Ergonomie Des Tableaux de Bord [PDF]

Zitiervorschau

Direction Générale de l'intelligence économique, des Etudes et de la Prospective


‫ا ر
اا


ا  ا 
ا‬ Ministère de l’Industrie et de la Promotions des Investissements Direction Générale de l’Intelligence Economique, des Etudes et de la Prospective

Ministère de l'Industrie et de la Promotion des Investissements

Efficacité Compétitivité Croissance

Série : Renforcement des compétences des cadres N° 01

Ergonomie des tableaux de bord industriels

Document de travail n° 09/DGIEEP/10

Février 2010

Ergonomie des Tableaux de bord "Design matters ... but design is not about decoration or about ornamentation. Design is about making communication as easy and clear for the viewer as possible. " Garr Reynolds presentationzen.com.

Le présent document inaugure et s’inscrit dans le cadre d’une série de publications dont le but est de contribuer modestement au renforcement des compétences des cadres du ministère et du secteur en général. Les tableaux de bord (tdb) constituent en effet un outil puissant de reporting auquel on n’attache pas toujours l’importance qui lui revient. Les tdb permettent de se mettre d'accord sur les règles du jeu entre collaborateurs, entre équipes, et entre structures ou institutions (par exemple, le Ministère avec les organismes sous-tutelles ou les SGP. Ce document a été élaboré conformément aux prérogatives dévolues à la Direction Générale de l’Intelligence économique, des Eudes et de la Prospective, par le décret exécutif n° 08- 100 du 25 Mars 2008 fixant les attributions du ministre de l'industrie et de la promotion des investissements et le Décret exécutif n° 08-101 du 25 Mars 2008 p ortant organisation de l'administration centrale du ministère de l'industrie et de la promotion des investissements Le MIPI n’endosse ni avalise aucun commentaire ou analyse repris dans ce document dont l’usage, de quelque nature que ce soit, est libre et relève de la stricte responsabilité de l’utilisateur éventuel. Son usage n’est conditionné par aucune autorisation préalable.

Les observations et suggestions afférents à ce document peuvent être adressées, en citant précisément la référence du document, par email à l’adresse suivante: [email protected]

Sources http://www.bewise.fr/article/140/L-ergonomie-des-Tableaux-de-bord-Livre-Blanc.aspx http://www.piloter.org/livres-blancs-pdf/perspectives-tableaux-de-bord.pdf Démarche de conception d’un tableau de bord applique a la sécurité – Club de la sécurité des systèmes d’informations français - Juin 1997

MIPI-DGIEEP

Errgonomie des Tableaux de bord

2

Sommaire CE QU’ON ATTEND D’UN TABLEAU DE BORD

4

L’autonomie Les nouvelles voies ergonomiques L’accès à l’information Aide au diagnostic Dialogues et échanges

5 5 6 7 8

DEFINITION ET METHODOLOGIE

9

Définitions et catégories de tableaux de bord Méthodologie

9 10

BOITE A OUTILS

11

Eléments graphiques Quelques règles d'ergonomie

11 14

LES ERREURS A EVITER

17

Erreur 1 : Dépasser la taille de l'écran Erreur 2 : Ne pas fournir de contexte adéquat aux indicateurs Erreur 3 : Afficher bien trop de détails ou trop de précisions Erreur 4 : Choisir la mauvaise mesure Erreur 5 : Choisir un affichage déficient Erreur 6 : Diversifier les médias sans raison Erreur 7 : Utiliser des médias mal conçus Erreur 8 : Encoder les données de manière inappropriée Erreur 9 : Mauvais agencement des indicateurs Erreur 10 : Ne pas mettre en valeur les données importantes Erreur 11 : Surcharger l'affichage avec des décorations inutiles Erreur 12 : Mauvaise utilisation des couleurs Erreur 13 : Négliger l'esthétique

17 17 17 18 18 19 19 19 20 20 21 21 21

LEXIQUE

22

RESSOURCES

23

Blogs et sites web Livres Articles Conférences Cours Dossiers Dictionnaires et Encyclopédies

MIPI-DGIEEP

23 24 24 24 25 25 26

Errgonomie des Tableaux de bord

3

Ce qu’on attend d’un tableau de bord

MIPI-DGIEEP

Errgonomie des Tableaux de bord

4

L’autonomie

Les nouvelles voies ergonomiques

MIPI-DGIEEP

Errgonomie des Tableaux de bord

5

L’accès à l’information

MIPI-DGIEEP

Errgonomie des Tableaux de bord

6

Aide au diagnostic

MIPI-DGIEEP

Errgonomie des Tableaux de bord

7

Dialogues et échanges

MIPI-DGIEEP

Errgonomie des Tableaux de bord

8

Définition et méthodologie Définitions et catégories de tableaux de bord 1. Un tableau de bord est une représentation visuelle permettant un accès rapide à l'information dont a besoin l'utilisateur sous forme macroscopique et synthétique. 2. Un tableau de bord doit arranger les informations de telle façon que lues les unes à côtés des autres elles donnent des informations nouvelles. 3. Un tableau de bord doit permettre à l'utilisateur à prendre connaissance rapidement de la situation des indicateurs névralgiques de son activité; 4. Un tableau de bord doit permettre de prendre les bonnes décisions aux bons moments. On peut ranger les tableaux de bords de plusieurs façons mais nous choisirons de distinguer les tableaux de bords en fonction de leurs buts premiers : Tableaux de bords stratégiques Tableaux de bords analytiques Tableaux de bords opérationnels Utilisés par des managers, ils permettent de comprendre l'environnement de l'entreprise actuel et à venir et de développer une stratégie à long terme cohérente. Les données n'ont pas besoin d'être rafraichies en temps réel et sont volontairement très peu précises. On préfèrera souvent des indications comme le chiffre est bon/mauvais/à améliorer ou la tendance. C'est par définition un type de tableau de bord très visuel.

