az oszlopban sok ismétlődő adat fordul elő. Az AutoKiegészítés funkció által használt legördülő választéklista az egér jobb gombjával a cellára kattintva megjeleníthető helyi menüről is hívható. A listában megjelennek az aktuális oszlop egyedi cellatartalmai. Innen is kiválaszthatjuk a cellába írandó új értéket. Munkafüzeteinket megoszthatjuk másokkal. Az osztott listákhoz hozzáférők az aktuális (frissített) adatokat kapják meg. Az ilyen osztott listákon egyszerre többen dolgozhatunk, bár még mindig korlátozott lehetőségekkel (a cellaformátumot és a képleteket már megExcel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

93

változtathatjuk, de a kimutatásokat nem). Információkat kaphatunk a munkafüzetet használó többi kollégáról, módosításaikról is.

Párbeszédpanelek és parancsok Az egyes ikonokkal és a Fájl szalagfül menü parancsaiból, valamint a szalag egyes csoportnevei mellett látható ikonnal párbeszédpanel megjelenítése indítható. Ezekkel a kiválasztott parancsok paraméterezhetők, vagyis a parancs végrehajtását módosító-pontosító információkat adhatunk meg. A párbeszédpanelekben az összetartozó információcsoportok bekeretezve jelennek meg. A párbeszédpanelekben a következő vezérlőeszközöket alkalmazhatjuk:





Fül: Egyes párbeszédpanelek információi több lapon jelennek meg, illetve azokat több lapon csoportosítva adhatjuk meg. Az egyes lapok között a fülre kattintással vagy a Ctrl+Tab gyorsgomb lenyomásával a párbeszédpanel-lapok között előre, a Ctrl+Shift+Tab billentyűkombinációval visszafelé (fordított irányban) váltunk. Névvel ellátott lapfülek jelzik a munkafüzet munkalapjait is. Kapcsolómező: Kétállású kis négyzet, amelynek két állapota van (ki- vagy bekapcsolt, az utóbbit a kis négyzet kipipálása jelzi). Egy ablakban egyszerre több kapcsolómező is be lehet kapcsolva. A kapcsolómezőt egeres rákattintással kapcsoljuk be vagy ki, de alkalmazhatjuk az Alt billentyű + a kapcsolómező aláhúzott karakterének megnyomását is. Nevezzük jelölőnégyzetnek is. Választókapcsoló (kiválasztógomb): Az egérrel rákattintva benyomható kör vagy kör alakú ikon. Az ilyen gombokat tartalmazó csoportban mindig csak egy gomb lehet benyomva (ezt a körbe írt pont jelzi). Erre utal az eszköz használatos másik neve, a rádiógomb is. Nyomógomb (gomb): Az alapértelmezésként javasolt gomb kiemelt kerettel jelenik meg. A ráírt funkció végrehajtását kattintással, illetve a kiválasztás után az Enter billentyű lenyomásával indítjuk. A Mégse gomb a parancs Excel 2010 magyar nyelvű változat

94

EXCEL 2010 ALAPOK

végrehajtását elveti (alkalmazása megfelel a billentyűzeti Esc-nek). Egér nélkül a nyomógombot az Alt+ a nyomógombra írt aláhúzott betű billentyűjének együttes lenyomásával vagy a Tab, illetve a Shift+Tab billentyűkombinációval választjuk ki. Listamező: a legördülő listapanelek – ha hosszabb listát tartalmaznak – listamezőben nyújtanak lehetőséget az információ listáról történő kiválasztására. A kiválasztást a ,  billentyűkkel, illetve egeres rákattintással végezzük. A lista gördíthető a lista végén álló nyilakra kattintva, illetve a gördítőjel mozgatásával.

vagy

Méretbeállító mező: A kurzormozgató nyilakkal (, ) növelhető és csökkenthető a beírt érték. A kurzorral a mezőbe állva az adat pontosan beírható, a bevitel után nyomjuk meg az Enter billentyűt. Legördülő listapanel: (Más szóval kiválasztó lista). A jobb oldali nyílra kattintva, vagy a kurzorral a mezőre állva és a , vagy  gombot megnyomva a legördülő menü feltárulkozik. A megfelelő elemet a listából választjuk ki vagy a mezőbe írással adjuk meg.

Egér használata nélkül a megfelelő gomb, kapcsoló vagy mező kiválasztását a párbeszédpanel vezérlőelemein sorban haladva adjuk meg. A kijelölt vezérlőelem neve körül szaggatott keret jelenik meg. A párbeszédpanel vezérlő elemei a Tab billentyűvel a definiálás sorrendjében előrefelé, a Shift+Tab billentyűkombinációval fordított sorrendben járhatók be, tehetők aktuálissá. Egérrel ehhez elegendő a megfelelő párbeszédpanel-elemre kattintani. A panellapok közötti mozgásra a lapfülre kattintást vagy a Ctrl+Tab, illetve a Ctrl+Shift+Tab gyorsgombot alkalmazzuk.

Az Excel használata Az Excel használata során létrehozott állományokat (fájlokat) munkafüzeteknek nevezzük. A program indításakor egy új munkafüzetet nyit, amelynek az alapértelmezés szerint három munkalapja van. Az Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

95

új munkafüzetek számára más kezdő munkalap-számot is megadhatunk Az Excel beállításai ablak Általános/Új munkafüzet létrehozása kategóriájában, itt a Felveendő lapok száma mezőben adjuk meg az új fájl kezdő oldalszámát. Ezek a munkafüzetek hálózatos környezetben más felhasználók számára is elérhetővé tehetők. A munkafüzetet hálózati állománykiszolgálón osztottan nem tudjuk módosításra megnyitni. Írási és olvasási jogot csak a fájl lezárása után kaphat újabb felhasználó. Kizárólag olvasásra természetesen más is használhatja a munkafüzetet (illetve annak másodpéldányát). Mindaddig, amíg a munkafüzet nincs felszabadítva, erről más felhasználók üzenetet kapnak. A lemezen tárolt munkafüzet megnyitására több módot is találunk, köztük olyan eljárást is, amelynek segítségével tartalom alapján megkereshetjük a megnyitandó állományt. A munka során itt is alkalmazhatjuk az automatikus mentést, amelynek beállítását Az Excel beállításai párbeszédpanel Mentés kategóriájának Automatikus helyreállítási adatok mentése jelölőnégyzetével végezzük. A munkafüzetekkel végzett munka során mozgunk a munkafüzet részei, a munkalapok és azok részei között, lapokat nyitunk meg, nevezünk át, másolunk, mozgatunk (helyezünk át) és zárunk be. A munkafüzetek adatokkal történő feltöltésére a közvetlen adatbeírást, sorozatokat, automatikus kitöltést, függvényeket és adatátvételt, vágólapra helyezést és beillesztést alkalmazzuk.

Megjelenítési üzemmódok Az Excel különféle szerkesztési, megjelenítési üzemmódokat biztosít, hogy az éppen végzett tevékenységünkhöz a megfelelő részletességű képernyőkép álljon a rendelkezésünkre.

Állapotsori gombok

Excel 2010 magyar nyelvű változat

96

EXCEL 2010 ALAPOK

A különféle üzemmódokat a Nézet szalag parancsaival, illetve az állapotsor jobb oldalának ikonjaival, valamint a Fájl szalagmenü Nyomtatás parancsával kapcsoljuk be.

Ugyanaz a munkalap három nézetben A Nézet szalag Nagyítás elemével a szerkesztőablak nagyítását állíthatjuk be. Ugyancsak a nagyításra szolgál az állapotsor jobb oldalán megjelenő, az aktuális nagyítás értékét mutató gomb, valamint a –, és + ikonok, illetve csúszka is. A csúszkával, illetve a párbeszédpanel Legyen mezőjébe írással akár 400%-os nagyítást is beállíthatunk. A Nézet szalag 100% elemével az alapértelmezett 100%-os nagyítást, a Kijelölt rész nagyítása paranccsal a kijelölt területet alapul vevő nagyítást állíthatunk be. Ugyanezt teszi a Nagyítás párbeszédpanel Kijelölésnyi kapcsolója is, vagyis olyan nagyítást állít be, amelynél az előzetesen kijelölt terület kitölti a munkaablakot. Egyszerre egy munkafüzetet több szerkesztőablakban jeleníthetünk meg a Nézet szalag Új ablak parancsával. Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

97

Az ablakok egymás mellett elrendezhetők a Nézet/Mozaik paranccsal. Az ekkor megjelenő párbeszédpanelen határozzuk meg, hogy az ablakok egymás mellé vagy fölé (Egymás alatt) kerüljenek. A Mozaikszerűen típusú elrendezésnél rugalmasan, egymás mellé és alá is kerülhetnek ablakok. Az ablakhatárok és az ablak címsora egérrel húzhatók, így az automatikus elrendezés módosítható. A beállítható elrendezések

Normál nézet

A Nézet szalag menü Normál parancsával, illetve az állapotsor ikonjával a legtöbb Excel feladat alapértelmezett normál nézetére váltunk. Ebben a nézetben végezzük az adatbevitelt, az adatok szűrését, készítjük a diagramokat és a formázzuk a munkalap elemeit. Az ablakot a vízszintes és függőleges munkalap-osztómezővel tetszőleges helyen vagy a Nézet szalag Felosztás parancsával az aktív cella előtt és felett különálló ablaktáblákra oszthatjuk fel. Ennek különösen nagyméretű munkalapoknál és listáknál van jelentősége. Például a munkalap felosztásának segítségével a hosszú lista vége felé járva is láthatjuk a felosztott munkalap tetején megjelenített oszlopfejeket, címeket, feliratokat. A felosztott munkalap mind a négy része gördíthető a gördítősávokkal. A gördítés párhuzamosan mozgatja az egymás melletti és egymás feletti ablakrészeket. Így előfordulhat, hogy ugyanazt a cellát két vagy négy példányban látjuk. Ha ez éppen az aktív cella, akkor a cellába írt értékek azonnal megjelennek a többi ablaktáblában is. A bevitelt bármelyik ablaktáblában végezhetjük. A munkalapon belüli osztósávot az egérrel a munkalap felé húzva, a felosztás a munkalap rácsvonalához igazodik. Rácsvonalak közötti osztócsíkot is kialakíthatunk, ha az osztósávot a gördítő sáv mentén húzzuk. A felosztás helye az osztósáv húzásával módosítható. Az ablak megosztása a megismételt Nézet/Felosztás paranccsal (a nyomógomb felengedésével), illetve az osztósávra vagy Excel 2010 magyar nyelvű változat

98

EXCEL 2010 ALAPOK

az osztócsíkra mért kettős kattintással szüntethető meg. Ezzel az utóbbi módszerrel külön szüntethetjük meg a vízszintes és a függőleges osztóvonalakat.

Ugyanaz a cella több ablakrészben is megjelenhet A Nézet szalag Panelek rögzítése  Ablaktábla rögzítése parancsával az aktív cella előtt és felett különálló ablaktáblákra osztjuk fel az ablakot. Ez a fajta felosztás a felső és a bal oldali ablaktáblában nem engedélyezi a gördítést, azok mindig a rögzítéskori helyzetben maradnak. A felosztás nem befolyásolja a munkalap nyomtatását. A Panelek rögzítése  Felső sor rögzítése parancs a lista első soránál, az Első oszlop rögzítése parancs a lista első oszlopánál rögzíti a táblát. A nyomtatás számára az Oldalbeállítás párbeszédpanel Lap panellapján rögzítjük a sor- és oszlopfeliratokat. Az ablak rögzítése a Nézet szalag Panelek rögzítése  Ablaktábla feloldása parancsával szüntethető meg. Ha a Felosztás vagy az Ablaktábla rögzítése parancs kiadása előtt a szerkesztőablak bal felső sarkában állunk, akkor a program automatikusan négy egyenlő részre osztja fel a szerkesztőablakot. A felosztás után kiadott Ablaktábla rögzítése parancs a felosztó jeleket rögzítő jelekExcel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

99

ké alakítja és viszont, az ablaktábla rögzítése után kiadott Felosztás parancs a rögzítő jeleket felosztó jelekké alakítja.

A listák első (néhány) sora és oszlopa rögzíthető Az ablakok egeres kezelésére vonatkozó parancsokat a bevezető első fejezetben írtuk le. Minden ott részletezett parancs érvényesíthető a munkafüzet-ablakokon is. A megváltoztatott tartalmú munkafüzet-ablak lezárása előtt a program lehetőséget biztosít a szerkesztett dokumentum elmentésére. Az egyes munkafüzetek aktivizáláshoz kattintsunk a munkafüzetek takarásból kilógó részeire vagy a Nézet szalag Ablakváltás listájából válasszuk ki azt a munkafüzetet, amelyet előtérbe akarunk helyezni. A Mozaik paranccsal megjelenített párbeszédpanel Az aktív munkafüzet ablakai jelölőnégyzetét kiválasztva a program csak az aktív munkafüzet ablakait kapcsolja be és rendezi el. Ha töröltük a jelölőnégyzetet, akkor a betöltött munkafüzeteknek saját munkaablakot nyithatunk meg, amelyeket a fentiek szerint elrendezhetünk egymás mellett vagy alatt. Ezt természetesen csak akkor használjuk, ha több munkafüzetet is megnyitottunk. Az aktív munkafüzet szerkesztőablaka a Nézet szalag Ablak csoportjában található Elrejtés parancsával elrejthető, és a Felfedés parancsával jeleníthető meg ismét. A parancs kiadása után a megjelenítendő ablakot párbeszédpanelen választjuk ki.

Oldaltörés megtekintése A Nézet szalag Oldaltörés megtekintése parancsával vagy az állapotsor Oldaltörésminta ikonjával az aktív munkalapon a munkaExcel 2010 magyar nyelvű változat

100 EXCEL 2010 ALAPOK lapot annak nyomtatási formájában megjelenítő szerkesztő nézetbe válthatunk. Oldaltörés megtekintésekor húzással balra, jobbra, le és föl mozgathatjuk a kiemelt színnel és vonallal jelzett oldaltörést. Az Excel automatikusan átméretezi a munkalapot, hogy a sorok és oszlopok az oldalra illeszkedjenek. A nézet első alkalmazásakor a munkamódszert ismertető párbeszédpanel jelenik meg, amelyet jelölőnégyzet kiválasztásával elrejthetünk.

Oldalelrendezés nézet A Nézet szalag Lap elrendezése parancsával, vagy az állapotsor Lap elrendezése ikonjával olyan nézetbe válthatunk, amely megjeleníti a vonalzókat és a margót is, így – nagyítástól függően – több nyomtatandó oldalt is láthatunk az aktuális munkalapról.

Az oldalelrendezés nézetben fejlécet is megadhatunk Ebben a nézetben a munkalap felett előtűnik a Fejléc hozzáadásához kattintson ide felirat, amelyre kattintva fejlécet adhatunk a tábláExcel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

101

zathoz. A fejléc három dobozból állhat, ennek megfelelően a táblázat fölé bal oldalra, középre, vagy jobb oldalra kattintva adjuk meg. Ha valamelyik fejlécelem rögzítési dobozba kattintunk, akkor megváltozik a szalag (átvált az Élőfej- és élőlábeszközök/ Tervezés szalagra) és onnan előre kidolgozott elemeket illeszthetünk a fejlécbe. A Váltás az élőlábra gomb lenyomása után a lábléc információit adhatjuk meg.

A fejléc kiegészítése kész elemekkel A fej- vagy láblécdefiniáló nézetből a korábbi nézetre egyszerűen, a táblázat belsejébe kattintva térhetünk vissza.

Nyomtatási kép nézet A Fájl szalagfül-menü Nyomtatás parancsával megtekinthetjük, milyen lesz a kinyomtatott munkalap. Ebben a nézetben nem szerkeszthetünk, viszont beállíthatjuk a nyomtató és a nyomtatás paramétereit (Beállítások, Oldalbeállítás), kiválaszthatjuk a nyomtatót, a fej- és láblécet, a nyomtatás minőségét, a példányszámot, a margókat stb. Ezeket a lehetőségeket a nyomtatással foglalkozó fejezetben ismertetjük. Az ellenőrzéshez előre és vissza lapozhatunk a nyomtatási kép alatti lapozó ikonokkal. A margók, valamint oszlopszélességek beállításához jelöljük be a Margók megjelenítése kapcsolót! Ezt követően a kijelölt fogantyúk húzásával változtathatunk a margókon (lásd az ábrát), vagy használjuk az Egyéni margók gombot! Ezt a nézetet egy másik szalagfül választásával hagyjuk el.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

102 EXCEL 2010 ALAPOK

A nyomtatási kép nézetben a margók áthelyezhetők

Egyéni nézetek A beállított nézet saját néven elmenthető a későbbi használat számára. Erre a Nézet szalag Egyéni nézetek parancsát használjuk. A megjelenő párbeszédpanel Hozzáadás gombjával indítjuk a beállított nézet eltárolását, amelyre később a megadott névvel hivatkozhatunk és a Megjelenítés gombbal érvényesítünk a munkafüzeten.

Nézet létrehozása Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

103

A Nézet hozzáadása párbeszédpanelen adjuk meg, hogy a munkalap elrendezése, nagyítása mellett mi kerüljön be a nézetbe.

Szalagméret csökkentése A fenti üzemmódokat megtartva, de a szalagot minimális, csak a szalagfüleket tartalmazó méretben jeleníti meg a szalag lapfülének A menüszalag összecsukása parancsa, vagy a szalagfülre mért kettős kattintás. Ezt megismételve ismét a teljes szélességében jelenik meg a szalag.

A cellák A cella a táblázat egy adott sora és oszlopa találkozásában áll. Tartalmazhat szöveget, számot, logikai vagy dátumértéket, illetve ilyen eredményt szolgáltató képleteket. A cellákba írt tartalom formázható, illetve felhasználható más képletek vagy diagramok kiinduló adataiként, azaz a cellák képleteinek kiértékeléséből származó értékeket más cellákba írt képletekben is alkalmazhatjuk. Az Excel 2010 munkalapja 1048576, egyenként 0-409 pont magasságú sorból és 16384, egyenként 0-32000 karaktert tartalmazó oszlopból állhat, vagyis a cellatartalom (szöveg) maximális hossza 32000 karakter (az Excel 2000 előtti változataiban a cellák maximális mérete 256 karakter volt, de az oszlopszám is csak 256 volt az Excel 2003-ig). A cellába írt képlet legfeljebb 1024 karakter hosszú lehet. A munkalapokon felhasznált számok pontossága 15 számjegy. Az alkalmazható számtartomány a -9,9999999E307 és a 9,9999999E307 értékek közötti. A közelítő számításokban alkalmazott lépések maximális száma 32767. Munkalap-tömbök legfeljebb 6553 elemet tartalmazhatnak. A munkalaponként alkalmazható adattáblák számát csak a memória mérete korlátozza. Minden cella rendelkezik az oszlop és sorazonosítóból származtatott hivatkozással (például A1). Az alapszolgáltatások között bemutatjuk, hogyan jelölünk ki egy cellát vagy cellák csoportját, hogyan aktivizáljuk rákattintással vagy billentyűkkel. A számolótáblák-

Excel 2010 magyar nyelvű változat

104 EXCEL 2010 ALAPOK kal kapcsolatos fejezetben a cellákkal végezhető csaknem minden műveletet igyekszünk részletesen ismertetni.

Környezeti beállítások A programkörnyezet egyes részei a Windows (Vezérlőpult) segítségével, más részei, a munkafüzet, a munkalap, a munkaterület és az ablak az Excel futása közben, saját eszközökkel állíthatók be. Sok jellemző értéke megadható, be- vagy kikapcsolható, hogy az Excel legjobban igazodjék igényeinkhez. Ezzel mintegy testre szabjuk a munkaterület. Beállíthatjuk a munkalap megjelenését, az alapértelmezett kezdő munkalapszámot egy üres dokumentumban, a munkalapok kiértékelésének, újraszámolásának módját, a szerkesztés közben alkalmazható billentyűket, az adatbevitel, szerkesztés, áthelyezés, másolás, mozgás szabályozó paramétereit, a menükben és az eszköztárakban megjelenő parancsokat, a menük megjelenítését, az ikonok méretét, valamint még sok egyéb mást. A Fájl/Beállítások paranccsal megjelenített Az Excel beállításai párbeszédpanel kategóriáiban állítjuk be a legmegfelelőbb üzemmódot.

Állománykezelés Munkafüzeteinket vagy azok egyes részeit fájlokban, azaz állományokban a számítógép háttértárolóin rögzítjük. Innen olvassuk be azokat, amennyiben módosítani akarjuk tartalmukat. A következőkben a fájlokkal végezhető műveleteket tekintjük át, végül kitérünk a munkafüzetek használatának általános kérdéseire is. Az Excel 2007-ben új menthető állománytípusok jelentek meg, a 2010-es változatban pedig az egész fájlkezelés megújult.

Fájlformátumok és könyvtárak A fájlformátumok a tárolás módját szabják meg, illetve meghatározzák az elmentett állományok elérési lehetőségeit is más alkalmazáExcel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

105

sokból. A Fájl menü Megnyitás és Mentés másként parancsának használatakor a felhasználónak kell meghatároznia az alkalmazandó fájltípust (természetesen elfogadhatjuk a program által javasolt formátumot is). Az Excel az állományok kezelése során a következő fájlformátumokat alkalmazza: A teljes munkafüzet mentésére alkalmazott Excel formátumok Microsoft Excel 2010-es változatú munkafüzet: xml alapú munkafüzet, amely makrókat, vagy Excel 4 típusú makrólapot nem tartalmaz (megegyezik a 2007es változattal). Microsoft Excel 2010-es változatú munkafüzet: xml alapú munkafüzet, amely makrókat, vagy Excel 4 típusú makrólapot tartalmazhat (megegyezik a 2007-es változattal). Microsoft Excel 2010-es bináris munkafüzet. Microsoft Excel 2010-es változatú munkafüzet sablon: xml alapú munkafüzet, amely nem tartalmaz makrókat, vagy Excel 4 típusú makrólapot (megegyezik a 2007-es változattal). Microsoft Excel 2010-es változatú munkafüzet sablon: xml alapú munkafüzet, amely makrókat, vagy Excel 4 típusú makrólapot tartalmaz (megegyezik a 2007-es változattal). Microsoft Excel 97-2003-as változatú munkafüzet bináris fájlformátumban, amely tartalmazhat makrókat, vagy Excel 4 típusú makrólapot Microsoft Excel 97-2003-as változatú munkafüzet sablon bináris fájlformátumban, amely tartalmazhat makrókat, vagy Excel 4 típusú makrólapot Microsoft Excel 5-95-ös változatú munkafüzet bináris fájlformátumban, amely tartalmazhat makrókat, vagy Excel 4 típusú makrólapot XML alapú számolótábla, 2003-as verzió – a munkafüzet összes eleme és adata bizonyos kivételekkel (listák, tagolások, grafikus elemek, diagramok stb.) XML adatok

xlsx

xlsm

xlsb xltx

xltxm

xls

xlt

xls

xml

xml

Excel 2010 magyar nyelvű változat

106 EXCEL 2010 ALAPOK Excel beépülő, bővítmény (Add-in), amely az Office 2007-2010 XML alapú formátumában támogatja a makrókat, vagy Excel 4 típusú makrólapokat Excel 97-2003 bővítmény (Add-in), amely támogatja a makrókat, vagy Excel 4 típusú makrólapokat Adobe PDF, amely jelszavas védelemmel ellátható, platform független formátum XPS-dokumentum, a Microsoft formátuma a PDF leváltására (eddig nem sok sikerrel) OpenDocument-számolótábla, amely a nyílt formátumú táblázatkezelő programok felé megfelelő interfész

xlam

xla pdf xps ods

Támogatott szövegformátumok Az aktív munkalap elmentése esetén az elmentett munkalapot az állomány nevére automatikusan átnevezi a program. Ezekbe a formátumokba csak az aktív munkalap menthető. Formázott szöveg (szóközzel tagolt) Szöveg (tabulátorral tagolt) CSV (pontosvesszővel tagolt szöveg) Unicode-os szöveg TXT szöveg (Macintosh, OS/2 vagy MS-DOS szövegfájl, melyben a cellákat tabulátor határolja) CSV (Macintosh, OS/2 vagy MS-DOS szövegfájl; melyben a cellákat pontosvessző határolja) DIF (Data Interchange Formátum) SYLK (Symbolic Link) Weblap

prn txt csv txt txt csv dif slk htm, html

Az Excelben csak megnyitható (nem menthető) formátumok: dBase fájlok Munkaterület Eszköztárak Biztonsági másolatok Access adatbázisok Lekérdezési fájlok Excel 2010 magyar nyelvű változat

dbf xlw xlb xlk, bak mdb, mde, accdb, accde iqy, dqy,

EXCEL 2010 ALAPOK

107

oqy, rqy A vágólap műveletekben felhasznált formátumok Ezekből a fájlformátumokból a vágólapon keresztül átvehetünk és átadhatunk információkat. Windows Metafile Format (WMF) vagy Windows Enhanced Metafile Format (EMF) formátumú képfájlok Bittérképes képformátum Microsoft Excel bináris fájlformátum 5.0/95 (BIFF5), Excel 97-2003 (BIFF8), vagy Office Excel 2007 (BIFF12) verziókban SYLK (Symbolic Link) DIF (Data Interchange Formátum) Tabulátorhatárolt szövegfájl Vesszővel határolt szövegfájl Szóközzel határolt formázott szöveg (csak Excelből) Beágyazott objektum

Office rajzobjektum Hypertext Markup Language

wmf, emf bmp xls

slk dif txt csv rtf gif, jpg, doc, xls, bmp emf htm

Az Excel korábbi verzióiban készült fájlokat közvetlenül megnyithatjuk az Excel 2010-ben. A cellákhoz tartozó hangos jegyzetek kivételével a program támogatja a korábbi verziókban létrehozott összes adatot, képletet és formátumot. Tanácsos azonban a régebbi verziójú munkafüzeteket csak olvasásra megnyitni. Ha a munkafüzetet az Excel korábbi verziójának megfelelő formátumban mentjük, akkor a jelenlegi verzió – a szerkesztett munkafüzet – egyedi jellemzői és formázásai (sőt egyes esetekben adatai is) elvesznek. Például az 5ös Excel változat még csak 16384 sort, a 2003-as Excel változat 65535 sort és 256 oszlopot ismert, ezért a nagyobb munkalapok mentésekor adatvesztés léphet fel. Az adat és funkcióveszteség ellenőrizhető még a mentés előtt a Fájl szalagmenü Információ almenüjében, a Problémák ellenőrzése  Kompatibilitás ellenőrzése paranccsal. Excel 2010 magyar nyelvű változat

108 EXCEL 2010 ALAPOK

A kompatibilitás ellenőrizhető a 97-2003 és 2007 formátumokkal Az említett állományokat mappákban helyezzük el (a Windows 7 operációs rendszerben megjelent könyvtárak tulajdonképpen hivatkozásokat tartalmaznak a más felhasználókkal megosztott mappákra). Célszerű a Windows Intéző (Explorer) segítségével munkánkhoz legjobban igazodó könyvtár (mappa) szerkezetet kialakítani. Ez alatt értjük a helyi hálózatok olyan kialakítását is, hogy a közösen használt munkafüzeteket minden illetékes felhasználó számára elérhetővé tegyük. A helyi hálózatok ilyen formáját természetesen csak a megfelelő jogosultsággal rendelkező rendszergazda alakíthatja ki. A könyvtárak a Fájl menü Megnyitás vagy Mentés másként parancsaiban a fájlkeresés során keresési szempontként jelennek meg, azaz a keresési paraméterek között az állomány helyére vonatkozó feltételeket is megadhatunk. A Microsoft Excel elindításakor a program ellenőrzi az indító könyvtár5 tartalmát, és az összes ott található munkafüzetet, diag5

indító könyvtár: az Excelt tartalmazó könyvtár XLSTART nevű alkönyvtára. Ide mentjük el azokat a fájlokat, amelyeket az Excel indításakor automatikusan akarunk megnyitni. Az ebben (rendszerint a C:\Program files\Microsoft Office\Office14\1038) a könyvtárban taExcel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

109

ramot és munkaterületfájlt megnyitja. Ha korábban készített munkafüzet nem található az indító könyvtárban, a Microsoft Excel egy új, üres munkafüzetet, abban új munkalapot nyit meg. Állományaink mentésekor a program betöltése után az indító könyvtár az alapértelmezett célterület, (ahová a mentett fájl kerül) ezt követően utolsó mentés iránya lesz az alapértelmezett. Ügyeljünk arra, hogy a lemezre írás irányát (helyét) mindig helyesen adjuk meg, különben menthetetlenül összekavarodnak az állományok. Az ilyen állományok visszakeresése megkönnyíthető, ha a Fájl/ Információ  Tulajdonságok panel adatait korábban kitöltöttük. Biztonsági okokból viszont sokszor éppen a személyes adatok eltávolítása a fontos, amelyet a Fájl/Információ  Problémák ellenőrzése  Dokumentum vizsgálata paranccsal végzünk.

Állománykezelő parancsok Az állományokkal kapcsolatos legfontosabb műveletek a Fájl lapfülből legördíthető menüből, billentyű- illetve ikonparancsokkal indíthatók. Ebből a menüből a következő parancsok adhatók ki: Új: Új munkafüzet létrehozása. A megfelelő billentyűkombináció: Ctrl+N. Újdonság, hogy a menüparancs használatával megjelenített ablakban a gépünkre telepített sablonok közül, vagy a Microsoft Office Online webhelyéről származó sablonokat választhatunk, illetve korábban használt munkafüzeteket tölthetünk be (Új dokumentum meglévőből). Megnyitás: Meglévő, lemezen tárolt munkafüzet megnyitása és számos egyéb művelet, melyekre a párbeszédpanel állományainak kijelölése után van lehetőségünk. Innen érhető el a törlés, átnevezés, csoportos nyomtatás stb. Az állománykeresés kikerült e körből. A megfelelő billentyűkombináció: Ctrl+O. Mentés: Lemezre menti a szerkesztett munkafüzetet, utána a szerkesztést folytatjuk. A megfelelő billentyűkombináció: Ctrl+S. A Gyorselérési eszköztár Mentés ikonját is alkalmazhatjuk. lálható sablonok megjelennek az ablakban, amelyet a Fájl/Új paranccsal jelenítünk meg. Excel 2010 magyar nyelvű változat

110 EXCEL 2010 ALAPOK

Mentés másként: Új néven menti el a szerkesztett munkafüzetet, utána folytathatjuk az új munkafüzet szerkesztését. A megjelenő párbeszédpanelen a Megnyitás parancsnál leírtak szerint egyéb műveletet is elvégezhetünk. A megfelelő billentyűkombináció: F12. A Fájl típusa listában választjuk ki a mentendő állományformátumot. Nyomtatás: A paranccsal olyan munkaablakot jelenítünk meg, amelyen megadjuk a nyomtató, és a nyomtatás paramétereit, majd a Nyomtatás gombbal indítjuk a nyomtatást. A megfelelő billentyűkombináció: Ctrl+P. A Gyorselérési eszköztár Nyomtatás ikonját is alkalmazhatjuk. Információ: A korábbi Előkészítés almenü parancsait is összefoglaló almenü, amelynek gombjaival, hivatkozásaival a következő parancsokat adhatjuk ki: Konvertálás: A megnyitott, korábbi bináris formátumú munkafüzetet átalakítja az Excel 2010-es változatának XML alapú formátumára. A parancs nem jelenik meg, ha az Excel 2010-es változatában létrehozott, vagy annak megfelelő formátumban tárolt munkafüzetet szerkesztünk (ekkor nem látszik a címsorban a Kompatibilis üzemmód jelzés). Tulajdonságok: A dokumentum alaptulajdonságainak beállítására szolgáló mezőket a munkaablakban vagy a Tulajdonságok nyomógomb Dokumentumpanel megjelenítése parancsával a munkafüzet szerkesztőablaka felett jeleníti meg. A Tulajdonságok nyomógomb Speciális tulajdonságok parancsával viszont a korábbi változatokból megismert munkafüzet adatlapja párbeszédpanelt hozhatjuk elő, amelyen bővebb beállításokat tehetünk. Füzetvédelem: Nyomógomb-menü a munkafüzet, munkalap védelmével, felhasználói engedélyekkel kapcsolatos beállítások parancsaival: Megjelölés véglegesként: A dokumentumot „készre jelenti” és csak olvasható attribútummal látja el. Használatának a közös dokumentumtároló alkalmazásakor van jelentősége. Titkosítás jelszóval: A munkafüzet megnyitásához jelszót állít be, a munkafüzetet legközelebb csak a jelszó ismeretében lehet megnyitni. Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

111

Aktuális lap védelme: Korlátlan vagy korlátozott hozzáférést biztosíthatunk megadott felhasználók számára. Munkafüzet-szerkezet védelme: A munkafüzet-szerkezet, például a lapok számának védelmét kapcsolja be. Digitális aláírás hozzáadása: A munkafüzetet digitális aláírással látja el. Ennek birtokában az olvasó meggyőződhet a dokumentum sértetlenségéről (eredetiségéről). Problémák ellenőrzése: Nyomógomb-menü a következő parancsokkal: Dokumentum vizsgálata: A dokumentum közzététele előtt érdemes a bizalmas és személyes információkat eltávolítani a munkafüzetből. Ezzel a paranccsal megjelenített párbeszédpanelen adjuk meg, hogy milyen információkat töröljön a program. Kisegítő lehetőségek: Megkeresi a munkafüzetben azokat az adatokat, amelyek a csökkent látóképességűek számára gondot okozhatnak. Kompatibilitás ellenőrzése: Ellenőrzi a munkafüzet kompatibilitását, vagyis hogy milyen beállított tulajdonságot, tartalmat nem támogatnak korábbi Excel változatok. Mentés és küldés: A munkafüzetet elektronikus postaként, különböző formában továbbító parancsokat tartalmazó almenü. Ehhez legalább modemmel kell rendelkeznünk. Modem segítségével faxot is küldhetünk, illetve dokumentumot mellékelhetünk faxhoz. Előnyösebb persze, ha élő internet-kapcsolattal rendelkezünk. A Küldés e-mailben egy újabb almenü, ahonnan a dokumentumot elektronikus levél mellékleteként, vagy a dokumentumra mutató hivatkozásként (ha a dokumentumot közös dokumentumtároló helyre, vagy akár a WindowsLive SkyDrive webhelyére mentettük), PDF, XPS fájlként küldhetjük. Ha faxszolgáltatóhoz kapcsolódunk, faxkészülék nélkül küldhetünk faxokat. Mentés a webre: A dokumentumot webkiszolgálóra menti, például ilyen a WindowsLive SkyDrive webhelye, amelyhez egyszerűen igényelhetünk felhasználói azonosítót. Mentés: SharePoint: Dokumentumkezelő hálózati helyre publikáljuk a munkafüzetet, ahol más felhasználók jogosultsági alapon, Excel szolgáltatásokkal férnek hozzá a dokumentumhoz. Excel 2010 magyar nyelvű változat

112 EXCEL 2010 ALAPOK

Fájltípus módosítása: A Mentés másként parancshoz hasonlóan, a korábban bemutatott fájltípusok formátumának valamelyikébe menti a munkafüzetet. PDF-/XPS-dokumentum létrehozása: A munkafüzetet az írásvédetté tehető valamelyik formátumba menti. A PDF formátumhoz beállíthatjuk a megnyitáshoz szükséges jelszavas védelmet is. Bezárás: Bezárja a szerkesztett munkafüzetet. A művelet végrehajtása előtt lehetőségünk van a megváltoztatott tartalmú munkafüzet lemezen rögzítésére, azaz elmentésére. Korábban a Fájl menü része volt a Munkaterület mentése parancs, amelyet most a Nézet szalag Munkaterület mentése parancsával érünk el. Elmenti a megnyitott munkafüzeteket, valamint ezek méretét és a képernyőn elfoglalt helyét. Amikor kilépünk a Microsoft Excelből mindig elmentjük az alkalmazásablak méretét és helyzetét. Az Excel automatikusan a resume.xlw nevet ajánlja fel. Ha a következő alkalommal megnyitjuk a munkaterületfájlt, a képernyő változatlanul fog kinézni. Bővítmények: Az Excel programhoz akár harmadik fél által fejlesztett bővítmények adminisztrálása (ilyen lehet például az Adobe Acrobat beépülője). Beállítások: Ezzel a paranccsal jelenítjük meg a program testre szabásához szükséges Az Excel beállításai párbeszédpanelt. Kilépés: Befejezi a program futását. Ez együtt jár a megnyitott szerkesztőablakok lezárásával, mely előtt lehetőségünk van a megváltoztatott tartalmú dokumentumok elmentésére. A megfelelő billentyűkombináció: Alt+F4.

Új munkafüzet létrehozása Szerkesztés közben, ha eddig még nem létező állományt szeretnénk megnyitni, akkor a Fájl menü Új funkcióját választjuk, vagy megnyomjuk a Ctrl+N billentyűkombinációt. Ha a menüparancsot használjuk, mindenképpen megjelenik az Új munkaablak, míg a billentyűkombinációval végzett állomány létrehozásnál az új munkafüzet azonnal létrejön, Az Excel beállításai párbeszédpanel Általá-

Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

113

nos/Új munkafüzet létrehozása kategóriájában rögzített számú munkalappal (Felveendő lapok száma) és betűmérettel. Az Új munkaablak Üres munkafüzet elemére kattintva üres munkafüzetet hozunk létre a fentiek szerint beállított tulajdonságokkal. A Minta sablonok ikonnal üres dokumentumot, és kész megoldásokon alapuló sablon adataival feltöltött munkafüzetet is létrehozhatunk. Ez esetben egy újabb ablakban, minta alapján választhatunk a sablonok közül. Ezek a sablonok a gépünkre telepítettek. A Legutóbbi sablonok ikonnal a korábban használt sablonok közül választhatunk. A Saját sablonok hivatkozásra kattintva a saját készítésű sablonok között válogathatunk. A minta kiválasztása után, a párbeszédpanel Létrehozás gombjával hozzuk létre az új munkafüzetet, amelynek tartalma megegyezik a kiválasztott mintával, azonban mentéskor a fájlnak természetesen új nevet kell adnunk.

Új munkafüzetet sablon alapján is létrehozhatunk Egyes esetekben a munkaablak jobb oldalán választókapcsolókkal választhatunk, hogy sablont, vagy munkafüzetet hozunk létre. Ha ezek a rádiógombok nem jelennek meg, akkor sem kell aggódni, a sablonnak kidolgozott munkafüzetet xltx vagy xltm – sablon, Excel 2010 magyar nyelvű változat

114 EXCEL 2010 ALAPOK

makróbarát sablon formátumban is menthetjük a Mentés másként párbeszédpanel Fájl típusa mezőjének beállítása segítségével. A Használható sablonok kategóriában tehát a gépünkre telepített, a Sablonok az Office.com webhelyen kategóriában a gyártó interneten keresztül elérhető sablonjai közül választhatunk mintát. A sablonokkal a későbbiekben részletesen foglalkozunk. A program a Létrehozás gombra kattintást követően ideiglenes (csak a memóriában létező) állománynevet ad MunkafüzetX néven. Ha több füzetet nyitunk egymás után, akkor az X a névben a folyamatosan növekvő számot jelzi. Ha kilépünk az Excelből vagy szerkesztés közben mentjük ki az állományt, akkor természetesen új nevet kell adnunk, amire ezután már hivatkozni lehet meglévő lemezen tárolt dokumentum-állomány nyitásánál. A név akár 256 karakter hosszú is lehet. A hosszabb nevekkel jobban utalhatunk az állomány tartalmára. Ugyanakkor a hosszú fájlnevek bizonyos esetekben (például CD írás) még problémákat okozhatnak, így célszerűbb az adatlap információit rögzíteni a megfelelő módon.

Az online kínálatban rengeteg sablont találunk Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

115

Az Excel 2010-hez adott sablonok is tetszetősek. A sablon kiválasztását a mintamezőben megjelenő kép és a sablonállományok jellemző adatai segítik. Új állomány nyitását a testre szabással a Gyorselérési eszköztárba felvett Új ikonra kattintással is kezdeményezhetjük. Ez esetben az alkalmazott sablonállomány automatikusan a normál (Blank Workbook) sablon. Ez a nyitási mód felel meg a Ctrl+N billentyűkombinációnak is. A parancs hatására a program egy új, üres munkafüzetet nyit meg, és abban az első lap első cellájára áll. Egymás után több új munkafüzetet is nyithatunk. Ezek az első elmentésükkor kapnak nevet. Az egyéni sablonokat a személyes profilunkba tartozó C:\Documents and Settings\felhasználónév\Application Data\Microsoft\ Templates mappába, vagy a Program Files\Microsoft Office 2010\Templates\14 mappába mentjük .xltx kiterjesztéssel – ekkor azonban a sablon minden felhasználó számára elérhető lesz, aki gépünket használja. Az ide mentett sablonok jelennek meg az Új munkaablak Saját sablonok kategóriájában. Az Excel 2010-ben még sablont sem kell készítenünk, máris használhatunk létező munkafüzetet sablonként. Ehhez az Új munkaablak Használható sablonok csoportjában kattintsunk az Új dokumentum meglévőből ikonra, majd válasszuk ki a mintaként szolgáló munkafüzetet az Excel által ismert formátumú fájlok közül. Ez az eljárás teljesen hasonló ahhoz, mintha írásvédetten, csak olvasásra nyitnánk meg egy mintaállományt, amelyet módosítás után más néven mentünk el. Az új munkafüzetek méretének csak a rendelkezésre álló memória nagysága szab határt, tehát tetszőleges számú, típusú és sorrendű lapból állhatnak. Az új munkafüzetek kezdő, üres lapjainak számát Az Excel beállításai párbeszédpanel Általános /Új munkafüzet létrehozása kategóriájának Felveendő lapok száma mezőjében adjuk meg. Alapértelmezés szerint 3 új lappal kezdünk. A fájlméret csökkentése érdekében ezt a számot célszerű az éppen szükségesre beállítani, ugyanis a munkafüzet később bármikor új lappal bővíthető. A sablon alapján történő munkafüzet készítést korlátozhatja a biztonsági szint beállítása. A sablonokban ugyanis makrók is lehetnek. Excel 2010 magyar nyelvű változat

116 EXCEL 2010 ALAPOK

Az ezekkel kapcsolatos biztonsági beállításokat Az Excel beállítása párbeszédpanel Adatvédelmi központ kategóriájának választása után, Az Adatvédelmi központ beállításai nyomógombra kattintva megjelenített párbeszédpanelen állítjuk be. Ha alacsony biztonsági szintet adunk meg, akkor a makrók mindig futhatnak – bár kissé védtelenné tesszük gépünket…

A biztonsági szint beállítása Bekapcsolt állapotban az üzenetsáv a szalag alatt jelenik meg, ha makrókat tartalmazó munkafüzetet akarunk megnyitni. Ilyenkor az automatikusan letiltott makrókat a Tartalom engedélyezése nyomógombra kattintva engedélyezhetjük.

Figyelmeztetés a makrókra

Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

117

Meglévő munkafüzet megnyitása A lemezen tárolt, létező állományok megnyitásához a Fájl menü Megnyitás parancsát indítjuk el vagy a Megnyitás ikonra kattintunk (a megfelelő gyorsgomb: Ctrl+O). Ekkor az ábra szerinti párbeszédpanel jelentkezik. Itt egy párbeszédpanelen egyesítették a megnyitás és az állománykeresés paraméterezését. A Nézetek nyomógomb menüjében találjuk a korábban külön ikonokkal elérhető nézetbeállító parancsokat.

Fájlkiválasztás a tulajdonságok megtekintésével Ha az aktuális könyvtárban vannak Excel (vagy a beállított szűrőfeltételnek megfelelő) dokumentumok, akkor azok neve megjelenik a panel közepén a név választólistában. E lista tartalmát a megfelelő beviteli mezőbe írt paraméterekkel, illetve a legördíthető listákon keresztül szabályozzuk. Az állománykeresés paraméterezésével mintegy megszűrjük a választólistára kerülő állományokat.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

118 EXCEL 2010 ALAPOK

A Fájlnév mezőbe írjuk az állománynév szűrő értékét. Ez a keresett állomány ismert karaktereiből és a helyettesítő (joker) karakterekből áll. Az állománynév kiterjesztést általában nem kell megadnunk, mert azt a program automatikusan beállítja a Fájlnév mezőt követő fájltípus listán kiválasztott programoknak megfelelően. A helyettesítő karakterek: ? az adott pozíción tetszőleges karaktert helyettesít, * a tőle jobbra álló összes karaktert helyettesíti. Ez utóbbi alkalmazása itt szinte felesleges, mert az Excel a nevek elejének egyezését vizsgálja. Például az EXCELA.XLS, EXCELB. XLS, EXCELC. XLS állományok kiszűrésére alkalmas az EX, EX*, ?X szűrők valamelyike. Célszerű a legrövidebb, még elégségest alkalmazni (például, ha a fenti példa szerinti könyvtárban van EXPRESS nevű állomány, akkor az EXCEL... nevű állományok megfelelő szűrője: EXC). A fájltípus listán adjuk meg a keresendő állomány típusát. Alapértelmezett az Excel 2007-2010 .xlsx formátumú „Minden Excel fájl” típus. A keresendő állományok feltételezett helyét, azaz az átvizsgálandó meghajtót (floppyt, merevlemezt vagy CD-t), könyvtárat, illetve mappát a bal oldali forráshelyek sávban, illetve a párbeszédpanel felső, hely listájában a lista legördítése után egeres kiválasztással, kattintással állítjuk be. A könyvtárak közötti mozgáshoz, valamint az állományok megjelenítéséhez alkalmazhatók a párbeszédpanel következő lehetőségei, ikonjai (csak a Windows 7 alatti lehetőségeket mutatjuk be, a Windows XP ezeknél jóval kevesebb lehetőséget biztosít): A korábban – a párbeszédpanel megnyitása óta – megtekintett könyvtárra vált. Ha már több könyvtárat váltottunk, akkor használhatjuk az ikon helyi menüjének parancsait is a korábbi könyvtárakba történő visszalépéshez (lásd az ábrát). Korábbi mappák Ha a fenti ikonnal visszaléptünk egy korábbi mappára, akkor ezzel az ikonnal térhetünk vissza arra a mappára, ahonnan visszaléptünk. Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

119

A korábbi mappák és a számítógép-meghajtó összes mappájának, könyvtárának bejárására is használható most a párbeszédpanel felső részén megjelenő hely lista. Figyeljük meg, hogy itt az egyes ágakat, hierarchia szinteket az ikon választja el. Erre kattintva kinyitható a teljes ág és választhatunk másik alkönyvtárat, mappát (lásd az ábrát).

Mappaválasztás a hely listában Felfrissíti az aktuális mappa tartalmát Új nézetek beállítására használható. Minden kattintással a nyomógomb  jellel jelölt részére kattintva megjeleníthető menü következő elemére váltunk, illetve annak megfelelő megjelenítést állítunk be a párbeszédpanelen. Bármelyik megjelenítést is alkalmazzuk, ha a párbeszédpanelen egy fájl ikonja fölé mozgatjuk az egérkurzort, akkor az adott dokumentumra vonatkozó információk jelennek meg (lásd az ábrát). Extra nagy, Nagy, Közepes ikonok: A grafikus (.jpg, .tif, .png) fájlok miniatűr bélyegképeikkel jelennek meg a képbetöltő ablakok fájllistájában. Egyébként az Excel dokumentumokra jellemző nagy ikonok jelennek meg. Excel 2010 magyar nyelvű változat

120 EXCEL 2010 ALAPOK

A dokumentum információi Kis ikonok: Állománytípustól függetlenül a tartalom előképe helyett csak a fájltípust szemléltető kis ikont jeleníti meg a fájl neve mellett. Lista: Csak az állományneveket és a mappákat mutatja ez is, de még több elemet tartalmazó listán. Részletek: Olyan listát jelenít meg a kikeresett állományokról, amely mutatja a fájl nevét, méretét, típusát, utolsó módosításának idejét is (lásd az ábrát).

A megjelenítendő oszlopok testre szabhatók Ilyenkor a párbeszédpanelen megjelenített állományok rendezettségét az oszlopfejre kattintással adhatjuk meg. Az újabb kattintás megfordítja a rendezettség irányát. A rendezési szempontként alkalmazott jellemző oszlopa szürkén jelenik meg, tetején  jelek mutatják a rendezési irányt is. Az oszlopfej helyi menüjében további Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

121

megjelenítendő tulajdonságokat állíthatunk be. Az Egyebek paranccsal megjelenített párbeszédpanel jelölőnégyzeteinek bekapcsolásával még több jellemzőt tölthetünk a párbeszédpanelbe, sőt az oszlopok sorrendjén is módosíthatunk a Fel-Le gombokkal. A Megjelenítendő részletek párbeszédpanelt bezárva az oszlopsorrendet és az oszlopok szélességét húzással is módosíthatjuk. Mozaik: Alig nyújt több információt a fájlokról, mint a közepes méretű ikonos megjelenés. Tartalom: Valamivel több információt szolgáltat a fájlokról, mint a mozaik típusú megjelenés. Az állománynév lista mellett megjeleníti a listán kijelölt állomány számszerű és némely szöveges jellemzőit (lásd a korábbi ábrát). A betöltött állományoknál ezeket egyébként a Fájl/ Információ paranccsal kérdezhetjük le, illetve részben módosíthatjuk. A név, illetve fájl listán egeres kattintással jelölünk ki állományokat. Több egymás utáni állomány kiválasztásához az egeres kiválasztást a Shift billentyű nyomva tartása mellett alkalmazzuk. Nem összefüggő tartományban szereplő állományokat a Ctrl billentyű nyomva tartása mellett végezzük. A Ctrl billentyű nyomva tartása nélkül végzett minden további kiválasztás megszünteti a korábbi kijelöléseket. Egyetlen, vagy több kijelölt állományt a Megnyitás nyomógombra kattintva nyitunk meg. Az így megnyitott állomány nem lesz írásvédett. A lehető leggyorsabban úgy nyithatunk meg egy állományt, hogy a listán az állomány nevére kétszer kattintunk. A jobb egérgombbal kattintva megjelenített helyi (másképpen kurzor-) menü Megnyitás parancsát is használhatjuk. Írásvédett megnyitáshoz a Megnyitás nyomógomb menüjéből kiadható Csak olvasásra parancsát adjuk ki. Az írásvédett megnyitással jelezzük, hogy a betöltendő állományt nem az eredeti néven akarjuk elmenteni (a „Csak olvasható” felirat megjelenik a szerkesztőablak címsorában is). Például nagyon hasznos típuslevelek esetén, amikor az eredeti alaptípust változatlanul meg akarjuk őrizni, a változtatásokat más nevű állományokba tároljuk le. Ha az eredeti néven kíséreljük meg az így megnyitott állományt tárolni, akkor a Fájl menü Mentés másként... parancsának megfelelő párbeExcel 2010 magyar nyelvű változat

122 EXCEL 2010 ALAPOK szédablakba kerülünk, ahol az új nevet (és esetlegesen másik formátumot is) megadhatjuk. A nyomógomb-menü Másolat megnyitása parancsával előbb másolatot készítünk, majd azt töltjük be. Ugyanígy – a megnyitandó állományok kijelölése után – nyithatunk meg egyszerre több dokumentumot. A Megnyitás gomb menüjének Megnyitás és javítás parancsával a sérült dokumentumok szövegét még visszanyerhetjük. Ehhez esetleg a Fájltípus listán válasszuk a Szöveg helyreállítása bármely fájlból elemet (a helyreállítást e nélkül is megoldja a program). A megnyitásra az állomány(ok) kiválasztása után használhatjuk a panel „kézenfekvő” Megnyitás gombját is. Weblapok esetén választhatjuk a Megnyitás böngészőben parancsot. A helyi menü Nyomtatás parancsa az állományokat a szerkesztőablakba töltés nélkül nyomtatja ki. A nyomtatásnak később külön fejezetet szentelünk. Több állomány együttes kijelölése után a helyi menü vagy a Rendezés nyomógomb menüjének Tulajdonságok parancsa a fájlok attribútumait és védelmi lehetőségeit bemutató és beállító párbeszédpanel-lapokat jelenít meg. Itt megváltoztathatjuk a kiválasztott állományok attribútumát, azaz írásvédetté, rejtetté, archiválandóvá vagy esetleg rendszerré tudjuk tenni őket. Ha egyetlen állományt jelöltünk ki, akkor a jellemző adatokat több párbeszédpanellapon kérdezhetjük le, módosíthatjuk (részletezését lásd az Információ parancs leírásánál). A hálózatba kötött gépeknél a párbeszédpanel bal oldalán látható Forráshelyek sáv Hálózat elemének, illetve a Hely lista hasonló elemének választása után a létező kapcsolatok felhasználásával állítjuk be a hálózati meghajtókat (lásd a fenti ábrát). A hálózati meghajtókat hagyományosan a Windows Intéző Hálózati meghajtó csatlakoztatása parancsával érjük el, de ez a parancs megtalálható a Forráshelyek sáv Számítógép vagy Hálózat elemének helyi menüjében is (lásd a következő ábrát). Így megadhatjuk azt is, ha az addig használttól eltérő azonosítóval akarunk egy hálózati mappát elérni. A paranccsal megjelenített panelen állíthatjuk be a csatlakoztatott meghajtó betűjelét és elérési útját. Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

123

A Hálózati helyek között elérhető kapcsolatok

Hálózati (távoli mappa) csatlakoztatása A Windows automatikusan a következő elérhető meghajtó jelét állítja be a Meghajtó listában. Ha másik hálózati meghajtót akarunk Excel 2010 magyar nyelvű változat

124 EXCEL 2010 ALAPOK beállítani, akkor a kívánt meghajtónak a betűjelét válasszuk ki a listáról. Az osztott mappa elérési útját a Mappa mezőben a következő formában adjuk meg: \\számítógépnév\ mappa. Ha nem ismerjük az elérési utat, akkor kattintsunk a Tallózás gombra, majd a következő panelen kiválaszthatjuk a számunkra engedélyezett mappát. Ha a Windows indításakor, illetve a későbbi egyéni bejelentkezéskor mindig csatlakoztatni akarjuk ezt a mappát, akkor jelöljük be a Bejelentkezéskor újracsatlakoztatás jelölőnégyzetet (a Windows betöltésének időszükséglete ezzel megnő). Sokszor szükség lehet arra, hogy az eddig alkalmazottól eltérő felhasználó-néven érjünk el egy megosztott mappát (például, ha rendszergazdaként léptünk be és egy másik gépen személyes hozzáférésünk számára biztosítottak elérést egy mappához). Ilyenkor kattintsunk a párbeszédpanel Csatlakozás különböző hitelesítő adatokkal jelölőnégyzetére, majd a következő párbeszédpanelen adjuk meg az új nevet, valamint a hozzá tartozó jelszót.

Fájlok szűrése A Windows 7 operációs rendszerben egy új módszerrel szűrhetjük a fájlmegnyitási párbeszédpanelek tartalmát. Ilyenkor a kurzort az oszlopfej fölé mozgatva megjelenik a  szimbólum, amelyre kattintva megjeleníthetjük a csoportosításkor képezhető csoportok listáját. Ezek közül, a csoportnevek előtti jelölőnégyzet bejelölésével választjuk ki azokat, amelyeket meg akarunk jeleníteni.

Szűrés fájlnévre, módosítási dátumra, típusra A szűrési feltételt adó oszlopfej kiegészül a  pipa szimbólummal. Egyszerre több feltételt is beállíthatunk, amelyek egymással logikai és kapcsolatban vannak, vagyis azok a fájlok jelennek meg az IntéExcel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

125

zőben, amelyek mindegyik beállított szűrőfeltételnek egyszerre megfelelnek. A szűrőfeltételek megjelennek a hely sorban is, sőt felhasználhatók arra, hogy itt a szűrőt vagy szerkesztéssel, vagy a kurzort a  szimbólum fölé mozgatott listából választva állítsuk öszsze. Az aktuális szűrő a listában félkövér betűvel jelenik meg, azonban az oszlopfejből való választással ellentétben, nem fordították le (lásd az ábrát). Ezt hamar meg lehet szokni…

A szerkeszthető szűrőfeltételek megjelennek a hely sorban is A szűrést a szűrőfeltételek megjelenítése után, a jelölőnégyzetek törlésével kapcsolhatjuk ki. Ekkor megjelenik minden, a mappában tárolt fájl.

Állományok keresése Az állományok keresésére is új módszert fejlesztettek ki, mely itt is igazodik a Windows 7 új lehetőségeihez. A Windows Intézőben és a Megnyitás párbeszédpanelen is alkalmazhatjuk mappa elérési útjának bevételét a Cím, illetve a Hely mezőbe vagy a már korábban bemutatott böngésző technikát (lásd az ábrát).

Meghajtót választunk a Hely mezőben Excel 2010 magyar nyelvű változat

126 EXCEL 2010 ALAPOK

A Hely mező listájából választjuk ki a mappát tartalmazó meghajtót, illetve hálózati helyet, tömörített mappát, táskát. A Rendezés gomb menüjének Elrendezés Navigációs ablak parancsával jelenítjük meg a kiválasztott meghajtó hierarchikus mappaszerkezetét. Összetett mappaszerkezetnél ez a fajta keresés igen hosszadalmas lehet.

Keresési mezőt veszünk fel A mappák és fájlok jellemzőik alapján történő megkereséséhez az Intézőben kattintsunk a címsor melletti kereső mezőbe, vagy a Ctrl+E billentyűkombinációt használjuk. Ekkor az Intéző kereső mezője alatt megjelennek a keresőfeltételek megadásához szükséges mezők (lásd az ábrát). A keresés indítása előtt a Hely (Cím) mezőben lépjünk arra a szintre, vagy arra a meghajtóra, amely alatti mappákban keresünk! Egyszerű kereséshez a keresőmezőben adjuk meg a keresendő állomány nevét, vagy nevének részletét, a keresett tartalmat, fájltulajdonságot, címkét. A keresőmezőben ezeket a karaktereket kereshetjük a fájlokban, illetve tulajdonságok közt. A megadáskor helyettesítő karakterek használhatók. A * helyettesítő karakter több ismeretlen betűt helyettesít a név vagy a kiterjesztés végéig, a ? helyettesítő karakter pedig egyetlen nem ismert betűt helyettesít, amely a ? helyén állna. A keresőmezőbe több szót, szóközzel elválasztott karakterláncot írhatunk. Ezek együttesére keres a rendszer, vagyis a találathoz egyszerre kell előfordulnia mindegyik, keresőmezőbe írt szónak a fájlokban. A szavakat beírhatjuk a megfelelő logikai kifejezéssel is, például a Geza AND vas szópárral azokat a fájlokat keressük, amelyekben ez a két szó bárhol előfordul. Ha a szavak sorrendje fontos, akkor a kifejezést tegyük idézőjelbe, például a „Vas Géza” keresőkifejezéssel csak azokat a fájlokat találjuk meg, amelyekben a kifejezés pontosan így szerepel. Ha azokat a fájlokat keressük, amelyekben vagy az egyik vagy a másik, vagy mindkettő (tehát legalább az egyik) kifejezés szerepel, Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

127

akkor a szavakat az OR szóval kapcsoljuk össze. Például a geza OR vas kereső-kifejezéssel azokat a fájlokat keressük, amelyekben legalább az egyik szó előfordul. Már a keresés kezdő karaktereinek beírásakor megjelennek a találatok (lásd az ábrát), illetve az ablak alján, hogy összesen hány darab fájl felelt meg a keresési szempontoknak. A találatok közt kiemelten jelennek meg a keresett karakterláncok.

Találatok a Windows Intézőben Nagy vagy lassúbb merevlemezeknél ajánlott megadni a kezdőmappát, ezt a fentiek szerint, a címsorban állítjuk be. A keresés gyorsítható az indexelés beállításával is, ehhez kattintsunk a megjelenő hivatkozásra!

Keresés a Windows Intézőben Excel 2010 magyar nyelvű változat

128 EXCEL 2010 ALAPOK Összetettebb keresési feltételek (dátum, idő, hely, méret, egyebek) alapján történő kereséshez görgessünk le a keresési eredmények listájának aljára (lásd az ábrát). Az Újabb keresés itt ablakrészben válasszuk ki, hogy a könyvtárak, otthoni csoport, számítógép mappáiban, vagy egyénileg meghatározott mappákban, az interneten, vagy csak a fájlok tartalma alapján szeretnénk szűrni. A tartalom szerinti szűrés tart természetesen a legtovább és általában ez adja a legtöbb találatot is. Ha ez Internet lehetőséget választjuk, akkor a keresést az alapértelmezett webböngészőben és keresőszolgáltató segítségével végezzük. Az Egyéni lehetőséget választva a keresési helyeket külön párbeszédpanelen, jelölőnégyzetek bejelölésével adjuk meg.

Egyéni keresési hely beállítása A fájlok módosítási dátuma és mérete alapján is kereshetünk, illetve a keresőmezőbe írt kifejezés mellett megkövetelhetjük azt is, hogy a Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

129

találathoz teljesüljenek ilyen feltételek is. E feltételek beállításához kattintsunk a keresőmező végére, a kifejezés mögé. Ekkor megjelenik egy lista a korábbi keresésekkel, amelyet kattintással alkalmazhatunk, illetve választhatjuk a Módosítás dátuma vagy a Méret jellemzők szerinti keresést is (lásd a következő ábrát). Az így megjelenített listákban konkrét dátumokat, vagy dátum és méretintervallumokat szabhatunk meg a keresésé feltételéül. Hoszszabb időtartamot a naptárban a  gombokkal lapozva, majd a Shift billentyű nyomva tartása közben, a naptárban az intervallumot kezdő és záró dátumra kattintva adunk meg, rövidebb, a naptárban megjelenített részből kijelölhető intervallumot húzással adunk meg.

Dátum szerinti keresés A naptár tartalma a felső, alapállapotban az aktuális hónapot jelző részére kattintva átalakítható (lásd a következő ábrát). Első kattintásunk az év hónapjait, a második az éveket, a harmadik az évszázadokat jeleníti meg, visszafelé a rendszer ugyanígy működik, például az adott hónap napjainak megtekintéséhez a naptárba kattintva kell hónapot választanunk. Ugyanígy választhatunk ki nagyobb intervallumot, amikor a naptár nem napokat, hanem hónapokat, éveket tartalmaz. Amikor megadtuk a dátumot vagy a méretet, az hozzáadódik a kereső-kifejezéshez. A keresőmezőbe kettősen kattintva módosíthatunk ezeken az adatokon is. A Könyvtárak ágaiban keresve másfajta keresőszűrőket (jelleg, létrehozás, címke, típus, hossz, album, előadó, műfaj) is megjelenítExcel 2010 magyar nyelvű változat

130 EXCEL 2010 ALAPOK hetünk a keresőmező alján, amelyeket szintén a fentiekhez hasonlóan használunk.

Dátum szerinti keresés beállítása A Start menü keresőmezőjében kiadott parancs csak az indexelt állományok között keres (a fájlnévre, tartalomra és címkékre). Alapállapotban ide tartoznak a programokat tartalmazó Program Files, illetve Windows mappák, valamint a könyvtárak is, ezért nagyon gyorsan megtalálhatunk egy-egy programot, ha csak elkezdjük begépelni a nevét (lásd az ábrát).

Keresés a Windows Start menüjével Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

131

A Windows vezérlőpult Mappabeállítások parancsával megjelenített párbeszédpanel Keresés lapján állíthatjuk be, hogy az indexelt helyeken a fájlok nevében és tartalmában, nem indexelt helyeken csak a fájlnevekben vagy ott szintén keressünk a tartalomban is, ami viszont sokáig tarthat. Itt állíthatjuk be, hogy a keresés a rendszermappákra és tömörített fájlokra is vonatkozzon, valamint a keresésbe bekerüljenek az almappák, vagy a részleges találatok is megjelenjenek.

Állomány lezárása, verziókezelés Ha az éppen szerkesztett ablakot le akarjuk zárni, mert befejeztük a benne lévő állományon végzett munkánkat, akkor a Fájl menü Bezárás parancsát adjuk ki, vagy kattintsunk a testre szabással a gyorselérési eszköztárba felvehető Bezárás ikonra, illetve a dokumentumablak ikonjára. Ekkor a program, – amennyiben volt változtatás a megnyitott állományon – megkérdezi, elmentse-e a megváltoztatott állományt. Mentés nélkül visszatérhetünk a szerkesztéshez, ha megnyomjuk az Esc billentyűt vagy a Mégse nyomógombra kattintunk. Ha a Nincs mentés (Nem) gombra kattintunk, akkor a program a dokumentum elmentése nélkül zárja le az állományt („becsukja” a dokumentumablakot).

Biztonsági kérdés a bezárás előtt Ha az automatikus helyreállítási adatok mentését bekapcsoltuk, akkor – legalábbis elméletileg – a korábbi verziók helyreállíthatók a biztonsági mentésből. Az „elméletileg” jelzőt azért használtam, mert a művelet sikeressége attól is függ, mikor történt a biztonsági mentés. Ha régen, és azóta sokat dolgoztunk a dokumentumon, akkor Excel 2010 magyar nyelvű változat

132 EXCEL 2010 ALAPOK bizony az utolsó biztonsági mentés óta végzett módosítások elvesznek. A korábbi dokumentum-verziókat egyébként a Fájl/ Információk ablak Verziók kezelése szakaszából tölthetjük be.

Korábbi verziók elérése

Az összes fájl bezárása Az összes szerkesztett dokumentumot korábban bezárhattuk a Shift billentyű nyomva tartása közben legördített Fájl menü Mindent bezár parancsával. Most ez a lehetőség megszűnt (pontosabban Az Excel beállításai párbeszédpanel Gyorselérési eszköztár funkciójának választása után Mindent bezár ikon is felvehető a Gyorselérési eszköztárba), helyette az állapotsorban keressük meg az Excel munkafüzetek csoportgombját, majd adjuk ki a gomb helyi menüjének Bezárás parancsát! A program ekkor a fenti ábrán bemutatott kérdést minden megváltoztatott tartalmú ablak lezárása előtt felteszi. Fontos tudni, hogy az Excel 2010-ben minden egyes megnyitott fájl csak látszólagosan jelenik meg, mint új „instance”. A Windows Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

133

Tálcán valóban megjelenik egy munkafüzetet jelölő ikon, amellyel válthatunk a szerkesztett dokumentumok között, de a Feladatkezelő folyamatait megtekintve láthatóvá válik, hogy csak egyetlen Excel indult el. Óvatosan járjunk el, mert ha a feladatkezelőben bármelyik Excel munkafolyamatot (taszkot) lezárjuk, akkor ezzel esetleg elveszíthetünk értékes, még nem mentett dokumentumokat is. Tehát a Feladatkezelőt alkalmazó, ilyen lezárások előtt mentsünk. Ha erre nem volt módunk, mert a Feladatkezelőt éppen a program váratlan leállása, lefagyása stb. miatt használjuk, akkor csak az automatikus helyreállításban reménykedhetünk.

Megtekintés weblapként A korábban a File menüben szereplő Web Page Preview parancsot most csak a testre szabás segítségével érhetjük el.

Lapozható munkafüzet a webböngészőben Először Az Excel beállításai párbeszédpanel Gyorselérési eszköztár kategóriáját válasszuk, majd a Választható parancsok heExcel 2010 magyar nyelvű változat

134 EXCEL 2010 ALAPOK

lye listán kattintsunk a Minden parancs elemre! Ezt követően a parancsok listájából válasszuk a Megtekintés weblapként parancsot, majd kattintsunk az Felvétel gombra! Ekkor a megfelelő Megtekintés weblapként ikon megjelenik a Gyorselérési eszköztárban. Ennek segítségével a webböngészőben, még közzététel előtt láthatjuk, hogyan fog a weblap megjelenni.

Fájl mentése A fájlokat szerkesztés közben mentjük a Fájl menü Mentés parancsával, a Ctrl+S billentyűkombinációval, illetve a gyorselérési eszköztár Mentés ikonjával. Ha ezt először tesszük, akkor a program az új állomány számára nevet kér, tehát úgy működik, mintha a Save As (Mentés másként) parancsot adtuk volna ki. A mentendő fájl alapértelmezés szerinti formátumát Az Excel beállításai párbeszédpanel Mentés/Munkafüzetek mentése kategóriájában adjuk meg. Ugyanitt állítjuk be az alapértelmezett tárolási helyet, amely először megjelenik a Mentés másként párbeszédpanelen is. Ha a munkafüzetet valamelyik 2010-es Excel formátumban (xlsx, xlsm, xlsb stb.) mentjük, akkor biztosak lehetünk benne, hogy abba minden, a 2010-es változatban rögzített tartalom és forma tárolásra kerül. A korábbi programváltozatok formátumai – amelyeket a Mentés másként párbeszédpanelen adhatunk meg –, azonban képtelenek egyes új tulajdonságok rögzítésére. Ezért a program az ilyen mentések során ellenőrzi a kompatibilitást, és egy párbeszédpanel kijelzi a mentésnél elvesző tulajdonságokat. A párbeszédpanel megjelenését a következő mentések esetére elrejthetjük, ha töröljük a jelölőnégyzetet. A kompatibilitási jelentést a munkafüzet egy új lapjára másolja a Másolás új lapra nyomógomb, amelyen a jelentés elemei később is ellenőrizhetők és a szükséges módosítások ennek alapján végrehajthatók a munkafüzeten (lásd az ábrát). Az Excel a csak olvashatóan megnyitott munkafüzet esetén szintén a Fájl menü Mentés másként parancsának megfelelően nevet kér, a névvel már rendelkező dokumentumot felülírja. Az elmentett munkafüzet a szerkesztőablakban marad. Meglévő – már elmentett Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

135

– munkafüzetet új néven, illetve más formátumban a Fájl menü Mentés másként parancsával írhatunk a lemezre.

A kompatibilitási jelentés egy másik változata

A kompatibilitási jelentés új munkalapra kerül

Excel 2010 magyar nyelvű változat

136 EXCEL 2010 ALAPOK

Feladat – Fájlmentés Mentsük el szerkesztett munkafüzetünket új néven! Ezzel elérjük, hogy az eredeti fájl – amelyből kiindultunk – sértetlen marad. 1. Adjuk ki a Fájl menü Mentés másként parancsát vagy nyomjuk meg az F12 billentyűt! 2. A megjelenő, mellékelt ábra szerinti párbeszédpanel rendelkezésre álló lemezegységeket tartalmazó Hely listájában adjuk meg a tárolás helyét jelentő meghajtót! Ha nem adunk meg új meghajtót, akkor a mentés az aktuális lemezre történik. 3. Adjuk meg a célkönyvtárat a Hely listában kiválasztva, illetve az Eszközök nyomógomb menüjének Hálózati meghajtó hozzárendelése parancsát alkalmazva! Az aktuális könyvtár a listamező tetején látszik, ha ezt nem változtatjuk meg, akkor ez marad a mentés helye.

A Mentés másként parancs paraméterezése 4. Válasszuk ki az állomány típusát a Fájltípus listában! Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

137

5. Jelöljük be a Miniatűr mentése jelölőnégyzetet, hogy a legközelebbi megnyitás során, a párbeszédpanel Közepes, Nagy, Extra nagy ikonok nézetében használhassuk a mintaképet a dokumentum kiválasztásához. (Mivel a mintakép az aktuális munkalapról készül, érdemes a mentés előtt egy jellegzetes munkalapot kiválasztani). 6. Adjuk meg az állomány új nevét a Fájlnév mezőben (választhatunk a listáról is), ezután nyomjuk meg az Enter billentyűt vagy kattintsunk a Mentés nyomógombra. Az Eszközök nyomógomb menüjének Beállítások parancsával automatikus biztonsági másolat készítését kérhetjük, jelszóval védhetjük, vagy csak olvashatóvá tehetjük az állományt. A párbeszédpanel mezői:  Biztonsági másolat is készül: Minden mentésnél a munkafüzet előző változatát rögzítő, .xlk kiterjesztésű biztonsági másolatot készít a munkafüzetről. Ha több állományt azonos fájlnévvel jelölünk (csak a kiterjesztésük tér el egymástól), akkor mindig az utolsónak elmentett fájl biztonsági másolatát tartalmazza. Például, ha a trend.xls és trend.xlt nevű munkafüzetet használunk, akkor mind a két állományhoz egyformán trend.xlk nevű biztonsági másolat készül. Használjunk ezért egyedi neveket.  Figyelmeztet a módosítás elkerülésére: Az elmentett fájl csak olvasásra nyitható meg, mentésére ezt követően másik nevet kell választani.

A jelszó beállítása A munkalapokat jelszóval védhetjük az illetéktelen, „betolakodó” felhasználók elől (megadásukkor biztonsági okokból csillagok jelennek meg a mezőben): Excel 2010 magyar nyelvű változat

138 EXCEL 2010 ALAPOK

Jelszó betekintéshez: Ha ezt a jelszót használjuk, akkor csak a jelszó ismeretében lehet megnyitni a fájlt. Ezt a védelmet használhatjuk sablonokként és beépülő makró fájlformátumban mentett munkalapok esetében is. Jelszó a módosításhoz: Ez a jelszó a kijelölt munkafüzet módosításainak azonos néven történő mentéséhez szükséges. A program a bevitel ellenőrzésére kéri a jelszó megismétlését.

Feltöltés webkiszolgálóra A webes tároló helyek nagy előnye, hogy az oda felírt munkafüzeteket bárhonnan (például otthonról, utazás közben, munkahelyről) is elérhetjük, szükség szerint megoszthatjuk másokkal is. Ilyen webhelyet elérhetünk például a WindowsLive.com webhelyen (használatához előzőleg regisztrálnunk kell).

Bejelentkezés és regisztráció a WindowsLive.com webhelyre Többek közt a Mentés és küldés munkaablak Feliratkozás hivatkozására kattintva regisztrálhatunk, a legközelebb elegendő a Bejelentkezés gombra kattintanunk. Ekkor az ábra szerint meg kell adnunk azonosítónkat és jelszavunkat. A következő ablakban választExcel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

139

hatunk, hogy a fájlt a csak általunk megnyitható személyes mappák egyikébe, vagy a megosztott mappákba másoljuk. A Mentés másként gombbal indítjuk a mentést, ez esetben is megadhatjuk a mentési formátumot, illetve új nevet állíthatunk be. Az gombbal hozhatunk létre új mappát a WindowsLive.com webhelyen. Az öszszes, a webhellyel (https://tepcxp.docs.live.net) kapcsolatos művelet során biztonságos https protokollt használunk. A fájlok feltöltésére egy külön alkalmazást is használhatunk, amelyet a Windows Start menüjében, a Microsoft Office Home and Business  Microsoft Office 2010 eszközök  Microsoft Office 2010 Upload Center paranccsal indíthatunk. Ennek segítségével (a Műveletek/Webhely megnyitása paranccsal) állíthatjuk be a dokumentum, illetve mappa megosztási tulajdonságait, engedélyeit. A Megnyitás paranccsal tölthetünk be egy itt tárolt fájlt (ha éppen nem jelenne meg a mappa elérési útja az Excel Megnyitás párbeszédpaneljének forráshelyek sávjában).

A feltöltéseket külön alkalmazással is végezhetjük A Feltöltés paranccsal tölthetjük fel a megnyitott fájlon végzett módosításokat a kiszolgálóra. A felesleges fájlokat az Elvetés parancsExcel 2010 magyar nyelvű változat

140 EXCEL 2010 ALAPOK csal törölhetjük a helyi Office Document Cache gyorsítótárból. A kiszolgálóra mentett fájl feltöltési állapotára utaló jelzés a beállítások szerint megjelenik az állapotsorban és a tálca értesítési területén.

Az értesítési terület beállításai Az ábrán az alapértelmezett értesítési lehetőségek láthatók. A beállítások módosíthatók az Upload Center Beállítások ikonjára kattintva is. Az ikon megjelenítése az értesítési területen jelölőnégyzet bekapcsolása után a következő ikonok jelenhetnek meg (a szöveges leírás is megjelenik, ha a kurzort az ikon fölé mozgatjuk): Nincsenek függőben lévő feltöltések. Az Upload Center alkalmazásban a kiszolgáló elérhetetlensége miatt feltöltésre váró fájlok találhatók. A kiszolgáló elérhetővé válásakor a fájlok feltöltése automatikusan megtörténik. Az Upload Center alkalmazásban a feltöltés felfüggesztése miatt feltöltésre váró fájlok találhatók. A feltöltés folytatásához az Upload Center megnyitása után kattintsunk a Feltöltések folytatása parancsra! Az Upload Center alkalmazásban olyan fájlok találhatók, amelyeknek a feltöltése nem sikerült. A hibákat az Upload Center megExcel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

141

nyitása után a hibás fájlok Feloldás menüjének használatával oldhatjuk fel. A megfelelő ikonok megjelennek az Upload Center alkalmazásban is. Egy fájl a webkiszolgálóra történő feltöltés során először a helyi Office Document Cache gyorsítótárba kerül, ennek köszönhetően a feltöltés közben más munkát is végezhetünk. A Microsoft Office Upload Center segítségével nyomon követhető a feltöltések állapota. A szolgáltatás hasznos lehet a következőhöz hasonló esetekben:  Egy kiszolgálón található fájl megnyitása után megszakadt a kapcsolat a kiszolgálóval. A fájlt menthetjük saját gépünkre, majd a kiszolgálóhoz történő újracsatlakozás után sor kerül a feltöltésére.  Ha a feltöltés során hiba lép fel, a rendszer azonnal értesít, így gyorsan elhárítható a hiba, és folytatható a feltöltés. Az Upload Center elérhető a szalag értesítési területének ikonjával is (kettős kattintással vagy a helyi menü Az Upload Center megnyitása parancsával). Az Upload Center megnyitásakor alapértelmezés szerint a függőben lévő feltöltések jelennek meg. A legutóbb feltöltött fájlok és a gyorsítótárazott fájlok megtekintéséhez kattintsunk a lefelé mutató nyílra, és válasszuk ki a megtekinteni kívánt fájltípusokat.

Megjelenítendő fájltípusok választása

Állományok törlése A Fájl menü Megnyitás vagy Mentés – a dokumentum első mentése esetén –, illetve Mentés másként – további mentéseknél – parancsával megjelenített párbeszédpanel kiválasztólistáján megjelenő mappákat és állományokat – kijelölésük után – törölhetjük a Delete vagy a Del billentyű lenyomásával, illetve a Rendezés nyomógombbal megjelenített, vagy a helyi menü Törlés parancsával. A törlés végrehajtása előtt a parancsot meg kell erősítenünk. Ha biztosak Excel 2010 magyar nyelvű változat

142 EXCEL 2010 ALAPOK

vagyunk a törlésben, akkor kattintsunk az Igen nyomógombra. A saját gépünkről törölt állományok a Lomtárba kerülnek, ahonnan még megmenthetők a tévesen töröltek, a hálózati meghajtókról, webről törölt fájlok viszont véglegesen törlődnek. Úgy is törölhetjük a fenti párbeszédpanelek kiválasztó listáján kijelölt állományokat, hogy az egér jobb nyomógombjával a kijelölt állományokra mutatunk, majd a megjelenő helyi menü Törlés parancsát adjuk ki. A törölt állományok által lefoglalt lemezterület tényleges felszabadítását a Lomtár kiürítésével oldjuk meg.

Állományok csoportos nyomtatása A Fájl menü Megnyitás párbeszédpanelje helyi menüjének Nyomtatás parancsával több állományt nyomtathatunk ki, azok szerkesztőablakba töltése nélkül, az alapértelmezett nyomtatási beállításokkal. A nyomtatás és a nyomtató beállítását a Nyomtatás fejezetben részletezzük.

Állományok átnevezése A Megnyitás vagy a Mentés másként párbeszédpanelen kijelölt állományt az egér jobb gombjával megjelenített helyi menü vagy a Rendezés nyomógombbal megjelenített menü Átnevezés parancsával, vagy a következőképpen nevezzük át. Az egérkurzort a dokumentumot jelző ikonra, vagy a névre mozgatjuk, majd kétszer (nem kettősen, vagyis gyorsan) kattintunk az egér bal gombjával. Ekkor a név egy beviteli mezőbe kerül, ahol megadhatjuk a dokumentum új nevét. Nem történik változás, ha az Esc billentyűt nyomjuk meg. Az új nevet az Enter billentyű megnyomásával rögzítjük vagy úgy, hogy az egérrel a mezőn kívülre kattintunk.

Átnevezés helyben Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

143

Állományok postázása és másolása A szerkesztett dokumentumot postázhatjuk a Fájl/Mentés és küldés  almenü parancsaival, ha számítógépünk hálózatra csatlakozik, illetve telepítettük a levelező rendszert is. A Küldés e-mailben almenü parancsaival történő postázás esetén a dokumentum egy külön kísérőszöveggel ellátható levél melléklete lesz.

Küldési lehetőségek A nyomógombokkal adjuk meg a melléklet formátumát, amely lehet xls, pdf, xps. Ha a dokumentumot megosztott dokumentumtároló helyre (SharePoint vagy Windows Live SkyDrive) mentettük, akkor a levélben elegendő a dokumentum hivatkozását szétküldeni, és minden címzett ugyanazt a dokumentumot olvashatja a levelében kapott hivatkozásra kattintva. Ha internetes faxszolgáltatóhoz kapcsolódunk, akkor a dokumentum küldhető faxként is. A postázási parancsokat csak az állomány mentése után adhatjuk ki. A címzetteket és a másolatot kapókat pontosvessző (;) karakterrel elválasztva egymás után írjuk a megfelelő mezőbe, vagy a mezők előtti nyomógombra kattintás után párbeszédpanelről váExcel 2010 magyar nyelvű változat

144 EXCEL 2010 ALAPOK lasztjuk ki. A levelezés beállítási lehetőségeinek részletezésével tervezett Outlook könyvünkben foglalkozunk.

Excel 2010-es dokumentum küldése Outlook 2010-zel A parancs kiadása után az Outlook mint levélszerkesztő jelenik meg, automatikusan kitölti a Tárgy mezőt, elkészíti a kísérőlevél elejét és bekapcsolja a Korrektúra eszköztárat. A Beállítások szalag Egyéb beállítások csoportneve melletti ikonra kattintva, vagy a Fájl/ Tulajdonságok paranccsal jeleníthetjük meg a párbeszédpanelt, amelyen a levél küldési tulajdonságait adhatjuk meg (lásd az ábrát). A Fájl menü Mentés és küldés  Küldés internetes faxként parancsával a Fax Varázslót indítjuk el, amellyel hagyományos faxkészülékre, vagy faxmodemmel kommunikáló számítógépre küldhetünk tetszetős kialakítású, fedőlappal ellátott vagy anélküli üzenetet. A Megnyitás párbeszédpanel állománylistájában kijelölt fájlok is elektronikusan postázhatók vagy floppy meghajtóra küldhetők (számítógépünk eszközeitől, hálózatba kapcsolásától függően). Az elektronikus postázásra, másolásra a Megnyitás vagy a Mentés másként párbeszédpanel állománylistájáról választjuk ki a megfelelő fájlokat. Kattintsunk az egér jobb nyomógombjával a kijelölt állományokra, majd a megjelenő helyi menüről a Küldés parancsot adjuk ki (a bal egérgombbal kattintva). A hajlékonylemez, DVD-RW meghajtó menüsor választásával a kiválasztott meghajtóra küldjük az állományokat. Ha nincs lemez a

Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

145

meghajtóban, vagy nincs rajta elegendő hely, akkor a program hibaüzenetet ad.

A levél küldési tulajdonságai A Levél címzettje parancs az elektronikus levél küldésére szolgál. Ez praktikusabb a faxnál, minthogy az így elküldött dokumentum tovább szerkeszthető, feldolgozható, esetleg továbbküldhető. A küldést az alapértelmezett levelezőprogram segítségével bonyolítjuk le. A levelezőprogramtól függően hasonló parancsok jelenhetnek meg a menüben (például lásd az ábrán a GroupWise-címzett parancsot). A Dokumentumok közé küldött fájl a megosztott Dokumentumok könyvtárba kerül. A Tömörített mappa paranccsal a dokumentumot tömörítve tároljuk el, ami a kisebb fájlméretnek köszönhetően inkább ajánlható postázásra. A kibontást a Windows 7 elvégzi, egyébként a .zip típusú tömörítvényeket olvasó programokkal tömöríthetjük ki az ilyen Excel 2010 magyar nyelvű változat

146 EXCEL 2010 ALAPOK fájlokat. A gyakran ingyenes – internetről letölthető – tömörítőprogramok csaknem mindegyike ismeri ezt a formátumot.

Küldés a Megnyitás párbeszédpanel helyi menüjéből

Állományok tulajdonságai A Megnyitás vagy a Mentés másként párbeszédpanelen kijelölt bemutatóra az egér jobb gombjával kattintás után megjelent helyi menü Tulajdonságok parancsával – ugyanúgy, ahogy a Fájl szalagfül Információ  Tulajdonságok  Speciális tulajdonságok parancsánál – megadhatjuk, illetve megtekinthetjük az állományra vonatkozó információkat, amelyek megkönnyítik az állományok kezelését, úgymint: rövid cím, kulcsszavak, szerző, operátor stb. Ha a Megnyitás párbeszédpanelen több állományt jelöltünk kie parancs kiadása előtt, akkor csak az Egyéni párbeszédpanel-lap beállításait nem tekinthetjük meg. A több könyvtár, illetve dokumentum kijelölését a panel

ikonja és az utána szereplő szöveg is jel-

Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

147

zi. A Mentés másként panelen nincs módunk több állomány kijelölésére.

Tulajdonságok lekérdezése a Megnyitás párbeszédpanelből Az Általános párbeszédpanel-lap az általános jellemzőket mutatja be (ezek a jellemzők a bemutató megnyitása után, az Excelben általában – a név kivételével – nem változtathatók meg). Az ikonnal kezdődő első sorban az állomány neve szerepel. Fájltípus: a dokumentum típusa. Társítás: a dokumentum alapértelmezett feldolgozó programja. Ha másikat akarunk a fájlhoz rendelni, kattintsunk a Módosítás gombra! Hely: az állomány tárolási helye (mappa, illetve könyvtár). Méret: a dokumentum mérete (kilobájtokban és bájtokban). MS-DOS név: a dokumentum rövid, 8+3 karakteres neve.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

148 EXCEL 2010 ALAPOK

Létrehozva: az első tárolás időpontja, értéke a rendszerórának a dokumentum első mentése kori beállításától függ. Módosítva: utolsó módosítás ideje. Hozzáférés: utolsó hozzáférés (megnyitás), olvasás ideje. Attribútumok: állomány-attribútumok – írásvédett (csak olvasható), rejtett, archív (archiválandó, ha még nem készült róla biztonsági másolat), rendszer. Ezen jellemzők megváltoztatásához a Windows Intéző segítségével keressük meg a fájlt és a jobb egérgombbal megjelenített helyi menüről válasszuk a Tulajdonságok parancsot. Különleges attribútumokat állíthatunk be a Speciális nyomógombra kattintva.

További speciális tulajdonságok is beállíthatók Az Egyéni panellapon a Hozzáadás nyomógombra kattintás után saját visszakereső információkat adhatunk bemutatónk jellemzőihez. A jellemző nevét, vagyis jellegét a Név, típusát a Típus listában adjuk meg. A tulajdonság konkrét jellemző adatát az Érték mezőben adjuk meg. A felvett tulajdonságok a Tulajdonságok listában jelennek meg, ahonnan kiválasztásuk után az Eltávolítás gombra kattintással törölhetők. Ha az adatlapot az Információ  Tulajdonságok paranccsal jelenítettük meg, akkor az Egyéni panel információit a Csatolva jelölőnégyzettel csatolhatjuk is a dokumentum tartalmához. Ha a Tulajdonságok párbeszédpanelt a Megnyitás vagy Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

149

a Mentés másként párbeszédpanelről jelenítettük meg, akkor a panel nyelve az operációs rendszer nyelvéhez igazodik, egyébként a program verziójának megfelelő nyelvű.

Egyéni tulajdonságok felvétele Ha a Dokumentum tulajdonságai panelt a Fájl szalagfül Információ  Tulajdonságok  Dokumentumpanel megjelenítése parancsával jelenítettük meg, akkor az egyszerűbb tulajdonságokat a Dokumentum tulajdonságai munkaablakban adhatjuk meg.

Egyszerű tulajdonságok rögzítése dokumentumpanelen Az összetettebb tulajdonságok rögzítésére, lekérdezésére előbb a Dokumentum tulajdonságai gomb lenyílójából ki kell adni a Speciális tulajdonságok parancsot. Ekkor a tulajdonságok rögzítésére szolgáló, fentebb bemutatott párbeszédpanel jelenik meg, viszont Excel 2010 magyar nyelvű változat

150 EXCEL 2010 ALAPOK

néhány újabb mezővel és lappal kiegészülve. Például a Tartalom párbeszédpanel-lapon jelennek meg a munkafüzet lapjainak nevei, az állomány elnevezett részei. A Fájl/Információ paranccsal megjelenített munkaablak is alkalmas az egyszerű és összetett tulajdonságok megtekintésére és a módosítható mezőkbe kattintva azok szerkesztésére. Az összes tulajdonság megjelenítéséhez kattintsunk a Minden tulajdonság megjelenítése hivatkozásra!

Speciális tulajdonságok rögzítése munkaablakban

A munkafüzetek helyreállítása Az Excel 2010-et is felkészítették arra, hogy helyreállítsa az áramkimaradás vagy más, váratlan rendszerhiba miatt bekövetkező leállások előtt szerkesztett munkafüzeteket. Enélkül akár a teljes munkafüzetet ismét elő kellene állítanunk. A program azonban az automatikusan mentett információkból a következő programindítás során felismeri, hogy ilyen „elveszett” fájlok jöttek létre a normális lezárás helyett, és ezeket egy külön munkaablakban felkínálja javításra Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

151

(lásd a mellékelt ábrát). Az automatikus mentés intervallumát, vagyis hogy milyen időközönként mentsen, valamint a mentés helyét Az Excel beállításai párbeszédpanel Mentés kategóriájában állítjuk be. A beállítás általánosan érvényes, ez alól csak az Automatikus helyreállítási kivételek ehhez listában megadott munkafüzeteket vonhatjuk ki az Automatikus helyreállítás kikapcsolása csak a munkafüzetre jelölőnégyzettel. A lista a megnyitott munkafüzeteket tartalmazza. A munkaablak listája tartalmazza a megszakadt fájlokat. A fájlnév alatt megjelenő szöveges emlékeztető utal a helyreállított fájl eredetére, mely A helyreállító munkaablak származhat az utolsó automatikus mentésből, az eredeti fájlból, illetve találunk itt már helyreállított fájlokat is. Az egyes fájlok helyi menüjében megtekinthetjük a munkafüzet állapotát (Megnyitás), elmenthetjük a munkafüzetet más néven, mentés nélkül bezárhatjuk, vagy törölhetjük – ezeket lehetőleg csak akkor válasszuk, ha a fájlból van mentett változatunk), illetve megtekinthetjük a helyreállítás során létrejött változásokat (Javítások megjelenítése). A munkaablakot a Bezárás gombbal zárjuk be.

A munkafüzetek használata Az előző oldalakon olvashattunk a munkafüzetek létrehozásáról, adatlapjának kitöltéséről, kereséséről és mentéséről. Ebben a részben a munkafüzetek használatáról, a munkafüzetek közötti mozgásokról, munkalapok beszúrásáról, áthelyezéséről, átnevezéséről és törléséről írunk. Excel 2010 magyar nyelvű változat

152 EXCEL 2010 ALAPOK A munkafüzet lapjai lehetnek: munka-, diagram-, Visual Basic modul-, párbeszéd-, Microsoft Excel 4.0 makró- és Microsoft Excel 4.0 nemzetközi makrólapok. Az Excel 2010 új, üres munkafüzet megnyitásakor alapértelmezés szerint 3 munkalapot hoz létre, ezek nevei rendre Munka1, Munka2, Munka 3. A lapok számát a szabad memória határozza meg. A kezdő lapok száma Az Excel beállításai párbeszédpanel Általános / Felveendő lapok száma mezőben legfeljebb 255-re beállítható. Az aktív – szerkesztés alatti – munkalap fülén a név vastag betűkkel szerepel.

A munkalap részei és kezelésének legfontosabb eszközei A munkalapok fülei csak akkor jelennek meg, ha Az Excel beállításai párbeszédpanel Speciális/Beállítások megjelenítése ehhez a munkafüzethez kategóriájában a Munkalapfülek megjelenítése jelölőnégyzet be van kapcsolva. A lapokra vonatkozó kurzor- (helyi) menüt úgy jelenítjük meg, hogy az egér jobb gombjával a lapfülre kattintunk. A munkalap mozgatására szolgáló billentyűk: PageUp, PgUp Alt+PageUp

Egy képernyőnyit (ablaknyit) felfelé lapoz. Egy képernyőnyit balra lép.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

153

Átvált a munkafüzet előző lapjára, ha a Scroll Lock be van kapcsolva, egyébként egy képernyőnyit balra lép. PageDown, PgDn Egy képernyőnyit lefelé lapoz. Alt+PageDown Egy képernyőnyit jobbra lép. Ctrl+PageDown Átvált a munkafüzet következő lapjára, ha a Scroll Lock be van kapcsolva, egyébként egy képernyőnyit jobbra lép. A munkalap egy cellájára úgy ugorhatunk, hogy rákattintunk, vagy a Szerkesztőléc elején álló Név mezőbe írjuk az elérni szándékozott cellát vagy tartományt, majd megnyomjuk az Enter billentyűt. A munkalapok váltására a fenti billentyűket, az ablak bal alsó sarkában álló lapozó gombokat vagy a lapfülre kattintást alkalmazzuk. A vízszintes gördítősáv elején álló méretezőjel elhúzásával a megjelenített fülek számát befolyásolhatjuk. Munkalapot (illetve kijelölt munkalapokat) a lapfülre a jobb egérgombbal mért kattintás után megjelenő lapfül-kurzormenü Törlés vagy a Kezdőlap szalag Cellák csoportjában megtalálható Törlés/Munkalap törlése parancsával törlünk a munkafüzetből. Új munkalapot úgy szúrunk be a munkafüzet létező lapja elé, hogy rákattintunk a beszúrás helyét követő lapfülre, majd kiadjuk a Kezdőlap szalag Cellák csoportjában megtalálható Beszúrás/ Munkalap beszúrása parancsát. Több munkalap egyidejű beszúrását megelőzően jelöljünk ki annyi, a beszúrás helyét követő munkalapot, ahányat be akarunk szúrni. Más típusú lapok beszúrását hasonló módon végezzük. A beszúrásra alkalmazhatjuk a lapfülkurzormenü Beszúrás parancsát is. Ekkor a laptípus kiválasztását szolgáló párbeszédpanel jelenik meg először (lásd az ábrát). A kiválasztás megkönnyítésére ezen a párbeszédpanelen is használhatjuk az állományok megnyitásának ismertetésénél leírt ikonokat. Fontos, hogy a Microsoft Office Online webhelyről is beszúrhatunk sablonokat, illetve a Mintatáblázatok párbeszédpanel-lapon választhatunk előre elkészített (magyarítandó) munkalapokat is. A munkalapok sorában az utolsó helyre szúrunk be új munkalapot a Shift+F11 billentyűkombinációval, vagy az utolsó munkalap füle után megjelenő Munkalap beszúrása ikonnal. Ctrl+PageUp

Excel 2010 magyar nyelvű változat

154 EXCEL 2010 ALAPOK

A lapok átnevezésére a Kezdőlap szalag Cellák csoportjában megtalálható Formátum/Munkalap átnevezése parancsát, illetve a lapfül-kurzormenü Átnevezés parancsát használjuk. Ekkor a lap átnevezését közvetlenül a lapfülen szerkesztve oldjuk meg. Az Excel automatikusan kijelöli a régi lapnevet, amelynek helyére kerül az új, általunk megadott munkalapnév.

A lapfül menüjéből beszúrható munkalap típusok A lapok áthelyezéséhez jelöljük ki az áthelyezendő lapokat (különben az aktív lapot helyezzük át). Ezután húzzuk el az egérrel a lapfület. A lapfülek felett egy fekete háromszög mutatja, hova kerül az egérgomb felengedése után a munkalap. A lap vagy lapok másolását az aktív munkafüzeten belül ugyanígy végezzük, de a művelet alatt a Ctrl billentyűt lenyomva tartjuk (ekkor a mozgatott lap jelében + jel jelenik meg, az új lapok neve pedig a másolt lapok neve lesz – természetesen sorszámozással kiegészítve, hogy minden lapnak egyedi neve maradjon). A program ilyenkor átnézi a megnyitott munkalapok összes képletét és az átnevezett oldalra hivatkozó képletekben kicseréli a hivatkozást. A nem megnyitott munkafüzetek

Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

155

hivatkozásait manuálisan kell frissítenünk, különben a program a képletekben nem találja meg a hivatkozott részeket, cellákat. A lapok másik munkafüzetbe vagy az aktív munkafüzetben másik helyre való áthelyezéséhez vagy megjelenítjük a két munkafüzetet egymás mellett a Nézet/Ablak/Mozaik paranccsal és az egyik ablakból a bal egérgomb nyomva tartása közben átvontatjuk a másikba a szükséges munkalapokat vagy a Kezdőlap szalag Cellák csoportjában megtalálható Formátum/Lap áthelyezése vagy másolása parancsát, vagy a kurzormenü ugyanilyen parancsát adjuk ki. Ekkor megjelenik a következő párbeszédpanel, amelyen megadjuk, hogy a munkalap melyik munkafüzetbe kerüljön át. Ha nem áthelyezni, hanem másolni akarjuk a munkalapot, akkor a Legyen másolat jelölőnégyzetet kapcsoljuk be, vagy a bal egérgomb lenyomása mellett végzett vontatást a Ctrl billentyű nyomva tartásával hajtsuk végre.

Lap mozgatás vagy másolása A vízszintes gördítő sáv végén és a függőleges gördítő sáv tetején látható osztómezővel vagy a Nézet szalag Ablak/Felosztás parancsával az ablakot különálló ablaktáblákra oszthatjuk fel. Ezután megjelennek a táblán belüli osztócsíkok. Az osztósávot az egérrel a munkalap felé húzva, az osztócsík a munkalap rácsvonalához igazodik, ha az osztósávot a gördítő sáv mentén húzzuk, akkor rácsvonalak közötti osztócsíkot is kialakíthatunk. A felosztás az osztósáv vagy az osztócsík húzásával áthelyezhető. Excel 2010 magyar nyelvű változat

156 EXCEL 2010 ALAPOK A függőlegesen osztott ablaktáblák függőleges irányban együtt mozognak, ha a munkalapot elmozdítjuk. A vízszintesen osztott ablaktáblák vízszintes irányban mozognak együtt. Az ablak megosztása a Nézet szalag Ablak/Felosztás parancsának megismétlésével, illetve az osztósávra vagy az osztócsíkra mért kétszeri kattintással szüntethető meg. Sokszor szükségünk lehet arra, hogy bizonyos képernyőrészek, jellegzetesen a táblák oszlopazonosító első sora, és oszlopa állandóan a képernyőn látható maradjon, még akkor is, ha a bevitel érdekében a táblát tovább gördítettük. Ehhez az ablaktábla rögzítése a Nézet szalag Panelek rögzítése  Ablaktábla rögzítése parancsával oldható meg. Ez a fajta felosztás a felső és a bal oldali ablaktáblában nem engedélyezi a gördítést, azok mindig a rögzítés kori helyzetben maradnak. A felosztás nem befolyásolja a munkalap nyomtatását. A Nézet/Panelek rögzítése  Felső sor rögzítése parancs a lista első soránál, az Első oszlop rögzítése parancs a lista első oszlopánál rögzíti a táblát. A munkalap a Nézet szalag Ablak/Elrejtés parancsával vagy a lapfül helyi menüjének Elrejtés parancsával elrejthető, az elrejtett ablak az ugyanezeken a helyeken megtalálható Felfedés parancscsal jeleníthető meg ismét. Mivel több munkalapot is elrejthetünk, ezek közül párbeszédpanelen kell kiválasztanunk, hogy melyiket fedjük fel ismét.

Változások követése A munkafüzet szerzőjének és ellenőrzőjének, bírálójának munkáját könnyíti meg a változtatásokat követő funkció, amellyel a dokumentumot ellenőrző a megjegyzéseken kívül a dokumentum szövegén is végezhet – dokumentált, azaz a bíráló, lektor nevét, a javítás idejét rögzítő – változtatásokat.

A változás megjelenítése Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

157

A Korrektúra szalag Változások követése Módosítások kiemelése parancsa a közösen használt munkafüzetben kiemeléssel jelzi a cellatartalmak változtatásait (ha az egérkurzort a cella fölött tartjuk), beleértve az áthelyezett és beillesztett cellatartalmat és a beszúrt vagy törölt sorokat és oszlopokat. A parancs kiadása után jelöljük be a Változás figyelése szerkesztéskor jelölőnégyzetet (lásd a következő ábrát). A párbeszédpanel bezárása után az Excel közös használatúvá teszi a munkafüzetet, figyelemmel kíséri, és már szerkesztéskor kiemeléssel jelöli a változásokat, ha ezt az alábbiak szerint beállítjuk. Ha a munkafüzetben voltak makrók, akkor azokat a közös használat alatt nem lehet szerkeszteni, erre a program párbeszédpanelen figyelmeztet is. A jelölőnégyzet törlésével megszűnik a közös használat, és a változások figyelése is, így a munkafüzeten ez után végzett módosításokat nem lehet kiemelni. Jelöljük be Kiemelés a képernyőn négyzetet a módosított cellák kiemeléséhez. A Mikor mezőben adott időszakban történt változásokra korlátozhatjuk a figyelést. Válasszuk a Mindig, Legutolsó mentés óta, Meg nem tekintett vagy Dátum óta elemet a figyelt időszak megadásához. A Dátum óta beállítás esetében, a Mikor mezőben adjuk meg a kívánt kezdő dátumot. A Meg nem tekintett beállítás esetében kiemelhetjük, és a Korrektúra szalag Változások követése  Módosítások elfogadása vagy elvetése paranccsal elbírálhatjuk a még át nem vizsgált változásokat. A Ki jelölőnégyzet kiválasztása után a listában kiválaszthatjuk azt a személyt vagy személyeket, akik által a munkafüzetben végzett változtatásokat kiemeljük. A Hol jelölőnégyzet kiválasztása után a mezőben megadhatjuk azt a tartományt, amelynek változásait szeretnénk kiemelni. Ha a mező üres, akkor a teljes munkalapra érvényes a figyelés. Nem öszszefüggő tartományt úgy emelhetünk ki, hogy a Ctrl billentyűt lenyomva tartjuk és az egérrel a megfelelő cellákra kattintunk. A mező jobb sarkában látható gombbal ideiglenesen elrejthetjük a párbeszédpanelt, így a munkalapon a megfelelő cellák kijelölésével megadhatjuk a tartományt. Ha befejeztük, újabb kattintásra ismét megjelenik a teljes párbeszédpanel. Excel 2010 magyar nyelvű változat

158 EXCEL 2010 ALAPOK

A változáskövetés beállítása A már mentett, előzőleg közös használatúvá tett munkafüzetek esetében választhatjuk a Változások felsorolása új lapon jelölőnégyzetet is. Ekkor a program a módosításokat egy külön munkalapon (az Előzmények lapon) jeleníti meg, melyet a megtekinteni kívánt módosítások szűrésére is használhatunk (lásd az ábrát).

A változások listája minden jellemzőjére szűrhető A Korrektúra Változások  Közös munkafüzet védelme parancsával védhetjük meg a megosztott munkafüzetben a változások nyomon követését. Amíg a védelem be van kapcsolva, a munkafüzethez jelszó nem rendelhető. Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

159

Védett aktív megosztott munkafüzetnél a parancs neve Közös munkafüzet védelmének feloldására változik. Ha a fájl nem közös, akkor jelszót is beállíthatunk, majd az OK gombra kattintás után, a program felajánlja a munkafüzet mentését megosztott munkafüzetként. Ekkor bekapcsolhatjuk a közös használat és a változások követésének védelmét.

A közös használatú munkafüzet védelmének bekapcsolása A változtatások ellenőrzésére, követésére használjuk a Korrektúra szalag Változások követése  Módosítások elfogadása vagy elvetése parancsát. Ha a változtatásokat új (Előzmények) lapon rögzítettük, akkor annak neve most megváltozik. Az esetlegesen szükséges mentésekre a program figyelmeztet.

Az ellenőrzés paraméterezése Az ellenőrzési paraméterek megadása után új párbeszédpanelen egyenként jelennek meg a változtatások. A párbeszédpanelen megjelenik a változtatást végző neve és a módosítás ideje. (Ehhez a nevet Az Excel beállításai párbeszédExcel 2010 magyar nyelvű változat

160 EXCEL 2010 ALAPOK

panel Általános / Microsoft Office példány egyéni beállításai kategóriájának Felhasználónév mezőjében adja meg a javítást végző). Az Elfogadás nyomógombra kattintva a változtatást elfogadjuk, az Elutasítás billentyűre kattintva elvetjük azt. Az összes elfogadása nyomógombra kattintva az összes módosítást egyetlen utasítással fogadjuk el. Az összes elvetése nyomógombra kattintva az összes módosítást egyetlen utasítással vetjük el.

A változások egyenként is elfogadhatók vagy elvethetők A közös használatból egyes felhasználók kizárhatók a Korrektúra/Munkafüzet megosztása paranccsal (lásd a következő ábrát). A Szerkesztés párbeszédpanel-lapon látszanak azok a felhasználók, akiknél a munkafüzet éppen nyitva van. A Beállítás párbeszédpanel-lapon adhatjuk meg a közös használat jellegzetességeit (például az ütközések kiküszöbölését, vagy az előzmények megőrzésének idejét, a változások frissítésének rendszerességét). Ha a Közös használat/Szerkesztés párbeszédpanel-lap Közös használat engedélyezése jelölőnégyzetének törlésével megszüntetjük a közös használatot, akkor ezzel töröljük a változási előzményeket, és az ugyanazt a munkafüzetet szerkesztő felhasználók módosításaikat nem menthetik el, még a közös használat újbóli engedélyezése után sem. A közös használat törlése után a munkafüzet ismét kizárólagos használatba kerül. Erre a közös használat törlése előtt figyelmeztet a program.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

161

A közös használat beállítási lehetőségei

Alapszolgáltatások Alapszolgáltatások közé soroljuk azokat a parancsokat, amelyek a legegyszerűbb, mindennapos szerkesztési, számolási munkához szükségesek. Az Excel 97-ben megváltozott a fájlok kezelése, a navigáció a munkalapokon, a szövegrészek keresése, cseréje, az automatikus javítás és az objektumok beillesztése, a kimutatások alkalmazása, megjelent néhány új függvény. Az Excel 2000-ben ez csak némileg módosult, újabb formázási lehetőségek jelentek meg, az automatikus javítás az engedélyezett nyelvek közül mindig az aktuálisra vonatkozik (vagyis arra a nyelvre, billentyűzet-kiosztásra, amelyen a szövegbevitelt végezzük), módosultak a Webbel kapcsolatos lehetőségek stb. Az Excel 2002-ben módosítottak az állományok megnyitásán, keresésén, a vágólap műveleteken, az ellenőrzéseken, valamint egyebek között a csoportos munkavégzéssel kapcsolatos szolgáltatásokon. Az Excel 2003-as változatának legExcel 2010 magyar nyelvű változat

162 EXCEL 2010 ALAPOK fontosabb újdonságai a listák kezelése, a Kutatás munkaablak, az XML támogatás, a dokumentumok összehasonlítási lehetősége, a közös használat változásai, egyes tartalomvédelmi és egyéb szolgáltatások. A 2007-2010-es változatok legfőbb újdonságait a kötet elején ismertettük. Ezek túlnyomó többsége kimerül a teljesen megváltoztatott felhasználói felülettel kapcsolatosan, azonban van néhány valóban új funkció (például az adatjelölők alkalmazása a cellákban), illetve szerencsésen és jelentősen továbbfejlesztett korábbi funkció is (például a feltételes formázás, vagy a rendezés). Az alapszolgáltatások körén túlnyúló hasznos újdonságok alkalmazását a későbbi fejezetekben, illetve az irodalomjegyzékben megadott köteteinkben ismertetjük.

Kurzormozgatás A kurzort, amellyel a parancsokat, illetve az aktív cella helyét a munkalapon, vagy a szövegbeszúrás helyét a cellatartalomban jelöljük ki, a billentyűvel vagy az egérkurzor segítségével mozgatjuk. Az aktív cella relatív helyzetét a gördítő sávokon mutatja a gördítő jel. A vízszintes gördítő sáv mellett a gördítő jel mozgatásakor az aktuális oldal első oszlopának jele látható. A függőleges és vízszintes gördítő sávon az egér segítségével mozgatva a gördítő jelet, vagy a gördítő sávok végén látható nyilakra kattintva mozoghatunk az állományban. Használhatjuk a gördítő jelek helyi menüjének parancsait is.

A vízszintes és a függőleges gördítő sáv helyi menüje Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

163

A cellák közül az aktív cellát – amelyre a művelet, adatbevitel stb. vonatkozik – vastag keret veszi körül, hivatkozási címe pedig látszik a Szerkesztőléc elején található név mezőben. A cellák és munkalapok közötti mozgásra, navigálásra az egér bal gombjával végzett kattintást, illetve a következő táblázatban bemutatott billentyűkombinációkat, valamint egy adott cellára vagy meghatározott cellatartományra a közvetlen ugrást alkalmazzuk. Ez utóbbira használhatjuk a cellahivatkozásokat vagy az általunk adott neveket. Ha a Scroll Lock billentyű le van nyomva, akkor a , , ,  billentyűk a lapot a megfelelő irányba gördítik, különben a megfelelő irányba eső következő cellát teszik aktívvá. A cellák közti mozgásra szolgáló billentyűk: Enter





Tab Shift+Tab 

Ctrl+ 

Az aktív cellát követő cellára lép, ha Az Excel beállításai párbeszédpanel Speciális/Szerkesztés kategóriájában a Kijelölt cellák az Enter lenyomása után áthelyezhetők választókapcsolót bekapcsoltuk. A bevitel utáni mozgás irányát ugyanezen a párbeszédpanelen az Irány listában adjuk meg. Az aktív cellát tartalmazó oszlopban eggyel lejjebb lép, így a kurzor alatti cellát teszi aktuális cellává. Ha a Scroll Lock be van kapcsolva, akkor a táblázatot egy sorral lejjebb gördíti. Ekkor a kurzort tartalmazó cella marad az aktuális. Az aktív cellát tartalmazó oszlopban eggyel feljebb lép. A táblázatot egy sorral feljebb gördíti, ha a Scroll Lock be van nyomva. Az aktív cellát tartalmazó sorban eggyel jobbra lép. Az aktív cellát megelőző szomszédos cellába lép. Az aktív cellát tartalmazó sorban a megelőző cellára lép. Ha a Scroll Lock be van kapcsolva, akkor a táblázatot egy oszloppal balra gördíti. A megelőző, legközelebbi nem üres cellára vagy a sor első cellájára lép. Az aktív cellát követő cellára lép. A táblázatot egy oszloppal jobbra gördíti, ha a Scroll Lock be van Excel 2010 magyar nyelvű változat

164 EXCEL 2010 ALAPOK

Ctrl+ Home Ctrl+Home

nyomva. A sorban utolsó nem üres cellára vagy a sor utolsó cellájára lép. Az aktív cellát tartalmazó sor első cellájára lép. A munkalap bal felső (A1) cellájára lép.

Kijelölések A legtöbb parancs és művelet végrehajtása előtt ki kell jelölni a cellát vagy cellatartományt, amellyel műveletet végzünk. Egyetlen cellát úgy jelölünk ki, hogy aktívvá tesszük (rálépünk). A kijelölést a legegyszerűbb a Shift billentyű nyomva tartása mellett a fenti billentyűkkel elvégezni (például Shift+). Ugyancsak egyszerű a bal egérgomb folyamatos nyomva tartása mellett végzett „meszelés”. A kijelölt tartomány színe fordított lesz (a háttér- és a karakterszín felcserélődik). A kijelölt tartomány tartalmazhat szomszédos vagy nem szomszédos cellákat is. Nem szomszédos (összefüggő) tartományokat, cellákat a Ctrl billentyű lenyomása mellett jelölhetünk ki. A sor kijelöléséhez kattintsunk a sorok elején álló sorjelölőre vagy nyomjuk meg a Shift+szóköz billentyűkombinációt. Teljes oszlop kijelöléséhez mutassunk egérrel az oszlopok tetején álló oszlopjelölőre vagy nyomjuk meg a Ctrl+szóköz billentyűkombinációt. A teljes munkalapot az első oszlopazonosító előtti nyomógombra kattintva vagy a Ctrl+Shift+szóköz billentyűkombinációval jelöljük ki. A kijelölt cellák közti mozgásra szolgáló billentyűk: Enter Shift+Enter Tab Shift+Tab

A kijelölésen belül, lejjebb (egysoros jobbra), a következő cellára lép. A kijelölésen belül, feljebb (egysoros balra), a megelőző cellára lép. A kijelölésen belül, jobbra (egyoszlopos lefelé), a következő cellára lép. A kijelölésen belül, balra (egyoszlopos felfelé), a megelőző cellára lép.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

kijelölésnél kijelölésnél kijelölésnél kijelölésnél

EXCEL 2010 ALAPOK

Ctrl+. Ctrl+Alt+ Ctrl+Alt+

165

Az óramutató járásával egyező irányban a kijelölt tartomány következő sarkába lép. A következő kijelölés első cellájára lép. A megelőző kijelölés első cellájára lép.

Az F8 funkciógombbal kijelölő üzemmódba válthatunk. Ekkor a következő kattintással az aktuális cellától a kattintás helyéig terjedő kijelölést hozhatunk létre, vagy a kijelölést a kurzormozgató billentyűkkel módosíthatjuk. A kijelölés után elvégezzük a szükséges módosító műveleteket, mely után automatikusan a normál üzemmódra térünk vissza, vagy az Esc billentyűvel kilépünk a kijelölés üzemmódból. Nagyobb – és különlegesen paraméterezett – mozgásokat, egyúttal kijelölést hajthatunk végre a – korábbihoz képest nagyon elrejtett Kezdőlap szalag Szerkesztés/Keresés és kijelölés gombmenüje Ugrás parancsával. Ezzel egyenértékű az F5 billentyű lenyomása is. A parancs végignézi a munkalapot és kijelöli a megadott cellákat vagy tartományokat. Ha csak egyetlen cellát adunk meg, akkor értelemszerűen az lesz az aktuális (oda ugrunk). A parancsot képletírás során a felsorolt hivatkozások képletbe illesztésére használhatjuk.

Az ugrás parancs paraméterezése

Excel 2010 magyar nyelvű változat

166 EXCEL 2010 ALAPOK

A Hova mező listájában jelennek meg az aktív munkafüzetben elnevezett cellák vagy tartományok, illetve a korábban, az ugrás paranccsal felkeresett helyek. Az első helyen a legutoljára kiválasztott hivatkozás áll. A Hivatkozás mezőbe írjuk be a terület nevét vagy hivatkozását, illetve a Hova listában választjuk ki, ahová ugorni akarunk, illetve amelyet az ugrás után kijelölünk. Ha külső hivatkozást írunk be, akkor egy másik, nyitott munkafüzet hivatkozására vagy elnevezett területére is ugorhatunk. A külső hivatkozásba írjuk be a munkafüzet és a munkalap nevét, utána egy felkiáltójelet, valamint a kívánt hivatkozást vagy elnevezést. Például: [beszámol.xlsx]mérleg!C2:F6. Nem összefüggő kijelölésnél a cellatartományt a Hivatkozás mezőbe írjuk be, ezután lenyomva tartott Ctrl billentyű mellett nyomjuk meg az OK nyomógombot.

Az irányított kijelölés paraméterezési lehetőségei Az Irányított nyomógombbal, vagy a Kezdőlap szalag Szerkesztés/Keresés és kijelölés gombmenüje Irányított kijelölés parancsával párbeszédpanelt jelenítünk meg, amelyen megadhatjuk a cellák kiválasztásához szükséges keresési szempontokat. A program a panelen megadott típusú cellákat jelöli ki. A kijelölésnek több cellából vagy tartományból álló eredménye is lehet. Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

167

Az egész munkalapot átvizsgáló kereséshez az irányított kijelölés indítása előtt egyetlen cellát adjunk meg. A munkalap egy részére a keresési tartomány kijelölésével korlátozzuk a keresést. A kijelöléssel adjuk meg, hogy melyik cella elődeit vagy utódait keressük. Az előd- vagy utódcellák keresésekor a program mindig átnézi a teljes munkalapot. A párbeszédpanelen beállítható keresési szempontok:  Jegyzetek: Az összes cellát kijelöli, amelyhez jegyzet tartozik, ha nem talál ilyen cellát, akkor a program hibaüzenetet ad.  Állandók: Az összes cellát kijelöli, amely nem függvény (nem egyenlőségjellel kezdődik) azaz matematikailag állandónak tekinthető.  Képletek: Az összes cellát kijelöli, amelyben a kapcsolókkal beállított eredményű képlet található:  Számok: A keresett cellákban a képlet végeredménye szám.  Szöveg: A keresett cellákban a képlet végeredménye szöveg.  Logikai értékek: A keresett cellákban a képlet végeredménye logikai érték.  Hibák: A keresett cellákban a képlet hibaértéket eredményez.  Üres cellák: Az összes üres cellát kijelöli.  Aktuális terület: Az aktív cella körül jelöl ki egy téglalap alakú cellatartományt, melyet üres sorok és oszlopok határolnak.  Aktuális tömb: Kijelöli az aktív cellát tartalmazó egész tömböt.  Objektumok: Az összes grafikus objektumot kijelöli (a gombokat és a szövegdobozokat is). A rádiógomb csak akkor érhető el, ha ilyen objektumok egyáltalán vannak a munkalapon.  Sorkülönbségek: Az összehasonlító cella tartalmától különböző cellák soronként. Az összehasonlító cella soronként az aktív cellával azonos oszlopban van.  Oszlopkülönbségek: Az összehasonlító cella (minden oszlopban az aktív cellával azonos sorban álló cella) tartalmától különböző cellák oszloponként.  Elődcellák: Kijelöli az aktív cellában lévő képlet által hivatkozott cellákat.  Utódcellák: Kijelöli az aktív cellára hivatkozó cellákat.  Csak a közvetlen: Az aktív cellára közvetlenül hivatkozó cellák.  Minden szintű: Az aktív cellára közvetlenül vagy közvetve hivatkozó cellák. Excel 2010 magyar nyelvű változat

168 EXCEL 2010 ALAPOK

 Utolsó cella: A legutolsó, adatot vagy formázást tartalmazó cellát jelöli ki.  Csak a látható cellák: Kijelöli a munkalap látható celláit.  Feltételes formázás: A cellák feltételtől függő formázását a Kezdőlap szalag Stílusok/ Feltételes formázás gombmenüjének parancsaival végezzük. Ez a választókapcsoló csak azokat a cellákat jelöli ki, amelyekre feltételes formátumot alkalmaztunk.  Adatok érvényesítése: Az Adatok szalag Adateszközök/ Érvényesítés gombmenüjének Érvényesítés parancsával meghatározhatjuk az egyes cellákban vagy cellatartományokban megengedhető adatokat. Az adatbevitelt egy adott típusra, például egész számokra, decimális számokra vagy szövegre korlátozhatjuk, megszabhatjuk az érvényes bevitel határértékeit. E választókapcsoló alkalmazásával csak azokat a cellákat jelöljük ki, amelyekre adatérvényesítési szabályokat alkalmaztunk. A pontos működést az alábbi Mind és Azonosak választókapcsolóval szabályozzuk.  Mind: A feltételes formátumokat tartalmazó összes cellát (illetve azokat, amelyre adatérvényesítési szabály vonatkozik), kijelöli a munkalapon.  Azonosak: A jelenleg kijelölt cella feltételes formázásával megegyező feltételes formázású (illetve azzal azonos adatérvényesítési szabályokkal rendelkező) cellákat jelöli ki.

Adatbevitel A közvetlen adatbevitel során az aktív cellába írjuk, vagy a szerkesztőlécen adjuk meg a cellák vagy diagramok értékeit, illetve képleteit. Itt a bevitt adatokat utólag szerkeszthetjük is. A szerkesztőléc az aktív cella tartalmát mutatja. A szerkesztőléc a Nézet szalag Szerkesztőléc jelölőnégyzetének kiválasztásával jeleníthető meg vagy törlésével rejthető el. Ha kétszer rákattintunk a cellára, akkor a cellába közvetlenül beírhatjuk az adatokat. A szerkesztőléc bal oldalán található Név mezővel neveket adhatunk meg, illetve a munkalap szerkeszteni kívánt részére ugorhatunk. A cellát és a szerkesztőlécet az F2 billentyűvel, vagy a cellába kattintva aktivizáljuk, ezután bevihető vagy szerkeszthető a cella Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

169

tartalma. A pénznem (Ft) és a százalékformátumú (%) értékek után a megfelelő mértékegységet adjuk meg (százalék formátumot formázhatunk utólag is, akkor azonban a gép automatikusan 100-al szorozza meg a cella tartalmát). Az adatbevitelt az Enter billentyűvel vagy a szerkesztőléc ikonjával fejezzük be. A végrehajtott módosításokat az Esc billentyűvel vagy a szerkesztőléc ikonjára kattintva hatástalanítjuk. Képleteket közvetlen begépeléssel az = (egyenlő) billentyű lenyomása után, illetve a Képletek szalag Függvény beszúrása parancsával, vagy a Képletek szalag Függvénytár csoportjának gombmenüiből választva, illetve a Szerkesztőléc Függvény beszúrása ikonjára kattintva visszük be.

A szerkesztőléc részei A Ctrl+; billentyűkombinációval a napi dátumot (sajnos nem mindig működik), a Ctrl+Shift+. billentyűkombinációval a pontos időt szúrjuk be a szerkesztőlécre. A cellán belüli soremeléseket az Alt+Enter, a tabulációkat (a cella tartalmának behúzását a bal cellahatártól) a Ctrl+Alt+Tab billentyűkombináció lenyomásával, illetve a Kezdőlap szalagon a Behúzás növelése ikonnal illesztjük be (csak akkor, ha a szerkesztőléc vagy a cella aktív, különben előbb nyomjuk meg az F2 billentyűt). A behúzást 15 fokozatban végezhetjük. A Ctrl+Alt+Shift+Tab billentyűkombinációval vagy a Behúzás csökkentése ikonnal a cellatartalom behúzását csökkenthetjük. Excel 2010 magyar nyelvű változat

170 EXCEL 2010 ALAPOK

Csoportos cellatartalom-kitöltés Az aktív cella tartalma az F2 billentyű és az utána lenyomott Ctrl+Enter billentyűkombináció hatására az összes kijelölt cellába betöltődik. Az aktív cella tartalmával a cellával szomszédos (azonos sorban vagy oszlopban lévő) cellák feltölthetők úgy is, hogy a Ctrl billentyű nyomva tartása mellett egérrel elhúzzuk a cella jobb alsó sarkában található kitöltőjelet (). Így egyetlen számból is készíthetünk emelkedő számsort. Ha a Ctrl billentyűt nem nyomjuk le és így vontatjuk el a kitöltőjelet, akkor a kijelölésbe vont cellák felveszik az aktív cella tartalmát. A program a kitöltés után, az utolsó cellát követően megjelenít egy intelligens címkét, amelynek – a kitöltés formátumától függő – menüjében választhatunk, mi történjen a kijelölésben részt vevő cellákkal (lásd az ábrát).

Kitöltési lehetőségek A cellák aktuális cellától jobbra történő kitöltéséhez jelöljük ki a jobbra álló cellákat, majd a Kezdőlap szalag Szerkesztés kategóriában található Fill (Kitöltés) nyomógomb Jobbra parancsát adjuk ki vagy nyomjuk meg a Ctrl+R billentyűkombinációt. Ellenkező irányú kitöltéshez az aktuális cellától balra jelöljük ki a tartományt, majd a Kezdőlap/Szerkesztés/Kitöltés gombmenü Balra parancsát. Az újonnan bemásolt tartalom és formátum felülírja a meglévőt. A cellák aktuális cellától lefelé történő kitöltéséhez jelöljük ki a lejjebb álló cellákat, majd adjuk ki a Kezdőlap/Szerkesztés/ Kitöltés gombmenü Lefelé parancsát! Ellenkező irányú kitöltéshez az aktuáExcel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

171

lis cellától felfelé jelöljük ki a tartományt, majd a Kezdőlap/ Szerkesztés/Kitöltés gombmenü Fel parancsát adjuk ki! Ha előzőleg (a Ctrl billentyű nyomva tartása közben a lapfülekre kattintva) kijelöltünk munkalap-csoportot, akkor a kijelölt cellatartomány tartalmát a Kezdőlap/Szerkesztés/Kitöltés gombmenü Több munkalapra parancsával a csoportba foglalt összes munkalapon ugyanabba a cellatartományba másolhatjuk. A másolás előtt a parancsot paramétereznünk kell (lásd az ábrát). Ez esetben a Csoportos kitöltés párbeszédpanelen megadható az is, hogy a kijelölt cellatartomány mely részét másoljuk: Mindennel: A tartalmat és formátumot is másolja. Tartalommal: Csak a tartalmat másolja, a formátum marad az eredeti. Formátummal: Csak a formátumot máA csoportos kitöltés solja, a tartalom marad az eredeti. A munkalapokat a fenti művelet megoldása előtt a Shift billentyű lenyomása mellett, a lapfülekre kattintva csoportosíthatjuk. Ekkor a csoport tagjai közül bármelyik munkalapot választjuk ki aktuális munkalapnak, a címsorban megjelenik a (csoport) jelzés. A csoportot elhagyva (csoporton kívüli lapra lépve) a csoport megszűnik.

Egyetlen cellába töltött nagyméretű szöveg A Kezdőlap/Szerkesztés/Kitöltés gombmenü Szövegelosztás parancsával a kijelölt cellatartományban egyenlő sorokra (egymás Excel 2010 magyar nyelvű változat

172 EXCEL 2010 ALAPOK alatti cellákba) oszthatjuk fel a szöveget. Számok vagy képletek esetén a kitöltés nem alkalmazható. A kitöltés után a kijelölt tartományban lévő szöveg több egymás alatti sorban, egyenletesen, a tartomány szélességét optimálisan kihasználva helyezkedik el (lásd az ábrákat). Ez együtt járhat a szükséges sorok számának csökkenésével is. A kijelölt tartomány bal oldali oszlopába írjuk a széttördelendő szöveget, a tartomány többi cellájának üresnek kell lennie. Ha az egyesítéskor a szöveg túlnyúlik az alsó cellán, figyelmeztetést kapunk. Az elosztott szöveget tartalmazó cellák között semmiféle kapcsolat nincs, ezért a cellák áthelyezése, méretezése megszüntetheti a szöveg olvashatóságát!

A nagyméretű szöveg elosztva több cellába

Cellák automatikus feltöltése A kijelölt cellatartomány számok vagy dátumok sorozatával is feltölthető. A sorozat kezdő értékeit minden egyes sor vagy oszlop első cellája (vagy cellái) jelentik. A kezdőértékek bevitele, majd a kitöltendő tartomány kijelölése után adjuk ki a Kezdőlap/Szerkesztés/Kitöltés gombmenü, vagy a húzással végzett kitöltésnél megjelenő menü Sorozatok parancsát (lásd a következő ábrát). A párbeszédpanel Sorozat paramétercsoportjában adjuk meg, hogy a sorozattal sorokat vagy oszlopokat töltsön-e ki a program. Pozitív Lépésköz növekedő, negatív csökkenő sorozatot eredményez. A Végérték paramétert nem kötelező megadni. Ha megadjuk, akkor a kitöltés véget érhet a tartomány vége előtt is – amennyiben elértük a végértéket. Ha a tartomány végét érjük el a végérték el-

Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

173

érése előtt, akkor a funkció úgy működik, mintha a Végérték mezőt üresen hagytuk volna. A létrehozott sorozat négyféle típusú lehet: Számtani: A számtani sorozat egymást követő értékei közötti különbség állandó. A függvény a sorozat tagjait úgy számítja ki – ha a Trend jelölőnégyzet ki van kapcsolva –, hogy a soron következő cellaértékhez hozzáadja a Lépésköz mezőben található értéket. Ha a Trend jelölőnégyzet be van kapcsolva, akkor nem veszi figyelembe a lépésköz értékét, hanem a lineáris trendsorozatot alkot.

A sorozattal kitöltés paraméterezése Mértani: A mértani sorozat egymást követő értékei közötti hányados állandó. A sorozat tagjait úgy számítja ki – ha a Trend négyzet ki van kapcsolva –, hogy a soron következő cellaértéket megszorozza a Lépésköz mezőben található értékkel. Ha a jelölőnégyzet be van kapcsolva, akkor mértani sorozat készül. Dátum: A Dátumegység szerint megadott módon dátumokból álló sorozatot eredményez. Ügyeljünk arra, hogy a hétköznapokból képzett sorozatok esetén az állami és egyházi ünnepeket is hétköznapként kezeli a program (lásd a következő ábrát). Pontos nyilvántartás alapjaként az ilyen sorozat csak ellenőrzés és manuális módosítás, a felesleges dátumok törlése után használható. AutoKitöltés: A már meglévő sorozat alapján folytatja a kijelölt tartomány üres celláinak kitöltését. A műveletnél figyelmen kívül hagyja a Lépésköz mezőben és a Dátumegység csoportban megadott adatokat. A kitöltött cellák formátumát a legelső (a kitöltést Excel 2010 magyar nyelvű változat

174 EXCEL 2010 ALAPOK szabályozó) cella formátuma határozza meg. Szöveges hónapokat vagy napokat tartalmazó sorozatnál a kis- vagy nagybetűs írást is az első tag határozza meg. A következő táblázatban példákkal mutatjuk be az egyes sorozattípusokat: számtani mértani dátumegység: dátumegység: dátumegység: automatikus sorozat sorozat nap hétköznap hónap kitöltés kezdő elem: 1 1 2011.01.05 2011.01.05 2011.01.05 Szerda 2 1 2011.01.06 2011.01.06 2011.02.05 Csütörtök 3 1 2011.01.07 2011.01.07 2011.03.05 Péntek 4 1 2011.01.08 2011.01.10 2011.04.05 Szombat 5 1 2011.01.09 2011.01.11 2011.05.05 Vasárnap 6 1 2011.01.10 2011.01.12 2011.06.05 Hétfő

A különböző sorozatok mintája A leggyorsabb sorozat-kitöltési módszer, ha az egér jobb gombjának lenyomásával húzzuk el a kijelölés jobb alsó sarkában álló kitöltőjelet.

Helyi menü kitöltéshez Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

175

A jobb egérgomb felengedésével megjelenő kurzormenüben megadhatjuk, hogy milyen kitöltést vagy trendet készítünk: Cellák másolása: az eredeti kijelölésbe vont cellák tartalmát ismétlődően az elhúzással kijelölt cellákba másolja. Kitöltés sorozattal: Legalább két cella előzetes kijelölése után adható ki, a cellák az elhúzással kijelölt tartomány kitöltésénél alkalmazott lépésközt határozzák meg. Kitöltés formátumma: A tartományt a kijelölt cellákban érvényes formátumokkal tölti fel. Kitöltés értékkel: Az egeres húzással kijelölt tartományt a kijelölt cellában lévő értékkel tölti ki. Ha előzetesen több cellát jelöltünk ki, akkor az elhúzással kijelölt tartományt sorozattal tölti ki, amelynek lépésköze a kijelölt cellák értékéből adódik. Kitöltés napokkal: Az elhúzással kijelölt tartományt az aktuális cellában lévő dátummal kezdődő, cellánként egy nappal növekvő dátumokkal tölti ki. Ha előzetesen több cellát jelöltünk ki, akkor az elhúzással kijelölt tartományt dátumsorozattal tölti ki, amelynek lépésköze a kijelölt cellák értékéből adódik. Kitöltés munkanapokkal: Az elhúzással kijelölt tartományt az aktuális 2011.01.03 alapadat cellában lévő dátummal kezdődő, cel- 2011.01.06 lánként egy hétköznappal növekvő hét- 2011.01.10 létrehozott köznapokra vonatkozó dátumokkal tölti 2011.01.13 új hétköznapi ki. Ha előzetesen több cellát jelöltünk 2011.01.17 sorozat ki, akkor az elhúzással kijelölt tarto- 2011.01.20 mányt dátumsorozattal tölti ki, amely- 2011.01.24 nek lépésköze a kijelölt cellák értékéből 2011.01.27 adódik. Például a mellékelt táblázatban 2011.01.31 az első két cellából négynaponkénti Hétköznapok sorozatának hétköznapokat tartalmazó sorozatot mintája képeztünk. Kitöltés hónapokkal: Az elhúzással kijelölt tartományt az aktuális cellában lévő dátummal kezdődő, cellánként egy hónappal növekvő hónapokra vonatkozó dátumokkal tölti ki. Ha előzetesen több cellát jelöltünk ki, akkor az elhúzással kijelölt tartományt dátumsorozattal tölti ki, amelynek lépésköze a kijelölt cellák értékéből adódik. Excel 2010 magyar nyelvű változat

176 EXCEL 2010 ALAPOK

Kitöltés évekkel: Az elhúzással kijelölt tartományt az aktuális cella dátumával kezdődő, cellánként egy évvel növekvő évekre vonatkozó dátumokkal tölti ki. Ha előzetesen több cellát jelöltünk ki, akkor az elhúzással kijelölt tartományt dátumsorozattal tölti ki, amelynek lépésköze a kijelölt cellák értékéből adódik. Linear trend: Legalább két cella előzetes kijelölése után adható ki, amelyek alapján az elhúzással kijelölt tartomány kitöltésénél lineáris trendet alkalmaz. Exponenciális trend: Legalább két cella kijelölése után választható. Az elhúzással kijelölt tartomány kitöltésénél exponenciális trendet alkalmaz. Adatsorok: Megjeleníti a fentebb bemutatott párbeszédpanelt, ahol pontosíthatjuk, hogy milyen sorozattal töltse ki a program az elhúzással kijelölt tartományt.

Feladat – Kitöltés A következő példában egyetlen érték alapján, a kijelölés jobb alsó sarkában található kitöltőjelet () egérrel mozgatva készítünk sorozatokat. 1. Írjuk az A1:C1 tartomány celláiba: 2011.01.03, hétfő, január. 2. Jelöljük ki az A1:C1 tartományt. 3. Mutassunk a tartomány jobb alsó sarkában álló kitöltőjelre. Ekkor az egérkurzor kereszt alakúvá változik.

Alapadatok és eredmények 4. Az egér lenyomott bal gombja mellett húzzuk el a kitöltőjelet a C7 cella sarkáig. Az egérgomb felengedésével megjelenik az eredmény. Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

177

A példában egyetlen értékből fejlesztettünk egyesével növekvő sorozatot. Ha nagyobb lépésközt akarunk alkalmazni, akkor a fenti műveleteket úgy egészítsük ki, hogy az egy lépésköznek megfelelően növelt értékeket írjuk az A2:C2 tartomány celláiba. Ezután az A1:C2 tartományt kijelölve végezzük el a sorozat kialakítását.

Kitöltés egyéni lista elemeivel A program lehetővé teszi, hogy a gyakrabban használt adatsorozatokat – mint amilyenek a terméklisták, dolgozói és üzletnévsorok stb. – eltároljuk és az automatikus tartomány-kitöltéseknél felhasználjuk. Egyidejűleg több egyéni listát is meghatározhatunk, melyek egyenként legfeljebb 2000 karaktert tartalmazhatnak úgy, hogy egy listaelem maximális mérete 80 karakter lehet. Az ilyen listákon szereplő bármely elem megadása után, a korábbiakban ismertetett módon (a kitöltőjel elhúzásával) sorozatot képezhetünk.

Egyéni lista létrehozása Az egyéni listák kialakításához először vigyük be a lista elemeit a munkalap egy, lehetőleg folytonos tartományába. A listaelemek tetszőleges karakterrel kezdődhetnek, kivéve a számokat. A listaelemek beírását követően jelöljük ki a listát tartalmazó tartományt (ha Excel 2010 magyar nyelvű változat

178 EXCEL 2010 ALAPOK több oszlopot és sort jelölünk ki egyszerre, akkor a program rákérdez, hogy a sorok vagy az oszlopok alapján képezzen-e listát). Az egyéni lista definiálásához ez után kattintsunk Az Excel beállításai párbeszédpanel Speciális / Általános kategóriájában az Egyéni listák szerkesztése gombra. A megjelenő párbeszédpanelben törölhetjük a felhasználó által definiált egyéni listákat, vagy azokat akár az elemek egyenkénti hozzáadásával bővíthetjük. A Beolvasás gombot nyomjuk meg, ha a kijelölt tartományt fel akarjuk venni a listára, a Hozzáadás nyomógombot, ha a listaelemeket egyenként adjuk a listához. Ez utóbbi esetben az Egyéni listák mező ÚJ LISTA elemének választása után ezeket egyenként a párbeszédpanel Listaelemek mezőjébe írjuk be. Ugyanitt módosíthatjuk, bővíthetjük a munkalapon kiválasztott tartomány alkalmazásával rögzített listát is. A programban alapértelmezett listák nem módosíthatók (például a hónapok és napok neveinek listája), de más nyelven is ilyen listák természetesen kialakíthatók. A beépített listákkal szemben az egyéni listák elemei egyenként szerkeszthetők, módosíthatók, törölhetők a Listaelemek mezőben. A létrehozott egyéni listák törölhetők a Törlés nyomógombbal (a beépített listák nem törölhetők). A törlés végrehajtáFigyelmeztetés törlésre sa előtt a program figyelmeztető üzenetet ad. Ha ekkor a Mégse nyomógombot választjuk, akkor minden marad a régiben, nem töröljük a kiválasztott egyéni listát.

Egyszerű trend készítése A program alkalmas arra is, hogy – a kijelölt tartomány bal szélső oszlopában vagy a felső sorában álló értékek felhasználásával – kikeresse azt a lépésközt, melyet alkalmazva az értékekhez legjobban illeszkedő egyenest vagy exponenciális görbét lehet létrehozni. A korábbi ábrán bemutatott Sorozatok párbeszédpanelen a Trend jelölő négyzetet kell bekapcsolnunk a fenti funkciók végrehajtásához. Ekkor a program nem veszi figyelembe a Lépésköz mezőt. Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

179

Lássuk példaként a következő táblázatot, melyben megadjuk a kiinduló adatokat is. Ha a munkalapon egy oszlopba beírjuk a kezdő értékeket, majd a kitöltendő cellákat a kezdő értékekkel együtt kijelöljük, akkor az ábra szerinti alábbi sorozatokat kapjuk eredményül. alapadatok

számtani számtani mértani mértani dátum trendje sorozat 2 sorozat sorozat 2 sorozat (az első 3 lépésközzel trendje lépésközzel trendje cella alapján) 1 1 1,333333 2 2,09823 2011.03.07 4 3 3,333333 4 3,634241 2011.03.09 5 5 5,333333 8 6,29469 2011.03.11 7 7,333333 16 10,90272 2011.03.13 9 9,333333 32 18,88407 2011.03.15 11 11,33333 64 32,70817 2011.03.17

Példák különböző trendekre A legegyszerűbben úgy készíthetünk lineáris trendet, ha a sorozat első néhány elemét kijelöljük (a lépésköz közöttük lehetőleg egyforma legyen – azaz szabályos számtani sorozat néhány elemét képezzék), majd a Ctrl billentyűt lenyomja vontatjuk el a kitöltőjelet addig, ahány elemig a sorozatot ki akarjuk számítani.

A cellák beszúrása A cellák beszúrására a Kezdőlap szalag Cellák csoportjában található Beszúrás gomb Cellák beszúrása parancsát vagy a kurzormenü Beszúrás parancsát alkalmazzuk. A kurzormenü akkor jelenik meg, ha a beszúrás helyére az egér jobb gombjával kattintunk. E parancsokkal a kijelölt cellatartománnyal azonos méretű és alakú üres cellákból álló sort, oszlopot vagy tartományt, illetve a vágólapra korábban a Kezdőlap/Vágólap/Másolás vagy Kivágás paranccsal (Ctrl+C, illetve Ctrl+X billentyűkombinációval) áthelyezett tartományt szúrhatunk be. A kijelölt cellatartományt a program eltolja. Az eltolás irányát párbeszédpanelen adjuk meg:  Cellák eltolása jobbra: Az aktuális cellától (a beszúrás kezdetétől) jobbra álló cellák a beszúrt tartomány szélességének megfelelő mértékben jobbra lépnek.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

180 EXCEL 2010 ALAPOK

 Cellák eltolása lefelé: Az aktuális cella (a beszúrás kezdete) alatt álló cellák a beszúrt tartomány magasságának megfelelő mértékben lejjebb lépnek.  Egész sor: Az aktuális cellát tartalmazó és alatti sorok a beszúrt tartomány magasságának megfelelő mértékben lejjebb lépnek. Teljes sorokat a Sor beszúrása ikonnal is beszúrhatunk. Ha több sort jelöltünk ki, akkor a kijelölésnek megfelelő számú sor kerül beszúrásra. Több sor beszúrásához megfelel az oszlopban álló cellák kijelölése is (nem szükséges az egész sort kijelölni).

Eltolástípusok  Egész oszlop: Az aktuális cellát tartalmazó és követő oszlopok a beszúrt tartomány szélességének megfelelő mértékben jobbra lépnek. Ha több oszlopot jelöltünk ki, akkor a kijelölésnek megfelelő számú oszlopot szúrunk be. Több oszlop beszúrásához megfelel a sorban álló cellák kijelölése is (nem szükséges az egész oszlopot kijelölni).

A cellák törlése A cellák törlésekor a keletkező üres helyet a határos cellák töltik ki. Ugyanakkor lehet csak cellatartalmat törölni, ekkor a környező cellák nem mozdulnak el. A cellák beszúrásakor a beszúrt cellákat követő cellák lefelé (sorbeszúrás) vagy választásunk szerint jobbra tolódnak. A munkalap törölt cellára hivatkozó képletei a #HIV! hibaértéket eredményezik. Az aktuális cella vagy a kijelölt cellatartomány törlését a Kezdőlap szalag Cellák csoportjában található Törlés gomb Cellák törléExcel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

181

se parancsával, a kurzormenü Törlés parancsával. A törlő parancsok teljes egészében törlik a kijelölt cellákat, sorokat vagy oszlopokat. A törölt tartománnyal szomszédos cellák, oszlopok, sorok eltolódnak, hogy az üres helyet kitöltsék. Az eltolás irányát (ha a parancs előtt nem teljes sort vagy oszlopot jelöltünk ki) a megjelenő párbeszédpanelen adjuk meg.  Cellák eltolása balra: Az aktuális cellától (a törlés kezdetétől) jobbra álló cellák a törölt tartomány szélességének megfelelő mértékben balra lépnek.  Cellák eltolása felfelé: Az aktuális cella (a törlés kezdete) alatt álló cellák a törölt tartomány magasságának megfelelő mértékben feljebb lépnek.  Egész sor: Az aktuális cella vagy a kijeEltolástípusok lölt tartomány sorai törlődnek, az alattuk álló sorok a törölt tartomány magasságának megfelelő mértékben feljebb lépnek. Ha több sort jelöltünk ki, akkor a kijelölésnek megfelelő számú sor kerül törlésre. Több sor törléséhez megfelel az egymás alatti cellák kijelölése is (nem szükséges az egész sort kijelölni).  Egész oszlop: Az aktuális cella vagy a kijelölt tartomány oszlopai törlődnek, az utánuk következő oszlopok a törölt tartomány szélességének megfelelő mértékben balra lépnek. Ha több oszlopot jelöltünk ki, akkor a kijelölésnek megfelelő számú oszlop kerül törlésre. Több oszlop törléséhez megfelel az egymás melletti cellák kijelölése is.

Cellatartalom vagy formátum törlése A kijelölt cella vagy tartomány tartalmát (a képleteket, az adatokat, az objektumokat, a beágyazott diagramokat), formátumát, jegyzetét (a cellához fűzött megjegyzést) vagy mindhármat törölhetjük a cella törlése – és a követő cellák elmozdulása – nélkül. Erre a Kezdőlap szalag Törlés gombmenüjének parancsait vagy a kurzormenü Tartalom törlése parancsát alkalmazzuk.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

182 EXCEL 2010 ALAPOK

A Törlés gombmenü parancsai: Az összes törlése: A kijelölt cellák tartalmát és formátumát egyaránt törli. Formátum törlése: A kijelölt celláknak csak a formátumát törli, a tartalom változatlan marad. A törölt formátumú cellák formátuma a Normál formátum lesz. Az ikonnal törölhető egy kijelölt diagramelem formátuma is az aktív diagramról.

A törlés gombmenü

Tartalom törlése: Törli egy kijelölt cella tartalmát, azaz a beírt adatokat képleteket vagy a kijelölt objektumot. A cella formátuma és jegyzete megmarad. Ezt a parancsot hajtja végre a Del billentyű lenyomása is. Az ikonnal törölhető egy kijelölt diagramelem is az aktív diagramról. Megjegyzések törlése: A kijelölt cellákból törli a jegyzeteket. A tartalom és a forma megmarad. Hivatkozások törlése: A kijelölt cellákból törli a hivatkozásokat. A tartalom és a forma megmarad.

Vágás és áthelyezés A következőkben ismertetett parancsok eltérően működnek nem összefüggő tartomány kijelölése esetén. Az ilyen nem összefüggő kijelöléseket a Ctrl billentyű nyomva tartása közben a bal egérgombbal „meszelve” végezzük. A kijelölt szöveg, objektum vagy cellatartalom a Del (Delete) billentyűvel törölve elvész, a Ctrl+X vagy a Shift+Del billentyűkombinációval, illetve a Kezdőlap szalag Vágólap csoportjának Kivágás ikonjára kattintással törölve a vágóasztalra kerül, ahonnan a Shift+Ins vagy a Ctrl+V billentyűkombinációval, illetve a Beillesztés ikonra kattintással szúrhatjuk be a kurzor pozíciójára. Ekkor az aktuális cella lesz a vágólapra helyezett táblázattartomány bal felső sarkának helye. Nem összefüggő tartomány kijelölése esetén a művelet esetleg nem hajtható végre. Ekkor az „Ez a parancs többszörös kijelölésen nem hajtható végre” üzenetet kapjuk. Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

183

A Vágólap csoportnév melletti ikonra kattintva megjeleníthető vágólap munkaablak segítségével legfeljebb az utolsó 24 elemig megőrizhető és beilleszthető a vágólapra helyezett elemek sora. Minden ezt követően kivágott elem „kilöki” a legelsőt, és a többi előre tolva a sor végére áll. A vágóasztal minden megnyitott ablakból elérhető, így kiválóan alkalmas arra, hogy az egyik ablakból, esetlegesen más Windows alkalmazásból a másikba vigyünk át információt. A következő parancsok a Kezdőlap szalagról és a kurzormenüből, ikonokkal és gyorsgombokkal egyaránt kiadhatók. A Kivágás parancs vagy a Ctrl+X illetve a Shift+Del billentyűkombináció segítségével kivágjuk a kijelölt objektumot, szövegrészt, illetve cellákat, amelyek a vágóasztalra kerülnek. Ugyanez a hatás érhető el a Kivágás ikonra kattintással. A Vágólap A Másolás parancs, amit a billentyűzetmunkaablaka ről közvetlenül a Ctrl+C, illetve a Ctrl+Ins billentyűkombinációval indíthatunk, törlés nélkül (a kijelölt elemet a dokumentumban hagyva) vágóasztalra másolja a kijelölt objektumot, szövegrészt, illetve cellákat. Ugyanez a hatás érhető el az ikonra kattintással. A másolásra kijelölt cellákat szaggatott keretjel jelzi. A jelölés az Esc billentyűvel szüntethető meg. A képek és diagramok szintén ilyen egyszerűen, az Excelben, Wordben megszokott módon másolhatók a vágólapra és illeszthetők be. Amíg a másolandó cellákat jelölő keretjel látszik, egyszerűen elvégezhetjük a beillesztést. A Beillesztés parancs vagy a Ctrl+V, illetve Shift+Ins billentyűkombináció segítségével a vágóasztal tartalmát a kurzor helyére, illetve az aktuális cellától kezdődően szúrjuk be. Ugyanez a hatás érhető el az ikonra kattintással. Ha nem összefüggő tartomány szerepel a vágólapon, akkor az első beillesztésnél a tartományok egymás után kerülnek beszúrásra, további Excel 2010 magyar nyelvű változat

184 EXCEL 2010 ALAPOK beillesztéseknél a kijelölt tartományok közötti rész is beszúrásra kerül – ez egy kisebb programhiba. Ha a másolásra kijelölt cellákat jelölő szaggatott keretjel eltűnt, akkor a vágólap tartalma csak a Vágólap munkaablak megfelelő elemének kiválasztásával illeszthető be. Az új Vágólap munkaablakban a megfelelő elemek kiválasztását segíti, hogy a listában megjelenik a forrásra utaló ikonnal jelölt elem eleje, illetve kicsinyített képe. Egyszerre, az aktív cella alá, egymás után beilleszthető a vágólapra helyezett valamennyi elem, ha a Vágólap munkaablak Az öszszes beillesztése gombjára kattintunk. A vágólap beillesztés nélkül kiüríthető Az összes törlése nyomógombbal. Egyes elemeket az adott elem helyi menüjének Törlés parancsával távolíthatunk el. A vágólapon található nem összefüggő tartomány esetén a fentebb bemutatott hibás módon kerülnek be az elemek a célterületre. Ha a vágólapra egy olyan elem kerül, amely cellába nem illeszthető be, akkor Az összes beillesztése funkció nem alkalmazható. Egérrel úgy mozgathatunk kijelölt részleteket, hogy a kijelölt cellatartományt szélénél megfogjuk és az egér bal gombját lenyomva mozgatjuk az egeret. Az egérrel végzett másolás ugyanígy történik, de ehhez tartsuk nyomva a Ctrl billentyűt. Ekkor a másolást jelző egérkurzorban + jelet láthatunk. Az egér jobb gombjának lenyomása után a Kivágás, Másolás és Beillesztés parancsok a kurzor pozícióján megjelenő menüből is kiadhatók. Az Excel 2007-ben módosult Beillesztés nyomógombon újból módosítottak is. A 2010-es változatban a nyomógomb  részére kattintva megjeleníthető helyi menüből választhatunk, mit és hogyan szeretnénk beilleszteni (lásd az ábrát). A gomb elérhető parancsai a vágólapra másolt tartalomtól függnek. Így a legtöbb lehetőséget a képletet tartalmazó cellák biztosítják, amelyek beilleszthetők képletként, értékként, formázva vagy a nélkül, illetve képként, hivatkozásként. Amennyiben a kis ikonok nem egyértelműek, mozgassuk a kurzort föléjük, hogy megjelenjen az elemleírás is, illetve választhatjuk az Irányított beillesztés parancsot, amely párbeszédpanelen biztosítja a helyes beillesztési mód kiválasztását (lásd később).

Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

185

Szintén a beillesztést segíti, hogy amikor az egérkurzort a megfelelő beszúrási ikon fölé mozgatjuk, megjelenik a beillesztés előképe is.

A beillesztés lehetőségei a Beillesztés gomb menüjében A következő beillesztési módok a vágólapra másolt tartalmat, mint függvényeket illesztik be, az eltérő beillesztési módok csak az eredeti formátum megtartásának különböző szintjeit jelzik: A szokásos beillesztést alkalmazhatjuk a Beillesztés gomb felső részére kattintva, illetve a menüjéből kiadható Beillesztés paranccsal. A Képletek parancs csak a képletet – és ezzel természetesen a képlet kiértékeléséből származó értéket is –beilleszti, de a többi tulajdonságot érintetlenül hagyja. A Képletek és számformátum parancs képlet beillesztése mellett az értéket az eredeti számformátumban jeleníti meg, a Forrásformátum megőrzése módon beillesztett cella viszont összes tulajdonságát megtartja. A Nincs szegély parancs a szegélyen kívül minden cellatulajdonságot beilleszt.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

186 EXCEL 2010 ALAPOK

Az Oszlopszélesség a forrásból parancs a képlet beillesztésén túl, még a vágólap tartalmát adó forrásterület oszlopainak szélességét is érvényesíti. A Transzponálás paranccsal a vágólapra másolt tartalmat transzponálva, vagyis a sorokat és oszlopokat felcserélve, és a forrásterület szerint formázva illesztjük be (lásd a következő ábrát). A transzponált beillesztéskor a függvények hivatkozásai is transzponálódnak. A Feltételes formázás egyesítése paranccsal a beillesztési célterület és a forrásterület feltételes formázásait egyesítve jeleníthetjük meg a beillesztett cellatartalmat. A fenti parancsok közül, ha valamelyik nem tartja meg a vágólap tartalom eredeti celláinak tulajdonságait, akkor ott maradnak a beillesztés helyének, a célterületnek tulajdonságai. A következő parancsok a vágólap tartalmát értékként illesztik be: Az Értékek parancs viszont csak az értéket illeszti be a formátum és a képletek átvétele nélkül. Ennek előnye, hogy sokkal gyorsabb lesz a munkalap, hiszen nem kell a képletet kiértékelni, viszont megszűnik a kapcsolat az eredeti képlet forrástartományaival, így az ilyen cella értéke nem frissül. Az Értékek és számformátum parancs az értékek mellett átveszi a forrásterület számformátumát is. Az Értékek és forrásformátum parancs a cellaértékek mellett az összes formajellemzőt átveszi és beilleszti a célterületbe. A további beillesztési lehetőségeket ritkábban használjuk, ám nem kevésbé fontosabbak: A Formázás paranccsal csak a vágólapra másolt forrásterületi formátumot illesztjük a célterület aktuális tartalmára, ami megmarad. A Csatolt beillesztés paranccsal a vágólapra másolt cellatartomány minden cellájára mutató hivatkozás kerül a célterületre. Például, ha az ábra szerint az A1:A12 tartományt másoltuk a vágólapra, majd azt a C2 cellától ilyen módon illesztjük be, akkor a C2 cellába az =A1, a C3 cellába az =A2 stb. képlet kerül, a képletek értékei pedig megjelennek a cellákban. A hivatkozásként beillesztett tartalom nem veszi át a forrásterület formátumát. Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

187

A Kép paranccsal a vágólap tartalmát húzható, forgatható, méretezhető képként illesztjük be. A Csatolt kép paranccsal beillesztett tartalom is alakítható képként, azonban kapcsolatát a forrásterülettel megőrzi, és követi, ha ott tartalmi változás következik be.

A transzponált, csatolt (hivatkozott) és képként beillesztés hatása Különleges beszúró utasítás a Beillesztés gombmenü vagy a helyi menü Irányított beillesztés parancsa, amellyel a vágóasztal utolsó elemét szúrhatjuk be, esetlegesen szerkeszthető módon (csatolva). Ez utóbbi annyit jelent, hogy a kapcsolat később aktualizálható, azaz az eredetin bekövetkező változásokat átvezeti a rendszer a dokumentumba fűzött részeken is. Az Ikonként látszik jelölőnégyzetet bekapcsolva a beszerkesztett objektumot a neki megfelelő ikon jelöli a dokumentumban. Ha erre az ikonra duplán kattintunk, akkor továbbszerkeszthetjük az objektumot. Vágólapra helyezett képek esetén kiválaszthatjuk a beillesztés utáni formátumot is, szöveges forrástartalom (például egy Word dokumentumból származó szöveg) esetén szintén dönthetünk a beillesztés különböző módjairól (lásd az ábrát). Munkalapok esetén a vágólapra másolásnál a kijelölés tartalmáról és formájáról egyaránt készül másolat, a kijelölés (kivágat) tartalma és formája a meglévő cellák közé kerül beillesztésre. A munkalapról a vágólapra másolt tartományból a Beillesztés gombmenü vagy a helyi menü Irányított beillesztés parancsa segítségével Excel 2010 magyar nyelvű változat

188 EXCEL 2010 ALAPOK meghatározott cellajellemzőket illeszthetünk be (lásd a következő ábrát).

Irányított beillesztés általános esetben A beillesztés parancsok csak addig hajthatók végre, amíg a vágólapra másolt forrástartományt szaggatott vonal jelzi a munkafüzetben. Amint ez a jelzés bármilyen okból megszakad, a parancsok már nem hajthatók végre. Ilyenkor másoljuk újra a vágólapra a forrásterületet. A Beillesztés csoportban adjuk meg a beillesztendő elemeket: Mindent: beilleszti a vágólapra másolt tartomány összes alábbi tulajdonságát (ez a Vágólap munkaablak legutolsó elemére vonatkozik). Képletet: a vágólapra másolt tartomány képleteit illeszti be. Ha a vágólapra másolt tartományban valahol nincs képlet, akkor ott a cella értékét illeszti be.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

189

Értéket: a vágólapra másolt tartomány értékeit illeszti be. Ha a tartományban valahol képlet szerepelt, akkor a képlet kiértékelésének nem frissíthető, konstans eredménye kerül beillesztésre. Formátumot: csak a forrástartomány formátumát másolja a célterületre. Ezt végezhetjük a Kezdőlap szalag Formátummásoló ikonjával is. Ekkor azonban a forrásterület kijelölése után kattintsunk a Formátummásoló ikonra, és húzással fessük át a célterületet! Jegyzetet: a cellákhoz kapcsolt megjegyzéseket illeszti be. Ilyenkor a beillesztés helyén álló cella eredeti értéke és többi tulajdonsága (a megjegyzésen kívül) megmarad.

Irányított beillesztés munkalaptartományhoz Érvényesítést: a cellákhoz rendelt adatérvényesítési szabályokat illeszti be. Ilyenkor a fentiekhez hasonlóan a beillesztés helyén álló cella eredeti értéke és többi tulajdonsága (az adatérvényesítési beállításokon megjegyzésen kívül) megmarad. Mindent a forrástémával: a vágólapra másolt tartomány témából származó összetett formázásait is beilleszti. A szegélyt kivéve: a cellaszegélyeken kívül minden jellemzőt a célterületre másol. Oszlopszélességet: csak az oszlopszélességeket illeszti be. Excel 2010 magyar nyelvű változat

190 EXCEL 2010 ALAPOK

Képletet és számformátumot: csak a képletet, értéket és számformátumot illeszti be. Ha a vágólapra másolt tartományban valahol nincs képlet, akkor ott a cella értékét illeszti be. Értéket és számformátumot: a vágólapra másolt tartomány értékeit az eredeti formátummal illeszti be. Minden egyesíthető feltételes formátumot: a forrásterület feltételes formátumait egyesíti a célterület feltételes formátumával, de a célterület tartalma megmarad. A beillesztésen kívül műveletet is végezhetünk a vágólap tartalom és a beillesztés helyén lévő cellák között. A megfelelő műveletet a Művelet csoportban adjuk meg: Nincs: ez az alapértelmezés, a beszúrt cellák képletei, értékei a beszúrási helyen lévő értékeket felülírják. Összeadás: a vágólap tartalom (számszerű) értékei és a beszúrási helyen lévő értékek összeadódnak. Kivonás: a vágólap tartalmát kivonja a beszúrási helyen lévő cellaértékekből. Szorzás: a vágólap tartalmát megszorozza a beszúrási helyen lévő cellaértékekkel. Osztás: a vágólap tartalmával elosztja a beszúrási helyen lévő cellaértékeket. Ebben az esetben, ha a vágólapra másolt cellák közül valamelyiknek 0 az értéke, akkor az eredménycellában a nullával történt osztás miatt a #DIV/0! Hibaüzenet jelenik meg. Az Üresek átugrása jelölőnégyzet bejelölt állapotában a műveletben nem vesznek részt a vágólapra másolt cellák közül az üresek. A Transzponálás jelölőnégyzet bekapcsolásával megfordítjuk a vágólap tartományt, a sorokból oszlopok, az oszlopokból sorok lesznek, és így végezzük el a fentiekben vázolt műveleteket. Ha csak a látható cellákat akarjuk másolni a rejtett sorok és oszlopok nélkül, akkor a másolás előtt a munkalapon jelöljük ki a látható cellákat a Kezdőlap szalag Szerkesztés/Keresés és kijelölés gombmenüjének Irányított kijelölés parancsával (a megjelenő párbeszédpanelen válasszuk a Csak a látható cellák választókapcsolót). Szerkesztett cellában vagy a szerkesztőlécen a cellából vagy a szerkesztőlécről kimásolt, illetve kivágott karakterek a vágólapra Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

191

kerülnek, ahonnan a fentiekhez hasonlóan új helyre, akár egy másik alkalmazásban létrehozott dokumentumba illeszthetők be. Diagramok esetén az aktív diagramlapon vagy beágyazott diagramon az egész diagram lemásolható, majd egy másik munkalapra vagy diagramba illeszthető be. Grafikus objektumok egyedileg vagy csoportosan másolhatók. Több objektum egyszerre történő másolásakor az objektumok az új helyen is megtartják egymáshoz viszonyított helyzetüket.

Szerkesztőparancs ismétlése Az utolsó szerkesztőműveletet az F4 billentyűvel, illetve a Ctrl+Y billentyűkombinációval ismételjük meg. Az utolsó keresési-cserélési művelet ismétlését a Shift+F4 billentyűkombinációval kérjük. Ekkor nem kell újra megadnunk a keresési szempontokat, mert azok megegyeznek a korábbiakkal.

Szerkesztőparancs visszavonása Az elvégzett utolsó szerkesztési művelet (formázás, másolás, törlés stb.) eredménye törölhető a Ctrl+Z, Alt+Backspace billentyűkombinációval vagy a Gyorselérési eszköztár Visszavonás ikonjára kattintással. Ha a kurzort az ikon fölé mozgatjuk, megjelenik a visszavonandó művelet. A visszavonó parancs érvénytelenítésére az ikonra kattintást, illetve az F4 billentyűt alkalmazzuk.

Parancsvisszavonás Az ikonos visszavonó parancsok nyomógombjainak nyílrészére kattintva egy listát jeleníthetünk meg az utoljára kiadott parancsokExcel 2010 magyar nyelvű változat

192 EXCEL 2010 ALAPOK ról, amely listán kijelölhetjük több parancs egyidejű visszavonását is (lásd az ábrát). Bizonyos parancsok nem vonhatók vissza (ilyenek például a fájlműveletek).

Automatikus javítás A program segít gyakori gépelési hibáink automatikus javításában is. Néhány általános hiba már eleve szerepel a szótárban, de a saját hibánkat felismerhetővé és így javíthatóvá kell tennünk. Ezt a korábbi Eszközök menü helyett most Az Excel beállításai párbeszédpanel Nyelvi ellenőrzés kategóriájában, az Automatikus javítási beállítások gomb megnyomása után megjelenő párbeszédpanelen állíthatjuk be. Itt újdonság a Műveletek és a Matematikai automatikus javítás párbeszédpanel-lap, az Intelligens címkék lap pedig eltűnt.

Az automatikus javítás beállítása

Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

193

Az automatikus javítás párbeszédpanel Módosítandó mezőjébe beírjuk a rövidítést, vagy az előforduló gyakori hibát (például hogy helyett hogz) a helyes megoldást a Jó szöveg mezőbe írjuk, majd rákattintunk a Hozzáadás nyomógombra (ez a Csere nyomógomb helyén jelenik meg). Például az ábra szerint az MNB rövidítéshez a „Magyar Nemzeti Bank” szöveget kapcsoljuk. A program megkülönbözteti a kis- és a nagybetűs rövidítéseket. A Csere nyomógombot akkor használjuk, ha a listán már szereplő javítandó elemeken akarunk módosítani. Ez a nyomógomb jelenik meg a Hozzáadás nyomógomb helyén, ha korábban bevitt mező tartalmán módosítunk. A választható lehetőségek:  Az automatikus javítás lehetőségeinek megjelenítése: Bekapcsolva – a súgó szerint – megjeleníti az Automatikus javítási beállítások gombot, mellyel visszavonhatunk egy javítást, vagy kikapcsolhatjuk az automatikus javítás beállításait (valójában nem mindig működik).  KÉt KEzdő Nagybetű: Bekapcsolva az egy szóban két egymást követő nagybetű közül a másodikat kisbetűre változtatja.  A mondatok első betűje legyen nagybetű: Bekapcsolva a mondatok első betűjét (illetve a pontot vagy a felkiáltójelet követő betűt) nagybetűre cseréli ki. Az előző és ez a jelölőnégyzet hatása alól kivonhatunk bizonyos szavakat, amelyeket a Kivételek gombra kattintva megjelenített párbeszédpanelen adunk meg.

Az automatikus javítás kivételei Excel 2010 magyar nyelvű változat

194 EXCEL 2010 ALAPOK

 A hét napjai angolul nagy kezdőbetűvel: Nagybetűre cseréli a napok angol nevének első betűjét, például a monday szót a Monday szóra cseréli.  Bekapcsolt cAPS LOCK hatásának kijavítása: Ha ezt a jelölőnégyzetet bejelöljük, akkor ha egy nagybetűvel kezdődő szót véletlenül a Caps Lock billentyű bekapcsolt állapotában írunk be, akkor az Excel kijavítja a szót, majd kikapcsolja a Caps Lock billentyűt. A bOLDOG szót például a Boldog szóra javítja.  Szöveg változtatása beíráskor: Ha bekapcsoljuk, akkor szerkesztés közben a rövidítés, majd egy szóköz begépelése (vagy a cella elhagyása) után a csere automatikusan végrehajtódik, azaz bekerül a szövegbe a rövidítés helyett a karaktersorozat vagy a grafika. Ha mégis az eredeti rövidítésre lenne szükségünk, akkor vagy kikapcsoljuk ezt a kapcsolót, vagy az Alt+Backspace, Ctrl+Z gyorsgombot, illetve az Visszavonás parancsot alkalmazzuk a megelőző parancs hatásának megszüntetésére. Az automatikus javítások csak a beállítás után begépelt szövegen érvényesülnek, a korábban begépeltek változatlanul maradnak.

Automatikus kitöltés Az AutoKitölt szolgáltatást alkalmazhatjuk az Excel 2010-ben is. A program minden oszlopot listának tekint. Az oszlopba tartozó cellába történő adatbevitel során figyeli a lenyomott karaktereket. Az első, illetve az első néhány betű alapján eldönti, hogy az adott listában volt-e már így kezdődő karakteres cella. Ha igen, akkor automatikusan kitölti a korábban bevitt cella tartalmával az aktuális cellát. Ez jelentősen meggyorsítja az ismétlődő adatok bevitelét. Ha a cellatartalom csak egy részében tér el a mintától, akkor beírjuk az eltérő szöveget. Szükség esetén alkalmazhatjuk a Backspace billentyűt az eltérő karakterek törlésére. Megjegyezzük, hogy az AutoKitöltés funkciónak az Excel 97-től a cellák jobb alsó sarkában található kitöltőnégyzet egeres elhúzásával végzett sorozatképzést nevezik. Az AutoKitölt szolgáltatás felismeri a korábban megadott egyéni listába illeszkedő elemet. Ilyenkor a kitöltőjel húzásával az egyéni lista következő elemei jelennek meg. Az automatikus kitöltésben szereplő elemek listájából választhatunk, ha egy folyamatos (üres Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

195

cellát nem tartalmazó) lista utolsó eleme utáni cella, vagy a lista belsejében bármely cella helyi menüjének Legördülő választéklista parancsát adjuk ki!

Legördülő választéklista és automatikus kitöltés

Automatikus számolás Az AutoSzámolás funkció segítségével függvény beillesztése nélkül is folyamatos visszajelzést kapunk az állapotsorban a kijelölt cellák összegéről, illetve a kijelölt tartományon végrehajtható egyéb függvények eredményéről. A kijelölt tartománynak nem kell összefüggőnek lennie. A numerikus függvények a kijelölésbe vont nem numerikus értékeket tartalmazó cellákat figyelmen kívül hagyják (lásd az ábrát). A számítás már a kijelölés megkezdésekor elindul (így az egér húzásakor folyamatosan nyomon követhető a terület növelésével párhuzamos változás). A kiszámolandó függvényt úgy választjuk ki, hogy az egér jobb gombjával az állapotsor AutoSzámolás területére (az állapotsor információs része utáni területre) kattintva megjelenítjük a helyi menüt, ahol kijelöljük a megfelelő számítási módszert. Mint az újdonságok között említettük, most akár az összes választható függvény eredményét egyszerre láthatjuk az állapotsorban (természetesen egymás mögött). Sőt, most a helyi menüben is megjelennek az eredmények a megfelelő sorban (lásd az ábrán az Átlag sor végén a 27,6 értéket). Ha a kijelölt tartományban olyan cella is szerepel, amely a munkalap vagy füzet más területére hivatkozik, akkor az adott függvény a hivatkozott területet is számításba veszi.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

196 EXCEL 2010 ALAPOK

Az automatikus számolás beállítása A választható függvények:  Átlag: A kijelölt cellákban található számok átlaga.  Cellák száma: A kijelölt tartományban található nem üres cellák száma.  Numerikus cellák száma: A kijelölt tartományban található numerikus adatokat tartalmazó cellák száma.  Maximum: A kijelölt tartományban található numerikus adatok közül a legnagyobb érték.  Minimum: A kijelölt tartományban található numerikus adatok közül a legkisebb érték.  Összeg: A kijelölt tartományban található numerikus adatok öszszege. Ez az alapértelmezett beállítás. Ha nem akarunk semmilyen értéket megjeleníteni, akkor kapcsoljuk ki a helyi menüben az összes autoszámolás kapcsolót.

Helyesírás-ellenőrzés A Korrektúra szalag Nyelvi ellenőrzés/Helyesírás parancsa, illetve az F7 nyomógomb segítségével ellenőrizzük a munkalapokon és Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

197

diagramokon (aktív Szerkesztőléc esetén azon) szereplő – esetlegesen csak a kijelölt – szöveg helyesírását. A program jelzi, ha a szótárában nem szereplő szót talál. A megjelenített párbeszédpanelben kijavíthatjuk a hibát. A párbeszédpanelen kiválaszthatjuk a helyesírás-ellenőrzéshez használt szótár nyelvét. A párbeszédpanel felső részén (Nincs a szótárban) látjuk azt a szót, amelyet a program hibásnak ítélt, mert nem találta a helyesírási szótárban. A Javaslatok listából kiválaszthatjuk a megfelelő szót. A helyesen leírt, de az alapszótárban nem szereplő szavakat a kiegészítő (kivétel) szótárban (custom.dic) rögzíthetjük. A szótárat és a helyesírás-ellenőrzés egyéb működési paramétereit a Beállítások nyomógombra kattintva adjuk meg. Az ellenőrzés a képletet tartalmazó cellákat figyelmen kívül hagyja.

A helyesírás-ellenőrző javaslatai Átugorja: A hibásnak talált (szótárban nem szereplő) szót nem cseréli ki. Az összes átugrása: A hibásnak talált (szótárban nem szereplő) szót nem cseréli ki sehol – egyetlen cellában sem – a munkalapon. Felvétel a szótárba: A kivételszótárt bővíti a kijelölt szóval. Az alkalmazandó szótárat a Beállítások nyomógombra kattintva adjuk meg.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

198 EXCEL 2010 ALAPOK

Csere: A hibásnak talált (szótárban nem szereplő) szót a megadott szóra cseréli. Az összes cseréje: A hibásnak talált (szótárban nem szereplő) szót a megadott szóra cseréli a teljes munkalapon vagy a kijelölt részleten. Automatikus javítás: A hibásnak ítélt szóra többet nem kérdez rá. Ha bevitel során elkövetjük ugyanazt (az imént kijelzett) hibát, akkor a cella bevitele után a program automatikusan javít. Ez nem vonatkozik a tömbökként bevitt, másolt, egeres elhúzással sokszorosított, mozgatott cellák tartalmára. Ugyancsak változatlanok maradnak a korábban bevitt hibás adatok, cellák. Az Előzőhöz nyomógomb érvényteleníti az utolsó cserét. A Mégse/ Bezárás nyomógomb bezárja a párbeszédpanelt. A Bezárás nyomógomb a hibás szó cseréje vagy egy új szó szótárba vétele után jelenik meg.

A segítség A program súgórendszerét ismét jelentősen módosították. Sajnos ennek áldozatul esett egy hagyományosan alkalmazott, igen praktikus szolgáltatás, a helyi súgó. Bár ennek jellegzetes ikonja néhol még megjelenik a párbeszédpanelek jobb felső sarkában, a legtöbbször azonban csak a súgó első oldalát jeleníti meg (lásd a következő ábrát) és nem az adott párbeszédpanellel, illetve funkcióval kapcsolatos segítséget. Így nem marad más, a súgó ablakában személyesen kell megkeresnünk a választ a kérdéseinkre, amire többféle lehetőségünk is van. Az összes Office 2010-es programból hívható súgóval egyaránt böngészhetjük a gépünkre telepített súgóállományokat, valamint a Microsoft honlapján az interneten keresztül elérhető bővebb segítséget, tájékoztató anyagokat. Az Excel 2010 súgóját az F1 billentyűvel, illetve a szalagok címsorában jobb oldalon megtalálható jára kattintással hívjuk.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

Microsoft Excel súgója ikon-

EXCEL 2010 ALAPOK

199

Súgó tartalom A súgó indításakor az ábra szerinti A(z) Excel súgója ablak jelenik meg. Ebben az ablakban sok hivatkozást találunk különféle segítségekre, amelyek legtöbbje internetes kapcsolatot igényel (például a Microsoft Office Online eléréséhez). A súgóablak Tartalomjegyzék megjelenítése ikonjával megjeleníthető tartalomjegyzék is az internetről tölti le a hagyományos Excel súgóhoz hasonlóan megjelenő tartalom egy részét. A tartalomjegyzék a Tartalomjegyzék elrejtése gombbal zárható be.

A súgó ablaka A Tartalomjegyzék munkaablakban a súgóból egész könyvtárat találunk. A keresett kötetet és fejezetet rákattintással választjuk ki. Az ikonnal jelölt kötetekre kattintva kinyílnak a súgó fejezetei és megjelennek a benne található súgólapok és újabb, átfogó kötetek. Az ikonnal jelölt súgólapok már a súgó adott témát részletező

Excel 2010 magyar nyelvű változat

200 EXCEL 2010 ALAPOK oldalát, külön (önálló, a munkaterület felett lebegő) ablakban jelenítik meg. A már megtekintett súgólapok között a Vissza és az Előre ikonokkal mozoghatunk. A Nyomtatás ikonnal kinyomtathatjuk a képernyőn megjelenített súgórészletet. A nyomtatás a dokumentumok nyomtatásánál ismertetett párbeszédpanel kitöltésével indul. Itt adhatjuk meg a nyomtatás paramétereit (példányszám, sorba rendezés stb.). Az ikonnal öt fokozatban állíthatjuk be a súgó megjelenített oldalának karakterméretét. A Kezdőlap gombbal a legelső súgóoldalt töltjük be. A Mindig legfelül gomb lenyomott állapotában a súgó ablaka az Excel ablak felett rögzül, állandóan látható. A gomb felengedésével viszont az Excel ablak a súgóablak elé is kerülhet.

A súgó tartalomjegyzéke Az ablakban (kék betűvel írt) hiperhivatkozásokkal ellátott kulcsszavakra ismételten kattintva az adott tárgyszóhoz tartozó magyarázatot kapjuk meg egy újabb párbeszédpanelen, illetve az éppen látható ablak kiegészítésével. Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

201

Az ablakban olvasható súgóoldal tartalma kibontható az egyes nagyobb részek előtt található  Teljes tartalom és a megnyitott rész bezárható a  Részletek elrejtése ikonokkal.

Keresés a súgóban Az Excel súgója ablakban használhatjuk az eszköztár alatt megjelenő keresőmezőt is. Ide begépelhetjük a keresendő kulcsszót, de hosszabb (szerencsés esetben 2-7 szavas) kifejezést is. Az Enter billentyű lenyomása után a program megkeresi a keresett kifejezés előfordulásait a megadott keresési helyeken és a találatokra utaló hivatkozásokat az ablak jobb oldali eredmény részében adja vissza. A keresőmező listájában megjelennek a korábbi keresési feltételek, amelyek kiválasztásával gyorsabban visszatérhetünk a korábban már bemutatott súgótartalomhoz.

Keresés a súgóban Az eredményként visszaadott hivatkozások listája alatt ötleteket kapunk a keresés tökéletesítésére (Tippek az eredményesebb kereséshez), illetve ez alatt a többi hivatkozással más segítségnyújtó Excel 2010 magyar nyelvű változat

202 EXCEL 2010 ALAPOK helyeket, online tudásbázist kereshetünk fel. A kereséshez felhasznált adatbázisokat kiválaszthatjuk a gomb menüjéből megjeleníthető parancsokkal is. Két fontos javaslata lényegesen befolyásolja a súgó működését. A nagyobb körben végzett keresés több találatot eredményezhet, ezért csatlakozzunk a Microsoft Office Online webhelyhez (amelynek tartalmát a felhasználói visszajelzések alapján folyamatosan frissítik), valamint pontosítsuk a keresési hatókört az ablak alján megtalálható listában. A kapcsolat nélküli súgóhoz képest a Microsoft Office Online webhelyen segítségnyújtást, képzést és sablonokat is elérhetünk. Ezek böngészését már az Internet Explorerben folytatjuk.

Elérhetőség és egyebek A Microsoft Office Online szolgáltatással hozzájutunk a fejlesztők webhelyén cikkekhez, ötletekhez, képhez (és más ClipArt fájlhoz), sablonhoz, online képzéshez, javítások letöltéséhez stb.

A Fájl szalagfülről elérhető szolgáltatások

Excel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

203

A korábban a Súgó menüből elérhető többi szolgáltatás a 2007-es változatban bekerült Az Excel beállításai ablak Források kategóriájába, most ezeket a Fájl szalagfül Súgó parancsával érhetjük el: Az ablak jobb oldalán látható, hogy a próbaverzióként futtatott program mikor jár le. Ez időszak alatt a program minden szolgáltatása elérhető. A Termék megvásárlása gombra kattintva beszerezhetjük a terméket, vagy a más módon megvásárolt terméket aktiválhatjuk. A gombra kattintva megjelenített párbeszédpanel Termékkulcs beírása gombja az aktiválás nélkül üzembe helyezett programnál használható arra, hogy a program megvásárlása esetén megkapjuk a teljes és korlátlan futtatást engedélyező kódot. Az aktivált terméknél e parancs csak az aktiválás tényét ismertető üzenetet ad vissza.

További verzió- és szerzői jogi információ… Excel 2010 magyar nyelvű változat

204 EXCEL 2010 ALAPOK

A Frissítések keresése gombbal megvizsgálhatjuk gépünk telepített komponenseit és összevethetjük a Microsoft webhelyén található frissített, javításokat is tartalmazó változatával. Ha szükséges elindíthatjuk a frissítések letöltését, illetve azonnali telepítését. A Microsoft ügyfélszolgálat és támogatás hivatkozással a Microsoft terméktámogatással kapcsolatos általános információit tekinthetjük át. A További verzió- és szerzői jogi információ hivatkozással a hagyományos névjegyet jeleníthetjük meg, amelyen a licencinformációkon túl a rendszer állapotáról, a konfigurációról kérhetünk tájékoztatást. A Terméktámogatás nyomógomb a Microsoft felhasználói támogatási rendszerének szolgáltatásairól tájékoztat. A részletes rendszerinformációkhoz nyomjuk meg a Rendszeradatok nyomógombot. A párbeszédpanel alján megadott feltételekkel kereshetünk a rendszerinformációk között.

A Rendszeradatok gombbal megjeleníthető párbeszédpanel A megfelelő rendszerkategóriákat a bal oldali ablakrészben választhatjuk ki. A + jellel jelölt csomópontokra kattintva újabb ágak bonthaExcel 2010 magyar nyelvű változat

EXCEL 2010 ALAPOK

205

tók ki, melyek a – jelre kattintva zárhatók be. Tehát kezelésük hasonló a könyvtárak, illetve a mappák kezeléséhez. A rendszerinformációk elmenthetők, kinyomtathatók (a Fájl menü parancsaival vagy a megfelelő ikonokra kattintással), másolhatók (a Szerkesztés/ Másolás paranccsal). Az Excel 2010 Rendszerinformáció ablakában a Nézet menü Rendszerelőzmények parancsával egy megadott időponttól áttekinthetjük a számítógép-konfigurációnkban bekövetkezett változásokat. A megváltoztatott adatokkal frissül a rendszerinformációs ablak, ha megnyomjuk az F5 billentyűt vagy kiadjuk a Nézet menü Frissítés parancsát. Ha egyes cserélhető médiák meghajtójánál „A meghajtó nem kész” értéket látjuk, az azt jelenti, hogy az adott meghajtóban nincs adathordozó (például CD). Az Elérhetőségünk gombbal az Internet lehetőségeit felhasználva csatlakozhatunk a Microsoft Web szerveréhez, ahonnan értékes információkhoz, ingyenes programokhoz, termékhírekhez juthatunk. Mint látjuk e paranccsal olyan webhelyre léphetünk, ahol nemcsak az Excelre, hanem a többi Office komponensre vonatkozó információkhoz jutunk. Egyes szolgáltatások eléréséhez szükség lehet a regisztrációra, amelyet a vásárolt szoftverek dobozában lévő válaszkártyán, illetve az interneten keresztül tehetünk meg.

A munka befejezése Munkánk végeztével a Fájl szalagfül Kilépés parancsával, vagy az Excel ablak ikonjára kattintva lépünk ki a szerkesztésből. Ekkor az Excel a megváltoztatott tartalmú ablakok lezárása előtt figyelmeztet, hogy mentés nélkül az állomány elvész, kívánjuk-e tehát a mentést. A Mégse választ adva a dokumentumot tovább szerkeszthetjük. Ekkor a program minden szerkesztett állomány mentésére még egy utolsó lehetőséget ad. A szerkesztőablakot a Ctrl+W, vagy az Alt+F4 billentyűkombinációval zárjuk le.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

206 SZÁMOLÁS, FÜGGVÉNYEK HASZNÁLATA

SZÁMOLÁS, FÜGGVÉNYEK HASZNÁLATA Mint korábban már többször említettük, az Excel munkalapjainak legfontosabb szolgáltatásai a számolótáblák. Ez azt jelenti, hogy a cellák, illetve cellatartományok között műveleteket végezhetünk. E műveletek lehetnek: aritmetikai műveletek – amikor a cellák számszerű, dátum vagy akár szöveges tartalmát, vagy annak konvertálásával, illetve függvények alkalmazásával kapott részét számtani műveletekben használjuk fel, logikai műveletek – amikor cellatartalmak összehasonlításából származó logikai értékekkel végzünk műveleteket, szöveges műveletek – amikor a szövegtartalmú cellákkal végzünk speciális, más cellatartalommal nem végezhető műveleteket (például ilyen a szövegek egy részének kikeresése, összefűzése stb.), egyéb, például információs műveletek – amikor a cella egyes tulajdonságaira vonatkozó jellemzőket keressük meg és azokkal végzünk műveletet. Az aritmetikai műveletekben a cellákra nevükkel vagy abszolút, illetve relatív hivatkozásukkal utalhatunk. A számítási műveleteket a cellákba írt képletekkel rögzítjük. E képletek mindig az = jellel kezdődnek, utána az ismert matematikai műveletekkel (+ összeadás, – kivonás, * szorzás, / osztás stb.) adjuk meg a kiszámolandó képletet. A kiértékelést a program balról jobbra, meghatározott prioritási sorrendben (függvények, zárójeles kifejezések kiértékelése, szorzás, osztás, összeadás, kivonás) végzi, amely sorrendet zárójelekkel módosíthatunk. Ennek megfelelően eltérő eredményt ad az =2*3+4 (eredménye, azaz értéke 10) képlet, és a zárójelekkel módosított =2*(3+4) (eredménye 14) képlet.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

SZÁMOLÁS, FÜGGVÉNYEK HASZNÁLATA

207

A képlet szerkesztése során az alapadatot, értéket tartalmazó forráscellára utaló hivatkozást beírjuk a cellába, vagy a munkafüzetbe kattintással határozzuk meg. Az Excel a cellákba írt képleteket kiértékeli és a számolás eredményét megjeleníti a képleteket tartalmazó cellákban. A cellák tartalmának frissítésekor csak azokat a képleteket értékeli ki újra, amelyeknek alapadataiban (a hivatkozott cellákban, illetve a képlet paramétereiben) az utolsó számolás óta változás állt be. A számítások során a program az eredeti (a cellákban eltárolt) értékeket használja és nem az értékek megjelenítési formáját – azaz nem a kerekített értékekkel számol, így az új forma nem jár az érték módosításával. A függvények olyan, az Excel fejlesztői által matematikai szabályokat alkalmazva előre meghatározott képletek, amelyek számításokat hajtanak végre argumentumoknak nevezett, általunk adott értékek szintaxisnak nevezett meghatározott sorrendje szerint. Például a SZUM (SUM) függvény értékeket vagy cellatartományokat ad össze, a RÉSZLET (PMT) függvény a törlesztési időszakra vonatkozó törlesztési összeget számítja ki állandó nagyságú törlesztő részletek és kamatláb esetén stb. A Microsoft Excel sok beépített képlettel rendelkezik, ezek a függvények, amelyek végrehajthatnak egyszerű vagy összetett számításokat. Az Excel 2010 mintegy 400 beépített munkalapfüggvényt biztosít a számítások végrehajtására, amelyek könnyebben elérhetők a Képletek szalagon, mint korábban (az Excel 2007 még 347 függvényt biztosított – a nagyszámú bővülés a függvények következetesebb, matematikai szempontból tökéletesebb elnevezésének köszönhető, a tényleges újdonságok száma ennél jóval kisebb). A munkalapok leggyakoribb függvénye a cellatartományokat öszszegző SZUM függvény. Mivel ezt a függvényt gyakran alkalmazzuk, beépítésének segítésére külön ( AutoSzum) ikont is használhatunk. A számolótáblákkal, számításokkal, függvényekkel részletesen foglalkozunk a „Microsoft Office Excel 2010 – Függvények” című kötetünkben. E kötetben funkció szerinti csoportosításban, példákat mellékelve ismertettük az összes függvényt.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

208 SZÁMOLÁS, FÜGGVÉNYEK HASZNÁLATA

Feladat – AutoSzum alkalmazása Gyakorlásképpen számoljuk ki a következő ábrán látható B7 és D7 cella tartalmát az AutoSzum ikon alkalmazásával. Most egyszerre, a nem összefüggő kijelölést és az automatikus tartománykijelölést alkalmazva számoljuk ki e két cella tartalmát. 1. Rögzítsük az alapadatokat az ábra szerint! 2. Kattintsunk a B7 cellába, majd a Ctrl billentyű nyomva tartása mellett a D7 cellába ide kerül majd a képlet eredménye! 3. A képletek beviteléhez kattintsunk a Képletek szalagra! 4. A bevitelt kezdjük az Autoszum ikonra kattintással. Ekkor megjelenik a szerkesztőlécen a függvény, amely az utoljára kijelölt eredménycellához tartozó összegzendő tartományt mutatja: „=SZUM(D2:D6)”. (Az AutoSzum ikon menüjében további függvényeket találunk). 5. Az eredmény azonnal megjelenik a B7 és D7 cellákban.

Alapadatok és eredmények

Excel 2010 magyar nyelvű változat

SZÁMOLÁS, FÜGGVÉNYEK HASZNÁLATA

209

Keresés és csere A kijelölt cellákban vagy kijelölés nélkül a teljes munkalapon, illetve csoportba foglalt lapokon meghatározott karaktereket kereshetünk meg a Kezdőlap szalag Keresés és kijelölés/Keresés parancsával vagy a Ctrl+R, Shift+F5 billentyűkombinációval. A parancs kiválasztja az első cellát, amelyik megfelel a keresési szempontoknak. A program jelzi, ha nem talált megfelelő karaktereket. A keresést a karaktersorozat következő előfordulásáig a Shift+F4, az előző előfordulásig a Ctrl+Shift+F4 billentyűkombinációval ismételhetjük meg. A párbeszédpanel Keresett szöveg mezőjébe írjuk a keresendő karaktersorozatot, mely állhat betűkből, számokból, írásjelekből vagy helyettesítő (*, ?) karakterekből. A program a legutóbb kiadott karaktersorozatot felajánlja. Ha a Kis- és nagybetű különbözik jelölőnégyzetet bekapcsoljuk, akkor a program betű szerinti egyezést keres. A teljes egyezést a munkalapokon a Ha ez a teljes cella tartalma jelölőnégyzet bekapcsolásával kérhetjük. A Következő nyomógombra kattintva a keresett karaktersorozat következő előfordulását keresi meg. Ha a Shift billentyű lenyomása mellett kattintunk a Következő nyomógombra, akkor az előző előfordulást kereshetjük meg. A Hatókör listában állítjuk be, hogy a teljes munkafüzetben vagy az aktuális lapon keresünk. A keresési irányt (az aktuális cellától a sorok vagy oszlopok mentén) a Sorrend listában határozzuk meg. A Keresés helye listában adjuk meg a keresés helyét (képletek, értékek, megjegyzések). A cella értéke például "11" lehet, de ez valójában az ="1"&"1" képletből származik. A "11" érték keresésénél a cella találat lesz, képletek keresésénél a cella nem lesz találat. A Csere panellapon csak képlet kereshető. A Formátum nyomógomb  ikonnal jelölt részére kattintva megjelenő menüjében beállíthatjuk a formázott cellák keresését is. Ekkor a program csak azokat a találatokat fogadja el, amelyeknél a forma is megegyezik a keresett vagy a celláéval. A Csere lapfülre kattintás az ábra szerinti párbeszédpanelt jeleníti meg, ahol megadhatjuk, hogy a megtalált karakterláncot mire cseExcel 2010 magyar nyelvű változat

210 SZÁMOLÁS, FÜGGVÉNYEK HASZNÁLATA

rélje le a program. A Keresés és kijelölés gombmenü Csere parancsa vagy az egyenértékű Ctrl+H billentyűkombináció nemcsak megkeresi, hanem megtalálása után lecseréli is a karaktersorozatot a kijelölt cellákban vagy az egész munkalapon. A keresésre vonatkozó paraméterezés megegyezik a korábban leírtakkal. A Csere erre mezőben adjuk meg azokat a karaktereket, amelyekkel a keresett karaktereket helyettesítjük. A mező utáni Formátum nyomógombbal beállíthatjuk, hogy a megtalált cellákon egy meghatározott formát állítson be a program.

A csere paraméterezése A Csere nyomógomb az aktív cella keresett karaktereit lecseréli a megadott újakra, ezután folytatja a keresést. A keresést nem folytatja, ha a Ctrl billentyű lenyomása mellett kattintunk a Csere nyomógombra. Az összes cseréje nyomógomb a megtalált összes karaktersorozatot lecseréli a megadottakra.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

211 Beépített táblázatstílusok

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA A munkalapok formázása során szabályozzuk az adatok és a táblázat megjelenítési formáit, az egyes cellák védelmét. Az adatok szemléletes megjelenítését segítő formázást megtehetjük az adatok bevitele előtt vagy után. A cellák vagy grafikus objektumok formázással kialakított alakja a tartalomtól függetlenül másolható, mozgatható a Kezdőlap szalag Formátummásoló ikonjával. A forma általában független a tartalomtól (a cella értékétől), de beállíthatunk tartalomtól függő formátumot is (például a negatív értékeket piros színnel írjuk). A munkalap egységes megjelenését segítik a Lap elrendezése szalag Témák csoportjának elemei.

Beépített táblázatstílusok Az Excel 2010-hez rengeteg tetszetős, előre elkészített sablont, témát adnak, azonban a korábbi verziók formátumában elmentett, tárolt munkafüzetek esetében ezek elérésére általában nincs módunk, a Kezdőlap szalagon a megfelelő parancsok ikonjai szürkén jelzik, hogy az adott lapon nem használhatók.

A Kezdőlap szalag régebbi formátumú munkafüzet esetén

212 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA Régi formátumú munkafüzeteknél csak a cellastílusok állíthatók be és a hagyományos formázó parancsokat alkalmazhatjuk a Kezdőlap szalag Cellák/Formátum gombjának menüjéből. Új dokumentum, vagy az Excel 2007-2010 formátumában tárolt munkafüzetek esetén azonban az összes formázási lehetőséggel élhetünk. Ha a régi munkafüzetet új formátumban mentjük, akkor alkalmassá válik az új formázóparancsokkal történő formázásra. Ilyen esetben az új parancsok hatására kialakított forma összeadódik a korábbi formátumból átvett jellemzőkkel (lásd a következő ábrát).

Az előre elkészített táblázatstílus-galéria Legegyszerűbb, ha a Kezdőlap szalag előre elkészített táblázatstílus-galériájából választunk mintát. Ekkor 61 előre beállított forma közül választhatunk (az előző változatban a beépített táblázatformák száma 16 volt). Ugyanakkor ez a mintagyűjtemény saját mintáinkkal bővíthető. A Kezdőlap/Stílusok csoportban megtalálható Formázás táblázatként nyomógomb menüjéből választhatjuk ki a megfelelő, előre elkészített formát. A választás galériaszerűen működik, vagyis – ahogyan azt az Alapok kötetben bemutattuk –, a lista mintái fölé mozgatott egérkurzor segítségével még a parancs végrehajtása Excel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

213

előtt megvizsgálhatjuk a beépített forma megjelenését a kiválasztott területen. Ha tetszik, amit látunk, elegendő csak a minta képére kattintani a lenyíló menüben, a program máris alkalmazza a kijelölésen a kiválasztott formát. Ha a parancsot kijelölés nélkül adjuk ki, akkor a program a stílus kiválasztása után előbb a formázandó terület meghatározását kéri. Ehhez megjelenít egy párbeszédpanelt, amelyen kijelzi az aktuális tartományt és az esetlegesen észlelhető rovatfejeket (lásd az ábrát). Amennyiben a kijelzett aktuális tartománytól eltérő területet akarunk formázni, akkor a formázandó terület abszolút hivatkozását adjuk meg a párbeszédpanelen, vagy kattintsunk a munkafüzetbe, és húzással jelöljük ki a megfelelő területet. Ha a program hibásan érzékelte a rovatfejeket – ez olyankor fordulhat elő, ha a táblázat adatterülete szöveges tartalmú cellákat rögzít, és azt a program nem tudja megkülönböztetni a szintén szöveges rovatfejektől.

A formázandó tartomány meghatározása A formázást követően a program szalagot vált és megjeleníti a Táblázateszközök Tervezés szalagot. Ezen a szalagon a Táblázatstílusok beállításai csoportban határozhatjuk meg, milyen formai elemek érvényesüljenek a galériából kiválasztott mintából. A Táblázatstílusok csoport egyetlen galériaként jelenik meg, amelyet a  gombokkal görgethetünk, illetve az Egyebek gombra kattintva juthatunk a teljes listát bemutató menühöz (lásd az előző ábrát). Excel 2010 magyar nyelvű változat

214 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

A munkalap és a szalag a formázás után Minden, az automatikus formázással beállítható jellemző egyenként is megadható. Ezeket, a cellák formázására vonatkozó parancsokat a Kezdőlap/Cellák/Formátum nyomógomb menüjéből, illetve billentyűkombinációkkal adjuk ki (erre hamarosan kitérünk). A testre szabással a gyorselérési eszköztár részévé tehető ikonokat, billentyűkombinációkat részletesen a Microsoft Office Excel 2010 – Testre szabás című kötetben ismertetjük. Újdonság az előregyártott táblázatstílus-galéria, amelynek mintaelemeit a következő módon alkalmazzuk: 1. Rákattintunk a formázandó tartomány egy cellájára, vagy húzással kijelöljük azt. 2. Szükség szerint a Formázás táblázatként párbeszédpanelen, vagy a táblázatba kattintva húzással módosítjuk a formázandó tartományt, majd az OK gombra kattintunk. 3. A Táblázateszközök/Tervezés szalagra váltva a jelölőnégyzetekkel kapcsoljuk be vagy ki a tartományon alkalmazandó különleges formákat. Az Összegsor négyzettel az utolsó sort követően egy Összesen elnevezésű sorral bővül a táblázat és abban az utolsó oszlopban megjelenik az oszlop összege. Excel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

215

4. Ha nemcsak az utolsó oszlopot összegeznénk, akkor fogjuk meg az utolsó cella kitöltőjelét és húzzuk előrébb!

Jelölőnégyzetekkel egyszerűen módosíthatunk a formán 5. A másolás a cella tartalomra és formára is vonatkozzon, egyébként ezen az intelligens címke menüjében változtathatunk (lásd az ábrát).

A másolás történhet formátummal vagy anélkül 6. Az automatikusan összegzett oszlopok alján megjelenő listából választhatunk más függvényt is. Mivel az Excel megpróbálja összegezni a kész táblázatstílus és az egyedi formázás elemeit – és ez nem mindig jár sikerrel –, ha a stílushoz szeretnénk visszatérni, akkor töröljük a jelenlegi formátumot. Ezt a legegyszerűbben úgy tehetjük meg, hogy keresünk egy alapértelmezett, formázás nélküli cellát, rákattintunk, majd a Kezdőlap/Vágólap csoportban megtalálható formátum másolása ikonra kattintunk, végül egérhúzással „befestjük” a formázandó területet.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

216 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

Az összegsorban választható függvények

Új táblázatstílus kialakítása Bár a program rengeteg előre beállított táblázatstílust ajánl fel, ezek sem tetszhetnek mindenkinek, hiszen nem vagyunk egyformák. Viszont lehetőségünk van saját, hasonló táblázatstílusok kialakítására, amelyek aztán később a fentiekhez hasonló egyszerűséggel alkalmazhatók más táblázatokon. Egyéni stílus kialakításához a következő lépéseket hajtsuk végre: 1. Váltsunk a Kezdőlap szalagra! 2. Kattintsunk a Stílusok/Formázás táblázatként gombra!

A táblázat összes jellegzetes része külön formázható Excel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

217

3. Adjuk ki az Új táblázatstílus parancsot! 4. A Kész táblázatstílus létrehozása párbeszédpanelen válasszuk ki a táblázat valamely jellegzetes, formázandó elemét, majd a Formátum gombra kattintás után, párbeszédpanelen adjuk meg jellemzőit! Beállíthatjuk a betűtípus, szegély és kitöltés tulajdonságokat. 5. Ismételjük meg a fenti lépést minden olyan táblázatelemre, amelyet eltérő módon szeretnénk formázni! A páros és páratlan sorok eltérő formázását például az Első sorsáv és a Második sorsáv elem kiválasztása után eltérő kitöltőszín árnyalattal különböztethetjük meg. Ugyanígy járhatunk el a páros és páratlan oszlopok esetében is. 6. Ha minden új táblázatot a most beállítottal szeretnénk formázni, akkor jelöljük be a Beállítás alapértelmezett kész táblázatstílusként ennél a dokumentumnál jelölőnégyzetet. 7. Végül kattintsunk az OK gombra! Az Új táblázatstílus parancs elérhető a Táblázateszközök/Tervezés szalag Táblázatstílusok galériájából legördíthető menüben. Az egyéni táblázatstílus e galéria felső sorában jelenik meg.

Táblázatstílus-műveletek A kész táblázatstílusokat a Táblázatstílusok menüből, illetve galériából választjuk ki. A kiválasztást segíti, hogy a program az egérkurzor alatti minták hatását egy pillanat alatt bemutatja a táblázaton. Ha megfelel az új forma, kattintsunk a stílus ikonjára. A beépítettel ellentétben az egyéni stílus törölhető a stílus képének jobb egérgombos kattintással megjeleníthető helyi menüjéből kiadható Törlés paranccsal. Mivel a stílusok létrehozása – mint fentebb láttuk –, összetett művelet, ennek gyorsítására az új stílust létrehozhatjuk egy korábbi stílus másolatának formázásával. A stílusmásolatot a stílus ikonja helyi menüjéből kiadott Másolat paranccsal hozzuk létre. A másolat aztán tetszés szerint testre szabható a helyi menü Módosítás parancsával. Korábban említettük, hogy érdemes a stílussal formázás előtt törölni az egyedi cellaformátumokat. Nincs erre szükség, ha a stílus Excel 2010 magyar nyelvű változat

218 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

helyi menüjének Alkalmazás és a formázás törlése parancsával formázunk.

A táblázatstílusokon végrehajtható műveletek A stílus alapértelmezetté tehető a helyi menüből is, valamint itt találunk egy parancsot, amellyel a gyakran használt stílust felvehetjük akár a gyorselérési eszköztárba is.

Cellastílusok A stílussal formázás nagy előnyéről még nem tettünk említést. Az egyik előnye az, hogy könnyen alkalmazható, bármikor elővehetjük akár új, akár régebbi munkafüzetet formázunk. A másik, legalább ilyen fontos előny, hogy a stílus módosításakor minden, a megnyitott munkafüzetben az adott stílussal formázott tartomány vagy cella azonnal felveszi az új stílusjellemzőket. A harmadik, szintén nem elhanyagolható előny az, hogy a stílusokkal biztosítható a dokumentumok egységes megjelenése. Ezt támogatandó az Excel lehetőséget biztosít a stílusok másik megnyitott munkafüzetből történő átvételére. Cellastílus alkalmazásával tehát felgyorsíthatjuk a cellák formázását. A névvel ellátott formátumkombinációt nevezzük stílusnak. Ha egy stílust megváltoztatunk, akkor az adott stílussal formázott összes cella stílusbeállításai, azaz formajellemzői megváltoznak. A Excel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

219

cellastílus a szám, font, igazítás, szegélyek, mintázatok és védelem formátumtípust együttesen vagy részlegesen is tartalmazhatja. Az Excelnek több beépített stílusa van. Alapértelmezés szerint minden cella Normál stílusú. A stílusok jellemzőit egyenként, minden egyes jellemzőt külön-külön megváltoztathatjuk. A felhasználó által meghatározott stílusok a munkafüzet minden lapján elérhetők, egyébként a stílusok másolhatók a munkafüzetek között. A teljes táblázat, illetve tartomány formázásához hasonló módon járhatunk el az egyes cellák formázásánál is. Ugyanis, bár a cellastílusok számára galériát nem hoztak létre, menüből 47-féle cellastílust alkalmazhatunk (lásd a következő ábrát). E menüben a Jó, rossz és semleges, Adatok és modell, Témával ellátott cellastílusok, Számformátum csoportokba rendezett minták közül választhatunk. Ezeket a mintákat is bemutatja a program az előzetesen kiválasztott cellákon.

A cellastílusok menüje A Jó, rossz és semleges csoport elemeit értelemszerűen alkalmazhatjuk az átlagon felüli, átlagos, átlag alatti értékek szemléltetésére is, azonban majd látni fogjuk, hogy erre sokkal jobb a korábbi feltételes formázásnak megfelelő adatjelölőket alkalmazni, mert ezek dinamikusan követik a cella értékének változásait, vagyis, ha az újabb értékek tartományba kerülését követően az átlagos értékek szintje elmozdul, akkor az megjelenik a cellák formátumában is. EzExcel 2010 magyar nyelvű változat

220 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA zel szemben a statikusan formázott cellák ilyenkor hamis képet mutatnak, mert átlagos, semleges színnel jelölik az egyedileg formázott cellát, holott az már régen az átlag alatti vagy feletti kategóriába tartozik. A cellastílusok alkalmazása előtt jelöljük ki a formázandó cellát, majd kattintsunk a Kezdőlap szalag Cellastílusok gombjára, és a lenyíló menüben válasszuk ki a megfelelő stílust! Az új cellastílus létrehozásának első lépéseként adjuk ki a Cellastílusok gomb menüjének Új cellastílus parancsát! Az ezt követően megjelenő Stílus párbeszédpanelen adjunk nevet egyéni stílusunknak, a jelölőnégyzetekkel állítsuk be, mely formai elemeket akarunk a stílus részévé tenni, majd végezzük el a stílus kialakítását a Formátum gombra kattintva megjelenített párbeszédpanel lapjain! A beállítható formátumokat az egyedi cellaformátumok kialakításánál ismertetjük.

A cellastílus tartalma Az egyéni cellastílus a cellastílus menü tetején jelenik meg. Az egyéni cellastílusokkal végrehajtható műveletek a menüben kiválasztott stílus jobb egérgombos kattintással megjelenített helyi menüjének parancsaival hajthatók végre (lásd az ábrát). A stílus alkalExcel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

221

mazásához egyszerűbb a kiválasztás után a stílus mintájára kattintani, de a helyi menüből módosíthatjuk, törölhetjük is a stílust.

Az egyéni cellastílusokkal végrehajtható műveletek

Stílusok egyesítése A Cellastílusok gomb menüjének utolsó parancsával stílusokat másolhatunk az egyik nyitott munkafüzetből a másikba. A parancsra megjelenő Stílusok egyesítése párbeszédpanel Stílusegyesítés innen listáján adjuk meg azt a munkafüzetet, amelyikből stílusokat szeretnénk másolni az aktív munkafüzetbe. A forrás munkafüzetet ehhez előbb meg kell nyitnunk, hiszen a Stílusegyesítés innen listán csak a megnyitott munkafüzetek nevei jelennek meg.

A stílusok átvehetők

Excel 2010 magyar nyelvű változat

222 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

Cellák egyedi formázása A stílusok alkalmazásánál sokkal hosszadalmasabb a kiválasztott cellák egyedi tulajdonságainak meghatározása (ezért is használjuk inkább a stílusokat). Ezeket menüparanccsal, ikonokkal vagy billentyűkombinációkkal is végezhetjük. A stílusok formai jellemzőinak meghatározásánál ugyanezeket a tulajdonságokat állíthatjuk be, azonban később egyetlen kattintással alkalmazhatjuk a kiválasztott cellán vagy tartományon. A formázásnál alkalmazható billentyű-kombinációk (ha a szerkesztőléc nem aktív): Ctrl+Alt+szóköz A kijelölt cellákon normál számformát állít be. Ctrl+1 Megjeleníti a hagyományos Cellák formázása párbeszédpanelt. Megfelel a Kezdőlap szalag Betűtípus, Igazítás, vagy Szám csoportneve utáni ikonra kattintásnak. Két tizedes jegyű, hármas tagolású számformáCtrl+Shift+1 tumot állít be (# ##0,00 formátum) a kijelölt cellákon. Óra:perc de./du. időformátumot állít be a kijelölt Ctrl+Shift+2 cellákon. nn.hh.éé (nap, hónap, év sorrendű) dátumformáCtrl+Shift+3 tumot állít be a kijelölt cellákon. Két tizedes jegyű pénznemformátumot állít be Ctrl+Shift+4 (# ##0,00 Ft;[Piros]-# ##0,00 Ft formátum). Tizedes jegy nélküli százalék számformát állít be Ctrl+Shift+5 (0% formátum) a kijelölt cellákon. Áthúzott írást állít be vagy szüntet meg. Ctrl+5 Oszlopok elrejtése. Ctrl+8 Oszlopok felfedése. Ctrl+Shift+8 Sorok elrejtése. Ctrl+9 Sorok felfedése. Ctrl+Shift+9 Szegélyezi a kijelölést. Alt+Shift+. Törli a külső szegélyt a kijelölésről. Ctrl+ó Félkövér írást állít be vagy szüntet meg . Ctrl+B Excel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

Ctrl+I Ctrl+U Ctrl+Shift+B Ctrl+Shift+P Alt+,

223

Dőltbetűs írást állít be vagy szüntet meg. Aláhúzott írást állít be vagy szüntet meg. Kiválasztja a Cellák formázása párbeszédpanel Betűtípus lapját. Kiválasztja a Cellák formázása párbeszédpanel Betűtípus lapját. Megjeleníti a Stílus párbeszédpanelt.

Számformák Az alábbi formázások akkor alkalmazhatók, ha a szerkesztőléc nem aktív. Új munkalapon minden cella alapértelmezetten Normál formátumú. Az ilyen cellákba írt számot a program a tartalomtól függően formázza (például számot jobbra, szöveget balra igazítva stb.).

A negatív számok automatikusan pirosra változnak Excel 2010 magyar nyelvű változat

224 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

A Kezdőlap szalag Betűtípus, Igazítás, vagy Szám csoportneve utáni ikonnal vagy a Ctrl+1 billentyűkombinációval, illetve a Kezdőlap/Cellák/Formátum/Cellák formázása paranccsal megjelenített párbeszédpanel Szám lapján a kijelölt cellákban alkalmazandó megjelenítési formátumot szabjuk meg. Ez teljesen megegyezik az Excel korábbi változatában megismert lehetőséggel (lásd az ábrát). Néhány számforma közvetlen billentyűkombinációval is beállítható, ezeket a fejezet elején közöltük. Az Ezres csoport jelölőnégyzet három számjegyenként szóközt illeszt a szám karakterei közé, de az ilyen formátumú (vagy a pénznem stb. formátumú) cellákkal is számként dolgozhatunk a képletekben. A Kategória lista a számformátumokat csoportosítva ajánlja fel. Ezek közül választva a kategória beépített és felhasználói formátumai megjelennek a Formátumkód mező alatti listán, mely a kategóriához tartozó összes formátumot felsorolja.

Egyéni számformátum beállítása Excel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

225

Ezek a beépített formátumok mindig elérhetők maradnak, nem törölhetők. Készíthetünk saját formákat is. Ehhez az Egyéni elemet választjuk ki a Kategória listán (lásd az ábrát). A Formátumkód mezőben megjelenik a fenti mezőkben kijelölt formátum. Ennek szerkesztésével felhasználói formátumot hozhatunk létre. Az új formátumot is ide írjuk be (figyeljük meg a 6. ábrán, hogy a pozitív számok formázására alkalmazott maszk a ; karakter előtt, a negatívoké a ; karakter mögött áll). A kialakított felhasználói formátum a megfelelő kategória része lesz. A program az aktív cella tartalmán mutatja be a formázás eredményét a Minta mezőben. A Törlés nyomógombbal a Formátumkód listán kiválasztott felhasználói formátumot törölhetjük. Más formátumnál a Törlés nyomógomb inaktív, illetve meg sem jelenik. Az ezres csoportosítást alkalmazhatjuk a Kezdőlap/Szám csoport Ezres csoport ikonjával is. A könyvelői, pénznem és euro formátumok alapértelmezés szerint ezres csoportosítással jelennek meg, ezeknél az ezres csoportosítás ismételt alkalmazása megszünteti a pénz (és pénznem formátumnál a negatív számok) jelölését is. A tizedes jegyek száma növelhető a , csökkenthető a ikonnal is.

Pénznem formátumok A különféle, a Pénznem listán meghatározott pénznemeknek megfelelő jelöléssel formázhatunk számokat, ha a Kategória listából a Pénznem általános formátumot választjuk. Az általános formátumnál kérhetjük a negatív számok eltérő jelölését is. A könyvelői formátum viszont az egy oszlopban található számok tizedes jeleit egymás fölé rendezi.

Pénznem beállítása a gombmenüből Excel 2010 magyar nyelvű változat

226 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

Forint, euró, dollár formátumot beállíthatunk a Kezdőlap/Szám csoport

Pénznem gombjának menüjéből is.

Dátum formátumok A Dátum kategória alatt sokféle dátumtípusból választhatunk, köztük az oly sok gondot okozó két számjegyes évszámjelölést is. Ez azonban csak a dátum megjelenését befolyásolja, a cella értékét nem, így ezek a cellák is helyesen vesznek részt a dátumműveletekben (lásd az ábrát). Mindenesetre célszerű elkerülni a kétjegyű dátumforma alkalmazását.

Ugyanazon dátum különféle dátumformátumokkal formázva

Igazítások A Kezdőlap szalag Betűtípus, Igazítás, vagy Szám csoportneve utáni ikonnal (illetve a Ctrl+1 billentyűkombinációval, valamint a Kezdőlap/Cellák/Formátum/Cellák formázása paranccsal) megjelenített párbeszédpanel Igazítás lapján a kijelölt tartomány celláinak igazítását, az írás irányát és a cellatartalom behúzását állítjuk be (lásd az ábrát). A Vízszintesen legördülő listában a cella vízszintes igazítását szabályozzuk: Normál: Az alapértelmezésű elrendezés, mely a szöveget balra, a számokat jobbra, a logikai és hibaértékeket középre helyezi. Excel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

227

Balra (beütve): A kijelölt tartomány celláinak tartalmát a bal cellahatárhoz igazítja. Ez esetben megadhatjuk a cellatartalom behúzását a cella bal határától. A Behúzás mező egységnyi növelése egy karakter szélességének felel meg. Ennek felel meg az ikon is. A behúzást legfeljebb 15 lépcsőben növelhetjük a , csökkenthetjük az ikonnal. Középre: A kijelölt tartomány celláinak tartalmát középre igazítja. Hasonló hatású az ikon is. Jobbra (beütve): A kijelölt tartomány celláinak tartalmát a jobb cellahatárhoz igazítja. Ennek felel meg az ikon is.

Az igazítás beállítása Kitöltve: A kijelölt cella tartalmát a cella beteléséig ismétli. Ha tartományt jelöltünk ki, és a jobbra lévő cellák üresek, akkor azok is kitöltődnek. A kitöltés megváltoztatásához elegendő a Szerkesztőlécre egyszer bevinni a kitöltő mintát. Sorkizárt: A többsoros cellatartalmak esetén alkalmazható, a cellán belül a sorokra tördelt szöveget a jobb és bal oldalhoz igazítja úgy, hogy a sorzáró szóközöket a sor belsejében található szóközök mellé helyezi el. Excel 2010 magyar nyelvű változat

228 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA A kijelölés közepére: A cella tartalmát a kijelölt (több, egymás melletti cellát befoglaló) tartomány vízszintes közepére igazítja. Az igazítottan elhelyezkedő cellatartalmak elegendő oszlopszélesség esetén jelennek meg teljes egészükben, ha a szomszédos cellában is van valami. Ilyenkor alkalmazzunk sortörést vagy szélesítsük az oszlopot. Üres szomszédos cellák esetén a megjelenés hiánytalan. Elosztva (beütve): A cella tartalmát a cellán belül osztja szét, gyakorlatilag a sorkizárt igazításnak megfelelően, viszont ez esetben az utolsó sor nem balra igazított lesz, hanem középre (lásd az ábrát).

A vízszintes igazítás lehetőségei A vízszintes és függőleges igazítás, elforgatás ikonjai megtalálhatók a Kezdőlap/Igazítás csoportban. A Függőlegesen paramétercsoportban a cella függőleges igazítását szabályozzuk: Fent: A kijelölt tartomány celláinak tartalmát a cella felső szegélyéhez igazítja. Középen: A kijelölt tartomány celláinak tartalmát a cella közepére igazítja. Lent: A kijelölt tartomány celláinak tartalmát a cella alsó szegélyéhez igazítja. Sorkizárt: A kijelölt tartomány celláinak tartalmát a cella szélességén belül felfelé és lefelé igazítja. Excel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

229

Elosztva: A többsoros cellatartalmak esetén alkalmazható, a cellán belül a sorokra tördelt szöveget az alsó és a felső cellahatárhoz igazítja úgy, hogy a cellán belüli sortávolságot rugalmasan kezeli.  Sortöréssel több sorba: A hosszú szöveget több sorra tördeli a cellán belül. A sorokra tördelt szöveg a fentiek szerint igazítható.  Lekicsinyítve, hogy beférjen: Ha a fenti jelölőnégyzetet kikapcsoljuk, akkor választható ez a jelölőnégyzet, amely a karakterek látható méretét úgy csökkenti, hogy a kijelölt cellában lévő valamennyi adat elférjen az oszlopban. A karakterméret az oszlopszélesség változtatásával automatikusan módosul, de az alkalmazott betűtípusméret nem változik.  Cellák egyesítésével: Két vagy több cellát egyetlen cellává egyesít. Az egyesített cella hivatkozása az eredetileg kijelölt tartomány bal felső cellája, a többi egyesített cella tartalma elvész. A kijelölt tartomány celláinak tartalmát elforgathatjuk az Elforgatás mező beállítási lehetőségeivel, vagyis az olvasási irányt változtathatjuk meg.

Elforgatási lehetőségek a nyomógomb menüjéből A megfelelő nyomógomb menüjét – bár kevesebb beállítási lehetőséggel –, de szintén felhasználhatjuk a függőleges szövegigazításhoz. Érdemes ezt alkalmazni oszlopnevek esetén.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

230 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

Karakterek formázása A Cellák formázása párbeszédpanel Betűtípus lapján a szövegjellemzőket határozzuk meg (lásd az ábrát). Aktív szerkesztőlécnél csak ez a lap jelenik meg (segítségével tehát a cellán belüli szövegtartalomnak adhatunk formát). Mivel ezt elég gyakran alkalmazzuk, a betűtípus, méret és stílus vezérlőelemeit elhelyezték a Kezdőlap/ Betűtípus csoportban is.

A betűtípus beállítás lehetőségei párbeszédpanelen Megadhatjuk a kijelölt cellákban lévő szöveg betűtípusát, stílusát, betűméretét, színét, aláhúzását stb. A Betűtípus listán választjuk ki a kívánt betűtípust. A kiválasztást a panellap alján megjelenő üzenet segíti, mely ismerteti a kiválasztott betűtípust. Ugyanerre alkalmazható a Formázás eszközsor betűtípus listája is. A betűtípus használható betűstílusait a Betűstílus mezőben választhatjuk ki. A Méret mezőben választjuk ki a kijelölt betűtípus használható betűméretei közül a megfelelőt. Ugyanerre alkalmazható a Kezdőlap/ Betűtípus csoport betűméret mezője is. A listán szereplő méretek között válthatunk a BetűExcel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

231

méret növelése és Betűméret csökkentése ikonjaival, melyek az aktuális méret előtti vagy azt követő értéket állítják be. Az Aláhúzás listán a használható aláhúzás formátumokból választhatunk. A Szín lista felsorolja az alkalmazható színeket. A beállítást ennek alapján vagy a Betűszín ikonnal végezzük. Az Automatikus listaelem hatására a Windows Vezérlőpultján megadott ablakszöveg színt állítjuk be. Ennek alapértelmezett értéke a fekete szín. A Normál betűtípus jelölőnégyzet állítja be az alapértelmezett Normál stílus betűtípusát, betűméretét és egyéb jellemzőit. A Különleges hatás csoportban három különleges jellemzőt állíthatunk be:  Áthúzott: A kijelölt karaktereket középen áthúzva ábrázolja.  Felső index: A kijelölt karakterek a sorban feljebb kerülnek, egyúttal méretük csökken.  Alsó index: A kijelölt karakterek a sorban lejjebb kerülnek, egyúttal méretük csökken. A beállítások hatása a Minta mezőben látható.

Szegélyek Az Alt+Shift+. billentyűkombinációval az aktuális cellát vagy a kijelölt tartomány szélét egyetlen vonallal szegélyezzük. A Ctrl+ó billentyűkombináció törli a külső szegélyt. A Kezdőlap szalag Betűtípus, Igazítás, vagy Szám csoportneve utáni ikonnal, illetve a Kezdőlap/Cellák/Formátum/Cellák formázása paranccsal, vagy a Ctrl+1 billentyűkombinációval megjelenített párbeszédpanel Szegély lapjának beállításaival, illetve a Betűtípus csoport Szegélyek nyomógombja menüparancsaival a kijelölt celláknál szegélyt rajzolhatunk vagy törölhetjük a meglévő szegélyt. A szegélyhez alkalmazott vonal stílusát a Stílus mezőben adjuk meg. Ha a parancs kiadása előtt nem jelöltünk ki tartományt, akkor a paranccsal csak az aktuális cellát keretezzük be. A nyomógomb menüparancsai között szegélyrajzoló és radírozó eszközöket is találunk, amelyeket egérhúzással használunk. E menüből is beállíthatjuk a vonalszínt és vonalExcel 2010 magyar nyelvű változat

232 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

típust, amelyet a többi menüparancs alkalmaz. A menü További szegélyek parancsa szintén a Szegély panellapot jeleníti meg.

Szegélyezés párbeszédpanel segítségével Az Elhelyezés csoport ikonjaival vesszük le a kijelölt tartomány szegélyét (Nincs), vagy adjuk meg, hogy a tartomány szélét vagy belsejét is szegélyezzük. A Szegély csoport beállításaival megadhatjuk, hogy a program a keretet a kijelölt rész vagy annak belsejében Szegélyezéssel kizárt cella lévő cellák mely oldalain helyezze el. Ha a csoportban szereplő valamelyik elemről le akarjuk venni a korábban oda helyezett szegélyt, akkor kattintsunk a csoport megfelelő elemére. Az elemek kijelölése után adhatjuk meg a szegély jellemzőit a Stílus Excel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

233

csoportban. A Szín listában a szegély színét adjuk meg. A cella ferde áthúzásának lehetőségét többek közt a listák sor- és oszlopazonosítói kereszteződésében alkalmazhatjuk.

Kitöltő minták A Cellák formázása párbeszédpanel párbeszédpanel Kitöltés lapján a kijelölt cellák árnyékolását (mintázatát és a mintázat színét) adjuk meg. Ezt a lehetőséget most kibővítették a kitöltési effektusok alkalmazásával.

A kitöltési effektusok beállítása A Háttérszín csoportban választjuk ki a cellákat kitöltő háttérszínt (ez nem egyezik meg a cellákba írt karakterek színével, amelyet a Betűtípus párbeszédpanel-lapon állíthattunk be), a Mintázat stílusa listában a cellákat kitöltő mintázatot és a Mintázat színe listában Excel 2010 magyar nyelvű változat

234 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA a mintázat színét (vagyis a háttér előtti vonalak színét, az előtérszínt) adjuk meg. A beállítást itt is a Minta mezőben ellenőrizhetjük. A Kitöltési effektusok nyomógombbal egy újabb párbeszédpanelt jeleníthetünk meg, amelyen a kétszínes kétszínű színátmenet színeit, az árnyékolás módját és irányát előre beállított minták alapján határozhatjuk meg.

Cellák zárolása A Cellák formázása párbeszédpanel Védelem lapján határozzuk meg, hogy a cellák zároltak (bevitel elől védettek) legyenek-e, illetve hogy a képletek megjelenjenek-e, ha a Korrektúra szalag, vagy a Kezdőlap/Formátum gomb Lapvédelem parancsát választjuk. A rejtett cellák képlete nem jelenik meg a Szerkesztőlécen, de a cellában az érték látható. Védett dokumentum (Füzetvédelem) esetén a zárolt cellákat nem lehet szerkeszteni.

A védelem beállításának első lépése  Zárolt: Bekapcsolva a védett dokumentum kijelölt cellái nem változtathatók meg. A védelmet a Korrektúra szalag Lapvédelem parancsával állítjuk be, itt azt határozzuk meg, hogy a védelem melyik cellán érvényesüljön. A zárolás a kijelölt cellákon egyszerűbben is kapcsolható a Kezdőlap/Cellák/Formátum/Cella zárolása paranccsal.  Rejtett: Bekapcsolva a védett dokumentumban letiltja a cellaképlet megjelenítését a Szerkesztőlécen. Csak védett lapon érvényesül. Egy lap védelméhez a Korrektúra szalag Lapvédelem parancsát adjuk ki és bejelöljük a Cellák formázása négyzetet. A Lapvédelem paranccsal megtilthatjuk munkalapok, Excel 4.0-s makrólapok celláinak, diagramok elemeinek, grafikus objektumok, Excel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

235

Visual Basic modulok programkódjának módosítását. A védelem feloldásához kiköthetjük jelszó ismeretét. Ezt a Jelszó a védelem feloldásához mezőbe írjuk. A védettség kiadása (az OK gomb megnyomása) előtt megadhatjuk, hogy a védelem mire vonatkozzon. Ezek a lehetőségek kibővültek a 2010-es programváltozatban (például szétválasztották azokat a kapcsolókat, amelyek korábban egyszerre vonatkoztak a sorokra és oszlopokra):  A munkalap és a zárolt cellák védelme: A jelölőnégyzet bejelölésével kapcsoljuk be a védelmet. A lapvédelem feloldására a Korrektúra szalag Lapvédelem feloldása parancsát használjuk, ezt követően törölhetjük a jelölőnégyzetet is.  Zárolt cellák kijelölése: Bejelölve a zárolt cellák nem jelölhetők ki, így nem vehetnek rész vágólap műveletekben sem.  Nem zárolt cellák kijelölése: Bejelölve a nem zárolt cellák sem jelölhetők ki, így ezek szintén nem vehetnek rész vágólap műveletekben sem.  Cellák formázása: A munkalapok, illetve az Excel 4.0-s makrólapok celláinak és diagramok egyes elemeinek védelmére szolgál. Nem adható ki párbeszédlap vagy Visual Basic modul esetén.  Oszlopok formázása: Űrlapok és rejtett oszlopokat tartalmazó táblázatok esetén különösen fontos lehet, hogy ne módosítsanak az oszlopok szélességén, láthatóságán. Nem adható ki párbeszédlap vagy Visual Basic modul esetén.  Sorok formázása: Űrlapok és rejtett sorokat tartalmazó táblázatok esetén szintén lényeges, hogy ne módosítsanak a sorok magasságán, láthatóságán. Ilyenkor ugyanis a cellatartalmakat a program újratördeli, illetve korábban nem véletlenül elrejtett tartalmak is előkerülhetnek. Nem adható ki párbeszédlap vagy Visual Basic modul esetén.  Oszlopok beszúrása: Megakadályozhatjuk a munkalap bővítését oszlopokkal.  Sorok beszúrása: Megakadályozhatjuk a munkalap bővítését sorokkal, illetve hiperhivatkozásokkal.  Hivatkozások beszúrása: Megakadályozhatjuk a munkalap bővítését hiperhivatkozásokkal. Excel 2010 magyar nyelvű változat

236 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

 Oszlopok törlése: Megakadályozhatjuk a munkalap oszlopainak törlését.  Sorok törlése: Megakadályozhatjuk a munkalap sorainak törlését.  Rendezés: A védett lapon rendezés nem hajtható végre. Ennek oka lehet például, hogy olyan függvényeket alkalmazunk, amelyek megkövetelik a listák rendezettségét.  AutoSzűrő használata: A védett lapon rekordok kiválogatására az AutoSzűrő nem használható.  Kimutatások használata: A védett lap adataiból kimutatástáblázat nem A lehetőségek kibővültek készíthető.  Objektumok szerkesztése: A munkalapok grafikus objektumai és a diagramok áthelyezését, szerkesztését, méretezését és törlését nem engedi meg. Nem adható ki párbeszédlap vagy Visual Basic modul esetén.  Esetek szerkesztése: A munkalapon meghatározott esetek módosítását tiltja. A Korrektúra szalag Lapvédelem feloldása parancsa szünteti meg az aktív munkalap fentiek szerint beállított védelmét. Amennyiben a védelem megadásakor jelszót alkalmaztunk, akkor azt a feloldáshoz meg kell adni. A Korrektúra szalag Változások/Tartomány módosításának engedélyezése parancsával a védett lapok jelszóval módosítható tartományaihoz kiköthetjük azt is, hogy a módosítást csak a felhasználók egy meghatározott köre végezheti. Ezt azonban csak Microsoft Windows XP vagy újabb operációs rendszer alkalmazása mellett, és tartományba tartozó számítógépnél, nem védett munkalap esetén tehetjük meg. A módosítható munkalaptartományt a Megadás gombra kattintva megjelenített panelen határozzuk meg. Mint a következő ábrákon látható, több tartományt vehetünk fel, mindegyikhez akár más engeExcel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

237

délyt rögzíthetünk. Ugyanakkor egy tartománynak nem kell feltétlenül egymás melletti cellákból állnia, tehát összefüggőnek lennie.

A különböző tartományok eltérő védelmet kaphatnak Az egyes tartományokat a későbbi kezelés egyszerűsítése végett a Cím mezőben elnevezhetjük. A tartomány hivatkozását a Hivatkozás mezőben, a minta szerint írjuk, vagy a mező jobb oldalán álló ikonra kattintást követően a munkalapon választjuk ki. A Ctrl billentyű nyomva tartása közben húzással nem összefüggő területet is kijelölhetünk.

A védett tartomány lehet nem összefüggő terület is A Tartományjelszó mezőben megadott jelszó szükséges a hivatkozott tartomány módosításához. Ha nem adjuk meg, akkor védelmi beállításaink mit sem érnek, hiszen mindegyik felhasználó szerkesztheti a munkalapot, sőt akár a „védelmet” is kikapcsolhatja!

Excel 2010 magyar nyelvű változat

238 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

Az Engedélyek nyomógombbal megjelenített párbeszédpanelen a felhasználók egyenként vagy csoportosan felvehetők és kizárhatók abból a körből, amelynek engedélyezzük a tartomány szerkesztését a jelszó megadása nélkül.

Csoportokat vagy személyeket engedélyezhetünk Az engedélyezett lehet objektum, csoport vagy személy, melyeket a Hozzáadás gombra kattintva veszünk fel. A felhasználók kiválasztásához több segítséget is kapunk, egyrészt a példák hivatkozásra kattintva tájékoztatást kaphatunk arról, hogy hogyan kell megadni a felhasználóneveket, másrészt a Speciális gombra kattintva ezeket megkereshetjük a tartományban, végül a kiválasztott, vagy beírt nevet ellenőrizhetjük a Névellenőrzés gombra kattintva. Ezt mindenképpen tegyük meg, különben nem lehetünk biztosak abban, hogy a füzetlap a megfelelő védelmet megkapta.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

239

A felhasználók kiválasztásához több segítséget is kapunk Ha egy engedélyezett csoportot felveszünk, akkor a csoport egyes tagjaitól egyenként, kiválasztásuk után, a Megtagadás jelölőnégyzet bejelölésével vonhatjuk meg e jogot. Az engedélyek összegződnek és a szigorúbb feltétel érvényesül. Ha csoportokat veszünk fel és valaki két csoportnak is tagja, ám az egyik csoportban megtagadjuk az engedélyét, akkor az rá is vonatkozik, még akkor is, ha az engedélyt a másik csoport révén megkapta. Így könnyen kizárhatjuk magunkat is, ezért erre a program figyelmeztet. Ha egy cellát több védett tartomány részeként is megadtuk, és egy adott felhasználó az egyik tartomány módosítási engedélyét megkapta, akkor szerkesztheti a cellát, függetlenül attól, hogy a cellához egy másik védett tartomány részeként ez a felhasználó nem kapott engedélyt. A Korrektúra szalag Füzetvédelem nyomógombjával a teljes munkafüzet védelmére vonatkozó beállításokat tehetünk. Ha a jelszót megadjuk, akkor a munkafüzet védelme csak a jelszó ismeretében oldható fel. A párbeszédpanelen adjuk meg a védendő elemeket:  Felépítés: A munkafüzet felépítésének módosítását (lapok átnevezését, törlését, áthelyezését, elrejtését, felfedését, új lapok beszúrását és azokat a műveleteket, amelyek új lap beszúrásával járnak) tiltja meg.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

240 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

 Ablakok: Az ablakok áthelyezését vagy átméretezését gátolja meg. Eltűnik a teljes méret, az ikonméret, a vezérlő menü ikonja és az ablak méretező szegélye. A munkafüzet védelmének kikapcsolásához engedjük fel a Füzetvédelem nyomógombot! Ez megszünteti az aktív munkafüzet fentiek szerint beállított védelmét, amelyhez a A védhető elemek program szükség esetén bekéri a megadott jelszót. A közös használatú munkafüzet védelmére külön parancsot használhatunk (Korrektúra/Változások/Munkafüzet közössé tétele és védelme), amely megóvja a változások nyomon követését az eltávolítástól. A védelmet a megjelenő párbeszédpanel jelölőnégyzetének kiválasztásával „élesítjük”. A védelem bekapcsolásakor jelszót is megadhatunk. A közös használatú munkafüzet címsorában is megjelenik a (közös) megnevezés. Ezt a védelmet a Korrektúra/Változások/Közös munkafüzet védelmének feloldása parancsával távolíthatjuk el.

A közös használatot jelölőnégyzettel kacsoljuk be

Excel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

241

Feltételes formázás Formázás tekintetében a 2007-es változatban a feltételes formázás területén változott a legnagyobbat a program, ezen módosítottak a 2010-es változatban is. Valljuk meg, a régebbi változatoknál a legfeljebb három feltétel vizsgálatából adódó három különböző forma meglehetősen szerény lehetőség volt. Most azonban jóval több, eddig teljesen ismeretlen lehetőség is megjelent, de valamennyi azt szolgálja, hogy a megadott értékeken vagy képleteken alapulva speciális feltételeknek megfelelő kijelölt cellákat formázzon. Egyébként a feltételes formázás is másolható cellatulajdonság. Mindez azért fontos, mert a feltételes formázás célja, hogy kiemelje a táblázatokban szereplő adatokban rejlő mondanivalót, lényeget. Ehhez korábban diagramokat kellett készítenünk. A diagramokat természetesen most is használhatjuk, de számos olyan lehetőséghez jutottunk, amelyek akár már a cella értékének bevitelekor figyelmeztetnek a besorolásra, az adott érték elhelyezkedésére saját kategóriáján belül. Ezeket a formátumokat azonban veszteség nélkül csak az Excel 2007 fájltípusaiban mentett munkafüzetekben alkalmazhatjuk, a korábbi fájltípusokban tárolt állományok megnyitásakor rendszerint még a hagyományos, három feltételt beállító feltételes formázás sem érhető el (mivel ez is az elérhetetlen, szürke Feltételes formázás gomb lenyíló menüjéből lenne elérhető). Így ilyen esetekben vagy maradunk a korábbi feltételek alkalmazásánál, vagy ha módosítani akarunk, akkor konvertálnunk kell a fájlt a legújabb típusra a Fájl menü Információ/Konvertálás, illetve Mentés másként parancsával. Olykor előfordul, hogy a Feltételes formázás gomb ezt követően is elérhetetlen marad. Ekkor szüntessük meg a közös használatot, vagy hozzunk létre egy új, üres munkafüzetet és abba másoljuk be a másik munkafüzet tartalmát!

Excel 2010 magyar nyelvű változat

242 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

Adatsávok beállítása Ez végülis egy nagyszerű ötlet megvalósítása. A kijelölt cellákban ez esetben a cella értékével arányos méretű, beállítható színű sávot jelenít meg a program. A sáv méretét a legkisebb és a legnagyobb értékű cella között egyenesen arányosítva jeleníti meg úgy, hogy a legkisebb értékhez a cellaszélesség körülbelül 10 százalékát, a legnagyobbhoz a cellaszélesség 90 %-át rendeli.

Az adatsávok megjelenhetnek értékkel vagy anélkül Fontos, hogy ha egy táblázat több oszlopára, tartományára is kiterjesztenénk a formázást, akkor ezeket oszloponként, illetve nagyságrendenként végezzük el, különben a legnagyobb értékek elnyomják a kisebbeket (lásd az ábrán). Tehát a formázás előtt jelöljük ki a formázandó tartományt, utána kattintsunk a Kezdőlap/Stílusok/ Feltételes formázás gombra, majd adjuk ki az Adatsávok parancsot és válasszunk a megjelenő menü hat színéből. A színek kiválasztását és a beállítást itt is segíti, hogy a kijelölés felett átmenetileg megjelenik az éppen az egérmutató alatti minta. Ha ez a hat szín nincs ínyünkre, vagy éppen el akarjuk rejteni az értéket, illetve más formázási szabályt szeretnénk beállítani, akkor adjuk ki a színminták alatti További szabályok parancsot! Ezzel megjelenítjük az Új formázási szabály párbeszédpanel, amelyen módosíthatunk a megjelenést befolyásoló beállításokon. A jelölőnégyzettel például elrejthetjük a cella értékét. Excel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

243

A feltételes adatsáv-formázás egyedi módosítása A különböző szabályok összeadódnak és kombinációjuk hatása együttesen jelenik meg a cellákon. Így a Formátumstílus listában olyan feltételes formázásokat (színskálát, adatjelölő ikonokat) is beállíthatunk, amelyeket később ismertetünk. A Sáv színe listában viszont kibővülnek a mintaként kapott hat szín által korlátozott lehetőségeink. A párbeszédpanelen végzett kiválasztás eredményét előbb csak a Minta mezőben ellenőrizhetjük, az eredmény a cellákon az OK gombra kattintást követően jelenik meg. A Típus mezőkben a színsávok alakulását lényegesen befolyásoló módon megadhatjuk a színjelölés alapját. Ha itt nem a Legkisebb vagy Legnagyobb érték listaelemet választjuk, akkor az Érték mezőkben megadhatjuk a konkrét értéket, amelyet átvehetünk a munkalapról is, esetleg hivatkozással egy másik cellára. Arra azonban Excel 2010 magyar nyelvű változat

244 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA ügyeljünk, hogy bármekkora értéket állítunk be, a legkisebb érték a 10 %-os sávjelölést, a legnagyobb a 90%-os sávjelölést kapja. Ugyanakkora jelölést kap tehát a legrövidebb sávhoz megadott értéknél kisebb összes érték, illetve a leghosszabb sávhoz megadott értéknél nagyobb összes érték, amelyek így egyforma, a legrövidebb sávnak, illetve a leghosszabb sávnak megfelelő adatjelölőt kapnak. A párbeszédpanel felső részén további szabályokkal korlátozhatjuk a formázandó cellákat, amelyekhez másféle megjelenést adhatunk. Az így megadott formázás is együtt jelenik meg az adatjelölő sávokkal. Például a következő ábrán a kijelölt tartomány első három értékét vörös kitöltéssel is kiemeltük.

A szabályok hatása összeadódik A szabályhoz tartozó formátum lehet szám, betűtípus, szegély vagy kitöltés. Például formázhatjuk úgy is a cellákat, hogy bizonyos nagyságrend szerint a számokat normál alakjukban írja ki, addig pedig a beállított egész, vagy tizedes megjelenést alkalmazza. Újdonság, hogy beállíthatjuk az adatsáv kitöltését egyszínű vagy átmenetes formára, beállíthatjuk a sáv irányát balról jobbra vagy fordítva, de a legnagyobb újdonság a negatív értékek kijelzése. Ez az adatsávos feltételes formázás esetén alapértelmezés szerint auExcel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

245

tomatikusan megjelenik, testre szabásához kattintsunk a Negatív érték és tengely gombra! A megjelenő párbeszédpanelen beállíthatjuk a negatív értéksáv színét, a függőleges tengely színét és helyét. A tengely helyeként ne válasszuk a Nincs rádiógombot, mert hibás működést tapasztalhatunk (lásd az ábrát)!

Az adatsávi negatív érték ábrázolásának testre szabása

Színskálák alkalmazása A színskálákkal az adattartományt egy megadott kezdő és zárószín közötti szín háttérkitöltésként alkalmazásával jelöljük. Ez a fajta jelölés alkalmas arra, például hogy az átlag alatti értékeket megnyugtató zöld színnel, az átlag felettieket vörössel, a köztes értékeket semleges színnel emeljük ki. Itt is fontos azonban, hogy csak azonos „mintavételből származó”, vagyis egy táblázat általában egy oszlopában megjelenő értékeket formázzunk egyszerre, különben menthetetlenül zavaros benyomást keltő formázás lesz az eredmény (hiszen összekeverhetjük, a darabot a tucattal, méterrel, forinttal, nem is beszélve a még nagyobb nagyságrendekről). A mondanivalónak megfelelően választhatunk olyan színskálát is, ahol a magasan az átlag feletti cellák kapják a zöld, az átlag alattiak a vörös színt. Ugyancsak nem szerencsés, ha az egymás melletti oszlopokban megváltoztatjuk a színskálát, például ha az első oszlopban a minimális értékeket jelöljük zöld színnel, a másodikban a maximálisakat. Excel 2010 magyar nyelvű változat

246 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

A színskálák alkalmazásához a Kezdőlap/Stílusok/Feltételes formázás gomb Színskálák almenüjéből választunk mintát.

Színskálák alkalmazása adatsávokkal és adatsávok nélkül Ha a beépített nyolc színskála nem tetszik, akkor saját mintát alakíthatunk ki az almenü További szabályok parancsával. Itt az Új formázási szabály párbeszédpanelen a Formátumstílus listában választhatjuk a Skála két vagy Skála három színből típust. Ez utóbbi esetben a harmadik színnel a skála közepét tolhatjuk el vagy ténylegesen új színt iktathatunk közbe (lásd az ábrát). Az eltolás helyét a Középpont percentilis értékének 50-ről elmozdításával adjuk meg. Itt is beállíthatjuk, hogy a minimum és a maximum a legkisebb, vagy legnagyobb értéknél, illetve valamely képlettel vagy hivatkozással megadható értéknél vegye fel a megadott színt. A Szín listából tetszőleges színt választhatunk ugyan, azonban gondoljunk arra is, hogy ez a szín a teljes cella háttereként megjelenik és így, ha nem világos pasztellszínt adunk meg, akkor esetleg nem láthatóvá tesszük a cellában megjelenített értéket. Az adatsávoknál ez ritkán fordulhat elő, tekintettel arra, hogy az adatsávok balra vagy jobbra (célszerűen a megjelenített értékekkel ellentétes oldalra) igazítva jelennek meg a cellákban, a cellaértéket pedig rendszerint jobbra igazítjuk. Ha olyan adatsávokat is alkalmazunk, amelyek takarhatják az értékeket, akkor alkalmazzunk színátmenetes, az értékek felé halványuló sávokat (lásd a fenti ábrán). Excel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

247

Két vagy három színből állíthatjuk össze a skálát

Ikonkészletek használata A 2007-es programváltozatig előzmény nélküli a cellákban megjeleníthető ikonkészletek alkalmazása is. Pedig ez szintén kézzelfogható és nagyszerű továbbfejlesztés, amelyen finomítottak a 2010-es változatban. A cellában a jobbra igazított érték előtt balra igazítva olyan szimbólumokat jeleníthetünk meg, amelyek mutatják, hogy az adott érték a teljes értéktartomány melyik harmadába, ötödébe esik. Ezt a formátumot is alkalmazhatjuk más formátummal együtt. Az ikonkészlet formázáshoz a Kezdőlap/Stílusok/Feltételes formázás gomb Ikonkészletek almenüjéből választjuk ki a megfelelő formát. Választásunkat most is segíti a kijelölt tartományon megjelenő ideiglenes előkép. Ha tetszik a forma kattintsunk, és máris készen vagyunk. Itt sem feledkezhetünk meg azonban arról, amire mindegyik feltételes formázási típusnál felhívjuk a figyelmet, hogy Excel 2010 magyar nyelvű változat

248 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA ne alkalmazzuk mechanikusan, egy lista teljes tartományára, mert nem biztos, hogy a különböző oszlopok azonos minimum és maximum értékekkel rendelkeznek. Ha igen, tegyük bátran, egyébként oszloponként külön formázzunk ez esetben is.

Az ikonkészletek is megférnek más formázással A További szabályok paranccsal itt az ikonokhoz rendelt értékhatárok módosíthatók. Az Ikonstílus listában választjuk ki a megfelelő formát és a készlet kategóriáinak számát. Bár ebben a listában a minták nem látszanak, a kiválasztás eredménye gyorsan megjelenik a párbeszédpanel Ikon részén. Ugyanígy a választásnak megfelelő számú beviteli mező jelenik meg. Ezekben adjuk meg az értékhatárokat, melyek lehetnek szám, százalék, képlet, vagy percentilis típusúak (lásd az ábrát). A százalék típust akkor használjuk, ha az ábrázolt értéktartománynak körülbelül ugyanannyi tagja esik mindegyik kategóriába, vagyis az értékek eloszlása egyenletes. Ha több a magas vagy az alacsony tartományba eső érték, amely eltorzítaná az értelmezést, akkor viszont érdemesebb a percentilis típust választani, amit 8191 adatpont ábrázolásáig választhatunk. Excel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

249

A képlet típus választásakor az érték mezőbe írjuk az = jellel kezdődő és szám, dátum vagy időértéket eredményező képletet.

Az ikonokhoz rendelt értékhatárok módosíthatók

Formázás speciális cellatartalom alapján A furcsa fejezetcím jelzi, hogy itt olyan lehetőségről lesz szó, amelylyel a cella szövege, szám dátum vagy időpont értéke alapján formázunk. Ezzel a módszerrel kiemelhetjük az "egyöntetű szürkeségből" az egyazon időből, (szövegesen jelölt) helyről származó, illetve egy adott határnál kisebb, illetve nagyobb adatokat. Excel 2010 magyar nyelvű változat

250 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

Egyszerűen beállíthatjuk az értékhez illeszkedő formázást is Ehhez a formázáshoz a Kezdőlap/Stílusok/Feltételes formázás gomb menüjének Cellakijelölési szabályok almenüjét alkalmazzuk. Miután a menüből kiválasztottuk a megfelelő parancsot, választásunktól függő párbeszédpanel jelenik meg, amelyen a formázási feltételt, és magát a formát is megadjuk.

Dátumot tartalmazó cellánál választható szűrők A formázási feltétel egyfajta szűrőként működik, a rajta fennakadó cellatartalmakat a Formátum listában kiválasztható módon formázzuk. Ha nem felel meg a listában szereplő néhány előre beállított formátum, akkor válasszuk a lista Egyéni formátum elemét. Ezt követően a cella egyedi formázásánál bemutatotthoz hasonló panelExcel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

251

lapokon állítjuk be a szám, betűtípus, szegély és kitöltés tulajdonságokat, amelyeket a feltételnek megfelelő cellák felvesznek. Ugyanehhez a beállításhoz jutunk – bármilyen módon is jelenítettük meg – az Új formázási szabály párbeszédpanel Csak adott tartalmú cellák formázása elemének választása után, bár maga a formázó párbeszédpanel másként jelenik meg. Kissé eltérő szűrőfeltételt is megadhatunk, például az Új formázási szabály párbeszédpanel listájában választhatjuk a hibaértéket tartalmazó, vagy akár üres cellák különleges formázását, míg a menüparancsok között megtaláljuk az ismétlődő értékek kiemelésének lehetőségét. Azt tanácsoljuk ezért, ha ilyen, egy adott értéket, vagy értéktartományt kiemelő formázást szeretnénk, akkor mindig nézzük meg a Cellakijelölési szabályok almenü parancsait és az Új formázási szabály párbeszédpanel lehetőségeit is. A két módszer között biztosan találunk számunkra megfelelő megoldást.

Kissé eltérnek a lehetőségek a menüparancsoktól

Excel 2010 magyar nyelvű változat

252 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

Formázás rangsor alapján Már az előző programváltozatban is volt lehetőség az értéktartomány szűrésére egy rangsorban elfoglalt helyezés alapján. Most azonban a Kezdőlap/Stílusok/Feltételes formázás gomb menüjének Legelső/legalsó értékek szabályai almenüjének parancsaival ilyen szűrőfeltételhez is egyedi formázást rendelhetünk. Bár mint a következő ábrán látható lehetőségekből úgy tűnik, mintha csak az első vagy utolsó 10 elemhez, százalékhoz stb. rendelhetnénk egyedi formát, azonban valamennyi parancs párbeszédpanelt jelenít meg, amelyen módosíthatjuk a szűrőfeltétel darabszámát, vagy százalékhatárát, illetve beállíthatjuk az egyedi formátumot. Az átlag feletti és az átlag alatti értékek formázásához természetesen csak a formátumot állíthatjuk be, hiszen az átlag nem változtatható meg ezzel a módszerrel.

Az átlag alatti elemek formázása

Új formázási szabály készítése Miután láttuk, milyen feltételes formázási lehetőségeink vannak, és azokat hogyan állíthatjuk be, megismertük azt is, hogy minden, feltételes formázási almenü utolsó parancsa a További szabályok parancs, amelynek segítségével az összes, menüből kiválasztható Excel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

253

formátum egyetlen párbeszédpanelen állítható be. Ezt a párbeszédpanelt jeleníti meg a Feltételes formázás gomb Új szabály parancsa is. Már láttuk, hogy a feltételes formázás alapja egy képlettel kiszámolt érték is lehet. Képletbe írt cellahivatkozáshoz a cellákat közvetlenül a munkalapon jelöljük ki. Ekkor abszolút cellahivatkozásokat adunk meg. A képletet egyenlőségjellel (=) kezdjük. A képlettel csak az aktív munkalapon lévő adatokra hivatkozhatunk. Másik munkalapon vagy munkafüzetben lévő adatok kiértékeléséhez az aktív munkalapon megadhatunk egy nevet, vagy az aktív munkalap cellájában lévő másik hivatkozásra hivatkozunk. Például a Költségterv nevű munkafüzet Munka2 lapján lévő B3 cella adatának kiértékeléséhez írjuk be a következő hivatkozást (beleértve az egyenlőségjelet is) az aktív lap cellájába: =[Költségterv.xls]MUNKA2!$B$3. A feltételes formázásban szereplő képletben ezt a hivatkozást tartalmazó cellára hivatkozhatunk. A képlettel kiértékelhetünk nem munkalapadatokon alapuló feltételeket is. Például a =HÉT.NAPJA(1995-10-12;1)=1 képlet IGAZ értéket ad eredményül, mert a dátum vasárnapra esik. Ilyenkor tehát vizsgálható a cellatartalom IGAZ értéke is (természetesen ennek csak akkor van értelme, ha a képletben változó tartalmú cellahivatkozás van).

Formázási szabály másolása, törlése Mivel a feltételes formázási szabályok is másolható cellatulajdonságok, így ezeket a Kezdőlap/Vágólap Formátummásoló ikonjával tetszőleges másik cellára másolhatjuk. A másolás előtt álljunk a mintát adó forráscellára, majd kattintsunk a Formátummásoló ikonra. Ezt követően az ecsetre változott egérkurzorral, a bal egérgomb nyomva tartása közben „mázoljuk be” a formázandó területet. Ha több, nem összefüggő területet akarunk így formázni, akkor a műveletet a Formátummásoló ikonra mért kettős kattintással indítjuk. Ilyenkor az első másolás után lehetőségünk van újabb területek beExcel 2010 magyar nyelvű változat

254 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA festésére mindaddig, amíg ismételten a Formátummásoló ikonra nem kattintunk, vagy meg nem nyomjuk az Esc billentyűt. Ugyanezzel a módszerrel megszüntethetjük a feltételes formázást is, hiszen csak egy formázatlan cella tulajdonságait kell a feltételesen formázott cellára másolni.

A Formátummásoló ikon A feltételes formázás tulajdonságait is másolják a vágólapon keresztül végzett másolás-beillesztés parancsok, amelyekhez a Kezdőlap szalag Beillesztés gombmenüjéből adjuk ki a parancsokat, melyeket az Alapok kötetben ismertettünk. Emlékeztetőül: a gombmenüből választott Formázás ikonnal a vágólapról csak a formázást illesztjük be, amelyet ellenőrizhetünk még a parancs végrehajtása előtt, ha a kurzort az ikon fölé mozgatjuk. Kattintáskor a program egyesíti a vágólapra másolt forrás feltételes formátumát a célterületen korábban alkalmazott formátummal. A feltételes formázás tulajdonság törlésére menüparancsot is találunk. A Feltételes formázás gomb Szabályok törlése almenüjének parancsaival a szabályokat törölhetjük a kijelölt cellákból, a teljes munkalapról, az aktuális táblázatból, illetve az aktuális kimutatásból. A táblázat látszólag új fogalom, ez a korábbi lista megfelelője. Új táblázatokat a Beszúrás/Táblázat paranccsal hozhatunk létre és egy munkalapon több ilyen táblázat is lehet. A táblázat létrehozásaExcel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

255

kor a program automatikusan alkalmazza az alapértelmezett táblázatformátumot (lásd a Beépített táblázatstílusok részben), egyúttal a kijelölés első sorát oszlopfejnek tekinti, és bekapcsolja a szűrőt. A táblázatoknak az egyszerűbb hivatkozás érdekében a Táblázateszközök/Tervezés szalag Tulajdonságok/Táblázat neve mezőjében nevet adhatunk.

A formázási szabályok kezelése Végül nézzük azt a lehetőséget, amely a legjobban emlékeztet a korábbi verziók formázási feltételeinek meghatározására, bár természetesen most sokkal többet tud. A feltételes formázási szabályok egyetlen párbeszédpanelen is megadhatók, kombinálhatók egymással.

A szabálykezelő igazi mindenes A Feltételes formázás gomb Szabályok kezelése parancsával jelenítjük meg a szabálykezelőt, amelyen a Formázási szabályok a következőhöz lista lehetőségei szerint beállíthatjuk a formátumot az aktuális kijelölésre, az aktuális munkalapra, egy tetszőleges másik munkalapra, valamint egy névvel hivatkozott táblázatra. A párbeszédpanel Új szabály nyomógombjával a korábbiak szerint hozhatunk létre új feltételes formázási szabályt a párbeszédpanel Érvényesség oszlopában megadott tartományhoz. Új érvényességi tartományt csak akkor hozhatunk létre, ha a Szabályok kezeExcel 2010 magyar nyelvű változat

256 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

lése parancs kiadása előtt kiválasztottuk a formázandó cellákat és a párbeszédpanelen az Aktuális kijelölés elemet választjuk. A Szabály szerkesztése gombbal a már létrehozott és a párbeszédpanelen kijelölt szabályon változtathatunk. A Szabály törlése gomb egy újabb lehetőséget biztosít a párbeszédpanelen kijelölt feltételes formázási szabály eltávolításához. Az utána következő két nyílgombbal a kiválasztott szabály sorrendjét változtathatjuk meg, vagyis a szabályok sorában fel-le mozgathatjuk a kijelölt szabályt. Mivel a különböző szabályok egy tartományra is vonatkozhatnak, így megváltoztathatjuk az alkalmazás sorrendjét, ami befolyásolhatja a végső megjelenést. Bizonyos szabályok esetén a feltétel teljesülésekor leállíthatjuk a feltételes formázást. Ehhez a szabálykezelő Leállítás, ha igaz oszlopában látható jelölőnégyzetet kell bekapcsolnunk (viszont nem mindig működik – ilyenkor töröljük inkább a szabályt).

Feladat – Automatikus formázás képlet alapján Ebben a példában a kijelölt cellák eredményét összehasonlítjuk egy állandóval vagy egy képlet eredményével. Formázási feltételként logikai képletet adunk meg, ha a kijelölt tartományon kívüli cellák adatait vagy több feltételhalmazt szeretnénk kiértékelni. 1. példa A következő példában feltételes formátumokat alakítunk ki a B3:E6 tartományra, amelyek a teljes évre vonatkoztatva elemzik a negyedéves adatokat. A 20 százalékkal az átlag alatti régióeredmények vörös, dőlt betűkkel, sárga háttérmintázattal és szegélyezve, a 20 százalékkal az átlag feletti részesedésű negyedéves eredmények félkövéren és zölden jelennek meg. A következő táblázatban összefoglaljuk a követelményeket, öszszegezzük a B3:E6 tartomány feltételes formátumait. Az Excel a képletben szereplő B$7 vegyes cellahivatkozás relatív részét (az oszlop betűjelét) úgy állítja be, hogy a B3:E6 tartomány egyes cellái a 7 sor megfelelő összegével legyenek összehasonlítva. Excel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

257

A feladat alapadatai és eredményei A cella értéke 1. feltétel: Nagyobb, mint

Képlet =B$7*0,25*1,2

2. feltétel: Kisebb vagy egyenlő

=B$7*0,25*0,8

Formátum Félkövér, zöld betű Dőlt, vörös betű, sárga háttérminta, vörös szegély

A feladat megoldásának lépései: 1. Vigyük be az alapadatokat a B3:E6 tartományba! 2. Összegezzük az oszlopokat és a sorokat SZUM függvénnyel! 3. Jelöljük ki a B3:E6 tartományt, erre készítünk feltételes formátumot! 4. Adjuk ki a Kezdőlap/Feltételes formázás/Cellakijelölési szabályok/Nagyobb, mint parancsát! 5. A Nagyobb, mint párbeszédpanelen adjuk meg az 1. feltételt (lásd az ábrát)! 6. A Formátum listából válasszuk az Egyéni formátum listaelemet! 7. Állítsuk be a kívánt formátumot, majd kattintsunk az OK gombra! 8. Adjuk ki a Kezdőlap/Feltételes formázás/Cellakijelölési szabályok/Kisebb, mint parancsát! 9. A Kisebb, mint párbeszédpanelen adjuk meg a 2. feltételt! 10. A Formátum listából válasszuk az Egyéni formátum listaelemet! 11. Állítsuk be a kívánt formátumot, majd kattintsunk az OK gombra! 12. Mivel a kisebb vagy egyenlő feltételt nem adhattuk ki paranccsal és így az egyenlő rész formázását a formátumfeltétel nem tarExcel 2010 magyar nyelvű változat

258 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

talmazza, adjuk ki a Kezdőlap/Feltételes formázás/Cellakijelölési szabályok/Egyenlő parancsát, majd ismét a 9-11. pontok szerint formázzunk!

Az első feltétel beállítása a kijelölt tartományon 2. példa A következő példában a feltételes formázás az A1:F10 tartományban a páros számokat félkövér, piros színű betűvel jeleníti meg. Ehhez feltételként A képlet értéke listaelemet választjuk. A MARADÉK függvény segítségével határozzuk meg a páros számokat. Ez minden egyes számot eloszt 2-vel, és IGAZ eredményt ad vissza, ha nincs maradék. Használhatnánk a PÁROS vagy a PÁRATLAN függvényt is. A páratlan számok jelölését nem kell beállítanunk, ha a teljes tartományra vonatkozó, két, egymást kölcsönösen kizáró feltétel szerint akarunk formázni, akkor az egyik feltétel szerint már előzetesen formázhatjuk a teljes tartományt, annak megfelelő részét a feltételes formázás úgy is átalakítja (a másik feltétel szerint). A képlet értéke Formátum 1. feltétel: =MARADÉK(A2;2)=0 Félkövér, piros betű

Excel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

259

Az alapadatok és a megoldás Ahhoz, hogy a képlet a tartomány minden egyes celláját kiértékelje elegendő csak a kijelölt tartomány aktív cellájának a cellahivatkozását beírni. Az Excel a többi cella hivatkozását az aktív cellához viszonyítja. A megoldás lépései tehát: 1. Vigyük be az alapadatokat az A1:F10 tartományba! 2. Kattintsunk az A2 cellába! 3. Adjuk ki a Kezdőlap/Feltételes formázás/Szabályok kezelése parancsot! 4. Kattintsunk az Új szabály gombra! 5. Válasszuk az Új formázási szabály párbeszédpanel A formázandó cellák kijelölése képlettel elemét! 6. A párbeszédpanel alsó részén adjuk meg a képletet (lásd az ábrát)! 7. Kattintsunk a Formátum gombra és állítsuk be a félkövér, vörös betűtípust!

Excel 2010 magyar nyelvű változat

260 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

A feltétel beállítása 8. Kattintsunk a Kezdőlap szalag Formátummásoló ikonjára és az A2 cellára beállított tulajdonságot festéssel másoljuk át a teljes A1:F10 tartományra!