MIPI-DGIEEP

Ils permettent à l'utilisateur d'avoir une vue d'ensemble des informations qui l'intéressent. Mais celles-ci doivent être le point de départ d'une analyse plus poussée, autrement dit l'utilisateur doit pouvoir descendre dans le détail d'une information. Par conséquent c'est un type de tableau de bord qui reste visuel mais qui présente déjà des données et non plus des appréciations de celles-ci.

Ils permettent à l'utilisateur d'être informé en temps réel des alertes et informations importantes de son mécanisme de production. Ce tableau permet de piloter une activité, comparable à un tableau de bord de voiture ou d'avion. L'information doit être claire, visible et le tableau ergonomique. On ne doit pas risquer de passer à côté de l'information. Ce type de tableaux peut avoir des designs très variés en raison de l'activité qu'il permet de piloter.

Errgonomie des Tableaux de bord

9

Méthodologie En conception de tableau de bord, il y a un point important à ne pas oublier : impliquer l'utilisateur final au maximum. Faire des allers-retours réguliers avec l'utilisateur permet de s'assurer de l'adoption de l'outil qui sera livré et de son adhérence maximum au besoin de l'utilisateur. Ci-dessous, une méthode consensuelle est présentée dans le cadre de l'élaboration du tableau de bord opérationnel de la production et du tableau de bord analytique d'un client. Audit Interview du Client

Vue globale

Croquis de chaque indicateur

Test de chaque indicateur

Maquettage de chaque indicateur

Réalisation du produit final

Livraison du produit final

Audit Les projets de tableaux de bords n'échappent pas à la règle, il est de bon ton de commencer par interviewer le client sur ses besoins. Peu importe la forme du questionnaire, vous devriez répondre aux questions suivantes : • •

•

Définir la liste exhaustive des informations dont l'utilisateur doit être conscient. Pour chacune de ces informations, déterminer la meilleure mesure possible en fonction des données de l'entreprise et de la manière dont l'information est perçue (valeur, variance, répartition, etc.). Pour chaque indicateur obtenu, déterminer : o Son nom. o La fréquence de rafraichissement des données. o Une tendance est-elle utile ? o Quelle est la priorité de l'indicateur ? o Quelles données supplémentaires apporteraient un contexte utile ? o Quels autres indicateurs du tableau de bord éclairent la compréhension de celui-ci ?

Ces réponses sont très utiles pour définir pour chaque indicateur l'ordre dans lequel il doit apparaitre, comment la donnée est affichée et avec quel contexte. Phase itérative Une fois l'interview menée et les réponses collectées, procédez à l'analyse de celuici. Votre but : avoir une idée de l'affichage de chaque indicateur et évaluer la cohérence d'ensemble. Croquis Dessiner l'indicateur offre plusieurs avantages : Donnez une idée claire au client et éliminez rapidement les différences d'interprétation.

MIPI-DGIEEP

S'obliger à penser du général au particulier en prenant soin de ne négliger aucun aspect de la conception.

Se concentrer sur l'essentiel Comment va être perçu cet indicateur ? comment va-t-il être utilisé ? Et non pas : comment vaisje le réaliser techniquement ?

Errgonomie des Tableaux de bord

10

Maquettage Maquetter l'indicateur puis le support de l'ensemble des indicateurs permet de régler les derniers détails d'affichage, de vérifier la cohérence et l'efficacité du tableau de bord. C'est à partir de cette maquette que la phase suivante peut débuter. Tests Les tests devraient toujours être réalisés par les utilisateurs finaux à partir de maquettes. Seul l'utilisateur final peut en manipulant comme il a l'intention de le faire tous les jours faire des retours constructifs. Ce sont ces retours précieux qui permettront d'assurer la réussite de tout le projet. Cependant ne vous contentez pas des retours, essayez d'observer l'utilisateur lorsqu'il manipule. Ce contexte d'utilisation pourrait constituer une information primordiale pour la qualité du tableau de bord. Réalisation Une fois que le client et les utilisateurs finaux sont satisfaits par la maquette, procédez à la réalisation du tableau de bord. Attention : l'implémentation d'un tableau de bord suppose que vous ayez une parfaite connaissance des différents médias de représentation de l'information ainsi que des technologies à votre disposition. Si ce n'est pas le cas, prenez le temps de lire le chapitre suivant qui constitue une bonne introduction à ces points. Avant la livraison vous procéderez au test de votre tableau de bord. Afin que ces tests soient les plus utiles possibles, veillez à utiliser les données réelles de votre client (lorsque c'est possible). Il n'est pas rare qu'elles puissent mettre en lumière des problématiques ignorées jusque-là. A noter que plus tôt vous effectuerez ces tests et mieux ce sera. Livraison Une fois la réalisation terminée, vous allez procéder à la livraison du tableau de bord. Ceci étant afin de maximiser les chances de réussite du projet vous devriez considérer une phase d'accompagnement des utilisateurs. En effet un tableau de bord, le plus souvent, sous-entend un changement dans la manière de travailler de ces utilisateurs. Dès lors il est utile de mener une stratégie de conduite du changement et d'accompagnement de l'utilisateur. A noter que malgré toutes les précautions prises, il se peut qu'après la livraison du tableau de bord, on ait besoin de lui apporter des modifications. En dépit des entretiens réalisés, il est rare que l'on ait pu rencontrer tous les utilisateurs potentiels, c'est pourquoi il peut être nécessaire de l'affiner encore. Le mieux est encore de livrer des versions intermédiaires pour réduire ce phénomène au maximum.