Sormagasság, oszlopszélesség Az új munkafüzetek vagy a meglévő munkafüzetek új munkalapján a sormagasság automatikusan a sorba bevitt legnagyobb karakterhez igazodik. Az összes oszlop ugyanakkor normál szélességű, amelyet minden munkalapon külön-külön beállíthatunk. Az oszlopszélesség nem igazodik automatikusan, ezt külön paranccsal kell beállítani. Nem védett munkalapokon a sorok magassága és az oszlopok szélessége beállítható. A sormagasság beállítása előtt jelöljük ki azokat a sorokat, amelyek magasságát meg akarjuk változtatni. Ehhez használjuk a táblázat elején álló sorjelölő-számokat. Ezekre kattintva egyesével jelöljük ki a sorokat. Ha a művelethez a Shift billentyűt is lenyomjuk, Excel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

261

akkor a már kijelölt sor és a Shift billentyű lenyomása mellett kattintással megadott sor közötti területet is kijelöljük. Nem összefüggő sorok kijelöléséhez a Ctrl billentyűt nyomjuk le a sor kijelölésekor. A sorok kijelöléséhez elegendő a sorban egyetlen cellát kijelölni. A teljes táblázat kijelöléséhez a táblázat bal felső sarkában álló mindent kijelölő mezőre kattintsunk. A kijelölés után húzzuk el a sorazonosító alatti szegélyt addig, amíg a sor magassága eléri a kívánt mértéket. Az egeres magasság-meghatározásnál a magasság a szerkesztőléc bal oldalán – a név mezőben – megjelenik. A sort rejtetté is tudjuk tenni ezzel a módszerrel (csak nem növelni, hanem „összetolni” kell a cellamagasságot). A kijelölt sorok elrejtésére szolgál a Kezdőlap/Cellák/Formátum/Elrejtés és felfedés/Sorok elrejtése parancs, illetve a Ctrl+9 billentyűkombináció is. Az elrejtett sort a hiányos sorjelölés (a rejtett sor száma nem jelenik meg) és a vastagított sorszegély jelzi. Az elrejtett sorok megjelenítéséhez e sor alatt és felett jelöljünk ki egy-egy sort (az összes rejtett sor megjelenítéséhez a teljes táblázatot), majd adjuk ki a Kezdőlap/Cellák/Formátum/Elrejtés és felfedés/Sorok felfedése parancsot, vagy mozgassuk a kurzort a vastagított szegély alá, amíg függőleges nyilakra és két párhuzamos vízszintes vonallá nem változik, majd húzzuk el a szegélyt lefelé a szükséges mértékben. A rejtett sorok megjelenítésére szolgál a Ctrl+Shift+9 billentyűkombináció is. A Kezdőlap/Cellák/Formátum/Sormagasság parancsával vagy az ikonnal megjelenített párbeszédpanelen 0-409 pont közötti sormagasságot állíthatunk be. A 0 magasságú sorok rejtettek. A Formátum/Automatikus sormagasság parancs a betűtípushoz Sormagasság igazodó sorméretet állít be. A sorazonosító alsó szegélyére kétszer rákattintva a sormagasságot a sorban lévő legmagasabb adathoz igazíthatjuk. Az oszlopszélesség beállítása előtt jelöljük ki azokat az oszlopokat, amelyek szélességét meg akarjuk változtatni. Ehhez a sormagasság beállításánál leírt módszert alkalmazzuk. A kijelölés után húzzuk el az oszlopazonosító melletti szegélyt addig, amíg az oszlop szélessége eléri a kívánt mértéket. Az egeres szélességExcel 2010 magyar nyelvű változat

262 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA meghatározásnál a szélesség mértéke szintén megjelenik a szerkesztőlécen, a mozgatott oszlophatároló felett. Az oszlopot is rejtetté tudjuk tenni ezzel a módszerrel („össze kell tolni” az oszlopszélességet). A kijelölt oszlopok elrejtésére szolgál a Kezdőlap/Cellák/Formátum/Elrejtés és felfedés/Oszlopok elrejtése parancsa is vagy a Ctrl+8 billentyűkombináció is. Az elrejtett oszlopot a hiányos oszlopjelölés (a rejtett oszlop betűjele nem jelenik meg) és a vastagított oszlopszegély jelzi. Az elrejtett oszlopok megjelenítéséhez az oszlop előtt és után jelöljünk ki egy-egy oszlopot (az összes rejtett oszlop megjelenítéséhez a teljes táblázatot), majd adjuk ki a Kezdőlap/Cellák/Formátum/Elrejtés és felfedés/Oszlopok felfedése parancsát, vagy mozgassuk a kurzort a vastagított szegély mögé, amíg vízszintes nyilakra és két párhuzamos függőleges vonallá nem változik, majd húzzuk el a szegélyt jobbra a szükséges mértékben. Az oszlopelrejtés megszüntetésére használható a Ctrl+Shift+8 billentyűkombináció is A Kezdőlap/Cellák/Formátum/Oszlopszélesség parancsával vagy az ikonnal megjelenített párbeszédpanelen normál méretű karakterekben állíthatjuk be az oszlopok szélességét. A 0 szélességű oszlopok rejtettek. A Formátum/Alapértelmezett szélesség Oszlopszélesség parancsával munkalaponként adhatjuk meg a normál font mellett egy cellában megjeleníthető karakterek számát. Ha az összes munkalapot kijelöljük, akkor a parancs mindegyiken érvényesül. Az új normál szélesség csak a még nem módosított szélességű celláknál hatásos, a többi cella szélessége nem változik meg. Az oszlop leghosszabb tartalmú cellájához igazodó szélességet a Formátum/Automatikus oszlopszélesség parancsával állítunk be, vagy úgy, hogy kétszer az oszlopazonosítótól jobbra álló szegélyre kattintunk. Több kijelölt oszlop szélességét egyidejűleg állíthatjuk a legszélesebb kijelöltre, ha kétszer valamelyik oszlopazonosító jobb szegélyére kattintunk. A cellákban megjelenő számjelek (####) jelzik, hogy a szám túl hosszú, nem fér el az adott szélességű oszlopban. Az oszlop szélességét ekkor növeljük a fentiek szerint (kattintsunk kétszer az adott cella oszlopazonosítója melletti határoló jelre). Excel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

263

A munkalap-megjelenítés A fejezet további részében az Excel munkalapjainak különféle beállítható nézetével, a munkalapok nagyításával, a munkalaptartalom tagolásával foglalkozunk. Ezekkel a módszerekkel a mondanivalót legjobban kiemelő, illetve az adott feladat megoldásához legjobban illeszkedő látványokat alakíthatunk ki ugyanazon az adatbázison. A Formátum gomb vagy a lapfül helyi menüjének Lapfülszín parancsával tetszőleges színnel emelhetjük ki a munkalap fülét. A lap hátterét most a Lap elrendezése/Háttér paranccsal adjuk meg.

Munkalaptagolás Az összesítő jelentések számára részletek kiemelésével és elrejtésével tagolhatjuk munkalapunk tartalmát. Munkalaponként egyetlen tagolást alkalmazhatunk.

Tagolás és tagoló szimbólumok A tagolás létrehozásához a sor- és oszloptartományokból csoportokat kell képezni. Az ehhez tartozó parancsokat most az Adatok szalagon érhetjük el. A csoport sorokban és oszlopokban található részletekből és azokat határoló jobb oldali oszlopban, valamint alsó sorban megjeExcel 2010 magyar nyelvű változat

264 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA lenő összegadatokból áll. A tagolás megjelenítése a tagoló szimbólumokkal befolyásolható. A tagolással vízszintesen és függőlegesen egyaránt nyolc szintet különíthetünk el a listában. A tagolás szerkezetének megőrzése mellett érdemesebb a megfelelő részletek elrejtésével láthatatlanná tenni a kívánt csoportot és látványt alkotni.

Tagolás készítése és megszüntetése Akkor alkalmazzuk a nem automatikus tagolást, ha az adatok nincsenek az automatikus tagoláshoz szükséges módon csoportosítva.

A tagolás részösszeg képzéssel kapott eredményei A sorok (oszlopok) csoportosításához jelöljük ki a részletadatok sorait (oszlopait), majd adjuk ki az Adatok/ Tagolás/Csoportosítás parancsot. Ha nem teljes sorokat vagy oszlopokat jelöltünk ki, akkor párbeszédpanelen kell pontosítanunk a csoportképzés irányát. Excel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

265

Az automatikus tagolást alkalmazzuk, ha a munkalap adatait előzőleg rendeztük (ellenkező esetben hibaüzenetet kapunk – lásd az ábrát). A részösszegképzéssel vagy összegző képletekkel nyert összegsorok az összesítendő adatok alatt, az összegoszlopok Hibajelentés az adatoktól jobbra helyezkednek el. Az ilyen elrendezés azért fontos, mert a program a képletek és a bennük szereplő hivatkozás iránya alapján készíti el a tagolást. Az automatikus tagolás előtt jelöljük ki a munkalap tagolandó adatait. Ezután adjuk ki az Adatok szalag Tagolás/Csoportba foglalás Automatikus tagolás parancsát. A program ekkor létrehozza az automatikus tagolást (ha mégsem sikerülne, próbálkozzunk a Részösszeg paranccsal, utána is tagolhatunk). A program a tagolás celláit a beépített (Sorszint_1, Oszlopszint_1, stb.) stílusokkal formázza. Az alkalmazandó stílusokat az Adatok szalag Tagolás csoportneve melletti ikonra kattintva megjelenített Beállítások párbeszédpanellel adjuk meg. Először kijelöljük a teljes tagolást vagy a tagolás formázandó szintjét, ezután adjuk ki a Beállítások parancsot.

A tagolás beállításai A párbeszédpanel a tartományok vagy a munkalap tagolásához használt beállításokat határozza meg. Az Automatikus formázás jelölőnégyzetet bekapcsolva a program a beépített cellastílusokkal formázza a tagolás összesítő sorait és oszlopait. A stílusok teljes sorokra és oszlopokra vonatkoznak.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

266 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

A Létrehozás gomb a munkalap képletei alapján automatikusan hozza létre a tagolást. A Stílusok használata nyomógomb sor- és oszlopszint stílusokat alkalmaz a tagolás kijelölt részeihez. A kijelölt részek alárendelt szintjeinek stílusa is megváltozik. A tagolás egy (kijelölt) része vagy a teljes tagolás megszüntethető az Adatok szalag Tagolás/Csoportbontás Tagolás eltávolítása parancsával.

A tagolt szerkezet módosítása Az automatikus tagolás nem követheti a kiinduló adatok elrendezésének egyéni „hiányosságait”. Ilyenkor előfordulhat, hogy a logikailag a csoporthoz tartozó elemek látszanak a csoport elrejtése után is. Ezen úgy tudunk segíteni, hogy kijelöljük a csoportba foglalandó sorokat vagy oszlopokat, majd kiadjuk az Adatok/Tagolás/ Csoportosítás parancsát. Ha a kijelölés nem fogható csoportba, akkor erre a program figyelmeztet. Ha nem teljes sort vagy oszlopot jelölünk ki, akkor a program megkérdezi, hogy sorokat vagy oszlopokat teszünk-e részletté (lásd az ábrát). Sorokat vagy oszlopokat úgy emelünk ki a csoportból, hogy kijelölésük után kiadjuk az Adatok/Tagolás/CsoportbontásCsoportbontás parancsot. Szükség szerint ilyenkor A tagolás iránya is megjelenhet a párbeszédpanel, amely megkérdi, sorokat vagy oszlopokat bontunk ki. A teljes tagolást a CsoportbontásTagolás eltávolítása paranccsal szüntetjük meg.

Részletek elrejtése és felfedése A tagoló szimbólumokat Az Excel beállításai párbeszédpanel Speciális/Beállítások megjelenítése ehhez a munkalaphoz kategória Tagoló szimbólumok megjelenítése tagolás alkalmazása esetén jelölőnégyzetének törlésével rejthetjük el vagy bekapcsolásával jeleníthetjük meg ismét. Excel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

267

A tagolt tartalom részletei egyetlen kattintással elrejthetők Egy csoport részletadatainak elrejtéséhez jelöljük ki a csoporton belüli összesítő cellát (például a mellékelt ábrán a C12 jelű cellát), majd kattintsunk a Tagolás csoport eszköztár Részletek elrejtése ikonjára. Ez egyenértékű azzal, mintha a tagoló szimbólumokra vagy a tagolószintet jelölő vonalra, illetve a tagolójel – ikonjára kattintottunk volna. A csoport összesítő cellájának kijelölése után a tagoló ( + ) szimbólumokra kattintással vagy a Tagolás csoport Részletek megjelenítése ikonjára kattintással jeleníthetjük meg az elrejtett részleteket. A munkalapok tagolásának segítségével automatikusan rejthettük el a részleteket. A sorok és oszlopok „kézi” elrejtésével ezt magunk szabályozhatjuk. A kijelölt sorokat a Kezdőlap szalag Formátum/Elrejtés és felfedés Sorok elrejtése parancsával, a kijelölt oszlopokat az Elrejtés és felfedés Oszlopok elrejtése parancsával rejthetjük el.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

268 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA Egeret is használhatunk az elrejtésre, ekkor az elrejtendő oszlop jobb oldali határolójelét az azonosítósávon balra, illetve sor esetén felfelé húzzuk. A rejtett és megjelenített sorok és oszlopok látványt képeznek, melyet elmenthetünk vagy kinyomtathatunk. Az elrejtett sorok és oszlopok felfedésére a rejtett részeket is magába foglaló tartomány kijelölése után az Elrejtés és felfedés almenü Sorok, illetve Oszlopok felfedése parancsát alkalmazzuk. Az összes elrejtett terület egyszerre jeleníthető meg, ha a parancsok kiadása előtt a teljes munkalapot kijelöljük. A teljes munkalap elrejtésére a munkalapfül Elrejtés vagy az Elrejtés és felfedés almenü Munkalap elrejtése parancsát, az elrejtett munkalapok megjelenítésére a lapfül Felfedés, vagy az almenü Munkalap felfedése parancsát alkalmazzuk. Ilyen esetekben a megfelelő munkalapot párbeszédpanelen kell kiválasztani.

Látványok kezelése A munkalap különféle nyomtatási és megjelenítési beállításait látványként menthetjük el. Ennek az ad értelmet, hogy az elmentett látványok ismételten betölthetők és így a beállítások könnyen érvényesíthetők. A látványokat a program a munkalappal együtt menti el. Minden munkalaphoz több látványt készíthetünk. A látványok kezelésére a Nézet szalag Egyéni nézetek parancsát alkalmazzuk.

Feladat – Látványok kezelése A következő példában az ábrán látható, januári termékforgalmazási adatokhoz készítünk két látványt. Az egyik látvány a teljes januári forgalmat rögzíti, míg a másik csak az Alkotmány utcai forgalmat. A látványban a Vas utcai forgalomra vonatkozó sorokat elrejtettük. 1. Vigyük be az adatokat, majd az Adatok szalag Részösszegek parancsával képezzük a részösszegeket. 2. Minden részlet megjelenítése mellett (lásd az ábrát) adjuk ki a Nézet szalag Egyéni nézetek parancsát.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

269

A csoportosított alapadatok 3. A megjelenő Egyéni nézetek párbeszédpanelen kattintsunk a Hozzáadás nyomógombra.

Az egyéni nézetek vezérlője 4. A Nézet hozzáadása párbeszédpanelen adjuk meg az elmentendő látvány nevét. A párbeszédpanelen kapcsoljuk be azokat a jelölőnégyzeteket, amelyek megadják, hogy mit mentsünk el a látvánnyal (a nyomtató beállításait – ekkor a látványban a megadott nyomtatási terület jelenik meg – és a rejtett sorokat, oszlopokat).

Excel 2010 magyar nyelvű változat

270 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA

Új nézetet veszünk fel a listára 5. Végezzük el ugyanezt a másik látványra is. Ezt követően a látványok már váltogathatók az Egyéni nézetek párbeszédpanel látványainak kijelölése után a Megjelenítés nyomógombra kattintással.

Az elmentett nézet könnyen megjeleníthető A feleslegessé vált látványokat a Törlés nyomógombbal törölhetjük a listából és a munkalapról. Az így létrehozott látványok a jelentésekbe is beépíthetők. Ezt a nyomtatással foglalkozó fejezetben részletezzük.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

OLDALBEÁLLÍTÁS ÉS NYOMTATÁS

271

OLDALBEÁLLÍTÁS ÉS NYOMTATÁS A nyomtatás végrehajtása előtt szükséges beállítanunk a nyomtatás szokásos paraméterein (példányszám, nyomtatás helye, minősége) kívül a kinyomtatandó munkalap-tartományt, margókat, fej- és láblécet (élőfejet), a minden oldalon ismétlődő címeket stb. Fontos az is, hogy ellenőrizzük az oldaltörések elhelyezkedését. Ezek lehetnek ugyanis automatikusak vagy kézzel beállítottak. Az Excel automatikusan kinyomtat minden olyan cellát, amelynek akár csak a szegélyezése vagy a háttere tér el az üres celláktól, még akkor is, ha a cellának más tartalma, értéke nincs. Az ellenőrzés ezért is fontos, hiszen elmulasztásával felesleges oldalak tucatjait nyomtathatjuk ki, amelyeken csak „sorminta” van. A nyomtatás előtt a Lap elrendezése szalag Oldalbeállítás csoportjának parancsaival állítjuk be a lap tulajdonságait, vagy a csoportnév melletti ikonra kattintva, illetve a Fájl/Nyomtatás paranccsal megjelenített nyomtatási kép üzemmód Beállítások csoportját használjuk a kinyomtatott lap elrendezésének, margójának és más tulajdonságainak beállítására.

A lap formázása A nyomtatás előtt tekintsük át a munkalapunkon alkalmazott formázásokat és vessük össze az alkalmazni kívánt nyomtató lehetőségeivel. A képernyőn megfelelő formázások és elrendezések a nyomtatott oldalon nem mindig hatásosak, esetleg céljainkkal ellentétes eredményt adnak. Például a nyomtató megszabja a még olvasható betűméretet és típust (a lézernyomtatók megbirkóznak a finom rajzolatú és kis méretű betűkkel is, a tűs mátrixnyomtatókat csak 10 pontos betűméret felett alkalmazzuk), színeket (fekete-fehér nyomExcel 2010 magyar nyelvű változat

272 Az oldal beállítása tatásnál érdemes kontrasztos színeket választani) és az alább ismertetett Oldalbeállítás paranccsal beállítható tulajdonságokat.

Néhány szempont a nyomtatás előtti beállításhoz A formázások megfelelő végrehajtását, az oszlopszélesség és sormagasság beállítását korábban ismertettük.

Az oldal beállítása A Lap elrendezése szalag Oldalbeállítás csoportneve melletti ikonra kattintva megjelenített Oldalbeállítás párbeszédpanel Oldal lapján az Álló/Fekvő rádiógombokkal adjuk meg az írásirányt és a nyomtatott dokumentum nagyítási arányait. A tájolás beállítására használhatjuk a Lap elrendezése szalag Tájolás gombmenüjét is. Ha a nyomtatandó dokumentum nem fér el egy oldalon, akkor ezen a párbeszédpanel-lapon állítjuk be a Nagyítás csoportban a tényleges nyomtatáshoz szükséges nagyítási – kicsinyítési százalékot vagy a Legyen választókapcsoló megnyomása után itt adjuk meg, hogy hány oldalra kerüljön az eredmény. Ugyancsak itt (az Első oldalszám mezőben) adjuk meg a kezdő oldalszámot, ha azt akarjuk, hogy ne az automatikus 1-nél kezdődjön a számozás. A nyomtatandó területet előzetesen is kijelölhetjük a Lap elrendezése szalag Nyomtatási területNyomtatási terület kijelölése parancsával, amelyet a Nyomtatási terület megszüntetése paranccsal szüntethetünk meg. Excel 2010 magyar nyelvű változat

OLDALBEÁLLÍTÁS ÉS NYOMTATÁS

273

A Nyomtatás nyomógombbal a nyomtatás paraméterezését végezhetjük el, utána kinyomtathatjuk a dokumentumot. A Megtekintés nyomógombbal – a Fájl/Nyomtatás parancshoz hasonlóan – megjeleníthetjük a nyomtatási képet, illetve további beállításokat is végezhetünk.

Az oldal beállítása Az Első oldalszám mezőben adjuk meg a kezdő oldal számát. Automatikus esetben a számozás 1-gyel kezdődik, de megadhatunk tetszőleges kezdő oldalszámot is.

Margók beállítása A Margók párbeszédpanel-lapon (illetve a Lap elrendezése szalag Margók nyomógomb-menüjében) adjuk meg azokat a nyomtatott munkalap körüli területeket, ahova nem kerül nyomtatás. Ennek Excel 2010 magyar nyelvű változat

274 Fej- és lábléc megadása vannak a nyomtató típusától függő, fizikai korlátai is, ezért érdemes a beállításokat a Megtekintés nyomógombra kattintás után a nyomtatási képen ellenőrizni. Az Igazítás az oldal közepére csoport jelölőnégyzeteivel – a lap beállított margóihoz képest – igazítjuk a nyomtatandó adatokat középre vízszintes, illetve függőleges értelemben.

A margók beállítása

Fej- és lábléc megadása Az élőfej minden oldal tetején a munkalap adatai fölött, az élőláb minden oldal alján jelenik meg és az oldalszámot, vagy más szöveget, például a munkalap készítőjének nevét vagy az utolsó módosítás dátumát, illetve hasonló információkat jelenít meg. Az élőfejek és az élőlábak függetlenek a munkalap adataitól, ezek csak a nyomtatási képen és nyomtatáskor a papíron jelennek meg. A fej- és a lábExcel 2010 magyar nyelvű változat

OLDALBEÁLLÍTÁS ÉS NYOMTATÁS

275

léc mellett minden oldalon ismétlődő nyomtatási címkeként munkalap tartalmat is megadhatunk. A fejléc és lábléc párbeszédpanellapon adjuk meg a minden oldalon megjelenő fej- és láblécet. Ezek helye minden oldalon a Margók párbeszédpanel-lapon megadottal egyezik meg. A program mintaként kínál fel néhány fejléc és lábléc összeállítást, amelyek az Élőfej és élőláb párbeszédpanel Élőfej és az Élőláb listáiból választhatók ki. Ezek a leggyakrabban használt összeállítások, de teljesen egyéni szöveget is meghatározhatunk.

Az élőfej és élőláb eltérő is lehet páros, páratlan oldalon A mintából kiválasztott fejléc és lábléc formai beállítása a mintaablakban látszik. Az Egyéni élőfej és az Egyéni élőláb nyomógombokra kattintás után a program által felajánlottól eltérő fejléc és lábléc adható meg. A fejléc és lábléc meghatározásakor megadhatjuk azok jobbra, balra, illetve középre igazított részeit, sőt új lehetőségként a Páros és páratlan oldal eltérő, illetve az Első oldal eltérő jelölőExcel 2010 magyar nyelvű változat

276 Fej- és lábléc megadása négyzetek kiválasztása után akár háromféle fej- és láblécet is beállíthatunk… Az egyéni fej- és lábléc meghatározásakor a panel megfelelő mezőjébe írjuk a minden oldal tetején és alján megjelenő szövegeket.

Az egyéni fej- és lábléc meghatározása Ehhez felhasználhatjuk az egyéni fej- és lábléc párbeszédpanelek alábbi ikonjait: Rákattintás után formázhatjuk a kijelölt fejléc és láblécelem karaktereit. A kurzor helyére a fej- vagy láblécen beszúrja az aktuális oldalszámot. A kurzor helyére a fej- vagy láblécen beszúrja az aktuális munkafüzet összes oldalainak számát. Beszúrja az aktuális dátumot. Beszúrja az aktuális időt. Beszúrja a kinyomtatott munkafüzet elérési útját és fájlnevét. Beszúrja a kinyomtatott munkafüzet fájlnevét. Beszúrja a kinyomtatott munkalap nevét. Excel 2010 magyar nyelvű változat

OLDALBEÁLLÍTÁS ÉS NYOMTATÁS

277

Képet illeszt be. Ha már beillesztettünk korábban egy képet, akkor a program figyelmeztet, hogy csak egyetlen kép illeszthető be, amelyet megtarthatunk vagy lecserélhetünk.

A fejlécbe illesztett grafika a nyomtatási képen megjelenik Méretezi, forgatja, levágja a beillesztett képet. A képet akár kifakíthatjuk is. Az eredményt a nyomtatási képen nézhetjük meg. Az ikonok alkalmazása előtt kattintsunk abba az ablakrészbe, ahol (bal vagy jobb oldalon, illetve középen) el akarjuk helyezni a szöveges vagy dátum információkat. A mezőkbe tetszőleges szöveget írhatunk. A fej- és láblécbeállítást végezhetjük a Beszúrás szalag Élőfej és élőláb gombjára, vagy lap elrendezése nézetben az élőfej vagy élőláb területre kattintással is. Ekkor a program automatikusan átvált a lap elrendezése nézetbe és megnyitja a fejlécet. Ez esetben helyben, az élőláb vagy fej helyén szerkeszthető a kiegészítés és az egyéni elemek beszúrására az Élőfej- és élőlábeszközök/ Tervezés szalagról használhatunk ikonokat, amelyek megfelelnek a fentebb bemutatott elemek, mezők beillesztésére szolgáló ikonokkal (lásd a következő ábrát). A szalag Élőfej és Élőláb listáiból választhatunk előre elkészített, sablonos élőfejet vagy élőlábat, de a megfelelő mezőbe lépve tetszőleges szöveg és mezőkombinációt elhelyezhetünk. Az élőfej Excel 2010 magyar nyelvű változat

278 Nyomtatási beállítások vagy élőláb szerkesztése között a megfelelő területre kattintva, illetve a Váltás az élőlábra/Váltás az élőfejre gombokkal válthatunk. A Beállítások csoportban jelölőnégyzetekkel adjuk meg, az élőfej és élőláb viselkedését ugyanúgy, mint az Oldalbeállítás párbeszédpanel Lap lapján. A Méretezés a dokumentummal együtt és az Igazítás oldalmargókhoz jelölőnégyzeteket csak igen indokolt esetben kapcsoljuk ki, mert ezek biztosítják, hogy a fej- vagy lábléc a nyomtatott munkalappal arányosan, mindig ugyanazon a helyen jelenjen meg. Ha az Igazítás oldalmargókhoz jelölőnégyzetet kikapcsoljuk, akkor viszont a fej- és lábléc helyzetét nem befolyásolja a margók átállítása, azok mindig a megszokott helyen jelennek meg.

Élőfej szerkesztése közvetlenül a lap elrendezése nézetben

Nyomtatási beállítások A Lap elrendezése/Munkalap-beállítások csoportnév melletti ikonra kattintva is megjeleníthető Lap párbeszédpanel-lapon a Nyomt. terület mezőben adjuk meg a kinyomtatandó munkalaptartományt. Ezt a mezőbe kattintás után, a munkalapon végzett egeres kijelöléssel célszerű megadni. A területet megadhatjuk hivatkozásokkal vagy nevekkel is.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

OLDALBEÁLLÍTÁS ÉS NYOMTATÁS

279

A kinyomtatandó elemek meghatározása A kijelölt terület nyomtatását alapértelmezetté tehetjük, ha a Fájl menü Nyomtatás parancsának kiadása után kiválasztjuk a Beállítások/Kijelölt terület elemet. A minden egyes oldalon megjelenő sor- (Fent ismétlődő sorok) vagy oszlopcímeket (Bal oldalon ismétlődő oszlopok) tartalmazó cellatartományokat a Címként nyomtatandók csoportban adjuk meg. Több szomszédos sort, oszlopot is kijelölhetünk vagy megadhatjuk cellahivatkozásukat. A többoldalas dokumentumokat a program automatikusan a papírmérettől és a beállított margóktól függő méretű oldalakra tördeli. Ezek nyomtatási sorrendjét, oldalszámozásának rendjét az Oldalak sorrendje csoportban adjuk meg. Az oldaltörések helyét – e párbeszédpanel lezárása után – a szerkesztett munkalapon szaggatott vonal jelöli. Az automatikus oldaltörések megjelenítése Az Excel beállításai párbeszédpanel Speciális/Beállítások megjelenítése

Excel 2010 magyar nyelvű változat

280 Nyomtatási beállítások

ehhez a munkalaphoz kategóriájának Oldaltörések megjelenítése jelölőnégyzetének bejelölésével is történhet. Nem automatikus oldaltöréseket a következőképpen szúrunk a dokumentumba:  Vízszintes: Az új oldal kezdő sorának kijelölése után adjuk ki a Lap elrendezése szalag Töréspontok  Oldaltörés beszúrása parancsát (a munkalap első sorában érvénytelen).  Függőleges: Az új oldal kezdő oszlopának kijelölése után adjuk ki a Lap elrendezése szalag Töréspontok  Oldaltörés beszúrása parancsát.  Mindkettő: Az új oldal kezdő (bal felső) cellájának kijelölése után adjuk ki az Oldaltörés beszúrása parancsot. A nem automatikus oldaltörés jeleket a lap kijelölése után a Lap elrendezése szalag Töréspontok  Minden oldaltörés visszaállítása parancsával tüntethetjük el. Ha csak egyetlen nem automatikus oldaltörés jelet szeretnénk törölni, akkor kattintsunk az oldaltörés megadásához használt cellába, majd adjuk ki a Lap elrendezése szalag Töréspontok  Oldaltörés eltávolítása parancsát. Az aktív munka-, makrólap mellett a Lap panellapon beállítható kapcsolók:  Cellarácsokkal: Ez az alapértelmezett beállítás, kinyomtatja a munkalapok vízszintes és függőleges cellarácsait. Ezeket szerkesztés közben a képernyőn a Lap elrendezése szalag Munkalap-beállítások csoportjának jelölőnégyzeteivel jeleníthetjük meg vagy rejthetjük el. A csoport Rácsvonalak/Nyomtatva kapcsolójával a nyomtatási megjelenítést is szabályozhatjuk.  Sor- és oszlopazonosítókkal: Kinyomtatja az A1 hivatkozási stílus sorazonosító számait és oszlopazonosító betűit vagy az S1O1 stílus sor- és oszlopazonosító számait. Kapcsoljuk be, ha a cellajegyzeteket a cellahivatkozásokkal együtt akarjuk nyomtatni. A Munkalap-beállítások csoport Fejlécek/Nyomtatva kapcsolójával a nyomtatási megjelenítést is szabályozhatjuk. Ezt a két jelölőnégyzetet megtaláljuk a Lap elrendezése szalag Munkalap-beállítások csoportjában is. Itt a fejléc és a rácsvonal megjelenítés kikapcsolható a Képernyőn jelölőnégyzetekkel akár a szerkesztés közben is. Excel 2010 magyar nyelvű változat

OLDALBEÁLLÍTÁS ÉS NYOMTATÁS

281

 Fekete-fehérben: Színes nyomtatónál lecsökkenti a nyomtatási időt azáltal, hogy a cellákat és a rajzobjektumokat feketefehérben nyomtatja ki. A fekete-fehér nyomtatók általában a szürke árnyalatokkal, raszteres kitöltéssel helyettesítik a színeket. Színes nyomtatásnál ezzel csökkenthetjük a nyomtatási időt.  Jegyzetek: A lap végén, vagy ahogy az oldalon szerepel kinyomtatja a lap cellajegyzeteit is.  Próbanyomatként: Nem nyomtatja ki a grafikát és a cellarácsokat. Lerövidíti a nyomtatási időt, ha próbanyomatként nyomtatjuk ki az anyagot. A Cellahibák esetén listában adjuk meg a hibák megjelenítési módját a nyomtatott dokumentumban. Ez történhet a képernyőn megjelenített formában (ahogy látható), a hiba helyén üres cella, illetve a – karakter vagy a #HIÁNYZIK hibaérték is megjeleníthető.

A beállítási lehetőségek a nyomtatótól függnek Az Egyebek nyomógomb a kiválasztott csatolt nyomtató beállítására szolgáló párbeszédpanelt jeleníti meg. A beállítási lehetőségek a nyomtató típusától függnek. Excel 2010 magyar nyelvű változat

282 Oldaltörések ellenőrzése

Oldaltörések ellenőrzése A Nézet szalag Oldaltörés megtekintése parancsával, vagy az állapotsor jobb oldalon látható Oldaltörésminta ikon segítségével az oldaltöréseket úgy jeleníthetjük meg, hogy azokat egérrel húzva áthelyezhetjük. A törésjelek áthelyezését segítheti, hogy egyúttal az oldalszámok is megjelennek a munkalap tördelt részein. Nyomtatáskor ezek a szürke számok természetesen nem jelennek meg. A nyomtatási terület határát a vastag folytonos kék vonal, az adott oldal áthelyezhető határait a vastag szaggatott kék vonal jelzi.

A törések helye húzással áthelyezhető

Diagramok nyomtatása A beágyazott diagramok a nyomtatáskor a lapbeállításnak megfelelően jelennek meg. Ha az aktív lap diagramlap, vagy kijelöltük a beágyazott diagramot akkor az Oldalbeállítás párbeszédpanel Lap panellapja helyett a Diagram panellap jelenik meg. Ezzel szabhatjuk Excel 2010 magyar nyelvű változat

OLDALBEÁLLÍTÁS ÉS NYOMTATÁS

283

meg a nyomtatott diagramoknál a nyomtatási minőségét. Korábban ezen a párbeszédpanelen méretezhettük is a diagramot, ez a lehetőség most, érthetetlen okból megszűnt. A nyomtatási minőség lehet próbanyomat is. Ha gépünk nem rendelkezik elegendő memóriával, akkor esetleg rákényszerülünk erre a beállításra. A Nyomtatási minőség Fekete-fehérben kapcsolóállás mellett kinyomtatott diagram adatsorai két színben jelennek meg. Ekkor a mintázatok helyettesítik a színeket, egyébként a fekete-fehér nyomtatók a színeket szürke árnyalatokkal fejezik ki. A Próbanyomatként jelölőnégyzet bejelölése kikapcsolja a grafikus képek és a cellarácsok kinyomtatását, ezzel csökkenti a nyomtatási időt. Rajzgépek használata esetén növeli a memória-kihasználás hatékonyságát. Ezt a beállítást akkor érdemes bejelölni, ha a memóriahiány nyomtatási problémát okozhat.

Kimutatás nyomtatása A többoldalas kimutatások nyomtathatók a sor- és oszlopcímkék megismétlésével minden oldalon. Az ismétlődő címkék tartalmazzák a kimutatásban szereplő összes Sor, Oszlop és Adat mező, valamint tétel címkéjét. A nyomtatás előtt a Nézet szalag, vagy az állapotsor Oldaltörés megtekintése parancsával tekintsük át a nyomtatási területet, és ha kell, úgy módosítsuk azt, hogy a nyomtatási területen ne legyen más kimutatás. Szükség esetén mozgassuk más helyre a nyomtatáskor fölösleges elemeket, másik kimutatást, hogy a kimutatás nyomtatásakor a mező- és tételnevek megfelelő ismétlődését beállíthassuk. Kattintsunk a kimutatás belsejébe, majd adjuk ki a Lap elrendezése szalag Oldalbeállítás parancsát, és a Lap panellapon töröljük a Fent ismétlődő sorok és a Balra ismétlődő oszlopok mezőket. Adjuk ki a Kimutatáseszközök/Beállítások szalag Kimutatás gombmenüje Beállítások  Beállítások parancsát. Jelöljük be a Nyomtatás párbeszédpanel-lapon a Nyomtatási címek négyzetet (kikapcsolva a címkék csak az első oldalon jelennek meg). Ellenőrizzük a beállításokat a nyomtatási képen. Végül válasszuk a FájlExcel 2010 magyar nyelvű változat

284 Oldaltörések ellenőrzése

menü Nyomtatás parancsát vagy nyomjuk meg a Ctrl+P, illetve a Ctrl+F2 billentyűkombinációt. Kimutatást nyomtathatjuk a szélső sor mezők tételeinek minden oldalon megismétlésével (a Sorcímkék minden oldalra beállítással), ekkor az oldaltöréssel elválasztott tételek címkéje a sor mezőktől balra ismétlődik meg (lásd az ábrát).

A kimutatástáblázat nyomtatási képe

Látvány nyomtatása A látványok nyomtatásához válasszuk ki először a nyomtatni kívánt látványt. Ehhez adjuk ki a Nézet szalag Egyéni nézetek parancsát. Az Egyéni nézetek párbeszédpanel Nézetek mezőjében kattintsunk a nyomtatni kívánt látvány nevére, utána a Megjelenítés nyomógombra! Végül válasszuk a Fájl menü Nyomtatás parancsát vagy nyomjuk meg a Ctrl+P, illetve a Ctrl+F2 billentyűkombinációt! Ha a látvány létrehozásakor a Nézet hozzáadása párbeszédpanelen bekapcsoltuk a Nyomtató beállításait jelölőnégyzetet, akkor a látvánnyal együtt az összes előzőleg meghatározott nyomtatási terület is minden alkalommal mentésre kerül. Ha nyomtatási területet nem adtunk meg, akkor az Excel az egész munkalapot kinyomtatja.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

OLDALBEÁLLÍTÁS ÉS NYOMTATÁS

285

Súgótémakör nyomtatása A Súgóban kikeresett témakörök vagy azok kijelölt részletei is kinyomtathatók.

Kijelölt Súgórészlet nyomtatása A Súgó egy meghatározott részének kijelölése után kattintsunk a jobb egérgombbal a kijelölt területbe, majd adjuk ki a helyi menü Nyomtatás parancsát. A nyomtatás végrehajtása előtt adjuk meg a kívánt nyomtatási beállításokat.

Az aktuális témakör nyomtatása Ha megjelenítettük a kívánt Súgótémakört, adjuk ki a helyi menü Nyomtatás parancsát vagy kattintsunk a Nyomtatás ikonra, illetve nyomjuk meg a Ctrl+P billentyűkombinációt. A nyomtatás végrehajtása előtt adjuk meg a kívánt nyomtatási beállításokat.

A nyomtatási kép bemutatása A Fájl menü Nyomtatás parancsával, illetve az Oldalbeállítás párbeszédpanel Megtekintés nyomógombjával a kinyomtatásnak megfelelő módon összeállított képen tekinthetjük meg a dokumentumot. A nyomtatási képen látszik a fej- és lábléc, a margók és a laptörések helye is. Ez a nézet sajnos – ellentétben a korábbi nyomtatási kép megjelenítési lehetőséggel – nem nagyítható, csak 100%-os vagy az ablakot a lappal kitöltő nagyítás között válthatunk az ablak alján látható Nagyítás teljes oldalra gombbal. Az ablak alján látható lapozó gombok és a képernyő jobb oldalán megjelenő gördítősáv a többoldalas dokumentum lapozására szolgálnak. Nagyobb oldalszám esetén írjuk a megtekinteni vágyott oldal számát az ablak alján látható mezőbe, és nyomjuk meg az Enter billentyűt! Excel 2010 magyar nyelvű változat

286 A nyomtatási kép bemutatása

A felnagyított nyomtatási kép A Nyomtatás nyomógombra kattintással a nyomtatási paraméterek beállítása után kinyomtatható a dokumentum. Az Oldalbeállítás hivatkozás az Oldalbeállítás párbeszédpanelt jeleníti meg. A Margók megjelenítése ikon a margókat és az oszlopméretezőket mutatja meg vagy rejti el. Ezek egérrel megfogva, húzással mozgathatók. A nyomtatási kép bezárásához kattintsunk bármelyik lapfülre, így visszatérünk az aktív munkalap szerkesztéséhez. A Fájl/Nyomtatás paranccsal megjelenített nyomtatási kép mellett bal oldalon végezhetjük el a nyomtatás beállítását, módosíthatunk olyan paramétereken is, amelyeket a Lap elrendezése szalagon rögzítettünk. A nyomtatandó munkafüzetet, lapot, oldalakat a Beállítások csoport felső részén adjuk meg. Az első listában választhatunk az aktív (látszó és tartalommal rendelkező) lapok, a teljes munkafüzet, illetve az előzetesen kijelölt nyomtatási terület nyomtatása közt. A Példányszám mezőben adjuk meg az ugyanarról a nyomtatandó részről, nyomtatandó dokumentumok számát. A második listában adjuk meg a nyomtatandó oldaltartományt. Ez visszalépés a korábbiakhoz képest, ahol egy mezőben több egyedi lapot és tartományt is beállíthattunk a ; karakterekkel elválasztva. Excel 2010 magyar nyelvű változat

OLDALBEÁLLÍTÁS ÉS NYOMTATÁS

287

A több példányos nyomtatáshoz a leválogatás lehetőségét most a harmadik listában találjuk. Most a lapok most alapértelmezetten leválogatva jelennek meg, az első példány kinyomtatása után következik a második stb. ez így hosszabb ideig tartó nyomtatást jelent és a Rendezve listaelemmel állíthatjuk be. Ekkor az egyes példányok elejétől végéig nyomtatásra kerülnek, utána következik az újabb példány nyomtatása, például 1;2;3 oldal után ismét az 1;2;3 oldal. A Szétválogatás nélkül listaelem választása után viszont sorban kerülnek kinyomtatásra az egyes oldalak példányai, például 1;1;1 oldal után a 2;2;2 oldal, stb. Ezeket viszont nekünk, kézzel kell szétválogatni. Ha a nyomtatást PDF vagy XPS fájlba végezzük, akkor a beállított példányszámtól függetlenül, csak egyetlen példány került a kinyomtatott fájlba.

A nyomtatás végrehajtása Az alapértelmezett nyomtató a Nyomtató listában jelenik meg. nyomtatóra vonatkozó beállításokat a fentiek szerint a Nyomtatóbeállítások hivatkozásra kattintva előugró párbeszédpanelen adjuk meg. A nyomtatási kép Nyomtatás nyomógombja segítségével indítjuk a nyomtatást.

A nyomtatás gyorsítása A nyomtatás gyorsítható azzal, hogy a végleges kiadvány elkészültéig csak próbanyomatot készítünk, azaz ideiglenesen megváltoztathatjuk a nyomtatás minőségét. Ennek érdekében használjuk a nyomtatónk által támogatott gyengébb felbontást. A Nyomtatás párbeszédpanel Tulajdonságok vagy az Oldalbeállítás párbeszédpanel Egyebek nyomógombjával megjelenített panelen megtaláljuk a nyomtatónk által használt felbontásokat. Egyes nyomtatóknál beállítható a próbanyomat minőség (draft) is, ekkor a formázás, a cellarácsok és az ábrák többsége nem kerül kinyomtatásra. Ezt a

Excel 2010 magyar nyelvű változat

288 Nyomtatás fájlba

beállítást az Oldalbeállítás/Lap párbeszédpanel-lapon, a Próbanyomatként jelölőnégyzet bejelölésével végezzük. Nem színes nyomtatón az Excel a színeket a szürke árnyalataival helyettesítve nyomtatja ki. A színes munkalapok nyomtatása gyorsítható a színes helyett fekete-fehér nyomtatás beállításával. Így a színesként formázott betűk, szegélyek a szürkeárnyalatos helyett feketék, a cellák és az alakzatok háttere fehérben nyomtatja, míg az egyéb grafikákat és diagramok szürkeárnyalatosak lesznek. A cellarácsok nyomtatása szintén az Oldalbeállítás/Lap párbeszédpanellapon, vagy a Lap elrendezése szalag Munkalap-beállítások csoportjában kapcsolható ki.

Több munkafüzet nyomtatása egyszerre Ha az összes nyomtatni kívánt munkafüzet azonos mappában van, akkor a Fájl menü Megnyitás parancsának párbeszédpaneljén található munkafüzeteket szerkesztőablakba betöltésük nélkül nyomtathatjuk ki. A munkafüzetek kijelölését a Ctrl billentyű nyomva tartása közben a fájlnevekre kattintva végezzük. A nyomtatás indításához adjuk ki a párbeszédpanel Eszközök nyomógomb-menüjének Nyomtatás parancsát, vagy a kiválasztott állományra jobb egérgombbal kattintva megjelenített helyi menü Nyomtatás parancsát.

Nyomtatás fájlba Ha nyomtatónk nincs, vagy a hálózati nyomtató nem elérhető, esetleg az írásvédett publikáció a célunk, akkor a dokumentum nyomtatását a nyomtató helyett egy fájlba is végezhetjük. A Nyomtatás ablakban a Nyomtató listában válasszuk az Adobe PDF vagy a Microsoft XPS Document Writer elemet! A Nyomtatás gombra kattintva jelenítjük meg A fájl mentése másként párbeszédpanelt amelyen adjuk meg a mentés helyét és fájlnevét. Ez a párbeszédpanel a nyomtatás parancs használata nélkül is tartalmazza a PDF és XPS Excel 2010 magyar nyelvű változat

OLDALBEÁLLÍTÁS ÉS NYOMTATÁS

289

formátumokat, viszont a Mentés másként paranccsal esetleg nem kerülnek be a fájlba az egyéb nyomtatási információk. Adjuk meg a kimeneti fájl nevét, amely a nyomtató számára olvasható formátumban rögzíti a dokumentumot. Jegyezzük meg a fájl nevét, mert később ezt a fájlt másoljuk a nyomtatóra, ha már elhárultak az akadályok. A másolást úgy végezzük, hogy az Intéző ablakából az egér bal gombjának nyomva tartása közben a nyomtatási fájlt a StartBeállításokNyomtatók paranccsal megjelenített Nyomtatók ablakban a megfelelő nyomtatóra húzzuk.

A jelentések és nyomtatásuk A névvel ellátott látványok, esetek, munkalapok nyomtatáshoz öszszeállított csoportja képezi a jelentéseket. Ezek munkalapot mindenképpen, a másik két elemet esetenként tartalmaznak. Egy munkafüzethez több jelentést is kapcsolhatunk, amelyeket a program a munkafüzettel együtt ment el. A jelentések segítségével tetszőleges sorrendben nyomtathatjuk ki munkalapjainkat, ha a munkalapok képezik a jelentés egyes fejezeteit, melyek sorrendje a jelentésen belül megváltoztatható. A jelentésekkel a látványok (a munkalapok eltérő beállításai) különféle megjelenési formában nyomtathatók ki. A jelentések alkalmazhatók a munkalap-modellek és esetek bemeneti értékeinek együttes kinyomtatására is. Védett munkalapokon jelentéseket sem készíthetünk. A jelentések készítésére a Solvert, vagyis az Adatok szalag Lehetőségelemzés/ Esetvizsgáló parancsát használjuk. Az Esetvizsgáló párbeszédpanel Jelentés nyomógombjára kattintva külön néven nevezett jelentésként menthetjük el az elemzés eredményét és eredeti értékeit. Később ezek a jelentések, elmentett nézetek egyszerűen betölthetők és a fentiek szerint kinyomtathatók.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

290 Adatok érvényesítése

SZÁMOLÓTÁBLÁK Az Excel leggyakrabban használt dokumentumain, a munkalapokon sokféle objektumot (képet, diagramot stb.) elhelyezhetünk, de a legfontosabb funkciója a számolótáblaként való alkalmazás. Mint láttuk, a táblázat oszlopokból és sorokból álló alakzat, melyek metszéspontjaiban találhatók a cellák. Ezeket a legkülönbözőbb számításokhoz használhatjuk fel, akár úgy is, hogy az egyes cellákba vitt alapadatok megváltoztatását automatikusan kövesse az eredmények kiszámítása, majd kiértékelése. A táblázatot alkotó cellákkal kapcsolatos alapvető tudnivalókkal, az adatbevitellel az előző fejezetben foglalkoztunk. Ebben a fejezetben ismertetjük az adatbevitel pontosságát fokozó eljárásokat, a cellák hivatkozási rendszerét, elnevezésüket és bevonásukat számítási műveletekbe. E számítási műveletek során felhasználhatjuk az Excel több mint 300 beépített függvényét, de készíthetünk saját függvényeket is, amelyeket beépíthetünk képleteinkbe.

Adatok érvényesítése Ha a munkafüzet nem közös használatú, akkor a hibátlan adatbevitel érdekében meghatározhatjuk az egyes cellákba vagy cellatartományokba írható adatok érvényességi körét. Megszabhatjuk, hogy az adatok bizonyos típusúak legyenek, például egész számok, tizedes számok vagy szöveg, és (alsó-felső) határt szabhatunk az érvényesen beírható adatoknak, megadhatjuk az érvényes bejegyzések listáját, vagy korlátozhatjuk a beírandó karakterek számát. Képletet alkalmazhatunk annak figyelésére, hogy egy beírt adat egy másik cellában végzett számítás alapján érvényesnek tekinthető-e. Például ellenőrizhetjük, hogy egy számla értékének beírásakor a számlák összege nem haladja meg a költségvetésben biztosított keretet, vagy egy fizikai számításokat alkalmazó munkalap sűrűség Excel 2010 magyar nyelvű változat

SZÁMOLÓTÁBLÁK

291

adatainak bevihető értékeit a reális határok közé szoríthatjuk stb. A munkalapot az adatok beírása és kiszámolása után is megvizsgálhatjuk, megkereshetjük és kijavíthatjuk a hibás adatokat. A megosztott munkafüzeteknél a korlátozás alá eső cellákba beírhatunk adatokat, és megnézhetjük a korlátozások hatását, de nem módosíthatjuk a korlátokat, és a munkafüzet megosztásának megszüntetése nélkül új korlátokat sem állíthatunk.

A bevihető adatok korlátozása egész szám esetén Az Adatok szalag Adateszközök csoportjában található Érvényesítés gomb Érvényesítés parancsával meghatározhatjuk az egyes cellákban vagy cellatartományokban megengedhető adatokat, korlátozhatjuk az adatbevitelt egy adott típusra, például egész számokra, decimális számokra vagy szövegre és megszabhatjuk az érvényes bevitel határértékeit. Alapértelmezés szerint az érvényességi feltétel nincs korlátozva, azaz bármilyen értéket bevihetünk. Megadhatjuk azt is, hogy a korlátozásoknak nem megfelelő érték bevitelének megkísérlésekor milyen figyelmeztető vagy hibaüzenetet adjon a rendszer. Az Érvényesítés parancsra a fenti ábra szerinti párbeszédpanel jelenik meg. Az Adatok érvényesítése párbeszédpanelen megadható és látható beállítások a Megengedve és a Jelleg mezők aktuális értékétől függően eltérőek lehetnek. Excel 2010 magyar nyelvű változat

292 Adatok érvényesítése

Az Adatok érvényesítése párbeszédpanel Beállítások lapján adjuk meg a munkalapon kijelölt cellák adatbevitelének korlátozásához szükséges adatérvényesítési beállítást. A változtatás a többi azonos beállítású cellára is érvényes jelölőnégyzet bejelölésével a munkalapnak azokon a celláin is alkalmazhatjuk a beállításokat, amelyek a kijelölt cellákkal megegyező adatérvényesítési beállításokkal rendelkeznek. Ha még nincs hasonló módon formázott cella, akkor ez a jelölőnégyzet szürkén – nem kiválaszthatóan – jelenik meg. Ha a formázandó és kijelölt cellák közt van olyan, amelyet korábban ilyen módon formáztunk, akkor figyelmeztető üzenet jelenik meg (lásd az ábrát). Az Igen gomb választásával tesszük elérhetővé a fenti jelölőnégyzetet, míg a Nem választásával az ugyan szürke marad, de természetesen a teljes kijelölt területen (és csak ott) érvényesítjük az új korlátozást.

Figyelmeztetés az adatérvényesítés kiterjesztésére Amennyiben egy már értéket tartalmazó cellán állítunk be a cella értékét egyébként nem engedélyező korlátozást, akkor is csak a legközelebbi bevitelnél kapunk figyelmeztetést, vagyis a cella eredeti értéke nem módosul. Ez érvényes a hasonlóan formázott cellákra akkor is, ha a jelölőnégyzetet bekapcsoltuk. Ha a párbeszédpanel Figyelmeztető üzenet és Hibajelzés lapjait nem töltjük ki, akkor érvénytelen, a korlátozási feltételeknek nem megfelelő érték bevitelének megkísérlése esetén az Excel az alábbi ábra szerinti hibaüzenetet jeleníti meg. Ekkor az Újra nyomógombra kattintás után ismét megkísérelhetjük a bevitelt. A munkalapon dolgozó felhasználó teljes tájékozatlanságának csökkentése érdekében célszerű az üzenetekben megadni az elfogadható értéket (illetve értéktartományt) is, különben előfordulhat, hogy sohasem kapunk megfelelő bevitelt. Excel 2010 magyar nyelvű változat

SZÁMOLÓTÁBLÁK

293

Hibajelzés a korláton túli bevitel esetén A beállítható adatkorlátozások típusait és azok függvényében megadható korlátozásokat egyenként ismertetjük.

Korlátozás nélküli bevitel Az Adatok érvényesítése párbeszédpanel Beállítások lapjának Megengedve listáján a Bármilyen érték elemet kiválasztva a program nem korlátozza az érvényesen beírható értékeket. Az érvényes bejegyzések korlátozása nélkül tetszőleges értéket bevihetünk. Az összes törlése nyomógomb törli az Adatok érvényesítése párbeszédpanel mindhárom panellapjának beállításait.

A ne keverjük össze a Törlés gombokat A beállítások visszavonásához kattintsunk a Mégse nyomógombra. Ezzel a még nem érvényesített korlátozásokat, üzenetek beállítását vonjuk vissza. A párbeszédpanel Az összes törlése gombjával a kijelölt cellákról eltávolíthatjuk a korábbi korlátozásokat. Ha a beállított adatkorlátozásokat és üzeneteket a cella tartalmával és formáExcel 2010 magyar nyelvű változat

294 Adatok érvényesítése tumaival együtt szeretnénk eltávolítani, akkor a cellák kijelölése után adjuk ki a Kezdőlap/Szerkesztés csoportban a Törlés gomb Az összes törlése parancsát! Ezt a gombot (felirat nélkül) a Szerkesztés csoportban találjuk, nem összetévesztendő a Cellák/Törlés gombbal (lásd a fenti ábrát)!

Egész szám korlátozás Az Adatok érvényesítése panel Megengedve listáján az Egész szám listaelem választása a bevitelt az egész számokra szűkíti le. A Jelleg mezőben a Megengedve mezőben kiválasztott adatérvényesítési beállításnak megfelelő korlátozó műveletek közül választhatunk. Jelöljünk ki egy műveletet, majd a következő mezőkben töltsük ki a beállításokat. A mezők száma és a beállítási lehetőségek a Jelleg mezőben kiválasztott elemtől is függnek (lásd alább). Megjelenhet például az Érték, Minimum (alsó határérték), Maximum (felső határérték) mező, amelybe írjuk be azt a számot, amellyel az összehasonlító műveletet el szeretnénk végezni. Jelöljük be az Üres cellák mellőzése jelölőnégyzetet, ha megengedjük, hogy a cellák üresen maradjanak. Ekkor a program letiltja a hibaüzenetet, ha üresen marad egy olyan cella, amelynek érvényessége hivatkozásokhoz vagy képletekhez kötött. Ha töröljük a jelet, akkor az üres cellákat érvénytelennek tekintjük.

Az adatok érvényességének műveletei A Megengedve listán kiválasztott elemtől függően és a Jelleg mezőben a következő vizsgálatok választhatók ki: Művelet a következők között van

nincs a következők között

Beállítások Az engedélyezett érték nagyobb vagy egyenlő a Minimum, Kezdő dátum vagy Kezdő időpont mezőkbe írt értéknél, és kisebb vagy egyenlő a Maximum, Befejező dátum vagy Befejező időpont mezőkbe írt értékkel. A cellába bevitelre engedélyezett érték kisebb, mint a Minimum, Kezdő dátum vagy Kezdő időpont mezőkbe írt érték, illetve nagyobb, mint a

Excel 2010 magyar nyelvű változat

SZÁMOLÓTÁBLÁK

Művelet

egyenlő nem egyenlő

nagyobb, mint

kisebb, mint

nagyobb vagy egyenlő kisebb vagy egyenlő

295

Beállítások Maximum, Befejező dátum vagy Befejező időpont mezőkbe írt érték. A bevitelre engedélyezett érték egyenlő az Érték, Hossz, Dátum vagy Idő mezőkbe írt értékkel. A cellába bevitelre engedélyezett érték nem egyenlő az Érték, Hossz, Dátum vagy Idő mezőkbe írt értékkel. A cellába bevitelre engedélyezett érték nagyobb a Minimum, Kezdő dátum vagy Kezdő időpont mezőkbe írt értéknél. A cellába bevitelre engedélyezett érték kisebb a Maximum, Befejező dátum vagy Befejező időpont mezőkbe írt értéknél. A cellába bevitelre engedélyezett érték nagyobb vagy egyenlő a Minimum, Kezdő dátum vagy Kezdő időpont mezőkbe írt értéknél. A cellába bevitelre engedélyezett érték kisebb vagy egyenlő a Maximum, Befejező dátum vagy Befejező időpont mezőkbe írt értéknél.

Tizedes tört korlátozás Ha a Megengedve mezőben a Tizedes tört elemet választjuk ki, akkor a cellákba bevihető értékek csak számok vagy tizedes törtek lehetnek. Adjuk meg a Jelleg listában kiválasztva a végrehajtandó vizsgálatot, majd töltsük ki a beállításokat. Az Érték, Minimum és Maximum mezőbe írjuk be azt a számot, amellyel a műveletet el szeretnénk végezni. Az Üres cellák mellőzése jelölőnégyzetet jelöljük be, ha megengedjük, hogy a cellák üresen maradjanak.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

296 Adatok érvényesítése

Lista korlátozás A Lista korlátozással az érvényes bejegyzéseket egy listában adhatjuk meg. A Forrás mezőben adjuk meg hivatkozást a munkafüzetnek arra a tartományára, ahová az elfogadható bejegyzéseket írtuk.

Vagy felsoroljuk a lista elemeit, vagy megadjuk forrását Beírhatunk egy névre hivatkozást, vagy a lista tagjait pontosvesszővel elválasztva soroljuk fel (például alma; körte; málna). A tartományt megadhatjuk a mező jobb oldalán látható ikonra kattintással elrejtett párbeszédpanel mellett, a munkalapon kijelölve is (lásd a következő ábrát).

A lista használata adatbevitelkor

Excel 2010 magyar nyelvű változat

SZÁMOLÓTÁBLÁK

297

Jelöljük be a Legördülő lista jelölőnégyzetet, ha a cellára kattintáskor legördítő nyilat szeretnénk megjeleníteni. A felhasználó az adat beírásához erre a legördítő nyílra kattintva listát jeleníthet meg az érvényes adatokkal, ahonnan a megfelelő elemet kiválaszthatja (lásd az ábrát). Ha a jelölőnégyzet töröljük, akkor a legördülő lista nem jelenik meg. Sajnos előfordul, hogy a lista nem jelenik meg a kompatibilis módban szerkesztett munkafüzeteken sem, de az adatérvényesítés működik. Ekkor – ha fontos a lista megjelenése – konvertáljuk a munkafüzetet a 2010-es formátumra, vagy másoljuk át a tartalmat egy ilyen formátumú munkafüzetbe!

Dátum korlátozás Ha a Dátum listaelemet választjuk a Megengedve listáról, akkor a kijelölt cellákba csak dátum típusú értéket lehet bevinni. A megadható dátumértékek szigorítását a fentebb leírt módon végezzük (lásd Az adatok érvényességének műveletei című részt). Az aktuális cellában található érték az alapértelmezett Kezdő dátum, de azt cellahivatkozással vagy egy dátumérték beírásával is megadhatjuk. Ugyanígy adjuk meg a Befejező dátum mezőt is. Ha nem dátumot tartalmazó mezőre hivatkozunk, vagy elrontjuk a mezőbe írást, akkor a program hibaüzenetet ad (lásd az ábrát).

A korlátot is pontosan adjuk meg

Idő korlátozás Ha az Idő listaelemet választjuk a Megengedve listáról, akkor a kijelölt cellákba csak dátum típusú értéket lehet bevinni. A megadható időpont értékek szűkítését a fentebb leírt módon végezzük (lásd Az Excel 2010 magyar nyelvű változat

298 Adatok érvényesítése adatok érvényességének műveletei című részt). Az aktuális cellában található érték az alapértelmezett Kezdő időpont (a megengedett legkorábbi időpont), de azt cellahivatkozással vagy egy dátumérték beírásával is megadhatjuk. Ugyanígy adjuk meg a Befejező időpont (a bevitelre megengedett legkésőbbi időpont) mezőt is. Ha nem időt tartalmazó mezőre hivatkozunk, vagy elrontjuk a mezőbe írást, akkor a program hibaüzenetet ad.

Szöveghossz korlátozás A Szöveghossz korlátozási lehetőséggel a cellába bevihető karakterek számát adhatjuk meg. A Minimum mezőben adjuk meg, hogy legalább hány karaktert kell bevinni a cellába. A Maximum mezőbe írjuk be a művelet elvégzéséhez a legnagyobb számot (felső határértéket). A program e mezők helyes kitöltésére is ügyel, mindaddig az ábra szerinti hibaüzenetet jeleníti meg, amíg megfelelő értéket nem viszünk be. Ehhez hasonlóan működnek a munkalapon azok a korlátozások, amelyeket mi állítunk be.

A korlátozást is csak szabályosan rögzíthetjük

Egyéni korlátozások A Megengedve listában szereplő Egyéni elem a korlátozás módját meghatározó Képlet beírását, kifejezés használatát engedi meg, illetve azt, hogy másik cellában levő számításra hivatkozzunk az érvényes bejegyzések meghatározásához. A Képlet mezőbe írjuk az egyenlőségjellel (=) kezdett képletet. A képlet eredménye a logikai IGAZ vagy HAMIS érték legyen. A cellabejegyzés akkor érvénytelen, ha a kiértékelt képlet a HAMIS logikai értéket adja eredményül. A képletben nem alkalmazhatunk tömbállandókat és másik Excel 2010 magyar nyelvű változat

SZÁMOLÓTÁBLÁK

299

munkalapra hivatkozást (helyette viszont hivatkozhatunk olyan cellára, amely másik munkafüzetre, illetve munkalapra hivatkozik).

Figyelmeztető üzenetek beállítása Ha igazán használható módon akarjuk alkalmazni az adatok érvényesítését, akkor a felhasználót időben értesítjük arról, hogy korlátozott adatbevitelű cellához érkezett és ilyenkor mi a teendő (lásd a következő ábrát). A megjelenített figyelmeztető üzenet egérrel húzva áthelyezhető és legközelebb az így kijelölt helyen jelenik meg.

A felhasználói figyelmeztetés beállítása Az Adatok érvényesítése panel Figyelmeztető üzenet lapján adjuk meg, milyen üzenet jelenjen meg akkor, ha a korlátozott cellába lépünk. A Cím mezőben címet adhatunk annak a figyelmeztető üzenetnek, ami akkor jelenik meg, ha a felhasználó az adott cellát kijelöli. A mezőt nem kötelező kitölteni. Felhasználói figyelmeztetés A cím félkövér betűkkel jelenik meg az üzenetben, és maximum 32 karakterből állhat. Excel 2010 magyar nyelvű változat

300 Adatok érvényesítése

A Figyelmeztetés mezőbe írjuk a cellába lépéskor megjelenő üzenet szövegét. A figyelmeztető és hibaüzenetek a többi adatérvényesítési jellemzővel együtt a másolt vagy mozgatott cellákra is érvényesek lesznek.

Hibajelzés beállítása A nem a korlátozó feltételeknek megfelelő adatbevitel megkísérlése, vagyis ilyen tartalmú cella elhagyásának megkísérlése esetén a program – ha beállítottuk – hibaüzenetet ad.

Felhasználói hibajelzés beállítása Érdemes beállítani, mert e nélkül a felhasználó nem tudja meg, hogy miért nem léphet tovább az aktuális cellából – és ha a figyelmeztető üzenetet is mellőztük, akkor nehezen találhatja ki a megfelelő, engedélyezett beviteli értéket. Az Adatok érvényesítése párbeszédpanel Hibajelzés lapján adjuk meg, milyen üzenet jelenjen meg akkor, ha a korlátozott cellát hibás tartalom bevitele mellett akarunk elhagyni. Az Érvénytelen adat beírásakor hibaüzenet jelenjen meg négyzet bekapcsolt állapotában jelenik meg a fenti módon megadott hibaüzenet.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

SZÁMOLÓTÁBLÁK

301

A Stílus listában határozzuk meg, hogy az érvénytelen adat bevitelekor megállás, figyelmeztetés vagy egyszerű információ kijelzés történjen.

Szigorú korlátozással járó felhasználói hibajelzés A Megállás stílus kiválasztása esetén a hiba előfordulásakor nem hagyhatjuk el a cellát mindaddig, amíg a hibát ki nem javítottuk (lásd a fenti ábrát). A Hasznos volt az információ? hivatkozás nyilván az új Súgó gombbal kapcsolatos véleményre kíváncsi, és egy párbeszédpanelt jelenít meg, amelyen keresztül véleményünket eljuttathatjuk a Microsofthoz, hogy jobbá tegyék az Excelt… A Súgó gomb viszont a segítség kezdő lapjára mutat, így teljességgel haszontalannak minősíthető (ezt nem lehet észrevenni?).

Megengedő korlátozással járó felhasználói hibajelzés A javításhoz a hibaüzenetet megjelenítő párbeszédpanel Újra gombját nyomjuk meg. Ha a Mégse gombra kattintunk, akkor a cella tartalma marad a hibás bevitel megkísérlése előtti állapotban (lásd a fenti ábrát). A Figyelmeztetés stílusú hibaüzenet az Igen gombra kattintás után engedélyezi az érvénytelen adat bevitelét, a Nem választása után még javíthatunk. Az Információ stílusú hibaüzenet csak értesít a hibáról, javításra nincs közvetlen módunk – azaz a program elfogadja a hibás bevitelt Excel 2010 magyar nyelvű változat

302 Adatok érvényesítése (lásd az ábrát). A javításhoz ez esetben ismét be kell lépni a korlátozott cellába. A Mégse nyomógombbal itt is a bevitel előtti állapotot állítjuk vissza.

Figyelmeztető korlátozással járó felhasználói hibajelzés Mindhárom stílusú korlátozó feltételhez kapcsolódó üzenetet az Adatok érvényesítése párbeszédpanel Hibajelzés lapjának Hibaüzenet mezőjében adjuk meg. A hibaüzenet legfeljebb 255 karaktert tartalmazhat. Az üzenetbe új sort az Enter billentyűvel kezdhetünk.

Feladat – Egyéni korlátozások Ebben a gyorstalpalónkban a cellabejegyzések érvényességének meghatározását képlettel végezzük. Példánkban egy kiszolgáló raktár készletének figyelése alapján engedélyezzük a kiadható mennyiséget. A raktár adatai a munkalapon szerepelnek. Figyelembe veszünk egy 10 darabos biztonsági tartalékot is. A 1 2 3 4 5 6 7

1. Bolt 2. Bolt 3. Bolt 4. Bolt 5. Bolt Összesen:

B C Igények 16 6 3 12 31

D

E Vas utcai raktár Rák utcai raktár Összesen:

A feladat alapadatai 1. Vigyük be az alapadatokat (lásd a táblázatot).

Excel 2010 magyar nyelvű változat

F Készlet 55 33 88

SZÁMOLÓTÁBLÁK

303

2. Az F4 cella értékét a következő képlettel számoljuk: =SZUM(F2:F3) 3. Jelöljük ki a korlátozni kívánt (B2:B6) cellákat. 4. Adjuk ki az Adatok menü Érvényesítés parancsát, majd válaszszuk a Beállítások lapot. 5. A Megengedve mezőben válasszuk az Egyéni listaelemet. 6. A Képlet mezőbe írjunk be a feltételünket leíró, logikai értéket (IGAZ vagy HAMIS) adó képletet: =F4-10-SZUM(B2:B6)>0. A cellabejegyzés érvénytelen lesz, ha a képlet a HAMIS logikai értéket adja eredményül, azaz az összegzett igények meghaladják a 10 darabbal csökkentett raktárkészletet. 7. Az üresen maradt cellákat kezeljük úgy, mintha értékük nulla lenne. Ehhez töröljük az Üres cellák mellőzése jelölőnégyzetet. 8. Adjuk meg az adatbevitelkor képernyőre írandó magyarázó üzenetet az Adatok érvényesítése párbeszédpanel Figyelmeztető üzenet lapján, és kapcsoljuk be A cella kijelölésekor figyelmeztetés jelenjen meg jelölőnégyzetet. 9. Adjuk meg a hibás adat bevitelekor képernyőre írandó hibaüzenetet az Adatok érvényesítése párbeszédpanel Hibajelzés lapján. Utána kapcsoljuk be az Érvénytelen adat beírásakor hibaüzenet jelenjen meg jelölőnégyzetet.

Számítási műveletek Az Excel a cellákba írt képleteket kiértékeli és a számolás eredményét megjeleníti a képleteket tartalmazó cellákban. A cellák tartalmának frissítésekor csak azokat a képleteket értékeli ki újra, amelyeknek alapadataiban (a hivatkozott cellákban, illetve a képlet paramétereiben) az utolsó számolás óta változás állt be. A számítások során a program az eredeti (a cellákban eltárolt) értékeket használja és nem az értékek megjelenítési formáját – azaz nem a kerekített értékekkel számol, így az új forma nem jár az érték módosításával. Kizárólag az aktív munkalapra vonatkozóan, külön utasítással megadhatjuk ugyanakkor, hogy a program – a normál számformátumú cellák kivételével – a kijelzési pontosságot alkalmazza a száExcel 2010 magyar nyelvű változat

304 Számítási műveletek mítások végrehajtása során. Ez a kerekítések miatt lassítja a számításokat. A beállításhoz a Fájl szalagfülből legördíthető menü Beállítások parancsával megjelenített párbeszédpanel Speciális/E munkafüzet számításakor kategóriáját választjuk, majd bekapcsoljuk Megjelenítés szerinti pontosság beállítása jelölőnégyzetet. Ha gépünk többprocesszoros, vagy legalábbis elegendően gyors ahhoz, hogy többszálú számítást végezzen (és ezt a többi, egy időben futtatott alkalmazásunk is lehetővé teszi), a Speciális/ Képletek kategóriában engedélyezhetjük a többszálú számításokat és a felhasználható processzorok számát. A számítások során alkalmazhatunk képleteket, függvényeket, amelyek paraméterei állandók vagy változó cellatartalmak lehetnek. A program alaphelyzetű beállításában mentés előtt mindig újraszámolja a munkalapot. A nagyobb számítások tetemes időigénye miatt ezt a funkciót kikapcsolhatjuk. Az Excel beállításai párbeszédpanel Képletek kategóriájában töröljük a Csak kérésre/Munkafüzet értékeinek újraszámítása mentés választókapcsolót és jelölőnégyzetet az Automatikus rádiógomb választásával. Választhatjuk azt is, hogy a kiszámítás az Adattáblák kivételével automatikus legyen. Ekkor a teljes munkafüzet automatikus kiértékelése megtörténik, de az összefüggő adattáblák tartalma nem változik. Ezt követően a program csak az F9 billentyű lenyomása vagy az Újraszámolás ikonra kattintás után értékeli ki, számolja újra az összes megnyitott munkalapot, beleértve az adattáblázatokat is. Az Excel egyúttal minden megnyitott diagramot frissít. Aktív Szerkesztőléc mellett az F9 billentyű lenyomása a Szerkesztőléc képletének kiértékelését és az eredmény (állandó értékként) cellába írását hajtja végre. Ezt végezhetjük a képlet egy kijelölt részletével is. Több cella vagy cellatartomány értékeinek egyszerre történő rögzítéséhez előbb jelöljük ki a kiértékelendő cellákat, majd a Kezdőlap szalag Másolás ikonjára kattintunk, vagy a kurzormenü Másolás parancsát adjuk ki, illetve nyomjuk meg a Ctrl+C billentyűkombinációt! Ez után adjuk ki a Kezdőlap szalag Beillesztés gombjából vagy a kurzormenü Irányított beillesztés parancsát! A megjeExcel 2010 magyar nyelvű változat

SZÁMOLÓTÁBLÁK

305

lenő párbeszédpanelen jelöljük be az Értéket kapcsolót, majd kattintsunk az OK nyomógombra. Ezzel teljesen egyenértékű, ha a Beillesztés nyomógomb menüjéből választjuk az Értékek beillesztése parancsot. A kiértékelendő képleteket értékükkel helyettesítve időt takaríthatunk meg a későbbi feldolgozás során. Ugyanakkor ügyelni kell arra, hogy az ilyen képletek ne tartalmazzanak később megváltozó elemet, paramétert, ugyanis a fenti művelet végérvényesen helyettesíti eredményével a képletet.

Hivatkozások A munkalap celláinak vagy cellacsoportjainak azonosítására alkalmazzuk a hivatkozásokat, melyek a cella (vagy csoport) koordinátái. Ezeket alkalmazzuk a képletek írásánál is, mint olyan elemeket, amelyek megmutatják, hogy az adott műveletet mely cellák tartalmával kell elvégezni. Külső hivatkozással utalhatunk más munkafüzetek, távhivatkozással más alkalmazások adataira. Alapértelmezett az A1 stílusú relatív hivatkozás, melyben az oszlopokat betűk, a sorokat számok jelölik (például A1 vagy B2:G7). Az R1C1 stílusú hivatkozásban az oszlopokat is számok jelölik. Az aktív cella hivatkozása megjelenik a Szerkesztőléc név mezőjében.A relatív hivatkozás azt mondja meg, hogy a képletet tartalmazó cellától indulva hol található meg a hivatkozott cella. A relatív helyzet tehát megmarad akkor is, ha a hivatkozó cellát áthelyezzük, de akkor a hivatkozott cella már nem ugyanaz lesz! A cella pontos helyzetét megadó abszolút hivatkozás az oszlop betűje és a sor száma előtt a $ jelet használja (például $A$1). A kevert hivatkozás a fenti két típus keveréke, az oszlop betűjele vagy a sor száma előtt a $ jelet alkalmazza, például (B$1 vagy $B1). Itt tehát a hivatkozás egy része abszolút, másik része relatív. A relatív, abszolút és kevert típusú hivatkozások között egyszerűen úgy válthatunk, hogy a Szerkesztőlécen kijelöljük az átalakítandó cellahivatkozást, majd addig nyomkodjuk az F4 billentyűt, amíg a megfelelő formát nem kapjuk (a program minden F4 lenyomásra a következő típust állítja be).

Excel 2010 magyar nyelvű változat

306 Számítási műveletek A cellák, cellatartományok, értékek vagy képletek azonosítására alkalmazhatunk neveket is. A Szerkesztőléc név mezőjének listáját legördítve megjeleníthetők és kiválaszthatók a névvel rendelkező hivatkozások. Ha ilyen hivatkozásnevet választunk a listáról, akkor kijelöljük a munkalap névvel rendelkező tartományát, gyorsan ráugorhatunk a névvel ellátott tartományra, helyettesíthetjük a hivatkozást nevével, és beilleszthetjük a hivatkozást egy képletbe. Minthogy a munkafüzeten belül az összes munkalap használhatja ugyanazt a névjegyzéket, ezzel a módszerrel kényelmesen hivatkozhatunk másik munkalap részeire, illetve könnyebben kezelhetővé tehetjük a táblázatokat (például egyszerűbb megjegyezni a bevételkiadás névvel hivatkozott műveletet, mint az F6 – F7 cellahivatkozást, vagy lásd a későbbiekben az adatbázis-feldolgozási függvényeknél ismertetett példáinkat). A névvel helyettesíthetjük a névre vonatkozó hivatkozásokat. Például, ha a $G$2 cella neve: Bevétel, akkor az összes, az $G$2 cellára vonatkozó hivatkozás a Bevétel névvel helyettesíthető (ugyanígy a képletekben is). A név betűvel, _ vagy \ karakterrel kezdődhet, betűket, számokat, _, \, . és ? jeleket tartalmazhat, és legfeljebb 255 karakter hosszú lehet. Számokhoz vagy cellahivatkozásokhoz hasonlító neveket nem használhatunk. A munkalapok mérete csökkenthető, ha több helyen is előforduló képlethez rendelünk nevet, mert így a program nem minden – a képletet alkalmazó – cellában, hanem csak egy helyen tárolja a képletet. A képlet megváltoztatáskor a program a nevet (illetve a névvel rendelkező képletet) használó összes cellát automatikusan újraszámolja. A program a beszúrásokkal és törlésekkel érintett hivatkozásokat módosítja. Például, ha munkalapok (vagy cellák) közé újabbat szúrunk be, akkor az erre a tartományára vonatkozó hivatkozás tartalmazni fogja az új munkalapot, illetve tartományt is.

Automatikus névadás A munkalap sor- és oszlopfeliratai alapján a program a cellák nevét automatikusan is létre tudja hozni. Az automatikus névadást a Képletek szalag Definiált nevek/Kijelölésből új parancsával, illetve közvetlenül a Ctrl+Shift+F3 billentyűkombinációval végezzük. A Excel 2010 magyar nyelvű változat

SZÁMOLÓTÁBLÁK

307

megjelenő párbeszédpanelen adjuk meg, hogy a program a kijelölt tartomány melyik részéből vegye a nevet.

A neveket a kijelölt tartomány szélső celláiból hozhatjuk létre A Felső sorból a felső sor alatt lévő sorokat nevezi el a felső sor celláinak szövegével, a Bal oszlopból a jobbra álló oszlopokat, az Alsó sorból a fölötte lévő sorokat, a Jobb oszlopból a tőle balra lévő oszlopok celláit nevezi el. Az Excel 2003 automatikusan értelmezi a kijelölt tartományt és a szöveges cellák helyzetének megfelelően bejelöli a párbeszédpanel megfelelő jelölőnégyzeteit. A program a név létrehozásakor a dátumot szöveggé konvertálja, ha a nevet adó cella dátumot tartalmaz. Például a dátumként formázott „2010.október.8” cellatartalomból előállított név: „_2010._október_8.”. Ugyanígy átalakítja a névben nem megengedett karaktereket is, például a „Sűrűség [t/m3]” cellatartalomból előállított név: „Sűrűség__t_m3”. A létrehozott nevek és hivatkozásaik listája a Képletek szalag Definiált nevek/Névkezelő parancsával megjeleníthető párbeszédpaneljén, illetve az eszköztár név mezőjében látható. A program figyelmeztet, ha már létező nevet próbálunk megadni. Ekkor helyettesíthetjük a régi nevet és hivatkozást vagy visszatérhetünk új név megadásához.

Tetszőleges név megadása A cellák és képletek elnevezésére tetszőleges, saját nevek is megadhatók. Az elnevezendő összefüggő vagy nem összefüggő cellatartomány kijelölése után neveket a leggyorsabban a szerkesztőléc Név mezőjében lehet létrehozni, azaz ide írjuk be a kijelölt rész neExcel 2010 magyar nyelvű változat

308 Számítási műveletek

vét, majd megnyomjuk az Enter billentyűt. A név ezután felkerül a listára. Ha a névvel rendelkező tartományt utóbb kijelöljük, akkor a név megjelenik a szerkesztőléc név mezőjében. Egyszerűen az elnevezett tartományra, cellára ugorhatunk, ha – akár egy másik munkalapon – a szerkesztőléc név mezőjének listáját legördítjük, majd a megfelelő névre kattintunk.

Nevek a szerkesztőléc név listájában A Képletek szalag Definiált nevek/Névkezelő parancsával, illetve a Ctrl+F3 billentyűkombinációval megjelenített párbeszédpanelen is létrehozhatunk neveket, megadhatunk hivatkozásokat, hivatkozásának vagy képletének módosításával újradefiniálhatjuk a nevet, illetve törölhetjük a munkalapról a feleslegessé vált neveket (lásd a következő ábrát).

A Névkezelő párbeszédpanel Excel 2010 magyar nyelvű változat

SZÁMOLÓTÁBLÁK

309

A Névkezelő párbeszédpanel a 2007-es verzióban megjelent fejlesztés. Itt egyetlen párbeszédpanelről végezhetjük a nevek kezelését. A munkafüzetben jelenleg érvényes nevek látszanak a Név oszlopban (külön megjelölve a táblázatnevek), az Érték oszlopban a nevet viselő cella vagy tartomány értéke, a Hivatkozás oszlopban az elnevezett cellatartomány látszik. A táblázatnevekkel a Beszúrás szalag Táblázat parancsával kialakított táblázatokat nevezhetjük el a Táblázateszközök/Tervezés szalagon. A táblázatok a korábban használt listák utódai, de kezelésükben jelentős változások történtek, emiatt később részletesen tárgyaljuk. A párbeszédpanel tartalmát a Szűrő gomb menüjéből kiadható parancsokkal szűrhetjük, vagyis megadhatjuk azokat a szempontokat, amelyek szerint a program kiválogatja a nevek köréből a panelen megjelenítetteket. Új név felvételéhez kattintsunk az Új gombra, vagy adjuk ki a Képletek szalag Definiált nevek/Név megadása parancsát! A Név beviteli mezőbe írjuk az új nevet, vagy szerkesztjük át a listáról kiválasztott régi nevet. Ugyanez a párbeszédpanel jelenik meg, ha a régi nevet átneveznénk, mely műveletet a Névkezelő párbeszédpanelen a módosítandó névre kettősen kattintva, vagy kiválasztás után, a Szerkesztés gombbal indítunk.

Új név felvétele párbeszédpanelen A Hatókör listán kiválaszthatjuk azt a munkalapot, vagy a teljes munkafüzetet, ahol a nevet érvényesíteni akarjuk. A későbbi értelmezés sokkal könnyebb lehet, ha a Megjegyzés mezőt is kitöltjük. A Excel 2010 magyar nyelvű változat

310 Számítási műveletek

Hivatkozás mezőben megjelenik a kijelölt vagy a listáról választott névhez tartozó cella, tartomány, állandó érték vagy képlet hivatkozása, amelyet szerkeszthetünk a mezőbeírással (képletszerkesztő parancsokat használva), vagy a munkalapon történő tartománykijelöléssel. A megfelelő munkalapot a lapfülre kattintva vagy beírással adjuk meg. A Hivatkozás a Névkezelő párbeszédpanel alján is módosítható a táblázatnevek kivételével. A táblázatnevek esetében csak a név és a megjegyzés módosítható. A nevet viszont lecserélhetjük a Táblázateszközök/Tervezés szalagon is. Makrólapot a munkalapfülek helyi menüjének Beszúrás parancsával szúrunk be munkafüzetbe. A beszúrt Excel 4 makrólapokon az Új név párbeszédpanelen további paramétereket is megadhatunk. A Makró csoport csak aktív makrólap esetén jelenik meg a párbeszédpanelen. A Függvény és a Parancs rádiógombok a makró típusát adják meg. Parancsmakró definiálásakor tetszőleges betűt rendelhetünk a parancshoz a Ctrl+ mezőben.

Név megadása makrólapon A Kategória lista csak akkor használható, ha a Makró csoportban a Függvény vagy a Parancs rádiógomb van kijelölve. Ekkor megjelennek a listában a létrehozott parancs- vagy függvénymakró kategóriák. Alapértelmezett a Felhasználói kategória. Makrót rendelhetünk már létező kategóriához, vagy új kategóriát is alkothatunk. A kategóriához rendelt makró a képletpaletta párbeszédpanel adott kategóriájában megjelenik. Excel 2010 magyar nyelvű változat

SZÁMOLÓTÁBLÁK

311

Név beillesztése A Képletek szalag Definiált nevek/Képlet eleme listából, vagy a lista alján látható Név beillesztése paranccsal, illetve az F3 billentyűvel megjelenített párbeszédpanelről a definiált nevek közül kiválaszthatunk egyet, amelyet a program a Szerkesztőlécre illeszt be. Aktív Szerkesztőléc és = jellel kezdett képlet esetén a program a kijelölt nevet beilleszti a beszúrási pontnál, azaz a kurzor helyén. Ha a Szerkesztőléc nem aktív, akkor a parancs aktivizálja, beilleszti a = jelet, majd utána a kijelölt nevet.

Név beillesztése párbeszédpanelről és listából A párbeszédpanel elemei: Név beillesztése: Az aktív munkalap vagy makrólap meghatározott nevei, melyekből beillesztésre választhatunk. Listát: Az aktív cellától kezdődően egymás alá illeszti be a listán szereplő összes nevet (ez a gomb csak akkor választható, ha a Szerkesztőléc nem volt aktív a parancs kiadásakor). A munkalapon a nevek listája egyetlen, két oszlop szélességű terület (lásd a mellékelt ábrát). A beillesztett tartományban a bal oldali oszlop tartalmazza a neveket, a jobb oldali oszlop a nevekhez tartozó a cellahivatkozásokat. Makrólapon szereplő névlista öt oszlop széles: név-, hivatkozás-, makrótípus- (0=nincs, 1=függvény, 2=parancs), hozzárendelt billentyűparancs- és kategóriaoszlop. A hozzárendelt billentyűparancs oszlop a Ctrl nélkül mutatja a billentyűkombináció másik betűbillentyűjét. Excel 2010 magyar nyelvű változat

312 Számítási műveletek

bevétel kiadás nyereség cím fax név telefon

=Munka1!$A$1 =Munka1!$B$1 =Munka1!$B$2 =Munka1!$C$4:$C$7 =Munka1!$E$4:$E$7 =Munka1!$B$4:$B$7 =Munka1!$D$4:$D$7

A beillesztett névlista

Hivatkozás a névre A Képletek szalag Név megadása  Hivatkozás névvel... parancsával létező képleteket kereshetünk meg a kijelölt cellákban és a hivatkozásokat helyettesíthetjük az ezekre definiált nevekkel (lásd a következő ábrát). Itt a táblázatnevek nem jelennek meg.

Többféle módon használhatjuk a neveket A párbeszédpanel elemei: Melyik hivatkozás: Lista a munkafüzetben meghatározott nevekkel, innen választjuk ki a hivatkozások helyén használandó nevet vagy neveket. Excel 2010 magyar nyelvű változat

SZÁMOLÓTÁBLÁK

313

Hivatkozási típustól függetlenül: Bekapcsolva a hivatkozások típusától függetlenül a hivatkozásokat névvel helyettesíti, egyébként az abszolút hivatkozásokat abszolút nevek, a relatív hivatkozásokat relatív nevek, míg a vegyes hivatkozásokat vegyes nevekkel helyettesíti. Használhat sor- és oszlopneveket: Ha a pontos cellák nevét nem lehet megtalálni, akkor a cellákra való hivatkozásokat tartalmazó sor- vagy oszloptartományok nevét használja. Egyebek: Megjeleníti a következő beállítási lehetőségeket:  Azonos oszlopban elhagyja az oszlop nevét: Ha a hivatkozott cella ugyanabban az oszlopban van, mint a képlet és egy sortájolt névvel rendelkező tartományon belül, akkor a hivatkozást a sortájolt névvel helyettesíti oszloptájolt név belefoglalása nélkül.  Azonos sorban elhagyja az oszlop nevét: Ha a hivatkozott cella a képlet sorában van és egy oszloptájolt névvel rendelkező tartományon belül, akkor a hivatkozást az oszloptájolt névvel helyettesíti anélkül, hogy belefoglalna egy sortájolt nevet. Nevek sorrendje: Megadja melyik tartománynevet listázza először, ha egy cellahivatkozást mind egy sor-, mind pedig egy oszloptájolt tartománynév helyettesít.

Hivatkozásoperátorok A hivatkozásoperátorok feladata, hogy a nem összefüggő kijelölésekhez, tartományokhoz is biztosítsa az egyetlen névvel történő hivatkozás lehetőségét. A cellatartományokat alkalmazó hivatkozásoperátorok: A 1 2

B

C

D

E

F

egyesítés

B1;C2;D1;E2

metszet

B4:E4 C3:D5

tartomány

B7:F7

3 4 6 7

A cellatartományokon alkalmazható műveletek

Excel 2010 magyar nyelvű változat

314 A képletek alkalmazása

 Tartomány (kettőspont): Egyetlen hivatkozás a tartomány két szélső cellája közötti cellákra (beleértve a határokat is).  Egyesítés (pontosvessző): Egyetlen hivatkozás nem összefüggő részekre.  Metszet (szóköz): Több megadott hivatkozás közös celláira utal. Alkalmazhatunk rövidített hivatkozásokat is, például a teljes A oszlopra: A:A, a teljes 2. sorra: 1:1, a 2., 3. és a 4. sorra: 1:3, a teljes munkalapra A:IV vagy 1:65536.

A képletek alkalmazása Írhatunk a cellákba eredményt szolgáltató képleteket is. Ilyenkor a megjelenített vagy kinyomtatott (nem aktív) cellában a képlet kiértékeléséből adódó érték szerepel. A képletek részei: operátorok (műveleti jelek), cellahivatkozások, értékek (állandók, amelyet közvetlenül gépelünk be), munkalapfüggvények, nevek. Ezeket az elemeket a szerkesztőlécen1 írjuk be, vagy a Képletek szalag Függvény beszúrása parancsát vagy a Függvénytár valamelyik nyomógombmenüjét alkalmazzuk. A képletekkel különböző (például matematikai és logikai) műveleteket végezhetünk el a munkalapadatok felhasználásával. Képletet alkalmazunk akkor is, ha a munkalapra számított értékeket (a műveletek eredményét) viszünk be, de a műveleteket nem rögzítjük. Az adatok elemzésében is segíthetnek a képletek. A képletek szerkesztését végezhetjük közvetlenül a cellákban is, a hivatkozott tartományok színezése itt szintén segítséget nyújt.

1

Szerkesztőléc: Az Excel ablakának felső részén, az oszlopazonosítók felett található sáv, amelybe cellák vagy diagramok értékeit, illetve képleteit írhatjuk be, vagy ott azokat szerkeszthetjük. Az aktív cellában lévő állandó értéket vagy képletet mutatja. Excel 2010 magyar nyelvű változat

SZÁMOLÓTÁBLÁK

315

A függvénytár és a szerkesztőléc

A képletek szintaxisa A szintaxis egy programnyelv elemeinek felhasználási sorrendjének, az elemek típusainak képzésére vonatkozó szabályok összessége. Az Excel képletei ilyen szabályokban megfogalmazott sorrend szerint számolnak ki értékeket. A számítás folyamatát a képlet szintaxisa szabja meg. A képlet egyenlőségjellel (=) kezdődik, utána szerepel a képlet által kiszámolandó kifejezés. Egyszerű módon jeleníthetjük meg a B1 jelű cellában az A1 jelű cella tartalmát, ha beírjuk a B1 jelű cellába =A1. A hivatkozott cellákkal vagy állandókkal is végezhetünk műveleteket A következő képlet például 1-et von ki 6-ból: =6-1. A cellák tartalma ez esetben a képlet, a cellák értéke a képlet kiértékeléséből adódó eredmény. A legegyszerűbb képlettel hivatkozhatunk egy névvel rendelkező cellára: ha az A1 cella neve „gyümölcs”, tartalma „alma”, akkor a B1 cellába írt „=gyümölcs” képlet eredményeképpen a B1 cellát elhagyva (megnyomva az Enter billentyűt) megjelenik az A1 cella értéke, vagyis az „alma”. A szerkesztőléc aktivizálásához kattintsunk a szerkesztőlécre, vagy nyomjuk meg az F2 billentyűt, illetve kattintsunk kettősen a szerkesztendő cellába. A szerkesztőléc láthatóvá tételéhez vagy

Excel 2010 magyar nyelvű változat

316 A képletek alkalmazása

elrejtéséhez a Nézet szalag Megjelenítés/elrejtés csoportjának Szerkesztőléc jelölőnégyzetét használjuk. A képletek beírását tehát a cella aktivizálása után az = jellel kezdjük. Ezután írjuk be (vagy illesztjük be a máshonnan kimásolt) képletet, azaz a műveleti jeleket, hivatkozásokat operátorokat stb. A függvények beviteléhez használjuk a szerkesztőléc Függvény beszúrása ikonját, vagy a Függvénytár valamelyik nyomógombmenüjének parancsait (később részletezzük). Ha a képletet nem kiértékelendő, de = jellel kezdődő szövegként akarjuk bevinni, akkor írjunk elé ' (aposztróf) karaktert. Ez így bonyolultnak tűnik és az értelme sem látszik, de gondoljunk arra, hogy egyes esetekben amíg hibás a képlet, nem hagyhatjuk el a szerkesztőlécet. Igen ám, de a hibát esetleg még nem tudjuk elhárítani, csak később. Addig is a cellatartalom szövegesen tárolható, és legközelebb elegendő a javítást elvégezni és az aposztróf karaktert törölni… A képlet bevitelét az Enter billentyű lenyomásával vagy a szerkesztőléc ikonjára kattintva fejezzük be. Ha a szerkesztőléc ikonjára kattintunk, akkor a szerkesztőléc tartalma nem kerül a cellába, ez felel meg az Esc billentyű megnyomásának. A képletekbe írt kifejezések (operátorok) kiértékelésének sorrendje balról jobbra értendő, de ezt a sorrendet befolyásolják a képletekben szereplő műveleti jelek. A következő lista szerint hátrébbszereplő elemeket később, az előrébb szereplőket korábban értékeli ki a program: : (kettőspont) , (vessző) (szóköz) hivatkozási operátorok, beépített függvény, AND, OR, NOT, % százalék, ^ (hatványozás operátor például a =2^3 képlet eredménye 8), * vagy / (szorzás vagy osztás), + vagy – (előjel), + vagy – (összeadás vagy kivonás), &, (összefűző operátor, több szövegdarabot egyetlen szöveggé fűz össze.)

Excel 2010 magyar nyelvű változat

SZÁMOLÓTÁBLÁK

317

= < > = (összehasonlító operátorok: egyenlő, nem egyenlő, kisebb vagy egyenlő, nagyobb vagy egyenlő, kisebb, nagyobb). Például az „=6-2*3” képlet értéke 0, mert a szorzás magasabb rendű, mint a kivonás. A képletekben szereplő műveletek kiértékelésének sorrendjét a zárójelekkel szabályozhatjuk. Így az „=(6-2)*3” képlet értéke 12 lesz. A program minden egyes operátorhoz a megfelelő típusú értéket várja, az ettől eltérő típusúakat megkísérli átkonvertálni (például a „3” szöveget 3 számmá). A képletek írásakor alkalmazhatjuk Az Excel beállításai párbeszédpanel Gyorselérési eszköztár kategóriájából, a Minden parancs listaelem választása után a gyorselérési eszköztárba felvett ikonokat: Egyenlőségjel, Összeadás-, Kivonás-, Szorzás-, Osztás-, Hatványozásjel, Nyitó, Záró zárójel (ezek csak párosával, együtt alkalmazva fordulhatnak elő), Kettőspont, Vessző, Százalék-, Dollárjel. Aktív cellánál, ha ilyen ikonra kattintunk, akkor a cella tartalmát a program egy megfelelő műveleti jelre cseréli. A cella tartalmát folyamatosan szerkesztve pedig a megfelelő karakter a kurzor pozíciójára kerül. A képletekben háromdimenziós hivatkozásokkal a munkafüzet adott lapjának tartományaira is hivatkozhatunk. Ezek alakja a Munka3-tól Munka5 munkalapig terjedő lapok (azaz laptartomány) B3:C7 tartományára mutató példa szerint: Munka3:Munka5!B3:C7. Ez gyorsan úgy adható meg, hogy beírjuk a képlet elejére az = jelet, ezután rákattintunk a hivatkozás kezdő, majd a Shift billentyű lenyomása mellett a záró munkalap fülére. A képletek vagy egy részük kiértékeléséhez jelöljük ki a képletet tartalmazó cellát vagy a kiértékelendő képletet gépeljük be az aktív szerkesztőlécre. Ezután jelöljük ki a kiértékelendő képletrészt, majd nyomjuk meg az F9 billentyűt. Ha elfogadjuk a kiértékelés eredményét, akkor az Enter, egyébként az Esc billentyűt nyomjuk meg. Ezzel a módszerrel a képlet kiértékelt eredményét, mint állandót2 tároljuk el, visszük be a cellába. 2

Állandó: Olyan cellaérték, amely nem egyenlőségjellel (=) kezdődik. Ilyen állandó érték például egy dátum, a 21-es szám vagy egy Excel 2010 magyar nyelvű változat

318 A képletek alkalmazása A kiértékelés közben, ha a program hibát észlel, megkísérli kijelölni a hibás részt, egyúttal megjelenik a Képlethiba párbeszédpanel. Ezután válasszuk az OK nyomógombot, majd javítsuk ki a Szerkesztőlécen vagy töröljük a képletet (vagy – átmenetileg – töröljük a képletből az egyenlőségjelet, mert ekkor a program a képletet szövegként tárolja el, amelyet később kijavíthatunk). A képlet az Esc billentyű megnyomásával törölhető. Minthogy a program a munkafüzet mentése előtt kiértékeli a képleteket, a hibás képletet tartalmazó munkalapot nem menti el. eredménye 1×4-es tömb: 1 2 3 4 eredménye 3×1-es tömb: 10 20 30 {1.2;3.4;"a"."b"} eredménye 3×2-es tömb: 1 2 3 4 a b {A1:C1} eredménye 1×3-as tömb: A1 B1 C1 {1.2.3.4} {10;20;30}

Példák a tömbállandókra Ha argumentumként tömböt adunk meg, akkor az egy sorba tartozó értékeket ponttal, az egyes sorokat pedig pontosvesszővel kell egymástól elválasztani. A tömbtartományt a program egyetlen cellaként kezeli, tehát csak egy részére vonatkozó (például egyetlen celláját módosító) parancsokat nem adhatunk ki. A tömbállandók3 tartalmazhatnak egész, tizedes vagy tudományos formátumú számokat, idézőjelek közötti szöveget, logikai értéket, hibaértéket, de képleteket, pénznem- és zárójelet nem. A tömbállandókban a soronkénti cellák számának meg kell egyezniük (például egy 3×6-os tömb három sora hat cellát tartalmaz), az azonos sor értékeit ponttal, a szöveg. A képletek és a képletből származó értékek általában nem állandók (kivéve a fent leírt módszert). 3 Tömbállandó: a képletekben használható állandók speciálisan elrendezett csoportja. Excel 2010 magyar nyelvű változat

SZÁMOLÓTÁBLÁK

319

tömb sorait pontosvesszővel választjuk el egymástól. A tömbállandók cellahivatkozásokat nem, tartományhivatkozásokat azonban tartalmazhatnak. A több egyértékű képletet helyettesítő tömbképletekkel időt takaríthatunk meg, minthogy nem kell ugyanazt a képletet többször beírnunk. Ezek használhatók sorokban és oszlopokban elrendezett argumentumok csoportján végrehajtandó műveletek elvégzésére, valamint több eredményt adó műveletek kiértékelésére is. Az eredményül tömböket adó képleteket a megfelelő számú cella kijelölése után tömbképletként kell bevinni. A tömbképlet beviteléhez a képlet szükséges részének kijelölése után a szerkesztőlécen nyomjuk meg a Ctrl+Shift+Enter gyorsgombot. Ekkor a képletet a program automatikusan {} zárójelek közé zárja. Az eredmény is tömbként jelenik majd meg. A közönséges képletként bevitt tömböknek csak a legelső elemével számol a program (például ={1.2.3}+{4.5.6} eredménye 5, ezzel szemben tömbképlettel számolva 5,7,9 az eredmény). Például közönséges, egyértékű képlettel számolva lásd a következő táblázatot. A 1 2 3 4 5

B

C körte

Alma

D barack

egységár 60 Ft 50 Ft 80 Ft mennyiség 100 200 300 árbevétel 6 000 Ft 10 000 Ft 24 000 Ft Eredmény =SZORZAT(B2;B3) =SZORZAT(C2;C3) =SZORZAT(D2;D3) képlete:

6 40 000 Ft 7 összesen 8 Eredmény =SZUM(B4:F4) képlete:

Alapadatok és megoldások A B7 cellában látható eredményt a korábbi, B4:D4 tartományba írt képletek kiértékelése alapján számító „=SZUM(B4:F4)” képlet egyetlen tömbképlettel helyettesíthető: „{=SZUM(B2:D2*B3:D3)}”. Excel 2010 magyar nyelvű változat

320 Képletek operátorai A tömbképlet bevitelét is az = jel bevitelével kezdtük, majd a bevitel végén megnyomtuk a Ctrl+Shift+Enter billentyűkombinációt. Ha csak az Enter billentyűt nyomjuk meg (nem készítünk tömbképletet), akkor a fentiek szerint csak az első elemmel végzett művelet eredménye, azaz 6000 Ft jelenik meg. Tömbtartományt4 úgy viszünk be, hogy megnyomjuk az F5 billentyűt, vagy a Ctrl+Q billentyűkombinációt, illetve kiadjuk a Kezdőlap szalag Keresés és kijelölés  Ugrás parancsát. Az ezután megjelenő párbeszédpanelen az Irányított... nyomógombot nyomjuk meg, majd kiválasztjuk az Aktuális tömb választókapcsolót. Ezután megnyomjuk az Enter billentyűt vagy az OK nyomógombra kattintunk.

Feladat – Tömbképlet alkalmazása Gyakorlásképpen számoljuk ki a fenti táblázatban látható B7 cella tartalmát tömbképlettel is. A táblázat bevitele után az eredményt a C7 cellába írjuk. 1. Kattintsunk a C7 cellába, majd a szerkesztőlécre, vagy nyomjuk meg az F2 billentyűt, amely megjeleníti a szerkesztőlécet. 2. Írjuk be az „=SZUM(B2:D2*B3:D3)” képletet. 3. Nyomjuk meg a Ctrl+Shift+Enter billentyűkombinációt. Ha csak az Enter billentyűt nyomjuk meg, akkor az eredmény 10000 lesz.

Képletek operátorai Az operátorok vagy műveleti jelek határozzák meg a cellába írt képlet kiszámítását. Az Excel négy különféle típusú operátort vagy műveleti jelet különböztet meg: számtani, összehasonlítási, szöveges és hivatkozási operátort.

Tömbtartomány: közös képlettel rendelkező cellák téglalap alakú tartománya. 4

Excel 2010 magyar nyelvű változat

SZÁMOLÓTÁBLÁK

321

Számtani műveleti operátorok A számtani műveleti, vagy aritmetikai jelek matematikai alapműveleteket hajtanak végre (például összeadás, kivonás, szorzás, osztás), számokat egyesítenek és számeredményeket állítanak elő. Operátor + (pluszjel) – (mínuszjel)

Jelentése Összeadás Kivonás Ellentett képzése * (csillag) Szorzás / (törtjel) Osztás % (százalékjel) Százalék ^ (kalap) Hatványozás

Példa 3+3 6-4 –1 3*3 3/3 20% 3^2 (=3*3)

Összehasonlító műveleti operátorok Ezek az operátorok két – tetszőleges, de egyforma típusú – értéket hasonlítanak össze, és a cella, illetve a függvény értékeként megjelenő eredményül az IGAZ vagy a HAMIS logikai értéket adják. Operátor = > < >= B1 A1=B1 A10;"pozitív";"negatív") Egy HA függvényben az első argumentum értékének kötelező típusa logikai érték, így az összehasonlításnak az IGAZ vagy HAMIS értéket kell adnia. Ez a mintafüggvény az őt tartalmazó cellában a "pozitív" értéket jeleníti meg, ha az F1:F6 cellatartomány átlaga nagyobb, mint 0, és a "negatív" értéket jeleníti meg, ha az átlag kisebb vagy egyenlő, mint 0. A függvények többsége argumentumot vár, kivétel a PI() függvény, amely a Ludolf-féle számot 9 jegy pontossággal adja vissza, illetve a MA(), angolul TODAY() függvény, amely mindig az aktuális dátumot, a MOST(), angolul NOW(), amely mindig az aktuális időt Excel 2010 magyar nyelvű változat

326 Függvények használata adja vissza. Ha az = jelet követően csak ezeket írjuk a cellába, akkor a megfelelő cellaértéket kapjuk. Néhány függvényhez tetszőlegesen megválasztható (opcionális) argumentumot is megadhatunk, melyek a számításokhoz nem feltétlenül szükségesek.

Függvény beillesztése gombmenüből Függvényt tartalmazó képlet készítésénél vagy utólagos módosításánál, szerkesztésénél a Függvénytár segítségét vehetjük igénybe a munkalapfüggvények beillesztésére. A Függvénytár csoportot a Képletek szalagon találjuk. Itt az AutoSzum gomb menüjében a leggyakoribb függvényeket, a többi gomb menüjében a gombnévhez csoportosított függvényeket választhatjuk ki. Mindegyik gomb menüjében megjelenik a További függvények parancs, amellyel, illetve a Függvénytár vagy a szerkesztőléc Függvény beszúrása ikonjával az összes beépített függvény elérhető. Függvényt azonban a képlet belsejében is elhelyezhetünk, mint láttuk, akár egymásba is ágyazhatunk. A függvénybeillesztést segítő párbeszédpanel megjelenítéséhez az = jel begépelése után kattintsunk (vagy akár a = jel begépelése nélkül) a szerkesztőléc Függvény beszúrása ikonjára, vagy valamelyik gombmenü parancsra. Ekkor, ha még nem lett volna a szerkesztőlécen, akkor bekerül az = jel, egyébként a program a kurzor pozíciójára szúrja be a függvényt.

A függvénytár gombjaiból menük gördíthetők le

Excel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPFÜGGVÉNYEK

327

A cellában hivatkozott cellák és tartományok más és más színnel kijelölve jelennek meg a szerkesztőlécen. Az éppen szerkesztett függvény argumentumainak helyes megadását a szerkesztőléc alatt megjelenő súgó segíti (ha a képletet közvetlenül a cellában szerkesztjük, akkor a segítség a cella alatt jelenik meg). A hivatkozott cellákat egérrel is áthelyezhetjük, illetve megváltoztathatjuk a képletben hivatkozott tartomány méretét. Ügyeljünk arra, hogy bármely cellába kattintás beviszi az adott cella hivatkozását a képletbe.

A szokásos segítség képletszerkesztés közben A fentebb bemutatott segítséget már korábbról ismertük. Most azonban mindjárt négy újabb segítséget kaptunk. Először: a képlet beírásakor a szerkesztőléc alatt megjelenik a képlet egymondatos leírása (lásd a következő ábrát).

A függvény leírása Másodszor: a képletben leírt első betű máris egy listát jelenít meg az adott betűvel kezdődő függvényekről, ahonnan gyorsan kiválaszthatjuk a megfelelő függvényt, amelyet így nem kell begépelnünk.

A bevitelt gyorsítja a függvénylista Excel 2010 magyar nyelvű változat

328 Függvények használata Harmadszor: a legördített gombmenü felett mozgatott kurzor alatt megjelenik a kiválasztott függvény paraméterezése is.

A függvény paraméterezése is megjelenik Negyedszer: a cella vagy a szerkesztőléc alatt megjelenő rövid emlékeztető függvényneve egyben hiperhivatkozás is, amelyre kattintva az adott függvényhez tartozó súgólapot jeleníthetjük meg. A többi „helyzetérzékeny” súgóval ellentétben, amely már egyre kevésbé helyzetérzékeny, vagyis nem a súgókérés helyére vonatkozó segítséget adja, most tényleg a függvény leírását kapjuk.

A súgólapon a pontos leírást kipróbálható példa egészíti ki Excel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPFÜGGVÉNYEK

329

Kis szépséghiba viszont, hogy a 2010-es változatban a szintaxis leírásában az angol függvénynév szerepel, míg az argumentumok bemutatásakor már megjelennek a magyar elnevezések. Ezek sorrendje megegyezik az angol változatéval és a szintaxisleírással, úgyhogy nem jelent igazán gondot a fordítás. A Beírás ikonra kattintással, illetve az Enter billentyűvel érvényesítjük a szerkesztőléc tartalmát, annak aktuális tartalma bekerül a cellába. Az Esc billentyűvel vagy a Mégse ikonra kattintva elvetjük a módosítást, visszatérünk a szerkesztőléc használata előtti állapothoz. A szerkesztőléc Függvény beszúrása ikonjára kattintás után, vagy a valamelyik függvénytári gomb menüjének További függvények parancsa kiadását követően párbeszédpanelen választhatjuk ki az alkalmazandó függvényt. Ezt a párbeszédpanelt jelentősebben módosították a korábbi változatokhoz képest az Excel 2003 fejlesztői, de a 2007–2010-es változathoz már nem módosították.

A függvény beszúrását és kiválasztását segítő párbeszédpanel

Excel 2010 magyar nyelvű változat

330 Függvények használata

A párbeszédpanel felső részén megjelent a Függvény keresése mező, amelybe beírhatjuk a keresett függvény funkcióját, majd a Keresés nyomógombbal megkerestethetjük az optimális megoldást. A megoldás nem tökéletes: a „hatványozás” szót nem ismeri fel csak a „hatvány” szót, amire legalább természetesen a helyes függvényt javasolja. A párbeszédpanelen a függvények kategóriákba sorolva jelennek meg. A függvény kijelölése után a párbeszédpanelen rövid ismertetés jelenik meg. Ha bizonytalanok vagyunk a függvény funkciójával, argumentumaival kapcsolatban, akkor kattintsunk a párbeszédpanel Súgó a függvényről hivatkozására. Ha a párbeszédpanelt választjuk a függvény bevitelére, vagy akár ha a szerkesztőlécen kézzel szerkesztett képletben a kérdéses függvény nevére állunk és a Függvény beszúrása ikonjára kattintunk, akkor egy újabb párbeszédpanel jelenik meg, amely mutatja a függvény megadandó argumentumait, valamint az eddig megadott paraméterek kiértékelésének eredményét (lásd a következő ábrát). Az argumentumok megadását végezhetjük e panel – függvénytől függő számú – változó mezőibe írva, illetve a bevinni szánt mezőbe kattintás után a munkalapon kattintva, cellatartomány argumentum esetén a munkalapon egeret húzva. Ha az argumentum ilyen, kattintással vagy húzással végzett megadásánál zavar (takar) a párbeszédpanel, akkor kattintsunk a párbeszédpanel adott mezőjét követő ikonra.

Ez a párbeszédpanel felhasználható a hibakeresés során is

Excel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPFÜGGVÉNYEK

331

Ekkor a párbeszédpanel összezsugorodik, majd az argumentum megadása után szintén a mezőt követő ikonra kattintva felveszi eredeti méretét. Az összezsugorítás mellett a párbeszédpanel természetesen címsoránál fogva új helyre húzható, hogy ne zavarjon a munkalapon végzett függvényparaméterezés közben. A hivatkozott (a munkalapon színes kerettel jelölt) cellák vagy tartományok jobb alsó sarkában megtalálható kitöltőjelet az egér bal gombjának folyamatos nyomva tartása mellett elhúzva adhatjuk meg a tartomány új méretét. A hivatkozás áthelyezéséhez a hivatkozott cella vagy tartomány határán látható színes szegélyt kell hasonló módon egérrel megfognunk, és az új területre mozgatnunk.

A párbeszédpanel átmenetileg összezsugorítható A Függvényargumentumok párbeszédpanel segítségével a függvényeket argumentumokként ágyazhatjuk egymásba. Például a B függvényt beszúrhatjuk argumentumként az A függvénybe, ha a szerkesztőlécen a nyílra kattintunk. Ha az A függvénybe további argumentumokat szeretnénk bevinni, a szerkesztőlécen kattintsunk az A függvény mögé, majd a szerkesztőléc elejéről válasszunk újabb függvényt vagy a munkalapról hivatkozást. Ilyen egymásba ágyazott függvényeket láthattunk korábban a GYÖK függvény paramétereiként megadott HATVÁNY függvények esetében is (lásd a fenti ábrát). A Függvényargumentumok párbeszédpanel a képletekben előforduló függvények szerkesztésére is alkalmas. Jelöljünk ki egy képletet tartalmazó cellát, majd kattintsunk a szerkesztőléc Függvény Excel 2010 magyar nyelvű változat

332 Függvények használata beszúrása ikonjára, hogy megjelenjék a párbeszédpanel. A párbeszédpanel tartalmazni fogja a képlet első függvényét és annak minden argumentumát. Ekkor szerkeszthetjük az első függvényt, a képlet bármely más függvényének szerkesztéséhez kattintsunk a szerkesztőlécen a képletben a módosítandó helyre, majd a szerkesztőléc Függvény beszúrása ikonjára.

A leggyakoribb függvények A munkalapokon leggyakrabban használt függvények a cellatartalmak összegzésére, átlagolására, az értéket tartalmazó cellák megszámolására szolgálnak. Az ilyen függvények külön csoportban találhatók az AutoSzum gomb menüjében is. Ezeket a függvényeket a fentiektől eltérően, egy még egyszerűbb módszerrel is beilleszthetjük, de csak akkor, ha oszloponként, vagy egyetlen soronként szerepelnek a paraméterek.

Néhány a leggyakrabban használt műveletek közül A művelet végrehajtása előtt kijelöljük az argumentumnak szánt cellatartományt, majd a Képletek vagy Kezdőlap szalag AutoSzum gombjára kattintva legördített menüből kiválasztjuk az alkalmazandó függvényt. Ahogy említettük, így egyetlen kijelölt sort összegezhetünk, melynek eredméénye a kijelölést követő első cellába kerül. Ha Excel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPFÜGGVÉNYEK

333

több, egymás feletti cellával végzünk műveletet, akkor az eredmény a cellák alatti cellába kerül akkor is, ha eredeti szándékunk az egymás feletti sorok, vagy a teljes kijelölt tartomány összegzése lett volna. Ha nem az oszlop aljáig terjedő tartományt jelöltük ki, akkor az eredmények egy új, beszúrt sorban jelennek meg (pontosabban a számoszlop alján is így van ez, csak az üres sorban ezt már nem vesszük észre). Ilyen esetekben a szerkesztőlécen kell módosítanunk a függvény paraméterezésén. Az utoljára használt függvények csoportja is a gyorsabb függvénybeillesztést szolgálja a Függvény beszúrása párbeszédpanelen vagy a Legutóbbiak nyomógomb menüjében. Néhány gyakori függvény ellenőrzésére, illetve gyors számolásra használhatjuk az AutoSzámolás mezőt (lásd a következő ábrát). Az állapotsor közepére került AutoSzámolás mezőben kijelezve automatikusan hajthatunk végre hatféle függvény kiértékelését. Korábban itt egyetlen kiválasztott függvény eredményeit jeleníthettük meg, most kissé másként működik a dolog:

Az állapotsor gyors ellenőrzésre használható A függvényeket a számolási tartomány előzetes kijelölését követően, az AutoSzámolás mező jobb egérgombbal kattintva megjeleníthető listájából választjuk ki. E függvények argumentuma mindig az aktuálisan kijelölt munkalaptartomány. E kijelölt tartomány több Excel 2010 magyar nyelvű változat

334 Függvények használata részletből is állhat, azaz nem szükséges összefüggőnek lennie. A számolás eredménye csak az állapotsorban jelenik meg, cellába nem kerül. A menüben kattintással, kapcsolókkal adjuk meg, mely eredményeket szeretnénk az állapotsorban megjeleníteni. Az eredmények ugyanakkor mind megjelennek a menüben is, a megfelelő kapcsoló mellett, jobb oldalon (még akkor is, ha nem kértük megjelenítésüket a kapcsoló beállításával az állapotsorban). Egyes ritkábban használt – általában matematikai, pénzügyi – függvények csak akkor érhetők el, ha telepítjük és betöltjük (a Fájl szalagfül menüjéből legördíthető menü Beállítások parancsával megjelenített párbeszédpanel Bővítmények kategóriájában) az Analysis ToolPak bővítményt. Erre figyelmeztet, ha a jól megadott függvénynév ellenére a képlet kiértékelése után a cellában a #NÉV? hibaértéket látjuk.

Feladat – Összegzés két irányban Számoljuk ki az ábrán látható terméknyilvántartás összegadatait, vagyis milyen termékből melyik évben mennyit forgalmaztak!

A feladat alapadatai a kijelöléssel 1. Az adatok bevitele után jelöljük ki a B2:F7 tartományt! 2. Kattintsunk az AutoSzum gomb bal oldalára (hogy ne jelenjen meg a gombmenü)! Ilyenkor – mivel a számításba vont tartományt mindkét irányba meghaladó tartományt jelöltünk ki – a sorok és oszlopok összegzése azonnal megtörténik.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPFÜGGVÉNYEK

335

Az eredmények

Adatbázis és listakezelő függvények Az Excelnek 12 adatbáziskezelő munkalapfüggvénye van, melyeket csak párbeszédpanelről, illetve a képletbe gépelve adhatunk meg (tehát nyomógomb menüből csak a Függvény beszúrása parancsot használhatjuk). Az adatbáziskezelő (D – magyarul AB) munkalapfüggvények három – a munkalaptartományokra vonatkozó – argumentumot tartalmaznak: adatbázist, mezőt és kritériumot.

Felül az adatbázis, alatta a kritériumtartomány látható Az AB függvények általános szintaxisa, vagyis az alkalmazandó nyelvi – parancsmegadási szabályok formája: Dfüggvény(adatbázis; mező; kritérium), ahol: Adatbázis: Az adatbázist alkotó cellatartomány, kijelöléssel ill. beírással adjuk meg. Megadhatjuk a folyamatos tartományhoz rendelt Excel 2010 magyar nyelvű változat

336 Függvények használata névvel is. A tartomány sorai az adatbázis rekordjai. Az első rekord fölé írjuk be az oszlopok hivatkozási nevét jelentő mezőfejlécet. Mező: A számolásba vont adatoszlop azonosító neve. Az argumentumban szövegként megadva idézőjelek között áll, számként megadva az oszlop (a kijelölt tartományon belüli) sorszámát írjuk be. Kritérium: Az adatbázishoz tartozó szűrőfeltételeket megadó cellatartomány. Megadható cellahivatkozásként (például A5:B7), vagy a tartományhoz rendelt névvel, de legalább egy cellahivatkozást kell tartalmaznia. Teljes oszloppal végzett művelethez a kritériumtartományban egy üres sort szúrunk be a mezőnevek alá. Az egyes sorokban szereplő feltételek egymással logikai ÉS kapcsolatban vannak. A függvények ismertetésénél egy elképzelt mozivállalkozásnak a fenti ábrán látható táblázatba bevitt adatbázisára, mint alapadatokra fogunk hivatkozni. Minden rekord egy film adatait tartalmazza (a cég több vetítőhellyel rendelkezik). Az adatbázist az A1:E11, a kritériumot pedig az A13:E15 tartomány jelenti.

Feladat – név adása Az egyszerűbb hivatkozás kedvéért adjunk az adatbázisnak „Adatbázis” nevet!

Elnevezzük az adatbázist 1. Jelöljük ki az A1:E11 tartományt! Excel 2010 magyar nyelvű változat

MUNKALAPFÜGGVÉNYEK

337

2. Adjuk ki a Képletek szalag Definiált nevek/Név megadása... parancsát! (ezzel egyenértékű ha a párbeszédpaneles bevitel helyett a szerkesztőléc elején, a név mezőbe írjuk az Adatbázis nevet ) 3. A megjelenő párbeszédpanelben adjuk meg a kijelölt tartomány nevét, esetünkben az Adatbázis nevet! 4. Hasonló módon nevezzük el az A13:D14 tartományt Kritérium néven! Majd e névre hivatkozunk a függvények használata során.

AB.ÁTLAG Feladata: Kiszámolja az adatbázisban a mező argumentummal megadott oszlop azon értékeinek átlagát, amelyek teljesítik a kritériumot.

 Az

=AB.ÁTLAG(Adatbázis;"Bevétel";A13:D15) munkalapfüggvény eredménye 2076800 Ft. Ha a kritériumnak a korábban leírtak szerint nevet adunk, akkor a fentivel egyező eredményt szolgáltat az =AB.ÁTLAG(Adatbázis;"bevétel"; Kritérium) vagy az =AB.ÁTLAG(Adatbázis;5;Kritérium) függvény is. Ez utóbbi esetben az adatbázismezőre az oszlop számával hivatkoztunk. Ez a függvény az 1 és 5 hét közötti (azaz a 2, 3 és 4 hetes) vetítési idejű, „A specialista” és „Vérvonal” című filmeket vizsgálja meg, és meghatározza azok átlagos bevételét. Természetesen ugyanazt az eredményt kapjuk szűréssel is. Ha csak a kritériumnak megfelelő listaelemeket jelenítjük meg, akkor az átlag leolvasható az állapotsorból is (lásd az ábrát).

Ugyanazt az eredményt kapjuk szűréssel is

Excel 2010 magyar nyelvű változat

338 Függvények használata

AB.DARAB Feladata: Megszámolja, hogy az adatbázisban az adott feltételeknek megfelelő rekordokban hány darab szám van egy adott oszlopban.

 Az

=AB.DARAB(Adatbázis;"Vetítési idő";C13:E14) függvény eredménye 1. Ez a függvény „A specialista” című filmet vetítő mozik közül az 1 és 5 hét közötti vetítési idejű rekordokat vizsgálja meg, megszámolja, hogy a rekordok Vetítési idő mezőiben hány tartalmaz számot.

AB.DARAB2 Feladata: Megszámolja az adatbázisban a mező argumentummal megadott oszlop azon nem üres celláinak számát, amelyek teljesítik a kritériumot.

 Az =AB.DARAB2(Adatbázis;"Bevétel";C13:D14) munkalapfüggvény eredménye 7. Ez a munkalapfüggvény a mozik közül az 1 és 5 hét közötti vetítési idejű rekordokat vizsgálja meg, megszámolja, hogy a rekordok Bevétel mezőiben hány tartalmaz számot.

AB.MAX Feladata: Visszaadja a kiválasztott adatbáziselemek közül a legnagyobb értéket.

 Az

=AB.MAX(Adatbázis;"Bevétel";C13:D14) függvény eredménye 4944000. Ehhez, és a többi példához a kritériumot megváltoztatjuk úgy, hogy a C13 cellának a >0, az F13 cellának a 2”, E1:E10, „ < >= B1 A1=B1 A11) eredménye HAMIS.

VAGY Feladata: Ha bármelyik argumentuma IGAZ, akkor eredményül IGAZ logikai értéket ad. Az Excel figyelmen kívül hagyja a tömbvagy hivatkozás-argumentumokban szereplő szöveget vagy üres cellákat. Szintaxis: VAGY(logikai1; logikai2; ...), ahol logikai1, ...Logikai értékek, feltételek, logikai értékeket tartalmazó tömbök vagy hivatkozások (legfeljebb 30). A függvény az #ÉRTÉK! hibaértéket adja eredményül, ha a megadott tartományban nem logikai érték fordul elő.

 Az =VAGY(IGAZ) függvény eredménye IGAZ, az =VAGY(1+3=1; 2>3) függvény eredménye HAMIS, az =VAGY(1+3=1; 2= C14:G14). A feladat lineáris modellel megoldható.

A szállítási feladat alapadatai 1. Töltsük be az állományt vagy írjuk be az adatokat az ábra szerint. 2. Adjuk meg a szállítási költséget összegző képleteket is. 3. Indítsuk el az Adatok szalag Solver parancsát, majd állítsuk be a következő ábra szerinti paramétereket. 4. A Solver beállításai párbeszédpanelen a Válasszon egy megoldási módszert listában válasszuk ki a Szimplex LP listaelemet!

Excel 2010 magyar nyelvű változat

624 Problémamegoldás és célérték-keresés

A megoldás paraméterezése a korlátozó feltételekkel 5. Végül a Megoldás nyomógombra kattintva oldjuk meg a feladatot. 6. A feladat megoldása után nyomtassuk ki az eredményjelentést és a korlátokat. Ehhez kattintással válasszuk A Solver eredményei párbeszédpanel Jelentések csoportjának Eredmény, Érzékenység és Korlátok elemét! Az eredmény a következő oldalakon látható.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

STATISZTIKAI ADATELEMZÉS

625

A mintapélda megoldása Microsoft Excel 14.0 Eredményjelentés Munkalap: [SOLVSAMP.XLS]Szállítási feladat Készült: 2011.01.18. 3:59:24 Eredmény: A Solver megoldást talált. Az összes korlátozó és optimalizálási feltétel teljesült. Solver motor Motor: Szimplex LP Megoldási idő: 0,078 másodperc. Közelítő lépések: 13 Részproblémák: 0 A Solver beállításai Maximális idő 100 s, Közelítő lépések 100, Precision 0,000001 Részproblémák maximális száma Korlátlan, Egész megoldások maximális száma Korlátlan, Egész megoldások tűrése 5%, Megoldás egész értékű korlátozó feltételek nélkül, Nemnegatív feltételezése Célértékcella (Min) Cella $B$20

Név Szállítási költség: Készlet

Eredeti érték 83 000 Ft

Végérték 3 200 000 Ft

Változócellák Excel 2010 magyar nyelvű változat

626 Problémamegoldás és célérték-keresés

Cella $C$8 $D$8 $E$8 $F$8 $G$8 $C$9 $D$9 $E$9 $F$9 $G$9 $C$10 $D$10 $E$10 $F$10 $G$10

Név Kecskemét Sopron Kecskemét Pápa Kecskemét Kaposvár Kecskemét Veszprém Kecskemét Budapest Pécs Sopron Pécs Pápa Pécs Kaposvár Pécs Veszprém Pécs Budapest Szombathely Sopron Szombathely Pápa Szombathely Kaposvár Szombathely Veszprém Szombathely Budapest

Eredeti érték

Végérték 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Egész 0 Folytonos 0 Folytonos 0 Folytonos 80 Folytonos 220 Folytonos 0 Folytonos 0 Folytonos 180 Folytonos 80 Folytonos 0 Folytonos 180 Folytonos 80 Folytonos 20 Folytonos 0 Folytonos 0 Folytonos

Korlátozó feltételek Cella $B$8 $B$9 $B$10 $C$12 $D$12 $E$12 $F$12 $G$12 $C$8 $D$8 $E$8 $F$8 $G$8 $C$9 $D$9

Név Kecskemét Összesen Pécs Összesen Szombathely Összesen Összesen: --Összesen: --Összesen: --Összesen: --Összesen: --Kecskemét Sopron Kecskemét Pápa Kecskemét Kaposvár Kecskemét Veszprém Kecskemét Budapest Pécs Sopron Pécs Pápa

Excel 2010 magyar nyelvű változat

Cella-érték Képlet 300 $B$8=$E$14 160 $F$12>=$F$14 220 $G$12>=$G$14 0 $C$8>=0 0 $D$8>=0 0 $E$8>=0 80 $F$8>=0 220 $G$8>=0 0 $C$9>=0 0 $D$9>=0

Állapot Nem korlátoz Korlátoz Korlátoz Korlátoz Korlátoz Korlátoz Korlátoz Korlátoz Korlátoz Korlátoz Korlátoz Nem korlátoz Nem korlátoz Korlátoz Korlátoz

Korlátváltozó 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 80 220 0 0

STATISZTIKAI ADATELEMZÉS

$E$9 $F$9 $G$9 $C$10 $D$10 $E$10 $F$10 $G$10

Pécs Kaposvár Pécs Veszprém Pécs Budapest Szombathely Sopron Szombathely Pápa Szombathely Kaposvár Szombathely Veszprém Szombathely Budapest

180 $E$9>=0 80 $F$9>=0 0 $G$9>=0 180 $C$10>=0 80 $D$10>=0 20 $E$10>=0 0 $F$10>=0 0 $G$10>=0

627

Nem korlátoz Nem korlátoz Korlátoz Nem korlátoz Nem korlátoz Nem korlátoz Korlátoz Korlátoz

180 80 0 180 80 20 0 0

Microsoft Excel 14.0 Érzékenységi jelentés Munkalap: [SOLVSAMP.XLS]Szállítási feladat Készült: 2011.01.18. 3:59:25 Változócellák Cella Név $C$8 Kecskemét Sopron $D$8 Kecskemét Pápa $E$8 Kecskemét Kaposvár $F$8 Kecskemét Veszprém $G$8 Kecskemét Budapest $C$9 Pécs Sopron $D$9 Pécs Pápa $E$9 Pécs Kaposvár $F$9 Pécs Veszprém $G$9 Pécs Budapest $C$10 Szombathely Sopron $D$10 Szombathely Pápa $E$10 Szombathely Kaposvár $F$10 Szombathely Veszprém $G$10 Szombathely Budapest

Végső Csökkentett Célérték Érték költség együtthatója 0 6000 10000 0 3000 8000 0 0 6000 80 0 5000 220 0 4000 0 4000 6000 0 2000 5000 180 0 4000 80 0 3000 0 4000 6000 180 0 3000 80 0 4000 20 0 5000 0 1000 5000 0 6000 9000

Megengedhető Növelés Csökkentés 1E+30 6000 1E+30 3000 1E+30 0 0 1000 4000 4000 1E+30 4000 1E+30 2000 0 1000 1000 0 1E+30 4000 4000 4000 2000 5000 1000 2000 1E+30 1000 1E+30 6000

Korlátozó feltétel jobb oldal 310

Megengedhető Növelés Csökkentés 1E+30 10

Korlátozó feltételek

Cella Név $B$8 Kecskemét Összesen

Végső ÁrnyékÉrték ár 300 0

Excel 2010 magyar nyelvű változat

628 Problémamegoldás és célérték-keresés

$B$9 Pécs Összesen $B$10 Szombathely Összesen $C$12 Összesen: --$D$12 Összesen: --$E$12 Összesen: --$F$12 Összesen: --$G$12 Összesen: ---

260 280 180 80 200 160 220

-2000 -1000 4000 5000 6000 5000 4000

260 280 180 80 200 160 220

80 80 10 10 10 10 10

10 10 80 80 80 80 220

Microsoft Excel 14.0 Korlátjelentés Munkalap: [SOLVSAMP.XLS]Szállítási feladat Készült: 2011.01.18. 3:59:25

Célérték Cella Név $B$20 Szállítási költség: Készlet

Cella $C$8 $D$8 $E$8 $F$8 $G$8 $C$9 $D$9 $E$9 $F$9 $G$9 $C$10 $D$10 $E$10 $F$10 $G$10

Változó Név Kecskemét Sopron Kecskemét Pápa Kecskemét Kaposvár Kecskemét Veszprém Kecskemét Budapest Pécs Sopron Pécs Pápa Pécs Kaposvár Pécs Veszprém Pécs Budapest Szombathely Sopron Szombathely Pápa Szombathely Kaposvár Szombathely Veszprém Szombathely Budapest

Érték 3 200 000 Ft

Érték

Excel 2010 magyar nyelvű változat

0 0 0 80 220 0 0 180 80 0 180 80 20 0 0

Alsó Célérték korlát Eredmény 0 3200000 0 3200000 0 3200000 80 3200000 220 3200000 0 3200000 0 3200000 180 3200000 80 3200000 0 3200000 180 3200000 80 3200000 20 3200000 0 3200000 0 3200000

Felső Célérték korlát Eredmény 10 3300000 10 3280000 10 3260000 90 3250000 230 3240000 0 3200000 0 3200000 180 3200000 80 3200000 0 3200000 180 3200000 80 3200000 20 3200000 0 3200000 0 3200000

STATISZTIKAI ADATELEMZÉS

629

ANGOL-MAGYAR FÜGGVÉNYNÉVTÁR A program lokalizációjának sokak szerint hibája, hogy lefordították a függvények neveit is. Ezt követően a különböző nyelvi változatokkal készített munkalapok nem működnek a magyar változatban. Például a SUM függvényt lefordították SZUM névre. Ilyen esetekben az alkalmazott függvények nevét nem ismeri fel a program, a függvényeket tartalmazó cellák a #NÉV? hibaüzenetet adják vissza (ha a magyar munkalapot szeretnénk angol nyelvű Excelben feldolgozni, akkor a #NAME? hibaüzenetet kapjuk). Ráadásul a fordítás nem volt következetes, rengeteg szó kimaradt, vagyis ezeket a függvényeket továbbra is angol nevükön használhatjuk. A függvények paraméterezése szerencsére nem változott. Ekkor a munkalapok működésének biztosítása érdekében keressük meg és cseréljük le a függvényneveket a nyelvi változatnak megfelelőre. Ehhez a Kezdőlap szalag menü Keresés és kijelölés  Csere parancsát adjuk ki.

Angolból magyarra „fordítunk” A Keresés és csere párbeszédpanel Csere lapján adjuk meg, hogy melyik angol nyelvű függvénynevet melyik magyar nevűre cseréljük, Excel 2010 magyar nyelvű változat

630 ANGOL-MAGYAR FÜGGVÉNYNÉVTÁR

beállítjuk a Keresés helye mezőben a Képletek elemet, majd Az összes cseréje nyomógombbal egyszerre végrehajtjuk a cserét. A csere végrehajtásához kívánunk segítséget nyújtani következő listáinkkal, amelyek kategóriánként csoportosítva adják meg a legfontosabb angol és magyar függvények neveit. Adatbáziskezelő függvények DAVERAGE DCOUNT DCOUNTA DGET DMAX DMIN DPRODUCT DSTDEV DSTDEVP DSUM DVAR DVARP Dátum- és időfüggvények DATE DATEVALUE DAY DAYS360 EDATE EOMONTH HOUR MINUTE MONTH NETWORKDAYS NOW SECOND TIME TIMEVALUE Excel 2010 magyar nyelvű változat

AB.ÁTLAG AB.DARAB AB.DARAB2 AB.MEZŐ AB.MAX AB.MIN AB.SZORZAT AB.SZÓRÁS AB.SZÓRÁS2 AB.SZUM AB.VAR AB.VAR2 DÁTUM DÁTUMÉRTÉK NAP NAP360 EDATE EOMONTH ÓRA PERC HÓNAP NETWORKDAYS MOST MPERC IDŐ IDŐÉRTÉK

STATISZTIKAI ADATELEMZÉS

631

TODAY MA WEEKDAY HÉT.NAPJA WORKDAY WORKDAY YEAR ÉV YEARFRAC YEARFRAC DDE és külső függvények CALL HÍVÁS REGISTER.ID KÜLSŐ.AZONOSÍTÓ SQL.REQUEST SQL.REQUEST Információs függvények CELL CELLA COUNTBLANK DARABÜRES ERROR.TYPE HIBA.TÍPUS INFO INFO ISBLANK ÜRES ISERR HIBA ISERROR HIBÁS ISEVEN ISEVEN ISLOGICAL LOGIKAI ISNA NINCS ISNONTEXT NEM.SZÖVEG ISNUMBER SZÁM ISODD ISODD ISREF HIVATKOZÁS ISTEXT SZÖVEG.E N N NA HIÁNYZIK TYPE TÍPUS Kereső és hivatkozási függvények ADDRESS CÍM AREAS TERÜLET CHOOSE VÁLASZT COLUMN OSZLOP COLUMNS OSZLOPOK Excel 2010 magyar nyelvű változat

632 ANGOL-MAGYAR FÜGGVÉNYNÉVTÁR

HLOOKUP VKERES INDEX INDEX INDIRECT INDIREKT LOOKUP KERES MATCH HOL.VAN OFFSET OFSZET TRANSPOSE TRANSZPONÁLÁS VLOOKUP FKERES Logikai függvények AND ÉS FALSE HAMIS IF HA NOT NEM OR VAGY TRUE IGAZ Matematikai és trigonometrikus függvények ABS ABS ACOS ARCCOS ACOSH ACOSH ASIN ARCSIN ASINH ASINH ATAN ARCTAN ATAN2 ARCTAN2 ATANH ATANH CEILING PLAFON COMBIN KOMBINÁCIÓK COSH COSH COUNTIFS DARABHATÖBB DEGREES FOK EVEN PÁROS EXP KITEVŐ FACT FAKT FACTDOUBLE FAKTDUPLA FLOOR PADLÓ Excel 2010 magyar nyelvű változat

STATISZTIKAI ADATELEMZÉS

GCD INT LCM LN LOG LOG10 MDETERM MINVERSE MMULT MOD MROUND MULTINOMIAL ODD PI POWER PRODUCT QUOTIENT RADIANS RAND RANDBETWEEN ROMAN ROUND ROUNDDOWN ROUNDUP SERIESSUM SIGN SINH SQRT SQRTPI SUM SUMIF SUMPRODUCT SUMQ SUMX2MY2

633

LKO INT LKT LN LOG LOG10 MDETERM INVERZ.MÁTRIX MSZORZAT MARADÉK TÖBBSZ.KEREKÍT SZORHÁNYFAKT PÁRATLAN PI HATVÁNY SZORZAT KVÓCIENS RADIÁN VÉL VÉLETLEN.KÖZÖTT RÓMAI KEREK KEREK.LE KEREK.FEL SORÖSSZEG ELŐJEL SINH GYÖK GYÖKPI SZUM SZUMHA SZORZATÖSSZEG NÉGYZETÖSSZEG SZUMX2BŐLY2 Excel 2010 magyar nyelvű változat

634 ANGOL-MAGYAR FÜGGVÉNYNÉVTÁR

SUMX2PY2 SUMXMY2 TANH TANH TRUNKC Mérnöki függvények BESSELI BESSELJ BESSELK BESSELY BIN2DEC BIN2HEX BIN2OCT COMPLEX CONVERT DEC2BIN DEC2HEX DEC2OCT DELTA ERF ERFC GESTEP HEX2BIN HEX2DEC HEX2OCT IMABS IMAGINARY IMARGUMENT IMCONJUGATE IMCOS IMDIV IMEXP IMLN IMLOG10 Excel 2010 magyar nyelvű változat

SZUMX2MEGY2 SZUMXBŐLY2 TAN TANH CSONK BESSELI BESSELJ BESSELK BESSELY BIN.DEC BIN.HEX BIN.OKT KOMPLEX KONVERTÁLÁS DEC.BIN DEC.HEX DEC.OKT DELTA HIBAF HIBAF.KOMPLEMENTER KÜSZÖBNÉL.NAGYOBB HEX.BIN HEX.DEC HEX.OKT KÉPZ.ABSZ KÉPZETES KÉPZ.ARGUMENT KÉPZ.KONJUGÁLT KÉPZ.COS KÉPZ.HÁNYAD KÉPZ.EXP KÉPZ.LN KÉPZ.LOG10

STATISZTIKAI ADATELEMZÉS

IMLOG2 IMPOWER IMPRODUCT IMREAL IMSIN IMSQRT IMSUB IMSUM OCT2BIN OCT2DEC OCT2HEX SQRTPI Pénzügyi függvények ACCRINT ACCRINTM AMORDEGRC AMORLINC COUPDAYBS COUPDAYS COUPDAYSNC COUPNCD COUPNUM COUPPCD CUMIPMT CUMPRINC DB DDB DISC DOLLARDE DOLLARFR DURATION EFFECT FVSCHEDULE INTRATE

635

KÉPZ.LOG2 KÉPZ.HATV KÉPZ.SZORZAT KÉPZ.VALÓS KÉPZ.SIN KÉPZ.GYÖK KÉPZ.KÜL KÉPZ.ÖSSZEG OKT.BIN OKT.DEC OKT.HEX GYÖKPI IDŐSZAKI.KAMAT LEJÁRATI.KAMAT ÉRTÉKCSÖKK.TÉNYEZŐVEL ÉRTÉKCSÖKK SZELVÉNYIDŐ.KEZDETTŐL SZELVÉNYIDŐ SZELVÉNYIDŐ.KIFIZETÉSTŐL ELSŐ.SZELVÉNYDÁTUM SZELVÉNYSZÁM UTOLSÓ.SZELVÉNYDÁTUM ÖSSZES.KAMAT ÖSSZES.TŐKERÉSZ KCS2 KCSA LESZÁM FORINT.DEC FORINT.TÖRT KAMATÉRZ TÉNYLEGES KJÉ KAMATRÁTA Excel 2010 magyar nyelvű változat

636 ANGOL-MAGYAR FÜGGVÉNYNÉVTÁR

IPMT IRR MDURATION MIRR NOMINAL NPER NPV ODDFPRICE ODDLPRICE ODDLYIELD PMT PPMT PRICE PRICEDISC PRICEMAT PV RATE RECEIVED SLN SYD TBILLEQ TBILLPRICE TBILLYIELD VDB XIRR XNPV YIELD YIELDDISC YIELDMAT Statisztikai függvények AVEDEV AVERAGE BETADIST BETAINV Excel 2010 magyar nyelvű változat

RRÉSZLET BMR MKAMATÉRZ MEGTÉRÜLÉS NÉVLEGES PER.SZÁM NMÉ ELTÉRŐ.EÁR ELTÉRŐ.UÁR ELTÉRŐ.UHOZAM RÉSZLET PRÉSZLET ÁR ÁR.LESZÁM ÁR.LEJÁRAT MÉ RÁTA KAPOTT LCSA ÉSZÖ KJEGY.EGYENÉRT KJEGY.ÁR KJEGY.HOZAM ÉCSRI XBMR XNJÉ HOZAM HOZAM.LESZÁM HOZAM.LEJÁRAT ÁTL.ELTÉRÉS ÁTLAG BÉTA.ELOSZLÁS INVERZ.BÉTA

STATISZTIKAI ADATELEMZÉS

BINOMDIST CHIDIST CHIINV CHITEST CONFIDENCE CORREL COUNT COUNTA COVAR CRITBINOM DEVSQ EXPONDIST FDIST FINV FISHER FISHERINV FORECAST FREQUENCY FTEST GAMMADIST GAMMAINV GAMMALN GEOMEAN GROWTH HARMEAN HYPGEOMDIST INTERCEPT KURT LARGE LINEST LOGEST LOGINV LOGNORMDIST MAX

637

BINOM.ELOSZLÁS KHI.ELOSZLÁS INVERZ.KHI KHI.PRÓBA MEGBÍZHATÓSÁG KORREL DARAB DARAB2 KOVAR KRITBINOM SQ EXP.ELOSZLÁS F.ELOSZLÁS INVERZ.FISHER FISHER INVERZ.FISHER ELŐREJELZÉS GYAKORISÁG F.PRÓBA GAMMA.ELOSZLÁS INVERZ.GAMMA GAMMALN MÉRTANI.KÖZÉP NÖV HARM.KÖZÉP HIPERGEOM.ELOSZLÁS METSZ CSÚCSOSSÁG NAGY LIN.ILL LOG.ILL INVERZ.LOG.ELOSZLÁS LOG.ELOSZLÁS MAX Excel 2010 magyar nyelvű változat

638 ANGOL-MAGYAR FÜGGVÉNYNÉVTÁR

MEDIAN MINVERSE MODE NEGBINOMDIST NORMDIST NORMDIST NORMINV NORMSINV PEARSON PERCENTILE PERCENTRANK PERMUT POISSON PROB QUARTILE RANK RSQ SKEW SLOPE SMALL STANDARDIZE STDEV STDEVP STEYX TDIST TINV TREND TRIMMEAN TTEST VAR VARP WEIBULL ZTEST Szövegfüggvények Excel 2010 magyar nyelvű változat

MEDIÁN MIN MÓDUSZ NEGBINOM.ELOSZL NORM.ELOSZL STNORMELOSZL INVERZ.NORM INVERZ.STNORM PEARSON PERCENTILIS SZÁZALÉKRANG VARIÁCIÓK POISSON VALÓSZÍNŰSÉG KVARTILIS SORSZÁM RNÉGYZET FERDESÉG MEREDEKSÉG KICSI NORMALIZÁLÁS SZÓRÁS SZÓRÁSP STHIBAYX T.ELOSZLÁS INVERZ.T TREND RÉSZÁTLAG T.PRÓBA VAR VARP WEIBULL Z.PRÓBA

STATISZTIKAI ADATELEMZÉS

CHAR CLEAN CODE CONCATENATE DOLLAR EXACT FIND FIXED LEFT LEN LOWER MID PROPER REPLACE REPT RIGHT SEARCH SUBSTITUTE T TEXT TRIM UPPER VALUE

639

KARAKTER TISZTÍT KÓD ÖSSZEFŰZ FORINT AZONOS SZÖVEG.TALÁL FIX BAL HOSSZ KISBETŰ KÖZÉP TNÉV CSERE SOKSZOR JOBB SZÖVEG.KERES HELYETTE T SZÖVEG TRIM NAGYBETŰS ÉRTÉK

MAGYAR-ANGOL FÜGGVÉNYNÉVTÁR A magyar függvénynevek angol megfelelői szerepelnek a következő listában. Adatbáziskezelő függvények AB.ÁTLAG DAVERAGE AB.DARAB DCOUNT Excel 2010 magyar nyelvű változat

640 MAGYAR-ANGOL FÜGGVÉNYNÉVTÁR

AB.DARAB2 AB.MAX AB.MEZŐ AB.MIN AB.SZÓRÁS AB.SZÓRÁS2 AB.SZORZAT AB.SZUM AB.VAR AB.VAR2 Dátum- és időfüggvények DÁTUM DÁTUMÉRTÉK EDATE EOMONTH ÉV HÉT.NAPJA HÓNAP IDŐ IDŐÉRTÉK MA MOST MPERC NAP NAP360 NETWORKDAYS ÓRA PERC WORKDAY YEARFRAC DDE és külső függvények HÍVÁS KÜLSŐ.AZONOSÍTÓ SQL.REQUEST Excel 2010 magyar nyelvű változat

DCOUNTA DMAX DGET DMIN DSTDEV DSTDEVP DPRODUCT DSUM DVAR DVARP DATE DATEVALUE EDATE EOMONTH YEAR WEEKDAY MONTH TIME TIMEVALUE TODAY NOW SECOND DAY DAYS360 NETWORKDAYS HOUR MINUTE WORKDAY YEARFRAC CALL REGISTER.ID SQL.REQUEST

STATISZTIKAI ADATELEMZÉS

641

Információs függvények CELLA CELL DARABÜRES COUNTBLANK HIÁNYZIK NA HIBA ISERR HIBA.TÍPUS ERROR.TYPE HIBÁS ISERROR HIVATKOZÁS ISREF INFO INFO ISEVEN ISEVEN ISODD ISODD LOGIKAI ISLOGICAL N N NEM.SZÖVEG ISNONTEXT NINCS ISNA SZÁM ISNUMBER SZÖVEG.E ISTEXT TÍPUS TYPE ÜRES ISBLANK Kereső és hivatkozási függvények CÍM ADDRESS FKERES VLOOKUP HOL.VAN MATCH INDEX INDEX INDIREKT INDIRECT KERES LOOKUP OFSZET OFFSET OSZLOP COLUMN OSZLOPOK COLUMNS TERÜLET AREAS TRANSZPONÁLÁS TRANSPOSE VÁLASZT CHOOSE VKERES HLOOKUP Logikai függvények Excel 2010 magyar nyelvű változat

642 MAGYAR-ANGOL FÜGGVÉNYNÉVTÁR

ÉS AND HA IF NEM NOT VAGY OR HAMIS FALSE IGAZ TRUE Matematikai és trigonometrikus függvények ABS ABS ACOSH ACOSH ARCCOS ACOS ARCTAN ATAN ARCTAN2 ATAN2 ARCSIN ASIN ASINH ASINH ATANH ATANH COSH COSH CSONK TRUNKC DARABHATÖBB COUNTIFS ELŐJEL SIGN FAKT FACT FAKTDUPLA FACTDOUBLE FOK DEGREES GYÖK SQRT GYÖKPI SQRTPI HATVÁNY POWER INT INT INVERZ.MÁTRIX MINVERSE KEREK ROUND KEREK.FEL ROUNDUP KEREK.LE ROUNDDOWN KITEVŐ EXP KOMBINÁCIÓK COMBIN KVÓCIENS QUOTIENT LKO GCD Excel 2010 magyar nyelvű változat

STATISZTIKAI ADATELEMZÉS

LKT LN LOG LOG10 MARADÉK MDETERM MSZORZAT NÉGYZETÖSSZEG PADLÓ PÁRATLAN PÁROS PI PLAFON RADIÁN RÓMAI SINH SORÖSSZEG SZORHÁNYFAKT SZORZAT SZORZATÖSSZEG SZUM SZUMHA SZUMX2BŐLY2 SZUMX2MEGY2 SZUMXBŐLY2 TAN TANH TÖBBSZ.KEREKÍT VÉL VÉLETLEN.KÖZÖTT Mérnöki függvények BESSELI BESSELJ BESSELK

643

LCM LN LOG LOG10 MOD MDETERM MMULT SUMQ FLOOR ODD EVEN PI CEILING RADIANS ROMAN SINH SERIESSUM MULTINOMIAL PRODUCT SUMPRODUCT SUM SUMIF SUMX2MY2 SUMX2PY2 SUMXMY2 TANH TANH MROUND RAND RANDBETWEEN BESSELI BESSELJ BESSELK Excel 2010 magyar nyelvű változat

644 MAGYAR-ANGOL FÜGGVÉNYNÉVTÁR

BESSELY BIN.DEC BIN.HEX BIN.OKT DEC.BIN DEC.HEX DEC.OKT DELTA GYÖKPI HEX.BIN HEX.DEC HEX.OKT HIBAF HIBAF.KOMPLEMENTER KÉPZ.ABSZ KÉPZ.ARGUMENT KÉPZ.COS KÉPZ.EXP KÉPZ.GYÖK KÉPZ.HÁNYAD KÉPZ.HATV KÉPZ.KONJUGÁLT KÉPZ.KÜL KÉPZ.LN KÉPZ.LOG10 KÉPZ.LOG2 KÉPZ.ÖSSZEG KÉPZ.SIN KÉPZ.SZORZAT KÉPZ.VALÓS KÉPZETES KOMPLEX KONVERTÁLÁS KÜSZÖBNÉL.NAGYOBB Excel 2010 magyar nyelvű változat

BESSELY BIN2DEC BIN2HEX BIN2OCT DEC2BIN DEC2HEX DEC2OCT DELTA SQRTPI HEX2BIN HEX2DEC HEX2OCT ERF ERFC IMABS IMARGUMENT IMCOS IMEXP IMSQRT IMDIV IMPOWER IMCONJUGATE IMSUB IMLN IMLOG10 IMLOG2 IMSUM IMSIN IMPRODUCT IMREAL IMAGINARY COMPLEX CONVERT GESTEP

STATISZTIKAI ADATELEMZÉS

OKT.BIN OKT.DEC OKT.HEX Pénzügyi függvények ÁR ÁR.LEJÁRAT ÁR.LESZÁM BMR ÉCSRI ELSŐ.SZELVÉNYDÁTUM ELTÉRŐ.EÁR ELTÉRŐ.UÁR ELTÉRŐ.UHOZAM ÉRTÉKCSÖKK ÉRTÉKCSÖKK.TÉNYEZŐVEL ÉSZÖ FORINT.DEC FORINT.TÖRT HOZAM HOZAM.LEJÁRAT HOZAM.LESZÁM IDŐSZAKI.KAMAT KAMATÉRZ KAMATRÁTA KAPOTT KCS2 KCSA KJÉ KJEGY.ÁR KJEGY.EGYENÉRT KJEGY.HOZAM LCSA LEJÁRATI.KAMAT LESZÁM

645

OCT2BIN OCT2DEC OCT2HEX PRICE PRICEMAT PRICEDISC IRR VDB COUPNCD ODDFPRICE ODDLPRICE ODDLYIELD AMORLINC AMORDEGRC SYD DOLLARDE DOLLARFR YIELD YIELDMAT YIELDDISC ACCRINT DURATION INTRATE RECEIVED DB DDB FVSCHEDULE TBILLPRICE TBILLEQ TBILLYIELD SLN ACCRINTM DISC Excel 2010 magyar nyelvű változat

646 MAGYAR-ANGOL FÜGGVÉNYNÉVTÁR

MÉ MEGTÉRÜLÉS MKAMATÉRZ NÉVLEGES NMÉ ÖSSZES.KAMAT ÖSSZES.TŐKERÉSZ PER.SZÁM PRÉSZLET RÁTA RÉSZLET RRÉSZLET SZELVÉNYIDŐ SZELVÉNYIDŐ.KEZDETTŐL SZELVÉNYIDŐ.KIFIZETÉSTŐL SZELVÉNYSZÁM TÉNYLEGES UTOLSÓ.SZELVÉNYDÁTUM XBMR XNJÉ Statisztikai függvények ÁTL.ELTÉRÉS ÁTLAG BÉTA.ELOSZLÁS BINOM.ELOSZLÁS CSÚCSOSSÁG DARAB DARAB2 ELŐREJELZÉS EXP.ELOSZLÁS F.ELOSZLÁS F.PRÓBA FERDESÉG FISHER Excel 2010 magyar nyelvű változat

PV MIRR MDURATION NOMINAL NPV CUMIPMT CUMPRINC NPER PPMT RATE PMT IPMT COUPDAYS COUPDAYBS COUPDAYSNC COUPNUM EFFECT COUPPCD XIRR XNPV AVEDEV AVERAGE BETADIST BINOMDIST KURT COUNT COUNTA FORECAST EXPONDIST FDIST FTEST SKEW FISHER

STATISZTIKAI ADATELEMZÉS

GAMMA.ELOSZLÁS GAMMALN GYAKORISÁG HARM.KÖZÉP HIPERGEOM.ELOSZLÁS INVERZ.BÉTA INVERZ.FISHER INVERZ.FISHER INVERZ.GAMMA INVERZ.KHI INVERZ.LOG.ELOSZLÁS INVERZ.NORM INVERZ.STNORM INVERZ.T KHI.ELOSZLÁS KHI.PRÓBA KICSI KORREL KOVAR KRITBINOM KVARTILIS LIN.ILL LOG.ELOSZLÁS LOG.ILL MAX MEDIÁN MEGBÍZHATÓSÁG MEREDEKSÉG MÉRTANI.KÖZÉP METSZ MIN MÓDUSZ NAGY NEGBINOM.ELOSZL

647

GAMMADIST GAMMALN FREQUENCY HARMEAN HYPGEOMDIST BETAINV FINV FISHERINV GAMMAINV CHIINV LOGINV NORMINV NORMSINV TINV CHIDIST CHITEST SMALL CORREL COVAR CRITBINOM QUARTILE LINEST LOGNORMDIST LOGEST MAX MEDIAN CONFIDENCE SLOPE GEOMEAN INTERCEPT MINVERSE MODE LARGE NEGBINOMDIST Excel 2010 magyar nyelvű változat

648 MAGYAR-ANGOL FÜGGVÉNYNÉVTÁR

NORM.ELOSZL NORMALIZÁLÁS NÖV PEARSON PERCENTILIS POISSON RÉSZÁTLAG RNÉGYZET SORSZÁM SQ STHIBAYX STNORMELOSZL SZÁZALÉKRANG SZÓRÁS SZÓRÁSP T.ELOSZLÁS T.PRÓBA TREND VALÓSZÍNŰSÉG VAR VARIÁCIÓK VARP WEIBULL Z.PRÓBA Szövegfüggvények AZONOS BAL CSERE ÉRTÉK FIX FORINT HELYETTE HOSSZ JOBB Excel 2010 magyar nyelvű változat

NORMDIST STANDARDIZE GROWTH PEARSON PERCENTILE POISSON TRIMMEAN RSQ RANK DEVSQ STEYX NORMDIST PERCENTRANK STDEV STDEVP TDIST TTEST TREND PROB VAR PERMUT VARP WEIBULL ZTEST EXACT LEFT REPLACE VALUE FIXED DOLLAR SUBSTITUTE LEN RIGHT

STATISZTIKAI ADATELEMZÉS

KARAKTER KISBETŰ KÓD KÖZÉP NAGYBETŰS ÖSSZEFŰZ SOKSZOR SZÖVEG SZÖVEG.KERES SZÖVEG.TALÁL T TISZTÍT TNÉV TRIM

649

CHAR LOWER CODE MID UPPER CONCATENATE REPT TEXT SEARCH FIND T CLEAN PROPER TRIM

Excel 2010 magyar nyelvű változat

650 MAGYAR-ANGOL FÜGGVÉNYNÉVTÁR

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK A táblázat az Excel 2010 szóhasználatában a korábbi listának felel meg, vagyis valamilyen logikai csoportosításba vonható – hasonló adatokat tartalmazó – és címkével rendelkező munkalaptartomány, illetve kapcsolt adatokat tartalmazó munkalapsorok sorozata, például számla adatbázis, vagy az ügyfelek nevének és telefonszámainak halmaza. Kicsit ellentmondásos ez az elnevezés, hiszen a munkalap sem más, mint egy nagy táblázat. Mostantól viszont hozzá kell szoknunk, hogy a lista utódjaként a táblázatot emlegetjük. Ráadásul ilyen táblázatból több is szerepelhet a munkalapon és ezekre a táblázatokra saját, egyedi neveikkel is hivatkozhatunk. A táblázat adatbázisként is használható, amelyben a sorok a rekordok és az oszlopok a mezők. A táblázat első sora tartalmazza az oszlopok feliratait, azaz azonosításukra szolgáló címkéiket. Ha egy hagyományos tartományt, amely az egymás fölötti cellákban hasonló adatokat, például nevet, címet, telefonszámot, bért, adót tartalmaz, táblázattá alakítunk, akkor automatikusan megjelenik az oszlopfej (a tartomány első sorát azonosítónak nevezi ki a program), és minden egyes cellája mellett a szűrést beállító gombok. A táblázatokba szervezett adatokkal sokkal kényelmesebb dolgozni. Érdemes tehát a munkalapokat táblázatként tárolni. A program segíti az ilyen módon csoportosított adatok szerkesztését, szervezését, vagyis rendezését, valamint az ilyen táblázatból jelentések készítését. A táblázatokat a program alapbeállítás szerint automatikusan bővíti, ha az utolsó sora után közvetlenül újabb sort viszünk be (ez nem történik meg, ha a táblázat végén összesítő sor van, de az egyszerűen kikapcsolható a bővítés idejére). Ez a sor automatikusan átveszi a táblázat formátumát is. Korábban a listák kezelésére vonatkozó parancsokat többnyire az Adatok menüben találtuk. Most a táblázatot a Beszúrás szalag Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

651

Táblázat parancsával hozzuk létre, aktív táblázat esetén pedig a megfelelő parancsokat a Táblázateszközök – Tervezés szalagon találjuk. Ha a táblázatot adatbázisnak tekintjük, akkor a sorokat rekordoknak, az oszlopokat mezőknek nevezzük. Egy munkalapon korábban csak egyetlen listát alkalmazhattunk, most akár több táblázatunk is lehet. A táblázatot és a munkalapon utána következő egyéb adatokat legalább egy üres sorral, illetve oszloppal válasszuk el. Ezzel segítjük az Excel számára a táblázat azonosítását, amikor rendezést, szűrést, illetve automatikus részösszeg-számítást végzünk. Lényeges, táblázaton kívüli adatokat csak a táblázat alá írjunk, mert a táblázat melletti adatokat a program a táblázat adatainak szűrésével együtt elrejtheti. Az adatbázist korábban, például a Függvények kötetben már említettük. A táblázatokkal végezhető műveleteket (szűrés, keresés, rendezés, jelentés készítése) az alábbiakban ismertetjük. A táblázat celláiban szereplő képleteket a program kiértékeli, majd a listaműveletekben a cella értéke és nem a tartalma vesz részt. A mezőket elnevező, cellánként legfeljebb 255 karakter hosszú oszlopfeliratok a lista első sorában szerepelnek. A program ezeket az elnevezéseket alkalmazza a táblázatokon végzett műveletek során. Az oszlopfeliratok formátuma eltérhet a táblázat adatainak formátumától. Az oszlopfeliratokat célszerűen aláhúzással választjuk el az adatoktól, de az előre beépített táblázatstílusok között is remek példákat és a Kezdőlap/Stílusok/Formázás táblázatként nyomógomb-menü galériájában egyetlen kattintással alkalmazható mintákat találunk erre. Ha egy tartományban található az aktív cella, akkor bármely, a fenti módon végzett táblázatkénti formázás együtt jár a tartomány táblázattá alakításával, vagyis a címsor kiemelt formázásával és a szűrőgombok megjelenítésével is. A címsor egyedi formázására használhatjuk a Kezdőlap/Stílusok/Cellastílusok nyomógomb-menü galériájának elemeit, vagy a Kezdőlap szalag Betűtípus, Igazítás, Szám csoportjainak neve melletti ikonnal, vagy a Ctrl+1 billentyűkombinációval megjelenített Cellák formázása párbeszédpanel hagyományos lehetőségeit. Aláhúzáshoz például az aláhúzandó cellák kijelölése után a Szegély párbeszédpanel-lap beállítási lehetőségeit használjuk. A címExcel 2010 magyar nyelvű változat

652 MAGYAR-ANGOL FÜGGVÉNYNÉVTÁR

sor hátterének kiemelő színezése is megfelelő, amelyet a Kitöltés párbeszédpanel-lapon állítunk be. A hosszabb oszlopfeliratokat az Igazítás lapon több sorra tördelhetjük, ha a párbeszédpanel Sortöréssel több sorba jelölőnégyzetét bekapcsoljuk. A táblázat megegyezhet a munkalap méretével (az Excel 2007ben 1048576 sor, 16384 oszlop). A sorok és az oszlopok hasonló jellegű, összetartozó adatokat tartalmaznak. Például valamely termék jellemzői ugyanannak a sornak egymást követő celláiba kerülnek. Az egyforma jellemzőket tartalmazó oszlopok celláit célszerű egyformára formázni. Az adatokat (jellemzőket) ne kezdjük szóközzel, mert ez befolyásolja a rendezést és keresést, egyébként a program a kis- és nagybetűk között általában nem tesz különbséget (csak ha ezt külön kérjük a rendezés során). A táblázatot kijelölése után névvel láthatjuk el. A program a Beszúrás/Táblázat paranccsal vagy a Kezdőlap/Formázás táblázatként nyomógomb-menüből választott mintával létrehozott táblázat számára az automatikus TáblázatX nevet adja, amelyet a Táblázateszközök – Tervezés szalag Tulajdonságok csoportjában módosíthatunk. Az utólagos névmódosítás előtt kattintsunk a táblázat egy cellájába.

A Tulajdonságok csoportban módosíthatjuk a nevet A nevet a Tulajdonságok csoport név mezőjébe írjuk. A táblázatot ugyanakkor nem kötelező elnevezni, használhatjuk továbbra is az alapértelmezés szerinti TáblázatX nevet. A program az adatbázis – „Database” nevű táblázatok első sorát mindenképpen oszlopfeliratExcel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

653

nak tekinti. Ilyenkor nem kell kijelölni a listát, elég egy mezőjébe állni a kurzorral, ellenkező (ha nincs név) esetben a teljes listát ki kell jelölni a további munkához. A listák – táblázatok – kezelésén módosítottak az Excel 2007-től. A legújabb változat főként kényelmi szolgáltatásaira külön kitérünk. Bár sok változtatás történt, a lefelé kompatibilitásra ügyeltek a fejlesztők. A korábban megszokott munkafüzeteink listái a hagyományos funkciókkal működnek. Ha az új programváltozatban megjelent különleges formázásokat alkalmazzuk, akkor az ilyen táblázatok korábbi verzió szerinti formátumába mentésekor a program figyelmeztet a formázás elvesztésére.

Adatűrlapok A program által létrehozott, adatbevitelt és módosítást segítő adatűrlap most közvetlenül a szalagról nem érhető el. Az Űrlap parancsot Az Excel beállításai párbeszédpanel Gyorselérési eszköztár lapjának Minden parancs kategóriájából vegyük fel a gyorselérési eszköztárra! Innen később szükség szerint kiadható az Űrlap parancs, ha kurzorral a táblázat területén állunk. Ha nincs lista, vagy a listán kívüli cella az aktuális, akkor hibaüzenetet kapunk (lásd az ábrát). Ezt a fajta beépített adatűrlapot csak 32 oszlopig alkalmazhatjuk, különben a „Túl sok mező van az adatmaszkban.” hibaüzenetet kapjuk.

Hibaüzenetet kapunk, ha az aktív cella nem táblázat része Előfordulhat, hogy a táblázatunkban szereplő oszlopokat csoportosítottuk, azaz összevont fejléccel láttuk el (mint a következő ábrán a Bevételek és a Kiadások rovatot). Ekkor jelöljük ki az azonosító sortól kezdődően a kezelendő listát (például az ábrán az A3 cellától kezdődően) és utána adjuk ki az Űrlap parancsot. Ha nem így Excel 2010 magyar nyelvű változat

654 Adatűrlapok járunk el, akkor az űrlap megjelenése helyett hibajelzést kapunk, mert a program nem tudja eldönteni, mely cellákban vannak oszlopfeliratok.

Űrlap használata csoportba összevont oszlopok esetén Az űrlapon csak a lista első 32 mezőneve, illetve a nekik megfelelő mezők jelennek meg. Az ábrán egy kisvállalkozói pénztárkönyv példáján mutatjuk be az adatűrlap részeit. Az űrlap megjelenésekor az első rekord adatait mutatja. A párbeszédpanel címe megegyezik a munkalap nevével. A párbeszédpanel többi eleme:  nyomógombok: A lista rekordjaira vonatkozó műveletek kiadására szolgáló gombok.  gördítő sáv: A listán belüli mozgásra szolgáló eszköz.  1/20: A párbeszédpanel jobb felső sarkában jelzi, hogy a lista hány rekordot tartalmaz, illetve azok közül melyik mezői látszanak a panelon. Szűrt lista esetében a sorszám a szűrőfeltételnek megfelelő rekordok számára vonatkozik. Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

655

 mezőnevek: A lista első sorából származó oszlopfeliratok adják a mezőneveket (így abban megjelennek a munkalapon szereplő elválasztójelek is).  űrlapmezők: Kétféle űrlapmező lehet – beviteli (ez módosítható), valamint számított (ennek tartalma nem módosítható, mert értéke képletből származik). Ezek egy listán belül is változhatnak. Például, ha a fenti példában szereplő lista „Áthozat” sorral kezdődik és „Átvitel” sorral végződik, akkor ezekben a rekordokban a mezők túlnyomó része csak az eredmények megjelenítésére szolgál.

Eredményt megjelenítő és beviteli űrlapmező Az Excel futtatása során a beépített adatűrlapon túl felhasználhatjuk a Visual Basicben elkészített egyéni párbeszédpaneleket, vagyis adatűrlapokat. Ezek az adatűrlapok is tartalmazhatnak nyomógombokat, űrlapmezőket, gördítő sávokat. A nyomógombokhoz makrókat, Visual Basic programokat is kapcsolhatunk. Az adatűrlap úgynevezett modális párbeszédpanel, amelynek jelenléte esetén nem használható semmilyen szalagparancs, tehát a nyomtatás és a mentés sem. Ha az adatűrlapot nyomtatni szeretnénk, akkor az Alt+PrtScn billentyűkombinációval másoljuk előbb a vágólapra, majd illesszük be a képet egy olyan alkalmazásba, ahonnan nyomtatni tudunk (például Paint vagy Word dokumentumba).

A táblázat módosítása és bővítése Az Űrlap paranccsal megjelenített párbeszédpanel Újat nyomógombjára kattintással toldhatunk új rekordot a lista végére. A szerkeszthető beviteli mezők között a Tab és a Shift+Tab billentyűkkel mozoghatunk. Használhatjuk az egeres kattintást is a beviteli mező kijelölésére. A számított vagy védett mezők nem szerkeszthetők, így ki sem jelölhetők. A mezők védelmét a Korrektúra menü VáltozáExcel 2010 magyar nyelvű változat

656 A listaszolgáltatás új helye

sok/Lapvédelem parancsával oldjuk meg. Az aktuális rekord előtti rekordot az Előzőt az aktuálist követőt a Következő nyomógombra kattintással is a párbeszédpanelbe tölthetjük. A rekordok nem látható mezőit a párbeszédpanel jobb oldalán található gördítő sáv eszközeivel jeleníthetjük meg. Ha például a következő mezőt akarjuk a párbeszédpanelen megjeleníteni, akkor a gördítő sáv alsó ikonjára kattintunk. Ha még nem hagytuk el a módosított rekordot, akkor annak eredeti tartalmát az Előző állapot nyomógombbal állíthatjuk vissza. Az aktuális rekordot a Törlés nyomógombra kattintva törölhetjük. Ekkor a listában a törölt rekordot követő rekordok feljebb lépnek. A párbeszédpanel mezőiben megváltoztatott adatokat a program a listában is megváltoztatja. A táblázat űrlap segítségével végzett módosítását a Bezárás nyomógombra kattintva fejezzük be.

A listaszolgáltatás új helye A Microsoft Office Excel 2003-ban az Adatok menüt kiegészítették a Lista  almenüvel, valamint létrehozták a Lista eszköztárat, amelynek parancsaival a munkafüzeteiben listákat hozhattunk létre az egymáshoz kapcsolódó adatok csoportosítására és kezelésére. Ezeket a parancsokat most különböző szalagokon érhetjük el. A táblázat létrehozására a Beszúrás/Táblázat parancsot használjuk, az aktív táblázattal kapcsolatos parancsokat a Táblázateszközök – Tervezés szalagon találjuk. Már az Excel korábbi változataiban is listának neveztük az összefüggő adatokat tartalmazó munkalaptartományt, amelyet mostantól táblázatnak hívunk (ennek kezelését fentebb részben bemutattuk). Most táblázatot készíthetünk meglévő adatokból és üres tartományból is. Ha táblázatként adunk meg egy tartományt, a táblázat adatait a táblázaton kívül lévőktől függetlenül és könnyen kezelhetjük vagy elemezhetjük. A Microsoft Windows SharePoint Services programmal együttműködve, a táblázaton belül található információt megoszthatjuk más felhasználókkal. A táblázatként megjelölt tartományokhoz új felhasználói felület és ennek megfelelő új szolgáltatások állnak a felhasználók rendelkezéExcel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

657

sére. Ezeket elérhetjük a Táblázateszközök/Tervezés szalagról, a formázást (és táblázattá alakítást) a Kezdőlap szalagról eszköztárból, vagy egy-két parancsot táblázat helyi menüjéből. A Táblázateszközök/Tervezés szalag akkor érhető el, ha az aktív cella egy táblázat belsejében található.

Egyértelmű tartományt jelöljünk ki a táblázat számára 1. A táblázat létrehozásához jelöljük ki az összefüggő adatokat tartalmazó munkalap tartományt! A kijelölésbe ne vonjunk összevont cellákat, mert hibaüzenetet kapunk. 2. Utána adjuk ki a Beszúrás szalag Táblázat parancsát (lásd a fenti ábrát)! 3. Pontosítsuk a táblázat adatainak helyét a párbeszédpanel mezőjének szerkesztésével, illetve a munkalapon a kijelölés határainak húzásával! 4. Jelöljük be a Táblázat rovatfejekkel jelölőnégyzetet, ha a kijelölt terület tartalmazza az oszlopazonosítókat is, majd kattintsunk az OK gombra! Excel 2010 magyar nyelvű változat

658 A listaszolgáltatás új helye Alapértelmezés szerint a táblázat létrehozásakor automatikusan bekapcsoljuk az AutoSzűrő szolgáltatást, így minden oszlop azonosítójában megjelenik a szűrő beállítására szolgáló  szimbólum (lásd a következő ábrákat). Ez lehetővé teszi az adatok gyors szűrését és rendezését, csak rákattintunk és kiválasztjuk a szűrőfeltételt. A listát felépítő cellatartományt sötétkék listaszegély mutatja. A szegély kikapcsolható – bár ekkor hiányozhat az egyértelmű listajelölés.

A táblázat részei Az oszlopazonosító cellák tartalma természetesen ugyanúgy szerkeszthető, formázható marad, mint korábban.

Szűrés és rendezés beállítása táblázatban A listák korábban jobb alsó sarkukban egy méretező szimbólumot is tartalmaztak, az most eltűnt, ugyanakkor a táblázatok automatikus – az adatbevitelt követő – és manuális, vagyis a táblázathatárok felExcel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

659

használói átméretezése nem lett bonyolultabb (lásd alább részletesen).

A táblázat átméretezése A táblázat méretét automatikusan növeljük, ha belsejébe újabb sort szúrunk be, vagy a beszúrási sorba, tehát a táblázatot szorosan követő első sorba viszünk be adatot. A 2010-es változatban a táblázat méretét a Táblázateszközök – Tervezés szalag Tulajdonságok csoportjában található Átméretezés paranccsal változtatjuk meg.

A táblázatnak új méretet adunk Amikor megjelenik a párbeszédpanel, a munkalapra válthatunk, ahol húzással adjuk meg a táblázat új határait. Ha nem a húzásos módszert választjuk, akkor a párbeszédpanelen begépelve megadhatjuk a táblázat tartományának abszolút (például =$A$3:$N$25) hivatkozását. Az így megadott táblázatban is a korábbi rovatfejet kell alkalmaznunk és az új táblázattartománynak át kell fednie a régit. Ellenkező esetben a program hibaüzenettel reagál.

Táblázat bővítése az Excel 2010-ben Továbbra is alkalmazhatjuk az űrlapos bevitelt, vagyis a testre szabással a gyorselérési eszköztárba felvett Űrlap paranccsal megjelenített párbeszédpanel Újat nyomógombjával az adatsor végéhez adhatunk egy rekordot. Excel 2010 magyar nyelvű változat

660 A listaszolgáltatás új helye A lista szintén nő, ha belsejébe szúrunk újabb sorokat. Ehhez előzetesen jelöljük ki a beszúrás helye felett a beszúrandó számú sort, majd adjuk ki a helyi menü a Kezdőlap szalag Cellák/Beszúrás/Sorok beszúrása a munkalapra parancsát. Az Excel 2003-ban a lista utolsó előtti sorában csillag jelölte a beszúrási sor helyét, ez a jelölés megszűnt. Az e sorba írt információt a program automatikusan hozzáadja listához, így a lista mérete nagyobb lesz. Új sort és oszlopot a Kezdőlap/Beszúrás nyomógomb menüjéből is hozzáadhatunk a táblázat végéhez. Az új sorok azonnal felveszik a táblázat beállított formáját. Ha ez a páros és páratlan sorok eltérő, sávos formázásával jár, akkor a beszúrt sorok utáni sorok is új formát vehetnek fel.

Rekordok keresése a táblázatban Az űrlapon a rekordokat megkereshetjük az Előzőt vagy a Következőt nyomógombra kattintással, a gördítő sáv alkalmazásával, illetve a Szűrő gombbal kiértékelt feltételek segítségével. Ha erre kattintunk, akkor a párbeszédpanel minden beviteli mezője üres lesz, és a jobb felső sarkában megjelenik a „Kritériumok” felirat. Erről a párbeszédpanelről az Űrlap gombbal térhetünk vissza az előzőre. A szűrőfeltételeket a megfelelő beviteli mezőbe írjuk. A szűrőfeltételek lehetnek állandók (például a vevő mezőbe a „Lekvárzsibbasztó Gépgyár” karaktersorozatot írjuk, ha a hozzátartozó adatokat akarjuk megjeleníteni) vagy összehasonlító műveleti jelekkel képzett kifejezések (például, ha a 10000 Ft-nál nagyobb kiadásokat keressük, akkor a „>10000” kifejezést írjuk a kiadás mezőbe). A feltételek megadása után adjuk ki az Előzőt vagy a Következő parancsot. Több kritérium megadásakor a program azokat a rekordokat keresi ki, amelyek az összes feltételt egyidejűleg teljesítik. A szűrőfeltételeket kielégítő rekordok között az Előzőt vagy a Következő nyomógombra kattintással mozoghatunk. A teljes listát a Törlés nyomógombra kattintva tekinthetjük át ismét. Lényeges különbség a szűrésre használt és az adatbevitelre alkalmazott űrlapok között, hogy a szűrés esetén az összes mezőre,

Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

661

tehát a számított mezőkre is szűrhetünk, míg adatbevitel esetén ezek a mezők csak a számított értékek megjelenítésére szolgálnak.

Szűrt táblázatok A Kezdőlap szalag Szerkesztés/Rendezés és szűrés almenüjének vagy az Adatok szalag Szűrő parancsával a táblázatból kiválasztott adatok részhalmazán végezhetünk feladatokat. Mivel a táblázat létrehozásakor a szűrők automatikusan bekapcsolnak, ezzel a paranccsal azok később ki- és bekapcsolhatók. A szűrt táblázatban a kiválogatott rekordok jelennek csak meg. A munkalapon most egymás mellett akár több táblázat is elhelyezhető, ezeket egyszerre szűrhetjük, azonban mivel a szűréssel teljes sorokat rejtünk el, ez hatással lehet a szomszédos táblázatra is. Így előfordulhat, hogy egy táblázatnak úgy „tűnne el” sorai, hogy a szűrőfeltétel ikonját nem látjuk. Nem is láthatjuk, hiszen valójában nem ezt a táblázatot, hanem a szomszédosat szűrtük, annak sorainak elrejtése jelent meg a másik táblázaton. A kellemetlen hatások elkerülése érdekében lehetőleg egymás mellett ne alkalmazzunk táblázatokat, vagy ha mégis, akkor tartsuk szem előtt a szűréssel elérhető fenti mellékhatásokat. A megjelenő rekordok mezői teljesítik a megadott szűrőfeltételeket. A beállított kritériumoknak nem megfelelő sorok nem látszanak. A szűrt rekordok sorrendje nem változik meg. Az oszlopfejeken megjelenő szimbólum jelzi, hogy az adott oszlopot szűrésre nem használtuk. Erre kattintva állítjuk be a szűrőt, amelyet viszont az oszlopfejben a szűrés jele mutat. Ha több oszlopon állítottunk be szűrőt, akkor természetesen ezeknek a beállított feltételeknek egyszerre kell teljesülniük. Például egy adott dátum alatt eladott egyetlen típusú termékre vonatkozó adatokat szűrhetjük ki így. Ha egy szűrőt bekapcsoltunk, akkor egy újabb szűrőfeltétel beállításakor természetesen csak a „maradékból” válogathatunk. Például, ha a következő ábra szerint csak a „posta” tartalmú Szöveg oszlopelemeket szűrjük, akkor a Kelet oszlopban már csak a „posta” szűrővel kiválogatott sorok közül választhatunk ki egy vagy több dátumnak megfelelőt.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

662 Szűrt táblázatok A szűrőszimbólumokra kattintva a szűrés később is módosítható. Egy szűrőfeltétel kikapcsolható a szűrés jelére kattintva megjelenített lista Szűrő törlése parancsával vagy Az összes kijelölése jelölőnégyzet kiválasztásával. Több szűrőfeltétel együttes beállításával összetettebb szűrőfeltételeket adhatunk meg. Ezeket egyszerre kapcsolhatjuk ki a Kezdőlap szalag Szerkesztés/Rendezés és szűrés/ Szűrők törlése parancsával. Ez a parancs megtalálható az Adatok szalagon is. A szűrés megszüntethető az Adatok szalag Szűrő gombjának felengedésével is.

A szűrő bekapcsolása A program háromféleképpen jelzi, hogy a listán szűrőt alkalmaztunk:  a lenyíló lista melletti szimbólumot a szimbólumra cseréli,  a kiszűrt sorok azonosítóit kékkel jeleníti meg,  az állapotsorba kiírja: „N rekordból M rekordot talált”. A szűrt táblázaton azonban olyan műveleteket is végezhetünk, amelyek érintik a szűrőfeltételt. Például, ha a korábbi „D mütyür eladás” tartalmú cella tartalmát módosítjuk „X mütyür eladás” tartalomra, akkor ez az új tartalom is látszik, noha a szűrő be van kapcsolva. Ilyenkor a szűrőt ismételten alkalmaznunk kell a Kezdőlap szalag Szerkesztés/Rendezés és szűrés/ Újból alkalmaz parancsával vagy a Ctrl+Alt+L billentyűkombinációval. Ez a parancs megtalálható az Adatok szalagon is. Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

663

Táblázatszűrés tartalom szerint A táblázatfejben megjelenő szűrő szimbólumokra kattintva egy listát gördíthetünk le, amely alsó részén tartalmazza az oszlopban rögzített összes mezőt. Ha szűrőt még nem kapcsoltunk be, akkor minden jelölőnégyzet bekapcsolva látszik. Egyetlen, vagy több érték elrejtéséhez töröljük a megfelelő értékek, cellatartalmak előtti jelölőnégyzetet. Ha viszont az összes közül csak néhány, kiválasztott értéket tartalmazó rekordot szeretnénk megjeleníteni, akkor előbb töröljük Az összes kijelölése jelölőnégyzetet, majd jelöljük be a megjelenítendő értékek előtti jelölőnégyzeteket. Összetettebb szűrőfeltételeket is beállíthatunk a mező (oszlop) adattípusától függő Szövegszűrők, Dátumszűrők, Számszűrők almenü parancsaival. Ezek rendre a korábban megismert AutoSzűrő párbeszédpanelnek adnak kezdő értéket.

Szövegszűrők Szövegként formázott oszlopok mezői kiválogathatók a szűrőszimbólumra kattintva megjelenített menü Szövegszűrők almenüjének parancsaival. Kereshetjük egy megadott szöveggel való teljes egyezést, illetve annak kizárását (nem egyenlő), egy adott szöveggel kezdődést és végződést, egy adott szöveg tartalmazását bárhol a cellában, vagy annak kizárását (nem tartalmazza) és beállíthatunk egyéni szűrőt is. Valójában mindegyik parancs az AutoSzűrő beállítása párbeszédpanelt jeleníti meg, amelynek első listájában kiválaszthatjuk a többi feltételt is, a második mezőben pedig a feltétel másik oldalát adjuk meg, vagyis azt a szöveget, amelyet keresünk a cellákban. Az így beállított szűrők „erősebbek”, mint a jelölőnégyzetekkel beállítottak, ha ezt állítjuk be később, azonban „gyengébbek”, ha a jelölőnégyzetekkel válogatunk ki cellatartalmakat utóbb. Az összehasonlítás jobb oldalán álló szövegállandót (a keresett szöveget) a jobb oldali listába írjuk, vagy a lista lenyitásával a jelenlegi cellatartalmakból választjuk ki. Egyidejűleg két feltétel teljesülését is megkövetelhetjük. A két feltételt a panel És választókapcsolójával, illetve Vagy választókapcsolójával állítjuk be. Az És logikai Excel 2010 magyar nyelvű változat

664 Szűrt táblázatok feltétellel összekapcsolt szűrő mindkét részének egyszerre kell teljesülnie, míg a Vagy választókapcsolóval összekapcsolt feltételek közül legalább az egyiknek kell teljesülni.

Szűrő beállítása párbeszédpanelen A karakteres mezők tartalmának szűrésénél alkalmazhatjuk a ? és * helyettesítő karaktereket is. A ? a helyén álló egyetlen tetszőleges karaktert helyettesíti (például a „Taká?s” szűrőfeltétel egyaránt szűri a „Takáts” és a „Takács” szavakat). A * a helyén álló több tetszőleges karaktert helyettesíti (például a „*ság” szűrőfeltétel egyaránt szűri a „vadság” és az „újság” szavakat). A ?, *, ~ karaktereket a ~ helyettesítő karakter alkalmazásával keressük (például a „számlázva~?” karakterlánc a „számlázva~?” karaktersorozatot szűri).

Dátumszűrők Dátumtartalmú oszlopok esetén a szűrőszimbólumokra kattintva megjelenített lista Dátumszűrők almenüjéből kiadott parancsokkal a cellák dátumtartalmát hasonlítjuk össze egy megadott dátummal vagy a rendszerórából átvett dátummal. Így kereshetjük egy dátummal megegyező, előtti, utáni, két érték közötti, holnapi, mai, tegnapi, következő heti, e heti, előző heti, következő havi, e hónapi, előző hónapi, következő negyedévi, e negyedévi, utolsó negyedévi, következő évi, folyó évi, előző évi, évkezdettől, minden dátum adott időszakon belül adatokat. A szűrőfeltétel másik oldalán álló dátum megadását beírással vagy dátumválasztással végezhetjük. Ez utóbbi esetben kattintsunk Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

665

a mezőt követő vezérlőre és a lenyílóban határozzuk meg a dátumot (lásd a következő ábrát).

A dátum megadásához dátumválasztót is használhatunk

Számszűrők Számtartalmú oszlopok esetén a szűrőszimbólumokra kattintva megjelenített lista Számszűrők almenüjéből kiadott parancsokkal a cellák értékét hasonlítjuk össze egy megadott értékkel. Igazából ezeket az értékeket használhatjuk fel helyezettek és átlag alatti illetve átlag feletti cellatartalmak kikeresésére is.

Számérték alapján végzett összetett szűrés A beállító párbeszédpanel segítségével pontosítjuk a szűrőfeltételt. Például, ha a 400 és 600 ezer forint közötti bevételt eredményező Excel 2010 magyar nyelvű változat

666 Szűrt táblázatok filmeket akarjuk kiszűrni a fenti minta adataiból, akkor az ábrán látható módon adjuk meg az összetett szűrőfeltételt. A párbeszédpanel két mezőjében beállítható szűrőfeltétel egyidejű teljesítését határozzuk meg, ha az És rádiógombot kapcsoljuk be. A Vagy választókapcsolóval azt állítjuk be, hogy a szűrt rekordok adott mezői legalább az egyik, a párbeszédpanel két mezőjében beállított szűrőfeltételnek feleljenek meg. Az összehasonlító operátorokat (= egyenlő, > nagyobb, < kisebb, >= nagyobb vagy egyenlő, 500 (D12:D14 cella). Az Irányított szűrés párbeszédpanel Más helyre másolja választókapcsolóját nyomjuk be, ha a szűrés eredményét nem az eredeti helyen akarjuk megjeleníteni. Ekkor az eredmény helyét a Hova másolja mezőben adjuk meg. Ez lehet másik munkalapon is, ekkor a célterület hivatkozását a munkalap nevével kezdjük (ha nincs a hivatkozott munkalapnak neve, akkor a Munkan nevet adhatjuk A szűrő beállítása meg, ahol n a munkalap száma). A munkalapra írt feltételeket tartalmazó tartományt a Szűrőtartomány mezőben adjuk meg beírással vagy egeres kijelöléssel. Például a Munka2!$G$17 megadásával a szűrés eredményét a Munka2 munkalap G17 jelű cellájától kezdődően jelenítjük meg. A G17 jelű cella tehát az eredményterület bal felső sarka. A célterület tényleges mérete a szűrés során megtalált rekordoktól függ. Vigyázzunk arra, hogy a célterületen legyen elegendő helyünk a szűrés eredményének megjelenítésére, mert a program ezt a területet figyelmeztetés nélkül írja felül. Természetesen alkalmazható az a módszer is, amikor először helyben szűrjük a listát, ami után a Kezdőlap szalag Másolás parancsával a szűrés eredményét a vágólapra, majd onnan a Beillesztés paranccsal új munkalapra másoljuk. A célterületen található „értékes” cellák felülírását elkerülendő a célterületnek megadhatunk cellatartományt is. Ekkor a program addig másolja a szűrt rekordokat a célterületre, amíg azok elférnek. Ha Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

669

a kijelölt terület elfogyott, akkor a program rákérdez, hogy a fennmaradó rekordok számára szükséges sorokat beszúrja-e. A tartományban adjuk meg azokat az oszlopfeliratokat, amelyeket át akarunk másolni a szűrt rekordokból az új helyre. Erre akkor van szükség, ha nem akarjuk a teljes (szűrt) listát megjeleníteni az új helyen, hanem csak néhány, a vizsgálatunk szempontjából érdekes oszlopot. A szűrés megkezdése előtt érdemes az oszlopokat elnevezni és később e névre hivatkozni.

Feladat – Táblázat összetett szűrése A következő példában névvel hivatkozott területtel adjuk meg a táblázatot és a szűrőfeltételeket. Az alábbi ábrán látható, A1:E11 tartományba írt adatbázisból válogassuk ki az 1 és 5 hét vetítési idő közötti „A specialista” és az 500 nézőszám feletti „Vérvonal” című filmeket. Egyszerűség kedvéért a táblázatot nevezzük el „Film_adatbázis”-nak, az A13:D15 tartományba írt szűrőfeltételeket „Kritériumok”-nak. Ezt a Képletek/Név megadása paranccsal tegyük (vagy jelöljük ki a tartományt és a szerkesztőléc elején lévő név mezőbe írjuk a nevet)!

A feladat alapadatai: a teljes táblázat Fontos, hogy a Kritériumok tartományt ne alakítsuk át táblázattá, mert ebben az esetben az Excel automatikusan átnevezi a Vetítési Excel 2010 magyar nyelvű változat

670 Szűrt táblázatok idő oszlopnév második előfordulását Vetítési idő2-re, ami az egyediség szempontjából ugyan nagyon fontos, azonban a szűrőfeltételünket elrontja (itt ugyanis fontos, hogy egyszerre szűrhessünk két különböző szempont szerint). A szűrés eredménye a következő ábrán látható. Figyeljük meg azt is, hogy az 5. sor azonosítója felett és a 6. sor azonosítója alatt megjelenő vastagított szegély mutatja az elrejtett sorok helyét.

A szűrőtartomány beállítása és az eredmény A kiszámított kritériumnál a táblázat egy kijelölt mezőjében (oszlopában) álló értékeket hasonlítjuk össze egy listán kívüli értékkel. A kiszámított kritériumokat alkalmazhatjuk az összetett szűrőfeltételekkel együtt, de önállóan is. A kiszámított kritériumokat megadó képletnek logikai Igaz vagy Hamis értéket kell eredményeznie. Az eredménylistában csak az Igaz eredményt adó rekordok jelennek meg. A képletben szerepelni kell egy, a listában álló oszlopra vonatkozó relatív hivatkozásnak. Erre mutatunk példát következő ábrán. A példában kiszámítjuk az előző ábrán látható filmek átlagos heti nézőszámát, majd ezen átlagos nézőszám feletti nézőszámmal rendelkező filmeket szűrjük ki a listából. A kiszámított kritériumképlet A1 típusú relatív cellahivatkozásait a program a kiértékelendő oszlop összes cellájára vonatkoztatja. Ehhez a kiértékelendő oszlop első cellájára mutasson a relatív hivatkozás (lásd az ábrán az F17 cella tartalmát). A $A$1 típusú abszolút Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

671

hivatkozást akkor használjuk, ha olyan cellára hivatkozunk, amelynek helye nem változik meg.

A szűrőfeltétel most az F16:F17 tartomány

Ismétlődő rekordok kiszűrése A táblázatban ismétlődő sorokat az Irányított szűrés párbeszédpanel Csak az egyedi rekordok jelölőnégyzetének bekapcsolásával szűrjük ki. Ez a módszer a rekordok teljes egyezését vizsgálja, vagyis mezőről mezőre hasonlítja össze a rekordokat.

A jelölőnégyzetekkel adjuk meg a vizsgálandó oszlopokat A program egyik új lehetősége az Adatok szalag Adateszközök/ Ismétlődések eltávolítása parancsa, amelynél az is beállítható, Excel 2010 magyar nyelvű változat

672 Műveletek szűrt listákkal hogy mely oszlopok egyezése esetén szűrjük ki az ismétlődést. Tehát, ha egyedi kategóriákkal akarjuk a táblázatot megjeleníteni, akkor csak a kategória oszlop jelölőnégyzetét kapcsoljuk be. Ez a szolgáltatás valóban törli az ismétlődő adatokat, tehát érdemes az eredeti munkalap egy másolatán dolgoznunk. Például így törölhetjük egy névjegyzékből a visszatérő vásárlókat, ha csak egyetlen levelet akarunk küldeni minden egyes vevőnknek. Érdekesség még, hogy ezt a funkciót a program akkor is végrehajtja, és hatása csak az aktív táblázatban jelenik meg, ha egymás mellett több táblázat szerepel a munkalapon. Ezt a szűrésekhez nem tanácsoltuk.

Műveletek szűrt listákkal A szűréssel kiválasztjuk a teljes listának egy részét, hogy azon végezzünk műveleteket. Ha a szűrőszimbólumokkal vagy a Speciális paranccsal szűrő üzemmódot kapcsoltunk be (melyet az állapotsor és a kék sorazonosítók igazolnak vissza), akkor a kiadható parancsok a lista szűrt elemeire vonatkoznak. A szűrő üzemmódot az Adatok szalag Szűrők törlése parancsával vagy a Kezdőlap szalag Szerkesztés/Rendezés és szűrés/ Szűrők törlése parancsával, illetve az Adatok szalag Szűrő gombjával szüntetjük meg.

Szűrt lista módosítása A szűrő üzemmód alatt a cellák automatikus kitöltését csak a szűrt cellákon alkalmazhatjuk. Ha a szűrőt törölve megjelenítjük a teljes táblázatot, akkor láthatjuk, hogy a húzással másolt tartalom az elrejtett sorokban nem jelenik meg. Csak a látható, szűrt cellákba tudunk adatot bevinni. A program nem módosítja automatikusan a szűrt listát akkor sem, ha a bevitt érték alapján az adott sor már nem felel meg a korábban kiadott szűrőfeltételnek. Ehhez kell frissíteni a szűrőt például az Adatok szalag Újból alkalmaz parancsával. A Kezdőlap szalag parancsaival, illetve a Ctrl+1 billentyűkombinációval csak a látható, kiszűrt cellákat tudjuk formázni. Másolni is

Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

673

csak a látszó cellákat tudjuk. A szűrt listát tartalmazó munkalapon csak teljes sorok törölhetők, illetve szúrhatók be.

Szűrt lista nyomtatása A táblázat részhalmazaként megjelenített szűrt lista nyomtatásához a Fájl szalagfül Nyomtatás parancsát adjuk ki, illetve a Ctrl+P billentyűkombinációt nyomjuk meg. A parancs az automatikusan szűrt lista oszlopfejeiben megjelenő nyilakat nem nyomtatja ki.

Szűrt listából készített diagram Szűrt lista esetén diagramokat csak a látható cellákból készíthetünk. Jelöljük ki az ábrázolandó tartományt (nem összefüggő terület esetén a Ctrl billentyű nyomva tartása közben). Ezután adjuk ki a Beszúrás szalag valamelyik diagrambeépítő parancsát. A program a diagramot csatolja a munkalaphoz, így az automatikusan tükrözi a változásokat, többek között a szűrő üzemmód megszűntét is (lásd a következő ábrát).

Ugyanaz a diagrambeállítás különböző szűrőkkel Excel 2010 magyar nyelvű változat

674 Táblázat rendezése

Szűrt táblázat rendezése A szűrt lista rendezését a munkalap rendezéséhez hasonlóan az Adatok vagy a Kezdőlap szalag Rendezés és szűrés csoportjának, illetve nyomógomb-menüjének parancsaival, illetve a

Ren-

dezés – növekvő, valamint Rendezés – csökkenő ikonjaival oldjuk meg. A rendezés – a parancs kiadása – előtt jelöljük ki azt a cellát (mezőt), amely a rendezési szempontot adja. A rendezés csak a látszó sorokat érinti, az elrejtett sorok a helyükön maradnak. A rendezés paraméterezését lásd alább a táblázat rendezésénél

Táblázat rendezése A kijelölt oszlopok (mezők) tartalma alapján rendeztethetjük sorba a listák sorait. Korábban legfeljebb három szempont szerint rendezhettünk, most itt is bővültek a lehetőségek. A rendezés előtt jelöljük ki a táblázat legalább egy celláját, majd az Adatok szalag Rendezés parancsát alkalmazzuk. Ha nincs táblázat vagy nem a táblázatban álló cellát jelöltünk ki, akkor a program figyelmeztet. Az adatok kijelölése után adjuk meg a rendezési szempontot (kiválasztással), de alkalmazhatunk egyéni rendezési sorrendet is (lásd az ábrát).

A rendezés paraméterezése Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

675

A párbeszédpanel lehetőséget ad arra, hogy Az adatok fejlécet tartalmaznak jelölőnégyzettel jelezzük, táblázatunkban oszlopfeliratok vannak az első sorban. Ezeket a program nem veszi figyelembe a rendezés során, de módunkban áll ezek alapján kiválasztani a rendezési kulcsot. Ha a program a fejléceket automatikusan felismeri, akkor a jelölőnégyzet nem kapcsolható ki. Az elsődleges rendezési kulcsot a Rendezés listában állítjuk be. Amennyiben ez a rendezési szempont nem egyedi (az adott oszlopban több ilyen tartalmú cella is előfordul), úgy az Újabb szint gombra kattintva megjelenített Azután listában másodlagos, illetve az Azután listában harmadlagos stb. rendezési kulcsot adhatunk meg. A rendezés irányát a Sorrend listában vagy a Rendezés – növekvő, valamint Rendezés – csökkenő ikonokkal adjuk meg. A Beállítások nyomógombra kattintva további beállítási lehetőségeket (kis- és nagybetű megkülönböztetését és a rendezés irányának módosítását) biztosító párbeszédpanelt jeleníthetünk meg. A program alapértelmezés szerint figyelmen kívül hagyja, nem különbözteti meg a nagy- és kisbetűs írásmódot. Kapcsoljuk be a Kis- és nagybetű megkülönböztetése jelölőnégyzetet, ha azt akarjuk, hogy a program az azonos elemeket az írásmód figyelembevételével rendezze. Ezt a rendezési módot kimutatás tételeinek rendezésekor nem választhatjuk. Az aktuális cellától adjuk meg a rendezési irányt az Irány csoport rádiógombjaival. Az egyetlen sor szerinti rendezéshez a Balról jobbra, az egyetlen oszlop szerinti rendezéshez a Felülről lefelé választókapcsolót jelöljük ki. Eddig szinte minden megegyezett a korábbiakkal, bár az is nagy különbség, hogy most több rendezési kulcsot veheEgyéni rendezés tünk fel az Újabb szint nyomógomb segítségével. A rendezési szempontok sorrendje azonban a gombokkal módosítható. A másik nagy jelentőségű újítás, hogy a Rendezés alapja listában rendezési szempontonként beállíthatjuk,

Excel 2010 magyar nyelvű változat

676 Listaelemek összegzése hogy a cella értéke szolgáltassa a rendezési alapot, vagy a cella színe, betűszíne vagy a feltételes formázással kapott cellaikon.

Listaelemek összegzése A meghatározott módon az adatokat összesítő részösszeg-sorokat hagyományos módon (tehát nem az Excel 2010-zel) létrehozott táblázatok esetén az Adatok szalag Részösszeg parancsával egyszerűen, függvények alkalmazása (legalábbis a felhasználó nagyobb beavatkozása) nélkül illesztjük be a listába. A részösszegek beillesztésekor a program a számítást a megjelölt oszlopokra végzi, a lista aljára automatikusan beszúr egy végösszeg sort is. Ha a részösszegeket szűrt táblázatból képeztük, akkor a program azokat nem számolja ki automatikusan. A program a kijelölt oszlopba a táblázat minden megváltoztatásakor beszúr egy részösszeg sort, illetve a lista aljára egy Végösszeg sort. Az Excel 2010-zel létrehozott táblázatok esetén az alábbi műveletsor előtt alakítsuk át a táblázatot tartománnyá a Táblázateszközök – Tervezés szalag, illetve a helyi menü TáblázatÁtalakítás tartománnyá parancsával. Ekkor a szűrés megszűnik és a szűrő gombok is eltűnnek a listafejből. A listaelemek (illetve az Excel 2010 szóhasználatával tartományelemek) összegzésének előkészítésére rendeznünk kell a listát az összegzendő csoportok szerint (a kiinduló listát rendezve lásd a következő ábrán). A tartomány minden oszlopfejében (első sorában) feliratot kell szerepeltetnünk. Ezután kijelöljük a listát vagy annak legalább egy celláját (a lista kijelölését a program automatikusan végzi), majd kiadjuk az Adatok/Tagolás/Részösszeg parancsot (lásd az ábrát). A Részösszegek párbeszédpanel Csoportosítási alap listájában határozzuk meg azt a csoportot tartalmazó oszlopot, amelyből részösszegeket szeretnénk előállítani. Olyan oszlopot jelöljünk ki a lenyitó nyílra kattintás után, amelyet a lista rendezéséhez használtunk (ezt egyébként – ha lehetséges – a program felajánlja). Az Összegzendő oszlopok mezőben határozzuk meg azt az oszlopot (lehet egyidejűleg több is), amelyben a részösszeget, illetve az Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

677

alábbiak szerint megadott függvény eredményét meg szeretnénk jeleníteni.

A részösszeg-képzés paraméterezése  Részösszegek lecserélése: A kijelölt új részösszegekkel helyettesíti a lista összes, korábban kiértékelt részösszegét. Az aktuális részösszegek megtarthatók és új részösszegek szúrhatók be, ha töröljük ezt a beállítást.  Oldaltörés a csoportok között: Minden részösszeget képzett adatcsoport elé automatikusan oldaltörést szúr be.  Összeg az adatok alatt: Az Összegzendő oszlopok mezőben megadott oszlopok alatt összefoglaló sorokat és Végösszeg sort illeszt be. Töröljük a jelölőnégyzetet, ha ezeket a sorokat a részletadatok felett akarjuk megjeleníteni. A Melyik függvénnyel listában jelöljük ki azt a függvényt, amelyet a részösszegek számolásánál használjon a program. A program alapértelmezett beállítása szerint numerikus értékeknél az ÖSSZEG függvényt, szöveges értékek esetén a DARAB függvényt alkalmazza. A függvény kiszámított eredménye az Összegzendő oszlopok mezőben megadott oszlop alján jelenik meg. Az alkalmazható függExcel 2010 magyar nyelvű változat

678 Listaelemek összegzése vények és a részösszeg sorban visszaadott érték (természetesen az Összegzendő oszlopok mezőben megadott oszlopokra oszloponként számolva): Függvény ÖSSZEG DARAB ÁTLAG MAXIMUM MINIMUM SZORZAT SZÁMDARAB SZÓRÁS SZÓRÁSP VARIANCIA VARP

Az összegzett oszlop alján visszaadott érték A megadott oszlopokban található elemek összege. A megadott oszlopokban található nem üres értékek száma. A megadott oszlopokban található elemek átlaga. A megadott oszlopokban található legnagyobb numerikus érték. A megadott oszlopokban található legkisebb numerikus érték. Adott oszlopokban található összes numerikus érték szorzata. A részösszeg csoport számértéket tartalmazó rekordjainak száma. A részösszeg csoport mintán alapuló sokaság becsült szórása. A részösszeg csoport, mint a teljes sokaság szórása. A részösszeg csoport mintán alapuló sokaság varianciája. A részösszeg csoport, mint a teljes sokaság varianciája.

Az összes eltávolítása nyomógomb az aktuális listából az összes részösszeget, illetve az ily módon beszúrt függvény eredményét eltávolítja. A parancs ismételt alkalmazásával vagy az Összegzendő oszlopok mezőben több oszlop megadásával egyidejűleg ugyanabban a részösszeg-sorban jeleníthetünk meg több oszlopra vonatkozó részösszeget.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

679

A csoportosítási alap bezárható és kinyitható Az így összegzett tartomány ismét listává alakítható, amelyben megint megjelennek a szűrő gombjai (lásd az ábrát).

Az összegzés végrehajtása Az Excel 2010-ben a táblázathoz szintén adhatunk összegsort, azonban itt ezt külön, új művelettel támogatják. Az összegsor beszúrásához jobb egérgombbal kattintsunk a táblázatba, majd adjuk ki a helyi menü Táblázat Összegsor parancsát, vagy jelöljük be a Táblázateszközök – Tervezés szalag Összegsor jelölőnégyzetét, illetve nyomjuk meg a Ctrl+Shift+T billentyűkombinációt! A táblázat utolsó sorát követően megjelenő összesítő sor egyik cellájára kattintva megjelenített legördülő listából választjuk az összegző függvényt (lásd a következő ábrát). Az összegző függvények a korábbi AutoSzámolás funkciónak felelnek meg. Az összegzést a helyi menü Táblázat Összegsor elemével, vagy az Összegsor jelölőExcel 2010 magyar nyelvű változat

680 Listaelemek összegzése

négyzet törlésével, illetve a Ctrl+Shift+T billentyűkombináció megismétlésével kapcsolhatjuk ki. Ezek a műveletek az összes oszlopra megszüntetik az összegsort, ezért inkább összegzett oszloponként, a legördülő lista Nincs elemét alkalmazzuk, mert így a többi összesítés még használható marad. Csak akkor kapcsoljuk ki az összesítő sort, ha a végleges megszüntetés a szándékunk.

Az összesítő sorban többféle függvényt is választhatunk

Függvények alkalmazása részösszeg képzésnél Az automatikus részösszeg-képzéssel a táblázat (hagyományos módon képzett Excel tartomány) összes sorában szereplő értékeket Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

681

összegezzük. Szükség lehet olyan összegképzésre is, amellyel csak a megadott feltételeket teljesítő rekordok megfelelő celláiban található értékeket összegezzük. A rekordok kiválogatására, szűrésére munkalapfüggvényeket alkalmazunk. A függvényeket tartalmazó képleteket a munkalap tetszőleges cellájába írhatjuk. Az alkalmazható függvényeket az Excel 2010 függvényeiről szóló könyvünkben, az „Adatbázis és listakezelő függvények” fejezetben részletesen ismertettük. Ezeknek a függvényeknek három argumentuma van:  A listát tartalmazó munkalaptartomány az oszlopfeliratokat tartalmazó sorral együtt.  Az összegzendő oszlop címe.  A szűrőfeltételeket tartalmazó kritériumtartomány. Az adatbázis és listakezelő függvényeket a Képletek szalag Függvény beszúrása parancsával, illetve az ikonnal illesztjük be. Részösszeg függvényt szúr be a helyi menü Táblázat Összegsor parancsa, valamint az Adatok szalag Tagolás/Részösszeg parancsa is. Bármely módszert alkalmazzuk is a szűrt lista (tartomány), adatbázis oszlopainak összegzésére, az oszlop elemein műveletek végzésére a RÉSZÖSSZEG függvényt szúrjuk be a lista aljára. Az AutoSzum ikon is ezt a függvényt szúrja be és csak a látszó cellákat összegzi. Ugyanez egyszerűbben megoldható az Adatok menü Részösszegek parancsával (a függvények elnevezése ott azonban eltér az alábbiaktól). Erről bővebbet e fejezet elején olvashattunk. Ha minden sort megjelenítünk, vagy megváltoztatjuk a szűrőfeltételt, akkor a program az összeget újraszámolja. A RÉSZÖSSZEG függvény paraméterezése: RÉSZÖSSZEG (függv_szám; hiv), ahol függv_szám

1 és 11 közötti szám. A részösszeg képzésnél használt függvény: 1 ÁTLAG – a tartományban található numerikus értékek átlaga. 2 DARAB – a tartományban található numerikus cellák száma. 3 DARAB2 – a tartományban található nem üres Excel 2010 magyar nyelvű változat

682 Listaelemek összegzése

Hiv

cellák száma. 4 MAX – a tartományban található legnagyobb numerikus érték. 5 MIN – a tartományban található legkisebb numerikus érték. 6 SZORZAT – a tartományban található numerikus értékek szorzata. 7 SZÓRÁS – sokaság becsült szórása. 8 SZÓRÁSP – a teljes sokaság szórása. 9 SZUM – a tartományban található elemek összege. 10 VAR – mintán alapuló sokaság varianciája. 11 VARP – a teljes sokaság varianciája. Az a tartomány vagy hivatkozás, amelyre a részöszszeget ki kell számítani.

Például az =RÉSZÖSSZEG(9; G2:G111) a függvény a G2:G111 tartomány celláinak részösszegét a SZUM függvény alapján számolja. Ha a függv_szám paraméter értéke 1 és 11 közé esik, akkor a függvény számolásakor a program figyelembe veszi az elrejtett értékeket is (ellentétben a korábbiakkal). Az elrejtett értékeket figyelmen kívül hagyhatjuk, ha a függv_szám paraméter fenti értékeihez százat adunk, azaz ilyenkor a paraméter értéke 101 és 111 közé esik.

Részösszeg-csoport megjelenítése A lista részösszegei a tagolt csoportok alján vagy tetején jelennek meg az Összeg az adatok alatt kapcsoló állásától függően. A tagoló jelek a lista előtt jelennek meg. A szimbólumok jelölik a rész- és végösszeget képező csoportokat és a hozzájuk tartozó összegsorokat is (lásd a következő ábrát). A tagoló szimbólumokkal a csoportok megjelenítése ki- vagy bekapcsolható. Ennek segítségével jobban láthatjuk a lista szerkezetét. A megnyitott tagolt csoportok a tagolás alján álló – ikonra kattintással vagy a tagolás szintjét jelölő, az oszlopazonosítók előtt megExcel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

683

jelenő tagoló szimbólumokkal ( ) bezárhatók. Ez utóbbi szimbólumok jelölik a tagolás szintjét. Új szintet úgy tudunk képezni, hogy az újabb részösszeg képzés előtt (az eddig alkalmazott rendezési kulcsok után) újabb rendezési szempont szerint rendezzük a listát. Az új részösszeg képzésével az új tagolási szimbólum (4) is megjelenik. Így egymásba ágyazott részösszeg-csoportokat is képezhetünk. A tagolt szintek megjelenítésének szabályozásával könnyen formázhatjuk, nyomtathatjuk a csoportokat vagy képezhetünk elemeikből diagramokat. A tagolási szintek elrejtésével a tagolást jelölő – szimbólumok is megváltoznak +-ra. Az elrejtett csoportokat a + ikonra vagy sorszámozott tagoló-szimbólumokra ( sorszint szimbólumokra) kattintással jelenítjük meg.

A táblázat a tagolt szerkezettel és a 2. szint bezárásával Az ábrán elrejtettük a 3 részösszeg-csoportot. Mint látható, a listának ebben az állapotában a 2 jelű szint könnyen formázható. A teljes csoportot úgy jelenítjük meg ismét, hogy a 3 szimbólumra kattintunk. Az egyes részösszeg-csoportok az összegsor előtt látható + részleteket megmutató szimbólumra kattintással jeleníthetők meg. Az e módon elrejtett sorok hatással vannak a listától jobbra elhelyezett egyéb adatokra is (ilyenkor azok is eltűnnek). Ennek elkerülése érdekében a lista mellé ne írjunk fontos, állandóan megmutatni kívánt adatokat. Ha szűrt listában – a soroknak csak egy részhalma-

Excel 2010 magyar nyelvű változat

684 Listaelemek összegzése zán – képezünk részösszegeket, akkor a program csak a látható sorokat összegzi.

Műveletek részösszeg-csoportokkal A részösszegeket tartalmazó listákat rendezhetjük is. A rendezés módja megegyezik a részösszeg-csoportok nélküli lista rendezésével, melyet korábban leírtunk. Lényeges viszont, hogy a részösszegcsoportok rendezése esetén a rendezés előtt rejtsük el a részletadatokat tartalmazó sorokat a sorszint ( ) szimbólumokkal. A rejtett részletadat sorok mellett a program a rejtett sorokat a belőlük képzett részösszeg-sorokkal együtt rendezi. Az automatikus részösszegeket tartalmazó listákat a Kezdőlap/ Formázás táblázatként paranccsal alakítjuk az alapértelmezés szerinti formára. Ha szükséges, a rész- és végösszeg-sorok kiemelésére a Cellastílusok listából is választhatunk. Előfordulhat, hogy a formázás hatása nem jelenik meg. Ilyenkor keressünk egy olyan cellát a munkalapon, amelyet egyáltalán nem formáztunk. Ennek formátumát másoljuk a Kezdőlap szalag Formátum másolása ikonjával a táblázatra, ekkor előtűnik ismét a beállított forma. Ezt tegyük akkor is, ha a rendezés miatt „elromlik” a táblázat váltott soros formázása (vagyis a rendezés következtében a páros, vagy páratlan sorok kiemelt formázásai nem ebben a sorrendben jelennek meg). A részösszegeket tartalmazó listák nyomtatása előtt rejtsük el a Kezdőlap/Cellák/Formátum/Elrejtés és felfedésOszlopok elrejtése paranccsal azokat az oszlopokat, amelyeket nem akarunk kinyomtatni. Jelöljük be a Részösszegek párbeszédpanelen az Oldaltörés a csoportok között jelölőnégyzetet, ha azt akarjuk, hogy minden részösszeget képzett adatcsoport új oldalon kezdődjön. Kapcsoljuk be az Oldalbeállítás párbeszédpanel megfelelő paramétereit az Oldal párbeszédpanel-lapon, majd indítsuk el a nyomtatást. Az Oldalbeállítás párbeszédpanelt a Microsoft Office Excel 2010 – Megjelenítés, formázás kötetben az Oldalbeállítás és nyomtatás című részben ismertetjük. Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

685

Keresés a táblázatokban A táblázatokban a külső adatbázisokhoz hasonló módon, a Microsoft Query alkalmazásával, lekérdezést felépítve kereshetünk, ha az aktív cella nem táblázatban áll. A keresés végrehajtására az Adatok szalag Külső adatok átvétele/ Egyéb adatforrásból A Microsoft Query szolgáltatásból parancsát adjuk ki (a többi adatimportálási módszerrel – legalább részlegesen – később foglalkozunk). Másoljuk az összes olyan munkafüzetet egyetlen mappába, amelyek adataihoz egyidejűleg hozzá szeretnénk férni, és a Képletek szalag Név megadása Név megadása paranccsal adjunk nevet a munkalap azon tartományainak, amelyeket a Microsoft Query alkalmazásnak táblaként kell felismernie, majd mentsük el a munkafüzetet.

Kiválasztjuk a létező adatforrást, vagy újat hozunk létre A lekérdezéshez adjuk ki A Microsoft Query szolgáltatásból parancsát. Minthogy új lekérdezést készítünk, jelöljük be a Lekérdezések létrehozása/szerkesztése a Lekérdezés Varázslóval jelölőnégyzetet. Ez a párbeszédpanel jelentősen módosult a program 2003-as változatában a 2000-es változatához képest, a 2007-es változatban csak kisebb módosítás történt. Újabb elérhető adatbázistípusok (Access, dBase, Excel, FoxPro, Visual FoxPro, Paradox, Text) jelentek meg az Adatbázisok lapon és lehetővé vált az OLAP

Excel 2010 magyar nyelvű változat

686 Keresés a táblázatokban

kockák elérése is. Erre a lapra kerülnek a korábban használt konkrét adatbázisok, táblák is, hogy gyorsabban elérhessük azokat. A Beállítások nyomógomb megnyitja az adatforrások alapértelmezés szerinti elérési útját megjelenítő Adatforrás beállításai párbeszédpanelt. Adatforrásokat1 a számítógépen vagy a hálózaton is kereshetünk.

Megadjuk a megnyitáshoz szükséges adatokat Az új adatforrás listaelem kiválasztása, majd az OK nyomógombra kattintás után megjelenő adatkapcsolat varázsló párbeszédpaneljein

1

Adatforrás: Tárolt információhalmaz, amely a felhasználók által elérni kívánt adatbázist azonosítja és az adatbázishoz történő kapcsolat létrehozásához szükséges adatokat tartalmazza. Az adatforrás azonosító névvel rendelkezik, tartalmazhatja az adatbáziskiszolgáló nevét és helyét, az adatbázis-kapcsolat megvalósításához alkalmazott illesztőprogram nevét, és az adatbázis használatához bejelentkezéskor szükséges információkat. Az adatforrás kapcsolódhat relációs adatbázishoz (például MS Access és MS SQL server), On-Line Analytical Processing (OLAP) adatbázishoz (például MS SQL Server OLAP Services), szöveges adatbázishoz, valamint MS Excel munkalap listáihoz is. Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

687

adjuk meg a listára felvenni kívánt új adatforrás jellemzőit (lásd a fenti ábrát). Az OK gombra kattintást követő lépésben megjelenik a Lekérdezés Varázsló, melynek párbeszédpaneljén állítjuk össze a lekérdezésbe kerülő oszlopokat. Ehhez a Rendelkezésre álló táblák és oszlopok listából választjuk ki a megfelelő elemeket, amelyeket azután a > gombra kattintva veszünk fel a Lekérdezés oszlopai közé. A Beállítások gombbal adjuk meg, hogy mely táblajellemzők jelenjenek meg a bal oldali mezőben. A lekérdezésbe vont oszlopok sorrendje a párbeszédpanel jobb oldalán látható gombokkal módosítható.

A lekérdezés összeállítása A Tovább gombra kattintás után az átvett adatok kezdeti szűrését állítjuk be, vagyis meghatározzuk a lekérdezésbe kerülő rekordokat. Erre három, egymással És, illetve Vagy logikai kapcsolatban álló szűrőfeltételt adhatunk meg. Az első listából jelöljük ki a szűrendő mezőt, a második választólistából az összehasonlító műveleti operátort, a harmadik választólistából választjuk ki a mező egy konkrét előfordulását, amelyet minden megjelenített sornak (rekordnak) tartalmaznia kell. Ha nem akarunk kezdő szűrőfeltételt beállítani, akkor kiválasztások nélkül kattintsunk a Tovább gombra!

Excel 2010 magyar nyelvű változat

688 Keresés a táblázatokban

Megadjuk a kezdeti szűrőfeltételeket A következő párbeszédpanelen a szűrt, lekérdezett adatok rendezési szempontjait állítjuk be. Bár a párbeszédpanelen egyszerre csak három szempont látszik, még három rendezési kulcsot felvehetünk a jobb oldali gördítő sáv használatával.

Megadjuk a rendezési szempontokat A varázsló következő – utolsó – párbeszédpaneljén adjuk meg, hogy az adatokat megjelenítjük-e az Excel munkalapon, vagy a Microsoft Queryben szerkesztjük a lekérdezést. Beállításainkat a LeExcel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

689

kérdezés mentése gombbal .dqy lekérdezés fájlba menthetjük el. Tegyük ezt, ha a lekérdezést máskor is akarjuk használni, illetve később módosítani. Az eltárolt lekérdezéseket az Adatforrás kiválasztása párbeszédpanel Lekérdezések lapján nyithatjuk meg. Ha az adatokat rögtön az Excel munkalapon akarjuk megjeleníteni, akkor a következő, Adatimportálás párbeszédpanelen adjuk meg a lekérdezés helyét, illetve típusát. A lekérdezés eredménye ugyanis lehet táblázat, kimutatás vagy kimutatásdiagram.

Megadjuk a lekérdezés helyét, tulajdonságait és az eredmény A Tulajdonságok gombbal megjelenített párbeszédpanel Használat lapja szolgál a frissítési szabályok beállítására. Beállíthatjuk a frissítés rendszerességét, illetve hogy a frissítés mindenképpen megtörténjen a fájl megnyitásakor, valamint a folyamat a háttérben működjön (azaz a frissítés közben tovább dolgozhassunk a munkafüzetben). Itt adjuk meg a lekérdezés kiválasztását, használatát segítő emlékeztető leírást is. Excel 2010 magyar nyelvű változat

690 Keresés a táblázatokban

A Definíció párbeszédpanel-lapon exportálhatjuk az .odc kapcsolatfájlt, illetve ilyet megnyithatunk. A Lekérdezés szerkesztése gombbal ismét a Lekérdezés Varázsló korábban bemutatott párbeszédpaneljéhez térünk vissza, ahol módosíthatunk a lekérdezés mező, szűrő és rendezési tulajdonságain. A lapon szerkeszthető mezőben látszik a csatlakozási karakterlánc és a lekérdező SQL utasítás is. Ha már gyakorlottak vagyunk, ezeken is módosíthatunk egy új lekérdezés érdekében. Ez a párbeszédpanel megjeleníthető később az Adatok szalag Kapcsolatok parancsával előhozott párbeszédpanel Tulajdonságok gombjával is. Az OK gombra kattintást követően az Excel a lekérdezett adatokból a megadott helyen létrehozza az alapértelmezett beállításokkal formázott táblázatot. Mivel itt a szűrésre a korábban bemutatott számos lehetőségünket használhatjuk, ebből adódik, hogy a szűréssel korábban a Lekérdezés Varázsló párbeszédpaneljén felesleges bajlódnunk. Igazán összetett lekérdezésekhez viszont érdemes a Microsoft Queryt használnunk és a beállításokat a későbbi használat számára elmentenünk. A Microsoft Query programmal mentett .dqy kiterjesztésű fájlok tartalmazhatnak relációs adatbázisok, szövegfájlok vagy Excel listák adatain alapuló lekérdezéseket. Tetszőleges, akár a Lekérdezés Varázslóval, akár közvetlenül a Query programmal létrehozott lekérdezést menthetünk .dqy kiterjesztésű fájlba. A Query programban megnyitva ezeket, megnézhetjük az adatokat a lekérdezésben, sőt más adatokat is kikereshetünk.

Weblekérdezések Az Adatok szalag Külső adatok átvétele/Weblapról parancsával az Internetről kérdezhetünk le adatbázisokat. A paranccsal lehetővé válik egy weblap táblázataiban vagy formázott területein lévő szöveg vagy adatok kinyerése. A kinyert adatok nem tartalmaznak ábrákat (például .gif kiterjesztésű képeket), valamint a szkriptek tartalma sem szerepel bennük. A megfelelő weboldal megkeresésére használhatjuk az Új weblekérdezés párbeszédpanelt. A Cím mezőben megadott weblapot az Excel a párbeszédpanelbe tölti. Így adatokat kereshetünk Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

691

az intraneten, vagy az interneten. A felkeresett weblapon jellel jelennek meg az importálható táblák. Ha ilyen jelek fölé mozgatjuk az egérmutatót, akkor a jel zöldre változik, ha kattintással kiválasztjuk a táblát, akkor a jel jelenik meg. Az ismételt kattintás megszünteti a kiválasztást. Ezek az ikonok a nyomógombbal rejthetők el és jeleníthetők meg. A párbeszédpanel a pontosabb kiválasztás, jobb áttekinthetőség érdekében a széleinek húzásával átméretezhető.

A Cím mezőben megadott weblap a párbeszédpanelbe töltődik A Beállítások nyomógombbal jeleníthetjük meg az adatátvételt paraméterező párbeszédpanelt (lásd a következő ábrát). Ezen jelöljük be a Lekérdezésdefiníció mentése jelölőnégyzetet, hogy a lekérdezés egyszerűen módosítható legyen. A Háttérbeni frissítés engedélyezése jelölőnégyzet bejelölésével a megnyitott munkafüzetben a lekérdezés mindig frissítésre kerül, hacsak a forrás változik, egyébként beállíthatjuk, hogy ez a frissítés milyen rendszerességgel, vagy éppen csak a munkafüzet megnyitásakor történjen meg. Az Adatformátum és elrendezés csoportban a forrásformáExcel 2010 magyar nyelvű változat

692 Keresés a táblázatokban

tum átvételét jelenti, ha bejelöljük a Cellaformázás megőrzése jelölőnégyzet törlése. Ha az adatokat a formázott táblázatban, mindig egyforma módon szeretnénk megjeleníteni, akkor hagyjuk bejelölve ezt a négyzetet! Végül az Importálás nyomógombbal vesszük át a weblapon kijelölt adatokat az Excel munkalapra. Az átvétel előtt még bal felső cellájával meg kell adnunk a céltartományt, ahová az adatok kerülnek. Inkább az új munkalapra töltést tanácsos választanunk, mert a lekérdezés beillesztése nem vonható vissza, és mérete sem mindig ismert, így könnyen eltakarhatja a beillesztés helye alatti adatok egy részét, ami adatvesztést okozhat.

A weblap-importálás tulajdonságai A munkalapra beillesztett lekérdezés helyi menüjének Lekérdezés szerkesztése parancsával ismét a böngészőt jelenítjük meg, ahol módosíthatunk a kijelölésen (ha nem töröltük az adatkapcsolat tulajExcel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

693

donságai közt a Lekérdezésdefiníció mentése jelölőnégyzetet). A külső adattartomány neve megjelenik a beillesztési helyként megadott cellában. A helyi menüt erre kattintva is megjeleníthetjük. Az Új weblekérdezés vagy a Weblekérdezés módosítása párbeszédpanel Lekérdezés mentése nyomógombja a weblekérdezést .iqy weblekérdezés-fájlba menti. Ha a weblekérdezés állományát nem mentjük, a lekérdezés az Excel munkafüzet részeként kerül mentésre és csak a lekérdezést tartalmazó munkafüzetből indítható.

Adatimportálás Access-fájlból A Microsoft Office rendszer professzionális csomagjának része az Access relációs adatbázis-kezelő, így kézenfekvő, hogy ehhez az első helyen, az Adatok szalag Külső adatok átvétele/Accessfájlból parancsával érhetjük el a beolvasó funkciót. A parancs kiadása után adjuk meg azt az .mdb, .mde, .accdb, illetve .accde kiterjesztésű adatállományt, amelyhez csatlakozni szeretnénk. Új adatbázis kapcsolatot kialakíthatunk a párbeszédpanel Új adatforrás nyomógombjára kattintva is.

Access táblából átvett táblázat Excel 2010 magyar nyelvű változat

694 Keresés a táblázatokban

A fájl kiválasztása után, itt is az Adatimportálás párbeszédpanelen kell megadnunk az importált adatok megjelenési módját munkafüzetünkben, ami itt szintén táblázat, kimutatás vagy kimutatásdiagram lehet, valamint a beillesztett adatok helyét. A beillesztést követően ez a táblázat is felveszi az alapértelmezett táblázatformátumot. A táblázat megtartja az eredeti forrással a kapcsolatot, azaz onnan később is vehet át adatot mindaddig, amíg a Táblázateszközök – Tervezés szalag Külső táblában tárolt adatok/Szétkapcsolás parancsával a kapcsolatot meg nem szüntetjük. A szétkapcsolással a lekérdezésdefiníciót visszavonhatatlanul eltávolítjuk a munkalapról, viszont az egyszeri lekérdezés aktuális állapota, mint egy pillanatfelvétel a munkalapon megmarad. A létező adatlekérdező kapcsolatokat az Adatok szalag Kapcsolatok parancsával tekinthetjük át. Tulajdonságaikat is az így megjelenített panelről vagy a Táblázateszközök – Tervezés szalag Tulajdonságok gombjával megjelenített párbeszédpanel Kapcsolat tulajdonságai gombjával megjelenített panelen állíthatjuk be.

A kapcsolatok helye az alsó párbeszédpanel-részbe kattintva jön elő Ez így kissé bonyolultnak tűnik, azonban a fejlesztők itt is a praktikusság szempontját tartották szem előtt. Ugyanis a Kapcsolatok paranccsal az összes, munkafüzetünkben létező kapcsolatot tekinthetjük át, és egyenként kiválasztva állíthatjuk be tulajdonságaikat, a Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

695

Tulajdonságok gombbal megjelenített párbeszédpanelen pedig az aktív, csatolt táblázat általános tulajdonságai (lásd az alábbi ábrán) után állíthatjuk be a részletes tulajdonságokat (lásd a Kapcsolatok tulajdonságai című részben). Egy munkalapra több Access táblát is importálhatunk. Ha az adatforrás Access fájlban több tábla található, akkor a fájl kiválasztása után előbb az importálandó adattáblát választjuk ki, utána adjuk meg az adatimportálás típusát és a beszúrás helyét.

Táblát választunk az Access fájlból

Adatimportálás szövegfájlból Azokat a szövegfájlokat tudjuk problémamentesen adatként importálni, amelynek jól tagolt szerkezete van. Vagyis például minden rekord külön sorban, minden mező vesszővel, tabulátorral, vagy más célra nem használt egyéb karakterrel van elválasztva. A szöveg importálásához az Adatok szalag Külső adatok átvétele/Szövegből parancsát adjuk ki! Ezt követően kiválasztjuk a .prn, .txt, .csv kiterjesztésű szövegfájlt, majd megjelenik a Szövegbeolvasó Varázsló (lásd az ábrát). Excel 2010 magyar nyelvű változat

696 Keresés a táblázatokban

Az importált szövegfájl tartalma Az első lépésben a tagolást és a beolvasás kezdetét adjuk meg, vagyis, ha a bevezető sorok leíró információkat tartalmaznak (mint egyes számítógépes aktivitásokat naplózó log fájlok), akkor ez a felső rész kihagyható. Ehhez az első, megfelelően tagolt sort A beolvasás első sora mezőben adjuk meg. Ha a fájl nem tagolt, de szabályos, egyforma hosszúságú sorokból épül fel (például a mezőket szóközökkel egyforma szélességűre egészítették ki), akkor választhatjuk a Fix széles választókapcsolót. Ezt követően a feldarabolás helyét nekünk kell kijelölni.

Az első lépésben a tagolást és a beolvasás kezdetét adjuk meg Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

697

Tagolt szöveg esetében a program felismeri a tagolásra használt karaktereket, melyeket a következő párbeszédpanelen jelölőnégyzetekkel módosíthatjuk. Itt látszik, hogy az Egyéb választókapcsoló választása után tetszőleges, de másra nem használt karaktert is megadhatunk mezőhatároló jelként.

Az adathatárolókat egyénileg is megadhatjuk A varázsló harmadik párbeszédpanelén az importálandó oszlopok számformátumát állítjuk be. Ehhez a Megtekintés csoportban kattintással válasszuk ki a megfelelő mezőt! Utána adjuk meg az oszlop adattípusát. Dátum esetében az ÉHN formátum az alapértelmezett, vagyis az év.hó.nap beállítás. Ha az alapértelmezés szerinti formátumok nem tetszenek, saját formátumot is beállíthatunk az Irányított nyomógombra kattintva. Ez a saját formátum-beállítási lehetőség azonban igen szegényes, csak a tizedesjel és az ezreselválasztó állítható be (mint a Windows vezérlőpultjában). Ennél jóval több lehetőségünk van a Kezdőlap szalag Szám és Stílusok csoportjában. A Befejezés gombra kattintás után adjuk meg a beillesztés helyét! Excel 2010 magyar nyelvű változat

698 Keresés a táblázatokban Az így importált táblázat egyszerű tartományként kerül a munkalapra, tehát ha akarjuk, táblázattá alakíthatjuk. Ezzel azonban megszakad a kapcsolat az adatforrással. Ugyanakkor ez a művelet viszszavonható (ellentétben a Szétkapcsolás paranccsal). Ha tehát valamilyen különleges formátumra van szükségünk, akkor azt inkább egyedileg állítsuk be, a szűrő is bekapcsolható a Kezdőlap szalag Szerkesztés/Rendezés és szűrés  Szűrő parancsával.

Az importálandó oszlopok számformátumát állítjuk be Az így formázott és vágólapra másolt szövegfájlokat az Excel azonnal képes a munkalapba illeszteni, ha mégsem, vagy egyetlen cella tartalmát szeretnénk feldarabolni, akkor használjuk az Adatok/ Adateszközök/Szövegből oszlopok parancsot.

Adatimportálás adatkapcsolat varázslóval Az Adatok/Egyéb forrásból gomb menüjében találjuk még Az SQL kiszolgálóról parancsot, amellyel SQL Server táblából, Az Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

699

Analysis Services szolgáltatásból parancsot, amellyel az SQL Server Analysis Services kockából vehetünk át adatokat, valamint az XML-adatimportálásból parancsot, amellyel XML-fájlt nyithatunk meg. Mivel ezek egyelőre ritkábban fordulnak elő, nézzük az általánosabb Az Adatkapcsolat varázslóból parancsot, amellyel objektumalapú (OLEDB) kapcsolattal vehetünk át adatokat.

Kiválasztjuk az adatforrás típusát Az Excellel megnyithatunk OLE-DB adatforrás-illesztőprogramokhoz tartozó .rqy formátumú lekérdezés fájlokat is. A Query 2007 előtti verziói nem tudják kezelni a .dqy fájlt. Ilyen célra mentsük a lekérdezést .qry formátumban. Az ilyen .qry formátumú lekérdezés fájlokat az Excel programban akkor olvashatjuk, ha előbb a fájlt a Query programban .dqy formátumra alakítjuk át. Az Excel 2010 programban megnyithatunk a Weben lévő adatok visszakeresésére használható .iqy fájlokat is. A Csatlakozás nyomógombbal megjelenített párbeszédpanelen adjuk meg az adatforrást létrehozó programváltozat verziószámát és a felhasználandó munkafüzetet. Ez utóbbit a Munkafüzet választása gombra kattintás után végezzük el. Excel 2010 magyar nyelvű változat

700 Keresés a táblázatokban

A beállítási lehetőségek a Szolgáltató lapon választott adatbázisfajtától függnek. Egyes adatbázis típusoknál a Speciális párbeszédpanel-lapon választhatjuk a Kizárólagos, másoknál a csak Olvasásra megnyitást is. A Kapcsolat párbeszédpanel-lapon a bejelentkezéshez szükséges azonosító adatokat, felhasználónevet és jelszót rögzítjük. Egyes adatbázis típusokhoz használhatjuk az adatbázis tallózó megkeresését, de előfordul, hogy ez a lehetőség nem áll rendelkezésünkre. Ilyenkor az adatbázisnevet a mezőbe kell beírnunk. Az Adatbázis választása párbeszédpanelen a már létező adatforrások közül választhatjuk ki az adatforrást, amely a fenti feltételeknek megfelel. Windows XP esetén A Hálózat nyomógombra kattintás után hálózati meghajtókon is kereshetünk, Windows 7 esetén a hálózati meghajtókat a párbeszédpanel bal oldali eszköztallózó részében keressük meg.

A kiválasztott fájltípushoz tartozó adatbázist tallózva keressük meg Ezt követően itt is az importálandó táblát választjuk ki, majd elmentjük az adatkapcsolat-fájlt (.odc) a későbbi használat számára.

Frissítés és a kapcsolatok tulajdonságai Bár módosíthatunk az importált adatokon, azok a következő frissítéskor felveszik az adatforrás aktuális tartalmát. Így ezeket ténylegesen csak arra használjuk, amire szánták: mindig friss adatforrásExcel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

701

nak, amellyel műveleteket végezhetünk, de az átvett tartalmon ne módosítsunk. Ha ilyen céljaink lennének, akkor az importálás után szakítsuk meg a kapcsolatot. Az adatok frissítésére szolgál az Adatok szalag Az összes frissítése parancsa vagy a Ctrl+Alt+F5 billentyűkombináció. Ha egy importált táblában állunk, azaz az aktív cellát tartalmazza a táblázat, akkor Az összes frissítése/Frissítés paranccsal vagy az Alt+F5 billentyűkombinációval az aktív táblázatot frissíthetjük. Ha a manuális frissítés nem menne végbe, akkor a hibajelzés párbeszédpaneljét zárjuk be az OK billentyűvel, majd a szerkesztőléc név mezőjében válasszuk ki a megfelelő importált táblát. Ha weblekérdezést készítettünk, akkor a helyi menü Lekérdezés szerkesztése parancsát adjuk ki! Mint láttuk, az adatimportálással külső adatkapcsolatot hozunk létre, amelynek eredményei megjelennek a munkafüzetben vagy kapcsolatfájlban. Ha a műveletet biztonsági beállítások akadályoznák, akkor Az Excel beállításai párbeszédpanelről indítható Adatvédelmi központ segítségével engedélyezzük a kapcsolatot, vagy tegyük megbízható helyre a munkafüzetet. Az Adatok szalag Kapcsolatok parancsával megjelenített párbeszédpanelen a létrehozott kapcsolatokat frissíthetjük, módosíthatjuk és eltávolíthatjuk. A párbeszédpanel felső részén kiválasztott kapcsolat adatai megjelennek az alsó részben, ha A munkafüzetben használt kapcsolatok helye mezőbe kattintunk. Ekkor az adott kapcsolatról az alábbi ábra szerinti információk jelennek meg. A frissítéseket nemcsak a fentiek szerint, manuálisan indíthatjuk, hanem automatizálhatjuk is. Ezt a kapcsolat tulajdonságai közt állítjuk be. A Kapcsolat tulajdonságai párbeszédpanelen a Használat lapon adjuk meg a frissítési tulajdonságokat, a Definíció lapon exportálhatjuk az .odc kapcsolatfájlt, illetve ilyet megnyithatunk. A lapon szerkeszthetjük a csatlakozási karakterláncot és a lekérdező SQL utasítást is. Ha nem vagyunk járatosak a lekérdező nyelvben, akkor a Lekérdezés szerkesztése gombbal ismét a Lekérdezés Varázsló korábban bemutatott párbeszédpaneljéhez térünk vissza, ahol egyszerű beállításokkal módosíthatunk a lekérdezés mező, szűrő és rendezési tulajdonságain. Excel 2010 magyar nyelvű változat

702 Keresés a táblázatokban

A Frissítés gombból is indítható a kapcsolat frissítése

A lekérdezés kimutatásba töltése Az Adatimportálás párbeszédpanelen a Kimutatás választókapcsolóval adjuk meg, hogy a lekérdezés eredményéből az Excel egy kimutatást hozzon létre. Ekkor korábban azonnal a Kimutatás varázsló harmadik párbeszédpaneljére léptünk, ha találtunk a feltételnek megfelelő adatmezőket, akkor abból elkészíthettük a kimutatást. Most ezzel szemben a kimutatás üres helyfoglalása jelenik meg a beszúrási helyként megadott cellától kezdődően, illetve a munkaablak jobb oldalán előtűnik a Kimutatás mezőlista. Ha csak a jelölőnégyzetekbe kattintással választjuk ki a mezőket, akkor csupa sormezőt hozunk létre. A mezőlista és a területek megjelenésén a nyomógomb menüjében változtathatunk. A mezőket a Jelentésszűrő (oldalmező), Oszlopcímkék és Sorcímkék mezőbe húzva alakítjuk ki a kimutatás szerkezetét. Az összegzendő adatokat tartalmazó mezőket az Értékek területre húzzuk. Az öszszegző függvény természetesen most is beállítható, ráadásul hasonlóan, mint korábban. Nagy adatbázisok vagy OLAP kocka esetén célszerűbb bejelölni az Elrendezés frissítés elhalasztása jelölőnégyzetet, mert különExcel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

703

ben a kimutatás elrendezését a munkalapon történő áthúzással végezve az adatok letöltése várhatóan igen lassú lesz. A jelölőnégyzet törölt állapotában ugyanis a kimutatás módosítását azonnal követi a lekérdezés, míg bejelölve a módosítások után a Frissítés gombbal indítható a lekérdezés, ami így csak egyszer fut le

A jelentés mezőit kattintással és húzással rendezzük el A területekbe húzott mezők helyi menüjének Mezőbeállítások parancsával a kimutatásmezők összegző tulajdonságainak beállítására szolgáló panelt jeleníthetjük meg (lásd a Kimutatások című részben). Szintén e menü parancsaival, vagy húzással helyezhetők át a mezők az egyik területről a másikra, valamint állítható be sorrendjük. A kimutatások beállítására a helyi menü Kimutatás beállításai parancsát, vagy a Kimutatáseszközök – Beállítások szalag Beállítások parancsát adjuk ki, amelyet a szintén a Kimutatások című részben részletezünk.

Az MS Query kezelése A Lekérdezés Varázsló befejező lapján, ha az Adatok megtekintése/lekérdezés szerkesztése a Microsoft Queryben lehetőséget Excel 2010 magyar nyelvű változat

704 Az MS Query kezelése választottuk, megjelenik az MS Query 2007 alkalmazás, amelynek segítségével teljesen új, összetettebb lekérdezéseket is összeállíthatunk, azokat saját néven elmenthetjük, megtekinthetjük a táblákat. Ezekhez menü- és ikonparancsokat használhatunk fel. Az új Query programmal OLAP kockákat is feldolgozhatunk. Az .oqy kiterjesztésű fájlok a kiszolgálón vagy kapcsolat nélküli kockafájlban (.cub) lévő OLAP adatbázis adataival létesítenek kapcsolatot (ezeket az adatbázisokat nem lehet lekérdezésekkel vagy .dqy fájlokkal elérni, mert adataik nem rekordokban vagy táblákban helyezkednek el). Az .oqy kiterjesztésű fájl automatikusan létrejön, ha OLAP adatbázishoz vagy kockához a Query segítségével hozunk létre adatforrást. A Query OLAP kockát készítő Varázslója segítségével is menthetjük a kockafájlhoz kapcsolódó, vagy a lekérdezett adatokból létrehozott kockát definiáló .oqy fájlt. Ez meghatározza a kocka szerkezetét és tartalmazza a relációs adatbázishoz kapcsolódáshoz szükséges adatokat. Egy .oqy fájl megnyitása után a Query lefuttatja az OLAP kockát készítő Varázslót, így megváltoztathatjuk a kocka definícióját. Ha a Lekérdezés varázsló végén léptünk a Query programba, akkor a Query-ből – a Fájl/Adatok átadása Microsoft Office Excel alkalmazásnak paranccsal – kilépve az Adatimportálás párbeszédpanelen döntünk a lekérdezési eredmények megjelenési helyéről. A munkalapon egy Query-ből származó lekérdezés területére állva is betölthetjük a lekérdezés újrafeldolgozására, módosítására a Query programot, ha a Kapcsolat tulajdonságai párbeszédpanelen a Lekérdezés szerkesztése gombra kattintunk, majd a Lekérdezés Varázsló ismételt futtatásával megadunk néhány, a lekérdezés öszszeállításához szükséges adatot. A Query munkaablak eszköztára alatt jelennek meg a szűrt tábla2 oszlopazonosítói. Tábláink között szoros illesztéseket vagy laza illesztéseket hozhatunk létre. A szoros illesztés két tábla mezői közötti kapcsolat, amely csak azokat a rekordokat jelöli ki, amelyek 2

Tábla: Tetszőleges szempontból összetartozó, rendezett adatok halmaza. Az adatokat rekordokban (sorokban) tároljuk, amelyek mezőkből állnak. Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

705

értéke megegyezik az illesztett mezőkben. A mindkét mezőben azonos értékek esetén, a Query egyesíti az egyes táblákból a két egyező rekordot és az eredményhalmazban egy rekordként írja ki. Nem jelenik meg egyik rekord sem az eredményhalmazban, ha az egyik tábla egy rekordjának nincs megfelelő párja a másik táblában. Ezzel szemben a laza illesztésű táblák páratlan rekordjai is megjelennek az eredményhalmazban, de a rekord üres cellákat tartalmaz, ha a másik tábla nem tartalmaz megfelelő rekordot, így a laza illesztés olyan, két tábla mezői között lévő kapcsolat, amely kijelöli az összes rekordot az egyik táblából attól függetlenül, hogy van-e a másik táblában neki megfelelő rekord. Az oszlopazonosítókat egérrel húzhatjuk át a lejjebb található Feltételmező területére. Az * elem áthúzásával az összes mezőt a Feltételmezőnek adjuk át. Ha a feltételmező nem látszik, adjuk ki a Nézet menü Feltételek parancsát vagy kattintsunk a Feltételek megjelenítése ikonra!

A Microsoft Query ablaka A szűrőfeltételt a Feltételmező alatt állítjuk össze (lásd az ábrát, ahol „A specialista” című filmet, illetve az arra vonatkozó tárolt adatokat gyűjtjük ki). A program megkülönbözteti a kis- és a nagybetűket. A szűrőfeltétel azonnal érvényesül, ha az

Automatikus

Excel 2010 magyar nyelvű változat

706 Az MS Query kezelése lekérdezés gombot benyomtuk, ezt megfigyelhetjük a munkaablak alján látható szűrt táblarészleten. Ezt a részt a lekérdezés eredményhalmazának nevezzük. Ha nem automatikusan szűrünk, akkor a Lekérdezés végrehajtása gombbal szűrhetünk. A feltételmező kiürítésével, vagy a Feltételek menü Összes feltétel eltávolítása parancsával, az adattábla összes eleme ismét megjeleníthető. A megjelenített rekordok3 és azok mezői4 között mozoghatunk az állapotsor feletti ikonokkal: A kigyűjtött rekordok közül a legelsőre lép. A kigyűjtött rekordok közül az aktuálisat megelőzőre lép. Az aktuális rekordot a Rekord mező tartalma és a rekord előtti  jel mutatja. Az aktuális rekord számát mutatja. A rekordok számozása a szűrőfeltételeknek megfelelő rekordokat veszi figyelembe és a rendezési szempontok szerinti első ilyen rekordnak 1-es számot megfeleltetve indul. Ha e mezőbe beírunk egy számot és megnyomjuk az Enter billentyűt, akkor az adott sorszámú rekordra lépünk. A rekordok közti mozgásra használhatjuk a Rekord/Ugrás parancsot is. A kigyűjtött rekordok közül az aktuálisat követő rekordra lép. A kigyűjtött rekordok közül a legutolsóra lép. Új lekérdezést készít, megfelel a Fájl/Új lekérdezés parancsnak. A lekérdezés létrehozása a korábban bemutatott Adatforrás kiválasztása panellel indul. Megnyit egy (.dqy, .qry kiterjesztésű fájlban) eltárolt lekérdezést vagy .ogy formátumú OLAP kockát. Megfelel a Fájl/Lekérdezés megnyitása parancsnak. Elmenti a szerkesztett lekérdezést egy .dqy vagy .qry kiterjesztésű fájlba. Megfelel a Query Fájl/Lekérdezés mentése, illetve – ha 3

Rekord: Egy adott személyt, helyet, eseményt vagy tárgyat jellemző adatok összessége. A Query adattáblájában megjelenített egy eredményhalmazban a rekordoknak a sorok felelnek meg. 4 Mező: A táblában tárolt adatok kategóriái, például a vezetéknév vagy a rendelési összeg. A Query az adattáblájában a mezőket az oszlopok jelképezik. Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

707

még nem mentettünk – Mentés másként parancsának. Az első mentés alkalmával adjuk meg a lekérdezés-állomány nevét. A .qry kiterjesztésű állományba elmentett lekérdezések az Excelben az Adatok szalag Összes frissítése parancsával kattintással futtathatók. Kilép a Queryből, és bezárja a nyitott lekérdezésablakokat. Megfelel a Query Fájl/Adatok átadása a Microsoft Office Excel alkalmazásnak parancsának. Ha módosítottuk a lekérdezés elrendezését, és nem mentettük a lekérdezést, a MS Query figyelmeztet a változások mentésére. Ha az Igen nyomógombra kattintunk, de még nem adtunk nevet a lekérdezésnek, a Mentés másként párbeszédpanel jelenik meg, ahol nevet adhatunk a lekérdezésállománynak. A következő ábra szerinti lekérdezés ablakban megjeleníti a megfelelő SQL SELECT utasítást, amelyet megtekinthetünk vagy szerkeszthetünk. Az adatforrás által támogatott SQL (Structured Query Language) programozási nyelv szintaxisáról az adatbázis adminisztrátorától vagy az SQL dokumentációból tudhatunk meg részleteket. Az SQL nyelv az adatok visszakeresésére használható. Lekérdezés létrehozásakor a Query e nyelv segítségével építi fel a szűrőfeltételt tartalmazó SQL SELECT utasítást.

Az összeállított SQL utasítás szerkeszthető… Az SQL utasítások végrehajtására, elmentésére és az elmentett SQL utasítások betöltésére szolgál a Fájl menü SQL utasítás végrehajtása parancsa (lásd a következő ábrát). Az ilyen utasításokat .qrt kiterjesztésű állományokban tároljuk. Excel 2010 magyar nyelvű változat

708 Az MS Query kezelése

…és elmenthető, a mentett utasítás betölthető Kapcsoló, amely megjeleníti vagy elrejti a Táblák-ablaktáblát. Megfelel a Query Nézet/Táblák parancsának. Kapcsoló, amely megjeleníti vagy elrejti a Feltétel-ablaktáblát. Megfelel a Query Nézet/Feltételek parancsának. A lekérdezés létrehozásakor csak akkor jelenik meg automatikusan a Feltételablaktábla, ha a Lekérdezés Varázslóban már megadtunk feltételt, vagy ha a Feltételek menü Feltétel hozzáadása parancsát választva, illetve a meg.

Feltétel hozzáadása gombbal feltételeket adunk

A Táblák-ablaktáblát bővíti, megfelel a Tábla/Tábla hozzáadása parancsnak. Megjeleníti a Tábla hozzáadása párbeszédpanelt. Ezen egy vagy több táblát adhatunk a Táblák-ablaktáblához. A Táblák-ablaktáblát a Nézet/Táblák parancsával vagy az ikonnal meg kell jeleníteni a tábla mezőlistájának megtekintéséhez. Ha a hozzáadott táblát nem látjuk, a Táblák-ablaktábla megjelenítéséhez kattintsunk a Tábla hozzáadása ikonra. Sajnos a párbeszédpanel Munkafüzet mezőjében nem látszanak a hosszabb elérési úttal rendelkező állományok, így ezek megfelelő kiválasztása legalábbis Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

709

kétséges. Ez csak úgy kerülhető el, ha a táblákat tartalmazó fájlokat a könyvtárhierarchia felső részén helyezzük el.

Új táblát veszünk fel Egyébként az Excelben a szerkesztőléc elején található név mezőben elnevezett tartományok is önálló táblaként jelennek meg ezen a párbeszédpanelen, azaz egyetlen munkalapon is több tábla lehet. Ugyanakkor a lekérdezés frissítésekor az újabb adatok csak akkor jelennek meg, ha azok az elnevezett tartományba kerülnek. A Tábla hozzáadása párbeszédpanel Egyebek gombjára kattintás után a Táblajellemzők panelen adhatjuk meg, hogy mely táblák jelenjenek meg a Tábla hozzáadása párbeszédpanelen és a Lekérdezés varázsló – Oszlopok kiválasztása párbeszédpanelen található listán.

A megjelenítendők… Az aktív cella tartalmának megfelelő feltételt ad meg. Így csak azok a rekordok jelennek meg, amelyek ugyanazt az értéket tartalExcel 2010 magyar nyelvű változat

710 Az MS Query kezelése mazzák, mint az aktív cella. A Feltétel-ablaktáblában található feltételt eszerint a lekérdezés eredményhalmazában kijelölt cella értéke alapján állítjuk be. A mezőben tárolt adattípustól függően minden egyes kattintásra más értékeket (minimum, maximum, átlag, darab) számít. Ugyanezt a Rekord menü Oszlop szerkesztése parancsával megjelenített párbeszédpanelen is beállíthatjuk (lásd az ábrát).

Beállítjuk az oszlopműveletet A kijelölt mező alapján növekvő sorrendbe rendezi a kijelzett (a szűrőfeltételnek megfelelő) rekordokat. Szöveges mezőket a-tól zig, számokat 0-tól 9-ig, dátumokat a legkorábbi dátumtól kezdve a legkésőbbi dátumig rendez. Több mező alapján történő rendezéshez jelöljük ki a következő mezőt, és a Ctrl billentyű lenyomva tartása mellett minden további rendezés esetén kattintsunk a sorba rendezés ikonra. A kijelölt mező szerint csökkenő sorrendbe rendezi a kijelzett rekordokat. Szöveges mezőket z-től a-ig, számokat 9-től 0-ig, dátumokat a legkésőbbi dátumtól kezdve a legkorábbi dátumig rendez. Több mező alapján történő rendezéshez jelöljük ki a következő mezőt, és a Ctrl billentyű lenyomva tartása mellett minden további rendezés esetén kattintsunk a sorba rendezés ikonra. A Rekord menü Rendezés parancsával több rendezési kulcsot is megadhatunk (lásd az ábrát). A rendezési kulcsokat az Oszlop listából választjuk ki, és a Hozzáadás nyomógombbal adjuk a Rendezések listához. Kulcsonként más-más rendezési irányt állíthatunk be. A Rendezések listán kiválasztott rendezési szempontokat az Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

711

Eltávolítás nyomógombbal törölhetjük. Három vagy több kulcsnál a listában gördítő sáv is megjelenik.

Több kulccsal rendezhetünk Végrehajtja a lekérdezést, majd az eredményhalmazt megjeleníti az Adat-ablaktáblában. Megfelel a Rekord/Lekérdezés végrehajtása parancsnak. Ha az ikonnal automatikus lekérdezést kapcsoltunk be, akkor a Query mező hozzáadásakor, feltétel megadásakor vagy a lekérdezés elrendezésének megváltoztatásakor mindig futtatja a lekérdezést. Automatikus lekérdezés nélkül ezzel az ikonnal futtathatjuk a lekérdezést. Be-, illetve kikapcsolja az Automatikus lekérdezést. Ezzel egyenértékű a Rekord menü Automatikus lekérdezés parancsa. Bekapcsolva (lenyomott állapotában) a lekérdezés minden módosítás alkalmával, például mezők hozzáadásakor vagy a rekordokra vonatkozó új feltételek megadása után automatikusan lefut. Ez az alapértelmezett állapot. Megjeleníti a súgót, megfelel a Súgó/Microsoft Query Súgó parancsnak, illetve az F1 gyorsgombnak

Mentett lekérdezések futtatása Az Adatok szalag Külső adatok átvétele/Meglévő kapcsolatok paranccsal megjelenített párbeszédpanel Tallózás gombjával nyitExcel 2010 magyar nyelvű változat

712 Paraméteres lekérdezések hatunk meg és futtathatunk egy előzőleg mentett Weblekérdezést (*.iqy) vagy akár .dqy vagy .qry lekérdezéseket. Érdemes megtekinteni a mintaként kapott, és a C:\Users\ felhasználó\ AppData\ Roaming\ Microsoft\ Queries mappában található lekérdezéseket is (lásd az ábrát).

Elmentett lekérdezések betöltése Ha nincs Internet elérésünk, akkor az eredménytartomány kezdő cellájában hibaüzenetet kapunk. A weblekérdezések szövegfájlok, amelyek lehetővé teszik, hogy a számolótáblák segítségével közvetlenül érjünk el élő adatokat az Internet vagy az intranet webes jelentéskészítő csomagjaiból.

Paraméteres lekérdezések A paraméteres lekérdezés futtatáskor kéri be az eredményhalmaz rekordjainak kiválasztásához feltételként figyelembe veendő értékeExcel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

713

ket, így ugyanazzal a lekérdezéssel különböző eredményhalmazt kaphatunk eredményül. A paramétereket bekérő szöveget igény szerint adhatjuk. Ezt jeleníti meg az MS Query a lekérdezés futtatásakor. Ha például a filmekre vonatkozó mintában a kategória szerinti szűrést alkalmaznánk, akkor létrehozhatunk egy olyan paraméteres lekérdezést, amely előtt megjeleníthetjük a következő bekérő szöveget: „Adja meg a kategória számát”. Ezzel beállíthatjuk a megfelelő szűrőfeltételt.

Feladat – Paraméteres lekérdezés készítése Készítsünk egy lekérdezést, amely a filmes példában szereplő adattáblát kategória szerint kérdezi le. 1. Hozzuk létre az adattáblát, jelöljük ki az A1:E11 tartományt. A Képletek szalag Név megadása parancsával adjunk nevet a táblának, majd mentsük el! 2. Készítsünk egy új munkafüzetet! 3. Készítsünk egy új lekérdezést az Adatok/Külső adatok átvétele/Egyéb adatforrásból  A Microsoft Query szolgáltatásból paranccsal. Az eredményeket egyelőre ne küldjük vissza az Excelbe. Ha már eltárolt lekérdezést akarunk módosítani, akkor a Kapcsolat tulajdonságai párbeszédpanel Definíció lapján kattintsunk a Lekérdezés szerkesztése nyomógombra, vagy adjuk ki a lekérdezés helyi menüjének Táblázat/Lekérdezés szerkesztése parancsát! 4. A Query Automatikus lekérdezés ikonját engedjük fel (kapcsoljuk ki a Rekord/Automatikus lekérdezés kapcsolót). 5. Nyomjuk be a Feltételek megjelenítése kapcsoló ikont (kapcsoljuk be a Nézet menü Feltételek kapcsolóját) 6. A Feltételmező első sorában kattintsunk az első cellára, majd kattintsunk a cellában levő nyílra, és a listából válasszuk ki a Kategória mezőt. Ezt használjuk paraméterként. 7. Kattintsunk a Feltételmező alatti cellára az Érték sorban. Írjuk be: [Adja meg a kategória számát] (nyitó és záró szögletes záróExcel 2010 magyar nyelvű változat

714 Paraméteres lekérdezések jel között a bekérő szöveget). A bekérő szöveg nem egyezhet meg a mező nevével. 8. Nyomjuk meg az Enter billentyűt. 9. A lekérdezést a Queryben a nal futtathatjuk (lásd az ábrát).

Lekérdezés végrehajtása ikon-

Paraméterbekérés a Queryben 10. Küldjük vissza az eredményhalmazt az Excelbe. Kattintsunk az Adat visszaküldése az Excelbe ikonra vagy adjuk ki a Fájl menü Adatok átadása a Microsoft Office Excel alkalmazásnak parancsát. Ekkor meg kell adnunk az Excelben futtatható lekérdezés számára a paraméter kezdő értékét. 11. Az Excelbe visszatérve vagy az Excel munkatáblán dolgozva a lekérdezés frissítésekor (ha megnyomjuk a kurzorral a lekérdezés eredményterületén állva az Adatok szalag Az összes frissítése ikonját vagy megnyomjuk az Alt+F5 billentyűkombinációt) az alábbi ábra szerinti párbeszédpanel jelenik meg. A lekérdezésre a választ cellahivatkozással is megadhatjuk.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

715

Paraméterbekérés a munkalapon Jelöljük be az Ez az érték/hivatkozás legyen a frissítéskor is jelölőnégyzetet, ha a külső adattartomány frissítésekor a paraméter lekérdezésének eredményeként a most megadott értéket vagy cellahivatkozást szeretnénk használni. Ez a párbeszédpanel ezután már nem jelenik meg. A lekérdezés paramétere jellemzőinek beállítását az alábbiak szerint végezhetjük: A helyi menü Táblázat/Paraméterek parancsával a Query alkalmazása nélkül beállíthatjuk a paraméteres lekérdezés jellemzőit.

A paraméterek beállítása A beállítandó paramétert a paraméternév listán választjuk ki. Ha a Bekéri az értéket az alábbi üzenettel választókapcsolót állítjuk be, akkor az ábra szerinti párbeszédpanel ismét megjelenik a lekérdezés frissítésekor. A választókapcsoló utáni mezőben új paraméterbekérő szöveget adhatunk meg. A Használja az alábbi értéket váExcel 2010 magyar nyelvű változat

716 Paraméteres lekérdezések

lasztókapcsolóval egy meghatározott állandótól, illetve a Vegye az értéket az alábbi cellából választókapcsolóval egy cellahivatkozásból vehetünk át értéket a paraméter számára. Ezt a választókapcsolót bejelölve használhatjuk a jelölőnégyzetet is, melynek kiválasztott állapotában az Excel automatikusan frissíti a külső adattartományt, valahányszor a Vegye az értéket az alábbi cellából mezőben megadott cella értéke megváltozik.

Együttműködés a Windows SharePoint Services programmal A táblázat a Táblázateszközök – Tervezés szalag Exportálás  Táblázat exportálása SharePoint-listába parancsával egy SharePoint-webhelyen közzétehető, ha ehhez a kiszolgálón megfelelő jogosultsággal rendelkeznünk. A Cím mezőben adjuk meg a Microsoft Windows SharePoint Services kiszolgáló URL-címét, a Hivatkozás az új SharePoint listához négyzet bejelölésével az Excelből frissíthető hivatkozást hozhatunk létre a SharePoint listához.

Az exportálás paraméterezése A Windows SharePoint Services programmal történő problémamentes együttműködésnek köszönhetően az Excel megosztott listáiban tárolt információn többen is dolgozhatnak. A SharePoint-webhelyhez csatolt Excel-listán végrehajtott módosítások a lista szinkronizálásakor megjelennek a SharePoint webhelyen is. Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

717

Az Excel programmal meglévő Windows SharePoint Services listákat is szerkeszthetünk. A listát módosíthatjuk akár kapcsolat nélküli állapotban is, majd a Táblázateszközök – Tervezés szalag Külső táblában tárolt adatok/Frissítés parancsával, illetve a testre szabással felvehető Lista szinkronizálása ikonnal frissíthetjük a SharePoint-listát. A SharePoint-listával is megszüntethető a kapcsolat. Ehhez szintén a Tervezés szalag Szétkapcsolás parancsát használjuk.

Kimutatások A táblázatok (listák), adattartományok vagy táblák adatait összesítjük és elemezzük a kimutatásokkal. Ezek párbeszédes munkalaptáblák, amelyben az adatok átrendezhetők, átszervezhetők és elemezhetők. Az alapadatok származhatnak Excel listából vagy adatbázisból, külső adatbázis kezelőből, több tartomány összevonásából. Külső adatokból csak a Microsoft Query és a megfelelő nyílt adatbázis összekapcsoló kezelőprogramok telepítése után tudunk kimutatást készíteni. Az elkészült kimutatás adatait szerkeszthetjük, átszervezhetjük, ha a mezőket töröljük, vagy egérrel áthelyezzük. A kimutatások részösszegeket is tartalmazhatnak, ha ezek kiindulási adatai módosulnak, akkor a kimutatás adatai is felfrissülnek. A kimutatásba utólag is beilleszthetünk részösszegeket, megváltoztathatjuk egy mező összegző függvényét. Szükség esetén a kimutatásban irányított számolást is kiválaszthatunk. A kimutatások tetszőleges munkalapon létrehozhatók. A kimutatás számára új munkalapot a Beszúrás szalag Kimutatás parancsával végzett kimutatás létrehozásakor megjelenő párbeszédpanel segítségével illesztünk a munkafüzetbe. Az alapadatokat tartalmazó táblázat vagy tábla kijelölt mezőnevei (oszlopfejei) segítségével rendezzük a kimutatás adatait. A kimutatásban összegző függvények (például összeg, szórás, átlag) segítségével összegezzük az alapadatokat tartalmazó lista vagy tábla kijelölt oszlopainak értékeit. A kimutatások fontos részleteit kiemelhetjük, a kevésbé fontosakat elrejthetjük. A kimutatásban szereplő adatokból készített diagram a részletadatok változását, a tábla átrendezését, a sorok elrejExcel 2010 magyar nyelvű változat

718 Kimutatások tését és felfedését automatikusan követik. Az alapadatokat tartalmazó lista vagy tábla mezőiből szükség szerint használunk fel mezőket a kimutatás számára. A kiindulási lista oszlopfej adataiból lesznek a kimutatás sor- és oszlopfeliratai, melyek a kimutatás tételeiből képzett alcsoportok előtt állnak. A feliratok adják a kimutatás sor, oszlop és oldal mezőjét, az összegzendő adatok az adat mezőt alkotják. Az adat mező tartalmazhat szöveges adatokat is. A kimutatás szerkezetét a mezők és tételek csoportosítása alkotja.

A filmek táblázata kimutatásban feldolgozva A kimutatást lehetőleg ne azon a munkalapon hozzuk létre, amelyen a forrástartomány, táblázat vagy más fontos táblázat szerepel, mert a kimutatás ilyenre nem fedhet rá (ez – bár esetleg a létrehozáskor nem – azonban később, a mezők áthelyezésekor is előfordulhat). A mezők a kiindulási lista meghatározott adatcsoportjai. A következő ábrán szereplő listában mező a Film, a Kategória, a Vetítési idő, a Nézőszám, a Bevétel és az Átlagos nézőszám. Ez utóbbi a Nézőszám/Vetítési idő képlettel számított érték. A tételek a mezőn Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

719

belüli alcsoportokat jelölik. Az ábra szerinti példában a Kategória mező tételei (1, 2, 3) a kimutatás jelentésszűrőjét képezik, A kiindulási lista tételei alkotják a kimutatás sor és oszlopfeliratait, melyek csoportokat, alcsoportokat jelölnek (például az 1 kategóriájú filmek csoportját). A jelentésbe pillanatnyilag nem vettük fel az Átlagos nézőszám mezőt, amelyet a Kimutatás mezőlista mezők szakaszában a jelölőnégyzet törlésével oldottunk meg. Korábban a kimutatást varázslóval hoztuk létre (a Kimutatás és kimutatásdiagram varázsló most is elérhető Az Excel beállításai párbeszédpanel Gyorselérési eszköztár kategóriájában, így aki ragaszkodik hozzá előveheti a megszokott módszereket). Az új Kimutatás mezőlista azonban több lehetőséget biztosít és kényelmesebben kezelhető. A kimutatás létrehozásakor ez a munkaablak azonnal megjelenik. Alaphelyzetben a felső részén jelenik meg a mezők szakasz, ahonnan a megjelenítendő mezőket választjuk, alatta a területek szakaszok, ahol a kiválasztott mezőket helyezzük el és tulajdonságaikat állítjuk be. Ez a munkaablak-elrendezés igény szerint módosítható a nyomógomb menüjéből. Az adatok összesítésének rendjét a kimutatás mezői és tételei szabják meg. A kiindulási lista kiválogatott adatai az adatterületre kerülnek. A program az adatterület numerikus adatait az ÖSSZEG függvénnyel összegzi, míg a szöveges adatok összeszámolására a DARAB függvényt alkalmazza. Ez utóbbi esetben tehát a kiindulási adatok számát kapjuk eredményül. Ha a számítást más függvénnyel akarjuk elvégezni, akkor a Kimutatás eszköztár Kimutatáseszközök – Beállítások szalag Aktív mező/Mezőbeállítások parancsát, vagy az Értékek területen kiválasztott mező menüjének Értékmezőbeállítások parancsát alkalmazzuk. Ez csak akkor adható ki, ha a megfelelő, módosítandó cellára, mezőre lépünk.