Boite à outils Eléments graphiques Pour être en mesure de concevoir un bon tableau de bord vous devriez tenter de vous documenter sur les différentes manières de représenter l'information. Plusieurs livres consacrés à ce sujet sont cités dans les sources à la fin du document. Quoi qu'il en soit voici une liste non exhaustive des différents types de représentations : Texte simple Dans la majeure partie des cas rappelez-vous que l'homme est un être visuel. Par conséquent préférez un affichage sous forme de graphique ou imagé si l'information à présenter le permet : sa compréhension sera instantanée. Ceci étant dans certains cas vous voudrez juste mettre en avant une valeur, auquel cas pensez à un texte simple : Revenu Net 2009 : 35000 € MIPI-DGIEEP

Errgonomie des Tableaux de bord

11

Bullets graphs Les bullet graphs sont selon Stephen Few la façon la plus claire de représenter une information dans un espace minimal. Il a créé ce type de graphiques il y a quelques années pour pallier aux défauts des gauges et thermomètres. Il semblerait que depuis sa publication l'idée ait fait du chemin puisque c'est un type de graphique accessible dans Report Server par exemple. Ses avantages sont :
La possibilité d'empiler cote à cote ce type de graphiques en un espace minimum et sans pertes de clarté.
Simplicité et mise en avant des valeurs clés, du contexte sans décorations.
Peut être orienté verticalement ou horizontalement.
Permet de juger la performance en un coup d'œil à la barre.
Permet de comparer la performance à un contexte : le marqueur.
Permet de savoir à quel point la performance est bonne ou non : tranche de couleur. A l'affichage :

Diagrammes en barres Le diagramme en barre permet d'afficher de manière très simple plusieurs informations sur un même diagramme et plusieurs instances de l'information (comme la valeur au cours du temps).

Ce type de graphique peut vous paraitre familier et son utilisation évidente. Mais je ne peux que vous conseiller d'essayer de lire un peu plus à son sujet. Vous apprendrez à classer les différents types de données selon leurs natures : catégorie, ordinale ou intervalle ; puis à faire le bon choix d'affichage en fonction du message que vous souhaitez passer. Ce conseil vaut évidemment pour tous les types de diagrammes dont l'utilisation paraitra évidente.

MIPI-DGIEEP

Errgonomie des Tableaux de bord

12

Diagramme en barres empilées Ce type de graphique fonctionne comme un camembert : il affiche la répartition des valeurs d'un tout mais met en avant le tout. Sa lecture est moins aisée qu'un diagramme en barre mais il peut s'avérer utile pour afficher une performance (proche d'une gauge sans les inconvénients).

Diagramme linéaires Les diagrammes linéaires sont utiles lorsque l'on souhaite mettre en avant la façon dont les valeurs évoluent : la tendance, la fluctuation, le cycle de changement, etc., ou lorsque on veut montrer l'évolution d'une valeur par rapport à une autre. C'est le meilleur moyen de mettre l'emphase sur l'évolution de la valeur plutôt que sur la valeur :

Le diagramme linéaire met mieux en avant la tendance des réservations par rapport à la tendance de facturation. Sparklines Les sparklines sont des diagrammes linéaires volontairement peu précis dont l'objectif est de donner un contexte à une valeur. Avant plus d'explication voici un exemple :

Comme l'exemple le montre, la sparkline permet de mieux apprécier le solde actuel en visualisant instantanément l'évolution du solde au cours des 12 derniers mois par exemple. Ce moyen devrait être privilégié aux simples flèches de tendances tant utilisées dans les tableaux de bord. En effet cette flèche apporte bien moins de contexte pour un gain d'espace peu significatif. Les grands opérateurs utilisent à bon escient les sparklines (Google Analytics) :

MIPI-DGIEEP

Errgonomie des Tableaux de bord

13

A noter que les sparklines font leurs apparitions dans la R2 de Reporting Services 2008. Jusqu'à présent, il fallait créer un diagramme linéaire sans décorations. Icônes de tendances Si toutefois vous avez une bonne raison pour vous contenter d'une simple indication de tendance plutôt que d'une sparkline, il existe plusieurs solutions. Vous pouvez utiliser en fonction de votre besoin :

•

Une flèche colorée :

.

• •

Une icône : / . Une pastille colorée :

.

Cartographie Dans le cas où l'information que vous souhaitez mettre en avant est géographiquement localisée vous pouvez utiliser des fonds de cartes. Ceci étant il faut utiliser ce média avec parcimonie et ne pas céder à la tentation de placer toutes les données à connotation géographique sur une carte. Prenons deux exemples : si vous souhaitez visualiser le chiffre d'affaire par région, la région sert de catégorie et sa localisation géographique n'apporte pas de contexte intéressant à votre information. Dans ce cas utiliser un simple tableau permettra de ne pas obscurcir l'information principale. Alors que si vous souhaitez visualiser les forages pétroliers par région ou des flux migratoires, l'utilisation d'une carte devient immédiate. Dans ce cas l'information géographique est importante et la légende permet de comprendre les couches d'informations supplémentaires. Si le cas dans lequel vous vous trouvez est favorable à l'utilisation d'une carte veillez à vous documenter un peu plus sur ce type de média avant toute mise en action. Vous devriez être familier des concepts tels que les couches d'informations, savoir utiliser les bons types de représentations en fonction du niveau de zoom, être capable de choisir entre carte statique et carte dynamique, etc. La cartographie est un type d'affichage relativement nouveau, Reporting Services 2008 R2 supporte les cartes statiques, en développement vous pouvez utiliser Bing Maps, GoogleMaps ou encore MapPoint qui est un équivalent en mode déconnecté. Autres affichages Il existe un certain nombre d'autres affichages utilisables dans un tableau de bord. Ils ne sont pas explicités pour 2 raisons :
Soit leurs mises en place et/ou utilisation est complexe car ils correspondent à un usage plus avancé. Par exemple on peut citer : box plots, scatter plots, treemaps, etc. Pour comprendre quand les utiliser ou comment les utiliser reportez vous au livre de Stephen Few.
Soit leurs efficacités dans un tableau de bord laissent à désirer. Par exemple : les camemberts, area, radial, etc. Ce types de graphiques communiquent moins efficacement leurs informations que les alternatives présentées ou sont trop complexes (= supportent une analyse plus poussée que ne le demande un tableau de bord).