Kimutatások létrehozása Bár fentebb jeleztük, hogy a Kimutatás és kimutatásdiagram varázsló most is elérhető, azonban hamarosan meglátjuk, hogy a varázsló is csak bevezeti az új módszert.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

720 Kimutatások Ha a kimutatás varázslóval hozunk létre kimutatást, akkor a varázslót előbb vegyük fel a gyorselérési eszköztárba, majd kattintsunk a kimutatás forrástartományába, utána a Kimutatás és kimutatásdiagram varázsló ikonra! A varázsló első párbeszédpaneljén választjuk ki az adatforrást, mely lehet Excel táblázat, külső adatforrás, több táblázat (ha összesíteni szeretnénk egy egységes kimutatásban), vagy akár egy korábban létrehozott másik kimutatás vagy kimutatásdiagram. Ezen a panelen választjuk ki azt is, hogy kimutatást vagy hozzá kapcsolt diagramot is szeretnénk létrehozni. A kimutatásdiagram hasonló vezérlőelemekkel rendelkezik, mint a kimutatás, amelyekkel szabályozhatjuk a megjelenítendő tartalmat. Ha a kimutatásdiagrammal együtt létrehozott kimutatáson módosítunk (például szűrünk vagy átrendezzük a mezőket), akkor annak hatása megjelenik a kimutatásdiagramban is.

Az első párbeszédpanelen adatforrást és típust választunk Ez a varázsló a többi varázslóhoz hasonló módon kezelhető párbeszédpanel-csoport, amely lépésről lépésre végigvezet az elemezni kívánt adatok helyének meghatározásán, a céltartomány elhelyezésén. A sor- és oszlopfeliratok felhasználásával a kimutatás elrende-

Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

721

zésének meghatározását, az adatok megjelenítését azonban már az új módszer szerint végezzük. A Mégse gomb befejezi a Kimutatás varázsló használatát a kimutatás elkészítése nélkül. A a következő varázsló párbeszédpanelre lép. A Befejezés nyomógombra kattintással a Kimutatás varázsló adott helyzetében (a kimutatás eddig meghatározott állapotában) elkészítjük a kimutatást.

Kimutatás készítése Excel lista alapján Ehhez a Kimutatás varázsló első párbeszédpaneljén a Microsoft Office Excel lista vagy adatbázis választókapcsolót jelöljük be. Az ilyen lista vagy munkalaptartomány az oszlopfeliratokat is magába foglalja, mert a mezőnevek a lista első sorában lévő adatokból készülnek. A kimutatás a lista összes adatát tartalmazza, de figyelmen kívül hagyja a Szűrő paranccsal megadott szűrőfeltételeket. A végösszegeket és részösszegeket tartalmazó listáknál megakadályozhatjuk, hogy a listából törlésük után szerepeljenek a kimutatásban. A Kimutatás varázsló második párbeszédpanel-lapján adjuk meg a kiindulási adatok helyét. A Tallózás nyomógombra kattintás után külső adatbázisból, illetve munkafüzetből származó adatokat is megadhatunk. A Tartomány mezőbe írjuk, vagy kijelöléssel adjuk meg a kimutatásban felhasználandó munkalaptartományt. Ha aktív táblázatcellából indultunk, akkor az aktív cellatartomány megjelenik a párbeszédpanelen,

Ha aktív táblázatcellából indultunk ki, akkor a tartomány megjelenik Ha kimutatásunk egy korábban már kimutatás céljára felhasznált tartományra hivatkozik, akkor az Excel javaslatot tesz a memóriafelhasználás csökkentése végett a korábbi tartomány ismételt felhasználására (lásd az ábrát). Excel 2010 magyar nyelvű változat

722 Kimutatások

Ugyanarról a tartományról készült korábbi kimutatás felhasználható Ha az Igen nyomógombot nyomjuk meg, akkor a következő párbeszédpanelen kell kiválasztanunk a felhasználható kimutatást (lásd az ábrát).

A forrásként felhasználható kimutatások Az utolsó lépésben elhelyezzük a kimutatást, vagyis megadjuk helyét egy létező munkalapon vagy új munkalapot hozunk létre a számára. A korábbi változatban „éltek” az Elrendezés és Egyebek gombok is, amelyekkel a kimutatás beállítását végeztük, most azonban, mint jeleztük ezt az új eszközökkel kell elvégeznünk.

Az utolsó lépésben elhelyezzük a kimutatást Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

723

Ha nem használjuk a varázslót, akkor a forrástartomány kijelölése, vagy a forrástartományba kattintás után egyszerűen kattintsunk a Beszúrás szalag Kimutatás gombjára! Ekkor egyetlen párbeszédpanelen adjuk meg a kimutatás forrásadatait, valamint helyét. A Kimutatás gomb menüjéből külön is beszúrhatunk kimutatást vagy kimutatásdiagramot. Általában érdemes a kimutatást új munkalapra helyezni, ehhez az Új munkalapra rádiógombot nyomjuk be. Ha nem így tesszük, akkor is a meglévő táblázatrészek alá, és ne mellé helyezzük a kimutatást, hogy a táblázat szűrése ne befolyásolja a kimutatás megjelenését. Ehhez a Létező munkalapra választókapcsolót nyomjuk be, majd a előbb a Hely mezőbe, utána a megfelelő munkalapi cellába kattintva adjuk meg a beillesztés bal fölső celláját.

A varázsló helyett egyetlen párbeszédpanelt használunk

Kimutatás készítés külső adatforrásból A Kimutatás varázsló 1. párbeszédpaneljén a Külső adatforrás5 választókapcsolójának választásával másik alkalmazással – általában adatbázis-kezelővel (például MS Access, FoxPro, dBase, Oracle, SQL Server) – létrehozott adatbázis-állományból vagy szöveg5

Az adatforrás tartalmazza a felhasználók által elérni szándékozott adatokat és az elérésükhöz szükséges információkat. Excel 2010 magyar nyelvű változat

724 Kimutatások fájlból átvett adatok képezhetik a kimutatás alapját. A Query segítségével a külső adatbázisból (az adatforrás tábláiból vagy fájljaiból) vagy adatkészletből adatokat tudunk leválogatni, amelyek bizonyos feltételeknek megfelelnek. Az adatátvétel előtt a Query-vel megjeleníthetjük, sorba rendezhetjük, szűrhetjük és a kijelölt táblák adataival bővíthetjük a kiválasztott adatokat. Ha a kimutatást nem varázslóval hozzuk létre, akkor a Kimutatás létrehozása párbeszédpanelen válasszuk a Külső adatforrás használata választókapcsolót, majd az adatforrást a Kapcsolat választása gombra kattintást követően választjuk ki a korábban létrehozott kapcsolataink közül.

Kimutatás létrehozása tartományok összesítésével Több, nem összefüggő tartomány esetén válasszuk a Kimutatás varázsló 1. paneljén a Több tartomány (összesítés) választókapcsolót (érdekes, hogy ezt az új módszer nem teszi lehetővé). A tartományok tartalmazzák a sor- és oszlopfeliratokat is, de a kiindulási adatok sorösszegeit vagy oszlopösszegeit nem. Az Excel létrehoz egy oldalmezőt, amelynek minden lapjára külön kiindulási tartományt rögzít, illetve külön lapra helyezi az összesített kiindulási adattartományt, ha A Varázsló készít egy Oldal mezőt választókapcsolót jelöljük be.

Megadjuk az oldalmezők létrehozásának módját Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

725

Az Oldal mezőben az egyes tételnevekhez hozzárendelhetjük a kívánt adattartományokat, ha A felhasználó készíti választókapcsolót jelöljük be (lásd az ábrát). Az oldalmezők számát kapcsolóval adjuk meg (lásd a következő ábrát). Az oldalmezőket képező tartományt egérrel jelöljük ki a munkalapon, miután a panel Tartomány mezőjébe léptünk. A kiválasztott tartományt a Hozzáadás gombbal vesszük fel a kimutatás forrásterületei közé. Korábban legfeljebb négy forrástartományt vehettünk fel, most több forrástartományt is felvehetünk. A Tovább gombra kattintást követően csak a kimutatás helyét kell megadnunk. Ez esetben az összesített kimutatás azonnal létrejön.

Most több forrástartományt is felvehetünk

Kimutatás létrehozása másik kimutatásból Ha kimutatásunk alapját az Excel 4.0-s változatától előállított kereszthivatkozási tábla vagy ugyanabban a munkafüzetben egy meglévő másik kimutatásának adatai képezik, akkor válasszuk a Kimutatás varázsló 1. párbeszédpaneljén a Másik kimutatás vagy kimutatás-diagram választókapcsolót. Ez csak akkor érhető el, ha munkafüzetünk tartalmaz már legalább egy kimutatást. Excel 2010 magyar nyelvű változat

726 Kimutatások Ekkor mindkét kimutatás ugyanahhoz a közös adatforráshoz lesz csatolva, emiatt az egyik kimutatás frissítését a másik kimutatás adatainak megváltozása követi. Adataink kevesebb helyet foglalnak el a gép memóriájában, ha ugyanazokból a kiindulási adatokból több kimutatást is létrehozunk. A kimutatás mezőinek elhelyezése ekkor az új módszerrel folytatódik tovább.

A kimutatások mezőinek elhelyezése A Kimutatás varázsló 3. párbeszédpaneljén, vagy a Beszúrás/ Kimutatás paranccsal megjelenített párbeszédpanelen helyezzük el a kimutatást. Ha létező munkalapra szúrjuk be, akkor ügyeljünk arra, hogy ne írjunk felül értékes adatokat, mert a beillesztés nem vonható vissza.

A kimutatás a mezők felvétele előtt A 2010-es Excelben a kimutatás mezőelrendezését a munkalapon, az automatikusan megjelenő Mezőlista segítségével végezzük. Ez a mezőlista egyébként szükség szerint elrejthető és megjeleníthető a Kimutatáseszközök – Beállítások szalag Mezőlista gombjával. Első lépésben a megfelelő mezőnevek előtti jelölőnégyzetek kiválasztásával jelezzük, hogy mely mezőket veszünk fel a kimutatásba. Ekkor létrejön a legegyszerűbb kimutatás, amelyben a program a szöveges mezőket a sorcímkék közé, a numerikus mezőket az értékmezők közé helyezi, és ez utóbbiakra egy összegsort is alkalmaz (lásd az ábrát). Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

727

A „fél automatikusan” létrehozott alap kimutatás A forrásként kijelölt munkalaptartomány oszlopfej feliratai a munkaablak felső részén, a mezőlistában jelennek meg. Az Excel 2010ben a Kimutatás mezőlista mező és területelemei között, húzással alakítjuk ki a kimutatás végleges tartalmát, a kimutatás szerkezetét. A mezők területre helyezéséhez használhatjuk a mezőlista helyi menüjének parancsait is (lásd az ábrán). A mezőterületre helyezett mező azonnal megjelenik a kimutatásban is. Ha nem tetszik amit látunk, húzzuk a mezőt egy másik területre, vagy a mezőlistán kapcsoljuk ki a mező jelölőnégyzetét.

Mező beszúrása menüből

Excel 2010 magyar nyelvű változat

728 Kimutatások Az oszlopfej feliratokat használjuk a sor- és az oszlopmezők (címkék) elnevezésére. Ehhez egérrel (lenyomott bal gomb mellett) fogjuk meg a mezőlista oszlopfeliratait és húzzuk a munkaablak Sorcímkék és Oszlopcímkék rovatának területére. Az összesítésre szánt mezőket jelölő oszlopfeliratokat az Értékek rovat területére húzzuk. Ide legalább egy adatmezőt fel kell vennünk. Több mező elhelyezésével részletesebb kimutatást készíthetünk. A mezőlista helyi menüjének parancsaival is elhelyezhetjük a mezőket a címketerületeken (lásd a mellékelt ábrát).

Bekapcsoljuk a film szerinti szűrést A megadott szempontok szerint szűrt kimutatások készítésére alkalmazzuk a Jelentésmező területet. Az erre a területre húzott tételek oldalanként csoportosítva jelennek meg. Szűrőként használható minden, a kimutatásba felvett mező. Ezt a fajta szűrőt vagy a – Mezőfejlécek gombbal be- és kikapcsolható – sorcímkék és oszlopcímkék felirat melletti gombra kattintva megjelenő listában, vagy a mezőlista megfelelő mezőjének sorára kattintva megjelenő listában állítjuk be. A szűrőként alkalmazott címke mellett a szűrő szimbólum jelenik meg , illetve a szűrés jele feltűnik a mezőlistában is (lásd az ábrát). A feliratszűrők között szövegrészekre, az értékExcel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

729

szűrők között az értékek összehasonlítására vonatkozó szűrőket alkalmazhatunk.

Szűrés kategória alapon A jelentésszűrő területre húzott mező szerint oldalanként jeleníthetjük meg a kimutatást. Például, ha az eltérő kategóriájú filmeket laponként akarjuk megjeleníteni, akkor a Kategória mezőt húzzuk a Jelentésszűrő rovat területére. A jelentésszűrőt nemcsak a kimutatás készítésekor lehet kialakítani, hanem kész kimutatásban is létrehozhatjuk egy sor- vagy egy oszlopmező célszerű áthelyezésével. A kész kimutatásban, ha az oldalmező után látható nyílra kattintva megjelenő listáról egy újabb csoportot választunk, akkor a kimutatásban csak a kiválasztott csoporthoz tartozó adatok jelennek meg, azaz a kész kimutatásban csak egyetlen tétel adatai lesznek láthatók. A példa szerint ezek lehetnek az 1, 2 stb., kategóriájú filmekre vonatkozó adatok. A kimutatás mezőinek fenti meghatározása során a program az alapértelmezés szerint az adatterületen található numerikus adatokat az összeg függvénnyel összegzi, míg a szöveges adatok összeszámolására a darab függvényt alkalmazza. Ennek megváltoztatására kattintsunk a munkaablakban az értékmező területére és adjuk ki a helyi menü Értékmező beállítások parancsát! Ugyanezt érjük el, ha a kimutatás belsejében kattintunk előbb a módosítandó értékre, majd a Kimutatáseszközök – Beállítások szalag Aktív mező/ Mezőbeállítások parancsát adjuk ki (vagy válasszunk összegzési módszert a helyi menü Értékösszegzési szempontalmenüjéből). Excel 2010 magyar nyelvű változat

730 Kimutatások

Ekkor az Értékmező-beállítások párbeszédpanel jelenik meg, amelynek Mezőstatisztika lapján választjuk ki az összegzést végző számítási módszert. Mint látjuk, szöveges mezőkhöz választhatjuk a DARAB függvénnyel végzett összegzést is, számtartalmú mezőkhöz pedig többféle függvényt is felhasználhatunk. A Számformátum gombbal az így számolt mezők megjelenését határozhatjuk meg.

Az összegzést végző függvény kiválasztása Az összegzést végző függvény beállítása azonban csak egy lehetőség. Az Értékek megjelenítése panellapon (vagy a helyi menü Az értékek megjelenítésealmenüjében) az adatok megjelenítésére, viszonyítására vonatkozó beállítási lehetőségek közül is választhatunk. Az egyszerű összegzésekhez a párbeszédpanel első listájában a Normál elemet válasszuk (ez az alapértelmezés). A panel a számításba vont mezőt a forrásadatokban szereplő néven jelzi ki. Meghatározhatunk egyéni számolási módot, illetve megváltoztathatjuk az adatmező nevét is. Az Egyéni név mezőben adhatjuk meg az adatmező kimutatásban szereplő nevét. Ez alapértelmezés szerint megegyezik a forrásadatokból átvett névvel. A kimutatásban az egyéni számolások általában egy adatkészletet (ezt adjuk meg a Viszonyítási mezőben) egy másik kapcsolódó adatkészlettel, illetve annak egy tételével (ezt adjuk meg a ViszoExcel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

731

nyítási tétel mezőben) hasonlítanak össze. Ha Az értékek megjelenítése listában nem a Százalék elemet választjuk, akkor a fenti két összehasonlítandó mezőt sem kell megadnunk, mert az aktuális oszlop egyes értékeit a sor- vagy oszlop-végösszeghez viszonyítjuk.

Az értékeket más értékkel is összehasonlíthatjuk Az összehasonlítás eredménye megjelenhet különbségként, százalékként vagy egyéb függvényként. Mind a függvényt, mind pedig a számoláshoz szükséges, használni kívánt mezőt és tételt a párbeszédpanelben adjuk meg. Például az egyes filmek nézettségét kifejezhetjük az összes nézőszám százalékában. Az értékek megjelenítése párbeszédpanel-lap Viszonyítási tétel listája elemeit megtaláljuk az értékmező helyi menüjében is. Az itt megadott számítási módhoz a viszonyítási alapot a parancs kiadása után megjelenő párbeszédpanelen adjuk meg. Az értékek megjelenítése mezőben határozzuk meg az egyéni számítási módot: Számítási mód Eredmény Eltérés Az adatterületen megjelenő adatokat a megadott Viszonyítási mező vagy Viszonyítási tétel különbségeként számolja ki. Százalék Az adatterületen megjelenő adatokat a megadott Excel 2010 magyar nyelvű változat

732 Kimutatások

Számítási mód Eredmény Viszonyítási mező vagy Viszonyítási tétel százalékaként számolja ki. Százalékos Az adatterületen megjelenő adatokat az Eltérés eltérés függvényhez hasonlóan számolja, de a különbséget a Viszonyítási mezőben található adatok százalékaként írja ki. Göngyölített A kijelölt mezőben az egymás utáni adattételeket összeg göngyölítve, összegezve jeleníti meg. A sor százaléka Az egyes sorokban megjelenő adatokat a soröszszeg százalékában írja ki. Az oszlop Az egyes oszlopokban megjelenő adatokat az százaléka oszlopösszeg százalékában írja ki. Az összeg Az adatterület adatait a kimutatásban megjelenő százaléka összes adat végösszegének százalékában írja ki. Index A megjelenített adatokat a következőképpen számolja ki: ((cellában lévő érték) x (végösszeg)) / ((sor végösszeg) x (oszlop végösszeg)) Az értékek megjelenítése párbeszédpanel-lap Viszonyítási mezője a kimutatásban szereplő mezőket jeleníti meg. Itt jelöljük ki azt a viszonyítási mezőt, amelyet az egyéni számolás viszonyítási adataként alkalmazunk. A Viszonyítási tétel a megadott Viszonyítási mezőn belüli tételeket mutatja. Az egyéni számolási mód és viszonyítási mező kijelölése mellett itt adjuk meg azt a tételt, amelyet az egyéni számolás során viszonyítási tételeként alkalmazunk. A viszonyítási tételek kijelölésébe bevonhatjuk az előző és a következő tételt is. Az (előző) beállítást adjuk meg, ha az egyes számolások a viszonyítási mezőben az aktuális tételt megelőző tételt használják, a (következő) beállítást, ha az egyes számolások a viszonyítási mezőben az aktuális tételt követő tételt alkalmazzák.

A kimutatások tulajdonságai A kimutatások különféle beállításait a Kimutatás beállításai párbeszédpanel lapjain határozzuk meg. Ez a párbeszédpanel a KimutaExcel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

733

táseszközök – Beállítások szalag Beállítások gombjával jeleníthető meg (és tartalmát módosították a 2007-es, 2010-es változatban egyaránt). A Név mezőben adhatjuk meg a beillesztett kimutatás nevét, de nem kötelező megadni. Az Elrendezés és formátum lap beállítási lehetőségei:  A cellák és címkék egyesítése és középre igazítása: Bejelölve a külső sorok és oszlopok celláit egyesíti és az elemeket vízszintesen és függőlegesen középre helyezi. Tételcsoport tetején a tételcsoport közepére mozgatja a címkét. Alapállapotban a jelölőnégyzet ki van kapcsolva, ekkor a program a külső sor- és oszlopmező-tételeket balra igazítja.  Sorcímkék behúzása összevont forma használatakor: A tömör megjelenítésnél behúzással igazíthatjuk a sorfelirat terület tételeit. A behúzás értéke 0 és 127 karakter közötti lehet.

A címkék igazítása önállóan és egyesített cellákkal A jelentésterületen megjelenítendő mezők: A listában a jelentésszűrő terület használatához állítjuk be a mezők megjelenési sorrendjét. Alapértelmezett a Le, majd jobbra beállítás. Ha előbb balról jobbra haladva akarjuk megjeleníteni a mezőket, mielőtt újabb sort adnánk a listához, állítsuk be a Jobbra, majd le elemet. Jelentésszűrő mezők oszloponként: A jelentésterületen megjelenítendő mezők lista beállításától függő sor- vagy oszlopszám, amely meghatározza, hogy hány mezőt jelenítünk meg újabb oszlop vagy sor listához adása előtt.  Hibaértékek esetén megjelenítendő: A jelölőnégyzet bejelölése után, a következő mezőben adjuk meg a hibaértéket tartalmazó Excel 2010 magyar nyelvű változat

734 Kimutatások cellák tartalma helyett megjelenítendő szöveget, például „Érvénytelen”. Ha a négyzetet töröljük, akkor a hibaüzenet jelenik meg.

Az elrendezésre vonatkozó kimutatás-tulajdonságok  Üres cella esetén megjelenítendő: Az üres cellák tartalma helyett megjelenítendő érték (vagy szöveg, például „Üres”).  Oszlopszélesség automatikus beállítása frissítéskor: Bejelölve a kimutatás oszlopai automatikusan igazodnak a legszélesebb szöveg- vagy számérték méretéhez.  Formázás megőrzése frissítéskor: Bejelölve a kimutatás elrendezését és formátumát elmentjük és ezeket a beállításokat használjuk a kimutatáson végzett műveleteknél. A jelölőnégyzetet törölve az alapértelmezés szerinti beállítások érvényesülnek. Az Összegek és szűrők lap beállítási lehetőségei:  Végösszeg megjelenítése a sorokhoz: Bejelölve az utolsó oszlopot követően Végösszeg oszlopot jelenít meg.  Végösszeg megjelenítése az oszlopokhoz: Bejelölve az utolsó sor alatt Végösszeg sort jelenít meg. Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

735

 Részösszeg számítása a szűrt lapelemekhez: Bejelölve a részösszegekbe a jelentésszűrővel szűrt elemek beleszámítanak, ellenkező esetben nem.  Mezőnként több szűrő engedélyezése: A részösszegek és a végösszeg számításához a program a szűréssel elrejtettekkel együtt az összes értéket figyelembe veszi. A négyzetet törölve csak a megjelenített elemekből számítja a rész- és végösszeget.  Egyéni listák használata rendezéskor: Bejelölve a rendezés számára engedélyezzük az egyéni listák használatát, de ezzel sok adat esetén lassulhat a feldolgozás. A Megjelenítés lap beállítási lehetőségei:  Kibontó és összecsukó gombok megjelenítése: Bejelölve a sor- és oszlopfejlécek kibontására és becsukására szolgáló plusz és mínusz gombok megjelennek. Nyomtatás vagy csak megjelenítés esetén ezek a jelölőnégyzet törlésével elrejthetők.  Környezetfüggő elemleírások megjelenítése: Bejelölve a program megjeleníti a mezőknél és az adatértékeknél az értéket, sorvagy oszlopadatokat mutató elemleírásokat.  Tulajdonságok megjelenítése az elemleírásokban: Bejelölve megjeleníti a tételek tulajdonságait mutató elemleírásokat (OLAPadatforrásnál).  Mezőfeliratok és legördülő szűrőlisták megjelenítése: Bejelölve megjeleníti a kimutatás tetejénél található feliratok és az oszlop- és sorfeliratok melletti szűrési gombokat.

Klasszikus kimutatásnézet  Klasszikus kimutatáselrendezés (a mezők húzhatók a rácson belül): Mint említettük, alapértelmezett esetben csak a KimutaExcel 2010 magyar nyelvű változat

736 Kimutatások

tás mezőlista munkaablakban rendezhetjük el a mezőket. Ekkor ez a jelölőnégyzet törölve van. A kimutatás mezőit a munkalapon egérrel húzva is áthelyezhetjük, ha bejelöljük a jelölőnégyzetet. Ilyenkor a különböző területek a munkalapon kék vonallal szegélyezve jelennek meg. Az egérkurzor a húzással mozgatott tételnek megfelelő formát veszi fel.  Az Értékek sor megjelenítése: Bejelölve megjeleníti az értékek sort a kimutatás sorértékei felett, de elrendezéssel módosíthatunk, hogy az értékek sorokban jelenjenek meg (a jelölőnégyzet nem választható, ha a Klasszikus kimutatáselrendezés jelölőnégyzetet bekapcsoltuk). Az értékek megjelenítése funkció már az OLAP és nem OLAP szabványú kimutatásokban való használatot egyaránt támogatja. Az értékek megjelenítése funkció további számításokat tartalmaz, ilyen például a Szülősorösszeg százaléka, a Szülőoszlopösszeg százaléka, a Szülőösszeg százaléka, a Göngyölített összeg százaléka, A legkisebbtől a legnagyobbig rangsorolva és a Legnagyobbtól a legkisebbig rangsorolva.  Adatokat nem tartalmazó tételek megjelenítése a sorokban: Bejelölve megjeleníti az értéket nem tartalmazó sortételeket (OLAP-adatforrásnál).  Adatokat nem tartalmazó tételek megjelenítése az oszlopokban: Bejelölve megjeleníti az értéket nem tartalmazó oszloptételeket (OLAP-adatforrásnál).  Tételcímkék megjelenítése, ha az értékterületen nincsenek mezők: Bejelölve – az Excel 2007 előtti verziókkal készített kimutatásoknál – megjeleníti a tételcímkéket, ha az értékterületen nincsenek mezők.  Számított tagok megjelenítése az OLAP-kiszolgálón: Bejelölve megjeleníti a dimenzió számított tagjait (OLAP-adatforrásnál). A Mezőlista szakasz két beállítási lehetősége:  Rendezés (A–Z): Bejelölve a mezőlistát ábécé szerinti emelkedő sorrendbe rendezi.  Adatforrás sorrendje szerinti rendezés: Bejelölve a külső adatforrás szerint meghatározott sorrendben jeleníti meg a mezőlista elemeit. Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

737

A Nyomtatás lapon a kimutatás nyomtatásával kapcsolatos három paraméter állítható be:  Kibontó/összecsukó gombok megjelenítése kimutatásban: Bejelölve a kimutatás nyomtatásakor megjeleníti a kibontó és összecsukó gombokat. Ha a Megjelenítés panellap Kibontó és összecsukó gombok megjelenítése jelölőnégyzetét töröltük, akkor, ez a jelölőnégyzet nem elérhető.  Sorcímkék minden oldalra: Bejelölve minden oldalra nyomtatja a sorcímkék terület aktuális tételcímkéjét.  Nyomtatási címek: Bejelölve a kimutatás mezőinek és tételeinek felirata lesz a nyomtatáskor a sorok és oszlopok címe. A négyzet bejelölése mellett az Oldalbeállítás párbeszédpanel Lap panellapján értéket kell adnunk a Fent ismétlődő sorok és a Balra ismétlődő oszlopok mezőknek. Az Adatok lapon beállítható paraméterek:  Forrásadatok mentése a fájllal: Bejelölve elmenti a kimutatás alapját képező külső adatok másolatát (OLAP-adatforrásnál nem érhető el).  Részletek engedélyezése: Bejelölve új munkalapon mutatja a részleteket, ha duplán rákattintunk a kimutatás adatterületén lévő cellákra. Kikapcsolva ezt a négyzetet, ilyen esetben „A kimutatásban ez a rész nem módosítható” hibaüzenetet kapunk.  Adatfrissítés a fájl megnyitásakor: Bejelölt állapotában az Excel a munkafüzet megnyitásakor a forrásadatok alapján módosítja a kimutatás adatait. Ha nem OLAP-adatforrással dolgozunk, akkor a Mezőként megőrzendő elemek száma listában megadhatjuk a munkafüzetben mezőnként ideiglenesen tárolt elemek számát: Automatikus: A mezőnkénti egyedi elemek száma alapértelmezés szerinti. Semennyi: Nem tárol egyedi elemeket a mezőkhöz. Maximum: A mezőnkénti egyedi tételek száma a lehetséges legnagyobb érték (legfeljebb 1 048 576). A Helyettesítő szöveg lapon a csökkent munkaképességűek, illetve felolvasóprogramjaik számára készíthetünk olyan összefoglalót, amelynek alapján eldönthetik, hogy meghallgatják-e a leírást. Excel 2010 magyar nyelvű változat

738 Kimutatások

Feladat – Kimutatás készítése A következő példában az alábbi táblázatban látható termékforgalmazási adatokból készítünk kimutatást. A kimutatásban el akarjuk különíteni az évenkénti forgalmat, a boltokat és az eladókat.

A feladat alapadatai 1. Írjuk be az adatokat az A1:F26 tartomány celláiba! Az A1 cella tartalma csak informatív, cím jellegű, a munkalap kinyomtatásakor kap szerepet. Az adatok minta szerinti beviteléhez igen hasznos, hogy az adott (aktuális) oszlopban korábban már bevitt szöveges adatoknak megfelelő tartalmat nem kell teljesen begépelnünk, elegendő a cellatartalomnak csak azt a részét bevinni, Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

739

amelynek alapján a program felismeri a korábban bevitt cellákat (AutoKitölt). A táblázatnak nem kell nevet adnunk. 2. Kattintsunk az A2:F26 tartomány belsejébe! Ez a tartomány tartalmazza a listához szükséges oszlopfejeket. A táblázatnak nem feltétlenül kell nevet adnunk. 3. Adjuk ki a Beszúrás szalag Kimutatás parancsát!

4.

5. 6. 7.

7.

Megadjuk a kimutatás forrásadatait A Kimutatás létrehozása párbeszédpanelen megadjuk a kimutatás forrásadatait. Itt a Táblázat vagy tartomány mezőben rögzítjük az egyéni vagy automatikus tartománynevet, illetve a tartomány hivatkozását (ami esetünkben az A2:F26 tartomány, melyet a program az ábra szerint átalakít). Válasszuk az Új munkalapra kapcsolót, utána nyomjuk meg az OK gombot! A Kimutatás mezőlista munkaablakban jelöljük be az összes jelölőnégyzetet, mert mindegyik mezőre szükségünk lesz! Az Érték mezőt húzzuk az Értékek területre, a Bolt, Év mezőket a Jelentésszűrő területre, a Termék mezőt az Oszlopcímkék területre, az Eladó, Hó mezőket a Sorcímkék területre! A Jelentésszűrő és a Sorcímkék területen húzással állítsuk be a mezők sorrendjét! Excel 2010 magyar nyelvű változat

740 Kimutatások

A kimutatás mezőlista elrendezése 8. Kattintsunk az egyik hónap mezőre, majd adjuk ki a Kimutatáseszközök – Beállítások szalag Rendezés parancsát! A párbeszédpanelen válasszuk a Kézi lehetőséget!

Beállítjuk a rendezést 9. Kattintsunk az OK gombra, majd a kimutatásban a febr. sort egy helyen húzzuk a jan. sor mögé! A többi sormező automatikusan követi ezt az átrendezést. Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

741

10.Ha az elkészült kimutatásnak csak egy oldalára vagyunk kíváncsiak, akkor a Bolt vagy az Év mező listájából, vagy a mezőlista Bolt, Év soraira kattintva válasszuk ki a megfelelőt! Ugyanígy választhatunk megjelenítendő sorokat, oszlopokat is a Sorcímkék, Oszlopcímkék gombra kattintva. A kiválasztás kissé módosult a régebbi programváltozathoz képest. A kijelölés után a lista alatti OK nyomógombra kell kattintanunk. A szűrés jele megjelenik a szűrőgombokon és a mezőlistában is.

Megjelenítendő oldalt választunk a jelentésszűrők közül Újdonság az is, hogy a kiválasztási listában a Több elem kijelölése jelölőnégyzet kiválasztása után több tételt is kijelölhetünk. Ugyanennek felel meg több jelölőnégyzet kiválasztása is.

Kimutatások módosítása A kimutatások módosítása magában foglalja az adatszámítás módjának megváltoztatását a kimutatásban, a kimutatás elrendezésének átalakítását, a kimutatás szerkesztését és formázását, a kimutatásadatok bevitelét és törlését. A kimutatás csatolt kapcsolatban áll a kiindulási alapadatokkal, ezért a kimutatás adatterülete közvetlen módon nem szerkeszthető. Tehát adatainak módosításához a forrásadatokon kell változtatni. Excel 2010 magyar nyelvű változat

742 Kimutatások A kész kimutatás szerkezetének átalakítása új mezők és tételek beillesztésével, törlésével, illetve átrendezésével oldható meg. Ezt a 2010-es változat szerint a Kimutatás mezőlista munkaablak jelölőnégyzeteinek átállításával, valamint a mezőlistán kiválasztott mezők sor-, oszlop- vagy értékterületbe húzásával, illetve a mezők helyi menüjének megfelelő Áthelyezés parancsaival végezzük.

Húzással módosítunk a kimutatás elrendezésén Ha a Kimutatás beállításai párbeszédpanel Megjelenítés lapján kiválasztottuk a Klasszikus kimutatáselrendezés jelölőnégyzetet, akkor a kiválasztott mező áthelyezését a munkalapon is könnyen megoldhatjuk. Ehhez a mezőt az egérrel húzzuk a régi helyéről az újra. Az áthelyezett mezőt automatikusan követi a mezőhöz kapcsolódó tételek áthelyezése is. A megváltozó egérkurzor jelzi, hogy az egér bal gombjának felengedésekor sor-, oszlop- vagy jelentéscímke (oldalmező) keletkezik-e (lásd az ábrát). A kimutatásban található tételek saját mezőjében történő áthelyezésére is alkalmazhatjuk az egeres mozgatást. Ezzel a módszerrel, vagy sorba rendezéssel változtatjuk meg az egymás melletti tételek (példáinkban a periféria és a számítógép vagy a boltok) sorrendjét. Újabb mezők felvételéhez ekkor a Kimutatás mezőlista munkaablakból húzhatjuk a mezőket a kimutatás megfelelő helyére. Ha nem húzást alkalmazunk, választhatjuk a mezőlista egyes tételei helyi menüjének Hozzáadás a jelentésszűrőhöz, Hozzáadás a sorcímkéhez, Hozzáadás az oszlopcímkéhez vagy Hozzáadás az értékekhez parancsát. Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

743

A kimutatás teljes adatforrását lecserélhetjük a Kimutatáseszközök – Beállítások szalag Más adatforrás megadása parancsával. A művelet csak akkor hajtható végre, ha a kimutatásban alkalmazott szeletelők nem kapcsolódnak más kimutatásokhoz. Ellenkező esetben előbb le kell választanunk a szeletelőket. A sor- vagy oszlopcímkét jelentésszűrővé (oldalmezővé) átalakítva a mező minden egyes tételét új oldalon jeleníthetjük meg. A jelentésszűrő összes tételének adatát az oldaltétel listán a mind tétel kiválasztásával jeleníthetjük meg. Ekkor a rejtett tételek is megjelennek. A kimutatás egyes oldalainak elkülönített kezelése a kimutatásból új helyre, munkalapra kimásolással oldható meg.

Az ikonra kattintás után panelen választjuk ki a jelentésszűrőt Erre felhasználhatjuk a gyorselérési eszköztárba testre szabással felvehető Jelentésszűrők oldalankénti megjelenítése ikont is, mely automatikusan minden kimutatás-oldal számára új munkalapot hoz létre (lásd az ábrát). Az oldalakra bontott kimutatás lapjai oldalanként is kinyomtathatók.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

744 Kimutatások A mező áthelyezésére, törlésére, elrejtésére és megjelenítésére a Kimutatáseszközök – Beállítások szalag, illetve a helyi menü parancsait alkalmazzuk. A módosításhoz esetleg szükséges kiválasztásokat a kimutatás megfelelő címkéjére kattintva oldjuk meg, vagy a szalag Kijelölés gombjának menüparancsait használjuk. A Törlés gomb menüjéből törölhető a teljes kimutatás vagy csak a szűrők. Ez utóbbi művelet ugyanazzal az eredménnyel jár, mintha az egyes szűrőknél egyesével a (Mind) beállítást választanánk. Egyes mezők törlését helyi menüjének Eltávolítás parancsával vagy a mezőlista megfelelő jelölőnégyzete törlésével oldjuk meg. Az adatösszegzés címkéjének helyi menüjében is módosíthatjuk az összegző függvényt. A menü Értékmező-beállítások, és az almenü További lehetőségek parancsa ugyanazt a párbeszédpanelt jeleníti meg, amelynek lapjait korábban részletesen bemutattuk.

Az adatösszegzés címkéjének helyi menüje

Számítási mód cseréje A Kimutatás varázsló numerikus értéket tartalmazó mezők esetén az Összeg, szöveges értéket tartalmazó mezők esetén a Darab Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

745

függvényt alkalmazza. Az alapértelmezésű függvények helyett más függvény beállítására használhatjuk a Kimutatáseszközök – Beállítások szalag vagy a helyi menü Mezőbeállítások parancsát. Az összegző függvények módosításának módszerét korábban ismertettük. Az ott leírtak értelemszerűen alkalmazhatók az összegzések utólagos megváltoztatására is, lásd a fenti ábrát, ahol a helyi menüben cseréljük le az Értékösszegzési szempont almenü parancsaival a számítási módot. Ezt beállíthatjuk az Értékmező-beállítások párbeszédpanel Értékösszegzési szempont lapján is.. A számítások másik módja, amikor az értékek megállapításához egy másik cella tartalmát vesszük figyelembe. Ezt hagyományosan szintén az Értékmező-beállítások párbeszédpanelen, Az értékek megjelenítése lapon állítjuk be. A 2010-es változatban egyszerűbb mezőt vagy elemet megadni, amin a számítás alapul. Ezeket beállíthatjuk a helyi menü Az értékek megjelenítése almenüjéből történő választás után megjelenő párbeszédpanelen.

Értékek megjelenítésére használható almenü

Excel 2010 magyar nyelvű változat

746 Kimutatások

Kimutatástételek rendezése A kimutatásban szereplő tételek numerikus értéke, dátuma, ábécé rendje alapján rangsorolhatjuk a rekordokat, a jelentésszűrő (oldalmező) kivételével. A sorba rendezés előtt adjuk meg a rendezendő sort vagy oszlopot, amelyben szereplő tételek szerint rendezünk, a rendezés irányát (emelkedő, csökkenő) és a rendezési kulcsot. A tételeket sorba rendezhetjük nevük vagy az adatterületen lévő értékek alapján is. Saját, egyéni rendezési sorrendünket Az Excel beállításai párbeszédpanel Speciális/Általános kategóriájában, az Egyéni listák szerkesztése gombbal megjelenített párbeszédpanelen adhatjuk meg.

Feladat – Kimutatás rendezése A következő példában az előző ábrán látható számítástechnikai termékforgalmazási adatokból készített kimutatást az egyes eladók forgalma szerint rendezzük. A kimutatásból előzetesen töröltük a boltokra vonatkozó adatokat, összegsorokat. Rendezzük a maradék kimutatást az eladó neve alapján. 1. Kattintsunk az egyik rendezendő elemre (például a „Kiss” névre)! 2. Utána a Kimutatáseszközök – Beállítások szalag Rendezés csoportjában kattintsunk a megfelelő rendezési irányt szimbolizáló gombra! A másik, a Rendezés gombra kattintva végezhető megoldást az előző feladatban mutattuk be. Ott példát láttunk arra is, hogyan oldhatjuk meg a rendezést a tételek húzásával. A program a tételeket balról jobbra rendezi, ha a parancs kiadása előtt oszlopmezőt jelöltünk ki. A sorba rendezés természetesen nemcsak a rendezési kulcsot, hanem a hozzá tartozó teljes rekordot is mozgatja.

Részletek, csoportok megjelenítése A sor-, oszlop- és oldaltételek elrejtésére kattintsunk kétszer az elrejtendő tételre. Az elrejtett sor-, oszlop- és jelentésmező tételek Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

747

megjelenítésére kattintsunk ismét kétszer a most már elrejtett tételre. A bezárt tétel előtt a nyomógomb, a megnyitott tétel előtt a nyomógomb jelenik meg, amelyekre kattintva szintén megnyitható és bezárható a tétel. Figyeljük meg, hogy a módszer az Értékek mező (adatmező) tételeire nem vonatkozik. Az adatterületen található cellák kiszámításánál felhasznált kiindulási sorokról és oszlopokról új munkalapra készíthetünk másolatot, ha az adott cellára duplán kattintunk. Ezzel a módszerrel tehát az adatterület egy cellájához tartozó kiindulási adatok megjelenítését végezhetjük.

A Kiss és Molnár tételeket bezártuk, adataikat elrejtettük Több sort, oszlopot vagy csoportosított tételeket tartalmazó kimutatás résztételeit egyetlen paranccsal is elrejthetjük. Ekkor csak az összegsorok, oszlopok láthatók. A tételek elrejtésére az első tételmező (példánkban az eladó neve, „Kiss” kijelölése után) használjuk a szalag Aktív mező csoportjában található Teljes mező összecsukása ikonját. Ilyenkor minden tételből csak az összegsor marad látható, mint a fenti ábrán „Kiss” és „Molnár” eladók sora. Az összes tételsor ismételt megjelenítéséhez kattintsunk a szalag Teljes mező kibontása ikonjára. A kimutatás-mezők adott tételei a kijelölt tételek csoportosításával, a numerikus tételek automatikus kategorizálásával, dátumok és időértékek automatikusan nagyobb időegységekbe sorolásával csoportba foglalhatók (lásd az ábrát). A keletkező csoportokból újabbak képezhetők. Például órákból napok, azokból hetek. A dátumoknak valamely, az Excel által kezelt formájúnak kell lenniük. A csoportmező is áthelyezhető. A csoportképzés előtt jelöljük ki azokat a tételeket, amelyekből csoportot szeretnénk alkotni, majd adjuk ki a Kimutatáseszközök – Excel 2010 magyar nyelvű változat

748 Kimutatások

Beállítások szalag Kijelöltek csoportosítása, vagy a helyi menü Csoportba foglalás parancsát! Ha a kijelölés nem fogható csoportba, akkor erre a program figyelmeztet. Az oldalmezők nem csoportosíthatók közvetlenül. Ezek csoportosításához húzzuk először az oldalmezőt az oszlopmező területére, végezzük el a csoportosítást, majd húzzuk vissza oldalmező (jelentésszűrő) helyzetbe.

Csoportosítjuk a tételeket A csoportmezőben szereplő tételek a csoporttételre kattintással vagy az összes egyszerre Aktív mező csoport Teljes mező kibontása ikonjával nyithatók meg. A meglévő csoportok összes tételét egyszerre törölhetjük, ha a részletmezőt egérrel – a bal gomb lenyomása közben – megfogva kihúzzuk a kimutatás területéről. A kijelölt csoportok elemeikre bonthatók a szalag vagy a helyi menü Csoportbontás parancsával. A numerikus tételekből vagy dátumértékekből automatikusan képzett Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

749

csoportok egyenként nem bonthatók szét. A csoportbontás ilyen esetekben az összes csoport szétbontását eredményezi. A csoportkezelő parancsokat megtaláljuk a helyi menüben is (lásd az ábrát).

A csoportok tételei a helyi menüből is elrejthetők, megnyithatók

Adatösszegzések A módosítani kívánt kimutatás-mező, tételek kijelölése után a Kimutatáseszközök – Beállítások szalag Részösszegek és Végösszegek gombmenük parancsaival a kimutatás-mező megjelenését, a részösszegek kiszámításának módját határozzuk meg. A részöszszeg a tételcsoport alatt és fölött jeleníthető meg, a végösszegek a részösszegeket, illetve az értékmezőket összegzik a sorokban és az oszlopokban. A rész- és végösszegbe a program beleszámolja az elrejtett sorok mezőit is. A végösszeg oszlop a sorok értékmezőinek összegét, a végösszeg sor az oszlopok értékmezőinek összegét automatikusan számolja ki. A részösszeg sorok a kimutatás belsejében, alsóbb szinteken található tételek értékét – és nem a részösszegeket – öszszesítik, ha több sor- vagy oszlopmezőből áll a kimutatás. A végöszszeg sor és oszlop a kimutatás összes cellájának értékét összesíti. Excel 2010 magyar nyelvű változat

750 Kimutatások A program a végösszeget a kimutatás összes adatmezőjéhez soronként és oszloponként kiszámítja. Csoportösszegeket csak a legbelső sor- vagy oszlopmezőhöz képezhetünk. A törölt mező visszaállítására és új mező felvételére a helyi menü Adatmező hozzáadása parancsa szolgál.

A rész- és végösszegek helye a kimutatásban Ha a kimutatás nem követi automatikusan a forrásterület változásait, akkor a kimutatás újraértékeléséhez kattintsunk a szalag Frissítés gombjára!

Kimutatások formázása Az oszlop- és sorcímkék elrejthetők a Mezőfejlécek gombbal. A címkék átnevezéséhez kattintsunk kettősen a címkére (például az Oszlopcímkék feliratra) a kimutatásban és adjuk meg a címke új nevét! További megjelenítési beállításokra a Kimutatáseszközök – Tervezés szalag vezérlőelemeit használjuk. A kimutatások formázásakor a csatolás megmarad a kiindulási adatokkal. A formázott kimutatáselemek tartalma szintén követi a kiindulási adatok változásait. A formázást megoldhatjuk a tételek kijelölése után egyedi formázással, vagy szalag eszközeivel

Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

751

A Kimutatásstílusok galériában választjuk ki a kimutatás általános megjelenését. A galéria ez esetben is megjeleníti a kurzor alatti sablonhoz tartozó formát a kimutatáson, de csak akkor alkalmazza véglegesen, ha a szalagon a mintaképre kattintunk. Az általános forma egyes jellegzetességei be- és kikapcsolhatók a Kimutatásstílusok beállításai csoport jelölőnégyzeteivel.

Táblázatos formában, stílussal formázott kimutatás Az Üres sorok gomb menüjében minden tétel után új, üres sort szúrhatunk be vagy távolíthatunk el. A Kimutatás elrendezése gomb menüjében pedig kicsinyített (legtömörebb), tagolt és táblázatos megjelenítést állíthatunk be. A kimutatás egyes celláit természetesen kiemelhetjük egyedi formázással környezetéből. A formázásnak ezt a módját a Microsoft Office Excel 2010 – Formázás kötetben részletesen ismertettük. Az így formázott cella megőrzi jellemzőit a kimutatás átszervezése ellenére is. Excel 2010 magyar nyelvű változat

752 Kimutatások

Adatösszesítés Egy vagy több nagyméretű munkalapról, tartományból (azaz forrásterületről) származó adatokat az Adatok szalag Összesítés parancsával összegezhetjük. Ez a kimutatások jelentésmező alapján több oldalra bontásának fordított művelete, hiszen a több munkalapon található kimutatásokat egyetlen kimutatásba összesítjük.

Megadjuk az összegzendő adatok forrástartományait Az egyes – akár több munkafüzetben elhelyezkedő – forrásterületek tartalmazhatják például a havi jelentéseket, melyekből negyedéves, majd éves jelentéseket összesíthetünk. Munkalaponként egy öszszegző táblát készíthetünk. Az összesített adatokat tartalmazó tartomány a célterület. A programmal összesíthetjük az adatokat, helyzet szerint (ha a forrásterületek elrendezése egyforma az egyes munkalapokon) vagy kategória szerint (ha a forrásterületek eltérően helyezkednek el). Az adatösszesítés számára először távolítsuk el az esetleges tagolásokat, összesítő csatolási képleteket, majd határozzuk meg az összegezett táblázatrész célterületét. Ez lehet a kiindulási adatokat tartalmazó forrásterülettel azonos, vagy másik munkalapon is. Ha egyetlen cellát adunk meg, akkor a program jobbra és lefelé az öszszes kategória elhelyezéséhez szükséges mértékben bővíti a célteExcel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

753

rületet, egyébként csak annyi kategóriát összesít, amennyinek helyet biztosítottunk. A célterület meghatározása után adjuk ki az Adatok szalag Összesítés parancsát. Az elhelyezkedés szerinti összesítés során az összes munkalap adatainak azonos sorrendben és elhelyezkedés szerint kell lenniük. A program a címkéket nem veszi át, ha szükségünk van rá, akkor azokat külön kell átmásolnunk vagy beírnunk! Ezt követően jelöljük ki a célterületet a beírt oszlopfeliratok alatt és sorfeliratoktól jobbra, majd jelöljük meg a forrásterületet, azaz azoknak az adatoknak a forrását, amelyeket összegezni szeretnénk. Az Összesítés panel Felső sorból vagy Bal oszlopból négyzeteit helyzet szerinti összesítésnél kapcsoljuk ki, ekkor ugyanis a program az egyforma helyzetű hivatkozásokból automatikusan előállítja a sor és oszlopfeliratokat. Legfeljebb 255 forrásterületet adhatunk meg. Az egyes hivatkozott (akár nem is nyitott) munkalapokon – elhelyezkedés szerinti összesítésnél feltétlenül megegyező módon – elhelyezkedő forrásterület meghatározásánál a következőket alkalmazhatjuk: Cellahivatkozások A forrás- és célterület ugyanazon a munkalapon van. Írjuk a hivatkozást az Összesítés párbeszédpanel Hivatkozás mezőjébe vagy egérrel jelöljük ki a megfelelő cellákat. Ha a forrás- és célterület ugyanazon a munkalapon van, akkor csatolást nem készíthetünk. Lap- és cellahivatko- A források és a cél eltérő munkalapokon zások vannak. Írjuk be a hivatkozást vagy egérrel jelöljük ki a megfelelő munkalapokat és cellákat. Füzet-, lap- és cella- A források és a cél eltérő munkafüzetekben hivatkozások vannak. Írjuk a hivatkozást az Összesítés párbeszédpanel Hivatkozás mezőjébe vagy a Tallózás nyomógombra kattintás után adjuk meg a hivatkozott füzetet és elérési útját, ha az nincs megnyitva, egyébként a megfelelő munkafüzetet a Nézet szalag Ablak/ Ablakváltás nyomógomb-menüjéből is kiválaszthatjuk. Excel 2010 magyar nyelvű változat

754 Kimutatások Teljes útvonal, füzet-, A források és a cél a lemez eltérő helyein lap- és cellalévő eltérő munkafüzetekben vannak. Írjuk a hivatkozások hivatkozást az Összesítés párbeszédpanel Hivatkozás mezőjébe vagy a Tallózás nyomógombra kattintás után adjuk meg a hivatkozott füzetet és elérési útját. Névvel rendelkező Ha a forrásterület egy névvel rendelkező teterület neve rület, akkor az Összesítés párbeszédpanel Hivatkozás mezőjébe írjuk be a nevet. A névvel rendelkező forrásterület cellatartományára hivatkozó összesítések érvényesek maradnak a forrásadatok áthelyezése után is. Kategória szerinti összesítést végzünk, ha a hasonló adatok másmás helyen helyezkednek el, illetve a forrásterületekben eltérő elemszámú, rendezettségű kategóriák találhatók. A kategória szerinti összesítésnél a program a forrásterületek – feltétlenül megegyező – címkéi alapján végzi a kategóriák meghatározását, melyeket sor- és oszlopfeliratok formájában a célterületen kiír. A címkék meghatározásához adjuk meg az Összesítés párbeszédpanel Felső sorból vagy Bal oszlopból jelölőnégyzeteinek beállításával, hogy sor vagy oszlop, illetve mindkét kategóriát képezze-e a program. A program a forrásterületen megjelenő kategóriákat eredeti sorrendjükben másolja, ha a célterület nem tartalmaz kategóriacímkéket. Ha a célterületen a kategóriák helyét előzetesen beírjuk és kijelöljük, akkor ezeknek pontosan meg kell egyezniük a forrásterület kategóriacímkéivel, de sorrendjük eltérő lehet. A forrás kategóriacímkéinek, illetve fájlnév megadásánál használhatjuk a * és a ? helyettesítő karaktereket is. Az Összesítés panel Függvény mezőjében adjuk meg az öszszesítésnél használandó függvényt. Alapértelmezett az összeg függvény. Ha a forrásterületeken képlet is található, akkor azoknak az értékére vonatkozik a függvény. A forrásterületek szöveges celláit – a kategóriacímkéken kívül – üresnek veszi a program. A célterület számformázása az Összesítés párbeszédpanel Hivatkozás mezőjébe írt első hivatkozás számformátuma szerinti lesz, a többi jellemző (szegély, szín) megmarad a célterület eredeti Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

755

jellemzője szerintinek. Csatolatlan összesítésnél a munkafüzetek összekapcsolása nélkül gyűjtjük össze adatainkat. Ekkor a frissítéshez ismételten ki kell adnunk az Összesítés parancsot. A csatolt összesítés frissítése automatikusan történhet. A csatolt összesítések nem vonhatók vissza a gyorselérési eszköztár Visszavonás parancsával, a nem csatoltak visszavonhatók. Az összesítést bővíteni is lehet, hogy így további forrásterületeket foglaljunk bele, illetve forrásterületek törlése révén lecsökkenthetjük az összesítés érvényességi körét. Az elhelyezkedés és kategória szerinti összesítés mellett használhatjuk a képlet szerinti összesítést. Ekkor egyetlen képlettel adjuk meg az összesítendő adatokat, amelyek az adatforrás munkalapokról származnak. Ha az összesíteni kívánt adatok különböző munkalapokon, különböző cellákban találhatók, akkor minden egyes taghoz meg kell adnunk a teljes (3D – háromdimenziós, vagyis munkalap!cella) hivatkozást, például: =SZUM(Január!A5;Február!B6;Március!D4). Ha az összesíteni kívánt adatok különböző munkalapok egyazon celláiban találhatók, akkor a munkalap megadásánál tartományra is hivatkozhatunk, például: =SZUM(Január:Március!D4). Ez esetben a tartomány szélső munkalapjai közé húzott újabb munkalap is részt vesz az összesítésben.

Feladat – Adatok összesítése A következő példában az alábbi ábrán látható, három hónapra vonatkozó számítástechnikai termékforgalmazási adatokat összesítjük elhelyezkedés szerint. Az összes forrásterület adatai azonos módon vannak rendezve. Figyeljük meg, hogy minden egyes forrásterületen az összesíteni kívánt adatok ugyanazon a relatív helyen szerepelnek. Ezzel a módszerrel tehát a havi vagy üzletenként adatszolgáltatásokat összesíthetjük. 1. Hozzuk létre az „Adatösszesítés I. negyedévre” munkalapot, majd ezen az A1 cellára kattintással jelöljük ki a célterületet az összesített adatok számára! 2. Adjuk ki az Adatok szalag Összesítés parancsát! Excel 2010 magyar nyelvű változat

756 Kimutatásdiagramok létrehozása 3. Az ábra szerint adjuk meg az összesítés paramétereit. Alkalmazhatjuk a párbeszédpanel Hivatkozás mezőjébe gépelést vagy az egeres kijelölést is. Minden új hivatkozás megadása után kattintsunk a Hozzáadás nyomógombra. Mivel mindegyik forrásterület egyformán helyezkedik el, a legcélszerűbb, ha egérhúzással körülhatároljuk a Január munkalap A1:F9 tartományát, utána a Hozzáadás nyomógombra kattintunk. Ha ezt követően a Február lapfülre kattintunk, a program azonnal kijelöli az előbbi területet az új munkalapon. Kattintsunk itt is a Hozzáadás gombra, és így tovább, minden összesítendő lapon!

Az adatösszesítés paraméterezése 4. Nyomjuk meg az OK nyomógombot.

A tagolt adatösszesítés eredménye

Kimutatásdiagramok létrehozása A kimutatásdiagramok a kimutatások egyszerű kezelhetőségét egyesítik a diagramok szemléletes adatbemutatásával. A diagramok kezelésével, átalakításával, formázásával a következő fejezetben

Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

757

foglalkozunk. A kimutatásdiagramban is szűrőként használhatók a listamezők (lásd az ábrát). A kimutatásdiagramot is a korábbi változatok Kimutatás varázslójával, vagy a kimutatások létrehozásánál bemutatott módon a 2010es változat Beszúrás szalagjának Kimutatás/Kimutatásdiagram parancsával. A varázsló használatához a Kimutatás és kimutatásdiagram varázsló ikont Az Excel beállításai párbeszédpanel Gyorselérési eszköztár kategóriájában vehetjük fel a gyorselérési eszköztárba.

A kimutatásdiagram szűrhető Ha a varázslót használjuk, akkor az első párbeszédpanelen válaszszuk ki a Kimutatásdiagram (kimutatással együtt) választókapcsolót és az adatforrás típusát, majd kattintsunk a Tovább nyomógombra (ekkor a kimutatás a megadott helyen, vagy új munkalapon, a diagram mindig új diagramlapon jön létre). A varázsló második párbeszédpaneljén jelöljük ki az adattartományt, vagy fogadjuk el a program által felajánlottat (ha a varázslót Excel 2010 magyar nyelvű változat

758 Kimutatásdiagramok létrehozása

a listán belül állva indítottuk). A Tovább nyomógombra kattintás után az Excel megvizsgálja, hogy az adott listából készítettünk-e már kimutatást, mert akkor a memóriatakarékosság érdekében az új kimutatás alapjául felhasználhatjuk a korábbit. A varázsló utolsó párbeszédpaneljén adjuk meg a diagram helyét, amely lehet egy külön vagy a listával megegyező munkalapon. Ezzel szemben a Beszúrás szalag Kimutatás/Kimutatásdiagram parancsát használva mindenben a kimutatások létrehozásánál leírtak szerint kell eljárnunk, vagyis az ábrázolandó mezőket a Kimutatás mezőlista munkaablak jelölőnégyzeteivel vesszük fel. A sorcímkék helyébe itt a Tengelymezők, az oszlopcímkék helyébe a Jelmagyarázat került. Összeállításunktól függően jelenik meg a Kimutatás szűrőablaka, amelyben az ábrázolandó tételeket bármely mező alapján szűrhetjük (lásd az ábrát, ahol a jelmagyarázat mezőben kapcsoltuk be a boltok eltérő színű megjelenítését). A diagramot is bővíthetjük újabb mezőkkel. Ezeket a Kimutatás mezőlista munkaablakban húzzuk át a diagram Jelmagyarázat, Tengelymezők, vagy Jelentésszűrő mezőinek területére. Az ábrázolandó tételeket a mezők listáiból a kimutatásoknál leírt módon választjuk ki és húzzuk az Értékek területre. A diagram beállítására szolgáló Kimutatásdiagram-eszközök – Tervezés, Elrendezés, Formátum szalagjainak használata megegyezik a „normál” beágyazott diagramokéval, amelyet később ismertetünk. A Kimutatásdiagram-eszközök – Elemzés szalag viszont a kimutatásoknál ismert módon az aktív kimutatásdiagram elemeinek frissítésére, törlésére, mezőlistájának és szűrőinek megjelenítésére, illetve elrejtésére, törlésére szolgál. A diagramokkal kapcsolatos beállítási lehetőségek megegyeznek a szokásos, hagyományos diagramok esetében alkalmazhatókkal, melyeket e kötetben később tárgyalunk. Egyetlen lényeges eltérés van, éspedig az Elemzés lapon találjuk a Szeletelő beszúrása gombot, amelynek funkciója megegyezik a Kimutatáseszközök – Beállítások szalag hasonló elemével. Célja pedig egyszerű, könynyen alkalmazható és átlátható szűrési lehetőséget biztosítani a kimutatás és kimutatásdiagram használatához. Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

759

A 2010-es változatban a kimutatásdiagramon megjelenő értékmezők a helyi menü parancsaival áthelyezhetők jelentésszűrőhöz, kategóriába vagy adatsorba. Az értékmezők és az összes többi (szűrésre használható) mező gombja a helyi menü parancsaival elrejthető (lásd az ábrát). Az elrejtett gombokat viszont csak a Kimutatásdiagram-eszközök – Elemzés szalag Mezőgombok menüjében kapcsolhatjuk vissza. Ebben a gombmenüben természetesen szintén elrejthetők a kimutatásdiagram gombjai.

A kimutatásdiagram gombjai egyszerűen elrejthetők

Szeletelők a kimutatásokban A szeletelők a 2010-es változatban jelentek meg és csak a 20072010-es, vagyis nem kompatibilis formátumban mentett munkalapokon használhatók. Alkalmazásukkal könnyen nyomon követhetjük a szűrők állapotát és egyszerűbben érvényesíthetjük a szűrőket is. A szeletelők beillesztése után használhatjuk a Szeletelőeszközök szalagot is a szeletelők tulajdonságainak beállítására (lásd az ábrát). A szeletelőablakok a kimutatásba vett mezőkhöz kapcsolódnak és a mező lehetséges értékeit nyomógombként jelenítik meg. E gombok lenyomásával kapcsolhatjuk be szűrést. Több szeletelő beExcel 2010 magyar nyelvű változat

760 Szeletelők a kimutatásokban kapcsolásával összetett szűrést alkalmazunk, amely csak azokat a tételeket jeleníti meg a kimutatásban és a kimutatásdiagramon, amelyek mindegyik szűrőfeltételt egyszerre teljesítik. Amikor a szeletelőket beillesztjük, alapállapotban minden tétel látszik a kimutatásban.

A filmkimutatás példa szeletelőkkel A szeletelőkkel a kimutatás egy-egy mezőjén végzünk szűrést, ezért rendszerint egyszerre több szeletelőt hozunk létre a kimutatás szűrésére. A szeletelők a munkalapon a kimutatás mellett jelennek meg. Amikor több szeletelőt hozunk létre, akkor ezek lépcsőzetes elrendezésben, egymást részben takarva láthatók. A szeletelőket a jobb láthatóság és áttekinthetőség érdekében áthelyezhetjük, és méretüket is megváltoztathatjuk. A szeletelők megoszthatók a kimutatások között, azaz, ha a munkafüzetben több különböző kimutatás szerepel, akkor ugyanazt a szeletelőt alkalmazhatjuk néhány vagy az összes kimutatásban, nem kell minden egyes kimutatáshoz másolatot készíteni. A megosztott szeletelőn elvégzett összes módosítás azonnal megjelenik az összes kapcsolódó kimutatásban. Ha például a Filmkimutatás1 Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

761

táblázatban a Film szeletelővel egy adott filmre vonatkozó szűrést végzünk, a Kimutatás2 táblázat ugyanannak a filmnek az adatait jeleníti meg, ha ugyanazt a szeletelőt alkalmazzuk. A több kimutatáshoz kapcsolódó, illetve több kimutatásban használt szeletelőket megosztott szeletelőknek nevezzük. A csak egy kimutatásban használt szeletelők a helyi szeletelők. Egy kimutatásban egyaránt lehetnek helyi és megosztott szeletelők.

A szeletelők A szeletelő részei az alábbi ábrán láthatók. A fejléc a szűrt mező nevét jelzi. Innen tudjuk, hogy a szeletelőben látható tételek melyik kategóriából származnak.

A szeletelő részei A szűrőgombok jelzik a szűrési lehetőségeket. A benyomott gombbal érvényesítjük a szűrőt. Az ilyen gomb színesen jelenik meg, a megfelelő adatok pedig megjelennek a kimutatásban. A fehér színű, felengedett gomboknak megfelelő adatok nem jelennek meg a kimutatásban. A két szín közötti árnyalat (például az ábrán az ajándék, bér stb.) jelzi, hogy az adott tételhez nincs adat a kimutatásban (vagy másik szűrő kikapcsolta a megjelenését). A szűrő törlése gomb akkor elérhető, ha már legalább egy gombot benyomtunk, szűrőt alkalmaztunk a kimutatáson. Ezzel a gombbal érvénytelenítjük az adott kategória, mező szűrőjét, azaz ebből a Excel 2010 magyar nyelvű változat

762 Szeletelők a kimutatásokban kategóriából minden adatot megjelenítünk. Ha mégsem jelenik meg az összes adat, akkor biztosan bekapcsoltunk más szűrőt is. A görgető sáv akkor jelenik meg, ha a mező lehetséges értékei a szeletelőben már nem férnek el. Ilyenkor beállíthatunk többoszlopos megjelenést is. Természetesen – sokféle tétel megjelenítésekor – a görgető sáv ekkor is megjelenhet. Mindenesetre törekedjünk az egyszerű, átlátható megoldásokra, különben éppen az értelmét veszítjük el a szeletelő szolgáltatásnak. A szeletelő szegélyeinek húzásával átméretezhető és áthelyezhető. A gombok és a szeletelő mérete beállítható a Szeletelőeszközök – Beállítások szalagon. Több szeletelő kiválasztása után azok csoportosíthatók a Csoportosítás gombbal, és így a mozgatási, formázási műveletek gyorsabban hajthatók végre.

Szeletelő létrehozása Többféle módon hozhatunk létre szeletelőt az adatok szűréséhez. Már létező kimutatásban az alábbi lehetőségekkel készíthetünk szeletelőt:  Kimutatáshoz kapcsolt szeletelő létrehozása.  Kimutatáshoz kapcsolt szeletelő másolatának létrehozása.  Meglévő, másik kimutatáshoz kapcsolt szeletelő használata. A kimutatáshoz kapcsolt szeletelő létrehozásához álljunk a kurzorral a kimutatásba, majd kattintsunk a Beszúrás szalag Szeletelő, vagy a Kimutatáseszközök – Beállítások szalag Szeletelő beszúrása gombjára! A Szeletelők beszúrása párbeszédpanelen jelöljük be a megfelelő mezőnevek jelölőnégyzeteit, amelyekhez szeletelőt szeretnénk készíteni! Az OK gombra kattintva létrejönnek a kiválasztott mezőknek megfelelő szeletelők.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

763

A kimutatás mezőlistájából hozzuk létre a szeletelőket Önálló, kimutatáshoz nem kapcsolódó, de később hozzákapcsolható szeletelő létrehozásához kattintsunk egy kimutatáson kívüli cellába, majd a Beszúrás szalag Szeletelő gombjára! Ekkor megjelenik a Meglévő kapcsolatok párbeszédpanel (lásd az ábrát).

Párbeszédpanel a kapcsolat kiválasztására A Szűrő lista Minden kapcsolat elemével jeleníthetjük meg az öszszes kapcsolatot, ez az alapértelmezett beállítás. Excel 2010 magyar nyelvű változat

764 Szeletelők a kimutatásokban A legutóbb használt kapcsolatok listájához válasszuk A munkafüzetbeli kapcsolatok elemet. Így jeleníthetjük meg azokat a kapcsolatokat, amelyeket korábban választottunk ki ezen a párbeszédpanelen vagy hoztunk létre az Adatkapcsolat varázsló Adatforrás kijelölése párbeszédpaneljén. A Helyi kapcsolatfájlok elemmel jeleníthetjük meg a számítógépen elérhető kapcsolatokat, melyek rendszerint a Dokumentumok mappában található Adatforrások mappa elemeivel egyeznek meg. A hálózaton keresztül elérhető kapcsolatok megjelenítéséhez válasszuk a Hálózati kapcsolatfájlok elemet! Ekkor egy Microsoft Office SharePoint Server 2007 vagy egy Microsoft SharePoint Server 2010 webhelyen lévő adatkapcsolattárból (DCL) származó kapcsolatok listája jelenik meg. A DCL egy SharePoint Foundation webhelyen található dokumentumtár, az Office-adatkapcsolatfájlok (.odc) gyűjteménye. Az adatkapcsolattárat általában a webhely rendszergazdája hozza létre, aki azt is beállíthatja, hogy a SharePoint-webhely megjelenítse az adatkapcsolattár adatkapcsolat fájljait a Külső kapcsolatok párbeszédpanelen. A Hálózati kapcsolatfájlok vagy a Helyi kapcsolatfájlok kategória egyik elemének választása után a program új munkafüzetkapcsolatként a munkafüzetbe másolja a kapcsolati fájlt, és új kapcsolati információként használja. Ha a megjelenített kapcsolatok közt nem találunk megfelelőt, akkor új kapcsolat létrehozásához kattintsunk a Tallózás gombra! Az Adatforrás kijelölése párbeszédpanelen az Új adatforrás gombbal indítsuk el az Adatkapcsolat varázslót, és adjuk meg a kapcsolat adatforrását. A Mezők kiválasztása párbeszédpanelen jelöljük be a megfelelő mezők mellett lévő jelölőnégyzeteket, végül kattintsunk az OK gombra! Ekkor a program a kiválasztott mezőkhöz létrehozza a szeletelőablakokat. Ha a szeletelőt megosztjuk más kimutatásokkal, akkor a megosztott szeletelőn elvégzett összes módosítás azonnal megjelenik az összes hozzá kapcsolódó kimutatásban. Ha például a Filmkimutatás1 táblázatban a Film szeletelővel egy adott filmre vonatkozó szűrést végzünk, akkor a Filmkimutatás2 táblázat ugyanannak a filmnek az adatait jeleníti meg, ha ugyanazt a Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

765

szeletelőt alkalmazzuk. Amikor tehát létrehoztuk a (legalább) két kimutatást, akkor a fentiek szerint előbb hozzuk létre az első kimutatáshoz kapcsolódó szeletelőt, majd lépjünk a következő kimutatásba és adjuk ki a Kimutatáseszközök – Beállítások szalag Szeletelő beszúrásaSzeletelőkapcsolatok parancsát! A Szeletelőkapcsolatok párbeszédpanelen jelöljük be a már létező, de az új kimutatásban alkalmazandó szeletelők jelölőnégyzeteit (lásd az ábrán)! Az OK gombra kattintás után az első kimutatásban látható szeletelők szűrését alkalmazva, annak hatása megjelenik a második kimutatásban is.

Szeletelőkapcsolatot hozunk létre Végül megemlítjük, hogy a szeletelőkapcsolatok megmaradnak akkor is, ha a szeletelőt másik munkalapra másoljuk. Ehhez kattintással kiválasztjuk a szeletelőt, majd a Ctrl+C billentyűkombinációval a vágólapra másoljuk, ahonnan egy tetszőleges lapra illeszthetjük a Ctrl+V billentyűkombinációval. Ezt követően a másolt szeletelőn beállított szűrők érvényesülnek az összes kapcsolódó kimutatáson. A kimutatás módosításának bemutatásakor említettük, hogy a kimutatás adatforrásán csak akkor módosíthatunk, ha az alkalmazott szeletelőket nem kapcsoltuk más kimutatásokhoz. Ilyenkor előbb válasszuk le a szeletelőket, amelyet a Szeletelőkapcsolatok párbeszédpanel jelölőnégyzeteinek törlésével végzünk. Excel 2010 magyar nyelvű változat

766 Szeletelők a kimutatásokban

A szeletelők használata Egy szeletelő egy gombját lenyomva érvényesítjük a gombhoz tartozó szűrőt. Például a következő ábrán, ha a Film szeletelőben a Falfúró gombra kattintunk, akkor csak a Falfúró című film adatai jelennek meg a kimutatásban és a diagramon. Ha több adatot akarunk megjeleníteni egy szeletelőből, akkor a Ctrl gomb nyomva tartása közben kattintsunk a megfelelő gombra! A gombok egymás feletti tartományát a Shift billentyű nyomva tartása közben a tartomány elejére és végére kattintva nyomhatjuk be. A Ctrl gomb nyomva tartása közben kattintva ez egyes gombok egyenként felengedhetők, a szűrő kikapcsolható. A szűrők hatással vannak a többi adatra is, ezért egy szűrő alkalmazásakor a többi szeletelő is elszíneződéssel jelezheti, hogy nincs a szűrőnek megfelelő adat. Az alkalmazott szűrőt megszűntethetjük a szeletelő Szűrő törlése gombjával vagy az Alt+C billentyűkombinációval is.

Szeletelők tulajdonságai A szeletelők az egységes megjelenés érdekében egyszerre (a Shift billentyű nyomva tartása közben a fejlécükre kattintva) kijelölhetők.

Szeletelő-formázási lehetőségek Excel 2010 magyar nyelvű változat

TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK

767

Ekkor a formázás egyszerre érvényesül az összes szeletelőn, ugyanakkor arra is lehetőségünk van, hogy egyes szeletelőket eltérő módon formázzunk. A Szeletelőeszközök – Beállítások szalagon egy galériát is találunk a megfelelő forma beállításához. A szeletelő galériában ugyan többféle, szemrevaló stílus található, azonban elképzelhető, hogy valakinek ezek nem felelnek meg vagy különleges igényei vannak. Minden egyes szeletelőelem egyedileg formázható saját stílusunkban, amelyet a galéria alján látható Új szeletelőstílus paranccsal hozunk létre (lásd az ábrán). A stílust elnevezhetjük a Név mezőben. A jól megválasztott, emlékeztető név a stílus későbbi alkalmazását segítheti. A Szeletelőelem listában választjuk ki a formázandó elemet, amelynek tulajdonságait a Formátum gombra kattintás után megjelenő újabb párbeszédpanelen adjuk meg. A formázás szöveges leírása megjelenik az Elemformázás mezőben. A beállított stílust alapértelmezetté tehetjük a használt munkafüzetben a jelölőnégyzet bejelölésével. Ilyenkor az OK gombra kattintást követően létrehozott új szeletelők már automatikusan az új stílus jegyeit kapják meg.

Egyéni szeletelő stílus beállítása Excel 2010 magyar nyelvű változat

768 Szeletelők a kimutatásokban

Ha sok tétel fordul elő a szeletelőben, akkor a szalag Oszlopok mezőjében állítsunk be nagyobb oszlopszámot! A szeletelők fejlécüknél fogva, húzással áthelyezhetők, de a kijelölt szeletelők elrendezhetők, csoportosíthatók a szalag Elrendezés csoportjának elemeivel is. A Kijelöléspanel gomb lenyomása után a Kijelölés és láthatóság panelt is használhatjuk a szeletelők kijelölésére, de itt lehetőségünk van az éppen felesleges szeletelők elrejtésére is. Ha ez a célunk, kattintsunk a megfelelő szeletelő sorában a szem ikonra! A szeletelők működési tulajdonságait a szalag Szeletelő csoportjában állítjuk be. A Szeletelő felirata mezőben adjuk meg a szeletelő fejlécén megjelenő szöveget (amely alapértelmezés szerint megegyezik a mező nevével). A Szeletelő beállításai gombbal megjelenített párbeszédpanelen is módosíthatjuk a fejléc feliratát, de a Fejléc megjelenítése jelölőnégyzet törlésével akár elrejthetjük is a fejlécet.

A szeletelő működési tulajdonságainak beállítása Az Elemek rendezése és szűrése csoportban beállított rendezéssel a szeletelők jobban kezelhető ábécérendben vagy egyéni lista sorrendje szerint jelennek meg. A többi jelölőnégyzettel az adat nélküli elemek megjelenését szabályozhatjuk. Mint láttuk az ilyen elemek a szűréstől függően is előállhatnak.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

769

OBJEKTUMOK KEZELÉSE Az objektumok beillesztése különféle – nem csak a Microsoft által fejlesztett – programok grafikus, táblázatos stb. eredményeinek átvételét (csatolását vagy beágyazását) jelenti. Ezek közül azok, amelyek nem közvetlenül az Excel részei, csak akkor futtathatók, ha a megfelelő rendszert telepítettük számítógépünkre. A Microsoft Office rendszer részeként (Microsoft Clip Gallery, Equation, Microsoft Graph, WordArt) kapott segédprogramok installálása nélkül természetesen az ezekből nyerhető objektumokról is le kell mondanunk. Fontos még ezekkel kapcsolatban tudni, hogy a telepített rendszert az Excel installáláskor felismeri, és az így szerzett információi alapján, ha rákattintunk kétszer egy beszerkesztett objektumra, akkor a feldolgozásához szükséges programot be tudja tölteni. A beillesztő parancsokat csak akkor adhatjuk ki, ha a Szerkesztőléc nem aktív.

Objektumok Ezeket (képlet, rajz, diagram, fénykép, különleges kialakítású – cím – szöveg, hang) egyéb alkalmazásokkal, segédprogramokkal lehet létrehozni és a Beszúrás szalag Ábrák és Szöveg csoportjainak parancsaival, például az Objektum beszúrása paranccsal lehet elhelyezni. A parancs kiadása után a beszúráshoz ki kell választani az objektum típusát az Objektumtípus mezőben. A lehetséges típusokat tehát a gépünkre telepített alkalmazások szabják meg, amelyek nem feltétlenül a Microsoft Office rendszer részei (lásd az ábrát). Az objektum helyett az Ikonként látszik jelölőnégyzet bekapcsolásával a létrehozó alkalmazás ikonját jelenítjük meg. Az ikoExcel 2010 magyar nyelvű változat

770 Objektumok

nok közötti válogatásra szolgál az Ikonváltás nyomógomb. Ez csak akkor jelenik meg, ha az Ikonként látszik jelölőnégyzetet kiválasztottuk.

Az objektumtípus kiválasztása Ha olyan Windows alkalmazást kívánunk elindítani – illetve az általa előállított objektumot a dokumentumba fűzni –, mely az Objektumtípus mező listájában nem szerepel, akkor válasszuk a Létrehozás fájlból párbeszédpanel-lapot (lásd a következő ábrát). Ezen a párbeszédpanel-lapon a Csatolás fájlhoz jelölőnégyzettel a beillesztett objektumot csatolt kapcsolatba hozhatjuk. Ekkor csak a megfelelő hivatkozások épülnek be a szerkesztett dokumentumba, amelynek mérete így csak minimálisan változik meg, ugyanakkor a csatolt kapcsolatok az Office gomb Előkészítés  Fájlhivatkozások szerkesztése parancsával később felfrissíthetők. Ha a Csatolás fájlhoz jelölőnégyzetet nem választjuk ki, akkor a listán kijelölt állomány – a szerkesztett dokumentum méretének jelentős növelésével – beágyazásra kerül. A beépítendő állományok keresésére vonatkozó Tallózás párbeszédpanel kezelése és a keresési szempontok megExcel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

771

adása megegyezik az állományok megnyitásánál tárgyaltakkal (lásd a Microsoft Office Excel 2010 – Alapok kötetben a Megnyitás parancsának leírását). A kiválasztás után a megfelelő Windows alkalmazás lép életbe, amivel elkészítjük az objektumot. A kész objektumot az Excel az alkalmazásból (például a CorelDraw rajzolóprogramból) kilépve a hívás helyére beilleszti. Érdemes elmenteni az objektumot az adott alkalmazás rendszerében is. A továbbiakban csak az Excellel együtt (az Office 2010 részeként) telepíthető alkalmazásokat, illetve ennek alapján beszúrható objektumokat ismertetjük.

Tetszőleges alkalmazásból beilleszthetünk objektumot

Címszerkesztő (WordArt) Az Office immár szokásos részeként telepített WordArt segítségével különleges formázású szövegmegjelenítést valósíthatunk meg, most már az Excel 2007-ben is. Az MS WordArt 2 változatától már az összes TrueType betűtípust használhatjuk. A formázási lehetőségek és a minták alkalmazása könnyű, ha az alkalmazást a kurzor beszúrási helyre pozícionálása után a Beszúrás szalag Szöveg/WordArt parancsával vagy az ikonra kattintva indítjuk. Excel 2010 magyar nyelvű változat

772 Címszerkesztő (WordArt) A WordArt gombra kattintva az alapbeállításokkal rendelkező objektumgaléria jelenik meg, ahonnan kattintással választjuk ki a megfelelő stílust, amelyet később egyedi formázással módosíthatunk (lásd az ábrát). Ne lepődjünk meg azon, hogy a galéria most nem mutatja a különféle torzításokat, mint a korábbi változat párbeszédpaneles módszere. Ezeket a beállításokat később egyszerűen elintézhetjük.

Kiválasztjuk az alapformát A minta kiválasztása után a munkalapon megjelenő objektum a „Saját szöveg”-et tartalmazza, amelynek módosításával adjuk meg a cím szövegét (lásd az alábbi ábrát). Egyúttal megjelenik a Rajzeszközök – Formátum szalag, amelyen megtaláljuk az összes módosító, formázó eszközt. Az objektum egy forgató és nyolc méretező fogantyúval rendelkezik, amelyeket húzással használunk.

A WordArt objektum a munkalap tartalom felett jelenik meg Excel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

773

Egyedül a betűtípust nem a szalag eszközeivel állítjuk. Ehhez húzással vagy a Shift+nyíl billentyűkombinációval kijelöljük a formázandó szövegrészt az objektumon belül, majd jobb egérgombbal a kijelölésbe kattintunk. Ekkor megjelenik a helyi menü és a formázásra használható mini eszköztár, amelyen már megtaláljuk a betűtípus és méret beállító listáját. Ha nem ezt használjuk, akkor a beállítást a helyi menü Betűtípus parancsának kiadása után párbeszédpanelen végezhetjük el.

A betűtípus beállítása A mini eszköztár egyébként is csak a legfontosabb formázási beállításokat tartalmazza. A részletes és pontos beállításhoz mindig a párbeszédpaneles megoldást válasszuk, hiszen ezen az összes karakterformázó lehetőséget megtaláljuk (lásd a következő ábrán). A Betűtípus mezőben választjuk ki a karakterkészletet. Ügyeljünk arra, hogy nem mindegyik betűtípus képes megjeleníteni helyesen az összes magyar ékezetes magánhangzót. Ezen a párbeszédpanel állíthatjuk be még a betűk méretét, valamint a félkövér, a dőlt írást, illetve más effektusokat is. Az aláhúzott forma kiválasztása után még az aláhúzás színét is beállíthatjuk. A Térköz és pozíció párbeszédpanel-lapon a szöveg ritkítását, sűrítését és a betűpárok egalizálását kapcsoljuk be vagy ki. Ezzel Excel 2010 magyar nyelvű változat

774 Címszerkesztő (WordArt) olyan betűpárokat hozhatunk vizuálisan kedvezőbb helyzetbe, mint VA, TA, AW stb. Az ilyen kiegyenlítés (alávágás) csak megfelelő méret felett érvényesül igazán, ezért beállíthatjuk azt a betűméretet is, amelynél és felett a funkció életbe lép.

A betűtípus beállítására szolgáló párbeszédpanel Az OK gombra kattintva a WordArt objektum felveszi a meghatározott új betűtípust. A mini eszköztár használatánál az átalakítás a listából történő választás után azonnal megtörténik.

Az alakzatok, objektumok sorrendje módosítható Excel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

775

Az objektum önálló szövegdobozt alkotva a rajzi rétegben bekerül a dokumentumba. Ennek előnye, hogy a szalag sorrendvezérlő eszközeivel más objektumok elé és mögé helyezhetjük az így beillesztett objektumot. A sorrendvezérlő nyomógomb-menüket az Elrendezés csoportban találjuk. A Kijelöléspanel segítségével minden egyes objektum megjelenése be- és kikapcsolható. Ehhez kattintsunk az objektum neve mögötti ikonra! A Kijelöléspanel alján látható átrendezés gombokkal is mozgathatjuk a kiválasztott objektumot a többi objektum elé vagy mögé, hiszen a kijelöléspanel objektumsorrendje tükrözi a megjelenítési sorrendet is. A beillesztett objektumok mindenképpen a munkalapcellák elé kerülnek, így azokat takarják. Egy kis csalással, vagyis képként mégis a beillesztett objektum elé helyezhetjük a munkalaptartományt. Ehhez jelöljük ki a tartományt, majd adjuk ki a Kezdőlap/Vágólap/Másolás vagy Másolás képként parancsát! Ezzel a munkalap kijelölt része képként kerül a vágólapra. A megjelenő párbeszédpanelen válasszuk a Mint a képernyőn megjelenést és a Kép (metafájl) formátumot! Ekkor képként illeszthetjük be a vágólap tartalmát a Kezdőlap/ Vágólap/Beillesztés gombmenü Kép parancsával. A Csatolt kép paranccsal úgy illeszthetjük be a vágólapra másolt tartományt, hogy az bár képként kerül a munkalapra, mégis minden változást tükröz, ami az eredeti munkalapon történik (még a szeletelőket is).

A vágólap tartalmát képként a többi objektum elé illesztettük Excel 2010 magyar nyelvű változat

776 Címszerkesztő (WordArt)

Az így beillesztett objektum sorrendje a Kijelöléspanel vagy a Képeszközök – Formátum szalag Előrehozás és Hátraküldés nyomógomb-menüinek parancsai segítségével módosítható.

A WordArt objektum formázása A beillesztett WordArt objektum szövegének szerkesztéséhez az objektumra mért dupla kattintással térhetünk vissza. Az objektum formázásában számos új lehetőséggel élhetünk. A Képeszközök – Formátum szalag WordArt stílusok galériája felső részén a kijelölt objektumrésznek (mint az ábrán a WordArt szövegnek) adhatunk új stílust, míg a galéria alsó részéről választott stílus a teljes objektumon érvényesül. A kiválasztást itt is segíti, hogy a program megmutatja, hogyan jelenik meg a kiválasztott részen, vagy az egész objektumon a kurzor alatti minta. A galéria alján látható WordArt-formátum törlése paranccsal a stílussal és egyedi formázással megadott jellemzők egyszerre eltávolíthatók.

Akár eltérő stílust is adhatunk a kijelölt résznek A WordArt stílusok csoportban található Szöveg kitöltése gomb menüjéből a téma színeihez igazodó homogén színkitöltést, egyénileg kikevert színkitöltést, kép mintázatát felhasználó, színátmenetes, illetve anyagmintázatú kitöltést állíthatunk be. Ezek természetesen akkor érvényesülnek igazán, ha a részletes beállítás párExcel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

777

beszédpaneljén, vagy az Szöveg körvonala nyomógomb-menüben szélesebb szegélyt határozunk meg (lásd később). A Szöveg körvonala menüben szintén témából vett vagy tetszőleges körvonalszínt, vonalvastagságot és szaggatási stílust határozhatunk meg. Az Effektusok a szövegben gomb menüjének segítségével a kijelölt szövegrészen vagy a teljes objektumon árnyék, tükröződés, ragyogás, fazetta, térhatású forgatás és átalakítás érvényesíthető. Egyedül ez utóbbi hatást ismertük már a korábbi változatokból…

Az átalakítás hatás méretezhető Az Alakzatstílusok csoport elemeivel a WordArt alakzat befoglaló idomát formázhatjuk. Itt a WordArt objektum szövegéhez hasonló beállítási lehetőségeinket – kitöltés, körvonal és effektus beállítását – az objektum téglalap alakú befoglalóján érvényesíthetjük (lásd a mellékelt ábrát). Arra is lehetőségünk van, hogy az Alakzatok beszúrása csoport Alakzat szerkesztéseAlakváltás parancsával ezt az alaphelyzetben téglalap alakú befoglalót egy másik, beépített alakzatra cseréljük. A megfelelő alakzatot az almenüből választjuk ki. A korábban beállított összes hatás érvényesül az új alakzaton is. Excel 2010 magyar nyelvű változat

778 Címszerkesztő (WordArt)

Az objektum befoglalóján érvényesíthető hatások

Méret, igazítás és elforgatás beállítása A WordArt objektum méret, igazítás és elforgatás tulajdonságai az aktív objektum húzásával, illetve sarkain elhelyezkedő fogantyúk húzásával hozzávetőlegesen megoldható. A pontosabb beállításhoz használjuk a Képeszközök – Formátum szalag beépített eszközeit vagy a beállító párbeszédpanelt! Az Elrendezés/Igazítás nyomógomb menüjében kapcsolhatjuk be, hogy a húzással mozgatott objektum igazodjon a rácshoz, vagy más, már beillesztett objektumokhoz. Ha több objektum szerepel már a munkalapon, akkor azokat kijelölve a nyomógomb-menü parancsaival igazíthatjuk a szélükhöz, közepükhöz, vagy három és több kijelölt objektum esetén eloszthatjuk az objektumokat. Az elosztás vízszintesen és függőlegesen külön állítható be és a két szélső objektum között egyenletesen, egymástól egyforma távolságra helyezi el az objektumokat. Ezeket a beállításokat végezhetjük az objektumok kijelölt csoportjain is, amely csoportokat a Csoportok nyomógomb-menüben hozzuk létre vagy szüntetjük meg. Excel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

779

A Forgatás nyomógomb-menü parancsaival az objektum 90 fokonként elforgatható és tükrözhető, illetve a További elforgatási beállítások paranccsal a pontos beállítást biztosító párbeszédpanelt jeleníthetjük meg. Az objektum befoglalójának pontos méretét a Méret csoport mezőiben, akár tizedmilliméter pontosan is megadhatjuk. A pontosabb beállítás érdekében a csoportnév melletti ikonra kattintva jeleníthetjük meg az Alakzat formázása párbeszédpanelt.

Részletes formázás párbeszédpanelen Az Alakzat formázása párbeszédpanel Méret lapján a méretet abszolút és relatív módon, azaz pontos méretértékkel vagy a korábban beállított méret százalékában is beállíthatjuk.

A pontos beállítást biztosító párbeszédpanel Excel 2010 magyar nyelvű változat

780 Címszerkesztő (WordArt)

Ha bekapcsoljuk a Rögzített méretarány jelölőnégyzetet, akkor elegendő a vízszintes vagy a függőleges méreten módosítanunk, a másik irányú méret arányosan követi, hogy az objektum ne torzuljon. A Tulajdonságok panellapon az objektum elhelyezésével kapcsolatos beállításokat tehetünk. Itt állítjuk be, hogy az objektum a cellák mozgatását, méretezését kövesse-e, vagy maradjon a beillesztéskori állapot. A jelölőnégyzetekkel adjuk meg, hogy az objektum kinyomtatható legyen, vagy a teljes objektum, illetve csak a szövege zárolt legyen-e. A zárolás akkor lép hatályba, amikor bekapcsoljuk a lapvédelmet (a Kezdőlap szalag Formátum nyomógomb-menüjében).

A hatások pontos beállítására szolgáló párbeszédpanel A munkalapot weblapként is elmenthetjük, ilyenkor a WordArt objektum képként jelenik meg. A weblapok képeihez szokás alternatív Excel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

781

szöveget itt a Helyettesítő szöveg párbeszédpanel-lapon rögzíthetjük. Ez a szöveg jelenik meg addig, amíg a teljes képet le nem tölti a böngésző, illetve ha a képek megjelenítését a felhasználó letiltotta. Mindemellett néhány internetes keresőprogram vizsgálja a weblapon elhelyezett képek alternatív szövegeit is, amikor a találati listát állítja össze. Érdemes ezért a webes publikálás előtt a képek ezen adatait is rögzítenünk. Ugyancsak az Alakzat formázása párbeszédpanelt jeleníti meg a Forgatás nyomógomb-menü További elforgatási beállítások parancsa is. A WordArt objektum megjelenésével kapcsolatos pontos beállításokhoz azonban egy másik párbeszédpanel is felhasználható, éspedig a WordArt-stílusok csoport neve melletti ikonra kattintva megjeleníthető Szövegeffektusok párbeszédpanelt. Ezen a párbeszédpanelen a régebbi párbeszédpanel-lapok helyett a bal oldalán kategóriák közül választhatunk. Itt minden egyes hatás pontosan beállítható, például a színátmenet végpontjai vagy éppen átlátszósága is (lásd a fenti ábrát).

Vektoros rajzoló A Rajzeszközök – Formátum szalag elején látható Alakzatok beszúrása csoport, illetve a Beszúrás szalag Alakzatok nyomógombjának elemeit korábban a Rajzolás eszköztárból választhattuk ki. Az almenükből önálló menüt húzhattunk ki. Ez a lehetőség a múlté. Most a beépített alakzatok menüjének (az Egyebek gombból legördített állapotában) csak szélességét állíthatjuk húzással. Így is elérhetjük viszont, hogy a számunkra szükséges rajzelemeket görgetés nélkül válasszuk ki. A menüben egyébként egyetlen új elem sem szerepel, mindegyik rajzelemet már a korábbi változatokban megismerhettük. A gyűjteményt teljes egészében vehetjük fel a gyorselérési eszköztárba, egyes elemeivel nem tehetjük meg ezt. Az alakzat kattintással végzett kiválasztása után húzással adjuk meg az idom befoglaló méreteit. Ha a húzás közben a Ctrl gombot tartjuk nyomva, akkor az első kattintással megjelölt középpont körül szimmetrikusan hozzuk létre a rajzelemet, egyébként a befoglaló Excel 2010 magyar nyelvű változat

782 Vektoros rajzoló

idom bal felső és jobb alsó sarkának rögzítése a szokásos. A Shift billentyű nyomva tartásával húzott idomok négyzet befoglalóval jönnek létre. Ilyen módon készíthetünk köröket.

A beépített alakzatok menüje A kiválasztott alakzatok a befoglaló sarkokon látható, fehér fogantyúkkal átméretezhetők. A középen, külön álló fogantyúval az alakzat elforgatható, a sárga (négyzet alakú) fogantyúkkal az alakzat belső arányain módosíthatunk.

Az alakzat módosítását nem mindenben követi a beírt szöveg Az idom helyi menüjében találjuk a Szöveg szerkesztése parancsot, amellyel a rajzelem belsejébe szöveget helyezhetünk, és azt később módosíthatjuk. Ez a szöveg a rajzelemhez tartozik és (sajnos) csak részben követi annak mozgatását, átalakítását. A szöveg formázásának eszközei megjelennek a szövegablakban szerkesztett Excel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

783

szöveg felett (lásd az ábrát). A szövegszerkesztés végén adjuk ki a helyi menü Kilépés a Szövegszerkesztésből parancsát, hogy elhagyjuk az objektumot.

Szövegformázás helyben Az alakzat formázására használhatjuk a helyi menü Alakzat formázása parancsával megjelenített párbeszédpanelt, vagy az alakzat kiválasztása után felbukkanó Rajzeszközök – Formátum szalag elemeit.

Az alakzat formázásához a szalag elemeit használjuk A Rajzeszközök – Formátum szalag Alakzatstílusok csoportjából a korábban megismert galériás módszerrel, beépített minták alapján formázhatjuk az alakzatot. A megfelelő stílus kiválasztása is a koExcel 2010 magyar nyelvű változat

784 Vektoros rajzoló rábbiakhoz hasonló, ha a kurzort egy minta fölé mozgatjuk, akkor annak hatása megjelenik az objektumon. Amennyiben tetszik a hatás, kattintsunk. Ezek a galériából választható stílusok sokszor összetett formázás eredményeiként jönnek létre. Ez egyes formázási lépések egyenként elérhetők az Alakzatstílusok csoport kitöltést szabályozó (Kitöltés), körvonal-beállító (Alakzat körvonala), és Effektusok gombjainak menüiből. A térhatás beállítását az Effektusok/Térhatású forgatás almenüből szintén minták alapján végezzük. A Térbeli forgatás beállításai parancs párbeszédpanelt jelenít meg a pontos beállításhoz. Az árnyék beállítására szolgáló Árnyék almenüben szintén minták alapján oldjuk meg az árnyékolást. Itt a csoport elemeivel az árnyék a különböző irányokba növelhető vagy csökkenthető. A stílus, méret, helyzet, igazítás, elforgatás beállítási lehetőségei megegyeznek a korábban a WordArt objektumok kapcsán bemutatottakkal, ezért itt nem részletezzük.

Az alakzat stílusát részletesen beállíthatjuk a párbeszédpanelen A Ctrl+1 billentyűkombináció vagy az Alakzatstílusok csoport neve melletti ikonra kattintva itt is a részletes beállítást biztosító Alakzat Excel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

785

formázása párbeszédpanelt jeleníthetjük meg, amelyen a kitöltéstől a szövegdoboz tulajdonságokig sok mindent beállíthatunk, köztük olyan tulajdonságokat is, amelyre másképpen nem lenne módunk. Például a Térbeli forgatás kategória Beépített forgatások nyomógomb-menüje elérhető a szalag Effektusok nyomógomb-menüjéből is, azonban a pontos, tengelyirányonként rögzíthető térbeli elforgatásokat csak a párbeszédpanelen adhatjuk meg. A szöveg síkban marad jelölőnégyzettel beállíthatjuk, hogy a befoglaló idom elforgatását ne kövesse a szövegtartalom. Így a szöveg később is olvasható, vízszintes irányítottságú marad, azonban előfordulhat, hogy kilóg az alakzatból.

SmartArt diagramok készítése Írásos dokumentumaink legbeszédesebb kiegészítői lehetnek a látványos és sokatmondó diagramok. Diagramokként illesztjük be a szervezeti sémákat, szerkezeti diagramokat – amelyek különféle elemek közötti kapcsolatokat mutatnak be – valamint a hagyományos, üzleti életben is elterjedt egyéb grafikonokat. Korábban külön parancsok szolgáltak a szervezeti sémák és a szerkezeti diagramok beillesztésére. Most ezek helyett a SmartArt diagramokat használhatjuk, amelyek sokkal több lehetőséget biztosítanak és látványosabban formázhatók. A SmartArt diagramok teljesen egyforma módon kezelhetők az Office 2010 új felhasználói felületű alkalmazásaiban (Wordben, Excelben, PowerPointban). A több lehetőség egyik jelentős eleme, hogy a beillesztett diagramok egyszerűen átalakíthatók az egyik típusból egy másikba, miközben a diagramelemekbe írt szövegek jó eséllyel megmaradnak. A SmartArt diagramokban elhelyezett objektumok ugyanakkor egyedileg formázhatók, animálhatók.

Listák készítése A SmartArt diagramok mindegyikét úgy illesztjük be, hogy előbb a Beszúrás szalag SmartArt gombjára kattintunk, majd a megjelenő párbeszédpanel bal oldalán kattintással Excel 2010 magyar nyelvű változat

786 SmartArt diagramok készítése kiválasztjuk a megfelelő diagram kategóriát, utána a párbeszédpanel középső részén az altípust. A kiválasztást segíti a párbeszédpanel jobb oldalán megjelenő leírás is.

A választható lista altípusok A rövid tőmondatokból álló egyszerű felsorolások sokkal látványosabbá tehetők a lista típusú SmartArt diagramokkal. A diagram és a megfelelő Lista altípus kiválasztása után megjelenik a diagram váza a dokumentumban, és mellette megnyílik egy kis, Erre a területre írhat ablak, ahol az alakzatok szöveges tartalmát rögzítjük. Ha a szövegablak nem jelenne meg, kapcsoljuk be a SmartArt eszközök – Tervezés szalag Ábra létrehozása/Szövegablak parancsával! Az Erre a területre írhat ablak bezárható az X ikonnal, azonban ilyenkor a szövegdobozok tartalma egyedileg szerkeszthető és az ablak megjeleníthető ismét a kijelölt diagram oldalán felbukkanó ikonnal vagy az Ábra létrehozása csoport Szövegablak parancsával. A kész listák igen egyszerűen, sablonok alapján vagy részletesebben egyedileg formázhatók. Ehhez a diagram kijelölése után a SmartArt eszközök – Formátum szalag elemeit használhatjuk fel. A formázást később részletesen ismertetjük. A fő dobozok közé újabbat a szövegablakban egyszerűen úgy hozunk létre, hogy a beszúrási hely előtti tételt kattintással aktivizálExcel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

787

juk, majd megnyomjuk az Enter billentyűt. Ha a lista végén vagyunk, folyamatos szerkesztésben, akkor minden egyes Enter lenyomással a listát egy újabb sorral bővítjük. Ha a szövegablak nem látszik, akkor doboz beillesztésére az Alakzat hozzáadása gombmenü Mögé és Elé parancsát használjuk, amellyel az aktuális dobozt megelőző vagy követő üres elemet szúrunk be.

Az objektumok tartalmát külön ablakban szerkeszthetjük A fő dobozok alárendelt szövegeit a Tab billentyű lenyomása után, a szövegablakban automatikusan behúzással formázva rögzítsük! A Shift+Tab billentyűkombináció eggyel feljebb lépteti, vagyis fő dobozzá lépteti elő az ilyen tartalmat.

Minden objektum egyedileg formázható Excel 2010 magyar nyelvű változat

788 SmartArt diagramok készítése

Folyamatok rögzítése A jól meghatározható lépések egymásutániságát, folyamatok előrehaladását a legjobban a Folyamatok típusú diagramokkal szemléltethetjük. E diagramtípusok szintén egyszerűen cserélhetők akár utólag is. A megfelelő, mondanivalónkhoz legjobban illeszkedő ábrázolási technika kiválasztásához kattintsunk egyszer a párbeszédpanelen látható mintaábrákra és olvassuk el a jobb oldalon megjelenő tájékoztató szöveget!

A folyamatábrázolás altípusai

Ciklusok ábrázolása Az ismétlődő elemeket, egymást követő állapotokat, helyzeteket, eseményeket, feladatokat tartalmazó folyamatok, ciklusok ábrázolására a Gyűrűk kategóriából válasszunk altípust. Kezelése teljesen azonos a többi SmartArt diagraméval. A tortadiagram-szerű diagramok az egymáshoz kapcsolódó elemeket hangsúlyozzák. Ha kész diagramot váltunk másik formára, akkor az új diagramban fel nem használt szöveg nem látszik, de az elrendezések közötti váltáskor rendelkezésre áll (egy újabb diagramformában megjelenik). Excel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

789

Ismétlődő elemeket tartalmazó folyamatok altípusai

Szervezeti sémák készítése A korábbi külön választható szervezeti sémákat készítő alkalmazás diagramjait is integrálták a SmartArt diagramok sorába. Ilyen diagramok készítéséhez a Hierarchia kategóriát válasszuk. Ennek altípusai tulajdonképpen mind alkalmasak szervezeti diagramokhoz, azonban kiemelten erre szolgál a legelső, Szervezeti diagram altípus. Az így kialakított diagramhoz ugyanis egy külön elrendezésmódosító gombot is használhatunk az Ábra létrehozása csoportban: Ebben a kategóriában újabb altípusok is megjelentek, amelyekkel például az egyes egységeket megjelenítő körökbe betölthetjük a vezetők, vagy termékek fényképét. Az Alakzat hozzáadása gombból legördíthető menü elemeivel hozhatjuk létre a legegyszerűbben az alá- és mellérendelt beosztásokat. Az alkalmazás segítségével egyszerű, árnyékolt, kitöltött dobozokkal szimbolizáljuk a különféle szervezeti szinteket. A szintek, funkciók megjelölését a dobozokba írjuk. Ehhez kattintsunk a megfelelő doboz belsejébe vagy a tartalmat a szövegablakban módosítsuk. Excel 2010 magyar nyelvű változat

790 SmartArt diagramok készítése

A szervezeti ábrákhoz felhasználható altípusok Ha valamely szinthez beosztottakat, vagy ugyanolyan szinten álló munkatársakat, illetve asszisztenseket akarunk felvenni, akkor jelöljük ki a megfelelő (fölérendelt) munkatársat szemléltető dobozt, majd válasszunk az Alakzat hozzáadása gomb megfelelő elemét: Mögé: A kiválasztott dobozzal azonos szinten, kapcsolat nélkül hoz létre egy dobozt az aktuális doboz után (mint a következő ábrán a Vezérigazgató melletti Felügyelő bizottság dobozt, ha a Vezérigazgató dobozt választjuk ki). Ugyanezt hozzuk létre, ha a szövegablak felső szinthez tartozó sorában megnyomjuk az Enter billentyűt. Elé: A kiválasztott dobozzal azonos szinten, kapcsolat nélkül hoz létre egy dobozt az aktuális doboz előtt (mint a következő ábrán a Felügyelő bizottság előtti Vezérigazgató dobozt, ha a Felügyelő bizottság dobozt választjuk ki). Fölé: A kijelölt doboz felettesét hozza létre. Ha ilyen már van, akkor az új doboz beépül a hierarchiába a két szint közé. Alá: A kijelölt doboz beosztottját hozza létre. Ha ilyen már van, akkor a beosztotti ág végére kerül az új doboz (mint a következő ábrán a Számvitel, ha az Adminisztrációs vezérigazgató-helyettes dobozt választjuk ki). Új asszisztens: A kijelölt doboznak a fenti módon létrehozott beosztottjaitól eltérő, de alárendelt asszisztensét hozza létre (mint a Excel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

791

következő ábrán a Titkárság, ha a Vezérigazgató dobozt választjuk ki). Ugyanezeket a parancsokat a megfelelő doboz helyi menüjének Alakzat hozzáadása almenüjéből is kiadhatjuk. A doboznak a diagramon, illetve a hierarchiában elfoglalt helye módosítható előléptetéssel (Ábra létrehozása/Előléptetés), vagy lefokozással (Ábra létrehozása/Lefokozás).

A hierarchia kialakítása a szöveges ablakban is lehetséges A SmartArt-eszközök – Tervezés szalag nyomógombjának menüparancsaival határozzuk meg a szervezeti hierarchia módosítása nélkül a dobozok kapcsolódásának irányát. A diagram általános elrendezését az Elrendezések csoport elemeivel módosíthatjuk. Ezek a korábban megismert galériákhoz hasonlóan kezelendők, a kiválasztást segítik azzal, hogy a kurzor alatti minta hatása megjelenik a diagramon. Kattintsunk, ha tetszik az új elrendezés. Az Ábra létrehozása/Jobbról balra gombbal függőleges tengelyre tükrözhető a diagram. A kijelölt dobozok helyi menüjének Alakváltás parancsával a doboz alakja, az Alakzat formázása parancsával a doboz stílusa leExcel 2010 magyar nyelvű változat

792 SmartArt diagramok készítése cserélhető. Természetesen eközben a szöveg nem változik. Ha mégis az előzőre állnánk vissza, akkor adjuk ki a helyi menü Alakzat visszaállítása parancsát, nagyobb, több dobozra kiterjedő változtatások visszavonására a szalag Ábra visszaállítása parancsát!

Az egyes dobozok alakja is módosítható

Vezérigazgató

Titkárság

Fejlesztési vezérigazgatóhelyettes

Felügyelő bizottság

Controlling

Kereskedelmi vezérigazgatóhelyettes

Adminisztrációsvezérigazgatóhelyettes

Tervezés

Marketing

Bér- és munkaügy

Minőségfejlesztés

Bolthálózat

Számvitel

A vágólapra másolt diagram bármely dokumentumba beilleszthető Excel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

793

Az egyes dobozok helye húzással módosítható. Az áthelyezett dobozhoz tartozó kapcsolati vonalak ekkor továbbra is megmaradnak, követik az áthelyezést. A hierarchikus diagramok alá- és fölérendeltségi viszonyait jól szemléltetik a dobozból kiinduló vonalak, azonban a szintek megfelelő érzékeltetéséhez érdemes azokat eltérő módon, színekkel kiemelni (lásd a következő ábrát). A munkalap szerkesztéséhez a diagramon kívülre kattintva térhetünk vissza.

Kapcsolatok, viszonyok ábrái A nem hierarchikus kapcsolatok, viszonyok szemléltetésének eszközei a Kapcsolatok kategóriában találhatók. A megfelelő altípusokkal valamely hierarchikus felépítés (hagymahéj diagram), hatások, függőségek, ellenirányú támadások, széthúzás stb. is ábrázolható.

A Kapcsolatok kategóriával a hatások is bemutathatók Mivel ezek a diagramtípusok jelenleg még kevésbé ismertek, tanácsoljuk, hogy döntés előtt olvassák el a párbeszédpanel jobb oldalán megjelenő, a megfelelő minta kiválasztását segítő szöveget. Az egyes dobozok csoportbeli hovatartozásának jelzésére itt az egyedi Excel 2010 magyar nyelvű változat

794 SmartArt diagramok készítése formázással kialakítható azonos alakú, azonos oldalra állított dobozokat, illetve az egyforma színezést alkalmazzuk.

Mátrix és piramis diagramok A mátrix diagramok egyes üzleti-társadalmi folyamatok (például vezetők, kihívók, leszakadók, feltörekvők, réspiaci szereplők), helyzet rögzítésére használhatók. A piramis diagramokkal viszont egyszerű hierarchikus felépítés rögzíthető.

A mátrix és piramis diagramoknak kevés altípusuk van

A SmartArt diagramok formázása Mint láttuk, egy SmartArt diagram kiválasztása után megjelenik a SmartArt-eszközök – Tervezés szalag, amelynek elemeivel formázhatjuk a teljes diagramot, vagy annak kijelölt részeit. A diagramok kategóriája és altípusa az Elrendezések csoportban módosítható. A parancsot még a végrehajtás előtt ellenőrizhetjük a diagramon, ha a kurzort a megfelelő minta fölé mozgatjuk. A galériában először csak az aktuális kategória altípusai jelennek meg, a Excel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

795

többi kategóriát a lenyíló További elrendezések parancsával előhozott párbeszédpanelen választhatjuk ki. A diagramban felhasznált alakzatok stílusát egyszerre, vagy kijelölés alapján a SmartArt-stílusok csoportban minták alapján állítjuk be. A minták színösszeállítása a Más színek gomb listájával módosítható. A módosítások visszaállítására használjuk az Ábra visszaállítása parancsot.

A diagramok kategóriája és altípusa is megváltoztatható Egyes altípusoknál a felsorolást képekkel egészíthetjük ki. A minta ekkor csak a kép jelét jeleníti meg a diagramon, amelyre kattintva a képet böngészve választjuk ki a számunkra elérhető képekből. Érdemes ezt felhasználnunk, ha gyors eligazodást akarunk biztosítani például a termékek között. Az így beillesztett képek módosítására ugyan megjelenik a Képeszközök – Formátum szalag is, azonban annak használatára az alakzati korlátozások miatt nem sok lehetőségünk van. Tehát a szükséges képmódosításokat érdemes inkább a kép beillesztése előtt elvégezni egy képszerkesztővel a képfájlon. A diagramok elemeinek egyedi (stílus, szegély, kitöltés) formázásához felhasználhatjuk a Formátum szalag lehetőségeit is. Ha térbeli Excel 2010 magyar nyelvű változat

796 Képek beszúrása diagramot alakítottunk ki, akkor elképzelhető, hogy szerkesztése, módosítása egyszerűbb síkban. Ehhez ilyen diagramoknál használhatjuk a Kétdimenziós szerkesztés gombot, amelyet a módosítások után felengedve ismét a 3D megjelenítéshez térünk vissza.

Előre beépített alakzat stílusok A kijelölt alakzatok a Formátum szalag Alakzatok csoportjának Nagyobb gombjával nagyíthatók, Kisebb gombjával kicsinyíthetők.

Képek beszúrása A képeket a Beszúrás szalag Kép parancsával szúrjuk be képállományból. Az állomány típusát a fájlnevet követő, Fájltípus listában választjuk ki. Ez egyfajta szűrőt is jelent a Fájlnév listában megjelenő állományokra nézve. Ha szükséges, akkor meghajtót és könyvtárat a Hely mezőben (a párbeszédpanel tetején), illetve a párbeszédpanel bal oldalán látható, a legfontosabb helyek elérését külön biztosító ikonokkal váltunk. Alkalmazhatjuk itt is a bal oldali mappalista Hálózat eleméből indított hálózati mappa csatlakoztatást. Az Excel 2010 dokumentumokba a következő formátumú és kiterjesztésű grafikus állományokat automatikus konvertálással tudjuk betölteni (ha más típusú a betöltendő kép, akkor konvertáljuk erre): Windows Bitmap .BMP, .DIB, .RLE, .BMZ, Windows MetaFájl .WMF, PC Paintbrush .BMP, Tagged Image Format .TIF, Excel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

797

Encapsulated PostScript .EPS, Targa .BMP, AutoCAD .DWG, Computer Graphics MetaFájl .CGM, Coreldraw .CDR, WordPerfect Graphics .WPG, HP Graphics Language (HPGL), Macintosh PICT .PCT, .PICT, Micrografx Designer, Compuserve .GIF, .GFA, Kodak Photo CD, JPEG stb.

Kiválasztjuk a képet A beszúrni kívánt képállomány nevét kiválasztjuk a listából vagy beírjuk a Fájlnév mezőbe. A kiválasztást segíti a mintamezőben megjelenő kicsinyített ábra. A kép beolvasását a Beszúrás nyomógombra kattintva indítjuk. Ha az állomány a fentebb felsorolt típusú, akkor azt az Excel felismeri és a típus kiterjesztését kiírja. A konvertálás automatikus, a Beszúrás nyomógomb lenyomásával betöltés után az eredeti képállományra nincs szükség, anyaga beépül a dokumentumba – ez annak méretnövekedésén is meglátszik. Ezt a külön tárolt ábrákkal, illetve a képek tömörítésével oldjuk meg. A képek aktualizálása a szerkesztett kapcsolatokkal, a Beszúrás nyomógomb jobb oldalán lévő nyílra kattintva megjelenített menü Csatolás fájlhoz parancsával készítendő elő. Ha a kép beépítéExcel 2010 magyar nyelvű változat

798 Képek beszúrása sét úgy szeretnénk, hogy a frissítés számára a kapcsolat is megmaradjon, akkor a nyomógombmenü Beszúrás és csatolás parancsát adjuk ki. A beillesztett kép a munkalap elé kerül, tehát takarja a cellákat. A kijelölt kép formázható a Ctrl+1 billentyűkombinációval, vagy a helyi menüből, illetve a szalagról megjeleníthető Kép formázása párbeszédpanel vagy a Képeszközök – Formátum szalag elemeivel. A kép igazítását, elhelyezését a szalag Elrendezés csoportjának elemeivel vagy a beszúrás hivatkozásának átmásolásával változtatjuk meg. A kép méretei és oldalarányai megváltoztathatók a képre kattintás (kijelölés) után a kép sarkaiban, illetve az oldalfelezőkön megjelent fogantyúk egérrel történő elhúzásával is. A pontos beállítást a Méret csoport mezőivel, illetve párbeszédpanelen végezzük, amelyet a Méret csoportnév melletti ikonra kattintva jelenítünk meg. Képrészlet kivágását a kép formázására szolgáló párbeszédpanel Körülvágás lapján, a Körülvágás helye csoportban, illetve a szalag Körülvágás ikonjára kattintást követően a kép sarkaiban és szélein található fogópontok mozgatásával végezzük. A körülvágó eszköz a 2010-es változatban a kép helyi menüjéből, illetve az azzal együtt megjeleníthető minipultról is elérhető (lásd a következő ábrát). A Méret párbeszédpanel-lapon az egeres átméretezésnél természetesen sokkal pontosabban beállíthatjuk a kép méreteit és levágását. A Méretezés és forgatás csoportban az új méretet megadhatjuk az eredeti méret százalékában is, ha bejelöljük Az eredeti képmérethez képest jelölőnégyzetet. A méretváltozás arányos marad és ekkor elegendő csak a szélességen vagy a magasságon módosítani, ha bejelöljük a Rögzített méretarány jelölőnégyzetet. A panellapon még a kép elforgatásáról (Elforgatás) is dönthetünk. Az elforgatásra szolgál az Elrendezés csoport Forgatás nyomógombjának menüje, illetve a középső fogantyú feletti zöld fogantyú is. Ha egy objektumhoz szeretnénk igazítani a képet, akkor jelöljük ki mindkét objektumot és használjuk az Elrendezés csoport Igazítás nyomógombjának menüparancsait. Excel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

799

Az Excel beépített képformázó eszközei A kép pontos méretét, elforgatását a Méret csoport neve melletti Méret és tulajdonságok gombra kattintva megjelenített párbeszédpanel Méret lapján állítjuk be. A Tulajdonságok lapon állítjuk be, hogy a kép együtt mozogjon-e a cellákkal, illetve engedélyezzük-e nyomtatását, valamint a lapvédelem bekapcsolásakor védett legyene. A Helyettesítő szöveg párbeszédpanel-lapon a kép alternatív szövegét állíthatjuk be. Ennek csak akkor van jelentősége, ha a dokumentumot a webre szánjuk. Egyrészt a lassú vonalak esetén a kép (helyett) előbb megjelenő szöveg alapján eldönthető, hogy megvárjuk-e a kép letöltését, másrészt egyes internetes keresőmotorok figyelembe veszik az indexelés során a helyettesítő szövegeket is, így ezzel látogatókat vonzhatunk honlapunkra. Egyes bitképeknél a kép átszínezéséhez egy raszteres képszerkesztő program szükséges, de általában erre használhatjuk a szalag gombjának menüjét. Itt a korábbiaknál sokkal nagyobb választékot találunk a kép átszínezéséhez. Az Áttetsző szín megadása paranccsal megadhatjuk azt a színt, amelyet átlátszóvá teszünk. Ezzel inkább csak legfeljebb 256 színt tartalmazó GIF formáExcel 2010 magyar nyelvű változat

800 Képek beszúrása tumú ábráknál érdemes próbálkoznunk. Esetleg találunk olyan háttérszínt, amely átlátszóvá tehető. A szalag Kiigazítás csoportjában a képjavító, átalakító eszközöket találjuk. A kép fényereje és kontrasztja kilenc előre beállított fokozat szerint, galériaszerűen választható mintákból állítható be. Fokozatmentes beállításhoz használjuk a kép helyi menüjének Kép formázása parancsával, vagy a Képstílusok, Méret csoportnevek melletti ikonra kattintva megjelenített párbeszédpanel Képkorrekció kategóriáját. A kép helyett egy másikat tölthetünk be a Kép módosítása gombbal. Az új képet ismét a Kép beszúrása párbeszédpanelen választhatjuk ki.

A kép átszínezése A Képek tömörítése gombbal a kijelölt (Alkalmazás csak erre a képre), vagy a dokumentumba korábban már beszúrt összes kép tömörítését rendelhetjük el, ezzel jelentősen csökkenthetjük a nem csatolt képeket tartalmazó dokumentumok méretét. Alapállapotban ez a szolgáltatás – a legjobb felbontás mellett – minden képre bekapcsolt állapotban van. Excel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

801

A tömörítés még nagyobb fokú lehet, ha beérjük a csak képernyős megjelenítésnek megfelelő gyengébb felbontással és a Kép formázása/Kép párbeszédpanel-lapon levágásra jelölt részek végleges eltávolításával (Képek levágott részeinek törlése). Ehhez az előbb megjelenő párbeszédpanelen válasszuk a megfelelő jelölőnégyzetet és a Kimenet csoportban állítsuk be a célnak megfelelő felbontást. A levágást és tömörítést alkalmazhatjuk a dokumentumba illesztett összes képen is, ha töröljük az Alkalmazás csak erre a képre jelölőnégyzetet.

A képek tömörítésével munkafüzetünk mérete csökkenthető

A képstílus galéria A Képstílusok csoport Készstílusok galériájában rengeteg tetszetős minta alapján dönthetünk a kép átalakításáról. Ezek között találunk olyan beállítást is, amelyik a kép tükörképét állítja elő. A különExcel 2010 magyar nyelvű változat

802 Képek beszúrása leges az, hogy a későbbiekben a tükörkép folyamatosan követi az eredeti változásait. Ez a galéria is a többihez hasonlóan működik, a kurzor alatti minta hatását azonnal megszemlélhetjük a képen, még a formázó parancs végrehajtása előtt. Bár némely galériabeli minta a kép befoglalóját is módosítja, ezt korábban külön is megtehettük a csoport Képformák gombjából legördített lista alakzataival. A 2010-es változatban ez megszűnt, viszont a képet SmartArt ábrává átalakíthatjuk a Képelrendezés gombbal. Ráadásul, ha bekapcsoltuk a képtömörítést, akkor is alakzatot válthatunk, az alakzatból pillanatnyilag kilógó részek nem vesznek el. Lásd a következő ábrát, amelyet az előző ábra átalakításával kaptunk.

A kép befoglaló alakzatának módosítása A Képszegély listából a befoglaló alakzat szegélyét színezhetjük, vastagíthatjuk és beállíthatjuk a szegélyező vonal stílusát is. A galériában beállítható stílusminták összetett hatások eredményei. Ezek a hatások egyenként állíthatók be a Képeffektusok gomb listájából. Itt is választhatunk előre beállított térbeli jellemzőket a Beállított almenüből, árnyékolást az Árnyék almenüből, tükröződést a Tükröződés almenüből, a befoglaló körüli ragyogást a Ragyogás almenüből, a szélek lágyítását a Finom élek almenüből, térbeli forgatást a Térhatású forgatás almenüből. Ha mindez a leExcel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

803

hetőség nem lenne elegendő, akkor az árnyékolás, ragyogás és térbeli műveletek almenüi alján található További, vagy Beállítás paranccsal még részletesebb beállítási lehetőséget biztosító párbeszédpanelt hozhatunk elő. Ezek a szolgáltatások tulajdonképpen ismertek voltak már a program korábbi változataiból. Teljesen új szolgáltatás viszont a művészi effektusok beállítása és a háttér eltávolítása, amelyet a Kiigazítás csoportban találunk.

A hatások egyedi beállítása A Háttér eltávolítása gombra kattintás után a program némi számolás után megkeresi a kép lényegi részeit és lila színnel jelöli a levágandó részeket. Ezeken módosíthatunk újabb területek kijelölésével, amelyet az Eltávolítandó területek megjelölése gombra kattintás után, kattintásokkal jelölünk ki. Az ilyen kattintást, húzást a – ikon jelöli a képen. A mégis megtartandó területek kijelöléséhez kattintsunk a Megtartandó területek megjelölése gombra, majd hasonló módon, kattintással, húzással adjuk meg a törlésből visszavont területeket, amelyeket a képen a + ikon jelöl. A Minden módosítás elvetése paranccsal a levágás végrehajtása nélkül, a Módosítások megtartása paranccsal a lilán jelölt háttér levágásával térheExcel 2010 magyar nyelvű változat

804 Képernyőkép beszúrása

tünk vissza a dokumentum szerkesztéséhez és zárjuk be a Háttér eltávolítása szalagot.

A háttér eltávolítása A művészi effektusok listában különféle hatásokat érvényesíthetünk a képen, például, rajzstílusokat, színszűrőket, a képet elmosó szűrőt és hasonlókat (a képfeldolgozó programok erre nagyságrendekkel több lehetőséget biztosítanak). A Kép visszaállítása gomb menüjéből visszaállíthatjuk a módosítás előtti állapotot, akár a képmérettel együtt is.

Képernyőkép beszúrása Hagyományosan a PrtScn gombbal másoljuk a teljes képernyőtartalmat a vágólapra, az Alt+PrtScn billentyűkombinációval pedig az aktuális ablakot, modális párbeszédpanelt másoljuk. A vágólap tartalmat a szokásos módon, tehát a Kezdőlap szalag vagy a helyi menü Beillesztés parancsával vagy a Ctrl+V, illetve a Shift+Ins billentyűkombinációkkal szúrjuk be a szövegbe. Új lehetőség (a nem kompatibilis módban szerkesztett dokumentumok esetén), hogy a megnyitott alkalmazásablakok képe egy egyszerű paranccsal azonnal beszúrható. Ehhez váltsunk a Beszúrás Excel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

805

szalagra! A Képernyőkép gomb menüjéből kiválaszthatjuk a megnyitott alkalmazásablakok közül a bemásolandót és annak képe azonnal bekerül a szerkesztett dokumentumba. A Képernyőrész-kivágás paranccsal a húzással meghatározott téglalap alakú terület kerül bemásolásra. Persze nyilván nem a szerkesztett dokumentum ablakának részletét akarjuk így bemásolni, ezért ilyenkor a parancs kiadása után az Alt+Tab, Alt+Shift+Tab billentyűkombinációkkal váltsunk a megfelelő ablakra, várjuk meg, míg elhalványul, utána húzással kijelölhetjük a kivágandó részt.

Képernyőkép beszúrása szalagparanccsal

ClipArt kép beszúrása A Beszúrás szalag ClipArt parancsa nyitja meg a ClipArt munkaablakot, ahol kiválaszthatjuk a fájlunkba illeszteni kívánt ClipArt képet, vagy frissíthetjük ClipArt gyűjteményünket. Ha először adjuk ki a parancsot, akkor az Excel „szétnéz” a számítógép merevlemezein és az ott található hang, film és kép (rajz) állományokból összeállítja a médiatárat. Excel 2010 magyar nyelvű változat

806 ClipArt kép beszúrása A médiatárat ellátja a képek keresésére szolgáló kulcsszavakkal is, amelyeket később magunk is módosíthatunk. A kulcsszavak alapján az objektumok kategóriákba, gyűjteményekbe rendezhetők. Ezekben kereshetünk a munkaablak segítségével. A Keresett szöveg mezőben adjuk meg a kulcsszót (ha üresen hagyjuk, akkor minden téma kulcsszava megfelelő eredményt ad). A jelölőnégyzet kiválasztásával az online tartalomban is kereshetünk, illetve az Eredmény listában egy médiatípusra szűrhetjük a találatokat. A Keresés gomb indítja el a keresést, amelynek eredményei a munkaablak alján jelennek meg. A ClipArt munkaablak is tetszőlegesen átméretezhető. Ha a kurzorral megközelítünk egy, a munkaablakon látható kicsinyített ábrát, akkor mellette megjelenik egy  A ClipArt munkaablak nyomógomb, amellyel szintén az adott képre vonatkozó helyi menü parancsait adhatjuk ki.

A ClipArt munkaablak helyi menüje

Excel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

807

A képre kattintással vagy a helyi menü Beszúrás parancsával a szöveges kurzor aktuális pozíciójára szúrjuk be a képet, míg a Másolás parancs a képet a vágólapra helyezi. Mint korábban említettük, az Excel 2010-ben a vágólapra egyszerre legfeljebb 24 objektumot másolhatunk, amely a Clipboard munkaablakról egyetlen gomb megnyomásával egyszerre illeszthető be a dokumentumba. A munkaablak megjelenése után állandóan a képernyőn tartható, kicsinyíthető a helyi menü Megjelenítés és tulajdonságok parancsával tekinthetjük meg a képek jellemzőit, amely jellemzők alapján kereshetjük meg azokat a Keresés nyomógombra kattintás után. Ez is megkönnyíti a kiválasztást.

A ClipArt munkaablakban kiválasztott kép tulajdonságai Excel 2010 magyar nyelvű változat

808 ClipArt kép beszúrása Természetesen a hangok és a mozgóképek csak hallgathatók meg, játszhatók le, akik számítógépen kumentumot. A beillesztett állomány lejátszásához sunk a dokumentumban megjelenő ikonra, illetve első kockájára.

azok számára olvassák a dokétszer kattinta videofelvétel

Kulcsszavak kezelése A Megjelenítés és tulajdonságok párbeszédpanel vagy a kiválasztott kép helyi menüjének Kulcsszavak szerkesztése parancsával a gépünkön tárolt egyéni és más képek kulcsszavai szerkeszthetők, a Microsoft Office ClipArtok kulcsszavai nem módosíthatók. Ezeket csak megtekinthetjük ebben az ablakban.

Csak a saját képek kulcsszavai módosíthatók Természetesen a hangok és a mozgóképek csak azok számára hallgathatók meg, játszhatók le, akik számítógépen olvassák a dokumentumot. A beillesztett állomány lejátszásához kétszer kattintsunk a dokumentumban megjelenő ikonra, illetve a videofelvétel első kockájára. Excel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

809

A korábbi gyűjteménylistával kapcsolatos parancsok eléréséhez kattintsunk a Windows 7 vagy Vista Start gombjára és keressük meg a Microsoft Médiatár elemet (lásd az ábrát). A Windows Xp alatt kattintsunk előbb a Start gombra, majd a Programok vagy a Minden program pontra. Itt válasszuk a Microsoft Office, majd a Microsoft Office-eszközök lehetőséget, utána kattintsunk a listában a Microsoft Médiatár parancsra!

A médiatárban rendezhetjük a ClipArtokat A szerkeszthető lista megjelenítéséhez nyomjuk meg a médiatár párbeszédpanel Gyűjteménylista nyomógombját. Itt a Saját gyűjtemény elem nem, de az alatta található összes gyűjtemény (amelyek – minthogy valamilyen klipet tartalmaztak – automatikusan jöttek létre a médiatár összeállításakor) átnevezhető, törölhető, illetve áthelyezhető és másolható. A gyűjtemények ilyen módosításához, valamint klipekkel bővítéséhez kattintsunk a jobb egérgombbal a megfelelő gyűjteményre és használjuk a helyi menü parancsait. A Beillesztés parancs a vágólapra másolt klipet, képet illeszti be az aktuális gyűjteménybe. A Médiatár a weben paranccsal egy újabb párbeszédpanelt jeleníthetünk meg, amelynek parancsai akkor használhatók, ha Internet eléréssel rendelkezünk. Ilyenkor e parancsokkal frissíthetjük Office programjainkat, illetve ClipArt képeket, fényképeket tölthetünk le. Egy adott klip törlését a teljes médiatárból vagy az adott gyűjteExcel 2010 magyar nyelvű változat

810 ClipArt kép beszúrása ményből, illetve áthelyezését a médiatár jobb oldalán látható minták helyi menüjének parancsaival végezzük.

A ClipArt gyűjtemény bővítése A médiatár fentebb leírt módon kialakított szerkezetébe újabb képeket illeszthetünk be egyesével (ekkor a képet a vágólapra másoljuk, majd a gyűjtemény helyi menüjének Beillesztés parancsát adjuk ki) vagy csoportosan (ekkor több kijelölt és a vágólapra másolt klipet mozgatunk hasonló módon), de megtehetjük azt is, hogy úgy állítjuk be a gyűjteményt, hogy minden új, a megadott mappába másolt klip, illetve kép, valamint új mappa automatikusan bekerüljön a médiatárba is. Ehhez a helyi menü Másolás a gyűjteménybe parancsát adjuk ki. A párbeszédpanel megjelenése után az Új nyomógomb segítségével új kategóriával is bővíthetjük a gyűjteményt.

ClipArt ábrák a Microsoft online webhelyen A médiatár ablak Médiatár a weben nyomógombjával az ábrák keresését a Weben folytathatjuk (ha megfelelő Internet kapcsolattal rendelkezünk). A ClipArt képgyűjtemény több ezer klippel, animáci-

Excel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

811

óval bővíthető a Microsoft honlapján keresztül. A kiválasztott ábrák, klipek beépülnek saját gyűjteményünkbe.

A csatolt fájlok aktualizálása A Kezdőlap/Beszúrás/Irányított beillesztés paranccsal vagy a beszúró (például kép-, objektumbeszúró) párbeszédpanel beállításai szerint csatoltan22 beillesztett állományokat a testre szabással a gyorselérési eszköztárba felvehető Fájlhivatkozások szerkesztése paranccsal frissíthetjük, szerkeszthetjük. A parancs nem adható ki, ha a munkafüzetben nem találhatók csatolt kapcsolatok. A Csatolások szerkesztése párbeszédpanelen látszanak a beszerkesztett állományok nevei.

A csatolt objektumokkal kapcsolatos beállítási lehetőségek

22

csatolt objektum: egy fájlban létrehozott információ, amelyet beillesztünk egy másik fájlba (célfájl), miközben a két fájl közti kapcsolatot megtartjuk. A csatolt objektum nem része a célfájlnak. Excel 2010 magyar nyelvű változat

812 ClipArt kép beszúrása

Forrás: A csatolt állomány neve, típusa, aktualizálásának módja. A forrásfájl a csatolt vagy beágyazott objektumot tartalmazó eredeti fájl. Az objektum a célfájlban található. Ha a forrásfájlban módosítjuk az információt, a célfájlban található csatolt objektum is frissül. A csatolt állományból származó adatok frissítésére két módszert alkalmazhatunk:  Automatikus – automatikus változásfigyeléssel, a célfájl23 (a tároló munkafüzet) megnyitásakor és a forrásfájl minden megváltozásánál módosítja a kijelölt csatolás adatait. Az automatikus frissítés lezárt csatolásoknál nem alkalmazható.  Csak kérésre – eseti, a Frissítés nyomógombbal megoldható frissítést jelent. A párbeszédpanelen kiadható parancsok: Frissítés: felfrissíti a listán kijelölt beszerkesztett információkat. A felfrissítés az állomány újbóli beszerkesztését jelenti. Egyszerre több csatolást is kijelölhetünk a frissítés számára. A dokumentumban kijelölt objektum aktualizálása az F9 billentyűvel is lehetséges. Váltás: Ezzel a nyomógombbal indított párbeszédpanelen kicserélhetjük a beszerkesztett állományt – csatolást – másikra. Megnyitás: megnyitja az eredeti állományt létrehozó alkalmazást és betölti az eredeti objektumot (vagyis a forrásfájlt) szerkesztésre. Megszakítás: Megszünteti a beillesztett objektum és a forrásállomány kapcsolatát. Állapot ellenőrzése: Ellenőrzi az összes csatolás állapotát. Indító rákérdezés: A gombra kattintva megjelenített párbeszédpanelen a munkafüzet megnyitásakor a csatolás frissítésére figyelmeztető üzenet megjelenítése, vagy figyelmeztetés nélküli, automatikus végrehajtás állítható be (lásd az ábrát).

23

Célfájl: A csatolt vagy beágyazott objektumot tartalmazó állomány, esetünkben az aktuális munkafüzet. Az objektum létrehozásához használt adatokat tartalmazó fájl a forrásfájl. Ha a célfájlban módosítjuk az objektum adatait, a változtatások a forrásfájlt nem érintik. Excel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

813

Egyenlet beszúrása Az Excel telepítésekor, vagy később a Setup programmal gépünkre másolt, Eqnedit.exe (Microsoft Equation 3.0) változatának segítségével különleges formázású szövegmegjelenítést, bonyolult, összetett egyenletek szerkesztését valósíthatjuk meg. Most hasonló szolgáltatást elérhetünk az Excelbe építve is, nem kell külső objektumként beépíteni az egyenletet a dokumentumba. A következőkben mind a két módszert ismertetjük.

Egyenlet külső objektumként Az egyenletszerkesztő alkalmazást a kurzor beszúrási helyre pozícionálása után a Beszúrás szalag Objektum gombjából lenyíló menü Objektum parancsával indítjuk. Az objektumbeillesztő párbeszédpanelen válasszuk az Új létrehozása párbeszédpanel-lapot, majd keressük meg a Microsoft Equation 3.0 alkalmazást és kattintsunk az OK gombra! Ekkor az egyenletszerkesztő az Excelben az új szalagot a hagyományos, egyenletszerkesztő menüsorra cseréli (lásd az ábrát).

Az egyenletszerkesztő az Excel ablakban Excel 2010 magyar nyelvű változat

814 Egyenlet beszúrása A beállításokat a fenti ábra szerinti képernyőn végezzük el. Válogathatunk néhány karaktertípus és méret, egyenletfajták és szimbólumok között. A kész egyenlet megfigyelhető szerkesztés közben a szerkesztőablakban. A keret az oldalain és a sarkain megjelenő fogantyúkat egérrel megfogva nagyítható, módosítható, illetve a dokumentum szerkesztéséhez az Excel programba visszatérve húzással áthelyezhető. A szövegszerkesztőben kettős kattintással, vagy a helyi menü Egyenlet (Equation) objektum almenü parancsaival megnyithatjuk, módosíthatjuk, konvertálhatjuk a kijelölt beillesztett egyenletet. Az egyenletszerkesztő legegyszerűbb betöltésének módja a beillesztett objektum ikonjára mért kettős kattintás. Ekkor a helyi menü Szerkesztés parancsának megfelelően, „helyben” szerkesztjük az objektumot (lásd a fenti ábrát), míg a helyi menü Megnyitás parancsával az egyenletszerkesztőt saját ablakában nyitjuk meg (lásd az alábbi ábrát).

A szerkesztett egyenlet kétszeres nagyításban Ha az egyenletszerkesztő saját ablakában dolgozunk, akkor az Excel dokumentum tartalma a Fájl/Frissítés paranccsal aktualizálható, és a szerkesztést a Fájl/Kilépés paranccsal fejezzük be. Ha a szerkesztést választottuk, akkor az egyenlet módosítását az egyenletobjektum mellé, egy szokásos munkafüzet cellába kattintva fejezzük be. Egyebekben mindkét módszernél azonos eszközöket használhatunk az egyenlet módosításához. Excel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

815

A beillesztett objektum helyi menüs parancsai az Excelben A képletet az egyenletszerkesztő ablak nyílásába, az elemhelyre írjuk (tabulátorjel beviteléhez a Ctrl+Tab billentyűkombinációt nyomjuk meg). A nyílások számát a választott minta, méretét a beírt szöveg határozza meg. A mintát az eszköztárból választjuk. Az egyenleten belül a következő billentyűkkel vagy egérkattintással mozgunk: Az elemhely végére, vagy ha a kurzor egy elemhely véTab gén áll, a logikailag következő elemhelyre ugrik. A legutolsó elemhelyről az első elemhelyre lépünk. Shift+Tab Az előző elemhely végére, vagy ha a legelső elemhelyen álltunk, akkor a legutolsó elemhelyre lépünk.  Az aktuális elemhelyben vagy sablonban egy egységgel jobbra, ha az elemhely vagy sablon utolsó karakterén álltunk, akkor a következő elemhelyre lépünk.  Az aktuális elemhelyben vagy sablonban egy egységgel balra, ha az elemhely vagy sablon első karakterén álltunk, akkor a megelőző elemhelyre lépünk.  Az egyenletnek az aktuális elemhely feletti sorára lép.  Az egyenletnek az aktuális elemhely alatti sorára lép. Az aktuális elemhely elejére. Home Az aktuális elemhely végére. End Az egyenletet lefelé mozgatja az egyenletszerkesztő PgUp ablakban. Nagyobb mátrixok áttekintésére használható. Az egyenletet felfelé mozgatja az ablakban. PgDn Excel 2010 magyar nyelvű változat

816 Egyenlet beszúrása

Az egyenletszerkesztő parancsai Az egyenletszerkesztő parancsai menükből és ikonokon keresztül adhatók ki.

Szerkesztés Visszavonás: Az utolsó szerkesztőparancs hatásának megszüntetése. Az érvényteleníthető parancs a Visszavonás szó után látható a menüben. Gyorsgomb: Ctrl+Z vagy Alt+Backspace. Kivágás: A kijelölt részeket a vágólapra helyezi át. A kijelölt elemek törlődnek az egyenletből. Gyorsgomb: Ctrl+X vagy Shift+Delete. Másolás: A kijelölt részeket a vágólapra másolja. Ekkor az eredeti elem is megmarad. Gyorsgomb: Ctrl+C vagy Ctrl+Insert. Beillesztés: A vágólap tartalmát a kurzor helyére másolja. Gyorsgomb: Ctrl+V vagy Shift+Insert. Törlés: Törli a kijelölt egyenletrészeket. Gyorsgomb: Delete. Mindent kijelöl: Kiválasztja az összes egyenletbeírt karaktert. Gyorsgomb: Ctrl+A.

Nézet Az aktuális nézet az állapotsorban látható. 100%: A képleteket alapértelmezett méretben jeleníti meg. Gyorsgomb: Ctrl+1. 200%: A képleteket kétszeresére nagyítja. Gyorsgomb: Ctrl+2. 400%: Négyszeresen nagyítja a képletet. Gyorsgomb: Ctrl+4. Nagyítás: Tetszőleges mértékben (25%-tól 400%-ig) nagyít. Képernyőfrissítés: A törlések után „szemetesen” visszamaradt képernyőt rajzolja újra a teljes egyenlet felépítésével. Gyorsgomb: Ctrl+D. Az összes megjelenítése: A nem látható jeleket (például távolságokat, igazításokat) is bemutatja. Gyorsgomb: Ctrl+Y.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

817

Formátum Balra igazítás: Többsoros képlet minden egyes sorát vízszintesen elmozdítva azokat balra igazítja. Gyorsgomb: Ctrl+Shift+L. Középre igazítás: Többsoros képlet minden egyes sorát vízszintesen elmozdítva azokat középre igazítja. Gyorsgomb: Ctrl+Shift+C. Jobbra igazítás: Többsoros képlet minden egyes sorát vízszintesen elmozdítva azokat jobbra igazítja. Gyorsgomb: Ctrl+Shift+R. Pozíció =: Többsoros képlet soronként első egyenlőség vagy egyenlőtlenség jeleit egymás fölé igazítja. Tizedes: Többsoros képlet soronként első tizedes pontjait egymás fölé igazítja. Mátrix...: Csak akkor indítható, ha a kurzor mátrixnyílásban áll. A párbeszédpanelen a cellajelek közé kattintva elhatároló vonalakat jelenítünk meg. A második és harmadik kattintásra a határoló jelek ritkábban, majd sűrűbben szaggatott vonalak lesznek, a negyedik kattintás megszünteti a határoló jelet.

Az elemek közé kattintva elválasztó vonalakat adhatunk meg Az Oszlopok igazítása csoport rádiógombjai a mátrix oszlopai tartalmának igazítását szabályozzák:  Balra: a mátrixcellák tartalmát balra igazítja,  Középre: a cellák tartalmát középre igazítja, Excel 2010 magyar nyelvű változat

818 Egyenlet beszúrása

 Jobbra: a cellák tartalmát jobbra igazítja,  Pozíció =: a cellák tartalmát egyenlőségjelre igazítja,  Tizedes ,: a cellák tartalmát az elemhelyen előforduló első tizedesjelre igazítja. Az Oszlop mezőben adjuk meg a mátrixoszlopok számát. Legfeljebb 31 oszlopot hozhatunk létre. Az Azonos szélességű oszlopok jelölőnégyzet a legszélesebb tartalmú oszloppal azonos szélességű oszlopokat állít be. A Sorok igazítása csoport kiválasztó gombjai a mátrix soraiban elhelyezett tartalmak (függőleges) igazítását szabályozzák:  Felülre: az elemhely tetejére igazít,  Alapvonalra: a sor közepére igazít,  Alulra: a sor aljára igazít. A Sor mezőben adjuk meg a sorok számát. Legfeljebb 31 sort hozhatunk létre. Az Azonos magasságú sorok jelölőnégyzet bekapcsolása a sorok tartalmától függetlenül egyforma méretű sorokat állít be, amelyek a legmagasabb tartalmú cellához igazodnak. Bejelölés nélkül a program a sorok magasságát egyenként határozza meg. A párbeszédpanelen az elemek közé kattintva elválasztó vonalakat adhatunk meg. Az első kattintás folyamatos a következő szaggatott vonalat húz be Térközök...: A képletekben előforduló távolságok, térközök méretezésére szolgál.

Az egyenlet minden eleméhez távolság és méret tartozik Az Alapérték billentyűre kattintva az eredeti beállításokat töltjük vissza. Az Alkalmaz nyomógombra kattintva érvényesítjük a beállíExcel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

819

tott értékeket a képleten. A párbeszédpanelt és a szerkesztőablakot egymás mellé helyezve a hatás azonnal lemérhető. A gördítő sáv és a párbeszédpanel bal oldalában megjelenő felsorolás segítségével választjuk ki a beállítandó értéket. A kiválasztást a gördítő sávtól jobbra álló ábra segíti. A beállítás mértékegysége lehet a normál betű százaléka, cm, mm, pi, pt.

Stílus A kiválasztott stílus a kijelölt részre, vagy kijelölés nélkül a stílusváltás után leütött karakterekre vonatkozik. Az aktuális stílus az állapotsorban látható. Az itt bemutatott két billentyűparanccsal a következő egyetlen beírt betű stílusát módosítjuk, utána az egyenletszerkesztő visszaáll az eredeti stílusra. A Ctrl+G billentyűkombináció görög betű vagy szimbólum, a Ctrl+M billentyűkombináció mátrix/vektor elem beszúrására vált. E billentyűkombinációk lenyomása után az állapotsor mutatja az új stílust. Az egyenlet készítése során az Egyenletszerkesztő automatikusan beállítja az elemre általában jellemző betűméretet és formátumot, az elemek egymástól mért távolságát. Választhatunk másik beépített stílust, vagy közvetlenül alkalmazhatunk más betű- és stílusformázásokat. Az alapértelmezett stílusbeállítások megváltoztatására a Stílus/Megadás parancsot használjuk. Matematikai: Ez az alapértelmezés. A program a beírt szöveg alapján változókra vagy függvényekre jellemző stílusjegyeket határoz meg. A karakterek alapértelmezés szerint Times típusúak. Felismeri a következő függvényeket: szögfüggvények, hiperbolikus, logaritmikus és exponenciális függvények stb. Gyorsgomb: Ctrl+Shift+=. Szöveg: Szövegek beírására alkalmazható. A karakterek alapértelmezés szerint Times betűtípusúak. Gyorsgomb: Ctrl+Shift+E. Függvény: Függvényekre jellemző stílusjegyeket állít be. Alapértelmezett karakterstílus a Times típus. Gyorsgomb: Ctrl+Shift+F. Változó: Változókra jellemző stílusjegyeket állít be. Alapértelmezett karakterstílus a dőlt Times típus. Gyorsgomb: Ctrl+Shift+I. Görög: Görög betűs írást állít be. A karakterek alapértelmezés szerint Symbol betűtípusúak. Gyorsgomb: Ctrl+Shift+G.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

820 Egyenlet beszúrása

Mátrix-Vektor: Mátrixok stílusjegyeit állítja be. Alapértelmezett karakterstílus a Times típus. Gyorsgomb: Ctrl+Shift+B. Egyéb...: A fenti stílusoktól eltérő karakterkészletet, stílust állít be. Megadás...: A stílusok jellemzőit, karakterkészletet, vastag (Félkövér), vagy dőlt írásmódot állítja be.

Az egyedileg beállítható stílusjellemzők A Betűtípus oszlop az adott stílushoz rendelt betűtípus nevét mutatja. A lehetséges betűtípusok a listáról választhatók ki, amely a beállított alapértelmezett nyomtatótól és a telepített betűtípusoktól függ. A Betűstílus oszlop jelölőnégyzeteivel adjuk meg a definiált stílus félkövér vagy dőlt formázását. A Mégse nyomógomb úgy zárja be a Stílus párbeszédpanelt, hogy semmit sem módosítunk. Az OK nyomógomb a korábbi stílusjellemzőket a párbeszédpanelen megadott új beállításokra cseréli. A szerkesztés alatti egyenletek a módosításoktól függően megváltoznak. A dokumentumokban korábban eltárolt egyenletek nem változnak meg. Ezek is megváltoznak azonban, ha ismét megnyitjuk őket az Egyenletszerkesztőben.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

821

Méret A sablonok sablonokba építhetők be. A helyekhez rendelt méretek azonban – a nyomdai szokásoknak megfelelően – sohasem lehetnek az index indexe méretnél kisebbek. Normál: A kijelölt vagy a parancs után beírt karakterek méretét teljes méretűre változtatja. Index: A kijelölt vagy ezután beírt karakterek méretét index méretűre állítja. Indexek indexe: A kijelölt vagy a parancs után beírt karakterek méretét az indexek indexe méretűre állítja be. Szimbólum: A kijelölt vagy a parancs után beírt karakterek méretét a szimbólum méretűre állítja be. Szimbólum indexben: A kijelölt vagy a parancs után beírt karakterek méretét a szimbólum indexben méretűre állítja be. Egyéb...: A kijelölt vagy a parancs után beírt karakterek méretét a megadott tetszőleges méretre állítja. Megadás...: A képletek alkotórészeinek és a fenti parancsokkal megadható méretek beállítására szolgál.

Egyedi méret-beállítási lehetőségek Az Alapérték billentyűvel az eredeti beállításokat töltjük vissza. Az Alkalmaz gombra kattintva érvényesítjük a beállított értékeket a képleten. A párbeszédpanelt és a szerkesztőablakot egymás mellé helyezve a hatás azonnal lemérhető. Az OK nyomógombra kattintva a változtatást érvényesítve, a Mégse nyomógombra kattintva a változtatást elvetve térünk vissza a szerkesztőablakba.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

822 Egyenlet beszúrása

Egyenletszerkesztő eszköztár Az Egyenletszerkesztő eszközsorának kezelése némileg eltér a korábbiaktól. Jellemzője, hogy az ikonokra kattintva ikonmenüt jelenítünk meg, ezután onnan választjuk ki a ténylegesen használni kívánt szimbólumot.

Az egyenletszerkesztő eszközsora Az eszközsor logikailag két részre osztható: szimbólumokra és egyenletmintákra (sablonokra). Az eszközsor az ikonok közötti területre mutatás után folyamatosan nyomva tartott bal egérgomb mellett mozgatva úszó ikonsorrá tehető. Ez azt jelenti, hogy szükség esetén áthelyezhetjük a szerkesztőablak másik területére. Megjelenítése a Nézet/Eszköztár paranccsal ki- vagy bekapcsolható.

Az eszköztár szimbólumai A szimbólumokat (mely lehet egyetlen karakter; logikai jel, halmazelméleti jel vagy görög betű) helyezzük el a képletek nyílásaiban, azaz elemhelyein, ezeket használjuk fel a kifejezések írására. Egérrel az elem kiválasztásához a palettát a szimbólumgombra kattintva jelenítjük meg. A szimbólum beszúrását egérrel a megfelelő palettáról kiválasztott elemre kattintva szúrjuk be. A karakterek egy része a Ctrl+K billentyűkombináció lenyomása után megadott karakterrel is beszúrható. A jelképek a Symbol betűtípus karakterei, így Alt + karakterkódjukkal is beszúrhatók. A szimbólum beszúrása billentyűvel megadható úgy is, hogy először a Ctrl+Shift+K billentyűkombinációt nyomjuk meg, majd a kívánt szimbólumot tartalmazó palettának megfelelő számbillentyűt adjuk meg, ezután a szimbólum palettabeli helyzetének megfelelő számbillentyűt nyomjuk meg. Excel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

823

Relációs jelek: Ezeket a jeleket a matematikai egyenletek, egyenlőtlenségek, azonosságok írásánál alkalmazzuk. A jelek egy része a PowerPoint Beszúrás szalagjának Szimbólum gombjával, a Symbol karakterkészletéből is beszúrható. Ezt alkalmazzuk egyszerűbb esetekben, ne a bonyolultabb, helyigényesebb egyenletszerkesztőt. Például: A  B, C  D, E  F. Igazítások: Nem nyomtatható kódokkal vezérli a sorok egymástól mért távolságát. Az első szimbólum többsoros képleteknél megszabja a sorok egymástól mért távolságát. A 2-5. szimbólum a kurzor pozíciójára térközt szúr be. Ezek a mezőutasítások a szerkesztés során billentyűkombinációval is beszúrhatók: nulla távolság – Shift+szóköz, 1 pontos táv – Shift+Alt+szóköz, 1/6 kvirt 24 táv: Ctrl+szóköz, 1/3 kvirt táv – Ctrl+Shift+szóköz, 1 kvirt táv – gyorsgomb nincs. 1F1F1F

Általános karaktermódosítások: A dobozszimbólumok feletti jelek a kurzor mögött álló (utoljára leütött) karakter fölé kerülnek. Az alapállapot a legelső szimbólum, ekkor nem módosítja semmi sem a megfelelő karaktert. A módosítást Backspace billentyűvel vagy az első, az alapértelmezett szimbólumra kattintva, illetve a módosított karakter elé állva a Delete billentyűvel töröljük. Ezzel az ikonmenüvel deriváltakat, íveket stb. jelölhetünk.        , , ~  a , b , c , d , e , f , g , h i , j , k l , m , n, o, p, q , r, s , z , `t     Például:

24

Kvirt: a használt betűméret M betűjének szélessége. Excel 2010 magyar nyelvű változat

824 Egyenlet beszúrása

Műveleti jelek: A szokásos matematikai műveletek jelei. Ezek egy része természetesen „normál” szerkesztési üzemmódban, gépelés közben is megadható. Másik részük a Beszúrás szalag Szimbólum parancsával megjelenített párbeszédpanel Symbol karakterkészletéből szúrható be. Például:  ,, , ,  ,,,, , ,  , . Nyilak: Az itt kiválasztható szimbólumok majdnem mindegyike szintén elérhető a Szimbólum párbeszédpanel Symbol karakterkészletében: , , , , , , , , , , . A  szimbólum közvetlen billentyűkombinációval is beszúrható: Ctrl+K után nyomjuk le az A billentyűt . Az egyenletszerkesztő karakterei:  ,  ,  , , ,,  ,  ,  , , ,, , . Logikai jelek: Ez a szimbólumkészlet foglalja össze a logikai jeleket. Az egyenletszerkesztő karakterei: ,,  ,  ,  ,  , , .

Halmazműveleti jelek: A halmazműveleti, illetve Boole-algebrai műveleti jelek egy része szintén választható szövegszerkesztés közben is a Szimbólum párbeszédpanel Symbol karakterkészletéből: , , , , , , , , , .

Excel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

825

Az egyenletszerkesztő karakterei: , , , , , ,  ,  ,  ,  ,  ,  . A Ctrl+K billentyűkombináció lenyomása után közvetlenül beszúrható szimbólumok:  – eleme szimbólum az E,  – nem eleme szimbólum a Shift+E,  – részhalmaza a C, nem – részhalmaza a Shift+C billentyűkombinációval. Matematikai jelek: Különböző matematikai jelek szerepelnek ebben a szimbólumgyűjteményben. Egy részüket (produktum, szumma, integrál) a minták között is megtaláljuk. Ez azt is jelenti, hogy mielőtt ezeket a szimbólumokat beszúrjuk, győződjünk meg arról, hogy nem szerepel-e a minták között. Ha a minták között is megtaláljuk a szimbólumot, akkor vizsgáljuk meg az előre meghatározott minta használhatóságát, mert rendkívül meggyorsítja a munkát a korábban elkészített sablonok alkalmazása. Az egyenletszerkesztő karakterei:  ,  ,  , ,  ,,  ,  ,  , , ,  , , ,  ,  ,  , . A parciális derivált jele –  – beszúrható a Ctrl+K billentyűkombináció lenyomása után lenyomott D billentyűvel. Görög betűk: Az utolsó két szimbólumgyűjtemény a görög kis- és nagybetűket foglalja össze. Egyszerűbb esetekben itt is alkalmazzuk inkább a beszúrást a Szimbólum párbeszédpanel Symbol karakterkészletéből: , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , . Itt még egyszer felhívjuk a figyelmet arra, hogy az ilyen módon (a Beszúrás szalag Szimbólum parancsával) beszúrt jelek csak kijelölés után törölhetők.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

826 Egyenlet beszúrása

Az eszköztár mintái A program fejlesztői a leggyakoribb egyenletformákra sablonokat, mintákat készítettek. A sablonok egy vagy több elemhellyel ellátott szimbólumok. Ezek a sablonok a nyílásokat előre meghatározott helyeken rögzítik. A nyílásokba karaktereket gépelhetünk, szimbólumokat, sőt más mintákat szúrhatunk be (legfeljebb 10 szintig egymásba ágyazva). A beszúrt minta cseréje kijelölésével, majd az új minta beszúrásával oldható meg. Ezzel azonban a nyílásokba írt részek elvesznek. Ezt úgy kerüljük el, hogy az új sablont az Alt billentyű nyomva tartása mellett választjuk ki. Természetesen az egyenlet kijelölt tartalmára vonatkozó vágóasztalra másolás (Szerkesztés/Másolás – Ctrl+C), kivágás (Szerkesztés/Kivágás – Ctrl+Del), törlés (Szerkesztés/Törlés – Delete) és ismételt beszúrás (Szerkesztés/Beillesztés – Ctrl+V) parancsok is használhatók az egyenlet részein. A képletminták közös jellemzője, hogy a bennük szereplő elemek (záró-, tört-, gyök-, index-, szumma-, mátrixjelek) méretei a bennük megjelenő nyílásokba írt karaktereknek megfelelően változnak. A kijelölt szöveg- és képletrészek a Ctrl+, Ctrl+, Ctrl+, Ctrl+ billentyűkombinációkkal képpontonként eltolhatók. Zárójelminták gyűjteménye. A mintában szereplő összes zárójel a közéjük írt tartalomnak megfelelően megnyúlik, még akkor is, ha a kifejezés több sorból áll. A zárójelek túlnyúlását (a közbezárt elemek alá és fölé nyúlásának értékét) a Formátum/Térközök paranccsal adhatjuk meg. A kerek zárójelek sablon a Ctrl+9 és Ctrl+0 billentyűkombinációkkal, a kapcsos zárójelek sablon a Ctrl+{ és Ctrl+} billentyűkombinációkkal, a szögletes zárójelek sablon a Ctrl+[ és Ctrl+] billentyűkombinációkkal is beszúrható.

Például:

 n  k  1 C  k  

, vagy

Excel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

827

Az ilyen, több szövegsorból álló képleteket az egyes sorok között Enter-t nyomva adunk meg. Az egymás utáni sorokat az Egyenletszerkesztő „rakás”-nak nevezi. Használhatunk vízszintes zárójelet is a sorozatok jelölésére:

Egyetlen kijelölt zárójel méretét a Méret menü parancsaival változtatjuk meg. Az átméretezni kívánt zárójel kijelölésénél tartsuk lenyomva a Ctrl billentyűt. Törtek és gyökjelek, valamint osztást ábrázoló hosszú képletek kifejezések kialakítására szolgáló minták. Kicsinyített méretű törtek esetében a számláló és a nevező rendszerint az indexek méretével egyezik meg, és közelebb van a törtvonalhoz, mint a teljes méretű törtek esetében. Ilyeneket használunk akkor, ha a számláló és a nevező egyaránt szám. A gyökjelek a közbezárt kifejezésnek megfelelően növekednek. A törtvonal a Ctrl+F, a gyökvonás a Ctrl+R billentyűkombinációval is beszúrható.

 b  b2  4ac b c  b        2a  2a 2a a. 2

Például:

X1, 2

Alsó és felső indexek készítésére szolgáló minta. Ezek alapértelmezés szerinti helyzetét a Formátum/Térközök paranccsal módosíthatjuk. Az alapértelmezés értékét a Méret/Megadás paranccsal változtatjuk meg. Az alsó és felső indexek méretét egyenként, kijelölésük után a Méret/Egyéb paranccsal adjuk meg. A teli téglalapos minta választásakor csak az indexnyílások, az üres téglalapos mintánál a főnyílás is bekerül a képletbe. Példaként tekintsük meg az előző mintához bemutatott példát. Alsó- és felsőindexek készítéséhez folyamatosan gépeljük be az indexek karaktereit, utána jelöljük ki (például a következő mintában az n-k kifejezést), majd válasszunk a minták közül.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

828 Egyenlet beszúrása

A felső indexet a Ctrl+H, az alsó indexet a Ctrl+L, az alsó és felső indexet egyszerre a Ctrl+J billentyűkombinációval is beilleszthetjük. Az összegképzés mintái. A határok alapértelmezés szerinti helyzetét a Formátum/Térközök paranccsal módosíthatjuk. Az alapértelmezés értékét a Méret/Megadás paranccsal változtatjuk meg. A szummajel méretét (kijelölése után) a Méret/Egyéb paranccsal adhatjuk meg. A kijelölés során a Ctrl billentyűt tartsuk lenyomva, mert a szummajel a sablon része. A szummajelet a Ctrl+T,S billentyűkkel is beszúrhatjuk. n n  n  n  1 k 1 n k M     k   p k q n k  np  p q k0  k k 1  k  1 Például: . Egymásba ágyazott összegsor készíthető, ha az összegzendő elemek helyén ismét az összegképzési sablont szúrjuk be:

Vonal, felületi és körintegrálok mintái. Az integráljel a mögé írt kifejezés méretével szükség szerint nő. Állandó méretű integráljelet a Ctrl+I billentyűkombinációval is beszúrhatunk.



dx 25x  36 2

Például:



1 6



dx 2

 5x    1  6

.

Vektorok, mátrixok stb. fölé vagy alá vonalak húzására szolgáló minták. Jelölhetünk vele alsó és felső határértéket is. Például:

Excel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

829

Kémiai folyamatok leírásánál a kifejezések, egyenletek írásába az átmeneti nyilak és feliratuk elhelyezésére szolgáló minták. Például: A szorzat- (produktum) képzés mintái, amelyek az öszszegképzéshez hasonlóak. A produktumjelet a Ctrl+T,P billentyűkkel is beszúrhatjuk. A paletta Descartes-szorzatok, koszorzatok, halmazelméleti metszetek és egyesítések mintáit tartalmazza. Az első sor sablonjaival szorzatokat, a második sor sablonjaival a megfelelő koszorzatokat, az utolsó két sablonsorral halmazsorozatok egyesítését és metszetét készíthetjük. Sor- és oszlopvektorok, mátrixok és hasonló kifejezések írására szolgálnak. A 3x3-as mátrix sablonját a Ctrl+T,M billentyűkkel is beilleszthetjük. Az utolsó sor sablonjaival tetszőleges méretű mátrixok képezhetők. A sorban elhelyezkedő elemek alapértelmezés szerinti távolságát (a mátrix oszloptávolságát), valamint a sorok közti távolságot (a mátrix sortávolságát) a Formátum/ Térközök paranccsal módosíthatjuk. A módosított egyenletet a szerkesztés közben a Fájl/Frissítés paranccsal vagy az F3 funkciógombbal érvényesítjük a bemutatóba beillesztett objektumon. A Fájl/Kilépés és visszatérés paranccsal kilépünk az egyenletszerkesztőből, egyúttal frissítjük a bemutató objektumát is.

A beépített egyenletszerkesztő Az Excel 2010 programba a fentieknél több szolgáltatást nyújtó egyenletszerkesztőt is beépítettek. Ezt a Beszúrás szalag Szimbólumok/Egyenlet gombjából érjük el. Ha a gomb bal oldalára kattinExcel 2010 magyar nyelvű változat

830 A beépített egyenletszerkesztő tunk, akkor egy üres egyenletszerkesztő szövegdobozt kapunk, a gomb jobb oldalára kattintva viszont néhány beépített mintaegyenletet jeleníthetünk meg, amelyeket kattintással építünk dokumentumunkba. A gombmenü Új egyenlet beszúrása parancsa is az üres egyenletszerkesztő szövegdobozt jeleníti meg.

Kiindulhatunk egy beépített minta módosításából A következő ábrán látható, hogy az üres egyenletszerkesztő ablak, illetve a meglévő egyenlet módosítása egyaránt megjeleníti az Egyenleteszközök – Tervezés eszköztárat, amely több lehetőséget biztosít a külső szerkesztőnél. Az Egyenlet gombból ismét a fenti egyenlet mintákat vehetjük elő. Az Eszközök csoport Egyenletbeállítások ikonjával párbeszédpanelen állíthatjuk be az egyenletszerkesztő működését. Olyan funkciókat is bekapcsolhatunk, mint a képletszerkesztő automatikus javítását, a felismerendő függvényeket. A szerkesztett egyenletet megjeleníthetjük profi módon, „emeletesen” (Professzionális), vagy egyetlen sorban (Lineáris). Ebben Excel 2010 magyar nyelvű változat

OBJEKTUMOK KEZELÉSE

831

egyszerűbb szerkeszteni, de a végső megjelenítéshez mindig kapcsoljunk át profi módba.

A beépített egyenletszerkesztő szalagja professzionális egyenlettel A Szimbólumok csoportból egyszerű matematikai szimbólumokkal egészíthetjük ki szerkesztett képletünket. A Struktúrák csoportban találjuk a képleteket felépítő alap mintákat, amelyek a műveleti jel mellett létrehozzák a nyílásokat, elemhelyeket.

Egy bővebb helyi menü-változat Excel 2010 magyar nyelvű változat

832 A beépített egyenletszerkesztő A helyi menü esetenként (attól függően, hogy melyik dobozt választottuk ki az egyenleten belül) más parancsokat is tartalmazhat (lásd a fenti ábrát). A menüben tehát operátort, zárójelet és argumentumot növelhetünk, csökkenthetünk, indexeket, törtvonalakat távolíthatunk el, vagy alakíthatunk át ferde,

Excel 2010 magyar nyelvű változat

DIAGRAMOK

833

DIAGRAMOK A munkalapadatok grafikus ábrázolásai a diagramok, melyek megkönnyítik az adatok leolvasását, kiértékelését, elemzését és összehasonlítását. Mindemellett az adatokat szemléletesen mutatják be. A diagramok típusuk1 szerint igen változatosak lehetnek. Az Excel 2007-es változatában a diagramkezelést teljesen átdolgozták. A 2010-es változatban pedig megjelentek a cellán belül alkalmazható értékgörbék.

Értékgörbék használata Az értékgörbék az adatsorokat2 vonal vagy oszlopdiagramként egy cellában jelenítik meg. Ez azt is jelenti, hogy mérete a cella méretének módosításához igazodik, ebből adódóan számos olyan tulajdonságot segédelemet nem alkalmazhatunk, mint a később tárgyalt hagyományos diagramokban. Viszont igen hasznos lehet egy hoszszú lista esetében is megjeleníteni az értékek változását, például a részvény vagy vízállás idősorokat vonaldiagramon, forgalmi adatokat oszlopdiagramon, kereskedelmi eredményeket nyereség/veszteség diagramon. Ez a szolgáltatás csak az Excel 2007-2010 (.xlsx) formátumában mentett munkafüzetekben érhető el, tehát nem használható a kompatibilis (.xls) formátumokban. 1

diagramtípus: A diagram alakját határozza meg a következõ alapformákon keresztül: terület, sáv, oszlop, grafikon, kör, perec, sugár, pont, 3Dterület, 3Dsáv, 3Doszlop, szalag, torta, felület. 2 adatsor: A munkalap egy sorából vagy egy oszlopából származó, összetartozó adatpontok együttese. A diagram az egyes adatsorokat eltérő mintázattal, színnel jelöli. Egy diagram több adatsort tartalmazhat. Kördiagramokban csak egyetlen adatsor van. Excel 2010 magyar nyelvű változat

834 Értékgörbék használata

Az értékgörbék is másolhatók Érdekesség, hogy az értékgörbe megjelenhet olyan cellában is, amelynek más, például szöveges tartalma van (lásd az ábrán).

Az értékgörbét tartalmazó cellának saját értéke is lehet Az értékgörbék jól használhatók adatsorok végén a trendek jelzésére, a gazdasági ciklusok szemléltetésére, a legnagyobb és legkisebb értékek kiemelésére. Az értékgörbe kevés helyet foglal, és világos, lényegre törő grafikus formában mutatja be az adatokban felfedezhető trendet. Magából a sorban vagy oszlopban megjelenő adatsorból ez csak hosszas összehasonlítgatás, számolgatás után derülne ki. Az értékgörbe celláját nem kötelező közvetlenül a forrásadatok mögöttes adatok mellé helyezni, célszerű mégis így tenni, mert a konkrét adat így könnyen kikereshető és a görbe hatása is nagyobb (képzeljük el, hogy táblázatos részvényárfolyam adatokat teszünk közzé a weben). Előnyös az is, hogy az értékgörbe egyszerűen nyomtatható a szomszédos munkalaptartománnyal együtt. Az értékgörbét is másolhatjuk, akár a kitöltőjel húzásával is készíthetünk másolatot a szomszédos cellákra. Az sem baj, ha ott a Excel 2010 magyar nyelvű változat

DIAGRAMOK

835

korábbi értékgörbe adattartományának megfelelő helyen éppen nincs adat. Az értékgörbe majd akkor jelenik meg, ha adatokat viszünk a forrásterületre.

Értékgörbe létrehozása Az értékgörbe létrehozásához kattintsunk abba a cellába, ahol az értékgörbét szeretnénk elhelyezni. Utána adjuk ki a Beszúrás szalag Vonal, Oszlop vagy Nyereség/veszteség parancsát! Az Értékgörbék létrehozása párbeszédpanelen a Helytartomány mezőben megjelenik annak a cellának a hivatkozása, amelyben a görbét elhelyezzük (kattintással választhatunk másik cellát is). Kattintsunk az Adattartomány mezőbe, majd húzással jelöljük ki a munkafüzeten a forrásadatok egymást követő celláit (melyek csak egy sorban vagy oszlopban lehetnek)! Ha szükséges, a gombbal összezsugoríthatjuk a párbeszédpanelt, hogy jobban hozzáférjünk a kijelölendő területhez, majd a kijelölés végén a gombbal ismét viszszatérhetünk a párbeszédpanel eredeti méretéhez, végül kattintsunk az OK gombra!

Megadjuk a forrásadatok helyét A megjelenő értékgörbét tartalmazó cellát kijelölve az értékgörbét magyarázó szöveget, kiemelő háttérszínt is megadhatunk (lásd a következő ábrát). Az értékgörbe ezt követően másolható, húzással mozgatható. Ha meg akarjuk szüntetni az értékgörbét, akkor az Értékgörbeeszközök – Tervezés szalag Törlés gombját használjuk! Excel 2010 magyar nyelvű változat

836 Értékgörbék használata

Az Adatok szerkesztése  Csoport helyének és adatainak szerkesztése paranccsal egyaránt módosíthatunk a forrásadatok helyén és megadhatunk egy másik cellát az értékgörbe számára. Az OK gombra kattintást követően az aktuális, módosított cellából eltűnik az értékgörbe és a Helytartomány mezőben megadott új cellában jelenik meg. Az Adatok szerkesztése  Egyetlen értékgörbe adatainak szerkesztése paranccsal viszont csak az adatforráson módosíthatunk.

Az értékgörbe adattartományának módosítása Az értékgörbék alapértelmezés szerint közöket hagynak az üres cellák helyén. Ezen módosíthatunk az Adatok szerkesztése  Rejtett és üres cellák parancsával. A párbeszédpanelen jelölőnégyzettel beállíthatjuk az adattartomány rejtett sorokban és oszlopokban található cellái értékeinek megjelenítését is.

A rejtett és üres cellák megjelenítési lehetőségei

Értékgörbe formázása A dátumokat tartalmazó adattartománynál az Értékgörbeeszközök – Tervezés szalag Tengely gombmenüjének Dátum tengelytípus Excel 2010 magyar nyelvű változat

DIAGRAMOK

837

parancsával úgy rendezhetjük el az adatpontokat az értékgörbén, hogy tükrözzék az esetleges szabálytalan időszakokat. Ha például az első három adatpontot pontosan egy hét választja el, a negyedik pedig egy hónappal későbbi, a harmadik és a negyedik adatpont közötti távolság arányosan növekszik, így jelezve a hosszabb időszakot. A gombmenü többi parancsával beállíthatjuk, hogy a függőleges tengelynek ugyanazt a maximális és minimális értékét alkalmazzák a különböző értékgörbék. A maximális és minimális érték lehet automatikus, a program által meghatározott, vagy egy általunk megadott érték. Az értékgörbét tükrözhetjük a cella függőleges tengelyére az Adatok ábrázolása jobbról balra paranccsal. A Stílus galériában választhatunk különböző színű görbéket. Ezek színét az Értékgörbe színe gomb menüjében cserélhetjük le. A gombmenü Vastagság almenüjében módosíthatunk a görbe vastagságán (ez az oszlop értékgörbékhez nem érhető el). Alapállapotban az értékgörbék nem jelenítik meg az egyes adatjelölő pontokat, az oszlopok is egyforma színűek. Eltérő színezéssel kiemelhető ugyanakkor a felső, alsó első, utolsó pont, a negatív pontok és az összes adatjelölő. A kiemeléshez kapcsoljuk be a Megjelenítés csoport megfelelő jelölőnégyzeteit, majd válasszunk hozzáillő stílust, illetve egyedileg formázzuk ezeket a pontokat a Jelölők színe gombmenü almenüiben.

Értékgörbe formázása almenüből Excel 2010 magyar nyelvű változat

838 Diagram létrehozása

Diagram létrehozása Az adatokat szemléltető adatpontok csoportjait sávok, vonalak, oszlopok, körcikkek, pontok vagy egyéb alakzatok (közös elnevezéssel adatjelölők) jelenítik meg. Az adatsorok szükséges elkülöníthetősége érdekében a diagramban ábrázolt minden adatsor saját, jellemző színt, egyedi mintázatot kap.

Diagram beillesztése a nyomógomb-menüből A diagramot a különböző diagramelemek (például adatfeliratok, jelmagyarázat, cím, feliratok, szövegek, trendvonalak, hibasávok és rácsvonalak) hozzáadásával bővíthetjük, ezzel emelve ki mondanivalónkat. A legtöbb diagramelem utólag is áthelyezhető, formázható, mérete megváltoztatható. A beágyazott diagram és a diagramlap egyaránt a létrehozó munkalapadatokhoz csatolódik, ezek változása majd a munkalap frissítése után mindkettő felfrissül. A diagramokat is megóvhatjuk a véletlen változtatásoktól a Korrektúra szalag Lapvédelem parancsával. A parancs hatására megjelenő párbeszédpanelen válasszuk ki az Objektumok szerkesztése jelölőnégyzetet, majd kattintsunk az OK gombra. Ez megakadályozza, hogy más felhasználók töröljék, áthelyezzék vagy átméretezzék egy munkalap vagy diagramlap grafikus objektumait. Szükség esetén a védelem feloldását jelszó ismeretéhez is köthetjük. Excel 2010 magyar nyelvű változat

DIAGRAMOK

839

Kétféle diagramot hozhatunk létre: önálló, alapértelmezetten DiagramN nevű diagramlapot, vagy a munkalap adatait kiegészítő, azokkal együtt megjelenő beágyazott diagramot. A beágyazott diagram az adatokat származtató munkalapra kerül. A diagramkészítő parancsok kiadása előtt jelöljük ki a munkalapon azt a területet, amely az ábrázolni kívánt adatokat tartalmazza (ezt módosíthatjuk később is). A program a diagramlapot automatikusan az adatokat tartalmazó munkalaptól balra (elé) szúrja be a munkafüzetbe. Ez a típusú diagram bemutatókra és oktatási célokra, más dokumentumokba másolásra használható. Az Excel 2010-ben a beágyazott és a külön lapra készülő diagramok létrehozására egyaránt a Beszúrás szalag Diagramok csoportjának nyomógomb-menüt alkalmazzuk. Már itt is látszik a diagramtípusok hatalmas választéka. Az összes típus áttekintéséhez itt is a Diagramok csoport neve melletti Diagram létrehozása ikonra kattintsunk (lásd az ábrát)!

A diagramok teljes „típusválasztéka” Excel 2010 magyar nyelvű változat

840 Diagram létrehozása Legelőször tehát kijelöljük az ábrázolandó adatokat tartalmazó munkalap-tartományt. Akkor járunk el helyesen, ha a kijelölésbe bevonjuk a kijelölés első soraként az oszlopfejeket, vagyis azokat a cellákat, amelyek tartalmából a program a jelmagyarázatot, valamint a tengelyek megírását készíti (lásd a következő ábrát). Utána kiválasztjuk a megfelelő diagramtípust. Ellentétben a program korábbi változataival, amikor a diagramvarázsló párbeszédpanel-lapjain adtuk meg a diagram legfontosabb kellékeit és alapbeállítását, most a diagramtípus kiválasztása után azonnal megjelenik az alapértelmezett stílussal formázott diagram. Egyúttal mindjárt három szalagfül is megjelenik a Diagrameszközök között, melyekkel (illetve a helyi menü parancsaival) a formázást és a diagram kiegészítését oldjuk meg. Ezek a módszerek viszont már ismertek voltak a program korábbi változataiból is. Saját beállításainkat aztán a későbbiek számára elmenthetjük sablonként.

Az alapértelmezett diagramtípus a további formázás alapja Mint látjuk, a diagram alapértelmezés szerint beágyazottan, a forrásadatokat tartalmazó munkalapra beillesztve jön létre. A diagram helyi menüjének vagy a Diagrameszközök – Tervezés szalag Diagram áthelyezése parancsával ezen később változtathatunk. Az ekkor megjelenő párbeszédpanelen új munkalapra (diagramlapra) vagy munkafüzetünk egy másik az Objektum itt listában kiválaszExcel 2010 magyar nyelvű változat

DIAGRAMOK

841

tott lapjára helyezhetjük. Ez a parancs nem vonható vissza. Önálló diagramlapot üres diagrammal hozhatunk létre egy munkalap-fül helyi menüjéből megjelenített Beszúrás párbeszédpanel Diagram elemének választásával is. Ez esetben a szalag Adatok kijelölése parancsával utólag adjuk meg a diagram forrásadatait.

A diagram helyét utólag változtatjuk meg

Diagram nem szomszédos kijelölésből A nem összefüggő, de téglalapot alkotó cellatartományból is készíthetünk diagramot. Az ilyen tartományok cellái nem egymás mellettiek, azaz elemei nem szomszédos sorokban vagy oszlopokban helyezkednek el vagy a cellákat üres sorok illetve oszlopok választják el. A nem szomszédos területeket a Ctrl billentyű lenyomása mellett jelölhetjük ki. A kijelölések elvégzése (lásd az ábrát) után ezt a feladatot is a Beszúrás szalag Diagramok csoportjának nyomógombmenüivel oldjuk meg. A másik lehetőség, hogy a diagramban nem ábrázolandó sorokat és oszlopokat elrejtjük a bemutatásból. Az első adatsor alapján létrehozott diagramot később bővíthetjük újabb adatsorokkal vagy adatpontokkal. Beágyazott diagramoknál az újabb adatokat egérrel húzzuk be a diagramba. Diagramlap bővítésére mindenképpen a Diagrameszközök – Tervezés szalag Adatok kijelölése parancsát használjuk. Ekkor párbeszédpanelen adjuk meg a bővítésbe kerülő cellatartományt, melyhez felhasználhatjuk az egeres kijelölést is (lásd az ábrát). A nem összefüggő tartomány kijelölésére most is tartsuk nyomva a Ctrl billentyűt. Excel 2010 magyar nyelvű változat

842 Diagram létrehozása

Nem szomszédos területekből készített diagram Ha a párbeszédpanel letakarja azt a munkalaprészt, ahol tartományt szeretnénk kijelölni, akkor kattintsunk az ikonra, hogy elrejtsük a párbeszédpanelt, utána a kijelölést kényelmesen elvégezhetjük. Kattintsunk a Diagram adattartománya mezőbe, majd válasszuk ki az ábrázolni kívánt adatokat a munkalapon. Az új adatokhoz tartozó oszlop- vagy sorfelirat akkor jelenik meg a diagramon, ha a kijelölésbe belefoglaljuk a feliratot tartalmazó cellákat is. Ugyanezt természetesen az adattartomány hivatkozásának szerkesztésével is megadhatjuk a mezőben. Itt is hasznos az a kimutatásdiagramoknál is alkalmazható szolgáltatás, hogy ha kijelöljük a diagramot, akkor a diagramban ábrázolt kategóriák, adatsorok és adatok a munkalapon különböző színnel szegélyezve jelennek meg (lásd az előző ábrát). E területek kitöltőjelét egyenként elhúzva módosíthatjuk a megfelelő tartomáExcel 2010 magyar nyelvű változat

DIAGRAMOK

843

nyok határait. Természetesen az adatsorok vagy a kategóriák határainak módosítása megváltoztatja az ábrázolt adattartományt is.

Az előző diagramot kiegészítjük a nézőszám ábrázolásával

Többszintű kategóriák és adatsorok Térbeli diagramokkal meg tudunk jeleníteni többszintű kategóriákat, adatsorokat, illetve mindkettőt. A program a munkalapon szereplő adatok szerkezetének kiértékelése után rendeli a szinteket a diagramhoz (lásd az ábrát).

Térbeli diagram Excel 2010 magyar nyelvű változat

844 Diagramformázás A diagram létrehozásához a többszintű kategóriákat és hozzájuk tartozó adatsorokat tartalmazó kimutatásokat is felhasználhatjuk, egyébként a térbeli diagramok tipikus alkalmazási körét az egyetlen értékkészlettel rendelkező, kétféle osztályba sorolható adatsorozatok képezik.

Diagramadatok módosítása A létrehozott diagramok adatai újabb adatpontok, adatsorok felvételével bővíthetők, illetve a meglévők törölhetők. A munkalapra beágyazott diagramhoz egérrel húzzuk az újabb adatokat. Diagramlapot másolással és a beillesztéssel bővítjük. Mindkét diagramtípus esetén használhatjuk a Diagram szalag vagy a helyi menü Adatok kijelölése parancsát is. Ezzel megváltoztathatjuk a diagram alapjául szolgáló tartományt. Többszintű kategóriákból és adatsorokból álló diagramok forrástartományát a diagram kijelölése után szintén a munkalapon a tartomány újra kijelölésével módosítjuk. Az adatsorokat törölhetjük, illetve elrejtéssel is kivonhatjuk a diagramból. Az adatok, adatsorok módosítását követi a látható jelmagyarázat automatikus frissítése. A párbeszédpanelen teljes adatsorokat távolíthatunk el a tartományból vagy vehetünk fel újabbakat. Ugyancsak itt adhatjuk meg a kategóriatengely feliratainak származási helyét. A Diagrameszközök – Tervezés szalag Sor/oszlop váltása gombjával felcserélhetjük az adatsorokat és a kategóriákat. Ekkor a diagram forrásterülete nem változik, de a diagram jelentősen átalakul, amit a jelmagyarázat is követ

Diagramformázás A diagramok formázása részben megtörténik a diagram beillesztésekor, hiszen azon az alapértelmezett diagramstílust alkalmazzuk. A Diagrameszközök – Tervezés szalag segítségével lecserélhetjük ezt a stílust egy másikra, de a diagram minden egyes elemének egyedi formázással is adhatunk új tulajdonságokat (ezzel a diagramelemek beillesztése után foglalkozunk). A Más diagramtípus Excel 2010 magyar nyelvű változat

DIAGRAMOK

845

paranccsal megjelenített párbeszédpanelen választjuk ki az új mintát. A kiválasztott mintát alapértelmezetté tehetjük az új diagramok számára a Beállítás alapértelmezett diagramként nyomógomb segítségével. A diagram formázásához tartozik az elrendezés módosítása is, amelyet a szalag Diagramelrendezések csoportjában található tíz minta közül választva állítunk be. A diagram egyes részei már a diagram elkészítésekor megjelennek, másokat (például adatfeliratok, címek, tengelymegírás stb.) később külön parancsokkal kell a diagramhoz adnunk. A diagramok formázása során ezeket a diagramelemeket is formázzuk, illetve változtathatunk formai megjelenésükön, helyükön, méretükön, igazításukon, színükön, vonaltípusukon stb.

Automatikus formázási minták A diagramelemek formázása gyorsítható, ha az egyes diagramelemeket nem egyenként jelöljük ki és formázzuk, hanem a beépített automatikus formázási típusokat, mintákat, stílusokat használjuk – amelyek tartalmazhatnak altípust, jelmagyarázatot, rácsvonalakat, adatfeliratokat, színeket, mintázatokat, illetve a különböző diagramelemek elhelyezkedését –, vagy létrehozunk saját automatikus formázási mintákat, amelyeket a diagramok formázására alkalmazunk. Az automatikus formázási minták, felhasználói típusok alapja valamely beépített diagramtípus. Ezek közül választunk a diagram létrehozásakor, vagy később a kijelölt diagram típusának váltásakor, amelyet a Diagrameszközök – Tervezés szalag Más diagramtípus parancsával végzünk. A minták működés szempontjából a sablonokhoz és a stílusokhoz hasonlítanak. Az automatikus formázási minta alkalmazása megváltoztatja az aktív diagram megjelenését, de az adatokat nem érinti. Automatikus formázási minták nem módosíthatók, csak a felhasználói típusokat törölhetjük, módosíthatjuk. A saját formázásainkkal átalakított felhasználói diagramtípust .crtx diagramsablon fájlba menthetjük a szalag Mentés sablonként parancsával. A mentés helye saját felhasználói profilunk C:\Users\ felhasználónév\ AppData\ Roaming\ Microsoft\ Templates\ Charts mappája. Excel 2010 magyar nyelvű változat

846 Diagramformázás

Diagramstílus beállítása galériából választott minta alapján A Más diagramtípus paranccsal megjelenített párbeszédpanel Beállítás alapértelmezett diagramként nyomógombjával a listában kiválasztott diagramtípust új diagramok létrehozásához alapértelmezésként állíthatjuk be. Ekkor az új diagramok létrehozásakor ez lesz az automatikusan alkalmazott típus. A párbeszédpanelen találunk egy Sablonok kezelése nevű gombot is, amely a sablonok mappáját a fájlkezelőben jeleníti meg. Itt végezhetjük el a fájlokkal szokásos műveleteket, mint törlés, másolás, mozgatás, átnevezés.

A sablonokat a fájlkezelőben „kezelhetjük” Egyéni automatikus formázási minta alkalmazásához ezeket, a mappában megjelenő a sablonokat használhatjuk fel, mégpedig úgy, hogy előbb a Diagramtípus módosítása párbeszédpanel kaExcel 2010 magyar nyelvű változat

DIAGRAMOK

847

tegóriái közül kiválasztjuk a sablonokat, majd a párbeszédpanel sablonok kategóriájából a megfelelő egyéni sablont (lásd az ábrát).

Egyéni sablonjaink kiválasztása A kiválasztást sajnos jelenleg csak a sablon mintaképe alapján végezhetjük, megszűnt az a lehetőség, hogy a sablonnal emlékeztető leírást is tároljunk. Ráadásul a sablon mentésekor megadott fájlnév sem jelenik meg a listában.

A diagram kiegészítése új elemekkel A beépített alapértelmezés szerinti sablonok nagyon kevés diagramkiegészítőt, kelléket tartalmaznak. Saját mintáinkba ezekből többet is elhelyezhetünk, vagy amíg ez nincs mindenképpen a diagramok egyedi kiegészítése, formázása marad, mint járható út. A diagramok újabb elemekkel történő kiegészítésére a diagram egyetlen kattintással végzett aktivizálása után a Diagrameszközök – Elrendezés szalag parancsait alkalmazzuk. Ez a szalag csak a diagram aktivizálása után jelenik meg.

Címkék beszúrása A szalag Címkék csoportjának parancsaival a diagramhoz annak értelmezését jelentősen megkönnyítő címeket és feliratokat fűzheExcel 2010 magyar nyelvű változat

848 Diagramformázás tünk. Ezek alapértelmezés szerinti helyükön, például, mint a tengelycímek a tengelyek mellett, vagy mint a diagramcím a diagram felett jelennek meg, de húzással áthelyezhetők. Tartalmuk a beillesztés után egyszerűen, vagy helyben, vagy kijelölésük után a szerkesztőlécen szerkeszthető, formázásukkal később foglalkozunk. A diagramcím beillesztéséhez a Diagramcím gombmenüt gördítjük jelölőnégyzet, majd választhatunk a diagram átméretezése nélkül, a diagram felett középen, esetleg más diagramelemekre takarva (Átfedő cím középen), vagy a diagram átméretezésével beszúrt címet (A diagram felett). A Nincs paranccsal eltávolíthatjuk a korábban beillesztett címet, ez egyenértékű azzal, hogy kattintással kijelöljük a diagramcímet, majd a Delete billentyűvel töröljük.

Diagramcímmel egészítjük ki a diagramot A diagramcímet a beillesztés után, a diagramcím helyzetjelölőjébe, illetve a korábbi címbe kattintva szerkesztéssel módosítjuk. Ha később meggondoljuk magunkat, és az átfedő cím helyett diagram Excel 2010 magyar nyelvű változat

DIAGRAMOK

849

feletti címet szeretnénk, akkor adjuk ki A diagram felett parancsot, amelynek hatására a program a diagramot átméretezi és felette elhelyezi a változatlan tartalmú diagramcímet. A nyomógomb-menü További címbeállítások parancsa a formázásra szolgál, amelyet később ismertetünk. A tengelycímeket a Tengelycímek gomb menüjéből illesztjük be. Itt attól függően jelennek meg parancsok, hogy milyen típusú diagramot készítettünk. Síkbeli grafikonoknál ugyanis beállíthatunk egy másodlagos függőleges tengelyt is, ilyenkor annak tengelycím beillesztésére vonatkozó parancsok is megjelennek a nyomógomb menüjében. Térbeli és másodlagos tengelyt nem tartalmazó síkbeli diagramokhoz csak az elsődleges függőleges tengely címzésére vonatkozó parancsokat találjuk a menüben. Térbeli diagramoknál pedig a vízszintes tengelyek mellett használhatjuk a Z (függőleges) tengelyt, és annak címzését is. Az Elsődleges vízszintes tengely címe  Cím a tengely alatt paranccsal a tengelycím helyőrzőjét az átméretezett diagram alatt, középen jelenítjük meg, magát a címet itt is a helyőrzőbe kattintva, szerkesztéssel rögzítjük. A cím húzással áthelyezhető, ekkor viszont a diagramot egyénileg, húzással kell visszaalakítanunk előző méretére (lásd az ábrát).

Áthelyezzük a beillesztett vízszintes tengelycímet

Excel 2010 magyar nyelvű változat

850 Diagramformázás

A Nincs parancs itt is törli a tengelycímet, a További címbeállítások parancs pedig szintén a később tárgyalt formázást indítja. Hasonló módon járhatunk el a másodlagos vízszintes tengely és a függőleges tengely esetében is. Az elsődleges függőleges tengely címe almenüben viszont már többféle írásirány közül választhatunk. Ez a tengely hagyományosan az értéktengely. Ha másik függőleges tengelyünk is lesz, akkor ennek figyelembe vételével nevezzük el az elsődleges tengelyt. Például a fenti ábrán látszik, hogy a nézőszám és a bevétel nem egy nagyságrend, ezért a bevétel számára majd létrehozzuk a másodlagos függőleges tengelyt, tehát a bal oldali, elsődleges függőleges tengely címe „Nézőszám” legyen! Térbeli diagramok esetén az értéktengely a függőleges tengely, ennek címkéjét a Z tengely címe almenüben állítjuk be. A kategóriatengely mellé írjuk az „X” (elsődleges vízszintes) tengelynek megfelelő, az adatsortengely mellé írjuk az „Y” (elsődleges függőleges) tengelynek megfelelő feliratot.

A tengelycímeket új helyre mozgattunk A függőleges és a Z tengely címeinél függőleges, vagy elforgatott feliratokat állítsunk be, mert ez kevesebb helyet foglal.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

DIAGRAMOK

851

Tengelyek beszúrása A Diagrameszközök – Elrendezés szalag Tengelyek csoportjának parancsait szintén a diagram típusától függően alkalmazhatjuk. Például csak térbeli diagramoknál jelennek meg a Z tengelyre vonatkozó parancsok. A legérdekesebb azonban az, hogy a grafikonoknál szokásos, az ábrázolt adatsorok nagyságrendbeli eltérését tükröző másodlagos függőleges tengelyt nem itt kell beszúrnunk. Például a filmek látogatottságát és bevételét egyetlen grafikonon bemutató diagram esetében előbb ki kell választanunk a nagyobb nagyságrendnek megfelelő Bevétel adatsort, majd a Kijelölés formázása paranccsal, vagy a Ctrl+1 billentyűkombinációval megjelenített Adatsor formázása párbeszédpanelen válasszuk a Másodlagos tengely választókapcsolót!

Másodlagos függőleges tengelyt hozunk létre Mint látjuk ezt követően húzással módosítanunk kell a jelmagyarázat helyét, de beállíthatjuk a tengelycímet és a nagyságrendet is. Ez utóbbira tehát az értéktengelyek nagy számai miatt és az értelmezés megkönnyítése érdekében van szükség. A nagyságrendet is mutató tengely beállításához a Tengelyek/ Elsődleges (másodlagos) függőleges tengely  almenü parancsait alkalmazzuk. Ezekben ezre, milliós, milliárdos nagyságrendet, valamint tízes alapú logaritmikus skálát is meghatározhatunk. A nagyságrend szöveges megírással jelenik meg a tengely mellett. A tengely és az ábrázolt grafikon kapcsolatát a tengely megfelelő, a Excel 2010 magyar nyelvű változat

852 Diagramformázás hozzátartozó adatsor színével azonos színezéssel is megjeleníthetjük. A tengely részletes beállításai, formázása során más nagyságrendet is beállíthatunk. Egyébként a nagyságrend is szerkeszthető mezőként jelenik meg, így hozzáírhatjuk a Ft vagy más, az értékre jellemző szöveget (lásd az ábrát).

A diagram a tengelyfeliratok elhelyezése, és átméretezés után

Segédvonalak beszúrása A Diagrameszközök – Elrendezés szalag Tengelyek/Rácsvonalak nyomógomb menüjében találjuk a – szintén a diagram típusától függő – parancsokat, amelyekkel a diagram adatpontjainak jobb érzékeltetése érdekében az adott tengellyel párhuzamos fő- és segédrácsvonalakat illeszthetjük a diagramba. A fenti ábrán például csak az elsődleges vízszintes rácsvonalak közül a fő vezetőrácsokat kapcsoltuk be, amelyek az bal oldali értéktengelyből indulnak ki, és a jobb oldali értéktengelyig tartanak. Ha van másodlagos értéktengely is, akkor alkalmazhatnánk a Másodlagos vízszintes rácsvonala almenüből beállítható, a jobb oldali értéktengelyből kiinduló rácsvonalakat is, de ezeket egyszerre inkább ne tegyük, vagy legalább színezéssel különítsük el a kétféle fő rácsvonalat (lásd a következő ábrát). Excel 2010 magyar nyelvű változat

DIAGRAMOK

853

Ezek a rácsvonalak a diagram tengelyétől kiindulva behálózzák a rajzterületet. A fő osztásjel-beosztásokhoz a fő (vezető-), mellék osztásjel-beosztásokhoz a mellék (segéd-) rácsvonalak igazodnak. Ezek távolságát a rácsvonalak formázásánál adjuk meg (lásd később). Logaritmikus tengelybeosztásnál a fő rácsokat mindenképpen tanácsos megjeleníteni, hogy az ábrázolt pontoknak a nem lineáris tengelyhez mérését, összehasonlítását megkönnyítsük.

Mindkét függőleges tengelyhez megadtuk a fő vezetőrácsot

Feliratok beszúrása Az adatjelölők mellett megjelenő feliratokat adhatunk egy adatsorhoz, egyedi adatponthoz3, vagy a diagram összes adatpontjához. Az egyedi adatpontok felirattal ellátásához, vagy a meglévő felirat törléséhez előzőleg az adatpontot ki kell jelölni. A felirat hozzáadását a Diagrameszközök – Elrendezés szalag Címkék/Adatfeliratok nyomógomb menüjének parancsaival végezzük. 3

adatpont: a diagramban sávval, oszloppal, vonallal, körcikkel, ponttal vagy más formával ábrázolt, a munkalap egy cellájából vett érték. A bemutató eszközök az adatjelölők. Az egy adatsort alkotó adatpontok jelölői egyforma színűek, mintázatúak. Excel 2010 magyar nyelvű változat

854 Diagramformázás A diagramtípus-csoporttól függ, hogy milyen fajta feliratok jeleníthetők meg. A feliratok adatait a program eredetileg a munkalapból veszi. A felvett adatfeliratok szerkeszthetők, formázhatók, helyük húzással módosítható, de méretük nem változtatható meg (kivéve a karakterek méretezését). Az átszerkesztett felirat csatolása megszűnik az eredetéhez (a származási munkalap-cellához).

Az adatfeliratok a grafikon töréspontjainál jelennek meg Az Adatfeliratok nyomógomb menüjének parancsai többnyire csak az alapértelmezett értéket jelenítik meg, és a parancsok csak a megjelenítés helyében térnek el egymástól. A felirat tartalmát a További adatfelirat-beállítások paranccsal megjelenített párbeszédpanelen meg, mely lehet az adatsor vagy a kategória neve, illetve értéke (esetleg ezek bármilyen kombinációja). Az egyes beállítások azonnal megjelennek a diagramon. Ha a hatás nem elvárásaink szerinti, akkor a Feliratszöveg visszaállítása gombbal, vagy a parancs visszavonásával helyreállítható a korábbi állapot.  Adatsor neve: Az adatfeliratok megjelennek a kijelölt adatpontokhoz. Adatfelirattal rendelkező adatpontok esetén a jelölőnégyzet törlésével a meglévő feliratot levesszük a diagramról.  Kategória neve: A kategórianév látszik az adatjelölő mellett.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

DIAGRAMOK

855

 Érték: Megjeleníti egy adatpont – az adatjelölő nagyságát meghatározó, cellából származó – értékét.  Százalék: Megjeleníti a teljes kör- és perecdiagram százalékait. Egyéb diagramtípusoknál nem választható (lásd az ábrát).  Vezetővonalak megjelenítése: Ha az adatfeliratot elmozgatjuk az automatikusan alkalmazott beszúrási helyéről, akkor vezetővonallal köti össze a feliratot az adatjelölővel (lásd az ábrát).

Adatfeliratok kördiagram esetén  Buborék mérete: Megjeleníti a harmadik adatsor értékei alapján a buborékdiagram egyes buborékjainak méretét.  Jelmagyarázat-jel befoglalása a feliratba: Az adatsorokhoz rendelt formátumban és színben jelkulcsot helyez el az adatfelirat mellett, ha szükséges. Például a fenti kördiagramban azoknál a körcikkeknél nem alkalmazza, ahol a felirat elfért a szövegben. Az adatjelölő mellett így többféle szöveg jelenhet meg, melyeket az Elválasztó listában megadott jellel választunk el egymástól.

Jelmagyarázat beszúrása A jelmagyarázat az adatsorokhoz rendelt formátum és szín felhasználásával készített jelkulcs, melyet a Diagrameszközök – Elrendezés szalag Címkék/Jelmagyarázat nyomógomb-menüjéből illeszExcel 2010 magyar nyelvű változat

856 Diagramformázás tünk be a diagramba. A beillesztett jelmagyarázat tetszőlegesen áthelyezhető, méretezhető, de nem szerkeszthető, minthogy adatai közvetlenül az adatsorokból származnak. A méretezést és az áthelyezést egérrel végezzük. A méretezés során az egyes jelek által elfoglalt területet változtatjuk Jelmagyarázat hasábokban meg, ezáltal lehetséges többhasábos jelmagyarázat kialakítása is (lásd az ábrát). A jelmagyarázat általában része az alapértelmezett diagramformának, de jelmagyarázatot beilleszthetünk Diagrameszközök – Tervezés szalag Diagramelrendezések csoportjának mintáiból is.

Adattábla beszúrása Az adattábla a diagram alatt megjelenő táblázatrészlet, amely az ábrázolt tartományt mutatja be. Értelemszerűen csak rövidebb táblázatoknál szúrjuk be. A kör- és körből származtatott diagramoknál nem alkalmazhatjuk. A beillesztésre a Diagrameszközök – Elrendezés szalag Adattábla nyomógomb-menüjét használjuk.

Adattábla megjelenítése jelmagyarázat-jelekkel

Excel 2010 magyar nyelvű változat

DIAGRAMOK

857

Az Adattábla megjelenítése jelmagyarázat-jelekkel paranccsal az adattáblában az adatsorok előtt megjeleníthetjük a hozzájuk tartozó jelmagyarázatbeli színt.

Trendvonal beszúrása A trendvonal az adatsorok trendjének, a növekedés vagy csökkenés irányának grafikus megjelenítése. Ezeket felhasználhatjuk előrejelzési problémák tanulmányozásánál, a regresszió analízisnél.

A trendvonal beállítható tulajdonságai A Diagrameszközök – Elrendezés szalag Trendvonal nyomógomb-menü parancsaival négyféle, a regressziós elemzés eredméExcel 2010 magyar nyelvű változat

858 Diagramformázás nyeképpen megjelenő trendvonalat, valamint mozgóátlag-vonalat adhatunk a diagramhoz, mely lehet nem halmozott kétdimenziós terület-, sáv-, oszlop-, vonal-, árfolyam-, pont- és buborékdiagram. A trendvonal formázásánál beállíthatunk még egy típust. Ezeknél az elsődleges vízszintes tengely általában időt vagy dátumot jelez. A parancs akkor aktivizálható, ha ilyen diagram esetén az adatsorokat jelöljük ki, vagy a diagram már rendelkezik trendvonallal. Az adatsorhoz kapcsolt trendvonal követi az adatsor változásait. A trendvonalat előrejelzésre és visszakövetkeztetésre használjuk. A diagramon megjeleníthetők a trend egyes jellemző adatai, melyek további numerikus számítások során felhasználhatók. A trendvonal típusát a beillesztési paranccsal vagy később a Trendvonal formázása párbeszédpanelen választjuk ki (lásd a fenti ábrát). Amennyiben a trendvonalat beillesztő parancsot olyan diagram kijelölése után adtuk ki, amely több adatsorozatot ábrázol, a megjelenő párbeszédpanelen kell kiválasztanunk, hogy ezek közül melyikhez készüljön trendvonal. Akár mindegyik trendvonalat egyedileg formázhatjuk. A választható regressziós trendvonaltípusok: Exponenciális: Csak pozitív adatpontok mellett választható, a regressziós görbe egyenlete: y = cebx. Mindegyik görbét a legkisebb négyzetek módszerével illeszti a program az adatpontokra. Lineáris: A regressziós egyenes egyenlete: y = mx + b. Logaritmikus: A regressziós görbe egyenlete: y = clnx + b. Polinomiális: A regressziós görbe egyenlete: y = b + c1x + c2x2 + ...+c6x6. Hatványos: Csak pozitív adatpontok mellett választható, a regreszsziós görbe egyenlete: y = cxb. Választhatjuk a Mozgó átlag megjelenítését is, mely az adatsor „simítására” alkalmas, az átlagok sorozatát a szomszédos elemekből számolva. A mozgóátlagból nem készíthetünk trendet (egyenletet), r-négyzet értéket, nem határozhatjuk meg a görbe y-tengellyel való metszéspontját. A trendvonalat meghatározandó egyéb jellemzőket a Trendvonal formázása párbeszédpanelen választjuk ki. A párbeszédpanelen a trendvonalnak a jelmagyarázatban megjelenő nevet adhatunk, illetve (a mozgó átlag kivételével) megadhatjuk, hogy mely adatsor pontokhoz készüljön előrejelzés (extrapoláExcel 2010 magyar nyelvű változat

DIAGRAMOK

859

ció) vagy visszajelzés. A Metszéspont jelölőnégyzetet bekapcsolva megadhatjuk az y tengelyt metsző értéket. Az Egyenlet látszik a diagramon jelölőnégyzetet bekapcsolva a trendvonal feliratában megjelenik a regressziós egyenlet. Az R-négyzet értéke látszik a diagramon kapcsolót bekapcsolva a trendvonal r-négyzet értéke megjelenik a trendvonal feliratában. Az egyenlet és az r-négyzet érték kijelölés után áthelyezhető. Az Előrejelzés csoportban adjuk meg a szükséges előrejelzés (Előre) vagy visszabecslés (Vissza) periódusainak értékét. A Trendvonal neve csoportban nevet adhatunk a trendvonalnak.

A szőlő adatsorozathoz, adatjelölőhöz készített trendvonal

Feladat – Trendvonal készítése A következő példában a következő ábra adattáblájában látható nyereségadatokhoz készítünk trendvonalat. 1. Írjuk be az adatokat az A1:B9 tartomány celláiba úgy, hogy az A oszlopba az időszak, a B oszlopba a nyereség értékei kerüljenek! 2. Jelöljük ki az A1:B9 tartományt! 3. Adjuk ki a Beszúrás szalag Diagramok/Oszlop  Kétdimenziós oszlop parancsát! Excel 2010 magyar nyelvű változat

860 Diagramformázás 4. Aktivizáljuk a diagramot úgy, hogy a belsejébe kattintunk! 5. Adjuk ki a Diagrameszközök – Elrendezés szalag Trendvonal  Lineáris trendvonal parancsát! 6. Kattintással jelöljük ki a trendvonalat! Adjuk ki az Aktuális kijelölés/Kijelölés formázása parancsot! Ezzel egyenértékű a Ctrl+1 billentyűkombináció megnyomása. 7. A Trendvonal beállításai kategóriában jelöljük be az Egyenlet látszik a diagramon jelölőnégyzetet. 8. Kattintsunk az OK nyomógombra. Az eredmény az ábrán látható.

Trendvonalat illesztünk az oszlopdiagramra

Hibasávok beszúrása A diagram, vagy ha több adatsort ábrázoltunk az adatsor kijelölése után a Diagrameszközök – Elrendezés szalag Elemzés/ Hibasávok nyomógomb menüjének parancsaival az adatsor bizonytalanságára jellemző „plusz-mínusz tartományt” jeleníthetünk meg úgy, hogy a jel mérete az adatjelölő méretétől és a párbeszédpanelen beállított értékektől függ. Térbeli, kör-, perec- és sugárdiagramhoz sem trendvonal, sem hibasáv nem kapcsolható. Pont- és buborékExcel 2010 magyar nyelvű változat

DIAGRAMOK

861

diagramokhoz x hibasávok is tartozhatnak. A beillesztett hibasávok csoportként kijelölhetők és formázhatók. Az adatsor kijelölése után adjuk ki a Hibasávok nyomógombmenü parancsát. A További hibasáv-beállítások paranccsal a hibasáv tulajdonságai is beállíthatók, ezért itt ismertetjük a hibasávok típusait is, amelyeket a többi nyomógomb-menü paranccsal is létrehozhatunk. A Függőleges hibasávok kategóriában adjuk meg a hibaértékek számítási módját és a megjelenítés formáját. 2007-es újdonság, hogy a végpont stílusa nyíltként is megadható. Alapértelmezett a korábban szokásos zárt végpont, amelynél a hibatartomány végét az X tengellyel párhuzamos kis vonaldarab zárja le.

A hibaértékek számítási módja és megjelenítése Excel 2010 magyar nyelvű változat

862 Diagramformázás

A hiba mértéke csoportban adjuk meg a számítás módját:  Abszolút értékben: A mezőbe írt állandó érték adja meg a hiba mértékét.  Százalék: Minden egyes adatpont esetében az adatpont értékének ugyanakkora százaléka – így nagyobb értéknél arányosan nagyobb – a hibasáv.  Szórás: A hiba mértéke az adatsorozatból számított szórás általunk a mezőbe írva megadott állandó szorosa.  Standard hiba: A program minden egyes adatponthoz ugyanazt a kiszámolt standard hibát alkalmazza.  Egyéni: Adott, az adatsorral megegyező elemet tartalmazó munkalap-tartományból veszi a program a hiba mértékét.

Vonalak beszúrása A vonalas grafikonokon és területdiagramon alkalmazhatunk még függőleges esés- és különbségvonalakat is. Az esésvonalat a program az adatjelölő töréspontjaitól függőlegesen húzza a vízszintes tengelyig, a különbségvonal a grafikonok szélső vonalait kötik öszsze.

Vonalak a grafikonok jobb érzékeltetésére A különbségvonalakhoz hasonló a pozitív/negatív eltérés jelzése, amely a vonalas diagramok két adatsora közötti különbségeket oszlopokkal mutatja meg és az oszlop színt vált a görbék keresztezésekor, amikor az értékek különbsége előjelet vált.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

DIAGRAMOK

863

Új adatsor beszúrása A Diagrameszközök – Tervezés szalag Adatok kijelölése parancsával bővíthetjük a diagramot. Az új adatsort jelölő tartományt ezt követően vagy egérrel jelöljük ki, vagy beírjuk a megjelenő párbeszédpanel Diagram adattartománya mezőjébe. A jelmagyarázat bővítéshez a Hozzáadás gombra kattintsunk! Megtehetjük azt is, hogy a diagram kijelölése után a munkalapon egérrel módosítjuk az adattartományt, ami annál könnyebb, hiszen az ábrázolt adattartomány a munkalapon színes keretben jelenik meg. A korábbi tengelyfeliratok és jelmagyarázat-elemek a Szerkesztés nyomógombokra kattintás után módosíthatók. A jelmagyarázat elemeinek sorrendje kiválasztásuk után a nyílgombokkal változtatható meg. Figyeljük meg, hogy ezzel nemcsak a jelmagyarázati elemsorrend, hanem az adatsorok megjelenítési sorrendje is változik! Ezt felhasználva a térbeli diagramok esetében az alacsonyabb, de háttérbe került adatsorok jelölői mögé mozgathatjuk az előtér magasabb adatjelölőjű adatsorait.

A párbeszédpanelen adatsor vehető fel, és törölhető is A diagramok bővítésére szolgáló másik módszernél a munkalapon kijelölt adatsorokat az egérrel húzzuk rá a diagramra. Többszintű kategóriákat vagy adatsorokat tartalmazó diagramhoz a szintek Excel 2010 magyar nyelvű változat

864 Diagramformázás megőrzése érdekében csak a párbeszédpanelen keresztül adjunk adatsorokat. Ilyen diagramoknál ne alkalmazzuk a Kezdőlap szalag Beillesztés/Irányított beillesztés parancsát sem.

Diagramelemek formázása A beágyazott diagram törléséhez, méretezéséhez, áthelyezéséhez egyszer kattintunk a kiszemelt diagramra. Az így kijelölt diagram egérrel mozgatható, méretezhető. A Del billentyűvel törölhetjük a kijelölt diagramot, egyébként az összes – korábban ismertetett – szerkesztési, vágólap-kezelési parancs (kivágás, másolás, beillesztés), illetve ikon is alkalmazható. A diagram szélein és sarkain megjelenő fogópontok segítségével, egérrel méretezhető. A diagram közepébe mutatva, lenyomott bal egérgomb mellett áthelyezhető. A diagramot ezzel az egyszeri rákattintással tesszük aktívvá, ezt a szélein megjelenő keret is jelzi. A diagramlapot a megfelelő lapfülre kattintva tesszük aktívvá. Az aktív diagramok – az egész diagramterület vagy egyes diagramelemek külön-külön – formázhatók a Diagrameszközök – Elrendezés vagy Formátum szalagjából, illetve a helyi menüből kiadott parancsokkal.

Lista a diagramelemek kiválasztására Excel 2010 magyar nyelvű változat

DIAGRAMOK

865

A formázandó diagramelemet külön ki kell jelölni egyszeres kattintással. A kiválasztást segíti, hogy amerre a diagram felett mozgatjuk az egérkurzort, mindenütt megjelenik az alatta, kattintással kiválasztható diagramelem neve. Ugyancsak hasznos újdonság az Elrendezés vagy Formátum szalag első legördülő listája, amelyről egyszerűen választhatjuk ki a formázandó elemet (lásd a fenti ábrát). A billentyűzettel történő kijelölésnél a ,  billentyűkkel a diagramelemeken elemről elemre haladunk, a ,  billentyűkkel a csoportok elemei között (például az adatsorozatok adatpontjai között) mozgunk. A kijelölést követően formázható, méretezhető, mozgatható a diagramelem. A kijelölt diagramelem neve megjelenik a szalag fenti ábrán bemutatott listájában, a kiválasztott diagram neve a Szerkesztőléc bal oldalán, a név mezőben. A megjelenített formázó párbeszédpanel és formázási lehetőség a kiválasztott diagramelem típusától függ. A formázás viszont egyszerűen, ugyanazzal a Kijelölés formázása paranccsal indítható az Elrendezés vagy Formátum szalagról, illetve a Ctrl+1 billentyűkombinációval. Ezzel szemben a helyi menüben mindig megjelenik a formázandó diagramelem típusa is, például: Tengely formázása…

Térbeli forgatás beállítása A háromdimenziós diagramok esetében formázható a fal, a padló, a rálátás, a forgatás és a térhatás. Az Elrendezés szalag vagy a helyi menü Térbeli forgatás parancsa szolgál az ilyen diagramok térbeli megjelenítésének, a nézőpontnak beállítására. A kijelölt diagramban érvényes beállításokat a párbeszédpanel mutatja (lásd a következő ábrát). A párbeszédpanelen végzett beállításaink azonnal megjelennek a diagramon, ezért a párbeszédpanelt húzzuk a képernyőn egy olyan helyre, ahol nem takar sokat a diagramból, így beállításaink ellenőrizhetők. Sajnos, a térbeli forgatással kapcsolatos beállítások száma lecsökkent. Például – a korábbi változatokkal ellentétben – nem állíthatjuk a rálátást, vagyis azt a magasságot, ahonnan az adatokat Excel 2010 magyar nyelvű változat

866 Diagramformázás

nézzük. Ezt most az Y tengely körüli forgatással, vagyis a döntéssel közelíthetjük.

A térbeli forgatást párbeszédpanelen oldjuk meg A Távlat mezőben a térhatás mértékét (0-tól 100-ig) adjuk meg. A szám viszonyszám, a diagram első és hátsó részének az arányát szabja meg. Nagy térhatás szöge „halszem” optikának megfelelő perspektív képet ad. A 3D sávdiagramoknál és derékszögű tengelyeknél nem beállítható. A távlat megadására alkalmazhatók a mező feletti nyilak is. Az Elforgatás/X mezőben a diagram függőleges (z) tengely körüli elforgatását fokokban (0-tól 360 fokig, 3D sávdiagramoknál 0-tól 44 fokig) adjuk meg. Az elforgatás megadásánál használhatjuk a Excel 2010 magyar nyelvű változat

DIAGRAMOK

867

mintadiagram alatti nyilakat is. A diagram e nyilakra kattintásokkal forgatható az ikonnak megfelelő irányokba. A Derékszögű tengelyek jelölőnégyzettel a diagram elforgatásától és rálátásától függetlenül derékszögű tengelyeket állíthatunk be, az ilyen tengelybeállítás alkalmatlan valódi térhatású megjelenítéshez. A 3D sávdiagramoknál ez a beállítás alapértelmezetten ki van választva. Derékszögű tengelyek mellett az Automatikus méretezés jelölő négyzet is rendelkezésünkre áll. Kétdimenzióst háromdimenziós diagrammá átalakítva az eredmény gyakran kisebb lesz a kiindulási diagramnál. Ez a kapcsoló a háromdimenziós diagram méreteit úgy változtatja meg derékszögű tengelyű és 45 foknál kisebb szöggel elforgatott diagramok mellett, hogy az eredménydiagram minél jobban megközelítse az alap kétdimenziós változatét. A Mélység (Magasság) (az alapérték százalékában) mezőben a függőleges (z) tengely és a falak magasságát adjuk meg az x tengelyhez (a diagram alapjának szélességéhez) mérten. A magasságot az x tengely hosszának százalékában írjuk a mezőbe. A Bezárás nyomógomb alkalmazza az aktuális beállításokat az aktív diagramon és bezárja a párbeszédpanelt. Az Alaphelyzet nyomógomb megszünteti a beállítások hatását, az összes beállítást visszaállítja az eredeti beállításra, az Alapértelmezett elforgatás nyomógomb pedig a program alapértelmezésű beállításait hozza vissza. A 3D diagramok elforgatásának és a rálátási szög beállításának nagyon szemléletes, egérhúzással végezhető lehetősége már az Excel 2007-es változatában megszűnt.

Térhatás beállítása A térbeli forgatás a 3D diagramok megjelenését, tengelyirányainak meghatározását végzi. A térhatás beállítását azonban minden diagramelem formázására szolgáló párbeszédpanelen, külön kategóriában megtaláljuk. Ezekkel a beállításokkal plasztikus hatást adhatunk a síkbeli diagramokhoz is. A térhatású diagramok adatjelölői is formázhatók ezzel a módszerrel. Hatására az adatjelölő oszlopok, hengerek, gúlák anyagszerűvé válnak. A Fazetta beállítással a henExcel 2010 magyar nyelvű változat

868 Diagramformázás ger, oszlop, tortadiagramok szélei csaphatók, vagy gömbölyíthetők le.

A kiválasztott diagramelem térbeli beállítási lehetőségei

Rácsvonalak formázása A rácsvonalak formázása szorosan hozzátartozik a tengelyek formázásához. A rácstávolságokat ráadásul a 2010-es változatban ezért a tengelyek formázásánál kell megadnunk. Az elsődleges vagy másodlagos, vízszintes, vagy függőleges rácsvonal formázására így csak a szín, vonaltípus, vastagság, árnyék beállítási lehetőségek Excel 2010 magyar nyelvű változat

DIAGRAMOK

869

maradtak. Valamiért a térbeli diagramoknál a vonalstílus nem állítható.

3D diagramnál a fő vezetőrácsnak csak színe és árnyéka állítható

Tengelyek formázása A tengelyek formázása is több párbeszédpanel-lapon történik. A legfontosabb a Tengely beállításai kategória, amelynek beállítási lehetőségei megszabják az adatsorok lefutását, a rácsvonalak közötti távolságokat is (lásd a következő ábrát). A többi kategóriában a rácsvonal stílusát, színét, vastagságát adjuk meg (ez egyformán működik az adatsor, a kategória és az értéktengely rácsvonalai esetén). A Tengely beállításai lapon a kategória és az adatsortengely rácsvonalainál a kategóriák számát adhatjuk meg az osztásjelek és a feliratok között, illetve kérhetjük a kategóriák megjelenítését fordított sorrendben. A Minimum választókapcsolót kapcsoljuk be, ha az összes adatsor legalacsonyabb (kerekített) értékét szeretnénk a legkisebb értékként megjeleníteni a kijelölt tengelyen. Ha ezt az értéket pontosan meg akarjuk adni, akkor válasszuk a Rögzített választókapcsolót, majd az értéket írjuk a mezőbe! A Maximum jelölőnégyzettel az összes adatsor legmagasabb (kerekített) értékét a legnagyobb értékként jelenítjük meg a kijelölt tengelyen. Ha ezt az értéket pontosan meg akarjuk adni, akkor itt is válasszuk a Rögzített választókapcsolót, majd írjuk a maximum értékét a következő mezőbe.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

870 Diagramformázás

A Fő lépték, Kis lépték mezőkben a fő- és segéd-rácsvonalak osztástávolságait adjuk meg, ha az Automatikus választókapcsolót kiválasztjuk, akkor az Excel automatikusan állítja be ezeket is.

A rácsokra is ható beállítási lehetőségek Az Értékek fordított sorrendben jelölőnégyzet bejelölésének hatására a padló, illetve az x tengely a diagram tetejére kerül, és az eddig „álló” adatjelölőkből „függő” adatjelölők válnak. A Logaritmikus skála jelölőnégyzet kiválasztása után az értéktengelyen a Minimum, Maximum, Fő lépték és Kis lépték értékeket a 10 hatványaiként számoljuk újra. Az ilyen diagramoknál csak pozitív értékek szerepelhetnek, a Fő lépték és Kis lépték mezők legalább 10 értékűek. A Nagyságrend beállításának hatása annyi, hogy a választott beállításnak megfelelően elosztja az értéktengelyen megjelenített értékeket és a nagyságrendet a következő jelölőnégyzet állásától függően kiírja a tengely végén. Excel 2010 magyar nyelvű változat

DIAGRAMOK

871

A Padlószint metszéspontja (síkbeli diagramoknál a Vízszintes tengely metszéspontja) csoportban a kijelölt tengely és az értékvagy kategóriatengely metszéspontját határozzuk meg. Alapértelmezés szerint a metszéspontot automatikusan számolja a program. Ezt felülbírálva, az általunk megadott metszéspontot az Ezen értéknél választókapcsoló bejelölése után, a következő mezőbe írjuk. Jelöljük be a Legnagyobb értéknél jelölőnégyzetet, ha a padlóval vagy kategóriatengellyel az értéktengelyt a legnagyobb értékénél kívánjuk metszeni. Ez a beállítás érvényteleníti a Padló (XY-szint) metszéspontja mezőben lévő értéket. E nélkül negatív értékek adatjelölői nem jelennek meg, hiába állítjuk be a Minimum értékét megfelelő módon.

A rajzterület, a fal és a padlószint formázása A Rajzterület, a Diagram fala és a Diagram padlója nyomógombok menüparancsaival beillesztett objektumok formázásakor a diagram központi részét kitöltési mintákkal és szegélyekkel formázhatjuk, illetve a diagramterületet lekerekítve jeleníthetjük meg. A Kitöltés képpel vagy anyagmintával választókapcsoló benyomása után számos kitöltési mintából, színátmenetes kitöltésből, háttérképből, anyagmintázatból választhatunk. Ha ezzel szemben az Egyszínű kitöltés rádiógombot választjuk, akkor megadhatunk egy homogén színt, a Színátmenetes kitöltésnél viszont beállított és egyéni színek közül választhatunk. A kitöltési szín éppen fehér is lehet. Mindegy milyen kitöltést állítunk be, az Átlátszóság csúszkával a kitöltést elhalványíthatjuk, ekkor a diagram mögötti objektum, vagyis általában a munkalap láthatóan megjelenik a diagram mögött. A Forgatás az alakzattal jelölőnégyzettel beállíthatjuk, hogy a kitöltési mintázat kövesse-e kiválasztott alakzat elmozdulását.

Az adatsorok formázása Oszlop, sor, vagy térbeli diagramoknál az Adatsor formázása párbeszédpanel Adatsor beállításai lapján az adatjelölők közötti távolságot és a diagram mélységét határozhatjuk meg. Excel 2010 magyar nyelvű változat

872 Diagramformázás Ugyanezen a lapon buborékdiagramoknál a buborék méretének meghatározását, kördiagramnál a körcikkek elforgatását és robbantását (eltávolítását a középponttól) végezhetjük. Grafikonok esetében ezen a lapon adhatjuk meg, hogy a kijelölt adatsorozatot az elsődleges vagy a másodlagos tengely alapján ábrázoljuk. A Vonalstílus lapon az egyenes vonalszakaszokkal rajzolt grafikont tetszetősebb görbével közelíthetjük (Görbített vonal). Ahol viszont fontos a pontos ábrázolás, ott ne használjuk a vonal görbítését, mert a polinomiális görbeillesztés sajátosságai miatt irreális (például a negatív tartományba belemetsző) görbe is megjelenhet.

A görbített vonal tetszetősebb

Excel 2010 magyar nyelvű változat

MAKRÓK ALKALMAZÁSA

873

MAKRÓK ALKALMAZÁSA Az Excel parancsainak egy csoportba összegyűjtött (esetlegesen Visual Basic utasításokkal bővített) sorozata – kisebb program – a makró, melyeket úgy használhatunk, mint egyetlen parancsot. A makrók általánosan használt alkalmazási területei:  a napi feladatmegoldás megkönnyítése az összetett utasítássorozatok automatizálásával,  parancsok összevonása,  ismétlődő szerkesztési eljárások végrehajtásának gyorsítása. Az egyszerűbb makrók készítése igen könnyű, ezekkel a kezdő Excel felhasználók is megbirkóznak. Érdemes a makrórögzítéssel felvett utasítássorozatok forráslistáját elemezni a makrószerkesztőben. Később ezeket a makrókat is bővíthetjük saját, Visual Basic nyelven írt utasításainkkal, egyéni párbeszédpanel-kezeléssel. Így olyan makrókat is készíthetünk, amelyek futás közben kérnek be a működésükhöz szükséges paramétereket.

Makrók felvétele Makrót készíthetünk utasítássorozat rögzítésével és szerkesztéssel. Ehhez a Fejlesztőeszközök szalagot használjuk. Ez az egyetlen szalag, amelyet Az Excel beállításai párbeszédpanelen kell bekapcsolnunk. Megjelenítéséhez jelöljük be a Menüszalag testreszabása kategória jobb oldali listamezőjében a Fejlesztőeszközök jelölőnégyzetét! A makrórögzítéshez a szalag Makró rögzítése parancsát használjuk. A Visual Basic szerkesztőablakban pedig szerkesztéssel hozhatunk létre makrókat. A VB ablakát a szalag Visual Basic paExcel 2010 magyar nyelvű változat

874 Makrók felvétele

rancsával, vagy a Makrók párbeszédpanel Létrehozás nyomógombjával jelenítjük meg. A Makrók párbeszédpanel pedig a szalagon látható ikonjára kattintva, vagy az Alt+F8 billentyűkombináció lenyomása után ugrik elő. A Makrónév mezőben adjuk meg a makró egyedi nevét, amelyre később hivatkozhatunk. A név első karaktere betű legyen, és szóközt nem tartalmazhat. A szavak elválasztására alkalmazhatjuk az aláhúzás karaktert. A Leírás listában a makró feladatának leírását rögzítjük, amely a makró későbbi kiválasztását segítő emlékeztető lesz.

A makrórögzítés első lépése az azonosítás A makrót a Makrórögzítés párbeszédpanel segítségével parancsbillentyűkhöz rendelhetjük. Ezek a Ctrl billentyű nyomva tartásával képzett billentyűkombinációk lehetnek. A billentyűkombinációba vont billentyű nem lehet szám vagy speciális karakter (például @ vagy #). Ha a makrót tartalmazó munkafüzet nyitva van, a billentyűparancs felülírja az összes alapértelmezett Excel billentyűparancsot. A makró helye listában adjuk meg a rögzített makró tárolásának helyét. Ha a makrót más munkafüzetekben is el akarjuk érni, akkor az Egyéni makró-munkafüzetben listaelemet választjuk ki. Ekkor a makró mindig rendelkezésre áll majd az Excel használatakor. Az Új munkafüzetben elemet választjuk, ha az új makrót új munkafüzetExcel 2010 magyar nyelvű változat

MAKRÓK ALKALMAZÁSA

875

ben szeretnénk tárolni, az Ebben a munkafüzetben elemet kiválasztva az új makrót az aktív munkafüzethez kapcsolhatjuk. Az Excel a makrót Visual Basic nyelven írt utasítások sorozataként tárolja. Szerkesztéséhez, utólagos módosításához a Visual Basic szerkesztőablakát alkalmazhatjuk. Az OK nyomógomb megnyomása után elindul a makró felvétele. Adjuk ki sorra azokat a parancsokat, amelyeket a makróba akarunk tölteni. A makrórögzítő a rögzítés alatt a Fejlesztőeszközök szalagon a Rögzítés vége ikont jeleníti meg. A makró felvételének befejezéséhez kattintsunk erre az ikonra. A Visual Basic eszköztár is tartalmazza ezt az ikont, mely a Visual Basic ablakban automatikusan megjelenik. A szalag Relatív hivatkozások használata gombjával a makrórögzítő használata során, a munkalapon az alapértelmezés szerinti abszolút cellahivatkozásokat relatív hivatkozásokra válthatjuk. Ez utóbbi esetben az ikon gombja be van nyomva. Ha egyszer hozzárendeltünk egy makrót gyorsbillentyűhöz, a makró futtatása leegyszerűsödik: csak meg kell nyomni a megfelelő billentyűkombinációt. Választhatjuk a Fejlesztőeszközök szalag Makrók parancsát is, ha makrót akarunk futtatni.

Feladat – Makró rögzítése A következő példában egy lista aktuális cellája után következő, „számítógép” tartalmú mezőjét makró segítségével színezzük vörös hátterűre. A feladat megoldásával azt szeretnénk példázni, hogy összetett műveleteket hogyan gyorsíthatunk meg automatizálással. 1. Indítsuk el a makró rögzítését a Fejlesztőeszközök /Makró rögzítése paranccsal! 1. A makró nevét (színezés) adjuk meg a párbeszédpanel Makrónév mezőjében! 2. Adjuk ki a Kezdőlap szalag Szerkesztés/Keresés és kijelölés  Keresés parancsát! 3. A Keresett szöveg mezőbe írjuk be a keresendő „számítógép” szót, majd kattintsunk a Következő nyomógombra. 4. Ha a program megtalálta az első „számítógép”-et, akkor a Bezárás nyomógombra kattintva zárjuk be a párbeszédpanelt. Excel 2010 magyar nyelvű változat

876 Műveletek makrókkal

5. A Kezdőlap szalag Cellastílusok nyomógomb-menüjében válasszunk piros színű szöveget a cella számára! 6. A Rögzítés vége ikonra kattintva állítsuk le a makró rögzítését. A makró futtatását a következőkben írjuk le.

Műveletek makrókkal A munkafüzettel együtt tárolt, minden munkalapon elérhető makrót a Fejlesztőeszközök szalag Makrók párbeszédpanelje segítségével lehet megnyitni (lásd az ábrát), ahol a Szerkesztés nyomógombra kattintás után modullapon módosíthatjuk a kiválasztott makró utasításait. A párbeszédpanel Leírás mezőjében látszik a makró létrehozásakor megadott emlékeztető szöveg.

Innen kezdeményezzük a makró módosítását, futtatását Az Indítás nyomógomb indítja el a listán kiválasztott makró futtatását. Ugyanennek a parancsnak felel meg a Visual Basic eszköztár Makró indítása ikonja is. Futtassuk le az előző leckében készített makrónkat e módon. Ekkor a program átszínezi a következő „számítógép”-et tartalmazó cellát. Az ismételt futtatás az F4 billenExcel 2010 magyar nyelvű változat

MAKRÓK ALKALMAZÁSA

877

tyűvel is indítható. A makró lépésenkénti végrehajtására szolgál a Lépésenként nyomógomb vagy a Visual Basic eszköztár Makróléptetés ikonja is. Az egyszerűbb makrókat utasítássorozatok rögzítésével határozzuk meg, de írhatunk akár olyan Visual Basic utasításokat is tartalmazó sokoldalú és hatékony makrókat is, amelyeket rögzítéssel nem lehet létrehozni. Ilyen utasításokkal bővíthetjük a rögzített makró utasításait is.

Makró szerkesztése Az Excel munkafüzethez csatolt makró a Visual Basic Editor programmal írható és szerkeszthető. A szerkesztéshez adjuk ki a Fejlesztőeszközök szalag Makrók parancsát (lásd az előző ábrát)! A Makrónév mezőbe írjuk be a makró nevét vagy válasszuk ki a listából. Kattintsunk a Szerkesztés gombra! Ekkor megjelenik a Visual Basic eszköztár és munkaablak, amelyen szerkeszthetjük a kiválasztott makrót. Például lásd az előző feladat makróját a következő ábrán.

A színezést a „Figyelmeztetés” stílussal oldottuk meg A Visual Basic nyelv leírására e könyv lapjain – helyszűke miatt – nincs módunk. Tanácsoljuk a súgó áttekintését, amelyben (egyelőre csak angol nyelven) részletes tájékoztatást kapunk.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

878 Műveletek makrókkal

Makró másolása Egy meglévő makró felhasználható egy másik makróban is. Ehhez a makró szükséges parancsait, vagy a teljes makrót egy másik modulba másolhatjuk. Másolat készíthető a makró moduljáról, hogy az összes benne tárolt makróról még egy példány álljon rendelkezésre.

Makrórészlet másolása A másolandó makrót tartalmazó munkafüzet megnyitása után adjuk ki a Fejlesztőeszközök szalag Makrók parancsát. A Makrónév mezőbe írjuk a másolandó makró nevét vagy válasszuk ki azt a listából, utána kattintsunk a Szerkesztés nyomógombra. A makró az Excel használatakor mindig elérhető lesz, ha a Minden nyitott munkafüzetben lehetőséget adjuk meg a Makrók helye listában. A Visual Basic szerkesztőablakban jelöljük ki a makró másolni kívánt sorait. A teljes makró másolásához a Sub és az End Sub sorokat is ki kell jelölnünk. Ezután kattintsunk a Másolás gombra vagy nyomjuk meg a Ctrl+C, illetve a Ctrl+Ins billentyűkombinációt. Váltsunk át arra a modulra, amelybe a kódot be szeretnénk illeszteni, majd kattintsunk a Beillesztés gombra vagy nyomjuk meg a Ctrl+V, illetve a Shift+Ins billentyűkombinációt.

Makró futtatása eszköztárgombbal Makrót beépített vagy egyéni szalag, gyorselérési eszköztár gombjairól is futtathatunk. Ehhez Az Excel beállításai párbeszédpanel Menüszalag testreszabása vagy Gyorselérési eszköztár kategóriáját jelenítsük meg, majd a Választható parancsok helye listában válasszuk a Makrók elemet! Keressük ki a makrók alsó listájából a szükséges (esetünkben a színezés) makrót, majd kattintsunk a Felvétel gombra! Utána zárjuk be az OK gombbal a párbeszédpanelt! Ekkor a makró ikonja megjelenik a gyorselérési eszköztárban. Excel 2010 magyar nyelvű változat

MAKRÓK ALKALMAZÁSA

879

A makró gombját a gyorselérési eszköztárba vesszük fel A gyorselérési eszköztárban a makróhoz rendelt ikont egy másik képre cserélhetjük a Módosítás gombra kattintva megjelenő párbeszédpanelen.

Makró grafikus objektumhoz kapcsolása A kijelölt grafikus objektum valamelyik oldalán vagy sarkán megjelenő méretezőnégyzet helyi menüjének Makróhozzárendelés parancsával a teljes objektumhoz hozzárendelhetünk egy makrót. Az ilyen objektum fölé mozgatva az egérkurzort, az kéz alakúra változik, és bármely részére kattintva a hozzárendelt makrót indítjuk el. Az alakzat jellemzőinek módosítása ekkor a jobb egérgombos kattintással megjelenített helyi menüről kezdeményezhető. A grafikus objektum lehet például egy, a Fejlesztőeszközök szalag Beszúrás nyomógomb-menüjéből beillesztett nyomógomb vagy a Beszúrás szalagról beillesztett alakzat. Mindkét esetben a helyi menüből szöveggel egészíthetjük ki az elemet (gombot vagy alakzaExcel 2010 magyar nyelvű változat

880 Műveletek makrókkal

tot), illetve a helyi menü Makró-hozzárendelés parancsával adjuk az elemhez a makrót. Ezt követően a nyomógomb használható a makró indítására.

A makrót nyomógombhoz kapcsoljuk Megtehetjük azt is, hogy a grafikus objektumnak csak egy részét „érzékenyítjük”. Így a makró csak az adott területre kattintva indítható. A makrónak a grafikus objektum egy részéhez kapcsolását egy érzékeny felület kialakításával végezzük: 1. Húzzunk egy másik grafikus objektumot az eredeti grafikus objektumon arra a helyre, ahol az aktív területet létrehozzuk. 2. Jelöljük ki a második grafikus objektumot. 3. Kattintsunk a jobb oldali egérgombbal a gomb vagy grafikus objektum egyik méretezőnégyzetére, és adjuk ki a helyi menü Makró-hozzárendelés parancsát. 4. Ha meglévő makrót szeretnénk a gombhoz vagy grafikus objektumhoz rendelni, a Makrónév mezőbe írjuk be a makró nevét, vagy válasszuk ki a listáról és kattintsunk az OK gombra! Ha a kijelölt grafikus objektumhoz új makrót szeretnénk rögzíteni, kattintsunk a Rögzítés gombra. A makró rögzítésének befejezésekor kattintsunk a szalag Rögzítés vége ikonjára. 5. Válasszuk ki az alakzatot, majd nyomjuk meg a Ctrl+1 billentyűkombinációt! Excel 2010 magyar nyelvű változat

MAKRÓK ALKALMAZÁSA

881

6. Az Alakzat formázása párbeszédpanel Kitöltés lapján válasszuk a Nincs kitöltés rádiógombot! 7. A Vonal színe lapon a Nincs vonal rádiógombot nyomjuk be! Ez utóbbi két parancs teszi teljesen láthatatlanná a második objektumot, amely azonban továbbra is alkalmas a makrók indítására. Megjegyezzük, hogy ha a nyomógombot a Fejlesztőeszközök szalag Beszúrás nyomógomb-menüjéből illesztjük be, akkor a menü Makró-hozzárendelés párbeszédpanel azonnal megjelenik, és megadhatjuk a nyomógombhoz kapcsolt makrót.

Makró futtatása Visual Basic modulból A munkafüzetben tárolt makrók futtathatók a Visual Basic modulban is. Ehhez adjuk ki a Fejlesztőeszközök szalag Makrók parancsát. A Makrónév mezőbe írjuk be a futtatni kívánt makró nevét vagy válasszuk ki a listáról, majd kattintsunk a Szerkesztés gombra. Kattintsunk a Run Sub/UserForm gombra, vagy nyomjuk meg az F5 billentyűt. Az Eszközök menü Makrók parancsával a Visual Basic Editor használata közben egy másik makrót is futtathatunk. Ehhez a Makrónév mezőbe írjuk be a futtatni kívánt makró nevét, utána kattintsunk a Futtatás gombra. Egyébként más futtatandó makrókat a modulok közül, azaz a VBAProject ablak Modules ágából választhatunk futtatásra.

Makró futásának megszakítása Az elindított makró futtatása az Esc billentyűvel szakítható meg. Ha a makró már valamilyen változást végrehajtott a munkalapon, akkor a parancs visszavonható a gyorselérési eszköztár Visszavonás ikonjával, illetve a Ctrl+Z, Alt+Backspace billentyűkombinációkkal.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

882 Makróhibák kezelése

Makró törlése A makró törléséhez nyissuk meg a törlendő makrót tartalmazó munkafüzetet, utána adjuk ki a Fejlesztőeszközök szalag Makrók parancsát! A Makrók párbeszédpanel Makrók helye listájában válaszszuk az Ebben a munkafüzetben elemet. A Makrónév mezőben jelöljük ki a törlendő makró nevét, végül kattintsunk a Törlés nyomógombra.

Makróhibák kezelése A Visual Basic szerkesztőablakában szerkesztés közben elindított futtatással ellenőrizhetjük a makró szintaxisát. Ez a szabályos nevek, hivatkozások alkalmazását ellenőrzi és a makrószerkesztőből mindaddig nem tudunk kilépni, amíg a hiba fennáll (lásd a következő ábrát). Ha a hibát nem tudjuk kijavítani (bővebben utána akarunk nézni a problémának), akkor átmenetileg tegyük megjegyzéssé a sort, azaz írjunk a sor elejére aposztróf (’) karaktert. Az ilyen sorokat (pontosabban az ilyen karakterek utáni részt) nem fordítja le a program. Ha később ismét fordíttatni akarunk egy ilyen sort, akkor töröljük az aposztróf (’) karaktert. A futás közbeni hibákat szintaktikailag helyes makrók esetén a rossz hivatkozások, illetve nem megfelelő kiindulási adatok okozzák. A makró futtatása során talált összetettebb hibák általában a megadott metódus használhatóságával kapcsolatosak. Lehet, hogy az adott objektumon nem alkalmazható a megadott metódus a következő okok valamelyike miatt: Valamelyik argumentum érvénytelen értéket tartalmaz, nem létező objektumra hivatkozik, például a Workbooks(5) függvényhívást használjuk, amikor csak három munkafüzet van megnyitva. A metódus az adott környezetben nem használható. Bizonyos Range objektumoknál például követelmény az, hogy a tartomány adatokat tartalmazzon. Ha a tartomány ilyen esetekben nem tartalmaz adatot, akkor a metódus hibát jelez. Excel 2010 magyar nyelvű változat

MAKRÓK ALKALMAZÁSA

883

Hibajelzés a VB szerkesztőben Külső hiba történt, például a fájl írásakor vagy olvasásakor.

Modullapok A makrót azonnal új lapon is elhelyezhetjük (erre összetettebb makrók, Visual Basic programok esetében van szükség) a munkalapfül helyi menüjének Beszúrás parancsával. A Beszúrás párbeszédpanel Általános lapján válasszuk az MS Excel 4.0 makró elemet! Ez a parancs az aktuális munkalap elé üres modullapot szúr be. Ezen elhelyezhetjük és szerkeszthetjük makrónkat. Hasonló munkalapot illeszt be a Visual Basic parancs, illetve az Alt+F11 gyorsgomb is. Használhatjuk a Visual Basic eszköztár ikonjait, amikor ilyen modulon dolgozunk. Egyébként minden makró szerkeszthető a modullapokon és mindegyik makró ugyanazon a modullapon jelenik meg, amíg újabb modullapot nem illesztünk be. Praktikusabb azonban a makrókat a VB szerkesztőablakban szerkeszteni, hiszen ott sokkal több eszköz áll rendelkezésünkre. A következő ábrán mintaként szereplő makró párbeszédpanelen keresztül bekért adatot használ további számítások elvégzésére. Látható az is, hogy a makró egy beágyazott makrót (Sub – alprogramot) tartalmaz. Ezek alkalmazásával programjaink könnyebben kezelhetőkké, szerkeszthetőkké válnak. Igyekezzünk legfeljebb akkora méretű alprogramokat, rutinokat írni, amelyek még egyetlen képernyőn áttekinthetők, mert ezeket könnyebb utólag módosítani, Excel 2010 magyar nyelvű változat

884 Egyéni párbeszédpanelek illetve egyszerűbb bennük hibákat keresni. A modulokban helyezzünk el minél több magyarázatot (' jellel kezdődően), mert ezek nagyon megkönnyítik a program listájának későbbi értelmezését.

Kisebb Visual Basic program eleje Az Excel 2010 megtartja a korábbi változatokkal készített makró- és dialóguslapokat, a modullapokat Visual Basic modulokká alakítja. Az Excel 2010-zel futtathatunk, módosíthatunk Microsoft Excel 4.0 makrókat, Microsoft Excel 5.0 és 7.0 dialóguslapokat, valamint a munkalapfülre az egér jobb gombjával kattintás után megjelenő helyi menü Beszúrás parancsával új makró- és dialóguslapokat is beszúrhatunk. Az új makrókat és párbeszédpaneleket a Visual Basic szerkesztőben érdemes elkészíteni, mely megjeleníthető a szalag Visual Basic parancsával, vagy az Alt+F11 billentyűkombinációval.

Egyéni párbeszédpanelek A lapfülre kattintással megjelenített helyi menü Beszúrás parancsával az aktuális munkalap elé párbeszédlapot szúrhatunk be. Ehhez Excel 2010 magyar nyelvű változat

MAKRÓK ALKALMAZÁSA

885

a megjelenő Általános párbeszédpanel-lap MS Excel 5.0 párbeszédpanel elemét válasszuk ki! Az elkészített párbeszédpanel tetszőleges Sub eljárásból hívható. A hívó eljárásban a panelt a DialogSheets metódussal azonosítjuk és a Show metódussal jelenítjük meg. A megjelenítő Sub eljárást gombhoz vagy más vezérlőelemhez kapcsolhatjuk, és másik eljárásból is hívható. Egyszerű példa a párbeszédpanel megjelenítését végző makróra (amelyet bármely más makróhoz hasonlóan az Office gomb menüjében Az Excel beállításai/Testreszabás kategóriában tetszőleges ikonhoz kapcsolhatunk): Sub Párbeszédpanel_futtatás() DialogSheets("Párbeszédpanel1").Show End Sub A párbeszédpanel beillesztő parancs kiadása után megjelenő alap párbeszédpanelen az OK és a Mégse nyomógomb alapértelmezetten szerepel, a többi elemet, a keretet és a címet szerkeszthetjük. A Fejlesztőeszközök szalag Beszúrás nyomógomb-menüjének parancsaival választjuk ki a párbeszédpanel felveendő elemeit, majd a minta párbeszédpanelen egérrel jelöljük ki az elemek helyét. Ezek egyéb jellemzőit az elemek egyenkénti kiválasztása után a Tulajdonságok gombra kattintás után adhatjuk meg. Ugyanerre használható a kiválasztott elemre a jobb egérgombbal végzett kattintás után megjelenő helyi menü Vezérlő formázása parancsa is. A beillesztett vagy kiválasztott elem alapértelmezett neve (például Jelölőnégyzet 2) a szerkesztőléc bal oldalán, a Név mezőben megjelenik. Célszerű ezt a nevet szemléletesebbre cserélni, amely jobban kifejezi az elem funkcióját. Következő gyorstalpalónkban mind a párbeszédpanel-elem száma, mind a neve szerinti hivatkozásra látunk példákat. A teljes párbeszédpanelt tesztelhetjük a Párbeszéd-teszt ikonra kattintás után. A kijelölt vezérlőelemet úgy csatoljuk a munkalap egy cellájához, hogy a Vezérlő formázása/Vezérlő párbeszédpanel-lapon beírjuk a Cellacsatolás mezőbe a cella címét vagy kijelöljük a cellát a munkalapon. Az alkalmazható ikonparancsokról további részleteket a Microsoft Office Excel 2010 – Testre szabás kötetben olvashatunk. Következő gyorstalpalónkban létrehozunk egy Excel 2010 magyar nyelvű változat

886 Egyéni párbeszédpanelek párbeszédpanelt, amelynek egyes vezérlő elemeihez egyszerű makrókat kapcsolunk.

Feladat – Párbeszédpanel és makró kapcsolata A következő példában az alábbi ábrán bemutatott lista elemeit az AutoSzűrő segítségével szűrjük. Az AutoSzűrőt az egyéni párbeszédpanel beállításaival, a párbeszédpanel bezárása után indítjuk.

Az adatokat tartalmazó munkalap és a segédtáblák A párbeszédpanelen alkalmaztunk egy nyomógombot az előző gyorstalpaló makrójának beépítésére, amely mindig a következő, „számítógép” tartalmú mezőjét vörös hátterűre színezi. Egy másik nyomógombhoz az eredeti színekre visszaállítást, egy harmadikhoz az összes listaelem megmutatását kapcsoltuk. Végül a párbeszédpanelt futtató makrót egy ikonhoz kapcsoljuk. A makró csak akkor indítható, ha az aktív munkalapon a listában (táblázatban) állunk! Excel 2010 magyar nyelvű változat

MAKRÓK ALKALMAZÁSA

887

1. Készítsük el az adatbázist a fenti ábrának megfelelő módon! A példában szereplő adatbázis több helyen is előfordult a könyvben. Természetesen hosszabb adatsort is rögzíthetünk… 2. Rögzítsük a H:J oszlopokban a három segédtáblázatot! Ezeket a vezérlőelemek adatforrásaként használunk majd. Később – a futtatás előtt – ezek az oszlopok akár elrejthetők is. 1. Készítsük el a következő makrókat a Fejlesztőeszközök szalag Visual Basic parancsával: (Itt jegyezzük meg, hogy a 3. és a 4. lépés felcserélhető. Sőt, tanácsos is felcserélni, ha menet közben tesztelni akarjuk makrónkat, amely a párbeszédpanel elemeire hivatkozik). Az _ karakter csak a sor folytatását jelzi! ' ' Színezés_gomb Makró ' színez ' Sub Színezés_gomb_Kattintáskor() Worksheets("Kavalkád BT.").Activate Cells.Find(What:="számítógép", After:=ActiveCell, LookIn:=xlValues _ , LookAt:=xlPart, SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:= _ xlNext, MatchCase:=False).Activate With Selection.Interior .ColorIndex = 3 .Pattern = xlSolid End With End Sub ' ' Minden_látszik_gomb Makró ' minden adatot megmutat ' Sub Minden_látszik_gomb_Kattintáskor() Worksheets("Kavalkád BT.").ShowAllData End Sub ' ' Alapszín Makró ' visszaállítja a teljes munkalapon az eredeti színeket Excel 2010 magyar nyelvű változat

888 Egyéni párbeszédpanelek

' Sub Alapszín() Cells.Select With Selection.Interior .ColorIndex = 2 .Pattern = xlSolid End With Selection.Interior.ColorIndex = 2 Range("A3").Select End Sub ' ' Kiválaszt Makró ' beállítja a párbeszédpanelnek megfelelő AutoSzűrőt az adatbázis kiválogatására ' Sub Kiválaszt() Worksheets("Kavalkád BT.").Activate With Sheets("Panel1") DialogSheets("Panel1").Show With DialogSheets(1) If .OptionButtons(1).Value = 1 Then KijelöltÉv = 2009 End If If .OptionButtons(2).Value = 1 Then KijelöltÉv = 2010 End If If .OptionButtons(3).Value = 1 Then KijelöltÉv = 0 End If With .ListBoxes("hó") If .ListIndex > 0 Then 'Elem kijelölés után hónap választása KijelöltHónap = .List(.ListIndex) End If End With With .ListBoxes("bolt") Excel 2010 magyar nyelvű változat

MAKRÓK ALKALMAZÁSA

889

If .ListIndex > 0 Then 'Ha lett elem kijelölve bolt választása KijelöltBolt = .List(.ListIndex) End If End With End With If KijelöltÉv > 0 Then Selection.AutoFilter Field:=1, Criteria1:=KijelöltÉv 'év kiválasztása End If If KijelöltHónap "Mind" Then Selection.AutoFilter Field:=2, Criteria1:=KijelöltHónap 'hónap kiválasztása End If With DialogSheets(1) 'vagy a számítógépeket, vagy a perifériákat, vagy mindkettőt választja ki If .CheckBoxes(1).Value = 1 And .CheckBoxes(2).Value 1 Then Selection.AutoFilter Field:=4, Criteria1:="számítógép" End If If .CheckBoxes(2).Value = 1 And .CheckBoxes(1).Value 1 Then Selection.AutoFilter Field:=4, Criteria1:="periféria" End If End With If KijelöltBolt "Mind" Then ' bolt szűrése Selection.AutoFilter Field:=6, Criteria1:=KijelöltBolt End If End With End Sub 'az eladókat nem válogattuk ki... 2. Készítsük el az egyéni párbeszédpanelt a Visual Basic Insert/ Userform parancsával vagy alkalmazzuk a munkalapfül helyi menüjének Beszúrás/MS Excel 5.0 párbeszédpanel parancsát. Excel 2010 magyar nyelvű változat

890 Egyéni párbeszédpanelek A panel listaelemeinek jellemzőit segédlisták segítségével adjuk meg (lásd a következő ábrát). Ha a párbeszédpanel listapaneljeinek elemeit a segéd munkalapról vesszük át, akkor a módosítás roppant egyszerű, csak e segéd munkalap listáin kell változtatnunk. A segéd munkalap tartalmazza az összes szükséges listát, majd jelöljük ki a párbeszédpanel megfelelő elemét és adjuk ki a Fejlesztőeszközök szalag Tulajdonságok parancsát. A Vezérlő formázása párbeszédpanel Bemeneti tartomány mezőjét a segéd munkalap megfelelő tartományának kijelölésével adjuk meg.

A kész egyéni párbeszédpanel és a vezérlő beállítása 3. Vegyünk fel Az Excel beállításai párbeszédpanel Gyorselérési eszköztár kategóriájában egy új ikont a gyorselérési eszköztárba és kapcsoljuk hozzá a Kiválaszt makrót (lásd a következő ábrán az ikont). Ehhez a Választható parancsok helye listában válasszuk ki a Kiválaszt makrót, majd kattintsunk a Felvétel gombra!

Excel 2010 magyar nyelvű változat

MAKRÓK ALKALMAZÁSA

891

4. Utána a jobb oldali listában válasszuk ki a makrót, és hogy az alapértelmezett képet lecseréljük, kattintsunk a Módosítás gombra, majd válasszuk ki az ikon új képét!

Beállítjuk a párbeszédpanelt megjelenítő nyomógombot A futtatás előtt zárjunk be az adatbázist tartalmazó ablakon kívül minden más szerkesztőablakot (a modul és a párbeszédpanel szerkesztő ablakait), különben a makrókban lévő ablakhivatkozásokat (például Windows("minta.xls").Activate helyett Windows("minta.xls:1").Activate stb.-re) módosítani kell. Figyeljük meg, hogy a bekapcsolt szűrőfeltételekkel együtt az oszlopfejeken megjelennek a szűrést jelző gombok is. A példa persze nem tökéletes, sok helyen lehetne csiszolni (például a színezés is történhetne kiválogatás alapján, az alapszín beállítása pedig ne érintse a táblázat és oszlop fejlécét, mert most, ha a fejléc színes háttéren fehér betűs, akkor az alapszín gomb eltűnteti stb.), de arra talán alkalmas, hogy ízelítőt adjon abból mi mindenre lehet használni a felhasználói párbeszédpaneleket. Excel 2010 magyar nyelvű változat

892 Biztonsági szempontok

A párbeszédpanel működés közben

Biztonsági szempontok A munkafüzetek korábban bemutatott jelszavas védelme és a jogosultság szerinti hozzáférés biztosítása csak egy része a szükséges és lehetséges óvintézkedéseknek. Gondoskodnunk kell a makróvírusok1 elleni maximális védelemről is, amelyre az Excel 2010 a korábbiaknál több eszközt biztosít. A makróvírus a munkafüzetbe vagy bővítményprogramba mentett makró által hordozott számítógépes vírus, melyeket rosszindulatú készítőik általában az adatok megsemmisítésének vagy megrongálásának szándékával hoznak létre. A fertőzött munkafüzet megnyitásakor vagy a makróvírust másképpen elindítva, a vírus működésbe lép. Így átkerülhet a számítógépünkre, és a Personal.xls nevű rejtett munkafüzetbe, illetve más, el nem érhető helyekre. Ezután minden elmentésre kerülő munkafüzet automatikusan megfertőződhet a vírussal. A megfertőzött munkafüzettel dolgozó másik felhasználó gépére is átterjedhet a fertőzés.

1

Vírus: Számítógépprogram vagy makró, amely fájlokat fertőz meg azáltal, hogy azokban elhelyezi saját másolatát. A vírusoknak gyakran igen ártalmas mellékhatásai lehetnek. Excel 2010 magyar nyelvű változat

MAKRÓK ALKALMAZÁSA

893

A makrókkal kapcsolatos biztonsági beállítások A Fejlesztőeszközök szalag Makróvédelem parancsával, vagy Az Excel beállításai párbeszédpanel Adatvédelmi központ kategóriájában állítjuk be a védelmet a makróvírusok ellen (lásd a fenti ábrát). A Makróbeállítások párbeszédpanel-lapon határozzuk meg a biztonsággal szemben elvárt követelményeinket. Magas biztonsági szint beállítása mellett csak digitálisan hitelesített és biztonság szempontjából ellenőrzött munkafüzetek makróit engedélyezi a program. Az ellenőrzés alapja a Megbízható közzétevők, Megbízható helyek párbeszédpanel-lapon rögzített forrásból származás vizsgálata.

Biztonsági beállítások Az Excel 2010 négyszintű biztonsági rendszere igyekszik csökkenteni a makróvírus-fertőzés kockázatát, de nem vizsgálja meg a hajlékony-, valamint a helyi és csatlakoztatott hálózati merevlemezeket, és nem is távolítja el az esetleg betelepült makróvírusokat. Ehhez speciális víruskereső szoftvert kell beszereznünk és telepítenünk, valamint gondoskodni kell a megfelelő frissítésről is, hiszen e víruskeresők a mindig újabb vírusok felfedezése miatt meglehetősen gyorsan avulnak. Az Excelben beállítható négy biztonsági szint: Excel 2010 magyar nyelvű változat

894 Biztonsági szempontok

 Összes makró letiltása értesítés nélkül: Csak a megbízható helyeken telepített makrók futhatnak, a többi makró nem indítható el. Ezt válasszuk, ha nem bízunk a makróban. A dokumentumokban található összes makró le lesz tiltva, és nem jelennek meg a makrókkal kapcsolatos biztonsági figyelmeztetések. Ha van olyan aláíratlan makrót tartalmazó dokumentumunk, amelyben megbízunk, akkor azt Az Excel beállításai párbeszédpanel Adatvédelmi központ kategóriájában áthelyezhetjük egy megbízható helyre. A megbízható helyeken található dokumentumokat meg lehet nyitni az Adatvédelmi központ biztonsági rendszerének az ellenőrzései nélkül.  Összes makró letiltása értesítéssel: A munkafüzet automatikusan megnyílik, az esetleg benne található, hitelesítés nélküli makrók automatikus letiltásával. A makrók engedélyezéséről a figyelmeztetés mellett megjelenő Beállítások gombra kattintva döntünk. Az Office programokban ez az alapértelmezés.  Összes makró letiltása a digitálisan aláírtak kivételével: Ekkor csak megbízható forrásból származó, digitálisan hitelesített makrókat futtathatunk. A forrást akkor tekinthetjük hitelesnek, ha megbizonyosodtunk arról, hogy a makrót hitelesítés előtt víruskeresővel ellenőrizték. Értesítést kapunk arról, ha a közzétevőt még nem nyilvánítottuk megbízhatónak, ekkor engedélyezhetjük az aláírt makrókat, vagy beállíthatjuk megbízhatónak a közzétevőt. Az aláíratlan makrókat a program értesítés nélkül letiltja.  Az összes makró engedélyezése: Ezen a szinten nem ellenőrizzük a makróvírusokat, a munkafüzet megnyitásakor a makrók futtatását engedélyezzük. Csak akkor válasszuk ezt a biztonsági szintet, ha biztosak vagyunk abban, hogy a megnyitásra kerülő munkafüzetek és bővítményprogramok mind mentesek a vírusoktól, vagyis ha más antivírus szoftvert használunk. A megbízható makróforrásokat listába foglalhatjuk. A listán szereplő forrásból származó bővítmény vagy makró munkafüzetének megnyitása esetén, közepes vagy magas biztonsági szintnél a program automatikusan engedélyezi a futtatást. Szintén automatikusan engedélyezettek az Excel 2010 telepítése előtt is használt bővítményprogram makrói. Excel 2010 magyar nyelvű változat

MAKRÓK ALKALMAZÁSA

895

Makrókat tartalmazó fájl megnyitása Ha nem az Összes makró letiltása értesítéssel beállítást választottuk, akkor a biztonsági problémákkal terhelt munkafüzet megnyitásakor a makrókra vonatkozó figyelmeztetés nem jelenik meg, csak az adatkapcsolat és a hivatkozások engedélyezhetők, ha a munkalap felett megjelenő biztonsági figyelmeztetés sor Beállítások gombjára kattintunk. Ha az Összes makró letiltása értesítéssel beállítást választottuk korábban (mindegy, milyen munkafüzetet szerkesztettünk éppen), akkor a biztonsági figyelmeztetés sor jelenik meg a munkalap betöltésekor, amelyen engedélyezhetjük a tartalom megnyitását, illetve az előző hivatkozásra kattintva megtekinthetjük a beállításokat – és szintén engedélyezhetjük a tartalmat (lásd az ábrát).

Ebben az ablakban engedélyezzük a makrókat Ha bizonytalanok vagyunk a forrás tisztaságát illetően, ha nincs tudomásunk a munkafüzet származási helyének megbízhatóságáról (például, ha a munkafüzetet elektronikus üzenet mellékleteként kaptuk, vagy olyan hálózatról töltöttük le, amely nem biztonságos), ne engedélyezzük a tartalmat. Ilyenkor célszerű a munkafüzet készítőjével felvenni a kapcsolatot, és meggyőződni arról, hogy a munkafüzet vírusmentes. Excel 2010 magyar nyelvű változat

896 Biztonsági szempontok Ha letiltjuk a makrókat, nem számolhatjuk újra a felhasználói függvényeket, nem működnek az eseménykezelő makrók sem (például amelyet az egérgomb lenyomása indít), illetve az ActiveX vezérlők használatára. A makrók vizsgálatára és szerkesztésére a Visual Basic Editort használjuk. Vizsgáljuk meg a gyanús kódot. Ha mégis használni szeretnénk a munkafüzetben található makrókat, először zárjuk be, majd újra nyissuk meg a munkafüzetet a makrók betöltésének engedélyezésével. Engedélyezzük a tartalmat, ha olyan munkafüzetet szeretnénk megnyitni, amely a makrók futtatásával együtt nyújtja csak azokat a funkciókat, amelyekre szükségünk van (például megrendelőlap a vállalat részére).

Munkafüzet makróvírus-ellenőrzése A makróvírus fertőzésveszélyének csökkentése érdekében kövessük az alábbi eljárást, amely bekapcsolja a makrókat tartalmazó munkafüzetek megnyitásakor megjelenő figyelmeztetést. A tájékoztató üzenet mindig megjelenik, függetlenül attól, hogy a makró vírussal fertőzött-e. Az üzenetre adott válasz előtt először mindenképpen meg kell győződnünk arról, hogy a munkafüzet mennyire biztos forrásból származik. A nem megbízható hálózatról vagy Internet-helyről letöltött fájlok makróvírus-fertőzöttsége mindenképpen valószínűbb, mint az ismert és ellenőrzött helyekről származóké. 1. Adjuk ki a Fejlesztőeszközök szalag Makróvédelem parancsát! 2. Jelöljük be az Összes makró letiltása értesítéssel választókapcsolót. A megbízható, ellenőrzött makróforrásokat a Megbízható helyek párbeszédpanel-lapon adjuk meg. Erre a listára vegyük fel azokat a fejlesztőket, akiktől származó makrókban mindig megbízhatunk

A digitális aláírás A makrók biztonságos felhasználását a digitális aláírás is garantálhatja, ha a MS Internet Explorer 4.0-s vagy későbbi verzióját telepítettük. A makró digitális aláírása igazolja, hogy a makró az azt aláíró fejlesztőtől származik, és azóta nem módosították. Excel 2010 magyar nyelvű változat

MAKRÓK ALKALMAZÁSA

897

Egy digitális aláírással ellátott makrót tartalmazó munkafüzet vagy bővítményprogram megnyitásakor a digitális aláírás jelenti számunkra a hitelesítő okiratot, mely tartalmazza a makróforrás nevét, és egyéb információkat a készítő kilétéről és megbízhatóságáról. A digitális aláírás azonban nem feltétlenül garantálja a makró biztonságosságát. Elsősorban nekünk kell eldöntenünk, megbízunke a digitálisan aláírt makróban, például azokban, amelyeket ismerősünk vagy egy jó hírnevű cég írt alá. Ha bizonytalanok vagyunk, a makrók engedélyezése előtt vizsgáljuk meg alaposan a hitelesítést, vagy pedig tiltsuk le a makrókat, és ezzel minden kockázatot kiküszöbölünk.

Makróprojekt digitális aláírása A makróprojekt a makrókat felépítő űrlapok, kódok és osztálymodul összetevők gyűjteménye. A Visual Basic for Applications segítségével készített makróprojekteket bővítményekben, Word dokumentumokban és sablonokban, PowerPoint bemutatókban és bemutatósablonokban, Excel munkafüzetekben és sablonokban, valamint Access adatbázisokban használhatók. A makróprojekt aláírásához rendelkeznünk kell legalább egy digitális hitelességi bizonyítvánnyal2. A digitális aláírás végrehajtásának lépései: 1. Nyissuk meg az aláírandó makróprojekt munkafüzetét. 2. Adjuk ki a Fejlesztőeszközök szalag Visual Basic parancsát. 3. A Project Explorer ablakban válasszuk ki az aláírandó projektet. 4. Adjuk ki a Tools menü Digital Signature parancsát (lásd az alábbi ábrát). 2

digitális hitelesítő igazolvány: Biztonsági okokból használt melléklet makróprojektekhez, mely a makró forrásának megnevezésére szolgál, valamint információkat ad a forrás hitelességéről és sértetlenségéről. A makróprojektekt digitális aláírásához be kell szereznünk és telepítenünk kell egy digitális igazolványt, mellyel aláírva a makróprojekteket azokat saját munkánkként azonosíthatjuk. Excel 2010 magyar nyelvű változat

898 Biztonsági szempontok

Digitális aláírást adunk a projekthez 5. A jelenlegi hitelesítés alkalmazásához kattintsunk az OK gombra vagy másik hitelesítés alkalmazásához kattintsunk a Kiválasztás gombra, válasszuk ki a megfelelő hitelességi bizonyítványt, ezután kattintsunk az OK, majd újra az OK gombra. A Digitális aláírás párbeszédpanel Részletek nyomógombja vagy a Tanúsítvány kiválasztása (Select Certificate) párbeszédpanel Tanúsítvány megtekintése (View Cerificate) nyomógombja egyaránt a hitelesítésre jellemző adatokat bemutató párbeszédpaneleket jeleníti meg (lásd a következő két ábrát).