Quelques règles d'ergonomie Les règles ci-dessous sont valables aussi bien dans un design d'application que pour un tableau de bord. Capitalisez sur l'apprentissage externe. Mettez-vous à la place des autres Pour chaque élément d'interface que vous considèrerez, dites-vous : suis-je en mesure de fournir une meilleure solution que celle que j'ai l'habitude de voir ? Bien entendu « meilleure solution » signifie que les utilisateurs considèrent celle-ci comme meilleure et non vous. Si c'est le cas, choisissez votre solution sinon faites en sorte MIPI-DGIEEP

Errgonomie des Tableaux de bord

14

qu'un comportement appris dans une autre application soit utilisable dans la vôtre. Par exemple le CTRL+T réutilisé dans quasiment toutes les applications avec des intercalaires ou encore utilisez du vert lorsque tout va bien et du rouge quand tout va mal. Limitez le nombre d'indicateurs affichés. Ceci pour une raison simple. Le cerveau humain est composé de plusieurs types de mémoires. La première d'entre elles étant la mémoire à court terme autrement appelée la mémoire de l'œil. Cette mémoire comparable à la mémoire vive d'un ordinateur, ne peut contenir qu'un nombre limité d'information : 7 (+/- 2). Ce nombre est appelé le nombre magique de Miller (psychologue qui le premier a fait cette constatation). Ce nombre correspond au nombre d'éléments que votre cerveau est capable de stocker et analyser au même temps. Si vous avez plus d'éléments sous les yeux, votre cerveau n'arrivera pas à évaluer l'ensemble sans vous obliger à jeter un œil, et l'analyse vous demandera un effort. C'est pourquoi un tableau Excel avec trop de colonnes devient difficile à lire, de même qu'un menu avec trop d'entrées. Limitez le nombre de couleurs et le nombre de polices de caractère Pour le cerveau plus il y'a de couleurs plus il y'a de significations différentes. Limitez également dans le même souci le nombre de polices de caractères. Différenciez pour mettre en évidence Lors de l'élaboration d'un tableau de bord vous devrez présenter plusieurs indicateurs côte à côte. Par conséquent certains auront plus d'importance que d'autres, ou certaines valeurs nécessiteront que l'indicateur devrait être identifié plus facilement. Pour réussir vous devez différenciez vos éléments et mettre l'emphase sur les éléments importants.
Différenciez par la taille.
Différenciez par la couleur ou une teinte de couleur.
Différenciez par la forme (normal, gras, etc).

Toutes ces différences serviront à créer du contraste entre les éléments. Par exemple :

C'est cette même technique qui permet de rendre un design simple, élégant et sophistiqués. Les marques de luxes utilisent énormément les espaces négatifs dans leurs publicités par ex :

Notez la différence d'appréciation entre les 2 affiches : celle sans espace négatif parait être une publicité pour une marque peu chère alors que la seconde s'approche des publicités de marques de luxe.

MIPI-DGIEEP

Errgonomie des Tableaux de bord

15

Guidez l'œil de l'utilisateur Faites en sorte de guidez l'œil de l'utilisateur sur les éléments importants. Pour cela utilisez le contraste mais aussi les alignements. Remarquez la différence entre les 2 images suivantes : Voyez comme sur la deuxième image vous réalisez instantanément que le 3ème élément diffère des autres. A noter que lors d'un affichage à l'écran, beaucoup d'utilisateurs ont l'habitude de scanner le contenu affiché en réalisant un F. Il s'agit d'un mécanisme de parcours de l'information appris à force d'utiliser des pages webs présentant un contenu en F :

La zone la plus rouge étant la zone à laquelle l'utilisateur prêtera le plus attention, puis la zone bleu nuit étant la zone ayant droit au moins d'attention. Cependant comme écrit plus haut la mise en valeur d'éléments et l'exploitation des principes de Gestalt permettent de s'affranchir de cette organisation. Mais dans ce cas vous faites les choix de ne pas capitaliser sur l'apprentissage externe. Au final veillez juste à mettre en évidence les éléments importants et affichez-les par ordre d'importance. Veillez à la cohérence Une bonne pratique pour ne pas désorienter l'utilisateur est de veiller à la cohérence entre tous les tableaux de bords et rapports. Garantir la cohérence revient à définir une charte graphique et ergonomique que chaque élément respectera. L'intérêt étant de formaliser le travail que vous réalisez et de laisser une trace susceptible d'aider les prochains intervenants dans leur tâche. Evidemment cette cohérence est le support de l'apprentissage externe. Une bonne utilisation permet donc d'accentuer ce phénomène. Utilisez le langage de vos utilisateurs Cette recommandation peut paraitre évidente (comme souvent en ergonomie) tant il est simple de comprendre que les termes à afficher et utiliser dans une interface doivent être ceux de l'utilisateur pour qu'il les comprenne. Ceci étant c'est peut être l'une des évidences les moins appliquées en informatique. Qui n'a jamais vu un message d'erreur « attention fuite mémoire à l'adresse ****** » ? Que voulez-vous qu'un utilisateur y comprenne ? Cependant dans le cas des tableaux de bords et de la BI en général cette recommandation fait presque office de règle. Il est nécessaire d'obtenir un consensus sur les termes à utiliser et sur ce qu'ils veulent dire. Un terme peut vouloir dire une chose dans le service A et une autre dans le service B. Or votre outil sera souvent le même pour les 2 services. Donc pour des raisons ergonomiques évidentes mais aussi dans un souci de compréhension entre vous et les utilisateurs, obtenez un consensus sur le vocabulaire et utilisez le vocabulaire de vos utilisateurs.

MIPI-DGIEEP

Errgonomie des Tableaux de bord

16

Les erreurs à éviter Voici 13 erreurs à éviter lors de l'élaboration d'un tableau de bord tirées du livre Information Dashboard Design, de Stephen Few. Les images et exemples proviennent de cas réels extraits eux aussi du livre de Stephen Few.

Erreur 1 : Dépasser la taille de l'écran Votre tableau de bord ne devrait pas dépasser la taille de l'écran (= scroller) ou être découper en plusieurs pages. Comme expliqué précédemment le cerveau humain est conçu pour analyser un nombre fini d'éléments en même temps. Si votre tableau de bord s'étend sur plusieurs pages ou si la page est très longue il y'a de fort risque que l'utilisateur puisse passer à coté d'informations qui naissent en évaluant un ensemble de valeurs.

Donc : veillez à ne pas faire scroller votre utilisateur. Erreur 2 : Ne pas fournir de contexte adéquat aux indicateurs Vous devez toujours fournir un contexte à la donnée affichée. Ainsi l'utilisateur pourra faire une comparaison : le résultat est il bon ou mauvais, à quel point est il bon ou mauvais, sommes nous dans les clous, faisons nous mieux que dans le passé ou mieux que prévu ? Ce contexte peut être créé de deux manières : • En affichant d'autres indicateurs liés juste à coté. • En affichant des valeurs servant à la comparaison.

Par exemple

La première gauge indique que 7822 unités ont été vendues, ce qui semble bien en raison de la l'aiguille verte. Mais à quel point est-ce bien ? mieux que l'année précédente ? La seconde gauge affiche de manière assez précise le temps d'appel moyen de la société, l'objectif et la valeur actuelle. En un seul affichage vous obtenez toutes les informations nécessaires : est ce bien ? à quel point ? sommes nous loin de l'objectif ?

Donc : toujours rajouter un contexte utile à la lecture de l'information. Erreur 3 : Afficher bien trop de détails ou trop de précisions Limitez le nombre d'informations affichées et leurs niveaux de détails et de précisions. La première fonction d'un tableau de bord est de permettre à l'utilisateur d'avoir une rapide vue d'ensemble de ses indicateurs. Trop de détails ou de précisions ne fera que ralentir l'utilisateur et rendra l'utilisation du tableau laborieuse. Par exemple préférez afficher $3.8M plutôt que $3,848,305.93, si cette information MIPI-DGIEEP

Errgonomie des Tableaux de bord

17

suffit à l'utilisateur. Dans cet exemple nous voyons l'intérêt d'impliquer l'utilisateur au plus tôt dans le processus de réalisation du tableau de bord. Autre exemple :

Les 2 parties en rouge contiennent des détails absolument inutiles pour l'utilisateur de haut niveau se connectant au tableau de bord.

Erreur 4 : Choisir la mauvaise mesure Ayez toujours à l'esprit l'information que l'utilisateur doit déceler grâce à un indicateur donné. La mesure est mauvaise si elle n'est pas celle qui met en évidence cette information le plus efficacement. Elle peut être juste sans être la plus efficace. Par exemple, si l'utilisateur doit voir la différence entre les revenus actuels et les revenus budgétés, préférez afficher +9% plutôt que

Revenu : 8,433$, Budget : 11,333$.

Le même exemple en image :

Le premier graphique présente le revenu actuel par rapport au budget en dessinant les valeurs dans le temps alors que le second présente la variance de l'actuel par rapport au budget. L'information recherchée par l'utilisateur final est donc plus directement accessible.

Erreur 5 : Choisir un affichage déficient Trouvez le meilleur support de l'information (cherchez dans la rubrique boite à outils par exemple). C'est une des erreurs les plus souvent commises dés lors qu'il faut présenter des données (pas uniquement dans les tableaux de bords). Utiliser un graphique alors qu'un tableau aurait suffit ou l'inverse. Pour éviter de faire cette erreur veillez à bien connaitre l'ensemble des outils graphiques à votre disposition afin de choisir de manière éclairée.

MIPI-DGIEEP

Errgonomie des Tableaux de bord

18

Par exemple :

Ce camembert est loin d'être aussi clair que le bar graph à coté. Dans bien de cas choisissez toujours la représentation la plus simple. Ne rajoutez pas de couleurs inutiles, n'utilisez pas les affichages 3D qui n'apportent aucune plus-value, etc.

Erreur 6 : Diversifier les médias sans raison Ne diversifiez pas les médias sans raison. Rajouter un type différent de graphique doit servir à véhiculer une information différente. Votre tableau de bord peut contenir une variété de types d'affichages à condition que cela ait un sens. Or le plus souvent cela relève de considérations esthétiques ou de choix arbitraires. Par exemple le tableau de bord ci-contre résente une trop grande variété d'affichages sans raisons. Ce n'est pas le seul défaut de ce tableau de bord : il est dépasse la taille d'un écran, il y'a trop de couleurs, les types de graphiques peuvent être compliqués comme le premier et le choix des différents types ne se justifie pas

Erreur 7 : Utiliser des médias mal conçus Concevez votre média afin qu'il porte au mieux l'information qu'il représente. En effet on dit souvent que l'on peut faire dire ce que l'on veut à un graphique ou à des statistiques. C'est vrai, c'est pourquoi vous devez concevoir votre affichage afin qu'il supporte votre message. Par exemple : Le premier graphique utilise la légende pour afficher les valeurs ce qui rend la lecture compliquée, l'ordre aléatoire des parties ne facilite pas la lecture et les couleurs vives créent de la vibration, du bruit. Le second graphique ordonne les parties, affiche les valeurs et utiles des couleurs moins vives. Il supporte mieux le propos.