A gépünkön elérhető aláírások

Excel 2010 magyar nyelvű változat

MAKRÓK ALKALMAZÁSA

899

A kiválasztott aláírás tulajdonságai

Digitális hitelesítés igénylése hitelesítő hatóságtól Digitális hitelesítést kérelem alapján, meghatározott időre és díjért ad valamely hitelesítő hatóság (például CertiSign, VeriSign, BelSign, GlobalSign stb.). 2. vagy 3. osztályú szoftverkiadói digitális hitelesítést kérhetnek a fejlesztők.  A 2. osztály vonatkozik a szoftvereket egyénileg kiadó fejlesztőkre és az egyéni kiadó azonosságának tanúsítására szolgál.  A 3. osztály vonatkozik a szoftvereket kiadó cégekre és a kiadó szervezet azonosságának tanúsítására szolgál, megfelel a kiskereskedelemben forgalmazott szoftverek minőségbiztosítási szintjének (esetleg további adatokra is szükség van a cégbejegyzéstől a pénzügyi stabilitás bizonyításáig). Excel 2010 magyar nyelvű változat

900 Biztonsági szempontok

Saját digitális hitelesítés létrehozása Ellenőrizzük, hogy a telepítő könyvtárban (például a \Program Files\ Microsoft Office\Office14 mappában) megtalálható-e az önaláírt digitális tanúsítvány létrehozásához szükséges SelfCert.exe program. Ha nem, akkor futtassuk újra az Office 2010 telepítőprogramját. A Windows Intézőben keressük ki és indítsuk el a SelfCert.exe programot – megtaláljuk a Start/ProgramokMicrosoft Office Microsoft Office 2010 eszközökDigitális tanúsítvány VBA projektekhez útvonalon is (lásd a következő ábrát).

Először a tanúsítvány nevét adjuk meg

Visszajelzés a tanúsítvány elkészültéről Excel 2010 magyar nyelvű változat

MAKRÓK ALKALMAZÁSA

901

A hitelesítést kérő nevének megadása után visszaigazolást kapunk a bizonyítvány elkészültéről. A saját digitális hitelességi bizonyítványt nem hivatalos hitelesítő hatóság adja ki, valamint a hírek szerint hamisítható, ezért az ilyen hitelesítés felhasználásával aláírt makróprojektek saját aláírású projektként megjelölve kerülnek forgalomba. Egy cég biztonsági okokból megtilthatja ilyen hitelesítés alkalmazását és a saját aláírással ellátott makrók használatát más felhasználóknak. A digitális hitelesítés folyamatáról bővebb információkhoz jutunk a Visual Basic for Applications Súgójában. Ez a fajta saját aláírás azonban csak a saját gépünkön használható – gyakorlásképpen és arra, hogy meggyőződjünk egy munkafüzet sértetlenségéről. Ha a munkafüzeten bármi változtatást akarunk, akkor az Excel a megjelenített Aláírások ablakban figyelmeztet, hogy a módosítások törlik az aláírást (amely ezt követően érvénytelenként jelenik meg a munkaablakban). Ugyanakkor a munkaablakban lehetőségünk van az aláírás megújítására is.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

902 Biztonsági szempontok

KAPCSOLAT MÁS ALKALMAZÁSOKKAL Munkánk során szükségünk lehet Excel objektumok más alkalmazásokba illesztésére, illetve onnan objektumok átvételére. Előfordulhat, hogy az Excelben készített dokumentumunkat másik operációs rendszerben (platformon), vagy korábbi Excel változatban kell megjelenítenünk. Más alkalmazásokkal a beágyazás, csatolás, adatátvétel és adatátadás segítségével tartjuk a kapcsolatot. A másolást, mozgatást, beillesztést körültekintően kell végezni, mert a célterületen felülírhatunk fontos adatokat is. A korábban ismertetett módon jelöljük ki a munkalapon a másolásra, illetve mozgatásra szánt objektumot vagy annak részletét (például a Szerkesztőlécen található cellatartalom egy részét). A Kezdőlap szalag vagy a helyi menü Kivágás (

ikon, illetve Ctrl+X, vagy Shift+Del bil-

lentyűkombináció) vagy Másolás ( ikon vagy Ctrl+C, illetve Ctrl+Ins billentyűkombináció) parancsával rövid időre – a beillesztés elvégzéséig – a vágólapra helyezzük. A vágólap tartalmát csak a Windows-ból történő kilépés előtt illeszthetjük be. A kivágást alkalmazzuk az objektum új helyre mozgatása előtt. A másolást akkor használjuk, ha az eredeti (forrás) objektumot meg akarjuk tartani. A grafikus objektumok beágyazott objektumként kerülnek a dokumentumba. A szöveges vágólap-tartalom beillesztés esetén a cél típusát, azaz az eredményt meghatározza, hogy a beillesztés helyét milyen objektum kijelölésével adtuk meg. A program a szöveges vágólap-tartalmat objektumként, illeszti be, ha a beillesztési parancs kiadása előtt objektumot jelöltünk ki. A többi esetben a beillesztés szöveges formában történik. Ekkor a teljes vágólap tartalom az aktív cellába, vagy a Szerkesztőlécen a szöveges kurzort követő pozícióba kerül. Ugyanez a módszer alkalmazható az Excel munkalapok, munkafüzetek, illetve más WinExcel 2010 magyar nyelvű változat

KAPCSOLAT MÁS ALKALMAZÁSOKKAL

903

dows alkalmazások közötti adatcserére is. Ha a forrás és célterület egyaránt látszik a munkaablakban, akkor a fenti másolás művelet végrehajtható úgy is, hogy a forrásterületen kijelölt objektumot a Ctrl billentyű nyomva tartása mellett az egérrel áthúzzuk a célterületre. A mozgatáshoz ne nyomjuk le a Ctrl billentyűt. Ha a húzás során a Shift billentyűt is lenyomva tartjuk, akkor a program megpróbálja a célterületen is a kurzornak megfelelő helyre beilleszteni az objektumot.

Beágyazás, csatolás A beágyazás segítségével – ha a forrásalkalmazás megengedi az objektumcsatolás és beágyazás (OLE) alkalmazását – a vágólapra kimásolt adatokat, diagramot, grafikát szúrunk be az Excel munkalapra. A beszúrással (a Kezdőlap szalag vagy a helyi menü Beillesztés parancsával vagy a Beillesztés ikonnal, illetve a Ctrl+V, Shift+Ins billentyűkombinációval) a vágólap tartalmát beágyazzuk a szerkesztett munkalapra. Ezzel annak részévé tesszük, később a munkalappal együtt mentjük el, tehát nő a munkafüzet mérete. Akkor alkalmazzuk, ha a forrásadatokat nem kívánjuk mozgatni (máshol ugyanakkor nem elérhetőek), kisebb méretű a munkafüzet és a beágyazott objektumokat csak egy munkafüzet használja. A beágyazott objektum szerkesztése is úgy indítható, hogy kétszer kattintunk az objektumra. Ekkor betöltődik a forrásalkalmazás, melyben elvégezhetjük a módosítást. Az Excelhez való visszatéréshez kattintsunk a beágyazott objektumon kívüli területre vagy adjuk ki az alkalmazás Fájl menüjének Kilépés és visszatérés parancsát. Objektumok beágyazására használhatjuk a Beszúrás szalag Objektum parancsát is. Ekkor az Excel elindítja a párbeszédpanelen kiválasztott objektumot létrehozó alkalmazást, melyből kilépve az új objektum megjelenik a munkalapon. A csatolás alkalmazásának követelménye, hogy a forrásalkalmazás támogassa a dinamikus adatcsere (DDE) vagy az OLE használatát. A csatolt objektumok nem, csak azokra utaló hivatkozás kerül be a munkalapra. Az eredeti anyagokat tehát a forrásdokumentumban tároljuk, azok változását a munkalap frissítésével követi a rendszer. Ezt a Excel 2010 magyar nyelvű változat

904 Kapcsolat a Webbel módszert alkalmazzuk akkor, ha a forrásadatok várhatóan megváltoznak (a változást a forrásalkalmazásban rögzítjük), nagyméretű a munkafüzet, illetve a csatolt objektumokat több munkafüzet használja. A csatolásra a Kezdőlap szalag vagy a helyi menü Beillesztés  Irányított beillesztés parancsát, illetve a Beillesztés  Csatolt beillesztés parancsát alkalmazzuk. Az Excel munkafüzetből vágólapra másolt tartalmakat beilleszthetjük csatolt képként is a Beillesztés  Csatolt kép parancscsal. Ez többszörös kijelölésen (többszörösen szűrt adatokon) nem hajtható végre. Ennek előnye, hogy a munkalapadatok a beillesztés helyén képként viselkednek, forgathatók, nagyíthatók, hátránya viszont az, hogy az adatfrissítés csak egy munkafüzeten belül működik és ott is érdekes módon: az új szűrések eredményei csak akkor jelennek meg, ha a képként csatolva beillesztett tartomány forrásában úgy szűrünk, hogy a szűrt adatok a korábban beillesztett céladatok közül kerülnek ki – tehát oda újabb, illetve a forrásterületen korábban nem megjelenített adatok nem kerülhetnek.

Kapcsolat a Webbel Az Excel 2010-ben lehetőséget biztosítottak a munkalapok HTML1 formátumban mentésére és a Weben lévő adatbázisok lekérdezésére, módosítására. Ezek az eszközök részben az Adatok szalagon keresztül, részben a Fájl szalagfülön keresztül érhetők el. A Fájl menü Mentés másként vagy Mentés és küldés Fájltípus módosítása parancsával egy fájlból álló HTML lapként (weblapként), valamint több fájlból álló weblapként elmenthetjük a munkafüzet aktuális lapját vagy a teljes munkafüzetet. Ha egy fájlból álló HTML lapot mentünk, akkor egyetlen fájl tartalmazza a böngészőbeli meg1

Hypertext Markup Language (HTML): Olyan rendszer, amely dokumentumok oly módon való formázását teszi lehetővé, hogy az a World Wide Weben megjelenhessen. A HTML formátumú dokumentumok tartalmazhatnak referenciagrafikákat, formázó karaktereket. Ezeket a dokumentumokat webböngészővel, például a Microsoft Internet Explorer programmal nyithatjuk. Excel 2010 magyar nyelvű változat

KAPCSOLAT MÁS ALKALMAZÁSOKKAL

905

jelenítéshez szükséges összes információt, míg weblapként mentve szükség szerint egy teljes hierarchikus mappastruktúrát hozunk létre és abban stíluslapot is mentünk. A külső adatok elérésével a World Wide Web forrásban tárolt adatokhoz is hozzájuthatunk. Külső adatokat a Lekérdezés Varázsló, a Microsoft Query, a Kimutatás varázsló, a Visual Basic makró vagy HTML-kódban létrehozott Web lekérdezés (az Adatok szalag Külső adatok átvétele/Weblapról, illetve Egyéb adatforrásból parancsok) segítségével importálhatunk az Excelbe.

A munkalap közzététele A munkalap közzététele a 2010-es változatban sokkal egyszerűbb lett, viszont több értékes funkciót elhagytak (például a webes űrlap, kimutatás, kimutatásdiagram, interaktív változat mentését). A Fájl menü Mentés másként, illetve Mentés és küldés Fájltípus módosításaMentés más formátumban, vagy Mentés másként parancsával megjelenített Mentés másként párbeszédpanelen előbb kiválasztjuk az Egy fájlból álló weblap fájltípust, majd ekkor megjelenik a Közzététel nyomógomb, amely megjeleníti az alábbi ábra szerinti párbeszédpanelt, ahol megadhatjuk a HTML fájl helyét a helyi, intranet vagy Internet szerveren, valamint a keresőkben, generált tartalomjegyzékekben megjelenő lapcímet. A lap címe a közzétett rész felett, középre igazítva jelenik meg.

A közzététel paraméterezése Excel 2010 magyar nyelvű változat

906 Kapcsolat a Webbel

A Választás listában választjuk ki a közzétenni kívánt munkalapot, illetve a munkalap kiválasztása után az alsó listából a munkalap elnevezett elemét. Az Excellel már korábban mentett adatokat frissíthetjük, ha a listában az Előzőleg közzétett elemek tételt, majd az újból közzétenni kívánt munkalapot vagy elemet választjuk ki. Ilyenkor megjelenik az Eltávolítás nyomógomb is, amellyel a felesleges (és a párbeszédpanel listájában kijelölt) elemeket vehetjük ki a korábban közzétettek közül.

Megtekintés weblapként A Közzététel weblapként párbeszédpanel A weblap megnyitása a böngészővel jelölőnégyzete bejelölése után a Közzététel gombbal közzétett fájlt azonnal betöltjük a böngészőbe is.

Excel kimutatás a webböngészőben Itt ellenőrizhetjük az átalakítást. Ezt ennél egyszerűbben is megtehetjük, de előbb Az Excel beállításai párbeszédpanel Gyorselérési eszköztár kategóriájából a gyorselérési eszköztárba fel kell venExcel 2010 magyar nyelvű változat

KAPCSOLAT MÁS ALKALMAZÁSOKKAL

907

nünk a Megtekintés weblapként parancsot (korábban ezt a Fájl menüből érhettük el). A parancs a teljes munkafüzetet statikus formában jeleníti meg az Internet Explorerben (lásd az alábbi ábrát). A statikus megjelenítés azt jelenti, hogy az interaktív elemekkel rendelkező lapok is csak az utolsó bemutatott formában, állapotban tekinthetők meg. Sajnos az interaktív kimutatások, diagramok és űrlapok mentési lehetősége megszűnt, illetve az ilyen objektumokat is csak statikusan, utolsó állapotukat rögzítve (szűrési lehetőség nélkül) menthetjük el. Az egyetlen „aktív” elem, ami megmaradt az a lapfül és a lapfülek előtt megjelenő lapozó gombok.

Elektronikus üzenetek Az Excel segítségével közvetlenül küldhetünk faxokat, illetve azokhoz csatolt munkafüzeteket. A levelekhez dokumentumokat is csatolhatunk. Ezeket a parancsokat csak akkor érhetjük el, ha hálózatba csatlakoztattuk gépünket, illetve ha telepítettük a Microsoft Mail-t, az Office Outlook programot vagy rendelkezünk modemmel, internet eléréssel. Itt a Microsoft Office 2010 rendszer részeként telepített Excel lehetőségeit ismertetjük.

Levélküldés Levelet akkor küldünk el a következő módszerrel, ha gyorsan akarjuk a címzettekhez eljuttatni és a címzettek megjegyzéseit is hamar vissza szeretnénk kapni. A Fájl menü Mentés és küldésKüldés e-mailben Küldés mellékletként parancsával küldhetünk olyan üzenetet, amelyhez egy Excel dokumentum van hozzáfűzve. A parancs csak akkor adható ki (áll rendelkezésre), ha a Microsoft Outlook, Microsoft Mail, cc:Mail (WordMail) programot vagy ezekkel kompatibilis levelezőprogramot már telepítettük gépünkre, illetve rendelkezünk a korábban említett modemmel. A levélküldés jelentősen leegyszerűsödött. Most a parancs kiadása után azonnal megjelenik az Üzenet szalag, amelyen a levél tartalmára vonatkozó formázó, illetve címzést segítő eszközök érhetők el. A Beszúrás szalagon szinte minden, korábban bemutatott objekExcel 2010 magyar nyelvű változat

908 Elektronikus üzenetek tumból választhatunk a levél illusztrálására, kiegészítésére elemeket, de ne feledjük, hogy ezek a Beállítások szalag levéltípusbeállításától is függnek. Ugyanis, például képeket csak a HTML formában küldött levélbe szúrhatunk be.

A levélküldés paraméterezése Ha a levelet eredetileg ebben a formátumban kezdtük és később váltunk az Egyszerű szöveg formátumra, akkor – az Excel ugyan figyelmeztet a művelet végrehajtása előtt –, de elveszítjük ezeket az elemeket, mert az egyszerű szöveg típusú levélben csak karakterek és írásjelek szerepelhetnek, ráadásul a szöveg sem formázható. Ennek a küldési módnak előnye ugyanakkor, hogy vannak címzettek, akik viszont csak ilyen formátumot képesek fogadni (saját, vírusellenes beállításaik, vagy a levelezőrendszerük miatt). Tehát fontos levelet csak ebben a formátumban írjunk, vagy legalább a Beállítások szalagon kérjünk olvasási visszaigazolást. Ha képet illesztettünk a levélbe, akkor megjelenik a Képeszközök – Formátum szalag is, amelynek parancsaival a képekhez hatásokat adhatunk. Az Üzenet szalagon az egyszerű szövegformázó eszközökön kívül még sok fontos elemet találunk. A Nevek csoport parancsaival vesszük fel a címzetteket és ellenőrizzük a neveket (a titkos másolatot kapók mezőjét a Beállítások szalagon kell megjelenítenünk). Az Ábrák csoportban képet, ClipArt, SmartArt ábrákat, diagramokat illeszthetünk be. Diagram beillesztésekor megjelenik a Diagrameszközök – Tervezés, Elrendezés, Formátum szalag is, amellyel a Excel 2010 magyar nyelvű változat

KAPCSOLAT MÁS ALKALMAZÁSOKKAL

909

diagram adatforrása, kellékei csakúgy, mint a munkafüzetben módosíthatók.

Outlook naptárunkat is beszúrhatjuk A Belefoglalás csoportban, illetve a Beszúrás szalagon csatolhatunk mellékletként fájlokat, elemeket (vagyis postaládánkból más leveleket), beilleszthetünk Outlook névjegyalbumunkból névjegyeket vagy Outlook naptárunkat, illetve aláírásunkat. Az Outlook naptár kivonata egy megadott időszakra, napra megmutatja az elfoglaltságunkat vagy az összes részletet a magánjellegűnek jelölt elemek kivételével. Ez utóbbiakat a Naptár küldése e-mailben párbeszédpanelen vonhatjuk a küldött naptárba. A legfontosabb, hogy az üzenet címzettjének nincs szüksége az Outlook programra az információk megtekintéséhez. A Beállítások szalagon adhatjuk meg (HTML formátumhoz) az oldalszínt és a témát, jelenítjük meg a titkos másolat és a feladó mezőjét. Ennek akkor van értelme, ha több postafiókunk van, és ki akarjuk választani azt, amelyiket az alapértelmezett fiók helyett használnánk. Ez jelenik meg ugyanis a címzettnél, valójában ugyanazt a kiszolgálót használjuk.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

910 Elektronikus üzenetek

Az üzenet küldésével kapcsolatos beállítások A Beállítások szalagon állítjuk be a szavazógombokat, kérünk kézbesítési vagy olvasási visszaigazolást, de ütemezhetjük a kiküldést is. A Nyomon követés vagy az Egyéb beállítások csoport neve melletti ikonnal az Üzenetbeállítások párbeszédpanel jeleníthető meg, amelyen minden fontos beállítást megtehetünk (lásd az ábrát). A levelet a küldés előtt kinyomtathatjuk vagy elmenthetjük. Erre használhatjuk az Office menü parancsait vagy a Beállítások/Elküldött elem mentése nyomógomb-menü parancsait. A következő lépésben adjuk meg a címzettek, másolatot és titkos másolatot kapók levélcím-adatait. Ehhez a Címjegyzék parancsot adjuk ki, majd választhatunk a globális címjegyzékünkből vagy személyes névjegyalbumunkból, illetve levelező kiszolgálónkon nyilvántartott csoportokból. Az Elintézendő nyomógomb-menüben fontossági jelölőket adhatunk az üzenethez. Excel 2010 magyar nyelvű változat

KAPCSOLAT MÁS ALKALMAZÁSOKKAL

911

Küldés Exchange mappába A szerkesztett dokumentumot postázhatjuk a Microsoft Exchange nyilvános mappájába (Public Folder) is a testreszabással a gyorselérési eszköztárba felvehető Küldés Exchange mappába paranccsal (lásd az ábrát). Ehhez a címzett mappának megfelelő írási jogosultsággal kell rendelkeznünk. Onnan a hálózaton keresztül mindenki elérheti az anyagot.

Meg kell adnunk a célmappát a kiszolgálón

Szöveg darabolása Sokszor szükség lehet szövegállományokból származó táblázatok, vagy szöveghatároló (tabulátor, pontosvessző stb.) karakterekkel elválasztott oszlopok Excel táblázattá alakítására. Szövegállományok megnyitásakor automatikusan a Szövegbeolvasó Varázsló indul el (lásd az Adatimportálás szövegfájlból című részben). Ekkor az Excel automatikusan felismeri az oszlopokat. Ha a mezőhatárok közötti területet szóközök töltik ki, akkor válasszuk a Fix széles választókapcsolót és a szélességet az oszlophatár egeres húzásával határozzuk meg.

XML-támogatás Az XML2 leíró nyelv segítségével strukturált adatok (például egy munkalap adatai vagy egy fentebb ismertetett lista információi) 2

XML (Extensible Markup Language): A Standard Generalized Markup Language (SGML) nyelv tömör formája, amelynek köszönExcel 2010 magyar nyelvű változat

912 XML-támogatás szabványos irányelveket követő szövegfájlban helyezhetők el, amely azonban számos alkalmazással, például akár a Microsoft Office Word 2007 szövegszerkesztővel is olvasható. A tervezők egyedi kódokat hozhatnak létre a szervezetek és alkalmazások közötti adatértelmezés, -érvényesítés, -definiálás és -átvitel biztosítására. Így a dokumentumban elhelyezett címkékkel mindig az adatok aktuális értékét jeleníthetjük meg. A dokumentumokban módosított adatok a szinkronizációtól függően megjelennek az eredeti adatbázisban is. Ennek megfelelően az XML-sémák használatával készített üzleti dokumentumok nem statikusak, hanem dinamikusan követik a megjelenített információk forrásában beálló változásokat. Az XML nyelvvel kapcsolatos szolgáltatások ugyanakkor eltérhetnek egymástól attól függően, hogy milyen Microsoft Office Rendszer változatot telepítettünk. Teljes a támogatás a Microsoft Office Professional Edition 2010 programcsomagban és a Microsoft Office Excel 2010 alkalmazásban. A Standard programcsomagban csak a fájlok XML formátumú számolótáblaként való mentése áll rendelkezésünkre (ekkor viszont egyes Excel munkalap jellemzők – mint a grafikus elemek, diagramok, párbeszédlapok, listák, tagolás, esetek, felhasználói függvények stb. – elvesznek). Az Excel saját XMLsémát (XMLSS) használ az információt tároló XML-címkék alkalmazására, valamint a munkafüzet adatszerkezetének leírására. A Microsoft Office Word 2010, a Microsoft Office Excel 2010 és a Microsoft Office Access 2010 szabványos XML-támogatása egyszerűsíti a személyi számítógépek és a háttérrendszerek közötti adatelérést és -rögzítést, a zárolt információ feloldását, valamint megkönnyíti az integrált üzleti megoldások létrehozását a vállalaton belül és az üzletfelek között. Az Excel XML-támogatása segítségével az adatok egy üzletközpontú XML-szótárban külső folyamatok felé is megnyithatók. A Fejlesztőeszközök szalag Forrás parancsával megjeleníthető XML-forrás munkaablak fő részeit a program súgója alapján mutatjuk be a következő ábrán.

hetően a fejlesztők egyéni címkékkel rugalmasan rendszerezhetik és jeleníthetik meg az információkat. Excel 2010 magyar nyelvű változat

KAPCSOLAT MÁS ALKALMAZÁSOKKAL

913

 A munkafüzethez hozzáadott XML-megfeleltetések listája.  A listán kiválasztott XMLmegfeleltetés elemeinek hierarchikus listája.  Az XML-forrás munkaablak és a munkafüzet működési kapcsolói.  Megnyitja az XML-megfeleltetések párbeszédpanelt, amelyen XML-megfeleltetéseket adhatunk hozzá, törölhetünk vagy nevezhetünk át.  Ellenőrzi az aktuális XMLmegfeleltetéseket, hogy alkalmasak-e XML-adatok exportálásra.

A Beállítások nyomógombbal megjeleníthető menüben kapcsolókat találunk, amelyek befolyásolják a listák működését és megjelenését: Adatok megtekintése a munkaablakban: Bejelölt állapotában a mintaadatok megjelennek az elemlistában, ha XML-megfeleltetéshez hozzárendelt XML-adatokat importáltunk az Excel aktuális munkamenetében. Súgószöveg elrejtése a munkaablakban: Bekapcsolt állapotában nem jelenik meg súgószöveg az elemlista alatt. Elemek automatikus egyesítése megfeleltetéskor: Bekapcsolt állapotában, ha egy XML-listával szomszédos cellába elemet húzunk, az XML-listák automatikusan kibomlanak. Az adatok címsorokkal rendelkeznek: Bejelölt állapotában a meglévő adatok oszlopfejlécként használhatók az ismétlődő elemek munkalaphoz rendelése során. Bármely munkafüzethez csatolható egyéni XML-séma, és az XML-forrás munkaablak segítségével a cellák megfeleltethetők a séma elemeinek (lásd az ábrát). Az XML-megfeleltetések a munkafüzetben listában kiválaszthatók az eddigi megfeleltetések, ameExcel 2010 magyar nyelvű változat

914 XML-támogatás

lyeket az XML-megfeleltetések nyomógombbal veszünk fel. A kiválasztott listaelemnek megfelelő elemhivatkozásokat az alatta látható faszerkezetű listából húzzuk a munkafüzet megfelelő celláiba (vagy használjuk az XML-forrás listájában a helyi menü Elem megfeleltetése parancsát). Minden elem csak egyszer feleltethető meg egy cellának, erre a program figyelmeztet is, ha többszörös megfeleltetést kísérelnénk meg. Ha a séma egy elemét többször akarjuk szerepeltetni a munkalapon, akkor azt cellahivatkozással tegyük a megfeleltetett elemre. A megfeleltetett elemek az XML-forrás listájában félkövéren jelennek meg. A feleslegessé vált megfeleltetéseket a listában a helyi menü Elem eltávolítása parancsával törölhetjük. A beillesztett elemek helyi menüjében gondoskodhatunk a címkézésről is (lásd az ábrát).

Az adatok címkézése a munkafüzetben A Tulajdonságok leképezése paranccsal megjelenített párbeszédpanelen az ábra szerinti tulajdonságokkal adjuk meg a megfeleltetés tulajdonságait. Ha valamelyik itt szereplő tulajdonságon (például az oszlopszélességen) módosítunk a munkafüzetben, akkor a következő adatfrissítés beállítja ismét a szükséges szélességet, hacsak nem töröljük a jelölőnégyzetet a párbeszédpanelen. Ezt követően az XML-adatok könnyedén importálhatók (egyszerű adatfrissítéssel) és exportálhatók a megfeleltetett cellákba, illetve cellákból. Az adatfrissítést a Fejlesztőeszközök szalag XML csoportjának Adatok frissítése parancsával végezzük. A parancs akkor érhető el, ha van frissítendő adat és nem töröltük a párbeszédpanelen az Adatforrás-definíció mentése a munkafüzetbe

Excel 2010 magyar nyelvű változat

KAPCSOLAT MÁS ALKALMAZÁSOKKAL

915

jelölőnégyzetet. A szalag Importálás és Exportálás parancsával teljes XML fájlokat vehetünk át, és írhatunk.

Az XML-megfeleltetések beállítható tulajdonságai

Excel 2010 magyar nyelvű változat

916 A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE

A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE A 2010-es változatban – nem olyan látványosan, mint a 2007-es változatban – szintén módosult a felhasználói felület, ami érintette a fájlkezelést is. Erre ugyancsak hatással volt a Windows 7 operációs rendszer megjelenése. 1. Feladat: Fájlmegnyitás az Excel betöltésével. Mivel a 2010-es változatban módosítottak a fájlkezelésen, próbáljuk ki a különböző munkafüzet-betöltési lehetőségeket! A megoldások között szerepel a Windows 7 operációs rendszernek köszönhető újdonságok is. A. Megoldás – Fájlmegnyitás az Excel betöltésével (Windows 7). 1. Az igen használható megoldás érdekében néhány előkészítő lépést kell tennünk (megéri). A Windows Start menüjében keressük meg a Minden programMicrosoft Office mappát! 2. Kattintsunk a jobb egérgombbal a Microsoft Excel 2010 programsorra! 3. A bal egérgombbal kattintva adjuk ki a Rögzítés a Start menüben parancsot! Az Excel programindító sora ekkor megjelenik a menüben. 4. Mozgassuk a kurzort a Start menüben a Microsoft Excel 2010 programsorra! Ha a korábban feldolgozott munkafüzetek listája nem jelenne meg, kattintsunk a sor végén látható jelre! 5. A megjelent almenüben a korábban használt munkafüzetek közül válasszuk ki a betöltendőt! Ekkor betöltődik az Excel program és abban munkaablak nyílik a megadott munkafüzet számára. Ha az Excel program ár fut, akkor csak egy új munkaablak nyílik.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

XML-támogatás

917

Elhelyezzük a programindító sort a Start menüben

A programindító sor és saját almenüje a Start menüben Excel 2010 magyar nyelvű változat

918 A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE

B. Megoldás – Fájlmegnyitás az Excel betöltésével (Windows 7). 1. A szintén jól használható megoldás érdekében itt is néhány előkészítő lépést kell tennünk (ugyancsak megéri). A Windows Start menüjében keressük meg a Minden programMicrosoft Office mappát! 2. Kattintsunk a jobb egérgombbal a Microsoft Excel 2010 programsorra! (Természetesen megfelel az is, ha az előző megoldásban felvett, a Start menü főmenüjében található Microsoft Excel 2010 programsorra kattintunk.) 3. Adjuk ki a helyi menü Rögzítés a tálcán parancsát! 4. Mozgassuk a kurzort a tálcán az Excel ikon fölé! 5. A megjelent ikonmenüben a korábban használt munkafüzetek közül válasszuk ki a betöltendőt!

A programindító ikon és saját almenüje a tálcán Megjegyezzük, hogy minden, a Windows 7 alatt elindított programhoz megjelenik egy ikon a tálcán. Ha a fentiek (A, B megoldás) szerint indítjuk a programot, akkor a tálcán látható ikonjának helyi menüjéből is kiadhatjuk A program rögzítése a tálcán parancsot. C. Megoldás Hagyományos fájlmegnyitási megoldás a Windows Intézőjében. 1. Nyissuk meg a Windows Intézőt! Excel 2010 magyar nyelvű változat

XML-támogatás

919

2. Keressük meg benne a megnyitandó munkafüzetet tartalmazó mappát! 3. Kattintsunk a betöltendő munkafüzetre a jobb egérgombbal! 4. Adjuk ki a helyi menü Megnyitás parancsát!

Fájlmegnyitás a Windows Intézőben D. Megoldás Hagyományos fájlmegnyitási megoldás a Windows Intézőjében. 1. Nyissuk meg a Windows Intézőt! 2. Keressük meg benne a megnyitandó munkafüzetet tartalmazó mappát! 3. Kattintsunk kettősen a betöltendő munkafüzetre a bal egérgombbal! 2. Feladat: Fájlmegnyitás kiegészítése. A Windows 7 operációs rendszernek köszönhető újdonságok szerepeltek az előző feladat A és B megoldásában. Mivel a legutóbbi fájlokat tartalmazó lista mérete korlátos, oldjuk meg, hogy a legfontosabb fájlok mindig elérhetők maradjanak! A. Megoldás – A Start menü módosítása. 1. Mozgassuk a kurzort a Start menüben a Microsoft Excel 2010 programsor fölé! Ekkor – ha megoldottuk a 10. feladat A megoldását – megjelenik a legutóbb használt dokumentumok almenüje. 2. Mozgassuk a kurzort az almenüben rögzítendő munkafüzet neve fölé! Excel 2010 magyar nyelvű változat

920 A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE

3. Kattintsunk a megjelenő ra!

Rögzítés ebbe a listába szúrógomb-

Rögzítés a Start menüben 4. Megjelenik a fájl a Rögzített elemek között. Megnyitásához kattintsunk a fájl nevére!

A rögzítés eredménye A rögzítés a szúrógombra tett ismételt kattintással oldható fel. B. Megoldás – A tálca módosítása.

A rögzítés eredménye a tálcán Excel 2010 magyar nyelvű változat

XML-támogatás

921

1. Mozgassuk a kurzort a tálca Excel 2010 ikonja fölé, majd kattintsunk a jobb egérgombbal! 2. Mozgassuk a kurzort a rögzítendő munkafüzet neve fölé! 3. Kattintsunk a megjelenő Rögzítés ebbe a listába szúrógombra! A rögzítést a szúrógombra tett ismételt kattintással oldhatjuk föl. A tálcán látható ikon helyi menüjének A program rögzítésének feloldása a tálcán parancsával a programindító ikon tüntethető el a tálcáról. 3. Feladat: Fájlbetöltés az Excel megnyitott állapotában. Ha már fut a táblázatkezelő, akkor is alkalmazhatjuk a fenti munkafüzetmegnyitási módokat. Ilyenkor az Excelben egy új munkaablak nyílik, és abba töltődik a megnyitott munkafüzet, azonban a programban is módosították a fájlmegnyitást. A. Megoldás – Munkafüzet megnyitása a Fájl szalagmenüből. 1. Indítsuk el az Excel programot! 2. Kattintsunk a Fájl szalagfülre! 3. A legördülő menüben kattintással adjuk ki a Megnyitás parancsot!

A fájl megnyitására szolgáló párbeszédpanel Excel 2010 magyar nyelvű változat

922 A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE 4. Keressük meg a párbeszédpanel bal oldalán látható mappalistában a munkafüzetünket tartalmazó mappát! 5. Kattintsunk a mappa nevére! 6. A párbeszédpanel jobb oldalán a nézet gomb menüjében olyan nézetet állítsunk be, amely segít a kiválasztásban! A Windows 7 alatt a közepes és nagyobb ikonok választása már megjeleníti a munkafüzet utoljára használt lapjának mintaképét, ha a mentéskor bekapcsoltuk a Miniatűr mentése jelölőnégyzetet. 7. Kettős kattintással, vagy kiválasztás után a Megnyitás gombbal nyissuk meg a munkafüzetet! B. Megoldás – Munkafüzet megnyitása ikonnal. Mivel az alapértelmezett gyorselérési eszköztárból hiányzik a fájlmegnyitó ikon, ezért ezt testre szabással vesszük fel ide. 1. Kattintsunk a Fájl szalagfülre! 2. Kattintsunk a Beállítások sorra! 3. Az Excel beállításai párbeszédpanelen válasszuk a Gyorselérési eszköztár parancsot! 4. A Választható parancsok helye listában válasszuk a Gyakori parancsok listaelemet! 5. A következő listában keressük meg a Megnyitás ikont és kattintsunk rá! 6. Kattintsunk a Felvétel gombra! 7. Kattintsunk az OK gombra! 8. A gyorselérési eszköztárban megjelent ikonra kattintva a fentebb bemutatott Megnyitás párbeszédpanelt jeleníthetjük meg, tehát folytassuk az A megoldás 4. lépésétől! C. Megoldás – Munkafüzet megnyitása billentyűkombinációval. 1. Nyomjuk meg a Ctrl+O billentyűkombinációt! 2. Megnyílik a fentebb bemutatott Megnyitás párbeszédpanel, tehát folytassuk az A megoldás 4. lépésétől! D. Megoldás – Munkafüzet megnyitása parancsikonnal. Parancsikont bárhol (a Start menüben, az asztalon vagy más mappában) elhelyezhetünk. A parancsikonra kettősen kattintva betölthető az Excel és abban munkaablak nyílik a munkafüzet számára. Ha Excel 2010 magyar nyelvű változat

XML-támogatás

923

az Excel már fut, akkor egy új munkaablak nyílik meg, amelyben szerkeszthetjük a munkaablakot, de folytathatjuk a többi munkaablak kezelését is. 1. A parancsikon asztalra helyezéséhez nyissuk meg a Windows Intézőt! 2. Az Intézőben keressük meg azt a munkafüzetet, amelyhez parancsikont szeretnénk kötni! 3. Kattintsunk a jobb egérgombbal a munkafüzetre!

A munkafüzet helyi menüje 4. Adjuk ki a helyi menü Parancsikon létrehozása parancsát! 5. A Windows Intéző ablakát húzással kicsinyítsük olyan méretre, hogy mellette megjelenjen a Windows asztal! 6. A bal egérgomb nyomva tartása közben húzzuk a parancsikont az intéző ablakából az asztalra (vagy az Asztal mappába)! A parancsikont az asztalra mozgathatjuk a vágólapon keresztül is (vagyis kijelöljük az intézőben, majd megnyomjuk a Ctrl+C billentyűkombinációt, átlépünk az asztalra és beillesztjük a Ctrl+V billentyűkombinációval). Most már ez a parancsikon is használható az Excel betöltésére és a munkafüzet megnyitására.

A parancsikont az asztalra húzzuk Megjegyzés: A különböző megnyitási módok mindegyike mellett és ellene szólnak érvek. Például a billentyűkombináció használata a Excel 2010 magyar nyelvű változat

924 A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE leggyorsabb, viszont ez csak akkor használható ki, ha a billentyűkombinációt a parancsikonhoz kapcsoltuk, ugyanakkor kezdőknek és csökkent munkaképességűeknek nem ajánlott. A Megnyitás párbeszédpanelen áttekinthetjük a megnyitható fájlokat, kereshetünk, viszont ez igényli a legtöbb időt. Mindig az adott helyzet dönti el, hogy melyik ismert megoldást választjuk. Könyvünkben itt és a többi feladatnál is igyekszünk ezért több megoldást bemutatni (sokszor nem is az összest). 4. Feladat: Legutóbb használt munkafüzetek megnyitása az Excelben. A legutóbb használt munkafüzetek megnyitása hasonlít a korábban bemutatottakra. 1. Kattintsunk a Fájl szalagfülre! 2. A legördülő menüben kattintással válasszuk a Legutóbbiak parancsot!

A legutóbb használt munkafüzetek a menüben 3. Az ablakban választhatunk a legutóbb használt munkafüzetek és helyek közül. 5. Feladat: Új munkafüzet létrehozása. Új munkafüzetet is többféle módon hozhatunk létre. A. Megoldás – Üres munkafüzet létrehozása a Fájl szalagmenüből. 1. Kattintsunk a Fájl szalagfülre! 2. A legördülő menüben kattintással adjuk ki az Új parancsot! 3. A Használható sablonok listában kattintással válasszuk az Üres munkafüzet elemet! 4. Kattintsunk a Létrehozás gombra! Excel 2010 magyar nyelvű változat

XML-támogatás

925

B. Megoldás – Üres munkafüzet létrehozása billentyűkombinációval. 1. Ha megnyitottuk az Excel programot – mindegy, melyik szalagot használjuk (csak ne legyen nyitott párbeszédpanel vagy aktív a szerkesztőléc) –, nyomjuk meg a Ctrl+N billentyűkombinációt! C. Megoldás – Munkafüzet létrehozása meglévő dokumentumból. Ekkor az új munkafüzet átveszi a mintát adó fájl teljes tartalmát, de új néven kell elmentenünk a módosítások után. 1. Kattintsunk a Fájl szalagfülre! 2. A legördülő menüben kattintással adjuk ki az Új parancsot! 3. A Használható sablonok listában kattintással válasszuk az Új dokumentum meglévőből elemet! 4. Az Új munkafüzet létező munkafüzetből párbeszédpanelen keressük meg a minta dokumentumot, majd kattintsunk a Megnyitás gombra! D. Megoldás – Munkafüzet létrehozása sablonból. A sablonok .xlt, .xltx, .xltm formátumban mentett mintaállományok, amelyet a többszörös felhasználás érdekében külön helyen, csoportosítva tárolunk. Kiinduló tartalommal rendelkeznek, amely lehet formázás, de konkrét érték is. 1. Kattintsunk a Fájl szalagfülre! 2. A legördülő menüben kattintással adjuk ki az Új parancsot!

Sablont választunk 3. A Használható sablonok kategóriában kattintsunk a Minta sablonok elemre! 4. Válasszunk sablont, majd kattintsunk a Létrehozás gombra! Excel 2010 magyar nyelvű változat

926 A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE

6. Feladat: Új munkafüzet létrehozása parancsikonnal. Új, üres munkafüzet számára is készíthetünk parancsikont. Most az asztalon hozzuk létre a parancsikont. 1. A tálca jobb szélén látható utolsó ikonra kattintva rejtsünk el mindent, hogy csak a Windows asztalt lássuk! 2. Kattintsunk a jobb egérgombbal a Windows asztalra! 3. Adjuk ki a helyi menü Microsoft Excel-munkalap parancsát!

Parancsikont készítünk új munkafüzethez 7. Feladat: Váltás a futó programok, dokumentumablakok között. A Windows 7-nek köszönhetően ez is megváltozott. Ismét csak több módszer közül választhatunk. A. Megoldás – Ablakváltás a Nézet szalagmenüből. 1. Kattintsunk a Nézet szalagfülre!

Gombmenü a szalagon 2. Kattintsunk az Ablakváltás gombra! 3. Kattintással válasszuk ki a gomb menüjéből azt az ablakot, amelyben dolgozni szeretnénk! B. Megoldás – Ablakváltás billentyűkombinációval. Excel 2010 magyar nyelvű változat

XML-támogatás

927

1. Nyissunk meg több munkafüzetet! 2. Nyomjuk meg az Alt+Tab billentyűkombinációt! Ekkor a következő ablakba lépünk. 3. Nyomjuk meg az Alt+Shift+Tab billentyűkombinációt! Ekkor az előző ablakba lépünk.

A megnyitott ablakok ikonjai az asztal felett 4. Ezek a módszerek ismertek voltak már korábbról is. Most azonban e billentyűkombinációk megjelenítik a megnyitott ablakok miniatűr képeinek listáját is, amelyek közül könnyebben választhatunk, sőt nem is kell végiglépkedni az összes megnyitott ablakon, mert ezek közül kattintással is választhatunk. C. Megoldás – Ablakváltás a tálcán. Ebben a megoldásban azt használjuk ki, hogy a megnyitott ablakok miniatűr képei elérhetők a tálcán is. 1. Nyissunk meg több munkafüzetet!

A megnyitott munkaablakok megjelennek a tálcán 2. Már az Excel többszörös ikonja is jelzi a tálcán, hogy több fájlt nyitottunk meg. Mozgassuk a kurzort az Excel ikonja fölé (lásd az ábrán). 3. Kattintással válasszunk a munkaablak-miniatűrök közül! Excel 2010 magyar nyelvű változat

928 A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE

D. Megoldás – Ablakváltás billentyűkombinációval. A leglátványosabb megoldást a Windows „forgószínpad” szolgáltatása nyújtja, ha erre hardverünk alkalmas és nem tiltottuk le a Windows testre szabásánál. 1. Nyomjuk meg a +Tab billentyűkombinációt! Ekkor a következő ablakba lépünk. 2. Nyomjuk meg a +Shift+Tab billentyűkombinációt! Ekkor az előző ablakba lépünk.

A leglátványosabb megoldás 5. Ezek a billentyűkombinációk megjelenítik a megnyitott ablakok miniatűr képeinek forgószínpad-listáját is, amelyek közül könynyebben választhatunk (mindig az aktuális ablak kerül az előtérbe), sőt nem is kell végiglépkedni az összes megnyitott ablakon, mert ezek közül itt szintén választhatunk kattintással. 8. Feladat: Fájlkeresés. A Windows 7 operációs rendszerben módosult a fájlok megkeresése is. A. Megoldás – Gyorskeresés a Start menüből. Ez a fajta keresés a leggyorsabb, hiszen indexelt állományok között keres, viszont csak azokat a mappákat nézi át, amelyek a Könyvtárak közül elérhetők. Másik korlátozás, hogy csak a fájlnevekre kereshetünk. 1. Kattintsunk a Start menüre! Excel 2010 magyar nyelvű változat

XML-támogatás

929

2. Kattintsunk a Start gomb felett megjelenő kereső mezőbe! 3. Gépeljük be a keresendő fájl nevét vagy a nevét szűrő karaktersorozatot (lásd az ábrán)! 4. Nyomjuk meg az Enter billentyűt! 5. Kattintással válasszunk munkafüzetet a találati listából!

Gyorskeresés a Start menüből B. Megoldás – Keresés a Windows Intézőben. Ez a fajta keresés viszont alapos, részletesen megadhatjuk a keresés helyét, a fájlnév, típus, dátum szűrőt és az eredményt is rendezhetjük. 1. Indítsuk el a Windows Intézőt! 2. Bár a keresést bármely nézetben végezhetjük, nem kapunk helyes találatokat, ha valamilyen szűrő be van kapcsolva. Lépjünk ezért a Részletek nézetbe és kapcsoljuk ki az esetleges szűrést! 3. A navigációs ablaktáblában keressük meg azt a mappát, amelyben keresnénk! 4. Kattintsunk az ablak jobb felső részén látható keresés mezőbe, ahol választhatunk a korábbi keresések közül (lásd az ábrát)!

Excel 2010 magyar nyelvű változat

930 A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE

5.

6. 7. 8.

Keresés felvétele az összes Excel munkafüzethez Írjuk be a keresendő fájl címére vonatkozó keresőkifejezést, vagy válasszunk a listából! Maszkokat, helyettesítő karaktereket is használhatunk, például az összes Excel munkafüzet megkereshető a *.xl* keresőkifejezéssel. Amikor megjelenik az eredménylista, kattintsunk a lista alján Az összes n megjelenítése hivatkozásra! Váltsunk keresési helyet! Ehhez kattintsunk az ablak alján, az Újabb keresés itt csoportban a Számítógép hivatkozásra! A számítógépünkön található összes, beállított feltételnek megfelelő fájl megkereséséhez kattintsunk az ablak alján, az Újabb keresés itt csoportban a Számítógép hivatkozásra (lásd az ábrát)!

Az eredmények megjelennek az ablakban 9. Egyes keresési helyeket külön megadhatunk az Egyéni hivatkozásra kattintva (lásd a következő ábrát). 10. A Kijelölt helyek módosítása mezőben jelöljük be a megfelelő helyek jelölőnégyzeteit! Ha nem egy teljes ágat akarunk kiválasztani az almappákkal együtt, akkor kattintsunk az ikonra, majd a megjelenő almappák közül válasszuk ki a megfelelőt!

Excel 2010 magyar nyelvű változat

XML-támogatás

931

Keresési hely módosítása párbeszédpanelen 11. A keresési hely elérési útját beírhatjuk a következőmezőbe is, ekkor azt a Hozzáadás gombbal vehetjük fel a kijelölt helyek közé. A keresési hely legfelső szintje megadható a címsor listájából is (lásd a következő ábrát).

Keresési hely módosítása az Intéző címsorában Excel 2010 magyar nyelvű változat

932 A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE A keresési mezőben logikai operátorral összekapcsolt kifejezést is írhatunk, például kereshetjük az összes Word dokumentumot és Excel munkafüzetet a *.doc OR *.xls keresőkifejezéssel.

Elmentjük a keresést A Fájl menü vagy a fájllista helyi menüjének Keresés mentése parancsával a keresőfeltételeket elmenthetjük, így a keresés nagyon könnyen megismételhető, csak a navigációs ablaktáblában, a Kedvencek alatt kell kiválasztanunk a megfelelő keresést (lásd a fenti ábrát).

Az elmentett keresés kiválasztható az Intéző címsorában is 9. Feladat: Fájlkeresés az Excelben. Egy adott fájl kereséséhez nem kell elhagynunk a táblázatkezelő programot. A Megnyitás ablak is alkalmas a fájlkeresésre. 1. Adjuk ki a Fájl/Megnyitás parancsot! 2. Ahogy az Intéző esetében, itt is a párbeszédpanel bal oldalán találjuk az átvizsgálandó mappákat. Válasszunk innen keresési útvonalat! 3. Kattintsunk a párbeszédpanel felső, jobb oldali mezőjébe! Excel 2010 magyar nyelvű változat

XML-támogatás

933

4. Írjuk be a név szerinti kereséshez szükséges szűrőmaszkot, például felad*.xls! 5. Kattintsunk a mező alatti Módosítás dátuma hivatkozásra! 6. Adjuk meg a dátum szerinti szűréshez szükséges adatokat! Választhatunk egy adott dátumot (a naptárba kattintva), intervallumot (a naptárba kattintva és húzva), vagy a lista szöveges dátumértékei közül (lásd az ábrát). 7. A méret szerinti szűréshez a keresőmező alatti Méret hivatkozásra kattintsunk! 8. A keresés a beállítást követően azonnal végbemegy. Ha módosítani akarunk a feltételeken, akkor kattintsunk a cím mezőbe és adjunk meg új helyet, vagy a keresés szűrő mezőjébe és módosítsunk a feltételeken! A keresés maga nem menthető el, mint az Intézőben, de néha a program következő indításakor is legördíthető a keresőmező tartalma és választhatunk a korábbi beállítások közül…

Dátumszűrőt veszünk fel 10. Feladat: Fájl mentése. A munkafüzetek mentése gyakorlatilag nem változott, csak az elérés módja módosult. A. Megoldás – Fájl mentése változatlan néven és helyre. Excel 2010 magyar nyelvű változat

934 A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE

1. Adjuk ki a Fájl/Mentés parancsot, vagy kattintsunk a gyorselérési eszköztár Mentés ikonjára! B. Megoldás – Fájl mentése változatlan néven és helyre, billentyűkombinációval. 1. Nyomjuk meg a Ctrl+S billentyűkombinációt! C. Megoldás – Fájl mentése más néven vagy más helyre. 1. Adjuk ki a Fájl/Mentés másként parancsot! 2. A Mentés másként párbeszédpanelen adjuk meg a mentés helyét a navigációs táblából választva! 3. A Fájlnév mezőben adjuk meg a fájl nevét! 4. A Fájl típusa mezőben adjuk meg a fájl típusát! Ha korábbi program változattal is szeretnénk feldolgozni a programot, akkor válasszunk kompatibilis formátumot, azonban ilyenkor elveszhetnek a 2010-es változat hasznos szolgáltatásai, formázásai, amire a mentés végrehajtása előtt a program figyelmeztet. Ugyancsak figyelmeztetést kapunk, ha az adott formátumban nem menthetjük a munkafüzetet (például makrókat tartalmazó munkafüzetet csak makróbarát formátumban menthetünk)

A mentés paraméterezése párbeszédpanelen 5. A kereséshez állítsuk be a Szerzők, Címkék, Cím mezőket (kattintsunk a megfelelő hivatkozásra)! Excel 2010 magyar nyelvű változat

XML-támogatás

935

6. Jelöljük be a Miniatűr mentése jelölőnégyzetet, hogy vizuálisan segítse a mintakép a fájl kiválasztását a betöltés előtt! 7. Kattintsunk a Mentés gombra! Megjegyezzük, hogy az Eszközök gomb menüjéből kiadott parancsokkal csatlakozhatunk hálózati meghajtóra, beállíthatjuk a webes mentés, képtömörítés és jelszavas védelem tulajdonságait. Fontos, hogy a PDF, XPS formátumú írásvédett mentést is így (és innen) végezzük, még akkor is, ha körülményesebben, a Fájl/Mentés és küldésPDF-/XPS-dokumentum létrehozása paranccsal indítjuk a műveletet. D. Megoldás – Mentés kilépéskor. Még ez az egyszerű megoldási is változott a 2010-es verzióban. 1. Adjuk ki a Fájl/Kilépés parancsot, vagy kattintsunk a munkaablak bezárásához az ikonra, vagy az alkalmazás bezárásához az ablakzáró ikonra! 2. Ha volt változtatás a fájlban, válaszoljunk a Mentés gombra kattintva!

Biztonsági kérdés az ablak bezárása előtt Ha a fájl megnyitása óta annyi idő eltelt, hogy legalább egyszer lefutott a biztonsági mentés, akkor a kérdés másképpen jelenik meg (lásd az ábrát).

Biztonsági mentés után feltett kérdés 11. Feladat: Verziók kezelése. A fenti biztonsági kérdésre adott Nincs mentés parancs esetén is elérhető a biztonsági mentésekből Excel 2010 magyar nyelvű változat

936 A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE készített valamelyik verzió. A program ugyanis a nem mentett fájlokat is megőrzi a C:\Users\ felhasználó\ AppData\ Local\ Microsoft\ OFFICE\ UnsavedFiles mappában, írásvédett .xlsb formátumban. 1. A nem mentett fájlok eléréséhez vagy keressük meg a fenti mappát, vagy kattintsunk a Fájl szalagfülre! 2. Kattintsunk a menüben az Információ sorra! 3. A Verziók listából kettős kattintással töltsük be a nem mentett változatot! Az Excel betölti a fájlt, hogy megbizonyosodhassunk arról, tényleg erre van szükségünk.

A biztonsági mentés verziói 4. A szerkesztőléc felett megjelenő figyelmeztető sorban kattintsunk a Visszaállítás gombra! 5. Az Excel egy újabb párbeszédpanelen figyelmeztet, hogy a kijelölt verzió felülírja az utoljára mentett változatot. Ha elfogadjuk, kattintsunk az OK gombra! Ha bizonytalanok vagyunk, megtehetjük, hogy a Mégse gombra kattintunk, majd a Mentés másként paranccsal új néven mentjük el a munkafüzetet, amelyet aztán a következők szerint összehasonlíthatunk a mentett változattal. 12. Feladat: Nagyméretű táblázat kezelése. Excel 2010 magyar nyelvű változat

XML-támogatás

937

Munkánk során sokszor dolgozunk nagyméretű táblázatokkal. Ilyenkor fontos, hogy az oszlopokat és a sorokat elnevező címoszlop és címsor állandóan, rögzített helyen maradjon a képernyőn. Ennek köszönhetően, ha elgördítjük a munkalapot, akkor sem tévesztünk össze adatokat, hiszen az oszlopok és sorok felirata, vagyis az adatmezők elnevezése mindig látszik. Megoldás: 1. Töltsük be a táblázatot, amely a listát tartalmazza (a listákra jellemző, hogy üres sort nem tartalmaznak, az első sorban pedig az oszlopok elnevezése szerepel). 2. Lépjünk az oszlopokat elnevező sort követő és a sorokat elnevező oszlop utáni cellába. Egyszerűbben, ha a listánk az A1 cellától indul, akkor az oszlopnevek az 1 sorban, a sornevek az A oszlopban szerepelnek, tehát a B2 cellába kell lépnünk.

A rögzítő parancsot a nyomógombból gördítjük le 3. Adjuk ki a Nézet szalag Panelek rögzítése/Ablaktábla rögzítése parancsát! Ekkor egy vízszintes és egy függőleges vonal jelenik meg, amely jelzi a rögzítés határait. Most már mindkét irányban görgethető a táblázat, az oszlop és sorazonosítók mindig a munkaablak szélén maradnak. 4. A rögzítést a Nézet szalag Panelek rögzítése/Ablaktábla feloldása parancsával szüntethetjük meg.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

938 A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE

A táblázat tetszőlegesen görgethető, az azonosítók mégis állandóan láthatók 13. Feladat: Néhány sor, vagy oszlop rögzítése nagyméretű táblázatban. Ilyenre akkor van szükségünk, ha csak az azonosító első néhány sor vagy oszlop információira van állandóan szükségünk a többi adat rögzítéséhez, áttekintéséhez. Megoldás: 1. Töltsük be a táblázatot, amely a listát tartalmazza! 2. Lépjünk abba a cellába, amelynek bal felső sarkánál akarjuk a rögzítést elhelyezni! 3. Adjuk ki a Nézet szalag Panelek rögzítése/Ablaktábla rögzítése parancsát! Ekkor egy vízszintes és egy függőleges vonal jelenik meg az aktuális cella bal fölső sarkánál. 14. Feladat: Egyetlen sor, vagy oszlop rögzítése nagyméretű táblázatban. Ilyenre akkor van szükségünk, ha csak az azonosító első sor vagy oszlop információira van állandóan szükségünk a többi adat rögzítéséhez, áttekintéséhez. Megoldás: 1. Töltsük be a táblázatot, amely a listát tartalmazza! 2. Adjuk ki a Nézet szalag Panelek rögzítése/Felső sor rögzítése parancsát! Ekkor egy vízszintes vonal jelenik meg az első sort követően. Az alatta lévő sorok görgethetők maradnak. Próbáljuk ki a gördítősáv végein lévő gombokra kattintva! 3. Az első oszlop rögzítéséhez adjuk ki a Nézet szalag Panelek rögzítése/Első oszlop rögzítése parancsát! Ekkor egy függőExcel 2010 magyar nyelvű változat

XML-támogatás

939

leges vonal jelenik meg az első oszlopot követően. A mögötte következő oszlopok görgethetők maradnak. 15. Feladat: Egyetlen táblázat különböző részeinek összehasonlítása az ablak felosztásával. Szintén fontos lehet egyetlen táblázat különböző részeinek egyidejű megtekintése. Természetesen a feladat megoldható úgy is, hogy a táblázatot az Excel két, egymás után elindított példányába is betöltjük, majd az alkalmazásablakokat rendezzük el egymás mellett (az Excel figyelmeztet, hogy a táblázat egyik példányát már megnyitották, ezért a második példányt csak olvasásra nyitja meg). Ez azonban memóriaigényesebb az Excel beépített lehetőségénél. Nézzük most a beépített lehetőséget! Megoldás: 1. Töltsük be a nagyméretű táblázatot! 2. Már betöltött táblázatnál, ha rögzítve volt az ablaktábla, szüntessük meg a rögzítést a Nézet szalag Panelek rögzítése/ Ablaktábla feloldása parancsával (különben a rögzítés helyén jön létre a felosztás)! 3. Lépjünk abba a cellába, amelynek bal felső sarkánál az ablaktáblát felosztanánk! 4. Adjuk ki a Nézet szalag Felosztás parancsát! A program az aktuális cella helyétől függően 2 vagy 4 részre osztja a táblázatot. Mindegyik rész önállóan görgethető, a saját, külön gördítősávjaikkal. Ugyanakkor itt éppen az ablakrészek önálló mozgathatósága miatt nincs állandóan a képernyőn a címsor vagy a címoszlop! 5. Az összehasonlításhoz görgessük az ablakrészeket mindig a szükséges irányba! 6. A felosztás helye egérrel új helyre húzható. A felosztást a Nézet szalag Felosztás gombjának felengedésével oldjuk fel. 7. A felosztás megszüntethető úgy is, hogy az ablaktábla osztóvonalat az egér bal gombjának nyomva tartása közben az ablak aljára, illetve jobb szélére húzzuk, vagy kettősen az osztójelre kattintunk!

Excel 2010 magyar nyelvű változat

940 A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE

A felosztásnál előfordulhat, hogy ugyanaz a cella négy ablakrészben jelenik meg 8. Próbáljuk ki a felosztást elkészíteni úgy, hogy az osztóvonalat a gördítősávok végéből húzzuk ki. Ehhez mozgassuk az egérkurzort az osztójel fölé, majd ha a kurzor két párhuzamos vonalkává alakul, az egér bal gombjának nyomva tartása közben húzzuk a táblázat belseje felé!

Az osztójelek a gördítősávok végén találhatók Excel 2010 magyar nyelvű változat

XML-támogatás

941

16. Feladat: Nagyítsuk Excel munkaablakunkat többféle módon! Megoldás: 1. Töltsünk be egy táblázatot! 2. Az alkalmazásablak jobb alsó szélén látható csúszkát húzva a nagyítást 10% és 400 % közt folyamatosan módosíthatjuk. 3. Ugyanezt 10%-os lépésekben tehetjük meg a – és a + ikonokra kattintva.

Nagyításváltás 4. Most kattintsunk kettősen a nagyítósáv előtti, az aktuális nagyítást kijelző értékre!

Tetszőleges nagyítást is beállíthatunk 5. A megjelenő Nagyítás/kicsinyítés párbeszédpanelen egyaránt beállíthatunk előre meghatározott nagyítási értékeket, vagy a Legyen választókapcsoló lenyomása után, a következő mezőben tetszőleges 10% és 400 % közötti értéket. 6. Zárjuk be a párbeszédpanelt, majd jelöljünk ki egy területet a munkalapon! Excel 2010 magyar nyelvű változat

942 A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE 7. Kattintsunk ismét kettősen az aktuális nagyítást kijelző értékre! 8. Most válasszuk a Kijelölésnyi választókapcsolót! 9. Kattintsunk a Nézet szalagfülre, és keressük meg, hogyan lehet itt is beállítani a fentieket (vagyis adjuk ki a Nagyítás, 100%, Kijelölt rész nagyítása parancsokat)! 17. Feladat: Nézzük meg mivel járnak a különböző nézetek! Megoldás: 1. Töltsünk be egy táblázatot! 2. Kattintsunk a Nézet szalagfülre! 3. Adjuk ki kétszer az Új ablak parancsot! 4. Rendezzük egymás mellé az ablakokat a Mozaik paranccsal! Az Ablakok elrendezése párbeszédpanelen válasszuk az Egymás mellett választókapcsolót, utána kattintsunk az OK gombra! 5. Kattintsunk az első munkaablakba, ekkor az első munkaablak lesz az aktív ablak! Ennek alapértelmezés szerinti nézete a Normál nézet. 6. Állítsuk be a középső munkaablakot Lap endezése nézetbe! A nézetváltáshoz használjuk a következő ábra szerinti ikonokat az állapotsor jobb oldalán vagy a Nézet szalagon! Ebben a nézetben látszanak a margók és szerkeszthető a fej- és lábléc is. 7. A harmadik munkaablakot állítsuk be Oldaltörés megtekintése nézetbe! Ebben a nézetben látszanak ez egyes nyomtatott oldalakra eső tartalmak. 8. Váltunk át a Nézet szalag parancsával Teljes képernyő nézetbe! 9. Ebből a nézetből az Esc billentyűvel térjünk vissza a korábban használt nézetbe! 10. Kattintsunk a jobb egérgombbal a Nézet szalagra! 11. Adjuk ki a megjelenő helyi menü A menüszalag összecsukása parancsát! Eredményül nagyobb munkaterülethez jutunk, ilyenkor a szalag parancsait a szalagfülre kattintva jeleníthetjük meg. A szalag a használat után bezárul. 12. Kattintsunk a jobb egérgombbal tetszőleges helyre a szalagfülek sorában!

Excel 2010 magyar nyelvű változat

XML-támogatás

943

Ugyanannak a munkafüzetnek három nézete 13. Kattintással kapcsoljuk ki a korábban bekapcsolt szalagfül zsugorítást! Ezzel visszaáll az a normál üzemmód. 14. A gyorselérési eszköztár most az alkalmazásablak tetején látható. Adjuk ki a szalag helyi menüjének A gyorselérési eszköztár megjelenítése a menüszalag alatt parancsát!

A szalagfül helyi menüje 15. Most még egymás mellett látszik a három munkaablak. Nagyítsuk fel egyiket a lehető legnagyobb méretűre! Ehhez kattintsunk kettősen a munkaablak címsorára, vagy egyszer a munkaablak Teljes méret gombjára! 16. Térjünk vissza ebből a nagyításból a korábbira! Ehhez a munkaablaknak a szalagfülek sorának jobb oldalára került Ablak előző mérete ikonjára kattintsunk! Excel 2010 magyar nyelvű változat

944 A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE

17. Kapcsoljuk be- és ki az ablakok kellékeit a Nézet szalag Megjelenítés/elrejtés csoportjának jelölőnégyzeteivel! Figyeljük meg, hogy a vonalzó csak a Lap elrendezése nézetben jeleníthető meg, ugyanis csak itt van jelentősége, hogyan helyezkedik el a kinyomtatott munkalap a papíron. 18. Kattintsunk az Excel ablak bal fölső sarkában látható Fájl szalagfülre, majd adjuk ki a legördülő menü Nyomtatás parancsát! 19. Próbáljuk ki itt is a nagyítást! Figyeljük meg, hogy ebben az esetben csak a 100%-os és a teljes oldalt mutató nagyítások között válthatunk az ablak alján látható Nagyítás teljes oldalra ikonra kattintva! 20. Kapcsoljuk be a margókat a Margók megjelenítése kapcsolóval! 21. A Kezdőlap szalagfülre kattintva térjünk vissza az előző nézethez! 18. Feladat: Az alapértelmezés szerinti gyorselérési eszköztárban található Nyomtatási kép és nyomtatás ikonnal is a fenti nyomtatás ablakot jeleníthetjük meg. Akik a korábbi programváltozatot is ismerték, azoknak mindenképpen hiányozhat a régi nyomtatási kép. Tegyük elérhetővé a korábbi nyomtatási képet és nézzük meg abban is a munkalapot! Megoldás: 1. A korábbi nyomtatási képet csak testre szabással hozhatjuk elő. Kattintsunk az Excel ablak bal fölső sarkában látható Fájl szalagfülre, majd adjuk ki a legördülő menü Beállítások parancsát! 2. Az Excel beállításai párbeszédpanelen kattintsunk a Gyorselérési eszköztár kategóriára! 3. A Választható parancsok listában válasszuk ki a Minden parancs elemet! 4. Az alatta látható listában keressük ki a Nyomtatási kép nyomtatás elemet! Ez az elem egy gombmenüt jelenít majd meg. 5. Kattintsunk a Felvétel gombra! 6. Ugyanígy vegyük fel a Teljes képernyős nyomtatási kép elemet is!

Excel 2010 magyar nyelvű változat

XML-támogatás

945

Felvettük a két ikont az eszköztárba 7. Kattintsunk az OK gombra! 8. Kattintsunk a gyorselérési eszköztárba felvett ikonokra! 9. Próbáljuk ki itt is a nagyítást! Figyeljük meg, hogy ebben az esetben is csak a 100%-os és a teljes oldalt mutató nagyítások között választhatunk a Nyomtatási kép szalag Nagyítás gombjára kattintva! Viszont a felhasználható ablakterület most nagyobb… 10. Kapcsoljuk be a margókat a Margók megjelenítése jelölőnégyzettel! 11. Az Esc billentyűvel vagy a Nyomtatási kép bezárása parancscsal térjünk vissza az előző nézethez!

A nyomtatási kép és a módosított gyorselérési eszköztár 19. Feladat: Egyetlen táblázat különböző részeinek összehasonlítása az ablak felosztása nélkül. Azt használjuk ki, hogy másolatot készíthetünk az aktuális ablak tartalmáról. Ennek az az előnye, hogy a két ablakrészben eltérő nagyítás alkalmazható, így egy áttekintő, kicsinyített nézetet és egy részletes, felnagyított nézetet is beállítExcel 2010 magyar nyelvű változat

946 A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE hatunk, ahol az adatbevitelt végezzük. A felosztás és rögzítés a két ablakban külön alkalmazható. Megoldás: 1. Töltsük be a táblázatot! 2. Adjuk ki az Ablak menü Új ablak parancsát! Ekkor ugyanaz a tartalom jelenik meg Normál nézetben mindkét munkaablakban. 3. Az ablakokat rendezzük el egymás mellé az Ablak szalag Mozaik parancsával! Most már tetszőleges nagyítást beállíthatunk a két ablakban, amely ugyanazt a táblázatot mutatja. Természetesen bármely módosítás megjelenik a másik ablakban és az egyetlen elmentett fájlban is! 4. Rendezzük az ablakokat egymás alá is, ezt végezzük most az ablakfejek húzásával (mutassunk az ablak címsorára és a bal egérgomb nyomva tartása közben húzzuk új helyre, majd ott engedjük fel az egérgombot)!

Az ablakok egymás mellé és alá helyezhetők 20. Feladat: Két táblázat összehasonlítása. A mindennapos gyakorlatban gyakran előforduló feladat két táblázat összehasonlítása. Ilyen lehet például két egymást követő év Excel Excel 2010 magyar nyelvű változat

XML-támogatás

947

táblázatban tárolt üzleti jelentésének, forgalmi adatainak, esetleg ugyanannak a táblázatnak két változatának stb. összehasonlítása. A feladat többféle módon oldható meg, de a legkönnyebb megoldást a Microsoft Office Excel 2003 vagy 2007, 2010 felhasználói alkalmazhatják. Mi természetesen a 2003-as változatban bevezetett szolgáltatás 2010-es elérési módját mutatjuk be. A. Megoldás – Ha a két táblázat egyetlen munkafüzetben található. Ha a két táblázat egyetlen munkafüzet két lapján található, akkor most is az új ablakos megoldást alkalmazzuk: 1. Töltsük be a munkafüzetet (például az 2010feladatok1.xls fájlt)! 2. Adjuk ki a Nézet szalag Új ablak parancsát! 3. Az ablakokat rendezzük el egymás mellé a Nézet szalag Mozaik parancsával! Ha másik munkafüzetünk is nyitott, akkor az Ablakok elrendezése párbeszédpanelen jelöljük be Az aktív munkafüzet ablakai négyzetet! 4. A munkalap-fülekre kattintva válasszuk ki az egyik ablakban az egyik (például a 18-20.Feladat), a másikban az összehasonlítandó másik (például a 21-22.Feladat) munkalapot!

Egyetlen táblázat két munkalapja is összehasonlítható B. Megoldás – Ha a két táblázat két munkafüzetben található: Ez a megoldás is hasonló, azonban itt nem kell új ablakot létrehoznunk, hiszen értelemszerűen új ablakban nyílnak meg az összehasonlítandó munkafüzetek. Excel 2010 magyar nyelvű változat

948 A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE

1. Nyissuk meg a két táblázatot a Fájl szalagfül Megnyitás parancsával! 2. Mivel mindkét fájl önálló munkaablakba kerül, rendezzük el a munkaablakokat tetszés szerint egymás alatt, vagy mellett a Nézet szalag Mozaik parancsával!

Több munkafüzet együttes megjelenéséhez töröljük a négyzetet C. Megoldás – Ha a két táblázat akár két, akár egy munkafüzetben található, az Excel 2007 programtól egy különleges megoldást is alkalmazhatunk. Az ugyanazon a dokumentumon, különböző felhasználó által végzett módosítások egyetlen dokumentumban történő megtekintése sokszor igen megterhelő, emiatt pontosan nehezen megoldható feladat. Új szolgáltatás a dokumentumok egymás mellé állítása és összehasonlítása. 1. Nyissuk meg az összehasonlítandó dokumentumokat, vagy ha egyetlen dokumentumon belül szeretnénk két munkalapot öszszehasonlítani, akkor azok számára a korábbiak szerint nyissunk új ablakot! 2. Lépjünk (kattintsunk) az egyik összehasonlítandó munkaablakba! 3. Adjuk ki a Nézet szalag Párhuzamos megjelenítés parancsát! Ha több munkafüzetet nyitottunk meg, akkor párbeszédpanelen kell kiválasztanunk az összehasonlítandó másik munkaablakot. Így az egyes felhasználók által végzett módosításokat egyetlen dokumentumban történő egyesítés nélkül hasonlíthatjuk össze. 4. A két dokumentum párhuzamos görgetésével pontosan ellenőrizhetők az eltérések. Ehhez nyomjuk be a Nézet szalag Excel 2010 magyar nyelvű változat

XML-támogatás

949

Párhuzamos görgetés gombját! Ekkor egyetlen gördítősáv jelenik meg, amelynek mozgatásával a másik ablakba töltött munkafüzet párhuzamosan mozog. 5. A Párhuzamos megjelenítés gomb felengedése után a két ablak teljes méretben, külön-külön szerkeszthető. Az ablakok a Nézet szalag Ablakváltás menüjében, vagy a munkaablakba kattintva választhatók ki szerkesztésre.

Az összehasonlítást végezhetjük az egyetlen (!) gördítősáv használatával 6. A Párhuzamos görgetés ikon felengedése után az ablakok helyzete megmarad, de tartalmuk egymástól függetlenül mozgathatóvá válik. Ha tehát a görgetés „egymáshoz rögzítési pontját” meg akarjuk változtatni, akkor természetesen engedjük fel a Párhuzamos görgetés gombot, állítsuk be külön-külön a két munkaablakban a kezdőpontot (ekkor a gördítősáv mindig az aktív munkaablakra vonatkozik), majd ismét nyomjuk be a Nézet szalag Párhuzamos görgetés gombját! 7. Az Korábbi ablakpozíció ikon a munkafüzetek összehasonlítását megelőző pozícióba helyezi mindkét ablakot. Excel 2010 magyar nyelvű változat

950 A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE

21. Feladat: Gyakorlásképpen számoljuk ki a következő ábrán látható B7 és D7 cella tartalmát az AutoSzum ikon alkalmazásával. Most egyszerre, a nem összefüggő kijelölést és az automatikus tartománykijelölést alkalmazva számoljuk ki e két cella tartalmát. 1. Gépeljük be az alapadatokat, vagyis az A1:D6 tartomány celláit! 2. Kattintsunk a B7 cellába, majd a Ctrl billentyű nyomva tartása mellett a D7 cellába, ide kerül majd a képlet eredménye. 3. A függvény beviteléhez kattintsunk az Adatok szalag fülére! 4. Válasszuk az Összesítés parancsot. Ekkor megjelenik a szerkesztőlécen a függvény, amely az utoljára kijelölt eredménycellához tartozó összegzendő tartományt mutatja: „=SZUM(D2:D6)”. 5. Nyomjuk meg az Enter billentyűt! 6. Az eredmény azonnal megjelenik a B7 és D7 cellákban.

A példa alapadatai és megoldása Az Excel 2010-ben a ikon helyett a ikont találjuk a szalagon. Ennek bal oldalára kattintva az összegzést végző függvényt szúrjuk be, a jobb oldalán látható  gombra kattintva legördíthető listájából az összegzés helyett választhatjuk az Átlag, Darabszám, Maximum, Minimum függvényeket, valamint további függvények beillesztését. Ezek argumentumait szintén a szerkesztőlécen végzett szerkesztéssel, illetve a tartományjelölők húzásával adjuk meg.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

XML-támogatás

951

Az AutoSzum gombból beilleszthető függvények

Az állapotsor elemei A 2007-es változattól megváltoztak az állapotsorban megjelenő elemek. Ezek egy részével (a nagyítóval) már megismerkedtünk. Most nézzük meg, milyen egyéb elemek jeleníthetők meg itt, és hogyan. 22. Feladat: Nézzük meg milyen információk lehetnek az állapotsorban, és kapcsoljuk be az összes lehetséges megjelenítést! 1. Kattintsunk a jobb egérgombbal az állapotsorra! 2. Az állapotsor egyrészt új kapcsolókkal bővült. Ezek megjelennek a helyi menüben és a megfelelő sorra kattintva kapcsoljuk be vagy ki a hozzájuk rendelt információk megjelenését. Kapcsoljuk be az összes kapcsolót! 3. Az állapotsor gyorsszámolás mezője korábban csak egyetlen eredményt tartalmazott (igaz ugyanazoknak a munkalapfüggvényeknek az eredményéből, mint most). Kattintsunk egy cellába a bal egérgombbal, majd írjunk be a cellába egy számot, folytassuk ezt a következő néhány cellával is! 4. A bal egérgomb nyomva tartása közben, egérhúzással jelöljünk ki egy területet a munkalapon úgy, hogy beleessen a számokkal kitöltött néhány cella is! 5. Figyeljük meg, hogy a kijelölt cellák száma, a numerikus cellák száma, a minimális érték, a maximális érték és a kijelölt cellák összege megjelenik az állapotsorban. Ha kikapcsoljuk ezek megjelenését, akkor is megtekinthetők az állapotsor helyi menüjében (lásd az ábrát). Excel 2010 magyar nyelvű változat

952 A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE

Az állapotsor a helyi menüjében beállítható kapcsolókkal

Segítség a 2010-es változatban A program súgórendszerét jelentősen módosították. Sajnos ennek áldozatul esett egy hagyományosan alkalmazott, igen praktikus szolgáltatás, a helyi súgó. A párbeszédpanelek jobb felső sarkában már csak imitt-amott megtalálható ikon az adott párbeszédpanel mezőivel kapcsolatos információkat tartalmazó súgólapot jeleníti meg egy önálló ablakban. Az összes Office 2010-es programból hívható súgóval egyaránt böngészhetjük a gépünkre telepített súgóállományokat, valamint a Microsoft honlapján az interneten keresztül elérhető bővebb segítséget, tájékoztató anyagokat. Az Excel 2010 súgóját az F1 billentyűvel, illetve a szalagok címsorában jobb oldalon megtalálható Microsoft Excel súgója ikonjára kattintással hívjuk.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

XML-támogatás

953

A súgó ablaka 23. Feladat: Keressük meg a súgóban a képletek alapismeretei oldalt! 1. Nyomjuk meg az F1 funkcióbillentyűt! 2. Kattintsunk a megjelenő súgóablakban A képletek és elnevezések alapismeretei hivatkozásra! 3. A megjelenő oldal még mindig egy gyűjtőoldal, amely több hivatkozást tartalmaz. Kattintsunk itt a Képletek létrehozása hivatkozásra!

Súgó tartalom A súgó indításakor az előző ábra szerinti Az Excel súgója ablak jelenik meg. Ebben az ablakban sok hivatkozást találunk különféle segítségekre, amelyek legtöbbje internetes kapcsolatot igényel (például a Microsoft Office Online eléréséhez). A súgóablak Tartalomjegyzék megjelenítése ikonjával megjeleníthető tartalomjegyzék is az internetről tölti le a hagyományos Excel 2010 magyar nyelvű változat

954 A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE Excel súgóhoz hasonlóan megjelenő tartalom egy részét. A tartalomjegyzék a Tartalomjegyzék elrejtése gombbal zárható be.

A súgó tartalomjegyzéke egy kiválasztott témával A Tartalomjegyzék lapon a súgóból egész könyvtárat találunk. A keresett kötetet és fejezetet rákattintással választjuk ki. Az ikonnal jelölt kötetekre kattintva kinyílnak a súgó fejezetei és megjelennek a benne található súgólapok és újabb, átfogó kötetek. Az ikonnal jelölt súgólapok már a súgó adott témát részletező oldalát, külön (önálló, a munkaterület felett lebegő) ablakban jelenítik meg. A már megtekintett súgólapok között a Vissza és az Előre ikonokkal mozoghatunk. A Nyomtatás ikonnal kinyomtathatjuk a képernyőn megjelenített súgórészletet. A nyomtatás a dokumentumok nyomtatásánál ismertetett párbeszédpanel kitöltésével indul. Itt adhatjuk meg a nyomtatás paramétereit (példányszám, sorba rendezés stb.). Az ikonnal öt fokozatban állíthatjuk be a súgó megjelenített oldalának karakterméretét. A Kezdőlap gombbal a legelső súgóoldalt töltjük be. A Mindig legfelül gomb lenyomott állapotában a súgó ablaka az Excel ablak felett rögzül, állandóan látható. Excel 2010 magyar nyelvű változat

XML-támogatás

955

A gomb felengedésével viszont az Excel ablak a súgóablak elé is kerülhet. Az ablakban (kék betűvel írt) hiperhivatkozásokkal ellátott kulcsszavakra ismételten kattintva az adott tárgyszóhoz tartozó magyarázatot kapjuk meg egy újabb párbeszédpanelen, illetve az éppen látható ablak kiegészítésével. Az ablakban olvasható súgóoldal tartalma kibontható az egyes nagyobb részek előtt található + Teljes tartalom és a megnyitott rész bezárható a – Részletek elrejtése ikonokkal. Az ablak tetején látható Teljes tartalom hivatkozás az összes ilyen részinformációt egyszerre jeleníti meg (bontja ki). 24. Feladat: Keressük meg a súgóban azokat az oldalakat, amelyek összefoglalják – az előző programverzióhoz képest – az egyes fontosabb elemek változásait! 1. Kattintsunk most a Microsoft Excel Súgója ikonra! 2. A Tartalomjegyzék megjelenítése ikonnal nyissuk meg a súgó tartalomjegyzékét! 3. Kattintsunk a tartalomjegyzékben A súgó használata hivatkozásra! 4. Várjuk meg a súgóág megnyitását, utána kattintással nyissuk meg a Mi történt a régi szolgáltatással? kötetet! 5. Most már tényleg azok a segítségnyújtó oldalak jelennek meg, amelyek között megtaláljuk, mi lett a Fájl vagy az Eszközök menü helyett…

Keresés a súgóban Az Excel súgója ablakban használhatjuk az eszköztár alatt megjelenő keresőmezőt is. Ide begépelhetjük a keresendő kulcsszót, de hosszabb (szerencsés esetben 2-7 szavas) kifejezést is. Az Enter billentyű lenyomása után a program megkeresi a keresett kifejezés előfordulásait a megadott keresési helyeken és a találatokra utaló hivatkozásokat az ablak jobb oldali eredmény részében adja vissza. A keresőmező listájában megjelennek a korábbi keresési feltételek, amelyek kiválasztásával gyorsabban visszatérhetünk a korábban már bemutatott súgótartalomhoz. Az eredményként visszaadott hivatkozások listája alatt ötleteket kapunk a keresés tökéletesítéséExcel 2010 magyar nyelvű változat

956 A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE re, illetve ez alatt a többi hivatkozással más segítségnyújtó helyeket, online tudásbázist kereshetünk fel. A kereséshez felhasznált adatbázisokat kiválaszthatjuk a Keresés gomb menüjéből megjeleníthető parancsokkal is. Két fontos javaslata lényegesen befolyásolja a súgó működését. A nagyobb körben végzett keresés több találatot eredményezhet, ezért csatlakozzunk a Microsoft Office Online webhelyhez (amelynek tartalmát a felhasználói visszajelzések alapján folyamatosan frissítik), valamint pontosítsuk a keresési hatókört az ablak alján megtalálható listában. A kapcsolat nélküli súgóhoz képest az Office Online webhelyen segítségnyújtást, képzést és sablonokat is elérhetünk. Ezek böngészését már az Internet Explorerben folytatjuk.

Keresés a súgóban 25. Feladat: Keressük meg a súgóban azokat az oldalakat, amelyek a nyomtatással kapcsolatos tudnivalókat tartalmazzák! 1. Kattintsunk a Microsoft Excel Súgója ikonra! 2. Gépeljük be a súgó eszköztára alatti mezőbe a nyomtatás szót, majd nyomjuk meg az Enter billentyűt!

Excel 2010 magyar nyelvű változat

XML-támogatás

957

3. A keresett nyomtatás kifejezést tartalmazó oldalak listája (címe és elérési útja a súgóban) megjelenik az ablakban, ahonnan kattintással választhatunk (lásd a fenti ábrát).

Excel 2010 magyar nyelvű változat

958

CELLATARTALOM BEVITELE

CELLATARTALOM BEVITELE A második fejezetben azokat az alapszolgáltatásokat ismertetjük, amelyeket rendszeresen alkalmazunk. A leírás jellege is megváltozik, az Excel használatának elsajátításához gyorsabban vezető gyakorlati példák, feladatok és megoldások kerülnek előtérbe. Minden feladat előtt igyekszünk leírni az elérendő célt, vagyis egy adott programfunkció szerepének és kezelésének megértését. Alapszolgáltatásnak tekintjük azokat a parancsokat, amelyek a legegyszerűbb, mindennapos táblázatkezelési munkához szükségesek. Mint említettük, ezek túlnyomó részben megegyeznek az Excel korábbi változataiban megismertekkel, eltérő azonban a szövegrészek keresése, cseréje, az automatikus javítás és a munkalapon belüli mozgás. A táblázatkezelési munka legalapvetőbb része a szövegbevitel, illetve a táblázat celláinak feltöltése értékekkel. A táblázat oszlopokból és sorokból álló alakzat, melyek metszéspontjaiban találhatók a cellák. Ezeket a legkülönbözőbb számításokhoz használhatjuk fel, akár úgy is, hogy az egyes cellákba vitt alapadatok megváltoztatását automatikusan kövesse az eredmények kiszámítása, majd kiértékelése.

A CELLÁK A cella a táblázat egy adott sora és oszlopa találkozásában áll. Tartalmazhat szöveget, számot, dátumértéket vagy ilyen eredményt szolgáltató képleteket. A cellákba írt tartalom formázható, illetve felhasználható más képletek vagy diagramok kiinduló adataiként, azaz a cellák képleteinek kiértékeléséből származó értékeket más cellákba írt képletekben is alkalmazhatjuk. Az Excel 2003 munkalapja 65536, egyenként 0-409 pont magasságú sorból és 256, egyenként 65535 karaktert tartalmazó oszlopból Excel 2010 magyar nyelvű változat

ADATBEVITEL

959

állhat, vagyis a cellatartalom (szöveg) maximális hossza 32000 karakter (az Excel korábbi változataiban a cellák maximális mérete 256 karakter volt). Ezzel szemben az Excel 2007-2010-es munkalapok sokkal nagyobbak 16384 oszlop*1048576 sor méretűek lehetnek. Ez azonban minden bizonnyal csak elméleti érték, hiszen, ha csak egyetlen bájtot tartalmaz egy ilyen cella, akkor is már 14 GB méretről beszélünk! Ennek tárolására, valós idejű feldolgozására a mai gépek mellett még nem számíthatunk. A cellába írt képlet legfeljebb 1024 karakter hosszú lehet. A munkalapokon felhasznált számok pontossága 15 számjegy. Az alkalmazható számtartomány a -9,9999999E307 és a 9,9999999E307 értékek közötti. A közelítő számításokban alkalmazott lépések maximális száma 32767. Munkalap-tömbök legfeljebb 6553 elemet tartalmazhatnak. A munkalaponként alkalmazható adattáblák számát csak a memória mérete korlátozza. Minden cella rendelkezik névvel, más szóval hivatkozással. A következőkben bemutatjuk, hogyan aktivizáljuk rákattintással vagy billentyűkkel a bevitelre szolgáló cellát, hogyan jelölünk ki egy cellát vagy cellák csoportját. Ebben a fejezetben a cellákkal végezhető csaknem minden műveletet igyekszünk részletesen ismertetni. A cellák törlésekor a keletkező üres helyet a határos cellák töltik ki. Ugyanakkor lehet csak cellatartalmat törölni, ekkor a környező cellák nem mozdulnak el. A cellák beszúrásakor a beszúrt cellákat követő cellák lefelé (sorbeszúrás) vagy választásunk szerint jobbra tolódnak. A munkalap törölt cellára hivatkozó képletei a #HIV! hibaértéket eredményezik.

ADATBEVITEL A közvetlen adatbevitel során az aktív cellába írjuk, vagy a szerkesztőlécen adjuk meg a cellák vagy diagramok értékeit, illetve képleteit. Itt a bevitt adatokat utólag szerkeszthetjük is. A szerkesztőléc az aktív cella tartalmát mutatja. A szerkesztőléc a Nézet szalag Szerkesztőléc jelölőnégyzetével jeleníthető meg vagy rejthető el. Ha kettősen rákattintunk a cellára, akkor a cellába közvetlenül beírhatjuk az adatokat. A szerkesztőléc Excel 2010 magyar nyelvű változat

960

CELLATARTALOM BEVITELE

bal oldalán található Cím (Név) mezővel neveket adhatunk meg, illetve a munkalap szerkeszteni kívánt részére ugorhatunk. A cellát és a szerkesztőlécet az F2 billentyűvel aktivizáljuk, ezután bevihető vagy szerkeszthető a cella tartalma. A pénznem (Ft) és a százalékformátumú (%) értékek után a megfelelő mértékegységet adjuk meg. Az adatbevitelt az Enter billentyűvel vagy a szerkesztőléc Beírás ikonjával fejezzük be. A végrehajtott módosításokat az Esc billentyűvel vagy a szerkesztőléc Mégse ikonjára kattintva hatástalanítjuk. A képleteket az = (egyenlő) billentyű lenyomása után, közvetlen begépeléssel, illetve a Képletek szalag Függvény beszúrása parancsával, illetve az itt található függvénytár elemeivel, vagy a Kezdőlap szalag nyomógombjából megjeleníthető További függvények paranccsal, illetve a szerkesztőléc Függvény beszúrása ikonjára kattintva visszük be.

Az adatbevitelnél használt elemek A Ctrl+. billentyűkombinációval a napi dátum beviteli lehetősége – érthetetlen módon – megszűnt, a Ctrl+Shift+. Billentyűkombinációval a pontos idő szúrható be a szerkesztőlécre. 26. Feladat: Kezdjük el egy cella feltöltését szöveggel, de a bevitel befejezése előtt lépjünk ki a cellából. Ez olyankor fordul elő, ha „menet közben” észrevesszük, hogy hibás szöveget viszünk be, illetve inkább visszatérnénk a cella korábbi tartalmához. Megoldás: A cellatartalom bevitele közben nyomjuk meg az Esc billentyűt vagy kattintsunk a szerkesztőléc Mégse ikonjára. Excel 2010 magyar nyelvű változat

ADATBEVITEL

961

27. Feladat: Tetszőleges szöveget vigyünk be egy cellába. A bevitel után vonjuk vissza a műveletet. Megoldás: 1. Kattintsunk egyszer az A1 jelű cellába. 2. Gépeljünk be valamit, majd nyomjuk meg az Enter billentyűt vagy kattintsunk a szerkesztőléc Beírás ikonjára. Ezzel bevittük a cella tartalmát. 3. A bevitelt a Ctrl+Z, illetve az Alt+Backspace gyorsgombokkal vagy a gyorselérési eszköztár Visszavonás ikonjával érvényteleníthetjük. Több parancs visszavonásához az ikon jobb oldalán található nyílra kattintva legördülő listáról válasszuk ki a visszavonandó parancsokat. 28. Feladat: Állítsuk vissza a visszavont műveletet. Megoldás: 1. Nyomjuk meg az F4 billentyűt, vagy kattintsunk a gyorselérési eszköztár Mégis ikonjára. 2. Több visszavont parancs előtti állapot helyreállításához az ikon jobb oldalán található nyílra kattintva legördülő listáról válasszuk ki a visszavonandó parancsokat. 29. Feladat: Vigyük be a B2 jelű cellába az „aktív cella” szöveget. Alkalmazzuk mindkét, fent vázolt lehetőséget! A. Megoldás: 1. Kattintsunk egyszer a B2 jelű cellába! 2. Nyomjuk meg az F2 billentyűt! Megjelenik a szerkesztőléc. 3. Kattintsunk a szerkesztőlécbe! 4. Gépeljük be az „aktív cella” szöveget! 5. Kattintsunk a szerkesztőléc Beírás ikonjára. Figyeljük meg, hogy a cella kijelölt marad (keret jelzi), de a szerkesztőléc bezárult. Ha a bevitelt az Enter billentyűvel fejezzük be, akkor a Fájl szalagfül Beállítások parancsával megjelenített Az Excel beállításai párbeszédpanel Speciális/ Szerkesztés kategóriájában, az Irány listában megadott irányban lépünk tovább (lásd az ábrát).

Excel 2010 magyar nyelvű változat

962

CELLATARTALOM BEVITELE

A szerkesztést befolyásoló beállítások B. Megoldás: E megoldás csak akkor alkalmazható, ha Az Excel beállításai párbeszédpanel Speciális/Szerkesztés kategóriájában bejelölt a Közvetlen szerkesztés engedélyezése a cellákban jelölőnégyzet (ez az alapértelmezés). 1. Kattintsunk kétszer a B2 jelű cellába. A kurzor most a Szerkesztőléc megjelenése mellett cellába kerül. 2. Gépeljük be az „aktív cella” szöveget, a bevitelt most a kurzormozgató billentyűkkel ( billentyűk valamelyikével) fejezzük be. Így a lenyomott billentyűknek megfelelő irányban hagyjuk el az aktív cellát (a bevitt szöveg megmarad). 30. Feladat: Módosítsuk a B2 jelű cella tartalmát „Ez az aktív cella” szövegre. Alkalmazzuk a fent bemutatott lehetőségeket! A. Megoldás: 1. Kattintsunk egyszer a B2 jelű cellába. 2. Nyomjuk meg az F2 billentyűt. Megjelenik a szerkesztőléc. Excel 2010 magyar nyelvű változat

ADATBEVITEL

963

3. Kattintsunk a szerkesztőléc elejére. Ezzel pozícionáltuk a kurzort. 4. Nézzük meg az állapotsort. Ha az állapotsor bal oldalán az Átírás felirat olvasható, akkor nyomjuk meg az Insert billentyűt (különben a begépelt szöveg felülírja a korábbi cellatartalmat). 5. Most gépeljük be az „Ez az ” szöveget, majd kattintsunk a szerkesztőléc Beírás ikonjára. Az Insert billentyűt természetesen csak akkor használhatjuk a Felülírásos/Beszúrásos üzemmód közötti váltásra, ha a Num Lock kapcsoló nincs lenyomva (hiszen annak lenyomott állapotában az Insert billentyű a 0 értéket szúrja be a szerkesztőlécre). B. Megoldás: 1. Kattintsunk kettősen a B2 jelű cellába! 2. A második kattintással a cella első karaktere elé mozgassuk a kurzort! 3. Módosítsuk a cella tartalmát! C. Megoldás: 1. Most ne a szerkesztőléc vagy a cella elejére, hanem belsejébe kattintva pozícionáljuk a kurzort! 2. Mivel ez nem a megfelelő beviteli hely, mozgassuk a kurzort a Home vagy a  billentyűk valamelyikével a cella, illetve a szerkesztőléc elejére! 3. Módosítsuk a cella tartalmát! 31. Feladat: Módosítsuk a B2 jelű cella tartalmát úgy, hogy tartalmazza az aktuális dátumot is: „Ez az aktív cella: 2011.01.25én”. Most már csak a szerkesztőléc alkalmazásával mutatjuk be a megoldást, de próbáljuk ki a cellatartalom közvetlen szerkesztését is. Megoldás: 1. Kettős kattintással aktivizáljuk a B2 jelű cellát és a szerkesztőlécet! 2. Pozícionáljuk a kurzort a szerkesztőléc végére. Ha ezt nem kattintással végezzük, akkor használjuk az End vagy a  billentyűk valamelyikét. Excel 2010 magyar nyelvű változat

964

CELLATARTALOM BEVITELE

3. Gépeljük be a kettőspontot, a szóközt, majd a dátumot. (Sajnos az a lehetőség megszűnt, hogy a Ctrl+. billentyűkombinációt használjuk a napi dátum beszúrásához). 32. Feladat: Egészítsük ki a B2 jelű cella tartalmát a pontos idővel is: „Ez az aktív cella: 2011.02.1-én, 21:41-kor”. Megoldás: 1. Kettős kattintással aktivizáljuk a B2 jelű cellát és a szerkesztőlécet! 2. Pozícionáljuk a kurzort a szerkesztőléc végére! 3. Nyomjuk meg a Ctrl+Shift+. billentyűkombinációt a pontos idő beszúrásához! Figyeljük meg, hogy a B2 jelű cella tartalma még jól olvasható magában a cellában is. Ha azonban a C2 jelű cellába bármit beviszünk (a cellatartalom normál igazítása mellett), akkor a B oszlop szélességének módosítása nélkül már az eredeti szövegnek csak egy részét olvashatjuk. Azért fontos a formázás, illetve a szerkesztőléc alkalmazása a bevitel során, mert az ilyen cellák tartalma csak itt olvasható.

Dátum és idő beszúrása a szerkesztőlécen 33. Feladat: Többsoros szöveget vigyünk most az E8 jelű cellába, például e könyv előző ábra előtti bekezdését! Megoldás: 1. Kettős kattintással aktivizáljuk az E8 jelű cellát és a szerkesztőlécet! 2. Gépeljük be a bekezdést! 3. A cellán belüli soremeléseket az Alt+Enter billentyűkombinációval vigyük be! Valójában ez most nem is fontos, mert az Excel elvégzi a tördelést. Figyeljük meg, hogy az E8 jelű cella tartalma a sortörések bevitele nélkül a 8-as jelű sorban folyamatosan lefedne több cellát (amíg azokba nem viszünk értéket). A sortörések bevitelével mi határozzuk meg a cellán belül kezdődő új sor Excel 2010 magyar nyelvű változat

ADATBEVITEL

965

helyét. Ha ezt nem tesszük, – és a Cellák/Igazítás párbeszédpanel-lapon kiválasztjuk a Sortöréssel több sorba jelölőnégyzetet – akkor az Excel automatikusan cellába tördeli a szöveget. A tördelést a program megismétli az E oszlop minden szélesség-módosításakor. Minthogy az Excelben nem alkalmazható az automatikus elválasztás, a fenti automatikus újratördelés miatt ne használjuk a szövegekben kötőjelet, ha a szöveget tartalmazó oszlop szélességét később megváltoztatjuk!

A cellán normál igazításnál túlnyúlik a tartalom Az Excel 2010-es változatában a cellák formázásának eszközeit a Kezdőlap szalagon találjuk. 4. Kattintsunk az Igazítás csoport neve melletti ikonra, vagy a Ctrl+1 billentyűkombinációval jelenítsük meg a Cellák formázása párbeszédpanelt! 5. Kattintsunk az Igazítás párbeszédpanel-lapfülre! 6. Jelöljük be a Sortöréssel több sorba jelölőnégyzetet! 7. A szerkesztőléc szélessége húzással növelhető. Ha az eredeti szélességre szeretnénk visszaállni, akkor a legegyszerűbb kettősen a szerkesztőléc aljára kattintanunk! Fogjuk meg az E, F oszlopok azonosítója közötti határoló jelet, és a bal egérgomb nyomva tartása közben, húzással növeljük az E oszlop szélességét! 8. Mivel ekkor a sor magassága túl nagy lesz a megjelenítendő cellatartalomhoz, kattintsunk kettősen a 8, 9 sorok közötti határoló jelre! Így a sormagasság automatikusan a sor legnagyobb tartalmú cellájához igazodik. Ezt elérhetjük a Kezdőlap szalag Formátum/Automatikus sormagasság parancsával is.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

966

CELLATARTALOM BEVITELE

Cellaformázási eszközök a Kezdőlap szalagon 34. Feladat: Húzzuk be az E8 jelű cellában található többsoros szöveget, azaz növeljük a távolságot a bal cellahatártól! Megoldás: 1. A tabulációkat (a cella tartalmának behúzását) a Kezdőlap szalag Igazítás csoportjában található Behúzás növelése ikonnal illesszük be! Figyeljük meg, hogy a behúzás növelésével a több sorba tördelt szöveg ismét egy sorban jelenik meg. A korábban alkalmazott Ctrl+Alt+Tab billentyűkombináció már nem használható a behúzásra (a Windows 7 alatt az alkalmazásablak-váltással jár). 35. Feladat: Csökkentsük egy tabulátor pozícióval a E8 jelű cellában található többsoros szöveg behúzását! Megoldás: 1. A cellatartalom behúzását a Behúzás csökkentése ikonnal csökkentsük (egészen a behúzás megszüntetéséig)! A korábban erre használt Ctrl+Alt+Shift+Tab billentyűkombináció most itt sem alkalmazható. Excel 2010 magyar nyelvű változat

ADATBEVITEL

967

36. Feladat: Vigyünk be most számokat a B3 és C3 cellákba! A B3 cellába gépeljük be 4. (pont), a C3 cellába: 4, (vessző), vagyis eltérő tizedes jeleket alkalmazzunk. Megoldás: A feladat olyan egyszerű, hogy most inkább elmagyarázzuk a megjelenő eredményt (lásd az ábrát).

A tizedesjel meghatározza a cellatartalom típusát Az Excel a Windows XP Vezérlőpult/Területi beállítások (Windows 7 esetén Terület és nyelv) alkalmazás Testreszabás gombjával megjeleníthető párbeszédpanel Szám (Windows 7 esetén Formátumok/További beállítások/Számok) lapján beállított tizedes jelt alkalmazza (lásd a következő ábrát).

A tizedesjel beállítása Az Excel a megadott számot szövegnek tekinti, ha az ábra szerinti párbeszédpanelen tizedesjelként vesszőt állítottunk be. A szövegeket a program alapértelmezés szerint balra igazítja. (Ha tizedesjelExcel 2010 magyar nyelvű változat

968

CELLATARTALOM BEVITELE

ként pontot használunk, akkor a ponttal lezárt számot tekinti szövegnek és ezért balra igazítja a program). Az ilyen cellákkal számítási műveleteket nem végezhetünk. Az olyan cellákban, amelyekben ilyen cellát felhasználó képlet található, a kiértékelés után az #ÉRTÉK! hibaüzenet jelenik meg. Ezzel szemben a számokat tartalmazó cellák jobbra igazítottak. A cella formázásától függ, hogy a tizedesjel, illetve az azt követő 0 számjegyek megjelennek-e.

Javítás Az Excelben az aktuális cella kijelöltnek tekintendő. Ilyenkor bármely, a billentyűzeten leütött karakter a kijelölt cella tartalmának helyére kerül. Fontos ezért, hogy a cella belsejébe kattintással a javítás helyére pozícionáljuk a kurzort, illetve a később bemutatandó módon azt a megfelelő helyre mozgassuk. A cella tartalmának módosítására többféle lehetőségünk van. Ezeket attól függően választjuk ki, hogy csak néhány betűt, vagy egy nagyobb szövegrészt rontottunk el. Az alábbi módszereket egyaránt alkalmazhatjuk a szerkesztőlécen keresztül vagy közvetlenül a cellába történő bevitel esetén. Az egyes karakterek – vagy a későbbiek szerint kijelölt szövegrészek – törlésére két billentyűt használhatunk. A Delete billentyű törli a kurzor feletti karaktert, a Backspace billentyű törli a kurzor előtti karaktert, majd a kurzort követő karakterek balra lépnek. Ha a törölt karakter kényszerített soremelés (amelyet az Alt+Enter billentyűkombinációval vittünk be), akkor a következő sor eggyel előrébb lép. Aktív szerkesztőléc esetén az Insert billentyűvel lehet a beszúrás és a felülírás üzemmód között választani. Felülírás üzemmódban a státuszsor elején megjelenik az Átírás felirat és az ezt követően begépelt szöveg felülírja az adott helyen már meglévő szöveget, így a hibás részt betűnként javíthatjuk. Az alapállapotú üzemmód ennek ellenkezője, akkor a begépelt szöveg a kurzor helyzetére beszúrással kerül, vagyis a kurzortól jobbra álló szöveg karakterenként jobbra mozdul. Visszavonhatjuk a hibásan kiadott parancsot is (ami lehet éppen a szöveg bevitele, törlése vagy más művelet). A nagyobb tömegű Excel 2010 magyar nyelvű változat

ADATBEVITEL

969

javításokra felhasználható a később ismertetett keresés és csere művelet is. 37. Feladat: Töröljük az E8 jelű cella tartalmának első szavát! Megoldás: Többféle megoldás lehetséges: 1. A sor elejére állunk (kattintással vagy a következőkben ismertetett kurzormozgatással), majd többször megnyomjuk a Delete billentyűt, amíg ki nem töröljük a teljes szót. 2. A szó végére elejére állunk, majd többször megnyomjuk a Backspace billentyűt, amíg ki nem töröljük a teljes szót. 3. Kijelöljük a szót (lásd alább), utána megnyomjuk a Delete billentyűt. Megjegyezzük, hogy a kijelölt szöveg helyére kerül bármely lenyomott billentyűnek megfelelő karakter. 38. Feladat: Vonjuk vissza a fenti törlő parancsot! Megoldás: Ezt is többféleképpen oldhatjuk meg: 1. A gyorselérési eszköztár ikonjának bal oldalára kattintunk. (Ha több, vagy régebben kiadott parancsot szeretnénk visszavonni, akkor azokat az ikon jobb oldali részére kattintva megjelenő listáról választhatjuk ki – erre az Excel kezdeti változataiban nem volt lehetőség). 2. Megnyomjuk a Ctrl+Z billentyűkombinációt. 3. Megnyomjuk az Alt+Backspace billentyűkombinációt.

Automatikus javítás Bizonyos hibákat igen gyakran elkövetünk. Sokszor előfordul az is, hogy hosszabb szavak helyett a rövidítés bevitelével gyorsítanánk a munkát. 39. Feladat: Készítsünk olyan rövidítést, amely az „mnb” cellatartalom bevitelét vagy az „mnb” szöveg és egy szóköz vagy írásjel begépelését követően kiírja a rövidített szöveg hosszú változatát: Magyar Nemzeti Bank. Megoldás: 1. Előbb nyomjuk meg az Esc billentyűt, hogy ne legyen aktív a szerkesztőléc! 2. Kattintsunk az Excel ablak bal felső sarkában a Fájl szalagfülre! Excel 2010 magyar nyelvű változat

970

CELLATARTALOM BEVITELE

3. Adjuk ki a lenyíló menü Beállítások parancsát! 4. Az Excel beállításai párbeszédpanelen kattintással válasszuk a Nyelvi ellenőrzés kategóriát! 5. Kattintsunk az Automatikus javítási beállítások nyomógombra! 6. A Jó szöveg mezőbe gépeljük: Magyar Nemzeti Bank!

Gyorsíthatja a munkát az automatikus javítás is 7. A Módosítandó mezőbe gépeljük: mnb, majd nyomjuk meg a Hozzáadás nyomógombot! Ha ilyen néven már volt rövidítésünk, akkor a Hozzáadás nyomógomb helyett a Csere nyomógomb jelenik meg. Ezzel a listán kiválasztott elemet cserélhetjük le az újra. A felesleges rövidítéseket, hibákat a Törlés nyomógombbal távolíthatjuk el. A későbbiek során, ha begépeljük az „mnb” szót, majd utána szóközt, írásjelet adunk meg, vagy bevitellel kilépünk a cellából, akkor a rövidítés helyett az Excel a megfelelő hosszabb (illetve helyes) szöveget írja. Előfordulhat persze, hogy egyszer mégis a rövidítésre vagy a hibás szövegre van szükségünk. Ekkor az automatikus javítást követően a fentiek szerint vonjuk vissza az utolsó parancsot. Excel 2010 magyar nyelvű változat

ADATBEVITEL

971

Adatbevitel automatikus kiegészítéssel Az Excel AutoKitölt szolgáltatását alkalmazhatjuk az Excel 2010-ben is. A program minden oszlopot listának tekint. Az oszlopba tartozó cellába történő adatbevitel során figyeli a lenyomott karaktereket. Az első, illetve az első néhány betű alapján eldönti, hogy az adott listában volt-e már így kezdődő karakteres cella. Ha igen, akkor automatikusan kitölti a korábban bevitt cella tartalmával az aktuális cellát. Ez jelentősen meggyorsítja az ismétlődő adatok bevitelét. Ha a cellatartalom csak egy részében tér el a mintától, akkor beírjuk az eltérő szöveget. Szükség esetén alkalmazhatjuk a Backspace billentyűt az eltérő karakterek törlésére. Megjegyezzük, hogy az AutoKitöltés funkciónak az Excel 2010-ben a cellák jobb alsó sarkában található kitöltőnégyzet egeres elhúzásával végzett sorozatképzést nevezik. 40. Feladat: Vigyük be az A oszlopba a hét törpe nevét (Tudor, Vidor, Kuka, Morgó, Szende, Szundi, Hapci). Az utolsó törpe után az A8 jelű cellától tetszőleges sorrendben folytassuk a bevitelt. Megoldás: Kétféle megoldás lehetséges, ha folyamatosan – sor kihagyása nélkül – visszük be az adatokat (lásd az ábrát): 1. Beírjuk a cellába a következő törpe nevének első, vagy Szende és Szundi esetében első három betűjét. Az Excel elvégzi a kiegészítést, utána nyomjuk meg az Enter billentyűt! 2. Az A8 jelű cellába kattintunk a jobb egérgombbal, majd kiadjuk a megjelenő helyi menü Választéklista parancsát. Erről a listáról az egér bal gombjával kattintva választjuk ki a következő törpe nevét. Ez a módszer alkalmazható akkor is, ha az első hét sort elrejtjük (lásd később).

Excel 2010 magyar nyelvű változat

972

CELLATARTALOM BEVITELE

Egy oszlop ismétlődő elemei Ha a kiegészítés netán nem működne (bár ez az alapértelmezés), akkor adjuk ki a Fájl szalagfül Beállítások parancsát, majd Az Excel beállításai párbeszédpanel Speciális/Szerkesztés kategóriájában jelöljük be a Cellaértékek automatikus kiegészítése jelölőnégyzetet!

Cellák kitöltése a kitöltőjel húzásával Az Excelben számos sorozattípust automatikusan kitölthetünk a cellák kijelölésével és a kitöltő jel húzásával, illetve a Kezdőlap szalag Kitöltés gombjából lenyitható menü Sorozatok parancsával (korábban ezeket a parancsokat a Szerkesztés menüben találtuk, azonban mint az újdonságok között említettük, az Excel 2007-től a hagyományos menük megszűntek). A sorozattípust helyi menüből is kiválaszthatjuk. Ehhez jelöljük ki a sorozat kezdőértékét, és a kitöltő kocka húzása közben nyomjuk meg a jobb oldali egérgombot. Egy dátumsorozat a következőket tartalmazhatja: meghatározott napok, hetek vagy hónapok növekvő egységeit, vagy olyan ismétlődő sorozatokat, mint amilyenek például a hét napjai, a hónapok neve vagy a negyedévek. Excel 2010 magyar nyelvű változat

ADATBEVITEL

973

A sorozatképzés parancsa a Kezdőlap szalagon A következő táblázatban ilyen idősorozatokat mutatunk be (a veszszővel elválasztott elemek szomszédos cellákban találhatók): Eredeti kijelölés 9:00 H Hétfő Jan jan, ápr 2011.jan., 2011.ápr. jan. 15, ápr. 15 2001, 2002

A bővített sorozat 10:00, 11:00, 12:00 K, Sze, Cs kedd, szerda, csütörtök febr, márc, ápr júl, okt, jan 2011. máj., 2011. júl., 2011. szept., 2011. nov. júl. 15, okt. 15, jan. 15 2003, 2004, 2005

Az AutoKitöltés szolgáltatás több sorozattípust képes automatikusan folytatni. A harmadik példa azt szemlélteti, hogy a Microsoft Excel a kijelölés egy részét (1. termék:) bővíti, másik részét (visszaigazolás) másolja. Az utolsó példa lineáris trendsorozatot szemléltet. Eredeti kijelölés H 3. n.év 1 alma

A bővített sorozat K, Sze, Cs... 4. n.év, 1. n.év, 2. n.év 2 alma, 3 alma, 4 alma Excel 2010 magyar nyelvű változat

974

CELLATARTALOM BEVITELE

1. termék: visszaigazolás szöveg1, szövegA 1. időszak 1. termék 1, 2 1, 3, 4

2. termék: visszaigazolás, 3. termék: viszszaigazolás szöveg2, szövegA, szöveg3, szövegA... 2. időszak, 3. időszak... 2. termék, 3. termék... 3, 4, 5, 6... 5,66, 7,16, 8,66...

A következő példában egyetlen érték alapján, a kijelölés jobb alsó sarkában található kitöltőjelet () egérrel mozgatva készítünk sorozatokat. 41. Feladat: Készítsük el a következő ábra szerinti dátumsorozatokat. Az A, B, C oszlopokban egyszerre készítsük el a sorozatot. Megoldás: A megoldásban alkalmazzuk a cellacsoport kijelölését is (lásd később). 5. Írjuk az A1:C1 tartomány celláiba: 2007.10.29, Hétfő, október. 6. Jelöljük ki az A1:C1 tartományt. 7. Mutassunk a tartomány jobb alsó sarkában álló kitöltőjelre. Ekkor az egérkurzor kereszt alakúvá változik. 8. Az egér lenyomott bal gombja mellett húzzuk el a kitöltőjelet a C6 cella sarkáig. Az egérgomb felengedésével megjelenik az eredmény:

Dátumsorozat készítése A fenti példában egyetlen értékből fejlesztettünk egyesével növekvő sorozatot. Ha nagyobb lépésközt akarunk alkalmazni, akkor a fenti műveleteket úgy egészítsük ki, hogy az egy lépésköznek megfelelően növelt értékeket írjuk az A2:C2 tartomány celláiba. Ezután az A1:C2 tartományt kijelölve végezzük el a sorozat kialakítását. Ha az Excel 2010 magyar nyelvű változat

ADATBEVITEL

975

angol nyelvű programváltozatban magyar hónapnevekkel, napokkal akarjuk a kitöltést, akkor alkalmazzuk a következőkben ismertetett egyéni listát. Ha az egyéni vagy a beépített listán alapuló kitöltés készítése során a Ctrl billentyűt nyomva tartjuk, akkor a húzás kezdő eleme kerül minden cellába. Fentebb láttuk, hogy ha a kitöltőjelet vontatjuk, akkor a kijelölésbe vont cellák felveszik az aktív cella tartalmát. Az aktív cella tartalmával a cellával szomszédos (azonos sorban vagy oszlopban lévő) cellák feltölthetők úgy is, hogy a Ctrl billentyű nyomva tartása mellett egérrel elhúzzuk a cella jobb alsó sarkában található kitöltőjelet (). Így egyetlen számból is készíthetünk emelkedő számsort. Ha a kitöltőjel nem látható, akkor adjuk ki a Fájl szalagfül Beállítások parancsát, majd Az Excel beállításai párbeszédpanel Speciális/Szerkesztés kategóriájában jelöljük be A kitöltőjel használatának és a cellák egérrel húzásának engedélyezése négyzetet. Teljes sor vagy oszlop kijelölésekor a kitöltő kocka a sor vagy az oszlop elején jelenik meg (lásd az ábrát).

Kitöltőjel cella, sor és oszlop kijelölés esetén 42. Feladat: Készítsünk 1-es növekményű, 7 kezdőértékű számtani sorozatot az A1 jelű cellától kezdődően a J1 jelű celláig! Megoldás: 1. Írjuk az A1 jelű cellába 7! 2. Mutassunk a tartomány jobb alsó sarkában álló kitöltőjelre! Ekkor az egérkurzor kereszt alakúvá változik. 3. Az egér lenyomott bal gombja és a nyomva tartott Ctrl billentyű mellett húzzuk el a kitöltőjelet a J1 cella sarkáig! Az egérgomb felengedésével megjelenik az eredmény:

Excel 2010 magyar nyelvű változat

976

CELLATARTALOM BEVITELE Számtani sorozat készítése

Fontos! Ha a húzott cella tartalma dátum, akkor a Ctrl billentyű nyomva tartása közben húzva csak másoljuk a cellát, a sorozatképzéshez tehát ebben az esetben ne nyomjuk le a Ctrl billentyűt! 43. Feladat: Most csak a 7 számot másoljuk az A1 jelű cellától kezdődően a J1 jelű celláig! Megoldás: 1. Írjuk az A1 jelű cellába 7! 2. Mutassunk a tartomány jobb alsó sarkában álló kitöltőjelre! Ekkor az egérkurzor kereszt alakúvá változik. 3. Az egér lenyomott bal gombja mellett húzzuk el a kitöltőjelet a J1 cella sarkáig! Az egérgomb felengedésével megjelenik az eredmény:

Számtani sorozat készítése Figyeljük meg, hogy a kitöltés végén egy intelligens címke jelenik meg az utolsó kitöltött cella jobb alsó sarkánál. Erre kattintva választhatunk, hogy másoljuk a kijelölést a húzással megadott cellába vagy sorozatot képezünk, csak a formátumot másoljuk, illetve elhagyjuk a formátumot (vagyis marad az eredeti formátum). 44. Feladat: Készítsünk 3-as növekményű, 7 kezdőértékű számtani sorozatot az A1 jelű cellától kezdődően a J1 jelű celláig. Megoldás: Kétféle megoldás lehetséges (a másik megoldást lásd a „Cellák automatikus feltöltése” című részben). 1. Írjuk az A1 jelű cellába 7! 2. Írjuk a B1 jelű cellába 10! 3. Jelöljük ki az A1:B2 tartományt! 4. Mutassunk a tartomány jobb alsó sarkában álló kitöltőjelre! Ekkor az egérkurzor kereszt alakúvá változik.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

ADATBEVITEL

977

5. Az egér lenyomott bal gombja mellett húzzuk el a kitöltőjelet a J1 cella sarkáig! Az egérgomb felengedésével megjelenik az eredmény:

Mértani sorozat készítése

Cellabevitel csoportos kitöltéssel Az aktív cella tartalma az F2 billentyű és az utána lenyomott Ctrl+Enter gyorsgomb hatására az összes kijelölt cellába bekerül. 45. Feladat: Töltsük ki 3-as számmal az A1:F9 tartományt! A. Megoldás: 1. Kattintsunk az A1 cellába! 2. Tartsuk nyomva a Shift billentyűt és a kurzormozgató billentyűkkel, vagy az egérrel jelöljük ki az A1:F9 tartományt! 3. Írjunk 3-at az aktívan maradt A1 cellába (ehhez nem kell az A1 cellába kattintanunk, a kijelölés aktív cella jele jelzi, hogy szabad a bevitel)! 4. Nyomjuk meg a Ctrl+Enter billentyűkombinációt! B. Megoldás: 1. Töltsük fel a 3-as számmal az A1:A9 tartományt! 2. Jelöljük ki az A1:F9 tartományt! 3. Kattintsunk (Az Excel beállításai párbeszédpanel Testreszabás lapjáról a gyorselérési eszköztárba helyzett) Kitöltés jobbra ikonra vagy nyomjuk meg a Ctrl+J billentyűkombinációt! Ugyanezt a funkciót hajtja végre a Kezdőlap szalag Kitöltés gombjából lenyitható menü Jobbra parancsa is.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

978

CELLATARTALOM BEVITELE

Nagyobb tartomány kitöltése Ellenkező irányú kitöltéshez az aktuális cellától balra jelöljük ki a tartományt, majd a Kezdőlap szalag Kitöltés gombjából lenyitható menü Balra parancsot adjuk ki vagy a Shift billentyű lenyomása mellett kattintsunk a Kitöltés jobbra ikonra. Az újonnan bemásolt tartalom és formátum felülírja a meglévőt. C. Megoldás: 1. Töltsük fel a 3-as számmal az F1:F9 tartományt! 2. Jelöljük ki az A1:F9 tartományt! 3. A Shift billentyű lenyomása mellett kattintsunk a Kitöltés balra ikonra vagy adjuk ki a Kezdőlap szalag Kitöltés gombjából lenyitható menü Balra parancsát! A cellák aktuális cellától lefelé történő kitöltéséhez jelöljük ki a lejjebb álló cellákat, majd (Az Excel beállításai párbeszédpanel Gyorselérési eszköztár kategóriájában a Gyorselérési eszköztárba helyzett) Kitöltés lefelé ikonra kattintsunk, vagy nyomjuk meg a Ctrl+L billentyűkombinációt. Ugyanezt a funkciót hajtja végre a Kezdőlap szalag Kitöltés gombjából lenyitható menü Lefelé parancsa is. D. Megoldás: 1. Töltsük fel a 3-as számmal az A1:F1 tartományt. 2. Jelöljük ki az A1:F9 tartományt. Excel 2010 magyar nyelvű változat

ADATBEVITEL

979

3. Kattintsunk a Kitöltés lefelé ikonra vagy adjuk ki a Kezdőlap szalag Kitöltés gombjából lenyitható menü Lefelé parancsát, illetve nyomjuk meg a Ctrl+L billentyűkombinációt. Felfelé történő kitöltéshez az aktuális cellától felfelé jelöljük ki a tartományt, majd a Kezdőlap szalag Kitöltés gombjából lenyitható menü Felfelé parancsát adjuk ki, vagy a Shift billentyű lenyomása mellett kattintsunk a Kitöltés lefelé ikonra. Az újonnan bemásolt tartalom és formátum felülírja a meglévőt. E. Megoldás: 1. Töltsük fel a 3-as számmal az A9:F9 tartományt. 2. Jelöljük ki az A1:F9 tartományt. 3. A Shift billentyű lenyomása mellett kattintsunk a Szerkesztés ikonkategóriában található Kitöltés lefelé ikonra vagy adjuk ki a Kezdőlap szalag Kitöltés gombjából lenyitható menü Felfelé parancsát. A fentiek szerint végzett kitöltések az aktuális cellának mind a tartalmát, mind a formátumát átmásolják. Ezen utólag módosíthatunk a kitöltés jobb alsó sarkában megjelenő intelligens címke parancsaival (lásd az előző ábrát). Ha van kijelölt munkalap-csoport, akkor a kijelölt cellatartomány tartalmát a Kezdőlap Kitöltési módok szalag Kitöltés gombjából lenyitható menü Több munkalapra... parancsával a csoportba foglalt összes munkalapon ugyanabba a cellatartományba másolhatjuk (lásd a mellékelt ábrát). Ez esetben a Csoportos kitöltés párbeszédpanelen adható meg, hogy a kijelölt cellatartomány mely részét másoljuk (ilyenkor nem jelenik meg az intelligens címke): Mindennel: A tartalmat és formátumot egyaránt másolja. Tartalommal: Csak a tartalmat másolja, a formátum marad az eredeti. Formátummal: Csak a formátumot másolja, a tartalom marad az eredeti. A munkalapokat a fenti művelet végrehajtása előtt a Shift billentyű lenyomása mellett a lapfülekre kattintva csoportosíthatjuk. Ekkor Excel 2010 magyar nyelvű változat

980

CELLATARTALOM BEVITELE

a csoport tagjai közül bármelyik munkalapot választjuk ki aktuális munkalapnak, a címsorban megjelenik a (csoport) jelzés. A csoportot elhagyva (csoporton kívüli lapon) a csoportosítás megszűnik. 46. Feladat: A 3-as számmal kitöltött A1:F9 tartományt kitöltéssel vigyük át a második munkalapra is! Megoldás: 1. Jelöljük ki az A1:F9 tartományt! 2. Csoportosítsuk a 45. Feladat – 46. Feladat munkalapokat a Shift billentyű lenyomása mellett a lapfülre kattintva! 3. Adjuk ki a Kezdőlap szalag Kitöltés gombjából lenyitható menü Több munkalapra... parancsát! 4. Nyomjuk be a Csoportos kitöltés párbeszédpanelen a Mindennel választókapcsolót, majd kattintsunk az OK billentyűre! A Kezdőlap szalag Kitöltés gombjából lenyitható menü Szövegelosztás parancsával a kijelölt cellatartományban egyenlő sorokra oszthatjuk fel a szöveget. Számok vagy képletek esetén a kitöltés nem alkalmazható. A kitöltés után a kijelölt tartományban lévő szöveg több egymás alatti sorban, egyenletesen, a tartomány szélességét optimálisan kihasználva helyezkedik el. Ez együtt járhat a szükséges sorok számának csökkenésével is.

Kitöltés egyéni lista elemeivel A program lehetővé teszi, hogy a gyakrabban használt adatsorozatokat – mint amilyenek a terméklisták, dolgozói és üzletnévsorok stb. – eltároljuk és az automatikus tartomány-kitöltéseknél felhasználjuk. Egyidejűleg több egyéni listát is meghatározhatunk, melyek egyenként legfeljebb 2000 karaktert tartalmazhatnak úgy, hogy egy listaelem maximális mérete 80 karakter lehet. Az ilyen listákon szereplő bármely elem megadása után, a korábbiakban ismertetett módon (a kitöltőjel elhúzásával) sorozatot képezhetünk. 47. Feladat: Készítsünk egyéni listát a mellékelt ábra szerinti A1:A13 tartomány adataiból.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

ADATBEVITEL

981

Az egyéni lista a párbeszédpanelen utólag is módosítható Megoldás: Kétféle megoldás lehetséges. A. Megoldás: 1. Az egyéni listák kialakításához először vigyük be a lista elemeit a munkalap egy folytonos tartományába (A1:A13). A listaelemek tetszőleges karakterrel kezdődhetnek, kivéve a számokat! 2. A listaelemek beírását követően jelöljük ki a listát tartalmazó tartományt (ha több oszlopot és sort jelölünk ki egyszerre, akkor a program rákérdez, hogy a sorok vagy az oszlopok alapján képezzen-e listát). 3. Az egyéni lista definiálásához ezután adjuk ki a Fájl szalagfül Beállítások parancsát, és válasszuk Az Excel beállításai párbeszédpanelen a Speciális/Általános kategóriát! 4. Kattintsunk az Egyéni listák szerkesztése gombra! A megjelenő párbeszédpanelben törölhetjük a felhasználó által definiált egyéni listákat, vagy azokat akár az elemek egyenkénti hozzáadásával bővíthetjük. 5. Nyomjuk meg a Beolvasás nyomógombot, hogy a kijelölt tartományt felvegyük a listára Excel 2010 magyar nyelvű változat

982

CELLATARTALOM BEVITELE

B. Megoldás: 1. Az egyéni lista definiálásához ezután adjuk ki a Fájl szalagfül Beállítások parancsát, és válasszuk Az Excel beállításai párbeszédpanelen a Speciális/Általános kategóriát! 2. Kattintsunk az Egyéni listák szerkesztése gombra! Most a listát az elemek egyenkénti hozzáadásával készítjük. 3. Válasszuk az Egyéni listák mező ÚJ LISTA elemét! 4. Kattintsunk az üres Listaelemek mezőbe! 5. Írjuk be a listaelemeket egyenként, vesszővel elválasztva a párbeszédpanel Listaelemek mezőjébe! Ugyanitt módosíthatjuk, bővíthetjük a kiválasztott tartomány alkalmazásával rögzített listát is. A programban alapértelmezett listák nem módosíthatók (például a hónapok és napok neveinek listája), de más nyelven is ilyen listák természetesen kialakíthatók. Az egyéni listák elemei egyenként szerkeszthetők, módosíthatók, törölhetők a Listaelemek mezőben. A létrehozott egyéni listák törölhetők az Törlés nyomógombbal (a beépített listák nem törölhetők). A törlés végrehajtása előtt a program figyelmeztető üzenetet ad (lásd az ábrát). Ha ekkor A törlés előtti figyelmeztetés a Mégse nyomógombot választjuk, akkor minden marad a régiben, nem töröljük a kiválasztott egyéni listát. 48. Feladat: Készítsünk egyéni listát a törpék névsorából! Ezt és a korábban ismertetett dátumsorozat készítést alkalmazva hozzunk létre egy teljesítmény-nyilvántartó táblát! Megoldás: Készítsük el a fenti B, megoldás szerint az egyéni listát. Ha kész a lista a következő lépésenként oldjuk meg a feladatot: 1. Írjuk az A2 cellába az első törpe nevét (például Szende). 2. Fogjuk meg egérrel az A2 cella kitöltőjelét és az egér lenyomott bal gombja mellett húzzuk el az A8 cella sarkáig. 3. Írjuk a B1 cellába „január”. Excel 2010 magyar nyelvű változat

ADATBEVITEL

983

4. Fogjuk meg egérrel a B1 cella kitöltőjelét és az egér lenyomott bal gombja mellett húzzuk el az M1 cella sarkáig. Figyeljük meg, hogy a program a listák ilyen kialakításakor a kitöltőjel mellett mutatja az aktuális listaelemet – például az ábrán az „augusztus” értéket.

Dátumsorozat készítése a kitöltőjel húzásával

Számok bevitele A cellákba beírt számok állandó értékek, amelyek az adott cellára hivatkozó képletek alapadatai lehetnek. A program a számokat 15 számjegyes pontossággal tárolja el, ha a szám több mint 15 számjegyből áll, a többi számjegyet 0-ra alakítja. Az Excel celláiba a Windows Vezérlőpult Területi beállítás beállításától függően a következő karaktereket gépelhetjük be számok megadásához: A cellákba vihető karakter Funkció 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Számjegyek + Előjel, a szám előtt figyelmen kívül hagyja. – Előjel, negatív számok elé írjuk. ( ) , Tizedesjel a Windows beállításától függően. / Az egész nélküli törtek bevitelekor egy zérust és egy szóköz karaktert írjunk a szám elé, különben a program a törtet dátumként kezeli. Például 0 1/2, melynek értéke, 0,5 jelenik meg a cellában. Ft Excel 2010 magyar nyelvű változat

984

CELLATARTALOM BEVITELE

% E e

Exponenciális számjelölésnél, ha a szám több mint 11 számjegyből áll, a tizedes vesszőt, valamint az "E" és a "+" jelet is beleértve. Számok tagolására használhatjuk.

A számok és egyéb karakterek minden más kombinációját a program szövegnek tekinti. A számok a cella jobb széléhez igazodnak, amelyet a Kezdőlap szalag Igazítás csoportjának címe melletti ikonra kattintva, vagy a Ctrl+1 billentyűkombinációval megjelenített párbeszédpanel Igazítás lapján módosíthatunk. Ha a cella Normál számformátumú, akkor az Excel automatikusan hozzárendeli a megfelelő formátumot a bejegyzéshez. A Szám panellapon határozzuk meg a szám megjelenítési módját, például a vezető nullák megjelenítését. Az alapértelmezés szerinti Általános számformátum esetén az Excel a számokat egész számként (789), tizedes törtként (7,89) vagy tudományos formátumban (7,89E+08) jeleníti meg, ha a szám nem hosszabb a cella szélességénél. A 11 számjegynél hosszabb számok megjelenítésére beépített tudományos számformátumot (exponenciális jelölésmód) vagy egyéni számformátumot használunk. A nem számként (szövegként) kezelendő, de számjegyekből álló karakterláncokat, például a postai irányítószámokat vagy termékszámokat Szöveg formátummal vigyük be, azaz kezdjük a bevitelt egy aposztróf (‘) karakterrel. Ez a karakter csak a szerkesztőlécen jelenik meg. Ezt alkalmazzuk, ha olyan adatoszlopot rendezünk sorba, amelyben számok és szöveg is előfordul. 49. Feladat: Vigyünk be különféle egész és törtszámokat (3,123456, 2e3, 2e–3, 0 2/3, 0 4/5)! Figyeljük meg, hogy az Excel az egész nélküli törteket tizedes törtekként jeleníti meg a szerkesztőlécen!