Erreur 8 : Encoder les données de manière inappropriée Concevez le média en vous assurant que la donnée reste exacte lors de sa lecture. En effet parfois les données sont représentées d'une façon qui rend la

MIPI-DGIEEP

Errgonomie des Tableaux de bord

19

lecture erronée. Par exemple lorsqu'on utilise des graphiques en 3D ou que les axes sont mal conçus, les données seront soit imprécises soit fausses. Par exemple ce graphique en barres qui est censé être utilisé lorsqu'on souhaite afficher avec précision des valeurs quantitatives, n’atteint pas son objectif car l'axe est mal conçu. Premièrement il est imprécis (trop grosses tranches de valeurs) et ne commence pas à zéro ce qui peut entrainer des erreurs de lectures.

Erreur 9 : Mauvais agencement des indicateurs Comme dit précédemment, guidez l'œil de votre utilisateur. Agencez vos indicateurs pour qu'ils soient facilement lisibles et directement compréhensibles avec le contexte adéquat. La plupart des tableaux de bords doivent présenter énormément de données en même temps dans un espace très petit. Il n'est donc pas rare d'arranger de manière inadéquate les différents indicateurs. Pour obtenir un arrangement réussi, placez les indicateurs en fonction de leur importance et du flot de lecture que l'utilisateur aura, tout en créant des groupes d'indicateurs simplifiant leurs lectures. Le placement doit tenir compte de la façon que nous avons de lire à l'écran et n'oubliez pas de tirer parti des contrastes, des tailles différentes et des espaces négatifs. Par exemple, éviter de reproduire ce type d’affichage :

Erreur 10 : Ne pas mettre en valeur les données importantes Encore une fois guidez l'œil de votre utilisateur en mettant en évidence les informations importantes. Même si votre tableau de bord n'est pas rangé par ordre d'importance mettez en valeur les éléments importants où qu'ils soient. Par exemple :

MIPI-DGIEEP

Errgonomie des Tableaux de bord

20

Regardez comme ce tableau de bord ne met aucune information en évidence. Toutes les informations semblent nous sauter aux yeux. Le logo a une importance disproportionnée, etc.

Erreur 11 : Surcharger l'affichage avec des décorations inutiles Simplifiez votre affichage au maximum afin de maximiser l'efficacité de lecture des informations. N'ayez pas peur de laisser des espaces vides. Un tableau de bord ne doit pas absolument afficher un maximum d'informations pour satisfaire un maximum d'utilisateurs. Il doit utiliser l'espace disponible au mieux pour afficher les informations dont votre utilisateur cible a besoin. Dans ce contexte évitez les décorations inutiles : reproduction d'un tableau de bord de voiture, 3D, effets de reflets, fonds d'écrans, etc. Par exemple :

Les décorations de ce tableau de bord n'apportent aucune plus-value. La seule chose obtenue est une lecture plus difficile de l'information, une mauvaise mise en valeur des informations importantes, etc. Au final les seules décorations autorisées devraient être celles qui permettent de créer une identité à votre tableau de bord. Celles qui servent la mise en avant des informations.

Erreur 12 : Mauvaise utilisation des couleurs Apprenez la théorie des couleurs et utilisez les bonnes couleurs dans les bons contextes en nombre limité. En effet certaines couleurs sont connotées, vous ne pourrez pas utiliser du rouge pour mettre en avant une valeur qui est satisfaisante. Les couleurs vives vibrent et ne doivent pas être utilisées en nombre. Préférez les teintes de couleurs plutôt que des couleurs différentes, etc.

Erreur 13 : Négliger l'esthétique Faites de votre tableau de bord une réalisation élégante et agréable à utiliser. Un tableau de bord ne gagne pas en crédibilité juste par qu'il est moche. De plus éviter les décorations inutiles n'implique pas de négliger l'esthétique du tableau. Par exemple, a-t-on vraiment envie de travailler avec cet outil ?

MIPI-DGIEEP

Errgonomie des Tableaux de bord

21

LEXIQUE Wireless application protocol (Wap) Le Wireless Application Protocol (WAP) est un protocole de communication dont le but est de permettre d'accéder à Internet à l'aide d'un terminal mobile (par exemple un téléphone portable), il est maintenu par le Wap Forum.

Data Warehouse Système d'information indépendant de tout système de production, dont le rôle est de stocker les informations (SGBD), (Entrepôt de données). Structure informatique dans laquelle est centralisé un volume important de données consolidées à partir des différentes sources de renseignements d'une entreprise (notamment les bases de données internes), l'organisation des données est conçue pour que les personnes intéressées aient accès rapidement et sous forme synthétique à l'information stratégique dont elles ont besoin pour la prise de décision.

DataMart Un DataMart (littéralement en anglais magasin de données) est un sous-ensemble d’une base de données relationnelle utilisé en informatique décisionnelle ; il est généralement exploité en entreprise pour restituer des informations ciblées sur un métier spécifique, constituant pour ce dernier un ensemble d’indicateurs à vocation de pilotage de l’activité et d’aide à la décision. Un DataMart, selon les définitions, est issu ou fait partie d’un DataWarehouse.

Extraction, Transformation and Loading (ETL) Outil informatique destiné à extraire des données de diverses sources (bases de données de production, fichiers, Internet, etc.), à les transformer et à les charger dans un entrepôt de données, « Extract-Transform-Load » est connu sous le terme ETL (ou parfois : datapumping). Il s'agit d'une technologie informatique permettant d'effectuer des synchronisations massives d'information d'une banque de données vers une autre. A l'origine, les solutions d'ETL sont apparues pour le chargement régulier de données agrégées dans les entrepôts de données (ou datawarehouse), avant de se diversifier vers les autres domaines logiciels. Ces solutions sont largement utilisées dans le monde bancaire et financier, et en développement dans l'industrie.