Excel 2010 magyar nyelvű változat

ADATBEVITEL

985

Dátum és időértékek bevitele A Vezérlőpult Területi beállítások részében állíthatjuk be a rendszer alapértelmezett dátum- és időelválasztóját. Egy cellába a dátum után az időpontot is beírhatjuk, ha a két érték közé szóköz karaktert írunk, például: 1999.01.25. 21:58:42. Az Excel a dátum- és időértékeket is számként kezeli (a dátumot sorszámként, az időértékeket tizedes tört tört részeként), hogy közöttük a megfelelő összehasonlításokat és egyéb műveleteket (például különbség számítása) el lehessen végezni. A dátum- és időadatok megjelenítési módját a Szám panellapon határozzuk meg. A megfelelő formában beírt dátumot és időpontot az Excel felismeri, és a Normál cellaformátumot automatikusan a megfelelő beépített dátum- vagy időformátumra változtatja, és a cellában jobbra igazítja. A nem megfelelő formában bevitt dátum- vagy időadatok szövegként, balra igazítva jelennek meg. Ha egy időpontot a 12 órás rendszerben szeretnénk beírni, az időpont és egy szóköz után írjuk be a de. vagy a du. napszakjelzőt (használhatjuk az am és a pm rövidítést is, sőt ezek helyett elegendő az a és a p betű beírása). Ha nem jelezzük a napszakot, az Excel a bejegyzést 24 órás rendszerűnek tekinti. Ha például a 3:00 du. helyett a beírás 3:00, akkor az időpontot 3:00 de. értékként tárolja a program. Az idő- és dátumadatok összeadhatók, kivonhatók egymásból, és más egyéb számításokban is használhatók. Képletben tegyük a dátumokat idézőjelek közé. Például az ="1997.2.12"–"1999.1.25" képlet eredménye –712, azaz a két dátum közötti napok száma. A Windows Microsoft Excelben a napokat a múlt század elejétől számozzuk, azaz 1900. január elsejéhez tartozik az 1-es sorszám. A Macintosh Microsoft Excel 1904-es dátumrendszert használ, amelyben az 1-es sorszám 1904. január másodikához tartozik. Az alkalmazott dátumrendszert Az Excel beállításai párbeszédpanel Speciális/E munkafüzet számításakor csoportjában módosíthatjuk. Az 1904-es dátumrendszert más, ilyen rendszerben készült munkafüzeteket is használó munkafüzetekben érdemes használni. A Windows Excelben és a Macintosh Excel 2.0-s vagy későbbi verExcel 2010 magyar nyelvű változat

986

CELLATARTALOM BEVITELE

ziójával készült fájlok dátumformátuma között a konverzió mindkét irányban automatikus.

Ugyanaz az érték számként, hosszú és rövid dátumformaként 50. Feladat: Rögzítsük a 39393 számot az A1 cellába! Utána másoljuk át az A2:A3 cellákba is, majd állítsunk be ez utóbbi két cellán eltérő dátumformátumot! Megoldás: Készítsük el a fenti B, megoldás szerint az egyéni listát. Ha kész a lista a következő lépésenként oldjuk meg a feladatot: 1. Írjuk az A1 cellába a 39393 számot! A program most az alapértelmezett számformátumot alkalmazza, egyébként, ha például a 2007. 11.07 formátumú dátumot vinnénk be, akkor azt dátumként formázná. 2. A cella kitöltőjelét húzzuk az A3 celláig! 3. Kattintsunk az A2 cellába! 4. A Kezdőlap szalag számformátum listájában válasszuk a hosszú dátumforma elemet (lásd az ábrát)! 5. Kattintsunk az A3 cellába! 6. Nyomjuk meg a Ctrl+1 billentyűkombinációt! Most a Cellák formázása párbeszédpanel Szám lapján állítsuk be a rövid dátumformát! Excel 2010 magyar nyelvű változat

ADATBEVITEL

987

7. Próbáljuk ki, mi történik, ha a dátumtartalmú cellát ismét számmá formázzuk! (Megjelenik a múlt század elejétől eltelt napok száma)… A cella a dátumformátumot megtartja. Ezért, ha az A2 cellába csak az 1-es számot írjuk és megnyomjuk az Enter billentyűt, akkor az 1900. január 1. dátum jelenik meg. Tehát, ha ilyen esetben mégis számmal kellene dolgoznunk, akkor a Kezdőlap szalag számformátum listájában vagy a Cellák formázása párbeszédpanel Szám lapján állítsuk be ismét a szmformát! A dátumformákkor is szám lesz, ha a tizedesek számát csökkentjük (például a Kezdőlap szalag Tizedeshelyek csökkentése ikonjával).

Cellák kitöltése képletekkel A cellákat a közvetlen adatbevitelen kívül feltölthetjük eredményt szolgáltató képletekkel is. Ekkor a kinyomtatott (megjelenített, nem aktív) cellában a cella értéke a képlet kiértékeléséből adódik. A képletek paraméterezéséhez, azaz a kiindulási adatok beviteléhez felhasználjuk a korábbi (értékkel rendelkező) cellákat, ezeket nevezzük elődöknek. A szerkesztőlécen szereplő képletek hivatkozásait (azaz az aktív szerkesztőlécen látható hivatkozásokat) különböző színű szegélyekkel jelzi a program, és lehetővé teszi, hogy a kijelölést utólag egérrel szerkesszük, e szegély elhúzását alkalmazva.

A program eltérő színnel jelöli a különböző paramétereket Az Excelben számtalan kész függvény áll rendelkezésünkre, hogy elhelyezzük a szükséges cellákban, de írhatunk oda tetszőleges, Excel 2010 magyar nyelvű változat

988

CELLATARTALOM BEVITELE

általunk megfogalmazott összefüggéseket is. A képlet kialakítására a képletpaletta is használható, ezt a módszert később írjuk le. A leggyakrabban a SZUM függvényt használjuk a munkalapfüggvények közül. Ezzel összegeztük példánk oszlopait. 51. Feladat: Gépeljük be a következő ábra szerinti A1:D9 cellák tartalmát. Összegezzük ezeket az oszlopokat a SZUM függvénnyel. Megoldás: 1. Kattintsunk az A10 cellára az egér bal gombjával, majd írjuk be: „Összesen:”. Ezután nyomjuk meg az Enter billentyűt. 2. Kattintsunk a B10 cellára az egér bal gombjával. A kijelölés után kattintsunk a Kezdőlap szalagon az AutoSzum ikonra (az ikon jobb oldali részén látható  jelre kattintva más, gyakori függvények közül is választhatunk). Ekkor a program beírja az egyenlőségjelet, a SZUM függvényt és esetünkben a javasolt összegzési tartományt (=SZUM(B5:B9)) a szerkesztőlécbe. 3. Ha a tartomány nem felel meg, akkor vagy a szerkesztőléc tartalmán módosítunk beírással, vagy új összegzendő tartományt jelölünk ki. A javasolt tartományt a kurzormozgató billen-tyűkkel, egérrel módosíthatjuk és az ikonra kattintással vagy az Enter billentyű lenyomásával fogadjuk el. Egyidejűleg több összegző képletet is beírhatunk az AutoSzum ikonnal. Nézzük feladatunk jelenlegi állapotát (lásd az ábrát).

Alapadatok Összegezzük a C és D oszlopokat egyszerre: Excel 2010 magyar nyelvű változat

ADATBEVITEL

989

1. Jelöljük ki az AutoSzum ikonra kattintás előtt a C5:D9 tartományt. 2. A kijelölés után kattintsunk az AutoSzum ikonra. Ekkor a program beírja az egyenlőségjelet, a SZUM függvényt és esetünkben a javasolt összegzési tartományokat (=SZUM(C5:C9) és =SZUM(D5:D9)) a megfelelő cellákba. Ugyanezzel a módszerrel, illetve a függvény beillesztése ikon segítségével más függvényeket is elhelyezhetünk a cellákban. A beszúrt képleteken, a képletek paraméterezésén (az elődökön) a cella kijelölése után a Szerkesztőlécen módosíthatunk. 3. Ezután nyomjuk meg az Enter billentyűt. Az eredmény a következő ábrán látható. Az eredménycellában megjelenő ######## jel, vagy az exponenciális megjelenítés mutatja, hogy az eredmény nem fér el (bár az Excel 2010 általában – ha lehetséges – automatikusan módosítja az oszlopszélességet). Ha ez nem lehetséges, például rögzített oszlopszélességnél, akkor módosítsuk az oszlopszélességet! 1. Jelöljük ki a C és a D oszlopot az oszlopazonosítóra kattintva. 2. Adjuk meg az új oszlopszélességet a Kezdőlap szalag Formátum/Oszlopszélesség... parancsával. Ez megjeleníti az Oszlopszélesség párbeszédpanelt, melyben a Szélesség mezőben 0 és 255 közötti számmal (a cellában a normál betűtípusból megjeleníthető karakterek számával) adható meg a kijelölt oszlopok új szélessége.

A program figyelmeztet a nem megfelelő szélességű cellára A másik lehetőség a 2. lépés helyett: Excel 2010 magyar nyelvű változat

990

CELLATARTALOM BEVITELE

A Kezdőlap/Formátum menü Automatikus oszlopszélesség paranccsal az oszlop szélességét úgy állítjuk be, hogy az a legszélesebb kijelölt cellához igazodjon. A kézenfekvő harmadik megoldás: az oszlophatárt a lenyomott bal egérgomb mellett húzzuk új helyére. Ennél még gyorsabb megoldás, ha az oszlopjelölők közötti határra (C–D és D–E között) duplán kattintunk. Az ábra a C oszlopot új méretében, a D oszlopot kijelölése alatt mutatja be.

Cellák automatikus feltöltése A kijelölt cellatartomány számok vagy dátumok sorozatával is feltölthető. A tartományban a sorozat kezdő értékeit minden egyes sor vagy oszlop első cellája (vagy cellái) jelentik. A kezdőértékek bevitele, majd a kitöltendő tartomány kijelölése után adjuk ki a Kezdőlap szalag Kitöltés gombmenüjének Sorozatok... parancsát!

A kitöltés paraméterezésére szolgáló párbeszédpanel A párbeszédpanel Sorozat paramétercsoportjában adjuk meg, hogy a sorozattal sorokat vagy oszlopokat töltsön-e ki a program. Pozitív Lépésköz növekedő, negatív csökkenő sorozatot eredményez. A Végérték paramétert nem kötelező megadni. Ha megadjuk, akkor a kitöltés véget érhet a tartomány vége előtt is – amennyiben elértük a végértéket. Ha a tartomány végét érjük el a végérték elérése előtt, akkor a funkció úgy működik, mintha a Végérték mezőt üresen hagytuk volna. A létrehozott sorozat négyféle típusú lehet: Excel 2010 magyar nyelvű változat

ADATBEVITEL

991

Számtani: A számtani sorozat egymást követő értékei közötti különbség állandó. A függvény a sorozat tagjait úgy számítja ki – ha a Trend jelölőnégyzet ki van kapcsolva –, hogy a soron következő cellaértékhez hozzáadja a Lépésköz mezőben található értéket. Ha a Trend jelölőnégyzet be van kapcsolva, akkor nem veszi figyelembe a lépésköz értékét, hanem lineáris trendsorozatot alkot. Például: Eredeti kijelölés 1, 2 1, 3 100, 95

A bővített sorozat 3, 4, 5 5, 7, 9 90, 85

Mértani: A mértani sorozat egymást követő értékei közötti hányados állandó. A függvény a sorozat tagjait úgy számítja ki – ha a Trend jelölőnégyzet ki van kapcsolva –, hogy a soron következő cellaértéket megszorozza a Lépésköz mezőben található értékkel. Ha a jelölőnégyzet be van kapcsolva, akkor mértani trendsorozatot alkot. Például: Eredeti kijelölés 1,2 1,3 2,3

A bővített sorozat 4, 8, 16 9, 27, 81 4.5, 6.75, 10.125

Dátum: A Dátumegység szerint megadott módon dátumokból álló sorozatot eredményez. AutoKitöltés: A már meglévő sorozat alapján folytatja a kijelölt tartomány üres celláinak kitöltését. A műveletnél figyelmen kívül hagyja a Lépésköz mezőben és a Dátumegység csoportban megadott adatokat. A negyedéves és az éves időbeosztást egyszerre alkalmazhatjuk. Például: 2N11, N211, 2. n.év 11, 2. negyedév 2011. A kitöltött cellák formátumát a legelső (a kitöltést szabályozó) cella formátuma határozza meg. Szöveges hónapokat vagy napokat tartalmazó sorozatnál a kis- vagy nagybetűs írást is az első tag határozza meg. Excel 2010 magyar nyelvű változat

992

CELLATARTALOM BEVITELE

A következő táblázatban példákkal mutatjuk be az egyes sorozattípusokat:

A különféle sorozatok összehasonlítása 52. Feladat: Készítsük el a fenti táblázat szerinti sorozatokat. Megoldás: 1. A számtani sorozat készítését többféle módon végezhetjük. Az első elem kitöltőjelét a Ctrl billentyű nyomva tartása mellett húzzuk lefelé (ezt akkor alkalmazzuk, ha a sorozat növekménye 1), vagy az első két elem bevitele után jelöljük ki mindkét elemet és a tartomány kitöltőjelét húzzuk lefelé, illetve kijelöljük a kitöltendő B2:B7 tartományt, majd kiadjuk a Kezdőlap szalag Kitöltés gombmenüjének Sorozatok... parancsát. A Sorozatok párbeszédpanel Sorozat paramétercsoportjában adjuk meg, hogy a sorozattal oszlopokat töltsön ki a program és válasszuk a Számtani sorozatot 1 lépésközzel, majd kattintsunk az OK nyomógombra. 2. A mértani sorozat készítését a kezdőérték bevitele és a kitöltendő C2:C7 tartomány kijelölése után a Kezdőlap szalag Kitöltés gombmenüjének Sorozatok... parancsával végezzük. A Sorozatok párbeszédpanelen válasszuk a Mértani sorozatot 2 lépésközzel, majd kattintsunk az OK nyomógombra. 3. A nap dátumegységgel történő kitöltés készítését a kezdőérték bevitele és a kitöltendő D2:D7 tartomány kijelölése után szintén a Kezdőlap szalag Kitöltés gombmenüjének Sorozatok parancsával végezzük. A Sorozatok párbeszédpanelen válasszuk a Dátum típust 1 nap dátumegység (3 hétköznap, 1 hónap) lépésközzel, majd kattintsunk az OK nyomógombra. Excel 2010 magyar nyelvű változat

ADATBEVITEL

993

A leggyorsabb sorozat-kitöltési módszer, ha az egér jobb gombjának lenyomásával húzzuk el a kijelölés jobb alsó sarkában álló kitöltőjelet. A jobb egérgomb felengedésével megjelenő kurzormenüben megadhatjuk, hogy milyen kitöltést vagy trendet készítünk: Cellák másolása: az eredeti kijelölésbe vont cellák tartalmát ismétlődően az elhúzással kijelölt cellákba másolja. Kitöltés sorozattal: Legalább két cella előzetes kijelölése után adható ki, a cellák az elhúzással kijelölt tartomány kitöltésénél alkalmazott lépésközt határozzák meg. Kitöltés formátummal: A tartományt a kijelölt cellákban érvényes formátumokkal tölti fel. Kitöltés értékkel: Az egeres húzással kijelölt tartományt a kijelölt cellában lévő értékkel tölti ki. Ha előzetesen több cellát jelöltünk ki, akkor az elhúzással kijelölt tartományt sorozattal tölti ki, ahol a lépésköz a kijelölt cellák értékéből adódik.

Sorozatképzés a helyi menüből Kitöltés napokkal: Az elhúzással kijelölt tartományt az aktuális cellában lévő dátummal kezdődő, cellánként egy nappal növekvő dátumokkal tölti ki. Ha előzetesen több cellát jelöltünk ki, akkor az elhúzással kijelölt tartományt dátumsorozattal tölti ki, amelynek lépésköze a kijelölt cellák értékéből adódik. Kitöltés munkanapokkal: Az elhúzással kijelölt tartományt az aktuális cellában lévő dátummal kezdődő, cellánként egy hétköznappal növekvő hétköznapokra vonatkozó dátumokkal tölti ki. Ha előzetesen több cellát jelöltünk ki, akkor az elhúzással kijelölt tartományt dátumsorozattal tölti ki, amelynek lépésköze a kijelölt cellák Excel 2010 magyar nyelvű változat

994

CELLATARTALOM BEVITELE

értékéből adódik. Például az előző táblázatban az első két cellából négynaponkénti hétköznapokat tartalmazó sorozatot képeztünk. Kitöltés hónapokkal: Az elhúzással kijelölt tartományt az aktuális cellában lévő dátummal kezdődő, cellánként egy hónappal növekvő hónapokra vonatkozó dátumokkal tölti ki. Ha előzetesen több cellát jelöltünk ki, akkor az elhúzással kijelölt tartományt dátumsorozattal tölti ki, amelynek lépésköze a kijelölt cellák értékéből adódik. Kitöltés évekkel: Az elhúzással kijelölt tartományt az aktuális cellában lévő dátummal kezdődő, cellánként egy évvel növekvő évekre vonatkozó dátumokkal tölti ki. Ha előzetesen több cellát jelöltünk ki, akkor az elhúzással kijelölt tartományt dátumsorozattal tölti ki, amelynek lépésköze a kijelölt cellák értékéből adódik. Lineáris trend: Legalább két cella előzetes kijelölése után adható ki, amelyek alapján az elhúzással kijelölt tartomány kitöltésénél lineáris trendet alkalmaz. Exponenciális trend: Legalább két cella kijelölése után adható ki, amelyek alapján az elhúzással kijelölt tartomány kitöltésénél exponenciális trendet alkalmaz. Adatsorok: A Sorozatok párbeszédpanelt jeleníti meg, ahol pontosíthatjuk, hogy milyen sorozattal töltse ki a program az elhúzással kijelölt tartományt. 53. Feladat: Készítsük el a fenti módszerrel is a korábbi ábra szerinti sorozatokat.

Egyszerű trend készítése A program alkalmas arra is, hogy – a kijelölt tartomány bal szélső oszlopában vagy a felső sorában álló értékek felhasználásával – kikeresse azt a lépésközt, melyet alkalmazva az értékekhez legjobban illeszkedő egyenest vagy exponenciális görbét lehet létrehozni. A Sorozatok párbeszédpanelen a Trend jelölő négyzetet kell bekapcsolnunk a fenti funkciók végrehajtásához. Ekkor a program nem veszi figyelembe a Lépésköz mezőt. Lássuk példaként a következő táblázatot, melyben megadjuk a kiinduló adatokat is: Excel 2010 magyar nyelvű változat

ADATÉRVÉNYESÍTÉS

995

Ha a munkalapon egy oszlopba beírjuk a kezdő értékeket, majd a kitöltendő cellákat a kezdő értékekkel együtt kijelöljük, akkor a következő ábrán látható sorozatokat kapjuk eredményül. A legegyszerűbben úgy készíthetünk lineáris trendet, ha a sorozat első néhány elemét kijelöljük (a lépésköz közöttük lehetőleg egyforma legyen – azaz szabályos számtani sorozat néhány elemét képezzék), majd a Ctrl billentyűt lenyomva vontatjuk el a kitöltőjelet addig, ameddig (ahány elemig) a sorozatot ki akarjuk számítani. 54. Feladat: Készítsük el az ábra szerinti sorozatokat. Megoldás: 1. Vigyük be az alapadatokat az A1:A3 tartományba! 2. Jelöljük ki az A1:A6 tartományt! 3. Adjuk ki a Kezdőlap szalag Kitöltés gombmenüjének Sorozatok parancsát! 4. A Sorozatok párbeszédpanelen válasszuk ki a Trend jelölőnégyzetet és a megfelelő típust, majd kattintsunk az OK nyomógombra!

Különféle sorozatok

ADATÉRVÉNYESÍTÉS Adatérvényesítésnek azt a műveletet nevezzük, amikor a hibátlan adatbevitel érdekében meghatározzuk az egyes cellákba vagy cellaExcel 2010 magyar nyelvű változat

996

CELLATARTALOM BEVITELE

tartományokba írható adatok érvényességi körét. Megszabhatjuk, hogy az adatok bizonyos típusúak legyenek, például egész számok, tizedes számok vagy szöveg, és (alsó-felső) határt szabhatunk az érvényesen beírható adatoknak, megadhatjuk az érvényes bejegyzések listáját, vagy korlátozhatjuk a beírandó karakterek számát. Képletet alkalmazhatunk annak figyelésére, hogy egy beírt adat egy másik cellában végzett számítás alapján érvényesnek tekinthető-e. Például ellenőrizhetjük, hogy egy számla értékének beírásakor a számlák összege nem haladja meg a költségvetésben biztosított keretet, vagy egy fizikai számításokat alkalmazó munkalap sűrűség adatainak bevihető értékeit a reális határok közé szoríthatjuk stb. A munkalapot az adatok beírása és kiszámolása után is megvizsgálhatjuk, megkereshetjük és kijavíthatjuk a hibás adatokat. A megosztott munkafüzeteknél a korlátozás alá eső cellákba beírhatunk adatokat, és megnézhetjük a korlátozások hatását, de nem módosíthatjuk a korlátokat, és a munkafüzet megosztásának megszüntetése nélkül új korlátokat sem állíthatunk. Az Adatok szalag Érvényesítés gombmenüjének Érvényesítés… parancsával meghatározhatjuk az egyes cellákban vagy cellatartományokban megengedhető adatokat, korlátozhatjuk az adatbevitelt egy adott típusra, például egész számokra, decimális számokra vagy szövegre és megszabhatjuk az érvényes bevitel határértékeit.

Az Adatok szalag érvényesítéssel kapcsolatos parancsai A gombmenü két új parancsával, ha az érvényesítést utólag alkalmaztuk egy kijelölt tartományon, vagy csak vizsgáljuk hibásan a megengedett bevitelt, bekarikázhatjuk a nem megfelelő cellákat és eltávolíthatjuk a karikákat (később erre is mutatunk példát). Alapértelmezés szerint az érvényességi feltétel nincs korlátozva, azaz bármilyen értéket bevihetünk.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

ADATÉRVÉNYESÍTÉS

997

Korlátozhatjuk a bevihető adatokat Megadhatjuk, hogy a korlátozásoknak nem megfelelő érték bevitelének megkísérlésekor milyen figyelmeztető vagy hibaüzenetet adjon a rendszer. Az Érvényesítés parancs kiadása után az ábra szerinti párbeszédpanel jelenik meg. Az Adatok érvényesítése panelen megadható és látható beállítások a Megengedve és a Jelleg mezők aktuális értékétől függően eltérőek lehetnek. Az Adatok érvényesítése panel Beállítások lapján adjuk meg a munkalapon kijelölt cellák adatbevitelének korlátozásához szükséges adatérvényesítési beállítást. A változtatás a többi azonos beállítású cellára is érvényes négyzet bejelölésével a munkalapnak azokon a celláin is alkalmazhatjuk a beállításokat, amelyek a kijelölt cellákkal megegyező adatérvényesítési beállításokkal rendelkeznek. Ha a panel Figyelmeztető üzenet és Hibaüzenet lapjait nem töltjük ki, akkor érvénytelen, a korlátozási feltételeknek nem megfelelő érték bevitelének megkísérlése esetén az Excel az alábbi ábra szerinti hibaüzenetet jeleníti meg. Ekkor az Újra gombra kattintás után ismét megkísérelhetjük a bevitelt. A munkalapon dolgozó felhasználó teljes tájékozatlanságának csökkentése érdekében célszerű az üzenetekben megadni az elfogadható értéket (illetve értéktartományt) is, különben előfordulhat, hogy sohasem kapunk megfelelő bevitelt. Excel 2010 magyar nyelvű változat

998

CELLATARTALOM BEVITELE

A korláton kívüli érték bevitelekor hibaüzenetet kapunk A beállítható adatkorlátozások típusait és azok függvényében megadható korlátozásokat egyenként ismertetjük.

Korlátozás nélküli bevitel Az Adatok érvényesítése párbeszédpanel Beállítások lapjának Megengedve listáján a Bármilyen érték elemet kiválasztva a program nem korlátozza az érvényesen beírható értékeket. Az érvényes bejegyzések korlátozása nélkül tetszőleges értéket bevihetünk. Ez az alapértelmezés szerinti beállítás. Az összes törlése nyomógomb törli az Adatok érvényesítése párbeszédpanel mindhárom panellapjának beállításait.

Törlés a Kezdőlap szalag Törlés gombmenüjéből A beállítások visszavonásához kattintsunk a Mégse nyomógombra. Ezzel a még nem érvényesített korlátozásokat, üzenetek beállítását vonjuk vissza. Az összes törlése nyomógombbal a kijelölt cellákról eltávolíthatjuk a korábbi korlátozásokat. Ha a beállított adatkorlátozásokat és üzeneteket a cella tartalmával és formátumaival együtt szeretnénk eltávolítani, akkor a cellák kijelölése után adjuk ki a Excel 2010 magyar nyelvű változat

ADATÉRVÉNYESÍTÉS

999

Kezdőlap szalag Törlés gombmenüjének Az összes törlése parancsát.

Egész szám korlátozás Az Adatok érvényesítése párbeszédpanel Megengedve listáján a Teljes szám listaelem választása a bevitelt az egész számokra szűkíti le. A Jelleg mezőben a Megengedve mezőben kiválasztott adatérvényesítési beállításnak megfelelő korlátozó műveletek közül választhatunk. Jelöljünk ki egy műveletet, majd a következő mezőkben töltsük ki a beállításokat. A mezők száma és a beállítási lehetőségek a Jelleg mezőben kiválasztott elemtől is függnek (lásd alább). Megjelenhet például az Érték, Minimum (alsó határérték), Maximum (felső határérték) mező, amelybe írjuk be azt a számot, amellyel az összehasonlító műveletet el szeretnénk végezni. Jelöljük be az Üres cellák mellőzése jelölőnégyzetet, ha megengedjük, hogy a cellák üresen maradjanak. Ekkor a program letiltja a hibaüzenetet, ha üresen marad egy olyan cella, amelynek érvényessége hivatkozásokhoz vagy képletekhez kötött. Ha töröljük a jelet, akkor az üres cellák esetén is érvényesítjük a beállított korlátozásokat, és az üresen maradt cellákat úgy kezeljük, mintha értékük nulla lenne 55. Feladat: Korlátozzuk az A1 cellába vihető adatokat 3 és 12 közé. Megoldás: 1. Jelöljük ki a korlátozni kívánt A1 cellát! 2. Adjuk ki az Adatok szalag Érvényesítés gombmenüjének Érvényesítés parancsát, válasszuk a Beállítások lapot! 3. A Megengedve mezőben válasszuk az Egész szám adattípust! 4. A Jelleg mezőben válasszuk ki a között műveletet! 5. Adjuk meg a beírható adat alsó és felső határát (ha csak az egyiket adjuk meg, akkor a program figyelmeztet)! 6. Adjunk meg a Figyelmeztető üzenet lapon egy üzenetet, amely hibás adat beírását követően jelenik meg a képernyőn! 7. Végül kattintsunk az OK nyomógombra! Excel 2010 magyar nyelvű változat

1000

CELLATARTALOM BEVITELE

8. Próbáljunk meg különféle értékeket bevinni az A1 jelű cellába!

Adatérvényesítés és eredménye

Az adatok érvényességének műveletei A Megengedve listán kiválasztott elemtől függően és a Jelleg mezőben a következő vizsgálatok választhatók ki: Művelet a következők között van

nincs a következők között

egyenlő nem egyenlő

Beállítások A cellába bevitelre engedélyezett érték nagyobb vagy egyenlő a Minimum, Kezdő dátum vagy Kezdő időpont mezőkbe írt értéknél, és kisebb vagy egyenlő a Maximum, Befejező dátum vagy Befejező időpont mezőkbe írt értékkel. A cellába bevitelre engedélyezett érték kisebb, mint a Minimum, Kezdő dátum vagy Kezdő időpont mezőkbe írt érték, illetve nagyobb, mint a Maximum, Befejező dátum vagy Befejező időpont mezőkbe írt érték. A cellába bevitelre engedélyezett érték egyenlő az Érték, Hossz, Dátum vagy Idő mezőkbe írt értékkel. A cellába bevitelre engedélyezett érték nem

Excel 2010 magyar nyelvű változat

ADATÉRVÉNYESÍTÉS

Művelet

nagyobb, mint

kisebb, mint

nagyobb vagy egyenlő kisebb vagy egyenlő

1001

Beállítások egyenlő az Érték, Hossz, Dátum vagy Idő mezőkbe írt értékkel. A cellába bevitelre engedélyezett érték nagyobb a Minimum, Kezdő dátum vagy Kezdő időpont mezőkbe írt értéknél. A cellába bevitelre engedélyezett érték kisebb a Maximum, Befejező dátum vagy Befejező időpont mezőkbe írt értéknél. A cellába bevitelre engedélyezett érték nagyobb vagy egyenlő a Minimum, Kezdő dátum vagy Kezdő időpont mezőkbe írt értéknél. A cellába bevitelre engedélyezett érték kisebb vagy egyenlő a Maximum, Befejező dátum vagy Befejező időpont mezőkbe írt értéknél.

Tizedestört korlátozás Ha a Megengedve mezőben ezt az elemet választjuk ki, akkor a cellákba bevihető értékek csak számok vagy tizedes törtek lehetnek. Adjuk meg a Jelleg listában kiválasztva a végrehajtandó vizsgálatot, majd töltsük ki a beállításokat. Az Érték, Minimum és Maximum mezőbe írjuk be azt a számot, amellyel a műveletet el szeretnénk végezni. Az Üres cellák mellőzése jelölőnégyzetet jelöljük be, ha megengedjük, hogy a cellák üresen maradjanak. 56. Feladat: Munkafüzetünkbe a tanulók testsúly és magasság adatait rögzítjük. Feltételezve, hogy nem zsiráfokat oktatunk, készítsünk olyan korlátozó feltételt, amellyel csökkenthetjük a beviteli hibalehetőségeket! 1. Írjuk be az adatokat a megadott minta szerint! 2. Kattintsunk a B2 cellába! 3. Adjuk ki az Adatok szalag Érvényesítés gombmenüjének Érvényesítés parancsát! 4. A Beállítások párbeszédpanel-lapon válasszuk a Tizedestört korlátozást a Megengedve listáról! Excel 2010 magyar nyelvű változat

1002

CELLATARTALOM BEVITELE

A példa alapadatai és a korlátozó feltételek egy része Állítsuk be a korlátozás jellegét: a következők között van típusra! Adjuk meg az alsó határt 40, a felső határt 100 kg-nak! Kattintsunk az OK gombra! Mozgassuk az egérmutatót az aktív (B2) cella kitöltő jele fölé, majd amikor a mutató képe a + jelre változik, nyomjuk meg az egér bal gombját és annak nyomva tartása közben húzzuk a kitöltő jelet a beviteli tartomány végéig, azaz a B6 celláig! Ott engedjük fel az egér gombját! Ezzel a B2 cellában beállított korlátozást lemásoltuk az alatta lévő cellákra. 9. Próbáljuk meg az adatbevitelt a B2:B6 tartományban! Nézzük meg, mi történik, ha 30, 60, 110 kg testsúlyt próbálunk bevinni! 10. Most végezzük el hasonló módon a testmagasság korlátozását is 100 és 220 cm közötti értékek bevitelének engedélyezésével. 5. 6. 7. 8.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

ADATÉRVÉNYESÍTÉS

1003

Lista korlátozás A Lista korlátozással az érvényes bejegyzéseket egy listában adhatjuk meg. A Forrás mezőben adjuk meg a hivatkozást a munkafüzetnek arra a tartományára, ahová az elfogadható bejegyzéseket írtuk. Beírhatunk egy névre hivatkozást, vagy a lista tagjait pontosvesszővel elválasztva soroljuk fel (például alma; körte; málna). A bevihető szöveges tartalom is korlátozható Jelöljük be Legördülő lista jelölőnégyzetet, ha a cellára kattintáskor legördítő nyilat szeretnénk megjeleníteni. A felhasználó az adat beírásához erre a legördítő nyílra kattintva listát jeleníthet meg az érvényes adatokkal, ahonnan a megfelelő elemet kiválaszthatja (lásd az ábrát). Ha a jelölőnégyzetet töröljük, akkor a legördülő lista nem jelenik meg. 57. Feladat: A tanulókat nyilvántartó munkalapunkat bővítsük ki úgy, hogy érdemjegyeket rögzíthessünk a tanulók számára. Készítsünk olyan korlátozást, hogy eközben a tanulókat és a tantárgyakat egyaránt listából lehessen kiválasztani. 1. Lépjünk az A9 cellába! 2. Adjuk ki az Adatok szalag Érvényesítés gombmenüjének Érvényesítés parancsát! 3. Most a Lista elemet válasszuk! 4. Kattintsunk a Forrás mezőbe! A lista tételeit adó tartományt húzással jelöljük ki a munkalapon, ahogyan azt a mellékelt ábra mutatja! 5. Kattintsunk az OK gombra! 6. Mozgassuk az egérmutatót az aktív (A9) cella kitöltő jele fölé, majd amikor a mutató képe a + jelre változik, nyomjuk meg az egér bal gombját és annak nyomva tartása közben húzzuk a kitöltő jelet a beviteli tartomány végéig, azaz az A20 celláig! Ott engedjük fel az egér gombját! Ezzel az A9 cellában beállított korlátozást lemásoltuk az alatta lévő cellákra. Excel 2010 magyar nyelvű változat

1004

CELLATARTALOM BEVITELE

A listakorlátozás alapadatai 7. Próbáljuk ki az adatbevitelt az A oszlop további celláiba kattintva! Figyeljük meg, hogy az aktív cella mellett megjelenik a lista jele, amelyre kattintva a forrásadatokból választhatunk (mert bekapcsolva hagytuk a beállító párbeszédpanel Legördülő lista jelölőnégyzetét). Ha mégis begépeléssel, ettől eltérő nevet adunk meg, akkor hibajelzést kapunk.

Bevitel a listakorlátozás mellett Megjegyzés: Ezt a korlátozást többek közt azért kellett alkalmaznunk, mert a 7-es sor üres, így nem használhatjuk az automatikus listaképzéssel járó beviteli lehetőséget, másrészt azzal szemben most a korlátozás valóban érvényesül a teljes A9:A20 tartomány összes cellájában, illetve mindenhol, ahová a korlátozást másoljuk, Excel 2010 magyar nyelvű változat

ADATÉRVÉNYESÍTÉS

1005

akkor is, ha a cella felett üres cellák vannak. A lista akkor jelenik meg a mellékelt ábra szerint, ha a beállító párbeszédpanelen bejelöljük a Legördülő lista jelölőnégyzetet.

Ha a táblázatban nincs forrásadat, a listát a mezőben soroljuk fel Most a B9 cellában állítsuk be a tantárgyakat (matematika, kémia, földrajz, irodalom, biológia). 1. Kattintsunk a B9 cellába! 2. Adjuk ki az Adatok szalag Érvényesítés gombmenüjének Érvényesítés parancsát! 3. Most is a Lista elemet válasszuk! Mivel most a táblázatban nincs forrásadat, a tantárgyakat a Forrás mezőben soroljuk fel! 4. A lista egyes elemeit pontosvesszővel (;) válasszuk el egymástól! 5. Kattintsunk az OK gombra! 6. Másoljuk le ezt a korlátozást a kitöltőjel húzásával a B20 celláig! 7. Próbáljuk ki az adatbevitelt!

Excel 2010 magyar nyelvű változat

1006

CELLATARTALOM BEVITELE

Dátum korlátozás Ha ezt a listaelemet választjuk a Megengedve listáról, akkor a kijelölt cellákba csak dátum típusú értéket lehet bevinni. A megadható dátumértékek szigorítását a fentebb leírt módon végezzük (lásd Az adatok érvényességének műveletei című részt). Az aktuális cellában található érték az alapértelmezett Kezdő dátum, de azt cellahivatkozással vagy egy dátumérték beírásával is megadhatjuk. Ugyanígy adjuk meg a Befejező dátum mezőt is. Ha nem dátumot tartalmazó mezőre hivatkozunk, vagy elrontjuk a mezőbe írást, akkor a program hibaüzenetet ad. 58. Feladat: Korábbi feladatainkat alakítsuk át úgy, hogy a tanuló neve, majd a tantárgy után az időkorlátozással ellátott osztályozási dátum bevitele következzen, azaz a C3:C20 tartományt korlátozzuk dátum bevitelére! 1. Kattintsunk a C3 cellába! Megfelel az is, ha kijelöljük a C oszlop egy tartományát (lásd az ábrán).

A dátumkorlátozás paraméterezése 2. Adjuk ki az Adatok szalag Érvényesítés gombmenüjének Érvényesítés parancsát! 3. Most is a Dátum elemet válasszuk! 4. A Kezdő dátum legyen az aktuális nap dátuma (vagy a tanévkezdet)! Excel 2010 magyar nyelvű változat

ADATÉRVÉNYESÍTÉS

1007

5. A Befejező dátum legyen a tanév vége! 6. A formázott cella kitöltő jelét húzzuk addig lefelé a C oszlopban, amíg szükséges (esetünkben a C20 celláig)! Ha több osztályzat lenne, akkor a formátumot másolnunk kell tovább is.

Idő korlátozás Ha az Idő listaelemet választjuk a Megengedve listáról, akkor a kijelölt cellákba csak dátum típusú értéket lehet bevinni. A megadható időpont értékek szűkítését a fentebb leírt módon végezzük (lásd Az adatok érvényességének műveletei című részt). Az aktuális cellában található érték az alapértelmezett Kezdő időpont (a megengedett legkorábbi időpont), de azt cellahivatkozással vagy egy dátumérték beírásával is megadhatjuk. Ugyanígy adjuk meg a Befejező időpont (a bevitelre megengedett legkésőbbi időpont) mezőt is. Ha nem időt tartalmazó mezőre hivatkozunk, vagy elrontjuk a mezőbe írást, akkor a program hibaüzenetet ad.

Szöveghossz korlátozás A Szöveghossz korlátozási lehetőséggel a cellába bevihető karakterek számát adhatjuk meg. A Minimum mezőben adjuk meg, hogy legalább hány karaktert kell bevinni a cellába. A Maximum mezőbe írjuk be a művelet elvégzéséhez a legnagyobb számot (felső határértéket). A program e mezők helyes kitöltésére is ügyel, mindaddig a hibaüzenetet jelenít meg, amíg megfelelő értéket nem viszünk be. Ehhez hasonlóan működnek a munkalapon azok a korlátozások, amelyeket mi állítunk be.

Egyéni korlátozások A Megengedve listában szereplő Egyéni elem a korlátozás módját meghatározó Képlet beírását, kifejezés használatát engedi meg, illetve azt, hogy másik cellában levő számításra hivatkozzunk az érvényes bejegyzések meghatározásához. A Képlet mezőbe írjuk Excel 2010 magyar nyelvű változat

1008

CELLATARTALOM BEVITELE

az egyenlőségjellel (=) kezdett képletet. A képlet eredménye a logikai IGAZ vagy HAMIS érték legyen. A cellabejegyzés akkor érvénytelen, ha a kiértékelt képlet a HAMIS logikai értéket adja eredményül. A képletben nem alkalmazhatunk tömbállandókat és másik munkalapra hivatkozást (helyette viszont hivatkozhatunk olyan cellára, amely másik munkafüzetre, illetve munkalapra hivatkozik). 59. Feladat: Készítsünk olyan korlátozást, amely az A1 cellába csak az aktuális dátumot legalább egy nappal meghaladó dátumot enged bevinni! 10. Kattintsunk az A1 cellára! 11. Adjuk ki az Adatok szalag Érvényesítés gombmenüjének Érvényesítés parancsát! 12. Kattintunk a Beállítások párbeszédpanel-lap fülére! 13. Írjuk a Képlet mezőbe: =MA()0. A cellabejegyzés érvénytelen lesz, ha a képlet a HAMIS logikai értéket adja eredményül, azaz az összegzett igények meghaladják a 10 darabbal csökkentett raktárkészletet. 6. Az üresen maradt cellákat kezeljük úgy, mintha értékük nulla lenne. Ehhez töröljük az Üres cellák mellőzése jelölőnégyzetet. 7. Adjuk meg az adatbevitelkor képernyőre írandó magyarázó üzenetet az Adatok érvényesítése párbeszédpanel Figyelmeztető üzenet lapján, és kapcsoljuk be A cella kijelölésekor figyelmeztetés jelenjen meg jelölőnégyzetet.

A korlátozás működés közben

Excel 2010 magyar nyelvű változat

ADATÉRVÉNYESÍTÉS

1015

8. Adjuk meg a hibás adat bevitelekor képernyőre írandó hibaüzenetet az Adatok érvényesítése párbeszédpanel Hibajelzés lapján. Utána kapcsoljuk be az Érvénytelen adat beírásakor hibaüzenet jelenjen meg jelölőnégyzetet.

A beviteli hibák ellenőrzése Könnyen előfordulhat, hogy egy létező, adatokkal feltöltött táblázaton utólag állítunk be adatérvényesítést. Mivel ilyenkor a program az aktuális cellatartalmat nem vizsgálja, jó lenne valamilyen módszer, amely segítene észrevenni, megjelölni az érvényesítési szabálynak nem megfelelő cellákat. Így az ilyen cellák könnyebben kijavíthatók lennének. Ugyancsak jó lenne egy ilyen megoldás akkor, ha nem utólag állítjuk be az adatérvényesítést, de abban nem megállást írtunk elő, hanem figyelmeztetést vagy információ megjelenítését. Ilyenkor a hibás érték is rögzíthető. 64. Feladat: Gépeljük be a következő táblázat szerinti A1:G5 cellák tartalmát! Állítsunk be olyan adatérvényesítést, amely a B2:H5 tartományba csak 25 feletti értékek bevitelét engedi!

A feladat alapadatai Megoldás: 1. Vigyük be az alapadatokat. 2. Jelöljük ki a korlátozni kívánt (B2:H5) cellákat (a kijelölést a következő részben tárgyaljuk). 3. Adjuk ki az Adatok szalag Érvényesítés gombmenüjének Érvényesítés parancsát, majd válasszuk a Beállítások lapot! 4. A Megengedve listában válasszuk az Egész szám listaelemet! Excel 2010 magyar nyelvű változat

1016

CELLATARTALOM BEVITELE

5. A Jelleg mezőben válasszuk a Nagyobb, mint listaelemet! 6. A Minimum mezőbe írjuk a 25 értéket, utána kattintsunk az OK gombra! 7. Adjuk ki az Adatok szalag Érvényesítés gombmenüjének Érvénytelen adatok bekarikázása parancsát! Ekkor az érvénytelen adatokat tartalmazó cellákat piros ellipszisekkel jelzi a program. 8. Kapcsoljuk ki a jelölést az Adatok szalag Érvényesítés gombmenüjének Bekarikázás eltávolítása parancsával!

Az adatérvényesítési szabálynak nem megfelelő cellák

Adatérvényesítés kiterjesztése Egyszerű az eljárás akkor is, ha egy adott tartományban érvényes korlátozást a tartományon túli területre akarjuk kiterjeszteni. 65. Feladat: Az előző táblázatot egészítsük ki a 6. sorban a meggy terméseredményeivel, amelyen ugyanazt a korlátozást érvényesítsük, mint a B2:H5 tartományon! Megoldás: 1. Egérhúzással jelöljük ki a B2:G6 tartományt! 2. Adjuk ki az Adatok szalag Érvényesítés gombmenüjének Érvényesítés parancsát! Ekkor megjelenik az alábbi figyelmeztető párbeszédpanel. 3. Kattintsunk az Igen gombra! Ekkor megjelenik az Adatok érvényesítése párbeszédpanel. 4. Válasszuk a Beállítások lapot! Excel 2010 magyar nyelvű változat

MOZGÁS A CELLÁK KÖZÖTT, KIJELÖLÉSEK

1017

5. Adjuk meg a korlátozást a teljes B2:H6 tartományra! Így biztosan egyforma lesz az adatérvényesítés a teljes tartományban.

Az adatérvényesítés egyszerűen kiterjeszthető

MOZGÁS A CELLÁK KÖZÖTT, KIJELÖLÉSEK A cellák közül az aktív cellát – amelyre a művelet, adatbevitel stb. vonatkozik – vastag keret veszi körül. A cellák és munkalapok közötti mozgásra, navigálásra az egér bal gombjával végzett kattintást, illetve a következő táblázatban bemutatott billentyűkombinációkat, valamint egy adott cellára vagy meghatározott cellatartományra a közvetlen ugrást alkalmazzuk. Ez utóbbira használhatjuk a cellahivatkozásokat vagy az általunk adott neveket. Ha a Scroll Lock billentyű le van nyomva, akkor a , , ,  billentyűk a munkalapot a megfelelő irányba gördítik, egyébként a megfelelő irányba eső következő cellát teszik aktívvá A cellák közti mozgásra szolgáló billentyűk: Enter



Az aktív cellát követő cellára lép, ha Az Excel beállításai párbeszédpanel Speciális/Szerkesztés kategóriájában A kijelölt cellák az ENTER lenyomása után áthelyezhetők választókapcsolót bekapcsoltuk. A bevitel utáni mozgás irányát ugyanezen a párbeszédpanel-lapon az Irány listában adjuk meg. Az aktív cellát tartalmazó oszlopban eggyel lejjebb lép, így a kurzor alatti cellát teszi aktuális cellává. Ha a Scroll Lock be van kapcsolva akkor a táblázaExcel 2010 magyar nyelvű változat

1018

CELLATARTALOM BEVITELE

Home

tot egy sorral lejjebb gördíti. Ekkor a kurzort tartalmazó cella marad az aktuális. Ha a Scroll Lock ki van kapcsolva, és a kurzor eléri a képernyőn látható legalsó cellát, akkor a táblázatot egy sorral lejjebb gördíti. Az aktív cellát tartalmazó oszlopban eggyel feljebb lép. Ha a Scroll Lock be van kapcsolva, akkor a táblázatot egy sorral feljebb gördíti. Ha a Scroll Lock ki van kapcsolva, és a kurzor eléri a képernyőn látható legfelső cellát, akkor a táblázatot egy sorral feljebb gördíti. Az aktív cellát tartalmazó sorban eggyel jobbra lép. Az aktív cella sorában az aktív cellát megelőző szomszédos cellába lép Az aktív cellát tartalmazó sorban a megelőző cellára lép. Ha a Scroll Lock be van kapcsolva, akkor a táblázatot egy oszloppal balra gördíti. A megelőző, legközelebbi nem üres cellára vagy a sor első cellájára lép. Az aktív cellát tartalmazó sorban a következő cellára lép. Ha a Scroll Lock be van kapcsolva, akkor a táblázatot egy oszloppal jobbra gördíti. A sorban utolsó nem üres cellára vagy a sor utolsó cellájára lép. Az aktív cellát tartalmazó sor első cellájára lép.

Ctrl+Home

A munkalap bal felső (A1) cellájára lép.



Tab Shift+Tab 

Ctrl+ 

Ctrl+

Kijelölés billentyűkkel A legtöbb parancs és művelet végrehajtása előtt ki kell jelölni a cellát vagy cellatartományt, amellyel műveletet végzünk. Egyetlen cellát úgy jelölünk ki, hogy aktívvá tesszük (rálépünk). A kijelölést a legegyszerűbb a Shift billentyű nyomva tartása mellett a fenti billentyűkkel (a megfelelő mozgási irányba) elvégezni (például Shift+). Excel 2010 magyar nyelvű változat

MOZGÁS A CELLÁK KÖZÖTT, KIJELÖLÉSEK

1019

Ugyancsak egyszerű a bal egérgomb folyamatos nyomva tartása mellett végzett „meszelés”. A kijelölt tartomány színe fordított lesz (a háttér- és a karakterszín felcserélődik). A kijelölt tartomány tartalmazhat szomszédos vagy nem szomszédos cellákat is. Ha teljes sort akarunk kijelölni, akkor mutassunk egérrel a sorok elején álló sorjelölő számra vagy nyomjuk meg a Shift+szóköz billentyűkombinációt. Teljes oszlop kijelöléséhez mutassunk egérrel az oszlopok tetején álló oszlopjelölő betűre vagy nyomjuk meg a Ctrl+szóköz billentyűkombinációt. A teljes munkalapot a Ctrl+Shift+szóköz billentyűkombinációval vagy a Ctrl+A billentyűkombinációval, illetve a sor és oszlopazonosítók előtt álló nyomógombra kattintva jelöljük ki. A kijelölt cellák közti (tartományon belüli) mozgásra szolgáló billentyűk: Enter Shift+Enter Tab Shift+Tab Ctrl+. Ctrl+Alt+ Ctrl+Alt+

A kijelölésen belül, lejjebb (egysoros kijelölésnél jobbra), a következő cellára lép. A kijelölésen belül, feljebb (egysoros kijelölésnél balra), a megelőző cellára lép. A kijelölésen belül, jobbra (egyoszlopos kijelölésnél lefelé), a következő cellára lép. A kijelölésen belül, balra (egyoszlopos kijelölésnél felfelé), a megelőző cellára lép. Az óramutató járásával egyező irányban a kijelölt tartomány következő sarkába lép. A következő nem szomszédos kijelölés első cellájára lép. A megelőző nem szomszédos kijelölés első cellájára lép.

Nagyobb – és különlegesen paraméterezett – mozgásokat hajthatunk végre az F5 billentyű vagy a Ctrl+G gyorsgomb lenyomása után. A parancs végignézi a munkalapot és kijelöli a megadott cellákat vagy tartományokat. Ha csak egyetlen cellát adunk meg, akkor érteExcel 2010 magyar nyelvű változat

1020

CELLATARTALOM BEVITELE

lemszerűen az lesz az aktuális (oda ugrunk). A parancsot képletírás során a felsorolt hivatkozások képletbe illesztésére használhatjuk. Az Ugrás mező listájában jelennek meg az aktív munkafüzetben elnevezett cellák vagy tartományok. Az első helyen a legutoljára kiválasztott hivatkozás áll. A Hivatkozás mezőbe írjuk be a terület nevét vagy hivatkozását, illetve az Ugrás listában választjuk ki, ahová ugorni akarunk, illetve amelyet az ugrás után kijelölünk. Ha külső hivatkozást írunk be, akkor egy másik, nyitott munkafüzet hivatkozására vagy elnevezett területére is ugorhatunk. A külső hivatkozásba írjuk be a munkafüzet és a munkalap nevét, utána egy felkiáltójelet, valamint a kívánt hivatkozást vagy elnevezést. Például: [beszámol.xl5]mérleg!C2:F6.

Az elnevezett cellákra könnyen léphetünk Nem összefüggő kijelölésnél a cellatartományt a Hivatkozás mezőbe írjuk be, ezután lenyomva tartott Ctrl billentyű mellett nyomjuk meg az OK nyomógombot. Az Irányított nyomógombbal az Irányított kijelölés párbeszédpanelt jelenítjük meg, amelyen megadhatjuk a cellák kiválasztásához szükséges keresési szempontokat. A párbeszédpanelen megadott típusú cellákat jelöli ki az OK parancs. A kijelölésnek több cellából vagy tartományból álló eredménye is lehet. Az egész munkalapot átvizsgáló kereséshez az irányított kijelölés indítása előtt egyetlen cellát adjunk meg. A munkalap egy részére a keresési tartomány kijelölésével korlátozzuk a keresést. A kijelöExcel 2010 magyar nyelvű változat

MOZGÁS A CELLÁK KÖZÖTT, KIJELÖLÉSEK

1021

léssel adjuk meg, hogy melyik cella elődeit vagy utódait keressük. Az előd- vagy utódcellák keresésekor a program mindig átnézi a teljes munkalapot. A párbeszédpanelen beállítható keresési szempontok (a parancsoknak megfelelő billentyűkombinációkat a könyv végén találjuk meg):  Jegyzetek: Az összes cellát kijelöli, amelyhez jegyzet tartozik, ha nem talál ilyen cellát, akkor a program hibaüzenetet ad.  Állandók: Az összes cellát kijelöli, amely nem függvény (nem egyenlőségjellel kezdődik), azaz matematikailag állandónak tekinthető.

Tartományokat kiválaszthatunk jellemzőik, tartalmuk alapján is  Képletek: Az összes cellát kijelöli, amelyben a kapcsolókkal beállított eredményű képlet található:  Számok: a keresett cellákban a képlet végeredménye szám.  Szöveg: a keresett cellákban a képlet végeredménye szöveg.  Logikai értékek: a keresett cellákban a képlet végeredménye logikai érték.  Hibák: a keresett cellákban a képlet hibaértéket eredményez.  Üres cellák: Az összes üres cellát kijelöli.  Aktuális terület: Az aktív cella körül jelöl ki egy téglalap alakú cellatartományt, melyet üres sorok és oszlopok határolnak.  Aktuális tömb: Kijelöli az aktív cellát tartalmazó egész tömböt. Excel 2010 magyar nyelvű változat

1022

CELLATARTALOM BEVITELE

 Objektumok: Az összes grafikus objektumot kijelöli (a gombokat és a szövegdobozokat is).  Sorkülönbségek: Kijelöli az összehasonlító cella tartalmától különböző cellákat soronként. Az összehasonlító cella minden sorban az aktív cellával azonos oszlopban van.  Oszlopkülönbségek: Kijelöli az összehasonlító cella (minden oszlopban az aktív cellával azonos sorban álló cella) tartalmától különböző cellákat oszloponként.  Elődcellák: Kijelöli az aktív cellában lévő képlet által hivatkozott cellákat.  Utód cellák: Kijelöli az aktív cellára hivatkozó cellákat.  Csak a közvetlen: Kijelöli az aktív cellára közvetlenül hivatkozó cellákat.  Minden szintű: Kijelöli az aktív cellára közvetlenül vagy közvetve hivatkozó cellákat.  Utolsó cella: A legutolsó, adatot vagy formázást tartalmazó cellát jelöli ki.  Csak a látható cellák: Kijelöli a munkalap látható celláit.  Feltételes formázás: A cellák feltételtől – cellatartalomtól – függő formázását a Formátum menü Feltételes formázás parancsával végzünk. Ez a választókapcsoló csak azokat a cellákat jelöli ki, amelyekre feltételes formátumot alkalmaztunk. A pontos működést az alábbi Mind és Azonosak választókapcsolóval szabályozzuk.  Adatok érvényesítése: Az Adatok menü Érvényesítés parancsával meghatározhatjuk az egyes cellákban vagy cellatartományokban megengedhető adatokat. Az adatbevitelt egy adott típusra, például egész számokra, decimális számokra vagy szövegre korlátozhatjuk, megszabhatjuk az érvényes bevitel határértékeit. E választókapcsoló alkalmazásával csak azokat a cellákat jelöljük ki, amelyekre adatérvényesítési szabályokat alkalmaztunk. A pontos működést az alábbi Mind és Azonosak választókapcsolóval szabályozzuk.  Mind: A feltételes formátumokat tartalmazó összes cellát (illetve azokat, amelyre adatérvényesítési szabály vonatkozik), kijelöli a munkalapon. Excel 2010 magyar nyelvű változat

MOZGÁS A CELLÁK KÖZÖTT, KIJELÖLÉSEK

1023

 Azonosak: A jelenleg kijelölt cella feltételes formázásával megegyező feltételes formázású (illetve azzal azonos adatérvényesítési szabályokkal rendelkező) cellákat jelöli ki. 66. Feladat: Az eddig beírt példákon gyakoroljuk a kurzor billentyűs mozgatását. Minden fentebb leírt billentyűkombinációt és irányított kijelölést próbáljunk ki. 67. Feladat: Válasszuk ki a 65. példában az adatérvényesítést tartalmazó cellákat! Megoldás: 1. Nyomjuk meg az F5 billentyűt! 2. Az Ugrás párbeszédpanelen kattintsunk az Irányított gombra! 3. Jelöljük be az Adatok érvényesítése választókapcsolót és kattintsunk az OK nyomógombra! 68. Feladat: Jelöljünk ki olyan tartományt, amely rejtett sorokat vagy oszlopokat is tartalmaz. A rejtett cellák ne jelenjenek meg a kijelölésben. Megoldás: 1. Jelöljük ki a cellákat. 2. Nyomjuk meg az F5 billentyűt! 3. Az Ugrás párbeszédpanelen kattintsunk az Irányított gombra. 4. Jelöljük be a Csak a látható cellák választókapcsolót és kattintsunk az OK nyomógombra.

Kijelölés egérrel Az egér bal gombjával kattintva többféle kijelölést végezhetünk. A kijelölendő szövegrész elején lenyomva és az egeret folyamatosan mozgatva sorfolytonosan jelöljük ki a blokkot. Az aktív szerkesztőlécen egy szóra a bal egérgombbal kétszer gyorsan kattintva a szót jelöljük ki. A Shift+bal egérgomb a szöveges kurzor helyétől az egérkurzorig, vagyis a kattintás helyéig tartó blokkot jelöli ki a szerkesztőlécen, a táblázatban az aktuális cella és a kattintás helye közötti területet jelöli ki. Excel 2010 magyar nyelvű változat

1024

CELLATARTALOM BEVITELE

A sor vagy oszlopazonosítóra kattintva a teljes sort vagy oszlopot kijelöljük. Ha ugyanezt a Shift billentyű folyamatos nyomva tartása mellett végezzük, akkor az aktuális cella sora vagy oszlopa, és a kattintással megjelölt sor vagy oszlop közötti területet jelöljük ki. Nem szomszédos (összefüggő) tartományokat, cellákat a Ctrl billentyű lenyomása mellett kattintva jelölhetünk ki. A kijelölés a kijelölt tartományra szűkíti le a bevitelt. Ekkor az egyes cellák bevitelét befejező Enter billentyű lenyomásával a kijelölt tartományon belül lépünk a következő cellába, illetve kijelölt tartományba. A Shift+Enter billentyűkombinációval az aktuálisat megelőző cellába, illetve kijelölt tartományba lépünk. 69. Feladat: Egérhúzással jelöljük ki egyszerre az A1:C4, F5:G8 tartományt, valamint a 12. sort és az I oszlopot!

Nem összefüggő, többszörös kijelölés Megoldás: 1. Kattintsunk az A1 cellába! 2. Tartsuk nyomva a bal egérgombot és húzzuk a kurzort a C4 celláig! 3. Nyomjuk le és a feladat utolsó lépéséig tartsuk nyomva a bal oldali Ctrl billentyűt! 4. Kattintsunk az F5 cellába! 5. Húzzuk a kurzort a G8 celláig! 6. Kattintsunk a 12-es sor azonosítóra! Excel 2010 magyar nyelvű változat

CELLÁK BESZÚRÁSA ÉS TÖRLÉSE

1025

7. Kattintsunk az I oszlopazonosítóra! 8. Kezdjük el az adatbevitelt! Figyeljük meg, hogy a beviteli cella az utoljára kijelölt tartomány (itt most az I oszlop) bal felső cellája (I1). Az Enter billentyű lenyomásával a következő I2 cellára lépünk.

CELLÁK BESZÚRÁSA ÉS TÖRLÉSE A cellák beszúrására a Cellák beszúrása ikont, a Kezdőlap szalag Beszúrás gombmenüjének Cellák beszúrása... parancsát, vagy a kurzormenü Beszúrás... parancsát alkalmazzuk. A kurzormenü akkor jelenik meg, ha a beszúrás helyére az egér jobb gombjával kattintunk.

A Beszúrás és Törlés nyomógomb-menü a Kezdőlap szalagon E parancsokkal a kijelölt cellatartománnyal azonos méretű és alakú üres cellákból álló sort, oszlopot vagy tartományt, illetve a vágólapra korábban a Kezdőlap szalag Vágólap/Másolás vagy a Kivágás paranccsal áthelyezett tartományt szúrhatunk be. A kijelölt cellatartományt a program eltolja. Az eltolás irányát (ha a parancsot nem az Cellák beszúrása ikonra kattintva adtuk ki) a megjelenő párbeszédpanelen adjuk meg.  Cellák eltolása jobbra: Az aktuális cellától (a beszúrás kezdetétől) jobbra álló cellák a beszúrt tartomány szélességének megfelelő mértékben jobbra lépnek. Excel 2010 magyar nyelvű változat

1026

CELLATARTALOM BEVITELE

 Cellák eltolása lefelé: Az aktuális cella (a beszúrás kezdete) alatt álló cellák a beszúrt tartomány magasságának megfelelő mértékben lejjebb lépnek.  Egész sor: Az aktuális cellát tartalmazó és alatti sorok a beszúrt tartomány magasságának megfelelő mértékben lejjebb lépnek. Teljes sorokat az Sor beszúrása ikonnal is beszúrhatunk. Ha több sort jelöltünk ki, akkor a kijelölésnek megfelelő számú sor kerül beszúrásra. Több sor beszúrásához megfelel az oszlopban álló cellák kijelölése is (nem szükséges az egész sort A cellákat többféle kijelölni). módon szúrhatjuk be  Egész oszlop: Az aktuális cellát tartalmazó és követő oszlopok a beszúrt tartomány szélességének megfelelő mértékben jobbra lépnek. Teljes oszlopokat az Oszlop beszúrása ikonnal is beszúrhatunk. Ha több oszlopot jelöltünk ki, akkor a kijelölésnek megfelelő számú oszlopot szúrunk be. Több oszlop beszúrásához megfelel a sorban álló cellák kijelölése is (nem szükséges az egész oszlopot kijelölni). Cellákat úgy is beszúrhatunk, hogy Az Excel beállításai párbeszédpanel Testreszabás oldalán a Kezdőlap lap ikonkategóriából a gyorselérési eszköztárba felvehető törlő ikonokra a billentyű nyomva tartása mellett kattintunk. 70. Feladat: Szúrjunk be egy oszlopot az A oszlop elé. A. Megoldás: 1. Töltsünk fel adatokkal néhány a cellát az A oszlopban! 2. Kattintsunk az oszlopazonosítóra a jobb egérgombbal, ezzel kijelöljük az A oszlopot és megjelenítjük a helyi menüt! 3. Adjuk ki a helyi menü Beszúrás parancsát! B. Megoldás: 1. Bal egérgombos kattintással jelöljük ki az A oszlopot! 2. Adjuk ki a Kezdőlap szalag Beszúrás/Oszlopok beszúrása a munkalapra parancsát! Excel 2010 magyar nyelvű változat

CELLÁK BESZÚRÁSA ÉS TÖRLÉSE

1027

71. Feladat: Ismételjük meg az oszlop beszúrását. Megoldás: Nyomjuk meg az F4 billentyűt vagy adjuk ki a Szerkesztés menü Ismét parancsát, illetve kattintsunk az Ismét ikonra. 72. Feladat: Szúrjunk be két teljes sort az 1 sor elé! Megoldás: 1. Kattintsunk az 1 sorazonosítóra! 2. A bal egérgomb nyomva tartása közben egérhúzással jelöljük ki az 1:2 sort! 3. Kattintsunk a jobb egérgombbal a kijelölt sorazonosítóra! 4. Adjuk ki a helyi menü Beszúrás parancsát vagy a Kezdőlap szalag Beszúrás/Sorok beszúrása a munkalapra parancsát! 73. Feladat: Szúrjunk be két oszlop, nyolc sorból álló tartományt az alábbi táblázatban a B1:B4 tartomány elé! Megoldás: 1. Rögzítsük az alapadatokat! 2. Egérhúzással jelöljük ki a B1:C2 tartományt!

Az alapadatok a beszúrás helyének kijelölésével 3. Adjuk ki a Kezdőlap szalag Beszúrás/Cellák beszúrása parancsát, vagy kattintsunk a jobb egérgombbal a kijelölésbe és adjuk ki a helyi menü Beszúrás parancsát! 4. Válasszuk a Cellák eltolása jobbra kapcsolót!

Eredmény a beszúrt cellákkal Excel 2010 magyar nyelvű változat

1028

CELLATARTALOM BEVITELE

A cellák törlése Az aktuális cella vagy a kijelölt cellatartomány törlését Az Excel beállításai párbeszédpanel Testreszabás oldalán a Kezdőlap lap ikonkategóriában található Törlés ikonnal, a Kezdőlap szalag Cellák törlése gombmenü parancsával, a kurzormenü Törlés... parancsával végezzük. Törölhetünk úgy is, hogy a beszúró ikonokra a Shift billentyű nyomva tartása mellett kattintunk. A törlő parancsok teljes egészében törlik a kijelölt cellákat, sorokat vagy oszlopokat. A törölt tartománnyal szomszédos cellák, oszlopok, sorok eltolódnak, hogy az üres helyet kitöltsék. Az eltolás irányát (ha a parancs előtt nem teljes sort vagy oszlopot jelöltünk ki) a megjelenő párbeszédpanelen adjuk meg.  Cellák eltolása balra: Az aktuális cellától (a törlés kezdetétől) jobbra álló cellák a törölt tartomány szélességének megfelelő mértékben balra lépnek.  Cellák eltolása felfelé: Az aktuális cella (a törlés kezdete) alatt álló cellák a törölt tartomány magasságának megfelelő mértékben feljebb lépnek.  Egész sort: Az aktuális cella vagy a kijelölt tartomány sorai törlődnek, az alattuk álló sorok a törölt tartomány magasságának megfelelő mértékben feljebb lépnek. Teljes sorokat a Sor törlése ikonnal is törölhetünk. Ha több sort jelöltünk ki, akkor a kijelölésnek megfelelő számú sor kerül törlésre. Több sor törléséhez megfelel az egymás alatti cellák kijelölése is (nem szükséges az egész sort kijelölni). A törlés is többféle  Egész oszlop: Az aktuális cella vagy a módon lehetséges kijelölt tartomány oszlopai törlődnek, az utánuk következő oszlopok a törölt tartomány szélességének megfelelő mértékben balra lépnek. Teljes oszlopokat az Oszlop törlése ikonnal is törölhetünk. Ha több oszlopot jelöltünk ki, akkor a kijelölésnek megfelelő számú oszlop kerül törlésre. Több oszlop törléséhez megfelel az egymás melletti cellák kijelölése is. Excel 2010 magyar nyelvű változat

CELLÁK BESZÚRÁSA ÉS TÖRLÉSE

1029

74. Feladat: Töröljük az előző feladat végeredményéből a B1:C4 tartományt! Megoldás: 1. Egérhúzással jelöljük ki a B1:C4 tartományt! 2. Adjuk ki a Kezdőlap szalag Törlés gombmenüjének Cellák törlése parancsát, vagy a jobb egérgombbal megjelenített helyi menü Törlés parancsát! 3. A párbeszédpanelen válasszuk a Cellák eltolása balra választókapcsolót, majd kattintsunk az OK gombra!

Cellatartalom vagy formátum törlése A kijelölt cella vagy tartomány tartalmát (a képleteket, az adatokat, az objektumokat, a beágyazott diagramokat), formátumát, jegyzetét (a cellához fűzött megjegyzést) vagy mindhármat törölhetjük a cella törlése – és a követő cellák elmozdulása – nélkül. Erre a Kezdőlap szalag Törlés gombmenüjének parancsait vagy a kurzormenü Tartalom törlése parancsát illetve Az Excel beállításai párbeszédpanel Gyorselérési eszköztár oldalán a Kezdőlap lap ikonkategóriában található Tartalom törlése ikonját vagy a Delete billentyűt alkalmazzuk.

A Kezdőlap szalag törlő parancsai A Törlés gombmenü parancsai: Az összes törlése: A kijelölt cellák tartalmát és formátumát egyaránt törli. Formátum törlése: A kijelölt celláknak csak a formátumát törli, a tartalom változatlan marad. Ugyanezt végzi el Az Excel beállításai párbeszédpanel Testreszabás oldalán a Kezdőlap lap ikonkateExcel 2010 magyar nyelvű változat

1030

CELLATARTALOM BEVITELE

góriából a gyorselérési eszköztárba felvehető Formátum törlése ikon is. A törölt formátumú cellák formátuma a Normál formátum lesz. Az ikonnal törölhető egy kijelölt diagramelem formátuma is az aktív diagramról. Tartalom törlése: Törli egy kijelölt cella tartalmát, azaz a beírt adatokat képleteket vagy a kijelölt objektumot. A cella formátuma és jegyzete megmarad. A Tartalom törlése gomb Az Excel beállításai párbeszédpanel Testreszabás oldalán a Kezdőlap lap ikonkategóriában található. Ezt a parancsot hajtja végre a Del billentyű lenyomása is. Ezekkel törölhető egy kijelölt diagramelem is az aktív diagramról. Megjegyzések törlése: A kijelölt cellákból törli a jegyzeteket. A tartalom és a forma megmarad. Erre használható a Korrektúra szalag Törlés parancs (vagy a Megjegyzés törlése ikon) is. Hivatkozások törlése: Kitörli a cellában alkalmazott hiperhivatkozásokat, de azok jellegzetes formázása (kék, aláhúzott szöveg) megmarad. Ez a parancs a 2010-es változatban jelent meg. A törlés után megjelenő intelligens címke segítségével törölhetjük a formátumot is (lásd az ábrán), melynek eredménye ugyanaz, mintha a következő parancsot alkalmaztuk volna.

A törlés után megjelenő intelligens címke Hivatkozások eltávolítása: Kitörli a cellában alkalmazott hiperhivatkozásokat a formázással együtt (a hivatkozó szöveg megmarad). Kiadható a helyi menüből is. Ez a parancs a 2010-es változatban jelent meg. 75. Feladat: Hozzuk létre az alábbi táblázatot és töröljük a B5 cellából a tartalmat, a C5 cellából a formátumot és a C4 cellából a megjegyzést!

Excel 2010 magyar nyelvű változat

TARTOMÁNY ÉS OBJEKTUMOK MOZGATÁSA

1031

A kiinduló táblázat Megoldás: 1. Rögzítsük a táblázatot, a formázást a Kezdőlap szalag Formázás táblázatként gombjának menüjével alakítsuk ki, a megjegyzést a Korrektúra szalag Új megjegyzés parancsával hozzuk létre! 2. Kattintsunk a B5 cellába, majd nyomjuk meg a Delete billentyűt! 3. A Tab billentyűvel lépjünk a C5 cellába, majd adjuk ki a Kezdőlap szalag Formázás táblázatként gombjának Formátum törlése parancsát! Ennek semmi hatása nincs ezen a cellán, mert ezt a cellát táblázat részeként formáztuk. Ugyancsak érvénytelen, ha egy másként formázott cella tulajdonságait másolnánk át! Azonban ha e cellán, vagy máshol egyedi formázást alakítunk ki, akár cellastílus segítségével, akkor azt eltávolíthatjuk ilyen módon. 4. Kattintsunk a C4 cellába, majd adjuk ki a Korrektúra szalag Törlés parancsát, vagy a Kezdőlap szalag Törlés gombmenüjének Megjegyzések törlése parancsát!

TARTOMÁNY ÉS OBJEKTUMOK MOZGATÁSA A cellák a fejezetben korábban leírt módon bevitt tartalma a szerkesztőlécen módosítható. Az aktív cella szerkesztéséhez nyomjuk meg az F2 billentyűt. A fejezet további részében a cellák másolásával, mozgatásával, beillesztésével foglalkozunk, mely műveletek szintén megváltoztatják a cellák tartalmát. A kivágás, másolás, beillesztés és tartalom törlése parancsok a cellán belül is alkalExcel 2010 magyar nyelvű változat

1032

CELLATARTALOM BEVITELE

mazhatók. Ehhez először a cellára duplán kattintunk, majd kijelöljük a módosítandó karaktereket, utána kiadjuk a fenti parancsokat. Törlésre a Del billentyűt is használhatjuk, amelynek hatása megegyezik a Kezdőlap szalag Tartalom törlése parancsával. A cellák tartalmának változatlanul hagyása mellett a cellák formátumát a Kezdőlap szalag Formátummásoló ikonjával másik területre másolhatjuk. Ez a parancs a kijelölt cellákból és objektumokból csak a formátumokat másolja, ezeket ezután a kijelölt cellákba vagy objektumokba illeszti be. Egyetlen cella formátumának másolásához a formátumot tartalmazó cellába állunk, majd ezután rákattintunk a Formátummásoló ikonra. Ezt követően – az egeres tartomány-kijelöléshez hasonló módon – nyomva tartott bal egérgomb mellett bejelöljük azt a területet, amelyet a forráscella formátumára akarunk formázni. A formátumokat több helyre is beilleszthetjük, ha kettősen kattintunk az ikonra. Utána kattintva majd a bal egérgomb nyomva tartása közben befestjük a célterületeket. Ebben az esetben a formátumok beillesztését ismételten az ikonra kattintással vagy az Esc billentyűvel fejezzük be. Ez a parancs a kijelölést nem másolja a Vágólapra. Nagyobb, kijelölt terület formátumának másik, a kijelöléssel megegyező méretű tartományba másolásához előbb kijelöljük a forrástartományt, majd ezután kattintunk a Formátummásoló ikonra. Ezt követően az ecset formájú mutatóval rákattintunk egy, a másolás kezdetének bal felső sarkát jelölő cellára. A formátumok beillesztése csak a kijelölt tartományba történik. Hibaüzenetet kapunk, ha a céltartomány része a mintát adó forrástartománynak. Egérrel a vágólapra másolás nélkül is mozgathatjuk vagy másolhatjuk az összefüggően kijelölt tartományt vagy az aktuális cellát. Mozgatáshoz mutassunk az egérkurzorral a kijelölés vagy az aktuális cella valamelyik határára (ekkor a kereszt alakú kurzor nyíl alakúra változik), nyomjuk le az egér bal gombját, majd annak folyamatos nyomva tartása mellett húzzuk el a mozgatott elemeket az új helyre. Az új helyet elérve engedjük fel az egér gombját. Az összefüggően kijelölt tartomány vagy az aktuális cella másolását ugyanígy, de a Ctrl billentyű nyomva tartása közben végezzük. A másolásra utal, hogy a nyíl alakúra változott egérkurzor mellett egy + jel is megjelenik. A Ctrl billentyűt csak a művelet végén, a bal Excel 2010 magyar nyelvű változat

TARTOMÁNY ÉS OBJEKTUMOK MOZGATÁSA

1033

egérgomb felengedése után engedjük fel, különben a másolás helyett csak mozgatást végzünk (a + jel is eltűnik az egérkurzor mellől). 76. Feladat: Egérrel mozgassunk át egy adatokat tartalmazó tartományt a munkalap egy másik helyére! Megoldás: 1. Töltsünk fel adatokkal néhány a cellát az A1:B7 tartományban! 2. Jelöljük ki az A1:B7 tartományt! 3. Mutassunk az egérrel a tartomány szélére, nyomjuk le az egér bal gombját, majd annak folyamatos nyomva tartása mellett húzzuk el a mozgatott elemeket a B2:C7 területre! Figyeljük meg, hogy az Excel a mozgatott terület jobb sarkában folyamatosan kijelzi az új hely koordinátáit. Ha a célterületen – ahová mozgatunk – már vannak adatok, akkor figyelmeztetést kapunk.

Ha a másolt cellák helyén nem üres cellák állnak 77. Feladat: Egérrel másoljunk át egy adatokat tartalmazó tartományt a munkalap egy másik helyére! Megoldás: 1. Jelöljük ki az imént mozgatott tartományt! 2. Nyomjuk le és tartsuk nyomva a Ctrl billentyűt! 3. Mutassunk az egérrel a tartomány szélére, nyomjuk le az egér bal gombját, majd annak folyamatos nyomva tartása mellett húzzuk el a mozgatott elemeket az új területre. 4. Engedjük fel az egér gombját, utána a Ctrl billentyűt (fordított sorrendben végezve a másolás helyett mozgatás történik).

Excel 2010 magyar nyelvű változat

1034

CELLATARTALOM BEVITELE

Vágólapra másolás A kijelölt tartományt – amely lehet cella, kizárólag összefüggő cellakijelölés, karakterek a cellában vagy a Szerkesztőlécen, grafikus objektum, diagram illetve adatsor – vagy kijelölés híján az aktuális cellát a Kezdőlap szalag Vágólap/Másolás vagy a kurzormenü Másolás parancsával másoljuk a vágólapra. Ugyanerre alkalmazható a Másolás ikon és a Ctrl+C vagy a Ctrl+Ins billentyűkombináció is. A munkalap vágólapra másolására a munkalapfül helyi menüjének Másolás vagy áthelyezés... parancsát alkalmazzuk.

Kép, diagram vágólapra másolása A kijelölt cella, cellatartomány vagy beágyazott diagram képét a Kezdőlap szalag Másolás gombmenüjének Másolás képként parancsával lehet a vágólapra másolni. A vágólapról másik munkafüzetbe vagy alkalmazásba lehet az objektumot másolni, illetve beilleszteni.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

TARTOMÁNY ÉS OBJEKTUMOK MOZGATÁSA

1035

Képet is helyezhetünk a vágólapra A Megjelenés csoport lehetőségei:  Mint a képernyőn: ezt választjuk, ha a kijelölt elemet a vágólapról másik Excel munkalapra akarjuk beilleszteni. A kijelölt képet, diagramot a képernyőn látszó színekkel jeleníti meg. Ha ezt a választókapcsolót jelöljük be, akkor a Formátum csoportban választhatunk a beillesztési lehetőségek közül.  Mint nyomtatáskor: ezt választjuk, ha a kijelölt elemet a vágólapról másik alkalmazásba akarjuk beilleszteni. A kijelölt diagramot a nyomtatási méretben jeleníti meg, úgy, ahogyan azt a nyomtatási képen láthatjuk. Ezt a nyomtató típusa és az Oldalbeállítás... párbeszédpanel méretbeállítása befolyásolja. A színes grafikus objektum nyomtatáskor fekete-fehéren, illetve a színeket a szürke árnyalataival helyettesítve jelenik meg, ha a nyomtató nem színes. A Formátum csoport lehetőségei:  Kép (metafájl): A képet Windows metafájl (WMF) formátumban másolja. Az ilyen formátumú képet a származásától eltérő felbontású képernyőn is meg lehet jeleníteni.  Bitkép: A képet bittérkép (BMP) formátumban másolja. Ez a formátum csak az eredetivel pontosan megegyező típusú képernyőn jeleníthető meg. A kijelölt beágyazott diagram, cella vagy cellatartomány képét rögzíthetjük a Fényképezőgép ikonjára kattintással is. A kijelölés a cellahatároló jelekkel – szegélyekkel – kerül a vágólapra, ahonnan a munkalapra (ugyanarra a lapra, de más helyre vagy másik lapra) vagy más alkalmazásba (például Word dokumentumba) is beillesztExcel 2010 magyar nyelvű változat

1036

CELLATARTALOM BEVITELE

hető. Ugyanakkor az Excel 2010-ben a kijelölés – tartalmazzon bár munkalaptartományt vagy különböző objektumokat akár egyszerre – a Másolás ikon, illetve a Ctrl+C vagy a Ctrl+Ins billentyűkombináció segítségével végzett vágólapra helyezés után is beilleszthető képként, csatolt képként. Ha a Beillesztés gombmenü Csatolt kép parancsával, vagy a helyi menüből munkalapra illesztjük be az így felvett képet, akkor az megőrzi csatolását az eredeti cellákkal. Ilyenkor, ha módosítunk az eredeti cellák tartalmán vagy formátumán, akkor a beillesztett kép követi a változásokat. A beillesztett kép egyébként grafikus objektumként – kijelölése után – a fogópontok elhúzásával átméretezhető. A csatolt módon másik dokumentumba illesztett képre duplán kattintva megnyithatjuk az eredeti dokumentumot. A csatolt kép helyét egérrel jelöljük ki. A képként beillesztett munkalaprészletet a Kép eszköztár ikonjaival is módosíthatjuk, ugyanakkor a cellák csatolása az eredetivel megmarad. Ez azt jelenti, hogy az eredeti cellák módosításai megjelennek a képen is. A kijelölt vagy aktuális cellák képének csatolás nélküli beillesztését a Beillesztés gombmenü Kép parancsával, vagy a helyi menüből kezdeményezzük. Az így beillesztett, nem csatolt objektum nem követi az eredeti cellák változásait, csak a Kép eszköztár ikonjaival módosíthatjuk.

Kivágás a vágólapra A kijelölt tartományt – mely lehet cella, kizárólag összefüggő cellakijelölés, karakterek a cellában vagy a szerkesztőlécen, grafikus objektum, diagram illetve adatsor – vagy kijelölés híján az aktuális cellát a Kezdőlap/Vágólap csoport Kivágás ikonjával vagy a kurzormenü Kivágás parancsával töröljük a munkalapról, egyúttal másoljuk a vágólapra. Ezt nevezzük kivágásnak. Ugyanerre alkalmazható a Ctrl+X, illetve Shift+Del billentyűkombináció is.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

TARTOMÁNY ÉS OBJEKTUMOK MOZGATÁSA

1037

A vágólap tartalmának beillesztése A vágólap tartalma tetszőleges Windows alkalmazásba beilleszthető. Az Excel állományokba a Kezdőlap/Vágólap csoport Beillesztés ikonjával vagy a kurzormenü Beillesztés parancsával, a Ctrl+V, illetve Shift+Ins billentyűkombinációval illesztjük be a vágólap tartalmát. A 2010-es változatban a beillesztés lehetőségei és módja jelentősen megváltozott. A Vágólap csoportnév melletti ikonra kattintva megjeleníthető vágólap munkaablak segítségével legfeljebb az utolsó 24 elemig megőrizhető és beilleszthető a vágólapra helyezett elemek sora. Minden ezt követően kivágott elem „kilöki” a legelsőt, és a többi előre tolva a sor végére áll. A vágóasztal minden megnyitott ablakból elérhető, így kiválóan alkalmas arra, hogy az egyik ablakból, esetlegesen más Windows alkalmazásból a másikba vigyünk át információt. A következő parancsok a Kezdőlap szalagról és a kurzormenüből, ikonokkal és gyorsgombokkal egyaránt kiadhatók: A 2010-es változatban a nyomógomb  részére kattintva megjeleníthető helyi menüből választhatunk, mit és hogyan szeretnénk beilleszteni (lásd az ábrát). A gomb elérhető parancsai a vágólapra másolt tartalomtól függnek. Így a legtöbb lehetőséget A Vágólap a képletet tartalmazó cellák biztosítják, munkaablaka amelyek beilleszthetők képletként, értékként, formázva vagy a nélkül, illetve képként, hivatkozásként. Amennyiben a kis ikonok nem egyértelműek, mozgassuk a kurzort föléjük, hogy megjelenjen az elemleírás is, illetve választhatjuk az Irányított beillesztés parancsot, amely párbeszédpanelen biztosítja a helyes beillesztési mód kiválasztását (lásd később). Szintén a beillesztést segíti, hogy amikor az egérkurzort a megfelelő beszúrási ikon fölé mozgatjuk, megjelenik a beillesztés előképe is. Excel 2010 magyar nyelvű változat

1038

CELLATARTALOM BEVITELE

A parancsok közül egyesek nem tartják meg a vágólapra másolt forrás eredeti celláinak tulajdonságait, ilyenkor a beillesztés helyének, a célterületnek tulajdonságai megmaradnak. A következő beillesztési módok a vágólapra másolt tartalmat, mint függvényeket illesztik be, az eltérő beillesztési módok csak az eredeti formátum megtartásának különböző szintjeit jelzik: A hagyományos beillesztésre a Beillesztés gomb felső részére kattintva, illetve a menüjéből kiadható Beillesztés parancs alkalmazható.

A beillesztés lehetőségei a Beillesztés gomb menüjében A Képletek paranccsal csak a képletet – és ezzel természetesen a képlet kiértékeléséből származó értéket is – illesztjük be, ugyanakkor a többi tulajdonság a cellában megmarad. Ezzel szemben a Képletek és számformátum parancs az eredeti számformátumban jeleníti meg a beillesztett képlet értékét, a Forrásformátum megőrzésével beillesztett cella összes tulajdonságát megtartja. A Nincs szegély paranccsal a szegélyen kívül minden cellatulajdonságot beilleszthető. Excel 2010 magyar nyelvű változat

TARTOMÁNY ÉS OBJEKTUMOK MOZGATÁSA

1039

Az Oszlopszélesség a forrásból parancs a cellatartalom beillesztésén túl, még a forrásterület oszlopainak szélességét is beszúrja a célcellába. A Transzponálás paranccsal a vágólapra másolt tartalmat transzponálva, vagyis a sorokat és oszlopokat felcserélve, és a forrásterület szerint formázva illesztjük be (lásd a következő ábrát). A transzponált beillesztéskor a függvények hivatkozásai is transzponálódnak. A művelethez nem kell azonos számú sorból és oszlopból álló tartományt a vágólapra másolni. A Feltételes formázás egyesítése parancs a beillesztési célterület és a forrásterület feltételes formázásait egyesíti és alkalmazza a beillesztett cellatartalmon. A vágólap tartalmát értékként illesztik be: Az Értékek parancs csak az értéket illeszti be a formátum és a képletek átvétele nélkül. Így sokkal gyorsabb lesz a munkalap, nem kell a képletet kiértékelni, viszont megszűnik a kapcsolat az eredeti képlet forrástartományaival, tehát az ilyen cella értéke nem frissül. Az Értékek és számformátum parancs az értékek mellett beilleszti a forrásterület számformátumát is. Az Értékek és forrásformátum parancs a cellaértékekkel az összes formajellemzőt átveszi és beilleszti a célterületbe. A további beillesztési lehetőségeket ritkábban használjuk, ám nem kevésbé fontosabbak: A Formázás paranccsal csak a forrásterületi formátumot illesztjük a célterület aktuális tartalmára, amely megmarad. A Csatolt beillesztés paranccsal a vágólapra másolt cellatartomány minden egyes cellájára mutató külön cellahivatkozás kerül a célterületre. Például, ha az ábra szerint az A1:A12 tartományt másoltuk a vágólapra, majd azt a C2 cellától ilyen módon illesztjük be, akkor a C2 cellába az =A1, a C3 cellába az =A2 stb. képlet kerül, a képletek értékei pedig megjelennek a cellákban. A hivatkozásként beillesztett tartalom nem veszi át a forrásterület formátumát. A Kép parancs a vágólap tartalmát húzható, forgatható, méretezhető képként illeszti be. A Csatolt kép parancs segítségével beillesztett tartalom is alakítható képként, azonban kapcsolatát a forrásterülettel megőrzi, és követi a forrásterület változásait. Excel 2010 magyar nyelvű változat

1040

CELLATARTALOM BEVITELE

A transzponált, csatolt (hivatkozott) és képként beillesztés hatása Különleges beszúró utasítás a Beillesztés gombmenü vagy a helyi menü Irányított beillesztés parancsa, amellyel a vágóasztal utolsó elemét szúrhatjuk be, esetlegesen szerkeszthető módon (csatolva). Ez utóbbi annyit jelent, hogy a kapcsolat később aktualizálható, azaz az eredetin bekövetkező változásokat átvezeti a rendszer a dokumentumba fűzött részeken is. Az Ikonként látszik jelölőnégyzetet bekapcsolva a beszerkesztett objektumot a neki megfelelő ikon jelöli a dokumentumban. Ha erre az ikonra duplán kattintunk, akkor továbbszerkeszthetjük az objektumot. Vágólapra helyezett képek esetén kiválaszthatjuk a beillesztés utáni formátumot is, szöveges forrástartalom (például egy Word dokumentumból származó szöveg) esetén szintén dönthetünk a beillesztés különböző módjairól (lásd az ábrát). Munkalapok esetén a vágólapra másolásnál a kijelölés tartalmáról és formájáról egyaránt készül másolat, a kijelölés (kivágat) tartalma és formája a meglévő cellák közé kerül beillesztésre. A munkalapról a vágólapra másolt tartományból a Beillesztés gombmenü vagy a helyi menü Irányított beillesztés parancsa révén meghatározott cellajellemzőket illeszthetünk be (lásd a következő ábrát). A beillesztés parancsok csak addig hajthatók végre, amíg a vágólapra másolt forrástartományt szaggatott vonal jelzi a munkafüzetben. Amint ez a jelzés bármilyen okból megszakad (például lenyomtuk az Esc billentyűt vagy más műveletet végeztünk), a parancsok Excel 2010 magyar nyelvű változat

TARTOMÁNY ÉS OBJEKTUMOK MOZGATÁSA

1041

már nem hajthatók végre. Ekkor a beillesztéshez újra a vágólapra kell másolni a forrásterületet.

Irányított beillesztés általános esetben A Beillesztés csoportban szabjuk meg a Vágólap munkaablak legutolsó tartalmára vonatkozó beillesztendő elemeket: Mindent: beilleszti a vágólapra másolt tartomány összes alábbi tulajdonságát. Képletet: a vágólapra másolt tartomány képleteit illeszti be. Ha a vágólap-tartományban nincs képlet, akkor ott a cella értékét illeszti be. Értéket: a vágólapra másolt tartomány értékeit illeszti be. Ha abban képlet fordult elő, akkor a képlet kiértékelésének nem frissíthető, konstans eredményét illeszti be. Formátumot: csak a forrástartomány formátumát illeszti a célterületre. Ez végezhető a Kezdőlap szalag Formátummásoló ikonjával is. Ilyenkor a forrásterület kijelölése után kattintsunk a Formátummásoló ikonra, és húzással fessük át a célterületet! Excel 2010 magyar nyelvű változat

1042

CELLATARTALOM BEVITELE

Jegyzetet: a cellákhoz kapcsolt megjegyzéseket illeszti be, a beillesztés helyén álló cella eredeti értéke és többi tulajdonsága megmarad.

Irányított beillesztés munkalaptartományhoz Érvényesítést: a cellákhoz rendelt adatérvényesítési szabályokat illeszti be, a fentiekhez hasonlóan a beillesztés helyén álló cella eredeti értéke és többi tulajdonsága (az adatérvényesítési beállításokon megjegyzésen kívül) megmarad. Mindent a forrástémával: a vágólapra másolt tartomány témából származó összetett formázásait is beilleszti. A szegélyt kivéve: a cellaszegélyeken kívül minden jellemzőt a célterületre másol. Oszlopszélességet: csak az oszlopszélességeket illeszti be. Képletet és számformátumot: csak a képletet, értéket és számformátumot illeszti be. Képlet híján a cella értékét illeszti be. Értéket és számformátumot: a vágólapra másolt tartomány értékeit az eredeti formátummal illeszti be. Minden egyesíthető feltételes formátumot: a forrásterület feltételes formátumait egyesíti a célterület feltételes formátumával, de a célterület tartalma megmarad. Ha mást látnánk, akkor annak az az oka, hogy a tartalmon érvényesült a feltételes formázás másolt része is. Excel 2010 magyar nyelvű változat

TARTOMÁNY ÉS OBJEKTUMOK MOZGATÁSA

1043

A beillesztésen kívül műveletet is végezhetünk a vágólap tartalom és a beillesztés helyén lévő cellák között, ezeket a műveletet a Művelet csoportban adjuk meg: Nincs: a beszúrt cellák képletei, értékei a beszúrási helyen lévő értékeket felülírják. Összeadás: a vágólap tartalom (számszerű) értékei és a célterületen lévő értékek összeadódnak. Kivonás: a vágólap tartalmát kivonja a célterületen található cellaértékekből. Szorzás: a vágólap tartalmát megszorozza a célterületen található cellaértékekkel. Osztás: a vágólap tartalmával elosztja a célterületen lévő cellaértékeket. Ha a vágólapra másolt cellák közül valamelyiknek 0 az értéke, akkor az eredménycellában a nullával történt osztás miatt a #DIV/0! Hibaüzenet jelenik meg. Az Üresek átugrása jelölőnégyzetet bejelölve a műveletben nem vesznek részt a vágólapra másolt cellák közül az üresek. A Transzponálás jelölőnégyzettel megfordítjuk a vágólap tartományt, a sorokból oszlopok, az oszlopokból sorok lesznek, és így végezzük el a fentiekben vázolt műveleteket. Ha csak a látható cellákat akarjuk másolni a rejtett sorok és oszlopok nélkül, akkor a másolás előtt a munkalapon jelöljük ki a látható cellákat a Kezdőlap szalag Szerkesztés/Keresés és kijelölés gombmenüjének Irányított kijelölés parancsával (a megjelenő párbeszédpanelen válasszuk a Csak a látható cellák választókapcsolót). Szerkesztett cellában vagy a szerkesztőlécen a cellából vagy a szerkesztőlécről kimásolt, illetve kivágott karakterek a vágólapra kerülnek, ahonnan a fentiekhez hasonlóan új helyre, akár egy másik alkalmazásban létrehozott dokumentumba illeszthetők be. Diagramok esetén az aktív diagramlapon vagy beágyazott diagramon az egész diagram lemásolható, majd egy másik munkalapra vagy diagramba illeszthető be. Grafikus objektumok egyedileg vagy csoportosan másolhatók. Több objektum egyszerre történő másolásakor az objektumok az új helyen is megtartják egymáshoz viszonyított helyzetüket. Excel 2010 magyar nyelvű változat

1044

CELLATARTALOM BEVITELE

Munkalapok esetén a vágólapra másolásnál a kijelölés tartalmáról és formájáról egyaránt készül másolat, a kijelölés (kivágat) tartalma és formája a meglévő cellák közé kerül beillesztésre. 78. Feladat: Másoljuk át a 75. feladat A1:E5 tartományát a vágólapon keresztül második munkalapra! Megoldás: 1. Jelöljük ki a tartományt! 2. Nyomjuk meg a Ctrl+Ins, illetve a Ctrl+C billentyűkombinációt, vagy adjuk ki a helyi menü Másolás parancsát, vagy kattintsunk a Kezdőlap szalag Másolás ikonjára! 3. Kattintsunk az egérrel a másik munkalapon arra a cellára, amely a célterület bal fölső sarkát jelöli ki! 4. Adjuk ki a helyi menü Beillesztés parancsát, illetve nyomjuk meg a Shift+Ins, illetve a Ctrl+V billentyűkombinációt, vagy kattintsunk a Kezdőlap szalag Beillesztés ikonjára! 79. Feladat: Mozgassuk át a korábban mozgatott tartományt a vágólapon keresztül a második munkalapon egy új helyre. A. Megoldás: 1. Jelöljük ki az imént mozgatott tartományt! 2. Nyomjuk meg a Shift+Del, illetve a Ctrl+X billentyűkombinációt, vagy adjuk ki a helyi menü Kivágás parancsát, vagy kattintsunk a Kezdőlap szalag Kivágás ikonjára! 3. Kattintsunk az egérrel a másik munkalapon arra a cellára, amely a célterület bal fölső sarkát jelöli ki! 4. Adjuk ki a helyi menü Beillesztés parancsát, illetve nyomjuk meg a Shift+Ins, illetve a Ctrl+V billentyűkombinációt, vagy kattintsunk a Kezdőlap szalag Beillesztés ikonjára! B. Megoldás: – a feladatot egérhúzással oldjuk meg. 1. Jelöljük ki az imént mozgatott tartományt! 2. Mozgassuk az egérkurzort a kijelölt tartomány fölé, majd nyomjuk le a bal egérgombot és húzzuk a tartományt új helyére! 3. Engedjük fel az egér gombját! Excel 2010 magyar nyelvű változat

TARTOMÁNY ÉS OBJEKTUMOK MOZGATÁSA

1045

Ha a húzás közben nyomva tartjuk a Ctrl billentyűt, akkor másolatot készítünk az új helyen (vagyis az eredeti sértetlenül megmarad). 80. Feladat: Az A1:E5 munkalap tartományt a vágólapon keresztül másoljuk, illesszük be az összes lehetséges módon! Megoldás: 1. Jelöljük ki a tartományt! 2. Nyomjuk meg a Ctrl+Ins, illetve a Ctrl+C billentyűkombinációt, vagy adjuk ki a helyi menü Másolás parancsát, vagy kattintsunk a Kezdőlap szalag Másolás ikonjára! 3. Kattintsunk abba a (például H7) cellába, ahonnan kezdődően a beillesztést végezzük! 4. Kattintsunk a Kezdőlap szalag Beillesztés gombjának részére! 5. Kattintással válasszuk ki a beillesztés módját! 6. Végezzük el a beillesztést az összes lehetséges módon! 7. Figyeljük meg, hogy a beillesztést mindaddig végezhetjük, amíg a kijelölt tartomány szaggatott körülhatárolása látszik. Ekkor elegendő a 4-5. lépéseket ismételni. Amikor a szaggatott jelölés eltűnik, a Beillesztés gomb is elérhetetlenné válik. Ilyenkor az 1. lépéstől kell folytatni a feladatot! 81. Feladat: Másoljuk az aktuális munkalapot a munkafüzet következő lapja elé! A. Megoldás: 1. Kattintsunk a jobb egérgombbal a másolandó munkalap fülére! 2. A helyi menüben adjuk ki az Áthelyezés vagy másolás parancsot! 3. A párbeszédpanelen jelöljük be a Legyen másolat jelölőnégyzetet! 4. A Melyik munkafüzetbe listában válasszuk az aktuális munkafüzetet! 5. A Melyik lap elé listában válasszuk az aktuálist követő lapot! 6. Kattintsunk az OK gombra! B. Megoldás: – a feladatot egérhúzással oldjuk meg. Excel 2010 magyar nyelvű változat

1046

CELLATARTALOM BEVITELE

1. Nyomjuk le a Ctrl billentyűt! 2. Kattintsunk az aktuális munkalap fülére és a billentyű nyomva tartása közben húzzuk az aktuális munkalap füle mögé! 3. Engedjük fel az egér gombját! 4. Engedjük fel a Ctrl billentyűt! Figyeljük meg, hogy amikor a Ctrl billentyűt nyomva tartjuk, a kurzor melletti lap mozgatott szimbólumon megjelenik egy + jel, amely jelzi a másolást. Ha felengedjük a Ctrl billentyűt, akkor a jel eltűnik, és nem másolunk, hanem mozgatunk, vagyis ilyenkor az eredeti eltűnik. Ha másolást végzünk, akkor az újonnan létrejövő lap neve az eredeti névből, sorszámozással jön létre. Ha szükséges, nevezzük át a munkalapot a helyi menü Átnevezés parancsával, vagy a lapfülre tett kettős kattintás után. 82. Feladat: Másoljuk az aktuális munkalapot egy új munkafüzetbe! A. Megoldás: 1. Nyissunk egy új munkafüzetet a Fájl szalagfül Új/Létrehozás parancsával! 2. Lépjünk vissza a forrás munkafüzetbe! 3. Jelöljük ki a másolandó munkalapot a munkalap sor- és oszlopazonosító cellái közötti ikonnal! 4. Nyomjuk meg a Ctrl+Ins, illetve a Ctrl+C billentyűkombinációt, vagy adjuk ki a helyi menü Másolás parancsát, vagy kattintsunk a Kezdőlap szalag Másolás ikonjára! 5. Váltsunk át az új munkafüzetbe! 6. Kattintsunk a Munka2 munkalap A1 cellájába! 7. Nyomjuk meg a Ctrl+V billentyűkombinációt vagy kattintsunk a Beillesztés gombra! B. Megoldás: 1. Nyissunk egy új munkafüzetet a Fájl szalagfül Új/Létrehozás parancsával! 2. Lépjünk vissza a forrás munkafüzetbe! 3. Kattintsunk a jobb egérgombbal a másolandó munkalap fülére! Excel 2010 magyar nyelvű változat

KERESÉS ÉS CSERE

1047

4. A helyi menüben adjuk ki az Áthelyezés vagy másolás parancsot! 5. A párbeszédpanelen jelöljük be a Legyen másolat jelölőnégyzetet! 6. A Melyik munkafüzetbe listában válasszuk az új munkafüzetet (Munkafüzet1), vagy most a másolással együtt hozzuk létre (új munkafüzet). 7. A Melyik lap elé listában válasszuk a Munka3 elemet! 8. Kattintsunk az OK gombra!

A munkafüzet-másolás paraméterezése

KERESÉS ÉS CSERE A kijelölt cellákban vagy kijelölés nélkül a teljes munkalapon, illetve csoportba foglalt lapokon meghatározott karaktereket kereshetünk meg a Kezdőlap szalag Szerkesztés csoportjában található Keresés és kijelölés/Keresés parancsával vagy a Ctrl+F, illetve Shift+F5 billentyűkombinációval. A parancs kiválasztja az első cellát, amelyik megfelel a keresési szempontoknak. A program jelzi, ha nem talált megfelelő karaktereket.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

1048

CELLATARTALOM BEVITELE

A keresést a karaktersorozat következő előfordulásáig a Shift+F4, az előző előfordulásig a Ctrl+Shift+F4 billentyűkombinációval ismételhetjük meg. Több, különleges keresési lehetőséget találunk még a Keresés és kijelölés gomb menüjében (lásd az ábrát).

Keresési lehetőségek A Keresés és csere párbeszédpanel Keresett szöveg mezőjébe írjuk a keresendő karaktersorozatot, mely állhat betűkből, számokból, írásjelekből vagy helyettesítő (*, ?) karakterekből. A program a legutóbb kiadott karaktersorozatot felajánlja. Ha a Kis- és nagybetű különbözik jelölőnégyzetet bekapcsoljuk, akkor a program betű szerinti egyezést keres. A teljes egyezést a munkalapokon a Ha ez a teljes cella tartalma jelölőnégyzet bekapcsolásával kérhetjük. A Következő nyomógombra kattintva a keresett karaktersorozat következő előfordulását keresi meg. Ha a Shift billentyű lenyomása mellett kattintunk a Következő nyomógombra, akkor az előző előfordulást kereshetjük meg. A Hatókör listában állítjuk be, hogy a teljes munkafüzetben vagy az aktuális lapon keresünk. A keresési irányt (az aktuális cellától a sorok vagy oszlopok mentén) a Sorrend listában határozzuk meg. A Keresés helye listában adjuk meg a keresés helyét (képletek, értékek, megjegyzések). A cella értéke például "11" lehet, de ez Excel 2010 magyar nyelvű változat

KERESÉS ÉS CSERE

1049

valójában az ="1"&"1" képletből származik. A "11" érték keresésénél a cella találat lesz, képletek keresésénél a cella nem lesz találat. A Csere panellapon csak képlet kereshető. A Formátum nyomógomb  ikonnal jelölt részére kattintva megjelenő menüjében beállíthatjuk a formázott cellák keresését is. Ekkor a program csak azokat a találatokat fogadja el, amelyeknél a forma is megegyezik a keresett vagy a celláéval. A formátumot beállíthatjuk manuálisan is, de a Formátumválasztás cellából parancscsal ezt a tulajdonságot felvehetjük egy minta cellából is. A Csere lapfülre kattintás a Csere párbeszédpanel-lapot jeleníti meg, ahol megadhatjuk, hogy a megtalált karakterláncot mire cserélje le a program. A Szerkesztés menü Csere parancsa vagy az egyenértékű Ctrl+H billentyűkombináció nemcsak megkeresi, hanem megtalálása után lecseréli is a karaktersorozatot a kijelölt cellákban vagy az egész munkalapon. A keresésre vonatkozó paraméterezés megegyezik a korábban leírtakkal. A Csere erre mezőben adjuk meg azokat a karaktereket, amelyekkel a keresett karaktereket helyettesítjük. A mező utáni Formátum nyomógombbal beállíthatjuk, hogy a megtalált cellákon egy meghatározott formát állítson be a program.

A Csere párbeszédpanel-lap paraméterezése A Csere gomb az aktív cella keresett karaktereit lecseréli a megadott újakra, ezután folytatja a keresést. A keresést nem folytatja, ha a Ctrl billentyű lenyomása mellett kattintunk a Csere gombra. Az összes cseréje gomb a megtalált összes karaktersorozatot lecseréli a megadottakra. Excel 2010 magyar nyelvű változat

1050

CELLATARTALOM BEVITELE

A Listába mind gomb a párbeszédpanel alján listában jeleníti meg a találatokat, ahonnan kattintással, vagy a Következő gombra kattintva töltjük be azt a cellát, amelyen műveletet szeretnénk elvégezni (ugyanígy működik a Keresés párbeszédpanel-lapon is). Ez a művelet lehet a csere, amelyet a Csere gombbal végzünk el, de mivel a Keresés és Csere parancsok transzparensen is használhatók, az alatt amíg a párbeszédpanel a képernyőn van, további műveleteket végezhetünk az aktuális – a keresőfeltételeknek megfelelő – cellában, majd tovább léphetünk a Következő gombbal.

A csere cellánként vagy egyszerre is végrehajtható Még a csere végrehajtása előtt a párbeszédpanel alsó részének hivatkozásaira kattintva ellenőrizhetjük a találatok előfordulási helyeit. 83. Feladat: Cseréljük le a munkalap összes „alma” tartalmú celláját vörös színű, félkövér betűvel írt „körte” tartalomra! 1. Töltsük fel a munkalapot az alapadatokkal! 2. kattintsunk a Kezdőlap szalag Keresés és kijelölés gombjára! 3. Állítsuk be a Keresett szöveg mezőbe az alma szót! 4. Írjuk a Csere erre mezőbe a körte szót! Excel 2010 magyar nyelvű változat

MEGJEGYZÉSEK KEZELÉSE

1051

Kattintsunk a Csere erre mezőt követő Formátum gombra! Állítsuk be a félkövér betűstílust és a vörös színt! Kattintsunk az OK gombra! Kattintsunk előbb a Listába mind gombra (ez elhagyható), majd Az összes cseréje gombra! 9. A visszaigazoló párbeszédpanel OK gombjával fogadjuk el a cserét! 10. Ha mást nem akarunk cserélni, zárjuk be a párbeszédpanelt a Bezárás gombbal! 5. 6. 7. 8.

A csere eredménye és a visszajelzés

MEGJEGYZÉSEK KEZELÉSE A képletek olykor már a készítésük során is nehezen áttekinthetők. Gondoljunk csak arra, hogy bennük hétszeres mélységig egymásba ágyazott függvényeket is alkalmazhatunk. A későbbi felhasználás számára mindenképpen hasznos, ha a képletbe vont cellákat és eredményeket a cella melletti cellában jelöljük (mint példáinkban), illetve megjegyzéseket fűzünk a cellákhoz.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

1052

CELLATARTALOM BEVITELE

84. Feladat: Fűzzünk megjegyzéseket a következő ábra elnevezett celláihoz, amelyek magyarázatot adnak a cella használatához! Megoldás: 1. Rögzítsük az alapadatokat! 2. Kattintsunk a B2 cellába! 3. Adjuk ki a Korrektúra szalag Új megjegyzés parancsát!

Minden fontos cellához fűzzünk magyarázatot 4. A cella mellett megjelenő megjegyzés mezőbe gépeljük be a megjegyzést! 5. A bevitel után húzzuk a megjegyzést oda, ahol nem zavar! A program a megjegyzést egy mutató nyíllal köti a cellához és a cella jobb felső sarkában elhelyez egy piros háromszög jelzést is. 6. Végezzük el a fenti lépéseket a többi cellával is! 85. Feladat: A megjegyzések a cellák magyarázatán túl arra is jók, hogy munkatársaink saját megjegyzéseikkel véleményezzék a munkát, fontos megismernünk a megjegyzések elrejtését, módosítását és nyomtatását is. Megoldás: Excel 2010 magyar nyelvű változat

MEGJEGYZÉSEK KEZELÉSE

1053

1. A korábbi példában láttuk, hogy minden megjegyzésben megjelenik a megjegyzést tevő neve. Ezt a nevet a Fájl/Beállítások paranccsal megjelenített párbeszédpanel Általános lapjának Felhasználónév mezőjében állítjuk be. 2. A Korrektúra szalag parancsaival új megjegyzést szúrhatunk be, ráugorhatunk a következő vagy az előző megjegyzésre. 3. Ha a sok megjegyzés zavar, akkor rejtsük el a megjegyzéseket a Korrektúra szalag Az összes megjegyzés megjelenítése parancsával. Ilyenkor csak a piros háromszög utal a megjegyzésre. Ha egy ilyen jel fölé mozgatjuk a kurzort, akkor megjelenik a hozzá tartozó megjegyzés is. Az aktuális cella megjegyzésének megjelenítéséhez kattintsunk a Megjegyzés megjelenítése/ elrejtése gombra!

A Jegyzetek mezőben állítjuk be a megjegyzések nyomtatását 4. Ha a megjegyzések látszanak, akkor a megjegyzés mezőbe kattintva módosíthatunk tartalmukon, ellenkező esetben a megjegyExcel 2010 magyar nyelvű változat

1054

CELLATARTALOM BEVITELE

zést tartalmazó cellába kell lépnünk, majd adjuk ki a Korrektúra szalag vagy a helyi menü Megjegyzés szerkesztése parancsát! 5. A megjegyzések nyomtatását csak a Fájl/Nyomtatás paranccsal állíthatjuk be. Az Oldalbeállítás párbeszédpanel innen, az ablak alján látható linkkel és a Lap elrendezése szalagról is megjeleníthető! A megjegyzések nyomtathatók a munkalapon megjelenített formájukban, ehhez a Jegyzetek lista Ahogy a lapon láthatók elemét válasszuk! A Lap végén listaelem választása után, külön oldalon kapunk felsorolást a jegyzetekkel ellátott cellák azonosítóiról, valamint a megjegyzésekről.

A megjelenítés szerint nyomtatott jegyzetek nyomtatási képe A megjegyzések, jelölők alapértelmezés szerinti megjelenítése beállítható Az Excel beállításai párbeszédpanel Speciális/ Megjelenítés kategóriában.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

SZÁMÍTÁSI MŰVELETEK

1055

SZÁMÍTÁSI FELADATOK A harmadik fejezetben is rendszeresen alkalmazott alapszolgáltatásokat ismertetünk. Itt a korábbi tárgyalásnál jóval több gyakorlati példát, feladatot és megoldást mutatunk be. Minden feladat előtt igyekszünk leírni az elérendő célt, vagyis egy adott programfunkció szerepének és kezelésének megértését. Alapszolgáltatásnak tekintjük azokat a parancsokat, amelyek a legegyszerűbb, mindennapos táblázatkezelési munkához szükségesek. Ezek túlnyomó részben megegyeznek az Excel korábbi változataiban megismertekkel.

SZÁMÍTÁSI MŰVELETEK Az Excel a cellákba írt képleteket kiértékeli és a számolás eredményét megjeleníti a képleteket tartalmazó cellákban. A cellák tartalmának frissítésekor csak azokat a képleteket értékeli ki újra, amelyeknek alapadataiban (a hivatkozott cellákban, illetve a képlet paramétereiben) az utolsó számolás óta változás állt be. A számítások során a program az eredeti (a cellákban eltárolt) értékeket használja és nem az értékek megjelenítési formáját – azaz nem a kerekített értékekkel számol, így az új formátum nem jár az érték módosításával. Kizárólag az aktív munkafüzetre vonatkozóan, külön utasítással megadhatjuk ugyanakkor, hogy a program – a normál számformátumú cellák kivételével – a kijelzési pontosságot alkalmazza a számítások végrehajtása során. Ez a kerekítések miatt lassítja a számításokat. A beállításhoz a Fájl menü Beállítások parancsának Speciális/E munkafüzet számításakor kategóriáját választjuk, majd bekapcsoljuk Megjelenés szerinti pontosság beállítása jelölőnégyzetet. A számítások során alkalmazhatunk képleteket, függvényeket, amelyek paraméterei állandók vagy változó cellatartalmak lehetnek. Excel 2010 magyar nyelvű változat

1056

SZÁMÍTÁSI FELADATOK

A program alaphelyzetű beállításában mentés előtt mindig újraszámolja a munkalapot. A nagyobb számítások tetemes időigénye miatt ezt a funkciót kikapcsolhatjuk. A Képletek/Számítási beállítások kategóriában töröljük a Csak kérésre/Munkafüzet értékeinek újraszámítása mentés előtt jelölőnégyzetet! Ezt követően a program csak az F9 billentyű lenyomása vagy az Újraszámolás ikonra kattintás után értékeli ki, számolja újra az összes megnyitott munkalapot, beleértve az adattáblázatokat is. Az Excel egyúttal minden megnyitott diagramot frissít. Aktív szerkesztőléc mellett az F9 billentyű lenyomása a szerkesztőléc képletének kiértékelését és az eredmény cellába írását hajtja végre. Ezt végezhetjük a képlet egy kijelölt részletével is. Több cella vagy cellatartomány értékeinek egyszerre történő rögzítéséhez előbb jelöljük ki a kiértékelendő cellákat, majd a kurzormenü Másolás parancsát adjuk ki, illetve nyomjuk meg a Ctrl+C billentyűkombinációt vagy kattintsunk a Kezdőlap Másolás ikonjára. Ezután adjuk ki a Kezdőlap/Beillesztés/Irányított beillesztés vagy a kurzormenü Irányított beillesztés... parancsát. A megjelenő párbeszédpanelen jelöljük be az Értéket kapcsolót, majd kattintsunk az OK nyomógombra. A kiértékelendő képleteket értékükkel helyettesítve időt takaríthatunk meg a későbbi feldolgozás során. Ugyanakkor ügyelni kell arra, hogy az ilyen képletek ne tartalmazzanak később megváltozó elemet, paramétert, ugyanis a fenti művelet végérvényesen helyettesíti eredményével a képletet.

Hivatkozások és nevek A munkalap celláinak vagy cellacsoportjainak azonosítására alkalmazzuk a hivatkozásokat, melyek a cella (vagy csoport) koordinátái. Ezeket alkalmazzuk a képletek írásánál is, mint olyan elemeket, amelyek megmutatják, hogy az adott műveletet mely cellák tartalmával kell elvégezni. Külső hivatkozással utalhatunk más munkafüzetek, távhivatkozással más alkalmazások adataira. Alapértelmezett az A1 stílusú relatív hivatkozás, melyben az oszlopokat betűk, a sorokat számok jelölik (például A1 vagy B2:G7). Az R1C1 stílusú hivatkozásban az oszlopokat is számok jelölik. Az akExcel 2010 magyar nyelvű változat

SZÁMÍTÁSI MŰVELETEK

1057

tív cella hivatkozása megjelenik a szerkesztőléc név mezőjében. A relatív hivatkozás azt mondja meg, hogy a képletet tartalmazó cellától indulva hol található meg a hivatkozott cella. A relatív helyzet tehát megmarad akkor is, ha a hivatkozó cellát áthelyezzük, de akkor a hivatkozott cella már nem ugyanaz lesz! A cella pontos helyzetét megadó abszolút hivatkozás az oszlop betűje és a sor száma előtt a $ jelet használja (például $A$1). A kevert hivatkozás a fenti két típus keveréke, az oszlop betűjele vagy a sor száma előtt a $ jelet alkalmazza, például (B$1 vagy $B1). Ezekben tehát a hivatkozás egy része abszolút, másik része relatív. A relatív, abszolút és kevert típusú hivatkozások között egyszerűen úgy válthatunk, hogy a szerkesztőlécen kijelöljük az átalakítandó cellahivatkozást, majd addig nyomkodjuk az F4 billentyűt, amíg a megfelelő formát nem kapjuk (a program minden F4 lenyomásra a következő típust állítja be). A cellák, cellatartományok, értékek vagy képletek azonosítására alkalmazhatunk neveket is. A szerkesztőléc név mezőjének listáját legördítve megjeleníthetők és kiválaszthatók a névvel rendelkező hivatkozások. Ha ilyen hivatkozásnevet választunk a listáról, akkor kijelöljük a munkalap névvel rendelkező tartományát, gyorsan ráugorhatunk a névvel ellátott tartományra, helyettesíthetjük a hivatkozást nevével, és beilleszthetjük a hivatkozást egy képletbe. Minthogy a munkafüzeten belül az összes munkalap használhatja ugyanazt a névjegyzéket, ezzel a módszerrel kényelmesen hivatkozhatunk másik munkalap részeire, illetve könnyebben kezelhetővé tehetjük a táblázatokat (például egyszerűbb megjegyezni a bevételkiadás névvel hivatkozott műveletet, mint az F6 – F7 cellahivatkozást, vagy lásd az Excel függvényeiről szóló külön kötetünkben az adatbázis-feldolgozási függvényeknél ismertetett példáinkat). A névvel helyettesíthetjük a névre vonatkozó hivatkozásokat. Például, ha a $G$2 cella neve: Bevétel, akkor az összes, az $G$2 cellára vonatkozó hivatkozás a Bevétel névvel helyettesíthető. Ugyanígy használhatók a nevek a képletekben is. Létrehozhatunk helyi, az adott lapra vonatkozó és csak ezen a lapon használható neveket is. Az ilyen nevek a munkafüzet más lapjainál nem jelennek meg a szerkesztőléc név mezőjében. Excel 2010 magyar nyelvű változat

1058

SZÁMÍTÁSI FELADATOK

A név betűvel, _ vagy \ karakterrel kezdődhet, betűket, számokat, _, \, . és ? jeleket tartalmazhat, és legfeljebb 255 karakter hosszú lehet. Számokhoz vagy cellahivatkozásokhoz hasonlító neveket nem használhatunk. A munkalapok mérete csökkenthető, ha több helyen is előforduló képlethez rendelünk nevet, mert így a program nem minden – a képletet alkalmazó – cellában, hanem csak egy helyen tárolja a képletet. A képlet megváltoztatáskor a program a nevet (illetve a névvel rendelkező képletet) használó összes cellát automatikusan újraszámolja. A program a beszúrásokkal és törlésekkel érintett hivatkozásokat módosítja. Például, ha munkalapok (vagy cellák) közé újabbat szúrunk be, akkor az erre a tartományára vonatkozó hivatkozás tartalmazni fogja az új munkalapot (vagy cellát) illetve tartományt is. Lásd még a Strukturált hivatkozások szakaszt is alább. 86. Feladat: Számoljuk ki, hány naposak vagyunk! Megoldás: 1. Írjuk a mai dátumot az A1 jelű cellába. 2. Írjuk születésünk dátumát az A2 jelű cellába. 3. Írjuk az A3 jelű cellába az =A1–A2 képletet.

A számítás alapadatai és módja Előfordulhat, hogy az A3 jelű cellában egy dátum jelenik meg, amely a napjaink számát dátumként az 1900-as évhez hozzáadva tartalmazza. Ennek oka az, hogy az Excel „örökítette” a kiinduló adatok formátumát az eredmény cellára. Ha napokban szeretnénk látni az eredményt, akkor a Kezdőlap szalag Szám csoportneve melletti ikonra kattintva megjelenített párbeszédpanel Szám lapján, vagy a Szám csoport listájában válasszuk az Általános vagy a Szám formátumot. A formázó párbeszédpanel megjeleníthető a Ctrl+1 billentyűkombinációval is. Excel 2010 magyar nyelvű változat

SZÁMÍTÁSI MŰVELETEK

1059

87. Feladat: Végezük el az előző műveletet úgy is, hogy az A1 cellának a maidátum nevet, az A2 cellának a születés nevet adjuk. Megoldás: 1. Kattintsunk az A1 jelű cellába! 2. Adjuk ki a Képletek szalag Név megadása parancsát, vagy nyomjuk meg a Ctrl+F3 billentyűkombinációt! 3. A megjelenő párbeszédpanelen írjuk Név beviteli mezőbe: maidátum, majd kattintsunk az OK nyomógombra! 4. Jelöljük ki az A2 cellát! 5. Adjuk ki ismét a Képletek szalag Név megadása parancsát!

Elnevezzük a cellákat 6. A Név beviteli mezőbe írjuk: születés, majd kattintsunk az OK nyomógombra!

Az elnevezett cellák megjelennek a szalag menüjében is Excel 2010 magyar nyelvű változat

1060

SZÁMÍTÁSI FELADATOK

7. Az eredménycellába írjuk a következő képletet: =maidátum– születés. A beírás megkezdése után gyorsíthatjuk a bevitelt, ha a képletsegítőből választjuk a nevet. Felhasználhatjuk a Képletek szalag Képlet eleme listáját is (lásd az ábrán). 88. Feladat: Készítsük el egy elképzelt főiskolai hallgató féléves pénzügyi mérlegét. A bemutatott példában relatív hivatkozásokat alkalmazunk, hogy a képletek egyszerű másolás után is jó eredményt adjanak. 1. Töltsük fel alapadatokkal a táblázatot a minta szerint! 2. Kattintsunk a C12 cellába, majd a Kezdőlap szalagon az Autoszum ikonra! Összegezzük a szeptemberi bevételeket tartalmazó C4:C7 cellákat (lásd az ábrát)!

Az első hónap adatai 3. Ugyanezt az összegzést végezzük el a C13 cellában, a C8:C11 tartományban tárolt kiadásokra is! 4. A C14 cellába e két érték különbsége kerül, azaz: =C12-C13 5. A D3 cella egyetlen relatív hivatkozást tartalmaz, amellyel átvesszük az áthozatot: =C14

Excel 2010 magyar nyelvű változat

SZÁMÍTÁSI MŰVELETEK

1061

A kész táblázat 6. Töltsük fel a további alapadatokkal a bevételeket és kiadásokat rögzítő cellákat! 7. Most a D3 cella kitöltőjelét húzzuk az F3 celláig, majd a C12:C14 tartomány kijelölése után, a tartomány kitöltőjelét az F14 celláig! 8. Formázzuk meg a táblázatot a minta szerint! 89. Feladat: Mint láttuk, alapvetően kétféle – abszolút és relatív – hivatkozást alkalmazhatunk a cellákba írt képletekben, hogy a munkalap vagy füzet másik cellájára utaljunk. Ha mindig ugyanannak a cellának a tartalmát használnánk fel a műveletekben, akkor abszolút hivatkozást, ha a beírt képlet mozgatását követő utalást szeretnénk, akkor relatív hivatkozást alkalmazunk. Könnyebb megérteni egy egyszerű példán, készítsük el ezért a 3-as szorzótáblát 1*3-tól 10*3-ig! 1. Kattintsunk az A1 cellába! 2. Írjuk be az 1 értéket, majd fogjuk meg a cella kitöltőjelét, és húzzuk az A10 celláig! 3. Kattintsunk a B1 cellába! 4. Írjuk be a 3 értéket, majd nyomjuk meg az Enter billentyűt!

Excel 2010 magyar nyelvű változat

1062

SZÁMÍTÁSI FELADATOK

Számsorozat készítése egyszerű húzással 5. Kattintsunk a C1 cellába! Ide kerül a szorzat eredményét adó képlet. 6. Írjuk be a képletet: =A1*$B$1 Itt az A1 cellában lévő szorzóra relatív, a B1 cellában lévő szorzóra abszolút módon hivatkozunk. 7. A C1 cella kitöltőjelét húzzuk a C10 celláig! Az eredmény a mellékelt ábrán látható (az eredményt adó képletek elődcelláiról mutató nyilak a Képletvizsgálat eszköztárral jeleníthetők meg).

A nyilak jelzik a műveletbe vont cellákat Excel 2010 magyar nyelvű változat

SZÁMÍTÁSI MŰVELETEK

1063

Figyeljük meg, hogy valóban mindegyik szorzásban a B1-es cella vett részt! Mire jó mindez, hiszen állandót a képletbe is írhattunk volna, azaz ekkor a C1 cella tartalma: =A1*3, lett volna? Igen ám, de így elveszítjük azt a lehetőséget, hogy egyetlen cella, a B1-es tartalmának módosításával új szorzótáblát alkossunk. Próbáljuk ki: írjunk más értékeket a B1 cellába! Akinek ez így túl általános példa, gondoljon csak arra, hogy egy kész költségvetésben ilyen egyszerűen figyelembe lehet venni például az ÁFA kulcsok változásának hatását, de a lehetőség jól jöhet számos más, később ismertetett pénzügyi függvény (kamatszámítás stb.) esetén is. 90. Feladat: Nézzünk hát egy vegyes hivatkozástípust alkalmazó példát az ÁFA változások hatásának vizsgálatára. Készítsünk egy egyszerű számítógép konfigurációt, listából választható ÁFA kulcsokkal. Nézzük mivel jár a kulcs módosítása.

A példa kiinduló adatai 1. Rögzítsük az alapadatokat az ábra szerint! 2. Az F1 cellában listakorlátozást érvényesítsünk! Ehhez adjuk ki az Adatok/Érvényesítés parancsot, majd a Beállítások párbeszédpanel-lapon a Megengedve listában válasszuk a Lista elemet, a Forrás mezőbe pedig írjuk: 20%;25%, ahogyan az a mellékelt ábrán látható.

Excel 2010 magyar nyelvű változat

1064

SZÁMÍTÁSI FELADATOK

3. A C1 cellába a képlet másolhatósága érdekében a következő relatív és abszolút hivatkozásokat tartalmazó képletet írjuk: =B2+B2*$F$1

Az ÁFA kulcsok bevitelének korlátozása 4. A C1 cella kitöltőjelét húzzuk a C10 celláig! Írhatunk a cellákba eredményt szolgáltató képleteket is. Ilyenkor a megjelenített vagy kinyomtatott (nem aktív) cellában a képlet kiértékeléséből adódó érték szerepel. A képletek részei: operátorok (műveleti jelek), cellahivatkozások, értékek (állandók, amelyet közvetlenül gépelünk be), munkalapfüggvények, nevek.

Az eredmény a cellák közötti kapcsolatok jelzésével Ezeket az elemeket a szerkesztőlécen írjuk be, vagy a Kezdőlap szalag AutoSzum gombjából legördíthető menü parancsait, illetve a Képletek szalag eszközeit alkalmazzuk. A képletekkel különböző Excel 2010 magyar nyelvű változat

SZÁMÍTÁSI MŰVELETEK

1065

(például matematikai és logikai) műveleteket végezhetünk el a munkalapadatok felhasználásával. Képletet alkalmazunk akkor is, ha a munkalapra számított értékeket (a műveletek eredményét) viszünk be, de a műveleteket nem rögzítjük. A munkalapok adatainak elemzésében is segíthetnek a képletek.

A képletek szintaxisa A szintaxis egy programnyelv elemeinek felhasználási sorrendjének, az elemek típusainak képzésére vonatkozó szabályok összessége. Az Excel képletei ilyen szabályokban megfogalmazott sorrend szerint számolnak ki értékeket. A számítás folyamatát a képlet szintaxisa szabja meg. Az Excelben a képlet egyenlőségjellel (=) kezdődik, utána szerepel a képlet által kiszámolandó kifejezés. Egyszerű módon jeleníthetjük meg a B1 jelű cellában az A1 jelű cella tartalmát, ha beírjuk a B1 jelű cellába =A1. A hivatkozott cellákkal vagy állandókkal is végezhetünk műveleteket A következő képlet például 1-et von ki 6-ból: =6-1. A cellák tartalma ez esetben a képlet, a cellák értéke a képlet kiértékeléséből adódó eredmény. A legegyszerűbb képlettel hivatkozhatunk egy névvel rendelkező cellára: ha az A1 cella neve „gyümölcs”, tartalma „alma”, akkor a B1 cellába írt „=gyümölcs” képlet eredményeképpen a B1 cellát elhagyva (megnyomva az Enter billentyűt) megjelenik az A1 cella értéke, vagyis az „alma”. A szerkesztőléc aktivizálásához kattintsunk a szerkesztőlécre, vagy nyomjuk meg az F2 billentyűt. A szerkesztőléc láthatóvá tételéhez vagy elrejtéséhez kattintsunk a Nézet szalag Szerkesztőléc jelölőnégyzetére. A képletek beírását tehát a cella aktivizálása után az = jellel kezdjük (begépeljük vagy a szerkesztőléc Függvény beszúrása ikonjára kattintunk). Ez után írjuk be (vagy illesztjük be a máshonnan kimásolt) képletet, azaz a műveleti jeleket, hivatkozásokat operátorokat stb. Ha a képletet nem kiértékelendő, de = jellel kezdődő szövegként akarjuk bevinni, akkor írjunk elé ' (aposztróf) karaktert. A képlet bevitelét az Enter billentyű lenyomásával vagy a szerkesztőléc ikonjára kattintva fejezzük be. Ha a szerkesztőléc Excel 2010 magyar nyelvű változat

1066

SZÁMÍTÁSI FELADATOK

ikonjára kattintunk, akkor a szerkesztőléc tartalma nem kerül a cellába, ez felel meg az Esc billentyű megnyomásának.

Képlet bevitele a szerkesztőlécen A képletekbe írt kifejezések (operátorok) kiértékelésének sorrendje balról jobbra értendő, de ezt a sorrendet befolyásolják a képletekben szereplő műveleti jelek. A következő lista szerint hátrébbszereplő elemeket később, az előrébb szereplőket korábban értékeli ki a program: : (kettőspont) , (vessző) (szóköz) hivatkozási operátorok, beépített függvény, AND, OR, NOT, % százalék, ^ (hatványozás operátor például a =2^3 képlet eredménye 8), * vagy / (szorzás vagy osztás), + vagy – (előjel), + vagy – (összeadás vagy kivonás), &, (összefűző operátor, több szövegdarabot egyetlen szöveggé fűz össze.) = < > = (összehasonlító operátorok: egyenlő, nem egyenlő, kisebb vagy egyenlő, nagyobb vagy egyenlő, kisebb, nagyobb). Például az „=6-2*3” képlet értéke 0, mert a szorzás magasabb rendű, mint a kivonás. A képletekben szereplő műveletek kiértékelésének sorrendjét a zárójelekkel szabályozhatjuk. Így az „=(62)*3” képlet értéke 12 lesz. A program minden egyes operátorhoz a megfelelő típusú értéket várja, az ettől eltérő típusúakat megkísérli átalakítani (például a "3" szöveget 3 számmá). A képletek írásakor alkalmazhatjuk A menüszalagon nem szereplő parancsok ikonkategóriában található ikonokat (amelyeket Az ExExcel 2010 magyar nyelvű változat

SZÁMÍTÁSI MŰVELETEK

1067

cel beállításai párbeszédpanel Gyorselérési eszköztár lapján adhatunk a gyorselérési eszköztárba): Összeadás-, Kivonás-, Szorzás-, Osztás-, Hatványozásjel, Nyitó, Záró zárójel (ezek csak párosával, együtt alkalmazva fordulhatnak elő), Kettőspont, Vessző, Százalék-, Dollárjel. Aktív cellánál, ha ilyen ikonra kattintunk, akkor a cella tartalmát a program egy megfelelő műveleti jelre cseréli. A cella tartalmát szerkesztve, a megfelelő karakter a kurzor helyére kerül. A képletekben háromdimenziós hivatkozásokkal a munkafüzet adott lapjának tartományaira is hivatkozhatunk. Ezek alakja a Munka3-tól Munka5 munkalapig terjedő lapok (azaz laptartomány) B3:C7 tartományára mutató példa szerint: Munka3:Munka5!B3:C7. Ez gyorsan úgy adható meg, hogy beírjuk a képlet elejére az = jelet, ezután rákattintunk a hivatkozás kezdő, majd a Shift billentyű lenyomása mellett a záró munkalap fülére. A képletek vagy egy részük kiértékeléséhez jelöljük ki a képletet tartalmazó cellát vagy a kiértékelendő képletet gépeljük be az aktív szerkesztőlécre. Ezután jelöljük ki a kiértékelendő képletrészt, majd nyomjuk meg az F9 billentyűt. Ha elfogadjuk a kiértékelés eredményét, akkor az Enter , egyébként az Esc billentyűt nyomjuk meg. Ezzel a módszerrel a képlet kiértékelt eredményét, mint állandót32 tároljuk el, visszük be a cellába. A kiértékelés közben, ha a program hibát észlel, megkísérli kijelölni a hibás részt, egyúttal megjelenik a Képlethiba párbeszédpanel. Ezután válasszuk az OK nyomógombot, majd javítsuk ki a szerkesztőlécen vagy töröljük a képletet (vagy – átmenetileg – töröljük a képletből az egyenlőségjelet, mert ekkor a program a képletet szövegké