Système informatisé d'aide à la décision Système informatique intégré, conçu spécialement pour la prise de décision, et qui est destiné plus particulièrement aux dirigeants d'entreprise. Le système d'aide à la décision est un des éléments du système d'information de gestion. Il se distingue du système d'information pour dirigeants, dans la mesure où sa fonction première est de fournir non seulement l'information, mais les outils d'analyse nécessaires à la prise de décision. Ainsi, il est habituellement constitué de programmes, d'une ou de plusieurs bases de données, internes ou externes, et d'une base de connaissances. Il fonctionne avec un langage et un programme de modélisation qui permettent aux dirigeants d'étudier différentes hypothèses en matière de planification et d'en évaluer les conséquences.

Système de raisonnement par cas Pour résoudre les problèmes de la vie quotidienne, nous faisons naturellement appel à notre expérience. Nous nous remémorons les situations semblables déjà rencontrées. Puis nous les comparons à la situation actuelle pour construire une nouvelle solution qui, à son tour, s’ajoutera à notre expérience.

MIPI-DGIEEP

Errgonomie des Tableaux de bord

22

Le raisonnement par cas ou Case Based Reasoning (CBR), copie ce comportement humain. Il résout les problèmes en retrouvant des cas analogues dans sa base de connaissances et en les adaptant au cas considéré. Cette technologie est apparue il y a une quinzaine d’années, elle reste pourtant encore assez méconnue par rapport à d’autres technologies appartenant au domaine des sciences cognitives comme le data mining. Elle diffère de cette dernière par son approche. En effet, ici, on n’utilise qu’indirectement les données pour retrouver les cas proches, à partir desquels on va générer une solution. Un système CBR dispose d’une base de cas. Chaque cas possède une description et une solution. Pour utiliser ces informations, un moteur est aussi présent. Celui-ci va retrouver les cas similaires au problème posé. Après analyse, le moteur fournit une solution adaptée qui doit être validée. Enfin le moteur ajoute le problème et sa solution dans la base de cas.

Arbre de décision Un arbre de décision est un outil d'aide à la décision et à l'exploration de données. Il permet de modéliser simplement, graphiquement et rapidement un phénomène mesuré plus ou moins complexe. Sa lisibilité, sa rapidité d'exécution et le peu d'hypothèses nécessaires a priori expliquent sa popularité actuelle. Les Arbres de Décision sont parmi les techniques de classification de Data Mining les plus populaires. Une fois construit, un Arbre se présente sous la forme d'une arborescence inversée dont chaque nœud terminal (ou "feuille") contient une fraction de l'échantillon original dont les individus appartiennent presque tous à une seule et même classe. Un arbre de décisions est une méthode graphique pour analyser des décisions avec risque, des modèles dans lesquels les probabilités associées aux différents états de la nature sont spécifiées. Pour être plus précis, les arbres de décisions ont été conçus pour les problèmes faisant intervenir une séquence de décisions et événements successifs.

Business intelligence Système interprétant des données complexes permettant aux dirigeants d'entreprise de prendre des décisions en connaissance de cause. Les données sont analysées selon plusieurs dimensions (type de produits, régions et saisons par exemple). De plus en plus, l'informatique décisionnelle se rapproche de l'intelligence d'affaires, où un système informatique permet la recherche active et l'exploitation, sur le plan décisionnel, de l'ensemble des renseignements stratégiques essentiels qu'une entreprise doit posséder, si elle veut faire face à la concurrence et occuper la première place, dans son secteur d'activités. Ce type d’application utilise en règle générale un entrepôt de données (ou datawarehouse en anglais) pour stocker des données transverses provenant de plusieurs sources hétérogènes et fait appel à des traitements par lots pour la collecte de ces informations.

Ressources Blogs et sites web • • • • • • •

MIPI-DGIEEP

http://infographicsnews.blogspot.com/ http://infosthetics.com/ http://simplecomplexity.net http://www.perceptualedge.com/blog http://visualthinkmap.blogspot.com/ http://www.visualcomplexity.com http://www.tableau-de-bord.org/ Errgonomie des Tableaux de bord

23

•

http://www.manager-go.com/tableau-de-bord.htm?page=2&size=14

Livres • • • • •

Show me the Numbers par Stephen Few (blog perceptualedge). Information Dashboard Design par Stephen Few. Now you see it par Stephen Few. The Visual Display of Quantitative Information par Edward Tufte (de 1983). Le chef de projet efficace - 3e édition revue et augmentée de A. Fernandez Editions d'Organisation - Janvier 2009 • Les nouveaux tableaux de bord des managers - Le projet décisionnel dans sa totalité de A. Fernandez - Editions d'Organisation.

Articles Tableaux de bord et indicateurs pour une performance durable

Comment construire un tableau de bords ? Cet article propose une démarche : identification du périmètre du tableau de bord, définition des indicateurs et des dispositifs de mesure, Définition des indicateurs et des dispositifs de mesure... http://www.bpms.info/index.php?option=com_content&task=view&id=4849&Itemid=114 Ameliorer la performance : le nouveau tableau de bord de pilotage

Sommaire : le tableau de bord est un instrument de progrès, ce n'est pas un outil d'animation de réunion, ce n'est pas un outil de constat, le tableau de bord est un instrument d'aide à la décision. http://www.nodesway.com/tableau_de_bord/ameliorer_la_performance.htm L’indicateur « taux d’évolution des réclamations client » est-il un KRI ?

Petit tour d'horizon des indicateurs dits "key indicators" : KPI, KCI, KRI. Définition et rôle de chacun. http://objectifperformance.decideo.fr/L-indicateur-taux-d-evolution-des-reclamationsclient-est-il-un-KRI-_a10.html Le pilotage par les tableaux de bord

Voir pdf (Dans section : Les articles de presse "Acting Finances", le dossier " Horizon Croissance - Janvier 2006") : les familles de tableaux de bord traditionnels, pilotage par la trésorerie, pilotage par les résultats, pilotage par la stratégie, contrôle vs pilotage. http://www.acting-finances.com/188_p_2665/nos-documents.html Le tableau de bord : dans le cockpit de votre entreprise …

Au menu : qu'est-ce qu'un tableau de bord ? Quelles sont les exigences ? Où obtenir les informations nécessaires ? Comment réaliser un tableau de bord (indicateurs commerciaux et stratégiques, ratios relatifs à la structure financière, paramètres d’efficacité et de croissance… ) ? Limites. http://www.lettrepme.be/pmekmo/site2.nsf/0/DFD87A366ACA79C0C1257427004F8FFB? Open

Conférences Analyser votre tableau de bord

Vidéo conférence téléchargeable gratuitement après simple inscription avec au sommaire : vous convaincre de l'importance d'une analyse mensuelle de votre tableau de bord ;; connaître les éléments à analyser (chiffre d'affaires, résultat, besoin en fonds de roulement, ratios spécifiques) et les techniques à utiliser (en valeur absolue, en pourcentage, par comparaison dans le temps, par comparaison avec des concurrents) ; savoir quelles décisions prendre... http://www.tvdesentrepreneurs.com/permalink-4716/analyser-votre-tableau-debord.aspx

MIPI-DGIEEP

Errgonomie des Tableaux de bord

24

Cours Le tableau de bord de gestion

Cours vidéo à télécharger : définition, les complémentarités avec l'approche budgétaire, la détermination des indicateurs, choix des indicateurs par service. http://opencim.grenoble-em.com/course/view.php?id=10&topic=10 Formation en ligne : réalisez votre tableau de bord

Formation multimédia en ligne gratuite : A sert quoi un tableau de bord , piloter la performance, la méthode gimsi, perspectives des tableaux de bord de pilotage, les objectifs, exemples et études de cas, mise en oeuvre de la Business Intelligence. http://www.nodesway.com/formation-en-ligne/formation_concevoir_tableau_bord.htm La construction d'un tableau de bord

Vidéo téléchargeable gratuitement après simple inscription. Objectifs : connaître le contenu minimal d'un tableau de bord efficace et performant. Les points passés en revue : le chiffre d'affaires, le résultat d'exploitation, le besoin en fond de roulement et la trésorerie, le carnet de commande. http://www.tvdesentrepreneurs.com/permalink-4702/la-construction-dun-tableau-debord.aspx Démarche de conception d'Indicateurs et de Tableau de bord

Cours vidéo composé de plusieurs modules présentant les différentes étapes permettant d'aboutir à la construction d'un tableau de bord. Les différents modules : Mission, vision, stratégie ; Objectifs globaux ; Processus d'affaires ; Activités critiques ; Analyse de performance. http://www.formateur.ca/indicateurs-tableau-de-bord-mission-vision-strategie-1de5 Les tableaux de bord

Généralités sur les tableaux de bord : définition, à quelles fins et pour qui ; les grandes étapes de construction : comment le construire, définition des finalités et des objectifs au TBD, logique d'enchaînement des TBD dans une entreprise, identification et mobilisation des acteurs devant faire l’objet d’une attention particulière, définition et choix des critères et indicateurs pertinents, nombre d’indicateurs souhaitable, collecte et traitement des données, choix de la périodicité et des destinataires, utilisation d'un tableau de bord, sensibilisation des futurs utilisateurs. http://www.qualiteonline.com/rubriques/rub_3/dossier-61.html Qu'est ce qu'un tableau de bord ?

Focus sur ce qu'est un tableau de bord : rôle de cet outil dans le système de management de l'entreprise, les raisons de développer un tableau de bord dans son organisation : donner une vue d'ensemble du business et permettre de meilleures prises de décisions, automatiser la génération d'indicateurs. http://www.telarnet.be/dashboard.htm

Dossiers Le contenu du "reporting mensuel" de l'entreprise

La pratique du Reporting mensuel par les PME : pratiques des PME - les principaux schémas (pas de reporting, situation comptable périodique, contrôle budgétaire, tableau de bord Société, Tableau de bord groupe), reporting mensuel et tableaux de bord (différences et similitudes), un exemple de “cohabitation” entre reporting mensuel et tableau de bord. Les grands thèmes d’un reporting mensuel. Les destinataires du reporting mensuel. http://www.acting-finances.com/offres/gestion/actus_188_3011-1/le-contenu-dureporting-mensuel-de-l-entreprise.html Kit de base des tableaux de bord

CDROM à télécharger proposant une démarche de pilotage de la performance reposant sur des tableaux de bord : démarches de formalisation de la stratégie et du pilotage, la planification stratégique, les orientations stratégiques, les objectifs, les MIPI-DGIEEP

Errgonomie des Tableaux de bord

25

actions (...), les indicateurs de résultats et d'action, les différents axe du pilotage de la performance, exemple de tableaux de bord stratégiques, opérationnels... Bref de nombreuses ressources sur la management stratégique. http://www.gmsih.fr/index.php/fre/nos_publications/articles_publications/kit_de_base_d es_tableaux_de_bord_pour_les_etablissements_de_sante

De même retrouvez une compilation de sources intéressantes sur Smashing Magazine : http://www.smashingmagazine.com/2009/09/11/25-useful-data-visualization-andinfographics-resources/

Dictionnaires et Encyclopédies - Dictionnaire de l’informatique et de l’Internet http://www.dicofr.com/cgi-bin/n.pl/dicofr/definition/20010101001533 - Le journal du Net http://www.journaldunet.com/encyclopedie/definition/205/51/20/extraction_transformati on_and_loading.shtml - Wikipédia http://fr.wikipedia.org/wiki/Datamart - Techno-Science.net http://www.techno-science.net/?onglet=glossaire&definition=11462

MIPI-DGIEEP

Errgonomie des Tableaux de bord

26